Formularz wzorca zlecenia cyklicznego

Uwaga

Wzorce zleceń cyklicznych mogą być tworzone tylko w walucie systemowej PLN.

Formularz wzorca zlecenia cyklicznego składa się z następujących zakładek:

[Ogólne] – zawiera wszystkie informacje ogólne dotyczące zlecenia cyklicznego .
[Kontrahent] – zawiera dane Kontrahenta i Odbiorcy.
[Czynności] – zawiera wszystkie informacje o czynnościach, które należy wykonać w ramach zlecenia cyklicznego.
[Części] – zawiera informacje o wykorzystywanych częściach w trakcie realizacji zlecenia cyklicznego.
[Atrybuty] – zawiera informacje o atrybutach zlecenia cyklicznego. Za pomocą Atrybutów można wpisać charakterystyczne cechy zlecenia cyklicznego (numer seryjny, dane techniczne samochodu itp.).
[Dokumenty] – wyświetla wszystkie powiązane zlecenia serwisowe, utworzone z tego wzorca w sposób ręczny lub automatyczny.
[Zlecenia automatyczne] – zakładka widoczna po uruchomieniu Automatu Zleceń Cyklicznych (Konfiguracja Firmy/ Serwis/ Automat zleceń cyklicznych). Zawiera informacje o tym czy i na jaki adres e-mail/numer telefonu klienta będą wysyłane automatyczne powiadomienia o utworzonym zleceniu.

Nowy formularz wzorca zlecenia cyklicznego można dodać z poziomu Listy wzorców zleceń cyklicznych lub poprzez funkcję – Dodaj wzorzec zlecenia cyklicznego z poziomu Formularza urządzenia.

Formularz jest obsługiwany przez standardowe przyciski, które szczegółowo zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

– Zapisz zmiany,

– Anuluj zmiany.

Na Formularzu wzorca znajduje się dodatkowo przycisk:

– Generuj zlecenie, który służy do tworzenia zlecenia serwisowego na podstawie wzorca.

Formularz wzorca zlecenia cyklicznego – zakładka Zlecenia automatyczne

Zakładka widoczna jest po skonfigurowaniu Automatu zleceń cyklicznych.

Wzorzec Zlecenia Cyklicznego – zakładka Zlecenia automatyczne

Jeżeli użytkownik zaznaczy parametr Generuj zlecenia automatyczne, wówczas zlecenie zostanie wygenerowane po uruchomieniu się Automatu w dniu, jaki jest podany na Wzorcu Zlecenia na zakładce [Ogólne] w polu Data kolejnego zlecenia.

Po zaznaczeniu parametru Generuj zlecenia automatyczne użytkownik będzie miał możliwość wyboru, w jaki sposób klient zostanie powiadomiony o planowanym dla niego zleceniu serwisowym. Po zaznaczeniu wiadomości e-mail i/lub SMS, należy wskazać szablon, jaki będzie stosowany dla tych powiadomień oraz podać adres e-mail i/lub numer telefonu, na jaki zostanie wysłane powiadomienie. Adres oraz telefon jest wczytywany automatycznie na podstawie danych Kontrahenta, Odbiorcy i Osoby zlecającej, wprowadzonych na zakładce [Ogólne]. Użytkownik może wybrać inne dane wskazując je z rozwijanej listy lub wpisać je ręcznie.

W przypadku zmiany Kontrahenta na zakładce [Ogólne], dane kontaktowe na zakładce [Zlecenia automatyczne] zostaną zaktualizowane.

Po wygenerowaniu Zlecenia pole Data kolejnego zlecenia zostanie zaktualizowane.

Formularz wzorca zlecenia cyklicznego – zakładka Dokumenty

Wyświetla listę wszystkich powiązanych zleceń utworzonych ręcznie lub automatycznie do danego wzorca.

Formularz wzorca zlecenia cyklicznego – zakładka Atrybuty

W programie istnieje możliwość dodatkowego opisywania zleceń cyklicznych za pomocą atrybutów (dokumentu lub kontrahenta). Lista atrybutów jest dostępna w programie na zakładce Ogólne/ Atrybuty.

Na zakładce [Atrybuty] wyświetlana jest lista atrybutów przypisanych do zlecenia cyklicznego. Na liście są dwie kolumny: Kod i Wartość.

Lista obsługiwana jest przez przyciski:

– Dodaj – umożliwi dodanie atrybutu dla dokumentu.

– Otwórz – edycja szczegółów o atrybucie. Przycisk nie jest dostępny, jeśli lista atrybutów jest pusta.

– Usuń – powoduje usunięcie atrybutu. Przycisk nie jest dostępny, jeśli lista atrybutów jest pusta.

Dopisywanie atrybutów na zlecenie cykliczne jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj (klawisz <INSERT>) lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj. Jeśli kursor znajduje się w polu Atrybut – można go wpisać z klawiatury lub wybrać z listy atrybutów, która pojawi się na ekranie po naciśnięciu myszką przycisku Atrybut. Na wyświetlonej liście atrybutów znajdują się dwie zakładki: [Atrybuty dokumentu] oraz [Kontrahenta]. Atrybuty można wcześniej zdefiniować na zakładce Ogólne/ Atrybuty lub dopisać z tego poziomu. Po wybraniu atrybutu na zlecenie cykliczne przyciskiem albo klawiszem <ENTER> pojawi się kod atrybutu, nazwa, format (tekst/ liczba/ lista/ data) oraz pole wartość, gdzie użytkownik może określić wartość atrybutu.

Wprowadzone na zakładce atrybuty wraz z przypisanymi wartościami będą przenoszone na Zlecenia serwisowe powstałe na podstawie wzorca.

Okno Części dla wzorca zlecenia cyklicznego

Dopisywanie nowych części jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj (klawisz <INSERT>) lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj. Ponadto z poziomu Tabeli Czynności możliwe jest również ich kopiowanie za pomocą skrótu klawiszowego <CTRL+INSERT>.

Wzorzec zlecenia cyklicznego – zakładka Części

Wszystkie informacje ujęte na oknie Części będą przenoszone na zlecenie serwisowe wygenerowane na podstawie wzorca.

Dodając część można posłużyć się listą towarów z Cennika.

Po wybraniu towaru na wzorzec przyciskiem albo klawiszem <ENTER> pojawi się kod towaru oraz jego nazwa. Podgląd pełnej karty cennikowej (bez możliwości edycji), jest możliwy po naciśnięciu przycisku obok pola z nazwą towaru.

Kategoria – domyślnie podpowiada się kategoria sprzedaży z karty cennikowej towaru. Użytkownik ma możliwość zmiany kategorii.

Magazyn – domyślny magazyn części.

Serwisant – operator lub pracownik, który jest domyślnym serwisantem dla dodawanej części.

Panel Wycena zawiera:

Ilość – domyślnie proponowana jest zawsze 1 jednostka towaru. Ilość można zmienić wpisując odpowiednią wartość z klawiatury lub też przy pomocy strzałek znajdujących się obok pola.
J.m. – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Ilość można podać również w jednostkach pomocniczych. Wybór jednostki pomocniczej automatycznie przeliczy cenę (opcja cena stała) zgodnie z przelicznikiem zdefiniowanym na karcie towaru.
Cena– użytkownik może wybrać jedną z dwóch opcji:
- Stała – Po wybraniu tej opcji pojawiają się dodatkowe pola Cena netto, Cena brutto, a także Wartość netto oraz Wartość brutto. Ceny te można edytować. Pola Wartość netto i brutto wyliczane są jako iloczyn ilości i ceny oraz nie podlegają edycji. W przypadku opcji Cena stała na zlecenie cykliczne powstałe na podstawie danego wzorca zostaną przeniesione dokładnie takie ceny jakie ustalono na wzorcu.
- Kontrahenta – (domyślnie zaznaczona) – cena ta jest pobierana dopiero w chwili tworzenia zlecenia na podstawie wzorca. Jest to cena zależna od warunków handlowych kontrahenta (aktualnych w chwili tworzenia zlecenia).

W górnej części formularza znajduje się parametr Uwzględniaj na FA/ PA. Użytkownik może wskazać, które czynności mają być uwzględnione jako pozycja na Fakturze Sprzedaży/ Paragonie, a które pozostają kosztem serwisowym. Domyślne ustawienia parametru można zdefiniować w Konfiguracji firmy/ Serwis/ Parametry w panelu Pobieraj ustawienia domyślne o fakturowaniu.

Na zakładkę [Atrybuty] będą przenoszone odpowiednio atrybuty z formularza towaru wybranego na zakładce [Ogólne]. Zasady dotyczące obsługi atrybutów części opisano TUTAJ.

Formularz wzorca zlecenia cyklicznego – zakładka Części

Z poziomu zakładki [Części] istnieje możliwość pobierania części potrzebnych do realizacji zlecenia cyklicznego.

Na liście części znajdują się domyślnie następujące kolumny: Lp., Nazwa czynności, Fakturować (Tak/ Nie), Ilość. Dodatkowo pod prawym przyciskiem myszy (będąc ustawionym na nazwie kolumny) można wybrać opcję Wybór kolumn. Użytkownik może wyświetlić takie kolumny jak: Cena brutto, Cena netto, Wartość brutto, Wartość netto.

Dla części z opcją Cena kontrahenta w kolumnach tych wartości nie są wyświetlane.

Jeśli w Konfiguracji/ Firma/ Serwis/ Parametry jest zaznaczone zbiorcze fakturowanie czynności na wzorcu zlecenia pod tabelą z czynnościami pojawi się sekcja:

Jeśli w konfiguracji zaznaczono parametr Ustaw domyślnie to parametr Zbiorcze fakturowanie czynności zostanie automatycznie zaznaczony. Wartość w polu Cennik również pobierana jest z konfiguracji (z możliwością zmiany).

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski, szczegółowo opisane w rozdziale Standardy w programie:

– Dodaj,

– Otwórz,

– Usuń.

Dotyczy wersji: 2019.0.1

Po dodaniu części na listę możliwa jest zmiana kolejności pozycji na liście za pomocą metody „przeciągnij i upuść”.

Skrzynka operatora

Skrzynka operatora to miejsce, gdzie zebrane są informacje o etapach, które powinien wykonać dany operator. Zawiera informacje o bieżących etapach, czyli tych, które są aktualnie w realizacji. W skrzynce nie ma informacji o etapach, które zostały już wykonane przez operatora oraz dopiero będą wykonywane w przyszłości w ramach realizacji procesu. Użytkownik ma możliwość odświeżania widoku skrzynki operatora za pomocą klawisza <F5>.

Z poziomu skrzynki operator ma możliwość podejrzenia:

Formularz etapu – pozwala podejrzeć formularz etapu (głównego lub powiązanego) w tabeli Etapy bieżące. po podniesieniu formularza operator może zaznaczyć go jako wykonany lub przekazać dokument do kolejnego etapu.

Formularz dokumentu – pozwala podejrzeć formularz dokumentu. Formularz wyświetlany jest w trybie „do odczytu” (operator nie ma możliwości wprowadzania zmian).

Informacje o etapach „do wykonania” są widoczne w tabeli Etapy bieżące. Lista etapów do zrealizowania przez danego operatora może być filtrowana:

Za okres – etapy mogą być filtrowane wg wskazanego terminu wykonania. Istnieje możliwość zawężania okresu wg następujących zasad:

Jeśli podana jest data od i do – wykazywane są wszystkie etapy bez określonego terminu realizacji oraz te, dla których termin zawiera się w podanym okresie.
Jeśli data od i do są puste – wykazywane są wszystkie etapy: zarówno bez wskazanego terminu, jak i te z terminem (bez względu na datę realizacji).
Jeśli data od jest pusta, natomiast data do wybrana – wykazywane są wszystkie etapy bez określonego terminu oraz te, których termin jest mniejszy lub równy wybranej dacie.
Jeśli data od jest wybrana, natomiast data do pusta – wykazywane są wszystkie etapy bez określonego terminu oraz te, których termin jest większy lub równy wybranej dacie.

Istnieje możliwość wyłączenia filtrowania po zakresie dat jeśli odznaczymy check, znajdujący się przed zakresem dat wówczas wykazywane są wszystkie etapy.

Do wykonania – etapy są filtrowane w zależności od stanu „zaawansowania” prac i terminów:

wszystkie – wszystkie aktualne etapy, które operator powinien wykonać,
aktualne – etapy, które obecnie może wykonać w terminie: termin wykonania nie minął oraz wszystkie etapy powiązane obowiązkowe zostały wykonane,
oczekujące – etapy główne, do których istnieją obowiązkowe etapy powiązane niewykonane (Operator w związku tym nie może wykonać swojego etapu i przekazać dokumentu dalej),
przeterminowane – wszystkie etapy główne i powiązane z określonym terminem wykonania, gdzie termin już minął.

Dodatkowo w skrzynce operator znajdzie informację o tym, jak przebiegają procesy obiegu dokumentów, dla których jest opiekunem (wskazany w polu Operator na zakładce [Ogólnej] dokumentu).

Dokumenty operatora: Procesy aktywne – w tabeli znajduje się informacja o wszystkich dokumentach, gdzie operator jest opiekunem i trwa jeszcze obsługa procesu (procesy nie są zakończone). W tabeli, oprócz numeru dokumentu, czy daty jego wprowadzenia do systemu, znajduje się informacja, na jakim etapie jest proces (kolumna Etap) oraz jaki operator go wykonuje (kolumna Operator). Widoczne są też kolumny: Status, Nr obcy, Opis. Istnieje też możliwość dodania dodatkowych kolumn: Data dokumentu, Katalog, Kontrahent, Nazwa katalogu, Nazwa kontrahenta, Opiekun, Rodzaj dokumentu za pomocą opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy).

Uwaga

W tabeli wykazywany jest tylko etap główny procesu. Jeśli z danym etapem skojarzone są etapy powiązane – nie będą widoczne w tej tabeli (Operator może je podejrzeć z poziomu formularza dokumentu).

Dokumenty operatora: Etapy przeterminowane – w tabeli znajduje się informacja o dokumentach, gdzie operator jest opiekunem, natomiast obsługa procesu przekracza określone terminy wykonania. W tabeli znajdą się wszystkie dokumenty, gdzie dla bieżącego etapu (głównego lub powiązanego) określony został termin wykonania, termin minął, natomiast etap nadal nie został wykonany. Oprócz numeru dokumentu w tabeli znajduje się informacja o etapie, który jest przeterminowany (kolumna Etap), terminie wykonania (Termin) oraz operatorze, który etap powinien wykonać (kolumna Operator). Widoczne są też kolumny Status, Nr obcy, Opis. Istnieje też możliwość dodania dodatkowych kolumn: Data dokumentu, Katalog, Kontrahent, Nazwa katalogu, Nazwa kontrahenta, Opiekun, Rodzaj dokumentu za pomocą opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy).

W sytuacji kiedy zwinięte są tabele: Dokumenty operatora: etapy przeterminowane i Dokumenty operatora: procesy aktywne możliwie jest wyświetlenie tabeli z etapami bieżącymi na całym oknie. Analogiczne działanie dla tabel: Dokumenty operatora: etapy przeterminowane i Dokumenty operatora: procesy aktywne, gdy zwinięta jest tabela z etapami bieżącymi.

Okno Czynności dla wzorca zlecenia cyklicznego

Dopisywanie nowych czynności jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj (klawisz <INSERT>) lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj. Ponadto z poziomu Tabeli Czynności możliwe jest również ich kopiowanie za pomocą skrótu klawiszowego <CTRL+INSERT>.

Wzorzec zlecenia cyklicznego – okno Czynności

Wszystkie informacje ujęte na oknie Czynności będą przenoszone na zlecenie serwisowe wygenerowane na podstawie wzorca.

Dodając czynność można posłużyć się listą usług z Cennika.

Po wybraniu usługi na zlecenie przyciskiem albo klawiszem <ENTER> pojawi się kod usługi nazwa. Podgląd pełnej karty cennikowej (bez możliwości edycji), jest możliwy po naciśnięciu przycisku obok pola z nazwą usługi.

W oknie Czynności można wpisać usługi, które nie mają odpowiednika w cenniku. Należy wtedy uzupełnić tylko pole Nazwa bez podawania kodu. Dla czynności wpisanych „ręcznie” nie jest aktywny przycisk do podglądu karty towaru.

Kategoria – domyślnie podpowiada się kategoria sprzedaży z karty cennikowej usługi. Użytkownik ma możliwość zmiany kategorii.
Serwisant – operator lub pracownik, który jest domyślnym serwisantem dla dodawanej czynności.
Wycena – widoczna jest tylko dla usługi wprowadzonej z cennika (dlatego też nie jest widoczna zaraz po podniesieniu formularza nowej czynności, lecz dopiero po pobraniu usługi z cennika).

Uwaga

Dla usług wprowadzonych „ręcznie” (uzupełnione tylko pole Nazwa bez podania kodu) wycena nie będzie dostępna.

Ilość – domyślnie proponowana jest zawsze 1 jednostka usługi. Ilość można zmienić wpisując odpowiednią wartość z klawiatury lub też przy pomocy strzałek znajdujących się obok pola.
J.m. – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Ilość można podać również w jednostkach pomocniczych. Wybór jednostki pomocniczej automatycznie przeliczy cenę (opcja cena stała) zgodnie z przelicznikiem zdefiniowanym na karcie usługi.
Cena – użytkownik może wybrać jedną z dwóch opcji:
- Stała – Po wybraniu tej opcji pojawiają się dodatkowe pola Cena netto , Cena brutto, a także Wartość netto oraz Wartość brutto. Ceny te można edytować. Pola Wartość netto i brutto wyliczane są jako iloczyn ilości i ceny oraz nie podlegają edycji. W przypadku opcji Cena stała na zlecenie cykliczne powstałe na podstawie danego wzorca zostaną przeniesione dokładnie takie ceny jakie ustalono na wzorcu.
- Kontrahenta – (domyślnie zaznaczona) – cena ta jest pobierana dopiero w chwili tworzenia zlecenia na podstawie wzorca. Jest to cena zależna od warunków handlowych kontrahenta (aktualnych w chwili tworzenia zlecenia).

W górnej części formularza znajduje się parametr Uwzględniaj na FA/ PA. Użytkownik może wskazać, które czynności mają być uwzględnione jako pozycja na Fakturze Sprzedaży/ Paragonie, a które pozostają kosztem serwisowym. Parametr jest dostępny jeśli jako Czynność dodana zostanie usługa z cennika (domyślnie zaznaczony). Domyślne ustawienia parametru można zdefiniować w Konfiguracji firmy/ Serwis/ Parametry w panelu Pobieraj ustawienia domyślne o fakturowaniu.

Na zakładkę [Atrybuty] (widoczną dla czynności powiązanych z cennikiem) będą przenoszone odpowiednio atrybuty z formularza usługi wybranej na zakładce [Ogólne]. Zasady dotyczące obsługi atrybutów czynności opisano TUTAJ.

Formularz wzorca zlecenia cyklicznego – zakładka Czynności

Na zakładce tej użytkownik może określić czynności do wykonania typowe dla danego zlecenia cyklicznego.

Tabela czynności

Na liście czynności znajdują się domyślnie następujące kolumny: Lp., Nazwa czynności, Fakturować (Tak/ Nie), Ilość. Dodatkowo pod prawym przyciskiem myszy (będąc ustawionym na nazwie kolumny) można wybrać opcję Wybór kolumn. Użytkownik może wyświetlić takie kolumny jak: Cena brutto, Cena netto, Wartość brutto, Wartość netto.

Wzorzec zlecenia cyklicznego – zakładka Czynności

Dla czynności wprowadzonych bezpośrednio na wzorcu, bez pobierania z cennika oraz dla czynności z opcją Cena kontrahenta w kolumnach tych wartości nie są wyświetlane.

Na formularzu Wzorca zlecenia cyklicznego za pomocą przycisków , dostępnych na zakładkach [Czynności] i [Części], możliwy jest eksport oraz import pozycji z/do Zlecenia za pośrednictwem plików w formacie *.txt lub *.csv. Niezależnie od zakładki, z której zostanie uruchomiona funkcjonalność, eksportowane i importowane są jednocześnie czynności i części. Pliki z pozycjami zlecenia mogą być umieszczane na dysku lokalnym lub IBARD. Eksport można wykonać według kodów towarów lub kodów EAN (pod warunkiem, że każda pozycja ma przypisany kod EAN). Eksport i import dotyczy kodów czynności i części oraz ich ilości, jako cena pozycji ustawiana jest domyślnie cena kontrahenta.

Jeśli w Konfiguracji/ Firma/ Serwis/ Parametry jest zaznaczone zbiorcze fakturowanie czynności na wzorcu zlecenia pod tabelą z czynnościami pojawi się sekcja:

Jeśli w konfiguracji zaznaczono parametr Ustaw domyślnie to parametr Zbiorcze fakturowanie czynności zostanie zaznaczony. Wartość w polu Cennik również pobierana jest z konfiguracji (z możliwością zmiany).

Zakładka obsługiwana jest przez standardowe przyciski, szczegółowo opisane w rozdziale Standardy w programie:

– Dodaj pozycję,

– Zmień pozycję,

– Usuń pozycję,

Dotyczy wersji: 2019.0.1

Dodatkowo możliwa jest zmiana kolejności czynności na liście za pomocą metody „przeciągnij i upuść”.

Formularz wzorca zlecenia cyklicznego – zakładka Kontrahent

Na zakładce tej znajdują się szczegółowe dane Kontrahenta i Odbiorcy wskazanego na zakładce [Ogólne] wzorca.