Z listy pracowników (Kadry) oraz z poziomu Formularza danych kadrowych pracownika dostępny jest przycisk . Rozwinięcie menu  wyświetla listę dostępnych opcji związanych z kalendarzem. Są to omawiane poniżej:

Kalendarze (plan pracy, harmonogramy) definiuje się w Konfiguracji firmy/ Płace/ Kalendarze, a przypisuje do pracownika na zakładce [Etat] w polu Kalendarz.

Plan pracy określa harmonogram (grafik) czasu pracy danego pracownika. Opcja ta pozwala na odnotowanie na pracowniku zmian w grafiku (np. zamiana dnia pracy z innym pracownikiem). W celu zmiany edytujemy formularz planu pracy, na którym możemy zmienić: typ dnia, godzinę rozpoczęcia i czas trwania pracy. W przypadku modyfikacji dnia „pracy” na „wolny” lub „świątecznych”, wpisana poprzednio godzina rozpoczęcia pracy oraz ilość godzin pracy jest zerowana.

Formularz ten zawiera także informację o tym, kto i kiedy wprowadził zmiany.

Przykład

W firmie wszyscy pracują 4 dni po 9 godzin, w poniedziałek 4 godziny. Dla wszystkich pracowników definiujemy jeden, wspólny kalendarz. W pewnym miesiącu pracownik uzyskał zgodę i zamiast w poniedziałek 4 godziny pracuje we wtorki. Aby to odnotować nie tworzymy nowego kalendarza tylko w Kadrach wyświetlamy Plan pracy i dokonujemy potrzebnych zmian. Wszystkie modyfikowane w planie pracy dni zaznaczane są w ten sposób:

Rzeczywiście przepracowany czas widoczny jest z poziomu (Nie)obecności na zakładce [Kalendarz] (dla pracowników rozliczanych wg Kalendarza i wg Obecności) lub na zakładce [Zestawienia] (wg Zestawienia).

W planie pracy oraz w kalendarzu (Nie)obecności na formularzu wejścia w dniu w polu Uwagi można wpisać opis dotyczący danego wejścia. Opis znajdujący się w polu Uwagi w danym wejściu jest wyświetlany na formularzu dnia w kolumnie Uwagi. Pole Uwagi można uzupełniać pojedynczo poprzez edycję danego dnia lub za pomocą opcji seryjnego wstawiania dni. Uwagi dotyczące poszczególnych wejść znajdujące się w planie pracy pracownika są dziedziczone do kalendarza (Nie)obecności i czasu pracy w aplikacji Comarch HRM.

Dodawanie Nieobecności dostępne jest pod ikoną  z kilku poziomów:

1. na Formularzu danych kadrowych, po prawej stronie klikamy ikonę   (Nie)obecności ,
2. z Listy pracowników (Kadry) – po zaznaczeniu pracownika należy nacisnąć wskazaną powyżej ikonę lub rozwinąć menu kontekstowe (prawy klawisz myszy) i wybrać opcję (Nie)obecności,
3. z poziomu Wypłat pracowników również można dodać nieobecność naciskając ikonę .

Przy dodaniu pracownikowi nieobecności, które mogą wpływać na wysokość należnego limitu urlopowego za dany rok wyświetlany jest komunikat: Należy przeliczyć limity urlopowe. Dotyczy to nieobecności, które w definicji mają zaznaczone parametry:

Przy dodawaniu nieobecności indywidualnie odnotowanie nieobecności (urlopu) dla pracownika niemającego limitu, jest możliwe, ale program ostrzega o braku limitu i dopiero po ponownym potwierdzeniu przez Operatora, nieobecność taka jest zapisywana.

Zwolnienie chorobowe

Należy wykonać kroki opisane powyżej. Nanosząc zwolnienie chorobowe należy uzupełnić:

• Typ nieobecności – Zwolnienie chorobowe,
• Czas trwania nieobecności – uzupełnić daty od-do trwania nieobecności,

Dotyczy wersji: 2019.0.1

• Liczba dni chorobowego w obrębie okresu zasiłkowego – informacja o wykorzystanej do tej pory łącznej liczbie dni chorobowego przypadającego w okresie zasiłkowym. Do limitu wliczane są poprzednie okresy nieprzerwanej niezdolności do pracy oraz okresy, między którymi wystąpiła przerwa, ale które dotyczą tego samego okresu zasiłkowego (zaznaczony parametr Kontynuacja okresu zasiłkowego). W limicie nie są uwzględniane dni zwolnienia chorobowego, przypadające w okresie, gdy pracownik nie miał prawa do zasiłku, rozliczone w wypłacie jako Okres wyczekiwania na zasiłek chorobowy. Podczas zapisu formularza nieobecności typu Zwolnienie chorobowe, która powodowałaby przekroczenie limitu 182/270 dni pojawi się odpowiedni komunikat z możliwością wyboru przez Użytkownika, czy cały okres nieobecności ma być zapisany jako zwolnienie chorobowe,  czy ma zostać podzielona i na dni powodujące przekroczenie limitu ma być wprowadzona nieobecność usprawiedliwiona niepłatna.

• Tytuł ubezpieczenia – uzupełniany jest automatycznie w przypadku, gdy zostanie wybrana jedna z nieobecności: urlop macierzyński lub urlop wychowawczy. Wówczas pojawi się odpowiedni kod ubezpieczenia, którego nie należy kasować ani modyfikować.
• Przyczyna – w przypadku wprowadzania zwolnień lekarskich, pole obowiązkowe, decyduje o sposobie rozliczania tej nieobecności. W programie dostępna jest stała lista przyczyn, którymi są:
  • • Nie dotyczy – wyświetlane dla nieobecności niebędących zwolnieniami chorobowymi,
    • Zwolnienie lekarskie – powód, jaki proponuje się standardowo przy wpisywaniu nieobecności „Zwolnienie chorobowe”,
  Dotyczy wersji: 2020.5

  • • Niezdolność do pracy/kwarantanna służb medycznych – zostanie policzony 100 % zasiłek z kodem 313,

  • Wypadek w pracy/ choroba zawodowa – zostanie policzony 100% zasiłek z kodem na RSA 314,
  • Wypadek w drodze do/z pracy – również 100%, ale najpierw wynagrodzenie za czas choroby (RSA z kodem 331), następnie zasiłek chorobowy 100% (313),
  • Zwolnienie w okresie ciąży – program wyliczy 100% wynagrodzenie, a później zasiłek chorobowy,
  • Zwolnienie spowodowane gruźlicą,
  • Nadużycie alkoholu,
  • Przestępstwo/wykroczenie – po wybraniu tego powodu program wylicza zerowy (0,00) zasiłek, na deklaracji RSA nieobecność wykazywana jest z kodem 151,
  • Badania dawcy/pobranie organów – 100% zasiłek (po 8.02.2005),
  • Leczenie szpitalne – zasiłek chorobowy (nie wynagrodzenie chorobowe) wypłacany jest w wysokości 70% podstawy wymiaru zasiłku.
  • Niepoprawne wykorzystanie zwolnienia-  po wybraniu tego powodu program wylicza  wynagrodzenie za czas choroby/zasiłek chorobowy w kwocie zerowej. Na deklaracji ZUS nieobecność jest wykazywana z kodem 151. Okres nieobecności wlicza się do okresu zasiłkowego.

Po zatwierdzeniu formularza , nieobecność pojawi się na liście i zostanie odnotowana w kalendarzu.

Zasiłki z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego wypłacane dla zleceniobiorców

Przepisy nie nakładają na zleceniodawcę wprost obowiązku odprowadzania zaliczki podatku od zasiłków wypłaconych osobom niebędącymi pracownikami. Jest to jednak dopuszczalne (i w praktyce bardzo często stosowane), ale uzależnione od zgody zleceniobiorcy.

Sposób opodatkowania/wykazania na PIT zasiłków ZUS zleceniobiorcy ustala użytkownik programu wskazując odpowiednią opcję na nieobecności.

Na formularzu nieobecności pracownika w grupie Zasiłek ZUS dla zleceniobiorcy niebędącego pracownikiem etatowym w polu Zaliczka podatku od zasiłku dostępne są następujące opcje:

W zależności od opcji na wypłacie generowane jest odpowiednie rozliczenie i tak dla opcji:

Zwolnienie chorobowe dla osoby, która ukończyła 50 r. życia

Z dniem 1.02.2009r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy skracająca okres wypłacania wynagrodzenia chorobowego finansowanego przez firmę dla pracowników powyżej 50-tego roku życia do 14 dni w roku (zamiast standardowych 33 dni obowiązujących nadal dla pozostałych pracowników).

Informacje te odnotować można na formularzu pracownika – zakładka [Inne informacje] – w sekcji „Niestandardowe wyliczenie„

Zaznaczenie u pracownika Chorobowe finansowane przez pracodawcę do [v] i wpisanie liczby dni równej 14 spowoduje, że dla takiego pracownika zasiłek chorobowy będzie wypłacany począwszy od 15-go dnia niezdolności do pracy z powodu choroby w roku (a nie od 34-go dnia).

Zgodnie wyjaśnieniami ZUS, wchodzące w życie 1 lutego skrócenie okresu wypłaty wynagrodzenia chorobowego, nie ma zastosowania do nieobecności ze stycznia 2009.

Wyjaśnienie ZUS „Zasiłek chorobowy dla pracowników, którzy ukończyli 50 rok życia” z dn. 30.01.2009r. opublikowane na stronie www.zus.pl

Od wersji 2013.0.1 programu Comarch ERP Optima na zakładce [Inne informacje] formularza danych kadrowych uzupełniono przy polu Chorobowe finansowane przez pracodawcę do: informację dotyczącą daty obowiązywania parametru. Na podstawie odnotowanej daty urodzenia pracownika wypełniane są automatycznie dane dotyczące skróconego do 14 dni okresu finansowania przez firmę wynagrodzenia za czas choroby i daty obowiązywania tego ustawienia.  Program ustawia datę zgodną z wymogiem ZUS, czyli pierwszym dniem roku następującego po roku, w którym pracownik ukończył 50 lat. Dodatkowo sprawdzana jest data obowiązywania ustawy i w przypadku pracowników, którzy ukończyli 50 lat przed 2009 rokiem ustawiana jest data graniczna 01.01.2009. Podczas naliczania wypłat pracowników sprawdzana jest dodatkowo data obowiązywania parametru Chorobowe finansowane przez pracodawcę. Dane odnotowywane są w ostatnim zapisie historycznym pracownika. Dane zostaną uzupełnione automatycznie przez program Comarch ERP Optima, jeżeli nie zostały one wcześniej wypełnione przez użytkownika programu.

Świadczenie rehabilitacyjne

Jeśli pracownik nabywa prawo do świadczenia rehabilitacyjnego, należy z listy typów nieobecności wybrać Urlop rehabilitacyjny.

Zasiłek opiekuńczy

W przypadku odnotowywania zasiłku opiekuńczego należy wybrać Typ nieobecności Urlop opiekuńczy (zasiłek) i dodatkowo w polu Przyczyna wybrać jedną z dostępnych opcji:

W polu Dziecko można wskazać dziecko, na które został udzielony urlop. Na rozwijanej liście wykazywane są dzieci wprowadzone na Listę członków rodziny z kodem stopnia pokrewieństwa 11 (dziecko własne, przysposobione lub dziecko drugiego małżonka).

Zwolnienie z FP/FGŚP- parametr  pozwala na automatyczne ustalenie okresu zwolnienia z naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przez okres 36 miesięcy od powrotu pracownika z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych. Podczas zapisu kalendarza (Nie)obecności przy zaznaczonym parametrze automatycznie zostanie ustalony okres zwolnienia z FP/FGŚP i zapisany na formularzu wskazanego dziecka na zakładce [4 Zwolnienie z FP/FGŚP].

Parametr jest automatycznie zaznaczany po ustawieniu dziecka w nieobecności związnaej z rodzicielstwem wprowadzonej dla pracownika-kobiety. Ze zwolnienia z FP/FGŚP w przypadku, gdy oboje rodziców korzystało z urlopów związanych z rodzicielstwem może korzystać tylko jeden pracodawca, dlatego w programie domyślnie ustawiane jest zwolnienie z tych składek dla pracownika-kobiety. W przypadku, gdy ze zwolnienia będzie korzystał pracownik-mężczyzna podczas wprowadzania urlopu związanego z rodzicielstwem należy samodzielnie  zaznaczyć parametr.

Urlop macierzyński (dodatkowy)

Dla odnotowania pracownikowi urlopu macierzyńskiego dodatkowego należy dodać nieobecność Urlop macierzyński dodatkowy. W polu Przyczyna należy wskazać odpowiednią przyczynę, która będzie miała wpływ na wysokość zasiłku macierzyńskiego(dodatkowego): 

W polu Dziecko można wskazać dziecko, na które został udzielony urlop. Na rozwijanej liście wykazywane są dzieci wprowadzone na Listę członków rodziny z kodem stopnia pokrewieństwa 11 (dziecko własne, przysposobione lub dziecko drugiego małżonka).

Zwolnienie z FP/FGŚP- parametr  pozwala na automatyczne ustalenie okresu zwolnienia z naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przez okres 36 miesięcy od powrotu pracownika z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych. Podczas zapisu kalendarza (Nie)obecności przy zaznaczonym parametrze automatycznie zostanie ustalony okres zwolnienia z FP/FGŚP i zapisany na formularzu wskazanego dziecka na zakładce [4 Zwolnienie z FP/FGŚP].

Parametr jest automatycznie zaznaczany po ustawieniu dziecka w nieobecności związnaej z rodzicielstwem wprowadzonej dla pracownika-kobiety. Ze zwolnienia z FP/FGŚP w przypadku, gdy oboje rodziców korzystało z urlopów związanych z rodzicielstwem może korzystać tylko jeden pracodawca, dlatego w programie domyślnie ustawiane jest zwolnienie z tych składek dla pracownika-kobiety. W przypadku, gdy ze zwolnienia będzie korzystał pracownik-mężczyzna podczas wprowadzania urlopu związanego z rodzicielstwem należy samodzielnie  zaznaczyć parametr.

Jeśli pracownik podczas urlopu macierzyńskiego dodatkowego pracuje na część etatu należy na formularzu nieobecności zaznaczyć parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego.

Urlop rodzicielski

Jeśli pracownik przebywa na urlopie rodzicielskim należy dodać nieobecność Urlop rodzicielski. W polu Przyczyna dostępne są przyczyny, wpływające na wysokość zasiłku macierzyńskiego (rodzicielskiego):

W przypadku ustawienia u pracownika łączenia pracy z urlopem rodzicielskim parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego zostanie zaznaczony w nieobecności typu urlop rodzicielski, która jest nierozliczona.

W polu Dziecko można wskazać dziecko, na które został udzielony urlop. Na rozwijanej liście wykazywane są dzieci wprowadzone na Listę członków rodziny z kodem stopnia pokrewieństwa 11 (dziecko własne, przysposobione lub dziecko drugiego małżonka). Edycja tego pola jest dostępna także na rozliczonych nieobecnościach. Dane wpisane w tym polu są wykazane na świadectwie pracy.

Imię i nazwisko dziecka, można wprowadzić również na zakładce [Pozostałe].  W sytuacji gdy uzupełniono zarówno pole Dziecko  jak i zakładkę  [Pozostałe] do świadectwa pracy pobierane będą dane z pola Opieka nad.

W polu Dziecko można wskazać dziecko, na które został udzielony urlop. Na rozwijanej liście wykazywane są dzieci wprowadzone na Listę członków rodziny z kodem stopnia pokrewieństwa 11 (dziecko własne, przysposobione lub dziecko drugiego małżonka).

Zwolnienie z FP/FGŚP- parametr  pozwala na automatyczne ustalenie okresu zwolnienia z naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przez okres 36 miesięcy od powrotu pracownika z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych. Podczas zapisu kalendarza (Nie)obecności przy zaznaczonym parametrze automatycznie zostanie ustalony okres zwolnienia z FP/FGŚP i zapisany na formularzu wskazanego dziecka na zakładce [4 Zwolnienie z FP/FGŚP].

Parametr jest automatycznie zaznaczany po ustawieniu dziecka w nieobecności związnaej z rodzicielstwem wprowadzonej dla pracownika-kobiety. Ze zwolnienia z FP/FGŚP w przypadku, gdy oboje rodziców korzystało z urlopów związanych z rodzicielstwem może korzystać tylko jeden pracodawca, dlatego w programie domyślnie ustawiane jest zwolnienie z tych składek dla pracownika-kobiety. W przypadku, gdy ze zwolnienia będzie korzystał pracownik-mężczyzna podczas wprowadzania urlopu związanego z rodzicielstwem należy samodzielnie  zaznaczyć parametr.

Urlop ojcowski

Pracownikowi przebywającemu na urlopie ojcowskim należy na kalendarzu (Nie)obecności wprowadzić nieobecność Urlop ojcowski.

W polu Dziecko można wskazać dziecko, na które został udzielony urlop. Na rozwijanej liście wykazywane są dzieci wprowadzone na Listę członków rodziny z kodem stopnia pokrewieństwa 11  (dziecko własne, przysposobione lub dziecko drugiego małżonka).  Edycja tego pola jest dostępna także na rozliczonych nieobecnościach. Dane wpisane w tym polu są wykazane na świadectwie pracy.

Imię i nazwisko dziecka, można wprowadzić również na zakładce [Pozostałe].  W sytuacji gdy uzupełniono zarówno pole Dziecko jak i zakładkę  [Pozostałe] do świadectwa pracy pobierane będą dane z pola Opieka nad .

W programie jest wprowadzona kontrola liczby dni urlopu ojcowskiego. Podczas wprowadzania nieobecności Urlop ojcowski na formularzu nieobecności wyświetlana jest informacja o wykorzystanej do tej pory liczbie dni urlopu ojcowskiego łącznie z wprowadzaną nieobecnością, na dane dziecko (jeśli w bieżącej nieobecności zostało wskazane dziecko w polu Dziecko lub w ciągu 1 roku (jeśli w bieżącej nieobecności nie zostało wybrane dziecko )

W trakcie zapisu formularza nieobecności Urlop ojcowski, która powodowałaby przekroczenie limitu 14 dni pojawi się odpowiedni komunikat z możliwością wyboru czy nieobecność ma być zapisana pomimo przekroczenia limitu czy Użytkownik chce ją edytować i zmienić okres.

W sytuacji gdy na formularzu nieobecności Urlop ojcowski zostało wskazane dziecko dla którego uzupełniono datę urodzenia, podczas zapisu formularza program weryfikuje, czy ukończyło 1 rok (dzieci urodzone od 26. 04.2023r.) lub 2 lata (dzieci urodzone do 26. 04.2023r) na datę DO nieobecności. Gdy wiek dziecka przekroczy określony wiek pojawi się odpowiedni komunikat.

Podczas seryjnego wstawiania nieobecności w trybie automatycznym w razie wpisania nieobecności Urlop ojcowski w wymiarze, który spowodowałby przekroczenie limitu 14 dni, nieobecność nie zostanie dodana, a w logu pojawi się odpowiednia informacja. Podczas importu nieobecności z arkusza Excel, z Comarch ERP Migrator nie ma kontroli limitu dni urlopu ojcowskiego

Zwolnienie (siła wyższa)

Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika.

W celu odnotowania zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, w programie należy  dodać nieobecność  Zwolnienie (siła wyższa) (2dni)  lub Zwolnienie (siła wyższa) (2dni)/godz.

Po odnotowaniu pracownikowi powyższych nieobecności w wypłacie jest naliczany składnik ‘Wynagr. za czas zwol. (siła wyższa)’ w wysokości 50% wynagrodzenia.

Dni wolne na poszukiwanie pracy

Nieobecność służy do odnotowania zwolnienie na poszukiwanie pracy (art. 37 kodeksu pracy). Nieobecność pomniejsza wynagrodzenie zasadnicze oraz czas pracy pracownika. Po odnotowaniu pracownikowi nowej  nieobecności, w wypłacie zostanie naliczony składnik ‘Wynagr. za wolne na poszukiwanie pracy’, wyliczony jak urlop  okolicznościowy.

Dni wolne z tyt. krwiodawstwa

Dni wolne z tyt. krwiodawstwa.  Nieobecność  służy  do odnotowania  nieobecności związanej z oddawaniem krwi przez pracownika.  Nieobecność pomniejsza wynagrodzenie zasadnicze oraz czas pracy pracownika. Po odnotowaniu pracownikowi nowej  nieobecności, w wypłacie zostanie naliczony nowy składnik ‘Wynagr. za wolne z tyt. krwiodawstwa’, wyliczony jak urlop  okolicznościowy.

Formularz danych kadrowych

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługują­cego mu po przepracowaniu roku.

Na formularzu danych kadrowych pracowników podejmujących pierwszą pracę należy zaznaczyć na zakładce [Etat] parametr Limit urlopu – pierwsza praca, który ma wpływ na sposób naliczenia limitu urlopu wypoczynkowego w pierwszym roku zatrudnienia. W module Płace i Kadry Plus jest możliwość zaznaczenia/odznaczenia tego parametru poprzez Seryjną zmianę pola dla zaznaczonych pracowników.

Ogólne zasady wyliczenia limitu urlopu – pierwsza praca

Dla pracowników podejmujący pierwszą pracę nalicza się standardowy limit nieobecności Urlop wypoczynkowy. Limit urlopu wypoczynkowego nalicza się w wysokości 1/12 rocznego limitu, za każdy przepracowany miesiąc.

Liczenie okresów „miesięcznych” uzależnione jest od parametru w konfiguracji Limit urlopu dla pracownika tymczasowego/pierwsza praca – miesiąc równy 30 dni oraz Limit urlopu pierwsza praca – upływ miesiąca w dniu, który datą poprzedza dzień zatrud.

W przypadku zaznaczenia obu parametrów  limit urlopu dla pracownika podejmującego pierwszą pracę wyliczany jest zgodnie z parametrem Limit urlopu pierwsza praca – upływ miesiąca w dniu, który datą poprzedza dzień zatrud.

Parametr Limit urlopu dla pracownika tymczasowego/pierwsza praca – miesiąc równy 30 dni – działanie: 

Przy naliczaniu limitu urlopu wypoczynkowego nie stosuje się zaokrąglenia w górę do pełnych dni i nie uwzględnia się niepełnych miesięcy.

Parametr Limit urlopu pierwsza praca – upływ miesiąca w dniu, który datą poprzedza dzień zatrud.  – działanie: 

Podczas zapisu nieobecności Urlop wypoczynkowy dla pracownika podejmującego pierwszą pracę wprowadzona jest kontrola limitu urlopu wypoczynkowego, aby należny za dany miesiąc urlop można było wykorzystać dopiero po upływie miesiąca pracy. W przypadku próby wprowadzenia większej niż przysługująca liczby dni urlopu pojawia się komunikat: „Przekroczono limit nieobecności na ten miesiąc. Czy chcesz kontynuować ?” z możliwością wyboru czy nieobecność ma być zapisana jako urlop wypoczynkowy pomimo przekroczenia limitu czy Użytkownik chce ją edytować i zmienić okres.

W związku ze zmianami przepisów od 1.01.2016 r. pracownik może wykorzystywać urlop opiekuńczy kp. 188 na godziny lub dni. Do naliczenia przysługującego pracownikowi limitu urlopu opiekuńczego na dni służy standardowy limit Urlop opiekuńczy kp 188 (2dni), który jest powiązany z nieobecnością Urlop opiekuńczy kp 188 (2dni). W przypadku urlopu opiekuńczego udzielanego na godziny należy dodać pracownikowi limit Urlop opiekuńczy kp.188/godz. i powiązaną z nim nieobecność Urlop opiekuńczy kp 188 (2dni)/godz.

Limit Urlop opiekuńczy kp.188/godz. jest liczony proporcjonalnie do wymiaru etatu i przeliczany na godziny. Wyliczony limit podlega zaokrągleniu w górę do pełnych godzin. Limit Urlop opiekuńczy kp 188 (2dni) zawsze jest naliczany w wysokości 2 dni niezależnie od wymiaru etatu pracownika. Wykorzystany przez pracownika urlop opiekuńczy kp. 188 jest wykazywany w świadectwie pracy.

Formularz limitu zawiera następujące informacje: 

Nieobecności nieusprawiedliwione, urlop bezpłatny, trwające co najmniej miesiąc pomniejszają limit urlopu wypoczynkowego o 1/12 za każdy miesiąc nieobecności, jeśli pracownik po takiej nieobecności powraca do pracy w trakcie danego roku kalendarzowego.

Podczas wpisywania nieobecności typu urlop wypoczynkowy, należny limit urlopu jest pomniejszany godzinowo zgodnie z obowiązującą pracownika normą czasu pracy w okresie, w którym korzysta z urlopu. W bazie danych jest zapisywana informacja o godzinowej wysokości limitu w przeliczeniu na pełny wymiar etatu, w danych pracownika jest wyświetlana zarówno ta wartość, jak i limit godzinowy dla aktualnego wymiaru etatu pracownika. W związku z tym przy zmianie wymiaru etatu pracownika w trakcie roku, jest widoczna prawidłowa informacja również w limitach nieobecności za dany rok.

Podstawa wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy liczona ze średniej z wypłat z poprzednich miesięcy również jest wyliczana z dokładnością do godziny.

Program pozwala na wprowadzenie nieobecności powodującej przekroczenie limitu. W takim przypadku program wyświetla ostrzeżenie, a liczba dni pozostałych do wykorzystania przyjmuje ujemne wartości.

Może zaistnieć taka sytuacja, że w danych pracownika odnotowaliśmy nieobecność, a później w Konfiguracji firmy/Typy nieobecności powiązaliśmy nieobecność z limitem. Podczas wpisywania limitu u pracownika program „zobaczy” wcześniej odnotowaną absencję i wykaże w polu Wykorzystano. Pozostała część limitu wyświetli się w polu Pozostało.

Limity nieobecności – pozwalają na odnotowanie informacji o przysługującym i wykorzystanym limicie. Domyślnie w programie zostały zdefiniowane progi urlopowe dotyczące limitu dotyczące urlopu wypoczynkowego (20, 26 dni), limit urlopu wypoczynkowego dla pracowników młodocianych, limit urlopu dodatkowego dla pracowników z niepełnosprawnością, limit urlopu opiekuńczego nad zdrowym dzieckiem (kp.188) rozliczany w dniach i godzinach.

Lista limitów nieobecności pracownika zawiera informacje o:

Dla urlopów rozliczanych w dniach (np. urlop opiekuńczy art. 188 Kp) kolumny, dotyczące limitu przeliczanego na godziny są wypełniane zerami.

Dodatkowo na formularzu można filtrować limity po latach poprzez zaznaczenie flagi „zawęź do roku” i wpisaniu konkretnego roku. Jeżeli flaga nie jest zaznaczona, to na liście wyświetlają się wszystkie limity, które miał przyznane pracownik.

Z poziomu listy limitów nieobecności pracownika dostępna jest funkcja przelicz wybrany limit   z dwoma opcjami do wyboru: automatycznie przeliczony zostanie pojedynczy limit za wybrany rok lub wszystkie limity nieobecności za dany rok, bez konieczności otwierania kolejno formularzy poszczególnych limitów, przydatne np. po zmianie wymiaru etatu w trakcie roku, czy po uzupełnieniu historii zatrudnienia (wykształcenia) pracownika powodującej zwiększenie stażu pracy uwzględnianego przy wyliczaniu limitu. Jeżeli na liście wyświetlone są limity za kilka lat i uruchomimy opcje pojedynczego przeliczanie limitów, to przeliczy się tylko limit, z tego roku, który był wpisany w polu „zawęź do roku”.

Przy dodawaniu i przeliczaniu standardowego limitu dla urlopu wypoczynkowego u pracownika – proponuje się należny limit w wysokości wyliczonej na podstawie ogólnego stażu pracy i nauki. Przy automatycznym naliczaniu program pobiera dane o stażu z następujących formularzy kadrowych:

Procedura uwzględnia również niewykorzystany limit urlopowy z poprzedniego roku.

W module Płacy i Kadry Plus udostępniona jest funkcjonalność odbierania nadgodzin. Do odnotowania odbioru nadgodzin służy dostępna na formularzu dnia w kalendarzu czasu pracy pracownika kolumna Nadg. z rozwijaną listą znaczników:

Formularz dnia pracy pracownika – kolumna Nadgodziny

AKRONIM	Płatne (% wynagrodzenia zasadniczego)	Wliczać do czasu pracy	Wliczać do czasu do wyliczenia nadgodzin
O.BM	Zgodnie ze strefą (0%)	Jak strefa (Nie)	Nie
O.NM	Zgodnie ze strefą (100%)	Jak strefa (Tak)	Nie
W.PŁ	Zgodnie ze strefą (100%)	Jak strefa (Tak)	Tak
W.NP	Zgodnie ze strefą (0%)	Jak strefa (Nie)	Tak

Sposób zapłaty i wliczania do czasu pracy będzie odczytywany ze strefy, którą opisuje dany znacznik.

Z tabeli wynika, że opisy „O.NM” i „W.PŁ” uwzględniane są wyłącznie dla wejść odnotowanych jako strefy wliczane do czasu pracy, a dwa pozostałe – wyłącznie dla stref niewliczanych do czasu pracy. Zapisy na definicji dnia są sprawdzane, w przypadku błędnego wypełnienia zapisu pojawi się komunikat: Niepoprawnie wypełniono kolumnę z rozliczeniem nadgodzin/niezgodność z definicją strefy.

Należy poprawić wszystkie niezgodności, w przeciwnym wypadku program nie pozwoli zapisać naniesionych zmian w danym dniu.

Przy wyliczaniu nadgodzin licząc czas przepracowany w danych strefach: 

Innym sposobem ewidencjonowania czasu pracy jest wypełnienie zestawienia czasu pracy. Dodanie zestawienia czasu pracy jest możliwe, gdy na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce [Etat] została wybrana opcja Rozlicz. czasu pracy wg Zestawienia.

Aby dodać zestawienie należy  z poziomu formularza danych kadrowych pracownika lub listy pracowników przejść do Nie(obecności) a następnie wybrać zakładkę [3.Zestawienia].

Zakładka [Ogólne] – tu należy podać:

Przez rzeczywisty czas pracy należy rozumieć ilość godzin i dni jakie pracownik faktycznie przepracował. W sytuacji, gdy w danym miesiącu pracownik był nieobecny należy w kalendarzu Nieobecności odnotować jej rodzaj i czas trwania, a w zestawieniu podać czas przepracowany.

Program, zgodnie z kalendarzem wybranym w etacie, wyświetli normę czasu pracy (w godzinach i dniach), jaką pracownik był zobowiązany w danym okresie przepracować. W celu odnotowania nadgodzin należy uzupełnić pola informujące o łącznej liczbie nadgodzin 50%, 100% i nocnych. W ten sam sposób wpisujemy liczbę godzin pracy w nocy.

Godziny nocne standardowo zdefiniowane są pomiędzy 21.00 a 7.00, należy dostosować zapis do godzin nocnych obowiązujących w firmie (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Konfiguracja kalendarzy).

W zestawieniu zawsze wpisujemy okres pełnego miesiąca. Wyjątek stanowi miesiąc, w którym zatrudniamy/zwalniamy pracownika w trakcie miesiąca – podajemy faktyczny okres zatrudnienia oraz sytuacja, gdy w trakcie miesiąca wykonano aktualizacje danych – zestawienie wpisujemy za każdy okres oddzielnie. Przy wpisywaniu nowego zestawienia czasu pracy domyślnie podpowiada się okres od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca zgodnego z datą bieżącą ustawioną w programie. Jeśli zestawienie za ten okres już istnieje, to ustawia się okres miesiąca następnego w stosunku do ostatnio wpisanego. W przypadku, gdy pracownik jest zatrudniony/zwolniony w trakcie wybranego miesiąca to zakres podpowiadanych dat dodatkowo ograniczony do okresu zatrudnienia/zwolnienia.

Zakładka [Pozycje] – dotyczy szczegółowego rozpisania w jakiej strefie (strefach) czasu pracy przepracował pracownik. Dostępne są tu identyczne pola, jak na zakładce [Ogólne].

W module Płace i Kadry Plus dodatkowo dostępne są pola powiązane ze strukturą organizacyjną firmy, to znaczy: wydział i projekt. Pozwala to na precyzyjne określenie czasu przepracowanego na poszczególnych wydziałach, projektach.

Jest to domyślne ustawienie dla każdego nowo dodawanego do bazy pracownika. Na formularzu danych kadrowych, zakładka [Etat] pole Rozlicz. czasu pracy – według  kalendarza. Ustawienie to oznacza, że faktyczny czas pracy pracownika domyślnie zostanie wypełniony planem pracy w danym miesiącu. Wszelkie odchyłki od planu pracy (nadgodziny, czas pracy poniżej normy) powinny być naniesione przez użytkownika z poziomu Nieobecności zakładka [Kalendarz]. Dany dzień można edytować klawiszem <ENTER> lub poprzez dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszki.

W kalendarzu (czas pracy) widoczne są również odnotowane nieobecności pracownika.

Dzień na kalendarzu może przyjmować różne kolory belek:

– dzień wolny od pracy (np. sobota),

– dzień świąteczny (niedziela lub święto),

– dzień pracy tj. obecności w pracy został zmieniony, zmodyfikowano czas pracy (np. odnotowano nadgodziny) w określonej strefie (PP – czas pracy podstawowy),

– dzień pracy tj. obecności w pracy został zmieniony, wielokropek na belce oznacza, że wprowadzono czas pracy w kilku strefach, strefy wyświetlane są w tooltipie 

– z nazwą nieobecności oznacza nieobecność,

 – oznacza nieobecność na część dnia. W ten sposób oznaczana jest również nieobecność anulowana. Po wybraniu strzałki pojawia się lista nieobecności,

– z nazwą nieobecności na niebiesko oznacza nieobecność korygowaną,

 – informacje o czasie pracy zostały pobrane z pliku, który zawierał dane z RCP (Rejestratora Czasu Pracy dostępnego w module Płace i Kadry Plus),

– po wprowadzeniu na formularzu dnia w polu Odbiór nadgodzin znacznika w danym dniu: BM (czerwona czcionka), O.NM (czarna czcionka) – oznacza to nadgodziny do odbioru (Płace i Kadry Plus),

 – po wybraniu na formularzu dnia w polu Odbiór nadgodzin PŁ(czcionka czerwona) lub W.NP (czcionka czarna) – oznacza określenie godzin, na które zostanie udzielony czas wolny za nadgodziny (Płace i Kadry Plus),

 – oznaczenie dnia pracy pracownika łączącego pracę na część etatu z urlopem rodzicielskim,

Z poziomu zakładki [Kalendarz] (czas pracy) możliwe jest: dodawanie lub usuwanie (nie)obecności, kopiowanie dni pracy, seryjne wstawianie lub usuwanie dni  – pozwala w sposób seryjny zdefiniować dzień pracy z ewentualnym podziałem na poszczególne wydziały oraz projekty (moduł Płace i Kadry Plus).

Seryjne wstawianie dni pracy

Jeżeli w planie pracy przypisane są w poszczególnym dniu strefy wliczane do czasu pracy i jednocześnie na ten dzień użytkownik rejestruje nieobecność to program automatycznie podmienia strefę na podstawową pod warunkiem, że zaznaczony jest parametr w pozycji Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Kalendarze – Modyfikowanie planu pracy przez nieobecność.

Podmiana stref działa dopiero przy zapisywaniu nieobecności, czyli przy zapisie formularza pracownika.

Jeżeli pracownik rozliczany jest wg Obecności (zakładka [Etat]) to na zakładce [Kalendarz]dostępnej z (Nie)obecności dni nie zostaną automatycznie wypełnione czasem pracy. W tym przypadku, należy odnotować faktyczny czasy pracy pracownika, łącznie z nadgodzinami, czasem pracy poniżej normy stosując opcję Seryjne wstawianie dni, kopiowania dni pracy lub wprowadzając czas pracy w każdym dniu oddzielnie.

Kopiowanie zdefiniowanych dni pracy

Kopiowanie polega na zaznaczeniu jednego lub kilku zdefiniowanych dni i wybraniu z menu kontekstowego opcji Kopiuj lub naciśnięciu skrótu klawiszowego <CTRL>+<C>. Aby zaznaczyć kilka dni należy trzymając wciśnięty klawisz <CTRL> kliknąć kursorem na dowolne dni. W przypadku zaznaczenia dnia niezdefiniowanego lub dni zdefiniowanych i niezdefiniowanych opcja Kopiuj jest niedostępna.

Po skopiowaniu dnia/dni można jego/ich definicję wstawić na inne, dowolne dni. Wstawianie polega na zaznaczeniu dnia/dni i wybraniu z menu kontektowego opcji Wklej lub naciśnięciu skrótu klawiszowego <CTRL>+<V>. Wklejanie wykonywane jest dla zaznaczonych dni niezależnie od tego, czy były wcześniej zdefiniowane, czy niezdefiniowane. Wklejanie kopiowanych ustawień dnia nie jest wykonywane na dni, w których pracownik ma nieobecności. Jeśli wśród zaznaczonych dni jest co najmniej jeden dzień z nieobecnością, to opcja Wklej jest nieaktywna.

W przypadku kopiowania jednego dnia można go wkleić na inny dzień lub dowolne dni (nie muszą być kolejne). Jeśli kopiowane było kilka dni wklejanie jest dostępne po zaznaczeniu tylko jednego dnia. Oznacza to, że z jednego dnia można skopiować ustawienia na dowolną liczbę innych zaznaczonych dni, z kolei kopiowanie ustawień z grupy dni może być wykonane na grupę (serię dni) zaczynających się od dnia zaznaczonego przed wybraniem opcji Wklej.

Po wykonaniu wklejania każdy ze wskazanych dni będzie miał takie same ustawienia, dotyczące listy wejść z przypisanymi godzinami i strefami, jak dzień, z którego zrobiono kopię.

Na zakładce [Kalendarz] wyświetlane są informacje na temat wymiaru i czasu pracy pracownika w danym miesiącu. Dodatkowo w polu Wykorzystane nadgodziny wykazywane są godziny, za które wypłacono dopłaty do nadgodzin 50% i 100% od początku danego roku kalendarzowego, w polu Praca zdalna okazj. w mies. wyświetlana jest ilość dni w miesiącu, w których była wykonywana praca w strefie ‘Czas pracy wykonywanej zdalnie’.

Funkcjonalność pozwala na zwiększenie wydajności na dużych bazach, z wypłatami naliczonymi za kilka lat. Funkcja archiwizacji wypłat dostępna jest na liście pracowników w Kadrach, . po rozwinięciu opcji Inne  dostępnej na pasku narzędziowym. Archiwizacja wypłat możliwa jest do wykonania przez operatora posiadającego status administratora i nie mającego ustawionej blokady Dostęp do kadr bez danych płacowych. Archiwizować można wypłaty zamknięte lub zaksięgowane. W przypadku braku wypłat, które można zarchiwizować w danym okresie w logu wyświetlany jest komunikat: Imię i nazwisko: nie posiada zamkniętych wypłat do archiwizacji w danym okresie.

Wypłaty o statusie Archiwalna nie są uwzględniane przy liczeniu bieżących wypłat. Dla poprawności wyliczania bieżących wypłat konieczne jest, by nie były zarchiwizowane wypłaty uwzględniane do wyliczenia kwot w bieżących wypłatach. Z tego względu nie można zmieniać statusu na Archiwalne wypłat: 

 

• dla wszystkich: z okresu do półtora roku wstecz w stosunku do miesiąca za który będą dopiero naliczane wypłaty, ze względu na liczenie średniej do podstaw zasiłków chorobowych,
• dla pracowników mających niespłacone pożyczki, z okresu obejmującego wypłatę pożyczki i dotychczasowe spłaty do niej (będzie je można zarchiwizować, gdy pożyczka zostanie całkowicie spłacona),
• w przypadku liczenia dodatków wg algorytmu 12 z wykorzystaniem wzorców płacowych – wypłaty z tylu poprzednich miesięcy, z ilu mają być uwzględniane.

 

Po uruchomieniu ikony Archiwizacja wypłat  możliwe są do wyboru dwie opcje Archiwizuj wypłaty i Przywróć wypłaty z archiwum oraz wskazanie zakresu miesięcy, za które chcemy wykonać daną operację. Archiwizacji podlegają wypłaty naliczone na listach płac mających miesiąc deklaracji z podanego zakresu – istotny jest miesiąc deklaracji, a nie okres Od – Do za jaki naliczono wypłaty.

Wypłaty o statusie archiwalna i listy płac z wypłatami archiwalnymi są oznaczone za pomocą specjalnej ikony  w kolumnie Archiwalna/e, która jest domyślnie ukryta.

Na formularzu wypłaty archiwalnej widoczne są zakładki [Ogólne], [Podatki], [Ubezpieczenie], [Szczegóły]. Zakładki [Ogólne], [Podatki] i [Ubezpieczenie] są takie same jak dla zwykłych wypłat etatowych. Na zakładce [Szczegóły] widoczne są gałęzie Wypłata i Element. W wypłacie archiwalnej nie jest widoczny opis analityczny