Użytkownik ma możliwość tworzenia grup wielopoziomowych, czyli hierarchicznego indeksu towaru. Lista grup, w postaci drzewa, jest dostępna w menu Ogólne/ Grupy towarowe. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski:

Dodaj – dodaje nową grupę. Nowa grupa jest zawsze dodawana jako „podgrupa” dla tej, na której ustawiony jest aktualnie kursor. Dodając nową grupę należy podać obowiązkowo jej Kod i opcjonalnie Nazwę.

Zmień – umożliwia podgląd i modyfikację szczegółów dotyczących grupy (akronim i nazwa).

Usuń – umożliwia usunięcie grupy z listy. Usunięcie jest możliwe tylko w przypadku, gdy:  

Ubezpieczenia społeczne

Stopy procentowe składek na ubezpieczenia społecznie odnotowane są zgodnie z Ustawą z 13 października 1998 r. O systemie ubezpieczeń społecznych.

Ubezpieczenia zdrowotne

Stopa procentowa składki na ubezpieczenie zdrowotne odnotowana jest zgodnie z obowiązującą Ustawą z dnia 27 sierpnia 2004r. O świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych – art. 79 z zastrzeżeniem art. 242 – (Dz.U. Z 2004r. nr 210 poz. 2135).

Jednocześnie Ustawa z dnia 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. Z 2000r. nr 14 poz. 176 z późn. zm.) zachowuje przepis, że kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne, o którą zmniejsza się podatek, nie może przekroczyć 7,75% podstawy wymiaru tej składki.

Ponadto Ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych utrzymała w mocy ograniczenie w poborze składki na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości naliczonej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych obliczonej przez płatnika zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. Z 2000r. nr 14 poz. 176 z późn. zm.).

Zachowana została historyczność danych co oznacza, że w programie zapisane są wielkości stawek na powszechne ubezpieczenie zdrowotne obowiązujące w latach poprzednich.

Inne składki

Pozostałe składki to składki na: 

1. wyświetlić miesiąc i rok, od którego będzie obowiązywać nowa składka,
2. w odpowiednie pole wpisać nową wartość (zapis będzie obowiązywał od pierwszego dnia miesiąca, za który wyświetlane były składki na ubezpieczenie),
3. Zmianę należy zapisać przyciskiem .

Modyfikując odpowiednio zawartość tych dwóch pól uzyskamy na ekranie podgląd zgromadzonych danych historycznych.

Zakładka ta pojawia się tylko wtedy, gdy mamy do czynienia z towarem złożonym lub usługą złożoną.

Na zakładce tej wyświetlana jest lista receptur i ich skład. W tym celu okno zostało podzielone na dwie części. W oknie górnym wyświetlana jest lista receptur i tylko jedna z nich może mieć domyślna. Receptury towaru złożonego można kopiować poprzez kombinację klawiszy <CTRL> + <INSERT> lub <CTRL> oraz przycisk . W momencie produkcji możliwa jest zmiana domyślnej receptury lub nawet modyfikacja wybranego składu w oknie poniżej wyświetlana jest lista składników związanych z daną recepturą.

Na zakładce tej znajdują się następujące przyciski i klawisze:

– dodanie receptury <INSERT> lub polecenie Dodaj z menu kontekstowego – umożliwia dodanie nowej receptury. Po wciśnięciu przycisku pojawia się formularz receptury, w którym należy wypełnić kod, nazwę, jednostkę miary i ilość dla której definiujemy skład. W przypadku receptur o zbliżonym składzie można wykorzystać kombinację klawiszy <CTRL> , która powoduje kopiowanie receptury.

 – edycja pozycji <CTRL>+<ENTER> – umożliwia podgląd i zmianę danej receptury.

Zakładka [Zamówienia] aktywna tylko w przypadku, gdy daną pozycję cennika zdefiniujemy jako towar.

W programie istnieje możliwość zamówienia towaru u danego dostawcy. Zakładka ta przedstawia listę wszystkich zamówień wystawionych na ten towar. Poprzez wybór odpowiedniego magazynu, lista zamówień może dotyczyć tylko tego wybranego magazynu. Istnieje również możliwość wyświetlenia zamówień dokonanych przez wybranego kontrahenta. W tym celu należy zaznaczyć pole Wybrany kontrahent, uaktywni się klawisz, którego przyciśnięcie spowoduje wyświetlenie listy wszystkich kontrahentów. Po wybraniu właściwego dostawcy lista zostanie zawężona do złożonych u niego zamówień.

Na liście zamówień mogą też znaleźć się dokumenty FZ (faktura zakupu), dla których nie został wygenerowany dokument PZ (przyjęcie zewnętrzne).

Lista zawiera takie informacje jak:

Magazyn – symbol magazynu którego dotyczy rezerwacja

Typ – dokumentu powodującego zamówienie towaru

Numer dokumentu – numer dokumentu rezerwującego towar

Data – wystawienia dokumentu rezerwującego towar

Kontrahent – kod kontrahenta, u którego dokonaliśmy zamówienia

Zamówienie – ilość zamówionego towaru

Termin – termin zamówienia. Po tym terminie towar zostaje odblokowany.

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne oraz ubezpieczenia rentowe ubezpieczonych w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej, ustawie o prowizorium budżetowym lub ich projektach.

Program działając zgodnie z obowiązującymi przepisami nalicza składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe do osiągnięcia kwoty 30-krotności przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego (zapisanej w polu Roczna podstawa składek ZUS). Od nadwyżki ponad tę kwotę składki na te ubezpieczenia emerytalne i rentowe automatycznie nie będą naliczane.

W przypadku konieczności aktualizacji zapisu należy:

1. wybrać datę od której ona obowiązuje (zmieniamy tylko rok, zapis zawsze obowiązuje od 1 stycznia danego roku),
2. wpisać nową kwotę ograniczenia podstawy,
3. zmodyfikowany zapis należy zaakceptować przyciskiem .

Modyfikując odpowiednio zawartość pola określającego dany rok uzyskamy na ekranie podgląd zgromadzonych danych historycznych. Wartość tej zmiennej jest używana również do wyliczania minimalnej podstawy ZUS dla osób oddelegowanych. Podstawa składek w wypłacie walutowej jest przyrównywana do 1/30 z kwoty wpisanej jako roczna podstawa składek ZUS.

Zakładka [Rezerwacje] jest aktywna tylko w przypadku, gdy daną pozycję cennika zdefiniujemy jako towar.

W programie istnieje możliwość rezerwowania towaru dla danego odbiorcy. Zakładka ta przedstawia listę wszystkich rezerwacji wystawionych na ten towar. Poprzez wybór odpowiedniego magazynu, lista rezerwacji może dotyczyć tylko tego wybranego magazynu. Istnieje również możliwość wyświetlenia rezerwacji dokonanych przez wybranego kontrahenta. W tym celu należy zaznaczyć pole Wybrany kontrahent, uaktywni się klawisz , którego przyciśnięcie spowoduje wyświetlenie listy wszystkich kontrahentów. Po wybraniu właściwego odbiorcy lista zostanie zawężona do złożonych przez niego rezerwacji.

Na liście zamówień mogą też znaleźć się dokumenty FS (Faktura Sprzedaży), dla których nie został wygenerowany dokument WZ (wydanie zewnętrzne).

Lista zawiera takie informacje jak:

Magazyn – symbol magazynu którego dotyczy rezerwacja.

Typ – dokumentu rezerwującego towar. Kolumna ta może przyjąć następujące wartości:

Wyświetlane są również przeterminowane dokumenty RO, które nie zostały jeszcze zrealizowane lub zamknięte.

Termin – termin rezerwacji. Po tym terminie towar zostaje odblokowany. Jeśli termin nie jest podany (rezerwacja bezterminowa) oznacza to, ze rezerwacja wynika z dokumentu sprzedaży FS/ PA zapisanego do bufora.

Oferta Handlowa to propozycja sprzedaży towarów albo usług, która określa istotne warunki przyszłej umowy kupna-sprzedaży. Na dokumencie oferty handlowej, dla potencjalnego klienta ważne są referencje, informacje o firmie oraz produkcie, który oferujemy do sprzedaży, cena tego produktu, promocje. Oferta powinna być jasna, estetyczna, musi przyciągać uwagę oraz zawierać najbardziej potrzebne informacje.

W ofertowaniu operator może wystawić jedną Ofertę Handlową dla jednego kontrahenta albo jedną Ofertę Handlową dla wielu kontrahentów równocześnie. Taki dokument zostanie zapisany w bazie Comarch ERP Optima, a w programie na liście dokumentów ofertowych. Utworzoną Ofertę Handlową, operator będzie mógł wydrukować wykorzystując jeden ze zdefiniowanych w programie szablonów ofertowych, albo wykorzystując własny (zdefiniowany przez siebie) szablon dokumentu ofertowego.

Zapisaną Ofertę Handlową można wydrukować, a także wysłać do kontrahentów drogą mailową.

Jeżeli któryś z kontrahentów zdecyduje się na skorzystanie z otrzymanej oferty, to wystawioną wcześniej ofertę będzie można przekształcić do dokumentu Faktury Pro Forma lub Faktury Sprzedaży.

Za pomocą modelu ofertowania w Comarch ERP Optima można obsłużyć dwa podstawowe scenariusze handlowe:

Generowanie oferty dla pojedynczego Klienta – ta funkcjonalność jest wykorzystywana w sytuacji, gdy do firmy przychodzi Klient i prosi o wycenę towaru, który planuje kupić (takie sytuacje mają często miejsce w branży budowlanej np. przy zakupie okien). W programie zostanie utworzony jeden dokument Oferty Handlowej dla jednego Klienta.

Seryjne generowanie oferty dla wybranych kontrahentów – ta funkcjonalność jest wykorzystywana, gdy firma decyduje się na promocję swoich towarów dla wielu Kontrahentów równocześnie. W programie zostanie utworzony jeden dokument Oferty Handlowej dla wielu kontrahentów.

Model Ofertowanie dostępny jest, gdy posiadamy licencję na moduł CRM.

W przypadku naliczania wypłaty istnieje możliwość zapisania w formie pliku tekstowego informacji o sposobie jej wyliczenia. Umownie w programie pliki te nazwane są logami i zapisują się w katalogu Optima.log. Pliki te tworzone są zarówno przy indywidualnym jak i seryjnym naliczaniu wypłat. W zależności od wybranego parametru logi systemowe będą zawierały informacje o:

Zakładka [Zasoby] jest aktywna tylko w przypadku, gdy daną pozycję cennika zdefiniujemy jako towar.

W zależności od wybranej metody rozliczania magazynu zakładka Zasoby może przyjmować różną formę. Dla metody FIFO i LIFO na liście tej pojawią się zapisy przedstawiające kolejne, dostępne na magazynie dostawy towaru. W przypadku metody AVCO (średnich ważonych) będzie to tylko jeden zapis przedstawiający aktualny stan towaru na magazynie (ilość i wartość).

Dla metody FIFO i LIFO zakładka ta przedstawia listę wszystkich dostępnych dostaw. Zakładka [Zasoby] dostarcza następujących informacji:

Magazyn – na który towar został przyjęty

Typ – dokumentu na podstawie którego towar wpłynął na magazyn

Dostawca– kod dostawcy towaru

Data dostarczenia – data przyjęcia towaru do magazynu. W przypadku przesuwania towaru z jednej dostawy dokumentem MM wielokrotnie, data ta zmienia się tylko po pierwszym przesunięciu międzymagazynowym.

Numer dokumentu źródłowego– numer dokumentu u dostawcy

Numer dokumentu – jest to numer nadany przez system Comarch ERP Optima

Ilość – aktualna ilość towaru na magazynie

Wartość – wartość towaru na magazynie

Cena – cena zakupu (podana informacyjnie)

W module Handel Plus wyświetlane są dodatkowo poszczególne partie dla każdej z dostawy wraz z kolumnami zawierającymi wartości cech je opisujących. Funkcjonalność opisana została dokładniej w artykule Handel Plus.

W systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość zdefiniowania atrybutów dla towaru, umożliwiających pamiętanie większej ilości parametrów związanych z towarem. Parametry takie to np. kolor towaru, numer seryjny, położenie w magazynie, waga, termin ważności, kod (numer katalogowy) u dostawcy itp. Wykorzystanie atrybutów na poszczególnych kartach zależy od potrzeb danego towaru. Dodatkowe atrybuty karty rozszerzają także możliwości analityczne programu. Możliwa jest zmiana kolejności atrybutów za pomocą strzałek, znajdujących się po prawej stronie formularza. Ustalona kolejność atrybutów jest przenoszona na dokumenty i wydruki.

Istnieje możliwość wydruku atrybutu na fakturze. Można więc na zdefiniowanym wydruku faktury drukować np. datę ważności towaru, wagę lub położenie w magazynie.

Dodatkowo atrybut może mieć opcję związany z kontrahentem. Oznacza to, że dla atrybutu jego wartość będzie inna dla każdego kontrahenta. Taka funkcjonalność może być wykorzystana np. W przypadku deklarowania list kodów towarów u różnych dostawców lub odbiorców.

Lista atrybutów skojarzonych z danym towarem jest obsługiwana przez standardowe przyciski: Dodaj, Usuń, Zmień.

Dodając nowy atrybut należy określić:

Atrybut – utworzona wcześniej definicja atrybutu. Lista atrybutów dla towaru jest dostępna w menu Ogólne/ Atrybuty (zakładka [Towaru]). Definicję można wybrać z listy zdefiniowanych wcześniej atrybutów dostępnej po wciśnięciu przycisku. Po wybraniu atrybutu część parametrów zostaje ustawiona zgodnie z definicją atrybutu.

Wartość – wartość atrybutu. Pole jest dostępne tylko w przypadku, gdy atrybut nie jest zależny od kontrahenta. W takim przypadku wartość parametru dla tego towaru jest zawsze taka sama.

Zależny od kontrahenta – parametr decyduje o tym czy wartość atrybutu dla towaru jest zawsze taka sama (parametr odznaczony), czy dla każdego kontrahenta jest inna (parametr zaznaczony).

W przypadku, gdy parametr zależy od kontrahenta w tabeli poniżej istnieje możliwość ustalenia jego wartości dla poszczególnych kontrahentów. Przycisk Dodaj umożliwia dodawanie kolejnych kontrahentów oraz określonych dla nich wartości atrybutu (np. kod kontrahenta – dostawcy oraz kod towaru u tego dostawcy). Listę kontrahentów w kolumnie Podmiot można wywołać wciskając prawy przycisk myszy lub klawisz <TAB> w pustym polu.

Oprócz kontrahentów istnieje możliwość zdefiniowania atrybutu dla innych podmiotów (pracownik, wspólnik, urząd, bank…). Zmiana typu podmiotu jest możliwa po wybraniu potrzebnej opcji z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki (obok Dodaj).

Język – opcja wyboru języka dostępna w module Handel Plus związana z funkcjonalnością wielojęzyczności opisaną w artykule Formularz pozycji cennika – zakładka [Języki].

Dokleić do opisu elementu – parametr odpowiada za kopiowanie atrybutu na wystawiane dokumenty:

Wybierając opcję Wybierz z listy danych binarnych otwierane jest okno danych binarnych, na którym możliwe jest wskazanie zapisanych już w bazie danych binarnych.

Okno z listą danych binarnych posiada kolumny:

Zaznaczeń, dzięki czemu możliwe jest równoczesne dodawanie wielu danych binarnych przez zaznaczenie wybranych pozycji.

Podgląd – w której wyświetlana jest miniaturka zdjęcia (grafiki). W przypadku plików doc, xls, pdf jest wyświetlana standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Na dole listy znajduje się suwak, który umożliwia zmianę wielkości miniaturki.

Nazwa – nazwa danej binarnej

Nazwa pliku – nazwa pliku

Na oknie istnieje też możliwość podglądu widoku pliku, na którym aktualnie jest umieszczony kursor. Opcja podglądu ma możliwość ukrycia lub zwinięcia. Domyślnie podgląd jest ukryty po prawej stronie listy, gdzie widnieje pasek Podgląd – kliknij, aby wyświetlić okienko podglądu pliku. Po kliknięciu w pasek rozwijany jest panel, w którym widoczny jest podgląd pliku. W panelu widoczne jest zdjęcie (grafika), w przypadku innych plików wyświetla się standardowa ikona obrazująca rodzaj piku. Położenie panelu może być przez użytkownika zmieniane. Aby zadokować panel z innej strony okna należy go „złapać” i przeciągnąć w inną lokalizację. Dodatkowo panel wyposażony jest w przycisk pinezki: jeśli pinezka jest „wyciśnięta” po ustawieniu kursora z powrotem na liście danych binarnych panel jest zwijany. Jeśli pinezka jest „wciśnięta” – panel jest na stałe dokowany.

Na liście załączników istnieje również możliwość dodania załącznika za pomocą menu kontekstowego, dostępnego pod prawym przyciskiem myszy. Z tego poziomu dostępne są opcje: Dodaj (odpowiadająca opcji: Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy), Wskaż plik na dysku i zapisz link, Wybierz z listy danych binarnych.

Atrybuty binarne a załączniki

Dodanie atrybutu binarnego do towaru i przypisanie mu jakiejś wartości binarnej powoduje automatyczne pojawienie się tej danej binarnej na liście załączników. Usunięcie atrybutu binarnego nie usuwa załącznika. Załącznik można usuwać z listy załączników. Nie można też usuwać załącznika powiązanego z atrybutem binarnym, wcześniej konieczne będzie usunięcie atrybutu.

W związku z przeniesieniem danych binarnych z atrybutów binarnych do załączników w trakcie konwersji bazy wszystkie wartości atrybutów binarnych powiązanych z danym towarem trafią do załączników na tych towarach.

Jeśli atrybut binarny miał zaznaczony parametr Udostępniaj w e-Sklep wówczas dana binarna, która była podpięta do takiego atrybutu zostanie oznaczona w załącznikach, jako wysyłana do e-Sklepu.