Comarch ERP Optima nie jest wspierana na systemach operacyjnych Windows8, Windows 7, Windows Server 2008 R2 i starszych.
Uwaga
Comarch ERP Optima w wersji 2021.5.1 wymaga wykupionej gwarancji na dzień 30.06.2021. W przypadku kończącego się wcześniej terminu gwarancji, praca na tej wersji programu nie będzie możliwa.
Szczegółowe informacje na temat instalacji znajdują się w Instrukcji instalacji.
Zmiany wymagań sprzętowych i systemowych
Procesor firmy Intel lub AMD min. 2 GHz
2 GB pamięci RAM
Dysk: 5 GB wolnej przestrzeni
System operacyjny Windows 10, Windows 8.1, Windows Server 2012, Windows Server 2012 R2, Windows Server 2016, Windows Server 2019
Microsoft .NET Framework w wersji minimum 4.7.2
Drukarka pracująca w systemie Microsoft Windows
W instalacjach wielostanowiskowych zalecamy wykorzystanie dedykowanego serwera bazy danych. W sprawie konfiguracji sprzętowej dla takich instalacji prosimy o kontakt z Autoryzowanym Partnerem Comarch.
Reinstalacja programu
Reinstalacja z poprzedniej wersji
W celu wykonania reinstalacji programu, należy z poziomu kreatora umieszczonego na płycie Comarch ERP Optima uruchomić opcję instalacji (Zainstaluj/ Zainstaluj Comarch ERP Optima). Reinstalację programu Comarch ERP Optima można uruchomić również z jednoplikowych instalatorów, które dostępne są do pobrania po zalogowaniu na stronach indywidualnych dla Klientów www.comarch.pl/erp/dla-klientow. Reinstalacja spowoduje wykonanie konwersji baz danych.
Od wersji Comarch ERP Optima 2019.5.1 wymagana jest na komputerze obecność pakietu Microsoft .NET Framework 4.7.2. W przypadku jego braku zostanie on doinstalowany przez instalator Comarch ERP Optima.
Reinstalacja przebiega w podobny sposób, jak instalacja programu i jest dokładnie opisana w Instrukcji instalacji.
Reinstalacja musi być wykonana na wszystkich komputerach, gdzie działa program Comarch ERP Optima w wersji wcześniejszej niż 2021.5.1. Reinstalacja programu spowoduje uaktualnienie wersji.
Uwaga
Reinstalacja powinna być przeprowadzana na programie objętym gwarancją. Jeśli termin gwarancji minął, reinstalacja spowoduje jego zablokowanie.
Reinstalacja do najnowszej wersji 2021.5.1 jest możliwa zarówno z wcześniejszych wersji 2014 oraz 2013.7.
W przypadku konieczności skonwertowania bazy z wcześniejszej wersji programu należy zrobić to dwuetapowo, czyli najpierw zainstalować wersję 2013.7, a dopiero następnie wersję 2021.5.1.
Współpraca z Microsoft SQL Server
Od wersji 2019.2.1 system Comarch ERP Optima nie współpracuje z silnikiem bazy danych w wersji wcześniejszej niż SQL Server 2012. Przed instalacją Comarch ERP Optima zalecamy wykonanie kopii bezpieczeństwa dla bazy konfiguracyjnej oraz wszystkich baz firmowych. W przypadku posiadania baz z MS SQL 2008, 2008 R2, 2005 lub 2000, aby móc pracować na Comarch ERP Optima 2021.5.1 należy zainstalować nowszą wersję silnika bazy danych i przenieść na niego bazy danych. Można do tego wykorzystać narzędzie Migrator baz danych, które znajduje się na Indywidualnych Stronach Klientów w obszarze aktualnych wersji (http://www.erp.comarch.pl/klienci/default.aspx?site=2248). W przypadku próby połączenia się użytkownika z silnikiem bazy danych MS SQL w wersji 2000 pojawi się komunikat: Wybrany serwer SQL jest w wersji 2000, ta wersja nie jest obsługiwana. Skonfiguruj połączenie z serwerem SQL w nowszej wersji.
Uwaga
Wersja Comarch ERP Optima 2019.3.1 i nowsze nie współpracują z silnikiem bazy danych Microsoft SQL Server 2008 R2, 2008, 2005 oraz 2000.
Uwaga
Microsoft SQL Server 2012 nie obsługuje baz pochodzących z wersji Microsoft SQL Server 2000. W przypadku konieczności przeniesienia takich baz do wersji MS SQL 2012, należy to zrobić dwuetapowo, tzn. w pierwszym kroku odtworzyć bazy pochodzące z SQL 2000 na MS SQL w wersji 2005, 2008 lub 2008 R2, wykonać kopię bezpieczeństwa i dopiero te pośrednie kopie odtwarzać na MS SQL 2012.
Uwaga
Jeżeli w wersji programu 2016.0.1 do ewidencji ryczałtowej wprowadzono zapis w stawce 2% i dowolnej innej stawce, podczas konwersji bazy danych pojawia się komunikat: Na zapisach ewidencji przychodów występują na jednym dokumencie różne stawki ryczałtowe, w tym stawka 2%. Przed konwersją należy podzielić te zapisy tak aby stawka 2% była w osobnym dokumencie.
Szczegółowe informacje dotyczące współpracy z Microsoft SQL Server znajdują się w Instrukcji instalacji.
Współpraca z innymi aplikacjami
Comarch ERP Optima 2021.5.1 współpracuje z następującymi aplikacjami:
Aplikacja
Wersja
Uwagi
Wszystko.pl
Aktualna wersja: Wszystko.pl
Comarch e-Sklep
2021.2
Comarch e-Sale
2021.2
Comarch ERP Optima Pulpit Menadżera
6.1.2
Comarch HRM
2021.5
Comarch Mobile Zarządzanie
2019.5.3
Zalecana 2021.0.0
Comarch ERP Mobile Sprzedaż
2021.1.1
Zalecana 2021.1.1
Comarch ERP Mobile BI
Najnowsza wersja dostępna w Google Play (aktualnie 3.0)
Aplikacja Comarch ERP Mobile Sprzedaż nie jest wspierana na Windows Mobile.
Procedura OSS na dokumencie zlecenia serwisowego
W programie istnieje możliwość wystawiania zleceń serwisowych i dokumentów z nich powstałych z zastosowaniem szczególnej procedury rozliczania VAT dla e-Commerce. Szczegóły dotyczące ustawień na karcie kontrahenta i towaru zostały opisane TUTAJ.
Zasady wystawiania dokumentów zleceń serwisowych wystawionych dla kontrahenta z rodzajem transakcji: Procedura OSS:
Na pozycjach czynności/części stawki VAT zawężone są do kraju odbiorcy.
Jeżeli na karcie towaru/usługi nie została przypisana stawka OSS, obowiązująca w kraju odbiorcy, użytkownik zostanie o tym poinformowany stosownym komunikatem, nie będzie możliwości zapisania dokumentu bez uzupełnienia tej stawki na czynności/części.
Procedura OSS zastosowana na dokumentach zleceń serwisowych przenoszona jest na dokumenty: Faktur sprzedaży, Wydań zewnętrznych.
Procedura OSS nie ma zastosowania na dokumentach: Przesunięcia międzymagazynowego, Rozchodu wewnętrznego, Zamówieniu Dostawcy i Paragonie:
na dokumenty MM stworzone z dokumentu zlecenia serwisowego pobierana jest krajowa stawka VAT przypisana na karcie towaru/usługi,
na dokumenty RW stworzone z dokumentu zlecenia serwisowego dla kontrahenta ustawiany jest rodzaj transakcji: wewnątrzunijny i stawka VAT 0%,
nie ma możliwości stworzenia paragonu z dokumentu zlecenia serwisowego wystawionego z wykorzystaniem procedury OSS, przy próbie przekształcenia takiego dokumentu do Paragonu użytkownik otrzyma stosowny komunikat.
Jeżeli ze zlecenia serwisowego wykonywane jest zbiorcze fakturowanie czynności lub części, a na usłudze wykorzystywanej do tego fakturowania nie została wskazana stawka VAT OSS, stawkę VAT należy uzupełnić na dokumencie Faktury sprzedaży.
Propozycje faktur cyklicznych
W programie istnieje mechanizm sugerujący użytkownikowi, które dokumenty wystawiane w programie ręcznie, mogą być generowane automatycznie za pomocą funkcji faktur cyklicznych.
Generowanie listy potencjalnych faktur cyklicznych.
Sprawdzanie faktur potencjalnie cyklicznych uruchamiane jest raz dziennie, przy pierwszym zalogowaniu do danej bazy danych.
Dokumenty kwalifikowane są jako potencjalne faktury cykliczne jeżeli spełniają następujące warunki:
rodzaj dokumentu faktura sprzedaży lub faktura pro forma;
na dokumencie są te same pozycje towarowe (sprawdzana jest zbieżność pozycji do 80%);
podobne dokumenty wystawione są w odstępie jednego lub kilku miesięcy, weryfikowany jest dzień wystawienia dokumentu z precyzją +/- 4 dni;
na dokumentach znajduje się ten sam Nabywca i Odbiorca.
Kiedy w bazie zostaną znalezione co najmniej trzy podobne dokumenty kwalifikujące się do cyklicznego wystawiania, to na liście propozycji zostaną one zaproponowane jako faktura cykliczna. Pod uwagę brane są dokumenty wystawione w przeciągu ostatnich 13 miesięcy.
Pod uwagę nie są brane dokumenty wystawione na kontrahenta !NIEOKREŚLONY!, anulowane, korekty, takie same wystawione tego samego dnia, faktury VAT marża oraz dokumenty w buforze. Pomijane są także faktury, które zostały wygenerowane na podstawie istniejącego już wzorca faktury cyklicznej.
Przykład
Przykład 1:
Kontrahent A kupił towar T1 w dniach 01.01, 01.02 i 01.03. W tym samym czasie Kontrahent B również kupił towar T1. Mechanizm zasugeruje te dokumenty jako potencjalnie cykliczne, jako jeden wzorzec .
Przykład 2:
Kontrahent A kupił towar T1 w dniach 1.01 (FS1), 20.01 (FS2), 1.02 (FS3), 20.02(FS4), 1.03 (FS5) i 20.03 (FS6). Na podstawie powyższych dokumentów zaproponowane zostaną dwa wzorce potencjalnych faktur cyklicznych. Pierwszy z dokumentami FS1, FS3, FS5 i drugi z FS2, FS4, FS 6. Ponieważ są dwa różne cykle wystawiania co miesiąc na pierwszy dzień miesiąca i co miesiąc na 20 dzień miesiąca.
Przykład 3:
Kontrahent A co miesiąc pierwszego dnia miesiąca kupuje towar T1 01.03, 01.04 natomiast w maju pierwszy był świętem i pierwszy dzień roboczy wypadł 4.05, więc Kontrahent A kupił towar T1 dopiero czwartego. Mechanizm zakwalifikuje te faktury jako potencjalnie cykliczne, ponieważ tolerancja jest do 4 dni rozbieżności.
Przykład 4:
Kontrahent A 10.01 kupił towary T1 i T2, 10.02 T1 i T2 a 10.03 T1, T2 i T3. W przedstawionym przypadku będzie jeden wzorzec na towary T1i T2, ponieważ zakup jest cykliczny i większość pozycji na dokumentach się zgadza.
Po wykryciu nowych potencjalnych faktur cyklicznych, każdemu operatorowi po wejściu na listę faktur sprzedaży, listę faktur pro forma oraz listę faktur cyklicznych, wyświetli się informacja: Przygotowaliśmy dla Ciebie nowe propozycje faktur cyklicznych.Kliknij tutaj aby je zobaczyć.
Dostęp do listy proponowanych faktur cyklicznych zależy od uprawnień danego operatora. W menu Start/Konfiguracja/Użytkowe/Operatorzy na karcie operatora na zakładce Parametry cd dostępny jest parametr Dostęp do listy propozycji faktur cyklicznych:
zaznaczony– po kliknięciu w informacje o proponowanych fakturach cyklicznych wyświetli się lista z propozycjami faktur cyklicznych.
odznaczony– operator nie ma dostępu do listy proponowanych faktur cyklicznych, po kliknięciu w żółty dymek wyświetli się komunikat: „Jeśli chcesz wyświetlić listę z proponowanymi fakturami cyklicznymi skontaktuj się z Administratorem w celu zaznaczenia dostępu do listy propozycji faktur cyklicznych na karcie operatora.”
Po kliknięciu w komunikat wyświetli się lista zawierająca propozycje faktur cyklicznych. Listę Propozycji faktur cyklicznych można również otworzyć z poziomu zakładki CRM/Faktury cykliczne za pomocą przycisku .
Propozycje faktur cyklicznych.
Lista zbudowana jest z następujących kolumn:
Typ dokumentu – przyjmuje wartość Faktura Pro Forma lub Faktura Sprzedaży
Kontrahent – nazwa kontrahenta, dla którego proponowana jest faktura cykliczna. Jeżeli proponowana faktura cykliczna dotyczy kilku kontrahentów, to wyświetla się nazwa kontrahenta z pierwszej proponowanej faktury + suma pozostałych kontrahentów.
Pozycje faktury – nazwy pozycji towaru/usługi z faktur, jakie zostaną przeniesione na wzorzec.
Przy każdej propozycji znajduje się przycisk plusa, który umożliwia podejrzenie listy faktur, które zostały zakwalifikowane jako potencjalnie cykliczne. Na liście znajdują się kolumny: Numer dokumentu, Nabywca, Odbiorca, Data wystawienia i Data sprzedaży.
Lista obsługiwana jest przez przyciski:
Dodaj fakturę cykliczną – umożliwia utworzenie nowego wzorca faktury cyklicznej;
Zmień – przycisk jest aktywny w przypadku, gdy podświetlona jest faktura zakwalifikowana jako potencjalnie cykliczna. Umożliwia on podgląd tej faktury;
Usuń fakturę cykliczną – umożliwia usunięcie wzorca z listy;
Zamknij okno – umożliwia zamknięcie okna.
Proponowane wzorce można usunąć za pomocą przycisku Usuń fakturę cykliczną. Proces ten jest nieodwracalny i usunięty wzorzec nie będzie się więcej pojawiał na liście Propozycji faktur cyklicznych.
Uwaga
W przypadku gdy operator z uprawnieniami zaloguje się do programu bez modułu CRM lub CRM Plus to po kliknięciu w ikonę Dodaj fakturę cykliczną lub Usuń fakturę cykliczną otrzyma komunikat: Do utworzenia faktury cyklicznej potrzebny jest moduł CRM lub CRM Plus. Chcesz dowiedzieć się więcej na temat tych modułów? Tak/Nie.
Dodawanie nowych wzorców faktur cyklicznych.
Użytkownik zalogowany do programu z uprawnieniami (zaznaczony parametr Dostęp do listy propozycji faktur cyklicznych na karcie Użytkownika) oraz z licencją na moduł CRM lub CRM Plus, może z poziomu listy Propozycji faktur cyklicznych utworzyć nowy wzorzec faktury cyklicznej. W tym celu należy podświetlić wybraną propozycję i kliknąć w ikonę Dodaj fakturę cykliczną. Pojawi się kreator:
KROK 1:
Dodawanie nowego wzorca 1.
Okno składa się z trzech sekcji:
Kod i Nazwa – pola Kod i Nazwa są automatycznie uzupełniane w zależności od rodzaju dokumentu. Podmioty – znajduje się tam lista Kontrahentów utworzona na podstawie faktur zakwalifikowanych jako potencjalnie cykliczne dla danego wzorca. Lista zawiera kolumny: Lp, Kod nabywcy, Nazwa nabywcy, Kod odbiorcy, Nazwa odbiorcy, Obowiązuje od, Obowiązuje do. Obsługiwana jest przez przyciski:
Dodaj –umożliwia dodanie podmiotu. Wybierając pojawia się okno z listą podmiotów , umożliwiające wybór podmiotu z dedykowanej dla niego listy. Program umożliwia seryjne dodanie podmiotów na wzorzec. Przed dodaniem zaznaczonych podmiotów pojawia się okno z możliwością podania okresu obowiązywania umowy.
Usuń– umożliwia usunięcie podmiotu.
Podgląd karty podmiotu – otwiera okno Faktura cykliczna– Edycja danych o podmiocie, w którym można ustalić Odbiorcę, okres obowiązywania umowy oraz Indywidualny opis na fakturze.
Więcej informacji na temat dodawania podmiotów na wzorzec faktury cyklicznej znajduje się tutaj.
Pozycje faktury – lista zawiera towary i usługi, uzupełniona jest na podstawie faktury, która zawiera najwięcej pozycji z pośród wszystkich faktur potencjalnie cyklicznych zakwalifikowanych dla tego wzorca. Lista składa się z kolumn: Lp, Kod, Nazwa, Ilość, Jm, Cena PLN i wartość PLNoraz magazyn (domyślnie ukryta).
Lista obsługiwana jest przez przyciski:
Dodaj pozycję – umożliwia dodanie nowej pozycji
Usuń pozycję – umożliwia usunięcie pozycji
Zmień pozycję – otwiera okno – Pozycja faktury cyklicznej
Pozycja faktury cyklicznej.
Domyślnie ustawiana jest podstawowa jednostka miary oraz cena domyślna z karty danego towaru. Pole magazyn jest aktywne tylko w przypadku pracy z modułem Handel Plus.
Więcej informacji na temat formularza Pozycja faktury cyklicznej znajduje się tutaj.
KROK 2:
Dodawanie nowego wzorca 2.
Cykl fakturowania – domyślnie proponowany jest miesięczny okres fakturowania. Wartość pola Generuj w .. dniu miesiąca pobierana jest z ostatniej faktury potencjalnie cyklicznej zakwalifikowanej do danego wzorca, a cykl generowania ustawiany jest co 1 miesiąc. W polu Data generowania faktur domyślnie ustawiona jest data bieżąca. Więcej informacji na temat cyklu fakturowania znajduje się tutaj. Daty: Data wystawienia i Data sprzedaży domyślnie ustawione są z opcją bieżąca. Więcej informacji na temat daty wystawienia i sprzedaży na fakturze cyklicznej znajduje się tutaj. Inne – zawiera opcje:
Magazyn – domyślnie ustawiony Magazyn główny. W przypadku, gdy operator ma na swojej karcie przypisany magazyn domyślny, proponowany jest magazyn domyślny dla operatora.
Waluta – domyślnie pobierana jest z ostatniej faktury potencjalnie cyklicznej zakwalifikowanej do danego wzorca.
Faktura liczona od – algorytm domyślnie ustawiony jest na podstawie ostatniej faktury potencjalnie cyklicznej zakwalifikowanej do danego wzorca.
Zapisuj fakturę – domyślnie ustawiona jest opcja do bufora.
KROK 3:
Dodawanie nowego wzorca 3.
W tym kroku można ustawić:
schemat numeracji dla generowanych dokumentów;
kategorię, domyślnie ustawione jest pobieranie kategorii z karty kontrahenta;
formę płatności jaka ma się znaleźć na dokumencie, domyślnie ustawione jest żeby forma i termin płatności pobierały się z karty kontrahenta;
można wprowadzić opis jaki ma się znaleźć na fakturze;
Uwaga
Informacje zawarte w polu Indywidualny opis na fakturze znajdującym się na formularzu Faktura cykliczna – Edycja danych o podmiocie maja wyższy priorytet niż inforamcje dodane w polu Opis na fakturze na zakładce [Nagłówek faktury]
dodać atrybuty dokumentu;
Generuj faktury automatycznie- parametr widoczny jest jeżeli w menu Start/Konfiguracja/Firma/ CRM skonfigurowana jest funkcja Automatu faktur cyklicznych. Więcej informacji na temat tej funkcjonalności znajduje się w tutaj.
Po kliknięciu w przycisk nowy wzorzec zostanie dodany na listę Faktur cyklicznych w zakładce CRM.
Więcej informacji na temat funkcji Faktur cyklicznych w programie znajduje się tutaj.
Limit urlopu wypoczynkowego dla pracowników młodocianych
Limit urlopu wypoczynkowego (młodociany) można dodać pracownikowi, który na formularzu danych pracownika w zakładce [3.Etat], w polu ‘Rodzaj zatrudnienia’ ma wybraną jedną z opcji: Młodociany – przyuczenie, Uczeń I roku, Uczeń II roku, Uczeń III roku.
Pracownikowi młodocianemu po przepracowaniu pełnych 6 miesięcy przysługuje 12 dni urlopu. Natomiast po przepracowaniu pełnego roku uzyskuje prawo do kolejnych 26 dni urlopu, czyli łącznie za okres roku ma prawo do 38 dni urlopu. W kolejnych latach zatrudnienia uzyskuje prawo do urlopu z góry z dniem 1.01 w wysokości 26 dni. Wyjątek stanowi osiągnięcie przez pracownika 18 lat ustalane na podstawie daty urodzenia. Jeżeli pracownik w danym roku kalendarzowym kończy 18 lat, ma prawo do urlopu w pomniejszonym wymiarze 20 dni. Obniżony wymiar urlopu (20 dni) będzie naliczany 01.01 w roku ukończenia 18 lat przez pracownika. Z kolei, jeżeli pracownik kończy 18 lat, w okresie, w którym nie nabył prawa do urlopu, pracownikowi przysługuje 12 dni urlopu po przepracowaniu 6 miesięcy, a po roku 26 dni (łącznie 38 dni), a następnie z kolejnym rokiem kalendarzowym (od 01.01.20XX) – 20 dni. Pracownik młodociany, który kończy naukę zawodu u dotychczasowego pracodawcy uzyskuje prawo do urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania zatrudnienia. Dotyczy to tylko kolejnego limitu, który pracownik uzyskuje z góry z dniem 1.01 danego roku (26/20 dni). Natomiast wymiar urlopu, który pracownik osiąga po przepracowaniu 6 miesięcy w liczbie 12 dni i po roku łącznie 38 dni, jest niepodzielny i nie ulega proporcjonalnemu obniżeniu.
Do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu uwzględniany jest staż pracy w danej firmie oraz historia zatrudnienia. Jeśli pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy u poprzedniego pracodawcy i zostało to odnotowane w historii zatrudnienia przysługujący limit urlopu w pierwszym roku zatrudnienia zostanie odpowiednio obniżony. W kolejnych latach także wprowadzona jest kontrola, aby limit nie przekroczył 26 dni.
W celu odnotowania pracownikowi młodocianemu urlopu należy wprowadzić nieobecność Urlop wypoczynkowy (młodociany), która pomniejsza dedykowany limit dla pracowników młodocianych. W przypadku, w którym pracownik nie nabył prawa do urlopu, pracodawca może udzielić pracownikowi młodocianemu urlopu, na zasadach zaliczki. W takim przypadku także należy wykorzystać nieobecność Urlop wypoczynkowy (młodociany). Podczas dodawania nieobecności Urlop wypoczynkowy (młodociany) w tym okresie, pojawi się komunikat: Pracownik nie nabył w tym okresie prawa do urlopu. Czy chcesz udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego? Wybranie opcji TAK skutkuje dodaniem nieobecności oraz pomniejszeniem limitu urlopu o stosowną liczbę dni, gdy już nabędzie do niego prawo. Podczas planowania urlopu przez pracownika młodocianego z poziomu aplikacji Comarch HRM zostanie dodana nieobecność Urlop wypoczynkowy (młodociany) (plan), która po zatwierdzeniu przez kierownika pracownika zostanie zamieniona na Urlop wypoczynkowy (młodociany).
W przypadku, gdy po zakończeniu przygotowania zawodowego pracownik zostanie zatrudniony jako zwykły pracownik w danej firmie (zmiana rodzaju zatrudnienia na Pracownik) okres obowiązywania limitu Urlop wypoczynkowy (młodociany) zostanie zawężony do dnia, kiedy pracownik był pracownikiem młodocianym. Z dniem, kiedy staje się zwykłym pracownikiem należy naliczyć limit Urlop wypoczynkowy. Limit Urlop wypoczynkowy zostanie naliczony za cały rok. Liczba dni tego limitu zostanie pomniejszona o wykorzystany w tym roku Urlop wypoczynkowy (młodociany).
W przypadku niewykorzystania w pełni przysługującego urlopu, pracownik młodociany nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop z dniem ustania zatrudnienia. Podczas naliczenia ostatniej wypłaty etatowej zostanie naliczony składnik Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Na wydruku Świadectwa pracy zostanie wykazana informacja o wykorzystanym urlopie oraz urlopie na żądanie przez pracownika młodocianego.
Funkcje modułów CRM i CRM Plus
Moduły CRM i CRM Plus umożliwiają zautomatyzowanie pracy w programie Comarch ERP Optima. Pracując z tymi modułami można zaplanować wiele procesów które będą wykonywane automatycznie, bez ingerencji użytkownika co ułatwia i przyspiesza codzienną pracę. Korzystając z CRM/ CRM Plus zaplanujesz kanały kontaktu z klientem, przeprowadzisz ewidencję spotkań, wygenerujesz faktury cykliczne i prześlesz je do klientów, przydzielisz zadania pracownikom oraz przeprowadzisz windykację zaległych płatności.
Moduł Comarch ERP Optima CRM umożliwia:
Automatyczne generowanie i wysyłanie faktur wystawianych cyklicznie;
Automatyczne wysyłanie faktur sprzedaży o danej godzinie ;
Tworzenie Ofert Handlowych dla klientów;
Obsługę kontaktów z klientami, ewidencjonowanie spotkań;
Przydzielanie zadań pracownikom, oraz generowanie zadań cyklicznych;
Wyświetlanie informacji i przypomnień o zbilżających się terminach przydzielonych zadań.
Automatyczne lub ręczne przeprowadzenie procesu windykacji należności. Schemat windykacji może składać się z etapów polegających na tworzeniu i wysyłaniu poprzez e-mail ponagleń zapłaty oraz wiadomości informujących o nieuregulowanych należnościach, tworzeniu kontaktów lub zadań CRM dotyczących kontrahentów którzy mają nieuregulowane płatności, blokowaniu sprzedaży;
Tworzenie ankiet, które pozwalającą pracownikom i handlowcom na zbieranie dodatkowych informacji i opinii od kontrahenta. Budowanie wzorcowych wywiadów z kooperantami w zależności od potrzeb użytkowników.
Szczegółowe informacje na temat wymienionych wyżej funkcji modułów CRM/ CRM Plus znajdują się tutaj.
Jak zakupić moduł CRM lub CRM PLUS?
W wersji Comarch ERP Optima Chmura Standard dodatkowe moduły można zamówić po zalogowaniu na konto z uprawnieniami administratora na Platformie WWW .
W wersji stacjonarnej programu Comarch ERP Optima dodatkowe moduły można zakupić:
Ostatnia cena zakupu, rzeczywista cena zakupu, wartość towaru na magazynie
Istotne dla prawidłowej pracy z programem jest zrozumienie, że cena zakupu wyświetlana na formularzu towaru (zakładka [Ogólne], sekcja Ceny) jest jedynie ostatnią ceną, po której towar został zakupiony lub wprowadzony na magazyn.
Należy pamiętać, że rzeczywiste ceny zakupu (w PLN) towaru, który aktualnie jest dostępny na magazynie, znajdują się zawsze na formularzu towaru, na zakładce [Zasoby].
Z kolei wartość wszystkich dostaw towaru (również w PLN), wyliczoną na podstawie rzeczywistych cen zakupu można sprawdzić na formularzu towaru, na zakładce [Zasoby], podsumowując kolumnę Wartość lub na liście zasobów w kolumnie W. zakupu-PLN.
Poniżej opis miejsc w programie wraz ze wskazaniem tego, jak wyliczane są wyświetlane w nich wartości.
Cena zakupu na formularzu towaru, na zakładce [Ogólne] / C. zakupu-PLN na liście zasobów – ostatnia cena zakupu towaru. Jest uzależniona od ceny zakupu na ostatnim dokumencie przychodowym. W zależności od ustawienia w konfiguracji, ostatnią cenę zakupu mogą aktualizować też korekty wartości. Więcej na ten temat w artykule Aktualizacja ostatniej ceny zakupu na podstawie korekty wartości (ceny).
Cena zakupu na formularzu towaru, na zakładce [Zasoby] – wyświetlane są tu ceny, po których wprowadzone zostały dostawy znajdujące się na magazynie w dniu bieżącym. Cena jest wyliczana jako wynik dzielenia wartości dostawy przez ilość, którą ta dostawa wprowadzała, wobec tego cena może ulegać zaokrągleniu.
Cena-PLN na liście zasobów – wartość dla ceny, która została wybrana w filtrze u dołu okna w polu Cena, pobierana z formularza towaru, z zakładki [Ogólne]. Może to być jedna z cen sprzedaży lub też ostatnia cena zakupu (kolumna przyjmie wtedy takie same wartości jak kolumna C. zakupu-PLN).
W przypadku gdy wybrana cena na karcie towaru wprowadzona jest w walucie obcej, dokonywane jest przeliczenie na PLN po aktualnym kursie.
Wartość-PLN na liście zasobów – wyliczana jako wartość z kolumny Cena-PLN x Ilość.
W. zakupu-PLN na liście zasobów – wartość zakupu zawsze wyliczana jest w PLN na podstawie posiadanych zasobów. Jest to suma wartości dostaw znajdujących się na magazynie, na datę ustawioną w filtrze.
Poniżej przykład tego, jak zmienia się ostatnia cena zakupu oraz wartość magazynu, wraz z kolejnymi dostawami i wydaniami towaru. Na zrzutach przedstawiono, jak będzie wyglądała karta towaru na zakładce [Ogólne] oraz [Zasoby], a także jakie wartości będą się wyświetlać na oknie Lista zasobów.
1. Zakładamy kartę towaru o następujących cenach:
Lista zasobów (w filtrze wybrana cena hurtowa 1):
2. Przyjmujemy ten towar w dwóch dostawach:
PZ1 na 1 szt. w cenie 6 PLN. Zmienia się ostatnia cena zakupu na 6 PLN. Wartość towaru na magazynie również wynosi 6 PLN.
Formularz towaru, zakładka [Ogólne]:
Formularz towaru, zakładka [Zasoby]:
Lista zasobów (w filtrze wybrana cena hurtowa 1):
PZ2 na 1 szt. w cenie 9 PLN. Ostatnia cena zakupu zmienia się na 9 PLN. Łączna wartość towarów na magazynie wynosi 15 PLN.
Formularz towaru, zakładka [Ogólne]:
Formularz towaru, zakładka [Zasoby]:
Lista zasobów (w filtrze wybrana cena hurtowa 1):
C. zakupu-PLN = cena z ostatniego PZ, czyli 9 PLN Wartość-PLN = Ilość x Cena-PLN (2 szt. x 7 PLN) W. zakupu-PLN = wartość towaru z PZ1 i PZ2
3. Zdejmujemy towar z magazynu za pomocą WZ na 1 szt. (przy FIFO zdjęta zostanie jedna sztuka z pierwszej dostawy). Wartość magazynu spadnie do 9 PLN (wartość drugiej dostawy).
Formularz towaru, zakładka [Zasoby]:
Lista zasobów (w filtrze wybrana cena hurtowa 1):
Poniższa tabela prezentuje jakie wartości będą przyjmować poszczególne pola w programie w kolejnych etapach.
Po utworzeniu karty cennikowej
Po przyjęciu pierwszej dostawy (PZ1)
Po przyjęciu drugiej dostawy (PZ2)
Po wydaniu jednej sztuki (WZ)
Cena zakupu na formularzu towaru, na zakładce [Ogólne]
/ C. zakupu-PLN na liście zasobów
5 PLN
6 PLN
9 PLN
9 PLN
Cena zakupu na formularzu towaru, na zakładce [Zasoby]
Brak dostaw
6 PLN
6 PLN, 9PLN
9 PLN
Cena-PLN na liście zasobów, przy wybranej cenie 'hurtowa 1' w filtrze
7 PLN
7 PLN
7 PLN
7 PLN
Wartość-PLN na liście zasobów, przy wybranej cenie 'hurtowa 1' w filtrze
0 PLN
7 PLN
14 PLN
7 PLN
W. zakupu-PLN na liście zasobów
0 PLN
6 PLN
15 PLN
9 PLN
W jaki sposób odnotować zleceniobiorcy informację o ubezpieczeniu, gdy przystępuje do niego w trakcie umowy?
W takim przypadku należy w trwającej umowie zawęzić okres obowiązywania do dnia poprzedzającego dzień zgłoszenia do ubezpieczeń poprzez wprowadzenie daty zakończenia umowy i dodać nową umowę od dnia objęcia ubezpieczeniem. W nowej umowie odnotowujemy informację o ubezpieczeniu na zakładce 2.Ubezpieczenie. W umowach należy podać odpowiednią kwotę wynagrodzenia należnego za poszczególne okresy.
Aktualizacje po wydaniu wersji
Aktualizacja w dniu 18.05.2021
1. Deklaracje ZUS. Dostosowano deklaracje ZUS ZUA i ZUS ZZA do nowych wzorów obowiązujących od 16 maja 2021 roku.
Aktualizacja w dniu 10.05.2021
1. Automatyczne aktualizacje. Po zainstalowaniu aktualizacji, gdy jest konwertowana kolejna baza lub tworzona nowa, wówczas przy pierwszym logowaniu do programu pojawiał się komunikat: Na innym stanowisku została zaktualizowana wersja programu lub wymagana jest aktualizacja bazy danych. Wymagane są uprawnienia administratora do tego komputera. Czy wykonać aktualizację? Działanie poprawiono.
Aktualizacja w dniu 29.04.2021
1. Deklaracja CUK-1, dokumenty. W deklaracji CUK-1 na zakładce [Dokumenty] widoczne są tylko te Faktury Sprzedaży oraz korekty do Faktur Sprzedaży, które zostały uwzględnione w wyliczaniu deklaracji i na których podano NIP kontrahenta.
2. Deklaracja CUK-1, wysyłka. Poprawiono wysyłkę deklaracji CUK-1 w przypadku pracy na starszych wersjach MS SQL Server.
3. Księgowość. Deklaracja CIT-8(30). Wprowadzono zmiany w wysyłce deklaracji CIT-8(30) do systemu e-Deklaracje:
Dostosowano wysyłkę deklaracji CIT-8(30) do nowego wzoru dokumentu elektronicznego opublikowanego 23.04.2021 roku.
Wraz z deklaracją CIT-8(30) wysyłano załącznik CIT/WZ w wersji 1 a powinien być wysyłany w wersji 2. Działanie poprawiono.
Kwoty z pól 23, 24 i 36 z załącznika CIT/IP(3) w wysyłanym pliku XML były zaokrąglone do pełnych złotych. Działanie poprawiono.
Aktualizacja w dniu 18.05.2021
1. Deklaracje ZUS. Dostosowano deklaracje ZUS ZUA i ZUS ZZA do nowych wzorów obowiązujących od 16 maja 2021 r.
Informacje o firmie – Serwis
Sekcja Informacje o firmie to dashboard Comarch ERP Optima zawierający przygotowane analizy dotyczące różnych modułów. Po kliknięciu ikony Informacje o firmie otwiera się okno Informacje o firmie podzielone na zakładki związane określonymi modułami.
Na górze okna znajduje się nazwa firmy której dotyczą informacje oraz data i godzina ostatniego zaczytania danych. Dane prezentowane są na dzień zgodny z ustawieniem daty bieżącej w programie (Narzędzia / Data bieżąca). Ikona służy do odświeżenia danych.
Jeżeli w menu Widok zaznaczona jest opcja Pokaż informacje o firmie, okno Informacje o firmie jest automatycznie otwierane po zalogowaniu określonego operatora.
Dla modułu Comarch ERP OptimaSerwis istnieją dwie analizy:
Zlecenia serwisowe operatora zaległe,
Zlecenia serwisowe operatora na dzisiaj.
Jeżeli operator ma prawo do pracy z modułem Comarch ERP OptimaSerwis i zaznaczono dla niego dostęp do przynajmniej jednej analizy związanej z tym modułem – w OIB pojawia się zarówno grupa Serwis (na zakładce [Ogólne]) jak i konkretna zakładka związana z modułem – Serwis.
Zadaniem okna Informacji bieżących jest przedstawienie informacji aktualnych na chwilę (dzień) wywoływania raportu, czyli po uruchomieniu okna informacji bieżących. Dane są wyświetlane na dzień zgodny z datą bieżącą programu ustawioną w menu Narzędzia/Data bieżąca.
Raport (informacje) wywoływany jest po przejściu do menu Start/ Informacje o firmie.
Na liście wyświetlamy „elementy” zlecenia, czyli konkretne czynności do wykonania. Jeżeli zdarzy się sytuacja, że w jednym zleceniu serwisowym jest wiele czynności (zaległych/ na dzisiaj) do wykonania dla danego operatora, wówczas każda czynność wyświetlana jest w Informacjach bieżących odrębnie. Zlecenia serwisowe operatora zaległe – W zestawieniu wyświetlane są czynności do wykonania dla danego operatora (aktualnie zalogowanego), których termin realizacji minął. Zadania zaległe obejmują tylko czynności z zaznaczonym sposobem realizacji wg terminu. Zlecenia serwisowe operatora na dzisiaj – W zestawieniu wyświetlane są czynności do wykonania dla danego operatora (aktualnie zalogowanego), dla których termin realizacji jest zgodny z data bieżącą, które nie mają statusu zrealizowane oraz te, które w opcji Realizacja mają wybrane: niezależna lub po wykonaniu poprzedniej (gdy faktycznie poprzednia czynność została wykonana).
Dostęp do danej sekcji (raportu zależny jest od modułów, na które zalogował się operator oraz ustawień dostępu do informacji, określanych na karcie danego operatora (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Informacje].
Przy każdej z analiz dostępny jest przycisk Pokaż, po kliknięciu którego otwierane jest okno programu z odpowiednio odfiltrowanymi danymi.
Jeżeli w menu Widok zaznaczona jest opcja Pokaż informacje o firmie, okno Informacje o firmie jest automatycznie otwierane po zalogowaniu określonego operatora.
Informacje o firmie – CRM
Sekcja Informacje o firmie to dashboard Comarch ERP Optima zawierający przygotowane analizy dotyczące różnych modułów. Po kliknięciu ikony Informacje o firmie otwiera się okno Informacje o firmie podzielone na zakładki związane określonymi modułami.
Na górze okna znajduje się nazwa firmy której dotyczą informacje oraz data i godzina ostatniego zaczytania danych. Dane prezentowane są na dzień zgodny z ustawieniem daty bieżącej w programie (Narzędzia / Data bieżąca). Ikona służy do odświeżenia danych.
Dla każdego użytkownika możemy zdefiniować indywidualny zestaw raportów, jaki będzie z nim związany. Szczegóły tutaj.
Informacje o firmie dla CRM :
Faktury cykliczne na dzisiaj – zestawienie uwzględnia wzorce faktur cyklicznych, dla których w dniu dzisiejszym powinny być wygenerowane faktury. W oknie Informacji bieżących pojawią się tylko te wzorce Faktur cyklicznych, których data kolejnego generowania jest zgodna z datą bieżącą.
Zadania na dzisiaj – zestawienie uwzględnia niezamknięte zadania wszystkich operatorów, których termin od – do zawiera datę równą dacie bieżącej.
Zadania na jutro – zestawienie uwzględnia niezamknięte zadania wszystkich operatorów, których termin od – do zawiera datę o 1 dzień większą od daty bieżącej.
Zadania operatora na dzisiaj – zestawienie uwzględnia niezamknięte zadania zalogowanego operatora, których termin od – do zawiera datę równą dacie bieżącej.
Zadania operatora na jutro – zestawienie uwzględnia niezamknięte zadania zalogowanego operatora, których termin od – do zawiera datę o 1 dzień większą od daty bieżącej.
Zadania operatora zaległe – zestawienie uwzględnia niezamknięte zadania operatora, których termin do zawiera datę mniejszą niż data bieżąca.
Zadania zaległe – zestawienie uwzględnia niezamknięte zadania wszystkich operatorów, których termin do zawiera datę mniejszą niż data bieżąca.
Dostęp do danej sekcji (raportu zależny jest od modułów, na które zalogował się operator oraz ustawień dostępu do informacji, określanych na karcie danego operatora (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Informacje].
Przy każdej z analiz dostępny jest przycisk Pokaż, po kliknięciu którego otwierane jest okno programu z odpowiednio odfiltrowanymi danymi.
Jeżeli w menu Widok zaznaczona jest opcja Pokaż informacje o firmie, okno Informacje o firmie jest automatycznie otwierane po zalogowaniu określonego operatora.