W sytuacji, jeśli użytkownik ręcznie podczas wystawiania nowego dokumentu FA/100/2023 omyłkowo przypisał niepoprawny numer dokumentu w polu AUTO – np. numer 1000. Kolejny dokument Faktury Sprzedaży zostanie wystawiony z numerem: FA/1001/2023.

W takiej sytuacji, aby powrócić do auto numeracji należy anulować taki dokument, a następnie kolejnemu wystawianemu dokumentowi automatycznie zostanie nadany numer 101.

Aby umożliwić zarejestrowanie korekty do nieistniejącego w systemie dokumentu wprowadzono tzw. dokumenty pierwotne. Dokument pierwotny odpowiada takiej nie zarejestrowanej fakturze. Możliwość wystawienia dokumentów pierwotnych dotyczy Faktur Zakupu, Faktur Sprzedaży oraz Paragonów.

Wystawianie korekty do dokumentu nieistniejącego w programie Comarch ERP Optima na przykładzie Faktury Sprzedaży.
Z poziomu listy faktur dodajemy „dokument pierwotny”. Należy rozwinąć menu obok przycisku zielonego plusa i wybrać dokument pierwotny.

Podniesie się formularz dokumentu pierwotnego. Na zakładce Ogólne uzupełniamy Nr pierwotny (opcja jest dostępna w menu rozwijanym po wciśnięciu strzałki obok przycisku Dokument). Nr pierwotny to numer dokumentu, do którego chcemy wystawić korektę. Numer ten musi być uzupełniony w przeciwnym wypadku na wydruku korekty nie będzie odwołania do dokumentu, który korygujemy.

Zasady wystawiania dokumentów pierwotnych zostały szeroko opisane tutaj.

Kiedy dokument pierwotny został już zatwierdzony na stałe (jest w kolorze czarnym na liście) można do niego wystawić korektę, która może dotyczyć ilości, wartości lub stawki VAT. Sposób wystawiania korekt do dokumentów pierwotnych jest identyczny jak w przypadku korekt do zwykłych dokumentów sprzedaży/ zakupu.
Należy jednak pamiętać, że korekty do dokumentów pierwotnych nie powodują ruchu towaru ani zmiany jego wartości w magazynie. Służą one jedynie do poprawnej rejestracji dokumentów tak, by mogły zostać np. zaksięgowane lub też spowodowały odpowiedni zapis w module Kasa/Bank. Dlatego, aby prawidłowo ustalić stan i wartość towaru w magazynie należy następnie wystawić jeszcze dokumenty:

1. Jeśli korekta powinna wprowadzić towar do magazynu (np. korekta do Faktury Sprzedaży) – należy wystawić dokument Przyjęcia Wewnętrznego (menu Handel/Inne(Magazyn)) i wpisać tam cenę, w jakiej towar został zdjęty z magazynu podczas wystawiania faktury pierwotnej.
2. Jeśli korekta ma dotyczyć ilości na dokumencie zakupu (FZ, PZ) należy – wystawić dokument Rozchodu Wewnętrznego zdejmujący towar z magazynu lub wystawić korektę ilościową do dokumentu, którym towar został wprowadzony na magazyn w chwili rozpoczęcia pracy z programem (BOM lub PZ). Przy tej metodzie program automatycznie skoryguje koszt własny zakupu towaru na wcześniejszych dokumentach wydania towaru z magazynu (jeśli takie miało miejsce).
3. W przypadku korekt wartościowych do nieistniejących dokumentów FZ należy skorygować wartość towaru w magazynie. Korekta wartościowa towaru w magazynie jest możliwa tylko wtedy, gdy towar został wprowadzony do magazynu przy pomocy dokumentu BOM. Należy wtedy wystawić korektę wartościową do BOM. Jeśli towar został wprowadzony innym dokumentem (np. PZ) nie jest możliwe wykonanie korekty wartości towaru w magazynie.

Istnieje możliwość automatycznego utworzenia dokumentu RW/ PW do korekty dokumentu pierwotnego. Po zatwierdzeniu dokumentu korygującego (korekta ilości) w menu kontekstowym dostępna jest funkcja Przekształcenie do RW/PW. Funkcja tworzy dokument wewnętrzny RW/PW, ustalając na nim ilości zgodne z korektą:

1. Dokument PW/ RW można utworzyć tylko dla korekty ilościowej do dokumentu pierwotnego.
2. Korekta musi być zapisana na trwałe (nie można tworzyć RW/PW dla korekt w buforze i anulowanych).
3. Dokument RW/ PW można utworzyć do korekty tylko raz.
4. W przypadku anulowania korekty – anulowany jest również skojarzony z nią dokument RW/ PW.
5. Jeśli na korekcie występują usługi są one pomijane podczas tworzenia RW/ PW.

Standardowo program Comarch ERP Optima umożliwia zamieszczenie zagranicznego numeru rachunku bankowego na wydruku faktury.

W tym celu należy przejść do Start/Konfiguracja/Firma/Kasa/Bank/Formy płatności dla formy płatności przelew (można również dodać nową formę np. przelew1 przy pomocy ikony zielonego plusa) w polu typ wybrać przelew, w polu Rejestr nazwę rejestru w PLN, natomiast w sekcji Rejestry walutowe należy wskazać odpowiedni rejestr w walucie oraz samą walutę.

Przy skonfigurowanej w ten sposób formie płatności wystawiając dokument faktury w PLN po wybraniu tej danej formy płatności, na wydruku będzie się podpowiadał numer rachunku bankowego złotówkowego. W przypadku, gdy walutą dokumentu będzie waluta zagraniczna, na wydruku faktury pojawi się numer zagranicznego rachunku bankowego.

Należy pamiętać, że skonfigurowana w ten sposób forma płatności nie zaktualizuję się na dokumentach zatwierdzonych wstecz. Tylko w przypadku nowo wystawionych dokumentów po wybraniu standardowego wydruku numer rachunku bankowego pojawi się na wydruku faktury.

Aby przenieść stany magazynowe ze starej bazy należy wykonać import zasobów z menu Narzędzia/ Importy/ Z innej bazy danych. Po wskazaniu odpowiedniej bazy firmowej wykonujemy import Cennika oraz Zasobów – w nowej bazie firmowej zostaje wtedy utworzonych tyle dokumentów Bilans Otwarcia (BO), ile magazynów było w bazie, z której importujemy. Dokumenty BO, na które przenoszone są stany magazynowe ze starej bazy firmowej, widoczne są na liście w menu Handel/ Inne(Magazyn)/ Bilans otwarcia. Pobierana jest wartość z kolumny Ilość na liście zasobów. BO tworzy się do bufora, aby stany magazynowe były dostępne należy zapisać go na trwałe (odznaczyć parametr bufor, w prawym górnym rogu i zapisać zmiany).

Numer EORI można uzupełnić:

– w pieczątce firmy (Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy)

– na karcie kontrahenta (Ogólne/ Kontrahenci):

Warunkiem drukowania numeru EORI na dokumentach jest zaznaczenie parametru Drukuj numer EORI znajdującego się w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry wydruku faktury.

Numer EORI drukowany jest na wydrukach EKO faktur oraz na wydrukach EKO faktur w języku angielskim (Invoice). Drukowany jest również na korektach do tych faktur.

Standardowo w programie Comarch ERP Optima nie ma możliwości utworzenia jednym dokumentem korekty wartościowo-ilościowej. W celu skorygowania zarówno wartości jak i ilości należy najpierw utworzyć korektę wartościową, a następnie korektę ilościową. Każdy dokument korekty uwzględnia wcześniej wystawione korekty.

1. Z poziomu zakładki [Handel] należy otworzyć listę dokumentów Rezerwacje Odbiorcy.
2. Na otwartym formularzu Rezerwacji Odbiorcy, na zakładce [Realizacja], w polu Do zamówienia wystawić należy określić rodzaj dokumentu handlowego, do którego powinna zostać przekształcona rezerwacja. Jeżeli dokument został już zatwierdzony, ale nie jest jeszcze zrealizowany to w dalszym ciągu można dokonać wyboru co do dokumentu handlowego, do którego ma zostać przekształcona rezerwacja. W przypadku braku takiego wyboru, podczas wykonywania operacji seryjnej wystąpi komunikat informujący jakie zamówienia nie zostały zrealizowane.

3. Na liście Rezerwacji Odbiorcy należy zaznaczyć wybrane dokumenty, następnie rozwinąć menu dostępnych opcji obok ikony operacji seryjnych i wybrać operację Zrealizuj zamówienie.
4. W kolejnym kroku zostanie wyświetlone okno Realizacji zamówień. Na tym etapie możliwe jest utworzenie kopii wydruku Faktury z preferowanym wzorem czy też utworzenie listu przewozowego.
   • • Faktura w formacie pdf – Zaznaczenie parametru spowoduje wygenerowanie elektronicznej kopii dokumentu, zgodnej z wybranym wzorem, która zapisze się w Archiwum wydruków – przejdź do artykułu.
     • List przewozowy z zamówieniem kuriera – Parametr jest dostępny gdy przynajmniej jeden z kurierów został skonfigurowany. Zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne utworzenie Zlecenia Nadania Przesyłki u spedytora – przejdź do artykułu.

5. Po zatwierdzeniu okna, do dokumentów Rezerwacji Odbiorcy zostaną utworzone wybrane dokumenty handlowe oraz dokumenty WZ. W przypadku braku wystarczającej ilości towaru na magazynie, zamówienia nie zostaną zrealizowane.