W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank znajduje się gałąź Daty dokumentów. Ustalone tu parametry odpowiadają za daty na zapisach kasowych oraz terminy płatności dla zdarzeń w Preliminarzu. Parametry są wykorzystywane podczas wystawiania dokumentów w module Faktury oraz tworzenia na ich podstawie płatności w module Kasa/Bank.

W przypadku parametrów dotyczących terminu płatności użytkownik ma możliwość ustalenia, która data powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności:  

Wystawiamy fakturę myszką

Wystawianie faktury w systemie Comarch ERP Optima to wykonywanie dwóch podstawowych operacji: dodawania pozycji do listy i wypełniania formularzy.

Na standardowych listach (np. liście faktur, kontrahentów, cenniku) dodawać, usuwać lub modyfikować ich pozycje można wykorzystując: 

Jeśli np. na liście faktur naciśniemy prawy klawisz myszy i z kontekstowego menu wybierzemy funkcję dodaj, na ekranie pojawi się pusty formularz nowego dokumentu. Jeśli posługujemy się przede wszystkim myszką, aby wypełnić wybrane pola formularza – ustawiamy na nich kursor (wskazujemy je kursorem i naciskamy lewy klawisz myszy). Część danych należy wpisać z klawiatury, np. dodatkowe opisy. Pozostałe można wypełniać posługując się wyłącznie myszką (np. wybór pozycji z list, wprowadzanie dat z kalendarza…)

Myszka – przykładowy scenariusz obsługi listy elementów faktury

Poniżej opisany zostanie przykładowy schemat postępowania przy wprowadzaniu pozycji na fakturę, jeśli posługujemy się wyłącznie myszką. Zakładamy, że wszystkie potrzebne dane w cenniku są uzupełnione.

1. Ustawiamy kursor na pustej liście elementów i naciskamy prawy klawisz myszki.
2. Z kontekstowego menu wybieramy funkcję Dodaj. Wyedytowana zostanie pierwsza, pusta pozycja faktury. Kursor znajduje się w polu Towar.
3. Wybieramy pozycję z cennika wskazując ją kursorem (przy wyborze z listy) lub i dwukrotnie klikając lewym klawiszem myszy (dla otwartej listy zasobów). Kod towaru/usługi zostanie wpisany w pole Towar.
4. Program standardowo proponuje do sprzedaży jedną jednostkę miary. Jeśli na edytowanej pozycji chcemy dokonać zmian – wystarczy lewym klawiszem myszy kliknąć w wybrane pole i nanieść zmiany. Dla jednostek miary otwarta zostanie lista jednostek pomocniczych towaru – lewym klawiszem myszki wskazujemy którąś z nich. Jeśli zmiany dotyczą wartości liczbowej – można myszką zmienić wartość naciskając strzałkę pokrętła (w górę lub w dół).
5. Każdą kolejną pozycję wprowadzamy powtarzając sekwencję od 1 do 6.
6. Aby wprowadzić zmiany na wprowadzonej wcześniej pozycji można na liście nacisnąć prawy klawisz myszki i z kontekstowego menu wybrać Zmień. Wskazana pozycja zostanie otwarta do edycji.
7. Jeśli chcemy skasować wcześniej wprowadzoną pozycję – ustawiamy na niej kursor i z kontekstowego menu wybieramy funkcję Skasuj.
8. Gdy lista pozycji jest przygotowana, zatwierdzamy fakturę naciskając myszką (lewy klawisz) przycisk z dyskietką.

Przedstawiony powyżej schemat to oczywiście pewna propozycja. Większość opisanych kroków można np. wykonać posługując się zamiast wyborem z kontekstowego menu przyciskami     , które odpowiednio umożliwiają dodanie pozycji, podgląd szczegółów i kasowanie.

Podsumowanie – obsługa listy elementów faktury myszką: 

Klawiatura – przykładowy scenariusz obsługi listy elementów faktury

Poniżej opisany zostanie przykładowy schemat postępowania przy wprowadzaniu pozycji na fakturę, jeśli posługujemy się wyłącznie klawiaturą. Zakładamy, że wszystkie potrzebne dane w cenniku są uzupełnione.

1. Aby rozpocząć wprowadzanie pozycji musimy kursor umieścić na pustej na razie liście elementów faktury. Najprościej, z dowolnego miejsca na formularzy faktury nacisnąć kombinację klawiszy <SHIFT>+<INSERT>. W efekcie kursor ustawi się na liście pozycji i pierwsza, pusta pozycja zostanie otwarta do edycji. Kursor znajduje się w polu Towar.
2. Dostęp do cennika uzyskamy naciskając kombinację klawiszy <ALT>+<STRZAŁKA W DÓŁ> lub po wciśnięciu klawisz <TAB> w pustym polu Kod.
3. Wybieramy towar z listy – ustawiamy na nim kursor i potwierdzamy wybór klawiszem <ENTER>. Kod towaru zostanie wpisany na pozycję faktury.
4. Poruszanie się pomiędzy kolejnymi polami na edytowanej pozycji to naciskanie klawisza <TAB>. Dokonywanie zmian na polach numerycznych to albo wykorzystanie pokrętła (strzałki w górę i w dół), albo wpisanie wartości wprost z klawiatury. Pole z jednostkami miary obsługuje strzałka w dół, która otwiera dostępna listę.
5. Gdy pozycja jest już gotowa, zatwierdzamy ją klawiszem <ENTER>
6. Każdą kolejna pozycję wprowadzamy posługując się klawiszem <INSERT>.
7. W razie konieczności dokonania poprawek na wprowadzonej wcześniej pozycji – wskazujemy ja kursorem i naciskamy <ENTER>.
8. Jeśli zachodzi potrzeba skasowania pozycji – ustawiamy na niej kursor i naciskamy klawisz <DEL>.
9. Jeśli faktura jest przygotowana – kombinacja klawiszy <CTRL>+<ENTER> zatwierdza ją.

Przedstawiony powyżej scenariusz postępowania jest pewną propozycją.

Korekta wartości (ceny) do Faktury Zakupu, Przyjęcia Zewnętrznego, Przyjęcia Wewnętrznego, Przyjęcia Kaucji, Bilansu Otwarcia oraz Korekta Graniczna do Faktury Zakupu aktualizuje ostatnią cenę zakupu widoczną na karcie towaru (menu Ogólne/ Cennik – Pozycja cennika), na zakładce [Ogólne] w tabeli z cenami.

W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Ceny znajduje się parametr Aktualizuja ceny zakupu po korekcie wartości (ceny). Do wyboru dostępne są dwie opcje: 

• gdy dotyczy ostatniej dostawy,
• wg ustawienia na dokumencie.

Ustawienie opcji Aktualizuja ceny zakupu po korekcie wartości (ceny), gdy dotyczy ostatniej dostawy spowoduje aktualizację ostatniej ceny zakupu na karcie towaru tylko w sytuacji, kiedy korekta dotyczyć będzie ostatniego dokumentu przychodowego (czyli tej dostawy, która na karcie towaru ustawiła ostatnią cenę zakupu).

Ustawienie opcji Aktualizuja ceny zakupu po korekcie wartości (ceny) wg ustawienia na dokumencie, spowoduje że na korekcie będzie widoczny parametr Aktualizuj cenę zakupu w cenniku. Użytkownik będzie mógł każdorazowo zdecydować czy chce aktualizować ostatnią cenę zakupu towaru w oparciu o daną korektę wartości (ceny).

Cena zakupu widoczna na karcie towaru zostanie zaktualizowana po zapisie korekty wartości (ceny) na stałe.

• Aktualizacja ceny zakupu wykonywana jest dla wszystkich korygowanych pozycji dokumentu.
• Jeśli korekta dokumentu jest w innej walucie niż waluta ostatniej ceny zakupu na karcie towaru, razem z aktualizacją ceny zakupu zostanie zaktualizowana jej waluta.
• Cena zakupu na karcie towaru jest aktualizowana również wtedy, kiedy korekta wartości (ceny) dotyczy części ilości towaru.
• Z racji, że Korekta Graniczna jest zawsze wystawiana w walucie PLN, po wykonaniu aktualizacji, ostatnia cena zakupu na karcie towaru będzie wyświetlana w PLN.
• Korekta Graniczna zawsze odnosi się do pierwotnej ceny zakupu z korygowaniej Faktury Zakupu. Zmiana ceny na Korekcie Granicznej nie uwzględnia wcześniej wystawionych Korekt Granicznych
• Jeśli ten sam towar widnieje na korekcie kilka razy, aktualizacja ceny zakupu na karcie nastąpi w oparciu o pozycję dodaną na korygowany dokument jako ostatnią.

Po zaktualizowaniu ceny zakupu na karcie towaru w oparciu o korektę wartości (ceny), zaktualizowane zostaną również ceny sprzedaży, dla których włączono opcję aktualizacji (wartość TAK w tabeli z cenami, w kolumnie Akt. na karcie towaru, na zakładce [Ogólne]).

Aktualizacja kosztu dla usług

Aktualizacja kosztu dla usług ma zastosowanie tylko wtedy, kiedy na karcie usługi, na zakładce [Dodatkowe] jest zaznaczony typ kosztu usługi jako kwotowy. Koszt ten zostanie zaktualizowany po zatwierdzeniu korekty wartości (ceny), na której zaznaczono parametr Aktualizuj cenę zakupu w cenniku.

 

W systemie Comarch ERP Optima dokumenty wystawiane są domyślnie na magazyn główny. Istnieje jednak możliwość ustalenia magazynu domyślnego dla stanowiska lub operatora.

Zdefiniowanie magazynu domyślnego spowoduje, że na wszystkich dokumentach wystawianych przez operatora/ na stanowisku od razu proponowany jest ten magazyn. W przypadku dokumentów MM magazyn domyślny proponowany jest jako magazyn źródłowy.

Magazyn domyślny dla operatora można ustalić na jego formularzu (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry]. Kod magazynu można wpisać ręcznie lub wybrać z listy wyświetlanej po wciśnięciu przycisku Magazyn domyślny.

Jeśli operator ma określony magazyn domyślny to na zakładce [Parametry], na formularzu operatora, dostępny jest parametr Blokada zmiany magazynu domyślnego – dokument. Jeśli będzie on zaznaczony to na wszystkich dokumentach wystawianych przez operatora oraz na listach Łatwa Sprzedaż i Łatwe Zakupy blokowana będzie możliwość zmiany magazynu (na dokumentach MM będzie to magazyn źródłowy).

Istnieje również możliwość zablokowania operatorowi zmiany przypisanego mu magazynu nie tylko na wystawianych dokumentach, ale również na listach. Parametr dotyczy zarówno list dokumentów, jak i listy zasobów. Parametr znajduje się na karcie operatora: Blokada zmiany magazynu domyślnego – listy.

Magazyn domyślny dla stanowiska można ustalić z poziomu Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry. Podobnie jak w przypadku magazynu dla operatora – kod można wpisać bezpośrednio w pole lub wybrać z listy dostępnej pod przyciskiem Magazyn domyślny.

Zasady: 

Istnieje możliwość ustalania wydanych/ pobranych opakowań już na poziomie dokumentu handlowego, jeszcze przed wydaniem/ przyjęciem towaru do magazynu. Listę opakowań kaucjonowanych można ustalić na 6. zakładce [Kaucje] na dokumencie handlowym: Fakturze Zakupu, Fakturze Sprzedaży oraz Paragonie.

Zakładka [Kaucje] nie pojawi się na dokumentach typu: Faktura do Paragonu oraz Faktura do nie zwróconych dokumentów WKA. Opakowania kaucjonowane nie są wydawane dla składników usługi złożonej. Jeżeli na Fakturze lub Paragonie dodano usługę, której składnik jest powiązany ze schematem opakowań, opakowania, które mają być wydane dla tej transakcji należy dodać ręcznie na zakładce [Kaucje] lub wygenerować dla nich oddzielnie dokument WKA.

Rabaty

Lista opakowań towarzyszących transakcji jest traktowana przez program jako odrębna lista, gdzie stosowane są upusty zgodnie z zadeklarowanymi dla danego kontrahenta lub towaru. Warto jednak pamiętać, że podczas wyliczania kaucji z poziomu zakładki [Kaucje] nie jest pobierany rabat z dokumentu handlowego (rabat wynikowy z nagłówka). Tym samym zmiana rabatu w nagłówku dokumentu handlowego nie powoduje przeliczenia wartości opakowań na zakładce [Kaucje].

Na zakładce [Kaucje] użytkownik może określić termin zwrotu opakowań. Termin domyślnie pobierany jest z karty kontrahenta (zakładka [Handlowe]).

Płatności

Na zakładce [Kaucje] użytkownik może określić, czy za opakowanie pobierana jest kaucja (opłata). Podobnie jak w przypadku dokumentów kaucyjnych WKA/PKA:

Należy pamiętać, by odrębnie zdefiniować harmonogram płatności dla dokumentu handlowego FZ/FS/PA (na zakładce [Płatności]), a odrębnie dla kaucji (na zakładce [Kaucje]).

Do czasu wygenerowania WKA, płatności (zdarzenia i zapisy) są przypięte do FS. Po wygenerowaniu WZ/WKA do FS płatności są przepinane na WKA. Należy przy tym pamiętać, że przy tworzeniu FS do PA, po wybraniu nowego kontrahenta na FA nie jest on zmieniany na WKA/PKA i na płatnościach (zdarzeniach i zapisach) w Kasie/Banku.

Jeśli Faktura Sprzedaży powstała w oparciu o wystawione wcześniej dokumenty WZ, wtedy na FS nie pojawi się zakładka [Kaucje]. Przy takim schemacie obiegu dokumentów (najpierw WZ, potem FS) dokumenty kaucyjne powinny być tworzone na podstawie WZ (funkcja dostępna z poziomu listy WZ), a dopiero później WZ przekształcane do FS. W innym przypadku dokument WKA do FS można utworzyć z listy Faktur Sprzedaży (opcja Dodanie nowego WKA).

Przeliczanie opakowań na transakcji

Po wprowadzeniu towarów na dokument handlowy z poziomu zakładki [Kaucje] istnieje możliwość przeliczenia opakowań towarzyszących transakcji. Na zakładce [Kaucje] znajduje się przycisk . Po jego wciśnięciu program sprawdza, czy towary wpisane na dokument są skojarzone ze schematami opakowań. Na tej podstawie wylicza ilość opakowań, jaka wynika z ilości poszczególnych towarów. Po przeliczeniu kaucji przycisk zmienia się na . Jednak jeśli użytkownik wprowadzi zmiany na liście towarów handlowych, przycisk ponownie zmieni się na , informując w ten sposób, że ponownie trzeba przeliczyć listę opakowań.

Zasady wyliczania ilości opakowań:

1. Jeśli takie samo opakowanie jest skojarzone z kilkoma różnymi towarami – na zakładce [Kaucje] opakowania będą sumowane.
2. Program wykaże opakowanie na zakładce tylko w przypadku, gdy ilość towaru przekroczy ilość określoną w schemacie opakowania

W przykładzie skrzynka pojawi się na zakładce tylko, jeśli na dokumencie sprzedane będzie 20 lub więcej napojów.

Opakowania przeliczane są dla poszczególnych towarów, a dopiero potem sumowane.

Lista opakowań kaucjonowanych towarzyszących transakcji może być modyfikowana przez użytkownika. Obsługiwana jest przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń i Zmień. Należy jednak pamiętać, że na zakładce [Kaucje] mogą być dodawane tylko pozycje o statusie Opakowanie/ Kaucja zaznaczonym na karcie.

Jeśli podczas transakcji część opakowań kaucjonowanych jest wymieniana, wtedy na zakładce [Kaucje] należy wpisać bilans rozliczeń opakowań kaucjonowanych.

Automatyczne przeliczanie kaucji

W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kaucje znajduje się parametr związany z automatycznym przeliczaniem opakowań kaucjonowanych w momencie dodawania pozycji na dokument: 

Kopiowanie transakcji

W trakcie kopiowania dokumentu:

jeśli opakowania są na zakładce [Kaucje] – zawartość zakładki jest kopiowana,

jeśli do dokumentu jest już utworzony dokument WKA – zakładka [Kaucje] nie jest wypełniane,

jeśli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kaucje jest zaznaczony parametr o automatycznym odświeżaniu kaucji – opakowania na zakładce Kaucje są zawsze wyliczane od nowa.

W Konfiguracji firmy znajdują się parametry związane z agregacją pozycji na dokumentach handlowych i magazynowych:

Agregacja pozycji dokumentu (FS, PA, WZ)

Parametr znajduje się w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry. Funkcja dotyczy tylko dokumentów sprzedaży: Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz dokumentów WZ.

Istnieje możliwość agregowania pozycji przy zapisie dokumentu na trwałe oraz do bufora. Należy przy tym pamiętać, że opcja agregowania przy zapisie do bufora jest dostępna tylko po zaznaczeniu opcji zapisu na trwałe. Oznacza to, że agregacja jest możliwa:

Od 1 stycznia 2017 r. firmowe płatności powyżej 15 tys. zł mogą być dokonywane tylko za pośrednictwem rachunku płatniczego. W związku z tym, na dokumentach handlowych oraz na Wydaniu Zewnętrznym z płatnością (z pominięciem korekt) wystawionych po 1 stycznia 2017 r. z typem płatności gotówka, których wartość transakcji przekroczy 15 tys. PLN, w sekcji Daty i Wartości przy polu Razem wyświetlane jest ostrzeżenie: Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Zmień formę płatności.