• Jeżeli na zaznaczonych w Preliminarzu zdarzeniach dodany jest ten sam schemat, to będzie on widoczny jako domyślny na oknie windykacji na żądanie.
• Jeżeli na zaznaczonych zdarzeniach są różne schematy, to na formularzu podpowie się ten z nich, który jest określony jako schemat domyślny dla danej bazy firmowej.
• Jeżeli żadne z zaznaczonych zdarzeń nie ma przypisanego schematu domyślnego, to na formularzu widoczny jest losowo jeden z dodanych do zaznaczonych zdarzeń schematów.

Użytkownik może jednak ręcznie zmienić schemat windykacyjny na inny dostępny w menu CRM/ Schematy lub dodać nowy – po kliknięciu w przycisk Schemat windykacji. Szczegółowe zasady tworzenia schematów windykacji zostały opisane w artykule Schematy windykacji.

Dla wskazanego schematu widoczna jest lista wszystkich przypisanych do niego etapów – wraz z kodem, nazwą i typem. Przycisk lupy umożliwia dodanie nowych oraz edycję już istniejących etapów. Nie jest możliwa edycja pojedynczego etapu bezpośrednio oknie windykacji na żądanie.

Na formularzu widoczna jest również lista dokumentów (wraz z ich numerami i podmiotami), które zostały wskazane do windykacji na żądanie.

Po wybraniu przynajmniej jednego etapu, przycisk Wykonaj  staje się aktywny. Wówczas program dla wybranych zdarzeń w Preliminarzu Płatności wygeneruje zaznaczone etapy z danego schematu windykacji. Jeżeli wskazana płatność ma już przypisany stały schemat windykacji, to program zrealizuje etapy zarówno według automatycznej windykacji należności oraz ponowi wybrane przez użytkownika akcje w ramach windykacji na żądanie.

Informacja o wykonanych akcjach będzie widoczna w menu CRM/ Historia zdarzeń, na płatności na zakładce [Windykacji]  oraz zostanie zapisana w logu tekstowym.

Podczas wykonywania wybranych etapów windykacji na żądanie dla zaznaczonych płatności widoczny jest log z informacją o uwzględnianych zdarzeniach oraz wykonywanych etapach. Jeżeli podczas operacji wystąpiły błędy, okno z informacją o logach nie zostanie zamknięte automatycznie. Informacja o wywołanych akcjach windykacyjnych, ich dacie i godzinie, użytkowniku oraz ewentualne błędy zapisywane są dodatkowo w pliku opt!ma.log.

• Kod – kod schematu windykacji (pole obowiązkowe).
• Nazwa – nazwę schematu windykacji.
• Parametr Domyślny – jeśli dla kontrahenta nie ustalonego indywidualnego schematu windykacji (menu Ogólne/ Kontrahenci – formularz kontrahenta, zakładka [Płatności] – Schemat windykacji), na Płatnościach kontrahentów w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności, na zakładce [Windykacja] będzie automatycznie podpowiadał się domyślny schemat windykacji. Zaznaczenie parametru Domyślny na edytowanym schemacie windykacji skutkuje jego automatycznym odznaczeniem na schemacie dotychczas oznaczonym jako domyślny.
• Tabelę z etapami schematu windykacji zawierającą kolumny Kod, Nazwa, Typ, Termin. Dla tabeli Etapy dostępne są przyciski:

 – tworzenie etapów windykacji.

 Otwórz – edycja etapu windykacji.

 Usuń – usunięcie etapu windykacji.

Schemat windykacji może obejmować wysyłanie do kontrahentów wiadomości e-mail, generowanie kontaktów i zadań CRM, generowanie i wysyłanie poprzez e-mail Ponagleń Zapłaty oraz blokowanie sprzedaży:

• e-mail:
  • Kod – należy podać kod etapu windykacji (pole obowiązkowe, nieunikalne).
  • Wykonaj [ ] po terminie realizacji płatności – należy określić w jakim czasie w odniesieniu do terminu realizacji płatności ma zostać wysłana do kontrahenta wiadomość e-mail z przypomnieniem o zaległych należnościach. Zero oznacza wysłanie wiadomości e-mail w dniu terminu realizacji, liczba dodatnia oznacza wysłanie wiadomości e-mail po upływie terminu realizacji, liczba ujemna oznacza wysłanie wiadomości e-mail przed upływem terminu realizacji płatności.
  • Wyślij jedną wiadomość e-mail dla wszystkich płatności z tym samym terminem płatności – W przypadku gdy dla kontrahenta jest kilka płatności podlegających windykacji z tym samym terminem płatności to:
  • jeśli parametr jest zaznaczony, dla takich płatności wysyłana jest zbiorcza wiadomość e-mail.
  • jeśli parametr jest odznaczony, do każdej płatności generowany jest osobny e-mail.
  • Szablon e-mail – pole obowiązkowe, należy wybrać szablon wiadomości e-mail spośród szablonów zdefiniowanych na formularzu zdarzenia w Preliminarzu płatności (menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności – po otwarciu okna płatności na wstążce w górnym menu ikon pod ikoną Wyślij jest dostępna opcja Konfiguracja szablonów e-mail , gdzie można zdefiniować szablony e-mail dla zdarzenia z Preliminarza płatności). Jeżeli wybrano szablon z wprowadzonym adresem UDW, w polu Wysyłaj kopie wiadomości na adres widoczne będą adresy UDW wprowadzone na szablonie.
    Jeśli nie zdefiniowano żadnego szablonu e-mail z poziomu zdarzenia w Preliminarzu płatności, szablon można zdefiniować w oknie Etapu schematu windykacji po naciśnięciu przycisku Szablon e-mail.Wysłana wiadomość e-mail będzie zgodna z wybranym szablonem.
    W oknie edycji szablonu e-mail dla zdarzenia w Preliminarzu płatności oprócz standardowych dostępne są następujące makra:
    • Zestawienie dokumentów windykowanych – makro podstawia informacje o wszystkich nieuregulowanych płatnościach kontrahenta zgodnie z terminem wskazanym na akcji windykacyjnej. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta oraz podsumowanie dokumentów z podziałem na waluty.
    • Zestawienie dokumentów nierozliczonych po terminie – makro podstawia informację o nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, których liczba dni po terminie jest większa niż dokumentu podlegającego windykacji. Uzupełniając zestawienie dokumentów przeterminowanych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Po terminie oraz podsumowanie dokumentów z podziałem na waluty
    • Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych po terminie – makro podstawia informację o wszystkich nieuregulowanych i przeterminowanych płatnościach kontrahenta. Uzupełniając zestawienie dokumentów przeterminowanych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Po terminie oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty.
    • Zestawienie dokumentów nierozliczonych przed terminem – makro podstawia informację o nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, których liczba dni przed terminem jest mniejsza niż dokumentu podlegającego windykacji. Uzupełniając zestawienie dokumentów nierozliczonych, których termin jeszcze nie minął, program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Dni do terminu, oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty. Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych przed terminem.
    • Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych przed terminem – makro podstawia informację o wszystkich nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, które nie są jeszcze przeterminowane. Uzupełniając zestawienie dokumentów nierozliczonych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Dni do terminu, oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty.

Usunięcie z programu szablonu e-mail przypisanego do etapu windykacji uniemożliwi wysłanie do kontrahentów wiadomości e-mail.

• Zadanie lub kontakt CRM
  • Kod – należy podać kod etapu windykacji (pole obowiązkowe, nieunikalne).
  • Wykonaj [ ] po terminie realizacji płatności – należy określić ile dni w odniesieniu do terminu realizacji płatności ma zostać wygenerowany kontakt/ zadanie CRM. Zero oznacza wygenerowanie kontaktu/ zadania CRM w dniu terminu realizacji, liczba dodatnia oznacza wygenerowanie kontaktu/ zadania CRM po upływie terminu realizacji, liczba ujemna oznacza wygenerowanie kontaktu/ zadania CRM przed upływem terminu realizacji płatności.
  • Dokument – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla generowanych kontaktów/ zadań CRM. Nie jest możliwe usunięcie z programu schematu numeracji wskazanego dla kontaktu/ zadania CRM w etapie windykacji.
  • Temat – przenoszony na kontakt/ zadanie CRM.
  • Generuj kontakt/ zadanie CRM – należy wybrać czy w module CRM mają być generowane kontakty czy zadania.
    W przypadku generowania zadań CRM będą pobierane ustawienia z menu Start/Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Windykacja/ CRM – sekcja Zadanie (przedział czasowy zadania, jego czas trwania i związane z nim przypomnienie).

• Ponaglenie zapłaty
  • Kod – należy podać kod etapu windykacji (pole obowiązkowe, nieunikalne).
  • Wykonaj [ ] po terminie realizacji płatności – należy określić ile dni po terminie realizacji płatności ma zostać wygenerowane Ponaglenie Zapłaty (najwcześniej jeden dzień po terminie realizacji płatności).
  • Dokument – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Ponagleń Zapłaty. Nie jest możliwe usunięcie z programu schematu numeracji wskazanego dla Ponaglenia Zapłaty w etapie windykacji.
  • Koszty dodatkowe – waluta wprowadzonych kosztów jest zgodna z walutą Ponaglenia Zapłaty. W przypadku, kiedy koszty dodatkowe mają generować płatności, należy określić dla nich formę płatności i termin płatności liczony od dnia generowania Ponaglenia.
  • Wyślij e-mail z wydrukiem ponaglenia zapłaty – po zaznaczeniu parametru w chwili generowania Ponaglenia zostanie wysłana do kontrahenta wiadomość e-mail zgodna z wybranym szablonem zawierająca w załączniku wydruk Ponaglenia. Dla wysłanego wydruku należy określić tytuł Ponaglenia Zapłaty: Ponaglenie/ Wezwanie/ Upomnienie.
    Jeśli zaznaczono wysyłkę wydruku mailem, możliwy jest wybór wzorca wydruku (lista jest zgodna z lista wydruków dostępnej z poziomu formularza Ponaglenia zapłaty, z wyłączeniem wydruków tekstowych i kaskadowych).
    Jeżeli wybrano szablon z wprowadzonym adresem UDW, w polu Wysyłaj kopie wiadomości na adres widoczne będą adresy UDW wprowadzone na szablonie.

• Blokada sprzedaży
  • Kod – należy podać kod etapu windykacji (pole obowiązkowe, nieunikalne).
  • Wykonaj [] po terminie realizacji płatności – zgodnie z ustalonym terminem dla kontrahentów spełniających kryteria zostanie włączona blokada wystawiania dokumentów rozchodowych (menu Ogólne/ Kontrahenci – formularz kontrahenta, zakłada [Handlowe]).

• SMS

Dla akcji sms należy określić w jakim terminie w odniesieniu do terminu nieuregulowanych płatności ma zostać wysłany sms (liczba ujemna oznacza wysłanie wiadomości o podana ilość dni przed upływem terminu płatności).  Wybierając szablon SMS należy zdefiniować treść wiadomości, która zostanie wysłana przez automat windykacji lub w ramach windykacji na żądanie. Szablony wykorzystywane w windykacji są pobierane z formularza płatności w Preliminarzu. Po naciśnięciu przycisku Szablon SMS można utworzyć nowy szablon.

Podczas automatycznej windykacji wysyłany jest jeden sms zawierający informację o jednej nieuregulowanej płatności (w przypadku istnienia kilku niezapłaconych dokumentów, wysyłanych jest kilka wiadomości sms).

SMS jest wysyłany na numer telefonu wpisany na karcie kontrahenta, na zakładce [Płatności] w sekcji Windykacja należności. Jeśli tu nie podano numeru, pobierany jest numer telefonu SMS z karty kontrahenta, z zakładki [Ogólne].

Na formularzu SMS, na zakładce [Dokumenty] w tabeli Dokumenty skojarzone jest automatycznie podpinany dokument, na podstawie którego został wysłany SMS.

• Kod – kod schematu windykacji,
• Nazwa – nazwa schematu windykacji,
• Domyślny – jeden ze schematów windykacji można oznaczyć jako domyślny (pole nie jest obowiązkowe). Jeśli dla kontrahenta nie ustalonego indywidualnego schematu windykacji (menu Ogólne/ Kontrahenci – formularz kontrahenta, zakładka [Płatności] – Schemat windykacji), na Płatnościach kontrahentów w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności, na zakładce [Windykacja] będzie automatycznie podpowiadał się ten schemat windykacji.

Na liście dostępne są przyciski:

 Dodaj – dodanie nowego schematu windykacji,

 Zmień – edycja istniejącego schematu windykacji,

 Usuń – usunięcie schematu widnykacji.

• Nie można usunąć schematu przypisanego do kontrahenta (menu Ogólne/ Kontrahenci – formularz kontrahenta, zakładka [Płatności] – Schemat windykacji),
• Przy usuwaniu schematu przypisanego na płatności w Preliminarzu płatności generowany jest komunikat: Istnieją płatności w Preliminarzu, do których jest przypisany usuwany schemat windykacji. Po usunięciu schematu płatności te nie będą podlegały windykacji. Czy chcesz kontynuować?

 Zamknij.

Przystępując do pracy w module Księga Handlowa należy wykonać następujące czynności:

• Założyć nową bazę danych   (Start/Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Bazy danych)

• Uzupełnić dane o firmie (Start/Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy oraz Dane do deklaracji: Deklaracje, PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA, VAT, AKC-WW)

• Założyć kody użytkowników obsługujących bazy danych (Start/Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy)

• Wprowadzić okres obrachunkowy (Start/Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe oraz Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa)

• Określić podstawowe parametry związane z prowadzeniem księgowości
• W przypadku korzystania z Księgi Handlowej Plus należy ustawić dodatkowo parametry związane z obsługą kont walutowych (Start/Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa)

• Ustalić nazewnictwo stron kont księgowych: Debet/Credit lub Winien/Ma (Konfiguracja programu/Księgowość/Parametry)

• Założyć dzienniki księgowe  (Start/Konfiguracja firmy/Księgowość/Dzienniki)

• Zdefiniować odpowiednie dokumenty (Start/Konfiguracja firmy/ Definicje Dokumentów)

• Założyć, jeśli jest to konieczne, blokady dostępu odpowiednim Użytkownikom programu (Start/Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy/ zakładka Blokady dostępu); (Start/Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Dzienniki/  zakładka Zakazy)

• Dokonać ustawień konfiguracyjnych pod kątem obsługi: modułu Kasa/Bank; modułu Środki Trwałe oraz Rejestrów VAT

• Uzupełnić słowniki:
  • Kontrahentów (Ogólne/ Kontrahenci)
  • Urzędy (Ogólne/ Inne/ Urzędy)
  • Wspólników (Ogólne/ Inne/ Właściciele)
  • Pracowników (Ogólne/ Pracownicy)
  • Listy banków (Ogólne/ Inne/ Banki).

Uzupełnianie tych list nie jest konieczne od razu w chwili rozpoczęcia pracy z systemem. Wpisywanie koniecznych informacji może być wykonywane na bieżąco podczas pracy programu. 

• Konta znajdują się w aktualnym okresie obrachunkowym,
• Konta są aktywne,
• Są kontami analitycznymi,
• Są typu: aktywne, pasywne, aktywno-pasywne, pozabilansowe,
• w poprzednim okresie obrachunkowym konto ma zdefiniowane konto w przyszłym okresie,
• Operator nie ma zakazu do konta,
• Obroty na koncie są różne od zera.

• Po zaimportowaniu bilansu dane zapisywane są bez względu na sposób wyjścia z formularza bilansu.
• Użytkownik ma możliwość wprowadzenia bilansu do bufora, gdzie może on być dowolnie modyfikowany lub go zatwierdzić. W tym celu należy odznaczyć parametr w buforze i zapisać zmiany.

Scenariusze: Jak wprowadzić korektę bilansu otwarcia?

Aby wprowadzić bilans w kolejnym roku obrachunkowym należy:

• Należy wejść w Księgowość/ Inne/ Dokumenty BO.
• Nacisnąć przycisk Dodaj  lub klawisz <INSERT> w celu dodania dokumentu bilansu otwarcia.

• Po otwarciu okna bilans otwarcia w pierwszej kolejności wprowadzamy kategorię, która może zostać pobrana z listy lub wprowadzona z ręki np. korekta BO z 01.04.2011.
• Wprowadzamy datę księgowania korekty bilansu otwarcia.
• Następnie przystępujemy do wprowadzania kolejnych pozycji bilansu otwarcia, które wpływają na zmianę wartości. Każdą pozycję dodajemy po ustawieniu się na liście i naciskając przycisk Dodaj  lub klawisz <INSERT>.
• Wprowadzamy konto z ręki lub wybieramy go z listy otwieranej po naciśnięciu prawego przycisku myszy.
• Wprowadzamy wartość po odpowiedniej stronie konta.
• Po wprowadzeniu wszystkich pozycji bilansu zapisujemy go przyciskiem Zapisz zmiany  , stosując kombinację klawiszy <CTRL>+<ENTER> lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj  lub wcisnąć klawisz <ESC>.
• Użytkownik ma możliwość wprowadzenia korekty bilansu do bufora, gdzie może on być dowolnie modyfikowany lub go zatwierdzić. W tym celu należy odznaczyć parametr w buforze i zapisać zmiany.

• Otwieramy listę kont z menu głównego przez wybór Księgowość/ Plan Kont.
• Następnie, w zależności od tego, czy chcemy dodać konto na tym samym poziomie czy na niższym, wykonujemy jedno z działań.
  • Jeżeli chcemy dodać konto na tym samym poziomie, naciskamy przycisk Dodaj konto na tym samym poziomie „Plus” lub klawisz <INSERT>.
  • Jeżeli chcemy dodać konto analityczne do danego konta, to korzystamy z przycisku otwierającego menu opcji, gdzie można wybrać Dodaj konto analityczne i znajdującego się obok przycisku Dodaj „Plus” . Różnica pomiędzy definiowaniem konta syntetycznego a analitycznego polega na tym, iż w drugim przypadku podajemy kolejną część numeru konta.

• Po wprowadzeniu konta należy go zapisać klikając przycisk Zapisz zmiany, klawisze <CTRL>+<ENTER> lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub klawisz <ESC>.

Scenariusze: Jak powiązać podmiot z kontem rozrachunkowym?

Aby stworzyć konto rozrachunkowe powiązane z danym Podmiotem (Kontrahenci, Banki, Pracownicy, Wspólnicy, Urzędy):

• Otwieramy listę kont z menu głównego przez wybór Księgowość/ Plan Kont.
• Zakładamy konto syntetyczne o statusie rozrachunkowym.
• Zaznaczamy parametr, który decyduje o tym, że dane konto ma charakter słownikowy i wybieramy jakiego podmiotu ono dotyczy czy jest to Kontrahent, Bank, Urząd, Wspólnik, Pracownik.
• Dodatkowo, jeśli chodzi o tworzenie kont rozrachunkowych dla podmiotów, w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa użytkownik ma możliwość zaznaczenia parametru Automatyczne zakładanie kont słownikowych. W zależności od tego, czy wybierzemy wg Identyfikatora, Kodu, NIP-u, przy księgowaniu dokumentu związanego z danym podmiotem program będzie automatycznie zakładał konta z odpowiednimi rozszerzeniami.

Scenariusze: Jak założyć konto walutowe?

Aby wprowadzić konto walutowe, oprócz podstawowych czynności związanych z założeniem konta należy uzupełnić walutę konta. Wybór konkretnej waluty jest możliwy pod warunkiem, że została ona zdefiniowana w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty.

Dodatkowo, dla kont rozrachunkowych dla podmiotów, jest możliwe automatyczne tworzenie subanalityk walutowych. Aby mieć taką możliwość, w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa użytkownik musi zaznaczyć parametr Subanalityki walutowe na kontach słownikowych.

Scenariusze: Jak wprowadzić blokadę konta dla danego operatora?

Aby wprowadzić blokadę dla operatora:

• Otwieramy listę kont z menu głównego przez wybór Księgowość/ Plan Kont.
• Wybieramy konto syntetyczne, dla którego dany operator ma mieć blokadę dostępu.
• Wchodzimy na zakładkę [Dodatkowe] i po ustawieniu się na Zakazach, po naciśnięciu przycisku Dodaj lub klawisza <INS>, wybieramy kod operatora z listy operatorów.

Realizacja wysyłki e-mail:

• wyślij natychmiast – e-mail jest wysyłany od razu do adresata (wiadomość trafia automatycznie do skrzynki nadawczej).
• pozostaw w folderze Robocze – e-mail jest zapisywany w folderze kopie robocze. Operator może go wysłać poprzez skrzynkę pocztową z poziomu modułu CRM Plus.

Automatyczna windykacja należności – automatyczne windykowanie należności będzie możliwe po zaznaczeniu tego parametru.

Odznaczenie parametru  Automatyczna windykacja należności skutkuje tym, że płatności w danej bazie firmowej nie będą automatycznie windykowane, ale usługa Comarch ERP Automat windykacji nie zostanie automatycznie zatrzymana.

Pomijaj należności poniżej kwoty […] – podczas wykonywania akcji pomijane będą należności o wartości mniejszej niż podana kwota. Domyślnie jest ustawiona wartość 0,01, czyli podczas windykacji należności uwzględniane będą wszystkie kwoty. Wartość dotyczy wszystkich płatności zgodnie z walutą, w której zostały zaewidencjonowane, np. w przypadku płatności w walucie PLN wartość 0,01 oznacza 1 grosz, w przypadku płatności w walucie USD wartość 0,01 oznacza 1 cent itd..

Realizuj windykację:

W sekcji tej istnieje możliwość określenia terminu , wg którego windykacja ma być wyliczona:

• wg terminu realizacji – podczas wyszukiwania zadań do windykacji program sprawdza datę realizacji na płatności w Preliminarzu,
• wg terminu płatności – podczas wyszukiwania zadań do windykacji program sprawdza termin płatności określony na płatności w preliminarzu.

Operator, w którego imieniu będą wykonywane zadania windykacyjne:

Operator – wybrany operator będzie widniał w programie jako wysyłający wiadomości e-mail, generujący kontakty/ zadania CRM i Ponaglenia Zapłaty.

Hasło – należy podać hasło operatora do Comarch ERP Optima (jeśli zostało ustalone).

Zakładka e-Mail

Uruchom wysyłanie e-mail o godzinie: [] – dla ustalonego schematu windykacji o podanej godzinie przez usługę Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych będą wysyłane do kontrahentów automatyczne wiadomości e-mail informujące o nieuregulowanych płatnościach. Po zaznaczeniu tego parametru, na zakładce [Ogólne] w oknie konfiguracji windykacji należy podać konto e-mail, z którego będą generowane wiadomości.

Zakładka CRM

Operator – należy wskazać osobę odpowiedzialną za realizację kontaktu/ zadania z kontrahentem:

• Opiekun kontrahenta – po zaznaczeniu tej opcji będzie to operator przypisany na formularzu kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe] (w menu Ogólne/ Kontrahenci). Jeśli dla kontrahenta nie został wskazany opiekun, zadanie/ kontakt zostanie wygenerowany na operatora logowanego do  Serwisu Operacji Automatycznych (zakładka [Ogólne]).
• Wskazany operator – można wybrać konkretnego operatora.

Wybrany operator będzie widoczny na utworzonym przez Serwis Operacji Automatycznych kontakcie/ zadaniu CRM w polu Operator znajdującym się na zakładce [Ogólne].

Zadanie:

Zadania CRM tworzone są zgodnie z poniższymi ustawieniami:

Godzina terminu wykonania zadania od: [] do: [] – należy podać przedział godzinowy, w którym mają się zawierać tworzone zadania CRM.

Ustaw termin realizacji zadań CRM co: [] – należy wpisać czas, przeznaczony na realizację jednego zadania.

Ustaw przypomnienie dla zadań [] – operator będzie we wskazanym czasie informowany o zbliżającym się terminie wykonania zadania.

Dane:

Uruchom generowanie zadań i kontaktów CRM o godzinie: [] – dla ustalonego schematu windykacji o podanej godzinie przez usługę Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych będą generowane automatyczne kontakty/ zadania CRM.

Zakładka Ponaglenie zapłaty

Odsetki:

Wg statusu podmiotu/ Ustawowe od zaległości/ Od zaległości w transakcjach handlowych/ Podatkowe powyżej/ Indywidualne/ Nie naliczać – należy ustalić rodzaj odsetek, które zostaną naliczone na tworzonym przez Serwis Operacji Automatycznych Ponagleniu Zapłaty.

Opcja Wg statusu podmiotu działa następująco:

• dla kontrahentów, którzy na karcie (na zakładce [Handlowe]) mają zaznaczony status Osoba fizyczna oraz dla pracowników, wspólników i urzędów będą wyliczane odsetki Ustawowe od zaległości,
• dla kontrahentów, którzy na karcie (na zakładce [Handlowe]) mają zaznaczony status Podmiot gospodarczy oraz dla banków będą wyliczane odsetki Od zaległości w transakcjach handlowych.

Generuj płatność dla odsetek – należy zaznaczyć ten parametr, jeśli odsetki mają generować płatność, następnie należy określić termin i formę płatności dla odsetek – ustawienie jest przenoszone na Ponaglenie Zapłaty.

Uruchom generowanie ponaglenia zapłaty o godzinie: [] – o podanej godzinie przez usługę Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych będą generowane automatyczne Ponaglenia Zapłaty. Dokumenty będą widoczne w menu Kasa/ Bank/ Ponaglenia zapłaty.

Zasady tworzenia Ponagleń Zapłaty przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych są identyczne, jak w przypadku tworzenia Ponagleń z poziomu menu Kasa/Bank/ Ponaglenia zapłaty.

Zakładka Blokada sprzedaży

Minimalna kwota przeterminowanego zadłużenia – blokada sprzedaży będzie wykonywana względem podanej kwoty. Kwota ta dotyczy przeterminowanych należności kontrahenta na moment wykonania akcji.

W trakcie realizacji operacji program sprawdza dla każdego wyfiltrowanego kontrahenta kwotę jego przeterminowanych należności i porównuje je z wartością wprowadzoną w konfiguracji.

Uruchom ustawianie blokady sprzedaży na karcie kontrahenta o godzinie – zgodnie ze zdefiniowanym przez użytkownika schematem windykacji o wskazanej godzinie przez usługę Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych zostanie zablokowana możliwość wystawiania dokumentów sprzedaży dla kontrahentów spełniających kryteria windykacji należności. Na karcie kontrahenta, na zakładce [Handlowe] zostanie zaznaczony parametr blokada wystawiania dokumentów rozchodowych.

Zakładka SMS

Należy określić, o której godzinie mają być wysyłane smsy oraz czy poprzez automatyczną windykację smsy mają być bezpośrednio wysyłane do odbiorców czy też wcześniej zapisywane jako robocze. Wiadomości robocze widoczne są w menu CRM/ SMS w kolorze zielonym. Z tego poziomu można je edytować i wysyłać do Klientów.