Słownik ten jest wykorzystany na podczas rejestrowania zgody konkretnego podmiotu (kontrahenta, przedstawiciela, pracownika oraz wspólnika) lub podczas oznaczania zgody jako wycofanej, gdzie wskazywane jest źródło pozyskania/wycofania.

Dostępne na liście ikony umożliwiają podejrzenie źródła  lub jego usunięcie . Nie jest możliwe usunięcie lub zmodyfikowanie nazwy źródła, które zostało użyte (wskazane na karcie podmiotu).

Parametr Pokaż nieaktywne umożliwia wyświetlanie na liście również źródeł pozyskania oznaczonych jako nieaktywne.

Kliknięcie ikony plusa  bądź naciśnięcie klawisza <Insert> umożliwia dodanie nowego źródła:

Na formularzu źródła należy uzupełnić jego nazwę.

Parametr Nieaktywne umożliwia oznaczenie źródła jako nieaktywnego. Skutkuje to tym, że dane źródło nie podpowiada się do wyboru na nowych zgodach podmiotu.

  Pozycja zawiera listę utworzonych przez Użytkownika treści zgód.

Dostępne na liście ikony umożliwiają podejrzenie/edycję zgody  lub jej usunięcie . Jeżeli zgoda nie została wybrana na żadnym podmiocie, może zostać zmieniona bądź usunięta (na użytej już w programie zgodzie można jedynie zaznaczyć parametr Nieaktywna).

Lista może być filtrowana według kategorii. Parametr Pokazuj nieaktywne umożliwia wyświetlanie na liście również treści zgód oznaczonych jako nieaktywne.

Po kliknięciu ikony plusa  bądź naciśnięciu klawisza <Insert> możliwe jest dodanie nowej treści zgody:

Na formularzu należy uzupełnić tytuł, treść oraz datę obowiązywania. Należy wybrać również kategorię zgody. Dostępne są następujące kategorie zgód: 

Nowa zgoda ma zawsze numer wersji oznaczony jako 1.

Parametr Nieaktywna umożliwia oznaczenie treści zgody jako nieaktywnej.

Na zakładce [Dokumenty] można wskazać powiązane ze zgodą dokumenty z Biblioteki dokumentów w przypadku posiadania licencji na moduł Obieg Dokumentów (OBD).

Możliwe jest dodanie nowej wersji dotychczasowej treści zgody (zarówno tej użytej już w programie jak i jeszcze nie wykorzystanej) poprzez rozwinięcie ikony plusa i wybranie opcji Aktualizuj zgodę. Funkcja dostępna jest również za pomocą skrótu <Ctrl>+<Insert> lub w menu kontekstowym.

Podczas aktualizacji zgody pola Tytuł oraz Kategoria są nieaktywne (wartości w tych polach są przenoszone ze zgody w wersji 1). Można zmienić jedynie treść oraz datę obowiązywania. Numer wersji zmieniany jest automatycznie jako numer kolejny. Przy zapisywaniu nowej wersji zgody wyświetlane jest pytanie czy ustawić poprzednie wersje jako archiwalne (Nieaktywne).

Z poziomu treści zgody dostępny jest wydruk formularza zgody. Jeżeli na treści zgody wybrana została kategoria MARKETING, dostępny jest wydruk formularza zgody marketingowej.

Lista umożliwia przeglądanie zgód wyrażonych przez poszczególne podmioty:

Widoczna jest na niej lista zgód wyrażonych przez wszystkie podmioty (kontrahentów, przedstawicieli, pracowników oraz wspólników). Lista może być filtrowana według kategorii, podmiotu oraz obowiązywania na wskazany dzień.

Ikona lupy  umożliwia podejrzenie szczegółów podświetlonej zgody.

Na formularzu widoczne są pola tytuł zgody, data wyrażenia zgody oraz źródło jej pozyskania. Pole Ip wyrażenia uzupełnione o adres IP komputera, na którym uzupełniono formularz.

W sekcji Wycofanie zgody widoczne są pola  – Data wycofania, Źródło wycofania oraz Powód wycofania. Pole Ip wycofania uzupełnione o adres IP komputera, na którym uzupełniono formularz.

Funkcja umożliwia prowadzenie rejestru upoważnień m.in. dla: 

Lista rejestru upoważnień może być filtrowana w oparciu o rodzaj podmiotu oraz według obowiązywania na wskazany dzień.

Na liście upoważnień dostępne są operacje seryjne  zawierające następujące funkcje:

Dostępne na liście ikony umożliwiają przeglądanie upoważnień  oraz ich usuwanie .

Kliknięcie ikony plusa  bądź naciśnięcie klawisza <Insert> powoduje otwarcie formularza nowego upoważnienia:

Na formularzu upoważnienia na zakładce [Ogólne] należy wskazać upoważniany podmiot (pracownika, wspólnika bądź kontrahenta). W przypadku wyboru kontrahenta w polu Imię i nazwisko należy wybrać przypisanego do kontrahenta przedstawiciela. Poniżej należy wskazać datę nadania upoważnienia oraz ewentualnie datę ustania. Na formularzu dostępne jest również pole tekstowe Opis.

Na zakładce [Załączniki] można wskazać dokument z Biblioteki dokumentów w przypadku posiadania licencji na moduł Obieg Dokumentów (OBD).

Program kontroluje czy określony podmiot w danym okresie ma tylko jedno upoważnienie, nie pozwalając na zapisanie dwóch upoważnień dla podmiotu z nakładającymi się na siebie okresami upoważnienia (oznaczonych poprzez daty nadania i ustania upoważnienia).

Rejestr naruszeń umożliwia ewidencjonowanie przypadków naruszenia ochrony danych osobowych. Administrator ma obowiązek udokumentować wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych – w tym okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze.

Dostępne na liście ikony umożliwiają przeglądanie naruszeń  oraz ich usuwanie .

Kliknięcie ikony plusa  bądź naciśnięcie klawisza <Insert> powoduje otwarcie formularza nowego naruszenia:

Na formularzu zgłoszenia na zakładce [Ogólne] należy wskazać podmiot będący inspektorem danych osobowych (pracownika, wspólnika bądź kontrahenta). W przypadku wybrania kontrahenta w polu Imię i nazwisko należy wybrać przypisanego do kontrahenta przedstawiciela. Poniżej należy wskazać datę naruszenia oraz miejsce naruszenia (w tym polu podpowiada się miasto z pieczątki firmy), jak również liczbę rekordów, których dotyczy naruszenie. W przypadku opóźnienia zgłoszenia możliwe jest określenie jego przyczyny, a w przypadku braku zgłoszenia – jego uzasadnienie. Po zaznaczeniu parametru Naruszenie zgłoszone aktywne stają się pola Data zgłoszenia oraz Miejsce zgłoszenia.

Na formularzu dostępne są również pola tekstowe: Charakter naruszenia ochrony danych, Kategoria i przybliżona liczba osób, których dane dotyczą, Możliwe konsekwencje naruszenia ochrony oraz Podjęte / proponowane środki w celu zaradzenia naruszeniu lub minimalizacji skutków.

Na zakładce [Załączniki] można wskazać dokument z Biblioteki dokumentów w przypadku posiadania licencji na moduł Obieg Dokumentów (OBD).

Z poziomu formularza naruszenia dostępny jest wydruk zgłoszenia naruszenia do GIODO.

Z poziomu formularza naruszenia ochrony danych osobowych dostępny jest wydruk formularza naruszenia.

Funkcja umożliwia ewidencjonowanie w programie w jakich procesach w organizacji są przetwarzane dane osobowe, w jakim celu i kogo dotyczą oraz jak są zabezpieczane.

Dostępne na liście ikony umożliwiają przeglądanie czynności  oraz ich usuwanie .

Kliknięcie ikony plusa  bądź naciśnięcie klawisza <Insert> powoduje otwarcie formularza nowej czynności:

Na formularzu dostępne są pola umożliwiające określenie nazwy czynności, celu przetwarzania, kategorii osób, kategorii danych osobowych, kategorii odbiorców danych oraz planowanego terminu usunięcia danych. W przypadku przekazywania danych państwom trzecim istnieje możliwość ich wskazania wraz z uzasadnieniem. Wszystkie pola na formularzu są opcjonalne (niewymagane).  

Na zakładce [Dodatkowe] można wskazać dokument z Biblioteki dokumentów w przypadku posiadania licencji na moduł Obieg Dokumentów (OBD). Można również uzupełnić informacje dodatkowe dotyczące czynności przetwarzania.

Funkcja umożliwiająca wskazanie osób odpowiedzialnych za prowadzenia rejestrów danych osobowych. Okno składa się z dwóch zakładek: [Ogólne] oraz [Adres GIODO]. Na pierwszej z nich istnieje możliwość wskazania kolejno administratora, współadministratora, przedstawiciela oraz inspektora danych osobowych:

W sekcji Administrator dostępny jest parametr Przepisz dane z Pieczątki firmy. Jego zaznaczenie powoduje zaczytanie danych administratora z Pieczątki Firmy (Konfiguracja Firmy/ Dane firmy). Parametr jest domyślnie zaznaczony.

Po jego odznaczeniu aktywny staje się przycisk Edytuj dane, po kliknięciu którego możliwa jest zmiana danych administratora danych osobowych.

Na innych niż Administrator stanowiskach (Współadministrator, Przedstawiciel, Inspektor danych osobowych) możliwe jest wskazanie kontrahenta, pracownika bądź wspólnika W przypadku wyboru kontrahenta w polu Imię i nazwisko należy wskazać przypisanego do tego kontrahenta przedstawiciela. Pozostałe pola (Adres, Telefon oraz E-mail) są nieedytowalne i zaczytywane z formularza wybranego podmiotu.

Jeżeli dany podmiot został wskazany na liście administratorów danych osobowych, nie ma możliwości jego usunięcia bądź oznaczenia jako nieaktywnego/archiwalnego. Przed taką operacją należy najpierw usunąć go z listy administratorów danych osobowych.

Zakładka [Adres GIODO] zawiera pola umożliwiające określenie adresu Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych: Miasto, Województwo, Poczta, Kod pocztowy, Ulica, Numer domu i Numer lokalu.

Dane adresowe określone na tej zakładce przenoszone są na wydruk zgłoszenia naruszenia do GIODO.

Widoczna jest na niej lista zgód wyrażonych przez kontrahenta.

Zgoda na automatyczną wysyłkę faktur drogą elektroniczną – podczas automatycznej wysyłki faktur, program sprawdza czy kontrahent wybrany na dokumencie jako Nabywca ma na swojej karcie zaznaczoną zgodę na wysyłkę.

Operatorzy z zaznaczonym na swojej karcie parametrem Dodawanie / modyfikacja zgód podmiotu mają możliwość modyfikacji danych na tej zakładce (dodawania, edycji oraz usuwania zgód). Na tej zakładce możliwe jest przypisywanie nowych zgód dla podmiotu, ich przeglądanie oraz edycję (np. wycofanie udzielonej zgody) za pomocą ikony lupy  oraz usuwanie za pomocą ikony kosza .

Kliknięcie ikony plusa  bądź naciśnięcie klawisza <Insert> powoduje otwarcie formularza nowej zgody podmiotu:

Należy na nim wybrać tytuł zgody, datę wyrażenia zgody oraz źródło jej pozyskania. Pole Ip wyrażenia uzupełniane jest automatycznie o adres IP komputera na którym uzupełniono formularz.

Przy ponownej edycji zgody aktywne stają się pola dotyczące wycofania zgody – Data wycofania, Źródło wycofania oraz Powód wycofania. Pole Ip wycofania uzupełniane jest automatycznie o adres IP komputera na którym uzupełniono formularz.

Na zakładce [Dokumenty] formularza zgody możliwe jest dodanie załącznika w formie pliku – bądź zapisując wskazany plik do bazy, bądź zapisując link do tego pliku. Na zakładce możliwe jest również wskazanie dokumentu z Biblioteki dokumentów w przypadku posiadania licencji na moduł Obieg Dokumentów (OBD), jak również zadania i kontaktu z modułu CRM.

Gałąź widoczna jest wyłącznie dla operatorów mających zaznaczony parametr Prawo do anonimizacji danych osobowych. Można na niej wskazać okres za jaki mają być sprawdzane dokumenty przed wykonaniem anonimizacji danych.

Zablokuj możliwość anonimizacji, jeśli występują dokumenty wystawione w ciągu ostatnich – parametr domyślnie przyjmuje wartość 5 lat. Wynika to z faktu, że okres minimalnego przechowywania dokumentów prawno-podatkowych w Polsce wynosi 5 lat. W związku z tym dokumenty wystawione do 5 lat wstecz nie powinny być anonimizowane. Wartość parametru może zostać zmieniona przez operatora. Przy próbie jego zmiany pojawia się informacja dla Użytkownika dotycząca powyżej opisanych wymagań. Wartość parametru podawana jest w latach i odnosi się do daty dokumentu rozumianej jako wcześniejsza niż 1 stycznia roku sprzed podanej w parametrze ilości lat w stosunku do daty bieżącej ustawionej w systemie. Przykładowo dla standardowego okresu 5 lat w przypadku anonimizacji wykonanej w 2018 roku, procesowi temu może zostać poddany dokument z datami wcześniejszymi niż 1 stycznia 2013 roku.

Podczas wykonywania anonimizacji danych, każdorazowo sprawdzana jest ilość lat ustawiona w tym parametrze w Konfiguracji i w zależności od wpisanej tam wartości za ten okres czasu są sprawdzane dokumenty. Dopiero po wykonaniu takiej weryfikacji jeżeli nie będzie dokumentów blokujących anonimizację (a więc żaden dokument nie będzie zawierał się w okresie krótszym niż podana ilość lat), będzie możliwe wykonanie operacji anonimizacji danych. Jeżeli dokument zawiera kilka dat, sprawdzana jest najpóźniejsza z nich. Przykładowo dla standardowego okresu 5 lat w przypadku anonimizacji wykonanej w 2018 roku, faktura zakupu z datą wystawienia i zakupu 2012-12-28, a datą wpływu 2013-01-02 będzie blokowała proces anonimizacji z racji tego, że najpóźniejsza z dat (w tym przypadku data wpływu) jest późniejsza niż wskazany w Konfiguracji okres.

W przypadku ustawienia dla parametru wartości 0 lat, żadne  dokumenty nie będą weryfikowane, w związku z czym nie będą blokowały możliwości wykonania anonimizacji danych.

Dokumenty ważne dla celów podatkowych, dla których sprawdzany jest okres zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji (które zgodnie z przepisami powinny być przechowywane 5 lat) to: 

Dla powyższych dokumentów nie jest weryfikowane ustawienie parametru dotyczącego dat, tylko blokują one zawsze proces anonimizacji danych. Użytkownik powinien przed przeprowadzeniem anonimizacji uporządkować dokumenty w bazie tak, aby proces z nimi związany został zakończony. Oznacza to ich usunięcie, zamknięcie, zrealizowanie bądź anulowanie.

Anonimizuj pomimo nierozliczonych płatności/ rozrachunków – fakt występowania nierozliczonych płatności/zapisów w module Kasa/Bank bądź nierozrachowanych rozrachunków w przypadku księgowości kontowej dla danego kontrahenta uniemożliwia przeprowadzenie jego anonimizacji niezależnie od daty takiej płatności/zapisu/rozrachunku. Zaznaczenie tego parametru pozwala na anonimizację danych w takim przypadku. Wówczas nierozliczone płatności/zapisy/rozrachunki wyświetlane są jako dokumenty na których zostaną usunięte dane osobowe. Jeżeli ten parametr jest niezaznaczony, wówczas blokowana jest anonimizacja w sytuacji gdy w bazie znajdują się nierozliczone płatności/zapisy/rozrachunki dla określonego podmiotu. Każda taka płatność/zapis/rozrachunek wyświetlana jest jako dokument blokujący wykonanie anonimizacji.

w przypadku księgowości kontowej nierozliczone płatności sprawdzaj wg modułu – parametr ma możliwe do zaznaczenia opcje: KH (domyślnie zaznaczona opcja) lub Kasa/Bank.

Przy zaznaczonej opcji Kasa/Bank – sprawdzane jest czy istnieją jakieś nierozliczone lub częściowo rozliczone płatności w preliminarzu i zapisy kasowe/bankowe dla kontrahenta.

Przy zaznaczonej opcji KH sprawdzane jest czy istnieją jakieś nierozrachowane lub częściowo rozrachowane rozrachunki na kontach określonego kontrahenta (nie są weryfikowane płatności/zapisy w module Kasa/Bank).

W przypadku innych rodzajów księgowości (Ewidencja ryczałtowa oraz Księga podatkowa) zawsze weryfikowany jest stan płatności/zapisów w module Kasa/Bank.

Więcej informacji na temat anonimizacji danych osobowych znajduje się tutaj.