W programie istnieje możliwość wystawiania zleceń serwisowych i dokumentów z nich powstałych z zastosowaniem szczególnej procedury rozliczania VAT dla e-Commerce. Szczegóły dotyczące ustawień na karcie kontrahenta i towaru zostały opisane TUTAJ.

Zasady wystawiania dokumentów zleceń serwisowych wystawionych dla kontrahenta z rodzajem transakcji: Procedura OSS:

W programie istnieje mechanizm sugerujący użytkownikowi, które dokumenty wystawiane w programie ręcznie, mogą być generowane automatycznie za pomocą funkcji faktur cyklicznych.

Generowanie listy potencjalnych faktur cyklicznych.

Sprawdzanie faktur potencjalnie cyklicznych uruchamiane jest raz dziennie, przy pierwszym zalogowaniu do danej bazy danych.

Dokumenty kwalifikowane są jako potencjalne faktury cykliczne jeżeli spełniają następujące warunki:

Kiedy w bazie zostaną znalezione co najmniej trzy podobne dokumenty kwalifikujące się do cyklicznego wystawiania, to na liście propozycji zostaną one zaproponowane jako faktura cykliczna. Pod uwagę brane są dokumenty wystawione w przeciągu ostatnich 13 miesięcy.

Pod uwagę nie są brane dokumenty wystawione na kontrahenta !NIEOKREŚLONY!, anulowane, korekty, takie same wystawione tego samego dnia, faktury VAT marża oraz dokumenty w buforze. Pomijane są także faktury, które zostały wygenerowane na podstawie istniejącego już wzorca faktury cyklicznej.

Po wykryciu nowych potencjalnych faktur cyklicznych, każdemu operatorowi po wejściu na listę faktur sprzedaży, listę faktur pro forma oraz listę faktur cyklicznych, wyświetli się informacja: Przygotowaliśmy dla Ciebie nowe propozycje faktur cyklicznych. Kliknij tutaj aby je zobaczyć.

Dostęp do listy proponowanych faktur cyklicznych zależy od uprawnień danego operatora. W menu Start/Konfiguracja/Użytkowe/Operatorzy na karcie operatora na zakładce Parametry cd dostępny jest parametr Dostęp do listy propozycji faktur cyklicznych:

Po kliknięciu w komunikat wyświetli się lista zawierająca propozycje faktur cyklicznych. Listę Propozycji faktur cyklicznych można również otworzyć z poziomu zakładki CRM/Faktury cykliczne za pomocą przycisku .

Lista zbudowana jest z następujących kolumn:

Przy każdej propozycji znajduje się przycisk plusa, który umożliwia podejrzenie listy faktur, które zostały zakwalifikowane jako potencjalnie cykliczne. Na liście znajdują się kolumny: Numer dokumentu, Nabywca, Odbiorca, Data wystawienia i Data sprzedaży.

Lista obsługiwana jest przez przyciski:

Dodaj fakturę cykliczną – umożliwia utworzenie nowego wzorca faktury cyklicznej;

Zmień – przycisk jest aktywny w przypadku, gdy podświetlona jest faktura zakwalifikowana jako potencjalnie cykliczna. Umożliwia on podgląd tej faktury;

Usuń fakturę cykliczną – umożliwia usunięcie wzorca z listy;

Zamknij okno – umożliwia zamknięcie okna.

Proponowane wzorce można usunąć za pomocą przycisku Usuń fakturę cykliczną. Proces ten jest nieodwracalny i usunięty wzorzec nie będzie się więcej pojawiał na liście Propozycji faktur cyklicznych.

Dodawanie nowych wzorców faktur cyklicznych.

Użytkownik zalogowany do programu z uprawnieniami (zaznaczony parametr Dostęp do listy propozycji faktur cyklicznych na karcie Użytkownika) oraz z licencją na moduł CRM lub CRM Plus, może z poziomu listy Propozycji faktur cyklicznych utworzyć nowy wzorzec faktury cyklicznej. W tym celu należy podświetlić wybraną propozycję i kliknąć w ikonę Dodaj fakturę cykliczną. Pojawi się kreator:

KROK 1:

Okno składa się z trzech sekcji:

Kod i Nazwa – pola Kod i Nazwa są automatycznie uzupełniane w zależności od rodzaju dokumentu.
Podmioty – znajduje się tam lista Kontrahentów utworzona na podstawie faktur zakwalifikowanych jako potencjalnie cykliczne dla danego wzorca. Lista zawiera kolumny: Lp, Kod nabywcy, Nazwa nabywcy, Kod odbiorcy, Nazwa odbiorcy, Obowiązuje od, Obowiązuje do. Obsługiwana jest przez przyciski:

Dodaj –umożliwia dodanie podmiotu. Wybierając pojawia się okno z listą podmiotów , umożliwiające wybór podmiotu z dedykowanej dla niego listy. Program umożliwia seryjne dodanie podmiotów na wzorzec. Przed dodaniem zaznaczonych podmiotów pojawia się okno z możliwością podania okresu obowiązywania umowy.

Usuń– umożliwia usunięcie podmiotu.

Podgląd karty podmiotu – otwiera okno Faktura cykliczna – Edycja danych o podmiocie, w którym można ustalić Odbiorcę, okres obowiązywania umowy oraz Indywidualny opis na fakturze.

Więcej informacji na temat dodawania podmiotów na wzorzec faktury cyklicznej znajduje się tutaj.

Pozycje faktury – lista zawiera towary i usługi, uzupełniona jest na podstawie faktury, która zawiera najwięcej pozycji z pośród wszystkich faktur potencjalnie cyklicznych zakwalifikowanych dla tego wzorca. Lista składa się z kolumn: Lp, Kod, Nazwa, Ilość, Jm, Cena PLN i wartość PLN oraz magazyn (domyślnie ukryta).

Lista obsługiwana jest przez przyciski:

Dodaj pozycję – umożliwia dodanie nowej pozycji

Usuń pozycję – umożliwia usunięcie pozycji

Zmień pozycję – otwiera okno – Pozycja faktury cyklicznej

Domyślnie ustawiana jest podstawowa jednostka miary oraz cena domyślna z karty danego towaru. Pole magazyn jest aktywne tylko w przypadku pracy z modułem Handel Plus.

Więcej informacji na temat formularza Pozycja faktury cyklicznej znajduje się tutaj.

KROK 2:

Cykl fakturowania – domyślnie proponowany jest miesięczny okres fakturowania. Wartość pola Generuj w .. dniu miesiąca pobierana jest z ostatniej faktury potencjalnie cyklicznej zakwalifikowanej do danego wzorca, a cykl generowania ustawiany jest co 1 miesiąc. W polu Data generowania faktur domyślnie ustawiona jest data bieżąca. Więcej informacji na temat cyklu fakturowania znajduje się tutaj.
Daty: Data wystawienia i Data sprzedaży domyślnie ustawione są z opcją bieżąca. Więcej informacji na temat daty wystawienia i sprzedaży na fakturze cyklicznej znajduje się tutaj.
Inne – zawiera opcje:

KROK 3:

W tym kroku można ustawić:

Po kliknięciu w przycisk nowy wzorzec zostanie dodany na listę Faktur cyklicznych w zakładce CRM.

Więcej informacji na temat funkcji Faktur cyklicznych w programie znajduje się tutaj.

Limit urlopu wypoczynkowego (młodociany) można dodać pracownikowi, który na formularzu danych pracownika w zakładce [3.Etat], w polu ‘Rodzaj zatrudnienia’ ma wybraną jedną z opcji: Młodociany – przyuczenie, Uczeń I roku, Uczeń II roku, Uczeń III roku.

Pracownikowi młodocianemu po przepracowaniu pełnych 6 miesięcy przysługuje 12 dni urlopu. Natomiast po przepracowaniu pełnego roku uzyskuje prawo do kolejnych 26 dni urlopu, czyli łącznie za okres roku ma prawo do 38 dni urlopu. W kolejnych latach zatrudnienia uzyskuje prawo do urlopu z góry z dniem 1.01 w wysokości 26 dni. Wyjątek stanowi osiągnięcie przez pracownika 18 lat ustalane na podstawie daty urodzenia. Jeżeli pracownik w danym roku kalendarzowym kończy 18 lat, ma prawo do urlopu w pomniejszonym wymiarze 20 dni. Obniżony wymiar urlopu (20 dni) będzie naliczany 01.01 w roku ukończenia 18 lat przez pracownika.  Z kolei, jeżeli pracownik kończy 18 lat, w okresie, w którym nie nabył prawa do urlopu, pracownikowi przysługuje 12 dni urlopu po przepracowaniu 6 miesięcy, a po roku 26 dni (łącznie 38 dni), a następnie z kolejnym rokiem kalendarzowym (od 01.01.20XX) – 20 dni. Pracownik młodociany, który kończy naukę zawodu u dotychczasowego pracodawcy uzyskuje prawo do urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania zatrudnienia. Dotyczy to tylko kolejnego limitu, który pracownik uzyskuje z góry z dniem 1.01 danego roku (26/20 dni). Natomiast wymiar urlopu, który pracownik osiąga po przepracowaniu 6 miesięcy w liczbie 12 dni i po roku łącznie 38 dni, jest niepodzielny i nie ulega proporcjonalnemu obniżeniu.

Do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu uwzględniany jest staż pracy w danej firmie oraz historia zatrudnienia. Jeśli pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy u poprzedniego pracodawcy i zostało to odnotowane w historii zatrudnienia przysługujący limit urlopu w pierwszym roku zatrudnienia zostanie odpowiednio obniżony. W kolejnych latach także wprowadzona jest kontrola, aby limit nie przekroczył 26 dni.

W celu odnotowania pracownikowi młodocianemu urlopu należy wprowadzić nieobecność Urlop wypoczynkowy (młodociany), która pomniejsza dedykowany limit dla pracowników młodocianych. W przypadku, w którym pracownik nie nabył prawa do urlopu, pracodawca może udzielić pracownikowi młodocianemu urlopu, na zasadach zaliczki. W takim przypadku także należy wykorzystać nieobecność Urlop wypoczynkowy (młodociany). Podczas dodawania nieobecności Urlop wypoczynkowy (młodociany) w tym okresie, pojawi się komunikat: Pracownik nie nabył w tym okresie prawa do urlopu. Czy chcesz udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego? Wybranie opcji TAK skutkuje dodaniem nieobecności oraz pomniejszeniem limitu urlopu o stosowną liczbę dni, gdy już nabędzie do niego prawo. Podczas planowania urlopu przez pracownika młodocianego z poziomu aplikacji Comarch HRM zostanie dodana nieobecność Urlop wypoczynkowy (młodociany) (plan), która po zatwierdzeniu przez kierownika pracownika zostanie zamieniona na Urlop wypoczynkowy (młodociany).

W przypadku, gdy po zakończeniu przygotowania zawodowego pracownik zostanie zatrudniony jako zwykły pracownik w danej firmie (zmiana rodzaju zatrudnienia na Pracownik) okres obowiązywania limitu Urlop wypoczynkowy (młodociany) zostanie zawężony do dnia, kiedy pracownik był pracownikiem młodocianym. Z dniem, kiedy staje się zwykłym pracownikiem należy naliczyć limit Urlop wypoczynkowy. Limit Urlop wypoczynkowy zostanie naliczony za cały rok. Liczba dni tego limitu zostanie pomniejszona o wykorzystany w tym roku Urlop wypoczynkowy (młodociany).

W przypadku niewykorzystania w pełni przysługującego urlopu, pracownik młodociany nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop z dniem ustania zatrudnienia. Podczas naliczenia ostatniej wypłaty etatowej zostanie naliczony składnik Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Na wydruku Świadectwa pracy zostanie wykazana informacja o wykorzystanym urlopie oraz urlopie na żądanie przez pracownika młodocianego.

Istotne dla prawidłowej pracy z programem jest zrozumienie, że cena zakupu wyświetlana na formularzu towaru (zakładka [Ogólne], sekcja Ceny) jest jedynie ostatnią ceną, po której towar został zakupiony lub wprowadzony na magazyn.

Należy pamiętać, że rzeczywiste ceny zakupu (w PLN) towaru, który aktualnie jest dostępny na magazynie, znajdują się zawsze na formularzu towaru, na zakładce [Zasoby].

Z kolei wartość wszystkich dostaw towaru (również w PLN), wyliczoną na podstawie rzeczywistych cen zakupu można sprawdzić na formularzu towaru, na zakładce [Zasoby], podsumowując kolumnę Wartość lub na liście zasobów w kolumnie W. zakupu-PLN.

Poniżej opis miejsc w programie wraz ze wskazaniem tego, jak wyliczane są wyświetlane w nich wartości.

Cena zakupu na formularzu towaru, na zakładce [Ogólne] / C. zakupu-PLN na liście zasobów – ostatnia cena zakupu towaru. Jest uzależniona od ceny zakupu na ostatnim dokumencie przychodowym. W zależności od ustawienia w konfiguracji, ostatnią cenę zakupu mogą aktualizować też korekty wartości. Więcej na ten temat w artykule Aktualizacja ostatniej ceny zakupu na podstawie korekty wartości (ceny).

Cena zakupu na formularzu towaru, na zakładce [Zasoby] – wyświetlane są tu ceny, po których wprowadzone zostały dostawy znajdujące się na magazynie w dniu bieżącym. Cena jest wyliczana jako wynik dzielenia wartości dostawy przez ilość, którą ta dostawa wprowadzała, wobec tego cena może ulegać zaokrągleniu.

Cena-PLN na liście zasobów – wartość dla ceny, która została wybrana w filtrze u dołu okna w polu Cena, pobierana z formularza towaru, z zakładki [Ogólne]. Może to być jedna z cen sprzedaży lub też ostatnia cena zakupu (kolumna przyjmie wtedy takie same wartości jak kolumna C. zakupu-PLN).

W przypadku gdy wybrana cena na karcie towaru wprowadzona jest w walucie obcej, dokonywane jest przeliczenie na PLN po aktualnym kursie.

Wartość-PLN na liście zasobów – wyliczana jako wartość z kolumny Cena-PLN x Ilość.

W. zakupu-PLN na liście zasobów – wartość zakupu zawsze wyliczana jest w PLN na podstawie posiadanych zasobów. Jest to suma wartości dostaw znajdujących się na magazynie, na datę ustawioną w filtrze.

Poniżej przykład tego, jak zmienia się ostatnia cena zakupu oraz wartość magazynu, wraz z kolejnymi dostawami i wydaniami towaru. Na zrzutach przedstawiono, jak będzie wyglądała karta towaru na zakładce [Ogólne] oraz [Zasoby], a także jakie wartości będą się wyświetlać na oknie Lista zasobów.

1. Zakładamy kartę towaru o następujących cenach:

Lista zasobów (w filtrze wybrana cena hurtowa 1):

2. Przyjmujemy ten towar w dwóch dostawach:

PZ1 na 1 szt. w cenie 6 PLN. Zmienia się ostatnia cena zakupu na 6 PLN. Wartość towaru na magazynie również wynosi 6 PLN.

Formularz towaru, zakładka [Ogólne]:

Formularz towaru, zakładka [Zasoby]:

Lista zasobów (w filtrze wybrana cena hurtowa 1):

PZ2 na 1 szt. w cenie 9 PLN. Ostatnia cena zakupu zmienia się na 9 PLN. Łączna wartość towarów na magazynie wynosi 15 PLN.

Formularz towaru, zakładka [Ogólne]:

Formularz towaru, zakładka [Zasoby]:

Lista zasobów (w filtrze wybrana cena hurtowa 1):

C. zakupu-PLN = cena z ostatniego PZ, czyli 9 PLN
Wartość-PLN = Ilość x Cena-PLN (2 szt. x 7 PLN)
W. zakupu-PLN = wartość towaru z PZ1 i PZ2

3. Zdejmujemy towar z magazynu za pomocą WZ na 1 szt. (przy FIFO zdjęta zostanie jedna sztuka z pierwszej dostawy). Wartość magazynu spadnie do 9 PLN (wartość drugiej dostawy).

Formularz towaru, zakładka [Zasoby]:

Lista zasobów (w filtrze wybrana cena hurtowa 1):

Poniższa tabela prezentuje jakie wartości będą przyjmować poszczególne pola w programie w kolejnych etapach.

	Po utworzeniu karty cennikowej	Po przyjęciu pierwszej dostawy (PZ1)	Po przyjęciu drugiej dostawy (PZ2)	Po wydaniu jednej sztuki (WZ)
Cena zakupu na formularzu towaru, na zakładce [Ogólne] / C. zakupu-PLN na liście zasobów	5 PLN	6 PLN	9 PLN	9 PLN
Cena zakupu na formularzu towaru, na zakładce [Zasoby]	Brak dostaw	6 PLN	6 PLN, 9PLN	9 PLN
Cena-PLN na liście zasobów, przy wybranej cenie 'hurtowa 1' w filtrze	7 PLN	7 PLN	7 PLN	7 PLN
Wartość-PLN na liście zasobów, przy wybranej cenie 'hurtowa 1' w filtrze	0 PLN	7 PLN	14 PLN	7 PLN
W. zakupu-PLN na liście zasobów	0 PLN	6 PLN	15 PLN	9 PLN

W takim przypadku należy w trwającej umowie zawęzić okres obowiązywania do dnia poprzedzającego dzień zgłoszenia do ubezpieczeń poprzez wprowadzenie daty zakończenia umowy i dodać nową umowę od dnia objęcia ubezpieczeniem. W nowej umowie odnotowujemy informację o ubezpieczeniu na zakładce 2.Ubezpieczenie. W umowach należy podać odpowiednią kwotę wynagrodzenia należnego za poszczególne okresy.

Aktualizacja w dniu 18.05.2021

1. Deklaracje ZUS. Dostosowano deklaracje ZUS ZUA i ZUS ZZA do nowych wzorów obowiązujących od 16 maja 2021 r.

Sekcja Informacje o firmie to dashboard Comarch ERP Optima zawierający przygotowane analizy dotyczące różnych modułów. Po kliknięciu ikony Informacje o firmie otwiera się okno Informacje o firmie podzielone na zakładki związane określonymi modułami.

Na górze okna znajduje się nazwa firmy której dotyczą informacje oraz data i godzina ostatniego zaczytania danych. Dane prezentowane są na dzień zgodny z ustawieniem daty bieżącej w programie (Narzędzia / Data bieżąca). Ikona  służy do odświeżenia danych.

Jeżeli w menu Widok zaznaczona jest opcja Pokaż informacje o firmie, okno Informacje o firmie jest automatycznie otwierane po zalogowaniu określonego operatora.

Dla modułu Comarch ERP Optima Serwis istnieją dwie analizy:

Jeżeli operator ma prawo do pracy z modułem Comarch ERP Optima Serwis i zaznaczono dla niego dostęp do przynajmniej jednej analizy związanej z tym modułem – w OIB pojawia się zarówno grupa Serwis (na zakładce [Ogólne]) jak i konkretna zakładka związana z modułem – Serwis.

Zadaniem okna Informacji bieżących jest przedstawienie informacji aktualnych na chwilę (dzień) wywoływania raportu, czyli po uruchomieniu okna informacji bieżących. Dane są wyświetlane na dzień zgodny z datą bieżącą programu ustawioną w menu Narzędzia/Data bieżąca.

Raport (informacje) wywoływany jest po przejściu do menu Start/ Informacje o firmie.

Na liście wyświetlamy „elementy” zlecenia, czyli konkretne czynności do wykonania. Jeżeli zdarzy się sytuacja, że w jednym zleceniu serwisowym jest wiele czynności (zaległych/ na dzisiaj) do wykonania dla danego operatora, wówczas każda czynność wyświetlana jest w Informacjach bieżących odrębnie.
Zlecenia serwisowe operatora zaległe – W zestawieniu wyświetlane są czynności do wykonania dla danego operatora (aktualnie zalogowanego), których termin realizacji minął. Zadania zaległe obejmują tylko czynności z zaznaczonym sposobem realizacji wg terminu.
Zlecenia serwisowe operatora na dzisiaj – W zestawieniu wyświetlane są czynności do wykonania dla danego operatora (aktualnie zalogowanego), dla których termin realizacji jest zgodny z data bieżącą, które nie mają statusu zrealizowane oraz te, które w opcji Realizacja mają wybrane: niezależna lub po wykonaniu poprzedniej (gdy faktycznie poprzednia czynność została wykonana).

Dostęp do danej sekcji (raportu zależny jest od modułów, na które zalogował się operator oraz ustawień dostępu do informacji, określanych na karcie danego operatora (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Informacje].

Przy każdej z analiz dostępny jest przycisk Pokaż, po kliknięciu którego otwierane jest okno programu z odpowiednio odfiltrowanymi danymi.

Jeżeli w menu Widok zaznaczona jest opcja Pokaż informacje o firmie, okno Informacje o firmie jest automatycznie otwierane po zalogowaniu określonego operatora.

Sekcja Informacje o firmie to dashboard Comarch ERP Optima zawierający przygotowane analizy dotyczące różnych modułów. Po kliknięciu ikony Informacje o firmie otwiera się okno Informacje o firmie podzielone na zakładki związane określonymi modułami.

Na górze okna znajduje się nazwa firmy której dotyczą informacje oraz data i godzina ostatniego zaczytania danych. Dane prezentowane są na dzień zgodny z ustawieniem daty bieżącej w programie (Narzędzia / Data bieżąca). Ikona  służy do odświeżenia danych.

Dla każdego użytkownika możemy zdefiniować indywidualny zestaw raportów, jaki będzie z nim związany. Szczegóły tutaj.

Informacje o firmie dla CRM :

Faktury cykliczne na dzisiaj – zestawienie uwzględnia wzorce faktur cyklicznych, dla których w dniu dzisiejszym powinny być wygenerowane faktury. W oknie Informacji bieżących pojawią się tylko te wzorce Faktur cyklicznych, których data kolejnego generowania jest zgodna z datą bieżącą.

Zadania na dzisiaj – zestawienie uwzględnia niezamknięte zadania  wszystkich operatorów, których termin od – do zawiera datę równą dacie bieżącej.

Zadania na jutro – zestawienie uwzględnia niezamknięte zadania wszystkich operatorów, których termin od – do zawiera datę o 1 dzień większą od daty bieżącej.

Zadania operatora na dzisiaj – zestawienie uwzględnia niezamknięte zadania zalogowanego operatora, których termin od – do zawiera datę równą dacie bieżącej.

Zadania operatora na jutro – zestawienie uwzględnia niezamknięte zadania zalogowanego operatora, których termin od – do zawiera datę  o 1 dzień większą od daty bieżącej.

Zadania operatora zaległe – zestawienie uwzględnia niezamknięte zadania operatora, których termin do zawiera datę mniejszą niż data bieżąca.

Zadania zaległe – zestawienie uwzględnia niezamknięte zadania wszystkich operatorów, których termin do zawiera datę mniejszą niż data bieżąca.

Dostęp do danej sekcji (raportu zależny jest od modułów, na które zalogował się operator oraz ustawień dostępu do informacji, określanych na karcie danego operatora (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Informacje].

Przy każdej z analiz dostępny jest przycisk Pokaż, po kliknięciu którego otwierane jest okno programu z odpowiednio odfiltrowanymi danymi.

Jeżeli w menu Widok zaznaczona jest opcja Pokaż informacje o firmie, okno Informacje o firmie jest automatycznie otwierane po zalogowaniu określonego operatora.