Płace i kadry

OPT050 - Korygowanie wypłat

Data aktualizacji: 12-07-2023

Spis treści

1 Wprowadzenie

Zdarzają się sytuacje, gdy konieczne staje się skorygowanie naliczonej, zaksięgowanej i rozliczonej wypłaty pracownika, czasem nawet sprzed kilku miesięcy / lat, dlatego też w programie Comarch ERP Optima dostępna jest funkcjonalność anulowania wypłaty i naliczenia wypłaty korygującej oraz naliczenia wypłaty korygującej do wcześniej już skorygowanej wypłaty. Mechanizm korekty najczęściej jest wykorzystywany w sytuacji, gdy np.:
  • Rozliczono niewłaściwą nieobecność (np. urlop zamiast zwolnienia lekarskiego);
  • Naliczono zły element (np. wynagrodzenie za czas choroby zamiast zasiłku chorobowego);
  • Nieprawidłowo naliczono składki ZUS, np. z tytułu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, nieoskładkowania jakiegoś elementu (np. ekwiwalentu za urlop), itd.
  • Nieprawidłowo naliczono wypłatę korygującą (np. gdy istniała konieczność skorygowania wypłaty w związku z rozliczeniem niewłaściwej nieobecności, natomiast po jej wykonaniu, otrzymano informację o przekroczeniu rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych)
W przypadku korygowania wypłat ZUS wymaga sporządzenia korygujących raportów miesięcznych za odpowiednie miesiące, których dotyczą zmiany. Natomiast urząd skarbowy w wielu przypadkach nie wymaga korygowania poprzednich lat (deklaracji), tylko rozliczenia podatkowego w bieżącym miesiącu, w którym dokonujemy korekty, uwzględniając odpowiednie zmiany. Wykorzystując proces korygowania na przełomie roku należy podchodzić z dużą rozwagą do rozliczeń podatkowo - składkowych z urzędami. Każdy przypadek musi być traktowany indywidualnie, dlatego w razie wątpliwości zalecamy konsultację tematu z ekspertami US/ZUS.
Uwaga
W przypadku, gdy pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie z opóźnieniem (po naliczeniu wypłaty), to nie ma konieczności wykorzystania funkcjonalności anulowania wypłaty, tylko zaległą nieobecność można rozliczyć przy wykorzystaniu parametru „Miesięcy wstecz” na formularzu listy płac. W przypadku rozliczenia zaległych zwolnień lekarskich wykorzystanie opcji „Mies. wstecz” będzie możliwe tylko wtedy gdy za okres bieżącego miesiąca naliczone są elementy wynagrodzenia podlegające składkom społecznym.
Przykład
 Pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie za ostatnie dni miesiąca z opóźnieniem. W związku z tym za miesiąc poprzedni zostało wypłacone pełne wynagrodzenie. W miesiącu bieżącym pracownik w dalszym ciągu jest nieobecny (ani wynagrodzenie za czas choroby, ani zasiłek chorobowy nie podlegają składkom społecznym). W wypłacie z opcją „Miesięcy wstecz” nadpłacone składki nie zostaną potrącone, ponieważ podstawa do ZUS nie może być ujemna. W takim przypadku zalecamy wykonanie korygowania wypłaty za miesiąc poprzedni
.
W dokumencie zaprezentowana została funkcjonalność dotycząca tylko korygowania wypłat.

2 Korygowanie wypłat

W celu przeprowadzenia korekty wynagrodzenia dla danej osoby w programie istnieje możliwość anulowania:
  1. Wypłaty (zamkniętej lub zaksięgowanej);
  2. Nieobecności, gdy wcześniej została anulowana wypłata, w której jest rozliczona dana nieobecność;
  3. Zestawienia czasu pracy, gdy wcześniej została anulowana wypłata, w której jest rozliczone zestawienie.
  4. Wypłaty korygującej,
  5. Nieobecności korygującej, gdy wcześniej została anulowana wypłata korygująca, w której została rozliczona dana nieobecność.
  6. Zestawienie korygujące, gdy wcześniej została anulowana wypłata korygująca, w której zostało rozliczone zestawienie
Uwaga
Proces korygowania wypłaty jest działaniem jednorazowym, dlatego należy podejść do niego z dużą rozwagą.  W przypadku konieczności skorygowania wypłaty korygującej, należy naliczoną wcześniej wypłatę korygującą usunąć i naliczyć ją ponownie już z poprawnymi wartościami.  

2.1 Anulowanie wypłaty

Funkcja anulowania wypłaty możliwa jest do wykonania na pojedynczej, zamkniętej (kolor czarny), lub zaksięgowanej (kolor niebieski) wypłacie oraz na wypłacie korygującej (zamkniętej/zaksięgowanej). W programie nie ma seryjnego anulowania kilku wypłat.
Uwaga
Operacja anulowania wypłaty jest nieodwracalna, co oznacza, że Użytkownik programu samodzielnie nie jest w stanie przywrócić statusu wypłaty z anulowanej na podstawową. Może jedynie dokończyć proces korygowania i naliczyć wypłatę na liście płac korygującej. Aby przywrócić status wypłaty z anulowanej na podstawową należy skorzystać z pomocy Autoryzowanego Partnera. Wypłaty o statusie „Anulowane” nie są uwzględniane w wyliczeniach, deklaracjach, ani na wydrukach wykonywanych w programie.
W celu anulowania wypłaty należy w oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac, na której jest naliczone „błędne” wynagrodzenie, podświetlić pracownika z wypłatą, a następnie pod prawym klawiszem myszy (menu kontekstowe) wybrać opcję Anuluj wypłatę lub Koryguj wypłatę.

Po wybraniu opcji Anuluj wypłatę, wypłata zostanie anulowana. Na liście wypłat będzie widniała w kolorze szarym, ze statusem ‘Anulowana’. Opcja Koryguj wypłatę spowoduje automatyczne anulowanie wypłaty oraz otworzenie okna formularza w celu utworzenia listy płac korygującej.

Po wybraniu opcji ‘Koryguj wypłatę’ pojawi się następujący komunikat:

‘Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu’.

 

Po wybraniu opcji ‘Tak’ wypłata zostanie automatycznie anulowana, dodatkowo zostanie utworzona lista płac korygująca z domyślnym symbolem EKOR oraz ustawieniami skopiowanymi z listy płac, na której znajduje się anulowana wypłata.

Uwaga
 Nie można dodać kolejnej listy płac o tym samym numerze za ten sam okres. Dlatego jeżeli pierwotna lista korygująca ma symbol EKOR, to dodając kolejną korektę za ten sam okres należy podać inne oznaczenie listy. Istnieje możliwość zdefiniowania nowego dokumentu z innym symbolem listy płac (np. EKOR1, EKOR2).

Po zapisaniu Użytkownik zostanie przeniesiony na okno wypłaty pracowników, z domyślnie ustawioną listą płac, w celu naliczenia wypłaty korygującej.

Wskazówka
Opcja ‘Anuluj wypłatę’ skutkuje jedynie anulowaniem wypłaty. W celu kontynuowania wykonywania korekty, Użytkownik dodatkowo musi samodzielnie utworzyć listę płac korygującą, aby naliczyć wypłatę z poprawnymi wartościami.

Po uruchomieniu tej funkcji pojawi się dodatkowo pytanie: Czy anulować wypłatę? Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Akceptacja spowoduje, że wypłata otrzyma status anulowanej i na liście płac wyświetlana będzie w kolorze szarym ze statusem ‘anulowana’.

2.2 Anulowanie i korygowanie nieobecności

Funkcja anulowania nieobecności możliwa jest do wykonania, gdy wcześniej została anulowana wypłata, w której została rozliczona dana nieobecność. Operacji dokonujemy z poziomu kalendarza rzeczywistego „Nie/obecności”, po wejściu na Listę nieobecności. Nieobecność należy podświetlić i pod prawym klawiszem myszy (menu kontekstowe) wybrać Anuluj nieobecność lub Koryguj nieobecność. Wybranie opcji ‘Anuluj nieobecność’ oraz akceptacja operacji anulowania spowoduje, że nieobecność otrzyma status anulowanej i na liście wyświetlana będzie w kolorze  szarym. Opcja ‘Koryguj nieobecność’ spowoduje anulowanie nieobecności w tle oraz automatyczne wyświetlenie okna formularza nieobecności w celu dodania nieobecności korygującej. Nieobecność skorygowana będzie wyświetlana na liście w kolorze niebieskim. W przypadku, gdy nieobecność była wprowadzona nieprawidłowo i została anulowana, ponieważ okazało się, że pracownik był w tym czasie obecny, to nie korygujemy takiej nieobecności. Można także wpisać nowe nieobecności (na inne dni), które powinny być, a nie zostały rozliczone w danym okresie. W tym celu dodajemy ikoną plusa nową nieobecność.

2.3 Anulowanie i korygowanie zestawień czasu pracy

Funkcja anulowania zestawień czasu pracy możliwa jest do wykonania, gdy wcześniej została anulowana wypłata, w której zostało rozliczone dane zestawienie. Operacji dokonujemy z poziomu kalendarza rzeczywistego „Nie/obecności”, po wejściu na Listę zestawień. Zestawienie należy podświetlić i pod prawym klawiszem myszy (menu kontekstowe) wybrać Anuluj zestawienie lub Koryguj zestawienie.

Akceptacja operacji ‘Anuluj zestawienie’  spowoduje, że zestawienie otrzyma status anulowanego i na liście wyświetlane będzie w kolorze  szarym.

Wybranie opcji ‘Koryguj zestawienie’ spowoduje automatyczne anulowanie zestawienia w tle oraz otwarcie formularza, w celu dodania zestawienia korygującego. Zestawienie korygujące na liście będzie widniało w kolorze niebieskim.

 
Uwaga
Operacja anulowania nieobecności lub zestawienia jest nieodwracalna, co oznacza, że Użytkownik programu samodzielnie nie jest w stanie przywrócić statusu z anulowanej na podstawową. Należy wówczas skorzystać z pomocy Autoryzowanego Partnera. Nieobecności i zestawienia o statusie „Anulowane” nie są uwzględniane w wyliczeniach, deklaracjach, ani na wydrukach wykonywanych w programie.

2.4 Korygowanie innych informacji

W sytuacji, gdy korekta nie dotyczy czasu pracy pracownika, lecz na przykład: przekroczenia składek emerytalno – rentowych, kosztów uzyskania przychodu, ulgi podatkowej, kodu ubezpieczenia itp. należy dokonać aktualizacji zapisu Formularza danych kadrowych pracownika . Aktualizacja zapisu powinna być zrobiona z datą odpowiadającą stanowi faktycznemu, np. jeśli pracownik zmienił miejsce zamieszkania z początkiem lipca  2023 (i w związku z tym przysługują mu podwyższone koszty uzyskania przychodu), to należy zaktualizować dane z datą  01.07.2023 i w zapisie aktualnym od tego dnia odnotować informację o podwyższonych kosztach uzyskania.

2.5 Definiowanie listy płac korygującej

Wskazówka
Uwaga: Opcja ‘Koryguj wypłatę’ automatycznie tworzy listę płac korygującą z ustawieniami skopiowanymi z listy płac, na której znajduje się anulowana wypłata. Nie można dodać kolejnej listy płac o tym samym numerze za ten sam okres. Dlatego jeżeli pierwotna lista korygująca ma symbol EKOR, to dodając kolejną korektę za ten sam okres należy podać inne oznaczenie listy. Istnieje możliwość zdefiniowania nowego dokumentu z innym symbolem listy płac (np. EKOR1, EKOR2).
Z głównego menu Płace i Kadry wybieramy Listy płac i dodajemy nową listę płac. Na formularzu listy płac:
  1. Zaznaczamy parametr Lista płac korygująca;

2. Wybieramy Dokument. Na liście zdefiniowanych dokumentów domyślnie jest symbol ‘EKOR’. Użytkownik ma także możliwość definiowania własnych symboli. Aby utworzyć nowy symbol listy płac korygującej należy wybrać przycisk i wzorując się na już istniejącym symbolu EKOR założyć własny symbol (można skopiować poprzez kombinację klawiszy <CTRL>+<INS>).

3.W polu Korekta do listy wskazujemy listę płac, na której pierwotnie była naliczona wypłata (to jest lista płac, na której jest wypłata o statusie „Anulowana”);

Wskazówka

 Po wybraniu opcji ‘Korekta do listy’, zostanie otworzone okno ‘Listy płac’ z wszystkimi utworzonymi listami płac w         programie. Lista płac z wypłatą anulowaną będzie miała oznaczenie ‘A’ w kolumnie ‘Korekta’.

 

4. Data wypłaty jest zgodna z datą wypłaty z listy płac, na której została anulowana wypłata. Data jest automatycznie podpowiadana przez program.

Okres Od-Do, Rodzaj listy płac, miesiąc/rok deklaracji, opcja Miesięcy wstecz – kopiowane są zawsze z listy podstawowej wskazanej w polu Korekta do listy. Tym samym, wymienione pola na formularzu listy płac korygującej nie są dostępne do edycji.
Uwaga
Ustawienie daty wypłaty na liście płac korygującej jest bardzo istotne w przypadku liczenia średniej (z elementów zmiennych) do urlopu wypoczynkowego wg daty wypłaty (gdy w Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry jest zaznaczony parametr Średnia do urlopu wypoczynkowego wg daty wypłaty). W takiej sytuacji data wypłaty na liście korygującej powinna być zgodna z datą wypłaty na liście płac, na której została anulowana wypłata. Aby w bieżącej (najbliższej) wypłacie wygenerowała się „Spłata korekty netto wypłaty” (różnica w płatności między wypłatą anulowaną a korygującą) data wypłaty na liście płac korygującej powinna być przynajmniej o jeden dzień wcześniejsza niż data na liście płac dla bieżącego miesiąca.

2.6 Naliczanie wypłaty na korygującej liście płac

Gdy w oknie Wypłaty pracowników wybierzemy listę płac korygującą, to powinny pojawić się tylko osoby, dla których wcześniej anulowano wypłaty. Należy naliczyć wypłatę korygującą  lub <INS>. Zostanie ona policzona według nowych (skorygowanych) ustawień. W pierwszej kolejności powinny zostać uzgodnione elementy (dodatki i potrącenia).  Elementy dodane wcześniej ręcznie powinny zostać uzupełnione przez Operatora. Następnie należy sprawdzić, czy składki ZUS (społeczne i zdrowotna) są prawidłowe. W przypadku zaliczki podatku sugerujemy skopiowanie podatku z wypłaty anulowanej (na taką, jaka była odprowadzona wcześniej do urzędu) – urząd skarbowy nie wymaga korygowania zeznania rocznego za poprzednie lata, tylko oczekuje rozliczenia ewentualnej niedopłaty/nadpłaty zaliczki podatku w bieżącym okresie rozliczeniowym. W celu skopiowania zaliczki podatku z wypłaty anulowanej należy w formularzu wypłaty przejść na zakładkę [Podatki] i nacisnąć  Kopiowanie zaliczki podatku. Po skopiowaniu zaliczki podatku w polu Zaliczka podatku do urzędu skarbowego powinna pojawić się wartość podatku z anulowanej wypłaty, a więc dokładnie kwota, którą Płatnik potrącił pracownikowi z wypłaty i odprowadził do urzędu skarbowego.
Uwaga
W przypadku, gdy wypłata korygującą dotyczy miesiąca deklaracji, za który firma jeszcze nie rozliczyła się z urzędem skarbowym (nie dokonała płatności do urzędu), to nie trzeba kopiować zaliczki podatku
Uwaga
W module Płace i Kadry Plus w wypłacie korygującej istnieje możliwość skopiowania kwoty zajęcia wynagrodzenia z wypłaty anulowanej. Przycisk do kopiowania pierwotnej kwoty zajęcia znajduje się na formularzu elementu wypłaty. Zmiana kwoty zajęcia spowoduje automatyczne przeliczenie płatności dla komornika.
W ostatnim kroku należy uzgodnić kwotę płatności dla pracownika. W wypłacie korygującej zalecamy skopiowanie płatności z wypłaty anulowanej (na kwotę taką, jaką pracownik faktycznie otrzymał). Płatność generowana z wypłaty korygującej nie podlega rozliczeniu. W celu skopiowania płatności z wypłaty anulowanej należy w formularzu wypłaty korygującej przejść do Schematu płatności  (przycisk w dolnym prawym rogu okna) i w oknie listy płatności zaznaczyć parametr Ręczna korekta płatności w wypłacie. Po zaznaczeniu parametru Ręczna korekta płatności w wypłacie należy nacisnąć przycisk Kopiowanie listy płatności. Po naciśnięciu na ikonę pojawi się pytanie czy: Skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty?. Akceptacja spowoduje skopiowanie płatności z anulowanej wypłaty. Po zapisaniu płatności na zakładce [Elementy wypłaty] pojawi się nowy składnik nieopodatkowany „Korekta netto wypłaty” (jako różnica w płatności między wypłatą anulowaną a korygującą). Ta korekta netto wypłaty powinna zostać rozliczona w kolejnej wypłacie pracownika z wartością przeciwną, tzn. jeżeli w wypłacie korygującej została wygenerowana „Korekta netto wypłaty” jako kwota ujemna, to w najbliższej wypłacie powinna wygenerować się „Spłata korekty netto wypłaty” z taką samą dodatnią kwotą i odwrotnie. Po skopiowaniu płatności z wypłaty anulowanej należy zapisać wypłatę korygującą. W tle zostanie wygenerowania również wypłata stornująca. W wypłacie ‘Stornującej’ wszystkie elementy zostawały naliczone dokładnie tak samo jak w wypłacie ‘Anulowanej’, ale z przeciwnym znakiem. Ma to znaczenie wyłącznie do księgowania wypłaty, aby wyksięgować wypłatę anulowaną lub aby wyliczyć różnicowo kwoty do zaksięgowania. Aby zobaczyć wypłatę stornującą należy podświetlić wypłatę korygującą (w oknie Wypłaty pracowników) i pod prawym przyciskiem myszy (menu kontekstowe) wybrać Pokaż wypłaty stornujące. Pojawi się okienko z wypłatą korygującą oraz stornującą.

Pojawi się okienko z wypłatą korygującą oraz stornującą.

Uwaga
Wypłata stornująca pomijana jest przy obliczeniach, deklaracjach, wydrukach.
Jeżeli Użytkownik nie zdecyduje się na samodzielne ręczne korygowanie podatku i płatności według opisu powyżej, podczas zapisu wypłaty korygującej po naciśnięciu ikony ‘dyskietki’, pojawią się następujące pytania:

Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej?

Akceptacja powyższego komunikatu spowoduje automatyczne skopiowanie podatku z wypłaty anulowanej. Jeżeli zostanie wybrana opcja ‘Nie’, zaliczka podatku pozostanie bez zmian.

 W kolejnym kroku Użytkownik otrzyma pytanie:

Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach.

Wybór opcji ‘TAK’ spowoduje automatyczne zaznaczenie w wypłacie parametru ‘Ręczna korekta płatności w wypłacie’ oraz zostanie skopiowana płatność z anulowanej wypłaty, do której naliczana jest korekta. Do listy elementów wypłaty zostanie dodany element 'Korekta netto wypłaty’, rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach pracownika.

 2.7 Korygowanie wypłaty korygującej

W przypadku błędnie naliczonej wypłaty korygującej, istnieje możliwość anulowania wypłaty oraz ponowne naliczenie korekty. Po wybraniu listy płac korygującej w oknie Wypłaty pracowników oraz wskazaniu wypłaty (status: zamknięta lub zaksięgowana), która ma zostać anulowana, z menu kontekstowego pod prawym przyciskiem myszy należy wybrać jedną z dostępnych opcji: Anuluj wypłatę lub Koryguj wypłatę. Opis działania obu funkcji został szczegółowo opisany w punkcie 2.1 Anulowanie wypłaty. Na oknie Wypłaty pracowników po wybraniu listy płac korygującej wyświetlane są osoby, które mają wypłatę o statusie anulowana na liście płac, z którą jest powiązana wybrana lista. W sytuacji, w której pierwotna lista korygująca ma symbol EKOR, to dodając kolejną korektę za ten sam okres należy podać inne oznaczenie listy. W przypadku wyboru użytego już wcześniej symbolu listy płac (EKOR) zostanie wyświetlony komunikat: Istnieje możliwość zdefiniowania nowego dokumentu z innym symbolem listy płac (np. EKOR1, EKOR2) z okna formularza listy płac po wybraniu opcji ‘Dokument’ i dodaniu nowego symbolu przy pomocy ikony ‘Plusa’. Wypłata korygująca nalicza się zgodnie z ustawieniami w danych pracownika, które są wprowadzone w momencie naliczania wypłaty korygującej. Dodatkowo w wypłacie korygującej do korekty naliczany jest nowy element ‘Korekta netto z poprzedniej wypłaty’. Składnik nalicza się w sytuacji, gdy w wypłacie anulowanej było wykonane kopiowanie płatności i był naliczony element ‘Korekta netto wypłaty’ lub ‘Korekta netto z poprzedniej wypłaty’. Element jest naliczany w celu poprawnego ustalenia różnicy w kwocie netto pomiędzy wypłatami. W wypłacie korygującej naliczanej do korekty, podobnie jak w pierwotnej korekcie, można skopiować zaliczkę podatku (na taką, jaka była zapisana w korekcie), oraz skopiować płatność z anulowanej wypłaty korygującej. Po skopiowaniu płatności, na zakładce [Elementy wypłaty], pojawi się składnik ‘Korekta netto wypłaty (jako różnica w płatności między anulowaną wypłatą korygującą, a bieżącą korektą). Przy braku ręcznego kopiowania podatku i płatności z anulowanej wypłaty, podczas zapisu wypłaty korygującej pojawią się pytania dotyczące kopiowania podatku oraz płatności z anulowanej wypłaty, analogicznie jak przy pierwszej wykonywanej korekcie.

2.8 Preliminarz płatności

  W module Kasa/Bank status płatności wypłaty korygującej domyślne  jest ustawiony na „Nie podlega” rozliczeniu, ponieważ w tej wypłacie zalecamy kopiowanie płatności z wypłaty anulowanej, którą pracownik już otrzymał. Mechanizm kopiowania płatności został omówiony w poprzednim podrozdziale. Jeżeli użytkownik w wypłacie korygującej nie decyduje się na kopiowanie płatności z wypłaty anulowanej, wtedy kwoty płatności z tych dwóch wypłat mogą różnić się i tą ewentualną różnicę należy wypłacić/potrącić pracownikowi. Jeśli różnica ma być wypłacona jako dodatkowy przelew, czy dodatkowa wypłata gotówki w kasie, to należy w module Kasa/Bank w Preliminarzu płatności podzielić płatność pracownika pochodzącą z wypłaty korygującej na dwie części (funkcja podziału płatności dostępna pod prawym przyciskiem myszy na danej płatności):
  • zapłaconą (z wypłaty obecnie anulowanej), w której pozostawiamy status na Nie podlega rozliczeniu;
  • należną do zapłaty, którą przelejemy/wypłacimy dodatkowo pracownikowi – tutaj zmieniamy status na Nie rozliczono. Po jej zrealizowaniu (wypłaceniu) można tą płatność rozliczyć w Kasie/Banku z odpowiednim zapisem kasowo/bankowym.

2.9 Korekta deklaracji ZUS

Po naliczeniu wypłaty korygującej możemy przygotować korygującą deklarację DRA do ZUS. W tym celu należy przejść do okna Deklaracje ZUS rozliczeniowe, dodać nową deklarację i wybrać odpowiedni miesiąc/rok, za który chcemy przygotować korektę. Program automatycznie zaproponuje kolejny identyfikator np. 02/06/2023, gdzie 02 - oznacza numer kolejno naliczonej deklaracji za 06.2023. Deklarację należy przeliczyć przyciskiem i zapisać. Tak zapisaną deklarację możemy wyeksportować do pliku *.xml Przygotowując korygującą deklarację DRA program uwzględnia na nowo wszystkie załączniki, dla wszystkich osób (nie tylko dla osób, dla których były korygowane wypłaty). I tym samym na deklaracji DRA są wykazane pełne kwoty na poszczególne ubezpieczania (z wszystkich załączników).
Wskazówka
W korygującej deklaracji rozliczeniowej DRA płatność generowana jest w pełnej wysokości tzn. nie jest wyliczana różnica pomiędzy deklaracją korygującą a pierwotną.
Jeżeli w wyniku korekty deklaracji wynika potrzeba dopłaty do ZUS, to w module Kasa/Bank z poziomu Preliminarza płatności można podzielić płatności wynikające z korygującej deklaracji DRA na 2 części (opcja pod prawym przyciskiem myszy na danej płatności):
  • zapłaconą, w której ustawiamy status na „Nie podlega” rozliczeniu;
  • należną do zapłaty, którą przelejemy do ZUS.
Uwaga
Korygująca deklaracja DRA zawsze zawiera załączniki dla wszystkich osób (nie tylko dla osób, dla których były korygowane wypłaty).

2.10 Kwitek wypłaty korygującej

Po naliczeniu wypłaty korygującej można wydrukować Kwitek wypłaty korygującej, który jest dostępny z poziomu otwartego formularza listy płac korygującej. Wydruk ten zawiera zbiorcze informacje o przeprowadzonej korekcie: dane z wypłaty anulowanej, z wypłaty korygującej oraz wyliczenie różnicowe kwot.

3 Przykłady korygowania wypłat dotyczące pracownika etatowego

3.1 Zmiana wynagrodzenia za czas choroby na zasiłek opiekuńczy za poprzednie lata

Pracodawca w poprzednim roku podatkowym, np. 12.2022, za który pracownik już się rozliczył, wypłacił pracownikowi wynagrodzenie chorobowe zamiast zasiłku. Wynagrodzenie za czas choroby podlegało składce zdrowotnej, zasiłek chorobowy nie podlega.  W tej sytuacji pracownik ma nadpłatę składki zdrowotnej . W bieżącym roku pracodawca powinien zwrócić pracownikowi pełną składkę na ubezpieczenie zdrowotne.
Przykład
Pracownik zatrudniony na stawkę  6000 zł, w 12.2022 był 5 dni na zwolnieniu lekarskim (05-09.12.2022), za które otrzymał wynagrodzenie za czas choroby zamiast zasiłku opiekuńczego nad chorym dzieckiem. Za ten miesiąc miał wypłacone: - wynagrodzenie zasadnicze w wys. 5000zł (6000 zł – 6000zł * 5/30 = 6000 zł – 1000 zł = 5000 zł) - wynagrodzenie chorobowe za 5 dni w wys. 690,30 zł (80%); podstawa zasiłku: 6000zł - 13,71% = 5177,40zł 
W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje: 1. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za 12.2022, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę. 2. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). 3. W kalendarzu (Nie)obecności, na zakładce Nieobecności, należy podświetlić odpowiednią nieobecność (‘Zwolnienie chorobowe’: 05-09.12.2022), następnie pod prawym przyciskiem myszy należy wybrać opcję ‘Koryguj nieobecność’. Po wybraniu opcji ‘Koryguj nieobecność’ pojawi się pytanie: Czy skorygować nieobecność? Korygowanie wiąże się z anulowaniem nieobecności. Operacji nie można odwrócić! Po zaakceptowaniu komunikatu, nieobecność zostanie anulowana w tle oraz automatycznie zostanie wyświetlone okno formularza nieobecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej. W typie nieobecności należy wybrać ‘Urlop opiekuńczy (zasiłek). Następnie należy zapisać formularz nieobecności oraz kalendarz (Nie)obecności. 4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W elementach wypłaty pojawi się składnik ‘Zasiłek opiekuńczy’ (zamiast wynagrodzenia za czas choroby). W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. Zapisujemy wypłatę. 5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian 2)Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach 6. Zapisujemy wypłatę korygującą. Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:
L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2022
(anulowana)		Wypłata 12.2022
(korygująca)		Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze5000,005000,00
2Wynagrodzenie za czas choroby
zostaje zmieniony na
zasiłek opiekuńczy		Wynagr.chorob.
(80%)
690,30		Zasiłek opiekuńczy (80%)
690,30
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz.1)50005000
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)		685,50685,50
5Podstawa składki zdrowotnej
(poz.3-poz.4) + wynagrodzenie chorobowe		5004,804314,50
6Składka zdrowotna pobrana
(poz.5x9%)		450,43388,3162,12
(nadpłata)
7Koszty uzyskania przychodu250,00250,00
8Ulga podatkowa300300
9Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu (poz.1+poz.2-poz.4-poz.7)4754,804754,80
10Naliczona zaliczka podatku
(poz.9 *12% - poz.8)
270,60270,60
11Zaliczka podatku do U.S.
po zaokrągleniu		271,00271,00 przed skopiowaniem podatku
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6–poz.141		2132,182136,25 przed skopiowaniem płatności- 62,12(niedopłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)
13Zaliczka podatku do US
skopiowana z wypłaty anulowanej		271,00
14Płatność do wypłaty
skopiowana z wypłaty anulowanej		4283,37
15Korekta netto wypłaty-62,12(nadpłata składki zdrowotnej pobranej)
W bieżącym miesiącu naliczając wypłatę etatową pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. 62,12 zł (kwota dodatnia) jako zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej pobranej.
Uwaga
W przypadku konieczności zwrotu składki zdrowotnej pobranej (9%): a) Za okres 12.2021r. – wartość zwróconej składki zdrowotnej nienależnie pobranej oraz poprzednio odliczonej od zaliczki podatku, powinna zostać doliczona w zeznaniu podatkowym, w roku, w którym nastąpił zwrot (art.45 ust.3a pkt.1 ustawy PIT). b) Po 01.01.2022r. – zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej nie wpływa na zaliczkę podatku.

3.2 Zmiana wynagrodzenia za czas choroby na zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego w bieżącym roku podatkowym

W bieżącym roku podatkowym (np. w lutym br.) pracownikowi wypłacono wynagrodzenie chorobowe (80%) zamiast zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego (100%). Wynagrodzenie za czas choroby podlegało składce zdrowotnej, zasiłek wypadkowy nie podlega. W tej sytuacji pracownik ma nadpłatę składki zdrowotnej i niedopłatę podatku.
Przykład
Pracownik zatrudniony na stawkę 6000 zł, w marcu bieżącego roku był 15 dni na zwolnieniu lekarskim, za które otrzymał wynagrodzenie za czas choroby (zamiast zasiłku chorobowego z tytułu wypadku). Za ten miesiąc pracownik miał wypłacone:
  • Wynagrodzenie zasadnicze w wys. 3000 zł (6000 zł – 6000 zł*15/30 = 6000 zł – 3000 zł = 3000 zł
  • Wynagrodzenie za czas choroby w wys, 2070,90 (80%)
Podstawa zasiłku: 5177,40 zł (6000 zł – 13,71%)
W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje: 1. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za 03.2023, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę. 2. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy. 3. W kalendarzu (Nie)obecności, na zakładce Nieobecności, należy podświetlić odpowiednią nieobecność (01 – 15.03.2023), następnie pod prawym przyciskiem myszy należy wybrać opcję ‘Koryguj nieobecność’. Po wybraniu opcji ‘Koryguj nieobecność’ pojawi się pytanie: Czy skorygować nieobecność? Korygowanie wiąże się z anulowaniem nieobecności. Operacji nie można odwrócić! Po zaakceptowaniu komunikatu, nieobecność zostanie anulowana w tle oraz automatycznie zostanie wyświetlone okno formularza nieobecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej. W typie nieobecności należy wybrać: Zwolnienie chorobowe, przyczyna: Wypadek w pracy/choroba zawodowa. Następnie należy zapisać formularz nieobecności oraz kalendarz (Nie)obecności. 4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W elementach wypłaty pojawi się składnik ‘’Zasiłek chorobowy/wyp.’ (zamiast wynagrodzenia za czas choroby). Należy edytować ten element wypłaty i skorygować % zasiłku ze 100% na 80% i przeliczyć. W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. Zapisujemy wypłatę. 5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian 2)Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian 6. Zapisujemy wypłatę korygującą. Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:
L.p.Opis pozycjiWypłata
w marcu br.
(anulowana)		Wypłata
w marcu br.
(korygująca)		Różnica
(wypł. anulowana– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze30003000
2Wynagrodzenie za czas choroby zostaje zmienione na zasiłek chorobowy/wyp.2070,90Należna wartość zasiłku wyp. (100%)
2588,70 która zostaje zmniejszona do kwoty 80%
2070,90		Niedopłata 20%
-517,80((2070,90 – 2588,70)
zostanie wypłacona jako Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezp. wyp. w bieżącej wypłacie
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz.1)30003000
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)		411.30411.30
5Podstawa skł. zdrowotnej
(poz.3-poz.4) + wynagrodzenie chorobowe		4659,602588,70
6Składka zdrowotna pobrana
(poz.5x9%)		419,36232,98186,38(nadpłata)
7Koszty uzyskania przychodu250,00250,00
8Ulga podatkowa300,00300,00
9Podstawa opodatkowania
po zaokrągleniu
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.7)		4409,604409,60
10Naliczona zaliczka podatku
(poz.9*12% -poz.8)
229,20229,20
11Zaliczka podatku do U.S.
po zaokrągleniu		229,00229,00 przed skopiowaniem podatku
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6–poz.11)		4011,244197,62 przed skopiowaniem płatności-186,38
(niedopłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)
13Zaliczka podatku do US
skopiowana z wypłaty anulowanej		229
14Płatność do wypłaty
skopiowana z wypłaty anulowanej		4011,24
15Korekta netto wypłaty-186,38(nadpłata składki zdrowotnej pobranej)
Naliczając bieżącą wypłatę pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys.186,38 (zwrot nadpłaty składki zdrowotnej ). Dodajemy Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego (20%), podając okres od – do, za który wyrównujemy (1-15.03 br) i kwotę wyrównania (w wys. 517,80) Wyliczenia w bieżącej wypłacie:
L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze6000
2Spłata korekty netto wypłaty
(nieopodatkowany)		186,38 1)
3Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezp.wyp. (opodatkowany)517,80 2)
4Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz.1)6000,00
5Składki społeczne finansowane przez pracownika (poz.4x9,76% + poz.4x1,5% + poz.4x2,45%)822,60
6Podstawa skł. zdrowotnej (poz.4-poz.5)5177,40
7Składka zdrowotna pobrana (poz.6x9%)465,97
8Koszty uzyskania przychodu250,00
9Ulga podatkowa300
10Podstawa opodatkowania (poz.1+poz.3-poz.5-poz.8)5445,20
11Naliczona zaliczka podatku (poz.10*12% - poz.9)353,40
15Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu353,00
16Do wypłaty (poz.1+poz.2+poz.3-poz.5-poz.7-poz.12)5062,61
1) Zwrot składki zdrowotnej pobranej niesłusznie w lutym br. 2) Dodanie elementu wyrównania 20% zasiłku chorobowego z ubezpieczania wypadkowego.

3.3 Zmiana zasiłku chorobowego na wynagrodzenie chorobowe za poprzednie lata

W minionym roku podatkowym, za który pracownik się rozliczył, pracodawca musi dokonać korekty, ponieważ został wypłacony zasiłek chorobowy zamiast wynagrodzenia chorobowego. Od zasiłku prawidłowo nie zostały odprowadzone ani składki społeczne, ani zdrowotna. Od wynagrodzenia za czas choroby powinna być odprowadzona składka zdrowotna – w tej sytuacji dla pracownika wystąpiła niedopłata składki zdrowotnej /
Przykład
Pracownik zatrudniony na stawkę 6000 zł, w 8.2022 był 10 dni (od 01-10.08.2022) na zwolnieniu lekarskim, za które otrzymał zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego, a powinien wynagrodzenie za czas choroby (był to wypadek w drodze do pracy) i pracownik nie wykorzystał 33 dni limitu w roku kalendarzowym. Za ten miesiąc miał wypłacone:
  • Wynagrodzenie zasadnicze w wys.4000 zł (6000 zł – 6000 żł * 10/30 = 6000 zł – 2000 zł = 4000 zł)
  • Zasiłek chorobowy/wyp za 10 dni w wys. 1725,80 zł (100%),
Podstawa zasiłku: 6000 zł – 13,71% = 5177,40 zł
W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje: 1. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za 08.2022, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę. 2. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy. 3. W kalendarzu (Nie)obecności, na zakładce Nieobecności, należy podświetlić odpowiednią nieobecność (01 – 15.08.2022), następnie pod prawym przyciskiem myszy należy wybrać opcję ‘Koryguj nieobecność’. Po wybraniu opcji ‘Koryguj nieobecność’ pojawi się pytanie: Czy skorygować nieobecność? Korygowanie wiąże się z anulowaniem nieobecności. Operacji nie można odwrócić! Po zaakceptowaniu komunikatu, nieobecność zostanie anulowana w tle oraz automatycznie zostanie wyświetlone okno formularza nieobecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej. W typie nieobecności należy wybrać: Zwolnienie chorobowe, przyczyna: Wypadek w drodze do/z pracy. Następnie należy zapisać formularz nieobecności oraz kalendarz (Nie)obecności. 4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W elementach wypłaty pojawi się automatycznie składnik wynagrodzenie za czas choroby (100%), zamiast zasiłku chorobowego/wyp. (100%). W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. Zapisujemy wypłatę. 5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian 2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian 6. Zapisujemy wypłatę korygującą.
Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:
L.p.Opis pozycjiWypłata 8.2020
(anulowana)		Wypłata 8.2020
(korygująca)		Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze4000,004000,00
2Zasiłek chorobowy/wyp zostaje zmieniony na Wynagrodzenie za czas chorobyZasiłek chor/wyp. (100%)
1725,80		Wynagr.
chorobowe.
(100%)
1725,80
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz.1)4000,004000,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)		548,40548,40
5Podstawa składki zdrowotnej
(poz.3-poz.4) + wynagr. chorobowe		3451,605177,40
6Składka zdrowotna
(poz.5x9%)		310,64465,97-155,33
(niedopłata)
7Koszty uzyskania przychodu250,00250,00
8Ulga podatkowa300,00300,00
9Podstawa opodatkowania
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.7)		4927,404927,40
10Naliczona zaliczka podatku (poz.9 *12% - poz.8)291,24291,24
11Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu291,00291,00 przed skopiowaniem podatku
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6–poz.11)		4575,764420,43przed skopiowaniem płatności155,33(nadpłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)
13Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej291,00
14Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej4575,76
15Korekta netto wypłaty155,33
Naliczając bieżącą wypłatę pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. -155,33 zł jako potrącenie niedopłaty składki zdrowotnej. Wyliczenia w bieżącej wypłacie:
L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze6000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)-155,33 1)
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)		6000,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)		822,60
5Podstawa składki zdrowotnej (poz.3-poz.4)5177,40
6Składka zdrowotna pobrana (poz.5x9%)465,97
7Koszty uzyskania przychodu250,00
8Ulga podatkowa300,00
9Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.4-poz.7)		4927,40
10Naliczona zaliczka podatku(poz.9 *12% - poz.9)291,24
11Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu291,00
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6-poz.11)		4265,10
1) Potrącenie z tytułu niedopłaty składki zdrowotnej (pobranej) w 08.2022.

3.4 Zmiana zasiłku opiekuńczego na wynagrodzenie chorobowe w bieżącym roku podatkowym

W bieżącym roku podatkowym pracodawca wypłacił pracownikowi zasiłek opiekuńczy zamiast wynagrodzenia za czas choroby. W tym przypadku pracownik ma niedopłatę składki zdrowotnej .W bieżącej wypłacie pracownikowi zostanie potrącona zaległa składka zdrowotna .
Przykład
Pracownik zatrudniony na stawkę 6000 zł, w marcu bieżącego roku był 2 dni (01-02.03) na zwolnieniu lekarskim, za które otrzymał zasiłek opiekuńczy a powienien wynagrodzenie za czas choroby. Za ten miesiąc pracownik miał wypłacone:
  • Wynagrodzenie zasadnicze w wys. 5600 zł (6000 zł – 6000zł * 2/30 = 6000 zł – 400 zł = 5600 zł
  • Zasiłek opiekuńczy za 2 dni w wys. 276,12 (80%),
Podstawa zasiłku: 6000 zł – 13,71% = 5177,40 zł
W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje: 1. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za marzec bieżącego roku, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę. 2. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy. 3. W kalendarzu (Nie)obecności, na zakładce Nieobecności, należy podświetlić odpowiednią nieobecność (01 – 02.03.br), następnie pod prawym przyciskiem myszy należy wybrać opcję ‘Koryguj nieobecność’. Po wybraniu opcji ‘Koryguj nieobecność’ pojawi się pytanie: Czy skorygować nieobecność? Korygowanie wiąże się z anulowaniem nieobecności. Operacji nie można odwrócić! Po zaakceptowaniu komunikatu, nieobecność zostanie anulowana w tle oraz automatycznie zostanie wyświetlone okno formularza nieobecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej. W typie nieobecności należy wybrać: Zwolnienie chorobowe, przyczyna: Zwolnienie lekarskie. Następnie należy zapisać formularz nieobecności oraz kalendarz (Nie)obecności. 4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W elementach wypłaty pojawi się automatycznie wynagrodzenie za czas choroby (80%), zamiast zasiłku opiekuńczego (80%). W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. Zapisujemy wypłatę. 5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian 2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian 6. Zapisujemy wypłatę korygującą. Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:
L.p.Opis pozycjiWypłata 9.2017
(anulowana)		Wypłata 9.2017
(korygująca)		Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze5600,005600,00
2Zasiłek chorobowy/wyp zostaje zmieniony na Wynagrodzenie za czas chorobyZasiłek opiekuńczy (80%)
276,12		Wynagr. chorobowe
(80%)
276,12
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz.1)5600,005600,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)		767,76767,76
5Podstawa składki zdrowotnej
(poz.3-poz.4) + wynagr. chorobowe		4832,244832,24
6Składka zdrowotna pobrana
(poz.5x9%)		434,90434,90-24,85
(niedopłata)
7Koszty uzyskania przychodu250,00250,00
8Ulga podatkowa300,00300,00
9Podstawa opodatkowania po
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.7)		4858,364858,36
10Naliczona zaliczka podatku (poz.9 *12% - poz.8)282,96282,96
11Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu283,00283,00 przed skopiowaniem podatku
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6–poz.11)		4390,464 365,61 przed skopiowaniem płatności24,85(nadpłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)
13Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej283,00
14Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej4390,46
15Korekta netto wypłaty24,85(niedopłata skł. zdrow. pobranej
Naliczając bieżącą wypłatę pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. -12,43 zł (w tym przypadku pobranie niedopłaty składki zdrowotnej). Wyliczenia w bieżącej wypłacie:
L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze6000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)-24,85 1)
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)		6 000,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)		822,60
5Podstawa składki zdrowotnej (poz.3-poz.4)5 177,40
6Składka zdrowotna pobrana (poz.5x9%)465,97
7Koszty uzyskania przychodu250
8Ulga podatkowa300,00
9Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.4-poz.7)		4 927,40
10Naliczona zaliczka podatku(poz.9 *12% - poz.8)291,24
11Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu291,00
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6-poz.11)		4 395,58
1) Potrącenie z tytułu niedopłaty składki zdrowotnej (pobranej) w marcu br.

3.5 Zmiana wynagrodzenia za czas urlopu na wynagrodzenie chorobowe w bieżącym roku podatkowym

W bieżącym roku podatkowym pracownik przebywając na urlopie wypoczynkowym zachorował i po naliczeniu wypłat poinformował pracodawcę o otrzymanym zwolnieniu lekarskim.

Pracownik otrzymał za wysoki przychód, ponieważ za czas chorobowy otrzymuje wynagrodzenie w wys. 80%. Dodatkowo ma nadpłatę składek społecznych.

Przykład
Pracownik zatrudniony na stawkę 6000 zł/mc w czerwcu bieżącego roku przebywał na urlopie wypoczynkowym w okresie 22-30.06. Po naliczeniu wypłaty za czerwiec br., dostarczył za ostatnie 2 dni czerwca (29-30.06) zwolnienie lekarskie, które przerywa urlop.
W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje: 1. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za czerwiec bieżącego roku, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę. 2. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy. 3. W kalendarzu (Nie)obecności, na zakładce Nieobecności, należy podświetlić odpowiednią nieobecność (22-30.06.br), następnie pod prawym przyciskiem myszy należy wybrać opcję ‘Koryguj nieobecność’. Po wybraniu opcji ‘Koryguj nieobecność’ pojawi się pytanie: Czy skorygować nieobecność? Korygowanie wiąże się z anulowaniem nieobecności. Operacji nie można odwrócić! Po zaakceptowaniu komunikatu, nieobecność zostanie anulowana w tle oraz automatycznie zostanie wyświetlone okno formularza nieobecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej. W typie nieobecności należy najpierw wprowadzić nieobecność Urlop wypoczynkowy (22-28.06) a następnie drugą nieobecność korygującą Zwolnienie chorobowe (29-30.06). Następnie należy zapisać formularz nieobecności oraz kalendarz (Nie)obecności. 4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W elementach wypłaty pojawią się automatycznie składniki: wynagrodzenie za czas urlopu (22-28.06)  oraz wynagrodzenie za czas choroby (29-30.06). W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. Zapisujemy wypłatę 5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian – wskazujemy NIE, w tym przypadku zaliczka podatku nie została jeszcze odprowadzona do Urzędu Skarbowego za ten miesiąc. 2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian 6. Zapisujemy wypłatę korygującą. Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:
L.p.Opis pozycjiWypłata w czerwcu br. (anulowana)Wypłata w czerwcu br.
(korygującą)		Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze4000,004 171,43
2Wynagrodzenie za czas urlopu2000,001 428,57
3Wynagrodzenie za czas chorobybrak276,12
4Przychód
(poz.1+poz.2+poz.3)		6000,005 876,12123,88
(nadpłata)
5Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1+poz.2)		6 000,005 600,00
6Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.5x9,76% + poz.5x1,5% + poz.5x2,45%)		822,60767,7654,84
(nadpłata)
7Podstawa składki zdrowotnej
(poz.5 - poz.6) + poz. 3 (wyn.chorob.)		5 177,405 108,36
8Składka zdrowotna pobrana
(poz.7x9%)		465,97459,756,22
(nadpłata)
9KUP250,00250,00
10Ulga podatkowa300300
11Podstawa opodatkowania
(poz.4 -poz.6-poz.9)		4 927,404 858,36
12Naliczona zaliczka podatku(poz.11*12% -poz.10)291,24282,96
13Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu291,00283,00 bez kopiowania zaliczki podatku8,00
(nadpłata)
14Do wypłaty (poz.4-poz.6-poz.8–poz.13)4 420,434 365,6154,82
(nadpłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot płatności)
15Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej4 420,43
16Korekta netto wypłaty54,82(nadpłata kwoty do wypłaty)
Naliczając bieżącą wypłatę pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. 54,82. Wyliczenia w bieżącej wypłacie:
L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze6 000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)-54,82 1)
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)		6 000,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)		822,60
5Podstawa składki zdrowotnej (poz.3-poz.4)5 177,40
6Składka zdrowotna pobrana (poz.5x9%)465,97
7Koszty uzyskania przychodu250
8Ulga podatkowa300
9Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.4-poz.7)		4 927,40
10Naliczona zaliczka podatku(poz.9 *12% - poz.7)291,00
11Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu291,00
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6-poz.11)		4 365,61
1) Potrącenie z tytułu nadpłaty kwoty netto w czerwcu br. Na deklaracji podatkowej PIT-11 za bieżący rok zostaną wykazana poprawne kwoty: przychodu, składek społecznych,  i zaliczki na podatek dochodowy. Pracownik nie będzie miał nadpłaty zaliczki podatku w zeznaniu rocznym z tytułu tej korekty.
Uwaga
Gdyby w wypłacie korygującej została skopiowana zaliczka podatku z wypłaty anulowanej (w wys. 191,00), to wówczas po skopiowaniu płatności Korekta netto wypłaty wyniosłaby 62,82 (nadpłata kwoty netto w wys. 54,82 i nadpłata podatku w wys. 8,00). W bieżącej wypłacie dokonane byłoby potrącenie w wys. 62,82  (jako Spłata korekty netto wypłaty). Nadpłata zaliczki podatku w wys. 8,00 może zostać rozliczona dopiero w zeznaniu rocznym lub poprzez zmniejszenie podatku w bieżącej wypłacie (poprzez korektę ręczną zaliczki podatku).

3.6 Świadczenie rehabilitacyjne przyznane przez ZUS z opóźnieniem (zmiana nieobecności usprawiedliwionej na urlop rehabilitacyjny) w bieżącym roku podatkowym

Po wyczerpaniu okresu zasiłkowego pracownik nie może dłużej przebywać na zwolnieniu lekarskim. Jeśli dalsze leczenie lub rehabilitacja rokuje na odzyskanie zdolności do pracy, wówczas można wystąpić o świadczenie rehabilitacyjne. W praktyce decyzja o jego przyznaniu jest dostarczana często z opóźnieniem. W takiej sytuacji należy skorygować wykazaną wcześniej nieobecność usprawiedliwioną (RSA 151) na urlop rehabilitacyjny (RSA 321) od dnia przyznania świadczenia.

Przykład
ZUS poinformował, że pracownik w od 11 maja br. rozpoczął okres świadczenia rehabilitacyjnego. Za ten miesiąc wykazano wcześniej w raportach imiennych ZUS RSA nieobecność usprawiedliwioną (kod 151).
W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje: 1. W oknie Wypłaty pracowników, należy wybrać listę płac za maj bieżącego roku, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę. 2. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy. 3. W kalendarzu (Nie)obecności, na zakładce Nieobecności, należy podświetlić odpowiednią nieobecność (11-31.05 br), następnie pod prawym przyciskiem myszy należy wybrać opcję ‘Koryguj nieobecność’. Po wybraniu opcji ‘Koryguj nieobecność’ pojawi się pytanie: Czy skorygować nieobecność? Korygowanie wiąże się z anulowaniem nieobecności. Operacji nie można odwrócić! Po zaakceptowaniu komunikatu, nieobecność zostanie anulowana w tle oraz automatycznie zostanie wyświetlone okno formularza nieobecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej. W typie nieobecności należy wybrać: wybierając typ nieobecności – Urlop rehabilitacyjny. Następnie należy zapisać formularz nieobecności oraz kalendarz (Nie)obecności. 4. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Sprawdzić, czy naliczyły się poprawnie wszystkie elementy wypłaty. Usunąć z wypłaty element o nazwie „Świadczenie rehabilitacyjne”. Zaliczka podatku oraz kwota netto dla pracownika nie ulega zmianie – nie ma zatem potrzeby wykonywać kopiowania podatku ani kopiowania płatności. W związku z tym nie pojawi się również element Korekta netto wypłaty. Wypłatę korygującą należy zapisać. 5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian 2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian Zaliczka podatku oraz kwota netto dla pracownika nie ulega zmianie – nie ma zatem potrzeby wykonywać kopiowania podatku ani kopiowania płatności. W związku z tym nie pojawi się również element Korekta netto wypłaty. 6. Zapisujemy wypłatę korygującą. 7. Założyć bieżącą etatową listę płac z opcją „Miesięcy wstecz”. Jeśli świadczenie rehabilitacyjne rozpoczęło się w maju, a bieżąca lista będzie liczona za czerwiec – wówczas należy ustawić Mies. wstecz = 1. Ilość miesięcy jest zależna od długości okresu jaki upłynął od miesiąca wyczerpania się prawa do zasiłku chorobowego do miesiąca, w którym dostarczono decyzję o przyznaniu świadczenia rehabilitacyjnego. 8. Naliczyć wypłatę na bieżącej liście etatowej. Pojawi się Świadczenie rehabilitacyjne za okres bieżący oraz za okres poprzedni (zależnie od ustawienia Mies. Wstecz)
Uwaga
W dokumentach rozliczeniowych ZUS DRA za bieżący miesiąc zostaną dodane załączniki RSA z kodem 321 za zaległe okresy. Złożenie takiego kompletu dokumentów automatycznie będzie stanowić korektę wcześniej wysłanych raportów RSA z kodem 151.

3.7 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe za poprzednie lata

W wyniku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe mamy do czynienia z nadpłatą składek społecznych, niedopłatą składki zdrowotnej oraz niedopłatą zaliczki podatku. Jeżeli przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe pracownika nastąpiło w poprzednim roku podatkowym, za który pracownik już się rozliczył z US, to dokonując korekty w bieżącym miesiącu pracodawca powinien wypłacić pracownikowi nadpłatę składek społecznych jako element opodatkowany (zwiększyć przychód, który należy opodatkować). Dodatkowo powinien potrącić z wypłaty pracownika niedopłatę składki zdrowotnej (pobranej).
Przykład
Pracownik zatrudniony na stawce 10 000 zł. ZUS poinformował, że pracownik w poprzednim roku (12.2022) przekroczył roczną podstawę składek emerytalnej i rentowej. Za ten miesiąc wykazano podstawę w wysokości 10000 zł, a powinna być w wysokości 5000 zł.
W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje: 1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na 12/2022), na zakładce 5.Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu: Informacja przekazana przez – np. ZUS w polu Kwota wpisać 5000,00 zł z opcją Podstawa składki w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić 12.2022 (miesiąc i rok deklaracji) Zapisać wprowadzone zmiany na formularz. 2. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za 12.2022 (miesiąc i rok deklaracji: grudzień 2022), podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę. 3. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy. 4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. Sprawdzić, czy naliczyły się poprawnie wszystkie elementy wypłaty, podstawa składek ER (w wys. 5000 zł) i składki. Zapisujemy wypłatę. 5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian 2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota w wys. - 512,33 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (563 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (50,67 zł). 6. Zapisujemy wypłatę korygującą.   Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:
L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2022
(anulowana)		Wypłata 12.2022(korygująca)Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze10000,0010000,00
2Podstawa składek emerytalnej i rentowej10000,005000,005000,00
3Składka emerytalna (poz.2 x 9,76%)976,00488,00488,00
4Składka rentowa (poz.2 x 1,5%)150,0075,0075,00
5Podstawa składek chorobowej i wypadkowej10000,0010000,00
6Składka chorobowa (poz.5 x 2,45%)245,00245,00
7Składki ZUS pracownika (poz.3+poz.4+poz.6)1371,00808,00563,00 1)
(nadpłata)
8Podstawa zdrow. (poz.1-poz.7)8629,009192,00-563,00
9Składka zdrowotna pobrana (poz.8x9%)776,61827,28-50,67
(niedopłata)
10KUP250,00250,00
11Ulga podatkowa300300
12Podstawa opodatkowania
(poz.1-poz.7-poz.10)		8379,008942,00
13Naliczona zaliczka podatku (poz.12 *12% - poz.11)705,48773,04
14Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu705,00773,00 przed skopiowaniem podatku-68,00 3)
(niedopłata)
15Do wypłaty
(poz.1-poz.7-poz.9-poz.14)		7 147,397 591,72przed skopiowaniem płatności-444,33

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)
16Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej705,00
17Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej7 147,39
18Korekta netto wypłaty-512,33(nadpłata skł. ZUS 563,00 – niedopłata skł. zdrow. 50,67)

1) Kwota zwrotu składek emerytalnej i rentowej, która powinna zostać opodatkowana i wykazana w przychodzie deklaracji PIT-11 za bieżący rok.

3) Kwota niedopłaty podatku w wys. -68,00 zł wynika z braku opodatkowania nadpłaty składek ER czyli czyli: 563 zł (nadpłata składek ER) *12% = 67,56, po zaokrągleniu 68,00 zł W bieżącej wypłacie etatowej automatycznie pojawi się Spłata korekty netto wypłaty w wys. 512,33 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (563,00 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (50,67 zł). Jest to element nieopodatkowany, który wyrównuje tylko kwotę netto (płatność) dla pracownika. Natomiast kwota zwrotu składek ER w pełnej wysokości (563,00 zł) powinna zostać wykazana jako przychód w bieżącym roku podatkowym, który należy opodatkować. W tym celu zalecamy zdefiniowanie nowego typu wypłaty (z poziomu Konfiguracja firmy / Płace / Typy wypłat) o nazwie np. „Zwrot składek ER” i proponujemy ustawić odpowiednio pola: Na zakładce [Ogólne]:
  • Rodzaj - dodatek
  • Algorytm - 1 – kwota
  • Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu - niezaznaczone
Na zakładce [Podatki/Nieobecności]:
  • Pozycja na deklaracji - PIT-4 1. Wynagrodzenie ze stosunku pracy
  • Podatek - naliczać wg progów
  • Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [v] – zaznaczone
  • Sposób naliczania koszty uzyskania – standardowe (lub nie naliczać)
  • Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – nie naliczać
  • Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać
Na zakładce [Szczegółowe]:
  • Wpływa na kwotę do wypłaty [ ] – niezaznaczone, co oznacza, że kwota tego elementu nie będzie wypłacana (pracownik otrzymuje do wypłaty zwrot kwoty nadpłaty składek ER pomniejszony o niedopłatę składki zdrowotnej w elemencie Spłata korekty netto wypłaty), natomiast zaliczka podatku policzona od tego elementu będzie pomniejszała całkowitą kwotę do wypłaty.
Uwaga
W bieżącej wypłacie pracownik otrzymuje do wypłaty „Spłatę korekty netto wypłaty” (nadpłatę składek społecznych pomniejszoną o niedopłatę składki zdrowotnej). Natomiast dodanie elementu „Zwrot składek ER” (który nie jest wypłacany) ma na celu opodatkowanie pełnej kwoty zwrotu składek ER (niepomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej).
W bieżącej wypłacie etatowej dodajemy element „Zwrot składek ER” w wysokości 563,00 zł w celu zwiększania przychodu i naliczenia podatku.
L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze10000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)512,33 1)
3Zwrot składek ER (opodatkowany)563,00 2)
4Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)		10000,00
5Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.4x 9,76% + poz.4x 1,5% + poz.4x 2,45%)		1 371,00
6Podstawa składki zdrowotnej (poz.4-poz.5)8 629,00
7Składka zdrowotna (poz.6 x 9%)776,61
8Koszty uzyskania przychodu250,00
9Ulga podatkowa300
10Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1+ poz.3-poz.5-poz.8)		8942,00
11Naliczona zaliczka podatku
(poz.10*12%-poz.9)
773,00
12Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu773,00 3)
13Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.5-poz.7-poz.12)		7 591,72

1) Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego na płatność pracownika, jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej.

2) Dodatnie nadpłaty składek ER w celu zwiększenia tegorocznego przychodu i podstawy opodatkowania.

3) W przypadku niedopłaty zaliczki podatku oraz braku ręcznego skorygowania w bieżącej wypłacie, Płatnik może również pisemnie poinformować pracownika o niedopłacie i konieczności rozliczenia już w zeznaniu rocznym.

Uwaga
Art. 45 ust.3a Jeżeli podatnik, obliczając podatek należny, dokonał odliczeń od dochodu, podstawy obliczenia podatku lub podatku, a następnie otrzymał zwrot odliczonych kwot (w całości lub w części), w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym otrzymał ten zwrot, dolicza odpowiednio kwoty poprzednio odliczone. Ustawa o pdof nie określa, jaki dokument w takim przypadku powinien sporządzić pracodawca (wzór deklaracji PIT-11 nie zawiera pozycji umożliwiającej wykazywanie kwoty zwróconej składki zdrowotnej), więc można przyjąć, że ma tu zastosowanie ogólna reguła postępowania podatkowego, w myśl której dowodem może być wszystko co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem - art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.)
Na deklaracji PIT-11 za bieżący rok, w którym dokonujemy zwrotu składek ER:
  • Przychód będzie powiększony o kwotę zwrotu nadpłaconych składek społecznych w wysokości 563,00 zł.
  • Zaliczka podatku będzie powiększona o 68,00 zł, która wynika z opodatkowania zwrotu składek  563,00 zł * 12% = 52,08 563,00 *12% = 67,56 po zaokrągleniu 68,00
Pracownik nie będzie miał niedopłaty/nadpłaty zaliczki podatku w zeznaniu rocznym z tytułu tej korekty.

3.8 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe w bieżącym roku podatkowym

W sytuacji przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe występuje nadpłata składek społecznych, niedopłata składki zdrowotnej oraz niedopłata zaliczki podatku. Jeżeli przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe pracownika nastąpiło w bieżącym roku podatkowym, za który pracownik nie rozliczył się, to dokonując korekty w bieżącym miesiącu nie dodajemy elementu opodatkowanego jako zwrotu składek ER (nie zwiększamy przychodu, ponieważ w bieżącym roku przychód jest prawidłowy, tylko niepoprawnie zostały od niego naliczone składki ZUS). Pracownikowi zwracamy w kwocie netto różnicę między nadpłatą składek ER i niedopłata składki zdrowotnej (pobranej) oraz zwiększamy zaliczkę podatku, aby w zeznaniu rocznym pracownik nie miał niedopłaty.
Przykład
Pracownik zatrudniony na stawkę 8 000 zł. ZUS poinformował, że pracownik w marcu bieżącego roku przekroczył roczną podstawę składki emerytalnej i rentowej. Za ten miesiąc wykazano podstawę składek emerytalno-rentowych w wysokości 8000 zł, a powinna być w wysokości 2000 zł. (Pracownik jest zatrudniony w innej firmie, dlatego  przysługuje mu ulga podatkowa w 1/24 (150 zł).).
W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje: 1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na marzec), na zakładce 5.Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu: Informacja przekazana przez – np. ZUS, w polu Kwota wpisać 2000,00 zł z opcją Podstawa składki, w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić miesiąc marzec bieżącego roku (miesiąc i rok deklaracji). 2. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za marzec bieżącego roku, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę. 3. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić. Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy. 4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. Zapisujemy wypłatę 5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? [TAK] – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian 2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. [TAK] – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej 6. Zapisujemy wypłatę korygującą. Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:
L.p.Opis pozycjiWypłata za marzec br. (anulowana)Wypłata za marzec br. (korygująca)Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze8 000,008 000,00
2Podstawa składek emerytalnej i rentowej8 000,002 000,006 000,00
3Składka emerytalna (poz.2 x 9,76%)780,80195,20585,60
4Składka rentowa (poz.2 x 1,5%)120,0030,0090,00
5Podstawa składek chorobowej i wypadkowej8 000,008 000,00
6Składka chorobowa (poz.5 x 2,45%)196,00196,00
7Składki ZUS pracownika (poz.3+poz.4+poz.6)1 096,80421,20675,60 1)
(nadpłata)
8Podstawa zdrow. (poz.1-poz.7)6 903,207 578,80-675,60
9Składka zdrowotna (poz.8x9%)621,29682,09-60,80
(niedopłata)
10KUP250,00250,00
11Ulga podatkowa150,00150,00
12Podstawa opodatkowania
(poz.1-poz.7-poz.10)		~6653 ~7329
13Naliczona zaliczka podatku (poz.12 *12% - poz.11)648,36729,48
14Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu648,00729,00 przed skopiowaniem podatku-81,00 2)
(niedopłata)
15Do wypłaty
(poz.1-poz.7-poz.9-poz.14)		5 633,916 167,71 przed skopiowaniem płatności-533,80

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)
16Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej648,00
17Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej5 633,91
18Korekta netto wypłaty-614,80(nadpłata skł. ZUS 675,60 – niedopłata skł. zdrow. 60,80)
1) Kwota zwrotu składek emerytalnej i rentowej nie powinna zwiększać bieżącego przychodu, ponieważ przychód (z marca br) jest właściwy, tylko od tego przychodu nie zostały poprawnie naliczone składki. 2) Kwota niedopłaty podatku w wysokości 81,00 zł wynika z braku opodatkowania nadpłaty składek ER, czyli: 676,00 zł (zaokrąglenie nadpłaty składek ER) *12% = 81,12, po zaokrągleniu 81,00 zł W bieżącej wypłacie etatowej (np. za kwiecień br.) automatycznie pojawi się Spłata korekty netto wypłaty w wys. 614,80 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (675,60 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej  (60,80 zł). Jest to element nieopodatkowany, który wyrównuje tylko kwotę netto (płatność) dla pracownika. W tej wypłacie nie dodajemy elementu opodatkowanego (jako zwrotu nadpłaty składek ER), ponieważ tegoroczny przychód (z marca br.) jest właściwy, tylko od tego przychodu nie zostały poprawnie naliczone składki. Podatek odprowadzony w zbyt niskiej wysokości zostanie uzupełniony poprzez ręczna korektę zaliczki do US w bieżącej wypłacie.
Wyliczenia w bieżącej wypłacie:
L.p.Opis pozycjiWypłata bieżącaKorekta podatku
i ubezpieczeń
1Wynagrodzenie zasadnicze8000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)614,80 1)
3Podstawa składek emerytalnej i rentowej0,00
4Składka emerytalna (poz.3 x 9,76%)0,00
5Składka rentowa (poz.3 x 1,5%)0,00
6Podstawa składek chorobowej i wypadkowej8000,00
7Składka chorobowa (poz.6 x 2,45%)196,00
8Składki ZUS pracownika (poz.4+poz.5+poz.7)196,00
9Podstawa składki zdrowotnej (poz.6-poz.8)7804,00
10Składka zdrowotna (poz.9 x 9%)702,36
11Koszty uzyskania przychodu250,00
12Ulga podatkowa150,00
13Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1- poz.8-poz.11)		7554,00
14Naliczona zaliczka podatku(poz.13*12%-poz.12)756,48
15Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu756,00837,00 2)
zwiększona o +81,00
(756,00 + 81,00)
16Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.8-poz.10-poz.15)		6 960,446 879,44
1) Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego na płatność pracownika - jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej.

2) Po zaznaczeniu pola „Korekta podatku i ubezpieczeń” wpisujemy ręcznie wyliczoną i zaokrąglona kwotę zaliczki podatku do US. Pracownik nie będzie miał w zeznaniu rocznym niedopłaty podatku.

W deklaracji PIT-11 za bieżący rok:
  • Nie trzeba zwiększać przychodu na deklaracji o kwotę zwrotu nadpłaconych składek społecznych w wysokości 675,60 zł, ponieważ przychód ten był prawidłowy, tylko od niego były niepoprawnie naliczone składki ZUS.
  • Składki społeczne i składka zdrowotna będą wykazane prawidłowe z wypłaty korygującej.
  • Zaliczka podatku będzie wykazana prawidłowa, została powiększona o 81,00 zł w wypłacie bieżącej (w miesiącu, w którym było rozliczenie korekty z pracownikiem). Wynika ona z opodatkowania zwrotu składek (675,60 zł),  czyli 676 *12% = 81,12 po zaokrągleniu 81,00 zł.
Pracownik nie będzie miał w zeznaniu rocznym niedopłaty podatku.

3.9 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe za poprzednie lata dla byłego pracownika

W wyniku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe mamy do czynienia z nadpłatą składek społecznych, niedopłatą składki zdrowotnej oraz niedopłatą zaliczki podatku. W miesiącu, w którym kwota nadpłaty składek zostanie wypłacona (postawiona do dyspozycji) byłemu pracownikowi, pracodawca powinien pobrać od niej zaliczkę na podatek dochodowy, stosownie do postanowień art. 32 ustawy o pdof, czyli w wysokości 12% dochodu. Za dochód przyjmuje się „pełną” kwotę nadpłaty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (niepomniejszoną o niedopłacone składki na ubezpieczenia zdrowotne), po ewentualnym odliczeniu podstawowych kosztów uzyskania przychodów (250,00 zł).
Przykład
ZUS poinformował, że pracownik w poprzednim roku (12.2022) przekroczył roczną podstawę składek: emerytalnej i rentowej. Za ten miesiąc wykazano podstawę w wysokości 8000 zł, a powinna być w wysokości 3000 zł. Obecnie osoba nie jest już zatrudniona w firmie.
W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje: 1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na grudzień), na zakładce Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu: Informacja przekazana przez – np. ZUS, w polu Kwota wpisać 3000,00 zł z opcją Podstawa składki, w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić miesiąc 12.2022 (miesiąc i rok deklaracji). 2. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za grudzień bieżącego roku, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę. 3. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić!.Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy. 4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. Zapisujemy wypłatę. 5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian 2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota w wys. - 512,33 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (563,00 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (50,67zł). Wypłatę korygującą zapisać. 6. Zapisujemy wypłatę korygującą. Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:
L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2022
(anulowana)		Wypłata 12.20202(korygująca)Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze8 000,008 000,00
2Podstawa składek emerytalnej i rentowej8 000,003 000,005 000,00
3Składka emerytalna (poz.2 x 9,76%)780,80292,80488,00
4Składka rentowa (poz.2 x 1,5%)120,0045,0075,00
5Podstawa składek chorobowej i wypadkowej8 000,008 000,00
6Składka chorobowa (poz.5 x 2,45%)196,00196,00
7Składki ZUS pracownika (poz.3+poz.4+poz.6)1 096,80533,80563,00 1)
(nadpłata)
8Podstawa zdrow. (poz.1-poz.7)6 903,207 466,20-563,00
9Składka zdrowotna (poz.8x9%)621,29671,96-50,67
(niedopłata)
10KUP250,00250,00
11Ulga podatkowa300300
12Podstawa opodatkowania
(poz.1-poz.7-poz.10)		~6 653~7 216
13Naliczona zaliczka podatku (poz.12*12%-poz.11)498,36565,92
14Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu498,00566,0000 przed skopiowaniem podatku-68,00
(niedopłata) 2)
15Do wypłaty
(poz.1-poz.7-poz.9-poz.14)		5 783,916 228,24 przed skopiowaniem płatności-444,33

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)
16Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej498,00
17Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej5 783,91
18Korekta netto wypłaty (nowy element nieopodatkowany)-512,33(nadpłata skł. ZUS 563,00 – niedopłata skł. zdrow. 50,67)

1) Kwota zwrotu składek ER, która powinna zostać opodatkowana i wykazana w przychodzie na PIT za bieżący rok.

2) Kwota niedopłaty podatku w wys. 68,00 zł wynika z braku opodatkowania nadpłaty składek ER  czyli: 563,00 zł * 12% = 67,56, po zaokrągleniu 68,00 zł. Kwota zwrotu składek ER (563,00 zł) powinna być wykazana jako przychód ze stosunku pracy, od którego można odliczyć standardowe KUP (250,00 zł) oraz naliczyć 12% podatek. W tym celu zalecamy dodanie nowego typu wypłaty (z poziomu Konfiguracja firmy / Płace / Typy wypłat) o nazwie np. „Zwrot składek ER” i proponujemy ustawienie pól: Na zakładce [Ogólne]:
  • Rodzaj - Dodatek
  • Algorytm 1 – kwota
  • Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu – niezaznaczone
Na zakładce [Podatki/Nieobecności]:
  • Pozycja na deklaracji: PIT-4 1. Wynagrodzenie ze stosunku pracy
  • Podatek - naliczać wg progów
  • Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [ ] – niezaznaczone
  • Sposób naliczania koszty uzyskania – standardowe (lub nie naliczać)
  • Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – nie naliczać
  • Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać
Na zakładce [Szczegółowe]:
  • Wpływa na kwotę do wypłaty [ ] – niezaznaczone, co oznacza, że kwota tego elementu nie będzie wypłacana, ponieważ pracownik otrzymuje do wypłaty zwrot kwoty nadpłaty składek ER pomniejszony o niedopłatę składki zdrowotnej w elemencie Spłata korekty netto wypłaty. Natomiast zaliczka podatku policzona od elementu Zwrot składek ER będzie pomniejszała kwotę do wypłaty.
Na liście typu Inna za bieżący miesiąc dodajemy wypłatę z ręcznie wskazanym elementem (zakładka nr 2, ikona zielonego plusa) o nazwie Spłata korekty netto wypłaty w wys. 512,33 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (563,00 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (50,67 zł). Jest to element nieopodatkowany, który wyrównuje tylko kwotę netto (płatność) dla pracownika. Natomiast w celu opodatkowania kwoty zwrotu składek ER w pełnej wysokości (563,00 zł) należy dodać „Zwrot składek ER”.
Uwaga
W wypłacie pracownik otrzymuje do wypłaty „Spłatę korekty netto wypłaty” (nadpłatę składek społecznych pomniejszoną o niedopłatę składki zdrowotnej). Natomiast dodanie elementu „Zwrot składek ER” (niewypłacanego na kwotę do wypłaty) ma na celu opodatkowanie pełnej kwoty zwrotu składek ER (niepomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej).
Wyliczenia w bieżącej wypłacie na liście typu Inne:
L.p.Opis pozycjiWypłata bieżącaKorekta podatku I ubezpieczeń
1Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)512,33 1)
2Zwrot składek ER (opodatkowany)563,00 2)
3 Koszty uzyskania przychodu250,00
4Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.2-poz.3)		313,00
5Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.4*12%)		37,56
6Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu38,00 3)106,00
Zwiększona o +68,00
(38,00 + 68,00)
7Do wypłaty
(poz.1-poz.6)		474,33406,33
1) Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego tylko na płatność pracownika, jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej. 2) Wypłacenie elementu w celu opodatkowania zwrotu składek ER. 3) W celu skorygowania zaliczki podatku należy najpierw zapisać wypłatę i ponownie edytować, następnie zaznaczyć pole „Korekta podatku i ubezpieczeń” i ręcznie wpisać wyliczoną kwotę zaliczki podatku do US w wys. 106,00 zł.   Na deklaracji PIT-11 za bieżący rok, w którym dokonujemy zwrotu składek ER zostanie wykazane:
  • Przychód ze stosunku pracy w wys. 563,00 zł
  • Koszty uzyskania przychodu w wys. 250,00 zł
  • Zaliczka podatku w wys. 106,00 zł
Uwaga
Dla ZUS niedopłata składki zdrowotnej  (w wys. 50,67 zł) zostanie wykazana na korekcie raportu RCA za mc 12.2022.

3.10 Korygowanie wypłaty korygującej

Zdarzają się sytuację, które wymuszają na Użytkowniku ponowne naliczenie wypłaty korygującej, do wcześniej już wykonanej korekty. Wynika, to w dużej mierze z opóźnieniem w dostarczaniu decyzji dotyczących, np. przekroczenia przez pracownika rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych. W takich przypadkach, dla wcześniej już skorygowanej wypłaty konieczna jest jej ponowna korekta.
Przykład
Pracownik zatrudniony na stawce miesięcznej – 6000 zł. W czerwcu pierwotnie miał naliczone zwolnienie lekarskie w dniach 26.-30.06. W wypłacie zostały naliczone nastepujące elementy:
  • Wynagrodzenie zasadnicze – 5000 zł(6000 zł – 6000 zł * 5/30 = 6000 zł – 1000 zł = 5000 zł)
  • Wynagrodzenie za czas choroby – 690,30 (Podstawa zasiłku: 5177,60 zł)
Okres zwolnienia 26-30.06 zakwalifikowano jako wypadek w pracy. Dlatego tez skorygowano wypłatę za czerwiec. We wrześniu br. otrzymano pismo z ZUS, z informacją o przekroczeniu rocznej podstawy składek. W piśmie poinformowano, że podstawa składek w miesiącu czerwcu powinna wynieść 3000 zł. W związku z przesłanym pismem, należy ponownie skorygować wypłatę za czerwiec.
W celu dokonania pierwszej korekty w programie, związanej z rozliczeniem nieprawidłowej nieobecności proponujemy wykonać następujące operacje: 1. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za czerwiec bieżącego roku, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę. 2. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić. Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy. 3. W kalendarzu (Nie)obecności, na zakładce Nieobecności, należy podświetlić odpowiednią nieobecność (26-30.06.br), następnie pod prawym przyciskiem myszy należy wybrać opcję ‘Koryguj nieobecność’. Po wybraniu opcji ‘Koryguj nieobecność’ pojawi się pytanie: Czy skorygować nieobecność? Korygowanie wiąże się z anulowaniem nieobecności. Operacji nie można odwrócić. 4. Po zaakceptowaniu komunikatu, nieobecność zostanie anulowana w tle oraz automatycznie zostanie wyświetlone okno formularza nieobecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej. W typie nieobecności należy wprowadzić nieobecność korygującą Zwolnienie chorobowe (29-30.06) z przyczyną ‘Wypadek w pracy / choroba zawodowa’. Następnie należy zapisać formularz nieobecności oraz kalendarz (Nie)obecności. 5. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W elementach wypłaty pojawią się automatycznie składniki: zasiłek chorobowy/wyp. (29-30.06). W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. Zapisujemy wypłatę. 6. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian – wskazujemy NIE, w tym przypadku zaliczka podatku nie została jeszcze odprowadzona do Urzędu Skarbowego za ten miesiąc. 2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian 7. Zapisujemy wypłatę korygującą. Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:
L.pOpis pozycjiWypłata
czerwiec
br.
(anulowana)
Wypłata
czerwiec
br.
(korygująca)
Różnica
(wypł. anulowana– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze5000,005000,00
2Wynagrodzenie za czas choroby zostaje zmienione na
zasiłek chorobowy/wyp.
Wynagr.chor. (80%)
690,30
Należna wartość zasiłku wyp.
(100%)
862,90,, która zostaje zmniejszona do kwoty 80%
690,30

Niedopłata 20%
172,60
(862,90 – 690,30),zostanie wypłacona jako Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezp. wyp. w bieżącej wypłacie
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)
5000,005000,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
685,50685,50
5Podstawa skł. zdrowotnej
(poz.3-poz.4) + wynagrodzenie chorobowe
5004,804314,50
6Składka zdrowotna
(poz.5x9%)
450,43388,3162,12
(nadpłata)
7Koszty uzyskania przychodu250,00250,00
8Ulga podatkowa300,00300,00
9Podstawa opodatkowania
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.7)
~4 755~4 755
10Naliczona zaliczka podatku
(poz.9*12% -poz.8)
270,60270,60
11Zaliczka podatku do U.S.
po zaokrągleniu
271,00271,00 przed skopiowaniem podatku
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6–poz.11)
4 283,374 345,49
przed skopiowaniem płatności
-62,12
(niedopłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)
13Zaliczka podatku do US
skopiowana z wypłaty anulowanej
271,00
14Płatność do wypłaty
skopiowana z wypłaty anulowanej
4 283,37
15Korekta netto wypłaty -62,12(nadpłata składki zdrowotnej)
Naliczając bieżącą wypłatę pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. 62,12 (zwrot nadpłaty składki zdrowotnej). Dodajemy Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego (20%), podając okres od – do, za który wyrównujemy (26-30.06 br) i kwotę wyrównania (w wys. 172,60) Wyliczenia w bieżącej wypłacie:
L.pOpis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze6000,00
2Spłata korekty netto wypłaty
(nieopodatkowany)
62,12 1)
3Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezp.wyp.
(opodatkowany)
172,60 2)
4Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)
6000,00
5Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.4x9,76% + poz.4x1,5% + poz.4x2,45%)
822,60
6Podstawa skł. zdrowotnej (poz.4-poz.5)5177,40
7Składka zdrowotna (poz.6x9%)465,97
8Koszty uzyskania przychodu250,00
9Ulga podatkowa300,00
10Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1+poz.3-poz.5-poz.8)
5 100,00
11Naliczona zaliczka podatku
(poz.10*12% - poz.9)
312,00
12Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu312,00
13Do wypłaty
(poz.1+poz.2+poz.3-poz.5-poz.7- poz.12)
4 634,15
1) Zwrot składki zdrowotnej niesłusznie pobranej w czerwcu br. 2) Dodanie elementu wyrównania 20% zasiłku chorobowego z ubezpieczania wypadkowego. Po otrzymaniu informacji z ZUS, dotyczącej przekroczenia podstawy składek emerytalno- rentowych konieczne jest ponowne skorygowanie wypłaty za czerwiec br. W celu wykonania korekty do wypłaty już skorygowanej za czerwiec br. należy wykonać następujące kroki: 1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na czerwiec), na zakładce Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu: Informacja przekazana przez – ZUS, w polu Kwota wpisać 3000,00 zł z opcją Podstawa składki, w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić miesiąc 06.2023 (miesiąc i rok deklaracji). 2. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac korygująca EKOR/2023/6, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę. 3. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić. Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Wybieramy ‘Dokument’, za pomocą ‘Plusa’ dodajemy nowy symbol, np. EKOR1. Wskazujemy i zapisujemy formularz listy płac. 4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej EKOR1, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. W składniku Zasiłek chorobowy/wyp należy zmienić procent ze 100% na 80%, przeliczyć oraz zapisać element. W wypłacie zostanie naliczony element Korekta netto z poprzedniej wypłaty w kwocie -62,12. Składnik nalicza się w sytuacji, gdy w wypłacie anulowanej było wykonane kopiowanie płatności i był naliczony element ‘Korekta netto wypłaty’. Element jest naliczany w celu poprawnego ustalenia różnicy w kwocie netto pomiędzy wypłatami. Zapisujemy wypłatę. 5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian 2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian Na zakładce Elementy wypłaty należy sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota w wys.-204,94 jako różnica między nadpłatą składek ER i niedopłaty składki zdrowotnej. 6. Zapisujemy wypłatę korygującą. Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:
L.pOpis pozycjiWypłata korygująca
(anulowana) 06.2023
Wypłata (korygująca nr 2) 06.2023Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze5 000,005 000,00
2Zasiłek chorobowy/wyp.690,30Należna wartość zasiłku wyp.
(100%)
862,90
która zostaje zmniejszona do kwoty 80%
690,30
3Korekta netto z poprzedniej wypłaty-62,12-62,12
4Podstawa składek emerytalnej i rentowej5 000,003000,002000,00
5Składka emerytalna (poz.4 x 9,76%)488,00292,80
6Składka rentowa (poz.4 x 1,5%)75,0045,00
7Podstawa składek chorobowej i wypadkowej5 000,005 000,00
8Składka chorobowa (poz.7 x 2,45%)122,50122,50
9Składki ZUS pracownika (poz.5+poz.6+poz.8)685,50460,30225,20 1)
(nadpłata)
10Podstawa zdrow. (poz.1-poz.9)4 314,504 539,70-225,20
11Składka zdrowotna (poz.10x9%)388,31408,57-20,26 (niedopłata)
12Koszty uzyskania przychodu250,00250,00
13Ulga podatkowa300,00300,00
14Podstawa opodatkowania
(poz.1+poz.2-poz.9-poz.12)
4 754,80 ~47554 980,00
15Naliczona zaliczka podatku
(poz.14*12%-poz.13)
270,60297,60
16Zaliczka podatku do U.S.
po zaokrągleniu
271,00298,00 przed skopiowaniem podatku- 27,00
(niedopłata) 2)
17Do wypłaty
(poz.1+poz.2+poz.3-poz.9 i poz.11 - poz.16)
4 283,374 461,31
przed skopiowaniem płatności
-177,94

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)
18Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej271,00
19Płatność do wypłaty
skopiowana z wypłaty anulowanej
4 283,37
20Korekta netto wypłaty
(nowy element nieopodatkowany)
-204,94(nadpłata skł. ZUS 225,20 – niedopłata skł. zdrow. 20,26)
1) Kwota zwrotu składek emerytalnej i rentowej nie powinna zwiększać bieżącego przychodu, ponieważ przychód (z czerwca br) jest właściwy, tylko od tego przychodu nie zostały poprawnie naliczone składki. 2) Kwota niedopłaty podatku w wysokości 27,00 zł wynika z braku opodatkowania nadpłaty składek ER, czyli: 225,00 zł (zaokrąglenie nadpłaty składek ER) *12% = 27,00 zł. Wraz z naliczeniem bieżącej wypłaty zostanie naliczony składnik ‘Spłata korekty netto’ w kwocie 204,94. Wyliczenia w bieżącej wypłacie:
L.pOpis pozycjiWypłata bieżącaKorekta podatku i ubezpieczeń
1Wynagrodzenie zasadnicze6 000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)204,94 1)
3Podstawa składek emerytalnej i rentowej0,00
4Składka emerytalna (poz.3 x 9,76%)0,00
5Składka rentowa (poz.3 x 1,5%)0,00
6Podstawa składek chorobowej i wypadkowej6 000,00
7Składka chorobowa (poz.6 x 2,45%)147,00
8Składki ZUS pracownika (poz.4+poz.5+poz.7)147,00
9Podstawa składki zdrowotnej (poz.6-poz.8)5 853,00
10Składka zdrowotna (poz.9 x 9%)526,77
11Koszty uzyskania przychodu250,00
12Ulga podatkowa300,00
13Podstawa opodatkowaniaPodstawa opodatkowania
(poz.1 - poz.8-poz.11)
5 603,00
14Naliczona zaliczka podatku
(poz.13*12%-poz.12)
372,36
15Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu372399,00 2)
Zwiększona o +27(372,00+27,00)
16Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.8-poz.10-poz.18 poz.15)
5 159,175132,17

1) Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego na płatność pracownika - jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej. 2) Po zaznaczeniu pola „Korekta podatku i ubezpieczeń” wpisujemy ręcznie wyliczoną i zaokrąglona kwotę zaliczki podatku do US. Pracownik nie będzie miał w zeznaniu rocznym niedopłaty podatku.

4 Przykłady korygowania wypłat dotyczące zleceniobiorców

4.1 Przekwalifikowanie umowy o dzieło na umowę zlecenie za poprzednie lata (zleceniobiorca nadal wykonuje umowę, płatnik opłaci zaległe składki)

W wyniku kontroli ZUS w firmie zostały zakwestionowane umowy o dzieło i przekwalifikowane na umowy zlecenia. Firma musi dokonać zgłoszenia do ubezpieczeń i opłacić zaległe składki ZUS za poszczególne miesiące.
Uwaga
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finsnaów z dnia 30 marca 2023 (sygn. DD3.8203.1.2023), w sytuacji opłacenia zaległych składek przez podatnika, nie stanowią one przychodu zleceniobiorcy. „zapłacenie przez płatnika składek zaległych składek sus oraz składek zdrowotnych dotyczących pracowników, zleceniobiorców, byłych pracowników lub zleceniobiorców nie powoduje po stronie tych podatników powstania przychodu w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy PIT. Zapłata przez płatnika składek zaległych składek z ww. tytułów nie stanowi przysporzenia majątkowego zwiększającego majątek podatnika, i jako taka, nie może być uznana za nieodpłatne świadczenie na rzecz podatnika.”
Uwaga
W przypadku korekty składek na ubezpieczenia społeczne i składki na ubezpieczenie zdrowotne zleceniobiorcy za lata ubiegłe, płatnik ani podatnik nie korygują rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych za te lata. Pobrane przez płatnika zaliczki na podatek dochodowy, sporządzone przez niego za te lata deklaracje PIT-4R i informacje PIT-11, a także zeznanie roczne podatnika, odzwierciedlały bowiem stan faktyczny istniejący w dniu ich sporządzenia, tj. wysokość składek faktycznie pobranych przez płatnika w danym roku.
Uwaga
Gdyby zleceniobiorca zwrócił płatnikowi równowartość zapłaconych za niego zaległych składek, to wówczas mógłby w rocznym zeznaniu podatkowym odliczyć odpowiednio od dochodu .
Przykład
Zleceniobiorca wykonywał umowę o dzieło w miesiącu 12.2022 na kwotę 4000 zł. Obecnie również wykonuje umowę na rzecz firmy. W wyniku kontroli ZUS umowa o dzieło z 12.2022 ma zostać przekwalifikowana na umowę zlecenie, która powinna podlegać obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu oraz zdrowotnemu (bez chorobowego).
W celu dokonania korekty (za poszczególne miesiące) w programie proponujemy wykonać następujące operacje: 1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za 12.2022, podświetlić wypłatę odpowiedniej osoby – zleceniobiorcy, która jest zamknięta / zaksięgowana, pod prawym przyciskiem myszy z menu kontekstowego należy wybrać ‘Koryguj wypłatę’. 2. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić. Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy.
Uwaga
Po otworzeniu okna formularza listy płac istnieje możliwość utworzenia własnego symbolu listy płac korygującej. Opis znajduje się w punkcie 2.7
3. W formularzu umowy dokonać zmiany rodzaju umowy z „PIT-8B 6.Umowa o dzieło 20%” na „PIT 8B 6.Przychody z osob.wyk.działaln.”, następnie należy w zakładce 2. Ubezpieczenia uzupełnić kod tytułu ubezpieczenia (0411) oraz zaznaczyć, jakim ubezpieczeniom podlega ta umowa (emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu i zdrowotnemu, bez chorobowego) i od kiedy (np. 1.12.2022). 4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla zleceniobiorcy należy naliczyć wypłatę korygującą. W tym kroku należy sprawdzić wartość brutto umowy oraz naliczone składki. Zapisujemy wypłatę. 5. Podczas zapisu wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej?   TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian 2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian
Uwaga
W przypadku jeżeli podatnik uzgodnił ze zleceniobiorcą, aby potrącić zaległe składki na ubezpieczenie społeczne wraz z jego następną wypłatą, wówczas w pkt. 5 należałoby skopiować schemat płatności z wypłaty anulowanej. W wypłacie korygującej pojawi się składnik Korekta netto wypłaty, którego rozliczenie nastąpi z najbliższą wypłatą zleceniobiorcy
6. Zapisujemy wypłatę korygującą Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:
L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2022
(anulowana)		Wypłata 12.2022
(korygująca)		Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Umowa o dzieło później zamieniona na umowę zlecenie4000,004000,00
2Podstawa składek społecznych (bez chorobowej) (poz.1)0,004000,00
3Składki społeczne finansowane przez pracownika (E, R, bez chorobowej)
(poz.2x9,76% + poz.2x1,5%)		0,00450,40-450,40
(niedopłata)
4Podstawa składki zdrowotnej
(poz.2-poz.3)		0,003 549,60
5Składka zdrowotna
(poz.4x9%)		0,00319,46-319,46
(niedopłata)
6KUP 20% ((poz.1-poz.3)*20%)800709,92
7Podstawa opodatkowania (poz.1-poz.3-poz.6)3200,00~2 840
8Naliczona zaliczka podatku (poz.7*12%)384,00340,80
9Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu384,00341,00przed skopiowaniem podatku43,00
(nadpłata)
10Do wypłaty
(poz.1-poz.3-poz.5-poz.109)		3 616,002 889,14 przed skopiowaniem płatności726,86
(nadpłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)
11Zaliczka podatku do US skopiowana z wypłaty anulowanej384,00
12Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej3 616,00
13Korekta netto wypłaty769,86
Jeżeli Użytkownik zdecyduje się na kopiowanie schematu płatności, przy naliczaniu bieżącej wypłaty umowy zlecenia powinna pojawić się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. -769,86 jako potrącenie (netto) w wysokości sumy zaległych składek społecznych ( 450,40 zł) i zaległej składki zdrowotnej  ( 319,46 zł). Ten element może pojawić się jako druga wypłata na liście płac (domyślnie) lub jako drugi element wypłaty w wypłacie (w przypadku zaznaczonego parametru „Rozlicz zasiłki ZUS i spłaty pożyczek/zaliczek w  wypłacie umów cywilnoprawnych” w konfiguracji firmy / Płace / Parametry - zalecany sposób). Po naliczeniu bieżącej wypłaty z umowa zlecenia w wys. 4000 zł oraz elementu Spłata korekty netto wypłaty w wys. -769,86  zł  dodajemy ręcznie element „Zaległy ZUS / zlecenie / firma (PIT-11)" w wys. 769,86  zł zł.  Wyliczenia w bieżącej wypłacie:
L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Umowa zlecenie4000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)-769,86 1)
3Zaległy ZUS / zlecenie / firma (PIT-11) (opodatkowany i ozusowany)769,86
4Podstawa składek społecznych (bez chorobowej)4 769,86
5Składki społeczne pracownika (E, R, bez chorobowej)
(poz.4x9,76% + poz.4x1,5%)		537,09
6Podstawa składki zdrowotnej (poz.4-poz.5)4 232,77
7Składka zdrowotna (poz.6 x 9%)380,95
8Koszty uzyskania przychodu 20%846,55
9Podstawa opodatkowania
(poz.1+ poz.3-poz.5-poz.8)		~3 386
10Naliczona zaliczka podatku
(poz.9*`12%)
406,32
11Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu406,00
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2 (ujemna) +poz.3-poz.5-poz.7-poz.11)		2 675,96
1) Potrącenie netto zaległych składek, które będą sfinansowane przez płatnika poprzez dodanie elementu „Zaległy ZUS / zlecenie / firma (PIT-11)” - dodatkowego przychodu pracownika. W deklaracji PIT-11 za bieżący rok przychód będzie powiększony o kwotę zapłaconych przez firmę zaległych składek (768,86 zł), od którego zostały naliczone składki ZUS, koszty uzyskania przychodu oraz zaliczka na podatek.

4.2 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe za poprzednie lata dla byłego zleceniobiorcy

W wyniku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe mamy do czynienia z nadpłatą składek społecznych, niedopłatą składki zdrowotnej oraz niedopłatą zaliczki podatku.  Nadpłacone przez zleceniobiorcę składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b) ustawy o pdof pomniejszyły dochód uzyskany przez tę osobę z umowy zlecenia. W konsekwencji zwrócona za pośrednictwem zleceniodawcy (tj. płatnika składek) kwota nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w części sfinansowanej przez zleceniobiorcę, będzie stanowiła przychód tej osoby z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof. Od tego przychodu zleceniodawca, jako płatnik, powinien pobrać 12% zaliczkę na podatek dochodowy, zgodnie z zasadami określonymi w art. 41 ust. 1 i 1a ustawy o pdof. Trzeba przy tym zwrócić uwagę, że przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od zwracanej byłemu zleceniobiorcy kwoty nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, płatnik powinien uwzględnić koszty uzyskania przychodu w wysokości 20% przychodu (bądź 50%, jeżeli przedmiotem zawartej umowy jest czynność stanowiąca przedmiot prawa autorskiego). Wynika to z postanowień art. 41 ust. 1 w związku z art. 22 ust. 9 pkt 3 i 4 ustawy o pdof. Powyższe dotyczy również sytuacji, gdy zwrot nadpłaconych składek następuje już po wygaśnięciu umowy zlecenia z daną osobą. Źródłem oraz podstawą wypłaty tego świadczenia jest umowa zlecenia, która w przeszłości łączyła firmę będącą zleceniodawcą ze zleceniobiorcą.
Przykład
Zleceniobiorca w 12.2022 przekroczył roczną podstawę składek emerytalno-rentową. Za ten miesiąc wykazano podstawę w wys. 10000 zł, a powinna być w wys. 5000 zł. Umowa podlegała również dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu. W umowie były naliczane 20% koszty uzyskania przychodu. Obecnie osoba nie jest zatrudniona w firmie ani w ramach umowy cywilnoprawnej, ani w ramach umowy o pracę.
W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje: 1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na grudzień), na zakładce Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu: Informacja przekazana przez – np. ZUS, w polu Kwota wpisać 5000,00 zł z opcją Podstawa składki, w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić miesiąc 12.2022 (miesiąc i rok deklaracji). 2. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za 12.2022, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę. 3. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić. Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy. 4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego zleceniobiorcy należy naliczyć wypłatę korygującą. Zapisujemy wypłatę. 5.Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian 2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota w wys. - 512,33 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (563,00 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (50,67zł). Wypłatę korygującą zapisać. 6. Zapisujemy wypłatę korygującą. Wyliczenia w anulowanej i korygującej wypłacie:
L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2022
(anulowana)		Wypłata 12.2022(korygująca)Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Umowa zlecenie10 000,0010 000,00
2Podstawa składek emerytalnej i rentowej10 000,005000,005000,00
3Składka emerytalna (poz.2 x 9,76%)976,00488,00488,00
4Składka rentowa (poz.2 x 1,5%)150,0075,0075,00
5Podstawa składek chorobowej i wypadkowej10 000,0010 000,00
6Składka chorobowa (poz.5 x 2,45%)245,00245,00
7Składki ZUS pracownika (poz.3+poz.4+poz.6)1 371,00808,00563,00 1)
(nadpłata)
8Podstawa zdrowotnej (poz.1-poz.7)8 629,009 192,00-563,00
9Składka zdrowotna (poz.8x9%)776,61827,28-50,67
(niedopłata)
10KUP 20% ((poz.1-poz.7)*20%)1 725,801 838,40
11Podstawa opodatkowania
(poz.1-poz.7-poz.12)		~6 903~7 354
12Naliczona zaliczka podatku
(poz.11 *12%)
828,36882,48
13Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu
828,00882,00 przed skopiowaniem podatku-54,00 2)
(niedopłata)
14Do wypłaty
(poz.1-poz.7-poz.9-poz.13)		7 024,397 482,72 przed skopiowaniem płatności-458,33(niedopłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)
18Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej828,00
19Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej7 024,39
20Korekta netto wypłaty-512,33(nadpłata skł. ZUS 563,00 – niedopłata skł. zdrow. 50,67) )
1) Kwota zwrotu składek emerytalnej i rentowej, która powinna zostać opodatkowana i wykazana w przychodzie deklaracji PIT-11 za bieżący rok. 2) Kwota niedopłaty podatku w wys. 54,00 zł wynika z braku opodatkowania nadpłaty składek ER z uwzględnieniem odliczenia niedopłaty składki zdrowotnej odliczonej, czyli 563,00 (nadpłata skł.ER) – 112,60 zł (563,00*20%KUP) = 450,40, po zaokrągleniu 450,00*12% = 54,00 zł. Kwota zwrotu składek ER (563,00 zł) powinna być wykazana jako przychód (z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof), od którego należy obliczyć 20% KUP oraz 12% podatek. W tym celu zalecamy dodanie nowego typu wypłaty (z poziomu Konfiguracja firmy / Płace / Typy wypłat) o nazwie np. „Zwrot składek ER / zlecenie” i proponujemy ustawienie pól: Na zakładce [Ogólne]:
  • Rodzaj - Dodatek
  • Algorytm 1 – kwota
  • Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu – niezaznaczone
Na zakładce [Podatki/Nieobecności]:
  • Pozycja na deklaracji PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy zlecenia…
  • Podatek – „procent jak dla umów”
  • Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [ ] – niezaznaczone
  • Sposób naliczania koszty uzyskania – procent – 20%
  • Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – nie naliczać
  • Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać
Na zakładce [Szczegółowe]:
  • Wpływa na kwotę do wypłaty [ ] – niezaznaczone, co oznacza, że kwota tego elementu nie będzie wypłacana (pracownik otrzymuje do wypłaty zwrot kwoty nadpłaty składek ER pomniejszony o niedopłatę składki zdrowotnej w elemencie Spłata korekty netto wypłaty), natomiast zaliczka podatku policzona od tego elementu  będzie pomniejszała kwotę do wypłaty.
Na liście typu Inna za bieżący miesiąc ręcznie dodajemy Spłata korekty netto wypłaty w wys. 512,33 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (563,00 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (50,67 zł). Jest to element nieopodatkowany, który wyrównuje tylko kwotę netto (płatność) dla pracownika. Natomiast w celu opodatkowania kwoty zwrotu składek ER w pełnej wysokości (563,00) należy dodać „Zwrot składek ER / zlecenie”.
Uwaga
W wypłacie pracownik otrzymuje do wypłaty „Spłatę korekty netto wypłaty” (nadpłatę składek społecznych pomniejszoną o niedopłatę składki zdrowotnej). Natomiast dodanie elementu „Zwrot składek ER” (niewypłacanego) ma na celu opodatkowanie pełnej kwoty zwrotu składek ER (niepomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej).
Wyliczenia w bieżącej wypłacie na liście typu Inne:
L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)512,33 1
2Zwrot składek ER / zlecenie (opodatkowany)563,00 2)
320% KUP (poz.2 * 20%)112,60
4Podstawa opodatkowania
(poz.2 - poz.3)		~450
5Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu54,00 3)
6Do wypłaty
(poz.1 - poz.5)		458,33
1) Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego tylko na płatność pracownika, jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej. 2) Wypłacenie elementu w celu opodatkowania zwrotu składek ER. 3) W celu skorygowania zaliczki podatku należy najpierw zapisać wypłatę i ponownie edytować, następnie zaznaczyć pole „Korekta podatku i ubezpieczeń” i wpisać ręcznie wyliczoną kwotę zaliczki podatku do US w wysokości 54,00 zł. Na deklaracji PIT-11 za bieżący rok, w którym dokonujemy zwrotu składek ER zostanie wykazane:
  • Przychód z osobiście wykonywanej działalności w wysokości 563,00    zł
  • Koszty uzyskania przychodu w wysokości 112,60 zł
  • Zaliczka podatku w wysokości 54,00 zł
 
Uwaga
Dla ZUS niedopłata składki zdrowotnej pobranej (w wys. 50,67) zostanie wykazana na korekcie raportu RCA za mc 12.2022.

OPT035- Rozliczenie czasu pracy w modułach płacowych

Data aktualizacji: 11-08-2023

Spis treści

Wstęp

Normy i wymiar czasu pracy w przepisach

Harmonogramy czasu pracy (plany pracy)

Konfiguracja pojedynczego kalendarza

Konfiguracja wszystkich kalendarzy

Plan pracy i czas przepracowany pracownika

Nadgodziny

Rozliczanie nadgodzin wg norma zgodna z planem pracy

Rozliczanie nadgodzin wg normy dobowej i normy średniotygodniowej

Czas wolny za nadgodziny – Płace i Kadry Plus

Wydruki ewidencji czasu pracy

Różnicowe wyliczenie wynagrodzenia za nadgodziny i godziny nocne

Wstęp

Dokument jest przeznaczony dla Użytkowników systemu Comarch ERP Optima - modułów: Płace i Kadry lub Płace i Kadry Plus - jako pomoc w skonfigurowaniu dostępnych w programie parametrów w celu rozliczenia czasu pracy pracowników, a szczególnie naliczenia nadgodzin. Ze względu na to, że przepisy dotyczące nadgodzin są bardzo rozbudowane i skomplikowane, to duża część dokumentu została poświęcona ich interpretacji. Opisy sposobów konfiguracji oraz rozliczania czasu pracy zostały przedstawione na przykładach praktycznych.

Normy i wymiar czasu pracy w przepisach

Pojęcie normy czasu pracy (art. 129 k.p.)

Normy to maksymalne liczby godzin do przepracowania w przyjętym okresie rozliczeniowym, które określa art.129 kodeksu pracy. Art. 129. § 1. Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy, z zastrzeżeniem art. 135-138, 143 i 144. § 2. W każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. W pozakodeksowych ustawach spotkać można inne, obniżone normy czasu pracy dla pewnych grup pracowniczych. Jest to np. norma dobowa – 7h i średniotygodniowa – 35h dla osób niepełnosprawnych.

Pojęcie wymiaru czasu pracy (art. 130 k.p.)

Wymiar czasu pracy to liczba godzin, którą pracownik powinien przepracować w przyjętym okresie rozliczeniowym, wyliczana zgodnie art.130 kodeksu pracy. Art. 130. § 1. Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, ustalany zgodnie z art. 129 § 1, oblicza się: 1) mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie 2) dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku. § 2. Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Poniżej przykłady wyliczenia wymiaru czas pracy w jednomiesięcznych okresach rozliczeniowych w 2023 r.
Przykład
Ustalenie wymiaru czasu pracy dla miesiąca stycznia 2023 r. - liczba tygodni: 1-7, 8-14, 15-21, 22-28, czyli 4 tygodnie * 40h = 160h, - liczba dni wystających, które mieszczą się w zakresie od poniedziałku do piątku: 30, 31, czyli 2 dni * 8h = 16h, - pomniejszenie za święta przypadające w innym dniu niż niedziela:  6 (Trzech Króli), czyli 1 dzień * 8h = 8h, - wyliczenie wymiaru: 160h + 16h – 8h = 168h
Przykład
Ustalenie wymiaru czasu pracy dla miesiąca listopad 2023 r. - liczba tygodni: 1-7, 8-14, 15-21, 22-28, czyli 4 tygodnie * 40h = 160h, - pozostała liczba dni, które mieszczą się w zakresie od poniedziałku do piątku: 29, 30, czyli 2 dni * 8h = 16h, - pomniejszenie za święta przypadające w innym dniu niż niedziela: 1, 11, czyli 2 dni * 8h = 16h, - wyliczenie wymiaru: 160h + 16h - 16h = 160h Za święto przypadające w sobotę (11 listopada) należy wyznaczyć dodatkowy dzień wolny w planie pracy./example]
2023 - MiesiąceLiczba dniNorma dobowaWYMIAR
Styczeń218168
Luty208160
Marzec238184
Kwiecień198152
Maj218168
Czerwiec218168
Lipiec218168
Sierpień228176
Wrzesień218168
Październik228176
Listopad*208160
Grudzień198152
SUMA250-2000
Zestawienie wymiarów czasu pracy w 2023 roku dla okresów jednomiesięcznych przy wyznaczeniu soboty jako dodatkowego dnia wolnego w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy

*

  • Za święto przypadające w sobotę należy wyznaczyć dodatkowy dzień wolny w planie pracy.
Zestawienie wymiarów czasu pracy w 2023 roku dla okresów jednomiesięcznych przy wyznaczeniu soboty jako dodatkowego dnia wolnego w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy    

Wymiar czasu pracy niepełnoetatowca

Pracownik zatrudniony na część etatu powinien mieć obniżony wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym proporcjonalnie do wymiaru zatrudnienia. Praca może być przez takiego pracownika świadczona przeciętnie 5 dni w tygodniu, we wszystkie dni robocze w mniejszym wymiarze dobowym, bądź w niektóre dni tygodnia przez większą liczbę godzin.
Przykład
Ustalenie wymiaru czasu pracy dla pracownika zatrudnionego na ¾ etatu, dla 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego (10-12.2023). - suma wymiarów z 3 miesięcy: 176 + 160 + 152= 488h - wyliczenie wymiaru: mnożymy przez wymiar etatu: 512h* ¾ = 366h W 11.2023 za święto przypadające w sobotę (11 listopada) należy wyznaczyć dodatkowy dzień wolny w planie pracy.
Pracodawca powinien pamiętać o ustaleniu dla zatrudnionego na część etatu tzw. limitu godzin. Stosownie, bowiem do art. 151 § 5 K.p., strony ustalają w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 1511 § 1. Ustalenie limitu zależy od okoliczności faktycznych, a zwłaszcza od rozkładu czasu pracy danego pracownika. Sposoby jego ustalenia w umowach o pracę są różne, a mianowicie można go określić przez wskazanie wymiaru dobowego - np. "praca powyżej 5 godzin na dobę" albo wielkości etatu - np. "praca przekraczająca wymiar 3/4 etatu". W programie Comarch ERP Optima Płace i Kadry można określić limit nadgodzin dla niepełnoetatowca poprzez jako wprowadzenie odpowiedniej normy dobowej i średniotygodniowej (niższej niż dla pełnego etatu).

Harmonogramy czasu pracy (plany pracy)

Harmonogram czasu pracy jest sprecyzowanym planem pracy pracownika (lub grupy pracowników), który powinien być zdefiniowany zgodnie z przepisami. Powinnością pracodawcy jest ustalenie wymiaru czasu pracy (proporcjonalnie do jego wymiaru etatu) przed rozpoczęciem danego okresu rozliczeniowego i jego „rozłożenie” na poszczególne dni tego okresu z uwzględnieniem:
  • obowiązujących pracownika norm czasu pracy,
  • godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • odpoczynku dobowego i tygodniowego,
  • przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
  • zakazu pracy w niedziele i święta (a gdy jest dozwolona praca w niedzielę – wyznaczenie jednej na 4 tygodnie niedzieli wolnej od pracy).
Kontrola zgodności tworzonego harmonogramu czasu pracy z przepisami należy do Użytkownika programu. Harmonogramy czasu pracy definiujemy w programie Comarch ERP Optima w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Kalendarze. Z tego poziomu można dodać dowolną ilość kalendarzy, zgodnie z potrzebami firmy. Standardowo w programie podczas kreowania nowej bazy tworzony jest kalendarz o nazwie STANDARD z dniami pracy od poniedziałku do piątku (w godzinach od 7:00 do 15:00) z wyznaczonymi świętami w aktualnym i kolejnym roku. Symbol na poszczególnych dniach kalendarza oznacza, że nie były one jeszcze definiowane i przyjmują domyślne ustawienia. Sposób tworzenia i definiowania kalendarzy opisany jest szczegółowo w podręczniku do konfiguracji programu.

Rys 1. W konfiguracji - kalendarz Standard – zakładka Kalendarz (z naniesionymi standardowymi świętami) oraz z wyznaczonym dniem wolnym (10.11.2023) wyznaczonym za święto przypadające w sobotę (11 listopada)

Konfiguracja pojedynczego kalendarza

Z poziomu Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Kalendarze - na karcie danego kalendarza normatywnego (harmonogramu) występują pola:
  • Uwzględniaj wymiar etatu – powinien być zaznaczony dla kalendarzy pracowników zatrudnionych na niepełny etat, którzy mają obowiązek pracować w te same dni, co pracownicy pełnoetatowi, lecz w skróconym wymiarze czasu pracy. Jeśli pracownik zatrudniony na ½ etatu ma pracować np. co drugi dzień po 8 godzin, to definiujemy dla niego osobny kalendarz i odznaczamy ten parametr.
  • Modyfikowanie planu pracy przez nieobecność – domyślnie zaznaczony, ma znaczenie, gdy w planie pracy (harmonogramie) stosujemy inną strefę niż „Czas pracy podstawowy”, wówczas wymagane jest zaznaczenie tego parametru. Powoduje on przywrócenie strefy „Czas pracy podstawowy” w planie pracy na dni wprowadzonych nieobecności. Jest to istotne, aby program dobrze pomniejszał wynagrodzenie zasadnicze za czas nieobecności.
W obszarze Nadgodziny / godziny nocne dostępne są parametry:
  • Rozliczaj nadgodziny – zaznaczony parametr umożliwia rozliczaniem nadgodzin przez program.
  • Licz standardowe dopłaty do nadgodzin – zaznaczony parametr powoduje, że program będzie generował standardowe dopłaty do nadgodzin (50%, 100%).
  • Licz standardowe wynagrodzenie powyżej/poniżej normy –zaznaczony parametr umożliwia naliczenie wynagrodzenia zasadniczego powyżej/poniżej normy – w nowy bazach jako osobny element wypłaty (poza wynagrodzeniem zasadniczym), ponieważ domyślnie jest zaznaczony inny parametr „Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy liczone jako oddzielny element wypłaty” w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry – zakładka 3.
  • Licz standardowe dopłaty do godzin nocnych – zaznaczony parametr powoduje, że będą naliczane dopłaty do godzin nocnych.
  • Norma zgodna z planem pracy – zaznaczony parametr oznacza, że norma do wyliczenia nadgodzin będzie przyjmowana z planu pracy.
  • Jeśli nadgodziny mają być rozliczane zgodnie z normami kodeksowymi: dobową i średniotygodniową, to wyłączamy opcję [ ] Norma zgodna z planem pracy i wpisujemy odpowiednie wartości w polach: –Norma dobowa: standardowo 8h –Norma średniotygodniowa: standardowo 40h
  • Parametr Z uwzględnieniem przedłużonych dobowych wymiarów z planu pracy (równoważny czas pracy) ma zastosowanie np. w równoważnym systemie czasu pracy, gdzie dopuszczalne jest wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (ponad 8h) jednego dnia, które powinno być rekompensowane skróceniem dobowego wymiaru czasu pracy (poniżej 8h) w innym dniu lub udzieleniem dnia wolnego od pracy. Po zaznaczeniu tego parametru, praca w godzinach nadliczbowych dobowych będzie liczona następująco: –W dniach pracy – program będzie sprawdzał oprócz normy dobowej określonej w definicji kalendarza w konfiguracji, również dobowy wymiar czasu pracy ustalony w planie pracy (harmonogramie) pracownika. -W dniach wolnych od pracy / świątecznych – program będzie sprawdzał tylko normę dobową określoną w definicji kalendarza.
  • Parametr Z uwzględnieniem standardowych świąt – ma wpływ na wyliczenie normy do nadgodzin uwzględnianej przy sprawdzaniu, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej. Gdy parametr jest: -Zaznaczony – to norma do nadgodzin (liczona jako pełne tygodnie * 40h + brzegowe dni * 8h) jest pomniejszona o ustawowe święta przypadające w innych dniach niż niedziela (zapisane w programie), niezależnie od tego, czy zostały naniesione w planie pracy. -Niezaznaczony – to norma do nadgodzin jest pomniejszana o święta wpisane na planie pracy pracownika w innych dniach niż niedziela.
  • Parametr Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe – ma wpływ na wyliczenie dopłat do nadgodzin. Gdy parametr jest: -Zaznaczony – w przypadku okresu rozliczeniowego dłuższego niż miesiąc, dopłaty do nadgodzin dobowych są naliczane w miesiącu wystąpienia nadgodzin, natomiast dopłaty do nadgodzin średniotygodniowych na koniec okresu rozliczeniowego. Jako rozliczenie nadgodzin w wypłacie generują się standardowe typy wypłat: Dopłata do nadgodzin dobowych 50%, Dopłata do nadgodzin dobowych 100%, Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100%. (Dla okresu 1 miesięcznego też występuje podział na dopłaty dobowe i średniotygodniowe). -Niezaznaczony – w przypadku okresu rozliczeniowego dłuższego niż miesiąc, dopłaty do nadgodzin (dobowych i średniotygodniowych) są naliczane w wypłacie za ostatni miesiąc okresu rozliczeniowego. Jako rozliczenie generują się standardowe elementy Dopłaty do nadgodzin 50%, Dopłaty do nadgodzin 100%.
  • Algorytm bilansowania nadgodzin w rozliczanym okresie zależy od parametru Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe i gdy ten parametr jest: Zaznaczony – to dostępne są opcje: –Tylko średniotygodniowe – nadgodziny dobowe nigdy nie są bilansowane, a na koniec okresu rozliczeniowego nadgodziny średniotygodniowe są bilansowane niedogodzinami oraz nieobecnościami nieusprawiedliwionymi z całego okresu rozliczeniowego. –Średniotygodniowe, dobowe 100%, 50% – w pierwszej kolejności pomniejszane są nadgodziny średniotygodniowe na koniec okresu rozliczeniowego pod warunkiem, że ich ilość jest wystarczająca do zbilansowania wszystkich niedogodzin. W przypadku, gdy ilość nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu rozliczeniowego nie jest wystarczająca, to występujące niedogodziny będą na bieżąco bilansować nadgodziny dobowe – w pierwszej kolejności 100%, potem 50%. Nieobecności nieusprawiedliwione nigdy nie bilansują nadgodzin dobowych, tylko średniotygodniowe. –Średniotygodniowe, dobowe 50%, 100% – działanie opisane jak wyżej, tylko kolejność bilansowania nadgodzin dobowych jest najpierw 50%, potem 100%. Niezaznaczony – to dostępne są opcje: –Nie bilansuj – w przypadku rozliczania nadgodzin wg normy dobowej i średniotygodniowej ale bez podziału  na dobowe i średniotygodniowe, niedogodziny i nieobecności nieusprawiedliwione nie pomniejszą nadgodziny dobowych, natomiast pomniejszają nadgodziny średniotygodniowe. A w przypadku rozliczania nadgodzin wg „Norma zgodna z planem pracy” – niedogodziny i nieobecności nieusprawiedliwione nie pomniejszą żadnych nadgodziny. –100%, 50% – niedogodziny oraz nieobecności nieusprawiedliwione (NN-ki) w pierwszej kolejności pomniejszają nadgodziny wynagradzane dopłatami 100%, potem 50%. –50%, 100% – działanie jak powyżej, tylko kolejność odwrotna – najpierw pomniejszane są nadgodziny wynagradzane dopłatami 50%, potem 100% (odwrotnie niż algorytm: 100%, 50%).
Rys 3. Definicja kalendarza – obszar dot. nadgodzin
  • Rozliczenie dopłat do nadgodzin w wielomiesięcznych okresach rozliczeniowych (funkcjonalność wykorzystywana tylko w module Płace i Kadry Plus):
  • Co – określa długość okresu rozliczeniowego – przykładowo: 1 (domyślnie) – oznacza okres 1 miesięczny, czyli wszystkie dopłaty do nadgodzin naliczane są w miesiącu, w którym wystąpiły, 3 – oznacza okres 3 miesięczny i dopłaty do nadgodzin wypłacane są zależnie od ustawień parametru „Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe” – tzn. gdy będzie: -Zaznaczony – to dopłaty do nadgodzin dobowych wypłacane będą na bieżąco (co miesiąc) a dopłaty średniotygodniowe na koniec okresu rozliczeniowego (co 3 mc). -Niezaznaczony – to wszystkie dopłat do nadgodzin zostaną wypłacone na koniec okresu rozliczeniowego (w 3 miesiącu).
  • Z przesunięciem – oznacza przesunięcie początku okresu rozliczania nadgodzin względem początku roku (dotyczy okresów co najmniej 2 miesięcznych) – przykładowo: 0 – pierwszy okres rozliczeniowy w roku rozpoczyna się w styczniu, 1 – pierwszy okres rozliczeniowy rozpoczyna się w lutym (jest przesunięty o 1 miesiąc względem stycznia), 2 – pierwszy okres rozliczeniowy rozpoczyna się w marcu (jest przesunięty o 2 miesiące względem stycznia).
  • Z opóźnieniem – opcja możliwa do ewentualnego użycia tylko, gdy nie ma włączonego podziału dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe – oznacza przesunięcie wypłat dopłat do nadgodzin względem ostatniego miesiąca okresu rozliczeniowego– przykładowo: 0 – dopłaty do nadgodzin zostaną wypłacone w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego, 1 – wypłata dopłat do nadgodzin nastąpi w pierwszym miesiącu po zakończeniu okresu rozliczeniowego (np. okres rozliczeniowy styczeń – marzec zostanie rozliczony w kwietniu).
Uwaga
Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy (podstawowe wynagrodzenie) rozliczane jest zawsze w miesiącu wystąpienia nadgodzin.
W obszarze Parametry dotyczące dopłat występuje podział na: Dopłaty do godzin nocnych - poniższe ustawienia dotyczące naliczania dopłat do godzin nocnych, odnoszą się tylko do pracowników, którzy są rozliczani według danego kalendarza.
    • Ręczna edycja parametrów związanych z dopłatami do godzin nocnych – zaznaczenie parametru powoduje, że dopłaty do godzin nocnych naliczane są zgodnie z ustawieniami zawartymi na formularzu kalendarza. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, dopłata do godzin nocnych naliczana jest według ustawień dostępnych z poziomu: Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Konfiguracja kalendarzy. Po zaznaczeniu tego parametru, aktywne stają się pozostałe parametry dotyczące naliczania dopłat do godzin nocnych. Domyślnie podpowiadają się takie wartości, jak te w Konfiguracji kalendarzy, ale Użytkownik może je zmienić.
    • – Od godziny – Do godziny – w tych polach należy ustawić porę nocną obowiązującą pracowników rozliczanych wg tego kalendarza. – Limit godzin nocnych – maksymalna liczba godzin przypadających dla każdego dnia w porze nocnej, za którą pracownikowi przysługuje dopłata za pracę w nocy. – Dopłata do godzin nocnych liczona od i Procent wynagrodzenia za pracę w nocy – dla dopłat do godzin nocnych należy określić procent i wskazać, czy ma być liczona od minimalnej płacy, czy od stawki zaszeregowania pracownika. – Dopłata do godzin nocnych liczona zgodnie z normą k.p. art.130 – zaznaczenie parametru powoduje, że dopłata do godzin nocnych naliczana jest w oparciu o wymiar czasu pracy wynikający z art. 130 k.p. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, to przy wyliczeniu stosowany jest wymiar czasu pracy wynikający z planu pracy pracownika.
Rys 4. Definicja kalendarza – obszar dot. dopłat do godzin nocnych
Wynagrodzenie za nadgodziny – poniższe ustawienia dotyczące naliczania wynagrodzenia i dopłat do nadgodzin i odnoszą się tylko do pracowników, którzy są rozliczani według danego kalendarza
  • Ręczna edycja parametrów związanych z dopłatami do nadgodzin – zaznaczenie parametru powoduje, że dopłaty do nadgodzin naliczane są zgodnie z ustawieniami zawartymi na formularzu kalendarza. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, dopłaty naliczane są według ustawień dostępnych z poziomu: Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Konfiguracja kalendarzy. Po zaznaczeniu tego parametru, aktywne stają się pozostałe parametry dotyczące wynagrodzenia i dopłat za nadgodziny. Domyślnie podpowiadają się takie wartości, jak te w Konfiguracji kalendarzy, ale Użytkownik może je zmienić.- Procent dopłat ‘50’ – możliwość określenia procentu dopłat za nadgodziny standardowo naliczanych jako 50%, – Procent dopłat ‘100’ – możliwość określenia procentu dopłat za nadgodziny standardowo naliczanych jako 100%, – Dopłaty do nadgodzin liczone zgodnie z normą k.p. art. 130 –zaznaczenie parametru powoduje, że stawka dopłaty do godzin nocnych za 1h naliczana jest w oparciu o wymiar czasu pracy wynikający z art. 130 k.p. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, to przy wyliczeniu stosowany jest wymiar czasu pracy wynikający z planu pracy pracownika.
  • Wynagrodzenie zasad. powyżej/poniżej normy liczone zgodnie z normą k.p. art. 130 zaznaczenie parametru powoduje, że stawka za godzinę powyżej/poniżej normy liczona jest w oparciu o wymiar czasu pracy wynikający z art. 130 k.p. Takie wyliczenie dotyczy tylko elementów, które są naliczane w wypłacie jako oddzielne elementy wypłaty, o czym decyduje inny parametr o nazwie „Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy liczone jako oddzielny element wypłaty” w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry – zakładka 3 (domyślnie zaznaczony).Jeśli parametr „Wynagrodzenie zasad. powyżej/poniżej normy liczone zgodnie z normą k.p. art. 130” nie jest zaznaczony, to przy wyliczeniu stawki za godzinę stosowany jest wymiar czasu pracy wynikający z planu pracy pracownika.
Dodatkowo w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Zaokrąglenia w części Zaokrąglenia dopłat do godzin nocnych i nadgodzin można ustawić sposób zaokrąglania dopłat. Domyślnie ustawienie to: Wartość końcowa z precyzją 0.01 (do 1 grosza). Można zmienić zaokrąglenie na: Kwota za 1h oraz ewentualnie precyzję.
Rys 6. Zaokrąglenia dot. dopłat do godzin nocnych i nadgodzin

Konfiguracja wszystkich kalendarzy

Z poziomu Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Konfiguracja kalendarzy ustawiamy wspólne elementy dla wszystkich zdefiniowanych w bazie kalendarzy. W obszarze Godziny nocne występują parametry:
    • Od godziny / do godziny – zakres godzin, pomiędzy którymi praca będzie traktowana jako praca w nocy,
    • Limit godzin nocnych – dzienny limit godzin nocnych – 8 godzin (zgodne z przepisami)
    • Procent dopłat do godzin nocnych – 20% (zgodnie z przepisami)
    • Dopłata do godzin nocnych liczona od – określamy podstawę, od której będzie naliczana dopłata do godzin nocnych (minimalne wynagrodzenie lub stawka zaszeregowania).
Dodatkowo w definicji danego kalendarza mamy możliwość ustawienia powyższych parametrów. W obszarze Nadgodziny 100% dostępne są ustawienia:
    • Godziny nocne – parametr domyślnie zaznaczony, nadgodziny w porze nocnej powinny być wynagradzane dopłatą w wysokości 100%.
    • Niedziele i święta – parametr domyślnie zaznaczony, każda nadgodzina pracy w niedzielę i święto, powinna być wynagradzana dopłatą w wysokości 100%.
    • Dni wolne (poniżej normy dobowej) – zaznaczenie spowoduje naliczenie 100% dopłat do nadgodzin nieprzekraczających normy dobowej w dniach wolnych pracownika. Parametr domyślnie zaznaczony, ponieważ nadgodziny wynikające z przekroczenia normy średniotygodniowej powinny być wynagradzane dodatkiem w wysokości 100%.
Uwaga
Powyższe parametry dostępne są tylko przy rozliczaniu nadgodzin „wg planu pracy”. Dla rozliczeń wg norm: dobowa i średniotygodniowej – nie podlegają zmianie.
    • Dni wolne (powyżej normy dobowej) – zaznaczenie jest równoznaczne z wypłatą 100% dopłat do nadgodzin w dni wolne po przekroczeniu normy dobowej. Program umożliwia ustawienie warunków wynagradzania korzystniejszych dla pracownika niż przewidują to przepisy.
    • Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% – ściśle związany jest z innym parametrem ‘Dobowy limit nadgodzin 50% w dni pracy’. Parametr zaznaczony powoduje, że praca w nadgodzinach w dni pracy do limitu będzie płatna dopłatą 50%, a nadgodziny powyżej limitu – dopłatą 100%. Dawniej dwie pierwsze nadgodziny były płatne 50%, kolejne 100%. Obecnie ten przepis już nie obowiązuje, jednak w wewnętrznych regulaminach firmy mogą być zachowane poprzednie zasady, dlatego nadal można korzystać z tych ustawień.
W obszarze Dopłaty do nadgodzin można określić:
  • Limit roczny – 150:00 (standardowo) z opcją: -Przerwanie naliczania – w wypłacie zostaną rozliczone tylko nadgodziny do limitu, powyżej limitu nie zostaną naliczone, -Brak – nie ma kontroli limitu nadgodzin.
Dla każdego pracownika, na formularzu etatu, można ustalić indywidualny limit. Wówczas wartość limitu będzie pobierana z formularza pracownika a nie z konfiguracji.
  • Procent dopłat ‘50’ / Procent dopłat ‘100’ – w sytuacjach, gdy wewnętrzne przepisy pracodawcy przewidują wyższą kwotę dopłat do nadgodzin, mamy możliwość ustawienia własnych procentów dopłat (np. 60% i 120%). Dodatkowo w definicji danego kalendarza mamy możliwość ustawienia indywidualnych procentów dopłat do nadgodzin.

Plan pracy i czas przepracowany pracownika

Plan pracy

Na formularzu pracownika, zakładka [Etat], w polu Kalendarz wskazujemy plan (harmonogram) czasu pracy zgodnie, z którym pracownik ma pracować. Domyślnie podpowiada się kalendarz Standard. (Oczywiście można wybrać inny harmonogram, jeżeli został wcześniej zdefiniowany w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Kalendarze). Plan pracy (harmonogram) pracownika dostępny jest z formularza pracownika lub listy pracowników (dla podświetlonego pracownika) po rozwinięciu menu przy ikonie Z poziomu planu pracy danego pracownika istnieje możliwość modyfikowania harmonogramu poprzez wprowadzenie tzw. „wyjątków”. W celu zmian wystarczy edytować dany dzień i ustawić odpowiedni typ dnia, godziny pracy (od do) oraz strefę czasu pracy (np. „Czas pracy podstawowy” – skrót PP).
Uwaga
W planie pracy pracownika powinien być ustalony wymiar czasu pracy zgodnie z art. 130 k.p., czyli nie należy planować pracy w nadgodzinach.

Rys 9. Plan pracy pracownika z naniesionymi modyfikacjami („wyjątkami”)

Sposoby odnotowywania czasu przepracowanego

W formularzu pracownika, zakładka [Etat], w polu Rozliczenie czasu pracy określamy sposób odnotowywania czasu rzeczywiście przepracowanego przez pracownika, do wyboru mamy 3 sposoby:
  • Według kalendarza (domyślna opcja) – w kalendarzu Nie/obecności (rzeczywistym) na zakładce Kalendarz, czas pracy w danym dniu jest automatycznie przepisany z planu pracy. Użytkownik odnotowuje ewentualne zmiany w stosunku do planu na konkretnym dniu, np. nadgodziny. (Brak wpisu w danym dniu pracy oznacza pracę zgodną z planem pracy).
  • Według obecności – w kalendarzu Nie/obecności (rzeczywistym), na zakładce Kalendarz, czas pracy w danym dniu nie jest automatycznie przepisywany z planu pracy (jest zerowy). Użytkownik musi każdy dzień pracy edytować i wprowadzić czas pracy (podpowiadany jest czas z planu pracy). W przypadku posiadania modułu Kadry i Płace PLUS możliwe jest zaimportowanie czasu pracy z pliku RCP. (Brak wpisu w danym dniu pracy oznacza dzień z zerowym czasem pracy, czyli niedgogodziny).
  • Według zestawienia – dla tego sposobu brak jest informacji o czasie pracy w danym dniu, jest tylko łączny czas pracy za odpowiedni okres. W kalendarzu Nie/obecności (rzeczywistym) na zakładce [Zestawienia], użytkownik musi dodać zestawienie wpisując łączny czas przepracowany w godzinach (wraz z nadgodzinami) i w dniach, dodatkowo odnotowuje ilość godzin nocnych oraz nadgodzin 50% i 100%, za które program powinien naliczyć dopłaty. Zestawienie obejmuje maksymalnie okres miesiąca. Krótszy okres powinien być wpisany w przypadku aktualizacji danych pracownika w trakcie miesiąca lub zatrudnienia czy zwolnienia pracownika w trakcie miesiąca.
Uwaga
Bez względu na sposób wprowadzania czasu przepracowanego, pracownik powinien mieć poprawnie zdefiniowany plan pracy (zgodnie z przepisami). Ma to istotne znaczenie przy wprowadzaniu nieobecności dla pracownika, ponieważ program pomniejsza czas pracy o daną nieobecność pobierając ilość godzin zaplanowaną w tym dniu w planie pracy.

Nadgodziny

Pojęcie pracy w nadgodzinach (art. 151 k.p.)

Pojęcie pracy w nadgodzinach wyjaśnia art. 151 kodeksu pracy: Art. 151. § 1. Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie: 1) konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, 2) szczególnych potrzeb pracodawcy. § 2. Przepisu § 1 pkt 2 nie stosuje się do pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia. § 21. Nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 i 133.

Wynagradzanie za nadgodziny (art. 1511 k.p.)

Za pracę w godzinach nadliczbowych (zgodnie z art. 1511 k.p.) należy wypłacić, oprócz normalnego wynagrodzenia, dopłata  w wysokości:
  • 100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających: – w nocy, – niedziele i święta, – w dni wolne od pracy poniżej normy dobowej, ponieważ zaliczane są do średniotygodniowych – w dni pracy poniżej normy dobowej, ponieważ zaliczane są do średniotygodniowych
  • 50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających: – w dni wolne od pracy, powyżej normy dobowej (z wyłączeniem godzin nocnych), – w dni pracy powyżej normy dobowej lub przedłużonego dobowego wymiaru (z wyłączeniem godzin nocnych).
W programie wynagrodzenie za godzinę nadliczbową składa się z 2 elementów:
    • Wynagrodzenie normalne – domyślnie generuje się tylko od stawki zaszeregowania (podanej na formularzu etatu) jako odrębny element wypłaty o nazwie „Wynagr. zasad. powyżej normy” – pod warunkiem, że jest zaznaczony inny parametr o nazwie „Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy liczone jako oddzielny element wypłaty” (w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry – zakładka 3) lub jako element o nazwie „Wynagrodzenie powyżej normy” w środku wynagrodzenia zasadniczego (zwiększa jego wartość), gdy wspomniany parametr nie jest zaznaczony.Gdy „Wynagr. zasad. powyżej normy” generowane jest osobno, to jego wartość może być powiększona o kwotę wynikającą z innych stałych elementów pracownika, np. z dodatku funkcyjnego – w tym celu w definicji dodatku funkcyjnego, na zakładce Szczegółowe, należy zaznaczyć pola: „Uwzględniaj przy wynagrodzeniu zasadniczym powyżej normy” i/lub „Uwzględniaj przy wynagrodzeniu zasadniczym poniżej normy”.
    • Dopłaty do nadgodzin 50% lub 100% – standardowo liczone są tylko od stawki zaszeregowania. Jeżeli inne elementy mają być ujmowane w tych dopłatach, to należy w definicji odpowiednich typów wypłat (na zakładce [Szczegółowe]) zaznaczyć pole Uwzględnij przy dopłatach za nadgodziny.
W programie: Konfiguracja firmy/ Płace/ Parametry – zakładka 3 - dostępny jest parametr Wynagrodzenie powyżej/poniżej liczone jako oddzielny element wypłaty – domyślnie jest zaznaczony, co oznacza, że  wynagrodzenie powyżej / poniżej normy liczone są jako odrębny element wypłaty (nie w środku wynagrodzenia zasadniczego). Dodatkowo można zadecydować, czy oddzielnie wypłacone wynagrodzenie zasadnicze powyżej/poniżej normy ma być wliczane do podstawy urlopu / ekwiwalentu– służą do tego parametry (domyślnie są zaznaczone):
  • Oddzielnie wypłacone ‘powyżej normy’ wliczane do podstawy urlopu /ekwiwalentu
  • Oddzielnie wypłacone ‘poniżej normy’ wliczane do podstawy urlopu /ekwiwalentu
Rys 13. Konfiguracja / Płace / Parametry – fragment dotyczący wynagrodzenia powyżej /poniżej normy
Uwaga
Dla pracownika zatrudnionego na stawkę miesięczną bardzo istotne jest liczenie wynagrodzenia powyżej/poniżej normy jako odrębnego elementu wypłaty, ponieważ gdy „powyżej normy” jest częścią wynagrodzenia zasadniczego miesięcznego, to nie jest wliczany do podstawy urlopowej. Natomiast, gdy jest odrębnym elementem wypłaty, to może być wliczany do podstawy urlopowej, jako średnia z 3 miesięcy.
Wynagrodzenie powyżej normy może być bilansowane wynagrodzeniem poniżej normy w ramach tej samej strefy czasu pracy - w tym celu należy zaznaczyć parametr Bilansowanie powyżej/poniżej normy (w obrębie strefy czasu pracy).  Bilansowanie wynagrodzenia zasadniczego powyżej/poniżej normy jest wykonywane w obrębie danej strefy czasu pracy i dotyczy pozycji generowanych jako odrębne elementy wypłaty, jak i również, gdy są częścią wynagrodzenia zasadniczego (w danej strefie). Bilansowanie powyżej i poniżej normy (bez względu na strefy czasu pracy) dotyczy innych elementów wypłat, które w konfiguracji mają zaznaczone automatyczne korygowanie z tytułu odchyłek od normy.

Nadgodziny dobowe i średniotygodniowe

Nadgodziny dzielimy na:
  • dobowe, które występują:- w dniach pracy – praca powyżej normy dobowej (8h) lub przedłużonego dobowego wymiaru (np. 12h) -> płatne jako 50% lub 100% jeżeli przypadają w nocy – w dniach wolnych – praca powyżej normy dobowej 8h -> płatne jako 50% – w dniach świątecznych – praca powyżej normy dobowej 8h -> płatne jako 100%
  • średniotygodniowe, które występują: – w dniach pracy – praca powyżej zaplanowanego dobowego wymiaru (np. 6h) do normy dobowej (8h) -> płatne jako 100% – w dniach wolnych – praca poniżej normy dobowej 8h -> płatne jako 100% – w dniach świątecznych – praca poniżej normy dobowej 8h -> płatne jako 100%
Uwaga
W przypadku, gdyby pracownik miał zaplanowany wymiar czasu pracy poniżej 8h, np. 6h (równoważny system czasu pracy), a przepracuje np. 12h, to nadgodziny dobowe występują powyżej normy 8h, czyli w tym przypadku od 8h do 12h, czyli 4h. Natomiast nadgodziny średniotygodniowe – od 6h do 8 h, czyli 2h.

Rozliczanie nadgodzin wg norma zgodna z planem pracy

Parametry w konfiguracji

Rozliczanie nadgodzin wg parametru Norma zgodna z planem pracy polega na porównaniu dla każdego dnia ilości godzin rzeczywiście przepracowanych z kalendarzu (Nie)obecności z ilością godzin w planie pracy. W tej sytuacji każda godzina przepracowana ponad zaplanowany wymiar czasu pracy jest traktowana jako nadgodzina.
Rys 14. Definicja kalendarza – ustawienie rozliczania nadgodzin jako „Norma zgodna z planem pracy”
Dopłaty do nadgodzin (50%, 100%) naliczane wg „norma zgodna z planem pracy” zależą od parametrów znajdujących się w Konfiguracji firmy/ Płace/ Konfiguracja Kalendarzy – są to Nadgodziny 100% w:
  • Godziny nocne – zaznaczony (domyślnie)
  • Niedziele i święta – zaznaczony (domyślnie)
  • Dni wolne (poniżej normy dobowej) – zaznaczony (domyślnie), dotyczy pracy np. w sobotę do 8h
  • Dni wolne (powyżej normy dobowej) – niezaznaczony (domyślnie), dotyczy pracy np. w sobotę powyżej 8h
Uwaga
Dla dni wolnych od pracy norma dobowa odczytywana jest z formularza pracownika, zakładka Etat/Zatrudnienie – pole ‘Norma dobowa do urlopu dla pełnego wymiaru etatu’ (standardowo 8h).
  • Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% – niezaznaczony (domyślnie), związany jest z innym parametrem Dobowy limit nadgodzin 50% w dni pracy (2:00) – zgodnie z archiwalnymi przepisami dwie pierwsze nadgodziny w dni pracy były płatne jako 50%, kolejne 100%.
Rys 15. Konfiguracja kalendarzy - nadgodziny 100% wg planu pracy (wartości domyślne)

Przykłady rozliczenia nadgodzin wg norma zgodna z planem pracy

Poniżej prezentowane są przykłady wyliczenia nadgodzin „wg norma zgodna z planem pracy” (ustawienie w definicji kalendarza) - przy standardowych ustawieniach w Konfiguracji kalendarzy, czyli przy zaznaczonych parametrach dla: Nadgodziny 100%: Godziny nocne, Niedziele i święta, Dni wolne (poniżej normy dobowej).

Podstawowy system czasu pracy – pełny etat

Przykład
Pracownik zatrudniony na pełen etat w podstawowym systemie czasu pracy, czyli po 8h dziennie (1-miesięczny okres rozliczeniowy) – w kwietniu 2023 powinien pracować 152h (od poniedziałku do piątku po 8h), a przepracował 168h  (praca nie przypadała w porze nocnej). W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:0008:0008:0008:0008:0000:0000:0040h
Rzeczywisty czas pracy08:0012:0008:0008:0008:0010:0002:0056h
Powyżej planu+4:00+10:00 +2:00+16h
Porównując czas przepracowany z planem pracy (w systemie dobowym) wynika, że wystąpiły następujące nadgodziny: - 50% -> 6h = 4h (wtorek, praca ponad zaplanowany dobowy wymiar) + 2h (sobota, praca powyżej normy 8h – odczytana z pola „Norma dobowa dla urlopu” z formularza pracownika) - 100% -> 10h = 8h (sobota, praca do normy 8h) + 2h (niedziela, praca do normy 8h) Suma nadgodzin = 6h (50%) +10h (100%) = 16h Pracownik będzie miał wypłacane: - wynagrodzenie powyżej normy za 16h - godziny przepracowane ponad wymiar czasu pracy (168h) - dopłaty do nadgodzin 50% za 6h - dopłaty do nadgodzin 100% za 10h

Podstawowy system czasu pracy – niepełny etat

Przykład
Pracownik zatrudniony na ½ etatu w podstawowym systemie czasu pracy, czyli po 4h dziennie (1-miesięczny okres rozliczeniowy) – w lutym 2023 powinien pracować 80h (od poniedziałku do piątku po 4h), a przepracował 101h (praca nie przypadała w porze nocnej). W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy04:0004:0004:0004:0004:0000:0000:0020h
Rzeczywisty czas pracy10:0004:0004:0004:0004:0009:0006:0041h
Powyżej planu+6:00+9:00 +6:00+21h
Porównując czas przepracowany z planem pracy (w systemie dobowym) wynika, że wystąpiły następujące nadgodziny: - 50% -> 7h = 6h (poniedziałek, praca ponad zaplanowany dobowy wymiar) + 1h (sobota, praca powyżej normy 8h) - 100% -> 14h = 8h (sobota, praca do normy 8h) + 6h (niedziela, praca do normy 8h) Suma nadgodzin = 7h (50%) +14h (100%) = 21h Pracownik będzie miał wypłacane: - wynagrodzenie powyżej normy za 21h - godziny przepracowane ponad wymiar czasu pracy (88h) - dopłaty do nadgodzin 50% za 7h - dopłaty do nadgodzin 100% za 14h

Bilansowanie w rozliczeniu nadgodzin wg norma zgodna z planem pracy

Nadgodziny (praca ponad zaplanowany wymiar) są pomniejszane przez odnotowane niedogodziny (praca poniżej zaplanowanego dobowego wymiaru) i nieobecności nieusprawiedliwione (NN) – decyduje o tym parametr Algorytm bilansowania nadgodzin w rozliczanym okresie (w definicji kalendarza), dla którego są dostępne następujące opcje: 1. Nie bilansuj – niedogodziny i nieusprawiedliwione nieobecności (NN) nie pomniejszają nadgodzin, 2. 100%, 50% (domyślnie) - niedogodziny i nieusprawiedliwione nieobecności (NN) pomniejszają w pierwszej kolejności nadgodziny wynagradzane dopłatą 100%, a następnie dopłatą 50%, 3. 50%, 100% - analogicznie jak powyżej, tylko odwrotna kolejność pomniejszania.
Przykład
Pracownik zatrudniony na ¾ etatu w podstawowym systemie czasu pracy, czyli po 6h dziennie (1-miesięczny okres rozliczeniowy) - w lutym 2023 powinien pracować 120h (od poniedziałku do piątku po 6h), a przepracował 123h (praca nie przypadała w porze nocnej). W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy06:0006:0006:0006:0006:0000:0000:0030h
Rzeczywisty czas pracy08:0003:0006:0006:0006:0004:0000:0033h
Powyżej planu+2:00+4:00 +6h
Poniżej planu-3:00-3h
Porównując czas przepracowany z planem pracy wynika, że wystąpiły następujące nadgodziny: - 50% -> 2h = 2h (poniedziałek, praca ponad zaplanowany dobowy wymiar) - 100% -> 4h = 4h (sobota, praca do normy 8h) Suma nadgodzin = 2h (50%) +4h (100%) = 6h Bilansowanie nadgodzin (o niedogodziny 3h) dla poszczególnych opcji: 1. Nie bilansuj (niedogodziny = 3h) Nadgodziny 50% = 2h Nadgodziny 100% = 4h 2. 100%, 50% (niedogodziny = 3h) Nadgodziny 100% = 4h – 3h = 1h Nadgodziny 50% = 2h 3. 50%, 100% (niedogodziny = 3h) Nadgodziny 50% = 2h – 2h = 0h Nadgodziny 100% = 4h - 1h = 3h Bez względu na ustawienia opcji bilansowania nadgodzin program naliczy: - wynagrodzenie powyżej normy za +6h - wynagrodzenie poniżej normy za -3h W sytuacji, gdy parametr “Bilansowanie powyżej/poniżej normy (w obrębie strefy czasu pracy)” w Konfiguracja > Firma > Płace > Parametry- zakładka 2 - będzie zaznaczony, to wyliczy się tylko: wynagrodzenie powyżej normy za +3h (6h – 3h).

Rozliczanie nadgodzin wg normy dobowej i normy średniotygodniowej

Parametry w konfiguracji

W definicji kalendarza (w konfiguracji) możliwe jest określenie norm:
  • dobowej (standardowo 8h),
  • średniotygodniowej (standardowo 40h).
Powyższe pola uaktywniają się po wyłączeniu parametru Norma zgodna z planem pracy.
Rys 16. Definicja kalendarza – ustawienie rozliczania nadgodzin wg norm: dobowej i średniotygodniowej
W rozliczaniu nadgodzin wg norm (dobowej i średniotygodniowej) istotne jest przekroczenie w obrębie dnia - normy dobowej (8h) w obrębie okresu rozliczeniowego – normy średniotygodniowej (40h). W algorytmie sprawdzania, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej, ważne jest wyliczenie normy do nadgodzin dla rozliczanego okresu wg poniższego wzoru: NORMA DO NADGODZIN = liczba pełnych tygodni * norma średniotygodniowa (standardowo 40h) + liczba dni pracy w niepełnych tygodniach (zakres od poniedziałku do piątku) * 1/5 z normy średniotygodniowej (standardowo 8h=40/5) – liczba dni świątecznych w innych dniach niż niedziela * 1/5 z normy średniotygodniowej (standardowo 8h=40/5) Dla wyliczenia tej normy istotny jest parametr w definicji kalendarza Z uwzględnieniem standardowych świąt, jeżeli jest:
  • Zaznaczony – to norma do nadgodzin jest pomniejszona o standardowe święta przypadające w innych dniach niż niedziela (zapisane w programie), niezależnie od tego, czy zostały naniesione w planie pracy.
  • Niezaznaczony – to norma do nadgodzin jest pomniejszana tylko o święta wpisane na planie pracy w innych dniach niż niedziela.
W Konfiguracji firmy/ Płace/ Konfiguracja Kalendarzy dostępne są parametry dotyczące wyliczenia nadgodzin 100%, standardowe ustawienia to:
    • Godziny nocne – 100% (zgodnie z przepisami, bez możliwości modyfikacji)
    • Niedziele i święta – 100% (zgodnie z przepisami, bez możliwości modyfikacji)
    • Dni wolne (poniżej normy dobowej) – 100% (zgodnie z przepisami, bez możliwości modyfikacji), dotyczy pracy np. w sobotę do 8h
    • Dni wolne (powyżej normy dobowej) – niezaznaczony (domyślnie), dotyczy pracy np. w sobotę powyżej 8h
Uwaga
Dla dni wolnych od pracy /świątecznych norma dobowa odczytywana jest z definicji kalendarza (standardowo 8h).
  • Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% – niezaznaczony (domyślnie), związany jest z innym parametrem Dobowy limit nadgodzin 50% w dni pracy (2:00) – dawniej dwie pierwsze nadgodziny w dni pracy były płatne jako 50%, kolejne 100%.
Rys 17. Konfiguracja kalendarzy – algorytmy rozliczania nadgodzin wg normy tygodniowej
Wyliczenie nadgodzin wg normy dobowej i średniotygodniowej następuje w 2 krokach: I krok – wyliczenie nadgodzin dobowych II krok – wyliczenie nadgodzin średniotygodniowych (sprawdzamy, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej) - w tym celu należy porównać czas przepracowany pracownika powiększony o liczbę godzin usprawiedliwionych nieobecności, a pomniejszony o nadgodziny „dobowe” z obowiązującym wymiarem czasu pracy (normą do nadgodzin). Poniżej wzór sprawdzający, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej: X = CZAS PRZEPRACOWANY + CZAS USPRAWIEDLIWIONYCH NIEOBECNOŚCI - NADGODZINY DOBOWE – NORMA DO NADGODZIN i gdy: X większe od 0 – to oznacza, że wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe, X mniejsze lub równe 0 – to oznacza, że nie wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe. Ogólnie nadgodziny dzielimy na:
  • dobowe, które występują: – w dniach pracy – praca powyżej normy dobowej (8h) lub przedłużonego dobowego wymiaru (np. 12h) -> płatne jako 50% lub 100% jeżeli przypada w nocy – w dniach wolnych – praca powyżej normy dobowej 8h -> płatne jako 50% – w dniach świątecznych – praca powyżej normy dobowej 8h -> płatne jako 100%
  • średniotygodniowe, które występują: – w dniach pracy – praca powyżej zaplanowanego dobowego wymiaru (np. 6h) do normy dobowej (8h) -> płatne jako 100% – w dniach wolnych – praca poniżej normy dobowej 8h -> płatne jako 100% – w dniach świątecznych – praca poniżej normy dobowej 8h -> płatne jako 100%
Uwaga
Praca powyżej 8h jest zaliczana do nadgodzin dobowych, natomiast praca do 8h jest uwzględniania przy liczeniu nadgodzin wynikających z przekroczenia normy średniotygodniowej.

Przykłady rozliczenia nadgodzin wg normy dobowej i średniotygodniowej

Poniżej prezentowane są przykłady wyliczenia nadgodzin dla okresu 1 miesięcznego przy ustawieniu norm: dobowej (8h) i średniotygodniowej (40h) z zaznaczonym parametr Z uwzględnieniem standardowych świąt w definicji kalendarza - przy standardowych ustawieniach w Konfiguracji kalendarzy dotyczących 100% dopłat do nadgodzin, czyli:
  • Dni wolne (powyżej normy dobowej) – niezaznaczone
  • Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% – niezaznaczone

Podstawowy system czasu pracy (1 miesięczny) – pełny etat

Przykład
Pracownik zatrudniony na pełen etat w podstawowym systemie czasu pracy, czyli o 8h dziennie (1-miesięczny okres rozliczeniowy) – w czerwcu 2023 powinien przepracować 168h, a przepracował 184h (praca nie przypadała w porze nocnej). W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:0008:0008:0008:0008:0000:0000:0040h
Rzeczywisty czas pracyurlop13:0008:0008:0008:0010:0009:0056h
Powyżej planu+5:00+10:00 +9:00+24h
W definicji kalendarza: Norma dobowa = 8h, norma tygodniowa = 40h z zaznaczonym parametrem Z uwzględnieniem standardowych świąt. Liczymy nadgodziny dobowe, do których zaliczamy pracę ponad normę dobową (8h): Nadgodziny dobowe: - 50% -> 7h = 5h (wtorek, praca ponad normę 8h) + 2h (sobota, praca ponad normę 8h) - 100% -> 1h (niedziela, praca ponad normę 8h) Suma nadgodzin dobowych = 7h (50%) + 1h (100%) = 8h Liczymy nadgodziny po przekroczeniu normy średniotygodniowej Norma: 4 pełne tygodnie * 40h + 2 dni brzegowe (29, 30) * 8h – 1 dzień świąt * 8h = 160h + 16h – 8h = 168h Czas przepracowany (184h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) - nadgodziny dobowe (8h) – norma (168h) = 184 + 8 – 8 - 168 = 16 > 0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej. Podsumowanie nadgodzin: - Dobowe 50% = 7h - Dobowe 100% = 1h - Średniotygodniowe 100% = 16h Gdy parametr Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe będzie:
  • niezaznaczony – to w wypłacie zostanie naliczone: – Wynagrodzenie powyżej normy za 24h – Dopłata do nadgodzin 50% za 7h – Dopłata do nadgodzin 100% za 17h
  • zaznaczony to w wypłacie zostanie naliczone: – Wynagrodzenie powyżej normy za 24h – Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 7h – Dopłata do nadgodzin dobowych 100% za 1h – Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% za 16h

Równoważny system czasu pracy (1 miesięczny) – pełny etat

W równoważnym systemie czasu pracy dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru ponad 8h, które powinno być rekompensowane dniami wolnymi od pracy lub skróceniem dobowego wymiaru czasu pracy (poniżej 8h) w niektórych dniach. W takiej sytuacji w definicji kalendarza przy rozliczeniu nadgodzin wg normy dobowej i średniotygodniowej powinien być zaznaczony parametr Z uwzględnieniem przedłużonych dobowych wymiarów z planu pracy (równoważny czas pracy). Po zaznaczeniu tego parametru, praca w godzinach nadliczbowych dobowych będzie liczona następująco:
  • W dniach pracy – program będzie sprawdzał oprócz normy dobowej określonej w definicji kalendarza (np. 8h) również dobowy wymiar czasu pracy ustalony w planie pracy (grafiku) pracownika. W dniach przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy (np. 12h) – nadgodziny dobowe wystąpią po przekroczeniu tego wymiaru (czyli po 12h). Natomiast w dniach skróconego dobowego wymiaru czasu pracy (np. 6h) – nadgodziny dobowe wystąpią po przekroczeniu dobowej normy czasu pracy określonej w definicji kalendarza, czyli po przekroczeniu 8h.
  • W dniach wolnych od pracy/ świątecznych – program będzie sprawdzał tylko normę dobową określoną w definicji kalendarza (np. 8h), czyli czas pracy po przekroczeniu tej normy będzie zaliczany do nadgodzin dobowych. Natomiast czas przepracowany w obrębie (do) normy dobowej będzie uwzględniany w algorytmie sprawdzania przekroczenia normy średniotygodniowej.
Przykład
Pracownik zatrudniony na pełen etat w równoważnym systemie czasu pracy, czyli pracuje głównie po 12h w dni: poniedziałki, środy, piątki, jednak czasem wyznaczane są inne dni – z różną ilością godzin (1-miesięczny okres rozliczeniowy) – w lutym 2023 wymiar czasu pracy powinien wynieść 160h. W tym miesiącu przypadają: 4 poniedziałki, 4 środy, 4 piątki, czli 12 dni * 12h =144h, czyli w celu uzupełnienia planu do 160h wyznaczono dodatkowo 2 soboty po 8h. W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem). Sumarczynie przepracował 172h.
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy12:0000:00
12:0000:00
12:00
00:00
00:00
36h
Rzeczywisty czas pracy12:00
00:00
14:00

10:0012:00
00:00
00:00
48h
Powyżej planu+2:00+10:00+12h
W definicji kalendarza: Norma dobowa = 8h, norma tygodniowa = 40h z zaznaczonymi parametrami:
  • Z uwzględnieniem przedłużonych dobowych wymiarów z planu pracy (równoważny czas pracy)
  • Z uwzględnieniem standardowych świąt
Liczymy nadgodziny dobowe, do których zaliczamy pracę ponad normę dobową (8h) lub ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy (np. 12h) Nadgodziny dobowe: - 50% -> 4h = 2h (środa, praca ponad przedłużony wymiar czasu pracy, czyli 12h) + 2h (czwartek, praca ponad normę 8h) - 100% -> 0h Suma nadgodzin dobowych = 4h (50%) Liczymy nadgodziny po przekroczeniu normy średniotygodniowej Norma: 4 pełne tygodnie * 40h + 0 dni brzegowe * 8h – 0 dni świątecznych * 8h = 160h +0h – 0h = 160h Czas przepracowany (172h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (0h urlopu) - nadgodziny dobowe (4h) – norma (160h) = 172 + 0 – 4 - 160 = 8 > 0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej (8h - dopłata do nadgodzin 100%). Podsumowanie nadgodzin: - Dobowe 50% = 4h - Dobowe 100% = 0h - Średniotygodniowe 100% = 8h Gdy parametr Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe będzie:
  • niezaznaczony – to w wypłacie zostanie naliczone: – Wynagrodzenie powyżej normy za 12h – Dopłata do nadgodzin 50% za 4h – Dopłata do nadgodzin 100% a 8h
  • zaznaczony to w wypłacie zostanie naliczone: – Wynagrodzenie powyżej normy za 12h – Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 4h – Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% za 8h

Podstawowy system czasu pracy (1 miesięczny) – niepełny etat

Dla pracownika zatrudnionego na część etatu pracodawca powinien ustalić tzw. limit godzin. Wynika to z art. 151 § 5 k.p., który informuje, że: Strony ustalają w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 1511 § 1 (dodatku do wynagrodzenia jak za pracę nadliczbową). W programie Comarch ERP Optima Płace i Kadry można określić limit nadgodzin dla niepełnoetatowca tylko poprzez  wprowadzenie odpowiedniej normy dobowej i średniotygodniowej (niższej niż dla pełnego etatu), np. dla osoby zatrudnionej na ½ wymiaru etatu – normę dobowa 6h, średniotygodniową 30h. Przy takim ustawieniu zalecamy zaznaczyć dodatkowo parametr Z uwzględnieniem przedłużonych dobowych wymiarów z planu pracy (równoważny czas pracy).
Przykład
Pracownik zatrudniony na ½ etatu w podstawowym systemie czasu pracy, czyli po 4h dziennie (1-miesięczny okres rozliczeniowy) - w sierpniu 2023 powinien przepracować 88h (1/2*176h), a przepracował 101h (praca nie przypadała w porze nocnej). W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy04:00
04:00
04:00
04:00
04:00
00:0000:0020h
Rzeczywisty czas pracy09:00

06:00


04:00
urlop04:00
10:0000:0033h
Powyżej planu+5:00+2:00+10:00 +17h
W definicji kalendarza: Norma dobowa = 6h, norma tygodniowa = 30h z zaznaczonymi parametrami:
  • Z uwzględnieniem przedłużonych dobowych wymiarów z planu pracy (równoważny czas pracy).
  • Z uwzględnieniem standardowych świąt.
Liczymy nadgodziny dobowe, do których zaliczamy pracę ponad normę dobową (6h). Nadgodziny dobowe: - 50% -> 7h = 3h (poniedziałek, praca ponad normę 6h) + 4h (sobota, praca ponad normę 6h) - 100% -> 0h Suma nadgodzin dobowych = 7h (50%) Liczymy nadgodziny po przekroczeniu normy średniotygodniowej - Norma: 4 pełne tygodnie * 30h + 3 dni brzegowe (29, 30,31) * 6h (1/5 z normy średniotygodniowej 30h) – 1 święto (15.08) * 6h = 120h + 18h – 6h = 132h Czas przepracowany (101h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (4h urlopu) - nadgodziny dobowe (7h) – norma 132h = 101 + 4 – 7 - 132 = -34<0, czyli nie doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej. Podsumowanie nadgodzin: - Dobowe 50% = 7h - Dobowe 100% = 0h - Średniotygodniowe 100% = 0h Gdy parametr Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe będzie:
  • niezaznaczony – to w wypłacie zostanie naliczone: – Wynagrodzenie powyżej normy za 17h – Dopłata do nadgodzin 50% za 7h
  • zaznaczony to w wypłacie zostanie naliczone: – Wynagrodzenie powyżej normy za 17h – Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 7h

Podstawowy system czasu pracy (3 miesięczny) – pełny etat

W module Płace i Kady Plus istnieje możliwość stosowania okresu rozliczeniowego dłuższego niż 1 miesiąc (np. 3 miesięcznego). W tym celu w definicji kalendarza w obszarze Rozliczenie w polu: Co – należy wpisać 3 (miesiące).
Rys 18. Konfiguracja kalendarza – ustawienie okresu rozliczeniowego
Dla okresu rozliczeniowych dłuższych niż 1 miesiąc istotny jest parametr Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe, ponieważ gdy parametr jest:
  • Zaznaczony – to dopłaty do nadgodzin dobowych są naliczane w miesiącu wystąpienia nadgodzin, natomiast dopłaty do nadgodzin średniotygodniowych na koniec okresu rozliczeniowego.
  • Niezaznaczony – to dopłaty do nadgodzin (dobowych i średniotygodniowych) są naliczane w wypłacie w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego.
Uwaga
Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy (podstawowe wynagrodzenie) rozliczane jest zawsze w miesiącu wystąpienia nadgodzin/niedogodzin.
Poniżej prezentowane są przykłady wyliczenia nadgodzin dla okresu 3 miesięcznego przy ustawieniu norm: dobowej (8h) i średniotygodniowej (40h) z zaznaczonymi parametrami:
  • Z uwzględnieniem standardowych świąt,
  • Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe.
W Konfiguracji kalendarzy – standardowe ustawienia, czyli:
  • Dni wolne (powyżej normy dobowej) – niezaznaczone
  • Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% – niezaznaczone
Przykład
Pracownik zatrudniony na pełen etat w podstawowym systemie czasu pracy, czyli pracuje po 8h dziennie (3 miesięczny okres rozliczeniowy). W okresie styczeń – marzec  2023 wymiar czasu pracy 512h (168h+160h+184h), a przepracował 526h (174h+171h+181h), praca nie przypadała w porze nocnej. W definicji kalendarza: Norma dobowa = 8h, norma tygodniowa = 40h Rozliczenie Co: 3 miesiące Parametry:
  • Z uwzględnieniem standardowych świąt – zaznaczony
  • Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe – zaznaczony
W styczniu 2023 (1 miesiąc rozliczeniowy) – wymiar 168h, w jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:0000:0040h
Rzeczywisty czas pracyurlop10:0008:00
08:00
08:00
12:0000:0046h
Powyżej planu+2:00+12:00 +14h
W styczniu 2023 – wymiar czasu pracy 168h, przepracował 174h - sprawdzamy tylko nadgodziny dobowe, do których zaliczamy pracę ponad normę dobową (8h). Nadgodziny dobowe: - 50% -> 6h = 2h (wtorek, praca ponad normę 8h) + 4h (sobota, praca ponad normę 8h) - 100% -> 0h Suma nadgodzin dobowych = 6h (50%) W wypłacie pracownika zostanie naliczone: - Wynagrodzenie powyżej normy za 14h - Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 6h ***************** W lutym 2023 (2 miesiąc rozliczeniowy) – wymiar 160h, w jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:00
00:00
40h
Rzeczywisty czas pracy08:00
08:00
08:00
08:0010:0000:00
09:0051h
Powyżej planu+2:00+9:00+11h
W lutym 2023 – wymiar czasu pracy 160h, przepracował 184h - sprawdzamy tylko nadgodziny dobowe, do których zaliczamy pracę ponad normę dobową (8h). Nadgodziny dobowe: - 50% -> 2h (piątek, praca ponad normę 8h) - 100% -> 1h (niedziela, praca ponad normę 8h) Suma nadgodzin dobowych = 2h (50%) + 1h (100%) = 3h W wypłacie pracownika zostanie naliczone: - Wynagrodzenie powyżej normy za 11h - Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 2h - Dopłata do nadgodzin dobowych 100% za 1h ***************** W marcu 2023 (3 miesiąc rozliczeniowy, ostatni) – wymiar 184h, w jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:00

00:00

40h
Rzeczywisty czas pracyurlopurlop08:00
12:00

08:00
09:00

00:00

37h
Powyżej planu+4:00+9:00+13h
W marcu 2023 (ostatni miesiąc rozliczeniowy) – wymiar czasu pracy 184h, przepracował 181h - sprawdzamy nadgodziny dobowe oraz średniotygodniowe. Nadgodziny dobowe: - 50% -> 5h = 4h (czwartek, praca ponad normę 8h) + 1h (sobota, praca ponad normę 8h) - 100% -> 0h Suma nadgodzin dobowych = 5h (50%) Nadgodziny średniotygodniowe: Pomocnicze wyliczenia: Norma do nadgodzin = 12 pełnych tygodni * 40h + 5 dni brzegowych (27-31.03.2023) * 8h – 1 dzień świąteczny (6.01) * 8h = 480h + 40h – 8h = 512h Czas przepracowany = 526h (174h styczeń + 171h luty +181h marzec) Czas usprawiedliwionych nieobecności (urlop) = 24h (8h styczeń +16h marzec) Nadgodziny dobowe = 14h (6h styczeń + 3h luty + 5h marzec) Czas przepracowany (526h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (24h urlopu) - nadgodziny dobowe (14h) – norma (512h) = 526 + 24 – 14 - 512= 24 > 0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej. W wypłacie pracownika zostanie naliczone: Wynagrodzenie powyżej normy za 13h - Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 5h - Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% za 24h Gdyby parametr Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe byłby niezaznaczony, to w wypłatach za okres: styczeń i luty 2023 policzy się tylko wynagrodzenie powyżej normy, a za okres marzec 2023 – wynagrodzenie powyżej normy oraz dopłaty: - Dopłata do nadgodzin 50% za 13h (6h dobowe w styczniu + 2h dobowe w lutym +5h dobowe w marcu) - Dopłata do nadgodzin 100% za 25h (1h dobowe w lutym + 24h średniotyg.)

Bilansowanie w rozliczeniu nadgodzin wg normy dobowej i średniotygodniowej

Przy rozliczaniu nadgodzin wg norm: dobowej i średniotygodniowej – Algorytm bilansowania nadgodzin w rozliczanym okresie zależy od parametru Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe. 1. Gdy Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe jest niezaznaczony – to do wyboru mamy opcje:
  • Nie bilansuj – nadgodziny dobowe nie są pomniejszane o niedogodziny i nieobecności nieusprawiedliwione (NN). Natomiast nadgodziny średniotygodniowe są pomniejszane, ponieważ przy sprawdzaniu, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej uwzględniamy czas przepracowany, który jest pomniejszony o czas niedogodzin – wg wzoru: X = CZAS PRZEPRACOWANY + CZAS USPRAWIEDLIWIONYCH NIEOBECNOŚCI – NADGODZINY DOBOWE – NORMA i gdy: X>0 – to oznacza, że wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe, X<=0 – to oznacza, że nie wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe
  • 100%, 50% – najpierw liczone są nadgodziny dobowe i średniotygodniowe (bez pomniejszenia o niedogodziny), a następnie wyliczone ilość nadgodzin (50%, 100%) jest bilansowana – w pierwszej kolejności nadgodziny 100%, a potem 50%. X = CZAS PRZEPRACOWANY + CZAS NIEDOGODZIN + CZAS USPRAWIEDLIWIONYCH NIEOBECNOŚCI – NADGODZINY DOBOWE – NORMA i gdy: X>0 – to oznacza, że wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe, X<=0 – to oznacza, że nie wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe.
  • 50%, 100% – analogicznie j.w., tylko odwrotna jest kolejność pomniejszania o niedogodziny, najpierw nadgodziny 50%, potem 100%.
2. Gdy Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe jest zaznaczony – to dostępne są opcje:
  • Tylko średniotygodniowe – nadgodziny dobowe nie są pomniejszane. Natomiast nadgodziny średniotygodniowe są pomniejszane, ponieważ przy sprawdzaniu, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej uwzględniamy czas przepracowany, który jest pomniejszony o czas niedogodzin – wg wzoru: X = CZAS PRZEPRACOWANY + CZAS USPRAWIEDLIWIONYCH NIEOBECNOŚCI – NADGODZINY DOBOWE – NORMA i gdy: X>0 – to oznacza, że wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe, X<=0 – to oznacza, że nie wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe
  • Średniotygodniowe, dobowe 100%, 50% – w pierwszej kolejności pomniejszane są nadgodziny średniotygodniowe na koniec okresu rozliczeniowego pod warunkiem, że ich ilość jest wystarczająca do zbilansowania wszystkich niedogodzin z całego okresu rozliczeniowego. W przypadku, gdy ilość nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu rozliczeniowego nie jest wystarczająca, to występujące niedogodziny na bieżąco będą pomniejszać nadgodziny dobowe – w pierwszej kolejności 100%, potem 50%. Nieobecności nieusprawiedliwione nigdy nie pomniejszają nadgodzin dobowych, tylko średniotygodniowe.
  • Średniotygodniowe, dobowe 50%, 100% – działanie opisane jak wyżej, tylko kolejność pomniejszania nadgodzin dobowych jest najpierw 50%, potem 100%.

Przykład bilansowania przy podziale na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe (okres 1 miesięczny)

Przykład
Pracownik zatrudniony na pełen etat w podstawowym systemie czasu pracy (1-miesięczny okres rozliczeniowy) – w lutym 2023 powinien zgodnie z harmonogramem przepracować 160h, przepracował 153h. W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:00
00:00
40h
Rzeczywisty czas pracyurlop10:00
08:00
06:00
06:00
03:00
00:0033h
Powyżej planu+2:00+3:00 +5h
Poniżej planu-2:00-2:00-4h
W definicji kalendarza: Norma dobowa = 8h, norma tygodniowa = 40h Rozliczenie Co: 1 miesiąc Parametry:
  • Z uwzględnieniem standardowych świąt – zaznaczony
  • Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe – zaznaczony
1. Wyliczenie nadgodzin z bilansowaniem: Tylko średniotygodniowe - przy tym ustawieniu nadgodziny dobowe nie są pomniejszane, tylko nadgodziny średniotygodniowe są pomniejszane o niedogodziny i nieobecności nieusprawiedliwione (NN). Liczymy nadgodziny dobowe: - 50% -> 2h (wtorek, praca ponad normę 8h) - 100% -> 0h Suma nadgodzin dobowych = 2h (50%) - nie są bilansowane Liczymy nadgodziny średniotygodniowe: Czas przepracowany = 153h Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h Nadgodziny dobowe = 2h (50%) Norma do nadgodzin: 4 pełne tygodnie * 40h + 0 dni brzegowe * 8h – 0 dni świątecznych * 8h = 160h + 0h – 0h = 160h Czas przepracowany (153h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) - nadgodziny dobowe (2h) – norma (160h) = 153 + 8 - 2 - 160 = -1 <0, czyli nie doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej. W wypłacie pracownika zostanie naliczone: - zasad. powyżej normy za +1h (5h-4h niedogodzin) W sytuacji, gdy parametr “Bilansowanie powyżej/poniżej normy (w obrębie strefy czasu pracy)” - w Konfiguracja > Firma > Płace > Parametry-zakładka 2 - będzie zaznaczony, to wyliczy się tylko: -Wynagr. zasad. powyżej normy = +5h -Wynagr. zasad. poniżej normy = -4h - Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 2h 2. Wyliczenie nadgodzin z bilansowaniem: Średniotygodniowe, dobowe 100%, 50% - w pierwszej kolejności pomniejszane są nadgodziny średniotygodniowe pod warunkiem, że ich ilość jest wystarczająca do zbilansowania wszystkich niedogodzin. W przypadku, gdy ilość nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu rozliczeniowego nie jest wystarczająca, to występujące niedogodziny na bieżąco będą pomniejszać nadgodziny dobowe – w pierwszej kolejności 100%, potem 50%. Nieobecności nieusprawiedliwione nigdy nie bilansują nadgodzin dobowych, tylko średniotygodniowe. Liczymy nadgodziny dobowe: - 50% -> 2h (wtorek, praca ponad normę 8h) - 100% -> 0h Suma nadgodzin dobowych = 2h (50%) Liczymy nadgodziny średniotygodniowe bez uwzględnienia niedogodzin i NN, a następnie wyliczona ilość nadgodzin będzie pomniejszena o czas niegodzin. Czas przepracowany = 153h Czas niedogodzin = 4h Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h Nadgodziny dobowe 50% = 2h Norma do nadgodzin: 4 pełne tygodnie * 40h + 0 dni brzegowe * 8h – 0 dni świątecznych * 8h = 160h + 0h – 0h = 160h Czas przepracowany (153h) + czas niedgodzin (4h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h) - nadgodziny dobowe (2h) – norma do nadgodzin (160h) = 153 + 4 + 8 - 2 - 160 = 3 >0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej o 3h. Następnie następuje bilansowanie o niedogodziny (4h) w kolejności: Nadgodziny średniotygodniowe = 3h – 3h niedogodziny = 0h Nadgodziny dobowe 50% = 2h – 1h niedogodzina = 1h W wypłacie zostaną naliczone elementy: - Wynagr. zasad. powyżej normy +1h (5h-4h) W sytuacji, gdy parametr “Bilansowanie powyżej/poniżej normy (w obrębie strefy czasu pracy)” - w Konfiguracja > Firma > Płace > Parametry - zakładka 2 -  będzie niezaznaczony, to wyliczy się: -Wynagr. zasad. powyżej normy = +5h - Wynagr. zasad. poniżej normy = -4h - Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 1h 3. Wyliczenie nadgodzin z bilansowaniem: Średniotygodniowe, dobowe 50%, 100% - bilansowanie jak powyżej, tylko nadgodziny dobowe pomniejszane w kolejności 50%, a następnie 100%. W tym przypadku wyliczenia będą takie same jak dla opcji bilansowania Średniotygodniowe, dobowe 100%, 50%, ponieważ nie wystąpiły nadgodziny dobowe 100%.

Przykład bilansowania przy podziale na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe (okres 3 miesięczny)

Przykład
Pracownik zatrudniony na pełen etat w podstawowym systemie czasu pracy, czyli pracuje po 8h dziennie (3 miesięczny okres rozliczeniowy). W okresie styczeń – marzec  2023 wymiar czasu pracy 512 h (168h+160h+184h), a przepracował 513h (163h+161h+189h), praca nie przypadała w porze nocnej. W definicji kalendarza: Norma dobowa = 8h, norma tygodniowa = 40h Rozliczenie Co: 3 miesiące Parametry:
  • Z uwzględnieniem standardowych świąt – zaznaczony
  • Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe – zaznaczony
W styczniu 2023 (1 miesiąc rozliczeniowy) – wymiar 168h. W jednym tygodniu pracownik pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem), przepracował 163h.
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:00
08:00
40h
Rzeczywisty czas pracyurlop09:00
08:00
08:00
06:00
04:00
08:00
43h
Powyżej planu+1:00+4:00 +5h
Poniżej planu-2:00-2h
W lutym 2023 (2 miesiąc rozliczeniowy) – wymiar 160h. W jednym tygodniu pracownik pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem), przepracował 161h.
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:00
00:00
40h
Rzeczywisty czas pracy08:00
08:00
08:00
12:00
05:00
00:00
00:00
41h
Powyżej planu+4:00+4h
Poniżej planu-3:00-3h
W marcu 2023 (3 miesiąc rozliczeniowy, ostatni) – wymiar 184h. W jednym tygodniu pracownik pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem), przepracował 189h.
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:0000:0040h
Rzeczywisty czas pracy08:00
08:00
08:00
10:00
07:00
00:0004:00
45h
Powyżej planu+2:00+4:00+6h
Poniżej planu-1:00-1h
1. Wyliczenie nadgodzin z bilansowaniem: Tylko średniotygodniowe - przy tym ustawieniu nadgodziny dobowe nie są pomniejszane, tylko nadgodziny średniotygodniowe są pomniejszane o niedogodziny i nieobecności nieusprawiedliwione (NN). Styczeń 2023 (pierwszym miesiąc rozliczeniowy) - liczymy tylko nadgodziny dobowe, które nie pomniejszamy. Liczymy nadgodziny dobowe: - 50% -> 1h (wtorek, praca ponad normę 8h) - 100% -> 0h Suma nadgodzin dobowych = 1h (50%) W wypłacie zostaną naliczone elementy: - Wynagr. zasad. powyżej normy za 3h (5h-2h niedogodzin) - Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 1h Luty 2023 (drugi miesiąc rozliczeniowy) - liczymy tylko nadgodziny dobowe, które nie pomniejszamy. Liczymy nadgodziny dobowe - 50% -> 4h (czwartek, praca ponad normę 8h) - 100% -> 0h Suma nadgodzin dobowych = 4h (50%) W wypłacie zostaną naliczone elementy: - Wynagr. zasad. powyżej normy za 1h (4h-3h niedogodzin) - Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 4h

 

Marzec 2023 (trzeci miesiąc rozliczeniowy, ostatni) - liczymy najpierw nadgodziny dobowe, które nie pomniejszamy, a następnie nadgodziny średniotygodniowe, które są pomniejszane o niedogodziny i nieobecności nieusprawiedliwione (NN). Liczymy nadgodziny dobowe - 50% -> 2h (czwartek, praca ponad normę 8h) - 100% -> 0h Suma nadgodzin dobowych = 2h (50%) Liczymy nadgodziny średniotygodniowe: Czas przepracowany = 513h (163h styczeń + 161h luty +189h marzec) Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h (styczeń) Nadgodziny dobowe (z całego okresu rozliczeniowego) = 7h (1h styczeń + 4h luty + 2h marzec) Norma do nadgodzin = 12 pełnych tygodni * 40h + 5 dni brzegowych (27, 28, 29, 30, 31.03) * 8h – 1 dzień świąteczny (6.01) * 8h = 480h + 40h – 8h = 512h Czas przepracowany (513h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) - nadgodziny dobowe (7h) – norma (512h) = 513 + 8 – 7 - 512 = 2 > 0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej. W wypłacie zostaną naliczone elementy: - Wynagr. zasad. powyżej normy za 5h (6h-1h niedogodzina) - Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 2h - Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% za 2h 2. Wyliczenie nadgodzin z bilansowaniem: Średniotygodniowe, dobowe 100%, 50% - w pierwszej kolejności pomniejszane są nadgodziny średniotygodniowe pod warunkiem, że ich ilość jest wystarczająca do zbilansowania wszystkich niedogodzin. W przypadku, gdy ilość nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu rozliczeniowego nie jest wystarczająca, to występujące niedogodziny na bieżąco będą pomniejszać nadgodziny dobowe – w pierwszej kolejności 100%, potem 50%. Nieobecności nieusprawiedliwione nigdy nie bilansują nadgodzin dobowych, tylko średniotygodniowe. Styczeń 2023 (pierwszym miesiąc rozliczeniowy) Liczymy nadgodziny dobowe: - 50% -> 1h (wtorek, praca ponad normę 8h) - 100% -> 0h Suma nadgodzin dobowych = 1h (50%) Liczymy “potencjalne” nadgodziny średniotygodniowe od poczatku okresu rozliczeniowego, czyli za 1 mc (1.2023) bez uwzględnienia niedogodzin i NN, więc czas przepracowny jest powiększony o czas niedogodzin i NN. Czas przepracowany = 163h Czas niedogodzin i NN= 2h Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h Nadgodziny dobowe z bieżącego miesiaca = 1h (50%) Norma do nadgodzin =4 pełne tygodni * 40h + 2 dni brzegowe (30, 31.01) * 8h – 1 dzień świąteczny (6.01) * 8h = 160h + 16h – 8h = 168h Czas przepracowany (163h) + czas niedogodzin i NN (2h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) - nadgodziny dobowe z bieżącego mc (1h) – norma (168h) = 163 + 2 + 8 - 1 - 168 = 4 > 0, czyli ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodnioych wynosi 4h. Sprawdzamy, czy ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu rozliczeniowego jest wystarczająca na zbilansowanie wszystkich niedogodzin i w przypadku, gdy: - ilość nadgodzin średniotygodniowych jest większa lub równa ilości niedogodziny, to nadgodziny dobowe nie są pomniejszane. - W przeciwnym przypadku, gdy ilość nadgodzin średniotygodniowych jest mniejsza niż ilości niedogodziny, to nadgodziny dobowe z bieżącego miesiąca są pomniejszane. W tym przypadku ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych (4h) jest większa niż niedogodzin (2h), więc nadgodziny dobowe z bieżącego miesiąca nie są pomniejszane. W wypłacie zostaną naliczone elementy: - Wynagr. zasad. powyżej normy za 3h (5h-2h niedogodziny) - Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 1h Luty 2023 (drugi miesiąc rozliczeniowy) Liczymy nadgodziny dobowe: - 50% -> 4h (czwartek, praca ponad normę 8h) - 100% -> 0h Suma nadgodzin dobowych = 4h (50%) Liczymy “potencjalne” nadgodziny średniotygodniowe od początku okresu rozliczeniowego, czyli za 2 mc (1-2.2023) bez uwzględnienia niedogodzin i NN, więc czas przepracowany jest powiększony o czas niedogodzin i NN. Czas przepracowany = 324h (163h styczeń + 161h luty) Czas niedogodzin i NN= 5h (2h styczeń + 3h luty) Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h (styczeń) Nadgodziny dobowe wypłacone = 1h Nadgodziny dobowe z bieżącego miesiaca = 4h (50%) Norma do nadgodzin = 8 pełnych tygodni * 40h + 2 dni brzegowe (27,28.02) * 8h – 1 dzień świąteczny (6.01) * 8h = 320h + 16h – 8h = 328h Czas przepracowany (324h) + czas niedogodzin i NN (5h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) - nadgodziny dobowe wypłacone (1h) – nadgodziny z bieżącego mc (4h) – norma (328h) = 324 + 5 + 8 - 1 – 4 - 328 = 4 > 0, czyli ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych wynosi 4h. Sprawdzamy, czy ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu jest wystarczająca na zbilansowanie wszystkich niedogodzin od początku okresu. W tym przypadku ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych (4h) jest mniejsza niż wszystkich niedogodzin (5h), więc nadgodziny dobowe z bieżacego miesiąca są pomniejszane o brakującą ilość nadgodzin średniotygodniowych zgodnie z wyliczeniem: Potencjalne nadgodziny średniotygodniowe (4h) – niedogodziny (5h) = - 1h – o tyle należy pomniejszyć nadgodziny dobowe z bieżącego miesiąca. Nadgodziny dobowe z bieżącego miesiąca = 4h (50%)  - 1h (niedogodzina) = 3h. W wypłacie zostaną naliczone elementy: - Wynagr. zasad. powyżej normy za 1h (4h-1h niedogodzina) - Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 3h Marzec 2023 (trzeci miesiąc rozliczeniowy, ostatni) Liczymy nadgodziny dobowe: - 50% -> 2h (czwartek, praca ponad normę 8h) - 100% -> 0h Suma nadgodzin dobowych = 2h (50%) Liczymy “potencjalne” nadgodziny średniotygodniowe od poczatku okresu rozliczeniowego, czyli za 3 mc (1-3.2023) bez uwzględnienia niedogodzin i NN, więc czas przepracowany jest powiększony o czas niedogodzin i NN. Czas przepracowany = 513h (163h styczeń + 161h luty +189h marzec) Czas niedogodzin i NN= 6h (2h styczeń + 3h luty + 1h marzec) Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h (styczeń) Nadgodziny dobowe wypłacone = 4h (1h styczeń + 3h luty) Nadgodziny dobowe z bieżącego miesiaca = 2h (50%) Norma do nadgodzin =12 pełnych tygodni * 40h + 5 dni brzegowych (27, 28, 29, 30, 31.03) * 8h – 1 dzień świąteczny (6.01) * 8h = 480h + 40h – 8h = 512h Czas przepracowany (513h) + czas niedogodzin i NN (6h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) - nadgodziny dobowe wypłacone (4h) - nadgodziny dobowe z bieżącego mc (2h) – norma (512h) = 513 + 6 + 8 – 4 – 2 - 512 = 9 > 0, czyli ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych wynosi 9h. Sprawdzamy, czy ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu jest wystarczająca na zbilansowanie wszystkich niedogodzin od początku okresu. W tym przypadku ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych (9h) jest większa niż wszystkich niedogodzin (6h), więc nadgodziny dobowe z bieżącego miesiąca nie są pomniejszane. Nadgodziny dobowe z bieżacego miesiaca = 2h (50%) Na koniec wyliczamy ostateczną ilość nadgodzin średniotygodniowych od poczatku okresu rozliczeniowego, czyli za 3 mc (1-3.2023). Czas przepracowany = 513h (163h styczeń + 161h luty +189h marzec) Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h (styczeń) Nadgodziny dobowe wypłacone = 4h (1h styczeń + 3h luty) Nadgodziny dobowe z bieżącego miesiaca = 2h (50%) Norma do nadgodzin =12 pełnych tygodni * 40h + 5 dni brzegowych (27, 28, 29, 30, 31.03) * 8h – 1 dzień świąteczye (6.01) * 8h = 480h + 40h – 8h = 512h Czas przepracowany (513h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) - nadgodziny dobowe wypłacone (4h) - nadgodziny dobowe z bieżącego mc (2h) – norma (512h) = 513 + 8 – 4 – 2 - 512 = 3 > 0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej. W wypłacie zostaną naliczone elementy: - Wynagr. zasad. powyżej normy za 5h (6h- 1H niedogodzina) - Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 2h - Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% za 3h 3. Wyliczenie nadgodzin z bilansowaniem: Średniotygodniowe, dobowe 50%, 100% - bilansowanie jest jak powyżej, tylko najpierw dobowe 50%, a następnie 100%.

10 Czas wolny za nadgodziny – Płace i Kadry Plus

Rekompensata za pracę w nadgodzinach - czasem wolnym

Praca w godzinach nadliczbowych może być rekompensowana czasem wolnym (art. 1512 k.p.). Udzielenie czasu wolnego za pracę w nadgodzinach zwalnia pracodawcę z obowiązku wypłaty dodatkowego wynagrodzenia za te nadgodziny. Udzielenie dnia wolnego w zamian za pracę w dniu wolnym oraz w niedzielę lub święto (do 8h) jest obowiązkiem pracodawcy. Jeżeli w trakcie trwania okresu rozliczeniowego nie jest to możliwe, wówczas należy wypłacić stosowne dodatki. Natomiast za pracę ponad normę/wymiar dobowy (powyżej 8h) w pierwszej kolejności należy się wypłata stosownych dodatków. Jednak tu też dopuszczalne jest odstępstwo od tej reguły i można takie nadgodziny wynagrodzić czasem wolnym.

Ilość czasu wolnego za nadgodziny

Ilość udzielanego czasu wolnego za pracę nadliczbową zależy od tego, za jakie nadgodziny (dobowe, czy średniotygodniowe) jest przyznawany oraz na czyj wniosek (pracownika, czy pracodawcy). Poniżej znajduje się informacja, ile przysługuje czasu wolnego za dodatkowo przepracowane godziny – zależnie od rodzaju nadgodzin i na czyj wniosek:
  • w dni pracy po przekroczeniu wymiaru dobowego (nadgodziny dobowe) – na wniosek pracownika: za każdą nadgodzinę – 1 godzina czasu wolnego, – na wniosek pracodawcy: za każdą nadgodzinę – 1,5 godziny czasu wolnego.
  • w dni wolne, w niedziele i święta po przekroczeniu normy dobowej (nadgodziny dobowe) – na wniosek pracownika: za każdą nadgodzinę – 1 godzina czasu wolnego, – na wniosek pracodawcy: za każdą nadgodzinę – 1,5 godziny czasu wolnego.
  • w dni wolne, w niedziele i święta w granicach normy dobowej (nadgodziny średniotygodniowe) – bez względu na ilość przepracowanych godzin – 1 dzień wolny.

Czas wolny za nadgodziny w programie

W module Płacy i Kadry Plus udostępniona jest funkcjonalność odbierania nadgodzin. W kalendarzu czasu pracy pracownika, na danym wejściu w dniu znajduje się pole Odbiór nadgodzin z rozwijaną listą znaczników:
  • O.BM – nadgodziny do odbioru w bieżącym miesiącu (do strefy niewliczanej do czasu pracy)
  • O.NM – nadgodziny do odbioru w kolejnym miesiącu (do strefy wliczanej do czasu pracy)
  • W.PŁ – wolne za nadgodziny – płatne (do strefy wliczanej do czasu pracy)
  • W.NP – wolne za nadgodziny – niepłatne (do strefy niewliczanej do czasu pracy)

Rys 19. Formularz wejścia na dniu pracy pracownika – odnotowanie nadgodzin do odbioru w bieżącym miesiącu

Sposób wynagradzania i wliczania do czasu pracy będzie odczytywany ze strefy, którą opisuje dany znacznik. Należy pamiętać, że opisy ‘O.NM’ i ‘W.PŁ’ mogą być uwzględniane wyłącznie dla wejść odnotowanych jako strefy wliczane do czasu pracy, a dwa pozostałe opisy ‘O.BM’ i ‘W.NP’ jako strefy niewliczanej do czasu pracy. Nieprawidłowe dopasowanie strefy i znacznika przy zapisie jest sygnalizowane komunikatem Wybrano niewłaściwy opis odbioru nadgodzin, niezgodny z wybraną strefą. Poniższa tabelka prezentuje powiązanie znaczników z odpowiednimi strefami czasu pracy. Można używać standardowych stref w programie (czas pracy podstawowej – wliczana do czasu pracy, czas przerwy – niewliczana do czasu pracy) lub zdefiniować własne na wzór standardowych.
ZnacznikRodzaj strefy czasu pracy – wliczanie do czasu przepracowanego oraz wynagradzanieWliczać do czasu pracy służącego do wyliczania nadgodzin
O.BMniewliczana do czasu pracy, np. Czas przerwy bez wynagrodzeniaNie
O.NMwliczana do czasu pracy, np. Czas pracy podstawowy wynagradzana 100%Nie
W.PŁwliczana do czasu pracy, np. Czas pracy podstawowy wynagradzana 100%Tak
W.NPniewliczana do czasu pracy, np. Czas przerwy bez wynagrodzeniaTak
Rys 20. Konfiguracja znaczników (nadgodzin do odbioru i czasu wolnego za nadgodziny) i stref czasu pracy
Uwaga
Sposób wyliczenia czasu przepracowanego jest różny od wyliczeń czasu wykorzystywanego przy obliczaniu ilości nadgodzin. Do czasu przepracowanego wliczany jest czas oznaczony O.NM i W.PŁ. Natomiast do czasu uwzględnianego do obliczeń nadgodzin wliczany jest czas oznaczony W.PŁ i W.NP.

Wynagrodzenie za czas wolny (udzielony za nadgodziny)

Przy udzielaniu czasu wolnego bardzo ważne jest również, w jakim miesiącu ten czas wolny jest udzielany, tzn.: czy w tym samym miesiącu, w którym wystąpiły nadgodziny, czy w kolejnym miesiącu (do końca okresu rozliczeniowego) oraz na czyj wniosek: pracownika/pracodawcy. Udzielony czas wolny w tym samym miesiącu (co nadgodziny) charakteryzuje się tym, że pracownik ma prawo do normalnego wynagrodzenia za wszystkie godziny/dni wolne. Niepłatne są natomiast dodatkowo przepracowane nadgodziny, za które udzielono czasu wolnego, co prezentuje poniższa tabelka.
Udzielenie czasu wolnego za nadgodziny w tym samym miesiącu
Rodzaj godzin pracyMiesiąc wystąpienia nadgodzin
(np. 1.2021)
Miesiąc odbioru nadgodzin (np.1.2021)
- czas wolny za nadgodziny na wniosek:
pracownikapracodawcy
w dniu pracy
ponad wymiar dobowy
Ilość godzin: 1h
Oznaczenie:
O.BM (przerwa)
Rozliczenie: Brak
Ilość godzin: 1h
Oznaczenie:
W.PŁ (praca podst.)
Rozliczenie: Brak
Ilość godzin: 1,5h
Oznaczenie:
W.PŁ (praca podst.)
Rozliczenie: Brak
w dni wolne, niedziele i święta
(powyżej normy dobowej 8h)
Ilość godzin: 1h
Oznaczenie:
O.BM (przerwa)
Rozliczenie: Brak
Ilość godzin: 1hIlość godzin: 1,5h
Oznaczenie:
W.PŁ (praca podst.)
Rozliczenie: Brak
w dni wolne, niedziele i święta
(do normy dobowej 8h)
Ilość godzin: od 1h do 8h
Oznaczenie:
O.BM (przerwa)
Rozliczenie: Brak
Ilość godzin: 8h (cały dzień)
Oznaczenie:
W.PŁ (praca podst.)
Rozliczenie: Brak
Rys 21. Czas wolny za nadgodziny w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym

Rys 21. Czas wolny za nadgodziny w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym

Udzielony czas wolny w innym miesiącu (niż nadgodziny) – przy dłuższym okresie rozliczeniowym czasu pracy – charakteryzuje się tym, że dodatkowo przepracowane nadgodziny są wynagradzane stawką zasadniczą w bieżącym miesiącu. W kolejnym miesiącu płatny jest tylko czas wolny udzielony za nadgodziny dobowe (ponad normę/wymiar) na wniosek pracodawcy (art. 1512 § 2 k.p.).
Udzielenie czasu wolnego za nadgodziny w kolejnym miesiącu
Rodzaj godzin pracyMiesiąc wystąpienia nadgodzin
(np. 1.2021)
Miesiąc odbioru nadgodzin (np.2.2021)
- czas wolny za nadgodziny na wniosek:
pracownikapracodawcy
w dniu pracy
ponad wymiar dobowy
Ilość godzin: 1h
Oznaczenie:
O.NM (praca podst.)
Rozliczenie:
Wynagr.powyżej normy (za 1h)

Ilość godzin: 1h 1)
Oznaczenie:
W.NP (przerwa)
Rozliczenie: Wynagr.poniżej normy (za 1h)

Ilość godzin: 1,5h
Oznaczenie:
W.PŁ (praca podst.)
Rozliczenie: Brak
w dni wolne, niedziele i święta
(powyżej normy dobowej 8h)
Ilość godzin: 1h
Oznaczenie:
O.NM (praca podst.)
Rozliczenie:
Wynagr.powyżej normy (za 1h)

Ilość godzin: 1h 1)
Oznaczenie:
W.NP (przerwa)
Rozliczenie: Wynagr.poniżej normy (za 1h)
Ilość godzin: 1,5h
Oznaczenie:
W.PŁ (praca podst.)
Rozliczenie: Brak
w dni wolne, niedziele i święta
(do normy dobowej 8h)

Ilość godzin: od 1h do 8h
Oznaczenie:
O.NM (praca podst.)
Rozliczenie:
Wynagr.powyżej normy
(za 1 -8h)
Ilość godzin: 8h (cały dzień) 2)
Oznaczenie:
W.NP (przerwa)
Rozliczenie:
Wynagr.poniżej normy (za 8h)
Rys 22. Czas wolny za nadgodziny dla wielomiesięcznych okresów rozliczeniowych

Rys 22. Czas wolny za nadgodziny dla wielomiesięcznych okresów rozliczeniowych

1) Zgodnie z wykładnią prawa, pracownik nie nabywa prawa do wynagrodzenia za czas wolny udzielany w zamian za pracę w nadgodzinach, czyli udzielnie czasu wolnego w kolejnym miesiącu powoduje dysproporcję jego wynagradzania (w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego). W tej kwestii stanowisko zajął Sąd Najwyższy, który w wyroku z dnia 9 lutego 2010 r. (sygn. akt I PK 157/09) stwierdził, że wypłata normalnego wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach rekompensowanych udzieleniem pracownikowi na jego wniosek czasu wolnego powinna nastąpić w okresie odbierania czasu wolnego. (W tej sytuacji w programie czas nadgodziny można oznaczyć tak jak odbiór w bieżącym miesiącu, czyli nadgodziny jako niepłatne (O.BM, czas przerwy) a czas wolny jako płatny (W.PŁ, praca podst.). 2) Gdy za 1 nadgodzinę w dniu wolnym (niedzielę / święto) udzielmy w kolejnym miesiącu dnia wolnego (8h) i oznaczymy jako niepłatne (jak mówią przepisy), to pracownik będzie stratny, będzie miał pomniejszenie wynagrodzenie za 8h. Działając na korzyść pracownika można oznaczyć dzień wolny jako płatny (W.PŁ, praca podst.) a nadgodziny jako niepłatne (O.BM, przerwa).

W programie z poziomu okna Listy pracowników dostępny jest wydruk „Pracownicy z czasem wolny za nadgodziny” (z menu wydruków: Pracownicy). Dodatkowo z poziomu formularza pracownika również dostępny jest wydruk „Czas wolny za nadgodziny” (z menu wydruków: Raporty). Wydruki te przedstawiają dane na temat udzielonego czasu wolnego za wypracowane nadgodziny oraz czas tych nadgodzin. Dane odczytywane są z kalendarza ‘(Nie)obecności’ pracownika z podziałem na poszczególne dni lub jako wartość łączna w podsumowaniu. Po oznaczeniu czasu pracy w poszczególnych dniach znacznikami O.BM, O.NM, W.PŁ, W.NP ilość czasu pracy będzie pokazywana na wydruku.

Przykłady udzielania czasu wolnego za nadgodziny w dni pracy

Odbiór czasu wolnego w tym samym miesiącu – na wniosek pracownika

Przykład
W sierpniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 176h) pracownik zatrudniony na stawkę miesięczną w wys. 6000 zł przepracował dodatkowo 1 godzinę w dzień pracy i odebrał ją w tym samym miesiącu na swój wniosek. Przepracowaną nadgodzinę oznaczamy strefą ‘Czas przerwy’ (niewliczaną do czasu pracy i niepłatną) oraz znacznikiem ‘O.BM’, a wolną godzinę strefą ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem ‘W.PŁ’. Krok I - Odnotowanie na kalendarzu
DzieńWejścieGodzina przyjściaGodzina wyjściaPrzykładowa strefaZnacznik
07.08 poniedziałekW107:0015:00czas pracy podstawowy-
W215:0016:00czas przerwy
(niewliczana do czasu pracy, niepłatna)
O.BM
08.08 wtorekW107:0014:00czas pracy podstawowy-
W214:0015:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)
W.PŁ
Krok II - Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia Do czasu pracy wliczamy 175h (‘czas pracy podstawowy’) + 1h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem W.PŁ) = 176h. Nie wliczamy tu 1h (‘czas przerwy’ ze znacznikiem O.BM) - wykorzystaną do wprowadzenia nadgodziny do odbioru w bieżącym miesiącu. Wynagrodzenie zostanie wypłacone za pełen wymiar czasu pracy (176h), za tyle godzin, ile przepracował 176h (176h +1 nadgodzina – 1h wolnego), czyli: Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00
Uwaga
Istnieje możliwość tworzenia własnych stref (na wzór standardowych), jednak nie jest to konieczne i dodatkowo wiąże się z rozbiciem kwoty wynagrodzenia zasadniczego na użyte płatne strefy czasu. Przykładowe własne strefy: - nadgodz.odbierane BM – zdefiniowana na wzór standardowej strefy ‘Czas przerwy’ (niewliczana do czasu pracy i niepłatna), - wolne za nadgodz.PŁ– zdefiniowana na wzór standardowej strefy ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczana do czasu pracy i płatna) oraz znacznikiem ‘W.PŁ’ – dla tej strefy wyliczy się wynagrodzenie zasadnicze proporcjonalnie do ilości czasu w tej strefie. Przy zastosowaniu własnych stref, a w szczególności własnej strefy płatnej (np. wolne za nadgodz.PŁ) w powyższym przykładzie, gdy parametr „Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy liczone jako oddzielny element wypłaty” (w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry - zakładka 3) bedzie: a) zaznaczony – to wyliczy się: -              Wynagr. zasad. /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00 -              Wynagr. zasad./miesiąc (wolne za nadgodz.PŁ)= 0 -              Wynagr. zasad. poniżej normy (praca.pdst) = -34,09 -              Wynagr. zasad. powyżej normy (wolne za nadgodz.) = 34,09 b) niezaznaczony – to wyliczy się: -              Wynagr. zasad. /miesiąc (praca.pdst) = 5965,91 -              Wynagr. zasad./miesiąc (wolne za nadgodz.PŁ)=34,09

Odbiór czasu wolnego w tym samym miesiącu – na wniosek pracodawcy

Przykład
W sierpniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 176h) pracownik zatrudniony na stawkę miesięczną w wys. 6000 zł przepracował dodatkowo 1 godzinę w dzień pracy i odbiera ją w tym samym miesiącu na wniosek pracodawcy. Przepracowaną nadgodzinę oznaczamy strefą ‘Czas przerwy’ (niewliczaną do czasu pracy i niepłatną) oraz znacznikiem ‘O.BM’, a wolne półtorej godziny strefą ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem ‘W.PŁ’. Krok I - Odnotowanie na kalendarzu
DzieńWejścieGodzina przyjściaGodzina wyjściaPrzykładowa strefaZnacznik
07.08 poniedziałekW107:0015:00czas pracy podstawowy-
W215:0016:00czas przerwy
(niewliczana do czasu pracy, niepłatna)
O.BM
08.08 wtorekW107:0013:30czas pracy podstawowy-
W213:3015:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)
W.PŁ
Krok II - Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia Do czasu pracy wliczamy 174,5h (‘czas pracy podstawowy’) + 1,5h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem W.PŁ) = 176h. Nie wliczamy tu 1h (‘czas przerwy’ ze znacznikiem O.BM) - wykorzystaną do wprowadzenia nadgodziny do odbioru w bieżącym miesiącu. Wynagrodzenie zostanie wypłacone za pełen wymiar czasu pracy (176h), choć pracownik przepracował 175,5h (176h +1 nadgodzina – 1,5h wolnego), czyli: Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00

Odbiór czasu wolnego w kolejnym miesiącu – na wniosek pracownika

Przykład
W sierpniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 176h) pracownik zatrudniony na stawkę miesięczną w wys. 6000zł przepracował dodatkowo 1 godzinę w dzień pracy i odbiera ją w kolejnym miesiącu – wrześniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 168h), na swój wniosek. W 8.2023 przepracowaną nadgodzinę oznaczamy strefą ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem ‘O.NM’, a w 9.2023 wolną godzinę strefą ‘Czas przerwy’ (niewliczaną do czasu pracy i niepłatną) oraz znacznikiem ‘W.NP’. Krok I - Odnotowanie na kalendarzu
DzieńWejścieGodzina przyjściaGodzina wyjściaPrzykładowa strefaZnacznik
07.08 poniedziałekW107:0015:00czas pracy podstawowy-
W215:0016:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)

O.NM
12.09 wtorekW107:0014:00czas pracy podstawowy-
W214:0015:00czas przerwy
(niewliczana do czasu pracy, niepłatna)

W.NP
Krok II - Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia W 8.2023 do czasu pracy wliczamy 176h (‘czas pracy podstawowy’) + 1h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem O.NM) = 177h.

Wynagrodzenie zostanie wypłacone za wszystkie przepracowane godziny 177h (176h + 1 nadgodzina), czyli:

Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00

Wynagr. zasad. powyżej normy (praca.pdst) = 34,09 (6000*1/176)

W 9.2023 do czasu pracy wliczamy 167h (‘czas pracy podstawowy’). Nie wliczamy tu 1h (‘Czas przerwy’ ze znacznikiem W.NP). Wynagrodzenie zostanie wypłacone za przepracowane godziny 167h (168h – 1h wolnego), czyli: Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00 Wynagr. zasad. poniżej normy (praca.pdst))= -35,71 (6000*1/168)

Odbiór czasu wolnego w kolejnym miesiącu – na wniosek pracodawcy

Przykład
W sierpniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 176h) pracownik zatrudniony na stawkę miesięczną w wys. 6000 zł przepracował dodatkowo 1 godzinę w dzień pracy i odbiera ją w kolejnym miesiącu – wrześniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 168h), na wniosek pracodawcy. W 8.2023 przepracowaną nadgodzinę oznaczamy strefą ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem ‘O.NM’, a w 9.2023 wolne półtorej godziny strefą ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem ‘W.PŁ’. Krok I - Odnotowanie na kalendarzu
DzieńWejścieGodzina przyjściaGodzina wyjściaPrzykładowa strefaZnacznik
09.08 poniedziałekW107:0015:00czas pracy podstawowy-
W215:0016:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)

O.NM
07.09 wtorekW107:0013:30czas pracy podstawowy-
W213:3015:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)


W.PŁ
Krok II - Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia W 8.2023 do czasu pracy wliczamy 176h (‘czas pracy podstawowy’) + 1h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem O.NM) = 177h. Wynagrodzenie zostanie wypłacone za wszystkie przepracowane godziny 177h (176h + 1 nadgodzina), czyli:

Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00

Wynagr. zasad. powyżej normy (praca.pdst) = 34,09 (6000*1/176)

W 9.2023 do czasu pracy wliczamy 166,5h (‘czas pracy podstawowy’) + 1,5h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem W.PŁ) = 168h. Wynagrodzenie zostanie wypłacone za pełny wymiar czasu pracy (168h), choć pracownik przepracował 166,5 h(168h – 1,5h wolnego), czyli: Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00

Przykłady udzielania czasu wolnego za nadgodziny w dni wolne do normy dobowej

Odbiór czasu wolnego w tym samym miesiącu

Przykład
W sierpniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 176h) pracownik zatrudniony na stawkę miesięczną w wys. 6000zł przepracował dodatkowo 6 godzin w sobotę i w tym samym miesiącu odbiera za to dzień wolny (8h). Przepracowane nadgodziny oznaczamy strefą ‘czas przerwy’ (niewliczaną do czasu pracy, niepłatną) oraz znacznikiem ‘O.BM’, a wolny dzień strefą ‘czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy, płatną) oraz znacznikiem ‘W.PŁ’. Krok I - Odnotowanie na kalendarzu
DzieńWejścieGodzina przyjściaGodzina wyjściaPrzykładowa strefaZnacznik
12.08 sobotaW107:0013:00czas przerwy
(niewliczana do czasu pracy, niepłatna)
O.BM
14.08 poniedziałekW107:0015:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)
W.PŁ
Krok II - Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia Do czasu pracy wliczamy 168h (‘czas pracy podstawowy’) + 8h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem W.PŁ) = 176h. Nie wliczamy tu 6h (‘czas przerwy’ ze znacznikiem O.BM). Wynagrodzenie zostanie wypłacone za pełen wymiar czasu pracy (176h), choć pracownik przepracował tylko 166h (168h +6 nadgodzin – 8h wolnego), czyli: Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00

Odbiór czasu wolnego w kolejnym miesiącu

Przykład
W sierpniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 176h) pracownik zatrudniony na stawkę miesięczną w wys. 6000zł przepracował dodatkowo 6 godzin w sobotę i w kolejnym miesiącu – wrześniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 168h) odbiera za to dzień wolny (8h). W 8.2023 przepracowane nadgodziny oznaczamy strefą ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem ‘O.NM’, a w 9.2023 wolny dzień strefą ‘Czas przerwy’ (niewliczaną do czasu pracy i niepłatną) oraz znacznikiem ‘W.NP’. Krok I - Odnotowanie na kalendarzu
DzieńWejścieGodzina przyjściaGodzina wyjściaPrzykładowa strefaZnacznik
12.08 sobotaW107:0013:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)

O.NM
04.09 poniedziałekW107:0015:00czas przerwy
(niewliczana do czasu pracy, niepłatna)

W.NP 1)
1) Gdy za nadgodziny w dniu wolnym (niedziele / święto) udzielimy w kolejnym miesiącu dzień wolny (8h) i oznaczymy jako niepłatne (jak mówią przepisy), to pracownik będzie stratny, będzie miał pomniejszenie wynagrodzenia za 8h. Działając na korzyść pracownika można oznaczyć dzień wolny jako płatny (W.PŁ, praca podst.) a nadgodziny jako niepłatne (O.BM, przerwa). Krok II - Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia W 8.2023 do czasu pracy wliczamy 176h (‘czas pracy podstawowy’) + 6h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem O.NM) = 182h. Wynagrodzenie zostanie wypłacone za wszystkie przepracowane godziny 182h (176h + 6 nadgodzin), czyli:

Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00

Wynagr. zasad. powyżej normy (praca.pdst) = 204,55 (6000*6/176)

W 9.2023 do czasu pracy wliczamy 160h (‘czas pracy podstawowy’). Nie wliczamy tu 8h (‘Czas przerwy’ ze znacznikiem W.NP). Wynagrodzenie zostanie wypłacone za przepracowane godziny 160h (168h – 8h wolnego), czyli: Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00

Wynagr. zasad. powyżej normy (praca.pdst) = -285,71 (6000*8/168)

Wydruki ewidencji czasu pracy

Wydruk karty pracy dostępny jest z Formularza pracownika/ Wydruki kadrowe/ Karta pracy lub z Listy pracowników/ Wydruki kadrowe/ Karta pracy – wszyscy (wydruk dla zaznaczonych). Oba wydruki mają możliwość drukowania pełnej informacji o czasie pracy w poszczególnych dniach lub może to być wydruk samego podsumowania. Na wydruku ze szczegółami karty pracy, obok dni kalendarzowych wykazany jest typ dnia (Pracy, Wolny, Święto) oraz oznaczenie dla dni wolnych/świątecznych, np. W5 – wolne z tytułu 5 dniowego tygodnia pracy, ND – niedziela, ŚW – święto. Można korzystać z standardowych opisów dni wolnych albo dodać własne z poziomu: Start/Konfiguracja / Firma / Płace / Opisy rodzajów dni wolnych do karty pracy. Kolejne kolumny obrazują ilościowo: godziny z planu pracy, rzeczywiście przepracowane godziny, czas pracy ponad i poniżej planu oraz godziny przepracowane w nocy. Osobna kolumna pokazuje nazwę nieobecności, która wystąpiła w danym dniu. W podsumowaniu wykazywana jest informacja o łącznej ilości czasu nadgodzin 50% i 100% rozliczonych w wypłacie. (Ta informacja pobiera jest z naliczonych standardowych dopłat do nadgodzin).
Uwaga
W przypadku, gdy w programie rozliczenie nadgodzin opiera się na własnych dodatkach (wyłączone jest naliczanie standardowych dopłat do nadgodzin), to Informacja o nadgodzinach nie pojawi się na wydrukach: karty pracy, listach płac, kwiatkach wypłat, czy pomocniczych raportach do GUS.
W module Płace i Kadry Plus dostępny jest wydruk Pracownicy z czasem wolnym za nadgodziny (dostępny z poziomu: Lista pracowników/ Pracownicy) dla zaznaczonych osób, w których wykazywane są informacje o nadgodzinach do odbioru oraz czasie wolnym udzielonym za nadgodziny wpisy na czasie pracy z oznaczeniami:
  • O.BM – nadgodziny do odbioru w bieżącym miesiącu,
  • O.NM – nadgodziny do odbioru w kolejnym miesiącu,
  • W.PŁ – wolne za nadgodziny – płatne,
  • W.NP – wolne za nadgodziny – niepłatne.

Różnicowe wyliczenie wynagrodzenia za nadgodziny i godziny nocne

W przypadku, gdy za nadgodziny oraz pracę w nocy za wskazany miesiąc (np. 6.2023) zostało już wypłacone wynagrodzenie, a następnie zostały naniesione kolejne nadgodziny, czy praca w porze nocnej (za już rozliczony miesiąc 6.2023), to istnieje możliwość naliczenia różnicowo wynagrodzenia za dopisane nadgodziny oraz godziny nocne:

- na liście płac etatowej za kolejny miesiąc (7.2023) z opcją wstecz: 1 miesiąc

- lub ewentualnie na drugiej liście płac etatowej za ten sam miesiąc (6.2023).

W przypadku naliczenia wypłaty na liście płac z opcją ‘Mies. wstecz’ lub na dodatkowej liście nastąpi weryfikacja za ile godzin w danym miesiącu obecnie przysługuje dopłat do nadgodzin, dopłat za pracę w nocy czy wynagrodzenie powyżej/poniżej, a następnie tą ilość pomniejszy o ilość godzin, które już były rozliczone w innych wypłatach za ten miesiąc. Różnicowe wyliczenie wynagrodzenia powyżej/poniżej normy będzie dokonywane tylko w przypadku, gdy w naliczanej wypłacie te elementy mają taki sam okres od-do jak już wypłacone w innych wypłatach za ten sam okres.

Różnicowe rozliczenie wynagrodzenia za nadgodziny / porę nocną dotyczy standardowych elementów:
  • Dopłata do nadgodzin 50%,
  • Dopłata do nadgodzin 100%,
  • Dopłata do nadgodzin dobowych 50%,
  • Dopłata do nadgodzin dobowych 100%,
  • Dopłata do nadgodzin średniotygodniowych 100%,
  • Dopłata za pracę w nocy,
  • zasad. powyżej normy
  • zasad. poniżej normy

Przykład różnicowego rozliczenia wynagrodzenia za nadgodziny i godziny nocne

Przykład
Przykład 19: Pracownik zatrudniony na pełen etat na stawkę 6000 zł/miesiac w podstawowym systemie czasu pracy, czyli o 8h dziennie (1-miesięczny okres rozliczeniowy, pora nocna 22:00-6:00). W definicji kalendarza: Norma dobowa = 8h, norma tygodniowa = 40h z zaznaczonym parametrem z podziałem na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe. W lipcu 2023 (wymiar 168h) przepracował dodatkowo w dniach:
  • 07.2023 (piatek, w planie 8h) od 10:00 do 23:00 (13h), czyli 5 nadgodzin dobowych, w tym 1h nocna (22:00-23:00).
  • 07.2023 (sobota, w planie 0h) od 10:00 do 15:00 (5 nadgodzin średniotygodniowych)
Sumarycznie pracownik przepracował 178h, czyli ponad wymiar 10h, w tym:
  • nadgodziny dobowe 50% = 4h
  • nadgodziny dobowe 100% = 1h, ponieważ przypada w porze nocnej
nadgodziny średniotygodniowe = 5h W wypłacie za 7.2023 (wymiar 168h) zostały naliczone elementy:
  • Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc = 6000 (za 168h)
  • Wynagr. zasad. powyżej normy = 357,14 (za 10h wg wyliczenia: 6000/168*10h)
  • Dopłata do nadgodzin dobowych 50% = 71,43 (za 4h wg wyliczenia 6000/168*50%*4h)
  • Dopłata do nadgodzin dobowych 100% = 35,71 (za 1h wg wyliczenia 6000/168*1h)
  • Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% = 178,57 (za 5h, wg wyliczenia 6000/168*5h)
  • Dopłata za pracę w nocy = 4,29 (za 1h wg wyliczenia 3600/168*20%*1h)
Po naliczeniu wynagrodzenia za 7.2023 zostały dopisane dodatkowe nadgodziny  w dniach:
  • 28.07.2023 (piatek, w planie 8h) od 12:00 do 23:00 (11h), czyli 3 nadgodziny dobowe, w tym 1h nocna (22:00-23:00).
  • 29.07.2023 (sobota, w planie 0h) od 12:00 do 16:00 (4 nadgodziny średniotygodniowe)
Dodatkowo zostały wprowadzone godziny ponad wymiar w ilości 7h (łączy czas pracy 178+7h dodane= 185h), w tym:
  • nadgodziny dobowe 50% = 2h
  • nadgodziny dobowe 100% = 1h, ponieważ przypada w porze nocnej
  • nadgodziny sredniotygodniowe = 4h
W wypłacie za 8.2023 (wymiar 176h) z opcja 1 mc wstecz zostały naliczone elementy:
  • Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc za 7.2023 = 6000 (za 176h)
oraz za 7.2023:
  • Wynagr. zasad. powyżej normy = 250,00 (za 7h wg wyliczenia: 6000/168*7h)
  • Dopłata do nadgodzin dobowych 50% = 35,71 (za 2h wg wyliczenia 6000/168*50%*4h)
  • Dopłata do nadgodzin dobowych 100% = 35,71 (za 1h wg wyliczenia 6000/168*1h)
  • Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% = 142,86 (za 4h, wg wyliczenia 6000/168*4h)
  • Dopłata za pracę w nocy = 4,29 (za 1h wg wyliczenia 3600/168*20%*1h)

OPT053 - Kontrola wysokości potrąceń

Data aktualizacji: 28-06-2023

Spis treści

Wprowadzenie

Definiowanie ograniczeń w konfiguracji firmy

Formularz Grupy ograniczeń potrąceń

Predefiniowane grupy ograniczeń potrąceń

Wskaźniki obliczeniowe

Mechanizm ustalania kwoty ograniczeń potrąceń

Przykłady

Wprowadzenie

Comarch ERP Optima posiada mechanizmy pozwalające na łatwiejsze zarządzanie kontrolą wysokości potrąceń, w tym potrąceń komorniczych i alimentacyjnych. Funkcjonalność automatycznej kontroli potrąceń dostępna jest w Comarch ERP Optima w module Płace i Kadry Plus oraz ERP XL Kadry i Płace.

Wysokość potrąceń a obowiązujące przepisy

  • Dla potrąceń ze świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i  macierzyństwa obowiązuje art.138-144 Ustawy z dnia 17.12.1998r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2004r. nr 39, poz. 353 ze zm.).
  • Zasady potrąceń z wynagrodzenia za pracę reguluje art. 87 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998r. nr 21, poz. 94 ze zm.).
  • W sprawach nie unormowanych w wymienionych aktach prawnych stosuje się przepisy Kodeksu postępowania cywilnego i przepisy o Postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Potrącenia z wynagrodzenia za pracę

Z wynagrodzenia za pracę po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych potrąceniu podlegają (wg podanej kolejności) między innymi należności:
  • na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych – do wysokości trzech piątych wynagrodzenia,
  • na zaspokojenie świadczeń innych niż alimentacyjne – do wysokości połowy wynagrodzenia.
Od niektórych składników wynagrodzenia można potrącić należności alimentacyjne w wysokości 100%.
Uwaga
Departament Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w sprawie odliczania składki zdrowotnej wyjaśnił, że obowiązkowe odliczenia, o których mowa w art. 87 K.p., obejmują nie tylko składkę na ubezpieczenie społeczne i zaliczkę na podatek dochodowy, ale także składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Dokonując wyliczenia potrąceń niealimentacyjnych z wynagrodzenia pracownika, uwzględniamy to stanowisko.
Ustawodawca przewidział również kwotę wolną od potrąceń, między innymi w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę (po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat na PPK), przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne. Niezależnie od ilości wypłat w danym miesiącu wyliczamy jedną kwotę wolną. Tak wynika ze stanowiska Głównego Inspektoratu Pracy znak: GNP-364/306-072-43-1/12. Zdaniem GIP, jeżeli w danym miesiącu następuje wypłata wynagrodzenia za pracę oraz dodatkowego wynagrodzenia rocznego, to obydwa te świadczenia należy zsumować i od tak ustalonej kwoty dokonać potrącenia stosując (jedną) kwotę wolną. Na takim stanowisku stoi także Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Zgodnie z art. 87 § 8 K.p. potrąceń należności z wynagrodzenia pracownika w miesiącu, w którym są wypłacane składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, dokonuje się od łącznej kwoty wynagrodzenia uwzględniającej te składniki wynagrodzenia. W takim przypadku ograniczenia w dokonywaniu potrąceń pod postacią granic i kwot wolnych od potrąceń mają zastosowanie do kwoty wynagrodzeń przypadających do wypłacenia w danym miesiącu. Na warunkach określonych w tych przepisach następują potrącenia m.in. z dodatkowego wynagrodzenia rocznego (art. 87 § 5 K.p.). (…)". Pogląd ten należy odnieść do ogółu należności ze stosunku pracy.

Na mocy ustawy o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 określanej jako "tarcza antykryzysowa 3.0" możliwe jest podwyższenie kwoty wolnej od potrąceń w sytuacji, gdy z powodu podjętych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działań służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2 pracownikowi zostało obniżone wynagrodzenie lub członek rodziny pracownika utracił źródło dochodu. Kwoty zwolnione z egzekucji określone w art. 871 § 1 Kodeksu pracy ulegają zwiększeniu o 25% na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny, którego pracownik ten ma na utrzymaniu.

Uwaga
W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy kwoty wolne od potrąceń należy zmniejszyć proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Potrącenia z zasiłków

Ze świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa potrąceniu podlegają między innymi należności:
  • na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych – do wysokości 60% kwoty zasiłku,
  • na zaspokojenie świadczeń innych niż alimentacyjne – do wysokości 25% kwoty zasiłku.
Wolna od potrąceń jest kwota zasiłku w wysokości (od 01.03.2023 r.):
  • 681,97 zł – przy potrącaniu należności alimentacyjnych,
  • 1 125,26 zł – przy potrącaniu innych należności.
Uwaga
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 14 stycznia 2015 r. w sprawie sposobu ustalania kwoty wolnej od potrąceń proporcjonalnie do wypłacanego zasiłku "(…) przy obliczaniu proporcjonalnej kwoty zasiłku wolnej od potrąceń należy, analogicznie jak przy obliczaniu dziennego zasiłku, podzielić ją przez 30 i pomnożyć przez liczbę dni, za które świadczenie chorobowe jest wypłacane.". Za pomocą parametru Proporcjonalnie do liczby dni zasiłku dostępnego w grupie ograniczeń potrąceń można ustawić wyliczenie proporcjonalnej kwoty wolnej dla zasiłków. Proporcjonalne wyliczenie kwoty wolnej jest ustalane przez podzielenie pełnej kwoty wolnej przez 30 i pomnożenie przez liczbę dni, za które wypłacono zasiłek ZUS z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego. Przy wyliczaniu liczby dni, za które pracownik miał wypłacane świadczenie ZUS uwzględniane są wszystkie zasiłki niezależnie od rodzaju, które zostały naliczone w bieżącej wypłacie (zarówno za bieżący miesiąc, jak i poprzednie rozliczone z opcją ‘mies. wstecz’). Nie są sumowane dni, za które pracownik ma naliczone wyrównania zasiłków, zasiłek wyrównawczy oraz podwyższenie zasiłku macierzyńskiego do kwoty świadczenia rodzicielskiego.

Definiowanie ograniczeń w konfiguracji firmy

W Konfiguracji / Firma / Płace znajduje się gałąź Grupy ograniczeń potrąceń, która wyświetlana jest w postaci listy. Lista ograniczeń pozwala na ustalenie priorytetów poszczególnych typów ograniczeń:
  • I grupa ograniczeń (domyślnie Grupa ograniczeń alimentacyjnych) – oznacza liczenie podpiętych do niej potrąceń w pierwszej kolejności do zadanego w definicji tej grupy pułapu,
  • II grupa ograniczeń (domyślnie Grupa potrąceń z innych tytułów) – powiązane z tą grupą potrącenia liczone będą po wyliczeniu tych przypisanych do I grupy. Nastąpi wyliczenie do pułapu zadeklarowanego w tej grupie, a następnie sprawdzenie, czy suma potrąceń policzonych dla I i II grupy potrąceń łącznie nie przekracza progu zadanego dla I grupy i gdyby takie przekroczenie miało miejsce, to nastąpi ograniczenie.
  • kolejne grupy kolejno według tej samej hierarchii – czyli wyliczenie do zadanego w tej grupie pułapu, ale sumarycznie nie więcej niż wynika z definicji ograniczenia w najwyższej grupie, z jakiej występują potrącenia w wypłacie danego pracownika.
  • Użytkownik ma możliwość sterowania kolejnością pozycji na Liście grupy ograniczeń:
  •  Podnieś – podwyższa priorytet naliczania danej grupy,
  •  Obniż – obniża priorytet naliczania.
Predefiniowane dwie grupy:
  • Grupa potrąceń alimentacyjnych – definicja I grupy odpowiada warunkom ograniczeń dla potrąceń alimentacyjnych. Użytkownik jedynie przypisuje do danej grupy typy potrąceń, które chce ograniczać do danego pułapu i ewentualnie wskazać typy wypłat, z których dopuszcza 100% ściągalności potrąceń oraz takie, które mają być całkowicie wolne od potrąceń.
  • Grupa potrąceń z innych tytułów – II grupa, dla pozostałych tytułów wykonawczych.
W przypadku, gdy te dwie grupy okażą się niewystarczające, Użytkownik może dodać kolejne grupy potrąceń. Służy do tego ikona  lub <INSERT>.

Konfiguracja/Firma/Płace/Grupy ograniczeń potrąceń

Formularz Grupy ograniczeń potrąceń

Składa się z dwóch zakładek:
  • Ogólne – pozwala na określenie do jakiej wysokości kwot zasiłków i jakiej wysokości kwot wypłat nie będących zasiłkami może się liczyć potrącenie, a także deklarację wysokości kwoty wolnej od potrąceń (to co pracownik musi dostać po potrąceniach, niezależnie od wysokości jego wynagrodzenia),
  • Dodatkowe – lista potrąceń (typów wypłat) podlegających ograniczeniu.
Zakładkę [Ogólne] formularza, z uwagi na obowiązujące przepisy, podzielono na dwie sekcje. Sekcja 1 - Ograniczenia dotyczące wynagrodzeń nie będących zasiłkami:
  • Podlegające egzekucji do [ ]% kwoty netto (domyślnie podpowiadane jest 0%).
Składniki – z listy typów wypłat, które nie są zasiłkami ZUS można wybrać te, których ma dotyczyć to ustawienie (lista domyślnie pusta). Przykładowo: jeśli ustawiono 0% – to wskazane na tej liście elementy wypłat będą w całości wolne od potrąceń.
  • Podlegające egzekucji do [ ]% kwoty netto (domyślnie podpowiadane jest 0%).
Składniki – dla drugiej grupy wyjątków, z listy typów wypłat, które nie są zasiłkami ZUS, można wybrać te, które nie wystąpiły powyżej (domyślnie pusta). Przykładowo: jeśli ustawiono 100% – to wskazane na tej liście elementy wypłat (np. premie, nagrody roczne) będą podlegać egzekucji w całości, czyli w pełnej kwocie netto.
  • Pozostałe wynagrodzenia podlegają egzekucji do [ ]% kwoty netto (domyślnie podpowiadane jest 0%).
To trzeci próg procentowy, dotyczący wszystkich typów wypłat nie będących zasiłkami ZUS i nie wskazanych na listach powyżej.
  • Kwota wolna od potrąceń [ ]% minimalnej płacy (domyślnie podpowiadane 0%). ) 
Dodatkowo przy tym parametrze, dostępny jest parametr Proporcjonalnie do wymiaru etatu z opcją TAK/NIE (TAK – domyślnie zaznaczone).
Wartość minimalnej płacy do obliczeń pobierana jest z aktualnej na dany miesiąc wartości wskaźnika „Najniższe wynagrodzenie” (Konfiguracja / Program / Płace / Wynagrodzenia). Wartość ta dodatkowo jest przemnażana przez gwarantowany procent minimalnej płacy zapisany w etacie pracownika (domyślnie 100% lub 80% w przypadku pierwszego roku zatrudnienia), opcjonalnie jest też przemnażana przez wymiar etatu pracownika.
Uwaga
Kwota wolna dotycząca wynagrodzeń nie będących zasiłkami, liczona od minimalnej płacy, wyliczana jest w wysokości odpowiadającej kwocie netto minimalnej płacy, a więc po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz o zaliczkę na podatek dochodowy (przy liczeniu kwoty należnego podatku, wysokość kosztów uzyskania i ulgi podatkowej jest zgodna z ustawieniami stałych podatkowych danego pracownika).
Sekcja 2 - Ograniczenia dotyczące zasiłków ZUS:
  • Podlegają egzekucji do [ ]% kwoty (domyślnie 0%).
Próg procentowy dotyczący wszystkich elementów wypłat będących zasiłkami ZUS (procent z wartości brutto zasiłku).
  • Kwota wolna od potrąceń
    • [ ]% najniższej emerytury (domyślnie podpowiadane jest 0%)
    • kwota (domyślnie podpowiadane jest 0 zł) – Użytkownik może podać wysokość kwoty wolnej lub pobrać ją jako wskaźnik z konfiguracji. Po zaznaczeniu parametru Pobrana z konfiguracji są do wyboru dwie opcje dla kwoty wolnej: dla potrącenia alimentacyjnego oraz dla potrącenia z innych tytułów.
Dodatkowo dostępne są dwa parametry Proporcjonalnie do wymiaru etatu z opcją TAK/NIE (TAK - domyślnie zaznaczone) oraz Proporcjonalnie do liczby dni zasiłku z opcją TAK/NIE (NIE – domyślnie zaznaczone). Wartość najniższej emerytury do obliczeń pobierana jest z aktualnej na dany miesiąc wartości wskaźnika „Najniższa emerytura” (Konfiguracja / Program / Płace / Wynagrodzenia). Opcjonalnie jest ona przemnażana przez wymiar etatu pracownika.
Uwaga
Kwota wolna dotycząca zasiłków ZUS, liczona od najniższej emerytury, wyliczana jest w pełnej wysokości odpowiadającej kwocie najniższej emerytury, bez pomniejszenia o równowartość składek na ubezpieczenia ZUS i zaliczki na podatek dochodowy.

Formularz grupy ograniczeń - zakładka Ogólne

Zakładka [Dodatkowe] formularza, gdzie Użytkownik może wybrać pod przyciskiem , które potrącenia podlegają ograniczeniu. Lista domyślnie zostanie zawężona do typów wypłat, które mają zaznaczoną flagę Potrącenie [v], są nieopodatkowane i wpływają na kwotę do wypłaty [v]. Dane potrącenie może być przypisane tylko do jednej grupy potrąceń, aby możliwa była jednoznaczna interpretacja ograniczeń przy liczeniu wypłaty.
Uwaga
Przesunięcie potrącenia (typu wypłaty) z jednej do drugiej grupy dopuszczalne jest tylko na zasadzie usunięcia danego typu wypłaty z listy potrąceń powiązanych z jedną grupą, a następnie umieszczenie go na liście potrąceń powiązanych z drugą grupą.
Kolejność typów wypłat na liście ‘Potrąceń podlegających ograniczeniu’ określa priorytet ich naliczania. Pierwsze na liście ściągane są w pierwszej kolejności z wypłaty pracownika, później następne. Stąd na liście dostępne są:
  • Podnieś  – podwyższa priorytet naliczania,
  •  Obniż  – obniża priorytet naliczania.
Formularz grupy ograniczeń - zakładka Dodatkowe

Predefiniowane grupy ograniczeń potrąceń

Grupa potrąceń alimentacyjnych

Grupa domyślnie ustawiana jest jako pierwsza w kolejności. Ustawienia dla niej są następujące: Sekcja 1 - Ograniczenia dotyczące wynagrodzeń nie będących zasiłkami:
  • Podlegające egzekucji do [0.00]% kwoty netto. Składniki – lista typów wypłat, których ma dotyczyć (do uzupełnienia przez Użytkownika).
  • Podlegające egzekucji do [100.00]% kwoty netto. Składniki – lista typów wypłat, których ma dotyczyć (do uzupełnienia przez Użytkownika).
  • Pozostałe wynagrodzenia podlegają egzekucji do [60.00]% kwoty netto.
  • Kwota wolna od potrąceń [0.00]% minimalnej płacy (nie ma kwoty wolnej od potrąceń dla tej grupy).
Sekcja 2 – Ograniczenia dotyczące zasiłków ZUS:
  • Podlegają egzekucji do [60.00]% kwoty
  • Kwota wolna od potrąceń: kwota pobrana z konfiguracji dla potrącenia alimentacyjnego – proporcjonalnie do wymiaru etatu „Tak”, proporcjonalnie do liczby dni zasiłku ”Nie”.
Zakładka [Dodatkowe], tj. lista typów wypłat będących potrąceniami podlegającymi ograniczaniu, wymaga wskazania składników przez Użytkownika.

Grupa potrąceń z innych tytułów

Grupa domyślnie ustawiana jako druga w kolejności. Ustawienia dla niej są następujące: Sekcja 1 - Ograniczenia dotyczące wynagrodzeń nie będących zasiłkami:
  • Podlegające egzekucji do [0.00]% kwoty netto. Składniki – lista typów wypłat, których ma dotyczyć (do uzupełnienia przez Użytkownika).
  • Podlegające egzekucji do [100.00]% kwoty netto. Składniki – lista typów wypłat, których ma dotyczyć (do uzupełnienia przez Użytkownika).
  • Pozostałe wynagrodzenia podlegają egzekucji do [50.00]% kwoty netto.
  • Kwota wolna od potrąceń [100.00]% minimalnej płacy, proporcjonalnie do wymiaru etatu „Tak”.
Sekcja 2 – Ograniczenia dotyczące zasiłków ZUS:
  • Podlegają egzekucji do [25.00]% kwoty.
  • Kwota wolna od potrąceń: kwota pobrana z konfiguracji dla potrącenia z innych tytułów,  proporcjonalnie do wymiaru etatu „Tak”, proporcjonalnie do liczby dni zasiłku ”Nie”.
Zakładka Dodatkowe formularza, tj. Lista potrąceń – lista typów wypłat (potrąceń) podlegających ograniczeniu (do uzupełnienia przez Użytkownika).

Wskaźniki obliczeniowe

Potrącenia alimentacyjnePotrącenia komornicze

Od wynagrodzeń
Maksymalna kwota potrącenia – 60% kwoty nettoMaksymalna kwota potrącenia – 50% kwoty netto
Gwarantowana kwota wolna – 0% minimalnej płacy nettoGwarantowana kwota wolna – 100% minimalnej płacy netto

Od zasiłków
Maksymalna kwota potrącenia – 60% kwoty zasiłku bruttoMaksymalna kwota potrącenia – 25% kwoty zasiłku brutto
Gwarantowana kwota wolna – 681,97 złGwarantowana kwota wolna – 1 125,26 zł zł
W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy kwoty wolne od potrąceń ulegają zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. W 2023 roku dla kwoty minimalnej płacy 3600,00 zł brutto kwoty wolne wynoszą:

Minimalna płaca netto dla:

1/1 etat½ etatu¾ etatu¼ etatu
10.50.750.25
Koszty uzyskania przychodu podstawowe (250,00)Ulga podatkowa (miesięczna – 300)Podstawowe wpłaty na PPK2 705,861 377,432 066,15712,78
Koszty uzyskania przychodu podstawowe (250,00)Ulga podatkowa (miesięczna – 300)Brak2 783,861 413,432 120,15730,78
Koszty uzyskania przychodu podwyższone (300,00)Ulga podatkowa (miesięczna – 300)Podstawowe wpłaty na PPK2 711,861 377,432 066,15721,28
Koszty uzyskania przychodu podwyższone (300,00)Ulga podatkowa (miesięczna – 300)Brak2 789,861 413,432 120,15739,28
Koszty uzyskania przychodu podstawowe (250,00)BrakBrak2 483,861 257,431 870,15643,72
Koszty uzyskania przychodu podwyższone (300,00)BrakBrak2 489,861 263,431 876,15649,72
BrakUlga podatkowa (miesięczna – 300)Brak2 753,861 413,432 120,15706,72
BrakBrakBrak2 453,861 227,431 840,15613,72
Kwota wolna od zasiłków1/1 etatu½ etatu¾ etatu¼ etatu
10.50.750.25
Alimenty681,97340,99511,48170,49
Komornik1 125,26562,63843,95281,32

Mechanizm ustalania kwoty ograniczeń potrąceń

Zakładając, że w wypłacie pracownika są tylko trzy elementy: wynagrodzenie zasadnicze, zasiłek opiekuńczy i potrącenie komornicze; jednocześnie wykorzystano domyślne ustawienia z II standardowej grupy ograniczeń, to wyliczenie kwoty potrącenia wykonywane jest następująco (kwoty dotyczą roku 2023).
  • Wyliczenie kwoty potrącenia zgodnie z definicją typu wypłaty (bez ograniczeń) – wynik to Kwota_P1,
  • Ustalenie 50 % wartości netto wynagrodzenia zasadniczego – wynik to Kwota_W1. Kwotę netto wynagrodzenia zasadniczego, czyli pomniejszonego o składki ZUS, wpłaty na PPK (jeśli pracownik przystąpił do PPK) i podatek, można sprawdzić na wydruku płacowym ‘Lista wypłaconych dodatków’ – kwota w kolumnie „Do wypłaty”.
  • Wyliczenie kwoty wolnej od potrąceń z wynagrodzenia – wynik to Kwota Wolna_W. Kwota wolna to 100% minimalnej płacy z uwzględnieniem wymiaru etatu, tj. 3600,00 zł pomnożone przez wymiar etatu i gwarantowany procent minimalnej płacy, a następnie od tej kwoty odliczane są składki ZUS i podatek. Jeśli pracownik jest uczestnikiem PPK odlicza się także wpłaty na PPK finansowane przez niego.
Dla osoby zatrudnionej na pełny etat, z gwarantowaną minimalną płacą ustawioną w etacie jako 100%, z podstawowymi kosztami uzyskania (250,00 zł) oraz ulgą (300,00 zł), płacącej podatek w wysokości 12% i wszystkie składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne – kwota wolna wyniesie 2 783,86 zł. Jeśli pracownik jest uczestnikiem PPK i opłaca tylko wpłatę podstawową kwota wolna wyniesie 2 705,86 zł.
  • Wyliczenie różnicy pomiędzy kwotą netto od wynagrodzenia uwzględnionego przy liczeniu potrącenia (pomniejszoną o wyliczone już potrącenia z grup o wyższym priorytecie), a kwotą wolną, czyli:
    • Kwota_W1 pomniejszona o KwotaWolna_W – wynik to Kwota_W2 (z ograniczeniem do 0.00zł, jeśli Kwota_W1 jest mniejsza od KwotaWolna_W)
  • Porównanie wartości Kwota_W1 i Kwota_W2. Mniejsza z nich przechodzi do dalszych obliczeń – wynik to Kwota_W3,
  • Sprawdzenie wartości brutto zasiłku i przemnożenie jej przez 25% – wynik to Kwota_Z1,
  • Wyliczenie kwoty wolnej od potrąceń z zasiłków – jako kwota, z uwzględnieniem wymiaru etatu – wynik to KwotaWolna_Z,
Dla osoby zatrudnionej na pełny etat kwota wolna  wynosi 1 125,26 zł.
  • Wyliczenie kwoty netto zasiłku (tj. po odjęciu zaliczki podatku) – wynik to KwotaNetto_Z,
  • Porównanie kwoty netto zasiłku (KwotaNetto_Z) z kwotą wolną od potrąceń (KwotaWolna_Z), czyli wyliczenie różnicy pomiędzy kwotą netto zasiłku (można ją sprawdzić na wydruku płacowym ‘Zestawienie wynagrodzeń wg typów wypłat’ ), a kwotą wolną dla zasiłków, czyli:
    • KwotaNetto_Z pomniejszona o KwotaWolna_Z – wynik to Kwota_Z2 (z ograniczeniem do 0.00zł, jeśli KwotaNetto_Z < od KwotaWolna_Z),
  • Porównanie wartości Kwota_Z1 i Kwota_Z2, mniejsza z nich przechodzi do dalszych obliczeń – wynik to Kwota_Z3,
  • Sumowanie wyliczonych maksymalnych kwot potrąceń dla wynagrodzeń i zasiłków, czyli Kwota_W3 i Kwota_Z3 – wynik to Kwota_P2,
  • Porównanie kwot Kwota_P1 (pierwotnie policzona wartość potrącenia) i Kwota_P2 (maksymalna możliwa kwota potrącenia) – wynik to Kwota_P3, wartość potrącenia z uwzględnieniem ograniczeń.
Uwaga
Przy wyliczaniu ograniczeń potrąceń uwzględniane są wartości tylko tych elementów wypłaty, które generowane są automatycznie podczas jej naliczania. Po wprowadzeniu zmian w elementach wypłaty należy przeliczyć wyliczoną kwotę zajęcia wynagrodzenia. Przeliczenie jest wykonywane za pomocą przycisku  dostępnego na zakładce [Elementy wypłaty] w wypłatach etatowych, dla potrąceń przypiętych na liście zajęć wynagrodzenia pracownika. W przypadku, gdy w jednej wypłacie jest naliczone potrącenie komornicze oraz spłata pożyczki, wywołanie przeliczenia kwoty potrącenia po ręcznej modyfikacji elementów wypłaty spowoduje przeliczenie jedynie zajęcia wynagrodzenia. Kwota spłaty pożyczki nie ulegnie zmianie automatycznie, w razie potrzeby można ją skorygować ręcznie.
Wszystkie dodatkowe elementy wypłaty, naliczane w wypłacie automatycznie (a więc np. dodatki przypisane pracownikowi w kadrach) mogą mieć wpływ na wyliczenie kwot potrąceń. Przykładowo: potrącenie ‘Składka’ dodana pracownikowi w kadrach może zadziałać następująco:
  • ‘Składka’ przypisana na zakładce 2 w tej samej grupie potrąceń, dodana poniżej ‘Potrącenia komorniczego’ -> jej kwota nie wpłynie na wartość pierwszego potrącenia komorniczego, ale składka wpisana jako druga, policzy się wg tych samych zasad ograniczeń, o ile po potrąceniu komornika, pozostanie jeszcze jakaś kwota do wykorzystania. Wg podanego wyżej schematu, suma obu tych potrąceń nie może przekroczyć wartości Kwota_P3; jeśli potrącenie komornicze „wykorzysta” tę kwotę w całości to składka policzy się zerowa, jeśli potrącenie komornicze byłoby niższe, to składka policzy się, ale z ograniczeniem do kwoty będącej różnicą wartości Kwota_P3 i wartości potrącenia komorniczego,
  • ‘Składka’ przypisana na zakładce 2 w tej samej grupie potrąceń, dodana na liście powyżej ‘Potrącenia komorniczego’ -> składka policzy się w pierwszej kolejności w ramach tej grupy, oczywiście z ograniczeniem do wartości Kwota_P3, a potrącenie komornicze w drugiej kolejności, jeśli składka nie wykorzysta całej maksymalnej wartości Kwota_P3,
  • ‘Składka’ przypisana na zakładce 2 w I grupie ograniczeń (wyższej niż ‘Potrącenie komornicze’) -> w pierwszej kolejności policzy się składka z uwzględnieniem warunków ograniczających ustawionych dla grupy I, w następnej kolejności wg warunków z grupy II, policzy się potrącenie komornicze. Przy czym tu nastąpi dodatkowe sprawdzenie, czy suma obu potrąceń nie przekroczyła kwoty będącej sumą dopuszczalnej wartości procentowej z najwyższej grupy (60% wynagrodzenia i zasiłku). Wg podanego wyżej schematu będzie to suma wartości Kwota_W1 i Kwota_Z1. Potrącenie z grupy drugiej, oprócz ograniczeń wynikających z definicji tej grupy, dodatkowo jest ograniczone „resztą” z maksymalnej kwoty w wyższej grupie,
  • ‘Składka’ przypisana na zakładce 1 w tej samej grupie co ‘Potrącenie komornicze’, na liście wyjątków podlegających egzekucji do wysokości 0% -> kwota składki nie podlega ograniczeniu, jej wartość nie ma wpływu na wyliczanie wartości Kwota_W1 wg procentowego pułapu, ale zostanie uwzględniona przy porównaniu kwoty netto z wynagrodzenia z kwotą wolną (porównanie z KwotaWolna_W),
  • ‘Składka’ nie przypisana ani na zakładce 1, ani na zakładce 2 w grupie potrąceń -> kwota składki nie podlega ograniczeniu, jej wartość zostanie uwzględniona zarówno przy wyliczeniu wartości Kwota_W1 wg procentowego pułapu, jak i przy porównaniu kwoty netto z wynagrodzenia z kwotą wolną (porównanie z KwotaWolna_W).
  • ‘Składka’ nie przypisana ani na zakładce 1, ani na zakładce 2 w grupie potrąceń, ale ma zaznaczony parametr „Doliczany po ograniczeniu potrąceń” (Konfiguracja firmy/ Płace/ Typy wypłat > zakładka Szczegółowe) -> kwota składki nie zostanie uwzględniona przy wyliczaniu wartości Kwota_W1, jak i przy porównaniu kwoty netto z  wynagrodzenia z  kwotą wolną (porównanie z KwotaWolna_W). Kwota składki zostanie odjęta na końcu po wyliczeniu kwoty potrącenia

Przykłady

Przykład
Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy i otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w kwocie 4000,00 zł oraz ma przypisane w kadrach, na liście dodatków ‘Potrącenie komornicze’ w wysokości 1000,00zł. Pracownikowi przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodu 300,00 zł i ulga podatkowa w kwocie 300,00 zł. Pracownik nie jest uczestnikiem PPK. Wykorzystujemy standardową Grupę ograniczeń potrąceń z innych tytułów. Na drugiej zakładce wybieramy zdefiniowane wcześniej ‘Potrącenie komornicze’. Naliczamy wypłatę.
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia komorniczego :

4000,00 zł – 548,40 zł (składki ZUS pracownika) = 3 451,60 zł (podstawa składki zdrowotnej)

3 451,60 zł * 9% = 310,64 zł (składka zdrowotna pobrana)

4000,00 zł – 548,40 zł – 300,00zł (K.U.P. podwyższone) = 3 151,60 zł => po zaokrągleniu 3152,00 zł (podstawa opodatkowania) * 12% – 300,00 zł (ulga) = 78,24 zł -> po zaokrągleniu 78,00 zł (zaliczka podatku)

4000,00 – 548,40 – 310,64 – 78 = 3062,96 (kwota netto) Obliczamy kwotę maksymalnego potrącenia (komorniczego), tj. ½ wynagrodzenia netto: 3062,96 * ½ = 1531,48 zł. Dopuszczalna wielkość potrącenia komorniczego wynosi 1531,48  zł (Kwota_W1)
Uwaga
Przy wyliczaniu maksymalnych kwot dla potrąceń uwzględniane są kwoty netto poszczególnych elementów wynagrodzenia, czyli ich wartość pomniejszona o składki społeczne finansowane przez pracownika, składkę zdrowotną, wpłaty na PPK i zaliczkę podatku
  • Ustalenie kwoty wynagrodzenia wolnej od potrącenia komorniczego:
Ustalamy kwotę netto minimalnego wynagrodzenia dla pełnego etatu i podwyższonych kosztów uzyskania przychodu:

3600,00 zł – 493,56 zł (składki ZUS pracownika) – 279,58 zł (składka zdrowotna) – 37,00 zł (zaliczka podatku) = 2 789,86 zł

Kwota netto wolna od potrącenia komorniczego (dla pełnego etatu) wynosi 2 789,86 zł (KwotaWolna_W)
Uwaga
W przypadku potrąceń z wynagrodzenia innych niż potrącenia alimentacyjne, gwarantowane wynagrodzenie wynosi 100% minimalnej płacy netto.
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia komorniczego:
3062,96 zł – kwota netto wypłaty, przed pomniejszeniem o potrącenie komornicze 1531,48 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego, bez uwzględniania kwoty wolnej, tj. 50% wynagrodzenia netto (Kwota_W1) 2 789,86 zł – kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego (gwarantowane minimalne wynagrodzenie netto) 3062,96 - 2 789,86  = 273,10 zł (Kwota_W2) – maksymalna kwota potrącenia komorniczego, z uwzględnieniem kwoty wolnej (kwota możliwego potrącenia komorniczego, które zagwarantuje, że pracownik otrzyma płacę minimalną) Porównanie wartości Kwota_W1 i Kwota_W2 > mniejsza z nich czyli 273,10  zł to dopuszczalna wysokość potrącenia (Kwota_W3) Pracownik otrzyma wynagrodzenie w kwocie: 3062,96 zł – 273,10 zł (potrącenie komornicze) = 2 789,86  zł zachowując minimalną płacę netto.
Przykład
Założenia, jak we wcześniejszym przykładzie. Dodatkowo pracownik otrzymuje premię procentową w wysokości 650 zł. Premia przypisana jest w Grupie potrąceń z innych tytułów w sekcji podlegającej egzekucji do 100% (Konfiguracja / Firma / Płace / Grupy ograniczeń potrąceń).
Uwaga
W sytuacji, gdy w wypłacie pojawia się kilka elementów, dla których chcemy ustalić kwotę netto pomocny będzie wydruk Zestawienie wynagrodzeń wg typów wypłat. Naliczamy wypłatę danego pracownika. Z poziomu Listy wszystkich wypłat zaznaczamy tą wypłatę i wybieramy Zestawienie. Z menu  wybieramy wydruk Zestawienie wynagrodzeń wg typów wypłat. Kwota ‘Do wypłaty’ (rysunek poniżej) brana jest pod uwagę do wyliczenia dopuszczalnej kwoty potrącenia z wynagrodzenia pracownika.
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia komorniczego:
Ze składnika Wynagrodzenie zasadnicze możemy potrącić 50% kwoty netto, natomiast ze składnika Premia procentowa możemy pobrać 100% kwoty netto. Ustalamy więc kwoty netto odrębnie dla obydwu składników: 4000,00 – 548,40  – 310,64 – 78 = 3062,96 (kwota netto) – Wynagrodzenie zasadnicze 50%* 3062,96 zł = 1531,48 zł – maksymalne potrącenie z wynagrodzenia zasadniczego 650,00 – 89,12 – 50,48 – 67 = 443,40 zł (kwota netto) – Premia procentowa Obliczamy maksymalną kwotę potrącenia komorniczego: 1531,48 zł + 443,40 zł = 1974,88 zł – dopuszczalna wysokość potrącenia komorniczego wynosi 1974,88 zł.
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia komorniczego:
3506,36 zł – kwota netto wypłaty, przed pomniejszeniem o potrącenie komornicze 1974,88 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego (dla dwóch składników wynagrodzenia) 2 789,86 zł – kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego (gwarantowane minimalne wynagrodzenie, które pracownik musi otrzymać) 3506,36 - 2 789,86  = 716,50 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego, z uwzględnieniem kwoty wolnej Porównujemy obie ‘maksymalne’ kwoty: 1974,88 zł i 716,50 zł – mniejsza z nich, czyli 716,50 zł to dopuszczalna kwota potrącenia. Pracownik otrzyma wynagrodzenie w kwocie: 3506,36 – 716,50 (potrącenie komornicze) = 2 789,86  zł zachowując minimalną kwotę netto.
Przykład
Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy i otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w kwocie 4.000,00zł. W kadrach, na liście dodatków ma dodane ‘Potrącenie komornicze’ w wysokości 1.500,00zł. Pracownikowi przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodu 250,00 zł i ulga podatkowa w kwocie 300,00 zł. Pracownik nie jest uczestnikiem PPK.
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia:
4000,00 – 548,40 – 310,64 – 84,00 = 3056,96 zł (kwota netto) Dopuszczalna wysokość potrącenia komorniczego, tj. 50% wynagrodzenia netto: 1528,48zł. 
  • Ustalenie kwoty wynagrodzenia wolnej od potrącenia komorniczego:
Kwota netto minimalnego wynagrodzenia dla pełnego etatu i podstawowych kosztów uzyskania przychodu, wolna od potrącenia komorniczego wynosi 2 783,86 zł
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia komorniczego:
3056,96  zł – kwota netto wypłaty, przed pomniejszeniem o potrącenie komornicze 1528,48 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego, bez uwzględniania kwoty wolnej, tj. 50% wynagrodzenia netto 2 783,86  zł – kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego (minimalne wynagrodzenie netto) 3056,96 zł – 2 783,86 zł = 273,10 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego, z uwzględnieniem kwoty wolnej Porównujemy obie wyliczone ‘maksymalne’ kwoty: 1528,48  zł i 273,10 zł – mniejsza z nich, czyli 273,10 zł to dopuszczalna kwota potrącenia. Pracownik otrzyma wynagrodzenie w kwocie: 3056,96 –273,10 zł (potrącenie komornicze) = 2783,86 zł zachowując minimalną kwotę netto. W następnym miesiącu pracownik był nieobecny – Urlop bezpłatny (np. 4– 8 marca tj. 40 godz – 5 dni).
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia:
4000,00 – 909,09 (pomn.prop.) = 3090,91 zł  wynagrodzenie zasadnicze pomniejszone o urlop bezpłatny. 3090,91zł – 423,76zł – 240,04zł – 0,00 zł = 2427,11 zł (kwota netto) Dopuszczalna wysokość potrącenia komorniczego, tj. 50% wynagrodzenia netto: 1213,56zł.
  • Ustalenie kwoty wynagrodzenia wolnej od potrącenia komorniczego:
Kwota netto minimalnego wynagrodzenia dla pełnego etatu i podstawowych kosztów uzyskania przychodu, wolna od potrącenia komorniczego wynosi 2 783,86   zł
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia komorniczego:
2427,11 zł – kwota netto wypłaty, przed pomniejszeniem o potrącenie komornicze 2 783,86 zł – kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego (minimalne wynagrodzenie netto) 2427,11zł < 2 783,86 – w tym miesiącu nie będzie możliwe dokonanie potrącenia komorniczego z wynagrodzenia W kolejnym miesiącu pracownik był nieobecny – Urlop opiekuńczy na dziecko (np. od 1 do 30 września).
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia komorniczego:
0,00 zł – Wynagrodzenie zasadnicze pomniejszone o nieobecność 2761,20 zł – Zasiłek opiekuńczy brutto Dopuszczalna kwota potrącenia komorniczego z zasiłku: 2761,20zł * 25% = 690,30 zł
  • Kwota zasiłku wolna od potrącenia komorniczego (dla pełnego etatu): 878,81 zł
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia komorniczego:
2761,20 – 31,00 zaliczka podatku = 2730,20 zł – kwota netto zasiłku 2730,20  zł (kwota netto zasiłku) > 1 125,26  zł (kwota wolna zasiłku) 2730,20 zł –1125,26 zł = 1604,94 zł  taka byłaby maksymalna kwota potrącenia komorniczego Porównujemy obie wyliczone ‘maksymalne’ kwoty: 1604,94 zł i 690,30 zł – mniejsza z nich, czyli 690,30 zł to dopuszczalna kwota potrącenia. Pracownik otrzyma wynagrodzenie w kwocie: 2730,20  zł  – 690,30 zł = 2039,90 zł
Przykład
Założenia jak w przykładzie 3. Dodatkowo pracownik w dniach 1-2 października był nieobecny – Urlop opiekuńczy (zasiłek). W sytuacji, gdy w wypłacie pojawia się zarówno wynagrodzenie jak i zasiłek zastosowane muszą być dwie metody ustalenia maksymalnej kwoty potrącenia: osobno dla wynagrodzeń, osobno dla zasiłków. Pomocny będzie wydruk Zestawienie wynagrodzeń wg typów wypłat. Kwota ‘Do wypłaty’ (rysunek poniżej) brana jest pod uwagę do wyliczenia dopuszczalnej kwoty potrącenia z wynagrodzenia pracownika. W tym przypadku występują dwa sposoby ustalania kwoty wolnej: od wynagrodzenia i od zasiłku.

4000,00 – 266,67 (pomn. 1/30) = 3733,33 zł - wynagrodzenie zasadnicze pomniejszone o nieobecność

184,08 zł - zasiłek opiekuńczy brutto

  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia od wynagrodzenia zasadniczego:
3733,33 – 511,84 – 289,93 – 57,00 = 2874,56 zł. Obliczamy maksymalną kwotę potrącenia komorniczego z wynagrodzenia: 50%* 2874,56 = 1437,28 zł.
  • Kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego:
Kwota netto minimalnego wynagrodzenia dla pełnego etatu i podstawowych kosztów uzyskania przychodu, wolna od potrącenia komorniczego wynosi  2 783,86 zł
  • Kwota zasiłku wolna od potrącenia komorniczego (dla pełnego etatu): 1 125,26 zł
Kwota wypłaconego zasiłku opiekuńczego jest w całości wolna od potrącenia, co wynika z porównania kwot: 184,08 zł < 1125,26 zł. W tym przypadku nie będzie więc możliwe dokonanie potrącenia komorniczego z zasiłku opiekuńczego
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia komorniczego:
2874,56 zł – kwota netto wypłaty, bez zasiłku, bo kwota zasiłku jest wolna od potrącenia 1437,28 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego, tj. 50% wynagrodzenia netto 2874,56 zł –2783,86 zł = 90,70 zł – kwota potrącenia możliwa do pobrania Po uwzględnieniu zasiłku opiekuńczego pracownik ostatecznie otrzyma 2874,56 + 162,08 – 90,70 =  2945,94 zł Zmiana ustawień w grupie ograniczeń potrąceń dotyczących wyliczania kwoty wolnej od zasiłków (Konfiguracja / Firma / Płace / Grupy ograniczeń potrąceń). W „Grupie potrąceń z innych tytułów” – na zakładce [Dodatkowe] zmieniono ustawienie parametru Proporcjonalnie do liczby dni zasiłku z „Nie” na „Tak”. Zmiana ustawień wpływa jedynie na wyliczenie kwoty wolnej oraz wysokości potrącenia z zasiłków. Kwota potrącenia komorniczego od wynagrodzenia nie ulega zmianie. Z wynagrodzenia nadal można potrącić 70,53 zł.
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia komorniczego z zasiłku:
184,08 zł – Zasiłek opiekuńczy brutto Dopuszczalna kwota potrącenia komorniczego z zasiłku: 184,08 * 25% = 46,02 zł
  • Ustalenie kwoty wolnej od potrąceń dla zasiłku proporcjonalnie do liczby dni zasiłku
1125,26 zł / 30 * 2 = 75,02 zł (kwota wolna)
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia komorniczego z zasiłku:
184,08 zł – 22,00 zł (zaliczka podatku) = 162,08 zł – kwota netto zasiłku 162,08 zł (kwota netto zasiłku) >75,02 zł (kwota wolna zasiłku) 162,08 zł –75,02 zł = 87,06 zł taka byłaby maksymalna kwota potrącenia komorniczego Porównujemy obie wyliczone ‘maksymalne’ kwoty: 87,06 zł i 46,02 zł – mniejsza z nich, czyli 46,02 zł to dopuszczalna kwota potrącenia. Po uwzględnieniu potrącenia z wynagrodzenia i zasiłku pracownik ostatecznie otrzyma 2874,56 + 162,08 –90,70 – 46,02 = 2899,92 zł.
Przykład
Pracownik jest zatrudniony na ¾ etatu na stawce 3960,00  zł, przysługują mu podwyższone koszty uzyskania przychodu 300,00zł. Podatek nie jest pomniejszany o ulgę. Pracownikowi udzielono pożyczki z PKZP, która spłacana jest w ratach 250,00zł + odsetki od pożyczki 2,50zł. Ponadto, pracownik ma przypisane potrącenie alimentacyjne w wysokości 300,00zł. W Konfiguracji -> Firma -> Płace-> Grupy ograniczeń potrąceń wykorzystano I grupę „Grupa potrąceń alimentacyjnych” i na zakładce 2 podpięto potrącenie alimentacyjne. Pracownik nie jest uczestnikiem PPK.
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia alimentacyjnego z wynagrodzenia:
3960,00 zł – 542,92 zł – 307,54 zł – 374,00 zł = 2735,54 zł (kwota netto) Dopuszczalna kwota potrącenia alimentacyjnego, tj. 60% wynagrodzenia netto: 1641,32 zł. Potrącenie alimentacyjne w kwocie 300,00 zł może więc być zrealizowane w całości.
  • Kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia alimentacyjnego:
Obowiązujące przepisy nie gwarantują w przypadku potrąceń alimentacyjnych minimalnego wynagrodzenia
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia alimentacyjnego oraz pożyczki:

Wynagrodzenie pracownika po uwzględnieniu potrącenia alimentacyjnego: 2 735,54 – 300,00 = 2435,54 zł

Spłata pożyczki i odsetki nie są przypisane w Grupie potrąceń alimentacyjnych, więc nie podlegają ograniczeniom do wysokości płacy minimalnej. Pracownikowi możemy potrącić pożyczkę w pełnej wysokości:

2435,54 – 250,00 – 2,50 = 2183,04 zł

Od następnego miesiąca dokonano zmian w Konfiguracji / Firma / Płace / Grupy ograniczeń potrąceń. W „Grupie potrąceń z innych tytułów” – na zakładce 2 podpięto Spłatę pożyczki w kolejności: Spłata pożyczki – rata kapitałowa, Spłata pożyczki – odsetki.
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia alimentacyjnego z wynagrodzenia:
3960,00 zł – 542,92 zł – 307,54 zł – 374,00 zł = 2735,54 zł (kwota netto) Dopuszczalna kwota potrącenia alimentacyjnego z wynagrodzenia wynosi: 60% z 2735,54 =  1641,32 zł. Potrącenie alimentacyjne w kwocie 300,00 zł może więc być zrealizowane w całości.
  • Kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia alimentacyjnego:
Obowiązujące przepisy nie gwarantują w przypadku potrąceń alimentacyjnych minimalnego wynagrodzenia
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia alimentacyjnego:
Zgodnie z zadeklarowaną kolejnością, program dokonał pomniejszenia kwoty netto pracownika o potrącenie alimentacyjne przypisane w pierwszej „Grupie potrąceń alimentacyjnych”:  2735,54 zł – 300,00 zł = 2435,54 zł
  • Kwota wynagrodzenia wolna od potrąceń z innych tytułów:
Kwota netto wolna od potrącenia komorniczego dla wynagrodzenia z podwyższonymi kosztami uzyskania, bez prawa do ulgi podatkowej dla ¾ etatu wynosi 1 876,15 zł.
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia z innych tytułów:
Sprawdzamy listę potrąceń przypisanych do drugiej „Grupy potrąceń z innych tytułów”, w której znajduje się Spłata pożyczki – rata kapitałowa i Spłata pożyczki – odsetki. W tej grupie potrąceń obowiązuje kwota wolna od potrąceń: 100% minimalnej płacy Kwota maksymalnego potrącenia dla II  grupy, tj. 50% wynagrodzenia netto wynosi: 50% * 2735,54 = 1367,77 zł Maksymalna kwota potrąceń dla II grupy, z uwzględnieniem kwoty wolnej: 2735,54 – 1876,15 = 859,39 zł Ustalenie rzeczywistej kwoty potrąceń w ramach II grupy, z uwzględnieniem potrąceń dokonanych w I grupie oraz kwoty wolnej od potrąceń, czyli:  (2735,54 – 300,00) –1876,15 = 559,39 zł Najmniejsza z tych trzech wartości, czyli 559,39 zł jest maksymalną kwotą dla potrąceń z grupy II. Pracownikowi można potrącić alimenty w pełnej wysokości 300,00 zł oraz spłatę pożyczki – rata kapitałowa w wysokości 250 zł. Spłata pożyczki – odsetki będzie wynosić 2,50 zł. Dla powyższych ustawień płaca minimalna pracownika zostanie zachowana.
Uwaga
Gdy ograniczenie zadziała dla elementów Spłaty pożyczki PKZP, która nie zostanie spłacona w zadeklarowanej kwocie, to przy zapisywaniu takiej wypłaty pojawi się komunikat informujący o konieczności przeliczenia Harmonogramu spłat. Należy wówczas w PKZP dodać nowy harmonogram spłat z uwzględnieniem bieżącego stanu zadłużenia. http://www.comarch.pl/erp/comarch-optima/rozwiazania-dla-biur-rachunkowych/
Przykład
Pracownik zatrudniony jest na ¾ etatu i otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 3500,00zł. Pracownikowi przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodu 250 zł i ulga podatkowa w kwocie 300 zł. Wypłata pracownika obciążona jest potrąceniem komorniczym na kwotę 1000,00 zł. Potrącenie komornicze przypisane jest do II grupy „Grupa potrąceń z innych tytułów”.
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia komorniczego:
3500,00 zł – 479,85 zł – 271,81 zł – 32,00 zł = 2716,34 zł (kwota netto) Dopuszczalna wysokość potrącenia komorniczego, tj. 50% wynagrodzenia netto: 1358,17 zł.
  • Ustalenie kwoty wynagrodzenia wolnej od potrącenia komorniczego dla ¾ etatu:
Obliczamy kwotę minimalnego wynagrodzenia dla ¾ etatu, tj.  ¾ * 3600,00 = 2700 zł brutto. Kwota netto minimalnego wynagrodzenia dla 3/4 etatu i podstawowych kosztów uzyskania przychodu, wolna od potrącenia komorniczego wynosi 2120,15 zł.
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia komorniczego:
2716,34  zł – kwota netto wypłaty, przed pomniejszeniem o potrącenie komornicze 1358,17 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego 2120,15 zł – kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego (gwarantowane minimalne wynagrodzenie, które pracownik musi otrzymać) 2716,34  – 2120,15 = 596,19 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego, z uwzględnieniem kwoty wolnej Porównujemy obie wyliczone ‘maksymalne’ kwoty: 1358,17 zł i 596,19 zł – mniejsza z nich, czyli 596,19 zł to dopuszczalna kwota potrącenia. Pracownik otrzyma wynagrodzenie w kwocie: 2716,34 – 596,19 = 2120,15 zł zachowując minimalną kwotę netto. Od następnego miesiąca pracodawca zobowiązany jest do potrącania pracownikowi alimentów w wysokości 300,00 zł. Potrącenie alimentacyjne przypięte jest do I grupy – „Grupa potrąceń alimentacyjnych”. W pierwszej kolejności z wypłaty zostaną potrącone alimenty, a jako następne potrącenie komornicze przypisane do II grupy potrąceń.
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia alimentacyjnego:
3500,00 zł – 479,85 zł – 271,81 zł – 32,00 zł = 2716,34 zł (kwota netto) Dopuszczalna wielkość potrącenia tj. 60% * 2716,34 wynosi 1629,80 zł. Potrącenie alimentacyjne w kwocie 300,00zł może więc być zrealizowane w całości.
  • Kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia alimentacyjnego:
Obowiązujące przepisy nie gwarantują w przypadku potrąceń alimentacyjnych minimalnego wynagrodzenia
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia alimentacyjnego:

2716,24 zł – 300,00 zł = 2416,34 zł

Po dokonaniu potrącenia alimentacyjnego sprawdzamy, czy pracownik ma potrącenia, które są przypisane w „Grupie potrąceń z innych tytułów”. Jest tam przypisane potrącenie komornicze, więc dokonujemy dalszych obliczeń:
  • Kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego:
Obliczamy kwotę minimalnego wynagrodzenia dla ¾ etatu, tj.  ¾ * 3600,00 = 2700 zł brutto. Kwota netto wolna od potrącenia komorniczego wynosi 2120,15 zł.
  • Ustalenie kwoty potrącenia komorniczego możliwej do zrealizowania:
2716,34 zł – 300,00 zł = 2416,34 zł kwota netto wypłaty po pomniejszeniu o potrącenie alimentacyjne 1358,17  zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego 2120,15 zł – kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego (gwarantowane minimalne wynagrodzenie, które pracownik musi otrzymać) 2416,34 – 2120,15 = 296,19 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego, z uwzględnieniem kwoty wolnej Pracownik otrzyma wynagrodzenie w kwocie: 2716,34 – 300,00 – 296,19 = 2120,15 zł zachowując minimalną kwotę netto. W kolejnym miesiącu pracownik przystąpił do ubezpieczenia i opłaca dobrowolną składkę PZU w wysokości 50,00 zł. Kwota składki jest potrącana przez pracodawcę w imieniu pracownika. Składka PZU nie jest przypięta do żadnej grupy ograniczeń potrąceń. W konfiguracji typu wypłaty, na zakładce Szczegółowe ma zaznaczony parametr „Doliczany po ograniczeniu potrąceń”. W pierwszej kolejności z wypłaty zostaną potrącone alimenty, jako następne potrącenie komornicze, a na końcu składka PZU bez żadnych ograniczeń.
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia alimentacyjnego:
3500,00 zł – 479,85 zł – 271,81 zł – 32,00 zł = 2716,34 zł (kwota netto) Dopuszczalna wielkość potrącenia tj. 60% *  2716,34 wynosi 1629,80 zł. Potrącenie alimentacyjne w kwocie 300,00 zł może więc być zrealizowane w całości. 2716,24 zł – 300,00 zł = 2416,34 zł Po dokonaniu potrącenia alimentacyjnego sprawdzamy, czy są potrącenia przypisane w „Grupie potrąceń z innych tytułów”. Jest tam przypisane potrącenie komornicze, więc dokonujemy dalszych obliczeń:
  • Ustalenie kwoty potrącenia komorniczego możliwej do zrealizowania:
1358,17 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego 2120,15 zł – kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego (gwarantowane minimalne wynagrodzenie, które pracownik musi otrzymać) 2416,34  – 2120,15 = 296,19 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego, z uwzględnieniem kwoty wolnej 50,00 zł – składka PZU potrącona w pełnej wysokości, już po ustaleniu poprzednich potrąceń Pracownik otrzyma wynagrodzenie w kwocie: 2716,34 – 300,00 – 296,19 – 50,00 = 2070,15 zł.
Przykład
Pracownik zatrudniony jest w pełnym wymiarze czasu pracy i otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 4000,00 zł. Wypłata etatowa jest wypłacana na koniec miesiąca. Dodatkowo 20.07 pracownik miał wypłaconą premię na liście innej w kwocie 1000 zł. Pracownikowi przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodu 300,00 zł i ulga podatkowa w kwocie 300,00 zł. Wypłata pracownika obciążona jest potrąceniem komorniczym na kwotę 2000,00 zł. Potrącenie komornicze przypisane jest do II grupy „Grupa potrąceń z innych tytułów”.
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia komorniczego podczas naliczania wypłaty Innej z premią na dzień 20.07:
Z premii możemy potrącić 50% kwoty netto. Ustalamy kwotę netto premii: 1000,00 – 137,10 – 51,95– 0 = 810,95 zł (kwota netto) – premia 50%* 810,95 zł = 405,48 zł – maksymalne potrącenie z premii
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia komorniczego:
810,95 zł – kwota netto wypłaty, przed pomniejszeniem o potrącenie komornicze 2789,86 zł – kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego (gwarantowane minimalne wynagrodzenie, które pracownik musi otrzymać) 810,95 zł < 2 789,86  zł Podczas naliczania premii, która została wypłacona 20.07 nie można było potrącić zajęcia, gdyż pracownik nie miałby zagwarantowanej kwoty wolnej.
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia komorniczego podczas naliczania wypłaty etatowej na dzień 31.107:
Ze składnika Wynagrodzenie zasadnicze i premii możemy potrącić 50% kwoty netto. Ustalamy więc kwoty netto odrębnie dla obydwu składników: Ze składnika Wynagrodzenie zasadnicze i premii możemy potrącić 50% kwoty netto. Ustalamy więc kwoty netto odrębnie dla obydwu składników: 4000,00 – 548,40 – 336,36 – 182,00 = 2933,24 zł (kwota netto) – Wynagrodzenie zasadnicze 50%* 2933,24 zł = 1466,62 zł – maksymalne potrącenie z wynagrodzenia zasadniczego 1000,00 – 137,10 – 51,95 – 0 = 810,95 zł (kwota netto) – premia 50%* 810,95 zł = 405,48 zł – maksymalne potrącenie z premii Obliczamy maksymalną kwotę potrącenia komorniczego: 1466,62 zł + 405,48 zł = 1872,10 zł – dopuszczalna wysokość potrącenia komorniczego wynosi 1872,10 zł.
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia komorniczego:
2933,24 + 810,95 = 3744,19 zł – kwota netto wypłat, przed pomniejszeniem o potrącenie komornicze 1872,10 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego (z dwóch wypłat) 2789,86 zł – kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego (gwarantowane minimalne wynagrodzenie, które pracownik musi otrzymać) 3744,19 – 2789,86  = 954,33 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego, z uwzględnieniem kwoty wolnej Porównujemy obie ‘maksymalne’ kwoty: 1872,10 zł i 954,33 zł – mniejsza z nich, czyli 954,33 zł to dopuszczalna kwota potrącenia.
  • Sprawdzamy czy kwota netto wypłaty etatowej pozwala na pobranie kwoty 954,33 tytułem egzekucji
954,33 zł < 2933,24 zł Z wypłaty etatowej można potrącić kwotę 954,33 zł.   Pracownik otrzyma wynagrodzenie etatowe w kwocie: 2933,24 –  954,33 (potrącenie komornicze) = 1978,91 zł. Razem z kwotą netto otrzymaną z wypłaty premii została zachowana minimalna kwotę netto 2789,86 zł (1978,91 + 810,95).
Przykład
Pracownik zatrudniony jest na 1/2 etatu i otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 2000,00 zł. Pracownikowi przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodu 250,00 zł i ulga podatkowa w kwocie 300,00 zł. Wypłata pracownika obciążona jest potrąceniem komorniczym na kwotę 1000,00 zł. Potrącenie komornicze przypisane jest do II grupy „Grupa potrąceń z innych tytułów”. Pracownik jest uczestnikiem PPK. Opłaca składkę podstawową w wysokości 2.0%. Pracodawca finansuje pracownikowi składkę podstawową w wysokości 1.5%.
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia komorniczego:
2000,00 zł – 274,20 zł (skł. społ.) – 155,32 zł (skł. zdrow.) – 0,00 zł (zaliczka podatku) – 30,00 zł (skł. PPK) = 1540,48 zł (kwota netto) W kwocie zaliczki podatku znajduje się zaliczka od wynagrodzenia oraz od przychodu z tytuły finansowania składki PPK pracownikowi przez pracodawcę. Dopuszczalna wysokość potrącenia komorniczego, tj. 50% wynagrodzenia netto: 770,24 zł.
  • Ustalenie kwoty wynagrodzenia wolnej od potrącenia komorniczego dla 1/2 etatu:

Obliczamy kwotę minimalnego wynagrodzenia dla 1/2 etatu, tj. 1/2 * 3600,00 = 1800 zł brutto.

Kwota netto minimalnego wynagrodzenia dla 1/2 etatu, podstawowych kosztów uzyskania przychodu i ulgi, w przypadku uczestnictwa w PPK, wolna od potrącenia komorniczego wynosi 1 377,43 zł.

  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia komorniczego:
1540,48 zł – kwota netto wypłaty, przed pomniejszeniem o potrącenie komornicze 770,24 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego 1377,43 zł – kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego (gwarantowane minimalne wynagrodzenie, które pracownik musi otrzymać) 1540,48 – 1377,43 = 163,05 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego, z uwzględnieniem kwoty wolnej Porównujemy obie wyliczone ‘maksymalne’ kwoty: 770,24 zł i 163,05 zł – mniejsza z nich, czyli 163,05 zł to dopuszczalna kwota potrącenia. Pracownik otrzyma wynagrodzenie w kwocie: 1540,48 – 163,05 = 1377,43 zł zachowując minimalną kwotę netto.
Przykład

Pracownik jest zatrudniony na pełnym etacie na stawce 4000,00 zł/mies., przysługują mu podstawowe koszty uzyskania przychodu 250,00zł i ulga podatkowa 300,00 zł.Pracownik nie jest uczestnikiem PPK. Wypłata pracownika obciążona jest potrąceniem komorniczym z innych tytułów na kwotę 1500,00 zł. Pracownik zgłosił, że z powodu podjętych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działań służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2: jego żona utraciła źródło dochodu.

  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia komorniczego:
4000,00 – 548,40 – 310,64 – 84,00 = 3056,96 zł (kwota netto) Dopuszczalna wysokość potrącenia komorniczego, tj. 50% wynagrodzenia netto: 1528,48 zł. 
  • Ustalenie kwoty wynagrodzenia wolnej od potrącenia komorniczego dla 1/2 etatu:
W związku z utrata źródła dochodu przez żonę z powodu podjętych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działań służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2 kwoty zwolnione z egzekucji określone w art. 871 § 1 Kodeksu pracy ulegają zwiększeniu o 25% na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny, którego pracownik ten ma na utrzymaniu. Pracownik ma tylko na utrzymaniu żonę, która nie osiąga dochodu. Aby odnotować podwyższenie kwoty wolnej o 25% należy w grupie ograniczeń potrąceń na zakładce ‘Ogólne’ w polu „Kwota wolna od potrąceń” ustawić wartość 125% (można skopiować standardową grupę ograniczeń potrąceń z innych tytułów lub utworzyć nową grupę np. „Grupa potrąceń – 125% kwoty wolnej” oraz ustawić odpowiednią wartość). Podwyższona o 25% kwota netto minimalnego wynagrodzenia dla pełnego etatu i podstawowych kosztów uzyskania przychodu, wolna od potrącenia komorniczego wynosi 3479,83 zł
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia komorniczego:
3056,96 zł – kwota netto wypłaty, przed pomniejszeniem o potrącenie komornicze 1528,48 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego 3479,83 zł – kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego (gwarantowane minimalne wynagrodzenie, które pracownik musi otrzymać) 3056,96 zł < 3479,83 zł – kwota wolna jest wyższa niż wynagrodzenie netto pracownika Z wynagrodzenia nie można potrącić zajęcia, gdyż pracownik nie miałby zagwarantowanej kwoty wolnej. Pracownik otrzyma wynagrodzenie w kwocie 3056,96 zł.