Bieżący okres obrachunkowy

Opcja Bieżący okres obrachunkowy, która znajduje się w zakładce Narzędzia, związana jest z księgowością kontową, daje możliwości wyboru okresu obrachunkowego, bez konieczności dokonywania zmiany w Konfiguracji programu. Funkcja ta może zostać wykorzystana na przełomie roku, kiedy istnieje konieczność wprowadzania (księgowania) dokumentów równocześnie w dwóch okresach obrachunkowych, przez więcej niż jednego użytkownika.  Oznacza to, że niezależnie od domyślnego okresu obrachunkowego (zawsze podpowiada się po zalogowaniu do programu) ustawionego w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa, operator może tymczasowo zmienić rok obrotowy. Zmiana będzie obowiązywać tylko na czas trwania aktualnej sesji. W oknie Tymczasowa zmiana okresu obrachunkowego dostępna jest lista okresów obrachunkowych, spośród których można dokonać wyboru. Odpowiada ona liście znajdującej się w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe.
Zmiana okresu obrachunkowego
 

Data bieżąca

Funkcja służy do określenia z jaką datą będą wykonywane operacje w programie. Odznaczenie parametru Program ma działać z datą bieżącą powoduje, że jako data programu będzie brana data wpisana w tym oknie przez Użytkownika. W przeciwnym przypadku datą programu będzie data systemowa danego komputera.
Data w programie
 

Data dla wydruków

Wydruki z programu zawierają datę wykonania wydruku. Standardowo jest to data systemowa. W programie istnieje funkcja pozwalająca na zmianę tej daty. Jest to funkcja wywoływana z poziomu Narzędzi/ Data dla wydruków. 
Data wydruku
Okno zawiera tylko jeden domyślnie zaznaczony parametr Pokazuj na wydrukach bieżącą datę. Po jego odznaczeniu (puste pole) program pozwala na wybranie innej, dowolnej  daty. Datę możemy wpisać z klawiatury lub wybrać z kalendarza wyświetlanego przez kliknięcie prawym klawiszem myszy. Stosując ten sposób datowania wydruków należy pamiętać, że program nie ma na nią wpływu i na użytkowniku spoczywa obowiązek poprawnego jej ustawienia.

Historia zmian

Funkcja jest dostępna wyłącznie dla Administratora systemu. Rejestruje kolejne akcje wykonywane w programie przez Użytkownika. Taki zapis historii umożliwia zapamiętywanie osób, które modyfikują lub pobierają dane z programu. Rejestrowane są m.in. takie operacje jak: 
  • dodanie, modyfikacja i usunięcie dokumentów oraz danych słownikowych,
  • zatwierdzanie dokumentów,
  • wysyłanie i odbieranie UPO dla deklaracji oraz plików JPK,
  • wykonywanie wydruków (wraz z informacją jaki wydruk wykonano),
  • eksportowanie danych (wraz z informacją do jakiego pliku nastąpił eksport),
  • wysłanie z programu wiadomości e-mail oraz SMS
  • logowanie do bazy (wraz z informacją o modułach jakie zostały pobrane),
  • wykonanie kopii bazy danych,
  • dodanie nowej bazy oraz jej usunięcie,
  • wejście do konfiguracji programu,
  • Dotyczy wersji: 2023.1
    zmiany parametrów konfiguracji
Nie jest rejestrowane jakie pola zostały zmodyfikowane na dokumencie bądź danych słownikowych a jedynie sam fakt zaistnienia tej czynności. Dla każdej operacji zapisywane są:
  • Nazwisko lub Akronim Operatora wykonującego operację,
  • Data i godzina operacji,
  • Typ słownika lub dokumentu z którym związany jest wpis (np. Kontrahent, Pracownik, Faktura sprzedaży, Polecenie księgowania),
  • Kod podmiotu lub numer dokumentu którego dotyczy operacja,
  • Rodzaj wykonanej operacji (np. Dodanie, Modyfikacja, Usunięcie, Wydrukowanie, Eksport do XML),
  • Dodatkowy opis operacji (np. nazwa wykonanego wydruku, lokalizacja dla eksportu danych).
Zapis operacji następuje w momencie zaistnienia zmiany dla danego dokumentu/danej w bazie – w szczególności jego dodania, zmodyfikowania bądź usunięcia. Tak więc samo podejrzenie danych bez żadnej ich zmiany nie jest zapisywane. Jeżeli jednak wykonano wydruk (podgląd wydruku) bądź jakikolwiek eksport danych (np. do PDF, Excel, XML, za pomocą pracy rozproszonej bądź IWD, eksport płatności z preliminarza, itp), to pomimo że taka operacja może nie powodować zmian w bazie, jest ona rejestrowana w Historii zmian. Ma to na celu zaewidencjonowanie wszelkich operacji pobrania danych z programu w dowolnej formie (drukowanej bądź elektronicznej). W przypadku operacji seryjnych bądź innych operacji wpływających jednocześnie na większą ilość danych w bazie, zapisywana jest informacja dotycząca każdej pozycji (kontrahenta, pracownika, dokumentu, kategorii, itp) która w efekcie tej operacji uległa zmianie. Tak więc przykładowo seryjna zmiana kategorii dla 100 kontrahentów spowoduje zapis do Historii zmian 100 operacji modyfikacji danych dla każdego ze 100 kontrahentów. Dla operacji wykonywanych dla danych/dokumentów powiązanych z pracownikiem (takich jak: dodatki, nieobecności, wypłaty pracownika), w opisie operacji prezentowany jest kod pracownika wraz z jego imieniem i nazwiskiem. W opisie pojawia się również informacja o dodaniu oraz usunięciu zapisu historycznego pracownika wraz z datą jego aktualizacji. Operacje wykonywane automatycznie (jak choćby pobieranie notowań kursów walut) również są zapisywane. Wejście Operatora do Konfiguracji, nawet jeżeli nie wiązało się z dokonaniem przez niego jakichkolwiek zmian, pojawia się jako zdarzenie w Historii zmian.
Dotyczy wersji: 2023.1
Zmiany parametrów znajdujących się w Konfiguracji w gałęzi Firma zapisywane są w Historii zmian na zakładce [Działania w obrębie firmy]. Zmiany parametrów znajdujących się w Konfiguracji w gałęzi Program zapisywane są w Historii zmian na zakładce [Działania w obszarze wspólnym dla wszystkich firm]. Zmiany parametrów znajdujących się w Konfiguracji w gałęzi Stanowisko nie są zapisywane w Historii zmian.
Zapisywane są również operacje związane z bazami danych, jak logowanie do bazy, dodanie bazy i jej usunięcie, konwersja oraz wykonanie kopii bezpieczeństwa. Podobnie logowane jest wykonanie funkcji z menu Narzędzia z gałęzi Korekty danych, Serwer bazy danych oraz Kasowanie danych. Po wybraniu funkcji Historia zmian uruchamiane jest okno z pełną listą historii zmian zawierające dwie zakładki:
  • Działania w obrębie firmy [Nazwa firmy],
  • Działania w obszarze wspólnym dla wszystkich firm. 
Na obydwu zakładach lista zawiera takie same kolumny: Data operacji, Typ słownika/dokumentu, Kod/Numer dokumentu, Rodzaj operacji, Operator oraz Opis. Możliwe jest filtrowanie listy zarówno za pomocą filtra prostego w nagłówku kolumny, jak i filtra zaawansowanego. Wyświetloną listę działań można wyeksportować do pliku lub wydrukować. W przypadku podświetlenia wpisów dotyczących danego dokumentu/słownika, kliknięcie Ikony lupy  powoduje otwarcie okna z historią tego wybranego dokumentu. Kliknięcie przycisku  Archiwizuj powoduje otwarcie okna Archiwizacja historii zmian umożliwiającego zapisanie historii zmian w pliku Excel – zarówno na dysku lokalnym jak i IBARD. Na oknie należy określić zakres dat dla archiwizowanych danych. Zaznaczenie parametru Usuń wyeksportowane wpisy powoduje usunięcie z bazy historii zmian która zostanie wyeksportowana do pliku. Przycisk  Archiwizuj powoduje wykonanie archiwizacji i zamknięcie okna. Tworzony jest plik o nazwie Historia_zmian_[Firma] bądź Historia_zmian_wspólnych z określonym na oknie archiwizacji zakresem dat. Przycisk  Zamknij zamyka okno bez wykonania żadnej operacji.    

Filtry obowiązkowe GenRap

Filtry Obowiązkowe GenRap służą do ograniczania użytkownikom możliwości generowania (drukowania) raportów. Rozwiązanie to ma na celu zapewnienie maksymalnego bezpieczeństwa danych przechowywanych w bazie danych. Założenie filtra pozwala ograniczyć dostęp do danych w ramach poszczególnych obiektów. Dodanie nowego filtra polega na określeniu niezbędnych elementów. Przy definiowaniu filtra należy uzupełnić pola: Filtr dla - umożliwia wybranie z listy operatorów względem, których filtr ma być stosowany. Nazwa - przyjazna dla użytkownika nazwa filtra. Obiekt(y) - obiekt, dla którego filtr ma być stosowany. Możliwe jest wprowadzenie kilku obiektów oddzielonych przecinkiem. Filtr - wyrażenie filtrujące dane w ramach obiektu.
Definiowanie filtra obowiązkowego GenRap
Uwaga
Dla Obiekt(y), Filtr należy podać bazową nazwę tabeli/obiektu; bazowe nazwy pól/tabel. W tym miejscu nie działają „przyjazne” nazwy. GenRap jest czuły na wielkość liter. Należy na to zwrócić szczególną uwagę wprowadzając dane do pól Obiekt(y), Filtr. Warunkiem zadziałania filtrów jest włączenie parametru Stosuj filtry obowiązkoweKonfiguracji programu/ Użytkowe/ Parametry oraz zdefiniowanie przynajmniej jednego filtra dla aktualnie zalogowanego użytkownika.

Historia wymiany

Historia wymiany widoczna jest z menu Narzędzia/ Praca rozproszona/ Skrzynka IWD, jak również z poziomu menu Kasa/Bank oraz Rejestry VAT. Na oknie użytkownik ma możliwość podglądnięcia wysłanych paczek oraz odebranych i oczekujących na odbiór. Eksport/Import danych odbywa się z menu Narzędzia / Praca rozproszona / Eksport/Import. Może być również przeprowadzony z poziomu menu Kasa/Bank oraz Rejestry VAT. Na tej liście dostępne są dwie zakładki:
  • [Wysłane] – na tej liście widoczne są paczki wysłane, które można odfiltrować zakresem dat. Zaznaczając dodatkowo parametr Pokaż dane skasowane i odebrane można zobaczyć również o takim statusie.
  • [Odebrane] – na tej liście widoczne są paczki do odebrania, które można odfiltrować zakresem dat. Zaznaczając dodatkowo parametr Pokaż paczki odebrane dla oddziału można zobaczyć również paczki o takim statusie. Na tej zakładce dostępne są dodatkowe opcje odbioru E-faktury oraz jej podglądu w przeglądarce internetowej.
 
Skrzynka Internetowej Wymiany Dokumentów
Na obu zakładkach znajdują się kolumny:
  • Lp – liczba porządkowa paczki’
  • Typ danych – rodzaj danych,
  • Operator wysyłający – imię i nazwisko operatora, który przeprowadził eksport,
  • Odbiorca/Nadawca – symbol oddziału z którego pochodzą dane,
  • Data wysłania – data wysłania paczki na serwer,
  • Rozmiar danych – wielkość paczki w kilobajtach,
  • Status– status paczki,
  • ID paczki – identyfikator paczki.
  Na liście Wysłane możliwe są następujące statusy:
  • Wysłano – paczka odebrana,
  • Nie wysłano – paczka nieodebrana,
  • Niekompletny – niektóre oddziały odebrały paczkę, pozostałe nie odebrały lub paczka została przez niektóre oddziały skasowana,
  • Skasowano – paczka została skasowana przez wysyłającego lub przez wszystkich adresatów – nikt nie będzie mógł jej odebrać.
  Na liście Odebrane możliwe są następujące statusy:
  • Odebrano – paczka odebrana,
  • Nie odebrano – paczka nieodebrana,
  • Błąd – zaczęto pobieranie, ale go nie zakończono,
  • Odrzucono – tylko ten oddział nie będzie mógł paczki odebrać
  Na obu zakładkach jest możliwe skasowanie paczki i podglądnięcie jej szczegółów, w których można dowiedzieć się, jakie operacje zostały wykonane na danej paczce. Usuń – skasowanie paczki. Podgląd – podgląd szczegółów paczki. W szczegółach paczki można dowiedzieć się, jakie operacje zostały wykonane na danej paczce. W przypadku Comarch ERP Optima w Chmurze Standard na zakładce Odebrane dodatkowo jest kolumna Nazwa Pliku. Podczas importu danych przez System Operacji Automatycznych w bazie jest zapisywany plik z danymi, których nie udało się zaimportować. Za pomocą ikony można taki plik zapisać na dysku.

Praca rozproszona

Praca rozproszona

Możliwe są dwa warianty takiej pracy: Poprzez Internetową Wymianę Dokumentów poprzez serwer Comarch – w którym, w momencie eksportu, plik przesyłany jest na serwer Comarch. Gdy w dziale księgowym uruchamiany jest import – plik jest pobierany z serwera Comarch i wczytywany do bazy danych. Standardowy - w którym plik wymiany danych zapisywany jest we wskazanym miejscu na dysku, a następnie Użytkownik przekazuje go e-mailem lub na nośniku danych, na komputer, na którym znajduje się baza księgowa.

Konfiguracja pracy rozproszonej w wariancie standardowym

Aby rozpocząć pracę w systemie rozproszonym, należy w pierwszej kolejności ustawić odpowiednie parametry konfiguracyjne. Parametry te są dostępne w następującej lokalizacji: Konfiguracja Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona.
Uwaga
Należy wprowadzić taki sam identyfikator księgowości w obu bazach – operacyjnej i księgowej. Program weryfikuje w ten sposób, czy dany plik XML zawierający dane wygenerowane w dziale sprzedaży/płac jest przeznaczony dla tej właśnie bazy księgowej.
Kolejnym elementem niezbędnym do ustawienia jest wybór rejestrów, z których będzie wykonywany eksport danych. Sekcja, w której dokonujemy wyboru tych rejestrów jest widoczna tylko w przypadku, gdy określimy, że w danej bazie będzie prowadzony dział sprzedaży/płac. Do ustawienia są rejestry dla faktur sprzedaży i zakupu, faktur wewnętrznych sprzedaży i zakupu oraz dokumentów magazynowych: WZ, PZ, RW, PW, MM, WKA i PKA. Jeżeli Praca rozproszona służy do przesyłania danych z Oddziałów firmy do Działu księgowego, przed rozpoczęciem pracy na stanowiskach Działu sprzedaży/płac (Oddziałach) należy ustalić symbole numeracji dokumentów oraz zdefiniować nowe rejestry kasowe/bankowe w poszczególnych Oddziałach. Każde stanowisko Sprzedaży/Płac (także stanowisko Księgowe jeżeli na nim również są na przykład wystawiane faktury) musi mieć swoje schematy numeracji dokumentów aby nie doszło do sytuacji gdy po imporcie danych, w Dziale Księgowym, duplikują się numery dokumentów. Równie ważne jest aby w bazie Sprzedażowej/Płacowej i Księgowej, schematy numeracji dokumentów, które mają ten sam symbol – miały również te same człony numeracji. Jeżeli więc w bazie Sprzedażowej/Płacowej zmieniono domyślny schemat numeracji faktur z FA/numer z zerami/rok kalendarzowy na FA/numer bez zer/miesiąc/rok kalendarzowy, to takiej samej zmiany należy dokonać w bazie Księgowej. W bazie Sprzedażowej/Płacowej należy dodać nowe, unikalne dla całej firmy, rejestry kasowe/bankowe – każdy Dział Sprzedaży/Płac musi mieć swoją kasę (rejestr kasowy/bankowy).
Uwaga
Nie można zmieniać nazwy kasie domyślnej KASA chyba, że taka sama operacja zmiany nazwy nastąpi również na stanowisku Księgowym. Należy dodać nowe rejestry kasowe/bankowe w każdym z Działów Sprzedażowych/Płacowych, a rejestr domyślny KASA, jeżeli nie jest używany w danym oddziale, usunąć lub oznaczyć jako nieaktywny.

 

Przepływ danych

Funkcja przenoszenia danych pomiędzy bazami jest dostępna w menu Narzędzia/ Praca rozproszona. Opcja ta jest ukryta, jeśli w konfiguracji określimy, że program Comarch ERP Optima nie pracuje w modelu rozproszonym. W innym przypadku menu Narzędzia uaktywniane są opcje Praca rozproszona – eksport oraz Praca rozproszona – import.
BAZA DANYCH HANDLOWA/PŁACOWAKIERUNKI PRZEPŁYWUBAZA DANYCH KSIĘGOWA
SŁOWNIKI
(kontrahenci, kategorie, banki, definicje dokument. itp.)
SŁOWNIKI
(kontrahenci, kategorie, banki, definicje dokument. itp.)
FAKTURY VAT/REJESTRY VAT
(zakupu i sprzedaży
dowody wewnętrzne zakupu i sprzedaży)
REJESTRY VAT
(zakupu i sprzedaży
dowody wewnętrzne zakupu i sprzedaży)
INNE DOKUMENTY/EWIDENCJA DODATKOWA
(PW,RW,PZ,WZ,MM, WKA, PKA)
EWIDENCJA DODATKOWA
(przychodów i kosztów)
LISTY PŁACLISTY PŁAC
RAPORTY KASOWE/BANKOWERAPORTY KASOWE/BANKOWE
PŁATNOŚCI
(wprowadzone ręcznie do Preliminarza płatności, pochodzące z Deklaracji lub płatności wygenerowane z dekretów księgowych)
PŁATNOŚCI
(wprowadzone ręcznie do Preliminarza płatności, pochodzące z Deklaracji lub płatności wygenerowane z dekretów księgowych)
ROZLICZENIAROZLICZENIA
Powyższa tabela prezentuje, jakie dane i w jaki sposób mogą być przenoszone pomiędzy działem sprzedaży/płac a działem księgowości. W Comarch ERP Optima można dodawać dokumenty w formie plików, skrótów do plików znajdujących się na dysku, oraz skrótów do plików znajdujących się na Comarch IBARD. Zbiór ten zawarty jest w Bibliotece dokumentów i jego elementy mogą być powiązane z dokumentami sprzedaży w rejestrze VAT, fakturami sprzedaży, paragonami, dokumentami Tax Free, fakturami wewnętrznymi sprzedaży, dokumentami zakupu w rejestrze VAT, fakturami zakupu, fakturami wewnętrznymi zakupu, dokumentami magazynowymi (RW, RWS, WZ, WKA, PW, PWP, PZ, MM, PKA), dokumentami z ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów oraz  ręcznymi płatnościami. Podczas eksportu tych danych i zaznaczeniu w konfiguracji parametru Przenoszenie dokumentów OBD powiązanych z eksportowanymi dokumentami (Konfiguracja Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona) do spakowanego pliku XML przenoszone są dokumenty powiązane. W zależności od rodzaju wyróżniamy trzy sposoby eksportu: 
  • pliki są przenoszone w postaci binarnej i importowane do bazy docelowej
  • skróty do plików na dysku powodują odszukanie podlinkowanego pliku i zapisanie go w postaci binarnej, a następnie zaimportowane pliku do bazy docelowej.
    Uwaga
    Należy zwrócić uwagę, iż dotychczasowe linki w bazie źródłowej zostaną zastąpione przez pliki w bazie docelowej, co znacząco zwiększa wielkość bazy danych.
  • skróty do Comarch IBARD są przekazywane do bazy docelowej. Dodatkowo w konfiguracji pracy rozproszonej należy zaznaczyć, jaki login w Comarch IBARD będzie miał prawo dostępu do plików, do których link jest przekazywany. W momencie eksportu sprawdzana jest dostępność operatora do zasobów Comarch IBARD. Jeśli operator nie jest zalogowany, to pojawi się ekran z prośbą o wprowadzenie użytkownika i hasła. Jeśli logowanie nie powiedzie się, to dokument wraz z pozycją OBD z podpiętym linkiem do Comarch IBARD nie zostanie wyeksportowany.
Aby dokumenty powiązane zostały zaimportowane, należy w bazie docelowej w konfiguracji zaznaczyć parametr Przenoszenie dokumentów OBD powiązanych z eksportowanymi dokumentami (Konfiguracja Firmy/  Ogólne/ Praca rozproszona). Po imporcie w Bibliotece dokumentów nadawane są nowe numery zgodne z domyślnymi ustawieniami w bazie docelowej. Dla ewidencji dodatkowej i rejestrów VAT schemat numeracji wskazany jest w Konfiguracji Firmy/ Obieg dokumentów/ Dokumenty powiązane bądź z Konfiguracji Firmy/ Obieg dokumentów/  Dokumenty. Oryginalny numer z bazy źródłowej jest przenoszony do pola Opis. Mechanizm ten jest dostępny również w przypadku przenoszenia dokumentów poprzez Internetową Wymianę Dokumentów. Eksport danych – dział sprzedaży/płac W bazie danych, która jest skonfigurowana jako dział sprzedaży/płac istnieje możliwość eksportu do księgowości następujących danych: Słowniki: atrybuty, definicje dokumentów, kategorie (ogólne i szczegółowe), zakłady, banki, urzędy, pracownicy, wspólnicy, rachunki (rejestry) kasowe/bankowe, formy płatności, kontrahenci, waluty, kursy (walutowe – rodzaje), notowania (kursów walutowych), lokalizacje, wydziały, projekty, typy wypłat.
Uwaga
Jeśli w Dziale sprzedaży/płac zostanie dodany nowy rejestr K/B, należy go wysłać razem z innymi danymi słownikowymi, a następnie zaimportować do Działu księgowego. Umożliwi to w późniejszym czasie przesyłanie raportów kasowych/bankowych z Działu sprzedaży/płac do Działu księgowego.
Dokumenty: faktury sprzedaży, faktury zakupu, rejestr sprzedaży VAT, rejestr zakupów VAT, dokumenty Tax‑Free, dokumenty inne przychodowe (PZ – Przyjęcie Zewnętrzne, PW – Przyjęcie Wewnętrzne, MM+ – Przesunięcie Międzymagazynowe, WKA – Wydanie Kaucji), dokumenty inne kosztowe (WZ – Wydanie Zewnętrzne, RW – Rozchód Wewnętrzny, MM – Przesunięcie Międzymagazynowe, PKA – Przyjęcie Kaucji), ewidencja dodatkowa przychodów, ewidencja dodatkowa kosztów, listy płac, raporty kasowe/bankowe, płatności, rozliczenia, kompensaty.
Uwaga
W przypadku dokumentów typu faktura wystawionych do paragonu, eksportowane są tylko paragony, w których opisie znajduje się informacja o numerze faktury, która do tego paragonu została wystawiona.
Wyboru odpowiednich dokumentów należy dokonać zaznaczając pola wyboru z lewej strony listy w oknie eksportu danych. Oprócz tego możemy jeszcze określić za jaki okres mają być eksportowane dokumenty (podajemy w tym celu zakres dat) lub przesłać wszystkie dane (bez względu na datę dokumentu). W oknie eksportu należy dokonać wyboru czy mają być eksportowane pozycje dotąd jeszcze nie eksportowane lub zmienione od momentu ostatniego eksportu czy też wszystkie pozycje. Pod pojęciem zmienione rozumiemy tutaj zapisy z danych słownikowych, które już kiedyś były eksportowane, lecz od czasu ostatniego eksportu została w nich dokonana w bazie źródłowej jakaś zmiana (np. na karcie kontrahenta został zmieniony adres siedziby, został zmieniony numer konta bankowego itp.). Dokumenty, w których dokonano zmian po wykonaniu eksportu nie są eksportowane, chyba, że zaznaczymy, że chcemy eksportować wszystkie dane. Jeśli w Konfiguracji Firmy /Księgowość /Parametry zaznaczony jest parametr Księgowanie faktur VAT przez rejestr VAT, wówczas przed wykonaniem eksportu należy przenieść faktury do rejestru VAT – w innym przypadku nie przeniesione faktury nie zostaną wyeksportowane. Import danych – dział sprzedaży/płac Import danych w obrębie działu sprzedaży/płac obejmuje: Słowniki: atrybuty, definicje dokumentów, kategorie (ogólne i szczegółowe), zakłady, banki, urzędy, pracownicy, wspólnicy, rachunki (rejestry) kasowe/bankowe, formy płatności, kontrahenci, waluty, kursy (walutowe – rodzaje), notowania (kursów walutowych), lokalizacje, wydziały, projekty, typy wypłat. Dokumenty: rejestr sprzedaży VAT, rejestr zakupów VAT, dokumenty inne przychodowe, dokumenty inne kosztowe, listy płac, raporty kasowe/bankowe,  płatności (zdarzenia wprowadzone do Preliminarza płatności ręcznie, pochodzące z przeliczenia deklaracji lub wygenerowane z dekretu księgowego), rozliczenia, kompensaty. Import można ograniczyć do zapisów z wybranego zakresu dat oraz do zapisów tylko nowych (takich, które jeszcze nie były importowane) lub nowych i zmienionych. Pod pojęciem zmienione rozumiemy tutaj zapisy, które już kiedyś były importowane, lecz od czasu ostatniego importu została w nich dokonana w bazie źródłowej jakaś zmiana (np. na karcie kontrahenta został zmieniony adres siedziby, został zmieniony numer konta bankowego itp.). Każdy wyeksportowany zapis posiada własny unikalny identyfikator, który zapewnia, że raz zaimportowany dokument w łatwy sposób jest rozpoznawany jako już wprowadzony do bazy. Ponowny import dokumentu nie będzie możliwy. Jeżeli na karcie operatora (System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy) będzie zaznaczony parametr Prawo importu zapisów k/b do otwartych raportów, wówczas operator ma możliwość importu zapisów kasowych/bankowych do już istniejących raportów kasowych/bankowych które są otwarte, z zachowaniem kontroli duplikatów. Podczas importu sprawdzana jest wartość pola ID_ZRODLA. Jeśli w bazie docelowej znajduje się raport o takim samym numerze ID, nie jest dodawany kolejny, tylko importowane są poszczególne zapisy, których brak w bazie. Dział księgowy – eksport i import danych Eksport i import danych w dziale księgowym odbywa się na identycznych zasadach jak w dziale sprzedaży. Import danych obejmuje: Słowniki: atrybuty, definicje dokumentów, kategorie (ogólne i szczegółowe), zakłady, banki, urzędy, pracownicy, wspólnicy, rachunki (rejestry) kasowe/bankowe, formy płatności, kontrahenci, waluty, kursy (walutowe), notowania (kursów walutowych), lokalizacje, wydziały, projekty, typy wypłat. Dokumenty: rejestr sprzedaży VAT (faktury sprzedaży, dowody wewnętrzne sprzedaży oraz zapisy rejestru sprzedaży VAT), rejestr zakupów VAT (faktury zakupu, dowody wewnętrzne zakupu oraz rejestr zakupów VAT), dokumenty inne przychodowe (RW, WZ, WKA), dokumenty inne kosztowe (PW, PZ, MM, PKA), listy płac, raporty kasowe/bankowe, płatności, rozliczenia, kompensaty. Natomiast eksportowi podlegać mogą: Słowniki: atrybuty, definicje dokumentów, kategorie (ogólne i szczegółowe), zakłady, banki, urzędy, pracownicy, wspólnicy, rachunki (rejestry) kasowe/bankowe, formy płatności, kontrahenci, waluty, kursy (walutowe), notowania (kursów walutowych), lokalizacje, wydziały, projekty, typy wypłat. Dokumenty: rejestr sprzedaży VAT, rejestr zakupów VAT, ewidencja dodatkowa przychodów, ewidencja dodatkowa kosztów, listy płac, raporty kasowe/bankowe, płatności (zdarzenia wprowadzone do Preliminarza płatności ręcznie, pochodzące z przeliczenia deklaracji lub wygenerowane z dekretu księgowego), rozliczenia, kompensaty. W przypadku importu dokumentów fakturujących niezwrócone opakowania kaucjonowane należy pamiętać, że faktura wystawiona do WKA/PKA „dziedziczy” płatności z dokumentów źródłowych (w szczególności może w ogóle nie mieć płatności, lub mieć płatności na kwotę różnicową). W pracy rozproszonej płatności przechodzą z dokumentami WKA/PKA i nie mogą się zdublować z płatnościami z rejestru VAT. W związku z tym płatności z taką fakturą do rejestru VAT przechodzą:
  • jako nieaktywne (nie podlega)- pod warunkiem, że płatności były wystawione do WKA/PKA,
  • jako aktywne – jeśli WKA/PKA nie miało płatności, to przechodzą one z fakturą do rejestru VAT.
Eksport danych – dział płac W bazie danych, która jest skonfigurowana jako dział płac istnieje możliwość eksportu do księgowości następujących danych: Słowniki: definicje dokumentów, kategorie, zakłady, banki, urzędy, pracownicy, wspólnicy, rachunki (rejestry) kasowe/bankowe, formy płatności, waluty, kursy (walutowe), notowania, lokalizacje, wydziały, projekty, typy wypłat. Dokumenty: listy płac, raporty kasowe, płatności, rozliczenia.
Uwaga
Eksportowi podlegają wyłącznie dokumenty zatwierdzone, tzn. zamknięte listy płac i płatności zatwierdzone do realizacji

Wyboru odpowiednich dokumentów należy dokonać zaznaczając pola wyboru z lewej strony listy w oknie eksportu danych. Oprócz tego możemy jeszcze określić za jaki okres mają być eksportowane dokumenty (podajemy w tym celu zakres dat) lub przesłać wszystkie dane (bez względu na datę dokumentu). W oknie eksportu należy dokonać wyboru czy mają być eksportowane pozycje dotąd jeszcze nie eksportowane lub zmienione od momentu ostatniego eksportu czy też wszystkie pozycje. Pod pojęciem zmienione rozumiemy tutaj zapisy z danych słownikowych, które już kiedyś były eksportowane, lecz od czasu ostatniego eksportu została w nich dokonana w bazie źródłowej jakaś zmiana. Dokumenty, w których dokonano zmian po wykonaniu eksportu nie są eksportowane, chyba, że zaznaczymy, że chcemy eksportować wszystkie dane.

Uwaga
Eksport struktury organizacyjnej jako Dotąd nie eksportowane i zmienione możliwy jest tylko za pierwszym razem. Kolejne zmiany w strukturze (modyfikacja i dodanie) należy eksportować z opcją Wszystkie. Struktura zostanie wyeksportowana jeszcze raz w całości. Import dopisze nowe lub zmodyfikuje istniejące dane w strukturze, ale nie usunie tych istniejących w bazie importowej (jeśli były dodane z poziomu programu, a nie mają swojego odpowiednika w pliku).
Import danych – dział księgowości Import danych obejmuje: Słowniki: definicje dokumentów, kategorie, zakłady, banki, urzędy, pracownicy, wspólnicy, rachunki (rejestry) kasowe/bankowe, formy płatności, waluty, kursy (walutowe), notowania, lokalizacje, wydziały, projekty, typy wypłat. Dokumenty: listy płac, raporty kasowe, płatności, rozliczenia. Import można ograniczyć do zapisów z wybranego zakresu dat oraz do zapisów tylko nowych (takich, które jeszcze nie były importowane) lub nowych i zmienionych. Wybranie opcji Tylko nowe spowoduje zaimportowanie tylko tych pozycji do słowników, które nie występują w bazie księgowej (np. zostaną dodani tylko nowi pracownicy). Zaznaczenie opcji Nowe i zmienione spowoduje zaimportowanie zarówno nowych pozycji do słowników jak i aktualizację istniejących danych (np. zostaną dodani nowi pracownicy oraz zostaną uwzględnione zmiany w danych już istniejących pracowników). W przypadku dokumentów są importowane zawsze tylko nowe pozycje.
Uwaga
Import Listy płac zostanie wykonany tylko wtedy, gdy wszystkie znajdujące się w niej wypłaty zostaną poprawnie zaimportowane. Jeśli z jakiegoś powodu wypłata nie zostanie zaimportowana, to nie zaimportuje się cała Lista płac. Odpowiedni komunikat zapisze się w logu oraz w pliku XML.
 

Kopia bezpieczeństwa

Automatyczna kopia na Comarch IBARD

Z poziomu Comarch ERP Optima możliwa jest konfiguracja harmonogramu automatycznego tworzenia kopii baz danych na Comarch IBARD – nowoczesnej platformie chmurowej do przechowywania danych. Ta funkcjonalność znacznie ułatwia użytkownikom przeprowadzenie procesu konfiguracji automatycznego tworzenia kopii baz danych bezpośrednio z programu, bez konieczności przełączania się na żadną inną aplikację. Przed konfiguracją automatycznej kopii bezpieczeństwa należy skonwertować wszystkie bazy do wersji 2019.5.
Uwaga
Możliwość konfiguracji automatycznej kopii na Comarch IBARD dostępna jest tylko po zalogowaniu na operatora posiadającego uprawnienia administratora.
Wybranie opcji Automatyczna kopia na Comarch IBARD powoduje uruchomienie kreatora pozwalającego na skonfigurowanie harmonogramu tworzenia automatycznych kopii dla wybranych baz danych. Jeżeli program nie został uruchomiony z uprawnieniami administratora Windows, po wybraniu tej opcji wyświetlany jest komunikat: „Aby skonfigurować tworzenie kopii automatycznych uruchom program na prawach Administratora Windows. Czy chcesz uruchomić program z takimi uprawnieniami teraz?” Wybranie opcji Tak powoduje ponowne uruchomienie programu z uprawnieniami umożliwiającymi przeprowadzenie procesu instalacji i konfiguracji usługi. Po wybraniu opcji Nie działanie kreatora jest zatrzymywane. Przechodzenie pomiędzy poszczególnymi krokami kreatora odbywa się za pomocą przycisków Wstecz oraz Następny. Na pierwszym oknie kreatora dostępna jest opcja Dowiedz się więcej, po kliknięciu której otwierana jest strona https://www.ibard.com/pl/ zawierająca opis usługi Comarch IBARD.   W drugim kroku kreatora pojawia się informacja o komputerach/serwerach na których znajdują się bazy programu Comarch ERP Optima. Do wykonywania kopii bezpieczeństwa baz danych wymagane jest skonfigurowanie aplikacji IBARD. Jeżeli ta aplikacja w najnowszej wersji nie jest zainstalowana na wskazanych serwerach, po kliknięciu przycisku Zainstaluj teraz następuje przejście do instalacji IBARD na tych komputerach. Jeżeli przynajmniej jeden serwer na którym znajdują się bazy programu jest innym komputerem niż ten, na którym kreator został uruchomiony, otwierane jest okno na którym należy wprowadzić Login i Hasło administratora Windows na tym serwerze. Po wprowadzeniu Loginu i Hasła należy kliknąć na przycisk Zainstaluj. W przypadku problemów ze zdalną instalacją zalecamy zalogowanie się w danym systemie Windows i przeprowadzenie ręcznej instalacji. Wymagany instalator można pobrać ze strony www.ibard.com lub skopiować z folderu z zainstalowanym programem Comarch ERP Optima. Jeżeli użytkownik nie zna danych umożliwiających zalogowanie się z uprawnieniami administratora,  przycisk Pomiń ten serwer umożliwia przejście do kolejnego kroku kreatora pomijając instalację aplikacji IBARD na tym serwerze. Wykonywanie automatycznych kopii baz danych znajdujących się na tym serwerze będzie możliwe dopiero po zainstalowaniu i skonfigurowaniu na nim aplikacji IBARD, a następnie skonfigurowaniu połączenia z Comarch ERP Optima (opisane jest to w dalszej części dokumentacji). W przypadku pominięcia instalacji IBARD na wszystkich wykrytych serwerach, na których znajdują się bazy danych Comarch ERP Optima, nie jest możliwe skonfigurowanie harmonogramu kopii automatycznej i kreator jest wówczas zamykany. W kolejnym oknie należy wskazać login i hasło konta Comarch IBARD, na które mają być wykonywanie kopie automatyczne baz podłączonych w Comarch ERP Optima. Po uzupełnieniu Loginu i Hasła i kliknięciu przycisku Następny następuje zalogowanie do Comarch IBARD. Jeżeli użytkownik zapomniał hasło do IBARD, może skorzystać z przycisku Nie pamiętasz hasła? przekierowującego na stronę, na której możliwe jest zresetowanie hasła dla konta. Jeżeli użytkownik nie posiada jeszcze konta Comarch IBARD, po kliknięciu przycisku Utwórz darmowe konto otwierana jest strona służąca do zamówienia konta. Na formularzu zamówienia numer NIP pobierany jest z Pieczątki firmy, na którą nastąpiło zalogowanie w programie, natomiast jako numer klucza widnieje klucz, z którego pobrane zostały moduły podczas logowania. W kolejnym kroku kreatora wyświetlana jest lista aktywnych baz firmowych oraz baza konfiguracyjna celem wskazania dla których z nich należy skonfigurować automatyczną kopię. Domyślnie wszystkie bazy są zaznaczone. Znajdujący się na oknie parametr Włącz automatyczną kopię dla nowych firm, w przypadku jego zaznaczenia, powoduje że po dodaniu nowej bazy danych, odtworzeniu bazy z kopii bezpieczeństwa lub podpięciu istniejącej bazy na serwerze, jest ona dołączana do automatycznego backupu, z domyślnie wybranym harmonogramem. Parametr ten jest domyślnie zaznaczony. W kolejnym kroku następuje wybór domyślnego harmonogramu tworzenia kopii bezpieczeństwa. Dostępne są 3 domyślne harmonogramy wraz z ich opisami:
  • Cotygodniowy
  • Częsty
  • Optymalny (domyślnie zaznaczona opcja)
Kliknięcie przycisku Zakończ powoduje wyjście z kreatora. Do wykonywania kopii bezpieczeństwa program wykorzystuje automatycznie tworzony login SQL: CDNBackup. Jeżeli ten login zostanie wyłączony po stronie serwera SQL, zmienione zostanie jego hasło bądź na serwerze wyłączony zostanie mieszany tryb autentykacji, wówczas Comarch IBARD nie będzie mógł dodać zadania backupu dla wybranych baz. Wówczas otwarte zostanie okno umożliwiające wprowadzenie loginu i hasła użytkownika, który ma wykonywać zadania backupu. Login CDNBackup zostanie utworzony na każdym serwerze SQL, do którego łączy się Comarch ERP Optima. Za każdym razem hasło tworzonego loginu będzie losowe. Na oknie użytkownik może podać własny login SQL (domyślnie podpowiadany jest standardowy login CDNBackup) lub skorzystać z logowania NT – wówczas Comarch IBARD będzie się logował do serwera SQL na konto Windows na którym działa usługa IBARD. Po wprowadzeniu powyższych danych należy je zatwierdzić klikając przycisk Zapisz. Jeżeli użytkownik nie zna hasła, wówczas może kliknąć na przycisk Pomiń ten serwer i zrezygnować z konfiguracji usługi na danym serwerze – wówczas automatyczne kopie dla tych baz nie zostaną włączone. W dolnej części okna istnieje możliwość zresetowania hasła dla loginu CDNBackup jeżeli użytkownik tego hasła nie zna bądź je zapomniał. Do tej operacji potrzebne jest podanie dostępu administracyjnego do serwera SQL. Należy wprowadzić dane administratora SQL oraz nowe hasło dla loginu CDNBackup. Po kliknięciu na przycisk Zmień hasło i zapisz w IBARD, dla wskazanego loginu ustawiane jest podane hasło, po czym następuje zakończenie kreatora konfiguracji automatycznego backupu. Po zakończeniu pracy kreatora otwierane jest okno Automatyczna kopia baz danych z listą aktywnych baz: Bazy pogrupowane są po statusach kopii automatycznej. Możliwe są 3 statusy:
  • Status kopii automatycznej: Włączona – baza znajduje się na serwerze ze skonfigurowanym harmonogramem i jest ona włączona do mechanizmu kopii automatycznych,
  • Status kopii automatycznej: Wyłączona – baza znajduje się na serwerze ze skonfigurowanym harmonogramem, ale nie jest ona włączona do mechanizmu kopii automatycznych,
  • Status kopii automatycznej: Nieznany – brak połączenia z IBARD – baza znajduje się na serwerze, dla którego nie skonfigurowano automatycznej kopii w IBARD (nie zainstalowano aplikacji) lub nie udało się sprawdzić statusu bazy (serwer jest niedostępny).
Na liście baz dostępne są takie informacje, jak nazwa firmy, data i status ostatniego wykonania kopii automatycznej, wybrany harmonogram oraz data następnego wykonania kopii. Dostępne są również domyślnie ukryte kolumny: Serwer SQL oraz Baza danych. W kolumnie Harmonogram możliwe jest wskazanie dla wybranych baz danych innego harmonogramu niż domyślny (w przypadku kiedy dla bazy wybrany jest domyślny harmonogram, kolumna ta jest pusta). Znajdujący się u dołu okna przycisk Włącz domyślny harmonogram dla zaznaczonych firm umożliwia seryjną zmianę harmonogramu dla zaznaczonych na liście baz. Z kolei przycisk Wyłącz automatyczną kopię dla zaznaczonych firm umożliwia wyłączenie zaznaczonych baz z harmonogramu automatycznych kopii bezpieczeństwa. Na oknie znajduje się również parametr Włącz automatyczną kopię dla nowych firm, którego  zaznaczenie powoduje, że po dodaniu nowej bazy danych, odtworzeniu bazy z kopii bezpieczeństwa lub podpięciu istniejącej bazy na serwerze, jest ona dołączana do mechanizmu automatycznego backupu, z domyślnie wybranym harmonogramem. Poniżej parametru istnieje możliwość wskazania domyślnego harmonogramu dla automatycznej kopii bezpieczeństwa. W przypadku skonfigurowanej automatycznej kopii baz danych, po każdorazowym wybraniu w menu Narzędzia opcji Kopia bezpieczeństwa/ Automatyczna Kopia na Comarch IBARD otwierane jest powyższe okno z listą baz. Przed jego otwarciem następuje pobranie z IBARD dla każdej bazy danych informacji o statusie automatycznego backupu. Po otwarciu okna Automatyczna kopia baz danych, na wstążce programu dostępna jest sekcja Comarch IBARD z następującymi funkcjami:  Konfiguracja zaawansowana – po kliknięciu przycisku otwierany jest zainstalowany na lokalnym komputerze Comarch IBARD, umożliwiając przeprowadzenie zaawansowanej konfiguracji kopii automatycznej na tym stanowisku. Przycisk jest dostępny, jeżeli na lokalnym serwerze SQL znajdują się bazy danych Comarch ERP Optima i jest zainstalowana aplikacja Comarch IBARD. Zresetuj ustawienia – po wybraniu tej opcji ustawienia dotyczące automatycznej kopii baz wykonane przy użyciu kreatora zostaną usunięte. Pozostaną zapamiętane jedynie loginy i hasła użytkownika wykorzystywanego do wykonywania automatycznych kopii na poszczególnych serwerach SQL. Pojawia się wówczas komunikat: „Zresetowanie ustawień usunie wszystkie zadania kopii automatycznej (nie będą one wykonywane) oraz usunięte zostaną dane dotyczące pobierania statusów z IBARD. Czy chcesz zresetować ustawienia?” Wybranie opcji Tak powoduje zresetowanie ustawień i konieczność ponownego przejścia kreatora. Po wybraniu opcji Nie okno z komunikatem jest zamykane bez dokonywania jakichkolwiek zmian.  Zmień login SQL – po kliknięciu otwierane jest okno pozwalające na zmianę loginu i hasła do serwera SQL, który będzie wykorzystywany przez Comarch IBARD do wykonywania automatycznych kopii baz danych. Na oknie użytkownik może podać własny login SQL (domyślnie podpowiadany jest standardowy login CDNBackup) lub skorzystać z logowania NT – wówczas IBARD będzie się logował do serwera SQL na konto Windows na którym działa usługa IBARD. Po wprowadzeniu powyższych danych należy je zatwierdzić klikając przycisk Zapisz. W dolnej części okna istnieje możliwość zresetowania hasła dla loginu CDNBackup jeżeli użytkownik tego hasła nie zna bądź je zapomniał. Do tej operacji potrzebne jest podanie dostępu administracyjnego do serwera SQL. Należy wprowadzić dane administratora SQL oraz nowe hasło dla loginu CDNBackup. Po kliknięciu na przycisk Zmień hasło i zapisz w IBARD, dla loginu ustawiane jest podane hasło, po czym następuje zakończenie kreatora konfiguracji automatycznego backupu. Jeżeli bazy danych widoczne na liście znajdują się na więcej niż jednym serwerze SQL, wówczas po kliknięciu w przycisk Zmień login SQL rozwijana jest najpierw lista znalezionych serwerów baz danych. Po wybraniu jednego z serwerów otwierane jest okno służące do zmiany użytkownika SQL. Jeżeli serwer z bazami danych programu jest jeden, wówczas kliknięcie w przycisk Zmień login SQL od razu otwiera powyższe okno. Skonfiguruj połączenie z IBARD – funkcja służąca skonfigurowania połączenia z aplikacją Comarch IBARD na wybranym komputerze poprzez wskazanie danych konta Comarch IBARD, na które mają być wykonywanie kopie automatyczne baz znajdujących się na tym komputerze. Jeżeli bazy danych znajdują się na lokalnym komputerze oraz program został uruchomiony z uprawnieniami administratora Windows, następuje otwarcie poniższego okna. W przeciwnym przypadku pojawia się komunikat o konieczności uruchomienia programu na prawach administratora Windows. Po zatwierdzeniu komunikatu następuje ponowne uruchomienie programu z uprawnieniami umożliwiającymi przeprowadzenie tej operacji. Wówczas po kliknięciu na przycisk Skonfiguruj połączenie z IBARD otwierane jest okno umożliwiające wskazanie loginu i hasła dla Comarch IBARD: Po wprowadzeniu loginu i hasła należy kliknąć na przycisk Konfiguruj. Jeżeli bazy danych znajdują się na innym komputerze, wówczas po wybraniu opcji Skonfiguruj połączenie z IBARD otwierane jest okno, na którym oprócz loginu i hasła dla Comarch IBARD należy podać również login i hasło użytkownika Windows z uprawnieniami administratora na wskazanym serwerze: Jeżeli bazy danych widoczne na liście znajdują się na więcej niż jednym komputerze/serwerze, wówczas po kliknięciu w przycisk Skonfiguruj połączenie z IBARD rozwijana jest najpierw lista znalezionych komputerów. Po wybraniu jednego z nich otwierane jest okno służące do konfiguracji połączenia z IBARD. Jeżeli serwer z bazami danych programu jest jeden, wówczas kliknięcie w przycisk Skonfiguruj połączenie z IBARD od razu otwiera (w zależności od tego czy bazy znajdują się na lokalnym komputerze czy na innym) jedno z 2 powyższych okien. W przypadku przenoszenia baz danych na inny serwer należy skonfigurować na nowo harmonogram kopii automatycznej dla tych baz. Jeżeli baza danych jest odłączana od Comarch ERP Optima lub usuwana całkowicie z serwera SQL, jest ona również usuwana z harmonogramu wykonywania automatycznej kopii bezpieczeństwa. Funkcjonalność wykonywania kopii bezpieczeństwa z poziomu Comarch ERP Optima nie jest dostępna w przypadku wersji programu w modelu usługowym.

Kopia bezpieczeństwa bazy na dysku

Jak wykonać kopię bezpieczeństwa bazy danych? Aby wykonać jednorazową kopię danych firmy lub bazy konfiguracyjnej należy z menu Narzędzia wybrać kolejno Kopia bezpieczeństwa > Utwórz teraz kopię na dysku lokalnym.

W otwartym kreatorze tworzenia kopii bezpieczeństwa należy w kolejnych krokach określić:
  • Zawartość kopii bezpieczeństwa – czy utworzyć kopię bazy głównej, w której znajdują się dane dotyczące danej firmy, czy bazy konfiguracyjnej, w której znajdują się niektóre elementy konfiguracji wspólnej dla wszystkich baz
  • Sposób zapisania jednorazowej kopii bezpieczeństwa – na lokalnym dysku komputera czy w bezpiecznej usłudze Comarch IBARD
  • Nazwa pliku dla kopii – w przypadku wyboru opcji zapisu na lokalnym dysku komputera należy wskazać gdzie utworzyć kopię bezpieczeństwa bazy głównej i – w zależności od zaznaczeń na wcześniejszym oknie – bazy konfiguracyjnej. Podczas wskazywania można posłużyć się przyciskiem Przeglądaj
  • Weryfikacja archiwum – określenie czy wykonana kopia ma dodatkowo zostać sprawdzona pod względem poprawności (parametr Weryfikacji kopii bezpieczeństwa jest domyślnie zaznaczony).
Uwaga
Funkcja wykonania kopii bezpieczeństwa dostępna w menu Narzędzia widoczna jest tylko po zalogowaniu na operatora posiadającego uprawnienia administratora.
Kopię można również wykonać z poziomu Konfiguracji Programu (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Bazy danych). Oprócz jednorazowego wykonania kopii bezpieczeństwa istnieje możliwość skonfigurowania harmonogramu automatycznego tworzenia kopii baz danych na Comarch IBARD: Automatyczna kopia na Comarch IBARD

Fiskalne

Raport fiskalny

Funkcja służy do drukowania raportów fiskalnych na drukarkach fiskalnych współpracujących z programem. Po uruchomieniu funkcji pojawia się formularz, w którym możemy dokonać wyboru rodzaju raportu: Raport dobowy obejmuje sprzedaż dokonaną od ostatnio wykonanego rapoNatu dobowego do chwili wydruku. Raport za okres obejmuje wszystkie raporty dobowe wykonane w podanym okresie czasu. Funkcja obsługiwana jest przez przyciski:  - wydruk raportu - zamknięcie okna bez wydruku raportu
Wydruk raportu fiskalnego
Uwaga
Raporty fiskalne drukowane są na drukarce fiskalnej.

Otwarcie szuflady

Jeżeli korzystamy z drukarki fiskalnej połączonej z szufladą, wówczas wykonanie transakcji, która przechodzi przez drukarkę fiskalną (paragon, faktura) powoduje automatyczne otwarcie szuflady. W sytuacji, gdy istnieje potrzeba otwarcia szuflady bez wykonywania transakcji możemy użyć do tego opcji Otwarcie szuflady z menu Narzędzia lub po prostu skrótu klawiaturowego <CTRL>+<SHIFT>+<S>.

Testy integralności

Testy integralności

Testy integralności pozwalają na analizę logicznej spójności danych zgromadzonych w programie. Testy należy wykonywać za każdym razem, kiedy istnieje podejrzenie, że dane zgromadzone w programie są niepoprawne. Ponadto zalecane jest regularne przeprowadzanie testów integralności w celach kontrolnych. Zakładka [Ogólne] Przejdź do następnego błędu po wykryciu – w przypadku, jeśli któryś z testów wykryje dużą ilość błędów, program może pominąć dalsze wykonywanie tego testu po stwierdzeniu istnienia podanej liczby nieprawidłowości. Wykonaj testy za okres – zaznaczenie opcji umożliwia zawężenie okresu testowanych danych wyłącznie do zawierających się w przedziale czasu. Jeśli opcja jest zaznaczona – użytkownik powinien wypełnić datę początkową oraz końcową. Ograniczenie testów do okresu nie ma wpływu na testowanie poprawności takich danych jak np. kartoteki kontrahentów, kartoteki towarów. Poziom szczegółowości opisu – określa poziom szczegółowości raportu, który zostanie przedstawiony użytkownikowi na zakończenie testów. Zakładka [Testy] Zakładka [Testy] zawiera listę testów, które zostaną wykonane. Przeprowadzone zostaną tylko te testy, które będą zaznaczone. Zaznaczenie odbywa się przez kliknięcie lewym klawiszem myszy w obszarze obok nazw testu lub przez ustawienie kursora na wybranym teście i wciśniecie klawisza <SPACJI>. Zaznaczenie grupy głównej testów (np. Kontrahenci) spowoduje automatyczne zaznaczenie wszystkich przypisanych podgrup (np. Zgodność indeksu wg NIP, Zgodność nazw grup). Po określeniu zestawu testów do wykonania uruchamiamy testy za pomocą przycisku  lub klawisza <F8>. Po wykonaniu testów program przedstawia raport z przebiegu operacji, na którym wyszczególnione są informacje o przeprowadzonych testach oraz ewentualnych błędach, które zostały wykryte. 
Na przedstawionym raporcie wykorzystywane są oznaczenia:
  • test nie wykrył błędów,
  • ostrzeżenie: test wykrył nieprawidłowość. Nie oznacza ona uszkodzenia bazy danych, ale pewną niespójność (np. wartość podatku VAT nie jest równa netto * stawka). Nie jest to brak integralności danych, ale ostrzeżenie dla użytkownika o zaistniałej sytuacji,
  • błąd krytyczny – oznacza wystąpienie poważnego błędu w bazie danych.
Po wykonaniu testu można zapisać raport w pliku testowym przez wciśnięcie przycisku  Eksport do pliku tekstowego. Raport taki jest podstawą wszelkich analiz serwisowych.
 

Operacje automatyczne

Operacje automatyczne

Funkcja wywołująca okno z zapisanymi logami z wszystkich zadań, jakie wykonuje Serwis Operacji Automatycznych. Ikona widoczna jest w przypadku kiedy Serwis Operacji Automatycznych jest uruchomiony i w bazie danych są już zapisane jakieś logi dla tej usługi.

Na oknie historii zdarzeń SOA widoczne są takie informacje, jak: data zdarzenia, nazwa usługi oraz treść komunikatu. Dodatkowo na liście dostępne są kolumny ukryte – nazwa bazy danych oraz status komunikatu. Lista zdarzeń może być filtrowana w oparciu o zakres dat, jak również o rodzaj usługi. W przypadku automatycznej windykacji możliwe jest dodatkowo filtrowanie według typu wykonywanej akcji (np. ponaglenie zapłaty bądź e-mail). W przypadku Automatu synchronizacji z Comarch ERP e‑Sklep/e-Sale możliwe jest dodatkowe filtrowanie zdarzeń dotyczących eksportu ofert oraz importu zamówień/eksportu zasobów. Za pomocą przycisków + oraz - po lewej stronie listy można rozwinąć lub zwinąć logi z pojedynczego zadania. Ikona  Przygotuj logi do wysłania umożliwia przesłanie logów SOA do Asysty Comarch wraz z opisem problemu. Za pomocą ikony  Zapisz logi do pliku możliwe jest zapisanie logów SOA do pliku tekstowego na dysku lokalnym bądź na Comarch IBARD.

Importy

Import z innej bazy danych

Funkcja pozwala na import zaznaczonych list pomiędzy bazami. Import następuje z  bazy wybranej z listy do bazy, w której aktualnie się znajdujemy. Na liście firm (wybieramy jedną do importu) wyświetlane są wszystkie te, do których dany użytkownik nie ma zakazu. Dane, które można importować podzielone są na dane słownikowe i środki trwałe. W zależności od wykorzystywanych modułów możemy importować dane słownikowe: 
  • dla Kasy/ Banku
    • definicje dokumentów
    • serie dokumentów kasowych/bankowych
    • karty kredytowe
    • formy płatności
    • banki
    • urzędy
  • dla Kadr i Płac
    • serie dokumentów płacowych,
    • funkcje pracowników,
    • wydziały (z lokalizacjami),
    • kody zawodów,
    • stanowiska,
    • tytuły umów,
    • przyczyny zwolnienia,
    • definicje stref,
    • serie kalendarzy,
    • kalendarze,
    • wzorce płacowe,
    • typy wypłat,
    • limity nieobecności,
    • typy nieobecności,
    • wskaźniki,
    • atrybuty pracownika,
    • jednostki miary,
    • akordy,
    • RCP formaty importu,
    • RCP reguły wygładzania,
    • wzorce zmiany pola,
    • rodzaje stażu pracy,
    • rodzaje okresów niewliczanych do stażu pracy,
    • tytuły dokumentów w e-Teczce,
    • rodzaje dni wolnych.
W przypadku wykonywania importu typów akordów powinien być wykonany również import jednostek miar – wtedy w akordach zostaną ustawione odpowiednie jednostki.
  • dla Handlu
    • kontrahentów i grupy kontrahentów,
    • miejscowości
    • (jeżeli w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Parametry nie jest zaznaczony parametr Globalny słownik miejscowości),
    • cennik (przy imporcie cennika importowane są również magazyny),
    • grupy towarów,
    • kategorie,
    • jednostki miary,
    • schematy numeracji oraz serie dokumentów handlowych,
    • schematy numeracji oraz serie dokumentów magazynowych,
    • kody CN,
    • definicje atrybutów (podczas importu program pomija atrybuty oznaczone jako nieaktywne)
    • zasoby (funkcja związana z tworzeniem dokumentu Bilans otwarcia magazynu)
Uwaga
W trakcie importu, aby do kontrahentów i towarów przypisały się prawidłowe ceny należy w konfiguracji obu firm dodać ceny w takiej samej kolejności.

Import danych słownikowych

  • dla Księgowości:
    • nazwy rejestrów VAT,
    • nazwy dzienników,
    • serie dokumentów księgowych,
    • plan kont (bez kont słownikowych),
    • konta słownikowe,
    • schematy księgowe,
    • zestawienia księgowe,
    • księgowania okresowe,
    • kręgi kosztów,
    • grupy kont,
    • zakłady – możliwość przeniesienia listy zakładów istnieje tylko pomiędzy bazami oznaczonymi jako firmy wielozakładowe.
    • dla Serwisu:
    • rodzaje urządzeń,
    • urządzenia.
W przypadku modułu Środki trwałe możemy importować:
  • Dane słownikowe:
    • Grupy środków trwałych i w.n.p,
    • Serie dokumentów inwentaryzacji ST i WNiP,
    • Serie dokumentów inwentaryzacji wyposażenia.
  • Środki trwałe:
    • z pełną historią – środki przenoszone są metodą 1: 1, czyli wszystkie karty z wszystkimi dokumentami,
    • stanem na BO – import kart oraz dokumentów jako zbiorczych stanów początkowych na 1 stycznia bieżącego roku (dokumentu OT, zbiorczego dokumentu ulepszenia oraz zbiorczego odpisu amortyzacyjnego za lata ubiegłe) i ewentualnie dokumentów z roku bieżącego,
  • Wyposażenie.
Podczas importu można wybrać czy przenoszone mają być tylko środki trwałe i wyposażenia, które są w użyciu czy również zlikwidowane/zbyte.
Import środków trwałych

Import z programów Comarch ERP Klasyka

Uwaga
 W przypadku importu z programów Comarch ERP Klasyka wymagane jest zainstalowanie na tym stanowisku programu MS Excel. Dla wersji MS Excel 2010 Starter import nie będzie możliwy ze względu na ograniczenia tej wersji MS Excel. 
Pod pojęciem Importy z programów Comarch ERP Klasyka kryją się funkcje przenoszące dane słownikowe z klasycznych programów firmy Comarch (Comarch ERP Klasyka) pracujących w środowisku MS DOS. Konfiguracja importu polega na ustaleniu kilku parametrów:
  1. Program – wybieramy program Comarch ERP Klasyka, z którego chcemy importować dane.
  2. Katalog – wciśnięcie klawisza z takim opisem powoduje wyświetlenie okna eksploratora, który ułatwia odnalezienie na dysku (dyskach) właściwego katalogu głównego programu (np. C:\FPP). Jeśli znamy tą lokalizację, wówczas możemy wpisać ją ręcznie w linii obok klawisza Katalog. Klawisz jest nieaktywny do momentu dokonania wyboru programu.
  3. Firma – w tym miejscu pojawia się lista dostępnych baz danych, z których można dokonać importu. Lista jest wyświetlana na podstawie zbioru konfiguracyjnego wybranego programu.
  4. Dane – wybór firmy z listy powoduje wyświetlenie pełnej ścieżki do bazy danych. Ścieżkę tą można ręcznie zmodyfikować lub zlokalizować inną wciskając klawisz Dane – pojawia się wtedy eksplorator,
  5. Wciśnięcie klawisza lub <F8> z klawiatury uruchamia procedurę importu danych.
W chwili obecnej istnieje możliwość przeniesienia informacji z baz danych następujących programów: 
  • Firma++ (FPP) – waluty, kontrahenci, towary, rabaty, definicje produktów, bilans otwarcia magazynu:
    • podczas importu towarów nie są przenoszone długie nazwy,
    • towary, których stan w bazie programu FPP jest różny od 0, trafiają od razu na listę Bilansu Otwarcia – nie dotyczy to usług, dla których FPP nie prowadzi stanów magazynowych,
    • przenoszone są wszystkie typy rabatów występujące w bazach FPP z wyjątkiem rabatów typu cenowego (ustalona sztywno cena niższa od ceny zapisanej na karcie towaru) – w systemie Comarch ERP Optima występują tylko i wyłącznie rabaty procentowe;
Uwaga
Podczas wykonywania ponownego importu danych z tej samej bazy Comarch ERP Klasyka, użytkownik może otrzymać następujące komunikaty: Kontrahent (Nazwa Kontrahenta) już istnieje i został pominięty – dla kontrahentów, którzy zostali wprowadzeni do bazy pierwszym importem: Przeniesiono towar: (Nazwa Towaru) – dla towarów nowych oraz już istniejących (zarówno jeżeli karta towaru została zmodyfikowana w bazie źródłowej oraz jeśli pozostała niezmieniona).
  • Faktury (FA) – kontrahenci, towary,
  • Księga Handlowa (KH) – waluty, kontrahenci, plan kont, bilans otwarcia,
Uwaga
Nie powinno wykonywać się importu danych z bazy FPP etapami, tj. najpierw bilansu otwarcia magazynu, a później listy towarów. Wykonanie takiej operacji grozi konsekwencjami w postaci niestandardowego zachowania się systemu Comarch ERP Optima.
Import danych z programów Comarch ERP Klasyka
Płace (PL) – dla użytkowników, którzy do tej pory korzystali z programu Płace (Comarch ERP Klasyka) stworzono możliwość zaimportowania do programu Comarch ERP Optima danych kadrowych oraz urzędów skarbowych. Po wykonaniu importu, osobom tym został nadany automatycznie akronim (kod). O tym, na której liście w programie Comarch ERP Optima znajdą się zaimportowane nazwiska decyduje rodzaj zatrudnienia określony w programie Comarch ERP Klasyka Płace i tak:
  • pracownicy – Lista pracowników „Etaty”,
  • zleceniobiorcy/ osoby bez zatrudnienia –Lista pracowników „bez zatrudnienia”,
  • właściciele – Lista „Właściciele”.
Do systemu Comarch ERP Optima przenoszone są następujące dane kadrowe: imię i nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, informacje o ubezpieczeniach i członkach rodziny, podstawowe informacje o zatrudnieniu: data zatrudnienia, wymiar etatu, stawka zaszeregowania. Zawsze wczytywane są informacje z ostatniego zapisu historycznego. Po wykonaniu importu, w systemie Comarch ERP Optima dane należy przeanalizować i uzupełnić. W szczególności dotyczy to indywidualnych progów podatkowych, kosztów uzyskania, ulgi podatkowej, form płatności (gotówka/ROR) oraz dodatków. Po wykonaniu importu należy także ustalić listę elementów płacowych związanych z danym pracownikiem. Dodatki te definiowane są w Konfiguracji firmy/ Płace/ Typy wypłat.
Uwaga
Podczas importu pracownika (Narzędzia/ Importy / Importy z programów Comarch ERP Klasyka) automatycznie dopisywana jest forma płatności – gotówka 100%.
Płace i Kadry/Płace Plus (PIK) – dla użytkowników, którzy do tej pory korzystali z programu Płace i Kadry, Płace Plus (serii Comarch ERP Klasyka) stworzono możliwość zaimportowania do programu Comarch ERP Optima danych kadrowych. Do systemu Comarch ERP Optima przenoszone są dane personalne pracownika, dane identyfikacyjne, informacja o ubezpieczeniu, informacja o członkach rodziny, dane etatowe, lista urzędów skarbowych i wydziały pracownika. Przenoszone są również dane o właścicielach i osobach współpracujących
Uwaga
Import należy przeprowadzić w dwóch etapach: urzędy skarbowe, wydziały, a następnie pracownicy. W przypadku instalacji programu PIK w wersji Klient Server należy najpierw zainstalować program PIK w wersji standard (wersja DEMO), a następnie wykonać import.

Słowników z pliku

Import cennika

Import cennika jest możliwy z poziomu listy towarów (Ogólne/ Cennik) oraz listy zasobów (Handel/ Zasoby). Import jest możliwy po wciśnięciu przycisku . W wyświetlonym oknie podajemy parametry importu: Format pliku – należy zaznaczyć, z którego z wymienionych programów pochodzi plik z cennikiem. Istnieje możliwość importu plików pochodzących z programów Comarch ERP Optima/ Comarch ERP KLASYKA: Firma++ (FPP) oraz Faktury (FA) oraz plików w formacie MS Excel. Plik źródłowy – należy podać dokładną ścieżkę dostępu do pliku z cennikiem (można posłużyć się oknem dostępnym pod przyciskiem lub wskazać plik do importu poprzez przeciągnięcie go z eksploratora Windows).
Uwaga
Przed wykonaniem importu plik MS Excel z cennikiem powinien zostać zamknięty.
Aktualizacja danych – identyfikacja towarów odbywa się na podstawie kodów towarów. Aktualizacja może dotyczyć:  
  • tylko dopisywania nowych pozycji– program założy nowe karty dla towarów, których nie odnajdzie w aktualnej bazie danych. Jeśli w bazie będzie istniał towar o kodzie identycznym jak kod towaru w pliku – zostanie pominięty w trakcie importu.
  • dopisywania nowych pozycji i aktualizacji istniejących – w trakcie importu dla towarów nieistniejących w bazie zakładane są nowe karty, natomiast na już istniejących kartach wprowadzane są informacje zgodne z zapisanymi w pliku. Wiąże się to z nadpisaniemin. nazwy towaru, cen sprzedaży itp.
  • tylko aktualizacja istniejących – w trakcie importu pomijane są towary z pliku, których nie ma w bazie danych, wykonywana jest tylko aktualizacja na już istniejących kartach zgodnie z informacjami zapisanymi w pliku.
Importuj producentów i marki – jeżeli parametr zostanie zaznaczony, wówczas do programu zostanie zaimportowana lista producentów i marek, a informacja o producencie, kodzie i marce zostanie zapisana na karcie towaru (parametr dostępny w modułach Handel, Handel Plus). Importuj parametry dla sklepu – parametr dostępny tylko przy imporcie danych z pliku w formacie MS Excel. Import parametrów dedykowanych współpracy z Comach e-Sklep i Comarch e-Sale możliwy jest tylko jeśli skonfigurowano wymianę z platformami e-Commerce (parametr dostępny w modułach Handel, Handel Plus). Po zaznaczeniu parametru należy wybrać , do którego sklepu chcemy importować dane z pliku. W przypadku jednego sklepu podpowiada się on domyślnie. Więcej informacji na ten temat znajduje się w biuletynie OPT009 – Import danych z arkusza MS Excel do systemu Comarch ERP Optima Importuj zamienniki – wraz z kartą towaru zaimportowana zostanie również lista przypisanych do niego zamienników (parametr dostępny w modułach Handel, Handel Plus). Importuj schematy opakowań – zaimportowane zostaną schematy opakowań kaucjonowanych i równocześnie przypisane do towarów, zgodnie z ustawieniami w bazie źródłowej.
Uwaga
W przypadku importu receptur i schematów należy pamiętać, że jeśli w bazie docelowej istnieje już receptura/ schemat o identycznym kodzie to składniki receptury/ schematu zostaną nadpisane na już istniejące, niezależnie od ustawienia parametru Tylko dopisywanie nowych/Aktualizacja istniejących….
Importuj receptury – podczas importu cennika istnieje możliwość zdefiniowania, czy wraz z definicjami produktów mają być importowane ich receptury (parametr dostępny w modułach Handel, Handel Plus) .
  • jeśli NIE (parametr Receptury odznaczony) – do programu zostaną zaimportowane tylko karty produktów. Definicje składu Użytkownik będzie musiał określić jeszcze raz.
  • jeśli TAK (parametr Receptury zaznaczony) – wraz z pozycjami o statusie złożony (produkt) importowane są również receptury.
Należy pamiętać, że podczas definiowania receptury określany jest m.in. magazyn, z którego składnik ma być pobierany. W trakcie importu receptur istnieje możliwość ustalenia, jaki magazyn powinien być przepisywany na recepturę. Po zaznaczeniu Importuj receptury pojawiają się dwie opcje:
  • magazyn domyślny – na receptury dla wszystkich składników zostaje przypisany określony magazyn.
  • zakładanie magazynów dla receptur – program sprawdza czy magazyn określony na recepturze jest zdefiniowany w bieżącej bazie danych. Jeśli dany magazyn nie istnieje – program automatycznie dopisze go do listy magazynów.
Jeśli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Autonumeracja i kody EAN jest zaznaczony parametr Walidacja poprawności kodu EAN, podczas importu cennika z pliku XML/ MS Excel sprawdzana jest poprawność kodu EAN. W przypadku, kiedy kod EAN jest niepoprawny – kartoteka cennikowa nie zostanie zaimportowana. Dane są importowane po wciśnięciu przycisku . Jako operator zakładający i modyfikujący kartę wpisywany jest operator zarejestrowany w programie w chwili importu. W przypadku dopisywania nowych pozycji i aktualizacji istniejących z pliku pochodzącego z programów Comarch ERP Klasyka (FPP, FA) program na istniejących kartach aktualizuje wszystkie możliwe informacje. Natomiast w przypadku aktualizacji danych na podstawie pliku pochodzącego z Comarch ERP Optima lub pliku MS Excel istnieje możliwość wyboru informacji, które mają zostać zaktualizowane (m.in. nazwa, opis, stawka VAT, numer PKWiU, kod EAN, receptury, numer katalogowy, wybrane ceny sprzedaży, normatywy, kody dostawców, kody u dostawców, jednostki miary). Użytkownik powinien zaznaczyć, które informacje powinny zostać zaktualizowane. Wszystkie pozostałe nie zostaną zmienione. W trakcie importu automatycznie dopisywane są wszystkie brakujące informacje: jednostki miary, grupy towarowe jak również uzupełniana jest m.in. lista kategorii. Informacja o dokonanych zmianach jest widoczna w wyświetlanym w trakcie importu oknie. Szczegółowy opis danych importowanych z arkusza MS Excel wraz z przykładowym plikiem znajduje się tutaj.
Uwaga
Kod dostawcy oraz kod towaru u dostawcy są aktualizowane tylko w przypadku, gdy kontrahent o identycznym kodzie jest zarejestrowany w bazie, do której wykonywany jest import, jako dostawca (rodzaj: dostawca).
Uwaga
Po wykonaniu importu należy zamknąć wszystkie okna i wykonać odświeżenie konfiguracji (przycisk F9 lub funkcja w menu System/ Odśwież konfigurację). Dzięki temu na listach widoczne będą m.in. dopisane w trakcie importu informacje (np. jednostki miary).

Import urzędów

Listę urzędów można uzupełnić wprowadzając kolejne pozycje (jak opisano powyżej) lub zaimportować aktualne dane o urzędach. Import urzędów można wykonać bezpośrednio z serwera Comarch bądź z pliku XML. Plik przygotowywany jest na podstawie Obwieszczeń Ministra Finansów w sprawie wykazu numerów rachunków bankowych urzędów skarbowych.

Uwaga
Import urzędów z serwera Comarch jest dostępny wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.
W przypadku kiedy Klient nie posiada aktualnej gwarancji bądź pracuje na wersji Demo w momencie wywołania importu urzędów z serwera pojawi się komunikat: Wystąpił błąd: Usługa dostępna tylko dla programów na gwarancji. Na formularzu importu urzędów jest możliwość określenia, w jaki sposób ma przebiegać import: z serwera, czy z pliku zapisanego lokalnie:
Import urzędów
  1. Wybór opcji „Import z serwera Comarch” sprawia, że import wykonywany jest automatycznie.
  2. Wybór opcji „Import z pliku XML” powoduje pokazanie się pola Plik źródłowy, w którym należy wskazać ścieżkę do pliku XML.
Domyślnie zaznaczona jest pierwsza opcja – import z serwera – natomiast, jeżeli użytkownik zmieni ustawienia są one zapamiętywane. Użytkownik może zdecydować o schemacie postępowania, w przypadku kiedy źródło importu nie jest nowsze niż ostatnio wykonywany import.
  1. Można zdecydować o nie wykonywaniu importu zaznaczając parametr: Nie wykonuj importu bądź,
  2. Wykonaniu importu zaznaczając parametr Mimo to importuj (nawet jeśli miałoby to spowodować nadpisanie starszymi danymi).
W przypadku zaznaczenia parametru Nie wykonuj importu, gdy źródło nie jest nowsze niż ostatnio wykonany import program sprawdza datę ostatnio importowanego pliku: 
  • jeżeli jest to pierwszy import – zostanie on uruchomiony,
  • jeżeli data importowanego pliku jest późniejsza niż data pliku ostatnio importowanego – import zostanie uruchomiony,
  • jeżeli data importowanego pliku jest taka sama bądź wcześniejsza od daty pliku ostatnio importowanego – import nie zostanie wykonany, a w logu pojawia się komunikat: Źródło importu nie jest nowsze niż ostatnio wykonany import,
  • jeżeli z pliku nie uda się odczytać daty przy imporcie pojawia się komunikat: Błąd odczytu daty źródła i import nie jest wykonywany.
Jeżeli zaznaczony zostanie parametr Mimo to importuj import zawsze zostaje wykonany. Użytkownik może również zdecydować o aktualizacji danych. Można wybrać spośród dwóch opcji:
  1. „Dopisywanie nowych urzędów i aktualizacja istniejących” – program nie tylko dopisuje nowe urzędy ale również aktualizuje dane na urzędach już występujących w bazie danych,
  2. „Tylko dopisywanie nowych urzędów” – do listy urzędów dopisywane są nowe, dane urzędów już występujących w programie pozostają bez zmian.
Po pierwszym imporcie listy urzędów w tytule okna pojawia się data aktualności listy urzędów. Urzędy i Izby celne są uwzględnianie w trakcie eksportu/importu urzędów mechanizmem pracy rozproszonej oraz importu urzędów z menu Narzędzia/ Importy/ z innej bazy danych. Lista urzędów może zostać również zaimportowana z poziomu kreatora konfiguracji parametrów firmy, dostępnego podczas pierwszego logowania do określonej bazy danych.

Import danych kadrowych

Z pliku KEDU

Z menu Narzędzia/ Importy/ Danych kadrowych można dokonać importu pracowników z pliku KEDU.
Uwaga
Funkcja ta nie jest dostępna w wersji programu Comarch ERP Optima (wersja online).
Należy zacząć od zapisania po stronie programu Płatnik pliku *.xml zawierającego deklarację zgłoszeniową pracownika (ZUA, ZZA). Najwygodniej w tym celu założyć własny folder bezpośrednio na dysku C na przykład C:\Pliki KEDU.
Uwaga
W ścieżce importu nie mogą występować polskie znaki, w przeciwnym wypadku nie uda się dokonać importu danych do Comarch ERP Optima.
Po zapisaniu pliku *.xml należy przejść do programu Comarch ERP Optima:
  1. Wejść w Narzędzia/ Importy/ Danych kadrowych/ z pliku KEDU,
  2. Wskazać ścieżkę do pliku KEDU, który będzie importowany,
  3. Przyciskiem  uruchamiamy import pracownika (-ów) z pliku KEDU.
Import pracowników z pliku KEDU
Uwaga
Import z pliku *.xml jest wykonywany tylko i wyłącznie z plików wygenerowanych z programu Płatnik
Warunkiem importu *.xml jest włączenie w Konfiguracji Firmy/ Płace/ Parametry/Dane kadrowe i deklaracje autonumeracji, ponieważ program zapisując do bazy pracowników nada im akronimy (kod). I tak:
  • Autonumeracja [√] włączona – wykonywany jest import z pliku *.xml,
  • Autonumeracja [ ] – import nie zostanie wykonany.
Po wykonanym imporcie z pliku *.xml na podstawie daty zgłoszenia automatycznie zostają uzupełnione pola: data zatrudnienia, data zawarcia umowy i data rozpoczęcia pracy.
 

Z arkusza MS Excel

Import danych kadrowych((pracowników, właścicieli, zleceniobiorców) dostępny jest z poziomu Narzędzia/ Importy/ Danych kadrowych/ z arkusza MS Excel. Umożliwia wczytanie podstawowych danych kadrowych zapisanych uprzednio w pliku *.xls, przy czym nazwy poszczególnych kolumn należy dostosować do wytycznych zawartych w dokumentacji. Arkusz z danymi można również wykorzystać do migracji danych kadrowych z innych systemów kadrowo – płacowych. Plik do importu można pobrać z dysku lokalnego lub z Comarch IBARD. Opcja Importu pozwala również na przenoszenie określonych danych pomiędzy bazami Comarch ERP Optima.
Uwaga
 Import danych kadrowych z arkusza Excel - aby import wykonał się poprawnie, format danych w arkuszu, z którego wykonywany jest import, musi być zgodny z formatem analogicznego arkusza tworzonego podczas eksportu danych kadrowych z Comarch ERP Optima. Przykładowy arkusz można wygenerować z poziomu Optimy - Płace i Kadry/Kadry/Eksport danych kadrowych (ikona dyskietki z zieloną strzałką). Przykładowo: wszystkie dane w kolumnach o formacie tekstowym (kod pracownika, adres węzła wydziału, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, itd.) powinny mieć wartość poprzedzoną apostrofem, a wszystkie wartości w kolumnach z liczbami/kwotami (stawka zaszeregowania, mnożnik kosztów uzyskania, wartość umowy, itd.) muszą mieć separator dziesiętny zgodny z ustawieniami regionalnymi komputera.
Zakres informacji możliwych do zaimportowania z arkusza Excel:  
  • Dane identyfikacyjne (kod, nazwisko, imię, drugie imię, data urodzenia, miejsce urodzenia, imię ojca, imię matki, nazwisko rodowe, nazwisko rodowe matki, płeć, PESEL, NIP, dowód osobisty, data ważności dowodu, paszport wydział)
  • Dane adresowe adres zameldowania, zamieszkania i korespondencyjny (kraj, województwo, powiat, gmina, miejscowość, ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, poczta, rodzaj miejscowości, kod gminy, telefon)
  • Dane etatowe (data zatrudnienia, data zwolnienia, rodzaj zatrudnienia, rodzaj umowy, stanowisko, licznik wymiaru etatu, mianownik wymiaru etatu, rodzaj stawki, stawka minimalna, stawka),
  • Dane dotyczące ubezpieczeń (kod tytułu ubezpieczenia, prawo do renty lub emerytury, stopień niepełnosprawności, data zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, rodzaj ubezpieczenia – emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, data ubezpieczenia zdrowotnego),
  • Inne dane (numer RCP, kategoria, opis kategorii, opis pracownika),
Uwaga
Można zaimportować tylko jeden zapis RCP – najbardziej aktualny na liście.
  • Formy płatności – tj. dane związane ze schematem płatności pracownika (lp., forma płatności, typ formy płatności, numer banku, nazwa banku, IBAN, numer rachunku, procent wynagrodzenia, kwota wynagrodzenia, reszta wynagrodzenia wynikająca z podziału procentowego lub kwotowego),
Uwaga
Jeżeli importujemy pracownika z przypisanym numerem bankowym, a nie ma wcześniej wprowadzonych banków, to pojawi się komunikat: Brak banku o numerze kierunkowym [10101270]. Zmiana formy płatności na gotówkę. W takim przypadku należy wprowadzić bank do systemu, a następnie przyporządkować go pracownikowi i wypełnić numer konta.
  • Akordy (nazwa akordu, rodzaj akordu, miesiąc wykonywania akordu, rok wykonywania akordu, ilość wykonanych jednostek akordowych, czas wykonywania akordu, kwota akordu grupowego),
  • Atrybuty (opcja dostępna w module Płace i Kadry Plus) – nazwa atrybutu, typ atrybutu, daty obowiązywania atrybutu od – do, wartość atrybutu,
  • Plan pracy (kalendarz normatywny),
  • Czas przepracowany z kalendarza – odczytywany czas pracy z kalendarza tylko dla pracowników rozliczanych wg Kalendarza i wg Obecności do/z Kalendarza (Nie)obecności,
  • Nieobecności – dodanie eksportu nieobecności,
  • Zestawienia czasu pracy – wczytuje czas pracy z zestawienia tylko dla pracowników rozliczanych wg Zestawienia do/z zestawienia czasu pracy,
  • Umowy.
Uwaga
Import umów cywilnoprawnych z arkusza odbywa się tylko na zasadzie ‘Nadpisz‘, czyli opcja ta będzie dopisywać umowy jako nowe. Importowi będą podlegać dane w takim zakresie, w jakim je zapisano w arkuszu. Należy zwracać uwagę na poprawność wpisywanych danych.
  • Czas przepracowany zleceniobiorcy – informacja o czasie pracy zleceniobiorcy w poszczególnych dniach trwania umowy. Czas pracy zostanie zaimportowany do kalendarza (Nie)obecności,
  • Zestawienia zleceniobiorcy – zestawienie czasu pracy dla umów, dla których ewidencja czasu pracy prowadzona jest w postaci uproszczonego zestawienia.
  • Diety kierowcy międzynarodowego- kwota diet, okres od- do za który przysługują oraz kraj
Po przygotowaniu arkusza z danymi należy:
  • uruchomić import z pozycji Narzędzia/ Importy/ Danych kadrowych/ z arkusza MS Excel,
  • pojawi się okno z parametrami importu, po wskazaniu, czy import ma być wykonany z dysku lokalnego, czy z Comarch IBARD i wciśnięciu przycisku pojawia się okno nawigacyjne pozwalające wskazać plik do importu, lokalizację pliku *.xls można także wpisać ręcznie z klawiatury.
  • Przed wykonaniem importu należy określić zachowanie programu w sytuacji, gdy importowany pracownik już istnieje w docelowej bazie danych. Kryterium, które sprawdza program to akronim (kod) pracownika. Jeżeli użytkownik systemu zaznaczy:
    • pomiń – pracownik zostanie pominięty (dane pracownika nie zostaną nadpisane nowymi informacjami),
    • nadpisz – dane pracownika zostaną nadpisane nowymi informacjami.
Uwaga
Wykonując import danych kadrowych z opcją Nadpisz pola, które nie były uzupełnione w arkuszu (brak kolumny lub brak danych w kolumnie) zostają nadpisane wartościami domyślnymi, jak dla dodawanego ręcznie nowego pracownika (np. współczynnik 1.00 dla Kosztów uzyskania przychodu, współczynnik 1.00 dla ulgi podatkowej, czy główny wydział firmy w polu Wydział).
Na co należy zwrócić uwagę:
  • Nazwy kolumn powinny rozpoczynać się dużą literą,
  • Nie powinny zawierać spacji i polskich liter,
  • Daty powinny być wpisane w formacie RRRR-MM-DD,
  • W przypadku liczb separatorem dziesiętnym jest przecinek.
Minimalne dane potrzebne do wykonania importu to:
  • Kod (akronim),
  • Nazwisko i imię pracownika.
Uwaga
Poprawny import danych kadrowych z arkusza MS Excel nie wymaga zainstalowanego oprogramowania MS Excel.

W przypadku, gdy kolumna posiada niepoprawny nagłówek, jej zawartość jest pomijana. Jeśli nagłówek kolumny jest pusty import nie zostaje przerwany, importują się dane z kolejnych kolumn.

W dalszej części dokumentacji przedstawiono opis kolumn wraz i ich zawartość. Należy zwrócić uwagę na opis poszczególnych kolumn.

Import czasu pracy i nieobecności

Identyfikatorem pozwalającym na powiązanie poszczególnych importowanych elementów z konkretnym pracownikiem w bazie jest akronim pracownika w arkuszu MS Excel odpowiada mu pierwsza kolumna Kod. Import czasu pracy i nieobecności dostępny jest z poziomu Narzędzia/ Importy/ Danych kadrowych/ Z arkusza MS Excel po zaznaczeniu właściwej opcji. Dostępne są:
  • Nieobecności,
  • Plan pracy (kalendarz normatywny),
  • Czas przepracowany (do kalendarza),
  • Zestawienia,
  • Czas pracy zleceniobiorcy,
  • Zestawienia zleceniobiorcy.
Do każdej opcji udostępniono Nadpisz / Pomiń. Działanie dla importu:
  • planu pracy – jeśli na importowany dzień w planie pracy pracownika (Kalendarz normatywny) wprowadzony jest wyjątek (dzień oznaczony ) – funkcja ‘napisz’ usunie dotychczasowy zapis z tego dnia w planie pracy i zapisze normę zgodną z danymi w arkuszu. ‘Pomiń’ – przy imporcie ten dzień zostanie pominięty,
  • czasu przepracowanego (do kalendarza) – jeżeli na importowany dzień w kalendarzu obecności jest wprowadzony zapis (tj. data w takim dniu wyświetlana w kolorze: zielonym, niebieskim, różowym lub fioletowym – zależnie od tego, czy zapis jest wynikiem importu z RCP, ręcznej edycji czy wprowadzono dla niego jakiś opis nadgodzin) – funkcja nadpisz usunie dotychczasowy zapis z tego dnia i zapisze czas przepracowany zgodny z zapisem w arkuszu,
  • zestawień czasu pracy – za okres, za jaki jest importowane zestawienie, w bazie jest już odnotowanie zestawienie, wystarczy, że zestawienie istniejące w bazie ma okres Od-Do zachodzący na co najmniej jeden dzień na okres zestawienia z importowanego arkusza – nadpisz usunie zestawienia kolidujące datami z importowanym zestawieniem i zapisze zestawienie zgodne z arkuszem.
  • Czas pracy zleceniobiorcy – jeśli w kalendarzu (Nie)obecności wprowadzony jest czas pracy zleceniobiorcy, zaznaczenie opcji ‘Nadpisz’ spowoduje usunięcie dotychczasowego zapisu oraz zaczytanie czasu pracy z arkusza. Opcja ‘Pomiń’ skutkuje pominięciem czasu pracy podczas importu.
  • Zestawienia zleceniobiorcy – jeśli podczas importu zostanie zaznaczona opcja ‘Nadpisz’ wówczas zestawienie za dany miesiąc zostanie zaimportowane do umowy, nawet jeśli za wskazany miesiąc zestawienie do umowy zostało już wprowadzone. Wskazanie opcji ‘Pomiń’ skutkuje pominięciem podczas importu.
Podobnie jak przy imporcie danych kadrowych, funkcja umożliwia wczytanie danych zapisanych uprzednio w pliku *.xls.
Uwaga
Import z MS Excela czasu przepracowanego – jeśli w kolumnie TypDnia jest zapisane N (nieobecność), to przy imporcie taki dzień jest pomijany.
W przypadku importu planu i czasu pracy – jeśli użytkownik korzysta wyłącznie z jednego wejścia/wyjścia (W1), to wypełnia wyłącznie kolumny powiązane z tym wejściem. Nie musi wypełniać pozostałych kolumn chcąc dokonać importu danych. Jeśli w kolejnych kolumnach nic nie będzie wpisane, program potraktuje jako brak danych. W przypadku importu Zestawienia czasu pracy w arkuszu xls komórki z ilością godzin i nadgodzin muszą mieć format: >apostrof ilość godzin : ilość minut<
Przykład
Wpisanie czasu w postaci np.: '160 lub 160 spowoduje, że zaimportuje się nieprawidłowa ilość godzin (np. 162:42).
Import nieobecności z arkusza *.xls – nieobecność powiązana z limitem (np. urlop wypoczynkowy), a pracownik nie ma przyznanego limitu urlopu wypoczynkowego – w logu pojawi się informacja o tym, że pracownik nie ma przyznanego limitu.

Import z pliku *.csv z e-Zwolnieniami

Z menu Narzędzia/ Importy/ Danych kadrowych/ Z pliku *.csv z e‑Zwolnieniami można zaimportować nieobecności typu zwolnienie choroboweurlop opiekuńczy(zasiłek) z pliku z rozszerzeniem *.csv pobranego z profilu pracodawcy w PUE. Import zwolnień lekarskich jest dostępny także z poziomu listy pracowników za pomocą przycisku  , który jest dostępny na wstążce. Plik ze zwolnieniem powinien mieć odpowiedni format danych. Po zalogowaniu do PUE w panelu Płatnika należy zaznaczyć wybrane zwolnienie pracownika i wybrać opcję 'Eksportuj'. Pracownicy znajdujący się w pliku, są identyfikowani z pracownikami w bazie po numerze PESEL lub numerze paszportu, odpowiednio do tego, który z tych numerów identyfikacyjnych jest zapisany w importowanym pliku. Jeśli w bazie jest więcej niż jeden pracownik o danym numerze PESEL (numerze paszportu) zgodnym z danymi z importowanego pliku, nieobecność jest dodawana do wszystkich pracowników o danym identyfikatorze, dotyczy to np. pracowników wieloetatowych. Nieobecność jest dodawana, jeśli w bazie istnieje pracownik o podanym identyfikatorze. Podczas importu e-zwolnień sprawdzana jest poprawność formatu pliku. Jeśli plik ma niepoprawny format pojawi się komunikat: Import nie jest możliwy - niepoprawny format pliku i import się zakończy. Po wykonaniu importu e-zwolnień w logu wyświetlana jest informacja o pracownikach, dla których dodano nieobecność i dla których nie została ona zaczytana, z podaną przyczyną. Na oknie importu nieobecności z pliku z pobranego z PUE znajduje się  parametr: Zamień nieobecność/obecność na e – Zwolnienie. Działanie parametru:
  • Zaznaczony – e-zwolnienie zostanie zaimportowane, jeśli pracownik nie posiada w tym okresie rozliczonej innej nieobecności. Jeśli okres importowanego e-zwolnienia pokrywa się w całości lub jest dłuższy niż okres występującej u pracownika nieobecności i ta nieobecność nie jest rozliczona, e-zwolnienie zostanie zaimportowane, a inna nieobecność automatycznie usunięta. W przypadku, gdy e-zwolnienie tylko częściowo pokrywa się z wprowadzoną u pracownika nieobecnością i ten pokrywający się okres nie jest rozliczony w wypłacie, pierwotna nieobecność zostanie automatycznie skrócona i zostanie wprowadzone e-zwolnienie. W logu Użytkownik dodatkowo będzie miał dostępną informację o typie nieobecności i jej okresie, który został zamieniony na e-zwolnienie.
Jeśli w okresie e-zwolnienia pracownik ma wprowadzoną obecność w kalendarzu (Nie)obecność i za ten miesiąc wypłata etatowa nie jest naliczona obecność zostanie usunięta i zostanie dodane e-zwolnienie. W logu zostanie wykazana informacja o zamianie obecności na e-zwolnienie. Jeśli występująca u pracownika nieobecność lub jej część pokrywająca się z e-zwolnieniem będzie rozliczona w wypłacie to e-zwolnienie nie zostanie zaimportowanie. W logu zostanie wyświetlona informacja: Błąd importowania nieobecności: Istnieje już rozliczona nieobecność w tym dniu. Pomimo zaznaczenia parametru Zamień nieobecność/obecność na e – Zwolnienie w przypadku próby zaimportowania e-zwolnienia będącego zwolnieniem chorobowym/zasiłkiem opiekuńczym obejmującego okres, na który wprowadzono: Urlop bezpłatny (111)/wniosek pracownika, Urlop bezpłatny (112)/odrębne ustawy, Urlop macierzyński, Urlop macierzyński dodatkowy, Urlop ojcowski, Urlop rodzicielski nie łączony z pracą na część etatu, Urlop wychowawczy (121), Urlop wychowawczy (122), służbę wojskową oraz dodatkowo w przypadku e-zwolnienia będącego zasiłkiem opiekuńczym przypadającym w okresie urlopu wypoczynkowego e-zwolnienie nie zostanie zaimportowane.
  • Nie zaznaczony – e-zwolnienie nie zostanie zaimportowane, jeśli pracownik w jego okresie ma wprowadzoną inną nieobecność (obecne działanie).

Importy danych księgowych

Import rejestrów VAT

Uwaga
W przypadku importu rejestrów VAT wymagane jest zainstalowanie na tym stanowisku programu MS Excel. Dla wersji MS Excel 2010 Starter import nie będzie możliwy ze względu na ograniczenia tej wersji MS Excel.
Funkcja umożliwia import zapisów do rejestru VAT z plików w formacie .DAT (Clarion) lub plików tekstowych COMMA. Format tych plików jest standardowym formatem wykorzystywanym przez programy z serii Comarch ERP Klasyka firmy Comarch: Firma++, Faktury, KP, KH). Aby wykonać import należy podać kilka informacji: Plik źródłowy – w przypadku wyboru jako źródła importu pliku COMMA, należy podać pełną ścieżkę dostępu do pliku zawierającego dane do importu, włącznie z nazwą importowanego zbioru – plik nazywa się standardowo VAT_R.TXT. Po wciśnięciu klawisza  w linii  pojawia się okno nawigacyjne pozwalające wskazać plik do importu, możemy pełną ścieżkę wpisać również ręcznie z klawiatury. Katalog źródłowy – w przypadku wyboru jako źródła importu pliku DAT, należy wskazać katalog, w którym umieszczone są pliki do zaimportowania. Po wciśnięciu klawisza  w linii  pojawia się okno nawigacyjne pozwalające wskazać lokalizację tego katalogu, możemy tą lokalizację wpisać również ręcznie z klawiatury. Źródło importuPlik COMMA lub Plik DAT – rodzaj zbioru zawierającego dane do importu. Import danych ogranicz do zakresu – przez zaznaczenie tego parametru określamy zakres dat, którego import dotyczy – bark zakresu oznacza import wszystkich zapisów z pliku spełniających pozostałe warunki. Ponadto należy zdecydować, czy import dotyczy dokumentów zakupu czy dokumentów sprzedaży, może również dotyczyć jednych i drugich jednocześnie oraz wskazać rejestry VAT, z których mają zostać zaimportowane zapisy. Dla nowych klientów, których dokumenty są importowane, program automatycznie zakłada karty w słowniku kontrahentów. Każdy nowy kontrahent jest przypisywany do grupy IMPORT_VAT. Grupa ta jest automatycznie dopisywana do listy istniejących grup kontrahentów. Podczas importu danych z pliku COMMA zaimportowane dane są usuwane z pliku – ma to na celu zabezpieczenie przed ponownym lub wielokrotnym importem danych.
Uwaga
W przypadku importu rejestru VAT formy płatności (gotówka, kredyt, czek itp.) są z góry zdefiniowane, zgodnie z zasadami obowiązującymi w programach Comarch ERP Klasyka. W związku z powyższym, aby możliwy był poprawny import form płatności, NIE NALEŻY kasować (czy też dezaktywować) form płatności domyślnych, dodawanych przy kreowaniu bazy danych przez system Comarch ERP Optima. W celu przygotowania pliku importu w odpowiedniej strukturze należy skontaktować się z Autoryzowanym Partnerem Comarch.

Import danych z KP

Uwaga
 W przypadku importu danych z KP wymagane jest zainstalowanie na tym stanowisku programu MS Excel. Dla wersji MS Excel 2010 Starter import nie będzie możliwy ze względu na ograniczenia tej wersji MS Excel. 
Funkcja importu danych z KP służy do zaimportowania danych z programu Księga Podatkowa (KP) firmy Comarch, pracującego w środowisku MS DOS i zapewnia dotychczasowym użytkownikom KP możliwość łatwej zmiany programu w trakcie roku podatkowego. Po uruchomieniu funkcji program poszukuje wszystkich dysków w systemie, na których znajduje się katalog programu KP. Następnie odczytuje z pliku konfiguracyjnego programu KP listę baz danych w tym programie, dzięki czemu wybór katalogu, z którego dokonujemy importu jest wygodny dla użytkownika. Okno zawiera następujące kontrolki: Dysk – dysk, na którym jest zainstalowany program KP Firma – lista firm zarejestrowanych w programie KP Katalog – nazwa katalogu, w którym znajdują się dane programu KP. Nazwa katalogu jest automatycznie odczytywana po wybraniu firmy. Jeżeli katalog z danymi KP nie był zarejestrowany w programie KP, przez co nie ma możliwości automatycznego wyboru katalogu, katalog z danymi źródłowymi można wpisać w polu Katalog lub wybrać katalog przez wciśnięcie przycisku . Import danych księgowych ogranicz do okresu – zaznaczenie tej opcji umożliwia zawężenie okresu importowanych danych wyłącznie zawierających się w zaznaczonym przedziale czasu. Jeżeli opcja ta jest zaznaczona, wówczas Użytkownik powinien wypełnić datę początkową (Od:) oraz końcową (Do:). Ograniczenie importu do okresu dotyczy tylko danych księgowych (takich jak zapisy w rejestrach VAT, wynagrodzenia itp.), natomiast nie ma wpływu na import takich danych jak np. kartoteki kontrahentów. Poziom szczegółowości opisu – określa poziom szczegółowości raportu, który zostanie przedstawiony Użytkownikowi na zakończenie importu. W dolnej części okna znajduje się lista rodzajów danych, które chcemy importować. Zaimportowane zostaną tylko te dane, które zostały zaznaczone do importu. Zaznaczanie odbywa się poprzez kliknięcie lewym klawiszem myszy w obszarze obok opcji, lub przez ustawienie kursora na wybranej opcji i wciśnięcie klawisza <SPACJA>. Po wybraniu katalogu, określeniu okresu importu oraz wybraniu danych do zaimportowania należy uruchomić import za pomocą przycisku   Uruchom import lub klawisza <F8>.
Uwaga
W trakcie importu nie są przenoszone zapisy Księgi przychodów i rozchodów ani ewidencji ryczałtowej, a jedynie zapisy z ewidencji źródłowych (takich jak rejestry VAT, amortyzacja, wynagrodzenia). Po zakończeniu importu należy dokonać zaksięgowania danych z ewidencji pomocniczych do księgi, uzupełnienia danych, które były wprowadzane w księdze ręcznie, oraz kontrolnego przeliczenia wszystkich deklaracji podatkowych.
Po dokonaniu importu, program przedstawia raport z przebiegu operacji, na którym wyszczególnione są informacje o zaimportowanych danych oraz ewentualnych problemach, które wystąpiły w trakcie importu.

Korekty danych

Korekta składki wypadkowej

Narzędzia/ Korekty danych/ Korekta składki wypadkowej – funkcja służy do seryjnego przeliczenia tylko składki wypadkowej od wszystkich wypłat przyporządkowanych do tego wskazanego miesiąca deklaracji i ewentualne różnice (wynikające ze zmiany wysokości procentu składki wypadkowej) umieszczane są w wypłatach będących w buforze lub zamkniętych. W wypłatach zaksięgowanych kwota składki wypadkowej nie ulega zmianie. Funkcja wykonywana jest oddzielnie dla poszczególnych kodów ubezpieczeniowych np. Jeśli pracownik ma więcej niż jeden tytuł do ubezpieczeń to przeliczenie składki wypadkowej jest oddzielnie dla każdego z tych tytułów.
Uwaga
Przeliczenie składki wypadkowej nie dotyczy list płac o rodzaju Właściciel ze względu na możliwość stosowania indywidualnego % składki na ubezpieczenie wypadkowe. W tej sytuacji, użytkownik powinien ręcznie przeliczyć naliczone wypłaty Właściciela.
W logu pojawia się tylko informacja o wypłatach zaksięgowanych, w których nie można przeliczyć składki wypadkowej. Pojawiają się wszystkie osoby, które mają zaksięgowane wypłaty w tym miesiącu deklaracji pomimo, że:
  • Dokonano korekty na innej nie zaksięgowanej (otwartej/zamkniętej) liście,
  • W ogóle nie dokonano korekty, ponieważ wszystkie wypłaty za miesiąc deklaracji są zaksięgowane,
  • Nie dokonano korekty, ponieważ nie było potrzeby (składki wypadkowa była poprawnie obliczona w wypłacie zaksięgowanej).
 

Korekta zaliczki podatku

Narzędzia/ Korekty danych/ Korekta zaliczki podatkufunkcja wyszukuje wypłaty zawierające elementy z niezerową zaliczką podatku, zdefiniowane (w definicji typu wypłaty) jako nie wykazywane na żadnej deklaracji PIT. Następnie przesuwa zaliczkę podatku z takich elementów na inne elementy tej samej wypłaty – takie, które zgodnie ze swoją definicją są wykazywane na PIT.
Przykład
 Wypłata zawierająca wynagrodzenie zasadnicze z przypisaną zaliczką podatku w kwocie 26zł i dodatek zdefiniowany jako nie wykazywany na PIT z przypisaną zaliczką podatku w wysokości 10zł. Po wykonaniu funkcji naprawczej, w wynagrodzeniu zasadniczym zaliczka podatku będzie zapisana w kwocie 36zł, a w dodatku w kwocie 0zł. Niezerowa zaliczka podatku w wypłaconych elementach zdefiniowanych jako nie wykazywane na deklaracji PIT, może wystąpić np. W przypadku, gdy zmieniono definicję typu wypłaty z opodatkowanego na nieopodatkowany po jego wypłaceniu. Nieprawidłowe rozrzucenie zaliczki podatku mogło też nastąpić w wyniku operacji kopiowanie zaliczki podatku w wypłacie korygującej, jeśli taka operacja była wykonana wersją 12.x.

Korekta składki zdrowotnej

Narzędzia/ Korekty danych/ Korekta składki zdrowotnej - poprawia wypłaty z błędnie rozrzuconą składką zdrowotną. Sytuacja taka, mogła mieć miejsce, gdy pracownik miał wypłaconą umowę o dzieło, etat z tym samym kodem ubezpieczenia i z wyliczeń wynikało, że  składka zdrowotna liczona odrębnie od każdej z wypłat była różna od składki zdrowotnej obliczonej od sumy podstaw. Grosz wynikający z zaokrągleń zapisywał się na ostatnim elemencie wypłaty, nawet gdy był to element nie podlegający ubezpieczeniu zdrowotnemu. Uruchomienie funkcji koryguje takie obliczenia, różnica wynikająca z zaokrąglenia pojawia się wyłącznie na elementach wypłaty, od których składka zdrowotna jest naliczana.

Korekta składki wypadkowej/zdrowotnej/przychodu z 50% kosztami w wypłatach oraz Zamknięcie spłaconych umów wliczanych do podstawy zasiłku chorobowego

Odbudowa stanów raportów K/B

Odbudowa stanów raportów k/b widoczna jest tylko wtedy, gdy pobrano moduł KB lub KBP lub zalogowano się w trybie serwisowym bez pobierania licencji. Funkcja umożliwia odbudowę wyliczonych bilansów otwarcia dla kolejnych raportów:
  • stan otwarcia jest wyliczany na podstawie wprowadzonego BO dla rejestru i wszystkich wprowadzonych w poszczególnych raportach zapisów kasowych/bankowych,
  • stan otwarcia jest sprawdzany dla wszystkich rejestrów zdefiniowanych w bazie,
  • stan otwarcia jest sprawdzany niezależnie od statusu raportu (otwarty, zamknięty, zaksięgowany),
  • jeśli program natrafi na nie prawidłowo wyliczony stan otwarcia – poprawia go.

Odbudowa widoków systemowych

Funkcja odbudowuje lub tworzy od nowa obiekty systemowe, potrzebne do poprawnej pracy systemu Comarch ERP Optima. Z funkcji należy skorzystać, gdy pojawiają sie błędy:
  • podczas pracy modułu Comarch ERP Optima Obieg dokumentów,
  • po naciśnięciu przycisku Dokument na formularzu dokumentów handlowych, magazynowych, kasowych oraz wypłat.

Zamknięcie spłaconych umów wliczanych do podstawy zasiłku chorobowego

Narzędzia/ Korekty danych/ Zamknięcie spłaconych umów wliczanych do podstawy zasiłku chorobowego - korekta uzupełnia datę rozwiązania dla zawartych bezterminowo umów cywilno-prawnych, które zostały w całości spłacone do dnia wskazanego przez Operatora jako parametr Data ostatniej wypłaty. W umowie zostanie dopisana data rozwiązania zgodna z datą „Do” z okresu listy płac, na której naliczono ostatnią wypłatę do tej umowy. Równocześnie dla takiej umowy zostanie zaznaczony parametr Wliczać do podstawy zasiłku chorobowego również po dacie zakończenia umowy.

Korekta przychodu z 50% kosztami w wypłatach

Narzędzia/ Korekty danych/ Korekta przychodu z 50% kosztami w wypłatach – korekta ułatwia przeliczenie kwot przychodu z 50% kosztami uzyskania (koniecznych do wyliczenia poprawnych deklaracji PIT za 2013 rok) w wypłatach naliczonych wcześniejszymi wersjami niż 2013.3.1. Pozwala na wyliczenie, dla elementów wynagrodzenia wchodzących na PIT jako przychód pracownika ze stosunku pracy i uprawniający do 50% kosztów uzyskania, wartości w polu Przychód 50% w wypłatach.

Odbudowa stanów kont księgowych

Funkcja Odbudowa stanów kont księgowych pojawia się w menu Korekty danych tylko wtedy, gdy pobrano moduł KH lub KHP lub zalogowano się w trybie serwisowym bez pobierania licencji. Zadaniem Odbudowy stanów kont księgowych jest odtworzenie informacji o obrotach i saldach na kontach księgowych na podstawie zapisów księgowych.

Renumeracja dokumentów w e-Teczce

Funkcja Renumeracja dokumentów w e-Teczce wykorzystywana jest w przypadku zmiany schematu numeracji dla e-Teczki. Umożliwia przenumerowanie wprowadzonych wcześniej dokumentów. Zmiana  numeracji  jest wprowadzona zgodnie ze schematem, który jest ustawiony jako domyślny w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Płace/Dokumenty). Renumeracja jest możliwa jedynie, gdy schemat domyślny umożliwia numerowanie dokumentów w obrębie pracownika i części e-Teczki. Przed wykonaniem renumeracji należy wykonać kopię zapasową bazy danych. Renumeracja spowoduje ponowne ustawienie numerów dokumentów znajdujących się w poszczególnych częściach e-Teczki danego pracownika. Numerowanie wykona się oddzielnie dla każdego pracownika i jeszcze dodatkowo w obrębie jego części e-Teczki. Numer bez zer lub z zerami w pełnym numerze dokumentu dla dokumentu znajdującego się w danej części e-Teczki pracownika zostanie ustalony na podstawie daty dodania dokumentu (pole PRT_TS_Zal w tabeli CDN.PracTeczki). Po wykonaniu renumeracji Użytkownik będzie miał dostępną informację o przenumerowanych dokumentach. Dokument, którego numer został zmieniony za pomocą renumeracji będzie miał zapisaną odpowiednią informację w historii zmian

Usunięcie apostrofów i spacji z numerów kont księgowych

W wersji 12.0 zabroniono używania znaków specjalnych w nazwach kont. Możliwa jest jednak zmiana wcześniej założonych kont. Wywołanie funkcji „Usunięcie apostrofów i spacji z numerów kont księgowych” dostępnej z poziomu Narzędzia/ Korekty danych powoduje zastąpienie apostrofu i/lub spacji znakiem podkreślenia. Funkcja widoczna jest tylko wtedy, gdy pobrano moduł KH lub KHP lub zalogowano się w trybie serwisowym bez pobierania licencji.

Korekta limitu wykorzystanego przez kontrahenta

Po uruchomieniu tej funkcji pojawia się log z przebiegu aktualizacji wykorzystanego limitu kredytu kontrahentów. Dla kontrahentów mających poprawną wartość limitu kredytu pojawia się informacja z potwierdzeniem poprawności limitu, natomiast dla kontrahentów z nieprawidłową wartością – ostrzeżenie o zmianie wysokości limitu kredytu na prawidłowy.

Reset hasła administratora w Comarch HRM

Funkcja umożliwia samodzielne resetowanie hasła administratora aplikacji Comarch HRM dla Klientów posiadających lokalną instalacje Comarch HRM lub w Chmurze Standard.  

Serwer bazy danych

Jak zmienić hasło użytkownika CDNOperator?

Login CDNOperator jest wykorzystywany do łączenia się z Comarch ERP Optima z bazą danych, jeśli nie korzystamy z logowania domenowego (NT). Przed zmianą hasła dla tego loginu, należy zamknąć program Comarch ERP Optima na wszystkich stanowiskach.

Aby zmienić hasło użytkownika CDNOperator, należy zalogować się na operatora, który ma prawa administratora. W menu Narzędzia –> Serwer bazy danych należy wybrać opcję Zmiana hasła użytkownika ‘CDNOperator’.

Uruchomi się kreator

Po podaniu danych dostępowych serwera bazy danych z uprawnieniami administratora, należy wprowadzić nowe hasło loginu CDNOperator, a następnie je powtórzyć i zatwierdzić zieloną ikoną V.

Po zmianie hasła użytkownika CDNOperator należy przy ponownym wejściu do programu podać nowo ustawione hasło. Czynność tę należy powtórzyć na każdym stanowisku.

Wykonywanie zapytań SQL

Funkcje z menu Serwer bazy danych (oprócz Aktualizacji nazw serwerów) dostępne są tylko dla operatora z prawami administratora Funkcja ta umożliwia wykonywanie zapytań bezpośrednio na bazie danych, zarówno głównej jak i konfiguracyjnej (do wyboru bazy służy parametr Wykonaj na bazie  z opcjami: Konfiguracyjnej oraz Firmowej). Treść zapytania może zostać wpisana w polu Zapytanie SQL bądź zaczytana z pliku, po wciśnięciu przycisku: . Wciśnięcie ikony   lub klawisza <F8> powoduje wykonanie zapytania. W dolnej części okna prezentowane są wyniki wykonania takiego zapytania. Mogą one zostać wyeksportowane do pliku XML, za pomocą przycisku . Możliwe jest również wyeksportowanie wszystkich bądź zaznaczonych wyników zapytania do schowka lub arkusza MS Excel za pomocą ikony eksportu na wstążce programu.

Wykonywanie skryptów

Funkcje z menu Serwer bazy danych (oprócz Aktualizacji nazw serwerów) dostępne są tylko dla operatora z prawami administratora Funkcja służy do wykonania skryptu SQL na serwerze bazy danych, z którym połączona jest Comarch ERP Optima. Skrypt można wskazać z menadżera plików po wciśnięciu przycisku: . Treść skryptu musi być zgodna ze składnią języka SQL. Oprócz tego, aby skrypt mógł być wykonany musi kończyć się dyrektywą „Go”. Bądź treść skryptu musi zostać umieszczona między symbolami początku i  końca skryptu. Symbole te powinny być umieszczone w osobnych liniach: --> treść skryptu --< Wciśnięcie ikony  powoduje uruchomienie podanego skryptu na serwerze.  Poszczególne etapy jego wykonania widoczne są w ogólnie przyjętym w Comarch ERP Optima oknie postępu pracy skryptu. Tam również umieszczana jest informacja o błędach podczas jego wykonywania. Mechanizm wykonywania skryptów na podstawie znacznika USE_KONF i USE_FIRM rozpoznaje rodzaj bazy (firmowa czy konfiguracyjna), na której ma być uruchomiony skrypt.

Aktualizacja nazw serwerów

Funkcje z menu Serwer bazy danych (oprócz Aktualizacji nazw serwerów) dostępne są tylko dla operatora z prawami administratora Funkcja usuwa problemy pojawiające się po zmianie nazwy komputera, objawiające się wyświetlaniem w pewnych sytuacjach komunikatu: Could not find server ..., dostępna jest tylko dla operatora z prawami administratora. Funkcja jest widoczna w menu Narzędzia/ Serwer bazy danych/  Aktualizacja nazw serwerów. Jest ona dostępna także przed zalogowaniem do programu. Jednakże przed jej uruchomieniem konieczne jest, aby program był już podłączony do bazy konfiguracyjnej. Jeżeli ten warunek nie jest spełniony to należy skorzystać z kreatora podłączenia bazy konfiguracyjnej, a następnie przed wywołaniem Aktualizacji nazw serwerów należy ponownie uruchomić program lub zalogować się do programu. Po wykonaniu Aktualizacji nazw serwerów, restarcie usługi SQL i ponownym zalogowaniu do programu zalecamy uruchomić funkcję Odbudowy widoków systemowych: Narzędzia / Korekty danych / Odbudowa widoków systemowych.

Jak zmienić hasło użytkownika ‘SA’?

Użytkownik ‘SA’ umożliwia prace serwisowe na serwerze bazy danych (założenie nowej bazy, utworzenie kopii bezpieczeństwa, aktualizacja bazy). Hasło użytkownika należy przechowywać w bezpiecznym miejscu, gdyż jego utrata spowoduje brak dostępu do serwera baz danych.

Aby zmienić hasło użytkownika ‘SA’ należy zalogować się do programu na operatora, który posiada prawa administratora. W menu Narzędzia –> Serwer bazy danych należy wybrać opcję Zmiana hasła użytkownika ‘SA’.

Dalej należy postępować zgodnie z komunikatami na ekranie kreatora.

Po przejściu Dalej należy podać dane dostępowe do serwera bazy danych z uprawnieniami administratora.

Wybierając Dalej przechodzimy do okna, gdzie podajemy poprzednie hasło do użytkownika ‘SA’, a następnie nowe hasło, które należy powtórzyć. Nowe hasło powinno być nie krótsze niż 8 znaków, zawierać litery od a do z, cyfry 0-9 oraz znaki specjalne !@#$%^*().

Zarządzanie pamięcią

Funkcje z menu Serwer bazy danych (oprócz Aktualizacji nazw serwerów) dostępne są tylko dla operatora z prawami administratora Funkcja Zarządzanie pamięcią serwera ta pozwala ustalić minimalną i maksymalną wartość pamięci RAM do wykorzystania dla serwera SQL. Wartość maksymalna jest ograniczona fizyczną ilością pamięci RAM w danym komputerze. Wartość minimalna dopuszcza wprawdzie wpisanie wartość 0, jednak z doświadczenia wiadomo, że ustawienie jej na zbyt niską wartość może spowodować bardzo znaczący spadek wydajności serwera SQL. Optymalne rozwiązanie dla komputerów, w których pracuje tylko serwer SQL, polega ustaleniu wartości maksymalnej i minimalnej na identycznym poziomie równym połowie dostępnej w komputerze pamięci RAM. Przy czy należy pamiętać, że wersje express Microsoft SQL Server mogą obsługiwać maksymalnie 1 GB pamięci RAM. W przypadku komputerów, gdzie pracuje również sam program Comarch ERP Optima, dla silnika SQL najlepiej przydzielić około 30% zasobów pamięci, jeśli jest jej w komputerze 2 GB lub mniej (reszta będzie potrzebna do pracy aplikacji i systemu operacyjnego). Natomiast jeśli w komputerze jest więcej niż  2 GB RAM, wówczas można ustawić dla serwera SQL również około 50% z ogólnie dostępnej pamięci, pamiętając o ograniczeniach wersji express.

Włączenie/Wyłączenie loginu CDNGosc

Funkcja służąca do włączenia lub wyłączenia użytkownika CDNGosc. W celu wykonania operacji należy podać login SQL, który posiada uprawnienia administratora serwera SQL. Po podaniu użytkownika i hasła należy wybrać jedną z dwóch opcji: Włącz użytkownika CDNGosc Wyłącz użytkownika CDNGosc Włączenie loginu z poziomu Comarch ERP Optima jest możliwe, jeżeli login ma ustawione hasło. Można je ustawić np. przez aplikację SQL Server Management Studio. Login ten nie jest używany w programie i domyślnie login CDNGosc jest wyłączony.

Wyczyszczenie tabel tymczasowych

Funkcje z menu Serwer bazy danych (oprócz Aktualizacji nazw serwerów) dostępne są tylko dla operatora z prawami administratora Zdarzały się sytuacje (np. podczas wykonywania jakiegoś wydruku została przerwana praca programu), które powodowały, że w tabelach tymczasowych pozostawały niepotrzebne zapisy. W konsekwencji powstawały nieprawidłowe wydruki dla zaznaczonych pozycji i dla wydruków z kolejki. W związku z powyższym, dodano nową funkcję w Narzędziach / Serwer bazy danych / Wyczyszczenie tabel tymczasowych
Uwaga
Praca wielostanowiskowa - w momencie uruchomienia tej funkcji nie mogą być wykonywane tego typu wydruki na innych stanowiskach. Funkcja jest widoczna tylko dla Operatora mającego status administratora