W programie Comarch ERP Optima należy wprowadzić nianię na Listę pracowników, następnie dodać nową umowę cywilnoprawną – na formularzu umowy na zakładce [1.Ogólne] w polu ‘Rodzaj umowy’ wybrać ‘PIT 8B 6.Przychody z osobiście wykonywanej działalności’. Jeśli pracownik (niania) zarabia powyżej wynagrodzenia minimalnego to należy wprowadzić dwie umowy. Jedna z nich powinna być na kwotę minimalnego wynagrodzenia i na zakładce [2.Ubezpieczenia] na formularzu umowy należy wybrać kod ubezpieczenia 0430. Program naliczy wówczas składki emerytalne, rentowe i wypadkowe jako finansowane przez budżet, a chorobowe przez ubezpieczonego. Druga umowa powinna obejmować kwotę stanowiącą nadwyżkę nad kwotę minimalną i należy w niej odnotować kod ubezpieczenia 0431, w której składki są finansowane na zasadach ogólnych.

W programie Comarch ERP Optima dostępne są 2 kody ubezpieczeń niań, które należy stosować, tj.:

Aby odnotować nieobecność związaną z przebywaniem przez pracownika na turnusie rehabilitacyjnym należy z poziomu zakładki Start/Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Opisy nieobecności do kart pracy. W pozycji ‘wolne2’ należy wpisać ‘Turnus rehabilitacyjny’. Dodatkowo użytkownik może zdefiniować własny limit dla tego typu nieobecności. W tym celu należy z poziomu Start/Konfiguracja/Firma/Płace/Limity nieobecności za pomocą ikony dodać nowy limit nieobecności. Następnie z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/Płace/Typy wypłat – dodać nowy składnik ‘Wynagr. za turnus rehabili.’, który jest obliczany na tych samych zasadach co ekwiwalent za urlop.

Na zakładce [1 Ogólne] ustawiamy:
Algorytm 9 – element liczony jak ekwiwalent za urlop
Standardowa [v] ilość miesięcy – przyjmujemy standardową ilość miesięcy, z których będziemy liczyć podstawę, czyli 3 (program wyliczy średnią z trzech miesięcy, jeżeli parametr odznaczymy pole będzie aktywne i wówczas można wpisać inną niż domyślnie ilość miesięcy)
Współczynnik [ ] – można zaznaczyć ‘Pobierany z konfiguracji’
Wartość dzielona przez ilość godzin [ ] – nie zaznaczamy
Liczba dni/miesięcy = nie zaznaczamy

Na zakładce [Podatki/Nieobecności]:
Pozycja na deklaracji PIT- PIT- 4 1a. Wynagrodzenie ze stosunku pracy
Sposób naliczania zaliczki podatku – naliczać wg progów
Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – naliczać

Następnie z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/Płace/Typy nieobecności należy dodać za pomocą ikony plusa nieobecność ‘Turnus rehabilitacyjny’, skonfigurowaną w następujący sposób:

Na formularzu umowy cywilnoprawnej na zakładce [2.Ubezpieczenie] dodano pole Kod zawodu. Kod można wybrać z dostępnego słownika.

W seryjnej zmianie wartości pola znajdują się  opcje Kod FEP, FEP od dnia oraz FEP do dnia umożliwiające odnotowanie informacji o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnych charakterze seryjnie dla zaznaczonych pracowników.

Gdy osoba współpracująca jest jednocześnie zatrudniona na postawie umowy o pracę/zlecenie to należy ją wprowadzić w systemie dwa razy:

W związku z powyższym, wynagrodzenie dla osoby współpracującej należy przeliczyć na dwóch listach. Raz na liście dla właścicieli z datą na koniec miesiąca – na tej liście naliczą się składki – jest to wypłata ‘techniczna’ generowana, aby program miał skąd pobrać dane o składkach do deklaracji ZUS DRA. Drugi raz wypłatę należy naliczyć na liście z pracownikami etatowymi – tu naliczy się podatek oraz kwota do wypłaty, bez składek.

Pomniejszenie wysokości limitu urlopu wypoczynkowego reguluje Kodeks Pracy art. 155² §1 i §2. Program automatycznie, proporcjonalnie pomniejsza wysokość limitu urlopu dla pracowników przebywających na urlopach bezpłatnych lub urlopach wychowawczych.

Gdy pracownik po co najmniej miesięcznej nieobecności typu: nieobecność nieusprawiedliwiona (152), służba wojskowa (350), urlop bezpłatny (111)-wniosek pracownika, urlop bezpłatny (112)-wniosek pracownika, wraca do pracy w ciągu roku kalendarzowego, program pomniejsza wysokość limitu urlopu wypoczynkowego.

W przypadku, gdy nieobecność typu ‘Urlop bezpłatny’ lub ‘Urlop wychowawczy’:

• trwa w ciągłości cały rok, program naliczy limit urlopu wypoczynkowego w wysokości 0
• rozpoczyna się w trakcie roku i trwa co najmniej do końca roku, wysokość limitu urlopu wypoczynkowego nie jest pomniejszana proporcjonalnie
• rozpoczyna się w trakcie roku i pracownik powrócił do pracy przed końcem roku, wysokość limitu urlopu wypoczynkowego nie jest pomniejszana proporcjonalnie (tylko w przypadku powrotu z urlopu wychowawczego)
• rozpoczyna się od początku roku i pracownik powrócił do pracy przed końcem roku, wysokość limitu urlopu wypoczynkowego jest pomniejszana proporcjonalnie.

Należy zaznaczyć na liście pracowników, którym chcemy usunąć limity nieobecności. Seryjne usuwanie limitów nieobecności jest dostępne z poziomu listy pracowników w kadrach i wypłat pracowników w menu rozwijanym przy przycisku . Po wybraniu tej opcji pojawi się okno Seryjne usuwanie limitu nieobecności, na którym należy wskazać rodzaj limitu oraz rok, dla którego ma być usunięty limit. Po wypełnieniu pól należy nacisnąć przycisku Usunięcie limitów zaznaczonym pracownikom . Pojawi się okno informujące o przebiegu operacji.