Deklaracje PIT

Deklaracja PIT-11

W celu obliczenia deklaracji PIT-11 dla konkretnej osoby, należy:
  • Wyświetlić Listę pracowników (Płace i Kadry /Kadry).
  • Ustawić kursor na danym nazwisku.
  • Kliknąć ikonę „Deklaracje pracownika” i po rozwinięciu menu wybrać Deklaracje PIT. Pojawi się Lista deklaracji danego pracownika.
  • W polu Okres od /do – należy podać okres, za jaki będzie obliczana deklaracja. Program proponuje domyślnie cały bieżący rok, zgodny z datą systemową.
  • W polu Lista deklaracji powinno być wybrane PIT-11.
    • Następnie kliknąć ikonę plusika, pojawi się formularz deklaracji PIT-11.
    • W sekcji Cel złożenia formularza domyślnie zaznaczony jest Złożenie deklaracji. W przypadku, gdy jest to korekta deklaracji należy samodzielnie zmienić na Korekta deklaracji.
Po naciśnięciu Utwórz deklarację formularz zostanie wypełniony zgodnie z naliczonymi w danym okresie składnikami. Deklaracja PIT-11 w wersji 28 zostanie otwarta w aplikacji będą w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe Ikona  zapisuje obliczoną deklarację.   W przypadku, gdy adres zamieszkania jest różny od adresu zameldowania (Formularz danych kadrowych / zakładka [Ogóle]) i ma być wykazywany na deklaracji należy:
  • Na Formularzu danych kadrowych z menu ikony z portretem wybrać Dodatkowe dane kadrowe
  • Uzupełnić adres zamieszkania (pole obligatoryjne to Kod pocztowy),
  • Zaznaczyć parametr Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT,
  • Zapisać formularz pracownika ikoną dyskietki
  • Obliczyć deklarację PIT-11.
Pracownikowi, z którym była zawarta umowa cywilnoprawna, a następnie w trakcie roku zatrudniono go na etat przy liczeniu deklaracji PIT-11 należy wybrać zakres dat obejmujący: zatrudnienie na umowę zlecenie i zatrudnienie na etat. Do deklaracji PIT-11 jest tworzony dodatkowo załącznik PIT-R, jeśli pracownik uzyskał przychody wykazywane na tym załączniku. Wydruki deklaracji PIT-11, załącznika PIT-R oraz ORD‑ZU są dostępny z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem  . Podgląd wydruku deklaracji PIT-11, załącznika PIT-R oraz ORD-ZU są dostępne z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem  . Z poziomu  otwartego  formularza deklaracji  można  wysłać wydruk PIT-11 do pracownika za pomocą domyślnego klienta pocztowego.  W tym celu  należy kliknąć w ikonę ‘Wyślij’ i wybrać opcję PIT-11 lub PIT-11 z hasłem. Po wybraniu opcji otwiera się formularz wiadomości e-mail domyślnego klienta pocztowego ustawionego na stanowisku np. outlook lub crm jeśli Klient posiada ten moduł. Jeśli wiadomość otwiera się np. w outlooku (domyślny klient pocztowy) to podpowiada się adres e-mail pracownika oraz jest dołączony plik pdf z PIT-11. W przypadku korzystania z programu Comarch ERP Optima w Chmurze Standard do wysyłki konieczne jest posiadanie modułu CRM Plus Z poziomu Listy deklaracji PIT-11 pracownika możliwy jest wydruk danych. Lista deklaracji PIT-11 – lista wygenerowanych deklaracji – zawiera ona dane identyfikacyjne pracownika, informację o wyliczonych deklaracjach, okresie, jaki dotyczą, wersji i ich stanie (obliczone/zatwierdzone). Istnieje możliwość przesłania deklaracji PIT-11 drogą elektroniczną. Szczegóły opisane zostały w artykule E-Deklaracje oraz w biuletynie OPT056-Eksport e-Deklaracji oraz import UPO
Uwaga
 Wszelkie obliczenia przychodów i podatku są realizowane przez program automatycznie na podstawie zgromadzonych w programie danych. Jednakże w przypadku błędnie skonfigurowanych składników, czy wprowadzonych danych wyniki obliczeń będą różne od oczekiwanych. Dlatego na Użytkowniku spoczywa obowiązek kontroli, czy wprowadzone i przetwarzane dane są poprawne.

Deklaracje PIT

Deklaracje PIT danego pracownika dostępne są z Listy pracowników (Kadry). W celu wyświetlenia Listy deklaracji konkretnej osoby, należy:
  • Wyświetlić Listę pracowników (Płace i Kadry/ Kadry),
  • Ustawić kursor na danym nazwisku,
  • Kliknąć ikonę „Deklaracje pracownika” i po rozwinięciu menu wybrać Deklaracje PIT. Pojawi się Lista deklaracji danego pracownika. Domyślnie wyświetla się lista deklaracji PIT-11, przełączenie na listę deklaracji , IFT‑1R/IFT‑1, czy PIT-8C następuje po wybraniu odpowiedniego typu z listy rozwijanej w polu Lista deklaracji w dolnej części okna.
Lista deklaracji zawiera wszystkie obliczone i zapisane w programie deklaracje podatkowe pracownika. z tego poziomu możliwe jest również wyliczenie i wydrukowanie kolejnych deklaracji. Lista deklaracji zawiera kolumny:
  • Rok – za, który naliczona została deklaracja,
  • Okres od/Okres do – okres za jaki naliczona została deklaracja. Okres ten będzie zawierał się między 01.01., a 31.12 danego roku.
Przykład
 Pracownik został zwolniony 31 grudniu. W styczniu następnego roku miał wypłaconą wypłatę za grudzień. W takim przypadku należy także naliczyć deklarację za rok, w którym pracownik już nie pracował, ale uzyskał przychód.
  • Wersja – deklaracji podatkowej. W związku z licznymi zmianami formularzy deklaracji podatkowych, w programie zapamiętywana jest wersja deklaracji, jaka obowiązywała w momencie naliczania. (Wersja deklaracji na oryginalnym formularzu umieszczona jest w prawym, dolnym rogu).
  • Korekta – wyświetlany kolejny numer korekty.
  • Data obliczenia – wskazuje dzień, w którym nastąpiło naliczenie deklaracji.
  • Status – informuje o stanie deklaracji:
    • obliczona – możliwe jest ponowne przeliczenie tej deklaracji lub w ostateczności jej całkowite usunięcie
    • zamknięta – deklaracja została zablokowana przed przeliczeniem czy przypadkowym usunięciem. Taki status otrzymuje deklaracja po zaznaczeniu pola „Zablokuj deklarację przed zmianami” dostępnego z formularza danej deklaracji.
  • E-Deklaracje – pole z opisem (statusem deklaracji).
  • Data wysłania deklaracji drogą elektroniczną.
Uwaga
 Zamkniętą deklarację można odblokować (otworzyć). Należy wyświetlić Listę deklaracji pracownika, ustawić kursor na deklaracji, którą chcemy odblokować, nacisnąć prawy klawisz myszy, pojawi się menu kontekstowe i wybrać Odblokuj.

Lista deklaracji obsługiwana jest przez takie klawisze jak:

lub <INSERT> – Dodaje nową deklarację. Jeżeli przy ikonie plusa pojawia się menu dostępnych opcji  to oznacza, że z tego poziomu można wybrać różne wersje deklaracji, lub <ENTER> – powoduje podgląd wyliczonej deklaracji. W zależności od statusu możliwy jest tylko podgląd lub ponowne przeliczenie deklaracji, lub <DELETE> – usuwa deklarację o statusie obliczona. Program nie pozwoli usunąć zablokowanej deklaracji i w takiej sytuacji wyświetli odpowiedni komunikat.

Korekty deklaracji

Dla deklaracji: PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11, PIT-8C, IFT-1/1R możliwe jest zapisywanie wielu deklaracji za ten sam okres. Możliwe jest zapisanie jednej deklaracji danego typu za dany okres (rok) o statusie Złożenie i wielu kolejnych ze statusem Korekta. Pierwszą deklarację korygującą można naliczyć, jeśli jest już za dany okres deklaracja z zaznaczoną opcją Złożenie i ma ona status zamkniętej (Zablokowana przez zmianami). Naliczenie kolejnej korekty wymaga zablokowania przed zmianami poprzedniej naliczonej deklaracji korygującej za dany okres. Zapisywana deklaracja korygująca otrzymuje numer kolejny, widoczny na liście deklaracji w kolumnie Korekta. Deklaracje mogą być wyświetlane na liście na szaro – co oznacza, że dana deklaracja nie jest finalną za dany okres, gdyż wygenerowano już do niej korektę. Można odblokować tylko ostatnią zamkniętą (zablokowaną) deklarację.

e-Deklaracje

Urzędy Skarbowe przyjmują następujące deklaracje: PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11, PIT-8C, IFT-1/IFT-1R drogą elektroniczną, w postaci plików *.xml. Na stronie Ministerstwa Finansów http://www.e-deklaracje.gov.pl/ znajdują się wszelkie niezbędne informacje dotyczące przesyłania e-deklaracji. Kody urzędów skarbowych niezbędne do przesyłania e-deklaracji dostępne są na stronie http://e-deklaracje.gov.pl/index.php?page=schemy w części Słowniki/ KodyUrzedowSkarbowych.

Pola obligatoryjne

Pola obowiązkowe, które należy wypełnić dla wygenerowania e-deklaracji:
  1. Ogólne/ Inne/ Urzędy – wypełnić formularze urzędów, do których będą przesyłane deklaracje (pole obowiązkowe Kod urzędu).
  2. W gałęziach Konfiguracja/ … :
  • Firma/ Dane firmy/ Deklaracje – zaznaczyć, które deklaracje Płatnik jest zobowiązany składać i do których Urzędów Skarbowych (Urzędy Skarbowe rozpoznawane po akronimach).
  • Firma/ PIT-4R, CIT-8 – należy uzupełnić dane identyfikacyjne oraz pełne dane adresowe Płatnika. Jeśli Płatnik jest osobą fizyczną obligatoryjne są pola: NIP, imię nazwisko, data urodzenia, PESEL, adres: kraj, województwo, powiat, gmina, nr domu, miejscowość, kod pocztowy, poczta. W przypadku osoby prawnej: NIP, REGON, pełna nazwa, adres siedziby: kraj, województwo, powiat, gmina, nr domu, miejscowość, kod pocztowy, poczta.
  • Stanowisko/ Ogólne/ e-Deklaracje – należy określić katalog, do którego będą zapisywane niepodpisane pliki wymiany danych *.xml. Przy eksporcie e-Deklaracji tworzy się podkatalog z nazwą firmy (bazy), więc w przypadku biur rachunkowych deklaracje poszczególnych firm trafią do własnych katalogów. Dodatkowo w tych katalogach firm (baz) powstają podkatalogi wskazujące okres, za który są wysłane deklaracje. W przypadku deklaracji liczonych za wiele miesięcy/cały rok – jest to ostatni miesiąc z tego okresu (np. PIT-4R za 2014r. zapisze się w podkatalogu 201412, PIT-11 za okres 2014.01.01 –2014. 12.31 w katalogu 201412).
W tym samym podkatalogu zapisywane będą odebrane Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Nazwy plików *.xml: Symbol deklaracji_rokmiesiąc_PESEL bądź NIP podatnika(tylko dla deklaracji pracowników)_nr kolejny deklaracji data i godzina wysłania Numer kolejny deklaracji: 0 – pierwotna deklaracja, 1 – pierwsza korekta itd. Symbol deklaracji_nr referencyjny (nazwa pobranego UPO). Ponadto, dla prawidłowego przygotowania e-deklaracji PIT-11, PIT-8C, IFT-1/1R należy na Formularzu danych kadrowych pracownika – wypełnić:
  • PESEL, a przy jego braku NIP, a w przypadku nierezydentów zagraniczny numer identyfikacyjny,
  • pełne dane adresowe,
  • oraz określić urząd skarbowy pracownika.
Zależnie od tego, jaki jest prefiks kraju w adresie pracownika wstawianym na deklarację, w pliku xml wysyłanym do systemu e-Deklaracje, zostanie wstawiony adres polski (gdy prefiks kraju to PL lub jest pusty), bądź adres zagraniczny (gdy wpisano prefiks kraju inny niż PL). Po spełnieniu powyższych warunków, można przygotowywać e-Deklaracje: PIT-11, PIT-8C, PIT-4R, PIT‑ 8AR, IFT-1R/1R.

Przygotowanie e-Deklaracji

Przygotowanie poszczególnych deklaracji do wysyłki opisane zostało w:

Wysyłanie e-Deklaracji

Uwaga
Automatyczne pobieranie schem do wysyłki e-deklaracji jest dostępne wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.
 
  1. W przypadku wysyłania deklaracji pracownika  należy wyświetlić Płace i Kadry/ Kadry ustawić kursor na pracowniku, kliknąć ikonę , a w sytuacji wysyłania PIT-8AR/PIT-4R z menu Płace i Kadry wybrać Zaliczka na PIT-4R lub Podatek na PIT-8AR.
  2. W przypadku wysyłania PIT-8AR, PIT-11, PIT- 8C zaznaczyć deklaracje, które chcemy wysłać i wybrać z menu przy przycisku Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje  opcję dotyczącą podpisywania deklaracji (podpis kwalifikowany lub niekwalifikowany).
  3. Aby wysłać Zaliczkę na PIT-4R należy otworzyć zatwierdzony (zablokowany) formularz deklaracji i wybrać z menu przy przycisku Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje  opcję dotyczącą podpisywania deklaracji.
  4. Pojawi się log z przebiegu eksportu, który kolejno będzie wskazywał jakie czynności są wykonywane:
    • Przygotowanie deklaracji,
    • Walidacja e-deklaracji – podczas walidacji sprawdzane jest czy wszystkie wymagane pola na deklaracji są uzupełnione. Przy braku wymaganych danych pojawia się odpowiedni komunikat informujący, które pole należy uzupełnić. Po uzupełnieniu brakujących danych deklarację należy odblokować, przeliczyć i ponownie wyeksportować do systemu e-Deklaracje. Walidacja jest wykonywana tylko podczas eksportu deklaracji z poziomu formularza deklaracji.
    • Podpisanie deklaracji – deklarację można podpisać podpisem kwalifikowanym lub niekwalifikowanym. Po wybraniu opcji podpis kwalifikowany pojawi się okno z listą dostępnych certyfikatów (certyfikat musi być zarejestrowany w systemie, aby pojawił się w oknie wyboru), następnie pojawi się okno komponentu do podpisywania, w którym będzie należało podać PIN.
Uwaga
W zależności od ustawień komponentu do obsługi podpisu elektronicznego program poprosi o podanie numeru PIN tylko raz i podpisze wszystkie deklaracje lub będzie prosił o podanie PIN’u dla każdej deklaracji osobno. Komponent UNIZETO domyślnie wymaga wybrania certyfikatu i podpisania PIN’u tylko jeden raz w danej sesji. Komponent KiR’u i Sigillum wymaga ustawienia opcji „Trwały PIN” i podania np. na jaki czas ma być zapamiętany PIN. Po podpisaniu deklaracji następuje jej wysłanie do systemu e-Deklaracje.
Osoba fizyczna może podpisywać deklaracje podpisem niekwalifikowanym. Jeśli w danych firmy ustawiony jest parametr Podatnik jest osobą fizyczną, po wybraniu opcji Podpis niekwalifikowany przy eksporcie deklaracji do systemu e-Deklaracje pojawi się okno z danymi płatnika, które można edytować oraz miejscem na uzupełnienie kwoty przychodu za poprzedni rok. Wybranie opcji Podpis niekwalifikowany przez płatnika będącego osobą prawną skutkuje pojawieniem się komunikatu: Podpisywanie deklaracji PIT podpisem niekwalifikowanym możliwe jest jedynie dla osób fizycznych. Kliknięcie w przycisk Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje domyślnie proponuje tę opcję podpisu, którą Użytkownik wybrał ostatnim razem. 3. Na Liście deklaracji, w kolumnie e-Deklaracje, pojawi się status „Wysłano/Nie odebrano UPO” oraz data wysłania deklaracji w kolumnie Data wysłania. Plik wymiany zostanie zapisany w lokalizacji wskazanej w Konfiguracji/ Stanowisko/ Ogólne/ e-Deklaracje.
Uwaga
Jeśli przesłana deklaracja zawierała błędy, lub została podpisana za pomocą nieważnego certyfikatu (lub przez nieupoważnioną osobę), to próba pobrania UPO zakończy się informacją o przyczynie odrzucenia deklaracji przez system.

Odbieranie i wydruk UPO

Po wysłaniu deklaracji należy odebrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru. UPO powinno być dostępne do odbioru do 24 godzin od wysłania.
  1. Aby odebrać UPO dla PIT-8AR, PIT-11, PIT- 8C należy zaznaczyć deklaracje i za pomocą ikony Pobierz UPO zainicjować pobranie UPO. W przypadku PIT-4R  przycisk Pobierz UPO jest dostępny po podniesieniu do edycji formularza wysyłanej deklaracji. Jeśli przesłana deklaracja zostanie wczytana przez system e-Deklaracji jako poprawna, wówczas pobranie UPO zakończy się komunikatem: „Status deklaracji. Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie.”
  2. Po odebraniu UPO na Liście deklaracji w kolumnie e-Deklaracji pojawi się informacja Wysłano/Odebrano UPO.
Wydruk UPO dostępny jest z poziomu otwartego Listy deklaracji PIT po naciśnięciu menu wydruków  lub można go wydrukować seryjnie, dla zaznaczonych nazwisk z poziomu Płace i Kadry – Deklaracje PIT pracowników, z menu ikonki Drukarki należy wybrać Wydruk seryjny UPO.

Składanie korekt e-Deklaracji

W przypadku, gdy Płatnik składa korektę e-Deklaracji: PIT-11 w wersji 29, PIT-8C w wersji 11, PIT-8AR w wersji 13 należy wyświetlić właściwą Listę deklaracji :
  • Dodać deklarację danego typu za wybrany okres, kliknąć lub <INSERT>.
  • W polu Cel złożenia formularza - zaznaczyć Korekta informacji.
  • Utworzyć deklarację i wypełnić załącznik ORD-ZU, jest to załącznik z uzasadnieniem przyczyny korekty. Niewypełnienie załącznika spowoduje, że deklaracja korygująca zostanie uznana przez serwer Ministerstwa Finansów za niepoprawną i nie będzie możliwe odebranie UPO.
  • Zapisać deklarację
W przypadku, gdy Płatnik składa korektę jednej z e-Deklaracji:, IFT-1R/IFT-1, PIT-4R,  lub starszych deklaracji PIT-11, PIT8C, PIT-8AR należy wyświetlić właściwą Listę deklaracji :
  1. Dodać deklarację danego typu za wybrany okres, kliknąć  lub <INSERT>.
  2. W polu Cel złożenia formularza - zaznaczyć Korekta informacji.
  3. Obliczyć deklarację  i wypełnić zakładkę [ORD-ZU] formularza deklaracji, jest to załącznik z uzasadnieniem przyczyny korekty. Niewypełnienie załącznika spowoduje, że deklaracja korygująca zostanie uznana przez serwer Ministerstwa Finansów za niepoprawną i nie będzie możliwe odebranie UPO.
  4. Zablokować deklarację korygującą przed zmianami i zapisać .
Uwaga
Na korektach deklaracji składanych od 01.01.2016 wyłączono konieczność uzupełniania załącznika ORD-ZU zawierającego przyczynę korekty. Podczas wykonywania korekt wybranych deklaracji, zakładka [ORD-ZU] jest widoczna, ale jej uzupełnienie nie jest konieczne do zatwierdzenia deklaracji i wysłania jej drogą elektroniczną.

Drukowanie ORD-ZU

Z formularza deklaracji korygującej można wydrukować Deklarację ORD-ZU tj. „Uzasadnienie przyczyny złożenia korekty”. W przypadku PIT-4R wydruk jest dostępny z menu przy ikonie  natomiast PIT-11 w wersji  29, PIT-8C w wersji 11, PIT-8AR w wersji 13 z poziomu aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe pod przyciskiem  ., natomiast PIT-11 w wersji  29, PIT-8C w wersji 11, PIT-8AR w wersji 12 z poziomu aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe pod przyciskiem  .    

Obliczenie deklaracji PIT- 8AR

Deklaracja PIT-8AR dostępna z menu Płace i Kadry/ Podatek na PIT-8AR jest deklaracją roczną, obowiązującą od 2007r. Składana do końca stycznia roku następnego lub w następnym miesiącu po zakończeniu działalności. Naciśnięcie ikony   domyślnie dodaje deklarację pomocniczą PIT-8A w ostatniej obowiązującej wersji (wersja 16), natomiast pod przyciskiem  dostępne jest dodanie deklaracji rocznej PIT-8AR: Deklaracja PIT-8A jest deklaracją pomocniczą, służy do wyliczenia co miesięcznej zaliczki podatku, którą mają obowiązek składać do urzędu skarbowego płatnicy pobierający zryczałtowany podatek dochodowy od wypłat. PIT‑8A zostanie utworzona na podstawie naliczonych wypłat umów lub dodatków, które w konfiguracji w polu 'pozycja na deklaracji PIT’  mają wskazaną pozycję zaczynającą się od PIT-8A  lub IFT-1. Po wybraniu Deklaracja roczna PIT-8AR (wersja 13) w menu przy przycisku  z poziomu ‘Lista podatku na PIT-8AR’ pojawia się okno, na którym należy podać rok, za który ma być utworzona deklaracja oraz określić cel złożenia zeznania. Po naciśnięciu ikony  deklaracja PIT-8AR otwiera się w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe. Jeżeli na deklaracji nie uzupełniono wszystkich wymaganych pól to podczas próby zapisania formularza wyświetlany jest komunikat: Niektóre pola nie zostały uzupełnione. Popraw błędy na formularzu. Wydruki deklaracji PIT -8AR są dostępne z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem . Podgląd wydruku deklaracji dostępny jest z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem . Wysyłka deklaracji do systemu e-Deklaracje, odbiór UPO i wydruk UPO są dostępne z poziomu okna ‘Lista podatku na PIT-8AR’. Podczas wysyłki deklaracji jest ona automatycznie zamykana, dlatego nie ma konieczności jej blokowania. Jeśli Użytkownik chce nadal oznaczać deklaracje jako Zamknięte można to wykonać z poziomu okna ‘Lista podatku na PIT-8AR’ za pomocą opcji ‘Zablokuj deklarację’ dostępnej w menu pod prawym przyciskiem myszy. Szczegółowa informacja o statusie deklaracji jest możliwa do podejrzenia z poziomu ‘Lista podatku na PIT-8AR’ po wybraniu opcji ‘Podgląd UPO’ dostępnej w menu przy przycisku . Istnieje możliwość przesłania deklaracji PIT-8AR drogą elektroniczną. Szczegóły opisane zostały w  artykule E-deklaracje  oraz w biuletynie OPT056-Eksport e-Deklaracji oraz import UPO   
Uwaga
Od 2007 roku Płatnik nie składa deklaracji PIT-8A, ale zobowiązany jest do comiesięcznej wpłaty zryczałtowanego podatku. W celu ustalenia kwoty podatku do odprowadzenia do Urzędu Skarbowego należy naliczać co miesiąc deklarację pomocniczą PIT-8A . Natomiast na koniec roku należy naliczyć i wydrukować deklarację roczną PIT-8AR – dane do tej deklaracji zostaną pobrane z zapisanych w bazie deklaracji miesięcznych PIT-8A z wskazanego roku.
Lista podatku na PIT-8AR przedstawia wszystkie wyliczone w programie deklaracje. Zawiera ona informacje o miesiącu i roku, którego dotyczy deklaracja, wersji zastosowanego formularza, dacie obliczenia i aktualnym statusie. Deklaracja może mieć dwa statusy:
  • Obliczona – deklaracja została naliczona i zapisana na listę, ale nie jest jeszcze ostatecznie zatwierdzona. Taką deklarację można poprawiać, przeliczać ponownie, w ostateczności wykasować.
  • Zamknięta – deklaracja zablokowana przed zmianami. Taki status powinny posiadać wszystkie deklaracje przesłane już do urzędu skarbowego. Deklaracja zamknięta jest dostępna tylko do podglądu, nie można jej usuwać ani ponownie przeliczać.
W celu graficznego przedstawienia stanu deklaracji zastosowano kolory:
  • zielony – deklaracja naliczona,
  • czarny – deklaracja zablokowana przed zmianami,
  • niebieska – deklaracja zaksięgowana
Lista obsługiwana jest przez następujące przyciski i klawisze: – Dodaj – przycisk powoduje pojawienie się formatki, która pozwala na wyliczenie deklaracji PIT-8A za dany miesiąc dla danej firmy. Procedura dodawania nowego zapisu może być również uruchomiona klawiszem <INSERT>. – Zmień – przycisk służy do podglądu i dokonywania ewentualnych zmian wcześniej obliczonej na deklaracji Zapis może zostać również otwarty klawiszami <CTRL>+<ENTER> lub poprzez dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszy na wybranym zapisie. – Usuń – przycisk pozwala na całkowite usunięcie już wyliczonej deklaracji PIT-8A, PIT-8AR. Usunięcie zapisu można dokonać również klawiszem <DELETE>. Funkcja ta dostępna jest tylko dla deklaracji o statusie Obliczona, nie można kasować zablokowanych deklaracji. – Księgowanie deklaracji – księgowanie aktualnie podświetlonej kursorem deklaracji na konta księgowe. Funkcja dostępna przy użyciu klawisza <F7>.
Uwaga
 Deklaracji o statusie Zamknięta nie można przeliczyć ani usunąć. Konieczne jest jej wcześniejsze odblokowanie poleceniem Odblokuj z poziomu menu kontekstowego (prawy klawisz myszy).
Uwaga
 Program automatycznie nalicza kwotę wynagrodzenia dla płatnika za terminową wpłatę podatku (poz.52). Pole to podlega edycji. Jeśli nie potrącamy tej kwoty należy ją samodzielnie zmienić na 0 (zero).

Przygotowanie deklaracji PIT-4R

Deklaracja PIT-4R jest deklaracją roczną, składaną do końca stycznia roku następnego lub w następnym miesiącu po zakończeniu działalności. Od 2007 roku Płatnik nie składa deklaracji PIT-4, ale zobowiązany jest do comiesięcznej wpłaty zaliczki na podatek dochodowy. W celu ustalenia kwoty zaliczki podatku do odprowadzenia do Urzędu Skarbowego należy naliczać co miesiąc deklarację PIT-4 (wersja 19). Natomiast na koniec roku należy naliczyć i wydrukować deklarację roczną PIT‑4R – dane do tej deklaracji zostaną pobrane z zapisanych w bazie deklaracji miesięcznych PIT-4 ze wskazanego roku.
Uwaga
 Kliknięcie ikony domyślnie dodaje raport pomocniczy do wyliczenia PIT-4R. Wersja 19 deklaracji – występuje nieoficjalnie, w celu odróżnienia od wcześniej obowiązującego formularza.
Istnieje możliwość przesłania deklaracji PIT-4R drogą elektroniczną. Szczegóły opisane zostały w artykule E-deklaracje oraz w biuletynie OPT056-Eksport e-Deklaracji oraz import UPO . W celu przygotowania deklaracji rocznej PIT-4R należy:
  1. Z menu głównego Płace i Kadry wybrać Zaliczki na PIT-4R,
  2. Z menu dostępnego przy ikonie  wybrać Deklaracja roczna PIT-4R (aktualnej wersji formularza)
  3. Obliczyć deklarację za wybrany rok i zapisać .
Obliczona deklaracja może przyjmować różne statusy. Kolor:
  • zielony – deklaracja naliczona, zapisana do bufora, może być skasowana, zmodyfikowana.
  • czarny – deklaracja zamknięta (zablokowana przed zmianami).
  • niebieski – deklaracja jest zaksięgowana (księgowanie dotyczy zaliczek miesięcznych do PIT-4R).
Listę zaliczek na PIT-4R można zawęzić do wybranego roku (pole Rok). Dostępne są również funkcje: – Księgowanie deklaracji lub <F7>– księgowaniu podlegają tylko zaznaczone, zamknięte deklaracje (czarne). Księgowanie odbywa się na podstawie zdefiniowanych schematów księgowych. Zaksięgowana deklaracja zmieni kolor na niebieski. – Dodaj lub <INSERT> – przycisk powoduje pojawienie się formatki, która pozwala na wyliczenie zaliczki na podatek – raport PIT-4 (wersja 19) – za dany miesiąc. z menu dostępnych opcji można wybrać:
  • Deklaracja PIT-4 (wersja 17) – z wydrukiem PIT-4 według wzoru obowiązującego do końca 2006 r.,
  • Deklaracja PIT-4 (wersja 18) – z pomocniczych wydrukiem zestawienia miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy,
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 3) – obowiązująca od 2009r.
Dotyczy wersji: 2019.1.1
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 4) – obowiązująca od 2013r.
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 5) –obowiązująca od 2014r.
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 6) –obowiązująca od 2016r.
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 7) – obowiązująca od 2018r.
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 8) – obowiązująca od 2019r.
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 9) – obowiązująca od 2020r.
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 10) – obowiązująca od 2020r.
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 11) – obowiązująca od 2021r.(dotyczy przychodów za 2020r.)
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 12) – obowiązująca od 2021r.
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 13) – obowiązująca od 2023r.
– Zmień – przycisk służy do podglądu i dokonywania ewentualnych zmian wcześniej obliczonej na deklaracji. Zapis może zostać również otwarty klawiszami <CTRL>+<ENTER> lub poprzez dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszy na wybranym zapisie. – Usuń lub <DELETE> – pozwala na całkowite usunięcie już wyliczonej deklaracji PIT-4R lub raportu pomocniczego PIT-4. – Zamknij okno – przycisk powoduje zamknięcie okna Listy zaliczek na PIT-4. Funkcje Dodaj, Zmień, Usuń są również dostępne w menu kontekstowym (uruchamianym poprzez jednokrotne kliknięcie prawego klawisza myszy).
Uwaga
Jeżeli deklaracja została zablokowana przed zmianami, wówczas jej zmiana ani usunięcie nie jest możliwe. W takim przypadku należy najpierw odblokować deklarację, korzystając z funkcji Odblokuj dostępnej w menu kontekstowym (prawy klawisz myszy). Wszelkie obliczenia przychodów i podatku są realizowane przez program automatycznie na podstawie zgromadzonych w programie danych. Jednakże w przypadku błędnie wprowadzonych danych wyniki obliczeń będą oczywiście różne od oczekiwanych. Dlatego na użytkowniku spoczywa obowiązek kontroli, czy wprowadzone i przetwarzane dane są poprawne. Po obliczeniu deklaracji, użytkownik powinien sprawdzić na formularzu deklaracji te pola, które nie są pobierane automatycznie przez program i wymagają ewentualnego uzupełnienia. Na formularzu Zaliczki na PIT-4R (raport pomocniczy PIT4) pola od pozycji 44 do 50, 52, 54, 55 i 56 to pola edytowalne, które w razie konieczności powinny zostać uzupełnione przez użytkownika, pozostałe pola są wyliczane przez program.

Deklaracje PIT pracowników

Naliczone deklaracje pracowników można wyświetlić na liście deklaracji pracowników dostępnej z poziomu Płace i Kadry/ Deklaracje PIT pracowników.
Lista deklaracji pracowników
Domyślnie wyświetlana jest lista deklaracji PIT-11, z możliwością zmiany w filtrze (pole Lista deklaracji) na PIT-40, PIT-8B (archiwalny), PIT-8C lub IFT-1R/IFT-1. Lista zawiera takie informacje jak: Imię i Nazwisko pracownika, akronim, rok za który została naliczona deklaracja, wersję deklaracji PIT, czy deklaracja jest deklaracją korygującą, rodzaj deklaracji, datę obliczenia, status, status w systemie e-Deklaracje oraz datę wysłania deklaracji do systemu e-Deklaracje. Z poziomu listy deklaracji pracowników można seryjnie blokować, odblokowywać oraz usuwać zaznaczone deklaracje. Aby odblokować/ zablokować deklarację seryjnie należy zaznaczyć pozycje na liście i wybrać przycisk , a następnie wybrać odpowiednią opcję . Aby usunąć zaznaczone deklaracje należy zaznaczyć pozycje na liście i wcisnąć przycisk Kosza . Kasowanie jest wykonywane tylko dla deklaracji w buforze (kolor zielony). W przypadku braku zaznaczenia wybranych deklaracji usuwana jest podświetlona deklaracja. Z poziomu Listy deklaracji pracowników można wysłać, dla zaznaczonych pracowników, za pomocą przycisku Wyślij e-Deklaracje  deklarację PIT do systemu e-Deklaracje. z tego poziomu można także pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru uruchamiając przycisk Pobierz UPO . Więcej szczegółów dotyczących wysyłki deklaracji do systemu e-Deklaracje  znajduje się w artykule oraz w biuletynie OPT056-Eksport e-Deklaracji oraz import UPO W sekcji filtrowania, oprócz standardowego filtra z konstruktorem, dostępne są pola:
  • Lista deklaracji,
  • Rok
Lista deklaracji pracowników (Płace i Kadry/ Deklaracje PIT pracowników) pozwala także na seryjny wydruk dla zaznaczonych pracowników deklaracji PIT (PIT-11, PIT-8C, IFT-1R/IFT-1) oraz po wysłaniu do systemu e‑Deklaracje Wydruk seryjny UPO. Wydruki dostępne są na pasku zadań, z menu wydruków przy ikonie Wydruk danych.

Seryjne e-Deklaracje PIT-11, PIT-8C, IFT-1R

Pierwszy krok jaki należy wykonać to obliczyć seryjnie właściwą deklarację np. PIT-11, z poziomu Płace i Kadry/ Kadry – dla zaznaczonych pracowników. Funkcja seryjnego obliczania deklaracji dostępna jest z menu ikonki  dostępnej na pasku zadań. W postaci elektronicznej można przesłać deklaracje: PIT-11, PIT-8C, IFT-1R/IFT-1 .
  1. Z menu głównego wybieramy Płace i Kadry/ Deklaracje PIT pracowników. Otworzy się okno z listą pracowników. Domyślnie wyświetlana jest Lista deklaracji PIT-11, z możliwością zmiany w filtrze (pole Lista deklaracji) na: PIT-8C, IFT-1R/IFT-1.
  2. W przypadku IFT-1R/IFT-1 należy zablokować deklaracje - zaznaczamy deklaracje i naciskamy . Po wykonaniu tej operacji, deklaracje przyjmą status „Zamknięta” i będą wyświetlone w kolorze czarnym. Deklaracji PIT-11 od wersji 28 i 29 nie trzeba blokować ponieważ podczas wysyłki są automatycznie zamykane.
  3. Zaznaczamy deklaracje, które chcemy wysłać i naciskamy ikonę Wyślij e-Deklaracje . Funkcja ta jest również dostępna w menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszy).
  4. Program zapyta o certyfikat.
Wskazówka
W zależności od ustawień komponentu do obsługi podpisu elektronicznego program poprosi o podanie PIN’u tylko raz i podpisze wszystkie deklaracje lub będzie prosił o podanie PIN’u dla każdej deklaracji osobno. Komponent UNIZETO domyślnie wymaga wybrania certyfikatu i podpisania PIN’u tylko jeden raz w danej sesji. Komponent KiR’u i Sigillum wymaga ustawienia opcji „Trwały PIN” i podania np. na jaki czas ma być zapamiętany PIN.
Uwaga
W przypadku Comarch ERP Optima wersja Online Program zapyta o certyfikat i poprosi o potwierdzenia przy potwierdzaniu każdej kolejnej wysyłanej deklaracji (ze względu na bezpieczeństwo – każda eksportowana deklaracja jest przesyłana jako plik xml zarówno na komputer użytkownika, jak i na serwer Ministerstwa Finansów.
Import UPO dostępne pod przyciskiem Pobierz UPO .
Uwaga
e-Deklaracje wykonywane tylko dla tych deklaracji, które są zablokowane i nie były jeszcze poprawnie wyeksportowane. Nie można wyeksportować deklaracji ze statusem „Wysłana/Nie pobrano UPO” oraz „Pobrano UPO”.

Deklaracja IFT-1R/IFT-1

Firmy wypłacające zagranicznym osobom fizycznym należności opodatkowane zryczałtowanym podatkiem dochodowym, po zakończeniu roku muszą sporządzić informację IFT-1R. Jeden wzór formularza służy do sporządzania informacji IFT-1 (na żądanie podatnika) i informacji rocznej IFT-1R. Rodzaj informacji określa się poprzez skreślenie w oznaczeniu formularza IFT-1R/IFT-1. Deklaracja IFT-1R jest domyślną deklaracją w programie Comarch ERP Optima, naliczenie deklaracji IFT-1 możliwe jest z poziomu deklaracji PIT pracownika, wybierając z menu dostępnych opcji przy ikonie W celu obliczenia deklaracji IFT-1R/IFT-1 dla konkretnej osoby, należy:
  1. Wyświetlić Listę pracowników (Płace i Kadry /Kadry),
  2. Ustawić kursor na danym nazwisku,
  3. Kliknąć ikonę  i po rozwinięciu menu wybrać Deklaracje PIT. Pojawi się Lista deklaracji danego pracownika.
  4. W polu Okres od /do – należy podać okres, za jaki będzie obliczana deklaracja. Program proponuje domyślnie cały rok poprzedni w stosunku do roku z daty systemowej.
  5. W polu Lista deklaracji należy wybrać IFT-1R/IFT-1,
  6. Następnie kliknąć  , pojawi się formularz deklaracji IFT-1R/IFT-1.
  7. W sekcji Cel złożenia formularza domyślnie zaznaczony jest Złożenie deklaracji. W przypadku, gdy jest to korekta deklaracji należy samodzielnie zmienić na Korekta deklaracji.
  8. Po przejściu na drugą zakładkę formularza można zmienić informację o adresie pracownika pobieranym do deklaracji.
  9. Po naciśnięciu  Przelicz deklarację formularz zostanie wypełniony zgodnie z naliczonymi w danym okresie składnikami.
  10. Ostatecznie zapisać obliczoną deklarację.
W przypadku, gdy adres zamieszkania jest różny od adresu zameldowania (Formularz danych kadrowych/ zakładka [Ogólne]) i ma być wykazywany na deklaracji, należy:
  1. Na Formularzu danych kadrowych z menu ikony  wybrać Dodatkowe dane kadrowe,
  2. Uzupełnić adres zamieszkania (pole obligatoryjne to Kod pocztowy).
  3. Zaznaczyć parametr Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT,
  4. Zapisać formularz pracownika.
  5. Obliczyć deklarację IFT-1R/IFT-1.
Deklarację IFT-1R/IFT-1 można wydrukować indywidualnie tj. z poziomu Formularza obliczonej deklaracji IFT‑1R/IFT-1. Z poziomu Listy deklaracji IFT-1R/IFT-1 pracownika dostępny jest wydruk . Lista deklaracji IFT-1R/IFT-1 lista dotychczas wygenerowanych deklaracji – zawiera ona dane identyfikacyjne pracownika, informację o wyliczonych deklaracjach, okresie, jaki dotyczą, wersji i ich stanie (obliczone/zatwierdzone). Istnieje możliwość przesłania deklaracji IFT-1R/IFT-1 drogą elektroniczną. Szczegóły opisane zostały w artykule E-Deklaracje  oraz w biuletynie OPT056-Eksport e-Deklaracji oraz import UPO 

Deklaracja PIT-8C

Deklaracja roczna PIT-8C wystawiana jest dla osób, które uzyskały przychody podlegające opodatkowaniu, ale od których nie potrącono podatku (zaliczek miesięcznych). Między innymi dotyczy osób zarejestrowanych jako bezrobotni i skierowanych na staż (otrzymują świadczenia integracyjne). Na PIT-8C automatycznie wliczane są wypłaty, które w definicji typu wypłaty w polu Pozycja na deklaracji PIT mają ustawione „PIT-8C. Przychody, o których mowa w art.20 ust.1 ustawy”.
Dotyczy wersji: 2019.2.1
Uwaga
Deklaracja PIT-8C w wersji 8 obowiązywała do 31.12.2018 r. Od 1.01.2019 r. przychody o których mowa w art.20 ust. 1 ustawy oraz przychody z tytułu stypendiów należy wykazywać w deklaracji PIT-11. W związku ze zmianą zakresu danych wykazywanych na deklaracji PIT-8C nie jest już obsługiwana w programie.
W celu obliczenia deklaracji PIT-8C dla konkretnej osoby, należy: 1. Wyświetlić Listę pracowników (Płace i Kadry /Kadry), 2. Ustawić kursor na danym nazwisku, 3. Kliknąć ikonę  i po rozwinięciu menu wybrać Deklaracje PIT. Pojawi się Lista deklaracji danego pracownika. 4. W polu Okres od /do – należy podać okres, za jaki będzie obliczana deklaracja. Program proponuje domyślnie cały rok poprzedni w stosunku do roku z daty systemowej. 5. W polu Lista deklaracji należy wybrać PIT-8C, 6. Następni kliknąć , pojawi się okno, na którym należy podać okres, za który ma być utworzona deklaracja oraz określić cel złożenia zeznania.   7. Po naciśnięciu ikony
  • deklaracja PIT-8C otwiera się w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe.
  • Jeżeli na deklaracji nie uzupełniono wszystkich wymaganych pól to podczas próby zapisania formularza wyświetlany jest komunikat: Niektóre pola nie zostały uzupełnione. Popraw błędy na formularzu.
  Wydruki deklaracji PIT -8C są dostępne z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem   oraz seryjnie z poziomu listy pracowników oraz listy deklaracji pracowników. Podgląd wydruku deklaracji dostępny jest z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem   . Wysyłka deklaracji do systemu e-Deklaracje, odbiór UPO i wydruk UPO są dostępne z poziomu okna ‘Lista deklaracji PIT’ konkretnego pracownika oraz seryjnie z okna ‘Deklaracje PIT pracowników’. Podczas wysyłki deklaracji jest ona automatycznie zamykana, dlatego nie ma już konieczności blokowania. Jeśli Użytkownik chce nadal oznaczać deklaracje jako Zamknięte można to wykonać z poziomu okna ‘Lista deklaracji pracowników’ lub z poziomu ‘Lista deklaracji PIT’ pracownika za pomocą opcji Zablokuj deklarację dostępnej w menu pod prawym przyciskiem myszy . W przypadku, gdy adres zamieszkania jest różny od adresu zameldowania (Formularz danych kadrowych/ zakładka [Ogóle]) i ma być wykazywany na deklaracji, należy: Na Formularzu danych kadrowych wybrać Dodatkowe dane kadrowe,
  • Uzupełnić adres zamieszkania (pole obligatoryjne to Kod pocztowy),
  • Na formularzu danych kadrowych na zakładce [Nr ident./Podatki] zaznaczyć parametr Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT,
  • Zapisać formularz pracownika,
  • Ponownie utworzyć deklarację PIT-8C.
 

Załącznik PIT-R

PIT-R generowany jest jako załącznik do deklaracji PIT-11. Załącznik PIT-R jest dostępny z poziomu formularza deklaracji PIT-11 w sekcji Załączniki. Na załączniku PIT-R wykazywane są przychody pracownika, które w konfiguracji mają ustawioną pozycję na deklaracji PIT:
  • PIT-11 7. Czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych,
  • PIT-8B 7. Czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich,
  • PIT-R c. Kwoty wolne od podatku na podstawie art.21 ust.1 pkt.16 lit.b ustawy o pdof.,
  • PIT-R d. Kwoty wolne od podatku na podstawie art.21 ust.1 pkt.17 ustawy o pdof.
Podczas naliczania deklaracji PIT-11 indywidualnie, załącznik PIT-R generowany jest automatycznie, jeśli pracownik ma w danym roku wypłaty wykazywane na PIT-R. Jeśli pracownik nie ma wypłat wykazywanych na PIT‑R, załącznik nie nalicza się, ale użytkownik może dodać załącznik z poziomu formularza deklaracji. Załącznik PIT-R jest wysyłany do systemu e-Deklaracje łącznie z deklaracją PIT‑11. Z poziomu formularza deklaracji PIT-11 dostępny jest wydruk PIT-R, jako załącznik z deklaracją PIT-11.