Integracja z Pocztą Polską: e-Nadawca.

• Pocztex (Ekspres24, Krajowy)
• Pocztex Kurier 48 (Przesyłka biznesowa)
• Usługa paczkowa (Paczka24, Paczka Ekstra 24, Paczka48)
• Paczka Pocztowa (Ekonomiczna, Priorytet)
• Przesyłka polecona (Ekonomiczna, Priorytet)
• Przesyłka Firmowa polecona (Ekonomiczna, Priorytet)
• Pocztex 2.0 (Kurier).

Konfiguracja

Adresy nadawcze

Konfiguracja konta

W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ Poczta Polska należy podać dane dostępowe do e-Nadawcy. Dodatkowo można zdefiniować domyślne parametry przesyłek oraz określić usługi dodatkowe.

Wybierając opcję zmiany hasła należy pamiętać, że musi ono zawierać co najmniej 8 znaków, małe i wielkie litery oraz cyfry lub znaki specjalne.

Poprzez przycisk Urząd nadania należy wskazać Urząd pocztowy, w którym będą nadawane przesyłki. Urząd nadania można wskazać również dla konkretnego adresu nadawczego (który można wybrać na zleceniu) – menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. W pierwszej kolejności na Zleceniu Nadania Przesyłki podpowiada się Urząd pocztowy z adresu nadawczego.

Dane wprowadzone w polu Konto bankowe będą wykorzystywane przy zlecaniu przesyłek za pobraniem (gdy oznaczone zostanie, że kwota pobrania ma być kierowana przelewem na rachunek bankowy nadawcy). Pole jest obowiązkowe, jeśli w konfiguracji na zakładce [Usługi dodatkowe] zaznaczono Ustawiaj domyślnie pobranie.

Domyślna seria – dla Zleceń Nadania Przesyłki można wskazać domyślną serię numeracji spośród zdefiniowanych w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Serie dokumentów – Zlecenie nadania przesyłki.

Na zakładce [Parametry przesyłki] można określić podstawowe parametry paczki dodawanej domyślnie na nowo tworzone Zlecenie nadania przesyłki.

Wybór domyślnej usługi pocztowej:

• Pocztex (Ekspres24, Krajowy)
• Pocztex Kurier 48 (Przesyłka biznesowa)
• Usługa paczkowa (Paczka24, Paczka Ekstra 24, Paczka48)
• Paczka Pocztowa (Ekonomiczna, Priorytet)
• Przesyłka polecona (Ekonomiczna, Priorytet)
• Przesyłka Firmowa polecona (Ekonomiczna, Priorytet)
• Pocztex 2.0 (Kurier).

Domyślna definicja paczki – dla poszczególnych usług można określić wagę, gabaryt, zaznaczyć adnotację o tym, że przesyłka jest niestandardowa, oraz że należy obchodzić się z nią ostrożnie.

W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych – po zaznaczeniu parametru, przy generowaniu Zlecenia Nadania Przesyłki wyliczana jest sumaryczna waga pozycji z dokumentu, na podstawie którego powstało ZNP (waga, która jest brana do wyliczenia znajduje się na formularzu towaru, na zakładce [Dodatkowe]). Jeśli łączna waga pozycji przekracza wagę maksymalną, na zleceniu zostanie ona zaokrąglona do wartości granicznej – 999,99 kg. Jeśli nie podano wagi dla pozycji dokumentu, zostanie ona pobrana z konfiguracji.

Na etykiecie przesyłki można drukować dodatkowe informacje, w związku z tym w sekcji Informacje dodatkowe przekazywane do zlecenia można ustawić domyślne parametry:

• Informacja o zawartości (wymagane dla opcji Pocztex, Pocztex 2.0 i Usługa paczkowa):
• Ustalona treść – jeśli zostanie wpisana w konfiguracji, będzie domyślnie przenoszona na Zlecenie Nadania Przesyłki. Wartość można uzupełnić/ zmodyfikować z poziomu Zlecenia Nadania Przesyłki.
• Nazwa pierwszej pozycji – brana z dokumentu, do którego tworzone jest Zlecenie Nadania Przesyłki,
• Nr dokumentu źródłowego – z którego powstało Zlecenie Nadania Przesyłki,
• Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostanie przeniesiony zarówno kiedy Zlecenie Nadania Przesyłki jest tworzone bezpośrednio z RO, jak i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.
• Opis/ uwagi dla odbiorcy (wartość można uzupełnić/ zmodyfikować z poziomu Zlecenia Nadania Przesyłki):
  • Ustalona treść – jeśli zostanie wpisana w konfiguracji, będzie domyślnie przenoszona na Zlecenie Nadania Przesyłki.
  • Nr dokumentu źródłowego – z którego powstało Zlecenie Nadania Przesyłki,
  • Nr powiązanego zamówienia (RO)– zostanie przeniesiony zarówno kiedy Zlecenie Nadania Przesyłki jest tworzone bezpośrednio z RO, jak i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.

• jeśli forma płatności na dokumencie to – po zaznaczeniu parametru należy wybrać formy płatności, których ma dotyczyć pobranie. Jeśli forma płatności na dokumencie, z którego generowany jest dokument Zlecenia Nadania Przesyłki będzie taka sama, jak formy tu zaznaczone, to na Zleceniu Nadania Przesyłki będzie ustawione pobranie.

Na Zleceniu Nadania Przesyłki powstałym z Wydania Zewnętrznego:

• zostanie ustawione pobranie w sytuacji, kiedy WZ generuje płatność i w konfiguracji wskazano taką samą formę płatności jak na WZ,
• dla WZ niegenerującego płatności zostanie ustawione pobranie na Zleceniu Nadania Przesyłki w oparciu o formę płatności z powiązanego dokumentu FS, PA, FPF. Jeśli WZ jest powiązane tylko z RO, pobranie zostanie ustawione na Zleceniu Nadania Przesyłki w oparciu o formę płatności z RO.
• dla WZ niegenerującego płatności i niepowiązanego z dokumentem handlowym, pobranie na Zleceniu Nadania Przesyłki nie zostanie zaznaczone.
• ustawiaj domyślnie pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW – po zaznaczeniu tego parametru, na Zleceniu Nadania Przesyłki (zakładka [Paczki i usługi]) generowanych z dokumentu MM/RW, będzie zaznaczona opcja Pobranie.
• Kwota pobrania:
• z dokumentu – wartość na Zleceniu Nadania Przesyłki zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na Zleceniu Nadania Przesyłki na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczenia tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
• ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu Nadania Przesyłki.
• Sposób pobrania:
• Rachunek bankowy – w przypadku wybrania rachunku można dodatkowo ustalić domyślny tytuł przelewu jako Numer (FS/ PA/ WZ/ RO)/ Numer powiązanego zamówienia (RO)/ Numer zlecenia przesyłki.
• Przekaz pocztowy.

Wartość ubezpieczenia (dotyczy pojedynczej przesyłki na zleceniu):

• z dokumentu – wartość na Zleceniu Nadania Przesyłki zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na Zleceniu Nadania Przesyłki na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczonej tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
• ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu Nadania Przesyłki (wartość maks. 250 000,00 PLN).

Deklarowana wartość (dotyczy pojedynczej przesyłki na zleceniu):

• z dokumentu – wartość na Zleceniu Nadania Przesyłki zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta, uzupełniana jest na Zleceniu Nadania Przesyłki na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczonej tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
• ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu Nadania Przesyłki (wartość maks. 70 000,00 PLN).

Potwierdzenie odbioru – po zaznaczeniu tej opcji należy wybrać formę, w jakiej chcemy otrzymać potwierdzenie klienta o odbiorze przesyłki (maksymalnie w ilości 9 szt.) Niżej wymienione opcje są dostępne w zależności od wybranej domyślnej usługi pocztowej:

• List zwykły priorytetowy,
• List zwykły ekonomiczny,
• Kurier Ekspres 24,
• Pocztex Kurier.
• Paczka Ekstra 24.
• Paczka 48,
• Paczka 24.

Ustawienie można edytować z poziomu zlecenia

Potwierdzenie doręczenia (sms/ e-mail) – w wybranej formie dotrze do nadawcy informacja o doręczeniu przesyłki.

Dokumenty zwrotne – usługa, która powoduje, że kurier dostarczając przesyłkę odbierze od odbiorcy podpisany dokument (np. fakturę, umowę..) Parametr dostępny jedynie dla domyślnych usług pocztowych: Pocztex, Pocztex 2.0 oraz Usługa pocztowa. Po zaznaczeniu opcji Dokumenty zwrotne, należy wybrać daną formę zwrotu w zależności od wybranej domyślnej usługi pocztowej:.

• List zwykły priorytetowy,
• List zwykły ekonomiczny,
• List polecony priorytetowy,
• List polecony ekonomiczny,
• Kurier Ekspres 24,
• Paczka 24.
• Paczka 48.
• Paczka Ekstra 24,
• Pocztex Kurier.

• Nr zlecenia – numer dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki, nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.
• Planowana data nadania – data, na którą zaplanowano dostarczenie przesyłek do wskazanego Urzędu Pocztowego. Pobierana z formularza zlecenia z zakładki [Poczta Polska] bądź z listy przesyłek przy seryjnym przekazywaniu zleceń do nadania.
• Status – status dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki. Dokumenty ze statusem Nie wysłane wyświetlane są w kolorze zielonym, można je dowolnie edytować. Dokumenty Wysłane są zablokowane do edycji, na liście wyświetlają się w kolorze czarnym.
• Usługa pocztowa – nazwa Usługi pocztowej i Serwis wybrane na Zleceniu Nadania Przesyłki,
• Kod odbiorcy – kod odbiorcy przesyłki.
• Nazwa odbiorcy – nazwa odbiorcy przesyłki.
• Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa odbiorcy.
• E-Mail – adres e-mail osoby kontaktowej odbiorcy.
• Telefon – numer telefonu osoby kontaktowej odbiorcy (przenoszony do systemu e-Nadawca do pola Telefon komórkowy).
• Status przesyłki – status poprawności przesłania zlecenia nadania przesyłki do Poczty Polskiej.
• Nr nadania – wyświetlane są numery nadania poszczególnych paczek ze zlecenia oddzielone przecinkiem,
• Błąd walidacji – informacja o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia,
• Kod nadawcy, Nazwa nadawcy – podany na zleceniu.

• Miejsce odbioru – należy wskazać firmowy adres nadawczy, pod którym kurier ma odebrać paczki (automatycznie proponowany jest adres ustawiony w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Adresy oddziałów jako domyślny).
• Data, godzina od/ do – należy określić datę oraz przedział czasowy, w którym ma przyjechać kurier.
• Szacowana łączna masa przesyłek, Szacowana ilość przesyłek – automatycznie podpowiada się masa w kg i ilość zsumowana ze Zleceń nadania przesyłek Pocztex znajdujących się na liście, wystawionych z datą i adresem nadawczym takimi, jak wskazano w oknie Planowany przyjazd kuriera.
• Email dla potwierdzenia zamówienia – na adres mailowy z tego pola, który jest pobierany z karty operatora wysyłane jest potwierdzenie zamówienia kuriera.
• – Zamów – przesłanie zamówienia do Poczty Polskiej.

W oknie wyświetlana jest informacja czy kurier był już zamawiany w danym dniu:

• Dla Zleceń Nadania Przesyłki tworzonych ręcznie pobierane są dane z domyślnego adresu oddziału.
• Dla Zleceń Nadania Przesyłki tworzonych z dokumentów handlowych i magazynowych (bez Przesunięć międzymagazynowych) jako adres nadawczy podpowie się domyślny adres oddziału lub jeśli magazyn wskazany na dokumencie, z którego tworzone jest Zlecenia Nadania Przesyłki , jest powiązane z adresem oddziału, to taki adres zostanie przeniesiony na Zlecenie Nadania Przesyłki
• Dla Zleceń Nadania Przesyłki tworzonych z Przesunięć międzymagazynowych jako adres nadawczy i odbiorczy zostanie ustawiony adres powiązany z magazynem z MM lub domyślny adres oddziału, jeśli takiego powiązania nie ustawiono.

• handlowych i magazynowych (innych niż Przesunięcia międzymagazynowe) agregowane będą dokumenty wystawione na tego samego odbiorcę. Dodatkowo jeżeli w Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Adresy oddziałów do adresu oddziału został przypisany magazyn wybrany na dokumencie handlowym/magazynowym, to przy tworzeniu Zlecenia nadania przesyłki z zaznaczonych dokumentów sprawdzany jest dodatkowo magazyn. Jeśli magazyny nie są przypisane do adresów oddziałów, to na dokumencie Zlecenia Nadania Przesyłki jako adres nadawczy zostanie ustawiony adres domyślny.
• W momencie generowania przesyłki dla zaznaczonych dokumentów z poziomu dokumentów MM agregowane są dokumenty wystawione na te same magazyny (tj. posiadają ten sam magazyn źródłowy oraz magazyn docelowy). Dla pozostałych dokumentów MM zostaną wygenerowane osobne dokumenty Zlecenia Nadania Przesyłki.

• Jeżeli wśród agregowanych dokumentów będą znajdowały się dokumenty wystawione na różne magazyny, to do jednego Zlecenia Nadania Przesyłki zostaną zagregowane tylko te, które mają oprócz tego samego odbiorcy (danych teleadresowych, osoby kontaktowej) :
  • ten sam magazyn, jeżeli jest on powiązany z adresem nadawczym
  • różne magazyny, jeżeli nie są one powiązane z adresem nadawczym (jako adres odbiorcy brany jest domyślny adres z konfiguracji)
  • różne magazyny – jeden z nich jest powiązany jest z domyślnym adresem oddziału a na drugim dokumencie magazyn nie jest powiązany z żadnym adresem oddziału

• Jeśli na karcie operatora/karcie odbiorcy lub w konfiguracji przesyłek nie będą uzupełnione wymagane dane dla Zlecenia Nadania Przesyłki konkretnego kuriera, to w momencie podniesienia formularza Zlecenia Nadania Przesyłki do edycji wyświetlone zostaną ostrzeżenia przy wymaganych polach.
• Jeżeli w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) jest zaznaczony parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, to jeżeli na dokumentach występują te same pozycje, wagę wyliczamy na podstawie: ilość pozycji x waga i sumowana jest z wagą pozostałych towarów.
• Jeżeli w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) zaznaczymy parametr: Referencje i wybrana zostanie opcja: Nr dokumentu źródłowego w pole Referencje zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki. Jeżeli wybrana zostanie opcja: Nr powiązanego zamówienia (RO) w pole Referencje zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki.
• Jeżeli w konfiguracji (dotyczy kurierów: DHL, DPD, Poczty Polskiej) w polu Informacja o zawartości wybrana zostanie opcja:
  • Ustalona treść – wartość ta, zostanie przeniesiona z konfiguracji na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
  • Nazwa pierwszej pozycji – przenoszona jest nazwa pierwszej pozycji z pierwszego wystawionego dokumentu na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
  • Nr dokumentu źródłowego – przeniesione zostaną wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
  • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
• Jeżeli w konfiguracji (dotyczy Poczty Polskiej) w polu Opis/uwagi dla odbiorcy wybrana zostanie opcja:
  • Ustalona treść – wskazana wartość zostanie przeniesiona z konfiguracji na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
  • Nr dokumentu źródłowego – przeniesione zostaną wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
  • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
• Jeżeli w konfiguracji (dotyczy DHL, DPD) zaznaczony jest parametr Dokumenty zwrotne i wybrana opcja Nr dokumentu na formularz Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Dokumenty zwrotne przeniesione zostaną wszystkie numery powiązanych dokumentów.
• Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Usługi dodatkowe] zaznaczony jest parametr Ustawiaj domyślnie pobranie oraz jeśli forma płatności na dokumencie to: przelew i zostaną zaznaczone dokumenty, na których są różne formy płatności, utworzone zostanie jedno Zlecenie Nadania Przesyłki z zaznaczoną opcją Pobranie. Na dokumencie Zlecenia Nadania Przesyłki zostanie zsumowana wartość brutto wszystkich zaznaczonych dokumentów, dlatego należy zweryfikować ostateczną kwotę pobrania. Jeżeli dla wszystkich zaznaczonych dokumentów forma płatności jest tożsama z ustawioną w konfiguracji, na Zleceniu Nadania Przesyłki zostanie zaznaczona opcja Pobranie.
• Jeżeli w konfiguracji dla parametru Kwota pobrania zaznaczona została opcja:
  •  z dokumentu – w pole z kwotą pobrania zostanie przeniesiona suma wartości zaznaczonych dokumentów. W sytuacji gdy zostanie przekroczony maksymalny próg wartości pobrania, to zostanie ustawiona kwota maksymalna (maksymalna wartość pobrania jest indywidualna dla każdego kuriera).
  • ustalona – w pole z kwotą pobrania zostanie przeniesiona kwota, która została określona w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki). Kwota pobrania nie może przekroczyć maksymalnej wartości pobrania – maksymalna wartość pobrania jest indywidualna dla każdego kuriera.
• Jeżeli w konfiguracji dla parametru Deklarowana wartość/Ubezpieczenie (dla Poczty Polskiej parametr Wartość ubezpieczenia lub Deklarowana wartość) została zaznaczona opcja:
  • z dokumentu – w pole z kwotą deklarowanej wartości/ubezpieczenia przenoszona jest suma kwot z zaznaczonych dokumentów. W sytuacji gdy zostanie przekroczony maksymalny próg wartości ubezpieczenia to zostanie ustawiona kwota maksymalna (maksymalna wartość ubezpieczenia jest indywidualna dla każdego kuriera).
  • ustalona – w pole z kwotą deklarowanej wartości/ubezpieczenia zostanie przeniesiona kwota, która została określona w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki). Kwota deklarowanej wartości/ubezpieczenia nie może przekroczyć maksymalnej wartości, która jest indywidualna dla każdego kuriera.
• Na zakładce [Dokumenty] formularza Zlecenia Nadania Przesyłki widoczne jest powiązanie z wszystkimi dokumentami, które były zaznaczone przy jego generowaniu. Na dokumentach, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładce [Dokumenty] widoczne są numery dokumentów Zlecenia Nadania Przesyłki powiązane z danym dokumentem.
• Na dokumentach, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki po zamówieniu kuriera na zakładce [Kontrahent] widoczne jest powiązanie z listem przewozowym.