Formularz nadania przesyłki
Z poziomu Ogólne/Nadanie przesyłki istnieje możliwość dodania zleceń nadania poszczególnych przesyłek:
Z poziomu Ogólne/Nadanie przesyłki istnieje możliwość dodania zleceń nadania poszczególnych przesyłek:
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Paczkomaty należy podać dane dostępowe otrzymane od InPost. Dodatkowo można zdefiniować domyślne parametry przesyłek oraz określić usługi dodatkowe.
Poprzez przycisk Paczkomat InPost można wskazać preferowany Paczkomat, z którego chcemy nadawać przesyłki.
bez podawania kodu pocztowego. Istnieje także możliwość uzupełnienia kodu paczkomatu ręcznie.
Domyślny Paczkomat nadawczy można również przypisać dla danego adresu oddziału (który Użytkownik może wskazać na zleceniu) – menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. W pierwszej kolejności na Zleceniu Nadania Przesyłki podpowiada się Paczkomat z adresu nadawczego.
Dane wprowadzone w polu Konto bankowe będą wykorzystywane przy zlecaniu przesyłek za pobraniem. Pole jest obowiązkowe, jeśli w konfiguracji na zakładce [Szablon spedycji]/ Usługi dodatkowe zaznaczono Ustawiaj domyślnie pobranie.
Zakładka [Szablon spedycji]:
Domyślna numeracja – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Zleceń Nadania Przesyłki spośród zdefiniowanych w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Zlecenie nadania paczek.
Domyślna seria – dla Zleceń Nadania Przesyłki można wskazać domyślną serię numeracji spośród zdefiniowanych w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Serie dokumentów – Zlecenie nadania przesyłki.
Zakładka [Parametry przesyłki]
Domyślna definicja paczki:
Z poziomu tworzonych zleceń można zmieniać zarówno sposób nadania, jak i rozmiar paczek.
W sekcji Informacje dodatkowe przekazywane do zlecenia można ustawić co ma być drukowane na etykiecie paczki jako kod referencyjny. Do wyboru mamy:
Na zakładce [Usługi dodatkowe] można określić domyślne usługi dodatkowe dla tworzonych ZNP:
Zakładka [Parametry wydruku]:
W zależności od wybranego formatu dostępne są następujące rozszerzenia drukowanych plików:
W menu głównym programu na zakładce [Ogólne], pod przyciskiem Przesyłki kurierskie dostępna jest lista nadawanych paczek.
Lista zawiera kolumny:
Nr zlecenia – numer dokumentu Zlecenia Nadania Paczki, nadany zgodnie ze stosowanym schematem numeracji wybranym w konfiguracji paczek.
Data zgłoszenia – data wysłania zlecenia do InPost.
Status – status dokumentu Zlecenia Nadania Paczki. Dokumenty ze statusem Nie wysłane wyświetlane są w kolorze zielonym, można je dowolnie edytować. Dokumenty Wysłane są zablokowane do edycji, na liście wyświetlają się w kolorze czarnym.
Kod odbiorcy – kod odbiorcy, do którego adresowana jest paczka.
Nazwa odbiorcy – pierwsza linia nazwy odbiorcy paczki.
Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa odbiorcy.
E-Mail – adres e-mail osoby kontaktowej odbiorcy.
Telefon – numer telefonu osoby kontaktowej odbiorcy.
Status przesyłki – status przesyłki pobierany z InPost.
Nr Listu Przewozowego – numer wysłanej przesyłki,
Błąd walidacji – informacja o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia,
Kod nadawcy, Nazwa nadawcy – podane na zleceniu.
Rodzaj przesyłki – informacja o tym, że paczka jest nadawana do Paczkomatu.
Sposób nadania – wybrany na zleceniu,
Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień.
W dolnej części listy oprócz standardowych filtrów, możliwe jest filtrowanie według statusu Zlecenia (Wysłane/ Niewysłane/ Wszystkie) oraz statusu przesyłki nadawanego przez InPost.
Dodatkowo na liście paczek, dla pozycji zaznaczonych na liście bądź dla podświetlonego zlecenia, dostępne są przyciski:
Pobieranie szczegółów zaznaczonych zleceń – przycisk ten umożliwia pobranie numerów paczek. Pobierany jest numer listu przewozowego oraz link do śledzenia paczki, w przypadku gdy serwis Inpost nie zwrócił tych numerów od razu przy jej nadawaniu.
Zatwierdź przesyłki i przekaż do nadania – (dotyczy zleceń niezatwierdzonych – w kolorze zielonym na liście, które mają być nadane w Paczkomacie lub POP). Wybranie tej opcji skutkuje zatwierdzeniem zleceń na stałe i ich nadaniem.
Drukuj protokół odbioru – seryjny wydruk potwierdzenia nadania paczek. Dotyczy zleceń, na których jako sposób nadania wybrano odbiór paczek przez kuriera InPost. Jako Nadawca drukowane są dane właściciela konta z Menagera Paczek. W zależności od ustawień (menu Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) wydruk może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do pliku zapisywanego w lokalizacji wskazanej w menu System/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki.
Drukuj list przewozowy – seryjny wydruk listów przewozowych dla zleceń zaznaczonych na liście. LP można wygenerować wyłącznie dla przesyłek opłaconych. W przypadku przesyłek, które nie są opłacane automatycznie, należy dokonać opłaty w Managerze Paczek. W zależności od ustawień (menu Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) wydruk może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do pliku zapisywanego we wskazanej w menu System/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki lokalizacji.
Zamawianie kuriera InPost
Funkcja jest dostępna na górnej wstążce programu z poziomu listy zleceń – , umożliwia zamówienie kuriera po odbiór paczek . Po jej wywołaniu następuje przekierowanie na stronę https://manager.paczkomaty.pl, skąd należy zamówić kuriera po odbiór przesyłek.
Tworzenie Zlecenia Nadania Przesyłki z poziomu dokumentów
Nadanie paczek jest możliwe również z listy oraz formularza dokumentu Faktury Sprzedaży, Paragonu, Faktury Pro Forma oraz w przypadku modułów Comarch ERP Optima Handel/ Handel Plus z listy oraz formularza dokumentu Rezerwacji Odbiorcy, Wydania Zewnętrznego, Rozchodu Wewnętrznego oraz Przesunięcia Międzymagazynowego. Opcja generowania Zlecenia Nadania Przesyłki jest dostępna na górnej wstążce programu . Utworzone w ten sposób Zlecenie Nadania Przesyłki jest powiązane z dokumentem, na podstawie którego zostało wygenerowane. Dane odbiorcy z dokumentu handlowego lub magazynowego zostaną przeniesione do pól związanych z odbiorcą na zleceniu. Dane nadawcy (uzupełnione na adresach oddziałów w konfiguracji) przenoszą się zgodnie z poniższymi zasadami:
Do jednej Faktury Sprzedaży/ Paragonu/ Wydania Zewnętrznego/ Rezerwacji Odbiorcy/ Faktury Pro Forma/ Rozchodu Wewnętrznego/ Przesunięcia Międzymagazynowego użytkownik może utworzyć wiele zleceń.
W menu Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/InPost Paczkomaty na zakładce [Szablon spedycji – Usługi dodatkowe] jest dostępny parametr Ustawiaj domyślne pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW. Parametr ten można zaznaczyć po zaznaczeniu parametru Ustawiaj domyślne pobranie. Po zaznaczeniu tego parametru, na Zleceniu Nadania Przesyłki (zakładka [Paczki i usługi]) generowanych z dokumentu MM/RW, będzie zaznaczona opcja Pobranie. Jeżeli parametr jest niezaznaczony, nieaktywny do zaznaczenia jest parametr: Ustawiaj domyślnie pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW.
Jeśli w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/InPost Paczkomaty) zaznaczono, aby kwota pobrania/ deklarowana wartość/ ubezpieczenie pobierane były z dokumentu (dla parametru Pobranie lub Deklarowana Wartość/Ubezpieczenie), to dla dokumentów MM i RW wartość pobrania lub ubezpieczenia uzupełniana jest na dokumencie ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. Dla pozostałych dokumentów wartość pobrania lub ubezpieczenia uzupełniana jest na podstawie wartości brutto z dokumentu.
Powiązanie między dokumentami będzie widoczne na zakładce [Dokumenty]. Z tego poziomu będzie możliwy pogląd dokumentów skojarzonych.
Na dokument, z którego utworzono Zlecenie Nadania Przesyłki, przenoszony jest Nr listu przewozowego ze zlecenia (jest on widoczny na formularzu dokumentu, na zakładce [Kontrahent]). Należy pamiętać, że nr listu przewozowego nie jest przenoszony na dokumenty powiązane z dokumentem, z którego utworzono Zlecenie Nadania Przesyłki.
Tworzenie Zlecenia Nadania Przesyłki do zamówień z Comarch e-Sklep
Jeśli w Comarch e-Sklep do zamówienia utworzono paczkę InPost, po imporcie Rezerwacji Odbiorcy do Comarch ERP Optima, przy próbie utworzenia do niego (bądź do dokumentów PA/FS/ WZ powstałych z takiego RO) Zlecenia nadania paczki, wyświetlany jest odpowiedni komunikat: Do tego zamówienia utworzono już paczkę w Comarch e-Sklep. Czy mimo to chcesz ponownie nadać przesyłkę? (Tak/ Nie).
Na Zleceniu Nadania Przesyłki tworzonym do RO, które zostało zaimportowane z Comarch e-Sklep (bądź na Zleceniu Nadania Przesyłki tworzonym do dokumentów powiązanych z takim RO) jako Paczkomat Odbiorcy ustawiany jest Paczkomat z RO (wybrany przez Klienta podczas składania zamówienia w sklepie internetowym).
W ramach współpracy InPost z serwisem Allegro dostępne są następujące metody dostawy:
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Allegro należy podać dane dostępowe otrzymane od InPost oraz dane konta Allegro. Dodatkowo można zdefiniować domyślne parametry przesyłek oraz określić usługi dodatkowe.
Zakładka [Ogólne]:
W tabeli Konto Allegro można dodać wiele kont podając ich Login i ID (z serwisu Allegro). Jeśli jedno z kont zostanie wskazane jako domyślne, będzie ono automatycznie ustawiane na tworzonym Zleceniu Nadania Przesyłki.
Poprzez przycisk Paczkomat InPost można wskazać preferowany Paczkomat, z którego chcemy nadawać przesyłki.
Domyślny Paczkomat nadawczy można wskazać również dla danego adresu nadawczego (który Użytkownik może wskazać na zleceniu) – menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. W pierwszej kolejności na Zleceniu nadania przesyłki podpowiada się Paczkomat z adresu nadawczego.
Dane wprowadzone w polu Konto bankowe będą wykorzystywane przy zlecaniu przesyłek za pobraniem. Pole jest obowiązkowe, jeśli w konfiguracji na zakładce [Szablon spedycji – Usługi dodatkowe] zaznaczono Ustawiaj domyślnie pobranie.
Zakładka [Szablon spedycji]:
Domyślna numeracja – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Zleceń Nadania Przesyłki spośród zdefiniowanych w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Zlecenie nadania przesyłki.
Domyślna seria – dla Zleceń Nadania Przesyłki można wskazać domyślną serię numeracji spośród zdefiniowanych w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Serie dokumentów – Zlecenie nadania przesyłki.
Zakładka [Parametry przesyłki]:
Domyślna przesyłka – w tym miejscu można wskazać rodzaj przesyłki, który będzie się domyślnie podpowiadał na tworzonym Zleceniu nadania paczki. Do wyboru mamy:
Domyślna definicja paczki:
Z poziomu tworzonych zleceń można zmieniać zarówno sposób nadania, jak i rozmiar paczek.
W sekcji Informacje dodatkowe przekazywane do zlecenia można ustawić co ma być drukowane na etykiecie paczki jako kod referencyjny. Do wyboru mamy:
Na zakładce [Usługi dodatkowe] można określić domyślne usługi dodatkowe dla tworzonych zleceń nadania przesyłki :
Zakładka [Parametry wydruku]:
InPost udostępnia dwa formaty wydruku listu przewozowego: A4 oraz A6 (Etykieta).
W zależności od wybranego formatu dostępne są następujące rozszerzenia drukowanych plików:
W menu głównym programu na zakładce [Ogólne], pod przyciskiem Przesyłki kurierskie dostępna jest lista nadawanych paczek.
Lista zawiera kolumny:
Nr zlecenia – numer dokumentu Zlecenia Nadania Paczki, nadany zgodnie ze stosowanym schematem numeracji wybranym w konfiguracji paczek.
Data zgłoszenia – data wysłania zlecenia do InPost.
Status – status dokumentu Zlecenia nadania paczki. Dokumenty ze statusem Nie wysłane wyświetlane są w kolorze zielonym, można je dowolnie edytować. Dokumenty Wysłane są zablokowane do edycji, na liście wyświetlają się w kolorze czarnym.
Kod odbiorcy – kod odbiorcy, do którego adresowana jest paczka.
Nazwa odbiorcy – pierwsza linia nazwy odbiorcy paczki.
Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa odbiorcy.
E-Mail – adres e-mail osoby kontaktowej odbiorcy.
Telefon – numer telefonu osoby kontaktowej odbiorcy.
Status przesyłki – status przesyłki pobierany z InPost.
Nr Listu Przewozowego – numer wysłanej przesyłki.
Błąd walidacji – informacja o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia.
Kod nadawcy, Nazwa nadawcy – podane na zleceniu.
ID transakcji – identyfikator transakcji z Allegro.
Sprzedawca Allegro – identyfikator sprzedawcy z Allegro.
Sposób nadania – wybrany na zleceniu.
Rodzaj przesyłki – określony na zleceniu (Paczkomaty 24/ miniKurier24, Kurier24).
Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień.
W dolnej części listy oprócz standardowych filtrów, możliwe jest filtrowanie według statusu Zlecenia (Wysłane/ Niewysłane/ Wszystkie) oraz statusu przesyłki nadawanego przez InPost.
Dodatkowo na liście paczek, dla pozycji zaznaczonych na liście bądź dla podświetlonego zlecenia, dostępne są przyciski:
Pobieranie szczegółów zaznaczonych zleceń – przycisk ten umożliwia pobranie numerów paczek. Pobierany jest numer listu przewozowego oraz link do śledzenia paczki, w przypadku gdy serwis Inpost nie zwrócił tych numerów od razu przy jej nadawaniu.
Zatwierdź przesyłki i przekaż do nadania – (dotyczy zleceń niezatwierdzonych – w kolorze zielonym na liście, które mają być nadane w Paczkomacie lub POP). Wybranie tej opcji skutkuje zatwierdzeniem zleceń na stałe i ich nadaniem.
Drukuj protokół odbioru – seryjny wydruk potwierdzenia nadania paczek. Dotyczy zleceń, na których jako sposób nadania wybrano odbiór paczek przez kuriera InPost. Jako Nadawca drukowane są dane właściciela konta z Menagera Paczek. W zależności od ustawień (menu Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) wydruk może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do pliku zapisywanego w lokalizacji wskazanej w menu System/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki.
Drukuj list przewozowy – seryjny wydruk listów przewozowych dla zleceń zaznaczonych na liście. LP można wygenerować wyłącznie dla przesyłek opłaconych. . W zależności od ustawień (menu Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) wydruk może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do pliku zapisywanego we wskazanej w menu System/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki lokalizacji.
Zamawianie kuriera InPost
Funkcja jest dostępna na górnej wstążce programu z poziomu listy zleceń – , umożliwia zamówienie kuriera po odbiór paczek . Po jej wywołaniu następuje przekierowanie na stronę https://manager.paczkomaty.pl, skąd należy zamówić kuriera po odbiór przesyłek.
Tworzenie Zlecenia Nadania Przesyłki z poziomu dokumentów
Nadanie paczek jest możliwe również z listy oraz formularza dokumentu Faktury Sprzedaży, Paragonu, Faktury Pro Forma oraz w przypadku modułów Comarch ERP Optima Handel/ Handel Plus z listy oraz formularza dokumentu Rezerwacji Odbiorcy, Wydania Zewnętrznego, Rozchodu Wewnętrznego oraz Przesunięcia Międzymagazynowego. Opcja generowania Zlecenia Nadania Przesyłki jest dostępna na górnej wstążce programu . Utworzone w ten sposób Zlecenie Nadania Przesyłki jest powiązane z dokumentem, na podstawie którego zostało wygenerowane. Dane odbiorcy z dokumentu handlowego lub magazynowego zostaną przeniesione do pól związanych z odbiorcą na zleceniu. Dane nadawcy (uzupełnione na adresach oddziałów w konfiguracji) przenoszą się zgodnie z poniższymi zasadami:
Do jednej Faktury Sprzedaży/ Paragonu/ Wydania Zewnętrznego/ Rezerwacji Odbiorcy/ Faktury Pro Forma/ Rozchodu Wewnętrznego/ Przesunięcia Międzymagazynowego użytkownik może utworzyć wiele zleceń.
Jeśli w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/InPost Allegro) zaznaczono, aby kwota pobrania/ deklarowana wartość/ ubezpieczenie pobierane były z dokumentu (dla parametru Pobranie lub Deklarowana Wartość/Ubezpieczenie), to dla dokumentów MM i RW wartość pobrania lub ubezpieczenia uzupełniana jest na dokumencie Zlecenia Nadania Przesyłki na podstawie wartości netto dokumentu. Dla pozostałych dokumentów wartość pobrania lub ubezpieczenia uzupełniana jest na podstawie wartości brutto z dokumentu.
Powiązanie między dokumentami będzie widoczne na zakładce [Dokumenty]. Z tego poziomu będzie możliwy pogląd dokumentów skojarzonych.
Na dokument, z którego utworzono Zlecenie Nadania Przesyłki, przenoszony jest Nr listu przewozowego ze zlecenia (jest on widoczny na formularzu dokumentu, na zakładce [Kontrahent]). Należy pamiętać, że nr listu przewozowego nie jest przenoszony na dokumenty powiązane z dokumentem, z którego utworzono ZNP.
Zamówienia złożone na Allegro mogą zostać przesłane do Comarch ERP Optima za pośrednictwem Comarch e-Sklep. W przypadku przekształcenia takiego zamówienia w Comarch ERP Optima do Zlecenia nadania paczki:
Jeśli w Comarch e-Sklep do zamówienia utworzono już paczkę InPost, po imporcie Rezerwacji Odbiorcy do Comarch ERP Optima, przy próbie utworzenia do niego Zlecenia Nadania Paczki, wyświetlany jest odpowiedni komunikat: Do tego zamówienia utworzono już paczkę w Comarch e-Sklep. Czy mimo to chcesz ponownie nadać przesyłkę? (Tak/ Nie).
. Domyślnie ma to miejsce z terminem widocznym na formularzu, na zakładce [DHL]. Użytkownik może zmienić termin ręcznie przed wybraniem opcji zamówienia kuriera.
W programie nie ma możliwości anulowania zlecenia, dla którego zamówiono kuriera. W razie takiej konieczności należy skontaktować się z kurierem osobiście.
Zakładka [Ogólne]:
Osobą obsługującą to zlecenie domyślnie jest operator aktualnie zalogowany. Możliwe jest wskazanie innego operatora lub pracownika. Imię i nazwisko osoby kontaktowej, telefon oraz adres e-mail pobierany jest z karty operatora/ pracownika. W przypadku pracownika numer telefonu pobierany jest z pola Telefon SMS lub, jeżeli pole to nie jest uzupełnione, numer wczytywany jest z pola Telefon. Dane te można również uzupełnić bezpośrednio na zleceniu.
Zakładka [Paczki i usługi]:
Użytkownik może z poziomu zlecenia wybrać inny rodzaj paczki – standardowa/ przesyłka kopertowa/ przesyłka paletowa.
Dla przesyłek kopertowych nie jest wymagane podawanie wymiarów.
Zawartość – należy podać podać informacje o zawartości przesyłki. Domyślnie podpowiada się wartość zgodnie z ustawieniem w konfiguracji.
Na zleceniu można ponadto podać:
Dokumenty zwrotne – usługa, która powoduje, że kurier dostarczając przesyłkę odbierze od odbiorcy podpisany dokument (np. fakturę, umowę..). W konfiguracji można wybrać opcję Nr dokumentu – wówczas będzie to dokument, na podstawie którego powstało zlecenie bądź można wpisać identyfikator dokumentu ręcznie na zleceniu.
Powiadomienie E-Mail/ SMS – preawizacja – dzięki tej opcji odbiorca zlecenia otrzyma informację w wiadomości e-mail oraz sms o nadaniu przesyłki oraz o jej planowanym terminie doręczenia. Ustawienie parametru w konfiguracji jest przenoszone na nowe zlecenia.
Dane z serwisu firmy kurierskiej – zakładka [DHL]:
Data zgłoszenia – data wysłania zlecenia do serwisu firmy kurierskiej.
Planowany przyjazd kuriera: Data nadania – należy podać datę i przedział czasowy, w którym ma przyjechać kurier. Domyślnie dla zleceń tworzonych przed godziną osiemnastą, podpowiada się data bieżąca i przedział czasowy od najbliższej pełnej godziny do dwóch godz. w przód. Podczas edycji zlecenia, które ma datę nadania starszą od bieżącej, zostanie ona przestawiona na bieżącą.
Nr zlecenia odbioru – numer zlecenia nadany przez firmę kurierską.
W tabeli znajduje się lista paczek wraz z przypisanym do nich numerem listu przewozowego oraz adresem URL. Po kliknięciu w link użytkownik zostanie przeniesiony na stronę internetową, na której może śledzić przesyłkę.
– podgląd/ wydruk Potwierdzenia Nadania Przesyłek. Drukowany jest raport dla wszystkich przesyłek zarejestrowanych w systemie kuriera z datą nadania taką, jak ta ustawiona na ZNP. Do raportu brane są tylko te przesyłki, dla których wydrukowano uprzednio list przewozowy.
– podgląd/ wydruk Listu Przewozowego. Drukowane są listy przewozowe dla wszystkich paczek na zleceniu.
Status – status przesyłki.
Zwrócone błędy – informacja, o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia.
Zakładka [Dokumenty]:
W sekcji Dokumenty powiązane wyświetlany jest dokument, z którego zostało utworzone zlecenie.
Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych pojawią się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów.Pliki do tabeli Biblioteka dokumentów można dodawać również metodą „przeciągnij i upuść”. Szczegóły na ten temat zostały opisane w artykule Dodawanie plików na dokumentach metodą „przeciągnij i upuść”.
W przypadku modułu CRM dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów i zadań.
. Przycisk jest aktywny po uzupełnieniu na formularzu zlecenia wszystkich wymaganych danych.
Na formularzu Zlecenia Nadania Przesyłki znajduje się również przycisk pozwalający na pobranie numeru paczki.
Na zakładce [Ogólne] znajdują się następujące pola:
Dokument – numer dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki (domyślnie podpowiada się schemat numeracji wybrany w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Allegro – zakładka [Szablon spedycji]),
Data wystawienia – data utworzenia zlecenia w Comarch ERP Optima,
Nadawca – jako adres nadawczy na zlecenie ustawiany jest adres oddziału, powiązany z danym magazynem, który został do niego przypisany w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. Jeśli do danego adresu nadawczego nie zostanie przypisany żaden magazyn, to na formularz Zlecenia Nadania Przesyłki w sekcji Adres Nadawczy przenoszony jest domyślny adres oddziału. Użytkownik może po rozwinięciu listy wybrać inny adres spośród wprowadzonych w konfiguracji lub wpisać go ręcznie, bezpośrednio na dokumencie. Adres ten jest drukowany na liście przewozowym jako dane Nadawcy, w sytuacji kiedy na zleceniu jako sposób nadania wybrano Utworzę zlecenie odbioru w Managerze Paczek – przesyłkę odbierze kurier InPost. Dla zleceń nadawanych w POP bądź w Paczkomacie na liście przewozowym jako Nadawca drukowane są dane właściciela konta z Menagera Paczek.
Osobą obsługującą to zlecenie domyślnie jest operator aktualnie zalogowany. Możliwe jest wskazanie innego operatora lub pracownika. Telefon oraz adres e-mail pobierany jest z karty operatora/ pracownika. W przypadku pracownika numer telefonu pobierany jest z pola Telefon SMS lub, jeżeli pole to nie jest uzupełnione, numer wczytywany jest z pola Telefon. Dane te można również uzupełnić bezpośrednio na zleceniu.
Odbiorca – odbiorcę przesyłki można wybrać z listy podmiotów. Dane teleadresowe są pobierane z karty wybranego odbiorcy. Dodatkowo można wskazać osobę kontaktową będącą odbiorcą paczki. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z listy przedstawicieli danego kontrahenta (formularz kontrahenta/ zakładka [Dodatkowe]/ Przedstawiciele). Jeżeli przedstawiciel zostanie wybrany z listy, adres e-mail i telefon zostanie zaktualizowany zgodnie z danymi przypisanymi do tego przedstawiciela. Dane odbiorcy można wpisać ręcznie bezpośrednio na dokumencie Zlecenia Nadania Przesyłki.
Na etykiecie paczki w sekcji Odbiorca drukowany jest adres e-mail i telefon wskazany na zleceniu w sekcji Odbiorca.
Użyj adresu korespondencyjnego – po zaznaczeniu parametru na zlecenie pobierany jest adres korespondencyjny z formularza Odbiorcy zlecenia.
Przesyłka do oddziału – należy zaznaczyć, jeśli przesyłka ma być transportowana między oddziałami firmy. Jako adres odbioru należy wskazać jeden spośród zdefiniowanych w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów
Zakładka [Paczki i usługi]:
Sprzedawca Allegro – identyfikator sprzedawcy Allegro. Dla zamówień Allegro realizowanych z wykorzystaniem Comarch e-Sklep, ID sprzedawcy jest przenoszone na Zlecenie Nadania Przesyłki z zaimportowanego zamówienia. Na zleceniu tworzonym ręcznie będzie automatycznie ustawiany Sprzedawca wskazany w konfiguracji jako domyślny (menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Allegro).
ID transakcji – dla zamówień Allegro realizowanych z wykorzystaniem Comarch e-Sklep, ID transakcji jest przenoszone na Zlecenie Nadania Przesyłki z zaimportowanego zamówienia. Na zleceniach tworzonych ręcznie, identyfikator transakcji należy uzupełnić samodzielnie.
Na zleceniu można podać:
Następnie należy wybrać sposób dostarczenia paczki: Paczkomaty24/7/ miniKurier24/ Kurier24. W przypadku odbioru w Paczkomacie, należy podać Paczkomat, do którego ma trafić przesyłka. Można to zrobić poprzez wpisane kodu Paczkomatu bądź poprzez wybór z listy dostępny po naciśnięciu przycisku Paczkomat InPost.
Jako sposób nadania paczki dostępne są trzy opcje:
Zakładka [InPost Allegro]:
Data zgłoszenia – data wysłania zlecenia do InPost.
– podgląd/ wydruk Protokołu Odbioru – opcja dostępna wyłącznie dla zleceń, na których jako sposób nadania wybrano Utworzę zlecenie odbioru w Managerze Paczek – przesyłkę odbierze kurier InPost. Jako Nadawca drukowane są dane właściciela konta z Menagera Paczek.
– podgląd/wydruk Listu Przewozowego – LP można wygenerować wyłącznie dla opłaconej przesyłki. W przypadku przesyłek, które nie są opłacane automatycznie, należy dokonać opłaty w Managerze Paczek.
Status – status poprawności przesłania zlecenia do InPost.
Zwrócone błędy – informacja o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia.
Zakładka [Dokumenty]:
W sekcji Dokumenty powiązane wyświetlany jest dokument, z którego zostało utworzone zlecenie.
Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych pojawią się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. W przypadku modułu CRM dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów i zadań.
Dla wszystkich dostępnych kurierów jest możliwość seryjnego tworzenia Zleceń Nadania Przesyłki dla zaznaczonych dokumentów: Faktur Sprzedaży, Paragonów, Rezerwacji Odbiorcy, Wydań Zewnętrznych, Faktur Pro Forma, Rozchodów Wewnętrznych, Przesunięć Międzymagazynowych. Dla zaznaczonych dokumentów tworzony jest jeden dokument ZNP do jednego dokumentu, na takich samych zasadach jak podczas tworzenia przesyłki z poziomu formularza dokumentu.
Dla dokumentów mających tego samego odbiorcę i adres nadawczy jest możliwość zagregowania zaznaczonych dokumentów do jednego Zlecenia Nadania Przesyłki. W związku z tym, w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) dla poszczególnych kurierów na zakładce [Szablon spedycji] należy zaznaczyć parametr Seryjne generowanie przesyłek - jedno ZNP dla zaznaczonych. W przypadku tworzenia Zlecenia Nadania Przesyłki z poziomu dokumentów:
Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Parametry przesyłki] zaznaczono parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, to przy seryjnym generowaniu Zlecenia Nadania Przesyłki waga ta zostanie zsumowana z dokumentów agregowanych do jednego Zlecenia Nadania Przesyłki.
Jeżeli, żaden z powyższych parametrów nie jest zaznaczony, to przy seryjnym generowaniu Zlecenia Nadania Przesyłki zostanie przeniesiona waga ustalona przez użytkownika dla konkretnej kategorii paczki (dla DPD, DHL, SENDIT) lub usługi (dla Poczty Polskiej).
W sytuacji gdy, w konfiguracji w sekcji Usługi dodatkowe zaznaczona zostanie opcja Ustawiaj domyślnie pobranie oraz jeśli forma płatności na dokumencie to: np. przelew, to w momencie seryjnego generowania dokumentów Zlecenia Nadania Przesyłki z listy dokumentów opcja Pobranie zostanie zaznaczona na formularzu Zlecenia Nadania Przesyłki tylko dla tych dokumentów, które spełniają warunek dotyczący formy płatności. W pole Pobranie zostaną przeniesione kwoty z dokumentu lub ustalona w zależności od ustawień w konfiguracji.
Pozostałe ustawienia są przenoszone na Zlecenie Nadania Przesyłki analogicznie jak na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki tworzony z poziomu formularza dokumentu.
Zasady seryjnego tworzenia jednego Zlecenia Nadania Przesyłki, gdzie agregowane będą pozycje z kilku dokumentów dla tego samego odbiorcy (w konfiguracji zaznaczony parametr Seryjne generowanie przesyłek – jedno Zlecenie Nadania Przesyłki dla zaznaczonych dokumentów):
Dokument X1 jest wystawiony na magazyn ‘MAG Kraków’, natomiast dokument X2 – na ‘MAG Lublin’.
W powyższym przypadku dokumenty te, zostaną zagregowane do jednego dokumentu ZN, gdyż dokument X1 ma magazyn powiązany z adresem oddziału, natomiast na dokumencie X2 magazyn nie posiada powiązania z adresem oddziału, więc pobierany jest domyślny adres oddziału – w tym przypadku ‘MAG Kraków’
Przy generowaniu przesyłek dla zaznaczonych dokumentów w przypadku, gdy zostaną zaznaczone także Faktury Zaliczkowe, to w logu otrzymamy stosowne ostrzeżenie w celu weryfikacji, czy dla danej faktury zaliczkowej ma zostać wygenerowana przesyłka.
W ramach integracji z InPost, z poziomu Comarch ERP Optima można nadawać paczki poprzez Paczkomaty InPost oraz w przypadku zamówień realizowanych za pośrednictwem serwisu Allegro dostępne są usługi: Allegro Paczkomaty 24/7 InPost, Allegro Kurier24 InPost oraz Allegro MiniKurier24 InPost.
W programie Comarch ERP Optima możliwa jest integracja z aplikacją Comarch Shipping, która pozwala na obsługę zleceń przez szerszą listę kurierów.
Aplikacja Comarch Shipping obsługuje procesy związane z nadaniem przesyłek bezpośrednio z dokumentów stworzonych w programie Comarch ERP Optima, jak i daje możliwość ręcznego wprowadzania zleceń w samej aplikacji.
Warunki konieczne do utworzenia Zlecenia Nadania Przesyłki z wykorzystaniem aplikacji Comarch Shipping:
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki znajduje się gałąź Comarch Shipping umożliwiająca skonfigurowanie współpracy z aplikacją Comarch Shipping.
Jeżeli w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora został uzupełniony login SSO do Comarch Cloud, na który jest skonfigurowany dostęp do Comarch Shipping, użytkownik logując się do aplikacji, będzie musiał podać tylko hasło. Jeżeli użytkownik będzie już zalogowany do aplikacji, po otwarciu konfiguracji pojawi się odpowiednia informacja:
Jeżeli na danym koncie SSO usługa Comarch Shipping jest nieaktywna, na oknie widoczna będzie informacja o możliwości jej zamówienia:
Jeżeli, użytkownik nie będzie zalogowany do aplikacji, pojawi się okno informujące o konieczności zalogowania do Comarch Cloud w celu połączenia z usługą.
Po kliknięciu w przycisk Comarch Shipping pojawi się okno umożliwiające zalogowanie do aplikacji.
Po zalogowaniu do usługi, należy skonfigurować współpracę z Comarch Shipping poprzez zaznaczenie parametru: Tworzenie zleceń nadania przesyłek z wykorzystaniem aplikacji Comarch Shipping.
Na oknie konfiguracji znajdują się pola:
Domyślna numeracja – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Zleceń Nadania Przesyłki spośród zdefiniowanych w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Zlecenie nadania przesyłki.
Domyślna seria – dla Zleceń Nadania Przesyłki można wskazać domyślną serię numeracji spośród zdefiniowanych w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Serie dokumentów – Zlecenie nadania przesyłki.
Dostępne są także dwa formaty wydruku listu przewozowego: A4 oraz A6 (Etykieta).
W zależności od wybranego formatu dostępne są dwa rozszerzenia plików:
Można ustawić również pozostałe parametry:
Ustawiaj domyślnie pobranie – po zaznaczeniu parametru, na formularzu Zlecenia Nadania Przesyłki w zakładce [Comarch Shipping] zaznaczany jest domyślnie parametr Pobranie.
Jeśli forma płatności na dokumencie to – parametr uaktywnia się po zaznaczeniu parametr Ustawiaj domyślnie pobranie. Po zaznaczeniu parametru należy wybrać formy płatności, których ma dotyczyć pobranie. Jeśli forma płatności na dokumencie z którego generowany jest dokument Zlecenia Nadania Przesyłki, będzie taka sama, jak formy tu zaznaczone, to na ZNP będzie ustawione pobranie.
Seryjne generowanie przesyłek – jedno Zlecenie nadania przesyłki dla zaznaczonych dokumentów – domyślnie parametr nie jest zaznaczony. Jeśli parametr zostanie zaznaczony, to w momencie generowania przesyłek dla dokumentów, które wystawiono dla tego samego odbiorcy oraz na ten sam magazyn (o ile jest powiązany z adresem nadawczym) zostanie utworzone jedno zbiorcze Zlecenie Nadania Przesyłki. W przypadku tworzenia Zlecenie Nadania Przesyłki z dokumentów MM, agregowane są te dokumenty, dla których występują te same magazyny źródłowe i docelowe. Jeśli zostaną zaznaczone dokumenty dla różnych magazynów, to agregowane do jednego dokumentu ZNP są tylko te dokumenty MM, które mają spójne magazyny. Dla pozostałych dokumentów MM zostaną wygenerowane osobne dokumenty ZNP.
Generowanie przesyłek kurierskich z wykorzystaniem aplikacji Comarch Shipping
Nadanie przesyłki możliwe jest z listy oraz formularzy wymienionych dokumentów: Faktur Sprzedaży, Paragonów, Wydań Zewnętrznych, Rozchodów Wewnętrznych, Rezerwacji Odbiorcy, Faktur Pro Forma, Zleceń Serwisowych, Przesunięć Międzymagazynowych, a także z listy Zleceń Nadania Przesyłek.
Lista dokumentów:
Formularz dokumentu:
Jeżeli w programie nie jest skonfigurowana współpraca z kurierami, po kliknięciu w ikonę Przesyłki kurierskie pojawi się komunikat: Czy chcesz teraz skonfigurować funkcję nadawania przesyłek kurierskich? Po kliknięciu w opcję Tak, użytkownik jest przekierowywany do menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ Comarch Shipping, gdzie może skonfigurować usługę.
Jeżeli usługa Comarch Shipping została skonfigurowana poprawnie, na liście dokumentów handlowo-magazynowych pod przyciskiem Przesyłki kurierskie dostępna jest opcja Comarch Shipping pozwalająca na wybór opcji:
Zarejestruj przesyłkę – po wyborze tej opcji w tle tworzy się Zlecenie Nadania Przesyłki w programie Comarch ERP Optima, a następnie przesyłane jest do Comarch Shipping i rejestrowane u kuriera. Jeżeli Zlecenie zostało zarejestrowanie poprawnie, przyjmuje stan Potwierdzone.
Zarejestruj i zamów kuriera – po wyborze tej opcji w tle tworzy się Zlecenie Nadania Przesyłki w programie Comarch ERP Optima, a następnie przesyłane jest do Comarch Shipping i rejestrowane u kuriera przy jednoczesnym jego zamówieniu. Jeżeli zostanie zamówiony kurier, przyjmuje stan Zlecone.
Zamówienie kuriera z poziomu Comarch ERP Optima będzie możliwe tylko wtedy, gdy na szablonie spedycji w Comarch Shipping jest ustawiona opcja Zamówienie kuriera i kurier posiada taką opcję.
Jeżeli na szablonie została ustawiona opcja Stały odbiór, po wybraniu opcji Zarejestruj i zamów kuriera przesyłka będzie tylko rejestrowana w serwisie danego kuriera. Użytkownik może zamówić kuriera bezpośrednio w aplikacji Comarch Shipping.
Zakładka [Ogólne]
W przypadku nieuzupełnienia wystarczającej ilości danych, podczas tworzenia Zlecenia Nadania Przesyłki, dokumenty zostaną zapisane w Comarch ERP Optima i Comarch Shipping wraz ze szczegółową informacją o brakujących danych. Dane te można uzupełnić na Zlecenie Nadania Przesyłki w Comarch Shipping, a następnie dokonać ich aktualizacji na ZNP w Comarch ERP Optima.
Zakładka [Comarch Shipping]
W przypadku dokumentów Zlecenia Serwisowego, kwotą pobrania jest suma wartości podlegających fakturowaniu. Dodatkowo, jeżeli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ Comarch Shipping został zaznaczony parametr Jeśli forma płatności to, a na Zleceniu Serwisowym została wybrana forma płatności:
Po zapisaniu formularza Zlecenia Nadania Przesyłki pojawi się przycisk Pokaż Zlecenie Nadania Przesyłki w Comarch Shipping. Po kliknięciu przycisku użytkownik jest przekierowywany do aplikacji Comarch Shipping, gdzie może zobaczyć Zlecenie Nadania Przesyłki.
Modyfikacja danych, które są niemożliwe do edycji na formularzu Zlecenia Nadania Przesyłki w Comarch ERP Optima, możliwa jest w Comarch Shipping. Tak zmodyfikowane dane można pobrać i zaktualizować na ZNP w Comarch ERP Optima przy użyciu przycisku Aktualizuj dane.
Na formularzu dostępny jest przycisk Zarejestruj i zamów kuriera umożliwiający zarejestrowanie przesyłki i zamówienie kuriera dla pojedynczego zlecenia.
Zamówienie kuriera z poziomu Comarch ERP Optima będzie możliwe tylko wtedy, gdy na szablonie spedycji w Comarch Shipping jest ustawiona opcja Zamówienie kuriera i kurier posiada taką opcję.
Jeżeli na szablonie została ustawiona opcja Stały odbiór, po wybraniu opcji Zarejestruj i zamów kuriera przesyłka będzie tylko rejestrowana w serwisie danego kuriera. Użytkownik może zamówić kuriera bezpośrednio w aplikacji Comarch Shipping.
Po zapisaniu Zlecenia Nadania Przesyłki za pomocą ikony Zapisz, zlecenie jest zapisywane w Comarch Shipping bez żadnych dodatkowych akcji u kuriera. Rejestracja zlecenia u kuriera lub jego zamówienie jest dostępne z poziomu listy Zleceń Nadania
Przesyłki w aplikacji Comarch Shipping lub z poziomu listy ZNP w Comarch ERP Optima.
Po poprawnym zapisaniu formularza i zamówieniu kuriera, zapisywane są dodatkowe dane dotyczące statusu przesyłki, numeru listu przewozowego, linku do śledzenia przesyłki (jeżeli został udostępniony przez kuriera) oraz dane dotyczące rodzaju paczki, wymiarów lub gabarytów, wagi i ostateczna kwota ubezpieczenia.
Zakładka [Dokumenty]
W sekcji Dokumenty powiązane wyświetlane są dokumenty, z których zostało utworzone zlecenie.
Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych pojawią się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. Pliki do tabeli Biblioteka dokumentów można dodawać również metodą „przeciągnij i upuść”.
W przypadku modułu CRM dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów i zadań.
Usunięcie dokumentu ZNP w Comarch ERP Optima skutkuje usunięciem zlecenia w aplikacji Comarch Shipping. Usunięcie zlecenia jest możliwe dla zleceń, których stan jest: pusty lub Zapisane. Przy próbie usunięcia zlecenia z innym stanem, pojawia się komunikat: Kasowanie zlecenia niemożliwe. Stan zlecenia: [STAN].
Usunięcie dokumentu ZNP w aplikacji Comarch Shipping skutkuje usunięciem powiązania tego zlecenia ze zleceniem w Comarch ERP Optima. Po wykonaniu aktualizacji danych w programie aktualizowane jest pole Stan zlecenia i Nr zlecenia. Na zakładce [Comarch Shipping] w polu Zwrócone błędy widoczna jest informacja: Zgłoszenie nadania przesyłki zostało usunięte w Comarch Shipping.
Jeżeli aktualizacja danych jest wykonywana z poziomu formularza ZNP, pojawia się komunikat Zlecenie Nadania Przesyłki o numerze [NUMER] nie istnieje w Comarch Shipping. Czy usunąć zlecenie w Comarch ERP Optima? Mamy możliwość usunięcia tego zlecenia.
Usunięcie zlecenia w Comarch Shipping, dla pozostałych stanów zlecenia (czyli innych niż: pusty lub Zapisane) jest możliwe tylko w aplikacji Comarch Shipping.
W menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora na zakładce [Blokady dostępu] można zablokować operatorowi możliwość dodawania i edycji formularza Zlecenia Nadania Przesyłki.
Na liście Zleceń Nadania Przesyłek dostępnej w menu Ogólne/ Przesyłki kurierskie znajduje się zakładka [Comarch Shipping]. Dostępne są na niej kolumny:
Na liście znajdują się przyciski:
Aktualizuj dane – przycisk umożliwia aktualizację danych, jeżeli na zapisanym w Comarch Shipping ZNP zostaną zmienione dane odbiorcy lub nadawcy lub z poziomu aplikacji Comarch Shipping zostanie zarejestrowana przesyłka u kuriera bądź zamówiony kurier. Dane będzie można zaktualizować za pomocą tego przycisku.
Pokaż zlecenie nadania przesyłki w Comarch Shipping – przycisk umożliwia podgląd ZNP w Comarch Shipping po wcześniejszym zalogowaniu się na konto Comarch Shipping w przeglądarce internetowej. Jeżeli zostanie zaznaczonych więcej pozycji na liście, pojawi się komunikat: Zaznaczono zbyt wiele dokumentów!
Zatwierdź przesyłki i przekaż do nadania – przycisk umożliwia zarejestrowanie przesyłki u kuriera, jeżeli nie była ona wcześniej zarejestrowana.
Zamów kuriera – przycisk umożliwia zamówienie kuriera dla zapisanych i zarejestrowanych dokumentów ZNP.
Drukuj protokół odbioru – przycisk umożliwia wydrukowanie protokołu odbioru.
Drukuj list przewozowy – przycisk umożliwia wydrukowanie listu przewozowego.
Po wybraniu przycisku Drukuj protokół odbioru pojawia się okno umożliwiające wybranie kuriera i datę nadania przesyłki:
W przypadku wyboru kuriera DPD, na oknie Generowanie protokołu odbioru pojawia się dodatkowo pole Typ przesyłki, które umożliwia wybranie, czy przesyłka jest krajowa, czy zagraniczna.
Protokół odbioru generowany jest na podstawie określonej przez użytkownika daty nadania oraz dla wybranego kuriera. Nie ma możliwości utworzenia jednego potwierdzenia dla przesyłek o różnych datach nadania.
Etykiety mogą być drukowane w formacie PDF lub ZPL (dostępny format etykiety jest uzależniony od oferowanego formatu przez konkretny serwis kuriera) dla zleceń zarejestrowanych u kuriera. W przypadku, kiedy wybrany jest w Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ Comarch Shipping format etykiety nie obsługiwany przez kuriera wskazanego na Zleceniu Nadania Przesyłki , pojawia się komunikat: Wystąpił błąd podczas pobierania listu przewozowego dla zgłoszenia [NUMER DOKUMENTU]: Niepoprawny format wydruku etykiety.
Dokumenty Zlecenia Nadania Przesyłki , które w Comarch Shipping: