Formy płatności definiuje się w Start/Konfiguracja/Firma/KasaBank/Formy płatności.

Użytkownik programu może zdefiniować własne formy płatności. Warto przy tym pamiętać, że program w pewnych przypadkach ułatwia konfigurowanie form płatności:

• W chwili pierwszego uruchomienia nowej bazy danych pojawia się kreator, który umożliwia m.in. założenie pierwszego rejestru dla rachunku bankowego. Jeśli użytkownik z niego skorzysta – program automatycznie skojarzy formę płatności przelew z tworzonym rejestrem bankowym.
• Jeśli użytkownik nie skorzysta z kreatora to w chwili założenia pierwszego rejestru bankowego (bezpośrednio w Module dostępowym Kasa/Bank)– program automatycznie skojarzy ten rejestr z formą płatności przelew.
• Jeśli użytkownik zakłada kolejny rejestr dla rachunku bankowego złotówkowego – program zaproponuje utworzenie dodatkowej formy płatności skojarzonej z tym rejestrem.

Lista form płatności obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku.

Jeżeli forma płatności została już wykorzystana w systemie (istnieje dokument rozliczany tą formą płatności), to nie jest możliwa zmiana nazwy ani typu płatności (dopuszczamy tylko zmianę domyślnego terminu i domyślnego rejestru oraz oznaczenie czy forma jest aktywna czy nie).

Usunięcie pozycji jest możliwe tylko w przypadku, gdy nie ma w systemie wystawionego żadnego dokumentu związanego z kasowaną formą płatności.

Dla nowej formy płatności określamy:

Nazwa – nazwa definiowanej formy płatności o długości maksymalnie do 20 znaków.

Typ – wskazanie na jedną z czterech podstawowych form płatności, o którą opieramy definicję nowej formy.

Rejestr – każda forma płatności musi być skojarzona z rejestrem domyślnym prowadzonym w PLN. Na liście dostępnych rejestrów widoczne będą tylko rejestry prowadzone w walucie systemowej (PLN).

Termin – domyślny termin płatności związany z formą płatności (ilość dni)

Terminal płatniczy –  parametr wykorzystywany dla płatności dokonywanych przez terminal płatniczy, jest aktywny tylko dla typu płatności Karta, dla innych typów płatności parametr jest nieaktywny. Jeżeli parametr zostanie zaznaczony, wówczas nie jest możliwa zmiana wartości w polu Termin.

Płatność KSeF – w tym polu istnieje możliwość powiązania form płatności istniejących w systemie Comarch ERP Optima z formami wymaganymi przez KSeF. Opcje dostępne do wyboru w polu Płatność KSeF to:

• gotówka
• karta
• bon
• czek
• kredyt
• przelew

Płatnik – możliwość wskazania podmiotu, na który będą tworzone płatności w module Kasa/Bank, w przypadku wyboru tej formy płatności na dokumencie.

Domyślna – forma płatności wskazana jako domyślna będzie podpowiadana na karcie nowo dodawanego kontrahenta. Parametr może być zaznaczony najwyżej na jednej formie płatności. Jeżeli inna forma płatności oznaczona jest już jako domyślna, po zaznaczeniu parametru Domyślna na nowej formie płatności następuje jego odznaczenie na wcześniejszej formie płatności.

Czy forma płatności jest zablokowana – decydujemy, czy forma płatności ma być aktywna (dostępna) na nowo powstających dokumentach. Tę funkcję można wykorzystać, gdy używana do tej pory forma płatności przestaje obowiązywać. Na starych dokumentach, na których ją kiedyś wykorzystaliśmy – pozostanie. Przy wystawianiu nowych nie będzie widoczna na liście dostępnych aktualnie płatności.

Rachunki walutowe a formy płatności

Dodatkowo z każdą formą płatności można powiązać dodatkowo rejestry walutowe. Informacje o obsługiwanych rejestrach walutowych wprowadza się na liście widocznej w dolnej części okna. Dodając nowy rejestr na liście pojawiają się tylko rejestry prowadzone w walutach obcych. Po wybraniu rejestru, program automatycznie uzupełnia informację o walucie.

W chwili wprowadzania dokumentu program sprawdza, w jakiej walucie jest wystawiany dokument, a następnie – jakie rejestry są skojarzone z wybraną formą płatności:

• Jeśli dokument jest w PLN – zapis/ płatność w Kasie/Banku jest wprowadzana w rejestrze domyślnym (złotówkowym).
• Jeśli dokument jest w walucie, która jest przypisana do wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze skojarzonym z daną walutą.
• Jeśli dokument jest w walucie, która nie jest uzupełniona dla wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze domyślnym (złotówkowym).

Dzięki takiemu rozwiązaniu wykorzystując jedną formę płatności można wprowadzać zapisy/ płatności do rejestrów w różnych walutach.

Użytkownicy, którzy nie posiadają rachunków walutowych, przypisują tylko rejestr domyślny (złotówkowy). W takim przypadku, niezależnie od waluty dokumentu, w Kasie/Banku będą one rejestrowane zawsze na rachunku (w kasie) złotówkowej.

Jeśli użytkownik prowadzi rachunek w walucie obcej i chce, by wszystkie płatności do dokumentów wystawianych w takiej walucie były tam automatycznie rejestrowane na rachunku walutowym – powinien odpowiedni rejestr walutowy przypisać do formy płatności. Wtedy program wszystkie płatności w danej walucie automatycznie zapisze w rejestrze walutowym. Natomiast płatności do dokumentów w złotówkach oraz innych walutach – będą zapisywane w rejestrze złotówkowym.

• Na początek roku,
• Na koniec roku.

Numer – pole nieedytowalne, ponieważ numeracja pozycji zestawienia jest nadawana automatycznie przez program zgodnie ze zdefiniowanym schematem numeracji w nagłówku zestawienia.

Nie sprawdzaj istnienia kont – zaznaczenie tego pola pozwala na przeliczenie wybranego Zestawienia również w przypadku braku w Planie Kont konta o numerze podanym w pozycji Zestawienia. Największe znaczenie ma w przypadku przeliczania zestawienia za dwa różne okresy obrachunkowe.

Nazwa – pozwala na nadanie nazwy pozycji zestawienia np. AKTYWA.

Kwota – zawiera symboliczny zapis kwoty, jaka przypisana jest do danej pozycji. Przy zapisie kwoty można używać wszystkich operacji matematycznych oraz predefiniowanych funkcji konta takich jak: Bilans Otwarcia DT, ObrotyDt, SaldoCt, Persaldo itp. Możliwe jest także używanie pozycji innych zestawień np. RachunekWyników(A.1.). Obok kwoty znajduje się przycisk wizarda  (kreatora definicji, która wyświetlana jest w polu Kwota) .

Sumowanie ze znakiem – decyduje z jakim znakiem dana pozycja będzie sumowana. Do wyboru:

• Plus – sumowanie pozycji ze znakiem „plus”,
• Minus – sumowanie pozycji ze znakiem „minus”,
• Bez sumowania – jak nazwa wskazuje, pozycja nie będzie brana do sumowania.

Typowym zestawieniem o strukturze wielopoziomowej jest Bilans firmy.

Na najwyższym poziomie definiowane są strony bilansu AKTYWA i PASYWA. Pozycje wyższego poziomu są zwykle sumą pozycji niższych. Pozycje nierozwijalne (nieposiadające pozycji niższych poziomów) zawierają wyrażenia będące operacjami arytmetycznymi (dodawania lub odejmowania) na saldach (kredytowym, debetowym lub per saldo) kont księgowych (syntetycznych lub analitycznych).

Ponieważ istota definiowania bilansu polega na określaniu hierarchii pozycji, zostanie to pokazane na przykładzie fragmentu bilansu o czterech poziomach przedstawionego poniżej:

• poziom 1: Aktywa (pozycja 1), Pasywa (pozycja 2),
• poziom 2: to m.in.: Aktywa zmniejszające kapitały własne (pozycja 1.1), Majątek trwały (pozycja 1.2), Kapitały własne (pozycja 2.1),
• poziom 3: dla pozycji Majątek trwały: Rzeczowe i zrównane z nimi składniki majątku trwałego (pozycja 1.2.1), Wartości niematerialne i prawne (pozycja 1.2.2),
• poziom 4: dla pozycji Rzeczowe i zrównane z nimi składniki majątku trwałego to m. in.: Budynki i budowle (pozycja 1.2.1.2), Maszyny (pozycja 1.2.1.3), Środki transportu (pozycja 1.2.1.2).

Nierozwijalne pozycje to m. in.: Należne wpłaty na poczet kapitału (pozycja 1.1.1), Budynki i budowle (pozycja 1.2.1.2), Środki transportu (pozycja 1.2.1.4).

Poziom				Opis	Pozycja
1				Aktywa	1
	2			A. Aktywa trwałe	1.1
		3		I. Wartości niematerialne i prawne	1.1.1
			4	1. Koszty zakończonych prac rozwojowych	1.1.1.1
			4	2. Wartość firmy	1.1.1.2
			4	3. Inne wartości niematerialne i prawne	1.1.1.3
			4	4. Zaliczki na wartości niematerialne i prawne	1.1.1.4
	2			B. Aktywa obrotowe	1.2
		3		I. Zapasy	1.2.1
			4	1. Materiały	1.2.1.1
			4	2. Półprodukty i produkty w toku	1.2.1.2
			4	3. Produkty gotowe	1.2.1.3
			4	4. Towary	1.2.1.4
			4	5. Zaliczki na poczet dostaw	1.2.1.5
		3		II. Należności krótkoterminowe	1.2.2
1				Pasywa	2
	2			A. Kapitał (fundusz) własny	2.1

Można uzupełnić definicję w gałęziach podrzędnych i będą one sumowane w górę pod warunkiem, że pozycja nadrzędna nie posiada uzupełnionej definicji.

Przy założeniu, że Plan Kont zawiera konto analityczne 310-01, na którym ewidencjonuje się materiały w magazynie, pozycja 1.2.1.1 przedstawionego w Tabeli fragmentu bilansu – Materiały, może zostać zdefiniowana jako saldo winien konta 310-01.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

 Dodanie pozycji lub <INSERT>, <SHIFT>+<INSERT> – z podmenu pozwalającym na dodanie „gałęzi” na tym samym poziomie lub na poziomie następnym.

Renumeracja pozycji – przenumerowanie gałęzi zestawienia.

Aby dodać pierwszą pozycję zestawienia wystarczy kliknąć na ikonie . Kliknięcie na przycisku  obok spowoduje wyświetlenie menu z pozycjami:

• Dodaj pozycję na tym samym poziomie– uruchamia formularz Pozycja zestawienia pozwalający na zdefiniowanie pozycji na tym samym poziomie, co pozycja kursora. Będzie ona kolejną pozycją na tym samym poziomie hierarchii.
• Dodaj pozycję na następnym poziomie – uruchamia formularz Pozycja zestawienia pozwalający na wprowadzenie pozycji podrzędnej (na następnym poziomie) w stosunku do pozycji kursora.

Modyfikacja pozycji zestawienia

Ikona  pozwala na poprawienie zawartości pozycji (zmiana treści lub znaku operacji arytmetycznej) dla tych pozycji, które posiadają pozycje podrzędne. Dla pozycji nieposiadających pozycji podrzędnych, oprócz zmiany treści albo znaku operacji arytmetycznej, dostępna jest zmiana definicji w polu Kwota.

Ikona  pozwala na usunięcie pozycji listy, o ile nie posiada ona podrzędnych zapisów, to znaczy:

• brak elementów niższego poziomu
• nie zostały zdefiniowane operacje arytmetyczne na kontach księgowych.

Skasowanie pozycji z zapisami podrzędnymi wymaga kasowania hierarchicznego – po skasowaniu wszystkich zapisów podrzędnych można kasować pozycję nadrzędną.

Wykorzystanie ikony  może „zaburzyć” numerację listy bilansowej. Przenumerowanie pozycji umożliwia ikona  .

Dodawanie nagłówków odbywa się za pomocą ikony  Dodaj lub <INSERT>. Oprócz nazwy, kolumnie należy przypisać jeden z pięciu dostępnych okresów tj.:

• Bilans otwarcia – tego rodzaju kolumna wykorzystywana jest na ogół w zestawieniu bilans. Uaktywnia się tylko wtedy, gdy poszczególnym pozycjom zestawienia podpięto konta księgowe wg funkcji: Saldo Wn, Saldo Ma, Persaldo.
• Bieżący miesiąc – sposób liczenia uzależniony jest od zastosowanych w definicji funkcji księgowych. Podpięcie kont wg sald, zgodnie z filozofią salda, spowoduje wyliczanie wartości narastająco od początku okresu obrachunkowego z uwzględnieniem salda na BO. Podpięcie kont wg obrotów umożliwi wyliczenie wartości w oparciu o zapisy miesiąca bieżącego.
• Poprzedni miesiąc – podpięcie kont wg obrotów spowoduje wyliczenie wartości tylko za miesiąc poprzedni. W przypadku przypisania kont wg sald pod uwagę będą brane zapisy księgowe od początku okresu obrachunkowego do ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc bieżący, włącznie z BO.
• Bieżący okres – to inaczej bieżący okres obrachunkowy. Jego zadeklarowanie spowoduje uwzględnienie wszystkich zapisów bieżącego okresu obrachunkowego.
• Poprzedni okres – wybranie tej opcji pozwoli na uwzględnienie wszystkich zapisów z poprzedniego okresu obrachunkowego.
• Inny – wybierając okres Inny użytkownik ma możliwość zadeklarowania dowolnego zakresu dat.

Tylko w przypadku okresu Inny należy wpisać okres, za jaki mają być liczone pozycje zestawienia. W przypadku pozostałych okresów nie ma takiej potrzeby. Należy pamiętać, że jeżeli ustawimy jako kolumnę okres Inny i ten okres będzie obejmował swym „zakresem dat” więcej niż jeden okres obrachunkowy, to wynik zestawienia zwróci wartość dla pierwszego okresu (nie zsumuje wyników okresów).

Istnieje możliwość zmiany kolejności kolumn metodą „przeciągnij i upuść”. W oknie Wyniki zestawienia  kolumny wyświetlane są w kolejności ustawionej na zakładce [Kolumny].