W jaki sposób skorygować składkę wypadkową w wypłatach, które są zamknięte i zaksięgowane?

Jeśli wypłaty, w których należy skorygować składkę wypadkową, są zamknięte i zaksięgowane oraz nie ma możliwości ich odksięgowania, to można skorzystać z jednego z poniższych rozwiązań. Przed wykonaniem poniższych kroków należy w konfiguracji firmy (Start/Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Składki ZUS) ustawić odpowiedni procent składki wypadkowej, we wskazanym miesiącu.

- Korekta wynagrodzenia – wypłaty z niepoprawną składką wypadkową należy anulować, następnie utworzyć listę płac korygującą (np. EKOR) i naliczyć na niej wynagrodzenia. W wypłatach naliczy się nowa składka wypadkowa pobrana z konfiguracji. Po wykonaniu korekty należy zaksięgować listy korygujące.
- Dodatkowa lista płac – należy utworzyć dodatkową listę płac o rodzaju ‘Inne’, za miesiąc i rok, w którym chcemy skorygować składkę wypadkową. Po przejściu na Wypłaty pracowników, przy zielonym plusie wybieramy opcję 'Wypłać seryjnie dodatek’, dla zaznaczonych pracowników na liście. W oknie Seryjne wypłacanie elementu należy wskazać dowolny składnik, który jest oskładkowany, czyli w konfiguracji (Start/Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Typy wypłat), na zakładce [2 Podatki/Nieobecności] ma ustawione ‘Sposób naliczania składek ZUS: naliczać’. W oknie Seryjne wypłacanie elementu należy również zaznaczyć parametr Zapisywać wypłaty również wypłaty o wartości zerowej. Takie ustawienie spowoduje naliczenie wypłaty z zerowym elementem. Następnie z poziomu zakładki Narzędzia należy wykonać operację Korekty danych/ Korekta składki wypadkowej. Wykonanie korekty spowoduje, że w wypłatach z zerowym dodatkiem, naliczonych na ‘Innej’ liście płac naliczy się różnica składki wypadkowej pomiędzy starą, a nową jej wysokością.

Czy w programie Comarch ERP Optima można rozliczyć nadgodziny z poprzedniego miesiąca, gdzie część z nich została już rozliczona?

W wersji programu Comarch ERP Optima 2023.5.1 wprowadzono funkcjonalność pozwalającą rozliczyć różnicowo wynagrodzenie za nadgodziny, na listach płac z opcją miesiąc wstecz lub na kolejnej liście płac o rodzaju etat za ten sam okres. Nadgodziny w sposób różnicowy naliczą się zarówno dla jednomiesięcznego okresu rozliczeniowego, jak i dla okresów kilkumiesięcznych.

W wypłacie różnicowo zostaną rozliczone standardowe składniki:

Dopłata do nadgodzin 100%,
Dopłata do nadgodzin 50%
Dopłata do nadgodzin dobowych 100%,
Dopłata do nadgodzin dobowych 50%,
Dopłata do nadgodzin średniotygodniowych 100%,
zasad. powyżej normy,
Wynagrodzenie powyżej normy,
zasad. poniżej normy,
Wynagrodzenie poniżej normy,
Dopłata za pracę w nocy.

Przykład

Przykład
Pracownik zatrudniony na pełen etat, z stawką zaszeregowania 5 000 zł, miał w czerwcu nadgodziny: 2h w dniu 03.07 oraz pracującą sobotę 08.07 – 8h. Firma wypłaca nadgodziny z podziałem na dobowe i średniotygodniowe, w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym.

W wypłacie za czerwiec zostało naliczone:
• wynagrodzenie powyżej normy za 10h,
• dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 2h,
• oraz dopłata do nadgodzin średniotygodniowych 100% za 8h.

W lipcu okazało się, że pracownik w czerwcu miał nadgodziny, które nie zostały odnotowane. W dniu 16.06 – 2h nocne, 22.06 – 2h godziny oraz pracującą sobotę 24.06. Aby odnotować zaległe nadgodziny została utworzona lista płac na lipiec, z opcją ‘1 msc. wstecz’.

W wypłacie oprócz wynagrodzenia za lipiec zostały również naliczone elementy za nierozliczone nadgodziny z czerwca:
• wynagrodzenie powyżej normy za 12h,
• dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 2h,
• dopłata do nadgodzin dobowych 100% za 2h,
• dopłata do nadgodzin średniotygodniowych 100% za 8h,
• oraz dopłata za pracę w nocy 2h.

Nadgodziny wprowadzone po naliczeniu wypłaty za czerwiec, można również wypłacić na dodatkowej liście płac o rodzaju etat, za ten sam okres.

W jaki sposób odnotować pracę zdalną/ pracę zdalną okazjonalną pracownikowi rozliczanemu według zestawienia?

Pracownikowi, który w danych kadrowych, na zakładce [3 Etat] ma wybrany sposób rozliczania czasu pracy ‘według zestawienia’, należy odnotować pracę zdalną na kalendarzu ‘Plan pracy’, analogicznie jak zostało opisane w artykule Jak ewidencjonować pracę zdalną?

Następnie pracownikowi należy na kalendarzu ‘(Nie)obecności’, na zakładce [3 Zestawienia], dodać zestawienie czasu pracy za dany miesiąc. W zestawieniu, na zakładce [1 Ogólne] wpisujemy ile pracownik przepracował godzin oraz dni w miesiącu. Na zakładce [2 Pozycje] należy szczegółowo określić, w jakich strefach pracownik pracował

Przykład
Pracownik w miesiącu przepracował 168 godzin (21 dni), w tym 21 godzin (3 dni) na pracy zdalnej.

W zestawieniu czasu pracy, w polu ‘Czas (w tym nadgodziny)’ wpisujemy 168h oraz w polu ‘Dni’ – 21 dni. Na zakładce [2 Pozycje] dodajemy element zielonym plusem, gdzie wybieramy strefę ‘Czas pracy podstawowy’ i wpisujemy 147h, 19 dni. Dodajemy kolejną pozycję, gdzie wybieramy strefę ‘Czas pracy wykonywanej zdalnie’, odnotowujemy 21h, 3 dni.

W wypłacie za ten miesiąc zostanie wykazane wynagrodzenie w obu strefach, odpowiednio do ilości godzin wprowadzonych w zestawieniu.

Jak odbywa się synchronizacja pomiędzy Comarch ERP Optima, a platformą sprzedażową wszystko.pl?

Komunikacja pomiędzy programem Comarch ERP Optima, a platformą sprzedażową wszystko.pl polega na synchronizacji w dwóch kierunkach:

eksporcie do wszystko.pl informacji o ofertach, cenach i stanach magazynowych
imporcie drzewa kategorii, warunkach ofert i dostaw oraz złożonych zamówieniach.

Proces synchronizacji odbywa się:

Ręcznie – uruchamia się go poprzez ikonę: dostępną w menu Handel.
Automatycznie – za pośrednictwem programu do synchronizacji Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych

Synchronizacja ręczna

W celu wykonania ręcznej synchronizacji należy nacisnąć ikonę dostępną w menu Handel.

Pojawi się okno umożliwiające rozpoczęcie synchronizacji.

W pierwszej części dostępne są parametry:

Wyślij ofertę – powoduje on wysłanie ofert oraz wszelkich zmian na aktywnych, udostępnionych ofertach.
Pobierz zamówienia – z platformy wszystko.pl zaimportowane zostaną zamówienia ze statusem Nowe.

W drugiej części okna dostępne są kolejne parametry, które domyślnie są niezaznaczone:

Wyślij tylko zasoby i ceny – powoduje on wysyłanie stanów magazynowych oraz cen do wszystko.pl zgodnie z ustawieniami w konfiguracji stanowiska wszystko.pl lub karty cennikowej.
Pobierz kategorię i warunki dla ofert – powoduje on pobranie kategorii i warunków ofert dostępnych na platformie wszystko.pl

Opcja: Przejdź do harmonogramu przekierowuje Użytkownika do konfiguracji harmonogramu, który umożliwi skonfigurowanie synchronizacji automatycznej pomiędzy Comarch ERP Optima, a platformą wszystko.pl.

Synchronizacja automatyczna

Automatyczna synchronizacja danych polega na automatycznej wymianie danych pomiędzy Comarch ERP Optima, a platformą sprzedażową wszystko.pl. Synchronizacja automatyczna jest uruchamiana na serwerze, na którym zainstalowany program Comarch ERP Optima.

Usługa Comarch Serwis Operacji Automatycznych instalowana jest wraz z programem Comarch ERP Optima. Jeżeli krok ten został pominięty podczas instalacji programu, usługę można zainstalować oddzielnie np. wywołując instalator Comarch ERP Optima z poziomu Panelu sterowania.

Uwaga

Po instalacji Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych usługa jest zatrzymana, po skonfigurowaniu parametrów w konfiguracji Comarch ERP Optima należy ją uruchomić w systemie Windows (Panel sterowania/ Narzędzia administracyjne/ Usługi).

Zalecane jest, aby we właściwościach Usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych, na zakładce Logowanie zaznaczyć To konto i podać nazwę Użytkownika Windows oraz jego hasło.

Konfiguracja automatycznej synchronizacji z platformą wszystko.pl

W Start/Konfiguracja/ Program/Automat synchronizacji znajduje się podgałąź Harmonogramy, w której należy skonfigurować parametry dotyczące synchronizacji programu Comarch ERP Optima z platformą wszystko.pl.

W podgałęzi Harmonogramy widoczne są wszystkie bazy firmowe podpięte do bazy konfiguracyjnej, na której obecnie pracujemy. Dla każdej z baz możemy włączyć automatyczną synchronizację oraz określić, w jakich godzinach oraz z jaką częstotliwością synchronizacja będzie się odbywać. W przypadku Serwisu Operacji Automatycznych zostało zastosowane zrównoleglenie synchronizacji Comarch ERP Optima z usługami e-Commerce, tak aby synchronizacja mogła wymieniać dane z kilkoma usługami w tym samym czasie. Ręczne synchronizacje nie będą zrównoleglone.

Dla platformy wszystko.pl synchronizacja automatyczna obejmuje takie dane jak:

import zamówień,
eksport ofert,
eksport zasobów i cen towarów.

Automatyczna synchronizacja odbywa się zgodnie z ustalonym przez Użytkownika interwałem czasowym oraz określoną częstotliwością wykonywania zadania. Na formularzu zadania wskazywany jest również operator wykonujący zadanie. Domyślnie podpowiadany jest operator ADMIN, ale istnieje możliwość jego zmiany.

W ramach synchronizacji dostępne są również czynności, które zostaną wykonane w ramach zadania:

Automatyczne realizowanie zamówień – zaznaczenie parametru powoduje automatyczne przekształcenie zamówienia do dokumentów handlowo- magazynowych. Po zaimportowaniu zamówienia do Comarch ERP Optima, zamówienie zostaje poddane weryfikacji, w której sprawdzane są następujące kryteria: czy zamówienie posiada uwagi od Klienta, czy na magazynie znajduje się odpowiednia ilość towaru oraz czy zamówienie zostało opłacone lub jest za pobraniem.
Automatyczne generowanie zlecenia nadania przesyłki – parametr jest dostępny w przypadku skonfigurowania współpracy z Comarch Shipping lub dowolnym kurierem. Aktywowanie tego parametru umożliwi automatyczne wygenerowanie Zlecenie nadania przesyłki oraz listu przewozowego do dokumentu WZ.

Wszelkie komunikaty błędów podczas synchronizacji automatycznej zapisywane są w plikach loga operacji, domyślnie w lokalizacji C:\Users\nazwa_użytkownika\AppData\Roaming\Comarch\Opt!ma\Logs

Uwaga

Podczas wywoływania synchronizacji ręcznej Użytkownik może otrzymać komunikat: Synchronizacja danych odbywa się na innym stanowisku lub poprzez automat lub poprzednia została niepoprawnie przerwana. Czy wykonać synchronizację? Po kliknięciu na TAK zostanie uruchomiona synchronizacja ręczna. W przypadku wybrania opcji NIE program wróci do okna parametrów synchronizacji i nie wykona jej. Zalecane jest uruchamianie synchronizacji ręcznej w sytuacji, kiedy automat jest wyłączony lub Użytkownik ma pewność, że w danej chwili nie wykonuje się synchronizacja automatyczna. Wynika to z faktu, że uruchomienie automatu i jednocześnie synchronizacji ręcznej spowoduje, że wykonają się jednocześnie dwie synchronizacje co może spowodować niepoprawny wynik synchronizacji.

Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do Handlu

Po otwarciu listy faktur KSeF dokumenty są automatycznie pobierane z systemu KSeF.

Dla każdego pobranego dokumentu można otworzyć formularz wraz z podglądem dokumentu, klikając dwukrotnie prawym przyciskiem myszy lub używając przycisku Zobacz dokument .

Na podstawie podglądu można wstępnie zweryfikować dokument, sprawdzić kontrahenta, wartości dokumentu, formę płatności, datę przyjęcia w KSeF. Więcej informacji można znaleźć w artykule Podgląd dokumentu pobranego z KSeF.

Z poziomu edytowanego formularza dokumentu można wybrać kwalifikację: Do handlu, co po zatwierdzeniu zmian ikoną Przenieś spowoduje utworzenie Faktury Zakupu.

Fakturę Zakupu można również utworzyć z listy dokumentów z KSeF poprzez zaznaczenie jednego lub kilku dokumentów z KSeF, a następnie kliknięciu przycisku Przenieś do handlu.

Po wygenerowaniu Faktury Zakupu taki dokument otrzyma status FZ.

Import na liście Faktur Zakupu

Na liście Faktur Zakupu dostępny jest przycisk KSeF pozwalający na pobranie Faktur z KSeF. Po rozwinięciu listy przy przycisku dostępne są opcje:

Dodaj faktury – pobierane są wszystkie dokumenty, które zostały wystawione od poprzedniej synchronizacji. Po wybraniu tej opcji pojawia się okno Faktury z KSeF, z dostępną zakładką [Zakup]. Na liście znajdują się dokumenty pobrane z KSeF. Przy pomocy przycisku Przenieś do handlu zaznaczone dokumenty są przenoszone na listę Faktur Zakupu.
Dodaj fakturę – pobierany jest pojedynczy dokument. Pojedynczą Fakturę z KSeF można pobrać na podstawie numeru KSeF identyfikującego dokument na platformie KSeF lub podając numer faktury (należy zwrócić uwagę na wielkość liter) oraz NIP Kontrahenta, gdzie również należy wskazać przedział czasowy w jakim został wystawiony ten konkretny dokument.

Nie ma możliwości ponownego pobrania Faktury Zakupu, która została już wcześniej przeniesiona do handlu. Ponadto system blokuje również próby przeniesienia faktury, na której NIP z konfiguracji znajduje się po stronie Sprzedającego. W ten sposób wyeliminowana jest sytuacja, w której Użytkownik może dodać dokument sprzedażowy jako zakupowy.

Pozycje na fakturze

Podczas importowania Faktur Zakupu, przy wyszukiwaniu pozycji w pierwszej kolejności weryfikowane jest, czy w bazie istnieje produkt o kodzie EAN odczytanym z dokumentu pobranego z KSeF. Jeżeli nie ma takiego kodu EAN w bazie, wówczas weryfikowana jest nazwa. Jeżeli w cenniku znajduje się pozycja o wskazanym kodzie EAN lub nazwie, wówczas dodawana jest na dokument. Więcej informacji na temat weryfikacji pozycji i dodawania ich na dokument znajduje się w artykule Usługa OCR w Comarch ERP Optima.

Jeżeli w bazie nie ma pasującej pozycji, podczas importowania Faktur Zakupu proponowane jest założenie kart towarów/usług. Pojawia się wówczas okno Wybierz parametry dodawanych towarów, na którym widoczne są wszystkie pozycje dokumentu, które nie zostały odnalezione w bazie:

Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT

Możliwość przeniesienia faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT jest dostępna w menu KSeF/ Faktury oraz w menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT.

Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT z menu KSeF/ Faktury

Faktury pobrane z KSeF można przenieść do rejestru VAT z menu KSeF/ Faktury na dwa sposoby:

1. Z poziomu formularza dokumentu z KSeF. W pierwszej kolejności na dokumencie z KSeF w polu Kwalifikacja należy wybrać opcję Do rejestru VAT oraz wskazać rejestr, do którego ma trafić dokument. Domyślnie ustawiany jest pierwszy rejestr z listy. Po zaznaczeniu opcji Do rejestru VAT aktywny staje się przycisk Przenieś, po naciśnięciu którego faktura jest przenoszona do rejestru VAT.
  Dokument z KSeF
2. Z listy Faktury z KSeF – po zaznaczeniu faktur i naciśnięciu przycisku Przenieś do rejestru VAT.
  Lista Faktury z KSeF
  
  W celu uzupełnienia docelowego rejestru VAT można skorzystać z operacji seryjnej Zmień rejestr. Jeżeli użytkownik nie skorzysta z tej opcji to podczas przenoszenia do rejestru VAT pojawia się okno umożliwiające wskazanie rejestru, do którego mają trafić faktury. Domyślnie podpowiadany jest pierwszy rejestr z listy.
  
  Dodawanie faktur do rejestru VAT z poziomu listy Faktury z KSeF
  
  Zaznaczenie opcji Zapamiętaj wybór rejestru i nie pytaj więcej powoduje, że okno nie pojawi po raz kolejny dla danego operatora, a dokumenty bez wybranego rejestru będą trafiać do rejestru wskazanego w oknie Dodawanie faktur. Dokumenty są przenoszone do rejestru VAT po naciśnięciu przycisku Dodaj faktury.
  
  Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry zaznaczono parametr Kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT, ewid. dodatkowej i na fakturach zakupu to podczas przenoszenia dokumentów do rejestru VAT następuje kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT zgodnie kryteriami wskazanymi w Konfiguracji. W przypadku wystąpienia duplikatów, dokumenty nie są przenoszone do rejestru VAT.
  
  Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT oraz na fakturze wskazano formę płatności o typie gotówka to w rejestrze kasowym tworzony jest zapis kasowy rozliczający fakturę. Zapis jest tworzony jeżeli raport kasowy za ten okres nie został zamknięty. Jeżeli za ten okres raport nie został jeszcze utworzony to podczas przenoszenia dokumentów pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje utworzenie raportu, do którego trafi zapis rozliczający dokument. Wybór opcji Tak i zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że raporty będą automatycznie dodawane podczas przenoszenia kolejnych dokumentów, jeżeli za dany okres czasu nie dodano jeszcze raportu oraz komunikat nie pojawi się ponownie.

Przenoszenie faktur pobranych z KSeF bezpośrednio z listy dokumentów w rejestrze VAT

Na liście dokumentów w rejestrze VAT zakupu oraz sprzedaży dostępny jest przycisk KSeF, który umożliwia pobranie faktur oraz pobranie pojedynczej faktury z KSeF. Przycisk jest aktywny jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Prawo do odbierania e-Faktur oraz odpowiednio Zakup i/lub Sprzedaż.

Po rozwinięciu listy przy przycisku dostępne są opcje:

Dodaj faktury – wybór opcji otwiera listę Faktury z KSeF, na którą pobierane są wszystkie dokumenty, które zostały wystawione od poprzedniej synchronizacji. Po wybraniu opcji z poziomu rejestru VAT zakupu wyświetlana jest lista Faktury z KSeF z widoczną tylko zakładką [Zakup]. Po wybraniu opcji z poziomu rejestru VAT sprzedaży wyświetlana jest lista Faktury z KSeF z widoczną tylko zakładką [Sprzedaż]. W filtrze pod listą Faktury z KSeF w polu Dokumenty domyślnie wskazana jest opcja Niezakwalifikowane i zakwalifikowane do rejestru VAT.
Lista Faktury z KSeF – dokumenty niezakwalifikowane i zakwalifikowane do rejestru VAT

Po naciśnięciu przycisku Przenieś do rejestru VAT, jeżeli na którymś z zaznaczonych dokumentów nie określono rejestru, pojawia się okno umożliwiające wskazanie rejestru, do którego mają trafić faktury. Domyślnie podpowiadany jest pierwszy rejestr z listy.

Dodawanie faktur do rejestru VAT z poziomu rejestru VAT

Zaznaczenie opcji Zapamiętaj wybór rejestru i nie pytaj więcej powoduje, że okno nie pojawi po raz kolejny dla danego operatora, a dokumenty bez wybranego rejestru będą trafiać do rejestru wskazanego w oknie Dodawanie faktur. Dokumenty są przenoszone do rejestru VAT po naciśnięciu przycisku Dodaj faktury.
Dodaj fakturę – wybór opcji umożliwia import pojedynczej faktury z KSeF do rejestru VAT. Z poziomu rejestru VAT sprzedaży istnieje możliwość dodania faktury do rejestru VAT zakupu jeżeli podczas importu okaże się, że to faktura zakupu, a nie sprzedaży. Analogicznie z poziomu rejestru VAT zakupu istnieje możliwość dodania faktury do rejestru VAT sprzedaży.Po wyborze opcji Dodaj fakturę pojawia się okno wraz z domyślnie zaznaczoną opcją numer KSeF.

Dodawanie faktury z KSeF na podstawie numeru KSeF

Przycisk Dodaj dokument jest w tym przypadku aktywny po uzupełnieniu pola Numer KSeF.

Użytkownik ma możliwość wyboru opcji numer faktury i NIP kontrahenta. Przycisk Dodaj dokument jest w tym przypadku aktywny po uzupełnieniu pola Numer faktury (należy zwrócić uwagę na wielkość liter) oraz NIP. Istnieje również możliwość wskazania kontrahenta z listy kontrahentów oraz zakresu dat.

Dodawanie faktury z KSeF na podstawie numeru faktury i NIP kontrahenta

Faktura dodawana jest do rejestru wskazanego w filtrze pod listą dokumentów w rejestrze VAT.

Wybór rejestru na liście dokumentów w rejestrze VAT

Jeżeli w polu Rejestr wybrana jest opcja -wszystkie- to pojawia się dodatkowe okno, na którym istnieje możliwość wskazania rejestru, do którego faktura zostanie dodana.

Dodawanie pojedynczej faktury z poziomu rejestru VAT

Po naciśnięciu przycisku Dodaj dokument na oknie Dodawanie faktury z KSeF wyświetlany jest formularz dokumentu w rejestrze VAT, który podlega edycji przez użytkownika. Jeżeli faktura została już wcześniej przeniesiona do rejestru VAT to dokument podlega edycji pod warunkiem że nie jest zaksięgowany, nie uzupełniono na nim predekretacji a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na karcie operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.

Nie ma możliwości pobrania do rejestru VAT zakupu faktury zakupu, która została już wcześniej przeniesiona do modułu Handel oraz faktury, która została zakwalifikowana do modułu Handel. Nie jest również możliwe pobranie dokumentu, który nie został wystawiony przez / dla podatnika.

Dane na dokumencie zaimportowanym z KSeF do rejestru VAT

Na dokumencie dodanym w rejestrze VAT a pobranym z KSeF:

Po lewej stronie wyświetlany jest podgląd dokumentu.
Dokument pobrany z KSeF do Rejestru VAT, zakładka [Ogólne]
Akronim kontrahenta pobierany jest z bazy, a nazwa i adres kontrahenta pobierane są na podstawie informacji otrzymanych z KSeF.
Numer rachunku bankowego, forma płatności oraz termin płatności pobierane są z KSeF.
Na dokumencie w rejestrze VAT zakupu data wpływu, data wystawienia, data obowiązku podatkowego oraz miesiąc rozliczenia w VAT ustawiane są zgodnie z datą przyjęcia w KSeF.
Na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży data wystawienia ustawiana jest zgodnie z datą przyjęcia w KSeF.
Na dokumencie walutowym kwoty są przeliczanie po kursie pobranym z KSeF, a w przypadku jego braku, na dokumencie w rejestrze VAT ustawiany jest Kurs ręczny i wyliczany jest na podstawie odczytanych wartości z dokumentu.
Na dokument w rejestrze VAT zakupu przenoszone są kody JPK_V7 uzupełnione na formularzu kategorii lub karcie kontrahenta (dotyczące zakupu).
Na dokument w rejestrze VAT sprzedaży przenoszone są kody towarowe GTU, procedury: TP, MR_UZ lub MR_T oraz typy dokumentów pobrane z KSeF.
Na zakładce [KSeF/JPK] widoczny jest Numer KSeF oraz Data przyjęcia.
Dokument pobrany z KSeF do Rejestru VAT, zakładka [KSeF/JPK]
Na zakładkę [Notatka/Atrybuty] przenoszona jest notatka uzupełniona na dokumencie KSeF.
Dokument pobrany z KSeF do Rejestru VAT, zakładka [Notatka/Atrybuty]

Podgląd dokumentu pobranego z KSeF

Pobranie faktur z KSeF jest możliwe:

z menu KSeF/ Faktury z KSeF
z menu Rejestry VAT/Rejestry VAT
z menu Handel/ Faktury zakupu

Wybierając spośród listy faktur, po podświetleniu dokumentu i wybraniu opcji Zobacz dokument wyświetlany jest formularz dokumentu pobranego z KSeF. W przypadku pracy w środowisku demo na formularzu podglądu graficznego widoczna jest informacja o serwerze DEMO.

Na zakładce [Ogólne] wyświetlane są następujące sekcje:

Kwalifikacja – W programie zdefiniowano 4 kwalifikacje jakimi możemy opisać dokumenty z KSeF.

Niezakwalifikowany – kwalifikacja ustawiona na dokumencie domyślnie po pobraniu dokumentu z KSeF.
Do rejestru VAT – kwalifikacja przeznaczona dla dokumentów, które moją zostać przeniesione do rejestru VAT.
Do handlu – kwalifikacja dla dokumentów, które będą przenoszone do handlu na listę faktur zakupu.
Do archiwum – kwalifikacja przeznaczona dla pozostałych dokumentów, które nie zostały sklasyfikowane do rejestru VAT lub handlu.

KSeF – znajdują się tutaj dane przeniesione z dokumentu pobranego z KSeF. Dane te nie są możliwe do edycji.

Sprzedawca/Nabywca – jeśli w programie istnieje kontrahent o numerze NIP podanym na fakturze z KSeF, to zostanie zaznaczona opcja Istniejący kontrahent oraz wyświetli się akronim tego kontrahenta. Kontrahenta można zmienić poprzez wskazanie innego z dostępnej listy kontrahentów. Jeśli nie uda się zidentyfikować kontrahenta zostanie zaznaczona opcja Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu. W takim przypadku po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT lub handlu zostanie założona nowa karta kontrahenta.

Pozostałe – można wskazać kategorię, formę płatności i termin płatności, które zostaną przeniesione na Fakturę Zakupu oraz na dokument w rejestrze VAT. Kategoria, forma i termin płatności pobierane są w oparciu o wybór w sekcji Sprzedawca/Nabywca. Jeżeli zostanie zaznaczona opcja Istniejący kontrahent to kategoria, forma płatności oraz termin płatności zostaną przeniesione z karty kontrahenta, dane można edytować. Istnieje również możliwość uzupełnienia notatki, która przenoszona jest na dokument w rejestrze VAT.

W przypadku zaznaczenia opcji Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu forma płatności oraz termin płatności w sekcji Pozostałe nie zostaną uzupełnione. Użytkownik może ręcznie uzupełnić te dane, zostaną one przeniesione na nowo założoną kartę kontrahenta, oraz na dokument przenoszony do handlu lub dokumentu w rejestrze VAT. Jeżeli forma płatności oraz termin płatności nie zostaną uzupełnione przed przeniesieniem dokumentu do handlu lub rejestru VAT, to na karcie kontrahenta zostanie ustawiona domyślna forma płatności z Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności wraz ze wskazanym na niej terminem płatności. W przypadku braku domyślnej formy płatności w Konfiguracji, na karcie kontrahenta ustawiana jest gotówka. Ustawienia te przenoszone są na dokument, do handlu i rejestru VAT.

Na zakładce [Atrybuty] istnieje możliwość dodania atrybutu dokumentu lub kontrahenta. Dodanie/ usunięcie dodanego wcześniej atrybutu nie jest możliwe na dokumentach przeniesionych do rejestru VAT lub handlu.

Lista faktur z KSeF

Lista Faktury z KSeF

Po przejściu na listę KSeF/ Faktury z KSeF automatycznie pobierane są faktury za okres dwóch miesięcy wstecz (przykładowo, po przejściu na listę w dniu 15.12.2023, pobierane są faktury za okres 15.10.2023 – 15.12.2023). Przy kolejnym wejściu na listę faktury pobierane są za okres od ostatniego pobrania. W momencie gdy pobierane są faktury z KSeF, pojawia się komunikat informujący o przebiegu procesu. Lista Faktury z KSeF składa się z jednej lub dwóch zakładek (w zależności od ustawienia parametru Prawo do odbierania e-Faktur na formularzu operatora).

W przypadku pracy w środowisku demo na liście widoczna jest informacja: Faktury z KSeF – serwer DEMO. W przypadku pracy w środowisku produkcyjnym na liście widoczna jest informacja: Faktury z KSeF.

Domyślnie faktury są pobierane za okres dwóch miesięcy wstecz. Jeżeli użytkownik chce pobrać faktury z innego zakresu dat, to może tego dokonać za pomocą:

przycisku Pobierz faktury, który jest dostępny na wstążce w pasku głównym programu,
opcji Pobierz faktury, która jest dostępna na liście Faktury z KSeF w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy (również skrót klawiszowy <Ctrl>+<Shift>+<P>).

Po naciśnięciu przycisku Pobierz faktury lub wybraniu w menu kontekstowym opcji Pobierz faktury należy wskazać, za jaki okres faktury mają zostać pobrane. Dokumenty są przenoszone na listę Faktury z KSeF po naciśnięciu przycisku Pobierz. Jeżeli dokument został już wcześniej zaimportowany to przy ponownym pobieraniu nie zostanie dodany ponownie.

Na liście Faktury z KSeF dostępne są następujące kolumny:

NIP – NIP kontrahenta.
Kontrahent – nazwa kontrahenta.
Numer KSeF – numer, który został nadany fakturze w systemie KSeF.
Numer dokumentu – numer dokumentu.
Data wystawienia – data przesłania faktury do KSeF określona jako data wystawienia, z zastrzeżeniem art. 106na ust. 1 ustawy. Według tej kolumny domyślnie sortowana jest lista Faktury z KSeF.
Netto – kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa, kwota w PLN jeśli faktura w PLN.
VAT – kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa, kwota w PLN jeśli faktura w PLN.
Brutto – kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa, kwota w PLN jeśli faktura w PLN.
Waluta – symbol waluty wyświetlany jest po dokonaniu podglądu faktury lub po przeniesieniu faktury do rejestru VAT lub handlu.
Kwalifikacja – może przyjmować wartości: Niezakwalifikowany (domyślny status dla pobranych faktur), Do rejestru VAT, Do handlu (opcja możliwa tylko na zakładce [Zakup]), Do archiwum.
Status – może przyjmować wartości: V (jeżeli dokument jest przeniesiony do rejestru VAT), FZ (jeżeli dokument jest przeniesiony do handlu), A (jeżeli dokument zakwalifikowany jest do archiwum).
Notatka – dodatkowy opis uzupełniony przez użytkownika na formularzu dokumentu KSeF. Kolumna domyślnie ukryta.
Kategoria – kategoria uzupełniona na podstawie informacji z karty kontrahenta odczytanego z dokumentu KSeF lub przez użytkownika. Kolumna domyślnie ukryta.
Opis – opis uzupełniony na podstawie informacji z karty kontrahenta odczytanego z dokumentu KSeF lub przez użytkownika. Kolumna domyślnie ukryta.
Rejestr – pole uzupełnione przez użytkownika na dokumencie zakwalifikowanym do rejestru VAT. Kolumna domyślnie ukryta.

Z poziomu listy Faktury z KSeF istnieje możliwość podglądu graficznego dokumentu pobranego z KSeF za pomocą dostępnego z lewej strony listy pionowego przycisku Podgląd dokumentu. Po jego naciśnięciu wysuwany jest panel boczny z podglądem graficznym podświetlonej faktury. Aby podgląd graficzny podświetlonej faktury był widoczny cały czas, należy nacisnąć przycisk Zadokuj. Ustawienie wyświetlania podglądu graficznego faktury pobranej z KSeF zapamiętywane jest dla danego operatora. Mając rozwinięty podgląd z listy można w prosty sposób, przechodząc pomiędzy dokumentami, zweryfikować zawartość tych faktur.

W dolnej części okna są dostępne następujące przyciski:

Pomoc – przycisk kierujący do pomocy.
Opisz dokument – pod przyciskiem dostępne są operacje seryjne umożliwiające uzupełnienie dodatkowych informacji na dokumentach:
- Zmień opis – funkcja umożliwia seryjną aktualizację opisu na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
- Zmień kategorię – funkcja umożliwia seryjną aktualizację kategorii na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
- Zmień notatkę – funkcja umożliwia seryjną aktualizację dodatkowego opisu na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
- Zmień rejestr – funkcja umożliwia seryjne ustawienie rejestru na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach ze statusem Niezakwalifikowany lub Do rejestru VAT. W przypadku dokumentu o statusie Niezakwalifikowany następuje również zmiana statusu na Do rejestru VAT. Rejestr nie jest ustawiany dla dokumentów ze statusem Do handlu oraz Do archiwum.
- Dodaj atrybut – funkcja umożliwia seryjną aktualizację atrybutu dokumentu lub kontrahenta na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
Zobacz dokument – umożliwia podgląd formularza podświetlonego dokumentu. Szczegóły opisane został poniżej w części Podgląd dokumentu pobranego z KSeF.

Przenieś do handlu– przycisk dostępny na zakładce [Zakup] jeżeli pobrano moduł Faktury, Handel lub Handel Plus. Umożliwia przeniesienie dokumentów na listę Handel/ Faktury zakupu. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do Handlu.

Przenieś do rejestru VAT – umożliwia przeniesienie dokumentów do rejestru VAT. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT.

Na dokumentach przeniesionych do rejestru VAT lub do handlu oraz na dokumentach zakwalifikowanych do archiwum operacje seryjne nie są wykonywane.

Filtry na liście Faktury z KSeF oraz funkcje w menu kontekstowym

Filtrowanie listy Faktury z KSeF jest możliwe po polu Dokument, które jest dostępne pod listą faktur w sekcji z filtrami. Do wyboru są następujące opcje:

Wszystkie – domyślne ustawienie dla okna otwieranego z menu KSeF/ Faktury. Wyświetlane są wszystkie dokumenty pobrane z KSeF.
Niezakwalifikowane – dokumenty z zaznaczoną opcją Niezakwalifikowany.
Niezakwalifikowane i zakwalifikowane do handlu – dokumenty z zaznaczoną opcją Niezakwalifikowany lub Do handlu.
Niezakwalifikowane i zakwalifikowane do rejestru VAT – dokumenty z zaznaczoną opcją Niezakwalifikowany lub Do rejestru VAT.
Zakwalifikowane do rejestru VAT – dokumenty z zaznaczoną opcją Do rejestru VAT.
Zakwalifikowane do handlu – dokumenty z zaznaczoną opcją Do handlu.
Przeniesione do rejestru VAT – dokumenty, które zostały już przeniesione do rejestru VAT.
Przeniesione do handlu – dokumenty, które zostały już przeniesione do handlu.
Zarchiwizowane – dokumenty z zaznaczoną opcją Do archiwum.

W celu zawężenia listy dokumentów do konkretnego zakresu dat można wykorzystać filtr Za okres.

Na liście Faktury z KSeF w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy dostępne są opcje Archiwizuj oraz Przywróć. Funkcja Archiwizuj umożliwia zakwalifikowanie podświetlonego dokumentu do archiwum (np. w przypadku, gdy faktura została wystawiona na firmę omyłkowo), co blokuje jego przeniesienie do rejestru VAT lub handlu. Nie ma możliwości zarchiwizowania dokumentu już przeniesionego do rejestru VAT lub handlu.

Funkcja Przywróć jest aktywna dla dokumentu zarchiwizowanego i umożliwia przywrócenie podświetlonego dokumentu do statusu Niezakwalifikowany.

Menu KSeF

W menu KSeF/ Faktury istnieje możliwość importu faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do rejestru VAT oraz faktur zakupu do modułu Handel.

Jeżeli na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Prawo do odbierania e-Faktur to po przejściu na listę KSeF/ Faktury pojawia się komunikat: Operator nie posiada uprawnień do obierania e-Faktur z KSeF.

Jeżeli w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ KSeF nie zaznaczono parametru Aktywuj wymianę danych z KSeF to po przejściu na listę KSeF/ Faktury pojawia się komunikat: Wymiana danych z KSeF nie została aktywowana. Jeśli chcesz eksportować lub importować dokumenty z KSeF włącz wymianę danych w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ KSeF. Czy chcesz włączyć? Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie użytkownika do Konfiguracji, gdzie może zaznaczyć parametr Aktywuj wymianę danych z KSeF oraz wskazać środowisko pracy z KSeF.

Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ KSeF nie uzupełniono pola Token to po przejściu na listę KSeF/ Faktury pojawia się lista dostępnych w systemie certyfikatów, z której użytkownik powinien wybrać ten, za pomocą którego będzie identyfikował się w KSeF. Przy ponownym wejściu na listę, okno z wyborem certyfikatów już się nie pojawia (do momentu ponownego uruchomienia programu).

Limit Zwolnienie (siła wyższa)

Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika.

W celu naliczenia przysługującego pracownikowi limitu zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, w programie służy limit Zwolnienie (siła wyższa), który jest powiązany z nieobecnością Zwolnienie (siła wyższa) (2dni) dzięki któremu można naliczać limit w dniach i Zwolnienie (siła wyższa)/godz, powiązany z nieobecnością Zwolnienie (siła wyższa) (2dni)/godz. dzięki któremu można rozliczać limit w godzinach

Limit Zwolnienie (siła wyższa)/godz, jest liczony proporcjonalnie do wymiaru etatu i przeliczany na godziny. Wyliczony limit podlega zaokrągleniu w górę do pełnych godzin. Limit Zwolnienie (siła wyższa) zawsze jest naliczany w wysokości 2 dni niezależnie od wymiaru etatu pracownika.

Wykorzystane przez pracownika zwolnienie jest wykazywane na świadectwie pracy.