Article Category: Narzędzia - Baza Wiedzy programu Comarch ERP Optima Article Category: Narzędzia - Baza Wiedzy programu Comarch ERP Optima

Bieżący okres obrachunkowy

Opcja Bieżący okres obrachunkowy, która znajduje się w zakładce Narzędzia, związana jest z księgowością kontową, daje możliwości wyboru okresu obrachunkowego, bez konieczności dokonywania zmiany w Konfiguracji programu. Funkcja ta może zostać wykorzystana na przełomie roku, kiedy istnieje konieczność wprowadzania (księgowania) dokumentów równocześnie w dwóch okresach obrachunkowych, przez więcej niż jednego użytkownika.  Oznacza to, że niezależnie od domyślnego okresu obrachunkowego (zawsze podpowiada się po zalogowaniu do programu) ustawionego w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa, operator może tymczasowo zmienić rok obrotowy. Zmiana będzie obowiązywać tylko na czas trwania aktualnej sesji.

W oknie Tymczasowa zmiana okresu obrachunkowego dostępna jest lista okresów obrachunkowych, spośród których można dokonać wyboru. Odpowiada ona liście znajdującej się w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe.

Zmiana okresu obrachunkowego

 




Data bieżąca

Funkcja służy do określenia z jaką datą będą wykonywane operacje w programie. Odznaczenie parametru Program ma działać z datą bieżącą powoduje, że jako data programu będzie brana data wpisana w tym oknie przez Użytkownika. W przeciwnym przypadku datą programu będzie data systemowa danego komputera.

Data w programie

 




Historia zmian



Funkcja jest dostępna wyłącznie dla Administratora systemu. Rejestruje kolejne akcje wykonywane w programie przez Użytkownika. Taki zapis historii umożliwia zapamiętywanie osób, które modyfikują lub pobierają dane z programu.

Rejestrowane są m.in. takie operacje jak: 

  • dodanie, modyfikacja i usunięcie dokumentów oraz danych słownikowych,
  • zatwierdzanie dokumentów,
  • wysyłanie i odbieranie UPO dla deklaracji oraz plików JPK,
  • wykonywanie wydruków (wraz z informacją jaki wydruk wykonano),
  • eksportowanie danych (wraz z informacją do jakiego pliku nastąpił eksport),
  • wysłanie z programu wiadomości e-mail oraz SMS
  • logowanie do bazy (wraz z informacją o modułach jakie zostały pobrane),
  • wykonanie kopii bazy danych,
  • dodanie nowej bazy oraz jej usunięcie,
  • wejście do konfiguracji programu,
  • Dotyczy wersji: 2023.1

    zmiany parametrów konfiguracji

Nie jest rejestrowane jakie pola zostały zmodyfikowane na dokumencie bądź danych słownikowych a jedynie sam fakt zaistnienia tej czynności.

Dla każdej operacji zapisywane są:

  • Nazwisko lub Akronim Operatora wykonującego operację,
  • Data i godzina operacji,
  • Typ słownika lub dokumentu z którym związany jest wpis (np. Kontrahent, Pracownik, Faktura sprzedaży, Polecenie księgowania),
  • Kod podmiotu lub numer dokumentu którego dotyczy operacja,
  • Rodzaj wykonanej operacji (np. Dodanie, Modyfikacja, Usunięcie, Wydrukowanie, Eksport do XML),
  • Dodatkowy opis operacji (np. nazwa wykonanego wydruku, lokalizacja dla eksportu danych).

Zapis operacji następuje w momencie zaistnienia zmiany dla danego dokumentu/danej w bazie – w szczególności jego dodania, zmodyfikowania bądź usunięcia. Tak więc samo podejrzenie danych bez żadnej ich zmiany nie jest zapisywane. Jeżeli jednak wykonano wydruk (podgląd wydruku) bądź jakikolwiek eksport danych (np. do PDF, Excel, XML, za pomocą pracy rozproszonej bądź IWD, eksport płatności z preliminarza, itp), to pomimo że taka operacja może nie powodować zmian w bazie, jest ona rejestrowana w Historii zmian. Ma to na celu zaewidencjonowanie wszelkich operacji pobrania danych z programu w dowolnej formie (drukowanej bądź elektronicznej).

W przypadku operacji seryjnych bądź innych operacji wpływających jednocześnie na większą ilość danych w bazie, zapisywana jest informacja dotycząca każdej pozycji (kontrahenta, pracownika, dokumentu, kategorii, itp) która w efekcie tej operacji uległa zmianie. Tak więc przykładowo seryjna zmiana kategorii dla 100 kontrahentów spowoduje zapis do Historii zmian 100 operacji modyfikacji danych dla każdego ze 100 kontrahentów.

Dla operacji wykonywanych dla danych/dokumentów powiązanych z pracownikiem (takich jak: dodatki, nieobecności, wypłaty pracownika), w opisie operacji prezentowany jest kod pracownika wraz z jego imieniem i nazwiskiem. W opisie pojawia się również informacja o dodaniu oraz usunięciu zapisu historycznego pracownika wraz z datą jego aktualizacji.

Operacje wykonywane automatycznie (jak choćby pobieranie notowań kursów walut) również są zapisywane.

Wejście Operatora do Konfiguracji, nawet jeżeli nie wiązało się z dokonaniem przez niego jakichkolwiek zmian, pojawia się jako zdarzenie w Historii zmian.

Dotyczy wersji: 2023.1

Zmiany parametrów znajdujących się w Konfiguracji w gałęzi Firma zapisywane są w Historii zmian na zakładce [Działania w obrębie firmy]. Zmiany parametrów znajdujących się w Konfiguracji w gałęzi Program zapisywane są w Historii zmian na zakładce [Działania w obszarze wspólnym dla wszystkich firm]. Zmiany parametrów znajdujących się w Konfiguracji w gałęzi Stanowisko nie są zapisywane w Historii zmian.

Zapisywane są również operacje związane z bazami danych, jak logowanie do bazy, dodanie bazy i jej usunięcie, konwersja oraz wykonanie kopii bezpieczeństwa. Podobnie logowane jest wykonanie funkcji z menu Narzędzia z gałęzi Korekty danych, Serwer bazy danych oraz Kasowanie danych.

Po wybraniu funkcji Historia zmian uruchamiane jest okno z pełną listą historii zmian zawierające dwie zakładki:

  • Działania w obrębie firmy [Nazwa firmy],
  • Działania w obszarze wspólnym dla wszystkich firm. 

Na obydwu zakładach lista zawiera takie same kolumny: Data operacji, Typ słownika/dokumentu, Kod/Numer dokumentu, Rodzaj operacji, Operator oraz Opis.

Możliwe jest filtrowanie listy zarówno za pomocą filtra prostego w nagłówku kolumny, jak i filtra zaawansowanego. Wyświetloną listę działań można wyeksportować do pliku lub wydrukować.

W przypadku podświetlenia wpisów dotyczących danego dokumentu/słownika, kliknięcie Ikony lupy  powoduje otwarcie okna z historią tego wybranego dokumentu.

Kliknięcie przycisku  Archiwizuj powoduje otwarcie okna Archiwizacja historii zmian umożliwiającego zapisanie historii zmian w pliku Excel – zarówno na dysku lokalnym jak i IBARD. Na oknie należy określić zakres dat dla archiwizowanych danych. Zaznaczenie parametru Usuń wyeksportowane wpisy powoduje usunięcie z bazy historii zmian która zostanie wyeksportowana do pliku. Przycisk  Archiwizuj powoduje wykonanie archiwizacji i zamknięcie okna. Tworzony jest plik o nazwie Historia_zmian_[Firma] bądź Historia_zmian_wspólnych z określonym na oknie archiwizacji zakresem dat. Przycisk  Zamknij zamyka okno bez wykonania żadnej operacji.

 

 




Data dla wydruków

Wydruki z programu zawierają datę wykonania wydruku. Standardowo jest to data systemowa. W programie istnieje funkcja pozwalająca na zmianę tej daty. Jest to funkcja wywoływana z poziomu Narzędzi/ Data dla wydruków. 

Data wydruku

Okno zawiera tylko jeden domyślnie zaznaczony parametr Pokazuj na wydrukach bieżącą datę. Po jego odznaczeniu (puste pole) program pozwala na wybranie innej, dowolnej  daty. Datę możemy wpisać z klawiatury lub wybrać z kalendarza wyświetlanego przez kliknięcie prawym klawiszem myszy. Stosując ten sposób datowania wydruków należy pamiętać, że program nie ma na nią wpływu i na użytkowniku spoczywa obowiązek poprawnego jej ustawienia.




Zmiana hasła

Zmiana hasła dotyczy zawsze operatora aktywnego (zalogowanego) w programie.

Po uruchomieniu funkcji pojawia się okno edycyjne zmiany hasła, na którym należy kontrolnie podać stare hasło oraz dwukrotnie (w celu uniknięcia pomyłki) wpisać nowe hasło.

Zmiana hasła możliwa jest również z poziomu kartoteki operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Ogólne].

Obok pola Identyfikator znajduje się przycisk Zmiana/skasowanie hasła operatora.




Filtry GenRap

Filtry Obowiązkowe GenRap służą do ograniczania użytkownikom możliwości generowania (drukowania) raportów. Rozwiązanie to ma na celu zapewnienie maksymalnego bezpieczeństwa danych przechowywanych w bazie danych. Założenie filtra pozwala ograniczyć dostęp do danych w ramach poszczególnych obiektów.

Dodanie nowego filtra polega na określeniu niezbędnych elementów. Przy definiowaniu filtra należy uzupełnić pola:

Filtr dla – umożliwia wybranie z listy operatorów względem, których filtr ma być stosowany.

Nazwa – przyjazna dla użytkownika nazwa filtra.

Obiekt(y) – obiekt, dla którego filtr ma być stosowany. Możliwe jest wprowadzenie kilku obiektów oddzielonych przecinkiem.

Filtr – wyrażenie filtrujące dane w ramach obiektu.

Definiowanie filtra obowiązkowego GenRap

Uwaga
Dla Obiekt(y), Filtr należy podać bazową nazwę tabeli/obiektu; bazowe nazwy pól/tabel. W tym miejscu nie działają „przyjazne” nazwy. GenRap jest czuły na wielkość liter. Należy na to zwrócić szczególną uwagę wprowadzając dane do pól Obiekt(y), Filtr. Warunkiem zadziałania filtrów jest włączenie parametru Stosuj filtry obowiązkoweKonfiguracji programu/ Użytkowe/ Parametry oraz zdefiniowanie przynajmniej jednego filtra dla aktualnie zalogowanego użytkownika.




Raportowanie

W menu System w grupie Raportowanie dostępne są dwie funkcje pomagające przygotować dane diagnostyczne w przypadku wystąpienia problemów z programem Comarch ERP Optima. Funkcje mogą być użyte gdy zostanie zaobserwowane nieprawidłowe działanie programu np. program zamknie się samoczynnie lub działa w inny sposób niż oczekujemy.

  • Przygotuj logi do wysłania

Funkcja Przygotuj logi do wysłania otwiera okno Opis problemu, w którym w szczegółach należy opisać co nieprawidłowego jest w działaniu programu/funkcji, której używaliśmy. Treść wpisana w tym oknie jest przenoszona do wiadomości e-mail wraz załączonymi logami (danymi diagnostycznymi). Kliknięcie w Wyślij maila powoduje otwarcie nowej wiadomości pocztowej w domyślnym kliencie poczty lub w Skrzynce pocztowej modułu CRM. Wiadomość jest zaadresowana do optima@comarch.pl (Asysty Comarch)

  • Otwórz folder z logami

Funkcja Otwórz folder z logami powoduje otwarcie folderu, w którym znajdują się logi (dane diagnostyczne) Comarch ERP Optima.
Dodatkowo Comarch ERP Optima posiada także opcje wysłania raportu błędu. Opcja jest dostępna w oknach komunikatów, które mają aktywną opcję Szczegóły i udostępniony przycisk Wyślij raport . Użycie tej opcji powoduje otwarcie okna nowej wiadomości w domyślnym kliencie poczty. Wiadomość jest zaadresowana do optima@comarch.pl, a w załączniku maila znajdują się spakowane dane diagnostyczne Comarch ERP Optima, które pozwolą szybciej ustalić przyczynę wystąpienia komunikatu.