Ogólne i Kasa/Bank

Podstawowe elementy programu

Rozdział ten zawiera opis podstawowych elementów programu Comarch ERP Optima, technik poruszania się w nim, możliwości wykorzystania elementów środowiska graficznego, a także opis technik filtrowania list oraz sposób wykonywania wydruków. W informatyce określamy to słowem interfejs użytkownika (ang. user interface).

Okno główne programu

Na górze okna znajduje się jego tytuł. W tytule okna zawarta jest nazwa programu oraz nazwa aktualnie otwartej bazy danych (firmy), umieszczona w nawiasach kwadratowych. Po użyciu ikony  O programie następuje otwarcie okna o programie, w którym użytkownik ma możliwość sprawdzenia wersji programu. (wraz z informacją czy jest to aktualna wersja). Po wyborze opcji Informacje techniczne otwierane jest okno Informacja o instalacji Comarch ERP Optima z 3 zakładkami. Na pierwszej zakładce [Informacje] istnieje możliwość sprawdzenia  daty produkcji programu i numeru klucza. Na zakładce można również sprawdzić dane o programie, dane o serwerze SQL, dane o bazie, a także informacje o miejscu, w jakim wskazany został serwer klucza, z którego pobrano moduły podczas logowania (możliwe wartości to: z karty operatora, z konfiguracji firmy, z okna logowania). Na zakładce [Moduły] znajdują się takie informacje, jak nazwy używanych modułów, sumaryczna i aktualnie dostępna liczba poszczególnych modułów oraz ich daty ważności. Wyświetlane tu statusy modułów (Pobrano, WyczerpaneNie pobrano) są to statusy, jakie były w momencie logowania do programu bieżącego operatora.  Na zakładce [Zalogowani użytkownicy] można sprawdzić listę operatorów aktualnie zalogowanych do programu. Zakładki [Moduły] oraz [Zalogowani użytkownicy] dostępne są wyłącznie w wersji stacjonarnej programu. Po kliknięciu na opcję Pomoc do programu otwierana jest strona internetowa z Bazą Wiedzy programu Comarch ERP Optima. Kontakt z Comarch – wybór tej opcji powoduje otwarcie strony z danymi kontaktowymi Comarch ERP. Upgrade Premium - link otwierający stronę internetową informującą o zasadach funkcjonowania tej usługi. W przypadku Optimy w Chmurze widoczny jest przycisk Regulamin wsparcia telefonicznego kierujący użytkownika do odpowiedniego dokumentu. Poniżej znajduje się Wstążka (pasek menu programu). W menu dostępne są wszystkie funkcje programu, pogrupowane wg ich rodzaju (np.  Ogólne, Handel, Kasa/Bank).

Wstążka programu

Pewne grupy menu występują zawsze, niezależnie od posiadanych modułów – np. Ogólne, Kasa/Bank czy Narzędzia. Część funkcji w menu głównym zależy od posiadanych licencji. Np. jeśli w Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy  zaznaczony jest moduł Faktury lub Handel – w menu pojawi się opcja Faktury Handel. Jeśli w konfiguracji odznaczymy moduł Faktury lub Handel  – zniknie możliwość wywołania w menu głównym. Zwijanie wstążki menu - w prawym górnym rogu programu jest dostępna ikona zwijania wstążki menu.
Zwinięty pasek menu

Po zwinięciu wstążki, menu będzie wyglądało tak:

Zwinięty pasek menu
Rozwinięcie „na stałe” wykonuje się tą samą ikoną, wówczas wstążka menu będzie zawsze widoczna. Dodatkowo w programie do każdej funkcji, którą można wywołać z menu, został przypisany skrót klawiaturowy. Po wciśnięciu na klawiaturze lewego klawisza <ALT> każda funkcja jest opisana skrótem klawiaturowym:

Menu - skróty klawiaturowe

Wciskając przykładowo z klawiatury klawisz <O> otworzone zostanie menu Ogólne:

Menu - skróty klawiaturowe c.d.

Kolejno wybierając z klawiatury dwukrotnie klawisz <K> zostanie otworzona: Lista kontrahentów lub wybierając klawisz <P>: Lista pracowników itd. Jeżeli użytkownik chce wrócić do wcześniej dostępnego wyboru skrótów klawiszowych należy użyć klawisza <ESC>. W prawym dolnym rogu okna znajduje się nazwisko operatora aktualnie pracującego w programie, aktualna data, numer wersji programu oraz Panel wiadomości. Panel wiadomości składa się z 2 części:
  • Informacje produktowe – różne informacje dotyczące programów Comarch ERP.
  • Ważne aktualizacje – SIP, zmiany w przepisach, nowe wersje, ważne informacje. 

Pomoc oraz przełączanie między oknami

W prawym górnym rogu programu dostępna jest ikona  , którą można wywołać Pomoc kontekstową dla poszczególnych okien (uruchamiana również po wciśnięciu klawisza <F1>). Po wywołaniu pomocy otwierana jest strona WWW pod adresem https://pomoc.comarch.pl/optima/pl/. Obok dostępna jest także ikona:  przełączania między aktualnie otwartymi oknami w programie. Akcja przełączania między oknami może być również wykonywana poprzez wciśnięcie klawiszy: <CTRL>+<TAB> (przełączanie wstecz) lub <CTRL>+<SHIFT>+<TAB> (przełączanie wprzód). W programie jest dostępna zakładka [Pomoc], która gromadzi w jednym miejscu wszystkie dostępne w programie narzędzia pomocy takie jak HELP, dokumentacja do programu, ISK, filmy instruktażowe, FAQ itp. Na wstążce dostępna jest opcja Pomoc gdzie pogrupowane są przyciski opisujące rodzaj pomocy. Znajduje się tu również funkcja Pomoc zdalna umożliwiającą połączenie pracownika Asysty Comarch ze stanowiskiem Klienta. Zakładka [Pomoc] jest dostępna zawsze na ostatniej pozycji, bez względu na wybrane moduły, czy też wybrane miejsce w programie.

Menu Pomoc

Znajdująca się w menu Pomoc opcja Pomoc zawiera dostępne po rozwinięciu opcje:
  • Pomoc do programu – po kliknięciu otwierana jest strona internetowa z Bazą Wiedzy programu Comarch ERP Optima
  • Nowości i zmiany – strona opisująca nowości i zmiany wprowadzone w określonych wersjach (ulotki do programu)
  • Pierwsze kroki – strona Pierwsze kroki w programie przeznaczona dla nowych Użytkowników
  • Szkolenia e-learningowe – strona zawierająca szkolenia multimedialne dotyczące programu Comarch ERP Optima
  • Biuletyny – dostępne biuletyny dotyczące określonych funkcjonalności programu

Zmiana języka interfejsu programu

Istnieje możliwość przełączenia interfejsu programu na język angielski. W prawym górnym rogu programu dostępna jest ikona Język interfejsu, po kliknięciu na którą możliwa jest zmiana języka programu: Wybór języka dokonany po zalogowaniu się do Comarch ERP Optima jest zapamiętywany dla określonego operatora. Po ponownym zalogowaniu się tego operatora język programu zostanie ustawiony zgodnie z wybraną przez niego opcją. Zmiana języka jest dostępna również przed zalogowaniem się do programu, ale ten wybór zapamiętywany jest tylko przy pierwszym logowaniu Operatora do programu. Każde następne logowanie przywraca wcześniej używany przez Operatora język. Okno logowania, podobnie jak w przypadku skórek programu, zapamiętuje ustawienie ostatnio zalogowanego operatora. Dlatego też dopiero po zalogowaniu interfejs programu wyświetlany będzie w języku zgodnym z zapamiętanym dla wybranego operatora. Po przełączeniu się na wybrany język, interfejs oraz komunikaty w programie są wyświetlane od razu w zmienionej formie. Angielską wersją posiadają teksty/frazy, które są stałe w programie i użytkownik nie może ich zmieniać:
  • nazwy w menu programu,
  • nazwy okien, nazwy kolumn, nazwy przycisków, opisy pól, itp.,
  • drzewo Konfiguracji,
  • treści komunikatów,
  • zamknięte listy z wartościami do wyboru, np. „Tak/Nie” czy rodzaje transakcji itp. – nie definiowane przez użytkowników.
Na język angielski nie są tłumaczone:
  • słowniki definiowane przez użytkownika, jak również predefiniowane treści, które użytkownik może rozszerzać i zmieniać – np. nazwy magazynów, atrybutów,
  • słowniki predefiniowane, gdzie użytkownik może dopisywać własne wartości, ale nie może zmieniać standardowych treści – np. nazwy formatów przelewów,
  • nazwy wydruków i analiz oraz ich zestawy,
  • nazwy obiektów, rodzaje akcji oraz opisy na oknie Historia zmian,
  • nazwy folderów w skrzynce pocztowej,
  • formularze deklaracji,
  • skróty typów dokumentów – np. WZ, PA, FS,
  • Informacje bieżące,
  • pomoc do programu.

Pasek szybkiego dostępu

Każdy, często używany skrót można umieścić w prosty sposób w pasku szybkiego dostępu, widocznym w każdej chwili z poziomu każdego okna. Pasek szybkiego dostępu - jest to pasek, na który możemy sami przenieść te funkcje, z których najczęściej korzystamy i które będą zawsze widoczne na wierzchu.
Pasek szybkiego dostępu
Aby przenieść np. ikonę kontrahenta wystarczy nacisnąć prawy przycisk myszy na ikonie Kontrahenci i wybrać opcję Dodaj do paska szybkiego dostępu.
Dodawanie do paska szybkiego dostępu
Gdy dodamy będzie to wyglądało tak:   i będzie zawsze widoczne w pasku. Na pasku szybkiego dostępu można zmieniać kolejność poszczególnych ikon metodą „przeciągnij i upuść”.

Do zrobienia

Do zrobienia jest funkcją umożliwiającą tworzenie zadań dla operatorów w obrębie konkretnej bazy danych. Ma formę wysuwanego panelu bocznego z lewej strony programu. W obrębie listy kontrolnej możliwe jest tworzenie dwupoziomowych list. Każde zadanie ma przypisanego operatora, który ma je wykonać. Na zadaniu można wskazać termin jego wykonania, który będzie wyświetlany w treści zadania. Funkcjonalność dostępna jest bez względu na posiadane moduły programu Comarch ERP Optima.

Konfiguracja

Na karcie operatora na zakładce Parametry cd w sekcji Do zrobienia znajdują się parametry: Prawo modyfikacji zadań dodanych przez innych ope. – w przypadku gdy parametr jest zaznaczony to operator może edytować zadania przypisane do niego przez innego operatora, oraz zadania dodane automatycznie z szablonu zadania cyklicznego. Jeżeli parametr nie jest zaznaczony to przy próbie edycji lub usunięcia takiego zadania pojawia się komunikat: „Nie masz prawa do modyfikacji zadań, które nie zostały utworzone przez Ciebie.” Dostęp do zadań innych operatorów – w przypadku gdy parametr jest zaznaczony to operator widzi zadania przypisane do innych operatorów oraz na zadaniach może zmieniać operatora do jakiego ma być przypisane zadanie. Jeżeli parametr jest niezaznaczony to operator widzi tylko zadania przypisane do siebie, oraz nie może zmieniać operatora, do którego jest przypisane zadanie (pole jest nieaktywne). W Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy na karcie operatora na zakładce Blokady dostępu można zablokować operatorowi dostęp do Checklisty, do szablonów zadań oraz do listy Zadania do wykonania w innych firmach. W menu Widok dostępny jest przycisk Pokaż panel zadań do zrobienia. Domyślnie przycisk jest włączony. Jego wyłączenie powoduje ukrycie zakładki Do zrobienia dla operatora.
Uwaga
W przypadku odtwarzania baz z kopii bezpieczeństwa z wersji 2020.7.1,  aby zadania do zrobienia były widoczne, bazy konfiguracyjną i firmowe należy odtworzyć poza Comarch ERP Optima np. w SQL Server Managment Studio.

Dodawanie zadań do listy

Zadanie główne Zadanie dodajemy za pomocą przycisku Dodaj zadanie lub wciskając klawisz <Insert>. Opis zadania – w tym polu wpisujemy treść zadania, maksymalnie można wprowadzić 256 znaków. Data wykonania zadania – W momencie podniesienia formularza, domyślnym terminem wykonania zadania jest ostatni dzień danego miesiąca. Zmieniając datę wykonania zadania na inny miesiąc, po zapisaniu zadanie zostanie przeniesione na listę tego miesiąca. Pokaż termin na liście (domyślnie jest nie zaznaczony) – po zaznaczeniu parametru, termin będzie wyświetlany w treści zadania. Operator – pole jest aktywne tylko dla użytkownika który ma dostęp do zadań innych operatorów (parametr w konfiguracji na karcie operatora), w tym miejscu można wskazać operatora odpowiedzialnego za wykonanie zadania. Wybrać można operatorów dodanych w konfiguracji programu, widoczni do wyboru są tylko operatorzy aktywni, nie posiadający blokady dostępu do bieżącej bazy. Domyślnie podpowiada się operator który dodaje zadanie.  Dodaj podzadanie – dodawanie zadań podrzędnych powiązanych z zadaniem głównym. Za pomocą podzadań można zadanie główne rozpisać na kilka kroków.  Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian  Anuluj zmiany – umożliwia zamknięcie okna Zadanie podrzędne Dodawanie zadań podrzędnych jest możliwe z poziomu formularza edycji zadania głównego. Wybierając przycisk Dodaj podzadanie lub klawisz <Insert>, poniżej na liście pojawi się check i pole do wpisania treści zadania. Podzadania dodawane są poziom niżej, czyli lista może mieć maksymalnie dwa poziomy. Na liście przy zadaniu głównym znajduje się ikona , której wciśnięcie zwija/rozwija podzadania przypisane do zadania głównego.

Edytowanie i usuwanie zadań

Na liście przy każdym nie wykonanym zadaniu głównym znajdują się ikony: – edytuj – usuń Edycja zadania Kliknięcie w ikonę przy zadaniu, umożliwia edytowanie jego treści. Opcja edycji dostępna jest tylko w przypadku zadań niewykonanych, dotyczy to zarówno zadań głównych i podzadań. Operator który nie ma prawa do edycji zadań innych operatorów, może edytować tylko te zdania które sam dodał, nie może edytować treści zadań przypisanych przez automat i innych operatorów. Operator nie mający prawa do modyfikacji zadań dodanych przez innych operatorów, klikając dwa razy w jego treść lub po wybraniu  w celu jego edycji, otrzyma komunikat: Nie masz prawa do modyfikacji zadań, które nie zostały utworzone przez Ciebie. Edycja zadania głównego W trybie edycji zadania głównego można modyfikować:
  • jego treść,
  • datę wykonania, zmieniając datę na inny miesiąc po zapisie zadanie wyświetli się na liście określonego przez operatora miesiąca,
  • operatora (opcja jest aktywna jeśli operator ma dostęp do zadań innych operatorów),
  • podzadania, zmienić ich kolejność, treść, usuwać, oznaczyć jako wykonane.
Edycja zadania podrzędnego Wybranie opcji edycji przy zadaniu podrzędnym, z poziomu listy kontrolnej, uruchamia tryb edycji zadania głównego. Usuwanie zadań Zadanie usuwamy za pomocą lub podświetlając zadanie na liście i wybierając na klawiaturze przycisk <Delete>. Tylko operator mający prawo modyfikacji zadań dodanych przez innych operatorów może usunąć każde przypisane do niego zadanie. Bez tego prawa można usuwać jedynie zadania dodane przez siebie, również nie można usuwać zadań przypisanych przez automat i innego operatora. Przy próbie usunięcia zadania przez operatora bez uprawnień, pojawia się komunikat: Nie masz prawa do modyfikacji zadań, które nie zostały utworzone przez Ciebie. Usunięcie zadania głównego, spowoduje również usunięcie przypisanych do niego podzadań. Natomiast usunięcie podzadania, usunie tylko ten jeden wiersz.

Filtrowanie

Na górze panelu znajduje się filtr, który wyświetla zadania na dany miesiąc zgodnie z datą systemową, za pomocą strzałek można przejść do poprzedniego lub kolejnego miesiąca . Na dole panelu znajduje się filtr (widoczny tylko dla operatora mającego zaznaczony parametr Dostęp do zadań innych operatorów), w którym można wybrać czyje zadania są wyświetlane na liście. Po zaznaczeniu opcji:
  • Operatora – domyślnie ustawia się aktualnie zalogowany operator, z możliwością wyboru innego operatora z listy (pod warunkiem że nie ma blokady do danej bazy). Filtr wyświetla wtedy zadania wybranego operatora.
  • Wszystkich operatorów – filtr wyświetla zadania wszystkich operatorów w danej bazie, pole operator jest wtedy nieaktywne. Przy każdym zadaniu głównym w nawiasie kwadratowym wyświetli się akronimu operatora do którego przypisane jest zadanie.
Zadania ze statusem wykonane można ukryć na liście kontrolnej. Opcja Ukryj/Pokaż wykonane dostępna jest w prawym dolnym rogu ekranu pod ikoną . Ustawienia filtra są zapamiętywane per użytkownik. Z lewej widok panelu dla operatora mającego dostęp do zadań innych operatorów, z prawej dla operatora bez dostępu do zadań innych operatorów.

Oznaczanie wykonania zadania.

Zaznaczenie checboxa przy zadaniu, oznacza dane zadnie jako wykonane oraz jego treść i data (jeżeli jest widoczna na liście) zostają przekreślone. Oznaczenie zadania głównego jako wykonane oznacza całkowite jego wykonanie (jeśli ma ono podzadania to też są skreślane), całość zadania przenosi się do sekcji Wykonane. Zaznaczenie wszystkich podzadań jako wykonane nie oznacza że zadanie główne zostało również wykonane. Dopiero oznaczenie zadania głównego powoduje, że całość przenosi się do sekcji Wykonane. Zdjęcie checka z zadania wykonanego, przywraca je na listę jako niewykonane. Jeśli zadanie główne ma przypisane podzadania to one również są przywracane, natomiast ich status pozostaje niezmieniony, użytkownik sam decyduje, czy podzadania też chce ustawić jako niewykonane, czy nie. Jeśli check zostanie odznaczony na którymś podzadaniu, to automatycznie odznaczy się na zadaniu głównym, i wróci na listę zadań do wykonania, te na których użytkownik nie odznaczył checkboxa będą nadal jako zrealizowane. Zadania przywracane na listę przenoszone są do odpowiedniej sekcji zgodnie z zasadami opisanymi w rozdziale dotyczącym Kolejności zadań na liście.

Kolejność zadań na liście

Zadania na liście pogrupowane są w zależności od terminu wykonania. Zadania mogą być zgrupowane w trzy grupy z terminem wykoniania: Dziś, W tym tygodniu, W tym miesiącu oraz sekcja Wykonane. Nagłówek grupy wyświetla się tylko wtedy gdy w danej grupie są jakieś zadania. Domyślnie grupy są rozwinięte. Jeśli użytkownik zwinie grupę to jest to zapamiętane przy kolejnym rozwinięciu panelu Do zrobienia. W sekcji Dziś są widoczne zadania mające w polu z terminem datę bieżącą. W sekcji W tym tygodniu są zadania z terminem na bieżący tydzień liczony od poniedziałku do niedzieli. W sekcji w tym miesiącu są zadania, które są do wykonania w danym miesiącu ale nie przynależą do sekcji Dziś i W tym tygodniu. W sekcji Wykonane znajdują się zadania oznaczone jako wykonane. Każde zadanie wyświetlane jest tylko w jednej sekcji, czyli np. zadanie, które ma termin dzisiejszy będzie tylko w sekcji Dziś. Nowe zadanie dodawane jest zawsze za ostatnim niewykonanym zadaniem w danej sekcji. Zmiana terminu na zadaniu wpływała na to, w której sekcji widoczne jest to zadanie. Użytkownik może zmienić kolejność zadań na liście przez przeciągnij i upuść, ale tylko w obrębie zadań niewykonanych. Przesunięcie zadania pomiędzy grupami (np. z Dziś do W tym miesiącu) spowoduje zmianę jego terminu. Nie można mieszać na liście zadań wykonanych z niewykonanymi. Zadania wykonane znajdują się zawsze na końcu listy w sekcji Wykonane.
Przykład
Za pomocą funkcji drag&drop przesuwam zadanie z sekcji Dziś (data wykonania zadania 10.07.2020) do sekcji W tym miesiącu i upuszczam je na zadanie które ma datę wykonania 22.07.2020. W wyniku takiego przesunięcia data wykonania zadania zmieni się na 22.07.2020.
Uwaga
Operator który nie ma prawa do edycji zadań innych operatorów, może przesuwać tylko te zdania które sam dodał, nie może przenosić między sekcjami zadań przypisanych przez automat i innych operatorów.
W przypadku podzadań, dopiero oznaczenie głównego zadania jako wykonane przenosi całe zadanie do sekcji Wykonane. Kolejność podzadań zmienia się automatycznie w zależności od tego czy jest ono wykonane, czy nie. Ich kolejność można zmieniać przez przeciągnij i upuść.

Podgląd zadań do zrobienia w innych firmach.

W przypadku gdy w programie obsługiwana jest więcej niż jedna baza danych, to w panelu zadań pod ikoną dostępna jest opcja Pokaż zadania do zrobienia w innych firmach. Wybranie tej opcji otwiera okno z listą zadań, którą można filtrować po firmie i dacie. Na liście Zadania do wykonania użytkownik widzi tylko swoje zadania, jeśli na karcie operatora nie ma zaznaczonego parametru Dostęp do zadań innych operatorów. Użytkownik z uprawnieniami widzi zadania wszystkich operatorów w danej bazie. Z tego miejsca ma możliwość weryfikacji zadań przypisanych poszczególnym operatorom na dany miesiąc we wskazanej bazie danych. W górnej części okna można wybrać z jakiej bazy i na jaki miesiąc chcemy wyświetlić listę zadań. Z tego miejsca operator z uprawnieniami może zarządzać zadaniami w wielu bazach bez konieczności logowania się do każdej z nich z osobna. Natomiast operator bez uprawnień ma możliwość podglądu swoich zadań do wykonania w innych firmach. Z tego poziomu można dodać zadania do list zadań w różnych bazach. Okno obsługiwane jest przez standardowe przyciski: Dodaj zadanie –tworzenie nowego zadania, Zmień zadanie –podgląd/ edycja już istniejącego zadania, Usuń zadanie–usunięcie zadania Lista składa się z następujących kolumn:
  • Zadanie – treść zadania głównego
  • Operator – akronim operatora, do którego przypisane jest zadanie
  • Termin – wyświetlany jest termin wskazany na zadaniu.
Ikoną plusa można dodać nowe zadanie do listy operatora. Po wybraniu tej opcji pojawia się okno jak niżej. Dodanie zadania z tego poziomu powoduje automatyczne dodanie zadania w panelu Do zrobienia dla wskazanego operatora, na wskazany dzień w bazie wybranej w nagłówku okna. Pole z treścią zadania głównego jest obowiązkowe do uzupełnienia. W polu Termin podpowiada się automatycznie ostatni dzień miesiąca ustawionego na liście, datę można zmienić. Pokaż termin na liście parametr jest domyślnie nie zaznaczony – zaznaczenie spowoduje wyświetlanie terminu zadania na panelu Do zrobienia. W sekcji Podzadania można ikoną plusa dodać podzadania, ich kolejność można zmieniać przez przeciągnij i upuść. Ikoną kosza można usuwać podzadania. Ikoną lupy można podejrzeć i edytować istniejące zadanie, zmienić jego treść, operatora i datę, dodać/usunąć podzadania i zmienić ich kolejność. W kolumnie Wykonane wyświetla się informacja Tak/Nie w zależności od tego czy podzadanie zostało oznaczone jako wykonane/niewykonane. Z listy Zadania do wykonania ikoną kosza można usunąć zadanie. Usunięcie zadania z tego poziomu automatycznie usuwa zadanie z panelu Do zrobienia dla wskazanego operatora, na wskazaną datę w bazie wybranej w nagłówku okna. Możliwość usuwania i edytowania zadań dodanych na listę przez innych operatorów zależy od parametru na karcie operatora Prawo modyfikacji zadań dodanych przez innych ope. Informacja o nowych zadaniach W przypadku gdy użytkownik z uprawnieniami przydzieli nowe zadania pozostałym operatorom, to po zalogowaniu do programu, przy nazwie panelu Do zrobienia w nawiasie pojawia się informacja o nowych zadaniach przypisanych dla danego operatora lub dodanych automatycznie z szablonu. Po rozwinięciu panelu informacja znika.

Menu Nawigacji

Menu Nawigacji to panel znajdujący się w lewej części okna programu Comarch ERP Optima. Zawiera w formie listy funkcje dostępne również z poziomu Wstążki programu, pogrupowane według głównych pozycji menu. Jest widoczne w przypadku zaznaczonego parametru Pokaż Menu Nawigacji w menu Widok. Menu Nawigacji zawiera sekcję Moje skróty, do której użytkownik może przenosić najczęściej wywoływane funkcje w programie na tej samej zasadzie, co do paska szybkiego dostępu – poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na wybranej pozycji w menu i wybranie Dodaj do Menu Nawigacji Moje Skróty.
Dodawanie do Menu Nawigacji Moje Skróty
Kolejność pozycji znajdujących się w sekcji Moje skróty można dowolnie zmieniać metodą „przeciągnij i upuść”.
Menu Nawigacji Moje Skróty

Menu Widok

W menu Widok możliwa jest modyfikacja ustawień wyglądu programu.

Skórki w programie (kolorystyka okien)

Domyślnie program pracuje na skórce Office 2016 Colorful, użytkownik ma możliwość zmiany kolorystki okien poprzez wybranie jednej z ponad trzydziestu dostępnych skórek, zmiany wyglądu widoczne są w trybie natychmiastowym. W przypadku zmiany skórki z Flat bądź UltraFlat na inną dla określonego operatora, nowa skórka zostanie ustawiona po ponownym uruchomieniu programu i zalogowaniu na tego operatora. W przypadku pracy na jednym stanowisku i logowania się na operatorów z ustawionymi różnymi skórkami, jeżeli pracowano na operatorze mającym ustawioną skórkę Flat bądź UltraFlat, zalogowanie się na operatora z ustawioną inną skórką będzie możliwe, ale wybrana skórka tego innego operatora zostanie zastosowana dopiero po ponownym uruchomieniu programu.
Skórki
Skórki są pogrupowane na Zalecane, Najszybsze działanie oraz Wolniejsze działanie. Po wybraniu skórki Valentine dodatkowo pojawia się komunikat: Zastosowanie wybranej skórki może znacznie spowolnić wyświetlanie okien i innych komponentów programu. Czy chcesz kontynuować?.

Zmiana ustawień czcionki

Funkcja jest dostępna w menu Widok/ Zmień ustawienia czcionki. Po rozwinięciu menu obok ikony Zmień ustawienia czcionki pojawia się okno, w którym użytkownik ma możliwość ustawienia procentowego rozmiaru czcionki, niezależnie od ustawień w systemie operacyjnym.
Zmiana rozmiaru czcionki
Jeżeli w systemie jest ustawiona niestandardowa rozdzielczość ekranu DPI np. 150 % i użytkownik ustawi w Comarch ERP Optima rozmiar czcionki na 150 % to nastąpi powiększenie okien w skali 225%. Podczas zmiany wielkości czcionki w programie jeżeli są otwarte okna pojawia się pytanie: Zmiana rozmiaru czcionki spowoduje zamknięcie wszystkich otwartych okien. Czy chcesz kontynuować? Odpowiedź twierdząca powoduje zamknięcie wszystkich otwartych okien i zmianę wielkości czcionki. Jeśli któregoś z okien nie uda się zamknąć (np. zostanie wyświetlone pytanie o zapisanie zmian na dokumencie, a Użytkownik te pytanie anuluje), wówczas czcionka nie zostanie zmieniona. Po wybraniu odpowiedzi Nie otwarte okna nie są zamykane a wielkość czcionki nie jest zmieniana.

Ustawienia okien

Użytkownik ma możliwość zresetowania ustawień okien   tj. przywrócenia oryginalnych ustawień w programie.
Dotyczy wersji: 2020.5
Dla opcji Reset po rozwinięciu dostępne są 2 możliwości do wyboru:
  • Reset wszystkich ustawień – po wybraniu tej opcji usunięte zostaną wszystkie ustawienia okien dla danego operatora,
  • Reset komunikatów – wybranie tej opcji skutkuje usunięciem zapamiętanych odpowiedzi udzielonych przez operatora dla komunikatów z opcją „Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej”  i wyświetlane będą z powrotem wszystkie komunikaty w programie.
Użytkownik ma również możliwość eksportu/importu do pliku (xml) swoich ustawień. W ten sposób przenoszone mogą być podstawowe ustawienia okien, takie jak: pozycja okna, rozmiar, stan paneli (zwinięte/rozwinięte), sortowanie na listach, itp. Nie są przenoszone ustawienia dotyczące personalizacji. Za pomocą przycisku Reset aktywnego okna  użytkownik ma możliwość przywracania ustawień domyślnych tylko dla aktywnego okna (w ten sposób ustawienia pozostałych okien zostają zachowane). Ustawienia okien zapisywane są w bazie konfiguracyjnej, odrębnie dla każdego operatora.

Ustawienia ogólne

Praca w trybie jednego okna ma ułatwić pracę z programem przede wszystkim użytkownikom początkującym, sprowadza się do kilku zasad, które mają zapobiegać otwieraniu zbyt dużej ilości różnych okien i, w efekcie, problemom z poruszaniem się pomiędzy nimi.
  1. Każda lista jest otwierana w maksymalnym rozmiarze. Na listach nie ma przycisków, które pozwalają na zwijanie okien. Dostępny jest jedynie przycisk pozwalający na zamknięcie okna .
  2. Formularze (np. karta cennikowa, karta kontrahenta, dokument) są otwierane w małym rozmiarze, ale w nagłówku nie ma przycisków umożliwiających zwijanie okna. Dostępny jest jedynie przycisk zamykający okno.
  3. Użytkownik może otworzyć wiele okien. Do poruszania się pomiędzy nimi służy ikona przełączania między aktualnie otwartymi oknami w programie. Akcja przełączania między oknami może być również wykonywana poprzez wciśnięcie klawiszy: <CTRL>+<TAB> (przełączanie wstecz) lub <CTRL>+<SHIFT>+<TAB> (przełączanie wprzód).
  1. Przy wyłączonym parametrze Praca w trybie jednego okna każde okno może być aktualnie otwarte tylko raz. W przypadku, gdy okno jest otwarte i użytkownik wywoła je z menu ponownie, program podnosi okno już otwarte, a nie otwiera jeszcze raz. Na oknie zachowane są wszystkie założone filtry.
Uwaga
 Należy pamiętać, że w chwili wywołania już otwartego okna jego zawartość nie jest automatycznie odświeżana. Aby uzyskać aktualną listę (np. dokumentów) należy wcisnąć przycisk <F5>
Przykład
Użytkownik ma otwartą listę dokumentów WZ, potem otwiera listę Faktur Sprzedaży. Następnie do FS wystawia dokument WZ i przechodzi na listę dokumentów WZ. Początkowo na liście nie będzie widział ostatnio wystawionego WZ, musi dopiero odświeżyć listę.  
 
  1. Wyjątek stanowią listy wywoływane z poziomu innych okien (np. lista kontrahentów wywołana z poziomu Faktury Sprzedaży). W takim przypadku lista jest otwierana niezależnie, bez względu na to, czy jest już aktualnie otwarta. Lista, która została wywołana w celu wyboru pozycji, ma w tytule dodany wyraz Wybierz (np. lista kontrahentów – wybierz).  
Efekty animacji (wolniejsze działanie) – odznaczony parametr powoduje wyłączenie w programie animacji np. zwijanie/ rozwijanie okna grup na liście zasobów, zwijanie/ rozwijanie paneli dynamicznych na formularzach. Wyróżnienie aktywnego pola – włączenie tej opcji powoduje, że pola w których ustawiony jest kursor zostają wyróżnione poprzez obramowanie. Potwierdzenie zamknięcia programu – po zaznaczeniu parametru przy próbie zamknięcia programu (przez kliknięcie ikony X w prawym górnym rogu okna programu lub wybraniu System/ Koniec pracy) wyświetlane jest pytanie: Czy chcesz zakończyć pracę z programem Comarch ERP Optima? Wielolinijkowe opisy na listach - parametr określający czy wyświetlany będzie pełny wielolinijkowy opis na listach w programie. Parametr jest domyślnie niezaznaczony. Po jego zaznaczeniu, jeżeli na liście w programie dla jakiejś pozycji będzie znajdował się wielolinijkowy opis, wysokość wiersza zostanie dostosowana do tego, aby były widoczne wszystkie linie opisu. W przypadku wyłączonego parametru, wiersze na liście mają zawsze wysokość jednej linii tekstu, a całość wielolinijkowego opisu pokazywana jest po najechaniu kursorem na kolumnę z opisem dla pozycji.

Uproszczona wersja programu

Uproszczenia w programie powstały z myślą o początkujących użytkownikach programu Comarch ERP Optima, którzy będą go wykorzystywać głównie do fakturowania świadczonych przez siebie usług. Zwykle nie potrzebują oni zaawansowanych funkcji, a program wykorzystują do prostej obsługi sprzedaży. W wersji uproszczonej ukryto część funkcji. W programie pozostała tylko podstawowa funkcjonalność związana ze sprzedażą i rozliczeniami. Już podczas instalacji programu użytkownik ma do wyboru dwie opcje:
  • instalację uproszczonej wersji programu do fakturowania i rozliczeń,
  • instalację pełnej wersji programu.
W przypadku, gdy wybierze wersję uproszczoną domyślnie instalowane są zawsze moduły FakturyModuł dostępowy (Kasa/Bank). Po zainstalowaniu programu zawsze tworzone są dwie bazy: DEMO z wygenerowanymi przykładowymi dokumentami oraz nowa, pusta baza, której nazwę podaje użytkownik. Przy pierwszym uruchomieniu swojej bazy pojawia się uproszczona wersja kreatora bazy, gdzie użytkownik może podać podstawowe dane dotyczące firmy(pieczątkę oraz numer rachunku bankowego). W stosunku do standardowej bazy danych kreowanej w pełnej wersji programu istnieją pewne różnice:
  • tworzona jest tylko jedna cena sprzedaży (detaliczna),
  • zakładana jest automatycznie karta usługi, z której użytkownik może od razu korzystać podczas wystawiania faktur (bez konieczności dopisywania nowej pozycji do cennika).
Uwaga
Po zainstalowaniu programu w wersji uproszczonej na karcie operatora zaznaczany jest automatycznie parametr: Wersja uproszczona programu (w sekcji Moduły). W takim przypadku operator może pracować tylko z modułami FakturyModułem dostępowym (Kasa/Bank).
Jeśli okaże się, że podczas pracy potrzebne są funkcje, które zostały ukryte, użytkownik może odznaczyć ten parametr. Zacznie wtedy pracować w pełnej wersji programu. W wersji uproszczonej dostępne są tylko podstawowe funkcje dotyczące sprzedaży oraz rozliczeń z kontrahentami. W związku z tym główna zmiana polega na ukryciu opcji (lista dokumentów oraz list słownikowych), które nie są bezpośrednio związane z fakturowaniem. Użytkownik może wystawiać tylko Faktury Sprzedaży i Paragony dla podmiotów typu kontrahent oraz prowadzić z nimi rozliczenia.

Ogólne uwagi na temat pracy z programem

Praca z myszką

Umiejętność posługiwania się myszką w środowisku Windows jest rzeczą niesłychanie ważną. Wprawdzie w programie wszystkie funkcje można uruchomić za pomocą klawiatury, jednakże pewne czynności są znacznie łatwiejsze i wygodniejsze do wykonania przy pomocy myszki. Co przemawia zatem za używaniem myszki:
  • Po pierwsze wygoda obsługującego – użytkownik nie musi pamiętać od razu wszystkich kombinacji klawiszy służących do wywoływania poszczególnych funkcji (chociaż zdobywając doświadczenie w pracy z daną aplikacją na pewno prędzej czy później większość z nich pozostanie mu w pamięci).
  • Po drugie szybkość – wywoływanie funkcji programu, przemieszczanie się po programie jest znacznie szybsze za pomocą myszki aniżeli za pomocą klawiatury.
Możemy mówić o operacjach wykonywanych za pomocą myszki:
  • Wskazywanie,
  • Kliknięcie jednokrotne,
  • Kliknięcie dwukrotne,
Wskazywanie polega na najechaniu wskaźnikiem myszki (kursorem) na interesujący nas obiekt. Kliknięcie jednokrotne bądź dwukrotne polega na przyciśnięciu odpowiednio raz bądź dwa razy lewego przycisku myszki. Przemieszczanie polega na wskazaniu obiektu (często paska tytułowego obiektu), a następnie przy ciągłym przytrzymywaniu obiektu przesunięcie go myszką w odpowiednie miejsce.

Praca z klawiaturą

Zasady ogólne

  • <ALT>+<LITERA> – działa na skróty w oknach (z podkreśleniem liter typu , np. <ALT>+<N> spowoduje zaznaczenie parametru Pokazuj nieaktywnych).
Podkreślenia widoczne są jeśli w systemie operacyjnym aktywna jest opcja podkreślania skrótów klawiaturowych i klawiszy dostępu. Jeśli opcja nie jest aktywna, wówczas podkreślenia pojawią się po naciśnięciu i przytrzymaniu klawisza <ALT>. W każdym systemie operacyjnym opcja ta może się znajdować w innym miejscu w Panelu Sterowania, np.: Microsoft Windows 10: Ułatwienia dostępu/ Klawiatura/ Podkreślaj klawisze dostępu, gdy są dostępne. <CTRL>+<LITERA> – działa na wpisane skróty (np. <CTRL> + <F> – otwiera listę Faktur Sprzedaży). Wszystkie skróty przedstawiono w tabeli poniżej. <ALT>+<1,2,3,4, itd.> – zmiana zakładki poziomej. <CTRL>+<1,2,3,4, itd.> – zmiana zakładki pionowej. <SPACJA> – uruchomienie funkcji pod przyciskiem. <ENTER> – uruchomienie funkcji pod przyciskiem (z wyjątkiem przycisków typu włącz/ wyłącz na listach). <STRZAŁKA w GÓRĘ/DÓŁ> – przewija o 1 pola ze spinem (liczbowe). <STRZAŁKA w DÓŁ> – rozwija menu dostępnych opcji . <ALT>+<STRZAŁKA w DÓŁ> – kalendarz w polach z datą. W przypadku pól liczbowych skrót powoduje uruchomienie kalkulatora. <ALT>+<STRZAŁKA w GÓRĘ> - w polach obok przycisku listy wywoływanej oraz w polach listy typu EIP (edycja na liście) powoduje podniesienie słownika dla danej listy, np. na liście obok przycisku wyboru kontrahenta spowoduje wywołanie listy kontrahentów w trybie do wyboru. Zamykanie okien: <ESC> – zamyka okno <CTRL>+<F4> – zamyka okno <ALT>+<F4> – zamyka program Obsługa list: <CTRL>+<ENTER> – podgląd formularza z listy <SHIFT>+<F10> – otwiera na liście menu kontekstowe <INSERT> - dodawanie pojedyncze <CTRL>+<INSERT> - kopiowanie zaznaczonej pozycji, działa dla większości list <ENTER> - edycja pojedyncza podświetlonej pozycji <SHIFT>+<LEWY KLAWISZ MYSZY> - ustawienie kursora na pierwszej wybranej pozycji, a następnie przyciśnięcie <SHIFT>+<LEWY KLAWISZ MYSZY> na ostatniej wybranej pozycji – powoduje zaznaczenie wszystkich pozycji pomiędzy pierwszą, a ostatnią <SPACJA> - pojedyncze zaznaczenie kolejnych pozycji <CTRL>+<A> - zaznaczenie wszystkich pozycji <CTRL>+<C> - skopiowanie jednej podświetlonej aktualnie komórki do schowka Windows <CTRL>+<SHIFT>+<C> -  skopiowanie całego podświetlonego wiersza do schowka Windows Na wszystkich listach o strukturze drzewa np. na liście kategorii: <INSERT> -  dodaje gałąź nadrzędną <SHIFT>+<INSERT> -  dodaje gałąź  podrzędną. Operacje seryjne: <ALT>+<INSERT> - dodawanie seryjne, w odróżnieniu od dodawania pojedynczego <INSERT>, po zatwierdzeniu dodawanej pozycji powoduje dodanie kolejnej. Wyjście z trybu dodawania seryjnego następuje poprzez wycofanie się z nowo dodanej pozycji klawiszem <ESC> lub anulowanie formularza. Funkcję można również wywołać z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy – opcja Dodaj seryjnie. <ALT +<ENTER> - edycja seryjna, w odróżnieniu od edycji pojedynczej <ENTER>, po zatwierdzeniu edytowanej pozycji powoduje podniesienie kolejnej pozycji z listy do edycji. Wyjście z trybu edycji seryjnej następuje poprzez wycofanie się z edycji pozycji klawiszem <ESC>. Funkcja dostępna jest tylko na listach typu EIP – edycja na liście (ang. edit in place – EIP) np. na formularzu zapisu księgowego, na formularzu bilansu otwarcia księgowego, na formularzach kwot dodatkowych, na Fakturze Sprzedaży lub innym dokumencie handlowym/magazynowym z włączoną opcją Dodawanie pozycji na dokumencie: edycja na liście (opcja w menu System/Konfiguracja/Handel/Parametry). Obsługa formularzy: <CTRL>+<ENTER> – zapis edytowanego formularza, niezależnie od tego, w jakim polu znajduje się kursor <SHIFT>+  lub <CTRL>+<SHIFT>+<ENTER> - zapisywanie formularzy bez zamykania. <ENTER> – jeśli kursor znajduje się w polach tekstowych, wielolinijkowych, wówczas <ENTER> przechodzi do kolejnej linii, w przeciwnym wypadku zapisuje edytowany formularz <CTRL>+<O> – otwieranie  listy Kwot dodatkowych Operacje na pozycjach na formularzu: <SHIFT>+<INSERT> – z dowolnego miejsca na formularzu przechodzi na listę pozycji i dodaje nową pozycję <SHIFT> + <DELETE> - z dowolnego miejsca na formularzu przechodzi na listę pozycji i usuwa podświetloną pozycję <SHIFT>+<ENTER> – z dowolnego miejsca na formularzu przechodzi na listę pozycji i edytuje podświetloną pozycję. [/su_list] Skróty klawiaturowe z <CTRL>
<CTRL>+<B> Banki
<CTRL>+<D> Zapisy księgowe
<CTRL>+<E> KPiR
<CTRL>+<F> Faktury
<CTRL>+<G> Paragony
<CTRL>+<H> Otwarcie Preliminarza płatności; jeżeli na liście podświetlony jest podmiot (kontrahent, bank, urząd, pracownik, właściciel), skrót spowoduje otwarcie Preliminarza płatności dla tego podmiotu
<CTRL>+<I> Cennik
<CTRL>+<J> Rejestry VAT
<CTRL>+<K> Kontrahenci
<CTRL>+<L> Wypłaty pracowników
<CTRL>+<M> Magazyny
<CTRL>+<N> Plan kont
<CTRL>+<S> Obroty i salda
<CTRL>+<SHIFT>+<R> Otwarcie okna Rozliczenia podmiotu; jeżeli na liście podświetlony jest podmiot (kontrahent, bank, urząd, pracownik, właściciel), skrót spowoduje otwarcie Rozliczeń podmiotu dla tego podmiotu
<CTRL>+<T> Kategorie
<CTRL>+<U> Urzędy
<CTRL>+<W> Właściciele
<CTRL>+<Y> Pracownicy
<CTRL>+<SHIFT>+<Z> Otwarcie listy zapisów k/b; jeżeli podświetlony jest raport na liście raportów k/b, skrót spowoduje otwarcie listy zapisów tego raportu; jeżeli na liście podświetlony jest podmiot (kontrahent, bank, urząd, pracownik, właściciel), skrót spowoduje otwarcie listy zapisów k/b dla tego podmiotu
<CTRL>+<SHIFT>+<G> Sprawdzenie kontrahenta bądź zaimportowanie jego danych z bazy REGON
  Skróty z klawiszami funkcyjnymi
    <F1> Pomoc
<F2> Wydruk domyślny na drukarkę (też <CTRL>+<P>)
<ALT> <F2> Menu wydruków
<CTRL> <F2> Drzewo wydruków
<SHIFT> <F2> Podgląd wydruku
<ALT> <SHIFT> <F2> Menu wydruków dla Podglądu wydruku
<F3> Wydruk domyślny do maila
<ALT> <F3> Menu wydruków do maila
<CTRL> <F3> Drzewo wydruków
<ALT> <F4> Zamyka program
<CTRL> <F4> Zamyka okno
<F5> Odświeżenie
<F8> Księgowanie do rejestrów VAT
<F8> Wykonanie akcji z piorunkiem
<F8> Wysłanie wiadomości e-mail
<F9> Odświeżenie konfiguracji
<CTRL> <F9> Otwiera konfigurację
<F10> Wywołuje skróty na wstążce menu
<SHIFT> <F10> Menu kontekstowe
<F11> Logowanie
<F12> Wykres domyślny
<ALT> <F12> Menu wykresów
<CTRL> <F12> Drzewo wykresów
Skróty klawiszowe dla funkcji dostępnych na poszczególnych oknach programu opisane są na stronach pomocy dotyczących tych okien.

Praca z oknami

Otwieranie okien Otwieranie okna wiąże się zazwyczaj z wywołaniem określonej funkcji programu. Zatem, aby otworzyć dane okno, musimy wybrać interesującą nas funkcję z menu programu bądź z listy dostępnych przycisków (skrótów).
Dotyczy wersji: 2018.1.1

Podczas otwierania okien w programie następuje weryfikacja czy okno mieści się w całości w widocznej dla Użytkownika części ekranu. Jeżeli nie, jest ono otwierane wyśrodkowane. Umożliwia to poprawne wyświetlanie okien w przypadku kiedy Użytkownik korzysta z programu na różnych stanowiskach (posiadających różne rozdzielczości ekranu).

Zamykanie okien Zamykanie okien odbywać się może na wiele sposobów:
  • Można kliknąć przycisk w prawym górnym rogu.
  • Można nacisnąć kombinację klawiszy <CTRL>+<F4>.
  • Inną możliwością zamknięcia aktywnego okienka jest kliknięcie w lewym górnym rogu okna i wywołanie funkcji Zamknij.
Wybór możliwości zamknięcia okna zależy więc od preferencji i wygody użytkownika. W przypadku:
  • wejścia do Konfiguracji,
  • wylogowania,
  • zmiany firmy,
  • przejścia w tryb jednego okna,
  • zmiany bieżącego okresu obrachunkowego.
Jeżeli są otwarte listy w programie, są one automatycznie zamykane. Jeżeli są otwarte dokumenty do edycji, pojawia się wówczas pytanie czy użytkownik chce zapisać zmiany. Odpowiedź twierdząca powoduje zapisanie zmian na dokumentach i wykonanie wybranej poprzednio funkcji. Jeżeli chodzi o wyjście z programu to również może być ono realizowane na kilka sposobów:
  • Kliknięcie w prawym górnym rogu programu .
  • Użycie kombinacji klawiszy <ALT>+<F4>.
  • Kliknięcie w lewym górnym rogu programu i wywołanie funkcji Zamknij.
  • Wybranie funkcji Koniec Pracy z menu System.
Uwaga
Nie zawsze istnieje możliwość wyjścia z programu, bądź zamknięcia okna w sposób opisany powyżej. Często należy potwierdzić zapisanie lub anulowanie przeprowadzonych zmian, bez wykonania tych czynności nie zakończymy pracy programu. 

Typy okien

Specyfikacja okien typu MDI

MDI (Multiple Document Interface) to okno (aplikacja), które pozwala edytować równocześnie wiele dokumentów. Okno takie posiada standardowo pasek tytułowy, przycisk na pasku tytułowym okna po lewej stronie oraz po prawej przyciski minimalizacji i maksymalizacji oraz przycisk zamknięcia okna. W oknie MDI znajdują się również menu okna i pasek przycisków. Istotne zasady specyfikacji MDI to:
  • Okno MDI może zostać zmniejszone do paska z tytułem, z przyciskiem po lewej i 3 przyciskami po prawej stronie.
  • Okno MDI może zostać zmaksymalizowane.
  • Menu górne okna MDI zawiera pozycję Okno, w której znajduje się lista wszystkich wywołanych okien. Zadaniem menu Okno jest również zarządzanie wszystkimi aktywnymi oknami, czyli ich sąsiadujące bądź kaskadowe ułożenie na ekranie.
W programie mogą występować następujące typy okien:
  • Okna typu lista – służą do przeglądania i wyszukiwania danych, zawierają spis dokumentów tworzących listę. Są skalowalne, można zmieniać ich rozmiary do rozmiarów okna głównego programu. Pracując na oknach typu lista istnieje możliwość ustawiania szerokości kolumn, co zapamiętywane jest w rejestrach użytkowników. Można również wybierać kilka elementów listy (np. dokumenty do księgowania), co jest zaznaczane po lewej stronie danego elementu listy.
  • Okna typu formularz – są to okna służące do edycji i wprowadzania danych. Cechą charakterystyczną tych okien jest to, że nie zmieniają swoich rozmiarów, aczkolwiek można zmienić ich położenie.
  • Okna informacyjne podobnie jak okna dialogowe nie zmieniają rozmiaru, często wstrzymując prace programu i oczekując na reakcje użytkownika (potwierdzenie, zamknięcie, zapisanie) w oknie informacyjnym, bez której nie ma możliwości dalszej pracy z programem.
Często zdarza się, że podczas pracy z programem użytkownik zatrzymuje się w pewnym momencie twierdząc, iż wykonanie danej czynności jest niemożliwe. Jednak najczęściej rozwiązanie takich kłopotów istnieje. Nierzadko bowiem zapomina, iż są okna, które wymagają zamknięcia po to by móc kontynuować pracę. Podczas pracy z programem będziemy mieli okazję zaznajomić się z dwoma rodzajami okien:
  • Po pierwsze okna, które będąc aktywnymi oknami programu nie pozwalają wykonywać poleceń dostępnych poza tymi oknami (np. nie możemy korzystać z funkcji menu głównego). Okna takie, z których nie możemy wywoływać innych funkcji niż dostępnych tylko w obrębie okna to najczęściej różne okna informacyjne lub pytające. Jeżeli program skieruje zapytanie do użytkownika, użytkownik nie ma możliwości skorzystania z innej funkcji programu, musi zakończyć pracę z aktywnym oknem poprzez udzielenie odpowiedzi.
  • Po drugie okna, w obrębie których możemy wywoływać inne okna. Przykładowo na formularzu Rejestru VAT wciśnięcie przycisku Kategoria spowoduje wyświetlenie nowego okna z listą kategorii.

Rozmiary okien

Okna typu lista są skalowalne tzn. można zmienić ich rozmiar. Zmiana rozmiaru okna jest możliwa przez „złapanie” krawędzi okna myszką i rozciągnięcie okna do potrzebnych rozmiarów. Ponadto w prawym rogu okna znajdują się przyciski:  – powoduje zwinięcie okna do paska z tytułem,  – powoduje powiększenie okna do maksymalnych możliwych rozmiarów,  – powoduje zamknięcie okna,  – jeśli okno jest zwinięte do paska przycisk umożliwia rozwinięcie go do poprzedniego rozmiaru.

Przyciski

Przyciski podstawowe

Podstawowe przyciski, powtarzające się na każdej liście to:  – Dodaj – powoduje dodanie nowego elementu do listy i otwiera formularz służący do wypełnienia wartości nowej pozycji. Przycisk Dodaj wciśnięty równocześnie z <CTRL> (lub klawisze <CTRL>+<INSERT>) powodują uruchomienie dodawania z kopiowaniem (nowo dodana pozycja jest kopią wcześniej podświetlonej pozycji na liście). Funkcja kopiowania działa na większości list w programie.  – Usuń – powoduje skasowanie podświetlonej pozycji z listy (także poprzez wciśnięcie klawisza <DELETE>).  – Zmień – otwiera z listy formularz z zawartością podświetlonej pozycji do zmiany lub podglądu.  – Wybierz – przycisk widoczny tylko wówczas, jeżeli lista została otwarta jako lista pomocnicza do wyboru, np. lista kontrahentów otwarta z formularza faktury.  – Zamknij – zamyka okno programu.

Przyciski dodatkowe

Pozostałe przyciski, których pojawienie się jest uzależnione od wyświetlanej listy. Są to m.in.:  – Księgowanie – powoduje przeniesienie dokumentu do księgowości np. schematem księgowym.  – Uruchom – przycisk znajduje się na tych oknach, na których możliwe jest uruchamianie jakiegoś procesu (np. renumeracja zapisów kasowych/bankowych). Funkcje uruchamiane tym przyciskiem można również uruchomić klawiszem <F8>.  – Import z pliku.  – Eksport do pliku.

Przyciski z rozwijanym menu

Przyciski z rozwijanym menu typu:  lub   obsługiwane są wg poniższej zasady: Jeżeli przycisk jest podświetlony wówczas <SPACJA> (lub <ENTER>) wywołuje dostępną funkcję, zaś <STRZAŁKA w DÓŁ> lub <CTRL>+<SPACJA> wywołują rozwijane menu pod strzałką. Zasadę dotyczącą rozwijania menu pod strzałką stosuje się też do innych przycisków ze strzałką np. na liście grup towarowych: .

Przyciski związane z paskiem zadań tzw. ikony kontekstowe

Ikony kontekstowe to przyciski pojawiające się na pasku zadań w chwili wyświetlenia formularza lub listy. Ich zestaw może być różny w zależności od aktywnego okna. Podstawowe ikony kontekstowe to:  – Wydruk danych – <F2> przycisk uruchamia domyślny wydruk. Jeżeli opis pod przyciskiem Wydruk danych zostanie kliknięty lewym klawiszem myszy, wówczas zostanie rozwinięte menu dostępnych wydruków. Istnieje również możliwość wyboru funkcji Wydruk bieżącego widoku – funkcja umożliwia wydrukowanie aktualnie utworzonego widoku w programie z uwzględnieniem indywidualnego filtrowania, sortowania, grupowania itd. Funkcja wydruków została dokładnie opisana w podręczniku Comarch ERP Optima – Ogólne i Konfiguracja.  – Podgląd wydruku – <SHIFT>+<F2>, przycisk uruchamia podgląd domyślnego wydruku. Jeżeli opis pod przyciskiem Podgląd wydruku zostanie kliknięty lewym klawiszem myszy, wówczas zostanie rozwinięte menu dostępnych wydruków. Dodatkowo skrót <Alt>+<SHIFT>+<F2> rozwija listę wydruków pod ikoną Podgląd wydruku. Istnieje również możliwość wyboru funkcji Wydruk bieżącego widoku – funkcja umożliwia podgląd wydruku aktualnie utworzonego widoku w programie z uwzględnieniem indywidualnego filtrowania, sortowania, grupowania itd.  – Wyślij – <F3> wysyłanie wydruku do maila – należy zainstalować PDF Creator w wersji co najmniej 0.9.6. Aby podczas wysyłania wydruku podnosił się Adobe Reader należy w programie PDF Creator w menu Drukarka/ Opcje/ Autozapis zaznaczyć parametr Po autozapisie otwórz dokument w domyślnym programie. Jeżeli opis pod przyciskiem Wyślij zostanie kliknięty lewym klawiszem myszy, wówczas zostanie rozwinięte menu dostępnych wydruków. Dodatkowo skrót <Alt>+<F3> rozwija listę wydruków pod ikoną Wyślij. Seryjny E-mail bez wydruku – opcja dostępna jest na liście Kontrahentów, Pracowników, Banków, Urzędów, Właścicieli pod przyciskiem Wyślij. Funkcja może być przydatna np. w przypadku seryjnej wysyłki życzeń świątecznych czy innych powiadomień, nie wymagających wydruku.
Uwaga
Wbudowany klient pocztowy Windows 10 nie obsługuje poleceń MAPI, czyli nie udostępnia aplikacjom zewnętrznym możliwości dodawania załączników do wiadomości e-mail. W związku tym z przyczyn niezależnych  Comarch ERP Optima nie współpracuje z tym klientem poczty.
 – Wyślij SMS – przycisk dostępny na formularzach  i listach, umożliwia wysłanie wiadomości SMS.  – Analizyjeśli użytkownik posiada moduł Analizy, wówczas na listach, na których na pasku zadań znajdzie się ikona Analiz, istnieje możliwość wykonania wykresów na podstawie danych z listy. Jeśli do danej listy podpięty jest więcej niż jeden wykres, listę tych wykresów i możliwość wyboru otrzymamy po wciśnięciu rozwinięcia znajdującego się pod klawiszem uruchamiającym wykres. Więcej informacji na temat analiz i wykresów można znaleźć w podręczniku do modułu Analizy.  – Analizy BIjeśli użytkownik posiada aplikację Analizy BI, wówczas na listach, na których na pasku zadań znajduje się ikona Analiz BI, istnieje możliwość uruchomienia w tej aplikacji odpowiedniego raportu, z uwzględnieniem zaznaczeń na liście (jeżeli mają zastosowanie) lub dla konkretnego elementu, w przypadku uruchamiania z formularza. Kliknięcie przycisku powoduje rozwinięcie menu dostępnych raportów dla danego okna. Jeżeli do danego okna nie ma przypisanych żadnych analiz, kliknięcie na przycisk powoduje uruchomienie aplikacji Analiz BI lub pokazania jej okna, jeżeli jest już uruchomiona. Raporty kontekstowe są uruchamiane w programie Comarch ERP Optima Analizy BI na tej bazie, na której pracuje program Comarch ERP Optima, z poziomu którego raporty są wywoływane.  Nie ma w tym przypadku znaczenia, jaka baza jest ustawiona jako domyślna w Comarch ERP Optima Analizy BI. Więcej informacji na temat analiz i wykresów można znaleźć w podręczniku do modułu Analizy BI.  – Funkcje dodatkowe – <F11>. Po naciśnięciu rozwinięcia  widocznego pod przyciskiem Funkcje dodatkowe oraz po użyciu klawiszy <ALT>+<F11> następuje rozwinięcie menu dostępnych funkcji dodatkowych. Szerszy opis funkcji znajduje się w artykułach do poszczególnych modułów, przy opisie konkretnych okien. Eksport – powoduje przeniesienie zawartości bieżącej listy do arkusza kalkulacyjnego. Eksportowana jest zawartość wszystkich widocznych kolumn (kolumny można dodawać lub usuwać wg standardów opisanych w rozdziale Kolumny na listach oraz menu kontekstowe). Program umożliwia eksport do arkusza widoku bieżącego lub samych danych. W widoku bieżącym eksportowany jest aktualnie utworzony widok danej listy w programie (uwzględniane są grupowania, sortowania itp.). Plik zapisywany jest na dysku w formacie *.xls i może być otwarty dowolnym programem obsługującym ten format. Nie jest konieczna instalacja programu do obsługi arkusza kalkulacyjnego aby wyeksportować plik w formacie *.xls. Po naciśnięciu rozwinięcia  widocznego pod przyciskiem Eksport istnieje możliwość wyboru następujących opcji eksportu danych:
  • Eksportuj bieżący widok do pliku – funkcja umożliwia eksport aktualnie utworzonego widoku danej listy w programie (uwzględniane są grupowania, sortowania itp.) do pliku w formacie: MS Excel, PDF, RTF, HTML.
  • Eksportuj tylko dane do pliku MS Excel – dane wyświetlane na liście są eksportowane do pliku MS Excel.
  • Eksportuj tylko zaznaczone dane do pliku MS Excel – dane zaznaczone na liście są eksportowane do pliku MS Excel.
  • Eksportuj tylko dane do Schowka – po wykonaniu eksportu danych do Schowka można je wkleić <CTRL>+<V> np. do aktualnie otwartego arkusza MS Excel. Jeżeli wśród skopiowanych do Schowka systemowego danych znajdują się wartości tekstowe rozpoczynające się od znaku cudzysłowu bez takiego samego znaku na końcu tego ciągu, po wklejeniu do MS Excel dane mogą nie zostać podzielone na poszczególne komórki. Aby zaimportować dane prawidłowo, należy użyć Kreatora importu danych.
  • Eksportuj tylko zaznaczone dane do Schowka – dane zaznaczone na liście są eksportowane do Schowka.
W przypadku trzech pierwszych opcji (Eksportuj bieżący widok do pliku, Eksportuj tylko dane do pliku MS Excel oraz Eksportuj tylko zaznaczone dane do pliku MS Excel) eksportowany plik może zostać zapisany na dysku lokalnym lub na Comarch IBARD. Po eksporcie danych program zapyta: Czy otworzyć wyeksportowany plik? Gdy użytkownik odpowie twierdząco zostanie automatycznie otwarty plik w domyślnym programie. Aby ułatwić sobie pracę użytkownik może zaznaczyć parametr Zapamiętaj odpowiedz i nie pokazuj więcej. Ustawienia te dotyczą opcji zapisu wyeksportowanego pliku na dysku. W przypadku zapisu pliku na Comarch IBARD oraz wydruków do pliku PDF z hasłem pytanie o otwarcie pliku się nie pojawia.
Dotyczy wersji: 2018.5.1
 Historia zmian – po naciśnięciu przycisku otwierane jest nowe okno, na którym widoczna jest lista zmian dotycząca określonego dokumentu bądź elementu słownika.
 

Kopiowanie zawartości komórek

W menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy, w zależności od typu pola dostępne są różnego rodzaju dodatkowe opcje np. możliwość skopiowania zawartości pola. Kopiować można również zawartość pól niedostępnych do edycji (wyszarzonych) wykorzystując opcję Kopiuj z menu kontekstowego lub skrót klawiszy: <CTRL>+<C>. W przypadku list wspomniany skrót powoduje skopiowanie jednej podświetlonej aktualnie komórki, natomiast <CTRL>+<SHIFT>+<C> kopiuje cały podświetlony wiersz do schowka Windows. Dostępne są również opcje Cofnij <CTRL>+<Z>, Wytnij <CTRL>+<X>, Wklej <CTRL>+<V>.

Kalendarz

Kalendarz – na polach edycji zawierających datę możliwe jest wyświetlenie pomocniczego kalendarza, poprzez wciśnięcie strzałki z lewej strony pola z datą: . Wybór daty staje się więc bardzo prosty. Wystarczy kliknąć na dniu, który ma być umieszczony w polu data. Narzędzie to może usprawnić procesy związane z uzupełnieniem dat. Nie ma bowiem potrzeby wpisywania całego formatu daty (dzień – miesiąc – rok). Opcja Wyczyść pozwala na skasowanie obecnie wpisanej w polu daty, nie jest dostępna tam, gdzie podanie daty jest warunkiem do poprawnie zapisanego formularza (np. data wystawienia na Fakturze Sprzedaży). Ponadto Kalendarz w polu z datą można wywołać przez menu kontekstowe lub skrót klawiaturowy: <ALT>+<STRZAŁKA w DÓŁ>. Dodatkowo w polach z zakresem dat OD – DO w menu kontekstowym można skorzystać z funkcji: Dzisiaj, Ten tydzień, Ten miesiąc oraz Ten rok. W polach z zakresem dat kalendarz posiada funkcję Wyczyść, dzięki której można całkowicie usunąć datę z pola np. wyczyszczenie daty pierwszej w polu z zakresem dat będzie odfiltrowywało dokumenty na liście od nieskończoności do konkretnej wskazanej daty.
Dotyczy wersji: 2018.2.1

Kalkulator

Kalkulator wywoływany jest poprzez skrót <Alt>+<Down> (strzałka w dół) po umieszczeniu kursora w dowolnym polu liczbowym na formularzu w programie. Można również z niego skorzystać klikając na polu liczbowym prawym przyciskiem myszy i wybierając opcję Kalkulator. Jeżeli w polu z którego wywołano kalkulator wpisana jest kwota, nie jest ona zerowana po wybraniu operatora arytmetycznego („+”, „-”, „*”, „/”). Wynik operacji pokazywany jest po naciśnięciu przycisku „=” na kalkulatorze bądź przycisku <Enter> lub <=> na klawiaturze. Po otrzymaniu wyniku operacji w kalkulatorze, po wpisaniu dowolnej cyfry zastępuje ona otrzymany wynik umożliwiając wykonanie kolejnej operacji. Na formularzu operatora w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy na zakładce [Ogólne] dostępny jest parametr Uruchamianie kalkulatora po wciśnięciu + – * / . Parametr jest domyślnie niezaznaczony. Po jego zaznaczeniu kalkulator może zostać wywołany przez tego operatora po umieszczeniu kursora w polu liczbowym poprzez wciśnięcie na klawiaturze numerycznej jednego z przycisków <+> , <-> , <*> lub </>.
 
 

Standardy w programie

Standardy na listach

Przewijanie list

Lista zapisów kasowych/bankowych - zwinięty panel filtrowania
Lista często nie mieści się na otwartym oknie – zarówno w pionie (lista zawiera więcej pozycji, niż może być wyświetlonych na liście) jak i w poziomie (lista zawiera zbyt wiele kolumn, aby je zmieścić w oknie albo szerokość kolumn jest zbyt duża/ szerokość okna zbyt mała). Do przewijania listy służą:
  1. Pionowy pasek przewijania - umieszczony z prawej strony listy, służy do przewijania listy w pionie. Przewijanie list w pionie jest obsługiwane przez przyciski    , PageUp, PageDown oraz scroll Za pomocą klawiszy <CTRL>+<HOME> oraz <CTRL>+<END> użytkownik ma możliwość przejścia na pierwszy oraz ostatni rekord na liście.
  2. Poziomy pasek przewijania - umieszczony pod listą, służy do przewijania listy w poziomie, w celu uwidocznienia schowanych kolumn. Przesuwanie list w poziomie jest obsługiwane przez przyciski  , Home, End oraz za pomocą klawiszy: <STRZAŁKA w LEWO><STRZAŁKA w PRAWO>.

Kolumny na listach oraz menu kontekstowe

Kolumny na listach można przestawiać metodą „przeciągnij i upuść”. Dowolną kolumnę można przeciągnąć i przenieść myszą w inne miejsce:
Przemieszczanie kolumn
Pod prawym przyciskiem myszy w sekcji kolumn są dostępne opcje: sortowania, grupowania, usuwania, autodopasowania kolumn oraz przywracania układu domyślnego:
Menu kontekstowe w nagłówku kolumny

Podczas wczytywania listy do bazy wysyłane jest tylko zapytanie o kolumny, które są widoczne na liście – usuwając kolumny niepotrzebne przyspieszymy działanie danej listy, zwłaszcza w przypadku pracy wielostanowiskowej.

Usunięte kolumny widoczne są w oknie wyboru kolumn i można je z powrotem przeciągnąć na listę:

Wybór kolumn
Na większości list dostępne jest tzw. menu kontekstowe, uruchamiane przez kliknięcie prawym klawiszem myszy na liście. Menu kontekstowe zawiera zwykle do wyboru opcje dostępne również poprzez przyciski na listach, takie jak Dodaj, Dodaj seryjnie, Zmień, Usuń. Możliwe jest również kopiowanie wiersza listy lub konkretnej komórki. Dla wybranych list znajdują się tam funkcje o charakterze specjalnym, które nie są dostępne w żaden inny sposób (np. anulowanie faktury, odblokowanie deklaracji).
Menu kontekstowe dla list

Sortowanie na listach

Sortowanie po kolumnie działa poprzez klikniecie w nagłówek kolumny lub poprzez wybór opcji z menu kontekstowego: Możliwe jest sortowanie jednocześnie po kilku kolumnach. Aby posortować po kolejnych kolumnach należy wykonać sortowanie z równoczesnym wciśnięciem klawisza <SHIFT>. Sortowanie jest możliwe na wszystkich listach oraz na listach wewnątrz formularzy.
Na formularzu kontrahenta lista odbiorców posortowana wg miasta malejąco oraz lista przedstawicieli posortowana wg tytułu rosnąco

Grupowanie po kolumnach

Domyślnie na większości list włączony jest panel grupowania (Pokaż pole grupowania). Na listach dla formularzy dostępne są również opcje grupowania (opcje widoczne w menu kontekstowym). Grupowanie po kolumnach wywołujemy poprzez wybór z menu kontekstowego opcji Grupuj według tej kolumny lub poprzez przeciągnięcie kolumny, po której chcemy grupować do panelu grupowania.
Grupowanie po kodzie dostawcy na liście pozycji cennikowych

Grupowanie można wykonywać po wielu kolumnach.

Grupowanie po kodzie dostawcy oraz nazwie na liście pozycji cennikowych
W przypadku list pogrupowanych po kolumnie z datą istnieje możliwość określenia interwału. Dla opcji Interwał (dostępnej po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na nagłówek kolumny po której nastąpiło pogrupowanie listy) możliwe jest wybranie wartości: Dzień, Miesiąc, Rok i Domyślny.

Wiersz sum – agregacje dla kolumn

Na listach w programie domyślnie włączona jest opcja sumowania (Pokaż wiersz sum). Dla pierwszej domyślnej kolumny załączone jest sumowanie typu: Licznik.
Agregacja typu Licznik
Pod prawym klawiszem myszy na liście lub w wierszu sum (jeśli jest włączony) dostępna jest opcja Pokaż wiersz sum (menu kontekstowe zostało opisane szerzej w rozdziale Kolumny na listach oraz menu kontekstowe). Włączając/wyłączając tą opcję można pokazać lub ukryć wiersz sum.

Na włączonym wierszu sum, pod prawym klawiszem myszy znajdują się opcje do wyboru:

Menu kontekstowe – agregacje
Po najechaniu myszką na obszar wiersza sum, na którym można włączyć agregację dla danej kolumny, wyświetla się podpowiedz: „Kliknij prawym klawiszem myszy, aby podsumować kolumnę”. Użytkownik programu ma możliwość załączenia dowolnej agregacji typu: suma, minimum, maksimum, licznik, średnia, brak (wyłączenie agregowania) dla poszczególnych kolumn. Agregacje mogą dotyczyć wszystkich elementów z kolumny lub tylko zaznaczonych (Agreguj tylko zaznaczone). Na listach typu „drzewo” opcja Pokaż wiersz sum może być ukryta np. lista grup towarowych (domyślnie włączony jest licznik) lub rozszerzona o dodatkową opcję Pokaż wiersz sum dla węzłów np. na liście obrotów i sald. W praktyce możliwe jest wykorzystywanie na liście kilku agregacji różnych typów dla poszczególnych kolumn np. sumę dla kolumny „Cena” i maksimum dla kolumny „Wartość-PLN”:
Podsumowanie kolumny

Jeśli dla listy zdefiniujemy warunki grupowania, agregacje mogą być wyświetlane dla poszczególnych podgrup (Pokaż wiersze sum dla grup).

Agregacja dla podgrup

Powiększony widok listy <F6>

Po wybraniu klawisza <F6> na listach jest dostępna opcja powiększenia widoku. W takim widoku w oknie znajduje się lista dokumentów powiększona na cały ekran oraz  wiersz sum – schowana jest wstążka, pole grupowania oraz panel filtra pod listą. Powrót do standardowego widoku następuje również po wybraniu klawisza <F6>.

Zaznaczanie rekordów na liście

Na listach, na których możliwe jest uruchamianie operacji seryjnych (np. wydruki, eksport przelewów, rozliczanie zapisów), pozycje podlegające takiemu seryjnemu przetwarzaniu należy uprzednio zaznaczyć na liście. Zaznaczenia dokonujemy myszą lub poprzez:
  • Menu kontekstowe – wybór odpowiedniej opcji z menu.
  • Ustawienie kursora na wybranej pozycji i wciśnięcie klawisza <SPACJA> – powoduje zaznaczenie pojedynczej pozycji.
Równocześnie dostępne są opcje:
  • zaznacz wszystkie (lub <CTRL>+<A>) – zaznacza wszystkie pozycje na liście
  • odwróć wszystkie (lub <CTRL>+<R>) – odwraca zaznaczenia
  • odznacz wszystkie (lub <CTRL>+<O>) – odznacza wszystkie wcześniej zaznaczone pozycje.
Zaznaczone pozycje są wyróżnione poprzez znaczek z lewej strony listy.
Zaznaczone pozycje na liście faktur

Bez zaznaczenia wywołanie operacji seryjnej zaznacza aktualny rekord i wykonuje operację.

Filtrowanie

Filtr jest narzędziem wspomagającym przeszukiwanie list. w wielu miejscach systemu pojawiają się różnego rodzaju listy, do których można stosować filtry. Filtrowanie listy powoduje zawężenie ilości elementów wyświetlanych na liście do takich, które spełniają warunki filtra. w programie występuje kilka możliwości filtrowania:
  • Wiersz filtra – filtr w nagłówku listy.
  • Panel filtra prostego.
  • Panel filtra zaawansowanego.

Filtrowanie – filtr w nagłówku listy (wiersz filtra) oraz lokator na liście

Po kliknięciu lewym klawiszem myszy w wierszu filtra lub po użyciu kombinacji klawiszy <LEWY ALT>+<SHIFT>+<F> następuje przejście kursora do filtra w nagłówku listy (wiersz filtra). Na listach w pierwszym rekordzie jest dostępny wiersz filtra. Pod każdym nagłówkiem kolumny można wpisać fragment, po którym chcemy wyszukać rekordy w odniesieniu do wartości wyświetlanych w danej kolumnie.

Filtr w nagłówku listy zawęża wyświetlane pozycje, wyszukując według wyrażeń zawierających ciąg znaków.

Wiersz filtra – wyfiltrowanie kontrahentów zawierających w kodzie ciąg „ko” oraz w kolumnie Miasto „kra”

W filtrze w nagłówkach kolumn istnieje możliwość wyszukiwania z użyciem %, który zastępuje część wyszukiwanego tekstu np. po wpisaniu dzbanek % 10 program wyszuka dzbanek zielony 10, dzbanek czerwony 10. Znak _ (podkreślnik) zastępuje dowolny pojedynczy znak. Chcąc wyszukać pozycje mające w kolumnie wartość „%” bądź „_” należy użyć w filtrze odpowiednio wartości [%] lub [_].

Dla wartości o formacie daty wiersz filtra podpowiada kalendarz:

Preliminarz płatności

Dla poszczególnych kolumn przechowujących wartości ograniczone (typy, statusy itp.) udostępnione są listy wyboru:

Preliminarz płatności

Dla list z kolumną zaznaczeń nad tą kolumną dostępny jest przycisk czyszczenia filtra, na pozostałych listach czyszczenie filtra można wykonać opcją z menu kontekstowego:

Czyszczenie filtra

Ponadto system umożliwia, po wykonaniu operacji sortowania, wykorzystanie funkcji lokatora. Aby działał lokator na liście np. W kolumnie kod, należy włączyć sortowanie tej kolumny, następnie wpisać z klawiatury początek kodu poszukiwanego kontrahenta, wówczas kursor ustawi się na żądanym kontrahencie. Lokator wyszukuje według początku słowa („zaczyna się od…”).

W wierszu filtra przy każdym polu widnieje symbol sposobu filtrowania danych w tej kolumnie. Po kliknięciu lewym przyciskiem myszy na ten symbol rozwijana jest lista dostępnych sposobów filtrowania: Dla kolumn z wartościami liczbowymi lub zawierających daty domyślnie wybrana jest opcja Jest równe. W przypadku kolumn z wartościami tekstowymi domyślnie wybrana jest opcja Zawiera. Użytkownik może wybrać inną, odpowiadającą mu metodę filtrowania w określonej kolumnie.    

Filtrowanie proste (panel filtra)

Po otwarciu danej listy w dolnej części okna umiejscowiony jest panel filtrowania. Przy pierwszym otwarciu widoczny jest tylko filtr prosty oraz kilka podstawowych pól do filtrowania listy, które w istotny sposób wpływają na zawartość listy. W panelu użytkownik ma możliwość wyboru zdefiniowanych warunków filtrowania.
Lista zapisów kasowych/bankowych – zwinięty panel filtrowania
Pozostałe pola do filtrowania dostępne są po rozwinięciu panelu przyciskiem   (Kliknij, aby rozwinąć filtr zaawansowany). Filtr można zwinąć przez „Kliknij, aby zwinąć filtr zaawansowany”. Pojedyncze kliknięcie rozwija lub zwija menu filtra zaawansowanego. Jeżeli filtr został zmieniony – wyświetla się napis „Filtr aktywny”.
Lista zapisów kasowych/bankowych – rozwinięty panel filtrowania
Po wyfiltrowaniu danych na belce z opisem Filtr pokazuje się dodatkowy opis „aktywny”, co oznacza, że lista jest wyfiltrowana i nie zawiera wszystkich danych.

Panel filtra zaawansowanego

Filtr jest narzędziem wspomagającym przeszukiwanie list. W wielu miejscach systemu pojawiają się różnego rodzaju listy, do których można stosować filtry. Filtrowanie listy powoduje zawężenie ilości elementów wyświetlanych na liście do takich, które spełniają warunki filtra. Panel filtra można stosować na dwa sposoby:
  • Proste filtrowanie,
  • Filtr zaawansowany.
We wszystkich przypadkach list, które mogą być filtrowane, panel filtra zaawansowanego znajduje się na dole listy. Po prawej stronie wiersza filtra znajdują się zawsze przyciski do włączania i wyłączania działania filtra –  Filtruj  Wyczyść filtr oraz przycisk do tworzenia warunków filtrujących filtra zaawansowanego –  Konstruktor filtra. Jeżeli pinezka (widoczna obok ikony filtrowania – lejka) jest:  wyłączona – wówczas po zmianie filtrowania na ikonie lejka pojawia się znak zapytania  i dopiero po jego kliknięciu uruchomione zostanie filtrowanie. Ten tryb pracy jest efektywniejszy gdy lista zwiera bardzo dużo pozycji. Można wtedy najpierw ustawić wszystkie parametry filtrowania, a dopiero na końcu uruchomić samo przefiltrowanie listy.  włączona – wszystkie zmiany filtrowania wykonywane są na bieżąco i od razu widoczne są na liście.

Proste filtrowanie

Istnieje możliwość wyszukiwania elementów listy zawierających określony fragment tekstu. Szukany tekst lub jego fragment wpisuje się do wiersza filtra. Następnie uruchamia się działanie filtra przyciskiem  Włącz filtrowanie lub, jeśli ikona pinezki jest włączona – wystarczy przejść w inne pole listy. Wpisany tekst jest szukany po ustalonych z góry polach listy. Dla różnych list wyszukiwanie przebiega po różnych polach – są to zwykle pola wyświetlane w kolumnach listy.
Przykład
Chcemy wyfiltrować listę Faktur Sprzedaży wg miasta Kraków. W wierszu filtra wpisujemy „Kraków”. Wówczas otrzymujemy tylko te dokumenty, na których w danych Kontrahenta jest wpisane Kraków.
Filtrowanie listy
W filtrze pod listą istnieje możliwość wyszukiwania z użyciem %, który zastępuje część wyszukiwanego tekstu np. po wpisaniu dzbanek % 10 program wyszuka dzbanek zielony 10, dzbanek czerwony 10.

Filtr zaawansowany

Filtr zaawansowany pozwala filtrować listę według stworzonych przez Użytkownika warunków. Filtry zaawansowane są zapamiętywane w systemie. Nazwa filtra zaawansowanego jest poprzedzona znakiem „#”. Do tworzenia filtra zaawansowanego służy Konstruktor filtra   , uruchamiany z dowolnego okna, w którym istnieje możliwość zastosowania filtra. Praca z konstruktorem filtra wymaga pewnej znajomości struktury baz danych oraz umiejętności formułowania warunków logicznych. Konstruktor filtra  

Zapamiętywanie ustawień filtra oraz odświeżanie listy

Po zamknięciu listy zapamiętywanie ustawień filtra jest realizowane wg poniższych zasad:
  • zapamiętywane jest czy panel dodatkowy był zwinięty/rozwinięty,
  • zapamiętywane jest czy pinezka była włączona/wyłączona,
  • zapamiętywane są ustawienia pól z panelu podstawowego i rozwijanego,
  • lista otwiera się wyfiltrowana wg zapamiętanych filtrów.
Ponadto przy pierwszym uruchomieniu listy pinezka jest włączona, a dostępna opcja Wyczyść filtr   na liście oraz Reset ustawień okien przywraca ustawienia domyślne dla filtrów panelu podstawowego i rozwijanego. Odświeżanie listy odbywa się przy każdorazowym użyciu lejka  lub   oraz poprzez wciśnięcie <F5> w dowolnym miejscu na liście.

Standardy na formularzach

Rodzaje pól na formularzach

Listy rozwijane

Dla wielu kontrolek typu: Kategoria, Kontrahent, Pracownik itp. dostępna jest lista rozwijana (drop down) pozwalająca w szybki sposób na wyszukanie i podstawienie na formularz odpowiedniej wartości.
Lista rozwijana dla pola Kontrahent
Rozpoczęcie edycji w polu listy rozwijanej powoduje rozwinięcie uproszczonej listy pomocniczej zawężonej do pozycji, które zawierają wpisywany ciąg znaków. Kliknięcie w „strzałkę” znajdującą się po prawej stronie pola, rozwija listę pomocniczą z widocznymi pozycjami spełniającymi kryteria szukania. Jeżeli pole jest puste (nic jeszcze nie wpisano), to rozwinięta jest pełna lista z możliwością przewijania rekordów. Dodatkowo listę można otworzyć za pomocą skrótu klawiaturowego <CTRL>+<SPACJA> oraz strzałki w dół, słownik zaś który jest związany z daną listą można otworzyć kombinacją klawiszy <ALT>+<STRZAŁKA w GÓRĘ>. Rodzaje pól na formularzach Najczęściej spotykane elementy formularzy to: Przyciski – służą do natychmiastowego rozpoczęcia procesu. Ich funkcja jest podpisana na przycisku lub jest wyświetlana przy wskazaniu kursorem myszy. Przyciski niedostępne w danej chwili są wyszarzone. Pola edycji – korzystamy z nich w celu wpisania tekstu z klawiatury. W polu tym może już znajdować się tekst, który następnie możemy zmienić. Listy wywoływane z formularza – okno typu lista w trybie do wyboru, zawierające spis elementów można wywołać naciskając odpowiedni przycisk np. Kontrahent co poskutkuje otworzeniem listy kontrahentów w trybie do wyboru. Rozwijane listy pomocnicze – znajdują się w polach, w których są rozwijane i zawierają listę możliwych do wyboru dla danego pola wartości (ang. drop-down). Przyciski opcji – w przypadku wystąpienia kilku opcji jedynie jedna opcja może być włączona. Przycisk taki reprezentuje więc opcje wykluczające (ang. radio). Pola wyboru – określa, czy dana opcja ma być włączona czy wyłączona. Pola te działają niezależnie, co oznacza, że włączenie jednego pola nie wyklucza włączenia innego. Wybór takiego pola jest potwierdzony poprzez jego zaznaczenie (ang. check-box). W menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy, w zależności od typu pola dostępne są różnego rodzaju dodatkowe opcje np. możliwość skopiowania zawartości pola. Kopiować można również zawartość pól niedostępnych do edycji (wyszarzonych) wykorzystując opcję Kopiuj z menu kontekstowego lub skrót klawiszy: <CTRL>+<C>.
Przykład formularza

Przyciski na formularzach

Typowe przyciski na formularzach to:  – Zapisz – powoduje zamknięcie okna i zapisanie dokonanych zmian. Zapisu można dokonać również przez wciśnięcie klawisza <ENTER> lub <CTRL>+<ENTER>.  – Zamknij – zamyka okno bez zapisywania zmian (można uruchomić klawiszem <ESC>). Inne przyciski formularzy  – Przelicz – znajdują się na niektórych formularzach (uruchamiane również przez klawisz <F8>).

Dynamiczne panele na formularzach

Na większości formularzy istnieje możliwość zwijania paneli, które nie są istotne dla użytkownika – ustawienia są pamiętane po ponownym otworzeniu okna dla poszczególnych operatorów.
Dynamiczne panele na formularzu

Błędy i ostrzeżenia

Na formularzach istnieją pola, które użytkownik musi bezwzględnie uzupełnić prawidłową wartością przed zapisaniem formularza (pola wymagane, pola walidowane np. NIP, IBAN), dlatego też wprowadzono funkcję ostrzegania i informowania o błędach na formularzu: Ostrzeżenia dotyczące pól na formularzach oznaczane są żółtym trójkątem z wykrzyknikiem.  Błędy dotyczące pól na formularzach oznaczane są czerwoną ikoną z krzyżykiem. Treść błędu wyświetla się po najechaniu myszą na ikonę. W trakcie dodawania nowego formularza, w polach wymaganych pojawia się ikona ostrzeżenia najczęściej z komunikatem: Pole nie może być puste. Jeżeli użytkownik opuści takie pole i go nie wypełni/poprawi, pomimo że jest to wymagane – ostrzeżenie zmieni się na błąd. Dopóki użytkownik nie wypełni/poprawi wartości w polu – jest czerwona ikonka błędu uniemożliwiająca zapisanie formularza – kursor ustawi się w pierwszym polu oznaczonym jako błędne. Pod prawym klawiszem myszy dla pól oznaczonych ikonami błędów i ostrzeżeń dostępna jest opcja Kopiuj tekst błędu, dzięki której można skopiować treść błędu lub ostrzeżenia.

Nawigacja edycji – Edytuj poprzedni, Edytuj następny

W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość szybkiego przechodzenia między formularzami, np. kolejnych faktur. Odbywa się to za pomocą przycisków  Edytuj poprzedni  (lub klawisze <CTRL>+<,>), Edytuj następny   (lub klawisze <CTRL>+<.>) dostępnych na wstążce w grupie Nawigacja edycji.

Drukowanie w programie 

 

Tarcza antykryzysowa

Tarcza antykryzysowa wprowadza wiele zmian w przepisach. Poniżej podpowiadamy jak obsłużyć je w Comarch ERP Optima.  

Płace i Kadry

1. Jak odnotować w programie Comarch ERP Optima nieobecność typu kwarantanna? Pracownikowi, który jest objęty kwarantanną, przysługują świadczenia z tytułu choroby – wynagrodzenie za czas choroby (finansowane przez pracodawcę) lub zasiłek chorobowy (finansowany ze środków ZUS). Pracownikowi należy odnotować standardową nieobecność ‘Zwolnienie chorobowe’, przyczyna Zwolnienie lekarskie. W wypłacie, w zależności od ilości dni wcześniejszych nieobecności chorobowych w roku, zostanie naliczone Wynagrodzenie za czas choroby lub Zasiłek chorobowy. Wprowadzając nieobecność na zakładce 2. Pozostałe można wprowadzić dodatkowy opis np. ‘kwarantanna’. 2. Jak w programie odnotować opiekę nad dzieckiem w wieku do lat 8, w związku z zamknięciem żłobka / klubu dziecięcego / przedszkola lub szkoły do których uczęszcza dziecko? Pracownikowi należy wprowadzić nieobecność ‘Dodatkowy urlop opiekuńczy (zasiłek)’ z tytułu którego w wypłacie zostanie naliczony ‘Zasiłek opiekuńczy’. W module Płace i Kadry Plus nieobecność można wprowadzić seryjnie dla zaznaczonych pracowników poprzez opcję ‘Seryjne dodawanie nieobecności”. Nieobecność dostępna jest od najnowszej wersji programu Comarch ERP Optima 2020.4.1. 3. W jaki sposób mogę zaewidencjonować w programie pracę zdalną? Praca zdalna pracownika może zostać odnotowana przy wykorzystaniu dostępnej w programie Comarch ERP Optima strefy ‘Czas pracy wykonywanej zdalnie’. Strefa ta powinna zostać wprowadzona w kalendarzu ‘Plan pracy pracownika’ – po wejściu do danego dnia lub przez opcję ‘Seryjne wstawianie dni’. W module Płace i Kadry Plus istnieje możliwość odnotowania pracy zdalnej dla wskazanych pracowników za wybrany okres poprzez opcję ‘Seryjne wstawianie dni – plan pracy’  . Aby móc odnotować strefę ‘Czas pracy wykonywany zdalnie’ należy posiadać najnowszą wersję programu Comarch ERP Optima 2020.4.1 oraz zainstalować dodatkową aktualizację dostępną z poziomu zakładki Pomoc > Ważne aktualizacje. W przypadku wystąpienia nieobecności w okresie, w którym pracownik ma odnotowaną pracę w innej strefie niż ‘Czas pracy podstawowy’ należy w konfiguracji kalendarza, według którego rozliczany jest pracownik zaznaczyć parametr ‘Modyfikowanie planu pracy przez nieobecność’. Parametr należy zaznaczyć przed wprowadzeniem nieobecności. 4. W jaki sposób odnotować odroczenie wpłat do urzędu skarbowego z tytułu zaliczki na podatek PIT-4R? W związku z odnotowaniem negatywnych konsekwencji ekonomicznych z powodu COVID-19 istnieje możliwość odroczenia do 1 czerwca 2020 r. obowiązku płatności zaliczek na podatek, pobranych w marcu i kwietniu 2020 r. Odroczenie dotyczy zaliczek od przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy oraz od zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez płatników, a także od przychodów z umów cywilnoprawnych. Aby w programie odnotować przesunięcie terminu wpłaty o urzędu skarbowego, po naliczeniu deklaracji miesięcznej, należy wejść w Kasa/Bank > Preliminarz płatności i w zapisie dotyczącym zaliczek na PIT-4 zmienić datę w polu ‘Termin płatności’. 5. W jaki sposób odnotować w programie czas przestoju w wysokości 100% wynagrodzenia? Odnotowanie czasu pracy związanego z przestojem płatnym 100% jest możliwe dzięki wykorzystaniu strefy ‘Czas przestoju płatny 100%’. Aby odnotować taką strefę należy posiadać najnowszą wersję programu Comarch ERP Optima 2020.4.1 oraz zainstalować dodatkową aktualizację dostępną z poziomu zakładki Pomoc > Ważne aktualizacje. Strefa ta powinna zostać wprowadzona w kalendarzu ‘Plan pracy pracownika’ – po wejściu do danego dnia lub przez opcję ‘Seryjne wstawianie dni’ . W module Płace i Kadry Plus istnieje możliwość odnotowania przestoju dla wskazanych pracowników za wybrany okres poprzez opcję ‘Seryjne wstawianie dni – plan pracy’. W przypadku wystąpienia nieobecności w okresie, w którym pracownik ma odnotowaną pracę w innej strefie niż ‘Czas pracy podstawowy’ należy w konfiguracji kalendarza, według którego rozliczany jest pracownik zaznaczyć parametr ‘Modyfikowanie planu pracy przez nieobecność’. Parametr należy zaznaczyć przed wprowadzeniem nieobecności. 6. W jaki sposób odnotować w programie pracownikowi objętemu przestojem obniżenie wynagrodzenia do 50% (przy zachowaniu minimalnego wynagrodzenia)? W celu odnotowania pracownikowi objętemu przestojem ekonomicznym obniżenia wynagrodzenia do 50% należy dokonać modyfikacji planu pracy, wprowadzając w kalendarzu pracownika strefę ‘Czas przestoju płatny 50%’. Aby odnotować taką strefę należy posiadać najnowszą wersję programu Comarch ERP Optima 2020.4.1 oraz zainstalować dodatkową aktualizację dostępną z poziomu zakładki Pomoc > Ważne aktualizacje. Strefa ta powinna zostać wprowadzona w kalendarzu ‘Plan pracy pracownika’ – po wejściu do danego dnia lub przez opcję  ‘Seryjne wstawianie dni’ . W module Płace i Kadry Plus istnieje możliwość odnotowania przestoju płatnego 50% dla wskazanych pracowników za wybrany okres poprzez opcję ‘Seryjne wstawianie dni – plan pracy’. W przypadku wystąpienia nieobecności w okresie, w którym pracownik ma odnotowaną pracę w innej strefie niż ‘Czas pracy podstawowy’ należy w konfiguracji kalendarza, według którego rozliczany jest pracownik zaznaczyć parametr ‘Modyfikowanie planu pracy przez nieobecność’. Parametr należy zaznaczyć przed wprowadzeniem nieobecności. 7. W jaki sposób mogę odnotować obniżenie pracownikom wymiaru czasu pracy o 20%? Pracodawca może obniżyć pracownikom wymiar czasu pracy o 20%, nie więcej niż do 1/2 etatu, z zastrzeżeniem, że wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę ustalane na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy. W celu odnotowania takiej informacji należy dokonać aktualizacji danych kadrowych, podświetlając pracownika i wybierając opcję ‘Aktualizuj’, a następnie zmodyfikować wymiaru etatu oraz stawkę zaszeregowania. Po zapisaniu formularza danych kadrowych, zostanie dodana nowa pozycja na liście zapisów historycznych pracownika.
Uwaga
W przypadku zmiany wymiaru etatu w trakcie miesiąca nie zalecamy modyfikacji dni w planie pracy dla pracowników zatrudnionych na stawkę miesięczną. Jeśli pracownik po zmianie wymiaru etatu nadal pracuje w te same dni co przed zmianą, tylko zaczyna pracę o innej godzinie należy w konfiguracji zdefiniować dla takiej osoby dedykowany kalendarz. Godziny pracy w kalendarzu powinny zostać ustawione tak, jak dla pracownika na całym etacie. Dodatkowo należy zaznaczyć parametr 'Uwzględniaj wymiar etatu'. Następnie nowy kalendarz należy przypiąć u pracownika w zapisie historycznym obowiązującym od dnia zmiany wymiaru etatu. W planie pracy pracownika w okresie od zmiany wymiaru etatu godzina rozpoczęcia pracy będzie zgodna z godziną ustawioną w konfiguracji w nowym kalendarzu, a liczba godzin pracy zgodna z nowym wymiarem etatu. Takie ustawienie spowoduje przy wyliczaniu wynagrodzenia zasadniczego za oba okresy uwzględnienie norm miesięcznych odpowiednich dla poszczególnych wymiarów etatu. W przypadku innej konfiguracji należy zweryfikować wyliczone wynagrodzenie zasadnicze i w razie potrzeby skorygować ręcznie.
8. W jaki sposób mogę odnotować seryjnie obniżenie pracownikom stawki zaszeregowania o określony procent np. 20%? W module Płace i Kadry Plus za pomocą ‘Seryjnej zmiany wartości pola’ jest możliwość zmiany stawki zaszeregowania dla zaznaczonych pracowników o określony procent. Na formularzu ‘Seryjnej zmiany wartości pola’ należy zaznaczyć parametr ‘Z aktualizacją’ i podać datę, od kiedy ma obowiązywać nowa stawka. Następnie w sekcji ‘Definicje zmiany’ w polu ‘Nazwa pola’ należy wybrać ‘Stawka zaszeregowania’, a na zakładce ‘Szczegóły’ podać wzór: Historia.Etat.Stawka= Historia.Etat.Stawka*0.8. Seryjną zmianę wykonujemy za pomocą ‘pioruna’.  Stawka zaszeregowania dla zaznaczonych pracowników zostanie obniżona o 20%, czyli będzie wynosić 80% ich dotychczasowego wynagrodzenia. 9. Jak w programie rozłożyć na raty należności z tytułu składek ZUS? Aby odnotować wpłaty w układzie ratalnym zatwierdzonym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w programie Comarch ERP Optima należy podzielić płatność powstałą z tytułu naliczonej deklaracji ZUS DRA. W tym celu należy wejść w Kasa/Bank > Preliminarz płatności, a następnie po podświetleniu płatności wybrać z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) opcję ‘Podziel’. Dla pozycji ‘Zapis nowy’ należy podać kwotę oraz termin pierwszej raty, pozostała kwota zostanie wprowadzona w polu ‘Zapis oryginalny’. Po potwierdzeniu podziału płatności, powstaną dwa zapisy – na zadeklarowana kwotę pierwszej raty oraz pozostałą kwotę, którą należy w analogiczny sposób podzielić – do ostatniej raty. Informacje na temat uzyskania wsparcia z ZUS w ramach tarczy antykryzysowej można znaleźć na stronie  www.zus.pl . 10. W jaki sposób odnotować odroczenie terminu płatności do ZUS? Firmy korzystające z odroczenia terminu płatności składek ZUS, są zobowiązane do składania deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA wraz z załącznikami na takich samych zasadach jak dotychczas. Aby w programie odnotować przesunięcie terminu wpłaty do ZUS, po naliczeniu deklaracji miesięcznej, należy wejść w Kasa/Bank > Preliminarz płatności i w płatności wynikającej z deklaracji ZUS wprowadzić nową datę w polu ‘Termin płatności’. Informacje na temat uzyskania wsparcia z ZUS w ramach tarczy antykryzysowej można znaleźć na stronie  www.zus.pl . 11. Jak odnotować zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS ? Jeżeli jesteś pracodawcą zatrudniającym poniżej 10 pracowników lub osobą prowadzącą działalność gospodarczą, możesz złożyć do ZUS wniosek o zwolnienie z opłacania składek za trzy miesiące – od 1 marca do 31 maja 2020 r. W przypadku skorzystania z takiego zwolnienia deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA wraz z załącznikami powinny być naliczone w programie i złożone na takich samych zasadach jak dotychczas. Po zapisaniu deklaracji miesięcznej, należy wejść w Kasa/Bank > Preliminarz płatności i w płatności dotyczącej składek ZUS na zakładce 1. Ogólne w polu ‘Status’ wybrać opcję: ‘Nie podlega’. Informacje na temat uzyskania wsparcia z ZUS w ramach tarczy antykryzysowej można znaleźć na stronie  www.zus.pl .

Księgowość

1. Czy mogę zrezygnować z uproszczonej formy wpłacania zaliczek na podatek?
Dotyczy wersji: 2020.5
Funkcja dostępna będzie w wersji 2020.5, której udostępnienie planowane jest na 30 kwietnia 2020 r.
Tak. Jeśli jesteś Podatnikiem PIT lub Małym podatnikiem CIT (pełna forma sprawozdawczości) od marca 2020 możesz zrezygnować z uproszczonej formy wpłacania zaliczek. O tej rezygnacji poinformujesz w zeznaniu rocznym składanym za 2020 rok. Jeśli za pierwsze miesiące 2020 roku policzyłeś zaliczki uproszczone to w miesiącu rezygnacji (najwcześniej marzec 2020) będziesz mógł policzyć zaliczki na zasadach ogólnych. W tym celu na liście zaliczek rozwiniesz dodatkowe menu  (czarna strzałka obok plusa) i wybierzesz: Zaliczka na PIT-36 / Zaliczka na PIT-36L / Zaliczka na CIT-8. Wyliczając podatek za kolejne miesiące program automatycznie podpowie odpowiedni rodzaj zaliczki. 2. W jaki sposób mogę odliczyć w trakcie roku darowiznę przekazaną w 2020 r. na przeciwdziałanie COVID-19? Ulgę z tytułu darowizny przekazanej na określone cele związane z przeciwdziałanie pandemii COVID-19 można uwzględnić już na etapie wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy/ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych w trakcie roku podatkowego. W zależności od zastosowanej formy opodatkowania sugerujemy ująć tą kwotę odpowiednio:
  • Zaliczka na CIT-8 –> Informacja dla CIT-8/O -> sekcja B.3 Inne odliczenia od dochodu.
  • Zaliczka na PIT-36/PIT-28 -> Udziały i kwoty deklaracji właściciela -> Odliczenia od dochodu – Inne odliczenia.
Dotyczy wersji: 2020.5
  • Zaliczka na PIT-36L –> udostępnione zostanie dedykowane pole umożliwiające odliczenia darowizny na COVID-19 oraz nowy wzór zaliczki.
Funkcja dostępna będzie w wersji 2020.5, której udostępnienie planowane jest na 30 kwietnia 2020 r.
Uwaga
Nowa ulga obejmuje darowizny pieniężne lub rzeczowe przekazane na przeciwdziałanie COVID-19:
  1. podmiotom wykonującym działalność leczniczą, wpisanym do wykazu, o którym mowa w art. 7 specustawy,
  2. Agencji Rezerw Materiałowych z przeznaczeniem na cele wykonywania zadań ustawowych,
  3. Centralnej Bazie Rezerw Sanitarno-Przeciwepidemicznych z przeznaczeniem na cele wykonywania jej działalności statutowej.
Wysokość odliczenia jest zależna od daty przekazania darowizny i wynosi:
  • do 30.04.2020 r.– 200% wartości darowizny,
  • w maju 2020 r.– 150% wartości darowizny,
  • od 1.06.2020 do 30.09.2020 r.– 100% wartości darowizny.
Przykład
Podatnik w kwietniu przekazał darowiznę na łączną kwotę 10 000 zł. Jego ulga wynosić będzie 200%, tym samym w kwotach deklaracji właściciela należy wprowadzić wartość 20 000 zł.

Funkcje dodatkowe

 Funkcje dodatkowe umożliwiają rozbudowę standardowej funkcjonalności systemu Comarch ERP Optima o dodatkowe funkcje, realizujące określone procesy. Funkcje dodatkowe zostały zbudowane w oparciu o ten sam mechanizm, co wydruki. Z użytkowego punktu widzenia oznacza to przede wszystkim, że:
  • Funkcje dodatkowe są kontekstowo dostępne na wszystkich oknach, na których jest dostępny mechanizm drukowania
  • Funkcje dodatkowe dzielimy na funkcje systemowe oraz funkcje użytkownika.
Funkcje dodatkowe są dla użytkownika dostępne na wstążce programu pod przyciskiem . Naciśnięcie tej ikony (lub użycie skrótu <F11>) powoduje uruchomienie funkcji określonej jako domyślna. Przycisk ten jest dodatkowo wyposażona w przycisk służący do rozwijania menu dostępnych funkcji dodatkowych. Rozwijane menu funkcji dodatkowych może być różne dla każdego okna, a nawet dla każdej zakładki na jednym oknie. Zawartość menu funkcji dodatkowych jest konfigurowana za pomocą Konfiguracji funkcji dodatkowych – analogicznie jak w przypadku wydruków. Po wciśnięciu przycisku funkcji dodatkowych  wraz z klawiszem <Ctrl> (lub po wywołaniu skrótu <Ctrl>+<F11>) otwierane jest okno Konfiguracja funkcji dodatkowych. Identycznie jak w przypadku okna Konfiguracji wydruków, wyróżnione są funkcje standardowe oraz funkcje użytkownika poprzez zastosowanie innej czcionki. Funkcje systemowe – tworzone i dołączane do programu przez producenta oprogramowania są wyświetlane zwykłą czarną czcionką i są niemodyfikowalne dla użytkownika. Natomiast funkcje użytkownika są wyświetlane pochyłą niebieską czcionką i te można dowolnie modyfikować.
Konfiguracja funkcji dodatkowych
W oknie Konfiguracji funkcji dodatkowych dostępne są trzy parametry: Pokazuj tylko wypełnione – jego zaznaczenie spowoduje wyświetlenie na ekranie tylko tych gałęzi, które mają zdefiniowane zestawy. Ograniczaj do bieżącej procedury – po uruchomieniu konfiguracji funkcji dodatkowych parametr jest zaznaczony. Przez bieżącą procedurę rozumiemy miejsce w programie, z którego została wywołana konfiguracja, np. będąc w formularzu Faktury Sprzedaży dostajemy konfigurację wszystkich funkcji dodatkowych jakie możemy z tego poziomu wywołać. Pokazuj tylko wydruki użytkownika – jego zaznaczenie spowoduje wyświetlenie na ekranie tylko funkcji dodanych przez Użytkownika. W sprawie utworzenia funkcji dodatkowych zalecamy kontakt z Autoryzowanym Partnerem Comarch.

e-Deklaracje

e-Deklaracje – Informacje ogólne

Funkcjonalność Comarch ERP Optima umożliwiająca składanie deklaracji elektronicznych opiera się na modelu, w którym w pierwszym etapie tworzony jest plik XML zgodny ze schematem XSD opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Następnie tak wygenerowany plik użytkownik podpisuje podpisem elektronicznym i przesyła na serwer Ministerstwa Finansów. Aby możliwe było wysłanie e-Deklaracji, konieczne jest posiadanie takiego elektronicznego podpisu.
Umożliwiono eksport następujących deklaracji do systemu e-Deklaracje:
  • deklaracji VAT-7, VAT-7D, VAT-7K wraz z załącznikami: ORD-ZU, VAT-ZZ, VAT-ZT, VAT-ZD, NAD-ZP,
  • deklaracji VAT-UE, VAT-UEK wraz z załącznikami VAT-UE/A i VAT‑UE/B, VAT-UE/C,
  • deklaracji VAT-8 wraz z załącznikami: ORD-ZU,
  • deklaracji VAT-9M wraz z załącznikami: ORD-ZU,
  • deklaracji VAT-27,
  • deklaracji rocznej PIT-28 wraz z załącznikami: PIT-28/A, PIT-28/B, PIT-O, PIT/D, PIT-2K, ORD-ZU,
  • deklaracji rocznej PIT-36 wraz z załącznikami PIT/B , PIT/O, PIT/D, PIT-2K, PIT/UZ, ORD-ZU,
  • deklaracji rocznej PIT-36L wraz z załącznikami PIT/B, ORD-ZU,
  • deklaracji rocznej CIT-8, wraz z załącznikami CIT-8/O, CIT-D, CIT-ST, CIT-ST/A, ORD-ZU,
  • deklaracji PIT-11 (indywidualnie lub seryjnie), wraz z załącznikami ORD-ZU, PIT-R,
  • deklaracji PIT-4R, wraz z załącznikiem ORD-ZU,
  • deklaracji PIT-8AR, wraz z załącznikiem ORD-ZU,
  • deklaracji PIT-8C (indywidualnie) wraz z załącznikiem ORD-ZU,
  • deklaracji IFT-1R/IFT-1 (indywidualnie lub seryjnie), wraz załącznikiem ORD-ZU.
Aby wyeksportować deklarację należy:
  1. W menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ e-Deklaracje, wskazać katalog, w którym mają być zapisane pliki w polu: Katalog przechowywania plików wymiany:. W podanej lokalizacji, przy wysyłaniu deklaracji, tworzony będzie katalog o nazwie zgodnej z nazwą bazy danych a w nim podkatalog zawierający w nazwie rok i miesiąc deklaracji. W ostatnim podkatalogu umieszczony zostanie wysłany plik oraz odebrane Urzędowe Poświadczenie Odbioru.
  2. W menu Ogólne/ Inne/ Urzędy - na formularzu urzędu skarbowego wskazać dane adresowe Urzędu Skarbowego oraz kod Urzędu Skarbowego. Listę Urzędów wraz z ich kodami można zaimportować z Serwera Comarch w menu Ogólne/ Inne/ Urzędy.
  3. Poprawnie wypełnić deklarację – przede wszystkim dane identyfikacyjne i adres podatnika (Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy -> np. VAT, PIT-28, PIT-36).
  4. Zatwierdzić deklarację przed zmianami.
W przypadku korzystania z serwera proxy należy skonfigurować ustawienia w menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Parametry.
POLA OBOWIĄZKOWE Dla deklaracji VAT-7:
  • Kod urzędu skarbowego – na deklarację przepisywany jest z karty urzędu, zakładka: [Ogólne], pole: Kod urzędu,
  • Rok i miesiąc złożenia deklaracji,
  • Cel złożenia deklaracji.
  • Jeśli podatnikiem jest osoba fizyczna:
    • Numer NIP podatnika,
    • Pierwsze imię oraz nazwisko podatnika,
    • Data urodzenia,
    • Adres podatnika, pola: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta.
  • Jeśli podatnikiem jest osoba prawna:
    • Numer NIP podatnika,
    • Pełna nazwa podatnika,
    • Adres siedziby firmy, pola: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta.
Dla deklaracji VAT-UE:
  • Kod urzędu skarbowego,
  • Rok i kwartał złożenia deklaracji.
  • Jeśli podatnikiem jest osoba fizyczna:
    • Numer NIP podatnika,
    • Pierwsze imię oraz nazwisko podatnika,
    • Data urodzenia,
    • Adres podatnika, pola: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta.
  • Jeśli podatnikiem jest osoba prawna:
    • Numer NIP podatnika,
    • Pełna nazwa podatnika,
    • Adres siedziby firmy, pola: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta.
Dla deklaracji PIT-11, PIT-8C, IFT-1R/IFT-1, PIT-4R, PIT-8AR:
  • Kod urzędu skarbowego,
  • Właściwy urząd skarbowy dla danego rodzaju deklaracji (Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Deklaracje).
  • Jeżeli podatnikiem jest osoba fizyczna:
    • Numer NIP podatnika,
    • Pierwsze imię oraz nazwisko podatnika,
    • Data urodzenia,
  • Jeżeli podatnikiem jest osoba prawna:
    • Numer NIP podatnika
    • REGON,
    • Pełna nazwa.
Ponadto dla prawidłowego przygotowania e-deklaracji PIT-11, PIT-8C należy na Formularzu danych kadrowych pracownika – wypełnić:
  • NIP pracownika,
  • PESEL, Data urodzenia,
  • Pełne dane adresowe pracownika,
  • Urząd skarbowy pracownika.

Eksport e-Deklaracji

Otworzyć zatwierdzony formularz deklaracji i kliknąć na ikonę „Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje”  . Pojawi się log z przebiegu eksportu, który kolejno będzie wskazywał jakie czynności są wykonywane:
  1. Przygotowanie deklaracji.
  2. Walidacja e-Deklaracji (porównanie wysyłanej deklaracji ze schematem dokumentu elektronicznego, który udostępnia Ministerstwo Finansów).
  3. Podpisanie deklaracji - pojawi się okno z listą dostępnych certyfikatów (certyfikat musi być zarejestrowany w systemie, aby pojawił się w oknie wyboru), następnie pojawi się okno komponentu do podpisywania, w którym będzie należało podać PIN.
  4. Wysłanie deklaracji.
  5. Odebranie statusu deklaracji – zwykle będzie to komunikat: Dokument w trakcie przetwarzania.
Po poprawnym zakończeniu eksportu, w logu z przebiegu eksportu będą następujące informacje:
Okno wysyłania deklaracji
Na liście deklaracji, w kolumnie e-Deklaracje, pojawi się status „Wysłano/Nie odebrano UPO”, a w kolumnie „Data wysłania” pojawi się data wysłania deklaracji.
Uwaga
Po wysłaniu deklaracji należy odebrać UPO – jeżeli serwer Ministerstwa Finansów podczas odbierania UPO zgłosi błąd w deklaracji – wówczas można cofnąć deklarację do bufora i po wprowadzeniu zmian ponowne ją wysłać.
Uwaga
Jeśli deklaracja została wysłana do systemu e-Deklaracje i zostało dla niej odebrane Urzędowe Poświadczenie Odbioru, wówczas ponowna wysyłka tej samej deklaracji spowoduje rozbieżność między nr. referencyjnym na deklaracji a wydrukiem UPO.
Uwaga
Do wysyłki deklaracji drogą elektroniczną z programu Comarch ERP Optima konieczne jest zainstalowanie na stanowisku komponentu .NET Framework w wersji co najmniej 4.5.
Uwaga
Dostępny jest mechanizm automatycznego pobierania aktualizacji umożliwiających wysyłanie deklaracji drogą elektroniczną w przypadku, gdy w czasie udostępnienia wersji nie był znany schemat dokumentu elektronicznego. Przy pierwszej wysyłce w danej sesji pracy następuje łączenie się z serwerem Comarch i sprawdzanie, czy aktualizacja jest dostępna. Jeżeli tak, zostanie ona pobrana. Funkcja jest dostępna tylko dla programów na gwarancji.
Odbieranie UPO Po wysłaniu deklaracji należy odebrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). UPO powinno być dostępne do odbioru do 24 godzin od wysłania. Aby odebrać UPO należy otworzyć formularz deklaracji i za pomocą ikony Pobierz UPO   zainicjować pobranie UPO. Poprawne pobranie UPO zakończy się komunikatem:
Okno pobierania UPO

Urzędowe Poświadczenie Odbioru można wydrukować z poziomu formularza deklaracji.

Uwaga
Zanim zostanie wysłana korekta danej deklaracji należy wcześniej odebrać UPO do deklaracji pierwotnej (czyli upewnić się, że pierwotna deklaracja została złożona poprawnie).

Uzasadnienie przyczyn złożenia korekty

W przypadku gdy Podatnik składa korektę deklaracji należy wypełnić zakładkę ORD-ZU na formularzu deklaracji czyli załącznik z uzasadnieniem przyczyny korekty. Na korektach deklaracji składanych od 01.01.2016 uzupełnianie załącznika ORD-ZU nie jest konieczne.

Moduł Biuro Rachunkowe funkcja eksportu e-Deklaracji oraz importu UPO

W module Biuro Rachunkowe istnieje możliwość seryjnego exportu e-Deklaracji oraz importu Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Funkcja ta ma na celu usprawnienie pracy doradców podatkowych oraz biur rachunkowych poprzez umożliwienie seryjnego wykonywania wspomnianych wcześniej operacji dla wybranych baz firmowych. Obecnie można dokonać eksportu następujących deklaracji: VAT-7,VAT-7K, VAT-7D, VAT-8, VAT-9M, VAT-27, VAT-UE i VAT-UEK wraz z załącznikami oraz PIT-4R, PIT-8AR, CIT-8, PIT-36/PIT-36L, PIT-28, oraz deklaracje płacowe PIT-11.  

KSeF

Lista faktur z KSeF

Po przejściu na listę KSeF/ Faktury automatycznie pobierane są faktury za okres ostatnich 2 miesięcy. W momencie gdy pobierane są faktury z KSeF, pojawia się komunikat informujący o przebiegu procesu. Lista faktur składa się z jednej lub dwóch zakładek (w zależności od ustawienia parametru Prawo do odbierania e-Faktur na formularzu operatora).
Lista faktur z KSeF

W przypadku pracy w środowisku demo na liście faktur z KSeF widoczna jest informacja: serwer DEMO.

Na liście faktur z KSeF dostępne są następujące kolumny:

  • NIP – NIP kontrahenta.
  • Kontrahent – nazwa kontrahenta.
  • Numer KSeF – numer, który został nadany fakturze w systemie KSeF.
  • Numer dokumentu – numer dokumentu.
  • Data wystawienia – data przesłania faktury do KSeF określona jako data wystawienia, z zastrzeżeniem art. 106na ust. 1 ustawy. Według tej kolumny domyślnie sortowana jest lista faktur z KSeF.
  • Netto – kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa, kwota w PLN jeśli faktura w PLN.
  • VAT – kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa, kwota w PLN jeśli faktura w PLN.
  • Brutto – kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa, kwota w PLN jeśli faktura w PLN.
  • Waluta – symbol waluty wyświetlany jest po dokonaniu podglądu faktury lub po przeniesieniu faktury do rejestru VAT lub handlu.
  • Kwalifikacja – może przyjmować wartości: Niezakwalifikowany (domyślny status dla pobranych faktur), Do rejestru VAT, Do handlu (opcja możliwa tylko na zakładce 1 [Zakup]), Do archiwum.
  • Status – może przyjmować wartości: V (jeżeli dokument jest przeniesiony do rejestru VAT), FZ (jeżeli dokument jest przeniesiony do handlu), A (jeżeli dokument zakwalifikowany jest do archiwum).
  • Notatka – dodatkowy opis uzupełniony przez użytkownika. Kolumna domyślnie ukryta.
  • Kategoria – kategoria uzupełniona na podstawie karty kontrahenta lub przez użytkownika. Kolumna domyślnie ukryta.
  • Opis – opis uzupełniony na podstawie karty kontrahenta lub przez użytkownika. Kolumna domyślnie ukryta.
  • Rejestr – rejestr wybrany przez użytkownika w przypadku kwalifikacji dokumentu do rejestru VAT. Kolumna domyślnie ukryta.
 

Z poziomu listy faktur z KSeF istnieje możliwość podglądu graficznego dokumentu pobranego z KSeF za pomocą dostępnego z lewej strony listy pionowego przycisku Podgląd dokumentu. Po jego naciśnięciu wysuwany jest panel boczny z podglądem graficznym podświetlonej faktury. Aby podgląd graficzny podświetlonej faktury był widoczny cały czas, należy nacisnąć przycisk  Zadokuj. Ustawienie wyświetlania podglądu graficznego faktury pobranej z KSeF zapamiętywane jest dla danego operatora.

W dolnej części okna są dostępne następujące przyciski:

  • Pomoc – przycisk kierujący do pomocy.
  • Opisz dokument – pod przyciskiem dostępne są operacje seryjne umożliwiające uzupełnienie dodatkowych informacji na dokumentach:
    • Zmień opis – funkcja umożliwia seryjne uzupełnienie opisu na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
    • Zmień kategorie – funkcja umożliwia seryjne uzupełnienie kategorii na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
    • Zmień notatkę – funkcja umożliwia seryjne uzupełnienie dodatkowego opisu na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
    • Zmień rejestr – funkcja umożliwia seryjne ustawienie rejestru na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach ze statusem Niezakwalifikowany lub Do rejestru VAT. W przypadku dokumentu o statusie Niezakwalifikowany następuje również zmiana statusu na Do rejestru VAT. Rejestr nie jest ustawiany dla dokumentów ze statusem Do handlu oraz Do archiwum.
    • Dodaj atrybut – funkcja umożliwia seryjne uzupełnienie atrybutu dokumentu lub kontrahenta na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
  • Zobacz dokument – umożliwia podgląd formularza podświetlonego dokumentu. Szczegóły opisane został poniżej w części Podgląd dokumentu pobranego z KSeF.
  • Przenieś do handlu – przycisk dostępny na zakładce [Zakup] jeżeli pobrano moduł Faktury, Handel lub Handel Plus. Umożliwia przeniesienie dokumentów na listę Handel/ Faktury zakupu
  • Przenieś do rejestru VAT – umożliwia przeniesienie dokumentów do rejestru VAT. Szczegóły opisane zostały poniżej w części Przenoszenie faktur do rejestru VAT.
  • Pobierz dane – jeżeli użytkownik zaznaczy dostępny w filtrze pod listą faktur z KSeF parametr Za okres to po naciśnięciu przycisku Pobierz dane pobierane są dokumenty wystawione we wskazanym przez użytkownika okresie. Jeżeli parametr Za okres będzie odznaczony to pobierane są wszystkie dokumenty za okres ostatnich 2 miesięcy.

Operacje seryjne nie są wykonywane na dokumentach przeniesionych rejestru VAT lub do handlu oraz na dokumentach zakwalifikowanych do archiwum.

Filtry na liście faktur z KSeF oraz funkcje w menu kontekstowym

Filtrowanie listy faktur z KSeF jest możliwe po polu Dokument. Do wyboru są następujące opcje:

  • Wszystkie – domyślne ustawienie dla okna otwieranego z menu KSeF/ Faktury. Wyświetlane są wszystkie dokumenty pobrane z KSeF.
  • Niezakwalifikowane – dokumenty z zaznaczoną opcją Niezakwalifikowany.
  • Niezakwalifikowane i zakwalifikowane do handlu – dokumenty z zaznaczoną opcją Niezakwalifikowany lub Do handlu.
  • Niezakwalifikowane i zakwalifikowane do rejestru VAT – dokumenty z zaznaczoną opcją Niezakwalifikowany lub Do rejestru VAT.
  • Zakwalifikowane do rejestru VAT – dokumenty z zaznaczoną opcją Do rejestru VAT.
  • Zakwalifikowane do handlu – dokumenty z zaznaczoną opcją Do handlu.
  • Przeniesione do rejestru VAT – dokumenty, które zostały już przeniesione do rejestru VAT.
  • Przeniesione do handlu – dokumenty, które zostały już przeniesione do handlu.
  • Zarchiwizowane – dokumenty z zaznaczą opcją Do archiwum.

Istnieje możliwość wyświetlania listy za konkretny okres po zaznaczeniu parametr Za okres i wskazanie zakresu dat.

Na liście faktur w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy dostępne są opcje Archiwizuj oraz Przywróć. Funkcja Archiwizuj umożliwia zakwalifikowanie podświetlonego dokumentu do archiwum, co blokuje jego przeniesienie do rejestru VAT lub handlu. Nie ma możliwości zarchiwizowania dokumentu już przeniesionego do rejestru VAT lub handlu.

Funkcja Przywróć jest aktywna dla dokumentu zarchiwizowanego i umożliwia przywrócenie podświetlonego dokumentu do statusu Niezakwalifikowany.

Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do Handlu

Po otwarciu listy Faktur KSeF dokumenty są automatycznie pobierane z systemu KSeF. Dokumenty należy zweryfikować i zdecydować, czy mają być przeniesione do rejestru VAT, czy do Handlu. Po wybraniu opcji: Do handlu na podstawie tego dokumentu można utworzyć Fakturę Zakupu naciskając przycisk Przenieś. Fakturę Zakupu można również utworzyć z listy Dokumentów z KSeF poprzez zaznaczenie jednego lub kilku dokumentów z KSeF, a następnie kliknięciu przycisku Przenieś do handlu. Po wygenerowaniu Faktury Zakupu pojawią się na liście status FZ. Po lewej stronie okna widoczny jest podgląd dokumentu pobranego z KSeF. Na podstawie podglądu można wstępnie zweryfikować dokument, sprawdzić kontrahenta, wartości dokumentu, formę płatności, datę przyjęcia w KSeF Na zakładce [Ogólne] wyświetlane są następujące sekcje:
  • Kwalifikacja – umożliwia zakwalifikowanie dokumentu do przeniesienia do rejestru VAT lub Handlu. Domyślnie zaznaczona jest opcja Niezakwalifikowany. Jeżeli użytkownik nie chce przenosić dokumentu do rejestru VAT lub do handlu to powinien zaznaczyć opcję Do archiwum.
  • KSeF – znajdują się dane przeniesione z dokumentu pobranego z KSeF. Dane te nie są możliwe do edycji.
  • Sprzedawca – jeśli w programie istnieje kontrahent o numerze NIP podanym na Fakturze z KSeF, to zostanie zaznaczona opcja Istniejący kontrahent oraz wyświetli się akronim tego kontrahenta. Kontrahenta można zmienić poprzez wskazanie innego z dostępnej listy kontrahentów. Jeśli nie uda się zidentyfikować kontrahenta zostanie zaznaczona opcja Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu. W takim przypadku po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT lub handlu zostanie założona nowa karta kontrahenta.
  • Pozostałe – można wskazać Kategorię, formę płatności i termin płatności, które zostaną przeniesione na Fakturę Zakupu. Forma i termin płatności pobierane są w oparciu o wybór w sekcji Sprzedawca. Jeżeli zostanie zaznaczona opcja Istniejący kontrahent to forma płatności oraz termin płatności zostaną przeniesione z karty kontrahenta, dane można edytować.
W przypadku zaznaczenia opcji Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu forma płatności oraz termin płatności w sekcji Pozostałe nie zostaną uzupełnione. Użytkownik może ręcznie uzupełnić te dane, zostaną one przeniesione na nowo założoną kartę kontrahenta, oraz na dokument przenoszony do handlu. Jeżeli forma płatności oraz termin płatności nie zostaną uzupełnione przed przeniesieniem dokumentu do handlu, to na karcie kontrahenta zostanie ustawiona domyślna forma płatności z Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności wraz z wskazanym na niej terminem płatności. W przypadku braku domyślnej formy płatności w Konfiguracji, na karcie kontrahenta ustawiana jest gotówka. Ustawienia te przenoszone są na dokument, do handlu. Na zakładce [Atrybuty] istnieje możliwość dodania atrybutu dokumentu lub kontrahenta. Dodanie/ usunięcie dodanego wcześniej atrybutu nie jest możliwe na dokumentach przeniesionych do rejestru VAT lub Handlu. Na formularzu znajduje się przycisk Przenieś, po wybraniu którego dokument jest przenoszony zgodnie ze wskazaną kwalifikacją. W przypadku zaznaczenia opcji Do handlu zostanie dodana Faktura Zakupu. Po zaznaczeniu parametru Do handlu i kliknięciu przycisku Przenieś, dokument będzie widoczny na liście Faktur Zakupu. Dokumenty można również zaimportować bezpośrednio na liście Faktur Zakupu. Import na liście Faktur Zakupu Na liście Faktur Zakupu dostępny jest przycisk KSeF pozwalający na pobranie Faktur z KSeF. Po rozwinięciu listy przy przycisku dostępne są opcje:
  • Dodaj faktury – pobierane są wszystkie dokumenty, które zostały wystawione od poprzedniej synchronizacji. Po wybraniu tej opcji pojawia się okno Faktury z KSeF, z dostępną zakładką [Zakup]. Na liście znajdują się dokumenty pobrane z KSeF. Przy pomocy przycisku Przenieś do handlu zaznaczone dokumenty są przenoszone na listę Faktur Zakupu.
  • Dodaj fakturę – pobierany jest pojedynczy dokument. Pojedynczą Fakturę z KSeF można pobrać na podstawie numeru KSeF identyfikującego dokument na platformie KSeF lub podając numer faktury (należy zwrócić uwagę na wielkość liter) oraz NIP Kontrahenta, gdzie również należy wskazać przedział czasowy w jakim został wystawiony ten konkretny dokument.
Nie ma możliwości ponownego pobrania Faktury Zakupu, która została już wcześniej przeniesiona do modułu Handel, jak również nie jest możliwe pobranie dokumentu, który został wystawiony na lub przez numer NIP zgodny z NIPem uzupełnionym w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy. Pozycje na Fakturze Podczas importowania Faktur Zakupu, przy wyszukiwaniu pozycji w pierwszej kolejności weryfikowane jest, czy w bazie istnieje produkt o kodzie EAN odczytanym ze skanu. Jeżeli nie ma takiego kodu EAN w bazie, wówczas weryfikowana jest nazwa. Jeżeli w cenniku znajduje się pozycja o wskazanym kodzie EAN lub nazwie, wówczas dodawana jest na dokument. Więcej informacji na temat weryfikacji pozycji i dodawania ich na dokument znajduje się w artykule Usługa OCR w Comarch ERP Optima. Jeżeli w bazie nie ma pasującej pozycji, podczas importowania Faktur Zakupu proponowane jest założenie kart towarów/usług. Pojawia się wówczas okno Wybierz parametry dodawanych towarów, na którym widoczne są wszystkie pozycje dokumentu, które nie zostały odnalezione w bazie:   Korekty do Faktur Zakupu Dokument korygujący do Faktury Zakupu może zostać zaimportowany z KSeF nawet jeżeli w programie nie występuje dokument korygowany. Na formularzu Faktury Zakupu pierwotnej dostępne jest pole Nr KSeF, w którym można wpisać numer identyfikujący Fakturę korygowaną w KSeF, jeżeli użytkownik taki posiada. W przypadku jeżeli dokument pierwotny nie figuruje w KSeF, istnieje możliwość wprowadzenia Faktury Zakupu pierwotnej wskazując tylko numer pierwotny, na którego podstawie również będzie odbywała się identyfikacja.

Podgląd dokumentu pobranego z KSeF

Po naciśnięciu przycisku Zobacz dokument wyświetlany jest formularz dokumentu pobranego z KSeF. W przypadku pracy w środowisku demo na formularzu podglądu graficznego widoczna jest informacja o serwerze DEMO.

Podgląd dokumentu z KSeF, zakładka 1 Ogólne

Na zakładce 1 [Ogólne] wyświetlane są następujące sekcje:

  • Kwalifikacja – umożliwia zakwalifikowanie dokumentu do przeniesienia do rejestru VAT lub handlu. Domyślnie zaznaczona jest opcja Niezakwalifikowany. Po zaznaczeniu opcji Do rejestru VAT istnieje możliwość wskazania rejestru, do którego ma trafić dokument. Domyślnie ustawiany jest pierwszy rejestr z listy. Po wskazaniu rejestru na formularzu dokumentu z KSeF, nie ma możliwości usunięcia tego rejestru w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Rejestry sprzedaży VAT/ Rejestry zakupów VAT. Jeżeli użytkownik nie chce przenosić dokumentu do rejestru VAT lub do handlu to powinien zaznaczyć opcję Do archiwum.
  • KSeF – w sekcji wyświetlane są dane pobrane z KSeF: numer faktury, numer nadany w KSeF, nazwa oraz NIP kontrahenta, data przyjęcia w KSeF, forma i termin płatności oraz kwota netto, VAT i brutto. Dane w tej sekcji nie podlegają edycji.
  • Sprzedawca/ Nabywca – jeżeli na liście Ogólne/Kontrahenci znajduje się kontrahent o numerze NIP zgodnym z NIP z sekcji KSeF, domyślnie zaznaczana jest opcja Istniejący kontrahent wraz z wskazaną kartą kontrahenta z programu. Pole podlega edycji przez użytkownika.

Jeżeli nie założono karty kontrahenta dla NIP z sekcji KSeF to domyślnie zaznaczana jest opcja Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu. W takim przypadku po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT lub handlu, na liście kontrahentów dodawana jest nowa karta kontrahenta.

  • Pozostałe – w przypadku zaznaczenia w sekcji Sprzedawca/ Nabywca opcji Istniejący kontrahent kategoria i opis uzupełniane są na podstawie karty kontrahenta. Użytkownik ma możliwość ich edycji. Istnieje również możliwość uzupełnienia notatki. Forma i termin płatności ustawiane są na podstawie informacji pobranych z KSeF. Jeżeli faktura jest opłacona to nie zaczytuje się termin płatności.
  Jeżeli w sekcji KSeF nie zostanie uzupełniona forma płatności oraz termin płatności to:
  • W przypadku zaznaczenia opcji Istniejący kontrahent forma płatności oraz termin płatności w sekcji Pozostałe przenoszone są z karty kontrahenta i podlegają edycji przez użytkownika.
  • W przypadku zaznaczenia opcji Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu forma płatności oraz termin płatności w sekcji Pozostałe nie są uzupełniane. Podczas przenoszenia dokumentu do rejestru VAT zakładana jest karta kontrahenta na której ustawiana jest forma płatności wskazana jako domyślna w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności wraz z wskazanym na niej terminem płatności. W przypadku braku domyślnej formy płatności w Konfiguracji, na karcie kontrahenta ustawiana jest gotówka. Zgodnie z ustawieniami na karcie kontrahenta, forma płatności oraz termin płatności przenoszone są na dokument w rejestrze VAT.
  • W przypadku zaznaczenia opcji Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu forma płatności oraz termin płatności mogą zostać uzupełnione przez użytkownika. W takim przypadku podczas przenoszenia dokumentu do rejestru VAT karta kontrahenta jest dodawana zgodnie z tymi ustawieniami oraz wskazana forma płatności oraz termin płatności przenoszone są na dokument w rejestrze VAT.
 

Na zakładce 2 [Atrybuty] istnieje możliwość dodania atrybutu dokumentu lub kontrahenta. Dodanie/ usunięcie dodanego wcześniej atrybutu nie jest możliwe na dokumentach przeniesionych do rejestru VAT lub handlu.

Podgląd dokumentu z KSeF, zakładka Atrybuty

Na zakładce 1 [Ogólne] oraz 2 [Atrybuty] po lewej stronie okna widoczny jest podgląd graficzny dokumentu pobranego z KSeF. Okno z podglądem faktury można przenieść poza obszar programu Comarch ERP Optima np. na drugi monitor.

Po zakwalifikowaniu dokumentu do rejestru VAT lub handlu na dokumencie na zakładce 1 [Ogólne] oraz 2 [Atrybuty] aktywny staje się przycisk  Przenieś, po naciśnięciu którego dokument jest przenoszony zgodnie z ustawioną kwalifikacją.

Menu KSeF

W menu KSeF/ Faktury istnieje możliwość importu faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do rejestru VAT oraz faktur zakupu do modułu Handel. Jeżeli na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Prawo do odbierania e-Faktur to po przejściu na listę KSeF/ Faktury pojawia się komunikat: Operator nie posiada uprawnień do obierania e-Faktur z KSeF. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ KSeF nie uzupełniono pola Token to po przejściu na listę KSeF/ Faktury pojawia się lista dostępnych w systemie certyfikatów, z której użytkownik powinien wybrać ten, za pomocą którego będzie identyfikował się w KSeF. Przy ponownym wejściu na listę, okno z wyborem certyfikatów już się nie pojawia (do momentu ponownego uruchomienia programu).

Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT

Po zaznaczeniu faktur i naciśnięciu przycisku Przenieś do rejestru, jeżeli na którymś z zaznaczonych dokumentów nie określono rejestru, pojawia się okno umożliwiające wskazanie rejestru, do którego mają trafić faktury.

Dodawanie faktur do rejestru VAT

Zaznaczenie opcji Zapamiętaj wybór rejestru i nie pytaj więcej powoduje, że okno nie pojawi po raz kolejny dla danego operatora, a dokumenty bez wybranego rejestru będą trafiać do rejestru wskazanego w oknie Dodawanie faktur. Dokumenty są przenoszone do rejestru VAT po naciśnięciu przycisku Dodaj faktury.

Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry zaznaczono parametr Kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT, ewid. dodatkowej i na fakturach zakupu to po naciśnięciu przycisku Przenieś do rejestru VAT następuje kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT zgodnie kryteriami wskazanymi w Konfiguracji. W przypadku wystąpienia duplikatów, dokumenty nie są przenoszone do rejestru VAT.

Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT oraz na fakturze wskazano formę płatności o typie gotówka to w rejestrze kasowym tworzony jest zapis kasowy rozliczający fakturę. Zapis jest tworzony jeżeli raport kasowy za ten okres nie został zamknięty. Jeżeli za ten okres raport nie został jeszcze utworzony to podczas przenoszenia dokumentów pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje utworzenie raportu, do którego trafi zapis rozliczający dokument. Wybór opcji Tak i zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że raporty będą automatycznie dodawane podczas przenoszenia kolejnych dokumentów, jeżeli za dany okres czasu nie dodano jeszcze raportu oraz komunikat nie pojawi się ponownie

Na przeniesionym dokumencie wyświetlany jest podgląd graficzny dokumentu.

Na przeniesionym dokumencie widnieje akronim kontrahenta pobrany z bazy, natomiast nazwa i dane adresowe kontrahenta pobierane są na podstawie informacji z KSeF.

Numer rachunku bankowego pobrany z KSeF jest przenoszony na dokument w rejestrze VAT.

Na dokumencie przeniesionym do rejestru VAT zakupu data wpływu, data wystawienia, data obowiązku podatkowego oraz miesiąc rozliczenia w VAT ustawiane są zgodnie z datą przyjęcia do KSeF. Na dokumencie przeniesionym do rejestru VAT sprzedaży data wystawienia ustawiana jest zgodnie z datą przyjęcia do KSeF.

W przypadku dokumentów walutowych są one przeliczanie po kursie pobranym z KSeF, a w przypadku jego braku, na dokumencie w rejestrze VAT ustawiany jest Kurs ręczny i wyliczany jest na podstawie odczytanych wartości z dokumentu.

Na dokument w rejestrze VAT zakupu przenoszone są kody JPK_V7 uzupełnione na formularzu kategorii lub karcie kontrahenta (dotyczące zakupu). Na dokument w rejestrze VAT sprzedaży przenoszone są kody towarowe GTU oraz typy dokumentów pobrane z KSeF.

Podczas próby przeniesienia dokumentu, który został przeniesiony wcześniej do handlu lub rejestru VAT pojawia się komunikat: Dokument [Numer faktury] został już przeniesiony do handlu/ rejestru VAT.

Sztuczna inteligencja

Menu Sztuczna Inteligencja

W menu: Sztuczna inteligencja, dostępne są 2 pozycje:  Sztuczna inteligencja AI oraz  Robotyzacja RPA. Moduł Sztuczna inteligencja AI (ang. Artificial Intelligence) zawiera funkcje, które wykorzystując algorytmy sztucznej inteligencji automatyzują pracę w programie. Po wybraniu tej funkcji otwierane jest okno zawierające informacje o Comarch OCR oraz Sugerowaniu faktur cyklicznych. Można na nim zweryfikować czy usługa jest aktywna oraz po kliknięciu na znajdujący się tutaj link przejść do strony www opisującej szczegółowo ten produkt oraz informującej o sposobie jego zamówienia. Moduł Robotyzacja RPA (ang. Robotic Process Automation) zawiera dostępne w programie funkcje automatyczne ułatwiające pracę poprzez wykonywanie powtarzalnych czynności. Często działają one w tle i są domyślnie włączone. Są to następujące funkcje:
  • Pobieranie kursów walut z NBP
  • Pobieranie wskaźników
  • Weryfikowanie statusu w VAT kontrahenta
  • Weryfikowanie rachunków bankowych kontrahentów
  • Pobieranie danych kontrahentów przez integrację z GUS
  • Wymiana danych z bankami za pośrednictwem Internetu
  • IWD – wymiana danych z biurem lub oddziałem
  • Windykacja należności
  • Faktury cykliczne
  • Przypomnienia dla pracowników/operatorów i klientów
  • Kopie bezpieczeństwa do IBARD
  Na liście funkcji w module Robotyzacja można zapoznać się z ich krótkim opisem, zweryfikować czy określona funkcja jest aktywna oraz po kliknięciu na dostępny przy każdej funkcji link przejść do strony www opisującej szczegółowo tę funkcjonalność w programie:

Jednolity Plik Kontrolny

Jednolity Plik Kontrolny (JPK) w Comarch ERP Optima

Wskazówka

Bezpłatne szkolenie e-learningowe dotyczące obsługi Jednolitego Pliku Kontrolnego.

Uruchom szkolenie >>

  https://www.youtube.com/watch?v=nU1sHYpg2nU     Jednolity Plik Kontrolny (JPK) to zestaw informacji o operacjach gospodarczych za dany okres. Czyli elektroniczna wersja ewidencji prowadzonych w firmie. Pliki przesyłane są wyłącznie w formie elektronicznej do MF. Kiedy i kto ma obowiązek złożenia JPK?
WIELKOŚĆ PRZEDSIĘBIORSTWA
Przedsiębiorstwa Średnie Małe Mikro
Liczba pracowników Mniej niż 250 Mniej niż 50 Mniej niż 10
Obroty netto Nie przekracza 50 mln EUR Nie przekracza 10 mln EUR Nie przekracza 2 mln EUR
 
TERMINY
Rodzaj\ Firma Małe i średnie przedsiębiorstwa Mikro przedsiębiorstwa
JPK_VAT- plik obowiązkowy 1 styczeń 2017 1 styczeń 2018
JPK_FA – na żądanie 1 lipiec 2018 1 lipiec 2018
JPK_MAG – na żądanie 1 lipiec 2018 1 lipiec 2018
JPK_KR - na żądanie 1 lipiec 2018 1 lipiec 2018
JPK_WB – na żądanie 1 lipiec 2018 1 lipiec 2018
JPK_EWP – na żądanie 1 lipiec 2018 1 lipiec 2018
JPK_PKPIR – na żądanie 1 lipiec 2018 1 lipiec 2018
Od 1 października 2020 roku plik JKP_VAT został zastąpiony plikiem JPK_V7

Ważne ! Z wymienionych, tylko plik JPK_V7 jest obowiązkowo przesyłany co miesiąc - do 25 dnia następnego miesiąca za który wysyłamy plik. Jeżeli podmiot rozlicza VAT kwartalnie to plik JPK_V7 w części ewidencyjnej zobowiązany jest wysłać za pierwsze dwa miesiące kwartału a w trzecim miesiącu kwartału wysłać część deklaracyjną i ewidencyjną.

Pozostałe pliki na żądanie duże firmy składają od 01.07.2016 roku. Natomiast małe, średnie oraz mikro firmy udostępniają pliki JPK_FA, JPK_MAG, JPK_KR, JPK_WB, JPK_EWP, JPK_PKPIR na każde żądanie organu podatkowego od 01.07.2018. Proces udostępnienia pliku rozpoczyna się dopiero po otrzymaniu postanowienia o wszczęciu postępowania od organu podatkowego. W celu złożenia pozostałych plików na żądanie należy przejść do zakładki JPK/Pliki JPK i obok zielonego plusa kliknąć w strzałkę i wybrać Pozostałe pliki JPK.

Lista plików JPK_V7

Z poziomu menu Rejestry VAT istnieje możliwość generowania i wysyłki do Ministerstwa Finansów plików JPK_V7 obowiązujących od października 2020 roku. Okno to może zostać również wywołane z poziomu menu JPK. W Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje w sekcji Podatnik składa deklaracje/odprowadza zaliczki z tytułu dostępny jest parametr JPK_V7. W przypadku jego zaznaczenia możliwe jest sporządzenie tego typu pliku poprzez udostępnienie odpowiedniej opcji w menu programu. Parametr jest domyślnie zaznaczony dla nowo zakładanych baz. W przypadku konwersji baz z wcześniejszych wersji do wersji 2020.6.1 , jeżeli w tej sekcji zaznaczony był parametr VAT-7, parametr JPK_V7 również jest zaznaczany. Po kliknięciu w menu JPK ikony Pliki JPK_V7  otwierane jest okno Pliki JPK_V7 z ulgą na złe długi. Okno to może zostać również wywołane z poziomu menu Rejestry VAT, gdzie również występuje pozycja Pliki JPK_V7.

Zakładka JPK_V7

Na pierwszej zakładce widoczna jest lista utworzonych w programie plików JPK_V7:

Pliki JPK_V7 z ulgą na złe długi

Na liście dostępne są następujące informacje w formie kolumn:
  • Miesiąc i Rok którego utworzony plik dotyczy,
  • Korekta (jeżeli plik jest korektą widoczna jest wartość 1),
  • Data obliczenia,
  • Kwota podatku podlegającego wpłacie,
  • Status (w przypadku części deklaracyjnej kolumna przyjmuje wartość obliczona bądź zamknięta, jeżeli plik nie zawiera części deklaracyjnej a wyłącznie ewidencyjną - zawsze ma status zamknięta),
  • e-Portal (Nie wysłano, Wysłano/nie odebrano UPO, Wysłano/odebrano UPO, Błąd przetwarzania),
  • Zawartość (informacja czy plik zawiera część deklaracyjną i ewidencyjną czy tylko jedną z nich),
  • Scalony (informacja czy plik został scalony),
  • Operator który wysłał plik,
  • Nazwa pliku,
  • Data wysłania – kolumna domyślnie ukryta,
  • PRED (informacja czy dodano predekretację) – kolumna domyślnie ukryta.
  • Typ pliku (informacja czy jest to plik JPK_V7M miesięczny czy JPK_V7K kwartalny oraz czy jest to plik obowiązkowy czy na żądanie) – kolumna domyślnie ukryta,
  • Wersja części deklaracyjnej – kolumna domyślnie ukryta,
Dostępna jest również kolumna służąca do zaznaczania wybranych pozycji na liście. Na dole okna dostępny jest parametr Rok służący do filtrowania listy plików JPK_V7 oraz parametr Pokazuj scalone, po którego zaznaczeniu wyświetlane są również pliki które zostały scalone. Analogicznie jak w przypadku plików JPK, znajdująca się na dole okna ikona Wyślij umożliwia wysłanie zaznaczonych plików JPK_V7 za pomocą podpisu kwalifikowanego, podpisu niekwalifikowanego (wyłącznie osoby fizyczne) bądź podpisu zaufanego. Odpowiednią opcję należy wybrać po rozwinięciu ikony Wyślij: Ikona Odbierz UPO służy do odebrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru dla zaznaczonych plików JPK_V7. Ikony Wyślij oraz Odbierz UPO są aktywne dla operatora, który na swojej karcie ma zaznaczony parametr Prawo do eksportu plików JPK. Ikona Zmień umożliwia podgląd utworzonego wcześniej pliku (części deklaracyjnej). Po rozwinięciu ikony za pomocą znajdującej się obok niej strzałki możliwe jest podejrzenie Urzędowego Poświadczenia Odbioru. Ikona Usuń służy do skasowania podświetlonego bądź zaznaczonych plików JPK_V7. Nie można usuwać plików, które uległy scaleniu, plików zatwierdzonych zawierających część deklaracyjną oraz wysłanych do Ministerstwa Finansów. Kliknięcie ikony Zamknij okno powoduje zamknięcie okna Pliki JPK_V7 z ulgą na złe długi. Pliki JPK_V7 zawierające część deklaracyjną wyświetlane są na liście w kolorze zielonym jeżeli są w buforze (niezatwierdzone), natomiast zatwierdzone pliki wyświetlane są w kolorze czarnym. Pliki zawierające wyłącznie część ewidencyjną wyświetlane są po ich dodaniu w kolorze czarnym (nie podlegają one zatwierdzaniu). Jeżeli do pliku utworzona została korekta lub istnieje później dodany plik za ten sam okres, jest on wyświetlany na liście w kolorze szarym. W menu podręcznym, po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na wybranym pliku JPK, dostępna jest opcja Eksportuj dane w formacie JPK_V7. Po jej wybraniu w folderze zapisu plików JPK wskazanym w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity plik kontrolny ponownie tworzony jest plik XML. Dzięki temu, jeżeli plik JPK_V7 jest już wysłany a poprzedni plik XML został usunięty z dysku lub utworzony na innym komputerze, możliwe jest uzyskanie nowego pliku XML zawierającego dane z pliku JPK.  

Zakładka Ulga na złe długi (VAT-ZD)

Na drugiej zakładce widoczna jest lista utworzonych w programie zawiadomień VAT-ZD:

Ulga na złe długi (VAT-ZD)

Jest to analogiczna lista jak ta dotycząca załączników VAT-ZD dla deklaracji VAT-7, nie zawiera tylko kolumn e-Deklaracje i Data wysłania. Wzorzec dokumentu elektronicznego dla plików JPK_V7 nie przewiduje wysyłania załącznika VAT-ZD. Jednakże załączniki te nadal są potrzebne w celu utworzenia zapisów korekcyjnych do niezapłaconych faktur, które to powinny w pliku JPK_V7 się znaleźć. Lista zawiera kolumny: Miesiąc, Rok, Korekta, Data obliczenia, Kwota oraz Status. Lista zawiera te same zawiadomienia VAT-ZD, które zostały dodane dla deklaracji VAT-7 (Rejestry VAT/ Deklaracje VAT-7/ zakładka VAT-ZD). Dodanie zawiadomienia na jednej z tych list powoduje wyświetlenie go również w drugim miejscu. Szczegóły generowania zawiadomienia VAT-ZD opisane zostały w artykule VAT-ZD. Na liście możliwe jest dodanie załącznika VAT-ZD zarówno dla sprzedaży jak i dla zakupu. Po wygenerowaniu zawiadomienia należy utworzyć do niego zapisy korekcyjne, które zostaną pobrane w momencie generowania pliku JPK_V7. Generowanie zapisów korekcyjnych należy wykonać przed dodaniem pliku JPK_V7 za ten okres lub jego zatwierdzeniem (dotyczy plików zawierających część deklaracyjną). W przypadku gdy Użytkownik nie korzysta z dostępnego w programie załącznika VAT-ZD lub istnieje potrzeba uwzględnienia dokumentu korygującego ulgę na złe długi z pominięciem VAT-ZD od strony zakupu, wówczas możliwe jest (analogicznie jak w przypadku plików JPK_VAT) skorzystanie z możliwości dodania dokumentów technicznych w rejestrze VAT zakupu i ustawienia na nich atrybutów odpowiednio VAT-ZD ZAKUP NIEZAPŁ i VAT-ZD ZAKUP ZAPŁAC. W takim przypadku należy dodatkowo w części deklaracyjnej pliku JPK_V7 wpisać sumę tych wartości w pola P_46(wartość ujemna) i P_47(wartość dodatnia).

Generowanie pliku JPK_V7

Po kliknięciu ikony Dodaj   otwierane jest okno Eksport plików JPK_V7:

Eksport plików JPK_V7

Na oknie tym należy wskazać czy plik JPK_V7 jest plikiem obowiązkowym (domyślna opcja) czy też składanym na żądanie Urzędu Skarbowego podczas kontroli. Możliwe jest dodanie za ten sam okres pliku obowiązkowego oraz na żądanie US. Należy również wskazać okres (rok i miesiąc) za który składany jest plik. Pierwszy plik JPK_V7 można utworzyć dopiero za miesiąc październik 2020 lub czwarty kwartał 2020. Przy próbie dodania pliku za okresy wcześniejsze pojawia się komunikat: Nie można utworzyć pliku JPK_V7. Za ten okres obowiązuje plik JPK_VAT. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe zaznaczony jest parametr Kwartalne rozliczenia VAT, w zależności od wyboru miesiąca będzie się generował nowy plik JPK_V7 albo tylko z częścią ewidencyjną (w przypadku wskazania dwóch pierwszych miesięcy kwartału) albo z częścią ewidencyjną za ostatni miesiąc kwartału i deklaracyjną za cały kwartał (w przypadku wskazania ostatniego miesiąca kwartału). Jeżeli wspomniany parametr nie jest zaznaczony (czyli obowiązuje miesięczny okres rozliczania podatku VAT), wygenerowany zostanie plik z częścią ewidencyjną i deklaracyjną za wskazany miesiąc. Na oknie należy wybrać Urząd Skarbowy (obowiązkowe pole do uzupełnienia). W tym polu podpowiada się Urząd Skarbowy dla deklaracji VAT wskazany w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje. Wskazany urząd powinien mieć na swojej karcie uzupełniony czterocyfrowy kod urzędu. Jeśli ten kod nie jest uzupełniony, wówczas wyświetlane jest ostrzeżenie: „Na karcie US nie uzupełniono kodu urzędu. Eksport plików JPK będzie możliwy po uzupełnieniu kodu urzędu na karcie US.” Kolejną uzupełnianą informacją jest współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży. Wartość współczynnika podpowiada się na podstawie deklaracji za miesiąc poprzedni (jeśli była dodana w danym roku). W przypadku pliku za miesiąc styczeń, współczynnik wyliczany jest na podstawie zapisów z rejestru sprzedaży za poprzedni rok. W przypadku braku zapisów w rejestrze VAT za poprzedni rok, podpowiada się współczynnik w wartości 100%, natomiast Użytkownik może go ręcznie zmodyfikować zaznaczając parametr. Po zaznaczeniu parametru i wprowadzeniu wartości współczynnika, jest ona zapamiętywana dla kolejnych plików JPK_V7. Według wskazanego współczynnika szacunkowego struktury sprzedaży przeliczana jest część deklaracyjna, jak również zapisy części ewidencyjnej dotyczącej zakupów z odliczeniami warunkowymi. U dołu okna znajduje się lista najczęściej zadawanych pytań dotyczących plików JPK_V7 wraz z odpowiedziami. Ikona Anuluj powoduje zamknięcie okna Eksport plików JPK_V7 bez wygenerowania pliku. Po kliknięciu ikony Utwórz plik następuje wygenerowanie pliku JPK_V7 za wskazany okres.

Wyliczenie części deklaracyjnej pliku JPK_V7

Uwaga
Wszelkie obliczenia podstawy opodatkowania i podatku są realizowane przez program automatycznie, na podstawie zgromadzonych w programie danych. Jednakże w przypadku błędnie wprowadzonych danych (np. błędnie zaklasyfikowane kwoty w Rejestrze VAT) wyniki obliczeń będą oczywiście różne od oczekiwanych. Dlatego na użytkowniku spoczywa obowiązek kontroli, czy wprowadzone i przetwarzane dane są poprawne.
Uwaga
W związku z możliwością importu dokumentów z plików JPK_VAT/JPK_V7 do Rejestru VAT istnieje możliwość wyliczenie deklaracji VAT-7 na podstawie danych z więcej niż jednej bazy. Szczegóły funkcjonalności importu dokumentów z plików JPK_VAT/JPK_V7 opisano w artykule Import do rej. VAT.
Uwaga
Przed generowaniem pliku JPK_V7, jeżeli ma zostać uwzględniona ulga na złe długi, należy najpierw naliczyć zawiadomienie VAT-ZD, wygenerować zapisy korekcyjne i dopiero wówczas utworzyć plik JPK_V7.
W przypadku rozliczenia VAT miesięcznego i za trzeci miesiąc kwartału dla rozliczenia kwartalnego VAT otwierane jest okno z częścią deklaracyjną pliku:
Część deklaracyjna JPK_V7, zakładka 1
  Zakładka nr 1 Okno to jest bardzo podobne do formularza dostępnej w programie deklaracji VAT-7. Okres za który sporządzany jest plik, jak również wartość szacunkowego współczynnika struktury sprzedaży pobierane są z okna Eksport plików JPK_V7 i na oknie z częścią deklaracyjną nie podlegają edycji.
Uwaga
Od wersji programu 2021.2.1 na formularzu nie jest dostępny parametr Rozliczyć zakupy nierozliczone za poprzednie miesiące. Wynika to z konieczności wykazywania takich dokumentów zakupowych w części ewidencyjnej pliku. Jeżeli w deklaracjach za poprzednie miesiące dokumenty zakupowe nie były uwzględniane, wówczas w celu ich wykazania w części deklaracyjnej i ewidencyjnej pliku należy skorzystać z operacji seryjnej Zmień datę deklaracji VAT wskazując odpowiednią datę dla tych dokumentów zakupowych. Na już istniejących deklaracjach z zaznaczonym parametrem Rozliczyć zakupy nierozliczone za poprzednie miesiące pozostaje on widoczny, umożliwiając Użytkownikowi jego odznaczenie .
W tej części wykazywana jest wartość sprzedaży oraz podatku należnego od tych transakcji. W szczególności transakcjami powodującymi obowiązek podatkowy są:
  • Sprzedaż krajowa
  • Eksport towarów
  • Dostawa towarów i usług poza terytorium kraju
  • Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, czyli dostawa na teren wspólnoty europejskiej
  • Przypadek określony w art. 129 ustawy o VAT – w tej pozycji wykazywane są wszystkie transakcje ze stawką 0%, znajdujące się w Rejestrze Sprzedaży VAT, dla których wybrano status Eksport - zwrot VAT.
W poszczególnych polach uzupełnione będą automatycznie kwoty na podstawie zapisów w rejestrach VAT. Klasyfikacja sprzedaży w części deklaracyjnej JPK_V7 wg wzoru 21:
Dotyczy wersji: 2021.1.1
Poz. na VAT 7Stawka VATRodzaj fakturyRodzaj sprzedażyRodzaj transakcjiUwagi






10






ZW
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkieKrajowaUwzględnia NP, jeśli jest ustawiony parametr „Uwzględniać sprzedaż
nie podlegającą VAT
na VAT-7” i transakcja krajowa.


FA zwykłe


wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkiePoza terytorium kraju (stawka NP)
NPFa zwykławszystkieKrajowa - podatnikiem jest nabywcaZawsze uwzględnia NP (niezależnie od ustawienia parametru „Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT-7”)




11
WszystkieFA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkieDostawa poza terytorium krajuZawsze uwzględnia NP (niezależnie od ustawienia parametru
Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT 7)


NP
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkiePoza terytorium kraju (stawka NP)
FA zwykłe UsługiWewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca







12
WszystkieFA zwykłe
Dowód wewnętrzny
UsługiDostawa poza terytorium kraju i zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”




Zawsze uwzględnia NP (niezależnie od ustawienia parametru Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT 7)
NPFA zwykłe
Dowód wewnętrzny
UsługiPoza terytorium kraju (stawka NP) i zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”


NP


FA zwykłe


Usługi
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
i dla każdej wymienionej transakcji zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”
130%FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkieKrajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)
FA zwykłewszystkiePodatnikiem jest nabywca
Eksport – zwrot VAT
140%FA zwykłewszystkieEksport – zwrot VAT




15,16




3%
5%
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkieKrajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)


FA zwykłe


wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca




17,18




7%
8%
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkieKrajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)


FA zwykłe


wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca




19.20




22%
23%
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkieKrajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)


FA zwykłe


wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
210%FA zwykłeTowary
Śr. Transportu
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
220%FA zwykłeTowary
Śr. Transportu
Eksport
23,24wszystkieDowód wewnętrznyTowary
Śr. Transportu
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
25,26wszystkieDowód wewnętrznyTowary
Śr. Transportu
Eksport, Eksport – zwrot
27,28wszystkieDowód wewnętrznyUsługiEksport, Eksport – zwrot
29,30wszystkieDowód wewnętrznyUsługiWewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
31,32wszystkieDowód wewnętrznyTowary, Śr. transportuWewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca,
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
Również dokument techniczny z atrybutem SPRZ_ENERGIA_GAZ_OO
wszystkieKrajowa – podatnikiem jest nabywcaTylko podatnicy VAT czynni
WszystkiewszystkieZalecamy Krajowa (rodzaj transakcji nie jest weryfikowany)Dokument z atrybutem SPRZ_ENERGIA_GAZ_OO
33-Wszystkie-Zalecamy Krajowa (rodzaj transakcji nie jest weryfikowany)Dokument techniczny z atrybutem PODATEK OD SPISU
34-Wszystkie-Zalecamy Krajowa (rodzaj transakcji nie jest weryfikowany)Dokument techniczny z atrybutem ZWROT ZA KASĘ FISKAL
35wszystkieDowód wewnętrznyŚr. TransportuWewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
-Wszystkie-Zalecamy Wewnątrzunijna (rodzaj transakcji nie jest weryfikowany)Dokument techniczny z atrybutem WEWN.NABYCIE ŚR.TRAN
36-Wszystkie-Zalecamy Wewnątrzunijna (rodzaj transakcji nie jest weryfikowany)Dokument techniczny z atrybutem WEWN.NAB.PALIW SILN.
Uwaga
W przypadku kwartalnego rozliczania podatku VAT, pliki JPK_V7 za 2 pierwsze miesiące kwartału zawierają wyłącznie część ewidencyjną (bez części deklaracyjnej), natomiast plik za ostatni miesiąc kwartału zawiera zarówno część ewidencyjną, jak i deklaracyjną. Dla miesięcznego okresu rozliczania podatku VAT, pliki JPK_V7 zawierają obie części – deklaracyjną i ewidencyjną. W związku z tym w przypadku kwartalnej metody rozliczania podatku VAT, jeżeli plik generowany jest za dwa pierwsze miesiące kwartału, po kliknięciu ikony Utwórz plik następuje od razu utworzenie części ewidencyjnej pliku JPK_V7 bez otwarcia formularza z częścią deklaracyjną.
Zakładka nr 2 Na tej zakładce znajdują się informacje o czynnościach opodatkowanych oraz podatku należnym od następujących transakcji:
  • Wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
  • Wartość importu usług,
  • Wartość dostaw, dla których podatnikiem jest nabywca,
  • Wartość podatku należnego zapłaconego od wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu,
  • Wartość podatku należnego od towarów objętych spisem z natury.
Część deklaracyjna JPK_V7, zakładka 2
Ponadto na zakładce pojawia się informacja o kwocie nadwyżki podatku naliczonego przeniesiona z poprzedniej deklaracji. W sekcji Nabycie towarów i usług jest wykazywana wartość towarów i usług zaliczanych do środków trwałych i pozostałych oraz kwota podatku naliczonego, w takiej wysokości, w jakiej przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od należnego lub zwrot podatku naliczonego określony na zasadach zawartych w przepisach. Na deklaracji oddzielnie jest wykazywana kwota podatku naliczonego do odliczenia wynikająca z korekty wskaźnika struktury sprzedaży oraz korekty podatku VAT od dokumentów zakupowych niezapłaconych, dla których minęło 90 dni od terminu płatności.
Dotyczy wersji: 2021.1.1
Klasyfikacja zakupu w części deklaracyjnej JPK_V7 wg wzoru 22:
Poz.
w
JPK_V7
Część deklaracyjnaCzęść ewidencyjna
44Automatycznie wyliczona korekta lub wpis ręcznyDokument techniczny z atrybutem KOREKTA ŚR. TRWAŁYCH
45Automatycznie wyliczona korekta lub wpis ręcznyDokument techniczny z atrybutem KOREKTA POZ. NABYĆ
46Zapis korekcyjny do VAT-ZD lub Atrybut VAT-ZD ZAKUP NIEZAPŁZapis korekcyjny do VAT-ZD lub dokument techniczny z atrybutem VAT-ZD ZAKUP NIEZAPŁ
47Zapis korekcyjny do VAT-ZD lub Atrybut VAT-ZD ZAKUP ZAPŁAC.Zapis korekcyjny do VAT-ZD lub dokument techniczny z atrybutem VAT-ZD ZAKUP ZAPŁAC.
Kwoty w polach 33-36 oraz 44-47 W celu wykazywania w pliku JPK_V7 kwot w polach 33-36 oraz 44-47 należy dodać do rejestru VAT dokument techniczny z odpowiednim atrybutem. Taki sposób kwalifikacji dokumentów umożliwia wykazanie w części ewidencyjnej kwoty podatku należnego oraz korekty podatku naliczonego w innym miesiącu niż jest to wykazywane w części deklaracyjnej pliku. Wykorzystanie atrybutów na dokumentach technicznych jest analogicznym działaniem jak w przypadku plików JPK_VAT. Dotyczy to zarówno miesięcznego, jak i kwartalnego rozliczenia podatku VAT. Po wprowadzeniu dokumentów technicznych z odpowiednimi atrybutami, na części deklaracyjnej zostaną automatycznie uzupełnione odpowiadające im pola (nie ma potrzeby wpisywania w nich ponownie kwot ręcznie, jak było to w przypadku deklaracji VAT-7). W związku z tym pola 33,34,35,36,46,47 zostały zablokowane do edycji. Wyjątkiem są pola 44 i 45, które są aktywne do zmiany. Dla tych pól należy dodać dokument techniczny (w celu wykazania w części ewidencyjnej pliku), a dodatkowo na części deklaracyjnej uzupełnić wartość. Wynika to z tego, że te pola są wyliczane automatycznie w pliku JPK_V7 za styczeń bądź pierwszy kwartał jako korekta roczna, w przypadku stosowania szacunkowego współczynnika struktury sprzedaży, i może zaistnieć potrzeba ich ręcznej zmiany. Obok pól 33-36 oraz 44-47 dostępna jest ikona <Pytajnika>, po najechaniu na którą pojawia się chmurka z informacją jak należy wprowadzić dokument, aby kwota pojawiła się w danym polu. Na dokumencie technicznym wartość atrybutu (kwota) może zostać wpisana z groszami. Poniżej znajdują się informacje dotyczące poszczególnych pól: Aby wartość w polu P_33 (Podatek należny od towarów objętych spisem z natury) została uwzględniona na deklaracji i w części ewidencyjnej pliku należy dodać w rejestrze sprzedaży dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie PODATEK OD SPISU i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Aby wartość w polu P_34 (Zwrot odliczonej lub zwróconej kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących) została uwzględniona na deklaracji i w części ewidencyjnej pliku należy dodać w rejestrze sprzedaży dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie ZWROT ZA KASĘ FISKAL i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Wartość w polu P_35 (Podatek od wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu) jest częścią pola P_24 (Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów – kwota VAT dokumentów z wybranym rodzajem Środki transportu). Jeśli wartość w polu P_35 nie wynika z pola P_24, wówczas należy dodać w rejestrze sprzedaży dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie WEWN.NABYCIE ŚR.TRAN i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Aby wartość w polu P_36 (Podatek od wewn. nabycia towarów art. 103 ust. 5aa) została uwzględniona na deklaracji i w części ewidencyjnej pliku należy dodać w rejestrze sprzedaży dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie WEWN.NAB.PALIW SILN. i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Aby wartość w polu P_44 (Korekta podatku naliczonego od nabycia środków trwałych) została uwzględniona w części ewidencyjnej pliku należy dodać w rejestrze zakupu dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie KOREKTA ŚR. TRWAŁYCH i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Aby wartość w polu P_45 (Korekta podatku naliczonego od pozostałych nabyć) została uwzględniona w części ewidencyjnej pliku należy dodać w rejestrze zakupu dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie KOREKTA POZ. NABYĆ i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Wartość w polu P_46 (Korekta podatku naliczonego, o której mowa w art. 89b ust. 1 ustawy) wynika z zapisów korekcyjnych do VAT-ZD. Jeśli nie ma takich zapisów, wówczas należy dodać w rejestrze zakupu dokument bez pozycji z danymi korygowanego dokumentu: np. numerem faktury oraz danymi kontrahenta, z atrybutem JPK_V7 o nazwie VAT-ZD ZAKUP NIEZAPŁ i odpowiednią wartością na minus oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Wartość w polu P_47 (Korekta podatku naliczonego, o której mowa w art. 89b ust. 4 ustawy) wynika z zapisów korekcyjnych do VAT-ZD. Jeśli nie ma takich zapisów, wówczas należy dodać w rejestrze zakupu dokument bez pozycji z danymi korygowanego dokumentu: np. numerem faktury oraz danymi kontrahenta, z atrybutem JPK_V7 o nazwie VAT-ZD ZAKUP ZAPŁAC. i odpowiednią wartością na plus oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT.
Uwaga
Jeżeli w miesiącu, za który sporządzana jest deklaracja, nie wystąpiła sprzedaż lub wystąpiła sprzedaż tylko zwolniona, użytkownik może zdecydować, czy wykazywać na deklaracji (w sekcji D.2) podatek naliczony. Decydują o tym parametry dostępne w Konfiguracji/ Program/ Księgowość/ Deklaracje
Zakładka nr 3 Zakładka zawiera informację odnośnie wielkości zobowiązania podatkowego. Jeżeli pole P_51 (Kwota podatku podlegającego wpłacie do US) jest większe od 0 wówczas pole P_53 (Nadwyżka podatku naliczonego nad należnym) ma być równe 0. W przeciwnym wypadku, jeżeli suma pól P_48 (Kwota podatku naliczonego do odliczenia – razem) + P_49 (Kwota wydatkowana na zakup kas do odliczenia) + P_52 (Kwota wydatkowana na zakup kas do zwrotu) pomniejszona o wartość pola P_38 (Podatek należny – razem) jest większa lub równa 0 wówczas pole P_53 ma być wyliczane poprzez odjęcie od pola P_48 (Kwota podatku naliczonego do odliczenia – razem) sumy pól P_38 (Podatek należny – razem) + P_49 (Kwota wydatkowana na zakup kas do odliczenia) + P_52 (Kwota wydatkowana na zakup kas do zwrotu). W przeciwnym wypadku należy wykazać w polu P_53 wartość 0. Wczęści deklaracyjnej JPK_V7M(22) dostępne są pola P_59 - P_61 dotyczące Wniosku o zaliczenie podatku na poczet przyszłych zobowiązań. W polu 60 Wysokość zwrotu do zaliczenia na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych można wpisać maksymalnie wartość z pola 54 Kwota do zwrotu na rachunek bankowy.
Część deklaracyjna JPK_V7, zakładka 3
Zakładka nr 4 Na zakładce nr 4 dostępne są pola P_68 i P_69 prezentujące łączną sumę kwot netto i VAT dla zapisów korekcyjnych dla VAT-ZD od sprzedaży uwzględnionych w bieżącym miesiącu/kwartale:
Część deklaracyjna JPK_V7, zakładka 4
Do pliku JPK_V7 przenoszona jest informacja o dacie jego utworzenia, pobierana jako data systemowa ze stanowiska komputerowego.
Uwaga
Do poprawnej wysyłki pliku JPK_V7 wymagane jest uzupełnienie adresu e-mail na 4 zakładce części deklaracyjnej.
Dane podatnika (NIP i nazwa pełna) pobierane są z pieczątki firmy. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW, CUK zaznaczono parametr Podatnik jest osobą fizyczną, wówczas Nazwisko i Imię podatnika pobierane są z tej właśnie gałęzi. Adres e-mail wymagany przez plik, jak również numer telefonu pobierane są z części deklaracyjnej pliku JPK_V7 (jeżeli są tam uzupełnione). W przypadku numeru telefonu, jeżeli nie jest wskazany w części deklaracyjnej pliku, jest pobierany z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW, CUK – odpowiednio z danych przedstawiciela, a jeżeli tam jest nieuzupełniony – z danych adresowych firmy. Jeżeli chodzi o adres e-mail, jeżeli nie jest wskazany w części deklaracyjnej pliku JPK_V7, jest pobierany z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW, CUK z danych przedstawiciela, a jeżeli tam nie jest wskazany – z Pieczątki firmy. Jeżeli podatnik rozlicza VAT metodą struktury zakupów, na oknie dostępna jest ikona Struktura zakupów służąca do obliczenia podatku należnego dokonując podziału sprzedaży za dany miesiąc w proporcjach wynikających z udokumentowanych zakupów. Po wykonaniu tej operacji należy ponownie przeliczyć część deklaracyjną pliku JPK_V7 za pomocą ikony Przelicz. Po zweryfikowaniu wyliczonych wartości i ewentualnym uzupełnieniu odpowiednich pól na formularzu Użytkownik może zatwierdzić deklarację klikając na ikonę Zapisz zmiany co spowoduje wygenerowanie pliku JPK_V7. Wygenerowany plik składa się z dwóch części – deklaracyjnej i ewidencyjnej lub tylko jednej z nich. Zapisy z rejestrów VAT przesyłane są do części ewidencyjnej według daty obowiązku podatkowego. Dla rejestru sprzedaży VAT to data obowiązku podatkowego a dla rejestru VAT zakupu – data prawa do odliczenia. Wyjątek stanowią faktury wystawione do paragonów posiadające kod JPK_V7 o symbolu FP – trafiają one do pliku zgodnie z datą wystawienia. Część deklaracyjna pliku JPK_V7 może mieć status obliczona (w buforze) lub zamknięta - analogicznie jak pozostałe typy deklaracji. Jeżeli deklaracja została zamknięta, możliwe jest jej odblokowanie z poziomu listy plików JPK_V7 poprzez kliknięcie na niej prawym przyciskiem myszy i wybranie opcji Odblokuj JPK_V7. Część deklaracyjna pliku (w przypadku obowiązkowych plików JPK_V7) generuje w preliminarzu płatność o kierunku rozchód na kwotę podatku do zapłaty (pole P_51) lub płatność o kierunku przychód na kwotę do zwrotu na rachunek bankowy (pole P_54 w pliku). Stan płatności jest przenoszony z części deklaracyjnej: płatność ma stan bufor jeżeli deklaracja jest niezatwierdzona lub do realizacji jeżeli deklaracja została zablokowana przez zmianami. Korekta części deklaracyjnej pliku generuje płatność na kwotę różnicy podatku do zapłaty (lub kwoty zwrotu na rachunek bankowy) w stosunku do korygowanej deklaracji. W przypadku plików JPK_V7 na żądanie Urzędu Skarbowego – generują one płatności o statusie Nie podlega jeżeli za dany okres nie ma jeszcze dodanego obowiązkowego pliku JPK_V7. W celu zapewnienia prawidłowości rozliczeń płatności wynikających z części deklaracyjnej plików JPK_V7 zaleca się dodawanie pliku na żądanie dopiero wówczas, kiedy wcześniej utworzony już został obowiązkowy plik JPK_V7 (i ewentualne jego korekty). W przeciwnym razie obowiązkowy plik JPK_V7 dodany za okres za który dodano już wcześniej plik na żądanie nie wygeneruje nowej płatności w preliminarzu (lub wygeneruje płatność tylko na kwotę różnicy w stosunku do pliku na żądanie). W przypadku kliknięcia ikony Anuluj zmiany następuje odrzucenie tworzonego pliku i powrót na listę plików JPK_V7. Część ewidencyjna pliku JPK_V7 Podczas tworzenia pliku następuje jego walidacja. Użytkownik otrzymuje informację jeśli jakieś dane nie zostały prawidłowo uzupełnione, np. brakuje adresu e-mail. Program weryfikuje również, czy dla dokumentów technicznych wykazywanych w polach P_46 i P_47 w części deklaracyjnej oraz K_46 i K_47 w części ewidencyjnej wpisano kwoty z odpowiednim znakiem. Jeżeli tak nie jest, w logu z tworzenia pliku pojawia się informacja, że wartość na wskazanym dokumencie nie może być dodatnia/ujemna i aby zweryfikować poprawność wpisanych kwot. Wyłączenie walidacji jest możliwe w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ e-Deklaracje/JPK ale nie jest zalecane. W przypadku kontrahentów z Grecji należy wybierać przedrostek EL na dokumentach z datą rozliczenia w VAT od stycznia 2022 r. Dokumenty wystawione dla kontrahenta z Irlandii Północnej z kodem XI z datą rozliczenia w VAT od stycznia 2022 r. wykazywane są w pliku z kodem XI. W przypadku wcześniejszych okresów rozliczenia w VAT niż styczeń 2022 r., pomimo wybrania na dokumencie kodu XI, do pliku JPK_V7 przenoszony jest kod GB. Wzorzec dokumentu elektronicznego plików JPK_V7(2) w części ewidencyjnej przewiduje oprócz oznaczenia, że dokument jest korektą wynikającą z VAT-ZD (w polu KorektaPodstawyOpodt pojawia się wówczas wartość 1), następujące informacje:
  • Termin płatności w przypadku korekt dokonanych zgodnie z art. 89a ust. 1 ustawy (pole TerminPlatnosci w pliku XML) – do tego pola przenoszony jest termin płatności dla każdej płatności do dokumentu wykazywanego jako korekta pierwotna (dokument w kolorze czarnym na zawiadomieniu VAT-ZD).
  • Data zapłaty w przypadku korekt dokonanych zgodnie z art. 89a ust. 4 ustawy (pole DataZaplaty) – do tego pola przenoszona jest data dla każdej zapłaty (częściowej bądź całkowitej) dokonanej w tym okresie do dokumentu wykazywanego jako korekta zwrotna (dokument w kolorze zielonym na zawiadomieniu VAT-ZD).
W przypadku podglądu pliku JPK_V7 w arkuszu MS Excel, na zakładce JPK_V7_SprzedazWiersz widoczne są kolumny: Korekta art.89a (może przyjmować wartość 1), jak również Termin płatności oraz Data zapłaty uzupełniane datami pobieranymi z pliku. W przypadku korekty pierwotnej dla wykazywanego w pliku dokumentu, uzupełnione są pola Korekta art.89a i Termin płatności, natomiast w przypadku korekty powrotnej – pola Korekta art.89a i Data zapłaty.
Uwaga
W przypadku gdy za określony miesiąc jest już wygenerowane zawiadomienie VAT-ZD i w tym miesiącu następują kolejne zapłaty do dokumentu wykazanego już na zawiadomieniu, wówczas należy usunąć zapisy korekcyjne do tego VAT-ZD, odblokować zawiadomienie i przeliczyć je ponownie. Nie należy w tym przypadku stosować korekt zawiadomienia VAT-ZD, ponieważ może to skutować wykazaniem zduplikowanych pozycji dotyczących zapłat dokumentu w części ewidencyjnej pliku JPK_V7. W przypadku, kiedy plik JPK_V7 wraz z zawiadomieniem VAT-ZD został już złożony i zachodzi potrzeba wykonania jego korekty w związku z uwzględnieniem kolejnej płatności do dokumentu, który już wcześniej wykazany został na zawiadomieniu VAT-ZD za ten sam miesiąc, należy postąpić następująco: 1. Dodać korektę pliku JPK_V7 za ten miesiąc pozostawiając ją w buforze. 2. Usunąć zapisy korekcyjne do zawiadomienia VAT-ZD wygenerowane w tym miesiącu. 3. Odblokować zawiadomienie VAT-ZD i przeliczyć je ponownie. 4. Zablokować VAT-ZD i wygenerować zapisy korekcyjne. 5. Przeliczyć korektę pliku JPK_V7, zablokować ją i wysłać do Urzędu Skarbowego..
Istnieje możliwość ręcznego oznaczenia dokumentu jako korekta podstawy opodatkowania oraz podatku należnego, o której mowa w art. 89a ust. 1 i 4 Ustawy. Dzięki temu możliwe jest oznaczenie wprowadzonych do rejestru sprzedaży VAT dokumentów jako korekty pierwotnej lub korekty powrotnej z pominięciem załącznika VAT-ZD. Chcąc oznaczyć dokument w rejestrze sprzedaży VAT jako korektę o której mowa w art. 89a ust. 1  Ustawy (zmniejszenie podstawy opodatkowania, korekta pierwotna), należy dodać na dokumencie na zakładce [KSeF/JPK] w sekcji Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7 atrybut KOREKTA_ART.89A, wybierając wartość Tak oraz atrybut TERMIN_PLATNOSCI i uzupełnić na nim oczekiwaną datę. Chcąc oznaczyć dokument w rejestrze sprzedaży VAT jako korektę o której mowa w art. 89a ust. 4  Ustawy (zwiększenie podstawy opodatkowania, korekta powrotna), należy dodać na dokumencie na zakładce [KSeF/JPK] w sekcji Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7 atrybut KOREKTA_ART.89A, wybierając wartość Tak oraz atrybut DATA_ZAPLATY i uzupełnić na nim oczekiwaną datę. Oznaczenie w ten sposób dokumentów spowoduje odpowiednie ich wykazanie w części ewidencyjnej pliku JPK_V7. Jeżeli chodzi o pola P_68 oraz P_69 znajdujące się na części deklaracyjnej pliku, powinny one zostać uzupełnione przez użytkownika samodzielnie. Wygenerowanie pliku JPK_V7 powoduje utworzenie w folderze wskazanym w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity Plik Kontrolny pliku w formacie XML o nazwie według schematu: JPK_V7K_PLN_Data od_Data do_Rok_Miesiąc_godzina utworzenia pliku_Kolejny plik w miesiącu Plik tworzony jest w podkatalogu o nazwie zgodnej z nazwą bazy firmowej w programie. Jeżeli folder dla plików JPK nie została wskazany w konfiguracji na danym stanowisku komputerowym, podczas próby utworzenia pliku pojawia się komunikat: W menu Konfiguracja->Stanowisko->Ogólne->Jednolity plik kontrolny nie ustawiono katalogu dla plików z danymi. Czy chcesz skonfigurować teraz? Po wybraniu opcji Tak następuje otwarcie okna Konfiguracji na którym można wskazać folder zapisu dla plików JPK. Po zapisaniu pliku z częścią deklaracyjną istnieje możliwość edycji tego pliku do czasu kiedy pozostaje on w buforze i ponownego przeliczenia części deklaracyjnej. W takim wypadku jeżeli po utworzeniu pliku użytkownik dokona zmian w części deklaracyjnej, wówczas utworzony zostanie nowy plik XML zawierający plik JPK_V7 w tej lokalizacji na dysku. Plik JPK_V7 zawierający część deklaracyjną przed wysłaniem musi zostać zatwierdzony poprzez zaznaczenie na nim parametru Zablokuj deklarację przed zmianami. Jeżeli został sporządzony plik JPK_V7 z częścią deklaracyjną i nie został zatwierdzony, a w międzyczasie nastąpiły zmiany w rejestrze VAT wpływające na wykazywane w pliku informacje, podczas próby zablokowania części deklaracyjnej pojawia się informacja: Błąd obliczania deklaracji. Od ostatniego przeliczenia deklaracji nastąpiły zmiany w ewidencji, należy ponownie przeliczyć deklarację. Po pojawieniu się tego komunikatu należy kliknąć ikonę Przelicz na formularzu części deklaracyjnej i zapisać zmiany. Jeżeli w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ e-Deklaracje/JPK zaznaczony jest parametr Sprawdzaj poprawność plików JPK przed wysłaniem, wówczas weryfikacja zgodności pliku JPK_V7 z wzorcem Ministerstwa Finansów odbywa się zarówno podczas tworzenia pliku, jak również podczas jego wysyłki. Pliki zawierające błędy bądź niepełne informacje nie są wysyłane. Szczegółowe informacje dotyczące dodawania kodów JPK_V7 na dokumencie, przenoszenia do pliku JPK_7, jak i tworzenia pliku JPK_V7 opisane zostały w biuletynie Pliki JPK_V7 – przygotowanie dokumentów i generacja pliku. W przypadku plików JPK_V7 generowanych za okresy do przed lipcem 2021 r. wszystkie kody JPK_V7 uzupełnione na dokumentach są przenoszone do pliku. W przypadku plików JPK_V7 generowanych za okresy od lipca 2021 r.:
  • Kod MPP nie jest przenoszony do pliku, nawet jeżeli znajduje się na dokumencie w Rejestrze VAT.
  • Kod SW nie jest przenoszony do pliku; jeżeli znajduje się na dokumencie w Rejestrze VAT, w pliku JPK_V7 zostanie zamieniony na kod EE(dotyczy to dokumentów z datą rozliczenia w VAT od lipca 2021 r. do grudnia 2021 r.).
  • Kody GTU wskazane na dokumencie nie są przenoszone do pliku JPK_V7 jeżeli na dokumencie wybrany jest również kod WEW.
  • Jeżeli na dokumencie z kodem RO dodatkowo wybrane są kody JPK określające procedury dla sprzedaży, nie są one przenoszone do części ewidencyjnej pliku JPK_V7.
  • W przypadku plików JPK_V7 generowanych za okresy od stycznia 2022 r. kod EE nie jest przenoszony do pliku, nawet jeżeli znajduje się na dokumencie w Rejestrze VAT.
  • W przypadku plików JPK_V7 generowanych za okresy do grudnia 2021 r. kod WSTO_EE zostanie przeniesiony do pliku jako kod EE.
Możliwe jest podejrzenie zawartości pliku w MS Excelu. Pozwala to na weryfikację które kody zostały przypisane do określonego dokumentu (w kolumnach odpowiadającym poszczególnym kodom pojawi się oznaczenia 1 dla kodu, który znajduje się na dokumencie). Wszystkie kody JPK_V7 uzupełnione na dokumentach są przenoszone do pliku i możliwe jest podejrzenie jego zawartości w MS Excelu. Pozwala to na weryfikację które kody zostały przypisane do określonego dokumentu (w kolumnach odpowiadającym poszczególnym kodom pojawi się oznaczenia 1 dla kodu, który znajduje się na dokumencie).
Uwaga
Przy próbie wyliczenia pliku JPK_V7 za okres w którym dodana jest już deklaracja VAT-7(18, 19), pojawi się komunikat: Za ten okres jest już policzona deklaracja VAT-7(18, 19). Należy ją usunąć zanim policzysz plik JPK_V7.

Korekta pliku JPK_V7

Dostępna na oknie Pliki JPK_V7 z ulgą na złe długi ikona Korekta udostępnia po kliknięciu do wyboru 3 opcje:
  • Korekta części deklaracyjnej i ewidencyjnej,
  • Korekta części ewidencyjnej,
  • Korekta części deklaracyjnej.
Wybór rodzaju korekty zależy od zmian jakie mają zostać wykazane. Jeżeli miała miejsce zmiana w rejestrze VAT wpływająca na wyliczenie deklaracji (np. dodanie nowego dokumentu) wówczas należy sporządzić korektę części deklaracyjnej i ewidencyjnej. Jeśli korekta ma dotyczyć np. wyłącznie terminu zwrotu podatku VAT, wówczas należy wybrać korektę części deklaracyjnej. W przypadku kiedy na dokumencie w ewidencji VAT zmianie uległy np. dane adresowe kontrahenta, które nie wpływają na kwoty wykazywane w części deklaracyjnej, wówczas wystarczy sporządzić korektę samej ewidencji. W przypadku kwartalnego rozliczania podatku VAT, jeżeli podświetlony został plik za pierwszy i drugi miesiąc kwartału, wówczas dostępna tylko opcja korekty części ewidencyjnej (pozostałe opcje korekty są wyszarzane). W pozostałych przypadkach wszystkie opcje korekty są aktywne. Korekta powoduje utworzenie nowego pliku JPK_V7. Otwierany jest wówczas formularz Eksport plików JPK_V7, na którym możliwe jest zmodyfikowanie współczynnika struktury sprzedaży (jeżeli tworzona jest korekta zawierająca część deklaracyjną i ewidencyjną). Okres za który sporządzany jest plik pobierany jest z korygowanej na liście pozycji i nie ma możliwości jego zmiany. Jeśli wykonywana jest korekta części deklaracyjnej, po kliknięciu ikony Utwórz plik otwiera się formularz z częścią deklaracyjną. Po kliknięciu ikony Zapisz zmiany następuje wygenerowanie korekty pliku JPK_V7. Jeśli wykonywana jest korekta tylko części ewidencyjnej, po kliknięciu ikony Utwórz plik od razu generowana jest korekta pliku JPK_V7. Ikona korekty dostępna jest wyłącznie w przypadku pozycji wyświetlanych na liście w kolorze czarnym – zamkniętej części deklaracyjnej bądź części ewidencyjnej.

Podgląd zawartości pliku JPK_V7

Na wstążce programu z poziomu okna Pliki JPK_V7 z ulgą na złe długi dostępna jest ikona Podgląd pliku która powoduje otwarcie arkusza MS Excel z zawartością podświetlonego na liście pliku JPK_V7. Arkusz zawiera 5 zakładek prezentujących poszczególne części pliku:
  • JPK_V7_DanePodatnika – nazwa programu, cel złożenia, NIP, telefon, adres email, pełna nazwa podatnika,
  • JPK_V7_Deklaracja – kwoty z części deklaracyjnej,
  • JPK_V7_Agregaty – zagregowane wartości z części ewidencyjnej,
  • JPK_V7_SprzedazWiersz - dokumenty sprzedaży,
  • JPK_V7_ZakupWiersz – dokumenty zakupu.

Dodawanie plików JPK_V7 z dysku

Za pomocą dostępnej na wstążce programu funkcji Dodaj plik JPK z dysku na listę możliwe jest zaczytanie pliku JPK_V7 z pliku XML. Umożliwia to import plików wygenerowanych z poziomu innych baz Comarch ERP Optima jak również w programach innych producentów. Po kliknięciu ikony pojawia się okno wyboru pliku:
Dodawanie pliku z dysku
Na otwartym oknie podpowiada się standardowy folder zapisu dla plików JPK dla firmy (określany w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity Plik Kontrolny, łącznie z podkatalogiem o nazwie zgodnej z nazwą firmy). Po wskazaniu nowego pliku XML zawierającego plik JPK i kliknięciu Otwórz, plik zapisywany jest do bazy i pojawia się na liście plików JPK_V7. Z poziomu okna Pliki JPK_V7 z ulgą na złe długi możliwe jest wczytanie wyłącznie plików JPK_V7. Pliki JPK_VAT należy wczytywać z poziomu okna Pliki JPK. Zaimportowany plik JPK_V7 podlega edycji w zakresie pól możliwych do uzupełnienia ręcznie. Nie można jednak wykonać do niego korekty. Nie generuje również płatności w preliminarzu. Plik można wysłać do Ministerstwa Finansów i odebrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Jeśli zawiera część deklaracyjną, można ją wydrukować wybierając wydruk JPK_V7M, JPK_V7K z listy plików. Stąd dostępny jest również wydruk UPO. Dla plików wczytanych z dysku nie ma możliwości robienia wydruków z formularza części deklaracyjnej.

Scalanie plików JPK_V7

Dostępna na wstążce programu ikona Scal pliki JPK_V7 jest aktywna po zaznaczeniu na liście co najmniej dwóch plików JPK_V7. Po jej kliknięciu otwierane jest okno Łączenie plików JPK_V7:
Łączenie plików JPK_V7
Scalać można ze sobą wyłącznie pliki tego samego typu (z tą samą zawartością), a więc:
  • albo pliki jednocześnie z częścią deklaracyjną i ewidencyjną,
  • albo pliki wyłącznie z częścią deklaracyjną,
  • albo pliki wyłącznie z częścią ewidencyjną.
Na oknie należy wskazać Urząd Skarbowy do którego jest składany plik. Znajdują się na nim również 2 parametry:
  • Oznacz plik JPK_V7 jako korektę – w przypadku zaznaczenia, plik tworzony jest jako korekta
  • Po scaleniu utwórz również plik MS Excel - po wygenerowaniu scalonego pliku otwierany jest arkusz kalkulacyjny z jego zawartością.
Należy również określić czy scalony plik JPK_V7 jest plikiem obowiązkowym czy składanym na żądanie Urzędu Skarbowego. Po kliknięciu ikony Wykonaj połączenie następuje utworzenie scalonego pliku i powrót na listę plików. Nazwa scalonego pliku zaczyna się od: Jpk_V7_SCALONY. Pliki które zostały scalone wyświetlane są (w przypadku kiedy parametr Pokaż scalone jest zaznaczony) na liście w kolorze szarym. Scalony plik zawiera sumę zarówno części deklaracyjnych jak i ewidencyjnych z połączonych plików. Dane podatnika pobierane są z bazy firmowej, podobnie jak w przypadku nowych plików JPK_V7. Po utworzeniu scalonego pliku zawierającego część deklaracyjną możliwe jest podejrzenie go i zmodyfikowanie edytowalnych pozycji.
Uwaga
Po połączeniu plików JPK_V7 należy samodzielnie zweryfikować pola od P_49 do końca formularza.
Po edycji takiego pliku tworzony jest nowy plik XML już o standardowej nazwie (bez członu SCALONY). Scalony plik nie generuje nowych płatności w preliminarzu. W przypadku kiedy scalany był wygenerowany w danej bazie plik JPK_V7 (który posiadał w preliminarzu płatność) z plikiem wgrywam z dysku (który nie posiadał płatności), po połączeniu płatność scalonego pliku pozostaje bez zmian (jest na taką kwotę, jaką miała płatność z pierwotnego pliku wygenerowanego w bazie). Do pliku scalonego nie można wykonać korekty. Nie generuje również płatności w preliminarzu. Plik można wysłać do Ministerstwa Finansów i odebrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Jeśli zawiera część deklaracyjną można ją wydrukować wybierając wydruk JPK_V7M, JPK_V7K z listy plików. Stąd dostępny jest również wydruk UPO. Dla plików scalonych nie ma możliwości robienia wydruków z formularza części deklaracyjnej. Wybór opcji Anuluj zmiany powoduje zamknięcie okna Łączenie plików JPK_V7 i powrót na listę plików bez wykonania połączenia plików.

Wydruk części deklaracyjnej oraz Urzędowego poświadczenia Odbioru

Wydruk części deklaracyjnej pliku JPK_V7 oraz Urzędowego poświadczenia odbioru dostępne są z poziomu listy plików JPK_V7, jak również z poziomu formularza deklaracji, za wyjątkiem plików wczytanych na listę i scalonych.

Deklaracje VAT-7 oraz pliki JPK_VAT

Podczas dodawania deklaracji VAT-7 oraz plików JPK_VAT program sprawdza okres za który są sporządzane. Jeżeli za ten okres powinien być już sporządzony plik JPK_V7 program informuje o tym Użytkownika stosownym komunikatem. W przypadku deklaracji VAT-7 jest to: Za okresy od października 2020 należy generować plik JPK_V7. Znajdziesz go z poziomu Rejestr VAT/Pliki JPK_V7 lub z opcji JPK/Pliki JPK_V7. Z kolei podczas dodawania pliku JPK_VAT w takim przypadku pojawia się uwaga o treści: Za okres od października 2020 należy składać pliki JPK_V7. Czy chcesz mimo wszystko wyliczyć plik JPK_VAT? Wybór opcji Tak powoduje utworzenie pliki JPK_VAT za wybrany miesiąc. W przypadku wybrania opcji Nie plik JPK_VAT nie jest tworzony. Plik taki, nawet jeśli zostanie utworzony, nie będzie wysyłany do Ministerstwa Finansów.

Blokada zmiany dokumentów w rejestrze VAT.

Działanie znajdującego się na formularzu operatora na zakładce [Parametry] w sekcji Parametry do rejestru VAT parametru Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7/plik JPK_V7 zostało poszerzone dodatkowo o sprawdzanie występowania zatwierdzonego pliku JPK_V7 za okres zgodny z modyfikowanym dokumentem. Przy próbie zapisania zmian na takim dokumencie w rejestrze VAT pojawia się wówczas komunikat: Dokument dotyczy deklaracji VAT-7/JPK_V7, która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach.

Księgowanie części deklaracyjnej

W przypadku księgowości kontowej dostępna jest ikona Księgowanie deklaracji służąca do zaksięgowania kwot z części deklaracyjnej pliku JPK_V7, za pomocą schematu księgowego bądź predekretacji. Schematy utworzone przez użytkownika do księgowania deklaracji VAT-7 będą księgować analogiczne kwoty z części deklaracyjnej pliku JPK_V7. Pliki wczytane na listę, scalone oraz zawierające tylko część ewidencyjną nie będą podlegały księgowaniu.

Import do rejestrów VAT

Funkcja Import do rej.VAT otwiera okno Import plików JPK_VAT/JPK_V7 do rejestrów VAT umożliwiające import dokumentów z plików JPK_VAT oraz JPK_V7do rejestrów VAT. W przypadku importu z plików JPK_V7 program pobiera informacje wyłącznie z części ewidencyjnej pliku. Pozwala to na zaimportowanie dokumentów wystawionych w programach innych producentów (które umożliwiają wygenerowanie plików JPK_VAT/JPK_V7), jak również z innych baz programu Comarch ERP Optima. Na oknie po kliknięciu ikony   Wybór pliku należy wskazać źródłowy plik XML, z którego mają zostać importowane dane. Warunkiem powodzenia importu jest aby struktura wskazanego pliku była zgodna z wymaganą przez Ministerstwo Finansów strukturą JPK_VAT(2), JPK_VAT(3) lub JPK_V7. W przypadku wybrania niewłaściwego typu pliku pojawia się stosowne ostrzeżenie i import danych nie jest możliwy. Parametr Za okres domyślnie jest nieaktywny. Takie ustawienie powoduje, że wszystkie dokumenty z pliku zostaną zaimportowane bez względu na ich daty. Po wskazaniu pliku JPK_VAT/JPK_V7 zakres dat zostaje uzupełniony na podstawie danych w pliku. Po zaznaczeniu parametru Za okres Użytkownik może wpisać inny zakres dat (zawęzić okres) za jaki zostaną zaimportowane dokumenty ze wskazanego pliku. Dla dokumentów sprzedażowych wskazywane dla parametru daty dotyczą daty wystawienia, natomiast dla dokumentów zakupowych – daty wpływu. Jeżeli w pliku JPK_VAT/JPK_V7 dla dokumentu importowanego do rejestru zakupu VAT nieuzupełniona jest data wpływu, jest ona uzupełniona jako zgodna z datą zakupu. Na oknie istnieje możliwość wskazania rejestrów sprzedaży i zakupów VAT, do których mają zostać zaimportowane dokumenty z pliku. Odznaczenie jednego z typów rejestru VAT (zakupów lub sprzedaży) powoduje, że tego typu dokumenty nie zostaną zaimportowane z pliku. Jeżeli w pliku JPK_VAT/JPK_V7 występują tylko dokumenty jednego typu (np. tylko rejestr sprzedaży VAT) i ten typ rejestrów został odznaczony przez Użytkownika, przy próbie importu pojawi się informacja o braku danych do zaimportowania. Podczas importu dokumentów, jeśli w pliku JPK_VAT/JPK_V7 uzupełniony jest numer NIP kontrahenta i w bazie istnieje już kontrahent z takim numerem NIP, wówczas po zaimportowaniu dokument przypisywany jest do tego kontrahenta (podstawiany jest jego akronim). Jeżeli istniejący w bazie kontrahent oznaczony został jako zduplikowany podczas operacji łączenia kart kontrahentów, na zaimportowanym dokumencie podstawiony zostanie kontrahent główny. Dane kontrahenta na dokumencie (jego nazwa i adres) przenoszone są zawsze z pliku. Rodzaj transakcji, rodzaj na pozycji dokumentu oraz status kontrahenta na zaimportowanym dokumencie uzupełniane są zgodnie z domyślnymi ustawieniami kwalifikującymi do deklaracji VAT-7/pliku JPK_V7 dla pola, do którego dany dokument w pliku JPK_VAT/JPK_V7 został zakwalifikowany. Na dokument podstawiana jest kategoria sprzedaży lub zakupu z istniejącej karty kontrahenta (jeżeli domyślne kategorie dla kontrahenta są uzupełnione). W przypadku nie zaznaczonego parametru Załóż karty kontrahentów (na podstawie numeru NIP) jeżeli kontrahent o takim numerze NIP jak na dokumencie w pliku nie występuje w bazie (lub jest więcej niż jeden kontrahent z takim numerem NIP), wówczas na zaimportowanym dokumencie podstawiany jest kontrahent Nieokreślony. Dane kontrahenta na dokumencie (jego nazwa i adres) przenoszone są z pliku. W przypadku importu dokumentów do rejestru VAT bez zakładania kart kontrahentów, jeżeli na dokumencie w pliku JPK_VAT/JPK_V7 uzupełniony jest numer NIP kontrahenta, na zaimportowanym dokumencie zaznaczony zostaje parametr Podmiot gospodarczy. Jeżeli w pliku JPK_VAT/JPK_V7 nie ma numeru NIP dla transakcji (pole z numerem NIP jest puste lub znajduje się w nim znak „-”), w rejestrze VAT na dokumencie zaznaczony zostaje parametr Finalny. Po przeprowadzonym imporcie zaleca się wykonanie dla zaimportowanych dokumentów operacji seryjnej Zweryfikuj status VAT. W przypadku zaznaczonego parametru Załóż karty kontrahentów (na podstawie numeru NIP) jeżeli kontrahent o takim numerze NIP jak na dokumencie w pliku nie występuje w bazie, wówczas zostanie założona jego karta na podstawie danych w pliku i zostanie on podstawiony na zaimportowanym dokumencie. Jako akronim nowego kontrahenta wstawiany jest numer NIP. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry zaznaczony jest parametr Autonumeracja akronimów kontrahentów przy dodawaniu, wówczas akronim zakładanego kontrahenta nadawany jest według wskazanego w Konfiguracji schematu numeracji. Jeżeli na dokumencie w pliku kontrahent nie ma uzupełnionego numeru NIP (lub w bazie jest więcej niż jeden kontrahent z takim numerem NIP), wówczas karta kontrahenta nie jest zakładana. Na takim dokumencie po imporcie podstawia się kontrahent Nieokreślony z danymi adresowymi takimi, jakie są w pliku JPK_VAT/JPK_V7. W przypadku braku numeru NIP kontrahenta w pliku JPK_VAT/JPK_V7, na dokumencie jako rodzaj transakcji podpowie się Krajowa. Jeżeli numer NIP kontrahenta krajowego w pliku JPK_VAT/JPK_V7 jest niepoprawny, nie jest zakładana karta takiego kontrahenta i nie są importowane jego dokumenty do rejestru VAT. Na oknie importu istnieje możliwość wyboru formy płatności na zaimportowanych dokumentach. Po wybraniu opcji domyślną Użytkownik może wskazać jedną z aktywnych form płatności występujących w bazie. Jeżeli istniejący w bazie kontrahent ma ustawiony na swojej karcie indywidualny termin płatności, taki termin zostanie wyliczony na zaimportowanym dokumencie. Jeżeli istniejący w bazie kontrahent nie ma określonego terminu płatności, wówczas termin płatności na zaimportowanym dokumencie wyliczony zostanie na podstawie terminu ustawionego na wybranej formie płatności. W przypadku wybrania opcji z karty kontrahenta, na dokumencie podstawiana jest forma płatności wskazana na karcie istniejącego kontrahenta. Jeżeli w bazie nie istnieje kontrahent o podanym numerze NIP, na zaimportowanym dokumencie podstawiana jest forma płatności gotówka. Ta forma płatności zostanie również ustawiona jako domyślna forma płatności dla założonego kontrahenta. Jeżeli forma płatności gotówka jest zablokowana, podstawi się kolejna (według kolejności wprowadzania) forma płatności. Jeżeli istniejący w bazie kontrahent ma zaznaczony parametr Nie rozliczaj płatności, płatność z zaimportowanego dokumentu zostanie dodana do preliminarza ze statusem Nie podlega. Jeżeli Użytkownik wybierze dla opcji domyślną formę płatności gotówka (lub kontrahent ma wybraną tę formę płatności jako domyślną), po zaimportowaniu nie będą tworzone automatycznie zapisy K/B rozliczające płatności do importowanych dokumentów. Zaznaczenie na oknie importu parametru Ustaw status płatności na Nie podlega powoduje, że wszystkie płatności z zaimportowanych dokumentów otrzymają status Nie podlega. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry zaznaczony jest parametr Kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT, ewidencji dodatkowej i na fakturach zakupu, podczas importu następuje weryfikacja czy w bazie nie występuje już dokument o parametrach określonych dla kontroli duplikacji. Jeżeli taki dokument już istnieje, dokument z pliku JPK_VAT/JPK_V7 nie zostanie zaimportowany, a w logu z przebiegu importu pojawi się stosowna informacja. Kliknięcie ikony  Uruchom import powoduje zaczytanie danych z pliku JPK_VAT/JPK_V7 do bazy. Ikona jest aktywna po wskazaniu poprawnego pliku JPK_VATJPK_V7 oraz zaznaczeniu rejestru sprzedaży i/lub rejestru zakupu do importu. Wybranie opcji  Zamknij okno powoduje rezygnację z importu i zamknięcie okna.
Uwaga
Pliki JPK_VAT oraz JPK_V7 nie posiadają wszystkich potrzebnych informacji występujących na dokumentach w rejestrze VAT, dlatego też przy imporcie przyjmowane są pewne uproszczenia np. co do formy płatności, rodzaju transakcji, waluty, stawki VAT, opisu, kolumny KPiR itp. W związku z tym po zaimportowaniu dokumentów należy zweryfikować ich poprawność. W razie potrzeby należy skorzystać z operacji seryjnych dostępnych bezpośrednio w rejestrach VAT.

Na zaimportowanych dokumentach do rejestru zakupu VAT domyślnie ustawiane są odliczenia na TAK.

Uwaga
W pliku JPK_VAT/JPK_V7 znajdują się tylko wartości z odliczeniami na TAK lub Warunkowo (przeliczone przez szacunkowy współczynnik struktury sprzedaży). Jeżeli więc na dokumencie przed eksportem do pliku JPK_VAT/JPK_V7 znajdowały się pozycje z odliczeniami na NIE oraz na TAK, wówczas do pliku zostaną wyeksportowane (a tym samym zaimportowane z niego) tylko te pozycje mające odliczenia na TAK. W przypadku odliczeń WARUNKOWO, po eksporcie do pliku te pozycje są mnożone przez szacunkowy współczynnik struktury sprzedaży. W związku z tym wartość brutto na zaimportowanym dokumencie w rejestrze zakupu VAT nie zawsze będzie się zgadzać z wartością brutto dokumentu sprzed eksportu do pliku JPK_VAT/JPK_V7. Należy więc po imporcie zweryfikować poprawność kwot brutto dokumentów.
W przypadku rejestrów sprzedaży VAT w kolumnie Uwzględniaj w proporcji ustawiane są domyślne wartości dla poszczególnych stawek VAT:
  • Uwzględniaj – dla stawek: 23%, 8%, 5%, 0%
  • Tylko w mianowniku – dla stawki ZW
  • Nie uwzględniaj – dla stawki NP
W przypadku ustawionego w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry rodzaju księgowości księga podatkowa, na pozycjach  zaimportowanych dokumentów w rejestrze sprzedaży VAT ustawiana jest kolumna KPiR 7.Sprzedaż, natomiast na dokumentach w rejestrze zakupu VAT kolumna 10.Towary. Jeżeli ustawiony jest rodzaj księgowości ewidencja ryczałtowa, na pozycjach  zaimportowanych dokumentów w rejestrze sprzedaży VAT ustawiana jest stawka dla ryczałtu 3,00%. Jeżeli w pliku JPK_VAT znajdowały się dokumenty z pozycjami wykazywanymi w deklaracji VAT-7 w polach:
  • 36 – Podatek należny od towarów objętych spisem z natury,
  • 37 – Zwrot odliczonej lub zwróconej kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących,
  • 38 – Podatek od wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu,
  • 39 – Kwota podatku od wewnątrzwspólnotowego nabycia paliw silnikowych,
  • 47 – Kwota podatku naliczonego od nabycia środków trwałych,
  • 48 – Kwota podatku naliczonego od pozostałych nabyć,
  • 49 – Kwota podatku naliczonego, o której mowa w art.89b ust. 1 ustawy,
  • 50 – Kwota podatku naliczonego, o której mowa w art.89b ust. 4 ustawy,
a więc wynikające z zastosowania na dokumentach atrybutów JPK_VAT, pozycje te nie zostaną zaimportowane do rejestru VAT z pliku JPK_VAT. W przypadku plików JPK_V7 nie są importowane do rejestru VAT występujące w pliku dokumenty techniczne wykazywane w polach:
  • P_33 – Podatek należny od towarów objętych spisem z natury,
  • P_34 – Zwrot odliczonej lub zwróconej kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących,
  • P_35 – Podatek od wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu,
  • P_36 – Podatek od wewn. Nabycia towarów art. 103 ust. 5aa,
  • P_44 – Korekta podatku naliczonego od nabycia środków trwałych,
  • P_45 – Korekta podatku naliczonego od pozostałych nabyć,
  • P_46 – Korekta podatku naliczonego, o której mowa w art. 89b ust. 1 ustawy,
  • P_47 (Korekta podatku naliczonego, o której mowa w art. 89b ust. 4 ustawy.
W logu z operacji importu dla takich dokumentów pojawia się informacja: Dokument nie został zaimportowany ponieważ posiada wartości związane z dokumentami technicznymi w pliku JPK_V7. Z pliku JPK_V7 importowane są wykazane w nim dla poszczególnych dokumentów kody JPK i przenoszone są na tworzone dokumenty w rejestrze VAT. W przypadku importu z plików JPK_VAT na zaimportowany dokument przenoszone są kody z karty kontrahenta. Na zaimportowanych z pliku JPK_VAT/JPK_V7 do rejestru VAT dokumentach, w polu Rozliczać w VAT ustawiany jest rok i miesiąc zgodny z okresem za jaki wygenerowany został plik JPK_VAT/JPK_V7. Dotyczy to metody zwykłej rozliczenia podatku VAT.
Uwaga
Na zaimportowanych dokumentach zostanie prawidłowo ustawiona data rozliczenia w VAT jedynie w bazach, które za dany okres czasu rozliczają VAT metodą zwykłą. Jeśli w bazie docelowej wybrana jest metoda kasowa, wówczas należy ponownie zweryfikować datę uwzględnienia w VAT na poszczególnych dokumentach.

Przygotowanie plików JPK

Aby dodać w programie plik JPK_VAT należy kliknąć na ikonę plusa i z rozwijalnej listy wybrać opcję Pliki_JPK_VAT  - spowoduje to otwarcie okna Przygotowanie pliku JPK_VAT: Okno wywoływane jest również z poziomu menu kontekstowego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy i wybraniu opcji Dodaj, jak również przy pomocy skrótu <Shift>+ <Insert>. Okno zawiera parametry dotyczące plików JPK_VAT.  
Dotyczy wersji: 2018.2.1
Dla parametru Składam plik JPK istnieje możliwość wyboru dwóch opcji: 
  • obowiązkowy (opcja domyślnie zaznaczona),
  • na żądanie Urzędu Skarbowego podczas kontroli.
Uwaga
Opcja dodania plików JPK na żądanie US powinna być wykorzystywana w sytuacji kiedy urząd skarbowy zwróci się o wygenerowanie plików podczas kontroli podatnika.
W polu Za okres wskazywany jest miesiąc i rok za jaki ma zostać wygenerowany plik JPK_VAT. Pole może zostać rozwinięte celem łatwiejszego wybrania odpowiedniego okresu.
Uwaga
Podczas dodawania pliku JPK_VAT program sprawdza okres za który jest on sporządzany. Jeżeli za ten okres powinien być już sporządzony plik JPK_V7 program informuje o tym Użytkownika stosownym komunikatem: Za okres od października 2020 należy składać pliki JPK_V7. Czy chcesz mimo wszystko wyliczyć plik JPK_VAT? Wybór opcji Tak powoduje utworzenie pliki JPK_VAT za wybrany miesiąc. W przypadku wybrania opcji Nie plik JPK_VAT nie jest tworzony. Plik taki, nawet jeśli zostanie utworzony, nie będzie wysyłany do Ministerstwa Finansów.
Na oknie można zaznaczyć parametr współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży i określić jego wartość procentową. Zaznaczenie parametru Korekta powoduje przeniesienie informacji, że generowany plik JPK_VAT jest korektą – pole CelZlozenia w pliku przyjmuje wówczas wartość 2. W przypadku plików JPK_VAT(3) po zaznaczeniu parametru Korekta istnieje możliwość wpisania numeru korekty. Numer korekty jest uzupełniany automatycznie jako numer kolejny, ale może zostać zmodyfikowany przez Użytkownika. W tym polu nie może zostać wpisana wartość mniejsza niż 1. Numer korekty przenoszony jest do pliku JPK_VAT(3). Pod parametrami wyświetlane są podstawowe informacje dotyczące składania pliku JPK_VAT. Istnieje możliwość wysyłania do arkusza kalkulacyjnego danych znajdujących się w generowanych plikach JPK celem łatwiejszego ich przeglądania. Na oknie Przygotowanie pliku JPK_VAT znajduje się parametr Podczas eksportu utwórz również pliki MS Excel. Po wygenerowaniu pliku JPK z zaznaczonym powyższym parametrem, nastąpi otwarcie arkusza zawierającego wyeksportowane dane (jeżeli na pytaniu Czy otworzyć wyeksportowany plik? zaznaczono Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej i kliknięto Tak) bądź wyświetlone zostanie pytanie czy plik otworzyć (opcja Pytaj). Tworzony plik arkusza kalkulacyjnego zawiera arkusz dotyczący danych podatnika, agregatów oraz danych poszczególnych dokumentów.
Uwaga
Do eksportu danych JPK do arkusza MS Excel wymagane jest połączenie z Internetem.
Po kliknięciu ikony Utwórz plik, na liście plików JPK dodany zostanie plik JPK_VAT za podany okres. Aby dodać pliki JPK na żądanie należy kliknąć ikonę  bądź po rozwinięciu ikony plusa wybrać opcję Pozostałe pliki JPK. Otwierane jest wówczas okno: Okno dodania pozostałych plików JPK może zostać wywołane za pomocą skrótu <Insert>. Na oknie istnieje możliwość wyboru spośród wszystkich pozostałych (oprócz JPK_VAT) 6 grup danych dla plików JPK:  
  • Księgi Handlowe (z opcją uwzględnienia zapisów w buforze),
  • Zapisy KPiR (z opcją uwzględnienia zapisów w buforze),
  • Ewidencja ryczałtowa (z opcją uwzględnienia zapisów w buforze),
  • Wyciągi bankowe (z opcją bądź „poszczególnymi wyciągami” bądź „za okres”),
  • Faktury sprzedaży i zakupu (z możliwością wyboru rodzaju dat na dokumentach dla podanego poniżej zakresu dat),
  • Dokumenty magazynowe.
Na oknie Przygotowanie pliku JPK znajdują się pola, w których należy określić zakres dat za jaki zostaną wyeksportowane dane. Domyślnie po otwarciu okna podpowiada się zakres dat dla poprzedniego miesiąca w stosunku do daty bieżącej, chociaż może on zostać zmieniony przez Użytkownika. Podany zakres dat nie może być szerszy niż jeden rok kalendarzowy dla zapisów KPiR i ewidencji ryczałtowej. W przypadku wyboru zapisów Księgi Handlowej, zakres dat nie może przekraczać jednego okresu obrachunkowego. Dodatkowo do pliku JPK_KR zostaną wyeksportowane tylko zapisy z bieżącego okresu obrachunkowego. Na oknie należy wskazać urząd skarbowy, do którego JPK ma zostać skierowany. Domyślnie po wejściu na okno przygotowania plików JPK urząd skarbowy pobierany jest z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje z pola U.S.  (VAT). Jeżeli urząd skarbowy dla deklaracji VAT będzie nieuzupełniony, wówczas US zostanie pobrany z pola U.S. (PIT‑4R, CIT-8). W przypadku kiedy w żadnym z tych 2 pól w Konfiguracji nie został wskazany urząd skarbowy, wówczas przy pierwszym otwarciu okna przygotowania plików JPK pole z urzędem skarbowym będzie puste i Użytkownik przed przygotowaniem pliku JPK będzie musiał wybrać odpowiedni US. Wybrany urząd skarbowy zostanie zapamiętany przy kolejnym otwarciu okna. Na karcie wybranego urzędu skarbowego musi być uzupełniony czterocyfrowy kod urzędu. W przeciwnym razie przygotowanie pliku nie będzie możliwe. Istnieje możliwość wysyłania do arkusza kalkulacyjnego danych znajdujących się w generowanych plikach JPK celem łatwiejszego ich przeglądania. Na oknie Pliki JPK znajduje się parametr Podczas eksportu utwórz również pliki MS Excel. Po wygenerowaniu pliku JPK z zaznaczonym powyższym parametrem, nastąpi otwarcie arkusza zawierającego wyeksportowane dane (jeżeli na pytaniu Czy otworzyć wyeksportowany plik? zaznaczono Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej i wybrano Tak) bądź wyświetlone zostanie pytanie czy plik otworzyć (opcja Pytaj). Tworzony plik arkusza kalkulacyjnego zawiera arkusz dotyczący danych podatnika, agregatów oraz danych poszczególnych dokumentów.
Uwaga
Do eksportu danych JPK do arkusza MS Excel wymagane jest połączenie z Internetem.
Ikona utworzenia pliku JPK  staje się aktywna po zaznaczeniu co najmniej jednej grupy danych oraz wskazaniu urzędu skarbowego. Podczas eksportu danych do pliku (zarówno JPK_VAT jak i pozostałych plików JPK) następuje weryfikacja poprawności wysyłanych danych poprzez porównanie ze wzorcem dokumentu elektronicznego. Generowany plik jest również weryfikowany pod kątem uzupełnienia pól obowiązkowych. Możliwe jest wyłączenie sprawdzania poprawności generowanych plików JPK poprzez odznaczenie parametru Sprawdzaj poprawność plików JPK przed wysłaniem, znajdującego się w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ e‑deklaracje/JPK. W przypadku braku danych za okres podany podczas eksportu, pliki JPK nie są tworzone a w logu z przebiegu operacji pojawia się stosowny komunikat.  Wyjątkiem jest plik JPK_VAT, który jest tworzony nawet jeśli za dany okres nie ma zapisów w rejestrze VAT, a Użytkownik jest zobligowany do złożenia pustej deklaracji VAT-7. Jeżeli w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity Plik Kontrolny nie ustawiono katalogu dla plików z danymi, wówczas podczas próby przygotowania pliku JPK pojawia się okno z odpowiednim komunikatem.
Dotyczy wersji: 2018.2.1
Podczas eksportu danych do nagłówka pliku JPK_VAT(3) przenoszone są następujące informacje:
  • Zakres dat dla eksportowanych danych
  • Dane identyfikacyjne podatnika pobierane z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy ‑ NIP, Pełna nazwa,
  • Adres e-mail podatnika pobierany w pierwszej kolejności z deklaracji VAT-7(18); jeżeli nie jest uzupełniony na deklaracji, zostanie pobrany z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW, a jeżeli tam również nie będzie uzupełniony – wówczas z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy
  • Nazwa programu z którego wygenerowano plik JPK_VAT(3) (w pliku widnieje nazwa „Comarch ERP Optima” wraz numerem wersji)
Podczas eksportu danych, do nagłówka pozostałych plików JPK przenoszone są następujące informacje:
  • Kod urzędu skarbowego (uzupełniany z poziomu Ogólne/ Inne/ Urzędy)
  • Zakres dat dla eksportowanych danych
  • Dane identyfikacyjne oraz adres podatnika pobierane z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy (NIP, Pełna nazwa, REGON, Kod Kraju, Województwo, Powiat, Gmina, Ulica, Nr domu, Nr lokalu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta)
Uwaga
W przypadku plików JPK_VAT(2) oraz  JPK_PKPiR(2) (generowanych za okres od stycznia 2017) pola adresowe podatnika oprócz kodu kraju i miasta nie są już obowiązkowe. W związku z tym podczas generowania pliku JPK_VAT(2) oraz JPK_PKPiR(2) nie jest sprawdzane uzupełnienie województwa, powiatu, gminy, nr domu, kodu pocztowego i poczty w Pieczątce firmy (w przypadku pozostałych struktur plików JPK te pola nadal są obowiązkowe i powinny zostać uzupełnione).
Dotyczy wersji: 2018.1.1
Uwaga
W przypadku plików JPK_VAT(3) (generowanych za okres od stycznia 2018) nie są już wysyłane dane adresowe podatnika (do pliku wysyłane są jedynie numer NIP oraz nazwa pobierane z pieczątki firmy). Dodatkowo z pieczątki firmy pobierany jest adres e-mail w przypadku jego uzupełnienia (jest to pole nieobowiązkowe).

Dane te są wymagane przez wzór dokumentu elektronicznego i muszą być uzupełnione w programie przed wysyłką plików JPK.

Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy numer NIP podatnika jest uzupełniony łącznie z kodem kraju (PL), do plików JPK przenoszone są tylko cyfry z numeru NIP.
[/su_list]

Pliki JPK

Funkcja eksportu danych do Jednolitego Pliku Kontrolnego dostępna jest dla operatorów mających zaznaczony na swojej karcie parametr Prawo eksportu plików JPK.
Dotyczy wersji: 2018.1.1
Początkowo jedynie operator ADMIN ma ten parametr zaznaczony.
Po wybraniu tej opcji otwierane jest okno Pliki JPK: Na oknie widoczne są pliki wysłane na serwer Ministerstwa Finansów przez program Comarch ERP Optima wersją wcześniejszą niż 2017.3.1 oraz wszystkie pliki wygenerowane od wersji 2017.3.1 i dodane ręcznie przez Użytkownika. Wygenerowane pliki od wersji 2017.3.1 zapisywane są w katalogu do przechowywania plików JPK wskazanym w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity Plik Kontrolny, jak również w bazie danych programu Comarch ERP Optima. Na liście prezentowane są takie informacje, jak: operator wysyłający plik JPK, typ pliku, nazwa pliku, numer korekty, data utworzenia, zakres dat danych zawartych w plikach JPK, czy plik został scalony oraz status pliku JPK. Kolumny Okres od i Okres do wyświetlające zakres dat dla danych zawartych w plikach JPK uzupełnione są dla plików JPK wygenerowanych od wersji 2017.3.1. Dla plików wygenerowanych i wysłanych w poprzednich wersjach programu kolumny będą puste. Kolumna Scalony wyświetla dla plików które zostały połączone wartość T, natomiast dla pozostałych wartość N. Istnieje również możliwość dodania domyślnie ukrytej kolumny Czas pokazującej datę i godzinę utworzenia pliku JPK.
Uwaga
W związku z funkcjonalnością łączenia plików JPK_VAT i możliwością dodania nowych plików JPK, wszystkie pliki wygenerowane w wersjach programu wcześniejszych niż 2017.3.1 ale nie wysłane, po konwersji nie będą widoczne na liście. Istnieje możliwość dodania tych już wygenerowanych plików na listę plików JPK za pomocą ikony  .
Możliwe jest filtrowanie plików JPK po typie pliku – służy temu pole Typ pliku. Jako wartość tego pola można wybrać opcję –wszystkie- (wówczas widoczne będą wszystkie pliki JPK bez względu na ich typ) lub wybrać konkretny typ plików (np. JPK_VAT). Domyślnie na liście ustawia się typ plików JPK_VAT.
Dotyczy wersji: 2018.5.1
W obszarze filtra znajduje się pole Rok umożliwiające wyfiltrowanie plików JPK dotyczących wybranego roku.
Istnieje możliwość dodania na listę nowych plików JPK (wygenerowanych z poziomu innych baz Comarch ERP Optima lub w programach innych producentów)  – służy do tego ikona Dodaj plik JPK z dysku, na listę znajdująca się na wstążce programu. Po kliknięciu ikony pojawia się okno wyboru pliku: Na otwartym oknie podpowiada się standardowy folder zapisu dla plików JPK dla firmy (określany w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity Plik Kontrolny, łącznie z podkatalogiem o nazwie zgodnej z nazwą firmy). Po wskazaniu nowego pliku XML zawierającego plik JPK i kliknięciu Otwórz, plik zapisywany jest do bazy i pojawia się na oknie Pliki JPK. U góry okna Pliki JPK znajdują się odnośniki: 
  • Jak przygotować JPK w Comarch ERP Optima, prowadzący do biuletynu OPT-079 Jednolity Plik Kontrolny,
  • Informacje o JPK na stronach Ministerstwa Finansów, prowadzący do strony MF (https://www.podatki.gov.pl/jednolity-plik-kontrolny).
 

Wysyłka plików JPK

Po rozwinięciu na oknie Pliki JPK ikony Wyślij istnieje możliwość wyboru trzech sposobów podpisania wysyłanych plików JPK:
  • Wyślij podpisem kwalifikowanym,
  • Wyślij podpisem niekwalifikowanym,
  • Wyślij podpisem zaufanym.
Wybranie pierwszej opcji powoduje wywołanie listy zainstalowanych w systemie Windows certyfikatów służących do elektronicznego podpisywania wysyłanych deklaracji oraz plików JPK. Po wybraniu drugiej opcji otwierane jest okno z danymi podatnika pobranymi z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW: numerem NIP, imieniem i nazwiskiem oraz datą urodzenia. Na oknie należy uzupełnić kwotę przychodu podatnika za dwa lata wstecz. Domyślnie w tym polu wykazywana jest kwota 0,00.
Uwaga
Podpisywanie plików JPK podpisem niekwalifikowanym możliwe jest jedynie dla plików JPK_VAT dla osób fizycznych. Wysłanie tym sposobem inych typów plików JPK bądź plików JPK_VAT podatników nie będących osobami fizycznymi nie jest możliwe.
Jeżeli podczas wysyłki pliku JPK_VAT podano niewłaściwą kwotę przychodu (podczas odbioru UPO pojawił się błąd o kodzie 403), wówczas plik JPK_VAT uzyskuje z powrotem status Nie wysłano, umożliwiając ponowną jego wysyłkę. W przypadku podpisu niekwalifikowanego nieprawidłowe dane autoryzacyjne nie blokują możliwości kolejnej próby wysyłki pliku JPK_VAT. Możliwe jest ponowne wprowadzenie prawidłowych danych i wysyłka pliku. Korzystając z wysyłki plików JPK_VAT za pomocą podpisu niekwalifikowanego należy upewnić się, że są podane wszystkie wymagane dane. Brak jednej z nich (np. numeru NIP, imienia bądź nazwiska) powoduje wyświetlenie komunikatu: Nieprawidłowy format danych autoryzujących. Po wybraniu trzeciej opcji otwierane jest okno z kreatorem procesu podpisywania pliku JPK podpisem zaufanym: Krok 1 – Kliknij w Skopiuj link do schowka Plik JPK przeznaczony do podpisu za pomocą podpisu zaufanego tworzony jest w katalogu wskazanym w Comarch ERP Optima w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity Plik Kontrolny w katalogu zgodnym z nazwą firmy w podkatalogu E-PUAP. Informacja o dokładnej ścieżce do pliku znajduje się na oknie Podpisywanie plikupodpisem zaufanym w pierwszym kroku kreatora. Tam również dostępny jest przycisk Skopiuj link do schowka, którego użycie ułatwia wklejenie ścieżki do pliku na stronie ePUAP. Krok 2 – Otwórz stronę www.epuap.gov.pl/wps/portal. W górnej części ekranu widoczny będzie tekst: „Masz firmę? Podpisz JPK_VAT profilem zaufanym.” Wybierz: Podpisz Profilem Zaufanym. Jeśli nie widzisz takiego okna to kliknij w link https://obywatel.gov.pl/podatki/podpisz-jpk_vat-profilem-zaufanym   Kliknij w „Podpisz JPK_VAT”.   Dalej wybierz „Zaloguj się”.    Zaloguj się za pomocą hasła lub wskaż odpowiedni bank.     Po zalogowaniu kliknij w „Wybierz plik z dysku”.   To co skopiowałeś w Kroku 1 wklej w polu „Nazwa pliku” (np. CTRL + V).   Rozpoczyna się wczytywanie i sprawdzanie pliku. Ze względu na obciążenie serwerów może to trwać nawet kilka minut. Po prawidłowym wczytaniu pliku JPK_VAT, kliknij w „Podpisz podpisem zaufanym”. W zależności od wybranej formy weryfikacji, na ekranie pojawi się okno na wpisanie kodu autoryzacyjnego, który jest wysyłany SMS-em bądź na adres mailowy.   W sytuacji, gdy podpis zaufany zakładany był za pomocą aplikacji bankowej, proces podpisywania pliku wygląda nieco inaczej. Użytkownik po wyborze opcji Podpisz podpisem zaufanym zobaczy swoje dane i ponownie wybiera Podpisz profilem zaufanym.   Po tej operacji pojawi się okno autoryzacji podpisania profilem zaufanym i prośba o zalogowanie i potwierdzenie smsem lub kodem ze zdrapki.   Po wykonaniu tych czynności można zapisać na dysku plik JPK_VAT za pomocą opcji „Zapisz”. Wróć do programu Comarch ERP Optima i przejdź do: Krok 3 – Kliknij Wybierz podpisany plik JPK.   Wybierz podpisany plik, który wcześniej zapisałeś.   Pojawi się komunikat: „Czy chcesz teraz wysłać podpisany plik?” Wybór opcji Tak” powoduje wysłanie pliku JPK, który otrzyma na liście status: Wysłano/Nie odebrano UPO. Wybór opcji Nie” powoduje, że plik na liście otrzyma status podpisany podpisem zaufanym/Nie wysłano, może on zostać wysłany później.
Wskazówka

1. Plik JPK Comarch ERP Optima zapisuje w katalogu ustawionym w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity Plik Kontrolny.Każda firma ma swój katalog, a pliki przeznaczone do podpisu przez e-PUAP znajdują się w podkatalogu o nazwie ePUAP.

2. Podpisuje się wyłącznie jeden plik JPK za pomocą podpisu zaufanego. Nie ma możliwości podpisywania wielu plików jednocześnie.

3. Plik JPK podpisany podpisem zaufanym może zostać wysłany wyłącznie z tego komputera, na którym został skierowany do podpisu i podpisany.

4. Po wybraniu opcji wysyłki pliku JPK o statusie Podpisany podpisem zaufanym/Nie wysłano - jest on od razu wysyłany. Nie ma konieczności ponownego podpisywania pliku JPK. Pliki o tym statusie można wysyłać seryjnie z listy.

5. Usunięcie z listy pliku o statusie Podpisany podpisem zaufanym/Nie wysłano - usuwa również plik z podkatalogu E‑PUAP.

6. Pliku JPK o statusie Podpisany podpisem zaufanym/Nie wysłano nie można wysłać za pomocą podpisu kwalifikowanego. Przy próbie takiej wysyłki pojawia się komunikat błędu.

7. Wysyłka pliku JPK za pomocą podpisu zaufanego nie jest dostępna z programu Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe.

 

Więcej informacji na temat generowania i wysyłki pliku JPK przy pomocy podpisu zaufanego znajdą Państwo w poniższym filmiku. Film prezentuje jeszcze inną ścieżkę podpisania pliku JPK przez profil zaufany.

Na oknie Pliki JPK znajduje się również przycisk  Odbierz służący do odbioru UPO. Aby uniemożliwić nadpisywanie daty odebrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru dla plików JPK, nie ma możliwości ponownego pobrania UPO dla plików JPK ze statusem Wysłano/ odebrano UPO. Z poziomu tego okna możliwe jest również podejrzenie pobranego Urzędowego Poświadczenia Odbioru za pomocą ikony  Podgląd UPO lub w menu kontekstowym poprzez wybór opcji Zmień. Wydruk UPO dostępny jest z poziomu listy plików JPK. Wybór opcji  Podgląd pliku znajdującej się na wstążce programu  powoduje otwarcie arkusza kalkulacyjnego zawierającego dane znajdujące się w podświetlonym na liście pliku JPK celem ich weryfikacji. Funkcja dostępna jest również w menu kontekstowym – Podgląd dokumentu. Jeżeli w katalogu jest zapisany arkusz kalkulacyjny to on jest otwierany, jeśli go nie ma wówczas arkusz jest tworzony. Wygenerowanie bądź dodanie na listę pliku JPK powoduje zapisanie go do bazy firmowej, więc podgląd pliku będzie zawsze możliwy bez względu na stanowisko na którym wygenerowano bądź dodano plik JPK. Możliwe jest również usuwanie zaznaczonych plików JPK za pomocą ikony  Usuń. Aby usunięcie pliku JPK było możliwe, musi on mieć inny status niż Wysłano/nie odebrano UPO lub Wysłano/ odebrano UPO. Usunięcie pliku powoduje usunięcie go z listy plików, z bazy danych oraz z katalogu do przechowywania plików JPK.

Bezpłatne e-szkolenie dotyczące Jednolitego Pliku Kontrolnego.

Zobacz nowe bezpłatne szkolenie e-learningowe dotyczące obsługi Jednolitego Pliku Kontrolnego.

Uruchom szkolenie >>

Scalanie plików JPK_VAT

https://youtu.be/y6ppeBZzINc Istnieje możliwość łączenia plików JPK_VAT w programie Comarch ERP Optima. Użytkownik może wskazać pliki które mają zostać połączone i na podstawie tych plików zostanie utworzony nowy plik zawierający dane z tych wskazanych plików. Proces łączenia plików JPK_VAT wygląda następująco: Użytkownik powinien zaznaczyć wybrane przez siebie pliki na liście plików JPK i kliknąć ikonę Scal pliki JPK_VAT znajdującej się na wstążce programu. Funkcja może zostać również uruchomiona z poziomu menu kontekstowego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na plikach JPK i wybraniu opcji Scal pliki JPK_VAT. Zarówno ikona jak i funkcja w menu kontekstowym jest aktywna po wyfiltrowaniu plików JPK do typu JPK_VAT(wybór w polu Typ pliku wartości JPK_VAT) i zaznaczeniu co najmniej 2 plików.   Na oknie Łączenie plików JPK_VAT można wskazać czy plik ma być złożony jako korekta  (parametr Oznacz plik JPK_VAT jako korektę).  
Dotyczy wersji: 2018.1.1
Podczas scalania plików JPK_VAT(3) po oznaczeniu scalonego pliku jako korekty można wpisać numer tej korekty. Scalane pliki JPK_VAT muszą być w tej samej wersji.  
  Na oknie można również zaznaczyć czy po wygenerowaniu pliku JPK_VAT ma zostać również wygenerowany arkusz kalkulacyjny zawierający dane przeniesione do połączonego pliku.
Na oknie dostępny jest parametr Składam plik JPK z dwiema opcjami:
  • obowiązkowy (opcja domyślnie zaznaczona),
  • na żądanie Urzędu Skarbowego podczas kontroli.
Parametr określa cel złożenia łączonego pliku JPK_VAT. Generowanie pliku rozpoczynane jest po kliknięciu ikony Wykonaj połączenie . Funkcja może zostać również wywołana poprzez naciśnięcie <F8>. Warunkiem połączenia plików jest to, aby były to pliki JPK_VAT wygenerowane w tym samym wzorcu dokumentu elektronicznego – JPK_VAT(2) lub JPK_VAT(3) i zawierające dokumenty za ten sam zakres dat (z tym samym rokiem i miesiącem rozliczenia w deklaracji VAT).
Dane dotyczące podatnika składającego połączony plik JPK_VAT pobierane są z Pieczątki firmy (Konfiguracja Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy). Pozostałe dane zostaną odpowiednio połączone – wszystkie dokumenty sprzedaży ze wszystkich plików zostaną umieszczone w sekcji dotyczącej Rejestrów sprzedaży. Analogicznie dla rejestrów VAT zakupu. Sekcje zawierające zagregowane dane będą zawierały informacje dotyczące wszystkich pozycji z wszystkich plików. Tak więc suma ilości pozycji z wszystkich łączonych plików będzie zgodna z ilością w pliku zbiorczym. Nowy połączony plik zbiorczy otrzymuje nazwę JPK_VAT_SCALONY_PLN_Data_od_Data_do_Data_i_godzina_utworzenia. Po utworzeniu zbiorczego pliku JPK_VAT, pliki cząstkowe które podlegały połączeniu zmieniają status z Nie wysłano na Nie podlega. Dopiero w przypadku usunięcia pliku zbiorczego takie pliki otrzymają z powrotem status Nie wysłano. Nie ma możliwości wysłania plików, które uległy połączeniu  - w takim przypadku należy wysłać plik zbiorczy. Nie jest również możliwe usunięcie pliku cząstkowego - należy w pierwszej kolejności usunąć plik wynikowy. Nie jest możliwe ponowne połączenie plików, które już zostały poddane łączeniu. Wysłane pliki JPK_VAT również nie podlegają połączeniu – łączenie  plików JPK_VAT możliwe jest tylko dla plików o statusie Nie wysłano. Domyślnie pliki JPK_VAT które zostały połączone są ukrywane, ale można je wywołać na listę plików JPK. Służy temu parametr Pokaż scalone. Pliki cząstkowe, które zostały  połączone, wyświetlane są na liście plików w kolorze szarym. Pełny opis funkcjonalności Jednolitego Pliku Kontrolnego znajduje się w biuletynie OPT079 – Jednolity Plik Kontrolny 

Pliki JPK_V7

Lista plików JPK_V7

Z poziomu menu Rejestry VAT istnieje możliwość generowania i wysyłki do Ministerstwa Finansów plików JPK_V7 obowiązujących od października 2020 roku. Okno to może zostać również wywołane z poziomu menu JPK. W Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje w sekcji Podatnik składa deklaracje/odprowadza zaliczki z tytułu dostępny jest parametr JPK_V7. W przypadku jego zaznaczenia możliwe jest sporządzenie tego typu pliku poprzez udostępnienie odpowiedniej opcji w menu programu. Parametr jest domyślnie zaznaczony dla nowo zakładanych baz. W przypadku konwersji baz z wcześniejszych wersji do wersji 2020.6.1 , jeżeli w tej sekcji zaznaczony był parametr VAT-7, parametr JPK_V7 również jest zaznaczany. Po kliknięciu w menu JPK ikony Pliki JPK_V7  otwierane jest okno Pliki JPK_V7 z ulgą na złe długi. Okno to może zostać również wywołane z poziomu menu Rejestry VAT, gdzie również występuje pozycja Pliki JPK_V7.

Zakładka JPK_V7

Na pierwszej zakładce widoczna jest lista utworzonych w programie plików JPK_V7:

Pliki JPK_V7 z ulgą na złe długi

Na liście dostępne są następujące informacje w formie kolumn:
  • Miesiąc i Rok którego utworzony plik dotyczy,
  • Korekta (jeżeli plik jest korektą widoczna jest wartość 1),
  • Data obliczenia,
  • Kwota podatku podlegającego wpłacie,
  • Status (w przypadku części deklaracyjnej kolumna przyjmuje wartość obliczona bądź zamknięta, jeżeli plik nie zawiera części deklaracyjnej a wyłącznie ewidencyjną - zawsze ma status zamknięta),
  • e-Portal (Nie wysłano, Wysłano/nie odebrano UPO, Wysłano/odebrano UPO, Błąd przetwarzania),
  • Zawartość (informacja czy plik zawiera część deklaracyjną i ewidencyjną czy tylko jedną z nich),
  • Scalony (informacja czy plik został scalony),
  • Operator który wysłał plik,
  • Nazwa pliku,
  • Data wysłania – kolumna domyślnie ukryta,
  • PRED (informacja czy dodano predekretację) – kolumna domyślnie ukryta.
  • Typ pliku (informacja czy jest to plik JPK_V7M miesięczny czy JPK_V7K kwartalny oraz czy jest to plik obowiązkowy czy na żądanie) – kolumna domyślnie ukryta,
  • Wersja części deklaracyjnej – kolumna domyślnie ukryta,
Dostępna jest również kolumna służąca do zaznaczania wybranych pozycji na liście. Na dole okna dostępny jest parametr Rok służący do filtrowania listy plików JPK_V7 oraz parametr Pokazuj scalone, po którego zaznaczeniu wyświetlane są również pliki które zostały scalone. Analogicznie jak w przypadku plików JPK, znajdująca się na dole okna ikona Wyślij umożliwia wysłanie zaznaczonych plików JPK_V7 za pomocą podpisu kwalifikowanego, podpisu niekwalifikowanego (wyłącznie osoby fizyczne) bądź podpisu zaufanego. Odpowiednią opcję należy wybrać po rozwinięciu ikony Wyślij: Ikona Odbierz UPO służy do odebrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru dla zaznaczonych plików JPK_V7. Ikony Wyślij oraz Odbierz UPO są aktywne dla operatora, który na swojej karcie ma zaznaczony parametr Prawo do eksportu plików JPK. Ikona Zmień umożliwia podgląd utworzonego wcześniej pliku (części deklaracyjnej). Po rozwinięciu ikony za pomocą znajdującej się obok niej strzałki możliwe jest podejrzenie Urzędowego Poświadczenia Odbioru. Ikona Usuń służy do skasowania podświetlonego bądź zaznaczonych plików JPK_V7. Nie można usuwać plików, które uległy scaleniu, plików zatwierdzonych zawierających część deklaracyjną oraz wysłanych do Ministerstwa Finansów. Kliknięcie ikony Zamknij okno powoduje zamknięcie okna Pliki JPK_V7 z ulgą na złe długi. Pliki JPK_V7 zawierające część deklaracyjną wyświetlane są na liście w kolorze zielonym jeżeli są w buforze (niezatwierdzone), natomiast zatwierdzone pliki wyświetlane są w kolorze czarnym. Pliki zawierające wyłącznie część ewidencyjną wyświetlane są po ich dodaniu w kolorze czarnym (nie podlegają one zatwierdzaniu). Jeżeli do pliku utworzona została korekta lub istnieje później dodany plik za ten sam okres, jest on wyświetlany na liście w kolorze szarym. W menu podręcznym, po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na wybranym pliku JPK, dostępna jest opcja Eksportuj dane w formacie JPK_V7. Po jej wybraniu w folderze zapisu plików JPK wskazanym w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity plik kontrolny ponownie tworzony jest plik XML. Dzięki temu, jeżeli plik JPK_V7 jest już wysłany a poprzedni plik XML został usunięty z dysku lub utworzony na innym komputerze, możliwe jest uzyskanie nowego pliku XML zawierającego dane z pliku JPK.  

Zakładka Ulga na złe długi (VAT-ZD)

Na drugiej zakładce widoczna jest lista utworzonych w programie zawiadomień VAT-ZD:

Ulga na złe długi (VAT-ZD)

Jest to analogiczna lista jak ta dotycząca załączników VAT-ZD dla deklaracji VAT-7, nie zawiera tylko kolumn e-Deklaracje i Data wysłania. Wzorzec dokumentu elektronicznego dla plików JPK_V7 nie przewiduje wysyłania załącznika VAT-ZD. Jednakże załączniki te nadal są potrzebne w celu utworzenia zapisów korekcyjnych do niezapłaconych faktur, które to powinny w pliku JPK_V7 się znaleźć. Lista zawiera kolumny: Miesiąc, Rok, Korekta, Data obliczenia, Kwota oraz Status. Lista zawiera te same zawiadomienia VAT-ZD, które zostały dodane dla deklaracji VAT-7 (Rejestry VAT/ Deklaracje VAT-7/ zakładka VAT-ZD). Dodanie zawiadomienia na jednej z tych list powoduje wyświetlenie go również w drugim miejscu. Szczegóły generowania zawiadomienia VAT-ZD opisane zostały w artykule VAT-ZD. Na liście możliwe jest dodanie załącznika VAT-ZD zarówno dla sprzedaży jak i dla zakupu. Po wygenerowaniu zawiadomienia należy utworzyć do niego zapisy korekcyjne, które zostaną pobrane w momencie generowania pliku JPK_V7. Generowanie zapisów korekcyjnych należy wykonać przed dodaniem pliku JPK_V7 za ten okres lub jego zatwierdzeniem (dotyczy plików zawierających część deklaracyjną). W przypadku gdy Użytkownik nie korzysta z dostępnego w programie załącznika VAT-ZD lub istnieje potrzeba uwzględnienia dokumentu korygującego ulgę na złe długi z pominięciem VAT-ZD od strony zakupu, wówczas możliwe jest (analogicznie jak w przypadku plików JPK_VAT) skorzystanie z możliwości dodania dokumentów technicznych w rejestrze VAT zakupu i ustawienia na nich atrybutów odpowiednio VAT-ZD ZAKUP NIEZAPŁ i VAT-ZD ZAKUP ZAPŁAC. W takim przypadku należy dodatkowo w części deklaracyjnej pliku JPK_V7 wpisać sumę tych wartości w pola P_46(wartość ujemna) i P_47(wartość dodatnia).

Generowanie pliku JPK_V7

Po kliknięciu ikony Dodaj   otwierane jest okno Eksport plików JPK_V7:

Eksport plików JPK_V7

Na oknie tym należy wskazać czy plik JPK_V7 jest plikiem obowiązkowym (domyślna opcja) czy też składanym na żądanie Urzędu Skarbowego podczas kontroli. Możliwe jest dodanie za ten sam okres pliku obowiązkowego oraz na żądanie US. Należy również wskazać okres (rok i miesiąc) za który składany jest plik. Pierwszy plik JPK_V7 można utworzyć dopiero za miesiąc październik 2020 lub czwarty kwartał 2020. Przy próbie dodania pliku za okresy wcześniejsze pojawia się komunikat: Nie można utworzyć pliku JPK_V7. Za ten okres obowiązuje plik JPK_VAT. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe zaznaczony jest parametr Kwartalne rozliczenia VAT, w zależności od wyboru miesiąca będzie się generował nowy plik JPK_V7 albo tylko z częścią ewidencyjną (w przypadku wskazania dwóch pierwszych miesięcy kwartału) albo z częścią ewidencyjną za ostatni miesiąc kwartału i deklaracyjną za cały kwartał (w przypadku wskazania ostatniego miesiąca kwartału). Jeżeli wspomniany parametr nie jest zaznaczony (czyli obowiązuje miesięczny okres rozliczania podatku VAT), wygenerowany zostanie plik z częścią ewidencyjną i deklaracyjną za wskazany miesiąc. Na oknie należy wybrać Urząd Skarbowy (obowiązkowe pole do uzupełnienia). W tym polu podpowiada się Urząd Skarbowy dla deklaracji VAT wskazany w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje. Wskazany urząd powinien mieć na swojej karcie uzupełniony czterocyfrowy kod urzędu. Jeśli ten kod nie jest uzupełniony, wówczas wyświetlane jest ostrzeżenie: „Na karcie US nie uzupełniono kodu urzędu. Eksport plików JPK będzie możliwy po uzupełnieniu kodu urzędu na karcie US.” Kolejną uzupełnianą informacją jest współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży. Wartość współczynnika podpowiada się na podstawie deklaracji za miesiąc poprzedni (jeśli była dodana w danym roku). W przypadku pliku za miesiąc styczeń, współczynnik wyliczany jest na podstawie zapisów z rejestru sprzedaży za poprzedni rok. W przypadku braku zapisów w rejestrze VAT za poprzedni rok, podpowiada się współczynnik w wartości 100%, natomiast Użytkownik może go ręcznie zmodyfikować zaznaczając parametr. Po zaznaczeniu parametru i wprowadzeniu wartości współczynnika, jest ona zapamiętywana dla kolejnych plików JPK_V7. Według wskazanego współczynnika szacunkowego struktury sprzedaży przeliczana jest część deklaracyjna, jak również zapisy części ewidencyjnej dotyczącej zakupów z odliczeniami warunkowymi. U dołu okna znajduje się lista najczęściej zadawanych pytań dotyczących plików JPK_V7 wraz z odpowiedziami. Ikona Anuluj powoduje zamknięcie okna Eksport plików JPK_V7 bez wygenerowania pliku. Po kliknięciu ikony Utwórz plik następuje wygenerowanie pliku JPK_V7 za wskazany okres.

Wyliczenie części deklaracyjnej pliku JPK_V7

Uwaga
Wszelkie obliczenia podstawy opodatkowania i podatku są realizowane przez program automatycznie, na podstawie zgromadzonych w programie danych. Jednakże w przypadku błędnie wprowadzonych danych (np. błędnie zaklasyfikowane kwoty w Rejestrze VAT) wyniki obliczeń będą oczywiście różne od oczekiwanych. Dlatego na użytkowniku spoczywa obowiązek kontroli, czy wprowadzone i przetwarzane dane są poprawne.
Uwaga
W związku z możliwością importu dokumentów z plików JPK_VAT/JPK_V7 do Rejestru VAT istnieje możliwość wyliczenie deklaracji VAT-7 na podstawie danych z więcej niż jednej bazy. Szczegóły funkcjonalności importu dokumentów z plików JPK_VAT/JPK_V7 opisano w artykule Import do rej. VAT.
Uwaga
Przed generowaniem pliku JPK_V7, jeżeli ma zostać uwzględniona ulga na złe długi, należy najpierw naliczyć zawiadomienie VAT-ZD, wygenerować zapisy korekcyjne i dopiero wówczas utworzyć plik JPK_V7.
W przypadku rozliczenia VAT miesięcznego i za trzeci miesiąc kwartału dla rozliczenia kwartalnego VAT otwierane jest okno z częścią deklaracyjną pliku:
Część deklaracyjna JPK_V7, zakładka 1
  Zakładka nr 1 Okno to jest bardzo podobne do formularza dostępnej w programie deklaracji VAT-7. Okres za który sporządzany jest plik, jak również wartość szacunkowego współczynnika struktury sprzedaży pobierane są z okna Eksport plików JPK_V7 i na oknie z częścią deklaracyjną nie podlegają edycji.
Uwaga
Od wersji programu 2021.2.1 na formularzu nie jest dostępny parametr Rozliczyć zakupy nierozliczone za poprzednie miesiące. Wynika to z konieczności wykazywania takich dokumentów zakupowych w części ewidencyjnej pliku. Jeżeli w deklaracjach za poprzednie miesiące dokumenty zakupowe nie były uwzględniane, wówczas w celu ich wykazania w części deklaracyjnej i ewidencyjnej pliku należy skorzystać z operacji seryjnej Zmień datę deklaracji VAT wskazując odpowiednią datę dla tych dokumentów zakupowych. Na już istniejących deklaracjach z zaznaczonym parametrem Rozliczyć zakupy nierozliczone za poprzednie miesiące pozostaje on widoczny, umożliwiając Użytkownikowi jego odznaczenie .
W tej części wykazywana jest wartość sprzedaży oraz podatku należnego od tych transakcji. W szczególności transakcjami powodującymi obowiązek podatkowy są:
  • Sprzedaż krajowa
  • Eksport towarów
  • Dostawa towarów i usług poza terytorium kraju
  • Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, czyli dostawa na teren wspólnoty europejskiej
  • Przypadek określony w art. 129 ustawy o VAT – w tej pozycji wykazywane są wszystkie transakcje ze stawką 0%, znajdujące się w Rejestrze Sprzedaży VAT, dla których wybrano status Eksport - zwrot VAT.
W poszczególnych polach uzupełnione będą automatycznie kwoty na podstawie zapisów w rejestrach VAT. Klasyfikacja sprzedaży w części deklaracyjnej JPK_V7 wg wzoru 21:
Dotyczy wersji: 2021.1.1
Poz. na VAT 7Stawka VATRodzaj fakturyRodzaj sprzedażyRodzaj transakcjiUwagi






10






ZW
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkieKrajowaUwzględnia NP, jeśli jest ustawiony parametr „Uwzględniać sprzedaż
nie podlegającą VAT
na VAT-7” i transakcja krajowa.


FA zwykłe


wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkiePoza terytorium kraju (stawka NP)
NPFa zwykławszystkieKrajowa - podatnikiem jest nabywcaZawsze uwzględnia NP (niezależnie od ustawienia parametru „Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT-7”)




11
WszystkieFA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkieDostawa poza terytorium krajuZawsze uwzględnia NP (niezależnie od ustawienia parametru
Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT 7)


NP
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkiePoza terytorium kraju (stawka NP)
FA zwykłe UsługiWewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca







12
WszystkieFA zwykłe
Dowód wewnętrzny
UsługiDostawa poza terytorium kraju i zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”




Zawsze uwzględnia NP (niezależnie od ustawienia parametru Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT 7)
NPFA zwykłe
Dowód wewnętrzny
UsługiPoza terytorium kraju (stawka NP) i zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”


NP


FA zwykłe


Usługi
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
i dla każdej wymienionej transakcji zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”
130%FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkieKrajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)
FA zwykłewszystkiePodatnikiem jest nabywca
Eksport – zwrot VAT
140%FA zwykłewszystkieEksport – zwrot VAT




15,16




3%
5%
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkieKrajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)


FA zwykłe


wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca




17,18




7%
8%
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkieKrajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)


FA zwykłe


wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca




19.20




22%
23%
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkieKrajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)


FA zwykłe


wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
210%FA zwykłeTowary
Śr. Transportu
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
220%FA zwykłeTowary
Śr. Transportu
Eksport
23,24wszystkieDowód wewnętrznyTowary
Śr. Transportu
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
25,26wszystkieDowód wewnętrznyTowary
Śr. Transportu
Eksport, Eksport – zwrot
27,28wszystkieDowód wewnętrznyUsługiEksport, Eksport – zwrot
29,30wszystkieDowód wewnętrznyUsługiWewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
31,32wszystkieDowód wewnętrznyTowary, Śr. transportuWewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca,
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
Również dokument techniczny z atrybutem SPRZ_ENERGIA_GAZ_OO
wszystkieKrajowa – podatnikiem jest nabywcaTylko podatnicy VAT czynni
WszystkiewszystkieZalecamy Krajowa (rodzaj transakcji nie jest weryfikowany)Dokument z atrybutem SPRZ_ENERGIA_GAZ_OO
33-Wszystkie-Zalecamy Krajowa (rodzaj transakcji nie jest weryfikowany)Dokument techniczny z atrybutem PODATEK OD SPISU
34-Wszystkie-Zalecamy Krajowa (rodzaj transakcji nie jest weryfikowany)Dokument techniczny z atrybutem ZWROT ZA KASĘ FISKAL
35wszystkieDowód wewnętrznyŚr. TransportuWewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
-Wszystkie-Zalecamy Wewnątrzunijna (rodzaj transakcji nie jest weryfikowany)Dokument techniczny z atrybutem WEWN.NABYCIE ŚR.TRAN
36-Wszystkie-Zalecamy Wewnątrzunijna (rodzaj transakcji nie jest weryfikowany)Dokument techniczny z atrybutem WEWN.NAB.PALIW SILN.
Uwaga
W przypadku kwartalnego rozliczania podatku VAT, pliki JPK_V7 za 2 pierwsze miesiące kwartału zawierają wyłącznie część ewidencyjną (bez części deklaracyjnej), natomiast plik za ostatni miesiąc kwartału zawiera zarówno część ewidencyjną, jak i deklaracyjną. Dla miesięcznego okresu rozliczania podatku VAT, pliki JPK_V7 zawierają obie części – deklaracyjną i ewidencyjną. W związku z tym w przypadku kwartalnej metody rozliczania podatku VAT, jeżeli plik generowany jest za dwa pierwsze miesiące kwartału, po kliknięciu ikony Utwórz plik następuje od razu utworzenie części ewidencyjnej pliku JPK_V7 bez otwarcia formularza z częścią deklaracyjną.
Zakładka nr 2 Na tej zakładce znajdują się informacje o czynnościach opodatkowanych oraz podatku należnym od następujących transakcji:
  • Wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
  • Wartość importu usług,
  • Wartość dostaw, dla których podatnikiem jest nabywca,
  • Wartość podatku należnego zapłaconego od wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu,
  • Wartość podatku należnego od towarów objętych spisem z natury.
Część deklaracyjna JPK_V7, zakładka 2
Ponadto na zakładce pojawia się informacja o kwocie nadwyżki podatku naliczonego przeniesiona z poprzedniej deklaracji. W sekcji Nabycie towarów i usług jest wykazywana wartość towarów i usług zaliczanych do środków trwałych i pozostałych oraz kwota podatku naliczonego, w takiej wysokości, w jakiej przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od należnego lub zwrot podatku naliczonego określony na zasadach zawartych w przepisach. Na deklaracji oddzielnie jest wykazywana kwota podatku naliczonego do odliczenia wynikająca z korekty wskaźnika struktury sprzedaży oraz korekty podatku VAT od dokumentów zakupowych niezapłaconych, dla których minęło 90 dni od terminu płatności.
Dotyczy wersji: 2021.1.1
Klasyfikacja zakupu w części deklaracyjnej JPK_V7 wg wzoru 22:
Poz.
w
JPK_V7
Część deklaracyjnaCzęść ewidencyjna
44Automatycznie wyliczona korekta lub wpis ręcznyDokument techniczny z atrybutem KOREKTA ŚR. TRWAŁYCH
45Automatycznie wyliczona korekta lub wpis ręcznyDokument techniczny z atrybutem KOREKTA POZ. NABYĆ
46Zapis korekcyjny do VAT-ZD lub Atrybut VAT-ZD ZAKUP NIEZAPŁZapis korekcyjny do VAT-ZD lub dokument techniczny z atrybutem VAT-ZD ZAKUP NIEZAPŁ
47Zapis korekcyjny do VAT-ZD lub Atrybut VAT-ZD ZAKUP ZAPŁAC.Zapis korekcyjny do VAT-ZD lub dokument techniczny z atrybutem VAT-ZD ZAKUP ZAPŁAC.
Kwoty w polach 33-36 oraz 44-47 W celu wykazywania w pliku JPK_V7 kwot w polach 33-36 oraz 44-47 należy dodać do rejestru VAT dokument techniczny z odpowiednim atrybutem. Taki sposób kwalifikacji dokumentów umożliwia wykazanie w części ewidencyjnej kwoty podatku należnego oraz korekty podatku naliczonego w innym miesiącu niż jest to wykazywane w części deklaracyjnej pliku. Wykorzystanie atrybutów na dokumentach technicznych jest analogicznym działaniem jak w przypadku plików JPK_VAT. Dotyczy to zarówno miesięcznego, jak i kwartalnego rozliczenia podatku VAT. Po wprowadzeniu dokumentów technicznych z odpowiednimi atrybutami, na części deklaracyjnej zostaną automatycznie uzupełnione odpowiadające im pola (nie ma potrzeby wpisywania w nich ponownie kwot ręcznie, jak było to w przypadku deklaracji VAT-7). W związku z tym pola 33,34,35,36,46,47 zostały zablokowane do edycji. Wyjątkiem są pola 44 i 45, które są aktywne do zmiany. Dla tych pól należy dodać dokument techniczny (w celu wykazania w części ewidencyjnej pliku), a dodatkowo na części deklaracyjnej uzupełnić wartość. Wynika to z tego, że te pola są wyliczane automatycznie w pliku JPK_V7 za styczeń bądź pierwszy kwartał jako korekta roczna, w przypadku stosowania szacunkowego współczynnika struktury sprzedaży, i może zaistnieć potrzeba ich ręcznej zmiany. Obok pól 33-36 oraz 44-47 dostępna jest ikona <Pytajnika>, po najechaniu na którą pojawia się chmurka z informacją jak należy wprowadzić dokument, aby kwota pojawiła się w danym polu. Na dokumencie technicznym wartość atrybutu (kwota) może zostać wpisana z groszami. Poniżej znajdują się informacje dotyczące poszczególnych pól: Aby wartość w polu P_33 (Podatek należny od towarów objętych spisem z natury) została uwzględniona na deklaracji i w części ewidencyjnej pliku należy dodać w rejestrze sprzedaży dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie PODATEK OD SPISU i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Aby wartość w polu P_34 (Zwrot odliczonej lub zwróconej kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących) została uwzględniona na deklaracji i w części ewidencyjnej pliku należy dodać w rejestrze sprzedaży dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie ZWROT ZA KASĘ FISKAL i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Wartość w polu P_35 (Podatek od wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu) jest częścią pola P_24 (Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów – kwota VAT dokumentów z wybranym rodzajem Środki transportu). Jeśli wartość w polu P_35 nie wynika z pola P_24, wówczas należy dodać w rejestrze sprzedaży dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie WEWN.NABYCIE ŚR.TRAN i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Aby wartość w polu P_36 (Podatek od wewn. nabycia towarów art. 103 ust. 5aa) została uwzględniona na deklaracji i w części ewidencyjnej pliku należy dodać w rejestrze sprzedaży dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie WEWN.NAB.PALIW SILN. i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Aby wartość w polu P_44 (Korekta podatku naliczonego od nabycia środków trwałych) została uwzględniona w części ewidencyjnej pliku należy dodać w rejestrze zakupu dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie KOREKTA ŚR. TRWAŁYCH i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Aby wartość w polu P_45 (Korekta podatku naliczonego od pozostałych nabyć) została uwzględniona w części ewidencyjnej pliku należy dodać w rejestrze zakupu dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie KOREKTA POZ. NABYĆ i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Wartość w polu P_46 (Korekta podatku naliczonego, o której mowa w art. 89b ust. 1 ustawy) wynika z zapisów korekcyjnych do VAT-ZD. Jeśli nie ma takich zapisów, wówczas należy dodać w rejestrze zakupu dokument bez pozycji z danymi korygowanego dokumentu: np. numerem faktury oraz danymi kontrahenta, z atrybutem JPK_V7 o nazwie VAT-ZD ZAKUP NIEZAPŁ i odpowiednią wartością na minus oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Wartość w polu P_47 (Korekta podatku naliczonego, o której mowa w art. 89b ust. 4 ustawy) wynika z zapisów korekcyjnych do VAT-ZD. Jeśli nie ma takich zapisów, wówczas należy dodać w rejestrze zakupu dokument bez pozycji z danymi korygowanego dokumentu: np. numerem faktury oraz danymi kontrahenta, z atrybutem JPK_V7 o nazwie VAT-ZD ZAKUP ZAPŁAC. i odpowiednią wartością na plus oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT.
Uwaga
Jeżeli w miesiącu, za który sporządzana jest deklaracja, nie wystąpiła sprzedaż lub wystąpiła sprzedaż tylko zwolniona, użytkownik może zdecydować, czy wykazywać na deklaracji (w sekcji D.2) podatek naliczony. Decydują o tym parametry dostępne w Konfiguracji/ Program/ Księgowość/ Deklaracje
Zakładka nr 3 Zakładka zawiera informację odnośnie wielkości zobowiązania podatkowego. Jeżeli pole P_51 (Kwota podatku podlegającego wpłacie do US) jest większe od 0 wówczas pole P_53 (Nadwyżka podatku naliczonego nad należnym) ma być równe 0. W przeciwnym wypadku, jeżeli suma pól P_48 (Kwota podatku naliczonego do odliczenia – razem) + P_49 (Kwota wydatkowana na zakup kas do odliczenia) + P_52 (Kwota wydatkowana na zakup kas do zwrotu) pomniejszona o wartość pola P_38 (Podatek należny – razem) jest większa lub równa 0 wówczas pole P_53 ma być wyliczane poprzez odjęcie od pola P_48 (Kwota podatku naliczonego do odliczenia – razem) sumy pól P_38 (Podatek należny – razem) + P_49 (Kwota wydatkowana na zakup kas do odliczenia) + P_52 (Kwota wydatkowana na zakup kas do zwrotu). W przeciwnym wypadku należy wykazać w polu P_53 wartość 0. Wczęści deklaracyjnej JPK_V7M(22) dostępne są pola P_59 - P_61 dotyczące Wniosku o zaliczenie podatku na poczet przyszłych zobowiązań. W polu 60 Wysokość zwrotu do zaliczenia na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych można wpisać maksymalnie wartość z pola 54 Kwota do zwrotu na rachunek bankowy.
Część deklaracyjna JPK_V7, zakładka 3
Zakładka nr 4 Na zakładce nr 4 dostępne są pola P_68 i P_69 prezentujące łączną sumę kwot netto i VAT dla zapisów korekcyjnych dla VAT-ZD od sprzedaży uwzględnionych w bieżącym miesiącu/kwartale:
Część deklaracyjna JPK_V7, zakładka 4
Do pliku JPK_V7 przenoszona jest informacja o dacie jego utworzenia, pobierana jako data systemowa ze stanowiska komputerowego.
Uwaga
Do poprawnej wysyłki pliku JPK_V7 wymagane jest uzupełnienie adresu e-mail na 4 zakładce części deklaracyjnej.
Dane podatnika (NIP i nazwa pełna) pobierane są z pieczątki firmy. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW, CUK zaznaczono parametr Podatnik jest osobą fizyczną, wówczas Nazwisko i Imię podatnika pobierane są z tej właśnie gałęzi. Adres e-mail wymagany przez plik, jak również numer telefonu pobierane są z części deklaracyjnej pliku JPK_V7 (jeżeli są tam uzupełnione). W przypadku numeru telefonu, jeżeli nie jest wskazany w części deklaracyjnej pliku, jest pobierany z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW, CUK – odpowiednio z danych przedstawiciela, a jeżeli tam jest nieuzupełniony – z danych adresowych firmy. Jeżeli chodzi o adres e-mail, jeżeli nie jest wskazany w części deklaracyjnej pliku JPK_V7, jest pobierany z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW, CUK z danych przedstawiciela, a jeżeli tam nie jest wskazany – z Pieczątki firmy. Jeżeli podatnik rozlicza VAT metodą struktury zakupów, na oknie dostępna jest ikona Struktura zakupów służąca do obliczenia podatku należnego dokonując podziału sprzedaży za dany miesiąc w proporcjach wynikających z udokumentowanych zakupów. Po wykonaniu tej operacji należy ponownie przeliczyć część deklaracyjną pliku JPK_V7 za pomocą ikony Przelicz. Po zweryfikowaniu wyliczonych wartości i ewentualnym uzupełnieniu odpowiednich pól na formularzu Użytkownik może zatwierdzić deklarację klikając na ikonę Zapisz zmiany co spowoduje wygenerowanie pliku JPK_V7. Wygenerowany plik składa się z dwóch części – deklaracyjnej i ewidencyjnej lub tylko jednej z nich. Zapisy z rejestrów VAT przesyłane są do części ewidencyjnej według daty obowiązku podatkowego. Dla rejestru sprzedaży VAT to data obowiązku podatkowego a dla rejestru VAT zakupu – data prawa do odliczenia. Wyjątek stanowią faktury wystawione do paragonów posiadające kod JPK_V7 o symbolu FP – trafiają one do pliku zgodnie z datą wystawienia. Część deklaracyjna pliku JPK_V7 może mieć status obliczona (w buforze) lub zamknięta - analogicznie jak pozostałe typy deklaracji. Jeżeli deklaracja została zamknięta, możliwe jest jej odblokowanie z poziomu listy plików JPK_V7 poprzez kliknięcie na niej prawym przyciskiem myszy i wybranie opcji Odblokuj JPK_V7. Część deklaracyjna pliku (w przypadku obowiązkowych plików JPK_V7) generuje w preliminarzu płatność o kierunku rozchód na kwotę podatku do zapłaty (pole P_51) lub płatność o kierunku przychód na kwotę do zwrotu na rachunek bankowy (pole P_54 w pliku). Stan płatności jest przenoszony z części deklaracyjnej: płatność ma stan bufor jeżeli deklaracja jest niezatwierdzona lub do realizacji jeżeli deklaracja została zablokowana przez zmianami. Korekta części deklaracyjnej pliku generuje płatność na kwotę różnicy podatku do zapłaty (lub kwoty zwrotu na rachunek bankowy) w stosunku do korygowanej deklaracji. W przypadku plików JPK_V7 na żądanie Urzędu Skarbowego – generują one płatności o statusie Nie podlega jeżeli za dany okres nie ma jeszcze dodanego obowiązkowego pliku JPK_V7. W celu zapewnienia prawidłowości rozliczeń płatności wynikających z części deklaracyjnej plików JPK_V7 zaleca się dodawanie pliku na żądanie dopiero wówczas, kiedy wcześniej utworzony już został obowiązkowy plik JPK_V7 (i ewentualne jego korekty). W przeciwnym razie obowiązkowy plik JPK_V7 dodany za okres za który dodano już wcześniej plik na żądanie nie wygeneruje nowej płatności w preliminarzu (lub wygeneruje płatność tylko na kwotę różnicy w stosunku do pliku na żądanie). W przypadku kliknięcia ikony Anuluj zmiany następuje odrzucenie tworzonego pliku i powrót na listę plików JPK_V7. Część ewidencyjna pliku JPK_V7 Podczas tworzenia pliku następuje jego walidacja. Użytkownik otrzymuje informację jeśli jakieś dane nie zostały prawidłowo uzupełnione, np. brakuje adresu e-mail. Program weryfikuje również, czy dla dokumentów technicznych wykazywanych w polach P_46 i P_47 w części deklaracyjnej oraz K_46 i K_47 w części ewidencyjnej wpisano kwoty z odpowiednim znakiem. Jeżeli tak nie jest, w logu z tworzenia pliku pojawia się informacja, że wartość na wskazanym dokumencie nie może być dodatnia/ujemna i aby zweryfikować poprawność wpisanych kwot. Wyłączenie walidacji jest możliwe w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ e-Deklaracje/JPK ale nie jest zalecane. W przypadku kontrahentów z Grecji należy wybierać przedrostek EL na dokumentach z datą rozliczenia w VAT od stycznia 2022 r. Dokumenty wystawione dla kontrahenta z Irlandii Północnej z kodem XI z datą rozliczenia w VAT od stycznia 2022 r. wykazywane są w pliku z kodem XI. W przypadku wcześniejszych okresów rozliczenia w VAT niż styczeń 2022 r., pomimo wybrania na dokumencie kodu XI, do pliku JPK_V7 przenoszony jest kod GB. Wzorzec dokumentu elektronicznego plików JPK_V7(2) w części ewidencyjnej przewiduje oprócz oznaczenia, że dokument jest korektą wynikającą z VAT-ZD (w polu KorektaPodstawyOpodt pojawia się wówczas wartość 1), następujące informacje:
  • Termin płatności w przypadku korekt dokonanych zgodnie z art. 89a ust. 1 ustawy (pole TerminPlatnosci w pliku XML) – do tego pola przenoszony jest termin płatności dla każdej płatności do dokumentu wykazywanego jako korekta pierwotna (dokument w kolorze czarnym na zawiadomieniu VAT-ZD).
  • Data zapłaty w przypadku korekt dokonanych zgodnie z art. 89a ust. 4 ustawy (pole DataZaplaty) – do tego pola przenoszona jest data dla każdej zapłaty (częściowej bądź całkowitej) dokonanej w tym okresie do dokumentu wykazywanego jako korekta zwrotna (dokument w kolorze zielonym na zawiadomieniu VAT-ZD).
W przypadku podglądu pliku JPK_V7 w arkuszu MS Excel, na zakładce JPK_V7_SprzedazWiersz widoczne są kolumny: Korekta art.89a (może przyjmować wartość 1), jak również Termin płatności oraz Data zapłaty uzupełniane datami pobieranymi z pliku. W przypadku korekty pierwotnej dla wykazywanego w pliku dokumentu, uzupełnione są pola Korekta art.89a i Termin płatności, natomiast w przypadku korekty powrotnej – pola Korekta art.89a i Data zapłaty.
Uwaga
W przypadku gdy za określony miesiąc jest już wygenerowane zawiadomienie VAT-ZD i w tym miesiącu następują kolejne zapłaty do dokumentu wykazanego już na zawiadomieniu, wówczas należy usunąć zapisy korekcyjne do tego VAT-ZD, odblokować zawiadomienie i przeliczyć je ponownie. Nie należy w tym przypadku stosować korekt zawiadomienia VAT-ZD, ponieważ może to skutować wykazaniem zduplikowanych pozycji dotyczących zapłat dokumentu w części ewidencyjnej pliku JPK_V7. W przypadku, kiedy plik JPK_V7 wraz z zawiadomieniem VAT-ZD został już złożony i zachodzi potrzeba wykonania jego korekty w związku z uwzględnieniem kolejnej płatności do dokumentu, który już wcześniej wykazany został na zawiadomieniu VAT-ZD za ten sam miesiąc, należy postąpić następująco: 1. Dodać korektę pliku JPK_V7 za ten miesiąc pozostawiając ją w buforze. 2. Usunąć zapisy korekcyjne do zawiadomienia VAT-ZD wygenerowane w tym miesiącu. 3. Odblokować zawiadomienie VAT-ZD i przeliczyć je ponownie. 4. Zablokować VAT-ZD i wygenerować zapisy korekcyjne. 5. Przeliczyć korektę pliku JPK_V7, zablokować ją i wysłać do Urzędu Skarbowego..
Istnieje możliwość ręcznego oznaczenia dokumentu jako korekta podstawy opodatkowania oraz podatku należnego, o której mowa w art. 89a ust. 1 i 4 Ustawy. Dzięki temu możliwe jest oznaczenie wprowadzonych do rejestru sprzedaży VAT dokumentów jako korekty pierwotnej lub korekty powrotnej z pominięciem załącznika VAT-ZD. Chcąc oznaczyć dokument w rejestrze sprzedaży VAT jako korektę o której mowa w art. 89a ust. 1  Ustawy (zmniejszenie podstawy opodatkowania, korekta pierwotna), należy dodać na dokumencie na zakładce [KSeF/JPK] w sekcji Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7 atrybut KOREKTA_ART.89A, wybierając wartość Tak oraz atrybut TERMIN_PLATNOSCI i uzupełnić na nim oczekiwaną datę. Chcąc oznaczyć dokument w rejestrze sprzedaży VAT jako korektę o której mowa w art. 89a ust. 4  Ustawy (zwiększenie podstawy opodatkowania, korekta powrotna), należy dodać na dokumencie na zakładce [KSeF/JPK] w sekcji Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7 atrybut KOREKTA_ART.89A, wybierając wartość Tak oraz atrybut DATA_ZAPLATY i uzupełnić na nim oczekiwaną datę. Oznaczenie w ten sposób dokumentów spowoduje odpowiednie ich wykazanie w części ewidencyjnej pliku JPK_V7. Jeżeli chodzi o pola P_68 oraz P_69 znajdujące się na części deklaracyjnej pliku, powinny one zostać uzupełnione przez użytkownika samodzielnie. Wygenerowanie pliku JPK_V7 powoduje utworzenie w folderze wskazanym w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity Plik Kontrolny pliku w formacie XML o nazwie według schematu: JPK_V7K_PLN_Data od_Data do_Rok_Miesiąc_godzina utworzenia pliku_Kolejny plik w miesiącu Plik tworzony jest w podkatalogu o nazwie zgodnej z nazwą bazy firmowej w programie. Jeżeli folder dla plików JPK nie została wskazany w konfiguracji na danym stanowisku komputerowym, podczas próby utworzenia pliku pojawia się komunikat: W menu Konfiguracja->Stanowisko->Ogólne->Jednolity plik kontrolny nie ustawiono katalogu dla plików z danymi. Czy chcesz skonfigurować teraz? Po wybraniu opcji Tak następuje otwarcie okna Konfiguracji na którym można wskazać folder zapisu dla plików JPK. Po zapisaniu pliku z częścią deklaracyjną istnieje możliwość edycji tego pliku do czasu kiedy pozostaje on w buforze i ponownego przeliczenia części deklaracyjnej. W takim wypadku jeżeli po utworzeniu pliku użytkownik dokona zmian w części deklaracyjnej, wówczas utworzony zostanie nowy plik XML zawierający plik JPK_V7 w tej lokalizacji na dysku. Plik JPK_V7 zawierający część deklaracyjną przed wysłaniem musi zostać zatwierdzony poprzez zaznaczenie na nim parametru Zablokuj deklarację przed zmianami. Jeżeli został sporządzony plik JPK_V7 z częścią deklaracyjną i nie został zatwierdzony, a w międzyczasie nastąpiły zmiany w rejestrze VAT wpływające na wykazywane w pliku informacje, podczas próby zablokowania części deklaracyjnej pojawia się informacja: Błąd obliczania deklaracji. Od ostatniego przeliczenia deklaracji nastąpiły zmiany w ewidencji, należy ponownie przeliczyć deklarację. Po pojawieniu się tego komunikatu należy kliknąć ikonę Przelicz na formularzu części deklaracyjnej i zapisać zmiany. Jeżeli w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ e-Deklaracje/JPK zaznaczony jest parametr Sprawdzaj poprawność plików JPK przed wysłaniem, wówczas weryfikacja zgodności pliku JPK_V7 z wzorcem Ministerstwa Finansów odbywa się zarówno podczas tworzenia pliku, jak również podczas jego wysyłki. Pliki zawierające błędy bądź niepełne informacje nie są wysyłane. Szczegółowe informacje dotyczące dodawania kodów JPK_V7 na dokumencie, przenoszenia do pliku JPK_7, jak i tworzenia pliku JPK_V7 opisane zostały w biuletynie Pliki JPK_V7 – przygotowanie dokumentów i generacja pliku. W przypadku plików JPK_V7 generowanych za okresy do przed lipcem 2021 r. wszystkie kody JPK_V7 uzupełnione na dokumentach są przenoszone do pliku. W przypadku plików JPK_V7 generowanych za okresy od lipca 2021 r.:
  • Kod MPP nie jest przenoszony do pliku, nawet jeżeli znajduje się na dokumencie w Rejestrze VAT.
  • Kod SW nie jest przenoszony do pliku; jeżeli znajduje się na dokumencie w Rejestrze VAT, w pliku JPK_V7 zostanie zamieniony na kod EE(dotyczy to dokumentów z datą rozliczenia w VAT od lipca 2021 r. do grudnia 2021 r.).
  • Kody GTU wskazane na dokumencie nie są przenoszone do pliku JPK_V7 jeżeli na dokumencie wybrany jest również kod WEW.
  • Jeżeli na dokumencie z kodem RO dodatkowo wybrane są kody JPK określające procedury dla sprzedaży, nie są one przenoszone do części ewidencyjnej pliku JPK_V7.
  • W przypadku plików JPK_V7 generowanych za okresy od stycznia 2022 r. kod EE nie jest przenoszony do pliku, nawet jeżeli znajduje się na dokumencie w Rejestrze VAT.
  • W przypadku plików JPK_V7 generowanych za okresy do grudnia 2021 r. kod WSTO_EE zostanie przeniesiony do pliku jako kod EE.
Możliwe jest podejrzenie zawartości pliku w MS Excelu. Pozwala to na weryfikację które kody zostały przypisane do określonego dokumentu (w kolumnach odpowiadającym poszczególnym kodom pojawi się oznaczenia 1 dla kodu, który znajduje się na dokumencie). Wszystkie kody JPK_V7 uzupełnione na dokumentach są przenoszone do pliku i możliwe jest podejrzenie jego zawartości w MS Excelu. Pozwala to na weryfikację które kody zostały przypisane do określonego dokumentu (w kolumnach odpowiadającym poszczególnym kodom pojawi się oznaczenia 1 dla kodu, który znajduje się na dokumencie).
Uwaga
Przy próbie wyliczenia pliku JPK_V7 za okres w którym dodana jest już deklaracja VAT-7(18, 19), pojawi się komunikat: Za ten okres jest już policzona deklaracja VAT-7(18, 19). Należy ją usunąć zanim policzysz plik JPK_V7.

Korekta pliku JPK_V7

Dostępna na oknie Pliki JPK_V7 z ulgą na złe długi ikona Korekta udostępnia po kliknięciu do wyboru 3 opcje:
  • Korekta części deklaracyjnej i ewidencyjnej,
  • Korekta części ewidencyjnej,
  • Korekta części deklaracyjnej.
Wybór rodzaju korekty zależy od zmian jakie mają zostać wykazane. Jeżeli miała miejsce zmiana w rejestrze VAT wpływająca na wyliczenie deklaracji (np. dodanie nowego dokumentu) wówczas należy sporządzić korektę części deklaracyjnej i ewidencyjnej. Jeśli korekta ma dotyczyć np. wyłącznie terminu zwrotu podatku VAT, wówczas należy wybrać korektę części deklaracyjnej. W przypadku kiedy na dokumencie w ewidencji VAT zmianie uległy np. dane adresowe kontrahenta, które nie wpływają na kwoty wykazywane w części deklaracyjnej, wówczas wystarczy sporządzić korektę samej ewidencji. W przypadku kwartalnego rozliczania podatku VAT, jeżeli podświetlony został plik za pierwszy i drugi miesiąc kwartału, wówczas dostępna tylko opcja korekty części ewidencyjnej (pozostałe opcje korekty są wyszarzane). W pozostałych przypadkach wszystkie opcje korekty są aktywne. Korekta powoduje utworzenie nowego pliku JPK_V7. Otwierany jest wówczas formularz Eksport plików JPK_V7, na którym możliwe jest zmodyfikowanie współczynnika struktury sprzedaży (jeżeli tworzona jest korekta zawierająca część deklaracyjną i ewidencyjną). Okres za który sporządzany jest plik pobierany jest z korygowanej na liście pozycji i nie ma możliwości jego zmiany. Jeśli wykonywana jest korekta części deklaracyjnej, po kliknięciu ikony Utwórz plik otwiera się formularz z częścią deklaracyjną. Po kliknięciu ikony Zapisz zmiany następuje wygenerowanie korekty pliku JPK_V7. Jeśli wykonywana jest korekta tylko części ewidencyjnej, po kliknięciu ikony Utwórz plik od razu generowana jest korekta pliku JPK_V7. Ikona korekty dostępna jest wyłącznie w przypadku pozycji wyświetlanych na liście w kolorze czarnym – zamkniętej części deklaracyjnej bądź części ewidencyjnej.

Podgląd zawartości pliku JPK_V7

Na wstążce programu z poziomu okna Pliki JPK_V7 z ulgą na złe długi dostępna jest ikona Podgląd pliku która powoduje otwarcie arkusza MS Excel z zawartością podświetlonego na liście pliku JPK_V7. Arkusz zawiera 5 zakładek prezentujących poszczególne części pliku:
  • JPK_V7_DanePodatnika – nazwa programu, cel złożenia, NIP, telefon, adres email, pełna nazwa podatnika,
  • JPK_V7_Deklaracja – kwoty z części deklaracyjnej,
  • JPK_V7_Agregaty – zagregowane wartości z części ewidencyjnej,
  • JPK_V7_SprzedazWiersz - dokumenty sprzedaży,
  • JPK_V7_ZakupWiersz – dokumenty zakupu.

Dodawanie plików JPK_V7 z dysku

Za pomocą dostępnej na wstążce programu funkcji Dodaj plik JPK z dysku na listę możliwe jest zaczytanie pliku JPK_V7 z pliku XML. Umożliwia to import plików wygenerowanych z poziomu innych baz Comarch ERP Optima jak również w programach innych producentów. Po kliknięciu ikony pojawia się okno wyboru pliku:
Dodawanie pliku z dysku
Na otwartym oknie podpowiada się standardowy folder zapisu dla plików JPK dla firmy (określany w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity Plik Kontrolny, łącznie z podkatalogiem o nazwie zgodnej z nazwą firmy). Po wskazaniu nowego pliku XML zawierającego plik JPK i kliknięciu Otwórz, plik zapisywany jest do bazy i pojawia się na liście plików JPK_V7. Z poziomu okna Pliki JPK_V7 z ulgą na złe długi możliwe jest wczytanie wyłącznie plików JPK_V7. Pliki JPK_VAT należy wczytywać z poziomu okna Pliki JPK. Zaimportowany plik JPK_V7 podlega edycji w zakresie pól możliwych do uzupełnienia ręcznie. Nie można jednak wykonać do niego korekty. Nie generuje również płatności w preliminarzu. Plik można wysłać do Ministerstwa Finansów i odebrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Jeśli zawiera część deklaracyjną, można ją wydrukować wybierając wydruk JPK_V7M, JPK_V7K z listy plików. Stąd dostępny jest również wydruk UPO. Dla plików wczytanych z dysku nie ma możliwości robienia wydruków z formularza części deklaracyjnej.

Scalanie plików JPK_V7

Dostępna na wstążce programu ikona Scal pliki JPK_V7 jest aktywna po zaznaczeniu na liście co najmniej dwóch plików JPK_V7. Po jej kliknięciu otwierane jest okno Łączenie plików JPK_V7:
Łączenie plików JPK_V7
Scalać można ze sobą wyłącznie pliki tego samego typu (z tą samą zawartością), a więc:
  • albo pliki jednocześnie z częścią deklaracyjną i ewidencyjną,
  • albo pliki wyłącznie z częścią deklaracyjną,
  • albo pliki wyłącznie z częścią ewidencyjną.
Na oknie należy wskazać Urząd Skarbowy do którego jest składany plik. Znajdują się na nim również 2 parametry:
  • Oznacz plik JPK_V7 jako korektę – w przypadku zaznaczenia, plik tworzony jest jako korekta
  • Po scaleniu utwórz również plik MS Excel - po wygenerowaniu scalonego pliku otwierany jest arkusz kalkulacyjny z jego zawartością.
Należy również określić czy scalony plik JPK_V7 jest plikiem obowiązkowym czy składanym na żądanie Urzędu Skarbowego. Po kliknięciu ikony Wykonaj połączenie następuje utworzenie scalonego pliku i powrót na listę plików. Nazwa scalonego pliku zaczyna się od: Jpk_V7_SCALONY. Pliki które zostały scalone wyświetlane są (w przypadku kiedy parametr Pokaż scalone jest zaznaczony) na liście w kolorze szarym. Scalony plik zawiera sumę zarówno części deklaracyjnych jak i ewidencyjnych z połączonych plików. Dane podatnika pobierane są z bazy firmowej, podobnie jak w przypadku nowych plików JPK_V7. Po utworzeniu scalonego pliku zawierającego część deklaracyjną możliwe jest podejrzenie go i zmodyfikowanie edytowalnych pozycji.
Uwaga
Po połączeniu plików JPK_V7 należy samodzielnie zweryfikować pola od P_49 do końca formularza.
Po edycji takiego pliku tworzony jest nowy plik XML już o standardowej nazwie (bez członu SCALONY). Scalony plik nie generuje nowych płatności w preliminarzu. W przypadku kiedy scalany był wygenerowany w danej bazie plik JPK_V7 (który posiadał w preliminarzu płatność) z plikiem wgrywam z dysku (który nie posiadał płatności), po połączeniu płatność scalonego pliku pozostaje bez zmian (jest na taką kwotę, jaką miała płatność z pierwotnego pliku wygenerowanego w bazie). Do pliku scalonego nie można wykonać korekty. Nie generuje również płatności w preliminarzu. Plik można wysłać do Ministerstwa Finansów i odebrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Jeśli zawiera część deklaracyjną można ją wydrukować wybierając wydruk JPK_V7M, JPK_V7K z listy plików. Stąd dostępny jest również wydruk UPO. Dla plików scalonych nie ma możliwości robienia wydruków z formularza części deklaracyjnej. Wybór opcji Anuluj zmiany powoduje zamknięcie okna Łączenie plików JPK_V7 i powrót na listę plików bez wykonania połączenia plików.

Wydruk części deklaracyjnej oraz Urzędowego poświadczenia Odbioru

Wydruk części deklaracyjnej pliku JPK_V7 oraz Urzędowego poświadczenia odbioru dostępne są z poziomu listy plików JPK_V7, jak również z poziomu formularza deklaracji, za wyjątkiem plików wczytanych na listę i scalonych.

Deklaracje VAT-7 oraz pliki JPK_VAT

Podczas dodawania deklaracji VAT-7 oraz plików JPK_VAT program sprawdza okres za który są sporządzane. Jeżeli za ten okres powinien być już sporządzony plik JPK_V7 program informuje o tym Użytkownika stosownym komunikatem. W przypadku deklaracji VAT-7 jest to: Za okresy od października 2020 należy generować plik JPK_V7. Znajdziesz go z poziomu Rejestr VAT/Pliki JPK_V7 lub z opcji JPK/Pliki JPK_V7. Z kolei podczas dodawania pliku JPK_VAT w takim przypadku pojawia się uwaga o treści: Za okres od października 2020 należy składać pliki JPK_V7. Czy chcesz mimo wszystko wyliczyć plik JPK_VAT? Wybór opcji Tak powoduje utworzenie pliki JPK_VAT za wybrany miesiąc. W przypadku wybrania opcji Nie plik JPK_VAT nie jest tworzony. Plik taki, nawet jeśli zostanie utworzony, nie będzie wysyłany do Ministerstwa Finansów.

Blokada zmiany dokumentów w rejestrze VAT.

Działanie znajdującego się na formularzu operatora na zakładce [Parametry] w sekcji Parametry do rejestru VAT parametru Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7/plik JPK_V7 zostało poszerzone dodatkowo o sprawdzanie występowania zatwierdzonego pliku JPK_V7 za okres zgodny z modyfikowanym dokumentem. Przy próbie zapisania zmian na takim dokumencie w rejestrze VAT pojawia się wówczas komunikat: Dokument dotyczy deklaracji VAT-7/JPK_V7, która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach.

Księgowanie części deklaracyjnej

W przypadku księgowości kontowej dostępna jest ikona Księgowanie deklaracji służąca do zaksięgowania kwot z części deklaracyjnej pliku JPK_V7, za pomocą schematu księgowego bądź predekretacji. Schematy utworzone przez użytkownika do księgowania deklaracji VAT-7 będą księgować analogiczne kwoty z części deklaracyjnej pliku JPK_V7. Pliki wczytane na listę, scalone oraz zawierające tylko część ewidencyjną nie będą podlegały księgowaniu.

Generowanie pliku JPK_V7

Po kliknięciu ikony Dodaj  na liście Pliki JPK_V7 z ulgą na złe długi otwierane jest okno Eksport plików JPK_V7: Na oknie tym należy wskazać czy plik JPK_V7 jest plikiem obowiązkowym (domyślna opcja) czy też składanym na żądanie Urzędu Skarbowego podczas kontroli. Możliwe jest dodanie za ten sam okres pliku obowiązkowego oraz na żądanie US. Należy również wskazać okres (rok i miesiąc) za który składany jest plik. Pierwszy plik JPK_V7 można utworzyć dopiero za miesiąc październik 2020 lub czwarty kwartał 2020. Przy próbie dodania pliku za okresy wcześniejsze pojawia się komunikat: Nie można utworzyć pliku JPK_V7. Za ten okres obowiązuje plik JPK_VAT. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe zaznaczony jest parametr Kwartalne rozliczenia VAT, w zależności od wyboru miesiąca będzie się generował nowy plik JPK_V7 albo tylko z częścią ewidencyjną (w przypadku wskazania dwóch pierwszych miesięcy kwartału) albo z częścią ewidencyjną za ostatni miesiąc kwartału i deklaracyjną za cały kwartał (w przypadku wskazania ostatniego miesiąca kwartału). Jeżeli wspomniany parametr nie jest zaznaczony (czyli obowiązuje miesięczny okres rozliczania podatku VAT), wygenerowany zostanie plik z częścią ewidencyjną i deklaracyjną za wskazany miesiąc. Na oknie należy wybrać Urząd Skarbowy (obowiązkowe pole do uzupełnienia).  W tym polu podpowiada się Urząd Skarbowy dla deklaracji VAT wskazany w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje. Wskazany urząd powinien mieć na swojej karcie uzupełniony czterocyfrowy kod urzędu. Jeśli ten kod nie jest uzupełniony, wówczas wyświetlane jest ostrzeżenie: „Na karcie US nie uzupełniono kodu urzędu. Eksport plików JPK będzie możliwy po uzupełnieniu kodu urzędu na karcie US.” Kolejną uzupełnianą informacją jest współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży. Wartość współczynnika podpowiada się na podstawie deklaracji za miesiąc poprzedni (jeśli była dodana w danym roku). W przypadku pliku za miesiąc styczeń, współczynnik wyliczany jest na podstawie zapisów z rejestru sprzedaży za poprzedni rok. W przypadku braku zapisów w rejestrze VAT za poprzedni rok, podpowiada się współczynnik w wartości 100%, natomiast Użytkownik może go ręcznie zmodyfikować zaznaczając parametr. Po zaznaczeniu parametru i wprowadzeniu wartości współczynnika, jest ona zapamiętywana dla kolejnych plików JPK_V7. Według wskazanego współczynnika szacunkowego struktury sprzedaży przeliczana jest część deklaracyjna, jak również zapisy części ewidencyjnej dotyczącej zakupów z odliczeniami warunkowymi. U dołu okna znajduje się lista najczęściej zadawanych pytań dotyczących plików JPK_V7 wraz z odpowiedziami. Ikona Anuluj  powoduje zamknięcie okna Eksport plików JPK_V7 bez wygenerowania pliku. Po kliknięciu ikony Utwórz plik  następuje wygenerowanie pliku JPK_V7 za wskazany okres.
Uwaga
Przed generowaniem pliku JPK_V7, jeżeli ma zostać uwzględniona ulga na złe długi, należy najpierw naliczyć zawiadomienie VAT-ZD, wygenerować zapisy korekcyjne i dopiero wówczas utworzyć plik JPK_V7.
W przypadku rozliczenia VAT miesięcznego i za trzeci miesiąc kwartału dla rozliczenia kwartalnego VAT otwierane jest okno z częścią deklaracyjną pliku: Okno to jest bardzo podobne do formularza dostępnej w programie deklaracji VAT-7. Okres za który sporządzany jest plik, jak również wartość szacunkowego współczynnika struktury sprzedaży pobierane są z okna Eksport plików JPK_V7 i na oknie z częścią deklaracyjną nie podlegają edycji.
Uwaga
Od wersji programu 2021.2.1 na formularzu nie jest dostępny parametr Rozliczyć zakupy nierozliczone za poprzednie miesiące. Wynika to z konieczności wykazywania takich dokumentów zakupowych w części ewidencyjnej pliku. Jeżeli w deklaracjach za poprzednie miesiące dokumenty zakupowe nie były uwzględniane, wówczas w celu ich wykazania w części deklaracyjnej i ewidencyjnej pliku należy skorzystać z operacji seryjnej Zmień datę deklaracji VAT wskazując odpowiednią datę dla tych dokumentów zakupowych. Na już istniejących deklaracjach z zaznaczonym parametrem Rozliczyć zakupy nierozliczone za poprzednie miesiące pozostaje on widoczny, umożliwiając Użytkownikowi jego odznaczenie .
W poszczególnych polach uzupełnione będą automatycznie kwoty na podstawie zapisów w rejestrach VAT. Część pól umożliwia ręczną edycję wartości przez Użytkownika, pozwalając na wpisanie własnych danych. Na podstawie występujących na formularzu danych (wyliczonych automatycznie, jak i wpisanych ręcznie) do pliku JPK_V7 zostaną przeniesione wartości do odpowiednich pól odpowiadających tym z formularza deklaracji.
Uwaga
W przypadku kwartalnego rozliczania podatku VAT, pliki JPK_V7 za 2 pierwsze miesiące kwartału zawierają wyłącznie część ewidencyjną (bez części deklaracyjnej), natomiast plik za ostatni miesiąc kwartału zawiera zarówno część ewidencyjną, jak i deklaracyjną. Dla miesięcznego okresu rozliczania podatku VAT, pliki JPK_V7 zawierają obie części – deklaracyjną i ewidencyjną. W związku z tym w przypadku kwartalnej metody rozliczania podatku VAT, jeżeli plik generowany jest za dwa pierwsze miesiące kwartału, po kliknięciu ikony Utwórz plik  następuje od razu utworzenie części ewidencyjnej pliku JPK_V7 bez otwarcia formularza z częścią deklaracyjną.
W stosunku do wzoru deklaracji VAT-7(20), na części deklaracyjnej JPK_V7M(21) znajdują się dodatkowe pola P_59 - P_61 dotyczące Wniosku o zaliczenie podatku na poczet przyszłych zobowiązań: Dostępne są również pola P_68 i P_69 prezentujące łączną sumę kwot netto i VAT dla zapisów korekcyjnych dla VAT-ZD od sprzedaży uwzględnionych w bieżącym miesiącu/kwartale: Do pliku JPK_V7 przenoszona jest informacja o dacie jego utworzenia, pobierana jako data systemowa ze stanowiska komputerowego. W związku z tym że data ta nie może być wcześniejsza niż 01.10.2020, jeżeli plik zostanie utworzony wcześniej, do pliku zostanie przeniesiona data 01.10.2020. Dotyczy to zarówno plików JPK_V7 tworzonych w programie, jak i scalanych.
Uwaga
Do poprawnej wysyłki pliku JPK_V7 wymagane jest uzupełnienie adresu e-mail na 4 zakładce cześci deklaracyjnej.
Dane podatnika (NIP i nazwa pełna) pobierane są z pieczątki firmy. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW, CUK zaznaczono parametr Podatnik jest osobą fizyczną, wówczas Nazwisko i Imię podatnika pobierane są z tej właśnie gałęzi. Adres e-mail wymagany przez plik, jak również numer telefonu pobierane są z części deklaracyjnej pliku JPK_V7 (jeżeli są tam uzupełnione). W przypadku numeru telefonu, jeżeli nie jest wskazany w części deklaracyjnej pliku, jest pobierany z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW, CUK – odpowiednio z danych przedstawiciela, a jeżeli tam jest nieuzupełniony – z danych adresowych firmy. Jeżeli chodzi o adres e-mail, jeżeli nie jest wskazany w części deklaracyjnej pliku JPK_V7, jest pobierany z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW, CUK z danych przedstawiciela, a jeżeli tam nie jest wskazany – z Pieczątki firmy.
Uwaga
Nie jest wymagane wprowadzanie dodatkowych dokumentów technicznych z odpowiednimi atrybutami, jak było to w przypadku plików JPK_VAT. Takie dokumenty tworzone są przez program automatycznie, np. dla pól K_33, K_34, K_35, K_36, K_44, K_45 znajdujących się w części ewidencyjnej pliku JPK_V7. Dokumenty te wysyłane są wyłącznie do pliku JPK_V7, nie pojawiają się w rejestrach VAT w programie.
Jeżeli podatnik rozlicza VAT metodą struktury zakupów, na oknie dostępna jest ikona  Struktura zakupów służąca do obliczenia podatku należnego dokonując podziału sprzedaży za dany miesiąc w proporcjach wynikających z udokumentowanych zakupów. Po wykonaniu tej operacji należy ponownie przeliczyć część deklaracyjną pliku JPK_V7 za pomocą ikony  Przelicz. Po zweryfikowaniu wyliczonych wartości i ewentualnym uzupełnieniu odpowiednich pól na formularzu Użytkownik może zatwierdzić deklarację klikając na ikonę Zapisz zmiany  co spowoduje wygenerowanie pliku JPK_V7. Wygenerowany plik składa się z dwóch części – deklaracyjnej i ewidencyjnej lub tylko jednej z nich. Zapisy z rejestrów VAT przesyłane są do części ewidencyjnej według daty obowiązku podatkowego. Dla rejestru sprzedaży VAT to data obowiązku podatkowego a dla rejestru VAT zakupu – data prawa do odliczenia.  Wyjątek stanowią faktury wystawione do paragonów posiadające kod JPK_V7 o symbolu FP – trafiają one do pliku zgodnie z datą wystawienia. Część deklaracyjna pliku JPK_V7 może mieć status obliczona (w buforze) lub zamknięta - analogicznie jak pozostałe typy deklaracji. Jeżeli deklaracja została zamknięta, możliwe jest jej odblokowanie z poziomu listy plików JPK_V7 poprzez kliknięcie na niej prawym przyciskiem myszy i wybranie opcji Odblokuj JPK_V7. Część deklaracyjna pliku (w przypadku obowiązkowych plików JPK_V7) generuje w preliminarzu płatność o kierunku rozchód na kwotę podatku do zapłaty (pole P_51) lub płatność o kierunku przychód na kwotę do zwrotu na rachunek bankowy (pole P_54 w pliku). Stan płatności jest przenoszony z części deklaracyjnej: płatność ma stan bufor jeżeli deklaracja jest niezatwierdzona lub do realizacji jeżeli deklaracja została zablokowana przez zmianami. Korekta części deklaracyjnej pliku generuje płatność na kwotę różnicy podatku do zapłaty (lub kwoty zwrotu na rachunek bankowy) w stosunku do korygowanej deklaracji. W przypadku plików JPK_V7 na żądanie Urzędu Skarbowego – generują one płatności o statusie Nie podlega jeżeli za dany okres nie ma jeszcze dodanego obowiązkowego pliku JPK_V7. W celu zapewnienia prawidłowości rozliczeń płatności wynikających z części deklaracyjnej plików JPK_V7 zaleca się dodawanie pliku na żądanie dopiero wówczas, kiedy wcześniej utworzony już został obowiązkowy plik JPK_V7 (i ewentualne jego korekty). W przeciwnym razie obowiązkowy plik JPK_V7 dodany za okres za który dodano już wcześniej plik na żądanie nie wygeneruje nowej płatności w preliminarzu (lub wygeneruje płatność tylko na kwotę różnicy w stosunku do pliku na żądanie). W przypadku kliknięcia ikony Anuluj zmiany  następuje odrzucenie tworzonego pliku i powrót na listę plików JPK_V7. Podczas tworzenia pliku następuje jego walidacja. Użytkownik otrzymuje informację jeśli jakieś dane nie zostały prawidłowo uzupełnione, np. brakuje adresu e-mail. Wyłączenie walidacji jest możliwe w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ e-Deklaracje/JPK ale nie jest zalecane. Wygenerowanie pliku JPK_V7 powoduje utworzenie w folderze wskazanym w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity Plik Kontrolny pliku w formacie XML o nazwie według schematu: JPK_V7K_PLN_Data od_Data do_Rok_Miesiąc_godzina utworzenia pliku_Kolejny plik w miesiącu Plik tworzony jest w podkatalogu o nazwie zgodnej z nazwą bazy firmowej w programie. Jeżeli folder dla plików JPK nie został wskazany w konfiguracji na danym stanowisku komputerowym, podczas próby utworzenia pliku pojawia się komunikat: W menu Konfiguracja->Stanowisko->Ogólne->Jednolity plik kontrolny nie ustawiono katalogu dla plików z danymi. Czy chcesz skonfigurować teraz? Po wybraniu opcji Tak następuje otwarcie okna Konfiguracji  na którym można wskazać folder zapisu dla plików JPK. Po zapisaniu pliku z częścią deklaracyjną istnieje możliwość edycji tego pliku do czasu kiedy pozostaje on w buforze i ponownego przeliczenia części deklaracyjnej. W takim wypadku jeżeli po utworzeniu pliku użytkownik dokona zmian w części deklaracyjnej, wówczas utworzony zostanie nowy plik XML zawierający plik JPK_V7 w tej lokalizacji na dysku. Plik JPK_V7 zawierający część deklaracyjną przed wysłaniem musi zostać zatwierdzony poprzez zaznaczenie na nim parametru Zablokuj deklarację przed zmianami. Jeżeli został sporządzony plik JPK_V7 z częścią deklaracyjną i nie został zatwierdzony, a w międzyczasie nastąpiły zmiany w rejestrze VAT wpływające na wykazywane w pliku informacje, podczas próby zablokowania części deklaracyjnej pojawia się informacja: Błąd obliczania deklaracji. Od ostatniego przeliczenia deklaracji nastąpiły zmiany w ewidencji, należy ponownie przeliczyć deklarację. Po pojawieniu się tego komunikatu należy kliknąć ikonę Przelicz na formularzu części deklaracyjnej i zapisać zmiany. Jeżeli w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ e-Deklaracje/JPK zaznaczony jest parametr Sprawdzaj poprawność plików JPK przed wysłaniem, wówczas weryfikacja zgodności pliku JPK_V7 z wzorcem Ministerstwa Finansów odbywa się zarówno podczas tworzenia pliku, jak również podczas jego wysyłki. Pliki zawierające błędy bądź niepełne informacje nie są wysyłane. Faktury wystawione do paragonów z kodem FP są widoczne w części ewidencyjnej pliku JPK_V7 ale nie są uwzględniane w podsumowaniu podatku należnego. Nie są również uwzględniane przy liczeniu części deklaracyjnej. W celu poprawnego wykazywania dokumentów VAT marża, faktura sprzedaży w tej procedurze musi mieć uzupełniony kod MR_UZ lub MR_UT. Wówczas w tworzonym pliku taka faktura zostanie prawidłowo oznaczona, w tagu SprzedazVAT_Marza wykazana zostanie kwota marży. W pliku JPK_V7 utworzony zostanie dokument techniczny dla zakupu bez pozycji a jedynie z oznaczeniem ZakupVAT_Marza na kwotę różnicy pomiędzy pozycją ze stawką NP na fakturze VAT marża i dokumentem rozliczenia marży. Wszystkie kody JPK_V7 uzupełnione na dokumentach są przenoszone do pliku i możliwe jest podejrzenie jego zawartości w MS Excelu. Pozwala to na weryfikację które kody zostały przypisane do określonego dokumentu (w kolumnach odpowiadającym poszczególnym kodom pojawi się oznaczenia 1 dla kodu, który znajduje się na dokumencie).

Scalanie plików JPK_V7

Dostępna na wstążce programu ikona  Scal pliki JPK_V7 jest aktywna po zaznaczeniu na liście co najmniej dwóch plików JPK_V7. Po jej kliknięciu otwierane jest okno Łączenie plików JPK_V7: Scalać można ze sobą wyłącznie pliki tego samego typu (z tą samą zawartością), a więc:
  • albo pliki jednocześnie z częścią deklaracyjną i ewidencyjną,
  • albo pliki wyłącznie z częścią deklaracyjną,
  • albo pliki wyłącznie z częścią ewidencyjną.
Na oknie należy wskazać Urząd Skarbowy do którego jest składany plik. Znajdują się na nim również 2 parametry:
  • Oznacz plik JPK_V7 jako korektę – w przypadku zaznaczenia, plik tworzony jest jako korekta
  • Po scaleniu utwórz również plik MS Excel – po wygenerowaniu scalonego pliku otwierany jest arkusz kalkulacyjny z jego zawartością
Należy również określić czy scalony plik JPK_V7 jest plikiem obowiązkowym czy składanym na żądanie Urzędu Skarbowego. Po kliknięciu ikony  Wykonaj połączenie następuje utworzenie scalonego pliku i powrót na listę plików. Nazwa scalonego pliku zaczyna się od: Jpk_V7_SCALONY. Pliki które zostały scalone wyświetlane są (w przypadku kiedy parametr Pokaż scalone jest zaznaczony) na liście w kolorze szarym. Scalony plik zawiera sumę zarówno części deklaracyjnych jak i ewidencyjnych z połączonych plików. Dane podatnika pobierane są z bazy firmowej, podobnie jak w przypadku nowych plików JPK_V7. Po utworzeniu scalonego pliku zawierającego część deklaracyjną możliwe jest podejrzenie go i zmodyfikowanie edytowalnych pozycji.
Uwaga
Po połączeniu plików JPK_V7 należy samodzielnie zweryfikować pola od P_49 do końca formularza.
Po edycji takiego pliku tworzony jest nowy plik XML już o standardowej nazwie (bez członu SCALONY). Scalony plik nie generuje nowych płatności w preliminarzu. W przypadku kiedy scalany był wygenerowany w danej bazie plik JPK_V7 (który posiadał w preliminarzu płatność) z plikiem wgrywam z dysku (który nie posiadał płatności), po połączeniu płatność scalonego pliku pozostaje bez zmian (jest na taką kwotę, jaką miała płatność z pierwotnego pliku wygenerowanego w bazie). Do pliku scalonego nie można wykonać korekty. Nie generuje również płatności w preliminarzu. Plik można wysłać do Ministerstwa Finansów i odebrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Jeśli zawiera część deklaracyjną można ją wydrukować wybierając wydruk JPK_V7M, JPK_V7K z listy plików. Stąd dostępny jest również wydruk UPO. Dla plików scalonych nie ma możliwości robienia wydruków z formularza części deklaracyjnej. Wybór opcji  Anuluj zmiany powoduje zamknięcie okna Łączenie plików JPK_V7 i powrót na listę plików bez wykonania połączenia plików.

Do zrobienia (Checklista)

Do zrobienia (Checklista)

Do zrobienia jest funkcją umożliwiającą tworzenie zadań dla operatorów w obrębie konkretnej bazy danych. Ma formę wysuwanego panelu bocznego z lewej strony programu. W obrębie listy kontrolnej możliwe jest tworzenie dwupoziomowych list. Każde zadanie ma przypisanego operatora, który ma je wykonać. Na zadaniu można wskazać termin jego wykonania, który będzie wyświetlany w treści zadania. Funkcjonalność dostępna jest bez względu na posiadane moduły programu Comarch ERP Optima.

Konfiguracja

Parametry cd – Do zrobienia

Na karcie operatora na zakładce Parametry cd w sekcji Do zrobienia znajdują się parametry: Prawo modyfikacji zadań dodanych przez innych ope. – w przypadku gdy parametr jest zaznaczony to operator może edytować zadania przypisane do niego przez innego operatora, oraz zadania dodane automatycznie z szablonu zadania cyklicznego. Jeżeli parametr nie jest zaznaczony to przy próbie edycji lub usunięcia takiego zadania pojawia się komunikat: „Nie masz prawa do modyfikacji zadań, które nie zostały utworzone przez Ciebie.” Dostęp do zadań innych operatorów - w przypadku gdy parametr jest zaznaczony to operator widzi zadania przypisane do innych operatorów oraz na zadaniach może zmieniać operatora do jakiego ma być przypisane zadanie. Jeżeli parametr jest niezaznaczony to operator widzi tylko zadania przypisane do siebie, oraz nie może zmieniać operatora, do którego jest przypisane zadanie (pole jest nieaktywne). W Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy na karcie operatora na zakładce Blokady dostępu można zablokować operatorowi dostęp do Checklisty, do szablonów zadań oraz do listy Zadania do wykonania w innych firmach. W menu Widok dostępny jest przycisk Pokaż panel zadań do zrobienia. Domyślnie przycisk jest włączony. Jego wyłączenie powoduje ukrycie zakładki Do zrobienia dla operatora.
Uwaga
W przypadku odtwarzania baz z kopii bezpieczeństwa z wersji 2020.7.1,  aby zadania do zrobienia były widoczne, bazy konfiguracyjną i firmowe należy odtworzyć poza Comarch ERP Optima np. w SQL Server Managment Studio.

Dodawanie zadań do listy

Zadanie główne

Zadanie dodajemy za pomocą przycisku Dodaj zadanie lub wciskając klawisz <Insert>. Opis zadania – w tym polu wpisujemy treść zadania, maksymalnie można wprowadzić 256 znaków. Data wykonania zadania – W momencie podniesienia formularza, domyślnym terminem wykonania zadania jest ostatni dzień danego miesiąca. Zmieniając datę wykonania zadania na inny miesiąc, po zapisaniu zadanie zostanie przeniesione na listę tego miesiąca. Pokaż termin na liście (domyślnie jest nie zaznaczony) - po zaznaczeniu parametru, termin będzie wyświetlany w treści zadania. Operator - pole jest aktywne tylko dla użytkownika który ma dostęp do zadań innych operatorów (parametr w konfiguracji na karcie operatora), w tym miejscu można wskazać operatora odpowiedzialnego za wykonanie zadania. Wybrać można operatorów dodanych w konfiguracji programu, widoczni do wyboru są tylko operatorzy aktywni, nie posiadający blokady dostępu do bieżącej bazy. Domyślnie podpowiada się operator który dodaje zadanie. Dodaj podzadanie – dodawanie zadań podrzędnych powiązanych z zadaniem głównym. Za pomocą podzadań można zadanie główne rozpisać na kilka kroków. Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian Anuluj zmiany – umożliwia zamknięcie okna
Formularz zadania głównego

Zadanie podrzędne

Dodawanie zadań podrzędnych jest możliwe z poziomu formularza edycji zadania głównego. Wybierając przycisk Dodaj podzadanie lub klawisz <Insert>, poniżej na liście pojawi się check i pole do wpisania treści zadania.
Podzadania
Podzadania dodawane są poziom niżej, czyli lista może mieć maksymalnie dwa poziomy. Na liście przy zadaniu głównym znajduje się ikona , której wciśnięcie zwija/rozwija podzadania przypisane do zadania głównego.

Edytowanie i usuwanie zadań

Na liście przy każdym nie wykonanym zadaniu głównym znajdują się ikony: – edytuj – usuń

Edycja zadania

Kliknięcie w ikonę przy zadaniu, umożliwia edytowanie jego treści. Opcja edycji dostępna jest tylko w przypadku zadań niewykonanych, dotyczy to zarówno zadań głównych i podzadań. Operator który nie ma prawa do edycji zadań innych operatorów, może edytować tylko te zdania które sam dodał, nie może edytować treści zadań przypisanych przez automat i innych operatorów. Operator nie mający prawa do modyfikacji zadań dodanych przez innych operatorów, klikając dwa razy w jego treść lub po wybraniu   w celu jego edycji, otrzyma komunikat: Nie masz prawa do modyfikacji zadań, które nie zostały utworzone przez Ciebie. Edycja zadania głównego W trybie edycji zadania głównego można modyfikować:
  • jego treść,
  • datę wykonania, zmieniając datę na inny miesiąc po zapisie zadanie wyświetli się na liście określonego przez operatora miesiąca,
  • operatora (opcja jest aktywna jeśli operator ma dostęp do zadań innych operatorów),
  • podzadania, zmienić ich kolejność, treść, usuwać, oznaczyć jako wykonane.
Edycja zadania podrzędnego Wybranie opcji edycji przy zadaniu podrzędnym, z poziomu listy kontrolnej, uruchamia tryb edycji zadania głównego.

Usuwanie zadań

Zadanie usuwamy za pomocą  lub podświetlając zadanie na liście i wybierając na klawiaturze przycisk <Delete>. Tylko operator mający prawo modyfikacji zadań dodanych przez innych operatorów może usunąć każde przypisane do niego zadanie. Bez tego prawa można usuwać jedynie zadania dodane przez siebie, również nie można usuwać zadań przypisanych przez automat i innego operatora. Przy próbie usunięcia zadania przez operatora bez uprawnień, pojawia się komunikat: Nie masz prawa do modyfikacji zadań, które nie zostały utworzone przez Ciebie. Usunięcie zadania głównego, spowoduje również usunięcie przypisanych do niego podzadań. Natomiast usunięcie podzadania, usunie tylko ten jeden wiersz.

Filtrowanie

Na górze panelu znajduje się filtr, który wyświetla zadania na dany miesiąc zgodnie z datą systemową, za pomocą strzałek można przejść do poprzedniego lub kolejnego miesiąca. Na dole panelu znajduje się filtr (widoczny tylko dla operatora mającego zaznaczony parametr Dostęp do zadań innych operatorów), w którym można wybrać czyje zadania są wyświetlane na liście. Po zaznaczeniu opcji:
  • Operatora – domyślnie ustawia się aktualnie zalogowany operator, z możliwością wyboru innego operatora z listy (pod warunkiem że nie ma blokady do danej bazy). Filtr wyświetla wtedy zadania wybranego operatora.
  • Wszystkich operatorów – filtr wyświetla zadania wszystkich operatorów w danej bazie, pole operator jest wtedy nieaktywne. Przy każdym zadaniu głównym w nawiasie kwadratowym wyświetli się akronimu operatora do którego przypisane jest zadanie.
Zadania ze statusem wykonane można ukryć na liście kontrolnej. Opcja Ukryj/Pokaż wykonane dostępna jest w prawym dolnym rogu ekranu pod ikoną . Ustawienia filtra są zapamiętywane per użytkownik.

Z lewej widok panelu dla operatora mającego dostęp do zadań innych operatorów, z prawej dla operatora bez dostępu do zadań innych operatorów.

Oznaczanie wykonania zadania.

Zaznaczenie checboxa przy zadaniu, oznacza dane zadnie jako wykonane oraz jego treść i data (jeżeli jest widoczna na liście) zostają przekreślone. Oznaczenie zadania głównego jako wykonane oznacza całkowite jego wykonanie (jeśli ma ono podzadania to też są skreślane), całość zadania przenosi się do sekcji Wykonane.
Podzadania oznaczone jako wykonane.
Zaznaczenie wszystkich podzadań jako wykonane nie oznacza że zadanie główne zostało również wykonane. Dopiero oznaczenie zadania głównego powoduje, że całość przenosi się do sekcji Wykonane. Zdjęcie checka z zadania wykonanego, przywraca je na listę jako niewykonane. Jeśli zadanie główne ma przypisane podzadania to one również są przywracane, natomiast ich status pozostaje niezmieniony, użytkownik sam decyduje, czy podzadania też chce ustawić jako niewykonane, czy nie. Jeśli check zostanie odznaczony na którymś podzadaniu, to automatycznie odznaczy się na zadaniu głównym, i wróci na listę zadań do wykonania, te na których użytkownik nie odznaczył checkboxa będą nadal jako zrealizowane. Zadania przywracane na listę przenoszone są do odpowiedniej sekcji zgodnie z zasadami opisanymi w rozdziale dotyczącym Kolejności zadań na liście.

Kolejność zadań na liście

Zadania na liście pogrupowane są w zależności od terminu wykonania. Zadania mogą być zgrupowane w trzy grupy z terminem wykoniania: Dziś, W tym tygodniu, W tym miesiącu oraz sekcja Wykonane. Nagłówek grupy wyświetla się tylko wtedy gdy w danej grupie są jakieś zadania. Domyślnie grupy są rozwinięte. Jeśli użytkownik zwinie grupę to jest to zapamiętane przy kolejnym rozwinięciu panelu Do zrobienia. W sekcji Dziś są widoczne zadania mające w polu z terminem datę bieżącą. W sekcji W tym tygodniu są zadania z terminem na bieżący tydzień liczony od poniedziałku do niedzieli. W sekcji w tym miesiącu są zadania, które są do wykonania w danym miesiącu ale nie przynależą do sekcji Dziś i W tym tygodniu. W sekcji Wykonane znajdują się zadania oznaczone jako wykonane. Każde zadanie wyświetlane jest tylko w jednej sekcji, czyli np. zadanie, które ma termin dzisiejszy będzie tylko w sekcji Dziś.
Sekcje na panelu Do zrobienia.
Nowe zadanie dodawane jest zawsze za ostatnim niewykonanym zadaniem w danej sekcji. Zmiana terminu na zadaniu wpływała na to, w której sekcji widoczne jest to zadanie. Użytkownik może zmienić kolejność zadań na liście przez przeciągnij i upuść, ale tylko w obrębie zadań niewykonanych. Przesunięcie zadania pomiędzy grupami (np. z Dziś do W tym miesiącu) spowoduje zmianę jego terminu. Nie można mieszać na liście zadań wykonanych z niewykonanymi. Zadania wykonane znajdują się zawsze na końcu listy w sekcji Wykonane.
Przykład
Za pomocą funkcji drag&drop przesuwam zadanie z sekcji Dziś (data wykonania zadania 10.07.2020) do sekcji W tym miesiącu i upuszczam je na zadanie które ma datę wykonania 22.07.2020. W wyniku takiego przesunięcia data wykonania zadania zmieni się na 22.07.2020.
Uwaga
Operator który nie ma prawa do edycji zadań innych operatorów, może przesuwać tylko te zdania które sam dodał, nie może przenosić między sekcjami zadań przypisanych przez automat i innych operatorów.
W przypadku podzadań, dopiero oznaczenie głównego zadania jako wykonane przenosi całe zadanie do sekcji Wykonane. Kolejność podzadań zmienia się automatycznie w zależności od tego czy jest ono wykonane, czy nie. Ich kolejność można zmieniać przez przeciągnij i upuść.

Podgląd zadań do zrobienia w innych firmach.

W przypadku gdy w programie obsługiwana jest więcej niż jedna baza danych, to w panelu zadań pod ikoną dostępna jest opcja Pokaż zadania do zrobienia w innych firmach. Wybranie tej opcji otwiera okno z listą zadań, którą można filtrować po firmie i dacie.
Zadania do wykonania
Na liście Zadania do wykonania użytkownik widzi tylko swoje zadania, jeśli na karcie operatora nie ma zaznaczonego parametru Dostęp do zadań innych operatorów. Użytkownik z uprawnieniami widzi zadania wszystkich operatorów w danej bazie. Z tego miejsca ma możliwość weryfikacji zadań przypisanych poszczególnym operatorom na dany miesiąc we wskazanej bazie danych. W górnej części okna można wybrać z jakiej bazy i na jaki miesiąc chcemy wyświetlić listę zadań. Z tego miejsca operator z uprawnieniami może zarządzać zadaniami w wielu bazach bez konieczności logowania się do każdej z nich z osobna. Natomiast operator bez uprawnień ma możliwość podglądu swoich zadań do wykonania w innych firmach. Z tego poziomu można dodać zadania do list zadań w różnych bazach. Okno obsługiwane jest przez standardowe przyciski: Dodaj zadanie –tworzenie nowego zadania, Zmień zadanie –podgląd/ edycja już istniejącego zadania, Usuń zadanie–usunięcie zadania Lista składa się z następujących kolumn: Zadanie - treść zadania głównego Operator - akronim operatora, do którego przypisane jest zadanie Termin - wyświetlany jest termin wskazany na zadaniu. Ikoną plusa można dodać nowe zadanie do listy operatora. Po wybraniu tej opcji pojawia się okno jak niżej.
Formularz zadania
Dodanie zadania z tego poziomu powoduje automatyczne dodanie zadania w panelu Do zrobienia dla wskazanego operatora, na wskazany dzień w bazie wybranej w nagłówku okna. Pole z treścią zadania głównego jest obowiązkowe do uzupełnienia. W polu Termin podpowiada się automatycznie ostatni dzień miesiąca ustawionego na liście, datę można zmienić. Pokaż termin na liście parametr jest domyślnie nie zaznaczony - zaznaczenie spowoduje wyświetlanie terminu zadania na panelu Do zrobienia. W sekcji Podzadania można ikoną plusa dodać podzadania, ich kolejność można zmieniać przez przeciągnij i upuść. Ikoną kosza można usuwać podzadania. Ikoną lupy można podejrzeć i edytować istniejące zadanie, zmienić jego treść, operatora i datę, dodać/usunąć podzadania i zmienić ich kolejność.
Edycja zadania
W kolumnie Wykonane wyświetla się informacja Tak/Nie w zależności od tego czy podzadanie zostało oznaczone jako wykonane/niewykonane. Z listy Zadania do wykonania ikoną kosza można usunąć zadanie. Usunięcie zadania z tego poziomu automatycznie usuwa zadanie z panelu Do zrobienia dla wskazanego operatora, na wskazaną datę w bazie wybranej w nagłówku okna. Możliwość usuwania i edytowania zadań dodanych na listę przez innych operatorów zależy od parametru na karcie operatora Prawo modyfikacji zadań dodanych przez innych ope.

Informacja o nowych zadaniach

W przypadku gdy użytkownik z uprawnieniami przydzieli nowe zadania pozostałym operatorom, to po zalogowaniu do programu, przy nazwie panelu Do zrobienia w nawiasie pojawia się informacja o nowych zadaniach przypisanych dla danego operatora lub dodanych automatycznie z szablonu. Po rozwinięciu panelu informacja znika.                

Wiadomości SMS

Wysyłanie wiadomości SMS

Na wstążce programu (w górnym menu ikon) z poziomu poszczególnych list i formularzy znajduje się przycisk Wyślij SMS: Po naciśnięciu przycisku   otwiera się okno do wpisania wiadomości SMS:
  • jeśli z poziomu danego formularza/ listy ustalono szablon domyślny, jest on automatycznie wyświetlany w oknie wiadomości. Operator może go zmienić wybierając inny w polu Szablon,
  • jeśli nie ustalono domyślnego szablonu pole z treścią wiadomości jest puste i operator może wskazać szablon wybierając go bezpośrednio na wiadomości.
Naciśnięcie strzałki pod przyciskiem Wyślij SMS pozwala wybrać zdefiniowany wcześniej szablon. W takim przypadku wskazany szablon jest od razu podstawiany na wiadomość sms.
SMS - zostanie dodany
Na formularzu wiadomości sms dostępne są dwie zakładki [Ogólne] i [Dokumenty]. Na zakładce [Ogólne] znajdują się pola: Szablon – możliwość wybrania szablonu zdefiniowanego uprzednio w Konfiguracji szablonów, Podmiot – rozwijana lista z wyborem odbiorcy wiadomości sms. Lista zawiera kod, nazwę podmiotu i numer telefonu dla SMS. Po naciśnięciu przycisku Podmiot widoczna jest książka adresowa, z której również można poprzez przycisk  wskazać podmiot, do którego ma zostać wysłany SMS. Wybór podmiotu jest możliwy spośród Kontrahentów, Pracowników (w tym Właścicieli), Urzędów i Banków. Dla każdego kontrahenta dostępna jest lista jego aktywnych przedstawicieli wraz z ich numerami telefonów SMS.
Książka adresowa - wybór odbiorców wiadomości sms
Numer telefonu – pole do wpisania numeru telefonu, na jaki ma zostać wysłana wiadomość SMS. Przy wysyłaniu wiadomości program sprawdza poprawność wpisanego numeru. 
  • po wybraniu podmiotu, nr telefonu jest automatycznie uzupełniany zgodnie ze zdefiniowanym wcześniej dla niego nr telefonu sms na karcie słownikowej (jeśli ten numer nie został uzupełniony, pole pozostaje puste).
  • jeśli ręcznie wprowadzono numer telefonu, następnie wybrano podmiot, numer ten nie ulega zmianie (nie jest pobierany telefon SMS ustalony dla Podmiotu).
  • Jeśli na formularzu SMS następuje zmiana z jednego podmiotu na inny, telefon jest zmieniany automatycznie, zgodnie z wybranym podmiotem.
Do czasu wysłania wiadomości sms numer telefonu oraz treść podlegają edycji. Na zakładce [Ogólne] formularza wiadomości SMS dostępne są przyciski: Wyślij wiadomość SMS – przycisk dostęny tylko na dodawanej i roboczej wiadomości SMS, służy do wysłania wiadomości. Zapisz zmiany <Ctrl+Enter> – przycisk służy do zapisania wiadomości, nie skutkuje wysłaniem SMS. W przypadku wiadomosci jeszcze nie wysłanych, SMS zostaje zapisany jako roboczy. Taki SMS jest widoczny na liście w kolorze zielonym, do czasu wysłania podlega edycji.  Anuluj zmiany. W dolnej części okna jest dostępna informacja, ile znaków pozostało do wykorzystania na przygotowywanym SMS. Jeden SMS zawiera 160 znaków. Po przekroczeniu liczby znaków dopuszczalnych w jednym smsie pojawi się dodatkowa informacja o ilości SMS, w których zostanie wysłany wpisany tekst. W takim przypadku w programie na liście będzie widoczna jedna wiadomość, natomiast podczas wysyłania zostanie podzielona na kolejne SMSy. Nie zalecamy używania polskich znaków w wiadomości SMS, ponieważ w takiej sytuacji wiadomość SMS może zostać podzielona na większą liczbę smsów. Poniżej znajduje się informacja odnośnie dostępnej ilości SMS na koncie użytkownika. Na zakładce [Dokumenty] widoczne są dokumenty skojarzone, z poziomu których był wysyłany SMS.
SMS - Zakładka Dokumenty
Użytkownik może poprzez ikonę  wiązać SMSa z dokumentami wystawionymi w programie: Z poziomu zakładki [Dokumenty] można również tworzyć i wiązać z SMSem kontakty i zadania CRM oraz dokumenty w module Obieg Dokumentów.  Zakładka [Dokumenty] jest aktywna również dla już wysłanych SMSów. Wysyłanie SMS z poziomu formularza w programie: Jeśli na formularzu można wybrać podmiot, zostanie on automatycznie uzupełniony w oknie dodawanej wiadomości SMS wraz z numerem telefonu. Przykładowo przy wysyłaniu SMS z poziomu Faktury Sprzedaży, w oknie sms podpowie się kontrahent wybrany na FA wraz z numerem telefonu SMS ustalonym uprzednio na jego karcie (menu Ogólne/ Kontrahenci). Przed wysłaniem wiadomości SMS dokument zostaje automatycznie zapisany! Dlatego nie można wysłać wiadomości SMS z poziomu formularza dokumentu, którego nie można zapisać. W takim przypadku użytkownik otrzyma stosowny komunikat: Wydruk niemożliwy. Nie można zapisać formularza. Wysyłanie SMS z poziomu listy: Wysyłanie SMS z poziomu listy działa w trybie wysyłania seryjnego. W miarę możliwości do SMSów od razu przypisywany jest podmiot. Oznacza to, że:
  • jeśli na liście nie ma możliwości ustalenia podmiotu (na przykład lista deklaracji, Cennik itp.) podnoszony jest pusty formularz SMS. Wysyłana jest jedna wiadomość na numer wprowadzony przez operatora.
  • jeśli na liście jest możliwość ustalenia podmiotu (na przykład lista faktur, lista kontrahentów itp.), ale nie zaznaczono żadnych pozycji na liście, na formularz SMS jest przenoszony podmiot wraz z numerem telefonu w oparciu o podświetloną pozycję listy,
  • jeśli na liście można ustalić podmiot i zaznaczono kilka pozycji, smsy zostaną wysłane seryjnie (jeden SMS dla każdej zaznaczonej pozycji). W oknie SMS, który widzi operator, zamiast podmiotu i numeru telefonu będą widoczne makra {podmiot}, {telefon}. W momencie zapisu/ wysyłki na każdy SMS pod te makra zostaną podstawione odpowiednio kod podmiotu i jego numer telefonu sms.

Zakup SMS

Obsługa SMS przebiega na zasadzie pre-paid. Użytkownik najpierw musi wykupić pakiet SMS, a dopiero potem może wysyłać wiadomości z poziomu programu. Po zakupie pakietu zostaje zwiększona pula jego SMS, z której może korzystać. Ilość smsów, jaka jeszcze pozostała do wykorzystania, jest widoczna na formularzu sms.
Uwaga
Pula SMS jest przydzielona dla użytkownika wg jego ID, niezależnie od wykorzystywanej nazwy nadawcy. Nawet, jeśli uzytkownik będzie miał zdefiniowanych wiele nazw nadawcy, wszyscy będą korzystac z tej samej puli dostepnych SMS. 
W menu Ogólne w sekcji w sekcji SMS jest dostępny przycisk  umożliwiający zakup pakietów SMS: Zamawiana ilość – należy podać, ilość pakietów sms jaką użytkownik chce zamówić. Jeden pakiet umożliwia wysłanie 300 wiadomości. Cena brutto – cena jednego pakietu zawierającego 300 smsów. Wartość zamówienia – wyliczona w oparciu o cenę pakietu i wskazaną ilość.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Wybierz adres e-mail, na który przesłane zostanie potwierdzenie płatności – można wybrać adres e-mail inny, niż podany w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma lub Program/SMS/SMS).
Płatność za zamówienie jest realizowana przez serwis płatności on-line Przelewy24. Jeśli zakup się powiedzie, użytkownik może rozpocząć wysyłanie smsów.  

Konfiguracja szablonów SMS

Użytkownik może definiować szablony wiadomości SMS, które później można wykorzystywać przy wysyłaniu SMS. Dzięki temu nie musi każdorazowo przy wysyłaniu SMS ręcznie wpisywać powtarzających się treści. Wysłanie SMS w programie jest możliwe prawie z każdej listy i formularza. Użytkownik może tworzyć odrębne szablony dla poszczególnych miejsc w programie. Na wstążce (w górnym menu ikon) dostępny jest przycisk Wyślij SMS: Po wciśnięciu strzałki na przycisku Wyślij SMS dostępna jest Konfiguracja szablonów SMS oraz lista już zdefiniowanych szablonów SMS:
Panel konfiguracji szablonów SMS
Z poziomu konfiguracji użytkownik może dodawać i modyfikować szablony. Przyciski dostępne w panelu konfiguracji szablonów SMS:  Dodaj szablon  Edytuj szablon  Usuń szablon  Podłącz szablon do procedury – można podpiąć szablon zdefiniowany dla innej procedury. Będzie widoczny z poziomu danego okna pod opcją Wyślij SMS.  Odłącz szablon od procedury – po odłączeniu szablon nie będzie widoczny z poziomu danego okna pod opcją Wyślij SMS.  Znajdź szablon

Obsługa wiadomości SMS

Poprzez Comarch ERP Optima można wysyłać wiadomości sms, dzięki czemu użytkownicy mogą automatycznie informować swoich Klientów o nieuregulowanych płatnościach, informować ich o stanie realizacji ich zamówień, itp. W menu Ogólne na wstążce znajduje się grupa SMS: Aby możliwe było wysyłanie wiadomości sms należy przeprowadzić konfigurację oraz wykupić pakiet.
Uwaga
Wysyłka sms jest realizowana przez serwisy zewnętrzne. Identyfikują one użytkownika w oparciu o jego numer identyfikacyjny (ID). W przypadku wysyłania sms z poziomu Comarch ERP Optima ID klienta jest ustalane na podstawie numeru klucza zabezpieczającego.
Konfiguracja SMS opisana jest szczegółowo w artykule o konfiguracji SMS.

Numer telefonu podmiotu dla wiadomości SMS

Na formularzu Kontrahenta, Pracownika, Właściciela, Urzędu i Banku (menu Ogólne) znajduje się pole służące do wpisania numeru telefonu komórkowego przeznaczonego dla wiadomości sms – Telefon SMS.
Uwaga
Wiadomości SMS wysyłane są tylko na polskie numery telefonów. Nie ma możliwości wysłania wiadomości SMS na numer zagraniczny.
W przypadku kontrahenta obok pola z telefonem sms znajduje się opcja umożliwiająca wysłanie wiadomości sms. Dla kontrahenta można również zdefiniować indywidualne numery telefonów sms jego poszczególnych przedstawicieli (menu Ogólne/ Kontrahenci – karta kontrahenta, zakładka [Dodatkowe], tabela Przedstawiciele, formularz Przedstawiciela pole Telefon SMS). Można również zdefiniować indywidualny numer telefonu sms dla wiadomości wysyłanych poprzez automatyczną windykację należności w rozdziale CRM Plus. Na liście kontrahentów z pośród kolumn dodatkowych można wybrać kolumnę Telefon SMS, podobnie na liście Przedstawicieli widocznej na karcie kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe]. Więcej informacji na temat konfiguracji wysyłki wiadomości SMS znajduje się tutaj.

Telefon SMS – eksport i import kontrahentów z arkusza MS Excel

Na liście kontrahentów (menu Ogólne/ Kontrahenci) w lewym dolnym rogu okna jest dostępna opcja eksportu kontrahentów do arkusza MS Excel  . Podczas eksportu danych do arkusza wysyłana jest również informacja o numerze telefonu SMS (kolumna TelefonSMS). Funkcja może być wykorzystana do uzupełnienia numeru telefonu sms na podstawie numeru telefonu wpisanego wcześniej w innym polu. W tym celu wystarczy wysłać dane kontrahentów do arkusza i skopiować wartość z kolumny Telefon lub Telefon2 do kolumny TelefonSMS. Następnie na liście kontrahentów wykonać import z arkusza MS Excel z opcją aktualizacji danych dla istniejących kontrahentów (przycisk ).

Formularz szablonu

W szablonie SMS zdefiniuje się wzorcową treść wiadomości, którą można wykorzystać przy wysyłaniu sms. Użytkownik może zdefiniować dowolną ilość szablonów dla każdej listy i formularza. Jeden z nich można określić jako Domyślny. Szablon domyślny podpowie się automatycznie po wybraniu opcji wysłania sms (bezpośrednio na formularzu operator może wybrać inny). W treści sms można wykorzystać makra widoczne na rysunku poniżej (opcja jest dostępna pod prawym przyciskiem myszy). Wprowadzanie makr w treści szablonu jest uzasadnione tylko w przypadku smsów wysyłanych z poziomu formularza konkretnego podmiotu/ dokumentu. Wtedy podczas wysyłania wiadomości pod makra zostaną podstawione dane, np. w przypadku makra Numer dokumentu w wiadomości sms wysyłanej z poziomu Faktury Sprzedaży będzie widoczny numer tej Faktury. W przypadku smsów, gdzie nie jest możliwe powiązanie wiadomości z konkretnym dokumentem (na przykład smsy wysyłane z poziomu list), makra nie zostaną wypełnione danymi. Dodatkowo w treści SMS istnieje możliwość użycia funkcji GetSQL. Za pomocą polecenia GetSQL można pobrać dodatkowe informacje, niedostępne w ramach standardowych makr. Więcej informacji na temat predefiniowanych w programie makr dostępne jest tutaj.
Szablon SMS
Pod treścią sms znajduje się licznik już wykorzystanych znaków: Szablon zawiera .. znaków. Jest to liczba orientacyjna, podczas wysyłania sms po podstawieniu pod makra właściwych wartości ilość znaków może ulec zmianie.

Lista SMS

Lista tworzonych w programie wiadomości SMS jest dostępna w menu Ogólne/ SMS:
SMS - Lista
Lista zawiera kolumny:
  • Data – dla wiadomości wysłanych jest to data wysłania sms z programu, dla wiadomości roboczych jest to data zapisu sms.
  • Podmiot – kod podmiotu, z którym skojarzony jest sms.
  • Nazwa podmiotu – nazwa podmiotu, z którym skojarzony jest sms.
  • Numer telefonu – numer telefonu, na który została wysłana wiadomość.
  • Treść – treść wysłanej wiadomości. W przypadku dłuższych smsów całość jest widoczna po ustawieniu kursora myszy w komórce z treścią.
  • Nazwa nadawcy (jako kolumna dodatkowa). 
Filtrowanie: Status (wysłane/ robocze/ wszystkie) – wiadomości robocze/niewysłane widoczne są na liście w kolorze zielonym. Są to wiadomości przygotowane do wysłania. Smsy wysłane widoczne są w kolorze czarnym. Kontrahent – możliwy jest wybór kontrahenta, pracownika, wspólnika, banku czy urzędu. Lista zostanie zawężona do wybranego podmiotu. W oknie nowej wiadomości sms widoczny jest podmiot wybrany na liście smsów (z możliwością zmiany). Przyciski dostępne na liście wiadomości SMS:  Wyślij wiadomość SMS – seryjne wysłanie zaznaczonych, roboczych wiadomości SMS. Jeśli nie zaznaczono kilku wiadomości, przycisk wysyła SMS dla pozycji podświetlonej na liście. Opcja wysłania SMS jest również dostępnadla wiadomości roboczej w menu kontekstowym wyświetlanym pod prawym przyciskiem myszy.  Dodaj wiadomość.  Edytuj wiadomość.  Usuń wiadomość. W przypadku kopiowania wiadomości SMS, jeśli szablon wybrany na kopiowanej wiadomości nie jest podpięty pod procedurę Formularz wiadomości sms, na kopiowaną wiadomość przeniesie się treść, ale pole szablon będzie puste.

Raporty

W menu Ogólne, w sekcji SMS dostępny jest Raport wysłanych z programu smsów. Raport jest pobierany z serwisu obsługującego wysyłanie smsów – obejmuje ostatnich siedem dni. Lista składa się z kolumn:
  • Status – status wysłania wiadomości:
    • Dostarczona do odbiorcy,
    • Wysłana z Comarch ERP Optima do serwisu obsługującego wysyłanie wiadomości sms, ale nie doręczona do odbiorcy,
    • Oczekująca na przesłanie do serwisu obsługującego wysyłanie sms.
    • Niedostarczona, w przypadku kiedy nie powiodło się dostarczenie wiadomości z serwisu pośredniczącego do odbiorcy.
  • Telefon – numer telefonu, na który został wysłany sms.
  • Treść – treść wysłanej wiadomości.
  • Data wysłania z ERP Optima – data wysłania sms z Comarch ERP Optima do serwisu zajmującego się przesyłaniem wiadomości do odbiorcy.
  • Data wysłania – data wysłania sms z serwisu do odbiorcy.
  • Data dostarczenia – data dostarczenia wiadomości do odbiorcy.
  • Błąd – błędy, jakie pojawiły się przy wysyłaniu wiadomości przez serwis.
Raport wysłanych wiadomości SMS
 

Wiązanie dokumentów z wiadomościami sms

W przypadku dokumentów, gdzie na zakładce [Dokumenty] jest dostępna tabela z zadaniami i kontaktami CRM, poprzez przycisk  można dodawać wiadomości sms i wiązać z dokumentem już istniejące smsy.

System

Zmiana firmy

Na zakładce [System] znajduje się opcja Zmiana firmy , która pozwala zalogowanemu Operatorowi na przelogowanie na inną firmę (dostępną na liście firm), bez konieczności ponownego podawania hasła (jeśli Operator je posiada). Funkcja zmiany firmy jest również dostępna po użyciu klawisza <F4>.

Zmiana hasła

Zmiana hasła dotyczy zawsze operatora aktywnego (zalogowanego) w programie. Po uruchomieniu funkcji pojawia się okno edycyjne zmiany hasła, na którym należy kontrolnie podać stare hasło oraz dwukrotnie (w celu uniknięcia pomyłki) wpisać nowe hasło. Zmiana hasła możliwa jest również z poziomu kartoteki operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Ogólne].

Logowanie

W trakcie pracy z programem istnieje możliwość zmiany firmy bez konieczności zamykania programu i ponownej rejestracji. Funkcja jest dostępna w pasku zadań pod przyciskiem  lub w menu System/ Logowanie lub klawisz funkcyjny <F11>.
Uwaga
Jeśli jest otwarte jakieś okno w programie to klawisz <F11> wywołuje domyślną funkcję dodatkową (jeśli jest zdefiniowana dla tego okna). Jeśli brak otwartych okien, klawisz <F11> wywołuje okno logowania.
Wyświetlone zostaje okienko Logowanie Comarch ERP Optima, identyczne jak w przypadku uruchamiania systemu. W oknie wybieramy operatora, który będzie pracował w programie, podajemy ewentualnie jego hasło dostępu oraz wybieramy bazę, w której chcemy pracować.
Uwaga
Przed zmianą bazy (firmy) należy zamknąć wszystkie okna (listy, formularze).
Dodatkowo podczas rejestracji w systemie w oknie logowania pojawiła się zakładka [Moduły]. Operator ma tam możliwość odznaczenia modułów, z których aktualnie nie będzie korzystał. Dostępne są tylko te moduły, które wcześniej zostały zaznaczone na jego karcie (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy). Jeśli odznaczy moduł – program nie pobierze licencji. Tym samym wykorzystanie licencji będzie możliwe na innym stanowisku (przez innego operatora). Jeśli operator ma uprawnienia administratora – na zakładce Moduły dostępne są wszystkie pozycje, bez względu na zaznaczenie na jego karcie w konfiguracji.

Raportowanie

W menu System w grupie Raportowanie dostępne są dwie funkcje pomagające przygotować dane diagnostyczne w przypadku wystąpienia problemów z programem Comarch ERP Optima. Funkcje mogą być użyte gdy zostanie zaobserwowane nieprawidłowe działanie programu np. program zamknie się samoczynnie lub działa w inny sposób niż oczekujemy.
  • Przygotuj logi do wysłania
Funkcja Przygotuj logi do wysłania otwiera okno Opis problemu, w którym w szczegółach należy opisać co nieprawidłowego jest w działaniu programu/funkcji, której używaliśmy. Treść wpisana w tym oknie jest przenoszona do wiadomości e-mail wraz załączonymi logami (danymi diagnostycznymi). Kliknięcie w Wyślij maila powoduje otwarcie nowej wiadomości pocztowej w domyślnym kliencie poczty lub w Skrzynce pocztowej modułu CRM. Wiadomość jest zaadresowana do optima@comarch.pl (Asysty Comarch)
  • Otwórz folder z logami
Funkcja Otwórz folder z logami powoduje otwarcie folderu, w którym znajdują się logi (dane diagnostyczne) Comarch ERP Optima. Dodatkowo Comarch ERP Optima posiada także opcje wysłania raportu błędu. Opcja jest dostępna w oknach komunikatów, które mają aktywną opcję Szczegóły i udostępniony przycisk Wyślij raport . Użycie tej opcji powoduje otwarcie okna nowej wiadomości w domyślnym kliencie poczty. Wiadomość jest zaadresowana do optima@comarch.pl, a w załączniku maila znajdują się spakowane dane diagnostyczne Comarch ERP Optima, które pozwolą szybciej ustalić przyczynę wystąpienia komunikatu.

Konfiguracja

Po wyborze opcji Konfiguracja z menu System otwarte zostaje okno, w którym ustalamy konfigurację programu oraz stanowiska (opisaną w Konfiguracja programu). Otwarcie konfiguracji jest również możliwe z poziomu okna głównego po wciśnięciu klawiszy <CTRL>+<F9> lub z poziomu paska System w menu Nawigacji Comarch ERP Optima.    

Społeczność Comarch ERP

Po kliknięciu opcji otwarta zostanie strona Społeczności Comarch ERP dla Klientów i Partnerów Comarch. Jeżeli na karcie operatora nie zostało uzupełnione pole Login SSO i zapamiętana hasło, po kliknięciu na Społeczność Comarch ERP pojawi się okno do wpisania logini i hasła.

Ustawienie drukarki

W oknie dostępna jest lista wszystkich drukarek zdefiniowanych dla Windows. Z rozwijanej listy należy wybrać tę drukarkę, na którą domyślnie kierowane będą wszystkie wydruki.

Odśwież konfigurację

Funkcja odświeżania jest wykonywana zawsze automatycznie przy zamykaniu okna konfiguracji. Konfiguracja jest wtedy odczytywana z bazy danych i zapisywana w pamięci komputera. W trakcie dalszej pracy wszelkie informacje o parametrach pobierane są z pamięci. Może się jednak zdarzyć, że zmiany zostaną wprowadzone na innym stanowisku. Aby zostały odczytane na naszym komputerze należy uruchomić odświeżanie z poziomu menu System, tak, by konfiguracja została ponownie odczytana z bazy danych. Odświeżanie konfiguracji można wywołać również wciskając klawisz <F9> w oknie głównym.

CRM i Obieg dokumentów

CRM

Nowości

1. Oferta handlowa. Dodano dodatkowe funkcje usprawniające pracę przy wystawianiu ofert handlowych i generowaniu szablonów ofert: 
  • W szablonie na ofercie handlowej umożliwiono wstawianie z bazy, pola z numerem telefonu operatora. W oknie Wstaw pole z bazy -Dane firmy dodano pola: telefon operatora, telefon operatora modyfikującego dokument, telefon operatora dodającego dokument.
  • Na dokumencie oferty handlowej umożliwiono zmianę kolejności pozycji poprzez dodanie przycisków Podnieś i Obniż.
  • Na liście szablonów ofert handlowych dodano możliwość kopiowania ofert handlowych za pomocą kombinacji przycisków: CTRL+Insert.
  • Powiększono formularz oferty handlowej.
  • W zależności od posiadanych modułów umożliwiono wyświetlanie listy zasobów lub listy cennika przy dodawaniu pozycji na ofertę handlową. Przy dostępnej licencji na moduł Handel/ Handel Plus podnosi się lista zasobów. Dla operatorów z dostępną licencją na moduł Faktury podnosi się lista cennika.
  • Na formularzu oferty handlowej w zakładce Kontrahent dodano kolumnę Przedstawiciel. Wprowadzono możliwość wskazania jednego z przedstawicieli, którzy docelowo znajdują się na zakładce Dodatkowe na karcie kontrahenta. W kolumnie Przedstawiciel wyświetla się imię i nazwisko przedstawiciela.
  • Na formularzu oferty handlowej w zakładce Kontrahent, w kolumnie E-Mail dodano możliwość podpowiadania adresu mailowego przedstawiciela lub kontrahenta.
2. Obsługa skrzynki pocztowej. Dodano nowe funkcje, w ramach ergonomii obsługi skrzynki pocztowej:
  • Na szablon wiadomości dodano nowe pola adresowe Do i DW.
  • Na szablonie wiadomości umożliwiono wykorzystanie funkcji GetSQL w polach adresowych (Do, DW, UDW). Użycie funkcji pozwala na tworzenie dedykowanych szablonów ułatwiających pracę przy wysyłaniu wiadomości e-mail na przykład przy seryjnym wysyłaniu wiadomości z listy faktur do domyślnego przedstawiciela.
  • Automatyczne ustawianie podmiotu przy wprowadzaniu adresata wiadomości e-mail.
  • Umożliwiono wysyłanie wiadomości przypisanych do innego operatora.
  • Zawężenie widoku książki adresowej do podmiotu wskazanego na formularzu wiadomości oraz jego odbiorców. Możliwość zaznaczania wielu adresów, oraz filtrowania listy adresów kontrahentów i pracowników przez pola: nieaktywni, duplikaty, archiwalni.
  • Automatyczne ustawianie podmiotu na wiadomościach e-mail na podstawie domeny przypisanej do kontrahenta.
  • Wątkowanie – przypisywanie wiadomości do operatora, który zajmował się tematem jako ostatni.

Poprawiono

1. Szablon oferty. Atrybut. Poprawiono wyświetlanie atrybutu na szablonie oferty handlowej, gdy kod/nazwa atrybutu pozycji towarowej zawiera znaki specjalne. 2. Optymilizacja operacji seryjnych skrzynki pocztowej. Wyeliminowano wyjątek  "Object reference not set to an instance of an object", który pojawiał się podczas operacji seryjnych oznaczania wiadomości jako przeczytanych/nieprzeczytanych. 3. Przypomnienie SMS. Jeśli ustalono dwa zadania z ustawionym przypomnieniem, ale na jednym zadaniu podano błędny numer telefonu, to powiadomienie SMS dla drugiego zadania z poprawnym numerem telefonu było wysyłane wielokrotnie. Działanie poprawiono.

CRM Plus

Nowości

1. Wydruk wypełnionej ankiety. Z poziomu formularza ankiety dodany został wydruk - Ankieta wypełniona (GenRap). Na wydruku są widoczne pytania z ankiety wraz z udzielonymi odpowiedziami.

Obieg dokumentów

Zmiany

1. Skrzynka operatora. Poprawiono wyświetlanie skrzynki operatora podczas otwierania okna w pełnym ekranie. 2. Comarch HRM w archiwum wydruków. W związku ze zmianą nazwy aplikacji Comarch ERP e-Pracownik na Comarch HRM zmieniono wyświetlanie nazwy kolumny na liście wydruków  i menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy.

Nowości w wersji

Podczas pierwszego uruchomienia programu po aktualizacji, dla każdego operatora wyświetlane jest okno prezentujące zwięzłą informację o nowościach, jakie w tej wersji zostały przygotowane. U dołu okna dostępny jest przyciski kierujący Użytkownika do pełnej ulotki dla nowej wersji programu. Okno dotyczące nowości w wersji programu może zostać ponownie przywołane przez Operatora poprzez kliknięcie opcji  Nowości w wersji.

Włącz nowe funkcje

Po wybraniu opcji Włącz nowe funkcje pokazuje się okno z listą  produktów Comarch z aktywnymi przyciskami:
  • Comarch e-Sklep,
  • Comarch e-Sale (widoczny w przypadku nieskonfigurowania usługi e-Sklep/e-Sale),
  • Comarch HRM (widoczny w przypadku nieskonfigurowania usługi),
  •  Comarch IBARD (widoczny w przypadku nieskonfigurowania usługi).
Wybranie jednej z funkcji przekierowuje użytkownika na stronę, na której może zamówić wybraną usługę.

Konfiguruj połączenie

Opcja wyświetla okno asystenta podłączenia do wybranego serwera baz danych (serwer musi być wcześniej zainstalowany). Dzięki asystentowi podłączenia możemy również zmienić aktywną bazę konfiguracyjną. Funkcja jest aktywna tylko podczas startu programu. Zamiast tej opcji możemy wcisnąć z klawiatury klawisz <F12> lub klawisz  na pasku narzędziowym Comarch ERP Optima.

Koniec pracy

Wybór tej opcji spowoduje zamknięcie programu. Innym sposobem jest użycie kombinacji klawisz <CTRL>+<F4> lub kliknięcie myszką w klawisz   znajdujący się w prawym górnym rogu programu.

Filtrowanie

Konstruktor filtra - zakładka Ogólne

Nazwa - nazwa filtra. Po zapisaniu filtru wpisana w tym polu nazwa zostanie poprzedzona znakiem "#". Filtr pod tą nazwą będzie zapisany w zbiorze dostępnych filtrów dla danej listy. Zbiór filtrów przyporządkowanych do danej listy może być dowolnie modyfikowany tzn. można dodawać, poprawiać i usuwać zdefiniowane filtry.

Zakładka Ogólne

Zakładka [Ogólne] zawiera mechanizm łatwego konstruowania rozbudowanego wyrażenia logicznego filtrującego listę. W rozbudowanej postaci warunek logiczny może składać się z wielu członów połączonych operatorami logicznymi "oraz" (AND), "lub" (OR), "oraz nie" (AND Not) i "lub nie" (OR Not). W konstruktorze filtra tworzy się proste warunki logiczne, a następnie łączy się je za pomocą dostępnych operatorów.
Konstruktor filtra – zakładka Ogólne
Tworzenie pojedynczego wyrażenia filtra zaczyna się od dodania warunku (wciskamy przycisk i wybieramy opcję Dodaj warunek). Następnie w warunku kliknięcie na domyślnie podstawione pierwsze pole z bazy danych rozwija listę z wyborem dostępnych pól. Nie trzeba znać dokładnie nazw pól czy struktury bazy - po prawej stronie listy znajduje się opis (komentarz).
Konstruktor filtra - lista dostępnych pól z bazy danych
Dostęp do pól zorganizowany jest za pośrednictwem list rozwijanych. W zależności od tego, dla jakiej listy tworzony jest filtr (z poziomu którego okna został wywołany konstruktor filtra), lista dostępnych pól jest różna. Przykładowo, jeżeli konstruktor filtra zostanie wywołany z okna Kontrahenci - wówczas dostępne będą pola związane z kartoteką kontrahenta. Za każdym razem użytkownik otrzymuje zestaw dostępnych pól odpowiedni do danej listy. Dzięki temu, chcąc tworzyć własne filtry, nie musi znać całej bazy danych. Może się ograniczyć do znajomości struktury kilku tabel, w oparciu o które będzie budował własne filtry. Po wyborze pola należy wybrać odpowiedni operator porównania z listy. Lista pojawi się po kliknięciu na domyślnie wyświetlany operator.
Konstruktor filtra - dostępne operatory warunkujące
Inaczej mówiąc, należy przyrównać wybrane pole do ustalonej z góry wartości stałej lub do parametru, którego wartość będzie pobierana w momencie uruchamiania filtra. Wartość do której będzie odbywało się przyrównanie wpisujemy po kliknięciu w pole <wpisz wartość>. Tworzenie wyrażenia może odbywać się także w oknie Edycja wyrażenia filtra, które uruchamia się po kliknięciu w pole <wpisz wartość>, a następnie przycisku plusa po prawej stronie  . W pierwszym wierszu dostępna jest ikona Usuń warunek po kliknięciu której następuje usunięcie wszystkich warunków z filtra. Po wywołaniu okna Edycja wyrażenia filtra należy podać wartość szukaną dla tego pola. Jeżeli wartość szukana ma być pobierana w momencie uruchomienia filtra to należy zaznaczyć pole wyboru Pytaj o wartość. Następnie w polu Tytuł należy wpisać opis pobieranej wartości. W ten prosty sposób tworzy się filtry z parametrem.

Poniżej przedstawione zostało okno z pytaniem o parametry filtra. Okno pojawia się automatycznie po uruchomieniu filtra z parametrem.

Edycja wyrażenia filtra
Logiczna reprezentacja utworzonego w ten sposób wyrażenia filtrującego jest wyświetlana w dolnej części okna po zaakceptowaniu Edycji wyrażenia filtra. W celu wyświetlenia wszystkich filtrów dla zadanej listy w programie należy trzymając na klawiaturze klawisz <CTRL> kliknąć przycisk Konstruktor filtra. Na liście pojawi się okno Filtry listy, na którym istnieje możliwość dodania, edycji lub usunięcia filtra.

Konstruktor filtra - zakładka Opcje

Zakładka [Opcje] zawiera typ filtra. Domyślnym typem jest filtr Stanowiska. Jego definicja jest zapisywana w rejestrze systemowym i filtr stanowiska będzie widoczny dla danego stanowiska. Definicja filtra Globalnego jest zapisywana w bazie danych, dzięki czemu jest on widoczny i dostępny do edycji dla wszystkich użytkowników. Filtr może być dostępny tylko dla wybranego operatora po zaznaczeniu opcji Operator i wybraniu odpowiedniego operatora. Po zalogowaniu się operator będzie miał możliwość wyboru filtra z listy filtrów. Filtr może być Obowiązkowy dla danego operatora, co oznacza, że po zalogowaniu się tego operatora filtr będzie włączony i nie będzie widoczny (do wyboru) na liście filtrów. Dodatkowo należy zaznaczyć w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Parametry - parametr Stosuj filtry obowiązkowe. Parametr Chroniony – jeśli zaznaczy go operator z uprawnieniami Administratora, wówczas inni operatorzy nie będą mieli możliwości edycji i usunięcia danego filtra. Parametr Domyślny można zaznaczyć dla danego filtra niezależnie od jego typu (Stanowiska/ Operatora/ Globalny/ Obowiązkowy). Zaznaczenie parametru powoduje, że filtr jest automatycznie stosowany przy wejściu na daną listę. W odróżnieniu od filtra obowiązkowego można go wyłączyć. Filtrów domyślnych dla danej listy może być wiele, ale przy otwieraniu listy zostanie wybrany tylko jeden z nich. Kryterium wyboru wyznacza typ filtra oraz kolejność filtra w ramach typu. Najwyższy priorytet mają filtry Stanowiska, a więc związane z danym komputerem. Jeśli na jednym lub kilku filtrach typu użytkownika, podłączonych do danej listy, zostanie zaznaczony parametr Domyślny, pierwszy na liście ułożonej alfabetycznie zostanie uznany jako domyślny. W przypadku braku domyślnego filtra Stanowiska przeszukiwane są filtry Operatora, a wybór filtra domyślnego następuje analogicznie jak poprzednio. Jeśli na danej liście nie ma zdefiniowanego ani filtra domyślnego Stanowiska ani Operatora - domyślny filtr jest szukany w filtrach Globalnych.
Konstruktor filtra - zakładka Opcje

Konstruktor filtra - zakładka Zaawansowane

Zakładka Zaawansowane

Zakładka [Ogólne] konstruktor filtra pozwala na łatwe budowanie wyrażeń filtrujących, posiada on jednak pewne ograniczenia. Dla bardziej wymagających użytkowników została zaprojektowana zakładka [Zaawansowane]. Można tu ręczne tworzyć warunek filtrujący. Zakładka [Zaawansowane] posiada pole, do którego wprowadzany jest filtr w postaci wyrażenia z użyciem składni języka SQL. Praca z konstruktorem filtra wymaga znajomości struktury baz danych oraz umiejętności formułowania warunków logicznych.
Uwaga
Aby zobaczyć listę zdefiniowanych filtrów należy przycisnąć klawisz <CTRL> razem z <LEWYM KLAWISZEM MYSZY> na przycisku  Konstruktor filtra. Lista ta obsługiwana jest przez standardowe przyciski i klawisze umożliwiające dodawanie, edytowanie i kasowanie filtrów.
Konstruktor filtra – zakładka Zaawansowane

Filtry listy

W celu wyświetlenia wszystkich filtrów dla zadanej listy w programie należy trzymając na klawiaturze klawisz <CTRL> kliknąć przycisk Konstruktor filtra. Na liście pojawi się okno Filtry listy, na którym istnieje możliwość dodania, edycji lub usunięcia filtra.

Ogólne

Kursy walut

Wybranie opcji wyświetla okno z kursami walutowymi umożliwiając wprowadzenie kursu dnia. Okno to można również wyświetlić z poziomu paska [Ogólne] w menu Nawigacji Comarch ERP Optima. Istnieje możliwość automatycznego pobierania kursów walut. Podczas wykonania funkcji można pobrać średni kurs NBP, kurs sprzedaży oraz kupna walut obcych (NBP, NBPS, NBPK) oraz kurs EBC (Europejskiego Banku Centralnego). Import kursów walut NBP możliwy jest dla walut znajdujących się w tabeli A.
Uwaga
Automatyczny import kursów walut jest dostępny wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.
W przypadku kiedy Klient nie posiada aktualnej gwarancji bądź pracuje na wersji Demo w momencie wywołania importu kursów walut pojawi się komunikat: Wystąpił błąd: Usługa dostępna tylko dla programów na gwarancji.

Kalkulator wynagrodzeń

Kalkulator wynagrodzeń – narzędzie pomocne do wyliczania kwoty brutto od podanej kwoty netto lub kwoty netto od podanej wartości brutto dla pracownika etatowego i zleceniobiorcy. Kalkulator wynagrodzeń nie jest powiązany z wyliczaniem wypłat. Jest dostępny niezależnie od posiadanych modułów w menu Ogólne lub w menu Płace i Kadry z poziomu: listy pracowników, formularza pracownika, listy wypłat pracowników i formularza wypłaty. Na formularzu kalkulatora należy wskazać, czy wyliczana kwota dotyczy wypłaty dla pracownika etatowego, czy zleceniobiorcy oraz ustawić dodatkowe parametry takie jak:
  • wyliczenie kwoty brutto od podanej netto,
  • wyliczenie kwoty netto od podanej brutto,
  • naliczanie składek emerytalno-rentowych,
  • naliczanie składki chorobowej i wypadkowej (w przypadku zleceniobiorców),
  • naliczanie składki zdrowotnej,
  • naliczanie składek na FP i FGŚP,
  • naliczanie ulgi podatkowej i kosztów uzyskania przychodu,
  • określenie procentu kosztów uzyskania przychodu,
  • naliczanie podatku zryczałtowanego (w przypadku zleceniobiorców),
  • określenie procentu zaliczki podatku,
  • zwolnienie z PIT dla młodych,
  • określenie procentu składki podstawowej oraz dodatkowej pracownika i pracodawcy w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych.
  Kolejne parametry wyświetlane są zależne od tego, czy wybrano naliczenie wynagrodzenia pracownika etatowego czy wynagrodzenia z tytułu umowy cywilnoprawnej: Po wybraniu  opcji ‘Wynagrodzenie pracownika etatowego dostępne parametry:
    • Składki emerytalno-rentowe:
      • naliczać (domyślna)
      • nie naliczać
    • Składka na FP :
      • naliczać (domyślna)
      • nie naliczać
    • Składka na FGŚP:
      • naliczać (domyślna)
      • nie naliczać
    • Koszty uzyskania przychodu (ze stosunku pracy):
      • podstawowe (domyślna)
      • podwyższone
      • brak
    • Koszty uzyskania 50% (prawa autorskie):
      • naliczać
      • nie naliczać (domyślna)
    • Ulga podatkowa:
      • W polu należy wprowadzić zadeklarowaną przez pracownika w PIT-2 kwotę ulgi: 300 zł ,150 zł lub 100 zł (domyślnie podpowiada się 300 zł)
    • Procent podatku – pole typu ‘procent’ z domyślnie podstawianą wartością 12%
    • Zwolnienie z PIT :
      • nie (domyślne)
      • tak
Po wybraniu  wynagrodzenia z tytułu umowy cywilnoprawnej, dostępne są parametry:
      • Składki emerytalno-rentowe:
        • naliczać (domyślna)
        • nie naliczać
      • Składka chorobowa :
        • naliczać (domyślna)
        • nie naliczać
      • Składka wypadkowa:
        • naliczać (domyślna)
        • nie naliczać
      • Składka zdrowotna:
        • naliczać (domyślna)
        • nie naliczać
      • Składka na FP:
        • naliczać (domyślna)
        • nie naliczać
      • Składka na FGŚP:
        • naliczać (domyślna)
        • nie naliczać
      • Koszty uzyskania – z domyślnie ustawiona wartością 20,00%
      • Ulga podatkowa:
        • W polu należy wprowadzić zadeklarowaną przez pracownika w PIT-2 kwotę ulgi: 300 zł ,150 zł lub 100 zł (domyślnie podpowiada się 300 zł)
      • Procent podatku – z domyślnie ustawioną wartością 12%
      • Zwolnienie z PIT :
        • nie (domyślne)
        • tak
      • Podatek zryczałtowany:
        • nie (domyślna)
        • tak
  Na końcu znajdują się wspólne dla obu rozliczeń parametry dotyczące określenia procentu składki podstawowej oraz dodatkowej pracownika i pracodawcy w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych.
Uwaga
Dostosowanie kalkulatora do obsługi wyliczenia kwoty netto lub brutto wynagrodzenia dla osób zwolnionych z PIT ze względu na wiek zostanie zrealizowane w wersji 2020.0 w październiku. Aktualnie w kalkulatorze w przypadku ustawienia procentu zaliczki podatku na 0% kalkulator działa zgodnie z zasadą ograniczania składki zdrowotnej do zaliczki podatku.

Po ustawieniu powyższych parametrów oraz wpisaniu kwoty następuje automatyczne wyliczenie: kwoty brutto lub netto (w zależności od tego czy wyliczenie dotyczy kwoty netto czy brutto), składek ZUS pracownika, składki zdrowotnej, zaliczki podatku, składek ZUS finansowanych przez pracodawcę, składek na FP i FGŚP, składek podstawowych i dodatkowych pracownika i pracodawcy w ramach PPK oraz łącznego kosztu pracodawcy. Automatyczne przeliczenie kwot następuje również po każdej zmianie parametrów.

Przy wyliczaniu kwoty wynagrodzenia, stałe podatkowe i wartości zmiennych z Konfiguracji, np. procent składki wypadkowej, są uwzględniane w wysokości aktualnej na datę wypłaty uzupełnioną na formularzu kalkulatora wynagrodzeń. Kwoty wyliczone przez kalkulator można przenosić na inne formularze za pomocą funkcji kopiowania <CTRL>+<C> -> <CTRL>+<V>.

Pobieranie wskaźników

Z serwera Comarch użytkownik może zaimportować do swojej bazy konfiguracyjnej aktualne wartości wskaźników kadrowo-płacowych i księgowych, których wysokość jest określona przepisami i publikowana w odpowiednich aktach prawnych. Wartości wszystkich wskaźników na serwerze Comarch będą na bieżąco aktualizowane (przez dodawanie kolejnych zapisów historycznych).
Import dotyczy wskaźników wykorzystywanych do obliczeń w modułach:
  • Kasa / Bank,
  • Księgowość,
  • Płace i Kadry, 
Aby zaktualizować wskaźniki należy:
  1. wejść do menu Ogólne/ Pobieranie wskaźników,
  2. pojawi się okno Importu aktualnych wskaźników konfiguracyjnych,
  3. import aktualnych wskaźników z serwera Comarch zostanie wykonywany po kliknięciu ikony  w tym oknie.
Uwaga
W oknie importu wskaźników nie będą wyświetlane te wskaźniki, które w bazie Comarch ERP Optima są już zapisane z datą późniejszą
Uwaga
Import wskaźników z serwera Comarch jest dostępny wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.
W przypadku kiedy Klient nie posiada aktualnej gwarancji bądź pracuje na wersji Demo w momencie wywołania importu wskaźników z serwera pojawi się komunikat: Wystąpił błąd: Usługa dostępna tylko dla programów na gwarancji. Okno składa się z 2 zakładek - [Import] oraz [Historia]. Na zakładce [Import] widoczne są dostępne do pobrania wskaźniki (w przypadku niezaznaczonego parametru Automatyczne pobieranie wskaźników). Listę wskaźników można zawęzić do wskaźników typu: 
  • Wszystkie,
  • Księgowość,
  • Płace,
  • Kasa i Bank. 
Na drugiej zakładce [Historia] widoczna jest lista już pobranych z serwera Comarch wskaźników wraz z datą ich importu do programu. Pełną listę wskaźników konfiguracyjnych możliwych do zaimportowania zawiera poniższa tabela:

Wskaźniki Konfiguracyjne











Księgowość
Ewidencja samochodowa - będą importowane aktualne wartości zmiennych odpowiadających poszczególnym stawkom przebiegu za km:
Powyżej 900 cm³
Do 900 cm³
Motocykle
Motorowery
Limity - będą importowane aktualne wartości limitów kwotowych dla poszczególnych rodzajów księgowości:
Limit dla pełnej księgowości
Limit – obowiązek VAT
Limit dla ryczałtu
Stałe podatkowe - będą importowane aktualne wskaźniki dotyczące podatku dochodowego od osób fizycznych:
Progi podatkowe (tu tabelka z wartościami kolejnych progów, zamiast jednego pola)
Koszty uzyskania
Koszty uzyskania podwyższone o 25%
Ulga podatkowa (miesięczna)
Ulga podatkowa (roczna)
Procent zaliczki podatku dla umów zleceń
Stawki podatkowe - będą importowane aktualne wartości procentowe dotyczące:
Podatku od osób prawnych
Podatku liniowego od osób fizycznych

















Płace/Kadry
Składki ZUS - będą importowane aktualne wartości procentowe dotyczące składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne (za wyjątkiem stopy procentowej ubezpieczenia wypadkowego, które jest zróżnicowane i indywidualnie ustawiane dla poszczególnych firm):
Ubezpieczenie emerytalne,
Ubezpieczenie rentowe płatnik,
Ubezpieczenie rentowe ubezpieczony,
Ubezpieczenie chorobowe,
Ubezpieczenie zdrowotne (składka),
Ubezpieczenie zdrowotne (ogr. składki do wys. zaliczki podatku),
Fundusz Pracy,
Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
Liczba dni w roku finansowanych przez pracodawcę,
Roczna podstawa składek emerytalno – rentowych,
Stałe podatkowe – te same wskaźniki, które występują w gałęzi Księgowość
(jest to ta sama gałąź, wyświetlana z dwóch poziomów):
Ryczałt poniżej kwoty (PIT-8A) – wskaźnik (kwota) dla umów cywilnoprawnych opodatkowanych zryczałtowanym podatkiem.
Wynagrodzenia - będą importowane aktualne wartości następujących wskaźników płacowych:
Najniższe wynagrodzenie (minimalna płaca)
Minimalna stawka godzinowa dla umów
Przeciętne miesięczne wynagrodzenie
Dochód deklarowany (składki społeczne)
Dochód deklarowany (skł. zdrowotna)
Najniższa emerytura
Minimalne wynagrodzenie uczniów i roku
Minimalne wynagrodzenie uczniów II roku
Minimalne wynagrodzenie uczniów III roku
Liczba dni chorobowego w roku finansowanych przez pracodawcę
Wskaźnik waloryzacji zasiłków chorobowych
Współczynnik ekwiwalentu
Zasiłki - zaimportowane zostaną aktualne wartości podstawy składek dla osób przebywających na urlopach wychowawczych:
Podstawa składek emerytalno-rentowych
Podstawa składki zdrowotnej
Świadczenie rodzicielskie.
Okno z listą wskaźników i ich aktualnymi wartościami z bazy konfiguracyjnej wyświetlane dostępne jest dla wszystkich Operatorów bez ograniczeń, tylko poprzez ustawienie blokady dostępu można zakazać praw do wykonania tej operacji. W Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy - dodano procedurę o nazwie Import wskaźników konfiguracyjnych z Internetu z jedną opcją możliwą do zablokowania: ‘Z – Zmiana’. Podczas wykonywania importu w logu wyświetlana jest informacja o zaimportowanych wskaźnikach (nazwa wskaźnika). W oknie paska skrótu w części [Ogólne] jest dostępna ikona Pobieranie wskaźników.

Przesyłki

Formularz nadania paczki - InPost Paczkomaty

Formularz nadania paczki InPost – zakładka [Ogólne]
Na formularzu dostępny jest przycisk umożliwiający zatwierdzenie przesyłki i przekazanie jej do nadania . Przycisk jest aktywny po uzupełnieniu na formularzu zlecenia wszystkich wymaganych danych. Na formularzu ZNP znajduje się również przycisk pozwalający na pobranie numeru paczki.
Uwaga
Usługa InPost nie pozwala na anulowanie zlecenia przekazanego do nadania.

Dokument – numer dokumentu ZNP (domyślnie podpowiada się schemat numeracji wybrany w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Paczkomaty – zakładka [Szablon spedycji]),

Data wystawienia – data utworzenia zlecenia w Comarch ERP Optima,

Nadawca – jako adres nadawczy na zlecenie ustawiany jest adres oddziału, powiązany z danym magazynem, który został do niego przypisany w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. Jeśli do danego adresu nadawczego nie zostanie przypisany żaden magazyn, to na formularz Zlecenia Nadania Przesyłki w sekcji Adres Nadawczy przenoszony jest domyślny adres oddziału. Użytkownik może po rozwinięciu listy wybrać inny adres spośród wprowadzonych w konfiguracji lub wpisać go ręcznie, bezpośrednio na dokumencie. Adres ten jest drukowany na liście przewozowym jako dane Nadawcy, w sytuacji kiedy na zleceniu jako sposób nadania wybrano Utworzę zlecenie odbioru w Managerze Paczek – przesyłkę odbierze kurier InPost. Dla zleceń nadawanych w POP bądź w Paczkomacie na liście przewozowym jako Nadawca drukowane są dane właściciela konta z Menagera Paczek.

Osobą obsługującą to zlecenie domyślnie jest operator aktualnie zalogowany. Możliwe jest wskazanie innego operatora lub pracownika. Telefon oraz adres e-mail pobierany jest z karty operatora/ pracownika. W przypadku pracownika numer telefonu pobierany jest z pola Telefon SMS lub, jeżeli pole to nie jest uzupełnione, numer wczytywany jest z pola Telefon. Dane te można również uzupełnić bezpośrednio na zleceniu.

Odbiorca – odbiorcę przesyłki można wybrać z listy podmiotów. Dane teleadresowe są pobierane z karty wybranego odbiorcy. Dodatkowo można wskazać osobę kontaktową będącą odbiorcą paczki. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z listy przedstawicieli danego kontrahenta (formularz kontrahenta/ zakładka [Dodatkowe]/ Przedstawiciele). Jeżeli przedstawiciel zostanie wybrany z listy, adres e-mail i telefon zostanie zaktualizowany zgodnie z danymi przypisanymi do tego przedstawiciela. Dane odbiorcy można wpisać ręcznie bezpośrednio na dokumencie Zlecenia nadania przesyłki.

Dotyczy wersji: 2020.1.1
Dla zleceń tworzonych z dokumentów, domyślnie podpowiada się osoba kontaktowa odbiorcy (osoba odbierająca dokument), telefon oraz e-mail widniejące na dokumencie.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Wypełnione pola Imię i nazwisko, Telefon, E-mail dla danego magazynu są przenoszone automatycznie na Zlecenie Nadania Przesyłki utworzone z dokumentu Przesunięcia Międzymagazynowego w odpowiadające im pola Telefon, E-mail, Osoba kontaktowa po stronie odbiorcy. Informacje te, są także przenoszone, jeśli na formularzu Zlecenia Nadania Przesyłki zostanie zaznaczony parametr Przesyłka do oddziału.

Na etykiecie paczki w sekcji Odbiorca drukowany jest adres e-mail i telefon wskazany na zleceniu w sekcji Odbiorca.

Użyj adresu korespondencyjnego – po zaznaczeniu parametru na zlecenie pobierany jest adres korespondencyjny z formularza Odbiorcy zlecenia.

Przesyłka do oddziału – należy zaznaczyć, jeśli przesyłka ma być transportowana między oddziałami firmy. Jako adres odbioru należy wskazać jeden spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów
  • Po zaznaczeniu parametru Przesyłka do oddziału na dokumencie Zlecenia Nadania Przesyłki w sekcji Odbiorca pojawi się pole Adres odbiorczy. Domyślnie adres odbiorczy jest nieuzupełniony. Z listy rozwijanej jest możliwość wskazania jednego spośród zdefiniowanych adresów w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów.

Zakładka [Paczki i usługi]:

Formularz Zlecenia nadania paczki InPost Paczkomaty – zakładka [Paczki i usługi]
Na danym zleceniu można nadać tylko jedną paczkę, domyślnie ustawiany jest rozmiar określony na zakładce [Szablon spedycji] w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Paczkomaty. Użytkownik może zmienić rozmiar paczki z poziomu zlecenia. Do wyboru dostępne są rozmiary:
  • A (8 x 38 x 64 cm),
  • B (19 x 38 x 64 cm),
  • C (41 x 38 x 64 cm).
Na zleceniu można podać:
  • Referencje drukowane na liście przewozowym w polu Kod referencyjny. W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Paczkomaty można ustawić, aby jako referencje program domyślnie podpowiadał numer dokumentu źródłowego, z którego utworzono ZNP bądź Nr powiązanego z tym dokumentem zamówienia (RO).
  • Kwotę pobrania – w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Paczkomaty można wpisać kwotę, która będzie się domyślnie podpowiadała bądź będzie wyliczona automatycznie na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. Wartość maksymalna pobrania to 5 000,00 PLN.
  • Wartość ubezpieczenia przesyłki – w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Paczkomaty można wpisać kwotę, która będzie się domyślnie podpowiadała bądź będzie wyliczona automatycznie na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. Wartość maksymalna ubezpieczenia to 20 000 PLN.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Paczka w weekend – dla ZNP istnieje możliwość realizacji usługi Paczka w weekend. W tym celu na formularzu ZNP należy zaznaczyć parametr Paczka w weekend. Aby przesyłki zostały dostarczone w weekend, nadanie (przekazanie do Paczkomatu/ POP lub złożenie zlecenia na odbiór przez kuriera) musi nastąpić w piątek lub sobotę do godziny 13:00.
Następnie należy podać Paczkomat, do którego ma trafić przesyłka. Można to zrobić poprzez wpisane kodu Paczkomatu bądź poprzez wybór z listy dostępny po naciśnięciu przycisku Paczkomat InPost.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Aby wyświetlić Paczkomaty w oknie wyboru Paczkomatu należy podać kod pocztowy. Zostaną wyszukane Paczkomaty w odległości do 2 km od podanego kodu. Aby wyświetlić listę wszystkich Paczkomatów InPost należy wcisnąć przycisk bez podawania kodu pocztowego.
Jako sposób nadania paczki dostępne są trzy opcje:
  • Nadam przesyłkę w Paczkomacie – po wybraniu tej opcji należy wskazać Paczkomat nadawczy, z którego zostanie nadana paczka.

Dotyczy wersji: 2020.1.1
Można to zrobić poprzez wpisane kodu Paczkomatu bądź poprzez wybór z listy dostępny po naciśnięciu przycisku Paczkomat InPost. Aby wyświetlić Paczkomaty w oknie wyboru Paczkomatu należy podać kod pocztowy. Zostaną wyszukane Paczkomaty w odległości do 2 km od podanego kodu. Aby wyświetlić listę wszystkich Paczkomatów InPost należy wcisnąć przycisk bez podawania kodu pocztowego.

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Paczkomaty można wskazać preferowany Paczkomat nadawczy, który będzie się podpowiadał domyślnie na zleceniu. Preferowany Paczkomat nadawczy można przypisać do danego adresu nadawczego (który Użytkownik może wybrać na zleceniu) – menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. W pierwszej kolejności na Zleceniu nadania przesyłki podpowiada się Paczkomat z adresu nadawczego.

  • Utworzę zlecenie odbioru w Managerze Paczek – przesyłkę odbierze kurier InPost – z poziomu listy zleceń na górnej wstążce programu dostępna jest funkcja umożliwiająca zamówienie kuriera po odbiór paczek . Po jej wywołaniu następuje przekierowanie na stronę https://manager.paczkomaty.pl, skąd należy zamówić kuriera po odbiór przesyłek.
  • Nadam przesyłkę w POP - przesyłki należy samodzielnie dostarczyć do Punktu Obsługi Paczek.
Zakładka [InPost Paczkomaty]:
Formularz Zlecenia nadania przesyłki – zakładka [InPost Paczkomaty]
Na tej zakładce wyświetlane są dane pobierane z InPost. Jeśli numer paczki nie zostanie wygenerowany w momencie wysłania zlecenia, to zostanie on pobrany podczas wydruku Listu Przewozowego/ Protokołu Odbioru. Data zgłoszenia – data wysłania zlecenia do InPost. podgląd/ wydruk Protokołu Odbioru – opcja dostępna wyłącznie dla zleceń, na których jako sposób nadania wybrano Utworzę zlecenie odbioru w Managerze Paczek – przesyłkę odbierze kurier InPost. Jako Nadawca drukowane są dane właściciela konta z Menagera Paczek.  – podgląd/wydruk Listu Przewozowego – LP można wygenerować wyłącznie dla opłaconej przesyłki. W przypadku przesyłek, które nie są opłacane automatycznie, należy dokonać opłaty w Managerze Paczek. Status – status poprawności przesłania zlecenia do InPost. Zwrócone błędy – informacja o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia. Zakładka [Dokumenty]: W sekcji Dokumenty powiązane wyświetlany jest dokument, z którego zostało utworzone zlecenie. Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych pojawią się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. Pliki do tabeli Biblioteka dokumentów można dodawać również metodą „przeciągnij i upuść”. Szczegóły na ten temat zostały opisane w artykule Dodawanie plików na dokumentach metodą „przeciągnij i upuść”. W przypadku modułu CRM dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów i zadań. [/su_list]

Integracja z Pocztą Polską: e-Nadawca.

Klienci biznesowi posiadający konto na portalu e-Nadawca Poczty Polskiej mogą za pośrednictwem programu generować przesyłki w ramach usług świadczonych przez Pocztę Polską. W programie obsługiwane są następujące usługi krajowe:
  • Pocztex (Ekspres24, Krajowy)
  • Pocztex Kurier 48 (Przesyłka biznesowa)
  • Usługa paczkowa (Paczka24, Paczka Ekstra 24, Paczka48)
  • Paczka Pocztowa (Ekonomiczna, Priorytet)
  • Przesyłka polecona (Ekonomiczna, Priorytet)
  • Przesyłka Firmowa polecona (Ekonomiczna, Priorytet)
  • Pocztex 2.0 (Kurier).
Uwaga
W programie nie są obsługiwane przesyłki paletowe.
Uwaga
W programie można skonfigurować konta wyłącznie dla klientów biznesowych.
Uwaga
W programie nie można anulować zleceń, które zostały przekazane do nadania.

Konfiguracja

Adresy nadawcze

Konfiguracja konta

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ Poczta Polska należy podać dane dostępowe do e-Nadawcy. Dodatkowo można zdefiniować domyślne parametry przesyłek oraz określić usługi dodatkowe.
Konfiguracja Poczty Polskiej – zakładka [Ogólne]
Na zakładce [Ogólne] należy podać login oraz hasło do usługi e-Nadawca.
Uwaga
Trzykrotne wprowadzenie błędnego hasła skutkuje jego dezaktywacją.
Wybierając opcję zmiany hasła należy pamiętać, że musi ono zawierać co najmniej 8 znaków, małe i wielkie litery oraz cyfry lub znaki specjalne.
Dotyczy wersji: 2019.6.1
Poczta Polska dla przesyłek poleconych stosuje oznaczenie – format S, M, L. Jeżeli jednak klient ma zagwarantowaną niezmienność warunków w umowie, to ma możliwość nadawania przesyłek w formie gabarytów A/B, w związku z tym jeśli parametr Posiadam umowę na nadawanie przesyłek poleconych według gabarytów A/B:
  • jest niezaznaczony, wówczas w konfiguracji na zakładce [Szablon spedycji] – parametry przesyłki oraz na Zleceniu Nadania Przesyłki dla usługi Przesyłka polecona w kolumnie Gabaryt dostępne są do wyboru formaty S, M, L zamiast gabarytów A i B.
  • jest zaznaczony, wówczas na zakładce [Szablon spedycji] – parametry przesyłki oraz na Zleceniu Nadania Przesyłki dla usługi Przesyłka polecona w kolumnie Gabaryt dostępne są do wyboru gabaryty A i B.
  • jeśli Użytkownik wyłączy parametr w trakcie pracy, w konfiguracji na zakładce [Szablon spedycji] – parametry przesyłki, dla usługi Przesyłka polecona w kolumnie Gabaryt wartość A zostanie domyślnie zastąpiona formatem S, wartość B zostanie zastąpiona formatem M. Analogiczna zmiana zostanie wykonana na niewysłanych Zleceniach.
  • w nowo wykreowanych bazach ustawione domyślnie jest nadawanie wg formatów.
  • na skopiowanych Zleceniach gabaryt przesyłki jest ustawiany zgodnie z aktualnym ustawieniem parametru w konfiguracji.
Uwaga
Parametr Posiadam umowę na nadawanie przesyłek poleconych według gabarytów A/B należy zaznaczyć tylko w przypadku posiadania takiej umowy. Jeśli parametr o umowie na gabaryty A/B będzie zaznaczony, a na koncie w systemie e-Nadawca nie ma takiej umowy, to przy próbie nadania paczki z gabarytem A/B pojawi się komunikat: Produkt (’Przesyłka polecona (845)’) nie znajduje się na umowie zawartej z Poczta Polską S.A.
Poprzez przycisk Urząd nadania należy wskazać Urząd pocztowy, w którym będą nadawane przesyłki. Urząd nadania można wskazać również dla konkretnego adresu nadawczego (który można wybrać na zleceniu) – menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. W pierwszej kolejności na Zleceniu nadania przesyłki podpowiada się Urząd pocztowy z adresu nadawczego. Dane wprowadzone w polu Konto bankowe będą wykorzystywane przy zlecaniu przesyłek za pobraniem (gdy oznaczone zostanie, że kwota pobrania ma być kierowana przelewem na rachunek bankowy nadawcy). Pole jest obowiązkowe, jeśli w konfiguracji na zakładce [Usługi dodatkowe] zaznaczono Ustawiaj domyślnie pobranie.
Konfiguracja Poczty Polskiej – zakładka [Szablon spedycji]
Domyślna numeracja – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Zleceń nadania przesyłki spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Zlecenie nadania paczek. Domyślna seria – dla Zleceń nadania przesyłki można wskazać domyślną serię numeracji spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Serie dokumentów – Zlecenie nadania przesyłki. Na zakładce [Parametry przesyłki] można określić podstawowe parametry paczki dodawanej domyślnie na nowo tworzone Zlecenie nadania przesyłki. Wybór domyślnej usługi pocztowej:
  • Pocztex (Ekspres24, Krajowy)
  • Pocztex Kurier 48 (Przesyłka biznesowa)
  • Usługa paczkowa (Paczka24, Paczka Ekstra 24, Paczka48)
  • Paczka Pocztowa (Ekonomiczna, Priorytet)
  • Przesyłka polecona (Ekonomiczna, Priorytet)
  • Przesyłka Firmowa polecona (Ekonomiczna, Priorytet)
  • Pocztex 2.0 (Kurier).
Domyślna definicja paczki – dla poszczególnych usług można określić wagę, gabaryt, zaznaczyć adnotację o tym, że przesyłka jest niestandardowa, oraz że należy obchodzić się z nią ostrożnie. W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych – po zaznaczeniu parametru, przy generowaniu Zlecenia nadania przesyłki wyliczana jest sumaryczna waga pozycji z dokumentu, na podstawie którego powstało ZNP (waga, która jest brana do wyliczenia znajduje się na formularzu towaru, na zakładce [Dodatkowe]). Jeśli łączna waga pozycji przekracza wagę maksymalną, na zleceniu zostanie ona zaokrąglona do wartości granicznej – 999,99 kg. Jeśli nie podano wagi dla pozycji dokumentu, zostanie ona pobrana z konfiguracji. Na etykiecie przesyłki można drukować dodatkowe informacje, w związku z tym w sekcji Informacje dodatkowe przekazywane do zlecenia można ustawić domyślne parametry:
  • Informacja o zawartości (wymagane dla opcji Pocztex, Pocztex 2.0 i Usługa paczkowa):
  • Ustalona treść – jeśli zostanie wpisana w konfiguracji, będzie domyślnie przenoszona na Zlecenie nadania przesyłki. Wartość można uzupełnić/ zmodyfikować z poziomu ZNP.
  • Nazwa pierwszej pozycji – brana z dokumentu, do którego tworzone jest Zlecenie nadania przesyłki,
  • Nr dokumentu źródłowego – z którego powstało ZNP,
  • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostanie przeniesiony zarówno kiedy ZNP jest tworzone bezpośrednio z RO, jak i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.
  • Opis/ uwagi dla odbiorcy (wartość można uzupełnić/ zmodyfikować z poziomu ZNP):
    • Ustalona treść – jeśli zostanie wpisana w konfiguracji, będzie domyślnie przenoszona na Zlecenie nadania przesyłki.
    • Nr dokumentu źródłowego – z którego powstało ZNP,
    • Nr powiązanego zamówienia (RO)– zostanie przeniesiony zarówno kiedy ZNP jest tworzone bezpośrednio z RO, jak i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.
Dotyczy wersji: 2019.6.1
Dodaj imię i nazwisko operatora do adresu nadawcy – opcja jest domyślnie zaznaczona. Po jej wyłączeniu imię i nazwisko operatora nadającego przesyłkę nie będzie dodawane do adresu nadawcy i tym samym nie będzie wydrukowane na liście przewozowym.
Seryjne generowanie przesyłek – jedno ZNP dla zaznaczonych dokumentów - domyślnie dany parametr jest niezaznaczony. Jeśli parametr jest zaznaczony to w momencie generowania przesyłek dla dokumentów, które wystawiono dla tego samego odbiorcy oraz na ten sam magazyn (o ile jest powiązany z adresem nadawczym) zostanie utworzone jedno zbiorcze Zlecenie Nadania Przesyłki. W przypadku tworzenia ZNP z dokumentów MM, agregowane są te dokumenty, dla których występują te same magazyny źródłowe i docelowe. Jeśli zostaną zaznaczone dokumenty dla różnych magazynów, to agregowane do jednego dokumentu ZNP są tylko te dokumenty MM, które mają spójne magazyny. Dla pozostałych dokumentów MM zostaną wygenerowane osobne dokumenty ZNP.
Na zakładce [Usługi dodatkowe] można określić domyślne usługi dodatkowe dla tworzonych ZNP:
Konfiguracja Poczty Polskiej – zakładka [Szablon spedycji]/ [Usługi dodatkowe].
Ustawiaj domyślnie pobranie – po zaznaczeniu parametru na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) będzie zaznaczona opcja Pobranie – parametr dotyczy kwoty, jaka ma zostać pobrana od odbiorcy przesyłki:
  • jeśli forma płatności na dokumencie to – po zaznaczeniu parametru należy wybrać formy płatności, których ma dotyczyć pobranie. Jeśli forma płatności na dokumencie, z którego generowany jest dokument ZNP będzie taka sama, jak formy tu zaznaczone, to na ZNP będzie ustawione pobranie.
Na Zleceniu nadania przesyłki powstałym z Wydania Zewnętrznego:
  • zostanie ustawione pobranie w sytuacji, kiedy WZ generuje płatność i w konfiguracji wskazano taką samą formę płatności jak na WZ,
  • dla WZ niegenerującego płatności zostanie ustawione pobranie na ZNP w oparciu o formę płatności z powiązanego dokumentu FS, PA, FPF. Jeśli WZ jest powiązane tylko z RO, pobranie zostanie ustawione na ZNP w oparciu o formę płatności z RO.
  • dla WZ niegenerującego płatności i niepowiązanego z dokumentem handlowym, pobranie na ZNP nie zostanie zaznaczone.
  • ustawiaj domyślnie pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW – po zaznaczeniu tego parametru, na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) generowanych z dokumentu MM/RW, będzie zaznaczona opcja Pobranie.
  • Kwota pobrania:
  • z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczenia tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
  • ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki.
  • Sposób pobrania:
  • Rachunek bankowy – w przypadku wybrania rachunku można dodatkowo ustalić domyślny tytuł przelewu jako Numer (FS/ PA/ WZ/ RO)/ Numer powiązanego zamówienia (RO)/ Numer zlecenia przesyłki.
  • Przekaz pocztowy.
Uwaga
Parametr Ustawiaj domyślne pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW jest widoczny tylko po zalogowaniu do modułu HANDEL lub HANDEL PLUS.
Wartość ubezpieczenia (dotyczy pojedynczej przesyłki na zleceniu):
  • z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczonej tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
  • ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki (wartość maks. 250 000,00 PLN).
Deklarowana wartość (dotyczy pojedynczej przesyłki na zleceniu):
  • z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta, uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczonej tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
  • ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki (wartość maks. 70 000,00 PLN).
Potwierdzenie odbioru – po zaznaczeniu tej opcji należy wybrać formę, w jakiej chcemy otrzymać potwierdzenie klienta o odbiorze przesyłki (maksymalnie w ilości 9 szt.) Niżej wymienione opcje są dostępne w zaleśności od wybranej domyślnej usługi pocztowej:
  • List zwykły priorytetowy,
  • List zwykły ekonomiczny,
  • Kurier Ekspres 24,
  • Pocztex Kurier.
  • Paczka Ekstra 24.
  • Paczka 48,
  • Paczka 24.
Ustawienie można edytować z poziomu zlecenia Potwierdzenie doręczenia (sms/ e-mail) – w wybranej formie dotrze do nadawcy informacja o doręczeniu przesyłki. Dokumenty zwrotne – usługa, która powoduje, że kurier dostarczając przesyłkę odbierze od odbiorcy podpisany dokument (np. fakturę, umowę..) Parametr dostępny jedynie dla domyślnych usług pocztowych: Pocztex, Pocztex 2.0 oraz Usługa pocztowa. Po zaznaczeniu opcji Dokumenty zwrotne, należy wybrać daną formę zwrotu w zależności od wybranej domyślnej usługi pocztowej:.
  • List zwykły priorytetowy,
  • List zwykły ekonomiczny,
  • List polecony priorytetowy,
  • List polecony ekonomiczny,
  • Kurier Ekspres 24,
  • Paczka 24.
  • Paczka 48.
  • Paczka Ekstra 24,
  • Pocztex Kurier.

Wydruki seryjne

Generowanie przesyłek

W menu głównym programu na zakładce [Ogólne], pod przyciskiem  - Przesyłki kurierskie dostępna jest lista przesyłek. Lista zawiera kolumny:
  • Nr zlecenia – numer dokumentu Zlecenia nadania przesyłki, nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.
  • Planowana data nadania – data, na którą zaplanowano dostarczenie przesyłek do wskazanego Urzędu Pocztowego. Pobierana z formularza zlecenia z zakładki [Poczta Polska] bądź z listy przesyłek przy seryjnym przekazywaniu zleceń do nadania.
  • Status – status dokumentu Zlecenia nadania przesyłki. Dokumenty ze statusem Nie wysłane wyświetlane są w kolorze zielonym, można je dowolnie edytować. Dokumenty Wysłane są zablokowane do edycji, na liście wyświetlają się w kolorze czarnym.
  • Usługa pocztowa – nazwa Usługi pocztowej i Serwis wybrane na Zleceniu nadania przesyłki,
  • Kod odbiorcy – kod odbiorcy przesyłki.
  • Nazwa odbiorcy – nazwa odbiorcy przesyłki.
  • Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa odbiorcy.
  • E-Mail – adres e-mail osoby kontaktowej odbiorcy.
  • Telefon – numer telefonu osoby kontaktowej odbiorcy (przenoszony do systemu e-Nadawca do pola Telefon komórkowy).
  • Status przesyłki – status poprawności przesłania zlecenia nadania przesyłki do Poczty Polskiej.
  • Nr nadania – wyświetlane są numery nadania poszczególnych paczek ze zlecenia oddzielone przecinkiem,
  • Błąd walidacji – informacja o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia,
  • Kod nadawcy, Nazwa nadawcy – podany na zleceniu.
Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień. W dolnej części listy oprócz standardowych filtrów, możliwe jest filtrowanie według Statusu z dokumentu Zlecenia nadania przesyłki oraz statusu przesyłki nadawanego przez serwis e-Nadawcy. Dodatkowo na liście przesyłek kurierskich, dla pozycji zaznaczonych na liście bądź dla podświetlonego zlecenia, dostępne są przyciski:  - Pobieranie szczegółów zaznaczonych zleceń. Funkcja umożliwia weryfikację w serwisie Poczty Polskiej aktualnego statusu danej przesyłki.  - Zatwierdź przesyłki i przekaż do nadania (dotyczy zleceń niezatwierdzonych – w kolorze zielonym na liście). Po wybraniu tej opcji generowane jest okno, w którym należy określić datę z jaką chcemy nadać przesyłki: Po prawidłowym wykonaniu operacji, zlecenia zostają zatwierdzone i otrzymują numer nadania.  - Drukuj książkę nadawczą – opcja działa dla zleceń zaznaczonych na liście wydruk zawiera szczegółowe informacje informacje o przesyłkach nadanych w danym dniu.
Uwaga
W jednej książce nadawczej drukowane są wyłącznie przesyłki, które zostały nadane równocześnie z poziomu listy przesyłek. Przesyłki nadane oddzielnie z poziomu listy bądź z poziomu formularza zlecenia wydrukowane zostaną w odrębnych książkach adresowych.
Przykład
Przykład (wszystkie zlecenia nadane w tym samym dniu):  ZNP/1/2020 nadane z poziomu formularza Zlecenia. ZNP/2/2020, ZNP/3/2020, ZNP/4/2020 – równocześnie zaznaczone trzy zlecenia i nadane z listy przesyłek. ZNP/5/2020, ZNP/6/2020 równocześnie zaznaczone dwa zlecenia i nadane z listy przesyłek. Po zaznaczeniu wszystkich zleceń, wydrukowane zostaną trzy książki nadawcze:
  • pierwsza dla ZNP/1/2020,
  • druga dla ZNP/2/2020, ZNP/3/2020, ZNP/4/2020,
  • trzecia dla ZNP/5/2020, ZNP/6/2020
.
 - Drukuj list przewozowy - seryjny wydruk listów przewozowych dla zleceń zaznaczonych na liście. W zależności od ustawień (menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do plików, zapisywanych we wskazanej w konfiguracji lokalizacji. Zamawianie kuriera Pocztex Funkcja jest dostępna na górnej wstążce programu z poziomu listy zleceń, umożliwia zamówienie kuriera po odbiór przesyłek Pocztex . Po jej wywołaniu generowane jest okno z ustaleniami dotyczącymi przyjazdu kuriera:
  • Miejsce odbioru – należy wskazać firmowy adres nadawczy, pod którym kurier ma odebrać paczki (automatycznie proponowany jest adres ustawiony w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Adresy oddziałów jako domyślny).
  • Data, godzina od/ do – należy określić datę oraz przedział czasowy, w którym ma przyjechać kurier.
  • Szacowana łączna masa przesyłek, Szacowana ilość przesyłek – automatycznie podpowiada się masa w kg i ilość zsumowana ze Zleceń nadania przesyłek Pocztex znajdujących się na liście, wystawionych z datą i adresem nadawczym takimi, jak wskazano w oknie Planowany przyjazd kuriera.
  • Email dla potwierdzenia zamówienia – na adres mailowy z tego pola, który jest pobierany z karty operatora wysyłane jest potwierdzenie zamówienia kuriera.
  • – Zamów – przesłanie zamówienia do Poczty Polskiej.
W oknie wyświetlana jest informacja czy kurier był już zamawiany w danym dniu:
Uwaga
Zamówienie kuriera Pocztex nie dotyczy Zleceń nadania przesyłek znajdujących się na liście. Jest to funkcja niezależna.

Tworzenie Zlecenia nadania przesyłki z poziomu dokumentów handlowych i magazynowych

Nadanie przesyłki jest możliwe również z listy oraz formularza dokumentu Faktury Sprzedaży, Paragonu, Faktury Pro Forma, Faktury Zaliczkowej oraz w przypadku modułów Handel, Handel Plus z listy oraz formularza dokumentu Rezerwacji Odbiorcy, Wydania Zewnętrznego, a także Rozchodu Wewnętrznego i Przesunięcia Międzymagazynowego. Opcja generowania ZNP jest dostępna na górnej wstążce . Utworzone w ten sposób ZNP jest  powiązane ze wskazanym wcześniej dokumentem. Dane odbiorcy z dokumentu handlowego lub magazynowego zostaną przeniesione do pól związanych z odbiorcą na zleceniu. Dane nadawcy (uzupełnione na adresach oddziałów w konfiguracji) przenoszą się zgodnie z poniższymi zasadami:
  • Dla ZNP tworzonych ręcznie pobierane są dane z domyślnego adresu oddziału.
  • Dla ZNP tworzonych z dokumentów handlowych i magazynowych (bez Przesunięć międzymagazynowych) jako adres nadawczy podpowie się domyślny adres oddziału lub jeśli magazyn wskazany na dokumencie, z którego tworzone jest ZNP, jest powiązane z adresem oddziału, to taki adres zostanie przeniesiony na ZNP
  • Dla ZNP tworzonych z Przesunięć międzymagazynowych jako adres nadawczy i odbiorczy zostanie ustawiony adres powiązany z magazynem z MM lub domyślny adres oddziału, jeśli takiego powiązania nie ustawiono.
Do jednej Faktury Sprzedaży/ Paragonu/ Wydania Zewnętrznego/ Rezerwacji Odbiorcy/ Faktury Pro Forma/ Rozchodu Wewnętrznego/ Przesunięcia Międzymagaznowego użytkownik może utworzyć wiele zleceń.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
W menu System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/Poczta Polska, na zakładce [Szablon spedycji – Usługi dodatkowe] jest dostępny parametr Ustawiaj domyślne pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW. Parametr ten można zaznaczyć po zaznaczeniu parametru Ustawiaj domyślne pobranie. Po zaznaczeniu tego parametru, na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) generowanych z dokumentu MM/RW, będzie zaznaczona opcja Pobranie. Jeżeli parametr jest niezaznaczony, nieaktywny do zaznaczenia jest parametr: Ustawiaj domyślnie pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW. Jeśli w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/Poczta Polska) zaznaczono, aby kwota pobrania/ deklarowana wartość/ ubezpieczenie pobierane były z dokumentu (dla parametru Pobranie lub Deklarowana Wartość/Ubezpieczenie), to dla dokumentów MM i RW wartość pobrania lub ubezpieczenia uzupełniana jest na dokumencie ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. Dla pozostałych dokumentów wartość pobrania lub ubezpieczenia uzupełniana jest na podstawie wartości brutto z dokumentu.
Powiązanie między dokumentami będzie widoczne na zakładce [Dokumenty]. Z tego poziomu będzie możliwy pogląd dokumentów skojarzonych. Na dokument, z którego utworzono Zlecenie nadania przesyłki, przenoszony jest Nr listu przewozowego ze zlecenia (jest on widoczny na formularzu dokumentu, na zakładce [Kontrahent]). Należy pamiętać, że nr listu przewozowego nie jest przenoszony na dokumenty powiązane z dokumentem, z którego utworzono ZNP. [/su_list]

Seryjne tworzenie Zleceń Nadania Przesyłki dla zaznaczonych dokumentów

Dla wszystkich dostępnych kurierów jest możliwość seryjnego tworzenia Zleceń Nadania Przesyłki dla zaznaczonych dokumentów: Faktur Sprzedaży, Paragonów, Rezerwacji Odbiorcy, Wydań Zewnętrznych, Faktur Pro Forma, Rozchodów Wewnętrznych, Przesunięć Międzymagazynowych. Dla zaznaczonych dokumentów tworzony jest jeden dokument ZNP do jednego dokumentu, na takich samych zasadach jak podczas tworzenia przesyłki z poziomu formularza dokumentu. Dla dokumentów mających tego samego odbiorcę i adres nadawczy jest możliwość zagregowania zaznaczonych dokumentów do jednego Zlecenia Nadania Przesyłki. W związku z tym, w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) dla poszczególnych kurierów na zakładce [Szablon spedycji] należy zaznaczyć parametr Seryjne generowanie przesyłek - jedno ZNP dla zaznaczonych. W przypadku tworzenia Zlecenia Nadania Przesyłki z poziomu dokumentów:
  • handlowych i magazynowych (innych niż Przesunięcia międzymagazynowe) agregowane będą dokumenty wystawione na tego samego odbiorcę. Dodatkowo jeżeli w Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Adresy oddziałów do adresu oddziału został przypisany magazyn wybrany na dokumencie handlowym/magazynowym, to przy tworzeniu Zlecenia nadania przesyłki z zaznaczonych dokumentów sprawdzany jest dodatkowo magazyn. Jeśli magazyny nie są przypisane do adresów oddziałów, to na dokumencie ZNP jako adres nadawczy zostanie ustawiony adres domyślny.
  • W momencie generowania przesyłki dla zaznaczonych dokumentów z poziomu dokumentów MM agregowane są dokumenty wystawione na te same magazyny (tj. posiadają ten sam magazyn źródłowy oraz magazyn docelowy). Dla pozostałych dokumentów MM zostaną wygenerowane osobne dokumenty ZNP.
Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Parametry przesyłki] zaznaczono parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, to przy seryjnym generowaniu Zlecenia nadania przesyłki waga ta zostanie zsumowana z dokumentów agregowanych do jednego Zlecenia nadania przesyłki. Jeżeli, żaden z powyższych parametrów nie jest zaznaczony, to przy seryjnym generowaniu Zlecenia nadania przesyłki zostanie przeniesiona waga ustalona przez użytkownika dla konkretnej kategorii paczki (dla DPD, DHL, SENDIT) lub usługi (dla Poczty Polskiej). W sytuacji gdy, w konfiguracji w sekcji Usługi dodatkowe zaznaczona zostanie opcja Ustawiaj domyślnie pobranie oraz jeśli forma płatności na dokumencie to: np. przelew, to w momencie seryjnego generowania dokumentów ZNP z listy dokumentów opcja Pobranie zostanie zaznaczona na formularzu ZNP tylko dla tych dokumentów, które spełniają warunek dotyczący formy płatności. W pole Pobranie zostaną przeniesione kwoty z dokumentu lub ustalona w zależności od ustawień w konfiguracji. Pozostałe ustawienia są przenoszone na ZNP analogicznie jak na dokument ZNP tworzony z poziomu formularza dokumentu. Zasady seryjnego tworzenia jednego ZNP, gdzie agregowane będą pozycje z kilku dokumentów dla tego samego odbiorcy (w konfiguracji zaznaczony parametr Seryjne generowanie przesyłek – jedno ZNP dla zaznaczonych dokumentów):
  • Jeżeli wśród agregowanych dokumentów będą znajdowały się dokumenty wystawione na różne magazyny, to do jednego ZNP zostaną zagregowane tylko te, które mają oprócz tego samego odbiorcy (danych teleadresowych, osoby kontaktowej) :
    • ten sam magazyn, jeżeli jest on powiązany z adresem nadawczym
    • różne magazyny, jeżeli nie są one powiązane z adresem nadawczym (jako adres odbiorcy brany jest domyślny adres z konfiguracji)
    • różne magazyny – jeden z nich jest powiązany jest z domyślnym adresem oddziału a na drugim dokumencie magazyn nie jest powiązany z żadnym adresem oddziału
Przykład
Magazyn ’MAG Kraków’ jest przypisany w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Adresy oddziałów) do adresu oddziału. Jednocześnie dany adres oddziału jest adresem domyślnym. Magazyn ‘MAG Lublin’ nie jest w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Adresy oddziałów) przypisany do żadnego adresu oddziału. Dokument X1 jest wystawiony na magazyn ‘MAG Kraków’, natomiast dokument X2 – na ‘MAG Lublin’. W powyższym przypadku dokumenty te, zostaną zagregowane do jednego dokumentu ZN, gdyż dokument X1 ma magazyn powiązany z adresem oddziału, natomiast na dokumencie X2 magazyn nie posiada powiązania z adresem oddziału, więc pobierany jest domyślny adres oddziału – w tym przypadku ‘MAG Kraków’
  • Jeśli na karcie operatora/karcie odbiorcy lub w konfiguracji przesyłek nie będą uzupełnione wymagane dane dla Zlecenia Nadania Przesyłki konkretnego kuriera, to w momencie podniesienia formularza ZNP do edycji wyświetlone zostaną ostrzeżenia przy wymaganych polach.
  • Jeżeli w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) jest zaznaczony parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, to jeżeli na dokumentach występują te same pozycje, wagę wyliczamy na podstawie: ilość pozycji x waga i sumowana jest z wagą pozostałych towarów.
  • Jeżeli w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) zaznaczymy parametr: Referencje i wybrana zostanie opcja: Nr dokumentu źródłowego w pole Referencje zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki. Jeżeli wybrana zostanie opcja: Nr powiązanego zamówienia (RO) w pole Referencje zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki.
  • Jeżeli w konfiguracji (dotyczy kurierów: DHL, DPD, Poczty Polskiej) w polu Informacja o zawartości wybrana zostanie opcja:
    • Ustalona treść – wartość ta, zostanie przeniesiona z konfiguracji na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
    • Nazwa pierwszej pozycji – przenoszona jest nazwa pierwszej pozycji z pierwszego wystawionego dokumentu na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
    • Nr dokumentu źródłowego – przeniesione zostaną wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
    • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
  • Jeżeli w konfiguracji (dotyczy Poczty Polskiej) w polu Opis/uwagi dla odbiorcy wybrana zostanie opcja:
    • Ustalona treść – wskazana wartość zostanie przeniesiona z konfiguracji na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
    • Nr dokumentu źródłowego – przeniesione zostaną wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
    • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
  • Jeżeli w konfiguracji (dotyczy DHL, DPD) zaznaczony jest parametr Dokumenty zwrotne i wybrana opcja Nr dokumentu na formularz Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Dokumenty zwrotne przeniesione zostaną wszystkie numery powiązanych dokumentów.
  • Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Usługi dodatkowe] zaznaczony jest parametr Ustawiaj domyślnie pobranie oraz jeśli forma płatności na dokumencie to: przelew i zostaną zaznaczone dokumenty, na których są różne formy płatności, utworzone zostanie jedno ZNP z zaznaczoną opcją Pobranie. Na dokumencie ZNP zostanie zsumowana wartość brutto wszystkich zaznaczonych dokumentów, dlatego należy zweryfikować ostateczną kwotę pobrania. Jeżeli dla wszystkich zaznaczonych dokumentów forma płatności jest tożsama z ustawioną w konfiguracji, na ZNP zostanie zaznaczona opcja Pobranie.
  • Jeżeli w konfiguracji dla parametru Kwota pobrania zaznaczona została opcja:
    •  z dokumentu – w pole z kwotą pobrania zostanie przeniesiona suma wartości zaznaczonych dokumentów. W sytuacji gdy zostanie przekroczony maksymalny próg wartości pobrania, to zostanie ustawiona kwota maksymalna (maksymalna wartość pobrania jest indywidualna dla każdego kuriera).
    • ustalona – w pole z kwotą pobrania zostanie przeniesiona kwota, która została określona w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki). Kwota pobrania nie może przekroczyć maksymalnej wartości pobrania – maksymalna wartość pobrania jest indywidualna dla każdego kuriera.
  • Jeżeli w konfiguracji dla parametru Deklarowana wartość/Ubezpieczenie (dla Poczty Polskiej parametr Wartość ubezpieczenia lub Deklarowana wartość) została zaznaczona opcja:
    • z dokumentu – w pole z kwotą deklarowanej wartości/ubezpieczenia przenoszona jest suma kwot z zaznaczonych dokumentów. W sytuacji gdy zostanie przekroczony maksymalny próg wartości ubezpieczenia to zostanie ustawiona kwota maksymalna (maksymalna wartość ubezpieczenia jest indywidualna dla każdego kuriera).
    • ustalona – w pole z kwotą deklarowanej wartości/ubezpieczenia zostanie przeniesiona kwota, która została określona w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki). Kwota deklarowanej wartości/ubezpieczenia nie może przekroczyć maksymalnej wartości, która jest indywidualna dla każdego kuriera.
  • Na zakładce [Dokumenty] formularza ZNP widoczne jest powiązanie z wszystkimi dokumentami, które były zaznaczone przy jego generowaniu. N na dokumentach, z których powstał dokument ZNP na zakładce [Dokumenty] widoczne są numery dokumentów Zlecenia Nadania Przesyłki powiązane z danym dokumentem.
  • Na dokumentach, z których powstał dokument ZNP po zamówieniu kuriera na zakładce [Kontrahent] widoczne jest powiązanie z listem przewozowym.
Przy generowaniu przesyłek dla zaznaczonych dokumentów w przypadku, gdy zostaną zaznaczone także Faktury Zaliczkowe, to w logu otrzymamy stosowne ostrzeżenie w celu weryfikacji, czy dla danej faktury zaliczkowej ma zostać wygenerowana przesyłka.

Formularz nadania przesyłki DPD

Formularz Zlecenia nadania przesyłki DPD – zakładka [Ogólne]
Na formularzu dostępny jest przycisk umożliwiający zamówienie kuriera dla pojedynczego zlecenia . Domyślnie ma to miejsce z terminem widocznym na formularzu, na zakładce [DPD]. Użytkownik może zmienić termin ręcznie przed wybraniem opcji zamówienia kuriera.
W programie nie ma możliwości anulowania zlecenia, dla którego zamówiono kuriera. W razie takiej konieczności należy skontaktować się z kurierem osobiście. Zakładka [Ogólne]:
  • Dokument – numer dokumentu ZNP zgodnie z domyślnym schematem numeracji wybranym w konfiguracji,
  • Data wystawienia – data utworzenia zlecenia w Comarch ERP Optima,
  • Nadawca – jako adres nadawczy na zlecenie automatycznie ustawiany jest adres oddziału, powiązany z danym magazynem, który został do niego przypisany w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. Jeśli do danego adresu nadawczego nie zostanie przypisany żaden magazyn, to na formularz Zlecenia Nadania Przesyłki w sekcji Adres Nadawczy przenoszony jest domyślny adres oddziału. Użytkownik może po rozwinięciu listy wybrać inny adres spośród wprowadzonych w konfiguracji lub wpisać go ręcznie, bezpośrednio na dokument.
Osobą obsługującą to zlecenie domyślnie jest operator aktualnie zalogowany. Możliwe jest wskazanie innego operatora lub pracownika. Imię i nazwisko osoby kontaktowej, telefon oraz adres e-mail pobierany jest z karty operatora/ pracownika. W przypadku pracownika numer telefonu pobierany jest z pola Telefon SMS lub, jeżeli pole to nie jest uzupełnione, numer wczytywany jest z pola Telefon. Dane te można również uzupełnić bezpośrednio na zleceniu.
  • Odbiorca – odbiorcę przesyłki można wybrać z listy podmiotów. Dane teleadresowe są pobierane z karty wybranego odbiorcy. Dodatkowo należy wskazać osobę kontaktową. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z listy przedstawicieli danego kontrahenta. Jeżeli przedstawiciel zostanie wybrany z listy, adres i telefon zostanie zaktualizowany zgodnie z danymi przypisanymi do tego przedstawiciela. Dane odbiorcy można wpisać ręcznie bezpośrednio na dokument Zlecenia nadania przesyłki.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Dla zleceń tworzonych z dokumentów, domyślnie podpowiada się osoba kontaktowa odbiorcy (osoba odbierająca dokument), telefon oraz e-mail widniejące na dokumencie.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Wypełnione pola Imię i nazwisko, Telefon, E-mail dla danego magazynu są przenoszone automatycznie na Zlecenie Nadania Przesyłki utworzone z dokumentu Przesunięcia Międzymagazynowego w odpowiadające im pola Telefon, E-mail, Osoba kontaktowa po stronie odbiorcy. Informacje te, są także przenoszone, jeśli na formularzu Zlecenia Nadania Przesyłki zostanie zaznaczony parametr Przesyłka do oddziału.
  • Użyj adresu korespondencyjnego – po zaznaczeniu parametru na zlecenie pobierany jest adres korespondencyjny z karty podmiotu – na ten adres zostanie nadana przesyłka,
  • Przesyłka do oddziału – należy zaznaczyć, jeśli przesyłka ma być transportowana między oddziałami firmy. Jako adres odbioru należy wskazać jeden spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów,
  • Uwagi – pole umożliwiające wpisanie uwag do zlecenia.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Przysyłane do spedytora podczas zamawiania kuriera. Ilość znaków z pola Uwagi drukowanych na Liście Przewozowym jest zależna od rozmiarów etykiety i wielkości czcionki.
Zakładka [Paczki i usługi]:
Formularz Zlecenia nadania przesyłki DPD – zakładka [Paczki i usługi]
Tabela Paczki:
  • jeśli w konfiguracji zaznaczono Domyślna paczka, automatycznie podpowiada się rodzaj paczki wraz z jej parametrami (waga, wysokość, szerokość, długość). Domyślne parametry wybranej przesyłki są ustawiane zgodnie z konfiguracją.
Użytkownik może z poziomu zlecenia wybrać inny rodzaj paczki – standardowa/ przesyłka kopertowa/ przesyłka paletowa. Wszystkie paczki dodawane na zlecenie muszą mieć ten sam rodzaj . Domyślne parametry wybranej przesyłki są ustawiane zgodnie z konfiguracją. Do zamówienia kuriera DPD nie jest wymagane podanie wymiarów paczek.
Uwaga
Podczas zmiany typu paczki na formularzu DPD dane domyślne paczek są pobierane od nowa z konfiguracji.
  • Waga – kolumna do wpisania wagi przesyłki. Waga podana w konfiguracji jest brana domyślnie dla pojedynczej paczki na zleceniu jeżeli:
  • ZNP jest tworzone ręcznie,
  • parametr w konfiguracji DPD: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest niezaznaczony,
  • parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest zaznaczony, ale suma wagi pozycji z dokumentu wynosi zero. Jeśli suma wag pozycji jest większa od zera, zostanie ona ustawiona na zleceniu dla przesyłki.
  • Zawartość – można podać informacje o zawartości przesyłki. Domyślnie podpowiada się wartość zgodnie z ustawieniem w konfiguracji.
Na zleceniu można ponadto podać:
  • dane referencyjne przesyłki – w konfiguracji DPD można ustawić, aby domyślnie był to Nr dokumentu źródłowego – z którego powstało ZNP bądź Nr powiązanego zamówienia (RO),
  • kwotę pobrania – w konfiguracji firmy kurierskiej można określić automatyczne ustawianie pobrania. Wartość maksymalna to 15 000,00 PLN.
  • wartość ubezpieczenia przesyłki – w konfiguracji można wpisać kwotę, która będzie się domyślnie podpowiadała bądź będzie wyliczona automatycznie na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. Wartość maksymalna ubezpieczenia to 500 000 PLN.
Dokumenty zwrotne – usługa, która powoduje, że kurier dostarczając przesyłkę odbierze od odbiorcy podpisany dokument (np. fakturę, umowę..). W konfiguracji DPD można wybrać opcję Nr dokumentu – wówczas będzie to dokument, na podstawie którego powstało zlecenie bądź można wpisać identyfikator dokumentu ręcznie na zleceniu. Przesyłka zwrotna – usługa polegająca na przyjęciu od odbiorcy, przy wydawaniu mu paczki, innej przesyłki adresowanej do nadawcy przesyłki pierwotnej. Dane z serwisu firmy kurierskiej:
Formularz Zlecenia nadania przesyłki – zakładka [DPD]
Na tej zakładce wyświetlane są dane pobierane serwisu firmy kurierskiej. Data zgłoszenia – data wysłania zlecenia do serwisu firmy kurierskiej. Planowany przyjazd kuriera: Data nadania – należy podać datę i przedział czasowy, w którym ma przyjechać kurier. Domyślnie dla zleceń tworzonych przed godziną osiemnastą, podpowiada się data bieżąca i przedział czasowy od najbliższej pełnej godziny do dwóch godz. w przód. Podczas edycji zlecenia, które ma datę nadania starszą od bieżącej, zostanie ona przestawiona na bieżącą. Nr protokołu – numer dokumentu Protokołu Odbioru, który musi zostać wydrukowany przed przyjazdem kuriera. Nr zlecenia odbioru – numer zlecenia nadany przez firmę kurierską. W tabeli znajduje się lista paczek wraz z przypisanym do nich numerem listu przewozowego oraz adresem URL. Po kliknięciu w link użytkownik zostanie przeniesiony na stronę internetową, na której może śledzić przesyłkę.  – podgląd/ wydruk Protokołu Odbioru.  – podgląd/wydruk Listu Przewozowego. Drukowane są listy przewozowe dla wszystkich paczek na zleceniu (dotyczy DPD, Sendit) Status – status przesyłki. Zwrócone błędy – informacja, o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia. Zakładka [Dokumenty]: W sekcji Dokumenty powiązane wyświetlany jest dokument, z którego zostało utworzone zlecenie. Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych pojawią się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. W przypadku modułu CRM dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów i zadań.

Współpraca z DHL

Z poziomu programu możliwe jest nadawanie przesyłek kurierskich za pośrednictwem kuriera DHL. Użytkownik może m.in. zdefiniować domyślne parametry dla nadawanych paczek, seryjnie dla kilku zleceń zamawiać kuriera czy drukować potwierdzenia odbioru.
Uwaga
Integracja Comarch ERP Optima z DHL jest dostępna wyłącznie dla użytkowników posiadających aktualną gwarancję na program, bez względu na posiadane moduły.
Uwaga
W programie Comarch ERP Optima możliwa jest obsługa wyłącznie przesyłek krajowych.

Konfiguracja

Adresy nadawcze

Konfiguracja konta

Uwaga
Poprzez serwis DHL24 istnieje między innymi możliwość rejestracji przesyłek, usuwania zleceń (również tych, które utworzone były w Comarch ERP Optima), czy anulowania zamówionego kuriera. Operacje wykonywane poprzez serwis DHL24 nie będą miały jednak odzwierciedlenia w systemie Comarch ERP Optima oraz na zaewidencjonowanych w nim zleceniach nadania przesyłki.
Aby skonfigurować współpracę z DHL, w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ DHL na zakładce [Ogólne] należy zaznaczyć parametr DHL, następnie należy podać dane dostępowe otrzymane od DHL:
  • login DHL24 WebApi,
  • hasło DHL24 WebApi,
  • numer SAP Klienta.
Konfiguracja firmy/ Przesyłki/ DHL – parametry ogólne
Posiadam umowę na stały odbiór paczek – należy zaznaczyć jeśli z DHL jest podpisana tego typu umowa. Wówczas zlecenia z programu są rejestrowane w systemie kuriera wyłącznie celem nadania numeru listu przewozowego i przygotowania etykiet. Nie jest weryfikowana dostępność kuriera w dniu określonym jako data nadania przesyłki, ale użytkownik może informacyjnie tą datę ustalić na formularzu Zlecenia nadania przesyłki na zakładce [DHL]. W innym wypadku domyślnie będzie wstawiana data bieżąca. Zakładka [Szablon spedycji]:
Szablon spedycji DHL
Ogólne:
  • Domyślna numeracja – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Zleceń nadania przesyłki spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Zlecenie nadania paczek.
  • Domyślna seria – dla Zleceń nadania przesyłki można wskazać domyślną serię numeracji spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Serie dokumentów – Zlecenie nadania przesyłki.
Aby przesyłka została automatycznie dodana na tworzone Zlecenie nadania przesyłki, na zakładce [Parametry przesyłki] należy zaznaczyć parametr Domyślna przesyłka i wybrać typ przesyłki:
  • Standardowa – typowa przesyłka krajowa,
  • Przesyłka kopertowa – DOX, np. do przesyłania dokumentów,
  • Przesyłka paletowa – przesyłany towar jest spakowany na paletach.
Na Zleceniu nadania przesyłki domyślnie będzie tworzona paczka o zadanym powyżej typie. Dla poszczególnych typów można określić:
  • Wagę w kg (maks. 999,99 kg).
  • Wysokość, szerokość, długość paczki w cm (dopuszczalne tylko liczy całkowite).
  • Dla przesyłki paletowej domyślnie ustawiona jest szerokość 80 cm i długość 120 cm.
  • Jeśli paczka przekracza wymiary przesyłki standardowej, czyli:
  • 1,2 x 0,8 x 2,1 (m) dla przesyłki umieszczonej na palecie (łącznie z paletą),
  • 1,4 x 0,6 x 0,6 (m). dla przesyłki nieumieszczonej na palecie (łącznie z opakowaniem)
dla kategorii paczki Standardowa i Paletowa można zaznaczyć parametr Niestandardowa (za element niestandardowy naliczana jest dodatkowa opłata). Jeśli skonfigurowano wagę/ wymiary przesyłki, a nie zaznaczono parametru Domyślna przesyłka, przesyłka o zadanych parametrach nie jest automatycznie dodawana na Zlecenie, natomiast po ręcznym wybraniu na Zleceniu danego typu przesyłki, jej wymiary podpowiedzą się automatycznie zgodnie z ustawionymi w konfiguracji. W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych – po zaznaczeniu parametru przy generowaniu Zlecenia nadania przesyłki wyliczana jest sumaryczna waga pozycji z dokumentu, na podstawie którego powstało ZNP (waga, która jest brana do wyliczenia znajduje się na formularzu towaru, na zakładce [Dodatkowe]). Jeśli łączna waga pozycji przekracza wagę maksymalną, na zleceniu zostanie ona zaokrąglona do wartości granicznej – 999,99 kg. Waga ustalona przez użytkownika w konfiguracji jest brana domyślnie dla pojedynczej paczki wskazanej na zleceniu jeżeli:
  • ZNP jest tworzone ręcznie
  • parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest niezaznaczony,
  • parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest zaznaczony, ale suma wagi pozycji z dokumentu wynosi zero.
Na etykiecie przesyłki można drukować dodatkowe informacje, w związku z tym w sekcji Informacje dodatkowe przekazywane do zlecenia można ustawić domyślne parametry:
  • Informacja o zawartości:
  • Ustalona treść – jeśli zostanie wpisana w konfiguracji, będzie domyślnie przenoszona na Zlecenie nadania przesyłki. Wartość można uzupełnić/ zmodyfikować z poziomu ZNP.
  • Nazwa pierwszej pozycji – brana z dokumentu, do którego tworzone jest Zlecenie nadania przesyłki,
  • Nr dokumentu źródłowego  – z którego powstało ZNP,
  • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostanie przeniesiony zarówno kiedy ZNP jest tworzone bezpośrednio z RO, jaki i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.
  • Referencje:
  • Nr dokumentu źródłowego  – z którego powstało ZNP,
  • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostanie przeniesiony zarówno kiedy ZNP jest tworzone bezpośrednio z RO, jaki i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.
  Uwagi – wartość tego pola jest przenoszona na Zlecenie Nadania Przesyłki do pola Uwagi. Można w nim wybrać następujące wartości:
  • ustalona treść – należy podać tekst, który ma być przenoszony na ZNP,
  • nazwa pierwszej pozycji – na ZNP do pola Uwagi zostanie pobrana nazwa pierwszej pozycji z dokumentu, do którego tworzone jest Zlecenie,
  • nr dokumentu źródłowego – na ZNP do pola Uwagi zostanie przeniesiony numer dokumentu, z którego tworzone jest Zlecenie,
  • nr powiązanego zamówienia (RO) – na ZNP do pola Uwagi zostanie przeniesiony numer Rezerwacji Odbiorcy, zarówno kiedy ZNP jest tworzone bezpośrednio z RO, jaki i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.
Seryjne generowanie przesyłek – jedno ZNP dla zaznaczonych dokumentów - domyślnie dany parametr jest niezaznaczony. Jeśli parametr jest zaznaczony to w momencie generowania przesyłek dla dokumentów, które wystawiono dla tego samego odbiorcy oraz na ten sam magazyn (o ile jest powiązany z adresem nadawczym) zostanie utworzone jedno zbiorcze Zlecenie Nadania Przesyłki. W przypadku tworzenia ZNP z dokumentów MM, agregowane są te dokumenty, dla których występują te same magazyny źródłowe i docelowe. Jeśli zostaną zaznaczone dokumenty dla różnych magazynów, to agregowane do jednego dokumentu ZNP są tylko te dokumenty MM, które mają spójne magazyny. Dla pozostałych dokumentów MM zostaną wygenerowane osobne dokumenty ZNP. Na zakładce [Usługi dodatkowe] można określić domyślne usługi dodatkowe dla tworzonych ZNP: Ustawiaj domyślnie pobranie – po zaznaczeniu parametru na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) będzie zaznaczona opcja Pobranie – parametr dotyczy kwoty, jaka ma zostać pobrana od odbiorcy przesyłki:
  • jeśli forma płatności na dokumencie to –po zaznaczeniu parametru należy wybrać formy płatności, których ma dotyczyć pobranie. Jeśli forma płatności na dokumencie z którego generowany jest dokument ZNP, będzie taka sama, jak formy tu zaznaczone, to na ZNP będzie ustawione pobranie.
Na Zleceniu nadania przesyłki powstałym z Wydania Zewnętrznego:
  • w przypadku zaznaczonej płatności na WZ program sprawdza formę płatności z WZ z formą płatności ustawioną w Konfiguracji przesyłek, na zakładce Usługi dodatkowe. Jeśli forma płatności jest zgodna, to kwota z WZ zostanie przeniesiona na ZNP jako kwota pobrania.
  • w sytuacji, gdy na WZ nie jest zaznaczona płatność, a WZ posiada dokumenty powiązane (FA/PA) to forma płatności z dokumentów powiązanych jest porównywana z formą ustawioną w Konfiguracji przesyłek. Jeśli formy płatności są jednakowe, to kwota z WZ zostanie przeniesiona na ZNP jako kwota pobrania.
  • gdy na WZ nie została zaznaczona płatność i nie ma również dokumentów powiązanych, to program weryfikuje jeszcze czy WZ powstało z RO. Jeśli tak, to forma płatności z RO jest porównywana z formą ustawioną w Konfiguracji przesyłek, a gdy jest zgodna, to kwota z WZ zostanie przeniesiona na ZNP jako kwota pobrania.
  • w przypadku, gdy generowane jest zbiorcze ZNP do kliku WZ i na WZ nie ma zaznaczonej płatności to program sprawdza formę płatności znajdującą się na dokumentach powiązanych (PA/FS/WZ). Jeśli na którymś z powiązanych dokumentów forma płatności jest zgodna z formą płatności ustawioną w Konfiguracji przesyłek, to kwoty z wszystkich WZ zostają przeniesione na ZNP jako kwota pobrania.
  • ustawiaj domyślnie pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW – po zaznaczeniu tego parametru, na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) generowanych z dokumentu MM/RW, będzie zaznaczona opcja Pobranie.
  • Kwota pobrania:
  • z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczenia tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
  • ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki (maksymalnie można podać 6 500,00 PLN).
Uwaga
Parametr Ustawiaj domyślne pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW jest widoczny tylko po zalogowaniu do modułu HANDEL lub HANDEL PLUS.
Deklarowana wartość/ Ubezpieczenie:
  • z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczonej tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
  • ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki (maksymalnie 100 000,00 PLN).
Dla DHL jest to zawsze wartość w pełnych złotych, w przypadku pobierania wartości brutto z dokumentu zostanie ona zaokrąglona do pełnych złotych wzwyż. Dokumenty zwrotne – usługa, która powoduje, że kurier dostarczając przesyłkę odbierze od odbiorcy podpisany dokument (np. fakturę, umowę..). Po zaznaczeniu tej opcji można wybrać opcję Nr dokumentu – wówczas będzie to dokument, na podstawie którego powstało zlecenie. Powiadomienie E-Mail/ SMS – preawizacja – dzięki tej opcji odbiorca zlecenia otrzyma informację w wiadomości e-mail oraz sms o nadaniu przesyłki oraz o jej planowanym terminie doręczenia. Parametr jest również dostępny na formularzu Zlecenia nadania przesyłki na zakładce [Paczki i usługi]. Ustawienie parametru w konfiguracji jest przenoszone na nowe zlecenia. Usługi dodatkowe można modyfikować z poziomu formularza Zlecenia nadania przesyłki (zakładka [Paczki i usługi]). Zakładka [Parametry wydruku]: DHL udostępnia dwa formaty wydruku listu przewozowego: A4 oraz A6 (Etykieta). W zależności od wybranego formatu dostępne są dwa rozszerzenia plików:
  • PDF dla formatu A4,
  • PDF lub ZPL dla formatu A6 (etykieta).
Uwaga
W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym do drukowania listów przewozowych w formacie A6 wymagana jest drukarka ze strownikiem wspierającym EasyPrint.
Konfiguracja DHL – Parametry wydruku

Wydruki seryjne

Generowanie przesyłek kurierskich

W menu głównym programu na zakładce [Ogólne], pod przyciskiem  - Przesyłki kurierskie dostępna jest lista przesyłek kurierskich. Lista zawiera kolumny:
  • Nr zlecenia – numer dokumentu Zlecenia nadania przesyłki nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.
  • Data zgłoszenia – data wysłania zlecenia do serwisu firmy kurierskiej.
  • Status – status dokumentu Zlecenia nadania przesyłki. Dokumenty ze statusem Nie wysłane wyświetlane są w kolorze zielonym, można je dowolnie edytować. Dokumenty Wysłane są zablokowane do edycji, na liście wyświetlają się w kolorze czarnym.
  • Kod odbiorcy – kod odbiorcy przesyłki.
  • Nazwa odbiorcy – pierwsza linia nazwy odbiorcy przesyłki.
  • Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa odbiorcy.
  • E-Mail – adres e-mail osoby kontaktowej odbiorcy.
  • Telefon – numer telefonu osoby kontaktowej odbiorcy.
  • Status przesyłki – status poprawności przesłania zlecenia nadania przesyłki do DHL.
  • Nr Listu Przewozowego – wyświetlane są nr poszczególnych paczek ze zlecenia oddzielone przecinkiem,
  • Błąd walidacji – informacja, o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia,
  • Kod nadawcy, Nazwa nadawcy – podany na zleceniu.
Dodatkowo dla listy można wybrać kolumnę: Numer zlecenia odbioru – numer zlecenia nadany przez firmę kurierską. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień. W dolnej części listy oprócz standardowych filtrów, możliwe jest filtrowanie według Statusu z dokumentu Zlecenia nadania przesyłki oraz statusu przesyłki nadawanego przez firmę kurierską. Dodatkowo na liście przesyłek kurierskich dla pozycji zaznaczonych na liście bądź dla podświetlonego zlecenia dostępne są:  - Zamów kuriera. Przycisk pozwala na seryjne zamówienie kuriera dla zaznaczonych zleceń. Po wybraniu tej opcji generowane jest okno, w którym należy określić dzień, w którym ma przyjechać kurier: Jeżeli w konfiguracji firmy kurierskiej zaznaczono Posiadam umowę na stały odbiór przesyłek, wówczas ta opcja nie zamawia kuriera, ale służy tylko do zarejestrowania wybranych zleceń w systemie kuriera celem nadania nr przewozowego i wydrukowania potrzebnych dokumentów przewozowych. Dla DHL można ustalić preferowaną datę przekazania przesyłki kurierowi. Jeżeli zlecenie nie może zostać zarejestrowane w logu z operacji pojawi się odpowiedni komunikat i zostanie ono pominięte. Pozostałe zlecenia zostaną przesłane do spedytora i zostaną im nadane numery listów przewozowych.
Uwaga
Jeśli zaznaczone zlecenia zostaną prawidłowo zarejestrowane w systemie spedytora, ale któreś nie spełni warunku zamówienia kuriera, wówczas seryjna próba zamówienia kuriera dla wszystkich zaznaczonych zleceń zakończy się niepowodzeniem. Zarejestrowany błąd zostanie ustawiony na wszystkich przesyłkach, do których zlecany był odbiór.
Błędy zwrócone przez serwis kuriera DHL będą wyświetlane w kolumnie Błąd walidacji oraz w dedykowanym polu na formularzu ZNP.   - Drukuj potwierdzenie nadania przesyłek – drukowane jest Potwierdzenie nadania przesyłki dla wszystkich zleceń z danego dnia łącznie z tymi, które zostały utworzone bezpośrednio przez serwis DHL, stąd wydruk może się różnić z danymi widniejącymi w programie. W raporcie uwzględnione są te zlecenia z programu, dla których wcześniej wydrukowano list przewozowy. W zależności od ustawień (menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) wydruk może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do pliku zapisywanego we wskazanej w konfiguracji lokalizacji.  - Drukuj etykiety - seryjny wydruk listów przewozowych dla zleceń zaznaczonych na liście. W zależności od ustawień (menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do plików, zapisywanych we wskazanej w konfiguracji lokalizacji. [/su_list]

Tworzenie Zlecenia Nadania Przesyłki z poziomu dokumentów handlowych i magazynowych

Nadanie przesyłki jest możliwe również z listy oraz formularza dokumentu Faktury Sprzedaży, Paragonu, Faktury Pro Forma, Faktury Zaliczkowej  oraz w przypadku modułów Handel, Handel Plus z listy oraz formularza dokumentu Rezerwacji Odbiorcy i Wydania Zewnętrznego a także Rozchodu Wewnętrznego i Przesunięcia Międzymagazynowego. . Opcja generowania ZNP jest dostępna na górnej wstążce . Utworzone w ten sposób ZNP jest  powiązane ze wskazanym wcześniej dokumentem. Dane odbiorcy z dokumentu handlowego lub magazynowego zostaną przeniesione do pól związanych z odbiorcą na zleceniu.Dane nadawcy (uzupełnione na adresach oddziałów w konfiguracji) przenoszą się zgodnie z poniższymi zasadami:
  • Dla ZNP tworzonych ręcznie pobierane są dane z domyślnego adresu oddziału.
  • Dla ZNP tworzonych z dokumentów handlowych i magazynowych (bez Przesunięć międzymagazynowych) jako adres nadawczy podpowie się domyślny adres oddziału lub jeśli magazyn wskazany na dokumencie, z którego tworzone jest ZNP, jest powiązane z adresem oddziału, to taki adres zostanie przeniesiony na ZNP
  • Dla ZNP tworzonych z Przesunięć międzymagazynowych jako adres nadawczy i odbiorczy zostanie ustawiony adres powiązany z magazynem z MM lub domyślny adres oddziału, jeśli takiego powiązania nie ustawiono.
Do jednej Faktury Sprzedaży/ Paragonu/ Wydania Zewnętrznego/ Rezerwacji Odbiorcy/ Faktury Pro Forma/ Rozchodu Wewnętrznego/ Przesunięcia Międzymagazynowego użytkownik może utworzyć wiele zleceń.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
W menu System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/DHL, na zakładce [Szablon spedycji – Usługi dodatkowe] jest dostępny parametr Ustawiaj domyślne pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW. Parametr ten można zaznaczyć po zaznaczeniu parametru Ustawiaj domyślne pobranie. Po zaznaczeniu tego parametru, na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) generowanych z dokumentu MM/RW, będzie zaznaczona opcja Pobranie. Jeżeli parametr jest niezaznaczony, nieaktywny do zaznaczenia jest parametr: Ustawiaj domyślnie pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW. Jeśli w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/DHL) zaznaczono, aby kwota pobrania/ deklarowana wartość/ ubezpieczenie pobierane były z dokumentu (dla parametru Pobranie lub Deklarowana Wartość/Ubezpieczenie), to dla dokumentów MM i RW wartość pobrania lub ubezpieczenia uzupełniana jest na dokumencie ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. Dla pozostałych dokumentów wartość pobrania lub ubezpieczenia uzupełniana jest na podstawie wartości brutto z dokumentu.
Powiązanie między dokumentami będzie widoczne na zakładce [Dokumenty]. Z tego poziomu będzie możliwy pogląd dokumentów skojarzonych. Na dokument, z którego utworzono Zlecenie nadania przesyłki przenoszony jest Nr listu przewozowego ze zlecenia (jest on widoczny na formularzu dokumentu, na zakładce [Kontrahent]). Należy pamiętać, że nr listu przewozowego nie jest przenoszony, na dokumenty powiązane z dokumentem, z którego utworzono ZNP.

Seryjne tworzenie Zleceń Nadania Przesyłki dla zaznaczonych dokumentów

Dla wszystkich dostępnych kurierów jest możliwość seryjnego tworzenia Zleceń Nadania Przesyłki dla zaznaczonych dokumentów: Faktur Sprzedaży, Paragonów, Rezerwacji Odbiorcy, Wydań Zewnętrznych, Faktur Pro Forma, Rozchodów Wewnętrznych, Przesunięć Międzymagazynowych. Dla zaznaczonych dokumentów tworzony jest jeden dokument ZNP do jednego dokumentu, na takich samych zasadach jak podczas tworzenia przesyłki z poziomu formularza dokumentu. Dla dokumentów mających tego samego odbiorcę i adres nadawczy jest możliwość zagregowania zaznaczonych dokumentów do jednego Zlecenia Nadania Przesyłki. W związku z tym, w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) dla poszczególnych kurierów na zakładce [Szablon spedycji] należy zaznaczyć parametr Seryjne generowanie przesyłek - jedno ZNP dla zaznaczonych. W przypadku tworzenia Zlecenia Nadania Przesyłki z poziomu dokumentów:
  • handlowych i magazynowych (innych niż Przesunięcia międzymagazynowe) agregowane będą dokumenty wystawione na tego samego odbiorcę. Dodatkowo jeżeli w Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Adresy oddziałów do adresu oddziału został przypisany magazyn wybrany na dokumencie handlowym/magazynowym, to przy tworzeniu Zlecenia nadania przesyłki z zaznaczonych dokumentów sprawdzany jest dodatkowo magazyn. Jeśli magazyny nie są przypisane do adresów oddziałów, to na dokumencie ZNP jako adres nadawczy zostanie ustawiony adres domyślny.
  • W momencie generowania przesyłki dla zaznaczonych dokumentów z poziomu dokumentów MM agregowane są dokumenty wystawione na te same magazyny (tj. posiadają ten sam magazyn źródłowy oraz magazyn docelowy). Dla pozostałych dokumentów MM zostaną wygenerowane osobne dokumenty ZNP.
Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Parametry przesyłki] zaznaczono parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, to przy seryjnym generowaniu Zlecenia nadania przesyłki waga ta zostanie zsumowana z dokumentów agregowanych do jednego Zlecenia nadania przesyłki. Jeżeli, żaden z powyższych parametrów nie jest zaznaczony, to przy seryjnym generowaniu Zlecenia nadania przesyłki zostanie przeniesiona waga ustalona przez użytkownika dla konkretnej kategorii paczki (dla DPD, DHL, SENDIT) lub usługi (dla Poczty Polskiej). W sytuacji gdy, w konfiguracji w sekcji Usługi dodatkowe zaznaczona zostanie opcja Ustawiaj domyślnie pobranie oraz jeśli forma płatności na dokumencie to: np. przelew, to w momencie seryjnego generowania dokumentów ZNP z listy dokumentów opcja Pobranie zostanie zaznaczona na formularzu ZNP tylko dla tych dokumentów, które spełniają warunek dotyczący formy płatności. W pole Pobranie zostaną przeniesione kwoty z dokumentu lub ustalona w zależności od ustawień w konfiguracji. Pozostałe ustawienia są przenoszone na ZNP analogicznie jak na dokument ZNP tworzony z poziomu formularza dokumentu. Zasady seryjnego tworzenia jednego ZNP, gdzie agregowane będą pozycje z kilku dokumentów dla tego samego odbiorcy (w konfiguracji zaznaczony parametr Seryjne generowanie przesyłek – jedno ZNP dla zaznaczonych dokumentów):
  • Jeżeli wśród agregowanych dokumentów będą znajdowały się dokumenty wystawione na różne magazyny, to do jednego ZNP zostaną zagregowane tylko te, które mają oprócz tego samego odbiorcy (danych teleadresowych, osoby kontaktowej) :
    • ten sam magazyn, jeżeli jest on powiązany z adresem nadawczym
    • różne magazyny, jeżeli nie są one powiązane z adresem nadawczym (jako adres odbiorcy brany jest domyślny adres z konfiguracji)
    • różne magazyny – jeden z nich jest powiązany jest z domyślnym adresem oddziału a na drugim dokumencie magazyn nie jest powiązany z żadnym adresem oddziału
Przykład
Magazyn ’MAG Kraków’ jest przypisany w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Adresy oddziałów) do adresu oddziału. Jednocześnie dany adres oddziału jest adresem domyślnym. Magazyn ‘MAG Lublin’ nie jest w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Adresy oddziałów) przypisany do żadnego adresu oddziału. Dokument X1 jest wystawiony na magazyn ‘MAG Kraków’, natomiast dokument X2 – na ‘MAG Lublin’. W powyższym przypadku dokumenty te, zostaną zagregowane do jednego dokumentu ZN, gdyż dokument X1 ma magazyn powiązany z adresem oddziału, natomiast na dokumencie X2 magazyn nie posiada powiązania z adresem oddziału, więc pobierany jest domyślny adres oddziału – w tym przypadku ‘MAG Kraków’
  • Jeśli na karcie operatora/karcie odbiorcy lub w konfiguracji przesyłek nie będą uzupełnione wymagane dane dla Zlecenia Nadania Przesyłki konkretnego kuriera, to w momencie podniesienia formularza ZNP do edycji wyświetlone zostaną ostrzeżenia przy wymaganych polach.
  • Jeżeli w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) jest zaznaczony parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, to jeżeli na dokumentach występują te same pozycje, wagę wyliczamy na podstawie: ilość pozycji x waga i sumowana jest z wagą pozostałych towarów.
  • Jeżeli w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) zaznaczymy parametr: Referencje i wybrana zostanie opcja: Nr dokumentu źródłowego w pole Referencje zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki. Jeżeli wybrana zostanie opcja: Nr powiązanego zamówienia (RO) w pole Referencje zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki.
  • Jeżeli w konfiguracji (dotyczy kurierów: DHL, DPD, Poczty Polskiej) w polu Informacja o zawartości wybrana zostanie opcja:
    • Ustalona treść – wartość ta, zostanie przeniesiona z konfiguracji na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
    • Nazwa pierwszej pozycji – przenoszona jest nazwa pierwszej pozycji z pierwszego wystawionego dokumentu na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
    • Nr dokumentu źródłowego – przeniesione zostaną wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
    • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
  • Jeżeli w konfiguracji (dotyczy Poczty Polskiej) w polu Opis/uwagi dla odbiorcy wybrana zostanie opcja:
    • Ustalona treść – wskazana wartość zostanie przeniesiona z konfiguracji na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
    • Nr dokumentu źródłowego – przeniesione zostaną wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
    • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
  • Jeżeli w konfiguracji (dotyczy DHL, DPD) zaznaczony jest parametr Dokumenty zwrotne i wybrana opcja Nr dokumentu na formularz Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Dokumenty zwrotne przeniesione zostaną wszystkie numery powiązanych dokumentów.
  • Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Usługi dodatkowe] zaznaczony jest parametr Ustawiaj domyślnie pobranie oraz jeśli forma płatności na dokumencie to: przelew i zostaną zaznaczone dokumenty, na których są różne formy płatności, utworzone zostanie jedno ZNP z zaznaczoną opcją Pobranie. Na dokumencie ZNP jako kwota pobrania zostanie zsumowana wartość brutto zaznaczonych dokumentów, których forma płatności jest tożsama z ustawioną w konfiguracji.
  • Jeżeli w konfiguracji dla parametru Kwota pobrania zaznaczona została opcja:
    •  z dokumentu – w pole z kwotą pobrania zostanie przeniesiona suma wartości zaznaczonych dokumentów. W sytuacji gdy zostanie przekroczony maksymalny próg wartości pobrania, to zostanie ustawiona kwota maksymalna (maksymalna wartość pobrania jest indywidualna dla każdego kuriera).
    • ustalona – w pole z kwotą pobrania zostanie przeniesiona kwota, która została określona w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki). Kwota pobrania nie może przekroczyć maksymalnej wartości pobrania – maksymalna wartość pobrania jest indywidualna dla każdego kuriera.
  • Jeżeli w konfiguracji dla parametru Deklarowana wartość/Ubezpieczenie (dla Poczty Polskiej parametr Wartość ubezpieczenia lub Deklarowana wartość) została zaznaczona opcja:
    • z dokumentu – w pole z kwotą deklarowanej wartości/ubezpieczenia przenoszona jest suma kwot z zaznaczonych dokumentów. W sytuacji gdy zostanie przekroczony maksymalny próg wartości ubezpieczenia to zostanie ustawiona kwota maksymalna (maksymalna wartość ubezpieczenia jest indywidualna dla każdego kuriera).
    • ustalona – w pole z kwotą deklarowanej wartości/ubezpieczenia zostanie przeniesiona kwota, która została określona w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki). Kwota deklarowanej wartości/ubezpieczenia nie może przekroczyć maksymalnej wartości, która jest indywidualna dla każdego kuriera.
  • Na zakładce [Dokumenty] formularza ZNP widoczne jest powiązanie z wszystkimi dokumentami, które były zaznaczone przy jego generowaniu. N na dokumentach, z których powstał dokument ZNP na zakładce [Dokumenty] widoczne są numery dokumentów Zlecenia Nadania Przesyłki powiązane z danym dokumentem.
  • Na dokumentach, z których powstał dokument ZNP po zamówieniu kuriera na zakładce [Kontrahent] widoczne jest powiązanie z listem przewozowym.
Przy generowaniu przesyłek dla zaznaczonych dokumentów w przypadku, gdy zostaną zaznaczone także Faktury Zaliczkowe, to w logu otrzymamy stosowne ostrzeżenie w celu weryfikacji, czy dla danej faktury zaliczkowej ma zostać wygenerowana przesyłka.

Przesyłki kurierskie

Z poziomu Ogólne/Przesyłki kurierskie w zależności od ustawień w konfiguracji dostępne są następujące zakładki: Istnieje również możliwość skonfigurowania usługi Comarch Shipping.

Współpraca z DPD

Z poziomu programu możliwe jest nadawanie przesyłek kurierskich za pośrednictwem kuriera DPD. Użytkownik może m.in. zdefiniować domyślne parametry dla nadawanych paczek, seryjnie dla kilku zleceń zamawiać kuriera czy drukować potwierdzenia odbioru.
Uwaga
Integracja Comarch ERP Optima z DPD jest dostępna wyłącznie dla użytkowników posiadających aktualną gwarancję na program, bez względu na posiadane moduły.
Uwaga
W programie Comarch ERP Optima możliwa jest obsługa wyłącznie przesyłek krajowych.

Konfiguracja

Adresy nadawcze

Konfiguracja konta

Uwaga
Do poprawnej konfiguracji konta DPD w programie Comarch ERP Optima konieczne jest: – wcześniejsze podpisanie umowy z DPD, – uzyskanie dostępu do DPD Services u opiekuna klienta DPD. Nadawanie przesyłek DPD z poziomu Comarch ERP Optima jest funkcją niezależną od aplikacji Webklient DPD Online (dane dostępowe do DPD Online nie zadziałają w programie Comarch ERP Optima). Przesyłki nadane za pomocą Comarch ERP Optima nie będą widoczne w panelu klienta DPD Online.
Aby skonfigurować współpracę z DPD, w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ DPD na zakładce [Ogólne] należy zaznaczyć parametr DPD, następnie należy podać login do usługi DPD Services, hasło oraz numer klienta (FID). Jeśli zostanie zaznaczony parametr Spedytor domyślny, Zlecenia nadania przesyłki domyślnie będą tworzone dla tego spedytora (wymagane w przypadku korzystania z więcej niż jednego spedytora).
Konfiguracja firmy/ Przesyłki/ DPD – parametry ogólne
Posiadam umowę na stały odbiór paczek – należy zaznaczyć jeśli z DPD jest podpisana tego typu umowa. Wówczas zlecenia z programu są rejestrowane w systemie kuriera wyłącznie celem nadania numeru listu przewozowego i przygotowania etykiet. Nie jest weryfikowana dostępność kuriera w dniu określonym jako data nadania przesyłki. Zakładka [Szablon spedycji]:
Szablon spedycji DPD
Ogólne:
  • Domyślna numeracja – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Zleceń nadania przesyłki spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Zlecenie nadania paczek.
  • Domyślna seria – dla Zleceń nadania przesyłki można wskazać domyślną serię numeracji spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Serie dokumentów – Zlecenie nadania przesyłki.
Aby przesyłka została automatycznie dodana na tworzone Zlecenie nadania przesyłki, na zakładce [Parametry przesyłki] należy zaznaczyć parametr Domyślna przesyłka i wybrać typ przesyłki:
  • Standardowa – typowa przesyłka krajowa,
  • Przesyłka kopertowa – DOX, np. do przesyłania dokumentów,
  • Przesyłka paletowa – przesyłany towar jest spakowany na paletach.
Na Zleceniu nadania przesyłki domyślnie będzie tworzona paczka o zadanym powyżej typie. Dla poszczególnych typów można określić:
  • wagę w kg (maks. 999,99 kg),
  • wysokość, szerokość, długość paczki w cm (dopuszczalne tylko liczy całkowite).
Dla przesyłki paletowej domyślnie ustawiona jest szerokość 80 cm i długość 120 cm. Jeśli skonfigurowano wagę/ wymiary przesyłki, a nie zaznaczono parametru Domyślna przesyłka, przesyłka o zadanych parametrach nie jest automatycznie dodawana na Zlecenie, natomiast po ręcznym wybraniu na Zleceniu danego typu przesyłki, jej wymiary podpowiedzą się automatycznie zgodnie z ustawionymi w konfiguracji. W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych – po zaznaczeniu parametru przy generowaniu Zlecenia nadania przesyłki wyliczana jest sumaryczna waga pozycji z dokumentu, na podstawie którego powstało ZNP (waga, która jest brana do wyliczenia znajduje się na formularzu towaru, na zakładce [Dodatkowe]). Jeśli łączna waga pozycji przekracza wagę maksymalną, na zleceniu zostanie ona zaokrąglona do wartości granicznej – 999,99 kg. Waga ustalona przez użytkownika w konfiguracji jest brana domyślnie dla pojedynczej paczki wskazanej na zleceniu jeżeli:
  • ZNP jest tworzone ręcznie,
  • parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest niezaznaczony,
  • parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest zaznaczony, ale suma wagi pozycji z dokumentu wynosi zero.
Na etykiecie przesyłki można drukować dodatkowe informacje, w związku z tym w sekcji Informacje dodatkowe przekazywane do zlecenia można ustawić domyślne parametry:
  • Informacja o zawartości:
  • Ustalona treść – jeśli zostanie wpisana w konfiguracji, będzie domyślnie przenoszona na Zlecenie nadania przesyłki. Wartość można uzupełnić/ zmodyfikować z poziomu ZNP.
  • Nazwa pierwszej pozycji – brana z dokumentu, do którego tworzone jest Zlecenie nadania przesyłki,
  • Nr dokumentu źródłowego – z którego powstało ZNP,
  • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostanie przeniesiony zarówno kiedy ZNP jest tworzone bezpośrednio z RO, jaki i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.
  • Referencje:
  • Nr dokumentu źródłowego – z którego powstało ZNP,
  • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostanie przeniesiony zarówno kiedy ZNP jest tworzone bezpośrednio z RO, jaki i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.
  Uwagi – wartość tego pola jest przenoszona na Zlecenie Nadania Przesyłki do pola Uwagi. Można w nim wybrać następujące wartości:
  • ustalona treść – należy podać tekst, który ma być przenoszony na ZNP,
  • nazwa pierwszej pozycji – na ZNP do pola Uwagi zostanie pobrana nazwa pierwszej pozycji z dokumentu, do którego tworzone jest Zlecenie,
  • nr dokumentu źródłowego – na ZNP do pola Uwagi zostanie przeniesiony numer dokumentu, z którego tworzone jest Zlecenie,
  • nr powiązanego zamówienia (RO) – na ZNP do pola Uwagi zostanie przeniesiony numer Rezerwacji Odbiorcy, zarówno kiedy ZNP jest tworzone bezpośrednio z RO, jaki i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Seryjne generowanie przesyłek – jedno ZNP dla zaznaczonych dokumentów - domyślnie dany parametr jest niezaznaczony. Jeśli parametr jest zaznaczony to w momencie generowania przesyłek dla dokumentów, które wystawiono dla tego samego odbiorcy oraz na ten sam magazyn (o ile jest powiązany z adresem nadawczym) zostanie utworzone jedno zbiorcze Zlecenie Nadania Przesyłki. W przypadku tworzenia ZNP z dokumentów MM, agregowane są te dokumenty, dla których występują te same magazyny źródłowe i docelowe. Jeśli zostaną zaznaczone dokumenty dla różnych magazynów, to agregowane do jednego dokumentu ZNP są tylko te dokumenty MM, które mają spójne magazyny. Dla pozostałych dokumentów MM zostaną wygenerowane osobne dokumenty ZNP.
Na zakładce [Usługi dodatkowe] można określić domyślne usługi dodatkowe dla tworzonych ZNP: Ustawiaj domyślnie pobranie – po zaznaczeniu parametru na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) będzie zaznaczona opcja Pobranie – parametr dotyczy kwoty, jaka ma zostać pobrana od odbiorcy przesyłki:
  • jeśli forma płatności na dokumencie to –po zaznaczeniu parametru należy wybrać formy płatności, których ma dotyczyć pobranie. Jeśli forma płatności na dokumencie, z którego jest generowany dokument ZNP będzie taka sama, jak formy tu zaznaczone, to na ZNP będzie ustawione pobranie,
Na Zleceniu nadania przesyłki powstałym z Wydania Zewnętrznego:
  • zostanie ustawione pobranie w sytuacji kiedy WZ generuje płatność i w konfiguracji wskazano taką samą formę płatności jak na WZ,
  • dla WZ niegenerującego płatności zostanie ustawione pobranie na ZNP w oparciu o formę płatności z powiązanego dokumentu FS, PA, FPF. Jeśli WZ jest powiązane tylko z RO, pobranie zostanie ustawione na ZNP w oparciu o formę płatności z RO.
  • dla WZ niegenerującego płatności i niepowiązanego z dokumentem handlowym, pobranie na ZNP nie zostanie zaznaczone.
  • ustawiaj domyślnie pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW – po zaznaczeniu tego parametru, na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) generowanych z dokumentu MM/RW, będzie zaznaczona opcja Pobranie.
  • Kwota pobrania:
  • z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczenia tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
  • ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki (maks. 15 000,00 PLN).
Uwaga
Parametr Ustawiaj domyślne pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW jest widoczny tylko po zalogowaniu do modułu HANDEL lub HANDEL PLUS.
Deklarowana wartość/ Ubezpieczenie:
  • z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczonej tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
  • ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki (maks. 500 000,00 PLN).
Dokumenty zwrotne – usługa, która powoduje, że kurier dostarczając przesyłkę odbierze od odbiorcy podpisany dokument (np. fakturę, umowę..). Po zaznaczeniu tej opcji można wybrać opcję Nr dokumentu – wówczas będzie to dokument, na podstawie którego powstało zlecenie. Przesyłka zwrotna – usługa polegająca na przyjęciu od odbiorcy, przy wydawaniu mu przesyłki, innej paczki adresowanej do nadawcy przesyłki pierwotnej. Usługi dodatkowe można modyfikować z poziomu formularza Zlecenia nadania przesyłki (zakładka [Paczki i usługi]). Zakładka [Parametry wydruku]: DPD udostępnia dwa formaty wydruku listu przewozowego: A4 oraz A6 (Etykieta). W zależności od wybranego formatu dostępne są dwa rozszerzenia plików:
  • PDF dla formatu A4,
  • PDF lub ZPL dla formatu A6 (etykieta).

Wydruki seryjne

Generowanie przesyłek kurierskich

W menu głównym programu na zakładce [Ogólne], pod przyciskiem  – Przesyłki kurierskie dostępna jest lista przesyłek kurierskich.
Lista Przesyłek Kurierskich
Lista zawiera kolumny:
  • Nr zlecenia – numer dokumentu Zlecenia nadania przesyłki nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.
  • Data zgłoszenia – data wysłania zlecenia do serwisu firmy kurierskiej.
  • Status – status dokumentu Zlecenia nadania przesyłki. Dokumenty ze statusem Nie wysłane wyświetlane są w kolorze zielonym, można je dowolnie edytować. Dokumenty Wysłane są zablokowane do edycji, na liście wyświetlają się w kolorze czarnym.
  • Kod odbiorcy – kod odbiorcy przesyłki.
  • Nazwa odbiorcy – pierwsza linia nazwy odbiorcy przesyłki.
  • Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa odbiorcy.
  • E-Mail – adres e-mail osoby kontaktowej odbiorcy.
  • Telefon – numer telefonu osoby kontaktowej odbiorcy.
  • Status przesyłki – status poprawności przesłania zlecenia nadania przesyłki do DPD.
  • Nr Listu Przewozowego – wyświetlane są nr poszczególnych paczek ze zlecenia oddzielone przecinkiem,
  • Błąd walidacji – informacja, o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia,
  • Kod nadawcy, Nazwa nadawcy – podany na zleceniu.
Dodatkowo dla listy można wybrać kolumny: Numer protokołu odbioru nadawany podczas wydruku protokołu odbioru z poziomu listy zleceń bądź z formularza. Numer zlecenia odbioru – numer zlecenia nadany przez firmę kurierską. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień. W dolnej części listy oprócz standardowych filtrów, możliwe jest filtrowanie według Statusu z dokumentu Zlecenia nadania przesyłki oraz statusu przesyłki nadawanego przez firmę kurierską. Dodatkowo na liście przesyłek kurierskich dla pozycji zaznaczonych na liście bądź dla podświetlonego zlecenia dostępne są:  – Zamów kuriera. Przycisk pozwala na seryjne zamówienie kuriera dla zaznaczonych zleceń. Po wybraniu tej opcji generowane jest okno, w którym należy określić datę i przedział czasowy, w którym ma przyjechać kurier: Jeżeli w konfiguracji firmy kurierskiej zaznaczono Posiadam umowę na stały odbiór przesyłek, wówczas ta opcja nie zamawia kuriera, ale służy tylko do zarejestrowania wybranych zleceń w systemach kuriera celem nadania nr przewozowego i wydrukowania potrzebnych dokumentów przewozowych. Dla DPD okno Planowany przyjazd kuriera nie pojawia się. Jeżeli zlecenie nie może zostać zarejestrowane w logu z operacji pojawi się odpowiedni komunikat i zostanie ono pominięte. Pozostałe zlecenia zostaną przesłane do spedytora i zostaną im nadane numery listów przewozowych.
Uwaga
Jeśli zaznaczone zlecenia zostaną prawidłowo zarejestrowane w systemie spedytora, ale któreś nie spełni warunku zamówienia kuriera, wówczas seryjna próba zamówienia kuriera dla wszystkich zaznaczonych zleceń zakończy się niepowodzeniem. Zarejestrowany błąd zostanie ustawiony na wszystkich przesyłkach danego spedytora, do których zlecany był odbiór.
Błędy zwrócone przez serwis kuriera DPD będą wyświetlane w kolumnie Błąd walidacji oraz w dedykowanym polu na formularzu ZNP. Drukuj protokół odbioru. Opcja powoduje nadanie nr protokołu odbioru na poszczególnych zleceniach. W przypadku drukowania Protokołu odbioru z listy dokumentów ZNP, gdzie zostało użyte kilka adresów nadawczych, drukowane jest tyle PO, ile adresów nadawczych na zleceniach, w dwóch kopiach. W zależności od ustawień (menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) wydruk może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do plików, zapisywanych we wskazanej w konfiguracji lokalizacji i wówczas PO zapisywanie jest jako pojedynczy plik. Na dokumencie PO widoczna jest lista wszystkich Zleceń Nadania Przesyłki dla danego adresu nadawczego. Natomiast w przypadku, kiedy PO drukowane jest z poziomu otwartego formularza dokumentu ZNP, Protokół odbioru jest drukowany tylko i wyłącznie dla otwartego dokumentu, w dwóch egzemplarzach, niezależnie od ustawie w konfiguracji.
Uwaga
Każdorazowe wygenerowanie protokołu odbioru skutkuje nadaniem dla zlecenia nowego numeru protokołu odbioru. Kurierowi należy przekazać najnowszy protokół.
Wskazówka
Aby zweryfikować zgodność wydruku protokołu odbioru o danym numerze z listą zleceń, które mają przypisany taki numer, można pogrupować listę zleceń po kolumnie Numer protokołu odbioru.
– Drukuj list przewozowy – seryjny wydruk listów przewozowych dla zleceń zaznaczonych na liście. W zależności od ustawień (menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) wydruk może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do plików, zapisywanych we wskazanej w konfiguracji lokalizacji.

Tworzenie Zlecenia Nadania Przesyłki z poziomu dokumentów handlowych i magazynowych

Nadanie przesyłki jest możliwe również z listy oraz formularza dokumentu Faktury Sprzedaży, Paragonu, Faktury Pro Forma, Faktury Zaliczkowej  oraz w przypadku modułów Handel, Handel Plus z listy oraz formularza dokumentu Rezerwacji Odbiorcy i Wydania Zewnętrznego, a także Rozchodu Wewnętrznego i Przesunięcia Międzymagazynowego. Opcja generowania ZNP jest dostępna na górnej wstążce . Utworzone w ten sposób ZNP jest  powiązane ze wskazanym wcześniej dokumentem. Dane odbiorcy z dokumentu handlowego lub magazynowego zostaną przeniesione do pól związanych z odbiorcą na zleceniu. Dane nadawcy (uzupełnione na adresach oddziałów w konfiguracji) przenoszą się zgodnie z poniższymi zasadami:
  • Dla ZNP tworzonych ręcznie pobierane są dane z domyślnego adresu oddziału.
  • Dla ZNP tworzonych z dokumentów handlowych i magazynowych (bez Przesunięć międzymagazynowych) jako adres nadawczy podpowie się domyślny adres oddziału lub jeśli magazyn wskazany na dokumencie, z którego tworzone jest ZNP, jest powiązane z adresem oddziału, to taki adres zostanie przeniesiony na ZNP
  • Dla ZNP tworzonych z Przesunięć międzymagazynowych jako adres nadawczy i odbiorczy zostanie ustawiony adres powiązany z magazynem z MM lub domyślny adres oddziału, jeśli takiego powiązania nie ustawiono.
Do jednej Faktury Sprzedaży/ Paragonu/ Wydania Zewnętrznego/ Rezerwacji Odbiorcy/ Faktury Pro Forma/ Rozchodu Wewnętrznego/ Przesunięcia Międzymagazynowego użytkownik może utworzyć wiele zleceń.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
W menu System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/DPD, na zakładce [Szablon spedycji – Usługi dodatkowe] jest dostępny parametr Ustawiaj domyślne pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW. Parametr ten można zaznaczyć po zaznaczeniu parametru Ustawiaj domyślne pobranie. Po zaznaczeniu tego parametru, na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) generowanych z dokumentu MM/RW, będzie zaznaczona opcja Pobranie. Jeżeli parametr jest niezaznaczony, nieaktywny do zaznaczenia jest parametr: Ustawiaj domyślnie pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW. Jeśli w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/DPD) zaznaczono, aby kwota pobrania/ deklarowana wartość/ ubezpieczenie pobierane były z dokumentu (dla parametru Pobranie lub Deklarowana Wartość/Ubezpieczenie), to dla dokumentów MM i RW wartość pobrania lub ubezpieczenia uzupełniana jest na dokumencie ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. Dla pozostałych dokumentów wartość pobrania lub ubezpieczenia uzupełniana jest na podstawie wartości brutto z dokumentu.
Powiązanie między dokumentami będzie widoczne na zakładce [Dokumenty]. Z tego poziomu będzie możliwy pogląd dokumentów skojarzonych. Na dokument, z którego utworzono Zlecenie nadania przesyłki przenoszony jest Nr listu przewozowego ze zlecenia (jest on widoczny na formularzu dokumentu, na zakładce [Kontrahent]). Należy pamiętać, że nr listu przewozowego nie jest przenoszony, na dokumenty powiązane z dokumentem, z którego utworzono ZNP.[/su_list]

Seryjne tworzenie Zleceń Nadania Przesyłki dla zaznaczonych dokumentów

Dla wszystkich dostępnych kurierów jest możliwość seryjnego tworzenia Zleceń Nadania Przesyłki dla zaznaczonych dokumentów: Faktur Sprzedaży, Paragonów, Rezerwacji Odbiorcy, Wydań Zewnętrznych, Faktur Pro Forma, Rozchodów Wewnętrznych, Przesunięć Międzymagazynowych. Dla zaznaczonych dokumentów tworzony jest jeden dokument ZNP do jednego dokumentu, na takich samych zasadach jak podczas tworzenia przesyłki z poziomu formularza dokumentu. Dla dokumentów mających tego samego odbiorcę i adres nadawczy jest możliwość zagregowania zaznaczonych dokumentów do jednego Zlecenia Nadania Przesyłki. W związku z tym, w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) dla poszczególnych kurierów na zakładce [Szablon spedycji] należy zaznaczyć parametr Seryjne generowanie przesyłek - jedno ZNP dla zaznaczonych. W przypadku tworzenia Zlecenia Nadania Przesyłki z poziomu dokumentów:
  • handlowych i magazynowych (innych niż Przesunięcia międzymagazynowe) agregowane będą dokumenty wystawione na tego samego odbiorcę. Dodatkowo jeżeli w Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Adresy oddziałów do adresu oddziału został przypisany magazyn wybrany na dokumencie handlowym/magazynowym, to przy tworzeniu Zlecenia nadania przesyłki z zaznaczonych dokumentów sprawdzany jest dodatkowo magazyn. Jeśli magazyny nie są przypisane do adresów oddziałów, to na dokumencie ZNP jako adres nadawczy zostanie ustawiony adres domyślny.
  • W momencie generowania przesyłki dla zaznaczonych dokumentów z poziomu dokumentów MM agregowane są dokumenty wystawione na te same magazyny (tj. posiadają ten sam magazyn źródłowy oraz magazyn docelowy). Dla pozostałych dokumentów MM zostaną wygenerowane osobne dokumenty ZNP.
Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Parametry przesyłki] zaznaczono parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, to przy seryjnym generowaniu Zlecenia nadania przesyłki waga ta zostanie zsumowana z dokumentów agregowanych do jednego Zlecenia nadania przesyłki. Jeżeli, żaden z powyższych parametrów nie jest zaznaczony, to przy seryjnym generowaniu Zlecenia nadania przesyłki zostanie przeniesiona waga ustalona przez użytkownika dla konkretnej kategorii paczki (dla DPD, DHL, SENDIT) lub usługi (dla Poczty Polskiej). W sytuacji gdy, w konfiguracji w sekcji Usługi dodatkowe zaznaczona zostanie opcja Ustawiaj domyślnie pobranie oraz jeśli forma płatności na dokumencie to: np. przelew, to w momencie seryjnego generowania dokumentów ZNP z listy dokumentów opcja Pobranie zostanie zaznaczona na formularzu ZNP tylko dla tych dokumentów, które spełniają warunek dotyczący formy płatności. W pole Pobranie zostaną przeniesione kwoty z dokumentu lub ustalona w zależności od ustawień w konfiguracji. Pozostałe ustawienia są przenoszone na ZNP analogicznie jak na dokument ZNP tworzony z poziomu formularza dokumentu. Zasady seryjnego tworzenia jednego ZNP, gdzie agregowane będą pozycje z kilku dokumentów dla tego samego odbiorcy (w konfiguracji zaznaczony parametr Seryjne generowanie przesyłek – jedno ZNP dla zaznaczonych dokumentów):
  • Jeżeli wśród agregowanych dokumentów będą znajdowały się dokumenty wystawione na różne magazyny, to do jednego ZNP zostaną zagregowane tylko te, które mają oprócz tego samego odbiorcy (danych teleadresowych, osoby kontaktowej) :
    • ten sam magazyn, jeżeli jest on powiązany z adresem nadawczym
    • różne magazyny, jeżeli nie są one powiązane z adresem nadawczym (jako adres odbiorcy brany jest domyślny adres z konfiguracji)
    • różne magazyny – jeden z nich jest powiązany jest z domyślnym adresem oddziału a na drugim dokumencie magazyn nie jest powiązany z żadnym adresem oddziału
Przykład
Magazyn ’MAG Kraków’ jest przypisany w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Adresy oddziałów) do adresu oddziału. Jednocześnie dany adres oddziału jest adresem domyślnym. Magazyn ‘MAG Lublin’ nie jest w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Adresy oddziałów) przypisany do żadnego adresu oddziału. Dokument X1 jest wystawiony na magazyn ‘MAG Kraków’, natomiast dokument X2 – na ‘MAG Lublin’. W powyższym przypadku dokumenty te, zostaną zagregowane do jednego dokumentu ZN, gdyż dokument X1 ma magazyn powiązany z adresem oddziału, natomiast na dokumencie X2 magazyn nie posiada powiązania z adresem oddziału, więc pobierany jest domyślny adres oddziału – w tym przypadku ‘MAG Kraków’
  • Jeśli na karcie operatora/karcie odbiorcy lub w konfiguracji przesyłek nie będą uzupełnione wymagane dane dla Zlecenia Nadania Przesyłki konkretnego kuriera, to w momencie podniesienia formularza ZNP do edycji wyświetlone zostaną ostrzeżenia przy wymaganych polach.
  • Jeżeli w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) jest zaznaczony parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, to jeżeli na dokumentach występują te same pozycje, wagę wyliczamy na podstawie: ilość pozycji x waga i sumowana jest z wagą pozostałych towarów.
  • Jeżeli w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) zaznaczymy parametr: Referencje i wybrana zostanie opcja: Nr dokumentu źródłowego w pole Referencje zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki. Jeżeli wybrana zostanie opcja: Nr powiązanego zamówienia (RO) w pole Referencje zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki.
  • Jeżeli w konfiguracji (dotyczy kurierów: DHL, DPD, Poczty Polskiej) w polu Informacja o zawartości wybrana zostanie opcja:
    • Ustalona treść – wartość ta, zostanie przeniesiona z konfiguracji na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
    • Nazwa pierwszej pozycji – przenoszona jest nazwa pierwszej pozycji z pierwszego wystawionego dokumentu na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
    • Nr dokumentu źródłowego – przeniesione zostaną wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
    • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
  • Jeżeli w konfiguracji (dotyczy Poczty Polskiej) w polu Opis/uwagi dla odbiorcy wybrana zostanie opcja:
    • Ustalona treść – wskazana wartość zostanie przeniesiona z konfiguracji na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
    • Nr dokumentu źródłowego – przeniesione zostaną wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
    • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
  • Jeżeli w konfiguracji (dotyczy DHL, DPD) zaznaczony jest parametr Dokumenty zwrotne i wybrana opcja Nr dokumentu na formularz Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Dokumenty zwrotne przeniesione zostaną wszystkie numery powiązanych dokumentów.
  • Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Usługi dodatkowe] zaznaczony jest parametr Ustawiaj domyślnie pobranie oraz jeśli forma płatności na dokumencie to: przelew i zostaną zaznaczone dokumenty, na których są różne formy płatności, utworzone zostanie jedno ZNP z zaznaczoną opcją Pobranie. Na dokumencie ZNP zostanie zsumowana wartość brutto wszystkich zaznaczonych dokumentów, dlatego należy zweryfikować ostateczną kwotę pobrania. Jeżeli dla wszystkich zaznaczonych dokumentów forma płatności jest tożsama z ustawioną w konfiguracji, na ZNP zostanie zaznaczona opcja Pobranie.
  • Jeżeli w konfiguracji dla parametru Kwota pobrania zaznaczona została opcja:
    •  z dokumentu – w pole z kwotą pobrania zostanie przeniesiona suma wartości zaznaczonych dokumentów. W sytuacji gdy zostanie przekroczony maksymalny próg wartości pobrania, to zostanie ustawiona kwota maksymalna (maksymalna wartość pobrania jest indywidualna dla każdego kuriera).
    • ustalona – w pole z kwotą pobrania zostanie przeniesiona kwota, która została określona w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki). Kwota pobrania nie może przekroczyć maksymalnej wartości pobrania – maksymalna wartość pobrania jest indywidualna dla każdego kuriera.
  • Jeżeli w konfiguracji dla parametru Deklarowana wartość/Ubezpieczenie (dla Poczty Polskiej parametr Wartość ubezpieczenia lub Deklarowana wartość) została zaznaczona opcja:
    • z dokumentu – w pole z kwotą deklarowanej wartości/ubezpieczenia przenoszona jest suma kwot z zaznaczonych dokumentów. W sytuacji gdy zostanie przekroczony maksymalny próg wartości ubezpieczenia to zostanie ustawiona kwota maksymalna (maksymalna wartość ubezpieczenia jest indywidualna dla każdego kuriera).
    • ustalona – w pole z kwotą deklarowanej wartości/ubezpieczenia zostanie przeniesiona kwota, która została określona w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki). Kwota deklarowanej wartości/ubezpieczenia nie może przekroczyć maksymalnej wartości, która jest indywidualna dla każdego kuriera.
  • Na zakładce [Dokumenty] formularza ZNP widoczne jest powiązanie z wszystkimi dokumentami, które były zaznaczone przy jego generowaniu. N na dokumentach, z których powstał dokument ZNP na zakładce [Dokumenty] widoczne są numery dokumentów Zlecenia Nadania Przesyłki powiązane z danym dokumentem.
  • Na dokumentach, z których powstał dokument ZNP po zamówieniu kuriera na zakładce [Kontrahent] widoczne jest powiązanie z listem przewozowym.
Przy generowaniu przesyłek dla zaznaczonych dokumentów w przypadku, gdy zostaną zaznaczone także Faktury Zaliczkowe, to w logu otrzymamy stosowne ostrzeżenie w celu weryfikacji, czy dla danej faktury zaliczkowej ma zostać wygenerowana przesyłka.

Formularz Zlecenia nadania przesyłki – Poczta Polska

Na formularzu dostępny jest przycisk umożliwiający zatwierdzenie przesyłki i przekazanie jej do nadania  z datą nadania widoczną na formularzu, na zakładce [Poczta Polska]. Użytkownik może zmienić termin nadania ręcznie przed wybraniem opcji zatwierdzenia przesyłki. Mimo, iż udostępniona została funkcja przekazania przesyłek do nadania bezpośrednio z poziomu formularza Zlecenia nadania przesyłki, zaleca się seryjne zatwierdzanie przesyłek, które powinny zostać nadane danego dnia.

Zakładka [Ogólne]

  • Dokument – numer dokumentu ZNP zgodny z domyślnym schematem numeracji wybranym w konfiguracji,
  • Data wystawienia – data utworzenia zlecenia w Comarch ERP Optima,
  • Urząd nadania – domyślnie pobierany z adresu nadawczego wskazanego na zleceniu (menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów) bądź z konfiguracji Poczty Polskiej jeśli nie uzupełniono Urzędu nadania dla adresu nadawczego. Po naciśnięciu przycisku Urząd nadania, Użytkownik może wskazać inny Urząd Pocztowy, z którego zostanie nadana przesyłka.
  • Nadawca – jako adres nadawczy na zlecenie ustawiany jest adres oddziału, powiązany z danym magazynem, który został do niego przypisany w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. Jeśli do danego adresu nadawczego nie zostanie przypisany żaden magazyn, to na formularz Zlecenia Nadania Przesyłki w sekcji Adres Nadawczy przenoszony jest domyślny adres oddziału. Użytkownik może po rozwinięciu listy wybrać inny adres spośród wprowadzonych w konfiguracji lub wpisać go ręcznie, bezpośrednio na dokument.[/su list]
Osobą obsługującą to zlecenie domyślnie jest operator aktualnie zalogowany. Możliwe jest wskazanie innego operatora lub pracownika. Imię i nazwisko osoby kontaktowej, telefon oraz adres e-mail pobierany jest z karty operatora/ pracownika. W przypadku pracownika numer telefonu pobierany jest z pola Telefon SMS lub, jeżeli pole to nie jest uzupełnione, numer wczytywany jest z pola Telefon. Dane te można również uzupełnić bezpośrednio na zleceniu.
  • Odbiorca – odbiorcę przesyłki można wybrać z listy podmiotów. Dane teleadresowe są pobierane z karty wybranego odbiorcy. Dodatkowo należy wskazać osobę kontaktową. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z listy przedstawicieli danego kontrahenta.
Dla zleceń tworzonych ręcznie domyślnie ustawiany jest telefon domyślnego przedstawiciela odbiorcy. Jeśli żaden z przedstawicieli nie jest oznaczony jako domyślny, ustawiany jest numer telefonu z karty kontrahenta z pola Telefon. Jeśli na zleceniu zostanie zmieniona osoba kontaktowa, podstawiany jest przypisany do niej numer telefonu. W pierwszej kolejności pobierany jest Telefon SMS, jeśli telefon SMS nie jest uzupełniony, pobierana jest wartość z pola Telefon. Dla zleceń tworzonych z dokumentów, domyślnie podpowiada się osoba kontaktowa odbiorcy (osoba odbierająca dokument), telefon oraz e-mail widniejące o na dokumencie.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Wypełnione pola Imię i nazwisko, Telefon, E-mail dla danego magazynu są przenoszone automatycznie na Zlecenie Nadania Przesyłki utworzone z dokumentu Przesunięcia Międzymagazynowego w odpowiadające im pola Telefon, E-mail, Osoba kontaktowa po stronie odbiorcy. Informacje te, są także przenoszone, jeśli na formularzu Zlecenia Nadania Przesyłki zostanie zaznaczony parametr Przesyłka do oddziału.
Telefon Odbiorcy Zlecenia jest przenoszony do systemu e-Nadawca do pola Telefon komórkowy. Dane odbiorcy można wpisać ręcznie bezpośrednio na dokument Zlecenia nadania przesyłki.
  • Użyj adresu korespondencyjnego – po zaznaczeniu parametru, na zlecenie pobierany jest adres korespondencyjny z karty podmiotu – na ten adres zostanie nadana przesyłka,
  • Przesyłka do oddziału – należy zaznaczyć, jeśli przesyłka ma być transportowana między oddziałami firmy. Jako adres odbioru należy wskazać jeden spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów.
    • Po zaznaczeniu parametru Przesyłka do oddziału na dokumencie Zlecenia Nadania Przesyłki w sekcji Odbiorca pojawi się pole Adres odbiorczy. Domyślnie adres odbiorczy jest nieuzupełniony. Z listy rozwijanej jest możliwość wskazania jednego spośród zdefiniowanych adresów w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów.
  • Uwagi dla odbiorcy – pole umożliwiające wpisanie uwag do zlecenia. Domyślnie widoczny jest tekst wprowadzony w konfiguracji Poczty Polskiej.

Zakładka [Paczki i usługi]

Formularz Zlecenia nadania przesyłki – zakładka [Paczki i usługi]
Usługa pocztowa i Serwis – domyślnie ustawiana jest usługa i serwis, które zostały określone w konfiguracji jako domyślne. Do wyboru:
  • Pocztex (Ekspres24, Krajowy)
  • Pocztex Kurier 48 (Przesyłka biznesowa)
  • Usługa paczkowa (Paczka24, Paczka Ekstra 24, Paczka48)
  • Paczka Pocztowa (Ekonomiczna, Priorytet)
  • Przesyłka polecona (Ekonomiczna, Priorytet)
  • Przesyłka Firmowa polecona (Ekonomiczna, Priorytet)
  • Pocztex 2.0 (Kurier).
Uwaga
Opcje dostępne na formularzu Zlecenia nadania przesłki na zakładce [Paczki i usługi] są zależne od wybranej usługi pocztowej.
Przesyłki – tabela z danymi dotyczącymi poszczególnych przesyłek dodanych na zlecenie. Domyślnie przenoszone są informacje z konfiguracji. Pocztex (Ekspres24, Krajowy), Usługa paczkowa (Paczka 24, Paczka Ekstra 24, Paczka 48):
  • Tabela Przesyłki zawiera kolumny: Usługa pocztowa, Waga (kg), Deklarowana wartość, Ostrożnie, Ubezpieczenie Niestandardowa.
  • Zawartość – należy podać zawartość przesyłki, pole obowiązkowe.
  • Usługi dodatkowe:
  • Odbiór w punkcie – po zaznaczeniu tej opcji należy wskazać placówkę pocztową, do której zostanie skierowana przesyłka. Domyślnie lista placówek jest zawężana do województwa wskazanego na formularzu odbiorcy (menu Ogólne/ Kontrahenci).
Uwaga
Po dodaniu na Zlecenie nadania przesyłki więcej niż jednej paczki, nie jest dostępna usługa Odbiór w punkcie.
  • Pobranie – po zaznaczeniu należy podać kwotę pobrania należności oraz zaznaczyć, w jaki sposób ma ona zostać przekazana (do wyboru rachunek bankowy bądź przekaz pocztowy). Po wybraniu rachunku bankowego należy podać tytuł przelewu. Ustawienia są domyślnie przenoszone z konfiguracji.
  • Dokumenty zwrotne – usługa, która powoduje, że kurier dostarczając przesyłkę odbierze od odbiorcy podpisany dokument (np. fakturę, umowę..). Po zaznaczeniu tej opcji należy wybrać formę zwrotu: List zwykły priorytetowy, List zwykły ekonomiczny, List polecony priorytetowy, List polecony ekonomiczny, Kurier Ekspres 24, Paczka Ekstra 24.
  • Potwierdzenie odbioru– po zaznaczeniu tej opcji, należy wybrać formę w jakiej chcemy otrzymać potwierdzenie klienta o odbiorze przesyłki: List zwykły priorytetowy, Kurier Ekspres 24, Paczka Ekstra 24.
  • Potwierdzenie doręczenia (sms/ e-mail) – w wybranej formie dotrze do nadawcy informacja o doręczeniu przesyłki.
Pocztex Kurier 48
  • Tabela Przesyłki zawiera kolumny: Usługa pocztowa, Waga (kg), Deklarowana wartość, Ostrożnie, Gabaryt, Ubezpieczenie.
  • Usługi dodatkowe:
    Pocztex Kurier 48 – usługi dodatkowe
Paczka Pocztowa (Ekonomiczna, Pocztowa), Przesyłka polecona (Ekonomiczna, Priorytet), Przesyłka Firmowa polecona (Ekonomiczna, Priorytet):
  • Tabela Przesyłki zawiera kolumny: Usługa pocztowa, Waga (kg), Gabaryt (nie dotyczy Przesyłki Firmowej, dla której obowiązuje tylko gabaryt A), Deklarowana wartość (kolumna dostępna tylko dla Paczki Pocztowej).
Uwaga
Usługi nie obsługują wielopaczkowości.
  • Usługi dodatkowe:

Potwierdzenie odbioru – po zaznaczeniu tej opcji należy określić ilość sztuk potwierdzeń odbioru przesyłki jaką chcemy otrzymać od klienta.

Pocztex 2.0 (Kurier)
  • Tabela Przesyłki zawiera kolumny: Waga (kg), Gabaryt, Ostrożnie, Niestandardowa, Deklarowana wartość, Ubezpieczenie, Usługa pocztowa.
  • Zawartość – pole obowiązkowe do wypełnienia.
  • Usługi dodatkowe
  • Dla usługi Pocztex 2.0 istnieje możliwość nadania przesyłki bezpośrednio w placówce pocztowej. Po zaznaczeniu parametru Nadanie w placówce pocztowej, Zlecenie nadania przesyłki nie będzie uwzględniane podczas zamawiania kuriera z poziomu listy zleceń.
  • Potwierdzenie odbioru – po zaznaczeniu tej opcji należy określić ilość sztuk potwierdzeń odbioru przesyłki jaką chcemy otrzymać od klienta (max. 9 sztuk).

Zakładka [Poczta Polska]

Formularz Zlecenia nadania przesyłki – zakładka [Poczta Polska]
Na tej zakładce wyświetlane są dane pobierane serwisu Poczty Polskiej e-Nadawca: Data zgłoszenia – data wysłania zlecenia do serwisu Poczty Polskiej. Planowany termin nadania: Data nadania – należy podać datę z jaką chcemy nadać przesyłkę. Domyślnie podpowiada się data bieżąca. Podczas edycji zlecenia, które ma datę nadania starszą od bieżącej, zostanie ona przestawiona na bieżącą.
Uwaga
Data nadania drukowana jest na etykietach i powinna być zgodna z faktyczną datą przekazania przesyłek do placówki nadawczej.
Urząd nadania – domyślnie pobierany z adresu nadawczego wskazanego na zleceniu (menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziału) bądź z konfiguracji Poczty Polskiej jeśli nie uzupełniono Urzędu nadania dla adresu nadawczego. Po naciśnięciu przycisku Urząd nadania, Użytkownik może wskazać inny Urząd Pocztowy, z którego zostanie nadana przesyłka. e-Nadawca plik – nazwa pliku z przesyłkami pobrana z e-Nadawcy. W tabeli znajduje się lista przesyłek wraz z przypisanym do nich numerem nadania oraz adresem URL. Po kliknięciu w link, użytkownik zostanie przeniesiony na stronę internetową, na której może śledzić przesyłkę. podgląd/wydruk Listu Przewozowego. Drukowane są etykiety dla wszystkich paczek na zleceniu. Status – status przesyłki. Zwrócone błędy – informacja o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia.

Zakładka [Dokumenty]

W sekcji Dokumenty powiązane wyświetlany jest dokument, z którego zostało utworzone zlecenie. Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych pojawią się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. Pliki do tabeli Biblioteka dokumentów można dodawać również metodą „przeciągnij i upuść”. Szczegóły na ten temat zostały opisane w artykule Dodawanie plików na dokumentach metodą „przeciągnij i upuść”. W przypadku modułu CRM, dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów, zadań, wiadomości e-mail oraz wiadomości sms.

Formularz nadania przesyłki

Z poziomu Ogólne/Nadanie przesyłki istnieje możliwość dodania zleceń nadania poszczególnych przesyłek:

InPost Paczkomaty

Konfiguracja

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Paczkomaty należy podać dane dostępowe otrzymane od InPost. Dodatkowo można zdefiniować domyślne parametry przesyłek oraz określić usługi dodatkowe.
Konfiguracja Paczkomatów InPost – zakładka [Ogólne]
Na pierwszej zakładce należy podać Organization ID oraz Access Token otrzymane od InPost (wymagane jest posiadanie konta w usłudze Manager Paczek z uzupełnionymi danymi teleadresowymi). Poprzez przycisk Paczkomat InPost można wskazać preferowany Paczkomat, z którego chcemy nadawać przesyłki.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Aby wyświetlić Paczkomaty w oknie wyboru Paczkomatu należy podać kod pocztowy. Zostaną wyszukane Paczkomaty w odległości do 2 km od podanego kodu. Aby wyświetlić listę wszystkich Paczkomatów InPost należy wcisnąć przycisk bez podawania kodu pocztowego. Istnieje także możliwość uzupełnienia kodu paczkomatu ręcznie.
Domyślny Paczkomat nadawczy można również przypisać dla danego adresu oddziału (który Użytkownik może wskazać na zleceniu) – menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. W pierwszej kolejności na Zleceniu nadania przesyłki podpowiada się Paczkomat z adresu nadawczego. Dane wprowadzone w polu Konto bankowe będą wykorzystywane przy zlecaniu przesyłek za pobraniem. Pole jest obowiązkowe, jeśli w konfiguracji na zakładce [Szablon spedycji]/ Usługi dodatkowe zaznaczono Ustawiaj domyślnie pobranie. Zakładka [Szablon spedycji]:
Konfiguracja Paczkomatów InPost – zakładka [Szablon spedycji]
Ogólne: Domyślna numeracja – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Zleceń nadania przesyłki spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Zlecenie nadania paczek. Domyślna seria – dla Zleceń nadania przesyłki można wskazać domyślną serię numeracji spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Serie dokumentów – Zlecenie nadania przesyłki. Zakładka [Parametry przesyłki] Domyślna definicja paczki:
  • Użytkownik może określić sposób nadania paczki, który będzie się domyślnie ustawiał na tworzonych zleceniach. Do wyboru mamy:
    • Nadam paczkę w Paczkomacie,
    • Utworzę zlecenie odbioru w Managerze Paczek – przesyłkę odbierze kurier InPost,
    • Nadam paczkę w POP (Punkcie Obsługi Paczek) – Mapa i wyszukiwarka Paczkomatów i Punktów Obsługi Paczek są dostępne na stronie Znajdź Paczkomat.
    • Jako domyślny rozmiar nadawanych paczek ustawiony jest rozmiar A (8 x 38 x 64 cm). Użytkownik może zmienić na B (19 x 38 x 64 cm)/ C (41 x 38 x 64 cm).
Z poziomu tworzonych zleceń można zmieniać zarówno sposób nadania, jak i rozmiar paczek. W sekcji Informacje dodatkowe przekazywane do zlecenia można ustawić co ma być drukowane na etykiecie paczki jako kod referencyjny. Do wyboru mamy:
  • Numer dokumentu źródłowego – do którego utworzone ZNP,
  • Nr powiązanego zamówienia (RO) – będzie drukowany zarówno kiedy ZNP jest tworzone bezpośrednio z RO, jaki i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Seryjne generowanie przesyłek – jedno ZNP dla zaznaczonych dokumentów - domyślnie dany parametr jest niezaznaczony. Jeśli parametr jest zaznaczony to w momencie generowania przesyłek dla dokumentów, które wystawiono dla tego samego odbiorcy oraz na ten sam magazyn (o ile jest powiązany z adresem nadawczym) zostanie utworzone jedno zbiorcze Zlecenie Nadania Przesyłki. W przypadku tworzenia ZNP z dokumentów MM, agregowane są te dokumenty, dla których występują te same magazyny źródłowe i docelowe. Jeśli zostaną zaznaczone dokumenty dla różnych magazynów, to agregowane do jednego dokumentu ZNP są tylko te dokumenty MM, które mają spójne magazyny. Dla pozostałych dokumentów MM zostaną wygenerowane osobne dokumenty ZNP.
Na zakładce [Usługi dodatkowe] można określić domyślne usługi dodatkowe dla tworzonych ZNP:
  • Ustawiaj domyślnie pobranie – po zaznaczeniu tego parametru, na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) będzie zaznaczona opcja Pobranie – parametr dotyczy kwoty, jaka ma zostać pobrana od odbiorcy przesyłki:
    • jeśli forma płatności na dokumencie to – po zaznaczeniu parametru należy wybrać formy płatności, których ma dotyczyć pobranie. Jeśli forma płatności na dokumencie, z którego generowany jest dokument ZNP będzie taka sama, jak formy tu zaznaczone, to na ZNP będzie ustawione pobranie. Na Zleceniu nadania przesyłki powstałym z Wydania Zewnętrznego:
      • zostanie ustawione pobranie w sytuacji kiedy WZ generuje płatność i w konfiguracji wskazano taką samą formę płatności jak na WZ,
      • dla WZ niegenerującego płatności zostanie ustawione pobranie na ZNP w oparciu o formę płatności z powiązanego dokumentu FS, PA, FPF. Jeśli WZ jest powiązane tylko z RO, pobranie zostanie ustawione na ZNP w oparciu o formę płatności z RO.
      • dla WZ niegenerującego płatności i niepowiązanego z dokumentem handlowym, pobranie na ZNP nie zostanie zaznaczone.
    • ustawiaj domyślnie pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW - po zaznaczeniu tego parametru, na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) generowanych z dokumentu MM/RW, będzie zaznaczona opcja Pobranie.
  • Kwota pobrania:
    • z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczenia tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
    • ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki (maksymalnie można podać 5 000,00 PLN).
Uwaga
Parametr Ustawiaj domyślne pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW jest widoczny tylko po zalogowaniu do modułu HANDEL lub HANDEL PLUS.
  • Deklarowana wartość/ Ubezpieczenie:
    • z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczonej tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
    • ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki (maksymalnie 20 000,00 PLN).
Zakładka [Parametry wydruku]:
Konfiguracja Paczkomatów InPost – Zakładka [Parametry wydruku]
InPost udostępnia dwa formaty wydruku listu przewozowego: A4 oraz A6 (Etykieta). W zależności od wybranego formatu dostępne są następujące rozszerzenia drukowanych plików:
  • PDF dla formatu A4,
  • PDF, ZPL lub EPL/EPL2 dla formatu A6 (etykieta).

Nadawanie paczek

W menu głównym programu na zakładce [Ogólne], pod przyciskiem Przesyłki kurierskie  dostępna jest lista nadawanych paczek.
Lista przesyłek – InPost Paczkomaty
Lista zawiera kolumny:

Nr zlecenia – numer dokumentu Zlecenia nadania paczki, nadany zgodnie ze stosowanym schematem numeracji wybranym w konfiguracji paczek.

Data zgłoszenia – data wysłania zlecenia do InPost.

Status – status dokumentu Zlecenia nadania paczki. Dokumenty ze statusem Nie wysłane wyświetlane są w kolorze zielonym, można je dowolnie edytować. Dokumenty Wysłane są zablokowane do edycji, na liście wyświetlają się w kolorze czarnym.

Kod odbiorcy – kod odbiorcy, do którego adresowana jest paczka.

Nazwa odbiorcy – pierwsza linia nazwy odbiorcy paczki.

Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa odbiorcy.

E-Mail – adres e-mail osoby kontaktowej odbiorcy.

Telefon – numer telefonu osoby kontaktowej odbiorcy.

Status przesyłki – status przesyłki pobierany z InPost.

Nr Listu Przewozowego – numer wysłanej przesyłki,

Błąd walidacji – informacja o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia,

Kod nadawcy, Nazwa nadawcy – podane na zleceniu.

Rodzaj przesyłki – informacja o tym, że paczka jest nadawana do Paczkomatu.

Sposób nadania – wybrany na zleceniu,

Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień. W dolnej części listy oprócz standardowych filtrów, możliwe jest filtrowanie według statusu Zlecenia (Wysłane/ Niewysłane/ Wszystkie) oraz statusu przesyłki nadawanego przez InPost. Dodatkowo na liście paczek, dla pozycji zaznaczonych na liście bądź dla podświetlonego zlecenia, dostępne są przyciski: Pobieranie szczegółów zaznaczonych zleceń – przycisk ten umożliwia pobranie numerów paczek. Pobierany jest numer listu przewozowego oraz link do śledzenia paczki, w przypadku gdy serwis Inpost nie zwrócił tych numerów od razu przy jej nadawaniu.  Zatwierdź przesyłki i przekaż do nadania – (dotyczy zleceń niezatwierdzonych – w kolorze zielonym na liście, które mają być nadane w Paczkomacie lub POP). Wybranie tej opcji skutkuje zatwierdzeniem zleceń na stałe i ich nadaniem.  Drukuj protokół odbioru – seryjny wydruk potwierdzenia nadania paczek. Dotyczy zleceń, na których jako sposób nadania wybrano odbiór paczek przez kuriera InPost. Jako Nadawca drukowane są dane właściciela konta z Menagera Paczek. W zależności od ustawień (menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) wydruk może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do pliku zapisywanego w lokalizacji wskazanej w menu System/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki.  Drukuj list przewozowy – seryjny wydruk listów przewozowych dla zleceń zaznaczonych na liście. LP można wygenerować wyłącznie dla przesyłek opłaconych. W przypadku przesyłek, które nie są opłacane automatycznie, należy dokonać opłaty w Managerze Paczek. W zależności od ustawień (menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) wydruk może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do pliku zapisywanego we wskazanej w menu System/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki lokalizacji. Zamawianie kuriera InPost Funkcja jest dostępna na górnej wstążce programu z poziomu listy zleceń - , umożliwia zamówienie kuriera po odbiór paczek . Po jej wywołaniu następuje przekierowanie na stronę https://manager.paczkomaty.pl, skąd należy zamówić kuriera po odbiór przesyłek. Tworzenie Zlecenia nadania przesyłki z poziomu dokumentów Nadanie paczek jest możliwe również z listy oraz formularza dokumentu Faktury Sprzedaży, Paragonu, Faktury Pro Forma oraz w przypadku modułów Comarch ERP Optima Handel/ Handel Plus z listy oraz formularza dokumentu Rezerwacji Odbiorcy, Wydania Zewnętrznego, Rozchodu Wewnętrznego oraz Przesunięcia Międzymagazynowwego. Opcja generowania ZNP jest dostępna na górnej wstążce programu . Utworzone w ten sposób ZNP jest  powiązane z dokumentem, na podstawie którego zostało wygenerowane. Dane odbiorcy z dokumentu handlowego lub magazynowego zostaną przeniesione do pól związanych z odbiorcą na zleceniu. Dane nadawcy (uzupełnione na adresach oddziałów w konfiguracji) przenoszą się zgodnie z poniższymi zasadami:
  • Dla ZNP tworzonych ręcznie pobierane są dane z domyślnego adresu oddziału.
  • Dla ZNP tworzonych z dokumentów handlowych i magazynowych (bez Przesunięć międzymagazynowych) jako adres nadawczy podpowie się domyślny adres oddziału lub jeśli magazyn wskazany na dokumencie, z którego tworzone jest ZNP, jest powiązane z adresem oddziału, to taki adres zostanie przeniesiony na ZNP
  • Dla ZNP tworzonych z Przesunięć międzymagazynowych jako adres nadawczy i odbiorczy zostanie ustawiony adres powiązany z magazynem z MM lub domyślny adres oddziału, jeśli takiego powiązania nie ustawiono.
Do jednej Faktury Sprzedaży/ Paragonu/ Wydania Zewnętrznego/ Rezerwacji Odbiorcy/ Faktury Pro Forma/ Rozchodu Wewnętrznego/ Przesunięcia Międzymagazynowego użytkownik może utworzyć wiele zleceń.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
W menu System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/InPost Paczkomaty na zakładce [Szablon spedycji – Usługi dodatkowe] jest dostępny parametr Ustawiaj domyślne pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW. Parametr ten można zaznaczyć po zaznaczeniu parametru Ustawiaj domyślne pobranie. Po zaznaczeniu tego parametru, na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) generowanych z dokumentu MM/RW, będzie zaznaczona opcja Pobranie. Jeżeli parametr jest niezaznaczony, nieaktywny do zaznaczenia jest parametr: Ustawiaj domyślnie pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW. Jeśli w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/InPost Paczkomaty) zaznaczono, aby kwota pobrania/ deklarowana wartość/ ubezpieczenie pobierane były z dokumentu (dla parametru Pobranie lub Deklarowana Wartość/Ubezpieczenie), to dla dokumentów MM i RW wartość pobrania lub ubezpieczenia uzupełniana jest na dokumencie ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. Dla pozostałych dokumentów wartość pobrania lub ubezpieczenia uzupełniana jest na podstawie wartości brutto z dokumentu.
Powiązanie między dokumentami będzie widoczne na zakładce [Dokumenty]. Z tego poziomu będzie możliwy pogląd dokumentów skojarzonych. Na dokument, z którego utworzono Zlecenie nadania przesyłki, przenoszony jest Nr listu przewozowego ze zlecenia (jest on widoczny na formularzu dokumentu, na zakładce [Kontrahent]). Należy pamiętać, że nr listu przewozowego nie jest przenoszony na dokumenty powiązane z dokumentem, z którego utworzono ZNP. Tworzenie Zlecenia nadania przesyłki do zamówień z Comarch e-Sklep Jeśli w Comarch e-Sklep do zamówienia utworzono paczkę InPost, po imporcie Rezerwacji Odbiorcy do Comarch ERP Optima, przy próbie utworzenia do niego (bądź do dokumentów PA/FS/ WZ powstałych z takiego RO) Zlecenia nadania paczki, wyświetlany jest odpowiedni komunikat: Do tego zamówienia utworzono już paczkę w Comarch e-Sklep. Czy mimo to chcesz ponownie nadać przesyłkę? (Tak/ Nie). Na ZNP tworzonym do RO, które zostało zaimportowane z Comarch e-Sklep (bądź na ZNP tworzonym do dokumentów powiązanych z takim RO) jako Paczkomat Odbiorcy ustawiany jest Paczkomat z RO (wybrany przez Klienta podczas składania zamówienia w sklepie internetowym).  

Formularz nadania przesyłki DHL

Formularz Zlecenia nadania przesyłki DHL – zakładka [Ogólne]
Na formularzu dostępny jest przycisk umożliwiający zamówienie kuriera dla pojedynczego zlecenia . Domyślnie ma to miejsce z terminem widocznym na formularzu, na zakładce [DHL]. Użytkownik może zmienić termin ręcznie przed wybraniem opcji zamówienia kuriera.
W programie nie ma możliwości anulowania zlecenia, dla którego zamówiono kuriera. W razie takiej konieczności należy skontaktować się z kurierem osobiście. Zakładka [Ogólne]:
  • Dokument – numer dokumentu ZNP zgodnie z domyślnym schematem numeracji wybranym w konfiguracji,
  • Data wystawienia – data utworzenia zlecenia w Comarch ERP Optima,
  • Nadawca – jako adres nadawczy na zlecenie ustawiany jest adres oddziału, powiązany z danym magazynem, który został do niego przypisany w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. Jeśli do danego adresu nadawczego nie zostanie przypisany żaden magazyn, to na formularz Zlecenia Nadania Przesyłki w sekcji Adres Nadawczy przenoszony jest domyślny adres oddziału. Użytkownik może po rozwinięciu listy wybrać inny adres spośród wprowadzonych w konfiguracji lub wpisać go ręcznie, bezpośrednio na dokument.
Osobą obsługującą to zlecenie domyślnie jest operator aktualnie zalogowany. Możliwe jest wskazanie innego operatora lub pracownika. Imię i nazwisko osoby kontaktowej, telefon oraz adres e-mail pobierany jest z karty operatora/ pracownika. W przypadku pracownika numer telefonu pobierany jest z pola Telefon SMS lub, jeżeli pole to nie jest uzupełnione, numer wczytywany jest z pola Telefon. Dane te można również uzupełnić bezpośrednio na zleceniu.
  • Odbiorca – odbiorcę przesyłki można wybrać z listy podmiotów. Dane teleadresowe są pobierane z karty wybranego odbiorcy. Dodatkowo należy wskazać osobę kontaktową. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z listy przedstawicieli danego kontrahenta. Jeżeli przedstawiciel zostanie wybrany z listy, adres i telefon zostanie zaktualizowany zgodnie z danymi przypisanymi do tego przedstawiciela. Dane odbiorcy można wpisać ręcznie bezpośrednio na dokument Zlecenia nadania przesyłki.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Dla zleceń tworzonych z dokumentów, domyślnie podpowiada się osoba kontaktowa odbiorcy (osoba odbierająca dokument), telefon oraz e-mail widniejące na dokumencie.
Dotyczy wersji: 2025.1.1
Wypełnione pola Imię i nazwisko, Telefon, E-mail dla danego magazynu są przenoszone automatycznie na Zlecenie Nadania Przesyłki utworzone z dokumentu Przesunięcia Międzymagazynowego w odpowiadające im pola Telefon, E-mail, Osoba kontaktowa po stronie odbiorcy. Informacje te, są także przenoszone, jeśli na formularzu Zlecenia Nadania Przesyłki zostanie zaznaczony parametr Przesyłka do oddziału.
  • Użyj adresu korespondencyjnego – po zaznaczeniu parametru na zlecenie pobierany jest adres korespondencyjny z karty podmiotu – na ten adres zostanie nadana przesyłka,
  • Przesyłka do oddziału – należy zaznaczyć, jeśli przesyłka ma być transportowana między oddziałami firmy. Jako adres odbioru należy wskazać jeden spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów,
    • Po zaznaczeniu parametru Przesyłka do oddziału na dokumencie Zlecenia Nadania Przesyłki w sekcji Odbiorca pojawi się pole Adres odbiorczy. Domyślnie adres odbiorczy jest nieuzupełniony. Z listy rozwijanej jest możliwość wskazania jednego spośród zdefiniowanych adresów w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów.
  • Uwagi – pole umożliwiające wpisanie uwag do zlecenia.
Zakładka [Paczki i usługi]:
Formularz Zlecenia nadania przesyłki DHL – zakładka [Paczki i usługi]
Tabela Paczki:
  • jeśli w konfiguracji zaznaczono Domyślna paczka, automatycznie podpowiada się rodzaj paczki wraz z jej parametrami (waga, wysokość, szerokość, długość). Domyślne parametry wybranej przesyłki są ustawiane zgodnie z konfiguracją.
Użytkownik może z poziomu zlecenia wybrać inny rodzaj paczki – standardowa/ przesyłka kopertowa/ przesyłka paletowa. Dla przesyłek kopertowych nie jest wymagane podawanie wymiarów.
  • Waga – kolumna do wpisania wagi przesyłki. Waga podana w konfiguracji jest brana domyślnie dla pojedynczej paczki na zleceniu jeżeli:
  • ZNP jest tworzone ręcznie,
  • parametr w konfiguracji DHL: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest niezaznaczony,
  • parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest zaznaczony, ale suma wagi pozycji z dokumentu wynosi zero. Jeśli suma wag pozycji jest większa od zera, zostanie ona ustawiona na zleceniu dla przesyłki.
Zawartość – należy podać podać informacje o zawartości przesyłki. Domyślnie podpowiada się wartość zgodnie z ustawieniem w konfiguracji. Na zleceniu można ponadto podać:
  • dane referencyjne przesyłki – w konfiguracji można ustawić, aby domyślnie był to Nr dokumentu źródłowego – z którego powstało ZNP bądź Nr powiązanego zamówienia (RO),
  • kwotę pobrania – w konfiguracji firmy kurierskiej można określić automatyczne ustawianie pobrania. Wartość maksymalna pobrania to 6 500,00 PLN.
  • wartość ubezpieczenia przesyłki – w konfiguracji można wpisać kwotę, która będzie się domyślnie podpowiadała bądź będzie wyliczona automatycznie na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. Dla DHL jest to zawsze wartość w pełnych złotych, w przypadku pobierania wartości brutto/netto z dokumentu zostanie ona zaokrąglona do pełnych złotych wzwyż. Jeśli podano kwotę pobrania, należy również podać wartość ubezpieczenia (musi być ona nie mniejsza niż kwota pobrania). Wartość maksymalna ubezpieczenia to 100 000 PLN,
Dokumenty zwrotne – usługa, która powoduje, że kurier dostarczając przesyłkę odbierze od odbiorcy podpisany dokument (np. fakturę, umowę..). W konfiguracji można wybrać opcję Nr dokumentu – wówczas będzie to dokument, na podstawie którego powstało zlecenie bądź można wpisać identyfikator dokumentu ręcznie na zleceniu. Powiadomienie E-Mail/ SMS – preawizacja – dzięki tej opcji odbiorca zlecenia otrzyma informację w wiadomości e-mail oraz sms o nadaniu przesyłki oraz o jej planowanym terminie doręczenia. Ustawienie parametru w konfiguracji jest przenoszone na nowe zlecenia. Dane z serwisu firmy kurierskiej – zakładka [DHL]:
Formularz Zlecenia nadania przesyłki – zakładka [DHL]
Na tej zakładce wyświetlane są dane pobierane serwisu firmy kurierskiej. Data zgłoszenia – data wysłania zlecenia do serwisu firmy kurierskiej. Planowany przyjazd kuriera: Data nadania – należy podać datę i przedział czasowy, w którym ma przyjechać kurier. Domyślnie dla zleceń tworzonych przed godziną osiemnastą, podpowiada się data bieżąca i przedział czasowy od najbliższej pełnej godziny do dwóch godz. w przód. Podczas edycji zlecenia, które ma datę nadania starszą od bieżącej, zostanie ona przestawiona na bieżącą. Nr zlecenia odbioru – numer zlecenia nadany przez firmę kurierską. W tabeli znajduje się lista paczek wraz z przypisanym do nich numerem listu przewozowego oraz adresem URL. Po kliknięciu w link użytkownik zostanie przeniesiony na stronę internetową, na której może śledzić przesyłkę. podgląd/ wydruk Potwierdzenia Nadania Przesyłek. Drukowany jest raport dla wszystkich przesyłek zarejestrowanych w systemie kuriera z datą nadania taką, jak ta ustawiona na ZNP. Do raportu brane są tylko te przesyłki, dla których wydrukowano uprzednio list przewozowy.  – podgląd/ wydruk Listu Przewozowego. Drukowane są listy przewozowe dla wszystkich paczek na zleceniu. Status – status przesyłki. Zwrócone błędy – informacja, o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia. Zakładka [Dokumenty]: W sekcji Dokumenty powiązane wyświetlany jest dokument, z którego zostało utworzone zlecenie. Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych pojawią się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów.Pliki do tabeli Biblioteka dokumentów można dodawać również metodą „przeciągnij i upuść”. Szczegóły na ten temat zostały opisane w artykule Dodawanie plików na dokumentach metodą „przeciągnij i upuść”. W przypadku modułu CRM dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów i zadań.

Allegro InPost

https://www.youtube.com/watch?v=P_zrJFBiNJA

Adresy nadawcze

Konfiguracja konta

W ramach współpracy InPost z serwisem Allegro dostępne są następujące metody dostawy:
  • Allegro Paczkomaty24/7 InPost,
  • Allegro Kurier24 InPost,
  • Allegro miniKurier24 InPost.
W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Allegro należy podać dane dostępowe otrzymane od InPost oraz dane konta Allegro. Dodatkowo można zdefiniować domyślne parametry przesyłek oraz określić usługi dodatkowe. Zakładka [Ogólne]:
Konfiguracja Allegro InPost – zakładka [Ogólne]
Na pierwszej zakładce należy podać Organization ID oraz Access Token otrzymane od InPost (wymagane jest posiadanie konta w usłudze Manager Paczek z uzupełnionymi danymi teleadresowymi). W tabeli Konto Allegro można dodać wiele kont podając ich Login i ID (z serwisu Allegro). Jeśli jedno z kont zostanie wskazane jako domyślne, będzie ono automatycznie ustawiane na tworzonym Zleceniu nadania przesyłki. Poprzez przycisk Paczkomat InPost można wskazać preferowany Paczkomat, z którego chcemy nadawać przesyłki.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Aby wyświetlić Paczkomaty w oknie wyboru Paczkomatu należy podać kod pocztowy. Zostaną wyszukane Paczkomaty w odległości do 2 km od podanego kodu. Aby wyświetlić listę wszystkich Paczkomatów InPost należy wcisnąć przycisk  bez podawania kodu pocztowego. Istnieje także możliwość uzupełnienia kodu paczkomatu ręcznie.
Domyślny Paczkomat nadawczy można wskazać również dla danego adresu nadawczego (który Użytkownik może wskazać na zleceniu) – menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. W pierwszej kolejności na Zleceniu nadania przesyłki podpowiada się Paczkomat z adresu nadawczego. Dane wprowadzone w polu Konto bankowe będą wykorzystywane przy zlecaniu przesyłek za pobraniem. Pole jest obowiązkowe, jeśli w konfiguracji na zakładce [Szablon spedycji – Usługi dodatkowe] zaznaczono Ustawiaj domyślnie pobranie. Zakładka [Szablon spedycji]:
Konfiguracja InPost Allegro – zakładka [Szablon spedycji]
Ogólne: Domyślna numeracja – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Zleceń nadania przesyłki spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Zlecenie nadania paczek. Domyślna seria – dla Zleceń nadania przesyłki można wskazać domyślną serię numeracji spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Serie dokumentów – Zlecenie nadania przesyłki. Zakładka [Parametry przesyłki]: Domyślna przesyłka – w tym miejscu można wskazać rodzaj przesyłki, który będzie się domyślnie podpowiadał na tworzonym Zleceniu nadania paczki. Do wyboru mamy:
  • Paczkomaty 24/7,
  • miniKurier24,
  • Kurier24 – dla tej opcji należy wybrać rozmiar paczki C (41 x 38 x 64 cm).
Domyślna definicja paczki:
  • Użytkownik może określić sposób nadania paczki, który będzie się domyślnie ustawiał na tworzonych zleceniach. Do wyboru mamy:
  • Nadam paczkę w Paczkomacie,
  • Utworzę zlecenie odbioru w Managerze Paczek – przesyłkę odbierze kurier InPost,
  • Nadam paczkę w POP (Punkcie Obsługi Paczek) – Mapa i wyszukiwarka Paczkomatów i Punktów Obsługi Paczek są dostępne na stronie Znajdź Paczkomat.
  • Jako domyślny rozmiar nadawanych paczek ustawiony jest rozmiar A (8 x 38 x 64 cm). Użytkownik może zmienić na B (19 x 38 x 64 cm)/ C (41 x 38 x 64 cm).
Z poziomu tworzonych zleceń można zmieniać zarówno sposób nadania, jak i rozmiar paczek. W sekcji Informacje dodatkowe przekazywane do zlecenia można ustawić co ma być drukowane na etykiecie paczki jako kod referencyjny. Do wyboru mamy:
  • Numer dokumentu źródłowego – do którego utworzone ZNP,
  • Nr powiązanego zamówienia (RO) – będzie drukowany zarówno kiedy ZNP jest tworzone bezpośrednio z RO, jaki i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.
  • ID transakcji Allegro.
Na zakładce [Usługi dodatkowe]  można określić domyślne usługi dodatkowe dla tworzonych ZNP:
  • Ustawiaj domyślnie pobranie – po zaznaczeniu tego parametru, na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) będzie zaznaczona opcja Pobranie – parametr dotyczy kwoty, jaka ma zostać pobrana od odbiorcy przesyłki:
  • jeśli forma płatności na dokumencie to – po zaznaczeniu parametru należy wybrać formy płatności, których ma dotyczyć pobranie. Jeśli forma płatności na dokumencie będzie taka sama, jak formy tu zaznaczone, to na ZNP będzie ustawione pobranie. Na Zleceniu nadania przesyłki powstałym z Wydania Zewnętrznego:
    • zostanie ustawione pobranie w sytuacji kiedy WZ generuje płatność i w konfiguracji wskazano taką samą formę płatności jak na WZ,
    • dla WZ niegenerującego płatności zostanie ustawione pobranie na ZNP w oparciu o formę płatności z powiązanego dokumentu FS, PA, FPF. Jeśli WZ jest powiązane tylko z RO, pobranie zostanie ustawione na ZNP w oparciu o formę płatności z RO.
    • dla WZ niegenerującego płatności i niepowiązanego z dokumentem handlowym, pobranie na ZNP nie zostanie zaznaczone.
  • Kwota pobrania:
    • z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczenia tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
    • ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki (maksymalnie można podać 5 000,00 PLN).
Uwaga
Parametr Ustawiaj domyślne pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW jest widoczny tylko po zalogowaniu do modułu HANDEL lub HANDEL PLUS.
  • Deklarowana wartość/ Ubezpieczenie:
  • z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczonej tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
  • ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki (maksymalnie 20 000,00 PLN).
Zakładka [Parametry wydruku]: InPost udostępnia dwa formaty wydruku listu przewozowego: A4 oraz A6 (Etykieta). W zależności od wybranego formatu dostępne są następujące rozszerzenia drukowanych plików:
  • PDF dla formatu A4,
  • PDF, ZPL lub EPL/EPL2 dla formatu A6 (etykieta).

Nadawanie paczek

W menu głównym programu na zakładce [Ogólne], pod przyciskiem Przesyłki kurierskie dostępna jest lista nadawanych paczek.
Lista przesyłek – InPost Allegro
Lista zawiera kolumny: Nr zlecenia – numer dokumentu Zlecenia nadania paczki, nadany zgodnie ze stosowanym schematem numeracji wybranym w konfiguracji paczek. Data zgłoszenia – data wysłania zlecenia do InPost. Status – status dokumentu Zlecenia nadania paczki. Dokumenty ze statusem Nie wysłane wyświetlane są w kolorze zielonym, można je dowolnie edytować. Dokumenty Wysłane są zablokowane do edycji, na liście wyświetlają się w kolorze czarnym. Kod odbiorcy – kod odbiorcy, do którego adresowana jest paczka. Nazwa odbiorcy – pierwsza linia nazwy odbiorcy paczki. Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa odbiorcy. E-Mail – adres e-mail osoby kontaktowej odbiorcy. Telefon – numer telefonu osoby kontaktowej odbiorcy. Status przesyłki – status przesyłki pobierany z InPost. Nr Listu Przewozowego – numer wysłanej przesyłki. Błąd walidacji – informacja o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia. Kod nadawcy, Nazwa nadawcy – podane na zleceniu. ID transakcji – identyfikator transakcji z Allegro. Sprzedawca Allegro – identyfikator sprzedawcy z Allegro. Sposób nadania – wybrany na zleceniu. Rodzaj przesyłki – określony na zleceniu (Paczkomaty 24/ miniKurier24, Kurier24). Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień. W dolnej części listy oprócz standardowych filtrów, możliwe jest filtrowanie według statusu Zlecenia (Wysłane/ Niewysłane/ Wszystkie) oraz statusu przesyłki nadawanego przez InPost. Dodatkowo na liście paczek, dla pozycji zaznaczonych na liście bądź dla podświetlonego zlecenia, dostępne są przyciski: Pobieranie szczegółów zaznaczonych zleceń – przycisk ten umożliwia pobranie numerów paczek. Pobierany jest numer listu przewozowego oraz link do śledzenia paczki, w przypadku gdy serwis Inpost nie zwrócił tych numerów od razu przy jej nadawaniu. Zatwierdź przesyłki i przekaż do nadania – (dotyczy zleceń niezatwierdzonych – w kolorze zielonym na liście, które mają być nadane w Paczkomacie lub POP). Wybranie tej opcji skutkuje zatwierdzeniem zleceń na stałe i ich nadaniem.  Drukuj protokół odbioru – seryjny wydruk potwierdzenia nadania paczek. Dotyczy zleceń, na których jako sposób nadania wybrano odbiór paczek przez kuriera InPost. Jako Nadawca drukowane są dane właściciela konta z Menagera Paczek. W zależności od ustawień (menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) wydruk może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do pliku zapisywanego w lokalizacji wskazanej w menu System/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki.  Drukuj list przewozowy – seryjny wydruk listów przewozowych dla zleceń zaznaczonych na liście. LP można wygenerować wyłącznie dla przesyłek opłaconych. . W zależności od ustawień (menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) wydruk może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do pliku zapisywanego we wskazanej w menu System/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki lokalizacji. Zamawianie kuriera InPost Funkcja jest dostępna na górnej wstążce programu z poziomu listy zleceń – , umożliwia zamówienie kuriera po odbiór paczek . Po jej wywołaniu następuje przekierowanie na stronę https://manager.paczkomaty.pl, skąd należy zamówić kuriera po odbiór przesyłek. Tworzenie Zlecenia nadania przesyłki z poziomu dokumentów Nadanie paczek jest możliwe również z listy oraz formularza dokumentu Faktury Sprzedaży, Paragonu, Faktury Pro Forma oraz w przypadku modułów Comarch ERP Optima Handel/ Handel Plus z listy oraz formularza dokumentu Rezerwacji Odbiorcy, Wydania Zewnętrznego, Rozchodu Wewnętrznego oraz Przesunięcia Międzymagazynowego. Opcja generowania ZNP jest dostępna na górnej wstążce programu . Utworzone w ten sposób ZNP jest  powiązane z dokumentem, na podstawie którego zostało wygenerowane. Dane odbiorcy z dokumentu handlowego lub magazynowego zostaną przeniesione do pól związanych z odbiorcą na zleceniu. Dane nadawcy (uzupełnione na adresach oddziałów w konfiguracji) przenoszą się zgodnie z poniższymi zasadami:
  • Dla ZNP tworzonych ręcznie pobierane są dane z domyślnego adresu oddziału.
  • Dla ZNP tworzonych z dokumentów handlowych i magazynowych (bez Przesunięć międzymagazynowych) jako adres nadawczy podpowie się domyślny adres oddziału lub jeśli magazyn wskazany na dokumencie, z którego tworzone jest ZNP, jest powiązane z adresem oddziału, to taki adres zostanie przeniesiony na ZNP
  • Dla ZNP tworzonych z Przesunięć międzymagazynowych jako adres nadawczy i odbiorczy zostanie ustawiony adres powiązany z magazynem z MM lub domyślny adres oddziału, jeśli takiego powiązania nie ustawiono.
Do jednej Faktury Sprzedaży/ Paragonu/ Wydania Zewnętrznego/ Rezerwacji Odbiorcy/ Faktury Pro Forma/ Rozchodu Wewnętrznego/ Przesunięcia Międzymagazynowego użytkownik może utworzyć wiele zleceń.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
W menu System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/Allegro na zakładce [Szablon spedycji – Usługi dodatkowe] jest dostępny parametr Ustawiaj domyślne pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW. Parametr ten można zaznaczyć po zaznaczeniu parametru Ustawiaj domyślne pobranie. Po zaznaczeniu tego parametru, na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) generowanych z dokumentu MM/RW, będzie zaznaczona opcja Pobranie. Jeżeli parametr jest niezaznaczony, nieaktywny do zaznaczenia jest parametr: Ustawiaj domyślnie pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW. Jeśli w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/InPost Allegro) zaznaczono, aby kwota pobrania/ deklarowana wartość/ ubezpieczenie pobierane były z dokumentu (dla parametru Pobranie lub Deklarowana Wartość/Ubezpieczenie), to dla dokumentów MM i RW wartość pobrania lub ubezpieczenia uzupełniana jest na dokumencie ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. Dla pozostałych dokumentów wartość pobrania lub ubezpieczenia uzupełniana jest na podstawie wartości brutto z dokumentu.
Powiązanie między dokumentami będzie widoczne na zakładce [Dokumenty]. Z tego poziomu będzie możliwy pogląd dokumentów skojarzonych. Na dokument, z którego utworzono Zlecenie nadania przesyłki, przenoszony jest Nr listu przewozowego ze zlecenia (jest on widoczny na formularzu dokumentu, na zakładce [Kontrahent]). Należy pamiętać, że nr listu przewozowego nie jest przenoszony na dokumenty powiązane z dokumentem, z którego utworzono ZNP.

Zamówienia z Allegro przy współpracy z Comarch e-Sklep

Zamówienia złożone na Allegro mogą zostać przesłane do Comarch ERP Optima za pośrednictwem Comarch e-Sklep. W przypadku przekształcenia takiego zamówienia w Comarch ERP Optima do Zlecenia nadania paczki:
  • przenoszone jest ID sprzedawcy Allegro i ID transakcji,
  • jako Paczkomat Odbiorcy ustawiany jest Paczkomat z RO (wybrany przez Klienta w Allegro).
  • ustawiany jest rodzaj paczki wybrany przez kupującego w Allegro (Paczkomaty24/7/ miniKurier24/ Kurier24).
Jeśli w Comarch e-Sklep do zamówienia utworzono już paczkę InPost, po imporcie Rezerwacji Odbiorcy do Comarch ERP Optima, przy próbie utworzenia do niego Zlecenia nadania paczki, wyświetlany jest odpowiedni komunikat: Do tego zamówienia utworzono już paczkę w Comarch e-Sklep. Czy mimo to chcesz ponownie nadać przesyłkę? (Tak/ Nie).

Formularz nadania paczki - Allegro InPost

Formularz nadania paczki InPost Allegro – zakładka [Ogólne]
Na formularzu dostępny jest przycisk umożliwiający zatwierdzenie przesyłki i przekazanie jej do nadania . Przycisk jest aktywny po uzupełnieniu na formularzu zlecenia wszystkich wymaganych danych. Na formularzu ZNP znajduje się również przycisk  pozwalający na pobranie numeru paczki.
Uwaga
Usługa InPost nie pozwala na anulowanie zlecenia przekazanego do nadania.

Na zakładce [Ogólne] znajdują się następujące pola:

Dokument – numer dokumentu ZNP (domyślnie podpowiada się schemat numeracji wybrany w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Allegro – zakładka [Szablon spedycji]),

Data wystawienia – data utworzenia zlecenia w Comarch ERP Optima,

Nadawca – jako adres nadawczy na zlecenie ustawiany jest adres oddziału, powiązany z danym magazynem, który został do niego przypisany w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. Jeśli do danego adresu nadawczego nie zostanie przypisany żaden magazyn, to na formularz Zlecenia Nadania Przesyłki w sekcji Adres Nadawczy przenoszony jest domyślny adres oddziału. Użytkownik może po rozwinięciu listy wybrać inny adres spośród wprowadzonych w konfiguracji lub wpisać go ręcznie, bezpośrednio na dokumencie. Adres ten jest drukowany na liście przewozowym jako dane Nadawcy, w sytuacji kiedy na zleceniu jako sposób nadania wybrano Utworzę zlecenie odbioru w Managerze Paczek – przesyłkę odbierze kurier InPost. Dla zleceń nadawanych w POP bądź w Paczkomacie na liście przewozowym jako Nadawca drukowane są dane właściciela konta z Menagera Paczek.

Osobą obsługującą to zlecenie domyślnie jest operator aktualnie zalogowany. Możliwe jest wskazanie innego operatora lub pracownika. Telefon oraz adres e-mail pobierany jest z karty operatora/ pracownika. W przypadku pracownika numer telefonu pobierany jest z pola Telefon SMS lub, jeżeli pole to nie jest uzupełnione, numer wczytywany jest z pola Telefon. Dane te można również uzupełnić bezpośrednio na zleceniu.

Odbiorca – odbiorcę przesyłki można wybrać z listy podmiotów. Dane teleadresowe są pobierane z karty wybranego odbiorcy. Dodatkowo można wskazać osobę kontaktową będącą odbiorcą paczki. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z listy przedstawicieli danego kontrahenta (formularz kontrahenta/ zakładka [Dodatkowe]/ Przedstawiciele). Jeżeli przedstawiciel zostanie wybrany z listy, adres e-mail i telefon zostanie zaktualizowany zgodnie z danymi przypisanymi do tego przedstawiciela. Dane odbiorcy można wpisać ręcznie bezpośrednio na dokumencie Zlecenia nadania przesyłki.

Dotyczy wersji: 2020.1.1
Dla zleceń tworzonych z dokumentów, domyślnie podpowiada się osoba kontaktowa odbiorcy (osoba odbierająca dokument), telefon oraz e-mail widniejące na dokumencie.

Na etykiecie paczki w sekcji Odbiorca drukowany jest adres e-mail i telefon wskazany na zleceniu w sekcji Odbiorca.

Dotyczy wersji: 2020.5.1
Wypełnione pola Imię i nazwisko, Telefon, E-mail dla danego magazynu są przenoszone automatycznie na Zlecenie Nadania Przesyłki utworzone z dokumentu Przesunięcia Międzymagazynowego w odpowiadające im pola Telefon, E-mail, Osoba kontaktowa po stronie odbiorcy. Informacje te, są także przenoszone, jeśli na formularzu Zlecenia Nadania Przesyłki zostanie zaznaczony parametr Przesyłka do oddziału.

Użyj adresu korespondencyjnego – po zaznaczeniu parametru na zlecenie pobierany jest adres korespondencyjny z formularza Odbiorcy zlecenia.

Przesyłka do oddziału – należy zaznaczyć, jeśli przesyłka ma być transportowana między oddziałami firmy. Jako adres odbioru należy wskazać jeden spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów
  • Po zaznaczeniu parametru Przesyłka do oddziału na dokumencie Zlecenia Nadania Przesyłki w sekcji Odbiorca pojawi się pole Adres odbiorczy. Domyślnie adres odbiorczy jest nieuzupełniony. Z listy rozwijanej jest możliwość wskazania jednego spośród zdefiniowanych adresów w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów.

Zakładka [Paczki i usługi]:

Formularz Zlecenia nadania paczki InPost Allegro – zakładka [Paczki i usługi]
Na danym zleceniu można nadać tylko jedną paczkę, domyślnie ustawiany jest rozmiar określony na zakładce [Szablon spedycji] w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Allegro. Użytkownik może zmienić rozmiar paczki z poziomu zlecenia. Do wyboru dostępne są rozmiary:
  • A (8 x 38 x 64 cm),
  • B (19 x 38 x 64 cm),
  • C (41 x 38 x 64 cm) – dla opcji Kurier24 dostępny jest wyłącznie rozmiar C.
Uwaga
W przypadku ręcznego tworzenia przesyłek InPost Allegro wymagane jest podanie danych z aukcji: adres e-mail powiązany z aukcją, nr telefonu kupującego, id sprzedawcy i transakcji.
Sprzedawca Allegro – identyfikator sprzedawcy Allegro. Dla zamówień Allegro realizowanych z wykorzystaniem Comarch e-Sklep, ID sprzedawcy jest przenoszone na ZNP z zaimportowanego zamówienia. Na zleceniu tworzonym ręcznie będzie automatycznie ustawiany Sprzedawca wskazany w konfiguracji jako domyślny (menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Allegro). ID transakcji – dla zamówień Allegro realizowanych z wykorzystaniem Comarch e-Sklep, ID transakcji jest przenoszone na ZNP z zaimportowanego zamówienia. Na zleceniach tworzonych ręcznie, identyfikator transakcji należy uzupełnić samodzielnie. Na zleceniu można podać:
  • Referencje drukowane na liście przewozowym w polu Kod referencyjny. W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Allegro można ustawić, aby jako referencje program domyślnie podpowiadał Identyfikator transakcji Allegro, numer dokumentu źródłowego, z którego utworzono ZNP bądź Nr powiązanego z tym dokumentem zamówienia (RO).
  • Kwotę pobrania – w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Allegro można wpisać kwotę, która będzie się domyślnie podpowiadała bądź będzie wyliczona automatycznie na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. Wartość maksymalna pobrania to 5 000,00 PLN.
  • Wartość ubezpieczenia przesyłki – w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Allegro można wpisać kwotę, która będzie się domyślnie podpowiadała bądź będzie wyliczona automatycznie na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. Wartość maksymalna ubezpieczenia to 20 000 PLN.
Następnie należy wybrać sposób dostarczenia paczki: Paczkomaty24/7/ miniKurier24/ Kurier24. W przypadku odbioru w Paczkomacie, należy podać Paczkomat, do którego ma trafić przesyłka. Można to zrobić poprzez wpisane kodu Paczkomatu bądź poprzez wybór z listy dostępny po naciśnięciu przycisku Paczkomat InPost. Jako sposób nadania paczki dostępne są trzy opcje:
  • Nadam przesyłkę w Paczkomacie – po wybraniu tej opcji należy wskazać Paczkomat nadawczy, z którego zostanie nadana paczka. W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Allegro można wskazać preferowany Paczkomat nadawczy, który będzie się podpowiadał domyślnie na zleceniu. Preferowany Paczkomat nadawczy można przypisać do danego adresu nadawczego (który Użytkownik może wybrać na zleceniu) – menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. W pierwszej kolejności na Zleceniu nadania przesyłki podpowiada się Paczkomat z adresu oddziału.
  • Utworzę zlecenie odbioru w Managerze Paczek – przesyłkę odbierze kurier InPost – z poziomu listy zleceń na górnej wstążce programu dostępna jest funkcja umożliwiająca zamówienie kuriera po odbiór paczek Zamów kuriera InPost. Po jej wywołaniu następuje przekierowanie na stronę https://manager.paczkomaty.pl, skąd należy zamówić kuriera po odbiór przesyłek.
  • Nadam przesyłkę w POP – przesyłki należy samodzielnie dostarczyć do Punktu Obsługi Przesyłek.
Zakładka [InPost Allegro]:
Formularz Zlecenia nadania przesyłki – zakładka [InPost Allegro]
Na tej zakładce wyświetlane są dane pobierane z InPost. Jeśli numer paczki nie zostanie wygenerowany w momencie wysłania zlecenia, to zostanie on pobrany podczas wydruku Listu Przewozowego/ Protokołu Odbioru. Data zgłoszenia – data wysłania zlecenia do InPost.  – podgląd/ wydruk Protokołu Odbioru – opcja dostępna wyłącznie dla zleceń, na których jako sposób nadania wybrano Utworzę zlecenie odbioru w Managerze Paczek – przesyłkę odbierze kurier InPost. Jako Nadawca drukowane są dane właściciela konta z Menagera Paczek. – podgląd/wydruk Listu Przewozowego – LP można wygenerować wyłącznie dla opłaconej przesyłki. W przypadku przesyłek, które nie są opłacane automatycznie, należy dokonać opłaty w Managerze Paczek. Status – status poprawności przesłania zlecenia do InPost. Zwrócone błędy – informacja o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia. Zakładka [Dokumenty]: W sekcji Dokumenty powiązane wyświetlany jest dokument, z którego zostało utworzone zlecenie. Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych pojawią się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. W przypadku modułu CRM dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów i zadań.  

Seryjne tworzenie Zleceń Nadania Przesyłki dla zaznaczonych dokumentów

Dla wszystkich dostępnych kurierów jest możliwość seryjnego tworzenia Zleceń Nadania Przesyłki dla zaznaczonych dokumentów: Faktur Sprzedaży, Paragonów, Rezerwacji Odbiorcy, Wydań Zewnętrznych, Faktur Pro Forma, Rozchodów Wewnętrznych, Przesunięć Międzymagazynowych. Dla zaznaczonych dokumentów tworzony jest jeden dokument ZNP do jednego dokumentu, na takich samych zasadach jak podczas tworzenia przesyłki z poziomu formularza dokumentu. Dla dokumentów mających tego samego odbiorcę i adres nadawczy jest możliwość zagregowania zaznaczonych dokumentów do jednego Zlecenia Nadania Przesyłki. W związku z tym, w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) dla poszczególnych kurierów na zakładce [Szablon spedycji] należy zaznaczyć parametr Seryjne generowanie przesyłek - jedno ZNP dla zaznaczonych. W przypadku tworzenia Zlecenia Nadania Przesyłki z poziomu dokumentów:
  • handlowych i magazynowych (innych niż Przesunięcia międzymagazynowe) agregowane będą dokumenty wystawione na tego samego odbiorcę. Dodatkowo jeżeli w Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Adresy oddziałów do adresu oddziału został przypisany magazyn wybrany na dokumencie handlowym/magazynowym, to przy tworzeniu Zlecenia nadania przesyłki z zaznaczonych dokumentów sprawdzany jest dodatkowo magazyn. Jeśli magazyny nie są przypisane do adresów oddziałów, to na dokumencie ZNP jako adres nadawczy zostanie ustawiony adres domyślny.
  • W momencie generowania przesyłki dla zaznaczonych dokumentów z poziomu dokumentów MM agregowane są dokumenty wystawione na te same magazyny (tj. posiadają ten sam magazyn źródłowy oraz magazyn docelowy). Dla pozostałych dokumentów MM zostaną wygenerowane osobne dokumenty ZNP.
Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Parametry przesyłki] zaznaczono parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, to przy seryjnym generowaniu Zlecenia nadania przesyłki waga ta zostanie zsumowana z dokumentów agregowanych do jednego Zlecenia nadania przesyłki. Jeżeli, żaden z powyższych parametrów nie jest zaznaczony, to przy seryjnym generowaniu Zlecenia nadania przesyłki zostanie przeniesiona waga ustalona przez użytkownika dla konkretnej kategorii paczki (dla DPD, DHL, SENDIT) lub usługi (dla Poczty Polskiej). W sytuacji gdy, w konfiguracji w sekcji Usługi dodatkowe zaznaczona zostanie opcja Ustawiaj domyślnie pobranie oraz jeśli forma płatności na dokumencie to: np. przelew, to w momencie seryjnego generowania dokumentów ZNP z listy dokumentów opcja Pobranie zostanie zaznaczona na formularzu ZNP tylko dla tych dokumentów, które spełniają warunek dotyczący formy płatności. W pole Pobranie zostaną przeniesione kwoty z dokumentu lub ustalona w zależności od ustawień w konfiguracji. Pozostałe ustawienia są przenoszone na ZNP analogicznie jak na dokument ZNP tworzony z poziomu formularza dokumentu. Zasady seryjnego tworzenia jednego ZNP, gdzie agregowane będą pozycje z kilku dokumentów dla tego samego odbiorcy (w konfiguracji zaznaczony parametr Seryjne generowanie przesyłek – jedno ZNP dla zaznaczonych dokumentów):
  • Jeżeli wśród agregowanych dokumentów będą znajdowały się dokumenty wystawione na różne magazyny, to do jednego ZNP zostaną zagregowane tylko te, które mają oprócz tego samego odbiorcy (danych teleadresowych, osoby kontaktowej) :
    • ten sam magazyn, jeżeli jest on powiązany z adresem nadawczym
    • różne magazyny, jeżeli nie są one powiązane z adresem nadawczym (jako adres odbiorcy brany jest domyślny adres z konfiguracji)
    • różne magazyny – jeden z nich jest powiązany jest z domyślnym adresem oddziału a na drugim dokumencie magazyn nie jest powiązany z żadnym adresem oddziału
Przykład
Magazyn ’MAG Kraków’ jest przypisany w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Adresy oddziałów) do adresu oddziału. Jednocześnie dany adres oddziału jest adresem domyślnym. Magazyn ‘MAG Lublin’ nie jest w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Adresy oddziałów) przypisany do żadnego adresu oddziału. Dokument X1 jest wystawiony na magazyn ‘MAG Kraków’, natomiast dokument X2 – na ‘MAG Lublin’. W powyższym przypadku dokumenty te, zostaną zagregowane do jednego dokumentu ZN, gdyż dokument X1 ma magazyn powiązany z adresem oddziału, natomiast na dokumencie X2 magazyn nie posiada powiązania z adresem oddziału, więc pobierany jest domyślny adres oddziału – w tym przypadku ‘MAG Kraków’
  • Jeśli na karcie operatora/karcie odbiorcy lub w konfiguracji przesyłek nie będą uzupełnione wymagane dane dla Zlecenia Nadania Przesyłki konkretnego kuriera, to w momencie podniesienia formularza ZNP do edycji wyświetlone zostaną ostrzeżenia przy wymaganych polach.
  • Jeżeli w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) jest zaznaczony parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, to jeżeli na dokumentach występują te same pozycje, wagę wyliczamy na podstawie: ilość pozycji x waga i sumowana jest z wagą pozostałych towarów.
  • Jeżeli w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) zaznaczymy parametr: Referencje i wybrana zostanie opcja: Nr dokumentu źródłowego w pole Referencje zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki. Jeżeli wybrana zostanie opcja: Nr powiązanego zamówienia (RO) w pole Referencje zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki.
  • Jeżeli w konfiguracji (dotyczy kurierów: DHL, DPD, Poczty Polskiej) w polu Informacja o zawartości wybrana zostanie opcja:
    • Ustalona treść – wartość ta, zostanie przeniesiona z konfiguracji na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
    • Nazwa pierwszej pozycji – przenoszona jest nazwa pierwszej pozycji z pierwszego wystawionego dokumentu na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
    • Nr dokumentu źródłowego – przeniesione zostaną wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
    • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
  • Jeżeli w konfiguracji (dotyczy Poczty Polskiej) w polu Opis/uwagi dla odbiorcy wybrana zostanie opcja:
    • Ustalona treść – wskazana wartość zostanie przeniesiona z konfiguracji na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
    • Nr dokumentu źródłowego – przeniesione zostaną wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
    • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
  • Jeżeli w konfiguracji (dotyczy DHL, DPD) zaznaczony jest parametr Dokumenty zwrotne i wybrana opcja Nr dokumentu na formularz Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Dokumenty zwrotne przeniesione zostaną wszystkie numery powiązanych dokumentów.
  • Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Usługi dodatkowe] zaznaczony jest parametr Ustawiaj domyślnie pobranie oraz jeśli forma płatności na dokumencie to: przelew i zostaną zaznaczone dokumenty, na których są różne formy płatności, utworzone zostanie jedno ZNP z zaznaczoną opcją Pobranie. Na dokumencie ZNP zostanie zsumowana wartość brutto wszystkich zaznaczonych dokumentów, dlatego należy zweryfikować ostateczną kwotę pobrania. Jeżeli dla wszystkich zaznaczonych dokumentów forma płatności jest tożsama z ustawioną w konfiguracji, na ZNP zostanie zaznaczona opcja Pobranie.
  • Jeżeli w konfiguracji dla parametru Kwota pobrania zaznaczona została opcja:
    •  z dokumentu – w pole z kwotą pobrania zostanie przeniesiona suma wartości zaznaczonych dokumentów. W sytuacji gdy zostanie przekroczony maksymalny próg wartości pobrania, to zostanie ustawiona kwota maksymalna (maksymalna wartość pobrania jest indywidualna dla każdego kuriera).
    • ustalona – w pole z kwotą pobrania zostanie przeniesiona kwota, która została określona w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki). Kwota pobrania nie może przekroczyć maksymalnej wartości pobrania – maksymalna wartość pobrania jest indywidualna dla każdego kuriera.
  • Jeżeli w konfiguracji dla parametru Deklarowana wartość/Ubezpieczenie (dla Poczty Polskiej parametr Wartość ubezpieczenia lub Deklarowana wartość) została zaznaczona opcja:
    • z dokumentu – w pole z kwotą deklarowanej wartości/ubezpieczenia przenoszona jest suma kwot z zaznaczonych dokumentów. W sytuacji gdy zostanie przekroczony maksymalny próg wartości ubezpieczenia to zostanie ustawiona kwota maksymalna (maksymalna wartość ubezpieczenia jest indywidualna dla każdego kuriera).
    • ustalona – w pole z kwotą deklarowanej wartości/ubezpieczenia zostanie przeniesiona kwota, która została określona w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki). Kwota deklarowanej wartości/ubezpieczenia nie może przekroczyć maksymalnej wartości, która jest indywidualna dla każdego kuriera.
  • Na zakładce [Dokumenty] formularza ZNP widoczne jest powiązanie z wszystkimi dokumentami, które były zaznaczone przy jego generowaniu. N na dokumentach, z których powstał dokument ZNP na zakładce [Dokumenty] widoczne są numery dokumentów Zlecenia Nadania Przesyłki powiązane z danym dokumentem.
  • Na dokumentach, z których powstał dokument ZNP po zamówieniu kuriera na zakładce [Kontrahent] widoczne jest powiązanie z listem przewozowym.
Przy generowaniu przesyłek dla zaznaczonych dokumentów w przypadku, gdy zostaną zaznaczone także Faktury Zaliczkowe, to w logu otrzymamy stosowne ostrzeżenie w celu weryfikacji, czy dla danej faktury zaliczkowej ma zostać wygenerowana przesyłka.

Współpraca z InPost

W ramach integracji z InPost, z poziomu Comarch ERP Optima można nadawać paczki poprzez Paczkomaty InPost oraz w przypadku zamówień realizowanych za pośrednictwem serwisu Allegro dostępne są usługi: Allegro Paczkomaty 24/7 InPost, Allegro Kurier24 InPost oraz Allegro MiniKurier24 InPost.

Formularz nadania Sendit

Uwaga
Od dnia 01.02.2021 r. zostanie wyłączona integracja systemu Comarch ERP Optima z platformą Sendit. Zachęcamy do skonfigurowania współpracy bezpośredniej z DHL, DPD, InPost lub Pocztą Polską.
Zlecenie nadania przesyłki - zakładka Ogólne
Numer wewnętrzny dokumentu – na nowym dokumencie automatycznie podpowiada się schemat numeracji zdefiniowany w konfiguracji programu. Wybór innego schematu jest dostępny pod przyciskiem Dokument lub z rozwijanej listy. Data wystawienia – data wystawienia dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki. Domyślnie ustawiana jest data bieżąca, operator może ją zmienić. Nadawca - jako adres nadawczy na zlecenie ustawiany jest adres oddziału, powiązany z danym magazynem, który został do niego przypisany w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. Jeśli do danego adresu nadawczego nie zostanie przypisany żaden magazyn, to na formularz Zlecenia Nadania Przesyłki w sekcji Adres Nadawczy przenoszony jest domyślny adres oddziału. Na zlecenie przenoszone są wszystkie dane łącznie z Nazwą ustawioną dla adresu w konfiguracji. Użytkownik może po rozwinięciu listy wybrać inny adres spośród wprowadzonych w konfiguracji lub wpisać go ręcznie, bezpośrednio na dokument. Osobą obsługującą to zlecenie domyślnie jest operator aktualnie zalogowany. Możliwe jest wskazanie innego operatora lub pracownika. Imię i nazwisko osoby kontaktowej, telefon oraz adres e-mail pobierany jest z karty operatora/pracownika. W przypadku pracownika numer telefonu pobierany jest z pola Telefon SMS lub, jeżeli pole to nie jest uzupełnione, numer wczytywany jest z pola Telefon. Dane te można również uzupełnić bezpośrednio na dokumencie. Odbiorca – odbiorcę przesyłki można wybrać z listy podmiotów. Dane teleadresowe są pobierane z karty wybranego odbiorcy. Dodatkowo należy wskazać osobę kontaktową. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z listy przedstawicieli danego kontrahenta. Jeżeli przedstawiciel zostanie wybrany z listy, adres i telefon zostanie zaktualizowany zgodnie z danymi przypisanymi do tego przedstawiciela. Dane odbiorcy można wpisać ręcznie bezpośrednio na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki. 
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Wypełnione pola Imię i nazwisko, Telefon, E-mail dla danego magazynu są przenoszone automatycznie na Zlecenie Nadania Przesyłki utworzone z dokumentu Przesunięcia Międzymagazynowego w odpowiadające im pola Telefon, E-mail, Osoba kontaktowa po stronie odbiorcy. Informacje te, są także przenoszone, jeśli na formularzu Zlecenia Nadania Przesyłki zostanie zaznaczony parametr Przesyłka do oddziału.
  • Użyj adresu korespondencyjnego – po zaznaczeniu parametru na zlecenie pobierany jest adres korespondencyjny z karty podmiotu – na ten adres zostanie nadana przesyłka.
  • Przesyłka do oddziału – należy zaznaczyć, jeśli przesyłka ma być transportowana między oddziałami firmy. Jako adres odbioru należy wskazać jeden spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów.
  • Po zaznaczeniu parametru Przesyłka do oddziału na dokumencie Zlecenia Nadania Przesyłki w sekcji Odbiorca pojawi się pole Adres odbiorczy. Domyślnie adres odbiorczy jest nieuzupełniony. Z listy rozwijanej jest możliwość wskazania jednego spośród zdefiniowanych adresów w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów.
Zakładka [Paczki i usługi]:
Formularz Zlecenia nadania przesyłki Sendit – zakładka [Paczki i usługi]
Tabela Paczki:
  • jeśli w konfiguracji Sendit zaznaczono parametr Dodaj paczkę na nowe zlecenie , na zleceniu automatycznie podpowiada się karton o kształcie prostopadłościanu lub koperta o parametrach podanych w konfiguracji. Jeśli parametr jest nie zaznaczony, na zlecenie zostaną przeniesione jedynie parametry paczki po jej ręcznym dodaniu przez użytkownika.
  • Waga – kolumna do wpisania wagi przesyłki. Waga podana w konfiguracji jest brana domyślnie dla pojedynczej paczki na zleceniu jeżeli:
    • ZNP jest tworzone ręcznie,
    • parametr w konfiguracji Sendit: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest niezaznaczony,
    • parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest zaznaczony, ale suma wagi pozycji z dokumentu wynosi zero. Jeśli suma wag pozycji jest większa od zera, zostanie ona ustawiona na zleceniu dla przesyłki.
    Waga na zleceniu jest zaokrąglana do liczby całkowitej.
  • Deklarowana wartość/ Ubezpieczenie – w konfiguracji można wpisać kwotę, która będzie się domyślnie podpowiadała bądź będzie wyliczona automatycznie na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Wartość można wpisać ręcznie na zleceniu. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. Wartość maksymalna to 50 000,00 PLN.
Na zleceniu można ponadto podać kwotę pobrania (wartość maksymalna pobrania to 11 000,00 PLN)  – w konfiguracji Sendit można określić automatyczne ustawianie pobrania.
Uwagi – pole umożliwiające wpisanie uwag do zlecenia. Na jednym zleceniu możliwe jest dodanie maksymalnie 30 paczek. Na formularzu dostępne są przyciski:  – Wyceń zlecenie – po wybraniu tej opcji pojawi się okno przedstawiające wycenę paczek i kosztów dodatkowych.  – Zamów kuriera – w zależności od ustawienia parametru w menu System/ Konfiguracja/ Przesyłki/ Sendit  wciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie okna wyceny przesyłki z dodatkowym przyciskiem umożliwiającym potwierdzenie chęci zamówienia kuriera lub też zlecenie zostanie od razu przesłane do serwisu Sendit. Po wysłaniu zlecenia, jego edycja nie jest możliwa. Wysłanie przesyłki nie jest możliwe, gdy nie są zdefiniowane paczki oraz nie uzupełniono wszystkich oznaczonych pól. Po zamówieniu kuriera na formularzu zlecenia powyższe przyciski będą niedostępne, aktywują się przyciski:  – Pobierz szczegóły zlecenia – aktualizuje informacje widoczne na drugiej zakładce, dotyczące zlecenia na podstawie informacji pobranych z Sendit.pl.  – Anuluj zlecenie – Po wybraniu tej opcji do Sendit wysyłane jest żądanie anulowania zlecenia, a przesyłka otrzymuje status Zlecenie oczekuje na anulowanie. Po potwierdzeniu anulowania zlecenia po stronie Sendit zlecenie wyświetli się na liście w kolorze czerwonym – zlecenie otrzyma status Anulowane, a przesyłka – Anulowane przez użytkownika. Jeżeli anulowanie zlecenia nie będzie już możliwe, zostanie przywrócony aktualny status. Zakładka [Sendit]
Zlecenie Nadania Przesyłki – zakładka [Sendit]
Na tej zakładce wyświetlane sa dane pobierane z Sendit.pl. Dane te aktualizują się po wysłaniu Zlecenia, podczas każdego wyświetlenia zakładki oraz po wciśnięciu przycisku Pobierz szczegóły zlecenia. Z poziomu listy Zleceń Nadania Paczek możliwa jest seryjna aktualizacja danych pobieranych z serwisu Sendit dla zaznaczonych zleceń. Data zgłoszenia – data wysłania zlecenia do serwisu firmy kurierskiej. Nr zlecenia sendit – numer zlecenia pobrany z Sendit.pl. Planowany przyjazd kuriera – szacunkowe godziny, w jakich nadawca może spodziewać się przyjazdu kuriera. Nr protokołu – numer dokumentu Protokołu Odbioru, który musi zostać wydrukowany przed przyjazdem kuriera. Nr zlecenia odbioru – numer generowany przez kuriera. W tabeli znajduje się lista paczek wraz z przypisanym do nich numerem listu przewozowego oraz adresem URL. Po kliknięciu w link Użytkownik zostanie przeniesiony na stonę internetową, na której może śledzić przesyłkę.  – podgląd/wydruk Protokołu Odbioru. Drukowany jest w 2 egzemplarzach. podgląd/wydruk Listu Przewozowego. Drukowane są listy przewozowe dla wszystkich paczek na zleceniu. Status – status przesyłki. Data zmiany statusu – data i godzina ostatniej zmiany statusu. Koszt brutto – całkowity koszt nadania przesyłki. Zakładka [Dokumenty] W sekcji Dokumenty powiązane wyświetlany jest dokument handlowy, z którego zostało utworzone zlecenie. Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych pojawią się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. W przypadku modułu CRM dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów ,zadań, wiadomości e-mail oraz wiadomości sms.

Współpraca z Comarch Shipping

W programie Comarch ERP Optima możliwa jest integracja z aplikacją Comarch Shipping, która pozwala na obsługę zleceń przez szerszą listę kurierów. Aplikacja Comarch Shipping obsługuje procesy związane z nadaniem przesyłek bezpośrednio z dokumentów stworzonych w programie Comarch ERP Optima, jak i daje możliwość ręcznego wprowadzania zleceń w samej aplikacji. Warunki konieczne do utworzenia Zlecenia Nadania Przesyłki z wykorzystaniem aplikacji Comarch Shipping:
  • użytkownik musi posiadać konto w Comarch Cloud i mieć aktywowany dostęp do usługi Comarch Shipping,
  • przy współpracy z aplikacją Comarch Shipping z poziomu Comarch ERP Optima informacja o kontekście firmy jest ustalana na podstawie nr NIP firmy, w której pracuje (wystawia dokumenty) użytkownik programu,
  • w aplikacji Comarch Shipping musi być ustawiony jako domyślny co najmniej jeden kurier.

Konfiguracja

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki znajduje się gałąź Comarch Shipping umożliwiająca skonfigurowanie współpracy z aplikacją Comarch Shipping. Jeżeli w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora został uzupełniony login SSO do Comarch Cloud, na który jest skonfigurowany dostęp do Comarch Shipping, użytkownik logując się do aplikacji, będzie musiał podać tylko hasło. Jeżeli użytkownik będzie już zalogowany do aplikacji, po otwarciu konfiguracji pojawi się odpowiednia informacja: Jeżeli na danym koncie SSO usługa Comarch Shipping jest nieaktywna, na oknie widoczna będzie informacja o możliwości jej zamówienia: Jeżeli, użytkownik nie będzie zalogowany do aplikacji, pojawi się okno informujące o konieczności zalogowania do Comarch Cloud w celu połączenia z usługą. Po kliknięciu w przycisk Comarch Shipping pojawi się okno umożliwiające zalogowanie do aplikacji. Po zalogowaniu do usługi, należy skonfigurować współpracę z Comarch Shipping poprzez zaznaczenie parametru: Tworzenie zleceń nadania przesyłek z wykorzystaniem aplikacji Comarch Shipping. Na oknie konfiguracji znajdują się pola: Domyślna numeracja – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Zleceń nadania przesyłki spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Zlecenie nadania przesyłki. Domyślna seria – dla Zleceń nadania przesyłki można wskazać domyślną serię numeracji spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Serie dokumentów – Zlecenie nadania przesyłki. Dostępne są także dwa formaty wydruku listu przewozowego: A4 oraz A6 (Etykieta). W zależności od wybranego formatu dostępne są dwa rozszerzenia plików:
  • PDF dla formatu A4,
  • PDF lub ZPL dla formatu A6 (etykieta). Format ten jest ustawiony jako domyślny.

Wydruki seryjne

Można ustawić również pozostałe parametry: Ustawiaj domyślnie pobranie – po zaznaczeniu parametru, na formularzu Zlecenia Nadania Przesyłki w zakładce [Comarch Shipping] zaznaczany jest domyślnie parametr Pobranie. Jeśli forma płatności na dokumencie to – parametr uaktywnia się po zaznaczeniu parametr Ustawiaj domyślnie pobranie. Po zaznaczeniu parametru należy wybrać formy płatności, których ma dotyczyć pobranie. Jeśli forma płatności na dokumencie z którego generowany jest dokument ZNP, będzie taka sama, jak formy tu zaznaczone, to na ZNP będzie ustawione pobranie. Seryjne generowanie przesyłek – jedno ZNP dla zaznaczonych dokumentów – domyślnie parametr nie jest zaznaczony. Jeśli parametr zostanie zaznaczony, to w momencie generowania przesyłek dla dokumentów, które wystawiono dla tego samego odbiorcy oraz na ten sam magazyn (o ile jest powiązany z adresem nadawczym) zostanie utworzone jedno zbiorcze Zlecenie Nadania Przesyłki. W przypadku tworzenia ZNP z dokumentów MM, agregowane są te dokumenty, dla których występują te same magazyny źródłowe i docelowe. Jeśli zostaną zaznaczone dokumenty dla różnych magazynów, to agregowane do jednego dokumentu ZNP są tylko te dokumenty MM, które mają spójne magazyny. Dla pozostałych dokumentów MM zostaną wygenerowane osobne dokumenty ZNP. Generowanie przesyłek kurierskich z wykorzystaniem aplikacji Comarch Shipping Nadanie przesyłki możliwe jest z listy dokumentów: Faktur Sprzedaży, Paragonów, Wydań Zewnętrznych, Rozchodów Wewnętrznych, Rezerwacji Odbiorcy, Faktur Pro Forma, Zleceń Serwisowych, Przesunięć Międzymagazynowych, a także z listy Zleceń Nadania Przesyłek. Jeżeli w programie nie jest skonfigurowana współpraca z kurierami, po kliknięciu w ikonę Przesyłki kurierskie pojawi się komunikat: Czy chcesz teraz skonfigurować funkcję nadawania przesyłek kurierskich? Po kliknięciu w opcję Tak, użytkownik jest przekierowywany do menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ Comarch Shipping, gdzie może skonfigurować usługę. Jeżeli usługa Comarch Shipping została skonfigurowana poprawnie, na liście dokumentów handlowo-magazynowych pod przyciskiem Przesyłki kurierskie dostępna jest opcja Comarch Shipping pozwalająca na wybór opcji: Zarejestruj przesyłkę – po wyborze tej opcji w tle tworzy się Zlecenie Nadania Przesyłki w programie Comarch ERP Optima, a następnie przesyłane jest do Comarch Shipping i rejestrowane u kuriera. Jeżeli Zlecenie zostało zarejestrowanie poprawnie, przyjmuje stan Potwierdzone. Zarejestruj i zamów kuriera – po wyborze tej opcji w tle tworzy się Zlecenie Nadania Przesyłki w programie Comarch ERP Optima, a następnie przesyłane jest do Comarch Shipping i rejestrowane u kuriera przy jednoczesnym jego zamówieniu. Jeżeli zostanie zamówiony kurier, przyjmuje stan Zlecone. Zamówienie kuriera z poziomu Comarch ERP Optima będzie możliwe tylko wtedy, gdy na szablonie spedycji w Comarch Shipping jest ustawiona opcja Zamówienie kuriera i kurier posiada taką opcję. Jeżeli na szablonie została ustawiona opcja Stały odbiór, po wybraniu opcji Zarejestruj i zamów kuriera przesyłka będzie tylko rejestrowana w serwisie danego kuriera. Użytkownik może zamówić kuriera bezpośrednio w aplikacji Comarch Shipping.
Uwaga
Uwaga: Z poziomu formularza dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki istnieje możliwość zapisania ZNP w Comarch Shipping oraz zarejestrowania przesyłki z równoczesnym zamówieniem kuriera.

Formularz Zlecenia Nadania Przesyłki

Zakładka [Ogólne]
  • Dokument – numer dokumentu ZNP zgodnie z domyślnym schematem numeracji wybranym w konfiguracji,
  • Data wystawienia – data utworzenia zlecenia w Comarch ERP Optima,
  • Nadawca – jako adres nadawczy na zlecenie automatycznie ustawiany jest adres oddziału, powiązany z danym magazynem, który został do niego przypisany w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. Jeśli do danego adresu nadawczego nie zostanie przypisany żaden magazyn, to na formularz Zlecenia Nadania Przesyłki w sekcji Adres Nadawczy przenoszony jest domyślny adres oddziału. Użytkownik może po rozwinięciu listy wybrać inny adres spośród wprowadzonych w konfiguracji lub wpisać go ręcznie, bezpośrednio na dokument. Kod punktu nadania dla Poczty Polskiej, InPost Paczkomat można wskazać w menu System/ Konfiguracja/ Dane firmy/ Adresy oddziałów i przenoszony jest na ZNP w Comarch Shipping
  • Operator/ Pracownik – domyślnie pobierane są dane aktualnie zalogowanego operatora. Możliwe jest wskazanie innego operatora lub pracownika. Dane można również uzupełnić bezpośrednio na zleceniu
  • Osoba kontaktowa – imię i nazwisko osoby kontaktowej pobierane z karty operatora lub pracownika,
  • Telefon – pobierany jest z karty operatora lub pracownika. W przypadku pracownika numer telefonu pobierany jest z pola Telefon SMS lub, jeżeli pole to nie jest uzupełnione, numer wczytywany jest z pola Telefon.
  • E-Mail – pobierany jest z karty operatora lub pracownika.
  • Odbiorca – dane odbiorcy przenoszone są z dokumentu, do którego tworzone jest Zlecenie Nadania Przesyłki. Odbiorcę przesyłki można wybrać z listy podmiotów. Dane teleadresowe są pobierane z karty wybranego odbiorcy. Dodatkowo należy wskazać osobę kontaktową. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z listy przedstawicieli danego kontrahenta. Jeżeli przedstawiciel zostanie wybrany z listy, adres i telefon zostanie zaktualizowany zgodnie z danymi przypisanymi do tego przedstawiciela.. W polu Kraj ISO należy uzupełnić kraj odbiorcy. Dane są pobierane z karty kontrahenta. Jeżeli pole nie jest uzupełnione, to w Comarch Shipping w polu Kraj ustawiana jest domyślnie wartość Polska i na jej podstawie aktualizowane jest pole Kraj ISO w Comarch ERP Optima.W przypadku nieuzupełnienia wystarczającej ilości danych, podczas tworzenia Zlecenia Nadania Przesyłki, dokumenty zostaną zapisane w Comarch ERP Optima i Comarch Shipping wraz ze szczegółową informacją o brakujących danych. Dane te można uzupełnić na ZNP w Comarch Shipping, a następnie dokonać ich aktualizacji na ZNP w Comarch ERP Optima.
Zakładka [Comarch Shipping]
  • Kurier – podstawiany jest kurier zdefiniowany w aplikacji Comarch Shipping jako domyślny. Istnieje możliwość zmiany kuriera poprzez wybranie go z listy rozwijalnej. Na liście widoczni są kurierzy oznaczeni w Comarch Shipping jako aktywni. Po zapisaniu formularza pole jest niedostępne do edycji. Jeżeli ZNP tworzone jest z listy dokumentów, to zawsze podstawiany jest domyślny kurier wskazany w Comarch Shipping. W przypadku współpracy z Comarch e-Sklep/ e-Sale, jeżeli na formularzu Rezerwacji Odbiorcy na zakładce [e-Sklep/ e-Sale] wybrany jest sposób dostawy, w którym zdefiniowana jest nazwa kuriera, wówczas kurier jest mapowany na ZNP i informacja o nim jest przenoszona do tego pola. W przypadku współpracy z wszystko.pl, jeżeli na formularzu Rezerwacji Odbiorcy na zakładce [wszystko.pl] wybrana jest nazwa sposobu dostawy, którą można zmapować z kurierem, informacja o nim jest przenoszona do tego pola. Jeżeli nie uda się zidentyfikowanie kuriera, podstawiany jest domyślny kurier zdefiniowany w Comarch Shipping.
  • Kod punktu odbioru – w polu należy wpisać kod punktu odbioru. W przypadku współpracy z Comarch e-Sklep lub wszystko.pl, jeżeli na formularzu Rezerwacji Odbiorcy na zakładce [e-Sklep/ e-Sale] lub [wszystko.pl] jego wartość jest uzupełniona, to przenoszona jest ona później na formularz ZNP.
  • Szablon – domyślny szablon spedycji dla wybranego kuriera skonfigurowany i ustawiony w Comarch Shipping. Istnieje możliwość zmiany szablonu spedycji poprzez wybranie go z listy rozwijalnej
  • Data nadania – data oraz przedział czasowy, w którym planowany jest przyjazd kuriera. Domyślnie dla zleceń tworzonych przed godziną osiemnastą, podpowiada się data bieżąca i przedział czasowy od najbliższej pełnej godziny do trzech godzin w przód. Pole jest możliwe do edycji do momentu, kiedy nie zamówiono kuriera, czyli dopóki stan zlecenia przyjmuje wartość Zapisane lub Potwierdzone.
  • Ubezpieczenie\ Deklarowana wartość – wartość brutto pobierana z dokumentu.
  • Pobranie – po zaznaczeniu parametru, do pola przenoszona jest wartość brutto pobierana z dokumentu. Parametr nie jest uwzględniany dla dokumentów Rozchodu Wewnętrznego i Przesunięcia Międzymagazynowego. Jeżeli w konfiguracji został zaznaczony parametr Ustawiaj domyślnie pobranie, po utworzeniu ZNP parametr jest domyślnie zaznaczony.
W przypadku dokumentów Zlecenia Serwisowego, kwotą pobrania jest suma wartości podlegających fakturowaniu. Dodatkowo, jeżeli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ Comarch Shipping został zaznaczony parametr Jeśli forma płatności to, a na Zleceniu Serwisowym została wybrana forma płatności:
  • kontrahenta – to forma płatności ustawiona na karcie kontrahenta porównywana jest z formą płatności ustawioną w konfiguracji,
  • ustalona – to forma płatności wybrana na Zleceniu Serwisowym porównywana jest z formą płatności ustawioną w konfiguracji
  • Nr zlecenia – pole uzupełniane jest po zapisaniu formularza ZNP i przekazaniu zlecenia do Comarch Shipping. Pole nie jest możliwe do edycji.
  • Stan zlecenia – stan zwracany z Comarch Shipping. Pole może przyjmować wartości: Zapisane, Potwierdzone, Zlecone, Wysłane, Anulowane, Przetwarzane.
  • Data zgłoszenia – pobierana jest data utworzenia ZNP w Comarch Shipping. Pole nie jest możliwe do edycji. Po zapisaniu formularza Zlecenia Nadania Przesyłki pojawi się przycisk Pokaż zlecenie nadania przesyłki w Comarch Shipping. Po kliknięciu przycisku użytkownik jest przekierowywany do aplikacji Comarch Shipping, gdzie może zobaczyć Zlecenie Nadania Przesyłki.
Modyfikacja danych, które są niemożliwe do edycji na formularzu ZNP w Comarch ERP Optima, możliwa jest w Comarch Shipping. Tak zmodyfikowane dane można pobrać i zaktualizować na ZNP w Comarch ERP Optima przy użyciu przycisku Aktualizuj dane. Na formularzu dostępny jest przycisk Zarejestruj i zamów kuriera umożliwiający zarejestrowanie przesyłki i zamówienie kuriera dla pojedynczego zlecenia. Zamówienie kuriera z poziomu Comarch ERP Optima będzie możliwe tylko wtedy, gdy na szablonie spedycji w Comarch Shipping jest ustawiona opcja Zamówienie kuriera i kurier posiada taką opcję. Jeżeli na szablonie została ustawiona opcja Stały odbiór, po wybraniu opcji Zarejestruj i zamów kuriera przesyłka będzie tylko rejestrowana w serwisie danego kuriera. Użytkownik może zamówić kuriera bezpośrednio w aplikacji Comarch Shipping. Po zapisaniu ZNP za pomocą ikony Zapisz, zlecenie jest zapisywane w Comarch Shipping bez żadnych dodatkowych akcji u kuriera. Rejestracja zlecenia u kuriera lub jego zamówienie jest dostępne z poziomu listy Zleceń Nadania Przesyłki w aplikacji Comarch Shipping lub z poziomu listy ZNP w Comarch ERP Optima. Po poprawnym zapisaniu formularza i zamówieniu kuriera, zapisywane są dodatkowe dane dotyczące statusu przesyłki, numeru listu przewozowego, linku do śledzenia przesyłki (jeżeli został udostępniony przez kuriera) oraz dane dotyczące rodzaju paczki, wymiarów lub gabarytów, wagi i ostateczna kwota ubezpieczenia. Zakładka [Dokumenty] W sekcji Dokumenty powiązane wyświetlane są dokumenty, z których zostało utworzone zlecenie. Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych pojawią się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. Pliki do tabeli Biblioteka dokumentów można dodawać również metodą „przeciągnij i upuść”. W przypadku modułu CRM dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów i zadań.

Usuwanie ZNP w Comarch ERP Optima

Usunięcie dokumentu ZNP w Comarch ERP Optima skutkuje usunięciem zlecenia w aplikacji Comarch Shipping. Usunięcie zlecenia jest możliwe dla zleceń, których stan jest: pusty lub Zapisane. Przy próbie usunięcia zlecenia z innym stanem, pojawia się komunikat: Kasowanie zlecenia niemożliwe. Stan zlecenia: [STAN]. Usunięcie dokumentu ZNP w aplikacji Comarch Shipping skutkuje usunięciem powiązania tego zlecenia ze zleceniem w Comarch ERP Optima. Po wykonaniu aktualizacji danych w programie aktualizowane jest pole Stan zlecenia i Nr zlecenia. Na zakładce [Comarch Shipping] w polu Zwrócone błędy widoczna jest informacja: Zgłoszenie nadania przesyłki zostało usunięte w Comarch Shipping. Jeżeli aktualizacja danych jest wykonywana z poziomu formularza ZNP, pojawia się komunikat Zlecenie nadania przesyłki o numerze [NUMER] nie istnieje w Comarch Shipping. Czy usunąć zlecenie w Comarch ERP Optima? Mamy możliwość usunięcia tego zlecenia. Usunięcie zlecenia w Comarch Shipping, dla pozostałych stanów zlecenia (czyli innych niż: pusty lub Zapisane) jest możliwe tylko w aplikacji Comarch Shipping. W menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora na zakładce [Blokady dostępu] można zablokować operatorowi możliwość dodawania i edycji formularza Zlecenia Nadania Przesyłki.

Lista dokumentów ZNP

Na liście Zleceń Nadania Przesyłek dostępnej w menu Ogólne/ Przesyłki kurierskie znajduje się zakładka [Comarch Shipping]. Dostępne są na niej kolumny:
  • Numer zlecenia – numer Zlecenia Nadania Przesyłki w Comarch ERP Optima,
  • Nr zlecenia w Comarch Shipping – numer powiązanego Zlecenia Nadania Przesyłki w aplikacji Comarch Shipping,
  • Kurier – wybrany kurier,
  • Data zgłoszenia – data utworzenia zgłoszenia w Comarch Shipping,
  • Stan zlecenia – stan zwracany z Comarch Shipping. Kolumna może przyjmować jedną z wartości: Zapisane, Potwierdzone, Zlecone, Wysłane, Anulowane, Przetwarzane.
  • Kod odbiorcy – kod odbiorcy, do którego adresowana jest przesyłka, wartość pobrana z formularza ZNP
  • Nazwa odbiorcy – nazwa odbiorcy, do którego adresowana jest przesyłka, wartość pobrana z formularza ZNP
  • Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa odbiorcy pobrana z formularza ZNP
  • E-Mail – adres e-mail odbiorcy lub osoby kontaktowej odbiorcy pobrany z formularza ZNP
  • Telefon – numer telefonu odbiorcy lub osoby kontaktowej odbiorcy pobrany z formularza ZNP
  • Status przesyłki – wartość zwrócona z Comarch Shipping po zamówieniu kuriera. Pole może przyjmować wartości: Doręczono, Nie doręczono, Oczekuje na odbiór, Odmówiono przyjęcia, W doręczeniu, Wstrzymano, Zarejestrowano przesyłkę, Zwrot do nadawcy, Odebrano od nadawcy, Niejednoznaczny.
  • Nr Listu Przewozowego – numer listu zwracany po zarejestrowaniu przesyłki u kuriera, nadawany przez kuriera, dzięki któremu można śledzić status przesyłek.
  • Błąd walidacji – informacja o błędzie, który wystąpił podczas zapisu, rejestracji czy zamówieniu kuriera, zwracany z Comarch Shipping.
  • Kod nadawcy – dane nadawcy wskazane w zakładce [Ogólne] na formularzu ZNP.
  • Nazwa nadawcy – dane nadawcy wskazane w zakładce [Ogólne] na formularzu ZNP.
Na liście znajdują się przyciski: Aktualizuj dane – przycisk umożliwia aktualizację danych, jeżeli na zapisanym w Comarch Shipping ZNP zostaną zmienione dane odbiorcy lub nadawcy lub z poziomu aplikacji Comarch Shipping zostanie zarejestrowana przesyłka u kuriera bądź zamówiony kurier. Dane będzie można zaktualizować za pomocą tego przycisku. Pokaż zlecenie nadania przesyłki w Comarch Shipping – przycisk umożliwia podgląd ZNP w Comarch Shipping po wcześniejszym zalogowaniu się na konto Comarch Shipping w przeglądarce internetowej. Jeżeli zostanie zaznaczonych więcej pozycji na liście, pojawi się komunikat: Zaznaczono zbyt wiele dokumentów! Zatwierdź przesyłki i przekaż do nadania – przycisk umożliwia zarejestrowanie przesyłki u kuriera, jeżeli nie była ona wcześniej zarejestrowana. Zamów kuriera – przycisk umożliwia zamówienie kuriera dla zapisanych i zarejestrowanych dokumentów ZNP. Drukuj protokół odbioru – przycisk umożliwia wydrukowanie protokołu odbioru. Drukuj list przewozowy – przycisk umożliwia wydrukowanie listu przewozowego. Po wybraniu przycisku Drukuj protokół odbioru pojawia się okno umożliwiające wybranie kuriera i datę nadania przesyłki: W przypadku wyboru kuriera DPD, na oknie Generowanie protokołu odbioru pojawia się dodatkowo pole Typ przesyłki, które umożliwia wybranie, czy przesyłka jest krajowa, czy zagraniczna. Protokół odbioru generowany jest na podstawie określonej przez użytkownika daty nadania oraz dla wybranego kuriera. Nie ma możliwości utworzenia jednego potwierdzenia dla przesyłek o różnych datach nadania. Etykiety mogą być drukowane w formacie PDF lub ZPL (dostępny format etykiety jest uzależniony od oferowanego formatu przez konkretny serwis kuriera) dla zleceń zarejestrowanych u kuriera. W przypadku, kiedy wybrany jest w System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ Comarch Shipping format etykiety nie obsługiwany przez kuriera wskazanego na ZNP, pojawia się komunikat: Wystąpił błąd podczas pobierania listu przewozowego dla zgłoszenia [NUMER DOKUMENTU]: Niepoprawny format wydruku etykiety. Dokumenty ZNP, które w Comarch Shipping:
  • mają stan Zapisane wyświetlane są na liście Zleceń Nadania Przesyłek w kolorze zielonym.
  • które zostały zarejestrowane lub został do nich zamówiony kurier wyświetlane są na liście Zleceń Nadania Przesyłek w kolorze czarnym.
  • zostały usunięte wyświetlane są na liście Zleceń Nadania Przesyłek w kolorze szarym.

Inne

Formaty przelewów

Definiowanie formatów przelewów jest dostępne w menu Ogólne /Inne /Formaty przelewów. Po wybraniu tej opcji pojawia się okno: Formaty wymiany elektronicznej pomiędzy bankami, w którym użytkownik może dodawać nowe bądź skopiować standardowe. Ponadto, z tego poziomu można wyeksportować zdefiniowany format do pliku .xml bądź też, wcześniej wyeksportowany z innej bazy danych - zaimportować. Zaimportować można również aktualne standardowe formaty przelewów z serwera firmy Comarch. Import powoduje nadpisanie formatu standardowego zaktualizowanym formatem z serwera.
Uwaga
Import formatów przelewów z serwera COMARCH jest dostępny wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.
Istnieje również możliwość zaimportowania standardowych formatów tekstowych z serwera firmy Comarch. Import powoduje nadpisanie formatu standardowego zaktualizowanym formatem z serwera. Na wersjach starszych niż 2017.5.1 Comarch ERP Optima nie uda się ich zaimportować standardowych formatów Elixir-0 BPH, Elixir-0 iBRE, US - Bank Śląski oraz ZUS - Bank Śląski.
Uwaga
Import formatów przelewów z serwera COMARCH jest dostępny wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.
Pod listą dostępne są dwa parametry Standardowe oraz Użytkownika. Domyślnie zaznaczone są obydwa parametry, dlatego po wejściu na listę za pierwszym razem pojawią się wszystkie formaty. Listę można zawęzić poprzez wybór jednej z opcji. Parametr Standardowe, filtruje nieedytowalne formaty przelewów. Zaznaczając parametr Użytkownika - otrzymamy listę formatów zdefiniowanych przez użytkowników.
Lista formatów wymiany danych
Dodanie nowego formatu otwiera okno Format elektronicznej wymiany danych z bankami, składające się z czterech zakładek: [Ogólne], [Nagłówek], [Pozycje], [Stopka]. Zakładka [Ogólne] Zakładka ta zawiera parametry wspólne dla wszystkich pozycji definiowanego formatu.
Dodawanie nowego formatu
Zakładka Ogólne zawiera następujące pola:
Nazwa polaCharakterystyka pola
Nazwa formatuNazwa formatu, która będzie widoczna na liście dostępnych formatów na formatce banku oraz na formatce eksportu / importu. Maksymalnie 50 znaków alfanumerycznych. Pole to jest wymagalne.
Format doInformacja o tym czy dany format będzie wykorzystywany przy eksporcie przelewów, imporcie wyciągów bankowych lub będzie służył do eksportu i importu. Jedno z pól musi być zaznaczone.
Rozszerzenie plikuMaksymalnie 3 znaki alfanumeryczne.
KodowanieLista rozwijana z następującymi formatami: Flat (bez polskich znaków), Latin 2, Mazovia, Windows (1250), ISO 8859-2 oraz UTF-8
Oddzielaj pola znakiemJeżeli parametr jest odznaczony oznacza to, że format nie posiada separatorów pól.
Separator pólPole aktywne po zaznaczeniu parametru: Oddzielaj pola znakiem, lista separatorów do wyboru: (przecinek, SPACJA, TAB i ENTER) oraz możliwość wpisania dowolnego separatora np. „|”.
Format datyLista formatów do wyboru: DD-MM-RR, DD-MM-RRRR, RR-MM-DD, RRRR-MM-DD, RRRRMMDD, DD / MM / RR, Clarion z możliwością wpisania własnego formatu np. MM / RR / DD.
Separator dziesiętnyLista z wyborem: puste (brak), kropka, przecinek. Bez innych możliwości.
Separator dziesiętny dla kwoty VATLista z wyborem: puste (brak), kropka, przecinek. Bez innych możliwości. Domyślnie proponuje się przecinek.
Separator grup dziesiętnychLista z wyborem: puste (brak), kropka, przecinek. Bez innych możliwości.
Sekwencja podziału pola na częściMaksymalnie 3 znaki alfanumeryczne.
Znak końca wierszaLista znaków do wyboru: ENTER, SPACJA i pusty (brak) oraz możliwość wpisania dowolnego znaku.
Ograniczniki tekstuMaksymalnie 3 znaki alfanumeryczne. Pola tekstowe w pliku będą otaczane tym znakiem, najczęściej jest nim cudzysłów.
Zmiana ograniczników w tekście naMaksymalnie 3 znaki alfanumeryczne, pole aktywne po wypełnieniu pola Ograniczenie tekstu. Jeżeli pola tekstowe są otaczane znakiem ogranicznika tekstu np. cudzysłowem, to cudzysłów wpisany w środku pola zostanie zamieniony na znak wpisany w tym polu.
Zmienna szerokość polaParametr, jeżeli zaznaczony – zmienna szerokość pól.
Zamiana małych liter na wielkieParametr, jeżeli zaznaczony – zamiana małych liter na wielkie.
Separator w opisie przelewów zbiorczychLista z wyborem: SPACJA, średnik, przecinek oraz możliwość wpisania dowolnego znaku. Domyślnie inicjuje się średnik.
   Zakładki [Nagłówek], [Pozycje], [Stopka] Kolejne zakładki służą do definiowania poszczególnych pozycji formatu. W tym celu użytkownik wykorzystuje predefiniowane parametry, których zestawienie i opis zawiera poniższa tabela. W oknie znajdują się ponadto następujące pola:  
 
  • Typ pola – pole to może przyjmować następujące wartości: Tekst, Liczba <#, Liczba <#.##, Liczba <#.####. Konsekwencją wybrania typu pola jako tekst będzie otaczanie go ogranicznikiem tekstu.
  • Wartość – możliwa wartość danego pola w zależności od wyboru Typu pola.
  • Szerokość – ilość znaków przewidziana na dane pole.
  • Opcje pola – określają, czy dane pole będzie nowym polem, czy ma zostać połączone z poprzednim na jeden z trzech sposobów.
  • Usuwaj znaki rozdzielające w numerze rachunku – zaznaczenie tego parametru powoduje, iż numer rachunku zapisywany jest jako ciąg cyfr bez znaków rozdzielających.
  • Wymagane – zaznaczenie tego pola powoduje, iż brak danej pozycji na przelewie będzie powodował błąd i w konsekwencji dany przelew nie zostanie wyeksportowany.
Okno dodawania kolejnych pozycji formatu
Nazwa polaDziałanie, zwracane dane
Adres banku podmiotu – kod i miastoPobierane z listy banków - bank przypisany do kontrahenta, urzędu, pracownika, banku.
Adres banku podmiotu - ulicaPobierane z listy banków - bank przypisany do kontrahenta, urzędu, pracownika, banku.
Adres banku własnego – kod i miastoPobierane z karty banku przypisanego do rejestru, z którego wysyłane są przelewy.
Adres banku własnego - ulicaPobierane z karty banku przypisanego do rejestru, z którego wysyłane są przelewy.
Adres podmiotu – kod i miastoPobierane:
z karty kontrahenta
z karty pracownika
z karty urzędu
z karty banku.
Adres podmiotu – ulicaPobierane:
z karty kontrahenta
z karty pracownika
z karty urzędu
z karty banku.
Adres własny – kod i miastoPobierane z Pieczątki firmy (Konfiguracja firmy / Dane firmy / Pieczątka firmy).
Adres własny – ulicaPobierane z Pieczątki firmy.
Akronim podmiotuPobierane:
z karty kontrahenta
z karty pracownika
z karty urzędu
z karty banku.
Data operacjiData wybrana w oknie Eksport przelewów, otwieranym przyciskiem na liście płatności, domyślnie data realizacji.
Data dokumentuPrzy eksporcie: Data dokumentu ze zdarzenia.
Identyfikator operacjiW momencie eksportu przelewów, dla każdej płatności może zostać nadany unikalny Identyfikator operacji. Jeżeli taki sam Identyfikator pojawi się w pliku z wyciągiem bankowym, to w momencie importu wyciągu odpowiednie płatności zostaną automatycznie rozliczone. Identyfikator tworzony jest jako ciąg 13 znaków, wg kryterium YYMDDhmmssmmm. Unikalność identyfikatora zapewniona jest także w przypadku, gdy w formacie zadeklarowano 10 znakowy identyfikator operacji.
Ilość pozycjiIlość rekordów/przelewów w eksportowanym pliku.
Inne informacjeInformacje pobierane są za pomocą predefiniowanych skrótów
Kierunek przepływuPole wykorzystywane do importu – określa, czy dokument jest wpłatą czy wypłatą. Dla wartości: 1, 3, 5, 7, 9, 110, 111, 120, C, CR, M, Ma – KP, dla: -1, 0, 2, 4, 6, 8, 10, 210, 222, D, DB, W, Wn – KW. Przy eksporcie dla zdarzenia rozchodowego przyjmuje wartość -1.
Kod kraju podmiotuKodu kraju pobrany z formularzu banku, który występuje na danej płatności.
Kod SWIFT banku podmiotuKod SWIFT pobrany z karty banku podmiotu.
Kod SWIFT banku własnegoKod SWIFT pobrany z karty banku przypisanego do rejestru, z którego wysyłane są przelewy.
Kwota płatnościWyliczana, jako kwota płatności pozostająca do rozliczenia lub kwota wynikająca z ich grupowania po kontrahencie – przelew zbiorczy, w walucie dokumentu.
Kwota płatności w walucie systemowejW przypadku wybrania tego pola w formacie eksportu dla przelewów walutowych wyeksportowana zostanie wartość w walucie systemowej
Kwota przychoduPrzy eksporcie to tego pola nie trafia żadna wartość, ponieważ nie można eksportować zdarzeń przychodowych. Przy imporcie kwota ta traktowana jest jak KP.
Kwota rozchoduPrzy eksporcie kwota ta wyliczana jest na takich samych zasadach jak Kwota płatności, natomiast przy imporcie kwota ta traktowana jest jak KW.
Nazwa banku podmiotuPobierana z listy banków, bank przypisany do kontrahenta, pracownika, urzędu.
Nazwa banku własnegoPobierana z listy banków, bank przypisany do rejestru.
Nazwa podmiotu 1Pobierane:
z karty kontrahenta
z karty pracownika
z karty urzędu.
Nazwa podmiotu 2Pobierane:
z karty kontrahenta
z karty pracownika
z karty urzędu.
Przy długiej nazwie podmiotu, jeżeli nie cała pierwsza linia nazwy podmiotu została wyeksportowana do pliku (bo w pierwszej linii nazwy podmiotu jest więcej znaków niż wynosi szerokość pozycji Nazwa podmiotu 1), wówczas eksportowane jest tyle znaków ile zmieści się w danym polu, pozostała część z pierwszej linii nazwy jest zapisywana w kolejnym polu z Nazwą 2 podmiotu. Dopiero po niej do pliku zapisywana jest treść z drugiej linii nazwy podmiotu.
Nazwa podmiotu 3Pobierane:
z karty kontrahenta
z karty pracownika
z karty urzędu - puste.
Nazwa plikuRazem z rozszerzeniem np. 06010301.pli.
Nazwa własna 1Pierwsza linijka nazwy pobrana z Pieczątki firmy.
Nazwa własna 2Druga linijka nazwy pobrana z Pieczątki firmy.
Numer dokumentuNumer dokumentu pobrany ze zdarzenia.
Numer linii w zestawieKolejny numer przelewu w pliku.
Numer rachunku podmiotuDla 26 znakowego numeru w standardzie IBAN – ostatnie 16 znaków.
Numer rachunku własnegoDla 26 znakowego numeru w standardzie IBAN – ostatnie 16 znaków.
Numer rozliczeniowy banku podmiotuPobierany z numeru rachunku bankowego ze zdarzenia w Preliminarzu.
Numer rozliczeniowy banku własnegoPobierany z karty banku przypisanego do rejestru bankowego, z którego wysyłane są przelewy.
Opis do banku (pierwsza linijka)Pobierany z pierwszej linijki Opisu do banku na wysyłanym zdarzeniu.
Opis do banku (druga linijka)Pobierany z drugiej linijki Opisu do banku na wysyłanym zdarzeniu.
Opis do banku (trzecia linijka)Pobierany z trzeciej linijki Opisu do banku na wysyłanym zdarzeniu.
Opis do banku (czwarta linijka)Pobierany z czwartej linijki Opisu do banku na wysyłanym zdarzeniu.
Opis księgowyPobierany ze zdarzenia w Preliminarzu z pola Opis księgowy. Jeżeli w polu tym znajduje się znak , to przy eksporcie jest on zamieniany na znak .
Opis US - IdentyfikatorPobierany z pierwszej linijki opisu do banku na wysyłanym zdarzeniu np. dla NIP-u N9441112345.
Opis US - okresPobierany z pierwszej linijki opisu do banku na wysyłanym zdarzeniu np. rok 2005 miesiąc 01 05K01.
Opis US – symbol formularzaPobierany z drugiej linijki opisu do banku na wysyłanym zdarzeniu np. VAT7.
Pełny numer rachunku podmiotuPobierany ze zdarzenia w Preliminarzu z pola Numer rachunku.
Pełny numer rachunku własnegoPobierany z rejestru bankowego, z którego wysyłane są przelewy.
MPP - NIPPobierany ze zdarzenia w Preliminarzu z sekcji MPP z pola NIP.
MPP – Numer dokumentuPobierany ze zdarzenia w Preliminarzu z sekcji MPP, pole Numer dokumentu.
MPP - VATWartość pobierana ze zdarzenia w Preliminarzu, z sekcji MPP, pole Kwota podatku.
Stała wartośćDowolny ciąg znaków.
Suma kontrolna -rachunek podmiotuPobierana ze zdarzenia w Preliminarzu – pierwsze dwie cyfry pobrane z pełnego numeru rachunku podmiotu w standardzie IBAN.
Suma kontrolna -rachunek własnyPobierana z rejestru bankowego – pierwsze dwie cyfry pobrane z pełnego numeru rachunku własnego w standardzie IBAN.
Suma wartościSuma kwot z wszystkich linii, niezależnie od waluty.
Waluta płatnościSymbol waluty pobrany ze zdarzenia.
Zapytanie SQLW polu tym można używać bezpośrednich odwołań do pól zapisanych w bazie danych poprzez wykorzystanie składni SQL. Aby np. pobrać tylko miasto z adresu podmiotu i aby to miasto było pobierane dla podmiotu, który znajduje się na aktualnie wysyłanym zdarzeniu, w części WHERE zapytania należy umieścić odwołanie do wysyłanego zdarzenia: Bzd_BzdId={ZdarzenieID}. Można również odwołać się do identyfikatora formatu poprzez {FormatID}. (Przykłady zapytań pod tabelą).
Uwaga
W przypadku predefiniowanych pól Pełny numer własny, Pełny numer podmiotu, Numer rachunku podmiotu i Numer rachunku własnego do pliku zapisywane jest N ostatnich znaków, przy czym N = szerokość pola.
Uwaga
Aby program prawidłowo wysyłał część dotyczącą numeru rachunku czyli 3333333333333333 dla rachunku w standardzie IBAN, numer rachunku musi być zapisany na jeden z trzech poniższych sposobów: 22-88888888-3333333333333333 22888888883333333333333333 22 8888 8888 3333 3333 3333 3333 Dla numeru klasycznego, jeżeli w numerze nie ma separatorów, program traktuje cały numer jako numer rachunku (numer rozliczeniowy zwróci pustą wartość). Jeżeli w numerze są separatory, to do pierwszego separatora jest numer rozliczeniowy, a następnie numer rachunku.
W polu Inne informacje można wpisywać predefiniowane wyrażenie pobierające różne informacje z bazy danych. Może być kilka takich pól w jednym formacie i mogą one przyjmować różne wartości. Informacje do tego pola pobierane są za pomocą predefiniowanych skrótów. Wpisanie w polu Wartość dla tego pola następujących symboli będzie oznaczało pobranie odpowiednich informacji (wszystkie dotyczą opisu przelewu do US):
  • US.TYP_ID – typ identyfikatora np. N dla NIP, P dla PESEL z pierwszej linijki opisu do banku na zdarzeniu (z członu /TI/N665556666 będzie to N),
  • US.IDENTYFIKATOR – identyfikator (np. NIP, REGON, PESEL pobrane z pierwszej linijki opisu do banku na zdarzeniu np. 6675556666),
  • US.DEKL_ROK – rok deklaracji (pobrany z członu /OKR/06M04 czyli 06),
  • US.DEKL_OKRES – okres deklaracji (pobrany z członu /OKR/06M04 czyli 04),
  • US.DEKL_TYP_OKRESU – typ okresu np. miesiąc, kwartał (pobrany z członu /OKR/06M04 czyli M),
  • US.SYMBOL_FORM – symbol formularza (pobrany z drugiej linii opisu do banku, z członu /SFP/VAT7 czyli VAT7),
  • US.NAZWA_PEŁNA – nazwa pełna z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ PIT4R, CIT-8 – z pola Nazwa pełna na deklaracjach PIT-4R, PIT-8A, CIT-8.
Uwaga
Wartości pól: Opis US – Identyfikator, Opis US – Okres, Opis US – Symbol formularza są odczytywane z pierwszej i drugiej linijki opisu na przelewie do US. Aby zostały odczytane prawidłowo, opis na przelewie nie może być zmodyfikowany przez użytkownika. Ponadto program przy eksporcie sprawdza, czy w formacie jest jedno z tych pól i jeżeli tak, to nie pozwoli wysłać zdarzenia, które nie pochodzi z deklaracji.
Przykłady wykorzystania pola Zapytanie SQL:
  • Pobranie miasta z adresu kontrahenta:
Select Pod_Miasto FROM CDN.PodmiotyView JOIN CDN.BnkZdarzenia ON  BZd_PodmiotID = Pod_PodId WHERE BZd_PodmiotTyp = Pod_PodmiotTyp AND Bzd_BzdId={ZdarzenieID}
  • Pobranie kodu pocztowego z adresu kontrahenta, jeżeli kod nie jest wypełniony, pole powinno zostać puste:
SELECT CASE WHEN Pod_KodPocztowy=’00-000′ THEN ”  ELSE Pod_KodPocztowy END FROM CDN.PodmiotyView JOIN CDN.BnkZdarzenia ON  BZd_PodmiotID = Pod_PodId where BZd_PodmiotTyp = Pod_PodmiotTyp AND Bzd_BzdId={ZdarzenieID}
  • 20 i 21 znak numeru rachunku np. symbole 51, 53, 53 pobrane z numeru rachunków bankowych ZUS:
SELECT SUBSTRING(BZd_RachunekNr,20,2) FROM CDN.BnkZdarzenia WHERE Bzd_BzdId={ZdarzenieID}
  • 20 i 21 znak numeru rachunku np. symbole 51, 53, 53 pobrane z numeru rachunków bankowych ZUS z tym, że przed wycięciem, z numeru rachunku są usuwane spacje i myślniki:
SELECT SUBSTRING(REPLACE(REPLACE(BZd_RachunekNr, ’ ’, ”), ’-’, ”),20,2) FROM CDN.BnkZdarzenia WHERE Bzd_BzdId={ZdarzenieID}.

Receptury

W programie oprócz towarów i usług mamy również produkty. Produktami są towary i usługi złożone. Dla każdego produktu można stworzyć jego recepturę (skład). Określa ona składniki z jakich złożony jest nasz produkt. Z każdym produktem można skojarzyć kilka receptur, ale tylko jedna z nich jest domyślną, czyli tą, która jest automatycznie proponowana w momencie wystawiania dokumentu PWP (przyjęcie wewnętrzne produktu). W trakcie produkcji (kompletacji), gdy towar/usługa złożona jest przyjmowana do magazynu następuje rozchodowanie składników. Na ekranie wyświetlane są wszystkie zdefiniowane w programie receptury. Lista receptur (Ogólne/ /Inne/ Receptury) składa się z następujących kolumn: Towar – kod towaru, z którym związana jest dana receptura. Kod – unikalny kod danej receptury. Nazwa – nazwa receptury. Informacja dodatkowa – pole, w którym wyświetlany jest dodatkowy opis receptury umieszczony na formularzu składu.
Zaznaczenie parametru Wybrany produkt pozwala na wpisanie kodu wybranego produktu. Kod możemy wpisać z klawiatury lub wciskając przycisk  wybrać interesującą nas pozycję z cennika. Cennik został automatycznie ograniczony do towarów i usług złożonych (produktów). Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku. Na uwagę zasługuje funkcja kopiowania receptur. W celu powielenia receptury należy:
  • ustawić się kursorem na wzorcowej recepturze,
  • przycisnąć kombinację klawiszy <CTRL>+ „Plus”,
  • zapisać recepturę przyciskiem „Zapisz”.
Przycisk Operacje seryjne umożliwia dodawanie/ usuwanie/ zmianę składnika. Domyślnie zaznaczona jest opcja Dodaj składnik. Po wybraniu towaru, w przypadku dodawania lub zmiany składnika należy podać jego ilość, jednostkę miary a także wskazać magazyn.

Formularz receptury

Na formularzu receptury definiujemy skład danego produktu. Formularz podzielony został na dwie części. W pierwszej umieszczonej w górnej części okna znajdują się informacje o produkcie, którego dotyczy receptura. Towarpole, w którym wyświetlany jest kod produktu, którego dotyczy definiowana receptura. Pole z kodem produktu dostępne jest tylko w przypadku definiowania receptury z poziomu menu Ogólne/ Inne/ Receptury. Dla każdej nowej receptury musimy podać kodnazwę. Dla ilości – istnieje możliwość zdefiniowania składu dla ilości produktu różnej od 1. Może to być wykorzystane np. w sytuacjach, gdy ilości składnika wykorzystywane do produkcji 1 szt. produktu są bardzo małe. Wtedy zdefiniowanie składu dla większej ilości produktu pozwoli zminimalizować rozbieżności podczas produkcji. Jeśli podczas produkcji powstaje ilość różna (lub niebędąca wielokrotnością) ilości z definicji – program przeliczy odpowiednio wykorzystaną ilość surowców. J.m. – istnieje możliwość zdefiniowania receptury dla jednostki pomocniczej towaru (np. dla opakowania). Jeżeli użytkownik będzie próbował usunąć z karty produktu złożonego jednostkę miary (podstawową lub pomocniczą), którą uprzednio wskazał na jakiejkolwiek recepturze przypisanej do tego towaru, program nie pozwoli na taką operację, o czym poinformuje odpowiednim komunikatem. Domyślna - każdy produkt może mieć tylko jedną domyślna recepturę. Domyślna oznacza, że jest ona proponowana w momencie wystawiania dokumentów PWP. Sugerowaną recepturę można korygować lub zmienić na zupełnie inną (z poziomu dokumentu PWP). Druga część formularza receptury to lista składników. Lista składników obsługiwana jest przy pomocy standardowych przycisków Dodaj, Usuń oraz Zmień. Dopisując składnik uzupełniamy informacje o ilości jaka jest potrzebna do skompletowania danego produktu w ilości wskazanej w górnej części okna. Należy przy tym pamiętać, że podajemy ilość w jednostkach podstawowych i nie ma możliwości zmiany jednostek. Dodatkowo na liście wyświetlana jest ostatnia cena zakupu i wartość (ilość *cena zakupu) oraz magazyn.
Dotyczy wersji: 2020.3.1
Kolejność składników receptury można zmieniać metodą „przeciągnij i upuść”– w tym celu należy wcisnąć lewy przycisk myszy na wybranej pozycji i trzymając wciśnięty przycisk przesunąć myszą kursor do wybranego miejsca. Pozycje zgodnią z kolejnością ustaloną w oknie receptury są drukowane na wydruku Lista receptur/ Wzór standard 3.
Uwaga
Cechą charakterystyczną receptur jest to, że składniki mogą pochodzić z różnych magazynów.
Poniżej listy składników dostępne jest pole Opis, w którym możemy zapisać dodatkowe informacje związane z daną recepturą.

Z poziomu Formularza receptury istnieje również możliwość eksportu/importu składników receptury poprzez ikonę Składniki receptury.

Uwaga
Jeżeli towar posiada wcześniej ustaloną recepturę, to za pomocą importu, składniki dodawane są do już istniejącej receptury.
 

Miejscowości

W programie istnieje możliwość definiowania własnej listy miejscowości. Lista miast jest dostępna m.in. na kartotece kontrahenta oraz pracownika. Opcja ta umożliwia szybkie wybranie na daną kartotekę wcześniej zdefiniowanych miejscowości. W zależności od parametru Globalny słownik miejscowości znajdującego się w  Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Parametry, wyświetlane są na liście albo miejscowości z globalnego słownika importowanego z bazy Teryt i znajdującego się w bazie konfiguracyjnej (wspólnej dla wszystkich baz firmowych) albo miejscowości dodane przez Użytkownika dla tej bazy firmowej. Słownik miast funkcjonuje w postaci listy, na której dostępne są opcje podglądu, dodawania i usuwania danych. Miejscowości zaimportowane z bazy Teryt nie mogą być usuwane ani zmieniane.  

Klasyfikacja Środków Trwałych

https://youtu.be/ZKbMtDfvB0o Lista numerów KŚT jest widoczna w słownikach tylko wtedy gdy Operator zalogował się na moduł Środki Trwałe lub na moduł Analizy z zaznaczoną opcją Pełne menu dla modułu Analizy. Na formularzu numeru KŚT dostępny jest parametr Nieaktywny.  Po jego zaznaczeniu numer KŚT widnieje na liście w kolorze szarym pod warunkiem wskazania w filtrze opcji Pokazuj nieaktywne. Na formularzu numeru KŚT dostępny jest również parametr Standardowy. W przypadku baz konfiguracyjnych skonwertowanych z wersji programu wcześniejszej niż 2018.0.1, po wykonaniu konwersji KŚT2010 do KŚT2016 parametr ten zaznaczony zostanie na wszystkich pozycjach KŚT (za wyjątkiem pozycji wprowadzonych przez użytkownika z symbolem innym niż w KŚT2010). W przypadku baz konfiguracyjnych dodanych w wersji programu 2018.0.1 lub późniejszej wszystkie numery KŚT  importowane z serwera Comarch oznaczane są jako standardowe. Na numerach KŚT dodawanych przez użytkownika nie ma możliwości zaznaczenia parametru Standardowy. Użytkownik ma możliwość seryjnego usunięcia z listy KŚT zaznaczonych pozycji. Nie ma możliwości usunięcia standardowego numeru KŚT. Na liście KŚT dostępny jest przycisk  służący do wykonania konwersji KŚT2010 do KŚT2016. Ikona nie jest widoczna jeżeli w bazie konfiguracyjnej lista KŚT jest pusta, a w bazie firmowej nie wprowadzono żadnej karty środka trwałego. Po naciśnięciu przycisku pojawia się okno: Po wykonaniu konwersji ikona zostanie ukryta w danej bazie firmowej. Na liście KŚT dostępne będą tylko pozycje z listy KŚT2016 oraz pozycje dodane przez użytkownika z symbolem innym niż w KŚT2010.
Uwaga
Jeżeli na liście KŚT użytkownik dodał pozycję o takim symbolu jak KŚT2010 ale o innej nazwie to po wykonaniu konwersji KŚT2010 do KŚT2016 taka pozycja zniknie z listy KŚT. Jeżeli uzytkownik chce z niej nadal korzystać to powinien ją ponownie wprowadzić na listę KŚT.
W przypadku konwersji bazy danych z wersji wcześniejszych niż 2014 jeżeli są wprowadzone duplikaty KŚT to konwersja się nie wykona z odpowiednim komunikatem: Wystąpiła duplikacja na liście KŚT. Nie może być pozycji z takim samymi symbolami i nazwami. Przed wykonaniem konwersji proszę poprawić zduplikowane KŚT i należy w bazie przed konwersją uporządkować listę KST w taki sposób, aby nie było zduplikowanych pozycji. W bazie konfiguracyjnej zapisywana jest data ostatniego importu.
Uwaga
Usługa importu klasyfikacji środków trwałych z serwera Comarch jest dostępna wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.

Zakłady

Słownik widoczny tylko gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz zaznaczono parametr Firma wielozakładowa.

Formularz zakładu

Podczas dodawania nowego zakładu automatycznie uzupełnianie są: Nazwa firmy, NIP oraz REGON. Pola możliwe do edycji. Pozostałe dane Użytkownik powinien uzupełnić samodzielnie.
Formularz zakładu
Parametr Domyślny zaznaczany jest automatycznie, jeżeli zakład wskazany zostanie jako domyślny w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry. Na formularzu zakładu domyślnego edycji podlega jedynie pole Symbol. Pozostałe dane pobierane są z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy.

W jaki sposób seryjnie nadać kod JPK_V7 na kartoteki cennikowe?

Kody JPK_V7 można nadać dla kartotek cennikowych seryjnie. Aby to zrobić trzeba przejść na okno Ogólne/Cennik lub Handel/Zasoby. Następnie należy zaznaczyć kartoteki cennikowe, którym chcemy nadać seryjnie kod JPK_V7. Kolejnym krokiem jest rozwinięcie operacji seryjnych przyciskiem i wybranie „Zmiana parametrów karty”. Na tym oknie trzeba zaznaczyć parametr „Ustaw domyślny kod JPK_V7”, z rozwijanej listy wybrać kod, który chcemy nadać zaznaczonym kartotekom cennikowym, a następnie zatwierdzić operację przyciskiem Wykonaj. Po tej operacji, kod JPK_V7 zostanie wpisany do pola „Domyślny kod JPK_V7” na zakładce [Dodatkowe] kartoteki cennikowej. Aby przypisać kod JPK_V7 dla towarów z danej grupy towarowej, należy wyfiltrować listę towarów w taki sposób, aby zaznaczona była tylko konkretna grupa towarowa. Można to zrobić po lewej stronie okna Cennik/Zasoby w obszarze grup towarowych. Następnie trzeba wywołać menu kontekstowe za pomocą prawego przycisku myszy i wybrać opcję „Zaznacz Wszystkie”. Gdy wszystkie towary zostaną zaznaczone, można skorzystać z operacji seryjnej, aby nadać kod JPK_V7 dla towarów z danej grupy.

Właściciele

Kwoty deklaracji

Po wprowadzeniu kartoteki właściciela i uzupełnieniu wszystkich informacji można wprowadzić odliczenia od przychodu i podatku oraz kwoty przychodów z innych źródeł dochodu. W tym celu należy ustawić kursor na danym podatniku i wcisnąć przycisk  Udziały i kwoty deklaracji. Otwarta zostanie karta indywidualnych odliczeń podatnika. Udziały i odliczenia w każdym miesiącu są dostępne po naciśnięciu przycisku Dodaj (klawisz <INSERT> lub Dodaj seryjnie (<SHIFT>+<INSERT>). Po rozwinięciu strzałki obok przycisku plusa  widoczne są opcje: 
  • Dodaj – pozwala na dodanie Kwot indywidualnych za konkretny miesiąc,
  • Dodaj seryjnie – pozwala na dodanie Kwot indywidualnych za cały rok. Po wyborze opcji pojawia się okno:
Seryjne generowanie kwot deklaracji
Domyślnie zaznaczane są miesiące następujące po ostatnim miesiącu, w którym wprowadzono Kwoty indywidualne. Jeżeli w danym roku nie wprowadzono żadnych kwot to zaznaczane są wszystkie miesiące. Nie ma możliwości zaznaczenia miesiąca, w którym już wcześniej dodano kwoty. Po kliknięciu w przycisk  pojawia się formularz Kwot indywidualnych za pierwszy miesiąc wskazany w oknie generowania, wraz z danymi uzupełnionymi w poprzednim miesiącu (udział w spółce, kwoty składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne). Jeżeli będzie to pierwszy miesiąc w danym roku to należy te dane uzupełnić. Po zatwierdzeniu formularza dane są kopiowane na kolejne zaznaczone wcześniej miesiące.
Uwaga
Dla poprawnego wyliczenia przychodów i kosztów należy uzupełnić udziały podatnika w poszczególnych miesiącach dla wszystkich źródeł przychodu. W przypadku jednoosobowej działalności należy wprowadzić udziały w wysokości 100% (czyli 1.00/1). Jeżeli dla danego podatnika udziały są równe przez cały rok, to wystarczy je wpisać w jednym miesiącu i jest to dziedziczone na pozostałe miesiące. W przypadku zmiennych udziałów należy w każdym miesiącu je odpowiednio skorygować.
Aby wprowadzić odliczenia, udziały oraz przychody i koszty z dodatkowych źródeł dochodu podatnika za dany miesiąc należy na karcie indywidualnych kwot zaznaczyć parametr w miesiącu  oraz określić rokmiesiąc, za który wprowadzamy wartości. Użytkownik ma również możliwość przeglądania wszystkich odliczeń narastająco za cały rok, w tym celu należy zaznaczyć odpowiedni parametr Narastająco  – wszystkie kwoty zostaną obliczone narastająco od stycznia do miesiąca wprowadzonego w polu miesiąc. Formularz dla wprowadzania indywidualnych kwot dla podatnika składa się z zakładek:  
  • Dwie pierwsze zakładki [PIT-36] obejmują odliczenia od dochodu oraz kwoty zwiększające podstawę opodatkowania oraz kwoty odliczeń od podatku,
  • Zakładka [PIT-36L] pozwala na zaznaczenie wyboru metody liniowej przy wyliczaniu podatku oraz wprowadzenie ewentualnych zwiększeń/zmniejszeń podstawy opodatkowania, w tym odliczenia darowizn lub odliczeń od podatku.
  • Zakładka [Dz. Gospodarcza] zawiera udziały w spółkach oraz kwoty przychodów i kosztów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
  • Zakładka [Strefa] zawiera udziały w spółkach oraz kwoty przychodów i kosztów w ramach działalności gospodarczej prowadzonej na terenie specjalnej strefy ekonomicznej.
  • Zakładka [Najem prywatny] zawiera udziały oraz kwoty przychodów i kosztów w ramach dochodów uzyskiwanych z tytułu najmu prywatnego, podnajmu lub dzierżawy. Od 1 stycznia 2023 r. najem prywatny opodatkowany jest ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Na zakładce użytkownik ma możliwość określenia udziału oraz uzupełnienia przychodów z najmu prywatnego w stawce 8,5% oraz 12,5%.
  • Na zakładkach [Dz. gospodarcza], [Strefa] oraz [Najem prywatny] użytkownik ma możliwość wprowadzania listy działalności.
Na zakładce [PIT-36L] i drugiej zakładce [PIT-36] od stycznia 2022 r. dostępne jest pole Zwiększenie / zmniejszenie dochodu pod składkę zdrowotną. Pole jest widoczne jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry jako rodzaj księgowości wskazano opcję Księga podatkowa lub Księgowość kontowa. Pole jest możliwe do uzupełnienia przez Użytkownika (nie jest wyliczane automatycznie). Pole przyjmuje zarówno wartości dodatnie, jak  i ujemne. Pole to można wykorzystać np. w przypadku sprzedaży środka trwałego kupionego w latach poprzednich.
Kwoty indywidualne, zakładka 1. Odliczenia
Kwoty indywidualne, zakładka 4. Dz. gospodarcza
Kwoty indywidualne, zakładka 5. Strefa
Kwoty indywidualne, zakładka 6. Najem prywatny
Na zakładkach [Dz. gospodarcza], [Strefa] oraz [Najem prywatny] widoczna jest kolumna Pobieraj dane z bazy danych, która wskazuje wartość Tak lub Nie i oznacza odpowiednio – Tak – podpięta inna baza danych, a Nie – działalność wprowadzona ręcznie. Na zakładce [Najem prywatny] nie ma możliwości pobierania danych z innej bazy danych.
Uwaga
W przypadku przeniesienia programu na nowy komputer należy ponownie podpiąć bazy na kwotach deklaracji właściciela.
Jeżeli dla działalności w danym miesiącu dodano więcej niż jeden udział to na liście działalności w kolumnie Udziały widnieje symbol: * Dostępna jest również kolumna Nazwa bazy, która w przypadku podpięcia innej bazy danych wyświetla jej nazwę. Kolumna domyślnie jest ukryta. Działalności dodane wersjach programu wcześniejszych niż 2018.0.1 widnieją jako kolejne pozycje na liście na odpowiedniej zakładce. Dla kwot z pól Dodatkowa działalność/ Dodatkowy najem po konwersji dodawane są nowe działalności o nazwie DODATKOWA DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZA/NAJEM. Na formularzu zaliczki na PIT-36(16) oraz PIT-36L(4) kwoty te widnieją po konwersji w poz. Inna. Usunięcie po konwersji dodatkowych przychodów i kosztów usuwa je bezpowrotnie. Użytkownik nie będzie już mógł uwzględnić kwot dodatkowych na starych formularzach zaliczek.
Zaliczka na PIT-36, zakładka Dz. Gospodarcza
Uwaga
Jeżeli użytkownik doda nową działalność w okresie, za który naliczono zaliczkę na PIT-36/PIT-36L w starszej wersji formularza to zostanie ona uwzględniona na korekcie zaliczki jeżeli będzie to maksymalnie 4 działalność gospodarcza, 2 strefa lub 2 najem.
Lista działalności jest zapamiętywana historycznie (w zależności od miesiąca i roku). Jeżeli w Kwotach indywidualnych użytkownik będzie miał wprowadzoną działalność np. gospodarczą tylko przez część roku to i tak będzie ona wykazana na zaliczkach na PIT-36/PIT-36L wyliczanych do końca roku. Działalność podstawowa jest dodawana automatycznie do odpowiedniego typu na podstawie ustawień z poziomu Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Działalność z domyślnym udziałem 100,000/100 i na liście widoczna jest jako pogrubiona. Zmiana rodzaju działalności w Konfiguracji powoduje, że dotychczasowa działalność główna usuwana jest z listy działalności poprzedniego typu i widnieje na liście działalności nowego typu.
Uwaga
Po zmianie typu działalności w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Działalność należy przejść na wprowadzoną wcześniej w Kwotach indywidulanych działalność i zapisać jej formularz ikoną dyskietki.
Nową działalność można dodać po naciśnięciu przycisku  lub za pomocą klawisza <Insert>.
Działalność gospodarcza
Działalność w strefie
Najem prywatny
Podczas dodawania kolejnej działalności domyślnie jako zakres dat ustawiany jest cały miesiąc wraz z udziałem 100,000/100. Istnieje możliwość podania licznika w polu Udział z dokładnością do trzech miejsc po przecinku. Nie ma możliwości zapisania formularza, jeżeli w polu Udział uzupełniono licznik, a nie podano mianownika. Po zaznaczeniu parametru Pobieraj dane z bazy użytkownik musi wskazać bazę, z której dane mają być pobierane. Na zakładce [Najem prywatny] nie ma możliwości pobierania danych z innej bazy danych.
Uwaga
W przypadku gdy na kwotach deklaracji właściciel ma podpiętą bazę danych i uzupełniony np. tylko jeden miesiąc udziałów to licząc zaliczkę lub deklaracje roczną tworzą się zapisy kwot za brakujące miesiące. Udziały te dodawane są za miesiące, w których są kwoty przychodów lub kosztów w podpiętej bazie. Kwoty te są kopią kwot deklaracji wspólnika z poprzednich miesięcy, czyli kopiowane są nie tylko udziały w działalnościach ale również składki, odliczenia, itp.
Na formularzu działalności dla działalności głównej w kolumnach Przychody oraz Koszty widnieje zawsze kwota 0,00. Dla ręcznie dodanej działalności, na formularzu której nie zaznaczono parametru Pobieraj dane z bazy w kolumnach Przychody oraz Koszty są widoczne kwoty uzupełnione przez użytkownika. Dla działalności, na formularzu której zaznaczono parametr Pobieraj dane z bazy kwoty w kolumnach Przychody oraz Koszty są widoczne po przeliczeniu zaliczki za dany miesiąc. Pole Dodatkowe indywidualne Przychody i Koszty należy uzupełnić, jeżeli podatnik w danym miesiącu/kwartale osiąga dodatkowe przychody/ ponosi dodatkowe koszty z danej działalności nie dotyczące całej firmy, a tylko konkretnego wspólnika. Użytkownik ma możliwość seryjnego usunięcia z listy zaznaczonych działalności. Usunięcie działalności w danym miesiącu usuwa ją z kolejnych miesięcy. Nie ma możliwości usunięcia działalności głównej. Użytkownik ma możliwość zmiany udziałów w ciągu miesiąca. Nowy udział można dodać po naciśnięciu przycisku  lub za pomocą klawisza <Insert>.
Udział właściciela
Podczas dodawania nowej działalności domyślnie jako zakres dat ustawiany jest cały miesiąc wraz z udziałem 100,000/100. Podczas dodawania kolejnego udziału w danym miesiącu w polu Okres od domyślnie ustawiany jest kolejny dzień po dniu widocznym w polu do na formularzu poprzedniego udziału. Jeżeli na formularzu poprzedniego udziału w polu do widnieje ostatni dzień danego miesiąca to w polu Okres od domyślnie ustawiany jest ostatni dzień miesiąca. W pierwszej kolejności należy zmienić datę w polu do na formularzu poprzedniego udziału. Zakres dat na formularzu udziału nie może być dłuższy niż miesiąc, za który dodawany jest udział oraz nie może nakładać się czasowo na inny udział. Podczas próby dodania udziału za okres za który określono już udział pojawia się komunikat: Nie można zapisać udziału. Zakres dat dla wprowadzanego udziału zazębia się z zakresem dat wcześniej wprowadzonych udziałów. Istnieje możliwość pozostawienia dni bez określonego udziału.
Uwaga
W miesiącu, w którym następuje zmiana udziałów w stosunku do poprzednich miesięcy, użytkownik musi uzupełnić udział za cały miesiąc (udział z wartością przed zmianą i udział z wartością po zmianie). Podczas próby zapisania formularza działalności z pominięciem pierwszego dnia miesiąca pojawia się komunikat: Należy uzupełnić udziały od początku miesiąca do dnia zmiany udziału.
Jeżeli na ostatni dzień miesiąca udział w danej działalności został określony to podczas dodawania udziału w kolejnym miesiącu domyślnie podpowie się ta sama wartość. Jeżeli na ostatni dzień miesiąca udział w działalności nie został określony lub w danym miesiącu nie wprowadzono udziału to podczas dodawania udziału w kolejnym miesiącu domyślnie ustawiany jest udział 0.000/100. Użytkownik ma możliwość uzupełnienia na formularzu udziału kwoty w polu Przychody oraz Koszty dla ręcznie dodanej działalności pod warunkiem, że formularzu działalności nie zaznaczono parametru Pobieraj dane z bazy. Dla działalności na formularzu której zaznaczono parametr Pobieraj dane z bazy kwoty w polu Przychody oraz Koszty są widoczne po przeliczeniu zaliczki za dany miesiąc. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry jako rodzaj księgowości wskazano Księga podatkowa lub Księgowość kontowa oraz w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Działalność wybrano Najem, Dzierżawa to podczas dodawania kwoty indywidualnej od stycznia 2023 r. pojawia się komunikat: W Konfiguracji Firmy -> Księgowość -> Działalność typ działalności ustawiony jest jako najem, natomiast rodzaj księgowości w Konfiguracji Firmy -> Księgowość -> Parametry jako księgowość podatkowa. Od 01.01.2023 najem prywatny powinien być rozliczany na zasadach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Jeżeli jest to najem prywatny proszę zmienić rodzaj księgowości na ewidencję ryczałtową. Jeżeli jest to najem w ramach działalności gospodarczej proszę zmienić w konfiguracji typ działalności na 'działalność gospodarcza’. Lista udziałów jest zapamiętywana historycznie (w zależności od miesiąca i roku). Udziały dodane we wcześniejszych wersjach programu po konwersji bazy do wersji 2019.5.1 uwzględniają pełen zakres miesiąca.
Uwaga
Stare wersje zaliczek na PIT-36, PIT-36L  i ich korekty oraz stare wersje deklaracji rocznych PIT-36, PIT-36L i ich korekty nie uwzględniają zmiennych udziałów wspólnika. Jeżeli użytkownik zdefiniuje na formularzu kwot indywidualnych zmienne udziały to zaliczki i korekty zostaną przeliczone przez pierwszy udział wprowadzony w danym miesiącu. Zmienne udziały wspólnika są uwzględniane na zaliczce na PIT-36 od wersji 17, zaliczce na PIT-36L od wersji 5, deklaracji rocznej PIT-36 od wersji 27 oraz deklaracji rocznej PIT-36L od wersji 16.
Przykład
Jeżeli zaliczka na PIT-36 w wersji starszej niż 17, zaliczka na PIT-36L w wersji starszej niż 5 została przeliczona według udziału 70,000/100 to po dopisaniu w tym miesiącu kolejnego udziału 60,000/100 od np. 15 danego m-ca kwoty na formularzu zaliczki/korekty zostaną przemnożone przez udział z początku miesiąca.
W celu wyliczenia kwartalnej zaliczki na PIT-36/PIT-36L  zalecane jest uzupełnienie kwot indywidualnych wspólnika za wszystkie trzy miesiące danego kwartału, niezależnie od tego, czy ma on tylko działalność główną, zmienne udziały, czy pobiera dane z innej bazy. Udziały za wszystkie trzy miesiące danego kwartału należy uzupełnić również w przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie kwartału. Przykładowo, podatnik rozpoczynający działalność w lutym i rozliczający się kwartalnie powinien dodać również kwoty indywidualne za miesiąc styczeń wraz z udziałem: 0/100.

Właściciele

Wygląd listy właścicieli ulega zmianie w zależności od tego czy dany użytkownik korzysta z modułu płacowego. Jeżeli nie korzysta to na liście właścicieli/współwłaścicieli widoczne są następujące informacje: Akronim,, Nazwisko i Imię. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy. Funkcje Dodaj, Zmień, Usuń są również dostępne w menu kontekstowym (uruchamianym poprzez jednokrotne kliknięcie prawym klawiszem muszy na wybranym zapisie). Szczegółowe informacje na temat Listy pracowników z wybraną listą Właściciele znajdują się w obszarze Płace i Kadry.

Wygląd karty także ulega zmianie w zależności od tego, czy dany użytkownik korzysta z modułu płacowego.

Formularz właściciela bez modułu Płace i Kadry

Jeżeli w Konfiguracji moduł Kadry/Płace  nie jest zaznaczony, to formularz właściciela ma zakładki: 
  • [Ogólne] – zawiera dane personalne i adresowe wspólnika,
  • [Szczegółowe] – dane wykorzystywane do wyliczenia wynagrodzenia,
  • [Dodatkowe] – może zawierać dodatkowe uwagi.
  • Dotyczy wersji: 2018.5.1
     [Zgody] – zawiera wyrażone zgody. 

Dane wspólnika – zakładka Ogólne

Na zakładce [Ogólne] umieszczone są następujące informacje:
  • Akronim – unikalny kod właściciela/współwłaściciela,
  • Dane personalne: Nazwisko, Imiona, Data urodzenia, PESEL, NIP, itd.
  • Adres zameldowania: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Ulica, Nr domu, Miasto, Kod pocztowy, Poczta, Telefon, Telefon SMS.
  • E-mail: adres e-mail.

Dane wspólnika – zakładka Szczegółowe

  • Współczynnik ulgi podatkowej – parametr istotny dla poprawnego wyliczenia zaliczki na deklarację PIT-36. Jeżeli dla danego wspólnika ma być standardowo odliczana ulga podatkowa, wartość współczynnika powinna być równa 1/12. W przypadku właściciela, dla którego ulga podatkowa nie jest odliczana, wartość współczynnika powinna być równa 0/12.
  • Kod pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze – istotny z punktu widzenia naliczania i odprowadzania od pracownika składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP).
  • Zwolnienie z PIT z tytułu – pole z rozwijalną listą możliwych do wybrania przyczyn zwolnienia z podatku. Z poziomu listy dostępne są następujące opcje:
    • Brak – w zaliczkach nie będzie stosowane zwolnienie z podatku.
    • Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury – zwolnienie przysługuje podatnikowi, który pomimo osiągnięcia wieku emerytalnego nie wystąpił o emeryturę tylko dalej wykonuje działalność i podlega z tego tytułu ubezpieczeniu społecznemu. Zwolnienie będzie stosowane w zaliczkach wyliczanych od stycznia 2022 r., jeżeli podatnik ma odpowiedni wiek (ukończone 60/65 lat w miesiącu wyliczenia zaliczki) i nie przekroczy limitu zwolnienia. Po wybraniu tej opcji należy na formularzu właściciela uzupełnić datę urodzenia.
    • Osoba wychowująca co najmniej czworo dzieci – zwolnienie przysługuje podatnikowi wychowującemu co najmniej czworo dzieci. Zwolnienie będzie stosowane w zaliczkach wyliczonych od stycznia 2022 r. do miesiąca przekroczenia limitu zwolnienia.
    • Osoba, która przeniosła miejsce zamieszkania na terytorium Polski – zwolnienie przysługuje podatnikowi, który przeniósł miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zwolnienie przysługuje w czterech kolejno po sobie następujących latach podatkowych. Po wybraniu tej opcji należy w polu obowiązuje do końca roku wskazać rok, do końca którego obowiązuje zwolnienie. Zwolnienie będzie stosowane na zaliczkach wyliczonych od stycznia 2022 r., nie później niż do końca roku wskazanego na formularzu właściciela w polu obowiązuje do końca roku lub miesiąca przekroczenia limitu zwolnienia.
  • Nie pomniejszać dochodu o ulgę dla przedsiębiorców – parametr należy zaznaczyć jeżeli podatnik nie chce korzystać z tzw. ulgi dla klasy średniej. Parametr uwzględniany jest podczas wyliczenia zaliczki na PIT-36 za okres styczeń – maj 2022 r..
  • Rozliczenie roczne z małżonkiem –w polu istnieje możliwość wskazania małżonka z listy wspólników. Jeżeli dany wspólnik zostanie wskazany w polu Rozliczenie roczne z małżonkiem to na jego karcie pole to jest niewidoczne. Właściciel z wybranym współwłaścicielem nie może zostać wskazany na karcie innego wspólnika jako współwłaściciel. Uzupełnienie pola powoduje, że na deklaracji PIT-36 od wersji 28 po wyborze właściciela automatycznie uzupełniane jest pole Współwłaściciel..
  • Urząd Skarbowywłaściwy ze względu na adres zamieszkania podatnika. Urząd Skarbowy może zostać pobrany z listy Urzędów skarbowych (Ogólne / Inne / Urzędy). Urząd skarbowy może zostać wybrany z listy urzędów, która otwierana jest przez naciśnięcie przycisku lub przez wpisanie akronimu danego urzędu.
  • Numer rachunku – pole do wskazania indywidualnego rachunku podatkowego właściciela, wykorzystywanego podczas generowania płatności z deklaracji PIT-28, PIT-36 oraz PIT-36L. Uzupełniając je można skorzystać z dostępnego linku do Generatora mikrorachunku.
  • Bank – w sytuacji, gdy wynagrodzenie wspólnika ma być przekazywane na rachunek bankowy należy wypełnić dane dotyczące konta bankowego.
  • Rozliczenie roczne z małżonkiem – pole jest dostępne jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry jako rodzaj księgowość wskazano Księgę podatkową lub Księgowość kontową. W polu istnieje możliwość wskazania małżonka z listy wspólników. Jeżeli dany wspólnik zostanie wskazany w polu Rozliczenie roczne z małżonkiem to na jego karcie pole to jest niewidoczne. Właściciel z wybranym współwłaścicielem nie może zostać wskazany na karcie innego wspólnika jako współwłaściciel.
 

Dane wspólnika – zakładka Dodatkowe

Znajduje się tutaj miejsce na wprowadzenie dodatkowej cechy opisującej danego wspólnika tzw. Kategorii – przy obliczaniu wypłaty kategoria zostanie automatycznie przypisana poszczególnym elementom wypłaty. W przypadku księgowości kontowej dostępne jest również pole Konto, które zawiera domyślne konto właściciela. Wskazane konto podpowiada się po wybraniu właściciela na zapisach kasowych/bankowych i zdarzeniach w Preliminarzu płatności bez względu na kierunek zapisu. Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz zaznaczono parametr Firma wielozakładowa to dostępne jest również pole Zakład. Można także odnotować informacje dodatkowe dotyczące wspólnika oraz kod Operatora programu, który zapis wprowadził i zmodyfikował oraz daty tych operacji.
Dotyczy wersji: 2018.5.1

Dane wspólnika – zakładka Zgody

Widoczna jest na niej lista zgód wyrażonych przez wspólnika. Na tej zakładce możliwe jest przypisywanie nowych zgód dla wspólnika, ich przeglądanie oraz edycję (np. wycofanie udzielonej zgody) za pomocą ikony lupy  oraz usuwanie za pomocą ikony kosza . Kliknięcie ikony plusa  bądź naciśnięcie klawisza <Insert> powoduje otwarcie formularza nowej zgody. Należy na nim wybrać tytuł zgody, datę wyrażenia zgody oraz źródło jej pozyskania. Pole Ip wyrażenia uzupełniane jest automatycznie o adres IP komputera na którym uzupełniono formularz. Przy ponownej edycji zgody aktywne stają się pola dotyczące wycofania zgody – Data wycofania, Źródło wycofania oraz Powód wycofania. Pole Ip wycofania uzupełniane jest automatycznie o adres IP komputera na którym uzupełniono formularz.
Dotyczy wersji: 2018.6.1
Na zakładce [Dokumenty] formularza zgody możliwe jest wskazanie dokumentu z Biblioteki dokumentów w przypadku posiadania licencji na moduł Obieg Dokumentów (OBD).
 

Kody CN

Kody CN

Scalona Nomenklatura CN, która jest aktualizowana co roku, wprowadzana jest rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów. Użytkownik powinien samodzielnie uzupełnić słownik kodów CN o kody, które będą przez niego wykorzystywane. Lista kodów CN jest dostępna w menu Ogólne/ Inne/ Kody CN. Lista kodów CN jest obsługiwana przy pomocy standardowych przycisków: Dodaj, Zmień, Usuń. Należy pamiętać, że kod można usunąć z listy pod warunkiem, że nie został jeszcze przypisany do żadnego towaru w cenniku. Na listę kodów CN program automatycznie wpisuje kod 9950 0000, do którego na deklaracji Intrastat program przypisuje obrotu towarami nie przekraczający wartości 200 EURO. Tego kodu nie można usunąć z listy. Poprzez operacje seryjne , dla kodów zaznaczonych na liście można ustawić stawkę VAT. Wybranie  pustej wartości w polu Stawka VAT będzie skutkowało usunięciem stawki VAT z kodów CN. Dodając nowy kod CN należy uzupełnić informacje o: Kod CN – ośmioznakowy kod CN. Kod CN musi składać się z 8 cyfr. Stawka VAT – stawka VAT przypisana do kodu CN, Opis – opis kodu CN Jednostka uzupełniająca – niektóre kody CN są związane z jednostką uzupełniającą. Na formularzu kodu CN użytkownik podaje jedynie symbol jednostki uzupełniającej (musi być wcześniej wpisana na listę w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Jednostki miary), dopiero na formularzu poszczególnych towarów uzupełniana jest informacja o przelicznikach. Masa – niektóre kody CN wymagają podania masy towaru. Zaznaczenia parametru spowoduje, że na formularzach towarów, dla których wykorzystany będzie dany kod CN, możliwe będzie wprowadzenie przelicznika. Jeżeli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ SENT zaznaczono parametr SENT, na formularzu kodu CN widoczna jest zakładka [SENT]. Jeżeli kod CN podlega monitorowaniu transportu, na formularzu kodu CN na zakładce [SENT] należy zaznaczyć parametr SENT. W pole z kodem CN dla SENT przenoszone są pierwsze cztery cyfry z ośmioznakowego kodu CN widniejącego na zakładce [Ogólne]. Jeżeli kod CN dla SENT jest inny niż główny kod CN towaru, Użytkownik powinien zmienić go ręcznie. System SENT wymaga dla towarów jednej z poniższych jednostek miary (wielkość liter oraz kropki w nazwie nie mają znaczenia):
  • Litr (litr, l)
  • Kilogram (kilogram, kg)
  • Metr sześcienny (m3, metr3, metr sześcienny)
Użytkownik może na formularzu kodu CN, na zakładce [SENT] przypisać dla kodu CN jednostkę miary wymaganą przez system SENT. Jeśli obrót towarem jest prowadzony w jednostkach miary wymaganych dla SENT, przypisanie jednostki miary dla kodu CN nie jest konieczne. Na Zgłoszeniu przewozu wymagany jest opis towaru, który należy uzupełnić na formularzu kodu CN na zakładce [Ogólne].

Formularz kodu CN

 

Formularz kodu CN

Poprzez operacje seryjne , dla kodów zaznaczonych na liście można ustawić stawkę VAT.
Formularz kodu CN
Dodając nowy kod CN należy uzupełnić informacje o: Kod CN – ośmioznakowy kod CN. Kod CN musi składać się z 8 cyfr. Stawka VAT – stawka VAT przypisana do kodu CN Opis – opis kodu CN Jednostka uzupełniająca – niektóre kody CN są związane z jednostką uzupełniającą. Na formularzu kodu CN użytkownik podaje jedynie symbol jednostki uzupełniającej (musi być wcześniej wpisana na listę w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Jednostki miary), dopiero na formularzu poszczególnych towarów uzupełniana jest informacja o przelicznikach. Masa – niektóre kody CN wymagają podania masy towaru. Zaznaczenia parametru spowoduje, że na formularzach towarów, dla których wykorzystany będzie dany kod CN, możliwe będzie wprowadzenie przelicznika. Jeżeli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ SENT zaznaczono parametr SENT, na formularzu kodu CN widoczna jest zakładka [SENT]. Jeżeli kod CN podlega monitorowaniu transportu, na formularzu kodu CN na zakładce [SENT] należy zaznaczyć parametr SENT. W pole z kodem CN dla SENT przenoszone są pierwsze cztery cyfry z ośmioznakowego kodu CN widniejącego na zakładce [Ogólne]. Jeżeli kod CN dla SENT jest inny niż główny kod CN towaru, Użytkownik powinien zmienić go ręcznie. System SENT wymaga dla towarów jednej z poniższych jednostek miary (wielkość liter oraz kropki w nazwie nie mają znaczenia): 
  • Litr (litr, l)
  • Kilogram (kilogram, kg)   
Użytkownik może na formularzu kodu CN, na zakładce [SENT] przypisać dla kodu CN jednostkę miary wymaganą przez system SENT. Jeśli obrót towarem jest prowadzony w jednostkach miary wymaganych dla SENT, przypisanie jednostki miary dla kodu CN nie jest konieczne. Na Zgłoszeniu przewozu wymagany jest opis towaru, który należy uzupełnić na formularzu kodu CN na zakładce [Ogólne].

Schematy opakowań

Schematy opakowań

Funkcja jest wykorzystywana podczas obrotu opakowaniami kaucjonowanymi. Każdy towar może być związany z kilkoma opakowaniami kaucjonowanymi. Po to, by powiązać towar z różnymi opakowaniami tworzone są schematy. To tam użytkownik decyduje dla jakiej ilości towaru wydawane są kolejne opakowania. Lista schematów opakowań jest dostępna w menu Ogólne/ Inne/ Schematy opakowań. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Dodaj, Usuń, Zmień.

Dodawanie nowego schematu

Formularz schematu opakowań

Dodając nowy schemat opakowania należy uzupełnić następujące informacje: Kod – kod schematu (unikalny). Nazwa – nazwa schematu. Następnie należy uzupełnić listę opakowań związanych ze schematem. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski Dodaj, Zmień, usuń. Definiowanie schematu opiera się na podaniu kodu opakowania i zadeklarowaniu, dla jakiej ilości towaru takie opakowanie powinno być wydane.
Przykład
Przy sprzedaży napoju opakowaniem podstawowym jest butelka, ale równocześnie przy większej ilości (np. 20 napojów) można wydać skrzynkę. Dlatego tworząc schemat należy określić, że butelka jest wydawana zawsze, przy sprzedaży każdego jednego napoju, natomiast przy sprzedaży 20 napojów powinna być również wydana skrzynka. Przykładowy schemat wyglądałby tak:

Schemat opakowań kaucjonowanych

Należy przy tym pamiętać, że jeden schemat może być wykorzystany dla wielu towarów.
Przykład
Jeżeli kilka rodzajów napojów jest sprzedawane w takich samych butelkach i w takich samych skrzynkach, wtedy utworzony SCHEMAT 1 można skojarzyć z kilkoma towarami w cenniku, bez konieczności powielania schematów na liście.

Zestawy promocyjne

Zestawy promocyjne

https://youtu.be/4z5vaCMd2Rc Zestawy Promocyjne to funkcjonalność, dzięki której w ramach sprzedaży określonego towaru głównego (lub usługi) objętego promocją, można zaoferować klientowi pakiet dodatkowych towarów i usług w obniżonej cenie. Tworzenie zestawu- Po kliknięciu na ikonę plusa użytkownik może wprowadzić nowy Zestaw. Formularz zestawu promocyjnego został opisany w osobnym artykule. Dodawanie zestawu na dokumenty Zestawy Promocyjne można wprowadzać za pomocą przycisku Zestawy promocyjne na Rezerwację Odbiorcy, Fakturę Pro Forma, Fakturę Sprzedaży, Paragon i Wydanie Zewnętrzne. Przycisk znajduje się w prawym dolnym rogu na formularzach dokumentów. Po wciśnięciu przycisku pojawi się lista Zestawów Promocyjnych. Procedura wczytywania elementów zestawu na dokumnet jest następująca:  
  • Jeżeli dokument jest pusty lub kursor nie jest ustawiony na żadnej pozycji towarowej, po wybraniu przycisku Zestawów Promocyjnych podniesie się lista, która domyślnie będzie wyświetlała wszystkie promocje aktywne w bieżącym momencie. Po zmianie ustawień filtra użytkownik będzie mógł wybrać na dokument Zestaw obowiązujący w dowolnym innym okresie. Zatwierdzenie wyboru spowoduje dodanie na dokument wszystkich elementów Zestawu w ustalonych wcześniej ilościach, jednostkach i cenach.
  • Jeżeli kursor jest ustawiony na towarze dodanym na dokument, po wciśnięciu przycisku Zestawów Promocyjnych wyświetli się lista aktualnych promocji zawężona do towaru wskazanego na dokumencie. Po wybraniu Zestawu na dokument pozycja, na której ustawiono kursor zostanie usunięta, a cały zestaw zostanie dodany na końcu listy.
Uwaga
W sytuacji, gdy kursor będzie wskazywał element wcześniej dodanego zestawu po podniesieniu listy Zestawów Promocyjnych nie będzie ona ograniczona do tego towaru.
Aby rozpoznać, które towary na formularzu dokumentu zostały dodane jako Zestaw, należy z menu kontekstowego dodać kolumnę Kod zestawu. Dla wszystkich elementów zostanie wyświetlony kod Zestawu Promocyjnego, do którego przynależą, a towar główny zostanie dodatkowo oznaczony symbolem [v]. Edycja zestawu na dokumencie Po dodaniu Zestawu na dokument jego edycja jest ograniczona. Dla elementów Zestawu możliwa jest edycja kategorii, PKWiU i stawki VAT, a dla towaru głównego dodatkowo można zmienić ilość i magazyn. Po wprowadzeniu nowej ilości towaru głównego, ilość pozostałych elementów zestawu zostanie przeliczona automatycznie. Zmiana magazynu towaru głównego spowoduje zmianę również dla pozostałych pozycji pakietu promocyjnego – wszystkie elementy Zestawu muszą być pobrane z jednego magazynu. Nazwę oraz opis każdej pozycji można edytować zgodnie z ustawieniem zaznaczonym na karcie towaru (zakładka [Dodatkowe]). Rabat wprowadzony w nagłówku dokumentu nie wpływa na cenę zestawu. Zestawy promocyjne nie uwzględniają innych rabatów wprowadzonych w menu Ogólne/Rabaty. Zestawy nie są agregowane. W przypadku, kiedy na dokument zostanie dodany kilkakrotnie ten sam zestaw, po przekształceniu do innego dokumentu każdy zestaw będzie wprowadzany oddzielnie. Usuwanie zestawu z dokumentu Aby skasować cały zestaw z dokumentu wystarczy ustawić się na towarze głównym i wcisnąć ikonę kosza. Operacja ta jest niedostępna na pozostałych elementach zestawu. Usuwanie tylko pojedynczych elementów nie jest możliwe. Kontrola ilości Jeżeli któryś z elementów zestawu będzie niedostępny na magazynie, wówczas:
  • Aby zatwierdzić dokument WZ lub FS/PA z pobraniem, należy usunąć cały zestaw.
  • Przy zaznaczonym parametrze Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych – W edycji przed zapisem (Konfiguracja Firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne) po zatwierdzeniu wyboru zestawu nie zostanie on dodany. Użytkownik otrzyma komunikat o braku jednego z elementów.
  • Przy zaznaczonym parametrze Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych – Przy akceptacji pozycji (przez bufor) (Konfiguracja Firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne) po zatwierdzeniu wyboru zestawu pojawi się on na dokumencie wraz z komunikatem o braku jednego z elementów. Jeżeli stany towarowe nie zostaną uzupełnione, zapis dokumentu nie będzie możliwy.
  • Przy zaznaczonym parametrze Konwersja RO/PF do WZ, RW, MM, FS i PA (pobranie) – pobieraj ilość dostępną (Konfiguracja Firmy/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i rezerwacje) cały zestaw nie będzie przeniesiony na dokument docelowy.
Korekta elementów zestawu Na dokumentach korygujących informacja o towarach pochodzących z zestawu znajduje się w kolumnie Kod zestawu. Elementy Zestawu można korygować na takich samych zasadach jak pozostałe towary.

Formularz zestawu promocyjnego

Formularz zestawu promocyjnego
Towar – główny towar lub usługa, do którego utworzony zostanie pakiet z rabatami. Ten sam towar główny może być dodany jednocześnie na kilku zestawach promocyjnych. Kod zestawu - dowolny 20-znakowy ciąg alfanumeryczny, jednoznacznie określający zestaw (musi być unikalny).   polu po prawej stronie kodu można wprowadzić pełną nazwę zestawu do 50 znaków. Rodzaj rabatu rabat procentowy lub stała cena. Rabat procentowy jest wyliczany od ceny domyślnej zdefiniowanej na karcie towaru (warunki handlowe kontrahenta nie są uwzględniane dla zestawów). W przypadku stałej ceny użytkownik może wprowadzić wartość liczbową i wybrać walutę (domyślnie na formularzu podpowiada się waluta systemowa). Ustawienie rabatu lub stałej ceny dla towaru głównego nie jest obowiązkowe - jeśli zostanie zapisany z rabatem 0,00% po wybraniu Zestawu Promocyjnego na dokument dla towaru głównego zostanie pobrana cena domyślna z jego karty towarowej. Obowiązuje po zaznaczeniu parametru można wprowadzić wybrany dzień lub zakres dni, w których promocja będzie aktywna. Godzina po zaznaczeniu parametru możliwe jest określenie godzin, w których obowiązywać będzie promocja dla Zestawu. Jeśli zaznaczony zostanie tylko ten parametr, promocja będzie aktywna codziennie we wskazanych godzinach. Przy jednoczesnym zaznaczeniu godziny i daty zestaw promocyjny będzie dostępny zgodnie z ustawieniem, czyli tylko w wybranych godzinach codziennie w zadeklarowanym okresie. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ e-Handel zaznaczono opcję sklepu, na formularzu Zestawu pojawi się dodatkowy parametr: Udostępniaj w e-Sklep. Aby zapis z zaznaczonym parametrem był możliwy, każdy towar wskazany na zestawie również musi być udostępniony. Za pomocą ikony plusa należy wprowadzić pozostałe elementy Zestawu Promocyjnego. Dla każdej pozycji możliwe jest zdefiniowanie ilości, jednostki miary, rodzaju rabatu, procentu/ceny oraz waluty (dla rabatów kwotowych). Wartość wyliczana jest automatycznie na podstawie wprowadzonej ilości i ceny. Użytkownik może wybrać:
  • rabat – wartość pozycji jest obliczana jako procent ceny domyślnej wpisanej na karcie towaru głównego,
  • procent od ceny towaru głównego – wartość pozycji jest obliczana jako procent ceny domyślnej wpisanej na karcie towaru głównego lub stałej ceny, jeżeli taka została wprowadzona dla towaru głównego na formularzu Zestawu,
  • stała cena – użytkownik może podać cenę w dowolnej walucie spośród wprowadzonych w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Waluty. Jeżeli po dodaniu Zestawu na dokument jego waluta będzie inna niż wskazana w zestawie, cena pozycji zostanie przeliczona na walutę dokumentu po kursie bieżącym,
  • gratis – służy do zdefiniowania gratisowej pozycji zestawu.
Uwaga
Aby dokument, na który dodano Zestaw Promocyjny został zafiskalizowany, niezbędne jest wprowadzenie wartości minimalnej dla gratisu, np. 0,01.
Uwaga
Ceny wprowadzone na formularzu zestawu są cenami netto.
Uwaga
Sprzedaż Zestawu Promocyjnego nie jest blokowana ustawieniem Granicy ceny na kracie towaru.
Każdą pozycję wchodzącą w skład Zestawu (poza towarem głównym) można wprowadzić w jednostce podstawowej lub pomocniczej. Cena promocyjna zawsze odnosi się do jednostki wybranej na formularzu Zestawu. Zmiana jednostki jest możliwa tylko podczas edycji zestawu, po dodaniu go na dokument kolumna JM jest zablokowana dla każdego elementu pakietu promocyjnego. Informacje dodatkowe – dodatkowy opis dotyczący Zestawu Promocyjnego. Kopiowanie zestawu Każdy zestaw można skopiować przy użyciu klawiszy <CTRL+INS> lub klikając na przycisk  przy wciśniętym klawiszu CTRL. Na karcie towaru na zakładce [Zestawy]. Znajduje się tam lista wszystkich zestawów promocyjnych dla tego towaru. Usuwanie zestawu Skasowanie Zestawu jest możliwe pod warunkiem, że nie został on udostępniony w e-Sklepie, jeżeli taka sytuacja miała miejsce, należy najpierw odznaczyć parametr na karcie Zestawu, a następnie go usunąć. Podczas próby usunięcia z poziomu Cennika/Listy Zasobów towaru lub usługi, które są powiązane z Zestawem Promocyjnym pojawi się komunikat blokujący tą operację. Aby wykasować taką kartę z programu, należy najpierw usunąć ją z Zestawów lub usunąć wszystkie Zestawy, na których występuje. Za pomocą przycisku  dostępnego po lewej stronie Zestawu możliwy jest podgląd jego elementów bez podnoszenia formularza Zestawu:
Lista zestawów promocyjnych
Lista zawiera kolumny: Towarkod towaru głównego wskazanego dla zestawu. Kodunikalny kod zestawu. Nazwapełna nazwa zestawu. Rabat/Stała cenapromocyjna cena lub rabat zdefiniowany dla towaru głównego. Walutawaluta stałej ceny wskazanej dla towaru głównego. Data oddata rozpoczęcia promocji. Data dodata zakończenia promocji. Informacje dodatkoweopis zestawu promocyjnego. Dodatkowo dla listy można wybrać kolumny Nazwa Towaru, Godzina od, Godzina do oraz w zależności od ustawień w Konfiguracji e-Sklep Dla elementów zestawu na liście widoczne są tylko kolumny Kod towaru, Nazwa towaru, Ilość, JM, Procent/Cena, Waluta. Za pomocą filtra dostępnego w dolnej części okna można wyświetlać zestawy obowiązujące w wybranym dniu i/lub o wybranej godzinie lub według towaru głównego. Ponieważ promocja, dla której nie określono ram czasowych obowiązuje codziennie, z tego też względu będzie wyświetlana zawsze, bez względu na wskazany okres. Przycisk Operacji Seryjnych , który pozwala na seryjne udostępnienie zaznaczonych zestawów w e-Sklep jest dostępny wyłącznie po zaznaczeniu opcji sklepu w Konfiguracji Firmy/ e-Handel  

Producenci

Formularz producenta

Na formularzu producenta, na zakładce [Ogólne] dostępne są pola: Kod – kod producenta Nazwa – nazwa producenta URL: - adres strony internetowej producenta, Logo: – można wskazać plik graficzny, np. logo producenta.
Formularz producenta
Z poziomu zakładki [Marki] widoczne są marki danego producenta. Producenta można przypisać na kartotece towarowej, na zakładce [Dodatkowe] (funkcjonalność jest wykorzystywana w Comarch e-Sklep).

Producenci

W menu Ogólne/ Inne dostępny jest słownik producentów. Użytkownik może przypisać producenta do wybranego towaru.
Lista producentów

Marki

Formularz marki

Na formularzu marki dostępne są pola: Nazwa – nazwa marki. Producent – wskazanie producenta danej marki. Logo: – można wskazać plik graficzny, np. logo marki.
Formularz marki
Markę można przypisać na kartotece towarowej, na zakładce [Dodatkowe] (informacje te przenoszone są podczas synchronizacji do Comarch e-Sklep).

Marki

W menu Ogólne/ Inne dostępny jest słownik marek towarów. Użytkownik może przypisać markę do wybranego towaru.
Lista marek
Formularz marki

Magazyny

Formularz magazynu

Definiując nowy magazyn musimy wypełnić następujące pola: Symbol – jest to 20 znakowe pole jednoznacznie określające dany magazyn. Symbol magazynu jest wielokrotnie wykorzystywane w programie. Każdy dokument dotyczy wybranego magazynu, dlatego zalecane jest przemyślane nadawanie symboli dla magazynów. Nazwa – pełna nazwa magazynu Symbol w numeracji – 5 znakowy symbol, który może zostać użyty do oznaczania dokumentów handlowych i magazynowych, wystawianych w tym magazynie. Do tego celu (oprócz ustalenia w tym miejscu symbolu numeracji) należy zastosować w schematach numeracji dokumentów magazynowych i handlowych człon MAGAZYN. Opis – dodatkowe pole opisujące dany magazyn Typ – typ magazynu określa, czy dotyczy ona bieżącej bazy danych. Magazyn odległy może być założony np. w przypadku firm wielooddziałowych. 
  • magazyn lokalny – oznacza, że magazyn funkcjonuje w tej samej bazie danych co magazyn główny,
  • magazyn odległy – oznacza, że magazyn funkcjonuje w innej bazie danych niż bieżąca,
  • magazyn serwisowy – oznacza, że magazyn będzie obsługiwał zlecenia wpisywane w module Comarch ERP Optima Serwis. Możliwość wystawiania dokumentów na magazyn serwisowy jest mocno ograniczona, praktycznie jedyne dokumenty, które można wystawiać na magazynie serwisowym z poziomu listy dokumentów to dokumenty MM (pozostałe powstają automatycznie tylko w wyniku realizacji zleceń serwisowych).
  • magazyn mobilny – oznacza, że magazyn będzie wykorzystywany do współpracy z Comarch ERP Mobile Sprzedaż (należy założyć tyle magazynów mobilnych, ile będzie stanowisk Mobilnej Sprzedaży).
Możliwość zmiany typu magazynu jest blokowana, jeśli w danym magazynie zostanie wprowadzony dokument. Natomiast nazwę magazynu można modyfikować tylko w sytuacji, gdy nie jest on jednocześnie magazynem domyślnym dla danego operatora.
Uwaga
Magazyny typu odległy będą wykorzystywane jedynie podczas tworzenia dokumentów MM, ich eksportu i importu. Natomiast nie będą widoczne na żadnych listach dostępnych podczas wystawiania dokumentów oraz na liście zasobów w bieżącej bazie danych. Również wprowadzanie dokumentów na magazyn serwisowy jest mocno ograniczone. Tworzone tam dokumenty powstają automatycznie, podczas obsługi zleceń serwisowych, natomiast wprowadzanie dokumentów bezpośrednio z listy jest zablokowane. W przypadku magazynów typu mobilny można wystawiać dokumenty MM gdzie magazyn mobilny może być zarówno magazynem źródłowym jak i docelowym. Magazyny te nie będą widoczne na żadnych listach dostępnych podczas wystawiania dokumentów.
magazyn UE – parametr widoczny dla magazynu o typie odległy. W przypadku, gdy następuje przesunięcie towaru pomiędzy dwoma magazynami znajdującymi się w różnych krajach UE, aby dokument Przesunięcia Międzymagazynowego wystawionego w programie został uwzględniony w deklaracji INTRASTAT, na MM jako magazyn docelowy należy wskazać taki magazyn odległy, który ma zaznaczony parametr magazyn UE. Zaznaczenie tego parametru powoduje, że dla magazynu można przypisać kilka informacji wykorzystywanych później przy liczeniu deklaracji INTRASTAT: Kod kraju – kod kraju, w którym znajduje się magazyn. Lista kodów państw członkowskich UE jest zdefiniowana w programie i dostępna po wciśnięciu przycisku   widocznego obok pola.  Kod transakcji – dla magazynu można przypisać domyślny kod transakcji. Program proponuje kod 34 (Inne transakcje dotyczące dostaw bezpłatnych). Kod kraju i kod transakcji przypisane do magazynu są przenoszone na dokument MM, na zakładkę [Dokumenty]. Nieaktywny – parametr, który decyduje o sposobie filtrowania listy magazynów, domyślnie pole to nie jest zaznaczone. Puste pole oznacza magazyn aktywny, czyli magazyn który bierze udział w obrocie towarowym. Po zaznaczeniu tego pola magazyn staje się nieaktywny, co oznacza, że nie możemy wystawiać dokumentów z nim związanych. Wszystkie dokumenty związane z magazynem nieaktywnym zostają w programie. Cena domyślna – każdy magazyn lokalny i serwisowy może mieć ustaloną własną cenę sprzedaży, która będzie podpowiadała się na dokumentach wystawianych na ten magazyn. Można ją wybrać spośród aktywnych cen zdefiniowanych w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług. Cena ta jest nadrzędna w stosunku do cen domyślnych dla towaru i kontrahenta. Wyjątek stanowi rabat typu Stała Cena, który ma najwyższy priorytet. Pozostałe rabaty definiowane na Karcie Kontrahenta, w Ogólne/Rabaty oraz bezpośrednio na formularzu dokumentu będą wyliczane od ceny domyślnej dla magazynu.
Uwaga
Ceny, która została ustawiona jako domyślna dla magazynu, nie można ustawić jako nieaktywnej w System/ Konfiguracja Firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług.
Jeżeli w System/ Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Parametry zaznaczony jest rodzaj: Księgowość kontowa, na formularzu magazynu dostępne jest pole: Konto księgowe – pole umożliwiające wskazanie konta księgowego dla określonego magazynu.
Przykład
Mamy dwa magazyny: Sklep i Hurtownię. Na obu magazynach mamy towary. Likwidujemy magazyn Sklep. Jeśli zaznaczymy, że Sklep jest nieaktywny, wszystkie towary jakie znajdowały się na tym magazynie zostaną zablokowane, nie będziemy mogli wystawić żadnego dokumentu w celu przesunięcia ich do drugiego magazynu. Jak powinniśmy w takim przypadku postąpić ? Najpierw musimy dokonać przesunięcia towaru na inny magazyn i dopiero wtedy zaznaczyć, że magazyn jest nieaktywny i nie bierze udziału w obrocie towarowym. Zawsze możliwa jest zmiana statusu danego magazynu.
Wprowadził/ zmodyfikował – pola te informują o dacie i osobie, która założyła dany magazyn i jako ostatnia modyfikowała formularz magazynu.
Istnieje możliwość ustawiania zakazów dostępu do magazynów dla poszczególnych operatorów (podobnie jak w przypadku kas w module Kasa/Bank). Umożliwia to obsługę sytuacji, gdy operator może pracować na kilku magazynach, na pozostałych natomiast ma zakaz wystawiania dokumentów. Założenie zakazu dla operatora jest możliwe z poziomu formularza magazynu z zakładki [Zakazy]. Prawo do zakładania zakazów ma tylko operator z ustawionymi uprawnieniami administratora na karcie (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy). Zakładanie zakazów polega na wskazaniu operatorów, którzy nie mają prawa do pracy w tym magazynie. Na liście operatorów nie pojawią się operatorzy, którzy dany magazyn mają wskazany jako swój magazyn domyślny. Operator, dla którego założono zakaz nie ma możliwości wskazania danego magazynu w polu Magazyn na liście dokumentów oraz na formularzu dokumentu. Pewnym wyjątkiem są dokumenty Przesunięcia Międzymagazynowego (MM), gdzie operator może wskazać magazyn docelowy pomimo tego, że ma założony do niego zakaz.

Magazyny

System Comarch ERP Optima obsługuje wiele magazynów. Jeden dokument może być związany tylko z jednym magazynem. Lista zdefiniowanych magazynów dostępna jest z poziomu Ogólne/ Inne/ Magazyny lub dzięki wykorzystaniu kombinacji klawiszy <CTRL>+<M>. W programie zdefiniowano jeden magazyn, którego nie można usunąć ani nadać mu statusu nieaktywny. Użytkownik ma możliwość zmianę nazwy i opisu. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku. Usunięcie powoduje zdjęcie danego magazynu z listy. Dopuszczalne jest tylko usuwanie magazynów, z którymi nie związane są żadne dokumenty. W przypadku próby usuwania magazynu dla którego istnieje chociaż jeden dokument, program wyświetli odpowiedni komunikat i nie wykona danego polecenia.
Lista magazynów
Lista magazynów może być wyświetlana w zależności od o statusu. Zaznaczony parametr Pokazuj nieaktywne powoduje wyświetlenie również magazynów nieaktywnych. Lista magazynów może być wyświetlana w zależności od typu magazynu:
  • magazyn lokalny – oznacza, że magazyn funkcjonuje w tej samej bazie danych co magazyn główny,
  • magazyn odległy – oznacza, że magazyn funkcjonuje w innej bazie danych niż bieżąca,
  • magazyn serwisowy – magazyn tworzony na potrzeby działania modułu Comarch ERP Optima Serwis. Możliwość wystawiania dokumentów na magazyn serwisowy jest mocno ograniczona, praktycznie jedyne dokumenty, które można wystawiać na magazynie serwisowym z poziomu listy dokumentów to dokumenty MM (pozostałe powstają automatycznie tylko w wyniku realizacji zleceń serwisowych).
  • magazyn mobilnymagazyn tworzony na potrzeby współpracy z Comarch ERP Mobile Sprzedaż,
  • wszystkie – wyświetlane są wszystkie zdefiniowane magazyny, niezależnie od tego funkcjonuje w bieżącej bazie.

Urzędy

Import urzędów

Listę urzędów można uzupełnić wprowadzając kolejne pozycje (jak opisano powyżej) lub zaimportować aktualne dane o urzędach. Import urzędów można wykonać bezpośrednio z serwera Comarch bądź z pliku XML. Plik przygotowywany jest na podstawie Obwieszczeń Ministra Finansów w sprawie wykazu numerów rachunków bankowych urzędów skarbowych.

Uwaga
Import urzędów z serwera Comarch jest dostępny wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.
W przypadku kiedy Klient nie posiada aktualnej gwarancji bądź pracuje na wersji Demo w momencie wywołania importu urzędów z serwera pojawi się komunikat: Wystąpił błąd: Usługa dostępna tylko dla programów na gwarancji. Na formularzu importu urzędów jest możliwość określenia, w jaki sposób ma przebiegać import: z serwera, czy z pliku zapisanego lokalnie:
Import urzędów
  1. Wybór opcji „Import z serwera Comarch” sprawia, że import wykonywany jest automatycznie.
  2. Wybór opcji „Import z pliku XML” powoduje pokazanie się pola Plik źródłowy, w którym należy wskazać ścieżkę do pliku XML.
Domyślnie zaznaczona jest pierwsza opcja – import z serwera – natomiast, jeżeli użytkownik zmieni ustawienia są one zapamiętywane. Użytkownik może zdecydować o schemacie postępowania, w przypadku kiedy źródło importu nie jest nowsze niż ostatnio wykonywany import.
  1. Można zdecydować o nie wykonywaniu importu zaznaczając parametr: Nie wykonuj importu bądź,
  2. Wykonaniu importu zaznaczając parametr Mimo to importuj (nawet jeśli miałoby to spowodować nadpisanie starszymi danymi).
W przypadku zaznaczenia parametru Nie wykonuj importu, gdy źródło nie jest nowsze niż ostatnio wykonany import program sprawdza datę ostatnio importowanego pliku: 
  • jeżeli jest to pierwszy import – zostanie on uruchomiony,
  • jeżeli data importowanego pliku jest późniejsza niż data pliku ostatnio importowanego – import zostanie uruchomiony,
  • jeżeli data importowanego pliku jest taka sama bądź wcześniejsza od daty pliku ostatnio importowanego – import nie zostanie wykonany, a w logu pojawia się komunikat: Źródło importu nie jest nowsze niż ostatnio wykonany import,
  • jeżeli z pliku nie uda się odczytać daty przy imporcie pojawia się komunikat: Błąd odczytu daty źródła i import nie jest wykonywany.
Jeżeli zaznaczony zostanie parametr Mimo to importuj import zawsze zostaje wykonany. Użytkownik może również zdecydować o aktualizacji danych. Można wybrać spośród dwóch opcji:
  1. „Dopisywanie nowych urzędów i aktualizacja istniejących” – program nie tylko dopisuje nowe urzędy ale również aktualizuje dane na urzędach już występujących w bazie danych,
  2. „Tylko dopisywanie nowych urzędów” – do listy urzędów dopisywane są nowe, dane urzędów już występujących w programie pozostają bez zmian.
Po pierwszym imporcie listy urzędów w tytule okna pojawia się data aktualności listy urzędów. Urzędy i Izby celne są uwzględnianie w trakcie eksportu/importu urzędów mechanizmem pracy rozproszonej oraz importu urzędów z menu Narzędzia/ Importy/ z innej bazy danych. Lista urzędów może zostać również zaimportowana z poziomu kreatora konfiguracji parametrów firmy, dostępnego podczas pierwszego logowania do określonej bazy danych.

Lista urzędów

Lista urzędów dostępna jest w Ogólne/ Inne/ Urzędy. Lista urzędów składa się z czterech zakładek: [Urzędy skarbowe], [Urzędy ZUS], [Urzędy celno-skarbowe i delegatury] i [Inne urzędy]. Przełączenie zakładek powoduje wyświetlenie różnych urzędów: 
  • Urzędy Skarbowe – wyświetlane są jedynie US, do których firma, jej właściciele i pracownicy mają obowiązek odprowadzać należne podatki i inne zobowiązania.
  • Urzędy ZUS – wyświetlane są jedynie ZUSy.
  • Urzędy celno-skarbowe i delegatury oraz Izby celne – wyświetlane są jedynie Urzędy celno‑skarbowe i delegatury oraz Izby celne, do których firma składa deklarację akcyzową AKC-WW/AKC-WWn.
  • Inne urzędy – wyświetlane są jedynie urzędy określone jako inne, np. urząd miasta bądź urząd gminy.
Status urzędu skarbowego, ZUS, urzędu celno-skarbowgo i delegatury lub Izby celnej bądź innego urzędu zależy od zakładki, z której tworzona była karta urzędu (ZUSy muszą być wpisywane z poziomu zakładki Urzędy ZUS, skarbowe – z poziomu zakładki [Urzędy Skarbowe] itp.).
Uwaga
Wygląd i obsługa listy są identyczne bez względu na rodzaj urzędu.
Informacja, czy dany urząd jest US czy ZUS jest wykorzystywana podczas generowania przelewów (ze względu na specyficzny charakter przelewów do ZUS). Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo tutaj. Ponadto na liście dostępny jest przycisk:  – Importuj urzędy Dodatkowo w  menu dostępne są przyciski:  – wyświetlone zostaje okno z listą zapisów kasowych/ bankowych urzędu zaznaczonego kursorem, – preliminarz płatności urzędu,  – lista rozliczeń z urzędem, – Kontakty CRM – lista zadań i kontaktów z urzędem oraz wiadomości e-mail, zarejestrowanych w module Comarch ERP Optima CRM.
Dotyczy wersji: 2018.5.1
 Historia zmian – po naciśnięciu przycisku otwierane jest nowe okno, na którym widoczna jest lista zmian dotycząca urzędu.
Pokazuj nieaktywne – parametr po zaznaczeniu powoduje, że na liście pojawiają się również urzędy oznaczone jako nieaktywne. Urzędy nieaktywne są wyświetlane w kolorze szarym.

Uzupełnianie danych o urzędzie

Na pasku zadań oprócz  przycisków dostępnych również z listy pojawia się dodatkowo:  Biblioteka dokumentów – pojawia się tylko w przypadku, gdy operator jest zalogowany do modułu Obieg Dokumentów. Przycisk wywołuje listę dokumentów w Bibliotece, zawężoną do dokumentów skojarzonych z danym urzędem. Formularz urzędu podzielony jest na dwie zakładki: [Ogólne][Rachunki]. Zakładka [Ogólne] zawiera podstawowe dane adresowe urzędu skarbowego lub ZUS. Wygląd tej zakładki jest identyczny bez względu na rodzaj urzędu. Zakładka [Rachunki] to informacje o banku i rachunkach bankowych urzędu skarbowego lub ZUS, na które odprowadzane mają być kwoty poszczególnych podatków (ubezpieczeń). W menu znajdują się przyciski:  - wyświetlone zostaje okno z listą zapisów kasowych/ bankowych związanych z urzędem, - preliminarz płatności związanych z urzędem, - lista rozliczeń urzędu.  

Formularz urzędu – zakładka Rachunki

Formularz urzędu skarbowego – zakładka Rachunki

Zawiera dane o rachunkach bankowych urzędu skarbowego, na które podatnik zobowiązany był przelewać płatności związane z podatkami dla osób fizycznych (PIT-36), osób prawnych (CIT-8), podatkiem od towarów i usług (VAT-7) oraz zaliczkami na podatek od wypłat dla pracowników (PIT-4R) czy dla podatku akcyzowego do 2019.12.31. Od 2020.01.01 wpłaty należności podatkowych wynikających z zaliczek i deklaracji PIT, CIT i VAT należy dokonywać na mikrorachunek podatkowy, wskazany bądź na formularzu właściciela (w przypadku deklaracji PIT-28 i PIT-36/PIT-36L) bądź w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje (w przypadku pozostałych deklaracji podatkowych). Wprowadzając dane o każdym z rachunków mamy dostęp do listy banków – przy użyciu przycisku Bank. Można również w pole Akronim wpisać z klawiatury akronim banku lub jego nr rozliczeniowy. Nie rozliczaj płatności – zaznaczenie tego parametru powoduje, iż wszystkie płatności i zapisy kasowe związane z tym podmiotem od razu otrzymują status Nie podlega i nie ma możliwości ich rozliczenia.

Formularz urzędu ZUS – zakładka Rachunki

Zawiera dane o rachunkach bankowych urzędu ZUS, na które podatnik jest zobowiązany przelewać płatności związane z ubezpieczeniem społecznym, ubezpieczeniem zdrowotnym, FP i FGŚP oraz FEP. Od 1.01.2018 r. płatnika obowiązuje przekazywanie wszystkich składek na indywidualny rachunek składkowy przydzielony przez ZUS. Na formularzu ZUS w sekcji Indywidualne rachunki bankowe należy wprowadzić numer indywidualnego rachunku składkowego, na który mają być przekazywane składki za pracowników oraz dodatkowe indywidualne rachunki składkowe dla poszczególnych właścicieli, jeśli opłacają składki tylko za siebie, które zostały przydzielone danemu płatnikowi przez ZUS. Numer indywidualnego rachunku składkowego dla ZUS DRA dla pracowników można wprowadzić także w kreatorze uruchamianym przy tworzeniu firmowej bazy danych. Domyślnie na formularzu ZUS jest dostępna pozycja dotycząca indywidualnego rachunku dla ZUS DRA dla pracowników. Jeśli właściciel ma tworzoną indywidualną DRA należy za pomocą  przycisku  dodać indywidualny rachunek składkowy dla ZUS DRA dla właściciela. Wprowadzając dane o każdym z rachunków mamy dostęp do listy banków – przy użyciu przycisku Bank. Można również w pole Akronim wpisać z klawiatury akronim banku lub jego nr rozliczeniowy.
Formularz ZUS – zakładka Rachunki

Formularz urzędu celno-skarbowego, delegatury urzędu celno‑skarbowego i Izby celnej – zakładka Rachunki

Zawiera dane o rachunku bankowym urzędu celno-skarbowego / delegatury / Izby celnej, na który podatnik jest zobowiązany przelewać płatności związane z podatkiem akcyzowym. Wprowadzając dane o rachunku mamy dostęp do listy banków – przy użyciu przycisku Bank. Można również w pole Akronim wpisać z klawiatury akronim banku lub jego nr rozliczeniowy.

Formularz urzędu innego – zakładka Rachunki

Na zakładce możliwe jest wskazanie do 5 rachunków bankowych urzędu, w polach odpowiednio: Rachunek 1, Rachunek 2, Rachunek 3, Rachunek 4 i Rachunek 5.

Formularz urzędu – zakładka Ogólne

Zakładka ta jest identyczna dla Urzędu Skarbowego, urzędu ZUS oraz Urzędu celno‑skarbowego i delegatury, Izby celnej bądź innego urzędu. Składają się na nią: Akronim – skrócona nazwa urzędu o długości maksymalnie 20 znaków. Akronim jest wykorzystywany na większości wydruków, dlatego warto go wprowadzić tak, aby jego interpretacja była łatwa i jednoznacznie określała urząd. Program nie dopuszcza do wprowadzenia dwóch urzędów o takich samych akronimach. Nazwa – dwie linie po 50 znaków zawierające pełną nazwę urzędu Dane adresowe – Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Ulica, Nr domu, Miasto, Kod pocztowy, Poczta, Telefon, Telefon SMS, Adres e-mail i Fax. Po wypełnieniu pola adres e-mail istnieje możliwość wysłania wiadomości po wciśnięciu przycisku  - wyślij pocztę. URL – adres strony WWW urzędu Kod urzędu – pole tekstowe o długości 4 znaków. W przypadku urzędu o typie inny istnieje możliwość wpisania 6 znaków. Kategoria – pole służy do określenia domyślnej kategorii dla podmiotu. Po wyborze podmiotu na dokumencie Kategoria będzie przepisywana z formatki podmiotu. Dodatkowe informacje widoczne w oknie to kod operatora, który założył kartę urzędu i data jej wprowadzenia oraz kod operatora, który dokonał ostatniej modyfikacji i data jej wykonania. Parametr Nieaktywny umożliwia oznaczenie urzędu jako nieaktywnego. Urząd tak oznaczony nie pojawia się na rozwijalnych listach podmiotów na dokumentach.

Banki

Lista banków

Lista banków jest pomocniczym słownikiem, w którym gromadzone są informacje o wszystkich bankach, które pośredniczą w przepływie pieniędzy pomiędzy naszą firmą i firmami naszych kontrahentów. Na tej liście znaleźć się więc powinny zarówno dane banków, w których nasza firma ma założone konta bankowe, jak również informacje o bankach właściwych naszym kontrahentom. Lista banków dostępna jest z poziomu menu Ogólne/ Inne/ Banki.

Listę banków można uzupełniać „ręcznie” wprowadzając na bieżąco jej kolejne pozycje. Można również skorzystać z importu bezpośrednio z bazy Krajowej Izby Rozliczeniowej.

Uwaga
Import banków z bazy KIR jest dostępny wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.
Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo tutaj. Usunięcie pozycji jest możliwe tylko w przypadku, gdy nie ma w systemie wystawionego żadnego dokumentu powiązanego ze wskazanym bankiem. Ponadto działa przycisk:  - importuj banki W menu dostępne są przyciski:  - wyświetlone zostaje okno z listą zapisów kasowych/ bankowych banku zaznaczonego na liście kursorem  - wyświetlone zostaje okno z płatnościami związanymi z bankiem w preliminarzu płatności - wywołane zostaje okno z listą rozliczeń kasowych/ bankowych Kontakty CRM – lista zadań i kontaktów z bankiem oraz wiadomości e-mail, zarejestrowanych w module Comarch ERP Optima CRM.
Dotyczy wersji: 2018.5.1
 Historia zmian – po naciśnięciu przycisku otwierane jest nowe okno, na którym widoczna jest lista zmian dotycząca banku.
 

Formularz banku - zakładka Ogólne

Informacje, które powinny być uzupełnione podzielone zostały na dwie grupy, znajdujące się na trzech  zakładkach: [Ogólne], [Import / Eksport][Dodatkowe]. Zakładka [Ogólne] zawiera podstawowe dane na temat banku – jego nazwę, Bankowy Numer Rozliczeniowy, adres, itd. Zakładka [Import / Eksport]to dane wymagane podczas elektronicznej wymiany danych z bankiem. Na zakładce [Dodatkowe] mamy dane uzupełniające o banku (czas realizacji przelewu, informację czy jest to bank zagraniczny, czy prowadzi rachunki w formacie IBAN, parametr o nierozliczaniu płatności i informację, że bank jest nieaktywny). Akronim – skrócony opis banku (maksymalnie 20 znaków). Akronim jest używany na wydrukach, warto więc nadać go tak, aby bank był łatwo identyfikowalny przez użytkownika. Nr rozliczeniowy (NRB) – Numer Rozliczeniowy Banku (NRB) jednoznacznie identyfikuje bank. Oznacza to, że nie ma w Polsce dwóch banków o takim samym numerze kierunkowym. Numer kierunkowy nie jest dowolnym ciągiem cyfr. Jego zawartość jest poddawana weryfikacji zgodnie z algorytmem obowiązującym w bankowości (tzw. algorytm weryfikacji modulo). Dlatego nie da się zapisać formularza z danymi banku, jeśli numer kierunkowy nie jest wypełniony poprawnie (program informuje stosownym komunikatem). Kod SWIFT – kod wykorzystywany podczas elektronicznej wymiany danych (dotyczy zwłaszcza przelewów zagranicznych). Skrót SWIFT oznacza Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication – organizację zajmującą się standaryzacją elektronicznej wymiany danych. Numer centrali – trzycyfrowe oznaczenie centrali banku. Dla banków spółdzielczych może pozostać puste, dla pozostałych – musi być równe trzem pierwszym znakom numeru rozliczeniowego (lub mniej niż trzem jeśli numer rozliczeniowy jest krótszy niż trzy znaki). Nazwa – pełna nazwa banku. Przeznaczone są na nią dwie linie po 50 znaków Dane adresowe banku: Kraj, Województwo, Ulica, Nr domu, Miasto, Kod pocztowy, Dodatkowe - dodatkowe miejsce dla pozostałych danych adresowych, Telefon, Telefon SMS, Adres e-mail oraz Fax. Po wypełnieniu pola adres e-mail istnieje możliwość wysłania wiadomości po wciśnięciu przycisku  wyślij pocztę. Kategoria – pole służy do określenia domyślnej kategorii dla podmiotu. Po wyborze podmiotu na dokumencie Kategoria będzie przepisywana z formatki podmiotu.   W menu oprócz  przycisków dostępnych również z listy banków pojawia się dodatkowo:  Biblioteka dokumentów – pojawia się tylko w przypadku, gdy operator jest zalogowany do modułu Comarch Obieg Dokumentów. Przycisk wywołuje listę dokumentów w Bibliotece, zawężoną do dokumentów skojarzonych z danym podmiotem. Lista wyświetlana jest na zakładce Biblioteka dokumentów: Podmiotu.

Rachunki bankowe - informacje dodatkowe

Obsługa pól związanych z bankiem

Podczas uzupełniania danych o banku na formularzu (np. zapisu bankowego, zdarzenia w preliminarzu) program działa niejako dwuetapowo:
  • po wprowadzeniu banku, w zależności od jego ustawień, proponuje schemat numeru rachunku bankowego prawdopodobny dla tego banku. Uwzględniane są tutaj wszystkie zasady obowiązujące dla danego schematu numeracji (standardowa lub IBAN).
  • po wprowadzeniu pełnego numeru konta – sprawdza jego poprawność w zależności od ustawień flagi IBAN na formularzu (dziedziczonej z formularza banku).

Numeracja rachunków bankowych

W systemie Comarch ERP Optima obsługiwane jest zarówno stosowany wcześniej standard numeracji rachunków bankowych, jak i nowy system numeracji IBAN, który obecnie obowiązuje.
Uwaga
Format rachunku bankowego rozpoznawany jest przez system w oparciu o wartość parametru IBAN na formularzu. Wartość ta jest dziedziczona z formularza banku (parametr Bank prowadzi numerację w standardzie IBAN) – można ją jednak zmienić dla danego formularza. Jeśli parametr jest aktywny – numer rachunku jest traktowany jako IBAN i jego poprawność jest kontrolowana wg algorytmu stosowanego dla tej numeracji. Jeśli parametr nie jest aktywny – numer traktowany jest jako numer standardowy i sprawdzana jest poprawność segmentu NRB (wg algorytmu modulo).
Ogólnie Numer IBAN składa się z:
  • 2 znaków alfanumerycznych (kod kraju),
  • 2-cyfrowej sumy kontrolnej,
  • członu BBAN (Basic Bank Account Number). Człon BBAN zawiera kod kraju, kod zawierający cyfry i/lub znaki alfanumeryczne, który jest specyficzny dla banku, oraz numer konta. Teoretyczna maksymalna długość członu BBAN wynosi 30 znaków.
W przypadku polskich banków numer IBAN składa się z czterech segmentów:
  • sygnatury kraju (PL),
  • dwucyfrowej liczby kontrolnej,
  • ośmiocyfrowego numeru rozliczeniowego banku,
  • numeru konta klienta, który może mieć długość do 16 znaków.
Całkowita długość numeru konta w systemie IBAN wynosi 26 znaków (nie licząc separatorów) plus opcjonalnie dwa znaki na sygnaturę kraju (podawanie sygnatury kraju nie jest obowiązkowe w transakcjach krajowych). Nowe numery mogą wystąpić w następujących postaciach: 02 10201055 1234567890123456 lub 02102010551234567890123456 lub PL02-1020-1055-1234-5678-9012-3456 gdzie: 02 – oznacza przykładową liczbę kontrolną, 10201055 – przykładowy numer oddziału PKO BP SA, 1234567890123456 – przykładowy identyfikator rachunku klienta PKO BP S.A. Dwa ostatnie człony razem są określane mianem numeru BBAN. Ostatnia postać numeru (separator co 4 cyfry) może być stosowana w celu ułatwienia ustnego przekazania numeru rachunku. Banki zagraniczne Na formularzu banku (zakładka [Dodatkowe]) znajduje się parametr Bank zagraniczny. Jeśli parametr jest aktywny – numery rachunków w takim banku nie są walidowane (pod warunkiem, że nie jest równocześnie zaznaczony parametr IBAN).
Uwaga
Jeśli na karcie banku zaznaczony jest zarówno parametr Bank zagraniczny, jak i Bank prowadzi rachunkistandardzie IBAN – program sprawdza poprawność numeracji rachunków dla takiego banku wg algorytmu stosowanego dla numeracji IBAN dla polskich numerów rachunków (bez domyślnego uwzględniania sygnatury PL).

Kontrola poprawności numerów kont bankowych

Po wpisaniu numeru rachunku bankowego program sprawdza jego poprawność. Czy dany numer jest numerem IBAN (parametr na danym formularzu): Jeśli TAK (numer IBAN):
  • dla banku zagranicznego – sprawdza zgodność wpisanego numeru ze standardem IBAN
  • dla banku krajowego sprawdza zgodność ze standardem IBAN. Podczas sprawdzania (wyliczania) sumy kontrolnej zakładane jest, że numer zaczyna się od sygnatury kraju PL. Następnie z numeru wyodrębniany jest Numer Rozliczeniowy Banku i sprawdzana jest jego zgodność z algorytmem modulo.
Jeśli NIE (numer standardowy):
  • dla banku zagranicznego – nie jest sprawdzana poprawność numeru rachunku bankowego,
  • dla banku krajowego numer konta jest sprawdzany wg algorytmu modulo.
W każdym z powyższych przypadków jeśli Numer Rozliczeniowy Banku jest zgodny z algorytmem modulo program sprawdza następnie czy pole Bank zostało wcześniej wypełnione:
  • jeśli TAK – sprawdzana jest zgodność NRB z numeru rachunku z NRB z formularza banku,
  • jeśli NIE – na podstawie NRB z numeru rachunku wybierany jest bank o takim samym NRB.

Formularz banku - zakładka Dodatkowe

Zakładka [Dodatkowe] to pozostałe dane o banku: Czas realizacji polecenia przelewu – ilość dni, która jest potrzebna aby bank zrealizował transakcję. Parametr ten jest wykorzystywany przy ustalaniu dat realizacji należności i zobowiązań. Np. jeśli Faktura Sprzedaży dla kontrahenta ma odroczoną płatność na termin 15 września, realnie wpłaty pieniędzy możemy spodziewać się o kilka dni później. Jeśli czas realizacji przelewu to 2 dni – wpłata nastąpi 17 września. Bank zagraniczny – parametr powinien być zaznaczony tylko w przypadku banków zagranicznych. W sytuacji, gdy parametr jest aktywny  i równocześnie nie prowadzi numeracji IBAN– numery kont dla tego banku nie są walidowane (nie jest prowadzona kontrola poprawności zapisu numerów kont). Jeśli na karcie banku zaznaczony jest zarówno parametr Bank zagraniczny, jak i Bank prowadzi rachunki w standardzie IBAN – program sprawdza poprawność numeracji rachunków dla takiego banku wg algorytmu stosowanego dla numeracji IBAN dla polskich numerów rachunków (bez domyślnego uwzględniania sygnatury PL). Bank prowadzi numerację w standardzie IBAN – zaznaczenie parametru spowoduje, że na zapisach bankowych i na zdarzeniach w preliminarzu płatności związanych z bankiem wpisywany numer rachunku jest walidowany wg algorytmu obowiązującego dla tego systemu. Walidacja działa tylko dla polskich numerów rachunków. Wprowadzona tutaj wartość jest następnie dziedziczona na formularzu rejestru, zapisach kasowych czy zdarzeniach w preliminarzu. Nie rozliczaj płatności – zaznaczenie tego parametru powoduje, iż wszystkie płatności i zapisy kasowe związane z tym podmiotem od razu otrzymują status Nie podlega i nie ma możliwości ich rozliczenia. Nieaktywny– zaznaczenie tego parametru spowoduje, że bank nie będzie wyświetlany na liście banków. Dodatkowe informacje widoczne w oknie to kod operatora, który wprowadził kartę banku i data jej wprowadzenia oraz kod operatora, który dokonał ostatniej modyfikacji i data jej wykonania.
Uwaga
Jeśli równocześnie zaznaczone są parametry Bank prowadzi numerację w standardzie IBAN oraz Bank zagraniczny – nadrzędne znaczenia ma parametr o rachunkach IBAN. Oznacza to, że podczas wpisywania banku na rejestr kasowy, zapis bankowy czy zdarzenie w preliminarzu – numer rachunku będzie walidowany według algorytmu stosowanego dla numeracji IBAN (dla polskich numerów rachunków).
Jeżeli na zakładce [Import/Eksport] w polu Format eksportu dla przelewów zwykłych bądź Format importu wyciągów bankowych zostanie wybrany format z zaznaczonym parametrem Bezpośrednia wymiana danych za pomocą usługi sieciowej wtedy pokazuje się zakładka [Ustawienia usługi sieciowej], na której można uzupełnić następujące dane. Informacje dla przelewów walutowych: Opłatę ponosi – lista wybieralna, na której wybieramy stronę, która ponosi opłatę. Można wybierać z następujących wartości: Zleceniodawca, Zleceniobiorca, Po równo. Osoba kontaktowa, Kontakt – pola na wpisanie danych kontaktowych. Certyfikaty komunikacyjne dla operatorów – w tabeli jest możliwość dodania certyfikatu komunikacyjnego, który posłuży do identyfikacji Użytkownika przy wysyłaniu żądań do usługi sieciowej. Sposób logowania operatorów – należy podać login operatora w banku i określić sposób logowania (certyfikat lub token mobilny). Sposób logowania dostępny jest w przypadku, gdy na formularzu banku wybrano format przeznaczony dla mBanku. W przypadku wybrania formatu dla banku CITI Handlowy zamiast listy Certyfikaty komunikacyjne dla operatorów i Sposób logowania operatorów pojawi się lista Certyfiaktów dla banku CITI Handlowy oraz Client ID i Client secret.    

Import danych o bankach

Listę banków można uzupełnić wprowadzając kolejne pozycje (jak opisano powyżej) lub zaimportować aktualne dane o bankach. Import banków można wykonać z bazy Krajowej Izby Rozliczeniowej.

Uwaga
Import banków z bazy KIR jest dostępny wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.
W przypadku kiedy Klient nie posiada aktualnej gwarancji bądź pracuje na wersji Demo w momencie wywołania importu banków z serwera pojawia się komunikat: Wystąpił błąd: Usługa dostępna tylko dla programów na gwarancji.
Import banków
Użytkownik może zdecydować o schemacie postępowania, w przypadku kiedy źródło importu nie jest nowsze niż ostatnio wykonywany import:
  1. Można zdecydować o nie wykonywaniu importu zaznaczając parametr: Nie wykonuj importu bądź,
  2. Wykonaniu importu zaznaczając parametr Mimo to importuj (nawet jeśli miałoby to spowodować nadpisanie starszymi danymi).
W przypadku zaznaczenia parametru Nie wykonuj importu, gdy źródło nie jest nowsze niż ostatnio wykonany import program sprawdza datę ostatnio importowanego pliku:
  • jeżeli jest to pierwszy import – zostanie on uruchomiony,
  • jeżeli data importowanego pliku jest późniejsza niż data pliku ostatnio importowanego – import zostanie uruchomiony,
  • jeżeli data importowanego pliku jest taka sama bądź wcześniejsza od daty pliku ostatnio importowanego – import nie zostanie wykonany, a w logu pojawia się komunikat: Źródło importu nie jest nowsze niż ostatnio wykonany import.
Jeżeli zaznaczony zostanie parametr Mimo to importuj import zawsze zostanie wykonany. Użytkownik może również zdecydować o aktualizacji danych. Można wybrać spośród dwóch opcji:
  1. „Dopisywanie nowych banków i aktualizacja istniejących” - program nie tylko dopisuje nowe banki ale również aktualizuje dane na bankach już występujących w bazie danych,
  2. „Tylko dopisywanie nowych banków” - do listy banków dopisywane są nowe, dane banków już występujących w programie pozostają bez zmian.
Po pierwszym imporcie listy banków w tytule okna pojawia się data aktualności listy banków. Lista banków może zostać również zaimportowana z poziomu kreatora konfiguracji parametrów firmy, dostępnego podczas pierwszego logowania do określonej bazy danych.

Formularz banku - zakładka Import/Eksport

Zakładka [Import / Eksport] zawiera  formaty wykorzystywane podczas elektronicznej wymiany danych z bankiem.
Format eksportu dla przelewów zwykłych – system Comarch ERP Optima obsługuje standardowe formaty predefiniowane w programie:
  • Alior Bank WebService,
  • BANKZKH,
  • BNP Paribas WebService,
  • BPH BusinessNet (import)/PekaoBIZNES24 (import),
  • Citi Handlowy – API
  • Citi Handlowy – Przelewy krajowe (CDFF),
  • Citi Handlowy – Przelewy krajowe (Elixir),
  • Citi Handlowy – Przelewy krajowe, w tym MPP (xml),
  • Citi Handlowy – Przelewy międzynarodowe (CDFF),
  • Citi Handlowy – Przelewy międzynarodowe (xml),
  • Citi Handlowy – Przelewy MPP (CDFF),
  • Citi Handlowy – Przelewy MPP (Elixir),
  • Citi Handlowy – Przelewy podatkowe (CDFF),
  • Citi Handlowy – Przelewy podatkowe (Elixir),
  • Citi Handlowy – Przelewy podatkowe (xml),
  • Citi Handlowy – Przelewy SEPA (CDFF),
  • Citi Handlowy – Przelewy SEPA (xml),
  • CitiBank,
  • CitiDirect,
  • Elixir-O – BPH,
  • Elixir-O – BPH (mechanizm podzielonej płatności)
  • Elixir-O iBRE,
  • ING WebService,
  • KASABUF.TXT i BANKBUF.TXT (import),
  • KASAZKH,
  • KB24 – Kredyt Bank (eksport),,
  • mBank WebService,
  • Millennium WebService,
  • Pekao WebService,
  • Przelewy krajowe (xml),
  • Przelewy SEPA (xml),
  • Przelewy SEPA BZWBK (xml),
  • Przelewy walutowe (xml),
  • Santander WebService
  • US – Bank Śląski,
  • Videotel
  • ZUS – Bank Śląski
oraz formaty utworzone przez użytkownika. Jeśli firma nie korzysta z elektronicznej wymiany danych – wybieramy opcję – brak -. Format ten będzie wykorzystywany przez program do eksportu przelewów zwykłych.  Format eksportu dla MPP– format, który będzie wykorzystywany przy eksporcie przelewów, dla których na płatności wybrano  mechanizm podzielonej płatności ( MPP – podzielona płatność). Format eksportu dla przelewów US – format, który będzie wykorzystywany przez program do eksportu przelewów do urzędów skarbowych. Pole niewidoczne, gdy dla eksportu przelewów zwykłych wybrano jeden z formatów WebService. Format eksportu dla przelewów ZUS – format, który będzie wykorzystywany przez program do eksportu przelewów do ZUS. Pole niewidoczne, gdy dla eksportu przelewów zwykłych wybrano jeden z formatów WebService.
Uwaga
Przelewy do ZUS z datą 01.01.2018 lub późniejszą powinny być eksportowane jako przelewy zwykłe. W przypadku korzystania z formatów definiowalnych w polu Format eksportu dla przelewów do ZUS należy wskazać format taki, jak dla przelewów zwykłych.
Format importu wyciągów bankowych – format, który będzie wykorzystywany przez program do importu wyciągów bankowych. Oprócz formatów wyżej wymienionych (z wyjątkiem formatów xml) do importu użytkownik może wybrać jeden z predefiniowanych w programie formatów niemodyfikowalnych: Citi Handlowy – MT940 i MT942 (standardowy), Citi Handlowy – XML (import) (standardowy), MT940 (standard), MT940 (BGŻ), MT940 (BRE), MT940 (IDEA BANK) oraz MT940 (PBS).

Kreator certyfikatów do komunikacji z Santander Bank Polska iBiznes24

Na formularzu banku, na zakładce [3 Ustawienia usługi sieciowej] dostępny jest przycisk Generuj certyfikaty .

Formularz banku, zakładka Ustawienie usługi sieciowej

Po naciśnięciu przycisku uruchomiony zostanie kreator certyfikatów do komunikacji z Santander Bank Polska iBiznes24 Connect, który w kilku krokach przeprowadzi przez proces tworzenia, instalowania i podpinania certyfikatu transportowego i aplikacyjnego.

Kreator certyfikatów – okno 1

Po naciśnięciu Dalej pojawia się kolejne okno kreatora. Na tym oknie podajemy NIK firmy.

Kreator certyfikatów – okno 2

Po naciśnięciu Dalej pojawia się kolejne okno kreatora.

Kreator certyfikatów – okno 3

W tym momencie system Comarch ERP Optima przygotowuje elektroniczny wniosek o wydanie certyfikatu transportowego. Należy wskazać ścieżkę na dysku gdzie plik zostanie zapisany. Program podpowiada domyślną ścieżkę, ale można ją zmienić i zapisać plik w dowolnym miejscu na komputerze. Po naciśnięciu Dalej pojawia się kolejne okno kreatora.

Kreator certyfikatów – okno 4

Teraz należy zalogować się na stronę banku i wykonać kolejne kroki zgodnie z informacją na oknie kreatora. Tzn. logujemy się do systemu iBiznes24, wchodzimy w menu Pulpit -> Ustawienia -> iBiznes24 Connect i na przycisku Transportowe wybieramy opcję Dodaj certyfikat.

Zarządzanie certyfikatami Connect - Transportowe

Pojawia się wówczas okno Wydanie nowego certyfikatu: krok 1 z 2, na którym naciskamy przycisk Dodaj plik i wskazujemy plik który został zapisany w poprzednim kroku kreatora Comarch ERP Optima.

Wydanie nowego certyfikatu transportowego - krok 1

Następnie pojawia się kolejne okno Wydanie nowego certyfikatu: krok 2 z 2, na którym naciskamy przycisk Zapisz i Pobierz.

Wydanie nowego certyfikatu transportowego – krok 2

Pojawia się okno akceptacji certyfikatu, przepisujemy otrzymany kod SMS i wybieramy przycisk Zaakceptuj.

Certyfikat transportowy – autoryzacja

W tym momencie nowy certyfikat transportowy pojawia się na liście certyfikatów transportowych. Wtedy nastąpi automatyczne pobranie z banku pliku certificate.pem, plik zostanie zapisany na komputerze użytkownika. Ten plik jest potrzebny do dalszych kroków kreatora w Comarch ERP Optima. Jeżeli jest potrzebne ponowne pobranie pliku .pem, to można podświetlić na liście przed chwilą dodany certyfikat i kliknąć w przycisk Pobierz.

Zarządzanie certyfikatami Connect – Transportowe, Pobierz

Teraz wracamy do kreatora Comarch ERP Optima. W kolejnym kroku kreatora należy wskazać plik .pem, który przed chwilą został pobrany ze strony banku.

Kreator certyfikatów – okno 5

Po naciśnięciu Dalej może pojawić się okno informujące o potrzebie zainstalowania certyfikatu z urzędu certyfikacji. Na pytanie Czy chcesz zainstalować ten certyfikat wybieramy Tak.

Kreator certyfikatów – okno 5, instalacja certyfikatu

Pojawia się kolejne okno kreatora.

Kreator certyfikatów – okno 6

Na tym oknie mamy informację, że poprawnie utworzono i zainstalowano certyfikat transportowy. W kolejnych krokach zostanie wygenerowany jeszcze certyfikat aplikacyjny. Po naciśnięciu Dalej pojawia się kolejne okno kreatora.

Kreator certyfikatów – okno 7

W tym momencie system Comarch ERP Optima wygenerował już certyfikat aplikacyjny. Należy wskazać ścieżkę na dysku gdzie plik zostanie zapisany. Program podpowiada domyślną ścieżkę, ale można ją zmienić i zapisać plik w dowolnym miejscu na komputerze.

Kreator certyfikatów – okno 8

To już jest ostatnie okno kreatora certyfikatów. Certyfikaty zostały pomyślnie wygenerowane. Teraz należy jeszcze tylko aktywować certyfikat aplikacyjny w banku. Należy zalogować się na stronę banku i wykonać kolejne kroki zgodnie z informacją na oknie kreatora. Tzn. logujemy się do systemu iBiznes24, wchodzimy w menu Pulpit -> Ustawienia -> iBiznes24 Connect i na przycisku Aplikacyjne wybieramy opcję Dodaj certyfikat.

Zarządzanie certyfikatami Connect - Aplikacyjne

Pojawia się wówczas okno Wydanie nowego certyfikatu: krok 1 z 2, na którym naciskamy przycisk Dodaj plik i wskazujemy plik który został zapisany w poprzednim kroku kreatora Comarch ERP Optima.

Rejestracja nowego certyfikatu aplikacyjnego - krok 1

Następnie pojawia się kolejne okno Wydanie nowego certyfikatu: krok 2 z 2, na którym naciskamy przycisk Zapisz.

Rejestracja nowego certyfikatu aplikacyjnego - krok 2

Pojawia się okno akceptacji certyfikatu, przepisujemy otrzymany kod SMS i naciskamy przycisk Zaakceptuj.

Certyfikat aplikacyjny – autoryzacja

W tym momencie nowy certyfikat aplikacyjny pojawia się na liście certyfikatów. Poprzednie certyfikaty aplikacyjne zostają automatycznie unieważnione.

Lista certyfikatów aplikacyjnych

Uwaga
W przypadku pracy wielostanowiskowej, certyfikaty należy zainstalować na każdym stanowisku, na którym ma być uruchamiana współpraca z iBiznes24. Zarejestrowanie certyfikatu aplikacyjnego na stronie banku powoduje unieważnienie poprzedniego certyfikatu, dlatego nie należy przechodzić wszystkich kroków kreatora na każdym stanowisku. Kreator certyfikatów wystarczy przejść tylko raz na jednym stanowisku i tak utworzone certyfikaty przekazać do zainstalowania na pozostałych stanowiskach. W celu przeniesienia certyfikatu transportowego i aplikacyjnego na inne stanowisko należy wyeksportować certyfikaty z listy certyfikatów. W tym celu należy uruchomić Panel sterowania/Opcje internetowe/Zawartość/Certyfikaty. Na liście certyfikatów w zakładce Osobisty odszukać certyfikat transportowy i aplikacyjny (przyjazna nazwa tych certyfikatów to NIK firmy – certyfikat aplikacyjny i NIK firmy – certyfikat transportowy). Po wybraniu Eksportuj w drugim kroku kreatora eksportu certyfikatów proszę zaznaczyć parametr Tak, eksportuj klucz prywatny, w trzecim kroku dodatkowo zaznaczyć parametr Eksportuj wszystkie właściwości rozszerzone, w czwartym kroku ustalić hasło. Na nowym stanowisku komputerowym należy wykonać instalację certyfikatów (Panel sterowania/Opcje internetowe/Zawartość/Certyfikaty/Osobisty – Importuj).

Atrybuty

Atrybuty towaru, zdjęcia i załączniki

W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość zdefiniowania atrybutów dla towaru, umożliwiających pamiętanie większej ilości parametrów związanych z towarem. Parametry takie to np. kolor towaru, numer seryjny, położenie w magazynie, waga, termin ważności, kod (numer katalogowy) u dostawcy itp. Wykorzystanie atrybutów na poszczególnych kartach zależy od potrzeb danego towaru. Dodatkowe atrybuty karty rozszerzają także możliwości analityczne programu. Istnieje możliwość wydruku atrybutu na fakturze. Można więc na zdefiniowanym wydruku faktury drukować np. datę ważności towaru, wagę lub położenie w magazynie. Dodatkowo atrybut może mieć opcję związany z kontrahentem. Oznacza to, że dla atrybutu jego wartość będzie inna dla każdego kontrahenta. Taka funkcjonalność może być wykorzystana np. W przypadku deklarowania list kodów towarów u różnych dostawców lub odbiorców. Atrybuty mogą być przenoszone na transakcje na dwa sposoby:
  • do pola tekstowego Opis
  • na odrębną zakładkę [Atrybuty] na formularzu pozycji, co znacznie ułatwia analizę oraz filtrowanie dokumentów wg wykorzystanych atrybutów.
Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień. Należy przy tym pamiętać, że usunięcie definicji atrybutu jest możliwe tylko do czasu jego wykorzystania na karcie towaru.

Formularz Atrybutu towaru

Definiując atrybuty, niezależnie od typu, należy określić: Kod i nazwę atrybutu – należy przy tym pamiętać, że kod atrybutu będzie drukowany na dokumentach, powinien więc być czytelny. Format – dla każdego atrybutu (podczas tworzenia jego definicji) można określić format pola zawierającego wartość:
  • tekst – pole tekstowe,
  • liczba – pole sformatowane jako liczba z dokładnością do czterech miejsc po przecinku,
  • lista – możliwość wcześniejszego zdefiniowania dostępnych wartości na odrębnej liście, podczas kojarzenia atrybutu z towarem wartość można wybrać z dostępnej listy rozwijanej,
  • data – pole w formacie daty.
W przypadku atrybutu typu lista podczas definiowania atrybutu (Ogólne/ Atrybuty) na formularzu pojawia się druga zakładka [Pozycje listy]. Na zakładce można wpisać wszystkie wartości, jakie dany atrybut może przyjąć. Jeżeli lista wartości atrybutu została zmodyfikowana (zmieniono lub usunięto wartości, które występują na towarach), w momencie zapisu formularza zostanie wyświetlony komunikat: Wprowadzone zmiany zostaną zastosowane również na kartach towarowych, na których znajduje się ten atrybut.  Czy chcesz kontynuować? Tak/ Nie. Wybór opcji Nie powoduje powrót do edycji listy. Wybór opcji Tak powoduje wykonanie operacji i zamknięcie okna definicji atrybutu. Na wszystkich kartach cennikowych, na których występuje atrybut, w przypadku:
  • modyfikacji wartości atrybutu, zaktualizowana zostanie jego wartość zgodnie z definicją
  • usunięcia wartości z definicji, przypisany atrybut zostanie usunięty wraz z wartością
Pozostałe parametry są zależne od typu atrybutu i zostały opisane w poniższych rozdziałach.
Uwaga
Lista atrybutów może być importowana pomiędzy bazami (Narzędzia/ Importy/   innej bazy danych). W przypadku importu atrybutów towaru typu lista – przenoszona jest również lista dostępnych wartości. . Podczas importu program pomija atrybuty oznaczone jako nieaktywne
W oknie każdego z atrybutów znajduje się parametr przenoś do Analiz BI,  jeśli nie jest zaznaczony atrybuty nie są przenoszone do Analiz Business Intelligence (aplikacji umożliwiającej raportowanie danych z Comarch ERP Optima). W menu Ogólne/ Atrybuty, na formularzu atrybutu towaru/ kontrahenta/ dokumentu/ środka trwałego/ JPK znajduje się parametr Nieaktywny. Po jego zaznaczeniu dany atrybut nie będzie wyświetlany do wyboru na kartotekach towarowych, formularzach kontrahentów, dokumentach i w filtrze Zestawienia wg atrybutów. Atrybut nieaktywny nie będzie również przenoszony na nowe transakcje. Natomiast z poziomu listy atrybutów istnieje możliwość ukrycia bądź wyświetlania atrybutów oznaczonych jako nieaktywne. Po zaznaczeniu parametru Pokazuj nieaktywne w sekcji Filtra, na liście atrybutów w kolorze szarym będą również widoczne atrybuty nieaktywne. Analogicznie, na zakładce [Atrybuty] dostępnej z poziomu formularza kontrahenta/ pozycji cennika Użytkownik ma także możliwość wyświetlania wszystkich atrybutów lub tylko tych aktywnych. Atrybut oznaczony jako nieaktywny nie będzie wysyłany do Comarch e-Sklep, Comarch e-Sale, Comarch Mobile. W sytuacji, gdy na towarze wysyłanym do np. Comarch e-Sklepu dany atrybut w menu Ogólne/Atrybuty zostanie oznaczony jako nieaktywny, pojawi się następujący komunikat: Nie można oznaczyć atrybutu jako nieaktywny. Atrybut został wysłany do Comarch e-Sklep. W takim przypadku należy usunąć atrybut z towaru udostępnionego w Comarch e-Sklep, następnie będzie możliwość oznaczenia go jako nieaktywnego. W przypadku pracy rozproszonej jeśli atrybuty zostaną oznaczone jako nieaktywne, to w takiej formie zostaną przekazane do programu.

Atrybuty towaru i załączniki

Dodając nową definicję atrybutu towaru należy określić kilka parametrów ogólnych, definiujących atrybut: Zależny od kontrahenta – parametr określa, czy wartość atrybutu jest niezmienna dla towaru, czy też różni się dla poszczególnych kontrahentów. Parametr powinien być zaznaczony np. W przypadku kodów towaru u dostawców – wtedy dla każdego towaru będzie można zdefiniować wiele kodów w zależności od kontrahenta dostarczającego towar. Udostępniaj w Comarch e-Sklep – parametr związany ze współpracą programu ze sklepem internetowym (Comarch e-Sklep). Atrybuty z zaznaczonym parametrem będą wraz z towarem eksportowane do e-Sklep, umożliwiając tym samym jego bardziej szczegółowe opisanie. Funkcja jest dostępna dla modułów Handel, Handel Plus. Zasady współpracy zostały opisane w artykule Współpraca z Comarch e-Sklep. Język – opcja wyboru języka (dostępna w module Handel Plus) związana jest z funkcjonalnością wielojęzyczności opisaną w artykule Formularz pozycji cennika – zakładka Języki.  Pozostałe atrybuty definiowane na formularzu są związane ze sposobem ich późniejszego przenoszenia na transakcję: Dokleić do opisu elementu – parametr odpowiada za umieszczanie atrybutu na wystawianych dokumentach. Jeśli jest aktywny w chwili wpisywania towaru na dokument wartość takiego atrybutu jest automatycznie kopiowana jako opis towaru na dokumencie (w pole tekstowe). Zawartość tego pola jest drukowana na standardowych wydrukach dokumentów w programie. Przenosić na transakcję – jeśli parametr jest zaznaczony to atrybut wraz z wartością jest przenoszony na odrębną zakładkę [Atrybuty] na element dokumentu. Drukować na dokumencie – parametr związany z poprzednim. Jeśli jest zaznaczony to atrybut (po przeniesieniu na zakładkę Atrybuty na transakcji) wraz z wartością są drukowane na dokumentach. W przypadku atrybutu towaru można  określić dodatkowy format atrybutu: binaria. Atrybut binarny pozwala na skojarzenie towaru z dowolnym plikiem (na przykład grafiką, obrazkiem itp.). Atrybuty binarne nie są kopiowane na transakcje. Przy włączonym module Handel Plus na karcie atrybutu pojawia się sekcja Pozycje, zasoby z parametrami Przenosić na dostawyObowiązkowy. Funkcjonalność została dokładniej opisana w artykule Cechy dostaw. Istnieje możliwość oznaczenia danego atrybutu parametrem Nieaktywny. Po jego zaznaczeniu atrybut nie będzie wyświetlany do wyboru na kartotekach towarowych, dokumentach i w filtrze Zestawienia wg atrybutów. Atrybut nieaktywny nie będzie również przenoszony na nowe transakcje.

Przypisanie atrybutu do towaru

Jeśli lista atrybutów jest zdefiniowana można przystąpić do ich uzupełniania na kartach poszczególnych towarów. Jest to możliwe z poziomu formularza towaru: zakładka [Atrybuty]. Lista atrybutów skojarzonych z danym towarem jest obsługiwana przez standardowe przyciski: Dodaj, Usuń, Zmień. Dodając nowy atrybut należy określić: Atrybut – utworzona wcześniej definicja atrybutu (należy wybrać z listy zdefiniowanych wcześniej atrybutów. Po wybraniu atrybutu część parametrów zostaje ustawiona zgodnie z definicją atrybutu. Wartość – wartość atrybutu. Pole jest dostępne tylko w przypadku, gdy atrybut nie jest zależny od kontrahenta. W takim przypadku wartość parametru dla tego towaru jest dla wszystkich kontrahentów taka sama. W przypadku atrybutów typu lista, użytkownik może wybrać potrzebną wartość z rozwijanej listy. Uzupełnienie listy o nowe wartości jest możliwe tylko z poziomu definicji (formularza) atrybutu. Zależny od kontrahenta – parametr decyduje o tym czy wartość atrybutu dla towaru jest zawsze taka sama (parametr odznaczony ), czy dla każdego kontrahenta jest inna (parametr zaznaczony ). W przypadku, gdy parametr zależy od kontrahenta w tabeli poniżej istnieje możliwość ustalenia jego wartości dla poszczególnych kontrahentów. Przycisk Dodaj umożliwia dodawanie kolejnych kontrahentów oraz określonych dla nich wartości atrybutu (np. kod kontrahenta – dostawcy oraz kod towaru u tego dostawcy). Listę kontrahentów w kolumnie Podmiot można wywołać wciskając prawy przycisk myszy lub klawisz <TAB> w pustym polu. Oprócz kontrahentów istnieje możliwość zdefiniowania atrybutu dla innych podmiotów (pracownik, wspólnik, urząd, bank…). Zmiana typu podmiotu jest możliwa po wybraniu potrzebnej opcji z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki (obok Dodaj). W przypadku atrybutu typu binaria użytkownik nie ma możliwości określenia parametrów związanych z przenoszeniem atrybutu na transakcje, natomiast pojawia się opcja związana z powiązaniem z daną binarną. Daną binarną może być na przykład plik zawierający zdjęcie produktu, dodatkową grafikę itp. Po wskazaniu danej poniżej widoczny jest podgląd pliku. Po dodaniu atrybutu binarnego, wskazany plik jest dodawany do karty towaru jako załącznik. Lista danych binarnych jest wspólna dla całego cennika. Po wciśnięciu przycisku  wyświetlana jest lista wszystkich danych binarnych, jakie zostały wprowadzone do programu. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Podgląd. Na podglądzie widoczny jest plik, który został zapamiętany z programie jako dana binarna. Podczas dodawania nowej danej użytkownik musi podać nazwę, pod jaką dana binarna będzie widoczna w programie oraz wskazać plik zewnętrzny, który zostanie zaczytany do programu jako dana. Po wciśnięciu przycisku  użytkownik może wskazać plik zapisany wcześniej na dysku komputera (dla ułatwienia podczas przeglądania katalogów lista wyświetlanych plików może być zawężona do określonego typu: JPG, bmp, gif itp.). Po zaznaczeniu parametru Pokazuj nieaktywne na liście w kolorze szarym będą również widoczne atrybuty nieaktywne. Parametry dotyczące sposobu przenoszenia na dokumenty oraz udostępniania w e-Sklep są dziedziczone z definicji atrybutu, jednak użytkownik może je zmieniać indywidualnie dla każdego towaru.
Uwaga
Konfiguracja Comarch e-Sklep jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus.

Kopiowanie atrybutów towaru w pole Opis

Za kopiowania atrybutu w pole Opis odpowiadają parametry: Dokleić do opisu elementu:
  • jeśli parametr jest zaznaczony – podczas wpisywania towaru na dokument w pole Opis na formularzu pozycji automatycznie kopiowana jest ustalona dla tego towaru wartość parametru.
  • jeśli parametr jest odznaczony – atrybut jest widoczny jedynie na karcie towaru, natomiast nie jest kopiowany w pole Opis podczas wpisywania towaru na dokument.
Kod atrybutu przed wartością – parametr jest dostępny tylko w przypadku, gdy zaznaczono wcześniej parametr Dokleić do opisu elementu. Odpowiada za oznaczenie parametru podczas kopiowania go w pole Opis:
  • jeśli parametr jest zaznaczony – podczas kopiowania atrybutu na dokument równocześnie kopiowany jest jego kod (np. KOD DOSTAWCY RO333/2008)
  • jeśli parametr jest odznaczony – na dokument kopiowana jest jedynie wartość parametru bez jego dokładniejszego oznaczenia (w powyższym przykładzie jedynie RO333/2008)
Oprócz atrybutów towar może posiadać jeszcze opis wpisany bezpośrednio na formularzu towaru (zakładka [Dodatkowe]). Jeśli równocześnie zaznaczony jest parametr Kopiuj opis na fakturę – na pozycję dokumentu przepisywany jest w pierwszej kolejności opis (w całości), a dopiero potem poszczególne atrybuty (tylko te z zaznaczonym parametrem Dokleić opis na element). Podczas kopiowania atrybuty są sortowane wg kodów atrybutów – oznacza to, że w przypadku, gdy do jednego towaru był kilka razy przypisany ten sam atrybut z różnymi wartościami, to podczas przepisywania atrybutów towaru na dokumencie będą one ustawione obok siebie. Ponadto na dokumencie istnieje możliwość dodatkowego wyboru atrybutów spośród tych kopiowanych na dokument. Jeśli na karcie towaru zaznaczono parametr Pozwól na edycję opisu na dokumencie obok pola zawierającego opis pojawia się przycisk  . Po jego wciśnięciu użytkownik na liście atrybutów przypisanych do danego towaru może wybrać  te, które zostaną przepisane na dokument.

Kopiowanie atrybutów towaru na element

Atrybuty, które będą miały zaznaczony parametr Przenosić na transakcję zostaną przepisane na dodatkową zakładkę [Atrybuty], która jest widoczna po podejrzeniu formularza pozycji na dokumencie. Lista atrybutów może być modyfikowana przez użytkownika – może on nie tylko zmieniać wartość atrybutu, ale również dodawać nowe atrybuty. Lista wszystkich zdefiniowanych atrybutów jest dostępna po wciśnięciu przycisku określającego atrybut. W trakcie kopiowania dokumentów, przekształcania (wszelkiego rodzaju konwersje) oraz ich korygowania – wraz z towarem na nowe dokumenty przenoszone są wszystkie przypisane dla poszczególnych pozycji atrybuty wraz z wartościami. Z kopiowaniem atrybutów na pozycję związany jest również parametr Drukować na dokumencie. Jeśli parametr jest zaznaczony to dany atrybut wraz z wartością są drukowane na dokumentach.  Na potrzeby wydruku Faktury Sprzedaży z atrybutami zdefiniowany jest odrębny wydruk Faktura VAT/ Atrybuty. Warto również pamiętać, że decydujące jest ustawienie tego parametru na karcie danego towaru, nie zaś na definicji atrybutu.

Przypisanie załącznika do towaru

Atrybuty binarne a załączniki

Import z innej bazy danych
Import cennika z innej bazy danych (menu Narzędzia/ Importy) umożliwia przeniesienie załączników przypisanych do towarów. Przy imporcie samego cennika przesyłane są tylko te dane, które są powiązane z towarami. Na oknie importu danych z innej bazy znajduje się opcja Dane binarne (cennik, grupy towarów). Import danych binarnych umożliwia przeniesienia listy danych binarnych niepowiązanych bezpośrednio z kartą towaru czy grupą towarową. Przy imporcie sprawdzana jest duplikacja, czy danych nie ma już w bazie. Atrybuty oznaczone jako nieaktywne są pomijane w trakcie importu.    

Wyświetlanie załączników i atrybutów binarnych

Z poziomu listy cennikowej dostępnej w menu Ogólne/Cennik oraz Handel/Zasoby (dla modułów Handel, Handel Plus) istnieje możliwość podglądu wszystkich atrybutów binarnych oraz załączników przypisanych do poszczególnych pozycji cennikowych. Kolumna Załączniki Klikając prawym przyciskiem myszy w nagłówek jakiejkolwiek kolumny na liście pozycji cennikowych, po wskazaniu opcji Wybór kolumn, można wybrać dodatkową kolumnę o nazwie Załączniki. W kolumnie wyświetlona zostanie nazwa załącznika (lub atrybutu binarnego). Po ustawieniu kursora na nazwie wyświetli się okno podglądu obrazów i plików z wszystkimi załącznikami przypisanymi do tego towaru. Okno podglądu obrazów i plików W oknie podglądu, pliki graficzne widoczne są jako miniatury, natomiast pozostałe pliki zobrazowane są przez symbol prezentujący typ pliku.
Okno podglądu obrazów i plików
Pod poszczególnymi pozycjami widoczne są nazwy plików. Po kliknięciu na konkretny plik zostanie on otworzony w domyślnym programie. Okno podglądu obrazów i plików można dowolnie powiększać/ zmniejszać poprzez chwycenie rogu okna lewym klawiszem myszy. Można również sterować wielkością miniatur poprzez suwak umieszczony pod listą plików. Podgląd załączników, które są linkami do plików Wyświetlanie plików podpiętych, jako linki działa analogicznie jak dla plików umieszczonych w bazie danych, przy czym wyświetlany plik musi znajdować się na dysku. Jeśli program nie odnajdzie pliku we wskazanej lokalizacji, wówczas wyświetli informację Nie znaleziono pliku.

Atrybuty dokumentu

Atrybuty dokumentu różnią się od atrybutów kontrahenta m.in. ty, że nie są skojarzone z konkretnym podmiotem. Nie ma możliwości przenoszenia atrybutów dokumentu w pole  Opis . Nie ma również możliwości, by automatycznie przypisywały się do dokumentu. W trakcie wystawiania transakcji użytkownik sam musi zdecydować, które atrybuty mają być z dokumentem skojarzone. Lista jest wspólna dla wszystkich modułów, które umożliwiają opisywanie dokumentu za pomocą atrybutów i jest dostępna w menu Ogólne/ Atrybuty w zakładce [Dokumentu]. Atrybuty dokumentu mogą być przenoszone na odrębna zakładkę podczas wystawiania dokumentów handlowych i magazynowych oraz zapisów w Rejestrach VAT. Dla listy dokumentów handlowych i magazynowych, a także w modułach SerwisObieg dokumentów, możliwe jest utworzenie kolumny wyświetlającej wartości wybranych na tych dokumentach atrybutów.

Formularz Atrybutu dokumentu

Definiując atrybuty, niezależnie od typu, należy określić: Kod i nazwę atrybutu – należy przy tym pamiętać, że kod atrybutu będzie drukowany na dokumentach, powinien więc być czytelny. Format - dla każdego atrybutu (podczas tworzenia jego definicji) można określić format pola zawierającego wartość:
  • tekst – pole tekstowe,
  • liczba – pole sformatowane jako liczba z dokładnością do czterech miejsc po przecinku,
  • lista – możliwość wcześniejszego zdefiniowania dostępnych wartości na odrębnej liście, podczas kojarzenia atrybutu z towarem wartość można wybrać z dostępnej listy rozwijanej,
  • data – pole w formacie daty.
W przypadku atrybutu typu lista podczas definiowania atrybutu (Ogólne/ Atrybuty) na formularzu pojawia się druga zakładka [Pozycje listy]. Na zakładce można wpisać wszystkie wartości, jakie dany atrybut może przyjąć. Pozycje listy mogą zostać posortowane alfabetycznie poprzez dostępną w menu kontekstowym opcję Sortuj alfabetycznie.
Uwaga
Lista atrybutów może być importowana pomiędzy bazami (Narzędzia/ Importy/   innej bazy danych). W przypadku importu atrybutów towaru typu lista – przenoszona jest również lista dostępnych wartości.
W oknie każdego z atrybutów znajduje się parametr przenoś do Analiz BI,  jeśli nie jest zaznaczony atrybuty nie są przenoszone do Analiz Business Intelligence (aplikacji umożliwiającej raportowanie danych z Comarch ERP Optima). Dodatkowo na formularzu atrybutu dokumentu dostępny jest parametr Kopiować przy przenoszeniu do rejestru VAT. Parametr, podobnie jak w przypadku atrybutów kontrahenta, dotyczy przenoszenie dokumentów z modułu handlowego do rejestrów VAT.

Nieaktywny - po zaznaczeniu parametru dany atrybut nie będzie wyświetlany do wyboru na dokumentach. Atrybut nieaktywny może być wyświetlany na liście atrybutów po zaznaczeniu na niej parametru Pokazuj nieaktywne.

Z poziomu listy atrybutów dostępna jest operacja seryjna Ustaw atrybut jako nieaktywny. Umozliwia ona seryjne zaznaczenie/odznaczenie parametru Nieaktywny dla zaznaczonych atrybutów lub dla atrybutu podśwetlonego na liście.

 

Atrybuty JPK

Atybuty JPK zostały wprowadzone na potrzeby oznaczania szczególnych rodzajów transakcji na potrzeby eksportu do Jednolitego Pliku Kontrolnego. Więcej informacji na temat właściwości atrybutów można znaleźć tutaj. Na formularzu atrybutu JPK, oprócz parametrów dostępnych dla atrybutów dokumentu, znajdują się parametry:  
  • JPK_FA: FA – Czy atrybut jest związany z plikiem JPK_FA i może być wskazany na fakturze zakupu/sprzedaży,
  • JPK_FA: VAT – Czy atrybut jest związany z plikiem JPK_FA i może być wskazany na dokumencie w rejestrze VAT,
  • JPK_VAT – Czy atrybut jest związany z plikiem JPK_VAT i może być wskazany na dokumencie w rejestrze VAT,
  • przenosić na transakcje – Czy atrybut ma być automatycznie dodawany na fakturach lub dokumentach w rejestrze VAT.

Nieaktywny – po zaznaczeniu parametru dany atrybut nie będzie wyświetlany do wyboru na dokumentach. Atrybut nieaktywny może być wyświetlany na liście atrybutów po zaznaczeniu na niej parametru Pokazuj nieaktywne.

Z poziomu listy atrybutów dostępna jest operacja seryjna Ustaw atrybut jako nieaktywny. Umozliwia ona seryjne zaznaczenie/odznaczenie parametru Nieaktywny dla zaznaczonych atrybutów lub dla atrybutu podśwetlonego na liście.

Uwaga
Zmiana formatu atrybutu nie jest możliwa jeżeli atrybut został już użyty (odpowiednio na towarze, kontrahencie, środku trwałym bądź dokumencie).

Atrybuty kontrahenta

Lista atrybutów dla kontrahentów, wykorzystywanych w firmie, jest dostępna z poziomu Ogólne/ Atrybuty, zakładka [Kontrahenta]. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski Dodaj, UsuńZmień. Należy przy tym pamiętać, że usunięcie atrybutu jest możliwe do czasu skojarzenia go z kontrahentem (wykorzystania na formularzu kontrahenta).

Formularz Atrybutu kontrahenta

Dodając nową definicję atrybutu należy podać: Kod – 20-znakowy, unikalny kod atrybutu (nie może być dwóch atrybutów dla kontrahenta o takim samym kodzie). Kod może być następnie kopiowany na dokument (wraz z wartością określoną dla danego kontrahenta), dlatego powinien być czytelny. Opis – dłuższy opis atrybutu Format: tekst, liczba, data, lista. W zależności od formatu atrybutu pole zawierające jego wartość pozwala na wpisanie tekstu, daty lub liczby. W przypadku listy użytkownik może utworzyć listę dopuszczalnych wartości. Z tej listy wybiera potem wartość podczas przypisania atrybutu dla kontrahenta czy dokumentu. Pozycje listy mogą zostać posortowane alfabetycznie poprzez dostępną w menu kontekstowym opcję Sortuj alfabetycznie. Atrybuty kontrahenta mogą być wykorzystywane w programie na dwa sposoby: mogą być przenoszone w pole Opis podczas wystawiania dokumentu dla kontrahenta lub być przenoszone na odrębną zakładkę [Atrybuty]