Ewidencja wyposażenia

Ewidencja wyposażenia dostępna jest z menu: Księgowość/ Ewidencja wyposażenia. Ewidencja wyposażenia posiada dwie zakładki: 

Ewidencja wyposażenia – zakładka Wyposażenia

Lista wyświetlana jest w porządku kolejnych numerów nadanych przez program w momencie wprowadzania w obrębie danej grupy. Zawiera następujące informacje o ewidencji wyposażenia: Lp., Nazwa, Numer inwentarzowy, Data zakupu, Ilość, J.m. i Wartość zakupu. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy. Data zakupu – pozwala filtrować listę wg daty zakupu wyposażenia. W użyciu, Zlikwidowane, Zbyte – parametry pozwalają filtrować listę wg stanu środka trwałego.  - Eksportuj wyposażenie – pozwala na wygenerowanie listy wyposażenia do pliku tekstowego na dysk lokalny lub do aplikacji IBARD. Użytkownik może wygenerować plik według kodu kreskowego lub według numeru inwentarzowego. Eksportowane jest tylko wyposażenie będące w użyciu. Zaznaczenie w oknie importu parametru Eksportuj ilość powoduje przenoszenie do pliku wartości z karty wyposażenia, z kolei odznaczenie parametru skutkuje eksportem wartości 0. Użytkownik może wygenerowany plik zaczytać w aplikacji Comarch Mobile Inwentaryzacja, uzupełnić ilość wyposażenia, a następnie zaimportować uzupełniony plik na formularz arkusza inwentaryzacyjnego.

Ewidencja wyposażenia – zakładka Atrybuty wyposażeń

W przypadku zakładki [Atrybuty wyposażeń] pojawiają się dwie dodatkowe kolumny: Kod atrybutu i Wartość atrybutu. Pod tabelą znajduje się filtr umożliwiający wyświetlenie elementów wyposażenia z wybranym atrybutem lub z atrybutem o konkretnej wartości. Dodatkowo możliwe jest sumowanie wartości atrybutów o typie liczba w wierszu sum.

Formularz Karty wyposażenia – zakładka Ogólne

Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w artykule Podstawowe elementy programu. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza. Lp. – numer kolejny pozycji w ewidencji wyposażenia, nadawany automatycznie przez program w momencie dodawania nowego wyposażenia. Nr inwentarzowy – jest to unikalny numer wynikający z przyjętej u użytkownika numeracji wyposażenia. Numer inwentarzowy jest wykorzystywany do identyfikacji wyposażenia w programie. Nazwa – nazwa wyposażenia. Kod kreskowy - kod zgodny ze standardem EAN 3 z 9 (Code-39). Zostanie on wygenerowany automatycznie po naciśnięciu przycisku Kod kreskowy na podstawie numeru inwentarzowego (po usunięciu wszystkich niedozwolonych znaków). Użytkownik może również uzupełnić pole samodzielnie. Nie ma możliwości wprowadzenia do systemu dwóch formularzy wyposażenia o tym samym kodzie kreskowym. Kategoria – jest to dodatkowy opis na Karcie wyposażenia. Kategorię można wybrać z listy pomocniczej kategorii (przez wpisanie kodu kategorii lub wybór z listy kategorii otwieranej przyciskiem ) lub wpisać bezpośrednio na Formularzu wyposażenia. Osoba odpowiedzialna – wyświetla osobę odpowiedzialną za dane wyposażenie. Możliwość uzupełnienia osoby odpowiedzialnej jest dostępna po wciśnięciu przycisku   na zakładce [Osoby i miejsca]. Miejsce użytkowania – wyświetla miejsce użytkowania danego wyposażenia. Możliwość uzupełnienia miejsca użytkowania jest dostępna po wciśnięciu przycisku  na zakładce [Osoby i miejsca]. Po wybraniu dokumentu z listy pomocniczej, automatycznie wypełniane są pola Data zakupu, Wartość zakupu i Kategoria (oraz, jeśli dokument w Rejestrze VAT był zaksięgowany, również Numer w księdze), a numer dokumentu zakupu na Formularzu wyposażenia, dla dokumentów pobranych z Rejestru VAT, wyświetlany jest na niebiesko.

Data zakupu – data, z jaką zakupiono wyposażenie. Ilość – ilość sztuk z jednostką miary, umożliwiające zbiorcze wprowadzanie wyposażenia, bez konieczności zakładania wielu kart. Wartość zakupu – wartość zakupu wyposażenia. Numer w księdze – numer, pod jakim wpisano do księgi zakup wyposażenia. Stan elementu wyposażenia – określa stan wyposażenia: 

Uwaga

Jeżeli wyposażenie zostało uwzględnione na formularzu arkusza inwentaryzacyjnego, a następnie zmieniono stan tego wyposażenia na Zlikwidowany lub Zbyty i wskazano datę likwidacji wcześniejszą niż data wystawienia arkusza inwentaryzacyjnego to podczas próby zapisania karty wyposażenia pojawia się komunikat: Nie można ustalić daty likwidacji/zbycia wyposażenia wcześniejszej niż data wystawienia arkusza inwentaryzacyjnego, na którym jest ono ujęte.

Data likwidacji, data zbycia - data, z jaką wyposażenie zostało zlikwidowane lub zbyte. Dokument – numer dokumentu na podstawie, którego wyposażenie jest zlikwidowane lub zbyte. Przyczyna – opis przyczyny likwidacji wyposażenia. Opis – pozwala na wprowadzenie dodatkowych informacji przez użytkownika. Wprowadził, zmodyfikował – zawiera kod operatora, który wprowadził i zmodyfikował zapis oraz daty tych operacji. Z poziomu karty wyposażenia istnieje możliwość wykonania wydruku etykiety (w tym na drukarce etykiet), zawierającego kod kreskowy, nazwę firmy, nazwę wyposażenia oraz numer inwentarzowy.

Formularz Karty wyposażenia – zakładka Atrybuty

Druga zakładka, [Atrybuty], zawiera listę atrybutów wraz z wartościami, jakie zostały przypisane do danego wyposażenia. Wprowadzenie na kartę wyposażenia atrybutów umożliwia dodatkowe opisanie elementu, na przykład poprzez przypisanie mu określonego miejsca użytkowania czy źródła finansowania. Dodawanie lub edycja atrybutu powoduje otwarcie formularza Atrybut środka trwałego, czyli tego samego, który otwiera się w przypadku dodawania środków trwałych.

Określony atrybut można bezpośrednio wpisać lub za pomocą przycisku wybrać z listy atrybutów środków trwałych. Typ pola Wartość jest zależny od rodzaju wybranego atrybutu. Dla atrybutów zdefiniowanych jako lista, użytkownik może wybrać określoną wartość ze zdefiniowanej listy wartości atrybutu. W przypadku atrybutów typu tekst, liczba lub data pole to podlega edycji.

Uwaga

Na zakładce [Atrybuty] istnieje możliwość podpięcia dowolnej ilości atrybutów pod daną Kartę wyposażenia, przy czym konkretny atrybut może zostać wybrany tylko jednokrotnie.

Formularz Karty wyposażenia – zakładka Dokumenty

Na zakładce [Dokumenty] można podpiąć dokumenty z Rejestru VAT, Ewidencji dodatkowej lub wpisać ręcznie numer dokumentu na podstawie, którego wyposażenie jest wprowadzone do ewidencji. Na zakładce może być również widoczna sekcja Biblioteka dokumentów w przypadku posiadania modułu Obieg dokumentów oraz sekcja Zadania i kontakty CRM w przypadku modułu CRM. W związku z możliwością podpięcia kilku dokumentów na karcie wyposażenia pole z wartością zakupu jest sumą kwot podpiętych dokumentów ale dodatkowo podlega edycji, tzn. użytkownik może samodzielnie zmienić kwotę, przy czym wartość początkowa wyposażenia nie może być mniejsza niż suma wartości wprowadzonych dokumentów zakupu.

Formularz Karty wyposażenia – zakładka Osoby i miejsca

Na zakładce [Osoby i miejsca] można wskazać osoby odpowiedzialne za dane wyposażenie oraz miejsca użytkowania tego wyposażenia. Zakładka podzielona jest na dwie części: [Osoby odpowiedzialne] i [Miejsca użytkowania]. W części dotyczącej osób odpowiedzialnych po wciśnięciu ikony   można wybrać pracownika/wspólnika z listy pracowników/wspólników lub wpisać z ręki imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej, a także podać okres, przez który dana osoba jest odpowiedzialna za wyposażenie. W części dotyczącej miejsc użytkowania po wciśnięciu ikony  można wybrać lokalizację ze słownika miejsc użytkowania lub wpisać z ręki lokalizację, a także podać okres, w którym dane wyposażenie jest użytkowane w wybranej lokalizacji. Możliwe jest oznaczenie miejsca użytkowania, jako nieaktywne poprzez zaznaczenie parametru Nieaktywne na formularzu miejsca użytkowania. Lista osób odpowiedzialnych oraz miejsc użytkowania mają charakter historyczny.