Parametry

Stosuj filtry obowiązkowe Parametr administracyjny – jest widoczny tylko po zalogowaniu się w programie na użytkownika posiadającego uprawnienia administratora. Jego zaznaczenie powoduje włączenie mechanizmu filtrowania na listach, na których zostały zdefiniowane przez administratora filtry obowiązkowe. Jak działa mechanizm filtrów obowiązkowych? Filtry obowiązkowe służą do ukrywania zadanych obszarów danych przed zadanymi operatorami. Takie ukryte obszary może definiować jedynie operator posiadający status Administratora. Możemy na przykład zdefiniować, aby pewien operator mógł widzieć zapisy kasowe i zdarzenia dotyczące tylko wybranego rejestru. Posiadając uprawnienia administratora definiujemy na liście zapisów kasowych i preliminarzu filtry obowiązkowe dla żądanego operatora. Filtr ten jest stosowany bez zgody, a nawet wiedzy zainteresowanego.
  • W Konfiguracji programu (Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Parametry) włączamy parametr Stosuj filtry obowiązkowe.
  • Na liście (L) dodajemy konstruktorem filtra żądany filtr obowiązkowy (F) przy czym na trzeciej zakładce wybieramy typ filtra Obowiązkowy i wybieramy operatora (O), przed którym chcemy ukryć dane.
Po zalogowaniu operator (O) nie zobaczy na liście (L) tych danych, które nie spełniają filtra (F).  Blokada dostępu do listy operatorów na ekranie logowania Parametr administracyjny – jest widoczny tylko po zalogowaniu się w programie na użytkownika posiadającego uprawnienia administratora. Jego zaznaczenie powoduje zablokowanie rozwijalnej listy operatorów na oknie logowania do Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP Optima Analizy BI. Wymuszaj hasła operatorów Parametr administracyjny – jest widoczny tylko po zalogowaniu się w programie na użytkownika posiadającego uprawnienia administratora. Jego zaznaczenie powoduje konieczność ustawienia hasła dla każdego operatora w programie.
  • Wymuszaj mocne hasła – po zaznaczeniu parametru, w celu zwiększenia bezpieczeństwa, zakładane hasło musi spełniać określone warunki: powinno składać się z 8 znaków, zawierać litery od a do z, cyfry 0-9 oraz znaki specjalne ’!@#$%^&*()_+-=[]{},;:.?/
  • Wymuszaj zmianę hasła co (30) dni – po zaznaczeniu parametru program zapamiętuje datę (data pobierana z serwera SQL, na którym znajduje się baza konfiguracyjna) i od tego momentu sprawdza ważność hasła zgodnie z podaną ilością dni. Po upływie 30 (ustawienie domyślne, pole może przyjmować wartości od 1 do 999) dni program poinformuje o utracie ważności hasła („Twoje hasło straciło ważność. Zmień hasło.”), do ponownego zalogowania do programu konieczna będzie zmiana hasła.
Blokada uruchomienia aktualizacji po nadejściu powiadomienia Jest to blokada automatycznej aktualizacji programu Comarch ERP Optima. Jeżeli parametr jest zaznaczony wówczas po kliknięciu w komunikat otwiera się strona www.erp.comarch.pl/dla-klientów. Domyślna nazwa pliku dla eksportowanych/wysyłanych wydruków Po uzupełnieniu pola Domyślna nazwa pliku dla eksportowanych/wysyłanych wydruków, określony w nim schemat nazewnictwa plików z wydrukami wykorzystywany będzie w przypadku wydruków mających nieuzupełnioną nazwę pliku na formularzu definicji wydruku. W tym polu można wstawić odwołanie do zmiennej dynamicznej, przy czym dostępne są jedynie zmienne globalne. Chcąc w nazwie pliku wykorzystać zmienne dostępne dla określonych dokumentów bądź list, należy schemat nazw plików takiego wydruku zdefiniować bezpośrednio na formularzu definicji tego wydruku. Jeżeli w definicji nazwy pliku z wydrukiem użyto wyłącznie parametrów dynamicznych które nie zwracają w określonej sytuacji żadnych wartości, jako nazwa dla tworzonego pliku podpowiada się domyślna nazwa eksportowanego wydruku.

Operatorzy

Formularz karty operatora - zakładka Parametry

Zakładka [Parametry] umożliwia zdefiniowanie parametrów typowych dla operatora, dotyczących różnych operacji wykonywanych w różnych modułach. W sekcji Parametry dla modułu Kasa/Bank znajdują się następujące parametry: Prawo zmiany zapisów k/b w zamkniętych raportach - po zaznaczeniu operator ma dostępne do edycji niektóre pola na zapisie kasowym/bankowym, znajdującym się w raporcie zamkniętym (pola są aktywne w raportach niezaksięgowanych i bez uzupełnionej zakładki predekretacja, zapisy nie mogą być również zaksięgowane do KPiR). 
  • Na zapisach automatycznych powstałych do dokumentów gotówkowych aktywne są pola: Nazwa podmiotu, Kategoria, Opis, Konto przeciwstawne, Kolumna KPiR.
  • Na pozostałych zapisach aktywne są pola: Lp, Numer obcy, Data, Kwota, Status, Podmiot, Nazwa podmiotu, Bank, Numer rachunku, Kategoria, Opis, Konto przeciwstawne, Kolumna KPiR, Waluta rozl. (tylko na zapisach złotówkowych), Typ kursu, Data kursu, Notowanie kursu.
  • Przy czym na zapisach rozliczonych nieaktywne są pola Data, Podmiot i Waluta rozl. Na zapisach rozliczonych w Magazynie Walut nieaktywne są pola Data, Kwota, Typ kursu, Data kursu i Notowanie kursu. 
Akceptowanie poleceń wyjazdu i rozliczenia - jeżeli operator będzie miał zaznaczony ten parametr to na formularzu delegacji będzie mógł zaznaczyć parametry: Zaakceptowane polecenie wyjazdu, Zaakceptowane wydatki. Parametr widoczny tylko gdy pobrano licencję na moduł Kasa/Bank Plus. Blokada dostępu do: wszystkich dokumentów pracowników – zaznaczenie parametru  zablokuje dostęp do modułu kadrowo-płacowego zarówno w Comarch ERP Optima Płace i Kadry  jak i Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus. Dodatkowo do danych płacowych dostępnych w innych modułach, i tak:
  • w module Kasa/Bank – po zaznaczeniu parametru blokady, ukryte zostaną na listach dokumentów rozliczonych i nierozliczonych te dokumenty kasowe/bankowe, które są wystawione na podmiot typu „pracownik”. Na listach rozliczonych zapisów, gdy zostaną rozliczone ze sobą dokumenty, z których jeden jest wystawiony na pracownika, a drugi na inny podmiot, formatka rozliczenia będzie miała ukryte dane dotyczące dokumentu wystawionego na pracownika.
Uwaga
Nie jest zablokowane rozliczanie faktur zaliczkami pracowników nawet jeżeli Operator ma włączoną blokadę. Będzie widział wszystkie nierozliczone zapisy k/b, będzie je mógł pobrać z nich kwoty do rozliczenia dokumentu, który wprowadza. Będzie mógł usunąć rozliczenie z poziomu Preliminarza lub rozliczeń podmiotu wychodząc od zdarzenia jeżeli zdarzenie nie będzie wystawione na pracownika.
  • W modułach księgowych blokada spowoduje ukrycie w menu Księgowość gałęzi Wynagrodzenia oraz w Dokumentach źródłowych pozycji Listy płac.
  • W module Analizy – dla włączonego modułu Analizy z parametrem Pełne menu dla modułu Analizy przy zaznaczonej blokadzie ukryte zostaną w głównym menu pozycja Kadry/Płace oraz w  Panelu analiz gałąź Kadry i Płace. Pozostałe Analizy nie uwzględniają tej blokady.
  • Praca rozproszona – wysyłane będą wszystkie zapisy, również te wystawione na pracownika. Dotyczy to także ręcznie wprowadzonych płatności do Preliminarza płatności. Można zablokować Operatorowi eksport w modelu Pracy rozproszonej zakładając odpowiednią blokadę.
  • Eksport raportów kasowych/bankowych do Comarch ERP Klasyka – przez plik kasadokh.txt lub bankdokh.txt. W tej sytuacji należy założyć blokadę do funkcji skryptowych, które realizują ten eksport.
Blokada dostępu do: tylko wynagrodzeń – zaznaczenie parametru spowoduje:
  • wyłączenie modułów Płace i Kadry oraz Płace i Kadry Plus (wyszarzenie tych modułów w sekcji Operator używa modułów),
  • w modułach Księgowych blokada spowoduje ukrycie w Dokumentach źródłowych dla List płac podglądu wypłat pracowników,
  • na wszystkich listach w module Kasa/Bank operator nie widzi:
  • zdarzeń pochodzących z list płac
  • zapisów k/b z zaznaczonym parametrem Wynagrodzenie. 
Na listach: Magazyn walut zakładka [Różnice kursowe], [Rozliczenia podmiotu] zakładka [Rozliczone], [Dokumenty rozliczone] oraz [Różnice kursowe] blokada działa na dokumenty wystawione na pracownika. Zaznaczenie parametru Prawa operacji na księdze głównej w sekcji Parametry dla księgowości kontowej pozwala operatorowi w przypadku prowadzenia księgowości kontowej na pracę w księdze głównej. Opcje z sekcji Parametry dla księgi podatkowej określają jakie rodzaje dokumentów są księgowane poprzez bufor księgi, a jakie bezpośrednio do książki podatkowej. Księgowanie przez bufor księgi oznacza, że zapis będzie można skasować lub zmodyfikować bez śladu. Zapisy w książce podatkowej można jedynie skreślić – ich zawartość pozostaje w bazie i jest widoczna na ekranie. Oczywiście po sprawdzeniu zapisy mogą być przeniesione z bufora do księgi. Parametr Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7/plik JPK_V7 umożliwia wybór spośród opcji: „ostrzeżenie” lub „blokada”. Funkcja ta powoduje podczas zapisywania zmian na dokumencie w rejestrze VAT sprawdzenie czy istnieje deklaracja za dany okres, generując ostrzeżenie bądź blokując możliwość dokonania zmian. Jeśli operator ma włączoną blokadę, to również podczas importu dokumentów (za pomocą pracy rozproszonej, importu danych księgowych w menu Narzędzia bądź programem Migrator)  pojawi się komunikat: Dokument dotyczy deklaracji VAT-7/JPK_V7, która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach. Ostrzeżenie/ blokada zamiany dokumentów jeżeli zatwierdzona jest deklaracja VAT-7 działa wyłącznie dla metody zwykłej rozliczania VAT. Nie działa dla metody kasowej. Parametr Prawo zmiany dokumentów wyeksportowanych w sekcji Praca rozproszona zezwala danemu operatorowi na modyfikację dokumentów, które zostały wyeksportowane do pliku, w celu przeniesienia ich do innego komputera. Szersze informacje na temat pracy rozproszonej można znaleźć tutaj. Parametr Prawo importu zapisów k/b do otwartych raportów jest domyślnie odznaczony. Po jego zaznaczeniu Operator będzie miał możliwość importu zapisów do raportów, które są otwarte, z zachowaniem kontroli duplikatów. Podczas importu sprawdzana jest wartość pola ID_ZRODLA. Jeśli w bazie docelowej znajduje się raport o takim samym numerze ID, nie jest dodawany kolejny, tylko importowane są poszczególne zapisy, których brak w bazie. Sekcja Parametry dla modułu handlowego zawiera kilkanaście różnych parametrów dla modułu handlowego: Aktualizacja kontrahenta na dokumencie – umożliwia zmianę danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach. Funkcja polega na podmianie danych z dokumentu, widocznych na zakładce [Kontrahent], na dane aktualne na karcie kontrahenta. Funkcja jest dostępna na liście z poziomu menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy). Blokada anulowania dokumentu – umożliwia zablokowanie funkcji anulowania dokumentów (opcja w menu kontekstowym nie jest dostępna). Blokada dotyczy wszystkich dokumentów zarówno handlowych, jak i magazynowych. Blokada edycji pozycji cennika – włączenie parametru powoduje zablokowanie operatorowi możliwości wyświetlenia zawartości pozycji cennika. Blokada ponownej fiskalizacji FS i PA – dla operatora można zablokować możliwość powtórnej fiskalizacji dokumentu. W przypadku, gdy dokument ma już nadany status F (fiskalny), operator nie będzie miał możliwości ponownego zafiskalizowania dokumentu poprzez opcję Fiskalizacja paragonu dostępną na liście paragonów w menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy. Jeśli poprzednia fiskalizacja nie przebiegła poprawnie (dokument ma status #F na liście dokumentów), wówczas fiskalizacja z poziomu listy dokumentów będzie możliwa. Opcja nie jest dostępna niezależnie od tego, czy poprzednia fiskalizacja przebiegła poprawnie czy nie. Blokada zapisu FS i PA do bufora – tym parametrem można zablokować operatorowi możliwość zapisu faktur i paragonów do bufora. Blokada zmian cen … – zablokowanie operatorowi możliwości zmiany cen na wyszczególnionych typach dokumentów: FS (faktura), WZ (wydanie zewnętrzne), PA (paragon), FZ (faktura zakupu), RO (rezerwacja odbiorcy), FPF (faktura Pro Forma), ZD (zamówienie u dostawcy). Brak dostępu do cen zakupu - ograniczenie dostępu danego operatora do cen zakupu w programie – będą one dla niego niewidoczne. Blokada zmiany kwoty wpłaty do dokumentów - Operator, na którego zostanie nałożona blokada, podczas zatwierdzania dokumentu nie będzie mógł wprowadzić w oknie potwierdzenia wpłaty/wypłaty gotówki niższej kwoty, niż kwota wynikająca z płatności dla tego dokumentu. Okno informacji o kontrahencie na dokumentach – zaznaczenie parametru umożliwia wyświetlanie opisu kontrahenta oraz innych informacji w widoczny sposób podczas wystawiania dokumentów. Płatność do WZ – zaznaczenie parametru umożliwia przyjęcie wpłaty gotówki dla dokumentu WZ. Sprzedaż poniżej min. marży/ maks. rabatu – w module handlowym istnieje możliwość ustalenia granicy dla cen sprzedaży. Jeśli parametr jest zaznaczony – wtedy operator może ustawiać na dokumentach dowolne ceny sprzedaży, niezależnie do ustalonej granicy. Jeśli parametr nie jest zaznaczony – podczas wystawiania dokumentów program kontroluje, czy została zachowana minimalna marża ustalona dla towaru lub tez, czy nie przekroczona maksymalnego dopuszczalnego rabatu. Zapisywanie dokumentów FS i PA po wydruku na trwałe – jeśli parametr zostanie włączony, wówczas operator drukując fakturę lub paragon, będzie te dokumenty zapisywał na trwałe (nie do bufora). Zapisywanie dok. mag. po wydruku na trwałe - jeśli parametr zostanie włączony, wówczas operator drukując dokumenty magazynowe, będzie te dokumenty zapisywał na trwałe (nie do bufora). Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dokumencie – jeśli parametr będzie zaznaczony to operator będzie miał możliwość zmiany kategorii (w nagłówku i na elementach) na dokumentach, pomimo, że zostały już zapisane na trwałe. Pole Kategoria jest dostępne aż do chwili zaksięgowania dokumentu (do rejestru VAT lub bezpośrednio do modułu Księga Handlowa) Zmiana limitu kredytu na karcie kontrahenta – włączenie parametru zezwala operatorowi na zmianę limitu kredytu dla kontrahenta. Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumentach - parametr związany jest z możliwością zmiany opisu oraz osoby odbierającej fakturę na zatwierdzonym dokumencie. Funkcja działa w podobny sposób jak w przypadku zmiany kategorii. Na zatwierdzonym dokumencie, niezależnie od tego czy został już zaksięgowany, istnieje możliwość zmiany:
  • opisu oraz atrybutów, związanych z kontrahentem (dla dokumentu),
  • zmiany opisu na pozycji dokumentu,
  • zmiany osoby odbierającej na Fakturze Sprzedaży,
  • ustawień parametru Nie wysyłaj dokumentu do KSeF - na Fakturach i korektach, na zakładce [KSeF].
Zmiana wysłanych/ odebranych e-faktur – parametr związany z funkcjonalnością wystawiania faktur w formie elektronicznej, opisaną w odrębnej instrukcji. Zaznaczenie tego parametru pozwoli na anulowanie dokumentów wysyłanych do systemu IWD. Kontrola płatności przy sprzedaży: zapis na trwałe – parametr dotyczy uprawnienia operatora do zatwierdzania dokumentów na trwałe dla kontrahenta, który przekroczył przyznany limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności:
  • ostrzeżenie – operator zostanie poinformowany o przekroczeniu limitu, ale będzie miał możliwość zatwierdzenia,
  • blokada – sprzedaż zostanie zablokowana (operator nie będzie miał możliwości zapisu dokumentu na trwałe).
Kontrola płatności przy sprzedaży: zapis do bufora – parametr dotyczy uprawnienia operatora do zapisu dokumentów do bufora dla kontrahenta, który przekroczył przyznany limit kredytu lub płatności przeterminowanych. Oprócz opcji dostępnych przy zatwierdzaniu na stałe możliwe jest ustawienie opcji brak tak, by program nie kontrolował limitów podczas zapisu dokumentów do bufora. Dodatkowo funkcjonalność kontroli limitów może być dostępna dla wybranych operatorów podczas wystawiania dokumentów WZ, RO, FPF. Oznaczenie dla drukarki fiskalnej – istnieje możliwość wydruku na paragonie fiskalnym identyfikatora operatora, który dokument wystawił. Format identyfikatora powinien być przystosowany do wymagań drukarki fiskalnej, z którą współpracuje program. Jeśli pole nie jest wypełnione, a równocześnie zaznaczony jest parametr odpowiedzialny za wysyłanie identyfikatora na drukarkę (Konfiguracja Stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna), wtedy wysyłany jest akronim operatora. Magazyn domyślny – w programie istnieje możliwość określenia magazynu domyślnego, z którym kojarzone są automatycznie dokumenty wystawiane przez operatora. Magazyn może zostać wybrany z listy zdefiniowanych w systemie magazynów, dostępnej po wciśnięciu przycisku. Mechanizm został dokładniej opisany tutaj. Blokada zmiany magazynu domyślnego: dokument – parametr jest dostępny tylko jeśli operator ma przypisany magazyn domyślny. Jeśli parametr nie jest zaznaczony – magazyn domyślny proponuje się w trakcie wystawiania dokumentu, ale operator ma możliwość zmiany na inny. Jeśli parametr jest zaznaczony – operator nie ma możliwości wystawienia dokumentu na innym magazynie niż jego magazyn domyślny. Blokada zmiany magazynu domyślnego: listy - – parametr jest dostępny tylko jeśli operator ma przypisany magazyn domyślny. Daje możliwość zablokowania operatorowi zmiany przypisanego mu magazynu na listach: zarówno listach dokumentów, jak i liście zasobów oraz na raportach historia obrotu towarem i historia obrotów z kontrahentem. W sekcji Historia towaru znajdują się parametry Ustawiaj kontrahenta i magazyn oraz Ustawiaj typ dokumentu.
  • Jeżeli parametry są zaznaczone – podczas uruchamiania historii towaru z poziomu dokumentu, w filtrze ustawiany jest kontrahent, magazyn i typ tego dokumentu.
  • Jeżeli parametry są wyłączone – podczas uruchamiania historii towaru z poziomu dokumentu, w filtrze nie są ustawiane domyślne wartości z tego dokumentu.
Funkcja Detal - w tym miejscu należy wskazać wcześniej zdefiniowaną funkcję (Konfiguracji programu/ Detal/ Funkcje Pracowników), którą operator będzie pełnił w Comarch ERP Optima Detal. W sekcji Parametry dla modułu kadrowo-płacowego znajdują się następujące parametry: Dostęp do kadr bez danych płacowych - blokada danych płacowych dla Operatorów zajmujących się wyłącznie ewidencjonowaniem zapisów kadrowych. Dopiero po zaznaczeniu parametru będzie możliwość określenia dla Operatora, czy:
  • stawka zaszeregowania widoczna – Operator nie ma dostępu do wypłat, ale może wpisać stawkę zaszeregowania pracownika i wydrukować umowę o pracę, świadectwo pracy,
  • stawka zaszeregowania ukryta – Operator nie ma dostępu ani do wypłat ani do stawki zaszeregowania wpisanej na formularzu etatu. [/su_list]
Uwaga
Tylko Operator z uprawnieniami administratora ma prawo ustawiania parametru na innych operatorach.

Zaznaczenie parametru Dostęp do kadr bez danych płacowych (z dowolną opcją) ukrywa:











w module Płace i Kadry:		1. Na liście pracowników (Kadry):
seryjne deklaracje PIT,
raport do NFZ,
zapisy kasowe/bankowe,
preliminarz płatności pracownika,
rozliczenia pracownika,
deklaracje PIT pracownika,
eksport danych etatowych i akordów do arkusza Excel,
na formularzu danych kadrowych Właściciela - zablokowany jest dostęp do kwot deklaracji,
na formularzu umowy cywilnoprawnej zostaje ukryta zakładka Lista wypłat umowy
2. Na formularzu danych kadrowych:
sekcję dotyczącą Informacji o przekroczeniu rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych (zakładka Szczegółowe/ Ubezpiecz cd.),
zaniechania podatkowe,
listę podstaw obliczeniowych,
zapisy kasowe/bankowe,
preliminarz płatności pracownika,
zaliczki / pożyczki,
rozliczenia pracownika.
3. Wypłaty pracowników
4. Listy płac
5. Kasy zapomogowo – pożyczkowe (Płace i Kadry Plus)
6. Deklaracje



Wydruki (ukryte sekcje):		1. Z listy pracowników (Kadry):
wydruki seryjne PIT-ów,
wydruki płacowe,
lista umów cywilno – prawnych,
wydruki seryjne – płacowe.
2. Z formularza danych kadrowych:
wydruki płacowe,
Wydruki do Worda (XML) – zaświadczenie o dochodach.
w module Kasa/Bank:rozliczenia z pracownikami (działa podobnie do parametru Blokada dostępu do rozliczeń pracowników)
w Narzędziach / Korekty danych /…Korekta składki wypadkowej jest zablokowana. Pojawi się komunikat o braku uprawień.
W oknie Informacji bieżącychzablokowane zostają dane związane z deklaracjami: PIT-4R, PIT-8AR i PFRON

Parametr Stawka zaszeregowania ukryta [√] ukrywa dodatkowo:












W module Płace i Kadry		1. Na liście pracowników (Kadry):
listy dodatków pracownika,
seryjne dodawanie dodatków,
listę akordów pracownika,
seryjne dodawanie akordów,
zmianę stawki zaszeregowania i jej rodzaju (mies/godz) w seryjnej zmianie pola (Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus),
w Panelu wyszukiwania ukryta możliwość wyszukiwania i filtrowania pracowników po rodzaju stawki i kwotach stawki zaszeregowania,
na liście zapisów historycznych pracownika ukryta jest kolumna ze stawką zaszeregowania.
2. Na formularzu danych kadrowych:
pole Najniższe wynagrodzenie (Etat),
pole stawka zaszeregowania (Etat),
Gwarantowany % minimalnej
Dodatki, akordy pracownika.
1. Z listy pracowników (Kadry) ukryte wydruki:
lista pracowników pełna,
wydruki seryjne – kadrowe,
lista pracowników (GenRap).
2. Z formularza danych kadrowych wydruki:
do Worda (XML) – umowy o pracę,
Umowy o pracę.
Blokada anulowania wypłaty – Operator nie może anulować wypłaty z listy wypłat ani z listy wypłat pracownika. Blokada anulowania nieobecności i zestawień czasu pracy – Operator nie będzie mógł anulować nieobecności pracownika, czasu pracy, zestawień nawet jeśli anulowano wypłaty. Blokada edycji czasu pracy po naliczeniu wypłaty – parametr dotyczy ograniczenia Operatorowi możliwości edycji czasu pracy, gdy za ten okres jest już naliczoan wypłata etatowa. Użytkownik ma możliwość wyboru spośród trzech dostępnych opcji:
  • Ostrzeżenie – zaznaczenie tego parametru, spowoduje wyświetlanie komunikatu informującego o edycji czasu pracy za okres, za który jest naliczona wypłata,
  • Blokada – zaznaczenie tej opcji, skutkuje całkowitym zablokowaniem możliwości wprowadzania zmian w planie, czasie pracy oraz w zestawieniu, gdy jest za ten okres naliczona wypłata,
  • Brak – domyślne ustawienie. Użytkownik może wprowadzać zmiany w czasie/planie pracy po naliczeniu wypłaty (w żaden sposób nie jest blokowana możliwość modyfikacji godzin pracy po naliczeniu wypłaty).
 

Formularz karty operatora - zakładka Ogólne

Na zakładce [Ogólne] kartoteki operatora podajemy następujące informacje: Identyfikator – jest to kod, wg którego operator jest identyfikowany w systemie. Najczęściej stosuje się tu inicjały lub skrót imienia. Imię i nazwisko – pełne imię i nazwisko operatora. Firma startowa – nazwa firmy, która jest domyślnie uruchamiana dla operatora (można ją wybrać z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku Firma). Konto domenowe – możliwość wskazania konta domenowego w systemie Windows do Operatora w Comarch ERP Optima w celu ułatwienia logowania do programu. Po uzupełnieniu tego pola uruchamiając program pomijane jest okno logowania do Comarch ERP Optima, Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe, Rejestrator Czasu Pracy, Comarch ERP Optima Detal, Comarch ERP Optima Przypominacz oraz Comarch ERP Optima Migrator. Przy logowaniu automatycznym operator będzie pobierał licencje na wszystkie moduły, jakie są dla niego zaznaczone na jego karcie. Automatyczne zalogowanie operatora ma miejsce tylko i wyłącznie w przypadku, gdy program jest uruchamiany. Jeżeli zalogowany automatycznie operator wybierze Start/ Logowanie (bądź Zmiana firmy), pokazane zostanie standardowe okno logowania. Jeżeli w systemie Windows nie funkcjonuje mechanizm domeny, funkcja nie będzie mogła być wykorzystana. Opis – pole umożliwiające zamieszczenie opisu dotyczącego operatora. E-mail – w tym polu istnieje możliwość uzupełnienia adresu email Operatora oraz możliwość wysłania maila. Jeżeli zalogowany Operator ma w systemie Comarch ERP Optima zdefiniowane konto pocztowe i pobrał licencję na moduł CRM, wówczas wciśnięcie przycisku  - wyślij pocztę powoduje otwarcie okna wysyłającego wiadomość w module CRM. Jeżeli nie korzysta z modułu CRM, wówczas podniesie się wiadomość z domyślnego klienta poczty. Telefon – pole umożliwiające wpisanie numeru telefonu. Wykorzystywane przez funkcjonalność subskrypcji SMS w module Analizy BI.
Logowanie operacji seryjnych – Wyświetlanie – parametr logowania operacji seryjnych dotyczy wyświetlania się okna tzw. logów, czyli informacji wyświetlanych po zakończeniu danej operacji, np. importu, eksportu, księgowania itp.
  • wszystko – zostanie wyświetlone okno podsumowania zawierające zarówno błędy, ostrzeżenia oraz również to co zostało wykonane prawidłowo,
  • błędy i ostrzeżenia – wyświetlone zostaną jedynie powstałe podczas danej operacji błędy oraz ostrzeżenia.
Logowanie operacji seryjnych – Podsumowanie:
  • zawsze – okno informacji o wynikach operacji pokazywane jest zawsze,
  • automatycznie – w przypadku braku błędów lub ostrzeżeń okno informacji o wynikach operacji zamknie się automatycznie (ustawienie domyślne).
Administrator – operator posiadający status administratora posiada pewne dodatkowe uprawnienia, w stosunku do pozostałych użytkowników.
Konto zablokowane – jeżeli konto operatora zostało zablokowane, wówczas nie ma możliwości zarejestrowania się w programie na konto takiego operatora. Operator używa modułów - na formularzu operatora znajduje się lista wszystkich dostępnych w systemie Comarch ERP Optima modułów. Jeśli operator ma uprawnienia administratora – ma możliwość zaznaczenia, które moduły powinny być dostępne dla poszczególnych operatorów. Podczas uruchamiania programu po wpisaniu kodu operatora program sprawdza, które moduły powinny być dla niego udostępnione. Zawartość menu głównego programu zależy od posiadanych modułów, przykładowo: Faktury – menu obejmuje funkcje: faktury sprzedaży, faktury Pro Forma, paragony, faktury zakupu oraz sprzedaż dedykowaną, łatwą sprzedaż oraz łatwe zakupy. Faktury i Analizy – menu faktur powiększa się o Rezerwacje Odbiorcy i Zamówienia Dostawcy - z prawem do podglądu wymienionych list. Handel –  w  Ogólne/ Inne dostępna jest lista magazynów (wielomagazynowość), z menu Handel istnieje dodatkowo możliwość wystawiania Rezerwacji odbiorcy i Zamówień u dostawcy oraz wszystkich dokumentów magazynowych (BO, WZ, PZ, RW, PW). Warto pamiętać, że jeśli zaznaczone będą moduły, które nie zostały wykupione – cały system pracować będzie w wersji startowej (tzn. zakres dat na zapisach w poszczególnych modułach nie będą mogły przekroczyć 30 dni). Włączenie modułu Analizy powoduje pojawienie się dodatkowego parametru: Pokazuj pełne menu dla modułu Analizy – jeśli parametr jest wyłączony, wówczas program pokazuje menu tylko dla modułów, które zostały zaznaczone przez użytkownika (czyli na które użytkownik ma licencję). Jeśli parametr włączymy, wówczas w menu programu będą również pokazywane pozycje wszystkich dostępnych w programie modułów – również tych nie zaznaczonych w konfiguracji. Dane z niezaznaczonych tych modułów będą dostępne tylko w trybie tylko do odczytu. Operator, który zaloguje się do Analiz z zaznaczonym parametrem Pełne menu dla modułu Analizy w Informacjach bieżących (panel boczny) ma dostęp do tych zestawień, które zostały zaznaczone na karcie operatora, na zakładce [Informacje]. Moduły Płace i Kadry oraz Płace i Kadry Plus różnią się od siebie zakresem funkcjonalności – ten drugi jest bardziej rozbudowany i przeznaczony dla firm zatrudniających powyżej kilkudziesięciu osób. Moduły księgowe to Księga Podatkowa, Księga Handlowa i Księga Handlowa Plus. Ta ostatnia ma możliwość prowadzenia księgowań walutowych. Wszystkie wprowadzone w sekcji Moduły informacje będą zastosowane dopiero po ponownym uruchomieniu programu. e-Sprawozdania – zaznaczenie parametru umożliwi zalogowanie operatora do aplikacji Comarch e‑Sprawozdania w nowej wersji, która będzie zintegrowana z Comarch ERP Optima. Jeżeli operator nie będzie miał zaznaczonego tego parametru, wówczas zalogowanie się do aplikacji Comarch e-Sprawozdania nie będzie możliwe. Comarch PPK – zaznaczenie parametru umożliwia zalogowanie tego operatora do aplikacji Comarch PPK. Dla operatora ADMIN parametr jest domyślnie zaznaczony. Dostęp tylko do firmy startowej – włączenie tego parametru powoduje, że dany operator nie może podczas uruchamiania programu wybrać z listy dostępnych firm firmy innej, niż ta, która została mu przypisana jako startowa. Parametry Administrator, Konto zablokowane oraz Dostęp tylko do firmy startowej może ustawiać dla operatorów tylko administrator (operator o uprawnieniach administratora). Administrator nie może zmieniać tych ustawień dla siebie samego. Przypomnienie o kopii bezpieczeństwa – zaznaczenie parametru oraz ustawienie na bazie danych (Start/ Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Bazy danych/ zakładka Archiwum/ parametr: Przypominaj o wykonaniu kopii co ... dni) wartości różnej od 0 spowoduje, iż podczas kończenia pracy z programem, zgodnie z ustawieniami, pojawi się okno Przypomnienie o wykonaniu kopii bezpieczeństwa z możliwością wykonania kopii. Parametr nie jest dostępny w wersji Online. Prawo do korzystania z ChatERP – zaznaczenie parametru powoduje, iż operator posiada uprawnienia do korzystania z Wirtualnego asystenta Comarch, dostępnego w menu Sztuczna inteligencja. Prawo do seryjnego usuwania – jeśli parametr jest zaznaczony Operator ma możliwość seryjnego usuwania rekordów np. seryjne usuwanie na liście dokumentów zapisanych do bufora. Prawo do odblokowania wysłanej e-Deklaracji – możliwe jest zablokowanie użytkownikowi prawa do odblokowania wysłanej deklaracji do systemu e-Deklaracje. Zaznaczenie parametru powoduje, że taki Operator będzie miał możliwość odblokowania deklaracji wysłanej do systemu e-Deklaracje, jeżeli parametr nie zostanie zaznaczony dla wybranego Operator to taki użytkownik nie będzie miał takich uprawnień. Przy zakładaniu nowego Operatora parametr ten jest domyślnie niezaznaczony. Prawo do łączenia kart kontrahentów – zaznaczenie parametru umożliwia operatorowi wykonanie operacji łączenia kontrahentów. Prawo eksportu plików JPK - zaznaczenie parametru umożliwia operatorowi wykonanie eksportu danych do Jednolitego Pliku Kontrolnego. Zmiana atrybutów/kodów JPK na zatw. dok. - jeżeli parametr będzie zaznaczony wówczas Operator będzie miał możliwość  zmiany atrybutu i/lub kodu JPK na zatwierdzonej oraz na zaksięgowanej fakturze zakupu/sprzedaży oraz zmiany atrybutu na zaksięgowanym dokumencie w Rejestrze VAT.
Dotyczy wersji: 2018.2.1
Uruchamianie kalkulatora po wciśnięciu + - * / - parametr jest domyślnie niezaznaczony. Po jego zaznaczeniu kalkulator może zostać wywołany przez tego operatora po umieszczeniu kursora w polu liczbowym poprzez wciśnięcie na klawiaturze numerycznej jednego z przycisków <+> , <-> , <*> lub </>. 
Prawo do generowania i podglądu haseł dla plików PDF. Operator z zaznaczonym parametrem ma możliwość generowania haseł do wydruków PDF udostępnianych pracownikom/właścicielom. Domyślnie parametr jest niezaznaczony. Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy – operator z zaznaczonym parametrem ma możliwość rozliczania dokumentów oraz usuwania rozliczeń z poziomu listy dokumentów związanych z powstawaniem płatności w Kasie/Banku (Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, dokumenty kaucyjne WKA i PKA, rejestry VAT zakupu i sprzedaży, ewidencja dodatkowa kosztów i przychodów). Udostępnianie wydruków w BI Point – zaznaczenie parametru powoduje, iż operator posiada uprawnienia do wysyłania wydruków do BI Point. Ustawienie Domyślnej serii dla operatora, skutkuje w programie wstawieniem tej wartości na wszystkich dokumentach, w których schemat numeracji zakłada istnienie sekcji REJESTR (zwanej inaczej SERIĄ). Domyślna kasa, Domyślny bank – istnieje możliwość takiego zdefiniowania form płatności typu gotówka oraz przelew, by zapisy kasowe/ bankowe trafiały nie do jednego rejestru kasowego lecz do różnych, w zależności od operatora, który wystawia dokument. Każdy operator może mieć przypisaną własną kasę domyślną oraz bank domyślny. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w obszarze Modułu dostępowego (Kasa/Bank). Wyskakujące powiadomienia 
  • Wyświetlaj informacje produktowe – odznaczenie parametru skutkuje ukryciem ikony Informacje produktowe na dolnym pasku programu Comarch ERP Optima.
W sekcji Comarch Cloud znajdują się pola:
  • E-mail – uzupełnienie tego pola umożliwia automatyczne logowanie do usług Comarch (Asysta, Społeczność Comarch ERP, Indywidualne Strony Klientów/Partnerów, iKsięgowość24).
  • E-mail dla IBARD: można w nim podać właściwy dla danego operatora login w usłudze Comarch IBARD.
W momencie pierwszej próby połączenia z usługą Comarch IBARD lub usługą obsługującą logowanie SSO, po uruchomieniu programu wywoływana jest funkcja logowania. Jeśli użytkownik na karcie wprowadzi swój login, wówczas jest on „podpowiadany” na oknie logowania. Użytkownik  musi wprowadzić tylko hasło.

Logowanie do Comarch IBARD

Jeśli operator na swojej karcie ma wprowadzony login do Comarch IBARD, wówczas dodatkowo przy logowaniu istnieje możliwość zaznaczenia parametru Zapamiętaj hasło. Wtedy logowanie do Comarch IBARD z poziomu programu następuje automatycznie w oparciu o login z karty operatora oraz zapamiętane hasło.

Logowanie do Comarch Cloud

Przy pierwszym uruchomieniu usługi, która obsługuje logowanie SSO użytkownik zostanie zapytany o hasło do konta SSO. Po jego wpisaniu i wybraniu Zaloguj lub wciśnięciu <ENTER> nastąpi uruchomienie przeglądarki z wybraną usługą. Po wpisaniu poprawnego hasła w bazie zostanie zapisany token służący do przyszłego uruchamiania wybranej usługi WWW z poziomu Comarch ERP Optima bez konieczności podawania hasła. Po kliknięciu przycisku Uruchom bez logowania istnieje możliwość uruchomienia usługi nie logując się w Comarch ERP Optima – wówczas autentyfikacja użytkownika nastąpi na stronie WWW. Jeśli którykolwiek z tych parametrów ulegnie zmianie (zmieni się login na karcie operatora, ewentualnie z poziomu Comarch IBARD lub usługi obsługującej logowanie SSO zostanie zmienione hasło) – okno logowania pojawi się ponownie, by użytkownik mógł wprowadzić prawidłowe dane. Logowanie operatora do Comarch IBARD nastepuje przy pierwszej próbie uruchomienia jakiejkolwiek funkcji związanej ze współpracą pomiędzy aplikacjami. Po udanym logowaniu użytkownik pozostaje zalogowany w Comarch IBARD aż do chwili wylogowania z programu Comarch ERP Optima. 
  • parametr wyloguj operatora z IBARD przy wylogowaniu z programu: jeśli parametr jest zaznaczony, wówczas operator przy wylogowaniu z programu Comarch ERP Optima (menu Start/ Logowanie) zostanie wylogowany również z konta Comarch IBARD. Parametr dostępny jest tylko wtedy, jeżeli uzupełnione jest pole Login IBARD.
Na kartotece operatora znajduje się również przycisk zmiany hasła . Działa on w dwóch trybach:
Zmiana hasła – możliwa jest wyłącznie, jeżeli operator otworzył własną kartotekę. Po wciśnięciu przycisku , pojawia się okno edycyjne zmiany hasła, na którym należy kontrolnie podać stare hasło, oraz dwukrotnie (w celu uniknięcia pomyłki) wpisać nowe hasło, które powinno być odpowiednio silne. Silne hasło powinno składać się co najmniej z 8 znaków, zawierać litery od a do z oraz od a do z, cyfry 0-9 oraz znaki specjalne '!@#$%^&*()_+-=[]{},;:.?/. Hasło operatora może zawierać do 30 znaków.

Zmiana hasła operatora

Dodatkowo podczas zmiany hasła specjalny pasek informuje o sile wprowadzonego hasła. Zmiana hasła możliwa jest również z menu Narzędzia/ Zmiana hasła. Skasowanie hasła – możliwe jest wyłącznie, jeżeli bieżący operator ma uprawnienia administratora. Na kartotece dowolnego operatora może on przez wciśnięcie  skasować jego hasło (w przypadku, jeżeli operator np. zapomniał hasła).

Operatorzy - Lista operatorów

Lista operatorów znajduje się w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy. Okno zawiera listę operatorów programu. Możliwe do realizacji czynności administracyjne związane z zakładaniem kont dla nowych operatorów to:  - Dodaj - dodanie nowego operatora,  - Edycja - zmiana ustawień dla operatora,  - Usuń – usuwanie operatora z bazy.
Uwaga
Wywołanie akcji usuwania operatora zwróci ostrzeżenie: Usunięcie operatora może doprowadzić do niespójności danych. Jeżeli operator ten aktywnie pracował w Comarch ERP Optima zalecamy zaznaczenie na jego karcie parametru Konto zablokowane. Czy na pewno chcesz skasować operatora? – po wybraniu TAK, operator zostanie usunięty z bazy

Formularz operatora - zakładka Bazy

Analogicznie jak w przypadku procedur, program pozwala na indywidualne ustalenie operatorom zakazów dostępu do poszczególnych baz danych. Funkcja ta może być szczególnie przydatna w biurach rachunkowych, gdzie za prowadzenie księgowości każdej firmy odpowiedzialny jest określony pracownik.

Uwaga
Domyślnie każdy operator posiada prawa dostępu do wszystkich baz danych zarejestrowanych w programie. System zabezpieczeń w programie opiera się o zakazy, a więc, aby ograniczyć prawa operatora, należy wprowadzić blokady dostępu do tych baz, do których operator nie ma prawa dostępu.
Blokowanie dostępu polega na zaznaczeniu bazy  na liście widocznej z poziomu zakładki. Lista obsługiwana jest przez klawisze <CTRL>+<A> (zablokuj wszystkie), <CTRL>+<O> (odblokuj wszystkie). Dla baz, do których dostęp nie został zablokowany istnieje możliwość zaznaczenia parametru Przypomnienie, co pozwoli na kontrolę przypomnień wprowadzanych w module Comarch ERP Optima CRM.
Uwaga
Ustawianie blokad dostępu do poszczególnych baz ma tylko operator o uprawnieniach administratora.
Na zakładce [Bazy] możliwe jest również wskazanie na jakie moduły ma się logować i z jakiego serwera klucza ma korzystać Operator podczas logowania do określonej bazy firmowej. Służą do tego kolumny: Ustawienia ogólne, Serwer klucza oraz kolumny z wszystkimi modułami Comarch ERP Optima. Serwer klucza określony na zakładce [Bazy] na formularzu operatora ma pierwszeństwo przed serwerem wskazanym jako Dedykowany serwer klucza dla bazy firmowej (Konfiguracja Firmy/ Ogólne/ Parametry) oraz serwerem klucza wskazanym na oknie logowania. Z kolei moduły wybrane na zakładce [Bazy] na formularzu operatora mają pierwszeństwo przed określonymi na zakładce [Ogólne] na formularzu operatora. Zaznaczenie opcji Ustawienia ogólne powoduje odznaczenie zaznaczonych na zakładce [Bazy] modułów i pobieranie podczas logowania modułów określonych na zakładce [Ogólne] na formularzu operatora. Określenie serwera klucza wraz z numerem klucza powinno wyglądać w ten sposób, że po nazwie serwera SQL oraz dwóch dwukropkach „::” podawany jest numer klucza. Zakładając, że nazwa serwera SQL to Serwer\Optima, a klucz ma numer 1234567890, w kolumnie Serwer klucza powinno być wpisane: Serwer\Optima::1234567890

Formularz karty operatora - zakładka Informacje

Zakładka [Informacje] służy do zadeklarowania, jakie dane wyświetlane będą w oknie Informacje o firmie. Informacje do bazy są wprowadzane z poziomu Konfiguracja/ Program/ Informacje/ Informacje bieżące. Dla każdego operatora istnieje możliwość zdefiniowania odrębnego zestawu danych wyświetlanych w oknie Informacje o firmie, poprzez zaznaczenie na zakładce Informacje tych pozycji (modułów lub konkretnych wiadomości), które dotyczą operatora, którego kartę mamy aktualnie otwartą.

Formularz karty operatora - zakładka Parametry cd

Po zaznaczeniu parametru Operator używa Analiz BI możliwe staje się zaznaczenie odpowiednich praw/ról w module Analiz BI: 
  • Administrator Analiz BI (zaznaczenie tej opcji powoduje wyszarzenie pozostałych opcji, jako że Administrator posiada wszystkie poniższe uprawnienia),
  • Dostęp do subskrypcji,
  • Prawo dodawania pól,
  • Prawo drukowania,
  • Prawo eksportu,
  • Prawo modyfikacji treści zapytania raportu,
  • Prawo importu definicji raportu.
  W sekcji Pulpit Menadżera znajdują się następujące parametry:
  • Pulpit Menadżera – zaznaczenie parametru powoduje, iż operator uzyskuje dostęp do Comarch ERP Optima Pulpit Menadżera. Niezbędne jest ustalenie mocnego hasła dla operatora (nie krótsze niż 8 znaków, zawierać litery od A do Z oraz od a do z, cyfry 0-9 oraz znaki specjalne ’!@#$%^&*()_+-=[]{},;:.?/), dla potrzeb logowania do dodatkowej aplikacji.
  • Udostępnianie wydruków – zaznaczenie parametru powoduje, iż operator posiada uprawnienia do wysyłania wydruków w Comarch ERP Optima Pulpit Menadżera.
W sekcji Dane osobowe znajdują się następujące parametry:
  • Prawo dostępu do rejestrów – zaznaczenie parametru umożliwia operatorowi dostęp do rejestrów czynności przetwarzania, naruszeń, upoważnień i zgód.
  • Prawo do anonimizacji danych osobowych – parametr umożliwia operatorowi wykonanie operacji anonimizacji danych podmiotu.
  • Dodawanie / modyfikacja zgód podmiotu – w przypadku zaznaczenia parametru umożliwia on operatorowi rejestrowanie i edytowanie zgód bezpośrednio na formularzu podmiotu.
  W sekcji Krajowy Rejestr Długów znajduje się parametr Prawo do pobierania raportów KRD, którego zaznaczenie umożliwia operatorowi pobieranie z poziomu programu Comarch ERP Optima raportów z Krajowego Rejestru Długów. W sekcji CRM znajdują się następujące parametry: Prawo do trwałego usuwania e-maili – umożliwia skasowanie e-maili z folderu Elementy usunięte, oraz usunięcie skrzynki pocztowej skonfigurowanej w programie w której znajdują się wiadomości mailowe. Dostęp do kont e-mail innych operatorów – jeśli jest zaznaczony to operator widzi e-maile z wszystkich kont, również tych, w których nie jest użytkownikiem. Dostęp do ankiet innych operatorów – po zaznaczeniu użytkownik może przeglądać i wypełniać zarówno swoje ankiety, jaki i ankiety przypisane do innych ankieterów. Odblokowanie zatwierdzonej ankiety – po zaznaczeniu użytkownik może odblokować ankiety, na których jest przypisany jako ankieter. Jeżeli dla danego operatora zaznaczono również parametr Dostęp do ankiet innych operatorów, to wówczas może odblokować ankiety także u innych ankieterów. Dostęp do listy propozycji faktur cyklicznych:
  • zaznaczony - po kliknięciu w informacje o proponowanych fakturach cyklicznych wyświetli się lista z propozycjami faktur cyklicznych.
  • odznaczony - operator nie ma dostępu do listy proponowanych faktur cyklicznych, po kliknięciu w żółty dymek  wyświetli się komunikat: „Jeśli chcesz wyświetlić listę z proponowanymi fakturami cyklicznymi skontaktuj się z Administratorem w celu nadania dostępu do listy propozycji faktur cyklicznych na karcie operatora.”
W sekcji Kontakty i zadania znajdują się następujące parametry: Zmiana poprzedniego czasu trwania kontaktu – dotyczy edycji/ zmiany czasu trwania na formularzu kontaktu/ zadania. Prawo odblokowania kontaktu – prawo do odblokowanie kontaktu/ zadania z poziomu menu kontekstowego. Dostęp do zdań innych operatorów – jeśli jest zaznaczony operator ma możliwość podglądu i modyfikacji zadań wystawionych przez innych operatorów, jak również zablokowanie widoczności nieobecności innych pracowników w terminarzu. Tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) – widoczny przy zaznaczonym parametrze Dostęp do zadań innych operatorów. Przy wybraniu tej opcji operator będzie widział na liście wszystkie zadania i kontakty, ale nie będzie miał możliwości modyfikacji zadań prowadzonych przez innych operatorów. Prawo uczestnika do modyfikacji zadań – widoczny przy zaznaczonych parametrach: Dostęp do zadań innych operatorów oraz tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) albo przy odznaczonym parametrze Dostęp do zadań innych operatorów. Przy wybraniu tej opcji operator będzie miał prawo modyfikować zadania, których nie prowadzi, ale dla których jest uczestnikiem. W sekcji Do zrobienia znajdują się następujące parametry: Prawo modyfikacji zadań dodanych przez innych ope. – w przypadku gdy parametr jest zaznaczony to operator może edytować zadania przypisane do niego przez innego operatora, oraz zadania dodane automatycznie z szablonu zadania cyklicznego. Jeżeli parametr nie jest zaznaczony to przy próbie edycji lub usunięcia takiego zadania pojawia się komunikat: „Nie masz prawa do modyfikacji zadań, które nie zostały utworzone przez Ciebie.” Dostęp do zadań innych operatorów – w przypadku gdy parametr jest zaznaczony to operator widzi zadania przypisane do innych operatorów oraz na zadaniach może zmieniać operatora do jakiego ma być przypisane zadanie. Jeżeli parametr jest niezaznaczony to operator widzi tylko zadania przypisane do siebie, oraz nie może zmieniać operatora, do którego jest przypisane zadanie (pole jest nieaktywne). W sekcji Comarch Apfino znajdują się następujące parametry (są domyślnie zaznaczone dla operatora z uprawnieniami administratora): Prawo do zgłaszania do finansowania – jeśli parametr jest zaznaczony, to operator ma możliwość zlecania faktur do finansowania. Prawo do zgłaszania do windykacji – jeśli parametr jest zaznaczony, to operator ma możliwość zgłaszania faktur do windykacji. Prawo do przekazywania faktur - zaznaczenie parametru powoduje, że operator ma możliwość przekazywania dokumentów do platformy Comarch Apfino. Prawo do sprawdzania kontrahentów w rejestrach dłużników - zaznaczenie parametru powoduje, że operator ma możliwość sprawdzania kontrahentów w rejestrach dłużników. W sekcji Parametry obiegu dokumentów znajdują się następujące parametry: Prawo zmiany procesu domyślnego – dotyczy dostępu do pola Schemat obiegu na zakładce [Obieg dokumentu]. Jeśli dokument jest przypisany do katalogu, dla którego przypisany jest schemat domyślny – schemat ten jest proponowany po przypisaniu dokumentu do katalogu i operator nie może go zmienić. Jeśli katalog nie ma schematu domyślnego – wtedy operator po wprowadzeniu dokumentu może wskazać schemat, ale następnie pole jest blokowane. Prawo modyfikacji procesów – dotyczy możliwości edycji etapów powiązanych podczas realizacji procesu. Jeśli operator ma nadane prawo może:
  • dodawać nowe etapy powiązane podczas realizacji etapu głównego,
  • usuwać istniejące etapy powiązane, pod warunkiem, że nie są obowiązkowe,
  • na formularzu etapu powiązanego zaznaczać/ odznaczać parametr Obowiązkowy.
Dostęp do skrzynki innych operatorów - dotyczy możliwości podglądu oraz realizacji etapów przypisanych do innych operatorów. Jeśli operator ma blokadę dostępu do skrzynek innych operatorów wtedy:
  • Wyświetlając skrzynkę operatora zawsze widzi tylko swoje zadania i nie ma możliwości zmiany operatora, dla którego wyświetlane są informacje (pole Skrzynka jest zablokowane).
  • W Terminarzu nie ma możliwości zmiany operatora, dla którego wyświetlane są zadania/ czynności/ etapy (zawsze widzi tylko swoje).
  • Podglądając formularz dokumentu, na zakładce [Obieg] ma zablokowany przycisk podglądu dla etapów, które są przypisane do innych operatorów.
  • Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy dany operator jest przypisany do etapu głównego. Wtedy zawsze ma możliwość podejrzenia formularza etapu powiązanego i ustalenia, kto ma go wykonać. Etapy powiązane są wykonywane w ramach realizacji etapu głównego, stąd możliwość ingerowania operatora w etapy z nim powiązane, nawet, jeśli są przypisane do innego operatora.
Prawo do udostępniania plików dla usługi OCR – pozwala nadać operatorowi uprawnienie do udostępniania skanów faktur dodawanych w Archiwum Plików na dokumencie OBD. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.  Jego zaznaczenie spowoduje wyświetlenie kolumny Udostępnij dla usługi OCR na dokumencie OBD oraz opcji Udostępnij dla OCR dostępnej pod prawym klawiszem myszy na liście dokumentów OBD. Udostępniaj domyślnie ­– pozwala na domyślne udostępnianie skanów faktur dla usługi OCR poprzez automatyczne zaznaczanie parametru w kolumnie Udostępnij dla usługi OCR na dokumencie OBD dla dodawanych plików. Parametr dostępny jest po zaznaczeniu parametru Prawo do udostępniania plików dla usługi OCR. W sekcji Serwis znajdują się następujące parametry: Prawo do odblokowania zleceń - zaznaczenie parametru powoduje, iż operator ma możliwość odblokowania do edycji zamkniętego zlecenia serwisowego. Zlecenie można odblokować w Handel/ Zlecenia za pomocą funkcji Odblokuj zlecenie dostępnej w menu kontekstowym z poziomu Listy zleceń serwisowych. Kontrola części pobranych - jeżeli parametr zostanie włączony, wówczas blokowana jest możliwość ponownego pobierania na zleceniu części, które uprzednio zostały już pobrane. Ponadto zaznaczenie parametru blokuje również możliwość usunięcia ze zlecenia części, które zostały już pobrane. Prawo do pobrania części z magazynu serwisowego - parametr dotyczy możliwości wskazania na Zleceniu serwisowym magazynu o typie Serwisowy jako magazynu, z którego będą pobierane Części. Prawo do pobrania części z magazynów lokalnych - parametr dotyczy możliwości wskazania na Zleceniu serwisowym magazynu o typie Lokalny jako magazynu, z którego będą pobierane Części. W sekcji KSeF znajdują się następujące parametry: Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO – po zaznaczeniu tego parametru Operator ma możliwość wysyłania Faktur do KSeF Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu – zaznaczenie tego parametru skutkuje wysyłaniem Faktur do systemu KSeF bezpośrednio po ich zatwierdzeniu, opcja aktywna wyłącznie po uprzednim zaznaczeniu parametru Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO Prawo do odbierania e-Faktur – zaznaczenie parametru umożliwia operatorowi import faktur z KSeF. Po jego zaznaczeniu domyślnie zaznaczana jest opcja Zakupu. Jeżeli użytkownik chce importować faktury do rejestru VAT sprzedaży to powinien również zaznaczyć opcję Sprzedaży. W sekcji iKsięgowość24 znajdują się następujące parametry: Prawo do przeglądania i dodawania Klientów – po zaznaczeniu tego parametru Operator ma możliwość po kliknięciu na opcję Klienci biura na wstążce programu przeglądać i dodawać nowych Klientów do Internetowej Wymiany Dokumentów. Prawo do korespondowania z Klientami biura – po zaznaczeniu tego parametru Operator ma możliwość po kliknięciu na opcję Wiadomości od Klientów na wstążce programu prowadzić korespondencję z Kientami, z którymi wymienia dane. Wprowadził, Zmodyfikował - informacje dotyczące operatora który założył tę kartą jak i ją zmodyfikował, wraz z datami jej utworzenia i modyfikacji.

Formularz karty operatora - zakładka Blokady dostępu

Program umożliwia indywidualne dostosowanie praw każdego operatora do wykonywania określonych czynności w programie (czyli dostępu do poszczególnych funkcji programu lub inaczej mówiąc praw wywoływania określonych procedur).

Uwaga
Domyślnie każdy operator posiada prawa do realizacji  większości funkcji w programie. System zabezpieczeń w programie opiera się o zakazy, a więc, aby ograniczyć prawa operatora, należy wprowadzić blokady dostępu do tych funkcji, których operator nie ma prawa realizacji. Nowo dodawany operator bez uprawnień administratora domyślnie posiada blokady do wykonywania kopii bezpieczeństwa, tworzenia/modyfikacji wydruków, filtrów oraz analiz.
Blokady poszczególnym operatorom można zakładać seryjnie poprzez zaznaczenie przy wybranej procedurze odpowiednich parametrów: D – dodawanie, z – zmiana, u – usuwanie, P – podgląd, Archiwum Wydruków.Ustawiając się w polu procedur, pod prawym klawiszem myszy dostępne są opcje: Zmień, Zaznacz wszystkie <CTRL> + <A>, Odznacz wszystkie <CTRL>+< O>. Listę procedur można zawęzić do wybranych modułów oraz filtrować wg parametrów: Zablokowane, Niezablokowane, Wszystkie (ustawienie domyślne).

Karta operatora - zakładka Blokady dostępu

Blokady widoczne na karcie operatora na zakładce [Blokady dostępu] mogą być również dodawane bezpośrednio z poziomu określonego okna w programie. Po otwarciu okna, dla którego ma zostać dodana blokada, należy przejść do Narzędzia/ Blokady dostępu i zaznaczyć blokadę przy wybranym operatorze.

Formularz karty operatora - zakładka Blokady atrybutów

Opcja Blokady atrybutów jest bezpośrednio związana z modułem Biuro Rachunkowe. Daje możliwość ograniczenia niektórym użytkownikom dostępu do informacji znajdujących się w tym module dla. Na zakładce [Blokady atrybutów], w formie „drzewa” widoczna jest lista atrybutów z podziałem na grupy. Administrator systemu ma możliwość założenia innym użytkownikom blokady na: podgląd atrybutu - operator wówczas w ogóle nie będzie widział w module Biuro Rachunkowe takiego atrybutu, zmianę wartości atrybutu - operator będzie widział atrybut, ale nie będzie mógł zmienić jego wartości. Ustalenie parametrów pracy operatora 
Jeśli operator ma uprawnienia administratora to może wprowadzać zmiany na kartach wszystkich zarejestrowanych operatorów:
  • dostępne moduły (zakładka [Ogólne]),
  • ustawienia parametrów (zakładka [Parametry]),
  • blokady dostępu,
  • blokady baz.
Jeśli operator nie jest administratorem to może wprowadzać zmiany tylko na swojej karcie w ograniczonym zakresie:
  • zmiana hasła,
  • ustalenie informacji bieżących (zakładka [Informacje]), dostępnych w Oknie Informacji Bieżących.
Dostępne po prawej stronie formularza operatora ikony  Eksportu oraz  Importu ustawień operatora umożliwiają przenoszenie takich ustawień, jak parametry operatora, blokady dostępu, ustawienia dla baz (blokady, wskazane moduły i serwer klucza), blokady atrybutów czy ustawienia personalizacji. Na formularzu operatora możliwie jest dodanie zdjęcia, które zostanie wysłane do Comarch e-Sklep jako zdjęcie opiekuna towaru. Po kliknięciu ikony i wybór opcji Zdjęcie operatora można wskazać plik z rozszerzeniem *.jpg lub *.png oraz rozmiar do 50 KB. Zdjęcie może zostać usunięte z karty operatora poprzez ponowne kliknięcie na ikonę i wybranie opcji Usuń zdjęcie operatora.

Bazy danych

Bazy danych

Wszystkie funkcje niezbędne do poprawnego administrowania w zakresie dodawania i usuwania nowych baz danych oraz wykonywania i odtwarzania kopii bezpieczeństwa.

Dodawanie nowej firmy Przycisk Dodaj  (lub klawisz <INSERT>) na liście baz danych służy do tworzenia nowej bazy danych dla nowej firmy. Pomimo, że baza danych jest tworzona na serwerze baz danych, użytkownik nie musi posiadać żadnej wiedzy z zakresu administrowania serwerem, gdyż dostępny w programie asystent pozwoli na proste wykreowanie bazy danych. Po wciśnięciu przycisku Dodaj, program zada kilka pytań, które pozwolą mu skompletować informacje niezbędne do utworzenia bazy danych.
Dodanie nowej bazy danych
W celu utworzenia nowej bazy Użytkownik powinien podać dane potrzebne do zalogowania się do serwera SQL z uprawnieniami administratora – poprzez login SQL bądź przez domenę NT. Wprowadzana nazwa serwera SQL jest weryfikowana. Jeżeli nie zgadza się ona z nazwą, z jaką został zainstalowany serwer SQL (nazwa zwrócona z serwera poprzez zmienną @@SERVERNAME), wówczas program zaktualizuje wprowadzoną nazwę oraz w razie potrzeby założy odpowiedni alias w systemie Windows.
Przykład
Jeżeli konfigurując połączenie do serwera podany zostanie jego adres IP i port w postaci 10.132.48.144:1435, wówczas program automatycznie zmieni wprowadzoną nazwę na rzeczywistą nazwę serwera SQL (np. SERWER\OPTIMA). Jeżeli taka nazwa nie będzie rozpoznawana do poprawnego połączenia, w Windows zostanie wprowadzony odpowiedni alias.
Jeżeli program nie jest uruchomiony na prawach Administratora, wówczas pojawia się komunikat: Aby skonfigurować połączenie z serwerem [nazwa wpisana przez użytkownika] należy utworzyć alias o nazwie [nazwa zwrócona z serwera]. Aby go utworzyć program zostanie uruchomiony na prawach Administratora. Po kliknięciu przycisku OK program jest uruchamiany ponownie w trybie Administratora, co umożliwia mu samodzielnie założyć alias do serwera. Następnie należy podać nazwę firmy, dla której tworzona jest baza danych. Można również uzupełnić opis dla nowo tworzonej bazy danych. Nazwa bazy danych jest tworzona na serwerze SQL na podstawie wpisanej nazwy firmy z zastrzeżeniem, że znaki specjalne, kropki i spacje w nazwie firmy zamieniane są na znak „_”. Zaznaczenie parametru Zablokuj dostęp do tej firmy pozostałym operatorom systemu powoduje dodanie blokady do tworzonej bazy dla wszystkich operatorów oprócz tego, który tę bazę zakłada. Można również uzupełnić opis dla nowo tworzonej bazy danych.Po zaakceptowaniu za pomocą przycisku ,  następuje tworzenie bazy danych na serwerze. Na zakończenie operacji tworzenia nowej bazy program uzupełni listę baz danych o nowo utworzona pozycję. W przypadku Optimy w Chmurze dodanie bazy danych należy zgłosić z poziomu Platformy WWW pod adresem https://www.online.comarch.pl/optima Podczas pierwszego zalogowania do nowo utworzonej bazy pojawia się kreator Konfiguracja parametrów firmy. W kolejnych krokach można uzupełnić podstawowe ustawienia dotyczące firmy, jak pieczątka firmy, rachunek bankowy, urząd skarbowy, rodzaj prowadzonej księgowości, itp. Pomiędzy poszczególnymi oknami poruszamy się przy pomocy przycisków  oraz . Poniżej opis poszczególnych kroków kreatora. Krok 1. Witamy w kreatorze nowej firmy. Pierwszy krok działania kreatora. W przypadku zaznaczenia parametru Nie chcę przechodzić przez okna kreatora. Uzupełnię dane z poziomu konfiguracji, dane można uzupełnić w późniejszym okresie w odpowiednich gałęziach Konfiguracji Firmy bądź na odpowiednich listach w programie (np. Ogólne/ Urzędy, Księgowość/ Plan kont, itp). Krok 2. Jak będziesz używał tego programu? W przypadku wersji stacjonarnej programu możliwe jest określenie sposobu korzystania z Comarch ERP Optima – jako samodzielnego programu, bądź jako modułu do współpracy z Comarch ERP XL / Comarch ERP Altum. W przypadku zaznaczenia opcji Tylko moduł płacowy dla Comarch ERP Altum zaznaczony zostaje parametr Współpraca z systemem Comarch ERP Altum w Konfiguracji Firmy/ Płace/ Parametry współpracy z Altum. W dalszych krokach kreatora dostępne będą wyłącznie parametry z obszaru wspólnego oraz Kadry i płace. W przypadku zaznaczenia opcji Tylko moduł płacowy dla Comarch ERP XL zaznaczony zostaje parametr Współpraca z systemem Comarch ERP XL w Konfiguracji Firmy/ Płace/ Parametry współpracy z XL. W dalszych krokach kreatora dostępne będą wyłącznie parametry z obszaru wspólnego oraz Kadry i płace. W przypadku zaznaczenia opcji Tylko moduł handlowy dla Comarch ERP XL nowa baza zostanie nieodwracalnie oznaczona jako baza sprzedażowa przeznaczona do współpracy z Comarch ERP XL. W dalszych krokach kreatora dostępne będą wyłącznie parametry z obszaru wspólnego oraz Sprzedaż. Krok 3. Które obszary programu chcesz skonfigurować? W przypadku wybrania standardowego sposobu korzystania z programu Comarch ERP Optima możliwe jest zawężenie konfigurowanych parametrów do wybranych obszarów funkcjonalnych programu –  sprzedaży, kadr i płac oraz księgowości. Odznaczenie wybranych obszarów powoduje, że kroki kreatora ich dotyczące nie będą wyświetlane. Po zakończeniu konfiguracji przejdź do wyszukiwarki biur rachunkowych – w przypadku zaznaczenia parametru po zakończeniu działania kreatora konfiguracji parametrów firmy otwierana jest przeglądarka internetowa Społeczności Biur Rachunkowych – www.iksiegowosc24.pl Krok 4. Uzupełnij podstawowe dane Twojej firmy. W tym kroku kreatora należy uzupełnić dane firmy – bądź ręcznie bądź pobierając dane z bazy REGON na podstawie wskazanego numeru NIP. W kreatorze podpowiadany jest numer NIP na podstawie klucza wykorzystanego podczas logowania do bazy. Jeżeli na kluczu znajdują się licencje dla różnych podmiotów (klucz wielofirmowy), wówczas po kliknięciu w pole NIP można wskazać jeden z nich. W przypadku kiedy klucz zawiera licencje w wersji dla biur rachunkowych, numer NIP nie jest podpowiadany. Po wskazaniu numeru NIP i przejściu do innego pola, następuje pobranie danych firmy z bazy REGON. Dane te zostaną zaczytane do Pieczątki firmy znajdującej się w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy, jak również do gałęzi Konfiguracji Firmy dotyczących deklaracji. W przypadku pobierania danych firmy z bazy REGON w kreatorze konfiguracji parametrów firmy, na podstawie przeważającego numeru PKD uzupełniane jest również pole Działalność w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ PIT-36, PIT-36L. Krok 5. Czy chcesz kopiować ustawienia konfiguracji i dane z innej bazy? Po uzupełnieniu podstawowych danych firmy w kreatorze pojawia się krok Czy chcesz kopiować ustawienia konfiguracji i dane z innej bazy? Dostępne są 2 odpowiedzi:
  • Nie chcę kopiować ustawień (po wybraniu tej opcji następuje przejście do kolejnych kroków kreatora, gdzie uzupełniane są wszystkie dostępne parametry)
  • Tak, chcę skopiować ustawienia z bazy
Po wybraniu drugiej opcji pojawia się możliwość wskazania bazy firmowej, z której ustawienia mają zostać skopiowane. Na liście widoczne są jedynie bazy skonwertowane do aktualnej wersji programu oraz takie, do których już się zalogowano (uzupełniono Kreator konfiguracji parametrów firmy).  Poniżej znajduje się lista parametrów podzielona na 4 grupy:
  • Parametry konfiguracyjne firmy
    • Wszystkie parametry konfiguracji firmy z gałęzi Kasa/Bank, Ogólne, Płace oraz Środki trwałe
    • Parametry konfiguracji firmy z gałęzi Księgowość z wyjątkiem rodzaju księgowości oraz parametru Firma wielozakładowa
    • Ustawienia konfiguracji firmy z gałęzi Księgowość/ Księgowość kontowa z wyjątkiem okresów obrachunkowych
    • Ustawienia z konfiguracji firmy z gałęzi Księgowość/ Okresy obrachunkowe. Parametry kopiowane są z ostatniego okresu obrachunkowego, który znajduje się w bazie źródłowej. Dane które nie są przenoszone, ponieważ są definiowane w kreatorze bazy danych to: data otwarcia okresu obrachunkowego, jego długość oraz parametr Zaliczki uproszczone na CIT.
  • Wspólne
    • Definicje atrybutów
    • Definicje dokumentów
    • Serie dokumentów
    • Formy płatności
    • Grupy kontrahentów
    • Kategorie
    • Miejscowości
    • Obieg dokumentów – statusy dokumentów (jeśli pobrano moduł Obieg Dokumentów)
    • Katalogi dokumentów (jeśli pobrano moduł Obieg Dokumentów)
  • Księgowość (grupa widoczna jeżeli wskazano że skonfigurowany ma być obszar księgowości)
    • Grupy kont
    • Grupy środków trwałych i w.n.p
    • Kręgi kosztów
    • Księgowania okresowe
    • Nazwy dzienników (w przypadku zaznaczenia, przenoszone są wyłącznie dzienniki ze wskazanej bazy, nie są tworzone standardowe nazwy dzienników)
    • Nazwy rejestrów VAT
    • Nazwy rejestrów Ewidencji dodatkowej
    • Plan kont (bez kont słownikowych)
    • Wymiary opisu analitycznego
    • Schematy księgowe
    • Zestawienia księgowe
    • Zestawienia księgowe systemowe (PIT, CIT)
  • Kadry i płace (grupa widoczna jeżeli wskazano że skonfigurowany ma być obszar kadr i płac)
    • Kody zawodu
    • Przyczyny zwolnienia
    • Definicje stref
    • Serie kalendarzy
    • Kalendarze
    • Wzorce płacowe
    • Typy wypłat
    • Limity nieobecności
    • Typy nieobecności
    • Wskaźniki
    • Rodzaje dni wolnych
Domyślnie wszystkie grupy są zaznaczone, ale możliwe jest odznaczenie wybranych grup bądź pozycji w ramach tych grup. Wówczas zostaną one pominięte podczas kopiowania z innej firmy. Ustawienia dotyczące wybranej bazy wzorcowej oraz zaznaczeń w ramach grup parametrów zapamiętywane są dla operatora – tak, aby przy tworzeniu kolejnej firmy proponowane były te same ustawienia co dla poprzedniej. Jeżeli zaznaczono grupę Księgowość, w kroku kreatora W jaki sposób prowadzisz księgowość domyślnie zaznaczony jest rodzaj księgowości, który ustawiony był we wskazanej bazie wzorcowej. Jeżeli w bazie wzorcowej wybrana była księgowość kontowa, natomiast podczas logowania nie pobrano modułu Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus, wówczas w kreatorze domyślnie zaznaczone będzie opcja Księga podatkowa. Jeżeli w kreatorze wybrana jest opcja Księgowość kontowa, wówczas pomijane są kroki dotyczące planu kont i zestawień księgowych (są one kopiowane ze wskazanej bazy wzorcowej). Krok 6. W tym miejscu możesz wskazać logo dla faktur Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Sprzedaż. Możliwe jest wskazanie w nim pliku graficznego z logo dla faktur wraz z opcją podglądu przykładowego wydruku. Krok 7. Podaj numer rachunku bankowego Twojej firmy. W tym kroku możliwe jest uzupełnienie numeru rachunku bankowego firmy. Program proponuje pobranie aktualnej listy banków działających w Polsce. Po ich pobraniu należy wskazać odpowiedni z nich i uzupełnić numer rachunku bankowego (program podpowie początek numeru rachunku bankowego na podstawie wybranego banku – należy uzupełnić tylko 16 ostatnich cyfr numeru rachunku). Krok 8. Podaj dane właściciela/przedstawiciela i Urzędu Skarbowego. Możliwie jest uzupełnienie imienia i nazwiska, numeru PESEL oraz daty urodzenia właściciela/przedstawiciela Firmy (pola PESEL i Data urodzenia są widoczne, jeżeli jest to firma osoby fizycznej). Program proponuje pobranie aktualnej listy Urzędów Skarbowych umożliwiając wskazanie odpowiedniego z nich. W tym kroku możliwe jest również określenie indywidualnego rachunku podatkowego firmy korzystając z Generatora mikrorachunku. Określony tu mikrorachunek przenoszony jest do Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje. Jeżeli w 4 kroku kreatora (Uzupełnij podstawowe dane Twojej firmy) zaznaczono opcję Osoba fizyczna, wówczas automatycznie uzupełni się indywidualny rachunek podatkowy firmy. Rachunek podatkowy zostanie wygenerowany na podstawie numeru NIP. Krok 9. Podaj dane dotyczące rozliczeń z ZUS. Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Kadry i płace. Umożliwia konfigurację danych dotyczących rozliczeń z ZUS poprzez uzupełnienie skróconej nazwy firmy, kodu terminu składania deklaracji ZUS, określenie procentu składki wypadkowej oraz tego czy pracodawca wypłaca zasiłki ZUS. Możliwe jest również wskazanie indywidualnego rachunku składkowego dla deklaracji ZUS DRA dla pracowników. Krok 10. W jaki sposób prowadzisz sprzedaż? Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Sprzedaż. Konfigurując sposób prowadzenia sprzedaży możliwy jest  wybór faktur walutowych oraz cen z czterema miejscami po przecinku. W przypadku zaznaczenia w kreatorze parametru Wystawiam faktury walutowe, zostaną zaznaczone również parametry: Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu oraz VAT na fakturach w walucie znajdujące się w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry. Możliwe jest również wskazanie Izby Administracji Skarbowej w przypadku składania deklaracji Intrastat oraz zaznaczenie opcji korzystania z opakowań i kaucji. Krok 11. W jaki sposób rozliczasz magazyn? Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Sprzedaż. Jako sposób rozliczenia magazynu można wybrać jedną z 3 dostępnych opcji:
  • FIFO- pierwsze przyszło – pierwsze wyszło,
  • LIFO – ostatnie przyszło – pierwsze wyszło,
  • AVCO – koszt średni ważony.
Krok 12. W jaki sposób chcesz numerować dokumenty? Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Sprzedaż. W tym kroku możliwie jest określenie schematu numeracji dla dokumentów handlowych, magazynowych i przesyłek – czy numeracja ma być w ramach miesiąca bądź roku oraz czy numer dokumentu ma zawierać zera wiodące. W przypadku faktur sprzedaży możliwe jest określenie symbolu tych dokumentów (domyślny symbol to FA). Krok 13. W jaki sposób prowadzisz księgowość? Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Księgowość. Możliwy jest wybór spomiędzy 3 rodzajów prowadzenia księgowości:
  • Ewidencja ryczałtowa,
  • Księga podatkowa,
  • Księgowość kontowa.
Domyślnie zaznaczony rodzaj księgowości zależy od dostępnych modułów na kluczu wykorzystanym podczas logowania. Jeżeli znajduje się na nim moduł Księga Handlowa / Księga Handlowa Plus, wybrana zostanie opcja Księgowość kontowa. W przypadku modułu Księga Handlowa Plus dodatkowo zaznaczony zostanie parametr Obsługa kont walutowych w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa. Jeżeli na kluczu znajduje się moduł Księga Podatkowa  (również w przypadku występowania dodatkowo modułu dla pełnej księgowości, np. w przypadku biur rachunkowych), zaznaczona zostanie domyślnie opcja Księga podatkowa. W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym domyślnie zaznaczonym rodzajem księgowości jest Księga podatkowa. Krok 14. Jaki jest okres obrachunkowy i stawka CIT w Twojej firmie? Krok widoczny w przypadku wyboru księgowości kontowej. Użytkownik ma możliwość określenia daty początkowej dla okresu obrachunkowego oraz jego długości. Możliwe jest określenie stawki podatku CIT oraz wybór uproszczonych zaliczek na CIT-8. Krok 15. Dla jakiej działalności mamy utworzyć plan kont? Ten oraz kolejne kroki, widocznę są w przypadku, kiedy na oknie Czy chcesz kopiować ustawienia konfiguracji i dane z innej bazy? zanzczono opcję Nie chcę kopiować ustawień. Krok widoczny w przypadku wyboru księgowości kontowej. Dotyczy on parametrów wpływających na tworzony przez program plan kont. Jako Typ podmiotu można wybrać: Spółka akcyjna, Spółka z o.o., Spółka cywilna, Osoba fizyczna, Jednostka budżetowa oraz Inny. W polu Rodzaj podatnika możliwe do wyboru opcje to: Jednostka duża, Jednostka mała oraz Jednostka mikro.  Jako Typ działalności można zaznaczyć opcje: Handlowa, Produkcyjna oraz Usługowa. W przypadku wyboru jako typu podmiotu jednostki budżetowej, nie ma możliwości określenia rodzaju podatnika ani typu działalności. Możliwy jest wybór opcji księgowania kosztów na konta zespołu „4” i/lub „5”. Krok 16. Które zestawienia księgowe będziesz sporządzał? Krok 17. Teraz możemy skonfigurować dla Ciebie program. Ostatni krok działania kreatora konfiguracji parametrów firmy. Po kliknięciu przycisku Zakończ kreator jest zamykany, a użytkownik zostaje zalogowany do nowo utworzonej firmy. Odłączanie lub kasowanie bazy danych Jeżeli baza danych nie będzie już w programie używana, wówczas możliwe jest jej odłączenie z programu lub jej fizyczne usunięcie z serwera MS SQL. Służy do tego przycisk  Odłącz lub skasuj bazę danych (lub klawisz <DELETE>). Możliwe są dwa tryby usunięcia bazy danych:
  • Tylko odłączenie bazy danych z programu – jeżeli nie zostanie zaznaczona opcja Fizyczne skasowanie bazy danych z serwera, wówczas program usunie bazę z listy firm zarejestrowanych w programie, ale nie wykona jej fizycznego usunięcia z serwera. Bazę taką będzie można powtórnie podłączyć za pomocą funkcji Podłącz istniejącą bazę.
  • Całkowite usunięcie danych – jeżeli zostanie zaznaczona opcja Fizyczne skasowanie bazy danych z serwera, wówczas program zarówno usunie bazę z listy firm zarejestrowanych w programie jak i skasuje bazę danych na serwerze. W ten sposób usunięte dane nie będą mogły być już nigdy odzyskane.
Po akceptacji wprowadzonych danych baza zostanie usunięta.
Dołączanie istniejącej bazy Jeżeli na serwerze znajduje się baza danych, która nie jest zarejestrowana w programie, możemy ją zarejestrować używając przycisku  Podłącz istniejącą bazę firmy. Sytuacja taka może wystąpić, jeżeli np. uprzednio wykonaliśmy funkcję usuwania bazy danych z programu, bez jej fizycznego skasowania (patrz rozdział dotyczący odłączania bazy danych). Po uruchomieniu funkcji dołączania program wyświetli serię pytań, które pozwolą na określenie położenia interesującej nas bazy danych.
  • Połączenie z serwerem – program pyta o nazwę serwera, na którym znajduje się interesująca nas baza danych (analogicznie jak w przypadku tworzenia nowej bazy).
  • Nazwa bazy danych – program wyświetla listę baz danych dostępnych na wskazanym serwerze. Jeśli wskazana baza danych podłączona jest do innej bazy konfiguracyjnej to wyświetli się komunikat:
  • Baza firmowa systemu Comarch ERP Optima może być podłączona tylko do jednej bazy konfiguracyjnej. Czy odłączyć wybraną bazę firmową od bazy konfiguracyjnej [nazwa] ? Jeśli wybierzemy:
  • Tak – baza firmowa zostanie automatycznie odłączona od „starej” bazy konfiguracyjnej i podłączona do „nowej” bazy konfiguracyjnej.
  • Nie – baza firmowa nie zostanie podłączona do „nowej” bazy konfiguracyjnej.
  • Potwierdzenie parametrów – po wybraniu interesującej nas bazy danych program wyświetli zestawienie wprowadzonych informacji i poprosi o ostateczne potwierdzenie. 
Po zatwierdzeniu następuje sprawdzenie, czy wskazana baza danych jest rzeczywiście poprawną bazą programu Comarch ERP Optima i jeżeli tak, to zostanie ona zarejestrowana w programie, tzn. na liście firm pojawi się nowa pozycja. Wykonywanie kopii bezpieczeństwa Do wykonania kopii bezpieczeństwa służy przycisk Utwórz kopię bezpieczeństwa danych. Po wciśnięciu przycisku pojawia się formularz służący do określenia miejsca wykonania kopii.
Uwaga
Wykonywanie kopii bezpieczeństwa należy do obowiązków Użytkownika. W przypadku awarii systemu komputerowego lub uszkodzenia bazy danych kopia bezpieczeństwa może być jedynym źródłem odtworzenia zgromadzonych w programie danych. Częstotliwość wykonywania kopii bezpieczeństwa powinna być dostosowana do ilości wprowadzanych w programie danych – tak, aby nakład pracy konieczny do przywrócenia poprawnego stanu w przypadku awarii był jak najmniejszy.
Dołączony do programu asystent pomaga utworzyć kopię bezpieczeństwa. W kolejnych pojawiających się oknach:
  • Zawartość kopii bezpieczeństwa – program pyta czy utworzyć kopię bazy głównej, w której znajdują się dane dotyczące danej firmy, czy bazy głównej i bazy konfiguracyjnej, w której znajdują się niektóre elementy konfiguracji wspólnej dla wszystkich baz.
  • Nazwa pliku dla kopii – program pyta, gdzie utworzyć kopię bezpieczeństwa bazy głównej i – w zależności od zaznaczeń w poprzednim oknie – bazy konfiguracyjnej. Podczas wskazywania można posłużyć się przyciskiem Przeglądaj.
Pole edycyjne Nazwa pliku kopii danych zawiera pełną nazwę (wraz ze ścieżką dostępu) do pliku kopii danych. Utworzenie kopii bezpieczeństwa jest proponowane zawsze w katalogu, w którym była tworzona poprzednia kopia bezpieczeństwa dla tej firmy. Jako nazwa pliku kopii proponowana jest nazwa bazy z dołączoną informacja o dacie i godzinie wykonania kopii oraz wersji bazy danych, w formacie: NazwaBazy_wersjaBazyDanych_RRMMDDggmm.BAC Wciskając przycisk Wybór pliku otwierane jest okno pozwalające na wygodny wybór katalogu, w którym będzie utworzona kopia bezpieczeństwa. Po kliknięciu ikony Wybór pliku, jeżeli serwer baz danych znajduje się na innym komputerze oraz procedura xp_cmdshell jest włączona na serwerze, pokazywany jest komunikat: Aby przeglądać foldery na serwerze zdalnym potrzebne jest odblokowanie na serwerze SQL użycia procedury xp_cmdshell. Czy chcesz, aby została teraz odblokowana? Po wciśnięciu przycisku Tak, następuje odblokowanie procedury xp_cmdshell i pokazywane jest okno z listą dysków i folderów na serwerze. Po wciśnięciu przycisku Nie następuje powrót do okna kreatora.
  • Weryfikacja archiwum – program pyta, czy wykonana kopia ma dodatkowo zostać sprawdzona pod względem poprawności.
  • Parametry kopii bezpieczeństwa – prawidłowo wprowadzone dane należy potwierdzić. Utworzona kopia bezpieczeństwa będzie widoczna w kartotece bazy na zakładce [Archiwum].
Odtwarzanie kopii bezpieczeństwa Do odtworzenia kopii bezpieczeństwa danych służy przycisk  Odtwarzanie kopii bezpieczeństwa. Po jego wciśnięciu pojawia się formularz służący do określenia miejsca, w którym znajduje się kopia.
  • Nazwa pliku z kopią danych – program proponuje zawsze odtworzenie ostatniej Pole edycyjne musi zawierać pełną nazwę (wraz ze ścieżką dostępu) do pliku kopii danych.
  • Wciskając przycisk Wybór pliku otwierane jest okno pozwalające na wybór innego pliku zawierającego kopię bezpieczeństwa.
  • Nazwa bazy danych – należy podać nazwę nowej bazy, do której zostanie odtworzona kopia bezpieczeństwa (program utworzy taką bazę w chwili odtwarzania). Istnieje również możliwość odtworzenia kopii bezpieczeństwa pod starą nazwą bazy, która jest widoczna na liście firm, co spowoduje jej nadpisanie.
Parametry kopii bezpieczeństwa – po potwierdzeniu podanych informacji program odtworzy kopię bezpieczeństwa.
Uwaga
Odtworzenie kopii bazy konfiguracyjnej jest możliwe tylko z okna zmiany bazy konfiguracyjnej. Możliwość ta została opisana poniżej
Odtwarzanie kopii bezpieczeństwa bazy konfiguracyjnej
Aby odtworzyć kopię bazy konfiguracyjnej należy:
  1. Zamknąć i uruchomić ponownie program.
  2. Po pojawieniu się okna logowania do programu zamykamy je klawiszem .
  3. Wciskamy na pasku narzędziowym klawisz zmiany konfiguracji .
  4. Potwierdzamy chęć podłączenia bazy konfiguracyjnej oraz nazwę serwera, w którym chcemy kopię odtworzyć (program proponuje odpowiednią nazwę).
  5. W kolejnym oknie wybieramy opcję Odtworzenie bazy z kopii bezpieczeństwa
  6. Podczas odtwarzania kopii bazy konfiguracyjnej (pod nową nazwą) usuwane są wpisy na liście firm, co umożliwia łatwe podłączenie baz firmowych pod nazwami, pod którymi figurowały w momencie wykonywania kopii bazy konfiguracyjnej. Jeśli nadpisujemy istniejącą bazę konfiguracyjną (odtwarzamy pod tą samą nazwą) to wpisy nie są usuwane.

W przypadku Optimy w Chmurze odtworzenie bazy danych z kopii bezpieczeństwa należy zgłosić z poziomu Platformy WWW pod adresem https://www.online.comarch.pl/optima

Optymalizacja indeksów bazy danych Funkcja jest uruchamiana po wciśnięciu klawisza  znajdującego się z prawej strony okna z listą baz danych. Zadaniem tej funkcji jest odbudowa indeksów bazy danych w celu optymalizacji pracy bazy danych. Funkcja jest zawsze wykonywana dla podświetlonej bazy danych. Konwersja bazy danych Kolejne wersje programu mogą obsługiwać różne formaty bazy danych – zmiana formatu może być wymuszona zmianą lub rozszerzeniem funkcjonalności programu. Dostosowanie bazy do formatu obsługiwanego przez aktualną wersję programu (czyli konwersja) odbywa się z menu bazy danych, po podświetleniu wybranej bazy danych i wciśnięciu przycisku . Próba wykonania konwersji na bazie danych, która już posiada właściwy format kończy się odpowiednim komunikatem.
Uwaga
Konwersja bazy danych może zostać wykonana również automatycznie przez program w przypadku otwarcia tej bazy, po wybraniu jej podczas startu programu.
Informacje o rozmiarze bazy danych oraz danych binarnych Na liście firmowych baz danych widoczne są kolumny: Wielkość bazy (MB) oraz Rozmiar danych binarnych (MB). Do odświeżenia informacji o rozmiarach baz firmowych służy przycisk  Odśwież informację o rozmiarach baz i danych binarnych. Informacje dotyczące rozmiaru bazy konfiguracyjnej są wyliczane na bieżąco. Jeżeli Operator ma zakaz do danej bazy, wówczas w miejsce danych w tych kolumnach jest pokazywane „-----”. Pod listą firmowych baz danych znajduje się informacja o rozmiarze bazy konfiguracyjnej oraz o dacie ostatniego wykonania jej kopii bezpieczeństwa. W menu kontekstowym po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na bazie dostępna jest funkcja Pokaż rozmiar tabel w bazie danych. Po jej wybraniu otwierane jest okno prezentujące informacje dotyczące tabel bazy danych: rodzaj i nazwa tabeli, ilość wierszy oraz ilość MB zajętych przez dane, indeksy oraz przestrzeń nieużywaną w tabeli. Różnica w sumie poszczególnych tabel, a całej bazy danych wynika z wolnej przestrzeni w pliku bazy danych, która nie jest wykorzystywana przez żaden obiekt w bazie, ale jest zarezerwowana. [/su_list]

Edycja informacji o bazie danych

Po wciśnięciu przycisku   Zmień program wyświetla formularz prezentujący informacje o wskazanej bazie danych. Część informacji na tym formularzu jest niedostępna do edycji, gdyż są związane ze sposobem utworzenia i zarejestrowania bazy danych (są to informacje takie jak np. nazwa serwera czy nazwa bazy danych na serwerze). Znaczenie kolejnych pól jest następujące: Nazwa firmy – jest to nazwa firmy zapisana w pliku systemowym bazy danych. Opis – opis firmy, może być dowolnie modyfikowany przez użytkownika. Nazwa serwera – nazwa serwera, na którym utworzona została baza danych. Nazwa bazy – nazwa bazy danych na serwerze. Zazwyczaj jest ona tworzona przez złączenie przedrostka CDN_ i nazwy firmy. Nieaktywna – znacznik pozwalający na ustawienie statusu nieaktywności bazy danych. Firma oznaczona jako nieaktywna nie zostanie usunięta z serwera ani wyrejestrowana z programu, ale nie będzie możliwości otwarcia danych takiej firmy. Dostępna w BI Point – parametr umożliwiający udostępnianie danych z bazy w BI Point. Zaznaczenie tego parametru na bazie danych Klienta jest możliwe jeżeli została zdefiniowana baza firmowa Biura Rachunkowego (w Konfiguracji Programu/ Biuro Rachunkowe/ Parametry) oraz w bazie Biura Rachunkowego baza Klienta została powiązana z kontrahentem - wskazana na karcie kontrahenta na zakładce [Księgowe]. Dostępna w aplikacji Comarch PPK - po zaznaczeniu parametru aplikacja Comarch PPK może pobierać dane z tej bazy. Parametr jest domyślnie zaznaczony. Dostępna w Pulpicie Menadżera - Jego zaznaczenie jest wymagane do udostępnienia danej bazy w Comarch ERP Optima Pulpit Menadżera. Jeżeli dla danej firmy parametr nie jest zaznaczony wówczas baza taka traktowana jest jako nieaktywna i nie jest pobierana na nią licencja. Na zakładce [Archiwum] znajdują się informacje o wykonanej ostatnio kopii bezpieczeństwa. Nazwa archiwum – zawiera pełną nazwę pliku zawierającego ostatnią kopię bezpieczeństwa bazy danych. Data wykonania – określa datę wykonania ostatniej kopii bezpieczeństwa. Przypominaj o wykonaniu kopii co: … dni – określa okres od czasu wykonania kopii bazy danych do wygenerowania przez program przypomnienia o wykonaniu kopii (w dniach). Zero oznacza brak przypomnienia. Domyślnie ustawiane jest 7 dni. Przypomnienie zależne jest od parametru na karcie Operatora/ zakładka [Ogólne]: Przypomnienie o kopii bezpieczeństwa. Czas archiwizacji – określa czas trwania wykonywania ostatniej kopii bezpieczeństwa (pozwala on w przybliżeniu określić, jak długo może trwać wykonywanie nowej kopii).