Obowiązują dwie metody obliczania wynagrodzenia zasadniczego ustalonego w stawce miesięcznej w przypadku przepracowania części miesiąca, uzależnione od rodzaju nieobecności w pracy. Określają je przepisy Rozporządzenia MPiPS z dnia 29 maja 1996 r. W sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy… (Dz.U. z 2003r., nr 230, poz.2292).

Metoda 1 – pomniejszenie o 1/30

W przypadku nieobecności spowodowanej chorobą lub innej nieobecności, za okres której przysługują świadczenia z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego, wynagrodzenie zasadnicze/miesięczne za przepracowaną część miesiąca ustala się: 

Powyższa metoda jest dostosowana do sposobu obliczania świadczeń za okres tych nieobecności, które wypłaca się za każdy dzień, nie wyłączając niedziel, świąt i dni wolnych od pracy.

Metoda 2 – pomniejszenie proporcjonalne

Wynagrodzenie zasadnicze/miesięczne w przypadku innych nieobecności (a także w sytuacji podjęcia lub zakończenia zatrudnienia w trakcie miesiąca) ustala się przez:

W przypadku odnotowania w Nieobecnościach absencji w pracy z różnych przyczyn, należy obliczyć pomniejszenia wynagrodzenia zasadniczego/mies. stosownie do metody obowiązującej dla poszczególnych rodzajów nieobecności, a następnie odjąć obliczone kwoty pomniejszenia od pełnego wynagrodzenia zasadniczego/mies.

W sytuacji, gdy pracownik nie przepracował ani jednego dnia pomniejszanie wynagrodzenia zasadniczego/mies. wygląda następująco:

Przy zbiegu nieobecności obu typów (tzn. pomniejszanych o 1/30 i proporcjonalnie np. zwolnienie chorobowe i urlop) suma oddzielnie liczonych pomniejszeń nie zawsze jest równowartością nominalnego wynagrodzenia zasadniczego/mies. Wówczas mogą zadziałać dodatkowe mechanizmy korygujące.

Sytuacja 1

Suma wyliczonych oddzielnie pomniejszeń za czas nieobecności przekracza wartość stawki zaszeregowania – tak wyliczone wynagrodzenie zasadnicze byłoby więc kwota ujemną. Wówczas następuje automatyczna korekta pomniejszenia dotyczącego ostatniej w danym miesiącu nieobecności tak, by wynagrodzenie zasadnicze było zerowe (pracownik nie może dopłacać za to, że był nieobecny).

Sytuacja 2

W przypadku, gdy pracownik przez wszystkie dni robocze w miesiącu ma wprowadzoną nieobecność wynagrodzenie zasadnicze miesięczne zostanie policzone w kwocie 0,00 zł.

5.000,00 – 4.833,33 = 166,67 wynagrodzenie pomniejszone o czas zwolnienia.  Pracownik  nie przepracował ani godziny w związku  z tym suma pomniejszeń w  wypłacie jest równa kwocie wynagrodzenia zasadniczego tak aby wynagrodzenie  zostało policzone  w kwocie 0.00

W celu naliczenia ekwiwalentu za urlop należy:

1. Uzupełnić datę zwolnienia pracownika,
2. Przeliczyć Limit urlopu wypoczynkowego pracownika,
3. Zapisać  formularz danych kadrowych pracownika,
4. Naliczyć ostatnią wypłatę etatową. Program automatycznie wyliczy ekwiwalent za ilość godzin urlopu, która pozostała pracownikowi do rozliczenia.
5. Wypłatę należy zapisać.

1. Na listach płac, należy dodać listę płac typu
2. Należy sprawdzić, czy zamknięte są inne listy płac.
3. Następnie w płacach wybrać zdefiniowaną wcześniej listę płac Inna i zaznaczyć pracowników, dla których mają być naliczone dodatki.
4. Następnie po naciśnięciu  obok ikony  dostępna będzie funkcja Wypłać seryjnie dodatek.
5. Pojawi się okno z możliwością wyboru dodatku, który chcemy wypłacić dla zaznaczonych pracowników na przykład Premia uznaniowa.
6. Naciskamy przycisk , pojawi się log z informacją o przebiegu operacji.
7. Chcąc dodać różne dodatki do wypłaty, należy tą czynność powtórzyć, wybierając właściwy dodatek.

Często się zdarza tak, że po naliczeniu wypłaty etatowej należy pracownikowi wypłacić jeszcze jakiś dodatek np. premię. Do momentu aż lista płac nie zostanie zamknięta istnieją 2 sposoby zrealizowania takiej wypłaty. Można to zrobić na osobnej liście (kryterium = inna) lub przeliczyć istniejącą wypłatę.

1. Wyświetlamy listę pracowników z wypłatami na danej liście.
2. Przyciskiem edytujemy wypłatę pracownika.
3. Przechodzimy na zakładkę [Elementy wypłaty] i przyciskiem  (klawisz <INSERT>) dodajemy kolejny element. Na otwartym formularzu elementu wypłaty wybieramy typ wypłaty i ustalamy kwotę dodatku. Dla dodatków wyliczanych wg wzoru podajemy zmienne potrzebne do wyliczenia. Uzupełniony formularz zapisujemy przyciskiem .
4. Po uzupełnieniu listy o kolejny element program sam, automatycznie przeliczy składki ZUS, podatek, składkę zdrowotną i kwotę do wypłaty.
5. W zależności od wybranej u pracownika formy płatności wynagrodzenie zostanie wypłacone gotówką lub skierowane na ROR.
6. Należy pamiętać, że tak wpisany dodatek nie tworzy historii, tzn. W przypadku wykasowania wypłaty informacja o wypłaconym dodatku przestaje istnieć.
7. W celu tworzenia odpowiedniej historii dodatki powinny być wpisywane w formularzu danych pracownika na listę dodatków.

Po ustaleniu stawki zaszeregowania, odnotowaniu w kalendarzu (nie)obecności możemy przystąpić do naliczania naliczenia wypłaty. W tym celu należy:

1. Wejść w Płace i Kadry, a następnie Wypłaty pracowników,
2. Ustawić odpowiednią Listę pracowników (pracownicy bez wypłat lub pracownicy razem),
3. Wybrać listę płac. Lista płac decyduje o okresie za jaki liczymy wypłatę, o rodzaju wypłaty (kryterium = etat, umowa lub inna), deklaracji na jakiej będzie rozliczana wypłata. Listę płac wybieramy spośród zdefiniowanych list lub w razie potrzeby definiujemy własną. W celu przeglądnięcia ustawień zdefiniowanych list płac wciskamy przycisk Edytuj  .
4. W celu zdefiniowania własnej listy wciskamy przycisk Dodaj  (klawisz <INSERT>), otwiera się formularz listy, na którym musimy uzupełnić: dokument (decyduje o sposobie numeracji), okres za jaki liczymy wypłaty, na jaką deklaracje mają trafić wypłaty, co na tej liście wypłacamy (kryterium): etat, umowy, inne wypłaty. Ustalamy czy w momencie liczenia rozliczamy poprzednie miesiące (istotne w przypadku rozliczania nieobecności wprowadzonych po naliczeniu wypłaty) i jaka jest data wypłaty. Data wypłaty ma ścisły związek z datą realizacji jaka pojawia się po naliczeniu wypłaty w preliminarzu płatności. Zapisujemy listę przyciskiem .
5. Po wybraniu listy związanej z etatem uruchamiany proces naliczenia wypłaty klawiszem .
6. Na formularzu wypłaty (w celu przeglądnięcia i sprawdzenia naliczenia wypłaty) możemy wyświetlić zakładki [Elementy wypłaty], [Podatki], [Ubezpieczenia]. Otwarty formularz wypłaty akceptujemy przyciskiem .
7. Na liście pracowników z wypłatami obok nazwiska pracownika pojawi się łączna kwota wypłaty.

Akord grupowy polega na wyliczeniu ‘udziałów’ dla pracownika przynależącego do danej grupy akordowej. Wyliczenie tego udziału to iloczyn czasu zapisanego w danym akordzie, współczynnika i stawki zaszeregowania pracownika.

1. definiujemy Akord grupowy, w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Typy akordów dodajemy akord grupowy (np. o nazwie akord_grupowy),
2. jako rodzaj akordu wybieramy: Grupowy, rozliczenie: Akord,
3. ponieważ praca w akordzie ma pomniejszać wynagrodzenie zasadnicze pracownika to pozostawiamy zaznaczony parametr Pomniejsza wynagrodzenie wg stawki zasadniczej [√],
4. zapisujemy zdefiniowany akord,
5. przechodzimy do Kadr na listę pracowników i dodajemy każdemu pracownikowi, który ma być rozliczony tym akordem, typ akordu: akord_grupowy. Akordy wykonywany jest np. od 1.06 br. do 30.06 br.,
6. każdy z pracowników ma przypisany współczynnik proporcjonalności (przykład w tabeli). Akord nie będzie rozliczany proporcjonalnie do stawki zaszeregowania – parametr niezaznaczony. Nanosimy wykonanie akordu_grupowego pracownikom na bieżący miesiąc:
   

   Pracownik	Współczynnik proporcjonalności	Wykonanie(ilość godzin)
   A	1.0000	20.0000
   B	2.0000	40.0000
   C	3.0000	64.0000

7. Wszystkim pracownikom wpisujemy dodatkową kwotę całościową akordu_grupowego np. 2.920,00zł. Można tu wykorzystać operację seryjną. W tym celu, po zaznaczeniu pracowników należy nacisnąć menu przy ikonie  i wybrać opcję Kwota akordu grupowego – operacje seryjne.
8. Na pytanie o korektę czasu pracy wybieramy TAK, pomniejszamy wynagrodzenie zasadnicze o pracę w akordzie,
9. Przechodzimy do wypłat pracowników, naliczamy wypłatę,
10. W wypłatach mamy wartości wynagrodzenia akordowego dla poszczególnych pracowników:
11. A: 200,00zł,
    B: 800,00zł,
    C: 1.920,00złSposób wyliczeń – ‘udziały’ poszczególnych pracowników w wypracowanej kwocie akordu_grupowego:
    A: 1.0000 (współczynnik) * 20 (godzin) = 20.00
    B: 2.0000 * 40 = 80.00
    C: 3.0000 * 64 = 192.00Suma udziałów dla całej grupy = 20 + 80 + 192 = 292
    Wartość udziału = 2.920,00 / 292 = 10
    Wartość akordów pracowników:
    A: 20 (udział) * 10 (wartość udziału) = 200,00zł
    B: 80 * 10 = 800,00zł
    C: 192 * 10 = 1.920,00zł.

1. w Konfiguracji/ Firma/ Ogólne/ Jednostki miary dodajemy jednostkę masy: np. Kg, opis: kilogramy,
2. w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Typy akordów dodajemy akord progresywny (np. nazwa: akord_progresywny),
3. jako rodzaj akordu wybieramy: Progresywny, rozliczenie: Akord,
4. ponieważ praca w akordzie nie ma pomniejszać wynagrodzenia zasadniczego pracownika, to nie zaznaczamy parametru Pomniejsza wynagrodzenie wg stawki zasadniczej [ ],
5. Akord będzie rozliczany ze względu na ilość wykonanych sztuk, więc parametr Rozliczenie godzinowe [ ] pozostaje niezaznaczony,
6. Z listy jednostek miary wybieramy zdefiniowaną wcześniej jednostkę: Kg – kilogram,
7. Określamy stawki dla poszczególnych progów, przykładowo:
   

   Dla ilości powyżej	Stawka jednostkowa w zł
   0.0000	1.0000
   100.0000	1.7542
   200.0000	2.2282
   300.0000	2.5002
   500.0000	3.5000

8. Zapisujemy zdefiniowany akord,
9. Wchodzimy na listę pracowników w Kadrach, zaznaczamy danego pracownika i naciskamy menu dostępnych opcji przy przycisku  wybieramy Akord,
10. Dodajemy nowy akord, naciskamy ikonę Dodaj, wybieramy akord_progowy. Akord wykonywany jest w miesiącu np. czerwcu bieżącego roku, czas wykonania: 45h 25 min, wykonano 268 kg wyrobu,
11. Ponieważ na formularzu akordu niezaznaczony jest parametr Rozliczenie godzinowe [ ], to podczas akceptacji listy akordów pracownika nie mamy zapytania o korektę czasu pracy,
12. Przechodzimy na naliczanie wypłaty za miesiąc czerwiec. Tu nie ma pomniejszenia wynagrodzenia zasadniczego, bo w kalendarzu nie było zmiany strefy czasu pracy. Element wypłaty akord_progresywny został wyliczony jako suma kwot dla poszczególnych progów akordu: 100kg * 1.000,00zł + 100kg * 1,7542zł + 68kg * 2,2282zł = 100 + 175,42 + 151,5176 = 426,9376. Po zaokrągleniu dostajemy kwotę 426,94zł.

1. W Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Typy akordów dodajemy akord prosty (nazwa: akord_prosty),
2. Jako rodzaj akordu wybieramy: Prosty, rozliczenie: Akord,
3. Ponieważ praca w akordzie ma pomniejszać wynagrodzenie zasadnicze pracownika, to pozostawiamy zaznaczony parametr Pomniejsza wynagrodzenie wg stawki zasadniczej [√],
4. Akord ilościowy jest rozliczany ze względu na czas wykonania, więc zaznaczamy parametr Rozliczenie godzinowe [√],
5. Określamy stawkę za 1 godzinę pracy 7,7500zł i zapisujemy zdefiniowany akord,
6. Wchodzimy na listę pracowników w Kadrach, zaznaczamy danego pracownika, dodajemy mu w kalendarzu nieobecność np. zwolnienie lekarskie np. od 1.06 br. – 5.06 br. Zapisujemy.
7. Po rozwinięciu menu dostępnych opcji przy przycisku  wybieramy opcję Akordy, dodajemy nowy akord tj., zdefiniowany akord_prosty,
8. Wpisujemy datę rozpoczęcia wykonywania akordu (pole obowiązkowe Wykonywany od1.06 br.),
9. Automatycznie pojawia się określona w Konfiguracji stawka za 1h,
10. Na listę wykonania akordu dodajemy rok: bieżący, miesiąc: czerwiec, czas: 80h,
11. Akceptujemy wypełniony formularz, na liście akordów pracownika widoczny jest dodany akord. Przy zapisie na listę akordów pojawia się pytanie: Czy skorygować czas pracy pracownika? Wybieramy odpowiedź TAK (chcemy, aby akord został naniesiony na kalendarz pracownika),
12. Wchodzimy na kalendarz (Nie)obecności pracownika i widzimy naniesioną strefę akordową w pierwszych 10 dniach pracy (10*8h=80h). Naniesiona nieobecność nie uległa zmianie.
13. Akceptujemy zmiany w czasie pracy pracownika i przechodzimy do wypłat pracowników,
14. Na wybranej liście płac etatowej rozliczamy akord, naliczamy wypłatę,
15. W wypłacie mamy pomniejszone wynagrodzenie zasadnicze o pracę w strefie akordowej oraz dodatkowy element Akord_prosty z wartością 620,00zł (80h * 7,75zł).

Sposób, w jaki wpisujemy informację o rzeczywistym czasie pracy zależy od tego, jaki rodzaj rozliczenia czasu pracy został wybrany w etacie pracownika.

Rozliczenie według kalendarza

Przy takim typie rozliczenia czas pracy czytany jest z kalendarza, jaki został wybrany dla danego pracownika. W przypadku, gdy pracownik nie miał żadnych odchyłek i nieobecności program przyjmuje, że czas pracy i czas normatywny (ten z grafika, który pracownik był zobowiązany przepracować) są sobie równe. W celu odnotowania odchyłki należy:

1. Wyświetlić formularz danych pracownika (przycisk  na liście pracowników).
2. Wcisnąć klawisz Nieobecności lub wyświetlić listę i wybrać Nieobecności.
3. Będąc na zakładce [Kalendarz] na formularzu czasu pracy wybrać dzień, który należy zmodyfikować.
4. Wyświetlić formularz dnia (klikamy 2 razy lewym klawiszem myszki lub przyciskiem lupki) i poprawić czas rozpoczęcia pracy lub sumaryczny czas pracy w ciągu dnia.
5. Na końcu wszystkie zmiany zapisujemy przyciskiem .

Rozliczenie według obecności

Ten sposób rozliczenia pociąga za sobą obowiązek uzupełnienia wszystkich dni pracy o rzeczywisty czas. Jeśli w danym dniu nie będzie modyfikacji zapisu program potraktuje to jako dzień pracy z zerową (0) ilością godzin. W ekstremalnym przypadku, gdy w ciągu miesiąca nie będzie ręcznie wprowadzonego ani jednego dnia pracy program policzy zerowy czas pracy (a odchyłka na minus będzie wynosiła tyle co norma z grafika). Sposób uzupełniania informacji o czasie pracy analogiczny jak w poprzednim przypadku.

Rozliczenie według zestawienia

Rozliczenie według zestawienia polega na podaniu sumarycznego czasu pracy (wraz z nadgodzinami), ilości przepracowanych dni, ilości nadgodzin 50%, 100%, świątecznych i nocnych.

Zwolnienie lekarskie

1. Można edytować dane kadrowe pracownika (Lista pracowników/ Formularz danych pracownika) lub tylko podświetlić nazwisko pracownika na liście pracowników w kadrach/ w oknie wypłat pracowników,
2. dostępna będzie ikona (Nie)obecności . Otwiera się formularz czasu pracy i nieobecność możemy wpisać z dwóch miejsc: bezpośrednio na zakładce [Kalendarz] lub przechodząc na zakładkę [Nieobecności]. W obu przypadkach nową nieobecność wpisujemy korzystając z klawisza  lub <INSERT>,
3. na formularzu wybieramy typ nieobecności, podajemy daty od i do (możemy je wpisać z ‘ręki’ lub wybrać z kalendarza, który wyświetli się po kliknięciu prawym klawiszem myszki). Jeśli jest to nieobecność typu ZUS zwolnienie chorobowe, uzupełniamy pola określające datę wystawienia, dostarczenia zwolnienia i powód nieobecności. W przypadku podania na zwolnieniu kodu choroby uzupełniamy również to pole,
4. na zakładce [Pozostałe] wpisujemy inne informacje związane z tą nieobecnością,
5. po uzupełnieniu wszystkich danych zapisujemy formularz przyciskiem ,
6. tak zapisana nieobecność pojawi się na liście nieobecności oraz w kalendarzu.

Urlop na żądanie

W przypadku rejestrowania nieobecności typu Urlop wypoczynkowy można określić, czy jest to urlop na żądanie.

1. Należy podświetlić kursorem pracownika, któremu zostanie dodany urlop na żądanie,
2. następnie nacisnąć ikonę (Nie)obecności  – dostępna jest z listy pracowników w kadrach, na formularzu danych kadrowych lub na wypłatach pracowników,
3. dodajemy nową nieobecność , wybieramy Typ nieobecności – Urlop wypoczynkowy,
4. na formularzu nieobecności należy zaznaczyć parametr Na żądanie,
5. następnie zapisać  formularz.

Na oknie listy nieobecności pracownika dostępna jest kolumna ‘Nieobecność na żądanie’, w której oznaczone są wykorzystane przez pracownika dni urlopu na żądanie.

Urlop wychowawczy

1. Można edytować dane kadrowe pracownika (Lista pracowników/ Formularz danych pracownika) lub tylko podświetlić nazwisko pracownika na liście pracowników w kadrach / w oknie wypłat pracowników,
2. dostępna będzie ikona  (Nie)obecności . Otwiera się formularz czasu pracy i nieobecność możemy wpisać z dwóch miejsc: bezpośrednio na zakładce [Kalendarz] lub przechodząc na zakładkę [Nieobecności]. W obu przypadkach nową nieobecność wpisujemy korzystając z klawisza  lub <INSERT>,
3. na Formularzu nieobecności – z listy typów nieobecności wybieramy urlop wychowawczy, podajemy daty od i do (możemy je wpisać z ‘ręki’ lub wybrać z kalendarza który wyświetli się po kliknięciu prawym klawiszem myszki),
4. na zakładce [Pozostałe] możemy odnotować imię i nazwisko dziecka, na które została udzielona nieobecność oraz inne informacje związane z tą nieobecnością,
5. po uzupełnieniu wszystkich danych zapisujemy formularz przyciskiem .

Tak zapisana nieobecność pojawi się na liście nieobecności oraz w kalendarzu.

Na pracodawcy spoczywa obowiązek wykazania nieobecności pracownika na deklaracji RSA z kodem przerwy 121 (122) oraz naliczenie składek: emerytalnej, rentowej i zdrowotnej. W tym celu w programie należy odnotować nieobecność „urlop wychowawczy”, będzie liczył się zasiłek w kwocie zerowej z poprawnymi składkami emerytalno-rentowymi i zdrowotną.