Od wersji 2021.5 .1 możliwe jest wyliczanie stażu pracy z wyłączeniem pokrywających się okresów nauki i zatrudnienia.

W konfiguracji firmy [Start/Konfiguracja/Firma/Płace/Parametry/Naliczanie wypłat] dodany został parametr Automatyczne korygowanie stażu pracy o nakładające się okresy nauki i pracy , który w nowych bazach danych jest domyślnie zaznaczony.

W przypadku zaznaczenia parametru przez Użytkownika podczas ustalania wysokości przysługującego pracownikowi limitu urlopu wypoczynkowego oraz dodatków stażowych za pomocą algorytmu 3 i 12 staż pracy będzie wyliczany z pominięciem pokrywających się okresów wynikających z historii zatrudnienia w naszej firmie, z historii zatrudnienia u poprzednich pracodawców oraz z historii wykształcenia. Staż wynikający z historii wykształcenia zostanie uwzględniony tylko w przypadku, gdy jest w niej zaznaczony parametr Wliczać do stażu pracy.

W przypadku, gdy zatrudnienie w naszej firmie pokrywa się z historią zatrudnienia u poprzednich pracodawców lub pracownik ma odnotowanych kilka pokrywających się ze sobą okresów zatrudnienia w innych firmach staż pracy wyliczany jest na podstawie wprowadzonych okresów od-do w poszczególnych pozycjach w historii zatrudnienia z wyłączeniem okresów pokrywających się.

Limit urlopu wypoczynkowego (młodociany) można dodać pracownikowi, który na formularzu danych pracownika w zakładce [3.Etat], w polu ‘Rodzaj zatrudnienia’ ma wybraną jedną z opcji: Młodociany – przyuczenie, Uczeń I roku, Uczeń II roku, Uczeń III roku.

Pracownikowi młodocianemu po przepracowaniu pełnych 6 miesięcy przysługuje 12 dni urlopu. Natomiast po przepracowaniu pełnego roku uzyskuje prawo do kolejnych 26 dni urlopu, czyli łącznie za okres roku ma prawo do 38 dni urlopu. W kolejnych latach zatrudnienia uzyskuje prawo do urlopu z góry z dniem 1.01 w wysokości 26 dni. Wyjątek stanowi osiągnięcie przez pracownika 18 lat ustalane na podstawie daty urodzenia. Jeżeli pracownik w danym roku kalendarzowym kończy 18 lat, ma prawo do urlopu w pomniejszonym wymiarze 20 dni. Obniżony wymiar urlopu (20 dni) będzie naliczany 01.01 w roku ukończenia 18 lat przez pracownika.  Z kolei, jeżeli pracownik kończy 18 lat, w okresie, w którym nie nabył prawa do urlopu, pracownikowi przysługuje 12 dni urlopu po przepracowaniu 6 miesięcy, a po roku 26 dni (łącznie 38 dni), a następnie z kolejnym rokiem kalendarzowym (od 01.01.20XX) – 20 dni. Pracownik młodociany, który kończy naukę zawodu u dotychczasowego pracodawcy uzyskuje prawo do urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania zatrudnienia. Dotyczy to tylko kolejnego limitu, który pracownik uzyskuje z góry z dniem 1.01 danego roku (26/20 dni). Natomiast wymiar urlopu, który pracownik osiąga po przepracowaniu 6 miesięcy w liczbie 12 dni i po roku łącznie 38 dni, jest niepodzielny i nie ulega proporcjonalnemu obniżeniu.

Do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu uwzględniany jest staż pracy w danej firmie oraz historia zatrudnienia. Jeśli pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy u poprzedniego pracodawcy i zostało to odnotowane w historii zatrudnienia przysługujący limit urlopu w pierwszym roku zatrudnienia zostanie odpowiednio obniżony. W kolejnych latach także wprowadzona jest kontrola, aby limit nie przekroczył 26 dni.

W celu odnotowania pracownikowi młodocianemu urlopu należy wprowadzić nieobecność Urlop wypoczynkowy (młodociany), która pomniejsza dedykowany limit dla pracowników młodocianych. W przypadku, w którym pracownik nie nabył prawa do urlopu, pracodawca może udzielić pracownikowi młodocianemu urlopu, na zasadach zaliczki. W takim przypadku także należy wykorzystać nieobecność Urlop wypoczynkowy (młodociany). Podczas dodawania nieobecności Urlop wypoczynkowy (młodociany) w tym okresie, pojawi się komunikat: Pracownik nie nabył w tym okresie prawa do urlopu. Czy chcesz udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego? Wybranie opcji TAK skutkuje dodaniem nieobecności oraz pomniejszeniem limitu urlopu o stosowną liczbę dni, gdy już nabędzie do niego prawo. Podczas planowania urlopu przez pracownika młodocianego z poziomu aplikacji Comarch HRM zostanie dodana nieobecność Urlop wypoczynkowy (młodociany) (plan), która po zatwierdzeniu przez kierownika pracownika zostanie zamieniona na Urlop wypoczynkowy (młodociany).

W przypadku, gdy po zakończeniu przygotowania zawodowego pracownik zostanie zatrudniony jako zwykły pracownik w danej firmie (zmiana rodzaju zatrudnienia na Pracownik) okres obowiązywania limitu Urlop wypoczynkowy (młodociany) zostanie zawężony do dnia, kiedy pracownik był pracownikiem młodocianym. Z dniem, kiedy staje się zwykłym pracownikiem należy naliczyć limit Urlop wypoczynkowy. Limit Urlop wypoczynkowy zostanie naliczony za cały rok. Liczba dni tego limitu zostanie pomniejszona o wykorzystany w tym roku Urlop wypoczynkowy (młodociany).

W przypadku niewykorzystania w pełni przysługującego urlopu, pracownik młodociany nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop z dniem ustania zatrudnienia. Podczas naliczenia ostatniej wypłaty etatowej zostanie naliczony składnik Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Na wydruku Świadectwa pracy zostanie wykazana informacja o wykorzystanym urlopie oraz urlopie na żądanie przez pracownika młodocianego.

W takim przypadku należy w trwającej umowie zawęzić okres obowiązywania do dnia poprzedzającego dzień zgłoszenia do ubezpieczeń poprzez wprowadzenie daty zakończenia umowy i dodać nową umowę od dnia objęcia ubezpieczeniem. W nowej umowie odnotowujemy informację o ubezpieczeniu na zakładce 2.Ubezpieczenie. W umowach należy podać odpowiednią kwotę wynagrodzenia należnego za poszczególne okresy.

Deklarację ZUS ZIUA wypełnia się dla osób zgłoszonych do ubezpieczeń, gdy zmieniły się lub wymagają korekty dane identyfikacyjne ubezpieczonego (tj. numer PESEL, NIP, seria i numer dowodu osobistego albo paszportu, nazwisko, pierwsze imię, data urodzenia).

W celu wygenerowania deklaracji ZIUA należy przez aktualizację wprowadzić odpowiednie zmiany na formularzu danych kadrowych pracownika a następnie z poziomu danego pracownika wywołać listę deklaracji ZIUA. Po wciśnięciu klawisza <Insert> na ekranie pojawi się formularz deklaracji ZIUA, na którym należy podać:

• plik KEDU do którego zostanie zapisana deklaracja,
• określić datę aktualności danych pracownika,
• podać datę wypełnienia deklaracji,
• przeliczyć deklaracje <F8>,
• zapisać do pliku i ewentualnie od razu przesłać do Programu Płatnika.

Należy zaznaczyć na liście pracowników, którym zostaną usunięte limity nieobecności. Seryjne usuwanie limitów nieobecności jest dostępne z poziomu listy pracowników w kadrach i wypłat pracowników w menu rozwijanym przy przycisku  Po wybraniu tej opcji pojawi się okno Seryjne usuwanie limitu nieobecności, na którym należy wskazać rodzaj limitu oraz rok dla którego ma być usunięty limit. Po wypełnieniu pól należy nacisnąć przycisku Usunięcie limitów zaznaczonym pracownikom . Pojawi się okno informujące o przebiegu operacji.

Funkcja Renumeracja dokumentów w e-Teczce wykorzystywana jest w przypadku zmiany schematu numeracji dla e-Teczki. Umożliwia przenumerowanie wprowadzonych wcześniej dokumentów. Zmiana  numeracji  jest wprowadzona zgodnie ze schematem, który jest ustawiony jako domyślny w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Płace/Dokumenty).

Renumeracja jest możliwa jedynie, gdy schemat domyślny umożliwia numerowanie dokumentów w obrębie pracownika i części e-Teczki. Przed wykonaniem renumeracji należy wykonać kopię zapasową bazy danych. Renumeracja spowoduje ponowne ustawienie numerów dokumentów znajdujących się w poszczególnych częściach e-Teczki danego pracownika. Numerowanie wykona się oddzielnie dla każdego pracownika i jeszcze dodatkowo w obrębie jego części e-Teczki. Numer bez zer lub z zerami w pełnym numerze dokumentu dla dokumentu znajdującego się w danej części e-Teczki pracownika zostanie ustalony na podstawie daty dodania dokumentu (pole PRT_TS_Zal w tabeli CDN.PracTeczki).

Po wykonaniu renumeracji Użytkownik będzie miał dostępną informację o przenumerowanych dokumentach. Dokument, którego numer został zmieniony za pomocą renumeracji będzie miał zapisaną odpowiednią informację w historii zmian

W programie jest możliwość wygenerowania deklaracji RUD – Zgłoszenie umowy o dzieło jako plik xml, który można wczytać do PUE. Deklarację można utworzyć pojedynczo dla wskazanego pracownika lub seryjnie dla zaznaczonych pracowników z poziomu zakładki Deklaracje zgłoszeniowe ZUS bądź Deklaracje seryjne ZUS. Przed wygenerowaniem deklaracji należy wskazać okres z jakiego mają być wykazane umowy. Deklaracja zostanie wygenerowana dla osób, które we wskazanym okresie mają wprowadzone umowy z ustawioną pozycją na deklaracji PIT jako PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy o dzieło lub PIT-8B 10. Prawa autorskie i inne prawa. Jako przedmiot umowy zostanie wykazany tytuł umowy. W tytule umowy nie mogą być użyte znaki specjalne. W jednej deklaracji RUD w xml zostanie wykazanych maksymalnie 10 umów zawartych z jednym wykonawcą, dlatego w przypadku, gdy wykonawca ma więcej niż 10 umów w podanym okresie program wygeneruje kilka plików xml z umowami. W przypadku seryjnego naliczania dla każdej osoby zostanie wygenerowany oddzielny plik xml z deklaracją. W podanej nazwie pliku zostanie dodany akronim pracownika. Podczas zapisu do xml należy podać nową nazwę pliku.

Plik xml z RUD można zaczytać w PUE z poziomu zakładki Ogólny, Ubezpieczony lub Płatnik. Z bocznego menu należy wybrać  [Dokumenty i Wiadomości]>[Dokumenty robocze] i następnie kliknąć w opcję Importuj. Na oknie importu należy wybrać Dodaj dokumenty, wskazać pliki xml z RUD, określić rolę dla importowanych dokumentów i ponownie kliknąć w opcję Importuj. Dokumenty zostaną dodane na listę dokumentów roboczych, skąd można je wysłać do ZUS.

Wydruk Zgłoszenie umowy o dzieło ZUS RUD dostępny jest z poziomu formularza danych kadrowych pracownika (Wydruk danych/Podgląd wydruku/ Wydruki kadrowe/ Zgłoszenie umowy o dzieło ZUS RUD) oraz z poziomu Listy pracowników (Płace i Kadry/ Kadry/ Wydruk danych/ Wydruki kadrowe Zgłoszenie umowy o dzieło ZUS RUD) – wydruk dla zaznaczonych pracowników. Przed wydrukiem należy wskazać okres z jakiego mają być uwzględnione umowy o dzieło.

Deklaracja RUD służy do zgłoszenia umów o dzieło do ZUS. Plik xml z deklaracją można wczytać do PUE. Od 1 stycznia 2021r. płatnicy składek mają obowiązek raportowania do ZUS informacji o każdej zawartej umowie o dzieło. Zgłoszeniu podlegają umowy o dzieło zawarte z osobami nie będącymi jednocześnie pracownikami etatowymi.

W zgłoszeniu należy podać: datę zawarcia umowy, datę rozpoczęcia wykonywania dzieła, data zakończenia wykonania dzieła, przedmiot umowy oraz liczbę zawartych umów o dzieło.

Przed wygenerowaniem deklaracji należy wskazać zakres dat z jakiego okresu mają być wykazane umowy. Deklaracja zostanie wygenerowana dla osób, które we wskazanym okresie mają wprowadzone umowy z ustawioną pozycją na deklaracji PIT jako PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy o dzieło lub PIT-8B 10. Prawa autorskie i inne prawa.  W jednej deklaracji RUD w xml zostanie wykazanych maksymalnie 10 umów zawartych z jednym wykonawcą, dlatego w przypadku, gdy wykonawca ma więcej niż 10 umów w podanym okresie program wygeneruje kilka plików xml z umowami. W przypadku seryjnego naliczania dla każdej osoby zostanie wygenerowany oddzielny plik xml z deklaracją. W podanej nazwie pliku zostanie dodany akronim pracownika. Podczas zapisu do xml należy podać nową nazwę pliku.

Plik xml z RUD można zaczytać w PUE z poziomu zakładki Ogólny, Ubezpieczony lub Płatnik. Z bocznego menu należy wybrać  [Dokumenty i Wiadomości]>[Dokumenty robocze] i następnie kliknąć w opcję Importuj. Na oknie importu należy wybrać Dodaj dokumenty, wskazać pliki xml z RUD, określić rolę dla importowanych dokumentów i ponownie kliknąć w opcję Importuj. Dokumenty zostaną dodane na listę dokumentów roboczych, skąd można je wysłać do ZUS.

Wydruk Zgłoszenie umowy o dzieło ZUS RUD dostępny jest z poziomu formularza danych kadrowych pracownika (Wydruk danych/Podgląd wydruku/ Wydruki kadrowe/ Zgłoszenie umowy o dzieło ZUS RUD) oraz z poziomu Listy pracowników (Płace i Kadry/ Kadry/ Wydruk danych/ Wydruki kadrowe Zgłoszenie umowy o dzieło ZUS RUD) – wydruk dla zaznaczonych pracowników. Przed wydrukiem należy wskazać okres z jakiego mają być uwzględnione umowy o dzieło.

W Comarch ERP Optima dla osób poniżej 26 roku życia korzystających ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatek naliczany jest od następnego miesiąca deklaracji po przekroczeniu limitu 85 528 zł. W miesiącu osiągnięcia limitu całe wynagrodzenie traktowane jest jako zwolnione i w związku z tym zaliczka podatku nie jest pobierana.

Na deklaracji PIT-11 w części G informacja o przychodach zwolnionych (pola 86, 87, 88) zostanie wykazany przychód tylko do limitu 85 528,00, natomiast nadwyżka ponad limit zostanie automatycznie ujęta w części E wiersz 2 lub 6 w zależności od rodzaju przychodu pracownika.

Składki społeczne oraz zdrowotna naliczone od wynagrodzenia przysługującego w miesiącu przekroczenia limitu zwolnienia, zostaną potraktowane jako składki od wynagrodzenia zwolnionego i w całości wykazane w polach 71 i 74. W związku z tym na deklaracji PIT-11 należy dokonać edycji kwot tych składek. W polach 70 i 73 należy dodatkowo ująć składki społeczne i zdrowotne od nadwyżki wynagrodzenia ponad 85 528 zł  z miesiąca przekroczenia limitu, natomiast w polach 71 i 74 wykazać składki społeczne i zdrowotne tylko od przychodu do wysokości limitu zwolnienia