Funkcja umożliwia automatyczne wysyłanie pocztą mailową faktur sprzedaży, które zostały dodane w programie oraz nie zostały wcześniej wysłane za pomocą skrzynki pocztowej skonfigurowanej w module CRM lub CRM Plus. Automat pomija te dokumenty, które na liście faktur sprzedaży mają uzupełnioną datę w kolumnie Data utworzenia maila. Zadanie wysyłki faktur można zaplanować na określoną godzinę danego dnia lub kilka razy dziennie w określonych odstępach czasu.

Konfiguracja Automatycznej wysyłki faktur

Ustawienia dotyczące Automatycznej wysyłki Faktur znajdują się w Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Automat wysyłki faktur.
Przed uruchomieniem automatycznej wysyłki faktur pocztą e-mail należy skonfigurować konto e-mail w konfiguracji Programu/CRM/ Konta e-mail oraz w przypadku programu w wersji stacjonarnej usługę Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z poziomu Konfiguracji Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry. Opis konfiguracji usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych znajduje się tutaj.

Automat włączamy poprzez zaznaczenie parametru Automatyczne wysyłanie faktur pocztą e-mail, a następnie konfigurujemy pozostałe ustawienia:

Operator – operator, w imieniu którego automatyczne będą generowane wiadomości mailowe z wydrukami faktur.

Hasło – należy podać hasło operatora do Comarch ERP Optima (jeśli zostało ustalone).

Konto e-mail – należy wskazać konto e-mail, z którego mają być generowane automatyczne wiadomości e-mail. Na liście wyboru wyświetlane są wszystkie aktywne konta e-mail zdefiniowane w menu Start/Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail, do których ma dostęp operator wskazany powyżej.

Szablon e-mail – należy wybrać szablon e-mail z listy szablonów mailowych zdefiniowanych dla formularza Faktury sprzedaży, domyślnie ustawiony jest predefiniowany szablon Faktura dla klienta.

Realizacja wysyłki e-mail:

Wysyłaj dokumenty:

Wysyłaj wg. daty – parametr wskazuje wg. której daty na dokumencie mają być wysyłane dokumenty, dostępne opcje: sprzedaży, wystawienia.

Od daty – w tym polu ustawiamy datę od której dokumenty mają być wysyłane, wszystkie faktury sprzedaży wystawione z tą lub późniejszą datą, oraz spełniające powyższe ustawienia, zostaną wysłane przy najbliższym zaplanowanym wykonywaniu zadania. W momencie zaznaczenia parametru Automatyczne wysyłanie faktur pocztą e-mail domyślnie ustawia się data bieżąca.

Załączniki do wiadomości: 

W przypadku wybrania opcji nie wysyłaj załącznika, wysyłane maile będą zawierać wyłącznie informację zawarte w szablonie wiadomości.

Harmonogram:

Przycisk wywołuje listę logów z operacji wykonywanych przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z włączonym filtrowaniem Automatycznej wysyłki faktur.

Karta kontrahenta

Aby faktury dla danego kontrahenta były wysyłane drogą elektroniczną należy na karcie kontrahenta w zakładce Zgody, zaznaczyć parametr Zgoda na automatyczną wysyłkę faktur drogą elektroniczną.
Podczas automatycznej wysyłki faktur, program sprawdza czy kontrahent wybrany na dokumencie jako Nabywca ma na swojej karcie zaznaczoną zgodę na wysyłkę.

Na liście kontrahentów pod ikoną dostępna jest operacja seryjna Zaznacz/ odznacz parametr Zgoda na automatyczną wysyłkę faktur. Funkcja działa dla zaznaczonych na liście kontrahentów i pozwala seryjnie zaznaczyć lub odznaczyć parametr na karcie kontrahenta.

Powiadomienia dotyczące automatycznej wysyłki faktur

W przypadku gdy w programie skonfigurowany jest Automat wysyłki faktur, i jednocześnie wysyłamy ręcznie faktury do danego kontrahenta, który na karcie ma odznaczony parametr Zgoda na Automatyczne wysyłanie faktur drogą elektroniczną, to przy 3-ciej takiej wysyłce pojawia się komunikat:

Faktury mogą być wysyłane automatycznie do kontrahentów.
Czy chcesz zaznaczyć parametr „Zgoda na automatyczne wysyłanie faktur drogą elektroniczną” na karcie tego kontrahenta?

Po wybraniu opcji Tak, na karcie kontrahenta automatycznie zaznaczy się parametr dotyczący zgodny na automatyczne wysyłanie faktur droga mailową. I od tej pory dla tego kontrahenta wysyłka będzie realizowana automatem.

W sytuacji gdy w module CRM lub CRM Plus wysyłamy ręcznie faktury do klientów i Automat wysyłki faktur nie jest skonfigurowany, to po wysłaniu pięciu faktur pojawi się komunikat:

Czy wiesz, że faktury mogą być wysyłane automatycznie?
Wysyłka faktur o wybranych porach jest możliwa do ustawienia w konfiguracji programu.
Czy chcesz skonfigurować teraz automat wysyłki faktur?

Po wybraniu opcji Tak otworzy się okno konfiguracji Automatu wysyłki faktur.

Szablon wiadomości email dla automatycznej wysyłki faktur

Z poziomu Formularza faktury sprzedaży dostępny jest predefiniowany szablon wiadomości e-mail Faktura dla klienta. W szablonie wykorzystane są makra: {eNumer} – Numer dokumentu, {eTermin} – Termin płatności i {eDoZaplaty} – kwota dokumentu.

Standardowo szablon jest nieedytowalny, natomiast można go skopiować za pomocą kombinacji klawiszy <CTRL+INS> i zmodyfikować jako szablon użytkownika.

Podczas wysyłania wiadomości, jeżeli na szablonie uzupełnione są pola DO, DW, UDW wówczas adres DO, DW, UDW z szablonu zostanie wczytany na formularz wiadomości. W przypadku gdy pola DO, DW, UDW nie są uzupełnione to adres e-mail automatycznie pobierany jest z karty podmiotu oraz z formularza dokumentu z zakładki Kontrahent z pola Email. Daje to możliwość personalizowania szablonów i umieszczania w treści maila makr.

Więcej informacji na temat konfiguracji szablonów e-mail w programie znajduje się tutaj.

Comarch Moje BR to aplikacja do fakturowania i komunikacji z Biurem Rachunkowym. Przeznaczona jest dla najmniejszych firm potrzebujących mobilnego narzędzia do fakturowania i wprowadzania dokumentów kosztowych. Aplikacja dostępna jest na system Android i iOS.

Po zainstalowaniu należy na ekranie startowym wybrać opcję Utwórz konto. W kolejnym kroku należy podać adres e-mail, na który Użytkownik będzie później logował się do aplikacji. Na podany adres zostanie wysłane powiadomienie o konieczności nadania hasła. Po wykonaniu tych kroków Użytkownik może już zalogować się do aplikacji Comarch Moje BR.

Podczas pierwszego logowania niezbędne jest podanie nr NIP oraz akceptacja zgód wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych (RODO).

W kolejnym kroku Biuro Rachunkowe uruchamia internetową wymianę dokumentów w Comarch ERP Optima. Więcej informacji – zobacz tutaj.

Aby uruchomić wymianę danych w aplikacji, należy zaakceptować komunikat o konieczności potwierdzenia współpracy z Biurem Rachunkowym.

Od tego momentu można w pełni korzystać z Comarch Moje BR: wystawiać dokumenty sprzedażowe, dodawać dokumenty kosztowe, wysyłać dane do Biura Rachunkowego i odbierać informacje o podatkach i innych opłatach.

Więcej informacji o aplikacji Comarch Moje BR tutaj.

Na przykładzie wydruku Wzór standard (Faktura VAT (GenRap)) należy wykonać następujące kroki:

Od wersji 2021.0.1 dla Faktur Sprzedaży, Faktur Zaliczkowych oraz dla korekt tych dokumentów dodano wydruk EKO o nazwie Z kodami JPK_V7. Na wydruku tym widoczna jest sekcja: Kody JPK_V7 potrzebne do wprowadzenia dokumentu do rejestru VAT sprzedaży. Kody JPK_V7 są pobierane na wydruk z formularza dokumentu, z zakładki [Atrybuty/ JPK]. Wydruk jest też dostępny jako seryjny z poziomu listy Faktur Sprzedaży.

W celu poprawnego wykazywania dokumentów VAT marża, faktura sprzedaży w tej procedurze musi mieć uzupełniony kod MR_UZ lub MR_T. Kwoty w stawce NP z takich dokumentów wykazywane są w tagu SprzedazVAT_Marza w pliku JPK_V7 – bez względu na to, czy z takim dokumentem zwykłym istnieje powiązany dokument wewnętrzny sprzedaży rozliczenia marży. Rozliczenie marży jednostkowej, czyli wygenerowany w programie powiązany dokument wewnętrzny nie powinien mieć oznaczenia WEW. Jeśli natomiast wprowadzane jest zbiorcze rozliczenie marży jako zbiorczy dokument wewnętrzny, wówczas taki dokument powinien już posiadać kod WEW.

Dokument rozliczenia marży na kwotę ujemną z kodem MR_UZ lub MR_T (dokument wewnętrzny mający zerową kwotę VAT i ujemną kwotę brutto w stawce opodatkowanej) nie jest uwzględniany przy liczeniu części deklaracyjnej. Wykazywany jest wyłącznie w części ewidencyjnej.

Dokument zakupu związanego ze sprzedażą opodatkowaną na zasadach marży powinien zostać wprowadzony do Rejestru VAT zakupu ze znacznikiem technicznym ZakupVAT_Marza. Powinien mieć zaznaczony parametr Rozliczać w VAT i wskazany odpowiedni okres, jak również pozycję ze stawką NP z uzupełnioną kwotą brutto dotyczącą zakupu w tej procedurze. Wówczas w pliku JPK_V7 taki dokument wykazywany jest w części ewidencyjnej po stronie zakupu. Znajdują się na nim dane kontrahenta z dokumentu, wraz z jego numerem NIP, numer dokumentu oraz kwota brutto oznaczona jako ZakupVAT_Marza. Taki dokument nie jest uwzględniany przy wyliczaniu kwot na części deklaracyjnej pliku JPK_V7.

W przypadku metody kasowej nie ma znaczenia fakt rozliczenia wprowadzonego w Rejestrze VAT zakupu dokumentu ze znacznikiem ZakupVAT_Marza. Jeżeli parametr Rozliczać w VAT jest zaznaczony, dokument taki jest wykazywany w pliku JPK_V7 wg domyślnej daty obowiązku podatkowego jak przy metodzie zwykłej.

Paragon z NIP w kwocie brutto do 450zł (faktura uproszczona) może być ewidencjonowany w pliku JPK_V7 poprzez uwzględnienie go w zbiorczym raporcie fiskalnym (powinien znajdować się na nim kod RO).

W programie Comarch ERP Optima na wprowadzonych paragonach w module Handel/ Faktury automatycznie dodawany jest kod RO. Znajduje się on również na dokumentach przeniesionych do Rejestru VAT, zarówno w przypadku pojedynczego jak i zbiorczego przenoszenia paragonów. Z racji tego, że nie ma oficjalnych wytycznych Ministerstwa Finansów w tej sprawie, Użytkownik może za pomocą operacji seryjnej Usuń kody JPK_V7 usunąć z wybranych dokumentów kod RO jeżeli uważa, że na tych dokumentach nie powinien się on znajdować.

W przypadku zaczytywania dokumentów do rejestru VAT za pomocą Comarch OCR, kody JPK pobierane są z karty kontrahenta, a od wersji programu 2021.0.1. jeżeli kontrahent będzie miał przypisaną domyślną kategorię – również z kategorii (za wyjątkiem kodów towarowych GTU w przypadku rejestru VAT zakupu). Jeżeli na skanie faktury widoczne są kody JPK, są one dodawane na dokument w przypadku zaczytywania do Rejestru sprzedaży VAT.

W przypadku importu dokumentów za pomocą pracy rozproszonej (jak również od wersji 2021.0.1 z pliku vat_r.txt) kody JPK pobierane są tylko i wyłącznie z importowanego pliku. Nie są przenoszone na importowany dokument kody JPK z karty kontrahenta, z kategorii ani inne wynikające z typów dokumentów.

Pojedyncze dokumenty wewnętrzne wygenerowane automatycznie w programie, mające powiązanie z dokumentem z Rejestru VAT zakupu/sprzedaży, nie są oznaczane kodem WEW.

Podczas generowania z poziomu Rejestru VAT sprzedaży zbiorczego dokumentu wewnętrznego zakupu dla transakcji krajowych, w przypadku uzupełnienia na przynajmniej jednym z dokumentów wewnętrznych sprzedaży typu dokumentu WEW, na dokument wewnętrzny zakupu dodawany jest typ dokumentu WEW.

W przypadku ręcznie dodawanych dokumentów wewnętrznych, niepowiązanych z dokumentem z Rejestru VAT zakupu/sprzedaży, automatycznie dodawany jest typ dokumentu o kodzie WEW. Usunięcie kodu WEW nie powoduje odznaczenia parametru Dokument wewnętrzny.