Dla poprawnego ustalenia wysokości należnego wynagrodzenia, w szczególności wynagrodzenia zasadniczego niezbędne jest określenie wymiaru czasu pracy. Domyślnie dodany jest Kalendarz Standard, który należy odpowiednio zmodyfikować przed rozpoczęciem naliczania wypłat.  Sprawdź zatem jak wygląda definicja kalendarza w kilku krokach.

1. Wejdź w  menu System i  Konfiguracja, a następnie gałąź Firma / Płace / Kalendarze.
2. Domyślnie dodany jest kalendarz Standard. Jeśli praca w Twojej firmie odbywa się od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00 – 15:00 to możesz wykorzystać ten harmonogram pracy.
3. Ustaw się na kalendarzu i za pomocą ikony   otworzysz do edycji Kalendarz.
4. Przejdź na zakładkę Kalendarz. Dni będą widoczne ze znacznikiem , co oznacza, że kalendarz nie został zdefiniowany.
5. Kalendarz zawsze powinien mieć zdefiniowane wszystkie dni danego roku (bez), aby szybko je zdefiniować możesz wykorzystać Serię kalendarzy.
6. W Seriach kalendarzy jest domyślnie przygotowana seria Tydz_40. Serię kalendarzy należy nanosić od dnia, który jest poniedziałkiem. Ustaw więc kursor na pierwszym poniedziałku z danego roku  (01.01.2024r.) i naciśnij ikonę Wstawianie serii .  Uzupełnij pole Do dnia – datą ostatniego dnia roku (31.12.2024r.).
7. W części Pozostaw bez zmian odznacz wszystkie parametry (Zdefiniowane dni, Niedziele i święta, Dni wolne).
8. Przejdź na zakładkę Seria. w polu Wykorzystaj serię – wybierz Tydz_40 (domyślnie zdefiniowana).
9. Następnie ikoną  uruchomisz wstawianie serii na kalendarz Standard.
10. Po wstawieniu serii wyświetl dowolny miesiąc roku, który jest definiowany aby wstawić Święta i wybierz ikonę Wstawianie świąt .
11. Jeśli w danym roku występują święta przypadające w soboty, należy odnotować dodatkowe dni wolne
    za te święta (podstawa prawna: art. 130 § 2 K.p.). W roku 2024 święta wypadające w sobotę mamy 06.01.2024r., należy zatem pamiętać by oddać pracownikom dzień wolny za to święto.
12. Sprawdź także czy wymiar czasu pracy w poszczególnych miesiącach jest prawidłowy. Jeśli są miesiące, w których wymiar pomimo zdefiniowania dni i wstawienia świąt jest zawyżony lub zaniżony, powinieneś wprowadzić odpowiednie zmiany ręcznie.
13. Po sprawdzeniu wymiarów czasu pracy zapisz kalendarz .

Zapoznaj się z filmem instruktażowym przedstawiającym definicję kalendarza:



Definiowanie list płac pozwala między innymi na wcześniejsze ustalenie zależności pomiędzy okresem, za jaki naliczane będą wypłaty, datą ich wypłaty oraz miesiącem deklaracji PIT i ZUS.

1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Listy płac.
2. Za pomocą ikony  dodaj nowy Formularz listy płac.
3. Wybierz odpowiedni Dokument – czyli symbol Listy płac, np. E. Po wybraniu symbolu w polu Rodzaj pojawi się domyślny rodzaj listy płac np. Etat (wskazany na formularzu Definicja dokumentu klasy dla wybranego symbolu listy płac).
4. Określ okres, za jaki będą naliczane wypłaty oraz datę wypłaty. Na podstawie daty wypłaty automatycznie podpowiada się zgodny z nią miesiąc deklaracji.
5. Zapisz formularz listy płac .
6. Na podstawie wcześniej zdefiniowanej listy płac można utworzyć listę na kolejny miesiąc. W tym celu wyświetl Listę Listy płac, ustaw kursor na liście, którą chcesz skopiować na kolejny miesiąc i naciśnij <Ctrl> + <Ins> lub <Ctrl>+ . Zapisz skopiowaną listę .

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak dodać listę płac za konkretny miesiąc:

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Sprawdźmy jak naliczyć zwolnionemu pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Program Comarch ERP Optima automatycznie wylicza ‘Ekwiwalent za niewykorzystany urlop’ na liście płac o rodzaju Etat. Działanie to jest zależne od domyślnie zaznaczonego parametru ‘Ekwiwalent za urlop liczony automatycznie po zwolnieniu pracownika’, który dostępny jest w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry na zakładce 3. Wynagrodzenie/Ekwiwalent za urlop.

1. Aby poprawnie naliczyć pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop należy uzupełnić datę zwolnienia na formularzu danych kadrowych. Zapisanie zmian sprawia, że limit urlopu wypoczynkowego, który miał przypisany pracownik jest przeliczany w tle.
2. Z menu Płace i Kadry wybierz Wypłaty pracowników.
3. W polu Lista płac wybierz listę płac etatową za ostatni miesiąc zatrudnienia pracownika i nalicz wypłatę za pomocą ikony .
4. Program automatycznie wyliczy ‘Ekwiwalent za niewykorzystany urlop’ za ilość godzin urlopu, która pozostała pracownikowi do rozliczenia.
5. Zapisz Formularz wypłaty .

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak naliczyć zwolnionemu pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop:



Pokażemy teraz w kilku krokach, jak udzielić pracownikowi zaliczki na poczet przyszłych poborów.

1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Wypłaty pracowników.
2. Za pomocą  dodaj listę płac o rodzaju Zaliczka netto/Zaliczka brutto. Data wypłaty tej zaliczki powinna być wcześniejsza od daty wypłaty listy etatowej, na której nastąpi potrącenie zaliczki.
3. Zapisz zdefiniowana listę , a następnie wybierz ją z listy.
4. Po wybraniu listy płac wrócisz do okna Wypłaty pracowników i ustaw się na wybranym pracowniku.
5. Nalicz wypłatę za pomocą ikony  lub naciskając <Insert>.
6. Na Formularzu wypłaty, na zakładce Elementy wypłaty, za pomocą ikony   dodaj nowy element Zaliczka netto/ Zaliczka brutto i wpisz  Wartość.
7. Zapisz Formularz zaliczki oraz całej wypłaty za pomocą ikony .

Zapoznaj sięz filmem instruktażowym pokazującym jak zrealizować wypłatę zaliczki do wynagrodzenia:

W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy po naliczeniu wypłaty pracownik dostarcza nam np. zwolnienie lekarskie. Możemy taką nieobecność rozliczyć w kolejnym miesiącu. Zobacz jak rozliczyć taką nieobecność.

1. Z menu Płace i Kadry wybierz Listy płac.
2. Dodaj  nowy Formularz listy płac. Określ bieżący okres, a w polu Miesięcy wstecz zmień wartość z 0 na 1 i zapisz formularz listy płac posługując się ikoną . Ustawienie parametru Miesięcy wstecz z wartością 1 – oznacza, że będziemy rozliczać nieobecność, która nie została wypłacona na liście etatowej za poprzedni miesiąc.
3. W oknie Wypłaty pracowników za pomocą  wybierz  zdefiniowaną w poprzednim kroku listę płac.
4. Ustaw się na wybranym pracowniku i otwórz Kalendarz pracownika wybierając ikonę   a następnie nanieś nieobecność w poprzednim miesiącu.
5. Po wprowadzeniu nieobecności (np. Zwolnienie chorobowe) pracownikowi nalicz wypłatę korzystając z ikony   lub <Insert>. Przejdź na zakładkę Elementy wypłaty – pojawi się tutaj rozliczenie nieobecności z poprzedniego miesiąca np. Wynagrodzenie za czas choroby.

 Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak rozliczyć nieobecność z poprzedniego miesiąca:

Zwolnienie pracownika jest niewątpliwie trudną decyzją dla pracodawcy, ale czasem niestety konieczną, czy to z powodów leżących po stronie pracownika, czy to z powodów leżących po stronie pracodawcy. Aby wprowadzić informację o zwolnieniu pracownika wystarczy wykonać poniższe kroki

1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
2. Ustaw się na pracowniku i za pomocą ikony otworz do edycji Formularz danych kadrowych.
3. Przejdź na zakładkę Etat i uzupełnij Datę zwolnienia oraz Przyczynę zwolnienia.
4. Następnie przejdź na zakładkę Ubezpieczenie (etat), gdzie uzupełniamy informacje o wyrejestrowaniu z ubezpieczeń pracownika. Podajemy datę wyrejestrowania oraz kod przyczyny.
5. Zapisz formularz pracownika posługując się ikoną .
6. Jeśli pracownik miał przypisany limit urlopu wypoczynkowego, to po wprowadzeniu informacji o zwolnieniu pracownika limit jest automatycznie przeliczany. Jeśli pracownik nie miał przypisanego limitu urlopu wypoczynkowego, po odnotowaniu zwolnienia należy dodać limity nieobecności, aby sprawdzić czy pracownikowi pozostał niewykorzystany urlop wypoczynkowy, za który trzeba wypłacić ekwiwalent.
   Na Liście pracowników (Kadry), ustaw się na wybranym pracowniku, a następnie z menu dostępnych opcji przy ikonie  wybierz Limity nieobecności.
7. Przyciskiem dodaj limit urlopu wypoczynkowego. Program przeliczy limit proporcjonalnie do okresu zatrudnienia, uwzględniając naniesione w kalendarzu (Nie)obecności nieobecności’ Urlop wypoczynkowy’. W polu Pozostało będzie wykazana liczba dni niewykorzystanego urlopu. Zweryfikuj liczbę pozostałych dni urlopowych, za które należy wypłacić ekwiwalent.
8. Zapisz Listę limitów nieobecności za pomocą ikony .

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak wprowadzić informację o zwolnieniu pracownika:

Po wprowadzeniu pracownika na listę pracowników, możesz uzupełnić szczegółowe informacje dotyczące zatrudnienia pracownika na umowę o pracę. Zobacz jakie to proste:

1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
2. Ustawiasz się na pracowniku i za pomocą ikony  edytujesz Formularz danych kadrowych.
3. Aby uzupełnić informacje o zatrudnieniu przechodzisz na zakładkę Etat. Określasz między innymi: Datę zatrudnienia, Rodzaj umowy, Stanowisko, Kalendarz, Wymiar etatu, Stawkę zaszeregowania.
4. Następnie przechodzisz na zakładkę Ubezpieczenie (etat) i uzupełniasz informacje o ubezpieczeniach pracownika.
5. Zapisujesz formularz pracownika (uzupełniony o dane etatowe) wybierając ikonę .
6. Z poziomu Formularza danych kadrowych pracownika możesz wydrukować treść zawartej Umowy o pracę wybierając Wydruk danych  lub Podgląd wydruku . Przed wydrukiem program proponuje Ci wypełnienie dodatkowych informacji, tak, aby wydrukować kompletny dokument.

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak odnotować zatrudnienie pracownika na umowę o pracę: