• Możliwe jest przekształcenie jednego Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży do jednego Dokumentu Wewnętrznego Zakupu.
• Dokument FWS otrzymuje status W. Ponowne przekształcenia do FWZ nie jest możliwe.
• FWZ może powstać tylko na podstawie dokumentu FWS, który dotyczy nabycia wewnątrzunijnego (powstał z FZ).
• Dokument FWZ jest zapisywany do bufora.
• Dokumentu FWZ nie można korygować (możliwe jest anulowanie).
• W przypadku wykasowania lub anulowania FWZ usuwany jest status Wz Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży (FWS) (możliwe jest ponowne przekształcenie).
• Aby anulować dokument FWS skojarzony z Dokumentem Wewnętrznym Zakupu należy najpierw usunąć/ anulować dokument FWZ, a dopiero potem można anulować dokument FWS.

• kwoty VAT przenoszone są zgodnie z ustalonymi na FWS.
• tabela VAT podlega częściowej edycji – użytkownik ma możliwość korygowania wartości VAT i brutto (do czasu zapisania FWZ na trwałe).

• Wydruk posortowany jest wg grup towarowych.
• Zawiera informacje o kodzie, nazwie, statusie, numerze katalogowym danej pozycji, jednostce, ilości danego towaru i łącznej wartości danej pozycji. Dodatkowo umieszczona jest informacja o cenie, która wyliczana jest jako iloraz wartości i ilości.
• Raport uwzględnia filtry wprowadzone na liście zasobów, np. można ograniczyć go do danej grupy czy magazynu.
• Na wydruku Spisu z natury z podziałem na dostawy, jeżeli dostawa była przesunięta na magazyn, dla którego wykonywany jest wydruk, cena wyliczana jest na podstawie ilości i wartości zakupu dla poszczególnych dostaw.

Bilans handlowy towarów informuje o ilości/wartości przychodów i rozchodów towaru w danym okresie czasu:

• Raport posortowany jest alfabetycznie wg kodu zasobów.
• W raporcie uwzględniane są wszystkie zapisane na trwale (nie do bufora) transakcje.
• Na wydruku oprócz kodu towaru/usługi pojawia się również jego nazwa, EAN, kod katalogowy, jednostka miary, waluta.
• Przed wyliczeniem bilansu należy podać daty określające analizowany okres.
• Raport uwzględni wszystkie zastosowane na liście filtry.

Towary zalegające (GenRap)/Wzór standard zawiera informacje o towarach, które zalegają na magazynie określoną ilość dni (raport jest dostępny dla baz, gdzie naliczanie kosztu własnego sprzedaży odbywa się wg metody FIFO lub LIFO):

• Raport działa dla pozycji zaznaczonych na liście.
• Uwzględniane są wszystkie magazyny lokalne.
• Przed wykonaniem wydruku w oknie Ustalanie wartości parametrów wydruku należy uzupełnić wartość pola Ile dni zalega.
• Dla każdej pozycji podana jest informacja o ilości zalegającej, jednostce miary, dacie dostawy, ilości dni jakie upłynęły od przyjęcia dostawy względem daty bieżącej, wartości zasobu i magazynie, na którym zalega towar.
• Towar przesuwany między magazynami poprzez Przesunięcia Międzymagazynowe nie jest traktowany jako zalegający. 

• Tworzymy definicję atrybutu z poziomu menu Ogólne/ Atrybuty:
  • kod: KOD U DOST, nazwa: kod towaru u dostawcy
  • dokleić do opisu elementu: zaznaczony (chcemy, żeby kod drukował się na zamówieniach)
  • zależny od kontrahenta: zaznaczony (kod tego towaru jest inny u każdego dostawcy)
• Otwieramy kartę towaru IGLAKI_JAŁOWIEC (menu Handel/ Zasoby), zakładka [Atrybuty]. Dodajemy atrybut:
  • Atrybut: KOD U DOST.
  • dokleić do opisu elementu: zaznaczony (zgodnie z ustawieniem na definicji)
  • kod atrybutu przed wartością: zaznaczony (dzięki temu opis towaru na zamówieniu będzie bardziej czytelny)
  • zależny od kontrahenta: zaznaczony (u każdego dostawcy ten towar ma nadany inny kod)
• Uzupełniamy listę kodów dla poszczególnych dostawców:
  • kontrahent: LAS, wartość: IG_J (u dostawcy o kodzie LAS towar ma kod IG_J)
  • kontrahent: MARKUS, wartość: RO789 (u dostawcy o kodzie MARKUS towar ma kod RO789)
• Zatwierdzamy formularz atrybutu, a następnie formularz towaru.
• Tworzymy zamówienie na towar IGLAKI_JAŁOWIEC u kontrahenta LAS (menu Handel/ Zamówienia u dostawcy):
  • wpisujemy kontrahenta LAS, dodajemy towar IGLAKI JAŁOWIEC
  • na formularzu towaru na zamówieniu (przycisk lupy) widać, że w polu opis pojawił się tekst KOD U DOST. IG_J, a na wydruku zamówienia (wzór standard) obok nazwy towaru pojawi się jego opis.
• Tworzymy zamówienie na towar IGLAKI_JAŁOWIEC u kontrahenta MARKUS:
  • wpisujemy kontrahenta MARKUS, dodajemy towar IGLAKI JAŁOWIEC
  • na formularzu towaru na zamówieniu (przycisk lupy) widać, że w polu opis pojawił się tekst KOD U DOST. RO789, a na wydruku zamówienia (wzór standard) obok nazwy towaru pojawi się jego opis. 

• Zamawiamy towar u dostawcy. W programie utworzony zostaje dokument ZD/000001/2008.
• Ilość zamawianego towaru jest widoczna na liście zasobów w kolumnie Zamówienia. Wartość jest wyliczana w oparciu o ostatnią cenę zakupu.
• Otrzymujemy dostawę towaru. Wtedy dokument ZD konwertujemy do dokumentu Przyjęcia zewnętrznego (zaznaczamy na liście, a następnie wciskamy przycisk Przekształcenie do PZ). Dokument ZD otrzymuje status PZ, co oznacza, że zamówienie nie jest już aktywne.
• Powstaje dokument PZ w buforze. Na PZ należy uzupełnić:
  • numer obcy, czyli numer otrzymanego dokumentu od dostawcy
  • ostatecznie ustalić przyjmowaną ilość i wartość towaru.
• Po zatwierdzeniu dokumentu PZ towar jest wprowadzany do magazynu.
• Podczas zatwierdzania program pyta, czy wygenerować uzupełniający dokument zamówienia (jeśli ilości na dokumencie PZ zostały zmniejszone). Jeśli tak – na liście zamówień pojawi się nowy dokument ZD na brakującą ilość.
• W chwili otrzymania Faktury Zakupu – dokument PZ konwertujemy do Faktury Zakupu. Na dokumencie FZ ustalamy m.in. formę i termin płatności.
• Po zatwierdzeniu Faktury Zakupu w preliminarzu płatności powstaje odpowiednie zdarzenie lub, w przypadku płatności gotówką – zapis KW w raporcie kasowym.

Scenariusz 2 Zamawiany towar otrzymujemy w dwóch dostawach

• Zamawiamy 100 szt. towaru. W systemie rejestrujemy ten fakt tworząc dokument ZD/000002/2008.
• Zamówiona ilość 100 szt. jest widoczna w kolumnie Zamówienia.
• Otrzymujemy towar T1. Okazuje się, że otrzymaliśmy teraz tylko 60 szt. towaru, natomiast brakujące 40 szt. zostanie dowiezione w ciągu dwóch dni. Faktura natomiast zostanie wystawiona na całość towaru.
• Dokument zamówienia konwertujemy do dokumentu PZ. Na powstałym dokumencie przyjmowaną ilość zmieniamy ze 100 na 60 szt.
• W chwili zatwierdzenia dokumentu PZ program pyta, czy utworzyć uzupełniający dokument zamówienia. Ponieważ pozostałe 40 szt. towaru dostaniemy w kolejnej dostawie – tworzymy takie zamówienie.
• Przyjęte 60 szt. towaru zostaje wprowadzone do magazynu – odpowiednio zwiększa się ilość towaru.
• Na liście Zamówień, dokument ZD/000002/2008 otrzymuje status W realizacji. Na formularzu zamówienia w kolumnie Zrealizowano dla towaru T1 widnieje liczba 60, w kolumnie Pozostaje – 40 szt. Ilość 40 szt. widoczna jest na liście zasobów w kolumnie Zamówienia
• Po dwóch dniach otrzymujemy kolejną dostawę. Dokument ZD konwertujemy do PZ. Uzupełniamy numer obcy dokumentu. Po zatwierdzeniu PZ kolejne 40 szt. towaru zostaje wprowadzone do magazynu. Równocześnie usuwana jest ilość zamówiona a dokument ZD otrzymuje status Zrealizowano
• Otrzymujemy również Fakturę Zakupu 100 szt. towaru. Aby utworzyć ją na podstawie wcześniej wprowadzonych dokumentów PZ:
  • zaznaczamy je na liście
  • wciskamy przycisk Utworzenie Faktury zakupu.
• Na liście FZ pojawia się nowy dokument Ustalamy formę i termin płatności. Po zatwierdzeniu powstaje odpowiednie zdarzenie w Preliminarzu płatności, natomiast w przypadku płatności gotówką – generowany jest odpowiedni zapis KW.

• Ustaliliśmy z naszym klientem, że towar będzie mu dostarczany codziennie, ale fakturę wystawiamy zawsze na koniec tygodnia, w piątek. Dostawy potwierdzane są dokumentami WZ. Mamy 5 dokumentów WZ/2008/000001….WZ/2008/000005.
• Towar jest wydawany z magazynu na bieżąco – w chwili wystawienia dokumentu WZ.
• W celu wystawienia Faktury Sprzedaży należy na liście zaznaczyć odpowiednie Wydania Zewnętrzne. Muszą one dotyczyć:
  • tego samego kontrahenta
  • na wszystkich zastosowano ten sam algorytm wyliczania podatku VAT (netto/brutto)
• Zaznaczamy wybrane WZ i za pomocą polecenia Przekształcenie do FA z menu kontekstowego rozpoczynamy proces tworzenia Faktury Sprzedaży. Odpowiedni komunikat programu poinformuje nas o poprawnym zakończeniu procesu generowania faktury.
• Wszystkie przekształcone WZ otrzymują status FA
• Nowa faktura jest w buforze. Oprócz tego, że można na niej modyfikować daty, formę i termin płatności, program dopuszcza również pewną modyfikację pozycji:
  • nie można modyfikować ani usuwać pozycji, które pochodzą z konwertowanych wcześniej dokumentów WZ
  • można dopisać nowe pozycje na FA. W momencie jej zatwierdzania program utworzy kolejny dokument WZ (różnicowy) na dopisane pozycje
• Proponowane przez program ustawienia na FA:
  • data wystawienia faktury – to data wykonania konwersji (data bieżąca)
  • data sprzedaży – to również data bieżąca
  • jeśli na dokumentach WZ znajdował się kilka razy ten sam towar w identycznej cenie – program w chwili konwersji zsumuje go do jednej pozycji.
• Na fakturze należy ustalić formę i termin płatności. Po jej zatwierdzeniu – w preliminarzu płatności pojawią się odpowiednie zapisy. 

• Wystawiamy rezerwacje RO/2008/000054 dla kontrahenta ALOZA na 2 towary CIS: 10 szt. I SOSNA: 15 szt. Rezerwacja pojawia się na liście RO, na liście zasobów pojawiają się odpowiednie zapisy w kolumnie Rezerwacja.
• Klient pojawia się w firmie i chce zrealizować swoje zamówienie. Wchodzimy na listę rezerwacji, zaznaczamy RO/2008/000054 i za pomocą przycisku odpowiedzialnego za przekształcenie generujemy Fakturę Sprzedaży.
• Na liście Faktur Sprzedaży pojawia się nowy dokument FARO/2008/000145 o statusie RO. Dokument ten jest w buforze (kolor zielony). Po ustaleniu formy i terminu płatności (przelew 14 dni) zapisujemy dokument na stałe.
• W zależności od ustawień w konfiguracji:
  • jeśli w konfiguracji mamy zaznaczony dla FA parametr rezerwacja – towar jest nadal zarezerwowany
  • jeśli w konfiguracji mamy zaznaczony dla FA parametr pobranie – towar zostaje zdjęty z magazynu, a rezerwacja znika

W preliminarzu powstaje zdarzenie planujące zapłatę za fakturę.

Po zaznaczeniu Faktury Sprzedaży FARO/2008/000145 przyciskiem  generujemy Wydanie Zewnętrzne. Program odpowiednim komunikatem informuje nas o zakończeniu procesu. Generując WZ program sprawdza czy na magazynie jest wystarczająca ilość towaru. Jeśli chociaż dla jednej pozycji brakuje ilości – WZ nie zostanie utworzony.

W zależności od ustawień w konfiguracji:

• jeśli faktura rezerwowała towar – rezerwacja znika, a towar zostaje pobrany z magazynu
• jeśli faktura pobrała towar – powstanie dokumentu WZ niczego nie zmienia w magazynie

Nowo powstały WZ jest automatycznie zapisywany na trwałe. W kolumnie status otrzymuje on znacznik FA. Na formularzu WZ uzyskujemy informację o przekształceniu go z FARO/2008/000145. Podgląd dokumentu źródłowego (FARO/2008/000145) jest możliwy z poziomu zakładki [Dokumenty].

Kiedy otrzymujemy potwierdzenie wpłaty za fakturę – wprowadzamy go do raportu bankowego i zapis rozliczamy z Fakturą Sprzedaży FARO/2008/000145.

Zarówno faktura jak i zapis otrzymują status rozliczonych całkowicie.