Synchronizacja danych Comarch ERP Optima
Wszystkie wystawione w Comarch ERP Optima Detal dokumenty:
- Paragony,
- Faktury Sprzedaży powstałe do Paragonów,
- Korekty do Paragonów i Faktur
- Przyjęcia kaucji,
- Zapisy kasowo/ bankowe wygenerowane do Paragonów,
- Niezależne zapisy kasowe,
oraz:
- Kontrahentów dodanych na stanowisku
można zaimportować do Comarch ERP Optima.
Proces synchronizacji danych z Comarch ERP Optima Detal do Comarch ERP Optima odbywa się:
- Ręcznie – poprzez funkcję Wymiana danych – Detal / Mobilna sprzedaż lub
- Automatycznie – za pomocą usługi Comarch Automat Synchronizacji.
Synchronizacja ręczna
Funkcja 
Wymiana danych – Detal / Mobilna sprzedaż jest dostępna z poziomu aplikacji Comarch ERP Optima w menu Narzędzia. Jej uaktywnienie generuje okno:
Przed wczytaniem dokumentów do programu Comarch ERP Optima użytkownik może wywołać raport towarów, których może brakować, aby pokryć sprzedaż zrealizowaną w Detalu.
Po wybraniu Stanowiska i wciśnięciu ikony Kontrola zasobów 
program wyliczy ewentualne braki w magazynie przypisanym do wskazanego stanowiska i wyświetli je w odrębnym oknie. Możliwe jest również wygenerowanie listy braków dla wszystkich stanowisk jednocześnie, w tym celu w polu Stanowisko należy wybrać opcję Wszystkie.
Na podstawie Paragonów wystawionych w Detalu wyliczana jest łączna ilość sprzedanych towarów w ramach danego dnia i magazynu, a następnie porównywana jest ona ze stanem towaru (Magazyn/ Zasoby/ kolumna Ilość) w magazynie przypisanym do stanowiska. Jeżeli ilość w magazynie jest mniejsza niż ilość sprzedana na stanowisku detalicznym – różnica (wyrażona w jednostce podstawowej towaru) wykazywana jest jako brak w oknie Kontroli zasobów, w kolumnie Ilość.
Oprócz kolumny Ilość w oknie Kontroli zasobów dostępne są następujące kolumny:
- Data – na którą wykazano braki towarów potrzebnych do zrealizowania sprzedaży w danym dniu,
- Magazyn – na którym zarejestrowano braki,
- Kod – kod brakującego towaru,
- Nazwa – nazwa brakującego towaru.
Na oknie dostępne są również przyciski PW, PZ oraz ZD, dzięki którym możliwe jest uzupełnienie braków poprzez automatyczne wygenerowanie dokumentów Przyjęcia Wewnętrznego, Przyjęcia zewnętrznego lub Zamówienia u dostawcy.
Właściwości dotyczące tworzenia dokumentów PW, PZ, ZD:
- Dla każdego magazynu i każdej daty, na które wykazano braki tworzony jest odrębny dokument.
- Dokumenty generowane są dla kontrahenta !Nieokreślony!.
- Data wystawienia na dokumencie to data, która została wykazana na raporcie braków.
- Towary na dokumencie dodawane są w ilościach pozwalających na pokrycie braków.
- Towary dodawane są na dokument w ostatniej cenie zakupu.
- Dokumenty zapisywane są do bufora.
Aby wczytać dokumenty wystawione na stanowisku sprzedaży do programu Comarch ERP Optima w polu Stanowisko należy wybrać jego nazwę, i wcisnąć ikonę 
Uruchom synchronizację. W polu Stanowisko można też wybrać opcję Wszystkie – wówczas zaimportowane zostaną dokumenty z wszystkich stanowisk.
Synchronizacja automatyczna
Automatyczna synchronizacja danych polega na wczytywaniu danych z Comarch ERP Optima Detal do systemu Comarch ERP Optima regularnie w określonych odstępach czasowych bez konieczności ręcznego wywoływania importu przez użytkownika.
Usługa Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych instalowana jest wraz z systemem Comarch ERP Optima.
Konfiguracja parametrów synchronizacji automatycznej odbywa się w Konfiguracji programu/ Automat synchronizacji.
W podgałęzi Harmonogramy widoczne są wszystkie bazy firmowe podpięte do obecnie używanej bazy konfiguracyjnej. Dla każdej z baz na zakładce [Optima Detal/ Mobile Sprzedaż] można włączyć automatyczną synchronizację, a także określić w jakich godzinach oraz z jaką częstotliwością będzie się ona odbywać.
Dodatkowo w Konfiguracji programu/ Automat synchronizacji/ Operator należy wpisać akronim Operatora oraz jego hasło do programu Comarch ERP Optima (o ile zostało ustalone).
Wszelkie komunikaty błędów podczas synchronizacji automatycznej zapisywane są w plikach loga operacji, dostępnych z poziomu programu w zakładce [Narzędzia/Otwórz folder z logami].
Wczytywanie dokumentów do Comarch ERP Optima
Właściwości dotyczące importowanych dokumentów:
- W pierwszej kolejności wczytywane są dokumenty PKA.
- Na PA/ FA , PAKOR, FSKOR, PKA (zakładka [Płatności]) widoczny jest akronim operatora, który dany dokument wystawił.
- Kategoria skojarzona z dokumentem jest zgodna z ustawieniami na karcie kontrahenta (Comarch ERP Optima, Słowniki/ Kontrahenci, karta kontrahenta, zakładka [Ogólne]).
- Kategoria elementu jest zgodna z kategorią sprzedaży ustaloną na karcie ewidencyjnej towaru (Comarch ERP Optima, Słowniki/ Cennik, pozycja cennika, zakładka [Ogólne]).
- Pozycje towarowe występujące na Paragonie kilkakrotnie nie są agregowane do jednej pozycji.
- Jeśli na Paragonie zostały sprzedane kaucje po imporcie trafią one na zakładkę [Kaucje] na dokumencie.
- Jeżeli w ustawieniach stanowiska (Konfiguracja firmy/ Detal/ Stanowiska) zaznaczono parametr Generuj WZ, do importowanych dokumentów automatycznie generowane są dokumenty WZ/ WZKOR. Dokumenty te zapisywane są na trwałe. Ponadto jeżeli schematy numeracji dla dokumentu WZ/ WZKOR zawierają składnik SERIA i w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry zaznaczono parametry dotyczące przenoszenia serii na dokumenty i korekty powiązane, to automatycznie wygenerowane dokumenty WZ i WZKOR będą miały serię ustaloną dla stanowiska Detalu.
- Nie jest uwzględniana blokada dla operatora dotycząca sprzedaży poniżej min. marży/ maks. rabatu.
- Nie jest uwzględniany parametr na karcie kontrahenta (Słowniki/ Kontrahenci, zakładka Handlowe) Blokada wystawiania dok. rozchodowych.
- Jako odbiorca Paragonu/ Faktury Sprzedaży występuje nabywca. Nie jest uwzględniany odbiorca domyślny zdefiniowany na karcie ewidencyjnej kontrahenta (zakładka [Dodatkowe]).
Płatności do Paragonów
Podczas wczytywania Paragonów do Comarch ERP Optima generowane są związane z nimi płatności. W ten sposób powstają:
Dla płatności odroczonych (przelew, gotówka z odroczonym terminem itp.) – zdarzenia w Preliminarzu płatności:
- numer zdarzenia jest faktycznym numerem PA,
Dla płatności gotówkowych z terminem 0 dni – zapisy KP w aktualnym raporcie kasowym:
- numer zapisu jest zgodny z domyślnym schematem numeracji dla KP zdefiniowanym w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Definicje dokumentów,
- numer obcy zapisu jest faktycznym numerem PA.
Dla płatności kartą z terminem 0 dni – w zależności od ustawień parametru w konfiguracji programu Comarch ERP Optima (Konfiguracja/ Firma/ Kasa i Bank/ Parametry), Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową tworzone są:
- zapisy KP (jeśli parametr jest zaznaczony),
- zdarzenia w Preliminarzu o statusie nierozliczony (jeśli parametr jest odznaczony).
Jeżeli na jednym Paragonie określonych jest kilka form płatności związanych z powstaniem zapisów KP (np. część kwoty jest płacona gotówką, a część bonami lub część gotówką, a część kartą kredytową) – program podczas importu dokumentu tworzy kilka zapisów kasowych w aktualnych raportach, w rejestrach skojarzonych z wybranymi formami płatności. Jeżeli w jednym z rejestrów nie ma otwartego raportu – podczas importu zostaje wczytany Paragon bez wygenerowania płatności z nim wiązanych. W logu importu generowany jest komunikat
Aby poprawnie zakończyć import należy otworzyć odpowiedni raport.
W przypadku, gdy na Paragonie występowały kaucje podczas importu zawsze generowane są oddzielne płatności do kaucji.
Jeżeli Paragon został zapłacony kilkoma formami płatności, na dokumencie zaimportowanym do Comarch ERP Optima na zakładce [Ogólne] widoczna jest pierwsza z wykorzystanych form płatności. Wszystkie płatności związane z Paragonem są widoczne w zakładce [Płatności] dokumentu.
Niezależne zapisy KP/ KW (niepowiązane z dokumentami zapisy kasowo/ bankowe):
Numer zapisu jest zgodny ze schematem numeracji dla KP zdefiniowanym w Konfiguracji firmy/ Detal/ Stanowiska na formularzu stanowiska, definicja KP/ KW.