Zapisy kasowe/bankowe

Lista dostępna jest w menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo tutaj. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski: - lista rozliczeń podmiotu zaznaczonego na liście kursorem. - renumeracja zapisów – jeśli numeracja nie jest ciągła ustala nowe kolejne liczby porządkowe. - księgowanie zapisów do Podatkowej Książki Przychodów i Rozchodów. Funkcja jest możliwa wyłącznie wtedy, kiedy dostępny jest również moduł Comarch ERP Księga Podatkowa. - operacje seryjne na zapisach. Funkcja seryjnej zmiany obejmuje: oznaczenie zapisu jako wynagrodzenie, ustawienie statusu na Nie podlega i na Do rozliczenia, zmianę podmiotu, ustawienie kategorii, ustawienie opisu, ustawienie konta przeciwstawnego (w przypadku pełnej księgowości), ustawienie kolumny KPiR (w przypadku księgi przychodów i rozchodów), usunięcie rozliczenia, usunięcie zapisów księgowych (w przypadku księgi przychodów i rozchodów). Ponadto po wskazaniu rejestru obsługującego magazyn walut dostępne są operacje seryjnego rozliczania zapisów w magazynie walut, ustawienia znacznika magazyn walut oraz usunięcia z magazynu walut. - usuń – przy zaznaczonym parametrze Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry możliwe jest również usuwanie rozliczonych zapisów kasowych/bankowych.

Uwaga

Jeśli raport jest ZAMKNIĘTY przyciski ,  oraz  nie są aktywne.

To lista wszystkich wprowadzonych zapisów kasowych/bankowych, niezależnie od rejestru i raportu, do którego zostały wprowadzone. Zapisy ułożone są chronologicznie, wg daty operacji. Parametry listy określamy w dolnej części okna: Kontrahent – wybór podmiotu. Standardowo znajduje się na nim opis Kontrahent i jego użycie wyświetla listę kontrahentów. Naciśnięcie małej strzałki obok przycisku otworzy dodatkowe menu, z którego można wybrać inny typ podmiotu: listę pracowników, wspólników, banków lub urzędów. Kategoria - otwiera listę kategorii zdefiniowanych w bazie danych. Lista może zawierać wszystkie zapisy lub tylko te o statusie rozliczone (częściowo lub całkowicie), nierozliczone albo Nie podlega. Podobnie ze statusem w magazynie walut. Wyboru dokonujemy zaznaczając odpowiednie parametry myszką lub klawiszem spacji. Kwota min – wyświetla listę zapisów, których wartość jest większa lub równa podanej kwocie. Kwota max – wyświetla listę zapisów, których wartość jest mniejsza lub równa podanej kwocie. Jeśli obydwie kwoty są wypełnione – wyszukane zostaną zapisy z określonego w ten sposób przedziału. Jeśli wypełniona jest jedna z nich – odpowiednio wyszukane zostaną zapisy z wartościami większymi niż kwota minimalna lub mniejszymi niż kwota maksymalna. Rejestr – lista rejestrów, można z niej wybrać konkretny rejestr, którego zapisy mają być widoczne. Raport – lista raportów wchodzących w skład danego rejestru. Informacja dodatkowa, która pojawi się na ekranie, to daty otwarcia i zamknięcia raportu, aktualne saldo oraz czy raport jest OTWARTY, czy ZAMKNIĘTY. Zakres dat - lista może obejmować wszystkie zapisy (parametr nieaktywny) lub wprowadzone w podanym okresie czasu (parametr zaznaczony i podany zakres dat) Waluta – w module Kasa/Bank można wprowadzać zapisy w walutach obcych (więcej na ten temat w rozdziale poświęconym rejestracji dokumentów w walutach obcych). Lista może zawierać wszystkie zapisy (niezależnie od waluty, w jakiej zostały wprowadzone) lub tylko w jednej wybranej walucie. Wyboru waluty można dokonać korzystając z rozwijanej listy.

Uwaga

Kolumna Lp. zawiera liczbę porządkową zapisu w obrębie raportu, do którego należy. Jeśli rejestr zawiera wiele raportów, numery Lp. będą się w tej kolumnie dublowały.

Formularz składa się z zakładek: [Ogólne] , [Podmiot] oraz [Rozliczenia dokumentów]. Zakładka [Ogólne] zawiera podstawowe informacje na temat zapisu. Są to: Numer w raporcie – numer kolejny (Lp.) w raporcie kasowym/bankowym. W momencie wprowadzania zapisu w polu pojawia się napis AUTO. Właściwy numer nadawany jest dopiero po pierwszym zatwierdzeniu zapisu. Numer raportu – numer raportu kasowego/bankowego, w którym wykonujemy zapis Dokument – klasa i rodzaj dokumentu w obrębie tej klasy. Jeśli zapis wprowadzany jest „z ręki” - decydujemy tutaj czy zapis jest wpłatą czy wypłatą. Jeśli w obrębie wskazanej klasy mamy zdefiniowanych więcej rodzajów dokumentów – wybieramy jeden z nich. Numer dokumentu – numer zapisu kasowego. Podczas pierwszej edycji formularza zapisu w polu Numer dokumentu znajduje się opis AUTONUMER. Numer nadawany jest po pierwszym potwierdzeniu zapisu kasowego/bankowego, wg schematu numeracji określonego podczas definicji dokumentów. Program umożliwia zmianę numeru dokumentu już zapisanego, podczas kolejnych edycji można wejść w pole numer i wprowadzić nowy. Należy pamiętać o tym, że nie można wprowadzić dwóch dokumentów o tym samym numerze (program wyświetli odpowiedni komunikat). Numer obcy - numer zapisu źródłowego: w przypadku zapisów związanych z wystawionym dokumentem wpisywany jest numer tego dokumentu, natomiast dla zapisów wpisywanych przez użytkownika pole jest edytowalne. Data operacji – data wykonania zapisu. Data musi mieścić się pomiędzy datą otwarcia i zamknięcia raportu, do którego wprowadzamy zapis. W sytuacji, gdy nowy dopisywany zapis kasowy/bankowy ma datę późniejszą niż zadeklarowana data zamknięcia ostatniego raportu w danym rejestrze – program proponuje otwarcie nowego (kolejnego) raportu kasowego/bankowego.

Przykład

Raport kasowy RKB/00002/2010 ma zadeklarowaną datę zamknięcia 22.03.2010. Raport jednak nie został zamknięty (parametr Zamknięty na raporcie nie jest włączony). Dnia 23.03.2010 otwieramy formularz nowego zapisu w tym raporcie. Data na zapisie to 23.03.2010 – dlatego zapis nie może zostać wprowadzony do RKB/00002/2010 (data zapisu jest późniejsza niż data zamknięcia raportu). W takiej sytuacji program zaproponuje otwarcie nowego, aktualnego raportu.

Kwota operacji – kwota w wybranej walucie, która jest wpłacana lub wypłacana. Waluta oraz kurs jest ustalana z poziomu zakładki [Rozliczenia dokumentów]. Typ operacji – określa sposób dokonywania płatności i zależy od klasy dokumentu, którą wybraliśmy w polu Dokument oraz od typu rejestru, w którym dokonujemy zapisu. W zależności od tych dwóch parametrów program proponuje nam możliwy typ operacji (tabela poniżej). Pogrubioną czcionką zaznaczona jest ta propozycja, która w danej klasie dokumentów występuje najczęściej.

Typ rejestru	Klasa Dok.	Możliwy typ operacji	Opis/przykład:
KASA	Wpłata	Wpłata gotówki Obciążenie karty (klienta)	Klient płaci gotówką. Klient płaci kartą.
	Wypłata	Wypłata gotówki Uznanie karty (klienta)	Klient zwraca towar, oddajemy pieniądze gotówką. Zwrot towaru zapłaconego kartą. Uznajemy kartę klienta.

Typ rejestru	Klasa Dok.	Możliwy typ operacji	Opis/przykład:
BANK	Wpłata	Wpłata gotówki Przelew na konto Obciążenie karty (klienta)	Zasilenie własnego (firmowego) konta gotówką. Klient płaci za towar przelewem na nasze konto. Klient płaci kartą, pieniądze przelewane są przez centrum autoryzacyjne na nasze konto.
	Wypłata	Wypłata gotówki Przelew z konta Uznanie karty (klienta)	Wypłata gotówki z konta. Płacimy dostawcy za towar przelewem z konta. Klient zwraca towar zapłacony kartą uznajemy jego kartę centrum autoryzacyjne potrąca tę kwotę z przelewu na nasze konto.

Typ rejestru	Klasa Dok.	Możliwy typ operacji	Opis/przykład:
KARTA	Wpłata	Wpłata gotówki Przelew na konto Uznanie karty (własnej)	Zasilenie gotówką konta związanego z kartą, uregulowanie kredytu. Zasilenie przelewem konta związanego z kartą, uregulowanie kredytu. Zwrot płatności dokonanej kartą.
	Wypłata	Wypłata gotówki Przelew z konta Zapłata kartą (własną)	Wypłata gotówki np. z bankomatu. Pomniejszenie stanu konta związanego z kartą. Zapłata kartą firmową.

Status – dotyczy stanu rozliczeń związanych z tym zapisem. W chwili wprowadzania zapisu może przyjmować dwie wartości:

Uwaga

W Konfiguracji firmy /Kasa Bank /Parametry znajduje się parametr: Kopiuj numery rozliczonych dokumentów do pola opis na KP/KW. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.

Zaznaczenie parametru pozwoli w polu Opis uzyskać numer dokumentu rozliczającego podczas rozliczania zapisów KP/KW wprowadzonych do raportu ręcznie. Opis drukowany jest na kwitach KP/KW w polu: Za co. Jeśli na dokumencie rozliczającym zostanie wypełnione pole z numerem obcym wówczas na zapisie KP/KW do pola Opis podstawi się numer obcy. Korzystając podczas rozliczania z funkcji Rozlicz dostępnej w preliminarzu płatności nie ma konieczności zaznaczania parametru w konfiguracji, ponieważ do pola Opis przenoszony jest odpowiedni numer. Używając funkcji Rozlicz przy zaznaczonym parametrze na zapisie KP/KW do pola opis numer podpowiadać się będzie dwukrotnie. Jeśli miałby być podawany tylko raz, parametr w konfiguracji należy odznaczyć. Usuwając rozliczenia, dodany przy pierwszym rozliczeniu numer w opisie nie zostanie usunięty. Przy ponownym rozliczaniu z tym samym dokumentem numer pojawi się kolejny raz.

Konto przeciwstawne – pole istotne w przypadku księgowania raportów kasowych/ bankowych do modułu Księga Handlowa za pomocą schematów księgowych. Mechanizm został dokładnie opisany w w artykule związanym z modułem Księga Handlowa. Nazwa konta przeciwstawnego – wyświetlana jest nazwa konta, którego numer znajduje się w polu Konto przeciwstawne. Kolumna KPiR – pole istotne w przypadku księgowania zapisów kasowych/bankowych do modułu Comarch ERP Optima Księga Podatkowa. Na zapisach kasowych/ bankowych wprowadzanych ręcznie lub wygenerowanych funkcją Rozlicz pojedynczo z poziomu Preliminarza płatności, automatycznie przenoszona jest Kolumna KPiR wskazana na formularzu wybranej kategorii. Na pozostałych zapisach domyślnie ustawiane jest Nie księgować. Jeżeli na dokumencie wypłaty wybrana zostanie kolumna przychodowa księgowanie będzie wykonane ze znakiem minus. Podobnie, jeżeli na dokumencie wpłaty wybrana zostanie kolumna kosztowa. Wynagrodzenie – parametr związany jest z Blokadą dostępu do rozliczeń tylko wynagrodzeń. Jest widoczny zawsze niezależnie od typu podmiotu wybranego na dokumencie oraz kierunku przepływu pieniędzy (Przychód-Rozchód), stąd też można wykorzystać go do ukrywania przed operatorami innych operacji. Parametr ten jest domyślnie odznaczony. Ustawia się on automatycznie tylko w nowych zapisach rozliczających wypłaty, rozliczając za pomocą funkcji Rozlicz z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy w Preliminarzu płatności. Blokada dostępu do rozliczeń tylko wynagrodzeń opisana jest w artykule dotyczącym formularza karty operatora. Na liście zapisów k/b w menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy dostępna jest funkcja Oznacz, jako wynagrodzenie, która powoduje seryjne zaznaczenie parametru Wynagrodzenie na zapisach k/b. Po wybraniu tej funkcji pojawia się pytanie: „Czy na pewno chcesz zaznaczyć parametr Wynagrodzenie na zaznaczonych zapisach?”. Odpowiedź Tak – zaznaczy parametr, odpowiedź Nie – nie zaznaczy. MPP - podzielona płatność – parametr dostępny na zapisie bankowych wystawionym w walucie PLN. Oznacza, że dla danego zapisu zastosowano mechanizm podzielonej płatności. Kwota podatku – parametr oznacza, że zapis związany jest wpłatą/wypłatą podatku VAT. Parametr ten można zaznaczyć jeśli płatność jest realizowana mechanizmem podzielonej płatności Wprowadził – operator, który wprowadził zapis. Zmodyfikował – operator, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Formularz zapisu kasowego/bankowego – zakładka Podmiot

Zakładka [Podmiot] podzielona jest na dwie części. W górnej połowie okna znajdują się te same informacje, co na zakładce [Ogólne], a więc numery raportu i zapisu, typ operacji i kwota wpłaty/wypłaty oraz status i kwota rozliczona. W dolnej części okna znajdują się szczegółowe informacje o podmiocie, którego zapis dotyczy. Są one wypełniane automatycznie, na podstawie danych zapisanych w karcie kontrahenta, pracownika, banku, wspólnika lub urzędu.

Formularz zapisu kasowego/bankowego – zakładka Rozliczenia dokumentów

Zakładka [Rozliczenia dokumentów] podzielona jest na trzy części. W górnej części okna znajdują się te same informacje, które widoczne są na zakładce [Ogólne], a więc numery raportu i zapisu, typ operacji, stan rozliczenia. W środkowej części znajdują się informacje o walucie dokumentu oraz walucie rozliczenia, typie kursu, notowaniu. Kwota wpłaty/wypłaty oraz kwota rozliczona wykazane są zarówno w walucie jak i PLN. Funkcja została opisana szerzej w artykule: Wprowadzanie dokumentów w walutach obcych. Dolna część okna to lista dokumentów rozliczających zapis kasowy/bankowy.

Jeśli zapis kasowy ma status Nierozliczony lub Rozliczony częściowo – na liście aktywne są przyciski:  - dodanie pozycji <INSERT> – dodanie dokumentu rozliczającego edytowany zapis. Podczas rozliczania z poziomu zapisu kasowego/bankowego pojawia się lista z nierozliczonymi dokumentami, na której można zmodyfikować kwotę do rozliczenia. Na liście widoczne są zarówno zapisy kasowe/bankowe jak również zdarzenia z Preliminarza płatności nierozliczone oraz częściowo rozliczone. Na liście wyświetlane są również dokumenty w buforze. Na liście można zaznaczyć dokumenty, które mają zostać rozliczone. W kolumnie Do rozliczenia można zmienić kwotę na mniejszą, jeżeli z dokumentu ma być rozliczona tylko część kwoty.

Na liście widoczne są następujące kolumny: 

Uwaga

Rozliczenie oraz kompensata musi dotyczyć dokumentów posiadających taką samą walutę rozliczenia. Lista dokumentów do rozliczenia jest automatycznie zawężana do dokumentów w walucie zgodnej z określoną w polu Waluta rozl. W chwili rozliczenia/ kompensaty automatycznie wyliczana jest różnica kursowa.

Uwaga

Co to jest rozliczenie? Zapis kasowy/bankowy można rozliczać ze zdarzeniami pochodzącymi z Preliminarza płatności. Zauważmy, że faktyczny przychód zapisany w raporcie kasowym/bankowym (np. na podstawie wyciągu bankowego) rozliczamy z zaplanowanym wcześniej w Preliminarzu przychodem. Zarówno zapis, jak i zdarzenie mają ten sam kierunek przepływu środków finansowych. Obydwa są albo przychodami, albo rozchodami.

Uwaga

Zmiana waluty rozliczenia jest możliwa tylko na zapisach nierozliczonych i złotówkowych (Waluta dok. to PLN).

Uwaga

W Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa dostępny jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Po jego zaznaczeniu rozliczenie w module Kasa/Bank skutkować będzie rozrachunkiem w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus i analogicznie rozrachunek w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus skutkować będzie rozliczeniem w module Kasa/Bank. Szczegółowe informacje na temat automatycznych rozliczeń i rozrachunków znajdują się w biuletynie Automatyczne rozliczenia i rozrachunki

Przykład

Dla kontrahenta AGAT wystawiona została faktura sprzedaży FS/000123/2023, na kwotę 500 zł., z odroczonym terminem płatności (np. 15.06.2023). Do Preliminarza płatności kontrahenta AGAT automatycznie wpisane zostało zdarzenie: 15 czerwca spodziewana jest zapłata 500 zł. za fakturę FS/000123/2023. 15 czerwca, na podstawie wyciągu bankowego, wprowadzamy do rejestru BANK zapis, z którego wynika, że kontrahent wpłacił na nasze konto 500 zł, i że jest to zapłata za FS/000123/2023. Wówczas z poziomu zakładki rozliczenia tego zapisu odszukujemy w Preliminarzu kontrahenta AGAT nierozliczoną płatność za fakturę i wprowadzamy ją na listę rozliczanych tym zapisem dokumentów. Zatwierdzenie tego rozliczenia spowoduje, że zapis: dotyczący otrzymanej płatności (zapłata) w rejestrze BANK otrzyma status rozliczonego (z dokumentem FS/000123/2023), zapis dotyczący planowanej płatności za FS/000123/2023 w Preliminarzu kontrahenta AGAT otrzyma status rozliczonego (na podstawie zapisu z rejestru BANK, pochodzącego z wyciągu bankowego), faktura FS/000123/2023 otrzyma status dokumentu rozliczonego (zapłaconego).

Uwaga

Co to jest kompensata? Zapis kasowy/bankowy można kompensować z innymi zapisami kasowymi/bankowymi. Np. przychód odnotowany w raporcie kasowym można skompensować z rozchodem również z raportu kasowego (nie koniecznie tego samego raportu, dla różnych kontrahentów). W tym przypadku, więc kierunki przepływu środków finansowych na kompensowanych zapisach muszą być przeciwne.

Przykład

Pracownik pobiera z kasy zaliczkę na kwotę 250 zł. Wprowadzamy do rejestru KASA wypłatę (KW) 250 zł i zapis ten ma status nierozliczonego (N). Następnego dnia pracownik zwraca całość kwoty. Do nowego raportu kasowego wprowadzamy przyjęcie (KP) 250 zł i zapis ma również status nierozliczonego (N). Obydwa zapisy mogą zostać skompensowane. Wystarczy z zakładki rozliczenia któregoś z nich (np. KP – wpłaty) wybrać funkcję kompensata, z wyświetlonej listy zapisów wybrać odpowiadającą mu KW – wypłatę i zatwierdzić rozliczenie. Obydwa zapisy otrzymają status rozliczonych.

- podgląd pozycji – możliwość podglądu szczegółów na temat zapisu, z którym dokonane zostało rozliczenie. Na podglądanym zapisie nie da się wprowadzić (zapisać) żadnych zmian.  - usunięcie pozycji <DELETE> – usunięcie pozycji, z którą nastąpiło rozliczenie. Opcja usuwania działa zarówno dla podświetlonego, jak i dla zaznaczonych rozliczeń. Przy próbie usunięcia kilku zaznaczonych rozliczeń te rozliczenia które można usunąć są usuwane, natomiast dla tych których nie można usunąć (bo np. jest uwzględnione na dokumencie kompensaty) pojawia się odpowiedni komunikat informujący o tym, dlaczego nie można usunąć rozliczenia. Lista dokumentów, z którymi rozliczany/kompensowany jest edytowany zapis kasowy zawiera w kolejnych kolumnach informacje o wprowadzonych na nią pozycjach: Numer dokumentu – numer dokumentu rozliczającego lub kompensującego nasz zapis. W przypadku kompensat zawsze wyświetlony jest numer zapisu kasowego/bankowego, z którym skojarzyliśmy nasz zapis. Natomiast dla rozliczeń jest to albo numer dokumentu zapisanego na zdarzeniu z Preliminarza, a jeśli ten nie jest wypełniony – pierwsza linia opisu ze zdarzenia. Data – data dokonania rozliczenia/kompensaty. Domyślnie jest to data późniejszego dokumentu. Wartość w kolumnie Data jest edytowalna i możliwa do zmiany. Termin – termin płatności zdarzenia lub zapisu rozliczającego lub kompensującego nasz zapis. Rozliczono – kwota, która została rozliczona na tym zapisie/zdarzeniu. Pozostało – kwota, która pozostała do rozliczenia na tym zapisie/zdarzeniu.

Uwaga

Status dokumentu. Status edytowanego zapisu może przyjąć trzy wartości: nierozliczony (N), rozliczony częściowo (C) i rozliczony całkowicie (R). Jeśli wprowadzamy na listę kolejne dokumenty rozliczające zapis, zmianę statusu zauważymy dopiero po zatwierdzeniu rozliczanego zapisu.

Zapis kasowy/bankowy możemy rozliczyć także bezpośrednio z listy zapisów. Po ustawieniu kursora na wybranym zapisie w menu kontekstowym wybieramy funkcję Rozlicz.

Pojawi się lista zawierające nierozliczone lub rozliczone częściowo zapisy kasowe/bankowe tego kontrahenta oraz jego płatności z preliminarza płatności. Zasada obsługi Listy dokumentów do rozliczenia - Wybierz jest taka sama jak w przypadku rozliczania zapisu z poziomu formularza. Użytkownik ma możliwość wybrania dokumentów, które będą rozliczane. W kolumnie Do rozliczenia możemy zmniejszyć kwotę, która będzie rozliczona. - możliwy jest wydruk Rozliczenie dokumentu, który zawiera oprócz podstawowych informacji o zapisie również listę rozliczających go dokumentów i kwoty rozliczeń. Wydruk generowany jest na podstawie informacji widocznych na zakładce [Rozliczenia].  

Zmiana danych na wprowadzonym zapisie

Możliwość wprowadzenia zmian na zapisie jest uwarunkowana stanem raportu kasowego/bankowego, w którym jest zapisany oraz uprawnieniami operatora. Jeśli raport jest otwarty – większość informacji na zapisie jest edytowalna. Można zmienić datę zapisu, kwotę, formę wpłaty/wypłaty oraz podmiot i jego dane bankowe. Te dane są edytowalne do chwili zamknięcia raportu. Aktywna jest również zakładka [Rozliczenia dokumentów]. Rozliczenie całkowite powoduje jedynie, że przycisk  Dodaj nie jest aktywny, możliwe jest jednak usunięcie rozliczenia.

Uwaga

Edycja danych (np. kwoty) na zapisie nie dotyczy zapisu powiązanego z dokumentem – fakturą, paragonem, zapisem w rejestrze VAT itp.

Jeżeli operator ma odznaczone prawo zmiany zapisów k/b w zamkniętych raportach (w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy, na formularzu Operatora, na zakładce [Parametry]) i raport jest zamknięty – na zapisie kasowym nie można wprowadzać żadnych zmian. Aktywna jest jedynie zakładka [Rozliczenia dokumentów]. Oznacza to, że zapis w raporcie można rozliczać (również usuwać rozliczenia). Do czasu zaksięgowania aktywne jest również pole Konto przeciwstawne, waluta rozl. oraz kolumna KPiR (w przypadku książki przychodów i rozchodów). Zmiana waluty rozliczenia jest możliwa tylko na zapisach, których waluta dokumentu ustawiona jest, jako PLN. Jeżeli prawo zmiany zapisów k/b w zamkniętych raportach (w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy, na formularzu Operatora, na zakładce [Parametry]) jest zaznaczone, to operator ma dostępne do edycji niektóre pola na zapisie kasowym/bankowym, znajdującym się w raporcie zamkniętym (pola są aktywne w raportach niezaksięgowanych i bez uzupełnionej zakładki predekretacja, zapisy nie mogą być również zaksięgowane do KPiR). Na zapisach automatycznych powstałych do dokumentów gotówkowych aktywne są pola: Nazwa podmiotu, Kategoria, Opis, Konto przeciwstawne, Kolumna KPiR. Na pozostałych zapisach aktywne są pola: Lp, Numer obcy, Data, Kwota, Status, Podmiot, Nazwa podmiotu, Bank, Numer rachunku, Kategoria, Opis, Konto przeciwstawne, Kolumna KPiR, Waluta rozl. (tylko na zapisach złotówkowych), Typ kursu, Data kursu, Notowanie kursu. Przy czym na zapisach rozliczonych nieaktywne są pola Data, Podmiot i Waluta rozl. Na zapisach rozliczonych w Magazynie Walut nieaktywne są pola Data, Kwota, Typ kursu, Data kursu i Notowanie kursu.

Rozliczanie zapisu z kilkoma zdarzeniami

W przypadku, gdy zapis rozliczany jest z kilkoma zdarzeniami istnieją dwa sposoby wskazania tych zdarzeń:  Kiedy można wykorzystać funkcję synchronizacji kwot? Kiedy klient chce zapłacić gotówką wszystkie zaległe faktury sprzedaży. Z poziomu otwartego zapisu kasowego przechodzimy na zakładkę [Rozliczenia] i włączamy parametr Uzgodnij kwotę zapisu z wartością rozliczanych dokumentów. Od tej pory każde wprowadzane zdarzenie do rozliczenia zostaje doliczone do kwoty zapisu. Kiedy wskażemy wszystkie zaległe płatności – od razu widać, jaka kwota powinna być zapłacona.

Uwaga

Należy zwrócić uwagę, by parametr nie został zaznaczony podczas rozliczania zapisu, którego kwota nie powinna zostać zmieniona. Np. zapis będący potwierdzeniem wpłaty na konto nie może mieć zmienionej kwoty. Jednak w sytuacji, gdy podczas rozliczania włączony będzie parametr – każde dodane rozliczenie zmieni kwotę zapisu. Podczas synchronizacji kwot można rozliczać tylko zdarzenia w takiej samej walucie.

Uwaga

Podczas synchronizacji kwot można rozliczać tylko zdarzenia w takiej samej walucie.

Szablony dekretacji dla Kwot dodatkowych służą do zdefiniowania wzorca predekretacji. Jeżeli użytkownik w Kwotach dodatkowych wpisuje często te same pozycje – może je zdefiniować w szablonie i wybierać podczas wprowadzania Kwot dodatkowych. Dzięki temu trzeba będzie wypełnić tylko kwoty dla odpowiednich pozycji – kategoria, opis i konta zostaną przepisane z szablonu. Na liście schematów księgowych (Księgowość/ Inne/ Schematy księgowań) znajduje się zakładka o nazwie Kwoty dodatkowe. Zawiera ona dwie kolumny o nazwie Symbol i Nazwa. Szablony Kwot dodatkowych można podzielić na odpowiednie typy, podobnie jak to ma miejsce ze schematami księgowymi. Jest to do wyboru pięć typów szablonów:

1. Rejestr Sprzedaży VAT
2. Rejestr Zakupu VAT
3. Ewidencja przychodów
4. Ewidencja kosztów
5. Zapisy kasa/bank

Podobnie jak na liście schematów księgowych jest dostępny parametr Pokazuj nieaktywne oraz wszystkie standardowe ikony. Ikona plusa  otwiera formatkę Szablonu dekretacji. Formatka pozycji szablonu zawiera pola: Kategoria, Opis kategorii, Konto Wn i Konto Ma, a także Kategoria2 i Opis2. Na formatce Kwot dodatkowych, w lewym dolnym rogu, znajduje się rozwijana lista szablonów zdefiniowanych dla danego typu ewidencji. Przeniesienia szablonu na formatkę Kwot dodatkowych wykonuje się poprzez wybranie odpowiedniego szablonu i kliknięcie na ikonę  . Zaakceptowanie odpowiedniego szablonu powoduje przepisanie na formatkę Kwot dodatkowych wartości Kategorii, Kont oraz Opisu.

Seryjne dodawanie/zmiana kategorii

Funkcja jest dostępna w menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy na liście zapisów kasowych/bankowych. Działa na zapisy znajdujące się w otwartych raportach. Opcja jest niedostępna w przypadku, kiedy baza współpracuje w zakresie handlu z Comarch ERP XL.

Seryjne dodawanie/zmiana konta przeciwstawnego

Funkcja jest dostępna w menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy na liście zapisów kasowych/bankowych. Działa na zapisy znajdujące się w otwartych i zamkniętych raportach. Opcja jest niedostępna w przypadku, kiedy baza współpracuje w zakresie handlu z Comarch ERP XL.

Seryjna zmiana podmiotu

Seryjna zmiana podmiotu (wraz z numerem rachunku bankowego) dostępna jest na zapisach nieautomatycznych i nierozliczonych, będących w otwartym raporcie (w zamkniętym raporcie tylko dla operatorów z zaznaczonym parametrem Prawo zmiany zapisów k/b w zamkniętych raportach). Funkcja jest dostępna z poziomu operacji seryjnych oraz w menu kontekstowym, pod prawym klawiszem myszy.

Seryjna ustawienie opisu

Seryjne ustawienie Opisu dostępne jest na zapisach w otwartym raporcie (w zamkniętym raporcie tylko dla operatorów z zaznaczonym parametrem Prawo zmiany zapisów k/b w zamkniętych raportach). Funkcja jest dostępna z poziomu operacji seryjnych oraz w menu kontekstowym, pod prawym klawiszem myszy.

Seryjne usuwanie rozliczenia

W menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszy) oraz w Operacjach seryjnych dostępna jest opcja Usuń rozliczenia. Opcja działa zarówno dla podświetlonej, jak i dla zaznaczonych pozycji. Przy próbie usunięcia rozliczeń opcją Usuń rozliczenia jeżeli przynajmniej jednego z rozliczeń danego dokumentu nie uda się usunąć, pojawia się odpowiedni komunikat np. Operacja nie została pomyślnie wykonana z powodu błędów. FA/10/2017: Nie można usunąć rozliczeń płatności. Co najmniej jedno z nich zostało wybrane na dokumencie kompensaty. i żadne z rozliczeń dokumentu nie jest usuwane.

Seryjna zmiana ustawień MPP

Seryjna zmiana parametru MPP i Kwoty podatku  pojawia się, gdy wybrano rejestr bankowy prowadzony w PLN  oraz na liście wszystkich zapisów kasowych/bankowych (pole Rejestr jest puste). Jeśli wśród zaznaczonych zapisów wyświetlają się zapisy znajdujące się w rejestrze kasowym lub zapisy w innej walucie parametry dotyczące split payment nie zostaną zmienione, a w logu z przebiegu tej operacji pojawi się komunikat: KW/4/2019/EUR: Nie można zmienić ustawień MPP/kwoty VAT. Parametry te można zmieniać tylko na zapisach w rejestrze bankowym w walucie systemowej.

Seryjna weryfikacja rachunku bankowego

Dotyczy wersji: 2020.2.1

W menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszy) oraz w Operacjach seryjnych dostępna jest opcja Zweryfikuj numer rachunku. Opcja działa zarówno dla podświetlonej, jak i dla zaznaczonych pozycji. Weryfikacji podlegają zapisy, które spełniają wszystkie wymienione poniżej warunki:

• płatność znajduje się w rejestrze bankowym,
• na płatności podano numer rachunku bankowego,
• jest to zdarzenie rozchodowe,
• podmiotem płatności jest kontrahent posiadający polski numer NIP,

Weryfikacja wykonywana jest na dzień zapisu. W logu z przebiegu tej operacji pojawiają się informacje o weryfikacji numeru rachunków bankowych oraz ewentualne komunikaty dotyczące problemów z połączeniem się z serwerem Ministerstwa Finansów czy brakiem połączenia sieciowego. Informacja o pozytywnym bądź negatywnym wyniku weryfikacji zapisywana jest na karcie kontrahenta dla każdego sprawdzanego rachunku bankowego. W przypadku, gdy na zapisie znajduje się rachunek bankowy, którego nie ma na karcie kontrahenta jest on dopisywany wraz z informacją o wynikach weryfikacji.

Kwoty dodatkowe zwiększają możliwości księgowania schematami księgowymi z ewidencji pomocniczych takich jak: rejestry VAT, ewidencja dodatkowa i raporty kasowe/bankowe. Mechanizm kwot dodatkowych jest szczególnie przydatny dla użytkowników, którzy nie chcą tworzyć skomplikowanych wzorców dla księgowania raportów kasowych/bankowych. Na zapisie kasowym/bankowym dostępna jest ikona , który pozwala na przypisanie kwot dodatkowych. Każda kwota dodatkowa może zawierać następujące informacje: kategoria, konto Wn, konto Ma oraz Kwota. Zastosowanie kwot dodatkowych: Przy wprowadzaniu zapisów kasowych/bankowych można wprowadzić w kwotach dodatkowych prostą dekretację wartości. Przykład zastosowania to rozksięgowania naszych odsetek od rachunku bankowego wg następującego schematu:

Kwota dekretu	Strona Wn konta:	Strona Ma konta:
1000,-	131 „Rachunek bankowy”	752-1-2 „Przychody finansowe”

Wprowadzamy kwoty dodatkowe na zapisie kasowym/bankowym: Kolejny krok, to zdefiniowanie schematu księgowego. Obok klawisza konto można skorzystać z podmenu, gdzie do wyboru mamy kwoty dodatkowe:   

• konto Wn (@KontoDodatWn) – na dekrecie pojawi się konto określone po stronie Wn przy kwocie dodatkowej wprowadzonej na dokument,
• konto Ma (@KontoDodatMa) – na dekrecie pojawi się konto określone po stronie Ma przy kwocie dodatkowej wprowadzonej na dokument.

Natomiast przy przycisku Kwota można skorzystać z makra Kwoty dodatkowej (@KwotaDodat) i na dekret zostanie przepisana wartość kwoty dodatkowej.