Jeżeli przedsiębiorca zaksięgował dokument zakupowy w koszty i następnie nie zapłacił tego dokumentu w ciągu 30 dni od terminu płatności bądź też w przypadku terminów płatności dłuższych niż 60 dni w ciągu 90 dni od daty zaksięgowania to przed 1 stycznia 2016 r. musi wykonać korektę kosztów (usunąć ten dokument z kosztów). Jeżeli następnie zapłaci za ten dokument to będzie mógł go ponownie wrzucić w koszty w miesiącu, w którym została dokonana zapłata.

Jeżeli w miesiącu, w którym wykonywana jest korekta kosztów nie ma na tyle kosztów, aby wykonać całość korekty to koszty zmniejszane są do wysokości kosztów z danego miesiąca a pozostająca kwota zwiększa przychody.

Od 1 stycznia 2016 r. uchylono obowiązek pomniejszania kosztów uzyskania przychodu o niezapłacone w terminie wydatki, pozostawiając możliwość ponownej korekty w przypadku uregulowania skorygowanych wcześniej zobowiązań.

Parametr na zapisie księgowym

Na formularzu zapisu księgowego na pierwszej zakładce Ogólne widnieje parametr Korekta do podatku dochodowego służący do oznaczenia zapisu jako korekta podatku dochodowego.
Po wybraniu opcji Miesiąc data dokumentu ustawiana jest na koniec miesiąca, za który dany dokument jest dodawany, po wyborze Kwartał sprawdzany jest miesiąc i ustawiany ostatni dzień kwartału, w którym dany dokument się znajduje. Po zaznaczeniu parametru pojawia się kolejna zakładka [Dokumenty do korekty], na której ikoną pioruna jest możliwość wygenerowania listy dokumentów zakwalifikowanych do korekty.

Zapis księgowy- zakładka ogólne

Zakładka [Dokumenty do korekty]

Korektę należy wprowadzić z ostatnim dniem miesiąca/kwartału aby zbierała wszystkie dokumenty zakwalifikowane do korekty za ten miesiąc/kwartał.

Zapis księgowy- dokumenty do korekty

Po wejściu na zakładkę [Dokumenty] do korekty jest możliwość wygenerowania listy dokumentów kwalifikujących się do korekty kosztów. W przypadku daty księgowania wcześniejszej niż 01.01.2016 r. pokazują się dokumenty kosztowe:

Oprócz dokumentów wygenerowanych automatycznie jest możliwość również wskazywania dokumentów ręcznie.

Dostępne są na liście standardowe ikony pioruna, plusa, lupki i kosza:

– generowanie pozycji. Powoduje wygenerowanie automatycznie listy dokumentów do korekty. Na liście pojawiają się zaksięgowane dokumenty, które zostały zaksięgowane od 1 stycznia 2013 r., a które nie zostały rozliczone w terminie określonym w trzeciej ustawie deregulacyjnej. Jeżeli kwota wynikająca z faktury lub innego dokumentu zostanie zaliczona do kosztów podatkowych przed 1 stycznia 2013 r., wówczas nowe regulacje nie będą miały zastosowania, nawet wtedy, gdy termin płatności przypada w 2013 r.,

– dodanie nowej pozycji. Powoduje podniesienie listy Preliminarza płatności z możliwością wyboru niezapłaconego (nierozliczonego) zdarzenia rozchodowego powstałego od dokumentu pierwotnego spełniającego ww. warunki,

– podgląd pozycji – odwołanie do dokumentu źródłowego, bez możliwość wprowadzania zmian,

– usunięcie pozycji.

Na liście są dostępne kolumny: Nr dokumentu, Termin (termin płatności), Data, Kwota korekty (zaksięgowana), Opis. Istnieje również możliwość zaznaczenia dokumentów na liście. Pod listą znajduje się pole Opis. Można do niego wpisać ręcznie numery dokumentów zapłaty w przypadku korekty zwiększającej koszty. Do pola Kwota korekty pobierana jest kwota z danego dokumentu kosztowego. W przypadku dokumentów z Rejestru VAT, gdy jest VAT na NIE to brana jest kwota brutto. Jeżeli są odliczenia VAT na TAK to brana jest kwota netto. W przypadku ewidencji dodatkowej kosztów cała kwota z dokumentu. W przypadku faktur zakupu kwota netto, jeżeli dokument nie został przesłany do rejestru VAT. Jeżeli został przesłany to sprawdzane jest czy w rejestrze VAT ma ustawione odliczenia VAT na NIE, czy na TAK i pobierana jest odpowiednia kwota. Zarówno ręcznie dodawane dokumenty jak i generowane automatycznie mają powiązania z dokumentami w bazie i jest sprawdzana ich płatność.

Włączone jest w kolumnie Kwota korekty podsumowanie. Suma zawsze wykazywana jest w PLN. Jeżeli faktura jest w walucie obcej to na zakładce [Dokumenty do korekty] pokazywana jest kwota po przeliczeniu po odpowiednim kursie. W  przypadku różnych kursów do VAT i do księgowania na dokumentach w rejestrze VAT pokazywana jest kwota przeliczona po kursie do księgowania. Pole Kwota korekty jest nieedytowalne i niemożliwe do zmiany. Na zapisie Korekta do podatku dochodowego w polu Opis pokazywane są numery dokumentów zapłaty dotyczące dokumentów kosztowych ujętych na korekcie.

Jeżeli data księgowania jest późniejsza niż 31.12.2015 r. to na zakładce widoczny jest parametr Tylko korekta od zapłaconych dokumentów. Parametr jest domyślnie zaznaczony. Zaznaczenie parametru powoduje wyszarzenie ikony plusa, pozwalającej na ręczny wybór dokumentów nierozliczonych kwalifikujących się do korekty zmniejszającej koszty/zwiększającej przychody.

Zaznaczenie/odznaczenie parametru Tylko korekta od zapłaconych dokumentów powoduje wyczyszczenie listy dokumentów zakwalifikowanych do korekty. Po zaznaczeniu/odznaczeniu parametru użytkownik powinien ponownie przeliczyć listę dokumentów do korekty za pomocą ikony pioruna.

Kwalifikowanie kwot do korekty

W tabeli z pozycjami dodaje się pozycja z uzupełnioną tylko kwotą – konta księgowe należy uzupełnić ręcznie. Korekta zawsze jest ze znakiem przeciwnym do sumy dokumentów. Jeśli suma dokumentów na zakładce [Dokumenty do korekty] jest na plus to na zakładkę [Ogólne] podstawia się do pozycji kwota na minus.

Jeżeli wartość dokumentów na zakładce [Dokumenty do korekty] przewyższa kwotę kosztów widoczną na tej zakładce, to różnica między sumą dokumentów, a kwotą kosztów zwiększa przychody. Użytkownik w takiej sytuacji ręcznie musi podzielić kwotę korekty i wskazać jaka część powinna trafić w koszty, a jaka w przychody i wskazać odpowiednie konta księgowe.

W przypadku, gdy dokument jest całkowicie niezapłacony, to w kolumnie Kwota korekty pokazuje się cała kwota dokumentu odpowiednio w wartości netto lub brutto.
W sytuacji, gdy dokument jest częściowo zapłacony to pokazuje się kwota proporcjonalnie pomniejszona o tę zapłaconą część.

Wybór dokumentów do korekty podatku dochodowego

Do korekty przed 1 stycznia 2016 r. kwalifikowane są dokumenty kosztowe niezapłacone i zaksięgowane, którym minęło 30 dni od terminu płatności, bądź w przypadku terminu płatności dłuższego niż 60 dni minęło 90 dni od daty zaksięgowania.

Na liście istnieje możliwość podejrzenia dokumentu źródłowego. Jeżeli dokument jest już wykazany na zapisie korekcyjnym to na kolejnym zapisie korekcyjnym pokaże się dopiero wtedy, gdy nastąpi jakaś zmiana z płatnością (częściowe bądź całkowite rozliczenie). Przy rozliczeniu częściowym bądź całkowitym zapis, który był już wykazany na korekcie pokaże się na kolejnym zapisie korekcyjnym w kolorze zielonym ze znakiem przeciwnym (kwota ujemna) na zakładce [Dokumenty do korekty]. Natomiast na pierwszą zakładkę trafią kwoty za znakiem przeciwnym czyli w tym przypadku kwota na plus powiększy koszty.

Wydruk PK z zapisu księgowego Korekta do podatku dochodowego

Z poziomu zapisu oznaczonego jako korekta podatku dochodowego istnieje możliwość wydruku poleceń księgowych. Dla PK z datą księgowania do 31.12.2015 r. dostępne są wydruki: PK – korekta/ Zmniejszenie kosztów/zwiększenie przychodów oraz PK- korekta/ Zwiększenie kosztów.

Dla PK z datą księgowania od 01.01.2016 r. dostępny jest jedynie wydruk PK- korekta/ Zwiększenie kosztów.

Wydruki zawierają datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc/kwartał, w którym następuje zmniejszenie kosztów/ zwiększenie przychodów lub zwiększenie kosztów. Dodatkowo listę dokumentów wchodzących w skład tej korekty oraz kwotę, której dotyczy zwiększenie kosztów lub zmniejszenie kosztów/ zwiększenie przychodów oraz podpis osoby sporządzającej dokument. Na wydruk PK – korekta – zwiększenie kosztów przenosi się również wartość z pola Opis z zakładki [Dokumenty do korekty].

Przykłady wyliczeń

Formularz zapisu księgowego jest otwierany z opcji Księgowość/ Dzienniki przez naciśnięcie przycisku:

 Dodaj lub klawisza <INSERT>.

Zapis księgowy składa standardowo się z zakładki [Ogólne] oraz [Dokumenty].

Zakładka [Ogólne]

Na zakładce [Ogólne] wypełniane są informacje na temat Numeru Dziennika (Księgi Głównej), na temat numeru w Dzienniku Cząstkowym oraz Identyfikatora Księgowego. Wszystkie te numery są nadawane przez program automatycznie i dlatego przy wprowadzaniu dokumentu w polu numer mamy AUTO, przy ponownym wejściu w tym miejscu pojawi się kolejny numer w obrębie dziennika oraz identyfikator księgowy.

Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.

Kolejne pole na formularzu przeznaczone jest na numer dokumentu źródłowego, na podstawie którego dokonywany jest zapis.

Dalej mamy miejsce na wprowadzenie dat związanych z zapisem:

• Data księgowania
• Data operacji
• Data wystawienia.

Następne informacje, które użytkownik wprowadza, związane są z Kontrahentem oraz Kategorią. Zarówno jedna jak i druga informacja może zostać pobrana z listy, która jest tworzona przez użytkownika w trakcie pracy w programie.

Na formularzu mamy również podsumowania poszczególnych stron Kwota Dt i Ct.

Występuje również parametr Korekta do podatku dochodowego służący do oznaczenia zapisu jako korekta podatku dochodowego.   Parametr dotyczy korekty podatku dochodowego obowiązującej do 31 grudnia 2015 r. Po wybraniu opcji Miesiąc data dokumentu ustawiana jest na koniec miesiąca, za który dodajemy dany dokument, po wyborze Kwartał sprawdzany jest miesiąc i ustawiany ostatni dzień kwartału, w którym dany dokument się znajduje. Korektę należy wprowadzić z ostatnim dniem miesiąca/kwartału aby zbierała wszystkie dokumenty zakwalifikowane do korekty za ten miesiąc/kwartał. Po zaznaczeniu parametru pojawi się kolejna zakładka [Dokumenty do korekty] z możliwością ręcznego lub automatycznego wyboru dokumentów.

Uwaga

Jeżeli data księgowania jest późniejsza niż 31.12.2015 r., to użytkownik ma możliwość dokonania tylko ponownej korekty w przypadku uregulowania skorygowanych wcześniej zobowiązań.

Bardzo ważnymi informacjami na formularzu zapisu są Kody Operatorów, którzy zapis wprowadzili i zmodyfikowali, pozwalają one na zidentyfikowanie operatora wprowadzającego zapis.

W celu wprowadzenia kolejnych pozycji zapisu księgowego należy nacisnąć przycisk Dodaj   lub klawisz <INSERT> na otwartym formularzu. Przy dodawaniu kolejnych pozycji w pierwszej kolejności należy wprowadzić kategorie, która może zostać pobrana z listy wprowadzonej do programu po naciśnięciu prawego przycisku myszy. Po wyborze kategorii pole Opis wypełnia się automatycznie. Użytkownik ma możliwość przejścia przez pole Kategoria i pozostawienia go pustego. Służy do tego klawisz <TAB>, kursor przechodzi w kolejne pole, gdzie operator ma możliwość wprowadzenia dowolnego opisu. Następny krok to wprowadzenie kont po stronie Debet i Credit. Wyboru konta można dokonać z Planu Kont po naciśnięciu prawego przycisku myszy w polu Konto Dt lub Konto Ct. Ostatni krok wykonywany przez użytkownika, to wprowadzenie Kwoty.

Obok  znajduję się przycisk , który pozwala na Dodanie pozycji zapisu przez formularz. Po wybraniu konta walutowego symbol waluty podmienia się na walutę konta oraz pojawiają się pola dotyczące typu kursu oraz notowania waluty.

Opcja Dodanie pozycji zapisu przez formularz umożliwia użytkownikowi również generowanie płatności w Preliminarzu Płatności podczas wprowadzania zapisów bezpośrednio w dziennikach księgowych.

Aby skorzystać z takiej możliwości, w pierwszej kolejności powinno zostać zaznaczone pole Generowanie płatności dla ręcznych księgowań na kontach rozrachunkowych znajdujące się w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa.

Następnie na formularzu pozycji zapisu księgowego należy:

• wybrać kontrahenta, dla którego zostanie wygenerowana płatność w Preliminarzu,
• zaznaczyć pole Generowanie płatności,
• oraz określić formę płatności i przewidywany termin realizacji płatności.

Tak utworzony zapis księgowy znajdzie odzwierciedlenie nie tylko na koncie księgowym kontrahenta, ale również w Preliminarzu Płatności, gdzie prowadzone są rozrachunki z kontrahentami.

Uwaga

Na formularzu pozycji dekretu parametr Generowanie płatności jest nieaktywny jeśli nie wybrano w polu Konto Wn i/lub Konto Ma konta rozrachunkowego.

Aby na ręcznie wprowadzanych dekretach pole Generowanie płatności było automatycznie zaznaczane, należy zaznaczyć parametr Automatycznie zaznaczaj Generowanie płatności (Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa).

Możliwe jest również generowanie płatności do zapisów księgowych powstałych z księgowania schematem księgowym. W tym celu w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa powinien zostać zaznaczony parametr Generowanie płatności dla pozycji zapisu księgowego powstałego z księgowania schematem. Na zapisach księgowych powstałych na skutek księgowania schematem na utworzonych pozycjach jak i podczas rozbudowywania dekretu o kolejne pozycje widoczny jest parametr Generowanie płatności.

W modułach Księga Handlowa i Księga Handlowa Plus istnieje możliwość parowania ze sobą dekretów na kontach rozrachunkowych.

Na formatce dekretu odpowiada za to sekcja Rozrachunek. Zawiera ona następujące informacje:

• Parametr: Rozrachunek.
• Termin – termin rozrachunku.
• Kwota do rozrachowania – wyliczana kwota do rozrachowania dla danego dekretu.
• Parametr: Bez rozliczenia w K/B (widoczny jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki) umożliwia rozrachowanie na kontach księgowych bez generowania automatycznego rozliczenia w module Kasa/Bank. Analogicznie jeżeli następuje rozliczenie dokumentów w module Kasa/Bank to nie następuje rozrachowanie odpowiadających im dekretów na kontach księgowych. Parametr jest zaznaczony automatycznie w sytuacji gdy konto wybrane na dekrecie ma na swoim formularzu w planie kont zaznaczony parametr Rozrachunek bez rozliczenia w K/B. Parametr podlega edycji. Parametr można zaznaczyć pod warunkiem, że na dekrecie zaznaczony jest parametr Rozrachunek.
• Stan rozrach. – stan rozrachunku. Zaznaczony parametr Rozrachunek może przyjmować trzy wartości: Nierozrachowany, Częściowo rozrachowany lub Rozrachowany. Jeżeli parametr jest odznaczony – Nie podlega rozrachowaniu.

Sekcja ta jest zawsze widoczna, ale gdy nie wybrano konta rozrachunkowego parametr Rozrachunek jest wyszarzany i nie można go zaznaczyć.

Aby przy wprowadzaniu dekretu, po wybraniu konta rozrachunkowego, parametr Rozrachunek był zaznaczany automatycznie, z poziomu Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa należy zaznaczyć parametr Automatycznie zaznaczaj Rozrachunek dla ręcznych księgowań na kontach rozrachunkowych. Jeżeli parametr w konfiguracji będzie odznaczony, parametr Rozrachunek nie będzie automatycznie zaznaczany.

 Szukaj lub kombinacja klawiszy <CTRL>+<F> – przycisk umożliwia przeszukiwanie poszczególnych dekretów w obrębie polecenia księgowania. Dzięki tej funkcjonalności po wygenerowaniu PK, które posiada wiele pozycji łatwo, można odnaleźć dekret zawierający określony ciąg znaków. Za pomocą przycisku uruchamiane jest dodatkowe pole wyszukiwania na dokumencie.

 

Po wpisaniu ciągu znaków w polu klawisz <ENTER> lub przycisk Znajdź rozpoczynają przeszukiwanie.

Dla wszystkich dekretów z zaznaczonym parametrem Rozrachunek, na pozycji zapisu księgowego oprócz zakładki [Ogólne] widoczne są również zakładki: [Rozrachunki] oraz [Dokumenty]. Zakładki te są widoczne zarówno na dekretach w buforze, jak i na dekretach zatwierdzonych.

Na zakładce [Rozrachunki] widoczne są wszystkie zapisy rozrachowujące dany dekret.

Na formatce działają następujące przyciski:

 Otwórz (a także podwójne kliknięcie lewym przyciskiem myszy lub klawisz <ENTER>) umożliwia podgląd danej pozycji na liście – pojawia się formatka dekretu, w trybie tylko do odczytu.

 Dodaj (lub klawisz <INSERT>) – wywołuje listę nierozrachowanych dekretów danego, wybranego na dekrecie, konta rozrachunkowego (lista ta jest również dostępna z poziomu Księgowość/ Rozrachunki/ zakładka [Nierozrachowane]).

W przypadku dekretów całkowicie rozrachowanych ikona  jest nieaktywna.

 Usuń (lub klawisz <DELETE>) usuwa rozrachunek.

Uwaga

Usunięcie rozrachunku z poziomu formularza dekretu powoduje usunięcie powiązanych z nim dekretów różnicy kursowej i kompensaty pomimo zamknięcia okna dokumentu PK bez zapisywania zmian.

Na zakładce [Dokumenty] pokazywane są wszystkie dokumenty powiązane z danym rozrachunkiem. Można podglądnąć nagłówek drugiego dokumentu PK, RK i KOMP.

Na pozycji dekretu różnicy kursowej i dekretu kompensaty pokazywane jest powiązanie z nagłówkami dekretów rozrachowanych. Jeżeli zapis księgowy różnicy kursowej i/lub zapis księgowy kompensaty powstanie po zaksięgowaniu tych dokumentów z poziomu modułu Kasa/Bank i posiada kilka pozycji to każda z tych pozycji ma widoczne powiązanie z dekretami rozrachunku głównego.

Na formatce działa przycisk , umożliwiający podgląd danej pozycji na liście – pojawia się formatka polecenia księgowania, w trybie tylko do odczytu.

Zakładka [Dokumenty] na formularzu polecenia księgowania

W celu ułatwienia kontroli księgowań schematami księgowymi na formularzu dekretu księgowego dostępna jest druga zakładka – [Dokumenty]. Jest ona widoczna tylko wtedy, jeśli zapis powstał przez zaksięgowanie schematem księgowym dowolnego dokumentu źródłowego. Zakładka składa się z następujących kolumn:

• Typ – zawiera informację o tym, jakim typem schematu został zaksięgowany dokument źródłowy, np. Faktury Sprzedaży, Rejestr Zakupów VAT,
• Numer – numer dokumentu źródłowego,
• Data – data dokumentu źródłowego,
• Kwota – kwota dokumentu źródłowego.

Uwaga

Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Zapisuj automatycznie zapis księgowy bilansujący się to zapisanie pozycji dekretu, który powoduje bilansowanie dokumentu polecenia księgowania skutkuje dodaniem dokumentu PK na liście zapisów księgowych pomimo zamknięcia okna dokumentu PK bez zapisywania zmian. Dokument polecenia księgowania nie jest zapisanywany jeżeli podczas dodawnia kolejnych dekretów nie następuje bilansowanie cząstkowe. Dokument PK jest dodawany jeżeli niezbilansowanie wynika jedynie z kont pozabilnasowych lub wszystkie konta wskazane na dokumencie mają status kont pozabilansowych. Parametr nie wpływa na wprowadzany dekret w sytuacji gdy jest on od razu rozrachowany z poziomu zakładki [Rozrachunki].

Na zapisach księgowych po wybraniu zakładki [Konto] mamy możliwość wprowadzenia numeru konta lub grupy kont i wyświetlenia wszystkich zapisów związanych z danym kontem/grupą. Na liście tej użytkownik ma możliwość podglądania zapisów księgowych. Jeżeli użytkownik korzysta z modułu Księga Handlowa Plus na zakładce [Konto] jest pole Waluta, w którym należy wybrać konkretną walutę lub opcję wszystkie (wówczas kwoty są wyświetlane w PLN). Po wybraniu waluty, w nagłówku kolumny Kwota pojawia się symbol waluty. Dodatkowo jest też tutaj możliwość wyboru, czy chcemy wyświetlać zapisy z bufora lub zatwierdzone. Lista może być zawężona do zapisów z konkretnego dnia lub ze wskazanego przez użytkownika zakresu dat. Istnieje też możliwość wyświetlenia zapisów tylko w obrębie konkretnego dziennika.

Na zakładce [Konto] znajduje się również informacja o saldzie konta księgowego.

Na zakładce [Konto] dostępne są dodatkowe filtry.

Filtr  Konto od – Konto do umożliwia wyświetlenie i drukowanie zestawienia ograniczonego do określonego przedziału kont. Określenie pola Do konta oznacza konto, wraz ze wszystkimi jego analitykami.

Filtr Maska  umożliwia wyświetlanie zapisów na kontach według kryteriów związanych z numeracją tych kont. Zakres kont charakteryzujących się określoną cechą można określać odwołując się do Planu Kont lub wykorzystując następujące znaki lub ciągi znaków specjalnych przy określaniu maski na numer konta:

* – zastępuje dowolny ciąg znaków, przy czym jego umieszczenie ma sens tylko w części dotyczącej analityk. Przykładowo –  wprowadzenie maski 401-* pozwoli na wyfiltrowanie wszystkich analityk związanych z kontem 401.

? – zastępuje dokładnie jeden znak w numerze konta. Przykładowo – chcąc wyświetlić obroty na kontach z grupy 4, które na drugim poziomie analityki mają segment „01” można użyć maski 4??-??-01.

[nm] – znak należy do ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[137]-01 pozwala na wyszukanie wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę 1 lub 3 lub 7, a w ostatnim „01”.

[x-z] – znak zawiera się w zakresie. Przykładowo – 40[1-4]-* oznacza, że interesują nas wszystkie „czwórki”, których ostatni znak w numerze konta syntetycznego to cyfra z przedziału od 1 do 4.

[^nm] – znak nie zawiera się w ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[^137]-01 pozwala na wyszukanie wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę inną niż 1, 3 lub 7, z subanalityką „01”.

[^x-z] – znak nie należy do przedziału. Przykładowo – 40[^1-4]-* znaczy, że program wyszuka wszystkie konta, których syntetyka rozpoczyna się znakami „40”, a ostatni, w tym przypadku trzeci, jest różny niż cyfry z przydziału od 1 do 4.

Parametr Bez kont określonych w masce pozwala na filtrowanie zapisów z wyłączeniem konkretnych kont. Wpisanie filtra w masce i zaznaczenie tego parametru wykluczy z listy konta odpowiadające masce.

Dekrety bez rozrachunku – pozwala zawęzić listę do zapisów księgowych, na których parametr Rozrachunek nie jest zaznaczony.

Z poziomu okna Zapisy księgowe – zakładka [Konto] Operator ma możliwość seryjnego zaznaczenia/odznaczenia parametru Rozrachunek dla wybranych dekretów księgowych poprzez wybór opcji z menu kontekstowego Zaznacz rozrachunek/Odznacz rozrachunek.

Na liście tej użytkownik może znaleźć następujące informacje na temat zapisu: numeru dziennika (Księgi Głównej), numeru w obrębie dzienników cząstkowych, daty księgowania, numeru dokumentu na podstawie, którego dokonano księgowania, kwoty Dt i Ct, identyfikatora księgowego oraz opisu zdarzenia gospodarczego.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

Na liście mamy możliwość wyboru zakresu dat lub daty, z jaką zapisy mają być dodawane lub przeglądane. Możliwość dodawania i przeglądania zapisów istnieje bez względu na sposób ustawienia daty. Opcja dodanie nowego zapisu jest aktywna tylko w obrębie konkretnego dziennika.

Dodatkowo Użytkownik ma możliwość wyboru czy na liście zapisów mają być uwzględnione tylko zapisy w buforze, zapisy zatwierdzone lub wszystkie zapisy (zarówno z bufora jak i zatwierdzone). Wybór właściwego statusu jest możliwy po rozwinięciu pola Zapisy (strzałka w dół ): .

Wybór dziennika cząstkowego, do którego dodajemy zapisy następuje po wejściu w pole Dziennik i naciśnięciu strzałki w dół : .

Zmień lub klawisze <CTRL>+<ENTER> – przycisk pozwala na podglądnięcie zapisu, który został wcześniej dodany. W przypadku zapisów, które znajdują się na poziomie bufora, użytkownik dodatkowo ma możliwość modyfikowania zapisu księgowego: wartości, konta itd.

 Usuń lub klawisz <DELETE> – przycisk pozwala na usunięcie zapisu księgowego, ale tylko w takim przypadku, gdy jest on jeszcze na poziomie bufora. Dla zapisów zatwierdzonych po naciśnięciu przycisku program proponuje wykonanie storna zapisu.

Jeżeli zostanie zaznaczone kilka pozycji, wówczas ikona Usuń lub klawisz <DELETE> uruchamiają seryjne usuwanie dokumentów. Kasowane są wszystkie zaznaczone pozycje pod warunkiem, że znajdują się one w buforze księgowań. Ponadto nie można kasować poleceń księgowania, jeżeli:

• Płatności wygenerowane do dekretów zostały rozliczone (wyjątek: jeżeli w Konfiguracji jest zaznaczony parametr Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów, wtedy rozliczanie jest rozpinane, a dekret jest usuwany).
• Płatności wygenerowane do dekretów zostały ujęte na dokumentach Noty odsetkowej, Ponaglenia zapłaty lub Potwierdzenia salda z poziomu modułu Kasa/Bank.
• Dekret jest powiązany z innym dekretem (księgowanie schematem stowarzyszonym).
• Operator posiada zakaz kasowania zapisów w danym dzienniku księgowań oraz zakaz kasowania zapisów księgowych.
• Dekret jest wybrany na Potwierdzeniu salda, Ponagleniu zapłaty lub Nocie odsetkowej z poziomu Księgowość/ Rozrachunki.

Uruchomienie operacji seryjnego usuwania dokumentów powoduje wyświetlenie komunikatu: Czy chcesz skasować zaznaczone pozycje? Operacji nie można odwrócić!, który można zaakceptować lub wycofać się z operacji.

Jeżeli w trakcie kasowania wystąpi błąd (np. przy próbie skasowania rozliczonego dokumentu), funkcja przechodzi do kasowania kolejnego zaznaczonego rekordu.

Uwaga

Zapis stornujący zawsze trafia do bufora zapisów księgowych. Dla tego rodzaju dokumentu numer dziennika oraz dziennika cząstkowego ma czerwony kolor wyróżnienia. W celu zatwierdzenia dokumentu należy go przenieść z bufora do zapisów zatwierdzonych.

 Księgowanie lub klawisz <F7> – przycisk aktywny tylko w przypadku zapisu w buforze w obrębie danego miesiąca, pozwala on na zatwierdzanie dokumentów.

 Renumeracja lub klawisz <F8> – przycisk pozwala na przenumerowanie zapisów z bufora w obrębie danego roku obrachunkowego narastająco lub w ramach poszczególnych miesięcy.

Uwaga

Przycisk renumeracji zapisów jest aktywny tylko dla zapisów w buforze, dziennika <wszystkie> i wybranego roku.

  Kwota – pozwala określić zakres kwot wyświetlanych zapisów. Podany przedział kwotowy uwzględnia również wartości zapisów cząstkowych.

 Data wystawienia – pozwala określić zakres dat wyświetlanych zapisów.

Na liście zapisów księgowych w menu kontekstowym dostępna jest operacja seryjna Zmień dziennik księgowy.

Funkcja umożliwia przenoszenie znajdujących się w buforze zaznaczonych zapisów księgowych do wskazanego przez użytkownika dziennika. Na liście dzienników możliwych do wyboru widoczne są te, do których operator nie posiada zakazu. Jeżeli w filtrze pod listą zapisów księgowych wskazano konkretny dziennik to nie podpowiada się on wśród dzienników możliwych do wyboru. Numer dziennika cząstkowego dla przenoszonych zapisów księgowych nadawany jest zgodnie z numeracją nowo dodawanego zapisu do danego dziennika.

Użytkownik ma możliwość zaznaczenia parametru Nadawać ID księgowy dla ręcznych PK, który powoduje, że przeniesionym zapisom zostanie nadany nowy numer (identyfikator księgowy) według domyślnego schematu Kolejna pozycja/ Rok/ Nazwa dziennika lub po zaznaczeniu odpowiedniego parametru w Konfiguracji według schematu numeracji zdefiniowanego przez użytkownika. Nowy identyfikator nadawany jest tylko dla ręcznych poleceń księgowania lub zapisów księgowych będących wynikiem księgowań okresowych.

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie. Przez zapis księgowy rozumie się zapis dokonywany na podstawie dowodu księgowego. Każdy zapis księgowy zawiera:  

• Datę dokonania operacji gospodarczej,
• Określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
• Zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym, że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,
• Kwotę i datę zapisu,
• Oznaczenie kont, których dotyczy.

Zapisy w dzienniku i na kontach Księgi Głównej powinny być powiązane w sposób umożliwiający ich sprawdzenie. Użytkownik programu Comarch ERP Optima ma możliwość sprawdzenia numeru dziennika i numeru zapisu w dzienniku cząstkowym.

Numer dziennika – jest to kolejny numer na poziomie Księgi Głównej.

Nr dziennika cząstkowego – jest to numer kolejnego zapisu w obrębie dziennika cząstkowego. Numeracja może być nadawana narastająco w ciągu w roku obrachunkowego (format Dziennik/lp) lub sprawdzana w obrębie danego dziennika cząstkowego w ramach danego miesiąca konkretnego roku kalendarzowego (format Dziennik/rok kalendarzowy/miesiąc/lp).

Program Comarch ERP Optima pozwala na dodawanie tzw. zapisów złożonych. Może to być księgowanie jednej wartości na obie strony konta księgowego lub większej ilości zapisów księgowych ujęte na liście księgowań pod jednym opisem oraz numerem zapisu, charakteryzuje się tym samym numerem dowodu księgowego.

Uwaga

Wartości po obu stronach zapisu księgowego muszą się bilansować. W przypadku gdy zapis księgowy się nie bilansuje uruchamiana jest kontrola, która sprawdza czy niezbilansowanie wynika tylko z kont pozabilansowych i czy konta bilansowe uwzględnione w zapisie się bilansują. Jeśli tak to możliwe jest zatwierdzenie polecenia księgowania. Tylko w przypadku księgowania wyłącznie na konto pozabilansowe użytkownik ma możliwość zaksięgowania kwoty po jednej stronie konta.

Id. Księgowy – jest to unikalny numer nadawany przez program automatycznie:

• Podczas „ręcznego” dodawania zapisów w dziennikach księgowych.
• Podczas księgowania schematami dokumentów źródłowych np. Z ewidencji dodatkowej.
• Na etapie wprowadzania dokumentu do ewidencji pomocniczych np. Faktury do rejestru VAT, a następnie przepisywany na dekrety znajdujące się w dziennikach księgowych w momencie księgowania za pomocą wzorców. Umożliwia to pełne powiązania dokumentu źródłowego z powstałym na jego podstawie zapisie księgowym.

Numer Identyfikator księgowy jest proponowany przez program automatycznie jako numer/ rok/ nazwa dziennika. Istnieje również możliwość zdefiniowania własnego schematu numeracji ID księgowego po zaznaczeniu w Konfiguracji w gałęzi Firma/ Księgowość/ Parametry parametru Definiowalny schemat numeracji ID księgowego. Numeracja ID księgowego może zawierać człony: symbol dokumentu, numer bez zer, numer z zerami, miesiąc, rok kalendarzowy, rok obrachunkowy, dziennik (wymagalny). W Konfiguracji można określić datę, od której program używa definiowalnego schematu numeracji ID księgowego.

Uwaga

Nie jest zalecane dodawanie dzienników księgowych oraz rejestrów VAT o tych samych symbolach. Zastosowanie tego samego symbolu może spowodować niemożność zaksięgowania dokumentów, gdyż numery ID księgowego w dziennikach i rejestrach VAT mogą się na siebie nakładać.

Lista zapisów księgowych

Lista zapisów księgowych pozwala użytkownikowi programu Comarch ERP Optima na dodawanie nowych zapisów księgowych, jak również na przeglądanie już istniejących.

Zapisy mogą być dodawane tylko do bufora. W przypadku zapisów dodawanych do bufora można je dowolnie modyfikować. Natomiast w przypadku zapisów zatwierdzonych zmiana ich wartości jest możliwa tylko przez storno zapisu.

Uwaga

W celu zachowania numeracji chronologicznej w Księdze Głównej oraz braku funkcji renumeracji zapisów zatwierdzonych (ograniczenie to wynika z nienaruszalności numeru dziennika dla zapisów zatwierdzonych zgodnie z Ustawą o rachunkowości) należy pamiętać o tym, że nie można wprowadzić zapisu z datą wcześniejszą od ostatniego zapisu na czysto (zatwierdzonego).

Wszystkie zapisy księgowe w programie Comarch ERP Optima będą grupowane w dziennikach cząstkowych, które składają się na Księgę Główną. Każdy dziennik jest identyfikowany przez swoją nazwę. Jako przykład dzienników księgowych możemy podać: KASA, BANK, ZAKUP, SPRZEDAŻ. Każdy dziennik może być

przeglądany za pomocą listy dziennej, miesięcznej czy rocznej. Poza dziennikami cząstkowymi możliwe jest przeglądanie całej księgi, zawartości wszystkich dzienników. Nowe dzienniki są dodawane w Start/Konfiguracja firmy/ Księgowość/Dzienniki.

Lista zapisów ma dwie zakładki: [Dzienniki], [Konto]. 

Wstęp

W systemie Comarch ERP Optima rozrachunki prowadzone są poza systemem księgowym, na poziomie modułu Kasa/Bank. Zapisu do rozliczenia nie generuje dekret, lecz dokument źródłowy wystawiony w jednym z modułów operacyjnych np. Faktura Sprzedaży w module Faktury, lista płac w module Płace i Kadry. Zapisy źródłowe można kojarzyć z zapisami kasowymi oraz bankowymi pochodzącymi wprost z modułu Kasa/Bank.

Ze względu na odseparowanie rozrachunków od ewidencji księgowej powstała konieczność kontroli salda na koncie rozrachunkowym kontrahenta. Do tego celu służy funkcja Kontrola salda konta rozrachunkowego.

Kontrola salda konta rozrachunkowego

Kontrolę salda udostępniono w menu Księgowość/ Plan Kont oraz Księgowość/ Obroty i salda pod przyciskiem  Kontrola sald kont rozrachunkowych.
W celu kontroli salda konta rozrachunkowego należy wybrane konto, podświetlić i wcisnąć przycisk Kontrola sald kont rozrachunkowych. Istnieje możliwość zawężenie listy wyników tej kontroli do pewnych poziomów szczegółowości. W momencie uruchomienia kontroli pojawia się okno, na którym do wyboru są następujące możliwości: wszystko, błędy i ostrzeżenia, tylko błędy.

W raporcie wykorzystywane są oznaczenia:

– test nie wykrył błędów.

– ostrzeżenie: test wykrył nieprawidłowość. Nie oznacza to nieprawidłowości salda, ale ostrzega użytkownika o zaistniałej sytuacji.

– błąd krytyczny – oznacza wystąpienie poważnego błędu w bazie danych.

Na raporcie z kontroli widoczne są następujące kolumny:
Opis – w kolumnie, w układzie drzewiastym wyświetlane jest saldo konta, elementy mające wpływ na saldo oraz dodatkowe informacje, na przykład:  

• Kwota dekretu niezgodna z kwotą dokumentu – opis pojawi się wtedy, gdy po zaksięgowaniu dokumentu, na poziomie dekretu, zostanie dokonana zmiana kwoty.
• Księgowanie ręczne – opis oznacza, że dekret na koncie rozrachunkowo-słownikowym został wprowadzony bezpośrednio do Dziennika (nie powstał na skutek automatycznego księgowania dokumentów źródłowych). W tym przypadku istnieje prawdopodobieństwo rozbieżności pomiędzy saldem konta a saldem wynikającym z Preliminarza Płatności – należy sprawdzić saldo w Preliminarzu.
• Księgowanie rozliczenia na innym koncie – opis dotyczy elementu związanego z dekretem, który postał na skutek automatycznego zaksięgowania dokumentu źródłowego, skompensowanego z dokumentem zaksięgowanym na innym koncie rozrachunkowym np. Fakturę Sprzedaży skompensowano z Fakturą Zakupu.

Dekret – jeżeli na kontrolowanym koncie znajdują się księgowania, kolumna Dekret jest zawsze wypełniona. W kolumnie podawany jest nr zapisu księgowego w obrębie Dziennika Głównego.

Dokument – pole w kolumnie Dokument wypełnione jest wtedy, gdy istnieje powiązanie pomiędzy dekretem a oryginalnym dokumentem. Powiązanie to powstaje na skutek automatycznego księgowania dokumentów. Dla księgowania wprowadzonego „ręcznie”, bezpośrednio do Dziennika księgowego, pole w kolumnie Dokument jest puste.

Kolumny Kwota Wn, Kwota Ma:

• Dla pozycji Saldo konta – wyświetlana jest wartość salda konta.
• Dla elementów związanych z dekretami wprowadzonymi ręcznie – kwota dekretów.
• Dla elementów dotyczących dekretów powiązanych z dokumentami źródłowymi – kwota oryginalnego dokumentu.

Jeżeli użytkownik korzysta z modułu Księga Handlowa Plus oraz ma aktywną obsługę konta walutowych, wówczas na raporcie pojawiają się trzy dodatkowe kolumny: Kwota Wn w walucie, Kwota Ma w walucie oraz Waluta.

Lista posiada następujące przyciski:

 Podgląd – przycisk wyświetla formularz z danymi elementu. Jeżeli dekret jest powiązany z oryginalnym dokumentem, z poziomu formularza możemy podglądnąć zarówno dekret jak i dokument źródłowy klikając na przycisku.

Scenariusze

Poszczególne scenariusze pokazują ciąg zdarzeń związanych z wystawianiem, księgowaniem dokumentów dotyczących tego samego kontrahenta oraz ich wpływ na kontrolę salda konta rozrachunkowego.

1. Dla kontrahenta XXX wystawiono fakturę sprzedaży na kwotę 2.440 zł płatną przelewem. Automatycznie w Preliminarzu Płatności dla podmiotu XXX został wygenerowany rozrachunek po stronie przychodu (należność) na kwotę 2.440 zł. Faktura nie została zaksięgowana. W efekcie saldo konta 201-XXX nie pokrywa się z saldem wygenerowanym przez zapisy w Preliminarzu. Saldo na koncie wynosi 0.00 zł, w Preliminarzu – 2.440 zł.

Jeżeli uruchomimy kontrolę salda dla konta 201-XXX uzyskamy informację, że saldo konta 201-XXX wynosi 0,00 zł.

Brak będzie odniesienia do zapisu w Preliminarzu, ponieważ kontrola odbywa się po stronie zapisów konta, a nie zapisów Preliminarza. W tej sytuacji Kontrolę salda powinniśmy uzupełniać o kontrolę salda od strony Preliminarza. Należy wybrać listę zapisów nierozliczonych udostępnianą z poziomu menu Kasa/Bank: Rozliczenia lub z poziomu Preliminarza Płatności/ zakładka [Preliminarz Podmiotu]. Na obu listach zapisy nie zaksięgowane wyróżnione są kolorem czarnym lub zielonym (zapisy w buforze), zaksięgowane kolorem niebieskim. Użytkownik zatem w łatwy sposób może zidentyfikować zapisy nie zaksięgowane. Może także skorzystać z konstruktora filtra.

2. Zaksięgowano wystawioną fakturę sprzedaży dla kontrahenta XXX na kwotę 2.440 zł. Zapis w Preliminarzu Płatności zmienił barwę na niebieską. W efekcie saldo konta 201-XXX pokrywa się z saldem w Preliminarzu Płatności tj. wynosi 2.440 zł.

Jeżeli uruchomimy kontrolę salda dla konta 201-XXX, na liście Kontrola salda zobaczymy:

• saldo konta – 2440 zł,
• element odpowiadający dekretowi powiązanemu z dokumentem oryginalnym, zawierający następujące informacje:
  • w kolumnie Opis – status dokumentu – dokument nierozliczony,
  • w kolumnie Dekret – nr w obrębie Dziennika Głównego,
  • w kolumnie Dokument – nr dokumentu źródłowego,
  • w kolumnie Kwota Wn – kwota dokumentu oryginalnego 2.440 zł.

3. Faktura Sprzedaży na w kwotę 2.440 zł została zapłacona. Zapłatę zaewidencjonowano w raporcie bankowym, ale nie zaksięgowano. Zapłatę rozliczono z fakturą. W efekcie saldo na koncie nie pokrywa się z saldem w Preliminarzu. Saldo na koncie wynosi 2.440 zł, w Preliminarzu 0,00 zł.

Jeżeli wykonamy Kontrolę salda uzyskamy raport jak w pkt. 2., ale uzupełniony o informację, że Raport kasowo/bankowy, zawierający zapłatę do faktury, nie został zaksięgowany.

4. Zaksięgowano zapłatę. Saldo na koncie oraz saldo w Preliminarzu jest identyczne tj. wynosi 0,00. Po wykonaniu Kontroli salda, lista elementów jest pusta.
5. Wystawiono kolejną Fakturę Sprzedaży dla kontrahenta XXX na kwotę 1.220 zł. Do w/w faktury wpłynęła zapłata na kwotę 1.000 zł. Fakturę z zapłatą rozliczono. Oba dokumenty zaksięgowano. Saldo konta oraz saldo tego podmiotu w Preliminarzu jest identyczne wynosi 1220 zł.Kontrola salda wykaże zgodność sald.
6. Kontrahent XXX wystawił Fakturę Zakupu na kwotę 1.220 zł. Fakturę zaksięgowano na konto 202-XXX. Fakturę Zakupu skompensowano (rozliczono z Fakturą Sprzedaży). Saldo w Preliminarzu dla podmiotu XXX wynosi 0,00 zł. W związku z tym, że kontrahentowi założono dwa konta: 201-XXX i 202-XXX, oba wykazują saldo. Konto 201-XXX saldo po stronie Wn, na kwotę 1.220,00 zł, konto 202-XXX saldo po stronie Ma, na kwotę 1.220. Suma sald wynosi 0,00 zł.

Kontrola salda np. dla konta 201-XXX wykaże, że dokument rozliczający Fakturę Zakupu zaksięgowano na inne konto, w tym przypadku na konto 202-XXX.

7. Wystawiono kolejną fakturę dla kontrahenta XXX na kwotę 1.220 zł. Fakturę zaksięgowano. Z poziomu zapisu księgowego, na koncie 201-XXX, zmieniono kwotę z 1.220 na 1000 zł.

Kontrola salda wykaże niezgodność na kwotę 220 zł pomiędzy saldem wynikającym z zapisów księgowych a saldem wynikającym z zaksięgowanych dokumentów.

8. Wystawiono notę odsetkową na kwotę 160,00 zł. Użytkownik nie wiedząc, że program Comarch ERP Optima pozwala na automatyczne zaksięgowanie wystawionej noty, kwotę odsetek zaksięgował „ręcznie”.

Kontrola salda konta 201-XXX wykaże na liście elementów zapis wprowadzony „ręcznie” (w kolumnie Opis będzie widoczna informacja Księgowanie ręczne, kolumna Dokument nie będzie wypełniona). W celu uzyskania zgodności sald, Preliminarz należy uzupełnić o kwotę odsetek.

Funkcja kontroli budżetu pozwala na bieżącą analizę planu przychodów i wydatków tj. pozwala porównywać plan przychodów i wydatków z faktycznie uzyskanymi przychodami i poniesionymi wydatkami, które zostały zaksięgowane na kontach.

Funkcja ta może być wykorzystywana przez jednostki budżetowe jak również inne podmioty gospodarcze, które chcą kontrolować swoje wydatki czy przychody z założonym planem.

Zmiany na formatce konta

Przed przystąpieniem do kontroli budżetu niezbędne jest właściwe oznaczenie kont, ponieważ kontroli budżetu podlegają jedynie konta, dla których zaznaczono parametr kontroli budżetu. Gdy w Planie budżetu konta wprowadzono kwotę budżetu nie możliwości zmiany lub wyłączenia kontroli budżetu na formularzu konta.

Parametr Kontrola budżetu jest dostępny na najniższej analityce, a użytkownik ma możliwość wyboru spośród następujących opcji:

Plan budżetu konta – dokument pierwotny

Formatka Plan budżetu konta – dokument korekty zawiera informacje analogiczne jak w dokumencie pierwotnym, uzupełnione o kwotę korekty planu.

Plan budżetu konta – dokument korekty

Porównanie planu budżetu z jego realizacją

Jak już wspomniano, funkcja Kontroli wydatków budżetowych jest dostępna z poziomu menu Księgowość/ Kontrola budżetu. Po wejściu na okno kontroli budżetu należy uruchomić opcję Oblicz budżet za pomocą przycisku , wówczas na liście pojawią się konta podlegające kontroli.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

Kliknięcie na ikonę spowoduje, że na liście pojawią się tylko konta syntetyczne, natomiast kliknięcie spowoduje, że na liście kontroli pokażą się wszystkie konta, zarówno syntetyczne jak i analityczne.

Na liście domyślnie włączona jest opcja sumowania (Pokaż wiersz sum) dla pierwszej domyślnej kolumny załączone jest sumowanie typu: Licznik, które pokazuje ilość najniższych analityk. Natomiast w kolumnach z kwotami sumowane są kwoty dla syntetyk.

Oblicz budżet – przycisk pozwala na przeliczenie obrotów i sald na kontach podlegających kontroli budżetu.

Podgląd lub klawisze <CTRL>+<ENTER> – przycisk pozwala na podgląd danych o wybranym koncie. Pogląd okna jest dostępny tylko dla kont analitycznych.

Listę kontroli budżetu można zawęzić do określonego poziomu. Użytkownik ma do wyboru następujące opcje: wszystkie poziomy, jeden poziom lub dwa poziomy. Ponadto użytkownik ma możliwość wyboru określonego okresu kontroli. Kontrola nie jest przeprowadzana z dokładnością co do dnia, ale za miesiąc, kwartał, pół roku lub cały okres obrachunkowy. W związku z tym, wyświetlana lista zawiera informację o roku i miesiącu z danego okresu obrachunkowego. Jest to istotna opcja, ponieważ służy do porównania planu z realizacją w okresie innym niż cały okres obrachunkowy.

Na liście kontroli dostępne są dodatkowe filtry.

Filtr Konto od – Konto do – umożliwia wyświetlanie i drukowanie zestawienia ograniczonego do określonego przedziału kont. Określenie pola Konto do oznacza konto wraz ze wszystkimi jego analitykami.

Filtr Maska umożliwia wyświetlenie zapisów na kontach według kryteriów związanych z numeracją tych kont. Zakres kont charakteryzujących się określoną cechą można określić odwołując się do Planu Kont lub wykorzystując następujące znaki lub ciągi znaków specjalnych przy określeniu maski na numer konta:

* – zastępuje dowolny ciąg znaków, przy czym jego umieszczenie ma sens tylko w części dotyczącej analityk np. wprowadzenie maski 401-* pozwoli na wyfiltrowanie wszystkich analityk związanych z kontem 401.

? – zastępuje dokładnie jeden znak w numerze konta. Przykładowo – chcąc wyświetlić obroty na kontach z grupy 4, które na drugim poziomie analityki mają segment 01 można użyć maski 4??-??-01.

[nm] – znak należy do ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[137]-01 pozwala na wyszukanie wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę 1 lub 3 lub 7, a w ostatnim 01.

[x-z] – znak zawiera się w zakresie, przykładowo 40[1-4]-* oznacza, że interesują nas wszystkie „czwórki”, których ostatni znak w numerze konta syntetycznego to cyfra z przedziału od 1 do 4.

[^nm] – znak nie zawiera się w ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[^137]-01 pozwala na wyszukanie wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę inną niż 1, 3 lub 7, z subanalityką 01.

[^x-z] – znak nie należy do przedziału. Przykładowo – 40[^1-4]-*, czyli program wyszuka wszystkie konta, których syntetyka rozpoczyna się znakami 40, a ostatni, w tym przypadku trzeci, jest różny niż cyfry z przydziału od 1 do 4.

Parametr Bez kont określonych w masce – pozwala na filtrowanie zapisów z wyłączeniem konkretnych kont. Wpisanie filtra w masce i zaznaczenie tego parametru wykluczy z listy konta odpowiadające masce.

Parametr Plan roczny – jego zaznaczenie powoduje, że na liście, dla danego konta, wyświetlany jest plan roczny, natomiast jego odznaczenie powoduje, że wyświetlany jest plan zgodny z ustawieniami okresu kontroli.

Parametr Uwzględniaj dekrety w buforze – jego zaznaczenie powoduje, że na liście widoczne są również dekrety znajdujące się w buforze.

Uwaga

Jeżeli nastąpiło księgowanie kwoty wyższej od zadeklarowanej, wówczas w kolumnie przekroczeń kwota jest prezentowana jako wartość dodatnia ze znakiem , natomiast wartość ujemna w kolumnie przekroczeń pojawi się wówczas, gdy kwota zaksięgowana jest niższa niż planowana.

Na Planie Kont użytkownik ma możliwość zdefiniowania nowego konta przez otwarcie nowego formularza konta lub zmiany informacji przez edycję istniejącego.

Formularz konta księgowego podzielony jest na trzy zakładki: [Ogólne]  [Dodatkowe] i [Zestawienia księgowe].

Zakładka [Ogólne] zawiera podstawowe dane o koncie:

Numer konta – do pola tego wprowadzamy numer konta. Jeżeli jest to konto analityczne, wtedy część numeru jest dziedziczona z konta nadrzędnego i nie jest edytowalna. Pole maksymalnie może przyjąć wartość 20 znaków dla danego poziomu konta oraz łącznie 50 znaków dla całego numeru konta.

Nazwa – do pola tego wprowadzamy nazwę konta.

Nazwa 2 – do tego pola można wprowadzić dodatkową nazwę np. obcojęzyczną.

Konto rozrachunkowe – pole jest zaznaczane dla kont, które mają posiadać status rozrachunkowych. W przypadku konta analitycznego status rozrachunkowe jest zaznaczane identycznie jak na koncie nadrzędnym i jest nieedytowalne. Użytkownik nie może zmienić statusu również w przypadku konta syntetycznego, dla którego dodana jest już analityka lub są już na nim jakieś księgowania.

Rozrachunek bez rozliczenia w K/B – pole jest dostępne jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Domyślnie jest zablokowane do edycji i niezaznaczone. Staje się aktywne po zaznaczeniu parametru Konto rozrachunkowe. Należy zaznaczyć je ręcznie. Zaznaczenie parametru przenosi się do nowego okresu podczas zakładania okresu obrachunkowego w Konfiguracji Firmy i kopiowania planu kont z poprzedniego okresu.

Korekta kosztów – parametr jest związany z korektą podatku dochodowego obowiązującą do 31.12.2015 r. i ma charakter archiwalny. Nie jest uwzględniany w obecnie obowiązującej uldze na złe długi w podatku dochodowym.

Typ konta – użytkownik ma tutaj możliwość wyboru następujących statusów konta: aktywa, pasywa, aktywa‑pasywa, koszty, przychody, przychody-koszty i pozabilansowe.

Kontrola salda – dla wybranego konta użytkownik ma możliwość ustawienia kontroli salda: Debet, Credit lub Brak. Test badający zgodność salda jest dostępny w opcji Narzędzia/ Testy integralności/ Dekrety/ Kontrola salda.

Oznacza to, że program podczas wykonania testu sprawdzi, czy konto wykazuje saldo po żądanej stronie. W razie niezgodności program wyświetli odpowiedni komunikat.

Słownikowe – po zaznaczeniu tego parametru użytkownik ma możliwość wyboru rodzaju podmiotów, z jakim dane konto ma być powiązane, czy mają to być Kontrahenci, Banki, Urzędy, Pracownicy i Wspólnicy, Towary lub Środki Trwałe. Po wybraniu statusu – przy księgowaniu na konto związane z wybranym podmiotem, dla którego nie ma jeszcze analityki w Planie Kont – jest ono zakładane automatycznie.

Jeśli akronim (kod) lub nazwa grupy, na podstawie których ma być założone konto (kontrahent, pracownik, grupa środków trwałych), zawiera separator, to przy zakładaniu konta separatory zostaną zamienione na znak „_” (podkreślenia). Natomiast, jeśli użycie różnych separatorów, po zmianie na znak ”_”, dałoby w efekcie dwa takie same konta, to drugiemu z nich na końcu zostanie dopisana cyfra (1, 2,…).

Jeżeli dodawane jest konto analityczne do konta, które jest kontem słownikowym np. kontrahentów, po wybraniu odpowiedniego kontrahenta z listy, w numerze analityki pojawi się odpowiednio: Kod, NIP/PESEL lub Identyfikator (w zależności od ustawienia parametrów o zakładaniu kont słownikowych w konfiguracji) oraz pole nazwa wypełni się nazwą kontrahenta.

Podział wg grup – po zaznaczeniu tego parametru przy księgowaniu na konto program automatycznie tworzy dodatkowy poziom analityki związany z grupami, do jakich dany podmiot należy np. 201 – [Grupa kontrahentów] – [Kod kontrahenta].

Kontrola budżetu – parametr ten jest dostępny na najniższej analityce. Użytkownik ma możliwość wyboru spośród następujących opcji: Brak, Obroty Wn, Obroty Ma. Wybranie opcji Obroty Wn/ Obroty Ma decyduje o zakwalifikowaniu konta na listę kont podlegających kontroli budżetowej przez program. Gdy w Planie budżetu konta wprowadzono kwotę budżetu nie możliwości zmiany lub wyłączenia kontroli budżetu.

Waluta – informacja o walucie konta jest pokazywana wyłącznie przy aktywnym module Księga Handlowa Plus.

Formularz konta- typy kont

Obrót pieniężny, związany ze zjawiskami gospodarczymi, wymaga ich rejestracji. Do rejestracji zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych przeznaczone są konta księgowe. Konto księgowe posiada swój numer, nazwę i dwie strony do zapisywania wartości liczbowych.

Strony konta oznaczane są jako: 

Na Planie Kont użytkownik ma możliwość zdefiniowania nowego konta przez otwarcie nowego formularza konta lub zmiany informacji przez edycję istniejącego.

Formularz konta księgowego podzielony jest na dwie zakładki: [Ogólne]  [Dodatkowe] i [Zestawienia księgowe].

Zakładka [Dodatkowe] pozwala na ustawienie następujących parametrów:

Nr w przyszłym okresie – pole numer konta w przyszłym okresie powinno być uzupełnione, jeżeli chcemy automatycznie wygenerować bilans otwarcia w kolejnym okresie obrachunkowym. Numer konta w przyszłym okresie można wprowadzić dopiero gdy zostanie założony kolejny okres obrachunkowy.

Konto nieaktywne – parametr zaznaczany dla konta, któremu chcemy nadać status nieaktywne np. gdy wiemy, że na dane konto nie będziemy już więcej księgować.

Zakazy – lista zakazy widoczna jest tylko na formularzu konta syntetycznego i pozwala na wprowadzenie zakazu dostępu do informacji o danym koncie, w szczególności dotyczy to dostępu do obrotów i sald na koncie oraz księgowań na koncie. Aby wprowadzić kod operatora, który nie powinien mieć możliwości dostępu do konta, należy ustawić kursor na liście operatorów i nacisnąć Dodaj  lub klawisz <INS> i wybrać z listy kod.

Do bardzo istotnych elementów organizacji rachunkowości w firmie należy ustalenie Planu Kont, co zapewnia prawidłową pracę w programie. Przy opracowywaniu zakładowego Planu Kont trzeba uwzględnić, że przyjęte przez jednostkę zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych powinny zapewniać:

• Ujęcie operacji w sposób rzetelny i sprawdzalny tak, aby właściwie przedstawione zostały stan majątkowy i finansowy oraz wynik finansowy jednostki, a zwłaszcza ujęte w odpowiednich przekrojach stany aktywów i pasywów, koszty i straty oraz przychody i zyski.
• Dane niezbędne d0o wszelkich rozrachunków z tytułu podatków oraz rozrachunków z kontrahentami i pracownikami.
• Skuteczną kontrolę wewnętrzną operacji gospodarczych i stanu składników majątku, będących w posiadaniu i decyzji jednostki.
• Możliwości sporządzania sprawozdania finansowego i innych sprawozdań, deklaracji podatkowych lub informacji wymaganych odrębnymi przepisami.

Sposób prowadzenia rachunkowości jest określony w zakładowym Planie Kont danej jednostki. W celu ujednolicenia zasad grupowania operacji i ograniczenia nakładu pracy jednostki mogą zastosować Wzorcowy Plan Kont (Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. art. 83), który jest ustalany przez Prezesa NBP, Przewodniczącego Komisji Papierów Wartościowych i Ministra Finansów.

Plan Kont

Plan Kont w Comarch ERP Optima jest dostępny z poziomu Księgowość/ Plan Kont.

Na liście mającej strukturę drzewa kolejne poziomy analityki wyróżnione są poprzez wcięcia.
Na liście działa standardowy lokator, który pozwala na wyszukiwanie konkretnego konta lub grupy kont. W tym celu należy ustawić kursor na liście i wprowadzić numer konta np. 010-01 lub 1 dzięki czemu program zawęża listę tylko do kont zespołu „1” – Środki pieniężne i rachunki bankowe.

Uwaga

Na liście tej wyświetlany jest Plan Kont zgodnie z bieżącym okresem obrachunkowym.

Na liście wyświetlone są numer, typ konta, waluta, nazwa i nazwa 2 konta, status oraz domyślnie ukryte kolumny: korekta kosztów oraz rozrachunek bez rozliczenia w K/B. Kolumna Status wyświetla „N” dla kont nieaktywnych, a dla kont aktywnych jest pusta.

Jeśli użytkownik korzysta z modułu Księga Handlowa Plus, to na Planie Kont dodatkowo jest wyświetlana kolumna z informacją o walucie konta.

Istnieje możliwość zaznaczania kont na planie kont. Zaznaczenie konta syntetycznego powoduje zaznaczenie wszystkich jego kont analitycznych. Zaznaczenie wszystkich kont analitycznych nie powoduje zaznaczenia konta nadrzędnego.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

Typ konta – użytkownik ma możliwość wyboru typu kont: wszystkie, bilansowe (program pokazuje konta ze statusem aktywa, pasywa i aktywa-pasywa), wynikowe (status konta koszty i przychody), bilansowe i wynikowe (łączne przedstawienie dwóch typów), pozabilansowe (status pozabilansowe), rozrachunkowe.

Poziomy – użytkownik ma możliwość wyboru następujących poziomów analityki: wszystkie (czyli lista bez ograniczeń), jeden (konta o numerze poziomu 1), dwa (program pokazuje konta o numerze poziomu 1 i 2), najniższy (pokazuje najniższy poziom oraz konta słownikowe).

Pokazuj nieaktywne – po zaznaczeniu parametru wyświetlane są konta na których zaznaczono parametr Konto nieaktywne.

Pokazuj konta słownikowe – po włączeniu tego przycisku program pokazuje analitykę kont słownikowych.

Dodaj konto na tym samym poziomie  lub klawisze <SHIFT>+<INSERT> – po naciśnięciu przycisku program dodaje konto na tym samym poziomie, na którym jest kursor. W przypadku pustej listy dodaje konto syntetyczne.

Obok przycisku Dodaj  jest przycisk  otwierający menu opcji  , gdzie oprócz możliwości Dodaj konto na tym samym poziomie, można wybrać Dodaj konto analityczne – przycisk dodaje konto analityczne do konta, na którym aktualnie ustawiony jest kursor. Konto analityczne można dodać również poprzez klawisz <INSERT>. Konto analityczne może zostać dodane tylko w takim przypadku, gdy na danym koncie nie ma księgowań.

 Usuń lub klawisz <DEL> – przycisk pozwala na usunięcie zaznaczonych kont księgowych. Konto może być usuwane tylko gdy nie ma na nim zapisów księgowych (zarówno z poziomu Księgowość/ Dzienniki jak i na dokumencie BO), nie zostało uwzględnione w grupie kont oraz użytkownik nie posiada zakazu do danego konta. Istnieje możliwość usunięcia konta syntetycznego wraz z wszystkimi kontami analitycznymi pod warunkiem, że na kontach analitycznych nie ma zapisów księgowych. Jeżeli dodano zapisy księgowe na jakiekolwiek konto analityczne, zarówno to konto, jak i konto nadrzędne nie są usuwane. Pozostałe analityki bez zapisów księgowych są usuwane.

Na liście domyślnie włączona jest opcja sumowania (Pokaż wiersz sum) dla pierwszej domyślnej kolumny załączone jest sumowanie typu: Licznik, które pokazuje ilość najniższych analityk.

Lista Plan Kont została wyposażona w filtr (dostępny po wybraniu w typie kont opcji Rozrachunkowe), umożliwiający szybsze sprawdzenie numerów kont, na których istnieją dekrety nierozrachowane.

Po zaznaczeniu parametru Dekrety nierozrachowane pojawia się rozwijalna lista z opcjami:

• strona Wn i Ma – zawęzi Plan Kont tylko do tych kont, na których występują dekrety nierozrachowane jednocześnie po stronie Wn i po stronie Ma,
• strona Wn – zawęzi Plan Kont tylko do tych kont, na których występują dekrety nierozrachowane jedynie po stronie Wn,
• strona Ma – zawęzi Plan Kont tylko do tych kont, na których występują dekrety nierozrachowane jedynie po stronie Ma,
• strona Wn lub Ma – zawęzi Plan Kont tylko do tych kont, na których występują dekrety nierozrachowane po stronie Wn lub po stronie Ma lub zarówno po stronie Wn i Ma.

Jeżeli parametr Dekrety nierozrachowane jest odznaczony, na liście wyświetlane są wszystkie konta rozrachunkowe, niezależnie od tego, czy są na nich jakiekolwiek dekrety.

Przez kliknięcie na ikonie znajdującej się w lewym dolnym rogu  można rozwinąć wszystkie konta. Natomiast ikona  zwija wszystkie gałęzie.

Generowanie Wzorcowego Planu Kont    – jeśli w momencie rozpoczęcia pracy w Księdze Handlowej nie ma Planu Kont, istnieje możliwość wygenerowania Wzorcowego Planu Kont, który użytkownik może dowolnie modyfikować. Obok przycisku  znajduję się przycisk rozwijający dostępne opcje:

• Generowanie wzorcowego planu kont,

• Aktualizacja planu kont z poprzednim okresem,

• Kopiowanie Planu Kont z poprzedniego okresu,

• Usuń wybrane konta księgowe.

Opcje Kopiowanie oraz Aktualizacja Planu Kont z poprzedniego okresu są możliwe pod warunkiem, że w bazie znajduje się wcześniejszy okres obrachunkowy.

Opcja Usuń wybrane konta księgowe pozwala na usunięcie kont nieaktywnych i/lub słownikowych mających zerowe saldo w poprzednim okresie obrachunkowym, lub też całego planu kont.

Uwaga

Po wybraniu z poziomu planu kont opcji Eksport/ Tylko dane do schowka lub Tylko zaznaczone dane do schowka numery kont w arkuszu Excel wyświetlają się prawidłowo dla formatu Tekstowe.

Operacje seryjne

Na liście w menu kontekstowym oraz na przycisku  pod listą dostępne są operacje seryjne. Po rozwinięciu strzałki obok przycisku widoczne są opcje: Oznacz konta jako nieaktywne, Oznacz konta jako aktywne, Ustaw/Odznacz rozrachunek bez rozliczenia w K/B, Ustaw/Odznacz korektę kosztów. Funkcja operacji seryjnych działa na zaznaczone konta. Dla konta podświetlonego pojawia się komunikat: Nie zaznaczono kont księgowych.

Dodatkowo na liście kont w menu kontekstowym dostępna jest operacja seryjna Zmień typ konta.

Oznacz konta jako nieaktywne

Zaznaczenie konta syntetycznego powoduje zaznaczenie parametru Konto nieaktywne również na wszystkich jego kontach analitycznych. Konta nieaktywne są widoczne w planie kont w kolorze szarym.

Oznacz konta jako aktywne

Zaznaczenie jedynie konta syntetycznego powoduje odznaczenie parametru Konto nieaktywne tylko na koncie syntetycznym. Konta analityczne pozostają jako nieaktywne. Nie ma możliwości oznaczenia konta analitycznego jako aktywnego jeżeli konto nadrzędne jest nieaktywne.

Ustaw/Odznacz rozrachunek bez rozliczenia w K/B

Funkcja jest dostępna jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Funkcja umożliwia zaznaczenie/odznaczenie na formularzu konta analitycznego rozrachunkowego parametru Rozrachunek bez rozliczenia w K/B.

Ikona pioruna uaktywnia się po zaznaczeniu parametru Ustaw/Odznacz rozrachunek bez rozliczenia w K/B. Automatycznie zaznaczany jest również parametr Rozrachunek bez rozliczenia w K/B. Po zatwierdzeniu parametr jest zaznaczany na wskazanych kontach analitycznych. Jeżeli opcja Rozrachunek bez rozliczenia w K/B zostanie odznaczona to nastąpi odznaczenie tego parametru na wskazanych kontach analitycznych. Ustawienie/odznaczenie parametru na zaznaczonym jedynie koncie syntetycznym nie powoduje ustawienia/odznaczenia parametru na jego kontach analitycznych.

Ustaw/Odznacz korektę kosztów

Funkcja umożliwia zaznaczenie/odznaczenie na formularzu konta analitycznego parametru Korekta kosztów.

Ikona pioruna uaktywnia się po zaznaczeniu parametru Ustaw/Odznacz korektę kosztów. Automatycznie zaznaczany jest również parametr Korekta kosztów. Po zatwierdzeniu parametr jest zaznaczany na wskazanych kontach analitycznych. Jeżeli opcja Korekta kosztów zostanie odznaczona to nastąpi odznaczenie tego parametru na wskazanych kontach analitycznych. Ustawienie/odznaczenie parametru na zaznaczonym jedynie koncie syntetycznym nie powoduje ustawienia/odznaczenia parametru na jego kontach analitycznych.

Zmień typ konta

Funkcja umożliwia seryjną zmianę typu konta dla zaznaczonych kont syntetycznych i wszystkich ich kont analitycznych. Funkcja jest aktywna jeżeli na liście kont podświetlono/ zaznaczono konto syntetyczne.

Przykłady wykonywanych scenariuszy w programie Comarch ERP Optima znajdą Państwo tutaj.