Przenoszenie dokumentów z modułu Faktury
Podczas przenoszenia dokumentów z modułu Faktury odpowiednio ustawiane są wartości w polach z datami na formularzach dokumentów.
Rejestr Sprzedaży
Dla rejestru sprzedaży do pola Data powstania obowiązku podatkowego trafia data sprzedaży. W przypadku, gdy kontrahent ma zaznaczony parametr VAT wg daty wystawienia, wtedy do nowego pola trafia data wystawienia dokumentu.
W przypadku rodzaju wewnątrzunijna, wewnątrzunijna trójstronna oraz wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca, jako data powstania obowiązku podatkowego przenosi się data wystawienia dla rodzaju Towary oraz data sprzedaży dla rodzaju Usługi.
W przypadku faktury sprzedaży wysłanej do KSeF do pola Data wystawienia przenoszona jest Data przyjęcia w KSeF.
Rejestr Zakupu
Dla rejestru zakupu do pola Obowiązek podatkowy u dostawcy trafia data zakupu. W przypadku, gdy kontrahent ma zaznaczony parametr VAT wg daty wystawienia wtedy do nowego pola trafia data wystawienia dokumentu.
W przypadku rodzaju wewnątrzunijna i wewnątrzunijna trójstronna jako data powstania obowiązku podatkowego przenosi się data wystawienia dla rodzaju Towary oraz data zakupu dla rodzaju Usługi.
Do pola Prawo do odlicz. podstawia się późniejsza z dat: Obow. Podat oraz data wpływu.
Korekty
Dla korekt oraz korekt granicznych data powstania obowiązku podatkowego przenosi się tak jak dla faktur biorąc pod uwagę rodzaj transakcji i zaznaczenie bądź nie parametru VAT wg daty wystawienia.
Tax Free
W dokumentach Tax Free, jako data powstania obowiązku podatkowego ustawia się data potwierdzenia dokumentu Tax Free.
Faktury zaliczkowe
Dla faktur zaliczkowych moment powstania obowiązku podatkowego stanowi data zapłaty. Dlatego przenosząc do rejestru VAT fakturę zaliczkową, jeżeli jest ona rozliczona z dokumentem KP wówczas jako data obowiązku podatkowego ustawiana jest data dokumentu KP, z którym jest rozliczona zaliczka. Jeżeli faktura zaliczkowa jest rozliczona z kilkoma KP wtedy jako data obowiązku podatkowego podstawiana jest data pierwszego dokumentu KP. Jeżeli faktura zaliczkowa jest nierozliczona wtedy jako data powstania obowiązku podatkowego przenosi się data wystawienia.
Zasady przenoszenia PA z datą sprzedaży do 30 września 2020 r. i FS do Rejestru VAT są następujące:
- Jeżeli Pa zostanie przeniesiony do Rejestru VAT a następnie przekształcony do FS to można również przenieść FS do Rejestru VAT. Faktura do rejestru VAT przenoszona jest z zaznaczonym parametrem Rozliczać w VAT. Sprzedaż detaliczna jest w takim przypadku korygowana o kwotę wystawionej do paragonu faktury. W rejestrze VAT sprzedaży tworzony jest w miesiącu wystawienia faktury zapis korekcyjny na wystawione wcześniej paragony z datą deklaracji zgodną z datą uwzględnienia tych paragonów w deklaracji VAT-7. Jeżeli z paragonu do faktury zostanie przekształcona tylko część pozycji lub faktura powstanie na podstawie kilku paragonów to zapis korekcyjny wygenerowany zostanie na kwotę ujemną równą sumie faktury.
Zapis korekcyjny związany ze sprzedażą detaliczną Zapis korekcyjny tworzony jest na kontrahenta !NIEOKREŚLONY! o nazwie Sprzedaż detaliczna, z zaznaczonym parametrem Rozliczać w VAT i wskazanym miesiącem wystawienia faktury oraz zaznaczonym parametrem Wewnętrzny – nie generuje on płatności w Preliminarzu płatności. Z kolei parametr JPK_FA jest odznaczony.Na zapisie korekcyjnym w polu Dokument widnieje:
- Detal [Numer korekty] z RRRR-MM-DD– jeżeli paragony są przenoszone zbiorczo do rejestru VAT,
- [Numer paragonu] – jeżeli faktura dotyczy pojedynczego paragonu,
- do Detal za m-c [M.RRRR] – jeżeli faktura dotyczy kilku paragonów przeniesionych pojedynczo do rejestru VAT.
- Jeżeli Pa zostanie przekształcony do FS to do Rejestru VAT można przenieść tylko FS.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry jako Rodzaj księgowości wybrano Ewidencję ryczałtową lub Księgę podatkową to na zapisie korekcyjnym w polu Kolumna domyślnie podpowiada się Nie księgować. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry jako Rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową oraz zaznaczono parametr Pozwalaj na księgowanie faktur przekształconych z zaksięgowanego paragonu to użytkownik ma możliwość zaksięgowania zapisu korekcyjnego. Jeżeli parametr jest odznaczony to podczas próby księgowania zapisu korekcyjnego pojawia się komunikat: Nie można rozpocząć księgowania dokumentu. Faktura powstała z przekształcenia paragonu. Należy zaksięgować paragon/zestawienie sprzedaży detalicznej lub zmienić ustawienie w Konfiguracji -> Firma -> Księgowość -> Parametry.
Na zapisie korekcyjnym na zakładce [Dokumenty] pokazywane jest powiązanie z fakturą sprzedaży z rejestru VAT.
Podczas próby usunięcia z rejestru VAT faktury do której wygenerowano zapis korekcyjny pojawia się komunikat: Z dokumentem istnieje powiązany dowód wewnętrzny [Numer dokumentu]. Usuń dokument powiązany a następnie powtórz operację.
Zasady przenoszenia Paragonów z datą sprzedaży od 1 października 2020 r. i Faktur do Paragonów do Rejestru VAT są następujące:
- Do rejestru VAT przenoszone są wszystkie Paragony (zarówno pojedynczo, jak i zbiorczo), w tym Paragony do których wystawiono wcześniej Faktury, z zaznaczonym parametrem Rozliczać w VAT i wskazanym miesiącem zgodnym z datą wystawienia Paragonu dla zapisów zbiorczych i z datą sprzedaży dla zapisów pojedynczych.
- Faktury wystawione do Paragonów przenoszone są do rejestru VAT z zaznaczonym parametrem Rozliczać w VAT i wskazanym miesiącem zgodnym z datą wystawienia Faktury. W rejestrze VAT sprzedaży nie jest tworzony zapis korekcyjny na wystawione wcześniej Paragony. Takie Faktury nie są widoczne z poziomu zakładki [Do VAT/JPK_V7].
Automatyczne przenoszenie dokumentów zakupowych z modułu Handel
Istnieje możliwość automatycznego przenoszenia do rejestru VAT:
- Faktur Zakupu i ich korekt (za wyjątkiem noty korygującej).
- Dowodów Wewnętrznych Zakupu i ich korekt.
Dokumenty mogą być przenoszone automatycznie do rejestru VAT po ich zatwierdzeniu po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry na nowej zakładce [Operacje automatyczne] parametru Automatyczne przenoszenie dokumentów z Handlu do rejestrów VAT i wskazaniu odpowiednich rodzajów dokumentów. Przynajmniej jeden rodzaj dokumentu powinien być zaznaczony. Po zaznaczeniu rodzaju dokumentu użytkownik ma możliwość wybrania rejestru, do którego przeniesione zostaną dane dokumenty.
Parametr Automatyczne przenoszenie dokumentów z Handlu do rejestrów VAT w nowych bazach jest domyślnie zaznaczony wraz z opcjami: Dowody wewnętrzne zakupu oraz Faktury zakupu. W przypadku baz zaktualizowanych z wcześniejszych wersji programu parametr jest domyślnie odznaczony.
Dokumenty zostaną przeniesione automatycznie do rejestru VAT zakupu po wyborze na liście Faktur Zakupu/ Dowodów Wewnętrznych Zakupu w menu kontekstowym opcji Zatwierdź dokumenty lub po odznaczeniu na Fakturze Zakupu/ Dowodzie Wewnętrznym Zakupu parametru Bufor.
Jeżeli do Faktury Zakupu dodano Korektę kursu waluty to przeniesienie obu dokumentów (jako sumy) następuje w momencie zatwierdzenia Korekty.
Jeżeli użytkownik w Konfiguracji nie wskaże folderu, do którego mają być automatycznie przenoszone dokumenty lub wskazany w Konfiguracji folder jest nieaktywny to podczas zatwierdzania danego rodzaju dokumentu pojawia się okno z wyborem rejestru, do którego mają zostać przeniesione dokumenty. Rejestr ten zostanie ustawiony w Konfiguracji dla danego rodzaju dokumentu.
Jeżeli w Konfiguracji nie zaznaczono parametru Automatyczne przenoszenie dokumentów z Handlu do rejestrów VAT to w następujących przypadkach:
- Jeżeli pobrano moduł Faktury lub Handel lub Handel Plus i w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona wskazano nie lub
- Jeżeli pobrano moduł Faktury lub Handel lub Handel Plus i w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona wskazano księgowość lub
- Jeżeli pobrano moduł Faktury lub Handel lub Handel Plus i w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona wskazano sprzedaż/płace oraz zaznaczono parametr Eksport faktur VAT z rejestrów VAT
to dla operatora będącego Administratorem podczas zatwierdzania Faktur Zakupu/ Dowodów Wewnętrznych Zakupu pojawia się komunikat: Dokumenty wystawiane w module Handel mogą zostać automatycznie przeniesione do rejestrów VAT. Czy chcesz aby przenoszenie odbywało się automatycznie po zatwierdzeniu dokumentów? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zaznaczenie w Konfiguracji parametru Automatyczne przenoszenie dokumentów z Handlu do rejestrów VAT i pojawienie się okna z wyborem rejestru, do którego ma być przenoszony dany rodzaj dokumentu. Okno z wyborem rejestru pojawi się również podczas zatwierdzania innego rodzaju dokumentu. Wybór opcji Nie skutkuje tym, że dokumenty nie będą automatycznie przenoszone do rejestru VAT i komunikat pojawi się ponownie podczas zatwierdzania kolejnego dokumentu. Wybór opcji Nie i zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że dokumenty nie będą automatycznie przenoszone do rejestru VAT i komunikat nie pojawi się ponownie podczas zatwierdzania kolejnego dokumentu.
Przenoszenie powiązania dokumentów handlowych z dokumentami Biblioteki do rejestru VAT
Podczas przenoszenia z menu Handel do rejestru VAT dokumentu z podpiętym dokumentem Biblioteki, na dokumencie w rejestrze VAT na zakładce [Dokumenty] w sekcji Biblioteka dokumentów automatycznie podpinany jest ten dokumentu Biblioteki. Dzięki temu użytkownik ma możliwość bezpośredniego podglądu załącznika z poziomu otwartego formularza dokumentu w rejestrze VAT, a także dostęp do samego dokumentu Biblioteki. Podgląd jest możliwy bez konieczności pobrania modułu Obieg Dokumentów.
Możliwość przenoszenia powiązania z dokumentem Biblioteki dotyczy następujących dokumentów:
- Faktury Sprzedaży,
- Faktury Zakupu,
- Paragony,
- Dowody wewnętrzne sprzedaży,
- Dowody wewnętrzne zakupu,
- Korekt do powyższych dokumentów,
- Tax Free.
Po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT, na formularzu dokumentu Biblioteki, na zakładce [Dokumenty] w sekcji Dokumenty skojarzone oprócz dokumentu z modułu Handel widnieje dokument z rejestru VAT.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry parametr Przenoszenie pojedynczych paragonów do rejestru VAT jest odznaczony to po przeniesieniu Paragonów w rejestrze VAT sprzedaży tworzony jest zbiorczy zapis na którym podpinane są wszystkie dokumenty Biblioteki z zaznaczonych Paragonów.
Jeżeli po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT usunięte zostanie powiązanie z dokumentem Biblioteki (z formularza dokumentu w menu Handel lub z formularza dokumentu w rejestrze VAT), usuwane jest tylko powiązanie z dokumentem, z którego poziomu nastąpiło to usunięcie. Przykładowo po przeniesieniu do rejestru VAT Faktury Sprzedaży i usunięciu powiązania z dokumentem Biblioteki z poziomu Faktury Sprzedaży, powiązanie z dokumentem w rejestrze VAT pozostaje. Do usuwania powiązań z dokumentem Biblioteki konieczne jest pobranie modułu Obieg dokumentów.