CRM i serwis

Wskazanie dostaw na Zleceniach serwisowych.

Na Zleceniu serwisowym umożliwiliśmy wskazanie partii dostaw pobranych części, które wykorzystywane są do realizacji zlecenia.
Uwaga
Funkcjonalność dostępna tylko przy współpracy z modułem Handel Plus

Konfiguracja parametrów dla Serwisu.

W Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry w sekcji Wskazanie cech dla części dostępne są parametry:
  • Automatyczny wybór ocechowanych dostaw - po zaznaczeniu parametru aktywowana jest funkcja automatycznego wskazywania partii dostaw na częściach zlecenia serwisowego. Dla każdej części zlecenia serwisowego, która na formularzu towaru, na zakładce [Atrybuty] ma wskazany atrybut z parametrem Przenosić na dostawy, na oknie wyboru partii zostaną automatycznie wskazane pobierane dostawy, zgodnie z metodą rozliczania magazynu wybraną w konfiguracji (FIFO, LIFO). Funkcja działa analogicznie jak opisana w artykule Automatyczne wskazanie rozchodowanych partii towaru na dokumentach rozchodowych. 
W nowych bazach danych powyższy parametr jest domyślnie zaznaczony.
  • Obowiązek wyboru partii dla części na zleceniu serwisowym -przypomina o konieczności uzupełnienia partii dla części na zleceniu serwisowym posiadających atrybut z parametrem Przenosić na dostawy. Kontrola wskazania partii następuje podczas tworzenia powiązanych dokumentów magazynowych do zlecenia serwisowego.

Zlecenie Serwisowe - lista części

Na formularzu Zlecenia Serwisowego, na zakładce [Części] znajduje się przycisk     Wskazanie cech dla części (można również użyć kombinacji klawiszy <ALT>+<C> dla pozycji typu towar) : Kliknięcie przycisku spowoduje podniesienie okna Zasoby dla części, na której ustawiony jest kursor, z zasobami dostępnymi w dniu przyjęcia zlecenia serwisowego, czyli zgodnie z datą przyjęcia, znajdującą się na zakładce [Ogólne] zlecenia serwisowego, oraz znajdującymi się na magazynie wskazanym na formularzu części w polu Magazyn. Ilość potrzebnych części wprowadzamy w kolumnie Ilość pobrana. Po zapisie, na formularzu części aktualizowana jest ilość pobrana zgodnie ze wskazaniem na oknie partii. Na formularzu części pojawia się dodatkowa zakładka [Zasoby], na której można zobaczyć ocechowane partie dostaw dla części. Na liście Części w kolumnie Czy wskazano cechę można zweryfikować, czy dla danej części na zleceniu zostały wskazane partie dostaw. Kolumna przyjmuje wartości: wartość pusta – pozycja nie posiada cech – dotyczy części , które nie mają przypisanych atrybutów z parametrem Przenosić na dostawy na formularzu towaru, na zakładce [Atrybuty]. - pozycja posiada cechy, ale nie zostały one wskazane – dotyczy części, które mają przypisany co najmniej jeden atrybut z parametrem Przenosić na dostawy na formularzu towaru, na zakładce [Atrybuty]. - cechy poprawnie wskazane - niezgodność ilości części z ilością, dla której wskazano cechy – może wystąpić po zmianie daty dokumentu, jednostki miary, jeśli ilość na formularzu części jest inna niż dostępna ilość towaru wskazana na oknie partii towaru.
Uwaga
Wskazane dostawy są zapisywane na formularzu części na zakładce [Zasoby]. Są blokowane na magazynie i nie mogą być wykorzystane do realizacji innych zleceń serwisowych oraz nie można wskazać ich na żadnym innym dokumencie. Części o określonych cechach mogą zostać zrealizowane tylko i wyłącznie na tym zleceniu serwisowym, do którego zostały przypisane.
Więcej informacji na temat wydawania towarów ze wskazaniem konkretnych partii istniejących na magazynie znajduje się tutaj.

Formularz części na zleceniu serwisowym

Ten sam przycisk  Wskazanie cech dla części umieszczony jest na formularzu części, na wszystkich zakładkach. Działanie przycisku jest analogiczne jak na liście części – pozwala na ocechowanie części, które wykorzystywane są do realizacji zlecenia serwisowego. W przypadku gdy cechy zostaną przypisane do części, to przy próbie zmiany ilości w polu ilość pobrana na formularzu części wyświetli się komunikat: Ilość na dostawach jest inna niż ilość na elemencie. Ilość na elemencie zostanie zmieniona. Zmianę ilości części należy wykonać na oknie Wskazanie cech dla części. Zmieniając magazyn na formularzu części, w sytuacji gdy cechy dostaw zostały wcześniej przypisane, również pojawi się komunikat: Dla pozycji z dokumentu, dla których zostały wybrane dostawy, magazyn nie może zostać zmieniony. Czy usunąć wybrane dostawy i zmienić magazyn? Jeśli wybierzemy TAK, wówczas wskazanie dostaw zostanie usunięte, a magazyn zmieniony. Powyższe komunikaty pojawiają się tylko jeśli nie jest włączony parametr Automatyczny wybór ocechowanych dostaw w Konfiguracji Firmy/ Serwis/ Parametry.

Pobieranie części dla zlecenia serwisowego

Podczas tworzenia dokumentu MM (pobierania części z magazynu lokalnego na magazyn serwisowy), wskazane dla części partie dostaw, są przenoszone na dokument MM. Dokument MM zapisuje się na trwałe (nie do bufora), dlatego nie można dokonywać na nim żadnych zmian. Więcej informacji na temat pobierania części na zlecenie serwisowe znajduje się tutaj.

Obowiązek wyboru partii części na zleceniu serwisowym.

Podczas pobierania części z magazynu na zlecenie serwisowe (  – przekształcenie do MM) sprawdzane jest ustawienie parametru Obowiązek wyboru partii dla części na zleceniu serwisowym w menu Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry. Jeśli parametr jest zaznaczony, przy pobieraniu części weryfikowane jest, czy określono partie dostawy na oknie Wskazanie cech dla części. Weryfikacja dotyczy wszystkich części, które mają na formularzu na zakładce [Atrybuty] wskazany atrybut z parametrem Przenosić na dostawy. Jeśli dla którejkolwiek części spełniającej ten warunek, nie określono partii dostaw, przy próbie przekształcenia do dokumentu MM pojawi się komunikat: W celu utworzenia dokumentu, wskaż partie dostaw dla towaru KOD_TOWARU [nazwa towaru]. Dopóki Użytkownik nie uzupełni brakujących danych, nie ma możliwości pobrania części na zlecenie serwisowe. W przypadku, gdy w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry zaznaczony jest parametr: Automatyczny wybór ocechowanych dostaw, Użytkownik nie musi wskazywać cech, program automatycznie uzupełni pobrane dostawy. 

Zwrot niewykorzystanych części z cechami dostaw

W przypadku części dla których zostały wskazane cechy dostaw, dla zwracanej ilości należy wskazać konkretne dostawy, które chcemy zwrócić. Zwracane dostawy można wskazać na oknie Wskazanie cech dla części, wywoływanym z poziomu listy części lub formularza części. W kolumnie ilość wykorzystana należy wpisać ilość rzeczywiście wykorzystanych części i za pomocą dokumentu MM (– Zwrot towaru) zwrócić niewykorzystaną ilość na magazyn lokalny, z którego została pobrana. Dokument MM tworzy się na wskazane części, na różnicę między ilością pobraną a wykorzystaną. Zwrot zapisywany jest tylko na stałe. Więcej informacji na temat zwrotu niewykorzystanych części znajduje się tutaj.

Przekształcenie zlecenia serwisowego do dokumentów

Dla zleceń serwisowych użytkownik ma możliwość tworzenia dokumentów handlowo – magazynowych:
  • dokumentu RW na części nie podlegające fakturowaniu,
  • dokumentu WZ na części podlegające fakturowaniu,
  • dokumentu FS/ PA, zawierającego części z wcześniej tworzonych WZ
Na wyżej wymienione dokumenty magazynowe przenoszone są części wraz z przypisanymi wcześniej cechami dostaw na zleceniu serwisowym. Utworzone dokumenty magazynowe zapisywane są na stałe, w związku z tym nie ma możliwości modyfikowania pobranych partii dostaw. Więcej informacji na temat fakturowania zleceń znajduje się tutaj.

Zasoby

Na liście Zasobów znajduje się kolumna Rezerwacje dla zleceń, w której wyświetlana jest ilość towaru, jaka została przypisana na zleceniach serwisowych ze wskazaniem partii dostaw. Rezerwacje dla zleceń zmniejszają ilość dostępną towaru na magazynie. Na karcie towaru w zakładce [Rezerwacje] wyświetlane są Zlecenia Serwisowe, na których znajduje się dany towar z wskazanymi partiami dostaw.

CRM

Funkcje modułów CRM i CRM Plus

Moduły CRM i CRM Plus umożliwiają zautomatyzowanie pracy w programie Comarch ERP Optima. Pracując z tymi modułami można zaplanować wiele procesów które będą wykonywane automatycznie, bez ingerencji użytkownika co ułatwia i przyspiesza codzienną pracę. Korzystając z CRM/ CRM Plus zaplanujesz kanały kontaktu z klientem, przeprowadzisz ewidencję spotkań, wygenerujesz faktury cykliczne i prześlesz je do klientów, przydzielisz zadania pracownikom oraz przeprowadzisz windykację zaległych płatności. Moduł Comarch ERP Optima CRM umożliwia:
  • Automatyczne generowanie i wysyłanie faktur wystawianych cyklicznie;
  • Automatyczne wysyłanie faktur sprzedaży o danej godzinie ;
  • Tworzenie Ofert Handlowych dla klientów;
  • Obsługę kontaktów z klientami, ewidencjonowanie spotkań;
  • Przydzielanie zadań pracownikom, oraz generowanie zadań cyklicznych;
  • Wyświetlanie informacji i przypomnień o zbilżających się terminach przydzielonych zadań.
  • Obsługę skrzynki pocztowej – wbudowany klient pocztowy;
  • Wysyłanie wiadomości SMS;
  Moduł Comarch ERP Optima CRM Plus umożliwia:
  • Automatyczne lub ręczne przeprowadzenie procesu windykacji należności. Schemat windykacji może składać się z etapów polegających na tworzeniu i wysyłaniu poprzez e-mail ponagleń zapłaty oraz wiadomości informujących o nieuregulowanych należnościach, tworzeniu kontaktów lub zadań CRM dotyczących kontrahentów którzy mają nieuregulowane płatności, blokowaniu sprzedaży;
  • Tworzenie ankiet, które pozwalającą pracownikom i handlowcom na zbieranie dodatkowych informacji i opinii od kontrahenta. Budowanie wzorcowych wywiadów z kooperantami w zależności od potrzeb użytkowników.
  Szczegółowe informacje na temat wymienionych wyżej funkcji modułów CRM/ CRM Plus znajdują się tutaj. Jak zakupić moduł CRM lub CRM PLUS? W wersji Comarch ERP Optima Chmura Standard dodatkowe moduły można zamówić po zalogowaniu na konto z uprawnieniami administratora na Platformie WWW . W wersji stacjonarnej programu Comarch ERP Optima dodatkowe moduły można zakupić:

Informacje o firmie – CRM

Sekcja Informacje o firmie to dashboard Comarch ERP Optima zawierający przygotowane analizy dotyczące różnych modułów. Po kliknięciu ikony Informacje o firmie otwiera się okno Informacje o firmie podzielone na zakładki związane określonymi modułami. Na górze okna znajduje się nazwa firmy której dotyczą informacje oraz data i godzina ostatniego zaczytania danych. Dane prezentowane są na dzień zgodny z ustawieniem daty bieżącej w programie (Narzędzia / Data bieżąca). Ikona  służy do odświeżenia danych. Dla każdego użytkownika możemy zdefiniować indywidualny zestaw raportów, jaki będzie z nim związany. Szczegóły tutaj. Informacje o firmie dla CRM : Faktury cykliczne na dzisiaj – zestawienie uwzględnia wzorce faktur cyklicznych, dla których w dniu dzisiejszym powinny być wygenerowane faktury. W oknie Informacji bieżących pojawią się tylko te wzorce Faktur cyklicznych, których data kolejnego generowania jest zgodna z datą bieżącą. Zadania na dzisiaj – zestawienie uwzględnia niezamknięte zadania  wszystkich operatorów, których termin od - do zawiera datę równą dacie bieżącej. Zadania na jutro – zestawienie uwzględnia niezamknięte zadania wszystkich operatorów, których termin od - do zawiera datę o 1 dzień większą od daty bieżącej. Zadania operatora na dzisiaj – zestawienie uwzględnia niezamknięte zadania zalogowanego operatora, których termin od - do zawiera datę równą dacie bieżącej. Zadania operatora na jutro – zestawienie uwzględnia niezamknięte zadania zalogowanego operatora, których termin od - do zawiera datę  o 1 dzień większą od daty bieżącej. Zadania operatora zaległe – zestawienie uwzględnia niezamknięte zadania operatora, których termin do zawiera datę mniejszą niż data bieżąca. Zadania zaległe – zestawienie uwzględnia niezamknięte zadania wszystkich operatorów, których termin do zawiera datę mniejszą niż data bieżąca. Dostęp do danej sekcji (raportu zależny jest od modułów, na które zalogował się operator oraz ustawień dostępu do informacji, określanych na karcie danego operatora (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Informacje]. Przy każdej z analiz dostępny jest przycisk Pokaż, po kliknięciu którego otwierane jest okno programu z odpowiednio odfiltrowanymi danymi. Jeżeli w menu Widok zaznaczona jest opcja Pokaż informacje o firmie, okno Informacje o firmie jest automatycznie otwierane po zalogowaniu określonego operatora.

Czym są propozycje faktur cyklicznych i od czego zależą?

Propozycje faktur cyklicznych to funkcjonalność wprowadzona w wersji 2021.5.1. Propozycje powstają na podstawie minimum trzech dokumentów Faktury Sprzedaży lub Faktury Pro Forma, które spełniają następujące warunki:
  • pozycje towarowe na dokumentach są zbieżne w 80%;
  • na fakturach znajduje się ten sam Nabywca i Odbiorca;
  • dokumenty wystawione są w odstępie jednego lub kilku miesięcy, weryfikowany jest dzień wystawienia dokumentu z precyzją +/- 4 dni.
Sprawdzanie wyżej opisanych warunków sprawdzane jest przez program raz dziennie, przy pierwszym zalogowaniu do danej firmy. Lista propozycji faktur cyklicznych dostępna jest na liście propozycji faktur cyklicznych po kliknięciu przycisku znajdującego się obok zielonego plusa. Aby móc skorzystać z funkcjonalności tworzenia faktury cyklicznej na podstawie propozycji faktur cyklicznych, należy posiadać moduł CRM lub CRM Plus.

Zadania i kontakty

Lista kontaktów/ zadań

Lista kontaktów i zadań jest dostępna w menu CRM/ Kontakty i zbudowana jest z następujących kolumn (układ domyślny): Numer dokumentu – numer zadania/ kontaktu zgodny z przyjętym schematem numeracji, dodatkową ikoną  oznaczone są zadania cykliczne Data i godzina – data i godzina rozpoczęcia Opiekun – osoba odpowiedzialna za zadanie/ kontakt R (rodzaj) – określa rodzaj zapisu: Z – oznacza zadanie, K – oznacza kontakt Kontrahent – pierwsza linia nazwy kontrahenta Termin od – data określona jako Termin od, czyli data i godzina, kiedy realizacja zadania powinna być rozpoczęta (wypełniane tylko dla zadań); dla zadań cyklicznych - to data dla najwcześniejszego, w stosunku do daty bieżącej, zadania cząstkowego w ramach całego cyklu, które czeka na zrealizowanie. Termin do – data określona jako Termin do, czyli data i godzina kiedy realizacja zadania powinna być zakończona (wypełniane tylko dla zadań); dla zadań cyklicznych - to data dla najwcześniejszego, w stosunku do daty bieżącej, zadania cząstkowego w ramach całego cyklu, które czeka na zrealizowanie. Priorytet – priorytet określony dla zadania. W przypadku kontaktu kolumna jest pusta. Temat – temat zadania lub kontaktu. Czas łączny – całkowity czas jaki poświęcono dla zrealizowania zadania (czas przygotowania, trwania i opracowania) Ponadto w zależności od ustawień w Konfiguracji wyświetlana jest kolumna: Procent realizacjiprocentowy stopień realizacji zadania bądź Etapy realizacji – zdefiniowany etap realizacji zadania. Osoba do kontaktów – osoba odpowiedzialna za wykonanie zadania Na liście kontaktów i zadań, ustawiając kursor w nagłówku kolumny, po naciśnięciu prawego przycisku myszki istnieje możliwość wybrania opcji Wybór kolumn. Na ekranie zostanie wyświetlona lista dostępnych kolumn, dzięki temu użytkownik może sam definiować dane, które mają być widoczne na liście. Lista ta składa się z następujących kolumn: Adres dodatkowy – dodatkowy adres kontrahenta przenoszony z kontaktu lub zadania z zakładki [Kontrahent]pola Dodatkowe Kod kontrahenta - kod kontrahenta wybranego na kontakcie lub zadaniu Miasto - miasto kontrahenta przenoszone z kontaktu lub zadania z zakładki [Kontrahent] Opis – opis kontaktu lub zadania Telefon – telefon kontrahenta przenoszony z kontaktu lub zadania z zakładki [Kontrahent] Ulica - ulica kontrahenta przenoszona z kontaktu lub zadania z zakładki [Kontrahent] Automat - może ona przyjmować dwie wartości: Tak (dla zadań, które mają na zakładce [Automatyczne przypomnienia] zaznaczony parametr: Generuj automatyczne przypomnienia dla klientów/ operatorów) i Nie (dla kontaktów oraz zadań, które nie mają zaznaczonego tego parametru na formularzu zadania). Korzystając z opcji Wybór kolumn użytkownik ma także możliwość wyświetlenia na liście wartości określonych atrybutów, przypisanych do kontaktu/ zadania na zakładce [Atrybuty]. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Dodaj – umożliwia otwarcie nowego formularza zadania/ kontaktu, strzałka obok plusa umożliwia dodanie zadania głównego lub powiązanego Zmień – umożliwia podgląd/ edycję już istniejącego formularza  Usuń – umożliwia usunięcie pozycji z listy. Usunięcie jest możliwe tylko, jeśli zadanie/ kontakt nie został jeszcze zamknięty.
Uwaga
Usunięcie z listy zadania cyklicznego spowoduje usunięcie również wszystkich pojedynczych wystąpień.
Kontakt zamknięty można jedynie anulować. Funkcja dostępna w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Kontaktu anulowanego również nie można usunąć z listy – będzie na niej widoczny w kolorze czerwonym. Zamknij – umożliwia zamknięcie okna Ponadto w menu głównym (wstążka) znajdują się podstawowe przyciski (opisane Tutaj). Eksport – powoduje przeniesienie zawartości bieżącej listy do arkusza kalkulacyjnego Wydruk danych Wydruki listy kontaktów/zadań oraz formularzy, zostały wprowadzone za pomocą Generatora Raportów, który jest zintegrowanym narzędziem pozwalającym na stworzenie, modyfikację i dostosowanie wydruków do własnych potrzeb. Podgląd wydruku - przycisk uruchamia podgląd domyślnego wydruku  Wyślij – wysyłanie wydruku do maila Analizy. Dzięki temu użytkownik ma możliwość podpinania własnych analiz dotyczących modułu CRM. Funkcje dodatkowe  Historia kontrahenta Lista zbudowana jest z zakładek: 
  • [Wg numeru] – zadania/ kontakty są uporządkowane wg nadanych ich numerów zgodnie w ramach poszczególnych schematów numeracji.
  • [Wg wątków] lista zadań/ kontaktów wg poszczególnych wątków, zakładka ma postać drzewa.
Zakładka [Wg wątków] ma postać drzewa i wyświetlane są na niej zadania oraz kontakty wg poszczególnych wątków. Pierwszy poziom to zadania główne. Drugi poziom to zadania powiązane. Filtrowanie dotyczy tylko zadań/ kontaktów głównych. Zasady filtrowania są podobne jak na pozostałych zakładkach. Należy jednak pamiętać, że zadania powiązane są wyświetlane zawsze, niezależnie od tego czy spełniają kryteria filtrowania.
Uwaga
Blokada nie działa na wyświetlanie zadań w Oknie Informacji Bieżących. Aby zablokować podgląd zadań innych operatorów w OIB należy odznaczyć na jego karcie na zakładce [Informacje] parametry: zadania zaległe, zadania na dzisiaj, zadania na jutro pozostawić tylko zadania operatora.
Przykładowo parametr Za okres od/ do – filtruje po datach zadań głównych czyli jeśli zadanie główne posiada zadania powiązane, których daty są poza ustawionym terminem to te zadania powiązane również zostaną wyświetlone. Inaczej rzecz się ma, jeśli zawęzimy zadania/ kontakty dla poszczególnego Kontrahenta – wybrany kontrahent będzie się odnosił tylko do zadań głównych, czyli jeśli zadanie główne będzie na kontrahenta A i będzie ono miało zadania powiązane z kontrahentem B to zadania z kontrahentem B nie będą wyświetlane.
Uwaga
Jeśli operator ma zakaz na dostęp do zadań innych operatorów – zakładka [Wg wątków] nie jest wyświetlana.
  • [Wg atrybutów]lista zadań/ kontaktów, które mają przypisany atrybut dokumentu.
Oprócz standardowych parametrów umożliwiających filtrowanie kontaktów i zadań, na zakładce dostępne jest pole Atrybut oraz Wartość atrybutu:
  • Jeśli wpisana zostanie wartość poszczególnego atrybutu – wyświetlone zostaną zadania/ kontakty z podaną wartością.
  • Jeśli wartość poszczególnego atrybutu pozostanie pusta – wyświetlone zostaną zadania/ kontakty z wartością i bez.
  • W przypadku atrybutów liczbowych dodanych do kontaktu/ zadania możliwe jest sumowanie ich wartości na liście.
  W zależności od stanu zadania/ kontaktu na liście zaznaczone są kolorami:
  • zielony – oznacza kontakt jeszcze niezamknięty,
  • czarny – oznacza kontakt zamknięty (zadanie wykonane),
  • czerwony – oznacza kontakt anulowany.
Niezależnie od zakładki na liście znajdują się pola umożliwiające filtrowanie zadań/ kontaktów wg kryteriów: Filtr  oraz Konstruktor filtra  – pola umożliwiające filtrowanie kontaktów zgodnie z wpisanym w pole filtr ciągiem znaków (tzw. filtr prosty) lub też na podstawie bardziej skomplikowanych wyrażeń filtrujących zdefiniowanych przez użytkownika (filtry zaawansowane). Zasady filtrowania list są opisane w podręczniku do Konfiguracji. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Obsługa: przed sprzedażą/ po sprzedaży/ wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od zaznaczenia na formularzu czy dany kontakt dotyczy obsługi przed– czy po sprzedaży. Schemat numeracji – lista może zostać zawężona do zadań/ kontaktów ponumerowanych w ramach jednego wybranego schematu. Schemat można wybrać z listy schematów zdefiniowanych dla klasy kontaktyKonfiguracji firmy/ CRM/ Kontakt, dostępnej po wciśnięciu przycisku strzałki obok pola. Aby schemat nie był uwzględniany podczas filtrowania list należy wybrać z listy pozycję pustą. Numery od/ do – po zaznaczeniu można zdefiniować numery kolejne zadań/ kontaktów, do których powinna być zawężona lista. Należy pamiętać, że działanie obu parametrów jest ze sobą ściśle związane. Jeśli określony zostanie tylko schemat numeracji, natomiast nieokreślone numery (parametr nieaktywny) – wyświetlone zostaną wszystkie pozycje, w których go wykorzystano. Jeśli wybierzemy schemat numeracji i określimy numery – wyświetlone zostaną pozycje z zadanego zakresu numerów tylko w ramach danego schematu. Jeśli zaznaczymy numery, natomiast nie określimy schematu (pozycja pusta) – wyświetlone zostaną wszystkie pozycje o określonych numerach bez względu na wykorzystany schemat numeracji. Kontrahent – filtruje kontakty lub zadania dotyczące konkretnego podmiotu. Kod podmiotu określamy w widocznym polu. Domyślnie każde zadanie/ kontakt dotyczy Kontrahenta. Podmiotem jednak może być również pracownik, właściciel, urząd czy bank wpisany na jedną z list dostępnych w Słownikach. Rodzaj podmiotu (czy jest to kontrahent, bank, urząd itp.) można wybrać po wciśnięciu przycisku  obok pola Kontrahent . Kiedy użytkownik określi już rodzaj podmiotu (odpowiednio zmienia się opis) po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest odpowiednia lista ze Słowników. Można z niej wybrać potrzebną pozycję lub też odpowiedni Kod wpisać bezpośrednio w pole. Dodatkowo jest możliwość filtrowania kontaktów/ zadań po osobie kontaktowej – osobę kontaktową można wpisać tylko po uprzednim wybraniu kontrahenta.
Uwaga
Możliwość filtrowania tylko wg przedstawicieli wpisanych na karcie kontrahenta.
Kontakty: moje/ operatora/ wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od osoby uczestniczącej w zadaniu/ odpowiedzialnej za kontakt.
  1. Kontakty moje – to wszystkie kontakty, gdzie jako osoba odpowiedzialna, wpisany został operator aktualnie pracujący w programie. Również wszystkie zadania (w tym powiązane), na których aktualnie zalogowany operator został wskazany na zakładce [Ogólne] lub na zakładce [Uczestnicy].
  2. Kontakty operatora – to wszystkie kontakty operatora/ pracownika. Również wszystkie zadania (w tym powiązane), na których wybrany operator/ pracownik został wskazany na zakładce [Ogólne] lub na zakładce [Uczestnicy]. Wyboru operator/ pracownik można dokonać wciskając przycisk  .
  3. Kontakty wszystkie – wszystkie kontakty/ zadania niezależnie od osoby odpowiedzialnej.
Wykonanie – w zależności od tego jaka opcja zostanie zaznaczona w Konfiguracji czy Etapy realizacji czy Procent realizacji
  Procent realizacji – dla każdego zadania istnieje możliwość określenia procentowego stopnia jego realizacji. Parametr (jeśli jest zaznaczony) umożliwia wyfiltrowanie zadania w zależności od stopnia realizacji (od – do). Etapy realizacji – dla każdego zadania istnieje możliwość zdefiniowania etapów realizacji a następnie wykorzystania ich na zadaniach/ kontaktach. Parametr (jeśli jest zaznaczony) umożliwia wyfiltrowanie zadania po poszczególnym etapie. Czas łączny – umożliwia filtrowanie kontaktów i zadań wg określonego przedziału czasowego. Po zaznaczeniu dostępne są pola, gdzie można określić przedział od – do. Termin od… do… – umożliwia filtrowanie zadań w zależności od terminu ich wykonania. Obok pola znajduje się pole wyboru – jego zaznaczenie powoduje, że program filtruje listę w zależności od wskazanego terminu od  i do. Pole z terminem staje się aktywne dopiero po zaznaczeniu. Podczas ustalania daty można się posłużyć kalendarzem dostępnym pod prawym przyciskiem myszy. Godzina od / do – umożliwia filtrowanie zadań w zależności od ustawionej godziny rozpoczęcia i zakończenia. Pola są dostępne dopiero po zaznaczeniu widocznego obok parametru.
Uwaga
Jeśli parametry dotyczące terminu i godziny są zaznaczone równocześnie – działają na zasadzie filtrowania wg terminu i wg godziny. Wyfiltrowane zostaną wszystkie zadania z terminem w poszczególnych dniach z podanego zakresu i równocześnie w podanym przedziale godzin każdego dnia.
Za okres od… do… – podany zakres dat dotyczy wpisanej na formularzu daty rozpoczęcia. Godzina od / do – umożliwia filtrowanie kontaktów/zadań w zależności od ustawionej godziny rozpoczęcia i zakończenia. Jeśli parametr jest zaznaczony filtrowanie odbywa się zarówno wg dat jak i wg godzin. Wyfiltrowane zostaną wówczas wszystkie kontakty/zadania z datą rozpoczęcia w poszczególnych dniach z podanego zakresu i równocześnie w podanym przedziale godzin. Rodzaj: kontakty/ zadania/ wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od tego czy wpisana pozycja została zdefiniowana jako zadanie czy też nie (kontakty). Realizacja: zamknięte/ niezamknięte/anulowane/ wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od stanu realizacji zadania. Zadania: przeterminowane/ dzisiejsze/ jutrzejsze/ wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od terminu zadania. Szerszą możliwość filtrowania zadania dają parametry dotyczące terminu i godziny, dlatego jeśli zaznaczony jest parametr termin – ta grupa parametrów nie jest dostępna.
Uwaga
Parametry dotyczące terminu, godziny, są dostępne tylko jeśli jako rodzaj zostały wybrane zadania (są to parametry określane wyłącznie dla zadań).
Dodatkowo użytkownik może ograniczyć dostęp do zadań wystawionych przez innych operatorów jak również odblokowania zrealizowanych kontaktów/ zadań. Dostęp do zadań innych operatorów. Ograniczenie dostępu do zadań uzależnione jest od ustawień parametrów na karcie operatora w konfiguracji programu: Dostęp do zadań innych operatorów, tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań), Prawo uczestnika do modyfikacji zadań. Zasady działania parametrów: Odznaczony Dostęp do zadań innych operatorów
  • Na liście kontaktów/ zadań operator widzi tylko swoje zadania (na których jest prowadzącym lub uczestnikiem)
  • W Terminarzu nie ma możliwości zmiany operatora
  • Ukrywana jest zakładka [Wg wątków]
  • Z poziomu Sprzedaży dedykowanej operator widzi tylko swoje zadania (na których jest prowadzącym lub uczestnikiem)
  • Jeśli parametr Prawo uczestnika do modyfikacji zadań jest odznaczony – operator może modyfikować tylko zadania, na których jest prowadzącym.
  • Jeśli parametr Prawo uczestnika do modyfikacji zadań jest zaznaczony – operator może modyfikować zadania, na których jest prowadzącym lub uczestnikiem.
Zaznaczony Dostęp do zadań innych operatorów
  • Operator widzi wszystkie zadania
  • W Terminarzu ma możliwość zmiany operatora
  • Z poziomu Sprzedaży dedykowanej operator widzi wszystkie zadania
  • Jeśli parametr tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) jest odznaczony – operator może modyfikować zadania innych operatorów/ pracowników.
  • Jeśli parametr tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) jest zaznaczony i jednocześnie odznaczony parametr Prawo uczestnika do modyfikacji zadań – operator nie może modyfikować zadań gdzie prowadzącym jest inny operator/ pracownik (również tych, na których jest uczestnikiem).
  • Jeśli parametry tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) i Prawo uczestnika do modyfikacji zadań są zaznaczone – operator nie może modyfikować zadań gdzie prowadzącym jest inny operator/ pracownik ale może modyfikować te zadania, na których jest uczestnikiem (niezależnie od operatora prowadzącego).
Uwaga
Parametr tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) widoczny jest przy zaznaczonym parametrze Dostęp do zadań innych operatorów. Parametr prawo uczestnika do modyfikacji zadań widoczny jest przy zaznaczonych parametrach: Dostęp do zadań innych operatorów oraz tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) albo przy odznaczonym parametrze Dostęp do zadań innych operatorów.
Uwaga
Niezależnie od ustawionych uprawnień operator zawsze ma możliwość wystawiania zadań na innych operatorów/ pracowników. W zależności od powyższych ustawień parametrów, zadania po zapisaniu mogą nie być widoczne na liście (dla tego operatora) lub być zablokowane do modyfikacji przez niego.
Uwaga
Blokada nie działa na wyświetlanie zadań w Oknie Informacji Bieżących. Aby zablokować podgląd zadań innych operatorów w OIB należy odznaczyć na jego karcie na zakładce Informacje parametry: zadania zaległe, zadania na dzisiaj, zadania na jutro pozostawić tylko zadania operatora.
Odblokowanie kontaktu/zadania. Odblokowanie kontaktu/ zadania jest możliwe po zaznaczeniu w konfiguracji parametru: Prawo odblokowania kontaktu. Zasady działania parametru:
  • Po zaznaczeniu parametru na karcie operatora odblokowanie kontaktu możliwe jest z poziomu menu kontekstowego.
  • Odblokowany kontakt otrzymuje status W realizacji.
  • Przy próbie odblokowania kontaktów/ zadań podrzędnych program sprawdza czy zadanie nadrzędne jest zamknięte. Jeśli tak pojawi się odpowiedni komunikat. Należy najpierw odblokować zadanie nadrzędne a następnie zadanie powiązane.

Generowanie automatycznych przypomnień

Konfiguracja automatycznego generowania przypomnień do zadań jest szczegółowo opisana w artykule Automat przypomnień.

Formularz zadania- zakładka Automatyczne przypomnienia

Po skonfigurowaniu Automatu przypomnień, dla kontaktów o typie zadanie pojawi się zakładka [Automatyczne przypomnienia]. Umieszczono na niej parametry związane z generowaniem automatycznych powiadomień, dzięki czemu możliwe jest decydowanie o ich formie bezpośrednio na konkretnym zadaniu. Została ona podzielona na dwie zakładki: [Automatyczne przypomnienia dla klientów] i [Automatyczne przypomnienia dla operatorów], na których można oddzielnie zaznaczyć/ odznaczyć opcję Generuj automatyczne przypomnienia dla klientów (operatorów).
Formularz zadania - zakładka Automatyczne przypomnienia
Jeżeli w menu Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Automat przypomnień będzie zaznaczony parametr: Ustawienia domyślne dla operatorów (lub odpowiednio klientów), to parametr Generuj automatyczne przypomnienia dla operatorów (lub odpowiednio klientów) będzie tutaj również domyślnie zaznaczony, a ponadto na zakładki przeniosą się odpowiednio dla klientów i operatorów ustawienia z konfiguracji. W przypadku nie zaznaczonego parametru Ustawienia domyślne dla operatorów (klientów) w konfiguracji, z poziomu tej zakładki będzie można zdecydować, czy automatyczne powiadomienie dla danego zadania ma zostać wysłane do klienta i/ lub operatora, a jeśli tak to w jakiej formie. Na zakładce [Automatyczne przypomnienia dla klientów/ operatorów], użytkownik może zmienić domyślne ustawienia formy realizacji przypomnień (sms/ e-mail) dla klientów/ operatorów pobierane z konfiguracji. W przypadku wybrania opcji sms, zmienić można domyślny szablon sms (z tego poziomu można dodać również nowy szablon), czas przypomnienia oraz numer telefonu (tylko dla klientów). Na liście dostępne są numery telefonów klientów:
  • w przypadku wskazania osoby kontaktowej na formularzu zadania na zakładce [Ogólne] – jako domyślny podpowiada się numer wpisany na formularzu przedstawiciela jako Telefon SMS. Ponadto na liście do wyboru wyświetlą się również numery przedstawiciela dodane na jego karcie w polach GSM i Telefon;
  • jeżeli nie wskazano osoby kontaktowej – domyślnie proponowany jest numer Telefonu SMS kontrahenta/ pracownika/ wspólnika wybranego na zadaniu, przy czym na liście dostępne są do wyboru również inne numery uzupełnione na karcie kontrahenta/ pracownika/wspólnika;
  • możliwe jest również ręczne wprowadzenie innego numeru telefonu.
W przypadku zakładki [Automatyczne przypomnienia dla operatorów] powiadomienie w formie sms zostanie wysłane na numer telefonu wpisany na karcie operatora w Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na karcie pracownika w menu Ogólne/ Pracownicy lub na zakładce [Uczestnicy] w kolumnie Telefon. Dla automatycznych powiadomień o typie e-mail można również bezpośrednio na formularzu zadania zmienić/ dodać nowy szablon wiadomości, zmienić czas przypomnienia oraz wybrać inny lub dodać nowy adres e‑mail (domyślnie ustawia się adres osoby kontaktowej wskazanej na zadaniu w zakładce [Ogólne], a w przypadku gdy nie została ona wybrana podpowiada się adres e‑mail podmiotu, którego dotyczy zadanie). W polu Wysyłaj kopie wiadomości na adres widoczne będą adresy e-mail UDW powiązane z wybranym szablonem e-mail. Jeżeli wybrano realizację przypomnień za pomocą e-mail, pole będzie widoczne zarówno dla przypomnień dla klientów, jak i dla operatorów. W przypadku zakładki [Automatyczne przypomnienia dla operatorów] powiadomienie zostanie wysłane na adres e-mail wpisany na karcie operatora w Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na karcie pracownika w menu Ogólne/ Pracownicy lub na zakładce [Uczestnicy] w kolumnie Adres e-mail.
Uwaga
Aby wybrać opcję e-mail należy wcześniej wskazać konto e-mail, z którego będą wysyłane przypomnienia (Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Automat przypomnień).
Jeżeli dla uczestnika z zaznaczonym parametrem Przypomnienie, nie wprowadzono adresu mailowego i/lub telefonu, podczas zapisu formularza nastąpi przekierowanie do zakładki, gdzie należy uzupełnić brakujące informacje.
Uwaga
W przypadku wskazania szablonu z przypisanym adresem nadawczym do wysyłki wiadomości e-mail w ramach operacji automatycznych, domyślny adres nadawaczy z szablonu będzie ignorowany, a wiadomość zostanie wysłana z adresu e-mail określonego w konfiguracji danego automatu.
W szablonach wiadomości sms i e-mail, wykorzystywanych przy generowaniu automatycznych przypomnień do zadań, możliwe jest również korzystanie z makr. Szczególnie przydatne mogą być w tym przypadku makra: Termin rozpoczęcia zadania oraz Termin zakończenia zadania, wstawiające w treści powiadomienia datę i godzinę wskazaną na formularzu zadania odpowiednio w polach Termin od i Termin do. Po skonfigurowaniu usługi, Serwis Operacji Automatycznych (jeżeli został uruchomiony) regularnie sprawdza zaplanowane zadania i w przypadku zadania spełniającego warunki, wysyła przypomnienie w wybranej formie na trzy różne sposoby:
  • tylko do klientów,
  • tylko do operatorów/ pracowników,
  • jednocześnie do klientów i operatorów/ pracowników.

Terminarz

Terminarz jest funkcją obejmująca wizualizację zadań z możliwością dodawania/edycji zadań (w tym zadań cyklicznych, oznaczonych ikoną ) z tego poziomu. W terminarzu oprócz zadań CRM, wyświetlane są również czynności dla zleceń z modułu Serwis, etapy z modułu Obieg dokumentów oraz nieobecności pracowników, wprowadzone w module kadrowo-płacowym: urlopy, zwolnienia lekarskie i inne.
Terminarz ma postać siatki, gdzie użytkownik ma możliwość wyboru widoku terminarza. W menu kontekstowym są dostępne widoki:
  • widok dzienny,
  • widok tygodnia roboczego,
  • widok tygodniowy,
  • widok miesięczny,
  • widok osi czasu.
Domyślnie wyświetlany jest Widok tygodnia roboczego. W Terminarzu uwzględniane są tylko zadania, zarówno zwykłe jak i cykliczne – pomijane są kontakty. Widoczne są zadania zrealizowane i niezrealizowane, z wyjątkiem pojedynczych wystąpień zadań cyklicznych oznaczonych jako wykonane. Nie są uwzględniane zadania anulowane. Zadania zrealizowane bądź niezrealizowane, rozróżniane są za pomocą koloru:
  • zrealizowane – szary,
  • niezrealizowane – pomarańczowy,
  • powiązane – zielony.
Terminarz
Uwaga
W przypadku gdy terminy zadań nachodzą na siebie, są one wykazywane odrębnie. Kolumna obejmująca zadanie w danym dniu jest dodatkowo podzielona.
Dodatkowo w menu głównym (wstążka) dostępne są następujące opcje:
  • Grupa podstawowe zawiera:
    • wydruk
    • podgląd wydruku
    • wyślij
    • funkcje dodatkowe

  • Grupa wydarzenia
    • Możliwość dodania nowego kontaktu(zadania).

  • Grupa nawigacja zawiera:
    • pokaż poprzedni/ pokaż następny – przesuwa widok do przodu lub do tyłu
    • Idź do dzisiaj– kursor ustawia się na dacie bieżącej
    • powiększ/ pomniejsz – przełącza siatkę

  • Grupa aranżacja zawiera widoki jakie można ustawić w terminarzu:
    • dzień
    • tydzień roboczy
    • tydzień
    • miesiąc
    • oś czasu
    • widok Gantta

Widok można również ustawić/ zmienić z poziomu menu kontekstowego.

  • Grupuj według
    • wyłącz grupowanie – wyświetlane są wydarzenia dla wszystkich zaznaczonych operatorów na jednym wspólnym terminarzu. Zadania przypisane do wielu operatorów (uczestników) zostaną wyświetlone tyko raz.
    • grupuj po dacie – po wybraniu tej opcji terminarz podzielony jest na dni i w ramach jednego dnia wyświetlone są wydarzenia dla wielu operatorów. Zadania przypisane do wielu operatorów zostaną wyświetlone tyle razy ilu jest uczestników (dla każdego uczestnika oddzielnie).
    • grupuj według zasobu – po wybraniu tej opcji terminarz podzielony jest na operatorów (w zależności ilu jest zaznaczonych na panelu ) i dla operatora wyświetlone są wszystkie dni z wybranego przedziału czasu. Zadania przypisane do wielu operatorów zostaną wyświetlone tyle razy ilu jest uczestników (dla każdego uczestnika oddzielnie).

  • Skala czasu
Możliwość ustawienia osi czasu w minutach. Opcja dostępna jeśli wybrany jest Widok dzienny oraz Widok tygodnia roboczego. Dodatkowo wybierając Widok osi czasu można ustawić szerokość oraz nagłówki skali czasu.

Użytkownik ma możliwość ustawienia wyglądu wyświetlanych wydarzeń w terminarzu. Opcje do wyboru:
  1. Terminarz dla wielu operatorów
Lista operatorów wyświetla się w terminarzu w panelu po lewej stronie. Lista zawiera operatorów i pracowników, którzy posiadają jakiekolwiek zadania. Domyślnie zaznaczony jest oraz wyświetlone są zadania dla operatora zalogowanego do programu. Należy pamiętać, że jeśli zaznaczony zostanie kolejny albo inny operator i wyświetlone zostaną jego zadania, to po wyjściu z terminarza i przy ponownym otwarciu terminarza zapamiętywani są ostatnio zaznaczeni operatorzy.
Dodatkowo w menu kontekstowym istnieje możliwość zawężenia wyświetlanej listy operatorów i pracowników:
  • Pokaż wszystkich – zadania na terminarzu są wyświetlane dla wszystkich operatorów i pracowników
  • Pokaż tylko aktywnych – wyświetlone zostaną zadania dla aktywnych operatorów i pracowników
  • Pokaż tylko nieaktywnych – wyświetlone zostaną zadania dla nieaktywnych operatorów i archiwalnych pracowników
Wybrana opcja jest zapamiętywana.  
Uwaga
Jeśli na karcie operatora zostanie odznaczony parametr: Dostęp do zadań innych operatorów – terminarz wyświetla się z zaznaczonym aktualnie zalogowanym operatorem. Pozostali operatorzy nie są widoczni.
  1. Zakres godzin OD/DO
Użytkownik może ustawić jaki zakres godzin ma się wyświetlać na terminarzu (dotyczy widoku Dzień oraz Tydzień roboczy). Możliwość ustawienia godzin w zakresie pełnej doby.
  1. Informacje
Rozwijana lista informacji, jakie mają się wyświetlać na wydarzeniu w terminarzu. Możliwość zaznaczenia opcji Wszystkie albo tylko niektórych informacji. Do wyboru:
  • termin – termin OD/DO,
  • tytuł – tytuł zadania/ czynności/ etapu,
  • opis – w przypadku zadania jest to opis zadania, w przypadku zlecenia jest to opis czynności (z zakładki [Szczegóły]) a w przypadku etapu przenoszona jest treść z komentarza,
  • kontrahent – kod kontrahenta wybranego na zadaniu/ czynności/ etapie,
  • numer_dokumentu – numer dokumentu (zadania, zlecenia serwisowego, dokumentu w bibliotece dokumentów),
  • priorytet – priorytet wybrany na zadaniu (priorytet nie jest wyświetlany dla czynności serwisowych oraz etapów z biblioteki dokumentów).
  1. Rodzaj
Możliwość wyfiltrowania tylko dla jednego rodzaju wydarzeń. Dostępne opcje:
  • wszystkie – wyświetlą się wszystkie rodzaje: zadania CRM, czynność serwisowa, obieg dokumentów,
  • zadania CRM – zadania z modułu CRM,
  • czynność serwisowa – czynności serwisowe wybrane z zleceniu serwisowym,
  • obieg dokumentów – etapy wybrane na dokumencie firmowym/ wspólnym w bibliotece dokumentów.
  1. Realizacja
Możliwość wyfiltrowania wydarzeń zrealizowanych i niezrealizowanych. Dostępne opcje: 
  • wszystkie – wyświetlone zostaną wszystkie wydarzenia zrealizowane i niezrealizowane,
  • zrealizowane – po wybraniu tej opcji wyświetlone zostaną zamknięte zdania, wykonane czynności oraz wykonane etapy,
  • niezrealizowane – po wybraniu tej opcji wyświetlone zostaną niezakończone zadania czynności oraz etapy.
  1. Filtr – standardowy w programie Comarch ERP Optima - filtr prosty + konstruktor filtra.
Okres, za jaki wyświetlany jest terminarz należy wskazać na kalendarzu (domyślnie wyświetlany jest miesiąc bieżący i kolejny):
  • w przypadku widoku tygodnia roboczego wystarczy kliknąć w obrębie tygodnia, który ma być wykazany na terminarzu,
  • w przypadku widoku tygodniowego aby zmienić zakres, należy kliknąć w numer tygodnia widoczny na kalendarzu,
  • w przypadku widoku miesięcznego należy miesiąc przesuwać strzałkami widocznymi obok nazwy miesiąca,
  • w przypadku widoku tygodniowego i miesięcznego jeśli użytkownik kliknie w konkretną datę na kalendarzu – widok przełączy się na dzienny dla wskazanego dnia.
Z poziomu terminarza jest możliwość:
  • Podglądu zadania – kliknięcie na „zajętym” obszarze lub w menu kontekstowym i wybór opcji Otwórz.
  • Podglądu i edycji zadania cyklicznego po wyborze opcji Otwórz, pojawi się możliwość wprowadzenia zmian do całego cyklu zadania, a także wyodrębnienia konkretnego pojedynczego wystąpienia i zapisania go jako zwykłe zadanie.
  • Dodania nowego zadania – kliknięcie na „wolnym” obszarze lub w menu kontekstowym wybór opcji Nowy kontakt CRM – podnosi nowy formularz zadania, na którym uzupełnione są informacje:
    • operator – dla którego wyświetlany jest terminarz,
    • zaznaczony parametr Kontakt w realizacji,
    • zaznaczony parametr Zadanie,
    • ustawiona data i godzina rozpoczęcia zgodnie z przedziałem dla obszaru, który został wywołany.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Terminarz w programie uruchamia się z datą bieżącą. W przypadku dodania nowego lub edytowania istniejącego zdarzenia, terminarz ustawia się na pierwszy dzień w którym zaczyna się zadanie.
Nowe zadanie można tez dodać z poziomu menu głównego (wstążka).
  • Dodania nowego zlecenia (wymaga modułu Serwis)– wybór opcji w menu kontekstowym Nowe zlecenie serwisowe‑ spowoduje utworzenie nowego zlecenia oraz wyświetlenie formularza czynności:
    • operator – dla którego wyświetlany jest terminarz (pod warunkiem, że włączono grupowanie),
    • zaznaczony parametr wg terminu oraz Rezerwuj czas w terminarzu,
    • ustawiona data i godzina rozpoczęcia zgodnie z przedziałem dla obszaru, który został wywołany.
  • Przejścia do daty dzisiejszej bądź wskazanej w menu kontekstowym, do wyboru: Idź do dzisiaj, Idź do daty.
  • Zmiany widoku – w menu kontekstowym wybór opcji Zmień widok na

Dodatkowo wybierając widok dzienny oraz widok tygodnia roboczego jest możliwość ustawienia osi czasu w minutach.

  • Przenoszenia zadań/ czynności/ etapów w Terminarzu
Na terminarzu użytkownik może przeciągać wydarzenia, z wyjątkiem zadań cyklicznych. Ustawiając się na konkretnym wydarzeniu, lewym przyciskiem myszki można przenosić wydarzenia:
  • w przedziałach czasowych – po przeciągnięciu zostanie zaktualizowany termin OD oraz termin DO na konkretnym zadaniu, czynności, etapie,
  • pomiędzy operatorami – Po przeciągnięciu zostanie zmodyfikowany operator, do którego jest przypisane zadanie, czynność, etap. Aby było możliwe przeciąganie wydarzeń pomiędzy operatorami należy ustawić widok wg operatora lub wg daty.
Przy podglądzie i dodawaniu zadań dla operatorów są uwzględniane ustawione blokady dla operatora aktualnie zalogowanego (procedura: formularz kontaktu).
Uwaga
Jeśli operator ma zakaz na dostęp do zadań innych operatorów, to w terminarzu widzi tylko swoje zadania. Pole operator jest wyszarzone. W związku z tym, że terminarz jest wspólny dla modułów CRM, Serwis oraz Obieg dokumentów – pole operator jest wyszarzane w momencie założenia blokady dla operatora w jakimkolwiek z modułów.
Uwaga
Odświeżanie terminarza odbywa się tylko po otwarciu okna oraz po zmianie operatora lub daty.
W Terminarzu wyświetlane są również terminy zleceń serwisowych wystawionych w module Comarch ERP Optima Serwis oraz terminy realizacji poszczególnych etapów w module Comarch ERP Optima Obieg dokumentów. W module Serwis należy na zleceniu serwisowym, na zakładce [Czynności] zaznaczyć parametr wg terminu oraz rezerwuj czas w terminarzu.
Zaznaczanie parametrów na formularzu czynności do wyświetlania w terminarzu
Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykułach związanych z modułem Comarch ERP Optima Serwis. W module Obieg dokumentów należy na formularzu etapu zaznaczyć parametr Rezerwuj czas w terminarzu.
Zaznaczanie parametrów na formularzu etapu do wyświetlania w terminarzu
Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykułach związanych z modułem Comarch ERP Optima Obieg dokumentów.

Kontrola terminu zadania

Przy zapisywaniu nowego zadania wprowadzona jest kontrola czy termin wprowadzanego zadania nie nachodzi na termin innego. Wówczas pojawia się komunikat:

Kontrola terminu zadania
Jeżeli naciśniemy TAK – zadanie zostanie zapisane, jeżeli NIE – nastąpi powrót na formularz zadania.
Uwaga
Komunikat nie będzie się wyświetlał, jeżeli termin nowo wprowadzanego zadania będzie nachodził na zadanie, które jest już zrealizowane.

Formularz kontaktu/zadania - zakładka Ogólne

Pola, które muszą zostać obowiązkowo wypełnione są opisane pogrubioną czcionką. Kolejne pola znajdujące się na zakładce to: Dokument – w pole należy wpisać schemat numeracji, wg którego nadany zostanie numer dla dokumentu. Proponowany jest schemat zdefiniowany jako domyślny w Konfiguracji firmy/ CRM/ Dokumenty. Jeśli chcemy go zmienić lista schematów zdefiniowanych w klasie Kontakty jest dostępna po wciśnięciu przycisku. Nowy schemat można dodać z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ CRM/ Kontakty. Numer – program proponuje numer zgodny z określonym schematem numeracji. Jako numer kolejny na nowo otwartym formularzu wpisane jest AUTO. Numer zostanie nadany dopiero po pierwszym zatwierdzeniu dokumentu. Jeśli w schemacie wykorzystana jest seria proponowana jest seria zdefiniowana jako domyślna w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ CRM/ Kontakty. Jeśli użytkownik chce ją zmienić – lista dostępna jest po wciśnięciu strzałki widocznej obok pola. Nową serię można dopisać z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ CRM/ Serie. Dokładniej zasady zarówno tworzenia schematów numeracji jak i numerowania dokumentów zostały opisane w podręczniku do Konfiguracji. Kontrahent - domyślnie każde zadanie/ kontakt dotyczy kontrahenta. Podmiotem jednak może być również pracownik, wspólnik, urząd czy bank wpisany na jedną z list dostępnych w Słownikach. Rodzaj podmiotu (czy jest to kontrahent, bank, urząd itp.) można wybrać po wciśnięciu przycisku  obok pola. Kiedy użytkownik określi już rodzaj podmiotu (odpowiednio zmienia się opis) po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest odpowiednia lista ze Słowników. Można z niej wybrać potrzebną pozycję lub też odpowiedni Kod wpisać bezpośrednio w pole. Osoba kontaktowa – osoba, która odpowiada za wykonanie zadania. Osobę kontaktową można wpisać „z ręki” bądź wybrać z listy przedstawicieli zdefiniowanych na karcie kontrahenta. Operator – dla każdego zadania można ustalić osobę odpowiedzialną za jego wykonanie (opiekuna). W chwili wypełniania nowego formularza proponowany jest zawsze operator pracujący aktualnie w programie. Istnieje jednak możliwość, że kto inny wpisuje zadanie, a kto inny jest za nie odpowiedzialny. Wtedy osoba wpisująca zadanie powinna uzupełnić informacje dotyczące opiekuna. Opiekunem może być operator lub pracownik firmy. Wyboru można dokonać po wciśnięciu przycisku strzałki (automatycznie zmieni się opis przycisku). Następnie kod operatora/ pracownika można wybrać albo z listy wyświetlonej po wciśnięciu przycisku albo wpisać bezpośrednio w pole.
Uwaga
Warto wiedzieć, że opiekuna można przypisać kontrahentowi na jego karcie ewidencyjnej (zakładka [Dodatkowe]). Wtedy w chwili wybrania kontrahenta na formularzu kontaktu automatycznie zaproponuje się dany opiekun. Funkcja może być wykorzystana w sytuacji, gdy za kontakty z klientem odpowiada zawsze ten sam operator (pracownik).
Obsługa przed sprzedażą/ po sprzedaży – w programie istnieje możliwość rozgraniczenia kontaktów i zadań dotyczących obsługi przed sprzedażą (czyli np. spotkania handlowe, prezentacje, sporządzanie ofert handlowych itd.) oraz po sprzedaży (czyli usługi serwisowe). Odpowiednie oznaczenie może potem ułatwić analizę kontaktów z klientami. Zadanie – jeśli uzupełniany formularz dotyczy zaplanowanego zadania (a nie jest to kontakt z klientem np. przeprowadzana rozmowa telefoniczna) należy zaznaczyć parametr. Jeżeli realizacja zadania powtarza się w regularnych odstępach czasu, można za pomocą przycisku  ustalić parametry zadania realizowanego w cyklu. Dla zadania można ustalić termin wykonania, priorytet, przypomnienie oraz Cykl zadania. Priorytet – dla każdego zadania należy określić priorytet – do wyboru są cztery stopnie: najwyższy, wysoki, niski i najniższy. Termin od – pozwala ustalić datę oraz godzinę, kiedy powinna rozpocząć się realizacja zadania. Termin do – pozwala ustalić datę oraz godzinę, kiedy realizacja zadania powinna zostać zakończona. Przypomnienie – po zaznaczeniu tego parametru, użytkownik jest informowany o zbliżającym się terminie wykonania zadania.
Uwaga
Funkcja przypomnienia jest obsługiwana przez zewnętrzny program Comarch ERP Optima Przypominacz. Więcej na ten temat opisane jest w jednym z kolejnych rozdziałów.
Przykład
Rejestracja zaplanowanej prezentacji u klienta Trwa ona określony czas, który na formularzu może zostać zapisany. Zaplanowany telefon do klienta Umawiamy się z nim, że zadzwonimy miedzy godz. 8.00 a 8.30 i czas ten rejestrujemy na formularzu.
Termin wykonania jest bardzo istotny dla późniejszego działania sekcji Informacje o firmie, którego zadaniem jest wyświetlanie m.in. aktualnych zadań do wykonania. Warto pamiętać, że w przypadku gdy określimy Termin od i zaakceptujemy pole - w polu Termin do ustawia się taka sama data. Data rozpoczęcia – data rozpoczęcia realizacji zadania/ kontaktu Godzina rozpoczęcia – godzina rozpoczęcia realizacji zadania/ kontaktu. Na nowym formularzu proponowane są data i godzina aktualna w chwili otworzenia formularza. Jest to pomocne zwłaszcza podczas uzupełniania informacji o kontakcie, jeśli zakładamy, że kontakt jest rejestrowany w systemie w chwili jego rozpoczęcia (np. rozpoczynamy rozmowę telefoniczną i otwieramy dla niej formularz kontaktu). Czas kontaktu – łączny czas poświęcony dla danego kontaktu/ zadania. Zasady rejestrowania czasu kontaktu zostały opisane w odrębnym rozdziale. Czas bieżący – bieżący czas trwania zadania/ kontaktu Procent realizacji – istnieje możliwość określenia w jakim stopniu (%) zostało dane zadanie wykonane. W systemie istnieje możliwość zdefiniowania skoku stopnia realizacji. Oznacza to, że na formularzu podczas określania wykonania będzie można „przeskakiwać” o określoną wartość (np. co 10% i wtedy możliwy procent realizacji to 0%, 10%, 20% itd.). Domyślnie zdefiniowane jest 25%. Skok taki można określić (zmienić) w Konfiguracji firmy/ CRM/ Parametry parametr Wykonanie co. Etap realizacji – istnieje możliwość zdefiniowania etapów realizacji, które są wykorzystywane na zadaniu/ kontakcie. Etapy należy zdefiniować w Konfiguracji/ firma/ CRM/ Etapy. To, które pole będzie wyświetlane na formularzu zadania/ kontaktu, czy Procent realizacji czy Etapy realizacji zależy od ustawień w Konfiguracji (Konfiguracja/ CRM/ Parametry). Użytkownik ma możliwość wyboru, z której opcji chce korzystać. Domyślnie ustawiony jest Procent Realizacji. Temat – pole, na którym zapisywany jest temat zadania/kontaktu. Opis – pole służy do rejestrowania przebiegu zadania czy kontaktu (np. krótki opis rozmowy telefonicznej czy przebiegu wizyty u klienta, a w przypadku usług serwisowych np. przeprowadzonych napraw). Warto jednak pamiętać, że jeśli pole temat jest niewypełnione to pierwsza linia pola opis jest wyświetlana na liście kontaktów jako temat zadania/ kontaktu. Uwagi do realizacji – poniżej pola Opis znajduje się dodatkowe pole opisowe. W przypadku, gdy program współpracuje z Comarch ERP Mobilnym Sprzedawcą pole jest niedostępne do edycji, a w to miejsce z urządzenia mobilnego są importowane uwagi do realizacji. Kontakt w realizacji/ kontakt zamknięty – na nowym formularzu parametr jest zaznaczony – oznacza to, że zadanie/ kontakt jest realizowane. Po zakończeniu realizacji zamykamy zadanie/ kontakt – należy wtedy parametr odznaczyć (zmieni się również opis na Kontakt zrealizowany). Po zamknięciu kontaktu nie można już wprowadzać na formularzu żadnych zmian. Odznaczenie tego parametru na formularzu zadania cyklicznego spowoduje wyświetlenie komunikatu: Zadanie oznaczono jako zrealizowane, a jest zadaniem cyklicznym. Po zapisaniu zmian wszystkie wystąpienia w cyklu zostaną zakończone. Czy mimo to chcesz kontynuować zapis? Wybranie opcji Tak, spowoduje odznaczenie tego parametru. Po zapisaniu formularza dyskietką, zadanie cykliczne zostanie oznaczone jako zrealizowane, z możliwością podglądu wzorca cyklu i listy zadań cząstkowych wygenerowanych w cyklu. Program nie będzie również przypomniał o poszczególnych zadaniach cząstkowych z cyklu. Kliknięcie w opcję Nie, będzie oznaczało, że dane zadanie ma być nadal w realizacji.

Formularz zadania/ kontaktu

Nowe zadanie/ kontakt można dodać z poziomu jednej z dwóch zakładek na Liście kontaktów: Wg numeru oraz Wg wątków. Formularz kontaktu/ zadania składa się z zakładek:
  • [Ogólne] – zawiera wszystkie informacje dotyczące kontaktu/ zadania.
  • [Kontrahent] – zawiera wszystkie informacje o podmiocie, którego dotyczy zadanie/ kontakt.
  • [Wątek]informacje o tej zakładce można znaleźć TUTAJ.
  • [Atrybuty i pliki] – zakładka wyświetla listę atrybutów oraz skojarzone pliki.
  • [Dokumenty] – zakładka wyświetla listę dokumentów skojarzonych oraz tabele Biblioteka dokumentów oraz Zadania i Kontakty CRM.
Formularz zadania zawiera dodatkowe zakładki:
  • [Uczestnicy] – zawiera listę operatorów/pracowników przypisanych do zadania.
  • [Automatyczne przypomnienia] – gdy zaznaczono w konfiguracji (Firma/ CRM/ Automat przypomnień) parametr: Automatyczne przypomnienia dla zadań.
Formularz jest obsługiwany przez standardowe przyciski:  Zapisz zmiany – zapisuje zmiany i zamyka formularz Anuluj zmiany – zamyka formularz bez zapisywania wprowadzonych zmian Ponadto w menu głównym (wstążka) znajdują się podstawowe przyciski (opisane w Standardy w programie) oraz dostęp do Historii kontrahenta wybranego na formularzu kontaktu lub zadania.

Zadania/ kontakty główne i powiązane

Zadanie powiązane można dodać ustawiając się na:
  • zadaniu głównym (zadanie główne nie może być zamknięte) wtedy dodawane jest zadanie powiązane do zadania głównego,
  • zadaniu powiązanym wtedy dodawane jest kolejne zadanie powiązane do zadania głównego (równorzędne z tym, na którym ustawiony będzie kursor).
Zadania powiązane, tworzone zarówno do zadań cyklicznych jak i do zwykłych zadań, nie mogą być oznaczane jako zadania cykliczne W przypadku dodawania zadania powiązanego na formularz przepisywane są dane dotyczące:
  • Typ kontakt/ zadanie (jeśli zadanie termin od/ do – proponowany jest z datą bieżącą tak jak na zadaniu ogólnym)
  • Kontrahent
  • Temat zadania
  • Operator/ pracownik
  • Nie są przenoszeni uczestnicy
  • Nie są przenoszone ustawienia dotyczące automatycznych przypomnień. Podczas tworzenia zadania powiązanego ustawienia te są pobierane z konfiguracji (Firma/ CRM/ Automat przypomnień).
Parametr Kontakt w realizacji – domyślnie zaznaczony Wszystkie te parametry można zmieniać. Przy zatwierdzaniu zadania powiązanego program sprawdza czy termin wykonania zadania powiązanego nie przekracza terminu zadania głównego. Jeśli tak to pojawi się komunikat:
Zatwierdzenie zadania powiązanego
Jeśli wybierzemy TAK – zadanie powiązane zostanie zapisane, jeśli NIE – powrócimy na formularz zadania powiązanego.
Uwaga
Komunikat pojawia się tylko w przypadku, gdy nadrzędne jest zadanie (nie pojawi się jeśli nadrzędny będzie kontakt).
Uwaga
Kopiowanie zadań/ kontaktów. Kopiować można tylko zadania główne. Nie jest możliwe kopiowanie zadań powiązanych z zadaniem głównym.

Powiązanie w wątki

Na formularzu zadania/ kontaktu znajduje się dodatkowa zakładka [Wątek]. Na tej zakładce wyświetlane są wszystkie zadania/ kontakty główne i powiązane, skojarzone z aktualnie wyświetlanym. Jako pierwszy wątek zawsze wyświetlany jest zadanie/ kontakt główne a następnie zadania/ kontakt powiązane.
Uwaga
Jeśli operator ma zakaz na dostęp do zadań innych operatorów – zakładka [Wg wątków] nie jest wyświetlana.

Procent realizacji zadań powiązanych

Na formularzu zadania głównego znajduje się pole okno: Realizacja zadań powiązanych, w którym na bieżąco wyliczany jest stopień wykonania zadań powiązanych na podstawie czasu ich trwania (w porównaniu z sumą wszystkich zadań powiązanych) oraz procentem ich realizacji. Podczas wyliczania uwzględniane są zadania powiązane ( program pomija kontakty).
Przykład
Zadanie powiązane I – czas trwania 4 godz., procent wykonania 100% Zadanie powiązane II – czas trwania 8 godz., procent wykonania 20% Zadanie I to 33.3% czasu trwania wszystkich zadań powiązanych, czas trwania zadania II to 66.7%. Zatem wyliczając procent realizacji zadania głównego na podstawie zadań powiązanych wyliczane jest: 0,333*1+0,667*0,2 = 0,4464 na formularzu wyświetli się 47%.
Uwaga
Internetowa wymiana dokumentów wymaga wykorzystywania tej samej wersji Comarch ERP Optima u wszystkich partnerów wymiany.

Zamykanie, usuwanie i anulowanie kontaktu oraz zadania

Zamknąć (zaznaczyć jako zrealizowane) zadanie główne można tylko w przypadku, gdy wszystkie zadania powiązane są zamknięte. W momencie, gdy operator próbuje zamknąć zadanie główne a zadania powiązane nie są pozamykane pojawia się komunikat:
Zamykanie zadania głównego
Jeśli wybierzemy TAK – zamykane są wszystkie zadania powiązane, jeśli NIE – powrócimy na formularz zadania. Usunąć zadanie główne można tylko w przypadku, gdy nie posiada żadnego zadania powiązanego. Jeśli zadanie główne ma powiązane zadania i próbujemy je usunąć pojawi się komunikat:
Zamykanie zadania głównego
Jeśli wybierzemy TAK – usunięte zostaną zadania powiązane i następnie zadanie główne, jeśli wybierzemy NIE powrócimy na formularz zadania. Może jednak wystąpić taka sytuacja, w której mamy zadanie główne i kilka zadań powiązanych, z czego np. jedno z zadań powiązanych jest już zrealizowane. Wtedy przy próbie usunięcia Zadania Głównego pojawi się komunikat:
Usuwanie zadania głównego
W takim przypadku zadania głównego nie można usunąć – można je zamknąć i ewentualnie anulować. Anulować zadanie główne można tylko w przypadku, gdy nie posiada żadnego zadania powiązanego lub gdy wszystkie zadania powiązane zostały anulowane.

Formularz kontaktu/zadania – zakładka Dokumenty

Zakładka [Dokumenty] wyświetla listę dokumentów skojarzonych oraz tabele: Biblioteka dokumentów oraz Zadania i Kontakty CRM. Dokumenty skojarzone W programie istnieje możliwość kojarzenia kontaktów zadań z innymi dokumentami zarejestrowanymi w systemie Comarch ERP Optima: sprzedaży, zakupu, dokumentami magazynowymi, księgowymi, kasy/ banku, ankietami zleceniami serwisowymi oraz zleceniami nadania paczki. Kojarzenie dokumentów jest możliwe z poziomu zakładki [Dokumenty], tabela Dokumenty skojarzone. Lista dokumentów skojarzonych z kontaktem jest obsługiwana przez standardowe przyciski: Dodaj – po wciśnięciu przycisku Dodaj wyświetlana jest lista Faktur Sprzedaży, z poziomu której można dokonać wyboru dokumentu skojarzonego (przyciskiem ). Po wciśnięciu strzałki widocznej obok przycisku Dodaj wyświetlana jest lista dokumentów skojarzonych, pogrupowana wg rodzaju dokumentu (Sprzedaż, Zakup, Kasa/ Bank, Księgowość itd.). W skład danego rodzaju wchodzą poszczególne typy dokumentów.  Usuń – pozwala na usunięcie aktualnie podświetlonej na liście pozycji z listy dokumentów skojarzonych.  Zmień – umożliwia podgląd dokumentu skojarzonego. W przypadku, gdy dokument jest zapisany na trwałe możliwy jest jedynie jego podgląd. Natomiast jeśli istnieje możliwość wprowadzania zmian na dokumencie (np. faktura w buforze) – również po otwarciu dokumentu z poziomu kontaktu istnieje możliwość jego edycji. Podczas kojarzenia kontaktu z innym dokumentem zarejestrowanym w systemie Comarch ERP Optima wyświetlana lista dokumentów jest zawężana do dokumentów związanych z kontrahentem wpisanym na kontakcie. Funkcja może być przydatna w sytuacji, gdy dane zadanie/ kontakt jest bezpośrednio związane z określonym dokumentem już zarejestrowanym w systemie. Wtedy użytkownik ma możliwość podglądnięcia takiego dokumentu z poziomu formularza kontaktu/ zadania, bez konieczności jego wyszukiwania na innych listach.

Kojarzenie kontaktów i zadań od strony innych dokumentów

Na zakładce [Dokumenty] znajdują się dwie tabele: Obieg dokumentów oraz Zadania i Kontakty CRM. W poszczególnych tabelach jest możliwość kojarzenia kontaktu i zadania z dokumentami z Biblioteki dokumentów oraz z innymi kontaktami i zadaniami w module CRM – umożliwia to tworzenie całych „łańcuchów” powiązanych ze sobą dokumentów (np. zadanie do wykonania może być powiązane z wcześniej zarejestrowaną w module CRM rozmową telefoniczną z klientem). Warto przy tym pamiętać, że powiązane ze sobą dokumenty nie muszą dotyczyć tego samego kontrahenta ‑ użytkownik ma pełną dowolność w doborze dokumentów. Dodatkowo możliwy jest równoczesny wybór kilku dokumentów skojarzonych.
Uwaga
W przypadku kopiowania kontaktów na tworzony dokument nie są kopiowane numery dokumentów skojarzonych. Program jednak automatycznie wpisuje na listę numer zadania/ kontaktu, na podstawie którego powstał (dokument kopiowany).
Uwaga
W przypadku kiedy operator ma zakaz na magazyn, a modyfikuje zadanie/kontakt, który ma powiązany dokument z takiego magazynu wówczas nie ma możliwości podglądu dokumentu, pojawi się stosowny komunikat.
Dodatkowo kontakt i zadanie można powiązać od strony większości dokumentów handlowo – magazynowych, księgowych, kasowych itd. Na tych dokumentach znajduje się tabela Zadania i Kontakty CRM, czyli inaczej mówiąc kojarzenie kontaktów może się odbywać w obu kierunkach. Przykładowo, kontakt można powiązać z poziomu formularza Faktury Sprzedaży w module Handel i będzie on widoczny na formularzu kontaktu w module CRM i odwrotnie powiązanie może nastąpić z poziomu formularza kontaktu w module CRM i będzie on widoczny w tabeli Zadania i Kontakty CRM na formularzu Faktury sprzedaży w module Handel.
Uwaga
Dodatkowo kontakt i zadanie można powiązać od strony większości dokumentów handlowo – magazynowych, księgowych, kasowych itd. Na tych dokumentach znajduje się tabela Zadania i Kontakty CRM, czyli inaczej mówiąc kojarzenie kontaktów może się odbywać w obu kierunkach. Przykładowo, kontakt można powiązać z poziomu formularza Faktury Sprzedaży w module Handel i będzie on widoczny na formularzu kontaktu w module CRM i odwrotnie powiązanie może nastąpić z poziomu formularza kontaktu w module CRM i będzie on widoczny w tabeli Zadania i Kontakty CRM na formularzu Faktury sprzedaży w module Handel.
W tabeli znajdują się kolumny:
  • numer – numer kontaktu lub zadania
  • rodzaj – w zależności od rodzaju dokumentu, będzie się wyświetlać K – kontakt lub Z – zadanie
  • data – data rozpoczęcia kontaktu lub zadania
  • kontrahent – kod kontrahenta wybranego na kontakcie lub zadaniu
  • temat – temat kontaktu lub zadania
Ponadto okno obsługiwane jest przez przyciski: – możliwość dodania nowego kontaktu i zadania lub powiązanie z istniejącym. Wybierając drugą opcję Dodaj istniejący – lista kontaktów i zadań zawężona będzie do kontrahenta jaki jest wybrany na dokumencie. Możliwość dodania kontaktu powiązanego, przy czym należy pamiętać, że opcja jest aktywna tylko wtedy, kiedy na liście znajduje się jakiś kontakt i zadanie. Podgląd – podgląd/ edycja kontaktu i zadania Usuń – możliwość usunięcia skojarzonego kontaktu i zadania. Opcja jest niedostępna na dokumentach zapisanych na trwałe. Należy pamiętać, że nie jest usuwany kontakt a jedynie powiązanie.

Kojarzenie kontaktów i zadań z e-mailami

Na formularzu kontaktu i zadania na zakładce [Dokumenty] możliwe jest kojarzenie kontaktów i zadań z e-mailami. W tabeli Zadania i kontakty CRM wyświetlane są powiązania e-maila z dokumentem, jeśli wydruk kontaktu/ zdania został wysłany e-mailem. Użytkownik może również wysłać e-maila, który jest powiązany ale nie zawiera wydruku. Dodatkowo jeśli proces obsługi zaczyna się od wystawienia kontaktu lub zadania, jest możliwość wskazania powiązanego e-maila z poziomu formularza wystawianego kontaktu lub zadania. Widoczne są tutaj również wygenerowane automatycznie wiadomości sms i e-mail z przypomnieniami dla Klientów o zbliżającym się terminie zadania. W tabeli znajdują się kolumny:
  • numer – numer e-maila
  • rodzaj – wyświetla się E (e-mail)
  • data – data wysłania e-maila
  • kontrahent – nazwa podmiotu z wiadomości e-mail
  • temat – temat e-maila 
Ponadto okno obsługiwane jest przez przyciski: Podgląd – podgląd/ edycja e-maila Usuń – możliwość usunięcia skojarzonego e-maila. Jeśli kontakt/ zadanie jest zrealizowany ikona jest nieaktywna. – możliwość dodania nowego bądź powiązania kontaktu/ zadania z istniejącym e‑mailem. Wybierając opcję Dodaj istniejący e-mail – lista wiadomości e-mail zawężona będzie do podmiotu wybranego na formularzu wiadomości. - możliwość dodania nowego bądź powiązania kontaktu/ zadania z istniejącym smsem. Wybierając opcję Dodaj istniejący SMS – lista wiadomości sms zawężona będzie do podmiotu wybranego na formularzu wiadomości.

Formularz zadania – zakładka Uczestnicy

Zakładka [Uczestnicy] wyświetla listę operatorów/ pracowników przypisanych do realizacji zadania.
Formularz zadania - zakładka Uczestnicy
Nas liście uczestników znajdują się kolumny:
  • Akronim – akronim operatora/pracownika,
  • Imię i Nazwisko – imię i nazwisko operatora/pracownika,
  • Dostępność terminu – pokazuje, czy dany operator/pracownik ma w terminie wskazanym na zakładce [Ogólne], przypisane inne zadania. Przyjmuje dwie wartości tak/nie.
    • Tak – wskazany/operator pracownik w podanym terminie (ustalonym na zakładce [Ogólne]) nie jest przypisany do innego zadania (jako prowadzący lub uczestnik).
    • Nie – wskazany operator/pracownik w podanym terminie(ustalonym na zakładce [Ogólne]) jest przypisany do innego zadania (jako prowadzący lub uczestnik). Wtedy dodatkowo w kolumnie pojawi się czerwony wykrzyknik.
Ponadto lista obsługiwana jest przez przyciski: Dodaj – możliwość dodania operatora (opcja domyślna) bądź pracownika do zadania. Jeśli kontakt/zadanie jest zrealizowany przycisk jest wyszarzony. W zależności od dokonanego wyboru operator/ pracownik (przycisk ) pojawia się okno z listą operatorów albo pracowników. Na każdej z tych list istnieje możliwość seryjnego wyboru – należy zaznaczyć operatorów/ pracowników i zaakceptować wybór przyciskiem . Usuń – możliwość usunięcia przypisanego operatora/ pracownika. Jeśli kontakt/ zadanie jest zrealizowany przycisk jest nieaktywny. Terminarz – po jego wciśnięciu pojawia się okno terminarza, na którym są wybrani operatorzy/ pracownicy, będący uczestnikami zadania. Dodatkowo terminarz pokazuje zaplanowane zadanie. Jeśli w terminarzu grupowanie będzie włączone (Grupuj po dacie, Grupuj wg zasobu) to zadanie zostanie pokazane tyle razy ilu jest uczestników (dla każdego uczestnika oddzielnie). Uwagi odnośnie dodawania/ usuwania uczestników:
  • operator/ pracownik wskazany na zakładce [Ogólne] (prowadzący zadanie) jest jednocześnie uczestnikiem (zostaje automatycznie przeniesiony na zakładkę [Uczestnicy]),
  • na liście uczestników nie można ponownie dodać tego samego operatora/ pracownika,
  • z listy uczestników nie można usuwać operatora/ pracownika prowadzącego zadanie,
  • jeżeli operator/ pracownik prowadzący zadanie zostanie zmieniony, a na zakładce [Uczestnicy] poza nim nie ma innych operatorów/ pracowników, to jest on automatycznie usuwany z zakładki [Uczestnicy]. Jeżeli na zakładce [Uczestnicy] są inni operatorzy/ pracownicy to pozostaje on nadal jako uczestnik.
Przykład
Operator Jan Nowak prowadzący zadanie jest jedynym uczestnikiem. Zostaje on zmieniony (zakładka Ogólne) na Jolantę Piechocińską. Po zamianie jednym uczestnikiem zadania jest Jolanta Piechocińska Operator Jan Nowak prowadzący zadanie jest jednocześnie uczestnikiem wraz z Krzysztofem Krajewskim. Zostaje on zmieniony (zakładka Ogólne) na Jolantę Piechocińską. Po zamianie nadal pozostaje uczestnikiem zadania wraz z Krzysztofem Krajewskim i Jolantą Piechocińską.
Na zakładce [Uczestnicy], przy zaznaczonej na zakładce [Automatyczne przypomnienia] opcji Generuj automatyczne przypomnienia dla operatorów, widoczne są dodatkowo trzy kolumny: Przypomnienie – do zaznaczonego uczestnika wysyłane jest przypomnienie w formie określonej na zakładce [Automatyczne przypomnienia]. Domyślnie zaznaczony dla każdego dodanego uczestnika. Pod prawym przyciskiem myszy dostępne są opcje pozwalające na ustawienie (skrót klawiaturowy <CTRL>+<A>) i wyłączenie (<CTRL>+<O>) przypomnienia zbiorczo dla wszystkich dodanych uczestników. Telefon – numer telefonu pobierany z karty operatora/ pracownika. Jeżeli na karcie numer nie został dodany, istnieje możliwość ręcznego uzupełnienia tego pola. Adres e-mail – adres e-mail przenoszony z karty operatora/ pracownika. Jeżeli na karcie adres e-mail nie został wpisany, istnieje możliwość ręcznego uzupełnienia tego pola.
Zakładka Uczestnicy na formularzu zadania

Zadania cykliczne

W programie możliwe jest generowanie zadań cyklicznych w celu usprawnienia procesu harmonogramowania tych zadań, których realizacja powtarza się w regularnych odstępach czasu. Funkcjonalność pozwala na łatwe zaplanowanie czasu pracy w Terminarzu pracownika/operatora bez konieczności wprowadzania oddzielnie każdego wystąpienia danego zadania w wybranym przedziale czasu. Na formularzu kontaktu, po zaznaczeniu opcji Zadanie, pojawi się przycisk , pozwalający na ustalenie parametrów zadania cyklicznego. Formularz Cyklu zadania - zakładka [Ogólne] Przycisk na formularzu kontaktu wywołuje okno Cyklu zadania, gdzie, można określić czas na wykonanie takiego zadania, a także wygenerować, za pomocą przycisku  jego wystąpienia w określonym przedziale czasu, w oparciu o ustalony wcześniej wzorzec cyklu.
Formularz cyklu zadania, zakładka Ogólne
W obszarze Czas na wykonanie zadania można określić czas, jaki przeznacza się na pojedyncze wystąpienie danego zadania. Sekcja uzupełnia się automatycznie na podstawie danych wprowadzonych w polach Termin od i Termin do na formularzu kontaktu na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie. Tak ustalone godziny można zmienić bezpośrednio na Cyklu zadania:
  • edycja pola Początek – spowoduje ponowne przeliczenie Czasu trwania zadania, przy czym jego Koniec pozostaje bez zmian. Jeżeli godzina w polu Początek będzie późniejsza niż w polu Koniec, to program przeliczy Czas trwania, w taki sposób, że godzinę z pola Koniec potraktuje jako godzinę z kolejnego dnia.
  • edycja pola Koniec – spowoduje ponowne przeliczenie Czasu trwania zadania, przy czym jego Początek pozostaje bez zmian.
  • edycja pola Czas trwania – spowoduje wyliczenie na nowo pola Koniec zadania, przy czym jego Początek pozostaje bez zmian.
  • W sekcji Wzorzec cyklu jest możliwość zdefiniowania wzorca cyklu, według którego zostaną wygenerowane pojedyncze wystąpienia zadania w ramach całego cyklu. Użytkownik ma do wyboru cztery tryby: dzienny, tygodniowy (domyślnie zaznaczony), miesięczny i roczny.
W trybie dziennym można określić wystąpienie pojedynczego zadania na dwa sposoby:
  • co (…) dni – zadanie będzie powtarzane co tyle dni (max. 999), ile zostanie wskazane w tym polu,
  • w każdy dzień roboczy – zadanie będzie powtarzane od poniedziałku do piątku.
W trybie tygodniowym jest możliwość wskazania, co ile tygodni (max. 999) ma być powtarzane dane zadanie. Można tutaj również określić, w jakie konkretnie dni tygodnia ma być ono wykonywane, przy czym przynajmniej jeden dzień musi być wybrany. Domyślnie zaznaczony jest dzień tygodnia odpowiadający dacie wprowadzonej w polu Termin od na formularzu kontaktu na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie. W trybie miesięcznym istnieje możliwość zdefiniowania, co ile miesięcy (max. 999) ma być powtarzane zadanie. Konkretny dzień, w którym zostanie wygenerowane zadanie w cyklu miesięcznym można określić na jeden z dwóch sposobów:
  • w (…) dniu miesiąca – należy wskazać, w którym dniu miesiąca ma być powtarzane zadanie. Domyślne, po zaznaczeniu, podpowiada się dzień wprowadzony w polu Termin od na formularzu kontaktu na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie. Jeżeli wskazano tutaj 31. dzień miesiąca, to dla miesięcy krótszych zadanie cząstkowe zostanie wygenerowane w ostatnim dniu tego miesiąca, czyli odpowiednio 30. dnia miesiąca lub 28./29. lutego.
  • w (…) (…) miesiąca – należy wskazać, w który (pierwszy, drugi, trzeci, czwarty, ostatni) dzień (od poniedziałku do niedzieli) miesiąca ma być powtarzane zadanie. Domyślne, po zaznaczeniu, podpowiada się dzień odpowiadający dacie wprowadzonej w polu Termin od na formularzu kontaktu na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie.
Tryb roczny pozwala na powtarzanie zadania co roku lub co wskazaną ilość lat (max. 999). Tutaj również możliwe będzie zdefiniowanie wzorca cyklu na dwa sposoby:
  • w (…) dniu miesiąca (…) – należy wskazać konkretny dzień miesiąca (styczeń – grudzień), w którym ma być powtarzane zadanie. Domyślne, po zaznaczeniu, podpowiada się dzień i miesiąc odpowiadający dacie wprowadzonej w polu Termin od na formularzu kontaktu na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie.
  • w (…) (…) miesiąca (…) – należy wskazać, w który (pierwszy, drugi, trzeci, czwarty, ostatni) dzień (poniedziałek – niedziela) miesiąca (styczeń – grudzień) ma być powtarzane zadanie. Domyślne, po zaznaczeniu, podpowiada się dzień i miesiąc odpowiadający dacie wprowadzonej w polu Termin od na formularzu kontaktu na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie.
W ostatniej sekcji można określić zakres cyklu. Jako Początek cyklu domyślnie podpowiada się data wprowadzona w polu Termin od na formularzu kontaktu na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie. Pole to można ręcznie edytować. Są natomiast dwie możliwości określenia, kiedy dane zadanie cykliczne ma się zakończyć:
  • po (…) wystąpieniach – należy wskazać ilość (max. 999) wystąpień pojedynczych zadań w ramach całego cyklu,
  • w dniu (…) – należy wskazać konkretną datę, po której cykl zostanie przerwany. Domyślnie, po zaznaczeniu podpowiada się data odpowiadająca początkowi cyklu.
Jeżeli data w polu Początek będzie taka sama jak koniec cyklu, to przy generowaniu zadań cyklicznych za pomocą ikony pioruna, program wyświetli komunikat: „Data końca cyklu jest taka sama jak data rozpoczęcia cyklu. Czy zapisać zadanie cykliczne z tylko jednym wystąpieniem?” Kliknięcie w Tak, spowoduje zapisanie zadania cyklicznego z jednym wystąpieniem. Opcja Nie, pozwala na powrót do wzorca cyklu i edycję pola Koniec cyklu. Wprowadzone zmiany w polach Początek cyklu i Koniec cyklu, po zapisie wzorca, będą również widoczne na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie, odpowiednio w polach Termin od i Termin do.

Zakładka Lista zadań, generowanie zadań cyklicznych

Po ustaleniu wzorca zadania cyklicznego, można wygenerować pojedyncze wystąpienia zadania w ramach danego cyklu, zgodnie ze zdefiniowanymi dla niego parametrami. Takie zadania cząstkowe w cyklu mogą zostać utworzone na dwa sposoby:
  • po kliknięciu w przycisk pioruna lub
  • przy zapisie Cyklu zadania dyskietką, a następnie zatwierdzeniu całego zadania cyklicznego.
Będą one wyświetlane chronologicznie na zakładce [Lista zadań] (w przypadku wygenerowania zadań cząstkowych jest to pierwsza zakładka na oknie Cyklu zadania).
Formularz cyklu zadania, zakładka Lista zadań
Na zakładce [Lista zadań] widoczne są następujące kolumny:
  • Wykonane – zaznaczenie kolumny pozwala oznaczyć konkretne wystąpienie zadania jako wykonane. Zadanie wykonane wyświetlane jest na liście w kolorze czarnym.
  • Dzień – pokazuje dzień tygodnia, w którym należy wykonać zadanie.
  • Termin od – data i godzina rozpoczęcia wykonania zadania.
  • Termin do – data i godzina zakończenia zadania.
  • Dostępność terminu – zawiera informację, czy termin zadania cząstkowego nie pokrywa się z terminem innego zadania dla operatora/ pracownika przypisanego do zadania cyklicznego na zakładce Uczestnicy. Tak oznacza, że dany termin jest wolny. Jeżeli w tym samym czasie zaplanowano inne zadanie, w kolumnie wyświetla się Nie z ikoną wykrzyknika. W nawiasie będzie podany kod uczestnika, dla którego występuje kolizja terminów. W przypadku wystąpienia kolizji terminów, użytkownik może skorzystać z przycisku Terminarza w celu podglądu dostępnych terminów.
  • Opis – kolumna prezentująca różne statusy kolejnych wystąpień zadania.
Dodatkowo każde wystąpienie może być wyświetlane w jednym z trzech kolorów:
  • na zielono – [przeterminowane] do realizacji, [bieżące] do realizacji, do realizacji,
  • na czarno – wykonane (termin zrealizowano),
  • na szaro – wyodrębnione do zadania: CRM/nr zadania (czyli zdanie wydzielone z cyklu i realizowane oddzielnym zadaniem w CRM).
Jeżeli konkretne wystąpienie zadania zostało wyodrębnione z cyklu, to z poziomu zakładki [Lista zadań] można je otworzyć za pomocą przycisku lupki. W sytuacji, gdy konkretne wystąpienie zadania w ramach cyklu nie będzie realizowane, to po podświetleniu go na liście, można go usunąć przyciskiem kosza. Aby usunąć wszystkie zadania w ramach danego cyklu lub też zmienić zadanie cykliczne na zwykłe zadanie, należy odznaczyć parametr Zadanie cykliczne na zakładce [Ogólne], a następnie zapisać formularz Cyklu zadania dyskietką.

 Edycja zadań cyklicznych i ich kopiowanie

Po wygenerowaniu pojedynczych zadań w ramach ustalonego wzorca cyklu, istnieje możliwość wprowadzenia zmian do całego cyklu, jak również (po wyodrębnieniu) edycji konkretnego zadania cząstkowego. Stosowna opcja jest dostępna z Listy kontaktów i zadań, Terminarza operatora, Przypominacza oraz z poziomu Sprzedaży dedykowanej z zakładki [Zadania/CRM]. Podczas otwierania zadania oznaczonego ikoną cykliczności, zostanie wyświetlone okno z pytaniem: Opcja Otwórz zadanie cykliczne pozwala na otworzenie okna wzorca zadania cyklicznego. Wprowadzone zmiany w treści zadania zostaną przeniesione na wszystkie wystąpienia w ramach całego cyklu, z wyjątkiem zadań wcześniej wyodrębnionych. Z opcji tej można korzystać np. w trakcie realizacji zadań w cyklu, w celu oznaczenia określonego wystąpienia jako wykonanego. Edycja Cyklu zadania będzie skutkowała wygenerowaniem na nowo zadań cząstkowych, zgodnie z nowymi parametrami wzorca cyklu. Usunięte wcześniej pojedyncze wystąpienia na Liście zadań mogą się wówczas odtworzyć, jeżeli nowy wzorzec będzie przewidywał takie zadania. W przypadku wybrania opcji Wyodrębnij aktualne zadanie z serii i utwórz osobne zadanie na liście zadań CRM zadanie cząstkowe zostanie wydzielone z cyklu. Takie wydzielone zadanie zostanie wyświetlone na Liście kontaktów i zadań, w Terminarzu oraz w Sprzedaży dedykowanej bez ikony cykliczności (czyli jako zwykłe zadanie), natomiast z poziomu wzorca zadania cyklicznego, po otworzeniu Cyklu zadania, na zakładce [Lista zadań] będzie ono widoczne w kolorze szarym oraz dodatkowo zostanie oznaczone statusem: wyodrębnione do zadania: CRM/nr zadania. Zostanie mu również nadany nowy, kolejny numer, a do jego treści zostaną przeniesione następujące informacje z wzorca zadania cyklicznego: dane kontrahenta, osoba kontaktowa, opiekun zadania (Operator/ Pracownik), temat, opis, uwagi, priorytet, przypomnienie, procent realizacji, obsługa, atrybuty, uczestnicy i ustawienia automatu przypomnień. Nie zostaną przeniesione informacje dotyczące linków do plików oraz dokumentów powiązanych. Daty w polach Termin od i Termin do zostaną przeniesione na zadanie wyodrębnione w następujący sposób:
  • dla zadania wyodrębnionego bezpośrednio z Listy kontaktów i zadań – podpowiedzą się odpowiednio daty prezentowane na liście w kolumnach Termin od i Termin do,
  • dla zadania wyodrębnionego z Terminarza – podpowie się data konkretnego zadania cząstkowego, które oznaczono do wydzielenia z cyklu.W przypadku kopiowania zadania cyklicznego, na nowy formularz zostaną przeniesione: dane kontrahenta, osoba kontaktowa, opiekun zadania (Operator/ Pracownik), temat, opis, uwagi, priorytet, przypomnienie, obsługa, atrybuty, uczestnicy i ustawienia automatu przypomnień. W polach Termin od i Termin do zostanie wstawiona bieżąca data i godzina. Ustawienia Cyklu zadania przeniosą się odpowiednio, z wyjątkiem sekcji Czas na wykonanie zadania (gdzie w polach Początek i Koniec zostanie ustawiona aktualna godzina) i sekcji Zakres cyklu (gdzie daty w polach Początek cyklu i Koniec cyklu będą odpowiadać datom z pól Termin od i Termin do na formularzu kontaktu na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie).
Zmiany wprowadzane na zadaniach wyodrębnionych nie będą wpływać na wzorzec całego cyklu. Analogicznie, jeżeli użytkownik będzie edytował wzorcowe zadanie cykliczne, to zmiany nie przeniosą się na uprzednio wydzielone zadania cząstkowe.
W przypadku kopiowania zadania cyklicznego, na nowy formularz zostaną przeniesione: dane kontrahenta, osoba kontaktowa, opiekun zadania (Operator/ Pracownik), temat, opis, uwagi, priorytet, przypomnienie, obsługa, atrybuty, uczestnicy i ustawienia automatu przypomnień. W polach Termin od i Termin do zostanie wstawiona bieżąca data i godzina. Ustawienia Cyklu zadania przeniosą się odpowiednio, z wyjątkiem sekcji Czas na wykonanie zadania (gdzie w polach Początek i Koniec zostanie ustawiona aktualna godzina) i sekcji Zakres cyklu (gdzie daty w polach Początek cyklu i Koniec cyklu będą odpowiadać datom z pól Termin od i Termin do na formularzu kontaktu na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie).  

Formularz kontaktu/zadania - zakładka Atrybuty i pliki

Z poziomu zakładki [Atrybuty i Pliki] jest możliwość przypisania Atrybutu dokumentu do kontaktu i zadania, kojarzenia z plikami zewnętrznymi oraz wskazywania plików z Comarch IBARD
Uwaga
Z tego miejsca można wykonać tylko podgląd plików  wskazanych z Comarch IBARD, nie można ich edytować i nadpisywać.

Przypisywanie atrybutów do kontaktu i zadania

Na zakładce [Atrybuty i Pliki] jest możliwość przypisania atrybutu dokumentu do zadania/ kontaktu. Dodając atrybut wyświetlana jest lista atrybutów dokumentu do wyboru, z możliwością wpisania jego wartości. Podczas dodawania atrybutu użytkownik może wybrać atrybut dokumentu lub kontrahenta. Jeżeli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Parametry zaznaczono parametr Przenoś atrybuty kontrahenta na kontakty/zadania, to atrybuty (z zaznaczoną opcją Przenoś na transakcje) skojarzone z kontrahentem zostaną dodane automatycznie do kontaktu/ zadania. Na zakładce [Atrybuty] wyświetlana jest kolumna Kod atrybutu i wartość. Do momentu, kiedy zadania/ kontakt mają status Do realizacji, atrybuty są w pełni edytowalne tzn. można je usuwać, zmieniać, dodawać nowe. Po zapisie zadania/ kontaktu na trwałe atrybuty są tylko do podglądu. Zakładka [Atrybuty] obsługiwana jest przez następujące przyciski: Dodaj- po wciśnięciu przycisku wyświetlane jest okno Atrybut dokumentu – atrybut można wpisać z ręki bądź wybrać z listy Zmień- możliwość zmiany/ edycji atrybutu Usuń- pozwala na usunięcie dotychczas wprowadzonych atrybutów Zapisz - zapisuje i zamyka formularz Anuluj Zmiany - zamyka formularz bez zapisywania wprowadzonych zmian.
Formularz kontaktu - zakładka Atrybuty i Pliki
Przy dodawaniu zadania powiązanego, atrybuty dokumentu są kopiowane z zadania nadrzędnego na nowo tworzone z możliwością pełnej ich edycji.

Kojarzenie kontaktu/ zadania z plikami zewnętrznymi

Zadania/ kontakty można kojarzyć z plikami zewnętrznymi (tabela Pliki). Kojarzenie z plikami zewnętrznymi polega na zapamiętaniu w programie ścieżki dostępu do wskazanego pliku. Lista jest obsługiwana przez przyciski: Dodaj – po wciśnięciu przycisku wyświetlane jest okno Wybierz plik, z poziomu którego można wybrać dokument, z którym kojarzymy kontakt/ zadanie. Podczas wyboru pliku, który kojarzony jest z kontaktem/ zadaniem istnieje możliwość zawężenia listy do wybranego typu plików (*.doc, *.xls itp.). Program zapamiętuje ostatnio wybrany typ pliku. Inny sposób dodania plików to przeciągnięcie za pomocą myszki. W tym celu należy wskazać plik w Eksploratorze Windows, a następnie z przytrzymanym lewym klawiszem myszy przeciągnąć go do programu Comarch ERP Optima i upuścić na liście załączników. Usuń – pozwala na usunięcie zapamiętanej ścieżki dostępu do skojarzonego pliku. Oczywiście nie powoduje to usunięcia pliku z dysku. Zmień – pozwala na zmianę zapamiętanej ścieżki dostępu, bez konieczności ponownego korzystania z okna Wybierz plik. Otwórz plik – pozwala na podgląd zapisanego dokumentu. Dotyczy to standardowych dokumentów (typu *.doc, *.xls, *.ppt, *.bmp). Na podstawie rozszerzenia rozpoznawany jest program, który powinien być wykorzystany do otwarcia pliku.

Formularz kontaktu/zadania - zakładka Kontrahent

Rodzaj podmiotu należy wybrać z poziomu zakładki [Ogólne]. Tam również można skorzystać z listy kontrahentów (banków, urzędów, pracowników lub właścicieli) dostępnej po wciśnięciu przycisku. Kiedy podmiot zostanie wybrany – na zakładce [Kontrahent] uzupełniane są jego dane. Dane podmiotu pobierane są z jego karty ewidencyjnej i nie są edytowalne (tzn. nie można ich zmieniać). Wszelkie uwagi odnośnie podmiotu można wtedy rejestrować w polu Opis na zakładce [Ogólne].
Uwaga
Na formularzu zadania/ kontaktu nie są pamiętane szczegółowe dane o kontrahencie – są one pobierane z karty ewidencyjnej podmiotu w chwili edycji (podglądu) formularza. Oznacza to, że jeśli na karcie zostaną zmienione informacje o kontrahencie – będą one widoczne na wszystkich wcześniej wprowadzonych kontaktach.
Uwaga
Z poziomu zakładki [Kontrahent] możliwa jest jedynie aktualizacja już istniejących danych, a nie dopisanie nowego kontrahenta. Aby dopisać nowego kontrahenta z poziomu formularza kontaktu w module CRM należy otworzyć listę kontrahentów i dopiero wtedy dopisać nową pozycję (tak jak w przypadku innych modułów).
Na nowym formularzu pole dotyczące kodu podmiotu jest puste. Dopóki nie zostanie ono wypełnione – żadne pole na zakładce [Kontrahent] nie jest edytowalne. Z kolei po wpisaniu kodu podmiotu – na zakładce [Kontrahent] informacje są wypełniane zgodnie z zawartością karty ewidencyjnej.
Uwaga
Nie jest możliwe zatwierdzenie formularza zadania/ kontaktu bez wcześniejszego określenia kontrahenta.
Na zakładce [Kontrahent] znajdują się pola dotyczące adresu e-mail oraz strony internetowej podmiotu. Jeśli pole jest wypełnione – przyciski umożliwiające wysłanie wiadomości oraz otwarcie strony WWW są aktywne (niezależnie od tego czy dane kontrahenta są edytowalne czy też nie). Jeśli pole nie jest wypełnione – przyciski nie są aktywne. Dla potrzeb CRM jest stworzony dodatkowy rodzaj kontrahenta – Klient Potencjalny. Parametr ten znajduje się na karcie kontrahenta. Kontrahent oznaczony jako klient potencjalny nie wyświetla się na liście kontrahentów widocznych z poziomu dokumentów. Z poziomu CRM lista kontrahentów podnoszona jest z ustawieniem na rodzaj Wszyscy.

Lista przedstawicieli

Na zakładce [Kontrahent] znajduje się również lista przedstawicieli. Lista jest pobierana z karty kontrahenta (menu Ogólne). Na liście jest możliwość poglądu jak również znajduje się przycisk , który umożliwia wysłanie wiadomości e‑mail do wybranego przedstawiciela. Po wciśnięciu przycisku otwierany jest formularz nowej wiadomości z wpisanym adresem (jeśli został prawidłowo podany na karcie przedstawiciela). Natomiast przycisk  umożliwia wysłanie SMS lub zatelefonowanie bezpośrednio do wybranej osoby kontaktowej danego kontrahenta (pod warunkiem uzupełnienia pól Telefon SMS/ Telefon GSM/ Telefon na formularzu przedstawiciela).

Całkowity czas kontaktu

Całkowity czas zadania/ kontaktu składa się z trzech elementów:
  • czas przygotowania – czas przygotowania się do wykonania zadania (np. przygotowania oferty handlowej czy prezentacji)
  • czas kontaktu – czas poświęcony na przedstawienie klientowi przygotowanego materiału (czas spotkania handlowego czy prezentacji). W przypadku kontaktu jest to czas trwania np. rozmowy telefonicznej.
  • czas opracowania – czas poświęcony na opracowanie materiałów (wniosków) czy napisanie sprawozdania po wykonaniu zadania.
Czas poświęcony na poszczególne etapy można uzupełnić na formularzu dostępnym po wciśnięciu przycisku Czas kontaktu na formularzu zadania/ kontaktu (zakładka [Ogólne]): W pierwszej kolumnie Poprzednio widoczny jest czas już poświęcony na wykonanie danego etapu. Dodatkowo w Konfiguracji na karcie operatora (Konfiguracja/ Użytkowe/ Operatorzy) znajduje się parametr Zmiana poprzedniego czasu trwania kontaktu. Jeśli parametr będzie odznaczony – na formularzu Całkowity czas kontaktu, czas w kolumnie Poprzednio będzie wyszarzany bez możliwości edycji. Jeśli parametr będzie zaznaczony – operator będzie miał możliwość zmiany czasu trwania zadania/ kontaktu. W drugiej kolumnie Obecnie należy wpisać czas, jaki zajęło nam zadanie np. W danym dniu. W przypadku kontaktu można tam wpisać czas trwania np. rozmowy telefonicznej. Kolumna jest edytowalna dla użytkownika. Po zatwierdzeniu formularza wpisana tutaj wartość zostanie doliczona do pierwszej kolumny. W trzeciej kolumnie Łącznie widoczna jest suma pierwszej i drugiej wartości. Na formularzu znajduje się również podsumowanie poszczególnych kolumn, które daje informacje o łącznym czasie realizacji zadania/ kontaktu. Dodatkowo jeśli kontakt/ zadanie posiada kontakty i zadania powiązane, na oknie wyświetlają się informacje:
  • Czas trwania zadań powiązanych a więc suma czasów z zadań powiązanych,
  • Razem czas trwania zadania i zadań powiązanych a więc suma z zadania głównego i zadań powiązanych.
Na formularzu zadania/ kontaktu znajduje się przycisk  obok w polu wyświetlany jest łączny czas trwania zadania/ kontaktu, związany z obsługą czasu trwania. Czas trwania zadania/ kontaktu jest widoczny bezpośrednio na formularzu zadania, bez konieczności wywoływania okna Całkowity czas kontaktu. Poniżej wyświetlany jest Czas bieżący. Może on być uzupełniony przez użytkownika ręcznie lub odliczany automatycznie po uprzednim wciśnięciu przycisku odliczania . Po uzupełnieniu czasu bieżącego jest on doliczany do całkowitego czasu trwania kontaktu. Przy czym należy zwrócić uwagę, że format wyświetlanego czasu kontaktu wyświetla godziny i minuty, natomiast format czasu bieżącego wyświetla godziny, minuty i sekundy. Jeśli uruchomiona jest automatyczna rejestracja czasu przez program – nie ma możliwości „ręcznego” uzupełniania czasów. Aby zarówno pole Czas kontaktu jak i formularz pod przyciskiem były aktywne – należy wyłączyć automatyczną rejestrację.
  1. Jeśli na formularzu Całkowity czas kontaktu uzupełnimy wartość w kolumnie Obecnie w wierszu Czas kontaktu – wartość ta będzie widoczna na zakładce [Ogólne] kontaktu.
  2. Po zatwierdzeniu formularza kontaktu wartości wpisane w kolumnie Obecnie są dopisywane do wartości w pierwszej kolumnie, a wartości w polach edytowalnych są zerowane.
  3. Informacje o łącznym czasie (przygotowania, kontaktu i opracowania) otrzymamy w polu obok przycisku Czas kontaktu oraz na liście kontaktów w kolumnie Czas łączny.
  4. Jeśli zadanie/ kontakt jest zamknięty – nie ma możliwości edycji informacji na formularzu Całkowity czas kontaktu.
Przykład
Całkowity czas kontaktu Zadanie: przygotowanie oferty handlowej dla klienta. Otwieramy nowe zadanie: Oferta dla klienta Przygotowanie oferty zajęło nam 3 godz. – otwieramy formularz i po wciśnięciu przycisku Czas kontaktu w pole dostępne w kolumnie Czas przygotowania wpisujemy 03:00. Po zatwierdzeniu formularza wartość ta zostanie przepisana do pierwszej kolumny, a dostępne pole zostanie wyzerowane.
PoprzednioObecnieŁącznie
Czas przygotowania00:0003:0003:00
Czas kontaktu00:0000:0000:00
Czas opracowania00:0000:0000:00
Czas całkowity00:0003:0000:00
Dzwonimy do klienta i wstępnie przedstawiamy naszą ofertę – otwieramy formularz i na czas trwania rozmowy telefonicznej włączamy automatyczne rejestrowanie czasu. Rozmowa telefoniczna trwa 15 min. Po zatwierdzeniu formularza czas ten jest przepisywany jako czas kontaktu (pole na formularzu jest zerowane). Po zatwierdzeniu formularza tabela przedstawia się następująco:
PoprzednioObecnieŁącznie
Czas przygotowania03:0000:0003:00
Czas kontaktu00:1500:0000:15
Czas opracowania00:0000:0000:00
Czas całkowity03:1500:0003:15
Uzupełniamy jeszcze ofertę. Zajęło nam to dodatkowe 20 minut, w związku z czym uzupełniamy czas przygotowania:
PoprzednioObecnieŁącznie
Czas przygotowania03:0000:2003:20
Czas kontaktu00:1500:0000:15
Czas opracowania00:0000:0000:00
Czas całkowity03:1500:2003:35
Spotykamy się z klientem i przedstawiamy mu ofertę – spotkanie trwało 60 minut, które wpisujemy w tabelę:
PoprzednioObecnieŁącznie
Czas przygotowania03:2000:0003:20
Czas kontaktu00:1501:0001:15
Czas opracowania00:0000:0000:00
Czas całkowity03:3501:0004:35
Następnie piszemy krótkie sprawozdanie z przebiegu rozmowy – zajmuje to kolejne 25 minut, które wpisujemy jako czas opracowania:
PoprzednioObecnieŁącznie
Czas przygotowania03:2000:0003:20
Czas kontaktu01:1500:0001:15
Czas opracowania00:0000:2500:25
Czas całkowity04:3500:2505:00
Zamykamy kontakt – oferta została przygotowana i przedstawiona klientowi. Kolejne spotkania związane ze sprzedażą rejestrujemy już jako odrębne zadania. Tabela czasu przedstawia się na zatwierdzonym formularzu następująco:
PoprzednioObecnieŁącznie
Czas przygotowania03:2000:0003:20
Czas kontaktu01:1500:0001:15
Czas opracowania00:2500:0000:25
Czas całkowity05:0000:0005:00
 

Faktury cykliczne

Lista faktur cyklicznych

Faktury cykliczne są funkcją w module CRM stworzoną głównie z myślą o firmach, które okresowo wystawiają te same dokumenty. Przykładem tutaj mogą być faktury abonamentowe. W tym celu wprowadzono możliwość tworzenia wzorców faktur oraz automatycznego generowania faktur na ich podstawie. Lista faktur cyklicznych jest dostępna w menu CRM/ Faktury cykliczne.  Lista zbudowana jest z następujących kolumn:
  • Kod – kod wzorca faktury cyklicznej
  • Nazwa – nazwa wzorca faktury cyklicznej
  • Data ostatniej generacji – data, w której ostatni raz była generowana faktura cykliczna
  • Typkolumna informująca, czy na podstawie wzorca tworzona jest Faktura sprzedaży (FA) czy Faktura Pro Forma (FPF)
  • Data kolejnego generowania fakturdata kolejnego generowania faktur zgodnie z ustalonym cyklem, Wzorce przeterminowane są oznaczone wykrzyknikiem widocznym w tej kolumnie.
  • Walutazawiera symbol waluty wzorca. Domyślnie kolumna ta jest niewidoczna.
Ponadto w oknie dostępne są pola:
  • Filtrkonstruktor filtra
  • Pokazuj nieaktywne – jeśli jest zaznaczony, na liście wyświetlane są wszystkie wzorce, jeśli odznaczony tylko te wykorzystywane
  • Faktury cykliczne filtr umożliwiający wyświetlenie listy względem terminowości wzorców: Faktury cykliczne: wszystkie/ na dziś/ przeterminowane. Filtr działa przez porównanie daty kolejnego generowania oraz daty bieżącej.
  • Kontrahent – wzorce dla poszczególnych podmiotów. Listę faktur cyklicznych można filtrować dla każdego rodzaju podmiotu.
Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Propozycje faktur cyklicznych – umożliwia otwarcie listy zawierającej propozycje faktur cyklicznych Dodaj – umożliwia utworzenie nowego wzorca faktury cyklicznej Zmień – umożliwia podgląd/ edycję już istniejącego wzorca Usuń – umożliwia usunięcie wzorca z listy Zamknij – umożliwia zamknięcie okna Generuj Faktury cykliczne –  umożliwia wygenerowanie faktur wg zaznaczonych wzorców.

Generowanie faktur cyklicznych

Faktury cykliczne generowane są za pomocą przycisku   z poziomu listy wzorców faktur cyklicznych jak również z formularza danego wzorca na każdej z zakładek. Jeśli generujemy faktury cykliczne z listy możliwe jest zaznaczenie kilku wzorców i ich wygenerowanie. W przypadku wzorców w walucie obcej, aby zmniejszyć ryzyko wstawienia niewłaściwego kursu przeliczenia na dużej ilości dokumentów, podczas ręcznego generowania faktur cyklicznych, użytkownik ma możliwość zweryfikowania, czy zastosowane notowanie jest zgodne z oczekiwaniami. Stosowne okno pojawi się wyłącznie w sytuacji ręcznego generowania faktur cyklicznych (z jednego wzorca jak i z kilku jednocześnie) pod warunkiem, że w Konfiguracji firmy/ CRM/ Parametry zaznaczono parametr: Wyświetlaj ustawienia kursu waluty podczas ręcznego generowania faktur. Parametr ten nie ma wpływu na generowanie automatycznie faktur cyklicznych. Po kliknięciu w przycisk pioruna (zarówno na liście wzorców jak i bezpośrednio na wzorcu) pojawi się okno z ustawieniami kursu waluty dla dokumentów wynikowych: Standardowo data kursu jest z dnia roboczego poprzedzającego datę wystawienia lub datę sprzedaży (program porównuje te daty i wybiera wcześniejszą). W przypadku nieprawidłowości użytkownik może edytować datę kursu oraz jego typ (w tym zmienić na typ ręczny i wpisać jego notowanie). Zmiany wprowadzone bezpośrednio na tym oknie przenoszą się odpowiednio na faktury wygenerowane z wzorca. Podczas generowania faktur cyklicznych program sprawdza następujące dane:
  • schemat numeracji – pobrany ze wzorca FC
  • magazyn – jeśli na wzorcu wybrany jest konkretny magazyn to wszystkie generowane faktury mają ten magazyn. Jeśli wybrany jest domyślny to na magazyn wprowadzany jest magazyn określony jako domyślny dla operatora/ dla stanowiska (jeśli obydwa są zdefiniowane wtedy wyższy priorytet ma magazyn operatora).Jeśli została ustalona cena sprzedaży dla magazynu a na wzorcu FC jest wybrana cena domyślna dla kontrahenta, to program generując Fakturę pobierze cenę dla magazynu.
  • algorytm liczenia netto/brutto – pobrany ze wzorca faktury cyklicznej
  • kontrahent – pobrany z zakładki [Kontrahenci], wg listy
Uwaga
Jeśli kontrahent będzie miał status Nieaktywny – faktury nie będą generowane.
  • kategoria – pobrana ze wzorca lub z karty kontrahenta (w zależności od wybranej opcji). Dla podmiotów innych niż kontrahent w przypadku wybrania opcji kategoria kontrahenta, na fakturach kategoria nie jest uzupełniana.
  • data wystawieniadata sprzedaży – w zależności od wybranej na wzorcu opcji, na dokumenty wprowadzana jest:
    • data bieżąca z chwili generowania faktury lub
    • wskazana konkretna data lub
    • ustawiona na – data ustawiona na konkretny dzień miesiąca, najbliższy dacie generowania faktur.
  • płatność – program sprawdza ustawienie na wzorcu faktury. Jeśli zaznaczona jest opcja kontrahenta – na generowanych fakturach podstawiana jest forma płatności z karty kontrahenta (również termin, jeśli jest ustawiony indywidualny termin na karcie kontrahenta). Dla podmiotów innych niż kontrahent ustawiana jest wtedy gotówka. Jeśli zaznaczona jest opcja stała – na fakturach wprowadzana jest forma płatności ze wzorca faktury.
  • waluta – pobierana zawsze z wzorca, bez względu na walutę domyślną kontrahenta wskazaną na jego karcie.
Podczas tworzenia pozycji faktury program sprawdza dla każdego elementu kolejno:
  • Ilość – w zależności od ustawień:
    • podstawia wartość stałą (ze wzorca) lub
    • jeśli ilość jest indywidualna – sprawdza jaka wartość jest ustawiona dla danego podmiotu na zakładce [Ilości indywidualne] i podstawia wartość atrybutu
  • Cena – w zależności od ustawień:
    • podstawia wartość stałą ze wzorca lub
    • podstawia cenę dla kontrahenta (uwzględniającą grupę cenową i rabaty), a w przypadku podmiotów innych niż kontrahenta – cenę domyślną towaru, lub
    • jeśli cena jest indywidualna – sprawdza wartość atrybutu ustawioną dla danego podmiotu na zakładce [Ceny indywidualne] i podstawia ją na dokument lub
    • podstawia cenę w oparciu o wskazaną na wzorcu grupę cenową
Uwaga
W przypadku gdy na wzorcu występują pozycje z ceną zerową – w trakcie generowania faktury cyklicznej zostaną one przeniesione lub pominięte w zależności od ustawienia parametru FA cykliczne: przenosić pozycje z ceną zerowąKonfiguracji firmy/ CRM/ Parametry.
Uwaga
W przypadku gdy na wzorcu występują wyłącznie pozycje z ceną zerową to  w zależności od ustawienia parametru FA cykliczne: przenosić pozycje z ceną zerowąKonfiguracji firmy/ CRM/ Parametry – faktura nie zostanie utworzona albo powstanie faktura bez pozycji.
Uwaga
W przypadku gdy na wzorcu przypisany jest nieaktywny schemat numeracji to Faktury nie zostaną wygenerowane. Pojawi się odpowiedni komunikat.
Ponadto:
  • generowane FC są zapisywane na stałe lub do bufora, w zależności od ustawienia parametru na wzorcu.
  • FC generowane są zgodnie z ustawioną na wzorcu kolejnością Grup kontrahentów / Podmiotów. Najpierw generowane są faktury dla Podmiotów indywidualnych (zgodnie z kolejnością ustawioną na wzorcu), następnie faktury dla Kontrahentów z Grup kontrahentów (zgodnie z kolejnością grup na wzorcu).
  • Podczas tworzenia FC ignorowane są ustawienia dotyczące kontroli limitu kredytu kontrahenta oraz płatności przeterminowanych, sprzedaży poniżej marży itp.
  • Cena ustalona z dokładnością do czterech miejsc po przecinku na FC przenoszona jest na dokumenty przekształcone, natomiast wartość pozycji i dokumentu zawsze jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.
  • W przypadku zapisu Faktur Sprzedaży na stałe nie mogą być wystawiane dokumenty płatne gotówką z bieżącym terminem płatności (co wiąże się z równoczesnym tworzeniem zapisów KP). Zapisywane na stałe mogą być tylko dokumenty z odroczonym terminem płatności. Zasada ta nie dotyczy Faktur Pro Forma, które nie tworzą płatności i mogą być zapisywane na stałe niezależnie od wybranej formy płatności.
  • Podczas kopiowania wzorca faktury cyklicznej przenoszone są pozycje wraz z wartościami indywidualnymi (jeśli takie są), kontrahenci oraz pozostałe ustawienia, również te dotyczące waluty.
  • Ponadto na dokumenty walutowe generowane z wzorca przenoszą się następujące ustawienia w module Handel:
    • jeżeli w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczono parametr VAT na fakturach w walucie, to dla kontrahentów o statusie krajowy zostanie naliczony VAT na fakturach wynikowych,
    • dla kontrahentów o statusie wewnątrzunijny lub pozaunijny stawka VAT zostanie ustawiona zgodnie z zasadami obowiązującymi przy ręcznym wystawianiu dokumentów (czyli 0% lub NP w zależności od wybranej Kategorii na pozycji dokumentu),
    • jeżeli w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczono parametr Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie, to dla kontrahentów krajowych kwota netto faktury do zapłaty będzie widoczna w walucie obcej, natomiast płatność za naliczony VAT będzie w PLN.
Po utworzeniu faktur cyklicznych wyświetlane jest okno z informacją z przebiegu operacji.
Uwaga
Jeżeli na fakturze wygenerowanej z wzorca FC w walucie obcej, zostanie zmieniony kurs waluty, to na nowo zostanie przeliczona cena towaru pobrana z jego karty! Cena ustalona bezpośrednio na wzorcu faktury cyklicznej w walucie obcej zostanie w tej sytuacji pominięta!
Jeśli w Konfiguracji na karcie operatora (zakładka [Informacje bieżące]) zaznaczona będzie opcja Faktury cykliczne na dziś to w sekcji Informacje o firmie pojawi się informacja, dla których wzorców w dniu dzisiejszym powinny być wygenerowane faktury. Z tego miejsca jest możliwość przejścia na listę wzorców i wygenerowania potrzebnych faktur.
Uwaga
W Oknie Informacji Bieżących pojawią się tylko te wzorce Faktur cyklicznych na dziś, które nie były jeszcze generowane. Wzorce wszystkich faktur na dziś znajdują się na liście wzorców faktur cyklicznych po zaznaczeniu parametru.

Automatyczne generowanie faktur wg wzorca

W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ CRM dostępna jest gałąź Automat faktur cyklicznych. Funkcja umożliwia automatyczne generowanie faktur cyklicznych z możliwością ich równoczesnej wysyłki poprzez e-mail bez ingerencji operatora. Aby funkcja działała, w pierwszym kroku należy uruchomić Serwis operacji automatycznych, odpowiedzialny za automatyczne wysyłanie faktur – Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Serwis operacji automatycznych/ Parametry. Szczegóły konfiguracji serwisu zostały opisane w podręczniku Comarch ERP Optima – Ogólne i Konfiguracja. W kolejnym kroku, po zaznaczaniu Automatyczne generowanie faktur cyklicznych w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Automat faktur cyklicznych  należy:
  • określić operatora, w imieniu którego będą automatycznie generowane faktury cykliczne,
  • wskazać, o której godzinie mają być generowane faktury cykliczne,
  • jeśli w ramach automatycznego generowania faktury cyklicznych mają być równocześnie wysyłane faktury do klientów, należy wybrać konto e-mail, z którego będą wysyłane (z pośród zdefiniowanych uprzednio w Konfiguracji programu/ CRM/ Konta e-mail) oraz określić, czy tworzone maile z wydrukiem mają być od razu wysłane do klienta czy zapisane w folderze roboczym (wtedy operator musi je wysłać do klientów po zalogowaniu do programu).
Konfiguracja Automatu faktur cyklicznych
Na formularzu wzorca faktury cyklicznej, na zakładce [Ogólne] widnieje panel dotyczący automatycznego generowania faktur. Sekcja jest widoczna po zaznaczeniu w konfiguracji parametru Automatyczne generowanie faktur cyklicznych. Dla nowego wzorca parametr Generuj faktury automatycznie jest domyślnie niezaznaczony. Po jego zaznaczeniu można zaznaczyć parametr Wyślij e-mail z wydrukiem faktury – faktury generowane cyklicznie przez automat będą równocześnie wysłane do klientów. Dla wysyłanych faktur należy wybrać wzór wydruku i szablon wiadomości e-mail. Dostępne szablony i wyduki wyświetalne są dla Faktury Sprzedaży/ Faktury Pro Forma – w zależności od typu dokumentu wybranego na wzorcu. Domyślna lista wydruków dla Faktury Sprzedaży/ Faktury Pro Forma jest ograniczona w stosunku do listy wydruków dostępnej z formularza, nie zawiera m.in. tekstowych i seryjnych. Przy automatycznym generowaniu faktur cyklicznych wydruk typu XML musi mieć w konfiguracji wydruków zaznaczoną opcję łączenia plików PDF w jeden dokument. W polu Wysyłaj kopie wiadomości na adres widoczne są adresy e-mail UDW powiązane z wybranym szablonem e-mail.
Uwaga
W przypadku wskazania szablonu z przypisanym adresem nadawczym do wysyłki wiadomości e-mail w ramach operacji automatycznych, domyślny adres nadawaczy z szablonu będzie ignorowany, a wiadomość zostanie wysłana z adresu e-mail określonego w konfiguracji danego automatu.

W przypadku automatycznego generowania faktur cyklicznych na dokumenty wynikowe daty i kurs ustalone na wzorcu w walucie obcej przenoszą się tak samo jak przy ręcznym wystawianiu dokumentów walutowych. Dla kursu ręcznego pobierane jest notowanie ustalone na wzorcu. W przypadku braku odpowiedniego kursu waluty w logu operacji automatycznych pojawi się odpowiedni komunikat z informacją.

Na liście wzorców faktur cyklicznych dostępna jest dodatkowa kolumna Automat przyjmująca wartości Tak/ Nie, gdzie operator może sprawdzić, które faktury są generowane automatycznie, a które z wykorzystaniem Serwisu Operacji Automatycznych.

Blokady na ponowne wygenerowanie faktur na podstawie wzorca faktury cyklicznej.

W Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Parametry, w panelu faktury cykliczne dostępny jest parametr: Blokuj generowanie w dacie innej niż ustalona.  Od wersji 2015 oprócz daty ostatniego generowania faktur na wzorcu pamiętana jest data kolejnego generowania. Po wygenerowaniu faktur wg wzorca automatycznie wyliczana jest data kolejnego generowania. Jeśli parametr Blokuj generowanie w dacie innej niż ustalona jest  zaznaczony, a użytkownik zaznaczy wzorzec, gdzie data kolejnego generowania jest różna od daty bieżącej, pojawia się komunikat: Dokumenty nie zostaną wygenerowane. Data generowania faktur na wzorcu (data z wzorca)jest inna niż data bieżąca. Przy seryjnym generowaniu faktur wg kilku wzorców zaznaczonych na liście, dla wzorców, gdzie data kolejnego generowania jest różna od bieżącej, faktury nie zostaną wygenerowane, natomiast dla wszystkich pozostałych, spełniających warunek, faktury są tworzone.

Zastosowanie makra w nazwie pozycji

Eksport/ import danych indywidualnych do arkusza xls

Eksport

Eksport danych do arkusza MS Excel dostępny jest z zakładki Podmioty oraz z listy wzorców faktur cyklicznych (pod prawym przyciskiem myszy). Eksportowane są dane indywidualne dla wszystkich towarów i podmiotów wskazanych na wzorcu zgodnie z poniższą strukturą pliku: Kolumna Lp Kolumna Kod towaru – kod eksportowanego towaru Kolumna Kod Nabywcy– kod podmiotu/ grupy kontrahentów. Kolumna Typ Nabywcy– zawiera typ podmiotu (G – grupa kontrahenta, K – kontrahent, P – pracownik, W – wspólnik, B - bank, U – urząd). Uzupełnienie kolumny Typ Nabywcy jest wymagane podczas importu danych z arkusza. Jeśli wartość nie będzie uzupełniona, podmiot nie zostanie zidentyfikowany i pojawi się komunikat: Kod podmiotu: Nowak pobrany z arkusza Excel nie został znaleziony w bazie danych! Kolumna Kod odbiorcy, -  kod odbiorcy. Pole nie będzie wypełniane, jeśli w kolumnie Typ Nabywcy jest G (grupa kontrahenta) KolumnaTyp odbiorcy – zawiera typ odbiorcy. Kolumna Ilość – indywidualna ilość towaru dla podmiotu. Kolumna Jm – indywidualna jednostka miary. Kolumna Cena – indywidualna cena towaru dla podmiotu. Kolumna Obowiązuje od, Obowiązuje do – okres obowiązywania wzorca. Wymagany w arkuszu format daty to RRRR-MM-DD. Funkcja obsługiwana jest przez przyciski: Eksportuj dane do pliku MS Excel Importuj dane z pliku MS Excel Eksport możliwy jest również z pozycji faktury z zakładki [Ogólne], po wcześniejszym zaznaczeniu ceny lub ilości indywidualnej. W tym przypadku eksportowane są dane indywidualne dotyczące tylko jednej pozycji wybranej na oknie  Eksport wartości indywidualnych do arkusza MS Excel. Dane można zapisać na dysku lokalnym bądź w Comarch IBARD. Import wartości indywidualnych z arkusza MS Excel. Dane można importować z dysku lokalnego bądź z Comarch IBARD.

Import

Sposób importu z arkusza MS Excel na wzorzec faktury cyklicznej zależy od parametru Blokuj wielokrotne dodawanie tego samego kontrahenta lub grupy. Jeżeli parametr jest:
  • niezaznaczony, to import dostępny jest tylko z poziomu zakładki Podmioty. Żeby był możliwy w arkuszu MS Excel musi znajdować się kolumna z kodem towaru.
Uwaga
Aby zaimportować kilkukrotnie kontrahenta niezbędne jest dodanie kolumny Lp. w arkuszu MS Excel. W przypadku braku kolumny każde kolejne wystąpienie tego kontrahenta w arkuszu będzie nadpisywać jego dane indywidualne na wzorcu.
  • zaznaczony, to import dostępny jest zarówno z zakładki Podmioty (jeżeli jest kolumna z kodem towaru), jak również z poziomu pozycji faktury, pod warunkiem że zaznaczona jest cena i/lub ilość indywidualna. W tym przypadku możliwe jest zaimportowanie towarów wraz z ilościami/cenami indywidualnymi dla podmiotów oraz aktualizacjach tych danych.
Podczas importu z poziomu pozycji faktury cyklicznej, program weryfikuje czy w arkuszu danych jest kolumna z kodem towaru: -jeżeli jest, to importowane są tylko te pozycje, których kod w arkuszu jest taki sam jak kod towaru wybranego na formularzu. Pozostałe pozycje są pomijane. -jeżeli kolumny nie ma w arkuszu, to zaimportowane zostaną wszystkie wiersze z arkusza. Na zakładce Podmioty można seryjnie zaimportować kontrahentów oraz pozycje, wraz z ilościami i cenami indywidualnymi. Jeżeli w arkuszu przy towarze nie są podane ilości i/lub ceny indywidualne, lub wartości są zerowe, to taka pozycja zaimportuje się z ustawieniami stała ilość/cena.

Formularz faktury cyklicznej - zakładka Ogólne

Na zakładce [Ogólne] znajdują się następujące pola: 
  • Kod – tutaj należy wprowadzić kod, dzięki któremu możliwe jest identyfikowanie wzorca przez użytkownika. Kod może się składać z maksymalnie 40 znaków.
  • Nazwa – nazwa wprowadzanego wzorca. Nazwa może się składać z maksymalnie z 50 znaków.
  • Uwagi – możliwość wprowadzania uwag do wzorca. Należy pamiętać, że uwagi wpisane w tym miejscu nie są przenoszone na faktury.
  • Data generowania faktur – Jest to data kolejnego generowania faktur zgodnie z ustalonym cyklem.
  • Nieaktywny – parametr do zaznaczania wzorców niewykorzystywanych.
Faktury cykliczne można tworzyć w cyklu tygodniowym oraz miesięcznym a dokładniej, co podaną ilość tygodni bądź miesięcy, dlatego na zakładce [Ogólne] znajdują się parametry dotyczące przypomnienia o konieczności wygenerowania faktur cyklicznych. Ponadto w zależności czy wzorzec jest tygodniowy, miesięczny, kwartalny itd., jest możliwość zaznaczenia/ określenia dokładniejszych parametrów. Jeśli zaznaczony zostanie okres tygodniowy, to poniżej pola z możliwością wyboru dnia tygodnia, pojawi się pole Generuj co…tygodni począwszy od …, przy czym jeśli użytkownik ustawi co 1 tydzień pole z datą się nie pojawi.
Ustawianie cyklu tygodniowego
Jeśli zaznaczony zostanie okres miesięczny, to w polu obok poniżej pola z możliwością wyboru dnia miesiąca pojawi się pole Generuj co… miesiące począwszy od …, przy czym jeśli użytkownik ustawi opcję  co 1 miesiąc, pole z datą się nie pojawi.
Ustawianie cyklu miesięcznego
Przykład
Jeśli zaznaczymy, że wzorzec faktury cyklicznej ma być generowany 10go dnia miesiąca to data początkowa będzie 10tym dniem miesiąca i analogicznie, jeśli zaznaczymy, że dniem tygodnia, w którym mają być generowane faktury cykliczne to poniedziałek, to podana data początkowa będzie poniedziałkiem. Jeśli jednak daty zostaną zmodyfikowane, program nie pozwoli na taki zapis.
Uwaga
W polu Generuj co… można maksymalnie ustawić generowanie wzorca co 255 tygodni/ miesięcy.

Dodatkowo wyświetlana jest informacja, który operator wprowadził dany wzorzec wraz z datą utworzenia jak również informacja o operatorze, który modyfikował wzorzec.

Uwaga
Jeśli miesiąc ma 30 dni, a na wzorcu faktury cyklicznej jest ustawione, aby generować faktury w 31. dniu –  to program ustawi generowanie faktury w 30. dniu (jako faktury na dzień bieżący).
W sekcji Cykl fakturowania znajduje się też pole Data generowania faktur. Jest to data kolejnego generowania faktur zgodnie z ustalonym cyklem. Po utworzeniu faktur na podstawie wzorca, data jest automatycznie przestawiana na kolejny termin generowania faktur. W oparciu o tę datę działa Przypominacz i Automat generowania faktur cyklicznych. W przypadku zmiany jakichkolwiek parametrów związanych z cyklem fakturowania – data generowania faktur jest zawsze wyliczana od nowa. W razie konieczności użytkownik powinien ją zmodyfikować ręcznie. Na liście wzorców ta data jest widoczna w kolumnie Data kolejnego generowania faktur. Wzorce przeterminowane są oznaczone wykrzyknikiem widocznym w tej kolumnie. Ponadto możliwe jest wyświetlanie Przypomnienia dla Faktur cyklicznych. W tym celu na formularzu faktury cyklicznej należy zaznaczyć parametr Przypomnienie. Dodatkowo jest możliwość ustalenia ile dni przed terminem, ma się przypomnienie wyświetlić.
Zaznaczanie przypomnienia dla faktur cyklicznych

Zastosowanie makra w nazwie pozcyji

Definiując wzorzec faktury cyklicznej, na której będą znajdować się usługi, jest możliwość zdefiniowania nazwy usługi tak, by podczas wpisywania jej na dokument program automatycznie podstawiał odpowiednie dane, odbywa się to za pomocą makra w nazwie pozycji. Możliwość wykorzystywania makr dotyczy tylko nazwy usługi, co wiąże się z tym, że na formularzu takiej usługi należy zaznaczyć parametr: Pozwól na edycję nazwy na fakturze a następnie na wzorcu należy wpisać nazwę z wykorzystaniem makra. Podczas generowania faktury wg wzorca program pod makra wstawi odpowiednią wartość.
Uwaga
Podstawianie danych w nazwie usługi będzie wykorzystywana tylko na wzorcu faktury cyklicznej.
Uwaga
W przypadku gdy w konfiguracji Firma/CRM/Parametry zaznaczony jest parametr FS cykliczne: pobieraj nazwę z karty towaru to w trakcie generowania faktury cyklicznej przenoszona jest aktualna nazwa z karty uługi a nie nazwa ustawiona na szablonie.
Na wzorzec faktury cyklicznej jest możliwość wprowadzenia następujących makr: @PM – poprzedni miesiąc @MC – bieżący miesiąc @NM – następny miesiąc @PMSL – poprzedni miesiąc słownie @MCSL – bieżący miesiąc słownie @NMSL – następny miesiąc słownie @KWARTAL – kwartał (I, II, III, IV) @PROK – poprzedni rok @ROK – bieżący rok @NROK – następny rok W trakcie generowania faktur, jeśli nazwa zawiera makra – program podstawia odpowiednie dane. Miesiąc, rok i kwartał określane są na podstawie daty sprzedaży ze wzorca. Jeśli na wzorcu jest podana konkretna data sprzedaży to pobierany jest miesiąc/ rok/kwartał z tej daty i w zależności od wykorzystanego makra podstawione są dane. Jeśli na wzorcu wybrana jest opcja „data bieżąca” to wartości makra określane są na podstawie daty bieżącej z chwili generowania faktur. Na przełomie roku zestawienie makr poprzedni miesiąc i bieżący rok, działa w sposób opisany poniżej
Przykład
Jeżeli w nazwie pozycji na Fakturze cyklicznej wpiszemy: „Abonament za @PMSL (poprzedni miesiąc słownie) @ROK (bieżący rok)” i podczas generowania faktur, data generowania będzie ustawiona na styczeń 2019 r., to na utworzonej Fakturze sprzedaży nazwa usługi będzie: „Abonament za grudzień 2018.”

Propozycje faktur cyklicznych

W programie istnieje mechanizm sugerujący użytkownikowi, które dokumenty wystawiane w programie ręcznie, mogą być generowane automatycznie za pomocą funkcji faktur cyklicznych.

Generowanie listy potencjalnych faktur cyklicznych.

Sprawdzanie faktur potencjalnie cyklicznych uruchamiane jest raz dziennie, przy pierwszym zalogowaniu do danej bazy danych. Dokumenty kwalifikowane są jako potencjalne faktury cykliczne jeżeli spełniają następujące warunki:
  • rodzaj dokumentu faktura sprzedaży lub faktura pro forma;
  • na dokumencie są te same pozycje towarowe (sprawdzana jest zbieżność pozycji do 80%);
  • podobne dokumenty wystawione są w odstępie jednego lub kilku miesięcy, weryfikowany jest dzień wystawienia dokumentu z precyzją +/- 4 dni;
  • na dokumentach znajduje się ten sam Nabywca i Odbiorca.
Kiedy w bazie zostaną znalezione co najmniej trzy podobne dokumenty kwalifikujące się do cyklicznego wystawiania, to na liście propozycji zostaną one zaproponowane jako faktura cykliczna. Pod uwagę brane są dokumenty wystawione w przeciągu ostatnich 13 miesięcy. Pod uwagę nie są brane dokumenty wystawione na kontrahenta !NIEOKREŚLONY!, anulowane, korekty, takie same wystawione tego samego dnia, faktury VAT marża oraz dokumenty w buforze. Pomijane są także faktury, które zostały wygenerowane na podstawie istniejącego już wzorca faktury cyklicznej.
Przykład
Przykład 1: Kontrahent A kupił towar T1 w dniach 01.01, 01.02 i 01.03. W tym samym czasie Kontrahent B również kupił towar T1. Mechanizm zasugeruje te dokumenty jako potencjalnie cykliczne, jako jeden wzorzec . Przykład 2: Kontrahent A kupił towar T1 w dniach 1.01 (FS1), 20.01 (FS2), 1.02 (FS3), 20.02(FS4), 1.03 (FS5) i 20.03 (FS6). Na podstawie powyższych dokumentów zaproponowane zostaną dwa wzorce potencjalnych faktur cyklicznych. Pierwszy z dokumentami FS1, FS3, FS5 i drugi z FS2, FS4, FS 6. Ponieważ są dwa różne cykle wystawiania co miesiąc na pierwszy dzień miesiąca i co miesiąc na 20 dzień miesiąca. Przykład 3: Kontrahent A co miesiąc pierwszego dnia miesiąca kupuje towar T1 01.03, 01.04 natomiast w maju pierwszy był świętem i pierwszy dzień roboczy wypadł 4.05, więc Kontrahent A kupił towar T1 dopiero czwartego. Mechanizm zakwalifikuje te faktury jako potencjalnie cykliczne, ponieważ tolerancja jest do 4 dni rozbieżności. Przykład 4: Kontrahent A 10.01 kupił towary T1 i T2, 10.02 T1 i T2 a 10.03 T1, T2 i T3. W przedstawionym przypadku będzie jeden wzorzec na towary T1i T2, ponieważ zakup jest cykliczny i większość pozycji na dokumentach się zgadza.
Po wykryciu nowych potencjalnych faktur cyklicznych, każdemu operatorowi po wejściu na listę faktur sprzedaży, listę faktur pro forma oraz listę faktur cyklicznych, wyświetli się informacja: Przygotowaliśmy dla Ciebie nowe propozycje faktur cyklicznych. Kliknij tutaj aby je zobaczyć.
Komunikat dotyczący proponowanych faktur cyklicznych.
Dostęp do listy proponowanych faktur cyklicznych zależy od uprawnień danego operatora. W menu Start/Konfiguracja/Użytkowe/Operatorzy na karcie operatora na zakładce Parametry cd dostępny jest parametr Dostęp do listy propozycji faktur cyklicznych:
  • zaznaczony– po kliknięciu w informacje o proponowanych fakturach cyklicznych wyświetli się lista z propozycjami faktur cyklicznych.
  • odznaczony– operator nie ma dostępu do listy proponowanych faktur cyklicznych, po kliknięciu w żółty dymek wyświetli się komunikat: „Jeśli chcesz wyświetlić listę z proponowanymi fakturami cyklicznymi skontaktuj się z Administratorem w celu zaznaczenia dostępu do listy propozycji faktur cyklicznych na karcie operatora.”
Po kliknięciu w komunikat wyświetli się lista zawierająca propozycje faktur cyklicznych. Listę Propozycji faktur cyklicznych można również otworzyć z poziomu zakładki CRM/Faktury cykliczne za pomocą przycisku .
Propozycje faktur cyklicznych.
Lista zbudowana jest z następujących kolumn:
  • Typ dokumentu – przyjmuje wartość Faktura Pro Forma lub Faktura Sprzedaży
  • Kontrahent – nazwa kontrahenta, dla którego proponowana jest faktura cykliczna. Jeżeli proponowana faktura cykliczna dotyczy kilku kontrahentów, to wyświetla się nazwa kontrahenta z pierwszej proponowanej faktury + suma pozostałych kontrahentów.
  • Pozycje faktury – nazwy pozycji towaru/usługi z faktur, jakie zostaną przeniesione na wzorzec.
Przy każdej propozycji znajduje się przycisk plusa, który umożliwia podejrzenie listy faktur, które zostały zakwalifikowane jako potencjalnie cykliczne. Na liście znajdują się kolumny: Numer dokumentu, Nabywca, Odbiorca, Data wystawienia i Data sprzedaży. Lista obsługiwana jest przez przyciski: Dodaj fakturę cykliczną – umożliwia utworzenie nowego wzorca faktury cyklicznej; Zmień – przycisk jest aktywny w przypadku, gdy podświetlona jest faktura zakwalifikowana jako potencjalnie cykliczna. Umożliwia on podgląd tej faktury; Usuń fakturę cykliczną – umożliwia usunięcie wzorca z listy; Zamknij okno – umożliwia zamknięcie okna. Proponowane wzorce można usunąć za pomocą przycisku Usuń fakturę cykliczną. Proces ten jest nieodwracalny i usunięty wzorzec nie będzie się więcej pojawiał na liście Propozycji faktur cyklicznych.
Uwaga
W przypadku gdy operator z uprawnieniami zaloguje się do programu bez modułu CRM lub CRM Plus to po kliknięciu w ikonę Dodaj fakturę cykliczną lub Usuń fakturę cykliczną otrzyma komunikat: Do utworzenia faktury cyklicznej potrzebny jest moduł CRM lub CRM Plus. Chcesz dowiedzieć się więcej na temat tych modułów? Tak/Nie.

Dodawanie nowych wzorców faktur cyklicznych.

Użytkownik zalogowany do programu z uprawnieniami (zaznaczony parametr Dostęp do listy propozycji faktur cyklicznych na karcie Użytkownika) oraz z licencją na moduł CRM lub CRM Plus, może z poziomu listy Propozycji faktur cyklicznych utworzyć nowy wzorzec faktury cyklicznej. W tym celu należy podświetlić wybraną propozycję i kliknąć w ikonę Dodaj fakturę cykliczną. Pojawi się kreator: KROK 1:
Dodawanie nowego wzorca 1.
Okno składa się z trzech sekcji: Kod i Nazwa – pola Kod i Nazwa są automatycznie uzupełniane w zależności od rodzaju dokumentu. Podmioty – znajduje się tam lista Kontrahentów utworzona na podstawie faktur zakwalifikowanych jako potencjalnie cykliczne dla danego wzorca. Lista zawiera kolumny: Lp, Kod nabywcy, Nazwa nabywcy, Kod odbiorcy, Nazwa odbiorcy, Obowiązuje od, Obowiązuje do. Obsługiwana jest przez przyciski: Dodaj –umożliwia dodanie podmiotu. Wybierając pojawia się okno z listą podmiotów , umożliwiające wybór podmiotu z dedykowanej dla niego listy. Program umożliwia seryjne dodanie podmiotów na wzorzec. Przed dodaniem zaznaczonych podmiotów pojawia się okno z możliwością podania okresu obowiązywania umowy. Usuń- umożliwia usunięcie podmiotu. Podgląd karty podmiotu – otwiera okno Faktura cykliczna – Edycja danych o podmiocie, w którym można ustalić Odbiorcę, okres obowiązywania umowy oraz Indywidualny opis na fakturze. Więcej informacji na temat dodawania podmiotów na wzorzec faktury cyklicznej znajduje się tutaj. Pozycje faktury – lista zawiera towary i usługi, uzupełniona jest na podstawie faktury, która zawiera najwięcej pozycji z pośród wszystkich faktur potencjalnie cyklicznych zakwalifikowanych dla tego wzorca. Lista składa się z kolumn: Lp, Kod, Nazwa, Ilość, Jm, Cena PLN i wartość PLN oraz magazyn (domyślnie ukryta). Lista obsługiwana jest przez przyciski: Dodaj pozycję – umożliwia dodanie nowej pozycji Usuń pozycję - umożliwia usunięcie pozycji Zmień pozycję – otwiera okno – Pozycja faktury cyklicznej
Pozycja faktury cyklicznej.
Domyślnie ustawiana jest podstawowa jednostka miary oraz cena domyślna z karty danego towaru. Pole magazyn jest aktywne tylko w przypadku pracy z modułem Handel Plus. Więcej informacji na temat formularza Pozycja faktury cyklicznej znajduje się tutaj. KROK 2:
Dodawanie nowego wzorca 2.
Cykl fakturowania – domyślnie proponowany jest miesięczny okres fakturowania. Wartość pola Generuj w .. dniu miesiąca pobierana jest z ostatniej faktury potencjalnie cyklicznej zakwalifikowanej do danego wzorca, a cykl generowania ustawiany jest co 1 miesiąc. W polu Data generowania faktur domyślnie ustawiona jest data bieżąca. Więcej informacji na temat cyklu fakturowania znajduje się tutaj. Daty: Data wystawienia i Data sprzedaży domyślnie ustawione są z opcją bieżąca. Więcej informacji na temat daty wystawienia i sprzedaży na fakturze cyklicznej znajduje się tutaj. Inne – zawiera opcje:
  • Magazyn – domyślnie ustawiony Magazyn główny. W przypadku, gdy operator ma na swojej karcie przypisany magazyn domyślny, proponowany jest magazyn domyślny dla operatora.
  • Waluta – domyślnie pobierana jest z ostatniej faktury potencjalnie cyklicznej zakwalifikowanej do danego wzorca.
  • Faktura liczona od – algorytm domyślnie ustawiony jest na podstawie ostatniej faktury potencjalnie cyklicznej zakwalifikowanej do danego wzorca.
  • Zapisuj fakturę – domyślnie ustawiona jest opcja do bufora.
KROK 3:
Dodawanie nowego wzorca 3.
W tym kroku można ustawić:
  • schemat numeracji dla generowanych dokumentów;
  • kategorię, domyślnie ustawione jest pobieranie kategorii z karty kontrahenta;
  • formę płatności jaka ma się znaleźć na dokumencie, domyślnie ustawione jest żeby forma i termin płatności pobierały się z karty kontrahenta;
  • można wprowadzić opis jaki ma się znaleźć na fakturze;
Uwaga
Informacje zawarte w polu Indywidualny opis na fakturze znajdującym się na formularzu Faktura cykliczna   – Edycja danych o podmiocie  maja wyższy priorytet niż inforamcje dodane w polu Opis na fakturze na zakładce [Nagłówek faktury]
  • dodać atrybuty dokumentu;
  • Generuj faktury automatycznie- parametr widoczny jest jeżeli w menu Start/Konfiguracja/Firma/ CRM skonfigurowana jest funkcja Automatu faktur cyklicznych. Więcej informacji na temat tej funkcjonalności znajduje się w tutaj.
Po kliknięciu w przycisk nowy wzorzec zostanie dodany na listę Faktur cyklicznych w zakładce CRM. Więcej informacji na temat funkcji Faktur cyklicznych w programie znajduje się tutaj.  

Formularz faktury cyklicznej - zakładka Pozycje faktury

Na zakładkę [Pozycje faktury] dodawane są towary, które mają być generowane na fakturę. Na wzorzec faktury cyklicznej nie można dodawać usług złożonych. Zakładka składa się z kolumn: Lp, kod, nazwa, ilość, jm, cena i wartość (z symbolem waluty wzorca) oraz magazyn (domyślnie ukryta). Kolumny zawierające Ilość oraz Cenę nie muszą być określane bezpośrednio na wzorcu, mogą być pobierane indywidualnie dla podmiotu, dlatego podczas wyświetlania listy pozycji przyjęto zasadę:
  • jeśli określona jest stała wartość dla ilości/ceny wyświetlana jest ona na liście,
  • jeśli ilość lub cena są określone indywidualnie dla podmiotów przypisanych do wzorca – na liście pozycji wyświetlane są [—].
Jeżeli na karcie towaru zaznaczono parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, możliwe jest wprowadzanie cen dla pozycji z dokładnością do czterech miejsc po przecinku. Wartość pozycji zawsze jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.
Formularz faktury cyklicznej – zakładka Pozycje faktury
Lista obsługiwana jest przez przyciski: Dodaj – umożliwia dodanie nowej pozycji Usuń- umożliwia usunięcie pozycji Zmień- umożliwia podgląd formularza towaru Znajdź Podczas dodawania nowego elementu wyświetla się Formularz pozycji faktury cyklicznej . Na formularzu znajdują się następujące parametry: Towar – pole, na którym należy wpisać nazwę towaru bądź wybrać z listy dostępnej po naciśnięciu przycisku (wywoływana jest lista zasobów). Przy czym należy pamiętać, że edycja pola Nazwa, uzależniona jest od ustawienia parametru Pozwalaj na edycje nazwy na fakturze z karty towaru. Użytkownik może również zdecydować czy na fakturę ma być pobierana nazwa ze wzorca faktury cyklicznej czy z karty towaru. Decyduje o tym parametr dostępny w konfiguracji programu (Firma/ CRM/ Parametry): Pobieraj nazwę z karty towaru. Magazyn – można wskazać magazyn dla pozycji dokumentu, w polu domyślnie podpowiada się magazyn ustawiony na zakładce Nagłówek faktury.
Uwaga
Uwaga: Pole magazyn na pozycji faktury cyklicznej jest aktywne tylko w przypadku pracy z modułem Handel Plus.
Ilość
  • indywidualna – wpisywana indywidualnie dla podmiotów przypisanych do danego wzorca na odrębnej zakładce [Ilości indywidualne] (zakładka ta pojawia się w momencie zaznaczenia tego parametru),
  • stała – stała ilość dla wszystkich podmiotów przypisanych do wzorca, jest zawsze przenoszona na fakturę.
Jednostka miary – w tym polu domyślnie ustawia się jednostka podstawowa, natomiast można wskazać pomocniczą jednostkę miary przypisaną na karcie towaru/usługi. Cena Ceny pozycji dodanych do wzorca wyświetlone są w walucie wskazanej na wzorcu. Jeśli na wzorcu faktury cyklicznej, na zakładce [Pozycje faktury] ustawiono:
  • cenę stałą, to ustawiamy ją również na fakturach wystawianych dla wszystkich typów podmiotów innych niż kontrahent. Na wzorcu w walucie obcej jest to cena domyślna przeliczona po kursie bieżącym, przy czym użytkownik ma możliwość jej modyfikacji.
  • Cenę indywidualną, to na zakładce [Ceny indywidualne] w tabeli Podmioty można ustawić cenę w walucie wzorca dla wszystkich podmiotów (również innych niż kontrahent).
  • Cenę kontrahenta, to na fakturze wystawianej dla kontrahenta ustawiana jest cena zgodnie z przypisanym mu cennikiem, natomiast dla innych typów podmiotów – cena domyślna towaru. W przypadku wzorców walutowych zostanie ona pobrana i przeliczona po wskazanym kursie w momencie generowania dokumentów wynikowych.
  • Grupa cenowa, to na fakturze zostanie pobrana cena z karty towaru zgodnie ze wskazaną grupą cenową, a dla wzorców w walucie obcej – dodatkowo przeliczona po wskazanym kursie w momencie generowania dokumentów wynikowych.
Jeśli cena towaru  zgodnie z wybraną grupą cenową wynosi 0,00 – pozycja towarowa jest przenoszona na faktury generowane z wzorca w zależności od ustawenia parametru w Konfiguracji firmy/ CRM/ Parametry: przenoś pozycje z ceną zerową.
Uwaga
Jeśli wybrana jest cena indywidualna, stała lub grupa cenowa –  to nie są brane pod uwagę ewentualne rabaty kontrahenta.
Jeżeli użytkownik wybierze cenę indywidualną lub stałą oraz na karcie danego towaru zaznaczono parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, to na pozycji faktury cyklicznej będzie możliwe wprowadzenie cen z dokładnością do czterech miejsc po przecinku. Wówczas cena netto i brutto będzie widoczna z większą precyzją. Taka cena przenoszona jest na dokumenty przekształcone, natomiast wartość pozycji zawsze jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku. Jeśli użytkownik wybierze jako Ilość lub Cenę opcję indywidualną –  wtedy pojawia się nowa zakładka [Ilości indywidualne/ Ceny indywidualne]. Zakładka ta ma podobny podział jak zakładka [Podmioty] na formularzu wzorca faktury cyklicznej. Na zakładce odwzorowane są zakładki grup/ podmiotów z zakładki [Podmioty] z dodatkową kolumną, gdzie można ustalić ilość/ cenę (w walucie wzorca) obowiązującą dla poszczególnych grup/ podmiotów. Na zakładce Ilości indywidualne w kolumnie Jm istnieje możliwość wskazania jednostki pomocniczej przypisanej na karcie towaru/usługi. Natomiast na zakładce Ceny indywidualne kolumna Jm jest nieedytowalna i prezentuje jednostki jakie zostały przypisane kontrahentowi w Ilościach indywidualnych. Stała cena zawsze odnosi się do jednostki przypisanej kontrahentowi w ilościach indywidualnych lub do stałej ilości. W przypadku ustawienia jednostki pomocniczej program nie przelicza ceny wg ustawień na karcie cennika.  
Uwaga
Na zakładce [Indywidualne pozycje/ ceny] jest możliwość edycji tylko przypisanych wartości/ ilości. Nie ma możliwości usunięcia/ zmiany podmiotu czy grupy kontrahentów.
Aby ułatwić przygotowanie arkusza z ilościami/ cenami indywidualnymi towarów, możliwy jest eksport i import tych danych w formacie .xls. Jeżeli do wzorca zostały dodane już towary/ usługi, to po zmianie waluty wzorca, ceny zostaną przeliczone według kursu domyślnego ustalonego w konfiguracji. W związku z tym, iż na wzorcu nie ma określonych dat, program przeliczy ceny po bieżącym notowaniu, a w przypadku kursu ręcznego – po ustalonym kursie na wzorcu. Przy zmianie waluty wzorca, program dodatkowo wyświetli komunikat: „Zmieniono walutę dla wzorca faktur cyklicznych na: EUR. Czy przeliczyć ceny wg bieżącego kursu waluty? Kurs waluty: 1 EUR = 4,5101 PLN” Po kliknięciu w TAK, zostanie zmieniona waluta wzorca, a ceny (indywidualna i stała) zostaną przeliczone po bieżącym kursie dla nowej waluty. Po kliknięciu w opcję NIE, zmieni się waluta wzorca faktury cyklicznej, ale ceny nie zostaną przeliczone.
Uwaga
Jeśli na wzorzec faktury cyklicznej zostanie dodany towar, a następnie zostanie usunięty z cennika to z wzorca jest również automatycznie usuwany.
Zakładka [Atrybuty] umożliwia przypisanie i modyfikację atrybutów towaru. Do pozycji można przypisać dowolną liczbę atrybutów, a jeden atrybut może być przypisany do pozycji wiele razy (na przykład z różnymi wartościami). Atrybuty prezentowane są w formie listy z możliwością edycji wartości. Na liście widoczne są kolumny:
  • Lp – numer kolejny atrybutu,
  • Kod – kod atrybutu,
  • Wartość – wartość atrybutu w formacie tekst, liczba, lista lub data. Pole edytowalne.
Na liście dostępne są przyciski: 1. Zapisz zmiany / Anuluj zmiany – odpowiednio powodujące zapis lub zaniechanie zapisu zmian na oknie oraz jego zamknięcie. 2. Dodanie atrybutu – umożliwia dodawanie atrybutów poprzez edycję bezpośrednio na liście, bez konieczności podnoszenia formularza atrybutu. Naciśnięcie przycisku powoduje utworzenie nowego wiersza dla atrybutu, gdzie możemy wprowadzić kod atrybutu lub za pomocą przycisku , otworzyć listę atrybutów. Jeśli podamy nieistniejący kod atrybutu lub naciśniemy otworzy się lista atrybutów zdefiniowana w menu Ogólne/ Atrybuty na zakładce Towaru (z pominięciem atrybutów o formacie binaria). 3. Edycja atrybutu – umożliwia edycję na liście dla wartości z kolumny Kod lub Wartość atrybutu 4. Usunięcie atrybutu Dodatkowo w menu kontekstowym, uruchamianym prawym klawiszem myszy, dostępna jest opcja Dodaj seryjnie, wywoływana również skrótem klawiszowym <ALT>+<INSERT>. Dodawanie seryjne, w odróżnieniu od dodawania pojedynczego <INSERT>, po zatwierdzeniu dodawanej pozycji powoduje dodanie kolejnej. Wyjście z trybu dodawania seryjnego następuje poprzez wycofanie się z nowo dodanej pozycji klawiszem <ESC> lub anulowanie formularza. Na liście można zmieniać dowolnie kolejność atrybutów metodą „przeciągnij i upuść”, przestawiając poszczególne atrybuty z wciśniętym lewym klawiszem myszy. Możliwe jest również kopiowanie atrybutów wraz z wartościami. Po ustawieniu się w wybranym wierszu należy nacisnąć kombinację klawiszy <CTRL>+<INSERT> lub przytrzymać <CTRL> i nacisnąć ikonę zielonego plusa. Skopiowany atrybut pojawi się w ostatnim wierszu. Dwukrotne kliknięcie w kolumnie [Wartość] na konkretnym atrybucie, uruchamia edycję bezpośrednio na liście. Dla atrybutów typu lista możliwe jest dodanie nowej wartości dla definicji atrybutu, bezpośrednio z poziomu formularza pozycji dokumentu. Wprowadzając atrybut typu lista dla pozycji dokumentu, możemy wskazać opcję <Nowa> z rozwijanej listy wartości. Po jej wybraniu podnoszone jest okno Nowa wartość – zostanie dodana, w którym można zdefiniować nową wartość listy. Atrybuty są przenoszone na wszystkie faktury z wzorca. Podczas przekształcania Faktury Cyklicznej do Faktur, domyślnie dodawane są również atrybuty z pozycji cennika, które mają zaznaczony parametr przenoś na transakcje. Natomiast na formularz faktury cyklicznej nie są przenoszone atrybuty przypisane na pozycji cennikowej. Dodatkowo pomijane są te atrybuty z karty cennikowej, które zostały dodane na wzorzec ręcznie. Weryfikacja odbywa się na podstawie kodu atrybutu.
Przykład
Przykład 1: Na karcie towaru Towar1 przypisany został Atrybut KOLOR z zaznaczonym parametrem przenoś na transakcje, na fakturze cyklicznej wskazano Towar1 i przypisano Atrybut DATA. W takiej sytuacji oba atrybuty zostaną przeniesione na wygenerowane faktury. Przykład 2: Na karcie towaru Towar1 przypisany został Atrybut KOLOR z zaznaczonym parametrem przenoś na transakcje, na fakturze cyklicznej wskazano Towar1 i przypisano Atrybut KOLOR. W takiej sytuacji atrybut zostanie przeniesiony razem z wartością na wygenerowane faktury tylko z faktury cyklicznej, z karty towaru zostanie pominięty. Przykład 3: Na karcie towaru Towar1 przypisano kilka razy ten sam Atrybut KOLOR z zaznaczonym parametrem przenoś na transakcje, ale różnymi wartościami, na fakturze cyklicznej wskazano Towar1 i przypisano tylko jeden raz Atrybut KOLOR. W takiej sytuacji atrybut zostanie przeniesiony razem z wartością na wygenerowane faktury tylko z faktury cyklicznej, z karty towaru zostaną pominięte wszystkie Atrybuty o kodzie KOLOR. W takiej sytuacji użytkownik musi przypisać kilka razy ten sam atrybut bezpośrednio na fakturze cyklicznej.

Formularz faktury cyklicznej - zakładka Nagłówek faktury

Na zakładce [Nagłówek faktury] znajdują się parametry dotyczące konkretnych danych na tworzonych fakturach. Typ generowanego dokumentu: Faktura Sprzedaży/ Faktura Pro Forma Dokument – schemat numeracji dokumentu podpowiada się zgodnie z wybranym typem. 
Kategoria
  • kontrahenta – kategoria pobierana jest z karty kontrahenta. Jeżeli wybierze się kategorię kontrahenta – faktury dla innych podmiotów niż kontrahent, zostaną wygenerowane bez kategorii.
  • ustalona – kategoria ustalona jest niezależna od ustawień na karcie kontrahenta. Pole to może zostać puste, wtedy na fakturze kategoria również nie będzie wypełniona. Jeśli na wzorcu wybierze się konkretną kategorię – zostanie ona przeniesiona na faktury wygenerowane z wzorca dla wszystkich podmiotów.
Magazyn – magazyn, z którego będzie dokonywana sprzedaż. Na wzorzec faktury cyklicznej może być pobrany tylko magazyn lokalny. Dlatego na wywołanej liście nie będą widoczne magazyny odległe. Waluta – waluta wzorca faktury cyklicznej. Jeżeli w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczono parametr. Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu, pole to będzie aktywne z możliwością wyboru symbolu waluty wzorca z listy walut zdefiniowanych w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty. Typ kursu waluty – pole pojawia się po wybraniu waluty innej niż systemowa i jest uzupełnione domyślnym typem kursu ustawionym w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty/ Typy kursów walut. Użytkownik może zmienić typ notowania, które będzie pobierane na dokumenty wynikowe. Do wyboru dostępna jest również opcja typu kursu ręcznego. Na wzorzec zostanie wówczas wstawione notowanie z typu kursu ustalonego w konfiguracji jako domyślny, ale z możliwością ręcznej modyfikacji przez użytkownika – np. na kurs przeliczenia ustalony w umowie z kontrahentem. Faktura liczona od… możliwość wyboru algorytmu liczenia na fakturze netto/ brutto. Po wpisaniu pierwszej pozycji na dokument nie ma możliwości zmiany algorytmu – pole jest wyszarzane. Zapisuj faktury
  • do bufora – faktury zapisywane są do bufora,
  • na stałe – faktury zapisywane są od razu na stałe.
Data wystawienia
  • bieżąca – na fakturę pobierana jest data bieżąca z momentu generowania faktury,
  • wskazana – możliwość wskazania konkretnej daty, jaka ma być podstawiana na fakturach. Operator powinien sprawdzić poprawność daty na wzorcu.
  • ustawiona na – możliwość ustawiania daty na numer dnia w miesiącu,
  • ostatni dzień poprzedniego miesiąca – na fakturze ustawiana jest data przypadająca na ostatni dzień miesiąca poprzedzający miesiąc generowania dokumentu.
Data sprzedaży
  • bieżąca – na fakturę pobierana jest data bieżąca z momentu generowania faktury,
  • wskazana – możliwość wskazania konkretnej daty, jaka ma być podstawiana na fakturach. Operator powinien sprawdzić poprawność daty na wzorcu,
  • ustawiona na – możliwość ustawiania daty na numer dnia w miesiącu,
  • ostatni dzień poprzedniego miesiąca – na fakturze ustawiana jest data przypadająca na ostatni dzień miesiąca poprzedzający miesiąc generowania dokumentu.
W panelu Daty dla daty wystawienia/ daty sprzedaży można wybrać opcję ustawiona na i wskazać nr dnia miesiąca. Na fakturach ustawiana jest wtedy zawsze najbliższa data następująca po dniu generowania dokumentów. Daty wypadające w weekend nie są przesuwane na dzień roboczy.
Przykład
Data generowania faktur na podst. wzorca – 01.10.2018 Data wystawienia i sprzedaży ustawione na – 10 dzień miesiąca. Na wygenerowanych fakturach zostanie ustawiona data wystawienia/ sprzedaży na 10.10.2018.
Przykład
Data generowania faktur na podst. wzorca – 10.11.2018 Data wystawienia i sprzedaży ustawione na – 1 dzień miesiąca. Na wygenerowanych fakturach zostanie ustawiona data wystawienia/ sprzedaży na 01.12.2018. (miesiąc następny).
Dla daty wystawienia/ daty sprzedaży można wybrać opcję ostatni dzień poprzedniego miesiąca. Na fakturach ustawiana jest wtedy data przypadająca na ostatni dzień miesiąca poprzedzający miesiąc generowania dokumentów. Daty wypadające w weekend nie są przesuwane na dzień roboczy.
Przykład
Data generowania faktur na podst. wzorca – 02.02.2022 Data wystawienia ustawiona – bieżąca, a data sprzedaży ustawiona na – ostatni dzień poprzedniego miesiąca. Na wygenerowanych fakturach zostanie ustawiona data wystawienia 02.02.2022, a data sprzedaży na 31.01.2022.
Formy płatności
  • kontrahenta – forma i termin płatności są pobierane z karty kontrahenta,
  • ustalona – na wszystkich fakturach jest ustawiona jedna forma płatności, niezależna od ustawień dla kontrahenta.
Jeśli forma płatności ma odroczony termin płatności, dodatkowo pojawi się parametr do zaznaczenia – Ustal termin płatności na … dzień miesiąca: Jeśli ten parametr jest odznaczony – termin ustawiany jest w zależności od ilości dni zdeklarowanej na definicji płatności. Jeśli zaznaczony – termin jest ustawiany na konkretny dzień miesiąca. W odróżnieniu od Faktur Sprzedaży, w przypadku Faktur Pro Forma możliwe jest generowanie dokumentów z płatnością gotówkową, zapisywanych na stałe.
Opis - Informacje wprowadzone w tym miejscu przenoszone są na Fakturę Sprzedaży/ Fakturę Pro Forma w pole Opis.  

Formularz faktury cyklicznej – zakładka Dokumenty

Na zakładce [Dokumenty] widoczna jest lista faktur utworzonych na podstawie tego wzorca. Listę można zawęzić do wybranego okresu. Ikona  Otwórz pozwala podejrzeć dokument, a dla faktur w buforze możliwa jest z tego poziomu ich edycja.
Uwaga
Powiązanie pomiędzy wzorcem, a fakturami jest zapisywane dla dokumentów tworzonych od wersji Comarch ERP Optima 2015.0.1

Formularz faktury cyklicznej

Nowy wzorzec faktury cyklicznej można dodać będąc na liście faktur cyklicznych. Formularz faktury cyklicznej składa się z sześciu zakładek: [Ogólne], [Nagłówek faktury], [Podmioty], [Pozycje faktury] , [Dokumenty] oraz [Atrybuty]. Obsługiwany jest przez przyciski:  Zapisz zmiany Zamknij okno Generuj faktury cykliczne wg wzorca Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika.

Formularz faktury cyklicznej - zakładka Podmioty

Zakładka [Podmioty] zawiera listę podmiotów, dla których mają być generowane faktury wg danego wzorca. Podmiotem na wzorcu może być kontrahent, pracownik, wspólnik, bank lub urząd. Okno podzielone jest na dwie zakładki: Grupy kontrahentów – gdzie dodawane są grupy kontrahentów, dla których dany wzorzec obowiązuje. Lista zawiera kolumny: Lp, Kod grupy, Nazwa grupy, Obowiązuje od, Obowiązuje do oraz Indywidualny opis na fakturze (kolumna ta domyślnie jest ukryta, istnieje możliwość dodania jej do listy korzystając z opcji Wybór Kolumn dostępnej pod prawym przyciskiem myszki). Lista obsługiwana jest przez przyciski: Dodaj – umożliwia dodanie grupy kontrahentów. Po naciśnięciu Dodaj otwierany jest formularz, na którym dodawana jest grupa kontrahentów oraz okres obowiązywania umowy. Usuń – umożliwia usunięcie grupy kontrahentów. Zmień- umożliwia podgląd grupy kontrahenta Podmioty – gdzie dodawane są pojedyncze podmioty. Lista zawiera kolumny: Lp, Kod nabywcy, Nazwa nabywcy, Kod odbiorcy, Nazwa odbiorcy, Obowiązuje od, Obowiązuje do oraz Indywidualny opis na fakturze (kolumna ta domyślnie jest ukryta, istnieje możliwość dodania jej do listy korzystając z opcji Wybór Kolumn dostępnej pod prawym przyciskiem myszki). Lista obsługiwana jest przez przyciski: Dodaj –umożliwia dodanie podmiotu. Wybierając pojawia się okno z listą podmiotów , umożliwiające wybór podmiotu z dedykowanej dla niego listy. Program umożliwia seryjne dodanie podmiotów na wzorzec. Przed dodaniem zaznaczonych podmiotów pojawia się okno z możliwością podania okresu obowiązywania umowy. Usuń- umożliwia usunięcie podmiotu. Podgląd - otwiera okno Faktura cykliczna – Edycja danych o podmiocie, w którym można można ustalić okres obowiązywania umowy, nie ma natomiast możliwości edycji danych podmiotu.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Kolejność pozycji znajdujących się w zakładce Podmioty można dowolnie zmieniać metodą „przeciągnij i upuść”.
W kolumnach Obowiązuje od/ do można ustalić okres obowiązywania umowy. Dodając podmiot bądź grupę kontrahentów, na wyświetlonym formularzu jest możliwość wpisania okresu obowiązywania - co jest przydatne w momencie tworzenia wzorców faktur cyklicznych, które mają obowiązywać w zadanym okresie czasu

Po wprowadzeniu dat, program kontroluje czy wprowadzona data końcowa nie jest mniejsza niż data bieżąca w programie. W takiej sytuacji pojawi się komunikat:

Kontrola okresu obowiązywania umowy na wzorcu
W sytuacji, kiedy daty obowiązywania umowy nie zostaną określone, na zakładce [Podmioty], w kolumnach Obowiązuje od/ do – wyświetlane są kreski. Podczas generowania faktur dla poszczególnych podmiotów porównywana jest data obowiązywania umowy (rozpoczęcia/ zakończenia) z datą sprzedaży na wzorcu. Program sprawdza czy data sprzedaży z faktury zawiera się w okresie obowiązywania umowy. Jeśli nie – faktura dla takiego podmiotu nie jest tworzona. Indywidualny opis na fakturze - Informacje wprowadzone w tym miejscu przenoszone są na Fakturę Sprzedaży/ Fakturę Pro Forma w pole Opis/Atrybuty, ma ono wyższy priorytet niż informacje zawarte w polu Opis na fakturze na zakładce [Nagłówek faktury] W dolnej części okna znajduje się parametr Blokuj wielokrotne dodawanie tego samego kontrahenta lub grupy, który jest domyślnie zaznaczony. Przy dodawaniu tego samego podmiotu na formularz, wyświetla się pytanie: „[KOD_PODMIOTU] - [Nazwa podmiotu] znajduje się już na formularzu. Aby dodać ten podmiot ponownie, należy wyłączyć parametr „Blokuj wielokrotne dodawanie tego samego kontrahenta lub grupy” na formularzu wzorca. Czy wyłączyć parametr?" Tak – parametr zostanie wyłączony a powtarzający się kontrahenci dodani na wzorzec Nie – parametr pozostaje włączony a zduplikowany kontrahent pominięty Po odznaczeniu tego parametru można ponownie dodać tą samą grupę kontrahentów lub tego samego kontrahenta, oraz wskazać dla niego odbiorców. Dodawanie Nabywcy na wzorzec faktury cyklicznej i przypisanie do niego Odbiorcy, działa w taki sam sposób jak na formularzu faktury sprzedaży:
  • Jeżeli zostanie wybrany kontrahent, który na karcie ma przypisanego domyślnego odbiorcę, wtedy na wzorzec automatycznie przenoszone są dane tego odbiorcy;
  • Jeżeli kontrahent na karcie ma przypisanych odbiorców, ale żaden nie jest ustawiony jako domyślny, wtedy na wzorcu kontrahent ustawiony jest zarówno jako nabywca i odbiorca.
  • Jeżeli nabywcą jest bank, pracownik, wspólnik lub urząd, wtedy podmiot wyświetlany jest jako nabywca i odbiorca.
  • Dane odbiorcy przypisanego do kontrahenta wyświetlane są w kolumnach Nazwa odbiorcy i Kod odbiorcy.
Na zakładce Podmioty w menu dostępnym obok przycisku plusa istnieje możliwość wybierania Odbiorców. Kontrahenci zaznaczeni na liście zostaną dodani na wzorzec jako odbiorcy. Jako nabywca ustawi się:
  • nabywca, do którego zaznaczony kontrahent jest przypisany jako odbiorca
  • jeśli kontrahent jest przypisany do więcej niż jednego nabywcy, na wzorcu ustawi się pierwszy nabywca w kolejności alfabetycznej
  • jeżeli kontrahent nie jest przypisany nigdzie jako odbiorca, to jego dane będą ustawione również jako dane nabywcy.
Jeżeli na formularzu dodano kilkukrotnie tą samą grupę kontrahentów lub podmiot, to włączenie parametru Blokuj wielokrotne dodawanie tego samego kontrahenta lub grupy, nie będzie możliwe. Należy najpierw usunąć z wzorca powtarzające się podmioty. W celu sprawdzenia zduplikowanych nabywców, użytkownik może wykonać sortowanie po kolumnie z kodem nabywcy, klikając w nagłówek kolumny. Po dodaniu kontrahenta na wzorzec, aby zmienić dla niego odbiorcę należy wybrać , a następnie w sekcji Odbiorca wskazać Kontrahenta, Bank, Pracownika, Wspólnika, Urząd lub Odbiorcę
Uwaga
Jeżeli na wzorzec faktury cyklicznej zostanie wpisany podmiot bądź grupa kontrahentów, to podczas edycji tego wzorca nie ma możliwości zmiany podmiotu – pole z kodem podmiotu jest wyszarzane. Należy usunąć istniejący i wpisać nowy podmiot.
Uwaga
Należy pamiętać, że jeśli na wzorcu jest wpisana grupa kontrahentów oraz pojedynczy podmiot z tej grupy, to wyższy priorytet podczas pobierania danych na fakturę mają ustawienia dla pojedynczego podmiotu.
Faktury generowane będą zgodnie z ustawioną na wzorcu kolejnością Podmiotów i Grup kontrahentów. Faktury cykliczne nie są generowane dla kontrahentów oznaczonych jako nieaktywni oraz dla archiwalnych pracowników i wspólników. Nie można usunąć też z bazy podmiotu wybranego na wzorcu faktury cyklicznej.

Oferty Handlowe

Szablon oferty handlowej

Przygotowanie szablonu Oferty Handlowej W sekcji przycisków podstawowych dostępnych z poziomu otwartego formularza oferty handlowej dostępny jest przycisk . Za pomocą tego przycisku można wywołać listę szablonów oferty handlowej. Wybór szablonu oferty handlowej Po wystawieniu Oferty Handlowej, zanim zostanie ona zapisana na stałe operator musi zdecydować, który szablon zostanie wykorzystany do wydruku oferty. W tym celu musi nacisnąć przycisk Szablony ofert, znajdujący się w sekcji przycisków podstawowych. Po naciśnięciu przycisku otwiera się okno, w którym wyświetlana jest lista wszystkich możliwych do wykorzystania szablonów. Na liście szablonów znajduje się kolumna Nazwa, określająca nazwę dostępnych szablonów  i kolumna Domyślny z informacją o domyślnym szablonie dla operatora. Aby przypisać domyślny szablon dla operatora należy w menu kontekstowym wybrać opcję Ustaw jako domyślny dla operatora. Szablon wskazany jako domyślny podpowiada się zarówno na nowym formularzu oferty, jak również podczas kopiowania ofert. Tylko jeden szablon może być domyślny. Aby zrezygnować z przypisania domyślnego szablonu do operatora należy użyć opcji Odznacz domyślny. Pod listą szablonów znajdują się przyciski: Wybierz - umożliwia wybór szablonu dla oferty. Dodaj - umożliwia dodawanie nowego szablonu Zmień - umożliwia edytowanie szablonu. Usuń - umożliwia usuwanie szablonu. Zamknij okno - umożliwia zamknięcie okna Operator wskazuje wybrany szablon i przyciskiem Wybierz albo dwuklikiem przenosi go na Ofertę Handlową. Na podstawie wybranego szablonu jest drukowana oferta. Wybór szablonu jest zapamiętywany dla każdego dokumentu Oferty Handlowej. Na dokumencie Oferty Handlowej wybór jest widoczny na zakładce [Ogólne] w polu Szablon. Dodawanie i modyfikowanie szablonów ofert Z poziomu listy szablonów ofert operator może zdefiniować własne szablony ofert lub modyfikować szablon udostępniony w programie. Wprowadzone zmiany lub nowy szablon należy zapisać dyskietką dostępną na formularzu. Dodatkowo na formularzu szablonu oferty obok Nazwy znajdują się parametry: Kopia elektroniczna – jeśli parametr zostanie zaznaczony, to po wydruku oferty lub wysłaniu jej mailem zostanie zapisana kopia elektroniczna tej oferty. Kopie zapisywane są w Archiwum wydruków dostępnym w module Obieg dokumentów. Podpisz cyfrowo pliki PDF – jeśli parametr zostanie zaznaczony to wydruk oferty zostanie podpisany cyfrowo.  Więcej na temat podpisywania wydruków jest opisane w podręczniku Comarch ERP Optima Ogólne i Konfiguracja. Po wyborze opcji  listy szablonów następuje przejście do edycji szablonu Oferty Handlowej. Wywoływany jest dokument RTF, operator ma w tym miejscu możliwość utworzenia własnego szablonu Oferty Handlowej, dopisania potrzebnych mu na ofercie informacji, wstawiania stałych tekstów, tabel, formatowania oferty handlowej. Wybór opcji  pozwala na edycję wybranego (wskazanego) szablonu, po odpowiednich modyfikacjach można nadpisać istniejący szablon - opcja Zapisz, albo zapisać wprowadzone zmiany, jako nowy szablon - opcja Zapisz jako. Na górze nad paskiem zadań wyświetla się okno Narzędzia edytora. W narzędziach edytora dostępne są cztery zakładki: [Plik], [Narzędzia główne], [Wstawianie], [Strona], [Nagłówek i stopka], [Tabele]. Wczytywanie danych z oferty handlowej Przygotowany szablon oferty przenosimy na dokument oferty handlowej. Pobrany szablon oferty możemy podejrzeć lub dodatkowo zmodyfikować, korzystając z ikony lupki . Po prawej stronie  dostępny jest przycisk , za pomocą którego wczytywane są dane z oferty. Jeżeli na ofercie jest kilku kontrahentów, to podstawiają się dane pierwszego kontrahenta. Dopiero na wydruku z poziomu zakładki Kontrahent, po zaznaczeniu odpowiedniego kontrahenta, będą podstawiane jego dane.    

Oferta handlowa

Oferta Handlowa to propozycja sprzedaży towarów albo usług, która określa istotne warunki przyszłej umowy kupna-sprzedaży. Na dokumencie oferty handlowej, dla potencjalnego klienta ważne są referencje, informacje o firmie oraz produkcie, który oferujemy do sprzedaży, cena tego produktu, promocje. Oferta powinna być jasna, estetyczna, musi przyciągać uwagę oraz zawierać najbardziej potrzebne informacje. W ofertowaniu operator może wystawić jedną Ofertę Handlową dla jednego kontrahenta albo jedną Ofertę Handlową dla wielu kontrahentów równocześnie. Taki dokument zostanie zapisany w bazie Comarch ERP Optima, a w programie na liście dokumentów ofertowych. Utworzoną Ofertę Handlową, operator będzie mógł wydrukować wykorzystując jeden ze zdefiniowanych w programie szablonów ofertowych, albo wykorzystując własny (zdefiniowany przez siebie) szablon dokumentu ofertowego. Zapisaną Ofertę Handlową można wydrukować, a także wysłać do kontrahentów drogą mailową. Jeżeli któryś z kontrahentów zdecyduje się na skorzystanie z otrzymanej oferty, to wystawioną wcześniej ofertę będzie można przekształcić do dokumentu Faktury Pro Forma lub Faktury Sprzedaży. Za pomocą modelu ofertowania w Comarch ERP Optima można obsłużyć dwa podstawowe scenariusze handlowe: Generowanie oferty dla pojedynczego Klienta – ta funkcjonalność jest wykorzystywana w sytuacji, gdy do firmy przychodzi Klient i prosi o wycenę towaru, który planuje kupić (takie sytuacje mają często miejsce w branży budowlanej np. przy zakupie okien). W programie zostanie utworzony jeden dokument Oferty Handlowej dla jednego Klienta. Seryjne generowanie oferty dla wybranych kontrahentów – ta funkcjonalność jest wykorzystywana, gdy firma decyduje się na promocję swoich towarów dla wielu Kontrahentów równocześnie. W programie zostanie utworzony jeden dokument Oferty Handlowej dla wielu kontrahentów. Model Ofertowanie dostępny jest, gdy posiadamy licencję na moduł CRM.

Formularz oferty handlowej

Nową ofertę handlową można dodać będąc na liście ofert handlowych, po naciśnięciu plusa otwiera się formularz oferty.

Formularz oferty handlowej – zakładka Ogólne
Formularz oferty handlowej składa się z czterech zakładek: [Ogólne], [Kontrahent], [Dokumenty], [Atrybuty]. Obsługiwany jest przez przyciski: Zapisz zmiany Zamknij okno Dodatkowo na górnej wstążce widoczny jest przycisk Rabaty Jeżeli do dokumentu:
  • nie dodano żadnego kontrahenta, to z zakładki [Ogólne] i zakładki [Kontrahent] wyświetlone zostanie okno z ogólną listą rabatów,
  • dodano jednego kontrahenta – z zakładki [Ogólne] i zakładki [Kontrahent] wyświetlone zostanie okno z rabatami tego kontrahenta,
  • dodano wiele kontrahentów – z zakładki [Ogólne] zostanie wyświetlone okno z ogólną listą rabatów, natomiast z zakładki [Kontrahent] okno z rabatami kontrahenta zaznaczonego na liście.
Zakładka [Ogólne]  zawiera podstawowe dane, które musimy wypełnić, aby wystawić Ofertę Handlową.
  • Dokument – schemat numeracji tworzonej oferty. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Dokumenty. Naciskając przycisk Dokument otwiera się lista wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji. Mechanizm numeracji dokumentów został opisany w podręczniku do Konfiguracji.
  • Numer – to, co wyświetla się obok pola numer zależy od wybranego schematu numeracji. W zależności od schematu numeracji wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól, w ustalonej kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca serię naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich serii i pozwoli na wskazanie właściwej.
  • Nazwa – nazwa oferty handlowej.
  • Data wystawienia – data wystawienia oferty.
  • Oferta obowiązuje od/do – czas w jakim obowiązuje oferta handlowa, może być bezterminowa wówczas pola nie są wypełniane.
  • Jeśli jednak użytkownik uzupełni pole Obowiązuje DO, to w momencie przekształcania oferty do dokumentu (FS, FPF, RO i WZ) program kontroluje termin obowiązywania oferty i odpowiednio sygnalizuje.
Kontrola terminu obowiązywania oferty

TAK – generuje dokument, NIE – następuje powrót do listy lub formularza oferty.

  • Dokument liczony od: – netto lub brutto. Określamy tutaj algorytm, wg którego liczony będzie podatek VAT. Jeśli od:
    • netto – wyliczana będzie cena netto oferty
    • brutto – wyliczana będzie cena brutto

Ceny są przenoszone na dokumenty (FPF, FS, RO, WZ) jeżeli Klient zdecyduje się na skorzystanie z oferty.

  • Status status oferty handlowej. Status można wybrać po wcześniejszym zdefiniowaniu w konfiguracji programu (Start/Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Statusy ofert handlowych) lub uzupełnić ręcznie pole opis statusu. Statusy (nazwa i opis) są wyświetlane na liście ofert handlowych w kolumnie Status. Dodatkowo status można modyfikować na ofertach zapisanych na trwałe.
  • Szablon – w tym miejscu wyświetla się informacja o wybranym szablonie dla Oferty Handlowej. Szablon można wyedytować po kliknięciu przycisku Lupki, który jest dostępny tylko wtedy, gdy pole szablon jest wypełnione.

Jeśli użytkownik nie wybierze na ofercie żadnego szablonu, to przy próbie zapisu oferty na trwałe pojawi się komunikat:

Kontrola zapisu oferty bez wybranego szablonu

TAK – generuje dokument, NIE – następuje powrót do formularza oferty

  • Wartość netto – wartość netto oferty
  • Wartość brutto wartość brutto oferty
Uwaga
Pola wartość netto oraz brutto oferty, są widoczne tylko po zaznaczeniu na formularzu oferty opcji Stała cena lub Grupa cenowa. 
  • Waluta – widoczna, jeżeli posiadamy licencję na moduł Handel/Handel Plus lub Faktury i w menu Konfiguracja/ Handel/ Parametry zaznaczony jest parametr: Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu. Wówczas Ofertę Handlową możemy wystawić w innej walucie niż PLN, należy wybrać walutę obowiązującą dla oferty. Istnieje możliwość zmiany typu kursu i daty kursu, który ma obowiązywać na ofercie.
Po przekształceniu Oferty Handlowej do  dokumentów FS i FPF ostateczny kurs (typ kursu i datę) będzie można ustalić na tych dokumentach. Domyślnie na faktury będzie pobierany kurs z dnia poprzedniego od daty wystawienia faktury. Wartości domyślne:
  • Stała cena – zaznaczenie tej opcji pozwala wprowadzić operatorowi dla każdego z towarów cenę, która będzie obowiązywać na ofercie.
  • Grupa cenowa – zaznaczenie tej opcji powoduje, że na Ofercie Handlowej proponowany będzie określony rodzaj ceny pomniejszony o wprowadzony rabat. Domyślnie w polu cena podpowiada się cena domyślna sprzedaży.
  • Cena kontrahenta – zaznaczenie tej opcji powoduje, że na ofertę przenoszona jest cena domyślna kontrahenta, uwzględniająca wszystkie udzielone kontrahentowi rabaty.
  • Rabat – w pole rabat Operator wpisuje dodatkowy rabat, jaki jest udzielony tylko na tej ofercie i o który pomniejszona będzie domyślnie wybrana cena.
Dla  każdej opcji cenowej z wyborem  rabatu, po zapisie oferty w bazie pamiętana jest cena przed rabatem (cena początkowa) i cena po rabacie. Dzięki temu na ofercie będzie można wykazać obie ceny.
Uwaga
 Każda zmiana parametru ceny w opcjach domyślnych, przeliczająca te ceny wyświetla komunikat: Czy przeliczyć ceny? Wszystkie pozycje zostają przeliczone od nowa w oparciu o ustalone parametry. 
Po prawej stronie u góry listy znajdują się przyciski: Dodaj – umożliwia dodanie pozycji towaru/usługi. Po naciśnięciu Dodaj wyświetla się cennik/zasoby, wybrane towary/usługi są przenoszone na listę towarów na formularzu oferty. Zmień – umożliwia edycję szczegółów pozycji. Usuń – umożliwia usunięcie pozycji towaru/usługi, wykorzystując kolumnę zaznaczeń możemy dokonać seryjnego usuwania pozycji. Znajdź. Na liście towarów znajdują się wszystkie towary/usługi objęte promocją i oferowane kontrahentom. Lista składa się z następujących kolumn: Zaznaczeń (w której możemy zaznaczyć wybrane pozycje), Lp., Kod towaru, Nazwa, Ilość, JM, Rabat, Cena oferty netto, Cena oferty brutto. Istnieje możliwość dodania dodatkowych kolumn – Cena początkowa brutto, Cena początkowa netto (po ustawieniu kursora w nagłówku kolumn i wyborze opcji dostępnej pod prawym przyciskiem myszy Wybór kolumn). W zależności od wyboru określonej wartości domyślnej – ceny mamy możliwość edytowania na formularzu oferty wybranych kolumn:
  • W przypadku wyboru opcji Stała cena na ofercie jest edytowalna tylko wartość w kolumnie Cena oferty oraz Ilość.
  • W przypadku wyboru opcji Grupa cenowa na ofercie są edytowalne kolumny Ilość, RabatCena oferty.
  • W przypadku wyboru opcji Cena kontrahenta, na ofercie są edytowalne kolumny IlośćRabat. Gdy wybieramy opcję Cena kontrahenta kolumna z widoczną ceną dostępna będzie po rozwinięciu listy szczegółów oferty. Pozycje towaru/usługi powiązane są wtedy z kontrahentami, dla każdej pozycji jest podpięta lista szczegółów oferty, jest to lista kontrahentów z wyświetlonymi dla nich cenami towarów.
Po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku możliwe jest wprowadzanie cen dla pozycji Oferty Handlowej z dokładnością do czterech miejsc po przecinku. Taka cena przenoszona jest na dokumenty przekształcone, natomiast wartość pozycji zawsze jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku. Na liście kontrahentów znajdują się następujące kolumny: Kod, Nazwa, Ilość, Rabat, Cena oferty netto, Cena oferty brutto.
Lista szczegółów oferty – lista kontrahentów
Uwaga
 Wybierając opcję Cena kontrahenta należy pamiętać, że ceny wyliczane są wówczas, gdy na ofercie wskazany jest zarówno kontrahent jak i towar.
Przeliczenie oferty powoduje zapisanie informacji o wybranej cenie dla poszczególnych towarów, ilości i kontrahenta. Te informacje są przenoszone po przekształceniu oferty na Faktury Pro Forma lub Faktury Sprzedaży. Zakładka Kontrahent Na zakładce Kontrahent  znajduje się lista kontrahentów, dla których wystawiona jest oferta handlowa i dla których mogą być generowane faktury. Na liście kontrahentów dostępne są kolumny: Zaznaczania, Lp., Kod, Nazwa 1, Numer Nip, Miasto,  E-mail. U góry, po prawej stronie listy kontrahentów dostępne są przyciski: Dodaj – przycisk umożliwia wybór kontrahenta, dla którego tworzymy Ofertę Handlową. Standardowo program proponuje wybór z listy kontrahentów, ale naciskając strzałkę obok przycisku kontrahent, uzyskujemy dostęp do list pracowników, wspólników, urzędów lub banków. Usuń – umożliwia usunięcie kontrahenta, wykorzystując kolumnę zaznaczeń możemy dokonać seryjnego usunięcia kontrahentów. Zmień– umożliwia wpisanie bądź modyfikację danych kontrahenta, znajdujących się na liście (modyfikacji nie podlega kolumna Kod) Z zakładki [Kontrahent] tworzy się dla zaznaczonych kontrahentów Fakturę Pro Forma  i Fakturę Sprzedaży – przyciski dostępne po zapisaniu oferty na stałe. Dla każdego zaznaczonego kontrahenta, tworzy się osobny dokument. Na liście dostępne są również przyciski: Przycisk umożliwiający przekształcenie oferty  do Faktury Pro Forma dla zaznaczonego kontrahenta, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus. Przycisk umożliwiający przekształcenie oferty do Faktury Sprzedaży dla zaznaczonego kontrahenta, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus. Przycisk umożliwiający przekształcenie oferty do Rezerwacji odbiorcy, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus.  Przycisk umożliwiający przekształcenie oferty do Wydania zewnętrznego, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus. Podgląd wydruku – przycisk umożliwia podgląd wydruku oferty wg wybranego szablonu dla zaznaczonego kontrahenta, wydruk oferty na drukarkę domyślną lub inną oraz eksport do pliku PDF na dysk lokalny użytkownika lub bezpośrednio do IBARD. Wyślij – przycisk umożliwia wysłanie oferty e-mailem, oferta  wysyłana jest jako podpięty załącznik do wiadomości. Załącznik zawiera plik, którego nazwa składa się z: nr dokumentu _Oferta_nazwa oferty. Do wysłania wiadomości można wykorzystać wcześniej stworzony wzorzec e-mail dla Oferty Handlowej.
Uwaga
 Załącznik w postaci szablonu oferty będzie widoczny dopiero po zapisie lub wysłaniu wiadomości.
Drukowanie, podgląd wydruku i wysyłka mailem Oferty Handlowej dostępne są również z poziomu przycisków podstawowych, znajdujących się na rozwiniętej wstążce, przy otwartym formularzu dokumentu. Jeżeli  żaden kontrahent nie jest zaznaczony, to wydruk/podgląd lub wysyłka mailem oferty wykonywane są dla wszystkich, jeśli jakiś jest zaznaczony to dla zaznaczonych. Naciśnięcie ikony drukowania czy podglądu wydruku powoduje wydruk/podgląd oferty wg podpiętego szablonu. Wysyłka oferty mailem odbywa się na takich samych zasadach, jak wysyłka z poziomu zakładki [Kontrahent]. Zakładka Dokumenty  Zakładka [Dokumenty] składa się z trzech sekcji: Dokumenty powiązane, Biblioteka Dokumentów, Zadania i kontakty CRM. Dokumenty powiązane – w tej części wyświetlają się wszystkie powiązane z ofertą dokumenty: Faktury proforma, Faktury sprzedaży, Rezerwacje odbiorcy oraz Wydania zewnętrzne. Biblioteka dokumentów – w tej części są wyświetlane kopie elektroniczne wydrukowanych dokumentów ofertowych (warunkiem jest zaznaczony parametr Kopia elektroniczna na szablonie oferty) oraz dokumenty OBD powiązane z ofertą. Zadania i kontakty CRM – na tej zakładce są wyświetlane kontakty i zadania powiązane z Ofertą Handlową. Z tego poziomu można też dodać kontakty i zadania. Zakładka Atrybuty  Zakładka składa się z dwóch sekcji Atrybuty oraz Opis. Z tego poziomu użytkownik może uzupełniać i modyfikować listę atrybutów związanych z dokumentem oferty. Do oferty można przypisać dowolną ilość atrybutów, a jeden atrybut może być przypisany do dokumentu wiele razy (na przykład z różnymi wartościami). Po zaznaczeniu w konfiguracji programu (Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne) parametru: Kopiuj atrybuty na dokumenty powiązane, atrybuty dokumentu oferty są automatycznie przenoszone na dokumenty (FPF, FS, RO, WZ). Dodatkowo możliwa jest edycja atrybutów na ofertach zapisanych na trwałe, jeśli operator na swojej karcie będzie miał zaznaczony parametr: Zmiana atrybutów na zatwierdzonym dokumencie.
Uwaga
 W związku z tym, że na ofertę można dodawać wielu kontrahentów, nie działa automatyczne dodawanie atrybutów skojarzonych z kontrahentem (zaznaczony parametr Przenosić na transakcje).
Okno obsługiwane jest przez standardowe przyciski: Dodaj – po wciśnięciu przycisku wyświetlane jest okno Atrybut dokumentu – atrybut można wpisać z ręki bądź wybrać z lisy Zmień – możliwość zmiany/ edycji atrybutu Usuń – pozwala na usunięcie dotychczas wprowadzonych atrybutów Zapisz zmiany Zamknij okno Z poziomu tej zakładki możliwe jest również wprowadzenie opisu. Opis jest kopiowany na generowane dokumenty (FPF, FS, RO, WZ). Dodatkowo możliwa jest edycja opisu na ofertach zapisanych na trwałe, jeśli operator na swojej karcie ma  zaznaczony parametr: Zmiana opisu i osoby odbierającej dok.

Narzędzia edytora

Na zakładce [Plik] znajdują się opcje związane z tworzeniem, zapisem oraz wydrukiem szablonu. Na zakładce [Narzędzia główne] dostępne są narzędzia związane z formatowaniem szablonu: wybór czcionki, akapitu, stylu itp. Na zakładce [Wstawianie] istnieje możliwość wstawiania na szablon tabeli, ilustracji, nagłówka i stopki, stałych tekstów, oraz dodatkowych pól z bazy programu.
  • Stały tekst
Fragmenty tekstu można wywołać z poziomu edytowanego szablonu. Przenoszone są one na szablon oferty. Po naciśnięciu przycisku Stały tekst wyświetli się lista stałych tekstów. Na liście są widoczne kolumny: Zaznaczeń oraz Nazwa. Na dole listy tekstów znajdują się przyciski: Wybierz – umożliwia wybór tekstu dla szablonu. Po wybraniu tekstu teks przeniesie się na szablon w miejsce, w którym jest ustawiony kursor. Dodaj – umożliwia dodawanie tekstu. Zmień – umożliwia edytowanie tekstu. Usuń – umożliwia usuwanie tekstu. Zamknij okno – umożliwia zamknięcie okna. Teksty dodaje się za pomocą przycisku Dodaj. Przycisk otwiera okno formularz stałych tekstów, w oknie wyświetla się Nazwa tekstu (możliwość wpisania 40 znaków) – miejsce na wpisanie nazwy, a pod spodem miejsce na wpisanie stałego teksu.
  • Pola z bazy
Przygotowując szablon oferty handlowej oprócz stałych tekstów jest możliwość wstawienia pól z bazy danych. Mogą to być pola nie tylko dotyczące danych znajdujących się na ofercie ale również pola dotyczące bezpośrednio karty cennikowej oraz karty kontrahenta.  W zależności od tego jak ma wyglądać i czego dotyczyć oferta handlowa, można w łatwy sposób uzupełnić szablon polami, które następnie zostaną zastąpione (wczytane) odpowiednimi danymi. Pola dostępne są pod przyciskiem  gdzie wyświetlone zostanie okno, na którym w formie rozwijanego drzewa pogrupowane są dostępne pola. Drzewo składa się z sześciu głównych gałęzi:
  • Dane firmy – pola z bazy dotyczące pieczątki firmy oraz operatora np. operatora modyfikującego ofertę.
  • Dokument oferty – pola z bazy dotyczące nagłówka dokument, w tym atrybutów dokumentu.
  • Towar na ofercie – pola z bazy dotyczące towarów/ pozycji znajdujących się na dokumencie oferty oraz atrybutów pozycji.
  • Podmiot na ofercie – pola z bazy dotyczące kontrahenta wybranego na dokument oferty.
  • Cennik – pola z bazy dotyczące pozycji cennikowych a więc nie tylko tych pozycji, które zostały wybrane na ofertę ale wszystkie pola dotyczące danego towaru w tym atrybuty binarne (np. zdjęcia).
  • Kontrahenta – pola z bazy dotyczące kontrahenta  a więc nie tylko wybranych na ofertę ale wszystkie pola dotyczące karty kontrahenta.
Przykładowo jeśli chcemy przygotować ofertę towarową to możemy wykorzystać pola z bazy dotyczące towarów na ofercie oraz z karty cennikowej. Załóżmy, że na ofercie m in. ma się znajdować nazwa towaru oraz ma się drukować jego numer katalogowy. Nazwa towaru jest widoczna na formularzu oferty natomiast numer katalogowy bezpośrednio na karcie cennikowej. W tym celu należy wykorzystać pole Opis elementu z gałęzi Towar na ofercie oraz pole Numer katalogowy z gałęzi Cennik. Jeśli szablon ma zawierać dane kontrahenta, do którego kierujemy ofertę to oprócz danych adresowych, gdzie dostępne pola są w gałęzi Podmiot na ofercie  można wykorzystać inne pola znajdujące się bezpośrednio na karcie kontrahenta np. numer regon – pola są dostępne w gałęzi Kontrahent. Jeśli oferta handlowa ma zawierać tytuł, datę obowiązywania oferty, wartość, walutę itp. to należy wykorzystać pola w gałęzi Dokument oferty. Oferta może również zawierać informacje dotyczące danych firmy np. oprócz adresu może to być telefon lub adres e-mail, wtedy należy wykorzystać pola z gałęzi Dane firmy.
Przykład
Wczytywanie pola z bazy Wybieramy na szablon oferty pole nazwa towaru oraz opis towaru. Zapisujemy zmiany na szablonie. Otwieramy ofertę handlową i z poziomu podglądu szablonu oferty ,w  pole to wczytujemy dane za pomocą przycisku Pobierz dane z oferty handlowej. W pole OfL_TwrNazwa podstawia się nazwa towaru dostępnego na ofercie a w pole Twr_Opis podstawia się opis towaru. Przeniesienie pola z bazy na szablon oferty: Wczytane dane z oferty handlowej na podglądzie szablonu oferty, dostępnego z poziomu formularza oferty:
Tabela Wstawienie tabeli na ofertę jest możliwe w dwóch miejscach: z poziomu zakładki [Wstawianie] oraz z poziomu zakładki [Tabele]przy czym zakładka [Tabele] umożliwi nie tylko wstawienie tabeli ale również jej formatowanie.
Przykład
Oferta na 3 pozycje towarowe. Na szablonie oferty umieszczona jest poniższa tabelka.
Kod towaruNazwa towaru
OfL_TwrKodOfL_TwrNazwa
Wypełniona tabelka w sekcji głównej:
Kod towaruNazwa towaru
GRABIE_LIŚCIEGrabie do liści
IGLAKI_CYPRYSIglaki cyprysik
JABŁONIEJabłonie (różne odmiany)
Przykład
Dodawanie tabeli w sekcji nagłówka i stopki
Firma_Nazwa1
Firma_Nazwa2
Firma_Kod_pocztowyFirma_MiastoFirma_UlicaFirma_Nr_domuFirma_NIP
Wypełniona tabelka w sekcji nagłówka i stopki
Firma Handlowo - Usługowa OGRODNIK
Spółka jawna
31-124KrakówKlinowa11111-111-11-11
Na zakładce [Strona] istnieje możliwość sformatowania wyglądu strony, czyli marginesów, układu strony. Dodatkowo można zwiększać, zmniejszać edytowany dokument, istnieje też opcja wyboru widoku dokumentu Na zakładce [Nagłówek i stopka], znajduje się funkcjonalność dotycząca nagłówka i stopki. Funkcjonalność uaktywnia się dopiero w momencie dodania na dokument ofertowy nagłówka albo stopki. Nagłówek albo stopkę dodajemy z poziomu zakładki [Wstawianie]. Na zakładce [Tabele], użytkownik ma możliwość obróbki wstawionej tabeli. Funkcjonalność uaktywnia się dopiero w momencie ustawienia kursora na wstawionej tabeli. Zakładka podzielona jest na poszczególne sekcje: Ogólne:
  • wstawianie nowej tabeli
  • wybór koloru wypełnienia komórki
  • zaznaczanie krawędzi do których ma być zastosowany styl krawędzi
Rysowanie krawędzi:
  • ustawianie rodzaju krawędzi
  • ustawienie grubości krawędzi
  • ustawienie koloru krawędzi
Tabela:
  • zaznaczenie komórki/wiersza/kolumny/całej tabeli
  • włączenie linii siatki
  • właściwości tabeli
Wiersze i Kolumny
  • usuwanie komórki/wiersza/kolumny
  • dodawanie komórki/wiersza/kolumny
Scal:
  • łączenie komórek
  • podział komórek
  • rozdzielenie tabeli
Automatyczne dopasowanie:
  • dopasowanie tabeli do okna
  • dopasowanie szerokości kolumn do zawartości
  • ustalenie stałej szerokości dla wszystkich kolumn
Wyrównanie:
  • ustawienie wyrównania zawartości komórki

Przekształcanie oferty do innych dokumentów

Jeżeli któryś z kontrahentów, do którego została wysłana oferta handlowa zdecyduje się z niej skorzystać, to istnieje możliwość utworzenia na podstawie oferty: Faktury Pro Forma, Faktury Sprzedaży, Rezerwacji odbiorcy oraz Wydania zewnętrznego. Oferta handlowa musi być zatwierdzona. Przy próbie przekształcenia oferty zapisanej do bufora lub anulowanej pojawi się odpowiedni komunikat.
Uwaga
 Anulować ofertę można tylko w sytuacji, kiedy nie została przekształcona do żadnego z dokumentów (FPF, FS, RO, WZ).
Przekształcenia Oferty Handlowej do dokumentów dokonuje się z listy ofert handlowych, po podświetleniu oferty, która ma zostać przekształcona a następnie wybraniu przycisku FPF, FS, RO, WZ. Dokumenty zapisywane są do bufora. Korzystając z tej opcji dokumenty utworzą się dla wszystkich kontrahentów, którzy są dodani na dokumencie oferty handlowej, na zakładce [Kontrahent]. Operator nie ma możliwości wyboru, dla którego kontrahenta ma powstać dokument. Istnieje jednak taka możliwość dostępna z poziomu formularza oferty handlowej z zakładki [Kontrahent]. Operator decyduje, dla których kontrahentów ma powstać np. Faktura sprzedaży poprzez zaznaczenie tych kontrahentów. Po zaznaczeniu kontrahentów i wyborze przycisku FS, dla każdego z zaznaczonych kontrahentów zostanie wygenerowana odpowiednia faktura. Na dokumenty pobierane są dane z oferty handlowej takie jak: cena (cena podana z czterema miejscami po przecinku jest przenoszona na dokumenty przekształcone, natomiast wartość pozycji zawsze jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku), waluta, rabat, algorytm netto/ brutto. W przypadku magazynu na dokumenty wynikowe w pierwszej kolejności pobierany jest magazyn domyślny operatora (wskazany na karcie operatora), w dalszej kolejności magazyn stanowiska, a na końcu magazyn główny. W związku funkcjonalnością scalania kart kontrahentów, jeżeli do Oferty Handlowej dodano kontrahenta, oznaczonego przy scalaniu jako duplikat, to na dokumencie wynikowym zostanie podmieniony jego kod na kod kontrahenta głównego, przy czym pozostałe dane kontrahenta ustalone na Ofercie pozostaną bez zmian. W związku z tym, jeżeli na Ofercie występował kontrahent główny i duplikat, to dokument wynikowy powstanie dwa razy. Na dokumentach, które zostały utworzone na podstawie oferty handlowej, na zakładce [Dokumenty] widoczne jest powiązanie do oferty. Po anulowaniu np. faktury, powiązanie to jest rozpinane. Istnieje możliwość utworzenia Faktury Pro Forma, Faktury Sprzedaży z poziomu okna Sprzedaży Dedykowanej. Dokumenty tworzone są wówczas dla pojedynczego kontrahenta, wskazanego na tym oknie. Funkcja przekształcania dostępna jest z poziomu listy ofert pod przyciskiem FPFFS, a także pod menu kontekstowym.  

Lista ofert handlowych

Lista ofert handlowych jest dostępna w menu CRM/ Oferty handlowe Lista zbudowana jest z następujących kolumn:
  • Numer dokumentu – numer oferty nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji
  • Nazwa – nazwa oferty handlowej
  • Data wystawienia – data wystawienia oferty
  • Obowiązuje oddata, od której oferta obowiązuje, może być niewypełniona jeśli dotyczy oferty bezterminowej.
  • Obowiązuje dodata, do której oferta obowiązuje, może być niewypełniona jeśli dotyczy oferty bezterminowej.
  • Kontrahent – kod kontrahenta, dla którego oferta obowiązuje. Jeżeli oferta będzie powiązana z kilkoma kontrahentami, to zamiast kodu kontrahenta będzie się wyświetlać kod pierwszego kontrahenta + suma pozostałych kontrahentów podpiętych do oferty.
  • Statusstatus oferty handlowej.
Na liście istnieje możliwość dodania dodatkowej kolumny Waluta oraz Opis(opcja dostępna po ustawieniu kursora w nagłówku kolumn i wyborze opcji Wybór kolumn dostępnej pod prawym przyciskiem myszy). W panelu Filtr aktywny znajdują się parametry:
  • Schemat numeracji listę można zawęzić tylko do dokumentów wystawionych wg jednego schematu numeracji. Strzałka z prawej strony pola rozwija zestaw dostępnych schematów. Wybór jednego z nich zawęża listę pozycji. Jeśli chcemy wrócić do pełnej listy – na liście schematów numeracji wybieramy opcję -wszystkie-.
  • Numery od/do listę dokumentów można zawęzić wskazując przedział, do którego powinny należeć numery kolejne dokumentów. Jeśli zaznaczymy parametr Numery i podamy zakres numerów, na ekranie pozostaną wszystkie dokumenty, których numery kolejne mieszczą się w podanym przedziale.
  • Za okres za pomocą tego filtra, można wyszukać oferty, który zostały wystawione w podanym okresie czasowym.
  • Kontrahent – listę zawęzić można do dokumentów wystawionych dla danego podmiotu. W polu obok podajemy kod podmiotu, lub po naciśnięciu przycisku – wybieramy odpowiednią pozycję z listy.
  • Obowiązujące od: [data] – Obowiązujące do: [data] – za pomocą tego filtra można wyszukać oferty, które są aktywne w danym dniu (data bieżąca), czyli których zakres dat obowiązywania od i do zawiera datę bieżącą. Domyślnie w polu Obowiązuje od podstawiana jest data bieżąca a w polu Obowiązuje do data ostatniego dnia miesiąca. Oferty, na których nie są określone te daty nie pojawiają się na liście ofert.
Korzystając z opcji Wybór kolumn użytkownik ma także możliwość wyświetlenia na liście wartości określonych atrybutów, przypisanych do oferty na zakładce [Atrybuty]. Pod listą znajdują się przyciski:  Przycisk, umożliwiający przekształcenie oferty do Faktury Pro Forma, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus. Przycisk, umożliwiający przekształcenie oferty do Faktury Sprzedaży, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus.  Przycisk, umożliwiający przekształcenie oferty do Rezerwacji odbiorcy, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus. Przycisk, umożliwiający przekształcenie oferty do Wydania zewnętrznego, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Operacja seryjna umożliwiająca dodawanie/usuwanie szablonu na formularzu oferty handlowej. Funkcja ta działa dla zaznaczonych na liście ofert handlowych. Dodać lub usunąć szablon można zarówno na formularzach zatwierdzonych  jak i tych w buforze.
Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Dodaj – umożliwia utworzenie nowej oferty Zmień – umożliwia podgląd/ edycję już istniejącej oferty Usuń – umożliwia usunięcie oferty z listy Zamknij – umożliwia zamknięcie okna Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo tutaj. Podczas kopiowania Ofert Handlowych zachowywane są wszystkie ustawienia z kopiowanej oferty, w tym informacje dotyczące precyzji cen (ceny z dokładnością do dwóch lub czterech miejsc po przecinku). Znajdując się na liście ofert handlowych, przy każdej ofercie mamy możliwość podejrzenia listy kontrahentów dla których oferta jest utworzona oraz wartości ofert. Na liście tej znajdują się kolumny: Kod, Nazwa, Wartość netto, Wartość brutto, Wartość netto w walucie, Wartość brutto w walucie. Istnieje również możliwość dodania kolumny Waluta (opcja dostępna po ustawieniu kursora w nagłówku kolumn i wyborze opcji Wybór kolumn, dostępnej pod prawym przyciskiem myszy).
Lista ofert handlowych
Nową ofertę handlową można dodać będąc na liście ofert handlowych, po naciśnięciu plusa otwiera się formularz oferty.

Formularz pozycji na ofercie handlowej

Zakładka Ogólne  Zebrane są tu informacje dotyczące towaru/usługi oraz ceny. Dla towarów, których ceny na karcie są wykazane w czterech miejscach po przecinku, użytkownik może bezpośrednio na dokumentach zmienić precyzję ceny do dwóch miejsc, wyłączając parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku. Włączony parametr umożliwia wprowadzenia na pozycji oferty ceny z dokładnością do czterech miejsc po przecinku. Wówczas ceny początkowe i ceny oferty (dla każdego typu ceny) są widoczne z większą precyzją. Informacje dotyczące towaru: Kod towaru, Nazwa towaru, Opis  są wspólne dla wszystkich wartości domyślnych. Na liście dostępnej na formularzu pozycji wyświetlane są następujące kolumny: Kod kontrahenta, Nazwa kontrahenta, Ilość, JM, Cena początkowa netto, Cena początkowa brutto, Rabat, Cena oferty netto, Cena oferty brutto. Informacje o cenie wyświetlane są w zależności od wybrania na zakładce [Ogólnej] określonej wartości domyślnej, przedstawiają następujące dane:
  • Dla opcji Stała cena widoczne jest pole z określoną ceną bez możliwości edycji ceny dla wszystkich kontrahentów. Dla poszczególnych kontrahentów jest edytowalna tylko kolumna Ilość.
  • Dla opcji Grupa cenowa widoczne jest pole z określoną grupą, pole z ceną oferty, należącą do danej grupy cenowej towaru, okno z rabatem, bez możliwości edycji. Dla poszczególnych kontrahentów jest edytowalna tylko kolumna Ilość.
  • Dla opcji Cena kontrahenta  wyświetlają się różne ceny zależne od cen i rabatów kontrahenta, widoczne jest pole z rabatem bez możliwością edycji. Dla poszczególnych kontrahentów jest możliwość zmiany kolumny Ilość, Rabat.
Na formularzu pozycji  przy opcji Cena kontrahenta możemy ustawić indywidualne warunki cenowe dla danej pozycji. Niekiedy z jakiś względów jedna z pozycji oferty ma mieć inne warunki cenowe niż pozostałe, można to ustalić w tym właśnie miejscu, na szczegółach pozycji. Jeżeli warunki te ponownie zmienimy na liście towarów dostępnej na formularzu oferty, to będą one też zmieniane na szczegółach pozycji. Zmiana dotyczy także ilości, jeżeli na szczegółach pozycji zmienimy ilości dla poszczególnych kontrahentów, to po zmianie ilości na formularzu oferty, ta ilość ustawia się na szczegółach pozycji.
Zakładka Atrybuty  Na pozycji Oferty handlowej, na zakładce [Atrybuty] istnieje możliwość wprowadzenia nieograniczonej liczby atrybutów. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się (link do opisu w części handlowej). Formularz atrybutu pozycji składa się z ergonomicznej listą typu EIP (edycja na liście), dzięki czemu w łatwy sposób można wpisywać, zmieniać kod atrybutu oraz jego wartość. Na liście atrybutów istnieje możliwość zmiany kolejności pozycji metodą „przeciągnij i upuść”. Kolejność atrybutów pozycji ustawiona na Ofercie handlowej przenoszona jest na powstałe z niej dokumenty (FPF, FS, RO, WZ).
Uwaga
Na dokument przenoszą się atrybuty przypisane na kartach cennikowych, które mają zaznaczony parametr: Przenosić na transakcje.
Uwaga
 Nie ma możliwości dodania dla pozycji oferty atrybutów binarnych, taki atrybut będzie można dodać jedynie do szablonu oferty.
Uwaga
 W związku z tym, że na ofertę można dodawać wielu kontrahentów, na pozycję oferty nie są przenoszone atrybuty, które mają zaznaczony parametr: Zależny od kontrahenta. 
Ponadto zakładka obsługiwana jest przez standardowe przyciski: - Dodanie atrybutu - Usunięcie atrybutu - Edycja atrybutu - Zapisz zmiany - Zamknij okno Dodatkowo możliwa jest edycja atrybutów na ofertach zapisanych na trwałe, jeśli operator na swojej karcie będzie miał zaznaczony parametr: Zmiana atrybutów na zatwierdzonym dokumencie.

Skrzynka pocztowa

Podpis elektroniczny

Elektroniczny podpis wiadomości e-mail to sposób na zapewnienie autentyczności wiadomości, ma to szczególne znaczenie w kontaktach biznesowych. Użytkownik ma możliwość wysyłania oraz odbierania podpisanych cyfrowo wiadomości e-mail.

Konfiguracja podpisu elektronicznego

Podpis elektroniczny należy dodać na formularzu konta (Konfiguracja/ Program/CRM/ Konta e-mail) na zakładce [Certyfikaty podpisów] a dokładnie dodać Certyfikat podpisu, który będzie służył do podpisywania oraz odbierania wiadomości e-mail.

Wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail z podpisem elektronicznym

Podczas wysyłki wiadomości e-mail z podpisem elektronicznym, program sprawdza czy na koncie e-mail został zaznaczony parametr: Dodaj podpis cyfrowy do wysłanych wiadomości. Jeśli tak, to wiadomość zostanie domyślnie podpisana, jeśli nie to użytkownik musi pamiętać aby podświetlić przycisk . Jeśli powyższy parametr został zaznaczony ale certyfikat nie został dodany to program podczas wysyłki albo zapisu wiadomości wyświetli okno z listą certyfikatów.

Dodatkowo pojawi się okno:

Wybór TAK oznacza, że wiadomość zostanie podpisana a na formularzu konta na zakładce [Certyfikaty podpisów] zostanie dodany wybrany certyfikat. Wybór NIE oznacza, że wiadomość zostanie podpisana ale certyfikat nie zostanie dodany do konta. Dodatkowo możliwe jest zaznaczenie parametru Nie pytaj ponownie. Oznacza to, że przy kolejnej wysyłce wiadomości e-mail, pojawi się okno z wyborem certyfikatu ale program nie będzie pytał Czy zapamiętać wybór certyfikatu.
Uwaga
Aby okno Czy zapamiętać wybór certyfikatu było ponownie wyświetlane, należy na formularzu konta na zakładce [Certyfikaty podpisów] usunąć zapis -wybór z listy-.
Wybór Anuluj oznacza, że wiadomość nie zostanie wysłana i pojawi się komunikat:
Kontrola podczas próby wysłania cyfrowo podpisanej wiadomości
Wszystkie wiadomości, które zostały podpisane cyfrowo są na liście (w każdym z folderów) oznaczone odpowiednią ikoną . Przeczytane jak również wysłane wiadomości są oznaczone ikoną . Formularz wiadomości posiada przycisk . Po jego wciśnięciu wyświetla się informacja na temat podpisu elektronicznego, którym ta wiadomość została podpisana. Jeśli podpis jest niepoprawny to na formularzu wiadomości wyświetla się przycisk . Po jego wciśnięciu na ekranie pojawią się informacje dlaczego program uznał dany podpis za błędny.

Skrzynka pocztowa - konfiguracja konta e-mail

https://www.youtube.com/watch?v=z4_7jBvW6oA Skrzynka pocztowa umożliwia wysyłanie i odbieranie e-mali za pomocą konta zdefiniowanego w Comarch ERP Optima. Funkcjonalność ta może być wykorzystywana na przykład do seryjnego wysyłania wydruków faktur, ponagleń zapłaty, potwierdzeń sald, not odsetkowych, deklaracji pracowniczych czy kwitków wypłat. Skonfigurowanie skrzynki pocztowej należy rozpocząć od zdefiniowania konta pocztowego. Konta są zakładane w konfiguracji programu Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail. Każdy operator w programie, może posiadać kilka kont pocztowych. W programie można skonfigurować skrzynkę pocztową w oparciu o protokół POP3 lub IMAP. Wybór typu konta POP3/ IMAP oraz jego zmiana jest możliwa do momentu pobrania pierwszych wiadomości lub rozpoczęcia synchronizacji.
Wskazówka
Zmiana protokołu konta e-mail Jeżeli dla danego konta pobrano już wiadomości, to do zmiany protokołu np. z POP3 na IMAP, wymagane jest zdefiniowanie dla tego adresu e-mail nowego konta w programie Comarch ERP Optima. W pierwszej kolejności należy na starym koncie wyłączyć pobieranie poczty, czyli w konfiguracji tego konta zaznaczyć parametr Nieaktywne. Następnie można dodać nowe konto i skonfigurować go zgodnie z wymogami dla danego typu. Po zapisaniu ustawień i pobraniu wiadomości w nowym protokole, użytkownik może uporządkować pocztę. Aby po zalogowaniu na nowym kliencie poczty IMAP widoczne były wiadomości utworzone na starym koncie o typie POP3, np. wersje robocze e-maili, należy je ręcznie przenieść do odpowiedniego folderu IMAP. Takie wiadomości zostaną wysłane na serwer nowego konta wraz z nagłówkiem zapisanym na koncie POP3. W operacji pomijane są ustawienia dotyczące m.in. flag i podpisów. Przeniesione wiadomości będą dostępne na nowym koncie po wykonaniu synchronizacji.W sytuacji, gdy zapisane na starym koncie wiadomości są nadal potrzebne i wystarczy, że będą one dostępne tylko lokalnie w programie Comarch ERP Optima – to takie konto może pełnić rolę swoistego Archiwum. Jeżeli natomiast wszystkie istotne wiadomości są uporządkowane i dostępne w folderach IMAP, zaleca się wyczyszczenie starego konta (parametr Usuń z serwera po usunięciu z folderu ‘’Elementy usunięte” musi być odznaczony). Wówczas wiadomości nie będą przechowywane dwukrotnie, a tym samym zmniejszy się rozmiar bazy.
Szczegóły dotyczące zakładania kont opisane zostały w artykule Konta e-mail Dodatkowo na karcie operatora w sekcji CRM, znajdują się parametry związane z obsługą kont oraz skrzynki pocztowej: Prawo do trwałego usuwania e-maili - jeśli parametr zaznaczony to operator ma możliwość skasowania e–maili z folderu Elementy usunięte. Jeśli parametr jest odznaczony to przy próbie skasowania e-maila pojawi się komunikat:
Komunikat, który pojawia się przy próbie skasowania e-maili z folderu usunięte
Dostęp do kont e-mail innych operatorów - jeśli parametr jest zaznaczony to operator widzi e-maile z wszystkich kont, czyli również z tych, w których nie jest użytkownikiem.

Skrzynka pocztowa

Skrzynka pocztowa umożliwia wysyłanie i odbieranie e-mail za pomocą konta zdefiniowanego w Comarch ERP Optima (szczegóły konfiguracji zostały opisane w artykule). Skrzynka pocztowa podzielona jest na dwa panele. W lewym panelu dostępna jest lista folderów, w prawym panelu lista wiadomości z wybranego folderu. Jednocześnie można wyświetlić zawartość tylko jednego folderu. Z poziomu skrzynki pocztowej z każdego folderu, możliwa jest wysyłka e-maili, edycja i usunięcie istniejących. W zależności, która opcja zostanie wybrana, wiadomości zapiszą się w odpowiednich folderach, przykładowo: - jeśli użytkownik wybierze Zapisz  – wiadomość zostanie zapisana w kopiach roboczych, - jeśli użytkownik wybierze jedną z opcji - wiadomość zostanie zapisana w skrzynce nadawczej. Ponadto możliwe jest przenoszenie wiadomości między folderami. Wiadomość można przenieś przeciągając ją za pomocą myszki ( należy ustawić się na liście, na wybranej wiadomości i prawym przyciskiem myszki przeciągnąć do innego folderu). 
Skrzynka pocztowa składa się z folderów:
  • skrzynka odbiorcza,
  • skrzynka nadawcza,
  • elementy wysłane,
  • załatwione,
  • elementy usunięte,
  • kopie robocze.
Lista wiadomości wyświetlona z każdego folderu jest taka sama, może różnić się kolejnością wyświetlanych kolumn oraz zawartością niektórych z nich. W każdym z folderów, na liście wiadomości dostępne jest menu kontekstowe. Oprócz standardowych opcji, można również wysyłać wiadomości a w przypadku folderu skrzynka odbiorcza, elementy wysłane, załatwione, usunięte oraz kopie robocze – dostępna jest opcja Oznacz jako przeczytane oraz Oznacz jako nieprzeczytane. W każdym folderze pod listą e-maili znajduje się przycisk domyślnie nazwany Kontrahent – analogiczny jak na formularzu e-maila (Podmiot) ułatwiający  filtrowanie listy maili do tych, które mają przypisany podmiot o wskazanym akronimie. Z menu przy tym przycisku można wybrać również inne podmioty np. Pracownik/Bank/Wspólnik/Urząd. Jeśli jest wybrany jakiś podmiot, to dodając nową wiadomość, na formularz przenoszony jest ten podmiot wraz z jego adresem e-mail. Filtrowanie wiadomości na koncie o typie IMAP W przypadku konta o typie IMAP filtrowanie w panelu filtra po treści wiadomości wiąże się z wyszukiwaniem na serwerze poczty. Z tej przyczyny taka operacja może trwać dłużej. Jednocześnie istotne jest, że nie każdy serwer pocztowy pozwala na wyszukiwanie.
Uwaga
Filtry własne Użytkownika, działające w oparciu o SQL, nie będą działać, jeżeli wiadomości są subskrybowane tylko po nagłówkach.
W przypadku filtrowania wiadomości, wyszukiwana fraza musi zawierać co najmniej trzy znaki. W ten sposób można wyszukiwać wiadomości po określonym słowie. Aby filtrować wiadomości po konkretnej frazie należy ją wpisać w cudzysłowie, np. „oferta handlowa”.

Skrzynka odbiorcza

W skrzynce odbiorczej wyświetla się lista odebranych wiadomości. Lista składa się z następujących kolumn (układ domyślny):
  • Priorytet – rodzaj priorytetu jaki został ustawiony na wiadomości
  • Przeczytano – ikona koperty ( zamknięta lub otwarta )
Dla kont w protokole IMAP (podobnie jak w POP3) informacja z programu o przeczytaniu/ nieprzeczytaniu wiadomości nie jest synchronizowana z serwerem pocztowym, np. wiadomości przeczytane w programie, mogą być widoczne w innym kliencie poczty jako nieprzeczytane i odwrotnie. Wynika to z tego, że w programie Comarch ERP Optima to, czy wiadomość została odczytana, jest pamiętane dla każdego operatora oddzielnie. Dzięki temu w przypadku wspólnych kont pocztowych żaden użytkownik nie przeoczy wiadomości, którą powinien przeczytać. Działanie to zostało zachowane również w przypadku kont pracujących w oparciu o protokół IMAP.
  • Załącznik – informacja czy wiadomość zawiera załącznik. Dla kont o typie IMAP, jeżeli skonfigurowano pobieranie samych nagłówków wiadomości, informacja o ewentualnym załączniku nie będzie widoczna na liście wiadomości odebranych.
  • OD – adres e-mail, z którego została wysłana wiadomość
  • Podmiot – kod podmiotu z pola Podmiot, jeżeli był wybrany na formularzu wiadomości. Pole uzupełniane automatycznie, jeżeli e-mail z którego nadeszła wiadomość został wprowadzony na karcie kontrahenta (pracownika/ urzędu/ banku) na zakładce [Ogólne] lub na karcie przedstawiciela kontrahenta.
  • Temat – temat wiadomości
  • Operator – operator prowadzący
  • Odebrano – data i godzina odebrania wiadomości
  • Flaga – możliwość oznaczenia e-maila flagą
  • Konto – symbol konta, z którego został wysłany e-mail
Ustawiając kursor w nagłówku kolumny, po naciśnięciu prawego przycisku myszki istnieje możliwość wybrania opcji Wybór kolumn. Na ekranie zostanie wyświetlona lista dostępnych kolumn, dzięki temu użytkownik może sam definiować dane, które mają być widoczne na liście. Dostępne dodatkowe kolumny:
  • Do – adres e-mail, na który została wysłana wiadomość
  • Dotyczy podmiotu – kod podmiotu z pola Dotyczy podmiotu
  • DW – adres e-mail wpisany w polu Do wiadomości
  • Nazwa podmiotu – nazwa podmiotu z pola Podmiot
  • Numer dokumentu – numer wiadomości
  • Rozmiar – rozmiar wiadomości
  • UDW – adres e-mail wpisany w polu Ukryte do wiadomości
  • Wątek – numer wątku
  • Wysłano– data i godzina wysłania wiadomości.
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane szczegółowo tutaj. Lista obsługiwana jest przez przyciski: Dodaj – dodaj wiadomość Zmień -  edytuj wiadomość Usuń - usuń wiadomość Zamknij – umożliwia zamknięcie okna Ponadto w menu głównym (wstążka) znajdują się podstawowe przyciski (opisane w rozdziale Standardy w programie) a dodatkowo: Podpisy – lista zdefiniowanych podpisów więcej w artykule Lista podpisów Wyślij/ Odbierz wiadomość. Jeśli zostanie odebrana nowa wiadomość to na pasku stanu wyświetli się ikona .W trakcie odbierania/wysyłania wiadomości e-mail w pasku stanu wyświetli się informacja o liczbie wykonywanych operacji. W opisie wyświetlanym po najechaniu kursorem myszki widoczna jest dodatkowo objętość wysyłanych/odbieranych danych  np. Odebrano 4MB z 30 MB. Lista wiadomości jest odświeżana dopiero po zakończeniu wyślij/ odbierz. Parametry Wyślij – opcje: odpowiedz/ prześlij dalej/ odpowiedz wszystkim Przekaż - przycisk pozwala na zmianę operatora prowadzącego w obrębie danego konta firmowego, do którego przypisanych jest wielu operatorów. Można wybrać tylko spośród operatorów, którzy są przypisani do danego konta. Po wyborze Przekaż pojawi się okno do wpisania komentarza. Treść wpisanego komentarza będzie widoczna na formularzu wiadomości na zakładce historia. Załatw - kliknięcie w ta ikonę powoduje przeniesienie podświetlonej wiadomości do folderu "Załatwione". Przenoszone są wszystkie maile z danego wątku (również te w innych folderach). Po wyborze Załatw pojawi się okno do wpisania komentarza. Treść wpisanego komentarza będzie widoczna na formularzu wiadomości na zakładce historia. Opcja Załatw działa zarówno dla zaznaczonych jak i podświetlonych elementów, czyli do załatwionych zostają przenoszone wszystkie maile powiązane z zaznaczonymi lub podświetlonymi wątkami. Ponadto funkcja Załatw jest dostępna również z poziomu formularza e-maila. Przy próbie przeniesienia wiadomości funkcją Załatw, program ostrzega o nieprzeczytanych mailach. Przypisz podmiot - po uruchomieniu funkcji pojawi się okno z możliwością wyboru zakresu dat. Program sprawdza czy adres e-mail z pola „OD” oraz „DO” występuje w słowniku podmiotów, jeśli tak - uzupełnione zostanie pole podmiot na wiadomościach w wybranym zakresie dat.

Skrzynka nadawcza

Lista wiadomości nadanych obsługiwana jest tak jak w przypadku skrzynki odbiorczej, różni się jedynie kolejnością wyświetlonych kolumn.

Elementy wysłane

Lista wiadomości wysłanych obsługiwana jest tak jak w przypadku skrzynki odbiorczej, różni się jedynie kolejnością wyświetlonych kolumn.

Elementy załatwione

Lista wiadomości załatwionych obsługiwana jest tak jak w przypadku skrzynki odbiorczej, różni się jedynie kolejnością wyświetlonych kolumn.

Elementy usunięte

Lista wiadomości usuniętych obsługiwana jest tak jak w przypadku skrzynki odbiorczej, różni się jedynie kolejnością wyświetlonych kolumn.

Kopie robocze

Lista wiadomości w folderze kopie robocze obsługiwana jest tak jak w przypadku skrzynki odbiorczej, różni się jedynie kolejnością wyświetlonych kolumn oraz możliwością wysłania listy zaznaczonych wiadomości Wyślij zaznaczone. W przypadku kont o typie IMAP zawartość folderu kopie robocze (podobnie jak innych folderów) jest synchronizowana z serwerem poczty. Gdy w programie została zapisana wersja robocza wiadomości powiązana np. z wydrukiem czy dokumentem, to podczas jej edycji na innym kliencie poczty, po zapisie, usuwana jest stara treść wiadomości, a z serwera zostanie pobrana nowa wiadomość. Taka wiadomość nie będzie powiązana z dokumentem, jak to miało miejsce w przypadku wiadomości pierwotnej zapisanej lokalnie. Podobna sytuacja może wystąpić przy wysyłaniu tych wiadomości w innym kliencie poczty. W przypadku jednoczesnego edytowania wiadomości roboczej w skrzynce pocztowej w programie i na innym kliencie poczty, po synchronizacji w folderze będą widoczne dwie wiadomości. Osobno zostaną zapisane zmiany wprowadzone z poziomu każdego klienta.
Uwaga
W przypadku niektórych serwerów pocztowych po edycji wiadomości roboczej usuwane jest jej oznaczenie jako “roboczej”. Wówczas dalsza edycja takiego e- maila jest niemożliwa ze skrzynki pocztowej w Comarch ERP Optima, a wyłącznie z poziomu serwera pocztowego. Alternatywnie, w programie taką wiadomość można skopiować (przy użyciu kombinacji klawiszy <CTRL>+<INS>), a następnie edytować.

Podgląd wiadomości

Możliwy jest podgląd wiadomości e-mail bezpośrednio na liście w Skrzynce pocztowej. Daje to możliwość szybkiego podglądu zawartości maila bez konieczności jego otwierania. Podgląd wiadomości dostępny jest z poziomu okna Skrzynka pocztowa.  Przy pierwszym otwarciu okna po prawej stronie pojawi się pasek Podgląd wiadomości. Po kliknięciu w pasek rozwijany jest panel, w którym widoczna jest treść maila. W panelu widoczna jest tylko treść wiadomości wraz z grafiką. Temat wiadomości oraz pozostałe informacje widoczne są na liście wiadomości. Przesuwając kursorem po liście wiadomości na panelu widoczna jest treść aktualnie podświetlonej wiadomości. Położenie panelu może być przez użytkownika zmieniane. Aby zadokować panel z innej strony okna należy go „złapać” przeciągnąć w inną lokalizację. Dodatkowo panel wyposażony jest w przycisk pinezki: jeśli pinezka jest „wyciśnięta” po ustawieniu kursora z powrotem na liście wiadomości panel jest zwijany. Jeśli pinezka jest „wciśnięta” – panel jest na stałe dokowany, zmniejszając obszar przeznaczony na listę wiadomości.

Dodawanie własnych folderów

Można dodawać, przenosić i usuwać własne foldery w skrzynce pocztowej. Przenoszenie folderów możliwe jest między folderami w obrębie jednego konta, nie można przenosić folderów pomiędzy różnymi kontami pocztowymi. Wiadomości e-mail można przenosić między folderami na różnych kontach. W sytuacji, gdy wiadomość zostanie przeniesiona pomiędzy folderami na różnych kontach w Historii wiadomości, w kolumnie Akcja, wyświetla się informacja, na jakie konto została ona przeniesiona. Lista folderów widoczna jest w kształcie drzewa. Panel z folderami podzielony jest na dwie zakładki [Wg kont] oraz [Wszystkie]. W zakładce [Wg kont] widoczne są foldery pogrupowane wg kont pocztowych do których jest przypisany operator. W zakładce [Wszystkie] widoczne są foldery i maile ze wszystkich kont operatora do których jest przypisany. Operacje na folderach (dodawanie, usuwanie, zmiana nazwy) można wykonywać tylko w zakładce [Wg kont]. Nie można przenosić, zmienić nazwy i usuwać głównych zdefiniowanych w programie folderów tj.  skrzynka pocztowa, skrzynka nadawcza, elementy wysłane, załatwione, Elementy usunięte oraz Kopie robocze. Można natomiast tworzyć podfoldery do nich. Dodawanie folderów na tym samym poziomie co foldery domyślnie zdefiniowane w programie, możliwe po ustawieniu kursora na z gałęzi nadrzędnej np. konto pocztowe. Wymagane jest podanie nazwy dla nowo dodawanego folderu. Nie można w gałęzi drzewa na tym samym poziomie wprowadzić dwóch folderów o takiej samej nazwie. Jeżeli występują wiadomości lub podfoldery w folderze wówczas nie można usuwać takiego folderu. Operator powinien przed usunięciem folderu usunąć wszystkie wiadomości znajdujące się w tym  folderze oraz jego podfolderach. W strukturze drzewa foldery główne domyślnie zdefiniowane w programie są umieszczone w pierwszej kolejności i nie podlegają sortowaniu. Dodawanie nowych podfolderów zakłada folder w danej gałęzi i foldery te są ustawiane w kolejności alfabetycznej w tej gałęzi. Dodawanie nowych folderów na głównej gałęzi założy foldery pod ostatnim folderem głównym, a dodane foldery zostaną posortowane alfabetycznie. Na obydwu zakładkach w nagłówku działa filtrowanie służące do wyszukania po nazwie folderów na drzewku. Dla ułatwienia pracy z wieloma kontami e-mail, po wskazaniu kursorem określonego folderu skrzynki pocztowej, wyświetli się dodatkowy opis. Zawiera on informację o nazwie konta, do którego dany folder należy. W przypadku zakładki [Wszystkie], nazwa konta wyświetlana jest tylko dla folderów utworzonych przez użytkownika.

Zarządzanie folderami w skrzynce pocztowej.

Wykonywanie operacji dla folderów odbywa się tylko na zakładce [Wg kont] dla wskazanego na drzewie folderu. Po wybraniu folderu na drzewie jego zawartość wyświetlana jest w skrzynce pocztowej. W przypadku wybrania gałęzi nie będących folderami jak gałęzie: Poczta, Archiwum lub dane konto pocztowe w skrzynce pocztowej lista wiadomości jest pusta. Na wstążce w górnym menu dostępna jest grupa o nazwie Folder zawierającą opcje dotyczące zarządzaniem folderami. Grupa aktywna jest na zakładce [Wg kont]. Za pomocą przycisków dostępnych na wstążce w grupie Folder lub pod prawym przyciskiem myszy z menu kontekstowego można wybrać jedną z poniższych opcji: Dodaj folder  – dodanie nowego folderu Zmień – edycja nazwy folderu Usuń – usuwanie folderu  z bazy danych

Przenoszenie folderów odbywa się poprzez przeciągnięcie folderów za pomocą myszki na wskazany folder. Przenoszenie folderów możliwe jest tylko w obrębie danego konta pocztowego. Przenoszona jest cała zawartość wskazanego folderu wraz z jego podfolderami.

Synchronizacja folderów i zarządzanie folderami w IMAP

Po poprawnym skonfigurowaniu konta w protokole IMAP i wykonaniu synchronizacji, w skrzynce pocztowej są widoczne zarówno foldery subskrybowane, jak i foldery lokalne. Dla rozróżnienia obu rodzajów katalogów, nazwy tych pierwszych są napisane standardową czcionką, a nazwy folderów lokalnych kursywą. W przypadku kont o typie POP3, nazwy katalogów są prezentowane standardowo. W tym protokole wszystkie foldery są lokalne, więc nie są rozróżniane. Przy wejściu do skrzynki pocztowej w programie, w pierwszej kolejności, w celu zachowania spójności struktury katalogów, synchronizowana jest lista wszystkich folderów. Następnie wysyłane są na serwer nowe wiadomości. Potem zostają pobrane nowe wiadomości z serwera pocztowego, z subskrybowanych folderów. Synchronizacja skrzynki pocztowej może się odbywać tylko na jednej instancji, dlatego wszystkie operacje przenoszenia, dodawania i usuwania wiadomości są wykonywane na bazie. Następnie na jednym stanowisku podczas synchronizacji te wszystkie zmiany są aktualizowane na serwerze. W przypadku dłuższej pracy użytkownika na danej skrzynce pocztowej, jest ona synchronizowana zgodnie z ustawieniami dotyczącymi czasu pobierania wiadomości lub na żądanie za pomocą przycisku Wyślij/ Odbierz.
Uwaga
W przypadku niepowodzenia synchronizacji konta o typie IMAP, do skrzynki odbiorczej operatora zostanie wygenerowana wiadomość e-mail z informacjami o błędach.

Jeżeli w tym samym czasie dana wiadomość zostanie przeniesiona z poziomu serwera i z programu Comarch ERP Optima do dwóch różnych folderów, to będzie ona widoczna w nowym katalogu w ramach akcji wykonanej na serwerze. Jednocześnie w skrzynce odbiorczej pojawi się e-mail z informacją o wycofaniu w programie operacji zmiany folderu dla tej wiadomości. Po wykonaniu synchronizacji, z poziomu skrzynki odbiorczej w programie możliwe będzie przeniesienie tej wiadomości do innego folderu.

Zmiany w strukturze katalogów wprowadzone z poziomu programu zostaną również odzwierciedlone na serwerze poczty, w szczególności utworzenie nowego subskrybowanego folderu, zmiana nazwy folderu, zapisanie wersji roboczej wiadomości, wysłanie lub przeniesienie wiadomości do innego folderu. Dozwolone jest przenoszenie folderów do innych folderów o takim samym statusie, np. lokalnych do innych folderów lokalnych. Utworzony nowy subfolder dziedziczy status z folderu nadrzędnego. Nie jest możliwa zmiana nazwy folderu, jego przeniesienie lub usunięcie podczas wykonywania synchronizacji.

Uwaga
W zależności od serwera poczty, niektóre operacje na folderach mogą być niemożliwe do wykonania w Comarch ERP Optima. Np. jeżeli serwer poczty, na którym jest konto e-mail użytkownika nie pozwala na zagnieżdżenia w strukturze folderów, to próba założenia subfolderu po stronie Comarch ERP Optima również nie będzie możliwa.

Gdy na serwerze poczty nastąpiła zmiana nazwy subskrybowanego folderu, to w programie folder ten zostanie oznaczony jako lokalny. Jeżeli zawiera on wyłącznie pobrane nagłówki, z poziomu programu nie będzie możliwe otworzenie takich wiadomości. W tej sytuacji w konfiguracji folderów IMAP będą widoczne oba foldery (folder lokalny z nazwą sprzed zmiany oraz folder serwerowy ze zmienioną nazwą). Przy oznaczeniu subskrypcji dla folderu serwerowego ze zmienioną nazwą, wiadomości zostaną ponownie pobrane z serwera. Po zaznaczeniu subskrypcji folderu lokalnego, zostanie utworzony jego odpowiednik na serwerze i na serwer zostaną przeniesione wiadomości z programu.

Jeżeli na serwerze został usunięty folder zawierający wiadomości, to po synchronizacji będzie on widoczny w programie jako lokalny, bez możliwości pobrania pełnych treści wiadomości (jeżeli wcześniej pobrano tylko ich nagłówki).

W przypadku usunięcia folderu na serwerze i dodania drugiego z taką samą nazwą, a następnie przypisania do niego wiadomości – to po wykonaniu synchronizacji, w programie widoczny będzie ten folder z nową zawartością.

Podczas przenoszenia wiadomości do folderów subskrybowanych weryfikowane jest, czy katalog docelowy istnieje na serwerze pocztowym. Jeżeli w międzyczasie został on usunięty na innym kliencie poczty, a nowa struktura folderów nie została jeszcze zsynchronizowana po stronie Comarch ERP Optima, to przeniesienie wiadomości do takiego „nieistniejącego” na serwerze folderu zostanie wycofane. Jednocześnie w skrzynce pocztowej w programie pojawi się wiadomość informująca o tym niepowodzeniu.

Przeniesienie wiadomości, której nie ma na serwerze pocztowym, np. z folderu lokalnego do synchronizowanego, spowoduje utworzenie tej wiadomości na serwerze.

Uwaga
Dla kont e-mail o protokole IMAP nie można tworzyć folderów ze znakami specjalnymi w nazwie. Foldery ze znakami niedozwolonymi, tj. “./\ nie będą synchronizowane.

Formularz szablonu

Formularz szablonu składa się z dwóch zakładek: [Ogólne] oraz [Podłączenia]. Na zakładce [Ogólne] jest możliwość wpisania stałej treści oraz tytułu e-maila. Dodatkowo można korzystać makr, które umożliwią podstawianie danych w polach temat oraz treść (więcej na ten temat w rozdziale Makra). Pola jakie należy wypełnić:
  • Nazwa szablonu – nazwa wzorca e-mail, która będzie wyświetlana na liście szablonów. Pole jest obowiązkowe.
  • Opis – możliwość wpisania dodatkowego opisu.
  • Temat – wpisany temat jest przenoszony do treści e-maila w pole tytuł.
  • Treść – dowolny tekst z możliwością wyboru rodzaju, rozmiaru i koloru czcionki oraz innych opcji w dostępnym edytorze, przenoszony do treści e-maila.
  • DO, DW, UDW – możliwość wskazania jednego lub kilku adresów (rozdzielonych średnikami), na które wysyłane będą wiadomości e-mail z danym szablonem.
Szablon wiadomości daje możliwość wskazania domyślnego pola z adresem e-mail. W polach DO, DW, UDW można wskazać adres poprzez ręczne wpisanie, wybór adresu z książki adresowej lub za pomocą funkcji GetSQL. Dedykowane wzorce wiadomości, mogą być wysyłane zawsze do tych samych osób lub za pomocą funkcji GetSQL umożliwiono dynamiczne dodawanie adresów – np. do określonego szablonu będzie można pobierać zawsze adres domyślnego przedstawiciela, operatora-opiekuna, odbiorcy. Podczas wysyłania wiadomości z poziomu listy lub formularza dokumentu, automatycznie do pola Do pobierany jest adres e-mail z karty Nabywcy. Jeśli zamówienie pochodzi z e-sklepu lub wszystko.pl i wystawione jest na kontrahenta !NIEOKREŚLONY! wówczas adres mailowy pobierany jest z formularza dokumentu z sekcji Odbiorca. Jeżeli na domyślnym szablonie uzupełnione są pola DO, DW, UDW wówczas adres DO, DW, UDW z szablonu zostanie wczytany na formularz wiadomości. Po zmianie szablonu, przypisane adresy w polach DO, DW, UDW zostaną zaktualizowane chyba, że użytkownik wprowadził adres w polach DO, DW, UDW bezpośrednio na edytowanej wiadomości. W przypadku nieprawidłowej funkcji GetSQL, pole adresowe pozostaje puste.
Uwaga
W przypadku wiadomości wysyłanych za pomocą Serwisu operacji automatycznych, dla których wybrano szablon z uzupełnionymi polami Do, DW i UDW – na wiadomość finalną zostanie przeniesiony tylko adres z pola UDW
Przykład
Przykład: Przykład z użyciem funkcji GetSQL w polach Do, DW lub UDW:
  • mail nabywcy z FA z karty kontrahenta
{GetSQL('SELECT Knt_Email FROM cdn.TraNag JOIN cdn.Kontrahenci ON Knt_KntId = TrN_PodID WHERE TrN_TrNID = ' & {eID},'f')}
  • mail przedstawiciela domyślnego na dokumentach handlowych/magazynowych, jeśli nie ma przedstawicieli lub żaden nie jest domyślny to zwraca adres e-mail podmiotu
{GetSQL('SELECT IsNull(KnO_Email, Pod_Email) from CDN.TraNag inner join CDN.PodmiotyView on TrN_PodmiotTyp= Pod_PodmiotTyp and TrN_PodID = Pod_PodId left join CDN.KntOsoby on Pod_PodmiotTyp = 1 and Pod_PodId = KnO_KntId and KnO_Domyslny =1 where TrN_TrNID =' & eID )}
  • mail odbiorcy z FA z zakładki kontrahent
{GetSQL('SELECT TrN_OdbEmail FROM cdn.TraNag WHERE TrN_TrNID = ' & {eID},'f')}
  • mail odbiorcy z FA z karty kontrahenta
{GetSQL('SELECT Knt_Email FROM cdn.TraNag JOIN cdn.Kontrahenci ON Knt_KntId = TrN_OdbID WHERE TrN_TrNID = ' & {eID},'f')}
  • mail do wszystkich przedstawicieli nabywcy
{GetSQL('SELECT STUFF((SELECT CASE ISNULL(KnO_Email,'''') WHEN '''' THEN '''' ELSE '', '' + KnO_Email END FROM CDN.KntOsoby WHERE KnO_KntId = ' & {ePodmiotID} & ' FOR XML PATH('''')),1,1,'''')','f')}
  • mail do wszystkich przedstawicieli odbiorcy
{GetSQL('SELECT STUFF((SELECT CASE ISNULL(KnO_Email,'''') WHEN '''' THEN '''' ELSE '', '' + KnO_Email END FROM cdn.TraNag JOIN cdn.Kontrahenci ON Knt_KntId = TrN_OdbID JOIN CDN.KntOsoby ON KnO_KntId = Knt_KntId WHERE TrN_TrNID = ' & {eID} & ' FOR XML PATH('''')),1,1,'''')','f')}
  • mail do pierwszego przedstawiciela nabywcy z wypełnionym adresem email
{GetSQL('SELECT TOP 1 KnO_Email FROM CDN.KntOsoby WHERE KnO_KntId = ' & {ePodmiotID} & ' AND ISNULL(KnO_Email,'''') NOT IN ('''')','f')}
  • mail do pierwszego przedstawiciela odbiorcy z wypełnionym adresem email
{GetSQL('SELECT TOP 1 KnO_Email FROM cdn.TraNag JOIN cdn.Kontrahenci ON Knt_KntId = TrN_OdbID JOIN CDN.KntOsoby ON KnO_KntId = Knt_KntId WHERE TrN_TrNID = ' & {eID} & ' AND ISNULL(KnO_Email,'''') NOT IN ('''')','f')}
  Podczas wysyłania wiadomości z poziomu listy lub formularza dokumentu, jeżeli na domyślnym szablonie uzupełnione jest pole UDW, wówczas adres UDW z szablonu zostanie wczytany na formularz wiadomości. Po zmianie szablonu, przypisane adresy w polu UDW zostaną zaktualizowane chyba, że użytkownik wprowadził adres w pole UDW bezpośrednio na edytowanej wiadomości.
  • Przypisz nadawcę do szablonu – możliwość wskazania domyślnego adresu nadawczego dla wiadomości wysyłanych z użyciem danego szablonu. Po zaznaczeniu opcji i wskazaniu adresu z spośród kont e-mail skonfigurowanych w programie. Na liście dostępne są wyłącznie adresy aktywne, których operator tworzący szablon jest użytkownikiem (lub opiekunem).
Opcja Przypisz nadawcę do szablonu nie działa w odniesieniu do wiadomości wysyłanych za pomocą windykacji. Wiadomości generowane za pomocą windykacji mają zawsze w polu OD przypisaną skrzynkę, która została zdefiniowana w Start/Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Windykacja należności. Po wybraniu szablonu z przypisanym adresem nadawczym, adres ten zostanie podmieniony na tworzonej wiadomości e-mail. Jeżeli operator, który nie jest użytkownikiem konta określonego jako domyślny adres nadawczy, na wiadomości wybierze szablon z przypisanym adresem nadawczym lub wysyła wiadomość, gdzie taki szablon jest domyślnym, to zostanie on wczytany do wiadomości e-mail, ale bez podmiany adresu nadawczego. Ponadto formularz obsługiwany jest przez standardowe przyciski:  Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian Zamknij – umożliwia zamknięcie okna Na zakładce [Podłączenia] widoczne są podłączone szablony.
Formularz wzorca szablonu e-mail

Makra

Tworząc wzorzec wiadomości e-mail (szablon) mamy możliwość zdefiniowania niektórych informacji tak, aby podczas wysyłania e-maila program automatycznie podstawiał odpowiednie dane – odbywa się to za pomocą makra. Makra można wykorzystywać w temacie i treści wiadomości. Lista predefiniowanych w programie makr dostępna jest w menu kontekstowym (prawy klawisz myszki w polu temat i treść).

Wstawianie makra w polu treść wiadomości
Dostępne makra:
  • Data – wstawia datę wystawienia z dokumentu
  • Do zapłaty/ zwrotu – wstawia kwotę do zapłaty lub zwrotu (w przypadku korekt będzie to kwota do zwrotu z minusem) jaka jest na dokumencie.
  • Do zapłaty/ zwrotu w walucie obcej – wstawia kwotę do zapłaty lub zwrotu (w przypadku korekt będzie to kwota do zwrotu z minusem) w walucie obcej jaka została na dokument.
  • Do zapłaty/ zwrotu w walucie systemowej – wstawia kwotę do zapłaty lub zwrotu (w przypadku korekt będzie to kwota do zwrotu z minusem) w walucie systemowej jaka obowiązuje w programie.
  • E-mail z podmiotu – adres e-mail z karty podmiotu
  • ID ID dokumentu, numer identyfikacyjny dokumentu zapisany w bazie
  • Kwota z dokumentu – kwota dokumentu z zakładki Ogólne
  • Nazwa – wykorzystywane: w przypadku kontrahenta – nazwa kontrahenta, w przypadku przedstawiciela przy mailingu seryjnym, imię i nazwisko przedstawiciela
  • Nazwa wydruku – nazwa wydruku
  • Numer dokumentu – numer dokumentu, z formularza którego będzie wysyłana wiadomość
  • Opis – wzależności od formularza dokumentu będzie wstawiony opis. Przykładowo w przypadku deklaracji będzie to okres za jaki jest deklaracja a w przypadku dokumentów handlowo-magazynowych będzie to numer dokumentu ( nr obcy) itd.
  • Podmiot – Kod – kod podmiotu
  • Podmiot – Nazwa – nazwa podmiotu
  • Termin płatności – termin płatności z dokumentu
  • Numer rachunku dla płatności – numeru rachunku bankowego powiązanego z formą płatności dokumentu załączonego do wiadomości e-mail.
  • Link do płatności (Zapłać teraz) – W przypadku gdy dla faktury sprzedaży został pobrany link do płatności z Comarch Apfino, wówczas na wiadomości mailowej dla tego dokumentu w miejscu makra pojawi się link do płatności.
  • Waluta dokumentu – waluta w jakiej wystawiony jest dokument
  • Waluta rozliczenia – waluta w jakiej rozliczony jest dokument
  W oknie edycji szablonu e-mail dla zdarzenia w Preliminarzu płatności oprócz standardowych dostępne są następujące makra:
  • Zestawienie dokumentów windykowanych – makro podstawia informacje o wszystkich nieuregulowanych płatnościach kontrahenta zgodnie z terminem wskazanym na akcji windykacyjnej. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, oraz podsumowanie dokumentów z podziałem na waluty.
  • Zestawienie dokumentów nierozliczonych po terminie – makro podstawia informację o nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, których liczba dni po terminie jest większa niż dokumentu podlegającego windykacji. Uzupełniając zestawienie dokumentów przeterminowanych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Po terminie, oraz podsumowanie dokumentów z podziałem na waluty.
  • Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych po terminie – makro podstawia informację o wszystkich nieuregulowanych i przeterminowanych płatnościach kontrahenta. Uzupełniając zestawienie dokumentów przeterminowanych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Po terminie, oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty.
  • Zestawienie dokumentów nierozliczonych przed terminem – makro podstawia informację o nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, których liczba dni przed terminem jest mniejsza niż dokumentu podlegającego windykacji. Uzupełniając zestawienie dokumentów nierozliczonych, których termin jeszcze nie minął, program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Dni do terminu, oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty.
  • Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych przed terminem – makro podstawia informację o wszystkich nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, które nie są jeszcze przeterminowane. Uzupełniając zestawienie dokumentów nierozliczonych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Dni do terminu, oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty.
  Dodatkowo jest możliwość użycia funkcji GetSQL. Za pomocą polecenia GetSQL można pobrać dodatkowe informacje, niedostępne w ramach standardowych makr. W tym celu dostępne są również makra pozwalające odwołać się do identyfikatora podmiotu oraz dokumentu. Są to:
  • Id dokumentu
  • Podmiot – Id
  • Podmiot – Typ
  • Typ dokumentu
Przykład
Przykład z użyciem makra Użytkownik posiada zdefiniowany szablon dla listy faktur sprzedaży. W temacie wzorca oraz treści ma wstawione poniższe makra: Nazwa szablonu: Faktura sprzedaży Opis: Wysyłka faktur sprzedaży Temat:Faktura z dnia {eData} dla {ePodmiotNazwa} Szanowni Państwo, W załączniku przesyłamy fakturę nr {eNumer} na kwotę {eKwotaDok} {eWalutaRoz}. Termin płatności upływa {eTermin}. Dziękujemy za terminowe uregulowanie należności. Z poważaniem Firma Ogrodnik W momencie wyboru powyższego szablonu na formularzu wiadomości w pola z makrem zostaną podstawione odpowiednie dane. Nazwa szablonu: Faktura sprzedaży Opis: Wysyłka faktur sprzedaży Temat: Faktura z dnia 10-02-28 dla F.H. ABC sp. z o.o. Szanowni Państwo, W załączniku przesyłamy fakturę nr FA/48/2010 na kwotę 102.11 PLN.   Termin płatności upływa 10-03-07. Dziękujemy za terminowe uregulowanie należności. Z poważaniem Firma Ogrodnik
Przykład
Przykład z użyciem funkcji GetSQL Użyta w szablonie dla deklaracji VAT-7 składnia: {GetSQL('SELECT  dke_wartoscl FROM cdn.DeklElem WHERE DkE_Numer=15000 and Dke_DknId =' & {eID}, 'f')} zwróci kwotę nadwyżki z pola 60 na deklaracji VAT-7(12). Zapytanie: {CHOOSE(GetSQL('SELECT  dke_wartoscl FROM cdn.DeklElem WHERE DkE_Numer=15000 and Dke_DknId =' & {eID}, 'f') = 0, 'Kwota do zapłaty: ' &GetSQL('SELECT  dke_wartoscl FROM cdn.DeklElem WHERE DkE_Numer=14715 and Dke_DknId =' & {eID}, 'f'),  'Kwota nadwyżki: ' &GetSQL('SELECT  dke_wartoscl FROM cdn.DeklElem WHERE DkE_Numer=15000 and Dke_DknId =' & {eID}, 'f') )} zwróci kwotę z pola 60 jeżeli jest nadwyżka, jeżeli nie ma nadwyżki zwróci kwotę do zapłaty z pola 58.
Uwaga
W przypadku wysyłania wydruku kaskadowego/seryjnego (czyli wzorca wydruku z którego powstanie wiele, osobnych wiadomości) najpierw w programie pojawia się formularz wiadomości ze zdefiniowanymi wcześniej makrami. Zapisanie lub wysłanie takiej wiadomości powoduje że makra zamieniają się w konkretne wartości/dane pobierane z bazy.

Formularz wiadomości

Formularz wiadomości składa się z Nagłówka oraz zakładek: [Ogólne], [Załączniki], [Historia], [Wątek], [Dokumenty]. Dodatkowo w górnym pasku menu, dostępne są zakładki: [Narzędzia okna], [Format czcionki], [Tabele]. Nagłówek wiadomości Pola jakie należy wypełnić: 
  • Dokument – schemat numeracji dla e-maili wychodzących (schemat definicji numeracji można zdefiniować w Konfiguracji/ program/ definicje dokumentów/ CRM/ wiadomość wychodząca).
  • Numer – numer wiadomości nadany wg wybranego schematu numeracji. Do momentu zapisu wiadomości w polu numer wyświetla się AUTO.
  • Podmiot – lista podmiotów, które występują w bazie danych czyli kontrahenci, banki, urzędy, pracownicy. Pole jest wypełniane tylko przy wysyłce z formularza dokumentu, w przypadku wysyłki z listy pole jest puste.
    Dotyczy wersji: 2018.6.1
    Pole uzupełnia się automatycznie jeśli na formularzu wiadomości w polu DO: zostanie wpisany adres e-mail, który jest powiązany z podmiotem.
Ponadto na formularzu wiadomości odebranej dostępny jest przycisk  Aktualizuj e-mail podmiotu, który pozwala zaktualizować domyślny adres podmiotu przypisanego do wiadomości. Dodatkowo pole Podmiot wyświetla okno Książka adresowa. Jest to lista, która składa się z zakładek: [Kontrahenci], [Pracownicy], [Urzędy], [Banki]. Na zakładce [Kontrahenci], na pozycji znajduje się opcja do rozwinięcia dodatkowej listy, na której znajdują się aktywni przedstawiciele z karty kontrahenta. Pod listą znajduje się sekcja Adresaci wiadomości z polami Do/ DW/ UDW, w których można przenieś adres e-mail albo wpisać ręcznie oraz panel filtra.
Dotyczy wersji: 2018.6.1
W książce adresowej możliwe jest zaznaczenie jednego lub wielu adresów jednocześnie. Listę adresów kontrahentów i pracowników filtruje się również poprzez parametry: Nieaktywni, Pokaż duplikaty, Archiwalni.
Książka adresowa obsługiwana jest przez przyciski: Dodaj- możliwość dodania nowego kontrahenta Podgląd – podgląd/ edycja karty kontrahenta Zatwierdź Zamknij – zamknięcie okna
Książka adresowa
Zakładka [Ogólne] Pola jakie należy wypełnić:
  • OD – lista aktywnych kont pocztowych, do których przypisany jest zalogowany operator
Dodatkowo na odebranej wiadomości dostępny jest przycisk  Dodaj, który pozwala szybciej utworzyć nową kartotekę dla kontrahenta lub dopisać przedstawiciela do podmiotu będącego nadawcą wiadomości. Użycie opcji Dodaj kontrahenta wywołuje formularz nowego kontrahenta, gdzie w polu E-Mail będzie przeniesiony adres e-mail nadawcy. Użycie opcji Dodaj przedstawiciela podnosi okno, na którym należy wskazać kontrahenta, do którego ma zostać przypisany przedstawiciel (jeżeli do wiadomości przypisano podmiot – okno będzie uzupełnione akronimem tego kontrahenta). Po zaakceptowaniu kontrahenta, zostanie wywołany formularz przedstawiciela, gdzie w polu E-Mail będzie przeniesiony adres z wiadomości e-mail z pola OD
  • DO/ DW/ UDW – pola, do których należy wpisać adres e-mail odbiorcy wiadomości (większą ilość adresów należy rozdzielić średnikami). W przypadku wysyłki z  formularza dokumentu, adres e-mail jest automatycznie pobierany z karty podmiotu (jeśli adres jest wypełniony na karcie) oraz z formularza dokumentu z zakładki Kontrahent z pola Email. Dodatkowo pole DO/ DW/ UDW wyświetla okno Książka adresowa (więcej na temat książki adresowej opisane powyżej w punkcie 1). Kolejne pola to Temat wiadomości oraz Treść wiadomości.
Zakładka [Załączniki] Na tej zakładce wyświetlana jest lista załączników. Oprócz załączników w postaci wydruków jest możliwe podpięcie dodatkowych, a ponadto edycja i usunięcie istniejących załączników. Informacja o liczbie załączników wyświetla jest obok nazwy zakładki. Do wiadomości e-mail można dodawać wiele załączników jednocześnie, zaznaczając je na oknie wyboru.
Uwaga
W przypadku wydruku kaskadowego (gdy powstanie wiele, osobnych wiadomości) – załączniki będą dodawane przy zapisywaniu wiadomości.
Uwaga
Jeżeli użytkownik doda załącznik w szablonie, który pojawi się przed wydrukiem seryjnym, zostanie on dołączony do każdego z wysyłanych seryjnie maili.
Zakładka składa się z kolumn:
  • Nazwa pliku
  • Rozmiar – wyświetla rozmiar pliku odczytany z właściwości pliku, a więc jeszcze przed zapisem/ wysłaniem wiadomości
  • Rozmiar w bazie – wyświetla rozmiar pliku/ dokumentu zapisany w bazie programu.
Uwaga
Jeśli rozmiar załącznika ma wartość mniejszą niż 1 MB to wyświetlany jest w KB, jeśli mniejszą to w MB.
Okno obsługiwane jest przez przyciski: Dodaj – dodaj załącznik Zmień - zmień załącznik Usuń - usuń załącznik   Zapisz załącznik.  W rozwijanym menu dostępne są opcje:
  • Zapisz załączniki, umożliwia zapisanie załączników we wskazanym miejscu na dysku;
  • Zapisz załączniki w istniejącym dokumencie Obiegu dokumentów, umożliwia podpięcie załączników do istniejących dokumentów w Bibliotece dokumentów.
  • Zapisz załączniki w nowym dokumencie Obiegu dokumentów, umożliwia dodanie nowego dokumentu w Bibliotece dokumentów i zapisanie w nim załączników.
Zaczytaj dokument przez OCR do rejestru VAT. Więcej informacji na temat funkcji przenoszenia załączników z wiadomości mailowej do Obiegu Dokumentów i rejestru VAT znajduje się tutaj.
Uwaga
Na formularzu wiadomości e-mail na zakładce [Załączniki] możliwe jest dodawanie załączników metodą „przeciągnij i upuść” (przeciąganie ich za pomocą myszki). W tym celu należy wskazać plik w Eksploratorze Windows, a następnie z przytrzymanym lewym klawiszem myszy przeciągnąć go do programu Comarch ERP Optima i upuścić na liście załączników
Zakładka [Historia] Na zakładce zapisywane są zdarzenia związane z tworzeniem, wysyłaniem i modyfikacją e-maila. Zakładka składa się z kolumn:
  • Akcja – zawierającą informację o zdarzeniu wykonanym dla wiadomości (możliwe akcje to m.in. utworzono, odebrano/przypisano, przeczytano, wysłano, załatwiono, zmiana folderu na…),
  • Operator – dla którego konta została wykonana akcja,
  • Data – data i godzina wykonania akcji,
  • Komentarz – dodatkowa informacja, jaka została wprowadzona w momencie oznaczania wiadomości jako załatwionej lub podczas przekazywania – opcje dostępna z poziomu wiadomości w górnym pasku menu. W przypadku kont protokołem IMAP, komentarze będą widoczne wyłącznie lokalnie, nie zostaną przeniesione na serwer pocztowy. Zmiany wykonane na serwerze pocztowym (np. przeniesienie wiadomości do innego folderu) są zapisywane w historii danej wiadomości jedynie, gdy foldery w których zachodzą zmiany są subskrybowane.
Zakładka [Wątek] Program umożliwia wątkowanie korespondencji. Do tematu wiadomości dołączany jest numer, który następnie pozwala na zebranie e-maili wysłanych i odebranych na zakładce [Wątek]prześledzenie danej konwersacji. Wątkowanie czyli dołączanie numeru wątku do tematu, jest domyślnie włączone. W Konfiguracji (Program/CRM/Konta e-mail – zakładka Parametry) można je wyłączyć. Wykorzystując wątkowanie w programie Comarch ERP Optima dopisywany jest numeru wątku, a tym samym zmianie ulega temat wiadomości przychodzącej. W przypadku kont o typie IMAP, jeżeli odpowiedź na pierwszą wiadomość w wątku zostanie udzielona z poziomu innego klienta poczty, w programie taka wiadomość otrzyma nowy wątek. Jeśli wątkowanie jest istotne w prowadzonej korespondencji, zaleca się tworzenie odpowiedzi z poziomu Comarch ERP Optima. W innym wypadku może się zdarzyć tak, że wiadomości zostanie nadany nowy wątek.
Dotyczy wersji: 2018.6.1
Przychodząca wiadomość przypisywana jest do operatora-opiekuna konta, a następnie opiekun konta przypina wiadomość na operatora- użytkownika konta, a ten na nią odpowiada. Nowo odebrana wiadomość zostanie przypisana do tego operatora, który udzielił odpowiedzi jako ostatni.
Zakładka [Dokumenty] Istnieje możliwość powiązania wiadomości przychodzącej/wychodzącej z innymi dokumentami w systemie np. kontaktami w CRM, fakturami, zleceniami serwisowymi itp. W tym celu na formularzu wiadomości e-mail znajduje się zakładka [Dokumenty], a na niej:
  • tabela z dokumentami powiązanymi
  • możliwość powiązania z kontaktem CRM
  • możliwość powiązania z dokumentem w Bibliotece
W przypadku kont o typie IMAP możliwe jest przypisanie e-maila do dokumentu zarówno w przypadku subskrypcji pełnych treści wiadomości, jak i pobierania wyłącznie nagłówków wiadomości. Można również powiązać wiadomości z ręcznie wskazanym podmiotem (np. jeśli kontrahent nie ma przypisanego adresu e-mail i wiadomość nie została z nim powiązana automatycznie).
Uwaga
Powiązanie wiadomości z podmiotem/ dokumentem w programie może być usuwane na skutek niektórych operacji wykonywanych na serwerze/ innym Kliencie poczty; np. podczas przenoszenia wiadomości do folderu niesubskrybowanego (serwerowego) i przywrócenia go z powrotem do folderu subskrybowanego.
Formularz wiadomości e-mail zakładka Ogólne

Lista szablonów wiadomości

Funkcjonalność wysyłki e- maili umożliwia tworzenie gotowych szablonów inaczej mówiąc wzorców wiadomości e – mail. Szablony mogą np. zawierać stałe teksty, które wykorzystywane są np. przy cyklicznej wysyłce e-maili. Szablonów może być wiele, w tym jeden domyślny. Przykładowo, jeżeli chcemy aby w temacie e-maila wysyłanego z poziomu faktury wpisywał się tekst: „Faktura [numer faktury] z dnia [data wystawienia]” wystarczy dodać domyślny szablon z tytułem zdefiniowanym następująco: „Faktura...”. Definiowanie szablonów wiadomości dostępne jest z formularzy dokumentów albo z listy dokumentów. Należy rozwinąć menu pod przyciskiem Wyślij  a następnie wybrać opcję Konfiguracja szablonów e-mail… wybranie tej opcji spowoduje otwarcie listy szablonów. Dla każdego rodzaju dokumentu można stworzyć odrębny szablon lub korzystać z jednego wzorca dostępnego dla wszystkich list i formularzy. W programie można również dodawać szablony z poziomu formularza e-maila. Pozwala to na tworzenie wzorów wiadomości wykorzystywanych często w standardowych zapytaniach i odpowiedziach.

Lista szablonów wiadomości

Lista szablonów wyświetlana jest w formie drzewka (tak jak ma to miejsce na oknie do konfiguracji wydruków). Ustawiając się na gałęzi głównej Procedury  - dodany szablon będzie widoczny z każdego miejsca w programie, gdzie jest możliwość zdefiniowania wzorca e-mail. Ustawiając się na gałęzi z nazwą procedury czyli listy/ formularza gdzie aktualnie jesteśmy – dodany szablon będzie widoczny tylko z tego miejsca.
Przykład
Tworzony jest szablon dla faktur sprzedaży za abonament telefoniczny. Szablon definiowany jest z poziomu listy faktur sprzedaży. Jeśli szablon zostanie dodany ustawiając się na procedurze o nazwie: Lista faktur  to będzie on widoczny tylko z poziomu listy faktur sprzedaży. Jeśli szablon zostanie dodany ustawiając się na gałęzi głównej: Procedury to będzie on widoczny z każdego miejsca w programie, czyli wysyłając e-maila z jakiegokolwiek formularza czy listy dokumentów, na formularzu wiadomości będzie możliwość skorzystania z tego szablonu.
Istnieje również możliwość podpięcia istniejących szablonów do różnych procedur, co może być przydatne w przypadku dokumentów skojarzonych. W takiej sytuacji należy na oknie konfiguracji szablonów e-mail za pomocą ikony  podłączyć szablon.
Przykład
Użytkownik posiada zdefiniowany, wspomniany powyżej szablon dla faktur sprzedaży za abonament telefoniczny. Istnieją jednak sytuacje, że faktury są korygowane, w związku z czym zdefiniowany jest również szablon dla faktur korygujących, ponieważ są to dokumenty skojarzone, to do procedury Lista faktur ( gdzie istnieje już szablon Faktury abonamentowe) podłączony jest szablon Faktury_korekty.
Lista zdefiniowanych szablonów dla formularza faktury sprzedaży
Lista szablonów obsługiwana jest przez przyciski: Dodaj- umożliwia dodanie nowego szablonu Zmień – umożliwia podgląd/ edycję szablonu Usuń – umożliwia usunięcie szablonu Podłącz szablon do procedury – umożliwia podłączenie istniejącego szablonu do procedury, na której aktualnie użytkownik się znajduje Odłącz szablon od procedury - umożliwia odłączenie istniejącego szablonu od procedury, na której aktualnie użytkownik się znajduje Znajdź szablon – umożliwia wyszukanie procedury/szablonu zawierającego określony tekst/ciąg znaków Zamknij – umożliwia zamknięcie okna Ponadto dostępne parametry:
  • Pokazuj tylko wypełnione – po zaznaczeniu tego parametru wyświetli się lista tych procedur, które mają podpięte szablony
  • Ogranicz do bieżącej procedury – po odznaczeniu tego parametru, wyświetli się lista wszystkich procedur

Przeniesienie treści i załączników wiadomości na IBARD

Przeniesienie treści i załączników wiadomości na IBARD umożliwia przeniesienie maili z bazy konfiguracyjnej i przechowywanie ich na serwerach IBARD. W prosty sposób można dotrzeć do maili i sprawdzić ich zawartość. W bazie danych pozostaje nagłówek wiadomości oraz związane z mailem informacje typu historia, dokumenty powiązane itp. Na serwer IBARD przenoszone są treść maila oraz załączniki. W przypadku kont o typie IMAP, wgląd do Dysku IBARD nie jest możliwy z poziomu serwera poczty, czyli inni klienci poczty nie będą mieć do niego dostępu. W przypadku subskrypcji samych nagłówków wiadomości, pobierane są również treści wiadomości i umieszczane na IBARD. Skonfigurowanie skrzynki pocztowej w celu przeniesienia treści i załączników wiadomości na IBARD należy rozpocząć od podania loginu i hasła do konta iBard24. Dane te należy wprowadzić w menu Start/Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail w zakładce [Dysk IBARD].
Uwaga
Wymagana wersja IBARD co najmniej 2.9.0.
Uwaga
Dopuszczalne są maksymalnie 2 aktywne logowania na jedno konto IBARD

Skrzynka pocztowa

W skrzynce pocztowej w lewym panelu na drzewie folderów dostępna jest gałąź o nazwie Dysk IBARD. Po otwarciu skrzynki  gałąź ta jest zawsze zwinięta. Po jej rozwinięciu Dysk IBARD składa się z folderów:
  • skrzynka odbiorcza
  • elementy wysłane
  • załatwione
W Dysk IBARD można dodawać, przenosić i usuwać własne foldery. Nie jest możliwe przenoszenie folderów między Dysk IBARD, a kontem pocztowym. Podczas przenoszenia maila nagłówek maila zostaje w bazie Comarch ERP Optima natomiast treść oraz załączniki przenoszone zostaną na konto wskazane na serwerze IBARD. Mail może być przeniesiony poprzez przesunięcie jednego maila do Dysk IBARD, przesunięcie kilku wybranych maili do Dysk IBARD lub seryjne przeniesienie maili starszych niż wskazana data.

Przeniesienie pojedynczego maila

Przeniesienie pojedynczego maila odbywa się przez przeciągnięcie go do wybranego folderu w panelu Dysk IBARD.

Przeniesienie wybranych maili

Przeniesienie wybranych maili odbywa się przez zaznaczenie kilku maili i przeciągnięcie ich do wybranego folderu w panelu Dysk IBARD.

Seryjna przeniesienie maili

W skrzynce pocztowej w menu głównym (wstążka) znajduje się przycisk Przenieś na IBARD w grupie Archiwizacja.  Przenieś na IBARD - przycisk pozwala na uruchomienie przeniesienie treści i załączników wiadomości na IBARD według podanych parametrów. Po wybraniu przycisku Przenieś na IBARD wyświetli się okno Przeniesienie treści i załączników wiadomości na IBARD :
Przeniesienie treści i załączników wiadomości na IBARD
W oknie dostępne są pola:
  • Przenieś na IBARD treści i załączniki maili dla konta – istnieje możliwość przeniesienia maili dla wybranego konta dla którego opiekunem jest dany operator lub wszystkich (przenoszone są maile od razu dla wszystkich kont, których operator jest opiekunem)
  • Przenieś na IBARD treści i załączniki maili starsze niż – należy wskazać datę końcową okresu, za jaki powinny być przeniesione maile
Po uzupełnieniu powyższych pól i ich zaakceptowaniu następuje połączenie z IBARD w oparciu o login i hasło podane w konfiguracji, natomiast w skrzynce pocztowej zostaną odfiltrowane maile, dla których data wysłania lub otrzymania jest mniejsza niż wskazana data.  W ten sposób przenoszone są maile z folderów skrzynka odbiorcza, elementy wysłane oraz załatwione. Maile są przenoszone do odpowiadających im folderów na IBARD. W przypadku dodania nowych folderów lub podfolderów do folderów głównych przy seryjnym przenoszeniu wykonywane jest odpowiednie mapowanie ich z folderami na dysku IBARD. Mapowanie odbywa się po nazwie folderu tzn. jeżeli folder o danej nazwie dla danego konta nie istnieje na dysku IBARD zostanie założony.

Zarządzanie mailami na dysku IBARD.

Na dysku IBARD działa filtrowanie po nagłówku i po treści maila. Zasady filtrowania są podobne, jak w przypadku skrzynki pocztowej. Użytkownik może wykorzystać zarówno pole do wpisania tekstu, jak i filtry w konstruktorze filtra.
Uwaga
Wyszukiwanie w treści przeniesionych maili obejmuje te maile, których treść w postaci tekstowej jest mniejsza od 10MB.
Filtrowanie na dysku IBARD nie uwzględnia znaków specjalnych (podobnie jak w Outlooku) tzn. jeżeli zostanie podany ciąg znaków Kowalski! to wyszukane zostaną wszystkie maile, które zawierają ciąg Kowalski. Ze względów wydajnościowych zalecana minimalna ilość znaków do filtrowania maili w archiwum to 3 znaki. Maile na dysku IBARD są otwierane w trybie tylko do odczytu, użytkownik nie może ich modyfikować. Jeśli użytkownik chce edytować maila powinien go przenieść do folderu w skrzynce pocztowej. Przeniesienie maila na dysku IBARD do poczty odbywa się przez przeciągnięcie go do wybranego folderu poczty. W takim przypadku cała zawartość maila jest odtwarzana w bazie Comarch ERP Optima, natomiast z IBARD zawartość maila jest usuwana. Usunięcie maila na dysku IBARD powoduje jego ostateczne usunięcie z bazy. Usuwany jest nagłówek maila z bazy, a z IBARD zarówno plik z zawartością maila, jak i z załącznikami. Jeżeli dla konta IBARD nie ma określonych parametrów archiwizacji (konto IBARD) to przy próbie przeniesienia wyświetlony zostanie komunikat: W przypadku braku licencji na moduł CRM/CRM Plus zablokowana jest możliwość przeniesienia maili. Przycisk Przenieś na IBARD jest nieaktywny i nie ma możliwości przeciągania maili do folderów w Dysk IBARD.

Seryjne wysyłanie wiadomości do Przedstawicieli kontrahenta.

Z poziomu listy kontrahentów dostępna jest opcja seryjnego wysyłania maili do przedstawicieli kontrahenta. Mailing będzie realizowany dla tych przedstawicieli, którym na formularzu została zaznaczona opcja mailing seryjny.
Formularz przedstawiciela
Funkcja dostępna jest z listy kontrahentów po wybraniu z menu Wyślij wydruk  opcji Seryjny E-mail bez wydruku. Podczas wysyłania wiadomości uwzględniane są dane z kart kontrahentów zaznaczonych na liście. Istnieje możliwość wysłania maili w trzech wariantach: Wszyscy, Przedstawiciele, Kontrahenci.
  • Wszyscy – mail zostanie wysłany równocześnie na adresy mailowe wprowadzone na kartach kontrahentów na zakładce [Ogólne] oraz na adresy wprowadzone na formularzach przedstawicieli (którzy mają zaznaczony parametr „mailing seryjny” oraz uzupełniony adres e-mail).
  • Przedstawiciele – mail zostanie wysłany na adresy mailowe wprowadzone na formularzach aktywnych przedstawicieli, którzy mają zaznaczony parametr mailing seryjny oraz uzupełniony adres e-mail. Istnieje możliwość seryjnego zaznaczenia/ odznaczenia parametru dla przedstawicieli wybranych kontrahentów (operacja seryjna na liście kontrahentów).
  • Kontrahenci – mail zostanie wysłany na adresy mailowe wprowadzone na kartach kontrahentów na zakładce [Ogólne].
Po wybraniu jednej z powyższych opcji należy zdefiniować sposób wysyłania wiadomości:
  • jeden mail do jednego adresata – generowane będą odrębne wiadomości na każdy adres mailowy. Daje to możliwość personalizowania szablonów i umieszczania w treści maila makr pobierających dane z karty kontrahenta/ przedstawiciela. Adres mailowy kontrahenta/ przedstawiciela będzie podstawiany w mailu  w pole Do:.
  • jeden mail do wszystkich adresatów – tworzona będzie jedna wiadomości dla wszystkich adresatów. Adresy mailowe są podstawiane w pole UWD, dzięki czemu adresat docelowy widzi tylko siebie jako adresata. Wszyscy adresaci otrzymują mail o identycznej treści, nie ma możliwości personalizowania szablonów pod kątem kontrahentów/ przedstawicieli (nie są podstawiane dane pod wykorzystane makra).
Podczas wysyłania maili seryjnych możliwe jest wskazanie szablonów podłączonych zarówno do listy, jak i formularza kontrahenta. Na szablonie możliwe jest wykonywanie zapytań do bazy danych przy użyciu funkcji GetSql, dzięki której użytkownik może w wiadomości umieścić informacje, których standardowo nie ma w dostępnych makrach. W przypadku wysyłania wiadomości typu jeden mail do jednego adresata  do przedstawicieli można dodatkowo wykorzystać makra:
  • Tytuł – tytuł przedstawiciela
  • Nazwa – imię i nazwisko przedstawiciela
Funkcjonalność seryjnego e-mail dostępna jest także na liście Pracowników, Banków, Urzędów oraz Właścicieli. Zasada działania jest podobna jak dla kontrahentów, z wyjątkiem możliwości przesyłania maili do przedstawicieli

Lista podpisów

W programie można zdefiniować dla każdego operatora kilka różnych podpisów i  określić który z nich jest podpisem domyślnym. Jest to przydatne w firmach, które cyklicznie wysyłają maile do swoich odbiorców. Zdefiniowanie wzorca podpisu jest możliwe w skrzynce pocztowej z poziomu menu głównego (wstążki). Na liście podpisów znajdują się dwie kolumny:
  • domyślny – jeśli podpis jest domyślny to wyświetla się zaznaczenie
  • nazwa – nazwa zdefiniowanego podpisu
Ponadto lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Dodaj – umożliwia dodanie nowego podpisu Zmień – umożliwia podgląd/ edycję podpisu Usuń – umożliwia usunięcie podpisu Zamknij – umożliwia zamknięcie okna

Uwaga
Dodawane podpisy są widoczne i dostępne do użycia wyłącznie dla operatora, który je utworzył.

Formularz wiadomości - pasek menu

Zakładka [Narzędzia okna] zawiera opcje:
  • wydruk i podgląd wiadomości
  • pisownia – sprawdzanie pisowni
  • parametry wyślij – możliwość wybrania opcji: Odpowiedz/ Odpowiedz wszystkim/ Prześlij
  • poczta – dostępne opcje: Przekaż wiadomość – przekazanie wiadomości innemu operatorowi oraz Załatw – przekazanie/ załatwienie wiadomości
  • wstawianie – wybór szablonu ( wzorca e-mail) oraz zdefiniowanego podpisu
  • znaczniki – możliwość ustawienia stopnia ważności wiadomości oraz wysłania prośby o Potwierdzenie odebrania wiadomości.
  • formatowanie – możliwość wyboru w jakim formacie wiadomość zostanie utworzona ( HTML albo zwykły tekst)
  • inne – możliwość wyboru operatora prowadzącego ( wyświetlana jest lista operatorów w programie) oraz możliwość nadawania wątku.

W programie możliwe jest również dodatkowe oznaczanie wątków przedrostkami zdefiniowanymi przez użytkownika. Domyślnie dla wątków stosowany jest przedrostek: „OPT!MA”. Chcąc zdefiniować własny tekst (maksymalnie 20 znaków), należy wpisać go bezpośrednio w pole Przedrostek dodawany do numeru wątku (dostępne w Start/Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail na zakładce [Parametry]) i zapisać zmiany w konfiguracji.

Zakładka [Format czcionki] umożliwia formatowanie tekstu: wybór rodzaju, koloru, rozmiaru czcionki oraz innych opcji dostępnych w edytorze. Dodatkowo z poziomu tej zakładki dostępna jest opcja Wstaw obraz z pliku, która umożliwia wstawienie w treści wiadomości jakiegoś obrazu. Zakładka [Tabele] umożliwia wstawienie tabel jak również ich obróbkę.

Formularz podpisu

Formularz podpisu umożliwia wpisanie dowolnego tekstu z możliwością wyboru rodzaju, rozmiaru i koloru czcionki oraz innych opcji w dostępnym edytorze. Pola jakie należy wypełnić:
  • Nazwa – nazwa podpisu. Pola jest obowiązkowe.
  • Domyślny – możliwość zaznaczenia czy podpis ma być podpisem domyślnym.
Uwaga
Jest możliwe aby żaden z podpisów nie był domyślny, natomiast nie ma możliwości zaznaczenia kilku podpisów domyślnych.
Ponadto okno obsługiwane jest przez standardowe przyciski:  Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian Zamknij – umożliwia zamknięcie okna
Formularz wzorca podpisu

Przeniesienie załącznika z wiadomości mailowej do Obiegu dokumentów i rejestru VAT.

Z poziomu otwartego formularza wiadomości e-mail można przenieść załączniki bezpośrednio do Biblioteki dokumentów lub do Rejestrów VAT za pomocą funkcji OCR. Na formularzu wiadomości mailowej na zakładce [Załączniki] dostępne są ikony: - Zapisz załącznik.  W rozwijanym menu dostępne są opcje:
  • Zapisz załączniki, umożliwia zapisanie załączników we wskazanym miejscu na dysku;
  • Zapisz załączniki w istniejącym dokumencie Obiegu dokumentów, umożliwia podpięcie załączników do istniejących dokumentów w Bibliotece dokumentów.
  • Zapisz załączniki w nowym dokumencie Obiegu dokumentów, umożliwia dodanie nowego dokumentu w Bibliotece dokumentów i zapisanie w nim załączników.
Zaczytaj dokument przez OCR do rejestru VAT.

Przenoszenie załączników do Obiegu dokumentów.

Po wybraniu opcji Zapisz załączniki w nowym dokumencie Obiegu dokumentów dla zaznaczonych pozycji utworzy się nowy dokument firmowy w Obiegu dokumentów i zostaną podpięte załączniki do Archiwum plików, pliki zapisywane są w bazie. Jako tytuł dokumentu przenosi się nazwa załącznika, natomiast w polu Numer obcy przenosi się numer wątku, np. EMAIL/38/2021, lub numer wiadomości mailowej w przypadku gdy w programie wyłączone jest wątkowanie korespondencji. Po zaznaczeniu na liście kilku załączników i wybraniu opcji Zapisz załączniki w nowym dokumencie Obiegu dokumentów pojawia się komunikat: „Zaznaczono kilka załączników do przeniesienia do dokumentu Obiegu dokumentów. Czy powiązać je z jednym dokumentem obiegu?” Do wyboru opcje: -Tak, przenieś do jednego – po wybraniu tej opcji wszystkie załączniki zostaną powiązane z jednym nowoutworzonym dokumentem w Bibliotece dokumentów; - Nie, przenieś 1:1 – po wybraniu tej opcji, dla każdego załącznika program utworzy osobny dokument w Bibliotece dokumentów. Wybranie opcji Zapisz załączniki w istniejącym dokumencie Obiegu otworzy listę dokumentów w Bibliotece dokumentów. W przypadku gdy wiadomość z której przenosimy załączniki jest kolejną wiadomością w danym wątku mailowym, który wcześniej został już powiązany z dokumentem w bibliotece, na wyświetlonej liście domyślnie zaznaczony jest parametr Powiązany z wątkiem mailowym, lista dokumentów jest zawężana do dokumentów z danego wątku mailowego. Jeśli wątek nie został jeszcze powiązany z żadnym dokumentem w Obiegu dokumentów to parametr Powiązany z wątkiem mailowym jest odznaczony. Po wykonaniu powyższych czynności na wiadomości mailowej w zakładce [Dokumenty] w sekcji Biblioteka dokumentów widoczne jest powiązanie z dokumentem w Obiegu dokumentów.
Uwaga
Opcje Zapisz załączniki w nowym dokumencie Obiegu dokumentów oraz Zapisz załączniki w istniejącym dokumencie Obiegu dokumentów widoczne są tylko dla Operatorów zalogowanych z modułem Obieg Dokumentów.

Zaczytywanie dokumentów przez OCR do rejestru VAT

Wybranie opcji Zaczytaj dokument przez OCR do rejestru VAT uruchamia funkcję OCR, która zaczytuje dokument tak samo jak przy uruchomieniu OCR z poziomu Rejestrów VAT. Przy zaczytywaniu dokumentu przez OCR wyświetla się okno z możliwością wyboru do jakiego rejestru mają trafić dokumenty. Na oknie można wybrać, czy dokumenty ma zostać dodany do rejestrów zakupu, czy sprzedaży. W zależności od wybranej opcji z rozwijanej listy można wybrać rejestry zakupu lub sprzedaży zdefiniowane w konfiguracji Firma/Księgowość/Rejestry zakupów VAT lub Rejestry sprzedaży VAT. Po wybraniu rejestru dokumenty są przetwarzane przez OCR i dodawane do wybranego rejestru. Więcej informacji na temat funkcji OCR znajduje się tutaj. Po zaczytaniu dokumentu przez OCR z poziomu wiadomości mailowej utworzy się dokument w Obiegu dokumentów z podpiętym i zapisanym do bazy załącznikiem, analogicznie jak przy zaczytywaniu dokumentów z dysku przez OCR. Utworzony dokument w Obiegu dokumentów jest powiązany zarówno z dokumentem z Rejestru VAT jak i wiadomością mailową. Na wiadomości mailowej również widoczne jest powiązanie z dokumentem z Rejestru VAT i dokumentem OBD, a na dokumencie w rejestrze VAT jest powiązanie z dokumentem w Obiegu dokumentów i wiadomością mailową. Opcja przeniesienia dokumentu za pomocą funkcji OCR do Rejestru VAT dostępna jest na formularzu wiadomości mailowej, niezależnie od tego czy operator jest zalogowany z modułem OBD. Dokumenty w Bibliotece dokumentów tworzą się bez modułu OBD tak jak ma to miejsce w przypadku zaczytywania dokumentów przez OCR w Rejestrze VAT. Opcja przeniesienia dokumentów przez OCR do Rejestru VAT dostępna jest w przypadku kiedy użytkownik zalogowany jest na moduł CRM lub CRM Plus oraz dowolny moduł zawierający dostęp do Rejestrów VAT (np.: Faktury, Handel, Handel Plus, Księga podatkowa, Księga Handlowa, lub Księga Handlowa Plus).

Windykacja należności (CRM Plus)

Windykacja należności

https://www.youtube.com/watch?v=wFUIasYaV14 W module CRM Plus jest dostępny mechanizm automatycznej windykacji należności oraz mechanizm windykacji na żądanie. Operator programu ma możliwość definiowania elastycznych schematów windykacji, na które może składać się wysyłanie do kontrahentów wiadomości e-mail informujących o nieuregulowanych należnościach, tworzenie w module CRM Plus kontaktów/ zadań związanych z takimi kontrahentami, wysyłanie wiadomości sms, generowanie i wysyłanie poprzez e-mail Ponagleń Zapłaty i wreszcie blokowanie sprzedaży problematycznym kontrahentom. W ramach automatycznej windykacji operacje wykonywane są automatycznie przez usługę Serwis Operacji Automatycznych – po zdefiniowaniu schematu windykacji ręczna ingerencja operatora programu nie jest już konieczna. Dla ułatwienia procesu ściągania nieuregulowanych płatności, dostępna jest również funkcja windykacji na żądanie. Pozwala ona użytkownikowi na wykonanie wybranych etapów windykacyjnych dla wskazanych należności bezpośrednio z poziomu Preliminarza Płatności.
Uwaga
Niektóre operacje wykonywane przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych, takie jak generowanie Ponagleń Zapłaty, blokada sprzedaży czy wysyłanie wiadomości e-mail (jeśli w szablonie wykorzystano makro Zestawienie dokumentów nierozliczonych) wymagają obecności modułu Kasa/Bank.
Aby możliwa była automatyczna windykacja należności należy przeprowadzić jej konfigurację w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ CRM/  Windykacja należności.
Konfiguracja Automatu windykacji
W menu CRM znajduje się sekcja Windykacja, w której można definiować Schematy windykacji oraz monitorować Historię zdarzeń windykacyjnych. Windykacja ma zastosowanie wobec nieuregulowanych płatności kontrahenta czyli m.in. faktur sprzedaży, korekt do faktur zakupu.
Menu CRM/ Windykacja
Aby automatyczna windykacja należności była możliwa, oprócz ustawień w konfiguracji należy zdefiniować schematy, które będą wykorzystywane do windykacji płatności. Ustawienia dotyczące kontrahentów związane z Windykacją należności zostały opisane tutaj. Na liście kontrahentów możliwe jest także seryjne ustawianie schematu windykacji, szczegóły dostępne w artykule Zmień schemat windykacji.  Windykacji automatycznej podlegać będą tylko te należności, które mają przypisany schemat windykacji. Domyślnie przypisany jest schemat windykacji ustalony na karcie kontrahenta (menu Ogólne/ Kontrahenci – formularz kontrahenta, zakładka [Płatności]Schemat windykacji). Jeśli na karcie kontrahenta nie ustalono indywidualnego schematu windykacji, przypisywany jest schemat zdefiniowany na liście schematów (menu CRM/ Schematy windykacji) jako domyślny. Jeśli do kontrahenta nie przypisano indywidulanego schematu windykacji i nie ustalono w programie domyślnego schematu windykacji, płatność trafia do Preliminarza płatności bez przypisanego schematu – operator może ręcznie wskazać schemat windykacji. Do każdej płatności można przypisać schemat windykacji, zgodnie z którym Klient będzie  informowany o zbliżającym się lub upływającym terminie płatności, dopóki płatność ta nie zostanie rozliczona. Na formularzu płatności w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności znajduje się zakładka [Windykacja] W Preliminarzu płatności na liście w operacjach seryjnych i w menu kontekstowym można ustawić schemat windykacji dla zaznaczonych płatności. Zaakceptowanie pustego pola spowoduje usunięcie schematu na wybranych płatnościach (funkcja jest dostępna również na liście pod prawym przyciskiem myszy). Płatności poza okresem windykacji: Jeśli okaże się, że pomimo wysyłania wiadomości e-mail , Ponagleń Zapłaty, kontrahent nie uregulował płatności, na liście dokumentów nierozliczonych w menu Kasa/Bank korzystając z parametru Poza windykacją można wyfiltrować płatności typu przychód z przypisanym schematem windykacji, których termin realizacji minął tak, że nie obejmuje ich już żaden etap w przypisanym do nich schemacie windykacji.

Formularz schematu windykacji

Schemat windykacji jest tworzony przez operatora zgodnie z indywidualnymi preferencjami, w skład schematu może wchodzić wysłanie do kontrahentów wiadomości e-mail informujących o nieuregulowanych należnościach, tworzenie kontaktów/ zadań CRM związanych z takimi kontrahentami, wysyłanie wiadomości sms, generowanie i wysyłanie poprzez e-mail Ponagleń zapłaty oraz blokowanie sprzedaży problematycznym kontrahentom. Formularz schematu windykacji zawiera:
  • Kod – kod schematu windykacji (pole obowiązkowe).
  • Nazwa – nazwę schematu windykacji.
  • Parametr Domyślny – jeśli dla kontrahenta nie ustalonego indywidualnego schematu windykacji (menu Ogólne/ Kontrahenciformularz kontrahenta, zakładka [Płatności]Schemat windykacji), na Płatnościach kontrahentów w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności, na zakładce [Windykacja] będzie automatycznie podpowiadał się domyślny schemat windykacji. Zaznaczenie parametru Domyślny na edytowanym schemacie windykacji skutkuje jego automatycznym odznaczeniem na schemacie dotychczas oznaczonym jako domyślny.
  • Tabelę z etapami schematu windykacji zawierającą kolumny Kod, Nazwa, Typ, Termin. Dla tabeli Etapy dostępne są przyciski:

 – tworzenie etapów windykacji.

 Otwórz – edycja etapu windykacji.

 Usuń – usunięcie etapu windykacji.

Schemat windykacji może obejmować wysyłanie do kontrahentów wiadomości e-mail, generowanie kontaktów i zadań CRM, generowanie i wysyłanie poprzez e-mail Ponagleń Zapłaty oraz blokowanie sprzedaży:

  • e-mail:
    • Kod – należy podać kod etapu windykacji (pole obowiązkowe, nieunikalne).
    • Wykonaj [ ] po terminie realizacji płatności – należy określić w jakim czasie w odniesieniu do terminu realizacji płatności ma zostać wysłana do kontrahenta wiadomość e-mail z przypomnieniem o zaległych należnościach. Zero oznacza wysłanie wiadomości e-mail w dniu terminu realizacji, liczba dodatnia oznacza wysłanie wiadomości e-mail po upływie terminu realizacji, liczba ujemna oznacza wysłanie wiadomości e-mail przed upływem terminu realizacji płatności.
    • Wyślij jedną wiadomość e-mail dla wszystkich płatności z tym samym terminem płatności – W przypadku gdy dla kontrahenta jest kilka płatności podlegających windykacji z tym samym terminem płatności to:
    • jeśli parametr jest zaznaczony, dla takich płatności wysyłana jest zbiorcza wiadomość e-mail.
    • jeśli parametr jest odznaczony, do każdej płatności generowany jest osobny e-mail.
    • Szablon e-mail – pole obowiązkowe, należy wybrać szablon wiadomości e-mail spośród szablonów zdefiniowanych na formularzu zdarzenia w Preliminarzu płatności (menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności – po otwarciu okna płatności na wstążce w górnym menu ikon pod ikoną Wyślij jest dostępna opcja Konfiguracja szablonów e-mail , gdzie można zdefiniować szablony e-mail dla zdarzenia z Preliminarza płatności). Jeżeli wybrano szablon z wprowadzonym adresem UDW, w polu Wysyłaj kopie wiadomości na adres widoczne będą adresy UDW wprowadzone na szablonie. Jeśli nie zdefiniowano żadnego szablonu e-mail z poziomu zdarzenia w Preliminarzu płatności, szablon można zdefiniować w oknie Etapu schematu windykacji po naciśnięciu przycisku Szablon e-mail.Wysłana wiadomość e-mail będzie zgodna z wybranym szablonem. W oknie edycji szablonu e-mail dla zdarzenia w Preliminarzu płatności oprócz standardowych dostępne są następujące makra:
      • Zestawienie dokumentów windykowanych – makro podstawia informacje o wszystkich nieuregulowanych płatnościach kontrahenta zgodnie z terminem wskazanym na akcji windykacyjnej. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta oraz podsumowanie dokumentów z podziałem na waluty.
      • Zestawienie dokumentów nierozliczonych po terminie – makro podstawia informację o nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, których liczba dni po terminie jest większa niż dokumentu podlegającego windykacji. Uzupełniając zestawienie dokumentów przeterminowanych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Po terminie oraz podsumowanie dokumentów z podziałem na waluty
      • Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych po terminie – makro podstawia informację o wszystkich nieuregulowanych i przeterminowanych płatnościach kontrahenta. Uzupełniając zestawienie dokumentów przeterminowanych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Po terminie oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty.
      • Zestawienie dokumentów nierozliczonych przed terminem – makro podstawia informację o nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, których liczba dni przed terminem jest mniejsza niż dokumentu podlegającego windykacji. Uzupełniając zestawienie dokumentów nierozliczonych, których termin jeszcze nie minął, program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Dni do terminu, oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty. Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych przed terminem.
      • Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych przed terminem – makro podstawia informację o wszystkich nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, które nie są jeszcze przeterminowane. Uzupełniając zestawienie dokumentów nierozliczonych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Dni do terminu, oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty.
Usunięcie z programu szablonu e-mail przypisanego do etapu windykacji uniemożliwi wysłanie do kontrahentów wiadomości e-mail.
  • Zadanie lub kontakt CRM
    • Kod – należy podać kod etapu windykacji (pole obowiązkowe, nieunikalne).
    • Wykonaj [ ] po terminie realizacji płatności – należy określić ile dni w odniesieniu do terminu realizacji płatności ma zostać wygenerowany kontakt/ zadanie CRM. Zero oznacza wygenerowanie kontaktu/ zadania CRM w dniu terminu realizacji, liczba dodatnia oznacza wygenerowanie kontaktu/ zadania CRM po upływie terminu realizacji, liczba ujemna oznacza wygenerowanie kontaktu/ zadania CRM przed upływem terminu realizacji płatności.
    • Dokument – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla generowanych kontaktów/ zadań CRM. Nie jest możliwe usunięcie z programu schematu numeracji wskazanego dla kontaktu/ zadania CRM w etapie windykacji.
    • Temat – przenoszony na kontakt/ zadanie CRM.
    • Generuj kontakt/ zadanie CRM – należy wybrać czy w module CRM mają być generowane kontakty czy zadania. W przypadku generowania zadań CRM będą pobierane ustawienia z menu Start/Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Windykacja/ CRM sekcja Zadanie (przedział czasowy zadania, jego czas trwania i związane z nim przypomnienie).
Etap schematu windykacji – kontakt
  • Ponaglenie zapłaty
    • Kod należy podać kod etapu windykacji (pole obowiązkowe, nieunikalne).
    • Wykonaj [ ] po terminie realizacji płatności należy określić ile dni po terminie realizacji płatności ma zostać wygenerowane Ponaglenie Zapłaty (najwcześniej jeden dzień po terminie realizacji płatności).
    • Dokument należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Ponagleń Zapłaty. Nie jest możliwe usunięcie z programu schematu numeracji wskazanego dla Ponaglenia Zapłaty w etapie windykacji.
    • Koszty dodatkowe waluta wprowadzonych kosztów jest zgodna z walutą Ponaglenia Zapłaty. W przypadku, kiedy koszty dodatkowe mają generować płatności, należy określić dla nich formę płatności i termin płatności liczony od dnia generowania Ponaglenia.
    • Wyślij e-mail z wydrukiem ponaglenia zapłaty po zaznaczeniu parametru w chwili generowania Ponaglenia zostanie wysłana do kontrahenta wiadomość e-mail zgodna z wybranym szablonem zawierająca w załączniku wydruk Ponaglenia. Dla wysłanego wydruku należy określić tytuł Ponaglenia Zapłaty: Ponaglenie/ Wezwanie/ Upomnienie. Jeśli zaznaczono wysyłkę wydruku mailem, możliwy jest wybór wzorca wydruku (lista jest zgodna z lista wydruków dostępnej z poziomu formularza Ponaglenia zapłaty, z wyłączeniem wydruków tekstowych i kaskadowych). Jeżeli wybrano szablon z wprowadzonym adresem UDW, w polu Wysyłaj kopie wiadomości na adres widoczne będą adresy UDW wprowadzone na szablonie.
Uwaga
Podczas wysyłania poprzez e-mail wydruku Ponaglenia Zapłaty nie są uwzględniane parametry dla wydruku: Popisz cyfrowo pliki PDF i Kopia elektroniczna.
Etap schematu windykacji – Ponaglenie Zapłaty
Uwaga
W przypadku wskazania szablonu z przypisanym adresem nadawczym do wysyłki wiadomości e-mail w ramach operacji automatycznych, domyślny adres nadawaczy z szablonu będzie ignorowany, a wiadomość zostanie wysłana z adresu e-mail określonego w konfiguracji danego automatu.
  • Blokada sprzedaży
    • Kod należy podać kod etapu windykacji (pole obowiązkowe, nieunikalne).
    • Wykonaj [] po terminie realizacji płatnościzgodnie z ustalonym terminem dla kontrahentów spełniających kryteria zostanie włączona blokada wystawiania dokumentów rozchodowych (menu Ogólne/ Kontrahenci – formularz kontrahenta, zakłada [Handlowe]).
Etap schematu windykacji – Blokada sprzedaży
  • SMS

Dla akcji sms należy określić w jakim terminie w odniesieniu do terminu nieuregulowanych płatności ma zostać wysłany sms (liczba ujemna oznacza wysłanie wiadomości o podana ilość dni przed upływem terminu płatności).  Wybierając szablon SMS należy zdefiniować treść wiadomości, która zostanie wysłana przez automat windykacji lub w ramach windykacji na żądanie. Szablony wykorzystywane w windykacji są pobierane z formularza płatności w Preliminarzu. Po naciśnięciu przycisku Szablon SMS można utworzyć nowy szablon.

Podczas automatycznej windykacji wysyłany jest jeden sms zawierający informację o jednej nieuregulowanej płatności (w przypadku istnienia kilku niezapłaconych dokumentów, wysyłanych jest kilka wiadomości sms).

SMS jest wysyłany na numer telefonu wpisany na karcie kontrahenta, na zakładce [Płatności] w sekcji Windykacja należności. Jeśli tu nie podano numeru, pobierany jest numer telefonu SMS z karty kontrahenta, z zakładki [Ogólne].

Na formularzu SMS, na zakładce [Dokumenty] w tabeli Dokumenty skojarzone jest automatycznie podpinany dokument, na podstawie którego został wysłany SMS.

Etap schematu windykacji – SMS
Uwaga
Mogą wystąpić kilkuminutowe przesunięcia między czasem wykonania etapu ustawionym w konfiguracji a rzeczywistym czasem.

Schematy windykacji

Aby automatyczna windykacja należności była możliwa, oprócz ustawień w konfiguracji należy zdefiniować schematy, które będą wykorzystywane do windykacji płatności. Utworzenie schematu windykacyjnego polega na zdefiniowaniu szeregu akcji, które będą wykonywać się automatycznie (bez udziału operatora) dla poszczególnych zdarzeń w Preliminarzu Płatności w zależności od daty bieżącej i terminu realizacji płatności. Utworzyć można wiele różnych schematów windykacyjnych, jeden z nich można oznaczyć jako domyślny, można również przypisać do danego kontrahenta indywidualny schemat windykacji. Kolejne akcje schematu windykacji operator może wybrać spośród kilku dostępnych akcji: wysyłania wiadomości e-mail do kontrahentów, generowania zadań/ kontaktów CRM, wysyłania wiadomości sms, generowania i wysyłania poprzez e-mail Ponagleń Zapłaty i blokowania kontrahentom sprzedaży. Przypisanie danego schematu windykacji do płatności spowoduje, że kolejno będą wykonywać się określone w tym schemacie akcje, zgodnie z godziną akcji ustaloną w konfiguracji i czasem wykonania akcji ustalonym podczas definiowania schematu. Na liście widoczne są utworzone przez użytkownika schematy windykacji. Lista domyślnie zawiera predefiniowany schemat windykacji, składa się z kolumn:
  • Kod – kod schematu windykacji,
  • Nazwa – nazwa schematu windykacji,
  • Domyślny – jeden ze schematów windykacji można oznaczyć jako domyślny (pole nie jest obowiązkowe). Jeśli dla kontrahenta nie ustalonego indywidualnego schematu windykacji (menu Ogólne/ Kontrahenciformularz kontrahenta, zakładka [Płatności]Schemat windykacji), na Płatnościach kontrahentów w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności, na zakładce [Windykacja] będzie automatycznie podpowiadał się ten schemat windykacji.
Na liście dostępne są przyciski:  Dodaj – dodanie nowego schematu windykacji,  Zmień – edycja istniejącego schematu windykacji,  Usuń – usunięcie schematu widnykacji.
  • Nie można usunąć schematu przypisanego do kontrahenta (menu Ogólne/ Kontrahenciformularz kontrahenta, zakładka [Płatności]Schemat windykacji),
  • Przy usuwaniu schematu przypisanego na płatności w Preliminarzu płatności generowany jest komunikat: Istnieją płatności w Preliminarzu, do których jest przypisany usuwany schemat windykacji. Po usunięciu schematu płatności te nie będą podlegały windykacji. Czy chcesz kontynuować?
 Zamknij.
Lista schematów windykacji

Windykacja na żądanie

Windykacja na żądanie pozwala użytkownikowi na wykonanie wybranych etapów windykacyjnych dla wskazanych należności bezpośrednio z poziomu Preliminarza Płatności. Podczas realizacji tych akcji, uwzględniane są ustawienia z Start/Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Windykacja należności (z pominięciem opcji Pomijaj należności do) oraz parametry konkretnego etapu (z pominięciem ustawień dotyczących terminu). Funkcjonalność dostępna jest na oknie Preliminarza Płatności w menu Kasa/Bank/ Preliminarz Płatności pod przyciskiem Windykacja  oraz w menu kontekstowym. Przycisk działa dla pozycji zaznaczonych na liście, a w przypadku braku zaznaczenia – dla podświetlonej transakcji. Formularz Windykacji na żądanie Użycie przycisku Windykacja  wywołuje formularz Schemat windykacji – wykonaj wskazane etapy. Domyślny schemat dla windykacji na żądanie ustalany jest następująco:
  • Jeżeli na zaznaczonych w Preliminarzu zdarzeniach dodany jest ten sam schemat, to będzie on widoczny jako domyślny na oknie windykacji na żądanie.
  • Jeżeli na zaznaczonych zdarzeniach są różne schematy, to na formularzu podpowie się ten z nich, który jest określony jako schemat domyślny dla danej bazy firmowej.
  • Jeżeli żadne z zaznaczonych zdarzeń nie ma przypisanego schematu domyślnego, to na formularzu widoczny jest losowo jeden z dodanych do zaznaczonych zdarzeń schematów.
Użytkownik może jednak ręcznie zmienić schemat windykacyjny na inny dostępny w menu CRM/ Schematy lub dodać nowy – po kliknięciu w przycisk Schemat windykacji. Szczegółowe zasady tworzenia schematów windykacji zostały opisane w artykule Schematy windykacji. Dla wskazanego schematu widoczna jest lista wszystkich przypisanych do niego etapów – wraz z kodem, nazwą i typem. Przycisk lupy umożliwia dodanie nowych oraz edycję już istniejących etapów. Nie jest możliwa edycja pojedynczego etapu bezpośrednio oknie windykacji na żądanie. Na formularzu widoczna jest również lista dokumentów (wraz z ich numerami i podmiotami), które zostały wskazane do windykacji na żądanie. Po wybraniu przynajmniej jednego etapu, przycisk Wykonaj  staje się aktywny. Wówczas program dla wybranych zdarzeń w Preliminarzu Płatności wygeneruje zaznaczone etapy z danego schematu windykacji. Jeżeli wskazana płatność ma już przypisany stały schemat windykacji, to program zrealizuje etapy zarówno według automatycznej windykacji należności oraz ponowi wybrane przez użytkownika akcje w ramach windykacji na żądanie. Informacja o wykonanych akcjach będzie widoczna w menu CRM/ Historia zdarzeń, na płatności na zakładce [Windykacji]  oraz zostanie zapisana w logu tekstowym.
Uwaga
Windykacja na żądanie działa dla zaznaczonych zdarzeń, ale jednocześnie uwzględnia tylko te płatności, które mają stan: Do realizacji i nie rozliczone.
Uwaga
Ponaglenie zapłaty w ramach windykacji na żądanie wykonywane jest tylko dla przeterminowanych płatości.

Podczas wykonywania wybranych etapów windykacji na żądanie dla zaznaczonych płatności widoczny jest log z informacją o uwzględnianych zdarzeniach oraz wykonywanych etapach. Jeżeli podczas operacji wystąpiły błędy, okno z informacją o logach nie zostanie zamknięte automatycznie. Informacja o wywołanych akcjach windykacyjnych, ich dacie i godzinie, użytkowniku oraz ewentualne błędy zapisywane są dodatkowo w pliku opt!ma.log.

Historia zdarzeń generowanych dla windykacji

Lista zawiera historię wszystkich akcji wykonanych przez Automat Windykacji oraz w ramach windykacji na żądanie. Lista składa się z kolumn:
  • Data zdarzenia – data wykonania etapu.
  • Płatność – numer płatności z Preliminarza płatności.
  • Akcja – opis wykonywanego etapu (e-mail/ zadanie lub kontakt CRM/ sms/ Ponaglenie zapłaty/ blokada sprzedaży).
  • Identyfikator (pole w zależności od etapu zawiera numer wygenerowanej wiadomości e-mail, numer kontaktu/zadania CRM, numer Ponaglenia zapłaty, w przypadku blokady sprzedaży lub akcji, której wykonanie nie powiodło się – pole jest puste).
  • Podmiot – akronim kontrahenta, dla którego został wykonany etap.
  • Podmiot – Nazwa – nazwa kontrahenta.
  • Opis – opis wykonanego etapu.
  • Wywołanie – informacja o rodzaju wykonanej akcji: Automatyczne/ Ręczne).
Dla każdej płatności generowany jest w historii oddzielny wpis. Na liście dostępne są przyciski:  Podgląd formularza – przycisk umożliwia podgląd wiadomości e-mail, kontaktu/zadania CRM, wiadomości sms,Ponagelnia Zapłaty i formularza kontrahenta w przypadku blokady sprzedaży. Dla etapu, który się nie powiódł przycisk jest wyszarzony.  Podgląd płatności – przycisk umożliwia podgląd płatności w Preliminarzu płatności, opcja jest wyszarzona w przypadku blokady sprzedaży i etapu, którego wykonanie nie powiodło się.
Historia zdarzeń generowanych dla windykacji

Comarch ERP Optima Przypominacz

Comarch ERP Optima Przypominacz

Comarch ERP Optima Przypominacz to program zewnętrzny, który sprawdza zadania (zwykłe i cykliczne) oraz faktury cykliczne dla operatora bezpośrednio w bazie danych i niezależnie od operacji przeprowadzanych w samym programie wyświetla informacje o zbliżających się terminach. W programie wyświetlane są również przypomnienia dla zleceń serwisowych wystawionych w module Comarch ERP Optima Serwis oraz przypomnienia dla poszczególnych etapów w module Comarch ERP Optima Obieg dokumentów.
Uwaga
Do uruchomienia aplikacji Comarch ERP Optima Przypominacz nie jest wymagana dodatkowa licencja.

Uruchomienie programu

Działanie funkcji oparte jest o program zewnętrzny. W związku z czym w Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przypomnienie należy zaznaczyć parametr: Uruchamiaj Przypominacz przy uruchomieniu systemu operacyjnego. Jeśli parametr jest zaznaczony Comarch ERP Optima Przypominacz uruchamiany jest w momencie uruchomienia systemu operacyjnego, jeśli nie, należy program uruchomić ręcznie. Po zainstalowaniu i uruchomieniu programu, pojawia się ikona w pasku zadań. Po jej „kliknięciu” wyświetlana jest lista zadań i czynności do wykonania. Dodatkowo w momencie, gdy na liście pojawi się nowe zadanie – w prawym dolnym rogu wyświetli się informacja. Po pojawieniu się przypomnienia w prawym dolnym rogu ekranu nie zniknie ono od razu. Użytkownik może je zamknąć klikając w przycisk na okienku powiadomienia. Jeśli nie zamknie okna, zniknie ono dopiero po godzinie.

Bazy danych operatora

Comarch ERP Optima Przypominacz może gromadzić zadania z wielu baz danych. W Konfiguracji programu na karcie operatora na zakładce [Bazy], należy zaznaczyć bazy, z jakich dla danego operatora mają być „ściągane” zadania do Comarch ERP Optima Przypominacz. Zaznaczyć konkretną bazę można tylko w przypadku, gdy:
  • Baza nie jest zaznaczona jako nieaktywna na liście baz
  • Operator nie ma zaznaczonej blokady dostępu do bazy danych
Dla każdego operatora powinna być zaznaczona przynajmniej jedna baza, gdyż podczas logowania jest to sprawdzane przez program Comarch ERP Optima Przypominacz. W przypadku nie zaznaczenia ani jednej bazy dla przypomnienia wyświetli się komunikat: Operator nie ma zaznaczonych baz dla przypomnień. Aplikacja nie zostanie uruchomiona. Jeśli operator nie będzie miał zaznaczonej przynajmniej jednej bazy dla przypomnienia, program nie zostanie uruchomiony.

Termin i czas przypomnienia

Na formularzu zadania znajdują się parametry, które umożliwiają określenie, czy program ma przypominać o zadaniu oraz określenie czasu, na ile wcześniej przypomnienie ma być wyświetlane.
Zaznaczenie przypomnienia na formularzu zadania
Po zaznaczeniu parametru: Przypomnienie jest możliwość ustalenia czasu – na ile wcześniej ma zostać wyświetlone przypomnienie, czas ten może być ustalony w minutach (0,5,10,15,30 min.) godzinach (1,2,3…11,12,18 godz.) dniach (1,2,3,4,5,6 dzień) tygodniach (1,2 tyg.). W module Comarch ERP Optima Serwis na zleceniu serwisowym na zakładce [Czynności] należy zaznaczyć parametr wg terminu oraz rezerwuj czas w terminarzu, po zaznaczeniu tych parametrów będzie możliwość zaznaczenia przypomnienia.
Zaznaczanie przypomnienia na czynności zlecenia serwisowego
W module Obieg dokumentów należy na formularzu etapu zaznaczyć parametr rezerwuj czas w terminarzu a następnie parametr przypomnienie.
Zaznaczanie przypomnienia dla poszczególnego etapu

Wyświetlanie przypomnienia

Program przypomina o zadaniu w momencie, gdy przypada określony czas przed terminem lub w momencie rozpoczęcia. Wyświetlana jest lista zadań i czynności do wykonania. Lista zawiera zadania aktualne i zaległe. Jest również możliwość wyświetlenia wszystkich zadań oraz z poziomu wyświetlanej listy możliwość podglądu konkretnego zadania/ czynności.
Okno przypomnienia o zadaniu
Na liście zadań/ czynności do wykonania w Przypominaczu wyświetlane są:
  • temat zadania – jeśli temat zadania nie jest uzupełniony to wyświetla się numer zadania,
  • termin wykonania ( data i godzina rozpoczęcia), dla zadań realizowanych w ramach cyklu dodatkowo pojawia się ikona cykliczności,
  • podmiot.
Dostępne parametry do zaznaczenia:
  • aktualne – wyświetla tylko zadania/ czynności określone jako aktualne,
  • zaległe – wyświetla tylko zadania/ czynności określone, jako zaległe,
  • wszystkie – wyświetla wszystkie zadania/ czynności.
Ponadto:
  • otwórz – wyświetla formularz wskazanej pozycji. Otwierany jest formularz Comarch ERP Optima. Jeśli program Comarch ERP Optima nie jest aktualnie otwarty w zależności od wskazanej pozycji otwierany jest Comarch ERP Optima w bazie, w której dotyczy dana pozycja,
  • odrzuć- możliwość usunięcia wyświetlanych pozycji,
  • odłóż – pozycje są usuwane z listy do momentu ponownego uruchomienia programu.
Zasady filtrowania zadań dla Comarch ERP Optima Przypominacz:
  • Opiekunem jest zalogowany operator,
  • Zadania są niezakończone,
  • Zadania mają zaznaczone przypomnienie.
Status aktualne/ zaległe jest określany w oparciu o termin rozpoczęcia.

Ankietowanie

Przykłady pytań ankietowych i sposoby udzielania na nie odpowiedzi

  • Pytanie otwarte z polem o typie tekst:
  • Pytanie otwarte z polem o typie liczba (można wpisać zarówno liczbę dodatnią jak i ujemną):
  • Pytanie otwarte z polem o typie data:
  • Pytanie zamknięte jednokrotnego wyboru odpowiedzi (możliwość zaznaczenia tylko jednej odpowiedzi):
  • Pytanie zamknięte wielokrotnego wyboru odpowiedzi:
  • W przypadku, gdy na pytanie wielokrotnego wyboru dostępne jest więcej niż sześć odpowiedzi, będą one wyświetlane w ankiecie w następujący sposób:

Ankietowanie

W module CRM Plus istnieje możliwość zarządzania relacjami z klientami poprzez funkcjonalność pozwalającą pracownikom i handlowcom na zbieranie dodatkowych informacji i opinii bezpośrednio od kontrahenta. Taką uniwersalną formą, która pozwala na budowanie wzorcowych wywiadów z kooperantami w zależności od potrzeby użytkowników, są ankiety. Wzorzec ankiety można zbudować z różnego rodzaju pytań (pytania otwarte, jednokrotnego i wielokrotnego wyboru zebrane w słowniku pytań w podziale na grupy pytań), a następnie seryjne wygenerować z niego ankiety dla kontrahentów. Ponadto każda ankieta może być przypisana do kontaktu lub też zaplanowana jako zadanie w terminarzu.

Zmiany w konfiguracji

Na karcie Operatora w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na zakładce [Parametry cd] w obszarze CRM dodano nowe parametry:
  • Dostęp do ankiet innych operatorów – po zaznaczeniu użytkownik może przeglądać i wypełniać zarówno swoje ankiety, jaki i ankiety przypisane do innych ankieterów.
  • Odblokowanie ankiety zatwierdzonej – po zaznaczeniu użytkownik może odblokować ankiety, na których jest przypisany jako ankieter. Jeżeli dla danego operatora zaznaczono również parametr Dostęp do ankiet innych operatorów, to wówczas może odblokować ankiety także u innych ankieterów.W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ CRM/ Serie dokumentów, po wyborze opcji Ankieta można dodać serię dla tego rodzaju dokumentów. Domyślny schemat i serię dla ankiet można ustawić w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Dokumenty.
Ponadto w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ CRM dodano gałąź Ankieta, gdzie można tworzyć własne schematy numeracji dla ankiet. Standardowy schemat dla tego rodzaju formularzy obejmuje następujące człony: symbol (dla ankiet to ANK), numer bez zer i rok kalendarzowy. Na zakładce CRM sekcję Ankiety, która grupuje nowe przyciski dotyczące obsługi funkcjonalności:
  • Ankietowanie – otwiera listę ankiet wygenerowanych z wzorca. Z tego poziomu możliwe jest także wypełnienie ankiety.
  • Wzorce ankiet – otwiera listę wszystkich szablonów ankiet dodanych do systemu. Z tego poziomu można dodać nowe oraz podglądnąć, zmodyfikować lub usunąć istniejące wzorce ankiet.
  • Pytania – zawiera listę zdefiniowanych przez użytkownika pytań ankietowych. Z tego poziomu można dodać nowe oraz podglądnąć, zmodyfikować lub usunąć istniejące pytania.
  • Szablony odpowiedzi – otwiera listę szablonów odpowiedzi wzorcowych, wykorzystywanych w pytaniach jedno- i wielokrotnego wyboru. Z tego poziomu można dodać nowe oraz podglądnąć, zmodyfikować lub usunąć istniejące szablony odpowiedzi.
  • Grupy pytań – otwiera słownik z nazwami grup pytań ankietowych. Z tego poziomu można dodać nowe oraz podglądnąć, zmodyfikować lub usunąć istniejące grupy pytań.
 

Formularz ankiety

Nową ankietę można wygenerować z Listy wzorców lub bezpośrednio z szablonu ankiety za pomocą przycisku . Formularz ankiety składa się z zakładek:
  • [Ogólne] – zawiera wszystkie informacje dotyczące ankiety.
  • [Ankieterzy] – zawiera informację o osobach przeprowadzających ankietę.
  • [Dokumenty] – zakładka wyświetla listę dokumentów powiązanych z ankiet, a także tabele Biblioteka dokumentów oraz Zadania i Kontakty CRM.
  • [Atrybuty i załączniki] – zakładka wyświetla listę atrybutów oraz załączniki.
Zakładka [Ogólne] zawiera podstawowe informacje dotyczące wygenerowanej ankiety wraz z listą pytań ankietowych.
Formularz ankiety – zakładka [Ogólne]
Znajdują się tutaj następujące pola:
  • Dokument – schemat numeracji, wg którego nadany zostanie numer dla ankiety. Proponowany jest schemat zdefiniowany jako domyślny w Start/Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Dokumenty. Jeśli chcemy go zmienić, lista schematów zdefiniowanych w klasie Ankiety jest dostępna po wciśnięciu przycisku. Nowy schemat można dodać z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ CRM/ Ankieta.
  • Numer – program proponuje numer zgodny z określonym schematem numeracji. Numer jest nadawany w momencie generowania ankiety z wzorca. Jeśli w schemacie wykorzystany jest człon seria, to proponowana jest seria zdefiniowana jako domyślna w Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ CRM/ Ankiety. Jeśli użytkownik chce ją zmienić – lista dostępna jest po wciśnięciu strzałki widocznej obok pola. Nową serię można dopisać z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma / Definicje dokumentów/ CRM/ Serie.
Dokładniej zasady zarówno tworzenia schematów numeracji jak i numerowania dokumentów zostały opisane w podręczniku Ogólne i Konfiguracja. W sekcji Dane ogólne dostępne są następujące pola:
  • Nazwa ankiety – dłuższa nazwa ankiety (nazwa standardowo przenosi się z nazwy wzorca).
  • Kod wzorca – krótkie określnie wzorca, z której wygenerowano daną ankietę.
  • Opis – tutaj można wpisać dodatkowe, bardziej szczegółowe informacje do danej ankiety. Domyślne opis przenosi się z wzorca na ankietę. Pole może być modyfikowane, a jego uzupełnienie jest nieobowiązkowe.W sekcji Dotyczy zebrane są informacje dotyczące ankietowanego podmiotu:
Stan ankiety – określenie etapu realizacji danego badania ankietowego (możliwe statusy na liście: do wypełnienia, wypełniona, zatwierdzona, odrzucona). Zmiana statusu na ankiecie zatwierdzonej jest możliwa przez operatora z nadanym uprawnieniem do zmiany w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na zakładce [Parametry cd] w obszarze CRM.
  • Kontrahent – zawiera kod podmiotu (kod kontrahenta lub akronim pracownika). Wartość pola przenoszona jest z wzorca ankiety, bez możliwości edycji.
  • Osoba ankietowana – zawiera imię i nazwisko ankietowanej osoby (jeżeli wypełniono na wzorcu ankiety na zakładce [Ankietowani]). Pole edytowalne – możliwość wyboru z listy innego przedstawiciela danego kontrahenta (jeżeli do danego kontrahenta został przypisany więcej niż jeden przedstawiciel) lub wpisania ręcznie osoby ankietowanej.
  • Telefon – lista rozwijalna z numerami telefonu osoby ankietowanej, jeżeli zostały uzupełnione na karcie kontrahenta na zakładce [Dodatkowe] w sekcji Przedstawiciel w polu Telefon. Użytkownik w polu może wpisać ręcznie inny numer. Przycisk „Zadzwoń/wyślij SMS” umożliwia wykonanie połączenia lub wysłanie wiadomości SMS bezpośrednio z poziomu ankiety.
W sekcji Badanie dostępne są informacje dotyczące przeprowadzanej ankiety:
  • Termin od – pozwala ustalić datę, kiedy powinna się rozpocząć ankieta.
  • Termin do – pozwala ustalić datę, kiedy powinna się zakończyć ankieta.
  • Ocena – wyliczona po zmianie stanu ankiety na zatwierdzona na podstawie przypisanych punktów i wag.
W sekcji Lista pytań znajduje się tabela z pytaniami, w takiej kolejności w jakiej zostały dodane do wzorca ankiety:
  • Lp. – kolejny numer pytania.
  • Treść pytania – zawiera treść pytania, wyświetlane w podziale na grupy pytań (pogrubione nazwy). Dodatkowo znakiem wykrzyknika zostały oznaczone pytania, na które odpowiedź jest wymagana (zaznaczono parametr Odpowiedź wymagana).
  • Odpowiedź – kolumna wyświetla odpowiedzi udzielone przez ankietowanego. W przypadku dłuższych wypowiedzi pełna treść wyświetlana jest po wskazaniu kursorem na wybraną treść w kolumnie. Odpowiedzi z pytań wielokrotnego wyboru wyświetlane są w jednym wierszu i oddzielone od siebie separatorem , a dla opcji INNE – po dwukropku: .
Sekcja obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Otwórz– umożliwia wprowadzenie odpowiedzi na pytania ankietowe.
Uwaga
Przycisk lupki umożliwia wprowadzenie odpowiedzi, jeżeli ankieta ma status do wypełnienia. W pozostałych przypadkach umożliwia szczegółowy podgląd (dla statusu zatwierdzona) lub edycję (dla statusu wypełniona) odpowiedzi.
Ponadto formularz ankiety obsługiwany jest przez następujące przyciski, które są widoczne poziomu każdej zakładki: Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian na całym formularzu. Anuluj zmiany – umożliwia zamknięcie okna, bez zapisywania wprowadzonych zmian. Zakładka [Ankieterzy] zawiera listę osób (operatorów, pracowników), którzy będą mogli wypełnić ankietę. Zakładka zbudowana jest z kolumn:
  • Akronim – zawiera identyfikator operatora lub akronim pracownika.
  • Imię i Nazwisko – imię i nazwisko operatora/ pracownika
Ponadto zakładka obsługiwana jest przez standardowy przycisk   Usuń, który umożliwia usunięcie z formularza osobę, która nie będzie brała udziału w przeprowadzeniu tej ankiety.
Uwaga
Do ankiety musi być przypisany przynajmniej jeden ankieter. Nie jest możliwie usunięcie ostatniego ankietera dodanego do ankiety.
Zakładka [Dokumenty] wyświetla listę dokumentów powiązanych oraz tabele: Biblioteka dokumentów oraz Zadania i Kontakty CRM. Jej działanie jest identyczne jak na innych formularzach dokumentów. Przyciski na zakładce są aktywne niezależenie od ustawionego stanu ankiety. Zakładka [Atrybuty i załączniki] wyświetla listę atrybutów dodanych do ankiety oraz załączniki. Tutaj jest możliwość przypisania Atrybutu dokumentu do ankiety oraz kojarzenia z plikami zewnętrznymi. Ponadto z poziomu formularza ankiety z menu  Wydruk danych dostępny jest wydruk Ankieta do wypełnienia (GenRap)/ Wzór standard. Po wybraniu opcji pojawi się dodatkowe okno z możliwością wskazania, dla którego ankietera ma być wydrukowana ankieta oraz czy mają zostać wydrukowane opisy do pytań. Wydruk formularza ankiety został wprowadzony za pomocą Generatora Raportów, który jest zintegrowanym narzędziem pozwalającym na stworzenie, modyfikację i dostosowanie wydruków do własnych potrzeb.

Generowanie ankiet z wzorca

Ankiety generujemy za pomocą przycisku  Generowanie ankiet, który dostępny jest zarówno na Liście wzorców ankiet (menu CRM/ Wzorce ankiet) jak i na formularzu wzorca. Aby wygenerować ankiety z listy wzorców, należy zaznaczyć wybrane szablony ankiet, a następnie użyć przycisku. Przycisk wywołany z poziomu konkretnego wzorca generuje ankiety dla:
  • zaznaczonych podmiotów na zakładce [Ankietowani]
  • wszystkich podmiotów z zakładki [Ankietowani], jeżeli nie zaznaczono żadnej osoby ankietowanej.
Uwaga
Na wzorcu ankiety, po wciśnięciu przycisku pioruna zostaną zapisane dotychczasowe zmiany.
Wybranie przycisku  zarówno z listy jak i wzorca, powoduje wyświetlenie okna dodatkowych parametrów generowania ankiet.
Generowanie ankiet z wzorca
Okno zostało podzielone na trzy sekcje: Badanie, Generuj działanie CRM związane z ankietą i Ankieterzy. W pierwszej sekcji Badanie znajdują się następujące pola:
  • Wzorzec ankiety – nazwa wzorca, z którego będą generowane pojedyncze ankiety. Pole domyślnie przenoszone ze wzorca, bez możliwości edycji.
  • Termin od – pozwala ustalić datę, kiedy powinno rozpocząć się ankietowanie.
  • Termin do – pozwala ustalić datę, kiedy powinno się zakończyć ankietowanie.
W kolejnej sekcji zebrane są parametry dotyczące tworzenia do generowanych ankiet dodatkowych akcji w module CRM. Generuj działanie CRM związane z ankietą – parametr odpowiada za możliwość wygenerowania kontaktu lub zadania do ankiet generowanych z wzorca. Po zaznaczeniu dostępne są następujące pola:
  • Temat – pole wstawiające temat do kontaktu (a po zaznaczeniu parametru Zadanie CRM – także do zadania), powiązanego z ankietą. Pole domyślne uzupełnione możliwymi do wykorzystania makrami
    • {numerAnkiety} – wstawia numer ankiety do tematu kontaktu/ zadania,
    • {ankietowany} – wstawia imię i nazwisko do tematu kontaktu/ zadania,
    • {nazwaAnkiety} – wstawia nazwę ankiety do tematu kontaktu/ zadania.
  • Zadanie CRM – parametr umożliwia wygenerowanie zadania powiązanego z daną ankietą o temacie ustalonym w polu Temat. Po zaznaczeniu, użytkownik może określić dalsze ustawienia:
    • Oddzielne dla każdego z ankieterów – po zaznaczeniu zostaną wygenerowane zadania osobno dla każdego ankietera. Ankieter ustalony jako domyślny będzie domyślnym operatorem na zadaniu, zaś pozostali będą wpisani jako uczestnicy (dla uczestników zadania nie są generowane).
    • Termin od – pozwala ustalić datę i godzinę, kiedy powinna rozpocząć się realizacja zadania powiązanego z wygenerowaną z wzorca ankietą.
    • Termin do – pozwala ustalić datę i godzinę, kiedy powinna się zakończyć realizacja zadania powiązanego z wygenerowaną z wzorca ankietą.
    • Przypomnienie – po zaznaczeniu tego parametru, użytkownik jest informowany o zbliżającym się terminie wykonania zadania powiązanego z ankietą. Dodatkowo można ustalić na ile przed terminem ma się wyświetlić przypomnienie (od 5 min do 2 tyg.).
W sekcji Ankieterzy możliwe jest dodanie osób (operatorów, pracowników), którzy będą mogli wypełnić ankietę. Pierwszy dodany podmiot zawsze oznaczony jest jako ankieter domyślny, przy czym możliwa jest zmiana tego ustawienia. Tylko jeden ankieter może być domyślny dla danej ankiety. Jeżeli nie wskazano żadnego ankietera, ankieta zostanie przypisana dla operatora generującego badania ze wzorca. Sekcja obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Usuń – umożliwia usunięcie ankietera z danej ankiety. Otwórz– umożliwia edycję ankietera dodanego podczas generowania ankiety, w tym zmianę opcji Domyślny. Dodaj – umożliwia dodanie podmiotu do generowanej z wzorca ankiety. Wybranie opcji:
  • Operator – otwiera listę operatorów z możliwością wybrania wielu operatorów jednocześnie.
  • Pracownik – otwiera listę pracowników z możliwością wybrania wielu pracowników jednocześnie.
Ustawiaj opiekuna z karty kontrahenta – po zaznaczeniu parametru, na ankiety generowane z wzorca, jako ankieter zostanie przypisany opiekun danego kontrahenta. Jeśli lista ankieterów jest pusta, a kontrahent nie ma przyporządkowanego opiekuna, do ankiet zostanie przypisany użytkownik generujący ankiety. Ponadto okno generowania ankiet z wzorca obsługiwane jest przez następujące przyciski: Generowanie ankiet – umożliwia wygenerowanie ankiet (czy dodatkowych zadań i kontaktów) dla danego wzorca według ustawień na oknie. Zamknij – umożliwia zamknięcie okna bez zapisywania zmian. Podczas generowania ankiet z wzorca tworzona jest jedna ankieta dla każdej osoby ankietowanej, przy czym:
  • jeśli na wzorcu dodano kontrahenta bez wskazania osoby ankietowanej – to tworzona jest ankieta dla tego kontrahenta, a pole Osoba ankietowana na formularzu ankiety pozostanie niewypełnione. Użytkownik może bezpośrednio na ankiecie uzupełnić osobę ankietowaną.
  • jeśli na wzorcu wskazano kilka razy tego samego kontrahenta, ale z różnymi osobami ankietowanymi, to zostanie utworzona oddzielna ankieta dla każdego z ankietowanych przedstawicieli kontrahenta.
  • dla pracowników generowana jest zawsze jedna ankieta.

Wzorce ankiet

Lista wzorców ankiet dostępna jest na zakładce [CRM], w sekcji Ankiety pod przyciskiem  Wzorce ankiet. Widoczne są tutaj wszystkie szablony ankiet utworzone w programie, które można modyfikować, oddawać nowe oraz usuwać wzorce już niepotrzebne. Ponadto z listy można generować ankiety z przygotowanych wcześniej wzorców. Lista domyślnie uzupełniona jest przykładowymi wzorcami ankiet, które mogą być modyfikowane oraz usuwane. Lista wzorców ankiet zbudowana jest z następujących kolumn (z możliwością zaznaczenia):
  • Kod – zawiera krótkie oznaczenie wzorca ankiety.
  • Nazwa – zawiera dłuższą nazwę wzorca.
  • Opis – zawiera dodatkowy opis, jeżeli został dodany do wzorca ankiety.
  • Wygenerowano ankiety (tak/nie) – kolumna informująca, czy dla danego wzorca wygenerowano ankiety czy nie.
Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Generowanie ankiet – umożliwia wygenerowanie ankiet z wzorców zaznaczonych na liście. Dodaj – umożliwia dodanie nowego wzorca ankiety. Edytuj – umożliwia podgląd/edycję zaznaczonego wzorca. Usuń – umożliwia usunięcie wzorca ankiety.
Uwaga
Nie jest możliwe usunięcie wzorca, do którego wygenerowano ankiety.
Zamknij – umożliwia zamknięcie okna. Ponadto w oknie dostępne są pola:
  • Filtr i konstruktor filtra
  • Kontrahent – filtruje wzorce ankiet dotyczące konkretnego podmiotu (po wciśnięciu przycisku obok pola możliwość wyboru: Kontrahent, Bank, Pracownik, Wspólnik, Urząd).
  • Osoba ankietowana – umożliwia zawężenie filtrowania wzorców po konkretnej osobie ankietowanej, jeżeli jest ona dodana na wzorcu jako podmiot powiązany. Osobę można wybrać w filtrze tylko po uprzednim wskazaniu kontrahenta.
  • Pokazuj nieaktywne – jeśli jest zaznaczony, na liście wyświetlane są wszystkie wzorce ankiet, w tym te oznaczone jako archiwalne. Domyślnie na liście wyświetlają się wyłącznie aktywne wzorce. Wzorce archiwalne wyświetlane są na liście w kolorze czerwonym.

Wypełnianie ankiety

Warunki wypełniania ankiet i zmiany statusu:
  • Ankieta może zostać wypełniona przez ankieterów przypisanych na zakładce [Ankieterzy] lub operatorów z odpowiednimi uprawnieniami (menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy w zakładce [Parametry cd] w obszarze CRM).
  • Odpowiedzi można wypełniać tylko jeśli ankieta jest stanie do wypełnienia.
  • Na pytania oznaczone „*” udzielenie odpowiedzi jest wymagane.
  • Na ankiecie można ustawić status wypełniona/ zatwierdzona, jeżeli udzielono odpowiedzi na wszystkie pytania oznaczone znakiem wykrzyknika (pytania z parametrem Odpowiedź wymagana).
  • Jeżeli stan ankiety oznaczono jako odrzucona, na formularzu wyświetli się dodatkowe pole do wpisania przyczyny.
  • Ankieta ze stanem zatwierdzona może zostać odblokowana przez operatora z nadanym uprawnieniem w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na zakładce [Parametry cd] w obszarze CRM.
  • Po zmianie stanu na zatwierdzona, zostaje wyliczona ocena ankiety jako suma iloczynów wag poszczególnych pytań i punktów za odpowiedź.
Wypełnienie ankiety, czyli udzielenie odpowiedzi na pytania ankietowe możliwe jest z menu CRM/ Ankietowanie, po wybraniu konkretnego formularza z listy, a następnie użyciu przycisku  Otwórz. Przycisk Lupki otwiera okno z pojedynczym pytaniem ankietowym.
Formularz pytania ankietowego do wypełnienia
Okno odpowiedzi na pytania podzielone jest na sekcje:
  • Pytanie – zawierającą kolejny numer pytania oraz jego treść.
  • Opis pytania – sekcja widoczna, tylko jeżeli wprowadzono dodatkowy opis do pytania.
  • Odpowiedź – sekcja z miejscem na wpisanie odpowiedzi (dla pytań otwartych pole z formatem tekst, data, liczba) lub wybranie jej z listy (pytania zamknięte jedno- i wielokrotnego wyboru).
Formularz odpowiedzi na pytanie obsługiwany jest przez standardowe przyciski:  Następny (lub <CTRL>+<STRZAŁKA w PRAWO>) – umożliwia przejście do następnego pytania.Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie udzielonych odpowiedzi. Poprzedni (lub <CTRL>+<STRZAŁKA w LEWO>) – umożliwia powrót do poprzedniego pytania.  Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie udzielonych odpowiedzi.

Lista ankiet

Lista ankiet dostępna jest na zakładce [CRM], w sekcji Ankietowanie pod przyciskiem Ankietowanie. Widoczne są tutaj wszystkie ankiet wygenerowane do poszczególnych wzorców w programie, które można wypełniać lub usuwać. Lista wygenerowanych ankiet zbudowana jest z następujących kolumn (z możliwością zaznaczenia):
  • Numer ankiety – zawiera numer wygenerowanej ankiety.
  • Nazwa – kolumna z dłuższą nazwą wzorca.
  • Opis – zawiera dodatkowy opis, jeżeli został dodany do wzorca ankiety.
  • Dotyczy – zawiera kod podmiotu (kod kontrahenta lub akronim pracownika) dla którego wygenerowano ankietę.
  • Osoba ankietowana – zawiera imię i nazwisko ankietowanej osoby (jeżeli wypełniono na ankiecie na zakładce [Ogólne]).
  • Stan – stan ankiety (możliwe statusy: do wypełnienia, wypełniona, zatwierdzona, odrzucona). Ankiety ze stanem do wypełnienia wyświetlane są w kolorze zielonym.
  • Ocena – wyliczona po zmianie stanu ankiety na zatwierdzona (na podstawie przypisanych punktów i wag).
Ponadto istnieje możliwość wybrania dodatkowej kolumny Przyczyna odrzucenia, która zawiera informację o przyczynach rezygnacji z wypełnienia ankiety. Wartość w tej kolumnie wyświetla się dla ankiet ze stanem odrzucona. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Edytuj ankietę – umożliwia podgląd/ edycję wybranej ankiety, w tym jej wypełnienie. Usuń – umożliwia usunięcie ankiety z listy (ze statusem: do wypełnieniaodrzucona). Nie można usunąć ankiet oznaczonych statusem wypełniona i zatwierdzona. Zamknij – umożliwia zamknięcie okna. Ponadto w oknie dostępne są pola:
  • Filtr i konstruktor filtra
  • Kontrahent – filtruje ankiety dotyczące konkretnego podmiotu (po wciśnięciu przycisku obok pola możliwość wyboru: Kontrahent, Bank, Pracownik, Wspólnik, Urząd).
  • Osoba ankietowana – umożliwia zawężenie filtrowania ankiet po konkretnej osobie ankietowanej. Osobę można wybrać w filtrze tylko po uprzednim wskazaniu kontrahenta.
  • Ankiety: Moje/ Opiekuna/ Wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od ankietera przypisanego do ankiety:
    • Ankiety moje – pokazuje ankiety, za które odpowiedzialny jest operator aktualnie pracujący w programie.
    • Ankiety opiekuna – pokazuje ankiety przypisane do operatora/ pracownika, wybranego w polu Operator (pole aktywne po zaznaczeniu opcji Opiekuna w filtrze).
    • Ankiety wszystkie – pokazuje wszystkie wygenerowane ankiety, niezależnie od osoby odpowiedzialnej. Opcja dostępna dla operatorów z odpowiednimi uprawnieniami.
  • Schemat numeracji – lista może zostać zawężona do ankiet wystawionych w ramach wybranego schematu. Można go wybrać z listy schematów zdefiniowanych dla klasy ankiety w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ CRM/ Ankieta. Aby schemat nie był uwzględniany podczas filtrowania listy, należy wybrać z listy pozycję –wszystkie-.
  • Numery od/ do – listę ankiet można zawęzić wskazując przedział, do którego powinny należeć numery kolejne dokumentów. Po zaznaczeniu, można zdefiniować zakres numerów ankiet, do których powinna być zawężona lista.Za okresod/ do – .
  • Stan ankiety: do wypełnienia/ wypełniona/ zatwierdzona/ odrzucona – lista filtrowana jest w zależności od wskazanego w polu stanu ankiety. Aby stan nie był uwzględniany podczas filtrowania listy, należy wybrać z listy pozycję –wszystkie-.
  • Wzorzec – możliwość zawężenia listy ankiet do wybranego badania. Po wciśnięciu przycisku otwiera się lista wzorców ankiet, gdzie można zaznaczyć konkretny wzorzec.
 

Formularz wzorca ankiety

Nowy wzorzec ankiety można dodać z poziomu CRM/ Wzorce ankiet. Wzorzec ankiety to szablon, na podstawie którego można wygenerować seryjnie ankiety dla osób ankietowanych. Formularz wzorca składa się z następujących zakładek: [Ogólne], [Ankietowani] i [Dokumenty].
Wzorzec ankiety - zakładka [Ogólne]
Zakładka [Ogólne] umożliwia ustalenie podstawowych informacji dotyczących tworzonego (lub edytowanego) wzorca ankiety oraz stworzenie listy pytań, które będą przenoszone na ankiety generowane dla przypisanych podmiotów.
W pierwszej sekcji Kod i nazwa wzorca znajdują się następujące pola:
  • Kod – krótkie określnie wzorca ankiety. Podany kod musi być unikalny. Pole obowiązkowe do uzupełnienia.
  • Nazwa – dłuższa nazwa wzorca ankiety.
  • Opis – tutaj można wpisać dodatkowe, bardziej szczegółowe informacje do danego wzorca. Pole nieobowiązkowe.
W sekcji Lista pytań znajduje się tabela z pytaniami, w takiej kolejności w jakiej zostały dodane do wzorca ankiety:
  • Lp. – kolejny numer pytania.
  • Treść pytania – zawiera treści pytania, wyświetlane w podziale na grupy pytań (pogrubione nazwy).
  • Opis – zawiera dodatkowy opis, jeżeli został dodany do danego pytania.
  • Waga – waga przypisana dla danego pytania. Pole można edytować, a jego maksymalna wartość to 100.
  • Odp. wymagana – możliwość wyboru, które pytania muszą zostać wypełnione. Zaznaczenie w tej kolumnie oznacza, że na dane pytanie udzielenie odpowiedzi jest obowiązkowe i niezbędne do ustawienia stanu ankiety jako wypełniona. Wypełnienie tej kolumny przenosi się z formularza pytania ankietowego i zależy od zaznaczenia parametru Odpowiedź wymagana, ale może być zmieniane na potrzeby konkretnego wzorca.
Sekcja obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Dodaj – umożliwia dodanie nowego pytania, poprzez wybranie go ze słownika pytań. Możliwe jest również dodanie pytanie oznaczonego w słowniku jako nieaktywne. Otwórz– umożliwia edycję wagi pytania i zmianę parametru Odpowiedź wymagana. Usuń – umożliwia usunięcie:
  • jeżeli zaznaczono grupę (pogrubiona nazwa) i użyto przycisku, to nastąpi usunięcie z wzorca grupy oraz wszystkich przypisanych do niej pytań.
  • jeżeli zaznaczono pytanie i użyto przycisku, to nastąpi usunięcie pytania dodanego do wzorca ankiety.
 Podnieś/ Obniż – zmiana kolejności wyświetlania na liście:
  • jeżeli zaznaczono grupę (pogrubiona nazwa) i użyto przycisków, to nastąpi zmiana kolejności grup pytań na wzorcu.
  • jeżeli zaznaczono pytanie i użyto przycisków, to nastąpi zmiana kolejności pytań w obrębie danej grupy.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Kolejność pozycji znajdujących się w zakładce Podmioty można dowolnie zmieniać metodą „przeciągnij i upuść”.
Ponadto formularz wzorca ankiety obsługiwany jest przez następujące przyciski i parametry, które są widoczne poziomu każdej zakładki: Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian na całym formularzu. Zamknij – umożliwia zamknięcie okna. Generowanie ankiet – umożliwia wygenerowanie ankiet dla danego wzorca. Nieaktywny – zaznaczenie parametru pozwala określić wzorzec jako archiwalny. Standardowo, wzorce nieaktywne nie wyświetlają na liście wzorców ankiet. Na zakładce [Ankietowani] dostępna jest lista podmiotów, z którymi ma być przeprowadzona dana ankieta.
Wzorzec ankiety – zakładka [Ankietowani]
Lista podmiotów ankietowanych zbudowana jest z następujących kolumn (z możliwością zaznaczenia):
  • Lp. – kolejny numer ankietowanego.
  • Kod – zawiera kod podmiotu (kod kontrahenta lub akronim pracownika) dodanego do wzorca ankiety.
  • Nazwa – zawiera nazwę ankietowanego (pełną nazwę kontrahenta lub nazwisko i imię pracownika).
  • Osoba ankietowana – zawiera imię i nazwisko domyślnego przedstawiciela kontrahenta (lub pracownika) dodanego do ankiety. Pole edytowalne – możliwość wyboru z listy innego przedstawiciela danego kontrahenta (jeżeli do danego kontrahenta został przypisany więcej niż jeden przedstawiciel).
Sekcja obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Dodaj – umożliwia dodanie podmiotu do wzorca ankiety. Wybranie opcji:
  • Dodaj kontrahenta – otwiera listę kontrahentów z możliwością wybrania wielu kontrahentów jednocześnie.
  • Dodaj przedstawiciela – otwiera listę przedstawicieli kontrahentów z możliwością wybrania wielu przedstawicieli jednocześnie.
  • Dodaj pracownika – otwiera listę pracowników z możliwością wybrania wielu pracowników jednocześnie. W tym przypadku w kolumnach Nazwa i Osoba ankietowana wyświetla się imię i nazwisko pracownika.
Uwaga
Opcja Dodaj kontrahenta umożliwia dodanie kontrahenta z przypisanym domyślnym przedstawicielem. Kolejne osoby kontaktowe danego kontrahenta należy dodawać poprzez opcję Dodaj przedstawiciela.
Na zakładce [Dokumenty] dostępna jest lista wygenerowanych z danego wzorca ankiet.
Wzorzec ankiety – zakładka [Dokumenty]
Lista wygenerowanych do danego wzorca ankiet zbudowana jest z następujących kolumn:
  • Numer ankiety – kolejny numer wygenerowanej ankiety.
  • Dotyczy – zawiera kod podmiotu (kod kontrahenta lub akronim pracownika) dla którego wygenerowano ankietę.
  • Osoba ankietowana – zawiera imię i nazwisko ankietowanej osoby (jeżeli wypełniono na zakładce [Ankietowani]).
  • Stan – stan ankiety (możliwe statusy: do wypełnienia, wypełniona, zatwierdzona, odrzucona).
Ponadto istnieje możliwość wybrania dodatkowych kolumn:
  • Data przypisania – zawiera datę wygenerowania ankiety,
  • Data wypełnienia – zawiera datę ostatniej zmiany stanu na Wypełniony,
  • Data zatwierdzenia – zawiera datę ostatniej zmiany stanu ankiety na Zatwierdzony (wyświetlana tylko dla ankiet ze stanem Zatwierdzona).
Dodatkowo zakładka obsługiwana jest przez przycisk  Otwórz, który umożliwia podgląd i edycję zaznaczonej na liście ankiety wygenerowanej w oparciu o dany wzorzec.

Pytania

Lista zdefiniowanych przez użytkownika pytań ankietowych jest dostępna na zakładce [CRM], w sekcji Ankiety pod przyciskiem  Pytania. Lista domyślnie uzupełniona jest przykładowymi pytaniami, które mogą być modyfikowane oraz usuwane.
Lista pytań ankietowych zbudowana jest z następujących kolumn (z możliwością zaznaczenia):
  • Treść – zawiera początkową treść pytania.
  • Opis – zawiera dodatkowy opis pytania, jeżeli został dodany do danego pytania.
  • Grupa – do jakiej przypisane jest pytanie.
  • Odpowiedź wymagana (tak/nie) – określa, czy odpowiedź na dane pytanie jest wymagana czy nie.
Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Dodaj – umożliwia dodanie nowego pytania. Edytuj – umożliwia podgląd/edycję istniejącego pytania. Usuń – umożliwia usunięcie pytania. Możliwe jest usunięcie pytania, jeżeli nie zostało wykorzystane na żadnej ankiecie. Zamknij – umożliwia zamknięcie okna Ponadto w oknie dostępne są pola:
  • Filtr i konstruktor filtra
  • Pokazuj nieaktywne – jeśli jest zaznaczony, na liście wyświetlane są wszystkie pytania, w tym te oznaczone jako archiwalne. Domyślnie na liście wyświetlają się wyłącznie aktywne pytania. Pytania archiwalne wyświetlane są na liście w kolorze czerwonym.
  • Grupa – grupy do których są przypisane poszczególne pytania ankietowe. Słownik pytań można filtrować dla każdej grupy pytań.

Grupy pytań

Lista grup pytań dostępna jest na zakładce [CRM], w sekcji Ankiety pod przyciskiem  Grupy pytań. W tym obszarze użytkownik tworzy słownik z nazwami grup, w jakich zebrane będą pytania ankietowe. Lista domyślnie uzupełniona jest przykładowymi grupami, które mogą być modyfikowane oraz usuwane.
Lista grup zbudowana jest z następujących kolumn (z możliwością zaznaczenia):
  • Nazwa – nazwa grupy pytań.
  • Opis – zawiera dodatkowy opis, jeżeli został dodany do danej grupy pytań.
  • Waga – waga przypisana dla danej grupy pytań.
  • Domyślna (tak/nie) – kolumna informująca, czy dana grupa pytań ankietowych jest domyślna czy nie. Standardowo tylko jedna grupa pytań może być domyślna.
Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Dodaj – umożliwia dodanie nowej grupy pytań. Zmień – umożliwia podgląd/edycję istniejącej grupy pytań, w tym zmianę nazwy grupy wykorzystanej na wzorcu ankiety. Usuń – umożliwia usunięcie grupy pytań. Możliwe jest usunięcie grupy pytań, jeżeli nie przypisano do niej żadnych pytań. Zamknij – umożliwia zamknięcie okna. Ponadto w oknie dostępne są pola:
  • Filtr i konstruktor filtra
  • Nieaktywne – jeśli jest zaznaczony, na liście wyświetlane są wszystkie grupy pytań, jeśli odznaczony – tylko te grupy, które są aktywne.

Formularz szablonu odpowiedzi

Nowy szablon odpowiedzi można dodać z poziomu CRM/ Szablony odpowiedzi.
Formularz szablonu odpowiedzi
Formularz szablonu zbudowany jest z następujących elementów:
  • Nazwa szablonu odpowiedzi – tutaj należy wprowadzić nazwę dla tworzonego szablonu odpowiedzi. Nazwa musi być unikalna i może zawierać maksymalnie 250 znaków.
  • Odpowiedzi – sekcja z wariantami odpowiedzi (dla pytań jedno– i wielokrotnego wyboru) zgrupowanych w danym szablonie. Składa się z następujących kolumn:
    • Lp. – kolejny numer odpowiedzi.
    • Wartość – wariant odpowiedzi na pytanie zamknięte.
    • Punkty – ilość punktów przypisana danej odpowiedzi. Maksymalna wartość to 999,99.
Sekcja obsługiwana jest przez standardowe przyciski: 
 Dodaj – umożliwia dodanie nowej odpowiedzi. Po wybraniu Dodaj opcję INNE, do odpowiedzi zdefiniowanych przez użytkownika dodawany jest jako ostatni wariant INNE z polem tekstowym umożliwiającym wpisanie własnej odpowiedzi. Opcja ta może być wykorzystana tylko raz w danym pytaniu, a na liście odpowiedzi wyświetla się w kolorze pomarańczowym. Otwórz– umożliwia edycję treści odpowiedzi oraz przypisanych do niej punktów. Usuń – umożliwia usunięcie odpowiedzi, również tej oznaczonej jako INNE.  Podnieś/ Obniż – umożliwia zmianę kolejności odpowiedzi.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Kolejność pozycji znajdujących się w zakładce Podmioty można dowolnie zmieniać metodą „przeciągnij i upuść”.
Uwaga
  1. Wartości odpowiedzi w ramach danego szablonu muszą być unikalne.
  2. Nie można zapisać szablonu odpowiedzi bez dodanych wariantów odpowiedzi.
Ponadto okno obsługiwane jest przez standardowe przyciski:  Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian. Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.

Formularz grupy pytań

Nową grupę pytań można dodać z poziomu menu CRM/ Grupy pytań. Formularz grupy pytań zbudowany jest z następujący pól i parametrów:
  • Nazwa – tutaj należy wprowadzić nazwę dla tworzonej grupy pytań. Nazwa musi być unikalna i może zawierać maksymalnie 250 znaków.
  • Domyślna – parametr pozwala oznaczyć grupę pytań jako domyślną. Tak oznaczona grupa podpowiada się na każdym nowym pytaniu. Grupy domyślnej nie można oznaczać jako nieaktywnej.
  • Waga – waga przypisana do danej grupy i służąca do wyliczania punktów i oceny ankiety. Domyślne wartość pola wynosi 0, a maksymalnie można tam wpisać 100.
  • Nieaktywna – parametr pozwala oznaczyć grupę jako nieaktywną. Standardowo nieaktywne grupy pytań nie wyświetlają się na liście grup pytań ankietowych. Grupa nieaktywna nie może być grupą domyślną.
  • Opis – tutaj można wpisać dodatkowe, bardziej szczegółowe informacje do danej grupy pytań. Pole nieobowiązkowe do uzupełnienia.
Ponadto okno obsługiwane jest przez standardowe przyciski:  Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian. Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.

Formularz pytania

Nowe pytanie ankietowe można dodać z poziomu menu CRM/ Pytania. Formularz pytania zbudowany jest z następujących sekcji: Ogólne, Typ pytania i Odpowiedzi. W sekcji Ogólne umieszczone są pola pozwalające określić, czego pytanie dotyczy. Można tutaj uzupełnić jego szczegóły takie jak Opis i Grupa, do której należy pytanie. W tej sekcji znajdują się następujące pola: 
  • Treść – tutaj należy wpisać treść pytania. Pole obowiązkowe do uzupełnienia. Może zawierać maksymalnie 450 znaków.
  • Grupa – domyślnie proponuje się tutaj grupa pytań oznaczona jako Domyślna. Z listy rozwijanej można przypisać inną grupę do pytania. Pole obowiązkowe do uzupełnienia.
  • Waga – waga przypisana do danego pytania. Domyślne wartość pola przenosi się z wybranej grupy pytań. Pole można edytować, a jego maksymalna wartość to 100.
  • Opis – tutaj można wpisać dodatkowe, bardziej szczegółowe informacje do danego pytania. Pole nieobowiązkowe.
  • Ponadto dostępne są w tej sekcji następujące parametry:
  • Odpowiedź wymagana – po zaznaczeniu parametru, podczas uzupełniania ankiety udzielenie odpowiedzi na tak oznaczone pytanie jest obowiązkowe.
  • Pytanie nieaktywne – parametr pozwala oznaczyć pytanie jako nieaktywne. Pytanie nieaktywne nie mogą być wykorzystywane podczas tworzenia wzorca ankiety.
W sekcji Typ pytania użytkownik może określić rodzaj pytania. Znajdują się tutaj następujące opcje:
  • Wybór odpowiedzi z listy – do zaznaczenia w przypadku pytań zamkniętych, czyli takich, kiedy lista odpowiedzi jest z góry określona przez użytkownika: wybrana z szablonu lub utworzona bezpośrednio na formularzu pytania jako nowy słownik odpowiedzi bez powiązania z szablonem. W polu Szablon odpowiedzi można wskazać wcześniej przygotowaną listę wariantów odpowiedzi. Wybrana z szablonu lista odpowiedzi jest widoczna w sekcji Odpowiedzi, gdzie może być edytowana. Ponadto po kliknięciu w przycisk Szablon odpowiedzi otwiera się Słownik odpowiedzi. Z tego poziomu użytkownik może utworzyć/ edytować/ wybrać odpowiedź ze słownika. Po wybraniu nowego szablonu, przypisane do niego odpowiedzi zostaną dodane na formularz pytania.
  • Wielokrotny wybór – po zaznaczeniu parametru, podczas odpowiadania na pytanie, będzie możliwość wybrania ze zdefiniowanej listy więcej niż jednej odpowiedzi.
  • Pytanie otwarte – pozwala oznaczyć pytanie, na które można udzielić własnej odpowiedzi. Poniżej z listy użytkownik może wybrać format odpowiedzi dla pytania otwartego. Dostępne formaty to: Tekst (ustawiony domyślnie), Liczba i Data.
Sekcja Odpowiedzi aktywna jest dla pytań, dla których wybrano typ Wybór odpowiedzi z listy. W przypadku, gdy wskazano konkretny Szablon odpowiedzi, widoczne są tutaj zdefiniowane dla niego warianty odpowiedzi. Sekcja zbudowana jest z następujących kolumn:
  • Lp. – kolejny numer odpowiedzi.
  • Wartość – ustalony wariant odpowiedzi na pytanie zamknięte.
  • Punkty – ilość punktów przypisana danej odpowiedzi. Standardowo wartość punktów przenosi się z szablonu odpowiedzi, ale może być edytowana bezpośrednio na pytaniu. Maksymalna wartość to 999,99.
Sekcja obsługiwana jest przez standardowe przyciski:
Dodaj – umożliwia dodanie nowej odpowiedzi. Po wybraniu Dodaj opcję INNE, do odpowiedzi zdefiniowanych przez użytkownika dodawany jest jako ostatni wariant INNE z polem tekstowym umożliwiającym wpisanie własnej odpowiedzi. Opcja ta może być wykorzystana tylko raz w danym pytaniu, a na liście odpowiedzi wyświetla się w kolorze pomarańczowym. Otwórz– umożliwia edycję treści odpowiedzi oraz przypisanych do niej punktów. Usuń – umożliwia usunięcie odpowiedzi, również tej oznaczonej jako INNE.  Podnieś/ Obniż – umożliwia zmianę kolejności odpowiedzi.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Kolejność pozycji znajdujących się w zakładce Podmioty można dowolnie zmieniać metodą „przeciągnij i upuść”.
Uwaga
  1. Wartości odpowiedzi na liście muszą być unikalne.
  2. Jeżeli wybrano opcję Wybór odpowiedzi z listy nie można zapisać formularza pytania bez dodania do niego odpowiedzi.
Aktualizuj listę odpowiedzi w słowniku – parametr, widoczny dla pytań o typie Wybór odpowiedzi z listy, powoduje następujące działanie programu:
  • jeżeli na formularzu pytania zmodyfikowano odpowiedzi pochodzące z wybranego w sekcji Typ pytania szablonu, to po zaznaczeniu tego parametru i zapisaniu pytania, odpowiedzi w szablonie zostaną odpowiednio zaktualizowane.
  • jeżeli na formularzu pytania nie wybrano żadnego szablonu odpowiedzi, a warianty dodawane są ręcznie, to po zaznaczeniu parametru, program wyświetli komunikat z pytaniem, czy utworzyć nowy szablon odpowiedzi w słowniku.
    • Po kliknięciu w TAK, utworzy się formularz szablonu z przeniesionymi wariantami odpowiedzi, na którym należy obowiązkowo wpisać nazwę dla nowego szablonu. Tak utworzony szablon zostanie przypisany również do pytania, z poziomu którego został dodany.
    • Po kliknięciu w NIE formularz pytania zostanie zapisany, ale bez tworzenia szablonu odpowiedzi w słowniku.
Ponadto okno obsługiwane jest przez standardowe przyciski: Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian. Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.

Lista szablonów odpowiedzi

Lista szablonów odpowiedzi dostępna jest na zakładce [CRM], w sekcji Ankiety pod przyciskiem  Szablony odpowiedzi. W tym obszarze widoczne są wszystkie zapisane szablony odpowiedzi, również te utworzone bezpośrednio na formularzu pytania ankietowego. Lista domyślnie uzupełniona jest przykładowymi szablonami, które mogą być modyfikowane oraz usuwane. Lista szablonów odpowiedzi zbudowana jest kolumny Nazwa (z możliwością zaznaczenia), która zawiera nazwę szablonu odpowiedzi do pytań ankietowych. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Dodaj – umożliwia dodanie nowego szablonu z wzorcowymi odpowiedziami. Zmień – umożliwia podgląd/edycję istniejącego szablonu. Usuń – umożliwia usunięcie szablonu odpowiedzi. Zamknij – umożliwia zamknięcie okna. Ponadto w oknie dostępne są pola: Filtr i Konstruktor filtra.

Automatyczna wysyłka faktur o danej godzinie

Automatyczna wysyłka faktur o danej godzinie

Funkcja umożliwia automatyczne wysyłanie pocztą mailową faktur sprzedaży, które zostały dodane w programie oraz nie zostały wcześniej wysłane za pomocą skrzynki pocztowej skonfigurowanej w module CRM lub CRM Plus. Automat pomija te dokumenty, które na liście faktur sprzedaży mają uzupełnioną datę w kolumnie Data utworzenia maila. Zadanie wysyłki faktur można zaplanować na określoną godzinę danego dnia lub kilka razy dziennie w określonych odstępach czasu.
Uwaga
Faktura sprzedaży która została wysłana z programu przy użyciu zewnętrznego klienta pocztowego i spełnia warunki automatycznej wysyłki, zostanie ponownie wysłana przez Automat wysyłki faktur.
Uwaga
Automat wysyła faktury sprzedaży i faktury finalne. Natomiast faktury zaliczkowe, VAT marża, korekty i dokumenty pierwotne nie są wysyłane automatycznie.

Konfiguracja Automatycznej wysyłki faktur

Ustawienia dotyczące Automatycznej wysyłki Faktur znajdują się w Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Automat wysyłki faktur. Przed uruchomieniem automatycznej wysyłki faktur pocztą e-mail należy skonfigurować konto e-mail w konfiguracji Programu/CRM/ Konta e-mail oraz w przypadku programu w wersji stacjonarnej usługę Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z poziomu Konfiguracji Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry. Opis konfiguracji usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych znajduje się tutaj.
Konfiguracja automatycznej wysyłki faktur
Automat włączamy poprzez zaznaczenie parametru Automatyczne wysyłanie faktur pocztą e-mail, a następnie konfigurujemy pozostałe ustawienia: Operator – operator, w imieniu którego automatyczne będą generowane wiadomości mailowe z wydrukami faktur. Hasło – należy podać hasło operatora do Comarch ERP Optima (jeśli zostało ustalone). Konto e-mail – należy wskazać konto e-mail, z którego mają być generowane automatyczne wiadomości e-mail. Na liście wyboru wyświetlane są wszystkie aktywne konta e-mail zdefiniowane w menu Start/Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail, do których ma dostęp operator wskazany powyżej. Szablon e-mail – należy wybrać szablon e-mail z listy szablonów mailowych zdefiniowanych dla formularza Faktury sprzedaży, domyślnie ustawiony jest predefiniowany szablon Faktura dla klienta. Realizacja wysyłki e-mail:
  • wyślij natychmiast – e-mail jest wysyłany od razu do adresata (wiadomość trafia automatycznie do skrzynki nadawczej).
  • pozostaw w folderze Robocze – e-mail jest zapisywany w folderze kopie robocze. Operator może go wysłać poprzez skrzynkę pocztową z poziomu CRM/Skrzynka pocztowa.
Wysyłaj dokumenty:
  • tylko zatwierdzone – wiadomości mailowe będą generowane tylko dla faktur zatwierdzonych,
  • wszystkie – wiadomości mailowe będą generowane zarówno dla faktur zatwierdzonych jak również dla tych w buforze.
Wysyłaj wg. daty – parametr wskazuje wg. której daty na dokumencie mają być wysyłane dokumenty, dostępne opcje: sprzedaży, wystawienia. Od daty – w tym polu ustawiamy datę od której dokumenty mają być wysyłane, wszystkie faktury sprzedaży wystawione z tą lub późniejszą datą, oraz spełniające powyższe ustawienia, zostaną wysłane przy najbliższym zaplanowanym wykonywaniu zadania. W momencie zaznaczenia parametru Automatyczne wysyłanie faktur pocztą e-mail domyślnie ustawia się data bieżąca. Załączniki do wiadomości: 
  • Wydruk faktury w walucie PLN – w tym miejscu wybieramy wzorzec wydruku dla faktur sprzedaży w PLN, z rozwijanej listy można wybrać standardowe wydruki, wydruki użytkownika oraz opcję nie wysyłaj załącznika.
  • Wydruk faktury w walucie obcej – w tym miejscu wybieramy wzorzec wydruku dla faktur sprzedaży w walucie obcej, z rozwijanej listy można wybrać standardowe wydruki, wydruki użytkownika oraz opcję nie wysyłaj załącznika.
W przypadku wybrania opcji nie wysyłaj załącznika, wysyłane maile będą zawierać wyłącznie informację zawarte w szablonie wiadomości. Harmonogram:
  • Uruchom wysyłkę o godzinie – godzina o której codziennie automat będzie wysyłał faktury do klientów.
  • Powtarzaj wysyłkę co – interwał co jaki czas ma być uruchamiane zadanie. Dostępne opcje 30min, 1 godz., 2 godz., 4 godz.
  • Do godziny – godzina graniczna, po której w danym dniu nie jest powtarzane zadanie.
Przycisk wywołuje listę logów z operacji wykonywanych przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z włączonym filtrowaniem Automatycznej wysyłki faktur.

Karta kontrahenta

Aby faktury dla danego kontrahenta były wysyłane drogą elektroniczną należy na karcie kontrahenta w zakładce Zgody, zaznaczyć parametr Zgoda na automatyczną wysyłkę faktur drogą elektroniczną. Podczas automatycznej wysyłki faktur, program sprawdza czy kontrahent wybrany na dokumencie jako Nabywca ma na swojej karcie zaznaczoną zgodę na wysyłkę.
Parametr Zgoda na automatyczną wysyłkę faktur drogą elektroniczną na karcie Kontrahenta
Na liście kontrahentów pod ikoną dostępna jest operacja seryjna Zaznacz/ odznacz parametr Zgoda na automatyczną wysyłkę faktur. Funkcja działa dla zaznaczonych na liście kontrahentów i pozwala seryjnie zaznaczyć lub odznaczyć parametr na karcie kontrahenta.
Automatyczna wysyłka faktur – operacja seryjna

Powiadomienia dotyczące automatycznej wysyłki faktur

W przypadku gdy w programie skonfigurowany jest Automat wysyłki faktur, i jednocześnie wysyłamy ręcznie faktury do danego kontrahenta, który na karcie ma odznaczony parametr Zgoda na Automatyczne wysyłanie faktur drogą elektroniczną, to przy 3-ciej takiej wysyłce pojawia się komunikat: Faktury mogą być wysyłane automatycznie do kontrahentów. Czy chcesz zaznaczyć parametr „Zgoda na automatyczne wysyłanie faktur drogą elektroniczną” na karcie tego kontrahenta? Po wybraniu opcji Tak, na karcie kontrahenta automatycznie zaznaczy się parametr dotyczący zgodny na automatyczne wysyłanie faktur droga mailową. I od tej pory dla tego kontrahenta wysyłka będzie realizowana automatem. W sytuacji gdy w module CRM lub CRM Plus wysyłamy ręcznie faktury do klientów i Automat wysyłki faktur nie jest skonfigurowany, to po wysłaniu pięciu faktur pojawi się komunikat: Czy wiesz, że faktury mogą być wysyłane automatycznie? Wysyłka faktur o wybranych porach jest możliwa do ustawienia w konfiguracji programu. Czy chcesz skonfigurować teraz automat wysyłki faktur? Po wybraniu opcji Tak otworzy się okno konfiguracji Automatu wysyłki faktur.

Szablon wiadomości email dla automatycznej wysyłki faktur

Z poziomu Formularza faktury sprzedaży dostępny jest predefiniowany szablon wiadomości e-mail Faktura dla klienta. W szablonie wykorzystane są makra: {eNumer} – Numer dokumentu, {eTermin} – Termin płatności i {eDoZaplaty} – kwota dokumentu. Standardowo szablon jest nieedytowalny, natomiast można go skopiować za pomocą kombinacji klawiszy <CTRL+INS> i zmodyfikować jako szablon użytkownika. Podczas wysyłania wiadomości, jeżeli na szablonie uzupełnione są pola DO, DW, UDW wówczas adres DO, DW, UDW z szablonu zostanie wczytany na formularz wiadomości. W przypadku gdy pola DO, DW, UDW nie są uzupełnione to adres e-mail automatycznie pobierany jest z karty podmiotu oraz z formularza dokumentu z zakładki Kontrahent z pola Email. Daje to możliwość personalizowania szablonów i umieszczania w treści maila makr. Więcej informacji na temat konfiguracji szablonów e-mail w programie znajduje się tutaj.
Predefiniowany szablon e-mail - Faktura dla klienta.

Obieg dokumentów

Opis działania modułu

Moduł ten usprawnia archiwizację dokumentów i zarządzanie nimi. Składa się na to możliwość przypisania dokumentu do katalogu czy też definiowanie procesów obiegu dokumentów w firmie. Funkcjonalność modułu umożliwia również kontrolę uprawnień operatorów do dostępu do dokumentów zebranych w poszczególnych katalogach. Uprawnienia te mogą dotyczyć dodawania, podglądu, edycji oraz usuwania dokumentów. Dokumenty mogą być przechowywane w systemie w postaci plików. Użytkownik może dowolnie opisać plik, nadać status i skojarzyć z elementem systemu Comarch ERP Optima lub dowolnym podmiotem. Dodatkowo może wyróżnić dokumenty spośród innych za pomocą definiowalnych cech (atrybutów). Pozwala to na swobodne wyszukiwanie oraz grupowanie według zadanego atrybutu. Dokumenty mogą być rejestrowane w programie albo poprzez fizyczny zapis pliku w bazie danych, albo tylko poprzez wskazanie ścieżki dostępu do dokumentu, który jest zapisany na dysku komputera, bądź też przez zapis dokumentów w IBARD. Program umożliwia również współprace ze skanerami i bezpośredni zapis dokumentu ze skanera w bazie danych lub na IBARD. Użytkownik może rejestrować w Bibliotece dwa rodzaje dokumentów:
  1. firmowe, czyli takie, które są skojarzone z konkretną bazą firmową,
  2. wspólne, czyli takie, które są zapisywane w bazie konfiguracyjnej. Dzięki temu są widoczne we wszystkich bazach firmowych podpiętych do danej bazy konfiguracyjnej.
Funkcjonalność ta może być wykorzystywana na przykład przez biura rachunkowe lub firmy pracujące na wielu bazach danych. Część dokumentów, które maja być widoczne we wszystkich bazach firmowych, może być zapisywana właśnie w postaci dokumentów wspólnych. Dzięki temu użytkownik uniknie wielokrotnego wprowadzania dokumentów do różnych baz.

Rodzaje dokumentów

W programie istnieje możliwość rejestrowania dwóch rodzajów dokumentów: firmowe i wspólne. Dokumenty firmowe są widoczne tylko w bazie firmowej, w której zostały utworzone (podobnie, jak inne dokumenty i transakcje rejestrowane w systemie Comarch ERP Optima, na przykład faktury sprzedaży). Nie ma możliwości podglądu dokumentu firmowego z poziomu innej bazy danych. Dokumenty firmowe, z racji tego, że są powiązane konkretnie z jedną bazą danych, użytkownik może wiązać z podmiotami, atrybutami i transakcjami zarejestrowanymi w obrębie tej samej bazy. Dokumenty wspólne to dokumenty zapisywane w bazie konfiguracyjnej. Dzięki temu są one widoczne we wszystkich bazach podpiętych do danej bazy konfiguracyjnej. Funkcjonalność dokumentów wspólnych może być wykorzystana w firmach, które pracują równocześnie na wielu bazach danych (firmowych). W takim wypadku dokumenty „ogólne”, które nie są związane z konkretną firmową, mogą być zapisane jako dokumenty wspólne i będą widoczne we wszystkich bazach. Dokumenty wspólne, z racji tego, że są widoczne w wielu bazach, nie mogą być wiązane z podmiotami, atrybutami oraz innymi transakcjami. Funkcjonalność dokumentów wspólnych polega tylko na rejestrowaniu dokumentów w Bibliotece

Katalogi dokumentów w Bibliotece

Dokumenty, które użytkownik będzie gromadził w swojej Bibliotece, mogą być przyporządkowane do tzw. katalogów. Możliwość umieszczania dokumentów w katalogach ma pomóc w sortowaniu i wyszukiwaniu dokumentów w module podczas późniejszej pracy. Katalogi mogą odpowiadać na przykład segregatorom, w których gromadzona jest dokumentacja w danej firmie w rzeczywistości. W katalogach mogą być zbierane zarówno dokumenty firmowe, jak i wspólne (konfiguracyjne). Przy czym dla poszczególnych rodzajów dokumentów definiowane są odrębne katalogi. Katalogi dla dokumentów firmowych są definiowane w Start/ Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Katalogi dokumentów. Katalogi dla dokumentów wspólnych są definiowane w Start/ Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentów/ Katalogi wspólne. Na liście katalogów znajdują się standardowe przyciski: Dodaj – dodaje nowy katalog, Zmień – wyświetla formularz istniejącego katalogu, Usuń – pozwala usunąć katalog pod warunkiem, że nie jest on skojarzony z żadnym dokumentem w Bibliotece. Na liście zawsze znajduje się katalog !Domyślny!. Jest on tworzony automatycznie podczas kreowania bazy danych. Katalogu tego nie można usunąć, ani założyć blokad.  Trafiają do niego wszystkie dokumenty, które nie są przypisane do żadnego konkretnego katalogu, utworzonego przez użytkownika. Definiując nowy katalog w Bibliotece, zarówno firmowy, jak i wspólny, użytkownik podaje: Symbol – 20-znakowa, skrócona nazwa katalogu Nazwa – pełna nazwa katalogu Symbol w numeracji – istnieje możliwość numerowania dokumentów w obrębie danego katalogu. W tym celu użytkownik definiując schemat numeracji powinien umieścić w nim sekcję Katalog. Podczas numerowania dokumentów w tej sekcji podstawiany będzie podany w polu symbol katalogu (maksymalnie 5-znakowy). Symbol w numeracji jest alfanumeryczny, jednak obowiązuje zasada, że wpisany tu ciąg może zawierać tylko wielkie litery. Schemat obiegu – w programie istnieje możliwość kontroli przepływu dokumentów w firmie przy pomocy tzw. procesów obiegu. Każdy dokument w momencie wprowadzania do systemu może być skojarzony z takim procesem. Jeśli dla katalogu będzie wprowadzony schemat domyślny, wtedy po przypisaniu dokumentu do katalogu będzie ona automatycznie kojarzony ze wskazanym tu procesem obiegu. Folder dla plików na IBARD – w programie istnieje możliwość zapisywania plików poza bazą, na koncie IBARD.  Z listy folderów na koncie IBARD możemy wybierać  folder na koncie – wtedy pliki na koncie będą umieszczane w tym konkretnym folderze, bądź konto główne – wtedy piki będą zapisywane bezpośrednio na koncie. Szczegóły współpracy programu z IBARD zostały opisane w odrębnym rozdziale dotyczącym współpracy z innymi modułami systemu.

Zakazy do katalogów

Na formularzu katalogu znajduje się zakładka [Zakazy], z tego poziomu użytkownik może zdefiniować dla poszczególnych operatorów uprawnienia dotyczące dokumentów zebranych w tym katalogu. Możliwe jest także kopiowanie tych uprawnień za pomocą skrótu <CRTL>+<INSERT> . Tak więc dostęp do dokumentów dla poszczególnych operatorów ustawiany jest na poziomie katalogu, nie zaś pojedynczego dokumentu. Zakazy dotyczą wtedy wszystkich dokumentów zebranych w tym katalogu. Dlatego definiując katalogi dokumentów w module warto od razu uwzględnić uprawnienia operatorów do dostępu do zebranych tam dokumentów. Domyślnie każdy operator ma dostęp do wszystkich dokumentów w katalogu. Aby te prawa zawęzić - na zakładce [Zakazy] użytkownik może wskazać operatora i przydzielić mu zakazy dostępu: Dodawanie – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa zapisu dokumentu w danym katalogu. Jeżeli operator ma zakaz zapisu dokumentów do katalogu, to katalog ten nie jest widoczny na liście katalogów podczas dodawania oraz edycji dokumentów zapisanych w  innym katalogu. Jeżeli na liście w Bibliotece w sekcji Katalogi wybrany jest katalog, do którego operator ma zakaz dodawania dokumentów, to przy próbie dodania nowego dokumentu wyświetlany jest komunikat: Operator nie ma prawa zapisu dokumentów w katalogu, a w polu Katalog podstawiany jest katalog !Domyślny!. Podobnie w przypadku, gdy operator kopiuje dokument z katalogu, w którym ma zakaz dodawania. W przypadku, gdy dokument będzie wprowadzany do katalogu przez operatora, który nie ma zakazu w danym katalogu, ale jako opiekuna dokumentu (osobę odpowiedzialną) przypisze operatora, który ma jakiekolwiek ograniczenia dostępu do katalogu – przy zapisie dokumentu program poinformuje o istniejących zakazach i zapyta operatora wprowadzającego, czy na pewno chce wprowadzić dokument. Operator, który nie ma prawa dodawania dokumentu w katalogu, ale ma prawo edycji, może modyfikować już istniejące dokumenty w tym katalogu. Podgląd – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa na podgląd istniejących dokumentów w danym katalogu (po wciśnięciu przycisku lupki). Zakaz ten będzie obowiązywał zarówno na liście Biblioteka dokumentów, jak i przy próbie podglądu dokumentu z poziomu innej transakcji zarejestrowanej w systemie (na przykład z poziomu Faktury sprzedaży, kontaktu CRM itp.). Zmiana – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa do zmian dokumentów w danym katalogu. Przy podglądzie dokumenty i ich załączniki będą wyświetlane w trybie „tylko do odczytu”. Będzie to dotyczyło wszystkich dokumentów katalogu, zarówno tych, gdzie opiekunem jest dany operator, jak i inny. Zakaz ten będzie obowiązywał również przy podglądzie dokumentu z poziomu innej transakcji zarejestrowanej w systemie Comarch ERP Optima. Zmiana cudzych – przy założonym zakazie operator będzie miał prawa do zmiany dokumentów, dla których jest przypisany jako opiekun. Natomiast w przypadku dokumentów, gdzie opiekunem jest inny operator/ pracownik ‑ dokument i jego załącznik będzie otwierany w trybie „tylko do odczytu”. Zakaz ten będzie obowiązywał również przy podglądzie dokumentów z poziomu innych transakcji zarejestrowanych w systemie. Usuwanie – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa do usuwania dokumentów w katalogu, niezależnie od tego, kto jest opiekunem dokumentu. Usuwanie cudzych – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa do usuwania dokumentów, gdzie opiekunem jest inny operator/ pracownik. Natomiast będzie mógł usuwać dokumenty, do których jest przypisany jako opiekun.

Statusy dokumentów w Bibliotece

Dla każdego dokumentu w Bibliotece użytkownik może nadać status. Status dokumentu pomoże podczas późniejszej pracy w zarządzaniu biblioteką, umożliwiając filtrowanie dokumentów wg statusu. Listę statusów użytkownik tworzy sam, w zależności od potrzeb, z poziomu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Statusy dokumentów.
Uwaga
 Status może być nadawany tylko dla dokumentów firmowych.

Definiując status użytkownik podaje Kod (20 znaków) oraz szerszy Opis statusu. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski:

Dodaj – dodanie nowego statusu, Zmień – edycja istniejącego statusu. Jeśli użytkownik zmieni w Konfiguracji kod statusu, który został już przypisany do dokumentu – status zmieni się również na wszystkich dokumentach Usuń – usunąć można tylko status, który nie został wykorzystany na żadnym dokumencie w Bibliotece. Statusy pojawiają się na liście wyboru w kolejności ustalonej w Konfiguracji. Za pomocą przycisków  użytkownik może ustalić poprawną kolejność statusów tak, by wyświetlały się one na dokumencie zgodnie z potrzebami.

Numeracja dokumentów w Bibliotece

Numeracja dokumentów jest ustalana odrębnie dla dokumentów firmowych, a odrębnie dla dokumentów wspólnych (konfiguracyjnych). Dla dokumentów firmowych schematy numeracji ustalane są w Start/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Obieg dokumentu/ Biblioteka dokumentów. Domyślny schemat numeracji to OBD/numer bez zer/rok. Schematy numeracji dla dokumentów wspólnych są ustalane w Start/ Konfiguracja/ Program/ Definicje dokumentów/ Obieg dokumentów/ Dokumenty wspólne. Domyślny schemat numeracji to WSP/numer bez zer/rok. Zasady definiowania schematów numeracji są podobne jak w przypadku pozostałych dokumentów w systemie. Różnicą jest możliwość zastosowania katalogu podczas numerowania. Ustalając schemat numeracji można wskazać człon KATALOG. W takim przypadku dokumenty będą numerowanie odrębnie w ramach poszczególnych katalogów. Nadając numer dla wprowadzanego dokumentu w sekcji KATALOG pojawi się symbol katalogu, który użytkownik wprowadza na jego formularzu w Konfiguracji. Użytkownik może utworzyć wiele schematów numeracji dla dokumentów. Jeden z nich powinien być zdefiniowany jako domyślny. Domyślny schemat numeracji należy wskazać:
  • dla dokumentów firmowych w Start/ Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Dokumenty,
  • dla dokumentów firmowych utworzonych w wyniku dodawania zapisów w ewidencjach księgowych na podstawie dokumentów zewnętrznych w Start/ Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Dokumenty powiązane,
  • dla dokumentów wspólnych w Start/ Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentów/ Dokumenty

Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima

Wiązanie dokumentu z transakcją

Lista typów transakcji, z którymi mogą być wiązane dokumenty w Bibliotece jest dostępna z poziomu formularza dokumentu, zakładka [Dokumenty] (menu wyświetlane po wciśnięciu strzałki obok przycisku plusa). Lista skojarzonych dokumentów jest pogrupowana wg rodzaju dokumentu (Sprzedaż, Zakupy, Magazyn, Księgowość, Kasa/Bank, Zlecenie serwisowe), gdzie w skład danego rodzaju wchodzą poszczególne typy dokumentów.
Uwaga
 Z poziomu Biblioteki dokument może być wiązany z dokumentami handlowymi i magazynowymi, księgowymi, kasowymi zleceniami serwisowymi i zapisami w Rejestrze VAT.
W programie istnieje możliwość dodawania dokumentów skojarzonych do dokumentu Biblioteki bez konieczności pobierania licencji na moduł, w którym został utworzony dokument skojarzony. Wówczas przy dodawaniu takiego dokumentu, lista dokumentów kojarzonych otwierana jest w trybie odczytu. Jeśli użytkownik w momencie logowania zalogował się również do modułu Comarch ERP Optima Obieg dokumentów – na formularzach tych transakcji pojawia się tabela Biblioteka dokumentów. W tabeli widoczne są powiązania do dokumentów w Bibliotece. z tego poziomu użytkownik może powiązać transakcję z wybranymi dokumentami z Biblioteki.
Tabela Biblioteka dokumentów na transakcji
Uwaga
 Transakcje mogą być wiązane tylko z dokumentami firmowymi z Biblioteki.
Lista obsługiwana jest przez przyciski:  Dodaj – pozwala na dodanie nowego powiązania z dokumentem w Bibliotece. Podczas wiązania transakcji z dokumentem dostępne są dwie opcje:
  • Dodaj nowy – wywołuje nowy formularz dokumentu firmowego (podobny jak w przypadku dodawania dokumentu z listy w Bibliotece).
  • Dodaj istniejący – wywołuje listę dokumentów w bibliotece, gdzie użytkownik może wskazać istniejący dokument. Lista wyświetlana jest na zakładce Podmiotu, zawężona tyko do dokumentów firmowych.
Otwórz – podnosi formularz dokumentu w Bibliotece. Dopiero z tego poziomu można wywołać podgląd samego pliku (przycisk na formularzu dokumentu). Usuń – powoduje usuniecie powiązania z dokumentem w Bibliotece. Nie powoduje usunięcia samego dokumentu w Bibliotece. Nowe powiązania na transakcji można dodawać zarówno na dokumentach w buforze, jak też zatwierdzonych i anulowanych. Użytkownik ma możliwości modyfikowania powiązań z poziomu transakcji – przyciski Dodaj, Otwórz Usuń są dostępne. Jeśli użytkownik wprowadzi z poziomu transakcji powiązanie z dokumentem w Bibliotece – powiązanie to będzie również widoczne z poziomu Biblioteki dokumentów. W tabeli Biblioteka dokumentów na transakcji istnieje również możliwość szybkiego podglądu załączników. Na dokumencie OBD widocznym w tej tabeli, w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy, dostępna jest opcja Archiwum plików.  Po najechaniu na nią myszką rozwijana jest lista wszystkich plików, linków oraz skanów powiązanych z danym dokumentem OBD. W ten sposób można szybko podejrzeć załączniki bez podnoszenia całego dokumentu OBD. Jeśli użytkownik w momencie logowania zalogował się również do modułu Comarch ERP Optima CRM ‑ na formularzach tych transakcji pojawia się tabela Zadania i kontakty CRM. W tabeli widoczne są powiązania do dokumentów w module CRM. Z tego poziomu użytkownik może powiązać transakcję z wybranymi zadaniami, kontaktami lub e-mailami. Istnieje też możliwość przenoszenia załączników z formularza e-mail w module CRM bezpośrednio do dokumentu OBD. Funkcjonalność została szerzej opisana w artykule.
Tabela Zadania i Kontakty CRM na transakcji

Lista obsługiwana jest przez przyciski:

 Dodaj – pozwala na dodanie nowego powiązania z zadaniem/kontaktem. Podczas wiązania transakcji z dokumentem dostępne są dwie opcje:
  • Dodaj nowy – wywołuje nowy formularz zadania/kontaktu,
  • Dodaj istniejący – wywołuje listę kontaktów i zadań, gdzie użytkownik może wskazać istniejący dokument.
 Otwórz – podnosi formularz powiązanego dokumentu.  Usuń – powoduje usuniecie powiązania z dokumentem. Dodaj e-mail – pozwala na dodanie nowego powiązania z e-mailem. Podczas wiązania transakcji z e‑mailem dostępne są dwie opcje:
  • Dodaj nowy e-mail – wywołuje nowy formularz wiadomości,
  • Dodaj istniejący e-mail – wywołuje skrzynkę pocztową, gdzie użytkownik może wskazać istniejący dokument, z którym utworzone zostanie powiązanie.
Jeśli użytkownik wprowadzi z poziomu zadania, kontaktu lub e-maila powiązanie z dokumentem w Bibliotece ‑ powiązanie to będzie również widoczne z poziomu Biblioteki dokumentów.

Dodawanie plików na dokumentach metodą „przeciągnij i upuść”

Na formularzach dokumentów handlowych i magazynowych oraz w Rejestrze VAT i ewidencji dodatkowej, na zakładce [Dokumenty] w sekcji Biblioteka dokumentów możliwe jest dodawanie plików metodą „przeciągnij i upuść”. Po wykonaniu tej operacji w module Obieg dokumentów tworzony jest nowy powiązany dokument zawierający przeciągnięty plik:
  • jeśli podczas przeciągania pliku zostanie wciśnięty klawisz <ALT> - plik zostanie dodany do dokumentu w Obiegu Dokumentów jako link,
  • jeśli podczas przeciągania pliku zostanie wciśnięty klawisz <CTRL> - plik na dokumencie w Obiegu Dokumentów zostanie zapisany w IBARD. Niezbędne jest wcześniejsze ustawienie folderu dla plików IBARD dla katalogu domyślnego w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Katalogi dokumentów.
Na dokument tworzony w Bibliotece dokumentów przenoszony jest:
  • kontrahent z dokumentu powiązanego,
  • numer obcy z dokumentów przychodowych, numer z programu w przypadku dokumentów rozchodowych.
Uwaga
Jeśli program Comarch ERP Optima został uruchomiony na prawach administratora, wówczas dodawanie plików metodą „przeciągnij i upuść” będzie możliwe tylko z poziomu aplikacji uruchomionych na prawach administratora.

Dodawanie dokumentów na podstawie plików w Rejestrze VAT oraz ewidencji dodatkowej.

W firmach, gdzie wprowadzane są duże ilości dokumentów w oparciu o dokumenty przychodzące z zewnątrz, bardzo przydatna jest funkcja, umożliwiająca rejestracje transakcji w programie w oparciu o zrobiony wcześniej skan dokumentu czy plik PDF. Dotyczy to głównie Biur Rachunkowych, które otrzymane od klienta dokumenty skanują i przechowują w programie, a równocześnie na podstawie tego dokumentu muszą zarejestrować nowy zapis w Rejestrze VAT. Cały proces wprowadzania takiego dokumentu składa się z kilku etapów i wiąże się z automatycznym utworzeniem dokumentów w Bibliotece z załączonym plikiem.

Dodanie nowego dokumentu

Jeśli Operator pobrał licencje na moduł Obieg Dokumentów na zapisie dodawanym w Rejestrze VAT lub Ewidencji dodatkowej dostępny jest przycisk  , który umożliwia wskazanie potrzebnego pliku.
Uwaga
 Przycisk jest dostępny tylko na nowo dodawanych dokumentach (przed ich zapisem). Po zapisie przycisk jest ukrywany na formularzu.

Wywołanie skanowania lub dodawanie pliku z dysku

Po wciśnięciu przycisku w zależności od wybranej opcji Operator może wywołać skanowanie lub wskazać potrzebny plik.
Uwaga
 Opcje związane ze skanowaniem dokumentu są niedostępne w modelu usługowym programu Comarch ERP Optima oraz przy połączeniach terminalowych.
Możliwe jest też dodawanie plików metodą „Przeciągnij upuść”. Funkcja została dokładnie opisana w artykule Dodawanie plików na dokumentach metodą „przeciągnij i upuść”.

Podgląd otwartego pliku, na podstawie którego wprowadzany jest dokument (zapis w Rejestrze VAT)

Po wybraniu opcji, na podstawie której dodawany jest dokument, w lewej części okna rozwija się dodatkowy panel, w którym widoczny jest podgląd wskazanego pliku. Na panelu z podglądem dostępne są opcje związane z powiększaniem/ pomniejszaniem widoku pliku.
Uwaga
 Plik w panelu jest otwierany za pomocą przeglądarki internetowej. Dlatego możliwe jest otwieranie tylko plików typu: PDF, TIF, GIF, JPG
Po wskazaniu pliku w innym formacie niż PDF, TIF, GIF, JPG pojawia się komunikat: Zawartość pliku z rozszerzeniem: np .xls nie może być wyświetlona!
Uwaga
 W celu prawidłowego otwierania plików PDF do podglądu w panelu potrzebny jest zainstalowany program Adobe Acrobat.
Ponowne wciśnięcie przycisku Dodaj plik  powoduje ponowne rozpoczęcie realizacji procesu wg wybranej opcji. W wyniku tego w oknie przeglądarki pojawia się nowy dokument. Jeśli użytkownik zeskanuje na przykład nie ten dokument to wystarczy, że podmieni go w skanerze i ponownie wciśnie przycisk Dodaj plik.

Zapis dokumentu - tworzenie dokumentu Biblioteki

Z chwilą zapisu dokumentu w Rejestrze VAT/Ewidencji dodatkowej tworzony jest dokument w Bibliotece w module Obieg Dokumentów i zapisywane jest powiązanie dokumentów (widoczne na zakładce [Dokumenty]). Na utworzonym w ten sposób dokumencie w Bibliotece ustawiane jest:
  • dokument – symbol dokumentu nadawany jest wg schematu z konfiguracji Firmy/ Obieg dokumentów/ Dokumenty powiązane, gdzie dla poszczególnych typów dokumentów (w Ewidencji dodatkowej, Rejestrze VAT), można wskazać domyślny schemat numeracji i domyślny katalog dla automatycznie tworzonych dokumentów w Bibliotece,
  • numer obcy – numer wprowadzanego dokumentu. W przypadku zapisu w Rejestrze Vat – wartość z pola Dokument,
  • data wprowadzenia – data bieżąca, z którą dokument został zarejestrowany,
  • operator - aktualnie zalogowany,
  • katalog – pobrany z ustawień w konfiguracji Firmy/ Obieg dokumentów/ Dokumenty powiązane,
  • podmiot – na zakładce [Podmioty] przypisany zostaje podmiot z wprowadzanego zapisu.
Poniżej klika scenariuszy, jak przebiega dodawanie dokumentu po wybraniu poszczególnych opcji: Wskaż plik  na dysku i zapisz … (w IBARD/ do bazy/link)
  • po wciśnięciu przycisku Dodaj plik na formularzu pojawia się okno wyboru dokumentu z dysku,
  • wskazywany jest plik,
  • wskazany plik widoczny jest w bocznym panelu,
  • na formularzu dokumentu są wprowadzane dane a następnie zapisywane,
  • dodawany dokument jest zapisywany(zapis w Rejestrze Vat/Ewidencji dodatkowej),
  • tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
  • plik wysyłany jest na iBard / zapisywany do bazy/ zapisywany jako link (w zależności od wybranej opcji),
  • w dokumencie Biblioteki zapisywany jest dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
  • zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze Vat/Ewidencji dodatkowej.
Skanuj dokument i zapisz… (w IBARD/ do bazy)
  • po wciśnięciu przycisku Dodaj plik na formularzu wywoływane jest okno Skanowanie dokumentu – parametry,
  • zeskanowany plik widoczny jest w bocznym panelu,
  • na formularzu dokumentu są wprowadzane dane a następnie zapisywane,
  • dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Rejestrze Vat/Ewidencji dodatkowej),
  • tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
  • plik wysyłany jest na iBard / do bazy (w zależności od wybranej opcji),
  • w dokumencie Biblioteki zapisywany jest dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
  • zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze Vat/Ewidencji dodatkowej.
Wskaż plik z IBARD i… (zapisz do bazy/ zapisz link)
  • po wciśnięciu przycisku Dodaj plik następuje łączenie się z IBARD,
  • wskazywany jest plik,
  • wskazany plik widoczny jest w bocznym panelu,
  • na formularzu dokumentu są wprowadzane dane a następnie zapisywane,
  • dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Rejestrze Vat/Ewidencji dodatkowej),
  • tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
  • zapisywany jest link do IBARD lub plik (w zależności od wybranej opcji), jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu,
  • w dokumencie Biblioteki zapisywany jest dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
  • zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze Vat/Ewidencji dodatkowej.
W zależności od sposobu obsługi formularza mamy dostęp do poszczególnych opcji:
  • przy dodawaniu pojedynczego dokumentu podnosi się jego formularz, następnie przez przycisk Dodaj plik dokonywany jest wybór opcji dodawania/zapisu dokumentu. Po wskazaniu pliku z lewej strony formularza rozwija się okno podglądu pliku. W prawej części formularza użytkownik uzupełnia dane na dokumencie  i zapisuje go,
  • przy seryjnym dodawaniu po jego zapisie pierwszego dokumentu, formularz dokumentu po prawej stronie zostaje wyczyszczony i zwinięte okno podglądu pliku po lewej stronie formularza. Po wciśnięciu przycisku Dodaj plik i wyborze pliku panel z lewej strony ponownie się rozwija,
  • przy zapisie dokumentu bez zamykania formularza (<SHIFT>+<CTRL>+<ENTER>) na formularzu dokumentu nadal widać dane a w oknie po lewej stronie podgląd dokumentu, ale przycisk Dodaj plik jest już nie widoczny (dokument pozostaje w edycji).
Uwaga
 Należy pamiętać, że funkcja działa tylko w przypadku dodawania nowych dokumentów.  Dlatego będzie nieaktywna, jeśli dodawany dokument wcześniej zostanie na przykład wydrukowany (wtedy robiony jest jego automatyczny zapis).

Podgląd załączników do dokumentu Biblioteki z poziomu zapisu w rejestrze VAT/ ewidencji dodatkowej

W Biurach Rachunkowych często kontrolowana jest poprawność wprowadzonych zapisów przez ponowne porównanie z dokumentem dostarczonym przez Klienta. W programie istnieje możliwość powiązania zapisu w rejestrze VAT/ ewidencji dodatkowej z utworzonym dokumentem w Bibliotece i w ten sposób, pośrednio, z zeskanowanym (zaczytanym) wcześniej plikiem. Możemy zatem przeprowadzić weryfikację poprawności zapisu w rejestrze VAT/ ewidencji dodatkowej sięgając do dokumentu Biblioteki i wyświetlić zapisany tam plik.

Formularz zapisu VAT/ ewidencji dodatkowej a podgląd załączników

Podczas edycji dokumentu w rejestrze VAT/ ewidencji dodatkowej na formularzu widoczny jest przycisk  Umożliwia on otwarcie panelu, w którym wyświetlany jest plik pobrany z Biblioteki. Zamknięcie panelu następuje po wciśnięciu X widocznego w nagłówku panelu. Dodatkowo istnieje możliwość zadokowania panelu tak, by był stale widoczny na oknie lub pokazywał się tylko po najechaniu kursorem na pasek z lewej strony okna. Dokowanie możliwe jest przez wciśnięcie przycisku pinezki na panelu. Z jednym zapisem VAT/ ewidencji dodatkowej może być powiązane wiele dokumentów w Bibliotece. Równocześnie w każdym dokumencie Biblioteki może być wiele załączników. Tym samym jeden zapis VAT/ ewidencji  dodatkowej może być skojarzony z wieloma plikami. W panelu podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. W przypadku, gdy jest jeden zapis VAT/ Ewidencji  dodatkowej i jeden dokument Biblioteki z jednym załącznikiem, użytkownik bez żadnych dodatkowych akcji  może wówczas podejrzeć plik. Natomiast w bardziej skomplikowanych przypadkach  (wiele dokumentów Biblioteki, wiele załączników) może wybrać i otworzyć jeden z nich. Po kliknięciu w przycisk  wyświetlania jest rozwijana lista zawierająca dwa poziomy:
  • poziom pierwszy – numery wszystkich skojarzonych dokumentów Biblioteki,
  • poziom drugi - załączniki do poszczególnych dokumentów Biblioteki, wyfiltrowane do plików, jakie mogą być wyświetlone w panelu, posortowane wg nazwy.
Uwaga
 Lista ta zawiera tylko dokumenty, które możemy w oknie podglądu otworzyć (pdf, tiff, grafiki, itp.) – bez plików edytowalnych, których nie otwieramy (doc, xls, itp.).
Pliki do podglądu pobierane są z dysku, z bazy programu lub z IBARD w zależności od miejsca ich zapisu. Podczas wyświetlania pliku w panelu podglądu sprawdzane są uprawnienia dostępu operatora do poszczególnych katalogów w Bibliotece. Dokumenty Biblioteki z katalogów, do których operator ma zakaz podglądu, w ogóle nie pojawią się na liście dokumentów do wyboru. Jeżeli plik zapisany jest na IBARD, wówczas przy próbie podglądu dokumentu z IBARD sprawdzane są uprawnienia użytkownika nadane do skojarzonego z katalogiem folderu w IBARD. Jeśli zapis VAT/ ewidencji dodatkowej nie jest skojarzony z dokumentem Biblioteki, dokument Biblioteki nie zawiera załącznika, bądź załącznik nie może być otworzony w panelu wówczas panel podglądu jest pusty.

Przenoszenie powiązania dokumentów handlowych z dokumentami Biblioteki do Rejestru VAT.

Dokumenty Biblioteki powiązane z dokumentem handlowym, przenoszone są po zaksięgowaniu na dokumenty tworzone w Rejestrze VAT. Funkcjonalność została szerzej opisana w artykule Przenoszenie dokumentów z modułu Faktury.

Podgląd dokumentu Biblioteki z poziomu formularza delegacji

Na formularzu delegacji w menu Kasa/Bank/ Delegacje, na zakładce [Dokumenty] widoczne są dokumenty powiązane w module Obieg Dokumentów. Z tego poziomu można podnieść dokument Biblioteki do edycji, dodać nowy powiązany dokument, dodać powiązanie z istniejącym dokumentem lub powiązanie usunąć.

Załączniki dla urządzenia serwisowego 

Na formularzu nowo dodawanego urządzenia w module Serwis dostępny jest przycisk - Wybierz rodzaj akcji, który umożliwia wywołanie skanowania lub dodawania pliku z dysku lub z IBARD. Po wskazaniu załącznika i zapisaniu formularza urządzenia, w tle utworzy się powiązany dokument w Bibliotece dokumentów. Dokument ten będzie widoczny na formularzu urządzenia, na zakładce [Dokumenty].
Formularz urządzenia serwisowego - załączniki
Po naciśnięciu przycisku możemy wybrać jedną z dostępnych opcji, które zostały opisane w artykule Formularz dokumentu w Bibliotece -zakładka Ogólne. Na formularzu u.index.php/dokumentacja/formularz-dokumentu-w-bibliotece-zakladka-ogolne/rządzenia, z którym powiązany jest co najmniej jeden plik graficzny lub PDF dostępny jest przycisk: - Podgląd dokumentu z biblioteki. Podgląd pliku wyświetlany jest w oknie z lewej strony formularza.  Po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja działa na identycznej zasadzie jak podgląd załączników z poziomu formularza zapisu VAT/ ewidencji dodatkowej.

Dokumenty podmiotu

W przypadku, gdy operator jest zalogowany do modułu Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów na formularzach (kartach) kontrahenta, banku, urzędu oraz pracownika i wspólnika istnieje możliwość szybkiego wywołania biblioteki dokumentów danego podmiotu. Na pasku zadań wyświetlanym z poziomu formularza pojawia się przycisk  Przycisk podzielony jest na pół, w dolnej części strzałka rozwijająca opcje
  • Biblioteka dokumentów – wyświetla bibliotekę z ustawionym filtrem na podmiot
  • Archiwum wydruków – wyświetla archiwum wydruków z ustawionym filtrem na podmiot.

Podgląd załącznika na formularzach dokumentów handlowo - magazynowych

Na formularzu dokumentu w module Handel można wywołać podgląd załączników, podpiętych do powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. Jeśli powiązany dokument OBD posiada załącznik, wówczas na formularzu dokumentu handlowego lub magazynowego, na wszystkich zakładkach dostępny jest przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki . Jego kliknięcie umożliwia wyświetlenie załącznika w oknie podglądu widocznym z lewej strony formularza dokumentu. Po kliknięciu przycisku pojawi się menu z listą dostępnych do wyświetlenia załączników: Wyświetlane mogą być załączniki w formacie PDF, TIFF oraz pliki graficzne (PNG, JPG, BMP). Załączniki w innych formatach, jak np. XLSX, DOCX nie będą dostępne do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja działa na identycznej zasadzie jak podgląd załączników z poziomu formularza zapisu VAT/ ewidencji dodatkowej.

Współpraca z Terminarzem

Współpraca z Terminarzem polega na wykazywaniu etapów związanych z procesem obiegu poszczególnych dokumentów. W Terminarzu uwzględniane są wszystkie bieżące etapy główne i powiązane, na których został zaznaczony parametr Rezerwuj czas w terminarzu. W takim przypadku operator może określić, jaki okres czasu powinien być zarezerwowany. Podczas zapisywania etapu z ustawionym czasem rezerwacji program prowadzi kontrolę, czy w podanym okresie czasu nie ma już zaplanowanych innych działań:
  • etapów związanych z obsługą innych procesów,
  • czynności serwisowych,
  • zadań CRM.
W Terminarzu wyświetlane są etapy związane z obsługa dokumentów zarówno firmowych, jak i wspólnych. Po wykonaniu etapu informacja o tym jest usuwana z Terminarza.
Uwaga
 Jeśli operator na karcie ma odznaczony przynajmniej jeden parametr: Dostęp do skrzynki innych operatorów lub Dostęp do zadań innych operatorów – wtedy w Terminarzu nie może zmienić operatora, dla którego wyświetlany jest terminarz.

Współpraca z Comarch ERP Przypominacz

Współpraca z Comarch ERP Optima Przypominacz polega na informowaniu operatora o zbliżającym się terminie wykonania etapu. Przypominane są etapy związane zarówno z obsługą dokumentów firmowych, jak i wspólnych. Aby etap pojawił się w Comarch ERP Optima Przypominaczu należy oprócz opcji Rezerwuj czas w terminarzu zaznaczyć opcję Przypomnienie i wybrać, na ile przed godziną rozpoczęcia operator powinien otrzymać przypomnienie. W Comarch ERP Optima Przypominacz pojawią się etapy bieżące dla dokumentów wspólnych oraz dokumentów firmowych z wszystkich baz zaznaczonych dla zalogowanego operatora (na karcie operatora w Start/ Konfiguracja/ Programu/ Użytkowe/ Operatorzy: zakładka [Bazy], kolumna Przypomnienie). Więcej informacji na temat pracy aplikacji Comarch ERP Optima Przypominacz można znaleźć w podręczniku użytkownika dla modułu Comarch ERP Optima CRM.

Współpraca z modułem Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe

Współpraca będzie możliwa, jeżeli podczas logowania do modułu Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe zostanie zaznaczony moduł Obieg dokumentów (OBD). Po zaznaczeniu tego modułu w module Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe, w menu będzie widoczna dodatkowa opcja Biblioteka dokumentów. Kliknięcie w nią spowoduje wyświetlenie listy dokumentów wprowadzonych zarówno w module Comarch ERP Optima Obieg dokumentów jak i Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe. Z poziomu tej listy użytkownik ma możliwość wykonywania takich samych operacji jak z poziomu Comarch ERP Optima. Funkcjonalność ta ma na celu usprawnienie pracy poprzez umożliwienie wykonywania wyżej wymienionych operacji z poziomu jednego miejsca bez konieczności logowania się do konkretnej bazy firmowej. Więcej informacji na temat współpracy z modułem Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe można znaleźć w podręczniku użytkownika dla modułu Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe.

Współpraca z IBARD

Zapis załączników bezpośrednio w bazie danych powoduje bardzo szybki jej przyrost. Z tego względu istnieje możliwości zapisu danych poza bazą, na koncie IBARD, które zapewnia bezpieczeństwo gromadzonych tam danych.

Jeśli plik jest zapisany w IBARD, w programie przechowywana jest tylko informacja, gdzie jest zlokalizowany. Pomimo to użytkownik ma możliwość pracy z plikiem na podobnych zasadach jakby był zapisany bezpośrednio w bazie (m.in. może tworzyć kolejne wersje dokumentu).

W celu prawidłowej współpracy z IBARD wymagane jest zainstalowanie najnowszej wersji IBARD na komputerze.

Logowanie do IBARD

Na formularzu operatora (menu Program/ Użytkowe/ Operatorzy) widoczna jest sekcja IBARD, znajduje się tu pole Login IBARD, w którym podajemy właściwy dla danego operatora login w usłudze IBARD. W momencie pierwszej próby połączenia z usługą IBARD po uruchomieniu programu wywoływana jest funkcja logowania. Jeśli użytkownik na karcie wprowadzi swój login, wówczas jest on „podpowiadany” na oknie logowania. Użytkownik  musi wprowadzić tylko hasło.
Logowanie do IBARD
Jeśli operator na swojej karcie ma wprowadzony login do IBARD, wówczas dodatkowo przy logowaniu istnieje możliwość zaznaczenia parametru Zapamiętaj hasło. Wtedy logowanie do IBARD z poziomu programu następuje automatycznie w oparciu o login z karty operatora oraz zapamiętane hasło. Jeśli którykolwiek z tych parametrów ulegnie zmianie (zmieni się login na karcie operatora, ewentualnie z poziomu IBARD zostanie zmienione hasło) – okno logowania pojawi się ponownie, by użytkownik mógł wprowadzić prawidłowe dane. Logowanie operatora do IBARD nastepuje przy pierwszej próbie uruchomienia jakiejkolwiek funkcji związanej ze współpracą pomiędzy aplikacjami. Po udanym logowaniu użytkownik pozostaje zalogowany w IBARD aż do chwili wylogowania z programu Comarch ERP Optima.
  • parametr wyloguj operatora z IBARD przy wylogowaniu z programu: jeśli parametr jest zaznaczony, wówczas operator przy wylogowaniu z programu Comarch ERP Optima (menu Start/ Logowanie) zostanie wylogowany również z konta IBARD. Parametr dostępny jest tylko wtedy, jeżeli uzupełnione jest pole Login IBARD.
Formularz operatora - opcje IBARD

Uprawnienia Użytkowników w IBARD

Konto IBARD zakładane jest po podaniu adresu mailowego. Jest to konto główne. Osoba logująca się na konto główne ma pełne uprawnienia odczytu i zapisu do wszystkich plików i folderów. Dodatkowo w IBARD można zakładać użytkowników, podając ich adresy mailowe. Są to wtedy subkonta w ramach konta głownego. Tych użytkowników można łączyć w grupy i grupom nadawać uprawnienia do odczytu i zapisu w poszczególnych folderach i plikach. Uprawnienia te są respektowane podczas pracy w programie:
  • podczas wskazywania folderu powiązanego z katalogiem w programie operator widzi tylko te foldery, do których ma pełne uprawnienia (odczyt i zapis);
  • podczas zapisu nowego pliku na IBARD program sprawdza, czy użytkownik na IBARD ma prawo zapisu w folderze skojarzonym z danym katalogiem w Bibliotece. Jeśli użytkownik IBARD nie ma praw zapisu, wówczas przy próbie zapisu nowego pliku otrzyma komunikat: Nie posiadasz uprawnień do pracy z aktualnie wybranym folderem IBARD!;
  • przy próbie edycji dokumentu z IBARD sprawdzane jest, czy użytkownik IBARD ma prawo odczytu danego pliku. Jeśli nie – również otrzyma odpowiedni komunikat;
  • przy próbie zapisu zmian w pliku umieszczonym w IBARD (w istniejącym pliku lub jako nowej wersji) sprawdzane jest, czy Użytkownik IBARD ma prawo zapisu dla tego pliku.
Administrator w programie Comarch ERP Optima musi sam zadbać, by na koncie IBARD ustalić podobne uprawnienia jak do powiązanych z nimi katalogów w Bibliotece dokumentów. [/su_list]

Archiwum wydruków

W Comarch ERP Optima istnieje możliwość tworzenia elektronicznych kopii wydruków wykonywanych w programie. Kopie są zapisywane w postaci plików PDF i są dostępne z poziomu modułu Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów. Gromadzone są w Archiwum wydruków.

Jak ustawić kopię elektroniczną dla wydruku

Kopia elektroniczna może być generowana dla wybranych przez użytkownika wydruków, po zaznaczeniu odpowiedniego parametru w definicji wydruku. Aby zaznaczyć parametr należy uruchomić konfigurację wydruków (na przykład wybierając z menu Wydruk danych opcję Konfiguracja wydruków). W menu należy znaleźć potrzebny wydruk, dla którego będzie zapisywana kopia i na definicji wydruku zaznaczyć parametr: kopia elektroniczna. Parametr można również ustawić z poziomu menu kontekstowego w Konfiguracji wydruków, wybierając opcję Ustaw kopie elektroniczne dla wydruków
Kopia elektroniczna wydruku
  • jeśli opcja zostanie wybrana dla pojedynczego wydruku – parametr zostanie zaznaczony tylko dla tego wydruku,
  • jeśli opcja zostanie wybrana dla zestawu wydruków – parametr może zostać ustawiony na wszystkich wydrukach dostępnych w tym zestawie. Równocześnie w przypadku, gdy użytkownik doda wydruk do zestawu z zaznaczonym parametrem – będzie on automatycznie zaznaczony dla nowego wydruku. Zaznaczenie lub odznaczenie parametru może mieć skutek dla wszystkich wydruków aktualnie dołączonych do danego zestawu. W przypadku zmiany parametru na zestawie, podczas jego zapisu pojawia się pytanie: „Zostało zmienione ustawienie parametru Kopia elektroniczna. Czy przenieść ustawienie na wszystkie wydruki w zestawie? Tak/Nie” W przypadku wybrania opcji Tak parametr zostanie ustawiony dla wszystkich podłączonych do zestawu wydruków. W przypadku wybrania opcji Nie skutek będzie tylko dla nowo dodawanych do zestawu wydruków.
W podobny sposób można zrezygnować z tworzenia kopii elektronicznych dla wydruku: odznaczając parametr na definicji wydruku lub wybierając w menu kontekstowym w konfiguracji wydruków opcję Odznacz kopie elektroniczne dla wydruków. Jeśli dla danego wydruku będzie ustawione tworzenie kopii elektronicznych w momencie jego wykonania, oprócz wersji papierowej wydrukowanej na drukarce, utworzony zostanie plik PDF, który będzie zapisany w Archiwum wydruków.
Uwaga
W przypadku, gdy dla jednego dokumentu (zapisu) użytkownik wielokrotnie wykona wydruk - w Archiwum zostanie zapisana kopia każdego z nich.
Uwaga
W przypadku wykonania jedynie podglądu nie jest generowana kopia elektroniczna w Archiwum.
Uwaga
W przypadku wykonania podglądu wydruku, a następnie z tego poziomu wydruku na drukarkę – w Archiwum nie zostanie zapisana kopia elektroniczna.

Archiwum wydruków

Na zakładce [CRM] dostępny jest przycisk Archiwum wydruków, który otwiera listę zapisanych kopii elektronicznych. Lista zbudowana jest z dwóch części: Rodzaj dokumentu (po lewej) oraz listy wydruków (po prawej). Rodzaj dokumentu Kopie elektroniczne w Archiwum wydruków są podzielone w zależności od list i formularzy, jakich dotyczą. W odrębnej grupie znajdą się więc wydruki dotyczące listy kontrahentów, cennika, pracowników, faktur sprzedaży, rejestrów VAT, raportów kasowych itd. W lewej części okna użytkownik widzi wszystkie dostępne grupy wydruków, dla których są wykonane jakiekolwiek kopie elektroniczne. Obok grup znajdują się opcje, dzięki którym można zawęzić listę widocznych wydruków (jeśli jest zaznaczony – wydruki danego rodzaju są widoczne). Dodatkowo lista rodzajów jest uzależniona od pobranych modułów. Jest zawężana do takich, jakie są dostępne w ramach wykorzystywanych modułów. Przykładowo, jeśli użytkownik nie zalogował się do modułu Comarch ERP Optima Kadry i Płace – automatycznie nie będzie widział wydruków wykonywanych z poziomu tego modułu. Lista wydruków Lista zgromadzonych wydruków zbudowana jest z kolumn: Procedura – jest to nazwa okna/ formularza, z którego został wykonany wydruk. Data wydruku – data wykonania wydruku Nazwa pliku – nazwa zapisanego pliku PDF jest tworzona z zachowaniem kilku zasad, które ułatwiają jego identyfikację:
  • w przypadku wydruków dotyczących list (listy dokumentów, lista kontrahentów itp.) oraz kart słownikowych (karta kontrahenta, karta cennikowa itp.) zawiera: pełną nazwę wydruku, datę oraz godzinę wydruku,
  • w przypadku wydruków dotyczących konkretnych dokumentów (Faktura Sprzedaży, Faktura Zakupu, Deklaracja itp.) zawiera: numer dokumentu, pełną nazwę wydruku, datę oraz godzinę wydruku.
Typ dokumentu – jest wypełniany tylko w przypadku wydruku dokumentów (faktury sprzedaży, faktury zakupu, zapisu kasowo/bankowego, kontaktu CRM, zlecenia serwisowego itp.). Określa typ dokumentu, który został wydrukowany, na przykład:
  • FA – faktura sprzedaży,
  • FZ – faktura zakupu,
  • CRM – kontakt CRM,
  • SRW – zlecenie serwisowe,
  • ZKB-KP – zapis kasowo/bankowy KP,
  • ZKP-KW – zapis kasowo/bankowy KW.
Identyfikator – w przypadku wydruku:
  • dokumentu – jest to numer dokumentu,
  • karty słownikowej – jest to kod (akronim) pozycji, której dotyczył wydruk (kod kontrahenta, banku, urzędu, towaru itp.),
  • list – kolumna nie jest wypełniona.
Data dokumentu – data wystawienia dokumentu. Jest wypełniana tylko w przypadku wydruku konkretnego dokumentu. Dla wydruków dotyczących list lub kart słownikowych – kolumna nie jest wypełniana. Opis dokumentu – w kolumnie widoczne są dane dodatkowe dotyczące wydruku. Podmiot – kod podmiotu (kontrahenta, pracownika, banku, urzędu, właściciela), którego dotyczy wydruk:
  • w przypadku wydruku dokumentu – jest to kod podmiotu, dla którego dokument został wystawiony,
  • w przypadku wydruku wykonanego z poziomu karty słownikowej podmiotu – jest to kod podmiotu, z którego karty został wykonany wydruk,
  • w pozostałych wypadkach – kolumna nie jest wypełniana.
Podmiot – nazwa – nazwa podmiotu, jest pobierana zawsze aktualna z karty słownikowej. Operator – akronim operatora, który wykonał wydruk.
Dodatkowo istnieje możliwość dodania na listę kolumn domyślnie ukrytych (opcja Wybór kolumn, dostępna na liście pod prawym przyciskiem myszy na nagłówku dowolnej kolumny): Comarch HRM– kolumna zawiera informacje o udostępnieniu wydruku w aplikacji Comarch ERP HRM  (Nie/Tak) Nazwa wydruku – nazwa wydruku, z którego korzystano, drukując dokument, kolumna uzupełnia się  na wydrukach utworzonych w wersji 2014 i kolejnych. Listę wydruków można filtrować wg: Data wydruku od / do – daty wykonania wydruku Data wystawienia od / do – daty wystawienia dokumentu (dotyczy tylko wydruków dokumentów, nie dotyczy wydruków wykonanych z poziomu list lub kart słownikowych). Podmiot – pozwala wyfiltrować wydruki skojarzone z konkretnym podmiotem (zgodnie z wartością w kolumnie Podmiot). Na liście wydruków dostępne są przyciski:  Podgląd wydruku  Formularz dokumentu – podgląd formularza dokumentu, którego dotyczył wydruk. Jest możliwy tylko dla wybranych typów dokumentów. W przypadku, gdy użytkownik usunie dokument, dla którego wykonany był wydruk, natomiast w Archiwum pozostanie kopia wydruku, przy próbie wyświetlenia formularza wyświetlony zostanie komunikat: Nie powiodło się utworzenie dokumentu wybranego do wyświetlenia.  Usuń kopię wydruku z bazy danych.

Udostępnianie wydruków w aplikacji Comarch ERP HRM.

Z poziomu Listy Archiwum wydruków istnieje możliwość ustawienia znacznika, odpowiadającego za udostępnienie wydruku w aplikacji Comarch ERP HRM.  Szczegółowe informacje na ten temat  opisane w artykułach z obszaru Płace i kadry.

Powiązanie wydruku z dokumentem

Kopie wydruków dokumentów (zapisów kasowo/bankowych, kart słownikowych) są powiązane z formularzami, z których zostały wykonane. z poziomu Archiwum wydruków  użytkownik może podejrzeć taki formularz, wykorzystując przycisk . Również na formularzach większości dokumentów w programie znajduje się tabela Biblioteka dokumentów.  Widoczne są tam dokumenty wprowadzone w module Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów i powiązane z daną transakcją (zapisem) oraz elektroniczne kopie wydruków tego dokumentu, zapisane w Archiwum wydruków. W momencie wykonania wydruku z kopią elektroniczną – automatycznie tworzy się powiązanie pomiędzy dokumentem a kopią w Archiwum. Kopia jest tworzona przy każdorazowym wydruku dokumentu, więc powiązanych plików w Archiwum może być wiele. Z poziomu tabeli:
  • możliwy jest podgląd wydruku,
  • nie ma możliwości usunięcia kopii wydruku ani powiązania,
  • jeśli użytkownik chce usunąć kopie wydruku z bazy musi to zrobić z poziomu Archiwum.
W przypadku usunięcia dokumentu kopia wydruku pozostaje w Archiwum. Traci jedynie powiązanie z dokumentem. Użytkownik może ją usunąć bezpośrednio z Archiwum. W przypadku anulowania dokumentu kopia wydruku pozostaje w Archiwum. Pozostaje również zachowane powiązanie dokumentu z wydrukiem, umożliwiające podgląd.

Archiwum wydruków podmiotu

Jeżeli operator zalogowany jest na moduł Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów na liście i formularzu kontrahenta oraz formularzach banku, urzędu oraz pracownika i wspólnika istnieje możliwość kontekstowego wywołania archiwum wydruków danego podmiotu. Opcja dodana jest do przycisku . Przycisk podzielony jest na pół, w dolnej części strzałka rozwijająca opcje
  • Biblioteka dokumentów – wyświetla bibliotekę z ustawionym filtrem na podmiot,
  • Archiwum wydruków – wyświetla archiwum wydruków z ustawionym filtrem na podmiot.

Blokady dostępu

Dodatkowo jeśli istnieje potrzeba zablokowania podglądu wydruków w ramach dostępnych modułów można to zrobić stosując mechanizm blokad dostępu. Zarówno na karcie operatora (Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy), jak i w oknie ustawiania blokad (dostępny na zakładce Narzędzia) pojawiła się nowa kolumna Archiwum wydruków (AW): Jeśli dla operatora zostanie zaznaczona blokada w kolumnie – wtedy pomimo dostępu do danej listy/ formularza w programie, w Archiwum nie będzie widział grupy wydruków tworzonych z poziomu tego okna.

Elektroniczne kopie faktur

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. W sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, użytkownik może przechowywać kopie wystawionych Faktur VAT w formie elektronicznej. W programie jest to możliwe przez zastosowanie kopii elektronicznych wydruków.
  • Modyfikacja definicji wydruku. Na definicji wydruku Faktury VAT Użytkownik zaznacza parametr Kopia elektroniczna. W przypadku, gdy użytkownik decyduje się na przechowywanie kopii tylko w formie elektronicznej zalecamy zaznaczenie parametru na wszystkich wydrukach Faktur VAT. Dzięki temu uniknie sytuacji, gdy przy wykorzystaniu innej definicji wydruku niż zazwyczaj, kopia zostanie wydrukowana w formie papierowej, natomiast nie będzie zapisana w Archiwum.
  • Należy pamiętać, by parametr zaznaczyć również dla definicji wydruków faktur korygujących oraz walutowych.
  • Wydruk faktury. Po zaznaczeniu parametru każdy wydruk faktury spowoduje zapis jego kopii w Archiwum. Na drukarce zostanie wydrukowany w formie papierowej oryginał, natomiast w Archiwum zostanie zapisana dokładna kopia wydruku (również z adnotacją oryginał). Kopia w formie papierowej nie będzie drukowana.
Jeśli użytkownik chce, by oprócz kopii elektronicznej drukowana była również kopia papierowa, powinien na definicji wydruku ustawić Ilość kopii: 3. Wtedy na drukarce zostanie wydrukowany oryginał i kopia, a dodatkowy wydruk zostanie zapisany w Archiwum.
Uwaga
W przypadku wydruków kaskadowych (na przykład wydruk faktury Wydruki seryjne: FA&WZ&KP) – parametr o kopii elektronicznej należy zaznaczyć na każdym wydruku (w tym przypadku FA, WZ i KP), z którego wydruk kaskadowy korzysta.
  • Wysłanie faktury mailem. Podobny mechanizm, jak w przypadku wydruku na drukarce, zostanie zastosowany w przypadku wysłania faktury mailem. Wtedy oryginał faktury zostanie zapisany do pliku PDF i załączony do maila, natomiast kopia zostanie automatycznie zapisana w Archiwum.
  • Archiwum wydruków. W Archiwum użytkownik może przeglądać zgromadzone kopie wydruków. Będą one zebrane z grupie Formularz faktury sprzedaży oraz Formularz faktury korygującej.
Kopie wydruku użytkownik może również podejrzeć z poziomu formularza Faktury sprzedaży, na zakładce [Dokumenty], w tabeli Biblioteka dokumentów.  Tabela jest widoczna jednak tylko w przypadku, gdy pobrana jest licencja na moduł Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów.
  • Rejestry VAT. Po przeniesieniu faktury do Rejestru VAT na zapisie w rejestrze w tabeli Biblioteka dokumentów będzie automatycznie widoczna kopia wydruku faktury.
 

Skrzynka operatora

Skrzynka operatora to miejsce, gdzie zebrane są informacje o etapach, które powinien wykonać dany operator. Zawiera informacje o bieżących etapach, czyli tych, które są aktualnie w realizacji. W skrzynce nie ma informacji o etapach, które zostały już wykonane przez operatora oraz dopiero będą wykonywane w przyszłości w ramach realizacji procesu. Użytkownik ma możliwość odświeżania widoku skrzynki operatora za pomocą klawisza <F5>.
Skrzynka operatora

Z poziomu skrzynki operator ma możliwość podejrzenia:

Formularz etapu – pozwala podejrzeć formularz etapu (głównego lub powiązanego) w tabeli Etapy bieżące. po podniesieniu formularza operator może zaznaczyć go jako wykonany lub przekazać dokument do kolejnego etapu. Formularz dokumentu – pozwala podejrzeć formularz dokumentu. Formularz wyświetlany jest w trybie „do odczytu” (operator nie ma możliwości wprowadzania zmian). Informacje o etapach „do wykonania” są widoczne w tabeli Etapy bieżące. Lista etapów do zrealizowania przez danego operatora może być filtrowana: Za okres – etapy mogą być filtrowane wg wskazanego terminu wykonania. Istnieje możliwość zawężania okresu wg następujących zasad:
  • Jeśli podana jest data oddo – wykazywane są wszystkie etapy bez określonego terminu realizacji oraz te, dla których termin zawiera się w podanym okresie.
  • Jeśli data od i do są puste – wykazywane są wszystkie etapy: zarówno bez wskazanego terminu, jak i te z terminem (bez względu na datę realizacji).
  • Jeśli data od jest pusta, natomiast data do wybrana – wykazywane są wszystkie etapy bez określonego terminu oraz te, których termin jest mniejszy lub równy wybranej dacie.
  • Jeśli data od jest wybrana, natomiast data do pusta – wykazywane są wszystkie etapy bez określonego terminu oraz te, których termin jest większy lub równy wybranej dacie.
Istnieje możliwość wyłączenia filtrowania po zakresie dat jeśli odznaczymy check, znajdujący się przed zakresem dat wówczas wykazywane są wszystkie etapy. Do wykonania – etapy są filtrowane w zależności od stanu „zaawansowania” prac i terminów:
  • wszystkie – wszystkie aktualne etapy, które operator powinien wykonać,
  • aktualne – etapy, które obecnie może wykonać w terminie: termin wykonania nie minął oraz wszystkie etapy powiązane obowiązkowe zostały wykonane,
  • oczekujące – etapy główne, do których istnieją obowiązkowe etapy powiązane niewykonane (Operator w związku tym nie może wykonać swojego etapu i przekazać dokumentu dalej),
  • przeterminowane – wszystkie etapy główne i powiązane z określonym terminem wykonania, gdzie termin już minął.
Dodatkowo w skrzynce operator znajdzie informację o tym, jak przebiegają procesy obiegu dokumentów, dla których jest opiekunem (wskazany w polu Operator na zakładce [Ogólnej] dokumentu). Dokumenty operatora: Procesy aktywne – w tabeli znajduje się informacja o wszystkich dokumentach, gdzie operator jest opiekunem i trwa jeszcze obsługa procesu (procesy nie są zakończone). W tabeli, oprócz numeru dokumentu, czy daty jego wprowadzenia do systemu, znajduje się informacja, na jakim etapie jest proces (kolumna Etap) oraz jaki operator go wykonuje (kolumna Operator). Widoczne są też kolumny: Status, Nr obcy, Opis. Istnieje też możliwość dodania dodatkowych kolumn: Data dokumentu, Katalog, Kontrahent, Nazwa katalogu, Nazwa kontrahenta, Opiekun, Rodzaj dokumentu za pomocą opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy).
Uwaga
 W tabeli wykazywany jest tylko etap główny procesu. Jeśli z danym etapem skojarzone są etapy powiązane – nie będą widoczne w tej tabeli (Operator może je podejrzeć z poziomu formularza dokumentu).
Dokumenty operatora: Etapy przeterminowane – w tabeli znajduje się informacja o dokumentach, gdzie operator jest opiekunem, natomiast obsługa procesu przekracza określone terminy wykonania. W tabeli znajdą się wszystkie dokumenty, gdzie dla bieżącego etapu (głównego lub powiązanego) określony został termin wykonania, termin minął, natomiast etap nadal nie został wykonany. Oprócz numeru dokumentu w tabeli znajduje się informacja o etapie, który jest przeterminowany (kolumna Etap), terminie wykonania (Termin) oraz operatorze, który etap powinien wykonać (kolumna Operator). Widoczne są też kolumny Status, Nr obcy, Opis. Istnieje też możliwość dodania dodatkowych kolumn: Data dokumentu, Katalog, Kontrahent, Nazwa katalogu, Nazwa kontrahenta, Opiekun, Rodzaj dokumentu za pomocą opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy). W sytuacji kiedy zwinięte są tabele: Dokumenty operatora: etapy przeterminowane i Dokumenty operatora: procesy aktywne możliwie jest wyświetlenie tabeli z etapami bieżącymi na całym oknie. Analogiczne działanie dla tabel: Dokumenty operatora: etapy przeterminowane i Dokumenty operatora: procesy aktywne, gdy zwinięta jest tabela z etapami bieżącymi.

Biblioteka dokumentów

Formularz dokumentu w Bibliotece -zakładka Ogólne

Nowy dokument użytkownik może dodać z poziomu zakładki [Ogólne]. Formularz dokumentu w Bibliotece składa się z zakładek: [Ogólne] – zawiera wszystkie podstawowe informacje dotyczące dokumentu. [Podmioty] – zawiera listę podmiotów (kontrahenci, pracownicy, wspólnicy, banki i urzędy), z którymi skojarzony jest dokument. Jeden dokument w Bibliotece może być skojarzony z wieloma podmiotami. [Dokumenty] – dokument z Bibliotece użytkownik może wiązać z innymi transakcjami (dokumentami) wystawionymi w systemie Comarch ERP Optima oraz innymi elementami, jak np. urządzenia serwisowe, środki trwałe czy samochody. [Atrybuty] – umożliwia przypisanie atrybutu do dokumentu. [Obieg dokumentu] – umożliwia powiązanie dokumentu z procesem, wg którego będzie on „obsługiwany” w firmie. Na zakładce można kontrolować przepływ danego dokumentu w firmie. Formularz jest obsługiwany przez standardowe przyciski:  Zapisz zmiany – zapisuje zmiany i zamyka formularz  Anuluj zmiany – zamyka formularz bez zapisywania wprowadzonych zmian. Na zakładce [Ogólne] znajdują się wszystkie podstawowe pola, za pomocą których użytkownik może opisać (określić) dany dokument: Numer – numer kolejny dokumentu. Dodając nowy dokument program proponuje schemat numeracji określony jako domyślny. W przypadku, gdy dodawany jest dokument firmowy proponowany jest schemat z Start/ Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Dokumenty. Użytkownik może go zmienić. Po wciśnięciu przycisku Dokument pojawi się lista schematów numeracji zdefiniowanych dla dokumentów firmowych (w Konfiguracji firmy). W przypadku, gdy dodawany jest dokument wspólny proponowany jest schemat domyślny z Start/ Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentów/ Dokumenty. Użytkownik może go zmienić. Po wciśnięciu przycisku Dokument pojawi się lista schematów numeracji zdefiniowanych dla dokumentów wspólnych (w Konfiguracji programu). Zasady numerowania dokumentów wg wybranego schematu są zgodne z ogólnie przyjętymi w programie. Operator/ Pracownik – w tym polu użytkownik może określić opiekuna dokumentu. Wybór typu opiekuna (operator/pracownik) jest możliwy z poziomu menu dostępnego pod strzałką. Domyślnie proponowany jest aktualnie zalogowany Operator. Kontrola zakazów do katalogów wprowadzonych dla operatora jest prowadzona właśnie w oparciu o opiekuna dokumentów. Przykładowo kontrola zmiany dokumentów cudzych (zakaz: zmiana cudzych) porównuje Operatora aktualnie zalogowanego z operatorem wprowadzonym jako opiekun. Dodatkowo podczas zapisywania dokumentu program sprawdza, czy Operator określony jako opiekun dokumentu nie ma przypadkiem założonego zakazu dostępu do katalogu, w którym został ten dokument „umieszczony”. Jeśli opiekun ma jakikolwiek ograniczenia dostępu do katalogu – wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat z zapytaniem, czy na pewno zapisać dokument z taka kombinacją ustawień opiekun/katalog.
Uwaga
 W przypadku dokumentów wspólnych opiekunem dokumentu może być tylko operator.
Numer obcy, Tytuł dokumentu oraz Opis – to pola pozwalające na „szersze” opisanie wprowadzanego dokumentu. Data wprowadzenia – data wprowadzenia dokumentu do systemu. Proponowana jest data bieżąca. Pole jest edytowalne i użytkownik może je zmieniać w dowolnym momencie pracy z plikiem, w zależności od potrzeb. Status – status dokumentu. Status można określić wybierając go z rozwijanej listy. Lista statusów jest tworzona w Konfiguracji firmy.
Uwaga
 Status można określić tylko dla dokumentu firmowego. W przypadku wprowadzania dokumentu wspólnego pole jest ukryte.
Typ – rodzaj dokumentu firmowy/ wspólny jest ustawiany automatycznie, w zależności od opcji wybranej podczas dodawania dokumentu. Użytkownik nie ma możliwości zmiany typu. Katalog – w zależności od tego, czy dokument jest firmowy, czy wspólny na liście rozwijanej wyświetlane są katalogi firmowe (z konfiguracji firmy) lub katalogi wspólne (z konfiguracji programu). Każdy dokument może być przypisany tylko do jednego katalogu. Wskazanie katalogu jest obowiązkowe. W Konfiguracji automatycznie tworzony jest katalog !Domyślny!, który jest proponowany podczas dodawania nowego dokumentu. Użytkownik może go zmienić na inny, utworzony przez siebie.

Kojarzenie dokumentu w Bibliotece z plikiem

Pola, które wypełnia użytkownik na formularzu, na zakładce [Ogólne], to tylko „nagłówek” dokumentu, pozwalający na jego jednoznaczny opis. Taki „nagłówek” można następnie powiązać z plikiem. W programie istnieje możliwość wiązania pliku na kilka sposobów. Wskaż plik na dysku i zapisz w IBARD Opcja umożliwia wskazanie dokumentu na dysku lokalnym i przeniesienie go na IBARD. W bazie zapisany jest link do pliku. Po wybraniu opcji pojawia się okno „Wybierz plik„, w którym wskazujemy plik z dysku lokalnego. W programie sprawdzany jest katalog przypisany do dokumentu oraz jego odpowiednik na IBARD – plik jest kopiowany do odpowiedniego folderu na IBARD. W efekcie w programie Comarch ERP Optima zostaje zapisana ścieżka dostępu do pliku IBARD. Sam plik zostaje zapisany w IBARD w skojarzonym folderze. Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy Wybór opcji spowoduje, że dokument zostanie zapisany od razu w bazie danych. Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać, że:
  • w kopii bezpieczeństwa wykonywanej z poziomu programu będą zapamiętane również pliki z dokumentami,
  • zapisywanie plików w bazie danych powoduje jej szybki przyrost.
Wybierając opcję Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy program wyświetli okno, gdzie użytkownik będzie mógł wskazać lokalizację pliku. Po zatwierdzeniu wyboru wskazany plik zostanie zapisany w bazie danych. Istnieje możliwość zapisu plików na dysku. W tabelce Archiwum plików w menu kontekstowym dla plików, dostępna jest opcja Zapisz plik na dysk. Wskaż plik na dysku i zapisz link Istnieje możliwość zarejestrowania pliku jedynie powiązania „nagłówka” dokumentu z plikiem, który jest zapisany na dysku komputera. W efekcie w bazie danych ten plik nie jest zapisany, a jedynie zapamiętana jest ścieżka dostępu do pliku. Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać o tym, że:
  • pliki NIE BĘDĄ archiwizowane wraz z kopią bezpieczeństwa bazy danych (w kopii będą zapamiętane tylko ścieżki dostępu),
  • wiązanie dokumentów jedynie w postaci linków nie powoduje szybkiego przyrostu baz danych. Może to mieć istotne znaczenie w przypadku instalacji programu z serwerem MSDE, gdzie rozmiar bazy danych jest ograniczony do 2 GB.
Wybierając opcję Link program wyświetli okno, gdzie użytkownik będzie mógł wskazać lokalizację pliku. Skanuj dokument i zapisz w IBARD Opcja umożliwia zapis zeskanowanego dokumentu na IBARD. W efekcie w programie Comarch ERP Optima zostaje zapisana ścieżka dostępu do pliku z IBARD. Sam plik zostaje zapisany w i IBARD w skojarzonym folderze. Po wybraniu opcji wywoływane jest okno Skanowanie dokumentu – parametry, na którym wybierany jest typ dokumentu (jednostronicowy, wielostronicowy), format zapisu skanowanego pliku oraz wprowadzana nazwa zeskanowanego pliku. Po wpisaniu i zatwierdzeniu proponowanej nazwy pojawia się okno z wyborem interfejsu do skanowania. Po zakończeniu skanowania program tworzy plik. W programie sprawdzany jest katalog przypisany do dokumentu oraz jego odpowiednik na IBARD i plik zapisywany jest w IBARD do odpowiedniego folderu. W efekcie w programie Comarch ERP Optima zostaje zapisana ścieżka dostępu do pliku z IBARD. Sam plik zostaje zapisany w IBARD. Skanuj dokument i zapisz do bazy Opcja umożliwia nawiązanie połączenia ze skanerem. Przed zeskanowaniem wywoływane jest okno Skanowanie dokumentu – parametry, na którym wybierany jest typ dokumentu (jednostronicowy, wielostronicowy), format zapisu skanowanego pliku oraz wprowadzana nazwa zeskanowanego pliku pod jaką skan zostanie zapisany w bazie. Dokument zostaje zeskanowany i zapisany od razu w bazie danych. Współpraca ze skanerem jest realizowana przy wykorzystaniu interfejsu TWAIN.
Uwaga
 W programie zapamiętywane jest „źródło skanowania” wskazywane przez operatora podczas skanowania. Źródło jest wybierane za pierwszym razem i zapamiętywane aż do restartu programu. Dzięki temu przy kolejnym skanowaniu operator nie musi wskazywać źródła.
Wskaż plik z IBARD i zapisz do bazy Opcja umożliwia skopiowanie dokumentu już istniejącego na IBARD do bazy Comarch ERP Optima. Po wybraniu opcji, wywoływana jest lista katalogów na IBARD. Użytkownik ma możliwość rozwijania poszczególnych podgałęzi katalogów i wskazania pliku, który ma zostać przeniesiony. W efekcie w programie Comarch ERP Optima zostaje zapisany plik. Równocześnie ten sam plik pozostaje nadal w IBARD. Wskaż plik z IBARD i zapisz link Opcja umożliwia wskazanie dokumentu już istniejącego na IBARD jako linku na dokumencie w Bibliotece. Po wybraniu opcji wywoływana jest lista katalogów na IBARD, na której po rozwinięciu podgałęzi katalogu wskazujemy plik. W programie Comarch ERP Optima zostaje zapisana ścieżka dostępu do pliku z IBARD. Sam plik zostaje zapisany w IBARD. Zapisz plik na dysku Opcja umożliwia zapis pliku na dysku komputera. Działa zarówno w przypadku plików zapisanych w bazie, jak również w IBARD. W efekcie na dysku, we wskazanej lokalizacji, zapisana zostanie kopia pliku. Równocześnie plik ten pozostanie nadal w bazie (lub w IBARD) – nie jest usuwany.
Uwaga
W przypadku zmiany katalogu na dokumencie w Bibliotece nie jest zmieniana lokalizacja już załączonego pliku w IBARD, nawet jeśli nowy katalog ma inny folder powiązany IBARD.
Uwaga
Jeśli podejmiemy próbę zapisu w IBARD pliku o takiej samej nazwie jak plik, który już istnieje na koncie w danym folderze, wówczas program poinformuje o tym użytkownika i zaproponuje wprowadzenie nowej nazwy.
Przenieś plik na IBARD Opcja umożliwia przeniesienie pliku zapisanego w bazie do IBARD. Opcja jest dostępna tylko dla plików zapisanych W bazie: Optima i w przypadku, gdy plik nie jest aktualnie edytowany. Po wybraniu opcji zmieniana jest wartość w kolumnie W bazie z Optima na IBARD. W efekcie w programie Comarch ERP Optima zostaje zapisana ścieżka dostępu do pliku z IBARD. Sam plik zostaje zapisany w IBARD, w folderze skojarzonym z danym katalogiem. Równocześnie jest usuwany z bazy.
Uwaga
Pliki zapisywane są na IBARD dopiero w momencie zatwierdzania dokumentu OBD, dlatego możliwe jest dodanie w jednej sesji tego samego pliku kilka razy. Na IBARD zostanie on zapisany jako jeden plik, a jeżeli zawartość plików będzie różna (przy tej samej nazwie) wówczas IBARDzapisze je jako osobne wersje.
Jeśli wybierzemy jakąkolwiek opcję związaną z zapisem pliku w IBARD, sprawdzane jest:
  • Czy dany operator jest zalogowany na IBARD – jeśli nie, wówczas pojawi się okno logowania.
  • Czy katalog przypisany do dokumentu ma swój odpowiednik na IBARD. Jeśli katalog na IBARD nie został wskazany, wówczas zostanie wyświetlony komunikat: Nie ustalono folderu domyślnego dla IBARD! !a w szczegółach opis: Dla wybranego katalogu ustal powiązany folder w IBARD.
    • dla dokumentu firmowego sprawdź ustawienie w Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Katalogi dokumentów
    • dla dokumentu wspólnego sprawdź ustawienie w Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentów/ Katalogi
  • Czy dany operator ma uprawnienia do zapisu we wskazanym katalogu IBARD. Jeśli nie, wówczas wyświetlona zostanie informacja Brak dostępu do zasobu.

Skanowanie

Jeśli wybierzemy jakąkolwiek opcje związaną ze skanowaniem dokumentu wywoływane jest okno Skanowanie dokumentu – parametry, na którym wybierany jest typ dokumentu (jednostronicowy, wielostronicowy), format zapisu skanowanego pliku oraz wprowadzana jest nazwa skanowanego pliku. Przy wyborze opcji dokument jednostronicowy, skanowana jest strona i od razu dodawany plik. Dokumenty jednostronicowe mogą być zapisywane w wybranym formacie – TIFF, JPG, PNG, PDF. Przy wyborze opcji dokument wielostronicowy, skanowane są strony i po każdej stronie pojawi się pytanie czy skanować następną. Dokumenty wielostronicowe zapisywane są tylko w formacie TIFF. Ustawienia wybranych opcji są zapamiętywane i proponowane przy kolejnym skanowaniu.
Wykorzystanie skanera podczas pracy w środowisku terminalowym
Aby skorzystać ze skanera dokumentów pracując na stacjonarnej wersji programu Comarch ERP Optima w środowisku terminalowym (poprzez protokół RDP) należy:
  • skopiować plik OnlineFP.exe z katalogu instalacyjnego programu Comarch ERP Optima (na serwerze) do komputera lokalnego,
  • przy wylogowanej sesji zdalnej należy zainstalować OnlineFP.exe na końcówce na prawach Administratora,
  • po zalogowaniu się poprzez pulpit zdalny do programu Comarch ERP Optima w menu Start\ Konfiguracja\ Stanowisko\ Ogólne\ Parametry należy zaznaczyć opcję Wymiana danych z komputerem lokalnym w pracy terminalowej.
Po wykonaniu powyższych czynności i ponownym zalogowaniu do programu Comarch ERP Optima, Skaner powinien być dostępny z poziomu modułu Obieg Dokumentów i pracować jak w sesji lokalnej.
Dotyczy wersji: 2018.6.1
Wykorzystanie skanera podczas pracy w środowisku terminalowym Aby skorzystać ze skanera dokumentów pracując na stacjonarnej wersji programu Comarch ERP Optima w środowisku terminalowym (poprzez protokół RDP) należy:
  • skopiować plik OnlineFP.exe z katalogu instalacyjnego programu Comarch ERP Optima (na serwerze) do komputera lokalnego,
  • przy wylogowanej sesji zdalnej należy zainstalować OnlineFP.exe na końcówce na prawach Administratora,
  • po zalogowaniu się poprzez pulpit zdalny do programu Comarch ERP Optima w menu Start\ Konfiguracja\ Stanowisko\ Ogólne\ Parametry należy zaznaczyć opcję Wymiana danych z komputerem lokalnym w pracy terminalowej.
Po wykonaniu powyższych czynności i ponownym zalogowaniu do programu Comarch ERP Optima, Skaner powinien być dostępny z poziomu modułu Obieg Dokumentów i pracować jak w sesji lokalnej.

Archiwum plików

W programie istnieje możliwość przypisania do jednego dokumentu wielu załączników. Na zakładce [Ogólne] znajduje się tabela Archiwum plików, gdzie użytkownik może przypisać kolejne załączniki. Tabela zawiera informacje: Nazwa dokumentu:
  • nazwę pliku w tej kolumnie widzimy dla:
    • pliku wskazanego z dysku i zapisanego w i IBARD
    • zeskanowanego dokumentu i zapisanego w IBARD
    • pliku wskazanego z IBARD i zapisanego do bazy
    • pliku wskazanego z IBARD i zapisanego jako link
    • pliku wskazanego na dysku i zapisanego do bazy
    • ścieżkę dostępu do pliku w tej kolumnie widzimy dla pliku wskazanego na dysku i zapisanego jako link,
    • nazwę pliku TIFF w tej kolumnie widzimy dla zeskanowanego dokumentu i zapisanego do bazy.
Po ustawieniu kursora na pozycji powiązanej z plikiem umieszczonym na IBARD, w opisie pojawi się informacja o lokalizacji tego pliku na IBARD. Wersja dokumentu – numer wersji dokumentu, dotyczy tylko dokumentów, które podlegają edycji. W przypadku załączników typu linkskan numer wersji jest zawsze 1. Typ – typ załącznika: plik, link, skan.
  • Typ Plik widoczny dla:
    • pliku wskazanego z dysku i zapisanego w IBARD
    • zeskanowanego dokumentu i zapisanego w IBARD
    • pliku wskazanego z IBARD i zapisanego do bazy
    • pliku wskazanego na dysku i zapisanego do bazy
    • pliku wskazanego z IBARD i zapisanego jako link
  • Typ Link widoczny dla:
    • pliku wskazanego na dysku i zapisanego jako link
  • Typ Skan widoczny dla:
    • zeskanowanego dokumentu i zapisanego do bazy
W bazie – informacja o tym, czy dokument jest zapisany w bazie programu (plik, skan) lub na IBARD, czy nie (link).
  • Plik jest zapisany w bazie Optima w przypadku wykorzystania opcji:
    • wskaż plik na dysku i zapisz do bazy
    • skanuj dokument i zapisz do bazy
    • wskaż plik z IBARDi zapisz do bazy
  • Plik jest zapisywany w IBARD w przypadku wykorzystania opcji:
    • wskaż plik na dysku i zapisz w IBARD
    • skanuj dokument i zapisz w IBARD
    • wskaż plik z IBARD i zapisz link
    • przenieś plik na  IBARD
W przypadku funkcji, które są związane z dodawaniem nowego pliku w bazie Optima/ w IBARD Użytkownik ma możliwość zmiany opcji W bazie. Może to zrobić, klikając w kolumnie W bazie, gdzie pojawi się możliwość wyboru nowej wartości.
Przykład
Użytkownik wybrał opcję Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy. Dla dodanego pliku ustawiona jest opcja W bazie: Optima. Użytkownik decyduje jednak, że ten plik powinien być umieszczony w IBARD. Może wtedy dla tego pliku zmienić wartość w kolumnie W bazie z Optima na IBARD, bez konieczności ponownego dodawania załącznika na dokumencie.  Podczas zatwierdzania dokumentu plik zostanie wysłany do IBARD.
Operator – akronim operatora, który wprowadził załącznik (ewentualnie kolejną jego wersję). W edycji – stan załącznika związany możliwością jego edycji. Więcej na ten temat opisane jest w rozdziale dotyczącym edycji plików. Lista obsługiwana jest przez przyciski:  Podgląd – powoduje otwarcie załącznika. W przypadku załączników typu skan oraz link program nie umożliwia ich edycji i zapisu zmian z poziomu programu. W przypadku załączników typu plik program pozwala na edycje pliku i zapis zmian (więcej na ten temat w rozdziale dotyczącym edycji plików).  Usuń – powoduje usuniecie załącznika. Usunięcie pliku bądź skanu z tabeli powoduje równocześnie jego usunięcie z bazy danych! Dodanie nowego załącznika jest możliwe przy użyciu przycisku Wybierz rodzaj akcji . Po kliknięciu w przycisk wyświetlane jest menu, w którym Użytkownik może wybrać opcję: Podczas dopisywania kolejnych załączników do dokumentu obowiązuje kilka zasad:
  • Dopisywane mogą być załączniki różnego typu.
  • Nie można dwukrotnie dopisać do dokumentu tego samego załącznika (o takiej samej nazwie).
Uwaga
 Możliwe jest dodawanie plików poprzez przeciąganie ich za pomocą myszki.   tym celu należy wskazać plik w Eksploratorze Windows, a następnie z przytrzymanym lewym klawiszem myszy przeciągnąć plik do programu Comarch ERP Optima i upuścić w polu Archiwum plików. Jeśli dodatkowo podczas przeciągania naciśnięty będzie klawisz <ALT>, wówczas wybrany plik zostanie załączony jako link.

Edycja plików. Wersje kolejne

W programie istnieje możliwość edycji plików skojarzonych z danym dokumentem.
Uwaga
 Możliwość edycji dotyczy tylko dokumentów, które zostały zaczytane do programu jako plik.
W momencie podnoszenia dokumentu do edycji program zapamiętuje ten fakt w bazie danych, zapisując informacje o operatorze, który plik edytuje. Informacja ta jest widoczna w kolumnie w Edycji:
  • nie – dokument nie jest edytowany i dostęp do niego mają wszyscy uprawnieni operatorzy,
  • tak – dokument jest edytowany. Obok pojawia się w nawiasie akronim operatora, który właśnie plik edytuje,
  • archiwalny – wersja archiwalna dokumentu, zawsze podnoszona jest w trybie „tylko do odczytu”. W wersji archiwalnej operator nie może wprowadzać zmian.
  • — (nie dotyczy) – widoczny dla dokumentów typu link oraz skan. Dla tego typu dokumentów nie działa mechanizm edycji i zapisu zmian z poziomu programu.
Fakt edycji pliku przez jednego z operatorów automatycznie blokuje możliwość podglądu dokumentu na innym stanowisku. Dokument zostaje odblokowany dopiero w momencie zamknięcia formularza dokumentu w Bibliotece.
Uwaga
 Przy współpracy z Office Starter – po otwarciu pliku załączonego do dokumentu, w Bibliotece nie jest rejestrowany fakt jego edycji (w kolumnie w Edycji nadal pozostaje wartość Nie). Tym samym plik może być równocześnie edytowany na innym stanowisku

W momencie zapisu dokumentu program porównuje plik zapisany w bazie danych z plikiem, jaki powstał w wyniku jego późniejszej edycji. Jeśli rozmiary tych dwóch plików są różne – wówczas program proponuje zapis nowego pliku w bazie. Przy zapisie dokumentu pojawi się okno:

Jeśli użytkownik wybierze opcję:
  • Zapisz załącznik jako nową wersję pliku – program zapisze edytowany plik w postaci przed edycją, natomiast dokument ze zmianami wprowadzi jako nowy załącznik.
  • Zapisz zmiany w tym samym pliku  – program zapisze zmiany w edytowanym pliku, bez tworzenia kolejnej wersji,
  • Anuluj zmiany – program nie zapisze zmian wprowadzonych w załączniku,
Zapis dokumentu jako nowej wersji spowoduje, że w tabeli Archiwum plików pojawią się dwie pozycje o identycznej nazwie. Różnić będą się tylko numerem wersji (każda nowa wersja ma nadawany kolejny numer): Możliwość edycji istnieje tylko dla załącznika o najwyższym numerze wersji. Wszystkie wcześniejsze wersje ze statusem archiwalny są podglądane tylko w trybie do odczytu. Przy próbie odczytu pliku zapisanego w IBARD sprawdzane są uprawnienia użytkownika nadane w IBARD. Jeśli użytkownik zalogowany na IBARD w momencie odczytu nie ma odpowiednich uprawnień w programie  wyświetla się komunikat: Brak dostępu do zasobu.
Uwaga
 W przypadku usunięcia pliku o najwyższej wersji, jeśli pozostaną tylko dokumenty archiwalne to użytkownik straci możliwość edycji takiego pliku.
Uwaga
Konta na IBARD mogą przechowywać określoną ilość wersji dokumentu. Jeśli chcesz korzystać z wersjonowania plików w przypadku zapisu na IBARD upewnij się, czy masz ustawione odpowiednie opcja dla swojego konta IBARD.

Usuwanie powiązanych plików na IBARD

Podczas usuwania plików zapisanych na IBARD pojawia się komunikat Czy chcesz usunąć podświetlony rekord?, dotyczy on usunięcia informacji z bazy Comarch ERP Optima. Jeśli Operator wybierze TAK, wówczas dokument zostanie usunięty z bazy, a następnie pojawi się drugi komunikat: Wybrany do usunięcia plik jest składowany w usłudze IBARD. Czy usunąć też plik na IBARD? Odpowiedź TAK spowoduje usunięcie pliku z konta IBARD. Podobnie w przypadku usuwania dokumentu z poziomu listy w Bibliotece dokumentów. Jeśli dokument ma powiązanie z plikiem na IBARD, wówczas przy próbie wykonania takiej operacji pojawi się ostrzeżenie: Usuwany(e) dokument(y) zawierają powiązania do plików w usłudze IBARD. Czy usunąć też powiązane pliki na IBARD? Jeżeli usuwany jest plik główny, do którego istnieją pliki archiwalne, wówczas oprócz pliku głównego usunięte zostaną wszystkie pliki archiwalne powiązane z kasowanym plikiem głównym. Natomiast, ze względu na sposób obsługi wersji plików w IBARD, jeśli usuwany jest plik archiwalny, wówczas powiązany z nim plik z IBARD nie zostaje usunięty.

Udostępnianie plików dla usługi OCR

Dla operatorów, którzy w konfiguracji mają zaznaczony parametr Prawo do udostępniania plików dla usługi OCR, na formularzu dokumentu firmowego w sekcji Archiwum plików widoczna będzie kolumna Udostępnij dla usługi OCR. Kolumna nie jest dostępna na dokumentach, dla których wskazano Typ: Wspólny. W kolumnie Udostępnij dla usługi OCR można zaznaczyć parametr udostępnienia , który jest widoczny tylko dla plików obsługiwanych przez obsługę OCR (obecnie są to pliki o rozszerzeniu *.pdf, *.jpg, *.jpeg, *.png oraz *.tiff). Po zaznaczeniu parametru, załącznik będzie dostępny dla funkcji OCR, uruchamianej z poziomu Rejestru VAT oraz z poziomu listy Faktur Zakupu w menu Handel. Zaznaczanie parametru w kolumnie Udostępnij dla usługi OCR możliwe jest również z poziomu listy dokumentów OBD. Po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na wybranym dokumencie firmowym OBD, dla operatora posiadającego uprawnienia do udostępniania plików dla usługi OCR widoczna będzie opcja Udostępnij dla OCR. Wywołanie tej funkcji spowoduje udostępnienie wszystkich plików obsługiwanych przez tą usługę, widocznych w sekcji Archiwum plików na formularzach wskazanych dokumentów OBD. Udostępnione pliki będą widoczne po uruchomieniu funkcji OCR/ Wybierz dokumenty z Obiegu Dokumentów, dostępnej z poziomu Rejestrów VAT oraz z poziomu listy Faktur Zakupu w menu Handel. Jeżeli dla danego katalogu w Obiegu Dokumentów jest założony dla operatora zakaz na podgląd, wówczas pliki powiązane z tym katalogiem nie będą widoczne na liście. Informacje na temat działania usługi OCR znajdują się w artykule Usługa Comarch OCR
Dotyczy wersji: 2020.1.1

Udostępnianie dokumentów z Comarch BI Point dla usługi OCR

Za pośrednictwem modułu Obieg Dokumentów możliwe jest wczytywanie dokumentów z platformy Comarch BI Point w celu przetwarzania ich w usłudze OCR. Wybór opcji Wybierz dokumenty z Obiegu Dokumentów, dostępnej pod przyciskiem OCR w Rejestrze VAT, powoduje pobranie dokumentów z Comarch BI Point i zapisanie ich w Obiegu Dokumentów, a następnie wyświetlenie listy plików zapisanych w Obiegu Dokumentów. Konfiguracja funkcji została szczegółowo opisana w artykule Usługa OCR w Comarch ERP Optima

Biblioteka dokumentów - zakładka Ogólne

Lista wszystkich dokumentów zgromadzonych w programie, zarówno firmowych, jak i wspólnych, dostępna jest na jednej liście. Lista znajduje się w menu CRM: Biblioteka dokumentów. Lista zbudowana jest z zakładek:
  • [Ogólne] – lista wszystkich dokumentów wspólnych i firmowych zarejestrowanych w programie,
  • [Wg atrybutów] – zakładka służy do filtrowania dokumentów ze względu na przypisane do nich atrybuty.
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Użytkownik ma możliwość definiowana, które kolumny powinny się wyświetlać na liście. Do wyboru pozostają: Nr dokumentu – kolumna obowiązkowa, zawiera numer dokumentu. R (rodzaj) – rodzaj dokumentu: F – firmowy, W-wspólny. Tytuł – tytuł dokumentu Data – data wprowadzenia dokumentu z zakładki [Ogólne]. Opiekun – akronim opiekuna dokumentu: operatora lub pracownika, wskazanego dla dokument na formularzu, zakładka [Ogólne]. Status – status dokumentu wybrany na zakładce [Ogólne]. Numer obcy – numer obcy dokumentu, podany na zakładce [Ogólne]. Opis – opis dokumentu. Kontrahent – kontrahent wskazany na dokumencie na zakładce [Podmioty]. Jeśli kontrahentów jest więcej niż jeden, wówczas wyświetlany jest pierwszy z listy oraz informacja o ilości przypisanych kontrahentów. Jest to kolumna opcjonalna, można ją wyświetlić poprzez wybór kolumn (opcja dostępna pod prawym przyciskiem myszy na nagłówku dowolnej kolumny). Katalog – kod katalogu przypisanego do dokumentu na zakładce [Ogólne]. Kolumna widoczna jest na liście Wybór kolumn jako opcjonalna do wyboru. Nazwa katalogu – nazwa katalogu przypisanego do dokumentu na zakładce [Ogólne]. Kolumna widoczna jest na liście Wybór kolumn jako opcjonalna do wyboru. Kolumny z atrybutami dokumentu/kontrahenta, które można przypisać do dokumentu firmowego. Domyślnie kolumny są  ukryte. Kolumny widoczne są na liście Wybór kolumn jako opcjonalne do wyboru. Po dodaniu na listę kolumny z nazwą atrybutu, dla poszczególnych pozycji wyświetlane są wartości tego atrybutu:
  • jeśli dokument posiada kilka wartości dla jednego atrybutu, w kolumnie wyświetlana jest jedna wartość. Pozostałe są widoczne w opisie pojawiającym się w momencie, gdy kursor myszy zostanie ustawiony na wartości znajdującej się w kolumnie dla atrybutu,
  • jeśli nie zdefiniowano wartości atrybutu, w kolumnie widoczny jest tekst {pusty}.
Nazwa kontrahenta – Domyślnie kolumna jest ukryta. Kolumna widoczna jest na liście Wybór kolumn jako opcjonalna do wyboru.

Lista obsługiwana jest przez przyciski:

 Dodaj – dodanie nowego dokumentu. Domyślnie, po wciśnięciu przycisku dodawany jest dokument firmowy. Po wciśnięciu strzałki obok „plusa” operator może wybrać:
  • Dokument firmowy – dodany dokument będzie zapisany w bazie firmowej, a co za tym idzie – będzie widoczny tylko z poziomu tej bazy.
  • Dokument wspólny – dodany dokument będzie zapisany w bazie konfiguracyjnej, dzięki czemu będzie widoczny z poziomu wszystkich baz podłączonych do tej bazy konfiguracyjnej.
 Zmień – wyświetlany jest dokument aktualnie podświetlony kursorem na liście. Podczas podglądu dokumentów program sprawdza, czy aktualnie zalogowany operator ma prawo podglądu dokumentu w katalogu, do którego przypisany jest dokument. Dodatkowo program sprawdza, czy operator ma prawo zmiany dokumentów swoich oraz obcych i, w razie zakazu, wyświetla dokument i załączniki „tylko do odczytu”.  Usuń – pozwala usunąć dokument. Podczas usuwania program sprawdza, czy operator ma prawo do usuwania dokumentów swoich i obcych z katalogu, do którego przypisany jest dokument. Na liście działa również usuwanie seryjne zaznaczonych dokumentów.  Zamknij – zamyka listę. Na liście dostępne są pola umożliwiające filtrowanie dokumentów: Katalogi – istnieje możliwość filtrowania listy przede wszystkim ze względu na rodzaj dokumentu, a dopiero w obrębie danego rodzaju dokumentów – ze względu na katalog:
  • Firmowe – jeśli użytkownik zaznaczy parametr firmowe na liście pojawią się wszystkie dokumenty firmowe. Dopiero po zaznaczeniu parametru użytkownik może wskazać, czy chce wyświetlić wszystkie dokumenty firmowe (opcja <wszystkie>), czy tylko dokumenty ze skazanego katalogu. Na liście rozwijanej, umożliwiającej wybór katalogu, wyświetlają się katalogi firmowe z Start/ Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Katalogi dokumentów.
  • Wspólne – jeśli użytkownik zaznaczy parametr na liście pojawią się wszystkie dokumenty wspólne. Dopiero po zaznaczeniu parametru użytkownik może wskazać, czy chce wyświetlić wszystkie dokumenty wspólne, czy tylko dokumenty ze wskazanego katalogu. Na liście rozwijanej umożliwiającej wybór katalogu, wyświetlają się wszystkie katalogi wspólne z Start/ Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentów/ Katalogi wspólne.
Tak więc, aby wyświetlić wszystkie dokumenty, jakie są dostępne z poziomu danej bazy, użytkownik powinien zaznaczyć zarówno parametr Firmowe jak i parametr Wspólne z wybrana opcją <wszystkie>. Kontrahent – pole jest dostępne jeśli użytkownik wybierze opcję Katalogi: firmowe. Wynika to z faktu, że podmioty mogą być kojarzone tylko z dokumentami firmowymi. W polu użytkownik może wskazać podmiot, którego dokumenty mają być filtrowane na liście. Wybór typu podmiotu (kontrahent/ pracownik/ wspólnik/ urząd/bank) jest możliwy po wciśnięciu strzałki obok przycisku. Po wybraniu potrzebnego typu podmiotu wyświetlana jest lista słownikowa. Opiekun: operator/pracownik – filtruje listę ze względu na opiekuna (operatora lub pracownika), przypisanego do dokumentu na zakładce [Ogólne/Wg atrybutów] użytkownik może wybrać właściwy typ opiekuna (pracownik/ operator) z poziomu menu wyświetlanego pod strzałką obok przycisku. Po wybraniu właściwej opcji użytkownik może wybrać pracownika/ operatora z wyświetlonej listy. Jeśli pole jest puste – wyświetlane są wszystkie dokumenty, bez względu na opiekuna. Filtr i Konstruktor filtra – istnieje możliwość filtrowania dokumentów wpisując żądany ciąg znaków w pole filtr. Istnieje również możliwość tworzenia bardziej zaawansowanych filtrów z wykorzystaniem konstruktora. Na panelu rozwijanym filtra dostępne są dodatkowo opcje: Za okres – użytkownik ma możliwość filtrowania dokumentów wprowadzonych w podanym okresie czasu (według daty wprowadzenia widocznej na zakładce [Ogólne] na formularzu dokumentu). Jeśli użytkownik odznaczy parametr  na liście widoczne będą wszystkie dokumenty, niezależnie od daty wprowadzenia. Na liście można filtrować dokumenty wg schematu numeracji oraz nadanych numerów. Służą do tego dwa pola: Schemat numeracji – użytkownik może zawęzić listę dokumentów tylko do tych, które maja numer zgodny z wybranym schematem. Schemat można wybrać z listy rozwijanej. Na liście pojawiają się wszystkie schematy, które zostały wykorzystane podczas wprowadzania dokumentów, zarówno dotyczące schematów firmowych, jak i wspólnych (z bazy konfiguracyjnej). Numery od… do… – użytkownik ma możliwość filtrowania dokumentów ze względu na ich numer kolejny. Po zaznaczeniu parametru obok ma możliwość wpisania numeru początkowego i końcowego, jakie maja być filtrowane. Jeśli użytkownik nie wybierze równocześnie schematu numeracji – zostaną wyfiltrowane wszystkie dokumenty firmowe i wspólne, jakie mają numer kolejny spełniający podany warunek. Jeśli użytkownik dodatkowo poda schemat numeracji – wyfiltrowane zostaną wszystkie dokumenty, które maja numer zgodny z wybranym schematem i posiadają numer kolejny z podanego przedziału. Dokumenty można również filtrować wykorzystując pierwszy wiersz na liście. W większości kolumn filtrowanie polega na wpisaniu ciągu znaków (fragmentu numeru, opisu itp.). Wyjątkiem są kolumny zawierające: Rodzaj – umożliwia filtrowanie wg rodzaju dokumentu: F– firmowe, W – wspólne. Data – w polu dostępny jest kalendarz umożliwiający wybór konkretnej daty. Ten filtr umożliwia szybkie filtrowanie dokumentów wprowadzonych danego dnia. Opiekun – na rozwijanej liście pojawiają się akronimy wszystkich operatorów oraz pracowników, którzy mają przypisane jakiekolwiek dokumenty na aktualnie wyświetlonej liście. W przypadku tej kolumny nie ma możliwości grupowania wg wartości. Status – właściwy status użytkownik może wybrać z rozwijanej listy, pobieranej z konfiguracji firmy. Lista filtrowana jest ze względu na status, przypisany do dokumentu na zakładce [Ogólne].
Biblioteka dokumentów – zakładka Ogólne

Procesy obiegu dokumentów

Każdy dokument wprowadzany w Bibliotece może mieć własną ścieżkę, wg której jest obsługiwany. Schematy procesów umożliwiają definiowanie takich ścieżek. Efektem jest możliwość kontroli przepływu dokumentu w firmie – na tej podstawie wiadomo, kto aktualnie pracuje z danym dokumentem oraz jaka była historia jego przekazywania pomiędzy kolejnymi osobami (operatorami). Schemat procesu składa się z poszczególnych etapów. Dla każdego etapu istnieje ściśle określona grupa operatorów, którzy mogą go wykonać. Budowa schematu polega na wskazaniu relacji (powiązań) pomiędzy poszczególnymi etapami. Wprowadzając dokument do Biblioteki operator może wybrać, wg którego schematu (ścieżki) będzie „obsługiwany” dany dokument. A obsługa dokumentu polega na przekazywaniu do kolejnych etapów procesu i wskazaniu, który operator spośród uprawnionych dany etap ma wykonać. Każdy operator w programie ma własna skrzynkę, w której zbierane są informacje o tym, jakie etapy powinien aktualnie wykonać. Istnieje również możliwość, by czas na ich wykonanie rezerwowany był w Terminarzu, a operator otrzymywał we właściwym momencie przypomnienie o zbliżającym się terminie.

Etapy procesu

Zarówno etapy, z jakich budowane są później procesy, jak i same schematy procesów są definiowane w Konfiguracji programu. Oznacza to, że schematy są wspólne dla wszystkich baz firmowych widocznych z poziomu danej bazy konfiguracyjnej.

Lista etapów

Na liście zebrane są wszystkie etapy, jakie mogą wystąpić podczas obsługi dokumentów w firmie. Dany etap może być wykorzystany w wielu różnych schematach procesów. Lista etapów jest dostępna w Start/ Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentów/ Etapy. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:  Dodaj – umożliwia dodanie nowego etapu. Na liście etapów działa możliwość kopiowania, przy czym kopiowana jest również lista z zakładki [Operatorzy] (można ta funkcjonalność wykorzystać, by skrócić czas wprowadzania etapu z podobną listą osób uprawnionych do wykonania).  Zmień – umożliwia podgląd i zmianę istniejącego etapu.  Usuń – umożliwia usunięcie etapu. Usunięcie etapu jest możliwe tylko w przypadku, gdy etap nie był wykorzystany w żadnym schemacie.
Uwaga
 Program blokuje możliwość usunięcia definicji etapu w sytuacji, gdy ten jest wykorzystany w schemacie. Jednak w przypadku, gdy etap nie jest wprowadzony w definicji schematu, ale został dopisany podczas obsługi procesu bezpośrednio na dokumencie, program pozwoli na jego usunięcie. W takim przypadku po otwarciu dokumentu pojawi się komunikat o braku definicji etapu w konfiguracji i dalsza obsługa procesu nie będzie możliwa.

Formularz etapu

Formularz etapu składa się z dwóch zakładek:
  • [Ogólne] – tutaj użytkownik musi wprowadzić kod i nazwę etapu.
Na zakładce [Ogólne] dodatkowo można zaznaczyć dwa parametry, związane bezpośrednio z realizacją procesów przypisanych do poszczególnych dokumentów w Bibliotece: Komentarz nieobowiązkowy – zaznaczenie spowoduje, że podczas przekazania dokumentu do realizacji z danego etapu do kolejnego nie będzie wymagane wpisanie komentarza. Jeśli parametr jest odznaczony, podczas przekazania dokumentu operator musi wpisać obowiązkowy komentarz, który jest zapamiętany w programie i wyświetlany w historii obsługi dokumentu. Istnieje możliwość edycji oraz zapisu nowego komentarza w przypadku cofania się do wcześniej wykonanego etapu. Domyślny termin realizacji – w trakcie realizacji procesu, podczas przekazywania dokumentu z etapu poprzedniego do danego, możliwe jest ustalenie terminu jego realizacji. Jeśli parametr nie jest zaznaczony ‑ podczas przekazania nie będzie proponowany termin realizacji, a operator może go ewentualnie ustalić, podając bezpośrednio datę realizacji. Jeśli na definicji etapu będzie podany domyślny termin – wtedy w chwili przekazania dokumentu od razu proponowany będzie termin realizacji etapu. Termin wyliczany jest jako: data bieżąca + ilość dni, wskazana jako domyślny termin realizacji.
  • [Operatorzy] – tutaj użytkownik wprowadza listę operatorów, którzy są uprawnieni do wykonania danego etapu.
Lista operatorów na zakładce [Operatorzy] jest obsługiwana przez standardowe przyciski: Dodaj, Zmień, Usuń. Na liście operatorów do wybrania nie pojawią się operatorzy, którzy mają zablokowane konto. Do danego etapu operator może być przypisany tylko raz (jeśli operator jest dodany do etapu kilka razy, wtedy przy zapisie etapu pojawi się komunikat o duplikacji).
Uwaga
 Program nie pozwoli zapisać etapu, jeśli nie będzie do niego przypisany przynajmniej jeden operator (tak, by podczas obsługi dokumentu można było wskazać operatora, który ma wykonać dany etap).
W programie istnieje możliwość seryjnego przypisania operatorów do wskazanych etapów. Funkcja jest dostępna z poziomu listy etapów, w menu kontekstowym (pod prawym przyciskiem myszy). Funkcja działa dla etapów zaznaczonych na liście. Po jej wywołaniu pojawia się lista, gdzie użytkownik może zaznaczyć, których operatorów chce przypisać. Jeśli na którymś etapie jest już przypisany dany operator, zostanie on pominięty, a proces dopisania będzie kontynuowany. W menu kontekstowym jest również dostępna funkcja seryjnego usuwania operatorów z zaznaczonych etapów. Po jej wywołaniu operator wybiera, którzy operatorzy powinni zostać usunięci. Program kontroluje, czy usuwany operator nie jest jedynym operatorem przypisanym do etapu. W takim przypadku użytkownik dostanie informację, a cała operacja usuwania zostanie cofnięta: żaden z operatorów nie zostanie usunięty na żadnym z zaznaczonych etapów.

Schematy procesu

Budowa schematu procesu jest możliwa z poziomu Start/ Konfiguracja/ Programu/ Obieg dokumentów/ Schematy procesów. Schematy są wspólne dla wszystkich baz firmowych podpiętych do danej bazy konfiguracyjnej. Oznacza to, że te same schematy mogą być wykorzystywane na wszystkich dokumentach firmowych i wspólnych.

Lista schematów

Na liście schematów widoczne są symbol i nazwa schematu. Schematy, które nie są już wykorzystywane firmie, użytkownik może oznaczyć jako nieaktywne. W związku z tym na liście znajduje się parametr Pokazuj też nieaktywne schematy:
  • jeśli jest zaznaczony – na liście widoczne są wszystkie schematy,
  • jeśli jest odznaczony – na liście pojawiają się tylko schematy aktywne, które można wskazać z poziomu dokumentu.
Lista schematów obsługiwana jest przez standardowe przyciski:  Dodaj – umożliwia dopisanie nowego schematu.  Zmień – umożliwia podgląd i modyfikację istniejącego schematu.
Uwaga
 W przypadku, gdy operator wskaże schemat na dokumencie, a następnie dokona w nim zmian – wtedy dokument będzie obsługiwany zgodnie ze schematem w wersji z chwili jego przypisania do dokumentu (nie będzie uwzględniał zmian).
 Usuń – pozwala usunąć schemat. Podczas usuwania schematu program kontroluje, czy nie został on przypadkiem wykorzystany na dokumencie wspólnym. Jeśli tak – blokuje usunięcie. Jeśli jednak schemat został wykorzystany na dokumencie firmowym – program pozwoli go usunąć, bez ostrzeżenia. Wtedy na dokumentach, gdzie taki schemat został przypisany, pojawi się ostrzeżenie o braku schematu w konfiguracji. Użytkownik będzie mógł jednak kontynuować obsługę procesu zgodnie z wersją aktualną podczas przypisywania procesu do dokumentu.

Formularz schematu procesu

Na formularzu schematu użytkownik wprowadza: Kod – kod schematu, widoczny potem podczas wprowadzania dokumentu do Biblioteki Nazwa – nazwa schematu Nieaktywny – pozwala na zaznaczenie schematów, które nie są już wykorzystywane w firmie. Schematy nieaktywne nie są widoczne na liście schematów podczas wprowadzania dokumentów do Biblioteki. W przypadku, gdy schemat został przypisany do dokumentu, a następnie zaznaczony jako nieaktywny – dokument nadal będzie obsługiwany wg tego schematu, natomiast nie będzie można wybrać schematu na nowych dokumentach.
Schemat procesu obiegu dokumentów
Formularz schematu procesu zbudowany jest z dwóch części:
  • Etapy,
  • Etapy kolejne.
Definiując schemat użytkownik najpierw musi wskazać wszystkie etapy, z jakich budowany będzie schemat. Robi to w części Etapy. Dopiero potem może budować powiązania pomiędzy nimi. Dla  etapu z części lewej użytkownik musi wskazać, jaki etap następuje w procesie bezpośrednio po nim. Służy do tego część Kolejne etapy.

Etapy

W części Etapy użytkownik musi wskazać wszystkie etapy, jakie składają się na dany proces. W schemacie procesu funkcjonują dwa typy etapów:
  • główne – etapy, w oparciu o które buduje się proces i ustala kolejność „przechodzenia” przez etapy podczas obsługi dokumentu,
  • powiązane – etapy, które powinny być wykonane w ramach realizacji danego etapu głównego.
Przykładowo podczas realizacji procesu związanego z zapytaniem ofertowym występuje etap związany z przygotowaniem oferty. Do tego konieczna jest konsultacja handlowa. Wtedy podczas definiowania schematu procesu jako jeden z etapów wskazany będzie etap przygotowania oferty, natomiast jako etap powiązany do niego: konsultacja. Istnieć mogą dwa rodzaje etapów powiązanych:
  • obowiązkowe – bez wykonania etapu powiązanego obowiązkowego podczas realizacji procesu użytkownik nie będzie mógł przekazać dokumentu do kolejnego etapu,
  • nieobowiązkowe – operator będzie mógł przekazać dokument „dalej” nawet w przypadku, gdy taki etap powiązany nie będzie wykonany.
Na liście Etapy widoczne są kolumny:
  • Symbol – symbol etapu z jego definicji.
  • Nazwa – nazwa etapu z jego definicji.
  • Obowiązkowy – w kolumnie zapisywana jest informacja, czy wykonanie danego etapu podczas realizacji procesu jest wymagane. Parametr jest zaznaczony zawsze dla etapów głównych i użytkownik nie ma możliwości zmiany zaznaczenia (etapy te są zawsze wymagane, jeśli zostaną wskazane podczas realizacji procesu). Użytkownik może zaznaczać i oznaczać ten parametr tylko w przypadku etapów powiązanych, gdzie może zadecydować, który etap będzie wymagany podczas realizacji procesu.
  • Lp – kolumna umożliwia sortowanie etapów w kolejności ich dodawania.
Lista jest obsługiwana jest przez przyciski: Dodaj – pozwala dopisać nowy etap do schematu. Po wciśnięciu wyświetlana jest lista etapów zdefiniowanych w Start/ Konfiguracja/ Programu/ Obieg dokumentów/ Etapy. Po wciśnięciu strzałki bok przycisku użytkownik może wybrać czy dodaje etap główny, czy powiązany. Jeśli wybierze etap powiązany – wtedy zostanie on dodany do etapu głównego, na którym aktualnie ustawiony jest kursor. Jeśli kursor ustawiony jest na innym etapie powiązanym – do etap zostanie dodany jako powiązany do skojarzonego z nim etapu głównego.
Uwaga
 Należy pamiętać, że etap może być dopisany do danego schematu tylko raz. Podczas dodawania kolejnych etapów lista jest zawężana i nie widać na niej tych etapów, które już zostały dopisane do schematu. Zasada ta obowiązuje tylko podczas dodawania etapów głównych. Etapy powiązane (na drugim poziomie) mogą być dodawane wielokrotnie, bez ograniczeń.
 Usuń – pozwala usunąć etap ze schematu.
Uwaga
 W przypadku, gdy etap ma przyporządkowane etapy powiązane (na drugim poziomie) to usunięcie etapu głównego spowoduje automatyczne usunięcie ze schematu podpiętych etapów powiązanych.
Etap może być usunięty tylko w przypadku, gdy nie został jeszcze wskazany jako etap kolejny w prawej części okna. Jeśli etap jest już wskazany jako kolejny – należy najpierw usunąć powiązanie (z części Etapy kolejne), a dopiero potem można usunąć etap ze schematu. Zasada ta obowiązuje tylko podczas usuwania etapów głównych. Etapy powiązane mogą być usuwane bez ograniczeń.    Przesuń w górę/ Przesuń w dół – pozwala użytkownikowi na zmianę kolejności wyświetlania etapów na liście. Możliwość zmiany kolejności etapów na liście dotyczy tylko etapów głównych. Etapy powiązane, które z założenia są równorzędne, widoczne są na liście w kolejności ich dodawania do schematu.
Uwaga
 Jeśli dla etapu wskazane są już etapy kolejne i użytkownik przestawia kolejność etapów w prawej części okna, to dotychczas ustalone etapy kolejne pozostają bez zmian.

Etapy kolejne

Jeśli na liście użytkownik wskazał już wszystkie etapy, z których budowany jest proces może ustalać kolejność „przechodzenia” pomiędzy nimi podczas obsługi dokumentu. Lista etapów kolejnych obsługiwana jest przez przyciski:  Dodaj – pozwala dodać etap kolejny  Usuń – pozwala usunąć etap kolejny. Usuwane jest tylko powiązanie pomiędzy etapami, natomiast sam etap pozostaje w definicji procesu. Istnieją dwa sposoby definiowania kolejności etapów w schemacie:
  • automatycznie po wciśnięciu ikony pioruna   
Sposób ten można zastosować w przypadku prostych procesów, gdzie poszczególne etapy następują kolejno po sobie. W takim przypadku użytkownik powinien ustawić etapy w lewej części okna w kolejności, w jakiej po sobie następują. Następnie po wciśnięciu przycisku pioruna program sam wygeneruje powiązania pomiędzy etapami głównymi, w kolejności ich ustawienia na liście.
  • ręcznie
Sposób ten musi być stosowany podczas tworzenia bardziej skomplikowanych procesów, gdzie:
  • nie ma możliwości ustawienia etapów w kolejności ich realizacji,
  • operator po zrealizowaniu etapu musi mieć wybór, który z kilku etapów będzie realizowany następnie (węzły decyzyjne).
Aby zdefiniować etap kolejny lub węzeł decyzyjny w lewej części okna Etapy użytkownik ustawia kursor na etapie, dla którego wskazywany będzie etap kolejny. Następnie w prawej części okna przyciskiem Dodaj może wskazać etap kolejny.
  • Lista etapów podczas dodawania etapu kolejnego jest zawężana do etapów wpisanych wcześniej w oknie lewym. Nie można jako etapu kolejnego wskazać etapu, który nie jest ujęty w definicji procesu.
  • Do jednego etapu można wskazać wiele etapów kolejnych. Wtedy podczas realizacji procesu kończąc wykonanie „swojego” etapu operator będzie mógł wybrać, który ze wskazanych etapów kolejnych będzie w ramach danego procesu realizowany.
  • Jeśli etap nie będzie miał skazanego etapu kolejnego – program potraktuje go jako etap końcowy i podczas realizacji procesu operator nie będzie miał możliwości przekazania dokumentu „dalej”.
  • Etap, który w procesie występuje jako ostatni, nie powinien mieć wskazanego etapu kolejnego.
Podczas zapisywania  zdefiniowanego schematu procesu program sprawdza tylko podstawowe powiązania pomiędzy etapami. Jeśli w schemacie zdefiniowanych jest więcej niż jeden etap główny – program sprawdza, czy są zdefiniowane jakiekolwiek relacje pomiędzy etapami (bez kontroli ich logiki).

Jak budować schematy – przykłady

Budowanie schematów procesów polega głownie na wskazaniu powiązań pomiędzy poszczególnymi etapami procesu. W oparciu o powiązania program będzie później proponował, do jakiego etapu kolejnego użytkownik może przekazać dokument po zrealizowaniu „swojego”.
Przykład
 Najprostszy przypadek to przekazywanie dokumentu od jednego etapu do kolejnego, bez możliwości wyboru spośród kilku etapów: W takim przypadku:
  • Na listę etapów w lewej części okna wpisujemy wszystkie etapy: ETAP 1, ETAP 2, ETAP 3, ETAP 4, ETAP 5.
  • Ustalamy powiązania:
Z ETAPU 1 można przejść do ETAPU 2. Ustawiamy kursor w lewej części na ETAP 1, a w części prawej wskazujemy etapy kolejne: ETAP 2. Z ETAPU 2 można przejść do ETAPU 3. Ustawiamy kursor w lewej części okna na ETAP 2, a w prawej dodajemy etap kolejny: ETAP 3. Z ETAPU 3 można przejść do ETAPU 4. Ustawiamy kursor w lewej części okna na ETAP 3, a w prawej dodajemy etap kolejny ETAP 4. Z ETAPU 4 można przejść tylko do ETAPU5. Ustawiamy kursor w lewej części okna na ETAP 4, a w prawej dodajemy etap kolejny ETAP 5.
  • ETAP 5 nie będzie miał wskazanego etapu kolejnego. Dla programu będzie to informacja, że ten etap jest ostatnim w procesie.
  • Ten sam efekt uzyska Użytkownik, jeśli w lewej części okna ustawi etapy w kolejności: 1, 2, 3, 4 i 5, a następnie wciśnie przycisk pioruna. Program sam w takim przypadku ustali powiązania wg kolejności ustawienia na liście.
Przykład
 Bardziej skomplikowany przypadek dotyczy schematu, gdzie operator ma możliwość wyboru na pewnym etapie, jaki etap kolejny powinien być wykonany (spośród kilku wskazanych): W takim przypadku:
  • Na listę etapów w lewej części okna wpisujemy wszystkie etapy: ETAP 1, ETAP 2, ETAP 3, ETAP 4, ETAP 5.
  • Ustalamy powiązania:
Z ETAPU 1 można przejść do ETAPU 2 lub 3. Ustawiamy kursor w lewej części na ETAP 1, a w części prawej wskazujemy etapy kolejne: ETAP 2 oraz etap 3 Z ETAPU 2 można przejść do ETAPU 4. Ustawiamy kursor w lewej części okna na ETAP 2, a w prawej dodajemy etap kolejny: ETAP 4. Z ETAPU 3 można przejść do ETAPU 4. Ustawiamy kursor w lewej części okna na ETAP 3, a w prawej dodajemy etap kolejny ETAP 4. Z ETAPU 4 można przejść tylko do ETAPU5. Ustawiamy kursor w lewej części okna na ETAP 4, a w prawej dodajemy etap kolejny ETAP 5.
  • ETAP 5 nie będzie miał wskazanego etapu kolejnego. Dla programu będzie to informacja, że ten etap jest ostatnim w procesie.
Przy tak skonstruowanym schemacie, po wykonaniu ETAPU 1 operator będzie mógł wybrać, czy kolejnym etapem będzie ETAP 2 czy ETAP 3. Niezależnie od tego, który wybierze – po jego wykonaniu będzie można przekazać dokument dalej tylko do ETAPU 4.
Przykład
 Jeszcze inny przypadek to możliwość definiowania zupełnie niezależnych ścieżek obsługi dokumentu, w zależności od wybranej opcji. Taki schemat może mieć wiele różnych „zakończeń”: W takim przypadku:
  • Na listę etapów w lewej części okna wpisujemy wszystkie etapy: ETAP 1, ETAP 2, ETAP 3, ETAP 4, ETAP 5.
  • Ustalamy powiązania:
Z ETAPU 1 można przejść do ETAPU 2 lub 3. Ustawiamy kursor w lewej części na ETAP 1, a w części prawej wskazujemy etapy kolejne: ETAP 2 oraz etap 3 Z ETAPU 2 można przejść do ETAPU 4. Ustawiamy kursor w lewej części okna na ETAP 2, a w prawej dodajemy etap kolejny: ETAP 4. Z ETAPU 3 można przejść do ETAPU 5. Ustawiamy kursor w lewej części okna na ETAP 3, a w prawej dodajemy etap kolejny ETAP 5.
  • ETAP 4 oraz ETAP 5 nie będą miały wskazanego etapu kolejnego. Dla programu będzie to informacja, że jeden z tych etapów będzie ostatnim w procesie.
Przy tak skonstruowanym schemacie, po wykonaniu ETAPU 1 operator będzie mógł wybrać, czy kolejnym etapem będzie ETAP 2 czy ETAP 3. W zależności od tego, co wybierze, dalsza obsługa dokumentu będzie realizowana jedną z dwóch różnych ścieżek: ETAP 2 -> ETAP 4 lub ETAP 3 -> ETAP 5.
Przykład
 Istnieje również możliwość takiego skonstruowania schematu, by dokument był obsługiwany jedną z dwóch różnych ścieżek, natomiast kończył się zawsze na tym samym etapie: W takim przypadku:
  • Na listę etapów w lewej części okna wpisujemy wszystkie etapy: ETAP 1, ETAP 2, ETAP 3, ETAP 4, ETAP 5, ETAP 6.
  • Ustalamy powiązania:
Z ETAPU 1 można przejść do ETAPU 2 lub 3. Ustawiamy kursor w lewej części na ETAP 1, a w części prawej wskazujemy etapy kolejne: ETAP 2 oraz etap 3 Z ETAPU 2 można przejść do ETAPU 4. Ustawiamy kursor w lewej części okna na ETAP 2, a w prawej dodajemy etap kolejny: ETAP 4. Z ETAPU 4 można przejść do ETAPU 6. Ustawiamy kursor w lewej części okna na ETAP 4, a w prawej dodajemy etap kolejny: ETAP 6. Z ETAPU 3 można przejść do ETAPU 5. Ustawiamy kursor w lewej części okna na ETAP 3, a w prawej dodajemy etap kolejny ETAP 5. Z ETAPU 5 można przejść do ETAPU 6. Ustawiamy kursor w lewej części okna na ETAP 5, a w prawej dodajemy etap kolejny ETAP 6.
  • ETAP 6 nie będzie miał wskazanego etapu kolejnego. Dla programu będzie to informacja, że ten etap będzie ostatnim w procesie.
Przy tak skonstruowanym schemacie, po wykonaniu ETAPU 1 operator będzie mógł wybrać, czy kolejnym etapem będzie ETAP 2 czy ETAP 3. W zależności od tego, co wybierze, dalsza obsługa dokumentu będzie realizowana jedną z dwóch różnych ścieżek: ETAP 2 -> ETAP 4 lub ETAP 3 -> ETAP 5, natomiast zawsze na końcu operator dotrze do ETAPU 6.
Przykład
 Jeśli w ramach realizacji jednego z etapów konieczne jest wykonanie kilku „czynności” (na przykład zgromadzenie kilku dokumentów, przeprowadzenie konsultacji itp.) w schemacie można takie etapy dodatkowe wprowadzić w jako tzw. etapy powiązane. W poniższym przykładzie podczas realizacji ETAPU 2 konieczne jest wykonanie dwóch etapów dodatkowych (powiązanych): W takim przypadku:
  • Na listę etapów w lewej części okna wpisujemy wszystkie etapy: ETAP 1, ETAP 2, ETAP 3.
  • Następnie dodajemy etapy powiązane: ustawiamy kursor na ETAPIE 2 i wybieramy opcję Etap powiązany (z menu obok przycisku Dodaj). W ten sposób dodajemy ETAP 4 oraz ETAP 5 (są ustawiane na drugim poziomie). Dla ETAPU 4 i 5 zaznaczamy parametr Obowiązkowy.
  • Ustalamy powiązania:
Z ETAPU 1 można przejść do ETAPU 2. Ustawiamy kursor w lewej części na ETAP 1, a w części prawej wskazujemy etap kolejny: ETAP 2 Z ETAPU 2 można przejść do ETAPU 3. Ustawiamy kursor w lewej części okna na ETAP 2, aw prawej dodajemy etap kolejny: ETAP 3.
  • Pomiędzy etapami powiązanymi nie ma ustalanych relacji.
  • W taki sam sposób zostaną wygenerowane powiązania automatycznie, po wciśnięciu przycisku „pioruna”.
  • ETAP 3 nie będzie miał wskazanego etapu kolejnego. Dla programu będzie to informacja, że ten etap będzie ostatnim w procesie.
Przy tak skonstruowanym schemacie, po wykonaniu ETAPU 1 operator przekaże proces do realizacji ETAPU 2. Ale operator będzie mógł wykonać ETAP 2 dopiero w przypadku, gdy ETAP 4 i ETAP 5 zostaną wykonane (są obowiązkowe).
Przykład
 Definiując proces nie można wskazać, czy etap główny jest obowiązkowy do wykonania, czy nie. Istnieje natomiast możliwość takiego zbudowania schematu, by w trakcie realizacji poszczególnych procesów Użytkownik mógł zdecydować, czy etap będzie w tym procesie wykonywany, czy nie. W takim przypadku:
  • Na listę etapów w lewej części okna wpisujemy wszystkie etapy: ETAP 1, ETAP 2, ETAP 3, ETAP 4.
  • Ustalamy powiązania:
Z ETAPU 1 można przejść do ETAPU 2 lub 3. Ustawiamy kursor w lewej części na ETAP 1, aw części prawej wskazujemy etapy kolejne: ETAP 2 oraz etap 3 Z ETAPU 2 można przejść do ETAPU 3. Ustawiamy kursor w lewej części okna na ETAP 2, aw prawej dodajemy etap kolejny: ETAP 3. Z ETAPU 3 można przejść do ETAPU 4. Ustawiamy kursor w lewej części okna na ETAP 3, aw prawej dodajemy etap kolejny: ETAP 4.
  • ETAP 4 nie będzie miał wskazanego etapu kolejnego. Dla programu będzie to informacja, że ten etap będzie ostatnim w procesie.
Przy tak skonstruowanym schemacie, po wykonaniu ETAPU 1 operator będzie mógł wybrać, czy kolejnym etapem będzie ETAP 2 czy ETAP 3. Tym samym będzie mógł ominąć wykonanie ETAPU 2. Jeśli jednak zadecyduje o wykonaniu ETAPU 2 to i tak kolejnym etapem będzie ETAP 3.

Uprawnienia operatora

Na karcie operatora (Start/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Parametry cd] znajdują się parametry, które pozwalają na ograniczenie dostępu operatora do pewnych danych związanych z obiegiem dokumentu. Prawo zmiany procesu domyślnego – dotyczy dostępu do pola Schemat obiegu na zakładce [Obieg dokumentu]. Jeśli dokument jest przypisany do katalogu, dla którego przypisany jest schemat domyślny – schemat ten jest proponowany po przypisaniu dokumentu do katalogu i operator nie może go zmienić. Jeśli katalog nie ma schematu domyślnego – wtedy operator po wprowadzeniu dokumentu może wskazać schemat, ale następnie pole jest blokowane. Prawo modyfikacji procesów – dotyczy możliwości edycji etapów powiązanych podczas realizacji procesu. Jeśli operator ma nadane prawo może:
  • dodawać nowe etapy powiązane podczas realizacji etapu głównego,
  • usuwać istniejące etapy powiązane, pod warunkiem, że nie są obowiązkowe,
  • na formularzu etapu powiązanego zaznaczać/ odznaczać parametr Obowiązkowy.
Prawo dostępu do skrzynek innych operatorów – dotyczy możliwości podglądu oraz realizacji etapów przypisanych do innych operatorów. Jeśli operator ma blokadę dostępu do skrzynek innych operatorów wtedy:
  • Wyświetlając skrzynkę operatora zawsze widzi tylko swoje zadania i nie ma możliwości zmiany operatora, dla którego wyświetlane są informacje (pole Skrzynka jest zablokowane).
  • W Terminarzu nie ma możliwości zmiany operatora, dla którego wyświetlane są zadania/ czynności/ etapy (zawsze widzi tylko swoje).
  • Podglądając formularz dokumentu, na zakładce [Obieg] ma zablokowany przycisk podglądu dla etapów, które są przypisane do innych operatorów.
  • Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy dany operator jest przypisany do etapu głównego. Wtedy zawsze ma możliwość podejrzenia formularza etapu powiązanego i ustalenia, kto ma go wykonać. Etapy powiązane są wykonywane w ramach realizacji etapu głównego, stąd możliwość ingerowania operatora w etapy z nim powiązane, nawet, jeśli są przypisane do innego operatora.
Prawo do udostępniania plików dla usługi OCR – pozwala nadać operatorowi uprawnienie do udostępniania skanów faktur dodawanych w Archiwum Plików na dokumencie OBD. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.  Jego zaznaczenie spowoduje wyświetlenie kolumny Udostępnij dla usługi OCR na dokumencie OBD oraz opcji Udostępnij dla OCR dostępnej pod prawym klawiszem myszy na liście dokumentów OBD. Udostępniaj domyślnie ­– pozwala na domyślne udostępnianie skanów faktur dla usługi OCR poprzez automatyczne zaznaczanie parametru w kolumnie Udostępnij dla usługi OCR na dokumencie OBD dla dodawanych plików.  Parametr dostępny jest po zaznaczeniu parametru Prawo do udostępniania plików dla usługi OCR.

Przypisanie schematu do dokumentu

W przypadku, gdy użytkownik gromadzi dokumenty w Bibliotece w katalogach, to dla każdego katalogu może przypisać domyślny schemat procesu. Podczas dodawania dokumentu, w momencie, gdy na zakładce [Ogólne] wskaże katalog, wtedy na zakładce [Obieg] automatycznie zaproponuje się właściwy proces. Schemat domyślny można wskazać na formularzu katalogu w Start/ Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentu/ Katalogi dokumentów (dla katalogów firmowych) oraz w Start/ Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentu/ Katalogi wspólne (dla dokumentów wspólnych). Domyślny schemat procesu można wybrać w polu Schemat domyślny. Podczas wprowadzania dokumentu do Biblioteki na zakładce [Obieg dokumentu]. Użytkownik ma możliwość wskazania procesu, wg którego obsługiwany będzie dany dokument. Jeśli dokument jest przypisany do katalogu ze schematem domyślnym – wtedy proces jest proponowany automatycznie. Jeśli nie – użytkownik musi wybrać właściwy proces z listy w polu Schemat obiegu. Po zmianie katalogu na dokumencie, proponowana jest zmiana schematu obiegu na zakładce [Obieg dokumentu] na domyślny dla katalogu. Zmiana może nastąpić tylko jeśli poprzednio ustawiony schemat nie został rozpoczęty (żaden etap nie ma statusu: wykonany).
Uwaga
 Możliwość zmiany schematu zależy od parametru na karcie operatora: Prawo zmiany procesu domyślnego. 
  • Jeśli parametr jest zaznaczony – Operator może wybrać schemat lub zmienić schemat wcześniej przypisany.
  • Jeśli parametr jest odznaczony – w momencie dodawania dokumentu operator będzie mógł wskazać schemat, ale po pierwszym wypełnieniu pola zostanie ono zablokowane. W przypadku, gdy określony jest schemat domyślny to w momencie wybrania katalogu przypisywany jest proces i pole jest blokowane.
Uwaga
 Możliwość zmiany schematu na dokumencie jest blokowana zawsze po wykonaniu jakiegokolwiek etapu tego procesu.

Obsługa procesu

Po przypisaniu schematu do dokumentu w tabeli Etap bieżący pojawia się pierwszy etap procesu. Jeśli do tego etapu przypisany jest operator aktualnie zalogowany (Start/ Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentów/ Etapy: zakładka [Operatorzy]) to automatycznie jest on proponowany jako osoba odpowiedzialna za jego wykonanie. Jeśli etap ten ma być wykonany przez innego operatora – można go zmienić na formularzu etapu, po wciśnięciu  .

Operator, który ma przydzielony do wykonania etap główny, ma równocześnie prawo wglądu i określenia operatorów dla skojarzonych etapów powiązanych (niezależnie od tego, czy ma dostęp do skrzynek innych operatorów).

Realizacja procesów polega na przekazywaniu dokumentu do kolejnych etapów. Przekazywane następuje zawsze pomiędzy etapami głównymi, dla których w schemacie ustalane są powiązania. Dlatego nie można usuwać ani dopisywać nowych etapów głównych do realizowanego procesu. Z etapem głównym mogą być skojarzone tzw. etapy powiązane. Etapy powiązane mogą być zawsze wykonywane „równolegle” w ramach realizacji danego etapu głównego i nie tworzy się pomiędzy nimi żadnych powiązań. Jeśli z etapem głównym nie są skojarzone żadne etapy powiązane – dokument można przekazać do kolejnego etapu po jego wykonaniu, bez żadnych dodatkowych działań. Jeśli z etapem głównym skojarzone są etapy powiązane – możliwość przekazania dokumentu do realizacji kolejnego etapu jest zależna od wykonania etapów powiązanych. Operator realizujący etap główny nie będzie mógł przekazać dokumentu „dalej” dopóki nie zostaną zrealizowane wszystkie etapy powiązane obowiązkowe. Jeśli etapy powiązane nie są obowiązkowe – mogą być pominięte podczas realizacji procesu i operator może przekazać dokument do kolejnego etapu, jeśli nie są wykonane.
Uwaga
 Aby operator w trakcie realizacji etapu mógł decydować, czy poszczególne etapy powiązane są obowiązkowe, powinien mieć na karcie zaznaczone prawo do modyfikacji procesów. Wtedy na formularzu etapu powiązanego będzie mógł zaznaczać/ odznaczać parametr Obowiązkowy, który domyślnie zawsze jest ustawiany w taki sam sposób jak w schemacie procesu.
Istnieje również możliwość usunięcia zbędnych etapów powiązanych. Aby to było możliwe:
  • operator musi mieć prawo modyfikacji procesów,
  • etap powiązany nie może mieć zaznaczonej opcji obowiązkowy (usuwane mogą być tylko etapy powiązane nieobowiązkowe).
Jeśli podczas realizacji etapu głównego okaże się, że jego realizacja wymaga dodatkowych działań – można taki dodatkowy etap wpisać jako etap powiązany. Aby Operator mógł dopisywać nowe etapy podczas realizacji procesu, na karcie powinien mieć zaznaczony parametr o prawie modyfikacji procesów. Realizacja procesu polega na przekazywaniu dokumentu do kolejnych etapów. Jeśli wszystkie warunki są spełnione – wtedy operator może przekazać dokument do dalszego etapu. Robi to wciskając . Po wciśnięciu pojawia się okno, gdzie może wskazać, do którego etapu dokument będzie przekazany. W ten sposób obsługiwane są procesy, gdzie istnieje więcej niż jedna „ścieżka” obsługi dokumentu. W polu Kolejny etap operator może wybrać jeden z etapów, które zostały wskazane jako kolejne w schemacie. Po wskazaniu etapu kolejnego należy wskazać operatora, który będzie go wykonywał. Po zatwierdzeniu okna ‑ etap aktualny jest traktowany jako zrealizowany, natomiast wskazany etap kolejny – jest etapem bieżącym i trafia do skrzynki wskazanego operatora. Podczas przekazania dokumentu użytkownik może również ustalić termin jego wykonania. Zaznaczając parametr Termin wykonania operator może podać konkretną datę realizacji. Istnieje również możliwość, by termin dla danego etapu proponował się automatycznie. Jeśli w Start/ Konfiguracja/ Firma/ Program/ Obieg dokumentów/ Etapy na formularzu etapu jest zaznaczony parametr Domyślny termin realizacji, podczas przekazania proponowany będzie od razu termin jego realizacji, wyliczany jako: data bieżąca + wskazana ilość dni. Jeśli okaże się, że realizację procesu trzeba cofnąć do poprzedniego etapu – można to zrobić wciskając przycisk . Jest to robione automatycznie – program nie pyta ani o etap, ani o operatora, do którego ma przekazać. Proces jest przekazywany z powrotem do operatora, który realizował poprzedni etap. Cofnięcie etapu jest możliwe tylko wtedy, gdy jeszcze żaden etap powiązany nie został wykonany. W chwili, gdy podczas realizacji procesu program trafi na etap, który nie ma w schemacie wskazanego etapu kolejnego – traktuje proces jako zakończony. Wtedy operator nie ma możliwości przekazania procesu do kolejnego etapu, a jedynie po podniesieniu formularza procesu głównego ma możliwość zaznaczenia opcji Proces zakończony.

Historia obsługi procesu

Podczas realizacji procesu automatycznie zapisywana jest historia. W historii zapisywany fakt:
  • przekazania procesu do kolejnego etapu,
  • cofnięcia procesu do kolejnego etapu,
  • wykonania etapu powiązanego,
  • odznaczenia opcji wykonano na etapie powiązanym,
  • dopisania nowego etapu powiązanego,
  • usunięcia etapu powiązanego,
  • zakończenia procesu.
W tabeli z historią zapisywana jest informacja, pomiędzy którymi etapami nastąpiło przejście. Informacja ta jest widoczna w kolumnach z etapu/ Do etapu:
  • w przypadku wykonania etapu powiązanego w obu kolumnach widoczny jest ten sam symbol etapu,
  • w przypadku dodania etapu powiązanego widoczny jest symbol tylko w kolumnie Do etapu.
Podczas zapisywania historii program wykorzystuje komentarze wprowadzane i modyfikowane przez operatora w trakcie realizacji procesu. Pole komentarz jest wymagane podczas realizacji etapów: przekazywania procesu do etapu kolejnego czy realizacji etapu powiązanego.

Formularz dokumentu w Bibliotece - zakładka Obieg

Funkcjonalność związana z kontrolą obiegu dokumentu w firmie jest dostępna z poziomu formularza dokumentu w Bibliotece, na zakładce [Obieg dokumentu]. Zakładka zbudowana jest z kilku części: Schemat obiegu – umożliwia wybór procesu, wg którego obsługiwany będzie dokument. W przypadku, gdy do dokumentu przypisany jest schemat, który następnie został zaznaczony w Konfiguracji jako nieaktywny -dokument nadal będzie obsługiwany wg tego schematu, natomiast nie będzie można przypisać schematu do nowych dokumentów.  Podgląd – pozwala podejrzeć szczegóły schematu, wg którego realizowany jest dany proces. Schemat procesu wyświetlany jest z tego poziomu w trybie „tylko do odczytu” i użytkownik nie może go modyfikować. Etapy wyświetlane są w różnych kolorach, w zależności od stanu ich wykonania:
  • niebieski – etapy wykonane,
  • zielony – etap bieżący wraz z etapami powiązanymi (niewykonanymi),
  • czarny – etap jeszcze niewykonany lub pominięty.
Uwaga
 W chwili przypisania schematu do dokumentu jest on kopiowany z bazy konfiguracyjnej programu i kojarzony z danym dokumentem. Oznacza to, że w przypadku, gdy w schemacie w konfiguracji zostaną wprowadzone zmiany – wszystkie dokumenty już skojarzone z danym procesem będą realizowane wg wersji wcześniejszej.
Formularz dokumentu – zakładka Obieg dokumentu
Historia –  w tej tabeli automatycznie zapisywane są wszystkie czynności wykonane w ramach obsługi danego procesu: przejście pomiędzy kolejnymi etapami, cofnięcie do poprzedniego, wykonanie etapu powiązanego. Etap bieżący – zawiera informacje o etapie, który jest aktualnie wykonywany. Tabela jest dwupoziomowa: na pierwszym poziomie znajduje się etap główny, natomiast na drugim poziomie znajdują się wszystkie etapy powiązane, skojarzone z etapem głównym. W tabeli prezentowane są informacje:
  • Symbolnazwa etapu – pobierane z definicji etapu w Konfiguracji,
  • Operator – akronim operatora, który ma etap wykonać,
  • Termin – termin wykonania etapu (jeśli jest określony),
  • Wykonany – informacja, czy etap został wykonany (dotyczy etapów powiązanych). Pole uzupełnianie jest automatycznie, po zaznaczeniu wykonania na formularzu etapu powiązanego.
  • Obowiązkowy – informacja, czy dany etap jest obowiązkowy do wykonania. Dotyczy głównie etapów powiązanych, dla etapu główny parametr jest zawsze zaznaczony.
Istnieje możliwość edycji listy etapów powiązanych: Dodaj – dodanie nowego etapu powiązanego. W sytuacji, gdy etap nie jest uwzględniony w schemacie procesu, natomiast w trakcie pracy z dokumentem okazuje, że należy wykonać jakiś etap dodatkowy – wtedy operator może go dodać jako etap powiązany, do wykonania w ramach danego etapu głównego. Otwórz – podnosi formularz istniejącego etapu powiązanego. Przycisk może być zablokowany w przypadku, gdy operator na karcie ma odznaczony parametr: Dostęp do skrzynki innych operatorów, a dany etap jest przypisany do innego operatora (działanie parametrów zostało szerzej opisane w odrębnym rozdziale).  Usuń – pozwala usunąć etap powiązany. Przyciski DodajUsuń mogą być zablokowane w przypadku, gdy operator ma na karcie odznaczone Prawo modyfikowania procesów. Wtedy nie może on ani dodawać nowych etapów powiązanych, ani usuwać istniejących. Komentarz – pole przeznaczone na wprowadzanie komentarzy (opisów) podczas przekazywania dokumentu do kolejnego etapu (komentarz jest wtedy wymagany). Również podczas cofania się do wcześniej wykonanych etapów można edytować komentarz. Podczas cofania etapu w pole z komentarzem Powrót do poprzedniego etapu kopiowany jest dodatkowo tekst wpisany przez operatora jako komentarz na cofanym etapie. Zawartość pola komentarz jest przenoszona również do historii realizacji procesu. Wpisanie komentarza może być opcjonalne. To, czy użytkownik musi wypełnić pole podczas przekazania dokumentu do kolejnego etapu, zależy od ustawienia parametru Komentarz nieobowiązkowy na definicji etapu w Start/Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentu/ Etapy. Domyślnie wypełnienie pola jest wymagane podczas realizacji procesu. – pozwala przekazać dokument do realizacji kolejnego etapu. Przycisk jest dostępny tylko wtedy, jeśli kursor jest ustawiony na etapie głównym. Przejście do kolejnego etapu będzie zablokowane w przypadku, gdy:
  • etap główny ma etapy powiązane obowiązkowe, które nie zostały jeszcze wykonane,
  • etap jest ostatnim etapem w procesie (nie ma etapów kolejnych),
  • etap jest przypisany do innego operatora, a operator aktualnie zalogowany nie ma prawa dostępu do skrzynki innych operatorów (tym samym nie ma prawa wykonać etapu przeznaczonego dla innego operatora).
– pozwala cofnąć proces do poprzedniego etapu. Procesu nie można cofnąć (przycisk jest zablokowany) w przypadku, gdy:
  • etap główny ma etapy powiązane i przynajmniej jeden z nich został już wykonany,
  • etap jest pierwszym etapem w procesie,
  • bieżący etap jest przypisany do innego operatora, a operator aktualnie zalogowany nie ma prawa dostępu do skrzynki innych operatorów.

Formularz etapu głównego

Na formularzu etapu głównego znajdują się następujące pola: Symbolnazwa etapu bieżącego – symbol i nazwa pobierane są z definicji etapu w Start/ Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentów/ Etapy procesów. Proces zakończony – pole pojawia się w przypadku, gdy dany etap nie ma już w schemacie przypisanego etapu kolejnego. Operator – operator przypisany do wykonania danego etapu. Na liście pojawiają się operatorzy uprawnieni do wykonania danego etapu (na definicji etapu w Konfiguracji programu), z wyjątkiem operatorów, którzy mają aktualnie zablokowane konto lub mają zablokowany dostęp do danej bazy. Jeśli do etapu przypisany jest operator aktualnie zalogowany, wtedy podczas dopisywania nowego etapu oraz przekazywania dokumentu do kolejnego - jest ona automatycznie proponowany jako wykonujący. Termin wykonania – dla etapu można określić termin, do kiedy etap powinien zostać wykonany. Jeśli termin minie, a etap nadal nie będzie zrealizowany, będzie on traktowany jako przeterminowany: w skrzynce operatora będzie wyświetlany na liście przeterminowanych, natomiast opiekun dokumentu (przypisany na zakładce [Ogólne]) dostanie informację o przekroczeniu terminu. Rezerwuj czas w terminarzu - po zaznaczeniu parametru można wprowadzić dokładny termin wykonania etapu. Będzie on równocześnie widoczny w Terminarzu operatora. Ustalony tutaj okres czasu nie ma wpływu na kontrolę terminu wykonania zadania, jest wykorzystywany jedynie podczas tworzenia Terminarza. Przypomnienie – parametr jest wykorzystywany przez aplikację Comarch ERP Optima Przypominasz. Jeśli jest zaznaczony – to operator otrzyma informację o zbliżającym się zarezerwowanym terminie (na zasadach podobnych, jak w przypadku czynności serwisowych czy zadań CRM). Komentarz – pole przeznaczone na wprowadzanie komentarzy (opisów) podczas przekazywania dokumentu do kolejnego etapu. Komentarz możemy edytować i zapisywać nowy przy cofaniu się do wcześniej wprowadzonych etapów. Zawartość pola komentarz jest przenoszona również do historii realizacji procesu. Wpisanie komentarza może być opcjonalne. To, czy użytkownik musi wypełnić pole podczas przekazania dokumentu do kolejnego etapu, zależy od ustawienia parametru Komentarz nieobowiązkowy na definicji etapu w Start/ Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentu/ Etapy (domyślnie wypełnienie pola jest wymagane). Pole Komentarz dostępne z poziomu zakładki [Obieg dokumentu] i formularza etapu jest wspólne (komentarz wprowadzany z poziomu zakładki jest widoczne z poziomu formularza etapu i odwrotnie). Istnieje możliwość poszerzenie pola Komentarz, poprzez zwinięcie innego panelu, znajdującego się na tym oknie.
Formularz etapu głównego
Etapy powiązane – tabela zawiera listę etapów powiązanych przypisanych do danego etapu głównego. Zasady edycji etapów są identyczne, jak ma to miejsce w tabeli widocznej na zakładce [Obieg dokumentu].   - przyciski pozwalają na cofnięcie etapu/ przekazanie dokumentu do kolejnego etapu. Obowiązują zasady, jak z poziomu zakładki [Obieg dokumentów].
Uwaga
 Na formularzu etapu głównego nie ma możliwości wycofanie się bez zapisu zmian. Zamknięcie formularza w dowolny sposób powoduje automatyczny zapis.

Formularz dokumentu w Bibliotece – zakładka Dokumenty

Uwaga
 Zakładka jest dostępna tylko do poziomu dokumentu firmowego.
Dokument w Bibliotece można wiązać z innymi dokumentami, zadaniami i kontaktami CRM oraz transakcjami zarejestrowanymi w programie Comarch ERP Optima. Na zakładce [Dokumenty] widoczne są tabele: Dokumenty skojarzone, Biblioteka dokumentów, Zadania i kontakty CRM (widoczna w przypadku posiadania licencji na moduł CRM). Lista Dokumentów skojarzonych obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Dodaj – dodaje nowy dokument powiązany. Po wciśnięciu przycisku pojawi się lista dokumentów, na której użytkownik będzie mógł wskazać właściwy dokument. Domyślnie po wciśnięciu „plusa” wyświetlana jest lista dokumentów, z jakiej użytkownik korzystał ostatnio. Typ transakcji, z którym można wiązać dokumenty w Bibliotece, można wybrać z poziomu menu wyświetlanego po wciśnięciu strzałki obok.  Otwórz – podnosi formularz podświetlonego dokumentu  Usuń – usuwa powiązanie z dokumentem Na liście wyświetlany jest numer oraz typ dokumentu skojarzonego, data wystawienia dokumentu oraz akronim (kod) podmiotu z tego dokumentu. Jeśli powiązane jest urządzenie serwisowe, wówczas w kolumnie [Numer] wyświetlany jest jego Kod. Dla środka trwałego – numer inwentarzowy, dla samochodu – numer rejestracyjny. W przypadku zapisu w Rejestrze Vat – będzie to wartość z pola Dokument,
Uwaga
 Wiązanie dokumentu w Bibliotece z transakcją w systemie Comarch ERP Optima jest wykonywane „obustronnie”. Oznacza to, że powiązanie będzie również widoczne z poziomu wybranych transakcji (na przykład Faktury sprzedaży).

Na formularzach, które mogą być powiązane z dokumentem w Bibliotece, znajduje się tabela, gdzie widać skojarzone dokumenty Biblioteki. Szczegóły zostały opisane w odrębnym rozdziale dotyczącym współpracy z innymi modułami systemu.

Wiązanie dokumentu z innym dokumentem w Bibliotece odbywa się z poziomu dedykowanej tabeli – Biblioteka dokumentów. W przypadku wiązania dokumentu z zadaniami i kontaktami CRM lub mailami ze skrzynki pocztowej, odbywa się to z poziomu tabeli – Zadania i kontakty CRM.

Uwaga
 Jeśli na dokumencie firmowym występuje dokładnie jeden podmiot (przypisany na zakładce [Podmioty]), wówczas Kod/Akronim oraz adres E-mail z karty tego podmiotu są automatycznie przenoszone do pól Podmiot i Adres na formularzu nowo tworzonej wiadomości e-mail, jeśli dodamy powiązanie poprzez opcję „Dodaj nowy e-mail. Jeśli na dokumencie firmowym przypiszemy więcej niż jeden podmiot, wówczas wiążąc taki dokument z mailem, dane podmiotu nie są przenoszone ze względu na to, że w mailu może być wskazany tylko jeden podmiot
 

Formularz etapu powiązanego

Symbolnazwa etapu – pobierana z definicji etapu w konfiguracji programu. Obowiązkowy – informacja o tym, czy dany etap musi być obowiązkowo wykonany podczas realizacji etapu głównego. Ustawienie jest przenoszone ze schematu. Może być zmienione tylko przez operatora, który w Konfiguracji na karcie ma zaznaczone uprawnienie do modyfikacji procesów. Operator – operator, który powinien wykonać dany etap powiązany. Operatora może wskazać (zmienić):
  • operator, który ma przydzielone zadanie główne,
  • operator, który ma prawo dostępu do skrzynki innych operatorów.
Na liście pojawiają się operatorzy uprawnieni do wykonania danego etapu (na definicji etapu w Konfiguracji programu), z wyjątkiem operatorów, którzy mają zablokowane konto lub mają zablokowany dostęp do danej bazy. Jeśli do etapu przypisany jest operator aktualnie zalogowany, wtedy podczas dopisywania nowego etapu – jest on automatycznie proponowany jako wykonujący. Opcje Termin wykonania, Rezerwuj czas w terminarzu oraz Przypomnienie działają na podobnych zasadach, jak w przypadku zadań głównych. Komentarz – pole przeznaczone na wpisanie komentarza przy zaznaczeniu etapu jako wykonanego. To, czy użytkownik musi wypełnić pole, zależy od ustawienia parametru Komentarz nieobowiązkowy na definicji etapu w Start/ Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentu/ Etapy. Domyślnie wypełnienie pola jest wymagane podczas realizacji procesu. Istnieje możliwość edytowanie i zapisywania nowych komentarzy przy cofaniu się do wcześniej wprowadzonych etapów. Wpisany komentarz jest zapamiętywany w historii realizacji procesu.
Uwaga
 Na formularzu etapu powiązanego nie ma możliwości wycofania się bez zapisu zmian. Zamknięcie formularza w dowolny sposób powoduje automatyczny zapis.
Formularz etapu powiązanego

Formularz dokumentu w Bibliotece – zakładka Atrybuty

Uwaga
 Zakładka jest dostępna tylko do poziomu dokumentu firmowego.
Na zakładce [Atrybuty] jest możliwość przypisania atrybutu dokumentu do dokumentu. Dodając atrybut wyświetlana jest lista atrybutów dokumentu do wyboru, z możliwością wpisania jego wartości. Podczas dodawania atrybutu Użytkownik może wybrać atrybut dokumentu lub kontrahenta. Zasady definiowania atrybutów zostały opisane w podręczniku użytkownika do Konfiguracji. Na zakładce [Atrybuty] wyświetlany jest Kod atrybutu i jego wartość. Użytkownik ma ciągłą możliwość dodawania i usuwania atrybutów. Zakładka Atrybuty obsługiwana jest przez następujące przyciski:  Dodaj – po wciśnięciu przycisku wyświetlane jest okno Atrybut dokumentu – atrybut można wpisać z ręki bądź wybrać z listy.  Zmień – możliwość zmiany/ edycji atrybutu.  Usuń – pozwala na usunięcie dotychczas wprowadzonych atrybutów.  Zapisz – zapisuje zmiany wprowadzone na całym dokumencie i zamyka formularz.  Anuluj zmiany – zamyka formularz bez zapisywania wprowadzonych zmian. Podczas wprowadzania atrybutu na dokument użytkownik może wpisać jego kod lub wybrać z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku Atrybut. Do dokumentu może zostać przypisany atrybut typu dokumentu lub kontrahenta. W zależności od definicji atrybutu użytkownik może potem:
  • dla atrybutu tekstowego – wprowadzić wartość tekstową,
  • dla atrybutu typu lista – wybrać wartość z listy,
  • dla atrybutu liczbowego – wprowadzić wartość liczbową,
  • dla atrybuty typu data – wprowadzić datę.
Atrybuty mogą być następnie wykorzystane do wyszukiwania dokumentów. Funkcja taka jest dostępna z poziomu listy dokumentów Biblioteki, z zakładki [Wg atrybutów].

Biblioteka dokumentów - zakładka Wg atrybutów

Na zakładce [Wg atrybutów] istnieje możliwość filtrowania dokumentów, które mają przypisane atrybuty (dokumentu lub kontrahenta). Przy zmianie zakładki z [Ogólne] na [Wg atrybutów]  (i odwrotnie) przejmowane są ustawione filtry. Na zakładce [Wg atrybutów] istnieje możliwość wyświetlania tylko dokumentów firmowych, do których mogą być przypisane atrybuty. Dlatego na zakładce parametr Katalogi: Wspólne nie jest dostępny. Na zakładce dostępne są tylko przyciski:  Zmień – edycja dokumentu,  Zamknij – umożliwia zamknięcie okna. Z poziomu tej zakładki nie ma możliwości dodawania oraz usuwania dokumentów.
Biblioteka dokumentów – zakładka Wg atrybutów
Na zakładce [Wg atrybutów] możliwe jest wyszukiwanie dokumentów wg przypisanych atrybutów. Oprócz standardowych parametrów umożliwiających filtrowanie listy, na zakładce dostępne jest pole Atrybut oraz Wartość atrybutu:
  • Jeśli nie zostanie wskazany ani atrybut, ani wartość – wyświetlone będą wszystkie dokumenty z przypisanym jakimkolwiek atrybutem.
  • Jeśli wybrany zostanie atrybut oraz konkretna wartość – wyświetlone zostaną wszystkie dokumenty, gdzie wystąpił atrybut z taką właśnie wartością.
  • Jeśli wybrany zostanie atrybut, bez wskazania wartości – wyświetlone zostaną wszystkie dokumenty, do których został przypisany atrybut, bez względu na jego wartość.
  • W przypadku atrybutów typu liczba – wskazanie zakresu od 0 do 0 wykaże wszystkie dokumenty z danym atrybutem, niezależnie od wartości
  • W przypadku atrybutu typu data :
    • Jeśli wartość od oraz do są wypełnione – widoczne będą dokumenty z atrybutami o wartości zawierającej się w podanym przedziale .
    • Jeśli wartość od będzie pusta, a wartość do wypełniona – widoczne będą wszystkie dokumenty, na których wartość atrybutu nie została wypełniona (pusta) oraz te, na których wskazana wartość jest mniejsza/ równa wskazanej wartości do.
    • Jeśli wartość od będzie wypełniona, a wartość do pusta – widoczne będą dokumenty, dla których wartość atrybutu jest większa lub równa podanej wartości
    • Jeśli zarówno wartość od jak i do będą puste – wyświetlone będą wszystkie dokumenty, niezależnie od wartości atrybutu
 

Formularz dokumentu w Bibliotece -zakładka Podmioty

Uwaga
 Zakładka jest dostępna tylko do poziomu dokumentu firmowego.
Na zakładce [Podmioty] użytkownik ma możliwość powiązania dokumentu z kontrahentem, pracownikiem, wspólnikiem, urzędem lub bankiem. Jeden dokument może być powiązany z wieloma podmiotami.
Uwaga
 W przypadku wersji programu współpracującej z Comarch ERP XL (sprzedaż) istnieje możliwość wiązania dokumentów wyłącznie z podmiotami typu kontrahent oraz bank.

Lista jest obsługiwana przez przyciski:

 Dodaj – umożliwia dodanie nowego podmiotu na dokument. Wybór typu podmiotu jest możliwy po wciśnięciu przycisku strzałki obok „plusa”.  Otwórz - umożliwia podgląd karty danego kontrahenta/ pracownika/ wspólnika/ urzędu/ banku. Formularz jest podnoszony tylko do odczytu, bez możliwości wprowadzania zmian.  Usuń – umożliwia usuniecie powiązania dokumentu i podmiotu. Powiązania dokumentu z podmiotem mogą być następnie wykorzystane do wyszukiwania dokumentów. Funkcja taka jest dostępna z poziomu listy dokumentów Biblioteki (filtrowanie wg Podmiotu)  

Serwis

Serwis - informacje dodatkowe

Terminarz

Terminarz jest funkcją obejmującą wizualizację czynności do wykonania ze zlecenia serwisowego z możliwością szybkiego podglądu i edycji. Na oknie w obszarze Pracownicy jest możliwość wskazania Operatorów/Pracowników, dla których terminarz jest wyświetlany. W Terminarzu uwzględniane są tylko te czynności ze zlecenia serwisowego, dla których zaznaczono parametr Rezerwuj czas w terminarzu.
Uwaga
 Użytkownicy, którzy korzystają jednocześnie z modułu Comarch ERP Optima CRM i modułu Comarch ERP Optima Serwis mają wspólny Terminarz dla zadań CRM i zleceń serwisowych. Terminarz widoczny jest w module Comarch ERP Optima CRM (na zakładce [CRM]).
Uwaga
 Użytkownicy, którzy korzystają tylko z modułu Comarch ERP Optima Serwis mają Terminarz dla zleceń serwisowych widoczny na zakładce [CRM].
Terminarz ma postać siatki. Kolumny to poszczególne dni (domyślnie 5 kolumn). Jeden wiersz standardowo obejmuje 30 minut. Domyślnie wyświetlany jest bieżący tydzień – zmiana jest możliwa po wskazaniu w kalendarzu innej daty. Na każdym obszarze obrazującym czas zajęty umieszczany jest temat i opis zadania. Użytkownik ma możliwość modyfikacji widoku Terminarza – zarówno w przypadku okresu dla jakiego jest on wyświetlany (Dzień, Tydzień roboczy, Tydzień, Miesiąc, Oś czasu), jak i informacji wyświetlanych dla zadań. Jeżeli użytkownik korzysta jednocześnie z modułu Comarch ERP Optima CRM i modułu Comarch ERP Optima Serwis wówczas w terminarzu oprócz czynności do wykonania widoczne będą również zadania (zrealizowane i niezrealizowane) z modułu Comarch ERP Optima CRM. Zadania i czynności zrealizowane bądź niezrealizowane, rozróżniane są za pomocą koloru:
  • niezrealizowane – pomarańczowy,
  • zrealizowane – biały,
  • powiązane –zielony (tylko dla zadań z modułu Comarch ERP Optima CRM).
Terminarz
Jeżeli użytkownik korzysta z modułu Comarch ERP Optima CRM wówczas „kliknięcie” na „wolnym” obszarze terminarza – podnosi nowy formularz zadania/ kontaktu CRM.
Uwaga
 Odświeżanie terminarza odbywa się po otwarciu okna oraz po zmianie operatora lub daty.
 

Tworzenie zleceń serwisowych z Terminarza

Użytkownik ma możliwość planowania i dodawania czynności serwisowych bezpośrednio z poziomu Terminarza. Funkcja dostępna jest w menu kontekstowym okna. Wystarczy zaznaczyć okres, w jakim planowane jest wykonanie zlecenia i klikając prawym klawiszem myszy wybrać opcję Nowe zlecenie serwisowe. W efekcie powstanie nowe zlecenie serwisowe oraz wyświetli się formularz czynności.
Terminarz operatora – Menu kontekstowe
Na czynności utworzonej z poziomu Terminarza automatycznie zaznaczone będą parametry Wg terminu oraz Rezerwuj czas w terminarzu, a w pole Termin od: … zostanie przeniesione data i czas zgodnie z tym, co użytkownik zaznaczył w Terminarzu przed utworzeniem zlecenia. W zależności od ustawionego w Terminarzu widoku na czynności i zleceniu proponowany będzie operator:
  • Jeżeli włączono grupowanie (po dacie lub wg zasobu) to operator/pracownik będzie ustawiany zgodnie z tym, z jakiej grupy w Terminarzu wywołano tworzenie zlecenia.
  • Jeżeli grupowanie jest wyłączone to na zleceniu oraz czynności zostanie ustawiony zalogowany operator.
Użytkownik ma możliwość zmiany przeniesionych ustawień (zarówno terminu jak i przypisanego do czynności serwisanta). Po uzupełnieniu reszty informacji i zapisie formularza czynności, możliwe będzie wprowadzenie pozostałych danych na zleceniu serwisowym (kontrahent, opis itp.).

Planowanie terminu wykonania czynności- Terminarz serwisanta

Podczas rejestrowania czynności do wykonania oraz planowania ich terminu użytkownik ma możliwość wywołania Terminarza serwisanta. Służy do tego przyciskTerminarz serwisanta, dostępny na formularzu czynności z zaznaczonym parametrem Rezerwuj czas w terminarzu. Po jego wciśnięciu otworzy się Terminarz, wybranego na czynności operatora/pracownika. Data oraz czas ustawione w Terminarzu będą zgodne z ustawieniami w polu Termin od:… na formularzu czynności. Natomiast ustawienia dotyczące prezentowanych Informacji, Rodzaju wyświetlanych zadań oraz stanu realizacji tych zadań będą zgodne z zapamiętanym widokiem okna dla operatora.
Uwaga
 Jeżeli w Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy zalogowany operator na zakładce [Parametry cd.] nie ma zaznaczonej opcji Dostęp do zadań innych operatorów, to będzie mógł sprawdzać za pomocą przycisku Terminarz serwisanta tylko swoje zaplanowane zadania. W przypadku, gdy na czynności wybrany będzie inny operator/pracownik – Terminarz otworzy się, ale nie będą w nim wyświetlone zadania innych użytkowników.  
Użytkownik może wskazać w wyświetlonym oknie Terminarza inny termin, niż pierwotnie planowany  na dwa sposoby:
  • podświetlając odpowiednie pole i wciskając w oknie ikonę Przenieś wybrany termin na dokument lub
  • klikając w  polu z wybranym terminem prawym klawiszem myszy i wybierając opcję Przenieś termin na zlecenie.
Jeżeli w ustawieniach widoku Terminarza włączono grupowanie (po dacie lub wg zasobu), to użytkownik może dodatkowo zmienić operatora/pracownika na innego, niż wstępnie wybrany na czynności. Wystarczy, że ustawi kursor w odpowiednim polu w Terminarzu i zaakceptuje wybrany termin.
Uwaga
 Zadania widoczne w Terminarzu wywołanym z poziomu formularza czynności nie podlegają edycji. Użytkownik może jedynie przenieść wybrany termin i/lub operatora na czynność, z poziomu której wywołał okno Terminarza.

Kontrola terminu zadania

Jeżeli na formularzu zlecenia serwisowego (zakładka [Czynności]) dla danej czynności wybierzemy sposób realizacji wg terminu wówczas oprócz pola: Termin od (data i godz.) oraz Termin do (data i godzina) mamy możliwość zaznaczenia parametru Rezerwuj czas w terminarzu. Jeżeli zaznaczony jest parametr Rezerwuj czas – program sprawdza, czy w terminarzu tego operatora/ pracownika nie ma innego zlecenia serwisowego lub zadania CRM w podanym okresie czasu. Jeśli tak – pojawia się komunikat informujący, że czas przeznaczony na wykonanie tej czynności pokrywa się z czasem przeznaczonym na wykonanie innej czynności lub zadania w module Comarch ERP Optima CRM. Przy zapisie czynności program sprawdza, czy termin „do” nie wykracza poza planowany termin realizacji zlecenia. Jeśli przekracza – pojawia się komunikat informujący, że czas przeznaczony na wykonanie tej czynności wykracza poza czas przeznaczony na wykonanie zlecenia serwisowego. Jeśli dla czynności na zleceniu serwisowym jest zaznaczona opcja zarezerwowania czasu w terminarzu, to w przypadku zakończenia tej czynności zdarzenie w terminarzu jest wyświetlane w kolorze szarym.

Okno informacji bieżących

Sposób włączania/ wyłączania oraz zasada obsługi okna informacji bieżących (OIB) został opisany w podręczniku do konfiguracji – Comarch ERP Optima Ogólne i Konfiguracja. Wyboru analiz, które będą dostępne dla operatora dokonujemy z poziomu karty operatora (Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Informacje]. Dla każdego operatora istnieje możliwość zdefiniowania odrębnego zestawu wiadomości wyświetlanych w oknie Informacje bieżące, poprzez zaznaczenie na zakładce [Informacje] tych pozycji (modułów lub konkretnych analiz), które dotyczą operatora. Dla modułu Comarch ERP Optima Serwis istnieją dwie analizy:
  • Zlecenia serwisowe operatora zaległe,
  • Zlecenia serwisowe operatora na dzisiaj.
Jeżeli operator ma prawo do pracy z modułem Comarch ERP Optima Serwis i zaznaczono dla niego dostęp do przynajmniej jednej analizy związanej z tym modułem – w OIB pojawia się zarówno grupa Serwis (na zakładce [Ogólne]) jak i konkretna zakładka związana z modułem – Serwis. Na liście wyświetlamy „elementy” zlecenia, czyli konkretne czynności do wykonania. Jeżeli zdarzy się sytuacja, że w jednym zleceniu serwisowym jest wiele czynności (zaległych/ na dzisiaj) do wykonania dla danego operatora, wówczas każda czynność wyświetlana jest na OIB odrębnie. Zlecenia serwisowe operatora zaległe – wyświetlane są te czynności ze zlecenia, których termin realizacji minął. Zadania zaległe obejmują tylko czynności z zaznaczonym sposobem realizacji „wg terminu”. Filtrowane są kolejno: wszystkie czynności przypisane do operatora z zaznaczoną opcją Wg terminu, a następnie czynności, gdzie data bieżąca to Termin do. Zlecenia serwisowe operatora na dzisiaj – wyświetlane są czynności do wykonania dla danego operatora (aktualnie zalogowanego), dla których termin realizacji jest zgodny z data bieżącą, które nie mają statusu zrealizowane, oraz te, które w opcji Realizacja mają wybrane: niezależna lub po wykonaniu poprzedniej (gdy faktycznie poprzednia czynność została wykonana).

Analizy

Użytkownicy, którzy posiadają moduł Comarch ERP Optima Analizy, mają możliwość raportowania informacji gromadzonych w module Comarch ERP Optima Serwis. Na liście zleceń serwisowych po wciśnięciu strzałki  widocznej obok przycisku  dostępne są następujące zestawienia:
  • analiza czynności wg serwisantów,
  • analiza wartości zleceń wg serwisantów,
  • wykonane czynności w zadanym okresie,
  • najczęściej pobierane części,
  • najczęściej wykonane czynności.
Więcej informacji na temat dostępnych zestawień znajduje się w podręczniku do modułu Comarch ERP Optima Analizy.

Comarch ERP Optima Przypominacz

Użytkownicy korzystający z modułu Comarch ERP Optima Przypominacz mogą na karcie Czynności dla zlecenia serwisowego zaznaczając opcję rezerwowania czasu w terminarzu, wybrać również przypomnienie. Zaznaczenie parametru i wybranie czasu przypomnienia spowoduje, że w określonym czasie przed Terminem rozpoczęcia realizacji czynności pojawi się okno przypomnienia o zadaniu.
Przypomnienie

Serwis - wiadomości ogólne

Moduł Comarch ERP Optima Serwis dedykowany jest dla firm zajmujących się działalnością serwisową. Umożliwia rejestrację zdarzeń dotyczących zleceń serwisowych. Potrzeby firm w zakresie usług serwisowych zależą zarówno od wielkości firmy jak i specyfiki jej działania. Tak więc, w zależności od firmy w module Comarch ERP Optima Serwis można:
  • rejestrować wszystkie przyjmowane w firmie zlecenia serwisowe (zrealizowane i „w toku”),
  • harmonogramować zadania i rejestrować wykonane czynności (zlecenia są albo od razu przydzielane konkretnemu serwisantowi, albo trafiają do kolejki zgłoszeń oczekujących skąd serwisanci pobierają je dla siebie – w zależności od zasad obsługi serwisu w danej firmie),
  • rejestrować historię realizacji napraw (wraz z rejestracją czasu trwania) oraz wykorzystanych części,
  • bezpośrednio z poziomu zlecenia wystawić fakturę/ paragon na wykonaną usługę,
  • w przypadku zleceń związanych z wyjazdem do Klienta istnieje możliwość zarezerwowania czasu – będzie to widoczne w terminarzu operatora.
Moduł Comarch ERP Optima Serwis może współpracować z modułem Comarch ERP Optima Faktury (w zakresie wystawiania faktur) oraz z modułem magazynowym Comarch ERP Optima Handel/ Handel Plus (w zakresie pobierania części z magazynu). Jednak moduły te nie są wymagane do funkcjonowania modułu serwisowego (jeżeli użytkownik nie posiada modułów handlowo-magazynowych to funkcje przekształceń do dokumentów handlowych i magazynowych nie będą dostępne).  
Dodatkową funkcją jest terminarz, który umożliwia wizualizację zadań z możliwością dodawania/ edycji zleceń serwisowych. Terminarz może być wykorzystywany przez szefa, który będzie miał możliwość szybkiego podglądu zarejestrowanych zadań i ich modyfikacji. Ponadto w terminarzu jest możliwość ustawienia danego operatora, dla którego zostaną wyświetlone zarejestrowane przez niego zadania.
Uwaga
Modułu Comarch ERP Optima Serwis nie można uruchomić w wersji oddziałowej programu Comarch ERP Optima (współpracującej z systemem Comarch ERP XL).

Magazyn serwisowy

System Comarch ERP Optima obsługuje wiele magazynów. Na potrzeby obsługi modułu Comarch ERP Optima Serwis należy utworzyć magazyn części, który będzie wykorzystywany do napraw. Dzięki takiemu rozwiązaniu – w momencie pobrania części z magazynu nie będą one widoczne np. na spisie z natury dla tego magazynu. Będą automatycznie przesuwane na magazyn serwisowy, gdzie na bieżąco widać, jakie części są aktualnie wykorzystywane w serwisie. Lista zdefiniowanych magazynów dostępna jest z poziomu Ogólne/ Inne/ Magazyny (kombinacja klawiszy <CTRL>+<M>). Definiując nowy magazyn wypełniamy następujące pola:
  • Symbol – jest to 20 znakowe pole jednoznacznie określające dany magazyn. Symbol magazynu jest wielokrotnie wykorzystywany w programie. Każdy dokument dotyczy wybranego magazynu, dlatego zalecane jest przemyślane nadawanie symboli dla magazynów.
  • Nazwa – pełna nazwa magazynu.
  • Symbol w numeracji – 5 znakowy symbol, który może zostać użyty do oznaczania dokumentów wystawianych w tym magazynie. Do tego celu (oprócz ustalenia w tym miejscu symbolu numeracji) należy zastosować w schematach numeracji dokumentów człon MAGAZYN.
  • Opis – dodatkowe pole opisujące dany magazyn.
  • Typ – typ magazynu dla modułu Comarch ERP Optima Serwis musi być zdefiniowany jako magazyn serwisowy. Możliwość zmiany typu magazynu jest blokowana, jeśli w danym magazynie zostanie wprowadzony dokument.
  • Nieaktywny – parametr, który decyduje o sposobie filtrowania listy magazynów, domyślnie pole to nie jest zaznaczone. Puste pole oznacza magazyn aktywny, czyli magazyn, który bierze udział w obrocie towarowym. Po zaznaczeniu tego pola magazyn staje się nieaktywny – nie można wystawiać dokumentów z nim związanych. Wszystkie dokumenty związane z magazynem nieaktywnym pozostają w programie.
  • Wprowadził/ zmodyfikował – pola te informują o dacie i osobie, która założyła dany magazyn i jako ostatnia modyfikowała formularz magazynu.
Formularz magazynu
Uwaga
 Dodając nowy magazyn należy na formularzu określić typ magazynu serwisowy.
Jeżeli użytkownik używa modułu Comarch ERP Optima Handel może wprowadzać wiele magazynów typu serwisowy. Taka funkcjonalność może być przydatna np. W firmach remontowo – budowlanych, gdzie każda budowa ma własny magazyn, na który przesuwany jest materiał. Dopuszczalne jest tylko usuwanie magazynów, z którymi niezwiązane są żadne dokumenty. W przypadku próby usuwania magazynu, dla którego istnieje chociaż jeden dokument, program wyświetli odpowiedni komunikat i nie wykona danego polecenia. Przy wystawianiu pierwszego zlecenia serwisowego program sprawdza, czy jest założony magazyn serwisowy – jeśli nie, pojawia się komunikat, informujący, że przed wystawieniem zlecenia serwisowego należy do słownika magazynów dodać magazyn serwisowy. Użytkownik ma możliwość założenia zakazu pracy na danym magazynie serwisowym dla poszczególnych operatorów. Założenie zakazu dla operatora jest możliwe z poziomu formularza magazynu (Ogólne/ Inne/ Magazyny), z zakładki [Zakazy]. Prawo do zakładania zakazów ma tylko operator, który na karcie (Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy) ma ustawione uprawnienia administratora. Zakładanie zakazów polega na wskazaniu operatorów, którzy nie mają prawa do pracy w tym magazynie. Operator nie ma możliwości podglądu zleceń serwisowych wystawionych na magazyn, do którego ma zakaz. Przy próbie dodania nowego zlecenia na magazyn, do którego operator ma zakaz – program wyświetli komunikat o zakazie i uniemożliwi wystawienie dokumentu.
Uwaga
 W przypadku zleceń serwisowych kontrola zakazów dla magazynu odbywa się na poziomie zlecenia (zakładka [Ogólne]). Wprowadzając części na zlecenie nie są kontrolowane zakazy do magazynów lokalnych (źródłowych). Dopiero przy próbie generowania dokumentów MM program poinformuje o ewentualnym zakazie.

Konfiguracja

W menu Start/Konfiguracja (kombinacja klawiszy <CTRL>+<F9>) Firma/ Serwis znajdują się parametry, które dotyczą modułu Serwis: Dokumenty Dokumenty powiązane Parametry Statusy zleceń  

Ceny z czterema miejscami po przecinku

Na Zleceniu Serwisowym oraz Wzorcu Zlecenia Cyklicznego możliwe jest wprowadzanie cen dla czynności i części z dokładnością do czterech miejsc po przecinku. Taka możliwość jest dostępna po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku. Cena podana na Zleceniu jest przenoszona na dokumenty przekształcone, natomiast wartość pozycji jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku. Wyjątek stanowi Paragon, na którym ceny czynności i części ze Zlecenia Serwisowego są zaokrąglane do dwóch miejsc po przecinku. Dla towarów, których ceny na karcie są wykazane w czterech miejscach po przecinku, użytkownik może bezpośrednio na formularzu czynności/ części na Zleceniu Serwisowym i Wzorcu Zlecenia zmienić precyzję ceny do dwóch miejsc wyłączając parametr:
Formularz części

Informacje o firmie – Serwis

Sekcja Informacje o firmie to dashboard Comarch ERP Optima zawierający przygotowane analizy dotyczące różnych modułów. Po kliknięciu ikony Informacje o firmie otwiera się okno Informacje o firmie podzielone na zakładki związane określonymi modułami. Na górze okna znajduje się nazwa firmy której dotyczą informacje oraz data i godzina ostatniego zaczytania danych. Dane prezentowane są na dzień zgodny z ustawieniem daty bieżącej w programie (Narzędzia / Data bieżąca). Ikona  służy do odświeżenia danych. Jeżeli w menu Widok zaznaczona jest opcja Pokaż informacje o firmie, okno Informacje o firmie jest automatycznie otwierane po zalogowaniu określonego operatora. Dla modułu Comarch ERP Optima Serwis istnieją dwie analizy:
  • Zlecenia serwisowe operatora zaległe,
  • Zlecenia serwisowe operatora na dzisiaj.
Jeżeli operator ma prawo do pracy z modułem Comarch ERP Optima Serwis i zaznaczono dla niego dostęp do przynajmniej jednej analizy związanej z tym modułem – w OIB pojawia się zarówno grupa Serwis (na zakładce [Ogólne]) jak i konkretna zakładka związana z modułem – Serwis. Zadaniem okna Informacji bieżących jest przedstawienie informacji aktualnych na chwilę (dzień) wywoływania raportu, czyli po uruchomieniu okna informacji bieżących. Dane są wyświetlane na dzień zgodny z datą bieżącą programu ustawioną w menu Narzędzia/Data bieżąca. Raport (informacje) wywoływany jest po przejściu do menu Start/ Informacje o firmie. Na liście wyświetlamy „elementy” zlecenia, czyli konkretne czynności do wykonania. Jeżeli zdarzy się sytuacja, że w jednym zleceniu serwisowym jest wiele czynności (zaległych/ na dzisiaj) do wykonania dla danego operatora, wówczas każda czynność wyświetlana jest w Informacjach bieżących odrębnie. Zlecenia serwisowe operatora zaległe – W zestawieniu wyświetlane są czynności do wykonania dla danego operatora (aktualnie zalogowanego), których termin realizacji minął. Zadania zaległe obejmują tylko czynności z zaznaczonym sposobem realizacji wg terminu. Zlecenia serwisowe operatora na dzisiaj - W zestawieniu wyświetlane są czynności do wykonania dla danego operatora (aktualnie zalogowanego), dla których termin realizacji jest zgodny z data bieżącą, które nie mają statusu zrealizowane oraz te, które w opcji Realizacja mają wybrane: niezależna lub po wykonaniu poprzedniej (gdy faktycznie poprzednia czynność została wykonana). Dostęp do danej sekcji (raportu zależny jest od modułów, na które zalogował się operator oraz ustawień dostępu do informacji, określanych na karcie danego operatora (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Informacje]. Przy każdej z analiz dostępny jest przycisk Pokaż, po kliknięciu którego otwierane jest okno programu z odpowiednio odfiltrowanymi danymi. Jeżeli w menu Widok zaznaczona jest opcja Pokaż informacje o firmie, okno Informacje o firmie jest automatycznie otwierane po zalogowaniu określonego operatora.

Fakturowanie jedną usługą

W wielu firmach na fakturze dla klienta nie ma potrzeby wykazywania poszczególnych części i czynności związanych z wykonywanym zleceniem. W związku z tym moduł Comarch ERP Optima Serwis umożliwia fakturowanie czynności i części przy pomocy jednej usługi, której koszt i wartość jest wyliczana w oparciu o usługi i części określone na zleceniu. Użytkownik ma możliwość:
  • fakturowania czynności i części jedną usługą łącznie,
  • fakturowania dwoma usługami: odrębnie czynności, odrębnie części,
  • fakturowania usług jedną czynnością, a części indywidualnie,
  • fakturowania czynności indywidualnie, a części jedną usługą.

Ustawienia

Parametry w konfiguracji

Aby fakturować czynności i części powiązane ze zleceniami serwisowymi zbiorczo za pomocą usług należy w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry zaznaczyć opcje Fakturowanie zbiorcze czynności oraz Fakturowanie zbiorcze części. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania domyślnej usługi z cennika, którą mają być fakturowane czynności i części. Po zaznaczeniu parametru Ustaw domyślne wprowadzone tutaj ustawienia są przenoszone na zlecenia serwisowe.
  • Parametr o domyślnym ustawieniu można zaznaczyć tylko w przypadku, gdy zaznaczony jest równocześnie parametr o zbiorczym fakturowaniu czynności/ części.
  • Jeśli parametr o ustawieniu domyślnym jest odznaczony, wtedy na każdym dodawanym zleceniu pojawia się parametr o fakturowaniu zbiorczym, ale jest odznaczony. W efekcie domyślne ustawienie jest takie, że fakturowane są poszczególne czynności/ części, ale Użytkownik może to zmienić (zaznaczyć fakturowanie zbiorcze).
  • Jeśli parametr o ustawieniu domyślnym jest zaznaczony, wtedy na każdym nowym zleceniu od razu zaznaczony jest parametr o fakturowaniu zbiorczym czynności/ części. Użytkownik dla danego zlecenia może to ustawienie zmienić.
Fakturowanie zbiorcze – Konfiguracja

Lista czynności

Po włączeniu w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry opcji Zbiorcze fakturowanie czynności oraz zaznaczeniu opcji Ustaw domyślne– na liście czynności zlecenia serwisowego zaznaczany jest parametr Zbiorcze fakturowanie czynności. Opcja umożliwia określenie usługi, za pomocą której będą fakturowane czynności skojarzone ze zleceniem. Do fakturowania zbiorczego proponowana jest usługa wskazana w konfiguracji, użytkownik może ją zmienić. Po zafakturowaniu pierwszej czynności parametr jest blokowany do edycji.
Zbiorcze fakturowanie czynności – Lista czynności
Przy włączonej opcji fakturowania zbiorczego parametr występujący na formularzu czynności Uwzględniaj na FA/ PA staje się niewidoczny dla użytkownika – domyślnie, wszystkie czynności zostaną zafakturowane przy pomocy jednej usługi, stąd kolumna Fakturować znajdująca się na liście czynności nie jest uzupełniania.

Lista części

Po włączeniu w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry opcji Fakturowanie zbiorcze części oraz zaznaczeniu opcji Ustaw domyślne – na liście części zlecenia serwisowego zaznaczany jest parametr Zbiorcze fakturowanie części. Opcja umożliwia określenie usługi, za pomocą której będą fakturowane części wykorzystywane przy realizacji zlecenia. Do fakturowania zbiorczego proponowana jest usługa wskazana w konfiguracji, użytkownik może ją zmienić. Po wydaniu dokumentem Rozchód Wewnętrzny jakiejkolwiek części parametr jest blokowany do edycji.
Zbiorcze fakturowanie części
Przy włączonej opcji fakturowania zbiorczego parametr występujący na formularzu części Uwzględniaj na FA/ PA staje się niewidoczny dla użytkownika – domyślnie, wszystkie części zostaną zafakturowane przy pomocy jednej usługi, stąd kolumna Fakturować znajdująca się na liście części nie jest uzupełniania.

Fakturowanie

Użytkownik ma możliwość decydowania, w jaki sposób zafakturować dane zlecenie. Poprzez fakturowanie zbiorcze może:
  • Zdefiniować tą samą usługę na liście czynności i na liście części. Na Fakturę Sprzedaży/ Paragon zostanie przeniesiona jedna usługa, a jej koszt i wartość będzie sumą kosztu i wartości wszystkich części i czynności związanych ze zleceniem.
  • Zdefiniować na liście czynności i części różne usługi – wtedy odrębnie fakturowane będą czynności (jedną usługą), a odrębnie części (inną usługą).
  • Może także fakturować czynności jedną wspólną usługą, natomiast części indywidualnie (wówczas części przeznaczone do zafakturowania zostaną rozchodowane dokumentem Wydanie Zewnętrzne, pozostałe przy pomocy Rozchodu Wewnętrznego).
  • Można także fakturować tylko części przy pomocy jednej usługi ustalonej na liście części, a czynności indywidualnie (na FA zostaną przeniesione tylko te czynności, które na kartach mają zaznaczony parametr Uwzględniaj na FA/ PA).
Fakturowanie zbiorcze czynności:
  • Na Fakturę Sprzedaży/ Paragon przenoszona jest jedna usługa wskazana na zakładce [Czynności] zlecenia serwisowego:
    • Wartość usługi stanowi suma wartości wszystkich czynności pochodzących ze zlecenia,
    • Koszt usługi to suma kosztu wszystkich czynności zlecenia.
  • Czynności wykonane przy realizacji zlecenia, po zafakturowaniu zbiorczą usługą otrzymują na liście czynności status FA.
  • W oknie Wartość zlecenia (dla kosztorysowania – dostępnym w górnym pasku zadań z poziomu formularza zlecenia) Czynności fakturowane zbiorczo wykazywane są w pozycji Usługi na FA/ PA.
  • Czynności fakturowane zbiorczo uwzględniane są w kolumnach Netto FA/ Brutto FA ( widocznych z poziomu listy zleceń).
Fakturowanie zbiorcze części:
  • Na Fakturę Sprzedaży/ Paragon przenoszona jest jedna usługa wskazana na zakładce [Części] zlecenia serwisowego:
    • Wartość usługi jest sumą wartości wszystkich części pochodzących ze zlecenia,
    • Koszt usługi to wartość Rozchodu Wewnętrznego wygenerowanego na te części.
  • Podczas tworzenia FA/ PA wszystkie części pobrane do realizacji zlecenia są rozchodowane dokumentem Rozchód Wewnętrzny.
  • W oknie Wartość zlecenia (dla kosztorysowania – dostępnym w górnym pasku zadań z poziomu formularza zlecenia). Części fakturowane zbiorczo wykazywane są w pozycji Części na FA/ PA.
  • Części fakturowane zbiorczo uwzględniane są w kolumnach Netto FA/ Brutto FA (widocznych z poziomu listy zleceń).
Warunki zbiorczego fakturowania wielu zleceń:
  • Jeżeli na zaznaczonych do zafakturowania jednym dokumentem FA zleceniach wskażemy usługę zbiorczą/ usługi zbiorcze dla czynności wykonanych przy realizacji tych zleceń oraz dla wszystkich wykorzystanych przy realizacji tych zleceń części wskazane zostaną usługi zbiorcze to na dokumencie FA/ PA powstałym dla takich zleceń te same usługi zbiorcze zostaną zagregowane do jednej pozycji.
Przykład
Fakturujemy:
  • Zlecenie serwisowe SRW/1/2009 – czynności fakturowane będą zbiorczą usługą U_X, części fakturowane będą zbiorczą usługą U_Y.
  • Zlecenie serwisowe SRW/2/2009 – czynności fakturowane będą zbiorczą usługą U_X, części fakturowane będą zbiorczą usługą U_Z.
Faktura Sprzedaży będzie zawierać pozycje:
  • Usługa zbiorcza U_X obejmująca czynności skojarzone ze zleceniami SRW/1/2009 i SRW/2/2009,
  • Usługa zbiorcza U_Y obejmująca części skojarzone ze zleceniem SRW/1/2009,
  • Usługa zbiorcza U_Z obejmująca części skojarzone ze zleceniem SRW/2/2009.
Jeżeli na zaznaczonych do zafakturowania jednym dokumentem FA zleceniach wskażemy usługę zbiorczą/ usługi zbiorcze dla czynności natomiast przynajmniej na jednym zleceniu pojawią się części fakturowane indywidualnie wówczas nie będzie możliwa agregacja usług zbiorczych na wygenerowanym dla takich zleceń dokumencie FA/ PA.
Przykład
Fakturujemy:
  • Zlecenie serwisowe SRW/1/2009 – czynności fakturowane będą zbiorczą usługą U_X, części fakturowane będą zbiorczą usługą U_Y.
  • Zlecenie serwisowe SRW/2/2009 – czynności fakturowane będą zbiorczą usługą U_X, części fakturowane będą indywidualnie.
Faktura Sprzedaży będzie zawierać pozycje:
  • Usługa zbiorcza U_X obejmująca czynności skojarzone ze zleceniem SRW/1/2009,
  • Usługa zbiorcza U_X obejmująca czynności skojarzone ze zleceniem SRW/2/2009,
  • Usługa zbiorcza U_Y obejmująca części skojarzone ze zleceniem SRW/1/2009,
  • Części skojarzone ze zleceniem SRW/2/2009.
Fakturowanie częściowe Przy fakturowaniu częściowym w oknie wyboru pozycji do zafakturowania pojawiają się:
  • Wszystkie nie zafakturowane jeszcze czynności związane ze zleceniem.
  • Wszystkie nie rozchodowane jeszcze części.
Użytkownik z listy wybiera te, które aktualnie powinny zostać zafakturowane. Na powstałym w ten sposób FA/ PA znajduje się usługa, której wartość i koszt jest wykazywany dla wskazanych do fakturowania pozycji zlecenia.

Fakturowanie zleceń

Dla zleceń serwisowych użytkownik ma możliwość tworzenia dokumentów handlowo – magazynowych. Ogólnie fakturowanie indywidualne części i czynności skojarzonych ze zleceniem polega na tworzeniu:
  • dokumentu RW na części nie podlegające fakturowaniu,
  • dokumentu WZ na części podlegające fakturowaniu,
  • dokumentu FA/ PA, zawierającego części z wcześniej tworzonych WZ oraz usługi cennikowe z zakładki [Czynności].
Podstawa do określenia, czy część będzie wydana na RW czy na WZ jest parametr Uwzględniaj na FA/ PA. Wprowadzając części/czynności na zlecenie serwisowe użytkownik może wskazać, które części/czynności mają być uwzględnione jako pozycja na Fakturze Sprzedaży/ Paragonie, a które pozostają kosztem serwisowym. Jeżeli na oknie Części/Czynności dla zlecenia serwisowego parametr Uwzględniaj na FA/ PA będzie:
  • zaznaczony – wówczas części/czynności będą przeniesione na FA/PA,
  • odznaczony – wówczas części/czynności będą kosztem serwisowym.
W programie istnieje możliwość częściowego fakturowania zlecenia (wydawania części). Dzięki temu użytkownik ma możliwość wskazania, które części lub czynności mają być aktualnie zafakturowane (wydane). Po częściowym zafakturowaniu zlecenia nadal pozostaje otwarte i użytkownik może wprowadzać zmiany (nowe części i czynności). Zafakturowanie całkowite sprowadza się do zamknięcia zlecenia i automatycznego wygenerowania do niego wszystkich możliwych dokumentów (FA, WZ, RW). Opcje dostępne są w menu obok przycisków widocznych na liście zleceń: (przykładowo z menu obok przycisku FS) Dotyczą odpowiednio generowania dokumentów:  – Utworzenie Faktury Sprzedaży,  – Utworzenie Paragonu,  – Utworzenie dokumentu Rozchodu Wewnętrznego,  – Utworzenie dokumentu Wydania Zewnętrznego. Opcje związane z realizacją zleceń są dostępne również w menu kontekstowym. Domyślnie wciśnięcie przycisku wywołuje funkcję całkowitego rozliczenia zlecenia. Fakturowanie zleceń w cenach brutto Aby fakturować czynności i części powiązane ze zleceniami serwisowymi w cenach brutto należy w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry zaznaczyć parametr Fakturowanie zleceń w cenach brutto. Jeśli parametr jest zaznaczony:
  • przy dodawaniu części i usług jako cena początkowa jest wprowadzana cena brutto (od niej liczone są rabaty),
  • przy fakturowaniu, na dokumentach FA, WZ zawsze ustawiany jest algorytm liczenia od brutto.
Jeśli parametr jest odznaczony:
  • dla Kontrahenta detalicznego (z zaznaczonymi parametrami na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe]: Status – osoba fizyczna, cena domyślna – typu brutto) przy dodawaniu części i usług jako cena początkowa jest wprowadzana cena brutto. Wyliczanie cen odbywa się algorytmem od brutto.
  • Dla pozostałych Kontrahentów wykorzystywany jest algorytm od netto.
Domyślnie parametr Fakturowanie zleceń w cenach brutto jest odznaczony.

Realizacja częściowa

W przypadku realizacji częściowej użytkownik może ze zlecenia serwisowego wybrać pojedyncze części/ usługi do zafakturowania/ wydania. Po zaznaczeniu zleceń i zainicjowaniu wygenerowania dokumentu skojarzonego, tworzona jest lista części i usług dostępnych do wydania/ zafakturowania. Jest ona dostępna w oknie Częściowe fakturowanie zlecenia – pozycje do przeniesienia na dokument. Oprócz listy części i czynności na okno składa się również panel Dokument będzie wystawiony dla:, w którym wyświetlany jest nabywca i odbiorca przeniesiony z zaznaczonych zleceń zgodnie z zasadami:
  • Jeśli kontrahent na wskazanych do częściowej realizacji zleceniach jest zgodny- to jego dane zostaną przeniesione w odpowiednie pola okna. Użytkownik będzie miał możliwość zmiany nabywcy/ odbiorcy poprzez zaznaczenie odpowiednio parametru: Zmień nabywcę/ Zmień odbiorcę i  wskazanie nowego kontrahenta.
  • Jeśli na wskazanych do częściowej realizacji zleceniach występują różni kontrahenci to pola nabywcy i/lub odbiorcy w oknie będą puste. Użytkownik musi je uzupełnić, aby móc zrealizować zlecenia.
Częściowa realizacja – zmiana kontrahenta
W oknie Częściowe fakturowanie zlecenia – pozycje do przeniesienia na dokument pojawiają się czynności i części, które spełniają kryteria pozwalające na ich wydanie czy zafakturowanie. Przy czym jeśli czynność/ część zostanie już raz zafakturowana (wydana), wtedy nie ma możliwości ponownego przeniesienia jej na dokument handlowo-magazynowy. I tak odpowiednio w oknie pojawią się:
  • Dla dokumentu RW – części ze statusem pobrania: „pobrano” lub „bez pobrania” oraz bez zaznaczonego parametru o fakturowaniu, dla których ilość wydana >0,
  • Dla dokumentu WZ – części ze statusem pobrania: „pobrano” lub „bez pobrania” oraz z zaznaczonym parametrem o fakturowaniu, dla których ilość wydana >0,
  • Dla dokumentów FA/PA:
    • czynności powiązane z cennikiem, ze statusem zakończonych, które wcześniej nie zostały zafakturowane,
    • wszystkie części ze statusem „pobrano” lub „bez pobrania”, z zaznaczonym parametrem o fakturowaniu (podobnie jak dla WZ).
Formularz listy pozycji do przeniesienia na dokument

Wybrane przez użytkownika pozycje są przenoszone na tworzony dokument. Równocześnie na zleceniu części i czynności te otrzymują status FA/PA, WZ, RW. Zlecenie nie jest zamykane, wiec użytkownik może dopisywać do niego kolejne czynności i części.

Uwaga
Wybrane do częściowego zafakturowania/ wydania wykorzystane na zleceniu części/ usługi są zawsze przenoszone w całości (pobierana jest wartość z pola Ilość wydana z formularza części oraz Ilość z formularza czynności).
Uwaga
Jeśli czynność/ część została wydana/ zafakturowana – formularz Czynności/ Części jest blokowany do edycji. W przypadku całkowitej realizacji zlecenia dokument jest zamykany.
W przypadku tworzenia FA/PA – jeśli operator wystawił wcześniej dokumenty WZ nie skojarzone z FA/ PA to przy pierwszej próbie wygenerowania do zlecenia Faktury Sprzedaży/ Paragonu dokumenty WZ zostaną automatycznie powiązane z tą FA/ PA. Opis dokumentów FA/ PA, RW/ WZ utworzonych na podstawie zleceń serwisowych został szczegółowo omówiony poniżej Przekształcenie całkowite.

Przekształcenia całkowite

W przypadku przekształceń całkowitych użytkownik nie ma możliwości wybrania usług i części, które na tworzonym dokumencie powinny się znaleźć. Tworzony jest wybrany dokument na wszystkie części/ czynności spełniające warunki i automatycznie zamykane jest zlecenie. Aby zamknąć zlecenie spełnione muszą być następujące warunki:
  • wszystkie czynności muszą mieć status zakończone <Tak>,
  • wszystkie części muszą mieć status pobrano albo bez pobrania (czyli muszą być przesunięte dokumentem MM na magazyn serwisowy lub być pobierane bezpośrednio z magazynu serwisowego).
Uwaga
Dokumenty magazynowe WZ/ RW zapisywane są na trwałe, natomiast dokumenty handlowe FA/ PA zapisywane są do bufora.
Uwaga
Dokumenty FA/ PA na magazynie serwisowym mogą być utworzone tylko ze zlecenia serwisowego. Na magazynie serwisowym dokumenty nie mogą być wystawiane „ręcznie”. Dokumenty RW/WZ/FA/PA na magazynie serwisowym będą tylko dokumentami wystawionymi automatycznie na podstawie danych ze zlecenia. Wyjątkiem są korekty do tych dokumentów, które Użytkownik może wystawić „ręcznie”.
Przekształcenia całkowite są domyślnie wywoływane po wciśnięciu przycisku:  – tworzony jest automatycznie dokument RW na wszystkie części, które nie maja zaznaczonego parametru o fakturowaniu. Zlecenie jest zamykane, ale jeśli istnieje taka potrzeba to użytkownik może jeszcze wygenerować do zlecenia dokumenty typu WZ (części do fakturowania) lub FA/PA (usługi do fakturowania).  – tworzony jest automatycznie dokument WZ na wszystkie części, które mają zaznaczony parametr o fakturowaniu. Nie powstaje od razu dokument FA/PA i użytkownik może jeszcze wygenerować FA lub dokument RW do tego zlecenia.   – mechanizm fakturowania zlecenia wiąże się z automatycznym generowaniem dodatkowo wszystkich dokumentów magazynowych (WZ i RW). Został on opisany w rozdziale poniżej. W programie pamiętane są pełne powiązania pomiędzy dokumentami skojarzonymi ze zleceniem serwisowym. Na FA, RW, WZ, PA, MM, ZD utworzonych do zlecenia serwisowego, na zakładce [Dokumenty] widnieje nie tylko numer powiązanego zlecenia serwisowego, ale również innych dokumentów handlowych i magazynowych. Jeżeli w Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry włączona została opcja Ostrzegaj przed trwałym zapisem dokumentu z kontrahentem !Nieokreślony! to podczas generowania FA/ RW/ WZ do zlecenia wystawionego dla kontrahenta nieokreślonego program generuje komunikat: Czy zapisać dokument z kontrahentem nieokreślonym? (Tak/ Nie).

Przekształcenie do FA/ PA   

Na liście zleceń serwisowych znajdują się przyciski umożliwiające wystawienie dokumentów handlowych:  – Przekształcenie do faktury,  – Przekształcenie do paragonu. Jeśli użytkownik wybierze całkowite przekształcenie do FA/ PA program tworzy najpierw dokument RW na części będące kosztem serwisowym (parametr Uwzględniaj na FA/ PA odznaczony) zapisuje na stałe. W kolejnym etapie tworzy dokument WZ na części, które miały zaznaczony parametr Uwzględniaj na FA/ PA zatwierdza go na stałe. Następnie podnosi się formularz FA /PA, na którym uwzględniane są zarówno pozycje z WZ, jak również wykonane usługi, ale tylko te które na zleceniu były pobrane z cennika miały zaznaczony parametr Uwzględniaj na FA/PA. Usługi wpisane „z ręki” oraz notatki zostaną pominięte. Faktura/ Paragon tworzy się do bufora, ale edycja dokumentu jest ograniczona. Użytkownik nie może zmieniać: kontrahenta, magazynu, algorytmu wyliczania dokumentu. Edycja pozycji będących częściami z WZ jest ograniczona tylko do możliwości zmiany ceny sprzedaży. Pozycji przeniesionych z dokumentu WZ nie można usuwać, natomiast lista usług jest edytowalna (można usuwać, dopisywać, zmieniać ilość, zmieniać wartość). Na dokumencie FA/ PA utworzonym ze zlecenia serwisowego można dopisywać nowe usługi oraz pozycje towarowe, ale tylko te które są dostępne na magazynie serwisowym. Jeżeli dopisane zostaną jakieś pozycje towarowe wówczas przy zapisywaniu dokumentu FA/ PA na stałe program wygeneruje dodatkowy dokument WZ. W przypadku wystawiania dokumentów FA/ PA całkowicie realizujących zlecenie – program automatycznie zamyka zlecenie i  oznacza je jako zrealizowane.
Uwaga
Program kontroluje, czy operator nie ma założonych blokad na dodawanie dokumentów RW/ WZ/ PA lub FA. W przypadku założonej blokady na przynajmniej jeden z tworzonych rodzajów dokumentów, przy fakturowaniu całkowitym przekształcenie jest zupełnie blokowane.
Przy próbie fakturowania sprawdzane jest, czy nie ma już wystawionego jakiegoś dokumentu WZ, który nie jest powiązany z Fakturą sprzedaży.
  • Jeśli do zlecenia został wygenerowany dokument WZ (bez faktury sprzedaży) – wtedy wystawienie FA/PA spowoduje „podpięcie” dokumentu WZ do FA. W efekcie na Fakturze będą widoczne wszystkie pozycje z wcześniej wystawionej WZ.
  • Na wszystkie części i czynności, które jeszcze nie zostały wydane (zafakturowane), utworzone zostaną odpowiednio dokumenty RW i WZ. Następnie na podstawie dokumentów WZ tworzona jest Faktura (zawierająca ponadto czynności do zafakturowania).
Na utworzonej Fakturze sprzedaży/ Paragonie:
  • Data – jest zgodna z datą wykonania operacji (datą bieżącą).
  • Magazyn – jest taki sam jak na zleceniu serwisowym (na zakładce [Ogólne]).
  • Kontrahent i odbiorca – zgodny z kontrahentem/ odbiorcą ze zlecenia (przepisywana jest nazwa i adres ze zlecenia serwisowego).
  • Forma płatności, termin płatności przenoszona jest zgodnie z ustawieniami na zleceniu serwisowym.
    • Jeżeli na zleceniu zaznaczono płatność kontrahenta przepisywane są ustawienia z karty kontrahenta. Jeżeli kontrahent nie ma indywidualnego terminu płatności wówczas termin pobierany jest z definicji formy płatności.
    • Jeżeli na zleceniu zaznaczono płatność ustalona- na utworzone dokumenty zostanie przeniesiona forma płatności wskazana na zleceniu wraz z datą z pola ustaw termin na:… Jeżeli na zleceniu nie określono konkretnego terminu płatności, ilość dni zostanie pobrana z konfiguracji z definicji formy płatności.
  • Kategoria – przepisywana jest z ze zlecenia.
  • Algorytm – w zależności od dokumentu i kontrahenta:
    • jeśli użytkownik wybrał PA – zawsze algorytm od brutto,
    • jeśli użytkownik wybrał FA, ale kontrahent ma status osoba fizyczna i cenę domyślną detaliczną – algorytm od brutto,
    • w pozostałych przypadkach – algorytm od netto.
  • Przenoszone pozycje mają ilości i ceny zgodne z tymi, które zostały podane na zleceniu. W zależności od algorytmu liczenia dokumentu przenoszona jest albo cena netto albo brutto.
  • Przenoszone pozycje mają atrybuty zgodne z tym, jak zostały zdefiniowane na zleceniu.
Jeżeli zlecenie serwisowe wystawione jest na kontrahenta, który ma na karcie określony i przekroczony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności, a operator wybierze przekształcenie do FA/ PA to, jeżeli na zleceniu serwisowym są części (do fakturowania oraz te, które stanowią koszt serwisowy) wówczas:
  • w pierwszym etapie tworzą się dokumenty magazynowe WZ/ RW – zapisane na trwałe,
  • w kolejnym etapie tworzą się dokumenty handlowe FA/ PA:
    • jeżeli operator wykonujący operację ma zaznaczoną na karcie Kontrolę płatności: Zapis do bufora ostrzeżenie, wówczas zostanie utworzone FA/ PA,
    • jeżeli operator wykonujący operację ma zaznaczoną na karcie Kontrolę płatności: Zapis do buforablokada, wówczas generowanie dokumentu zostaje przerwane, pojawia się komunikat informujący, że limit kredytu został przekroczony i FA/ PA nie zostanie utworzone.
Działanie opisane powyżej zostanie przerwane już w pierwszym etapie – nie powstanie dokument WZ jeżeli:
  • zlecenie serwisowe wystawione jest na kontrahenta, który ma na karcie określony i przekroczony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności,
  • na karcie operatora zaznaczono parametr Kontrola płatności na dokumentach WZ, RO , FPF,
  • operator wykonujący operację dla parametru: Kontrola płatności: Zapis na stałe lub Zapis do bufora ma wybraną opcję
Na liście zleceń można zaznaczyć wiele zleceń serwisowych i utworzyć do nich jeden dokument FA/ PA. Program sprawdza czy na wszystkich zaznaczonych zleceniach był ten sam kontrahent. Jeżeli nie – zbiorczy dokument FA/ PA nie zostanie utworzony. Dla każdego zlecenia utworzy się odrębny dokument WZ/ RW. Na podstawie dokumentów WZ tworzony jest jeden dokument FA/ PA, na który dodatkowo przepisywane są wszystkie usługi dodane z listy cennikowej. Pomijane są usługi, które na zlecenie serwisowe dodane były „z ręki”.

Dokumenty WZ/ RW do zlecenia serwisowego

Jeśli na zleceniu są części z zaznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA program umożliwia utworzenie dokumentu WZ. Na formularzu dokumentu WZ:
  • data – jest zgodna z datą wykonania operacji (datą bieżącą),
  • magazyn – jest taki sam jak na zleceniu serwisowym,
  • kontrahent – zgodny z kontrahentem ze zlecenia (przepisywana jest nazwa i adres ze zlecenia serwisowego),
  • kategoria – przepisywana jest z karty kontrahenta,
  • algorytm – w zależności od dokumentu i kontrahenta:
    • jeśli użytkownik wybrał PA – zawsze algorytm od brutto,
    • jeśli użytkownik wybrał FA, ale kontrahent ma status osoba fizyczna i cenę domyślną detaliczną – algorytm od brutto,
    • w pozostałych przypadkach – algorytm od netto,
  • przenoszone towary mają ilości i ceny zgodne z tymi, które zostały podane na zleceniu. W zależności od algorytmu liczenia WZ przenoszona jest albo cena netto albo brutto.
  • Przenoszone pozycje mają atrybuty zgodne z tym, jak zostały zdefiniowane na zleceniu.
  • Dokument WZ jest automatycznie zatwierdzany na stałe.
Jeżeli zlecenie serwisowe wystawione jest na kontrahenta, który ma na karcie określony i przekroczony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności, a operator wykonujący operację ma na karcie zaznaczony parametr Kontrola płatności na dokumentach WZ, RO, FPF to:
  • jeżeli operator ma dodatkowo zaznaczoną na karcie Kontrolę płatności: Zapis do bufora/ Zapis na stałe ostrzeżenie, wówczas dokument WZ zostanie utworzony.
  • Jeżeli operator ma dodatkowo zaznaczoną na karcie Kontrolę płatności: Zapis do bufora/ Zapis na stałe blokada, wówczas generowanie dokumentu zostaje przerwane, pojawia się komunikat informujący, że limit kredytu został przekroczony i WZ nie zostanie utworzony.
Jeśli na zleceniu są części z odznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA program przepisuje je na dokument RW. Na formularzu dokumentu RW:
  • data – jest zgodna z datą wykonania operacji (datą bieżącą),
  • magazyn – jest taki sam jak na zleceniu serwisowym,
  • kontrahent – zgodny z kontrahentem ze zlecenia (przepisywana jest nazwa i adres ze zlecenia serwisowego),
  • kategoria – przepisywana jest z karty kontrahenta,
  • przenoszone towary mają ilości zgodne z tymi, które zostały podane na zleceniu. Wartość obliczana jest zgodnie z przyjętą metodą rozliczania magazynu np. FIFO, LIFO, AVCO.
  • Przenoszone pozycje mają atrybuty zgodne z tym, jak zostały zdefiniowane na zleceniu.
  • Dokument RW jest automatycznie zatwierdzany.
Na liście zleceń serwisowych znajdują się przyciski umożliwiające wystawienie dokumentów magazynowych:  - Przekształcenie do RW,  - Przekształcenie do WZ. Na RW są pobierane części z odznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA. Funkcja powinna być wykorzystywana podczas przekształcania zleceń (zawierających tylko części bez parametru Uwzględniaj na FA/ PA), do których nie będzie tworzony dokument handlowy FA/ PA. Jeżeli do zlecenia będzie wystawiony dokument FA/ PA – użytkownik powinien od razu zafakturować zlecenie (podczas tej operacji automatycznie zostanie utworzony dokument RW). Dla części z zaznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA tworzony jest dokument WZ. Jeżeli do zlecenia będzie wystawiony dokument FA/ PA – użytkownik powinien od razu zafakturować zlecenie (podczas tej operacji automatycznie zostanie utworzony dokument WZ).
Uwaga
Jeżeli Operator ma założoną blokadę na dodawanie dokumentów RW/ WZ/ PA lub FA, to podczas fakturowania zlecenia przekształcenie jest całkowicie blokowane w przypadku blokady na przynajmniej jeden z tworzonych rodzajów dokumentów.
Na FA, RW, WZ, PA, MM, ZD utworzonych do zlecenia serwisowego, na zakładce [Dokumenty] widnieje numer powiązanego zlecenia serwisowego. Dodatkowo, na dokumencie FA/ PA utworzonym ze zlecenia serwisowego, do którego wygenerowano także dokumenty RW/ WZ, widnieje informacja o takim dokumencie.

Generowanie dokumentów Zlecenia nadania przesyłki z poziomu dokumentu Zlecenia serwisowego.

Dla Zleceń serwisowych istnieje możliwość generowanie przesyłek kurierskich z poziomu listy Zleceń serwisowych i formularza Zlecenia serwisowego. W Konfiguracja/Firma/Przesyłki dla wszystkich kurierów na zakładce [Szablon spedycji] dostępna jest zakładka [Usługi dodatkowe – Serwis], na której można odrębnie skonfigurować ustawienia usług dodatkowych dla dokumentów Zlecenia nadania przesyłek tworzonych ze Zlecenia serwisowego. Na zakładce tej umieszczone są te same opcje co na zakładce [Usługi dodatkowe] z niewielkimi modyfikacjami:
  • Ustawiaj domyślnie pobranie – w przypadku zaznaczenia tego parametru nie uzależniamy go od formy płatności na dokumencie, tak jak ma to miejsce w przypadku dokumentów handlowych. Po zaznaczeniu tej opcji istnieje możliwość wskazania sposobu przenoszenia kwoty pobrania na dokument Zlecenia nadania przesyłki generowany ze Zlecenia serwisowego. Może to być kwota „z dokumentu” lub „ustalona”:
    • Jeżeli wybrana zostanie opcja „z dokumentu” do wyliczania kwoty pobrania pobierana jest wartość brutto dokumentu Zlecenia serwisowego z zakładki [Części] i [Czynności] dla towarów i usług, podlegających fakturowaniu. W przypadku zbiorczego fakturowania części/czynności jest to wartość brutto wszystkich części/czynności znajdujących się na zleceniu.
    • Jeżeli wybrana zostanie opcja „ustalona” na dokument Zlecenia nadania przesyłki generowany ze Zlecenia serwisowego przenoszona jest kwota ustalona w konfiguracji.
  • Deklarowana wartość/ubezpieczenie – dla tej opcji dostępna jest tylko możliwość ustawienia określonej kwoty. Jeżeli opcja zostanie zaznaczona w pole obok należy wpisać kwotę, która będzie przenoszona na dokument Zlecenia nadania przesyłki generowany ze Zlecenia serwisowego.
Ustawienia i działanie pozostałych parametrów dostępnych dla poszczególnych kurierów jest niezmienne w stosunku do zakładki [Usługi dodatkowe]. Więcej informacji na temat ich działania i konfiguracji dostępnych jest w dokumentacji dotyczącej przesyłek kurierskich Na zakładce [Parametry przesyłki] w sekcji Domyślna definicja paczki dla kurierów DPD, DHL, Poczta Polska i Sendit udostępniono nowy parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych powiązanych z urządzeniem (ze zleceń serwisowych) widoczny tylko po zalogowaniu na moduł Serwis. Przy konwersji bazy danych przenoszone jest ustawienie parametru: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych na ustawienie parametru: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych powiązanych z urządzeniem (ze zleceń serwisowych) . Parametr ma zastosowanie wtedy, gdy na Zleceniu serwisowym w polu Urządzenie jest wybrane urządzenie, które jest powiązane z pozycją towarową i na pozycji tej uzupełniona jest masa:
  • Parametr ma pierwszeństwo działania na Zleceniach nadania przesyłki generowanych ze Zleceń serwisowych przed parametrem: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych (jeżeli oba zaznaczone równocześnie). Jeżeli zaznaczony jest tylko parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych pobierana i sumowana jest waga z towarów znajdujących się na zakładce [Części].
  • Jeżeli parametr jest zaznaczony to waga zostanie pobrana z kartoteki towarowej powiązanej danym z urządzeniem. Waga, która jest brana do wyliczenia znajduje się na formularzu towaru, na zakładce Dodatkowe.
  • Jeżeli parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych powiązanych z urządzeniem (ze zleceń serwisowych) jest zaznaczony, ale waga na towarze powiązanym z urządzeniem wynosi zero, albo towar nie jest powiązany z urządzeniem i nie jest zaznaczony parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, to na dokument Zlecenia nadania przesyłki generowany ze Zlecenia serwisowego brana jest pod uwagę waga ustalona przez użytkownika dla konkretnej kategorii paczki lub usługi (w przypadku Poczty Polskiej). Jeżeli waga nie jest tam ustalona, to na dokument Zlecenia nadania przesyłki generowany ze Zlecenia serwisowego nie są brane żadne domyślne ustawienia.
Na zakładce [Parametry przesyłki] w sekcji Informacje dodatkowe przekazywane do zlecenia w polach Informacje o zawartości i Referencje dla opcji Nr dokumentu źródłowego uwzględnione jest przenoszenie numeru dokumentu Zlecenia serwisowego na dokument Zlecenia nadania przesyłki. W polu Informacje o zawartości pod opcją Nazwa pierwszej pozycji dla Zlecenia nadania przesyłki stworzonego z dokumentu Zlecenia serwisowego przenoszona będzie nazwa urządzenia powiązanego ze Zleceniem serwisowym. Jeżeli urządzenie nie będzie powiązane ze zleceniem serwisowym, to na Zleceniu nadania przesyłki pole z zawartością pozostanie puste.

Seryjne generowanie Zleceń nadania przesyłki z poziomu listy Zleceń serwisowych

Z poziomu listy Zleceń serwisowych istnieje możliwość seryjnego generowania przesyłek kurierskich. Domyślnie po zaznaczeniu kliku dokumentów Zlecenia serwisowego i wyborze opcji Nadanie przesyłki będą tworzone dokumenty Zlecenia nadania przesyłki do każdego zaznaczonego wcześniej dokumentu, które zapisywane będą w tle na liście Zleceń nadania przesyłek z możliwością późniejszej modyfikacji. W przypadku dokumentów wystawionych na tego samego odbiorcę możliwe jest ich zagregowanie do jednego Zlecenia nadania przesyłki. Jeżeli w Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki w ustawieniach kuriera na zakładce [Parametry przesyłki] zaznaczony zostanie parametr: Seryjne generowanie przesyłek – jedno ZNP dla zaznaczonych dokumentów. Do jednego Zlecenia nadania przesyłki będą agregowane dokumenty, które mają tego samego odbiorcę i dane tego odbiorcy są identyczne. Jeżeli odbiorca lub dane odbiorcy będą różne dokumenty te będą wyodrębniane do osobnych Zleceń nadania przesyłek. Przy seryjnym generowaniu Zlecenia nadania przesyłki do zaznaczonych dokumentów pobierane będą domyślne dane dotyczące parametrów przesyłek i usług dodatkowych ustawione w konfiguracji kurierów. W przypadku, gdy w konfiguracji zaznaczony zostanie parametr: Seryjne generowanie przesyłek – jedno ZNP dla zaznaczonych dokumentów podczas pobierania domyślnych ustawień z konfiguracji będą brane pod uwagę następujące założenia:
  • Agregowane będą dokumenty wystawione na tego samego odbiorcę. Dodatkowo jeżeli w Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Adresy oddziałów do adresu oddziału został przypisany magazyn wybrany na Zleceniu serwisowym, to przy tworzeniu Zlecenia nadania przesyłki z zaznaczonych dokumentów agregowane będą tylko dokumenty wystawione na ten sam magazyn powiązany z tym samym adresem nadawczym.
  • Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Parametry przesyłki] zaznaczono parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych powiązanych z urządzeniem (ze zleceń serwisowych), to przy seryjnym generowaniu Zlecenia nadania przesyłki waga ta zostanie zsumowana z dokumentów agregowanych do jednego Zlecenia nadania przesyłki.
  • Jeżeli powyższy parametr nie jest zaznaczony, ale zaznaczono parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, to przy seryjnym generowaniu Zlecenia nadania przesyłki zostanie szumowana waga towarów znajdujących się na zakładce [Części] z dokumentów agregowanych do jednego Zlecenia nadania przesyłki.
  • Jeżeli, żaden z powyższych parametrów nie jest zaznaczony, to przy seryjnym generowaniu Zlecenia nadania przesyłki zostanie przeniesiona waga ustalona przez użytkownika dla konkretnej kategorii paczki (dla DPD, DHL, SENDIT) lub usługi (dla Poczty Polskiej).
  • Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Usługi dodatkowe – Serwis] zaznaczono parametr: Ustawiaj domyślnie pobranie i kwota pobrania z dokumentu, to przy seryjnym generowaniu przesyłek do jedno dokumentu pobierana będzie suma wartość brutto z dokumentów Zlecenia serwisowego z zakładki [Części] i [Czynności] dla towarów i usług, podlegających fakturowaniu. W przypadku zbiorczego fakturowania części/czynności jest to suma wartość brutto wszystkich części/czynności znajdujących się na agregowanych Zleceniach serwisowych.
  • Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Usługi dodatkowe- Serwis] zaznaczony parametr: Ustawiaj domyślnie pobranie i kwota pobrania ustalona, to przy seryjnym generowaniu przesyłek do jedno dokumentu pobierana będzie kwota ustalona w konfiguracji.
  • Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Usługi dodatkowe- Serwis] zaznaczony parametr: Deklarowana wartość/Ubezpieczenie i wskazana kwota, to przy seryjnym generowaniu przesyłek do jednego dokumentu pobierana będzie kwota ustalona w konfiguracji.

Zlecenia serwisowe w walutach obcych

W systemie istnieje możliwość rejestracji zleceń w walutach obcych. W walucie podawana jest zarówno wartość poszczególnych części i czynności jak i całego zlecenia. Wartości te są ponadto przenoszone na dokumenty (FA/PA/WZ) powstałe przy realizacji zlecenia.
Uwaga
Funkcjonalność zleceń serwisowych w walutach obcych nie dotyczy Zleceń cyklicznych. 

Konfiguracja

Podczas konfigurowania systemu do ewidencji dokumentów w walutach obcych konieczne jest zdefiniowanie obsługiwanych walut w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty. Aby możliwe było wystawianie zleceń w walutach i prawidłowe przeliczanie wartości dokumentu dla każdej waluty należy zdefiniować kurs. W systemie może funkcjonować kilka typów kursów (np. kurs średni NBP – pobierany na życzenie użytkownika, kurs podstawowy- uzupełniany ręcznie itp.). Rodzaje kursów, które są wykorzystywane w firmie, definiuje użytkownik z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Typy kursów walut. Jeden z nich musi być kursem domyślnym i jest proponowany na zleceniu w walucie. Kurs domyślny Użytkownik może określić zaznaczając na formularzu typu kursu parametr Domyślny: Określenie notowania na dany dzień jest możliwe z poziomu listy walut po wciśnięciu przycisku . W przypadku, gdy na dzień, dla którego powinien zostać pobrany kurs nie ma wprowadzonego notowania działanie programu zależne jest od ustawienia parametru Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datąKonfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry
  • jeśli jest on odznaczony – wyświetlony zostanie komunikat o braku kursu i typ kursu zmieni się na ręczny, z możliwością wprowadzenia notowania przez użytkownika.
  • jeśli parametr jest zaznaczony – pobrany zostanie ostatni kurs wprowadzony przed wskazaną datą kursu bądź datą bieżącą (jeżeli zlecenia wystawiane są wg aktualnego kursu).
Oprócz powyższych ustawień konieczne jest również określenie w jaki sposób mają być wyliczane ceny walutowe dla czynności oraz części dodawanych na zlecenie. W tym celu w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis należy wybrać jedną z opcji:
  • wg kursu na zleceniu (domyślnie zaznaczona) – ceny czynności oraz części będą przeliczane w oparciu o kurs określony przez Operatora na formularzu zlecenia serwisowego,
  • wg aktualnego kursu – ceny czynności oraz części będą przeliczane wg kursu domyślnego, pobieranego z konfiguracji programu w momencie wprowadzania pozycji na zlecenie. Tym samym w długim okresie czasu poszczególne części i czynności mogą być przeliczane wg różnych kursów (aktualnych na dzień ich wprowadzenia na zlecenie).

Rejestrowanie zlecenia serwisowego w walucie obcej

 
Uwaga
Aby użytkownik miał możliwość rejestracji zleceń serwisowych w walucie innej niż systemowa (PLN) należy zaznaczyć w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry parametr Zezwalaj na zmianę waluty na dokumencie.
Jeśli parametr Zezwalaj na zmianę waluty na dokumencie jest zaznaczony i w systemie zdefiniowano obsługiwane waluty obce to na Formularzu zlecenia serwisowego, na zakładce [Ogólne] aktywne jest pole Waluta. Użytkownik może określić walutę dla rejestrowanego zlecenia wybierając odpowiednią z rozwijanej listy.
Formularz zlecenia serwisowego – Waluta
W przypadku, gdy w Konfiguracji wybrano opcję przeliczania cen wg kursu na zleceniu – na formularzu zlecenia oprócz waluty użytkownik może określić: typ kursu waluty oraz datę notowania, a w przypadku typu kursu ręcznego może wprowadzić kurs bezpośrednio na zleceniu. Kurs określony na zleceniu będzie stosowany dla wszystkich czynności i części dodawanych na dokument. Jeżeli natomiast w Konfiguracji wybrano metodę wyliczania cen wg aktualnego kursu – wówczas użytkownik wskazuje na zleceniu tylko walutę dla dokumentu, natomiast kurs jest pobierany każdorazowo z Konfiguracji w chwili dodawania czynności i części. Wyliczone zgodnie z kursem ceny walutowe na zleceniu użytkownik może modyfikować. W przypadku zmiany notowania lub typu kursu ceny walutowe na zleceniu nie są ponownie przeliczane. Wyliczana jest wówczas jedynie nowa wartość PLN pozycji w oparciu o wprowadzoną uprzednio cenę walutową oraz nowy kurs.
Uwaga
Wartości PLN są przeliczane tylko dla pozycji, które nie zostały jeszcze wydane lub zafakturowane.
Uwaga
Jeżeli na zlecenie dodano już pozycje, po czym nastąpi zmiana waluty na taką, dla której brak notowania to ceny zostaną przeliczone po kursie 1:1. Zmiana notowania na właściwe nie spowoduje ponownego przeliczenia cen pozycji.

Zmiana waluty na zleceniu

Do momentu rozpoczęcia realizacji zlecenia – tj. do momentu wystawienia do zlecenia pierwszego dokumentu typu FA/PA/WZ możliwa jest zmiana waluty na zleceniu. W przypadku, gdy na zleceniu są już wprowadzone czynności/ części, a użytkownik zmieni walutę dokumentu na walutę obcą (inną niż PLN) wszystkie ceny zostaną od nowa pobrane z cennika i przeliczone zgodnie ze wskazanym/pobranym kursem. W przypadku zmiany waluty obcej na walutę systemową PLN – program podstawi w miejsce ceny walutowej cenę PLN ze zlecenia, nie przeliczając jej. Dzięki temu użytkownik może obsłużyć sytuację, gdy ceny na zleceniu są uzależnione od kursu waluty, ale samo zlecenie ma być fakturowane w PLN:
  1. Zlecenie jest rejestrowane w walucie.
  2. Przed zafakturowaniem zlecenia Użytkownik wprowadza odpowiedni kurs.
  3. Przeliczane są wartości w PLN wg podanego kursu.
  4. Użytkownik zmienia walutę zlecenia na PLN.
  5. Ceny w PLN są przeliczone z waluty wg podanego kursu.

Zmiana kontrahenta na zleceniu

Jeżeli nastąpi zmiana Kontrahenta na zleceniu użytkownik decyduje czy ceny czynności i części mają być na nowo pobrane z cennika i wyliczone zgodnie z kursem, czy mają pozostać bez zmian.

Realizacja zleceń w walucie

Realizacja zleceń walutowych przebiega wedle określonych zasad:
  • Na dokumenty FA/WZ powstałe w wyniku realizacji zleceń w walutach obcych przenoszone są ceny i wartości w walucie określonej na zleceniu.
  • W przypadku fakturowania jedną usługą zlecenia w walucie obcej na Fakturę przekazywana jest suma wartości fakturowanych pozycji w walucie.
  • Jeżeli w Konfiguracji zaznaczono opcję przeliczania cen na zleceniu wg kursu aktualnego to na Fakturach sprzedaży oraz Wydaniach zewnętrznych podpowie się typ kursu określony jako domyślny w Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Typy kursów walut.
  • W przypadku, gdy ceny wyliczane są wg kursu wskazanego na zleceniu na dokumenty FA/WZ przenoszony jest typ kursu ze zlecenia.
  • W przypadku, gdy na zleceniu wybrany jest kurs ręczny, na dokument FA (i WZ) przenoszony jest taki sam kurs.
  • Zgodnie z obowiązującymi przepisami na dokumentach FA (i WZ) tworzonych podczas realizacji zleceń w walutach obcych proponowane jest notowanie z dnia poprzedzającego datę wystawienia faktury.
  • Zasady naliczania VAT-u na zleceniach walutowych są analogiczne jak w przypadku walutowych dokumentów handlowych. Podatek VAT jest naliczany pod warunkiem, że zlecenie zarejestrowano dla Kontrahenta o statusie Krajowy i w menu Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry zaznaczono opcję VAT na fakturach w walucie.
    • Jeśli parametr VAT na fakturach w walucie jest niezaznaczony i kontrahent ma status Krajowy to dla Czynności i Części zostanie przyjęta stawka VAT – 0%
    • Jeśli parametr jest niezaznaczony i kontrahent ma status Wewnątrzunijny/Pozaunijny to dla Czynności będzie się ustawiać stawka VAT – NP, a dla Części stawka– 0%.
  • Jeżeli na zleceniu fakturowane są tylko czynności (nie jest generowany dokument WZ), wówczas na powstałym dokumencie FA użytkownik ma możliwość zmiany waluty, typu kursu oraz notowania.
  • Jeżeli podczas realizacji zlecenia generowany jest dokument FA powiązany z WZ użytkownik nie ma możliwości zmiany waluty na powstałej Fakturze. Może natomiast zmienić typ kursu i notowanie. Wówczas w zależności od ustawienia parametru Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FA/PA dostępnego w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry zostaną /lub nie wygenerowane odpowiednie korekty do WZ.
  • Nie można wystawiać Paragonów do zleceń w walutach obcych, ani przekształcać zleceń w różnych walutach lub z różnymi typami kursów waluty do jednego dokumentu FA/WZ. 

Procedura OSS na dokumencie zlecenia serwisowego

W programie istnieje możliwość wystawiania zleceń serwisowych i dokumentów z nich powstałych z zastosowaniem szczególnej procedury rozliczania VAT dla e-Commerce. Szczegóły dotyczące ustawień na karcie kontrahenta i towaru zostały opisane TUTAJ. Zasady wystawiania dokumentów zleceń serwisowych wystawionych dla kontrahenta z rodzajem transakcji: Procedura OSS:
  • Na pozycjach czynności/części stawki VAT zawężone są do kraju odbiorcy.
  • Jeżeli na karcie towaru/usługi nie została przypisana stawka OSS, obowiązująca w kraju odbiorcy, użytkownik zostanie o tym poinformowany stosownym komunikatem, nie będzie możliwości zapisania dokumentu bez uzupełnienia tej stawki na czynności/części.
  • Procedura OSS zastosowana na dokumentach zleceń serwisowych przenoszona jest na dokumenty: Faktur sprzedaży, Wydań zewnętrznych.
  • Procedura OSS nie ma zastosowania na dokumentach: Przesunięcia międzymagazynowego, Rozchodu wewnętrznego, Zamówieniu Dostawcy i Paragonie:
    • na dokumenty MM stworzone z dokumentu zlecenia serwisowego pobierana jest krajowa stawka VAT przypisana na karcie towaru/usługi,
    • na dokumenty RW stworzone z dokumentu zlecenia serwisowego dla kontrahenta ustawiany jest rodzaj transakcji: wewnątrzunijny i stawka VAT 0%,
    • nie ma możliwości stworzenia paragonu z dokumentu zlecenia serwisowego wystawionego z wykorzystaniem procedury OSS, przy próbie przekształcenia takiego dokumentu do Paragonu użytkownik otrzyma stosowny komunikat.
  • Jeżeli ze zlecenia serwisowego wykonywane jest zbiorcze fakturowanie czynności lub części, a na usłudze wykorzystywanej do tego fakturowania nie została wskazana stawka VAT OSS, stawkę VAT należy uzupełnić na dokumencie Faktury sprzedaży.

Wskazanie dostaw na Zleceniach serwisowych.

Na Zleceniu serwisowym umożliwiliśmy wskazanie partii dostaw pobranych części, które wykorzystywane są do realizacji zlecenia.
Uwaga
Funkcjonalność dostępna tylko przy współpracy z modułem Handel Plus

Konfiguracja parametrów dla Serwisu.

W Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry w sekcji Wskazanie cech dla części dostępne są parametry:
  • Automatyczny wybór ocechowanych dostaw - po zaznaczeniu parametru aktywowana jest funkcja automatycznego wskazywania partii dostaw na częściach zlecenia serwisowego. Dla każdej części zlecenia serwisowego, która na formularzu towaru, na zakładce [Atrybuty] ma wskazany atrybut z parametrem Przenosić na dostawy, na oknie wyboru partii zostaną automatycznie wskazane pobierane dostawy, zgodnie z metodą rozliczania magazynu wybraną w konfiguracji (FIFO, LIFO). Funkcja działa analogicznie jak opisana w artykule Automatyczne wskazanie rozchodowanych partii towaru na dokumentach rozchodowych. 
W nowych bazach danych powyższy parametr jest domyślnie zaznaczony.
  • Obowiązek wyboru partii dla części na zleceniu serwisowym -przypomina o konieczności uzupełnienia partii dla części na zleceniu serwisowym posiadających atrybut z parametrem Przenosić na dostawy. Kontrola wskazania partii następuje podczas tworzenia powiązanych dokumentów magazynowych do zlecenia serwisowego.

Zlecenie Serwisowe - lista części

Na formularzu Zlecenia Serwisowego, na zakładce [Części] znajduje się przycisk     Wskazanie cech dla części (można również użyć kombinacji klawiszy <ALT>+<C> dla pozycji typu towar) : Kliknięcie przycisku spowoduje podniesienie okna Zasoby dla części, na której ustawiony jest kursor, z zasobami dostępnymi w dniu przyjęcia zlecenia serwisowego, czyli zgodnie z datą przyjęcia, znajdującą się na zakładce [Ogólne] zlecenia serwisowego, oraz znajdującymi się na magazynie wskazanym na formularzu części w polu Magazyn. Ilość potrzebnych części wprowadzamy w kolumnie Ilość pobrana. Po zapisie, na formularzu części aktualizowana jest ilość pobrana zgodnie ze wskazaniem na oknie partii. Na formularzu części pojawia się dodatkowa zakładka [Zasoby], na której można zobaczyć ocechowane partie dostaw dla części. Na liście Części w kolumnie Czy wskazano cechę można zweryfikować, czy dla danej części na zleceniu zostały wskazane partie dostaw. Kolumna przyjmuje wartości: wartość pusta – pozycja nie posiada cech – dotyczy części , które nie mają przypisanych atrybutów z parametrem Przenosić na dostawy na formularzu towaru, na zakładce [Atrybuty]. - pozycja posiada cechy, ale nie zostały one wskazane – dotyczy części, które mają przypisany co najmniej jeden atrybut z parametrem Przenosić na dostawy na formularzu towaru, na zakładce [Atrybuty]. - cechy poprawnie wskazane - niezgodność ilości części z ilością, dla której wskazano cechy – może wystąpić po zmianie daty dokumentu, jednostki miary, jeśli ilość na formularzu części jest inna niż dostępna ilość towaru wskazana na oknie partii towaru.
Uwaga
Wskazane dostawy są zapisywane na formularzu części na zakładce [Zasoby]. Są blokowane na magazynie i nie mogą być wykorzystane do realizacji innych zleceń serwisowych oraz nie można wskazać ich na żadnym innym dokumencie. Części o określonych cechach mogą zostać zrealizowane tylko i wyłącznie na tym zleceniu serwisowym, do którego zostały przypisane.
Więcej informacji na temat wydawania towarów ze wskazaniem konkretnych partii istniejących na magazynie znajduje się tutaj.

Formularz części na zleceniu serwisowym

Ten sam przycisk  Wskazanie cech dla części umieszczony jest na formularzu części, na wszystkich zakładkach. Działanie przycisku jest analogiczne jak na liście części – pozwala na ocechowanie części, które wykorzystywane są do realizacji zlecenia serwisowego. W przypadku gdy cechy zostaną przypisane do części, to przy próbie zmiany ilości w polu ilość pobrana na formularzu części wyświetli się komunikat: Ilość na dostawach jest inna niż ilość na elemencie. Ilość na elemencie zostanie zmieniona. Zmianę ilości części należy wykonać na oknie Wskazanie cech dla części. Zmieniając magazyn na formularzu części, w sytuacji gdy cechy dostaw zostały wcześniej przypisane, również pojawi się komunikat: Dla pozycji z dokumentu, dla których zostały wybrane dostawy, magazyn nie może zostać zmieniony. Czy usunąć wybrane dostawy i zmienić magazyn? Jeśli wybierzemy TAK, wówczas wskazanie dostaw zostanie usunięte, a magazyn zmieniony. Powyższe komunikaty pojawiają się tylko jeśli nie jest włączony parametr Automatyczny wybór ocechowanych dostaw w Konfiguracji Firmy/ Serwis/ Parametry.

Pobieranie części dla zlecenia serwisowego

Podczas tworzenia dokumentu MM (pobierania części z magazynu lokalnego na magazyn serwisowy), wskazane dla części partie dostaw, są przenoszone na dokument MM. Dokument MM zapisuje się na trwałe (nie do bufora), dlatego nie można dokonywać na nim żadnych zmian. Więcej informacji na temat pobierania części na zlecenie serwisowe znajduje się tutaj.

Obowiązek wyboru partii części na zleceniu serwisowym.

Podczas pobierania części z magazynu na zlecenie serwisowe (  – przekształcenie do MM) sprawdzane jest ustawienie parametru Obowiązek wyboru partii dla części na zleceniu serwisowym w menu Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry. Jeśli parametr jest zaznaczony, przy pobieraniu części weryfikowane jest, czy określono partie dostawy na oknie Wskazanie cech dla części. Weryfikacja dotyczy wszystkich części, które mają na formularzu na zakładce [Atrybuty] wskazany atrybut z parametrem Przenosić na dostawy. Jeśli dla którejkolwiek części spełniającej ten warunek, nie określono partii dostaw, przy próbie przekształcenia do dokumentu MM pojawi się komunikat: W celu utworzenia dokumentu, wskaż partie dostaw dla towaru KOD_TOWARU [nazwa towaru]. Dopóki Użytkownik nie uzupełni brakujących danych, nie ma możliwości pobrania części na zlecenie serwisowe. W przypadku, gdy w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry zaznaczony jest parametr: Automatyczny wybór ocechowanych dostaw, Użytkownik nie musi wskazywać cech, program automatycznie uzupełni pobrane dostawy. 

Zwrot niewykorzystanych części z cechami dostaw

W przypadku części dla których zostały wskazane cechy dostaw, dla zwracanej ilości należy wskazać konkretne dostawy, które chcemy zwrócić. Zwracane dostawy można wskazać na oknie Wskazanie cech dla części, wywoływanym z poziomu listy części lub formularza części. W kolumnie ilość wykorzystana należy wpisać ilość rzeczywiście wykorzystanych części i za pomocą dokumentu MM (– Zwrot towaru) zwrócić niewykorzystaną ilość na magazyn lokalny, z którego została pobrana. Dokument MM tworzy się na wskazane części, na różnicę między ilością pobraną a wykorzystaną. Zwrot zapisywany jest tylko na stałe. Więcej informacji na temat zwrotu niewykorzystanych części znajduje się tutaj.

Przekształcenie zlecenia serwisowego do dokumentów

Dla zleceń serwisowych użytkownik ma możliwość tworzenia dokumentów handlowo – magazynowych:
  • dokumentu RW na części nie podlegające fakturowaniu,
  • dokumentu WZ na części podlegające fakturowaniu,
  • dokumentu FS/ PA, zawierającego części z wcześniej tworzonych WZ
Na wyżej wymienione dokumenty magazynowe przenoszone są części wraz z przypisanymi wcześniej cechami dostaw na zleceniu serwisowym. Utworzone dokumenty magazynowe zapisywane są na stałe, w związku z tym nie ma możliwości modyfikowania pobranych partii dostaw. Więcej informacji na temat fakturowania zleceń znajduje się tutaj.

Zasoby

Na liście Zasobów znajduje się kolumna Rezerwacje dla zleceń, w której wyświetlana jest ilość towaru, jaka została przypisana na zleceniach serwisowych ze wskazaniem partii dostaw. Rezerwacje dla zleceń zmniejszają ilość dostępną towaru na magazynie. Na karcie towaru w zakładce [Rezerwacje] wyświetlane są Zlecenia Serwisowe, na których znajduje się dany towar z wskazanymi partiami dostaw.

Urządzenia

Lista urządzeń

Lista urządzeń jest dostępna w menu Handel/ Urządzenia.
Lista urządzeń
Lista zbudowana jest z następujących kolumn:
  • Kod – kod urządzenia,
  • Nazwa – nazwa urządzenia,
  • Kontrahent – pełna nazwa Kontrahenta wskazanego na Formularzu zlecenia,
  • Odbiorcapełna nazwa Odbiorcy wskazanego na Formularzu zlecenia,
  • Rodzaj – kod rodzaju wskazanego na formularzu urządzenia.
Ponadto korzystając z opcji Wybór kolumn (dostępnej po kliknięciu prawym przyciskiem myszy w sekcji kolumn) można wyświetlić na liście kolumny odpowiadające wybranym atrybutom urządzenia. Na liście znajdują się pola umożliwiające filtrowanie rodzajów urządzeń: Filtruj  , Filtruj na bieżąco  , Konstruktor filtra  , Wyczyść filtr  . Zasady filtrowania list zostały opisane tutaj. Listę urządzeń serwisowych można przeszukiwać korzystając z sekcji Dla kontrahenta uwzględniającego pola Kontrahent i Odbiorca
  • Zaznaczenie parametru Kontrahent skutkuje filtrowaniem listy urządzeń wyłącznie z uwzględnieniem Kontrahenta przypisanego do urządzenia.
  • Zaznaczenie parametru Odbiorca skutkuje filtrowaniem listy urządzeń wyłącznie z uwzględnieniem Odbiorcy przypisanego do urządzenia.
Listę urządzeń można również filtrować wykorzystując pole Cennik. Przykładowo wybór w polu Cennik karty towarowej Drukarki spowoduje, że na liście wyświetlone będą tylko te urządzenia, które są powiązane z kartą cennikową Drukarki. W dolnej części okna dostępne są przyciski szczegółowo opisane w rozdziale Standardy w programie:  - Dodaj,  - Zmień,  - Usuń oraz przyciski:  - Dodaj wzorzec zlecenia cyklicznego – po wybraniu funkcji zostanie wygenerowany Wzorzec zlecenia cyklicznego dla zaznaczonego na liście urządzenia. Do pola Kod wzorcaNazwa zostanie skopiowany Kod urządzenia. Dodatkowo na wzorzec zlecenia cyklicznego przeniesione zostaną dane takie jak: Urządzenie oraz Kontrahent i Odbiorca. Szczegółowe informacje na temat Zleceń cyklicznych zamieszczono w artykule Zlecenia cykliczne.  - Dodaj nowe zlecenie serwisowe - po wybraniu funkcji dla zaznaczonego na liście urządzenia zostanie wygenerowane nowe Zlecenie serwisowe. Na powstałe zlecenie przeniesione zostaną dane Urządzenia wraz z atrybutami oraz Kontrahent i Odbiorca przypisany do urządzenia. Szczegółowe informacje na temat Zleceń serwisowych zamieszczono w artykule Zlecenia serwisowe.  Z poziomu listy istnieje możliwość eksportu i importu urządzeń oraz ich rodzajów za pośrednictwem arkusza MS Excel. Eksport Po wciśnięciu przycisku pojawi się okno, na którym należy wskazać lokalizację (dysk lokalny lub IBARD) i nazwę pliku. Plik będzie się składał z czterech arkuszy i zostaną do niego przeniesione następujące dane:
  • Urządzenia – kod i nazwa urządzenia, kod kontrahenta i odbiorcy, rodzaj urządzenia, powiązany towar, opis, informacja o fakturowaniu czynności i części,
  • Atrybuty urządzeń – kod urządzenia, kod i wartość atrybutu, informacja, czy atrybut jest obowiązkowy,
  • Rodzaje – kod i nazwa rodzaju urządzenia,
  • Atrybuty rodzajów – kod rodzaju, kod atrybutu, informacja, czy atrybut jest obowiązkowy.
Import Pod przyciskiem  dostępny jest Z arkusza MS Excel importowane są analogiczne dane, jak w przypadku eksportu, przy czym należy pamiętać, że podczas importu do urządzeń i ich rodzajów dopisywane są wyłącznie atrybuty istniejące w bazie. Import nie powoduje dodania nowych atrybutów towaru oraz nowych wartości atrybutów (dla atrybutu typu lista) do programu. Jeżeli do rodzaju urządzenia są przypisane atrybuty i rodzaj ten został powiązany w arkuszu z urządzeniem, podczas importu urządzenia do programu zostaną do niego dodane również atrybuty rodzaju.  

Formularz urządzenia - zakładka Ogólne

Kolejne pola znajdujące się na zakładce to:
W przypadku dodawania nowego urządzenia z poziomu zlecenia, Kontrahent i Odbiorca wskaza
  • Kod – dowolny 50-znakowy ciąg alfanumeryczny, jednoznacznie określający urządzenie;
  • Nazwa – opisowa nazwa rodzaju urządzenia. W pole to można wpisać 250 znaków;
  • Rodzaj – z listy rozwijalnej można wybrać rodzaj zdefiniowany na Liście Rodzajów urządzeń. Jeżeli na formularzu wskazanego rodzaju urządzenia zdefiniowane są atrybuty, to zostaną one przeniesione na formularz urządzenia, na zakładkę [Atrybuty].
  • Cennik – pole to umożliwia przypisanie karty cennikowej do danego urządzenia. Wybranie przycisku Cennik otwiera listę cennikową towarów. Urządzenie można powiązać tylko z towarem.
  • Kontrahent – do karty urządzenia można przypisać wybrany podmiot, domyślnie jest to Kontrahent. Po wciśnięciu rozwijanej listy można wskazać Bank, Pracownika, Wspólnika albo Urząd. Podmiot z tego pola jest przenoszony jako płatnik na dokumenty FA/PA/WZ. Podmiot wskazany na liście serwisowanych urządzeń jest automatycznie przenoszony na formularz dodawanego urządzenia.
  • Odbiorca – na formularzu istnieje możliwość przypisania odbiorcy innego niż powyżej wskazany Kontrahent. W polu automatycznie pojawia się domyślny Odbiorca wskazany na karcie Kontrahenta wybranego w sekcji powyżej. Jeżeli Kontrahent nie posiada zdefiniowanego odbiorcy, w pole to wprowadzane są dane identyczne z powyższymi. Po wciśnięciu rozwijanej listy można wskazać Bank, Pracownika, Wspólnika, Urząd albo Odbiorcę. Jeżeli wybrana zostanie opcja ostatnia, wyświetlona zostanie lista odbiorców podmiotu z pola Kontrahent. Opcję wprowadzenia innego odbiorcy niż wskazany kontrahent można wykorzystać w przypadku kilku lokalizacji/oddziałów firmy. Podmiot wskazany na liście serwisowanych urządzeń jest automatycznie przenoszony na formularz dodawanego urządzenia.
W przypadku dodawania nowego urządzenia z poziomu zlecenia, Kontrahent i Odbiorca wskazani na tym zleceniu są automatycznie przenoszeni na formularz dodawanego urządzenia.
  • Zlecenia serwisowe – panel ten umożliwia użytkownikowi zdefiniowanie ustawień domyślnych dotyczących fakturowania czynności i części na Zleceniach serwisowych, na których wybrano dane urządzenie. Panel pojawia się pod warunkiem, że w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry,obszarze Pobieraj ustawienia domyślne o fakturowaniu zaznaczono opcję: Urządzenia.
  • Opis – pole tekstowe przeznaczone na wprowadzenie dodatkowych informacji o urządzeniu.
Formularz urządzenia

Okno Atrybut urządzenia

Okno wywoływane jest przy wyborze dodania lub edycji atrybutu z listy na zakładce [2. Atrybuty]. Kolejne pola znajdujące się w oknie atrybutu urządzenia to:
  • Atrybut – Kod i nazwa atrybutu.
  • Format – format danej zapisywanej jako atrybut, przeniesiony z definicji atrybutu zapisanej w Ogólne/ Atrybuty towaru. Dostępne są typy: tekst, liczba, data, binaria.
  • Parametr obowiązkowy zaznaczenie parametru obowiązkowy spowoduje, że program nie pozwoli usunąć atrybutu z listy atrybutów urządzenia edytowanej z poziomu zlecenia serwisowego. Przy próbie skasowania takiej pozycji pojawi się komunikat: Wybrany do skasowania atrybut jest obowiązkowy dla urządzenia i nie może być usunięty!. Jeżeli na zleceniu zostanie wybrane urządzenie posiadające atrybuty obowiązkowe, to program nie pozwoli zamknąć zlecenia bez wpisania wartości tych atrybutów.
  • Wartość – w pole można od razu wprowadzić wartość atrybutu, zgodnie ze zdefiniowanym formatem. Jeżeli wartość będzie uzupełniona, przeniesie się ona na zlecenie serwisowe i nie będzie konieczności każdorazowego jej uzupełniania. Jeśli zaś pole pozostanie puste, przy zapisie zlecenia program kontroluje, czy wszystkie atrybuty obowiązkowe są uzupełnione i nie pozwoli na zapis bez ich wprowadzenia. Jeśli więc wartość atrybutu jest zmieniana na zleceniach i Operator powinien każdorazowo ją uzupełnić – wtedy lepiej pozostawić pole na karcie niewypełnione aby program wymagał wprowadzenia aktualnej wartości na zleceniu serwisowym.
Atrybut urządzenia
W oknie atrybutu urządzenia dostępne są standardowe przyciski:  - Zapisz zmiany,  - Anuluj zmiany.
Uwaga
Wprowadzanie atrybutów typu binaria powoduje zwiększenie obszaru pamięci dyskowej zajmowanej przez bazę danych Comarch ERP Optima.
 

Formularz - Rodzaj urządzenia

Formularz rodzaju urządzenia służy do rejestracji typu urządzeń oraz związanych z nim atrybutów. Na formularzu dostępne są pola: 
  • Kod – to dowolny 20-znakowy ciąg alfanumeryczny, jednoznacznie określający rodzaj urządzenia;
  • Nazwa – opisowa nazwa rodzaju urządzenia. W pole to można wpisać 50 znaków.
Dostępna jest także tabela zawierająca dane atrybutów. Składa się ona z kolumn:
  • Atrybut – Lista Atrybutów jest obsługiwana przez standardowe przyciski:
 – Dodaj,  – Zmień,  – Usuń. Przyciski opisane zostały szczegółowo tutaj.
  • Nazwa – nazwa atrybutu.
  • Obowiązkowy (Tak/Nie) – Jeżeli na karcie atrybutu zaznaczono parametr Obowiązkowy, w kolumnie pojawi się wartość Tak.
Formularz - rodzaj urządzenia
Formularz jest obsługiwany przez standardowe przyciski opisane szczegółowo tutaj.  - Zapisz zmiany,  - Anuluj zmiany. Po wybraniu opcji dodania lub edycji atrybutu podnoszony jest formularz Atrybut dla rodzaju urządzenia.  W oknie tym można wskazać Atrybut zdefiniowany na liście Ogólne/ Atrybuty. Wybierając przycisk  można edytować listę Atrybutów towaru. Z tego poziomu można też dodawać nowe atrybuty. Zaznaczenie parametru obowiązkowy  spowoduje, że program nie pozwoli usunąć atrybutu z formularza urządzenia o takim rodzaju. Przy próbie skasowania takiej pozycji z formularza urządzenia, z zakładki [2. Atrybuty] pojawi się komunikat: Wybrany do skasowania atrybut jest obowiązkowy dla urządzenia i nie może być usunięty!
Atrybut dla rodzaju urządzenia
 

Formularz urządzenia

Na formularzu zapisywane są informacje dotyczące danego urządzenia. Formularz urządzenia składa się z zakładek:
  • [Ogólne] – zawiera wszystkie informacje ogólne dotyczące urządzenia.
  • [Dokumenty] – zakładka widoczna tylko w przypadku współpracy z modułem Obieg Dokumentów, zawiera informacje o powiązanych dokumentach z Biblioteki dokumentów
  • [Atrybuty] zawiera informacje o atrybutach przypiętych do urządzenia, za pomocą których można wpisać charakterystyczne cechy danego urządzenia (numer seryjny, dane techniczne, daty produkcji itp.).
Formularz jest obsługiwany przez standardowe przyciski:  – Zapisz zmiany,  – Anuluj zmiany.  Na formularzu urządzenia znajdują się ponadto przyciski:
- Wybierz rodzaj akcji – przycisk widoczny tylko dla nowo dodawanych urządzeń, w przypadku współpracy z modułem Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów. W ten sposób możemy wskazać jeden plik, który zostanie powiązany z urządzeniem. Po naciśnięciu przycisku możemy wybrać jedną z opcji dodania powiązanego pliku: Powyższe funkcje opisane są w artykule Formularz dokumentu w Bibliotece -zakładka Ogólne. - Podgląd dokumentu z biblioteki - przycisk widoczny na formularzu urządzenia, z którym powiązany jest co najmniej jeden plik graficzny lub PDF. Podgląd pliku wyświetlany jest w oknie z lewej strony formularza. Jeśli powiązanych plików jest więcej niż jeden, wówczas wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.  - Dodaj wzorzec zlecenia cyklicznego – po wybraniu funkcji zostanie wygenerowany Wzorzec zlecenia cyklicznego dla urządzenia. Do pola Kod wzorcaNazwa zostanie skopiowany Kod urządzenia. Dodatkowo na wzorzec zlecenia cyklicznego przeniesione zostaną dane takie jak: Urządzenie oraz Kontrahent i Odbiorca. Szczegółowe informacje w artykule Zlecenia cykliczne.  

Urządzenia serwisowane

W menu Handel dostępne są listy Rodzaje urządzeń oraz Urządzenia. Na liście Urządzenia użytkownik może zakładać kartoteki dla urządzeń, które przyjmuje do serwisu. Na liście Rodzajów  może zdefiniować typy urządzeń i zdeklarować jakie cechy będą związane z urządzeniami danego rodzaju. Informacje te są wprowadzane jako atrybuty. Dla każdego rodzaju można zdefiniować zestaw atrybutów, spośród nich można wybrać, które będą traktowane jako atrybuty obowiązkowe. Przy zakładaniu karty urządzenia i wybraniu rodzaju urządzenia, na odpowiedniej zakładce formularza automatycznie pojawia się lista atrybutów do uzupełnienia. Każde urządzenie można przypisać do konkretnego podmiotu, np. kontrahenta, oraz powiązać z kartą cennikową. Przykładem zastosowania może być serwis komputerowy. Załóżmy, że Firma X zajmująca się sprzedażą i serwisowaniem sprzętu pod jedną kartą cennikową Monitor_LCD sprzedaje monitory o tej samej cenie, ale różniące się numerami seryjnymi, kolorem, modelem etc. W dziale serwisu bardzo ważne jest, żeby przyjmowane urządzenie było wyróżnione unikalnym numerem seryjnym i innymi indywidualnymi cechami. Jeżeli przyjmowany jest do naprawy monitor sprzedany przez Firmę X, to ważne jest aby powiązać go w momencie przyjęcia do naprawy z kartą w Cenniku. Dzięki temu Firma X będzie mogła odpowiednio analizować jaki odsetek sprzedawanego przez nich sprzętu wraca do naprawy. W takiej sytuacji wystarczy w module Comarch ERP Optima Serwis utworzyć kartę urządzenia, np. Monitor_LCD_XS345, przypisać mu atrybuty, w tym Numer Seryjny i powiązać z kartą Monitor_LCD z Cennika.

Tworzenie urządzeń podczas sprzedaży

Firmy serwisujące urządzenia często zajmują się także ich sprzedażą. Dlatego użytkownicy modułu Comarch ERP Optima Serwis współpracującego z modułem Comarch ERP Optima Handel mają możliwość tworzenia urządzeń w serwisie jeszcze na etapie realizacji procesu sprzedaży. Na dokumencie sprzedażowym (Faktura sprzedaży lub Paragon), na formularzu pozycji dokumentu dostępna jest ikona - Tworzenie urządzenia w Serwisie.
Tworzenie urządzenia - Formularz pozycji dokumentu
Po wybraniu funkcji Tworzenie urządzenia w Serwisie zostanie otwarty formularz urządzenia serwisowego. Na formularz ten dane zostaną przeniesione następująco :
  • do pola Kod oraz Nazwa – kopiowane są odpowiednio kod i nazwa towaru z pozycji dokumentu,
  • do pola Cennik – przekazywany jest kod towaru z pozycji dokumentu,
  • do pól KontrahentOdbiorca – przenoszony jest odpowiednio kod kontrahenta oraz kod odbiorcy z dokumentu.
Ponadto jeżeli na pozycji dokumentu, na podstawie której jest tworzone urządzenie występowały atrybuty to po wciśnięciu przycisku  pojawi się pytanie: „Dla tej pozycji faktury dodano atrybuty. Czy przenieść atrybuty na kartę tworzonego urządzenia?”. Jeżeli użytkownik wybierze opcję: Tak - atrybuty z pozycji zostaną przeniesione wraz z ich wartościami na formularz utworzonego Urządzenia.
Uwaga
Ikona Tworzenie urządzenia w Serwisie na formularzu pozycji dokumentu dostępna jest tylko, w przypadku gdy pobrano licencję na moduł Comarch ERP Optima Serwis i jednocześnie podniesiony formularz pozycji dotyczy indeksu o typie towar.

Lista rodzajów urządzeń

Lista rodzajów urządzeń jest dostępna w menu Serwis/ Rodzaje urządzeń. Na liście znajdują się kolumny:
  • Kod – kod rodzaju,
  • Nazwa – pełna nazwa rodzaju urządzenia.
Dostępne są przyciski, które szczegółowo zostały opisane tutaj  - Dodaj,  - Zmień,  - Usuń.
Uwaga
Nie można usunąć z listy Rodzaju urządzenia przypisanego do karty urządzenia.
Lista rodzajów urządzeń
Na liście znajdują się pola umożliwiające filtrowanie rodzajów urządzeń: Filtruj , Filtruj na bieżąco  , Konstruktor filtra  , Wyczyść filtr . Zasady filtrowania list zostały opisane tutaj.  

Formularz urządzenia - zakładka Atrybuty

Na zakładce znajduje się lista zbudowana z następujących kolumn:
  • Atrybut – kod atrybutu urządzenia,
  • Nazwa – nazwa atrybutu urządzenia,
  • Wartość – wartość atrybutu,
  • Obowiązkowy (Tak/Nie) – jeżeli na karcie atrybutu zaznaczono parametr Obowiązkowy, w kolumnie pojawi się wartość Tak.
Atrybuty urządzenia
Na zakładce dostępne są przyciski:  - Dodaj,  - Zmień,  - Usuń,  - Zapisz zmiany, - Anuluj zmiany. Przyciski zostały opisane szczegółowo tutaj.

Formularz urządzenia - Zakładka Dokumenty

Zakładka jest widoczna tylko w przypadku współpracy z modułem Obieg Dokumentów.
Formularz urządzenia – zakładka [Dokumenty]
Na zakładce [Dokumenty] widoczne są kolumny: Numer, Data, Kontrahent, Tytuł – zawierające informacje o powiązanych dokumentach z Biblioteki dokumentów. Lista działa na zasadzie opisanej w punkcie Wiązanie dokumentu z transakcją.

Zlecenia

Zlecenia serwisowe - Lista zleceń

Lista zleceń jest dostępna w menu Handel/ Zlecenia. Lista zbudowana jest z następujących kolumn (układ domyślny):
  • Numer dokumentu – numer zlecenia zgodny z przyjętym schematem numeracji.
  • Dokumenty – pole to określa stan danego zlecenia. Pole to może przyjmować następujące wartości
    • Puste pole statusu oznacza, że z tym zleceniem nie jest związany żaden inny dokument.
    • MM oznacza, że zlecenie jest powiązane z Przesunięciem Międzymagazynowym.
    • ZD oznacza, że zlecenie jest powiązane z Zamówieniem u Dostawcy.
    • PA oznacza, że zlecenie jest powiązane z Paragonem.
    • FA oznacza, że zlecenie jest powiązane z Fakturą Sprzedaży.
    • WZ/ RW informuje o powiązaniu zlecenia z Wydaniem Zewnętrznym lub rozchodem wewnętrznym części.
  • Realizacja – status w kolumnie uzależniony jest od stanu zafakturowania/ wykorzystania pozycji znajdujących się na zleceniu. Pole może przyjmować następujące wartości:
    • Przyjęte pole statusu oznacza, że ze zleceniem nie została powiązana żadna pozycja (czynność lub część).
    • W realizacji – status nadawany jest w chwili wprowadzenia pierwszej czynności/ części na zlecenie.
    • Zrealizowane oznacza, że wszystkie czynności są zakończone (i ewentualnie zafakturowane), a wszystkie części zostały wykorzystane (RW, FA).
  • Kontrahent – pełna nazwa kontrahenta wskazanego na Formularzu zlecenia.
  • Data przyjęcia – data przyjęcia zlecenia.
  • Data realizacji – planowana data realizacji zlecenia.
Znak  umieszczony obok daty realizacji oznacza zlecenie przeterminowane lub zadanie, którego termin przypada na dziś.
  • Status zlecenia – informacja o statusie wybranym na zleceniu. Użytkownik może definiować własne statusy zleceń, które później będą dostępne na formularzu zlecenia. Lista statusów znajduje się w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Statusy zleceń.
  • Magazyn – informacja o magazynie wybranym na zleceniu.
  • Opis – tekst opisu z Formularza zlecenia serwisowego.
Na liście zleceń ustawiając kursor w nagłówku kolumny, po naciśnięciu prawego przycisku myszki istnieje możliwość wybrania opcji Wybór kolumn. Na ekranie zostanie wyświetlona lista dostępnych kolumn, dzięki temu użytkownik może sam definiować dane, które mają być widoczne na liście. Lista ta składa się z następujących kolumn:
  • Adres dod. – dodatkowy adres kontrahenta przenoszony ze zlecenia, z zakładki [Kontrahent], z pola Dodatkowe.
  • Brutto – wartość brutto wszystkich części i czynności wprowadzonych na zlecenie wyrażona w walucie zlecenia.
  • Brutto FA – wartość brutto pozycji zlecenia przeznaczonych do zafakturowania wyrażona w walucie zlecenia.
  • Brutto FA PLN – wartość brutto pozycji z ustawioną opcją uwzględniaj na FA/PA wyrażona w walucie systemowej (PLN).
  • Brutto PLN – wartość brutto zlecenia wyrażona w walucie systemowej (PLN).
  • Czas realizacji – całkowity planowany czas realizacji, zlecenia.
  • Data zamknięcia – data zamknięcia zlecenia. Pojawia się tylko dla zleceń zrealizowanych.
  • Kategoria – kategoria skojarzona ze zleceniem, pobierana z karty Kontrahenta z pola Kategoria sprzedaży. W przypadku zmiany Kontrahenta wartość w polu jest aktualizowana. Kategoria przenoszona jest na dokumenty powiązane ze zleceniem jako kategoria nagłówka.
  • Kod Kontrahenta – kod Kontrahenta wybrany na zleceniu.
  • Miasto – nazwa miasta Kontrahenta.
  • Netto – wartość netto wszystkich części i czynności wprowadzonych na zlecenie wyrażona w walucie zlecenia.
  • Netto FA – wartość netto pozycji zlecenia przeznaczonych do zafakturowania wyrażona w walucie zlecenia.
  • Netto FA PLN – wartość netto pozycji z ustawioną opcją uwzględniaj na FA/PA wyrażona w walucie systemowej (PLN).
  • Netto PLN – wartość netto zlecenia wyrażona w walucie systemowej (PLN).
  • Odbiorca – pełna nazwa odbiorcy wskazanego na Formularzu zlecenia, na zakładce [Kontrahent].
  • Odbiorca – Adres dod. – dodatkowy adres Odbiorcy przenoszony ze zlecenia, z zakładki [Kontrahent], z pola Dodatkowe.
  • Odbiorca – Kod – kod Odbiorcy wybrany na zleceniu, na zakładce [Kontrahent].
  • Odbiorca – Miasto – nazwa miasta Odbiorcy przenoszona ze zlecenia, z zakładki [Kontrahent].
  • Odbiorca – Telefon – telefon Odbiorcy przenoszony ze zlecenia, z zakładki [Kontrahent].
  • Odbiorca – Ulica – nazwa ulicy Odbiorcy przenoszona ze zlecenia, z zakładki [Kontrahent].
  • Osoba zlecającaimię i nazwisko Osoby zlecającej, wskazanej na Formularzu zlecenia.
  • Priorytet – priorytet określony dla zlecenia.
  • Prowadzący – kod Operatora wskazany na zleceniu, w polu Prowadzący.\
  • Rzeczywisty czas realizacjicałkowity rzeczywisty czas realizacji zlecenia, wyliczany w oparciu o czas trwania poszczególnych czynności.
  • Telefon – telefon Kontrahenta wybranego na zleceniu.
  • Ulica – nazwa ulicy Kontrahenta wybranego na zleceniu.
  • Urządzenie – kod urządzenia, które zostało wybrane na zleceniu.
  • Waluta – symbol waluty w jakiej wystawiono zlecenie.
Korzystając z opcji Wybór kolumn użytkownik ma także możliwość wyświetlenia na liście wartości określonych atrybutów, przypisanych do zlecenia na zakładce [Atrybuty].
Lista zleceń serwisowych
Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:  Dodaj,  Zmień,  Usuń – Usunięcie jest możliwe tylko w przypadku, gdy zlecenie nie zostało jeszcze zamknięte. Istnieje możliwość odblokowania zlecenia – zasady zostały opisane w odrębnym rozdziale.  – Zamknij. Ponadto w pasku zadań znajdują się przyciski:  – Wydruk,  – Wysyłanie wydruków w postaci PDF – przycisk dostępny po zalogowaniu do modułu CRM. Umożliwia wysłanie wiadomości e-mail do kontrahenta wybranego na zaznaczonym zleceniu. W ramach funkcjonalności możliwe jest definiowanie własnych szablonów wiadomości, z wykorzystaniem makr dedykowanych dla zleceń serwisowych (Nazwa urządzenia na zleceniu serwisowym, Wartość zlecenia serwisowego). Szczegóły działania funkcji Wiadomości SMS zostały opisane w podręczniku do modułu CRM.  – Wykres,  – Eksport do programu Ms Excel,  – Wyślij SMS – przycisk dostępny po zalogowaniu do modułu CRM. Umożliwia wysłanie wiadomości SMS do kontrahenta wybranego na zaznaczonym zleceniu. W ramach funkcjonalności możliwe jest definiowanie własnych szablonów Wiadomości SMS, z wykorzystaniem makr dedykowanych dla zleceń serwisowych (Nazwa urządzenia na zleceniu serwisowym, Wartość zlecenia serwisowego, Waluta dokumentu). Szczegóły działania funkcji Wiadomości SMS zostały opisane w podręczniku do modułu CRM.  – Kontakty CRM – za pomocą przycisku możliwe jest wyświetlenie listy kontaktów CRM lub listy wiadomości e‑mail kontrahenta (ze zlecenia aktualnie podświetlonego na liście). Przycisk jest dostępny, jeżeli użytkownik posiada moduł Comarch ERP Optima CRM. Szczegółowy opis przycisków oraz zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Lista zbudowana jest z dwóch zakładek:
  • [Wg numeru] – lista zleceń. Standardowo wyświetlane są wszystkie dokumenty.
  • [Wg atrybutów] – lista zleceń wg poszczególnych atrybutów lub dotyczących tylko jednego wybranego atrybutu.
W zależności od stanu zlecenia na liście zaznaczone są kolorami:
  • zielony – oznacza zlecenie jeszcze nie zamknięte,
  • czarny – oznacza zlecenie zamknięte.
Niezależnie od zakładki na liście znajdują się pola umożliwiające filtrowanie zleceń wg warunków zadanych przez użytkownika: Filtruj  , Filtruj na bieżąco , Konstruktor filtra  , Wyczyść filtr . Zasady filtrowania list zostały opisane tutaj.
  • Status zlecenia – można wybrać z listy. Listę statusów zleceń użytkownik może definiować sam wg własnych potrzeb w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Statusy zleceń.
  • Serwisant – lista zleceń może zostać ograniczona do wybranego serwisanta. Jeżeli pole jest puste to uwzględniane są wszystkie zlecenia bez względu na serwisanta. Program filtruje listę zleceń uwzględniając czynności wpisane na zlecenia. Jeżeli użytkownik poda serwisanta, wówczas program wyfiltruje wszystkie zlecenia, na których dany serwisant na przypisaną czynność do wykonania. Serwisantem może być operator lub pracownik wpisany na listę dostępną na zakładce [Ogólne/ Pracownicy]. Na liście zleceń wyboru operator/ pracownik można dokonać po wciśnięciu strzałki obok pola.
  • Data zamknięcia – po zaznaczeniu można określić zakres dat zamknięcia zleceń. Lista zleceń jest filtrowana w zależności od określonego zakresu dat.
  • Planowany czas realizacji – po zaznaczeniu można określić zakres planowanego czasu realizacji zleceń. Lista zleceń jest filtrowana w zależności od określonego zakresu czasu.
  • Data przyjęcia zlecenia – po zaznaczeniu można określić zakres dat przyjęcia zleceń. Lista zleceń jest filtrowana w zależności od określonego zakresu dat.
  • Planowana data realizacji – po zaznaczeniu można określić zakres planowanej daty realizacji zleceń. Lista zleceń jest filtrowana w zależności od określonego zakresu dat.
  • Do zafakturowania – filtrowanie dokumentów w zależności od typu dokumentów, jakie jeszcze pozostały do wygenerowania w związku z realizacją zlecenia.
  • Urządzenie – podczas filtrowania listy zleceń można wskazać jako kryterium urządzenie związane ze zleceniem serwisowym.
  • Cennik – podczas filtrowania listy zleceń można wskazać jako kryterium kartę cennikową. Spowoduje to wyświetlenie tych zleceń, na których wykorzystane są czynności i części powiązane z tą kartą cennikową.
  • W przypadku jeżeli urządzenia serwisowe na swoich kartach są powiązane z kartami cennikowymi to po wybraniu towaru filtrowane są zlecenia dla urządzeń, które są powiązane z tym towarem.
  • Schemat numeracji – lista może zostać zawężona do zleceń ponumerowanych w ramach jednego wybranego schematu. Schemat można wybrać z listy schematów zdefiniowanych dla zleceń (Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Serwis/ Zlecenia serwisowe). Lista dostępna jest po wciśnięciu strzałki obok pola. Aby schemat nie był uwzględniany podczas filtrowania list pole powinno być puste.
  • Numery od/ do – po zaznaczeniu można zdefiniować numery kolejne zleceń, do których powinna być zawężona lista.
  • Należy pamiętać, że działanie obu parametrów jest ze sobą ściśle związane. Jeśli określony zostanie tylko schemat numeracji, natomiast nieokreślone numery (parametr nie aktywny) – wyświetlone zostaną wszystkie pozycje, w których go wykorzystano. Jeśli wybierzemy schemat numeracji i określimy numery – wyświetlone zostaną pozycje z zadanego zakresu numerów tylko w ramach danego schematu. Jeśli zaznaczymy numery, natomiast nie określimy schematu (pozycja pusta) – wyświetlone zostaną wszystkie pozycje o określonych numerach bez względu na wykorzystany schemat numeracji.
  • Kontrahent – można wpisać kod kontrahenta „z ręki” lub wybrać z listy. Domyślnie każde zlecenie dotyczy Kontrahenta. Podmiotem jednak może być również pracownik, wspólnik, urząd czy bank wpisany na jedną z list dostępnych na zakładce [Ogólne]. Rodzaj podmiotu (czy jest to kontrahent, bank, urząd itp.) można wybrać po wciśnięciu rozwinięcia obok pola. Kiedy użytkownik określi już rodzaj podmiotu (odpowiednio zmienia się opis) po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest odpowiednia lista z zakładki [Ogólne]. Można z niej wybrać potrzebną pozycję lub też odpowiedni Kod wpisać bezpośrednio w pole.
  • Osoba zlecająca – zlecenia serwisowe można filtrować wg osoby zlecającej tylko dla danych pobranych z karty Kontrahenta, czyli wyboru z listy rozwijalnej. Na formularzu zlecenia można wpisać „z ręki” dane.
  • Stan zamknięte/ otwarte/ wszystkie lista filtrowana względem faktu zamknięcia zlecenia (kolor zielony na liście– zlecenie otwarte, czarny – zamknięte).
Uwaga
Jeśli parametry dotyczące daty przyjęcia i daty realizacji są zaznaczone równocześnie – działają na zasadzie filtrowania wg terminu przyjęcia i terminu realizacji zlecenia. Wyfiltrowane zostaną wszystkie zlecenia z datą przyjęcia w poszczególnych dniach z podanego zakresu i równocześnie z datą realizacji w podanym przedziale od … do …
– Przekształcenie do faktury – wykonuje się po zaznaczeniu wybranych zleceń. Opcja dostępna dla Użytkowników, którzy korzystają z modułu Comarch ERP Optima Faktury. Przekształcenie do paragonu – wykonuje się po zaznaczeniu wybranych zleceń. Opcja dostępna dla użytkowników, którzy korzystają z modułu Comarch ERP Optima Faktury. Przekształcenie do RW – funkcja umożliwia utworzenie dokumentu RW na podstawie wybranych zleceń. Opcja dostępna dla Użytkowników, którzy korzystają z modułu Comarch ERP Optima Handel. Przekształcenie do WZ – funkcja umożliwia utworzenie dokumentu WZ na podstawie wybranych zleceń. Opcja dostępna dla użytkowników, którzy korzystają z modułu Comarch ERP Optima Handel. Zasady przekształcania zlecenia do innych dokumentów są opisane w odrębnym rozdziale. Na zakładce [Wg atrybutów] – dane dotyczące zleceń serwisowych filtrowane są wg atrybutów zapisanych na zakładce [Atrybuty] na formularzu zlecenia serwisowego. Lista zleceń serwisowych, zakładka [Wg atrybutów] zbudowana jest z takich samych kolumn jak zakładka [Wg numerów]. Dodatkowo znajdują się kolumny: atrybut, wartość atrybutów.
  • Atrybut – w polu można podać atrybut, dla którego mają być filtrowane zlecenia serwisowe.
  • Wartość atrybutu – wartość wskazanego atrybutu, która ma być wyszukiwana na dokumentach. Pole to przyjmuje format zgodny z definicją atrybutu (tekst/ lista/ liczba/ data).
Zarówno pole Atrybut, jak i Wartość mogą pozostać puste:
  • jeśli użytkownik nie wypełni żadnego pola – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje na dokumentach, gdzie wprowadzono jakikolwiek Atrybut,
  • jeśli użytkownik wypełni tylko pole Atrybut – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje na dokumentach, gdzie wykorzystano dany Atrybut, niezależnie od wartości,
  • jeśli użytkownik wypełni pole Atrybut oraz Wartość – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje, gdzie wykorzystano wybrany Atrybut o wskazanej wartości.

Formularz zlecenia – zakładka Ogólne

Kolejne pola znajdujące się na zakładce to: 
  • Dokument – w pole należy wpisać schemat numeracji, wg którego nadany zostanie numer dla dokumentu. Proponowany jest schemat zdefiniowany jako domyślny w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Dokumenty. Jeśli chcemy go zmienić lista schematów zdefiniowanych w klasie Zlecenia serwisowe jest dostępna po wciśnięciu przycisku. Nowy schemat można dodać z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Serwis/ Zlecenia serwisowe.
  • Numer – program proponuje numer zgodny z określonym schematem numeracji. Jako numer kolejny na nowo otwartym formularzu wpisane jest AUTO. Numer zostanie nadany dopiero po pierwszym zatwierdzeniu dokumentu.
  • Jeśli w schemacie wykorzystana jest seria proponowana jest seria zdefiniowana jako domyślna w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Dokumenty. Jeśli użytkownik chce ją zmienić – lista dostępna jest po wciśnięciu strzałki widocznej obok pola. Nową serię można dopisać z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Serwis/ Serie dokumentów.
  • Zasady tworzenia schematów numeracji oraz numerowania dokumentów zostały dokładniej opisane w podręczniku Comarch ERP Optima Konfiguracja systemu.
  • Kontrahent – domyślnie każde zlecenie serwisowe dotyczy kontrahenta. Podmiotem jednak może być również pracownik, wspólnik, urząd czy bank wpisany na jedną z list dostępnych na zakładce [Ogólne]. Rodzaj podmiotu (czy jest to kontrahent, bank, urząd itp.) można wybrać po wciśnięciu obok pola. Kiedy użytkownik określi już rodzaj podmiotu (odpowiednio zmienia się opis) po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest odpowiednia lista z zakładki [Ogólne]. Można z niej wybrać potrzebną pozycję lub też odpowiedni Kod wpisać bezpośrednio w pole. Po wybraniu kontrahenta pola: nazwa kontrahenta (wszystkie trzy linie), ulica, numer domu, miejscowość, kod pocztowy, telefon, e‑mail wypełniane są danymi z karty. Pola te są możliwe do edycji jednak zmiana danych kontrahenta na formularzu zlecenia nie powoduje zmiany na kartotece kontrahenta.Aby dopisać nowego kontrahenta z poziomu formularza zlecenia w module Comarch ERP Optima Serwis należy otworzyć listę kontrahentów i dopiero wtedy dopisać nową pozycję (tak jak w przypadku innych modułów). W sytuacji, gdy na zleceniu serwisowym wybraliśmy kontrahenta, określiliśmy czynności do wykonania oraz części do pobrania a następnie zmieniamy kontrahenta wówczas program pyta czy wykonać aktualizację warunków handlowych dla pozycji. Jeżeli wybierzemy Tak na zleceniu zaktualizują się dane kontrahenta oraz ceny dla czynności i części.
  • Odbiorca – poprzez wybranie przycisku można wskazać jako odbiorcę zlecenia Kontrahenta, Bank, Pracownika, Wspólnika, Urząd lub Odbiorcę z listy odbiorców wskazanego powyżej Kontrahenta. Istnieje powiązanie Kontrahenta/Odbiorcy i Urządzenia:
    • Jeśli na zleceniu Operator poda najpierw urządzenie, to automatycznie podpowie się Kontrahent i Odbiorca z karty urządzenia.
    • Jeśli na zleceniu Operator poda Kontrahenta/Odbiorcę, to na liście urządzeń następuje automatyczne filtrowanie.
  • Osoba zlecająca (Kontrahenta/ Odbiorcy) – w polu można wprowadzić dane osoby, która złożyła zlecenie do serwisu. Na liście rozwijalnej dostępne są dane osób wprowadzonych na karcie Kontrahenta/ Odbiorcy, na zakładce [Dodatkowe], w tabeli Przedstawiciele. Oprócz imienia i nazwiska osoby zlecającej na zleceniu prezentowane są także jej dane kontaktowe.

Użytkownik może wprowadzić imię i nazwisko oraz telefon osoby zlecającej, wpisując te dane bezpośrednio w odpowiednie pola na zleceniu.

Jeżeli na zleceniu serwisowym zostanie wypełnione pole Osoba zlecająca i zostanie utworzone zdarzenie CRM skojarzone z tym zleceniem serwisowym, to dane z pola Osoba zlecająca są przenoszone na Formularz Kontaktu CRM w pole Osoba kontaktowa.

  •   – Wyślij e-mail na adres: – Przycisk aktywny tylko wtedy, gdy wypełniony jest adres elektroniczny podmiotu/ osoby zlecającej. Funkcja pozwala na wysłanie wiadomości e-mail bezpośrednio na wskazany (po ustawieniu kursora na przycisku) adres e-mail.
  • Telefon – pole ma formę rozwijanej listy z wszystkimi numerami telefonu, przypisanymi do podmiotu lub osoby zlecającej. Użytkownik ma ponadto możliwość wpisania odpowiedniego numeru telefonu bezpośrednio w pole na formularzu zlecenia. Obok pól z numerem telefonu dostępny jest przycisk  – Zadzwoń/Wyślij SMS, dzięki któremu możliwe jest wysłanie wiadomości SMS pod wskazany Telefon podmiotu/ osoby zlecającej.
    Uwaga
    Funkcja Wyślij SMS działa tylko w przypadku współpracy z modułem CRM. 
    Tworząc szablony Wiadomości SMS z poziomu zlecenia serwisowego użytkownik ma do dyspozycji makra takie jak:

Nazwa urządzenia na zleceniu serwisowym – makro zwraca nazwę urządzenia, wybranego na zleceniu;

Wartość zlecenia serwisowego – makro zwraca wartość brutto pozycji przeznaczonych do zafakturowania;

Waluta dokumentu – makro zwraca symbol waluty ze zlecenia serwisowego.

  • Kategoria – kategoria dokumentu pobierana jest z karty Kontrahenta z pola Kategoria sprzedaży, w przypadku zmiany Kontrahenta wartość w polu jest aktualizowana. Kategoria przenoszona jest na dokumenty powiązane ze zleceniem jako kategoria nagłówka.
  • Urządzenie – umożliwia powiązanie karty urządzenia ze Zleceniem serwisowym. Po wskazaniu serwisowanego urządzenia na formularzu zlecenia uzupełniane są informacje o Kontrahencie i Odbiorcy zgodnie z informacjami na karcie urządzenia.
Uwaga
W przypadku, gdy na formularzu zlecenia wskazano serwisowane urządzenie powiązane z innym kontrahentem/odbiorcą niż ten wybrany na zleceniu, pojawi się pytanie: Czy aktualizować kontrahenta/odbiorcę na zleceniu? W zależności od wyboru użytkownika kontrahent/odbiorca ze zlecenia zostanie zaktualizowany na podstawie danych z urządzenia lub pozostanie bez zmian.
Uwaga
Dane o kontrahencie z urządzenia wybranego na zleceniu będą automatycznie przenoszone na formularz zlecenia pod warunkiem, że nazwa kontrahenta !NIEOKREŚLONY! jest pusta (domyślne ustawienia) lub jest słowem NIEOKREŚLONY.
  • Po prawej stronie znajduje się ikona Atrybuty urządzenia. Poprzez wciśnięcie przycisku wyświetlana jest lista atrybutów urządzenia wskazanego na zleceniu. W przypadku zleceń otwartych istnieje możliwość edycji listy. Jeżeli użytkownik wprowadzi wartości atrybutów inne niż te zdefiniowane na karcie urządzenia, pojawi się komunikat Czy aktualizować wartości atrybutów na karcie urządzenia? (TAK/NIE). Potwierdzenie „TAK” spowoduje, że na karcie słownikowej urządzenia wartość atrybutu zostanie zaktualizowana.
Uwaga
Jeżeli Operator ma założoną blokadę modyfikacji karty urządzenia komunikat aktualizacji wartości nie pojawia się i wartości nie są modyfikowane na karcie urządzenia.
Atrybuty urządzenia
Jeżeli na zleceniu zostanie wybrane urządzenie posiadające atrybuty obowiązkowe, to program nie pozwoli zamknąć zlecenia bez podanych wartości tych atrybutów. Przy próbie zamknięcia zlecenia, w przypadku nie wypełnionych wartościach atrybutów obowiązkowych pojawi się komunikat Nie ustalono wartości dla atrybutu obowiązkowego!. Aby zapisać zlecenie należy wprowadzić wartości przynajmniej dla atrybutów obowiązkowych.
  • Magazyn – na nowe zlecenie proponowany jest pierwszy magazyn typu serwisowy z listy. Po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest lista magazynów z zakładki [Ogólne/ Inne/ Magazyny], która zawężona jest tylko do magazynów o typie serwisowy. Na wskazany magazyn przesuwane będą części wykorzystywane podczas wykonania zlecenia. Na zleceniu pole magazyn blokowane jest po wykonaniu pierwszego przesunięcia MM.
  • Data przyjęcia – na zleceniu proponowana jest zawsze data bieżąca. Podczas ustalania daty można się posłużyć kalendarzem dostępnym pod prawym przyciskiem myszy lub po naciśnięciu w polu data przyjęcia.
  • Data realizacji – pozwala ustalić datę, kiedy realizacja zlecenia powinna zostać zakończona. Na zleceniu proponowana jest zawsze data bieżąca.
  • Data zamknięcia – jest automatycznie zapamiętywana w momencie zamykania zlecenia.
  • Planowany czas realizacji – określa, jaki jest planowany czas przeznaczony na realizację zlecenia (domyślnie proponowana jest wartość 0, maksymalnie możliwe jest wprowadzenie czasu 9999h).
  • Priorytet – dla każdego zlecenia należy określić priorytet – do wyboru są cztery stopnie: najwyższy, wysoki, niski i najniższy. Domyślnie proponowany jest priorytet najwyższy.
  • Prowadzący – osoba odpowiedzialna za dane zlecenie. W chwili wypełniania nowego formularza proponowany jest zawsze operator pracujący aktualnie w programie. Istnieje jednak możliwość, że inna osoba wpisuje zlecenie, a kto inny jest za nie odpowiedzialny. Wtedy osoba wpisująca zlecenie powinna uzupełnić informacje dotyczące operatora. Kod operatora można wybrać albo z listy wyświetlonej po wciśnięciu przycisku albo wpisać bezpośrednio w pole.
  • Rzeczywisty czas realizacji – całkowity rzeczywisty czas realizacji zlecenia, wyliczany w oparciu o czas trwania poszczególnych czynności.
  • Waluta – waluta, w jakiej rejestrowane jest zlecenie.
  • Płatność:
    • kontrahenta – forma i termin płatności są pobierane z karty kontrahenta,
    • ustalona – na dokumenty powstałe przy realizacji zlecenia przenoszona jest (niezależnie od ustawień kontrahenta) forma płatności, wskazana na zleceniu.
    • Jeśli ustalona forma płatności ma odroczony termin płatności, dodatkowo pojawia się parametr do zaznaczenia Ustaw termin na: …  W przypadku, gdy parametr jest zaznaczony – na dokumenty powstałe w wyniku realizacji zlecenia (w pole Termin) przenoszona jest data, wskazana na formularzu. Jeśli na zleceniu nie określono konkretnego terminu płatności jest on ustawiany w zależności od ilości dni zdeklarowanej na definicji płatności w Konfiguracji.
Formularz zlecenia
Na formularzu zlecenia, w prawym górnym rogu znajduje się parametr: Zlecenie otwarte/ zlecenie zamknięte – na nowym formularzu parametr jest zaznaczony – oznacza to, że zlecenie jest realizowane. Po zakończeniu realizacji zamykamy zlecenie – należy wtedy odznaczyć parametr (zmieni się również data realizacji zlecenia na datę zamknięcia). Po zamknięciu zlecenia nie można już wprowadzać na formularzu żadnych zmian.  

Pobieranie części z magazynu

Uwaga
Pobieranie części z magazynu jest możliwe, jeśli użytkownik korzysta z modułu Comarch ERP Optima Serwis oraz Comarch ERP Optima Handel/ Comarch ERP Optima Handel Plus.
Na formularzu zlecenia na pierwszej zakładce [Ogólne] określamy magazyn serwisowy, na który mają być przesunięte części potrzebne do realizacji zlecenia (np. W firmie remontowo- budowlanej każda budowa może mieć odrębny magazyn serwisowy, na który będzie tworzyła zlecenia serwisowe i przesuwała potrzebne do budowy materiały). Na formularzu zlecenia na zakładce [Części] określamy towary oraz magazyn, z którego mają one być przesunięte na magazyn serwisowy. Na liście Części znajduje się przycisk  - przekształcenie do MM. Użytkownik zaznacza na liście części, które chce pobrać z magazynu lokalnego na magazyn serwisowy i wciska przycisk . Pojawi się komunikat: Utworzony zostanie dokument MM. Wszystkie dotychczasowe zmiany wprowadzone na zleceniu zostaną zapisane. Czy utworzyć dokument? Po wybraniu opcji Tak tworzy się dokument MM na wskazane części.
Uwaga
Dokument MM zapisuje się na trwałe (nie do bufora), dlatego też nie można dokonywać na nim żadnych zmian.
Jeżeli przekształcenie do MM przebiegnie poprawnie wydane części otrzymują na liście status pobrano, zaś w kolumnie Pobrano pojawia się ilość, która została przesunięta na magazyn serwisowy. Na zakładce [Dokumenty] widoczne jest powiązanie zlecenia z dokumentem MM. Dla części, które mają status pobrano nie można modyfikować: magazynu, ilości pobranej oraz j.m. Aktywne do edycji jest pole nazwa towaru, ilość wykorzystana, serwisant, cena netto/ brutto oraz rabat. Jeżeli części są pobierane z różnych magazynów źródłowych – wtedy dla każdego magazynu źródłowego tworzy się odrębny dokument MM.
Jeżeli na magazynie lokalnym, z którego mają być przesunięte towary nie ma wystarczającej ilości, wówczas program nie wygeneruje dokumentu MM i wyświetli komunikat błędu. W sytuacji, gdy towar został już pobrany na magazyn serwisowy a użytkownik wybierze opcję:
  • usuń – wyświetli się komunikat, że usunięcie części pobranej z magazynu nie powoduje automatycznego usunięcia dokumentu MM.
Uwaga
Usunięcie części pobranej nie powoduje automatycznego anulowania dokumentów MM.
  • przekształcenie do MM – wyświetli się komunikat: Dla danej pozycji już wcześniej wygenerowano dokument MM, czy pobrać część ponownie?
Uwaga
Dokumenty MM utworzone na magazyn serwisowy nie mogą być wyeksportowane.
Jeżeli w Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie Operatora – zakładka [Parametry cd] – w sekcji dla modułu Serwis – nie jest zaznaczony parametr Kontrola części pobranych – przy próbie ponownego wygenerowania MM na część już pobraną program wyświetla ostrzeżenie: Dla pozycji X już wcześniej wygenerowano dokument MM. Czy chcesz pobrać ją ponownie?, ale pozwala na jej ponowne pobranie. Przy zaznaczonym parametrze:
  • przy próbie ponownego pobrania części program blokuje taką możliwość.
  • W przypadku, gdy zaznaczono więcej części do pobrania – te już pobrane są pomijane.
  • Operator nie może usunąć z listy części już pobranej.
Istnieje również możliwość pobrania części bezpośrednio z magazynu Serwisowego. Na formularzu dodania części można wybrać jako magazyn – magazyn serwisowy. Na liście Części pozycja pojawi się ze statusem bez pobrania. W momencie fakturowania zlecenia (tworzenia dokumentów WZ i RW) dla takich części program nie będzie wymagał statusu pobrano. Części będą pobrane od razu z magazynu serwisowego.
Części z magazynu serwisowego
Opcja ta umożliwia serwisantom pobieranie części z magazynu głównego na serwisowy nie tylko dla konkretnego zlecenia, ale także dokumentem MM wystawionym z listy Przesunięć międzymagazynowych. Przy zatwierdzaniu zleceń, na które części pobrano z magazynu serwisowego, nie ma konieczności komunikacji z magazynem lokalnym. Na karcie operatora (Start/Konfiguracja/ Program/Użytkowe/ Operatorzy, zakładka [Parametry cd] – Serwis) znajdują się parametry, które weryfikują możliwość pobierania części na zlecenia z magazynów lokalnych oraz magazynu serwisowego:
  • Prawo do pobrania części z mag. serwis.(domyślnie zaznaczony). Jeżeli opcja zostanie wyłączona, operator nie będzie mógł pobierać na zlecenie części znajdujących się na magazynie serwisowym (na formularzu części magazyn serwisowy stanie się niewidoczny, aktywne będą tylko magazyny lokalne). W trakcie realizacji zlecenia operator będzie musiał każdą część pobrać z magazynu lokalnego dokumentem Przesunięcie Międzymagazynowe.
  • Prawo do pobrania części z mag. lokalnych –  (domyślnie zaznaczony). Jeżeli opcja zostanie wyłączona, operator nie będzie mógł pobierać na zlecenie części znajdujących się na magazynach lokalnych (na formularzu części magazyny lokalne staną się niewidoczne, aktywny będzie tylko magazyn serwisowy).
Gdy użytkownik-serwisant może fakturować zlecenia bez konieczności pobierania części z magazynu innego niż serwisowy można także założyć blokady na magazyny, dając serwisantowi dostęp jedynie do magazynu serwisowego. Ułatwia to kontrolę ilości towarów pobieranych do serwisu.
Uwaga
Jeżeli na zleceniu na zakładce [Ogólne] jest wybrany magazyn serwisowy natomiast na zakładce [Części] magazyn lokalny to do momentu pobrania części aktywna jest opcja zmiany magazynu serwisowego. Jeśli części zostaną pobrane nie ma możliwości zmiany magazynu. Jeżeli na zleceniu na zakładce [Ogólne] jak i zakładce [Części] jest wybrany magazyn serwisowy to nie można na zakładce [Ogólne] zmienić magazynu.

Okno Czynności dla zlecenia serwisowego

Okno Czynności dla zlecenia serwisowego – zakładka Ogólne

Dopisywanie nowych czynności jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj (klawisz <INSERT>) lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj. Ponadto z poziomu Tabeli Czynności możliwe jest również ich kopiowanie za pomocą skrótu klawiszowego <CTRL+INSERT>. Dodając czynność można posłużyć się listą usług z Cennika. Jeśli kursor znajduje się w polu Usługa – można ją wpisać z klawiatury lub wybrać z listy, która pojawi się na ekranie po: naciśnięciu <ALT>+<strzałka w dół> z klawiatury lub prawego klawisza myszki albo po naciśnięciu myszką przycisku Usługa. Na liście zasobów wyświetlonej z zakładki [Czynności] znajdują się tylko pozycje o typie: usługa prostausługa złożona. Z tego poziomu istnieje również możliwość dopisania nowych pozycji do cennika. Po wybraniu usługi na zlecenie przyciskiem  albo klawiszem <ENTER> pojawi się kod usługi i nazwa. Podgląd pełnej karty cennikowej (bez możliwości edycji), jest możliwy po naciśnięciu przycisku  obok pola z nazwą usługi. Na pustym oknie czynności przycisk jest nieaktywny, dopiero po wpisaniu kodu usługi przycisk się uaktywnia. Podgląd karty cennikowej jest możliwy tylko dla usług pobranych z cennika nawet, gdy zlecenie jest zamknięte. Można wpisać usługi, które nie mają odpowiednika w cenniku. Należy wtedy uzupełnić tylko pole Nazwa bez podawania „kodu”. Dla czynności wpisanych „ręcznie” nie jest aktywny przycisk do podglądu karty towaru.
  • Kategoria – domyślnie podpowiada się kategoria sprzedaży z karty cennikowej usługi. Użytkownik ma możliwość zmiany kategorii. Wartość jest przenoszona na dokumenty powiązane, po ich wygenerowaniu pole blokowane do edycji.
  • Wykonanie– wybór osoby, która ma wykonać czynność. Domyślnie jako serwisant podpowie się ostatni wybrany w tym oknie operator. Serwisantem może być również pracownik wpisany na listę dostępną na zakładce [Ogólne/ Pracownicy]. Wyboru operator/ pracownik można dokonać po wciśnięciu obok pola.
  • Czas trwania – określa, jaki jest czas wykonania czynności (domyślnie proponowana jest wartość 0). Wartość w tym polu może być wyliczana automatycznie na podstawie pól Termin od i Termin do, jeżeli czynność realizowana jest wg terminu oraz w Start/Konfiguracja/ Serwis/ Parametry zaznaczono opcję Automatycznie uzupełniaj czas trwania czynności wg terminu.
  • Data wykonania – data wykonania czynności, pole domyślnie puste. Użytkownik ma możliwość wprowadzenia wybranej daty. Jeśli tego nie zrobi, w momencie zaznaczenia, że czynność została wykonana, automatycznie podpowie się aktualna data, którą można zmienić. W momencie zaznaczania wszystkich czynności jako zakończone (za pomocą ikony  z poziomu listy czynności) pole uzupełniane jest datą systemową z możliwością ręcznej modyfikacji.
  • Realizacja – określa sposób, w jaki ma być realizowana przez serwisanta dana czynność. Do wyboru są trzy możliwości:
    • niezależna – czynność, która może być zrealizowana w dowolnym momencie w trakcie realizacji zlecenia,
    • po wykonaniu poprzedniej – czynność, która może być zrealizowana dopiero gdy czynność poprzedzająca ją na liście zostanie wykonana,
    • wg terminu – czynność, która może być zrealizowana w podanym terminie.
Domyślnie proponowana jest opcja niezależna.
  • Jeżeli zaznaczymy opcję niezależna wówczas na liście czynności serwisowych w polu termin od/do wyświetli się (—). W oknie informacji bieżących czynność do wykonania będzie się wyświetlać w opcji zlecenia serwisowe operatora na dzisiaj dopóki nie zostanie ona zrealizowana.
  • Jeżeli zaznaczymy opcję po wykonaniu poprzedniej wówczas na liście czynności serwisowych w polu termin od/do wyświetli się (—).W oknie informacji bieżących czynność do wykonania pojawi się w opcji zlecenia serwisowe operatora na dzisiaj w momencie, gdy czynność poprzedzająca ją na liście zostanie zaznaczona jako zrealizowana. Opcja po wykonaniu poprzedniej jest nieaktywna dla pierwszej czynności na zleceniu serwisowym.
  • Jeżeli zaznaczymy opcję wg terminu wówczas pojawiają się pola: Termin od (data i godz.) oraz Termin do (data i godzina) – gdzie proponowana jest data i godz. bieżąca z chwili dodawania czynności.
  • Rezerwuj czas w terminarzu – jeżeli parametr jest zaznaczony, wówczas rezerwowany jest czas w terminarzu operatora.
W oknie informacji bieżących czynność do wykonania pojawi się w opcji zlecenia serwisowe operatora na dzisiaj w dniu wskazanym terminem od… do..
Czynności dla zlecenia serwisowego – zakładka Ogólne
Podczas dodawania do Cennika nowej usługi z poziomu formularza Zlecenia Serwisowego (zakładka [Części]) lub Wzorca Zlecenia Cyklicznego typ karty jest ustawiany domyślnie jako usługa prosta. Dla czynności z zaznaczonym parametrem rezerwuj czas w terminarzu użytkownik ma możliwość wyświetlenia Terminarza wybranego operatora/pracownika. Służy do tego przycisk Terminarz serwisanta. Funkcja została szczegółowo opisana w rozdziale Planowanie terminu wykonania czynności- Terminarz serwisanta.
Uwaga
Jeśli zaznaczony jest parametr Rezerwuj czas – program sprawdza, czy w terminarzu tego operatora/ pracownika nie ma innego zlecenia serwisowego lub zadania CRM w podanym okresie czasu. Jeśli tak – pojawia się komunikat informujący, że czas przeznaczony na wykonanie tej czynności pokrywa się z czasem przeznaczonym na wykonanie innej czynności lub zadania/kontaktu w module Comarch ERP Optima CRM.
Uwaga
Przy zapisie czynności program sprawdza, czy termin „do” nie wykracza poza planowany termin realizacji zlecenia określony na zakładce [Ogólne]. Jeśli przekracza – pojawia się komunikat informujący, że czas przeznaczony na wykonanie tej czynności wykracza poza czas przeznaczony na wykonanie zlecenia serwisowego.
  • Wycena – widoczna jest tylko dla usługi wprowadzonej z cennika (dlatego też nie jest widoczna zaraz po podniesieniu formularza nowej czynności, lecz dopiero po pobraniu usługi z cennika).
Uwaga
Dla usług wprowadzonych „ręcznie” (uzupełnione tylko pole „nazwa” bez podania „kodu”) wycena nie będzie dostępna.
  • Ilość – domyślnie proponowana jest zawsze 1 jednostka usługi. Ilość można zmienić wpisując odpowiednią wartość z klawiatury lub też przy pomocy strzałek znajdujących się obok pola.
  • J.m. – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Ilość można podać również w jednostkach pomocniczych – wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola j.m. (lub strzałkę w dół z klawiatury) i wskazać jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej. Należy jednak pamiętać, że jednostka pomocnicza musi być określona na karcie cennikowej usługi.
  • Cena początkowa – cena za jednostkę podstawową towaru.
    • Jeśli dla magazynu z zakładki [Ogólne] zlecenia określono domyślną grupę cenową wówczas jako cena początkowa ustawiana jest cena domyślna magazynu.
    • Jeśli dla magazynu nie zostały ustalone domyślne grupy cenowe to w polu tym wyświetlona zostanie cena z grupy cenowej, która określona jest jako domyślna na karcie kontrahenta.
Pole nie jest aktywne do edycji. Grupę cenową można zmienić naciskając przycisk Cena początkowa i dokonując wyboru z wyświetlonej listy.
Uwaga
W przypadku zmiany magazynu na zakładce Ogólne – ceny z magazynu/ z karty kontrahenta pobierane są na nowo bez ostrzeżenia.
  • Rabat – podawany w %. O podany % pomniejszona jest cena początkowa. Jeżeli kontrahent, który został wybrany na zleceniu ma określony rabat standardowy na karcie kontrahenta wówczas pole rabat zostanie automatycznie uzupełnione. Rabat można zmieniać.
  • Cena – cena za wskazaną jednostkę miary. Cena początkowa pomniejszona o ewentualny rabat (cena netto = cena początkowa – rabat).
  • Stawka VAT – stawka VAT usługi pobierana zależnie od statusu kontrahenta oraz waluty zlecenia serwisowego. Użytkownik może ją dowolnie zmieniać w przypadku transakcji w PLN.  W przypadku zleceń w walucie obcej zmiana stawki VAT jest możliwa tylko wówczas, gdy w Konfiguracji (Firma/Handel/Parametry) zaznaczono parametr VAT na fakturach w walucie. Zmiana stawki VAT na formularzu czynności skutkuje przeniesieniem wskazanej stawki na odpowiednie pozycje podczas fakturowania zlecenia.
  • Wartość netto/ brutto – pole zablokowane do edycji (wartość = ilość x cena netto/ brutto).
Jeżeli na zakładce [Czynności] wybierzemy usługę, która ma zdefiniowane na karcie cennikowej ceny w walucie obcej, wówczas program przeliczy je na walutę systemową PLN po aktualnie obowiązującym w programie kursie (zdefiniowanym jako domyślny). Użytkownik może sprawdzić w konfiguracji kurs domyślny (Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Typy kursów walut) oraz notowanie kursu (Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty/ na karcie waluty zakładka [Historia] – na zakładce tej można zmienić wprowadzony wcześniej kurs dnia). W górnej części formularza znajduje się parametr (do zaznaczenia) Uwzględniaj na FA/ PA. Użytkownik może wskazać, które czynności mają być uwzględnione jako pozycja na Fakturze Sprzedaży/ Paragonie, a które pozostają kosztem serwisowym. Parametr jest dostępny jeśli jako Czynność dodana zostanie usługa z cennika (domyślnie zaznaczony). Domyślne ustawienia parametru można zdefiniować w Konfiguracji firmy/ Serwis/ Parametry w panelu Pobieraj ustawienia domyślne o fakturowaniu. Obok znajduje się parametr (do zaznaczenia) Zakończona, który informuje czy dana czynność została wykonana. Czynność zakończona nie podlega edycji. Po zaznaczeniu parametrów Uwzględniaj na FA/ PA i Zakończona, z listy zleceń serwisowych możliwe jest utworzenie Faktury Sprzedaży na wskazane Czynności – należy pamiętać, że wszystkie czynności muszą być oznaczone jako Zakończone.
Uwaga
Jeśli czynność nie ma zaznaczonego parametru Po wykonaniu poprzedniej – wtedy parametr zakończona można zaznaczyć w dowolnym momencie. Natomiast, jeśli czynność ma zaznaczony parametr Po wykonaniu poprzedniej – wówczas zaznaczenie jej jako zakończonej będzie możliwe dopiero, gdy czynność poprzedzająca ją na liście zostanie zakończona.

Okno Czynności dla zlecenia serwisowego – zakładka Szczegóły

Na zleceniu pamiętany jest koszt dla wykorzystanych usług. Dzięki temu użytkownik ma możliwość sprawdzenia marży.
  • Wartość netto – cena netto usługi pomnożona przez ilość,
  • Koszt – pobierany jest z karty cennikowej usługi, Użytkownik może ewentualnie wpisać go ręcznie. Proponowana wartość to koszt całkowity (jednostkowy pomnożony przez ilość). Pole edytowalne do momentu zafakturowania pozycji. Na dokument FA koszt przenoszony jest ze zlecenia.
  • Marża – wyliczana automatycznie jako różnica wartości netto i kosztu, obok podany jest %marży wyliczony zgodnie z ustawieniem w Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry („w stu” lub od „stu”).
W chwili dodawania usługi:
  • Jeśli Operator wpisuje ją ręcznie – na zakładce [Szczegóły] nie są dostępne pola Wartość netto, Koszt, Marża – brak wyceny.
  • Jeśli usługa jest pobierana z cennika – koszt przenoszony jest z karty cennikowej.
Uwaga
W przypadku gdy Operator założoną ma blokadę dostępu do cen zakupu (Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – Parametry) na zakładce [Szczegóły] pola Wartość netto, Koszt, Marża są ukrywane!
Czynności dla zlecenia serwisowego – zakładka Szczegóły
  • Opis – zdefiniować można informacje dotyczące czynności. Jeśli na karcie cennikowej zaznaczony jest parametr Kopiuj opis na FA – wartość pobierana jest z karty usługi. Na edycję pola pozwala parametr Pozwalaj na edycja opisu na FA. Jeśli na formularzu atrybutu zaznaczony jest parametr Dokleić do opisu elementu w pole Opis kopiowane są także atrybuty z karty usługi. Pole Opis przenoszone jest na dokumenty powiązane w pole Opis/ atrybuty na pozycji dokumentu.

Okno Czynności dla zlecenia serwisowego – zakładka Atrybuty

Uwaga
Dla usług wprowadzonych „ręcznie” (uzupełnione tylko pole Nazwa, brak powiązania z cennikiem) zakładka [Atrybuty] nie będzie dostępna.
Zakładka [Atrybuty] daje użytkownikom możliwość dodatkowego opisywania wykonywanych w ramach zlecenia czynności. Lista atrybutów jest dostępna w menu Ogólne/ Atrybuty/ zakładka Towaru. Więcej informacji na temat ich definiowania znajduje się w podręczniku Comarch ERP Optima Ogólne i Konfiguracja. Na zakładce [Atrybuty] wyświetlana jest lista atrybutów przypisanych do czynności. Lista ta może być automatycznie uzupełniona atrybutami i ich wartościami pobranymi z formularza usługi – o ile dla atrybutu zaznaczono parametr przenosić na transakcje. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w biuletynie Atrybuty Towaru W przypadku, gdy na atrybucie usługi zaznaczono dodatkowo opcję zależny od kontrahenta, to na formularz czynności zostanie przeniesiony atrybut z taką wartością, jaka została zdefiniowana dla kontrahenta wybranego na zleceniu serwisowym. Przypisane na czynnościach atrybuty można dowolnie modyfikować (usuwać, dodawać nowe, zmieniać wartości) dopóki czynność nie zostanie przeniesiona na dokument handlowy. Operatorzy, którzy otrzymali prawo do zmiany atrybutów na zatwierdzonych dokumentach (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy/ formularz Operatora/ zakładka Parametry) mogą modyfikować atrybuty czynności w dowolnym momencie (nawet w przypadku, gdy zlecenie zostało już zrealizowane). Atrybuty wraz z wartościami zdefiniowanymi dla czynności będą przenoszone na odpowiednie elementy dokumentów handlowych, wygenerowanych w efekcie realizacji zlecenia.
Uwaga
W przypadku przekształcenia wielu zleceń do jednego dokumentu, jeśli ta sama czynność występuje na zleceniach wielokrotnie, ale posiada różne zestawy atrybutów lub wartości tych atrybutów są różne, to takie czynności nie będą agregowane na wygenerowanym dokumencie.

Zamknięcie zlecenia

Niepobrane części na zleceniu serwisowym wpływają na stan magazynu (części ze wskazanymi partiami dostaw rezerwują towar), w związku z tym podczas zamykania zlecenia są usuwane. Po wybraniu pod prawym przyciskiem myszy z menu kontekstowego opcji Zamknij zlecenie lub odznaczeniu parametru zlecenie otwarte na formularzu zlecenia, mogą pojawić się komunikaty: Nie wszystkie czynności związane z tym zleceniem zostały wykonane. Czy zamknąć zlecenie i zakończyć czynności?Jeśli wybierzemy TAK, zlecenie serwisowe zostanie zamknięte, a czynności zostaną zakończone. Jeśli wybierzemy NIE, to zlecenie nie zostanie zamknięte a czynności nie zostaną zakończone. Nie wszystkie części związane z tym zleceniem zostały pobrane do realizacji zlecenia. Po zamknięciu zlecenia niepobrane części zostaną usunięte. Czy zamknąć zlecenie ? Jeśli wybierzemy TAK, zlecenie serwisowe zostanie zamknięte, a niepobrane części zostaną usunięte ze zlecenia. Dotyczy to tylko części, które nie zostały przesunięte dokumentem MM na magazyn serwisowy, lub nie zostały wskazane bezpośrednio z magazynu serwisowego. Jeśli wybierzemy NIE, to zlecenie nie zostanie zamknięte, a niepobrane części nie zostaną usunięte. Niewykorzystane części ze wskazanymi partiami dostaw, które znajdują się na zamkniętym zleceniu serwisowym, ale nie zostały wydane na dokumencie FS/PA, WZ lub RW, rezerwują towar na magazynie. Usunięcie takiej rezerwacji możliwe jest za pomocą funkcji Zwolnij zarezerwowane części. Po jej wykonaniu rezerwacje dla takich części są usuwane, a zakładka [Zasoby] na formularzu części będzie pusta. Opcja dostępna jest z poziomu listy w menu kontekstowym, tylko dla zamkniętych Zleceń serwisowych.
Uwaga
Po zamknięciu zlecenia nie można na formularzu wprowadzać żadnych zmian.
 

Formularz zlecenia – zakładka Części

Z poziomu zakładki [Części] istnieje możliwość pobierania części potrzebnych do realizacji zlecenia.
Uwaga
Zakładka [Części] jest widoczna również, jeśli użytkownik korzysta tylko z modułu Comarch ERP Optima Serwis. Istnieje wtedy możliwość dodawania, usuwania, podglądu części na zleceniu. Nie można natomiast przeprowadzać żadnych operacji magazynowych (pobieranie, wydawanie, zwrot części).
W zakładce [Części] znajduje się lista, na którą wprowadzane będą kolejne pozycje zlecenia serwisowego. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski, szczegółowo opisane TUTAJ:  - Dodaj,  - Otwórz,  - Usuń.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Po dodaniu części na listę możliwa jest zmiana kolejności pozycji na liście za pomocą metody „przeciągnij i upuść”.
Użytkownik, który korzysta z modułu Comarch ERP Optima Handel (Faktury + Magazyn) oprócz standardowych przycisków ma dostępne również: - Przekształcenie do MM – umożliwia pobranie towarów z magazynów na zlecenie. Tworzy się dokument przesunięcia międzymagazynowego MM. Więcej informacji znajduje się tutaj.  - Zwrot towaru – umożliwia zwrot ilości niewykorzystanej przy realizacji zlecenia na magazyn, z którego została pobrana. Więcej informacji znajduje się tutaj.   - Przekształcenie do ZD - utworzenie zamówienia u dostawcy na wskazane części. Na formularzu Zlecenia serwisowego za pomocą przycisków  , dostępnych na zakładkach [Czynności][Części], możliwy jest eksport oraz import pozycji z/do Zlecenia za pośrednictwem plików w formacie *.txt lub *.csv. Niezależnie od zakładki, z której zostanie uruchomiona funkcjonalność, eksportowane i importowane są jednocześnie czynności i części. Pliki z pozycjami zlecenia mogą być umieszczane na dysku lokalnym lub IBARD.
  • Eksport – czynności i części można eksportować według kodu towaru lub kodu EAN. W drugim przypadku wymagane jest, aby wszystkie pozycje na zleceniu posiadały przypisany kod EAN. Ilości dla części mogą być eksportowane do pliku według ilości pobranej lub wykorzystanej.
  • Import – podczas importu pozycji użytkownik może zadecydować, jakie ceny powinny być zaimportowane na Zlecenie – z pliku, czy domyślne z programu.
Na zakładce [Części] widoczne są następujące kolumny:
  • Lp.numer porządkowy pozycji.
  • Kod towaru – kod pobranego towaru.
  • Nazwa towaru – nazwa pobranego towaru.
  • Serwisant – Operator, który pobiera części.
  • Magazyn – magazyn, z którego pobrana została część.
  • Status pobrania – kolumna przyjmuje wartości:
    • nie pobrano – dla pobranej na zlecenie części nie został wygenerowany jeszcze dokument MM przesuwający towar na magazyn serwisowy,
    • pobrano – dla pobranej części został wygenerowany dokument MM przesuwający towar na magazyn serwisowy,
    • bez pobrania – towar pobierany jest z magazynu serwisowego,
    • zamówiono – na pobraną cześć zostało wygenerowane Zamówienie u Dostawcy,
  • Pobrano – pobrana na zlecenie ilość towaru – wartość w kolumnie uzupełniana jest po utworzeniu MM przesuwającego część z magazynu lokalnego na serwisowy,
  • Status wydania – kolumna przyjmuje wartości:
    • nie wydano – status oznacza, że część nie została wydana jeszcze z magazynu serwisowego,
    • RW/ WZ – część została wydana na dokumenty FA/ PA, RW, WZ.
  • Wydano – ilość wykorzystana przy realizacji zlecenia – wartość w kolumnie pojawia się po wygenerowaniu FA/ PA, RW, WZ.
  • Zwrot – ilość pobrana, ale nie wykorzystana przy realizacji zlecenia – kolumna uzupełniana po utworzeniu dokumentu MM zwracającego niewykorzystaną ilość na magazyn, z którego część została pobrana.
  • Fakturować kolumna przyjmuje wartości Tak/ Nie – określa czy część jest przeznaczona do zafakturowania.
Dodatkowo pod prawym przyciskiem myszy (będąc w nagłówku kolumny) można wybrać opcję Wybór kolumn. Użytkownik może wyświetlić takie kolumny jak:
  • Cena brutto cena brutto części wyrażona w walucie zlecenia.
  • Cena netto – cena netto części wyrażona w walucie zlecenia.
  • Do pobrania – ilość jaka zostanie pobrana z magazynu w momencie wygenerowania dokumentu MM. Ilość w opisywanej kolumnie będzie prezentowana dopóki użytkownik nie pobierze części.
  • Do wykorzystania – ilość wykorzystana przy realizacji zlecenia – czyli taka, którą wprowadzono w polu Ilość wykorzystana na formularzu części. Ilość w tej kolumnie jest prezentowana dopóki część nie zostanie wydana na dokumencie WZ lub RW.
  • Kontrahent – kod Nabywcy, dla którego został wystawiony dokument FA/PA/WZ/RW na daną część.
  • Waluta – symbol waluty zlecenia.Wartość brutto – wartość brutto pozycji wyrażona w walucie zlecenia.
  • Wartość netto – wartość brutto pozycji wyrażona w walucie zlecenia.

Formularz zlecenia – zakładka Opis

Zakładka zbudowana jest z pól:
  • Status zlecenia – dla każdego zlecenia można wybrać z listy status. Listę statusów użytkownik może zdefiniować w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Statusy zleceń. Na liście statusy pojawią się w kolejności zgodnej z pozycjonowaniem ustalonym w konfiguracji. Opis statusu zlecenia – miejsce na wpisanie informacji dodatkowych na temat statusu. Proponowana jest wartość domyślna z listy statusów w konfiguracji. Jeżeli status zlecenia skojarzony jest z datą, wówczas pojawi się pole z datą, które może określać np. planowaną dostawę części. Proponowana jest zawsze data bieżąca, ale użytkownik może ją zmienić.
  • Opis – pole tekstowe przeznaczone na zamieszczenie krótkiej notatki dotyczącej danego zlecenia np. objawów usterki, prawdopodobnych powodów powstania usterki itp.

Formularz zlecenia – zakładka Kontrahent

Na zakładce tej użytkownik może wprowadzić Kontrahenta i Odbiorcę. Na formularzu istnieje możliwość przypisania odbiorcy innego niż Kontrahent. W polu automatycznie pojawia się domyślny Odbiorca wskazany na karcie Kontrahenta wybranego w sekcji powyżej. Jeżeli Kontrahent nie posiada zdefiniowanego odbiorcy, w pole to wprowadzane są dane tego kontrahenta. Po wciśnięciu  można wskazać Bank, Pracownika, Wspólnika, Urząd albo Odbiorcę. Jeżeli wybrana zostanie opcja ostatnia, wyświetlona zostanie lista odbiorców podmiotu z pola Kontrahent. Wprowadzone dane dotyczące kontrahenta i odbiorcy są przenoszone na powiązane ze zleceniem dokumenty FA.

Kopiowanie zlecenia

W celu ułatwienia pracy i przyspieszenia obsługi klienta istnieje możliwość kopiowania wcześniej wystawionych zleceń serwisowych. Kopiowanie to polega na przepisaniu zawartości dokumentu do nowego formularza. Aby skopiować zlecenie serwisowe należy otworzyć listę zleceń serwisowych, ustawić kursor na dokumencie, który będzie kopiowany. Zlecenie kopiujemy za pomocą kombinacji <CTRK>+<INSERT> lub <CTRL> . Otwarty zostanie formularz nowego zlecenia serwisowego ze skopiowanymi danymi, które można modyfikować. Dokument podstawowy i kopia dotyczą tego samego magazynu, wystawione są dla tego samego kontrahenta, mają identyczny: priorytet, prowadzącego, status zlecenia, opis zlecenia, planowany czas realizacji, atrybuty. Na zakładce [Czynności] kopiowane są wszystkie czynności z takimi samymi ilościami, ceną i atrybutami, ale jako niezależne ze statusem nie zakończono. Na zakładce [Części] kopiowane są wszystkie części z takimi samymi ilościami pobranymi, ceną i atrybutami, w polu Ilość wydana podpowiada się wartość z pola Ilość pobrana. Dla części pobranych z magazynu lokalnego ustawiany jest status – nie pobrano. Różnica pomiędzy dokumentem podstawowym i kopią dotyczy dat (przyjęcia, realizacji, daty przy statusie zlecenia, daty dla notatki) - zawsze proponowane są daty bieżące i numeru – zawsze nadawany jest numer kolejny w schemacie zastosowanym na dokumencie pierwotnym. Nie są kopiowane dane dotyczące dokumentów skojarzonych.

Okno Części dla zlecenia serwisowego

Okno Części dla zlecenia serwisowego – zakładka Ogólne

Dopisywanie nowych części na zlecenie serwisowe jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj (klawisz <INSERT>) lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj.    
  • Jeśli kursor znajduje się w polu Towar – można go wpisać z klawiatury lub wybrać z listy zasobów. Na liście zasobów wyświetlonej z zakładki [Części] znajdują się tylko pozycje o typie: towar prosty i towar złożony. Z tego poziomu istnieje również możliwość dopisania nowych pozycji do cennika. Po wybraniu towaru na zlecenie przyciskiem „Wybierz” albo klawiszem <ENTER> pojawi się kod towaru, nazwa oraz nr katalogowy z karty towaru. Podgląd pełnej karty cennikowej jest możliwy po naciśnięciu przycisku „Lupa” obok pola z nazwą towaru. Na pustym oknie części przycisk jest nieaktywny, dopiero po wpisaniu kodu towaru przycisk się uaktywnia. Możliwy jest podgląd karty cennikowej nawet, gdy zlecenie jest zamknięte.
Uwaga
Na zakładce [Części] użytkownik musi pobrać towar z listy cennikowej. Nie ma możliwości wprowadzenia towaru ręcznie (tak jak w przypadku usług na zakładce [Czynności]).
  • Magazyn – proponowany jest magazyn główny. Po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest lista magazynów z zakładki [Ogólne/ Inne/ Magazyny]. Magazyn wybrany jako ostatni przy dodawaniu części przez danego operatora będzie dla tego operatora proponowany domyślnie przy dodawaniu części na kolejnych zleceniach. Ze wskazanego magazynu przesuwane będą części na magazyn serwisowy. Pole magazyn blokowane jest po wykonaniu pierwszego przesunięcia MM. Jeśli jako magazyn zostanie wybrany magazyn serwisowy, to na liście Części pozycja pojawi się ze statusem bez pobrania. W momencie fakturowania zlecenia (tworzenia dokumentów WZ i RW) dla takich części program nie będzie wymagał statusu pobrano. Części będą pobrane od razu z magazynu serwisowego.
Uwaga
Jeżeli operator ma na karcie (Konfiguracja programu/Użytkowe/Operatorzy) wskazany magazyn domyślny oraz zablokowaną możliwość zmiany tego magazynu na dokumentach – to wprowadzając części, w polu Magazyn będzie mógł wybrać tylko swój magazyn domyślny lub magazyn Serwisowy z zakładki [Ogólne] zlecenia.
  • Kategoria – domyślnie podpowiada się kategoria sprzedaży z karty towarowej. Użytkownik ma możliwość zmiany kategorii. Wartość pola jest przenoszona na dokumenty powiązane, po ich wygenerowaniu pole jest blokowane do edycji.
  • Serwisant – operator, który pobiera części. Domyślnie jako serwisant podpowie się ostatni wybrany w tym oknie operator. Serwisantem może być również pracownik wpisany na listę dostępną na zakładce [Ogólne/ Pracownicy]. Wyboru Operator/ Pracownik można dokonać po wciśnięciu Rozwinięcia obok pola.
Wycena części
  • Ilość pobrana – ilość pobrana na zlecenie, domyślnie proponowana jest zawsze 1 jednostka towaru. Ilość można zmienić wpisując odpowiednią wartość z klawiatury lub tez przy pomocy strzałek znajdujących się obok pola.
  • Ilość wykorzystana – jest to ilość faktycznie wykorzystana przy realizacji zlecenia, domyślnie program proponuje ilość równą ilości pobranej na zlecenie. Użytkownik może wprowadzić faktycznie wykorzystaną ilość z przedziału <0; ilość pobrana>. Ta ilość jest uwzględniana podczas generowania FA, PA, RW czy WZ. Pole aktywne do czasu zafakturowania/ wydania części (przy realizacji częściowej lub całkowitej zleceń). Jednostka miary Ilości wydanej jest zgodna z jednostką Ilości pobranej.
Przykład
Pobierając część z magazynu lokalnego na serwisowy użytkownik, na formularzu tej części, w polu Ilość pobrana musi wprowadzić ilość, którą planuje wykorzystać przy realizacji zlecenia np. 3 szt., automatycznie ta sama ilość podpowie się w polu Ilość wykorzystana. Jeśli w rzeczywistości zużyje mniej sztuk np. 2, powinien w polu Ilość wykorzystana zmienić wartość na 2 szt. Niewykorzystaną ilość może zwrócić za pomocą MM na magazyn, z którego część została pobrana.
  • J.m. – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Ilość można podać również w jednostkach pomocniczych – wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola j.m.j wskazać jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej. Należy jednak pamiętać, że jednostka pomocnicza musi być określona na karcie cennikowej towaru.
  • Cena początkowa – cena za jednostkę podstawową towaru.
  • Jeśli dla magazynu z zakładki [Ogólne] zlecenia określono domyślną grupę cenową wówczas jako cena początkowa ustawiana jest cena domyślna magazynu.
  • Jeśli dla magazynu nie zostały ustalone domyślne grupy cenowe to w polu tym wyświetlona zostanie cena z grupy cenowej, która określona jest jako domyślna na karcie kontrahenta.
Pole nie jest aktywne do edycji. Grupę cenową można zmienić naciskając przycisk Cena początkowa i dokonując wyboru z wyświetlonej listy.
Uwaga
W przypadku zmiany magazynu na zakładce [Ogólne] – ceny z magazynu/ z karty kontrahenta pobierane są na nowo bez ostrzeżenia.
  • Rabat – podawany w %. O podany % pomniejszona jest cena początkowa. Jeżeli kontrahent, który został wybrany na zleceniu ma określony rabat standardowy na karcie kontrahenta wówczas pole rabat zostanie automatycznie uzupełnione. Rabat można zmieniać.
  • Cena netto/ brutto – cena za wskazaną jednostkę miary. Cena pomniejszona o ewentualny rabat (cena netto = cena początkowa – rabat).
  • Stawka VAT – stawka VAT towaru pobierana zależnie od statusu kontrahenta oraz waluty zlecenia serwisowego. Użytkownik może ją dowolnie zmieniać w przypadku transakcji w PLN.  W przypadku zleceń w walucie obcej zmiana stawki VAT jest możliwa tylko wówczas, gdy w Konfiguracji (Firma/Handel/Parametry) zaznaczono parametr VAT na fakturach w walucie. Zmiana stawki VAT na formularzu części skutkuje przeniesieniem wskazanej stawki na odpowiednie pozycje podczas fakturowania zlecenia.
  • Wartość netto/ brutto – pole zablokowane do edycji (wartość = ilość x cena netto/ brutto).
Jeżeli na zakładce [Części] wybierzemy towar, który ma zdefiniowane na karcie cennikowej ceny w walucie obcej, wówczas program przeliczy je na walutę systemową PLN po aktualnie obowiązującym w programie kursie (zdefiniowanym jako domyślny). Użytkownik może sprawdzić w konfiguracji kurs domyślny (System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Typy kursów walut) oraz notowanie kursu (Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty/ na karcie waluty zakładka [Historia] – na zakładce tej można zmienić wprowadzony wcześniej kurs dnia). W górnej części formularza znajduje się parametr (do zaznaczenia) Uwzględniaj na FA/ PA. Użytkownik może wskazać, które części mają być uwzględnione jako pozycja na fakturze sprzedaży/ paragonie, a które pozostają kosztem serwisowym (na te pozycje podczas zamykania zlecenia zostanie utworzony dokument RW). Domyślne ustawienia parametru można zdefiniować w Konfiguracji firmy/ Serwis/ Parametry w panelu Pobieraj ustawienia domyślne o fakturowaniu.

Okno Części dla zlecenia serwisowego – zakładka Szczegóły

Na zleceniu pamiętany jest koszt dla wykorzystanych części. Użytkownik ma możliwość sprawdzenia marży.
  • Wartość netto – cena netto części pomnożona przez ilość z pola Ilość wykorzystana.
  • Koszt – pole nieedytowalne, domyślnie podpowiada się wartość symulowana wyliczona w oparciu o ilość z pola Ilość wykorzystana pomnożoną przez ostatnią cenę zakupu/ średnią ważoną (w zależności od ustawień w Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry). w momencie wydania części na WZ/ RW widoczny jest koszt rzeczywisty, wyliczony w oparciu o zdjęte dostawy.
  • Marża – wyliczana automatycznie jako różnica wartości netto i kosztu, obok podany jest %marży wyliczony zgodnie z ustawieniem w Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry („w stu” lub od stu”).
Uwaga
W przypadku gdy Operator założoną ma blokadę dostępu do cen zakupu (Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – Parametry) na zakładce [Szczegóły] pola Wartość netto, Koszt, Marża są ukrywane.
Części dla zlecenia serwisowego – zakładka Szczegóły
  • Opis – zdefiniować można informacje dotyczące pobranej części. Jeśli na karcie cennikowej zaznaczony jest parametr Kopiuj opis na FA – wartość pobierana jest z karty towaru. Na edycję pola pozwala parametr Pozwalaj na edycja opisu na FA. Jeśli na formularzu atrybutu zaznaczony jest parametr dokleić do opisu elementu w pole Opis kopiowane są także atrybuty z karty towaru. Pole Opis przenoszone jest na dokumenty powiązane w pole Opis/ atrybuty na pozycji dokumentu.   

Okno Części dla zlecenia serwisowego – zakładka Atrybuty

Zakładka [Atrybuty] daje użytkownikom możliwość dodatkowego opisywania wykorzystanych części. Lista atrybutów jest dostępna w menu Ogólne/ Atrybuty/ zakładka Towaru. Więcej informacji na temat ich definiowania znajduje się w podręczniku Comarch ERP Optima Ogólne i Konfiguracja.
Części dla zlecenia serwisowego - zakładka Atrybuty
Na zakładce [Atrybuty] wyświetlana jest lista atrybutów przypisanych do danej części. Lista ta może być automatycznie uzupełniona atrybutami i ich wartościami pobranymi z formularza towaru – o ile dla atrybutu zaznaczono parametr przenosić na transakcje. Użytkownik może także wprowadzać odpowiednie cechy i ich wartości ręcznie. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w biuletynie Atrybuty Towaru W przypadku, gdy na atrybucie towaru zaznaczono dodatkowo opcję zależny od kontrahenta, to na formularz części zostanie przeniesiony atrybut z taką wartością, jaka została zdefiniowana dla kontrahenta wybranego na zleceniu. Przypisane na częściach atrybuty można dowolnie modyfikować (usuwać, dodawać nowe, zmieniać wartości) dopóki dana część nie zostanie przeniesiona na dokument handlowy/magazynowy. Operatorzy, którzy otrzymali prawo do zmiany atrybutów na zatwierdzonych dokumentach (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy/ formularz Operatora/ zakładka [Parametry]) mogą modyfikować atrybuty części w dowolnym momencie (nawet w przypadku, gdy zlecenie zostało już zrealizowane). Atrybuty wraz z wartościami zdefiniowanymi dla części będą przenoszone na odpowiednie elementy dokumentów handlowych i magazynowych, wygenerowanych w efekcie realizacji zlecenia.
Uwaga
W przypadku przekształcenia wielu zleceń do jednego dokumentu, jeśli ta sama część występuje na zleceniach wielokrotnie, ale posiada różne zestawy atrybutów lub wartości tych atrybutów są różne, to takie części nie będą agregowane na wygenerowanym dokumencie.

Formularz zlecenia – zakładka Dokumenty

Zakładka ta zawiera listę związanych ze zleceniem serwisowym dokumentów. Lista ta składa się z czterech kolumn:
  • Numer – dokumentu skojarzonego ze zleceniem serwisowym.
  • Typ – dokumentu związanego ze zleceniem. Pole to może przyjmować wartość:
    • FA – oznacza, że zlecenie jest powiązane z Fakturą Sprzedaży.
    • PA – oznacza, że zlecenie jest powiązane z Paragonem.
    • WZ/ RW – informuje o powiązaniu zlecenia z Wydaniem Zewnętrznym lub rozchodem wewnętrznym części.
    • MM – oznacza, że części potrzebne do wykonania zlecenia zostały przesunięte z magazynu lokalnego na magazyn serwisowy, bądź też zwrócone na magazyn lokalny.
    • ZD – oznacza, że części potrzebne do wykonania zlecenia zostały zamówione u dostawcy.
  • Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego ze zleceniem.
  • Opis – dodatkowo wyświetlana jest informacja o dokumentach skojarzonych. 
W programie możliwe jest ręczne powiązanie Zlecenia Serwisowego z innymi dokumentami w programie. Funkcjonalność jest dostępna na formularzu Zlecenia Serwisowego na zakładce [Dokumenty]. W obszarze Dokumenty powiązane dostępne są następujące przyciski:  - Dodaj dokument – po kliknięciu na przycisk strzałki rozwinie się lista dostępnych typów dokumentów: handlowych, magazynowych, księgowych, kasowo-bankowych oraz innych zleceń serwisowych, która pozwala na wyświetlenie listy określonych dokumentów i powiązanie ich ze Zleceniem. Kliknięcie w przycisk plusa spowoduje podniesienie listy o takim samym typie jak ta, która była wyświetlona z tego poziomu jako ostatnia..  - Otwórz – pozwala na wyświetlenie formularza aktualnie zaznaczonego dokumentu.  - Usuń – pozwala na usunięcie dokumentu powiązanego z listy. Przycisk jest aktywny wyłącznie dla dokumentów powiązanych ręcznie. Dokumenty te na liście wyświetlane są w kolorze czarnym. Dokumenty powiązane automatycznie przez przekształcanie zlecenia, na liście wyświetlane są w kolorze szarym. W przypadku współpracy z modułem Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów i/lub Comarch ERP Optima CRM na zakładce tej dostępne są dodatkowo odpowiednie listy Biblioteka dokumentów oraz Zadania i kontakty CRM. Z poziomu tych list (także na zamkniętych zleceniach) istnieje możliwość dodawania  i podglądu powiązanych Dokumentów OBD oraz dodawania , podglądu i usuwania powiązanych Kontaktów i Zadań CRM. Ponadto możliwe jest również kojarzenie zleceń serwisowych z wiadomościami e-mail .

Usunięcie zlecenia

Zlecenie można usunąć przyciskiem  (klawisz <DELETE>), gdy:
  • z magazynu nie zostały jeszcze pobrane żadne części,
  • zaznaczony jest parametr zlecenie w realizacji,
  • części zostały zamówione a nie pobrane (zlecenie może być powiązane z zamówieniem u dostawcy),
  • czynności zostały zakończone lub nie zakończone.
Jeśli Serwisant założoną ma blokadę na usuwanie części pobranych (parametr Kontrola części pobranychStart/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy/ Parametry cd) wtedy może wykonać zwrot części z poziomu zakładki [Części]. Zlecenia natomiast nie będzie mógł usunąć.
Uwaga
Zlecenie można usunąć nawet, jeśli będą istniały pozycje zamówione.

Zwrot niewykorzystanych części

Czasem zdarza się, że Serwisant pobiera części potrzebne do realizacji zlecenia, po czym okazuje się, że wykorzystał mniejszą ilość niż pobrał. Wtedy w pole Ilość wykorzystana na Formularzu części może wpisać ilość rzeczywiście wykorzystaną i za pomocą dokumentu MM zwrócić niewykorzystaną ilość na magazyn lokalny, z którego została pobrana. Na liście części znajduje się przycisk  - Zwrot towaru. Po zaznaczeniu części do zwrotu i wciśnięciu przycisku pojawia się komunikat: Utworzony zostanie dokument MM. Wszystkie dotychczasowe zmiany wprowadzone na zleceniu zostaną zapisane. Czy utworzyć dokument? Po wybraniu opcji Tak tworzy się dokument MM na wskazane części na ilość będącą różnicą między pobraną a wykorzystaną.
Jeżeli przekształcenie do MM przebiegnie poprawnie w kolumnie Zwrot pojawia się ilość zwróconego towaru. Na zakładce [Dokumenty] widoczne jest powiązanie zlecenia z dokumentem MM. MM tworzona jest dla zaznaczonych części pod warunkiem, że:
  • magazyn, z którego pobrano część nie jest magazynem serwisowym,