Comarch ERP Optima jest aplikacją pracującą w środowisku Windows. Program pracuje w oparciu o bazę danych Microsoft SQL Server od wersji 2014 do 2022, zarówno z bezpłatną edycją Express Edition jak i płatnymi edycjami.

Sprzętowe i systemowe

Skalowalność sprzętowa

Poniższy rozdział zawiera informacje dotyczące minimalnych wymagań sprzętowo-systemowych dla systemu Comarch ERP Optima dla jednocześnie pracujących, przykładowych ilości użytkowników. Wymagania te określają minimum jakie musi spełniać konfiguracja infrastruktury technicznej w celu uzyskania wsparcia technicznego i merytorycznego dla systemu Comarch ERP Optima. Przedstawione w ramach niniejszego rozdziału konfiguracje oparte są na wewnętrznych testach sytemu Comarch ERP Optima.

Wymagania minimalne dla stacji roboczej niezbędne do uruchomienia systemu Comarch ERP Optima

Wymagania minimalne niezbędne do uruchomienia serwera baz danych na potrzeby systemu Comarch ERP Optima

System Comarch ERP Optima działa w architekturze Klient/Serwer. W przypadku najprostszej instalacji jednostanowiskowej zarówno warstwa serwera baz danych, jak i również aplikacja może działać na jednym stanowisku. W praktyce wyodrębnia się funkcje serwera baz danych na odrębnej platformie sprzętowej.

System Comarch ERP Optima współpracuje z Microsoft SQL Server w wersji 2014 lub nowszej.

W przypadkach występowania dużej ilości danych (np. kontrahenci, towary, dokumenty) wymagana jest indywidualna ocena konfiguracji sprzętowej.

Wymagania zalecane do uruchomienia serwera baz danych na potrzeby systemu Comarch ERP Optima

Przy wyborze konfiguracji sprzętowej należy zwrócić uwagę, że kluczowymi parametrami dla szybkiego działania serwera bazy danych jest pamięć RAM oraz szybkość dostępu do podsystemu dyskowego. W związku z tym warto rozważyć zastosowanie szybkich dysków SSD

 Wymagania minimalne dotyczące serwera terminali

Wymagania zalecane dotyczące serwera terminali

Przy wyborze konfiguracji sprzętowe należy zwrócić uwagę na fakt, że dla serwera terminali najistotniejszymi parametrami jest szybkość oraz ilość procesorów (rdzeni), a także ilość pamięci RAM.

Zakładka Ogólne

Operator – program zawsze proponuje kod operatora, który na danym stanowisku jako ostatni pracował z programem (informacja ta jest przechowywana w rejestrze systemowym). Można wybrać innego operatora poprzez wpisanie jego kodu lub wybór operatora z listy pomocniczej po wciśnięciu przycisku Operator.

Hasło –  należy wpisać hasło ustawione dla operatora. Bez podania poprawnego hasła program nie pozwoli zarejestrować się w programie. Jeżeli użytkownik nie ma ustalonego hasła, pole nie będzie wyświetlane.

Firma – program zawsze proponuje firmę ustaloną jako domyślną dla wybranego operatora. Można wybrać pracę z danymi innej firmy poprzez wpisanie nazwy firmy lub wybór z listy pomocniczej po wciśnięciu przycisku Firma. Jeżeli wybrany na oknie logowania operator ma dostępną tylko jedną firmę do wyboru, wówczas automatycznie ta firma wskazywana jest w polu Firma.

Okno obsługiwane jest przez przyciski:

 Zatwierdź – powoduje zatwierdzenie wprowadzonych danych (również klawisz <ENTER>). Program rozpocznie pracę otwierając okno główne programu.

 Anuluj – program zostanie otwarty bez zalogowania operatora.

Podczas logowania do programu operatora będącego administratorem następuje weryfikacja czy stosowane są domyślne hasła dla loginów bazodanowych: sa oraz CDNOperator. Jeżeli okaże się, że takie standardowe hasła są stosowane, pojawia się ostrzeżenie o treści: Alert bezpieczeństwa! Obecnie korzystasz z domyślnych danych logowania do programu. Aby podnieść bezpieczeństwo systemu zapoznaj się z artykułem. z linkiem prowadzącym do artykułu pomocy opisującym jak podnieść bezpieczeństwo systemu.

Lista dostępnych firm

Po wciśnięciu przycisku Firma program wyświetli okno z listą dostępnych firm.

Rozdział ten zawiera opis podstawowych elementów programu Comarch ERP Optima, technik poruszania się w nim, możliwości wykorzystania elementów środowiska graficznego, a także opis technik filtrowania list oraz sposób wykonywania wydruków. W informatyce określamy to słowem interfejs użytkownika (ang. user interface).

Okno główne programu

Na górze okna znajduje się jego tytuł. W tytule okna zawarta jest nazwa programu oraz nazwa aktualnie otwartej bazy danych (firmy), umieszczona w nawiasach kwadratowych.

Po użyciu ikony  O programie następuje otwarcie okna o programie, w którym użytkownik ma możliwość sprawdzenia wersji programu. (wraz z informacją czy jest to aktualna wersja).

Po wyborze opcji Informacje techniczne otwierane jest okno Informacja o instalacji Comarch ERP Optima z 3 zakładkami. Na pierwszej zakładce [Informacje] istnieje możliwość sprawdzenia  daty produkcji programu i numeru klucza. Na zakładce można również sprawdzić dane o programie, dane o serwerze SQL, dane o bazie, a także informacje o miejscu, w jakim wskazany został serwer klucza, z którego pobrano moduły podczas logowania (możliwe wartości to: z karty operatora, z konfiguracji firmy, z okna logowania). Na zakładce [Moduły] znajdują się takie informacje, jak nazwy używanych modułów, sumaryczna i aktualnie dostępna liczba poszczególnych modułów oraz ich daty ważności. Wyświetlane tu statusy modułów (Pobrano, Wyczerpane i Nie pobrano) są to statusy, jakie były w momencie logowania do programu bieżącego operatora.  Na zakładce [Zalogowani użytkownicy] można sprawdzić listę operatorów aktualnie zalogowanych do programu. Zakładki [Moduły] oraz [Zalogowani użytkownicy] dostępne są wyłącznie w wersji stacjonarnej programu.

Po kliknięciu na opcję Pomoc do programu otwierana jest strona internetowa z Bazą Wiedzy programu Comarch ERP Optima.

Kontakt z Comarch – wybór tej opcji powoduje otwarcie strony z danymi kontaktowymi Comarch ERP.

Upgrade Premium – link otwierający stronę internetową informującą o zasadach funkcjonowania tej usługi. W przypadku Optimy w Chmurze widoczny jest przycisk Regulamin wsparcia telefonicznego kierujący użytkownika do odpowiedniego dokumentu.

Poniżej znajduje się Wstążka (pasek menu programu). W menu dostępne są wszystkie funkcje programu, pogrupowane wg ich rodzaju (np.  Ogólne, Handel, Kasa/Bank).

Pewne grupy menu występują zawsze, niezależnie od posiadanych modułów – np. Ogólne, Kasa/Bank czy Narzędzia.

Część funkcji w menu głównym zależy od posiadanych licencji. Np. jeśli w Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy  zaznaczony jest moduł Faktury lub Handel – w menu pojawi się opcja Faktury Handel. Jeśli w konfiguracji odznaczymy moduł Faktury lub Handel  – zniknie możliwość wywołania w menu głównym.

Zwijanie wstążki menu – w prawym górnym rogu programu jest dostępna ikona zwijania wstążki menu.

Po zwinięciu wstążki, menu będzie wyglądało tak:

Rozwinięcie „na stałe” wykonuje się tą samą ikoną, wówczas wstążka menu będzie zawsze widoczna.

Dodatkowo w programie do każdej funkcji, którą można wywołać z menu, został przypisany skrót klawiaturowy. Po wciśnięciu na klawiaturze lewego klawisza <ALT> każda funkcja jest opisana skrótem klawiaturowym:

Wciskając przykładowo z klawiatury klawisz <O> otworzone zostanie menu Ogólne:

Kolejno wybierając z klawiatury dwukrotnie klawisz <K> zostanie otworzona: Lista kontrahentów lub wybierając klawisz <P>: Lista pracowników itd. Jeżeli użytkownik chce wrócić do wcześniej dostępnego wyboru skrótów klawiszowych należy użyć klawisza <ESC>.

W prawym dolnym rogu okna znajduje się nazwisko operatora aktualnie pracującego w programie, aktualna data, numer wersji programu oraz Panel wiadomości.

Panel wiadomości składa się z 2 części:

Pomoc oraz przełączanie między oknami

W prawym górnym rogu programu dostępna jest ikona  , którą można wywołać Pomoc kontekstową dla poszczególnych okien (uruchamiana również po wciśnięciu klawisza <F1>). Po wywołaniu pomocy otwierana jest strona WWW pod adresem https://pomoc.comarch.pl/optima/pl/.

Obok dostępna jest także ikona:  przełączania między aktualnie otwartymi oknami w programie. Akcja przełączania między oknami może być również wykonywana poprzez wciśnięcie klawiszy: <CTRL>+<TAB> (przełączanie wstecz) lub <CTRL>+<SHIFT>+<TAB> (przełączanie wprzód).

W programie jest dostępna zakładka [Pomoc], która gromadzi w jednym miejscu wszystkie dostępne w programie narzędzia pomocy takie jak HELP, dokumentacja do programu, ISK, filmy instruktażowe, FAQ itp. Na wstążce dostępna jest opcja Pomoc gdzie pogrupowane są przyciski opisujące rodzaj pomocy. Znajduje się tu również funkcja Pomoc zdalna umożliwiającą połączenie pracownika Asysty Comarch ze stanowiskiem Klienta. Zakładka [Pomoc] jest dostępna zawsze na ostatniej pozycji, bez względu na wybrane moduły, czy też wybrane miejsce w programie.

Zmiana języka interfejsu programu

Istnieje możliwość przełączenia interfejsu programu na język angielski. W prawym górnym rogu programu dostępna jest ikona Język interfejsu, po kliknięciu na którą możliwa jest zmiana języka programu:

Wybór języka dokonany po zalogowaniu się do Comarch ERP Optima jest zapamiętywany dla określonego operatora. Po ponownym zalogowaniu się tego operatora język programu zostanie ustawiony zgodnie z wybraną przez niego opcją.

Zmiana języka jest dostępna również przed zalogowaniem się do programu, ale ten wybór zapamiętywany jest tylko przy pierwszym logowaniu Operatora do programu. Każde następne logowanie przywraca wcześniej używany przez Operatora język.

Okno logowania, podobnie jak w przypadku skórek programu, zapamiętuje ustawienie ostatnio zalogowanego operatora. Dlatego też dopiero po zalogowaniu interfejs programu wyświetlany będzie w języku zgodnym z zapamiętanym dla wybranego operatora.

Po przełączeniu się na wybrany język, interfejs oraz komunikaty w programie są wyświetlane od razu w zmienionej formie.

Angielską wersją posiadają teksty/frazy, które są stałe w programie i użytkownik nie może ich zmieniać:

• nazwy w menu programu,
• nazwy okien, nazwy kolumn, nazwy przycisków, opisy pól, itp.,
• drzewo Konfiguracji,
• treści komunikatów,
• zamknięte listy z wartościami do wyboru, np. „Tak/Nie” czy rodzaje transakcji itp. – nie definiowane przez użytkowników.

Na język angielski nie są tłumaczone:

• słowniki definiowane przez użytkownika, jak również predefiniowane treści, które użytkownik może rozszerzać i zmieniać – np. nazwy magazynów, atrybutów,
• słowniki predefiniowane, gdzie użytkownik może dopisywać własne wartości, ale nie może zmieniać standardowych treści – np. nazwy formatów przelewów,
• nazwy wydruków i analiz oraz ich zestawy,
• nazwy obiektów, rodzaje akcji oraz opisy na oknie Historia zmian,
• nazwy folderów w skrzynce pocztowej,
• formularze deklaracji,
• skróty typów dokumentów – np. WZ, PA, FS,
• Informacje bieżące,
• pomoc do programu.

Pasek szybkiego dostępu

Każdy, często używany skrót można umieścić w prosty sposób w pasku szybkiego dostępu, widocznym w każdej chwili z poziomu każdego okna.

Pasek szybkiego dostępu – jest to pasek, na który możemy sami przenieść te funkcje, z których najczęściej korzystamy i które będą zawsze widoczne na wierzchu.

Aby przenieść np. ikonę kontrahenta wystarczy nacisnąć prawy przycisk myszy na ikonie Kontrahenci i wybrać opcję Dodaj do paska szybkiego dostępu.

Gdy dodamy będzie to wyglądało tak:   i będzie zawsze widoczne w pasku.

Na pasku szybkiego dostępu można zmieniać kolejność poszczególnych ikon metodą „przeciągnij i upuść”.

Do zrobienia

Do zrobienia jest funkcją umożliwiającą tworzenie zadań dla operatorów w obrębie konkretnej bazy danych. Ma formę wysuwanego panelu bocznego z lewej strony programu. W obrębie listy kontrolnej możliwe jest tworzenie dwupoziomowych list. Każde zadanie ma przypisanego operatora, który ma je wykonać. Na zadaniu można wskazać termin jego wykonania, który będzie wyświetlany w treści zadania. Funkcjonalność dostępna jest bez względu na posiadane moduły programu Comarch ERP Optima.

Konfiguracja

Na karcie operatora na zakładce Parametry cd w sekcji Do zrobienia znajdują się parametry:
Prawo modyfikacji zadań dodanych przez innych ope. – w przypadku gdy parametr jest zaznaczony to operator może edytować zadania przypisane do niego przez innego operatora, oraz zadania dodane automatycznie z szablonu zadania cyklicznego. Jeżeli parametr nie jest zaznaczony to przy próbie edycji lub usunięcia takiego zadania pojawia się komunikat: „Nie masz prawa do modyfikacji zadań, które nie zostały utworzone przez Ciebie.”

Dostęp do zadań innych operatorów – w przypadku gdy parametr jest zaznaczony to operator widzi zadania przypisane do innych operatorów oraz na zadaniach może zmieniać operatora do jakiego ma być przypisane zadanie. Jeżeli parametr jest niezaznaczony to operator widzi tylko zadania przypisane do siebie, oraz nie może zmieniać operatora, do którego jest przypisane zadanie (pole jest nieaktywne).

W Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy na karcie operatora na zakładce Blokady dostępu można zablokować operatorowi dostęp do Checklisty, do szablonów zadań oraz do listy Zadania do wykonania w innych firmach.

W menu Widok dostępny jest przycisk Pokaż panel zadań do zrobienia. Domyślnie przycisk jest włączony. Jego wyłączenie powoduje ukrycie zakładki Do zrobienia dla operatora.

Dodawanie zadań do listy

Zadanie główne

Zadanie dodajemy za pomocą przycisku Dodaj zadanie lub wciskając klawisz <Insert>.
Opis zadania – w tym polu wpisujemy treść zadania, maksymalnie można wprowadzić 256 znaków.
Data wykonania zadania – W momencie podniesienia formularza, domyślnym terminem wykonania zadania jest ostatni dzień danego miesiąca. Zmieniając datę wykonania zadania na inny miesiąc, po zapisaniu zadanie zostanie przeniesione na listę tego miesiąca.

Pokaż termin na liście (domyślnie jest nie zaznaczony) – po zaznaczeniu parametru, termin będzie wyświetlany w treści zadania.

Operator – pole jest aktywne tylko dla użytkownika który ma dostęp do zadań innych operatorów (parametr w konfiguracji na karcie operatora), w tym miejscu można wskazać operatora odpowiedzialnego za wykonanie zadania. Wybrać można operatorów dodanych w konfiguracji programu, widoczni do wyboru są tylko operatorzy aktywni, nie posiadający blokady dostępu do bieżącej bazy. Domyślnie podpowiada się operator który dodaje zadanie.

 Dodaj podzadanie – dodawanie zadań podrzędnych powiązanych z zadaniem głównym. Za pomocą podzadań można zadanie główne rozpisać na kilka kroków.

 Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian

 Anuluj zmiany – umożliwia zamknięcie okna

Zadanie podrzędne

Dodawanie zadań podrzędnych jest możliwe z poziomu formularza edycji zadania głównego. Wybierając przycisk Dodaj podzadanie lub klawisz <Insert>, poniżej na liście pojawi się check i pole do wpisania treści zadania.

Podzadania dodawane są poziom niżej, czyli lista może mieć maksymalnie dwa poziomy.
Na liście przy zadaniu głównym znajduje się ikona , której wciśnięcie zwija/rozwija podzadania przypisane do zadania głównego.

Edytowanie i usuwanie zadań

Na liście przy każdym nie wykonanym zadaniu głównym znajdują się ikony:

– edytuj

– usuń

Edycja zadania

Kliknięcie w ikonę przy zadaniu, umożliwia edytowanie jego treści. Opcja edycji dostępna jest tylko w przypadku zadań niewykonanych, dotyczy to zarówno zadań głównych i podzadań. Operator który nie ma prawa do edycji zadań innych operatorów, może edytować tylko te zdania które sam dodał, nie może edytować treści zadań przypisanych przez automat i innych operatorów. Operator nie mający prawa do modyfikacji zadań dodanych przez innych operatorów, klikając dwa razy w jego treść lub po wybraniu  w celu jego edycji, otrzyma komunikat: Nie masz prawa do modyfikacji zadań, które nie zostały utworzone przez Ciebie.

Edycja zadania głównego

W trybie edycji zadania głównego można modyfikować:

• jego treść,
• datę wykonania, zmieniając datę na inny miesiąc po zapisie zadanie wyświetli się na liście określonego przez operatora miesiąca,
• operatora (opcja jest aktywna jeśli operator ma dostęp do zadań innych operatorów),
• podzadania, zmienić ich kolejność, treść, usuwać, oznaczyć jako wykonane.

Edycja zadania podrzędnego

Wybranie opcji edycji przy zadaniu podrzędnym, z poziomu listy kontrolnej, uruchamia tryb edycji zadania głównego.

Usuwanie zadań

Zadanie usuwamy za pomocą lub podświetlając zadanie na liście i wybierając na klawiaturze przycisk <Delete>.
Tylko operator mający prawo modyfikacji zadań dodanych przez innych operatorów może usunąć każde przypisane do niego zadanie. Bez tego prawa można usuwać jedynie zadania dodane przez siebie, również nie można usuwać zadań przypisanych przez automat i innego operatora. Przy próbie usunięcia zadania przez operatora bez uprawnień, pojawia się komunikat: Nie masz prawa do modyfikacji zadań, które nie zostały utworzone przez Ciebie.
Usunięcie zadania głównego, spowoduje również usunięcie przypisanych do niego podzadań.
Natomiast usunięcie podzadania, usunie tylko ten jeden wiersz.

Filtrowanie

Na górze panelu znajduje się filtr, który wyświetla zadania na dany miesiąc zgodnie z datą systemową, za pomocą strzałek można przejść do poprzedniego lub kolejnego miesiąca . Na dole panelu znajduje się filtr (widoczny tylko dla operatora mającego zaznaczony parametr Dostęp do zadań innych operatorów), w którym można wybrać czyje zadania są wyświetlane na liście. Po zaznaczeniu opcji:

• Operatora – domyślnie ustawia się aktualnie zalogowany operator, z możliwością wyboru innego operatora z listy (pod warunkiem że nie ma blokady do danej bazy). Filtr wyświetla wtedy zadania wybranego operatora.
• Wszystkich operatorów – filtr wyświetla zadania wszystkich operatorów w danej bazie, pole operator jest wtedy nieaktywne. Przy każdym zadaniu głównym w nawiasie kwadratowym wyświetli się akronimu operatora do którego przypisane jest zadanie.

Zadania ze statusem wykonane można ukryć na liście kontrolnej. Opcja Ukryj/Pokaż wykonane dostępna jest w prawym dolnym rogu ekranu pod ikoną . Ustawienia filtra są zapamiętywane per użytkownik.

Z lewej widok panelu dla operatora mającego dostęp do zadań innych operatorów, z prawej dla operatora bez dostępu do zadań innych operatorów.

Oznaczanie wykonania zadania.

Zaznaczenie checboxa przy zadaniu, oznacza dane zadnie jako wykonane oraz jego treść i data (jeżeli jest widoczna na liście) zostają przekreślone. Oznaczenie zadania głównego jako wykonane oznacza całkowite jego wykonanie (jeśli ma ono podzadania to też są skreślane), całość zadania przenosi się do sekcji Wykonane.

Zaznaczenie wszystkich podzadań jako wykonane nie oznacza że zadanie główne zostało również wykonane. Dopiero oznaczenie zadania głównego powoduje, że całość przenosi się do sekcji Wykonane.

Zdjęcie checka z zadania wykonanego, przywraca je na listę jako niewykonane. Jeśli zadanie główne ma przypisane podzadania to one również są przywracane, natomiast ich status pozostaje niezmieniony, użytkownik sam decyduje, czy podzadania też chce ustawić jako niewykonane, czy nie. Jeśli check zostanie odznaczony na którymś podzadaniu, to automatycznie odznaczy się na zadaniu głównym, i wróci na listę zadań do wykonania, te na których użytkownik nie odznaczył checkboxa będą nadal jako zrealizowane.
Zadania przywracane na listę przenoszone są do odpowiedniej sekcji zgodnie z zasadami opisanymi w rozdziale dotyczącym Kolejności zadań na liście.

Kolejność zadań na liście

Zadania na liście pogrupowane są w zależności od terminu wykonania. Zadania mogą być zgrupowane w trzy grupy z terminem wykoniania: Dziś, W tym tygodniu, W tym miesiącu oraz sekcja Wykonane. Nagłówek grupy wyświetla się tylko wtedy gdy w danej grupie są jakieś zadania. Domyślnie grupy są rozwinięte. Jeśli użytkownik zwinie grupę to jest to zapamiętane przy kolejnym rozwinięciu panelu Do zrobienia.
W sekcji Dziś są widoczne zadania mające w polu z terminem datę bieżącą. W sekcji W tym tygodniu są zadania z terminem na bieżący tydzień liczony od poniedziałku do niedzieli. W sekcji w tym miesiącu są zadania, które są do wykonania w danym miesiącu ale nie przynależą do sekcji Dziś i W tym tygodniu. W sekcji Wykonane znajdują się zadania oznaczone jako wykonane. Każde zadanie wyświetlane jest tylko w jednej sekcji, czyli np. zadanie, które ma termin dzisiejszy będzie tylko w sekcji Dziś.

Nowe zadanie dodawane jest zawsze za ostatnim niewykonanym zadaniem w danej sekcji. Zmiana terminu na zadaniu wpływała na to, w której sekcji widoczne jest to zadanie. Użytkownik może zmienić kolejność zadań na liście przez przeciągnij i upuść, ale tylko w obrębie zadań niewykonanych. Przesunięcie zadania pomiędzy grupami (np. z Dziś do W tym miesiącu) spowoduje zmianę jego terminu. Nie można mieszać na liście zadań wykonanych z niewykonanymi. Zadania wykonane znajdują się zawsze na końcu listy w sekcji Wykonane.

W przypadku podzadań, dopiero oznaczenie głównego zadania jako wykonane przenosi całe zadanie do sekcji Wykonane. Kolejność podzadań zmienia się automatycznie w zależności od tego czy jest ono wykonane, czy nie. Ich kolejność można zmieniać przez przeciągnij i upuść.

Podgląd zadań do zrobienia w innych firmach.

W przypadku gdy w programie obsługiwana jest więcej niż jedna baza danych, to w panelu zadań pod ikoną dostępna jest opcja Pokaż zadania do zrobienia w innych firmach.

Wybranie tej opcji otwiera okno z listą zadań, którą można filtrować po firmie i dacie.

Na liście Zadania do wykonania użytkownik widzi tylko swoje zadania, jeśli na karcie operatora nie ma zaznaczonego parametru Dostęp do zadań innych operatorów. Użytkownik z uprawnieniami widzi zadania wszystkich operatorów w danej bazie. Z tego miejsca ma możliwość weryfikacji zadań przypisanych poszczególnym operatorom na dany miesiąc we wskazanej bazie danych.
W górnej części okna można wybrać z jakiej bazy i na jaki miesiąc chcemy wyświetlić listę zadań.
Z tego miejsca operator z uprawnieniami może zarządzać zadaniami w wielu bazach bez konieczności logowania się do każdej z nich z osobna. Natomiast operator bez uprawnień ma możliwość podglądu swoich zadań do wykonania w innych firmach. Z tego poziomu można dodać zadania do list zadań w różnych bazach.
Okno obsługiwane jest przez standardowe przyciski:

Dodaj zadanie –tworzenie nowego zadania,

Zmień zadanie –podgląd/ edycja już istniejącego zadania,

Usuń zadanie–usunięcie zadania

Lista składa się z następujących kolumn:

• Zadanie – treść zadania głównego
• Operator – akronim operatora, do którego przypisane jest zadanie
• Termin – wyświetlany jest termin wskazany na zadaniu.

Ikoną plusa można dodać nowe zadanie do listy operatora. Po wybraniu tej opcji pojawia się okno jak niżej.

Dodanie zadania z tego poziomu powoduje automatyczne dodanie zadania w panelu Do zrobienia dla wskazanego operatora, na wskazany dzień w bazie wybranej w nagłówku okna. Pole z treścią zadania głównego jest obowiązkowe do uzupełnienia. W polu Termin podpowiada się automatycznie ostatni dzień miesiąca ustawionego na liście, datę można zmienić. Pokaż termin na liście parametr jest domyślnie nie zaznaczony – zaznaczenie spowoduje wyświetlanie terminu zadania na panelu Do zrobienia. W sekcji Podzadania można ikoną plusa dodać podzadania, ich kolejność można zmieniać przez przeciągnij i upuść. Ikoną kosza można usuwać podzadania.
Ikoną lupy można podejrzeć i edytować istniejące zadanie, zmienić jego treść, operatora i datę, dodać/usunąć podzadania i zmienić ich kolejność.

W kolumnie Wykonane wyświetla się informacja Tak/Nie w zależności od tego czy podzadanie zostało oznaczone jako wykonane/niewykonane.
Z listy Zadania do wykonania ikoną kosza można usunąć zadanie. Usunięcie zadania z tego poziomu automatycznie usuwa zadanie z panelu Do zrobienia dla wskazanego operatora, na wskazaną datę w bazie wybranej w nagłówku okna.

Możliwość usuwania i edytowania zadań dodanych na listę przez innych operatorów zależy od parametru na karcie operatora Prawo modyfikacji zadań dodanych przez innych ope.

Informacja o nowych zadaniach

W przypadku gdy użytkownik z uprawnieniami przydzieli nowe zadania pozostałym operatorom, to po zalogowaniu do programu, przy nazwie panelu Do zrobienia w nawiasie pojawia się informacja o nowych zadaniach przypisanych dla danego operatora lub dodanych automatycznie z szablonu. Po rozwinięciu panelu informacja znika.

Menu Nawigacji

Menu Nawigacji to panel znajdujący się w lewej części okna programu Comarch ERP Optima. Zawiera w formie listy funkcje dostępne również z poziomu Wstążki programu, pogrupowane według głównych pozycji menu. Jest widoczne w przypadku zaznaczonego parametru Pokaż Menu Nawigacji w menu Widok.

Menu Nawigacji zawiera sekcję Moje skróty, do której użytkownik może przenosić najczęściej wywoływane funkcje w programie na tej samej zasadzie, co do paska szybkiego dostępu – poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na wybranej pozycji w menu i wybranie Dodaj do Menu Nawigacji Moje Skróty.

Kolejność pozycji znajdujących się w sekcji Moje skróty można dowolnie zmieniać metodą „przeciągnij i upuść”.

Menu Widok

W menu Widok możliwa jest modyfikacja ustawień wyglądu programu.

Skórki w programie (kolorystyka okien)

Domyślnie program pracuje na skórce Office 2016 Colorful, użytkownik ma możliwość zmiany kolorystki okien poprzez wybranie jednej z ponad trzydziestu dostępnych skórek, zmiany wyglądu widoczne są w trybie natychmiastowym. W przypadku zmiany skórki z Flat bądź UltraFlat na inną dla określonego operatora, nowa skórka zostanie ustawiona po ponownym uruchomieniu programu i zalogowaniu na tego operatora. W przypadku pracy na jednym stanowisku i logowania się na operatorów z ustawionymi różnymi skórkami, jeżeli pracowano na operatorze mającym ustawioną skórkę Flat bądź UltraFlat, zalogowanie się na operatora z ustawioną inną skórką będzie możliwe, ale wybrana skórka tego innego operatora zostanie zastosowana dopiero po ponownym uruchomieniu programu.

Skórki są pogrupowane na Zalecane, Najszybsze działanie oraz Wolniejsze działanie. Po wybraniu skórki Valentine dodatkowo pojawia się komunikat: Zastosowanie wybranej skórki może znacznie spowolnić wyświetlanie okien i innych komponentów programu. Czy chcesz kontynuować?.

Zmiana ustawień czcionki

Funkcja jest dostępna w menu Widok/ Zmień ustawienia czcionki. Po rozwinięciu menu obok ikony Zmień ustawienia czcionki pojawia się okno, w którym użytkownik ma możliwość ustawienia procentowego rozmiaru czcionki, niezależnie od ustawień w systemie operacyjnym.

Jeżeli w systemie jest ustawiona niestandardowa rozdzielczość ekranu DPI np. 150 % i użytkownik ustawi w Comarch ERP Optima rozmiar czcionki na 150 % to nastąpi powiększenie okien w skali 225%.

Podczas zmiany wielkości czcionki w programie jeżeli są otwarte okna pojawia się pytanie: Zmiana rozmiaru czcionki spowoduje zamknięcie wszystkich otwartych okien. Czy chcesz kontynuować? Odpowiedź twierdząca powoduje zamknięcie wszystkich otwartych okien i zmianę wielkości czcionki. Jeśli któregoś z okien nie uda się zamknąć (np. zostanie wyświetlone pytanie o zapisanie zmian na dokumencie, a Użytkownik te pytanie anuluje), wówczas czcionka nie zostanie zmieniona. Po wybraniu odpowiedzi Nie otwarte okna nie są zamykane a wielkość czcionki nie jest zmieniana.

Ustawienia okien

Użytkownik ma możliwość zresetowania ustawień okien   tj. przywrócenia oryginalnych ustawień w programie.

Użytkownik ma również możliwość eksportu/importu do pliku (xml) swoich ustawień. W ten sposób przenoszone mogą być podstawowe ustawienia okien, takie jak: pozycja okna, rozmiar, stan paneli (zwinięte/rozwinięte), sortowanie na listach, itp. Nie są przenoszone ustawienia dotyczące personalizacji.

Za pomocą przycisku Reset aktywnego okna  użytkownik ma możliwość przywracania ustawień domyślnych tylko dla aktywnego okna (w ten sposób ustawienia pozostałych okien zostają zachowane).

Ustawienia okien zapisywane są w bazie konfiguracyjnej, odrębnie dla każdego operatora.

Ustawienia ogólne

Praca w trybie jednego okna – ma ułatwić pracę z programem przede wszystkim użytkownikom początkującym, sprowadza się do kilku zasad, które mają zapobiegać otwieraniu zbyt dużej ilości różnych okien i, w efekcie, problemom z poruszaniem się pomiędzy nimi.

1. Każda lista jest otwierana w maksymalnym rozmiarze. Na listach nie ma przycisków, które pozwalają na zwijanie okien. Dostępny jest jedynie przycisk pozwalający na zamknięcie okna .
2. Formularze (np. karta cennikowa, karta kontrahenta, dokument) są otwierane w małym rozmiarze, ale w nagłówku nie ma przycisków umożliwiających zwijanie okna. Dostępny jest jedynie przycisk zamykający okno.
3. Użytkownik może otworzyć wiele okien. Do poruszania się pomiędzy nimi służy ikona przełączania między aktualnie otwartymi oknami w programie. Akcja przełączania między oknami może być również wykonywana poprzez wciśnięcie klawiszy: <CTRL>+<TAB> (przełączanie wstecz) lub <CTRL>+<SHIFT>+<TAB> (przełączanie wprzód).

4. Przy wyłączonym parametrze Praca w trybie jednego okna każde okno może być aktualnie otwarte tylko raz. W przypadku, gdy okno jest otwarte i użytkownik wywoła je z menu ponownie, program podnosi okno już otwarte, a nie otwiera jeszcze raz. Na oknie zachowane są wszystkie założone filtry.

5. Wyjątek stanowią listy wywoływane z poziomu innych okien (np. lista kontrahentów wywołana z poziomu Faktury Sprzedaży). W takim przypadku lista jest otwierana niezależnie, bez względu na to, czy jest już aktualnie otwarta. Lista, która została wywołana w celu wyboru pozycji, ma w tytule dodany wyraz Wybierz (np. lista kontrahentów – wybierz).  

Efekty animacji (wolniejsze działanie) – odznaczony parametr powoduje wyłączenie w programie animacji np. zwijanie/ rozwijanie okna grup na liście zasobów, zwijanie/ rozwijanie paneli dynamicznych na formularzach.

Wyróżnienie aktywnego pola – włączenie tej opcji powoduje, że pola w których ustawiony jest kursor zostają wyróżnione poprzez obramowanie.

Potwierdzenie zamknięcia programu – po zaznaczeniu parametru przy próbie zamknięcia programu (przez kliknięcie ikony X w prawym górnym rogu okna programu lub wybraniu Start/ Koniec pracy) wyświetlane jest pytanie: Czy chcesz zakończyć pracę z programem Comarch ERP Optima?

Pokaż informacje o firmie po zalogowaniu – po zaznaczeniu parametru okno Start jest automatycznie otwierane po zalogowaniu określonego operatora.

Pokaż panel zadań do zrobienia – po zaznaczeniu parametru dla zalogowanego operatora po lewej stronie ekranu pojawia się panel z listą zadań do zrobienia..

Pokaż menu nawigacji – po zaznaczeniu parametru dla zalogowanego operatora po lewej stronie ekranu pojawia się menu nawigacji.

Wielolinijkowe opisy na listach – parametr określający czy wyświetlany będzie pełny wielolinijkowy opis na listach w programie. Parametr jest domyślnie niezaznaczony. Po jego zaznaczeniu, jeżeli na liście w programie dla jakiejś pozycji będzie znajdował się wielolinijkowy opis, wysokość wiersza zostanie dostosowana do tego, aby były widoczne wszystkie linie opisu. W przypadku wyłączonego parametru, wiersze na liście mają zawsze wysokość jednej linii tekstu, a całość wielolinijkowego opisu pokazywana jest po najechaniu kursorem na kolumnę z opisem dla pozycji.

Uproszczona wersja programu

Uproszczenia w programie powstały z myślą o początkujących użytkownikach programu Comarch ERP Optima, którzy będą go wykorzystywać głównie do fakturowania świadczonych przez siebie usług. Zwykle nie potrzebują oni zaawansowanych funkcji, a program wykorzystują do prostej obsługi sprzedaży. W wersji uproszczonej ukryto część funkcji. W programie pozostała tylko podstawowa funkcjonalność związana ze sprzedażą i rozliczeniami.

Już podczas instalacji programu użytkownik ma do wyboru dwie opcje:

• instalację uproszczonej wersji programu do fakturowania i rozliczeń,
• instalację pełnej wersji programu.

W przypadku, gdy wybierze wersję uproszczoną domyślnie instalowane są zawsze moduły Faktury i Moduł dostępowy (Kasa/Bank). Po zainstalowaniu programu zawsze tworzone są dwie bazy: DEMO z wygenerowanymi przykładowymi dokumentami oraz nowa, pusta baza, której nazwę podaje użytkownik.

Przy pierwszym uruchomieniu swojej bazy pojawia się uproszczona wersja kreatora bazy, gdzie użytkownik może podać podstawowe dane dotyczące firmy(pieczątkę oraz numer rachunku bankowego).

W stosunku do standardowej bazy danych kreowanej w pełnej wersji programu istnieją pewne różnice:

• tworzona jest tylko jedna cena sprzedaży (detaliczna),
• zakładana jest automatycznie karta usługi, z której użytkownik może od razu korzystać podczas wystawiania faktur (bez konieczności dopisywania nowej pozycji do cennika).

Jeśli okaże się, że podczas pracy potrzebne są funkcje, które zostały ukryte, użytkownik może odznaczyć ten parametr. Zacznie wtedy pracować w pełnej wersji programu.

W wersji uproszczonej dostępne są tylko podstawowe funkcje dotyczące sprzedaży oraz rozliczeń z kontrahentami. W związku z tym główna zmiana polega na ukryciu opcji (lista dokumentów oraz list słownikowych), które nie są bezpośrednio związane z fakturowaniem. Użytkownik może wystawiać tylko Faktury Sprzedaży i Paragony dla podmiotów typu kontrahent oraz prowadzić z nimi rozliczenia.

Ogólne uwagi na temat pracy z programem

Praca z myszką

Umiejętność posługiwania się myszką w środowisku Windows jest rzeczą niesłychanie ważną. Wprawdzie w programie wszystkie funkcje można uruchomić za pomocą klawiatury, jednakże pewne czynności są znacznie łatwiejsze i wygodniejsze do wykonania przy pomocy myszki. Co przemawia zatem za używaniem myszki:

• Po pierwsze wygoda obsługującego – użytkownik nie musi pamiętać od razu wszystkich kombinacji klawiszy służących do wywoływania poszczególnych funkcji (chociaż zdobywając doświadczenie w pracy z daną aplikacją na pewno prędzej czy później większość z nich pozostanie mu w pamięci).
• Po drugie szybkość – wywoływanie funkcji programu, przemieszczanie się po programie jest znacznie szybsze za pomocą myszki aniżeli za pomocą klawiatury.

Możemy mówić o operacjach wykonywanych za pomocą myszki:

• Wskazywanie,
• Kliknięcie jednokrotne,
• Kliknięcie dwukrotne,

Wskazywanie polega na najechaniu wskaźnikiem myszki (kursorem) na interesujący nas obiekt.

Kliknięcie jednokrotne bądź dwukrotne polega na przyciśnięciu odpowiednio raz bądź dwa razy lewego przycisku myszki.

Przemieszczanie polega na wskazaniu obiektu (często paska tytułowego obiektu), a następnie przy ciągłym przytrzymywaniu obiektu przesunięcie go myszką w odpowiednie miejsce.

Praca z klawiaturą

Zasady ogólne

<ALT>+<LITERA> – działa na skróty w oknach (z podkreśleniem liter typu , np. <ALT>+<N> spowoduje zaznaczenie parametru Pokazuj nieaktywnych).

Podkreślenia widoczne są jeśli w systemie operacyjnym aktywna jest opcja podkreślania skrótów klawiaturowych i klawiszy dostępu. Jeśli opcja nie jest aktywna, wówczas podkreślenia pojawią się po naciśnięciu i przytrzymaniu klawisza <ALT>.

W każdym systemie operacyjnym opcja ta może się znajdować w innym miejscu w Panelu Sterowania, np.:

Microsoft Windows 10: Ułatwienia dostępu/ Klawiatura/ Podkreślaj klawisze dostępu, gdy są dostępne.

<CTRL>+<LITERA> – działa na wpisane skróty (np. <CTRL> + <F> – otwiera listę Faktur Sprzedaży). Wszystkie skróty przedstawiono w tabeli poniżej.

<ALT>+<1,2,3,4, itd.> – zmiana zakładki poziomej.

<CTRL>+<1,2,3,4, itd.> – zmiana zakładki pionowej.

<SPACJA> – uruchomienie funkcji pod przyciskiem.

<ENTER> – uruchomienie funkcji pod przyciskiem (z wyjątkiem przycisków typu włącz/ wyłącz na listach).

<STRZAŁKA w GÓRĘ/DÓŁ> – przewija o 1 pola ze spinem (liczbowe).

<STRZAŁKA w DÓŁ> – rozwija menu dostępnych opcji .

<ALT>+<STRZAŁKA w DÓŁ> – kalendarz w polach z datą. W przypadku pól liczbowych skrót powoduje uruchomienie kalkulatora.

<ALT>+<STRZAŁKA w GÓRĘ> – w polach obok przycisku listy wywoływanej oraz w polach listy typu EIP (edycja na liście) powoduje podniesienie słownika dla danej listy, np. na liście obok przycisku wyboru kontrahenta spowoduje wywołanie listy kontrahentów w trybie do wyboru.

Zamykanie okien:

<ESC> – zamyka okno

<CTRL>+<F4> – zamyka okno

<ALT>+<F4> – zamyka program

Obsługa list:

<CTRL>+<ENTER> – podgląd formularza z listy

<SHIFT>+<F10> – otwiera na liście menu kontekstowe

<INSERT> – dodawanie pojedyncze

<CTRL>+<INSERT> – kopiowanie zaznaczonej pozycji, działa dla większości list

<ENTER> – edycja pojedyncza podświetlonej pozycji

<SHIFT>+<LEWY KLAWISZ MYSZY> – ustawienie kursora na pierwszej wybranej pozycji, a następnie przyciśnięcie <SHIFT>+<LEWY KLAWISZ MYSZY> na ostatniej wybranej pozycji – powoduje zaznaczenie wszystkich pozycji pomiędzy pierwszą, a ostatnią

<SPACJA> – pojedyncze zaznaczenie kolejnych pozycji

<CTRL>+<A> – zaznaczenie wszystkich pozycji

<CTRL>+<C> – skopiowanie jednej podświetlonej aktualnie komórki do schowka Windows

<CTRL>+<SHIFT>+<C> –  skopiowanie całego podświetlonego wiersza do schowka Windows

Na wszystkich listach o strukturze drzewa np. na liście kategorii:

<INSERT> –  dodaje gałąź nadrzędną

<SHIFT>+<INSERT> –  dodaje gałąź  podrzędną.

Operacje seryjne:

<ALT>+<INSERT> – dodawanie seryjne, w odróżnieniu od dodawania pojedynczego <INSERT>, po zatwierdzeniu dodawanej pozycji powoduje dodanie kolejnej. Wyjście z trybu dodawania seryjnego następuje poprzez wycofanie się z nowo dodanej pozycji klawiszem <ESC> lub anulowanie formularza. Funkcję można również wywołać z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy – opcja Dodaj seryjnie.

<ALT +<ENTER> – edycja seryjna, w odróżnieniu od edycji pojedynczej <ENTER>, po zatwierdzeniu edytowanej pozycji powoduje podniesienie kolejnej pozycji z listy do edycji. Wyjście z trybu edycji seryjnej następuje poprzez wycofanie się z edycji pozycji klawiszem <ESC>. Funkcja dostępna jest tylko na listach typu EIP – edycja na liście (ang. edit in place – EIP) np. na formularzu zapisu księgowego, na formularzu bilansu otwarcia księgowego, na formularzach kwot dodatkowych, na Fakturze Sprzedaży lub innym dokumencie handlowym/magazynowym z włączoną opcją Dodawanie pozycji na dokumencie: edycja na liście (opcja w menu Start/Konfiguracja/Handel/Parametry).

Obsługa formularzy:

<CTRL>+<ENTER> – zapis edytowanego formularza, niezależnie od tego, w jakim polu znajduje się kursor

<SHIFT>+  lub <CTRL>+<SHIFT>+<ENTER> – zapisywanie formularzy bez zamykania.

<ENTER> – jeśli kursor znajduje się w polach tekstowych, wielolinijkowych, wówczas <ENTER> przechodzi do kolejnej linii, w przeciwnym wypadku zapisuje edytowany formularz

<CTRL>+<O> – otwieranie  listy Kwot dodatkowych

Operacje na pozycjach na formularzu:

<SHIFT>+<INSERT> – z dowolnego miejsca na formularzu przechodzi na listę pozycji i dodaje nową pozycję

<SHIFT> + <DELETE> – z dowolnego miejsca na formularzu przechodzi na listę pozycji i usuwa podświetloną pozycję

<SHIFT>+<ENTER> – z dowolnego miejsca na formularzu przechodzi na listę pozycji i edytuje podświetloną pozycję.

[/su_list]

Skróty klawiaturowe z <CTRL>

Skróty z klawiszami funkcyjnymi

Skróty klawiszowe dla funkcji dostępnych na poszczególnych oknach programu opisane są na stronach pomocy dotyczących tych okien.

Praca z oknami

Otwieranie okien

Otwieranie okna wiąże się zazwyczaj z wywołaniem określonej funkcji programu. Zatem, aby otworzyć dane okno, musimy wybrać interesującą nas funkcję z menu programu bądź z listy dostępnych przycisków (skrótów).

Zamykanie okien

Zamykanie okien odbywać się może na wiele sposobów:

Paragon jest dokumentem handlowym, powoduje naliczenie podatku VAT i płatności. W zależności od ustawień parametrów może powodować tylko rezerwacje towaru lub pomniejszać stan na magazynie. Parametry te ustawiamy w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu. Do wyboru mamy: 

Zakładka [Płatności] zawiera takie informacje o kontrahencie, jak dane rachunków bankowych kontrahenta, forma płatności.

Zakładka [Ogólne] zawiera podstawowe informacje dotyczące nazwy oraz siedziby kontrahenta.

Na karcie zduplikowanego kontrahenta na zakładce [Ogólne] widoczna jest informacja: To jest karta duplikująca kontrahenta [Kod kontrahenta głównego]. Używaj karty głównej. Karta oznaczona w ten sposób jest nieaktywna (nie można wprowadzać na niej żadnych zmian).

Pola na formularzu widoczne jako pogrubione muszą być koniecznie wypełnione:

Kod – pole pozwalające na wprowadzenie 20 znakowego kodu, identyfikującego kontrahenta. Pole to może zawierać dowolny ciąg znaków (liter, cyfr), przy czym powinien być on nadawany w sposób pozwalający na łatwą identyfikacje kontrahenta (np. może być to skrót nazwy). Kod musi posiadać unikalną wartość, tzn. W ewidencji nie może znaleźć się dwóch kontrahentów o identycznym kodzie (program posiada zabezpieczenie uniemożliwiające wprowadzenie dwóch kontrahentów o identycznych kodach). Kod może być nadawany automatycznie po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry: Autonumeracja akronimów kontrahentów przy dodawaniu.

Grupa – wybierana jest z listy pomocniczej przez przyciśnięcie klawisza . Aby dodać nową grupę należy wybrać <NOWA…>, wpisać nazwę, opis i zapisać zmiany dyskietką. Lista grup dostępna jest w konfiguracji firmy.

Rodzaj – pomocnicze pole pozwalające klasyfikować kontrahentów wg rodzaju. Program umożliwia przypisanie kontrahentowi statusu: odbiorca, dostawca, konkurencja lub partner: , gdzie:

O – odbiorca,

D – dostawca,

K – konkurencja,

P – partner,

PT – klient potencjalny

Istnieje możliwość zaznaczenia kilku parametrów równocześnie. Dzięki temu można określić dokładnie rodzaj kontrahenta w przypadku, gdy jest on zarówno dostawcą jak i odbiorcą. Określony rodzaj kontrahenta jest wykorzystywany podczas domyślnego zawężania listy wywoływanej na dokumentach przychodowych (kontrahenci typu Dostawca) i rozchodowych (kontrahenci typu Odbiorca).

NIP – Numer Identyfikacji Podatkowej. Numer zapamiętywany jest w bazie w postaci pozwalającej na identyfikację kontrahenta wg numeru NIP niezależnie od sposobu wprowadzenia separatorów (kresek).

Format numeru jest dostosowany do standardów numeracji obowiązujących w krajach Unii Europejskiej. Numer NIP składa się z dwuliterowego przedrostka oraz unikalnego ciągu liter/ cyfr. Zarówno na karcie kontrahenta jak i wszystkich formularzach (dokumentach), gdzie numer NIP jest podawany, istnieje dodatkowe pole, gdzie można wpisać przedrostek. Lista jest zdefiniowana w programie i zawiera kody krajów zgodne ISO 3166, uzupełnione o kody 5 krajów:

Po wyborze na karcie kontrahenta prefiksu kraju przed numerem NIP, automatycznie na tej podstawie uzupełniane jest pole Kraj oraz pole Kraj ISO w sekcji Dane teleadresowe.

Jeżeli wybrany zostanie prefiks PL lub pusty prefiks – na zakładce [Handlowe] ustawiony zostanie rodzaj transakcji: Krajowy. Jeżeli wybrany zostanie prefiks któregoś z krajów UE – ustawiony zostanie rodzaj transakcji: Wewnątrzunijny, natomiast po wyborze prefiksu innego kraju niż należącego do UE – kontrahent otrzyma rodzaj transakcji: Pozaunijny.

Podczas zakładania nowej karty kontrahenta pole przeznaczone na przedrostek nie jest wypełniane.

Program posiada mechanizm ostrzegający w przypadku próby wprowadzenia dwóch kontrahentów o tym samym numerze NIP – w takim przypadku pojawia się odpowiedni komunikat, przy czym po wybraniu OK, program pozwala na wprowadzenie dwóch kontrahentów o takim samym numerze NIP.

Program sprawdza także poprawność podanego numeru NIP, w zależności od ustawień parametru konfiguracyjnego (Konfiguracja firmy/ Ogólne/ Parametry). Jeśli parametr jest aktywny program będzie sprawdzał poprawność wprowadzanych numerów tylko w takim przypadku, gdy pole przeznaczone na przedrostek jest puste lub zawiera skrót PL. W takim przypadku program nie pozwoli zatwierdzić formularza, jeśli numer nie będzie spełniał określonych algorytmów. Jeśli status sugeruje, że dany kontrahent jest kontrahentem zagranicznym – poprawność numeru NIP nie jest kontrolowana.

Podczas dodawania nowego kontrahenta i uzupełnieniu jego numeru NIP (bądź zmianie numeru NIP na karcie istniejącego już kontrahenta) i przejściu do innego pola, uruchamiany jest proces pobierania informacji o kontrahencie z GUS oraz weryfikacji statusu VAT/ VAT-UE. Jeżeli przed wpisaniem numeru NIP kontrahenta wybrano przedrostek kraju UE inny niż PL, program rozpocznie pobieranie informacji o kontrahencie z bazy VIES (VAT Information Exchange System). Warunkiem jest  zaznaczenie w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry parametru Automatyczne pobieranie danych kontrahenta z bazy REGON/VIES oraz weryfikacja statusu w VAT. Dzięki temu Użytkownik może przenieść dane z bazy GUS na formularz kontrahenta w programie (przycisk Przenieś na formularz), jak również następuje ustawienie kontrahentowi statusu VAT/ VAT-UE zgodnie z danymi w bazie Ministerstwa Finansów lub w bazie VIES. Przed przeniesieniem na formularz dane kontrahenta mogą zostać przez Użytkownika zmienione. Warunkiem uruchomienia weryfikacji kontrahenta jest połączenie z siecią internet oraz to  żeby wpisany numer był poprawnym numerem NIP kontrahenta krajowego lub wewnątrzwspólnotowego.

Podczas dodawania nowego kontrahenta po wpisaniu krajowego numeru NIP następuje automatyczne pobranie danych z bazy REGON i przeniesienie ich na formularz kontrahenta w programie bez potrzeby zatwierdzania danych przed pobraniem przez Użytkownika. Funkcja ta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.

Podczas wprowadzania nowego kontrahenta mamy możliwość automatycznego pobierania rachunków bankowych kontrahentów z Wykazu podatników VAT (tzw. Białej listy). W tym celu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry dostępny jest parametr Automatyczne pobieranie rachunków bankowych z Wykazu podatników VAT. Jeżeli jest on zaznaczony (domyślne ustawienie), wówczas podczas wprowadzania nowego kontrahenta (bądź edycji istniejącego) po wpisaniu numeru NIP następuje pobranie listy rachunków bankowych tego kontrahenta z Wykazu podatników VAT. Jeżeli liczba rachunków kontrahenta jest większa od 5, wówczas przed pobraniem listy rachunków pojawia się pytanie: Liczba rachunków bankowych kontrahenta w Wykazie podatników VAT wynosi X. Czy pobrać wszystkie? Po wybraniu opcji Tak następuje pobranie listy rachunków kontrahenta. Wybór opcji Nie powoduje że rachunki bankowe kontrahenta nie zostaną pobrane. Dla każdego pobranego rachunku pojawia się informacja że na dzień bieżący występuje on w Wykazie podatników VAT. Pierwszy z zaimportowanych rachunków jest oznaczany jako Domyślny. W przypadku edycji numeru NIP istniejącego kontrahenta, jeżeli na jego karcie były już wprowadzone numery rachunków bankowych, zostaną one przed automatycznym importem usunięte.

Kontrahent może nie mieć wpisanego numeru NIP. W trakcie zapisu dokumentu, np. faktury sprzedaży, program o tym poinformuje odpowiednim komunikatem i umożliwi uzupełnienie brakującego numeru.

REGON – pole na wprowadzenie numeru REGON

EORI / Id SISC – pole na wprowadzenie 17-znakowego numeru EORI lub numeru Id SISC.

PESEL – pole na wprowadzenie numeru PESEL. Program sprawdza poprawność numeru PESEL. W przypadku wpisania numeru nie spełniającego algorytmu poinformuje o tym odpowiednim komunikatem.

Nazwa – program pozwala na wprowadzenie nazwy kontrahenta składającej się z trzech linii. W dwóch pierwszych można wprowadzić po 50 znaków, w trzeciej 250 znaków.

Centralizacja jednostek budżetowych:

Jednostka podlega pod – możliwość wskazania głównej jednostki samorządowej (np. gminy), której podlega kontrahent.

Dane teleadresowe:

Kraj – kraj siedziby kontrahenta.

Kraj ISO – dwuznakowy kod kraju wg standardu  ISO 3166-1 alpha-2.  Wykorzystywany podczas wysyłania danych kontrahenta do Comarch e-Sklep.

Miasto – miejscowość, w której kontrahent ma siedzibę. Zarówno miasto, jak i pocztę można podać korzystając ze słownika miejscowości (po wciśnięciu odpowiedniego przycisku obok pola). Słownik miejscowości jest dostępny w menu Ogólne/ Inne/ Miejscowości. Pole można również uzupełnić, wpisując nazwy bezpośrednio w pole.

Kod pocztowy – kod pocztowy siedziby kontrahenta. W systemie nie jest prowadzona kontrola formatu kodu pocztowego. Oznacza to, że w polu przeznaczonym na kod pocztowy można wpisywać dowolny ciąg znaków. Dzięki temu możliwe jest wpisywanie adresów dla kontrahentów zagranicznych

Dodatkowe – w pole to można wprowadzić dodatkowe informacje związane z adresem, do 40 znaków.

Województwo – w polu tym można określić województwo, w jakim znajduje się siedziba kontrahenta. Województwo wybiera się z listy pomocniczej zawierającej wykaz aktualnych województw.

Telefony – karta zawiera dwa pola na podanie numerów telefonów kontrahenta. Ponieważ miejsce na wpisanie numeru telefonu nie zawiera dodatkowych pól na wpisanie numeru kierunkowego, numery telefonu oraz faksu należy wpisywać wraz z numerami kierunkowymi, np. (022) 278-12-87; +39 (25) 239-01-23

Telefon SMS – pole służy do wpisania numeru telefonu, wykorzystywanego przy wysyłaniu wiadomości sms. Funkcja jest dostępna dla użytkowników modułu CRM. Szczegółowy opis tej funkcjonalności jest dostępny w podręczniku do modułu CRM.

Fax – pole przeznaczone na wpisanie numeru faksu kontrahenta

E-mail – pole to służy do wpisania adresu elektronicznego firmy. Obok adresu e-mail znajduje się przycisk  – wyślij pocztę. Przycisk ten jest aktywny tylko wtedy, gdy wypełniony jest adres elektroniczny kontrahenta, a jego wciśnięcie powoduje otwarcie okna wysyłającego wiadomość w programie pocztowym lub w module CRM (jeżeli w Konfiguracji programu/ CRM/ Konta e-mail zostało zdefiniowane konto pocztowe oraz Operator należy do użytkowników takiego konta) z automatycznie wpisanym adresem. W przypadku, kiedy na zakładce [e-Sklep] został wskazany co najmniej jeden sklep, pole E-mail jest nieaktywne. Zmiana adresu e-mail jest wówczas możliwa z poziomu sklepu internetowego.

URL – miejsce na wpisanie adresu serwera WWW zawierającego dane o kontrahencie. Obok adresu URL znajduje się przycisk  – otwórz stronę www. Przycisk ten umożliwia otwarcie przeglądarki internetowej z automatycznym wpisaniem podanego adresu URL.

Kopiuj dane adresowe – funkcja jest dostępna pod przyciskiem . Umożliwia ona kopiowanie danych adresowych do schowka. Skopiowana zostaje zawartość pól: Nazwa, Kod pocztowy, Miasto/Poczta (jeśli pole Miasto jest puste), Ulica z numerami, NIP. Skopiowane dane można następnie wkleić poprzez <CTRL>+<V> do dokumentu Word lub Excel. Po rozwinięciu dodatkowych opcji dla tego przycisku pojawia się funkcja Kopiuj do adresu korespondencyjnego służąca do skopiowanie danych adresowych do adresu korespondencyjnego kontrahenta.

Adres korespondencyjny:

Grupę Adres korespondencyjny można rozwinąć przyciskiem . Obejmuje ona następujące pola: Miasto, Kraj, Poczta, Kod pocztowy, Ulica, Numer lokalu, Numer domu. Dane z grupy Adres korespondencyjny są drukowane na wydruku Etykiety adresowe (Gen Rap), jeżeli przed wykonaniem wydruku użytkownik zaznaczy parametr Etykiety wg adresu korespondencyjnego.

Inne:

Kategoria sprzedaży – po wyborze pola Kategoria sprzedaży użytkownik domyślnie dokonuje wyboru kategorii typu Przychody. Kategoria sprzedaży jest przenoszona przy dodawaniu dokumentów przychodowych, np. faktury sprzedaży, paragony, faktury Pro Forma, rezerwacje, wydania zewnętrzne, zapisy kasa/bank oraz zdarzenia kasa/bank typu wpłata, noty odsetkowe, dokument w Rejestrze sprzedaży VAT oraz Ewidencji przychodów.

Kategoria zakupu – po wyborze pola Kategoria zakupu wyboru domyślnie dokonujemy z listy kategorii typu Koszty. Kategoria zakupu jest przenoszona przy dodawaniu dokumentów rozchodowych, np. faktury zakupu, przyjęcia zewnętrzne, zapisy kasa/bank oraz zdarzenia kasa/bank typu wypłata, dokument w Rejestrze zakupów VAT oraz Ewidencji kosztów.

W trakcie przekształcania dokumentów, np. faktury zakupu do faktury wewnętrznej sprzedaży, na dokumenty powstałe z przekształcenia przenoszona jest kategoria z dokumentu źródłowego.

Nr zezwolenia – miejsce na wpisane numeru zezwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej.

ILN/GLN –  globalny numer identyfikacyjny nadawany firmie w Polsce przez EAN Polska (http://www.ean.pl/). Identyfikator (numer) wykorzystywany jest w elektronicznej wymianie informacji w formacie EDI (Electronic Data Interchange) pomiędzy Comarch ERP Optima, a innymi systemami informatycznymi (np. firmy Ahold).

EAN (karta) – Pole pozwala na wprowadzenie 13 znakowego kodu EAN, identyfikującego kontrahenta. Jeżeli kontrahent ma przydzielony numer GLN to nie ma potrzeby wprowadzania lokalnego kodu EAN. Kod EAN przypisany do kontrahenta musi stanowić unikatową wartość co oznacza, że w ewidencji nie może znaleźć się dwóch kontrahentów o identycznym kodzie. Kod EAN kontrahenta może być wykorzystywany podczas generowania karty stałego klienta czy też do oznaczania paczek numerem kontrahenta.

Formularz karty kontrahenta służy do wprowadzania, zmiany oraz przeglądania szczegółowych danych o kontrahencie. Okno formularza podzielone jest na dziewięć-jedenaście zakładek (w zależności od posiadanych modułów):

Po otwarciu karty kontrahenta mającego przeterminowane należności bądź zobowiązania pojawia się informacja: Kontrahent posiada przeterminowane płatności.