Windykacja należności
Schematy windykacji
- Kod – kod schematu windykacji,
- Nazwa – nazwa schematu windykacji,
- Domyślny – jeden ze schematów windykacji można oznaczyć jako domyślny (pole nie jest obowiązkowe). Jeśli dla kontrahenta nie ustalonego indywidualnego schematu windykacji (menu Ogólne/ Kontrahenci – formularz kontrahenta, zakładka [Płatności] – Schemat windykacji), na Płatnościach kontrahentów w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności, na zakładce [Windykacja] będzie automatycznie podpowiadał się ten schemat windykacji.
- Nie można usunąć schematu przypisanego do kontrahenta (menu Ogólne/ Kontrahenci – formularz kontrahenta, zakładka [Płatności] – Schemat windykacji),
- Przy usuwaniu schematu przypisanego na płatności w Preliminarzu płatności generowany jest komunikat: Istnieją płatności w Preliminarzu, do których jest przypisany usuwany schemat windykacji. Po usunięciu schematu płatności te nie będą podlegały windykacji. Czy chcesz kontynuować?
Formularz schematu windykacji
- Kod – kod schematu windykacji (pole obowiązkowe).
- Nazwa – nazwę schematu windykacji.
- Parametr Domyślny – jeśli dla kontrahenta nie ustalonego indywidualnego schematu windykacji (menu Ogólne/ Kontrahenci – formularz kontrahenta, zakładka [Płatności] – Schemat windykacji), na Płatnościach kontrahentów w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności, na zakładce [Windykacja] będzie automatycznie podpowiadał się domyślny schemat windykacji. Zaznaczenie parametru Domyślny na edytowanym schemacie windykacji skutkuje jego automatycznym odznaczeniem na schemacie dotychczas oznaczonym jako domyślny.
- Tabelę z etapami schematu windykacji zawierającą kolumny Kod, Nazwa, Typ, Termin. Dla tabeli Etapy dostępne są przyciski:
– tworzenie etapów windykacji.
Otwórz – edycja etapu windykacji.
Usuń – usunięcie etapu windykacji.
Schemat windykacji może obejmować wysyłanie do kontrahentów wiadomości e-mail, generowanie kontaktów i zadań CRM, generowanie i wysyłanie poprzez e-mail Ponagleń Zapłaty oraz blokowanie sprzedaży:
- e-mail:
- Kod – należy podać kod etapu windykacji (pole obowiązkowe, nieunikalne).
- Wykonaj [ ] po terminie realizacji płatności – należy określić w jakim czasie w odniesieniu do terminu realizacji płatności ma zostać wysłana do kontrahenta wiadomość e-mail z przypomnieniem o zaległych należnościach. Zero oznacza wysłanie wiadomości e-mail w dniu terminu realizacji, liczba dodatnia oznacza wysłanie wiadomości e-mail po upływie terminu realizacji, liczba ujemna oznacza wysłanie wiadomości e-mail przed upływem terminu realizacji płatności.
- Wyślij jedną wiadomość e-mail dla wszystkich płatności z tym samym terminem płatności – W przypadku gdy dla kontrahenta jest kilka płatności podlegających windykacji z tym samym terminem płatności to:
- jeśli parametr jest zaznaczony, dla takich płatności wysyłana jest zbiorcza wiadomość e-mail.
- jeśli parametr jest odznaczony, do każdej płatności generowany jest osobny e-mail.
- Szablon e-mail – pole obowiązkowe, należy wybrać szablon wiadomości e-mail spośród szablonów zdefiniowanych na formularzu zdarzenia w Preliminarzu płatności (menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności – po otwarciu okna płatności na wstążce w górnym menu ikon pod ikoną Wyślij jest dostępna opcja Konfiguracja szablonów e-mail , gdzie można zdefiniować szablony e-mail dla zdarzenia z Preliminarza płatności). Jeżeli wybrano szablon z wprowadzonym adresem UDW, w polu Wysyłaj kopie wiadomości na adres widoczne będą adresy UDW wprowadzone na szablonie.
Jeśli nie zdefiniowano żadnego szablonu e-mail z poziomu zdarzenia w Preliminarzu płatności, szablon można zdefiniować w oknie Etapu schematu windykacji po naciśnięciu przycisku Szablon e-mail.Wysłana wiadomość e-mail będzie zgodna z wybranym szablonem.
W oknie edycji szablonu e-mail dla zdarzenia w Preliminarzu płatności oprócz standardowych dostępne są następujące makra:
- Zestawienie dokumentów windykowanych – makro podstawia informacje o wszystkich nieuregulowanych płatnościach kontrahenta zgodnie z terminem wskazanym na akcji windykacyjnej. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta oraz podsumowanie dokumentów z podziałem na waluty.
- Zestawienie dokumentów nierozliczonych po terminie – makro podstawia informację o nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, których liczba dni po terminie jest większa niż dokumentu podlegającego windykacji. Uzupełniając zestawienie dokumentów przeterminowanych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Po terminie oraz podsumowanie dokumentów z podziałem na waluty
- Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych po terminie – makro podstawia informację o wszystkich nieuregulowanych i przeterminowanych płatnościach kontrahenta. Uzupełniając zestawienie dokumentów przeterminowanych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Po terminie oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty.
- Zestawienie dokumentów nierozliczonych przed terminem – makro podstawia informację o nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, których liczba dni przed terminem jest mniejsza niż dokumentu podlegającego windykacji. Uzupełniając zestawienie dokumentów nierozliczonych, których termin jeszcze nie minął, program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Dni do terminu, oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty. Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych przed terminem.
- Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych przed terminem – makro podstawia informację o wszystkich nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, które nie są jeszcze przeterminowane. Uzupełniając zestawienie dokumentów nierozliczonych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Dni do terminu, oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty.
- Zadanie lub kontakt CRM
- Kod – należy podać kod etapu windykacji (pole obowiązkowe, nieunikalne).
- Wykonaj [ ] po terminie realizacji płatności – należy określić ile dni w odniesieniu do terminu realizacji płatności ma zostać wygenerowany kontakt/ zadanie CRM. Zero oznacza wygenerowanie kontaktu/ zadania CRM w dniu terminu realizacji, liczba dodatnia oznacza wygenerowanie kontaktu/ zadania CRM po upływie terminu realizacji, liczba ujemna oznacza wygenerowanie kontaktu/ zadania CRM przed upływem terminu realizacji płatności.
- Dokument – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla generowanych kontaktów/ zadań CRM. Nie jest możliwe usunięcie z programu schematu numeracji wskazanego dla kontaktu/ zadania CRM w etapie windykacji.
- Temat – przenoszony na kontakt/ zadanie CRM.
- Generuj kontakt/ zadanie CRM – należy wybrać czy w module CRM mają być generowane kontakty czy zadania. W przypadku generowania zadań CRM będą pobierane ustawienia z menu Start/Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Windykacja/ CRM – sekcja Zadanie (przedział czasowy zadania, jego czas trwania i związane z nim przypomnienie).
- Ponaglenie zapłaty
- Kod – należy podać kod etapu windykacji (pole obowiązkowe, nieunikalne).
- Wykonaj [ ] po terminie realizacji płatności – należy określić ile dni po terminie realizacji płatności ma zostać wygenerowane Ponaglenie Zapłaty (najwcześniej jeden dzień po terminie realizacji płatności).
- Dokument – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Ponagleń Zapłaty. Nie jest możliwe usunięcie z programu schematu numeracji wskazanego dla Ponaglenia Zapłaty w etapie windykacji.
- Koszty dodatkowe – waluta wprowadzonych kosztów jest zgodna z walutą Ponaglenia Zapłaty. W przypadku, kiedy koszty dodatkowe mają generować płatności, należy określić dla nich formę płatności i termin płatności liczony od dnia generowania Ponaglenia.
- Wyślij e-mail z wydrukiem ponaglenia zapłaty – po zaznaczeniu parametru w chwili generowania Ponaglenia zostanie wysłana do kontrahenta wiadomość e-mail zgodna z wybranym szablonem zawierająca w załączniku wydruk Ponaglenia. Dla wysłanego wydruku należy określić tytuł Ponaglenia Zapłaty: Ponaglenie/ Wezwanie/ Upomnienie. Jeśli zaznaczono wysyłkę wydruku mailem, możliwy jest wybór wzorca wydruku (lista jest zgodna z lista wydruków dostępnej z poziomu formularza Ponaglenia zapłaty, z wyłączeniem wydruków tekstowych i kaskadowych). Jeżeli wybrano szablon z wprowadzonym adresem UDW, w polu Wysyłaj kopie wiadomości na adres widoczne będą adresy UDW wprowadzone na szablonie.
- Blokada sprzedaży
- Kod – należy podać kod etapu windykacji (pole obowiązkowe, nieunikalne).
- Wykonaj [] po terminie realizacji płatności – zgodnie z ustalonym terminem dla kontrahentów spełniających kryteria zostanie włączona blokada wystawiania dokumentów rozchodowych (menu Ogólne/ Kontrahenci – formularz kontrahenta, zakłada [Handlowe]).
- SMS
Dla akcji sms należy określić w jakim terminie w odniesieniu do terminu nieuregulowanych płatności ma zostać wysłany sms (liczba ujemna oznacza wysłanie wiadomości o podana ilość dni przed upływem terminu płatności). Wybierając szablon SMS należy zdefiniować treść wiadomości, która zostanie wysłana przez automat windykacji lub w ramach windykacji na żądanie. Szablony wykorzystywane w windykacji są pobierane z formularza płatności w Preliminarzu. Po naciśnięciu przycisku Szablon SMS można utworzyć nowy szablon.
Podczas automatycznej windykacji wysyłany jest jeden sms zawierający informację o jednej nieuregulowanej płatności (w przypadku istnienia kilku niezapłaconych dokumentów, wysyłanych jest kilka wiadomości sms).
SMS jest wysyłany na numer telefonu wpisany na karcie kontrahenta, na zakładce [Płatności] w sekcji Windykacja należności. Jeśli tu nie podano numeru, pobierany jest numer telefonu SMS z karty kontrahenta, z zakładki [Ogólne].
Na formularzu SMS, na zakładce [Dokumenty] w tabeli Dokumenty skojarzone jest automatycznie podpinany dokument, na podstawie którego został wysłany SMS.
Windykacja na żądanie
- Jeżeli na zaznaczonych w Preliminarzu zdarzeniach dodany jest ten sam schemat, to będzie on widoczny jako domyślny na oknie windykacji na żądanie.
- Jeżeli na zaznaczonych zdarzeniach są różne schematy, to na formularzu podpowie się ten z nich, który jest określony jako schemat domyślny dla danej bazy firmowej.
- Jeżeli żadne z zaznaczonych zdarzeń nie ma przypisanego schematu domyślnego, to na formularzu widoczny jest losowo jeden z dodanych do zaznaczonych zdarzeń schematów.
Podczas wykonywania wybranych etapów windykacji na żądanie dla zaznaczonych płatności widoczny jest log z informacją o uwzględnianych zdarzeniach oraz wykonywanych etapach. Jeżeli podczas operacji wystąpiły błędy, okno z informacją o logach nie zostanie zamknięte automatycznie. Informacja o wywołanych akcjach windykacyjnych, ich dacie i godzinie, użytkowniku oraz ewentualne błędy zapisywane są dodatkowo w pliku opt!ma.log.
Historia zdarzeń generowanych dla windykacji
- Data zdarzenia – data wykonania etapu.
- Płatność – numer płatności z Preliminarza płatności.
- Akcja – opis wykonywanego etapu (e-mail/ zadanie lub kontakt CRM/ sms/ Ponaglenie zapłaty/ blokada sprzedaży).
- Identyfikator (pole w zależności od etapu zawiera numer wygenerowanej wiadomości e-mail, numer kontaktu/zadania CRM, numer Ponaglenia zapłaty, w przypadku blokady sprzedaży lub akcji, której wykonanie nie powiodło się – pole jest puste).
- Podmiot – akronim kontrahenta, dla którego został wykonany etap.
- Podmiot – Nazwa – nazwa kontrahenta.
- Opis – opis wykonanego etapu.
- Wywołanie – informacja o rodzaju wykonanej akcji: Automatyczne/ Ręczne).