• Faktura Sprzedaży (FS),
• Paragon (PA),
• Rezerwacja Odbiorcy (RO),
• Faktury Pro Forma (FPF),
• Faktury Zakupu (FZ),
• Zamówienia u Dostawcy (ZD),
• Dowody Wewnętrzne Sprzedaży (FSW),
• Wydania Zewnętrzne (WZ),
• Przyjęcia Zewnętrzne (PZ),
• Rozchody wewnętrzne (RW),
• Przyjęcia Wewnętrzne (PW)
• Przesunięcia międzymagazynowe (MM)
• Dokumenty kaucyjne WKA i PKA

Eksport dokumentu jest możliwy bezpośrednio z poziomu formularza dokumentu z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki  w pasku zadań. Przy eksporcie należy wskazać plik, w którym zapisany będzie dokument. Domyślną ścieżkę dostępu do katalogu można wpisać w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry: Eksport dokumentów – katalog dla plików XML.

W pliku zapisywane są wszystkie informacje z eksportowanego dokumentu:

• pozycje (ilość, cena, wartość)
• kontrahent
• płatności
• kody JPK_V7 (w przypadku Faktur)

Import dokumentu jest możliwy z poziomu listy dokumentów z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki   w pasku zadań. Przy imporcie należy wskazać plik, z którego odczytywany będzie dokument. Domyślną ścieżkę dostępu do katalogu można wpisać w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry: Import dokumentów – katalog dla plików XML. W oknie importu dla Faktur Sprzedaży, Faktur Zakupu i Paragonów jest dostępny parametr Utwórz dokument (-y) pierwotny (-e). Funkcja jest przydatna w sytuacji kiedy w Comarch ERP Optima należy wystawić korektę do dokumentu wystawionego uprzednio w poprzednim programie.

Funkcja eksportu i importu dokumentów może być wykorzystywana podczas przekształcania dokumentów m.in. wtedy, jeśli w programie nie ma funkcji umożliwiającej bezpośrednią konwersję dokumentów.

Jeżeli w importowanym pliku XML znajduje się nazwa kontrahenta to przy imporcie do Comarch ERP Optima nazwa jest pobierana z pliku, jeśli w pliku XML nie ma nazwy kontrahenta to jest ona pobierana z karty kontrahenta z Comarch ERP Optima rozpoznanego przy imporcie po kodzie, NIP lub GLN.

Opis struktury plików XML dla importu i eksportu dokumentów jest dostępny wyłącznie dla Autoryzowanych Partnerów Comarch.

Zakładanie kart towarów i kontrahentów podczas importu dokumentów z pliku XML

Podczas importu dokumentów handlowo-magazynowych z pliku XML (z pominięciem Przyjęć Kaucji, Wydań Kaucji) możliwe jest automatyczne założenie kart towarów i kontrahentów, których nie ma w bazie docelowej. Opcja jest dostępna na liście dokumentów, na górnej wstążce pod ikoną Funkcje dodatkowe/ Import dokumentów.

Na oknie importu dokumentów z pliku XML znajdują się domyślnie zaznaczone parametry: Załóż karty kontrahentów, Załóż karty towarów.

Na oknie importu dodatkowo znajduje się parametr Utwórz dokument pierwotny, po zaznaczeniu sprzedaż i zakup zostaną zaimportowane jako dokument pierwotny (szczegóły w artykule Korekty do dokumentów nie istniejących w systemie).

Dodawanie towarów

Towary, które zostaną dodane do bazy, wyświetlane są w oknie Wybierz parametry dodawanych towarów.

W tym miejscu można dla każdej pozycji określić:

Typ – towar lub usługa,

Produkt – prosty lub złożony,

Kaucja – parametr należy zaznaczyć jeśli towar ma być opakowaniem kaucjonowanym (opcja dostępna dla modułu Handel jeśli w konfiguracji włączono obsługę opakowań kaucjonowanych).

Karta jest zakładana na podstawie danych zawartych w pliku – kodu, nazwy, opisu, kodu EAN, PKWiU, numeru katalogowego, stawki VAT, jednostki miary podstawowej, jednostki miary pomocniczej.

Jednostki miary z pliku, których nie ma w programie, zostaną dodane i ustawione na karcie towaru. Dotyczy to zarówno jednostek podstawowych, jak i pomocniczych wraz z przelicznikiem.

Jeżeli karta towaru i powiązane z nią jednostki znajdują się już w programie, ale przelicznik w pliku jest inny niż na karcie, wówczas na importowany dokument przelicznik zostanie pobrany z pliku.

Dodawanie kontrahentów

W momencie importu dokumentów, jeżeli nie znaleziono kontrahenta – dotyczy to zarówno nabywcy (sekcja Płatnik w pliku XML), jak i odbiorcy (sekcja Odbiorca w pliku XML) – założona zostanie nowa kartoteka.

• Jeżeli w pliku znajduje się NIP, karta kontrahenta zostanie założona na podmiot gospodarczy, w przeciwnym wypadku zostanie założona na osobę fizyczną. Jeśli w pliku jest również prefiks NIP, dla prefiksu PL kontrahent zostanie zaimportowany jako krajowy, dla pozostałych prefiksów (występujących w programie) jako wewnątrzunijny. Natomiast kontrahent z Wielkiej Brytanii zostanie zaimportowany jako kontrahent pozaunijny.
• Forma płatności jest pobierana z pliku (forma płatności musi znajdować się w bazie docelowej, aby import się powiódł).
• Domyślna waluta ustawiana na karcie kontrahenta jest zgodna z walutą dokumentu (jeśli waluty nie ma w bazie docelowej, zostanie ona dodana podczas importu).

Kwota – wpisujemy kwotę zaliczki jaką chcemy rozliczyć na tej fakturze. Standardowo program proponuje kwotę maksymalną. Program kontroluje, aby rozliczana kwota zaliczki nie była większa od kwoty możliwej do rozliczenia.

Kwota maks. – program wyświetla kwotę zaliczki jaka pozostała nam do rozliczenia. Pole nie podlega edycji.

Numer dokumentu – numer zapisu KP, na podstawie którego zaliczka została zarejestrowana w kasie.

• jeśli zaznaczona jest opcja TAK i NIE – program podczas wyszukiwania dokumentów nie uwzględnia statusu dokumentu (podstawowy/ pierwotny),
• jeśli zaznaczona jest opcja TAK – program wyszukuje tylko dokumenty pierwotne,
• jeśli zaznaczona jest opcja NIE – program wyszukuje tylko dokumenty podstawowe (zwykłe).

Zasady wystawiania dokumentów pierwotnych:

• Dokument pierwotny nie powoduje zmiany ceny zakupu na karcie towaru, a tym samym nie powoduje naliczenia nowych cen sprzedaży (w przypadku aktywnego mechanizmu aktualizacji cen).
• Wystawienie nie powoduje powstania płatności (zapisu w kasie lub zdarzenia w preliminarzu).
• Dla dokumentów pierwotnych nie można wystawić skojarzonych dokumentów magazynowych (WZ, PZ).
• Wystawienie dokumentu pierwotnego nie powoduje ruchu towaru w magazynie.
• Wystawienie dokumentu pierwotnego nie powoduje powstania rezerwacji ani zamówienia.
• Dokumenty pierwotne nie mogą zostać zafiskalizowane.
• Dokumenty pierwotne nie mogą zostać zaksięgowane ani przesłane do rejestrów VAT.
• Dokumenty pierwotne nie mogą zostać wyeksportowane do systemu Comarch EDI.
• Podczas wystawiania dokumentu nie jest uwzględniana blokada na datę dokumentu – dokument pierwotny może mieć datę wcześniejszą niż ostatni bilans zamknięcia magazynu (dla innych dokumentów obowiązuje zasada, że ich data nie może być wcześniejsza niż data ostatniego BZM).
• Wystawienie dokumentu pierwotnego (zatwierdzone na stałe lub w buforze) nie blokuje możliwości wykonania bilansu zamknięcia magazynu (w przeciwieństwie do dokumentów podstawowych nieskojarzonych z magazynowymi lub w buforze).
• Wystawienie dokumentu pierwotnego (zatwierdzone na stałe lub w buforze) nie blokuje możliwości zamknięcia inwentaryzacji.

Korekta dokumentu pierwotnego

Kiedy dokument pierwotny został już wystawiony można do systemu wprowadzić do niego korektę. Korekta może dotyczyć ilości, wartości lub stawki VAT, nie ma możliwości wystawienia korekty kursu waluty. Sposób wystawiania korekt do dokumentów pierwotnych jest identyczny jak w przypadku korekt do zwykłych dokumentów sprzedaży/ zakupu.

Należy jednak pamiętać, że korekty do dokumentów pierwotnych nie powodują ruchu towaru ani zmiany jego wartości w magazynie (w odróżnieniu od korekt do zwykłych dokumentów). Służą one jedynie do poprawnej rejestracji dokumentów tak, by mogły zostać np. zaksięgowane lub też spowodowały odpowiedni zapis w module Kasa/Bank. Dlatego aby prawidłowo ustalić stan i wartość towaru w magazynie należy następnie wystawić jeszcze dokumenty:

• Jeśli korekta powinna wprowadzić towar do magazynu (np. korekta do Faktury Sprzedaży) – należy wystawić dokument PW i wpisać tam cenę, w jakiej towar został zdjęty z magazynu podczas wystawiania faktury pierwotnej.
• Jeśli korekta ma dotyczyć ilości na dokumencie zakupu (FZ, PZ) należy:
• wystawić dokument RW zdejmujący towar z magazynu lub
• wystawić korektę ilościową do dokumentu, którym towar został wprowadzony na magazyn w chwili rozpoczęcia pracy z programem (BOM lub PZ). Przy tej metodzie program automatycznie skoryguje koszt własny zakupu towaru na wcześniejszych dokumentach wydania towaru z magazynu (jeśli takie miało miejsce).
• W przypadku korekt wartościowych do nieistniejących dokumentów FZ należy skorygować wartość towaru w magazynie. Korekta wartościowa towaru w magazynie jest możliwa tylko wtedy, gdy towar został wprowadzony do magazynu przy pomocy dokumentu BOM. Należy wtedy wystawić korektę wartościową do BOM. Jeśli towar został wprowadzony innym dokumentem (np. PZ) nie jest możliwe wykonanie korekty wartości towaru w magazynie.

Dokumenty RW/PW do korekt dokumentów pierwotnych

Istnieje możliwość automatycznego utworzenia dokumentu RW/ PW do korekty dokumentu pierwotnego. Po zatwierdzeniu dokumentu korygującego (korekta ilości) w menu kontekstowym dostępna jest funkcja Przekształcenie do RW/PW. Funkcja tworzy dokument wewnętrzny RW/PW, ustalając na nim ilości zgodne z korektą:

• W przypadku dokumentów korygujących, które powinny wprowadzić towar do magazynu, tworzony jest dokument PW. Dokument PW jest zapisywany do bufora i użytkownik ma możliwość skorygowania wartości towaru, w jakiej ma być wprowadzony do magazynu. Na formularzu domyślnie podpowie się kontrahent !NIEOKREŚLONY!. Pole to można edytować.
• W przypadku dokumentów korygujących wyprowadzających towar z magazynu tworzony jest dokument RW. Jest on od razu zapisywany na trwałe, zdejmując towar zgodnie z metodą rozliczania magazynu określoną dla danej bazy. Kontrahent na RW zostanie przeniesiony z faktury pierwotnej.

• korekta ilościowa do FS powoduje przyjęcie towaru na magazyn,
• korekta ilościowa FZ powoduje wydanie towaru z magazynu,
• korekty dokumentów handlowych powodują powstanie korekt do dokumentów magazynowych, bez możliwości ich edycji,
• korekty w buforze nie tworzą dokumentów magazynowych w buforze. Dopiero zapis na trwałe powoduje powstanie odpowiedniej korekty dokumentu magazynowego,
• korekta do Faktury Zakupu kontroluje ilość, nie można wystawić korekty, jeśli na magazynie nie ma odpowiedniej ilości (dostępnej) korygowanego towaru,
• korekty zawsze dotyczą tego samego magazynu co dokumenty podstawowe (korygowane).

Korekta wartości

• W chwili przekształcenia WZ/ PZ do Faktury Sprzedaży/ Faktury Zakupu na dokumencie wynikowym uwzględniane są również wystawione korekty ilościowe i wartościowe. Pomniejszana jest ilość oraz cena jednostkowa towaru i równocześnie wyliczany jest aktualny rabat dla pozycji i wynikowy w nagłówku.
• Korektę ilościowa/wartościową można wystawić tylko, jeśli WZ/ PZ nie jest skojarzona z innym dokumentem (nie została jeszcze przekształcona do FS/ FZ). W momencie przekształcenia możliwość korygowania dokumentu WZ/ PZ jest blokowana.
• W chwili przekształcenia zarówno WZ/ PZ jak i korekta wartościowa otrzymuje na liście status FS (FZ).

W przypadku, gdy tworzona jest korekta wartościowa do Faktury Sprzedaży/ Faktury Zakupu skojarzonej z WZ/ PZ, wtedy program automatycznie tworzy korektę wartościową do WZ/ PZ.

Korekta kosztu własnego (WZKK)

W przypadku korygowania dokumentu przychodowego, wprowadzającego towar na magazyn (FZ, PZ, PW, BOM, PWP), jeśli towar zakupiony na podstawie korygowanego dokumentu przychodowego został już wydany z magazynu, wówczas generowana jest korekta kosztu Wydania Zewnętrznego (WZKK). W przypadku, gdy korygowany towar jest składnikiem produktu złożonego, wówczas na liście PWP zostanie wygenerowany dokument PWPK.

Jakie dokumenty mogą generować powstanie WZKK/PWPK:

• korekta wartościowa do dokumentu przychodowego,
• korekta ilościowa do dokumentu przychodowego,
• korekta stawki VAT do dokumentu przychodowego z wybranym algorytmem od brutto.

• nie jest możliwe utworzenie korekty stawki VAT
• warunkiem wykonania korekty jest zapis FSW na stałe z wygenerowaną FZW. FZW musi być również na stałe.

W przypadku konieczności anulowania dokumentów korekt do FSW i FZW należy w pierwszej kolejności anulować korektę do FSW. Dokument korygujący FZW zostanie anulowany automatycznie.

• Korekta do FRR bez dokumentów powiązanych. Jeżeli do Faktury RR zostanie utworzona korekta, na późniejszą Fakturę Zakupu wygenerowaną z tej FRR przeniesione zostaną dane uwzględniające wszystkie wcześniejsze korekty do Faktury RR.
• Korekta do FRR powiązanej z FZ (oraz PZ). Jeżeli do Faktury RR zostały utworzone dokumenty FZ (oraz PZ), zapis na trwałe korekty FRRK spowoduje wygenerowanie korekty do FZ (oraz PZ) z datą wpływu równą dacie wystawienia FRRK. Jako numer obcy na dokumentach FZKOR i PZKOR zostanie przeniesiony numer FRRK. Forma płatności na korekcie do Faktury Zakupu jest przenoszona z dokumentu źródłowego. Utworzenie korekty RR jest możliwe tylko wtedy, gdy dokumenty powiązane z Fakturą RR są zapisane na trwałe.

Dokumenty skojarzone, które utworzą się automatycznie, zostaną wystawione z taką samą datą, jak dokument źródłowy (FRRK).

Anulowanie korekt

Anulowanie korekty do Faktury RR spowoduje automatyczne anulowanie korekt do Faktury Zakupu i Przyjęcia Zewnętrznego, wynikających z tego dokumentu. Anulowanie FZKOR powiązanej z FRRK z poziomu listy Faktur Zakupu nie jest możliwe, taką operację można wykonać wyłącznie poprzez anulowanie korekty do Faktury RR.

• Nie jest możliwe wystawienie korekty do Paragonu przekształconego do Faktury. Należy wtedy korygować skojarzoną z nim fakturę.
• Nie jest możliwe również zrobienie zwrotu do Paragonu anulowanego.
• Paragon zwrotny nie może zostać przekształcony do Faktury.
• Na korekcie do Paragonu możliwa jest zmiana kontrahenta oraz edycja danych kontrahenta przeniesionego z dokumentu źródłowego.

Na formularzu Zwrotu do Paragonu znajdują się pola wyboru Zwrot i Pomyłka. W przypadku pomyłki, w polu Opis/ Atrybuty znajdującym się na zakładce [Płatności] użytkownik powinien wprowadzić krótki opis przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki, który jest drukowany na Ewidencji pomyłek.

Zaznaczenie przyczyny zwrotu pozwala na wykazanie korekty do Paragonu w odpowiedniej ewidencji:

• Wydruk Ewidencji zwrotów / reklamacji na liście Paragonów – jest to wykaz zwrotów towarów oraz uznanych reklamacji towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży. Wydruk uwzględnia wszystkie korekty z listy, oznaczone jako zwrot.
• Wydruk Ewidencji pomyłek na liście Paragonów – wydruk uwzględnia wszystkie korekty do Paragonów oznaczone jako pomyłka.

W przypadku wprowadzania w programie korekty do zafiskalizowanego Paragonu, na formularzu Zwrotu pojawia się pole nr fiskalny (jest to numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje paragon) – służy ono do wpisania numeru korygowanego paragonu fiskalnego.

• Nota może być wystawiona tylko do Faktury Zakupu,
• Noty nie można wystawić do dokumentu w buforze,
• Noty nie można wystawić do dokumentu anulowanego.

• Wszystkich danych kontrahenta, w tym wybranie nowego nabywcy, odbiorcy oraz płatnika.

Zmiana Kontrahenta/Nabywcy spowoduje zmianę Płatnika na zakładce [Kontrahent]. Nowy Płatnik (wybrany ręcznie lub ustawiony w wyniku zmiany Kontrahenta) zostanie zaktualizowany na zakładce Płatności na tych płatnościach, które są w całości nierozliczone oraz których forma płatności nie jest powiązana z płatnikiem. Zmiany te będą widoczne w Preliminarzu Płatności oraz na korygowanej fakturze po zapisie korekty. Korekta danych nie tworzy własnych płatności, wpływa jedynie na już istniejące w Preliminarzu nierozliczone zdarzenia, powiązane z Fakturą Sprzedaży.

Zmiana rodzaju transakcji i statusu kontrahenta nie jest możliwa. W sytuacji, kiedy na korekcie zostanie wybrany nowy kontrahent, status i rodzaj pozostanie taki, jak na dokumencie źródłowym.

Wybranie nowego kontrahenta na korekcie nie spowoduje podmiany kontrahenta na dokumencie źródłowym. Analizy, zestawienia, historia generowane są wg danych na transakcji, dlatego będą generowane dla kontrahenta ustawionego na dokumencie korygowanym.

• Formy i terminu płatności. Zmiana formy i terminu płatności nie jest możliwa na pierwszej zakładce – dane te można skorygować na zakładce [Płatnościna tych płatnościach, które są w całości nierozliczone.

• Kategorii oraz atrybutów dokumentu.
• Nazwy, opisu, atrybutów, kategorii oraz PKWiU towarów i usług. Pozycje, które nie podlegają korekcie, mogą zostać usunięte z dokumentu.

Korekta danych może być wykonywana wyłącznie jako pierwsza korekta do danej faktury. Korekta ilości, wartości (ceny) lub stawki VAT, która zostanie utworzona po korekcie danych, będzie uwzględniała zmiany wprowadzone korektą danych.

Anulowanie Korekty danych jest możliwe pod warunkiem, że nie istnieją do niej późniejsze aktywne korekty.

• Mechanizmu podzielonej płatności – jeżeli Faktura Sprzedaży spełnia wszystkie wymogi do zastosowania mechanizmu podzielonej płatności i towary na FS mają naliczony podatek VAT, a mimo to została zatwierdzona na stałe bez zaznaczonego parametru MPP – podzielona płatność, do takiej FS można wystawić korektę danych, na której należy zaznaczyć parametr MPP – podzielona płatność, wówczas na korygowanej FS oraz na płatności w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności zostanie zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności, na wydruku będzie drukowana adnotacja Mechanizm podzielonej płatności. W przypadku wydruku Eko – korekta danych, aby na wydruku drukowana była adnotacja Mechanizm podzielonej płatności, w polu Korekta z tytułu należy wpisać Mechanizm podzielonej płatności.

Jeśli na korygowanej FS nie naliczono VAT, po korekcie danych, należy do FS wystawić korektę stawki VAT i zaznaczyć na niej MPP – podzielona płatność.

Szczegóły stosowania mechanizmu podzielonej płatności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.

Wydruki

Dla Korekty danych w programie są dwa rodzaje wydruków:

• Korekta danych oraz Korekta danych (GenRap)/ Wzór standard,
• Korekta danych oraz Korekta danych (GenRap)/ Korekta danych kontrahenta – drukuje dane kontrahenta przed i po korekcie.

Kwota do zapłaty na tych wydrukach drukowana jest na podstawie Faktury Sprzedaży z uwzględnieniem już dokonanych wpłat.

Korekty danych nie są księgowane. Dokumenty te nie są uwzględniane podczas eksportu listy faktur do Comarch ERP Klasyka.

Korekty danych nie są wyświetlane w Analizach, ponieważ nie wpływają na ilość i wartość sprzedanego towaru.