• W Konfiguracji firmy/ Płace/ Typy wypłat utworzono typy wypłat za pomocą algorytmu 11 i/lub 12. Wypłaty, w których mogą wystąpić tak zdefiniowane dodatki muszą być wyliczane na stanowisku PKP (w PK nie są obsługiwane te dwa algorytmy płacowe);
• Pracownicy mają przypięte na Liście dodatków dodatki, które w definicji typu wypłaty (w konfiguracji) mają ustawiony Okres wypłaty dłuższy niż 1 miesiąc (np. co 3 miesiące, co 12 miesięcy). Dodatki dla tych pracowników wyliczą się automatycznie w wypłatach z częstotliwością zgodną z okresem wypłaty ustawionym w konfiguracji, jeśli wypłaty będą wyliczane na stanowisku PKP (w PK wszystkie dodatki przypisane do pracownika proponują się do wypłaty co miesiąc i Operator sam decyduje, w którym miesiącu zapisać je w wypłacie);
• W Konfiguracji firmy/ Płace/ Kalendarze w definicji kalendarza ustawiono okres rozliczeniowy dla nadgodzin dłuższy niż 1 miesiąc (np. co 4 miesiące). Wypłaty etatowe dla osób, które mają przypisane kalendarze z takim sposobem rozliczania nadgodzin, należy obliczać na stanowisku PKP (w PK nadgodziny są zawsze liczone w 1‑miesięcznym cyklu rozliczeniowym);
• Opis analityczny pracownika. W module PKP podczas wpisywania nowego pracownika jest dla niego automatycznie dodawany domyślny opis analityczny, przyporządkowany do pracownika opis jest domyślnie kopiowany do nowego zapisu historycznego (przy aktualizacji danych), jest też kopiowany do dopisywanych pracownikowi w kadrach dodatków, akordów i umów (w module PK opis analityczny nie jest dodawany ani kopiowany);
• W Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat zaznaczono parametr Automatyczne generowanie opisu analitycznego w wypłacie. Opis analityczny zgodnie z opisem wynikającym z danych kadrowych, wygeneruje się w wypłatach pod warunkiem, jeśli są naliczane w module PKP (w module PK opis analityczny w wypłacie nie jest generowany);
• W schemacie numeracji listy płac jako jeden z członów numeracji występuje wydział. Numer pełny naliczanej wypłaty zawiera symbol wydziału, jeśli jest liczona w module PKP (moduł PK nie obsługuje struktury wydziałowej);
• Odnotowanie na formularzu danych kadrowych pracownika lub umowie zlecenie ‘oddelegowania’, nie spowoduje właściwego naliczenia wynagrodzenia na liście płac w module PK (funkcjonalność ‘oddelegowanie’ jest dostępna w module PKP);
• Zaznaczenie na zakładce [Etat], na formularzu danych kadrowych pracownika flagi Pracownik tymczasowy w module PKP, nie spowoduje poprawnego naliczenia wynagrodzenia, na liście płac w module PK;
• Zajęcia komornicze dodane w module PKP nie będą automatycznie naliczane w wypłatach w module PK i nie wygenerują się płatności dla komornika;
• Blokady dostępu do wydziałów. Blokowanie dostępu Operatora do wybranych wydziałów jest możliwe tylko w module PKP (moduł PK nie obsługuje struktury wydziałowej, a więc również blokad opartych na wydziałach);
• Zapisanie więcej niż jednego wejścia w ciągu dnia w Kalendarzu obecności pracownika – np. wpisanie nadgodzin jako drugie wejście, albo odnotowanie dodatkowej przerwy w pracy. Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy wyliczane jest z uwzględnieniem wszystkich wejść tylko w module PKP (w module PK nie można wpisać więcej niż jednego wejścia w ciągu dnia i wynagrodzenie powyżej/poniżej normy jest liczone z uwzględnieniem czasu pracy w zapisanego tylko pierwszym wejściu).

• firmy (np. na formularze z grupy VAT przenoszą się dane z gałęzi Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ VAT‑7,VAT-UE, poza danymi identyfikacyjnymi można przenosić również numery firmowych rachunków bankowych),
• pracowników, wspólników,
• kontrahentów.

Po wybraniu formularza z listy, jeżeli formularz pobiera dane pracownika, wspólnika lub kontrahenta – wyświetli się lista podmiotów, z której należy wybrać odpowiedni podmiot.

Producent programu Formularze IPS udostępnia również narzędzie: IpsOptimaTools, za pomocą którego można wypełniać kolejne formularze lub modyfikować istniejące. Instrukcja obsługi tego narzędzia dostępna jest w programie Formularze IPS oraz na stronie producenta: http://www.ips-infor.com.pl/dlaoptimy/.

Funkcję dodatkową można podłączyć na dowolnej liście lub formularzu w systemie Comarch ERP Optima z każdego miejsca w programie użytkownik będzie miał wtedy dostęp do wszystkich rodzajów formularzy zgodnie z posiadaną licencją autora.

Wszelkie informacje dotyczące zakupu licencji dostępne są na stronie: http://www.ips-infor.com.pl/dlaoptimy/.

W szczególności funkcja może zostać udostępniona w każdym z miejsc gdzie jest dostępna ikona Funkcji dodatkowych. Aby to zrobić należy:

• Z poziomu Ogólne / Pracownicy uruchomić Konfigurację funkcji dodatkowych <CTRL+F11>.
• W oknie „Konfiguracja funkcji dodatkowych” nacisnąć i przytrzymać klawisz <CTRL> a następnie kliknąć na zestaw „Formularze IPS”, przytrzymać, przesunąć, a następnie upuścić na gałęzi najwyższej czyli „Procedury”.

Jeżeli decyzją Administratora systemu nie każdy z użytkowników ma mieć dostęp do tej funkcjonalności należy użyć standardowych blokad dla funkcji dodatkowych.

• formularza danych kadrowych pracownika,
• listy pracowników,
• formularza wypłaty,
• listy wypłat,
• formularza deklaracji pracownika: PIT-11, IFT-1/1R, PIT-8C,
• listy deklaracji pracowników.

Seryjnie do aplikacji Comarch HRM można eksportować z programu Comarch ERP Optima jedynie wydruki kaskadowe, zawierające w nazwie zwrot 'wiele plików e-mail’.

W Comarch ERP Optima można wskazać, które wydruki mają być udostępnione w aplikacji Comarch HRM z dwóch poziomów:

• z menu Wydruk danych,
• w Archiwum wydruków.

W celu udostępnienia wydruku na przykład Skierowanie na badanie lekarskie należy wejść na formularz pracownika, wybrać Wydruk danych, wskazać odpowiedni wydruk i wybrać opcję Udostępnij do Comarch HRM.

Po wybraniu tej opcji w module Obieg dokumentów w Archiwum wydruków pojawia się udostępniony wydruk. W analogiczny sposób można udostępnić seryjnie wydruki dla wielu pracowników (PIT-11, Raport roczny ZUS RMUA, kwitki wypłat), korzystając z wydruków seryjnych na przykład kwitek wypłaty (wiele plików – e-mail).

Archiwum wydruków – udostępniony wydruk do Comarch HRM

Drugi sposób udostępniania wydruków do Comarch HRM dostępny jest  po wejściu w Archiwum wydruków (moduł Obieg dokumentów).

Z poziomu Archiwum wydruków udostępniamy te kopie elektroniczne, które mają:

• uzupełnioną nazwę wydruku,
• powiązane są z pracownikiem.

Udostępnienie wydruku wywołujemy z menu kontekstowego. Z tego też poziomu możemy zablokować wyświetlanie wydruku w aplikacji Comarch HRM.

W Archiwum wydruków kolumny Comarch HRM oraz Nazwa wydruku można wywołać na listę poprzez wybór kolumn. W kolumnie Comarch HRM znajduje się informacja czy wydruk jest dostępny w aplikacji Comarch HRM. W kolumnie Nazwa wydruku jest informacja pod jaką nazwę dany wydruk będzie widoczny w Comarch HRM.

• wydruki wykonane z poziomu formularza pracownika – nazwisko i imię pracownika,
• wydruki wykonane z poziomu formularza umowy cywilnoprawnej – nazwisko i imię pracownika, numer umowy i okres jej trwania,
• wydruki wykonane z poziomu formularza wypłaty pracownika – nazwisko i imię pracownika, numer wypłaty, jej rodzaj (np. etat, umowa) i okres za jaki została naliczona,
• wydruki wykonane z poziomu formularzy deklaracji podatkowych pracownika – nazwisko i imię pracownika, typ deklaracji (np. PIT-11) i rok za który została naliczona.

• Świadectwo pracy (Crystal, xml) – okresy nieskładkowe – na podstawie ustawy o emeryturach i rentach z FUS do okresów nieskładkowych należą: wynagrodzenia chorobowe, zasiłki chorobowe, opiekuńcze, rehabilitacyjne, nieobecności usprawiedliwione (kod świadczenia/przerwy 151) oraz inna nieobecność 350.W przypadku urlopu wychowawczego jako okres nieskładkowy będzie wykazywany ten, który wystąpił do 31.12.1998r. oraz urlop wychowawczy, który miał miejsce po 31.12.1998, jeśli wystąpił chociaż jeden miesiąc, w trakcie którego w wypłacie była zerowa podstawa składki emerytalnej.
• Tylko standardowo zdefiniowana nieobecność służba wojskowa (kod 350) zostanie wydrukowana wyłącznie w pkt 7. świadectwa pracy. Nieobecność zdefiniowana przez użytkownika (nawet skopiowana ze standardowej) będzie wykazana w okresach nieskładkowych, a nie będzie jej w pkt. 7.
• Wydruk Nieobecności RSA uwzględnia następujące „pozycje na deklaracji ZUS”: 111,112, 121, 122, 151, 152, 155, 350, 311, 312, 313, 314, 321, 322, 331, 332, 333, 334.
• Nieobecności ZUS – warunki do wykazywania nieobecności na tym raporcie: wykazywane są wszystkie nieobecności, które w konfiguracji mają ustawiony typ nieobecności „zwolnienie ZUS”, wykazywane są również nieobecności, które w konfiguracji maja ustawiony typ nieobecności „usprawiedliwiona” i jednocześnie jedną z „pozycji na deklaracji ZUS”: 155, 311, 312, 313, 314, 321, 322, 331, 332, 333, 334.
• Podsumowanie list płac wg deklaracji / wg okresu – nie wymaga zaznaczenia odpowiednich list. Ustawienia filtra na oknie list płac nie ma wpływu na ten wydruk – jedynym kryterium wykazywania wypłat jest wskazany w parametrach przed wydrukiem miesiąc deklaracji/okres wypłaty.