CRM

Pobierz Drukuj kategorię

Funkcje modułów CRM i CRM Plus

Moduły CRM i CRM Plus umożliwiają zautomatyzowanie pracy w programie Comarch ERP Optima. Pracując z tymi modułami można zaplanować wiele procesów które będą wykonywane automatycznie, bez ingerencji użytkownika co ułatwia i przyspiesza codzienną pracę. Korzystając z CRM/ CRM Plus zaplanujesz kanały kontaktu z klientem, przeprowadzisz ewidencję spotkań, wygenerujesz faktury cykliczne i prześlesz je do klientów, przydzielisz zadania pracownikom oraz przeprowadzisz windykację zaległych płatności. Moduł Comarch ERP Optima CRM umożliwia:

Automatyczne generowanie i wysyłanie faktur wystawianych cyklicznie;
Automatyczne wysyłanie faktur sprzedaży o danej godzinie ;
Tworzenie Ofert Handlowych dla klientów;
Obsługę kontaktów z klientami, ewidencjonowanie spotkań;
Przydzielanie zadań pracownikom, oraz generowanie zadań cyklicznych;
Wyświetlanie informacji i przypomnień o zbilżających się terminach przydzielonych zadań.
Obsługę skrzynki pocztowej – wbudowany klient pocztowy;
Wysyłanie wiadomości SMS;

Moduł Comarch ERP Optima CRM Plus umożliwia:

Automatyczne lub ręczne przeprowadzenie procesu windykacji należności. Schemat windykacji może składać się z etapów polegających na tworzeniu i wysyłaniu poprzez e-mail ponagleń zapłaty oraz wiadomości informujących o nieuregulowanych należnościach, tworzeniu kontaktów lub zadań CRM dotyczących kontrahentów którzy mają nieuregulowane płatności, blokowaniu sprzedaży;
Tworzenie ankiet, które pozwalającą pracownikom i handlowcom na zbieranie dodatkowych informacji i opinii od kontrahenta. Budowanie wzorcowych wywiadów z kooperantami w zależności od potrzeb użytkowników.

Szczegółowe informacje na temat wymienionych wyżej funkcji modułów CRM/ CRM Plus znajdują się tutaj. Jak zakupić moduł CRM lub CRM PLUS? W wersji Comarch ERP Optima Chmura Standard dodatkowe moduły można zamówić po zalogowaniu na konto z uprawnieniami administratora na Platformie WWW . W wersji stacjonarnej programu Comarch ERP Optima dodatkowe moduły można zakupić:

Informacje bieżące

Dostępność zakładki [Informacje bieżące] dla operatora jest zależna od ustawienia w menu Widok/ Pokaż okno Informacji bieżących. Po włączeniu tej opcji, w programie widoczna jest pionowa zakładka [Informacje bieżące]:

Zadaniem okna Informacji bieżących jest przedstawienie informacji aktualnych na chwilę (dzień) wywoływania raportu, czyli po uruchomieniu okna informacji bieżących. Dane są wyświetlane na dzień zgodny z datą bieżącą programu ustawioną w menu Narzędzia/Data bieżąca. Raport (informacje) wywoływany jest po wciśnięciu zakładki [Informacje Bieżące]. Dla każdego użytkownika możemy zdefiniować indywidualny zestaw raportów, jaki będzie z nim związany. Szczegóły tutaj. Informacje bieżące dla CRM : Faktury cykliczne na dzisiaj – zestawienie uwzględnia wzorce faktur cyklicznych, dla których w dniu dzisiejszym powinny być wygenerowane faktury. W oknie Informacji bieżących pojawią się tylko te wzorce Faktur cyklicznych, których data kolejnego generowania jest zgodna z datą bieżącą. Zadania na dzisiaj – zestawienie uwzględnia niezamknięte zadania wszystkich operatorów, których termin od - do zawiera datę równą dacie bieżącej. Zadania na jutro – zestawienie uwzględnia niezamknięte zadania wszystkich operatorów, których termin od - do zawiera datę o 1 dzień większą od daty bieżącej. Zadania operatora na dzisiaj – zestawienie uwzględnia niezamknięte zadania zalogowanego operatora, których termin od - do zawiera datę równą dacie bieżącej. Zadania operatora na jutro – zestawienie uwzględnia niezamknięte zadania zalogowanego operatora, których termin od - do zawiera datę o 1 dzień większą od daty bieżącej. Zadania operatora zaległe – zestawienie uwzględnia niezamknięte zadania operatora, których termin do zawiera datę mniejszą niż data bieżąca. Zadania zaległe – zestawienie uwzględnia niezamknięte zadania wszystkich operatorów, których termin do zawiera datę mniejszą niż data bieżąca.

Czym są propozycje faktur cyklicznych i od czego zależą?

Propozycje faktur cyklicznych to funkcjonalność wprowadzona w wersji 2021.5.1. Propozycje powstają na podstawie minimum trzech dokumentów Faktury Sprzedaży lub Faktury Pro Forma, które spełniają następujące warunki:

pozycje towarowe na dokumentach są zbieżne w 80%;
na fakturach znajduje się ten sam Nabywca i Odbiorca;
dokumenty wystawione są w odstępie jednego lub kilku miesięcy, weryfikowany jest dzień wystawienia dokumentu z precyzją +/- 4 dni.

Sprawdzanie wyżej opisanych warunków sprawdzane jest przez program raz dziennie, przy pierwszym zalogowaniu do danej firmy. Lista propozycji faktur cyklicznych dostępna jest na liście propozycji faktur cyklicznych po kliknięciu przycisku

znajdującego się obok zielonego plusa. Aby móc skorzystać z funkcjonalności tworzenia faktury cyklicznej na podstawie propozycji faktur cyklicznych, należy posiadać moduł CRM lub CRM Plus.

Automatyczna wysyłka faktur o danej godzinie

Funkcja umożliwia automatyczne wysyłanie pocztą mailową faktur sprzedaży, które zostały dodane w programie oraz nie zostały wcześniej wysłane za pomocą skrzynki pocztowej skonfigurowanej w module CRM lub CRM Plus. Automat pomija te dokumenty, które na liście faktur sprzedaży mają uzupełnioną datę w kolumnie Data utworzenia maila. Zadanie wysyłki faktur można zaplanować na określoną godzinę danego dnia lub kilka razy dziennie w określonych odstępach czasu.

Uwaga

Faktura sprzedaży która została wysłana z programu przy użyciu zewnętrznego klienta pocztowego i spełnia warunki automatycznej wysyłki, zostanie ponownie wysłana przez Automat wysyłki faktur.

Uwaga

Automat wysyła faktury sprzedaży i faktury finalne. Natomiast faktury zaliczkowe, VAT marża, korekty i dokumenty pierwotne nie są wysyłane automatycznie.

Konfiguracja Automatycznej wysyłki faktur

Ustawienia dotyczące Automatycznej wysyłki Faktur znajdują się w Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Automat wysyłki faktur. Przed uruchomieniem automatycznej wysyłki faktur pocztą e-mail należy skonfigurować konto e-mail w konfiguracji Programu/CRM/ Konta e-mail oraz w przypadku programu w wersji stacjonarnej usługę Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z poziomu Konfiguracji Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry. Opis konfiguracji usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych znajduje się tutaj.

Automat włączamy poprzez zaznaczenie parametru Automatyczne wysyłanie faktur pocztą e-mail, a następnie konfigurujemy pozostałe ustawienia: Operator – operator, w imieniu którego automatyczne będą generowane wiadomości mailowe z wydrukami faktur. Hasło – należy podać hasło operatora do Comarch ERP Optima (jeśli zostało ustalone). Konto e-mail – należy wskazać konto e-mail, z którego mają być generowane automatyczne wiadomości e-mail. Na liście wyboru wyświetlane są wszystkie aktywne konta e-mail zdefiniowane w menu System/ Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail, do których ma dostęp operator wskazany powyżej. Szablon e-mail – należy wybrać szablon e-mail z listy szablonów mailowych zdefiniowanych dla formularza Faktury sprzedaży, domyślnie ustawiony jest predefiniowany szablon Faktura dla klienta. Realizacja wysyłki e-mail:

wyślij natychmiast – e-mail jest wysyłany od razu do adresata (wiadomość trafia automatycznie do skrzynki nadawczej).
pozostaw w folderze Robocze – e-mail jest zapisywany w folderze kopie robocze. Operator może go wysłać poprzez skrzynkę pocztową z poziomu CRM/Skrzynka pocztowa.

Wysyłaj dokumenty:

tylko zatwierdzone – wiadomości mailowe będą generowane tylko dla faktur zatwierdzonych,
wszystkie – wiadomości mailowe będą generowane zarówno dla faktur zatwierdzonych jak również dla tych w buforze.

Wysyłaj wg. daty – parametr wskazuje wg. której daty na dokumencie mają być wysyłane dokumenty, dostępne opcje: sprzedaży, wystawienia. Od daty – w tym polu ustawiamy datę od której dokumenty mają być wysyłane, wszystkie faktury sprzedaży wystawione z tą lub późniejszą datą, oraz spełniające powyższe ustawienia, zostaną wysłane przy najbliższym zaplanowanym wykonywaniu zadania. W momencie zaznaczenia parametru Automatyczne wysyłanie faktur pocztą e-mail domyślnie ustawia się data bieżąca. Załączniki do wiadomości:

Wydruk faktury w walucie PLN – w tym miejscu wybieramy wzorzec wydruku dla faktur sprzedaży w PLN, z rozwijanej listy można wybrać standardowe wydruki, wydruki użytkownika oraz opcję nie wysyłaj załącznika.
Wydruk faktury w walucie obcej – w tym miejscu wybieramy wzorzec wydruku dla faktur sprzedaży w walucie obcej, z rozwijanej listy można wybrać standardowe wydruki, wydruki użytkownika oraz opcję nie wysyłaj załącznika.

W przypadku wybrania opcji nie wysyłaj załącznika, wysyłane maile będą zawierać wyłącznie informację zawarte w szablonie wiadomości. Harmonogram:

Uruchom wysyłkę o godzinie – godzina o której codziennie automat będzie wysyłał faktury do klientów.
Powtarzaj wysyłkę co – interwał co jaki czas ma być uruchamiane zadanie. Dostępne opcje 30min, 1 godz., 2 godz., 4 godz.
Do godziny – godzina graniczna, po której w danym dniu nie jest powtarzane zadanie.

Przycisk

wywołuje listę logów z operacji wykonywanych przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z włączonym filtrowaniem Automatycznej wysyłki faktur.

Karta kontrahenta

Aby faktury dla danego kontrahenta były wysyłane drogą elektroniczną należy na karcie kontrahenta w zakładce Zgody, zaznaczyć parametr Zgoda na automatyczną wysyłkę faktur drogą elektroniczną. Podczas automatycznej wysyłki faktur, program sprawdza czy kontrahent wybrany na dokumencie jako Nabywca ma na swojej karcie zaznaczoną zgodę na wysyłkę.

Parametr Zgoda na automatyczną wysyłkę faktur drogą elektroniczną na karcie Kontrahenta

Na liście kontrahentów pod ikoną

dostępna jest operacja seryjna Zaznacz/ odznacz parametr Zgoda na automatyczną wysyłkę faktur. Funkcja działa dla zaznaczonych na liście kontrahentów i pozwala seryjnie zaznaczyć lub odznaczyć parametr na karcie kontrahenta.

Automatyczna wysyłka faktur – operacja seryjna

Powiadomienia dotyczące automatycznej wysyłki faktur

W przypadku gdy w programie skonfigurowany jest Automat wysyłki faktur, i jednocześnie wysyłamy ręcznie faktury do danego kontrahenta, który na karcie ma odznaczony parametr Zgoda na Automatyczne wysyłanie faktur drogą elektroniczną, to przy 3-ciej takiej wysyłce pojawia się komunikat: Faktury mogą być wysyłane automatycznie do kontrahentów. Czy chcesz zaznaczyć parametr „Zgoda na automatyczne wysyłanie faktur drogą elektroniczną” na karcie tego kontrahenta? Po wybraniu opcji Tak, na karcie kontrahenta automatycznie zaznaczy się parametr dotyczący zgodny na automatyczne wysyłanie faktur droga mailową. I od tej pory dla tego kontrahenta wysyłka będzie realizowana automatem. W sytuacji gdy w module CRM lub CRM Plus wysyłamy ręcznie faktury do klientów i Automat wysyłki faktur nie jest skonfigurowany, to po wysłaniu pięciu faktur pojawi się komunikat: Czy wiesz, że faktury mogą być wysyłane automatycznie? Wysyłka faktur o wybranych porach jest możliwa do ustawienia w konfiguracji programu. Czy chcesz skonfigurować teraz automat wysyłki faktur? Po wybraniu opcji Tak otworzy się okno konfiguracji Automatu wysyłki faktur.

Szablon wiadomości email dla automatycznej wysyłki faktur

Z poziomu Formularza faktury sprzedaży dostępny jest predefiniowany szablon wiadomości e-mail Faktura dla klienta. W szablonie wykorzystane są makra: {eNumer} – Numer dokumentu, {eTermin} – Termin płatności i {eDoZaplaty} – kwota dokumentu. Standardowo szablon jest nieedytowalny, natomiast można go skopiować za pomocą kombinacji klawiszy <CTRL+INS> i zmodyfikować jako szablon użytkownika. Podczas wysyłania wiadomości, jeżeli na szablonie uzupełnione są pola DO, DW, UDW wówczas adres DO, DW, UDW z szablonu zostanie wczytany na formularz wiadomości. W przypadku gdy pola DO, DW, UDW nie są uzupełnione to adres e-mail automatycznie pobierany jest z karty podmiotu oraz z formularza dokumentu z zakładki Kontrahent z pola Email. Daje to możliwość personalizowania szablonów i umieszczania w treści maila makr. Więcej informacji na temat konfiguracji szablonów e-mail w programie znajduje się tutaj.

Predefiniowany szablon e-mail - Faktura dla klienta.

Comarch ERP Optima Przypominacz

Comarch ERP Optima Przypominacz to program zewnętrzny, który sprawdza zadania (zwykłe i cykliczne) oraz faktury cykliczne dla operatora bezpośrednio w bazie danych i niezależnie od operacji przeprowadzanych w samym programie wyświetla informacje o zbliżających się terminach. W programie wyświetlane są również przypomnienia dla zleceń serwisowych wystawionych w module Comarch ERP Optima Serwis oraz przypomnienia dla poszczególnych etapów w module Comarch ERP Optima Obieg dokumentów.

Uwaga

Do uruchomienia aplikacji Comarch ERP Optima Przypominacz nie jest wymagana dodatkowa licencja.

Uruchomienie programu

Działanie funkcji oparte jest o program zewnętrzny. W związku z czym w Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przypomnienie należy zaznaczyć parametr: Uruchamiaj Przypominacz przy uruchomieniu systemu operacyjnego. Jeśli parametr jest zaznaczony Comarch ERP Optima Przypominacz uruchamiany jest w momencie uruchomienia systemu operacyjnego, jeśli nie, należy program uruchomić ręcznie. Po zainstalowaniu i uruchomieniu programu, pojawia się ikona w pasku zadań. Po jej „kliknięciu” wyświetlana jest lista zadań i czynności do wykonania. Dodatkowo w momencie, gdy na liście pojawi się nowe zadanie – w prawym dolnym rogu wyświetli się informacja. Po pojawieniu się przypomnienia w prawym dolnym rogu ekranu nie zniknie ono od razu. Użytkownik może je zamknąć klikając w przycisk na okienku powiadomienia. Jeśli nie zamknie okna, zniknie ono dopiero po godzinie.

Bazy danych operatora

Comarch ERP Optima Przypominacz może gromadzić zadania z wielu baz danych. W Konfiguracji programu na karcie operatora na zakładce [Bazy], należy zaznaczyć bazy, z jakich dla danego operatora mają być „ściągane” zadania do Comarch ERP Optima Przypominacz. Zaznaczyć konkretną bazę można tylko w przypadku, gdy:

Baza nie jest zaznaczona jako nieaktywna na liście baz
Operator nie ma zaznaczonej blokady dostępu do bazy danych

Dla każdego operatora powinna być zaznaczona przynajmniej jedna baza, gdyż podczas logowania jest to sprawdzane przez program Comarch ERP Optima Przypominacz. W przypadku nie zaznaczenia ani jednej bazy dla przypomnienia wyświetli się komunikat: Operator nie ma zaznaczonych baz dla przypomnień. Aplikacja nie zostanie uruchomiona. Jeśli operator nie będzie miał zaznaczonej przynajmniej jednej bazy dla przypomnienia, program nie zostanie uruchomiony.

Termin i czas przypomnienia

Na formularzu zadania znajdują się parametry, które umożliwiają określenie, czy program ma przypominać o zadaniu oraz określenie czasu, na ile wcześniej przypomnienie ma być wyświetlane.

Zaznaczenie przypomnienia na formularzu zadania

Po zaznaczeniu parametru: Przypomnienie jest możliwość ustalenia czasu – na ile wcześniej ma zostać wyświetlone przypomnienie, czas ten może być ustalony w minutach (0,5,10,15,30 min.) godzinach (1,2,3…11,12,18 godz.) dniach (1,2,3,4,5,6 dzień) tygodniach (1,2 tyg.). W module Comarch ERP Optima Serwis na zleceniu serwisowym na zakładce [Czynności] należy zaznaczyć parametr wg terminu oraz rezerwuj czas w terminarzu, po zaznaczeniu tych parametrów będzie możliwość zaznaczenia przypomnienia.

Zaznaczanie przypomnienia na czynności zlecenia serwisowego

W module Obieg dokumentów należy na formularzu etapu zaznaczyć parametr rezerwuj czas w terminarzu a następnie parametr przypomnienie.

Zaznaczanie przypomnienia dla poszczególnego etapu

Wyświetlanie przypomnienia

Program przypomina o zadaniu w momencie, gdy przypada określony czas przed terminem lub w momencie rozpoczęcia. Wyświetlana jest lista zadań i czynności do wykonania. Lista zawiera zadania aktualne i zaległe. Jest również możliwość wyświetlenia wszystkich zadań oraz z poziomu wyświetlanej listy możliwość podglądu konkretnego zadania/ czynności.

Na liście zadań/ czynności do wykonania w Przypominaczu wyświetlane są:

temat zadania – jeśli temat zadania nie jest uzupełniony to wyświetla się numer zadania,
termin wykonania ( data i godzina rozpoczęcia), dla zadań realizowanych w ramach cyklu dodatkowo pojawia się ikona cykliczności,
podmiot.

Dostępne parametry do zaznaczenia:

aktualne – wyświetla tylko zadania/ czynności określone jako aktualne,
zaległe – wyświetla tylko zadania/ czynności określone, jako zaległe,
wszystkie – wyświetla wszystkie zadania/ czynności.

Ponadto:

otwórz – wyświetla formularz wskazanej pozycji. Otwierany jest formularz Comarch ERP Optima. Jeśli program Comarch ERP Optima nie jest aktualnie otwarty w zależności od wskazanej pozycji otwierany jest Comarch ERP Optima w bazie, w której dotyczy dana pozycja,
odrzuć- możliwość usunięcia wyświetlanych pozycji,
odłóż – pozycje są usuwane z listy do momentu ponownego uruchomienia programu.

Zasady filtrowania zadań dla Comarch ERP Optima Przypominacz:

Opiekunem jest zalogowany operator,
Zadania są niezakończone,
Zadania mają zaznaczone przypomnienie.

Status aktualne/ zaległe jest określany w oparciu o termin rozpoczęcia.

Windykacja należności (CRM Plus)

Windykacja należności

https://www.youtube.com/watch?v=wFUIasYaV14 W module CRM Plus jest dostępny mechanizm automatycznej windykacji należności oraz mechanizm windykacji na żądanie. Operator programu ma możliwość definiowania elastycznych schematów windykacji, na które może składać się wysyłanie do kontrahentów wiadomości e-mail informujących o nieuregulowanych należnościach, tworzenie w module CRM Plus kontaktów/ zadań związanych z takimi kontrahentami, wysyłanie wiadomości sms, generowanie i wysyłanie poprzez e-mail Ponagleń Zapłaty i wreszcie blokowanie sprzedaży problematycznym kontrahentom. W ramach automatycznej windykacji operacje wykonywane są automatycznie przez usługę Serwis Operacji Automatycznych – po zdefiniowaniu schematu windykacji ręczna ingerencja operatora programu nie jest już konieczna. Dla ułatwienia procesu ściągania nieuregulowanych płatności, dostępna jest również funkcja windykacji na żądanie. Pozwala ona użytkownikowi na wykonanie wybranych etapów windykacyjnych dla wskazanych należności bezpośrednio z poziomu Preliminarza Płatności.

Uwaga

Niektóre operacje wykonywane przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych, takie jak generowanie Ponagleń Zapłaty, blokada sprzedaży czy wysyłanie wiadomości e-mail (jeśli w szablonie wykorzystano makro Zestawienie dokumentów nierozliczonych) wymagają obecności modułu Kasa/Bank.

Aby możliwa była automatyczna windykacja należności należy przeprowadzić jej konfigurację w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Windykacja należności.

W menu CRM znajduje się sekcja Windykacja, w której można definiować Schematy windykacji oraz monitorować Historię zdarzeń windykacyjnych. Windykacja ma zastosowanie wobec nieuregulowanych płatności kontrahenta czyli m.in. faktur sprzedaży, korekt do faktur zakupu.

Aby automatyczna windykacja należności była możliwa, oprócz ustawień w konfiguracji należy zdefiniować schematy, które będą wykorzystywane do windykacji płatności. Ustawienia dotyczące kontrahentów związane z Windykacją należności zostały opisane tutaj. Na liście kontrahentów możliwe jest także seryjne ustawianie schematu windykacji, szczegóły dostępne w artykule Zmień schemat windykacji. Windykacji automatycznej podlegać będą tylko te należności, które mają przypisany schemat windykacji. Domyślnie przypisany jest schemat windykacji ustalony na karcie kontrahenta (menu Ogólne/ Kontrahenci – formularz kontrahenta, zakładka [Płatności] – Schemat windykacji). Jeśli na karcie kontrahenta nie ustalono indywidualnego schematu windykacji, przypisywany jest schemat zdefiniowany na liście schematów (menu CRM/ Schematy windykacji) jako domyślny. Jeśli do kontrahenta nie przypisano indywidulanego schematu windykacji i nie ustalono w programie domyślnego schematu windykacji, płatność trafia do Preliminarza płatności bez przypisanego schematu – operator może ręcznie wskazać schemat windykacji. Do każdej płatności można przypisać schemat windykacji, zgodnie z którym Klient będzie informowany o zbliżającym się lub upływającym terminie płatności, dopóki płatność ta nie zostanie rozliczona. Na formularzu płatności w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności znajduje się zakładka [Windykacja] W Preliminarzu płatności na liście w operacjach seryjnych i w menu kontekstowym można ustawić schemat windykacji dla zaznaczonych płatności. Zaakceptowanie pustego pola spowoduje usunięcie schematu na wybranych płatnościach (funkcja jest dostępna również na liście pod prawym przyciskiem myszy). Płatności poza okresem windykacji: Jeśli okaże się, że pomimo wysyłania wiadomości e-mail , Ponagleń Zapłaty, kontrahent nie uregulował płatności, na liście dokumentów nierozliczonych w menu Kasa/Bank korzystając z parametru Poza windykacją można wyfiltrować płatności typu przychód z przypisanym schematem windykacji, których termin realizacji minął tak, że nie obejmuje ich już żaden etap w przypisanym do nich schemacie windykacji.

Formularz schematu windykacji

Schemat windykacji jest tworzony przez operatora zgodnie z indywidualnymi preferencjami, w skład schematu może wchodzić wysłanie do kontrahentów wiadomości e-mail informujących o nieuregulowanych należnościach, tworzenie kontaktów/ zadań CRM związanych z takimi kontrahentami, wysyłanie wiadomości sms, generowanie i wysyłanie poprzez e-mail Ponagleń zapłaty oraz blokowanie sprzedaży problematycznym kontrahentom. Formularz schematu windykacji zawiera:

Kod – kod schematu windykacji (pole obowiązkowe).
Nazwa – nazwę schematu windykacji.
Parametr Domyślny – jeśli dla kontrahenta nie ustalonego indywidualnego schematu windykacji (menu Ogólne/ Kontrahenci – formularz kontrahenta, zakładka [Płatności] – Schemat windykacji), na Płatnościach kontrahentów w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności, na zakładce [Windykacja] będzie automatycznie podpowiadał się domyślny schemat windykacji. Zaznaczenie parametru Domyślny na edytowanym schemacie windykacji skutkuje jego automatycznym odznaczeniem na schemacie dotychczas oznaczonym jako domyślny.
Tabelę z etapami schematu windykacji zawierającą kolumny Kod, Nazwa, Typ, Termin. Dla tabeli Etapy dostępne są przyciski:

– tworzenie etapów windykacji.

Otwórz – edycja etapu windykacji.

Usuń – usunięcie etapu windykacji.

Schemat windykacji może obejmować wysyłanie do kontrahentów wiadomości e-mail, generowanie kontaktów i zadań CRM, generowanie i wysyłanie poprzez e-mail Ponagleń Zapłaty oraz blokowanie sprzedaży:

e-mail:
- Kod – należy podać kod etapu windykacji (pole obowiązkowe, nieunikalne).
- Wykonaj [ ] po terminie realizacji płatności – należy określić w jakim czasie w odniesieniu do terminu realizacji płatności ma zostać wysłana do kontrahenta wiadomość e-mail z przypomnieniem o zaległych należnościach. Zero oznacza wysłanie wiadomości e-mail w dniu terminu realizacji, liczba dodatnia oznacza wysłanie wiadomości e-mail po upływie terminu realizacji, liczba ujemna oznacza wysłanie wiadomości e-mail przed upływem terminu realizacji płatności.
- Wyślij jedną wiadomość e-mail dla wszystkich płatności z tym samym terminem płatności – W przypadku gdy dla kontrahenta jest kilka płatności podlegających windykacji z tym samym terminem płatności to:
- jeśli parametr jest zaznaczony, dla takich płatności wysyłana jest zbiorcza wiadomość e-mail.
- jeśli parametr jest odznaczony, do każdej płatności generowany jest osobny e-mail.
- Szablon e-mail – pole obowiązkowe, należy wybrać szablon wiadomości e-mail spośród szablonów zdefiniowanych na formularzu zdarzenia w Preliminarzu płatności (menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności – po otwarciu okna płatności na wstążce w górnym menu ikon pod ikoną Wyślij jest dostępna opcja Konfiguracja szablonów e-mail , gdzie można zdefiniować szablony e-mail dla zdarzenia z Preliminarza płatności). Jeżeli wybrano szablon z wprowadzonym adresem UDW, w polu Wysyłaj kopie wiadomości na adres widoczne będą adresy UDW wprowadzone na szablonie. Jeśli nie zdefiniowano żadnego szablonu e-mail z poziomu zdarzenia w Preliminarzu płatności, szablon można zdefiniować w oknie Etapu schematu windykacji po naciśnięciu przycisku Szablon e-mail.Wysłana wiadomość e-mail będzie zgodna z wybranym szablonem. W oknie edycji szablonu e-mail dla zdarzenia w Preliminarzu płatności oprócz standardowych dostępne są następujące makra:
  - Zestawienie dokumentów windykowanych – makro podstawia informacje o wszystkich nieuregulowanych płatnościach kontrahenta zgodnie z terminem wskazanym na akcji windykacyjnej. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta oraz podsumowanie dokumentów z podziałem na waluty.
  - Zestawienie dokumentów nierozliczonych po terminie – makro podstawia informację o nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, których liczba dni po terminie jest większa niż dokumentu podlegającego windykacji. Uzupełniając zestawienie dokumentów przeterminowanych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Po terminie oraz podsumowanie dokumentów z podziałem na waluty
  - Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych po terminie – makro podstawia informację o wszystkich nieuregulowanych i przeterminowanych płatnościach kontrahenta. Uzupełniając zestawienie dokumentów przeterminowanych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Po terminie oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty.
  - Zestawienie dokumentów nierozliczonych przed terminem – makro podstawia informację o nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, których liczba dni przed terminem jest mniejsza niż dokumentu podlegającego windykacji. Uzupełniając zestawienie dokumentów nierozliczonych, których termin jeszcze nie minął, program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Dni do terminu, oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty. Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych przed terminem.
  - Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych przed terminem – makro podstawia informację o wszystkich nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, które nie są jeszcze przeterminowane. Uzupełniając zestawienie dokumentów nierozliczonych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Dni do terminu, oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty.

Usunięcie z programu szablonu e-mail przypisanego do etapu windykacji uniemożliwi wysłanie do kontrahentów wiadomości e-mail.

Zadanie lub kontakt CRM
- Kod – należy podać kod etapu windykacji (pole obowiązkowe, nieunikalne).
- Wykonaj [ ] po terminie realizacji płatności – należy określić ile dni w odniesieniu do terminu realizacji płatności ma zostać wygenerowany kontakt/ zadanie CRM. Zero oznacza wygenerowanie kontaktu/ zadania CRM w dniu terminu realizacji, liczba dodatnia oznacza wygenerowanie kontaktu/ zadania CRM po upływie terminu realizacji, liczba ujemna oznacza wygenerowanie kontaktu/ zadania CRM przed upływem terminu realizacji płatności.
- Dokument – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla generowanych kontaktów/ zadań CRM. Nie jest możliwe usunięcie z programu schematu numeracji wskazanego dla kontaktu/ zadania CRM w etapie windykacji.
- Temat – przenoszony na kontakt/ zadanie CRM.
- Generuj kontakt/ zadanie CRM – należy wybrać czy w module CRM mają być generowane kontakty czy zadania. W przypadku generowania zadań CRM będą pobierane ustawienia z menu System/ Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Windykacja/ CRM – sekcja Zadanie (przedział czasowy zadania, jego czas trwania i związane z nim przypomnienie).

Ponaglenie zapłaty
- Kod – należy podać kod etapu windykacji (pole obowiązkowe, nieunikalne).
- Wykonaj [ ] po terminie realizacji płatności – należy określić ile dni po terminie realizacji płatności ma zostać wygenerowane Ponaglenie Zapłaty (najwcześniej jeden dzień po terminie realizacji płatności).
- Dokument – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Ponagleń Zapłaty. Nie jest możliwe usunięcie z programu schematu numeracji wskazanego dla Ponaglenia Zapłaty w etapie windykacji.
- Koszty dodatkowe – waluta wprowadzonych kosztów jest zgodna z walutą Ponaglenia Zapłaty. W przypadku, kiedy koszty dodatkowe mają generować płatności, należy określić dla nich formę płatności i termin płatności liczony od dnia generowania Ponaglenia.
- Wyślij e-mail z wydrukiem ponaglenia zapłaty – po zaznaczeniu parametru w chwili generowania Ponaglenia zostanie wysłana do kontrahenta wiadomość e-mail zgodna z wybranym szablonem zawierająca w załączniku wydruk Ponaglenia. Dla wysłanego wydruku należy określić tytuł Ponaglenia Zapłaty: Ponaglenie/ Wezwanie/ Upomnienie. Jeśli zaznaczono wysyłkę wydruku mailem, możliwy jest wybór wzorca wydruku (lista jest zgodna z lista wydruków dostępnej z poziomu formularza Ponaglenia zapłaty, z wyłączeniem wydruków tekstowych i kaskadowych). Jeżeli wybrano szablon z wprowadzonym adresem UDW, w polu Wysyłaj kopie wiadomości na adres widoczne będą adresy UDW wprowadzone na szablonie.

Uwaga

Podczas wysyłania poprzez e-mail wydruku Ponaglenia Zapłaty nie są uwzględniane parametry dla wydruku: Popisz cyfrowo pliki PDF i Kopia elektroniczna.

Etap schematu windykacji – Ponaglenie Zapłaty

Uwaga

W przypadku wskazania szablonu z przypisanym adresem nadawczym do wysyłki wiadomości e-mail w ramach operacji automatycznych, domyślny adres nadawaczy z szablonu będzie ignorowany, a wiadomość zostanie wysłana z adresu e-mail określonego w konfiguracji danego automatu.

Blokada sprzedaży
- Kod – należy podać kod etapu windykacji (pole obowiązkowe, nieunikalne).
- Wykonaj [] po terminie realizacji płatności – zgodnie z ustalonym terminem dla kontrahentów spełniających kryteria zostanie włączona blokada wystawiania dokumentów rozchodowych (menu Ogólne/ Kontrahenci – formularz kontrahenta, zakłada [Handlowe]).

Etap schematu windykacji – Blokada sprzedaży

SMS

Dla akcji sms należy określić w jakim terminie w odniesieniu do terminu nieuregulowanych płatności ma zostać wysłany sms (liczba ujemna oznacza wysłanie wiadomości o podana ilość dni przed upływem terminu płatności). Wybierając szablon SMS należy zdefiniować treść wiadomości, która zostanie wysłana przez automat windykacji lub w ramach windykacji na żądanie. Szablony wykorzystywane w windykacji są pobierane z formularza płatności w Preliminarzu. Po naciśnięciu przycisku Szablon SMS można utworzyć nowy szablon.

Podczas automatycznej windykacji wysyłany jest jeden sms zawierający informację o jednej nieuregulowanej płatności (w przypadku istnienia kilku niezapłaconych dokumentów, wysyłanych jest kilka wiadomości sms).

SMS jest wysyłany na numer telefonu wpisany na karcie kontrahenta, na zakładce [Płatności] w sekcji Windykacja należności. Jeśli tu nie podano numeru, pobierany jest numer telefonu SMS z karty kontrahenta, z zakładki [Ogólne].

Na formularzu SMS, na zakładce [Dokumenty] w tabeli Dokumenty skojarzone jest automatycznie podpinany dokument, na podstawie którego został wysłany SMS.

Uwaga

Mogą wystąpić kilkuminutowe przesunięcia między czasem wykonania etapu ustawionym w konfiguracji a rzeczywistym czasem.

Schematy windykacji

Aby automatyczna windykacja należności była możliwa, oprócz ustawień w konfiguracji należy zdefiniować schematy, które będą wykorzystywane do windykacji płatności. Utworzenie schematu windykacyjnego polega na zdefiniowaniu szeregu akcji, które będą wykonywać się automatycznie (bez udziału operatora) dla poszczególnych zdarzeń w Preliminarzu Płatności w zależności od daty bieżącej i terminu realizacji płatności. Utworzyć można wiele różnych schematów windykacyjnych, jeden z nich można oznaczyć jako domyślny, można również przypisać do danego kontrahenta indywidualny schemat windykacji. Kolejne akcje schematu windykacji operator może wybrać spośród kilku dostępnych akcji: wysyłania wiadomości e-mail do kontrahentów, generowania zadań/ kontaktów CRM, wysyłania wiadomości sms, generowania i wysyłania poprzez e-mail Ponagleń Zapłaty i blokowania kontrahentom sprzedaży. Przypisanie danego schematu windykacji do płatności spowoduje, że kolejno będą wykonywać się określone w tym schemacie akcje, zgodnie z godziną akcji ustaloną w konfiguracji i czasem wykonania akcji ustalonym podczas definiowania schematu. Na liście widoczne są utworzone przez użytkownika schematy windykacji. Lista domyślnie zawiera predefiniowany schemat windykacji, składa się z kolumn:

Kod – kod schematu windykacji,
Nazwa – nazwa schematu windykacji,
Domyślny – jeden ze schematów windykacji można oznaczyć jako domyślny (pole nie jest obowiązkowe). Jeśli dla kontrahenta nie ustalonego indywidualnego schematu windykacji (menu Ogólne/ Kontrahenci – formularz kontrahenta, zakładka [Płatności] – Schemat windykacji), na Płatnościach kontrahentów w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności, na zakładce [Windykacja] będzie automatycznie podpowiadał się ten schemat windykacji.

Na liście dostępne są przyciski:

Dodaj – dodanie nowego schematu windykacji,

Zmień – edycja istniejącego schematu windykacji,

Usuń – usunięcie schematu widnykacji.

Nie można usunąć schematu przypisanego do kontrahenta (menu Ogólne/ Kontrahenci – formularz kontrahenta, zakładka [Płatności] – Schemat windykacji),
Przy usuwaniu schematu przypisanego na płatności w Preliminarzu płatności generowany jest komunikat: Istnieją płatności w Preliminarzu, do których jest przypisany usuwany schemat windykacji. Po usunięciu schematu płatności te nie będą podlegały windykacji. Czy chcesz kontynuować?

Zamknij.

Windykacja na żądanie

Windykacja na żądanie pozwala użytkownikowi na wykonanie wybranych etapów windykacyjnych dla wskazanych należności bezpośrednio z poziomu Preliminarza Płatności. Podczas realizacji tych akcji, uwzględniane są ustawienia z System/ Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Windykacja należności (z pominięciem opcji Pomijaj należności do) oraz parametry konkretnego etapu (z pominięciem ustawień dotyczących terminu). Funkcjonalność dostępna jest na oknie Preliminarza Płatności w menu Kasa/Bank/ Preliminarz Płatności pod przyciskiem Windykacja

oraz w menu kontekstowym. Przycisk działa dla pozycji zaznaczonych na liście, a w przypadku braku zaznaczenia – dla podświetlonej transakcji. Formularz Windykacji na żądanie Użycie przycisku Windykacja

wywołuje formularz Schemat windykacji – wykonaj wskazane etapy. Domyślny schemat dla windykacji na żądanie ustalany jest następująco:

Jeżeli na zaznaczonych w Preliminarzu zdarzeniach dodany jest ten sam schemat, to będzie on widoczny jako domyślny na oknie windykacji na żądanie.
Jeżeli na zaznaczonych zdarzeniach są różne schematy, to na formularzu podpowie się ten z nich, który jest określony jako schemat domyślny dla danej bazy firmowej.
Jeżeli żadne z zaznaczonych zdarzeń nie ma przypisanego schematu domyślnego, to na formularzu widoczny jest losowo jeden z dodanych do zaznaczonych zdarzeń schematów.

Użytkownik może jednak ręcznie zmienić schemat windykacyjny na inny dostępny w menu CRM/ Schematy lub dodać nowy – po kliknięciu w przycisk Schemat windykacji. Szczegółowe zasady tworzenia schematów windykacji zostały opisane w artykule Schematy windykacji. Dla wskazanego schematu widoczna jest lista wszystkich przypisanych do niego etapów – wraz z kodem, nazwą i typem. Przycisk lupy umożliwia dodanie nowych oraz edycję już istniejących etapów. Nie jest możliwa edycja pojedynczego etapu bezpośrednio oknie windykacji na żądanie. Na formularzu widoczna jest również lista dokumentów (wraz z ich numerami i podmiotami), które zostały wskazane do windykacji na żądanie. Po wybraniu przynajmniej jednego etapu, przycisk Wykonaj

staje się aktywny. Wówczas program dla wybranych zdarzeń w Preliminarzu Płatności wygeneruje zaznaczone etapy z danego schematu windykacji. Jeżeli wskazana płatność ma już przypisany stały schemat windykacji, to program zrealizuje etapy zarówno według automatycznej windykacji należności oraz ponowi wybrane przez użytkownika akcje w ramach windykacji na żądanie. Informacja o wykonanych akcjach będzie widoczna w menu CRM/ Historia zdarzeń, na płatności na zakładce [Windykacji] oraz zostanie zapisana w logu tekstowym.

Uwaga

Windykacja na żądanie działa dla zaznaczonych zdarzeń, ale jednocześnie uwzględnia tylko te płatności, które mają stan: Do realizacji i nie rozliczone.

Uwaga

Ponaglenie zapłaty w ramach windykacji na żądanie wykonywane jest tylko dla przeterminowanych płatości.

Podczas wykonywania wybranych etapów windykacji na żądanie dla zaznaczonych płatności widoczny jest log z informacją o uwzględnianych zdarzeniach oraz wykonywanych etapach. Jeżeli podczas operacji wystąpiły błędy, okno z informacją o logach nie zostanie zamknięte automatycznie. Informacja o wywołanych akcjach windykacyjnych, ich dacie i godzinie, użytkowniku oraz ewentualne błędy zapisywane są dodatkowo w pliku opt!ma.log.

Historia zdarzeń generowanych dla windykacji

Lista zawiera historię wszystkich akcji wykonanych przez Automat Windykacji oraz w ramach windykacji na żądanie. Lista składa się z kolumn:

Data zdarzenia – data wykonania etapu.
Płatność – numer płatności z Preliminarza płatności.
Akcja – opis wykonywanego etapu (e-mail/ zadanie lub kontakt CRM/ sms/ Ponaglenie zapłaty/ blokada sprzedaży).
Identyfikator (pole w zależności od etapu zawiera numer wygenerowanej wiadomości e-mail, numer kontaktu/zadania CRM, numer Ponaglenia zapłaty, w przypadku blokady sprzedaży lub akcji, której wykonanie nie powiodło się – pole jest puste).
Podmiot – akronim kontrahenta, dla którego został wykonany etap.
Podmiot – Nazwa – nazwa kontrahenta.
Opis – opis wykonanego etapu.
Wywołanie – informacja o rodzaju wykonanej akcji: Automatyczne/ Ręczne).

Dla każdej płatności generowany jest w historii oddzielny wpis. Na liście dostępne są przyciski: Podgląd formularza – przycisk umożliwia podgląd wiadomości e-mail, kontaktu/zadania CRM, wiadomości sms,Ponagelnia Zapłaty i formularza kontrahenta w przypadku blokady sprzedaży. Dla etapu, który się nie powiódł przycisk jest wyszarzony. Podgląd płatności – przycisk umożliwia podgląd płatności w Preliminarzu płatności, opcja jest wyszarzona w przypadku blokady sprzedaży i etapu, którego wykonanie nie powiodło się.

Historia zdarzeń generowanych dla windykacji

Skrzynka pocztowa

Podpis elektroniczny

Elektroniczny podpis wiadomości e-mail to sposób na zapewnienie autentyczności wiadomości, ma to szczególne znaczenie w kontaktach biznesowych. Użytkownik ma możliwość wysyłania oraz odbierania podpisanych cyfrowo wiadomości e-mail.

Konfiguracja podpisu elektronicznego

Podpis elektroniczny należy dodać na formularzu konta (Konfiguracja/ Program/CRM/ Konta e-mail) na zakładce [Certyfikaty podpisów] a dokładnie dodać Certyfikat podpisu, który będzie służył do podpisywania oraz odbierania wiadomości e-mail.

Wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail z podpisem elektronicznym

Podczas wysyłki wiadomości e-mail z podpisem elektronicznym, program sprawdza czy na koncie e-mail został zaznaczony parametr: Dodaj podpis cyfrowy do wysłanych wiadomości. Jeśli tak, to wiadomość zostanie domyślnie podpisana, jeśli nie to użytkownik musi pamiętać aby podświetlić przycisk

. Jeśli powyższy parametr został zaznaczony ale certyfikat nie został dodany to program podczas wysyłki albo zapisu wiadomości wyświetli okno z listą certyfikatów.

Dodatkowo pojawi się okno:

Wybór TAK oznacza, że wiadomość zostanie podpisana a na formularzu konta na zakładce [Certyfikaty podpisów] zostanie dodany wybrany certyfikat. Wybór NIE oznacza, że wiadomość zostanie podpisana ale certyfikat nie zostanie dodany do konta. Dodatkowo możliwe jest zaznaczenie parametru Nie pytaj ponownie. Oznacza to, że przy kolejnej wysyłce wiadomości e-mail, pojawi się okno z wyborem certyfikatu ale program nie będzie pytał Czy zapamiętać wybór certyfikatu.

Uwaga

Aby okno Czy zapamiętać wybór certyfikatu było ponownie wyświetlane, należy na formularzu konta na zakładce [Certyfikaty podpisów] usunąć zapis -wybór z listy-.

Wybór Anuluj oznacza, że wiadomość nie zostanie wysłana i pojawi się komunikat:

Kontrola podczas próby wysłania cyfrowo podpisanej wiadomości

Wszystkie wiadomości, które zostały podpisane cyfrowo są na liście (w każdym z folderów) oznaczone odpowiednią ikoną

. Przeczytane jak również wysłane wiadomości są oznaczone ikoną

. Formularz wiadomości posiada przycisk

. Po jego wciśnięciu wyświetla się informacja na temat podpisu elektronicznego, którym ta wiadomość została podpisana. Jeśli podpis jest niepoprawny to na formularzu wiadomości wyświetla się przycisk

. Po jego wciśnięciu na ekranie pojawią się informacje dlaczego program uznał dany podpis za błędny.

Skrzynka pocztowa - konfiguracja konta e-mail

https://www.youtube.com/watch?v=z4_7jBvW6oA Skrzynka pocztowa umożliwia wysyłanie i odbieranie e-mali za pomocą konta zdefiniowanego w Comarch ERP Optima. Funkcjonalność ta może być wykorzystywana na przykład do seryjnego wysyłania wydruków faktur, ponagleń zapłaty, potwierdzeń sald, not odsetkowych, deklaracji pracowniczych czy kwitków wypłat. Skonfigurowanie skrzynki pocztowej należy rozpocząć od zdefiniowania konta pocztowego. Konta są zakładane w konfiguracji programu Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail. Każdy operator w programie, może posiadać kilka kont pocztowych. W programie można skonfigurować skrzynkę pocztową w oparciu o protokół POP3 lub IMAP. Wybór typu konta POP3/ IMAP oraz jego zmiana jest możliwa do momentu pobrania pierwszych wiadomości lub rozpoczęcia synchronizacji.

Wskazówka

Zmiana protokołu konta e-mail Jeżeli dla danego konta pobrano już wiadomości, to do zmiany protokołu np. z POP3 na IMAP, wymagane jest zdefiniowanie dla tego adresu e-mail nowego konta w programie Comarch ERP Optima. W pierwszej kolejności należy na starym koncie wyłączyć pobieranie poczty, czyli w konfiguracji tego konta zaznaczyć parametr Nieaktywne. Następnie można dodać nowe konto i skonfigurować go zgodnie z wymogami dla danego typu. Po zapisaniu ustawień i pobraniu wiadomości w nowym protokole, użytkownik może uporządkować pocztę. Aby po zalogowaniu na nowym kliencie poczty IMAP widoczne były wiadomości utworzone na starym koncie o typie POP3, np. wersje robocze e-maili, należy je ręcznie przenieść do odpowiedniego folderu IMAP. Takie wiadomości zostaną wysłane na serwer nowego konta wraz z nagłówkiem zapisanym na koncie POP3. W operacji pomijane są ustawienia dotyczące m.in. flag i podpisów. Przeniesione wiadomości będą dostępne na nowym koncie po wykonaniu synchronizacji.W sytuacji, gdy zapisane na starym koncie wiadomości są nadal potrzebne i wystarczy, że będą one dostępne tylko lokalnie w programie Comarch ERP Optima – to takie konto może pełnić rolę swoistego Archiwum. Jeżeli natomiast wszystkie istotne wiadomości są uporządkowane i dostępne w folderach IMAP, zaleca się wyczyszczenie starego konta (parametr Usuń z serwera po usunięciu z folderu ‘’Elementy usunięte” musi być odznaczony). Wówczas wiadomości nie będą przechowywane dwukrotnie, a tym samym zmniejszy się rozmiar bazy.

Szczegóły dotyczące zakładania kont opisane zostały w artykule Konta e-mail Dodatkowo na karcie operatora w sekcji CRM, znajdują się parametry związane z obsługą kont oraz skrzynki pocztowej: Prawo do trwałego usuwania e-maili - jeśli parametr zaznaczony to operator ma możliwość skasowania e–maili z folderu Elementy usunięte. Jeśli parametr jest odznaczony to przy próbie skasowania e-maila pojawi się komunikat:

Komunikat, który pojawia się przy próbie skasowania e-maili z folderu usunięte

Dostęp do kont e-mail innych operatorów - jeśli parametr jest zaznaczony to operator widzi e-maile z wszystkich kont, czyli również z tych, w których nie jest użytkownikiem.

Skrzynka pocztowa

Skrzynka pocztowa umożliwia wysyłanie i odbieranie e-mail za pomocą konta zdefiniowanego w Comarch ERP Optima (szczegóły konfiguracji zostały opisane w artykule). Skrzynka pocztowa podzielona jest na dwa panele. W lewym panelu dostępna jest lista folderów, w prawym panelu lista wiadomości z wybranego folderu. Jednocześnie można wyświetlić zawartość tylko jednego folderu. Z poziomu skrzynki pocztowej z każdego folderu, możliwa jest wysyłka e-maili, edycja i usunięcie istniejących. W zależności, która opcja zostanie wybrana, wiadomości zapiszą się w odpowiednich folderach, przykładowo: - jeśli użytkownik wybierze Zapisz – wiadomość zostanie zapisana w kopiach roboczych, - jeśli użytkownik wybierze jedną z opcji

- wiadomość zostanie zapisana w skrzynce nadawczej. Ponadto możliwe jest przenoszenie wiadomości między folderami. Wiadomość można przenieś przeciągając ją za pomocą myszki ( należy ustawić się na liście, na wybranej wiadomości i prawym przyciskiem myszki przeciągnąć do innego folderu).

Skrzynka pocztowa składa się z folderów:

skrzynka odbiorcza,
skrzynka nadawcza,
elementy wysłane,
załatwione,
elementy usunięte,
kopie robocze.

Lista wiadomości wyświetlona z każdego folderu jest taka sama, może różnić się kolejnością wyświetlanych kolumn oraz zawartością niektórych z nich. W każdym z folderów, na liście wiadomości dostępne jest menu kontekstowe. Oprócz standardowych opcji, można również wysyłać wiadomości a w przypadku folderu skrzynka odbiorcza, elementy wysłane, załatwione, usunięte oraz kopie robocze – dostępna jest opcja Oznacz jako przeczytane oraz Oznacz jako nieprzeczytane. W każdym folderze pod listą e-maili znajduje się przycisk domyślnie nazwany Kontrahent – analogiczny jak na formularzu e-maila (Podmiot) ułatwiający filtrowanie listy maili do tych, które mają przypisany podmiot o wskazanym akronimie. Z menu przy tym przycisku można wybrać również inne podmioty np. Pracownik/Bank/Wspólnik/Urząd. Jeśli jest wybrany jakiś podmiot, to dodając nową wiadomość, na formularz przenoszony jest ten podmiot wraz z jego adresem e-mail. Filtrowanie wiadomości na koncie o typie IMAP W przypadku konta o typie IMAP filtrowanie w panelu filtra po treści wiadomości wiąże się z wyszukiwaniem na serwerze poczty. Z tej przyczyny taka operacja może trwać dłużej. Jednocześnie istotne jest, że nie każdy serwer pocztowy pozwala na wyszukiwanie.

Uwaga

Filtry własne Użytkownika, działające w oparciu o SQL, nie będą działać, jeżeli wiadomości są subskrybowane tylko po nagłówkach.

W przypadku filtrowania wiadomości, wyszukiwana fraza musi zawierać co najmniej trzy znaki. W ten sposób można wyszukiwać wiadomości po określonym słowie. Aby filtrować wiadomości po konkretnej frazie należy ją wpisać w cudzysłowie, np. „oferta handlowa”.

Skrzynka odbiorcza

W skrzynce odbiorczej wyświetla się lista odebranych wiadomości. Lista składa się z następujących kolumn (układ domyślny):

Priorytet – rodzaj priorytetu jaki został ustawiony na wiadomości
Przeczytano – ikona koperty ( zamknięta lub otwarta )

Dla kont w protokole IMAP (podobnie jak w POP3) informacja z programu o przeczytaniu/ nieprzeczytaniu wiadomości nie jest synchronizowana z serwerem pocztowym, np. wiadomości przeczytane w programie, mogą być widoczne w innym kliencie poczty jako nieprzeczytane i odwrotnie. Wynika to z tego, że w programie Comarch ERP Optima to, czy wiadomość została odczytana, jest pamiętane dla każdego operatora oddzielnie. Dzięki temu w przypadku wspólnych kont pocztowych żaden użytkownik nie przeoczy wiadomości, którą powinien przeczytać. Działanie to zostało zachowane również w przypadku kont pracujących w oparciu o protokół IMAP.

Załącznik – informacja czy wiadomość zawiera załącznik. Dla kont o typie IMAP, jeżeli skonfigurowano pobieranie samych nagłówków wiadomości, informacja o ewentualnym załączniku nie będzie widoczna na liście wiadomości odebranych.
OD – adres e-mail, z którego została wysłana wiadomość
Podmiot – kod podmiotu z pola Podmiot, jeżeli był wybrany na formularzu wiadomości. Pole uzupełniane automatycznie, jeżeli e-mail z którego nadeszła wiadomość został wprowadzony na karcie kontrahenta (pracownika/ urzędu/ banku) na zakładce [Ogólne] lub na karcie przedstawiciela kontrahenta.
Temat – temat wiadomości
Operator – operator prowadzący
Odebrano – data i godzina odebrania wiadomości
Flaga – możliwość oznaczenia e-maila flagą
Konto – symbol konta, z którego został wysłany e-mail

Ustawiając kursor w nagłówku kolumny, po naciśnięciu prawego przycisku myszki istnieje możliwość wybrania opcji Wybór kolumn. Na ekranie zostanie wyświetlona lista dostępnych kolumn, dzięki temu użytkownik może sam definiować dane, które mają być widoczne na liście. Dostępne dodatkowe kolumny:

Do – adres e-mail, na który została wysłana wiadomość
Dotyczy podmiotu – kod podmiotu z pola Dotyczy podmiotu
DW – adres e-mail wpisany w polu Do wiadomości
Nazwa podmiotu – nazwa podmiotu z pola Podmiot
Numer dokumentu – numer wiadomości
Rozmiar – rozmiar wiadomości
UDW – adres e-mail wpisany w polu Ukryte do wiadomości
Wątek – numer wątku
Wysłano– data i godzina wysłania wiadomości.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane szczegółowo tutaj. Lista obsługiwana jest przez przyciski: Dodaj – dodaj wiadomość Zmień - edytuj wiadomość Usuń - usuń wiadomość Zamknij – umożliwia zamknięcie okna Ponadto w menu głównym (wstążka) znajdują się podstawowe przyciski (opisane w rozdziale Standardy w programie) a dodatkowo: Podpisy – lista zdefiniowanych podpisów więcej w artykule Lista podpisów Wyślij/ Odbierz wiadomość. Jeśli zostanie odebrana nowa wiadomość to na pasku stanu wyświetli się ikona

.W trakcie odbierania/wysyłania wiadomości e-mail w pasku stanu wyświetli się informacja o liczbie wykonywanych operacji. W opisie wyświetlanym po najechaniu kursorem myszki widoczna jest dodatkowo objętość wysyłanych/odbieranych danych np. Odebrano 4MB z 30 MB. Lista wiadomości jest odświeżana dopiero po zakończeniu wyślij/ odbierz. Parametry Wyślij – opcje: odpowiedz/ prześlij dalej/ odpowiedz wszystkim Przekaż - przycisk pozwala na zmianę operatora prowadzącego w obrębie danego konta firmowego, do którego przypisanych jest wielu operatorów. Można wybrać tylko spośród operatorów, którzy są przypisani do danego konta. Po wyborze Przekaż pojawi się okno do wpisania komentarza. Treść wpisanego komentarza będzie widoczna na formularzu wiadomości na zakładce historia. Załatw - kliknięcie w ta ikonę powoduje przeniesienie podświetlonej wiadomości do folderu "Załatwione". Przenoszone są wszystkie maile z danego wątku (również te w innych folderach). Po wyborze Załatw pojawi się okno do wpisania komentarza. Treść wpisanego komentarza będzie widoczna na formularzu wiadomości na zakładce historia. Opcja Załatw działa zarówno dla zaznaczonych jak i podświetlonych elementów, czyli do załatwionych zostają przenoszone wszystkie maile powiązane z zaznaczonymi lub podświetlonymi wątkami. Ponadto funkcja Załatw jest dostępna również z poziomu formularza e-maila. Przy próbie przeniesienia wiadomości funkcją Załatw, program ostrzega o nieprzeczytanych mailach. Przypisz podmiot - po uruchomieniu funkcji pojawi się okno z możliwością wyboru zakresu dat. Program sprawdza czy adres e-mail z pola „OD” oraz „DO” występuje w słowniku podmiotów, jeśli tak - uzupełnione zostanie pole podmiot na wiadomościach w wybranym zakresie dat.

Skrzynka nadawcza

Lista wiadomości nadanych obsługiwana jest tak jak w przypadku skrzynki odbiorczej, różni się jedynie kolejnością wyświetlonych kolumn.

Elementy wysłane

Lista wiadomości wysłanych obsługiwana jest tak jak w przypadku skrzynki odbiorczej, różni się jedynie kolejnością wyświetlonych kolumn.

Elementy załatwione

Lista wiadomości załatwionych obsługiwana jest tak jak w przypadku skrzynki odbiorczej, różni się jedynie kolejnością wyświetlonych kolumn.

Elementy usunięte

Lista wiadomości usuniętych obsługiwana jest tak jak w przypadku skrzynki odbiorczej, różni się jedynie kolejnością wyświetlonych kolumn.

Kopie robocze

Lista wiadomości w folderze kopie robocze obsługiwana jest tak jak w przypadku skrzynki odbiorczej, różni się jedynie kolejnością wyświetlonych kolumn oraz możliwością wysłania listy zaznaczonych wiadomości Wyślij zaznaczone. W przypadku kont o typie IMAP zawartość folderu kopie robocze (podobnie jak innych folderów) jest synchronizowana z serwerem poczty. Gdy w programie została zapisana wersja robocza wiadomości powiązana np. z wydrukiem czy dokumentem, to podczas jej edycji na innym kliencie poczty, po zapisie, usuwana jest stara treść wiadomości, a z serwera zostanie pobrana nowa wiadomość. Taka wiadomość nie będzie powiązana z dokumentem, jak to miało miejsce w przypadku wiadomości pierwotnej zapisanej lokalnie. Podobna sytuacja może wystąpić przy wysyłaniu tych wiadomości w innym kliencie poczty. W przypadku jednoczesnego edytowania wiadomości roboczej w skrzynce pocztowej w programie i na innym kliencie poczty, po synchronizacji w folderze będą widoczne dwie wiadomości. Osobno zostaną zapisane zmiany wprowadzone z poziomu każdego klienta.

Uwaga

W przypadku niektórych serwerów pocztowych po edycji wiadomości roboczej usuwane jest jej oznaczenie jako “roboczej”. Wówczas dalsza edycja takiego e- maila jest niemożliwa ze skrzynki pocztowej w Comarch ERP Optima, a wyłącznie z poziomu serwera pocztowego. Alternatywnie, w programie taką wiadomość można skopiować (przy użyciu kombinacji klawiszy <CTRL>+<INS>), a następnie edytować.

Podgląd wiadomości

Możliwy jest podgląd wiadomości e-mail bezpośrednio na liście w Skrzynce pocztowej. Daje to możliwość szybkiego podglądu zawartości maila bez konieczności jego otwierania. Podgląd wiadomości dostępny jest z poziomu okna Skrzynka pocztowa. Przy pierwszym otwarciu okna po prawej stronie pojawi się pasek Podgląd wiadomości. Po kliknięciu w pasek rozwijany jest panel, w którym widoczna jest treść maila. W panelu widoczna jest tylko treść wiadomości wraz z grafiką. Temat wiadomości oraz pozostałe informacje widoczne są na liście wiadomości. Przesuwając kursorem po liście wiadomości na panelu widoczna jest treść aktualnie podświetlonej wiadomości. Położenie panelu może być przez użytkownika zmieniane. Aby zadokować panel z innej strony okna należy go „złapać” przeciągnąć w inną lokalizację. Dodatkowo panel wyposażony jest w przycisk pinezki: jeśli pinezka jest „wyciśnięta” po ustawieniu kursora z powrotem na liście wiadomości panel jest zwijany. Jeśli pinezka jest „wciśnięta” – panel jest na stałe dokowany, zmniejszając obszar przeznaczony na listę wiadomości.

Dodawanie własnych folderów

Można dodawać, przenosić i usuwać własne foldery w skrzynce pocztowej. Przenoszenie folderów możliwe jest między folderami w obrębie jednego konta, nie można przenosić folderów pomiędzy różnymi kontami pocztowymi. Wiadomości e-mail można przenosić między folderami na różnych kontach. W sytuacji, gdy wiadomość zostanie przeniesiona pomiędzy folderami na różnych kontach w Historii wiadomości, w kolumnie Akcja, wyświetla się informacja, na jakie konto została ona przeniesiona. Lista folderów widoczna jest w kształcie drzewa. Panel z folderami podzielony jest na dwie zakładki [Wg kont] oraz [Wszystkie]. W zakładce [Wg kont] widoczne są foldery pogrupowane wg kont pocztowych do których jest przypisany operator. W zakładce [Wszystkie] widoczne są foldery i maile ze wszystkich kont operatora do których jest przypisany. Operacje na folderach (dodawanie, usuwanie, zmiana nazwy) można wykonywać tylko w zakładce [Wg kont]. Nie można przenosić, zmienić nazwy i usuwać głównych zdefiniowanych w programie folderów tj. skrzynka pocztowa, skrzynka nadawcza, elementy wysłane, załatwione, Elementy usunięte oraz Kopie robocze. Można natomiast tworzyć podfoldery do nich. Dodawanie folderów na tym samym poziomie co foldery domyślnie zdefiniowane w programie, możliwe po ustawieniu kursora na z gałęzi nadrzędnej np. konto pocztowe. Wymagane jest podanie nazwy dla nowo dodawanego folderu. Nie można w gałęzi drzewa na tym samym poziomie wprowadzić dwóch folderów o takiej samej nazwie. Jeżeli występują wiadomości lub podfoldery w folderze wówczas nie można usuwać takiego folderu. Operator powinien przed usunięciem folderu usunąć wszystkie wiadomości znajdujące się w tym folderze oraz jego podfolderach.

W strukturze drzewa foldery główne domyślnie zdefiniowane w programie są umieszczone w pierwszej kolejności i nie podlegają sortowaniu. Dodawanie nowych podfolderów zakłada folder w danej gałęzi i foldery te są ustawiane w kolejności alfabetycznej w tej gałęzi. Dodawanie nowych folderów na głównej gałęzi założy foldery pod ostatnim folderem głównym, a dodane foldery zostaną posortowane alfabetycznie. Na obydwu zakładkach w nagłówku działa filtrowanie służące do wyszukania po nazwie folderów na drzewku. Dla ułatwienia pracy z wieloma kontami e-mail, po wskazaniu kursorem określonego folderu skrzynki pocztowej, wyświetli się dodatkowy opis. Zawiera on informację o nazwie konta, do którego dany folder należy. W przypadku zakładki [Wszystkie], nazwa konta wyświetlana jest tylko dla folderów utworzonych przez użytkownika.

Zarządzanie folderami w skrzynce pocztowej.

Wykonywanie operacji dla folderów odbywa się tylko na zakładce [Wg kont] dla wskazanego na drzewie folderu. Po wybraniu folderu na drzewie jego zawartość wyświetlana jest w skrzynce pocztowej. W przypadku wybrania gałęzi nie będących folderami jak gałęzie: Poczta, Archiwum lub dane konto pocztowe w skrzynce pocztowej lista wiadomości jest pusta. Na wstążce w górnym menu dostępna jest grupa o nazwie Folder zawierającą opcje dotyczące zarządzaniem folderami. Grupa aktywna jest na zakładce [Wg kont]. Za pomocą przycisków dostępnych na wstążce w grupie Folder lub pod prawym przyciskiem myszy z menu kontekstowego można wybrać jedną z poniższych opcji: Dodaj folder – dodanie nowego folderu Zmień – edycja nazwy folderu Usuń – usuwanie folderu z bazy danych

Przenoszenie folderów odbywa się poprzez przeciągnięcie folderów za pomocą myszki na wskazany folder. Przenoszenie folderów możliwe jest tylko w obrębie danego konta pocztowego. Przenoszona jest cała zawartość wskazanego folderu wraz z jego podfolderami.

Synchronizacja folderów i zarządzanie folderami w IMAP

Po poprawnym skonfigurowaniu konta w protokole IMAP i wykonaniu synchronizacji, w skrzynce pocztowej są widoczne zarówno foldery subskrybowane, jak i foldery lokalne. Dla rozróżnienia obu rodzajów katalogów, nazwy tych pierwszych są napisane standardową czcionką, a nazwy folderów lokalnych kursywą. W przypadku kont o typie POP3, nazwy katalogów są prezentowane standardowo. W tym protokole wszystkie foldery są lokalne, więc nie są rozróżniane.

Przy wejściu do skrzynki pocztowej w programie, w pierwszej kolejności, w celu zachowania spójności struktury katalogów, synchronizowana jest lista wszystkich folderów. Następnie wysyłane są na serwer nowe wiadomości. Potem zostają pobrane nowe wiadomości z serwera pocztowego, z subskrybowanych folderów. Synchronizacja skrzynki pocztowej może się odbywać tylko na jednej instancji, dlatego wszystkie operacje przenoszenia, dodawania i usuwania wiadomości są wykonywane na bazie. Następnie na jednym stanowisku podczas synchronizacji te wszystkie zmiany są aktualizowane na serwerze. W przypadku dłuższej pracy użytkownika na danej skrzynce pocztowej, jest ona synchronizowana zgodnie z ustawieniami dotyczącymi czasu pobierania wiadomości lub na żądanie za pomocą przycisku Wyślij/ Odbierz.

Uwaga

W przypadku niepowodzenia synchronizacji konta o typie IMAP, do skrzynki odbiorczej operatora zostanie wygenerowana wiadomość e-mail z informacjami o błędach.

Jeżeli w tym samym czasie dana wiadomość zostanie przeniesiona z poziomu serwera i z programu Comarch ERP Optima do dwóch różnych folderów, to będzie ona widoczna w nowym katalogu w ramach akcji wykonanej na serwerze. Jednocześnie w skrzynce odbiorczej pojawi się e-mail z informacją o wycofaniu w programie operacji zmiany folderu dla tej wiadomości. Po wykonaniu synchronizacji, z poziomu skrzynki odbiorczej w programie możliwe będzie przeniesienie tej wiadomości do innego folderu.

Zmiany w strukturze katalogów wprowadzone z poziomu programu zostaną również odzwierciedlone na serwerze poczty, w szczególności utworzenie nowego subskrybowanego folderu, zmiana nazwy folderu, zapisanie wersji roboczej wiadomości, wysłanie lub przeniesienie wiadomości do innego folderu. Dozwolone jest przenoszenie folderów do innych folderów o takim samym statusie, np. lokalnych do innych folderów lokalnych. Utworzony nowy subfolder dziedziczy status z folderu nadrzędnego. Nie jest możliwa zmiana nazwy folderu, jego przeniesienie lub usunięcie podczas wykonywania synchronizacji.

Uwaga

W zależności od serwera poczty, niektóre operacje na folderach mogą być niemożliwe do wykonania w Comarch ERP Optima. Np. jeżeli serwer poczty, na którym jest konto e-mail użytkownika nie pozwala na zagnieżdżenia w strukturze folderów, to próba założenia subfolderu po stronie Comarch ERP Optima również nie będzie możliwa.

Gdy na serwerze poczty nastąpiła zmiana nazwy subskrybowanego folderu, to w programie folder ten zostanie oznaczony jako lokalny. Jeżeli zawiera on wyłącznie pobrane nagłówki, z poziomu programu nie będzie możliwe otworzenie takich wiadomości. W tej sytuacji w konfiguracji folderów IMAP będą widoczne oba foldery (folder lokalny z nazwą sprzed zmiany oraz folder serwerowy ze zmienioną nazwą). Przy oznaczeniu subskrypcji dla folderu serwerowego ze zmienioną nazwą, wiadomości zostaną ponownie pobrane z serwera. Po zaznaczeniu subskrypcji folderu lokalnego, zostanie utworzony jego odpowiednik na serwerze i na serwer zostaną przeniesione wiadomości z programu.

Jeżeli na serwerze został usunięty folder zawierający wiadomości, to po synchronizacji będzie on widoczny w programie jako lokalny, bez możliwości pobrania pełnych treści wiadomości (jeżeli wcześniej pobrano tylko ich nagłówki).

W przypadku usunięcia folderu na serwerze i dodania drugiego z taką samą nazwą, a następnie przypisania do niego wiadomości – to po wykonaniu synchronizacji, w programie widoczny będzie ten folder z nową zawartością.

Podczas przenoszenia wiadomości do folderów subskrybowanych weryfikowane jest, czy katalog docelowy istnieje na serwerze pocztowym. Jeżeli w międzyczasie został on usunięty na innym kliencie poczty, a nowa struktura folderów nie została jeszcze zsynchronizowana po stronie Comarch ERP Optima, to przeniesienie wiadomości do takiego „nieistniejącego” na serwerze folderu zostanie wycofane. Jednocześnie w skrzynce pocztowej w programie pojawi się wiadomość informująca o tym niepowodzeniu.

Przeniesienie wiadomości, której nie ma na serwerze pocztowym, np. z folderu lokalnego do synchronizowanego, spowoduje utworzenie tej wiadomości na serwerze.

Uwaga

Dla kont e-mail o protokole IMAP nie można tworzyć folderów ze znakami specjalnymi w nazwie. Foldery ze znakami niedozwolonymi, tj. “./\ nie będą synchronizowane.

Formularz szablonu

Formularz szablonu składa się z dwóch zakładek: [Ogólne] oraz [Podłączenia]. Na zakładce [Ogólne] jest możliwość wpisania stałej treści oraz tytułu e-maila. Dodatkowo można korzystać makr, które umożliwią podstawianie danych w polach temat oraz treść (więcej na ten temat w rozdziale Makra). Pola jakie należy wypełnić:

Nazwa szablonu – nazwa wzorca e-mail, która będzie wyświetlana na liście szablonów. Pole jest obowiązkowe.
Opis – możliwość wpisania dodatkowego opisu.
Temat – wpisany temat jest przenoszony do treści e-maila w pole tytuł.
Treść – dowolny tekst z możliwością wyboru rodzaju, rozmiaru i koloru czcionki oraz innych opcji w dostępnym edytorze, przenoszony do treści e-maila.
DO, DW, UDW – możliwość wskazania jednego lub kilku adresów (rozdzielonych średnikami), na które wysyłane będą wiadomości e-mail z danym szablonem.

Szablon wiadomości daje możliwość wskazania domyślnego pola z adresem e-mail. W polach DO, DW, UDW można wskazać adres poprzez ręczne wpisanie, wybór adresu z książki adresowej lub za pomocą funkcji GetSQL. Dedykowane wzorce wiadomości, mogą być wysyłane zawsze do tych samych osób lub za pomocą funkcji GetSQL umożliwiono dynamiczne dodawanie adresów – np. do określonego szablonu będzie można pobierać zawsze adres domyślnego przedstawiciela, operatora-opiekuna, odbiorcy. Podczas wysyłania wiadomości z poziomu listy lub formularza dokumentu, automatycznie do pola Do pobierany jest adres e-mail z karty Nabywcy. Jeśli zamówienie pochodzi z e-sklepu lub wszystko.pl i wystawione jest na kontrahenta !NIEOKREŚLONY! wówczas adres mailowy pobierany jest z formularza dokumentu z sekcji Odbiorca. Jeżeli na domyślnym szablonie uzupełnione są pola DO, DW, UDW wówczas adres DO, DW, UDW z szablonu zostanie wczytany na formularz wiadomości. Po zmianie szablonu, przypisane adresy w polach DO, DW, UDW zostaną zaktualizowane chyba, że użytkownik wprowadził adres w polach DO, DW, UDW bezpośrednio na edytowanej wiadomości. W przypadku nieprawidłowej funkcji GetSQL, pole adresowe pozostaje puste.

Uwaga

W przypadku wiadomości wysyłanych za pomocą Serwisu operacji automatycznych, dla których wybrano szablon z uzupełnionymi polami Do, DW i UDW – na wiadomość finalną zostanie przeniesiony tylko adres z pola UDW

Przykład

Przykład: Przykład z użyciem funkcji GetSQL w polach Do, DW lub UDW:

mail nabywcy z FA z karty kontrahenta

{GetSQL('SELECT Knt_Email FROM cdn.TraNag
JOIN cdn.Kontrahenci ON Knt_KntId = TrN_PodID
WHERE TrN_TrNID = ' & {eID},'f')}

mail przedstawiciela domyślnego na dokumentach handlowych/magazynowych, jeśli nie ma przedstawicieli lub żaden nie jest domyślny to zwraca adres e-mail podmiotu

{GetSQL('SELECT IsNull(KnO_Email, Pod_Email) from CDN.TraNag inner join CDN.PodmiotyView on TrN_PodmiotTyp= Pod_PodmiotTyp and TrN_PodID = Pod_PodId left join CDN.KntOsoby on Pod_PodmiotTyp = 1 and Pod_PodId = KnO_KntId and KnO_Domyslny =1 where TrN_TrNID =' & eID )}

mail odbiorcy z FA z zakładki kontrahent

{GetSQL('SELECT TrN_OdbEmail FROM cdn.TraNag
WHERE TrN_TrNID = ' & {eID},'f')}

mail odbiorcy z FA z karty kontrahenta

{GetSQL('SELECT Knt_Email FROM cdn.TraNag
JOIN cdn.Kontrahenci ON Knt_KntId = TrN_OdbID
WHERE TrN_TrNID = ' & {eID},'f')}

mail do wszystkich przedstawicieli nabywcy

{GetSQL('SELECT STUFF((SELECT CASE ISNULL(KnO_Email,'''') WHEN '''' THEN '''' ELSE '', '' + KnO_Email END
FROM CDN.KntOsoby WHERE KnO_KntId = ' & {ePodmiotID} &
' FOR XML PATH('''')),1,1,'''')','f')}

mail do wszystkich przedstawicieli odbiorcy

{GetSQL('SELECT STUFF((SELECT CASE ISNULL(KnO_Email,'''') WHEN '''' THEN '''' ELSE '', '' + KnO_Email END
FROM cdn.TraNag
JOIN cdn.Kontrahenci ON Knt_KntId = TrN_OdbID
JOIN CDN.KntOsoby ON KnO_KntId = Knt_KntId
WHERE TrN_TrNID = ' & {eID} & ' FOR XML PATH('''')),1,1,'''')','f')}

mail do pierwszego przedstawiciela nabywcy z wypełnionym adresem email

{GetSQL('SELECT TOP 1 KnO_Email
FROM CDN.KntOsoby WHERE
KnO_KntId = ' & {ePodmiotID} & ' AND ISNULL(KnO_Email,'''') NOT IN ('''')','f')}

mail do pierwszego przedstawiciela odbiorcy z wypełnionym adresem email

{GetSQL('SELECT TOP 1 KnO_Email FROM cdn.TraNag
JOIN cdn.Kontrahenci ON Knt_KntId = TrN_OdbID
JOIN CDN.KntOsoby ON KnO_KntId = Knt_KntId
WHERE TrN_TrNID = ' & {eID} & ' AND ISNULL(KnO_Email,'''') NOT IN ('''')','f')}

Podczas wysyłania wiadomości z poziomu listy lub formularza dokumentu, jeżeli na domyślnym szablonie uzupełnione jest pole UDW, wówczas adres UDW z szablonu zostanie wczytany na formularz wiadomości. Po zmianie szablonu, przypisane adresy w polu UDW zostaną zaktualizowane chyba, że użytkownik wprowadził adres w pole UDW bezpośrednio na edytowanej wiadomości.

Przypisz nadawcę do szablonu – możliwość wskazania domyślnego adresu nadawczego dla wiadomości wysyłanych z użyciem danego szablonu. Po zaznaczeniu opcji i wskazaniu adresu z spośród kont e-mail skonfigurowanych w programie. Na liście dostępne są wyłącznie adresy aktywne, których operator tworzący szablon jest użytkownikiem (lub opiekunem).

Opcja Przypisz nadawcę do szablonu nie działa w odniesieniu do wiadomości wysyłanych za pomocą windykacji. Wiadomości generowane za pomocą windykacji mają zawsze w polu OD przypisaną skrzynkę, która została zdefiniowana w System/ Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Windykacja należności. Po wybraniu szablonu z przypisanym adresem nadawczym, adres ten zostanie podmieniony na tworzonej wiadomości e-mail. Jeżeli operator, który nie jest użytkownikiem konta określonego jako domyślny adres nadawczy, na wiadomości wybierze szablon z przypisanym adresem nadawczym lub wysyła wiadomość, gdzie taki szablon jest domyślnym, to zostanie on wczytany do wiadomości e-mail, ale bez podmiany adresu nadawczego. Ponadto formularz obsługiwany jest przez standardowe przyciski: Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian Zamknij – umożliwia zamknięcie okna Na zakładce [Podłączenia] widoczne są podłączone szablony.

Makra

Tworząc wzorzec wiadomości e-mail (szablon) mamy możliwość zdefiniowania niektórych informacji tak, aby podczas wysyłania e-maila program automatycznie podstawiał odpowiednie dane – odbywa się to za pomocą makra. Makra można wykorzystywać w temacie i treści wiadomości. Lista predefiniowanych w programie makr dostępna jest w menu kontekstowym (prawy klawisz myszki w polu temat i treść).

Wstawianie makra w polu treść wiadomości

Dostępne makra:

Data – wstawia datę wystawienia z dokumentu
Do zapłaty/ zwrotu – wstawia kwotę do zapłaty lub zwrotu (w przypadku korekt będzie to kwota do zwrotu z minusem) jaka jest na dokumencie.
Do zapłaty/ zwrotu w walucie obcej – wstawia kwotę do zapłaty lub zwrotu (w przypadku korekt będzie to kwota do zwrotu z minusem) w walucie obcej jaka została na dokument.
Do zapłaty/ zwrotu w walucie systemowej – wstawia kwotę do zapłaty lub zwrotu (w przypadku korekt będzie to kwota do zwrotu z minusem) w walucie systemowej jaka obowiązuje w programie.
E-mail z podmiotu – adres e-mail z karty podmiotu
ID – ID dokumentu, numer identyfikacyjny dokumentu zapisany w bazie
Kwota z dokumentu – kwota dokumentu z zakładki Ogólne
Nazwa – wykorzystywane: w przypadku kontrahenta – nazwa kontrahenta, w przypadku przedstawiciela przy mailingu seryjnym, imię i nazwisko przedstawiciela
Nazwa wydruku – nazwa wydruku
Numer dokumentu – numer dokumentu, z formularza którego będzie wysyłana wiadomość
Opis – wzależności od formularza dokumentu będzie wstawiony opis. Przykładowo w przypadku deklaracji będzie to okres za jaki jest deklaracja a w przypadku dokumentów handlowo-magazynowych będzie to numer dokumentu ( nr obcy) itd.
Podmiot – Kod – kod podmiotu
Podmiot – Nazwa – nazwa podmiotu
Termin płatności – termin płatności z dokumentu
Numer rachunku dla płatności – numeru rachunku bankowego powiązanego z formą płatności dokumentu załączonego do wiadomości e-mail.
Link do płatności (Zapłać teraz) – W przypadku gdy dla faktury sprzedaży został pobrany link do płatności z Comarch Apfino, wówczas na wiadomości mailowej dla tego dokumentu w miejscu makra pojawi się link do płatności.
Waluta dokumentu – waluta w jakiej wystawiony jest dokument
Waluta rozliczenia – waluta w jakiej rozliczony jest dokument

W oknie edycji szablonu e-mail dla zdarzenia w Preliminarzu płatności oprócz standardowych dostępne są następujące makra:

Zestawienie dokumentów windykowanych – makro podstawia informacje o wszystkich nieuregulowanych płatnościach kontrahenta zgodnie z terminem wskazanym na akcji windykacyjnej. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, oraz podsumowanie dokumentów z podziałem na waluty.
Zestawienie dokumentów nierozliczonych po terminie – makro podstawia informację o nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, których liczba dni po terminie jest większa niż dokumentu podlegającego windykacji. Uzupełniając zestawienie dokumentów przeterminowanych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Po terminie, oraz podsumowanie dokumentów z podziałem na waluty.
Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych po terminie – makro podstawia informację o wszystkich nieuregulowanych i przeterminowanych płatnościach kontrahenta. Uzupełniając zestawienie dokumentów przeterminowanych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Po terminie, oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty.
Zestawienie dokumentów nierozliczonych przed terminem – makro podstawia informację o nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, których liczba dni przed terminem jest mniejsza niż dokumentu podlegającego windykacji. Uzupełniając zestawienie dokumentów nierozliczonych, których termin jeszcze nie minął, program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Dni do terminu, oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty.
Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych przed terminem – makro podstawia informację o wszystkich nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, które nie są jeszcze przeterminowane. Uzupełniając zestawienie dokumentów nierozliczonych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Dni do terminu, oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty.

Dodatkowo jest możliwość użycia funkcji GetSQL. Za pomocą polecenia GetSQL można pobrać dodatkowe informacje, niedostępne w ramach standardowych makr. W tym celu dostępne są również makra pozwalające odwołać się do identyfikatora podmiotu oraz dokumentu. Są to:

Id dokumentu
Podmiot – Id
Podmiot – Typ
Typ dokumentu

Przykład

Przykład z użyciem makra Użytkownik posiada zdefiniowany szablon dla listy faktur sprzedaży. W temacie wzorca oraz treści ma wstawione poniższe makra: Nazwa szablonu: Faktura sprzedaży Opis: Wysyłka faktur sprzedaży Temat:Faktura z dnia {eData} dla {ePodmiotNazwa} Szanowni Państwo, W załączniku przesyłamy fakturę nr {eNumer} na kwotę {eKwotaDok} {eWalutaRoz}. Termin płatności upływa {eTermin}. Dziękujemy za terminowe uregulowanie należności. Z poważaniem Firma Ogrodnik W momencie wyboru powyższego szablonu na formularzu wiadomości w pola z makrem zostaną podstawione odpowiednie dane. Nazwa szablonu: Faktura sprzedaży Opis: Wysyłka faktur sprzedaży Temat: Faktura z dnia 10-02-28 dla F.H. ABC sp. z o.o. Szanowni Państwo, W załączniku przesyłamy fakturę nr FA/48/2010 na kwotę 102.11 PLN. Termin płatności upływa 10-03-07. Dziękujemy za terminowe uregulowanie należności. Z poważaniem Firma Ogrodnik

Przykład

Przykład z użyciem funkcji GetSQL Użyta w szablonie dla deklaracji VAT-7 składnia: {GetSQL('SELECT dke_wartoscl FROM cdn.DeklElem WHERE DkE_Numer=15000 and Dke_DknId =' & {eID}, 'f')} zwróci kwotę nadwyżki z pola 60 na deklaracji VAT-7(12). Zapytanie:

 {CHOOSE(GetSQL('SELECT  dke_wartoscl FROM cdn.DeklElem WHERE DkE_Numer=15000 and Dke_DknId =' & {eID}, 'f') = 0, 'Kwota do zapłaty: ' &GetSQL('SELECT  dke_wartoscl FROM cdn.DeklElem WHERE DkE_Numer=14715 and Dke_DknId =' & {eID}, 'f'),  'Kwota nadwyżki: ' &GetSQL('SELECT  dke_wartoscl FROM cdn.DeklElem WHERE DkE_Numer=15000 and Dke_DknId =' & {eID}, 'f') )} zwróci kwotę z pola 60 jeżeli jest nadwyżka, jeżeli nie ma nadwyżki zwróci kwotę do zapłaty z pola 58.

Uwaga

W przypadku wysyłania wydruku kaskadowego/seryjnego (czyli wzorca wydruku z którego powstanie wiele, osobnych wiadomości) najpierw w programie pojawia się formularz wiadomości ze zdefiniowanymi wcześniej makrami. Zapisanie lub wysłanie takiej wiadomości powoduje że makra zamieniają się w konkretne wartości/dane pobierane z bazy.

Formularz wiadomości

Formularz wiadomości składa się z Nagłówka oraz zakładek: [Ogólne], [Załączniki], [Historia], [Wątek], [Dokumenty]. Dodatkowo w górnym pasku menu, dostępne są zakładki: [Narzędzia okna], [Format czcionki], [Tabele]. Nagłówek wiadomości Pola jakie należy wypełnić:

Dokument – schemat numeracji dla e-maili wychodzących (schemat definicji numeracji można zdefiniować w Konfiguracji/ program/ definicje dokumentów/ CRM/ wiadomość wychodząca).
Numer – numer wiadomości nadany wg wybranego schematu numeracji. Do momentu zapisu wiadomości w polu numer wyświetla się AUTO.
Podmiot – lista podmiotów, które występują w bazie danych czyli kontrahenci, banki, urzędy, pracownicy. Pole jest wypełniane tylko przy wysyłce z formularza dokumentu, w przypadku wysyłki z listy pole jest puste.
Dotyczy wersji: 2018.6.1
Pole uzupełnia się automatycznie jeśli na formularzu wiadomości w polu DO: zostanie wpisany adres e-mail, który jest powiązany z podmiotem.

Ponadto na formularzu wiadomości odebranej dostępny jest przycisk

Aktualizuj e-mail podmiotu, który pozwala zaktualizować domyślny adres podmiotu przypisanego do wiadomości. Dodatkowo pole Podmiot wyświetla okno Książka adresowa. Jest to lista, która składa się z zakładek: [Kontrahenci], [Pracownicy], [Urzędy], [Banki]. Na zakładce [Kontrahenci], na pozycji znajduje się opcja do rozwinięcia dodatkowej listy, na której znajdują się aktywni przedstawiciele z karty kontrahenta. Pod listą znajduje się sekcja Adresaci wiadomości z polami Do/ DW/ UDW, w których można przenieś adres e-mail albo wpisać ręcznie oraz panel filtra.

Dotyczy wersji: 2018.6.1

W książce adresowej możliwe jest zaznaczenie jednego lub wielu adresów jednocześnie. Listę adresów kontrahentów i pracowników filtruje się również poprzez parametry: Nieaktywni, Pokaż duplikaty, Archiwalni.

Książka adresowa obsługiwana jest przez przyciski: Dodaj- możliwość dodania nowego kontrahenta Podgląd – podgląd/ edycja karty kontrahenta Zatwierdź Zamknij – zamknięcie okna

Zakładka [Ogólne] Pola jakie należy wypełnić:

OD – lista aktywnych kont pocztowych, do których przypisany jest zalogowany operator

Dodatkowo na odebranej wiadomości dostępny jest przycisk

Dodaj, który pozwala szybciej utworzyć nową kartotekę dla kontrahenta lub dopisać przedstawiciela do podmiotu będącego nadawcą wiadomości. Użycie opcji Dodaj kontrahenta wywołuje formularz nowego kontrahenta, gdzie w polu E-Mail będzie przeniesiony adres e-mail nadawcy. Użycie opcji Dodaj przedstawiciela podnosi okno, na którym należy wskazać kontrahenta, do którego ma zostać przypisany przedstawiciel (jeżeli do wiadomości przypisano podmiot – okno będzie uzupełnione akronimem tego kontrahenta). Po zaakceptowaniu kontrahenta, zostanie wywołany formularz przedstawiciela, gdzie w polu E-Mail będzie przeniesiony adres z wiadomości e-mail z pola OD.

DO/ DW/ UDW – pola, do których należy wpisać adres e-mail odbiorcy wiadomości (większą ilość adresów należy rozdzielić średnikami). W przypadku wysyłki z formularza dokumentu, adres e-mail jest automatycznie pobierany z karty podmiotu (jeśli adres jest wypełniony na karcie) oraz z formularza dokumentu z zakładki Kontrahent z pola Email. Dodatkowo pole DO/ DW/ UDW wyświetla okno Książka adresowa (więcej na temat książki adresowej opisane powyżej w punkcie 1). Kolejne pola to Temat wiadomości oraz Treść wiadomości.

Zakładka [Załączniki] Na tej zakładce wyświetlana jest lista załączników. Oprócz załączników w postaci wydruków jest możliwe podpięcie dodatkowych, a ponadto edycja i usunięcie istniejących załączników. Informacja o liczbie załączników wyświetla jest obok nazwy zakładki. Do wiadomości e-mail można dodawać wiele załączników jednocześnie, zaznaczając je na oknie wyboru.

Uwaga

W przypadku wydruku kaskadowego (gdy powstanie wiele, osobnych wiadomości) – załączniki będą dodawane przy zapisywaniu wiadomości.

Uwaga

Jeżeli użytkownik doda załącznik w szablonie, który pojawi się przed wydrukiem seryjnym, zostanie on dołączony do każdego z wysyłanych seryjnie maili.

Zakładka składa się z kolumn:

Nazwa pliku
Rozmiar – wyświetla rozmiar pliku odczytany z właściwości pliku, a więc jeszcze przed zapisem/ wysłaniem wiadomości
Rozmiar w bazie – wyświetla rozmiar pliku/ dokumentu zapisany w bazie programu.

Uwaga

Jeśli rozmiar załącznika ma wartość mniejszą niż 1 MB to wyświetlany jest w KB, jeśli mniejszą to w MB.

Okno obsługiwane jest przez przyciski: Dodaj – dodaj załącznik Zmień - zmień załącznik Usuń - usuń załącznik Zapisz załącznik. W rozwijanym menu dostępne są opcje:

Zapisz załączniki, umożliwia zapisanie załączników we wskazanym miejscu na dysku;
Zapisz załączniki w istniejącym dokumencie Obiegu dokumentów, umożliwia podpięcie załączników do istniejących dokumentów w Bibliotece dokumentów.
Zapisz załączniki w nowym dokumencie Obiegu dokumentów, umożliwia dodanie nowego dokumentu w Bibliotece dokumentów i zapisanie w nim załączników.

Zaczytaj dokument przez OCR do rejestru VAT. Więcej informacji na temat funkcji przenoszenia załączników z wiadomości mailowej do Obiegu Dokumentów i rejestru VAT znajduje się tutaj.

Uwaga

Na formularzu wiadomości e-mail na zakładce [Załączniki] możliwe jest dodawanie załączników metodą „przeciągnij i upuść” (przeciąganie ich za pomocą myszki). W tym celu należy wskazać plik w Eksploratorze Windows, a następnie z przytrzymanym lewym klawiszem myszy przeciągnąć go do programu Comarch ERP Optima i upuścić na liście załączników

Zakładka [Historia] Na zakładce zapisywane są zdarzenia związane z tworzeniem, wysyłaniem i modyfikacją e-maila. Zakładka składa się z kolumn:

Akcja – zawierającą informację o zdarzeniu wykonanym dla wiadomości (możliwe akcje to m.in. utworzono, odebrano/przypisano, przeczytano, wysłano, załatwiono, zmiana folderu na…),
Operator – dla którego konta została wykonana akcja,
Data – data i godzina wykonania akcji,
Komentarz – dodatkowa informacja, jaka została wprowadzona w momencie oznaczania wiadomości jako załatwionej lub podczas przekazywania – opcje dostępna z poziomu wiadomości w górnym pasku menu. W przypadku kont protokołem IMAP, komentarze będą widoczne wyłącznie lokalnie, nie zostaną przeniesione na serwer pocztowy. Zmiany wykonane na serwerze pocztowym (np. przeniesienie wiadomości do innego folderu) są zapisywane w historii danej wiadomości jedynie, gdy foldery w których zachodzą zmiany są subskrybowane.

Zakładka [Wątek] Program umożliwia wątkowanie korespondencji. Do tematu wiadomości dołączany jest numer, który następnie pozwala na zebranie e-maili wysłanych i odebranych na zakładce [Wątek] i prześledzenie danej konwersacji. Wątkowanie czyli dołączanie numeru wątku do tematu, jest domyślnie włączone. W Konfiguracji (Program/CRM/Konta e-mail – zakładka Parametry) można je wyłączyć. Wykorzystując wątkowanie w programie Comarch ERP Optima dopisywany jest numeru wątku, a tym samym zmianie ulega temat wiadomości przychodzącej. W przypadku kont o typie IMAP, jeżeli odpowiedź na pierwszą wiadomość w wątku zostanie udzielona z poziomu innego klienta poczty, w programie taka wiadomość otrzyma nowy wątek. Jeśli wątkowanie jest istotne w prowadzonej korespondencji, zaleca się tworzenie odpowiedzi z poziomu Comarch ERP Optima. W innym wypadku może się zdarzyć tak, że wiadomości zostanie nadany nowy wątek.

Dotyczy wersji: 2018.6.1

Przychodząca wiadomość przypisywana jest do operatora-opiekuna konta, a następnie opiekun konta przypina wiadomość na operatora- użytkownika konta, a ten na nią odpowiada. Nowo odebrana wiadomość zostanie przypisana do tego operatora, który udzielił odpowiedzi jako ostatni.

Zakładka [Dokumenty] Istnieje możliwość powiązania wiadomości przychodzącej/wychodzącej z innymi dokumentami w systemie np. kontaktami w CRM, fakturami, zleceniami serwisowymi itp. W tym celu na formularzu wiadomości e-mail znajduje się zakładka [Dokumenty], a na niej:

tabela z dokumentami powiązanymi
możliwość powiązania z kontaktem CRM
możliwość powiązania z dokumentem w Bibliotece

W przypadku kont o typie IMAP możliwe jest przypisanie e-maila do dokumentu zarówno w przypadku subskrypcji pełnych treści wiadomości, jak i pobierania wyłącznie nagłówków wiadomości. Można również powiązać wiadomości z ręcznie wskazanym podmiotem (np. jeśli kontrahent nie ma przypisanego adresu e-mail i wiadomość nie została z nim powiązana automatycznie).

Uwaga

Powiązanie wiadomości z podmiotem/ dokumentem w programie może być usuwane na skutek niektórych operacji wykonywanych na serwerze/ innym Kliencie poczty; np. podczas przenoszenia wiadomości do folderu niesubskrybowanego (serwerowego) i przywrócenia go z powrotem do folderu subskrybowanego.

Formularz wiadomości e-mail zakładka Ogólne

Lista szablonów wiadomości

Funkcjonalność wysyłki e- maili umożliwia tworzenie gotowych szablonów inaczej mówiąc wzorców wiadomości e – mail. Szablony mogą np. zawierać stałe teksty, które wykorzystywane są np. przy cyklicznej wysyłce e-maili. Szablonów może być wiele, w tym jeden domyślny. Przykładowo, jeżeli chcemy aby w temacie e-maila wysyłanego z poziomu faktury wpisywał się tekst: „Faktura [numer faktury] z dnia [data wystawienia]” wystarczy dodać domyślny szablon z tytułem zdefiniowanym następująco: „Faktura...”. Definiowanie szablonów wiadomości dostępne jest z formularzy dokumentów albo z listy dokumentów. Należy rozwinąć menu pod przyciskiem Wyślij a następnie wybrać opcję Konfiguracja szablonów e-mail… wybranie tej opcji spowoduje otwarcie listy szablonów. Dla każdego rodzaju dokumentu można stworzyć odrębny szablon lub korzystać z jednego wzorca dostępnego dla wszystkich list i formularzy. W programie można również dodawać szablony z poziomu formularza e-maila. Pozwala to na tworzenie wzorów wiadomości wykorzystywanych często w standardowych zapytaniach i odpowiedziach.

Lista szablonów wiadomości

Lista szablonów wyświetlana jest w formie drzewka (tak jak ma to miejsce na oknie do konfiguracji wydruków). Ustawiając się na gałęzi głównej Procedury - dodany szablon będzie widoczny z każdego miejsca w programie, gdzie jest możliwość zdefiniowania wzorca e-mail. Ustawiając się na gałęzi z nazwą procedury czyli listy/ formularza gdzie aktualnie jesteśmy – dodany szablon będzie widoczny tylko z tego miejsca.

Przykład

Tworzony jest szablon dla faktur sprzedaży za abonament telefoniczny. Szablon definiowany jest z poziomu listy faktur sprzedaży. Jeśli szablon zostanie dodany ustawiając się na procedurze o nazwie: Lista faktur to będzie on widoczny tylko z poziomu listy faktur sprzedaży. Jeśli szablon zostanie dodany ustawiając się na gałęzi głównej: Procedury to będzie on widoczny z każdego miejsca w programie, czyli wysyłając e-maila z jakiegokolwiek formularza czy listy dokumentów, na formularzu wiadomości będzie możliwość skorzystania z tego szablonu.

Istnieje również możliwość podpięcia istniejących szablonów do różnych procedur, co może być przydatne w przypadku dokumentów skojarzonych. W takiej sytuacji należy na oknie konfiguracji szablonów e-mail za pomocą ikony

podłączyć szablon.

Przykład

Użytkownik posiada zdefiniowany, wspomniany powyżej szablon dla faktur sprzedaży za abonament telefoniczny. Istnieją jednak sytuacje, że faktury są korygowane, w związku z czym zdefiniowany jest również szablon dla faktur korygujących, ponieważ są to dokumenty skojarzone, to do procedury Lista faktur ( gdzie istnieje już szablon Faktury abonamentowe) podłączony jest szablon Faktury_korekty.

Lista zdefiniowanych szablonów dla formularza faktury sprzedaży

Lista szablonów obsługiwana jest przez przyciski: Dodaj- umożliwia dodanie nowego szablonu Zmień – umożliwia podgląd/ edycję szablonu Usuń – umożliwia usunięcie szablonu Podłącz szablon do procedury – umożliwia podłączenie istniejącego szablonu do procedury, na której aktualnie użytkownik się znajduje Odłącz szablon od procedury - umożliwia odłączenie istniejącego szablonu od procedury, na której aktualnie użytkownik się znajduje Znajdź szablon – umożliwia wyszukanie procedury/szablonu zawierającego określony tekst/ciąg znaków Zamknij – umożliwia zamknięcie okna Ponadto dostępne parametry:

Pokazuj tylko wypełnione – po zaznaczeniu tego parametru wyświetli się lista tych procedur, które mają podpięte szablony
Ogranicz do bieżącej procedury – po odznaczeniu tego parametru, wyświetli się lista wszystkich procedur

Przeniesienie treści i załączników wiadomości na IBARD

Przeniesienie treści i załączników wiadomości na IBARD umożliwia przeniesienie maili z bazy konfiguracyjnej i przechowywanie ich na serwerach IBARD. W prosty sposób można dotrzeć do maili i sprawdzić ich zawartość. W bazie danych pozostaje nagłówek wiadomości oraz związane z mailem informacje typu historia, dokumenty powiązane itp. Na serwer IBARD przenoszone są treść maila oraz załączniki. W przypadku kont o typie IMAP, wgląd do Dysku IBARD nie jest możliwy z poziomu serwera poczty, czyli inni klienci poczty nie będą mieć do niego dostępu. W przypadku subskrypcji samych nagłówków wiadomości, pobierane są również treści wiadomości i umieszczane na IBARD. Skonfigurowanie skrzynki pocztowej w celu przeniesienia treści i załączników wiadomości na IBARD należy rozpocząć od podania loginu i hasła do konta iBard24. Dane te należy wprowadzić w menu System/ Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail w zakładce [Dysk IBARD].

Uwaga

Wymagana wersja IBARD co najmniej 2.9.0.

Uwaga

Dopuszczalne są maksymalnie 2 aktywne logowania na jedno konto IBARD.

Skrzynka pocztowa

W skrzynce pocztowej w lewym panelu na drzewie folderów dostępna jest gałąź o nazwie Dysk IBARD. Po otwarciu skrzynki gałąź ta jest zawsze zwinięta. Po jej rozwinięciu Dysk IBARD składa się z folderów:

skrzynka odbiorcza
elementy wysłane
załatwione

W Dysk IBARD można dodawać, przenosić i usuwać własne foldery. Nie jest możliwe przenoszenie folderów między Dysk IBARD, a kontem pocztowym. Podczas przenoszenia maila nagłówek maila zostaje w bazie Comarch ERP Optima natomiast treść oraz załączniki przenoszone zostaną na konto wskazane na serwerze IBARD. Mail może być przeniesiony poprzez przesunięcie jednego maila do Dysk IBARD, przesunięcie kilku wybranych maili do Dysk IBARD lub seryjne przeniesienie maili starszych niż wskazana data.

Przeniesienie pojedynczego maila

Przeniesienie pojedynczego maila odbywa się przez przeciągnięcie go do wybranego folderu w panelu Dysk IBARD.

Przeniesienie wybranych maili

Przeniesienie wybranych maili odbywa się przez zaznaczenie kilku maili i przeciągnięcie ich do wybranego folderu w panelu Dysk IBARD.

Seryjna przeniesienie maili

W skrzynce pocztowej w menu głównym (wstążka) znajduje się przycisk Przenieś na IBARD w grupie Archiwizacja. Przenieś na IBARD - przycisk pozwala na uruchomienie przeniesienie treści i załączników wiadomości na IBARD według podanych parametrów. Po wybraniu przycisku Przenieś na IBARD wyświetli się okno Przeniesienie treści i załączników wiadomości na IBARD :

Przeniesienie treści i załączników wiadomości na IBARD

W oknie dostępne są pola:

Przenieś na IBARD treści i załączniki maili dla konta – istnieje możliwość przeniesienia maili dla wybranego konta dla którego opiekunem jest dany operator lub wszystkich (przenoszone są maile od razu dla wszystkich kont, których operator jest opiekunem)
Przenieś na IBARD treści i załączniki maili starsze niż – należy wskazać datę końcową okresu, za jaki powinny być przeniesione maile

Po uzupełnieniu powyższych pól i ich zaakceptowaniu następuje połączenie z IBARD w oparciu o login i hasło podane w konfiguracji, natomiast w skrzynce pocztowej zostaną odfiltrowane maile, dla których data wysłania lub otrzymania jest mniejsza niż wskazana data. W ten sposób przenoszone są maile z folderów skrzynka odbiorcza, elementy wysłane oraz załatwione. Maile są przenoszone do odpowiadających im folderów na IBARD. W przypadku dodania nowych folderów lub podfolderów do folderów głównych przy seryjnym przenoszeniu wykonywane jest odpowiednie mapowanie ich z folderami na dysku IBARD. Mapowanie odbywa się po nazwie folderu tzn. jeżeli folder o danej nazwie dla danego konta nie istnieje na dysku IBARD zostanie założony.

Zarządzanie mailami na dysku IBARD.

Na dysku IBARD działa filtrowanie po nagłówku i po treści maila. Zasady filtrowania są podobne, jak w przypadku skrzynki pocztowej. Użytkownik może wykorzystać zarówno pole do wpisania tekstu, jak i filtry w konstruktorze filtra.

Uwaga

Wyszukiwanie w treści przeniesionych maili obejmuje te maile, których treść w postaci tekstowej jest mniejsza od 10MB.

Filtrowanie na dysku IBARD nie uwzględnia znaków specjalnych (podobnie jak w Outlooku) tzn. jeżeli zostanie podany ciąg znaków Kowalski! to wyszukane zostaną wszystkie maile, które zawierają ciąg Kowalski. Ze względów wydajnościowych zalecana minimalna ilość znaków do filtrowania maili w archiwum to 3 znaki. Maile na dysku IBARD są otwierane w trybie tylko do odczytu, użytkownik nie może ich modyfikować. Jeśli użytkownik chce edytować maila powinien go przenieść do folderu w skrzynce pocztowej. Przeniesienie maila na dysku IBARD do poczty odbywa się przez przeciągnięcie go do wybranego folderu poczty. W takim przypadku cała zawartość maila jest odtwarzana w bazie Comarch ERP Optima, natomiast z IBARD zawartość maila jest usuwana. Usunięcie maila na dysku IBARD powoduje jego ostateczne usunięcie z bazy. Usuwany jest nagłówek maila z bazy, a z IBARD zarówno plik z zawartością maila, jak i z załącznikami. Jeżeli dla konta IBARD nie ma określonych parametrów archiwizacji (konto IBARD) to przy próbie przeniesienia wyświetlony zostanie komunikat:

W przypadku braku licencji na moduł CRM/CRM Plus zablokowana jest możliwość przeniesienia maili. Przycisk Przenieś na IBARD jest nieaktywny i nie ma możliwości przeciągania maili do folderów w Dysk IBARD.

Lista podpisów

W programie można zdefiniować dla każdego operatora kilka różnych podpisów i określić który z nich jest podpisem domyślnym. Jest to przydatne w firmach, które cyklicznie wysyłają maile do swoich odbiorców. Zdefiniowanie wzorca podpisu jest możliwe w skrzynce pocztowej z poziomu menu głównego (wstążki). Na liście podpisów znajdują się dwie kolumny:

domyślny – jeśli podpis jest domyślny to wyświetla się zaznaczenie
nazwa – nazwa zdefiniowanego podpisu

Ponadto lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Dodaj – umożliwia dodanie nowego podpisu Zmień – umożliwia podgląd/ edycję podpisu Usuń – umożliwia usunięcie podpisu Zamknij – umożliwia zamknięcie okna

Uwaga

Dodawane podpisy są widoczne i dostępne do użycia wyłącznie dla operatora, który je utworzył.

Seryjne wysyłanie wiadomości do Przedstawicieli kontrahenta.

Z poziomu listy kontrahentów dostępna jest opcja seryjnego wysyłania maili do przedstawicieli kontrahenta. Mailing będzie realizowany dla tych przedstawicieli, którym na formularzu została zaznaczona opcja mailing seryjny.

Funkcja dostępna jest z listy kontrahentów po wybraniu z menu Wyślij wydruk

opcji Seryjny E-mail bez wydruku. Podczas wysyłania wiadomości uwzględniane są dane z kart kontrahentów zaznaczonych na liście. Istnieje możliwość wysłania maili w trzech wariantach: Wszyscy, Przedstawiciele, Kontrahenci.

Wszyscy – mail zostanie wysłany równocześnie na adresy mailowe wprowadzone na kartach kontrahentów na zakładce [Ogólne] oraz na adresy wprowadzone na formularzach przedstawicieli (którzy mają zaznaczony parametr „mailing seryjny” oraz uzupełniony adres e-mail).
Przedstawiciele – mail zostanie wysłany na adresy mailowe wprowadzone na formularzach aktywnych przedstawicieli, którzy mają zaznaczony parametr mailing seryjny oraz uzupełniony adres e-mail. Istnieje możliwość seryjnego zaznaczenia/ odznaczenia parametru dla przedstawicieli wybranych kontrahentów (operacja seryjna na liście kontrahentów).
Kontrahenci – mail zostanie wysłany na adresy mailowe wprowadzone na kartach kontrahentów na zakładce [Ogólne].

Po wybraniu jednej z powyższych opcji należy zdefiniować sposób wysyłania wiadomości:

jeden mail do jednego adresata – generowane będą odrębne wiadomości na każdy adres mailowy. Daje to możliwość personalizowania szablonów i umieszczania w treści maila makr pobierających dane z karty kontrahenta/ przedstawiciela. Adres mailowy kontrahenta/ przedstawiciela będzie podstawiany w mailu w pole Do:.
jeden mail do wszystkich adresatów – tworzona będzie jedna wiadomości dla wszystkich adresatów. Adresy mailowe są podstawiane w pole UWD, dzięki czemu adresat docelowy widzi tylko siebie jako adresata. Wszyscy adresaci otrzymują mail o identycznej treści, nie ma możliwości personalizowania szablonów pod kątem kontrahentów/ przedstawicieli (nie są podstawiane dane pod wykorzystane makra).

Podczas wysyłania maili seryjnych możliwe jest wskazanie szablonów podłączonych zarówno do listy, jak i formularza kontrahenta. Na szablonie możliwe jest wykonywanie zapytań do bazy danych przy użyciu funkcji GetSql, dzięki której użytkownik może w wiadomości umieścić informacje, których standardowo nie ma w dostępnych makrach. W przypadku wysyłania wiadomości typu jeden mail do jednego adresata do przedstawicieli można dodatkowo wykorzystać makra:

Tytuł – tytuł przedstawiciela
Nazwa – imię i nazwisko przedstawiciela

Funkcjonalność seryjnego e-mail dostępna jest także na liście Pracowników, Banków, Urzędów oraz Właścicieli. Zasada działania jest podobna jak dla kontrahentów, z wyjątkiem możliwości przesyłania maili do przedstawicieli

Formularz wiadomości - pasek menu

Zakładka [Narzędzia okna] zawiera opcje:

wydruk i podgląd wiadomości
pisownia – sprawdzanie pisowni
parametry wyślij – możliwość wybrania opcji: Odpowiedz/ Odpowiedz wszystkim/ Prześlij
poczta – dostępne opcje: Przekaż wiadomość – przekazanie wiadomości innemu operatorowi oraz Załatw – przekazanie/ załatwienie wiadomości
wstawianie – wybór szablonu ( wzorca e-mail) oraz zdefiniowanego podpisu
znaczniki – możliwość ustawienia stopnia ważności wiadomości oraz wysłania prośby o Potwierdzenie odebrania wiadomości.
formatowanie – możliwość wyboru w jakim formacie wiadomość zostanie utworzona ( HTML albo zwykły tekst)
inne – możliwość wyboru operatora prowadzącego ( wyświetlana jest lista operatorów w programie) oraz możliwość nadawania wątku.

W programie możliwe jest również dodatkowe oznaczanie wątków przedrostkami zdefiniowanymi przez użytkownika. Domyślnie dla wątków stosowany jest przedrostek: „OPT!MA”. Chcąc zdefiniować własny tekst (maksymalnie 20 znaków), należy wpisać go bezpośrednio w pole Przedrostek dodawany do numeru wątku (dostępne w System/ Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail na zakładce [Parametry]) i zapisać zmiany w konfiguracji.

Zakładka [Format czcionki] umożliwia formatowanie tekstu: wybór rodzaju, koloru, rozmiaru czcionki oraz innych opcji dostępnych w edytorze. Dodatkowo z poziomu tej zakładki dostępna jest opcja Wstaw obraz z pliku, która umożliwia wstawienie w treści wiadomości jakiegoś obrazu.

Zakładka [Tabele] umożliwia wstawienie tabel jak również ich obróbkę.

Formularz podpisu

Formularz podpisu umożliwia wpisanie dowolnego tekstu z możliwością wyboru rodzaju, rozmiaru i koloru czcionki oraz innych opcji w dostępnym edytorze. Pola jakie należy wypełnić:

Nazwa – nazwa podpisu. Pola jest obowiązkowe.
Domyślny – możliwość zaznaczenia czy podpis ma być podpisem domyślnym.

Uwaga

Jest możliwe aby żaden z podpisów nie był domyślny, natomiast nie ma możliwości zaznaczenia kilku podpisów domyślnych.

Ponadto okno obsługiwane jest przez standardowe przyciski: Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian Zamknij – umożliwia zamknięcie okna

Przeniesienie załącznika z wiadomości mailowej do Obiegu dokumentów i rejestru VAT.

Z poziomu otwartego formularza wiadomości e-mail można przenieść załączniki bezpośrednio do Biblioteki dokumentów lub do Rejestrów VAT za pomocą funkcji OCR. Na formularzu wiadomości mailowej na zakładce [Załączniki] dostępne są ikony:

- Zapisz załącznik. W rozwijanym menu dostępne są opcje:

Zapisz załączniki, umożliwia zapisanie załączników we wskazanym miejscu na dysku;
Zapisz załączniki w istniejącym dokumencie Obiegu dokumentów, umożliwia podpięcie załączników do istniejących dokumentów w Bibliotece dokumentów.
Zapisz załączniki w nowym dokumencie Obiegu dokumentów, umożliwia dodanie nowego dokumentu w Bibliotece dokumentów i zapisanie w nim załączników.

Zaczytaj dokument przez OCR do rejestru VAT.

Przenoszenie załączników do Obiegu dokumentów.

Po wybraniu opcji Zapisz załączniki w nowym dokumencie Obiegu dokumentów dla zaznaczonych pozycji utworzy się nowy dokument firmowy w Obiegu dokumentów i zostaną podpięte załączniki do Archiwum plików, pliki zapisywane są w bazie. Jako tytuł dokumentu przenosi się nazwa załącznika, natomiast w polu Numer obcy przenosi się numer wątku, np. EMAIL/38/2021, lub numer wiadomości mailowej w przypadku gdy w programie wyłączone jest wątkowanie korespondencji. Po zaznaczeniu na liście kilku załączników i wybraniu opcji Zapisz załączniki w nowym dokumencie Obiegu dokumentów pojawia się komunikat: „Zaznaczono kilka załączników do przeniesienia do dokumentu Obiegu dokumentów. Czy powiązać je z jednym dokumentem obiegu?” Do wyboru opcje: -Tak, przenieś do jednego – po wybraniu tej opcji wszystkie załączniki zostaną powiązane z jednym nowoutworzonym dokumentem w Bibliotece dokumentów; - Nie, przenieś 1:1 – po wybraniu tej opcji, dla każdego załącznika program utworzy osobny dokument w Bibliotece dokumentów.

Wybranie opcji Zapisz załączniki w istniejącym dokumencie Obiegu otworzy listę dokumentów w Bibliotece dokumentów. W przypadku gdy wiadomość z której przenosimy załączniki jest kolejną wiadomością w danym wątku mailowym, który wcześniej został już powiązany z dokumentem w bibliotece, na wyświetlonej liście domyślnie zaznaczony jest parametr Powiązany z wątkiem mailowym, lista dokumentów jest zawężana do dokumentów z danego wątku mailowego. Jeśli wątek nie został jeszcze powiązany z żadnym dokumentem w Obiegu dokumentów to parametr Powiązany z wątkiem mailowym jest odznaczony. Po wykonaniu powyższych czynności na wiadomości mailowej w zakładce [Dokumenty] w sekcji Biblioteka dokumentów widoczne jest powiązanie z dokumentem w Obiegu dokumentów.

Uwaga

Opcje Zapisz załączniki w nowym dokumencie Obiegu dokumentów oraz Zapisz załączniki w istniejącym dokumencie Obiegu dokumentów widoczne są tylko dla Operatorów zalogowanych z modułem Obieg Dokumentów.

Zaczytywanie dokumentów przez OCR do rejestru VAT

Wybranie opcji Zaczytaj dokument przez OCR do rejestru VAT uruchamia funkcję OCR, która zaczytuje dokument tak samo jak przy uruchomieniu OCR z poziomu Rejestrów VAT. Przy zaczytywaniu dokumentu przez OCR wyświetla się okno z możliwością wyboru do jakiego rejestru mają trafić dokumenty. Na oknie można wybrać, czy dokumenty ma zostać dodany do rejestrów zakupu, czy sprzedaży. W zależności od wybranej opcji z rozwijanej listy można wybrać rejestry zakupu lub sprzedaży zdefiniowane w konfiguracji Firma/Księgowość/Rejestry zakupów VAT lub Rejestry sprzedaży VAT.

Po wybraniu rejestru dokumenty są przetwarzane przez OCR i dodawane do wybranego rejestru. Więcej informacji na temat funkcji OCR znajduje się tutaj. Po zaczytaniu dokumentu przez OCR z poziomu wiadomości mailowej utworzy się dokument w Obiegu dokumentów z podpiętym i zapisanym do bazy załącznikiem, analogicznie jak przy zaczytywaniu dokumentów z dysku przez OCR. Utworzony dokument w Obiegu dokumentów jest powiązany zarówno z dokumentem z Rejestru VAT jak i wiadomością mailową. Na wiadomości mailowej również widoczne jest powiązanie z dokumentem z Rejestru VAT i dokumentem OBD, a na dokumencie w rejestrze VAT jest powiązanie z dokumentem w Obiegu dokumentów i wiadomością mailową. Opcja przeniesienia dokumentu za pomocą funkcji OCR do Rejestru VAT dostępna jest na formularzu wiadomości mailowej, niezależnie od tego czy operator jest zalogowany z modułem OBD. Dokumenty w Bibliotece dokumentów tworzą się bez modułu OBD tak jak ma to miejsce w przypadku zaczytywania dokumentów przez OCR w Rejestrze VAT. Opcja przeniesienia dokumentów przez OCR do Rejestru VAT dostępna jest w przypadku kiedy użytkownik zalogowany jest na moduł CRM lub CRM Plus oraz dowolny moduł zawierający dostęp do Rejestrów VAT (np.: Faktury, Handel, Handel Plus, Księga podatkowa, Księga Handlowa, lub Księga Handlowa Plus).

Oferty Handlowe

Szablon oferty handlowej

Przygotowanie szablonu Oferty Handlowej W sekcji przycisków podstawowych dostępnych z poziomu otwartego formularza oferty handlowej dostępny jest przycisk

. Za pomocą tego przycisku można wywołać listę szablonów oferty handlowej. Wybór szablonu oferty handlowej Po wystawieniu Oferty Handlowej, zanim zostanie ona zapisana na stałe operator musi zdecydować, który szablon zostanie wykorzystany do wydruku oferty. W tym celu musi nacisnąć przycisk Szablony ofert, znajdujący się w sekcji przycisków podstawowych. Po naciśnięciu przycisku otwiera się okno, w którym wyświetlana jest lista wszystkich możliwych do wykorzystania szablonów. Na liście szablonów znajduje się kolumna Nazwa, określająca nazwę dostępnych szablonów i kolumna Domyślny z informacją o domyślnym szablonie dla operatora. Aby przypisać domyślny szablon dla operatora należy w menu kontekstowym wybrać opcję Ustaw jako domyślny dla operatora. Szablon wskazany jako domyślny podpowiada się zarówno na nowym formularzu oferty, jak również podczas kopiowania ofert. Tylko jeden szablon może być domyślny. Aby zrezygnować z przypisania domyślnego szablonu do operatora należy użyć opcji Odznacz domyślny. Pod listą szablonów znajdują się przyciski:

Wybierz - umożliwia wybór szablonu dla oferty.

Dodaj - umożliwia dodawanie nowego szablonu

Zmień - umożliwia edytowanie szablonu.

Usuń - umożliwia usuwanie szablonu.

Zamknij okno - umożliwia zamknięcie okna Operator wskazuje wybrany szablon i przyciskiem Wybierz albo dwuklikiem przenosi go na Ofertę Handlową. Na podstawie wybranego szablonu jest drukowana oferta. Wybór szablonu jest zapamiętywany dla każdego dokumentu Oferty Handlowej. Na dokumencie Oferty Handlowej wybór jest widoczny na zakładce [Ogólne] w polu Szablon. Dodawanie i modyfikowanie szablonów ofert Z poziomu listy szablonów ofert operator może zdefiniować własne szablony ofert lub modyfikować szablon udostępniony w programie. Wprowadzone zmiany lub nowy szablon należy zapisać dyskietką dostępną na formularzu. Dodatkowo na formularzu szablonu oferty obok Nazwy znajdują się parametry: Kopia elektroniczna – jeśli parametr zostanie zaznaczony, to po wydruku oferty lub wysłaniu jej mailem zostanie zapisana kopia elektroniczna tej oferty. Kopie zapisywane są w Archiwum wydruków dostępnym w module Obieg dokumentów. Podpisz cyfrowo pliki PDF – jeśli parametr zostanie zaznaczony to wydruk oferty zostanie podpisany cyfrowo. Więcej na temat podpisywania wydruków jest opisane w podręczniku Comarch ERP Optima Ogólne i Konfiguracja. Po wyborze opcji

z listy szablonów następuje przejście do edycji szablonu Oferty Handlowej. Wywoływany jest dokument RTF, operator ma w tym miejscu możliwość utworzenia własnego szablonu Oferty Handlowej, dopisania potrzebnych mu na ofercie informacji, wstawiania stałych tekstów, tabel, formatowania oferty handlowej. Wybór opcji

pozwala na edycję wybranego (wskazanego) szablonu, po odpowiednich modyfikacjach można nadpisać istniejący szablon - opcja Zapisz, albo zapisać wprowadzone zmiany, jako nowy szablon - opcja Zapisz jako. Na górze nad paskiem zadań wyświetla się okno Narzędzia edytora. W narzędziach edytora dostępne są cztery zakładki: [Plik], [Narzędzia główne], [Wstawianie], [Strona], [Nagłówek i stopka], [Tabele].

Wczytywanie danych z oferty handlowej Przygotowany szablon oferty przenosimy na dokument oferty handlowej. Pobrany szablon oferty możemy podejrzeć lub dodatkowo zmodyfikować, korzystając z ikony lupki

. Po prawej stronie dostępny jest przycisk

, za pomocą którego wczytywane są dane z oferty. Jeżeli na ofercie jest kilku kontrahentów, to podstawiają się dane pierwszego kontrahenta. Dopiero na wydruku z poziomu zakładki Kontrahent, po zaznaczeniu odpowiedniego kontrahenta, będą podstawiane jego dane.

Oferta handlowa

Oferta Handlowa to propozycja sprzedaży towarów albo usług, która określa istotne warunki przyszłej umowy kupna-sprzedaży. Na dokumencie oferty handlowej, dla potencjalnego klienta ważne są referencje, informacje o firmie oraz produkcie, który oferujemy do sprzedaży, cena tego produktu, promocje. Oferta powinna być jasna, estetyczna, musi przyciągać uwagę oraz zawierać najbardziej potrzebne informacje. W ofertowaniu operator może wystawić jedną Ofertę Handlową dla jednego kontrahenta albo jedną Ofertę Handlową dla wielu kontrahentów równocześnie. Taki dokument zostanie zapisany w bazie Comarch ERP Optima, a w programie na liście dokumentów ofertowych. Utworzoną Ofertę Handlową, operator będzie mógł wydrukować wykorzystując jeden ze zdefiniowanych w programie szablonów ofertowych, albo wykorzystując własny (zdefiniowany przez siebie) szablon dokumentu ofertowego. Zapisaną Ofertę Handlową można wydrukować, a także wysłać do kontrahentów drogą mailową. Jeżeli któryś z kontrahentów zdecyduje się na skorzystanie z otrzymanej oferty, to wystawioną wcześniej ofertę będzie można przekształcić do dokumentu Faktury Pro Forma lub Faktury Sprzedaży. Za pomocą modelu ofertowania w Comarch ERP Optima można obsłużyć dwa podstawowe scenariusze handlowe: Generowanie oferty dla pojedynczego Klienta – ta funkcjonalność jest wykorzystywana w sytuacji, gdy do firmy przychodzi Klient i prosi o wycenę towaru, który planuje kupić (takie sytuacje mają często miejsce w branży budowlanej np. przy zakupie okien). W programie zostanie utworzony jeden dokument Oferty Handlowej dla jednego Klienta. Seryjne generowanie oferty dla wybranych kontrahentów – ta funkcjonalność jest wykorzystywana, gdy firma decyduje się na promocję swoich towarów dla wielu Kontrahentów równocześnie. W programie zostanie utworzony jeden dokument Oferty Handlowej dla wielu kontrahentów. Model Ofertowanie dostępny jest, gdy posiadamy licencję na moduł CRM.

Formularz oferty handlowej

Nową ofertę handlową można dodać będąc na liście ofert handlowych, po naciśnięciu plusa otwiera się formularz oferty.

Formularz oferty handlowej składa się z czterech zakładek: [Ogólne], [Kontrahent], [Dokumenty], [Atrybuty]. Obsługiwany jest przez przyciski:

Zapisz zmiany

Zamknij okno Dodatkowo na górnej wstążce widoczny jest przycisk Rabaty

Jeżeli do dokumentu:

nie dodano żadnego kontrahenta, to z zakładki [Ogólne] i zakładki [Kontrahent] wyświetlone zostanie okno z ogólną listą rabatów,
dodano jednego kontrahenta – z zakładki [Ogólne] i zakładki [Kontrahent] wyświetlone zostanie okno z rabatami tego kontrahenta,
dodano wiele kontrahentów – z zakładki [Ogólne] zostanie wyświetlone okno z ogólną listą rabatów, natomiast z zakładki [Kontrahent] okno z rabatami kontrahenta zaznaczonego na liście.

Zakładka [Ogólne] zawiera podstawowe dane, które musimy wypełnić, aby wystawić Ofertę Handlową.

Dokument – schemat numeracji tworzonej oferty. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Dokumenty. Naciskając przycisk Dokument otwiera się lista wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji. Mechanizm numeracji dokumentów został opisany w podręczniku do Konfiguracji.
Numer – to, co wyświetla się obok pola numer zależy od wybranego schematu numeracji. W zależności od schematu numeracji wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól, w ustalonej kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca serię naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich serii i pozwoli na wskazanie właściwej.
Nazwa – nazwa oferty handlowej.
Data wystawienia – data wystawienia oferty.
Oferta obowiązuje od/do – czas w jakim obowiązuje oferta handlowa, może być bezterminowa wówczas pola nie są wypełniane.
Jeśli jednak użytkownik uzupełni pole Obowiązuje DO, to w momencie przekształcania oferty do dokumentu (FS, FPF, RO i WZ) program kontroluje termin obowiązywania oferty i odpowiednio sygnalizuje.

TAK – generuje dokument, NIE – następuje powrót do listy lub formularza oferty.

Dokument liczony od: – netto lub brutto. Określamy tutaj algorytm, wg którego liczony będzie podatek VAT. Jeśli od:
- netto – wyliczana będzie cena netto oferty
- brutto – wyliczana będzie cena brutto

Ceny są przenoszone na dokumenty (FPF, FS, RO, WZ) jeżeli Klient zdecyduje się na skorzystanie z oferty.

Status – status oferty handlowej. Status można wybrać po wcześniejszym zdefiniowaniu w konfiguracji programu (System/ Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Statusy ofert handlowych) lub uzupełnić ręcznie pole opis statusu. Statusy (nazwa i opis) są wyświetlane na liście ofert handlowych w kolumnie Status. Dodatkowo status można modyfikować na ofertach zapisanych na trwałe.
Szablon – w tym miejscu wyświetla się informacja o wybranym szablonie dla Oferty Handlowej. Szablon można wyedytować po kliknięciu przycisku Lupki, który jest dostępny tylko wtedy, gdy pole szablon jest wypełnione.

Jeśli użytkownik nie wybierze na ofercie żadnego szablonu, to przy próbie zapisu oferty na trwałe pojawi się komunikat:

Kontrola zapisu oferty bez wybranego szablonu

TAK – generuje dokument, NIE – następuje powrót do formularza oferty

Wartość netto – wartość netto oferty
Wartość brutto – wartość brutto oferty

Uwaga

Pola wartość netto oraz brutto oferty, są widoczne tylko po zaznaczeniu na formularzu oferty opcji Stała cena lub Grupa cenowa.

Waluta – widoczna, jeżeli posiadamy licencję na moduł Handel/Handel Plus lub Faktury i w menu Konfiguracja/ Handel/ Parametry zaznaczony jest parametr: Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu. Wówczas Ofertę Handlową możemy wystawić w innej walucie niż PLN, należy wybrać walutę obowiązującą dla oferty. Istnieje możliwość zmiany typu kursu i daty kursu, który ma obowiązywać na ofercie.

Po przekształceniu Oferty Handlowej do dokumentów FS i FPF ostateczny kurs (typ kursu i datę) będzie można ustalić na tych dokumentach. Domyślnie na faktury będzie pobierany kurs z dnia poprzedniego od daty wystawienia faktury. Wartości domyślne:

Stała cena – zaznaczenie tej opcji pozwala wprowadzić operatorowi dla każdego z towarów cenę, która będzie obowiązywać na ofercie.
Grupa cenowa – zaznaczenie tej opcji powoduje, że na Ofercie Handlowej proponowany będzie określony rodzaj ceny pomniejszony o wprowadzony rabat. Domyślnie w polu cena podpowiada się cena domyślna sprzedaży.
Cena kontrahenta – zaznaczenie tej opcji powoduje, że na ofertę przenoszona jest cena domyślna kontrahenta, uwzględniająca wszystkie udzielone kontrahentowi rabaty.
Rabat – w pole rabat Operator wpisuje dodatkowy rabat, jaki jest udzielony tylko na tej ofercie i o który pomniejszona będzie domyślnie wybrana cena.

Dla każdej opcji cenowej z wyborem rabatu, po zapisie oferty w bazie pamiętana jest cena przed rabatem (cena początkowa) i cena po rabacie. Dzięki temu na ofercie będzie można wykazać obie ceny.

Uwaga

Każda zmiana parametru ceny w opcjach domyślnych, przeliczająca te ceny wyświetla komunikat: Czy przeliczyć ceny? Wszystkie pozycje zostają przeliczone od nowa w oparciu o ustalone parametry.

Po prawej stronie u góry listy znajdują się przyciski:

Dodaj – umożliwia dodanie pozycji towaru/usługi. Po naciśnięciu Dodaj wyświetla się cennik/zasoby, wybrane towary/usługi są przenoszone na listę towarów na formularzu oferty.

Zmień – umożliwia edycję szczegółów pozycji.

Usuń – umożliwia usunięcie pozycji towaru/usługi, wykorzystując kolumnę zaznaczeń możemy dokonać seryjnego usuwania pozycji.

Znajdź. Na liście towarów znajdują się wszystkie towary/usługi objęte promocją i oferowane kontrahentom. Lista składa się z następujących kolumn: Zaznaczeń (w której możemy zaznaczyć wybrane pozycje), Lp., Kod towaru, Nazwa, Ilość, JM, Rabat, Cena oferty netto, Cena oferty brutto. Istnieje możliwość dodania dodatkowych kolumn – Cena początkowa brutto, Cena początkowa netto (po ustawieniu kursora w nagłówku kolumn i wyborze opcji dostępnej pod prawym przyciskiem myszy Wybór kolumn). W zależności od wyboru określonej wartości domyślnej – ceny mamy możliwość edytowania na formularzu oferty wybranych kolumn:

W przypadku wyboru opcji Stała cena na ofercie jest edytowalna tylko wartość w kolumnie Cena oferty oraz Ilość.
W przypadku wyboru opcji Grupa cenowa na ofercie są edytowalne kolumny Ilość, Rabat i Cena oferty.
W przypadku wyboru opcji Cena kontrahenta, na ofercie są edytowalne kolumny Ilość i Rabat. Gdy wybieramy opcję Cena kontrahenta kolumna z widoczną ceną dostępna będzie po rozwinięciu listy szczegółów oferty. Pozycje towaru/usługi powiązane są wtedy z kontrahentami, dla każdej pozycji jest podpięta lista szczegółów oferty, jest to lista kontrahentów z wyświetlonymi dla nich cenami towarów.

Po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku możliwe jest wprowadzanie cen dla pozycji Oferty Handlowej z dokładnością do czterech miejsc po przecinku. Taka cena przenoszona jest na dokumenty przekształcone, natomiast wartość pozycji zawsze jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku. Na liście kontrahentów znajdują się następujące kolumny: Kod, Nazwa, Ilość, Rabat, Cena oferty netto, Cena oferty brutto.

Lista szczegółów oferty – lista kontrahentów

Uwaga

Wybierając opcję Cena kontrahenta należy pamiętać, że ceny wyliczane są wówczas, gdy na ofercie wskazany jest zarówno kontrahent jak i towar.

Przeliczenie oferty powoduje zapisanie informacji o wybranej cenie dla poszczególnych towarów, ilości i kontrahenta. Te informacje są przenoszone po przekształceniu oferty na Faktury Pro Forma lub Faktury Sprzedaży. Zakładka Kontrahent Na zakładce Kontrahent znajduje się lista kontrahentów, dla których wystawiona jest oferta handlowa i dla których mogą być generowane faktury. Na liście kontrahentów dostępne są kolumny: Zaznaczania, Lp., Kod, Nazwa 1, Numer Nip, Miasto, E-mail. U góry, po prawej stronie listy kontrahentów dostępne są przyciski:

Dodaj – przycisk umożliwia wybór kontrahenta, dla którego tworzymy Ofertę Handlową. Standardowo program proponuje wybór z listy kontrahentów, ale naciskając strzałkę obok przycisku kontrahent, uzyskujemy dostęp do list pracowników, wspólników, urzędów lub banków.

Usuń – umożliwia usunięcie kontrahenta, wykorzystując kolumnę zaznaczeń możemy dokonać seryjnego usunięcia kontrahentów.

Zmień– umożliwia wpisanie bądź modyfikację danych kontrahenta, znajdujących się na liście (modyfikacji nie podlega kolumna Kod) Z zakładki [Kontrahent] tworzy się dla zaznaczonych kontrahentów Fakturę Pro Forma i Fakturę Sprzedaży – przyciski dostępne po zapisaniu oferty na stałe. Dla każdego zaznaczonego kontrahenta, tworzy się osobny dokument. Na liście dostępne są również przyciski:

Przycisk umożliwiający przekształcenie oferty do Faktury Pro Forma dla zaznaczonego kontrahenta, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus.

Przycisk umożliwiający przekształcenie oferty do Faktury Sprzedaży dla zaznaczonego kontrahenta, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus.

Przycisk umożliwiający przekształcenie oferty do Rezerwacji odbiorcy, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus.

Przycisk umożliwiający przekształcenie oferty do Wydania zewnętrznego, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus.

Podgląd wydruku – przycisk umożliwia podgląd wydruku oferty wg wybranego szablonu dla zaznaczonego kontrahenta, wydruk oferty na drukarkę domyślną lub inną oraz eksport do pliku PDF na dysk lokalny użytkownika lub bezpośrednio do IBARD. Wyślij – przycisk umożliwia wysłanie oferty e-mailem, oferta wysyłana jest jako podpięty załącznik do wiadomości. Załącznik zawiera plik, którego nazwa składa się z: nr dokumentu _Oferta_nazwa oferty. Do wysłania wiadomości można wykorzystać wcześniej stworzony wzorzec e-mail dla Oferty Handlowej.

Uwaga

Załącznik w postaci szablonu oferty będzie widoczny dopiero po zapisie lub wysłaniu wiadomości.

Drukowanie, podgląd wydruku i wysyłka mailem Oferty Handlowej dostępne są również z poziomu przycisków podstawowych, znajdujących się na rozwiniętej wstążce, przy otwartym formularzu dokumentu. Jeżeli żaden kontrahent nie jest zaznaczony, to wydruk/podgląd lub wysyłka mailem oferty wykonywane są dla wszystkich, jeśli jakiś jest zaznaczony to dla zaznaczonych. Naciśnięcie ikony drukowania czy podglądu wydruku powoduje wydruk/podgląd oferty wg podpiętego szablonu. Wysyłka oferty mailem odbywa się na takich samych zasadach, jak wysyłka z poziomu zakładki [Kontrahent]. Zakładka Dokumenty Zakładka [Dokumenty] składa się z trzech sekcji: Dokumenty powiązane, Biblioteka Dokumentów, Zadania i kontakty CRM. Dokumenty powiązane – w tej części wyświetlają się wszystkie powiązane z ofertą dokumenty: Faktury proforma, Faktury sprzedaży, Rezerwacje odbiorcy oraz Wydania zewnętrzne. Biblioteka dokumentów – w tej części są wyświetlane kopie elektroniczne wydrukowanych dokumentów ofertowych (warunkiem jest zaznaczony parametr Kopia elektroniczna na szablonie oferty) oraz dokumenty OBD powiązane z ofertą. Zadania i kontakty CRM – na tej zakładce są wyświetlane kontakty i zadania powiązane z Ofertą Handlową. Z tego poziomu można też dodać kontakty i zadania. Zakładka Atrybuty Zakładka składa się z dwóch sekcji Atrybuty oraz Opis. Z tego poziomu użytkownik może uzupełniać i modyfikować listę atrybutów związanych z dokumentem oferty. Do oferty można przypisać dowolną ilość atrybutów, a jeden atrybut może być przypisany do dokumentu wiele razy (na przykład z różnymi wartościami). Po zaznaczeniu w konfiguracji programu (System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne) parametru: Kopiuj atrybuty na dokumenty powiązane, atrybuty dokumentu oferty są automatycznie przenoszone na dokumenty (FPF, FS, RO, WZ). Dodatkowo możliwa jest edycja atrybutów na ofertach zapisanych na trwałe, jeśli operator na swojej karcie będzie miał zaznaczony parametr: Zmiana atrybutów na zatwierdzonym dokumencie.

Uwaga

W związku z tym, że na ofertę można dodawać wielu kontrahentów, nie działa automatyczne dodawanie atrybutów skojarzonych z kontrahentem (zaznaczony parametr Przenosić na transakcje).

Okno obsługiwane jest przez standardowe przyciski:

Dodaj – po wciśnięciu przycisku wyświetlane jest okno Atrybut dokumentu – atrybut można wpisać z ręki bądź wybrać z lisy

Zmień – możliwość zmiany/ edycji atrybutu

Usuń – pozwala na usunięcie dotychczas wprowadzonych atrybutów

Zapisz zmiany

Zamknij okno Z poziomu tej zakładki możliwe jest również wprowadzenie opisu. Opis jest kopiowany na generowane dokumenty (FPF, FS, RO, WZ). Dodatkowo możliwa jest edycja opisu na ofertach zapisanych na trwałe, jeśli operator na swojej karcie ma zaznaczony parametr: Zmiana opisu i osoby odbierającej dok.

Narzędzia edytora

Na zakładce [Plik] znajdują się opcje związane z tworzeniem, zapisem oraz wydrukiem szablonu.

Na zakładce [Narzędzia główne] dostępne są narzędzia związane z formatowaniem szablonu: wybór czcionki, akapitu, stylu itp.

Na zakładce [Wstawianie] istnieje możliwość wstawiania na szablon tabeli, ilustracji, nagłówka i stopki, stałych tekstów, oraz dodatkowych pól z bazy programu.

Stały tekst

Fragmenty tekstu można wywołać z poziomu edytowanego szablonu. Przenoszone są one na szablon oferty. Po naciśnięciu przycisku Stały tekst wyświetli się lista stałych tekstów. Na liście są widoczne kolumny: Zaznaczeń oraz Nazwa. Na dole listy tekstów znajdują się przyciski:

Wybierz – umożliwia wybór tekstu dla szablonu. Po wybraniu tekstu teks przeniesie się na szablon w miejsce, w którym jest ustawiony kursor.

Dodaj – umożliwia dodawanie tekstu.

Zmień – umożliwia edytowanie tekstu.

Usuń – umożliwia usuwanie tekstu.

Zamknij okno – umożliwia zamknięcie okna. Teksty dodaje się za pomocą przycisku Dodaj. Przycisk otwiera okno formularz stałych tekstów, w oknie wyświetla się Nazwa tekstu (możliwość wpisania 40 znaków) – miejsce na wpisanie nazwy, a pod spodem miejsce na wpisanie stałego teksu.

Pola z bazy

Przygotowując szablon oferty handlowej oprócz stałych tekstów jest możliwość wstawienia pól z bazy danych. Mogą to być pola nie tylko dotyczące danych znajdujących się na ofercie ale również pola dotyczące bezpośrednio karty cennikowej oraz karty kontrahenta. W zależności od tego jak ma wyglądać i czego dotyczyć oferta handlowa, można w łatwy sposób uzupełnić szablon polami, które następnie zostaną zastąpione (wczytane) odpowiednimi danymi. Pola dostępne są pod przyciskiem

gdzie wyświetlone zostanie okno, na którym w formie rozwijanego drzewa pogrupowane są dostępne pola.

Drzewo składa się z sześciu głównych gałęzi:

Dane firmy – pola z bazy dotyczące pieczątki firmy oraz operatora np. operatora modyfikującego ofertę.
Dokument oferty – pola z bazy dotyczące nagłówka dokument, w tym atrybutów dokumentu.
Towar na ofercie – pola z bazy dotyczące towarów/ pozycji znajdujących się na dokumencie oferty oraz atrybutów pozycji.
Podmiot na ofercie – pola z bazy dotyczące kontrahenta wybranego na dokument oferty.
Cennik – pola z bazy dotyczące pozycji cennikowych a więc nie tylko tych pozycji, które zostały wybrane na ofertę ale wszystkie pola dotyczące danego towaru w tym atrybuty binarne (np. zdjęcia).
Kontrahenta – pola z bazy dotyczące kontrahenta a więc nie tylko wybranych na ofertę ale wszystkie pola dotyczące karty kontrahenta.

Przykładowo jeśli chcemy przygotować ofertę towarową to możemy wykorzystać pola z bazy dotyczące towarów na ofercie oraz z karty cennikowej. Załóżmy, że na ofercie m in. ma się znajdować nazwa towaru oraz ma się drukować jego numer katalogowy. Nazwa towaru jest widoczna na formularzu oferty natomiast numer katalogowy bezpośrednio na karcie cennikowej. W tym celu należy wykorzystać pole Opis elementu z gałęzi Towar na ofercie oraz pole Numer katalogowy z gałęzi Cennik. Jeśli szablon ma zawierać dane kontrahenta, do którego kierujemy ofertę to oprócz danych adresowych, gdzie dostępne pola są w gałęzi Podmiot na ofercie można wykorzystać inne pola znajdujące się bezpośrednio na karcie kontrahenta np. numer regon – pola są dostępne w gałęzi Kontrahent. Jeśli oferta handlowa ma zawierać tytuł, datę obowiązywania oferty, wartość, walutę itp. to należy wykorzystać pola w gałęzi Dokument oferty. Oferta może również zawierać informacje dotyczące danych firmy np. oprócz adresu może to być telefon lub adres e-mail, wtedy należy wykorzystać pola z gałęzi Dane firmy.

Przykład

Wczytywanie pola z bazy Wybieramy na szablon oferty pole nazwa towaru oraz opis towaru. Zapisujemy zmiany na szablonie. Otwieramy ofertę handlową i z poziomu podglądu szablonu oferty ,w pole to wczytujemy dane za pomocą przycisku Pobierz dane z oferty handlowej. W pole OfL_TwrNazwa podstawia się nazwa towaru dostępnego na ofercie a w pole Twr_Opis podstawia się opis towaru. Przeniesienie pola z bazy na szablon oferty:

Wczytane dane z oferty handlowej na podglądzie szablonu oferty, dostępnego z poziomu formularza oferty:

Tabela Wstawienie tabeli na ofertę jest możliwe w dwóch miejscach: z poziomu zakładki [Wstawianie] oraz z poziomu zakładki [Tabele], przy czym zakładka [Tabele] umożliwi nie tylko wstawienie tabeli ale również jej formatowanie.

Przykład

Oferta na 3 pozycje towarowe. Na szablonie oferty umieszczona jest poniższa tabelka.

Kod towaru	Nazwa towaru
OfL_TwrKod	OfL_TwrNazwa

Wypełniona tabelka w sekcji głównej:

Kod towaru	Nazwa towaru
GRABIE_LIŚCIE	Grabie do liści
IGLAKI_CYPRYS	Iglaki cyprysik
JABŁONIE	Jabłonie (różne odmiany)

Przykład

Dodawanie tabeli w sekcji nagłówka i stopki

Firma_Nazwa1
Firma_Nazwa2
Firma_Kod_pocztowyFirma_Miasto	Firma_UlicaFirma_Nr_domu	Firma_NIP

Wypełniona tabelka w sekcji nagłówka i stopki

Firma Handlowo - Usługowa OGRODNIK
Spółka jawna
31-124Kraków	Klinowa11	111-111-11-11

Na zakładce [Strona] istnieje możliwość sformatowania wyglądu strony, czyli marginesów, układu strony. Dodatkowo można zwiększać, zmniejszać edytowany dokument, istnieje też opcja wyboru widoku dokumentu

Na zakładce [Nagłówek i stopka], znajduje się funkcjonalność dotycząca nagłówka i stopki. Funkcjonalność uaktywnia się dopiero w momencie dodania na dokument ofertowy nagłówka albo stopki. Nagłówek albo stopkę dodajemy z poziomu zakładki [Wstawianie].

Na zakładce [Tabele], użytkownik ma możliwość obróbki wstawionej tabeli. Funkcjonalność uaktywnia się dopiero w momencie ustawienia kursora na wstawionej tabeli.

Zakładka podzielona jest na poszczególne sekcje: Ogólne:

wstawianie nowej tabeli
wybór koloru wypełnienia komórki
zaznaczanie krawędzi do których ma być zastosowany styl krawędzi

Rysowanie krawędzi:

ustawianie rodzaju krawędzi
ustawienie grubości krawędzi
ustawienie koloru krawędzi

Tabela:

zaznaczenie komórki/wiersza/kolumny/całej tabeli
włączenie linii siatki
właściwości tabeli

Wiersze i Kolumny

usuwanie komórki/wiersza/kolumny
dodawanie komórki/wiersza/kolumny

Scal:

łączenie komórek
podział komórek
rozdzielenie tabeli

Automatyczne dopasowanie:

dopasowanie tabeli do okna
dopasowanie szerokości kolumn do zawartości
ustalenie stałej szerokości dla wszystkich kolumn

Wyrównanie:

ustawienie wyrównania zawartości komórki

Przekształcanie oferty do innych dokumentów

Jeżeli któryś z kontrahentów, do którego została wysłana oferta handlowa zdecyduje się z niej skorzystać, to istnieje możliwość utworzenia na podstawie oferty: Faktury Pro Forma, Faktury Sprzedaży, Rezerwacji odbiorcy oraz Wydania zewnętrznego. Oferta handlowa musi być zatwierdzona. Przy próbie przekształcenia oferty zapisanej do bufora lub anulowanej pojawi się odpowiedni komunikat.

Uwaga

Anulować ofertę można tylko w sytuacji, kiedy nie została przekształcona do żadnego z dokumentów (FPF, FS, RO, WZ).

Przekształcenia Oferty Handlowej do dokumentów dokonuje się z listy ofert handlowych, po podświetleniu oferty, która ma zostać przekształcona a następnie wybraniu przycisku FPF, FS, RO, WZ. Dokumenty zapisywane są do bufora. Korzystając z tej opcji dokumenty utworzą się dla wszystkich kontrahentów, którzy są dodani na dokumencie oferty handlowej, na zakładce [Kontrahent]. Operator nie ma możliwości wyboru, dla którego kontrahenta ma powstać dokument. Istnieje jednak taka możliwość dostępna z poziomu formularza oferty handlowej z zakładki [Kontrahent]. Operator decyduje, dla których kontrahentów ma powstać np. Faktura sprzedaży poprzez zaznaczenie tych kontrahentów. Po zaznaczeniu kontrahentów i wyborze przycisku FS, dla każdego z zaznaczonych kontrahentów zostanie wygenerowana odpowiednia faktura. Na dokumenty pobierane są dane z oferty handlowej takie jak: cena (cena podana z czterema miejscami po przecinku jest przenoszona na dokumenty przekształcone, natomiast wartość pozycji zawsze jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku), waluta, rabat, algorytm netto/ brutto. W przypadku magazynu na dokumenty wynikowe w pierwszej kolejności pobierany jest magazyn domyślny operatora (wskazany na karcie operatora), w dalszej kolejności magazyn stanowiska, a na końcu magazyn główny. W związku funkcjonalnością scalania kart kontrahentów, jeżeli do Oferty Handlowej dodano kontrahenta, oznaczonego przy scalaniu jako duplikat, to na dokumencie wynikowym zostanie podmieniony jego kod na kod kontrahenta głównego, przy czym pozostałe dane kontrahenta ustalone na Ofercie pozostaną bez zmian. W związku z tym, jeżeli na Ofercie występował kontrahent główny i duplikat, to dokument wynikowy powstanie dwa razy. Na dokumentach, które zostały utworzone na podstawie oferty handlowej, na zakładce [Dokumenty] widoczne jest powiązanie do oferty. Po anulowaniu np. faktury, powiązanie to jest rozpinane. Istnieje możliwość utworzenia Faktury Pro Forma, Faktury Sprzedaży z poziomu okna Sprzedaży Dedykowanej. Dokumenty tworzone są wówczas dla pojedynczego kontrahenta, wskazanego na tym oknie. Funkcja przekształcania dostępna jest z poziomu listy ofert pod przyciskiem FPF i FS, a także pod menu kontekstowym.

Lista ofert handlowych

Lista ofert handlowych jest dostępna w menu CRM/ Oferty handlowe Lista zbudowana jest z następujących kolumn:

Numer dokumentu – numer oferty nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji
Nazwa – nazwa oferty handlowej
Data wystawienia – data wystawienia oferty
Obowiązuje od – data, od której oferta obowiązuje, może być niewypełniona jeśli dotyczy oferty bezterminowej.
Obowiązuje do – data, do której oferta obowiązuje, może być niewypełniona jeśli dotyczy oferty bezterminowej.
Kontrahent – kod kontrahenta, dla którego oferta obowiązuje. Jeżeli oferta będzie powiązana z kilkoma kontrahentami, to zamiast kodu kontrahenta będzie się wyświetlać kod pierwszego kontrahenta + suma pozostałych kontrahentów podpiętych do oferty.
Status – status oferty handlowej.

Na liście istnieje możliwość dodania dodatkowej kolumny Waluta oraz Opis(opcja dostępna po ustawieniu kursora w nagłówku kolumn i wyborze opcji Wybór kolumn dostępnej pod prawym przyciskiem myszy). W panelu Filtr aktywny znajdują się parametry:

Schemat numeracji – listę można zawęzić tylko do dokumentów wystawionych wg jednego schematu numeracji. Strzałka z prawej strony pola rozwija zestaw dostępnych schematów. Wybór jednego z nich zawęża listę pozycji. Jeśli chcemy wrócić do pełnej listy – na liście schematów numeracji wybieramy opcję -wszystkie-.
Numery od/do – listę dokumentów można zawęzić wskazując przedział, do którego powinny należeć numery kolejne dokumentów. Jeśli zaznaczymy parametr Numery i podamy zakres numerów, na ekranie pozostaną wszystkie dokumenty, których numery kolejne mieszczą się w podanym przedziale.
Za okres – za pomocą tego filtra, można wyszukać oferty, który zostały wystawione w podanym okresie czasowym.
Kontrahent – listę zawęzić można do dokumentów wystawionych dla danego podmiotu. W polu obok podajemy kod podmiotu, lub po naciśnięciu przycisku – wybieramy odpowiednią pozycję z listy.
Obowiązujące od: [data] – Obowiązujące do: [data] – za pomocą tego filtra można wyszukać oferty, które są aktywne w danym dniu (data bieżąca), czyli których zakres dat obowiązywania od i do zawiera datę bieżącą. Domyślnie w polu Obowiązuje od podstawiana jest data bieżąca a w polu Obowiązuje do data ostatniego dnia miesiąca. Oferty, na których nie są określone te daty nie pojawiają się na liście ofert.

Korzystając z opcji Wybór kolumn użytkownik ma także możliwość wyświetlenia na liście wartości określonych atrybutów, przypisanych do oferty na zakładce [Atrybuty]. Pod listą znajdują się przyciski:

Przycisk, umożliwiający przekształcenie oferty do Faktury Pro Forma, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus.

Przycisk, umożliwiający przekształcenie oferty do Faktury Sprzedaży, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus.

Przycisk, umożliwiający przekształcenie oferty do Rezerwacji odbiorcy, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus.

Przycisk, umożliwiający przekształcenie oferty do Wydania zewnętrznego, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus.

Dotyczy wersji: 2020.2.1

Operacja seryjna umożliwiająca dodawanie/usuwanie szablonu na formularzu oferty handlowej. Funkcja ta działa dla zaznaczonych na liście ofert handlowych. Dodać lub usunąć szablon można zarówno na formularzach zatwierdzonych jak i tych w buforze.

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

Dodaj – umożliwia utworzenie nowej oferty

Zmień – umożliwia podgląd/ edycję już istniejącej oferty

Usuń – umożliwia usunięcie oferty z listy

Zamknij – umożliwia zamknięcie okna Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo tutaj. Podczas kopiowania Ofert Handlowych zachowywane są wszystkie ustawienia z kopiowanej oferty, w tym informacje dotyczące precyzji cen (ceny z dokładnością do dwóch lub czterech miejsc po przecinku). Znajdując się na liście ofert handlowych, przy każdej ofercie mamy możliwość podejrzenia listy kontrahentów dla których oferta jest utworzona oraz wartości ofert. Na liście tej znajdują się kolumny: Kod, Nazwa, Wartość netto, Wartość brutto, Wartość netto w walucie, Wartość brutto w walucie. Istnieje również możliwość dodania kolumny Waluta (opcja dostępna po ustawieniu kursora w nagłówku kolumn i wyborze opcji Wybór kolumn, dostępnej pod prawym przyciskiem myszy).

Nową ofertę handlową można dodać będąc na liście ofert handlowych, po naciśnięciu plusa otwiera się formularz oferty.

Formularz pozycji na ofercie handlowej

Zakładka Ogólne Zebrane są tu informacje dotyczące towaru/usługi oraz ceny. Dla towarów, których ceny na karcie są wykazane w czterech miejscach po przecinku, użytkownik może bezpośrednio na dokumentach zmienić precyzję ceny do dwóch miejsc, wyłączając parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku. Włączony parametr umożliwia wprowadzenia na pozycji oferty ceny z dokładnością do czterech miejsc po przecinku. Wówczas ceny początkowe i ceny oferty (dla każdego typu ceny) są widoczne z większą precyzją. Informacje dotyczące towaru: Kod towaru, Nazwa towaru, Opis są wspólne dla wszystkich wartości domyślnych. Na liście dostępnej na formularzu pozycji wyświetlane są następujące kolumny: Kod kontrahenta, Nazwa kontrahenta, Ilość, JM, Cena początkowa netto, Cena początkowa brutto, Rabat, Cena oferty netto, Cena oferty brutto. Informacje o cenie wyświetlane są w zależności od wybrania na zakładce [Ogólnej] określonej wartości domyślnej, przedstawiają następujące dane:

Dla opcji Stała cena widoczne jest pole z określoną ceną bez możliwości edycji ceny dla wszystkich kontrahentów. Dla poszczególnych kontrahentów jest edytowalna tylko kolumna Ilość.
Dla opcji Grupa cenowa widoczne jest pole z określoną grupą, pole z ceną oferty, należącą do danej grupy cenowej towaru, okno z rabatem, bez możliwości edycji. Dla poszczególnych kontrahentów jest edytowalna tylko kolumna Ilość.
Dla opcji Cena kontrahenta wyświetlają się różne ceny zależne od cen i rabatów kontrahenta, widoczne jest pole z rabatem bez możliwością edycji. Dla poszczególnych kontrahentów jest możliwość zmiany kolumny Ilość, Rabat.

Na formularzu pozycji przy opcji Cena kontrahenta możemy ustawić indywidualne warunki cenowe dla danej pozycji. Niekiedy z jakiś względów jedna z pozycji oferty ma mieć inne warunki cenowe niż pozostałe, można to ustalić w tym właśnie miejscu, na szczegółach pozycji. Jeżeli warunki te ponownie zmienimy na liście towarów dostępnej na formularzu oferty, to będą one też zmieniane na szczegółach pozycji. Zmiana dotyczy także ilości, jeżeli na szczegółach pozycji zmienimy ilości dla poszczególnych kontrahentów, to po zmianie ilości na formularzu oferty, ta ilość ustawia się na szczegółach pozycji.

Zakładka Atrybuty Na pozycji Oferty handlowej, na zakładce [Atrybuty] istnieje możliwość wprowadzenia nieograniczonej liczby atrybutów. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się (link do opisu w części handlowej). Formularz atrybutu pozycji składa się z ergonomicznej listą typu EIP (edycja na liście), dzięki czemu w łatwy sposób można wpisywać, zmieniać kod atrybutu oraz jego wartość.

Na liście atrybutów istnieje możliwość zmiany kolejności pozycji metodą „przeciągnij i upuść”. Kolejność atrybutów pozycji ustawiona na Ofercie handlowej przenoszona jest na powstałe z niej dokumenty (FPF, FS, RO, WZ).

Uwaga

Na dokument przenoszą się atrybuty przypisane na kartach cennikowych, które mają zaznaczony parametr: Przenosić na transakcje.

Uwaga

Nie ma możliwości dodania dla pozycji oferty atrybutów binarnych, taki atrybut będzie można dodać jedynie do szablonu oferty.

Uwaga

W związku z tym, że na ofertę można dodawać wielu kontrahentów, na pozycję oferty nie są przenoszone atrybuty, które mają zaznaczony parametr: Zależny od kontrahenta.

Ponadto zakładka obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

- Dodanie atrybutu

- Usunięcie atrybutu

- Edycja atrybutu

- Zapisz zmiany

- Zamknij okno Dodatkowo możliwa jest edycja atrybutów na ofertach zapisanych na trwałe, jeśli operator na swojej karcie będzie miał zaznaczony parametr: Zmiana atrybutów na zatwierdzonym dokumencie.

Faktury cykliczne

Lista faktur cyklicznych

Faktury cykliczne są funkcją w module CRM stworzoną głównie z myślą o firmach, które okresowo wystawiają te same dokumenty. Przykładem tutaj mogą być faktury abonamentowe. W tym celu wprowadzono możliwość tworzenia wzorców faktur oraz automatycznego generowania faktur na ich podstawie. Lista faktur cyklicznych jest dostępna w menu CRM/ Faktury cykliczne. Lista zbudowana jest z następujących kolumn:

Kod – kod wzorca faktury cyklicznej
Nazwa – nazwa wzorca faktury cyklicznej
Data ostatniej generacji – data, w której ostatni raz była generowana faktura cykliczna
Typ – kolumna informująca, czy na podstawie wzorca tworzona jest Faktura sprzedaży (FA) czy Faktura Pro Forma (FPF)
Data kolejnego generowania faktur – data kolejnego generowania faktur zgodnie z ustalonym cyklem, Wzorce przeterminowane są oznaczone wykrzyknikiem widocznym w tej kolumnie.
Waluta – zawiera symbol waluty wzorca. Domyślnie kolumna ta jest niewidoczna.

Ponadto w oknie dostępne są pola:

Filtr i konstruktor filtra
Pokazuj nieaktywne – jeśli jest zaznaczony, na liście wyświetlane są wszystkie wzorce, jeśli odznaczony tylko te wykorzystywane
Faktury cykliczne – filtr umożliwiający wyświetlenie listy względem terminowości wzorców: Faktury cykliczne: wszystkie/ na dziś/ przeterminowane. Filtr działa przez porównanie daty kolejnego generowania oraz daty bieżącej.
Kontrahent – wzorce dla poszczególnych podmiotów. Listę faktur cyklicznych można filtrować dla każdego rodzaju podmiotu.

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

Propozycje faktur cyklicznych – umożliwia otwarcie listy zawierającej propozycje faktur cyklicznych Dodaj – umożliwia utworzenie nowego wzorca faktury cyklicznej Zmień – umożliwia podgląd/ edycję już istniejącego wzorca Usuń – umożliwia usunięcie wzorca z listy Zamknij – umożliwia zamknięcie okna Generuj Faktury cykliczne – umożliwia wygenerowanie faktur wg zaznaczonych wzorców.

Generowanie faktur cyklicznych

Faktury cykliczne generowane są za pomocą przycisku

z poziomu listy wzorców faktur cyklicznych jak również z formularza danego wzorca na każdej z zakładek. Jeśli generujemy faktury cykliczne z listy możliwe jest zaznaczenie kilku wzorców i ich wygenerowanie. W przypadku wzorców w walucie obcej, aby zmniejszyć ryzyko wstawienia niewłaściwego kursu przeliczenia na dużej ilości dokumentów, podczas ręcznego generowania faktur cyklicznych, użytkownik ma możliwość zweryfikowania, czy zastosowane notowanie jest zgodne z oczekiwaniami. Stosowne okno pojawi się wyłącznie w sytuacji ręcznego generowania faktur cyklicznych (z jednego wzorca jak i z kilku jednocześnie) pod warunkiem, że w Konfiguracji firmy/ CRM/ Parametry zaznaczono parametr: Wyświetlaj ustawienia kursu waluty podczas ręcznego generowania faktur. Parametr ten nie ma wpływu na generowanie automatycznie faktur cyklicznych. Po kliknięciu w przycisk pioruna (zarówno na liście wzorców jak i bezpośrednio na wzorcu) pojawi się okno z ustawieniami kursu waluty dla dokumentów wynikowych:

Standardowo data kursu jest z dnia roboczego poprzedzającego datę wystawienia lub datę sprzedaży (program porównuje te daty i wybiera wcześniejszą). W przypadku nieprawidłowości użytkownik może edytować datę kursu oraz jego typ (w tym zmienić na typ ręczny i wpisać jego notowanie). Zmiany wprowadzone bezpośrednio na tym oknie przenoszą się odpowiednio na faktury wygenerowane z wzorca. Podczas generowania faktur cyklicznych program sprawdza następujące dane:

schemat numeracji – pobrany ze wzorca FC
magazyn – jeśli na wzorcu wybrany jest konkretny magazyn to wszystkie generowane faktury mają ten magazyn. Jeśli wybrany jest domyślny to na magazyn wprowadzany jest magazyn określony jako domyślny dla operatora/ dla stanowiska (jeśli obydwa są zdefiniowane wtedy wyższy priorytet ma magazyn operatora).Jeśli została ustalona cena sprzedaży dla magazynu a na wzorcu FC jest wybrana cena domyślna dla kontrahenta, to program generując Fakturę pobierze cenę dla magazynu.
algorytm liczenia netto/brutto – pobrany ze wzorca faktury cyklicznej
kontrahent – pobrany z zakładki [Kontrahenci], wg listy

Uwaga

Jeśli kontrahent będzie miał status Nieaktywny – faktury nie będą generowane.

kategoria – pobrana ze wzorca lub z karty kontrahenta (w zależności od wybranej opcji). Dla podmiotów innych niż kontrahent w przypadku wybrania opcji kategoria kontrahenta, na fakturach kategoria nie jest uzupełniana.
data wystawienia i data sprzedaży – w zależności od wybranej na wzorcu opcji, na dokumenty wprowadzana jest:
- data bieżąca z chwili generowania faktury lub
- wskazana konkretna data lub
- ustawiona na – data ustawiona na konkretny dzień miesiąca, najbliższy dacie generowania faktur.
płatność – program sprawdza ustawienie na wzorcu faktury. Jeśli zaznaczona jest opcja kontrahenta – na generowanych fakturach podstawiana jest forma płatności z karty kontrahenta (również termin, jeśli jest ustawiony indywidualny termin na karcie kontrahenta). Dla podmiotów innych niż kontrahent ustawiana jest wtedy gotówka. Jeśli zaznaczona jest opcja stała – na fakturach wprowadzana jest forma płatności ze wzorca faktury.
waluta – pobierana zawsze z wzorca, bez względu na walutę domyślną kontrahenta wskazaną na jego karcie.

Podczas tworzenia pozycji faktury program sprawdza dla każdego elementu kolejno:

Ilość – w zależności od ustawień:
- podstawia wartość stałą (ze wzorca) lub
- jeśli ilość jest indywidualna – sprawdza jaka wartość jest ustawiona dla danego podmiotu na zakładce [Ilości indywidualne] i podstawia wartość atrybutu
Cena – w zależności od ustawień:
- podstawia wartość stałą ze wzorca lub
- podstawia cenę dla kontrahenta (uwzględniającą grupę cenową i rabaty), a w przypadku podmiotów innych niż kontrahenta – cenę domyślną towaru, lub
- jeśli cena jest indywidualna – sprawdza wartość atrybutu ustawioną dla danego podmiotu na zakładce [Ceny indywidualne] i podstawia ją na dokument lub
- podstawia cenę w oparciu o wskazaną na wzorcu grupę cenową

Uwaga

W przypadku gdy na wzorcu występują pozycje z ceną zerową – w trakcie generowania faktury cyklicznej zostaną one przeniesione lub pominięte w zależności od ustawienia parametru FA cykliczne: przenosić pozycje z ceną zerową w Konfiguracji firmy/ CRM/ Parametry.

Uwaga

W przypadku gdy na wzorcu występują wyłącznie pozycje z ceną zerową to w zależności od ustawienia parametru FA cykliczne: przenosić pozycje z ceną zerową w Konfiguracji firmy/ CRM/ Parametry – faktura nie zostanie utworzona albo powstanie faktura bez pozycji.

Uwaga

W przypadku gdy na wzorcu przypisany jest nieaktywny schemat numeracji to Faktury nie zostaną wygenerowane. Pojawi się odpowiedni komunikat.

Ponadto:

generowane FC są zapisywane na stałe lub do bufora, w zależności od ustawienia parametru na wzorcu.
FC generowane są zgodnie z ustawioną na wzorcu kolejnością Grup kontrahentów / Podmiotów. Najpierw generowane są faktury dla Podmiotów indywidualnych (zgodnie z kolejnością ustawioną na wzorcu), następnie faktury dla Kontrahentów z Grup kontrahentów (zgodnie z kolejnością grup na wzorcu).
Podczas tworzenia FC ignorowane są ustawienia dotyczące kontroli limitu kredytu kontrahenta oraz płatności przeterminowanych, sprzedaży poniżej marży itp.
Cena ustalona z dokładnością do czterech miejsc po przecinku na FC przenoszona jest na dokumenty przekształcone, natomiast wartość pozycji i dokumentu zawsze jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.
W przypadku zapisu Faktur Sprzedaży na stałe nie mogą być wystawiane dokumenty płatne gotówką z bieżącym terminem płatności (co wiąże się z równoczesnym tworzeniem zapisów KP). Zapisywane na stałe mogą być tylko dokumenty z odroczonym terminem płatności. Zasada ta nie dotyczy Faktur Pro Forma, które nie tworzą płatności i mogą być zapisywane na stałe niezależnie od wybranej formy płatności.
Podczas kopiowania wzorca faktury cyklicznej przenoszone są pozycje wraz z wartościami indywidualnymi (jeśli takie są), kontrahenci oraz pozostałe ustawienia, również te dotyczące waluty.
Ponadto na dokumenty walutowe generowane z wzorca przenoszą się następujące ustawienia w module Handel:
- jeżeli w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczono parametr VAT na fakturach w walucie, to dla kontrahentów o statusie krajowy zostanie naliczony VAT na fakturach wynikowych,
- dla kontrahentów o statusie wewnątrzunijny lub pozaunijny stawka VAT zostanie ustawiona zgodnie z zasadami obowiązującymi przy ręcznym wystawianiu dokumentów (czyli 0% lub NP w zależności od wybranej Kategorii na pozycji dokumentu),
- jeżeli w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczono parametr Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie, to dla kontrahentów krajowych kwota netto faktury do zapłaty będzie widoczna w walucie obcej, natomiast płatność za naliczony VAT będzie w PLN.

Po utworzeniu faktur cyklicznych wyświetlane jest okno z informacją z przebiegu operacji.

Uwaga

Jeżeli na fakturze wygenerowanej z wzorca FC w walucie obcej, zostanie zmieniony kurs waluty, to na nowo zostanie przeliczona cena towaru pobrana z jego karty! Cena ustalona bezpośrednio na wzorcu faktury cyklicznej w walucie obcej zostanie w tej sytuacji pominięta!

Jeśli w Konfiguracji na karcie operatora (zakładka [Informacje bieżące]) zaznaczona będzie opcja Faktury cykliczne na dziś to w Oknie Informacji Bieżących pojawi się informacja, dla których wzorców w dniu dzisiejszym powinny być wygenerowane faktury. Z tego miejsca jest możliwość przejścia na listę wzorców i wygenerowania potrzebnych faktur.

Uwaga

W Oknie Informacji Bieżących pojawią się tylko te wzorce Faktur cyklicznych na dziś, które nie były jeszcze generowane. Wzorce wszystkich faktur na dziś znajdują się na liście wzorców faktur cyklicznych po zaznaczeniu parametru.

Automatyczne generowanie faktur wg wzorca

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ CRM dostępna jest gałąź Automat faktur cyklicznych. Funkcja umożliwia automatyczne generowanie faktur cyklicznych z możliwością ich równoczesnej wysyłki poprzez e-mail bez ingerencji operatora. Aby funkcja działała, w pierwszym kroku należy uruchomić Serwis operacji automatycznych, odpowiedzialny za automatyczne wysyłanie faktur – System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Serwis operacji automatycznych/ Parametry. Szczegóły konfiguracji serwisu zostały opisane w podręczniku Comarch ERP Optima – Ogólne i Konfiguracja. W kolejnym kroku, po zaznaczaniu Automatyczne generowanie faktur cyklicznych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Automat faktur cyklicznych należy:

określić operatora, w imieniu którego będą automatycznie generowane faktury cykliczne,
wskazać, o której godzinie mają być generowane faktury cykliczne,
jeśli w ramach automatycznego generowania faktury cyklicznych mają być równocześnie wysyłane faktury do klientów, należy wybrać konto e-mail, z którego będą wysyłane (z pośród zdefiniowanych uprzednio w Konfiguracji programu/ CRM/ Konta e-mail) oraz określić, czy tworzone maile z wydrukiem mają być od razu wysłane do klienta czy zapisane w folderze roboczym (wtedy operator musi je wysłać do klientów po zalogowaniu do programu).

Konfiguracja Automatu faktur cyklicznych

Na formularzu wzorca faktury cyklicznej, na zakładce [Ogólne] widnieje panel dotyczący automatycznego generowania faktur. Sekcja jest widoczna po zaznaczeniu w konfiguracji parametru Automatyczne generowanie faktur cyklicznych.

Dla nowego wzorca parametr Generuj faktury automatycznie jest domyślnie niezaznaczony. Po jego zaznaczeniu można zaznaczyć parametr Wyślij e-mail z wydrukiem faktury – faktury generowane cyklicznie przez automat będą równocześnie wysłane do klientów. Dla wysyłanych faktur należy wybrać wzór wydruku i szablon wiadomości e-mail. Dostępne szablony i wyduki wyświetalne są dla Faktury Sprzedaży/ Faktury Pro Forma – w zależności od typu dokumentu wybranego na wzorcu. Domyślna lista wydruków dla Faktury Sprzedaży/ Faktury Pro Forma jest ograniczona w stosunku do listy wydruków dostępnej z formularza, nie zawiera m.in. tekstowych i seryjnych. Przy automatycznym generowaniu faktur cyklicznych wydruk typu XML musi mieć w konfiguracji wydruków zaznaczoną opcję łączenia plików PDF w jeden dokument. W polu Wysyłaj kopie wiadomości na adres widoczne są adresy e-mail UDW powiązane z wybranym szablonem e-mail.

Uwaga

W przypadku automatycznego generowania faktur cyklicznych na dokumenty wynikowe daty i kurs ustalone na wzorcu w walucie obcej przenoszą się tak samo jak przy ręcznym wystawianiu dokumentów walutowych. Dla kursu ręcznego pobierane jest notowanie ustalone na wzorcu. W przypadku braku odpowiedniego kursu waluty w logu operacji automatycznych pojawi się odpowiedni komunikat z informacją.

Na liście wzorców faktur cyklicznych dostępna jest dodatkowa kolumna Automat przyjmująca wartości Tak/ Nie, gdzie operator może sprawdzić, które faktury są generowane automatycznie, a które z wykorzystaniem Serwisu Operacji Automatycznych.

Blokady na ponowne wygenerowanie faktur na podstawie wzorca faktury cyklicznej.

W Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Parametry, w panelu faktury cykliczne dostępny jest parametr: Blokuj generowanie w dacie innej niż ustalona. Od wersji 2015 oprócz daty ostatniego generowania faktur na wzorcu pamiętana jest data kolejnego generowania. Po wygenerowaniu faktur wg wzorca automatycznie wyliczana jest data kolejnego generowania. Jeśli parametr Blokuj generowanie w dacie innej niż ustalona jest zaznaczony, a użytkownik zaznaczy wzorzec, gdzie data kolejnego generowania jest różna od daty bieżącej, pojawia się komunikat: Dokumenty nie zostaną wygenerowane. Data generowania faktur na wzorcu (data z wzorca)jest inna niż data bieżąca. Przy seryjnym generowaniu faktur wg kilku wzorców zaznaczonych na liście, dla wzorców, gdzie data kolejnego generowania jest różna od bieżącej, faktury nie zostaną wygenerowane, natomiast dla wszystkich pozostałych, spełniających warunek, faktury są tworzone.

Zastosowanie makra w nazwie pozycji

Eksport/ import danych indywidualnych do arkusza xls

Aby ułatwić przygotowanie arkusza z ilościami/ cenami indywidualnymi towarów, możliwy jest eksport i import tych danych w formacie .xls. Dla pozycji wzorca z ilością indywidualną bądź ceną indywidualną, na zakładce [Ilości indywidualne/ Ceny indywidualne] dostępne są przyciski:

Eksport wartości indywidualnych do arkusza MS Excel. Dane można zapisać na dysku lokalnym bądź w Comarch IBARD.

Import wartości indywidualnych z arkusza MS Excel. Dane można importować z dysku lokalnego bądź z Comarch IBARD. Struktura pliku (wartości w kolumnach są wymagane przy imporcie): Kolumna Kod – kod podmiotu/ grupy kontrahentów. Kolumna Typ – zawiera typ podmiotu (G – grupa kontrahenta, K – kontrahent, P – pracownik, W – wspólnik, B - bank, U – urząd). Uzupełnienie kolumny Typ jest wymagane podczas importu danych z arkusza. Jeśli wartość nie będzie uzupełniona, podmiot nie zostanie zidentyfikowany i pojawi się komunikat: Kod podmiotu: Nowak pobrany z arkusza Excel nie został znaleziony w bazie danych! Kolumna Ilość – indywidualna ilość towaru dla podmiotu. Kolumna Cena – indywidualna cena towaru dla podmiotu. Podczas importu z arkusza na wzorzec przenoszona jest tylko ilość lub cena, w zależności od tego, z której zakładki dokonywany jest import.

Formularz faktury cyklicznej - zakładka Ogólne

Na zakładce [Ogólne] znajdują się następujące pola:

Kod – tutaj należy wprowadzić kod, dzięki któremu możliwe jest identyfikowanie wzorca przez użytkownika. Kod może się składać z maksymalnie 40 znaków.
Nazwa – nazwa wprowadzanego wzorca. Nazwa może się składać z maksymalnie z 50 znaków.
Uwagi – możliwość wprowadzania uwag do wzorca. Należy pamiętać, że uwagi wpisane w tym miejscu nie są przenoszone na faktury.
Data generowania faktur – Jest to data kolejnego generowania faktur zgodnie z ustalonym cyklem.
Nieaktywny – parametr do zaznaczania wzorców niewykorzystywanych.

Faktury cykliczne można tworzyć w cyklu tygodniowym oraz miesięcznym a dokładniej, co podaną ilość tygodni bądź miesięcy, dlatego na zakładce [Ogólne] znajdują się parametry dotyczące przypomnienia o konieczności wygenerowania faktur cyklicznych. Ponadto w zależności czy wzorzec jest tygodniowy, miesięczny, kwartalny itd., jest możliwość zaznaczenia/ określenia dokładniejszych parametrów. Jeśli zaznaczony zostanie okres tygodniowy, to poniżej pola z możliwością wyboru dnia tygodnia, pojawi się pole Generuj co…tygodni począwszy od …, przy czym jeśli użytkownik ustawi co 1 tydzień pole z datą się nie pojawi.

Jeśli zaznaczony zostanie okres miesięczny, to w polu obok poniżej pola z możliwością wyboru dnia miesiąca pojawi się pole Generuj co… miesiące począwszy od …, przy czym jeśli użytkownik ustawi opcję co 1 miesiąc, pole z datą się nie pojawi.

Przykład

Jeśli zaznaczymy, że wzorzec faktury cyklicznej ma być generowany 10go dnia miesiąca to data początkowa będzie 10tym dniem miesiąca i analogicznie, jeśli zaznaczymy, że dniem tygodnia, w którym mają być generowane faktury cykliczne to poniedziałek, to podana data początkowa będzie poniedziałkiem. Jeśli jednak daty zostaną zmodyfikowane, program nie pozwoli na taki zapis.

Uwaga

W polu Generuj co… można maksymalnie ustawić generowanie wzorca co 255 tygodni/ miesięcy.

Dodatkowo wyświetlana jest informacja, który operator wprowadził dany wzorzec wraz z datą utworzenia jak również informacja o operatorze, który modyfikował wzorzec.

Uwaga

Jeśli miesiąc ma 30 dni, a na wzorcu faktury cyklicznej jest ustawione, aby generować faktury w 31. dniu – to program ustawi generowanie faktury w 30. dniu (jako faktury na dzień bieżący).

W sekcji Cykl fakturowania znajduje się też pole Data generowania faktur. Jest to data kolejnego generowania faktur zgodnie z ustalonym cyklem. Po utworzeniu faktur na podstawie wzorca, data jest automatycznie przestawiana na kolejny termin generowania faktur. W oparciu o tę datę działa Przypominacz i Automat generowania faktur cyklicznych. W przypadku zmiany jakichkolwiek parametrów związanych z cyklem fakturowania – data generowania faktur jest zawsze wyliczana od nowa. W razie konieczności użytkownik powinien ją zmodyfikować ręcznie. Na liście wzorców ta data jest widoczna w kolumnie Data kolejnego generowania faktur. Wzorce przeterminowane są oznaczone wykrzyknikiem widocznym w tej kolumnie. Ponadto możliwe jest wyświetlanie Przypomnienia dla Faktur cyklicznych. W tym celu na formularzu faktury cyklicznej należy zaznaczyć parametr Przypomnienie. Dodatkowo jest możliwość ustalenia ile dni przed terminem, ma się przypomnienie wyświetlić.

Zaznaczanie przypomnienia dla faktur cyklicznych

Zastosowanie makra w nazwie pozcyji

Definiując wzorzec faktury cyklicznej, na której będą znajdować się usługi, jest możliwość zdefiniowania nazwy usługi tak, by podczas wpisywania jej na dokument program automatycznie podstawiał odpowiednie dane, odbywa się to za pomocą makra w nazwie pozycji. Możliwość wykorzystywania makr dotyczy tylko nazwy usługi, co wiąże się z tym, że na formularzu takiej usługi należy zaznaczyć parametr: Pozwól na edycję nazwy na fakturze a następnie na wzorcu należy wpisać nazwę z wykorzystaniem makra. Podczas generowania faktury wg wzorca program pod makra wstawi odpowiednią wartość.

Uwaga

Podstawianie danych w nazwie usługi będzie wykorzystywana tylko na wzorcu faktury cyklicznej.

Uwaga

W przypadku gdy w konfiguracji Firma/CRM/Parametry zaznaczony jest parametr FS cykliczne: pobieraj nazwę z karty towaru to w trakcie generowania faktury cyklicznej przenoszona jest aktualna nazwa z karty uługi a nie nazwa ustawiona na szablonie.

Na wzorzec faktury cyklicznej jest możliwość wprowadzenia następujących makr: @PM – poprzedni miesiąc @MC – bieżący miesiąc @NM – następny miesiąc @PMSL – poprzedni miesiąc słownie @MCSL – bieżący miesiąc słownie @NMSL – następny miesiąc słownie @KWARTAL – kwartał (I, II, III, IV) @PROK – poprzedni rok @ROK – bieżący rok @NROK – następny rok W trakcie generowania faktur, jeśli nazwa zawiera makra – program podstawia odpowiednie dane. Miesiąc, rok i kwartał określane są na podstawie daty sprzedaży ze wzorca. Jeśli na wzorcu jest podana konkretna data sprzedaży to pobierany jest miesiąc/ rok/kwartał z tej daty i w zależności od wykorzystanego makra podstawione są dane. Jeśli na wzorcu wybrana jest opcja „data bieżąca” to wartości makra określane są na podstawie daty bieżącej z chwili generowania faktur. Na przełomie roku zestawienie makr poprzedni miesiąc i bieżący rok, działa w sposób opisany poniżej

Przykład

Jeżeli w nazwie pozycji na Fakturze cyklicznej wpiszemy: „Abonament za @PMSL (poprzedni miesiąc słownie) @ROK (bieżący rok)” i podczas generowania faktur, data generowania będzie ustawiona na styczeń 2019 r., to na utworzonej Fakturze sprzedaży nazwa usługi będzie: „Abonament za grudzień 2018.”

Propozycje faktur cyklicznych

W programie istnieje mechanizm sugerujący użytkownikowi, które dokumenty wystawiane w programie ręcznie, mogą być generowane automatycznie za pomocą funkcji faktur cyklicznych.

Generowanie listy potencjalnych faktur cyklicznych.

Sprawdzanie faktur potencjalnie cyklicznych uruchamiane jest raz dziennie, przy pierwszym zalogowaniu do danej bazy danych. Dokumenty kwalifikowane są jako potencjalne faktury cykliczne jeżeli spełniają następujące warunki:

rodzaj dokumentu faktura sprzedaży lub faktura pro forma;
na dokumencie są te same pozycje towarowe (sprawdzana jest zbieżność pozycji do 80%);
podobne dokumenty wystawione są w odstępie jednego lub kilku miesięcy, weryfikowany jest dzień wystawienia dokumentu z precyzją +/- 4 dni;
na dokumentach znajduje się ten sam Nabywca i Odbiorca.

Kiedy w bazie zostaną znalezione co najmniej trzy podobne dokumenty kwalifikujące się do cyklicznego wystawiania, to na liście propozycji zostaną one zaproponowane jako faktura cykliczna. Pod uwagę brane są dokumenty wystawione w przeciągu ostatnich 13 miesięcy. Pod uwagę nie są brane dokumenty wystawione na kontrahenta !NIEOKREŚLONY!, anulowane, korekty, takie same wystawione tego samego dnia, faktury VAT marża oraz dokumenty w buforze. Pomijane są także faktury, które zostały wygenerowane na podstawie istniejącego już wzorca faktury cyklicznej.

Przykład

Przykład 1: Kontrahent A kupił towar T1 w dniach 01.01, 01.02 i 01.03. W tym samym czasie Kontrahent B również kupił towar T1. Mechanizm zasugeruje te dokumenty jako potencjalnie cykliczne, jako jeden wzorzec . Przykład 2: Kontrahent A kupił towar T1 w dniach 1.01 (FS1), 20.01 (FS2), 1.02 (FS3), 20.02(FS4), 1.03 (FS5) i 20.03 (FS6). Na podstawie powyższych dokumentów zaproponowane zostaną dwa wzorce potencjalnych faktur cyklicznych. Pierwszy z dokumentami FS1, FS3, FS5 i drugi z FS2, FS4, FS 6. Ponieważ są dwa różne cykle wystawiania co miesiąc na pierwszy dzień miesiąca i co miesiąc na 20 dzień miesiąca. Przykład 3: Kontrahent A co miesiąc pierwszego dnia miesiąca kupuje towar T1 01.03, 01.04 natomiast w maju pierwszy był świętem i pierwszy dzień roboczy wypadł 4.05, więc Kontrahent A kupił towar T1 dopiero czwartego. Mechanizm zakwalifikuje te faktury jako potencjalnie cykliczne, ponieważ tolerancja jest do 4 dni rozbieżności. Przykład 4: Kontrahent A 10.01 kupił towary T1 i T2, 10.02 T1 i T2 a 10.03 T1, T2 i T3. W przedstawionym przypadku będzie jeden wzorzec na towary T1i T2, ponieważ zakup jest cykliczny i większość pozycji na dokumentach się zgadza.

Po wykryciu nowych potencjalnych faktur cyklicznych, każdemu operatorowi po wejściu na listę faktur sprzedaży, listę faktur pro forma oraz listę faktur cyklicznych, wyświetli się informacja: Przygotowaliśmy dla Ciebie nowe propozycje faktur cyklicznych. Kliknij tutaj aby je zobaczyć.

Komunikat dotyczący proponowanych faktur cyklicznych.

Dostęp do listy proponowanych faktur cyklicznych zależy od uprawnień danego operatora. W menu System/Konfiguracja/Użytkowe/Operatorzy na karcie operatora na zakładce Parametry cd dostępny jest parametr Dostęp do listy propozycji faktur cyklicznych:

zaznaczony– po kliknięciu w informacje o proponowanych fakturach cyklicznych wyświetli się lista z propozycjami faktur cyklicznych.
odznaczony– operator nie ma dostępu do listy proponowanych faktur cyklicznych, po kliknięciu w żółty dymek wyświetli się komunikat: „Jeśli chcesz wyświetlić listę z proponowanymi fakturami cyklicznymi skontaktuj się z Administratorem w celu zaznaczenia dostępu do listy propozycji faktur cyklicznych na karcie operatora.”

Po kliknięciu w komunikat wyświetli się lista zawierająca propozycje faktur cyklicznych. Listę Propozycji faktur cyklicznych można również otworzyć z poziomu zakładki CRM/Faktury cykliczne za pomocą przycisku

Lista zbudowana jest z następujących kolumn:

Typ dokumentu – przyjmuje wartość Faktura Pro Forma lub Faktura Sprzedaży
Kontrahent – nazwa kontrahenta, dla którego proponowana jest faktura cykliczna. Jeżeli proponowana faktura cykliczna dotyczy kilku kontrahentów, to wyświetla się nazwa kontrahenta z pierwszej proponowanej faktury + suma pozostałych kontrahentów.
Pozycje faktury – nazwy pozycji towaru/usługi z faktur, jakie zostaną przeniesione na wzorzec.

Przy każdej propozycji znajduje się przycisk plusa, który umożliwia podejrzenie listy faktur, które zostały zakwalifikowane jako potencjalnie cykliczne. Na liście znajdują się kolumny: Numer dokumentu, Nabywca, Odbiorca, Data wystawienia i Data sprzedaży. Lista obsługiwana jest przez przyciski:

Dodaj fakturę cykliczną – umożliwia utworzenie nowego wzorca faktury cyklicznej;

Zmień – przycisk jest aktywny w przypadku, gdy podświetlona jest faktura zakwalifikowana jako potencjalnie cykliczna. Umożliwia on podgląd tej faktury;

Usuń fakturę cykliczną – umożliwia usunięcie wzorca z listy;

Zamknij okno – umożliwia zamknięcie okna. Proponowane wzorce można usunąć za pomocą przycisku Usuń fakturę cykliczną. Proces ten jest nieodwracalny i usunięty wzorzec nie będzie się więcej pojawiał na liście Propozycji faktur cyklicznych.

Uwaga

W przypadku gdy operator z uprawnieniami zaloguje się do programu bez modułu CRM lub CRM Plus to po kliknięciu w ikonę Dodaj fakturę cykliczną lub Usuń fakturę cykliczną otrzyma komunikat: Do utworzenia faktury cyklicznej potrzebny jest moduł CRM lub CRM Plus. Chcesz dowiedzieć się więcej na temat tych modułów? Tak/Nie.

Dodawanie nowych wzorców faktur cyklicznych.

Użytkownik zalogowany do programu z uprawnieniami (zaznaczony parametr Dostęp do listy propozycji faktur cyklicznych na karcie Użytkownika) oraz z licencją na moduł CRM lub CRM Plus, może z poziomu listy Propozycji faktur cyklicznych utworzyć nowy wzorzec faktury cyklicznej. W tym celu należy podświetlić wybraną propozycję i kliknąć w ikonę Dodaj fakturę cykliczną. Pojawi się kreator: KROK 1:

Okno składa się z trzech sekcji: Kod i Nazwa – pola Kod i Nazwa są automatycznie uzupełniane w zależności od rodzaju dokumentu. Podmioty – znajduje się tam lista Kontrahentów utworzona na podstawie faktur zakwalifikowanych jako potencjalnie cykliczne dla danego wzorca. Lista zawiera kolumny: Lp, Kod nabywcy, Nazwa nabywcy, Kod odbiorcy, Nazwa odbiorcy, Obowiązuje od, Obowiązuje do. Obsługiwana jest przez przyciski:

Dodaj –umożliwia dodanie podmiotu. Wybierając

pojawia się okno z listą podmiotów

Usuń- umożliwia usunięcie podmiotu.

Podgląd karty podmiotu – otwiera okno Faktura cykliczna – Edycja danych o podmiocie, w którym można ustalić Odbiorcę oraz okres obowiązywania umowy.

Formularz edytowania/dodawania podmiotu na wzorzec.

Więcej informacji na temat dodawania podmiotów na wzorzec faktury cyklicznej znajduje się tutaj. Pozycje faktury – lista zawiera towary i usługi, uzupełniona jest na podstawie faktury, która zawiera najwięcej pozycji z pośród wszystkich faktur potencjalnie cyklicznych zakwalifikowanych dla tego wzorca. Lista składa się z kolumn: Lp, Kod, Nazwa, Ilość, Jm, Cena PLN i wartość PLN oraz magazyn (domyślnie ukryta). Lista obsługiwana jest przez przyciski:

Dodaj pozycję – umożliwia dodanie nowej pozycji

Usuń pozycję - umożliwia usunięcie pozycji

Zmień pozycję – otwiera okno – Pozycja faktury cyklicznej

Domyślnie ustawiana jest podstawowa jednostka miary oraz cena domyślna z karty danego towaru. Pole magazyn jest aktywne tylko w przypadku pracy z modułem Handel Plus. Więcej informacji na temat formularza Pozycja faktury cyklicznej znajduje się tutaj. KROK 2:

Cykl fakturowania – domyślnie proponowany jest miesięczny okres fakturowania. Wartość pola Generuj w .. dniu miesiąca pobierana jest z ostatniej faktury potencjalnie cyklicznej zakwalifikowanej do danego wzorca, a cykl generowania ustawiany jest co 1 miesiąc. W polu Data generowania faktur domyślnie ustawiona jest data bieżąca. Więcej informacji na temat cyklu fakturowania znajduje się tutaj. Daty: Data wystawienia i Data sprzedaży domyślnie ustawione są z opcją bieżąca. Więcej informacji na temat daty wystawienia i sprzedaży na fakturze cyklicznej znajduje się tutaj. Inne – zawiera opcje:

Magazyn – domyślnie ustawiony Magazyn główny. W przypadku, gdy operator ma na swojej karcie przypisany magazyn domyślny, proponowany jest magazyn domyślny dla operatora.
Waluta – domyślnie pobierana jest z ostatniej faktury potencjalnie cyklicznej zakwalifikowanej do danego wzorca.
Faktura liczona od – algorytm domyślnie ustawiony jest na podstawie ostatniej faktury potencjalnie cyklicznej zakwalifikowanej do danego wzorca.
Zapisuj fakturę – domyślnie ustawiona jest opcja do bufora.

KROK 3:

W tym kroku można ustawić:

schemat numeracji dla generowanych dokumentów;
kategorię, domyślnie ustawione jest pobieranie kategorii z karty kontrahenta;
formę płatności jaka ma się znaleźć na dokumencie, domyślnie ustawione jest żeby forma i termin płatności pobierały się z karty kontrahenta;
można wprowadzić opis jaki ma się znaleźć na fakturze;
dodać atrybuty dokumentu;
Generuj faktury automatycznie- parametr widoczny jest jeżeli w menu System/ Konfiguracja/Firma/ CRM skonfigurowana jest funkcja Automatu faktur cyklicznych. Więcej informacji na temat tej funkcjonalności znajduje się w tutaj.

Po kliknięciu w przycisk

nowy wzorzec zostanie dodany na listę Faktur cyklicznych w zakładce CRM. Więcej informacji na temat funkcji Faktur cyklicznych w programie znajduje się tutaj.

Formularz faktury cyklicznej - zakładka Pozycje faktury

Na zakładkę [Pozycje faktury] dodawane są towary, które mają być generowane na fakturę. Na wzorzec faktury cyklicznej nie można dodawać usług złożonych. Zakładka składa się z kolumn: Lp, kod, nazwa, ilość, jm, cena i wartość (dwie ostatnie z symbolem waluty wzorca). Kolumny zawierające Ilość oraz Cenę nie muszą być określane bezpośrednio na wzorcu, mogą być pobierane indywidualnie dla podmiotu, dlatego podczas wyświetlania listy pozycji przyjęto zasadę:

jeśli określona jest stała wartość dla ilości/ceny wyświetlana jest ona na liście,
jeśli ilość lub cena są określone indywidualnie dla podmiotów przypisanych do wzorca – na liście pozycji wyświetlane są [—].

Jeżeli na karcie towaru zaznaczono parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, możliwe jest wprowadzanie cen dla pozycji z dokładnością do czterech miejsc po przecinku. Wartość pozycji zawsze jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.

Formularz faktury cyklicznej – zakładka Pozycje faktury

Lista obsługiwana jest przez przyciski: Dodaj – umożliwia dodanie nowej pozycji Usuń- umożliwia usunięcie pozycji Zmień- umożliwia podgląd formularza towaru Znajdź Podczas dodawania nowego elementu wyświetla się Formularz pozycji faktury cyklicznej . Na formularzu znajdują się następujące parametry: Towar – pole, na którym należy wpisać nazwę towaru bądź wybrać z listy dostępnej po naciśnięciu przycisku (wywoływana jest lista zasobów). Przy czym należy pamiętać, że edycja pola Nazwa, uzależniona jest od ustawienia parametru Pozwalaj na edycje nazwy na fakturze z karty towaru. Użytkownik może również zdecydować czy na fakturę ma być pobierana nazwa ze wzorca faktury cyklicznej czy z karty towaru. Decyduje o tym parametr dostępny w konfiguracji programu (Firma/ CRM/ Parametry): Pobieraj nazwę z karty towaru. Ilość

indywidualna – wpisywana indywidualnie dla podmiotów przypisanych do danego wzorca na odrębnej zakładce [Ilości indywidualne] (zakładka ta pojawia się w momencie zaznaczenia tego parametru),
stała – stała ilość dla wszystkich podmiotów przypisanych do wzorca, jest zawsze przenoszona na fakturę.

Cena Ceny pozycji dodanych do wzorca wyświetlone są w walucie wskazanej na wzorcu. Jeśli na wzorcu faktury cyklicznej, na zakładce [Pozycje faktury] ustawiono:

cenę stałą, to ustawiamy ją również na fakturach wystawianych dla wszystkich typów podmiotów innych niż kontrahent. Na wzorcu w walucie obcej jest to cena domyślna przeliczona po kursie bieżącym, przy czym użytkownik ma możliwość jej modyfikacji.
Cenę indywidualną, to na zakładce [Ceny indywidualne] w tabeli Podmioty można ustawić cenę w walucie wzorca dla wszystkich podmiotów (również innych niż kontrahent).
Cenę kontrahenta, to na fakturze wystawianej dla kontrahenta ustawiana jest cena zgodnie z przypisanym mu cennikiem, natomiast dla innych typów podmiotów – cena domyślna towaru. W przypadku wzorców walutowych zostanie ona pobrana i przeliczona po wskazanym kursie w momencie generowania dokumentów wynikowych.
Grupa cenowa, to na fakturze zostanie pobrana cena z karty towaru zgodnie ze wskazaną grupą cenową, a dla wzorców w walucie obcej – dodatkowo przeliczona po wskazanym kursie w momencie generowania dokumentów wynikowych.

Jeśli cena towaru zgodnie z wybraną grupą cenową wynosi 0,00 – pozycja towarowa jest przenoszona na faktury generowane z wzorca w zależności od ustawenia parametru w Konfiguracji firmy/ CRM/ Parametry: przenoś pozycje z ceną zerową.

Uwaga

Jeśli wybrana jest cena indywidualna, stała lub grupa cenowa – to nie są brane pod uwagę ewentualne rabaty kontrahenta.

Jeżeli użytkownik wybierze cenę indywidualną lub stałą oraz na karcie danego towaru zaznaczono parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, to na pozycji faktury cyklicznej będzie możliwe wprowadzenie cen z dokładnością do czterech miejsc po przecinku. Wówczas cena netto i brutto będzie widoczna z większą precyzją. Taka cena przenoszona jest na dokumenty przekształcone, natomiast wartość pozycji zawsze jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku. Jeśli użytkownik wybierze jako Ilość lub Cenę opcję indywidualną – wtedy pojawia się nowa zakładka [Ilości indywidualne/ Ceny indywidualne]. Zakładka ta ma podobny podział jak zakładka [Podmioty] na formularzu wzorca faktury cyklicznej. Na zakładce odwzorowana jest lista grup/ podmiotów z zakładki [Podmioty] z dodatkową kolumną, gdzie można ustalić ilość/ cenę (w walucie wzorca) obowiązującą dla poszczególnych grup/ podmiotów.

Uwaga

Na zakładce [Indywidualne pozycje/ ceny] jest możliwość edycji tylko przypisanych wartości/ ilości. Nie ma możliwości usunięcia/ zmiany podmiotu czy grupy kontrahentów.

Aby ułatwić przygotowanie arkusza z ilościami/ cenami indywidualnymi towarów, możliwy jest eksport i import tych danych w formacie .xls. Jeżeli do wzorca zostały dodane już towary/ usługi, to po zmianie waluty wzorca, ceny zostaną przeliczone według kursu domyślnego ustalonego w konfiguracji. W związku z tym, iż na wzorcu nie ma określonych dat, program przeliczy ceny po bieżącym notowaniu, a w przypadku kursu ręcznego – po ustalonym kursie na wzorcu. Przy zmianie waluty wzorca, program dodatkowo wyświetli komunikat: „Zmieniono walutę dla wzorca faktur cyklicznych na: EUR. Czy przeliczyć ceny wg bieżącego kursu waluty? Kurs waluty: 1 EUR = 4,5101 PLN” Po kliknięciu w TAK, zostanie zmieniona waluta wzorca, a ceny (indywidualna i stała) zostaną przeliczone po bieżącym kursie dla nowej waluty. Po kliknięciu w opcję NIE, zmieni się waluta wzorca faktury cyklicznej, ale ceny nie zostaną przeliczone.

Uwaga

Jeśli na wzorzec faktury cyklicznej zostanie dodany towar, a następnie zostanie usunięty z cennika to z wzorca jest również automatycznie usuwany.

Formularz faktury cyklicznej - zakładka Nagłówek faktury

Na zakładce [Nagłówek faktury] znajdują się parametry dotyczące konkretnych danych na tworzonych fakturach. Typ generowanego dokumentu: Faktura Sprzedaży/ Faktura Pro Forma Dokument – schemat numeracji dokumentu podpowiada się zgodnie z wybranym typem.

Kategoria

kontrahenta – kategoria pobierana jest z karty kontrahenta. Jeżeli wybierze się kategorię kontrahenta – faktury dla innych podmiotów niż kontrahent, zostaną wygenerowane bez kategorii.
ustalona – kategoria ustalona jest niezależna od ustawień na karcie kontrahenta. Pole to może zostać puste, wtedy na fakturze kategoria również nie będzie wypełniona. Jeśli na wzorcu wybierze się konkretną kategorię – zostanie ona przeniesiona na faktury wygenerowane z wzorca dla wszystkich podmiotów.

Magazyn – magazyn, z którego będzie dokonywana sprzedaż. Na wzorzec faktury cyklicznej może być pobrany tylko magazyn lokalny. Dlatego na wywołanej liście nie będą widoczne magazyny odległe. Waluta – waluta wzorca faktury cyklicznej. Jeżeli w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczono parametr. Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu, pole to będzie aktywne z możliwością wyboru symbolu waluty wzorca z listy walut zdefiniowanych w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty. Typ kursu waluty – pole pojawia się po wybraniu waluty innej niż systemowa i jest uzupełnione domyślnym typem kursu ustawionym w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty/ Typy kursów walut. Użytkownik może zmienić typ notowania, które będzie pobierane na dokumenty wynikowe. Do wyboru dostępna jest również opcja typu kursu ręcznego. Na wzorzec zostanie wówczas wstawione notowanie z typu kursu ustalonego w konfiguracji jako domyślny, ale z możliwością ręcznej modyfikacji przez użytkownika – np. na kurs przeliczenia ustalony w umowie z kontrahentem. Faktura liczona od… możliwość wyboru algorytmu liczenia na fakturze netto/ brutto. Po wpisaniu pierwszej pozycji na dokument nie ma możliwości zmiany algorytmu – pole jest wyszarzane. Zapisuj faktury

do bufora – faktury zapisywane są do bufora,
na stałe – faktury zapisywane są od razu na stałe.

Data wystawienia

bieżąca – na fakturę pobierana jest data bieżąca z momentu generowania faktury,
wskazana – możliwość wskazania konkretnej daty, jaka ma być podstawiana na fakturach. Operator powinien sprawdzić poprawność daty na wzorcu.
ustawiona na – możliwość ustawiania daty na numer dnia w miesiącu,
ostatni dzień poprzedniego miesiąca – na fakturze ustawiana jest data przypadająca na ostatni dzień miesiąca poprzedzający miesiąc generowania dokumentu.

Data sprzedaży

bieżąca – na fakturę pobierana jest data bieżąca z momentu generowania faktury,
wskazana – możliwość wskazania konkretnej daty, jaka ma być podstawiana na fakturach. Operator powinien sprawdzić poprawność daty na wzorcu,
ustawiona na – możliwość ustawiania daty na numer dnia w miesiącu,
ostatni dzień poprzedniego miesiąca – na fakturze ustawiana jest data przypadająca na ostatni dzień miesiąca poprzedzający miesiąc generowania dokumentu.

W panelu Daty dla daty wystawienia/ daty sprzedaży można wybrać opcję ustawiona na i wskazać nr dnia miesiąca. Na fakturach ustawiana jest wtedy zawsze najbliższa data następująca po dniu generowania dokumentów. Daty wypadające w weekend nie są przesuwane na dzień roboczy.

Przykład

Data generowania faktur na podst. wzorca – 01.10.2018 Data wystawienia i sprzedaży ustawione na – 10 dzień miesiąca. Na wygenerowanych fakturach zostanie ustawiona data wystawienia/ sprzedaży na 10.10.2018.

Przykład

Data generowania faktur na podst. wzorca – 10.11.2018 Data wystawienia i sprzedaży ustawione na – 1 dzień miesiąca. Na wygenerowanych fakturach zostanie ustawiona data wystawienia/ sprzedaży na 01.12.2018. (miesiąc następny).

Dla daty wystawienia/ daty sprzedaży można wybrać opcję ostatni dzień poprzedniego miesiąca. Na fakturach ustawiana jest wtedy data przypadająca na ostatni dzień miesiąca poprzedzający miesiąc generowania dokumentów. Daty wypadające w weekend nie są przesuwane na dzień roboczy.

Przykład

Data generowania faktur na podst. wzorca – 02.02.2022 Data wystawienia ustawiona – bieżąca, a data sprzedaży ustawiona na – ostatni dzień poprzedniego miesiąca. Na wygenerowanych fakturach zostanie ustawiona data wystawienia 02.02.2022, a data sprzedaży na 31.01.2022.

Formy płatności

kontrahenta – forma i termin płatności są pobierane z karty kontrahenta,
ustalona – na wszystkich fakturach jest ustawiona jedna forma płatności, niezależna od ustawień dla kontrahenta.

Jeśli forma płatności ma odroczony termin płatności, dodatkowo pojawi się parametr do zaznaczenia – Ustal termin płatności na … dzień miesiąca: Jeśli ten parametr jest odznaczony – termin ustawiany jest w zależności od ilości dni zdeklarowanej na definicji płatności. Jeśli zaznaczony – termin jest ustawiany na konkretny dzień miesiąca. W odróżnieniu od Faktur Sprzedaży, w przypadku Faktur Pro Forma możliwe jest generowanie dokumentów z płatnością gotówkową, zapisywanych na stałe.

Opis - Informacje wprowadzone w tym miejscu przenoszone są na Fakturę Sprzedaży/ Fakturę Pro Forma w pole Opis.

Formularz faktury cyklicznej – zakładka Dokumenty

Na zakładce [Dokumenty] widoczna jest lista faktur utworzonych na podstawie tego wzorca. Listę można zawęzić do wybranego okresu. Ikona

Otwórz pozwala podejrzeć dokument, a dla faktur w buforze możliwa jest z tego poziomu ich edycja.

Uwaga

Powiązanie pomiędzy wzorcem, a fakturami jest zapisywane dla dokumentów tworzonych od wersji Comarch ERP Optima 2015.0.1

Formularz faktury cyklicznej - zakładka Podmioty

Zakładka [Podmioty] zawiera listę podmiotów, dla których mają być generowane faktury wg danego wzorca. Podmiotem na wzorcu może być kontrahent, pracownik, wspólnik, bank lub urząd. Okno podzielone jest na dwie części: Grupy kontrahentów – gdzie dodawane są grupy kontrahentów, dla których dany wzorzec obowiązuje. Lista zawiera kolumny: Kod, Nazwa, Obowiązuje od, Obowiązuje do. Obsługiwana jest przez przyciski: Dodaj – umożliwia dodanie grupy kontrahentów. Po naciśnięciu Dodaj otwierany jest formularz, na którym dodawana jest grupa kontrahentów oraz okres obowiązywania umowy. Usuń – umożliwia usunięcie grupy kontrahentów. Zmień- umożliwia podgląd grupy kontrahenta Podmioty – gdzie dodawane są pojedyncze podmioty. Lista zawiera kolumny: Kod, Nazwa, Obowiązuje od, Obowiązuje do. Obsługiwana jest przez przyciski: Dodaj –umożliwia dodanie podmiotu. Wybierając

pojawia się okno z listą podmiotów

, umożliwiające wybór podmiotu z dedykowanej dla niego listy. Program umożliwia seryjne dodanie podmiotów na wzorzec. Przed dodaniem zaznaczonych podmiotów pojawia się okno z możliwością podania okresu obowiązywania umowy. Usuń- umożliwia usunięcie podmiotu. Podgląd - otwiera okno Faktura cykliczna – Edycja danych o podmiocie, w którym można można ustalić okres obowiązywania umowy, nie ma natomiast możliwości edycji danych podmiotu.

Dotyczy wersji: 2019.0.1

Kolejność pozycji znajdujących się w zakładce Podmioty można dowolnie zmieniać metodą „przeciągnij i upuść”.

W kolumnach Obowiązuje od/ do można ustalić okres obowiązywania umowy. Dodając podmiot bądź grupę kontrahentów, na wyświetlonym formularzu jest możliwość wpisania okresu obowiązywania - co jest przydatne w momencie tworzenia wzorców faktur cyklicznych, które mają obowiązywać w zadanym okresie czasu

Formularz dodawania grupy kontrahentów na wzorzec

Po wprowadzeniu dat, program kontroluje czy wprowadzona data końcowa nie jest mniejsza niż data bieżąca w programie. W takiej sytuacji pojawi się komunikat:

Kontrola okresu obowiązywania umowy na wzorcu

W sytuacji, kiedy daty obowiązywania umowy nie zostaną określone, na zakładce [Podmioty], w kolumnach Obowiązuje od/ do – wyświetlane są kreski. Podczas generowania faktur dla poszczególnych podmiotów porównywana jest data obowiązywania umowy (rozpoczęcia/ zakończenia) z datą sprzedaży na wzorcu. Program sprawdza czy data sprzedaży z faktury zawiera się w okresie obowiązywania umowy. Jeśli nie – faktura dla takiego podmiotu nie jest tworzona.

Uwaga

Jeżeli na wzorzec faktury cyklicznej zostanie wpisany podmiot bądź grupa kontrahentów, to podczas edycji tego wzorca nie ma możliwości zmiany podmiotu – pole z kodem podmiotu jest wyszarzane. Należy usunąć istniejący i wpisać nowy podmiot.

Formularz faktury cyklicznej – zakładka Podmioty

Uwaga

Należy pamiętać, że jeśli na wzorcu jest wpisana grupa kontrahentów oraz pojedynczy podmiot z tej grupy, to wyższy priorytet podczas pobierania danych na fakturę mają ustawienia dla pojedynczego podmiotu.

Faktury generowane będą zgodnie z ustawioną na wzorcu kolejnością Podmiotów i Grup kontrahentów. Faktury cykliczne nie są generowane dla kontrahentów oznaczonych jako nieaktywni oraz dla archiwalnych pracowników i wspólników. Nie można usunąć też z bazy podmiotu wybranego na wzorcu faktury cyklicznej.

Formularz faktury cyklicznej

Nowy wzorzec faktury cyklicznej można dodać będąc na liście faktur cyklicznych. Formularz faktury cyklicznej składa się z zakładek: [Ogólne], [Nagłówek faktury], [Podmioty], [Pozycje faktury] oraz [Dokumenty]. Obsługiwany jest przez przyciski: Zapisz zmiany Zamknij okno Generuj faktury Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo tutaj.

Zadania i kontakty

Lista kontaktów/ zadań

Lista kontaktów i zadań jest dostępna w menu CRM/ Kontakty i zbudowana jest z następujących kolumn (układ domyślny): Numer dokumentu – numer zadania/ kontaktu zgodny z przyjętym schematem numeracji, dodatkową ikoną

oznaczone są zadania cykliczne Data i godzina – data i godzina rozpoczęcia Opiekun – osoba odpowiedzialna za zadanie/ kontakt R (rodzaj) – określa rodzaj zapisu: Z – oznacza zadanie, K – oznacza kontakt Kontrahent – pierwsza linia nazwy kontrahenta Termin od – data określona jako Termin od, czyli data i godzina, kiedy realizacja zadania powinna być rozpoczęta (wypełniane tylko dla zadań); dla zadań cyklicznych - to data dla najwcześniejszego, w stosunku do daty bieżącej, zadania cząstkowego w ramach całego cyklu, które czeka na zrealizowanie. Termin do – data określona jako Termin do, czyli data i godzina kiedy realizacja zadania powinna być zakończona (wypełniane tylko dla zadań); dla zadań cyklicznych - to data dla najwcześniejszego, w stosunku do daty bieżącej, zadania cząstkowego w ramach całego cyklu, które czeka na zrealizowanie. Priorytet – priorytet określony dla zadania. W przypadku kontaktu kolumna jest pusta. Temat – temat zadania lub kontaktu. Czas łączny – całkowity czas jaki poświęcono dla zrealizowania zadania (czas przygotowania, trwania i opracowania) Ponadto w zależności od ustawień w Konfiguracji wyświetlana jest kolumna: Procent realizacji – procentowy stopień realizacji zadania bądź Etapy realizacji – zdefiniowany etap realizacji zadania. Osoba do kontaktów – osoba odpowiedzialna za wykonanie zadania Na liście kontaktów i zadań, ustawiając kursor w nagłówku kolumny, po naciśnięciu prawego przycisku myszki istnieje możliwość wybrania opcji Wybór kolumn. Na ekranie zostanie wyświetlona lista dostępnych kolumn, dzięki temu użytkownik może sam definiować dane, które mają być widoczne na liście. Lista ta składa się z następujących kolumn: Adres dodatkowy – dodatkowy adres kontrahenta przenoszony z kontaktu lub zadania z zakładki [Kontrahent] z pola Dodatkowe Kod kontrahenta - kod kontrahenta wybranego na kontakcie lub zadaniu Miasto - miasto kontrahenta przenoszone z kontaktu lub zadania z zakładki [Kontrahent] Opis – opis kontaktu lub zadania Telefon – telefon kontrahenta przenoszony z kontaktu lub zadania z zakładki [Kontrahent] Ulica - ulica kontrahenta przenoszona z kontaktu lub zadania z zakładki [Kontrahent] Automat - może ona przyjmować dwie wartości: Tak (dla zadań, które mają na zakładce [Automatyczne przypomnienia] zaznaczony parametr: Generuj automatyczne przypomnienia dla klientów/ operatorów) i Nie (dla kontaktów oraz zadań, które nie mają zaznaczonego tego parametru na formularzu zadania). Korzystając z opcji Wybór kolumn użytkownik ma także możliwość wyświetlenia na liście wartości określonych atrybutów, przypisanych do kontaktu/ zadania na zakładce [Atrybuty]. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Dodaj – umożliwia otwarcie nowego formularza zadania/ kontaktu, strzałka obok plusa umożliwia dodanie zadania głównego lub powiązanego Zmień – umożliwia podgląd/ edycję już istniejącego formularza Usuń – umożliwia usunięcie pozycji z listy. Usunięcie jest możliwe tylko, jeśli zadanie/ kontakt nie został jeszcze zamknięty.

Uwaga

Usunięcie z listy zadania cyklicznego spowoduje usunięcie również wszystkich pojedynczych wystąpień.

Kontakt zamknięty można jedynie anulować. Funkcja dostępna w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Kontaktu anulowanego również nie można usunąć z listy – będzie na niej widoczny w kolorze czerwonym. Zamknij – umożliwia zamknięcie okna Ponadto w menu głównym (wstążka) znajdują się podstawowe przyciski (opisane Tutaj). Eksport – powoduje przeniesienie zawartości bieżącej listy do arkusza kalkulacyjnego Wydruk danych Wydruki listy kontaktów/zadań oraz formularzy, zostały wprowadzone za pomocą Generatora Raportów, który jest zintegrowanym narzędziem pozwalającym na stworzenie, modyfikację i dostosowanie wydruków do własnych potrzeb. Podgląd wydruku - przycisk uruchamia podgląd domyślnego wydruku Wyślij – wysyłanie wydruku do maila Analizy. Dzięki temu użytkownik ma możliwość podpinania własnych analiz dotyczących modułu CRM. Funkcje dodatkowe Historia kontrahenta Lista zbudowana jest z zakładek:

[Wg numeru] – zadania/ kontakty są uporządkowane wg nadanych ich numerów zgodnie w ramach poszczególnych schematów numeracji.

[Wg wątków] – lista zadań/ kontaktów wg poszczególnych wątków, zakładka ma postać drzewa.

Zakładka [Wg wątków] ma postać drzewa i wyświetlane są na niej zadania oraz kontakty wg poszczególnych wątków. Pierwszy poziom to zadania główne. Drugi poziom to zadania powiązane. Filtrowanie dotyczy tylko zadań/ kontaktów głównych. Zasady filtrowania są podobne jak na pozostałych zakładkach. Należy jednak pamiętać, że zadania powiązane są wyświetlane zawsze, niezależnie od tego czy spełniają kryteria filtrowania.

Uwaga

Blokada nie działa na wyświetlanie zadań w Oknie Informacji Bieżących. Aby zablokować podgląd zadań innych operatorów w OIB należy odznaczyć na jego karcie na zakładce [Informacje] parametry: zadania zaległe, zadania na dzisiaj, zadania na jutro pozostawić tylko zadania operatora.

Przykładowo parametr Za okres od/ do – filtruje po datach zadań głównych czyli jeśli zadanie główne posiada zadania powiązane, których daty są poza ustawionym terminem to te zadania powiązane również zostaną wyświetlone. Inaczej rzecz się ma, jeśli zawęzimy zadania/ kontakty dla poszczególnego Kontrahenta – wybrany kontrahent będzie się odnosił tylko do zadań głównych, czyli jeśli zadanie główne będzie na kontrahenta A i będzie ono miało zadania powiązane z kontrahentem B to zadania z kontrahentem B nie będą wyświetlane.

Uwaga

Jeśli operator ma zakaz na dostęp do zadań innych operatorów – zakładka [Wg wątków] nie jest wyświetlana.

[Wg atrybutów] – lista zadań/ kontaktów, które mają przypisany atrybut dokumentu.

Oprócz standardowych parametrów umożliwiających filtrowanie kontaktów i zadań, na zakładce dostępne jest pole Atrybut oraz Wartość atrybutu:

Jeśli wpisana zostanie wartość poszczególnego atrybutu – wyświetlone zostaną zadania/ kontakty z podaną wartością.
Jeśli wartość poszczególnego atrybutu pozostanie pusta – wyświetlone zostaną zadania/ kontakty z wartością i bez.
W przypadku atrybutów liczbowych dodanych do kontaktu/ zadania możliwe jest sumowanie ich wartości na liście.

W zależności od stanu zadania/ kontaktu na liście zaznaczone są kolorami:

zielony – oznacza kontakt jeszcze niezamknięty,
czarny – oznacza kontakt zamknięty (zadanie wykonane),
czerwony – oznacza kontakt anulowany.

Niezależnie od zakładki na liście znajdują się pola umożliwiające filtrowanie zadań/ kontaktów wg kryteriów: Filtr oraz Konstruktor filtra

– pola umożliwiające filtrowanie kontaktów zgodnie z wpisanym w pole filtr ciągiem znaków (tzw. filtr prosty) lub też na podstawie bardziej skomplikowanych wyrażeń filtrujących zdefiniowanych przez użytkownika (filtry zaawansowane). Zasady filtrowania list są opisane w podręczniku do Konfiguracji. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Obsługa: przed sprzedażą/ po sprzedaży/ wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od zaznaczenia na formularzu czy dany kontakt dotyczy obsługi przed– czy po sprzedaży. Schemat numeracji – lista może zostać zawężona do zadań/ kontaktów ponumerowanych w ramach jednego wybranego schematu. Schemat można wybrać z listy schematów zdefiniowanych dla klasy kontakty w Konfiguracji firmy/ CRM/ Kontakt, dostępnej po wciśnięciu przycisku strzałki obok pola. Aby schemat nie był uwzględniany podczas filtrowania list należy wybrać z listy pozycję pustą. Numery od/ do – po zaznaczeniu można zdefiniować numery kolejne zadań/ kontaktów, do których powinna być zawężona lista. Należy pamiętać, że działanie obu parametrów jest ze sobą ściśle związane. Jeśli określony zostanie tylko schemat numeracji, natomiast nieokreślone numery (parametr nieaktywny) – wyświetlone zostaną wszystkie pozycje, w których go wykorzystano. Jeśli wybierzemy schemat numeracji i określimy numery – wyświetlone zostaną pozycje z zadanego zakresu numerów tylko w ramach danego schematu. Jeśli zaznaczymy numery, natomiast nie określimy schematu (pozycja pusta) – wyświetlone zostaną wszystkie pozycje o określonych numerach bez względu na wykorzystany schemat numeracji. Kontrahent – filtruje kontakty lub zadania dotyczące konkretnego podmiotu. Kod podmiotu określamy w widocznym polu. Domyślnie każde zadanie/ kontakt dotyczy Kontrahenta. Podmiotem jednak może być również pracownik, właściciel, urząd czy bank wpisany na jedną z list dostępnych w Słownikach. Rodzaj podmiotu (czy jest to kontrahent, bank, urząd itp.) można wybrać po wciśnięciu przycisku

obok pola Kontrahent . Kiedy użytkownik określi już rodzaj podmiotu (odpowiednio zmienia się opis) po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest odpowiednia lista ze Słowników. Można z niej wybrać potrzebną pozycję lub też odpowiedni Kod wpisać bezpośrednio w pole. Dodatkowo jest możliwość filtrowania kontaktów/ zadań po osobie kontaktowej – osobę kontaktową można wpisać tylko po uprzednim wybraniu kontrahenta.

Uwaga

Możliwość filtrowania tylko wg przedstawicieli wpisanych na karcie kontrahenta.

Kontakty: moje/ operatora/ wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od osoby uczestniczącej w zadaniu/ odpowiedzialnej za kontakt.

Kontakty moje – to wszystkie kontakty, gdzie jako osoba odpowiedzialna, wpisany został operator aktualnie pracujący w programie. Również wszystkie zadania (w tym powiązane), na których aktualnie zalogowany operator został wskazany na zakładce [Ogólne] lub na zakładce [Uczestnicy].
Kontakty operatora – to wszystkie kontakty operatora/ pracownika. Również wszystkie zadania (w tym powiązane), na których wybrany operator/ pracownik został wskazany na zakładce [Ogólne] lub na zakładce [Uczestnicy]. Wyboru operator/ pracownik można dokonać wciskając przycisk .
Kontakty wszystkie – wszystkie kontakty/ zadania niezależnie od osoby odpowiedzialnej.

Wykonanie – w zależności od tego jaka opcja zostanie zaznaczona w Konfiguracji czy Etapy realizacji czy Procent realizacji:

Procent realizacji – dla każdego zadania istnieje możliwość określenia procentowego stopnia jego realizacji. Parametr (jeśli jest zaznaczony) umożliwia wyfiltrowanie zadania w zależności od stopnia realizacji (od – do). Etapy realizacji – dla każdego zadania istnieje możliwość zdefiniowania etapów realizacji a następnie wykorzystania ich na zadaniach/ kontaktach. Parametr (jeśli jest zaznaczony) umożliwia wyfiltrowanie zadania po poszczególnym etapie. Czas łączny – umożliwia filtrowanie kontaktów i zadań wg określonego przedziału czasowego. Po zaznaczeniu dostępne są pola, gdzie można określić przedział od – do. Termin od… do… – umożliwia filtrowanie zadań w zależności od terminu ich wykonania. Obok pola znajduje się pole wyboru – jego zaznaczenie powoduje, że program filtruje listę w zależności od wskazanego terminu od i do. Pole z terminem staje się aktywne dopiero po zaznaczeniu. Podczas ustalania daty można się posłużyć kalendarzem dostępnym pod prawym przyciskiem myszy. Godzina od / do – umożliwia filtrowanie zadań w zależności od ustawionej godziny rozpoczęcia i zakończenia. Pola są dostępne dopiero po zaznaczeniu widocznego obok parametru.

Uwaga

Jeśli parametry dotyczące terminu i godziny są zaznaczone równocześnie – działają na zasadzie filtrowania wg terminu i wg godziny. Wyfiltrowane zostaną wszystkie zadania z terminem w poszczególnych dniach z podanego zakresu i równocześnie w podanym przedziale godzin każdego dnia.

Za okres od… do… – podany zakres dat dotyczy wpisanej na formularzu daty rozpoczęcia. Godzina od / do – umożliwia filtrowanie kontaktów/zadań w zależności od ustawionej godziny rozpoczęcia i zakończenia. Jeśli parametr jest zaznaczony filtrowanie odbywa się zarówno wg dat jak i wg godzin. Wyfiltrowane zostaną wówczas wszystkie kontakty/zadania z datą rozpoczęcia w poszczególnych dniach z podanego zakresu i równocześnie w podanym przedziale godzin. Rodzaj: kontakty/ zadania/ wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od tego czy wpisana pozycja została zdefiniowana jako zadanie czy też nie (kontakty). Realizacja: zamknięte/ niezamknięte/anulowane/ wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od stanu realizacji zadania. Zadania: przeterminowane/ dzisiejsze/ jutrzejsze/ wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od terminu zadania. Szerszą możliwość filtrowania zadania dają parametry dotyczące terminu i godziny, dlatego jeśli zaznaczony jest parametr termin – ta grupa parametrów nie jest dostępna.

Uwaga

Parametry dotyczące terminu, godziny, są dostępne tylko jeśli jako rodzaj zostały wybrane zadania (są to parametry określane wyłącznie dla zadań).

Dodatkowo użytkownik może ograniczyć dostęp do zadań wystawionych przez innych operatorów jak również odblokowania zrealizowanych kontaktów/ zadań. Dostęp do zadań innych operatorów. Ograniczenie dostępu do zadań uzależnione jest od ustawień parametrów na karcie operatora w konfiguracji programu: Dostęp do zadań innych operatorów, tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań), Prawo uczestnika do modyfikacji zadań. Zasady działania parametrów: Odznaczony Dostęp do zadań innych operatorów

Na liście kontaktów/ zadań operator widzi tylko swoje zadania (na których jest prowadzącym lub uczestnikiem)
W Terminarzu nie ma możliwości zmiany operatora
Ukrywana jest zakładka [Wg wątków]
Z poziomu Sprzedaży dedykowanej operator widzi tylko swoje zadania (na których jest prowadzącym lub uczestnikiem)
Jeśli parametr Prawo uczestnika do modyfikacji zadań jest odznaczony – operator może modyfikować tylko zadania, na których jest prowadzącym.
Jeśli parametr Prawo uczestnika do modyfikacji zadań jest zaznaczony – operator może modyfikować zadania, na których jest prowadzącym lub uczestnikiem.

Zaznaczony Dostęp do zadań innych operatorów

Operator widzi wszystkie zadania
W Terminarzu ma możliwość zmiany operatora
Z poziomu Sprzedaży dedykowanej operator widzi wszystkie zadania
Jeśli parametr tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) jest odznaczony – operator może modyfikować zadania innych operatorów/ pracowników.
Jeśli parametr tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) jest zaznaczony i jednocześnie odznaczony parametr Prawo uczestnika do modyfikacji zadań – operator nie może modyfikować zadań gdzie prowadzącym jest inny operator/ pracownik (również tych, na których jest uczestnikiem).
Jeśli parametry tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) i Prawo uczestnika do modyfikacji zadań są zaznaczone – operator nie może modyfikować zadań gdzie prowadzącym jest inny operator/ pracownik ale może modyfikować te zadania, na których jest uczestnikiem (niezależnie od operatora prowadzącego).

Uwaga

Parametr tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) widoczny jest przy zaznaczonym parametrze Dostęp do zadań innych operatorów. Parametr prawo uczestnika do modyfikacji zadań widoczny jest przy zaznaczonych parametrach: Dostęp do zadań innych operatorów oraz tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) albo przy odznaczonym parametrze Dostęp do zadań innych operatorów.

Uwaga

Niezależnie od ustawionych uprawnień operator zawsze ma możliwość wystawiania zadań na innych operatorów/ pracowników. W zależności od powyższych ustawień parametrów, zadania po zapisaniu mogą nie być widoczne na liście (dla tego operatora) lub być zablokowane do modyfikacji przez niego.

Uwaga

Blokada nie działa na wyświetlanie zadań w Oknie Informacji Bieżących. Aby zablokować podgląd zadań innych operatorów w OIB należy odznaczyć na jego karcie na zakładce Informacje parametry: zadania zaległe, zadania na dzisiaj, zadania na jutro pozostawić tylko zadania operatora.

Odblokowanie kontaktu/zadania. Odblokowanie kontaktu/ zadania jest możliwe po zaznaczeniu w konfiguracji parametru: Prawo odblokowania kontaktu. Zasady działania parametru:

Po zaznaczeniu parametru na karcie operatora odblokowanie kontaktu możliwe jest z poziomu menu kontekstowego.
Odblokowany kontakt otrzymuje status W realizacji.
Przy próbie odblokowania kontaktów/ zadań podrzędnych program sprawdza czy zadanie nadrzędne jest zamknięte. Jeśli tak pojawi się odpowiedni komunikat. Należy najpierw odblokować zadanie nadrzędne a następnie zadanie powiązane.

Generowanie automatycznych przypomnień

Konfiguracja automatycznego generowania przypomnień do zadań jest szczegółowo opisana w artykule Automat przypomnień.

Formularz zadania- zakładka Automatyczne przypomnienia

Po skonfigurowaniu Automatu przypomnień, dla kontaktów o typie zadanie pojawi się zakładka [Automatyczne przypomnienia]. Umieszczono na niej parametry związane z generowaniem automatycznych powiadomień, dzięki czemu możliwe jest decydowanie o ich formie bezpośrednio na konkretnym zadaniu. Została ona podzielona na dwie zakładki: [Automatyczne przypomnienia dla klientów] i [Automatyczne przypomnienia dla operatorów], na których można oddzielnie zaznaczyć/ odznaczyć opcję Generuj automatyczne przypomnienia dla klientów (operatorów).

Jeżeli w menu Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Automat przypomnień będzie zaznaczony parametr: Ustawienia domyślne dla operatorów (lub odpowiednio klientów), to parametr Generuj automatyczne przypomnienia dla operatorów (lub odpowiednio klientów) będzie tutaj również domyślnie zaznaczony, a ponadto na zakładki przeniosą się odpowiednio dla klientów i operatorów ustawienia z konfiguracji. W przypadku nie zaznaczonego parametru Ustawienia domyślne dla operatorów (klientów) w konfiguracji, z poziomu tej zakładki będzie można zdecydować, czy automatyczne powiadomienie dla danego zadania ma zostać wysłane do klienta i/ lub operatora, a jeśli tak to w jakiej formie. Na zakładce [Automatyczne przypomnienia dla klientów/ operatorów], użytkownik może zmienić domyślne ustawienia formy realizacji przypomnień (sms/ e-mail) dla klientów/ operatorów pobierane z konfiguracji. W przypadku wybrania opcji sms, zmienić można domyślny szablon sms (z tego poziomu można dodać również nowy szablon), czas przypomnienia oraz numer telefonu (tylko dla klientów). Na liście dostępne są numery telefonów klientów:

w przypadku wskazania osoby kontaktowej na formularzu zadania na zakładce [Ogólne] – jako domyślny podpowiada się numer wpisany na formularzu przedstawiciela jako Telefon SMS. Ponadto na liście do wyboru wyświetlą się również numery przedstawiciela dodane na jego karcie w polach GSM i Telefon;
jeżeli nie wskazano osoby kontaktowej – domyślnie proponowany jest numer Telefonu SMS kontrahenta/ pracownika/ wspólnika wybranego na zadaniu, przy czym na liście dostępne są do wyboru również inne numery uzupełnione na karcie kontrahenta/ pracownika/wspólnika;
możliwe jest również ręczne wprowadzenie innego numeru telefonu.

W przypadku zakładki [Automatyczne przypomnienia dla operatorów] powiadomienie w formie sms zostanie wysłane na numer telefonu wpisany na karcie operatora w System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na karcie pracownika w menu Ogólne/ Pracownicy lub na zakładce [Uczestnicy] w kolumnie Telefon. Dla automatycznych powiadomień o typie e-mail można również bezpośrednio na formularzu zadania zmienić/ dodać nowy szablon wiadomości, zmienić czas przypomnienia oraz wybrać inny lub dodać nowy adres e‑mail (domyślnie ustawia się adres osoby kontaktowej wskazanej na zadaniu w zakładce [Ogólne], a w przypadku gdy nie została ona wybrana podpowiada się adres e‑mail podmiotu, którego dotyczy zadanie). W polu Wysyłaj kopie wiadomości na adres widoczne będą adresy e-mail UDW powiązane z wybranym szablonem e-mail. Jeżeli wybrano realizację przypomnień za pomocą e-mail, pole będzie widoczne zarówno dla przypomnień dla klientów, jak i dla operatorów. W przypadku zakładki [Automatyczne przypomnienia dla operatorów] powiadomienie zostanie wysłane na adres e-mail wpisany na karcie operatora w System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na karcie pracownika w menu Ogólne/ Pracownicy lub na zakładce [Uczestnicy] w kolumnie Adres e-mail.

Uwaga

Aby wybrać opcję e-mail należy wcześniej wskazać konto e-mail, z którego będą wysyłane przypomnienia (Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Automat przypomnień).

Jeżeli dla uczestnika z zaznaczonym parametrem Przypomnienie, nie wprowadzono adresu mailowego i/lub telefonu, podczas zapisu formularza nastąpi przekierowanie do zakładki, gdzie należy uzupełnić brakujące informacje.

Uwaga

W szablonach wiadomości sms i e-mail, wykorzystywanych przy generowaniu automatycznych przypomnień do zadań, możliwe jest również korzystanie z makr. Szczególnie przydatne mogą być w tym przypadku makra: Termin rozpoczęcia zadania oraz Termin zakończenia zadania, wstawiające w treści powiadomienia datę i godzinę wskazaną na formularzu zadania odpowiednio w polach Termin od i Termin do. Po skonfigurowaniu usługi, Serwis Operacji Automatycznych (jeżeli został uruchomiony) regularnie sprawdza zaplanowane zadania i w przypadku zadania spełniającego warunki, wysyła przypomnienie w wybranej formie na trzy różne sposoby:

tylko do klientów,
tylko do operatorów/ pracowników,
jednocześnie do klientów i operatorów/ pracowników.

Terminarz

Terminarz jest funkcją obejmująca wizualizację zadań z możliwością dodawania/edycji zadań (w tym zadań cyklicznych, oznaczonych ikoną

) z tego poziomu. W terminarzu oprócz zadań CRM, wyświetlane są również czynności dla zleceń z modułu Serwis, etapy z modułu Obieg dokumentów oraz nieobecności pracowników, wprowadzone w module kadrowo-płacowym: urlopy, zwolnienia lekarskie i inne.

Terminarz ma postać siatki, gdzie użytkownik ma możliwość wyboru widoku terminarza. W menu kontekstowym są dostępne widoki:

widok dzienny,
widok tygodnia roboczego,
widok tygodniowy,
widok miesięczny,
widok osi czasu.

Domyślnie wyświetlany jest Widok tygodnia roboczego. W Terminarzu uwzględniane są tylko zadania, zarówno zwykłe jak i cykliczne – pomijane są kontakty. Widoczne są zadania zrealizowane i niezrealizowane, z wyjątkiem pojedynczych wystąpień zadań cyklicznych oznaczonych jako wykonane. Nie są uwzględniane zadania anulowane. Zadania zrealizowane bądź niezrealizowane, rozróżniane są za pomocą koloru:

zrealizowane – szary,
niezrealizowane – pomarańczowy,
powiązane – zielony.

Uwaga

W przypadku gdy terminy zadań nachodzą na siebie, są one wykazywane odrębnie. Kolumna obejmująca zadanie w danym dniu jest dodatkowo podzielona.

Dodatkowo w menu głównym (wstążka) dostępne są następujące opcje:

Grupa podstawowe zawiera:
- wydruk
- podgląd wydruku
- wyślij
- funkcje dodatkowe

Grupa wydarzenia
- Możliwość dodania nowego kontaktu(zadania).

Grupa nawigacja zawiera:
- pokaż poprzedni/ pokaż następny – przesuwa widok do przodu lub do tyłu
- Idź do dzisiaj– kursor ustawia się na dacie bieżącej
- powiększ/ pomniejsz – przełącza siatkę

Grupa aranżacja zawiera widoki jakie można ustawić w terminarzu:
- dzień
- tydzień roboczy
- tydzień
- miesiąc
- oś czasu
- widok Gantta

Widok można również ustawić/ zmienić z poziomu menu kontekstowego.

Grupuj według
- wyłącz grupowanie – wyświetlane są wydarzenia dla wszystkich zaznaczonych operatorów na jednym wspólnym terminarzu. Zadania przypisane do wielu operatorów (uczestników) zostaną wyświetlone tyko raz.
- grupuj po dacie – po wybraniu tej opcji terminarz podzielony jest na dni i w ramach jednego dnia wyświetlone są wydarzenia dla wielu operatorów. Zadania przypisane do wielu operatorów zostaną wyświetlone tyle razy ilu jest uczestników (dla każdego uczestnika oddzielnie).
- grupuj według zasobu – po wybraniu tej opcji terminarz podzielony jest na operatorów (w zależności ilu jest zaznaczonych na panelu ) i dla operatora wyświetlone są wszystkie dni z wybranego przedziału czasu. Zadania przypisane do wielu operatorów zostaną wyświetlone tyle razy ilu jest uczestników (dla każdego uczestnika oddzielnie).

Skala czasu

Możliwość ustawienia osi czasu w minutach. Opcja dostępna jeśli wybrany jest Widok dzienny oraz Widok tygodnia roboczego. Dodatkowo wybierając Widok osi czasu można ustawić szerokość oraz nagłówki skali czasu.

Użytkownik ma możliwość ustawienia wyglądu wyświetlanych wydarzeń w terminarzu. Opcje do wyboru:

Terminarz dla wielu operatorów

Lista operatorów wyświetla się w terminarzu w panelu po lewej stronie. Lista zawiera operatorów i pracowników, którzy posiadają jakiekolwiek zadania. Domyślnie zaznaczony jest oraz wyświetlone są zadania dla operatora zalogowanego do programu. Należy pamiętać, że jeśli zaznaczony zostanie kolejny albo inny operator i wyświetlone zostaną jego zadania, to po wyjściu z terminarza i przy ponownym otwarciu terminarza zapamiętywani są ostatnio zaznaczeni operatorzy.

Dodatkowo w menu kontekstowym istnieje możliwość zawężenia wyświetlanej listy operatorów i pracowników:

Pokaż wszystkich – zadania na terminarzu są wyświetlane dla wszystkich operatorów i pracowników
Pokaż tylko aktywnych – wyświetlone zostaną zadania dla aktywnych operatorów i pracowników
Pokaż tylko nieaktywnych – wyświetlone zostaną zadania dla nieaktywnych operatorów i archiwalnych pracowników

Wybrana opcja jest zapamiętywana.

Uwaga

Jeśli na karcie operatora zostanie odznaczony parametr: Dostęp do zadań innych operatorów – terminarz wyświetla się z zaznaczonym aktualnie zalogowanym operatorem. Pozostali operatorzy nie są widoczni.

Zakres godzin OD/DO

Użytkownik może ustawić jaki zakres godzin ma się wyświetlać na terminarzu (dotyczy widoku Dzień oraz Tydzień roboczy). Możliwość ustawienia godzin w zakresie pełnej doby.

Informacje

Rozwijana lista informacji, jakie mają się wyświetlać na wydarzeniu w terminarzu. Możliwość zaznaczenia opcji Wszystkie albo tylko niektórych informacji. Do wyboru:

termin – termin OD/DO,
tytuł – tytuł zadania/ czynności/ etapu,
opis – w przypadku zadania jest to opis zadania, w przypadku zlecenia jest to opis czynności (z zakładki [Szczegóły]) a w przypadku etapu przenoszona jest treść z komentarza,
kontrahent – kod kontrahenta wybranego na zadaniu/ czynności/ etapie,
numer_dokumentu – numer dokumentu (zadania, zlecenia serwisowego, dokumentu w bibliotece dokumentów),
priorytet – priorytet wybrany na zadaniu (priorytet nie jest wyświetlany dla czynności serwisowych oraz etapów z biblioteki dokumentów).

Rodzaj

Możliwość wyfiltrowania tylko dla jednego rodzaju wydarzeń. Dostępne opcje:

wszystkie – wyświetlą się wszystkie rodzaje: zadania CRM, czynność serwisowa, obieg dokumentów,
zadania CRM – zadania z modułu CRM,
czynność serwisowa – czynności serwisowe wybrane z zleceniu serwisowym,
obieg dokumentów – etapy wybrane na dokumencie firmowym/ wspólnym w bibliotece dokumentów.

Realizacja

Możliwość wyfiltrowania wydarzeń zrealizowanych i niezrealizowanych. Dostępne opcje:

wszystkie – wyświetlone zostaną wszystkie wydarzenia zrealizowane i niezrealizowane,
zrealizowane – po wybraniu tej opcji wyświetlone zostaną zamknięte zdania, wykonane czynności oraz wykonane etapy,
niezrealizowane – po wybraniu tej opcji wyświetlone zostaną niezakończone zadania czynności oraz etapy.

Filtr – standardowy w programie Comarch ERP Optima - filtr prosty + konstruktor filtra.

Okres, za jaki wyświetlany jest terminarz należy wskazać na kalendarzu (domyślnie wyświetlany jest miesiąc bieżący i kolejny):

w przypadku widoku tygodnia roboczego wystarczy kliknąć w obrębie tygodnia, który ma być wykazany na terminarzu,
w przypadku widoku tygodniowego aby zmienić zakres, należy kliknąć w numer tygodnia widoczny na kalendarzu,
w przypadku widoku miesięcznego należy miesiąc przesuwać strzałkami widocznymi obok nazwy miesiąca,
w przypadku widoku tygodniowego i miesięcznego jeśli użytkownik kliknie w konkretną datę na kalendarzu – widok przełączy się na dzienny dla wskazanego dnia.

Z poziomu terminarza jest możliwość:

Podglądu zadania – kliknięcie na „zajętym” obszarze lub w menu kontekstowym i wybór opcji Otwórz.
Podglądu i edycji zadania cyklicznego – po wyborze opcji Otwórz, pojawi się możliwość wprowadzenia zmian do całego cyklu zadania, a także wyodrębnienia konkretnego pojedynczego wystąpienia i zapisania go jako zwykłe zadanie.
Dodania nowego zadania – kliknięcie na „wolnym” obszarze lub w menu kontekstowym wybór opcji Nowy kontakt CRM – podnosi nowy formularz zadania, na którym uzupełnione są informacje:
- operator – dla którego wyświetlany jest terminarz,
- zaznaczony parametr Kontakt w realizacji,
- zaznaczony parametr Zadanie,
- ustawiona data i godzina rozpoczęcia zgodnie z przedziałem dla obszaru, który został wywołany.

Dotyczy wersji: 2020.1.1

Terminarz w programie uruchamia się z datą bieżącą. W przypadku dodania nowego lub edytowania istniejącego zdarzenia, terminarz ustawia się na pierwszy dzień w którym zaczyna się zadanie.

Nowe zadanie można tez dodać z poziomu menu głównego (wstążka).

Dodania nowego zlecenia (wymaga modułu Serwis)– wybór opcji w menu kontekstowym Nowe zlecenie serwisowe‑ spowoduje utworzenie nowego zlecenia oraz wyświetlenie formularza czynności:
- operator – dla którego wyświetlany jest terminarz (pod warunkiem, że włączono grupowanie),
- zaznaczony parametr wg terminu oraz Rezerwuj czas w terminarzu,
- ustawiona data i godzina rozpoczęcia zgodnie z przedziałem dla obszaru, który został wywołany.
Przejścia do daty dzisiejszej bądź wskazanej – w menu kontekstowym, do wyboru: Idź do dzisiaj, Idź do daty.
Zmiany widoku – w menu kontekstowym wybór opcji Zmień widok na

Dodatkowo wybierając widok dzienny oraz widok tygodnia roboczego jest możliwość ustawienia osi czasu w minutach.

Przenoszenia zadań/ czynności/ etapów w Terminarzu

Na terminarzu użytkownik może przeciągać wydarzenia, z wyjątkiem zadań cyklicznych. Ustawiając się na konkretnym wydarzeniu, lewym przyciskiem myszki można przenosić wydarzenia:

w przedziałach czasowych – po przeciągnięciu zostanie zaktualizowany termin OD oraz termin DO na konkretnym zadaniu, czynności, etapie,
pomiędzy operatorami – Po przeciągnięciu zostanie zmodyfikowany operator, do którego jest przypisane zadanie, czynność, etap. Aby było możliwe przeciąganie wydarzeń pomiędzy operatorami należy ustawić widok wg operatora lub wg daty.

Przy podglądzie i dodawaniu zadań dla operatorów są uwzględniane ustawione blokady dla operatora aktualnie zalogowanego (procedura: formularz kontaktu).

Uwaga

Jeśli operator ma zakaz na dostęp do zadań innych operatorów, to w terminarzu widzi tylko swoje zadania. Pole operator jest wyszarzone. W związku z tym, że terminarz jest wspólny dla modułów CRM, Serwis oraz Obieg dokumentów – pole operator jest wyszarzane w momencie założenia blokady dla operatora w jakimkolwiek z modułów.

Uwaga

Odświeżanie terminarza odbywa się tylko po otwarciu okna oraz po zmianie operatora lub daty.

W Terminarzu wyświetlane są również terminy zleceń serwisowych wystawionych w module Comarch ERP Optima Serwis oraz terminy realizacji poszczególnych etapów w module Comarch ERP Optima Obieg dokumentów. W module Serwis należy na zleceniu serwisowym, na zakładce [Czynności] zaznaczyć parametr wg terminu oraz rezerwuj czas w terminarzu.

Zaznaczanie parametrów na formularzu czynności do wyświetlania w terminarzu

Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykułach związanych z modułem Comarch ERP Optima Serwis. W module Obieg dokumentów należy na formularzu etapu zaznaczyć parametr Rezerwuj czas w terminarzu.

Zaznaczanie parametrów na formularzu etapu do wyświetlania w terminarzu

Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykułach związanych z modułem Comarch ERP Optima Obieg dokumentów.

Kontrola terminu zadania

Przy zapisywaniu nowego zadania wprowadzona jest kontrola czy termin wprowadzanego zadania nie nachodzi na termin innego. Wówczas pojawia się komunikat:

Jeżeli naciśniemy TAK – zadanie zostanie zapisane, jeżeli NIE – nastąpi powrót na formularz zadania.

Uwaga

Komunikat nie będzie się wyświetlał, jeżeli termin nowo wprowadzanego zadania będzie nachodził na zadanie, które jest już zrealizowane.

Formularz kontaktu/zadania - zakładka Ogólne

Pola, które muszą zostać obowiązkowo wypełnione są opisane pogrubioną czcionką. Kolejne pola znajdujące się na zakładce to: Dokument – w pole należy wpisać schemat numeracji, wg którego nadany zostanie numer dla dokumentu. Proponowany jest schemat zdefiniowany jako domyślny w Konfiguracji firmy/ CRM/ Dokumenty. Jeśli chcemy go zmienić lista schematów zdefiniowanych w klasie Kontakty jest dostępna po wciśnięciu przycisku. Nowy schemat można dodać z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ CRM/ Kontakty. Numer – program proponuje numer zgodny z określonym schematem numeracji. Jako numer kolejny na nowo otwartym formularzu wpisane jest AUTO. Numer zostanie nadany dopiero po pierwszym zatwierdzeniu dokumentu. Jeśli w schemacie wykorzystana jest seria proponowana jest seria zdefiniowana jako domyślna w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ CRM/ Kontakty. Jeśli użytkownik chce ją zmienić – lista dostępna jest po wciśnięciu strzałki widocznej obok pola. Nową serię można dopisać z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ CRM/ Serie. Dokładniej zasady zarówno tworzenia schematów numeracji jak i numerowania dokumentów zostały opisane w podręczniku do Konfiguracji. Kontrahent - domyślnie każde zadanie/ kontakt dotyczy kontrahenta. Podmiotem jednak może być również pracownik, wspólnik, urząd czy bank wpisany na jedną z list dostępnych w Słownikach. Rodzaj podmiotu (czy jest to kontrahent, bank, urząd itp.) można wybrać po wciśnięciu przycisku

obok pola. Kiedy użytkownik określi już rodzaj podmiotu (odpowiednio zmienia się opis) po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest odpowiednia lista ze Słowników. Można z niej wybrać potrzebną pozycję lub też odpowiedni Kod wpisać bezpośrednio w pole. Osoba kontaktowa – osoba, która odpowiada za wykonanie zadania. Osobę kontaktową można wpisać „z ręki” bądź wybrać z listy przedstawicieli zdefiniowanych na karcie kontrahenta. Operator – dla każdego zadania można ustalić osobę odpowiedzialną za jego wykonanie (opiekuna). W chwili wypełniania nowego formularza proponowany jest zawsze operator pracujący aktualnie w programie. Istnieje jednak możliwość, że kto inny wpisuje zadanie, a kto inny jest za nie odpowiedzialny. Wtedy osoba wpisująca zadanie powinna uzupełnić informacje dotyczące opiekuna. Opiekunem może być operator lub pracownik firmy. Wyboru można dokonać po wciśnięciu przycisku strzałki (automatycznie zmieni się opis przycisku). Następnie kod operatora/ pracownika można wybrać albo z listy wyświetlonej po wciśnięciu przycisku albo wpisać bezpośrednio w pole.

Uwaga

Warto wiedzieć, że opiekuna można przypisać kontrahentowi na jego karcie ewidencyjnej (zakładka [Dodatkowe]). Wtedy w chwili wybrania kontrahenta na formularzu kontaktu automatycznie zaproponuje się dany opiekun. Funkcja może być wykorzystana w sytuacji, gdy za kontakty z klientem odpowiada zawsze ten sam operator (pracownik).

Obsługa przed sprzedażą/ po sprzedaży – w programie istnieje możliwość rozgraniczenia kontaktów i zadań dotyczących obsługi przed sprzedażą (czyli np. spotkania handlowe, prezentacje, sporządzanie ofert handlowych itd.) oraz po sprzedaży (czyli usługi serwisowe). Odpowiednie oznaczenie może potem ułatwić analizę kontaktów z klientami. Zadanie – jeśli uzupełniany formularz dotyczy zaplanowanego zadania (a nie jest to kontakt z klientem np. przeprowadzana rozmowa telefoniczna) należy zaznaczyć parametr. Jeżeli realizacja zadania powtarza się w regularnych odstępach czasu, można za pomocą przycisku

ustalić parametry zadania realizowanego w cyklu. Dla zadania można ustalić termin wykonania, priorytet, przypomnienie oraz Cykl zadania. Priorytet – dla każdego zadania należy określić priorytet – do wyboru są cztery stopnie: najwyższy, wysoki, niski i najniższy. Termin od – pozwala ustalić datę oraz godzinę, kiedy powinna rozpocząć się realizacja zadania. Termin do – pozwala ustalić datę oraz godzinę, kiedy realizacja zadania powinna zostać zakończona. Przypomnienie – po zaznaczeniu tego parametru, użytkownik jest informowany o zbliżającym się terminie wykonania zadania.

Uwaga

Funkcja przypomnienia jest obsługiwana przez zewnętrzny program Comarch ERP Optima Przypominacz. Więcej na ten temat opisane jest w jednym z kolejnych rozdziałów.

Przykład

Rejestracja zaplanowanej prezentacji u klienta Trwa ona określony czas, który na formularzu może zostać zapisany. Zaplanowany telefon do klienta Umawiamy się z nim, że zadzwonimy miedzy godz. 8.00 a 8.30 i czas ten rejestrujemy na formularzu.

Termin wykonania jest bardzo istotny dla późniejszego działania okna Informacje bieżące, którego zadaniem jest wyświetlanie m.in. aktualnych zadań do wykonania. Warto pamiętać, że w przypadku gdy określimy Termin od i zaakceptujemy pole - w polu Termin do ustawia się taka sama data. Data rozpoczęcia – data rozpoczęcia realizacji zadania/ kontaktu Godzina rozpoczęcia – godzina rozpoczęcia realizacji zadania/ kontaktu. Na nowym formularzu proponowane są data i godzina aktualna w chwili otworzenia formularza. Jest to pomocne zwłaszcza podczas uzupełniania informacji o kontakcie, jeśli zakładamy, że kontakt jest rejestrowany w systemie w chwili jego rozpoczęcia (np. rozpoczynamy rozmowę telefoniczną i otwieramy dla niej formularz kontaktu). Czas kontaktu – łączny czas poświęcony dla danego kontaktu/ zadania. Zasady rejestrowania czasu kontaktu zostały opisane w odrębnym rozdziale. Czas bieżący – bieżący czas trwania zadania/ kontaktu Procent realizacji – istnieje możliwość określenia w jakim stopniu (%) zostało dane zadanie wykonane. W systemie istnieje możliwość zdefiniowania skoku stopnia realizacji. Oznacza to, że na formularzu podczas określania wykonania będzie można „przeskakiwać” o określoną wartość (np. co 10% i wtedy możliwy procent realizacji to 0%, 10%, 20% itd.). Domyślnie zdefiniowane jest 25%. Skok taki można określić (zmienić) w Konfiguracji firmy/ CRM/ Parametry parametr Wykonanie co. Etap realizacji – istnieje możliwość zdefiniowania etapów realizacji, które są wykorzystywane na zadaniu/ kontakcie. Etapy należy zdefiniować w Konfiguracji/ firma/ CRM/ Etapy. To, które pole będzie wyświetlane na formularzu zadania/ kontaktu, czy Procent realizacji czy Etapy realizacji zależy od ustawień w Konfiguracji (Konfiguracja/ CRM/ Parametry). Użytkownik ma możliwość wyboru, z której opcji chce korzystać. Domyślnie ustawiony jest Procent Realizacji. Temat – pole, na którym zapisywany jest temat zadania/kontaktu. Opis – pole służy do rejestrowania przebiegu zadania czy kontaktu (np. krótki opis rozmowy telefonicznej czy przebiegu wizyty u klienta, a w przypadku usług serwisowych np. przeprowadzonych napraw). Warto jednak pamiętać, że jeśli pole temat jest niewypełnione to pierwsza linia pola opis jest wyświetlana na liście kontaktów jako temat zadania/ kontaktu. Uwagi do realizacji – poniżej pola Opis znajduje się dodatkowe pole opisowe. W przypadku, gdy program współpracuje z Comarch ERP Mobilnym Sprzedawcą pole jest niedostępne do edycji, a w to miejsce z urządzenia mobilnego są importowane uwagi do realizacji. Kontakt w realizacji/ kontakt zamknięty – na nowym formularzu parametr jest zaznaczony – oznacza to, że zadanie/ kontakt jest realizowane. Po zakończeniu realizacji zamykamy zadanie/ kontakt – należy wtedy parametr odznaczyć (zmieni się również opis na Kontakt zrealizowany). Po zamknięciu kontaktu nie można już wprowadzać na formularzu żadnych zmian. Odznaczenie tego parametru na formularzu zadania cyklicznego spowoduje wyświetlenie komunikatu: Zadanie oznaczono jako zrealizowane, a jest zadaniem cyklicznym. Po zapisaniu zmian wszystkie wystąpienia w cyklu zostaną zakończone. Czy mimo to chcesz kontynuować zapis? Wybranie opcji Tak, spowoduje odznaczenie tego parametru. Po zapisaniu formularza dyskietką, zadanie cykliczne zostanie oznaczone jako zrealizowane, z możliwością podglądu wzorca cyklu i listy zadań cząstkowych wygenerowanych w cyklu. Program nie będzie również przypomniał o poszczególnych zadaniach cząstkowych z cyklu. Kliknięcie w opcję Nie, będzie oznaczało, że dane zadanie ma być nadal w realizacji.

Formularz zadania/ kontaktu

Nowe zadanie/ kontakt można dodać z poziomu jednej z dwóch zakładek na Liście kontaktów: Wg numeru oraz Wg wątków. Formularz kontaktu/ zadania składa się z zakładek:

[Ogólne] – zawiera wszystkie informacje dotyczące kontaktu/ zadania.
[Kontrahent] – zawiera wszystkie informacje o podmiocie, którego dotyczy zadanie/ kontakt.
[Wątek] – informacje o tej zakładce można znaleźć TUTAJ.
[Atrybuty i pliki] – zakładka wyświetla listę atrybutów oraz skojarzone pliki.
[Dokumenty] – zakładka wyświetla listę dokumentów skojarzonych oraz tabele Biblioteka dokumentów oraz Zadania i Kontakty CRM.

Formularz zadania zawiera dodatkowe zakładki:

[Uczestnicy] – zawiera listę operatorów/pracowników przypisanych do zadania.
[Automatyczne przypomnienia] – gdy zaznaczono w konfiguracji (Firma/ CRM/ Automat przypomnień) parametr: Automatyczne przypomnienia dla zadań.

Formularz jest obsługiwany przez standardowe przyciski: Zapisz zmiany – zapisuje zmiany i zamyka formularz Anuluj zmiany – zamyka formularz bez zapisywania wprowadzonych zmian Ponadto w menu głównym (wstążka) znajdują się podstawowe przyciski (opisane w Standardy w programie) oraz dostęp do Historii kontrahenta wybranego na formularzu kontaktu lub zadania.

Zadania/ kontakty główne i powiązane

Zadanie powiązane można dodać ustawiając się na:

zadaniu głównym (zadanie główne nie może być zamknięte) wtedy dodawane jest zadanie powiązane do zadania głównego,
zadaniu powiązanym wtedy dodawane jest kolejne zadanie powiązane do zadania głównego (równorzędne z tym, na którym ustawiony będzie kursor).

Zadania powiązane, tworzone zarówno do zadań cyklicznych jak i do zwykłych zadań, nie mogą być oznaczane jako zadania cykliczne W przypadku dodawania zadania powiązanego na formularz przepisywane są dane dotyczące:

Typ kontakt/ zadanie (jeśli zadanie termin od/ do – proponowany jest z datą bieżącą tak jak na zadaniu ogólnym)
Kontrahent
Temat zadania
Operator/ pracownik
Nie są przenoszeni uczestnicy
Nie są przenoszone ustawienia dotyczące automatycznych przypomnień. Podczas tworzenia zadania powiązanego ustawienia te są pobierane z konfiguracji (Firma/ CRM/ Automat przypomnień).

Parametr Kontakt w realizacji – domyślnie zaznaczony Wszystkie te parametry można zmieniać. Przy zatwierdzaniu zadania powiązanego program sprawdza czy termin wykonania zadania powiązanego nie przekracza terminu zadania głównego. Jeśli tak to pojawi się komunikat:

Jeśli wybierzemy TAK – zadanie powiązane zostanie zapisane, jeśli NIE – powrócimy na formularz zadania powiązanego.

Uwaga

Komunikat pojawia się tylko w przypadku, gdy nadrzędne jest zadanie (nie pojawi się jeśli nadrzędny będzie kontakt).

Uwaga

Kopiowanie zadań/ kontaktów. Kopiować można tylko zadania główne. Nie jest możliwe kopiowanie zadań powiązanych z zadaniem głównym.

Powiązanie w wątki

Na formularzu zadania/ kontaktu znajduje się dodatkowa zakładka [Wątek]. Na tej zakładce wyświetlane są wszystkie zadania/ kontakty główne i powiązane, skojarzone z aktualnie wyświetlanym. Jako pierwszy wątek zawsze wyświetlany jest zadanie/ kontakt główne a następnie zadania/ kontakt powiązane.

Uwaga

Jeśli operator ma zakaz na dostęp do zadań innych operatorów – zakładka [Wg wątków] nie jest wyświetlana.

Procent realizacji zadań powiązanych

Na formularzu zadania głównego znajduje się pole okno: Realizacja zadań powiązanych, w którym na bieżąco wyliczany jest stopień wykonania zadań powiązanych na podstawie czasu ich trwania (w porównaniu z sumą wszystkich zadań powiązanych) oraz procentem ich realizacji. Podczas wyliczania uwzględniane są zadania powiązane ( program pomija kontakty).

Przykład

Zadanie powiązane I – czas trwania 4 godz., procent wykonania 100% Zadanie powiązane II – czas trwania 8 godz., procent wykonania 20% Zadanie I to 33.3% czasu trwania wszystkich zadań powiązanych, czas trwania zadania II to 66.7%. Zatem wyliczając procent realizacji zadania głównego na podstawie zadań powiązanych wyliczane jest: 0,333*1+0,667*0,2 = 0,4464 na formularzu wyświetli się 47%.

Uwaga

Internetowa wymiana dokumentów wymaga wykorzystywania tej samej wersji Comarch ERP Optima u wszystkich partnerów wymiany.

Zamykanie, usuwanie i anulowanie kontaktu oraz zadania

Zamknąć (zaznaczyć jako zrealizowane) zadanie główne można tylko w przypadku, gdy wszystkie zadania powiązane są zamknięte. W momencie, gdy operator próbuje zamknąć zadanie główne a zadania powiązane nie są pozamykane pojawia się komunikat:

Jeśli wybierzemy TAK – zamykane są wszystkie zadania powiązane, jeśli NIE – powrócimy na formularz zadania. Usunąć zadanie główne można tylko w przypadku, gdy nie posiada żadnego zadania powiązanego. Jeśli zadanie główne ma powiązane zadania i próbujemy je usunąć pojawi się komunikat:

Jeśli wybierzemy TAK – usunięte zostaną zadania powiązane i następnie zadanie główne, jeśli wybierzemy NIE powrócimy na formularz zadania. Może jednak wystąpić taka sytuacja, w której mamy zadanie główne i kilka zadań powiązanych, z czego np. jedno z zadań powiązanych jest już zrealizowane. Wtedy przy próbie usunięcia Zadania Głównego pojawi się komunikat:

W takim przypadku zadania głównego nie można usunąć – można je zamknąć i ewentualnie anulować. Anulować zadanie główne można tylko w przypadku, gdy nie posiada żadnego zadania powiązanego lub gdy wszystkie zadania powiązane zostały anulowane.

Formularz kontaktu/zadania – zakładka Dokumenty

Zakładka [Dokumenty] wyświetla listę dokumentów skojarzonych oraz tabele: Biblioteka dokumentów oraz Zadania i Kontakty CRM. Dokumenty skojarzone W programie istnieje możliwość kojarzenia kontaktów zadań z innymi dokumentami zarejestrowanymi w systemie Comarch ERP Optima: sprzedaży, zakupu, dokumentami magazynowymi, księgowymi, kasy/ banku, ankietami zleceniami serwisowymi oraz zleceniami nadania paczki. Kojarzenie dokumentów jest możliwe z poziomu zakładki [Dokumenty], tabela Dokumenty skojarzone. Lista dokumentów skojarzonych z kontaktem jest obsługiwana przez standardowe przyciski: Dodaj – po wciśnięciu przycisku Dodaj wyświetlana jest lista Faktur Sprzedaży, z poziomu której można dokonać wyboru dokumentu skojarzonego (przyciskiem

). Po wciśnięciu strzałki widocznej obok przycisku Dodaj wyświetlana jest lista dokumentów skojarzonych, pogrupowana wg rodzaju dokumentu (Sprzedaż, Zakup, Kasa/ Bank, Księgowość itd.). W skład danego rodzaju wchodzą poszczególne typy dokumentów. Usuń – pozwala na usunięcie aktualnie podświetlonej na liście pozycji z listy dokumentów skojarzonych. Zmień – umożliwia podgląd dokumentu skojarzonego. W przypadku, gdy dokument jest zapisany na trwałe możliwy jest jedynie jego podgląd. Natomiast jeśli istnieje możliwość wprowadzania zmian na dokumencie (np. faktura w buforze) – również po otwarciu dokumentu z poziomu kontaktu istnieje możliwość jego edycji. Podczas kojarzenia kontaktu z innym dokumentem zarejestrowanym w systemie Comarch ERP Optima wyświetlana lista dokumentów jest zawężana do dokumentów związanych z kontrahentem wpisanym na kontakcie. Funkcja może być przydatna w sytuacji, gdy dane zadanie/ kontakt jest bezpośrednio związane z określonym dokumentem już zarejestrowanym w systemie. Wtedy użytkownik ma możliwość podglądnięcia takiego dokumentu z poziomu formularza kontaktu/ zadania, bez konieczności jego wyszukiwania na innych listach.

Kojarzenie kontaktów i zadań od strony innych dokumentów

Na zakładce [Dokumenty] znajdują się dwie tabele: Obieg dokumentów oraz Zadania i Kontakty CRM. W poszczególnych tabelach jest możliwość kojarzenia kontaktu i zadania z dokumentami z Biblioteki dokumentów oraz z innymi kontaktami i zadaniami w module CRM – umożliwia to tworzenie całych „łańcuchów” powiązanych ze sobą dokumentów (np. zadanie do wykonania może być powiązane z wcześniej zarejestrowaną w module CRM rozmową telefoniczną z klientem). Warto przy tym pamiętać, że powiązane ze sobą dokumenty nie muszą dotyczyć tego samego kontrahenta ‑ użytkownik ma pełną dowolność w doborze dokumentów. Dodatkowo możliwy jest równoczesny wybór kilku dokumentów skojarzonych.

Uwaga

W przypadku kopiowania kontaktów na tworzony dokument nie są kopiowane numery dokumentów skojarzonych. Program jednak automatycznie wpisuje na listę numer zadania/ kontaktu, na podstawie którego powstał (dokument kopiowany).

Uwaga

W przypadku kiedy operator ma zakaz na magazyn, a modyfikuje zadanie/kontakt, który ma powiązany dokument z takiego magazynu wówczas nie ma możliwości podglądu dokumentu, pojawi się stosowny komunikat.

Dodatkowo kontakt i zadanie można powiązać od strony większości dokumentów handlowo – magazynowych, księgowych, kasowych itd. Na tych dokumentach znajduje się tabela Zadania i Kontakty CRM, czyli inaczej mówiąc kojarzenie kontaktów może się odbywać w obu kierunkach. Przykładowo, kontakt można powiązać z poziomu formularza Faktury Sprzedaży w module Handel i będzie on widoczny na formularzu kontaktu w module CRM i odwrotnie powiązanie może nastąpić z poziomu formularza kontaktu w module CRM i będzie on widoczny w tabeli Zadania i Kontakty CRM na formularzu Faktury sprzedaży w module Handel.

Uwaga

W tabeli znajdują się kolumny:

numer – numer kontaktu lub zadania
rodzaj – w zależności od rodzaju dokumentu, będzie się wyświetlać K – kontakt lub Z – zadanie
data – data rozpoczęcia kontaktu lub zadania
kontrahent – kod kontrahenta wybranego na kontakcie lub zadaniu
temat – temat kontaktu lub zadania

Ponadto okno obsługiwane jest przez przyciski:

– możliwość dodania nowego kontaktu i zadania lub powiązanie z istniejącym. Wybierając drugą opcję Dodaj istniejący – lista kontaktów i zadań zawężona będzie do kontrahenta jaki jest wybrany na dokumencie. Możliwość dodania kontaktu powiązanego, przy czym należy pamiętać, że opcja jest aktywna tylko wtedy, kiedy na liście znajduje się jakiś kontakt i zadanie.

Podgląd – podgląd/ edycja kontaktu i zadania

Usuń – możliwość usunięcia skojarzonego kontaktu i zadania. Opcja jest niedostępna na dokumentach zapisanych na trwałe. Należy pamiętać, że nie jest usuwany kontakt a jedynie powiązanie.

Kojarzenie kontaktów i zadań z e-mailami

Na formularzu kontaktu i zadania na zakładce [Dokumenty] możliwe jest kojarzenie kontaktów i zadań z e-mailami. W tabeli Zadania i kontakty CRM wyświetlane są powiązania e-maila z dokumentem, jeśli wydruk kontaktu/ zdania został wysłany e-mailem. Użytkownik może również wysłać e-maila, który jest powiązany ale nie zawiera wydruku. Dodatkowo jeśli proces obsługi zaczyna się od wystawienia kontaktu lub zadania, jest możliwość wskazania powiązanego e-maila z poziomu formularza wystawianego kontaktu lub zadania. Widoczne są tutaj również wygenerowane automatycznie wiadomości sms i e-mail z przypomnieniami dla Klientów o zbliżającym się terminie zadania. W tabeli znajdują się kolumny:

numer – numer e-maila
rodzaj – wyświetla się E (e-mail)
data – data wysłania e-maila
kontrahent – nazwa podmiotu z wiadomości e-mail
temat – temat e-maila

Ponadto okno obsługiwane jest przez przyciski:

Podgląd – podgląd/ edycja e-maila

Usuń – możliwość usunięcia skojarzonego e-maila. Jeśli kontakt/ zadanie jest zrealizowany ikona jest nieaktywna.

– możliwość dodania nowego bądź powiązania kontaktu/ zadania z istniejącym e‑mailem. Wybierając opcję Dodaj istniejący e-mail – lista wiadomości e-mail zawężona będzie do podmiotu wybranego na formularzu wiadomości.

- możliwość dodania nowego bądź powiązania kontaktu/ zadania z istniejącym smsem. Wybierając opcję Dodaj istniejący SMS – lista wiadomości sms zawężona będzie do podmiotu wybranego na formularzu wiadomości.

Formularz zadania – zakładka Uczestnicy

Zakładka [Uczestnicy] wyświetla listę operatorów/ pracowników przypisanych do realizacji zadania.

Nas liście uczestników znajdują się kolumny:

Akronim – akronim operatora/pracownika,
Imię i Nazwisko – imię i nazwisko operatora/pracownika,
Dostępność terminu – pokazuje, czy dany operator/pracownik ma w terminie wskazanym na zakładce [Ogólne], przypisane inne zadania. Przyjmuje dwie wartości tak/nie.
- Tak – wskazany/operator pracownik w podanym terminie (ustalonym na zakładce [Ogólne]) nie jest przypisany do innego zadania (jako prowadzący lub uczestnik).
- Nie – wskazany operator/pracownik w podanym terminie(ustalonym na zakładce [Ogólne]) jest przypisany do innego zadania (jako prowadzący lub uczestnik). Wtedy dodatkowo w kolumnie pojawi się czerwony wykrzyknik.

Ponadto lista obsługiwana jest przez przyciski: Dodaj – możliwość dodania operatora (opcja domyślna) bądź pracownika do zadania. Jeśli kontakt/zadanie jest zrealizowany przycisk jest wyszarzony. W zależności od dokonanego wyboru operator/ pracownik (przycisk

) pojawia się okno z listą operatorów albo pracowników. Na każdej z tych list istnieje możliwość seryjnego wyboru – należy zaznaczyć operatorów/ pracowników i zaakceptować wybór przyciskiem

. Usuń – możliwość usunięcia przypisanego operatora/ pracownika. Jeśli kontakt/ zadanie jest zrealizowany przycisk jest nieaktywny. Terminarz – po jego wciśnięciu pojawia się okno terminarza, na którym są wybrani operatorzy/ pracownicy, będący uczestnikami zadania. Dodatkowo terminarz pokazuje zaplanowane zadanie. Jeśli w terminarzu grupowanie będzie włączone (Grupuj po dacie, Grupuj wg zasobu) to zadanie zostanie pokazane tyle razy ilu jest uczestników (dla każdego uczestnika oddzielnie). Uwagi odnośnie dodawania/ usuwania uczestników:

operator/ pracownik wskazany na zakładce [Ogólne] (prowadzący zadanie) jest jednocześnie uczestnikiem (zostaje automatycznie przeniesiony na zakładkę [Uczestnicy]),
na liście uczestników nie można ponownie dodać tego samego operatora/ pracownika,
z listy uczestników nie można usuwać operatora/ pracownika prowadzącego zadanie,
jeżeli operator/ pracownik prowadzący zadanie zostanie zmieniony, a na zakładce [Uczestnicy] poza nim nie ma innych operatorów/ pracowników, to jest on automatycznie usuwany z zakładki [Uczestnicy]. Jeżeli na zakładce [Uczestnicy] są inni operatorzy/ pracownicy to pozostaje on nadal jako uczestnik.

Przykład

Operator Jan Nowak prowadzący zadanie jest jedynym uczestnikiem. Zostaje on zmieniony (zakładka Ogólne) na Jolantę Piechocińską. Po zamianie jednym uczestnikiem zadania jest Jolanta Piechocińska Operator Jan Nowak prowadzący zadanie jest jednocześnie uczestnikiem wraz z Krzysztofem Krajewskim. Zostaje on zmieniony (zakładka Ogólne) na Jolantę Piechocińską. Po zamianie nadal pozostaje uczestnikiem zadania wraz z Krzysztofem Krajewskim i Jolantą Piechocińską.

Na zakładce [Uczestnicy], przy zaznaczonej na zakładce [Automatyczne przypomnienia] opcji Generuj automatyczne przypomnienia dla operatorów, widoczne są dodatkowo trzy kolumny: Przypomnienie – do zaznaczonego uczestnika wysyłane jest przypomnienie w formie określonej na zakładce [Automatyczne przypomnienia]. Domyślnie zaznaczony dla każdego dodanego uczestnika. Pod prawym przyciskiem myszy dostępne są opcje pozwalające na ustawienie (skrót klawiaturowy <CTRL>+<A>) i wyłączenie (<CTRL>+<O>) przypomnienia zbiorczo dla wszystkich dodanych uczestników. Telefon – numer telefonu pobierany z karty operatora/ pracownika. Jeżeli na karcie numer nie został dodany, istnieje możliwość ręcznego uzupełnienia tego pola. Adres e-mail – adres e-mail przenoszony z karty operatora/ pracownika. Jeżeli na karcie adres e-mail nie został wpisany, istnieje możliwość ręcznego uzupełnienia tego pola.

Zakładka Uczestnicy na formularzu zadania

Zadania cykliczne

W programie możliwe jest generowanie zadań cyklicznych w celu usprawnienia procesu harmonogramowania tych zadań, których realizacja powtarza się w regularnych odstępach czasu. Funkcjonalność pozwala na łatwe zaplanowanie czasu pracy w Terminarzu pracownika/operatora bez konieczności wprowadzania oddzielnie każdego wystąpienia danego zadania w wybranym przedziale czasu. Na formularzu kontaktu, po zaznaczeniu opcji Zadanie, pojawi się przycisk

, pozwalający na ustalenie parametrów zadania cyklicznego. Formularz Cyklu zadania - zakładka [Ogólne] Przycisk na formularzu kontaktu wywołuje okno Cyklu zadania, gdzie, można określić czas na wykonanie takiego zadania, a także wygenerować, za pomocą przycisku

jego wystąpienia w określonym przedziale czasu, w oparciu o ustalony wcześniej wzorzec cyklu.

Formularz cyklu zadania, zakładka Ogólne

W obszarze Czas na wykonanie zadania można określić czas, jaki przeznacza się na pojedyncze wystąpienie danego zadania. Sekcja uzupełnia się automatycznie na podstawie danych wprowadzonych w polach Termin od i Termin do na formularzu kontaktu na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie. Tak ustalone godziny można zmienić bezpośrednio na Cyklu zadania:

edycja pola Początek – spowoduje ponowne przeliczenie Czasu trwania zadania, przy czym jego Koniec pozostaje bez zmian. Jeżeli godzina w polu Początek będzie późniejsza niż w polu Koniec, to program przeliczy Czas trwania, w taki sposób, że godzinę z pola Koniec potraktuje jako godzinę z kolejnego dnia.
edycja pola Koniec – spowoduje ponowne przeliczenie Czasu trwania zadania, przy czym jego Początek pozostaje bez zmian.
edycja pola Czas trwania – spowoduje wyliczenie na nowo pola Koniec zadania, przy czym jego Początek pozostaje bez zmian.
W sekcji Wzorzec cyklu jest możliwość zdefiniowania wzorca cyklu, według którego zostaną wygenerowane pojedyncze wystąpienia zadania w ramach całego cyklu. Użytkownik ma do wyboru cztery tryby: dzienny, tygodniowy (domyślnie zaznaczony), miesięczny i roczny.

W trybie dziennym można określić wystąpienie pojedynczego zadania na dwa sposoby:

co (…) dni – zadanie będzie powtarzane co tyle dni (max. 999), ile zostanie wskazane w tym polu,
w każdy dzień roboczy – zadanie będzie powtarzane od poniedziałku do piątku.

W trybie tygodniowym jest możliwość wskazania, co ile tygodni (max. 999) ma być powtarzane dane zadanie. Można tutaj również określić, w jakie konkretnie dni tygodnia ma być ono wykonywane, przy czym przynajmniej jeden dzień musi być wybrany. Domyślnie zaznaczony jest dzień tygodnia odpowiadający dacie wprowadzonej w polu Termin od na formularzu kontaktu na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie.

W trybie miesięcznym istnieje możliwość zdefiniowania, co ile miesięcy (max. 999) ma być powtarzane zadanie. Konkretny dzień, w którym zostanie wygenerowane zadanie w cyklu miesięcznym można określić na jeden z dwóch sposobów:

w (…) dniu miesiąca – należy wskazać, w którym dniu miesiąca ma być powtarzane zadanie. Domyślne, po zaznaczeniu, podpowiada się dzień wprowadzony w polu Termin od na formularzu kontaktu na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie. Jeżeli wskazano tutaj 31. dzień miesiąca, to dla miesięcy krótszych zadanie cząstkowe zostanie wygenerowane w ostatnim dniu tego miesiąca, czyli odpowiednio 30. dnia miesiąca lub 28./29. lutego.
w (…) (…) miesiąca – należy wskazać, w który (pierwszy, drugi, trzeci, czwarty, ostatni) dzień (od poniedziałku do niedzieli) miesiąca ma być powtarzane zadanie. Domyślne, po zaznaczeniu, podpowiada się dzień odpowiadający dacie wprowadzonej w polu Termin od na formularzu kontaktu na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie.

Tryb roczny pozwala na powtarzanie zadania co roku lub co wskazaną ilość lat (max. 999). Tutaj również możliwe będzie zdefiniowanie wzorca cyklu na dwa sposoby:

w (…) dniu miesiąca (…) – należy wskazać konkretny dzień miesiąca (styczeń – grudzień), w którym ma być powtarzane zadanie. Domyślne, po zaznaczeniu, podpowiada się dzień i miesiąc odpowiadający dacie wprowadzonej w polu Termin od na formularzu kontaktu na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie.
w (…) (…) miesiąca (…) – należy wskazać, w który (pierwszy, drugi, trzeci, czwarty, ostatni) dzień (poniedziałek – niedziela) miesiąca (styczeń – grudzień) ma być powtarzane zadanie. Domyślne, po zaznaczeniu, podpowiada się dzień i miesiąc odpowiadający dacie wprowadzonej w polu Termin od na formularzu kontaktu na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie.

W ostatniej sekcji można określić zakres cyklu. Jako Początek cyklu domyślnie podpowiada się data wprowadzona w polu Termin od na formularzu kontaktu na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie. Pole to można ręcznie edytować. Są natomiast dwie możliwości określenia, kiedy dane zadanie cykliczne ma się zakończyć:

po (…) wystąpieniach – należy wskazać ilość (max. 999) wystąpień pojedynczych zadań w ramach całego cyklu,
w dniu (…) – należy wskazać konkretną datę, po której cykl zostanie przerwany. Domyślnie, po zaznaczeniu podpowiada się data odpowiadająca początkowi cyklu.

Jeżeli data w polu Początek będzie taka sama jak koniec cyklu, to przy generowaniu zadań cyklicznych za pomocą ikony pioruna, program wyświetli komunikat: „Data końca cyklu jest taka sama jak data rozpoczęcia cyklu. Czy zapisać zadanie cykliczne z tylko jednym wystąpieniem?” Kliknięcie w Tak, spowoduje zapisanie zadania cyklicznego z jednym wystąpieniem. Opcja Nie, pozwala na powrót do wzorca cyklu i edycję pola Koniec cyklu. Wprowadzone zmiany w polach Początek cyklu i Koniec cyklu, po zapisie wzorca, będą również widoczne na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie, odpowiednio w polach Termin od i Termin do.

**Zakładka Lista zadań, generowanie zadań cyklicznych**

Po ustaleniu wzorca zadania cyklicznego, można wygenerować pojedyncze wystąpienia zadania w ramach danego cyklu, zgodnie ze zdefiniowanymi dla niego parametrami. Takie zadania cząstkowe w cyklu mogą zostać utworzone na dwa sposoby:

po kliknięciu w przycisk pioruna lub
przy zapisie Cyklu zadania dyskietką, a następnie zatwierdzeniu całego zadania cyklicznego.

Będą one wyświetlane chronologicznie na zakładce [Lista zadań] (w przypadku wygenerowania zadań cząstkowych jest to pierwsza zakładka na oknie Cyklu zadania).

Formularz cyklu zadania, zakładka Lista zadań

Na zakładce [Lista zadań] widoczne są następujące kolumny:

Wykonane – zaznaczenie kolumny pozwala oznaczyć konkretne wystąpienie zadania jako wykonane. Zadanie wykonane wyświetlane jest na liście w kolorze czarnym.
Dzień – pokazuje dzień tygodnia, w którym należy wykonać zadanie.
Termin od – data i godzina rozpoczęcia wykonania zadania.
Termin do – data i godzina zakończenia zadania.
Dostępność terminu – zawiera informację, czy termin zadania cząstkowego nie pokrywa się z terminem innego zadania dla operatora/ pracownika przypisanego do zadania cyklicznego na zakładce Uczestnicy. Tak oznacza, że dany termin jest wolny. Jeżeli w tym samym czasie zaplanowano inne zadanie, w kolumnie wyświetla się Nie z ikoną wykrzyknika. W nawiasie będzie podany kod uczestnika, dla którego występuje kolizja terminów. W przypadku wystąpienia kolizji terminów, użytkownik może skorzystać z przycisku Terminarza w celu podglądu dostępnych terminów.
Opis – kolumna prezentująca różne statusy kolejnych wystąpień zadania.

Dodatkowo każde wystąpienie może być wyświetlane w jednym z trzech kolorów:

na zielono – [przeterminowane] do realizacji, [bieżące] do realizacji, do realizacji,
na czarno – wykonane (termin zrealizowano),
na szaro – wyodrębnione do zadania: CRM/nr zadania (czyli zdanie wydzielone z cyklu i realizowane oddzielnym zadaniem w CRM).

Jeżeli konkretne wystąpienie zadania zostało wyodrębnione z cyklu, to z poziomu zakładki [Lista zadań] można je otworzyć za pomocą przycisku lupki. W sytuacji, gdy konkretne wystąpienie zadania w ramach cyklu nie będzie realizowane, to po podświetleniu go na liście, można go usunąć przyciskiem kosza. Aby usunąć wszystkie zadania w ramach danego cyklu lub też zmienić zadanie cykliczne na zwykłe zadanie, należy odznaczyć parametr Zadanie cykliczne na zakładce [Ogólne], a następnie zapisać formularz Cyklu zadania dyskietką.

Edycja zadań cyklicznych i ich kopiowanie

Po wygenerowaniu pojedynczych zadań w ramach ustalonego wzorca cyklu, istnieje możliwość wprowadzenia zmian do całego cyklu, jak również (po wyodrębnieniu) edycji konkretnego zadania cząstkowego. Stosowna opcja jest dostępna z Listy kontaktów i zadań, Terminarza operatora, Przypominacza oraz z poziomu Sprzedaży dedykowanej z zakładki [Zadania/CRM]. Podczas otwierania zadania oznaczonego ikoną cykliczności, zostanie wyświetlone okno z pytaniem:

Opcja Otwórz zadanie cykliczne pozwala na otworzenie okna wzorca zadania cyklicznego. Wprowadzone zmiany w treści zadania zostaną przeniesione na wszystkie wystąpienia w ramach całego cyklu, z wyjątkiem zadań wcześniej wyodrębnionych. Z opcji tej można korzystać np. w trakcie realizacji zadań w cyklu, w celu oznaczenia określonego wystąpienia jako wykonanego. Edycja Cyklu zadania będzie skutkowała wygenerowaniem na nowo zadań cząstkowych, zgodnie z nowymi parametrami wzorca cyklu. Usunięte wcześniej pojedyncze wystąpienia na Liście zadań mogą się wówczas odtworzyć, jeżeli nowy wzorzec będzie przewidywał takie zadania. W przypadku wybrania opcji Wyodrębnij aktualne zadanie z serii i utwórz osobne zadanie na liście zadań CRM zadanie cząstkowe zostanie wydzielone z cyklu. Takie wydzielone zadanie zostanie wyświetlone na Liście kontaktów i zadań, w Terminarzu oraz w Sprzedaży dedykowanej bez ikony cykliczności (czyli jako zwykłe zadanie), natomiast z poziomu wzorca zadania cyklicznego, po otworzeniu Cyklu zadania, na zakładce [Lista zadań] będzie ono widoczne w kolorze szarym oraz dodatkowo zostanie oznaczone statusem: wyodrębnione do zadania: CRM/nr zadania. Zostanie mu również nadany nowy, kolejny numer, a do jego treści zostaną przeniesione następujące informacje z wzorca zadania cyklicznego: dane kontrahenta, osoba kontaktowa, opiekun zadania (Operator/ Pracownik), temat, opis, uwagi, priorytet, przypomnienie, procent realizacji, obsługa, atrybuty, uczestnicy i ustawienia automatu przypomnień. Nie zostaną przeniesione informacje dotyczące linków do plików oraz dokumentów powiązanych. Daty w polach Termin od i Termin do zostaną przeniesione na zadanie wyodrębnione w następujący sposób:

dla zadania wyodrębnionego bezpośrednio z Listy kontaktów i zadań – podpowiedzą się odpowiednio daty prezentowane na liście w kolumnach Termin od i Termin do,
dla zadania wyodrębnionego z Terminarza – podpowie się data konkretnego zadania cząstkowego, które oznaczono do wydzielenia z cyklu.W przypadku kopiowania zadania cyklicznego, na nowy formularz zostaną przeniesione: dane kontrahenta, osoba kontaktowa, opiekun zadania (Operator/ Pracownik), temat, opis, uwagi, priorytet, przypomnienie, obsługa, atrybuty, uczestnicy i ustawienia automatu przypomnień. W polach Termin od i Termin do zostanie wstawiona bieżąca data i godzina. Ustawienia Cyklu zadania przeniosą się odpowiednio, z wyjątkiem sekcji Czas na wykonanie zadania (gdzie w polach Początek i Koniec zostanie ustawiona aktualna godzina) i sekcji Zakres cyklu (gdzie daty w polach Początek cyklu i Koniec cyklu będą odpowiadać datom z pól Termin od i Termin do na formularzu kontaktu na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie).

Zmiany wprowadzane na zadaniach wyodrębnionych nie będą wpływać na wzorzec całego cyklu. Analogicznie, jeżeli użytkownik będzie edytował wzorcowe zadanie cykliczne, to zmiany nie przeniosą się na uprzednio wydzielone zadania cząstkowe.

W przypadku kopiowania zadania cyklicznego, na nowy formularz zostaną przeniesione: dane kontrahenta, osoba kontaktowa, opiekun zadania (Operator/ Pracownik), temat, opis, uwagi, priorytet, przypomnienie, obsługa, atrybuty, uczestnicy i ustawienia automatu przypomnień. W polach Termin od i Termin do zostanie wstawiona bieżąca data i godzina. Ustawienia Cyklu zadania przeniosą się odpowiednio, z wyjątkiem sekcji Czas na wykonanie zadania (gdzie w polach Początek i Koniec zostanie ustawiona aktualna godzina) i sekcji Zakres cyklu (gdzie daty w polach Początek cyklu i Koniec cyklu będą odpowiadać datom z pól Termin od i Termin do na formularzu kontaktu na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie).

Formularz kontaktu/zadania - zakładka Atrybuty i pliki

Z poziomu zakładki [Atrybuty i Pliki] jest możliwość przypisania Atrybutu dokumentu do kontaktu i zadania, kojarzenia z plikami zewnętrznymi oraz wskazywania plików z Comarch IBARD

Uwaga

Z tego miejsca można wykonać tylko podgląd plików wskazanych z Comarch IBARD, nie można ich edytować i nadpisywać.

Przypisywanie atrybutów do kontaktu i zadania

Na zakładce [Atrybuty i Pliki] jest możliwość przypisania atrybutu dokumentu do zadania/ kontaktu. Dodając atrybut wyświetlana jest lista atrybutów dokumentu do wyboru, z możliwością wpisania jego wartości. Podczas dodawania atrybutu użytkownik może wybrać atrybut dokumentu lub kontrahenta. Jeżeli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Parametry zaznaczono parametr Przenoś atrybuty kontrahenta na kontakty/zadania, to atrybuty (z zaznaczoną opcją Przenoś na transakcje) skojarzone z kontrahentem zostaną dodane automatycznie do kontaktu/ zadania. Na zakładce [Atrybuty] wyświetlana jest kolumna Kod atrybutu i wartość. Do momentu, kiedy zadania/ kontakt mają status Do realizacji, atrybuty są w pełni edytowalne tzn. można je usuwać, zmieniać, dodawać nowe. Po zapisie zadania/ kontaktu na trwałe atrybuty są tylko do podglądu. Zakładka [Atrybuty] obsługiwana jest przez następujące przyciski: Dodaj- po wciśnięciu przycisku wyświetlane jest okno Atrybut dokumentu – atrybut można wpisać z ręki bądź wybrać z listy

Zmień- możliwość zmiany/ edycji atrybutu Usuń- pozwala na usunięcie dotychczas wprowadzonych atrybutów Zapisz - zapisuje i zamyka formularz Anuluj Zmiany - zamyka formularz bez zapisywania wprowadzonych zmian.

Formularz kontaktu - zakładka Atrybuty i Pliki

Przy dodawaniu zadania powiązanego, atrybuty dokumentu są kopiowane z zadania nadrzędnego na nowo tworzone z możliwością pełnej ich edycji.

Kojarzenie kontaktu/ zadania z plikami zewnętrznymi

Zadania/ kontakty można kojarzyć z plikami zewnętrznymi (tabela Pliki). Kojarzenie z plikami zewnętrznymi polega na zapamiętaniu w programie ścieżki dostępu do wskazanego pliku. Lista jest obsługiwana przez przyciski: Dodaj – po wciśnięciu przycisku wyświetlane jest okno Wybierz plik, z poziomu którego można wybrać dokument, z którym kojarzymy kontakt/ zadanie. Podczas wyboru pliku, który kojarzony jest z kontaktem/ zadaniem istnieje możliwość zawężenia listy do wybranego typu plików (*.doc, *.xls itp.). Program zapamiętuje ostatnio wybrany typ pliku. Inny sposób dodania plików to przeciągnięcie za pomocą myszki. W tym celu należy wskazać plik w Eksploratorze Windows, a następnie z przytrzymanym lewym klawiszem myszy przeciągnąć go do programu Comarch ERP Optima i upuścić na liście załączników. Usuń – pozwala na usunięcie zapamiętanej ścieżki dostępu do skojarzonego pliku. Oczywiście nie powoduje to usunięcia pliku z dysku. Zmień – pozwala na zmianę zapamiętanej ścieżki dostępu, bez konieczności ponownego korzystania z okna Wybierz plik. Otwórz plik – pozwala na podgląd zapisanego dokumentu. Dotyczy to standardowych dokumentów (typu *.doc, *.xls, *.ppt, *.bmp). Na podstawie rozszerzenia rozpoznawany jest program, który powinien być wykorzystany do otwarcia pliku.

Formularz kontaktu/zadania - zakładka Kontrahent

Rodzaj podmiotu należy wybrać z poziomu zakładki [Ogólne]. Tam również można skorzystać z listy kontrahentów (banków, urzędów, pracowników lub właścicieli) dostępnej po wciśnięciu przycisku. Kiedy podmiot zostanie wybrany – na zakładce [Kontrahent] uzupełniane są jego dane. Dane podmiotu pobierane są z jego karty ewidencyjnej i nie są edytowalne (tzn. nie można ich zmieniać). Wszelkie uwagi odnośnie podmiotu można wtedy rejestrować w polu Opis na zakładce [Ogólne].

Uwaga

Na formularzu zadania/ kontaktu nie są pamiętane szczegółowe dane o kontrahencie – są one pobierane z karty ewidencyjnej podmiotu w chwili edycji (podglądu) formularza. Oznacza to, że jeśli na karcie zostaną zmienione informacje o kontrahencie – będą one widoczne na wszystkich wcześniej wprowadzonych kontaktach.

Uwaga

Z poziomu zakładki [Kontrahent] możliwa jest jedynie aktualizacja już istniejących danych, a nie dopisanie nowego kontrahenta. Aby dopisać nowego kontrahenta z poziomu formularza kontaktu w module CRM należy otworzyć listę kontrahentów i dopiero wtedy dopisać nową pozycję (tak jak w przypadku innych modułów).

Na nowym formularzu pole dotyczące kodu podmiotu jest puste. Dopóki nie zostanie ono wypełnione – żadne pole na zakładce [Kontrahent] nie jest edytowalne. Z kolei po wpisaniu kodu podmiotu – na zakładce [Kontrahent] informacje są wypełniane zgodnie z zawartością karty ewidencyjnej.

Uwaga

Nie jest możliwe zatwierdzenie formularza zadania/ kontaktu bez wcześniejszego określenia kontrahenta.

Na zakładce [Kontrahent] znajdują się pola dotyczące adresu e-mail oraz strony internetowej podmiotu. Jeśli pole jest wypełnione – przyciski umożliwiające wysłanie wiadomości oraz otwarcie strony WWW są aktywne (niezależnie od tego czy dane kontrahenta są edytowalne czy też nie). Jeśli pole nie jest wypełnione – przyciski nie są aktywne. Dla potrzeb CRM jest stworzony dodatkowy rodzaj kontrahenta – Klient Potencjalny. Parametr ten znajduje się na karcie kontrahenta. Kontrahent oznaczony jako klient potencjalny nie wyświetla się na liście kontrahentów widocznych z poziomu dokumentów. Z poziomu CRM lista kontrahentów podnoszona jest z ustawieniem na rodzaj Wszyscy.

Lista przedstawicieli

Na zakładce [Kontrahent] znajduje się również lista przedstawicieli. Lista jest pobierana z karty kontrahenta (menu Ogólne). Na liście jest możliwość poglądu jak również znajduje się przycisk

, który umożliwia wysłanie wiadomości e‑mail do wybranego przedstawiciela. Po wciśnięciu przycisku otwierany jest formularz nowej wiadomości z wpisanym adresem (jeśli został prawidłowo podany na karcie przedstawiciela). Natomiast przycisk

umożliwia wysłanie SMS lub zatelefonowanie bezpośrednio do wybranej osoby kontaktowej danego kontrahenta (pod warunkiem uzupełnienia pól Telefon SMS/ Telefon GSM/ Telefon na formularzu przedstawiciela).

Całkowity czas kontaktu

Całkowity czas zadania/ kontaktu składa się z trzech elementów:

czas przygotowania – czas przygotowania się do wykonania zadania (np. przygotowania oferty handlowej czy prezentacji)
czas kontaktu – czas poświęcony na przedstawienie klientowi przygotowanego materiału (czas spotkania handlowego czy prezentacji). W przypadku kontaktu jest to czas trwania np. rozmowy telefonicznej.
czas opracowania – czas poświęcony na opracowanie materiałów (wniosków) czy napisanie sprawozdania po wykonaniu zadania.

Czas poświęcony na poszczególne etapy można uzupełnić na formularzu dostępnym po wciśnięciu przycisku Czas kontaktu na formularzu zadania/ kontaktu (zakładka [Ogólne]): W pierwszej kolumnie Poprzednio widoczny jest czas już poświęcony na wykonanie danego etapu. Dodatkowo w Konfiguracji na karcie operatora (Konfiguracja/ Użytkowe/ Operatorzy) znajduje się parametr Zmiana poprzedniego czasu trwania kontaktu. Jeśli parametr będzie odznaczony – na formularzu Całkowity czas kontaktu, czas w kolumnie Poprzednio będzie wyszarzany bez możliwości edycji. Jeśli parametr będzie zaznaczony – operator będzie miał możliwość zmiany czasu trwania zadania/ kontaktu. W drugiej kolumnie Obecnie należy wpisać czas, jaki zajęło nam zadanie np. W danym dniu. W przypadku kontaktu można tam wpisać czas trwania np. rozmowy telefonicznej. Kolumna jest edytowalna dla użytkownika. Po zatwierdzeniu formularza wpisana tutaj wartość zostanie doliczona do pierwszej kolumny. W trzeciej kolumnie Łącznie widoczna jest suma pierwszej i drugiej wartości. Na formularzu znajduje się również podsumowanie poszczególnych kolumn, które daje informacje o łącznym czasie realizacji zadania/ kontaktu. Dodatkowo jeśli kontakt/ zadanie posiada kontakty i zadania powiązane, na oknie wyświetlają się informacje:

Czas trwania zadań powiązanych a więc suma czasów z zadań powiązanych,
Razem czas trwania zadania i zadań powiązanych a więc suma z zadania głównego i zadań powiązanych.

Na formularzu zadania/ kontaktu znajduje się przycisk

obok w polu wyświetlany jest łączny czas trwania zadania/ kontaktu, związany z obsługą czasu trwania. Czas trwania zadania/ kontaktu jest widoczny bezpośrednio na formularzu zadania, bez konieczności wywoływania okna Całkowity czas kontaktu. Poniżej wyświetlany jest Czas bieżący. Może on być uzupełniony przez użytkownika ręcznie lub odliczany automatycznie po uprzednim wciśnięciu przycisku odliczania

. Po uzupełnieniu czasu bieżącego jest on doliczany do całkowitego czasu trwania kontaktu. Przy czym należy zwrócić uwagę, że format wyświetlanego czasu kontaktu wyświetla godziny i minuty, natomiast format czasu bieżącego wyświetla godziny, minuty i sekundy. Jeśli uruchomiona jest automatyczna rejestracja czasu przez program – nie ma możliwości „ręcznego” uzupełniania czasów. Aby zarówno pole Czas kontaktu jak i formularz pod przyciskiem były aktywne – należy wyłączyć automatyczną rejestrację.

Jeśli na formularzu Całkowity czas kontaktu uzupełnimy wartość w kolumnie Obecnie w wierszu Czas kontaktu – wartość ta będzie widoczna na zakładce [Ogólne] kontaktu.
Po zatwierdzeniu formularza kontaktu wartości wpisane w kolumnie Obecnie są dopisywane do wartości w pierwszej kolumnie, a wartości w polach edytowalnych są zerowane.
Informacje o łącznym czasie (przygotowania, kontaktu i opracowania) otrzymamy w polu obok przycisku Czas kontaktu oraz na liście kontaktów w kolumnie Czas łączny.
Jeśli zadanie/ kontakt jest zamknięty – nie ma możliwości edycji informacji na formularzu Całkowity czas kontaktu.

Przykład

Całkowity czas kontaktu Zadanie: przygotowanie oferty handlowej dla klienta. Otwieramy nowe zadanie: Oferta dla klienta Przygotowanie oferty zajęło nam 3 godz. – otwieramy formularz i po wciśnięciu przycisku Czas kontaktu w pole dostępne w kolumnie Czas przygotowania wpisujemy 03:00. Po zatwierdzeniu formularza wartość ta zostanie przepisana do pierwszej kolumny, a dostępne pole zostanie wyzerowane.

	Poprzednio	Obecnie	Łącznie
Czas przygotowania	00:00	03:00	03:00
Czas kontaktu	00:00	00:00	00:00
Czas opracowania	00:00	00:00	00:00
Czas całkowity	00:00	03:00	00:00

Dzwonimy do klienta i wstępnie przedstawiamy naszą ofertę – otwieramy formularz i na czas trwania rozmowy telefonicznej włączamy automatyczne rejestrowanie czasu. Rozmowa telefoniczna trwa 15 min. Po zatwierdzeniu formularza czas ten jest przepisywany jako czas kontaktu (pole na formularzu jest zerowane). Po zatwierdzeniu formularza tabela przedstawia się następująco:

	Poprzednio	Obecnie	Łącznie
Czas przygotowania	03:00	00:00	03:00
Czas kontaktu	00:15	00:00	00:15
Czas opracowania	00:00	00:00	00:00
Czas całkowity	03:15	00:00	03:15

Uzupełniamy jeszcze ofertę. Zajęło nam to dodatkowe 20 minut, w związku z czym uzupełniamy czas przygotowania:

	Poprzednio	Obecnie	Łącznie
Czas przygotowania	03:00	00:20	03:20
Czas kontaktu	00:15	00:00	00:15
Czas opracowania	00:00	00:00	00:00
Czas całkowity	03:15	00:20	03:35

Spotykamy się z klientem i przedstawiamy mu ofertę – spotkanie trwało 60 minut, które wpisujemy w tabelę:

	Poprzednio	Obecnie	Łącznie
Czas przygotowania	03:20	00:00	03:20
Czas kontaktu	00:15	01:00	01:15
Czas opracowania	00:00	00:00	00:00
Czas całkowity	03:35	01:00	04:35

Następnie piszemy krótkie sprawozdanie z przebiegu rozmowy – zajmuje to kolejne 25 minut, które wpisujemy jako czas opracowania:

	Poprzednio	Obecnie	Łącznie
Czas przygotowania	03:20	00:00	03:20
Czas kontaktu	01:15	00:00	01:15
Czas opracowania	00:00	00:25	00:25
Czas całkowity	04:35	00:25	05:00

Zamykamy kontakt – oferta została przygotowana i przedstawiona klientowi. Kolejne spotkania związane ze sprzedażą rejestrujemy już jako odrębne zadania. Tabela czasu przedstawia się na zatwierdzonym formularzu następująco:

	Poprzednio	Obecnie	Łącznie
Czas przygotowania	03:20	00:00	03:20
Czas kontaktu	01:15	00:00	01:15
Czas opracowania	00:25	00:00	00:25
Czas całkowity	05:00	00:00	05:00

Ankietowanie

Przykłady pytań ankietowych i sposoby udzielania na nie odpowiedzi

Pytanie otwarte z polem o typie tekst:

Pytanie otwarte z polem o typie liczba (można wpisać zarówno liczbę dodatnią jak i ujemną):

Pytanie otwarte z polem o typie data:

Pytanie zamknięte jednokrotnego wyboru odpowiedzi (możliwość zaznaczenia tylko jednej odpowiedzi):

Pytanie zamknięte wielokrotnego wyboru odpowiedzi:

W przypadku, gdy na pytanie wielokrotnego wyboru dostępne jest więcej niż sześć odpowiedzi, będą one wyświetlane w ankiecie w następujący sposób:

Ankietowanie

W module CRM Plus istnieje możliwość zarządzania relacjami z klientami poprzez funkcjonalność pozwalającą pracownikom i handlowcom na zbieranie dodatkowych informacji i opinii bezpośrednio od kontrahenta. Taką uniwersalną formą, która pozwala na budowanie wzorcowych wywiadów z kooperantami w zależności od potrzeby użytkowników, są ankiety. Wzorzec ankiety można zbudować z różnego rodzaju pytań (pytania otwarte, jednokrotnego i wielokrotnego wyboru zebrane w słowniku pytań w podziale na grupy pytań), a następnie seryjne wygenerować z niego ankiety dla kontrahentów. Ponadto każda ankieta może być przypisana do kontaktu lub też zaplanowana jako zadanie w terminarzu.

Zmiany w konfiguracji

Na karcie Operatora w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na zakładce [Parametry cd] w obszarze CRM dodano nowe parametry:

Dostęp do ankiet innych operatorów – po zaznaczeniu użytkownik może przeglądać i wypełniać zarówno swoje ankiety, jaki i ankiety przypisane do innych ankieterów.
Odblokowanie ankiety zatwierdzonej – po zaznaczeniu użytkownik może odblokować ankiety, na których jest przypisany jako ankieter. Jeżeli dla danego operatora zaznaczono również parametr Dostęp do ankiet innych operatorów, to wówczas może odblokować ankiety także u innych ankieterów.W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ CRM/ Serie dokumentów, po wyborze opcji Ankieta można dodać serię dla tego rodzaju dokumentów. Domyślny schemat i serię dla ankiet można ustawić w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Dokumenty.

Ponadto w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ CRM dodano gałąź Ankieta, gdzie można tworzyć własne schematy numeracji dla ankiet. Standardowy schemat dla tego rodzaju formularzy obejmuje następujące człony: symbol (dla ankiet to ANK), numer bez zer i rok kalendarzowy.

Na zakładce CRM sekcję Ankiety, która grupuje nowe przyciski dotyczące obsługi funkcjonalności:

Ankietowanie – otwiera listę ankiet wygenerowanych z wzorca. Z tego poziomu możliwe jest także wypełnienie ankiety.
Wzorce ankiet – otwiera listę wszystkich szablonów ankiet dodanych do systemu. Z tego poziomu można dodać nowe oraz podglądnąć, zmodyfikować lub usunąć istniejące wzorce ankiet.
Pytania – zawiera listę zdefiniowanych przez użytkownika pytań ankietowych. Z tego poziomu można dodać nowe oraz podglądnąć, zmodyfikować lub usunąć istniejące pytania.
Szablony odpowiedzi – otwiera listę szablonów odpowiedzi wzorcowych, wykorzystywanych w pytaniach jedno- i wielokrotnego wyboru. Z tego poziomu można dodać nowe oraz podglądnąć, zmodyfikować lub usunąć istniejące szablony odpowiedzi.
Grupy pytań – otwiera słownik z nazwami grup pytań ankietowych. Z tego poziomu można dodać nowe oraz podglądnąć, zmodyfikować lub usunąć istniejące grupy pytań.

Formularz ankiety

Nową ankietę można wygenerować z Listy wzorców lub bezpośrednio z szablonu ankiety za pomocą przycisku

. Formularz ankiety składa się z zakładek:

[Ogólne] – zawiera wszystkie informacje dotyczące ankiety.
[Ankieterzy] – zawiera informację o osobach przeprowadzających ankietę.
[Dokumenty] – zakładka wyświetla listę dokumentów powiązanych z ankiet, a także tabele Biblioteka dokumentów oraz Zadania i Kontakty CRM.
[Atrybuty i załączniki] – zakładka wyświetla listę atrybutów oraz załączniki.

Zakładka [Ogólne] zawiera podstawowe informacje dotyczące wygenerowanej ankiety wraz z listą pytań ankietowych.

Znajdują się tutaj następujące pola:

Dokument – schemat numeracji, wg którego nadany zostanie numer dla ankiety. Proponowany jest schemat zdefiniowany jako domyślny w System/ Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Dokumenty. Jeśli chcemy go zmienić, lista schematów zdefiniowanych w klasie Ankiety jest dostępna po wciśnięciu przycisku. Nowy schemat można dodać z poziomu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ CRM/ Ankieta.
Numer – program proponuje numer zgodny z określonym schematem numeracji. Numer jest nadawany w momencie generowania ankiety z wzorca. Jeśli w schemacie wykorzystany jest człon seria, to proponowana jest seria zdefiniowana jako domyślna w System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ CRM/ Ankiety. Jeśli użytkownik chce ją zmienić – lista dostępna jest po wciśnięciu strzałki widocznej obok pola. Nową serię można dopisać z poziomu System/ Konfiguracja/ Firma / Definicje dokumentów/ CRM/ Serie.

Dokładniej zasady zarówno tworzenia schematów numeracji jak i numerowania dokumentów zostały opisane w podręczniku Ogólne i Konfiguracja. W sekcji Dane ogólne dostępne są następujące pola:

Nazwa ankiety – dłuższa nazwa ankiety (nazwa standardowo przenosi się z nazwy wzorca).
Kod wzorca – krótkie określnie wzorca, z której wygenerowano daną ankietę.
Opis – tutaj można wpisać dodatkowe, bardziej szczegółowe informacje do danej ankiety. Domyślne opis przenosi się z wzorca na ankietę. Pole może być modyfikowane, a jego uzupełnienie jest nieobowiązkowe.W sekcji Dotyczy zebrane są informacje dotyczące ankietowanego podmiotu:

Stan ankiety – określenie etapu realizacji danego badania ankietowego (możliwe statusy na liście: do wypełnienia, wypełniona, zatwierdzona, odrzucona). Zmiana statusu na ankiecie zatwierdzonej jest możliwa przez operatora z nadanym uprawnieniem do zmiany w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na zakładce [Parametry cd] w obszarze CRM.

Kontrahent – zawiera kod podmiotu (kod kontrahenta lub akronim pracownika). Wartość pola przenoszona jest z wzorca ankiety, bez możliwości edycji.
Osoba ankietowana – zawiera imię i nazwisko ankietowanej osoby (jeżeli wypełniono na wzorcu ankiety na zakładce [Ankietowani]). Pole edytowalne – możliwość wyboru z listy innego przedstawiciela danego kontrahenta (jeżeli do danego kontrahenta został przypisany więcej niż jeden przedstawiciel) lub wpisania ręcznie osoby ankietowanej.
Telefon – lista rozwijalna z numerami telefonu osoby ankietowanej, jeżeli zostały uzupełnione na karcie kontrahenta na zakładce [Dodatkowe] w sekcji Przedstawiciel w polu Telefon. Użytkownik w polu może wpisać ręcznie inny numer. Przycisk „Zadzwoń/wyślij SMS” umożliwia wykonanie połączenia lub wysłanie wiadomości SMS bezpośrednio z poziomu ankiety.

W sekcji Badanie dostępne są informacje dotyczące przeprowadzanej ankiety:

Termin od – pozwala ustalić datę, kiedy powinna się rozpocząć ankieta.
Termin do – pozwala ustalić datę, kiedy powinna się zakończyć ankieta.
Ocena – wyliczona po zmianie stanu ankiety na zatwierdzona na podstawie przypisanych punktów i wag.

W sekcji Lista pytań znajduje się tabela z pytaniami, w takiej kolejności w jakiej zostały dodane do wzorca ankiety:

Lp. – kolejny numer pytania.
Treść pytania – zawiera treść pytania, wyświetlane w podziale na grupy pytań (pogrubione nazwy). Dodatkowo znakiem wykrzyknika zostały oznaczone pytania, na które odpowiedź jest wymagana (zaznaczono parametr Odpowiedź wymagana).
Odpowiedź – kolumna wyświetla odpowiedzi udzielone przez ankietowanego. W przypadku dłuższych wypowiedzi pełna treść wyświetlana jest po wskazaniu kursorem na wybraną treść w kolumnie. Odpowiedzi z pytań wielokrotnego wyboru wyświetlane są w jednym wierszu i oddzielone od siebie separatorem , a dla opcji INNE – po dwukropku: .

Sekcja obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Otwórz– umożliwia wprowadzenie odpowiedzi na pytania ankietowe.

Uwaga

Przycisk lupki umożliwia wprowadzenie odpowiedzi, jeżeli ankieta ma status do wypełnienia. W pozostałych przypadkach umożliwia szczegółowy podgląd (dla statusu zatwierdzona) lub edycję (dla statusu wypełniona) odpowiedzi.

Ponadto formularz ankiety obsługiwany jest przez następujące przyciski, które są widoczne poziomu każdej zakładki: Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian na całym formularzu. Anuluj zmiany – umożliwia zamknięcie okna, bez zapisywania wprowadzonych zmian. Zakładka [Ankieterzy] zawiera listę osób (operatorów, pracowników), którzy będą mogli wypełnić ankietę.

Zakładka zbudowana jest z kolumn:

Akronim – zawiera identyfikator operatora lub akronim pracownika.
Imię i Nazwisko – imię i nazwisko operatora/ pracownika

Ponadto zakładka obsługiwana jest przez standardowy przycisk

Usuń, który umożliwia usunięcie z formularza osobę, która nie będzie brała udziału w przeprowadzeniu tej ankiety.

Uwaga

Do ankiety musi być przypisany przynajmniej jeden ankieter. Nie jest możliwie usunięcie ostatniego ankietera dodanego do ankiety.

Zakładka [Dokumenty] wyświetla listę dokumentów powiązanych oraz tabele: Biblioteka dokumentów oraz Zadania i Kontakty CRM. Jej działanie jest identyczne jak na innych formularzach dokumentów. Przyciski na zakładce są aktywne niezależenie od ustawionego stanu ankiety. Zakładka [Atrybuty i załączniki] wyświetla listę atrybutów dodanych do ankiety oraz załączniki. Tutaj jest możliwość przypisania Atrybutu dokumentu do ankiety oraz kojarzenia z plikami zewnętrznymi. Ponadto z poziomu formularza ankiety z menu

Wydruk danych dostępny jest wydruk Ankieta do wypełnienia (GenRap)/ Wzór standard. Po wybraniu opcji pojawi się dodatkowe okno z możliwością wskazania, dla którego ankietera ma być wydrukowana ankieta oraz czy mają zostać wydrukowane opisy do pytań. Wydruk formularza ankiety został wprowadzony za pomocą Generatora Raportów, który jest zintegrowanym narzędziem pozwalającym na stworzenie, modyfikację i dostosowanie wydruków do własnych potrzeb.

Generowanie ankiet z wzorca

Ankiety generujemy za pomocą przycisku

Generowanie ankiet, który dostępny jest zarówno na Liście wzorców ankiet (menu CRM/ Wzorce ankiet) jak i na formularzu wzorca. Aby wygenerować ankiety z listy wzorców, należy zaznaczyć wybrane szablony ankiet, a następnie użyć przycisku. Przycisk wywołany z poziomu konkretnego wzorca generuje ankiety dla:

zaznaczonych podmiotów na zakładce [Ankietowani]
wszystkich podmiotów z zakładki [Ankietowani], jeżeli nie zaznaczono żadnej osoby ankietowanej.

Uwaga

Na wzorcu ankiety, po wciśnięciu przycisku pioruna zostaną zapisane dotychczasowe zmiany.

Wybranie przycisku

zarówno z listy jak i wzorca, powoduje wyświetlenie okna dodatkowych parametrów generowania ankiet.

Okno zostało podzielone na trzy sekcje: Badanie, Generuj działanie CRM związane z ankietą i Ankieterzy. W pierwszej sekcji Badanie znajdują się następujące pola:

Wzorzec ankiety – nazwa wzorca, z którego będą generowane pojedyncze ankiety. Pole domyślnie przenoszone ze wzorca, bez możliwości edycji.
Termin od – pozwala ustalić datę, kiedy powinno rozpocząć się ankietowanie.
Termin do – pozwala ustalić datę, kiedy powinno się zakończyć ankietowanie.

W kolejnej sekcji zebrane są parametry dotyczące tworzenia do generowanych ankiet dodatkowych akcji w module CRM. Generuj działanie CRM związane z ankietą – parametr odpowiada za możliwość wygenerowania kontaktu lub zadania do ankiet generowanych z wzorca. Po zaznaczeniu dostępne są następujące pola:

Temat – pole wstawiające temat do kontaktu (a po zaznaczeniu parametru Zadanie CRM – także do zadania), powiązanego z ankietą. Pole domyślne uzupełnione możliwymi do wykorzystania makrami
- {numerAnkiety} – wstawia numer ankiety do tematu kontaktu/ zadania,
- {ankietowany} – wstawia imię i nazwisko do tematu kontaktu/ zadania,
- {nazwaAnkiety} – wstawia nazwę ankiety do tematu kontaktu/ zadania.

Zadanie CRM – parametr umożliwia wygenerowanie zadania powiązanego z daną ankietą o temacie ustalonym w polu Temat. Po zaznaczeniu, użytkownik może określić dalsze ustawienia:
- Oddzielne dla każdego z ankieterów – po zaznaczeniu zostaną wygenerowane zadania osobno dla każdego ankietera. Ankieter ustalony jako domyślny będzie domyślnym operatorem na zadaniu, zaś pozostali będą wpisani jako uczestnicy (dla uczestników zadania nie są generowane).
- Termin od – pozwala ustalić datę i godzinę, kiedy powinna rozpocząć się realizacja zadania powiązanego z wygenerowaną z wzorca ankietą.
- Termin do – pozwala ustalić datę i godzinę, kiedy powinna się zakończyć realizacja zadania powiązanego z wygenerowaną z wzorca ankietą.
- Przypomnienie – po zaznaczeniu tego parametru, użytkownik jest informowany o zbliżającym się terminie wykonania zadania powiązanego z ankietą. Dodatkowo można ustalić na ile przed terminem ma się wyświetlić przypomnienie (od 5 min do 2 tyg.).

W sekcji Ankieterzy możliwe jest dodanie osób (operatorów, pracowników), którzy będą mogli wypełnić ankietę. Pierwszy dodany podmiot zawsze oznaczony jest jako ankieter domyślny, przy czym możliwa jest zmiana tego ustawienia. Tylko jeden ankieter może być domyślny dla danej ankiety. Jeżeli nie wskazano żadnego ankietera, ankieta zostanie przypisana dla operatora generującego badania ze wzorca. Sekcja obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Usuń – umożliwia usunięcie ankietera z danej ankiety. Otwórz– umożliwia edycję ankietera dodanego podczas generowania ankiety, w tym zmianę opcji Domyślny. Dodaj – umożliwia dodanie podmiotu do generowanej z wzorca ankiety. Wybranie opcji:

Operator – otwiera listę operatorów z możliwością wybrania wielu operatorów jednocześnie.
Pracownik – otwiera listę pracowników z możliwością wybrania wielu pracowników jednocześnie.

Ustawiaj opiekuna z karty kontrahenta – po zaznaczeniu parametru, na ankiety generowane z wzorca, jako ankieter zostanie przypisany opiekun danego kontrahenta. Jeśli lista ankieterów jest pusta, a kontrahent nie ma przyporządkowanego opiekuna, do ankiet zostanie przypisany użytkownik generujący ankiety. Ponadto okno generowania ankiet z wzorca obsługiwane jest przez następujące przyciski: Generowanie ankiet – umożliwia wygenerowanie ankiet (czy dodatkowych zadań i kontaktów) dla danego wzorca według ustawień na oknie. Zamknij – umożliwia zamknięcie okna bez zapisywania zmian. Podczas generowania ankiet z wzorca tworzona jest jedna ankieta dla każdej osoby ankietowanej, przy czym:

jeśli na wzorcu dodano kontrahenta bez wskazania osoby ankietowanej – to tworzona jest ankieta dla tego kontrahenta, a pole Osoba ankietowana na formularzu ankiety pozostanie niewypełnione. Użytkownik może bezpośrednio na ankiecie uzupełnić osobę ankietowaną.
jeśli na wzorcu wskazano kilka razy tego samego kontrahenta, ale z różnymi osobami ankietowanymi, to zostanie utworzona oddzielna ankieta dla każdego z ankietowanych przedstawicieli kontrahenta.
dla pracowników generowana jest zawsze jedna ankieta.

Wypełnianie ankiety

Warunki wypełniania ankiet i zmiany statusu:

Ankieta może zostać wypełniona przez ankieterów przypisanych na zakładce [Ankieterzy] lub operatorów z odpowiednimi uprawnieniami (menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy w zakładce [Parametry cd] w obszarze CRM).
Odpowiedzi można wypełniać tylko jeśli ankieta jest stanie do wypełnienia.
Na pytania oznaczone „*” udzielenie odpowiedzi jest wymagane.
Na ankiecie można ustawić status wypełniona/ zatwierdzona, jeżeli udzielono odpowiedzi na wszystkie pytania oznaczone znakiem wykrzyknika (pytania z parametrem Odpowiedź wymagana).
Jeżeli stan ankiety oznaczono jako odrzucona, na formularzu wyświetli się dodatkowe pole do wpisania przyczyny.
Ankieta ze stanem zatwierdzona może zostać odblokowana przez operatora z nadanym uprawnieniem w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na zakładce [Parametry cd] w obszarze CRM.
Po zmianie stanu na zatwierdzona, zostaje wyliczona ocena ankiety jako suma iloczynów wag poszczególnych pytań i punktów za odpowiedź.

Wypełnienie ankiety, czyli udzielenie odpowiedzi na pytania ankietowe możliwe jest z menu CRM/ Ankietowanie, po wybraniu konkretnego formularza z listy, a następnie użyciu przycisku

Otwórz. Przycisk Lupki otwiera okno z pojedynczym pytaniem ankietowym.

Formularz pytania ankietowego do wypełnienia

Okno odpowiedzi na pytania podzielone jest na sekcje:

Pytanie – zawierającą kolejny numer pytania oraz jego treść.
Opis pytania – sekcja widoczna, tylko jeżeli wprowadzono dodatkowy opis do pytania.
Odpowiedź – sekcja z miejscem na wpisanie odpowiedzi (dla pytań otwartych pole z formatem tekst, data, liczba) lub wybranie jej z listy (pytania zamknięte jedno- i wielokrotnego wyboru).

Formularz odpowiedzi na pytanie obsługiwany jest przez standardowe przyciski: Następny (lub <CTRL>+<STRZAŁKA w PRAWO>) – umożliwia przejście do następnego pytania.Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie udzielonych odpowiedzi. Poprzedni (lub <CTRL>+<STRZAŁKA w LEWO>) – umożliwia powrót do poprzedniego pytania. Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie udzielonych odpowiedzi.

Wzorce ankiet

Lista wzorców ankiet dostępna jest na zakładce [CRM], w sekcji Ankiety pod przyciskiem

Wzorce ankiet. Widoczne są tutaj wszystkie szablony ankiet utworzone w programie, które można modyfikować, oddawać nowe oraz usuwać wzorce już niepotrzebne. Ponadto z listy można generować ankiety z przygotowanych wcześniej wzorców.

Lista domyślnie uzupełniona jest przykładowymi wzorcami ankiet, które mogą być modyfikowane oraz usuwane. Lista wzorców ankiet zbudowana jest z następujących kolumn (z możliwością zaznaczenia):

Kod – zawiera krótkie oznaczenie wzorca ankiety.
Nazwa – zawiera dłuższą nazwę wzorca.
Opis – zawiera dodatkowy opis, jeżeli został dodany do wzorca ankiety.
Wygenerowano ankiety (tak/nie) – kolumna informująca, czy dla danego wzorca wygenerowano ankiety czy nie.

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Generowanie ankiet – umożliwia wygenerowanie ankiet z wzorców zaznaczonych na liście. Dodaj – umożliwia dodanie nowego wzorca ankiety. Edytuj – umożliwia podgląd/edycję zaznaczonego wzorca. Usuń – umożliwia usunięcie wzorca ankiety.

Uwaga

Nie jest możliwe usunięcie wzorca, do którego wygenerowano ankiety.

Zamknij – umożliwia zamknięcie okna. Ponadto w oknie dostępne są pola:

Filtr i konstruktor filtra
Kontrahent – filtruje wzorce ankiet dotyczące konkretnego podmiotu (po wciśnięciu przycisku obok pola możliwość wyboru: Kontrahent, Bank, Pracownik, Wspólnik, Urząd).
Osoba ankietowana – umożliwia zawężenie filtrowania wzorców po konkretnej osobie ankietowanej, jeżeli jest ona dodana na wzorcu jako podmiot powiązany. Osobę można wybrać w filtrze tylko po uprzednim wskazaniu kontrahenta.
Pokazuj nieaktywne – jeśli jest zaznaczony, na liście wyświetlane są wszystkie wzorce ankiet, w tym te oznaczone jako archiwalne. Domyślnie na liście wyświetlają się wyłącznie aktywne wzorce. Wzorce archiwalne wyświetlane są na liście w kolorze czerwonym.

Lista ankiet

Lista ankiet dostępna jest na zakładce [CRM], w sekcji Ankietowanie pod przyciskiem

. Ankietowanie. Widoczne są tutaj wszystkie ankiet wygenerowane do poszczególnych wzorców w programie, które można wypełniać lub usuwać.

Lista wygenerowanych ankiet zbudowana jest z następujących kolumn (z możliwością zaznaczenia):

Numer ankiety – zawiera numer wygenerowanej ankiety.
Nazwa – kolumna z dłuższą nazwą wzorca.
Opis – zawiera dodatkowy opis, jeżeli został dodany do wzorca ankiety.
Dotyczy – zawiera kod podmiotu (kod kontrahenta lub akronim pracownika) dla którego wygenerowano ankietę.
Osoba ankietowana – zawiera imię i nazwisko ankietowanej osoby (jeżeli wypełniono na ankiecie na zakładce [Ogólne]).
Stan – stan ankiety (możliwe statusy: do wypełnienia, wypełniona, zatwierdzona, odrzucona). Ankiety ze stanem do wypełnienia wyświetlane są w kolorze zielonym.
Ocena – wyliczona po zmianie stanu ankiety na zatwierdzona (na podstawie przypisanych punktów i wag).

Ponadto istnieje możliwość wybrania dodatkowej kolumny Przyczyna odrzucenia, która zawiera informację o przyczynach rezygnacji z wypełnienia ankiety. Wartość w tej kolumnie wyświetla się dla ankiet ze stanem odrzucona. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Edytuj ankietę – umożliwia podgląd/ edycję wybranej ankiety, w tym jej wypełnienie. Usuń – umożliwia usunięcie ankiety z listy (ze statusem: do wypełnienia i odrzucona). Nie można usunąć ankiet oznaczonych statusem wypełniona i zatwierdzona. Zamknij – umożliwia zamknięcie okna. Ponadto w oknie dostępne są pola:

Filtr i konstruktor filtra
Kontrahent – filtruje ankiety dotyczące konkretnego podmiotu (po wciśnięciu przycisku obok pola możliwość wyboru: Kontrahent, Bank, Pracownik, Wspólnik, Urząd).
Osoba ankietowana – umożliwia zawężenie filtrowania ankiet po konkretnej osobie ankietowanej. Osobę można wybrać w filtrze tylko po uprzednim wskazaniu kontrahenta.
Ankiety: Moje/ Opiekuna/ Wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od ankietera przypisanego do ankiety:
- Ankiety moje – pokazuje ankiety, za które odpowiedzialny jest operator aktualnie pracujący w programie.
- Ankiety opiekuna – pokazuje ankiety przypisane do operatora/ pracownika, wybranego w polu Operator (pole aktywne po zaznaczeniu opcji Opiekuna w filtrze).
- Ankiety wszystkie – pokazuje wszystkie wygenerowane ankiety, niezależnie od osoby odpowiedzialnej. Opcja dostępna dla operatorów z odpowiednimi uprawnieniami.
Schemat numeracji – lista może zostać zawężona do ankiet wystawionych w ramach wybranego schematu. Można go wybrać z listy schematów zdefiniowanych dla klasy ankiety w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ CRM/ Ankieta. Aby schemat nie był uwzględniany podczas filtrowania listy, należy wybrać z listy pozycję –wszystkie-.
Numery od/ do – listę ankiet można zawęzić wskazując przedział, do którego powinny należeć numery kolejne dokumentów. Po zaznaczeniu, można zdefiniować zakres numerów ankiet, do których powinna być zawężona lista.Za okresod/ do – .
Stan ankiety: do wypełnienia/ wypełniona/ zatwierdzona/ odrzucona – lista filtrowana jest w zależności od wskazanego w polu stanu ankiety. Aby stan nie był uwzględniany podczas filtrowania listy, należy wybrać z listy pozycję –wszystkie-.
Wzorzec – możliwość zawężenia listy ankiet do wybranego badania. Po wciśnięciu przycisku otwiera się lista wzorców ankiet, gdzie można zaznaczyć konkretny wzorzec.

Formularz wzorca ankiety

Nowy wzorzec ankiety można dodać z poziomu CRM/ Wzorce ankiet. Wzorzec ankiety to szablon, na podstawie którego można wygenerować seryjnie ankiety dla osób ankietowanych. Formularz wzorca składa się z następujących zakładek: [Ogólne], [Ankietowani] i [Dokumenty].

Zakładka [Ogólne] umożliwia ustalenie podstawowych informacji dotyczących tworzonego (lub edytowanego) wzorca ankiety oraz stworzenie listy pytań, które będą przenoszone na ankiety generowane dla przypisanych podmiotów.

W pierwszej sekcji Kod i nazwa wzorca znajdują się następujące pola:

Kod – krótkie określnie wzorca ankiety. Podany kod musi być unikalny. Pole obowiązkowe do uzupełnienia.
Nazwa – dłuższa nazwa wzorca ankiety.
Opis – tutaj można wpisać dodatkowe, bardziej szczegółowe informacje do danego wzorca. Pole nieobowiązkowe.

W sekcji Lista pytań znajduje się tabela z pytaniami, w takiej kolejności w jakiej zostały dodane do wzorca ankiety:

Lp. – kolejny numer pytania.
Treść pytania – zawiera treści pytania, wyświetlane w podziale na grupy pytań (pogrubione nazwy).
Opis – zawiera dodatkowy opis, jeżeli został dodany do danego pytania.
Waga – waga przypisana dla danego pytania. Pole można edytować, a jego maksymalna wartość to 100.
Odp. wymagana – możliwość wyboru, które pytania muszą zostać wypełnione. Zaznaczenie w tej kolumnie oznacza, że na dane pytanie udzielenie odpowiedzi jest obowiązkowe i niezbędne do ustawienia stanu ankiety jako wypełniona. Wypełnienie tej kolumny przenosi się z formularza pytania ankietowego i zależy od zaznaczenia parametru Odpowiedź wymagana, ale może być zmieniane na potrzeby konkretnego wzorca.

Sekcja obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Dodaj – umożliwia dodanie nowego pytania, poprzez wybranie go ze słownika pytań. Możliwe jest również dodanie pytanie oznaczonego w słowniku jako nieaktywne. Otwórz– umożliwia edycję wagi pytania i zmianę parametru Odpowiedź wymagana. Usuń – umożliwia usunięcie:

jeżeli zaznaczono grupę (pogrubiona nazwa) i użyto przycisku, to nastąpi usunięcie z wzorca grupy oraz wszystkich przypisanych do niej pytań.
jeżeli zaznaczono pytanie i użyto przycisku, to nastąpi usunięcie pytania dodanego do wzorca ankiety.

Podnieś/ Obniż – zmiana kolejności wyświetlania na liście:

jeżeli zaznaczono grupę (pogrubiona nazwa) i użyto przycisków, to nastąpi zmiana kolejności grup pytań na wzorcu.
jeżeli zaznaczono pytanie i użyto przycisków, to nastąpi zmiana kolejności pytań w obrębie danej grupy.

Dotyczy wersji: 2019.0.1

Kolejność pozycji znajdujących się w zakładce Podmioty można dowolnie zmieniać metodą „przeciągnij i upuść”.

Ponadto formularz wzorca ankiety obsługiwany jest przez następujące przyciski i parametry, które są widoczne poziomu każdej zakładki: Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian na całym formularzu. Zamknij – umożliwia zamknięcie okna. Generowanie ankiet – umożliwia wygenerowanie ankiet dla danego wzorca. Nieaktywny – zaznaczenie parametru pozwala określić wzorzec jako archiwalny. Standardowo, wzorce nieaktywne nie wyświetlają na liście wzorców ankiet. Na zakładce [Ankietowani] dostępna jest lista podmiotów, z którymi ma być przeprowadzona dana ankieta.

Wzorzec ankiety – zakładka [Ankietowani]

Lista podmiotów ankietowanych zbudowana jest z następujących kolumn (z możliwością zaznaczenia):

Lp. – kolejny numer ankietowanego.
Kod – zawiera kod podmiotu (kod kontrahenta lub akronim pracownika) dodanego do wzorca ankiety.
Nazwa – zawiera nazwę ankietowanego (pełną nazwę kontrahenta lub nazwisko i imię pracownika).
Osoba ankietowana – zawiera imię i nazwisko domyślnego przedstawiciela kontrahenta (lub pracownika) dodanego do ankiety. Pole edytowalne – możliwość wyboru z listy innego przedstawiciela danego kontrahenta (jeżeli do danego kontrahenta został przypisany więcej niż jeden przedstawiciel).

Sekcja obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Dodaj – umożliwia dodanie podmiotu do wzorca ankiety. Wybranie opcji:

Dodaj kontrahenta – otwiera listę kontrahentów z możliwością wybrania wielu kontrahentów jednocześnie.
Dodaj przedstawiciela – otwiera listę przedstawicieli kontrahentów z możliwością wybrania wielu przedstawicieli jednocześnie.
Dodaj pracownika – otwiera listę pracowników z możliwością wybrania wielu pracowników jednocześnie. W tym przypadku w kolumnach Nazwa i Osoba ankietowana wyświetla się imię i nazwisko pracownika.

Uwaga

Opcja Dodaj kontrahenta umożliwia dodanie kontrahenta z przypisanym domyślnym przedstawicielem. Kolejne osoby kontaktowe danego kontrahenta należy dodawać poprzez opcję Dodaj przedstawiciela.

Na zakładce [Dokumenty] dostępna jest lista wygenerowanych z danego wzorca ankiet.

Lista wygenerowanych do danego wzorca ankiet zbudowana jest z następujących kolumn:

Numer ankiety – kolejny numer wygenerowanej ankiety.
Dotyczy – zawiera kod podmiotu (kod kontrahenta lub akronim pracownika) dla którego wygenerowano ankietę.
Osoba ankietowana – zawiera imię i nazwisko ankietowanej osoby (jeżeli wypełniono na zakładce [Ankietowani]).
Stan – stan ankiety (możliwe statusy: do wypełnienia, wypełniona, zatwierdzona, odrzucona).

Ponadto istnieje możliwość wybrania dodatkowych kolumn:

Data przypisania – zawiera datę wygenerowania ankiety,
Data wypełnienia – zawiera datę ostatniej zmiany stanu na Wypełniony,
Data zatwierdzenia – zawiera datę ostatniej zmiany stanu ankiety na Zatwierdzony (wyświetlana tylko dla ankiet ze stanem Zatwierdzona).

Dodatkowo zakładka obsługiwana jest przez przycisk

Otwórz, który umożliwia podgląd i edycję zaznaczonej na liście ankiety wygenerowanej w oparciu o dany wzorzec.

Pytania

Lista zdefiniowanych przez użytkownika pytań ankietowych jest dostępna na zakładce [CRM], w sekcji Ankiety pod przyciskiem

Pytania.

Lista domyślnie uzupełniona jest przykładowymi pytaniami, które mogą być modyfikowane oraz usuwane.

Lista pytań ankietowych zbudowana jest z następujących kolumn (z możliwością zaznaczenia):

Treść – zawiera początkową treść pytania.
Opis – zawiera dodatkowy opis pytania, jeżeli został dodany do danego pytania.
Grupa – do jakiej przypisane jest pytanie.
Odpowiedź wymagana (tak/nie) – określa, czy odpowiedź na dane pytanie jest wymagana czy nie.

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Dodaj – umożliwia dodanie nowego pytania. Edytuj – umożliwia podgląd/edycję istniejącego pytania. Usuń – umożliwia usunięcie pytania. Możliwe jest usunięcie pytania, jeżeli nie zostało wykorzystane na żadnej ankiecie. Zamknij – umożliwia zamknięcie okna Ponadto w oknie dostępne są pola:

Filtr i konstruktor filtra
Pokazuj nieaktywne – jeśli jest zaznaczony, na liście wyświetlane są wszystkie pytania, w tym te oznaczone jako archiwalne. Domyślnie na liście wyświetlają się wyłącznie aktywne pytania. Pytania archiwalne wyświetlane są na liście w kolorze czerwonym.
Grupa – grupy do których są przypisane poszczególne pytania ankietowe. Słownik pytań można filtrować dla każdej grupy pytań.

Grupy pytań

Lista grup pytań dostępna jest na zakładce [CRM], w sekcji Ankiety pod przyciskiem

Grupy pytań. W tym obszarze użytkownik tworzy słownik z nazwami grup, w jakich zebrane będą pytania ankietowe.

Lista domyślnie uzupełniona jest przykładowymi grupami, które mogą być modyfikowane oraz usuwane.

Lista grup zbudowana jest z następujących kolumn (z możliwością zaznaczenia):

Nazwa – nazwa grupy pytań.
Opis – zawiera dodatkowy opis, jeżeli został dodany do danej grupy pytań.
Waga – waga przypisana dla danej grupy pytań.
Domyślna (tak/nie) – kolumna informująca, czy dana grupa pytań ankietowych jest domyślna czy nie. Standardowo tylko jedna grupa pytań może być domyślna.

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Dodaj – umożliwia dodanie nowej grupy pytań. Zmień – umożliwia podgląd/edycję istniejącej grupy pytań, w tym zmianę nazwy grupy wykorzystanej na wzorcu ankiety. Usuń – umożliwia usunięcie grupy pytań. Możliwe jest usunięcie grupy pytań, jeżeli nie przypisano do niej żadnych pytań. Zamknij – umożliwia zamknięcie okna. Ponadto w oknie dostępne są pola:

Filtr i konstruktor filtra
Nieaktywne – jeśli jest zaznaczony, na liście wyświetlane są wszystkie grupy pytań, jeśli odznaczony – tylko te grupy, które są aktywne.

Formularz grupy pytań

Nową grupę pytań można dodać z poziomu menu CRM/ Grupy pytań.

Formularz grupy pytań zbudowany jest z następujący pól i parametrów:

Nazwa – tutaj należy wprowadzić nazwę dla tworzonej grupy pytań. Nazwa musi być unikalna i może zawierać maksymalnie 250 znaków.
Domyślna – parametr pozwala oznaczyć grupę pytań jako domyślną. Tak oznaczona grupa podpowiada się na każdym nowym pytaniu. Grupy domyślnej nie można oznaczać jako nieaktywnej.
Waga – waga przypisana do danej grupy i służąca do wyliczania punktów i oceny ankiety. Domyślne wartość pola wynosi 0, a maksymalnie można tam wpisać 100.
Nieaktywna – parametr pozwala oznaczyć grupę jako nieaktywną. Standardowo nieaktywne grupy pytań nie wyświetlają się na liście grup pytań ankietowych. Grupa nieaktywna nie może być grupą domyślną.
Opis – tutaj można wpisać dodatkowe, bardziej szczegółowe informacje do danej grupy pytań. Pole nieobowiązkowe do uzupełnienia.

Ponadto okno obsługiwane jest przez standardowe przyciski: Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian. Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.

Formularz szablonu odpowiedzi

Nowy szablon odpowiedzi można dodać z poziomu CRM/ Szablony odpowiedzi.

Formularz szablonu zbudowany jest z następujących elementów:

Nazwa szablonu odpowiedzi – tutaj należy wprowadzić nazwę dla tworzonego szablonu odpowiedzi. Nazwa musi być unikalna i może zawierać maksymalnie 250 znaków.
Odpowiedzi – sekcja z wariantami odpowiedzi (dla pytań jedno– i wielokrotnego wyboru) zgrupowanych w danym szablonie. Składa się z następujących kolumn:
- Lp. – kolejny numer odpowiedzi.
- Wartość – wariant odpowiedzi na pytanie zamknięte.
- Punkty – ilość punktów przypisana danej odpowiedzi. Maksymalna wartość to 999,99.

Sekcja obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

Dodaj – umożliwia dodanie nowej odpowiedzi. Po wybraniu Dodaj opcję INNE, do odpowiedzi zdefiniowanych przez użytkownika dodawany jest jako ostatni wariant INNE z polem tekstowym umożliwiającym wpisanie własnej odpowiedzi. Opcja ta może być wykorzystana tylko raz w danym pytaniu, a na liście odpowiedzi wyświetla się w kolorze pomarańczowym. Otwórz– umożliwia edycję treści odpowiedzi oraz przypisanych do niej punktów. Usuń – umożliwia usunięcie odpowiedzi, również tej oznaczonej jako INNE. Podnieś/ Obniż – umożliwia zmianę kolejności odpowiedzi.

Dotyczy wersji: 2019.0.1

Kolejność pozycji znajdujących się w zakładce Podmioty można dowolnie zmieniać metodą „przeciągnij i upuść”.

Uwaga

Wartości odpowiedzi w ramach danego szablonu muszą być unikalne.
Nie można zapisać szablonu odpowiedzi bez dodanych wariantów odpowiedzi.

Ponadto okno obsługiwane jest przez standardowe przyciski: Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian. Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.

Formularz pytania

Nowe pytanie ankietowe można dodać z poziomu menu CRM/ Pytania. Formularz pytania zbudowany jest z następujących sekcji: Ogólne, Typ pytania i Odpowiedzi.

W sekcji Ogólne umieszczone są pola pozwalające określić, czego pytanie dotyczy. Można tutaj uzupełnić jego szczegóły takie jak Opis i Grupa, do której należy pytanie. W tej sekcji znajdują się następujące pola:

Treść – tutaj należy wpisać treść pytania. Pole obowiązkowe do uzupełnienia. Może zawierać maksymalnie 450 znaków.
Grupa – domyślnie proponuje się tutaj grupa pytań oznaczona jako Domyślna. Z listy rozwijanej można przypisać inną grupę do pytania. Pole obowiązkowe do uzupełnienia.
Waga – waga przypisana do danego pytania. Domyślne wartość pola przenosi się z wybranej grupy pytań. Pole można edytować, a jego maksymalna wartość to 100.
Opis – tutaj można wpisać dodatkowe, bardziej szczegółowe informacje do danego pytania. Pole nieobowiązkowe.
Ponadto dostępne są w tej sekcji następujące parametry:
Odpowiedź wymagana – po zaznaczeniu parametru, podczas uzupełniania ankiety udzielenie odpowiedzi na tak oznaczone pytanie jest obowiązkowe.
Pytanie nieaktywne – parametr pozwala oznaczyć pytanie jako nieaktywne. Pytanie nieaktywne nie mogą być wykorzystywane podczas tworzenia wzorca ankiety.

W sekcji Typ pytania użytkownik może określić rodzaj pytania. Znajdują się tutaj następujące opcje:

Wybór odpowiedzi z listy – do zaznaczenia w przypadku pytań zamkniętych, czyli takich, kiedy lista odpowiedzi jest z góry określona przez użytkownika: wybrana z szablonu lub utworzona bezpośrednio na formularzu pytania jako nowy słownik odpowiedzi bez powiązania z szablonem. W polu Szablon odpowiedzi można wskazać wcześniej przygotowaną listę wariantów odpowiedzi. Wybrana z szablonu lista odpowiedzi jest widoczna w sekcji Odpowiedzi, gdzie może być edytowana. Ponadto po kliknięciu w przycisk Szablon odpowiedzi otwiera się Słownik odpowiedzi. Z tego poziomu użytkownik może utworzyć/ edytować/ wybrać odpowiedź ze słownika. Po wybraniu nowego szablonu, przypisane do niego odpowiedzi zostaną dodane na formularz pytania.
Wielokrotny wybór – po zaznaczeniu parametru, podczas odpowiadania na pytanie, będzie możliwość wybrania ze zdefiniowanej listy więcej niż jednej odpowiedzi.
Pytanie otwarte – pozwala oznaczyć pytanie, na które można udzielić własnej odpowiedzi. Poniżej z listy użytkownik może wybrać format odpowiedzi dla pytania otwartego. Dostępne formaty to: Tekst (ustawiony domyślnie), Liczba i Data.

Sekcja Odpowiedzi aktywna jest dla pytań, dla których wybrano typ Wybór odpowiedzi z listy. W przypadku, gdy wskazano konkretny Szablon odpowiedzi, widoczne są tutaj zdefiniowane dla niego warianty odpowiedzi. Sekcja zbudowana jest z następujących kolumn:

Lp. – kolejny numer odpowiedzi.
Wartość – ustalony wariant odpowiedzi na pytanie zamknięte.
Punkty – ilość punktów przypisana danej odpowiedzi. Standardowo wartość punktów przenosi się z szablonu odpowiedzi, ale może być edytowana bezpośrednio na pytaniu. Maksymalna wartość to 999,99.

Sekcja obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

Dotyczy wersji: 2019.0.1

Kolejność pozycji znajdujących się w zakładce Podmioty można dowolnie zmieniać metodą „przeciągnij i upuść”.

Uwaga

Wartości odpowiedzi na liście muszą być unikalne.
Jeżeli wybrano opcję Wybór odpowiedzi z listy nie można zapisać formularza pytania bez dodania do niego odpowiedzi.

Aktualizuj listę odpowiedzi w słowniku – parametr, widoczny dla pytań o typie Wybór odpowiedzi z listy, powoduje następujące działanie programu:

jeżeli na formularzu pytania zmodyfikowano odpowiedzi pochodzące z wybranego w sekcji Typ pytania szablonu, to po zaznaczeniu tego parametru i zapisaniu pytania, odpowiedzi w szablonie zostaną odpowiednio zaktualizowane.
jeżeli na formularzu pytania nie wybrano żadnego szablonu odpowiedzi, a warianty dodawane są ręcznie, to po zaznaczeniu parametru, program wyświetli komunikat z pytaniem, czy utworzyć nowy szablon odpowiedzi w słowniku.
- Po kliknięciu w TAK, utworzy się formularz szablonu z przeniesionymi wariantami odpowiedzi, na którym należy obowiązkowo wpisać nazwę dla nowego szablonu. Tak utworzony szablon zostanie przypisany również do pytania, z poziomu którego został dodany.
- Po kliknięciu w NIE formularz pytania zostanie zapisany, ale bez tworzenia szablonu odpowiedzi w słowniku.

Ponadto okno obsługiwane jest przez standardowe przyciski: Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian. Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.

Lista szablonów odpowiedzi

Lista szablonów odpowiedzi dostępna jest na zakładce [CRM], w sekcji Ankiety pod przyciskiem

Szablony odpowiedzi. W tym obszarze widoczne są wszystkie zapisane szablony odpowiedzi, również te utworzone bezpośrednio na formularzu pytania ankietowego.

Lista domyślnie uzupełniona jest przykładowymi szablonami, które mogą być modyfikowane oraz usuwane. Lista szablonów odpowiedzi zbudowana jest kolumny Nazwa (z możliwością zaznaczenia), która zawiera nazwę szablonu odpowiedzi do pytań ankietowych. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Dodaj – umożliwia dodanie nowego szablonu z wzorcowymi odpowiedziami. Zmień – umożliwia podgląd/edycję istniejącego szablonu. Usuń – umożliwia usunięcie szablonu odpowiedzi. Zamknij – umożliwia zamknięcie okna. Ponadto w oknie dostępne są pola: Filtr i Konstruktor filtra.