Pierwsze kroki w module Faktury - Baza Wiedzy programu Comarch ERP Optima Pierwsze kroki w module Faktury - Baza Wiedzy programu Comarch ERP Optima

Pierwsze kroki w module Faktury

Zanim zaczniemy wystawiać dokumenty, musimy przygotować bazę danych tak, aby nie przysparzało nam to żadnych problemów. Kolejne rozdziały tej dokumentacji napisane są w takim porządku, w jakim proponujemy rozpocząć przygotowania do pracy.

W trakcie pierwszego uruchomienia nowo założonej bazy danych otwierany jest kreator, który umożliwia szybkie skonfigurowanie podstawowych parametrów pracy firmy. Pojawiające się kolejno okna zależą m.in. od zainstalowanych modułów. Szczegółowy opis kolejnych etapów jest dostępny z poziomu kreatora pod przyciskiem <F1> (Pomoc).

Uwaga
Jeżeli kreator zostanie zamknięty, wprowadzenie danych oraz konfiguracja programu będzie możliwa w dowolnym momencie, po przejściu na zakładkę Start/Konfiguracja.

Jak skonfigurować moduł Faktury?

Informacje ogólne (potrzebne dla każdego modułu):

  1. Założenie nowej bazy danych (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Bazy danych).
  2. Uzupełnienie danych o firmie (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy).
  3. Wpisanie listy Użytkowników (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy).
  4. Ustalenie blokad dostępu dla użytkowników (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy: zakładka [Blokady dostępu]). Założenie blokad nie jest niezbędne do poprawnego działania programu i można je uzupełnić w razie konieczności już podczas pracy z programem. W programie dostępny jest mechanizm personalizacji okien dla poszczególnych użytkowników <SHIFT>+<F9>, szczegóły w podręczniku Ogólne i Konfiguracja.
  5. Uzupełnienie listy banków (Ogólne/ Banki) – przede wszystkim wprowadzamy dane o bankach, w których mamy założone rachunki.
  6. Uzupełnienie list:
    urzędów (Ogólne/ Cennik)
    właścicieli (Ogólne/ Właściciele)
    pracowników (Ogólne/ Pracownicy)
    kontrahentów (Ogólne/ Kontrahenci).

Uzupełnianie tych list nie jest konieczne od razu w chwili rozpoczęcia pracy z systemem. Wpisywanie koniecznych informacji może być wykonywane na bieżąco podczas pracy programu.

Moduł Faktury

  1. Wpisanie aktualnych stawek VAT wykorzystywanych w programie (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Stawki VAT).
  2. Wpisanie wykorzystywanych walut wraz z aktualnym kursem (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Waluty).
  3. Zdefiniowanie grup cenowych (Konfiguracja firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług).
  4. Zdefiniowanie grup towarowych (Ogólne/ Grupy towarowe).
  5. Zdefiniowanie wykorzystywanych jednostek miary (Konfiguracja firmy/ Ogólne/ Jednostki miary).
  6. Ustalenie schematów numeracji dokumentów sprzedaży (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Handel/ Faktura sprzedaży).
  7. Ustalenie serii wykorzystywanych w numeracji faktur (Konfiguracja firmy/Handel/Dokumenty) – niezbędne, jeśli są umieszczone w schematach numeracji.
  8. Ustalenie domyślnego schematu numeracji oraz domyślnej serii dla faktur, korekt (Konfiguracja firmy/ Handel/ Parametry).
  9. Podpięcie drukarki fiskalnej:

  • wskazanie sterownika dla drukarki fiskalnej (Konfiguracja stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna),
  • wpisanie drukarki fiskalnej na listę urządzeń fiskalnych (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne),
  • przypisanie stawek VAT zdefiniowanych w programie – stawkom na drukarce fiskalnej (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Symbole stawek VAT).

Ustalenie parametrów pracy:

  • Kontrola ilości dla usług – w momencie zapisywania dokumentu program sprawdza ilość na dokumencie z ilością dostępną. Ilość dostępna wyliczana jest na podstawie wszystkich wprowadzonych dokumentów: Faktur Zakupu, Faktur Sprzedaży i Paragonów.
  • Sprzedaż tylko wg kodów EAN – parametr przydatny, jeśli wykorzystujemy czytniki kodów kreskowych (czytniki emulujące klawiaturę).
  • Dodawanie pozycji na dokumencie – parametr odpowiedzialny za sposób dopisywania pozycji na dokument. Jeśli zaznaczymy parametr Podniesienie formularza w momencie dopisywania pozycji, otwarte zostanie okno dialogowe, które pozwoli na uzupełnienie informacji o pozycji (wskazane dla firm, gdzie nazwa towaru lub jego opis są zmieniane na poszczególnych dokumentach). Jeśli zaznaczymy edycję na liście – towar będzie wpisywany bezpośrednio z poziomu listy (formularz pozycji będzie dostępny dopiero po wpisaniu jej na listę).

Co zrobić, aby na fakturze pojawiły się dane bankowe?

  1. Wpisujemy bank na listę w menu Ogólne/ Banki.
  2. Zakładamy rejestr bankowy typu konto bankowe związany z danym bankiem.
  3. Definiujemy formę płatności typu przelew, powiązaną z utworzonym rejestrem bankowym.
  4. Jeśli na fakturze wykorzystamy wskazaną formę płatności – na wydruku pojawią się dane bankowe powiązane poprzez rejestr z płatnością.

Przykład

Mamy konto w banku PKO S.A. Wprowadzamy bank na listę banków, a następnie zakładamy dla niego rejestr bankowy PKO. Z poziomu konfiguracji zakładamy formę płatności PRZELEW_PKO, którą wiążemy z rejestrem PKO.

Teraz jeśli na fakturze wykorzystamy formę płatności PRZELEW_PKO, to na wydruku pojawią się dane bankowe PKO S.A.