Pracownicze Plany Kapitałowe

https://www.youtube.com/watch?v=2-Ctz4RIhuw&

Pracownicze Plany Kapitałowe - konfiguracja

W konfiguracji firmy w części Płace w gałęzi Pracownicze Plany Kapitałowe Użytkownik ma możliwość podania informacji dotyczących wybranej instytucji finansowej, z którą zawarł umowę o zarządzanie PPK. Należy wprowadzić nazwę instytucji finansowej datę objęcia obowiązkiem PPK, numer umowy o zarządzanie PPK oraz dane osoby odpowiedzialnej za kontakt. W polu Instytucja finansowa dostępna jest lista słownikowa instytucji finansowych, które prowadzą i zarządzają PPK zgodną z listą znajdującą się na portalu mojeppk.pl. W polu ‘Numer rachunku do wpłat składek’ należy podać numer rachunku podany przez instytucję, na który będą wpłacane pobrane z wynagrodzeń składki PPK. Po zapisaniu danych wybrana instytucja finansowa zostanie dodana na listę kontrahentów, jeśli jeszcze nie ma kontrahenta o takim numerze NIP lub akronimie. Wprowadzony rachunek do wpłat składek zostanie przypisany do instytucji na zakładce [2.Płatności] W przypadku współpracy Comarch ERP Optima z aplikacją Comarch PPK podany numer rachunku w aplikacji jest automatycznie przeniesiony do konfiguracji do gałęzi Pracownicze Plany Kapitałowe. Użytkownik może także określić wysokość składki dodatkowej na PPK finansowanej przez pracodawcę. Pracodawca w umowie o zarządzanie może zadeklarować opłacanie składki dodatkowej dla pracowników w wysokości do 2,5% wynagrodzenia. Wysokość tej składki może być jednakowa dla wszystkich pracowników lub zróżnicowana np. ze względu na staż pracy. Jeśli w umowie o zarządzanie ustalono jedną wartość dla wszystkich pracowników, Użytkownik wprowadza ją w polu jedna wartość procentowa dla wszystkich pracowników. Jeśli wysokość składki jest zróżnicowana dla pracowników należy zaznaczyć opcję wartość procentowa określona indywidualnie dla grup pracowników. W polu tekstowym można podać zasady określające wysokości składki dla pracowników. Opis ten ma charakter jedynie informacyjny, nie wpływa na wyliczenie wypłat. Faktyczny procent składki dodatkowej finansowanej przez pracodawcę dla danego pracownika należy podać na formularzu pracownika. Dane w tej gałęzi będą zapisywane w sposób historyczny, co pozwoli na ustalenie daty obowiązywania wprowadzonych wartości.
Rys 5. Konfiguracja firmy – Pracownicze Plany Kapitałowe
W konfiguracji firmy (Konfiguracja/Firma/Płace/Parametry/ /Naliczanie wypłat ) Użytkownik może zdecydować o momencie powstania przychodu i pobrania podatku od składek PPK finansowanych przez pracodawcę. Decyduje o tym  parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty’. Działanie parametru:
  • Zaznaczony  – podatek jest naliczany na podstawie składek PPK naliczonych w bieżącej wypłacie. Elementy Przychód z tytułu PPK/E, Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1, Przychód z tytułu PPK/PIT-8A są naliczane automatycznie w wypłatach etatowych, umowach, zaliczkach brutto oraz innych, w których zostały naliczone składki PPK. Element nalicza się w kwocie będącej sumą składek PPK podstawowych i dodatkowych pracodawcy pobranej z bieżącej wypłaty i od tej kwoty jest pobierany podatek.
  • Niezaznaczony (domyślne ustawienie) – podatek od składek PPK finansowanych przez pracodawcę jest naliczany na podstawie kwot składek naliczonych w poprzednim miesiącu deklaracji w stosunku do miesiąca deklaracji, który jest ustawiony na liście płac, na której jest naliczana bieżąca wypłata. Elementy Przychód z tytułu PPK/E, Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1, Przychód z tytułu PPK/PIT-8A są naliczane automatycznie w wypłatach etatowych oraz umowach. W wypłacie etatowej naliczany jest element Przychód z tytułu PPK/E w kwocie będącej sumą składek PPK pracodawcy z poprzedniego miesiąca naliczonych w wypłatach etatowych, innych oraz zaliczkach brutto. W wypłacie umowy elementy Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1, Przychód z tytułu PPK/PIT-8A są naliczane w kwocie składek naliczonych w wypłatach umów. W przypadku, gdy pracownik ma w danym miesiącu kilka wypłat etatowych lub umów przychód z tytułu PPK i podatek jest naliczany tylko w pierwszej wypłacie. W drugiej zostanie doliczony jedynie w przypadku, gdy zostanie usunięty z pierwszej wypłaty. W przypadku zwolnienia pracownika lub zmiany formy zatrudnienia w celu naliczenia podatku od składek PPK z poprzedniego miesiąca należy w miesiącu, w którym powstał przychód naliczyć wypłatę i dodać odpowiedni element Przychód z tytułu PPK/E, Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1 lub Przychód z tytułu PPK/PIT-8A w zależności od tego z jakiego źródła jest to przychód.
Dotyczy wersji: 2020.3.1
Uwaga
Od wersji Comarch ERP Optima 2020.3.1 parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty’ w nowych bazach nie jest zaznaczony domyślnie. W wersjach 2020.1.2 i 2020.2.1 był zaznaczony automatycznie. Podczas konwersji bazy danych z wersji 2020.1.2 lub 2020.2 ustawienie parametru nie będzie zmienione. Podczas konwersji z wersji wcześniejszej niż 2020.1.2 parametr domyślnie nie będzie zaznaczony.
  W konfiguracji programu [Konfiguracja / Program / Płace / Składki PPK] wskazane są wartości procentowe składki podstawowej finansowanej przez pracownika i pracodawcę.
Konfiguracja programu – składki PPK

Ewidencja danych dotyczących uczestnictwa pracownika w PPK

W formularzu danych pracownika [zakładka 7. PPK/Dodatkowe] Użytkownik może wprowadzić następujące informacje:
  • Data przystąpienia do PPK – data zawarcia w imieniu i na rzecz pracownika przez pracodawcę umowy o prowadzenie PPK. Dla firm zatrudniających co najmniej 250 pracowników, których ustawa obowiązuje od 1 lipca 2019 roku umowę o prowadzenie PPK dla pracowników zatrudnionych w dniu objęcia ustawą umowę o prowadzenie PPK należy zawrzeć najpóźniej do 12 listopada 2019 r. Dla pracowników zatrudnionych po dniu 1 lipca 2019r. umowę należy podpisać najpóźniej do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynie 3-miesięczny okres zatrudnienia w danej firmie. Do okresu zatrudnienia, wlicza się okresy zatrudnienia u danego pracodawcy z poprzednich 12 miesięcy.
  • Data rezygnacji z PPK – data złożenia deklaracji rezygnacji z PPK przez pracownika. Złożenie deklaracji rezygnacji powoduje zaniechanie pobierania składek PPK już w miesiącu, w którym została ona złożona. Jeśli zostanie odnotowana rezygnacja z PPK dla pracownika, który ma naliczone w tym miesiącu lub późniejszym składki na PPK Użytkownik zostanie o tym poinformowany w postaci odpowiedniego komunikatu. Z poziomu formularza pracownika oraz listy pracowników w menu Podgląd wydruku/Wydruk danych w części Wydruki kadrowe dostępny jest wydruk Deklaracja rezygnacji z PPK.
  • Parametr ‘Obniżenie składki podstawowej pracownika do’ – informacja o obniżeniu wysokości składki podstawowej finansowanej przez pracownika, stosowana w przypadku, gdy wynagrodzenie pracownika nie przekracza równowartości 120% minimalnego wynagrodzenia. Składka może zostać obniżona do wartości z zakresu 0,50% – 2,00%. W polu ‘Data złożenia deklaracji (skł. podst.)’ Użytkownik wprowadza datę złożenia przez pracownika wniosku o obniżenie składki podstawowej. Pracownik w każdym momencie może zmienić zadeklarowany obniżony procent składki podstawowej lub zgłosić chęć opłacania składki w pełnej wysokości. Obniżony procent składki podstawowej obowiązuje od kolejnego miesiąca po złożeniu deklaracji. Pracodawca stosuje niższy procent tylko w miesiącach, w których wynagrodzenie pracownika nie przekracza 120% minimalnego wynagrodzenia. Jeśli pracownik ma odnotowaną informację o obniżeniu składki podstawowej, a naliczone w wypłacie wynagrodzenie pracownika przekracza próg automatycznie zostanie naliczona składka podstawowa w wysokości 2%. W przypadku złożenia deklaracji o zmianie wysokości obniżonej składki należy odnotować nową wartość procentową oraz podać datę złożenia deklaracji Data złożenia deklaracji (skł. podst.). Jeśli pracownik złoży wniosek o ponowne odprowadzanie składki w wysokości 2% należy odznaczyć parametr o obniżeniu składki podstawowej oraz podać datę złożenia deklaracji. Wszystkie zmiany dotyczące wysokości składki podstawowej obowiązują od kolejnego miesiąca po złożeniu deklaracji.  Zmiany w wysokości składki podstawowej pracownika należy odnotowywać za pomocą aktualizacji, dzięki czemu będzie prowadzona ewidencja wysokości składki w trakcie uczestnictwa w programie i w wypłatach będzie naliczana poprawna kwota. Jako datę aktualizacji należy podać datę złożenia przez pracownika deklaracji.
  • Składka dodatkowa pracownika – wysokość składki dodatkowej finansowanej przez pracownika, domyślnie przyjmuje wartość 0, ale Użytkownik ma możliwość wprowadzenia wartości mieszczącej się w zakresie 0,00 – 2,00%. W polu ‘Data złożenia deklaracji (skł. dod.)’ należy wprowadzić datę złożenia wniosku o pobieranie składki dodatkowej finansowanej przez pracownika. Zmiany w wysokości składki dodatkowej finansowanej przez pracownika także należy odnotowywać za pomocą aktualizacji. Aktualizacja powinna być wykonana z datą złożenia przez pracownika deklaracji. Nowa wartość składki dodatkowej pracownika obowiązuje od kolejnego miesiąca po złożeniu deklaracji.
  • procent składki dodatk. pracodawcy – wysokość składki dodatkowej finansowanej przez pracodawcę. Pracodawca może opłacać składkę dodatkową dla pracownika w wysokości 0,00-2,50%. Zmianę wysokości składki dodatkowej należy wykonać za pomocą aktualizacji. Jako datę aktualizacji podajemy miesiąc, od kiedy ma ona obowiązywać. Jeśli w firmie obowiązuje jedna wartość składki dodatkowej należy ją podać w konfiguracji firmy. W takim przypadku nie wprowadza się już informacji o jej wysokości na formularzu pracownika.
  • Przekaż dane kontaktowe pracownika do instytucji finansowej – w przypadku współpracy modułu kadrowo-płacowego z aplikacją Comarch PPK jego ustawienie decyduje czy adres e-mail i telefon wprowadzone na zakładce [Ogólne] zostaną zaczytane do aplikacji i przekazane do instytucji finansowej.
Powyższe parametry można ustawić przy pomocy seryjnej zmiany wartości pola, dostępnym w module Płace i Kadry Plus.
Dotyczy wersji: 2020.3.1
Od wersji 2020.3.1 w przypadku gdy Użytkownik uzupełni/zmieni dane dotyczące PPK poprzez edycję formularza, a nie za pomocą aktualizacji zapisu podczas zapisu kartoteki pojawi się odpowiedni komunikat z dwoma dostępnymi opcjami. Użytkownik wprowadzone zmiany będzie mógł zapisać jako nowy zapis historyczny obowiązujący od wskazanego dnia lub w edytowanym zapisie pracownika. W przypadku wybrania opcji dodania nowego zapisu historycznego podana data, od kiedy zmiana ma być wprowadzona musi mieścić się w okresie obowiązywania edytowanego zapisu pracownika.
Rys 7. Formualrz danych pracownika – zakładka 7

Naliczanie składek na PPK w wypłacie pracownika

Dla pracowników, którzy przystąpili do programu automatycznie w wypłacie będą naliczane składki podstawowe i dodatkowe finansowane przez pracownika i pracodawcę. Składki PPK zostaną naliczone od wynagrodzenia, którego data wypłaty jest późniejsza niż data przystąpienia pracownika do PPK i jednocześnie pracownik nie ma odnotowanej daty rezygnacji z PPK przypadającej w miesiącu wypłaty wynagrodzenia lub wcześniejszym. Dane dotyczące przystąpienia i rezygnacji są sprawdzane w zapisie historycznym aktualnym na ostatni dzień miesiąca zgodnego z miesiącem deklaracji ustawionym na liście płac. Podstawę składek PPK stanowi wynagrodzenie rozumiane jako podstawa składek emerytalno-rentowych bez stosowania ograniczenia 30-krotności. Podstawa PPK będzie zatem równa sumie elementów wypłaty, które mają ustawione naliczanie składek społecznych w konfiguracji. Wynagrodzenie, od którego powinna zostać naliczona wpłata do PPK, nie obejmuje podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński. Składki PPK będą naliczane na listach płac o rodzaju etat, umowa, inna wypłata, zaliczka brutto. Na formularzu wypłaty na zakładce [4.Ubezpieczenie] dodano sekcję Pracownicze Plany Kapitałowe, w której wykazywana jest podstawa składki PPK oraz naliczone składki podstawowe i dodatkowe pracownika oraz pracodawcy. Informacja o podstawie PPK oraz składkach jest wyświetlana także na oknach Zestawienie list płac oraz Zestawienie wypłat pracownika Procent składki podstawowej oraz dodatkowej finansowanej przez pracownika przyjmowany do wyliczeń jest pobierany z zapisu historycznego aktualnego na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego miesiąc deklaracji ustawiony na liście płac. Dodatkowo sprawdzane jest czy data złożenia deklaracji dotyczącej składki podstawowej oraz dodatkowej przypada w miesiącu wcześniejszym niż wypłata wynagrodzenia (miesiąc i rok deklaracji ustawiony na liście płac). Składka dodatkowa pracodawcy nalicza się zgodnie z ustawieniem procentu w polu Indyw. procent składki dodat. pracodawcy na formularzu pracownika w zapisie aktualnym na ostatni dzień miesiąca zgodnego z miesiącem deklaracji na liście płac. Jeśli pracownik nie ma ustawionego indywidualnego procentu składki dodatkowej wysokość składki dodatkowej pobierana jest z konfiguracji [Konfiguracja/Firma/Płace/Pracownicze Plany Kapitałowe], a jeśli nie ma jej podanej to składka nalicza się w kwocie zero. Składka podstawowa oraz dodatkowa finansowana przez pracodawcę nalicza się w wysokości obowiązującej w miesiącu wypłaty wynagrodzenia. Składki PPK finansowane przez pracownika pomniejszają kwotę netto do wypłaty. Składki PPK opłacane dla danego pracownika przez pracodawcę stanowią przychód pracownika i podlegają opodatkowaniu. W wypłacie, w której zostały naliczone składki PPK pracodawcy automatycznie zostanie dodany element Przychód z tytułu PPK na kwotę równą sumie składki podstawowej oraz dodatkowej pracodawcy:
    • Przychód z tytułu PPK/E – element naliczany w wypłatach typu ‘Etat’, ‘Zaliczka brutto’ oraz ‘Inna wypłata’. Od tego składnika zaliczka podatku naliczana jest według progów.
    • Przychód z tytułu PPK/E (oddel.) – element naliczany w wypłatach dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicą. Podatek naliczany zgodnie z ustawieniami dotyczącymi zaliczki podatku w okresie oddelegowania.
    • Przychód z tytułu PPK/U – element naliczany w wypłatach umów, które mają ustawioną w konfiguracji ‘Pozycję na deklaracji PIT’ zaczynającą się od PIT-8B, PIT-11 lub PIT-4. Od tego elementu naliczane są 20% koszty uzyskania przychodu oraz  12%  zaliczka podatku.
    • Przychód z tytułu PPK/IFT-1 – element naliczany w wypłatach umów, które mają ustawioną w konfiguracji ‘Pozycję na deklaracji PIT’ zaczynającą się od IFT-1. Od tego składnika naliczana jest zaliczka podatku w wysokości 20%.
    • Przychód z tytułu PPK/PIT-8A – element naliczany w wypłatach umów, które mają ustawioną w konfiguracji ‘Pozycję na deklaracji PIT’ zaczynającą się od PIT-8A. Od tego elementu naliczany jest jedynie 12%  zaliczka podatku.
    • Przychód z tytułu PPK/kontrakt menadż. – element naliczany w wypłatach umów, które mają ustawioną w konfiguracji ‘Pozycję  na deklaracji PIT’ zaczynającą się od PIT-8B 9. Kontrakt menedżerski, umowa o zarządzanie przedsiębiorstwem. Od tego elementu naliczana jest zaliczka podatku w wysokości  12% . Koszty uzyskania przychodu nie są naliczane.
    • Przychód z tytułu PPK/ rada nadzorcza – element naliczany w wypłatach umów, które mają ustawioną w konfiguracji ‘Pozycję  na deklaracji PIT’ zaczynającą się od PIT – 8B 8. Udział w organach stanowiących osób prawnych. Od tego elementu naliczana jest zaliczka podatku w wysokości 12% . Koszty uzyskania przychodu nie są naliczane.
    • Przychód z tytułu PPK/ umowa o dzieło – element naliczany w wypłatach umów, które mają ustawioną w konfiguracji ‘Pozycję  na deklaracji PIT’ zaczynającą się od PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy o dzieło. Od tego elementu naliczana jest zaliczka podatku w wysokości  12%  oraz 20% koszty uzyskania przychodu.
Użytkownik moż edytować ustawienia standardowych typów wypłat dotyczących przychodu z tytułu PPK z poziomu Start/  Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Typy wypłat po naciśnięciu   Pokaż standardowe. Dodatkowo istnieje możliwość zdefiniowania własnego przychodu z tytułu PPK i przypisania go do umowy. Na formularzu typu wypłaty, dostępnym z poziomu [Start/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Typy wypłat] na zakładce [1.Ogólne] należy zaznaczyć parametr Przychód PPK dla umów cywilnoprawnych w tych elementach, które będą służyły do rozliczania przychodu z tytułu składek PPK finansowanych przez pracodawcę dla osób wykonujących pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej. Tak oznaczony typ wypłaty należy powiązać z umową cywilnoprawną. Należy tego dokonać z poziomu formularza typu wypłaty będącego umową poprzez wskazanie definiowanego składnika w polu „Przychód PPK”. Dla przychodu PPK dla umów cywilnoprawnych opis analityczny w wypłacie będzie dziedziczony z umowy cywilnoprawnej, z którą jest wypłacany.

Użytkownik może zmienić wartość naliczonego elementu Przychód z tytułu PPK poprzez jego usunięcie i ponownie dodanie z listy elementów w wypłacie.

Uwaga
Jeżeli wpłata składek PPK do instytucji finansowej jest dokonywana w następnym miesiącu po miesiącu, w którym zostały pobrane i obliczone i miesiącu wpłaty ma zostać pobrany podatek od składek PPK finansowanych przez pracodawcę w konfiguracji firmy (Konfiguracja/Firma/Płace/Parametry) należy odznaczyć parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty’.
Uwaga
W przypadku modyfikacji elementu stanowiącego podstawę składek społecznych w wypłacie dla pracownika oddelegowanego do pracy za granicę nie płacącego podatku w Polsce, a podlegającego PPK, w celu poprawnego wyliczenia podstawy podatku zagr. należy po zmianie elementu, usunąć Przychód z tytułu PPK/E (oddel.), ponownie go dodać i dopiero wtedy przeliczyć podstawę składek i podatku.
 

Naliczenie przychodu z tytułu PPK po zwolnieniu pracownika

W programie wprowadzony jest mechanizm automatycznego naliczania przychodu z tytułu PPK w przypadku zwolnienia pracownika lub zakończenia umowy zleceniobiorcy w firmie, w której składki PPK są przekazywane do instytucji w kolejnym miesiącu w stosunku do ich pobrania z wypłaty (z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametr/ Naliczanie wypłat nie jest zaznaczony parametr Nalicz podatek od składek PPK na podstawie składek z bieżącej wypłaty). Automatyczne naliczenia przychodu z tytułu PPK na podstawie kwoty składki PPK finansowanej przez pracodawcę z ostatniej wypłaty pracownika lub zleceniobiorcy jest uzależnione od parametru Przychód z tytułu PPK liczony automatycznie po zwolnieniu pracownika znajdującego się w konfiguracji firmy Start/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat. W wypłacie naliczonej do listy płac o rodzaju Przych. PPK po zwolnieniu zostanie naliczony element ‘Przychód z tytułu PPK’ odpowiedni dla przychodu naliczonego w ostatniej wypłacie (Przychód z tytułu PPK/E dla wypłat etatowych, przychód PPK powiązany z daną umową w przypadku umów cywilnoprawnych) w wysokości wynikającej ze składek PPK finansowanych przez pracodawcę z ostatniej wypłaty. Kwota przychodu PPK naliczonego po zwolnieniu pracownika jest automatycznie uaktualniana w przypadku zmiany kwot lub elementów wypłaty za ostatni miesiąc zatrudnienia mających wpływ na kwotę składek PPK. Od tego przychodu nie zostanie naliczona zaliczka podatku, ponieważ od przychodu PPK powstałego po okresie zatrudnienia pracownika / zleceniobiorcy nie będzie już możliwości pobrania zaliczki na podatek. Kod tytułu ubezpieczenia będzie zgodny z danymi ustawionymi na formularzu danych kadrowych. W wypłacie naliczonej do listy płac rodzaju Przych. PPK po zwolnieniu jest możliwość edycji naliczonych kwot lub dodania elementów, ale jedynie tych, które stanowią Przychód PPK / mają zaznaczony w konfiguracji parametr Przychód PPK dla umów cywilnoprawnych. Kwota przychodu z tytułu PPK zostanie wykazana:
  • w deklaracji PIT-11 – za rok, zgodny z rokiem deklaracji ustawionym na liście, na której naliczono przychód PPK po zwolnieniu,
  • w deklaracji ZUS RCA – w miesiącu zgodny z miesiącem deklaracji ustawionym na liście, na której naliczono przychód PPK po zwolnieniu.

Deklaracje  PPK

Po naliczeniu wypłat pracownikom, Użytkownik może naliczyć deklarację PPK z poziomu Płace i Kadry/Deklaracje PPK, która wygeneruje płatność dla wskazanej w konfiguracji instytucji finansowej. Z poziomu okna ‘Deklaracje PPK’ można naliczyć deklarację, podejrzeć już naliczoną deklarację lub usunąć. Na liście wyświetlane są następujące informacje:
  • Miesiąc – miesiąc deklaracji,
  • Rok – rok deklaracji,
  • Identyfikator deklaracji,
  • Data obliczenia,
  • Kwota – naliczona kwota płatności,
  • Status – status deklaracji: obliczona lub zamknięta.
 
Lista deklaracji PPK
Wygenerowana płatność stanowi sumę naliczonych składek na Pracownicze Plany Kapitałowe (podstawowych i dodatkowych) finansowanych przez pracownika i pracodawcę dla wszystkich pracowników z wypłat, które są naliczone na listach płac mających ustawiony miesiąc deklaracji zgodny z miesiącem, za który jest naliczana deklaracja. Data płatności domyślnie została ustawiona jako 15. dzień kolejnego miesiąca w stosunku do miesiąca, za który jest naliczana (Użytkownik ma możliwość modyfikacji daty płatności).  Odbiorcą płatności jest Instytucja Finansowa wskazana w konfiguracji firmy w gałęzi Pracownicze Plany Kapitałowe. Numer konta, na który będą przekazane składki, zostanie pobrany z formularza Instytucji Finansowej [zakładka Ogólne/Kontrahenci]. Domyślnie opis do banku będzie ustawiany jako: Składki PPK za miesiąc/rok.
Deklaracja PPK

e-Teczka

https://www.youtube.com/watch?v=0KkAZ54pSuA - elektroniczna dokumentacja pracownicza dostępna w programie, służy przechowywaniu dokumentów kadrowych związanych z pracownikiem w formie elektronicznej, umożliwiając jednocześnie łatwy dostęp do danych pracownika. Funkcjonalność jest dostępna w module Płace i Kadry oraz Płace i Kadry Plus z poziomu listy pracowników oraz z formularza pracownika.

e-Teczka – konfiguracja

W konfiguracji firmy [Konfiguracja / Firma / Definicje dokumentów / Płace / e-Teczka] Użytkownik ma dostępne schematy numeracji dla dokumentów dodawanych do e-Teczki pracownika. Standardowo dostępny jest schemat EDOK. Można również zdefiniować własne schematy. W konfiguracji programu [Konfiguracja / Program / Płace / e-Teczka] znajdują się ustawienia związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej w ramach funkcjonalności e-Teczka. Są one dostępne do edycji tylko dla operatora posiadającego uprawnienia administratora.
Z tego poziomu Użytkownik może określić miejsce zapisywania dołączanych do dokumentów w e-Teczce plików. Do wyboru są trzy opcje:
  • firmowa baza danych (domyślne ustawienie) – pliki PDF są zapisywane jako dane binarne w firmowej bazie danych,
  • dysk lokalny – zapis plików PDF we wskazanej lokalizacji na lokalnym dysku,
  • dysk iBard – zapis plików PDF we wskazanej lokalizacji na dysku iBard.
W przypadku ustawienia opcji dysk lokalny lub iBard należy dodatkowo wskazać katalog przechowywania plików. W obrębie wskazanego katalogu, podczas dodawania dokumentów do e-Teczek pracowniczych, załączone pliki będą zapisywane w podkatalogu dla danej firmy i dodatkowo w podkatalogu dotyczącym danego pracownika. Nazwa katalogu dla pracownika zawiera numer PESEL, NIP, paszport, zagraniczny numer identyfikacyjny lub akronim, w zależności od danych pracownika. W sekcji Parametry zapisu dokumentów w e-Teczce znajduje się lista ze strukturą e-Teczki. Standardowo dodane są w niej 4 pozycje:
  • Część A – część, w której powinny być przechowywane dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (np. CV, kopie dyplomów potwierdzających wykształcenie i świadectw pracy od poprzednich pracodawców, kopia zaświadczenia lekarskiego z badań wstępnych),
  • Część B – część, w której powinny być przechowywane dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (np. umowa o pracę, kopie zaświadczeń o ukończonych szkoleniach w trakcie zatrudnienia, kopie zaświadczeń lekarskich z badań okresowych),
  • Część C – część, w której powinny być przechowywane dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (np. wypowiedzenie umowy, świadectwo pracy).
  • Część D – część przeznaczona do przechowywania dokumentów dotyczących kar porządkowych nakładanych na pracownika (np. kara nagany).
  • Część E – część przeznaczona na dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.
Jako domyślna ustawiona jest Część B. Dokumenty tworzone podczas wykonywania wydruków będą automatycznie dodawane do tej części e-Teczki pracownika, która jest ustawiona jako domyślna, chyba, że w definicji wydruków określono inaczej. Użytkownik może dodawać kolejne części, a także zmienić ustawienie, która z części jest domyślna. Usunięcie utworzonej części z konfiguracji jest możliwe tylko w przypadku, gdy nie zostały przypisane do niej żadne dokumenty.
Uwaga
W przypadku zmiany bazy konfiguracyjnej, dokumenty znajdujące się w e-Teczkach pracowników są przyporządkowywane do nowych części według ID części. Jeśli dokument był dodany do części e-Teczki o ID=1, po podłączeniu nowej bazy konfiguracyjnej także będzie dostępny w części, której ID=1. Dodatkowo w tabeli CDN.PracTeczka zapisana jest informacja o nazwie części, w której dany dokument się znajdował.
Sekcja Certyfikaty podpisów dla dokumentów w e-Teczce zawiera ustawienia dotyczące podpisywania plików PDF dodawanych do e-Teczki. Z tego poziomu można przypisać operatorom domyślne ustawienia dotyczące kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Zaznaczenie parametru Podpis przy dodanym operatorze spowoduje wyświetlenie listy certyfikatów zainstalowanych na danym stanowisku. Wybrany z listy certyfikat zostanie ustawiony jako domyślny dla operatora i wszystkie dodawane przez niego dokumenty do e-Teczki będą nim podpisywane. W przypadku zaznaczenia dla danego operatora parametru Podpis, ale bez przypisania konkretnego podpisu podczas dodawanie dokumentów doe-Teczki każdorazowo będzie wyświetlane okno z listą certyfikatów i użytkownik będzie mógł zdecydować, którym certyfikatem dany plik ma być podpisany.
Rys 46. E-Teczka – formularz

e-Teczka pracownika

Po wybraniu opcji e-Teczka widoczna jest lista dokumentów pracownika w kontekście, którego została wywołana w podziale na części. W standardzie dostępne są cztery predefiniowane części A, B,C,D,E. W części A powinny być gromadzone dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie; w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, a w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. W części D – dokumenty związane z nałożonymi na pracownika karami porządkowymi, w części E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Z poziomu e-Teczki pracownika można dodawać dokumenty, przeglądać oraz usuwać. Z poziomu listy e-Teczek  pracowników Użytkownik może w łatwy sposób odszukać określony dokument po jego tytule, numerze lub dacie dodania.

Formularz dokumentu w e-Teczce

Dodawanie dokumentu do e-teczki pracownika jest możliwe z poziomu okna e-Teczka za pomocą przycisku . Formularz dokumentu w e-Teczce zawiera następujące dane:
  • numer dokumentu, ze standardowo wskazanym w konfiguracji schematem numeracji,
  • tytuł dokumentu – w tym polu użytkownik ma możliwość wybrania tytułu dokumentu z listy słownikowej
  • opis – pole do wpisania dodatkowych informacji dotyczących wprowadzanego dokumentu,
  • część e-Teczki, w której jest dany dokument,
  • datę dokumentu,
  • informacje dotyczące dołączonego do dokumentu pliku w formacie PDF, jego lokalizacji wraz ze ścieżką, operatorze, który dodał plik PDF oraz czy został opatrzony podpisem cyfrowym i jeśli tak, to datą podpisu.
Rys 47. Formularz dokumentu e-Teczki
Za pomocą przycisku   można wykonać operacje związane z dodaniem pliku PDF do dokumentu oraz zmianą lokalizacji dołączonego wcześniej pliku. Pliki można dodawać z dysku lokalnego lub dysku iBard. Dodatkowo za pomocą opcji Skanuj i zapisz… jest możliwość jednoczesnego skanowania i dodawania plików do dokumentów. Dokumenty dodawane do e-Teczki mogą być zapisywane w bazie firmowej, na dysku lokalnym lub dysku iBard. Menu dostępne pod przyciskiem  jest automatycznie dostosowywane w zależności od ustawień w konfiguracji.
e-Teczka - dodawanie dokumentu
Funkcjonalność umożliwia także podpisywanie podpisem cyfrowym dodawanych plików. Jeśli dany operator ma przypisany certyfikat w konfiguracji, plik podczas dodawania do dokumentu zostanie automatycznie podpisany. Gdy operator dodaje dokument do e-Teczki po raz pierwszy i w konfiguracji nie ma ustawień odnośnie podpisu, wyświetli się lista podpisów zainstalowanych na danym stanowisku, z której będzie mógł wybrać odpowiedni podpis - wybrany w ten sposób podpis zostanie dołączony do pliku PDF w zapisywanym dokumencie. Z tego poziomu Użytkownik może również zdecydować, czy wybrany certyfikat ma zostać domyślnym dla danego operatora. Istnieje także możliwość dodania podpisu cyfrowego do podświetlonego pliku PDF, który został wcześniej zapisany do e-Teczki bez dołączenia podpisu cyfrowego za pomocą przycisku Dodaj podpis cyfrowy . Użytkownik z poziomu formularza dokumentu ma możliwość podglądu dodanego pliku za pomocą przycisku  oraz usuwać . Na oknie e-Teczka (Płace i Kadry/ Kadry/e-Teczka) możliwe jest wyszukanie dokumentów na podstawie metadanych. Dane te znajdują się w kolumnach: ■             PESEL ■             Rodzaj dokumentu – zawiera numer kolejny dokumentu, ■             Data podpisu – data opatrzenia pieczęcią elektroniczną ■             Data eksportu - data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów Kolumny domyślnie są ukryte, ale można je dodać za pomocą opcji Wybór kolumn.

Zapis wydruków bezpośrednio do e-Teczki

Wydruki generowane dla pracowników mogą być dodawane do e-Teczki na dwa sposoby. W menu wydruków jest dostępna opcja Dodaj do e-Teczki. Wywołany w ten sposób wydruk zapisze się jako plik PDF w dodanym automatycznie dokumencie w e-Teczce pracownika będącego podmiotem danego wydruku, bez konieczności wykonania wydruku na drukarkę.
e-Teczka – zapis wydruku do e-Teczki
Wykonanie wydruku na drukarkę także może automatycznie dodawać dokument do e-Teczki. Jest to zależne od ustawienia parametrów Kopia elektroniczna i  Zapisuj wydruk w formacie PDF w e-Teczkach pracowników w części znajdujących się w definicji wydruku. Po zaznaczeniu parametrów dodatkowo należy ustawić, w której części e-teczki dokument ma być dodany. Domyślnie podpowiada się ta część e-Teczki, która jest w konfiguracji ustawiona jako domyślna, ale operator może ją zmienić. Podczas dodawania dokumentów do e-Teczki podczas wykonywania wydruków ustawienia dotyczące części e‑Teczki, do której dokument zostanie dodany oraz podpisywania będą pobierane z definicji wydruku lub konfiguracji programu (gdy nie ma ustawień w definicji wydruku). W przypadku wydruków wywoływanych z listy, zapisywanie w e-Teczkach wykona się wyłącznie wtedy, gdy wybrany wydruk będzie wydrukiem kaskadowym tworzącym wiele plików PDF z oddzielnymi wydrukami dotyczącymi poszczególnych zaznaczonych pracowników.

 Eksport e-Teczki pracownika wraz z metadanymi

Z poziomu okna e-Teczka  można wyeksportować dokumentację pracownika wraz  z metadanymi.  Użytkownik może wyeksportować dokumentację wybranego pracownika lub wszystkich. Po rozwinięciu strzałki przy przycisku eksportu dostępne są do wyboru dwie opcje: eksport dokumentacji pracownika oraz eksport dokumentacji wszystkich pracowników. Na formularzu eksportu dokumentacji należy wskazać lokalizację, gdzie dokumentacja zostanie zapisana oraz określić, z których części e-Teczki mają zostać wyeksportowane dokumenty. Dodatkowo dostępny jest parametr Podpisz cyfrowo plik, którego zaznaczenie spowoduje opatrzenie skompresowanego pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Eksport dokumentacji spowoduje:
  • utworzenie uporządkowanego zbioru dokumentów, wraz z kompletem metadanych dla każdego dokumentu,
  • zapisanie zbioru dokumentów w postaci skompresowanego pliku o następujących nazwach:
  • Teczka_pracownika_imie_nazwisko_pesel.zip (gdy wybrana opcja dla jednego pracownika)
  • Teczka_pracownikow_NIP.zip (gdy wybrana opcja dla wszystkich), a w nim foldery dla poszczególnych pracowników
  • opatrzenie skompresowanego pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym (jeżeli zaznaczono parametr ‘Podpisz cyfrowo plik’).
Każdy dokument znajdujący się w e-Teczce pracownika zostanie zapisany jako odrębny plik PDF. Do każdego dokumentu zostanie utworzony zestaw następujących metadanych, zapisanych w odrębnym pliku XML z metadanymi:
  • identyfikator dokumentu, który stanowi numer pełny dokumentu,
  • identyfikator dokumentacji – będący akronimem pracownika,
  • rodzaj dokumentu – numer dokumentu w danej części e-Teczki,
  • data powstania dokumentu;
  • data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy, albo osoby upoważnionej przez pracodawcę – w przypadku, gdy jest to odwzorowanie cyfrowe dokumentu w postaci papierowej;
  • numer PESEL pracownika, do którego dokumentacji pracowniczej został włączony dokument, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  • imię i nazwisko pracownika;
  • nazwa pracodawcy;
  • data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument.
Plik XML z metadanymi będzie miał taką samą nazwę, jaką ma pełna nazwa pliku, do którego się odnosi. W danych dokumentu zapisywana jest data wykonania jego eksportu. W przypadku, gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci elektronicznej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:
  • w postaci elektronicznej albo
  • w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane.
Na potrzeby konieczności wydania w postaci papierowej dokumentacji w programie z poziomu formularza dokumentu znajdującego się w e-Teczce możliwe jest wykonanie wydruku metadanych dla plików [Podgląd wydruku lub Wydruk danych/ Dokumentacja pracownicza/ Dokumentacja pracownicza - metadane].

GUS Z-12

Eksport GUS Z-12 – mechanizm umożliwiający eksport danych pracowników do pliku o formacie *.csv pozwalający zaimportować dane do programu Z-12 GUS, w celu przygotowania i przesłania Sprawozdania o strukturze wynagrodzeń według zawodów GUS Z-12. Jest dostępny z poziomu Płace i Kadry/ Kadry/ Inne/ Eksport GUS Z-12. Po wskazaniu opcji Eksport GUS Z-12  pojawia się okno z parametrami dotyczącymi generowanego pliku. Należy podać rok, za który jest tworzony plik, nazwę pliku oraz ścieżkę.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Dodatkowo za pomocą parametru Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy jako godziny nadliczbowe Użytkownik może zdecydować czy wynagrodzenie powyżej/poniżej normy ma być traktowane jako wynagrodzenie za nadgodziny  czy za czas nominalny. Działanie parametru:
  • Zaznaczony – wynagrodzenie powyżej/poniżej normy będzie wykazane jako wynagrodzenie za nadgodziny,
  • Niezaznaczony – wynagrodzenie powyżej/poniżej normy będzie wykazane jako wynagrodzenie za czas nominalny.
Dane będą zapisywane w formacie *.csv zgodnym ze specyfikacją opublikowaną przez GUS dla deklaracji Z-12 za dany rok. Do pliku będą eksportowane dane pracowników zatrudnionych na etat w dniu 31 października roku, za który ma być składana deklaracja Z-12, spełniających kryteria wymagane przez GUS. W pliku zapisują się dane wszystkich pracowników. Losowanie grupy pracowników jest wykonywane po stronie programu udostępnianego przez GUS, do którego należy zaczytać plik wygenerowany z Comarch ERP Optima. Do wyeksportowania pełnych danych do Z-12, konieczne jest:
  • uzupełnienie w zapisach historycznych pracowników aktualnych na 31.10 roku, za który jest generowane sprawozdanie wszystkich danych wykazywanych w GUS Z-12, w tym kody zawodów, symbole GUS dla poziomu wykształcenia i systemu czasu pracy na zakładce [6. Inne informacje],
  • przeliczenie limitów urlopu wypoczynkowego za dany rok.,
  • naliczenie wypłat za cały okres zatrudnienia w obrębie danego roku (za wszystkie miesiące).
Uwaga
Aby dany typ wypłaty był uwzględniony podczas eksportu do GUS Z‑12 w konfiguracji w polu Wliczany do GUS musi mieć ustawioną inną opcję niż nie wliczać.
Podczas importu do programu GUS Z12 pliku wygenerowanego z Comarch ERP Optima, należy wybrać opcję Importuj > Dane z systemów kadrowo-płacowych (plik csv). Następnie należy zaznaczyć pola do importu, podać numer linii, od której mają być importowane dane, ustawić kodowanie jako UTF-8 i wskazać plik *.csv, który zawiera dane pracowników wyeksportowane z programu Comarch ERP Optima. Po zaimportowaniu danych można wykonać losowanie pracowników i wysłanie danych do GUS.
Uwaga
Z programu Comarch ERP Optima do pliku *.csv eksportowani są wszyscy pracownicy, którzy byli zatrudnieni 31.10 roku, za który jest generowany raport. Losowanie pracowników odbywa się już w programie GUS Z12. W związku z tym, podczas dodawania jednostki sprawozdawczej w programie GUS Z12 w części dotyczącej zakresu danych należy wybrać opcję: Chcę wprowadzić wszystkich pracowników i wykonać losowanie (dotyczy jednostek, dla których liczba zatrudnionych spełniających warunki badania po wykonaniu wykluczeń A2>40).

Oddelegowanie do pracy za granicę pracowników etatowych (Płace i Kadry Plus)

Uwaga
Funkcjonalność dostępna w Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus.
Pozwala na prowadzenie rozliczeń pracowników oddelegowanych do pracy za granicą związanych przede wszystkim z naliczaniem podatków i składek ZUS za okres oddelegowania, które podlegają innym zasadom niż w przypadku pracowników zatrudnionych i wykonujących pracę w Polsce.

Konfiguracja typów wypłat

W konfiguracji typu wypłaty na zakładce [Ogólne] w części wspólnej dla wszystkich algorytmów, ale tylko w module Płace i Kadry Plus dostępny jest parametr Waluta w wypłacie z trzema  opcjami: waluta systemowa (domyślnie zaznaczony przy dodawaniu typu wypłaty) i waluta z etatu pracownika i waluta  w umowy cywilnoprawnej.  
Rys 70. Konfiguracja typu wypłaty dla pracownika oddelegowanego

Informacja o walucie wskazuje czy kwota w wypłacie dla danego typu wypłaty ma być wyliczana zawsze w PLN (waluta systemowa), czy w walucie wskazanej do rozliczeń pracownika za okres oddelegowania lub walucie z umowy.

Dla dodatków, dla których zmienia się waluta wypłaty należy zdefiniować odrębny typ wypłaty. Jeden dodatek nie może być do pewnego momentu wypłacany w PLN a następnie w obcej. Typ wypłaty zdefiniowany jako wypłacany w walucie z etatu (a nie w PLN), przypięty na liście dodatków pracownika w kadrach, będzie się automatycznie wyliczał tylko w wypłatach przypadających w okresie oddelegowania, nie będzie natomiast naliczał się w wypłatach za okresy, w których pracownik nie jest oddelegowany do pracy za granicą. Nie należy też dodawać ręcznie w wypłacie niedotyczącej okresu oddelegowania dodatków zdefiniowanych jako wypłacane w walucie z etatu, gdyż dla nich naliczanie podatku i składek jest realizowane wyłącznie wg zasad dotyczących pracowników oddelegowanych i tylko w wypłacie naliczonej na liście płac oznaczonej jako lista płac dla pracowników oddelegowanych.

Uwaga
 Ustawienie elementu wypłacanego w walucie z etatu jest dostępne tylko dla typów wypłat o rodzaju dodatek. Jeśli w polu Rodzaj użytkownik ustawi opcję umowa, bądź pożyczka wówczas parametr dotyczący waluty będzie się automatycznie przestawiał na walutę systemową, bez możliwości zmiany. Walutę z etatu można natomiast zaznaczyć w przypadku dodatku, który w polu PKZP na zakładce [Szczegółowe] ma wybraną opcję np. składka/zapomoga/wpisowe.

Typ wypłaty zdefiniowany jako 'wypłacany w walucie z etatu’ będzie naliczany tylko w wypłacie na liście płac dla oddelegowanych. Nie będzie generowany na liście, która nie jest walutowa.

Dla typów wypłat zdefiniowanych jako wypłacane w walucie z etatu są dostępne tylko dwie opcje dotyczące naliczania podatku i składek, pozwalające na wskazanie czy wartość takiego elementu wypłaconego wliczać, czy nie wliczać do podstawy podatku/składek ZUS/składek zdrowotnych.

Rys 72. Konfiguracja typu wypłaty – zakładka Podatki/Nieobecności

Ustawienie wliczać do podstawy opodatkowania/składek ZUS/składki zdrowotnej oznacza, że wartość typu wypłaty zdefiniowanego w taki sposób jest uwzględniana w wyliczeniu wartości elementu wypłaty stanowiącego podstawę podatku/ składek ZUS.

Nowe opcje dotyczące naliczania podatku i składek, dedykowane dla wypłat walutowych nie są dostępne do wyboru w typach wypłat definiowanych jako wypłacane w walucie systemowej.

Uwaga
Jeżeli w konfiguracji własnego typu wypłaty zostanie zaznaczony na zakładce Ogólne parametr waluta z etatu pracownika wówczas na zakładce [Podatki/Nieobecności] w polu:
  • Pozycja na deklaracji PIT domyślnie zostanie ustawione Nie dotyczy, ponieważ na deklarację PIT wchodzi wartość ze standardowych elementów Podstawa podatku PL lub odpowiednio (w kolumnie z nieopodat) Podstawa podatku zagr.
  • Wliczać do podstawy naliczania zasiłków chorobowychNie wliczać – podstawa zasiłku dla pracownika oddelegowanego liczona ze średniej z wypłat za okres oddelegowania, jest wyliczana w oparciu zapisane w wypłatach podstawy składki chorobowej (pomniejszonej o składki ZUS finansowane przez ubezpieczonego), a nie poprzez uwzględnianie wartości z poszczególnych elementów.
  W celach rozliczeń pracowników oddelegowanych służą standardowe typy wypłat, które umożliwiają zapisanie wynagrodzenia za czas oddelegowania będącego odpowiednikiem wynagrodzenia zasadniczego oraz podstaw podatku i składek dla tych pracowników. Lista standardowych typów wypłat to:
  • Wynagrodzenie zasad. oddeleg./mies.
  • Wynagrodzenie zasad. oddeleg./godz.
  • Podstawa ZUS opodatk. PL
  • Podstawa ZUS opodatk. zagr.
  • Podstawa ZUS nieopodatk.
  • Podstawa podatku PL
  • Podstawa podatku zagr.
  • Wyrównanie podstawy ZUS nieopodatk.
  • Wyrównanie podstawy ZUS opodatk. PL
  • Wyrównanie podstawy ZUS opodatk. Zagr.
  • Dni pobytu za granicą (liczba diet) – wskaźnik.

Oznaczenie waluty w standardowych typach wypłat

Uwaga
 Dla pracowników oddelegowanych wynagrodzenia urlopowe są liczone w tej samej walucie, w której jest liczone wynagrodzenie zasadnicze dla nich. To samo dotyczy standardowych elementów związanych z rozliczeniem czasu pracy, czyli wynagrodzenia powyżej/poniżej normy oraz dopłat do nadgodzin i dopłat za pracę w nocy
Wszystkie typy wypłat służące do rozliczeń standardowych nieobecności ZUS są liczone zawsze w walucie systemowej (PLN). Standardowy akord jest dedykowany tylko dla wypłat niewalutowych, natomiast dla pracowników oddelegowanych należy stworzyć własny typ wypłaty jako wypłacany w walucie z etatu (parametr w Konfiguracji typu wypłaty).

Oddelegowanie pracownika – informacje w danych kadrowych

Na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce [Etat] znajduje się zwijana grupa Oddelegowanie do pracy za granicą widoczna tylko w module Płace i Kadry Plus. Grupa widoczna jest na pełnym formularzu pracownika, w przypadku właściciela oraz na formularzu dostępnym z poziomu kasy zapomogowo-pożyczkowej jest ukryta. Domyślnie przy dodawaniu nowego pracownika flaga Oddelegowanie do pracy za granicą nie jest zaznaczona. Przy aktualizacji danych kadrowych wartość parametru jest kopiowana z poprzedniego zapisu – z możliwością zmiany przez operatora. Po zaznaczeniu parametru Oddelegowanie do pracy za granicę uaktywniają się dodatkowe opcje związane z oddelegowaniem dostępne w tej samej grupie na formularzu:
  • Kraj oddelegowania – pole służące do ustawienia kraju, do którego pracownik jest oddelegowany. Słownik krajów znajduje się w konfiguracji programu.
  • Waluta rozliczenia – domyślnie wyświetlany jest symbol waluty systemowej, czyli PLN. Lista walut jest dodawana z poziomu Start/Konfiguracja/Program/Ogóle/Waluty. Waluta rozliczenia wykorzystywana jest przy naliczaniu wypłaty.
  • Waluta diety – domyślnie wyświetlany jest symbol waluty systemowej, czyli PLN. W tym polu można określić w jakiej walucie mają być rozliczane diety. Po wybraniu kraju oddelegowania ze słownika automatycznie podpowiada się waluta diety. Waluta powiązana z krajem oddelegowania jest nieedytowalna. Użytkownik może ręcznie wybrać walutę diety tylko wtedy, gdy nie wybrano kraju oddelegowania.
  • Dieta/dzień (kwota w w/w walucie – np. 45 EUR/dzień) – wykorzystywana przy wyliczaniu podstawy składek ZUS (pomniejszana o równowartość diet za dni pobytu za granicą w danym miesiącu) i podstawy podatku (pomniejszanej o 30% tej kwoty). Po wybraniu kraju oddelegowania ze słownika automatycznie podpowiada się aktualna stawka diety przypisana do danego kraju pobrana z konfiguracji programu. Dieta powiązana z krajem oddelegowania jest nieedytowalna. Użytkownik może wpisać kwotę diety tylko wtedy, gdy nie wybrano kraju oddelegowania.
  • Składki ZUS odprowadzane w Polsce – flaga domyślnie zaznaczona, co oznacza że w wypłacie będą naliczane składki ZUS wg zasad dotyczących pracowników oddelegowanych, a jeśli ta flaga nie jest zaznaczona to składki nie będą naliczane w wypłacie (jeśli dany pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym w kraju oddelegowania, a nie w Polsce).
  • Zaliczka podatku odprowadzana w Polsce – flaga domyślnie zaznaczona co oznacza, że w wypłacie będą naliczane podatki wg zasad dotyczących pracowników oddelegowanych, a jeśli ta flaga nie jest zaznaczona to podatki nie będą naliczane w wypłacie, będzie natomiast wyliczana wartość przychodu podlegającego opodatkowaniu w celu wykazania na PIT-11 jako Dochód zwolniony od podatku (jeśli dany pracownik płaci podatki w kraju oddelegowania, a nie w Polsce).
  • Metoda proporcjonalnego odliczenia – możliwość rozliczania pracowników oddelegowanych na PIT-11 metodą proporcjonalnego odliczenia. Parametr jest aktywny po odznaczeniu parametru Zaliczka podatku odprowadzana w Polsce. Po ustawieniu powyższego parametru naliczona w wypłacie za czas oddelegowania Podstawa podatku zagr. oraz zasiłki zostaną dodatkowo oznaczone (pole WPE_MetodaProp=1). Podstawa podatku zagr. zostanie wykazana na deklaracji PIT-11 jako przychód z tytułu należności ze stosunku pracy w polu 29 lub 36 (dla pracowników do 26 lat), a zasiłki w polu 64. Aby przychód został wykazany na PIT-11 w powyższy sposób wypłata musi być naliczona przy zaznaczonym parametrze Metoda proporcjonalnego odliczenia.
Symbole wybranych walut są wyświetlane obok wysokości diety dziennej oraz obok stawki zaszeregowania. Dla pracowników nieoznaczonych jako oddelegowani w polu stawka zaszeregowania na formularzu pracownika jest wyświetlany symbol waluty systemowej (czyli PLN) – analogicznie w przypadku modułu Płace i Kadry.
Rys 73. Formularz pracownika – zakładka Etat z opcjami dotyczącymi pracownika oddelegowanego
  Ustawiona waluta rozliczenia i jej kurs są stosowane dla wyliczenia:
  • wynagrodzenia zasadniczego za okres oddelegowania i elementów związanych z rozliczeniem czasu pracy (odchyłki, dopłaty do nadgodzin, dopłaty za pracę nocną),
  • przypadających w okresie oddelegowania rozliczeń innych typów nieobecności niż Zwolnienie ZUS (głównie dla urlopów),
  • wszystkich dodatkowych elementów wypłaty, dla których w typie wypłaty ustawiono, że są wypłacane w walucie innej niż PLN,
  • płatności w wypłacie za okres oddelegowania.
Ustawiona waluta diety i jej kurs służą do wyliczenia wartości diety w PLN, o którą będzie pomniejszana podstawa składek oraz podstawa opodatkowania. W Kadrach dla Listy pracowników udostępniono na liście kolumn do wyboru (w domyślnym układzie ukryte) dodatkowe kolumny dotyczące oddelegowanych – dostępne do wyboru tylko w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus:
  • Oddelegowany – z opcją Tak/Nie zależnie od tego czy pracownik ma zaznaczony parametr na zakładce [Etat]
  • Waluta rozliczenia – wyświetlany jest symbol waluty, taki jaki ustawiono na etacie dla waluty rozliczenia.
  • Kraj oddelegowania – wyświetlany jest kraj oddelegowania pracownika.
Kolumny można dodać korzystając z dostępnej pod prawym przyciskiem myszy opcji Wybór kolumn. Z poziomu listy pracowników dostępna jest funkcja dodatkowa: Odnotowanie okresów oddelegowania. Funkcja umożliwia odnotowanie informacji o okresie oddelegowania dla zaznaczonych pracowników. Podczas zapisu okresu oddelegowania automatycznie zostanie dodany zapis historyczny z informacją o oddelegowaniu i zapis historyczny z danymi, które obowiązywały pracownika przed wprowadzonym okresem oddelegowania. W przypadku gdy pracownik przed oddelegowaniem pracował w Polsce zostanie dodany zapis z informacją o oddelegowaniu i zapis dotyczący ponownej pracy w Polsce.

Operacje seryjne – Seryjna zmiana wartości pola

Do operacji seryjnej zmiany pola dla zaznaczonych pracowników można  wykorzystać pola dotyczące pracownika oddelegowanego do pracy za granicę. Są one widoczne po zaznaczeniu flagi ‘Wyświetl dodatkową listę pól’. Dotyczy to następujących pól:
  • Oddelegowany do pracy za granicą – z opcjami tak/nie do wyboru,
  • Oddelegowany – waluta rozliczenia – symbol waluty należy wprowadzić ręcznie, pamiętając by był zgodny z symbolem waluty zapisany w bazie konfiguracyjnej,
  • Oddelegowany – stawka diety/dzień – pole typu kwota,
  • Oddelegowany – podatek w Polsce – z opcjami tak/nie do wyboru,
  • Oddelegowany – składki ZUS w Polsce – tak/nie do wyboru.
  • Metoda proporcjonalnego odliczeniatak/nie do wyboru.

Dni pobytu za granicą

Dni pobytu za granicą, potrzebne do ustalania ilości diet do odliczenia od podstaw składek/podatku, są liczone w oparciu o odnotowane pracownikowi nieobecności, tzn. wg zasady: ilość dni kalendarzowych w miesiącu (z zawężeniem do zapisu historycznego dotyczącego oddelegowania) pomniejszona o nieobecności w dniach kalendarzowych w tym okresie. Wyliczona ilość dni za które przysługują diety jest widoczna w wypłacie i tam też w razie potrzeby może być modyfikowana.

Lista płac

Na formularzu listy płac – tylko w module Płace i Kadry Plus – widoczny jest parametr Lista tylko dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicę – domyślnie niezaznaczony.
Uwaga
 Parametr wskazujący, że lista płac dotyczy pracowników oddelegowanych dostępny jest tylko dla list płac o rodzaju Etat. Jeśli przy dodawaniu listy wybrano inny rodzaj niż Etat, wówczas parametr ten jest nieaktywny. Jeżeli natomiast zaznaczono parametr przy ustawieniu na liście o rodzaju Etat, a następnie zmieniono rodzaj, to parametr jest automatycznie czyszczony. Na formularzu listy płac z zaznaczonym parametrem Lista tylko dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicę nie należy uzupełniać pola Miesięcy wstecz (w tym polu powinno być 0), ponieważ ustalanie podstaw opodatkowania i składek ZUS zależy od ilości diet, nieobecności i dni kalendarzowych danego miesiąca. W przypadku zaznaczenia opcji miesięcy wstecz należy ręcznie zmodyfikować kwoty w elementach dot. podstaw podatku i  ZUS.

W przypadku listy płac korygującej do listy dla oddelegowanych (walutowej) ustawienie jest dziedziczone z listy podstawowej, ale z możliwością zmiany rodzaju kursu. Rodzaj waluty nie podlega edycji.

Po zaznaczeniu opcji Lista tylko dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicę na formularzu listy pojawiają się dodatkowe pola:
  • Kraj oddelegowania – możliwość ustawienia kraju oddelegowania pracowników, dla których będą naliczane wypłaty na danej liście płac.
  • Waluta rozliczenia – (domyślnie wyświetlane jako PLN) – możliwość ustawienia waluty, w której będą naliczane wypłaty. Jeśli zostanie wybrany Kraj oddelegowania waluta rozliczenia podpowie się zgodna z walutą przypisaną do wskazanego kraju. Użytkownik ma możliwość zmiany podpowiedzianej waluty rozliczenia.
  • Waluta diety – (domyślnie wyświetlane jako PLN) – możliwość ustawienia waluty, w której będą naliczane diety pracownika oddelegowanego do pracy za granicę. Jeśli zostanie wybrany Kraj oddelegowania waluta diety podpowie się zgodna z walutą przypisaną do wskazanego kraju. Waluta przypisana do kraju jest nieedytowalna.
  • Data kursu – domyślnie podstawiana jest data o jeden dzień wcześniejsza od daty wypłaty wpisanej na formularzu listy płac np. jeżeli data wypłaty ustawiona jest na 2016-08-10, to data kursu będzie 2016-08-09, z możliwością ręcznej edycji przez operatora. Data kursu jest edytowalna przez Użytkownika jedynie dla waluty rozliczenia. Data kursu waluty diety jest przepisywana z pola data kursu dla waluty rozliczenia i nie podlega edycji.
  • Rodzaj kursu – domyślnie podpowiadany jest Średni kurs NBP z opcją zmiany na inny. W sytuacji, gdy nie ma ustalonego kursu danej waluty na podaną datę wówczas program proponuje kurs ręczny i umożliwia jego wprowadzenie.
Uwaga
 Sposób ostrzegania o braku notowań i zależy od parametru w Konfiguracji/ Firma/ Ogólne/ParametryPobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą (nie ostrzegaj o braku kursu’.
Rys 73. Formularz list płac – z parametrami dla oddelegowanych
Dla wszystkich wypłat na danej liście będzie stosowany ten sam rodzaj kursu ustalonego na tę samą datę, a rozliczenia walutowe wykonywane są tylko w walucie określonej dla listy płac – wyliczanie wypłat zostanie zrealizowane tylko dla tych pracowników, którzy mają w etacie tę samą walutę, którą ustawiono dla nagłówka listy płac i tylko za te okresy, dla których obowiązuje pracownika dana waluta. Przy próbie naliczenia wypłaty dla pracownika, któremu za rozliczany okres zadeklarowano na zakładce [Etat] inną walutę, niż waluta zadeklarowana na liście płac pojawi się komunikat: Nie można naliczyć wypłaty. Nie wykryto elementów, które można naliczyć. Istnieje rozbieżność pomiędzy walutą listy płac a walutą etatu pracownika. W przypadku wybrania na formularzu listy płac rodzaju kursu – Nieokreślony podczas naliczania wypłaty pojawi się informacja: Nie można naliczyć wypłaty. Nie wykryto elementów, które można naliczyć. Nie można wyliczyć wypłaty dla typu kursu [nieokreślony]. Należy określić kurs waluty na liście płac. Jeżeli w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry – parametr Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą (nie ostrzegaj o braku kursu jest zaznaczony (domyślne ustawienie) wówczas podczas tworzenia listy płac za okres na który nie zostały pobrane notowania wybranej waluty pojawi się komunikat: Brak notowania podanego kursu waluty [USD] na [2016-10-30]. i program automatycznie ustawi rodzaj kursu na kurs ręczny.

Wypłaty pracowników

Na liście płac, na której nie zaznaczono opcji Lista tylko dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicę podlega rozliczeniu wyłącznie okres nieoznaczony jako przypadający w czasie oddelegowania. Natomiast na liście oznaczonej jako dotycząca oddelegowanych rozliczany jest wyłącznie okres przypadający w czasie oddelegowania. Powoduje to rozdzielenie wypłaty etatowej pracownika na dwie części w miesiącu, w którym ma aktualizację zapisu zmieniającą status oddelegowania w trakcie miesiąca (oddelegowanie zaczyna się bądź kończy w trakcie miesiąca).

Kurs waluty w wypłacie

Przeliczanie elementów wypłaty w walucie obcej jest realizowane według określonego kursu waluty rozliczenia ustawionego dla listy płac, na której jest wypłata. Taki sam kurs stosowany jest dla wszystkich obliczeń w obrębie wszystkich elementów we wszystkich wypłatach na danej liście płac. Wartość diet w PLN stosowana do pomniejszania podstawy podatku i podstawy składek, jest przeliczana według kursu waluty diety ustawionego na liście płac.

Formularz wypłaty

Na zakładce [Ogólne] kwota netto wypłaty i suma płatności – są wykazywane w przeliczeniu na PLN. Dla wszystkich pozycji w grupie Kwota do wypłaty: Razem, w tym ROR oraz Kasa(gotówka) jest wyświetlany symbol waluty systemowej PLN (ponieważ jest to wartość płatności po przeliczeniu na PLN).
Rys 75. Formularz wypłaty – symbol waluty systemowej przy kwotach na zakładce Ogólne
Na formularzu wypłaty oddelegowanego na zakładce Podatki w pozycji Suma opodatkowanych elementów nie są sumowane elementy wypłaty policzone w walucie czyli m.in. „Wynagrodzenie zasad. oddeleg./mies.” i „Wynagrodzenie zasad. oddeleg./godz.”. Zamiast tego uwzględniany jest m.in. specjalnie dedykowany do wyliczenia podstawy składnik „Podstawa podatku PL„. Na dodatkowej zakładce [Waluty] – jest ona widoczna tylko na wypłatach naliczonych do list dla oddelegowanych -wyświetlane są informacje o:
  • walutach zastosowanych do rozliczeń walutowych w danej wypłacie pobranych z listy płac: symbol waluty, typ kursu, data kursu i zastosowany przelicznik,
  • sumie elementów wyliczonych w walucie: wartość brutto, składki ZUS, zaliczka podatku,
  • kwocie do wypłaty : kwota ROR i Kasa(gotówka),
  • wartościach zastosowanych do wyliczenia wypłaty: kurs waluty rozliczenia wg którego naliczono wypłatę, kurs waluty diety wg którego naliczono wypłatę, stawka diety na dzień, koszty uzyskania w „Podstawa podatku zagr.”
Rys 75. Formularz wypłaty – zakładka Waluty

Formularz elementu wypłaty

Na formularzu elementu wypłaty przy polu z wartością jest widoczna informacja o walucie, w jakiej jest wyliczany dany składnik wypłaty. W module Płace i Kadry zawsze będzie wyświetlany symbol waluty systemowej PLN.
Formularz elementu wypłaty – element liczony w walucie obcej (w wypłacie oddelegowanego)
Dodatkowo informacja o symbolu waluty dla poszczególnych elementów jest wyświetlana na zakładce [Elementy wypłaty] domyślnie pomiędzy kolumnami Wartość, a Okres od – dodatkowa kolumna widoczna jest tylko w module Płace i Kadry Plus. Dla elementów liczonych w walucie systemowej wyświetlany jest symbol PLN.
Lista elementów wypłaty – w wypłacie z rozliczeniami walutowymi

Oddelegowanie a wyliczenie wypłaty na liście płac

Po wybraniu w oknie Wypłaty pracowników listy płac dedykowanej dla rozliczeń oddelegowanych wyświetlana jest lista pracowników, którzy w okresie Od-Do ustawionym dla listy płac mają co najmniej jeden zapis historyczny z zaznaczonym oddelegowaniem. Jeśli na formularzu listy płac dla pracowników oddelegowanych ustawiono Kraj oddelegowania w oknie Wypłaty pracowników podpowiadają się pracownicy, którzy chociaż przez jeden dzień w miesiącu, za który jest utworzona lista płac byli oddelegowani do tego kraju.
Przykład
 Pracownik zatrudniony na etat przez cały 2016r, ma 2 zapisy historyczne: do 15.07.2016 bez zaznaczonego na formularzu danych kadrowych oddelegowania i od 16.07.2016 z zaznaczonym oddelegowaniem. Na liście płac o rodzaju ‘Etat’ za 6/2016– pracownik będzie widoczny, ale tylko jeżeli będzie to zwykła lista, nie dla oddelegowanych. Za okres 8/2016 – pracownik pojawi się tylko na liście dla oddelegowanych, natomiast w przypadku 7/2016 będzie widoczny na obu typach list.
Ze względu na to, że podatki i składki muszą być wyliczane za okres oddelegowania wg innych zasad niż od wynagrodzenia poza okresem oddelegowania, wypłaty zostały rozdzielone zależnie od statusu oddelegowania. Po wybraniu zwykłej listy płac o rodzaju Etat wypłaty wyliczają się tylko za okresy zatrudnienia na etat zgodnie z zapisami historycznymi, w których nie jest zaznaczony parametr oznaczający oddelegowanie. Wszystkie wyliczenia w wypłacie na takiej liście są wykonane w walucie systemowej (PLN) wg ogólnych zasad dotyczących naliczania podatków i składek. Po wybraniu listy płac dla rozliczeń oddelegowanych o rodzaju Etat wypłaty liczą się tylko za okresy zatrudnienia na etat odpowiadające zapisom historycznym, w których jest zaznaczony parametr dotyczący oddelegowania. Wyliczenia w wypłacie na takiej liście są wykonane częściowo w walucie obcej wskazanej dla pracownika, a częściowo w walucie systemowej PLN (m.in.: zasiłki ZUS, podatki, składki), natomiast naliczanie podatków i składek jest dokonywane wg zasad dotyczących pracowników oddelegowanych z uwzględnieniem ustawień w etacie.
Uwaga
 Pracownik zatrudniony na etat przez cały 2016r., ma 2 zapisy historyczne: do 15.07.2016 bez zaznaczonego oddelegowania i od 16.07.2016 z zaznaczonym oddelegowaniem. Za 7/2016 – na ‘zwykłej’ liście płac wyliczy się wypłata tylko za okres 1-15.07.2016, a na liście dedykowanej dla oddelegowanych wypłata za okres 16-31.07.2016.

Wyliczenie wartości wynagrodzeń w walucie innej niż PLN

Dla elementów wypłaty, które zgodnie z definicją typu wypłaty i ustawieniami u pracownika, są liczone w walucie obcej, wyliczana jest wartość brutto wg algorytmów i zapisywana w walucie zadeklarowanej dla pracownika w następujący sposób:
  • typy wypłat zdefiniowane algorytmem 1 wylicza się zadana kwota jako wartość w walucie niezależnie od tego czy jest wpisana kwota, czy odwołanie do stałej okresowej – np. stawka w wysokości 1000 EUR i wskaźnik firmowy o wartości 1000.0000 spowodują naliczenie elementu o wartości 1000EUR,
  • typy wypłat zdefiniowane algorytmem innym niż 1 odwołujące się do stałych okresowych z grupy Wzory (stawka zaszeregowania, zasadnicze nominalne) – wartość wskazanej stałej jest podstawiana jako wartość w walucie, np. stawka w wysokości 1000 EUR zwróci przy naliczaniu elementu wartości 1000EUR),
  • typy wypłat zdefiniowane alg. innym niż 1, poza odwołującymi się do stałych okresowych z grup Wzory (stawka zaszeregowania, zasadnicze nominalne) – wartość wskazanej stałej jest podstawiana jako wartość w PLN, np. wskaźnik wpisany w konfiguracji firmy w wysokości 1000.0000, czy atrybut typu liczba o wartości 1000, zwrócą przy naliczaniu elementu wartość 1000PLN, a wyliczona w PLN wartość zostanie odpowiednio przeliczona na walutę wg kursu).
Ze względu na przeliczanie wg kursu zaleca się przypisywanie dodatków walutowych na liście dodatków pracownika, zaś przy dodawaniu ręcznym w wypłacie wartość elementu powinna być ręcznie ustawiona przez użytkownika. Na listach płac, które nie są dedykowane dla oddelegowanych wszystkie wyliczenia są realizowane wyłącznie w walucie systemowej PLN. Elementy liczone w walucie innej niż systemowa mają wyliczaną wartość netto równą wartości brutto. Nie są wyliczane w nich ani zapisywane składki ZUS ani podatek. Jeśli z definicji typu wypłaty (konfiguracja typu wypłaty/zakładka [Podatki/Nieobecności]) wynika, że podlega opodatkowaniu/ozusowaniu, to wartość takiego elementu (po przeliczeniu na PLN) jest uwzględniona przy wyliczeniu podstaw podatku/składek generowanych jako odrębne elementy wypłaty.

Wyliczanie wynagrodzenia zasadniczego

Wynagrodzenie zasadnicze dla oddelegowanych, czyli zależnie od rodzaju stawki standardowe „Wynagrodzenie zasad. oddeleg./mies.” (przy stawce miesięcznej), i „Wynagrodzenie zasad. oddeleg./godz.” (przy stawce godzinowej) jest liczone wg zasad takich jak wynagrodzenie zasadnicze w PLN jednak wszystkie wyliczenia (składnik podstawowy, odchyłki, pomniejszenia za nieobecności) wykonywane w walucie obcej wskazanej w etacie jako waluta rozliczenia.
Przykład
 Dla pracownika oddelegowanego z walutą ustawioną na EUR i stawką 3000 EUR/mies oraz nieobecnością typu zwolnienie chorobowe wpisaną na 10 dni kalendarzowych zostanie wyliczone pomniejszenie 1/30 w kwocie 1000EUR (bo 3000/30*10=1000EUR), więc jego wynagrodzenie ‘zasadnicze’ po pomniejszeniu wyniesie 2000EUR i ta kwota (po pomniejszeniu o określoną wartość diet i przeliczeniu na PLN) stanowi bazę do wyliczenia podstawy podatku i składek ZUS.

Rozliczanie nieobecności

Do odnotowywania nieobecności pracowników oddelegowanych do pracy za granicę służą standardowe typy nieobecności. Wprowadzone nieobecności automatycznie rozliczają się w wypłatach. Jeśli pracownik zaczyna lub kończy oddelegowanie w trakcie miesiąca i ma odnotowane nieobecności, ich rozliczenie następuje w wypłacie walutowej lub krajowej zależnie od tego, w którym okresie wystąpiła nieobecność. Wynagrodzenie z tytułu nieobecności rozliczane jest w PLN W przypadku, gdy pracownik oddelegowany płaci podatek za granicą i ma odnotowane nieobecności powodujące wypłacanie świadczeń finansowanych z ZUS w wypłacie naliczają się dedykowane elementy, w zależności od wprowadzonej nieobecności:
  • Wynagrodzenie za czas choroby (o),
  • Zasiłek chorobowy (o),
  • Zasiłek chorobowy/wyp. (o),
  • Zasiłek opiekuńczy (o),
  • Zasiłek macierzyński (o),
  • Zasiłek macierzyński (dodatkowy) (o),
  • Zasiłek macierzyński (rodzicielski) (o),
  • Zasiłek macierzyński (ojcowski) (o),
  • Świadczenie rehabilitacyjne (o),
  • Świadczenie rehabilitacyjne/wypadek (o).
Na formularzu wypłaty powyższe elementy są uwzględniane w polach Suma opodatkowanych elementów wypłaty oraz Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń). Na zakładce [Ogólne] są wykazane w sekcji Nieopodatkowane elementy wynagrodzenia. Od tych składników będących rozliczeniem nieobecności nie jest naliczana zaliczka podatku, a ich kwota jest wykazywana na deklaracjach PIT‑11 jako przychód zwolniony na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Dotyczy wersji: 2021.1.1
Przy zaznaczonym parametrze Metoda proporcjonalnego odliczenia Podstawa podatku zagr. zostanie wykazana na deklaracji PIT-11 jako przychód z tytułu należności ze stosunku pracy w polu 29 lub 36 (dla pracowników do 26 lat), a zasiłki w polu 64.

Wyliczanie podstawy zasiłków

Podstawa zasiłku chorobowego (tak samo wynagrodzenia chorobowego i innych zasiłków ZUS) wyliczana za okres nieobecności rozpoczynającej się w okresie oddelegowania jest liczona wg innych zasad niż dla pozostałych pracowników. Jeśli podstawa jest naliczana dla nieobecności rozpoczynającej się w trakcie okresu oddelegowania, to przy liczeniu średniej z wypłat naliczonych za okres oddelegowania zostaną uwzględnione podstawy składki chorobowej. Sumaryczna podstawa chorobowego odczytana z wypłaty po pomniejszeniu o składki ZUS finansowane przez pracownika jest wliczana do podstawy zasiłku oddelegowanego.

W przypadku, gdy pracownik oddelegowany do pracy za granicę z przyczyn usprawiedliwionych nie przepracował wszystkich dni w miesiącu, ale przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy albo gdy jego niezdolność do pracy powstała przed upływem pełnego kalendarzowego miesiąca zatrudnienia do podstawy wymiaru zasiłku przyjęty zostanie przychód, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe po pomniejszeniu o 13,71%, bez uzupełnienia.

Wyliczanie ilości dni, za które można odliczyć diety od podstaw

Liczba dni pobytu za granicą jest wyliczana w postaci standardowego elementu wypłaty Dni pobytu za granicą (liczba diet) w następujący sposób:
  • Ustalona liczba dni kalendarzowych w miesiącu, za który jest liczona dana wypłata etatowa po zawężeniu do okresu obejmującego zapis/zapisy historyczne pracownika z zaznaczoną flagą dotyczącą oddelegowania.
  • Ustalona liczba dni kalendarzowych nieobecności przypadających w okresie j.w. – suma wszystkich nieobecności.
  • Od liczby dni w miesiącu wyliczonej w pkt.1 jest odejmowana liczba dni nieobecności z pkt.2 – wynik zapisywany jako wartość standardowego wskaźnika, czyli elementu wypłaty ‘Dni pobytu za granicą (liczba diet)’.
Wartość wskaźnika Dni pobytu za granicą (liczba diet) jest wykorzystywana do wyliczenia standardowych typów wypłat odpowiadających za wyliczenie podstaw składek i podatków dla oddelegowanego.

Naliczanie składek ZUS za okres oddelegowania

Podstawa składek ZUS jest wyliczana od sumy elementów naliczonych w walucie obcej zdefiniowanych jako ‘wliczane do podstawy składek ZUS’ pomniejszonej o równowartość diet należnych za dni pobytu za granicą, jeśli podlegające ubezpieczeniom wynagrodzenie, które pracownik otrzymał w danym miesiącu deklaracji jest wyższe od przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia. Przy sprawdzaniu kwoty wynagrodzenia uwzględniane są wszystkie oskładkowane elementy wypłacone w danym miesiącu deklaracji. Nie ma znaczenia na jakiej liście płac zostały naliczone, ani za jaki okres. Znaczenie ma jedynie data wypłaty. Wyliczona w ten sposób kwota po przeliczeniu na PLN jest zapisywana jako wartość dedykowanego do tego elementu wypłaty (odpowiednio: „Podstawa ZUS opodatk. PL”, „Podstawa ZUS opodatk. zagr” bądź „Podstawa ZUS nieopodatk.”). Jeśli wyliczona kwota po pomniejszeniu o diety jest niższa od przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia to w wypłacie generują się dodatkowe elementy: Wyrównanie podstawy ZUS nieopodatk., Wyrównanie podstawy ZUS opodatk. PL, Wyrównanie podstawy ZUS opodatk. zagr. W przypadku, gdy podlegające ubezpieczeniom wynagrodzenie walutowe pracownika za pełny miesiąc po przeliczeniu na PLN jest równe lub niższe kwocie przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia podstawa składek ZUS będzie wyliczona w wartości równej kwocie wynagrodzenia bez pomniejszenia o równowartość diet należnych za okres oddelegowania i bez dodatkowego jej podwyższania do kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia. Podczas liczenia wypłat dla pracownika oddelegowanego podstawa składek ZUS wyliczana jest według powyższych zasad, z uwzględnieniem kwot zarówno z liczonej właśnie wypłaty, jak i kwot zapisanych w wypłatach naliczonych wcześniej do tego samego miesiąca deklaracji dla tego pracownika. Podczas liczenia pierwszej wypłaty w miesiącu, gdy pracownik nie ma innych wypłat, wyliczenie podstaw składek opiera się na kwotach z naliczanej właśnie wypłaty. Nawet jeśli będą liczone jeszcze dodatkowe wypłaty, to dopóki nie zostaną zapisane, nie jest znana ich wartość, więc nie mogą być uwzględnione przy liczeniu podstawy składek w bieżącej wypłacie. W przypadku gdy pracownik w miesiącu pracował w Polsce i za granicą zalecamy naliczać jako pierwszą wypłatę za okres pracy w kraju, a potem za czas oddelegowania. Dzięki takiej kolejności podczas naliczania wypłaty zagranicznej podstawa składek ZUS zostanie wyliczona z uwzględnieniem kwot zarówno z liczonej właśnie wypłaty, jak i kwoty zapisanej w wypłatacie krajowej. Dzięki takiej kolejności nie będzie konieczności ponownego przeliczania wypłat.
Przykład
Pracownik oddelegowany ma naliczane w obrębie miesiąca dwie wypłaty za okres oddelegowania, np. w związku ze zmianą kraju oddelegowania. Pierwsza z nich została naliczona na kwotę niższą niż równowartość przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia, a więc podstawa składek ZUS została wyliczona w wysokości równej kwocie wynagrodzenia (bez odliczenia diet). Kwota wypłacana w drugiej wypłacie spowodowała przekroczenie w skali miesiąca kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia osiągnięte przez pracownika wynagrodzenie zostanie pomniejszone o diety należne do odliczenia, za dni pobytu za granicą, wynikające z wszystkich wypłaconych w tym miesiącu wypłat. Kwota będąca różnicą sumy wynagrodzenia i diet będzie stanowić podstawę składek ZUS za dany miesiąc. Jeśli po odjęciu diet podstawa byłaby niższa niż prognozowane wynagrodzenie, za podstawę ZUS przyjmujemy kwotę prognozowanego wynagrodzenia. Po ustaleniu podstawy ZUS obowiązującej w danym miesiącu sprawdzane jest jaka podstawa ZUS została zapisana we wcześniejszych wypłatach. Różnica między ustaloną podstawą ZUS dla danego miesiąca i podstawą naliczoną w pozostałych wypłatach należących do tego samego miesiąca deklaracji będzie stanowić podstawę ZUS w bieżącej wypłacie.
W niektórych przypadkach, po doliczeniu kolejnej wypłaty w miesiącu dla tego samego pracownika, może być potrzebne ponowne przeliczenie w wypłacie naliczonej jako pierwsza podstawy składek ZUS za pomocą przycisku Przelicz podstawy składek i podatków za okres oddelegowania  dostępnego na formularzu wypłaty. Ponowne przeliczenie składek należy wykonać, gdy po uwzględnieniu kwot z kolejnej doliczonej dla pracownika wypłaty, podstawa składek ZUS w wypłacie naliczonej jako pierwsza mogłaby być niższa od pierwotnie policzonej. Dotyczy to m.in opisanych niżej scenariuszy:
  • Pracownik oddelegowany ma naliczane w obrębie miesiąca dwie wypłaty za okres oddelegowania, np. w związku ze zmianą kraju oddelegowania. Jeśli podczas naliczania drugiej wypłaty, po ustaleniu podstawy składek ZUS w danym miesiącu i uwzględnieniu podstawy zapisanej w pierwszej wypłacie podstawa musiałaby być ujemna zostanie naliczona w kwocie zerowej. W takim przypadku należy wykonać ponowne przeliczenie podstawy składek w wypłacie walutowej naliczonej jako pierwsza (po jej cofnięciu do bufora). W pierwszej wypłacie wyliczona wcześniej podstawa ZUS zostanie obniżona, aby sumarycznie w danym miesiącu była poprawna.
  • Pracownik oddelegowany za granicę przez część miesiąca, następnie przez pozostałą część miesiąca pracował w Polsce (nie był oddelegowany). Jako pierwsza została naliczona wypłata za okres oddelegowania i kwota w tej wypłacie przekraczała kwotę przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia, więc podstawa składek w tej wypłacie została pomniejszona o należne diety, a jeśli po odliczeniu diet była niższa od kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia, to nastąpiło doliczenie wyrównania podstawy ZUS do tej kwoty. W drugiej wypłacie naliczonej za okres pobytu Polsce, naliczyła się podstawa składek ZUS od kwoty wynagrodzenia w PLN z tej wypłaty. Jeśli tak policzona podstawa składek ZUS po dosumowaniu do podstawy naliczonej w pierwszej z wypłat daje kwotę powyżej kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia, to należy wykonać ponowne przeliczenie podstawy składek w wypłacie walutowej naliczonej jako pierwsza (po jej cofnięciu do bufora), by wyrównanie podstawy ZUS przeliczyło się ponownie, a w konsekwencji obniży to sumaryczną podstawę składek ZUS za cały miesiąc.

Naliczanie podatków za okres oddelegowania

Podstawa podatku jest wyliczana od sumy elementów naliczonych w walucie obcej zdefiniowanych jako wliczane do podstawy opodatkowania pomniejszonej o równowartość 30% diet należnych za dni pobytu za granicą. Wyliczona w ten sposób kwota po przeliczeniu na PLN jest zapisywana jako wartość dedykowanego do tego elementu wypłaty (odpowiednio: „Podstawa podatku PL” lub „Podstawa podatku zagr”). W przypadku pracownika niepłacącego podatku w Polsce wartość „Podstawa podatku zagr” jest dodatkowo pomniejszana o równowartość kosztów uzyskania z etatu (ze względu na konieczność wykazania na deklaracji PIT-11 przychodu nieopodatkowanego pomniejszonego o należne koszty uzyskania) – zgodnie z domyślnie ustawioną w konfiguracji pozycją na deklaracji PIT jako „PIT-11 1a. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej” – element ten nie będzie wykazywany na deklaracji PIT-4.

Przeliczanie podstaw składek i podatków

Na formularzu wypłaty – w obszarze wspólnym (poza zakładkami) – powyżej przycisku podnoszącego listę płatności znajduje się przycisk  Przelicz podstawy składek i podatków za okres oddelegowania. Jego uruchomienie powoduje usunięcie i ponowne wygenerowanie standardowych typów wypłat służących do wyliczenia podstaw składek i podatków. Przeliczenie to nie zmienia natomiast wartości standardowego wskaźnika oznaczającego liczbę dni pobytu (diet).
Uwaga
 Jeśli użytkownik zmieni ilość diet „ręcznie”, a następnie wywoła przeliczenie podstaw dla oddelegowanego, to ponowne wyliczenie podstaw składek i podatków zostanie wykonane z uwzględnieniem ilości diet pobranej ze zmodyfikowanego wskaźnika.
Lista elementów wypłaty – w wypłacie z rozliczeniami walutowymi

Przeliczenie podstaw powinno być wykonane po wprowadzeniu zmian w edytowanej wypłacie etatowej. Modyfikacja elementów wypłaty (dodanie/usunięcie/zmiana wartości) i próba zapisania wypłaty bez uruchomienia wcześniej funkcji przeliczania podstaw spowoduje że na zapisie wypłaty pojawi się pytanie:

Odpowiedź „tak” nie powoduje automatycznego przeliczenia. To Użytkownik decyduje o wykonaniu przeliczenia klikając w przycisk Natomiast „Nie” oznacza rezygnację z przeliczania i pozostawienie bez zmian tego co zostało wcześniej policzone.

Wyliczenie płatności do wypłaty

Dla wypłaty liczonej na liście dla oddelegowanych, płatności generowane w wypłacie, są domyślnie przeliczone w walucie wskazanej u pracownika jako waluta dla jego rozliczeń. W każdym elemencie wypłaty – niezależnie od tego w jakiej walucie jest liczona jego wartość – jest zapisywana zarówno wartość w przeliczeniu na PLN, jak i w przeliczeniu na walutę obcą wskazaną w etacie dla rozliczeń okresu oddelegowania. Wszystkie przeliczenia są wykonane wg tego samego kursu zadeklarowanego na formularzu listy płac.

Wydruki

Z poziomu programu można wydrukować kwitek wypłaty dedykowany dla wypłat oddelegowanych. Wydruk zawiera informacje o kwotach wypłacanych w walucie i ich równowartości w PLN. Wydruk kwitka wypłaty dla oddelegowanego jest dostępny z poziomu okna Wypłaty pracowników (po wybraniu listy płac dla oddelegowanych) oraz formularza wypłaty.

Wieloetatowość (Płace i Kadry Plus)

Uwaga
Funkcjonalność dostępna w Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus
Przydatna – najczęściej - w jednostkach budżetowych, gdy pracownik zatrudniony jest na dwóch lub więcej etatach u danego pracodawcy. W celu rozpoznania kilku etatów pracownika wprowadzono rozróżnienie na:
  • Etat podstawowy – może być tylko jeden dla danego pracownika,
  • Etaty dodatkowe – których może mieć więcej niż jeden.
Uwaga
Wieloetatowość może być zaznaczona tylko u pracownika zatrudnionego na kilku etatach.

Takie rozwiązanie wieloetatowości pozwala na prawidłową kontrolę zapisów w bazie, generowanie deklaracji do Urzędu Skarbowego, ZUS i in., a także na potrzeby raportowania.

Spójne informacje dotyczące pracownika ‘wieloetatowego’ takie, jak: dane personalne, identyfikacyjne, adresy można skopiować z Etatu podstawowego na Etaty dodatkowe. Natomiast informacje dotyczące konkretnego etatu pracownika tj.: wymiar etatu, stawka zaszeregowania, stanowisko, wydział itp. zwykle są różne, zależne od zawieranej umowy stąd też każdorazowo wymagają uzupełnienia.

Uwaga
Wieloetatowość nie jest dostępna na Liście Właścicieli

Zawarcie z pracownikiem kolejnej umowy (etat dodatkowy)

  1. Należy wyświetlić Listę pracowników (Kadry), edytować Formularz danych kadrowych pracownika (zakładka [Ogólne]).
Uwaga
Odnotowanie na pracowniku wieloetatowości dotyczy pracownika, nie jego zapisów historycznych, nie trzeba tej operacji wykonywać przez aktualizację zapisu

2.  Na Formularzu danych kadrowych pracownika / zakładka Ogólne – należy zaznaczyć Etat podstawowy dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach [v]. Automatycznie zostanie ukryte pole dotyczące etatu dodatkowego. Zapisać zmianę ikoną . Na Liście pracowników w Kadrach pracownik z zaznaczonym Etatem podstawowym Przy pracowniku z zaznaczonym Etatem podstawowym [v] pojawi się na Liście pracowników w kolumnie Wieloetatowość symbol  (czerwona chorągiewka).

Uwaga
Jeśli pracownik nie będzie miał zaznaczonej flagi Etat podstawowy dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach [ ], jego nazwisko nie będzie dostępne pod przyciskiem  (przycisk na formularzu danych kadrowych).

3.  Następnie z poziomu Listy pracowników przy przycisku  rozwinąć menu dostępnych opcji i wybrać Dodaj pracownika jako etat dodatkowy. Dodawanie pracownika tą metodą spowoduje, że pojawi się nowy formularz danych kadrowych pracownika (czyli Etat dodatkowy). Będzie miał automatycznie wypełnione dane: identyfikacyjne, adresowe w taki sam sposób, jak w etacie podstawowym oraz wypełnione pole Etat dodatkowy dla (zakładka [Ogólne]). Należy uzupełnić pozostałe zakładki formularza zgodnie z zawartą drugą (kolejną) umową o pracę tj. zakładka [Etat], [Ubezpieczenie (etat)] i inne. Zapisać zmiany . Przy pracowniku z Etatem dodatkowym pojawi się na Liście pracowników w kolumnie Wieloetatowość symbol  (niebieska chorągiewka).

Uwaga
Jeśli nie wybrano funkcji Dodaj pracownika jako etat dodatkowy tylko Operator kliknął bezpośrednio ikonę  lub nacisnął <INS> pojawi się pusty formularz danych kadrowych. W polu  należy wybrać Akronim pracownika z odnotowanym Etatem podstawowym. Następnie z prawej strony kliknąć przycisk  Kopiuj dane kadrowe z etatu podstawowego. Tylko na formularzu pracownika zarejestrowanego jako Etat dodatkowy dostępna jest funkcja kopiowania danych.
W przypadku, gdy w edytowanym formularzu Etatu dodatkowego pracownika zostanie zaznaczony Etat podstawowy dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach [v] pojawi się pytanie, które przy udzieleniu odpowiedzi:
  • TAK – ustawi ten etat jako Etat podstawowy [v] dla pozostałych etatów,
  • NIE – użytkownik powróci do edycji formularza, parametr Etat podstawowy [ ] nie będzie zaznaczony.
Uwaga
Etatu dodatkowego nie można powiązać z pracownikiem: archiwalnym, zatrudnionym na etat dodatkowy, obecnie edytowanym oraz właścicielem.
Dla jednego pracownika oznaczonego jako Etat podstawowy może być podpiętych wiele Etatów dodatkowych. Aby dodać pracownikowi kolejny Etat dodatkowy, należy ustawić kursor na nazwisku, przy którym w kolumnie Wieloetatowość jest symbol (czerwona chorągiewka) Etat podstawowy i powtórzyć wszystkie opisane powyżej kroki. W sytuacji edycji formularza Etatu podstawowego, który jest powiązany z jakimkolwiek Etatem dodatkowym przy próbie usunięcia zaznaczenia pola Etat podstawowy dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach pojawi się pytanie: Czy chcesz zmienić status dla etatu podstawowego i odpiąć od niego wszystkie etaty dodatkowe?. Odpowiedź:
  • NIE – oznacza powrót do edycji formularza, z wycofaniem zmiany tzn. Etat podstawowy [v],
  • TAK – zostaną odpięte wszystkie Etaty dodatkowe pracownika. Tą opcję można wybrać w przypadku, gdy użytkownik chce usunąć powiązanie pomiędzy Etatem podstawowym, a Etatami dodatkowymi pracownika.
Uwaga
Akronim pracownika jest unikalny dla każdego etatu (podstawowego, dodatkowego). Nie można usunąć pracownika oznaczonego jako Etat podstawowy [v], jeśli są z nim powiązane Etaty dodatkowe. Należałoby najpierw usunąć wszystkie jego Etaty dodatkowe (usunięcie możliwe pod warunkiem, że nie ma do nich naliczonych żadnych wypłat).

Etat dodatkowy – zmiana statusu na - Etat podstawowy

W przypadku pracownika wieloetatowego w razie rozwiązania umowy o pracę będącej Etatem podstawowym i dalszego trwania umowy zawartej jako Etat dodatkowy, należy jako Etat podstawowy ustawić ten trwający nadal etat.
Przykład
Pracownik zatrudniony był na 3 etatach (miał 2 Etaty dodatkowe). z dniem 31.05.2016 rozwiązano umowę o pracę, która była Etatem podstawowym. Od 1.06.2016 zwiększono wymiar etatu dla jednego z Etatów dodatkowych i on stał się Etatem podstawowym pracownika.
  1. Należy edytować Formularz danych kadrowych pracownika, który był dotychczasowym Etatem podstawowym i odnotować datę zwolnienia, wyrejestrowanie z ubezpieczeń (przykład 31.05.2016). Zapisać zmiany.
  2. Na Liście pracowników ustawiamy kursor na Etacie dodatkowym, który docelowo będzie Etatem podstawowym i naciskamy przycisk Aktualizacja zapisu . Uzupełniamy datę aktualizacji (przykład 1.06.2016) i ją akceptujemy. Pojawi się Formularz danych kadrowych pracownika, wprowadzamy zmiany (przykład zmieniamy wymiar etatu, stawkę). Na zakładce [Ogólne] zaznaczamy Etat podstawowy dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach [v]. Zapisujemy zmiany.
  3. Po wykonaniu wyżej wymienionych operacji, pierwotny Etat podstawowy będzie miał w kolumnie Wieloetatowość znacznik (niebieska chorągiewka). Można go dodatkowo zarchiwizować, czyli zaznaczyć pole Archiwalny [v].

Wynagrodzenie chorobowe

33 dni wynagrodzenia chorobowego, które w trakcie roku kalendarzowego finansuje pracodawca, wyliczane jest odrębnie dla każdego z odnotowanych pracownikowi etatów. W przypadku zatrudnienia pracownika na drugi lub kolejny etat, a w tym samym roku na dotychczasowym etacie pracownik korzystał ze zwolnienia chorobowego, to w dodawanym etacie konieczne jest odnotowanie bilansu otwarcia na Formularzu danych kadrowych zakładka [Inne informacje] (postępujemy podobnie, jak w przypadku zatrudnienia w trakcie roku pracownika, który wcześniej w tym roku pracował u innego pracodawcy i miał wypłacone wynagrodzenie za czas choroby).
Przykład
Pracownik zatrudniony na 2 etatach. Na Etacie podstawowym pracuje przez cały 2016 rok. W styczniu 2016 przebywał na zwolnieniu chorobowym 5 dni. Został zatrudniony na Etat dodatkowy z dniem 1.04.2016. Na formularzu danych kadrowych etatu dodatkowego, na zakładce Inne informacje odnotowujemy:
  • w polu Informacje na dzień: 01.04.2016 (data zatrudnienia),
  • Dni wykorzystane w poprzedniej firmie – 5 dni

Kopiowanie schorzeń pracownika

Aby skopiować listę schorzeń z etatu podstawowego należy:
  1. Sprawdzić, czy w Formularzu danych kadrowych pracownika oznaczonego jako Etat podstawowy [v] są wypełnione Schorzenia.
  2. Następnie z Listy pracowników (Kadry) edytować Formularz danych kadrowych Etatu dodatkowego.
  3. Przy ikonie , z menu dostępnych opcji wybrać Schorzenia. Pojawi się okno, w którym po lewej stronie będzie dostępny przycisk  Kopiuj listę schorzeń z etatu podstawowego, należy go kliknąć. Na liście schorzeń pojawią się zapisy – skopiowane z Etatu podstawowego. Listę schorzeń należy Zatwierdzić , następnie zapisać cały formularz .

Kopiowanie historii wykształcenia

Aby skopiować historię wykształcenia z etatu podstawowego należy:
  1. Sprawdzić, czy w Formularzu danych kadrowych pracownika oznaczonego jako Etat podstawowy [v] jest wypełniona Historia wykształcenia.
  2. Następnie z Listy pracowników (Kadry) edytować Formularz danych kadrowych Etatu dodatkowego.
  3. Przy ikonie , z menu dostępnych opcji wybrać Historia wykształcenia. Pojawi się okno, w którym po lewej stronie będzie dostępny przycisk Kopiuj historię wykształcenia z etatu podstawowego, należy go kliknąć. Na liście Historii wykształcenia pojawią się zapisy – skopiowane z Etatu podstawowego. Listę Historia wykształcenia należy Zatwierdzić , następnie zapisać formularz .

Kopiowanie historii zatrudnienia

Aby skopiować historię zatrudnienia z etatu podstawowego należy:
  1. Sprawdzić, czy w Formularzu danych kadrowych pracownika oznaczonego jako Etat podstawowy [v] jest wypełniona Historia zatrudnienia.
  2. Następnie z Listy pracowników (Kadry) edytować Formularz danych kadrowych Etatu dodatkowego.
  3. Przy ikonie , z menu dostępnych opcji (czarna strzałka) wybrać Historia zatrudnienia. Pojawi się okno, w którym po lewej stronie będzie dostępny przycisk  Kopiuj historię zatrudnienia z etatu podstawowego, należy go kliknąć. Na liście Historii zatrudnienia pojawią się zapisy – skopiowane z Etatu podstawowego. Listę Historia zatrudnienia należy Zatwierdzić , następnie zapisać formularz .

Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach

Na formularzu Historii zatrudnienia dostępny jest parametr Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach
  • Zaznaczenie parametru [v] spowoduje wypełnienie pola Nazwa zakładu pracy treścią „Staż pracy w firmie na pozostałych etatach” oraz uaktywni przycisk Policz staż z pozostałych etatów . Staż pracy z pozostałych etatów użytkownik może wypełnić samodzielnie. Jeśli Operator kliknie przycisk Policz staż z pozostałych etatów, uruchomi w ten sposób obliczenie stażu (lata, dni, miesiące) odpowiadającego stażowi pracy na pozostałych etatach powiązanych przypadających przed Datą zatrudnienia zapisaną w edytowanym etacie pracownika.
  • Parametr niezaznaczony [ ] – formularz Historii zatrudnienia należy wypełnić samodzielnie, zgodnie ze świadectwami pracy pracownika. Dotyczy okresów zatrudnienia u poprzednich pracodawców.
Uwaga
Staż pracy pomniejszany jest o czas trwania Urlopu bezpłatnego (Kod świadczenia/przerwy: 111,112). Na formularzu Historii zatrudnienia z zaznaczonym parametrem Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach [v] – pole Rodzaj stażu nie jest dostępne.
Zapis w Historii zatrudnienia Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach [v] może być również wykorzystywany do odnotowania okresu zatrudnienia sprzed wielu lat, dla osoby zatrudnionej na jednym etacie. Taka możliwość dotyczy również modułu Płace i Kadry, w którym nie jest dostępna wieloetatowość Zapis stażu oznaczony jako Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach jest traktowany na równi ze stażem wynikającym z okresu zatrudnienia na formularzu etatu. Oznacza to, że:
  • Przy drukowaniu raportu „Staż pracy” – zostanie uwzględniony w kolumnie Staż w firmie,
  • Podczas wyliczania w wypłatach dodatków zdefiniowanych jako zależne od stażu pracy zostanie uwzględniony do „stażu w firmie”, a niedoliczony do „stażu poza firmą” (dotyczy to typów wypłat zdefiniowanych Algorytmem 3 i funkcją Staż() stosowaną w typach wypłat według Algorytmu 12.

Status archiwalny pracownika wieloetatowego

Zmiana statusu Etatu podstawowego pracownika na Archiwalny [v] możliwa jest tylko wtedy, gdy:
  • Wszystkie jego Etaty dodatkowe mają taki status (Archiwalny [v]) lub
  • Pracownik nie ma powiązania z żadnym Etatem dodatkowym.
Przykład
Pracownik był zatrudniony na 2 etatach. z 31.05.2016 nastąpiło rozwiązanie obu umów o pracę. Po ostatecznym rozliczeniu wynagrodzenia i wystawieniu dokumentów związanych z rozwiązaniem umowy, pracownik ma zostać oznaczony jako Archiwalny [v], by nie wyświetlał się domyślnie na listach.
  • Należy edytować formularz danych kadrowych pracownika z Etatem dodatkowym i zaznaczyć parametr Archiwalny [v] (zakładka [Ogólne]). Jeśli pracownik miał kilka etatów dodatkowych należy na nich wszystkich zaznaczyć parametr i zapisać zmianę ikoną dyskietki.
  • Następnie edytować formularz pracownika Etat podstawowy i zaznaczyć parametr Archiwalny [v] i zapisać.
Uwaga
Można ustawić status Archiwalny na Etacie dodatkowym pracownika, bez konieczności zmiany statusu na Etacie podstawowym.Nie można powiązać Etatu dodatkowego z pracownikiem mającym status Archiwalny. Można wycofać (usunąć) status ArchiwalnyEtatu dodatkowego, z którym powiązany jest archiwalny Etat podstawowy. Po odznaczeniu pola Archiwalny [ ] automatycznie kasowana jest zawartość pola . Następnie formularz można zapisać.

Powiązanie wielu etatów z listami płac

Pracownik zatrudniony na wielu etatach może być powiązany z różnymi wydziałami
Przykład
Hebda Janusz – Etat podstawowy – wydział: Firma (Główny wydział – cała firma), Hebda Janusz – Etat dodatkowy – wydział: Administracja, Hebda Janusz – Etat dodatkowy – wydział: Handlowy. Jeśli na Liście pracowników (Kadry) oraz w Wypłatach pracowników będzie wybrany Wydział – Firma oraz zaznaczony parametr Podwydziały [v] to pracownik zatrudniony na wielu etatach wystąpi tyle razy, na ilu etatach jest zatrudniony w danym okresie. Jeśli Lista płac powiązana jest z konkretnym wydziałem to domyślnie pracownik będzie widoczny na tej liście płac, która ma wydział zgodny z wydziałem pracownika.
Przykład
Lista płac E2/2016/01/ADM/* zdefiniowana jest dla Wydziału – ADM (Administracja). Pracownik Hebda Janusz ma Etat dodatkowy przypisany do Wydziału – ADM. W oknie Wypłaty pracowników – pracownik pojawi się wyłącznie z Etatem dodatkowym (rysunek poniżej).

Wypłaty pracowników z wieloma etatami

Sposób naliczania wypłat jest analogiczny, jak przy zwykłych pracownikach. Należy zdefiniować listę płac, następnie przejść do okna Wypłaty pracowników, wybrać zdefiniowaną wcześniej listę płac i naliczyć wypłatę. Zatrudnieni na wielu etatach w oknie Wypłaty pracowników także rozróżniani są według znaczników w kolumnie Wieloetatowość:
  • Etat podstawowy – czerwona chorągiewka,
  • Etat dodatkowy – niebieska chorągiewka.
Uwaga
Symbole są widoczne niezależnie od statusu wypłaty pracownika (bufor, zamknięta, zaksięgowana, anulowana, korygowana), jak i od statusu pracownika (Archiwalny).
Wypłaty etatowe tj.: wynagrodzenie zasadnicze, rozliczanie nieobecności, dodatki, spłaty: pożyczek, zaliczek i in. rozliczane są zgodnie z etatem, którego dotyczą, czyli odrębnie dla każdego etatu. Wypłaty z tytułu zawartej umowy cywilno-prawnej – wypłata dotyczy tego nazwiska (pracownika), który ma wprowadzoną umowę (Lista umów cywilnoprawnych). Wypłaty inne: można je naliczyć dla każdego istniejącego w bazie pracownika, niezależnie czy jest to Etat podstawowy, czy Etat dodatkowy. Koszty uzyskania przychodu mogą być odliczane na dwa sposoby, w zależności od ustawienia parametru Koszty uzyskania dla wieloetatowca liczone oddzielnie dla każdego etatu (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat). Działanie:
  • Niezaznaczony (domyślne ustawienie) – koszty odliczane są w wysokości zadeklarowanej w Etacie podstawowym. Jeśli w pierwszej naliczonej wypłacie nie zostały odliczone w pełnej wysokości (niski przychód), to zostają odliczone w kolejnej wypłacie wchodzącej do tego samego miesiąca deklaracji. Niezależnie od tego czy będzie to wypłata związana z etatem podstawowym, czy dodatkowym.
  • Zaznaczony – koszty uzyskania przychodu liczone oddzielnie dla każdego etatu pracownika, a wysokość pobierana z tego etatu, dla którego liczona jest dana wypłata.
Ulga podatkowa odliczane są w wysokości zadeklarowanej w Etacie podstawowym. Jeśli w pierwszej naliczonej wypłacie nie zostały odliczone w pełnej wysokości (niski przychód), to zostają odliczone w kolejnej wypłacie wchodzącej do tego samego miesiąca deklaracji. Niezależnie od tego czy będzie to wypłata związana z etatem podstawowym, czy dodatkowym. Formularz wypłaty etatów dodatkowych / zakładka [Podatki] - Kwoty wyświetlane w polach:
  • Koszty uzyskania należne w miesiącu – pobierane są zależnie od ustawienia parametru Koszty uzyskania dla wieloetatowca liczone oddzielnie dla każdego etatu (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat). Gdy parametr nie jest zaznaczony, to wartość Kosztów uzyskania przychodu pobierana jest z Etatu podstawowego. Gdy parametr jest zaznaczony, to wartość kosztów zostanie odczytana z tego formularza etatu, którego wypłata dotyczy.
  • Ulga podatkowa należna w miesiącu – pobierana jest zawsze z formularza danych kadrowych Etatu podstawowego pracownika.
Procent wynagrodzenia zasadniczego, od którego liczone są 50% koszty uzyskania przychodu pobierany jest oddzielnie dla każdego etatu (podstawowego/ dodatkowego). Przekroczenie progu podatkowego, rocznego progu składek emerytalno – rentowych (30-krotność),także zaokrąglenia naliczonych od-do podatków / składek: składki ZUS i podatek dochodowy są liczone łącznie dla wypłat z wszystkich etatów powiązanych danego pracownika w obrębie miesiąca deklaracji.
Uwaga
Jeśli istnieje potrzeba odnotowania w danych kadrowych informacji o niestandardowych progach podatkowych i/lub informacji o przekroczeniu rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych, to w przypadku pracownika wieloetatowego zapisujemy takie informacje wyłącznie na formularzu danych kadrowych Etatu podstawowego. Informacje te posłużą do liczenia wypłat z wszystkich etatów powiązanych tj. zarówno dla etatu podstawowego, jak i dla wszystkich jego etatów dodatkowych.
Z poziomu okna Wypłaty pracowników możliwy jest podgląd wszystkich wypłat pracownika. Ułatwia on wyszukanie naliczonej wypłaty za dany okres. Aby zobaczyć Listę wszystkich wypłat pracownika wieloetatowego należy:
  1. Wyświetlić okno Wypłaty pracowników,
  2. Ustawić się kursorem na danym nazwisku (etacie pracownika),
  3. Następnie kliknąć  Lista wszystkich wypłat pracownika, pojawi się okno z listą wypłat z danego etatu pracownika,
  4. Na pasku zadań pojawi się przycisk  Lista wszystkich wypłat pracownika oraz wypłat etatów powiązanych. Otworzy się nowe okno z wszystkimi wypłatami pracownika wieloetatowego (rysunek poniżej). Dla ułatwienia przeglądania tej listy wyświetlane są na niej akronimy pracowników i symbole określające Etat podstawowy i etat dodatkowy (czerwona/niebieska chorągiewka). Funkcja dostępna wyłącznie dla pracowników wieloetatowych.
Lista wszystkich wypłat pracownika wieloetatowego

Deklaracje PIT-11/PIT-8C

Deklarację PIT-11, PIT-8C naliczamy z poziomu Etatu podstawowego pracownika wieloetatowego lub etatów dodatkowych.
Uwaga
W momencie naliczania deklaracji pracownika z poziomu etatu dodatkowego pracownika wieloetatowego podnosi się lista deklaracji PIT etatu podstawowego.
Deklaracja wyliczona dla etatu podstawowego uwzględnia przychody z tego etatu i wszystkich powiązanych z nim etatów dodatkowych. Pracownik zatrudniony na Etaty: podstawowy i dodatkowy mający kilka wypłat etatowych w danym miesiącu deklaracji w liczbie podatników na deklaracji: zaliczka na PIT-4R (pomocnicza, miesięczna), jak i PIT-4R (roczna) jest wliczany jako 1 podatnik.

Deklaracje rozliczeniowe ZUS

Deklaracja ZUS DRA - Liczba ubezpieczonych - pole III.01 - pracownik zatrudniony na wielu etatach jest wykazywany jako jeden ubezpieczony. Raport ZUS RCA - wypłaty pracownika wieloetatowego naliczone z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia i wchodzące do tego samego miesiąca deklaracji wykazywane są na jednym łącznym raporcie RCA zawierającym zsumowane podstawy i zsumowane składki. Taka sama zasada obowiązuje w przypadku raportu ZUS RZA. Raport ZUS RSA. Nieobecności pracownika wieloetatowego z tym samym kodem świadczenia/przerwy przypadające w tym samym okresie wykazywane są jako jedna pozycja na raporcie RSA. W przypadku niezerowych rozliczeń nieobecności (wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy itp.) na takim połączonym raporcie RSA są zsumowane kwoty świadczeń wypłaconych za ten sam okres, z tym samym kodem.
Uwaga
Dla prawidłowego wygenerowania raportu ZUS RCA dla osoby przebywającej na urlopie wychowawczym (pracownik wieloetatowy) należy:
  • wykasować – na formularzu wypłaty Etatu (etatów) dodatkowych – składnik „Zasiłek wychowawczy”,
  • lub zdefiniować własną nieobecność Urlop wychowawczy jako NIEROZLICZANA.
Deklaracja ZUS IWA, pole IV.02 - Liczba osób poszkodowanych w wypadkach. Pracownik wieloetatowy, który miał zwolnienie lekarskie (przyczyna wypadek w pracy/choroba zawodowa) wliczany jest jako jeden poszkodowany.
Uwaga
O uwzględnianiu wypadku na deklaracji ZUS IWA decyduje, w którym miesiącu deklaracji został wypłacony zasiłek z tytułu wypadku np. wypadek w pracy nastąpił 12.2015 - jeżeli jest wypłacony w 12.2015 - jest uwzględniany na ZUS IWA za 2015, jeżeli np. w styczniu 2016 - jest uwzględniany na ZUS IWA za 2016.
, Raport ZUS RPA/ZUS RIA – dla pracowników wieloetatowych wykazywana jest suma elementów spełniających określone warunki z wszystkich etatów. W sekcji dotyczącej pracy nauczycielskiej wymiar zajęć jest sumą wymiarów z wszystkich etatów, w których zaznaczony jest parametr Nauczyciel (zakładka 5. Ubezpieczenie cd).

Deklaracje PFRON (SODiR On-Line)

Deklaracje imienne INF-D-P i INF-U-P (plik *.xml) dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach powstają na podstawie połączonych danych (kwot, wymiarów etatów) z wszystkich etatów powiązanych spełniających kryteria umieszczenia w danej deklaracji PFRON. Wymiar etatu na deklaracji imiennej INF-D-P jest zawężany do 1 dla pracowników wieloetatowych.

Wydruki dla pracowników wieloetatowych

Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki seryjne płacowe – pracownicy wieloetatowi. Gałąź dostępna w wersji Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus. Działa dla ustawienia filtru Lista pracowników – Wszyscy. Dostępne są:
  • Karta podatkowa – wypłaty etatowe i inne,
  • Karta podatkowa – wypłaty umów,
  • Karta wynagrodzeń – wg deklaracji i wg okresu.
Sumowanie odbywa się dla zaznaczonych pozycji etatów. Aby wydruk zawierał sumaryczne przychody pracownika wieloetatowego, należy zaznaczyć wszystkie jego Etaty (podstawowy i dodatkowe). Karty przychodów i karty wynagrodzeń zawierają dodatkowe, charakterystyczne pole: Stanowisko – Wszystkie. Formularz danych kadrowych pracownika/ Wydruki/ Wydruki płacowepracownicy wieloetatowi. Dostępne są:
  • Karta podatkowa – wypłaty etatowe i inne,
  • Karta podatkowa – wypłaty umów,
  • Karta wynagrodzeń – wg deklaracji i wg okresu,
  • Oświadczenie o przychodach emeryta/rencisty,
  • Zaświadczenie ERP-7
  • Zaświadczenie o dochodach.
Rp - 7 Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Wymiar etatu sumowany jest z etatów powiązanych. Sumowanie dotyczy wszystkich etatów, trwających w okresie za który generowany jest wydruk. Do wymiaru etatu na 'ostatnim zajmowanym stanowisku' sumowane są wymiary etatu tylko z tych etatów, które nie mają wpisanej daty zwolnienia, albo mają Datę zwolnienia większą lub równą Dacie Do podanej do wydruku ERP-7. Informacja o wypłaconych wynagrodzeniach zawiera dane ze wszystkich powiązanych ze sobą etatów, pozostałe dane takie jak informacja o nieobecnościach i wypłaconych świadczeniach pobierane są tylko z etatu podstawowego. Wydruk ERP-7 załącznik – zestawienie zasiłków nie jest dostępny.
Uwaga
Po zmianie statusu pracownika z Etatu dodatkowego na Etat podstawowy należy formularz danych kadrowych pracownika zapisać. Jest to niezbędny warunek dla prawidłowego generowania wydruków dostępnych z Formularza pracownika z gałęzi: Wydruki płacowe – pracownicy wieloetatowi, Wydruki do Worda (XML) – pracownicy wieloetatowi. Z Formularza danych kadrowych pracownika gałąź wydruków Wydruki płacowe‑pracownicy wieloetatowi oraz Wydruki do Worda (XML)pracownicy wieloetatowi dostępne są wyłącznie z Etatu podstawowego pracownika.
Formularz danych kadrowych pracownika/ Wydruki/ Wydruki do Worda (XML) – pracownicy wieloetatowi. Zaświadczenie o dochodach wg deklaracji i wg okresu. Wydruki te nie sumują przychodów wykazanych na listach płac BO (Bilans otwarcia). Wydruki Na wydrukach pojawiają się następujące oznaczenia pracowników wieloetatowych:
  • (+) – Etat podstawowy,
  • (–) – Etat dodatkowy.
Dodatkowo wydruki uzupełniono o akronimy pracowników (oprócz imienia i nazwiska) by ułatwić jednoznaczną identyfikację pracowników wieloetatowych. Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki kadrowe/ Staż pracy - uwzględniają zapisy dotyczące stażu na etatach dodatkowych.
  • Kolumna Staż pracyfirmie uwzględnia staż z Historii zatrudnienia pracownika z zaznaczonym parametrem Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach [v].
  • Kolumna Staż poza firmą nie uwzględnia zapisu z Historii zatrudnienia z zaznaczonym parametrem Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach [v].
Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki płacowe/ Przekroczenie progu podatkowego – nie wymaga zaznaczenia pracowników. Dla pracownika wieloetatowego sumowany jest przychód z wszystkich etatów pracownika, wchodzących do tego samego miesiąca deklaracji i na tej podstawie określany % podatku. Pracownik wieloetatowy pojawi się z symbolem (+). Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki płacowe/ Przekroczenie rocznej podstawy emerytalno – rentowej wymaga zaznaczenia pracowników oznaczonych jako Etat podstawowy. Dla pracownika wieloetatowego sumowany jest przychód z wszystkich etatów pracownika, wchodzących do tego samego miesiąca deklaracji i na tej podstawie ustalane jest przekroczenie rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych. Pracownik wieloetatowy pojawi się z symbolem (+). Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki płacowe/ Zaliczka podatku na PIT-4 wg progów – wymaga zaznaczenia pracowników oznaczonych jako Etat podstawowy. Dla pracownika wieloetatowego sumowany jest przychód z wszystkich etatów pracownika, wchodzących do tego samego miesiąca deklaracji. Pracownik wieloetatowy pojawi się z symbolem (+). Lista pracowników/ Wydruki/ Struktura zatrudnienia (wszystkie dostępne z tego menu wydruki) w zatrudnieniu:
  • w Osobach – pracownik wieloetatowy, niezależnie od ilości etatów jakie posiada, wliczany jest jako 1 osoba,
  • w Etatach – sumowane są wszystkie etaty pracownika wieloetatowego.
Niepełnosprawność sprawdzana jest z formularza danych kadrowych Etatu podstawowego. Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki do GUS Pracownik wieloetatowy jest traktowany jako jedna osoba, jeśli suma wymiarów etatów z wszystkich etatów powiązanych to co najmniej 1/1 (pełny etat), to jest wykazywany jako pełnozatrudniony (np. Etat podstawowy na ½ etatu i dodatkowy ½ etatu – to jeden pełnozatrudniony)

Praca rozproszona

Import/ Eksport z pliku *.xml uwzględnia dane personalne pracowników wieloetatowych tj.;
Baza źródłowaBaza docelowa przed importem Baza docelowa po imporcie
Istnieje pracownik wieloetatowy
(Ma symbole: czerwonej/ niebieskiej chorągiewki
Istnieje pracownik wieloetatowy (Ma symbole: czerwonej/ niebieskiej chorągiewki)

Po imporcie, jego zapisy nie ulegają zmianie
Dodano nowego pracownika wieloetatowego.
(Ma symbole: czerwonej/ niebieskiej chorągiewki)
Przykładowo ma dwa etaty.



Nie było danych
Nowy pracownik wieloetatowy zostaje dodany do bazy tyle razy, ile ma etatów. Nie są ustawiane symbole Etatu podstawowego / dodatkowego, czyli czerwona /niebieska chorągiewka nie pojawia się. Należy uzupełnić etat i inne brakujące dane. Importowane są wyłącznie dane personalne pracownika. Zgodnie z przykładem, pojawi się w bazie 2 razy.
https://www.youtube.com/watch?v=iAx1eew10AA

Kalkulator wynagrodzeń

Kalkulator wynagrodzeń – narzędzie pomocne do wyliczania kwoty brutto od podanej kwoty netto lub kwoty netto od podanej wartości brutto dla pracownika etatowego i zleceniobiorcy. Kalkulator wynagrodzeń nie jest powiązany z wyliczaniem wypłat. Jest dostępny niezależnie od posiadanych modułów w menu Ogólne lub w menu Płace i Kadry z poziomu: listy pracowników, formularza pracownika, formularza umowy zlecenie,  listy wypłat pracowników i formularza wypłaty. Na formularzu kalkulatora należy wskazać, czy wyliczana kwota dotyczy wypłaty dla pracownika etatowego, czy zleceniobiorcy oraz ustawić dodatkowe parametry takie jak:
  • wyliczenie kwoty brutto od podanej netto,
  • wyliczenie kwoty netto od podanej brutto,
  • naliczanie składek emerytalno-rentowych,
  • naliczanie składki chorobowej i wypadkowej (w przypadku zleceniobiorców),
  • naliczanie składki zdrowotnej,
  • naliczanie składek na FP i FGŚP,
  • naliczanie ulgi podatkowej i kosztów uzyskania przychodu,
  • określenie procentu kosztów uzyskania przychodu,
  • naliczanie podatku zryczałtowanego (w przypadku zleceniobiorców),
  • określenie procentu zaliczki podatku,
  • zwolnienie z PIT dla młodych,
  • określenie procentu składki podstawowej oraz dodatkowej pracownika i pracodawcy w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych.
  Kolejne parametry wyświetlane są zależne od tego, czy wybrano naliczenie wynagrodzenia pracownika etatowego czy wynagrodzenia z tytułu umowy cywilnoprawnej: Po wybraniu  opcji ‘Wynagrodzenie pracownika etatowego dostępne parametry:
    • Składki emerytalno-rentowe:
      • naliczać (domyślna)
      • nie naliczać
    • Składka na FP :
      • naliczać (domyślna)
      • nie naliczać
    • Składka na FGŚP:
      • naliczać (domyślna)
      • nie naliczać
    • Koszty uzyskania przychodu (ze stosunku pracy):
      • podstawowe (domyślna)
      • podwyższone
      • brak
    • Koszty uzyskania 50% (prawa autorskie):
      • naliczać
      • nie naliczać (domyślna)
    • Ulga podatkowa:
      • W polu należy wprowadzić zadeklarowaną przez pracownika w PIT-2 kwotę ulgi: 300 zł ,150 zł lub 100 zł (domyślnie podpowiada się 300 zł)
    • Procent. wynagr. z 50% kosztami- pole aktywne  gdy w polu Koszty 50% ustawiona opcja 'naliczać’
    • Procent podatku – pole typu ‘procent’ z domyślnie podstawianą wartością 12%
    • Zwolnienie z PIT :
      • nie (domyślne)
      • tak
Po wybraniu  wynagrodzenia z tytułu umowy cywilnoprawnej, dostępne są parametry:
      • Składki emerytalno-rentowe:
        • naliczać (domyślna)
        • nie naliczać
      • Składka chorobowa :
        • naliczać (domyślna)
        • nie naliczać
      • Składka wypadkowa:
        • naliczać (domyślna)
        • nie naliczać
      • Składka zdrowotna:
        • naliczać (domyślna)
        • nie naliczać
      • Składka na FP:
        • naliczać (domyślna)
        • nie naliczać
      • Składka na FGŚP:
        • naliczać (domyślna)
        • nie naliczać
      • Koszty uzyskania – z domyślnie ustawiona wartością 20,00%
      • Ulga podatkowa:
        • W polu należy wprowadzić zadeklarowaną przez pracownika w PIT-2 kwotę ulgi: 300 zł ,150 zł lub 100 zł (domyślnie podpowiada się 300 zł)
      • Procent podatku – z domyślnie ustawioną wartością 12%
      • Zwolnienie z PIT :
        • nie (domyślne)
        • tak
      • Podatek zryczałtowany:
        • nie (domyślna)
        • tak
  Na końcu znajdują się wspólne dla obu rozliczeń parametry dotyczące określenia procentu składki podstawowej oraz dodatkowej pracownika i pracodawcy w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Po ustawieniu powyższych parametrów oraz wpisaniu kwoty następuje automatyczne wyliczenie: kwoty brutto lub netto (w zależności od tego czy wyliczenie dotyczy kwoty netto czy brutto), składek ZUS pracownika, składki zdrowotnej, zaliczki podatku, składek ZUS finansowanych przez pracodawcę, składek na FP i FGŚP, składek podstawowych i dodatkowych pracownika i pracodawcy w ramach PPK oraz łącznego kosztu pracodawcy. Automatyczne przeliczenie kwot następuje również po każdej zmianie parametrów.

Przy wyliczaniu kwoty wynagrodzenia, stałe podatkowe i wartości zmiennych z Konfiguracji, np. procent składki wypadkowej, są uwzględniane w wysokości aktualnej na datę wypłaty uzupełnioną na formularzu kalkulatora wynagrodzeń. Kwoty wyliczone przez kalkulator można przenosić na inne formularze za pomocą funkcji kopiowania <CTRL>+<C> -> <CTRL>+<V>.
Kalkulator wynagrodzeń

Pracownik tymczasowy (Płace i Kadry Plus)

https://www.youtube.com/watch?v=KJT-jrftYmc&
Uwaga
Funkcjonalność dostępna w Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus.
Funkcjonalność umożliwia ewidencję i rozliczanie pracowników tymczasowych przez Agencje Pracy Tymczasowej. Praca tymczasowa jest stosunkiem pracy pomiędzy trzema podmiotami: pracownikiem tymczasowym – agencją pracy tymczasowej – pracodawcą-użytkownikiem. Agencja Pracy Tymczasowej zawiera umowę z osobą poszukującą pracy, przez co staje się jej pracodawcą, z tą różnicą, że praca nie jest wykonywana w siedzibie agencji, ale na rzecz i pod kierownictwem innego pracodawcy użytkownika, do którego osoba jest kierowana przez agencję. Skierowanie do pracy następuje zawsze na czas określony.

Konfiguracja typów wypłat

W Konfiguracji typów wypłat wyliczanych algorytmem 7 i 9 na zakładce [Ogólne], w części definicja możliwe są do zaznaczenia parametry wykorzystywane przy naliczaniu składników wynagrodzenia dla pracowników tymczasowych:
  • Liczony z okresu zatrudnienia – przy liczeniu typów wypłat wykorzystujących ten parametr uwzględniane są składniki wypłacone w całym bieżącym okresie zatrudnienia pracownika tymczasowego. W przypadku jednoczesnego zaznaczenia parametrów Standardowa oraz Liczony z okresu zatrudnienia w podstawie wynagrodzenia za urlop/ekwiwalentu za niewykorzystany urlop uwzględniane jest wypłacone u danego pracodawcy‑użytkownika wynagrodzenie za okres 3 miesięcy lub 90 dni zatrudnienia przypadających w okresie 6 miesięcy przed miesiącem, w którym pracownik przebywa na urlopie.
  • Kwota przeliczana na dni/godziny – decyduje czy kwota dodatku ma być przeliczona na dni, czy na godziny.
Konfiguracja typu wypłaty dla pracownika tymczasowego
Do rozliczania pracowników tymczasowych służą nowe standardowe typy wypłat. Lista nowych standardowych typów wypłat to:
  • Wynagrodzenie za czas urlopu (tymczas.),
  • Ekwiwalent za niewykorzyst. url. (tymcz.).

Pracownik tymczasowy – informacje w danych kadrowych

Na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce Etat są zwijane grupy Zastępowany pracownikPracownik tymczasowy – widoczny tylko w module Płace i Kadry Plus. Grupy widoczne są na pełnym formularzu pracownika, w przypadku właściciela oraz na formularzu dostępnym z poziomu kasy zapomogowo‑pożyczkowej jest ukryta. Domyślnie przy dodawaniu nowego pracownika flaga Pracownik tymczasowy nie jest zaznaczona. Przy aktualizacji danych kadrowych wartość parametru jest kopiowana z poprzedniego zapisu – z możliwością zmiany przez operatora. W części Zastępowany pracownik można wpisać lub wybrać z liczby pracowników imię i nazwisko pracownika zastępowanego. Pole to należy uzupełnić w przypadku zatrudniania pracownika na umowę o zastępstwo. Parametr Pracownik tymczasowy służy do odnotowania pracownikowi informacji o statusie tymczasowy. Zaznaczenie parametru powoduje uaktywnienie się pola Pracodawca. W tym polu można wybrać z listy słownikowej nazwę firmy pracodawcy-użytkownika, do którego pracownik jest przypisany w okresie danego zapisu historycznego.
Uwaga
 Ustawianie Pracodawcy, u którego pracownik tymczasowy wykonuje pracę w poszczególnych okresach, jest konieczne do prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia za czas urlopu i ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.
Rys 81. Formularz pracownika – zakładka Etat z opcjami dotyczącymi pracownika tymczasowego

Formularz pracownika zakładka Etat z opcjami dotyczącymi pracownika tymczasowego

W Kadrach dla Listy pracowników oraz Listy zapisów historycznych pracownika udostępniono na liście kolumn do wyboru (w domyślnym układzie ukryte) dodatkowe kolumny dotyczące pracowników tymczasowych – dostępne do wyboru tylko w module Płace i Kadry Plus:
  • Tymczasowy – z opcją Tak/Nie zależnie od tego czy pracownik ma zaznaczony parametr na zakładce [Etat],
  • Pracodawca – wyświetlana jest nazwa pracodawcy – użytkownika z etatu pracownika.
Kolumny można dodać korzystając z dostępnej pod prawym przyciskiem myszy opcji Wybór kolumn.

Operacje seryjne – Seryjna zmiana wartości pola

Do operacji seryjnej zmiany pola dla zaznaczonych pracowników, służą pola, dotyczące pracownika tymczasowego. Są one widoczne po zaznaczeniu flagi Wyświetl dodatkową listę pól. Dotyczy to następujących pól:
  • Pracownik tymczasowy – z opcjami tak/nie do wyboru,
  • Pracodawca – możliwość wyboru z listy słownikowej pracodawcy – użytkownika.

Limit urlopowy

W konfiguracji znajduje się standardowy typ limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy). Limit ten jest  liczony w dniach, bez przeliczania na godziny i bez uwzględniania wymiaru etatu. Pracownik tymczasowy nabywa prawo do urlopu w wymiarze 2 dni po każdym pełnym miesiącu pracy. Ze względu na różne interpretacje okresu, za który przysługują 2 dni w konfiguracji znajduje parametr Limit urlopu dla pracow. tymczasowego/pierwsza praca‑miesiąc z równy 30 dni. Parametr ma wpływ na naliczanie limitu urlopu wypoczynkowego dla pracowników tymczasowych:
  • parametr nie zaznaczony (domyślne ustawienie) – przy wyliczaniu limitów miesięcznych pełny miesiąc, dla okresu zaczynającego się pierwszego dnia miesiąca obejmuje cały dany miesiąc kalendarzowy, w pozostałych przypadkach miesiąc liczy się jako 30 dni np. limit ma datę Okres od inną niż pierwszy dzień miesiąca.
  • Parametr zaznaczony – przy wyliczaniu limitów miesięcznych dla pracowników tymczasowych za pełny miesiąc zawsze przyjmuje się 30 dni kalendarzowych.
Parametr Limit urlopu dla pracow. tymczasowego/pierwsza praca – miesiąc równy 30 dni ma wpływ na naliczenie limitu urlopu wypoczynkowego tylko w sytuacji, gdy pracownik jest zatrudniony przez co najmniej pełny miesiąc kalendarzowy. Zaznaczenie lub odznaczenie parametru decyduje o tym, czy pierwszy 2-dniowy limit policzy się za okres np. 1-30.07, czy 1-31.07. Przy zatrudnieniu trwającym część miesiąca każde 30 dni zatrudnienia jest traktowane jako miesiąc. Zatem każdy 30-dniowy okres zatrudnienia, z jednego bądź wielu miesięcy, jeśli dotyczy tylko części miesiąca będzie traktowany jako miesiąc. W przypadkach przedstawionych poniżej naliczą się 2 dni urlopu wypoczynkowego, za okresy:
  • 07-30.07 (gdy 31.07 już nie jest zatrudniony),
  • 2-31.07,
  • 07-15.07, a następnie po 1-dniowej przerwie 17.07-31.07,
  • 07-15.07 i po przerwie 1.08-15.08.
W bazie danych  zapisywana jest informacja o tym, przy jakim ustawieniu powyższego  parametru był naliczony limit urlopu. Formularz limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy) różni się od standardowego formularza limitu Urlop wypoczynkowy, nie ma kolumny z przeliczeniem na godziny i są dodatkowe pola:
  • korekta okresu – opcja dostępna dla limitów liczonych w dniach. Edycja korekty okresu limitu jest dostępna tylko w ostatnim limicie danego typu u pracownika. Zaznaczenie powoduje uaktywnienie się pola z datą Okres Do. Użytkownik może zmienić zakres dat limitu. Jest to istotne dla pracowników tymczasowych w sytuacji, gdy pierwszy limit Urlop wypoczynkowy (tymczasowy) jest dodawany dla pracownika, który był już wcześniej zatrudniony jako pracownik tymczasowy i nabywa prawo do pierwszego 2-dniowego limitu wcześniej niż po pełnym miesiącu pracy w ramach danej umowy o pracę. Zaznaczenie tego parametru dodatkowo powoduje, że dla edytowanego okresu limitu jest doliczany należny limit za 2 dni (nawet jeśli wcześniej naliczył się w ilości 0, ze względu na to że nie kończył miesięcznego okresu zatrudnienia, za który przysługują 2 dni urlopu). Po zmianie daty Okres Do w ostatnim limicie wykonanie operacji Przelicz powoduje dodanie, przeliczenie tylko limitów od daty o 1 dzień późniejszej niż ostatni z limitów mający ustawioną ręczną korektę Aby zmodyfikować okres limitu inny niż ostatni naliczony, należy najpierw usunąć te limity, które dotyczą późniejszych okresów, tak by ten w którym ma być zmieniony okres, był ostatnim. Następnie zmienić ‘datę Do’ w tym limicie i zapisać. Po przeliczeniu doliczą się kolejne limity po nim, o ile pracownik jest nadal zatrudniony jako pracownik tymczasowy po tej dacie, którą ręcznie zmodyfikowano.
  • wypłacono ekwiwalent – pole służy do ręcznego wpisania ilości dni lub godzin (w zależności od tego czy jest liczony w dniach czy w godzinach), za które wypłacono ekwiwalent. Odnotowanie informacji o wypłaconym ekwiwalencie wpływa na wysokość limitu pozostałego do wykorzystania.

Formularz limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy)

Limit Urlop wypoczynkowy (tymczasowy) można dodać jedynie pracownikowi, który miał odnotowany chociaż w jednym zapisie historycznym w okresie, za który dodajemy limit status tymczasowy. W przypadku próby dodania tego rodzaju limitu pracownikowi, który nie miał statusu tymczasowy pojawia się komunikat: Nie można naliczyć tego typu limitu – pracownik nie jest zatrudniony jako pracownik tymczasowy w roku {rok, za który liczymy limit}. W przypadku próby dodania pracownikowi tymczasowemu limitu Urlop wypoczynkowy, gdy w ciągu roku zawsze miał ustawiony status tymczasowy pojawia się  komunikat Nie można naliczyć tego typu limitu – pracownik jest zatrudniony wyłącznie jako pracownik tymczasowy w roku {rok, za który liczymy limit}. Dla pracowników tymczasowych przeznaczony jest standardowy typ nieobecności Urlop wypoczynkowy (tymczasowy). Na formularzu nieobecności można zaznaczyć, że jest to urlop na żądanie, a w polu wykorzystano do tej pory widoczna jest ilość dni wykorzystanego urlopu na żądanie odczytana z limitu. Odnotowanie na kalendarzu (Nie)obecności Urlopu wypoczynkowego (tymczasowy) w dniu typu Pracy pomniejsza limit o 1 dzień niezależnie od wymiaru etatu pracownika i ilości godzin wg planu pracy. Limit pozostały do wykorzystania za dany miesiąc jest automatycznie przenoszony na kolejny okres (miesiąc).
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Pracownik tymczasowy nabywa prawo do urlopu w wymiarze 2 dni z upływem pełnego miesiąca pracy. Podczas zapisu nieobecności Urlop wypoczynkowy (tymczasowy) wprowadzona jest kontrola limitu urlopu wypoczynkowego, aby należny za dany miesiąc urlop można było wykorzystać dopiero po upływie miesiąca pracy. W przypadku próby wprowadzenia większej niż przysługująca liczby dni urlopu pojawia się komunikat: „Przekroczono limit nieobecności na ten miesiąc. Czy chcesz kontynuować ?”. Z  tego poziomu użytkownik może zdecydować, czy nieobecność ma być zapisana jako urlop wypoczynkowy pomimo przekroczenia limitu czy Użytkownik chce ją edytować i zmienić okres.

Lista płac

Na formularzu listy płac – tylko w module Płace i Kadry Plus – dostępny jest parametr Lista tylko dla pracowników tymczasowych – domyślnie niezaznaczony.
Uwaga
 Parametr wskazujący, że lista płac dotyczy pracowników tymczasowych dostępny jest tylko dla list płac o rodzaju Etat. Jeśli przy dodawaniu listy wybrano inny rodzaj niż Etat, wówczas parametr ten jest nieaktywny. Jeżeli natomiast zaznaczono parametr przy ustawieniu na liście o rodzaju Etat, a następnie zmieniono rodzaj, to parametr jest automatycznie czyszczony.
Wypłaty dla pracowników tymczasowych można naliczać na liście płac z zaznaczonym parametrem Lista tylko dla pracowników tymczasowych. Na takiej liście płac nie ma możliwości ustawienia okresu dłuższego niż 1 miesiąc, ani liczenia z opcją miesięcy wstecz. Po wybraniu w Wypłatach pracowników listy płac dedykowanej dla pracowników tymczasowych wyświetlają się jedynie osoby, które mają status pracownika tymczasowego przez co najmniej jeden dzień w okresie, za który jest dana lista płac.

Formularz listy płac – z parametrami dla pracowników tymczasowych

Na liście płac dla pracowników tymczasowych, możliwe jest rozliczenie w jednej wypłacie, wielu okresów zatrudnienia ze statusem tymczasowy, z przerwami w obrębie danego miesiąca. W przypadku aktualizacji w trakcie miesiąca. zmieniającej status pracownika ze zwykłego na tymczasowy, aby program prawidłowo naliczył wynagrodzenie należy postąpić w następującej kolejności:
  • naliczamy wypłatę na zwykłej liście płac za okres, kiedy pracownik nie był pracownikiem tymczasowym,
  • aktualizujemy dane pracownika,
  • naliczamy drugą wypłatę na liście płac dla tymczasowych za okres, kiedy pracownik miał status tymczasowy.

Wynagrodzenie za czas urlopu

Dla pracowników tymczasowych dedykowany jest standardowy typ wypłaty Wynagrodzenie za czas urlopu (tymczas.). Ten typ wypłaty powiązany jest z nieobecnością Urlop wypoczynkowy (tymczasowy). Wyliczenie wynagrodzenia za czas urlopu (tymczas.):
  • W podstawie  wynagrodzenia za czas urlopu  uwzględnia się wynagrodzenie pracownika uzyskane u pracodawcy-użytkownika, u którego jest na urlopie, za okres 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik przebywa na urlopie. Jeśli pracownik w okresie 3 miesięcy przed urlopem pracował u różnych pracodawców – użytkowników do podstawy przyjmujemy wynagrodzenie uzyskane u danego pracodawcy-użytkownika za okres łącznie 90 dni zatrudnienia, które przypadają w okresie 6 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc kalendarzowy, w którym pracownik przebywa na urlopie wypoczynkowym. Okres 90 dni ropoczyna się w dniu bezpośrednio poprzedzającym miesiąc kalendarzowy, w którym jest urlop wypoczynkowy. W przypadku, gdy pracownik przed urlopem otrzymał u danego pracodawcy-użytkownika wynagrodzenie za okres krótszy niż 3 miesiące/90 dni do obliczania wynagrodzenia za czas urlopu przyjmuje się wynagrodzenie faktycznie otrzymane w tym okresie. Do podstawy wliczane są wszystkie wypłacone elementy zdefiniowane jako wliczane do urlopu, bez względu na sposób wliczania (pomijane są tylko ustawione jako nie wliczać) – w takiej kwocie, w jakiej je wypłacono (nawet jeśli z definicji wynika, że mają być wliczane po przeliczeniu względem jakiejś stałej). W przypadku dodatków wypłacanych za pełny miesiąc, gdy pracownik w danym miesiącu pracował u kilku pracodawców i wynagrodzenie z tytułu pracy u jednego z tych pracodawców ma być wliczone do podstawy dodatek wlicza się tylko w przypadku, gdy na ‘datę od’ i ‘datę do’ tego dodatku pracownik pracował u pracodawcy-użytkownika, u którego przebywa na urlopie.
Uwaga
 Jeśli okres 90 dni zaczął się w trakcie poprzedniego zatrudnienia u danego pracodawcy Użytkownik za pomocą parametru Podstawa urlopu/ekwiwalentu naliczana z okresu dłuższego niż 90 dni dla prac. tymcz. dostępnego w Start /Konfiguracja/Firma/Płace/Parametry/ Wynagrodzenie/ekwiwalent za urlop  może określić, czy podstawa urlopu ma być naliczona z okresu dłuższego niż 90 dni (będzie uwzględniony cały okres zatrudnienia w obrębie miesiąca u danego pracodawcy-użytkownika obejmujący dzień przekroczenia 90 dni) lub krótszego (okres zatrudnienia w trakcie którego następuje przekroczenie 90 dni, jest pomijany).  
  • Zsumowane wynagrodzenie dzielone jest przez liczbę godzin pracy, za które ono przysługiwało.
  • Otrzymana kwotę za 1 godzinę urlopu jest mnożona przez liczbę godzin urlopu. Licza godzin urlopu jest równa liczbie godzin pracy, którą pracownik by przepracował, gdyby nie przebywał w danym dniu/dniach na urlopie.
W programie jest możliwość podglądu elementów uwzględnionych w podstawie wynagrodzenia za czas urlopu (tymczas.) na logu Naliczanie podstawy urlopu (tymcz.) – szczegóły.
Uwaga
 Podstawa wynagrodzenia za urlop, który wystąpił przed 1.06.2017  jest liczona z wszystkich wypłat pracownika uzyskanych w całym okresie zatrudnienia w agencji (od daty zatrudnienia), włącznie z wypłatą za bieżący miesiąc, w którym rozliczany był urlop. Kwota wynagrodzenia za urlop jest wyliczana w przeliczeniu na dni pracy.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

W przypadku wypłaty pracownikowi tymczasowemu ekwiwalentu należy użyć typu wypłaty – Ekwiwalent za niewykorzystany url.(tymcz.).  Zasady liczenia podstawy i kwoty ekwiwalentu za jedną godzinę, są takie same jak dla urlopu wypoczynkowego. Wynagrodzenie pracownika uzyskane w okresie 3 miesięcy/90 dni jest dzielone przez czas przepracowany w godzinach. Stawka za 1 godzinę urlopu jest następnie mnożona przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu. Liczba godzin niewykorzystanego urlopu jest ustalana jako iloczyn pozostałych dni urlopu pobranych z limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy), wartości wpisanej w polu Norma dobową do urlopu dla pełnego wymiaru etatu na formularzu pracownika oraz wymiaru etatu pracownika. Ilość godzin pozostałego urlopu zaokrągla się w górę do pełnych godzin. Stawka za godzinę urlopu pomnożona przez wyliczoną liczbę godzin pozostałego urlopu daje kwotę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Na wydruku Naliczanie podstawy ekwiw. (tymczas.) – szczegóły – wykazywane są elementy uwzględnione w podstawie naliczania ekwiwalentu za urlop (tymczas.).
Uwaga
 Podstawa ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, który jest wypłacony przed 31.05.2017 jest liczona z wszystkich wypłat pracownika uzyskanych w całym okresie zatrudnienia w agencji (od daty zatrudnienia), Kwota ekwiwalentu jest wyliczana w przeliczeniu na dni pracy.

Wynagrodzenie za czas choroby

Liczba dni chorobowego, za które płaci pracodawca, długość okresu zasiłkowego oraz liczba miesięcy, z których liczymy średnią do podstawy dla pracowników tymczasowych, określana jest tak samo jak dla zwykłych pracowników. Podstawę wynagrodzenia za czas choroby, ustala się analogicznie jak dla pracowników zwykłych z kilkoma wyjątkami:
  • w przypadku, gdy pracownik tymczasowy w okresie trwania danej umowy o pracę nie ma wypłat za poprzednie miesiące, albo ma wypłatę tylko za część poprzedniego miesiąca (zatrudniony w trakcie miesiąca) w podstawie uwzględniane są kwoty z bieżącej wypłaty zależnie od ustawionej w typie wypłaty metody wliczania do podstawy zasiłków chorobowych, uwzględniane następująco:
    • zdefiniowane jako Nie wliczać – nie wlicza się,
    • zdefiniowane jako Wliczać – wlicza się wartość elementu wypłaty pomniejszoną o składki ZUS pracownika z tego elementu,
    • zdefiniowane jako wliczane pozostałymi metodami – Dopełniać wg dni, Dopełniać wg godzin, Wliczać w pełnej wysokości i Wliczać jak zasadnicze – wlicza się składnik podstawowy pomniejszony o składki ZUS pracownika,
  • wyliczoną podstawę zasiłku w przypadku pracowników tymczasowych odnosi się do minimalnego wynagrodzenia uwzględniającego wymiar etatu i pomniejszanego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia.

Wydruki

Pracownicy tymczasowi u pracodawców‑użytkowników wydruk, na którym wykazywane są osoby mające zaznaczony parametr Pracownik tymczasowy w danym okresie i są przypisane do wskazanego pracodawcy – użytkownika. Wydruk wykonywany jest dla zaznaczonych pracowników w Kadrach poprzez wydruk danych > lista pracowników > pracownicy tymczasowi u pracodawców‑użytkowników. Świadectwo pracy dla pracownika tymczasowego – dedykowany wydruk świadectwa pracy dla pracowników tymczasowych. Wydruk jest dostępny z poziomu formularza danych kadrowych pracownika, który ma zaznaczony parametr Pracownik tymczasowy w menu Wydruk danych w gałęzi Wydruki do Worda (XML) – wydruki kadrowe. W punkcie 1 świadectwa pracy wykazywane są okresy zatrudnienia pracownika obejmujące dane z zapisu historycznego, z którego wykonywany jest wydruk oraz wcześniejsze, począwszy od zapisu, który jest aktualny na dzień podany w parametrach przed wydrukiem w polu Informacje o zatrudnieniu od dnia. Dane pobierane są tylko z zapisów historycznych pracownika, w których jest zaznaczony parametr Pracownik tymczasowy. W punkcie 2 zawarta jest informacja o pracodawcach-użytkownikach, u których wykonywana była praca w okresie zatrudnienia uwzględnionym w punkcie 1. W przypadku, gdy pracownik nie ma ustawionych pracodawców drukowany jest opis Brak informacji o pracodawcy–użytkowniku. Informacja o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym pobierana jest ze standardowego limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy). Liczba dni wykorzystanego urlopu jest sumą liczby dni urlopu wykorzystanego i liczby dni, za które wypłacono ekwiwalent zsumowanych z wszystkich limitów zawierających się w roku kalendarzowym, w którym pracownik jest zwolniony i dodatkowo zawężonych do okresu, za jaki jest wykonywany wydruk świadectwa pracy. Pozostałe informacje wykazywane na świadectwie pracy drukowane są analogicznie, jak dla pracowników niebędących pracownikami tymczasowymi.

Pakiet mobilności (Płace i Kadry Plus)

Funkcjonalność pozwalającą na rozliczenie podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenia społeczne kierowców międzynarodowych zgodnie z tzw. Pakietem mobilności pracowników etatowych oraz osób z zawartymi umowami cywilnoprawnymi. Funkcjonalność dostępna  jest w module Płace i Kadry Plus. Na liście pracowników znajduje się opcja ‘Diety kierowcy międzynarodowego’. Po jej wybraniu w oknie ‘Diety kierowcy międzynarodowego’ Użytkownik może wskazać wartość diet,  okres od-do, za który przysługują, oraz z rozwijanej listy wybrać kraj, w którym pracownik wykonywał pracę.  

1.1 Naliczanie wypłat

Podczas naliczania wynagrodzeń etatowych, innych oraz umów program sprawdza, czy pracownik ma wprowadzoną informację o dietach przysługujących za miesiąc, za który liczymy wynagrodzenie (znaczenie ma okres od-do wypłaty).  Jeżeli tak, to wypłata zostanie rozliczona zgodnie z zasadami pakietu mobilności. Rozliczenie kierowców międzynarodowych podlega innym zasadom niż w przypadku pracowników zatrudnionych i wykonujących pracę w Polsce. Podstawa podatku kierowców jest wyliczana od sumy naliczonych opodatkowanych elementów pomniejszonej o równowartość 1/3 diet należnych za okres pracy wykonywanej za granicą. Podczas naliczania wypłaty  program pobiera z danych pracownika kwotę diet za miesiąc, za który są naliczone elementy w wypłatach w tym miesiącu deklaracji i przemnaża przez stałą wartość 1/3.Wartość diet, które pomniejszają podstawę opodatkowania jest zapisana na formularzu wypłaty oraz zestawieniu  na zakładce [Podatki] w polu  ‘Pomniejszenie o diety’. Podstawa składek ZUS kierowców jest wyliczana od sumy oskładkowanych elementów pomniejszonej o równowartość diet za pobyt pobytu za granicą, jeśli podlegające ubezpieczeniom wynagrodzenie, które pracownik otrzymał w danym miesiącu deklaracji jest wyższe od przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia (kwota zapisana w konfiguracji programu w gałęzi Płace/Wynagrodzenia polu Minimalnej podstawy skł. ZUS dla oddeleg. ) Przy sprawdzaniu kwoty wynagrodzenia uwzględniane są wszystkie oskładkowane elementy wypłacone w danym miesiącu deklaracji. Nie ma znaczenia na jakiej liście płac zostały naliczone ani za jaki okres. Znaczenie ma jedynie data wypłaty. Jeśli podstawa po pomniejszeniu o diety jest niższa od przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia to następuje podwyższenie wyliczonej podstawy do tej minimalnej obowiązującej wysokości. Natomiast, gdy przychód pracownika w danym miesiącu jest niższy od kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia podstawę składek stanowi kwota faktycznie otrzymanego wynagrodzenia. W przypadku gdy podstawa opodatkowania jest niższa niż podstawa oskładkowania program naliczy wartość składek społecznych od przychodu opodatkowanego. Składki są zapisane  na formularzu wypłaty na zakładce [3.Podatki] w polu ‘w tym podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania’ i pomniejszają podstawę opodatkowania przy wyliczaniu zaliczki podatku. Podstawa składki zdrowotnej będzie naliczana na podstawie kwoty podstawy składek społecznych pomniejszonej o składki społeczne oraz elementów, które podlegają jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Na PIT-11 jako przychód jest wykazywana kwota wynagrodzenia kierowców po pomniejszeniu o 1/3 diet. Jako składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne są wykazane jedynie te, które były naliczone od tej części wynagrodzenia, która była opodatkowana.
Uwaga
W wersji Comarch ERP Optima 2023.6.1 dostosowano program do zmian wynikających z ustawy z dnia 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym: - Wprowadzono pomniejszanie podstawy opodatkowania o diety przysługujące z tytułu wykonywania przewozów międzynarodowych dla kierowców wykonujących pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej. - W związku z wprowadzeniem 60 EUR jako stawki diety dziennej pomniejszającej podstawę oskładkowania oraz 20 EUR jako diety dziennej pomniejszającej podstawę opodatkowania wprowadzono zmiany w wyliczaniu podstawy opodatkowania. Do tej pory podstawa opodatkowania była pomniejszana o 30% kwoty wprowadzonych danemu pracownikowi diet, po zmianie będzie to 1/3 tej kwoty. Powyższe zmiany są stosowane dla wypłat mających datę wypłaty 19.08.2023 lub późniejszą. Podstawa prawna: Ustawa z dnia 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie  drogowym (Dz.U.2023, poz.1523).

1.2  Wyliczanie podstawy zasiłków

Wliczając do podstawy chorobowego wynagrodzenie z miesiąca, w którym stosowano rozliczenie zgodne z zasadami pakietu mobilności, uwzględniona jest  podstawa składek społecznych pomniejszona o składki ZUS. W podstawie są uwzględniane wszystkie elementy, które stanowiły podstawę składek społecznych niezależnie od tego czy mają ustawione w konfiguracji wliczania do podstawy zasiłku. Jeśli pracownik miał w danym miesiącu nieobecność usprawiedliwioną wynagrodzenie z tego miesiąca nie jest dopełniane do podstawy zasiłku.

1.3   Zwrot kosztów poniesionych przez kierowców

W programie wprowadzona jest obsługa należności stanowiących zwrot równowartości poniesionych przez kierowcę kosztów noclegu, sanitariatów i innych. Aby naliczyć zwrot kosztów  należy na formularzu typu wypłaty dostępnym z poziomu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Typy wypłat, na zakładce [3 Szczegółowe] zaznaczyć parametr Zwrot kosztów dla pracownika – kierowcy. Zaznaczenie parametru powoduje automatyczne wyszarzenie i ustawienie w konfiguracji dodatku, na zakładce [2 Podatki/ Nieobecności] takich pozycji jak:
  • Pozycja PIT – ‘Nie dotyczy’
  • Sposób naliczenia zaliczki – ‘nie naliczać’
  • Zawsze naliczać ulgę – niezaznaczone
  • Sposób naliczenia kosztów – ‘nie naliczać’
  • Sposób naliczania składek ZUS –‘naliczać’
  • Sposób naliczania skł. na ubezp. zdrow.- ‘naliczać’
W programie jest dodany standardowy składnik 'Zwrot kosztów kierowcy (sanitariaty)' z zaznaczonym parametrem  Zwrot kosztów dla pracownika – kierowcy, umożliwiający obsługę należności stanowiących zwrot kosztów poniesionych przez kierowców wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe. Typ wypłaty z zaznaczonym parametrem Zwrot kosztów dla pracownika – kierowcy w przypadku, gdy przychód pracownika będzie wyższy niż przeciętne prognozowane wynagrodzenie (w 2024 r. jest to kwota 7824,00 zł) będzie traktowany jako element nieoskładkowany, a gdy przychód będzie niższy, automatycznie będzie stanowił podstawę składek na ubezpieczenie społeczne.
Przykład
Przykład 1 Pracownik ma stawkę 10 000 zł/ miesięcznie, kwota diety za październik 4 000 zł, dodatkowo ma dodatek z zaznaczonym parametrem Zwrot kosztów dla pracownika – kierowcy na kwotę 2 000 zł.
  1. Ustalenie jaki jest przychód pracownika w danym miesiącu deklaracji.
Przychód pracownika to 10 000 zł. Przychód jest większy niż 6 935 zł (przeciętne prognozowane wynagrodzenie w 2023 r.), dlatego dodatek z zaznaczonym parametrem Zwrot kosztów dla pracownika – kierowcy, traktujemy jako nieoskładkowany.
  1. Ustalenie podstawy składek ZUS.
Suma elementów oskładkowanych wynosi 10 000 zł. 10 000 zł > 6935 zł, dlatego od podstawy odejmujemy diety. 10 000 – 4 000 (diety) = 6000 zł. 6 000 zł < 6 935 zł, podstawa po odjęciu diet jest mniejsza niż minimalna podstawa składek, dlatego zostaje podwyższona do kwoty 6 935 zł. Podstawa składek społecznych wynosi 6 935 zł
 
Przykład
Przykład 2 Pracownik ma stawkę 5 000 zł/ miesięcznie, kwota diety za październik 1 000 zł, dodatkowo ma dodatek z zaznaczonym parametrem Zwrot kosztów dla pracownika – kierowcy na kwotę 1 000 zł. Naliczamy wypłatę za październik 2023 r.
  1. Ustalenie jaki jest przychód pracownika w danym miesiącu deklaracji.
Przychód pracownika to 5 000 zł. Przychód jest mniejszy niż 6 935 zł (przeciętne prognozowane wynagrodzenie w 2023r.), dlatego dodatek z zaznaczonym parametrem Zwrot kosztów dla pracownika – kierowcy traktujemy jako oskładkowany.
  1. Ustalenie podstawy składek ZUS
5 000 + 1 000 = 6 000 zł. 6 000 < 6 935 zł, suma wynagrodzenia jest mniejsza niż 6 935, dlatego przy wyliczaniu podstawy ZUS nie są odliczane diety. 6 000 zł, to kwota podstawy ZUS.

Przenoszenie danych kadrowo -płacowych między bazami

 Narzędzie pozwalające na przenoszenie pełnych danych kadrowo – płacowych między bazami Comarch ERP Optima. Mechanizm daje możliwość dalszego naliczania wynagrodzeń po zaimportowaniu danych do nowej bazy uwzględniając przeniesione wypłaty. W menu Płace i Kadry/ Kadry pod przyciskiem Przenoszenie danych dostępne są opcje  ‘Eksport’ i ‘Import’. Eksport Funkcja eksportu działa dla zaznaczonych pracowników. Przenoszone są dane pracowników etatowych, zleceniobiorców, osób bez zatrudnienia. Na oknie eksportu dostępne są dwie opcje:
  • Dane kadrowe
  • Dane kadrowe wraz z danymi płacowymi (zaznaczona domyślnie).
  W przypadku zaznaczenia opcji ‘Dane kadrowe’ eksportowane są dane kadrowe zaznaczonych pracowników z zapisami historycznymi, historią zatrudnienia oraz wykształcenia, limitami nieobecności, członkami rodziny, schorzeniami oraz uprawnieniami. Eksportowane są również dane słownikowe (urzędy, banki, stanowiska, funkcje, przyczyny zwolnienia, rodzaje stażu pracy, okresy niewliczane do stażu pracy) oraz definicje dokumentów, harmonogramy – wzory spłaty pożyczki, opisy dni wolnych, kalendarze, typy wypłat, grupy potrąceń, definicje limitów nieobecności, urzędy skarbowe, komornicy.
Uwaga
Import do bazy docelowej pliku zawierającego tylko dane kadrowe skutkuje brakiem możliwości późniejszego importu danych płacowych i powiązania ich z danymi kadrowymi.
Zaznaczenie opcji 'Dane kadrowe wraz z danymi płacowymi’ oprócz ww. danych kadrowych umożliwia przeniesienie: wypłat, umów cywilnoprawnych, dodatków pracowników, nieobecności, czasu oraz planu pracy, diet kierowcy międzynarodowego, pożyczek PKZP. Wyeksportowane dane zapisywane są w pliku w formacie XML. Import W celu zaimportowania danych w bazie docelowej należy wybrać opcję ‘Import’. Na oknie importu należy wskazać ścieżkę do pliku xml, który będzie importowany. Przed importem danych zalecane jest utworzenie kopii bezpieczeństwa. Szczególnie istotne jest to, w przypadku importu do bazy zawierającej już dane. W celu identyfikacji importowanych rekordów w bazie danych w tabelach dotyczących importowanych danych dodano kolumnę ImportRowID, w której zapisywany jest indywidualny kod, za pomocą którego identyfikowany jest dany rekord. Na co zwrócić uwagę przy imporcie danych:
  • Przy imporcie pracowników sprawdzana jest wartość w polu ImportRowID. W przypadku znalezienia w bazie danych pracownika o takim samym numerze ImportRowID dane pracownika nie zostaną zaimportowane.
  • Po zaimportowaniu pracowników do nowej bazy jako ich akronim ustawia się oznaczenie IMP1,IMP2.
  • Podczas eksportu\importu nie są przenoszone dane o wydziałach/ projektach/ lokalizacjach pracowników. Po zaimportowaniu danych pracownik zostaje przypisany do głównego wydziału i centrum podległościowego – domyślnie jest to ‘Firma’.
  • Po zaimportowaniu schematu płatności pracownika w polu odbiorca zawsze ustawia się sam pracownik, nie są przenoszeni inni odbiorcy.
  • Do wszystkich zaimportowanych typów wypłat dodawany jest przedrostek IMP.
  • Podczas importu umów pracowników zaczytywane są wszystkie umowy pracownika wraz z zestawieniami czasu pracy. Nie są przenoszone numery umów, w trakcie importu ustawiany jest symbol UM1, UM2, UM3
  • Podczas importu list płac z bazy źródłowej dotychczasowe symbole zastępowane są symbolami E1 dla wypłaty etatowej, U1 dla wypłaty umowy, I1- dla wypłaty typu inna, Z1 – dla wypłat typu zaliczka oraz zaliczka brutto, P1 – dla pożyczki, EK1 dla listy korygującej.
  • Listy płac, które były zaksięgowane w bazie źródłowej po imporcie będą miały status ‘zamknięta’.
  Po zaimportowaniu typów wypłat należy na nowo ustawić powiązanie w przypadku umów oraz elementów będących przychodami PPK, a także między składnikami związanymi ze sobą oraz typami wypłat odwołującymi się do wskaźników. W przypadku typów wypłat zdefiniowanych algorytmem 12 oraz 11 należy zweryfikować poprawność definicji i ustawić powiązanie ze wzorcami płacowymi, jeśli były używane w definicji

Oddelegowanie do pracy za granicę zleceniobiorców (Płace i Kadry Plus)

Oddelegowanie- ewidencja w umowie

Na formularzu umowy na zakładce [Ogólne] dostępna jest sekcja Oddelegowanie do pracy za granicą (widoczna tylko w module Płace i Kadry Plus).  Po zaznaczeniu parametru Oddelegowany do pracy za granicą uaktywniają się dodatkowe opcje związane z oddelegowaniem:
  • Kraj oddelegowania– pole służące do ustawienia kraju, do którego pracownik jest oddelegowany. Jeśli pracownik wykonuje pracę za granicą w kilku krajach, wówczas należy dodać kilka umów cywilnoprawnych.
  • Dieta/dzień– pole wykorzystywane przy wyliczaniu podstawy składek ZUS. Po wybraniu kraju oddelegowania ze słownika automatycznie podpowiada się aktualna stawka diety przypisana do danego kraju (pobrana z konfiguracji programu). Dieta powiązana z krajem oddelegowania jest nieedytowalna. Użytkownik może wpisać kwotę diety tylko wtedy, gdy nie wybrano kraju oddelegowania.
  • Zaliczka podatku odprowadzana w Polsce– w przypadku, gdy parametr jest zaznaczony (domyślne ustawienie) w wypłacie będzie naliczana zaliczka podatku. Jeśli parametr jest odznaczony, wtedy zaliczka podatku nie zostanie naliczona.
  • Metoda proporcjonalnego odliczenia – parametr jest aktywny po odznaczeniu opcji Zaliczka podatku odprowadzana w Polsce. Parametr ma znaczenie informacyjnie, wpływa na wykazywanie kwot na deklaracji PIT-11.
  • Waluta rozliczenia – pole dostępne jest obok wartości umowy lub stawki za godzinę. Jeśli w umowie został wskazany kraj oddelegowania, wówczas podpowiada się waluta taka sama jak waluta diety. Użytkownik może ją zmienić.
Uwaga
 Symulacja rozliczenia umowy widoczna na formularzu umowy na zakładce [Ogólne] w sekcji Szczegóły umowy nie uwzględnia odliczenia diet. W umowie za okres oddelegowania nie ma możliwości wyliczenia kwoty umowy od netto
.
Formularz umowy zlecenie z opcjami dotyczącymi pracownika oddelegowanego

Dodatkowe elementy wynagrodzenia

W konfiguracji typu wypłaty (Start /Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Typy wypłat) można wskazać czy kwota dodatku w wypłacie ma być wyliczana zawsze w PLN (waluta systemowa), czy w walucie wskazanej w umowie, z którą jest naliczany. Na zakładce [Ogólne] w sekcji Waluta w wypłacie została dodana opcja ‘Waluta z umowy cywilnoprawnej’. Dodatek z takim ustawieniem, który jest powiązany z daną umową lub jest wypłacany z umową jest naliczany w takiej samej walucie jak umowa.
Uwaga
Jeśli z umową jest wypłacany oskładkowany dodatek lub zasiłek, to informację o ubezpieczeniu zleceniobiorcy należy uzupełnić także na formularzu danych pracownika na zakładce [Ubezpieczenie].
.

 Listy płac

W celu naliczenia wypłaty umowy za okres oddelegowania na formularzu listy płac o rodzaju ‘Umowa’ został dodany parametr Lista tylko dla zleceniobiorców oddelegowanych do pracy za granicę (domyślnie niezaznaczony). Po jego zaznaczeniu uaktywnia się sekcja: Kraj oddelegowania i waluty, w której należy wskazać kraj oddelegowania oraz walutę rozliczenia i diety. Jeśli został wybrany kraj oddelegowania, wówczas waluta rozliczenia i diety podpowiada się zgodna z walutą przypisaną do wskazanego kraju. Zaproponowana waluta rozliczenia podlega edycji przez Użytkownika. Waluta diety jest edytowalna tylko w przypadku braku kraju oddelegowania. Jeśli na liście płac został wybrany kraj oddelegowania, to wypłaty zostaną naliczone tylko dla umów, które również mają wskazany ten kraj. Dodatkowo podczas naliczenia wypłaty sprawdzana jest zgodność waluty rozliczenia umowy i listy płac. W przypadku wypłaty umowy, w której na zakładce [Ogólne] wskazano inną walutę niż waluta zadeklarowana, na liście płac pojawi się odpowiedni komunikat.
Rys 81. Lista dla zleceniobiorców oddelegowanych do pracy za granicę

Wypłaty zleceniobiorców

W wypłacie za okres oddelegowania elementy wypłaty naliczane są w walucie:
  • umowa – nalicza się w walucie ustawionej na formularzu umowy,
  • dodatki, które mają ustawioną opcję ‘waluta z umowy cywilnoprawnej’ i zostały powiązane z umową lub są wypłacane w tej samej wypłacie co umowa – naliczane są w walucie pobranej z umowy,
  • dodatki, które mają ustawioną ‘walutę systemową’ - wyliczane są w walucie PLN,
  • wszystkie typy wypłat służące do rozliczeń standardowych nieobecności ZUS – liczone są zawsze w walucie systemowej (PLN).
Informacja o walucie dla poszczególnych elementów wypłaty jest wyświetlana na zakładce [Elementy wypłaty]. Po wejściu do elementu wypłaty naliczonego w walucie widoczna jest kwota tego elementu po przeliczeniu na PLN. Przeliczanie elementów wypłaty w walucie obcej jest realizowane według określonego kursu ustawionego dla listy płac, na której jest wypłata. Taki sam kurs stosowany jest dla wszystkich wypłat na danej liście płac.
Rys 82. Formularz wypłaty

 Liczba diet

Dni pobytu za granicą, potrzebne do ustalania ilości diet do odliczenia od podstaw składek ZUS, są liczone na podstawie okresu od-do rozliczonej umowy. Liczba dni kalendarzowych umowy jest pomniejszona o dni nieobecności w dniach kalendarzowych odnotowane w tym okresie.

Wyliczona ilość dni za które przysługują diety jest widoczna w wypłacie i tam też w razie potrzeby może być modyfikowana. Zmiana liczby dni diety powoduje automatyczne przeliczenie podstawy składek ZUS w wypłacie.

Wyliczanie podstawy składek ZUS

Podstawa składek ZUS oddelegowanych zleceniobiorców jest wyliczana od sumy oskładkowanych elementów. Jeśli podlegające ubezpieczeniom wynagrodzenie, które pracownik otrzymał w danym miesiącu deklaracji, jest wyższe od przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia, wówczas podstawa jest pomniejszana o równowartość diet za pobyt za granicą,

Jeśli podstawa składek po pomniejszeniu o diety jest niższa od kwoty minimalnej podstawy składek ZUS, to jest wyrównywana do kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia.

W przypadku, kiedy przychód pracownika w danym miesiącu jest niższy od kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, wówczas podstawę składek stanowi kwota faktycznie otrzymanego wynagrodzenia.

Kwota przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia zapisana jest w konfiguracji programu w gałęzi Płace / Wynagrodzenia w polu Minimalna podstawa skł. ZUS dla oddeleg. Podczas liczenia wypłaty umowy z tytułu dla oddelegowania podstawa składek ZUS wyliczana jest według tych zasad, z uwzględnieniem kwot zarówno z liczonej właśnie wypłaty, jak i kwot zapisanych w wypłatach naliczonych wcześniej do tego samego miesiąca deklaracji  dla tego zleceniobiorcy.
Uwaga
W przypadku zleceniobiorców oddelegowanych do pracy za granicę  podstawa  podatku nie jest pomniejszana o 30% diet należnych za okres pracy wykonywanej za granicą.

Waluty

Na formularzu wypłaty naliczonej na liście płac dla oddelegowanych, na zakładce [Waluty], wykazane są informacje o: walucie rozliczenia oraz diety wraz z kursem, kwocie sumy elementów wypłaty, składkach ZUS, PPK, składce zdrowotnej, zaliczce podatku, kwocie do wypłaty w walucie oraz w PLN, stawce diety za dzień.

Wyliczanie podstawy zasiłków/ Z-3a

Wliczając do podstawy chorobowego wynagrodzenie z miesiąca, w którym była naliczona wypłata umowy cywilnoprawnej za okres oddelegowania uwzględniona jest podstawa składek społecznych pomniejszona o składki ZUS. W podstawie są uwzględniane wszystkie elementy, które stanowiły podstawę składek społecznych, niezależnie od tego czy mają ustawione w konfiguracji wliczanie do podstawy zasiłku.

Operacje seryjne (moduł Płace i Kadry Plus)

Seryjne wstawianie dni – Czas pracy / Plan pracy

Seryjne wstawianie dni – Czas pracy

Umożliwia wstawienia czasu pracy we wskazanym okresie dla zaznaczonych pracowników, którzy są rozliczani według kalendarza lub obecności . Operacja ta jest dostępna z poziomu listy pracowników w kadrach i wypłat pracowników w menu rozwijanym przy przycisku . Po wybraniu tej opcji pojawi się okno Seryjne wstawianie dni pracy, na którym należy ustawić:
  • Okres wstawiania dni – okres od – do, w którym zostaną wstawione określone godziny pracy,
  • Pozostaw bez zmian – wskazanie, czy w dni wolne, niedziele i święta oraz zdefiniowane wcześniej dni mają być wstawione zdefiniowane wejścia/wyjścia,
  • Lista wejść/wyjść do seryjnego wstawienia – lista wejść/wyjść z określonymi godzinami pracy, z ewentualnym podziałem na poszczególne wydziały oraz projekty.
Po wypełnieniu pól należy nacisnąć przycisk  Wstaw dni seryjnie . Pojawi się okno informujące o przebiegu operacji. Po zakończeniu można sprawdzić, czy w (Nie)obecnościach pracowników został odnotowany czas pracy we wskazanych dniach.

Seryjne wstawianie dni pracy

Seryjne wstawianie dni – Plan pracy

Umożliwia wstawienia wyjątków w planie pracy we wskazanym okresie dla zaznaczonych pracowników. Operacja ta jest dostępna z poziomu listy pracowników w kadrach i wypłat pracowników pod przyciskiem  . Po wybraniu tej opcji pojawi się okno Seryjne wstawianie dni pracy, na którym należy ustawić:
  • Okres wstawiania dni i typ dnia – okres od – do, w którym zostaną wstawione określone wejścia/wyjścia w planie pracy,określenie typu dnia (pracy, wolny, święto) oraz rodzaju dnia wolnego (pole aktywne tylko w przypadku typu dnia wolny i święto)
  • Pozostaw bez zmian – wskazanie, czy w dni wolne, niedziele i święta oraz zdefiniowane wcześniej dni mają być wstawione zdefiniowane wejścia/wyjścia,
  • Lista wejść/wyjść do seryjnego wstawienia – lista wejść/wyjść z określonymi godzinami pracy, z ewentualnym podziałem na poszczególne wydziały oraz projekty.
Po wypełnieniu pól należy nacisnąć przycisk Wstaw dni seryjnie . Pojawi się okno informujące o przebiegu operacji. Po zakończeniu można sprawdzić, czy w Planie pracy pracowników zostały odnotowane zdefiniowane wejścia/wyjścia  we wskazanych dniach.
Rys 17. Seryjne wstawianie dni w Planie pracy pracowników

Operacje seryjne (moduł Płace i Kadry Plus)

Uwaga
Funkcje dostępne tylko w pracy z modułem Płace i Kadry Plus.

W pewnych sytuacjach, zwłaszcza w przedsiębiorstwach, w których dominuje zadaniowy model pracy, istnieje potrzeba by jednocześnie, dla więcej niż jednego pracownika wykonać taką samą operację. Może to dotyczyć zmiany wartości wybranego pola (grupy pól) na formularzu pracownika, bądź uzupełnienia list (np. dodatków) związanych z pracownikiem.

Ponieważ operacje dotyczące zmiany wartości pojedynczych - konkretnie wskazanych - pól znacznie różnią się od obsługi wielopozycyjnych list, stąd operacje seryjne w kadrach zostały podzielone według tego kryterium.

Seryjne dodawanie dodatków i grup dodatków Seryjne dodawanie akordów Seryjne dodawania limitów nieobecności Seryjne usuwanie limitów nieobecności Seryjne dodawanie nieobecności Seryjne wstawianie dni - Czas pracy Seryjne wstawianie dni - Plan pracy Seryjna zmiana wydziału Seryjna zmiana wartości pola Seryjna zmiana centrum podległościowego Seryjne ustawianie kont księgowych Seryjne ustawianie zakładu Dodawanie klasy i grupy atrybutów Operacja seryjna w trybie interaktywnym

Dodawanie klasy i grupy atrybutów

Lista atrybutów pracownika (opcja dostępna w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus)  - pozwala na dodawanie, usuwanie, edycje oraz tworzenie historii atrybutu. Opcja dostępna jest również z pozycji formularza pracownika i tam tez zostanie dokładniej omówiona. Seryjne dodawanie klasy i grupy atrybutów – funkcja dostępna jest tylko z listy pracowników, dla zaznaczonych pracowników. Seryjne dodawanie klasy atrybutu pozwala na przyznanie atrybutu dla wybranych (zaznaczonych) pracowników. Przy seryjnym dodawaniu klasy atrybutów istnieje możliwość przypisania wartości domyślnej ustawionej w konfiguracji atrybutu lub przypisanie wpisanej na formularzu wartości. Jeżeli przy dodawaniu seryjnym pole wartość jest puste, to przepisywana jest wartość domyślna z Konfiguracji. Jeżeli natomiast pole wartość jest wypełnione pole, to ignorowana jest wartość domyślną z konfiguracji na korzyść wpisanej wartości. Przy seryjnym dodawaniu atrybutów typu ListaFlaga dostępny jest wybór zdefiniowanych wcześniej wartości atrybutu z listy. Seryjne dodawanie grupy atrybutów pozwala na przyznanie grupy atrybutów dla wybranych (zaznaczonych) pracowników. Przy seryjnym dodawaniu grupy atrybutów niedostępne jest pola wartość, z związku z tym, że atrybuty należące do jednej grupy mogą mieć różne typy oraz wartości. Jeżeli atrybuty należące do jednej grupy maja ustawioną w Konfiguracji wartość domyślną, to wartość ta przepisuje się do pola wartość w atrybucie. Zmiana wartości atrybutu pozwala zmienić seryjnie zaznaczonym pracownikom wartość atrybutu, który mieli wcześniej przyznany. Jeżeli pracownik nie ma w historii zapisu na dzień, na który robiona jest aktualizacja to przy operacji seryjnej dodaje się kolejny zapis na wybrany dzień z nową wartością. Atrybuty mają zastosowanie do definiowania skomplikowanych algorytmów liczenia wynagrodzeń. Pozwalają na obsłużenie sytuacji, których nie jesteśmy w stanie obsłużyć za pomocą standardowych wartości dostępnych w bazie. Są udostępnione we wzorach definiowanych w typie wypłaty za pomocą algorytmu 12. Szczegółowe zasady definiowania typów wypłat powiązanych z atrybutami opisano w podręczniku do Konfiguracji programu ‑ Konfiguracji programu/ Typy wypłat. Atrybuty o formatach rozpoznanych jako liczbowe są używane jako dowolne składowe wzorów – można na nich wykonywać zarówno podstawowe operacje matematyczne, jak i używać ich w funkcjach warunkowych. Pozostałe formaty atrybutów (flaga, SQL, tekst) mogły być stosowane do definiowania pierwszego parametru funkcji warunkowej. Podczas liczenia wypłaty - składnik wynagrodzenia liczony wzorem odwołującym się do atrybutu pobiera wartość danego atrybutu z pracownika – z zapisu historycznego aktualnego na Datę Do z wyliczanego elementu wypłaty. Jeśli w takim zapisie wartość nie jest zadeklarowana, to należy sprawdza czy są jakiekolwiek inne zapisy historyczne „wchodzące” w okres Od / Do z elementu wypłaty – jeśli są, to pobiera wartość z najpóźniejszego z nich mającego przypisaną wartość

Seryjna zmiana wartości pola

Mechanizm seryjnej zmiany wartości pola udostępnia funkcjonalność pozwalającą na modyfikację danych kadrowych dla więcej niż jednego pracownika jednocześnie. Pozwala na zmianę wartości wybranego pola (pól) dla wszystkich zaznaczonych pracowników. W uwagi na drzewiastą strukturę i brak unikalności akronimu wydziału – funkcjonalność jest zachowana jedynie w obrębie danego wydziału. Operacja seryjnej zmiany wartości pola dostępna jest z ikony  na liście pracowników. Można ją wykonać poprzez wybór:
  • wzorca zmiany – standardowo w programie zdefiniowano dwa takie wzorce,
  • wybór pola/pól, które mają zostać zmienione.
Przy wywołaniu operacji seryjnej zmiany pola możliwe jest wybranie jednego ze zdefiniowanych wzorców zmiany, wskazujących jaki zestaw pól ma podlegać edycji – jakie operacje mają być wykonane. Dostępne są schematy predefiniowane – standardowe:
  • Wyrejestrowanie pracownika,
  • Zgłoszenie pracownika,
jak i tworzone przez użytkownika. Wybór wzorca z listy jest dostępny pod klawiszem  Wczytaj u góry okna. Jest też możliwa prosta seryjna zmiana wartości dla wskazanego pola (pól) bez użycia wzorców (rysunek poniżej). Puste pole Nazwa w sekcji Wzorzec zmiany (gdy żaden wzorzec nie został wybrany z listy) jest równoznaczne z tym, że seryjna zmiana pola będzie wykonywana tą najprostszą metodą. Jeśli na formularzu nie zostanie wybrany żaden ze zdefiniowanych wzorców zmiany, bądź zostanie wybrany wzorzec prosty, to w dolnej części formularza będą dostępne zakładki:
  • [Definicja zmiany] – pozwalająca na wskazanie maksymalnie trzech pól, które mają podlegać modyfikacji i zadanie dla nich wartości oraz
  • [Szczegóły] pozwalająca na sprawdzenie wzorów, pod którymi zostały zapisane definicje zmiany tych trzech dostępnych pól.
Wybór wzorca zaawansowanego z lisy wzorców spowoduje, że na formularzu zmiany pola zostanie zaznaczony parametr Zaawansowana. Dodatkowo zmieni się wygląd sekcji definicji zmiany. Są widoczne zakładki:
  • [Parametry dynamiczne] – zdefiniowane dla danego wzorca. Na tej zakładce użytkownik może ustawić wartości dla tych parametrów (np. wpisze datę, wartość liczbową bądź tekst, jaki ma być podstawiony w miejsce danego parametru za pomocą wzorca.
  • [Definicja zmiany] – pozwoli na przeglądanie i w razie potrzeby doraźną modyfikację (na czas wykonania operacji) wzoru zapisanego za pomocą JavaScript.

Seryjna zmiana pola bez użycia wzorca

Zmiana z tego poziomu wzoru czy wartości parametrów spowoduje zmianę tylko w trakcie aktualnie wykonywanej operacji seryjnej. Trwała modyfikacja definicji wzorca (zmiana domyślnych ustawień) możliwa jest tylko z poziomu Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Wzorce zmiany pola. Tu należy dodawać kolejne wzorce.

Seryjna zmiana pola pracownika z użyciem wzorca – Zgłoszenie pracownika

Podczas wykonywania operacji seryjnej zmiany pól w tle widoczny jest log z zapisem kolejnych wykonanych operacji – nazwisko i imię pracownika i efekt operacji. Okno z logiem jest aktywne po zakończeniu (bądź przerwaniu) wykonywania operacji seryjnych, aby użytkownik mógł prześledzić, czy dane dla poszczególnych pracowników zostały zmodyfikowane, a jeśli modyfikacja nie powiodła się, to jaka była tego przyczyna.

Przykład
Seryjna zmiana pola w kadrach z aktualizacją na dzień 01.04.2015 – pracownik miał niepełnosprawność za okres 07.03.2010 – 15.03.2015. Następnie wpisuję niepełnosprawność od dnia 01.04.2015 – 30.04.2017. Program nie zaktualizuje „daty od” u osób, które miały wcześniej wpisaną informację. Bo najpierw zmieniono datę OD na późniejszą (01.04.2015) zamiast datę DO (15.03.2015).
W przypadku wpisania błędnego numeru PESEL lub NIP (i włączonym sprawdzaniu numeru PESEL, NIP w Konfiguracji/ Firma/ Ogólne/ Parametry) i seryjnej zmiany wartości pola z aktualizacją, zawsze tworzy się nowy zapis historyczny, tylko w nim nie następuje podmiana pola (pozostaje poprzednia wartość).
Uwaga
Jeśli pracownik ma wpisaną datę zwolnienia i chcemy seryjnie zmienić mu z AKTUALIZACJĄ datę zatrudnienia i zwolnienia (odnotować zatrudnienie na etat po przerwie) – to na formularzu seryjnej zmiany pola jako pierwsze pole należy wybrać datę zwolnienia, a dopiero jako drugie datę zatrudnienia – żeby w chwili zapisywania nowej daty zatrudnienia, nie było w tym samym zapisie daty zwolnienia wcześniejszej niż data zatrudnienia.

Operacja seryjna w trybie interaktywnym

W operacjach seryjnych dotyczących:
  • dodatków,
  • atrybutów,
  • seryjnej zmiany wartości pola,
  • nieobecności.
udostępniono funkcję interaktywnej zmiany (funkcjonalność dostępna w module Płace i Kadry Plus). Operacja wykonywana jest dla zaznaczonych pracowników. Tryb interaktywny pozwala na zmianę danego pola bez konieczności edycji formularza: dodatku, atrybutu, nieobecności czy danych kadrowych pracownika. Bez względu na to, w której – z wyżej wymienionych – operacji seryjnej znajduje się użytkownik, po prawej stronie okna pojawia się przycisk . Z menu dostępnych opcji należy wybrać Zmianę interaktywną. Pojawi się formularz z listą zaznaczonych pracowników, którym można dokonać zmiany wybranego pola. Wygląd okna operacji w trybie interaktywnym jest wspólna dla wszystkich operacji seryjnych, niezależne od tego, czy jesteśmy w operacjach seryjnych dodatków, atrybutów, czy zmiany wartości pola.

Interaktywne dodanie atrybutów

W oknie „przewijane” są nazwiska kolejnych (zaznaczonych) pracowników, których zmiana może dotyczyć. Zmianę na danym pracowniku można dodać, wycofać lub pominąć, służą temu przyciski: lub <ALT>+<W> umożliwia cofnięcie się (poprawę) do wcześniejszego pracownika, lub <ALT>+<D> dodaje pracownikowi podaną wartość, lub <ALT>+<Z> przycisk pojawia się tylko przy seryjnej zmianie wartości pola, zamiast przycisku Dodaj, lub <ALT>+<P> pomija danego pracownika na liście, nie wykonuje operacji, lub <ALT>+<A> kończy operację interaktywnej zmiany pola. Po prawej stronie okna interaktywnej zmiany pojawiają się dane dotyczące pracownika, na którym aktualnie zaznaczony jest kursor (okno poniżej). Klawiszem <TAB> można przechodzić pomiędzy polami i zatwierdzać poprzez <ENTER>.
Uwaga
W przypadku interaktywnego dodawania nieobecności należy sprawdzać i poprawiać pola związane z okresem trwania nieobecności i przyczyny nieobecności przed jej dodaniem kolejnemu pracownikowi.
Są pewne wyjątki występujące w trybie interaktywnym, i tak:
  • Przy seryjnym dodawaniu dodatku w trybie interaktywnym, jeśli w pierwszym pojawiającym się oknie (formularz definicji operacji seryjnej dla dodatku) zostanie wpisana wartość wybranego dodatku, to w oknie interaktywnego dodawania przy pierwszym pracowniku program zaproponuje tą wartość. Jeśli ta wartość zostanie zmieniona na pracowniku i zaakceptowana to staje się ona wartością domyślną dla pozostałych pracowników. Zawsze podpowiada się ostatnio wpisana wartość, a nie ta, która była wpisana w formularzu definicji operacji seryjnej dla dodatku.
  • Operacje seryjne w trybie interaktywnym nie mogą być wykonywane dla grupy atrybutów, dostępne są tylko dla klasy atrybutów.
  • Operacje seryjne w trybie interaktywnym nie mogą być wykonywane dla grupy dodatków, dostępne są tylko dla pojedynczych dodatków.
  • Indywidualny limit nadgodzin, a interaktywna zmiana pola. W tym przypadku można zmienić pole na dwa sposoby:
Indywidualny limit nadgodzin (flaga) – zaznacza na formularzu indywidualny limit nadgodzin, ale konieczna jest również zmiana pola Indywidualny limit nadgodzin, aby podać ilość godzin. Indywidualny limit nadgodzin – wybierając zmianę tego pola i wpisując ilość godzin, program zmieni automatycznie flagę limitu na TAK (indywidualny limit nadgodzin w formularzu pracownika będzie zaznaczony).
  • Przy seryjnej zmiany wartości pola, nie wszystkie pola dostępne są ze słowników, stąd nie wszystkie można zmienić w trybie interaktywnym (np. powód wypowiedzenia).
  • W seryjnej zmianie wartości pola w trybie interaktywnym pola typu FLAGA zmieniają się na 0 i 1.
  • W przypadku, gdy włączona jest funkcja sprawdzania poprawności PESEL, NIP (Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry) i zostanie wpisany pracownikowi błędnie numer PESEL lub NIP, a następnie zostanie wykonana seryjnej zmiana wartości pola w trybie interaktywnym z aktualizacją, zawsze tworzy się nowy zapis historyczny, tylko w nim nie następuje podmiana pola (pozostaje poprzednia wartość). Należy poprawić.
Uwaga
Słownik stan cywilny wyświetlany na formularzu pracownika jest zawężany względem płci danego pracownika (np. dla mężczyzny wyświetla się kawaler / żonaty / wolny, a dla kobiety panna / mężatka /wolna), zmieniając wartość tego pola za pomocą operacji seryjnych (dotyczy to zarówno trybu automatycznego, jak i interaktywnego) należy zwrócić uwagę, żeby wybrany ze słownika stan cywilny był zgodny z płcią pracowników wybranych dla tej operacji. Jeśli jest sprzeczny – np., wybrano 'kawaler’, a wśród zaznaczonych jest kobieta, to w bazie zapisze się 'kawaler’, ale przy wyświetlaniu formularza tej osoby nie będzie widoczny opis w polu 'stan cywilny’ ponieważ filtr nakładany na słownik względem pola 'płeć’ spowoduje ukrycie tej pozycji ze słownika.

Seryjne dodawanie dodatków i grup dodatków

Seryjne dodawanie/usuwanie dodatków

Opcja dostępna jest z poziomu listy pracowników w kadrach . Po rozwinięciu menu dostępnych opcji – opcja seryjne dodawanie dodatków. Operacja wykonywana jest dla zaznaczonych pracowników. Podczas seryjnego dodawania dodatku, jeśli w polu Wypłacany (ważny) od… nie zostanie wpisana przez użytkownika data, program wstawi datę bieżącą programu. Datę tą można zmienić, ponownie wykonując operację, na tych samych pracownikach. Nie dodawaj jeśli istnieje – zaznaczenie tego parametru nie pozwoli na dodanie wybranego dodatku pracownikowi, który już go posiada na liście dodatków. Zmiana bez aktualizacji (korekta) – umożliwia skorygowanie wprowadzonego już zapisu bez tworzenia zapisu historycznego danego dodatku Zmiana z aktualizacją na dzień – pozwala na zapisaniu aktualizacji w historii wybranego dodatku  przycisk Wykonuje zdefiniowaną operację seryjną.  Anuluje przygotowaną operację. Usunięcie – pozwala na seryjne usunięcie wybranego dodatku z listy dodatków pod warunkiem, że nie był naliczony w wypłacie. Usunięcie zapisu historycz. aktual. od dnia – zaznaczenie parametru umożliwia usunięcie zapisu historycznego dodatku obowiązującego od wskazanego dnia. Podczas wykonywania operacji wyświetlany jest log pokazujący postęp seryjnego dodawania. Wyświetlane są nazwiska kolejnych pracowników, na których wykonano operację i informacja o tym, czy czynność zakończyła się sukcesem, czy nie została wykonana, a jeśli tak, to z jakiego powodu. Naciśnięcie ESC spowoduje zakończenie operacji po wykonaniu jej na aktualnie modyfikowanym pracowniku. Przy seryjnym dodawaniu dodatków istotne są daty, i tak:
  • „Wypłacany (ważny) Do” jest pusta – operacja seryjna nie zmieni daty „ważny Do” na dodatku;
  • wpisana data 2999-12-31 – operacja zmienia datę na dodatku na zadaną „nieskończoną” – na formularzu wyświetli się „data Do” pusta.
Seryjne dodawanie pojedynczych dodatków

Seryjne dodawanie grup dodatków

Funkcjonalność umożliwia dodanie grup dodatków i  jest dostępna z poziomu listy pracowników w kadrach,  po rozwinięciu menu dostępnych opcji przy przycisku  i wybraniu seryjne dodawanie dodatków. Operacja wykonywana jest dla zaznaczonych pracowników. Na formularzu operacji seryjnej dodawania grup dodatków należy ustawić:
  • rodzaj operacji – w przypadku grup dodatków możliwe jest tylko dodanie. Opcje Zmiana z aktualizacjąZmiana bez aktualizacji (korekta) są niedostępne.
  • Grupa typów składników – wskazanie grupy dodatków, która ma być dodany pracownikom. Lista grup jest dostępna po wybraniu opcji Grupa typów składników w menu rozwijanym przy przycisku Typ składnika.
  • Okres wypłacania – okres obowiązywania dodatków przypiętych do danej grupy.
  • Symbol listy płac – symbol listy płac, na której mają być naliczane dodatki przypięte do grupy dodatków.
Operacja dodania grupy dodatków może być wykonana tylko jako operacja automatyczna. Nie jest dostępna jako  operacja interaktywna.

Seryjne dodawanie grup dodatków

Seryjne dodawania limitów nieobecności

Należy zaznaczyć na liście pracowników, dla których zostaną dodane limity nieobecności. z ikony  po rozwinięciu menu, pojawi się opcja Seryjne dodawanie limitów nieobecności. z listy limitów można wybrać standardowe limity lub własne – wcześniej zdefiniowane w Konfiguracji (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Limity nieobecności).

Seryjne dodawanie limitów nieobecności

Po wybraniu limitu nieobecności, określamy rok, na który dodajemy limit oraz decydujemy, czy przeliczamy również istniejące limity, a następnie naciskamy ikonę  (wykonujemy operację seryjnego dodawania limitu). Pojawi się log z informacją o wykonywanej operacji. Zawarte w nim informacje, pozwolą sprawdzić, czy wszystkim zaznaczonym pracownikom dopisał się wybrany limit, a jeśli nie, to dlaczego (stosowny komunikat).

Seryjna zmiana wydziału

Operacja zmiany wydziału jest operacją seryjną dla zaznaczonych na liście w kadrach pracowników, dostępna w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus pod przyciskiem . Podczas wykonywania zmiany wydziału należy podać datę, od jakiej ma nastąpić zmiana wydziału. Można dokonać wyboru, czy zmiana wydziału ma być odnotowana jako zapis aktualizujący dane kadrowe, czy nie. Podajemy również wydział, który chcemy przypisać wybranej grupie pracowników oraz opcjonalnie uaktualniamy wydział w opisie analitycznym pracownika. Po zatwierdzeniu okna seryjnej zmiany wydziału pojawia się log systemowy, w którym pojawiają się informacje o wykonywanej operacji zmiany wydziału (log).
Uwaga
Jeżeli pracownik posiada już zapis aktualizacyjny na wybrany dzień, to program automatycznie nie będzie mógł dokonać aktualizacji wydziału – należy wtedy, edytować istniejący zapis aktualizacyjny i ręcznie zmienić wydział.

Seryjna zmiana wydziału

Seryjna zmiana centrum podległościowego

Operacja zmiany centrum podległościowego jest operacją seryjną dla zaznaczonych na liście w kadrach pracowników, dostępna w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus pod przyciskiem . Podczas wykonywania zmiany centrum podległościowego należy podać nazwę centrum oraz datę, od jakiej ma nastąpić ta zmiana. Można dokonać wyboru, czy zmiana centrum ma być odnotowana jako zapis aktualizujący dane kadrowe, czy nie. Po zatwierdzeniu okna seryjnej zmiany centrum podległościowego pojawia się log systemowy, w którym pojawiają się informacje o wykonywanej operacji (log).
Uwaga
Jeżeli pracownik posiada już zapis aktualizacyjny na wybrany dzień, to program automatycznie nie będzie mógł dokonać aktualizacji centrum podległ. – należy wtedy edytować istniejący zapis aktualizacyjny i ręcznie zmienić centrum podległ.
 

Seryjne ustawianie zakładu

Ustaw zakład - pozwala na ustawienie zakładu dla zaznaczonych pracowników. Jest dostępna tylko w bazach, w których ustawiona jest rodzaj księgowości jako Księga podatkowa oraz zaznaczony parametr Firma wielozakładowa. Na oknie seryjnego ustawiania zakładu należy podać nazwę zakładu. Zmianę zakładu można wykonać poprzez aktualizację danych kadrowych pracownika po zaznaczeniu opcji Zmiana zakładu z aktualizacją danych kadrowych.

Seryjne ustawianie zakładu

Seryjne ustawianie kont księgowych

 - Ustaw konto księgowe – pozwala na ustawienie kont księgowych dla zaznaczonych pracowników. Na oknie seryjnego ustawiania kont księgowych należy podać nazwy kont. Zmianę kont księgowych można wykonać poprzez aktualizację danych kadrowych pracownika po zaznaczeniu opcji Zmiana kont z aktualizacją danych kadrowych. Aktualizacja danych kadrowych w związku ze zmianą konta księgowego jest dostępna tylko w modułach Płace i Kadry oraz Płace i Kadry Plus. Funkcjonalność jest dostępna tylko w bazach z ustawioną w konfiguracji księgowością kontową i tylko wtedy, gdy nie jest włączona współpraca z Comarch ERP XL, ani z Comarch ERP Altum.
Seryjne ustawianie kont księgowych

Seryjne dodawanie nieobecności

Seryjne dodawanie nieobecności ma usprawnić czynność rejestracji nieobecności w bazie. Funkcja pozwala na:
  • Szybką rejestrację dla wielu osób tego samego typu nieobecności w tym samym terminie (np. urlop 2 maja 2017 dla wszystkich pracowników). W tym celu, po wybraniu opcji seryjne dodawanie nieobecności pojawi się okno, należy uzupełnić:
    • Typ nieobecności,
    • Zakres dat trwania nieobecności,
    • Przyczyna – wymaga uzupełnienia tylko przy niektórych nieobecnościach,

Formularz seryjnego dodawania nieobecności

Po wypełnieniu pól należy nacisnąć przycisk  Zmiana automatyczna. Pojawi się okno informujące o przebiegu operacji, po zakończeniu, można sprawdzić czy w (Nie)obecnościach pracowników pojawiła się nanoszona nieobecność.
  • Wprowadzenie do bazy tego samego typu nieobecności dla wielu osób, ale w różnych terminach nanosi się w trybie interaktywnym, podobnie jak powyżej.
Należy zaznaczyć na liście pracowników w Kadrach osoby, dla których ma być dodana nieobecność. Pod przyciskiem  po rozwinięciu strzałki, należy wybrać opcję Seryjne dodawanie nieobecności. Pojawi się okno, jak na rysunku powyżej, następnie wybrać typ nieobecności przykładowo Zwolnienie chorobowe, wpisujemy zakres dat trwania zwolnienia z zwolnienia lekarskiego, jakie mamy do wprowadzenia do bazy, należy uzupełnić pole Przyczyna zgodnie z tym zwolnieniem, z menu dostępnych opcji przy przycisku  wybieramy Zmianę interaktywną. Formularz interaktywnego dodawania nieobecności zawiera:
  • nazwiska pracowników – zaznaczonych na liście, dla których nanoszone są nieobecności,
  • daty – od kiedy do kiedy trwa nieobecność,
  • typ nieobecności,
  • przyczynę.
Ponadto na formularzu można zmienić okres trwania nieobecności i przyczynę nieobecności (jeśli typ nieobecności tego wymaga).
Uwaga
W przypadku odnotowywania seryjnie (zmianą automatyczną jak i interaktywną) – zwolnienia chorobowego, które ma być zliczane do jednego okresu zasiłkowego (przerwa pomiędzy tym samym typem nieobecności jest do 60 dni) to program z automatu zaznaczy parametr Kontynuacja okresu zasiłkowego. W innych przypadkach, należy taką nieobecność po seryjnym dodaniu, edytować i zaznaczyć parametr Kontynuacja okresu zasiłkowego [v].

Seryjnie można dodać nieobecność powiązaną z limitem tylko wtedy, gdy pracownik ma przypisany limit za okres, na który jest wpisywana nieobecność.

Należy zwrócić uwagę przy seryjnym wprowadzaniu urlopu na informacje zawarte w logu. W przypadku, gdy pracownik nie posiada limitu urlopu, czy też przekroczył przyznany limit odpowiedni komunikat pojawi się w logu.

W przypadku, gdy w okresie podanym dla wprowadzanej nieobecności, pracownik ma już wpisaną na co najmniej jeden dzień jakąkolwiek nieobecność lub odnotowaną obecność, to dodanie nieobecności w trybie interaktywnym nie będzie dla takiej osoby wykonane, pojawi się komunikat.

Seryjne dodawanie akordów

Podobnie jak dla dodatków, funkcja dostępna w z listy pracowników w Kadrach, dla zaznaczonych osób. Istnieje możliwość seryjnej zmiany stawki wybranego akordu, czyli usunięcie wskazanego typu akordu z listy akordów pracownika (o ile nie był wcześniej wypłacany), a wpisania go z nową stawką poprzez zastosowanie operacji - „zmiana bez aktualizacji (korekta)”. Zmiana z aktualizacją – pozwala na zapisaniu aktualizacji w historii wybranego akordu.
Uwaga
Tylko dla akordu prostego istnieje możliwość wpisania stawki za jednostkę.
Naciśnięcie ikony Wykonuje zdefiniowaną operację seryjną,  Anuluje przygotowaną operację. Podczas wykonywania operacji wyświetlany jest, podobnie jak w przypadku seryjnego dodawania dodatku, log pokazujący postęp wykonywanej operacji. Wyświetlane są nazwiska kolejnych pracowników, na których wykonano zapis i informacja o tym, czy czynność zakończyła się sukcesem, czy nie została wykonana, a jeśli tak, to z jakiego powodu. Naciśnięcie <ESC> spowoduje zakończenie operacji po wykonaniu jej na aktualnie modyfikowanym pracowniku.

Seryjne usuwanie limitów nieobecności

Należy zaznaczyć na liście pracowników, którym zostaną usunięte limity nieobecności. Seryjne usuwanie limitów nieobecności jest dostępne z poziomu listy pracowników w kadrach i wypłat pracowników w menu rozwijanym przy przycisku  Po wybraniu tej opcji pojawi się okno Seryjne usuwanie limitu nieobecności, na którym należy wskazać rodzaj limitu oraz rok dla którego ma być usunięty limit. Po wypełnieniu pól należy nacisnąć przycisku Usunięcie limitów zaznaczonym pracownikom . Pojawi się okno informujące o przebiegu operacji.  

Umowy cywilnoprawne

Formularz umowy

Formularz umowy zawiera następujące zakładki:
  • [Ogólne]
  • [Ubezpieczenia]
  • [Lista wypłat umowy]
  • [Dodatkowe]
  • [Zestawienie czasu pracy]
Zakładka [Ogólne] – wybieramy Dokument, który określa sposób numeracji umów, czyli symbol. Numer zostanie zaproponowany w momencie zapisywania umowy. Uzupełniamy:
  • Datę zawarcia, rozpoczęcia i zakończenia,
Uwaga
W wersji Comarch ERP Optima 2021.1.1 na formularzu umowy na zakładce [1Ogólne] zmieniono dotychczasową nazwę pola Data zawarcia na Datę rozpoczęcia, oraz nazwę pola Data rozwiązania na Data zakończenia. Dodano też nowe pole Data zawarcia, w którym można odnotować datę od kiedy obowiązuje umowa.
  • Tytuł umowy, który może być wybrany z listy lub wpisany bezpośrednio z klawiatury (treść umowy),
  • oraz Rodzaj umowy. W programie zdefiniowana jest lista rodzajów umów odpowiadająca pozycjom na deklaracji IFT, PIT-8AR lub PIT-11. Po wybraniu rodzaju umowy zaproponuje się odpowiedni procent kosztów uzyskania.
  • Symbol listy płac - wypełnienie tego pola jest równoznaczne z powiązaniem umowy z tą listą płac. Umowa, dla której wskazano symbol listy płac, będzie się wyliczała automatycznie tylko na liście płac o rodzaju Umowa zgodnej ze wskazanym symbolem. Jeśli na formularzu umowy nie będzie wskazany symbol listy płac, to wypłaty będą naliczane jak dotychczas, to znaczy, że wypłata umowy pojawi się przy naliczaniu wypłat na pierwszej liście płac o rodzaju Umowa, niezależnie od tego, jaki symbol ma lista płac. Naliczanie wypłat korygujących: lista płac korygująca może być o dowolnym symbolu, ważne jest tylko powiązanie tej listy (pole Korekta do listy) z listą płac anulowaną (pierwotnie naliczoną), w wypłacie korygującej wyliczy się umowa powiązana ze schematem numeracji listy użytym w wypłacie anulowanej.
  • Ulga podatkowa - w przypadku złożenia przez osobę wykonującą umowę cywilnoprawną oświadczenia PIT-2 o stosowaniu ulgi w tym polu należy wprowadzić mnożnik ulgi w formie ułamka (1/12, 1/24, 1/36) .
  • Nie pobierać zaliczki podatku na wniosek podatnika (dochód do 30 000 zł). Parametr należy zaznaczyć w przypadku złożenia przez pracownika wniosku o niepobieranie zaliczki od umów cywilnoprawnych. Podczas naliczania wypłat, sprawdzane jest czy dochód pracownika uzyskany od początku roku podatkowego nie przekroczył 30 000 zł Jeżeli nie, to zaliczka podatku nie zostanie naliczona. W wypłacie, w której dochód pracownika w danym roku podatkowym przekracza kwotę 30 000 zł podatek jest naliczany od całego wynagrodzenia. Podczas naliczania wypłaty sprawdzana jest Pozycja na deklaracji PIT ustawiona w konfiguracji danego składnika. Podatek nie będzie się naliczał od elementów które mają ustawioną pozycję: PIT-4 1. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej, PIT-4 2. Dniówki obrachunkowe i udziały w dochodzie podzielonym rsp (brak kosztów uzyskania), PIT-11. Należności z tytułu praktyk absolwenckich lub staży uczniowskich, PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy zlecenia, PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy o dzieło, PIT-8B 7. Czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, PIT-8B 8. Udział w organach stanowiących osób prawnych, PIT-8B 9. Kontrakt menedżerski, umowa o zarządzanie przedsiębiorstwem, PIT-8B 10. Prawa autorskie i inne prawa.
  • Oddelegowany do pracy za granicą parametr dostępny w wersji programu Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus, dedykowany dla zleceniobiorców oddelegowanych do pracy za granicą. Szczegóły dotyczące tej funkcjonalności opisane są w artykule Oddelegowanie do pracy za granicę zleceniobiorców.
  • Po uzupełnieniu tych danych wpisujemy Wartość kwotę, na jaką zawieramy daną umowę. W zależności od potrzeb można określić kwotę netto lub brutto umowy. Jeśli umowa ma być policzona od netto należy kliknąć ikonę policz wartość od netto i wpisać kwotę netto (do wypłaty). Kwotę netto można podać dopiero po wybraniu rodzaju umowy. Na podstawie informacji o rodzaju umowy, wybranym ubezpieczeniu program wyliczy kwotę brutto tej umowy.
  • Kwota następnej wypłaty (brutto) - w przypadku umów długoterminowych, których wypłaty będą realizowane w ratach, istnieje możliwość podania wysokości kwoty, jaka ma się każdorazowo wypłacać. Wartość ‘raty’ należy wpisać w polu Kwota następnej wypłaty brutto.
  • Stawka za godzinę – w tym polu należy podać stawkę godzinową zleceniobiorcy. Pole jest aktywne, jeśli jako Rodzaj umowy wybrano typ wypłaty zdefiniowany algorytmem 14. Jeśli umowa zdefiniowana algorytmem 14 powiązanej ze stałą okresową pole Stawka za godzinę jest nieaktywne.
  • Wypłata umowy przyrównywana do stawki minimalnej - parametr odpowiadający za kontrolę minimalnego wynagrodzenia w porównaniu do godzin pracy zleceniobiorcy Po zaznaczeniu parametru w przypadku, gdy kwota wynagrodzenia z umowy będzie za niska, w wypłacie automatycznie zostanie doliczony składnik Wyrównanie do minimalnej stawki (umowa).
Czas pracy dla umowy pobierać - parametr, który umożliwia wskazanie sposobu ewidencji czasu przepracowanego zleceniobiorcy. Ewidencja czasu pracy może być prowadzona na podstawie kalendarza nieobecności lub uproszczonego zestawienia w umowie. Po zaznaczeniu opcji z kalendarza nieobecności czas pracy będzie pobierany z kalendarza (Nie)obecności. W związku z tym na formularzu danych kadrowych zleceniobiorcy na zakładce [Etat] jest możliwość wskazania kalendarza, według którego ma być rozliczany zleceniobiorca. W przypadku wybrania sposobu ewidencji czasu pracy jako z uproszczonego zestawienia w umowie czas pracy należy podać na dodatkowej zakładce [Zestawienie czasu pracy] na formularzu umowy. Parametr Czas pracy dla umowy pobierać jest aktywny, gdy w polu Rodzaj umowy wybrano umowę zdefiniowaną algorytmem 14. W przypadku innych umów, aby powyższy parametr był dostępny należy najpierw zaznaczyć parametr Wypłata umowy przyrównywana do stawki minimalnej. Zakładka [Ubezpieczenia] Dane o ubezpieczeniach społecznych i ubezpieczeniu zdrowotnym. Dla pracowników etatowych umowa zlecenie powinna być zgłoszona do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego z kodem 0110, w przypadku pracowników obcych z kodem wynikającym z zawartej umowy.
Dotyczy wersji: 2021.4.1
Od wersji Comarch ERP Optima 2021.4.1 dodano pole Kod zawodu. Kod można wybrać z dostępnego słownika.
Data zgłoszenia do ubezpieczeń jest równocześnie datą zawarcia umowy. Parametr Zawsze naliczać składki na Fundusz Pracy i FGŚP należy zaznaczyć tylko w przypadku, gdy pracownik powracający z urlopu wychowawczego lub macierzyńskiego, lub będący po 50 roku życia (będący wcześniej bezrobotnym) będzie miał zawartą – z własnym pracodawcą - umowę cywilnoprawną. W takim przypadku, zwolnienie z opłacania składek FP, FGŚP nie obejmuje przychodu z umowy cywilnoprawnej i parametr należy zaznaczyć. Parametr Wliczać do podstawy zasiłku chorobowego również po dacie zakończenia umowy wpływa na naliczanie podstawy zasiłku chorobowego zleceniobiorcy. W podstawie zasiłków uwzględniane są zakończone umowy, których data rozwiązania jest wcześniejsza niż data nieobecności oraz zaznaczony jest parametr Wliczać do podstawy zasiłku chorobowego również po dacie zakończenia umowy. W sekcji Wyrejestrowanie z ubezpieczeń po dacie zakończenia umowy należy uzupełnić wyrejestrowanie z ubezpieczeń. Po wpisaniu daty wyrejestrowania np. w ubezpieczeniu emerytalnym i kodu program zaproponuje wyrejestrowanie z pozostałych ubezpieczeń. Zakładka [Lista wypłat umowy] Najczęściej do jednej umowy będzie jedna wypłata. Lista wypłat zawiera informację o tym, kiedy zrealizowano daną płatność (data wypłaty), i jaką kwotę wypłacono oraz numer pełny wypłaty. Istnieje również możliwość zawierania umów długoterminowych, których wypłaty realizowane będą w kilku ratach. W przypadku takich umów lista wypłat będzie odzwierciedlać, kiedy i w jakiej wysokości zostały wypłacane. Zakładka [Dodatkowe] Zawiera pole tekstowe Opis umowy. Na tej zakładce zawarta jest także informacja kto i kiedy dodał/ zmodyfikował formularz umowy. Zakładka [Zestawienie czasu pracy] – jest dostępna, gdy na zakładce [Ogólne] został zaznaczony parametr dotyczący pobierania czasu pracy z uproszczonego zestawienia w umowie. Należy tutaj podać sumaryczny czas przepracowany w poszczególnych miesiącach w ramach danej umowy.

Lista umów cywilnoprawnych

W celu zawarcia umowy cywilnoprawnej z osobą, która jest pracownikiem obcym należy najpierw z poziomu Kadr wypełnić formularz kadrowy: zakładka [Ogólne] oraz [Nr ident./podatki]. Następnie dodać i wypełnić umowę. Jeśli osoba jest naszym pracownikiem, wystarczy dodać umowę cywilnoprawną. Lista umów cywilnoprawnych dostępna jest zarówno z poziomu listy pracowników (Kadry), jak i w oknie Wypłaty pracowników . W celu łatwiejszego poruszania się po liście umów danego pracownika zastosowano podział kolorystyczny na umowy:
  • zrealizowane (wypłacone) oznaczone kolorem czarnym,
  • będące w trakcie rozliczania oznaczone kolorem zielonym.
Na liście umów wyświetlany jest symbol i numer umowy, data jej zawarcia, rozpoczęcia i zakończenia, wartość brutto umowy oraz symbol listy płac. Listę umów możemy zawęzić tylko do umów niespłaconych poprzez zaznaczenie parametru Pokaż tylko niespłacone. W celu dodania nowej umowy należy klawiszem Dodaj wywołać formularz umowy, a następnie uzupełnić informacje zawarte na zakładce.
Uwaga
Użycie kombinacji <CTRL> +   pozwala na skopiowanie umowy (stosowane przy cyklicznie powtarzających się umowach). Należy pamiętać, że w skopiowanej umowie data zawarcia i daty zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych są domyślnie ustawiane zgodnie z datą bieżącą programu, a pozostałe ustawienia są zgodnie z ustawieniami umowy, na której był kursor, gdy wykonano kopiowanie.
 

Umowy cywilnoprawne - informacje dodatkowe

Nieobecności

W przypadku, gdy ubezpieczony ma prawo do płatnego zwolnienia lekarskiego należy wykorzystywać standardowo zdefiniowane typy nieobecności: Zwolnienie chorobowe, Urlop opiekuńczy (zasiłek). Nie należy odnotowywać nieobecności, której rozliczenie wypłacane jest z ubezpieczenia, do którego osoba nie została zgłoszona (np. jeśli osoba nie jest zgłoszona do ubezpieczenia wypadkowego to nie należy wpisywać Zwolnienia chorobowego z przyczyną Wypadek w pracy).

Uwaga
Jeżeli wraz z umową rozliczamy np. zasiłki, dodatki do zasiłków, potrącenia netto lub elementy wchodzące na PIT-11, to należy dodatkowo uzupełnić kod tytułu ubezpieczenia na formularzu pracownika – Zakładka [Ubezpieczenie (etat)]. Dla tych dodatkowych elementów kod tytułu ubezpieczenia dziedziczony jest z pracownika (nie z umowy). Seryjne deklaracje zgłoszeniowe do ZUS dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych tworzą się poprawnie, jeśli deklaracja jest wyliczana za okres, w którym z daną osobą zawarta jest tylko jedna umowa. W przypadku większej ilości umów zawartych z jedną osobą w krótkim okresie, można posłużyć się operacją indywidualnego tworzenia deklaracji zgłoszeniowych (tj. dla każdej umowy oddzielnie).
Dodatkowe elementy wynagrodzenia wypłacane do umów cywilnoprawnych dodaje się na liście dodatków pracownika. Dodatki te można powiązać z listą płac, na której mają być naliczone oraz z konkretną umową. Aby powiązać dodatek z daną umową na formularzu dodatku, na zakładce [Wypłacany z umowami] należy wskazać umowę, z którą ma być naliczony dodatek. W zależności od ustawienia parametru w konfiguracji firmy Rozlicz dodatki/potrącenia w wypłacie umów cywilnoprawnych umowa i dodatek / potrącenie naliczą się jako jedna lub kilka wypłat.
Uwaga
Aby zakładka [Wypłacany z umowami] była dostępna na formularzu dodatku, dodatek należy po dodaniu zapisać.

Zerowe RCA/RZA dla zleceniobiorcy w miesiącach bez wypłat

Program Comarch ERP Optima pozwala na generowanie zerowych deklaracji ZUS RCA/ ZUS RZA dla umów cywilnoprawnych, w miesiącach, w których nie ma dla nich wygenerowanych wypłat. W konfiguracji firmy (Start / Konfiguracja/ Gałąź Firma/ Płace/ Parametry/ Dane kadrowe i deklaracje ) dostępny jest parametr, Generuj zerowe RCA dla umów cywilnoprawnych bez wypłat, którego zaznaczenie skutkuje uwzględnieniem przy wyliczaniu deklaracji ZUS rozliczeniowych zerowych deklaracji RCA na podstawie danych zapisanych w formularzu umowy W przypadku, gdy umowa cywilnoprawna nie ma w danym miesiącu, na który generowana jest deklaracja rozliczeniowa, naliczonej wypłaty, sprawdzane są  daty zawarcia, rozwiązania umowy oraz to, czy umowa jest całkowicie spłacona. W zależności od tych danych dla umów terminowych (czyli z określoną datą rozwiązania) tworzone są zerowe deklaracje dla każdego miesiąca w okresie trwania umowy oraz dla umów bezterminowych (czyli bez określonej daty rozwiązania) tworzone są zerowe deklaracje tylko dla umów, które nie zostały całkowicie spłacone (wyświetlane na liście umów cywilnoprawnych pracownika w kolorze zielonym) dla każdego miesiąca począwszy od miesiąca z daty zawarcia umowy. Zleceniobiorcy z naliczonymi zerowymi deklaracjami RCA są uwzględniani w liczbie ubezpieczonych na deklaracji ZUS rozliczeniowej.

Wydruk Rachunek do umowy

Z poziomu wypłat pracowników jest możliwość wydruku rachunku do umowy. Na wydruku zawarte są informacje dotyczące naliczonej umowy cywilnoprawnej. W przypadku, gdy zleceniobiorca razem z umową ma wypłacane dodatkowe elementy wynagrodzenia naliczane jako jedna wypłata, na wydruku rachunku mogą być wykazane także dodatkowe składniki po zaznaczeniu parametru Uwzględniaj na rachunku dodatkowe elementy wypłaty. Działanie parametru:
  • zaznaczony – na wydruku jest uwzględniana umowa wraz z dodatkowymi elementami wypłaty,
  • nie zaznaczony – na wydruku wykazywana jest tylko umowa.
W przypadku wydruku rachunku do umowy (xml) wykonywanego do worda umowa wraz z dodatkowymi elementami jest wykazywana na wydruku Rachunek do umowy z dodatkowymi elementami wypłaty.

Wydruk Ewidencja czasu pracy zleceniobiorców

Z poziomu listy pracowników w kadrach, w gałęzi Wydruki kadrowe jest dostępny wydruk Ewidencja czasu pracy dla umów-zleceń. Wydruk jest wykonywany dla zaznaczonych pracowników. Wydruk przedstawia ewidencję czasu pracy zleceniobiorców. Użytkownik za pomocą parametrów dostępnych przed wydrukiem ma możliwość ustawienia okresu, za który będzie utworzony oraz wskazania umów powiązanych z określonym rodzajem ewidencji czasu pracy. Dostępne są trzy opcje: tylko wg kalendarza (Nie)obecności, tylko z uproszczonym zestawieniem na umowie, wg kalendarza i z uproszczonym zestawieniem. Na wydruku są drukowani zleceniobiorcy, którzy mieli umowy trwające co najmniej 1 dzień w miesiącu wskazanym w parametrach przed wydrukiem, dla których był wyliczany czas pracy w wypłacie. W wypłacie czas pracy zapisuje się dla umów zdefiniowanych algorytmem 14 oraz umów, które mają zaznaczony parametr Wypłata umowy przyrównywana do stawki minimalnej. W przypadku, gdy w umowie zaznaczone jest pobieranie czasu pracy z kalendarza (Nie)obecności czas pracy jest drukowany w podziale na poszczególne dni, w których trwała umowa we wskazanym miesiącu. Gdy w umowie czas pracy ewidencjonowany jest za pomocą uproszczonego zestawienia na wydruku jest wykazana sumaryczna ilość godzin przepracowanych w ramach danej umowy we wskazanym miesiącu.

Definiowanie własnej umowy cywilnoprawnej

Funkcjonalność dostępna za pomocą typów wypłat (Konfiguracja/ Płace/ Typy wypłat). Aby zdefiniować typ wypłaty będący umową cywilnoprawną należy dodać nowy typ wypłaty naciskając ikonę lub <INSERT>, a następnie na zakładce [Ogólne]:
  1. wybrać rodzaj Umowa ,
  2. wskazać Algorytm (wzór), którym zostanie obliczona wartość umowy:
    • Algorytm 1 – gdy kwota umowy jest znana,
    • Algorytm 4 – gdy z góry nieznana jest ilość (np. sztuki) za które będzie realizowana wypłata. Wartość liczona może być jako iloczyn 3 składników: stałej okresowej (wybór z listy), współczynnika (może być wpisany w konfiguracji składnika, albo bezpośrednio na wypłacie) oraz ilości (wpisywanej bezpośrednio przed wypłatą),
    • Algorytm 6 – wartość umowy może być liczone według dwóch elementów: stałej okresowej (wybór z listy) i współczynnika (można go wpisać w konfiguracji składnika, albo bezpośrednio na wypłacie),
    • Algorytm 12 (definicja zaawansowana) – dostępny tylko w Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus. Pozwala na obliczanie wartości umów według rozbudowanych wzorów. Do definiowania umowy cywilnoprawnej według tego algorytmu można wykorzystać wyłącznie definicję zaawansowaną. W definicji tego algorytmu można między innymi odwołać się do atrybutów pracownika, co pozwoli np. na zdefiniowanie umowy zlecenie rozliczanej godzinowo.
    • Algorytm 14 – wartość umowy wyliczana jest jako iloczyn stawki za godzinę i ilości przepracowanych godzin przez zleceniobiorcę. Stawka za godzinę może być wpisana w definicji umowy w konfiguracji, na formularzu umowy zleceniobiorcy lub podana jako stała okresowa. Czas pracy zleceniobiorcy pobierany jest z uproszczonego zestawienia lub kalendarza (Nie)obecności, w zależności od ustawień na formularzu umowy zleceniobiorcy.
W polu Przychód PPK należy wskazać typ wypłaty, który został oznaczony jako Przychód PPK dla umów cywilnoprawnych. Wskazanie odpowiedniego elementu określi sposób naliczenia przychodu z tytułu PPK dla danego rodzaju umowy. W momencie dodania umowy domyślnie w polu Przychód PPK podpowiada się opcja Przychód z tytułu PPK/U. Na zakładce [Podatki/Nieobecności] należy wybrać sposób naliczania podatku i rodzaju kosztów uzyskania. Udostępniono pełną edycję wartości dla tych pól:
  • Sposób naliczania zaliczki podatku – dostępne opcje: nie naliczać, naliczać wg progów, procent, procent jak dla umów. Po wybraniu opcji procent pojawia się pole z możliwością wpisania procentu, a dla opcji „procent jak dla umów” procent będzie pobierany z konfiguracji ze stałych podatkowych dla danego roku,
  • Zawsze naliczaj ulgę podatkowąnależy zaznaczyć jeżeli od umowy ma się naliczać ulga podatkowa.
  • Sposób naliczania kosztów uzyskania – dostępne jest kilka opcji. Poza standardowymi, dostępne jest naliczanie kosztów: wg procentu i ryczałtowo. Po wybraniu opcji procent pojawia się pole z możliwością wpisania procentu.
  • Sekcja Wliczać do podstawy naliczania – należy określić, czy umowa będzie wliczana do podstaw: zasiłków chorobowych, urlopu i ekwiwalentu za urlop.
Zakładka [Szczegółowe] – należy zwrócić uwagę na parametry: wliczany do GUS i pozycja ERP-7. Mają one wpływ na uwzględnianie umowy na wydrukach: pomocniczym do GUS i zaświadczeniu o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ERP-7. Po zdefiniowaniu umowy w konfiguracji, można ją wybrać na formularzu umowy cywilnoprawnej w polu Rodzaj umowy. Zdefiniowane przez użytkownika umowy (za wyjątkiem umowy definiowanej algorytmem 1 Kwota) mają zablokowane (nieaktywne) pola z kwotami na formularzu umowy. Na liście umów cywilnoprawnych – umowy użytkownika wyświetlane są jako niespłacone (zielone). Parametr ten nie zaznacza się automatycznie, tj. nie zmienia statusu umowy na spłaconą przy naliczaniu wypłat. Status umowy na Spłacona może być zmieniony tylko ręcznie przez Operatora. W tym celu należy otworzyć formularz umowy i zaznaczyć flagę . Umowa pojawi się w kolorze czarnym.
Uwaga
Usunięcie wypłaty do definiowanej przez użytkownika umowy oznaczonej jako spłacona, nie powoduje wyłączenia flagi spłacona na tej umowie. Jeśli będzie potrzeba ponownego naliczenia wypłaty do takiej umowy, to należy samodzielnie wyłączyć na formularzu umowy flagę spłacona na czas ponownego naliczenia wypłaty.
 

Czas pracy i nieobecności

Nieobecności pracownika

Dodawanie Nieobecności dostępne jest pod ikoną  z kilku poziomów:
  1. na Formularzu danych kadrowych, po prawej stronie klikamy ikonę   (Nie)obecności ,
  2. z Listy pracowników (Kadry) - po zaznaczeniu pracownika należy nacisnąć wskazaną powyżej ikonę lub rozwinąć menu kontekstowe (prawy klawisz myszy) i wybrać opcję (Nie)obecności,
  3. z poziomu Wypłat pracowników również można dodać nieobecność naciskając ikonę .
Przy dodaniu pracownikowi nieobecności, które mogą wpływać na wysokość należnego limitu urlopowego za dany rok wyświetlany jest komunikat: Należy przeliczyć limity urlopowe. Dotyczy to nieobecności, które w definicji mają zaznaczone parametry:
  • Nieobecność pomniejsza staż pracy (np. urlop bezpłatny) – bo wpisanie takiej nieobecności może wpłynąć na przesunięcie daty przekroczenia 10 lat stażu, od której pracownik nabywa prawo do 26 dni limitu.
  • Nieobecność pomniejsza limit urlopu wypoczynkowego (np. urlop bezpłatny) – bo taka nieobecność, jeśli trwa co najmniej 30 dni w roku, powoduje pomniejszenie limitu proporcjonalnego o 1/12 za każdy miesiąc trwania takiej nieobecności, jeśli pracownik powraca po takiej nieobecności do pracy w trakcie roku kalendarzowego.
Przy dodawaniu nieobecności indywidualnie odnotowanie nieobecności (urlopu) dla pracownika niemającego limitu, jest możliwe, ale program ostrzega o braku limitu i dopiero po ponownym potwierdzeniu przez Operatora, nieobecność taka jest zapisywana.
Uwaga
Nazwy nieobecności rozpoczynające się od „.” (np. Wł. urlop macierzyński, Wł. zwolnienie chorobowe, Wł. Zwolnienie chorobowe/wypadek) dotyczą tylko i wyłącznie właścicieli i osób z nimi współpracujących.
Uwaga
Na liście typów nieobecności standardowe typy nieobecności są zawężane dla listy pracowników oraz właścicieli. Przy wprowadzeniu nieobecności z poziomu listy pracowników lub listy wypłat pracowników ukryte są nieobecności nieaktywne i dodatkowo nieobecności standardowe dedykowane dla właścicieli. Analogicznie na liście właścicieli są widoczne tylko nieobecności z przedrostkiem „wł”.

Zwolnienie chorobowe

Należy wykonać kroki opisane powyżej. Nanosząc zwolnienie chorobowe należy uzupełnić:
  • Typ nieobecności – Zwolnienie chorobowe,
  • Czas trwania nieobecności – uzupełnić daty od-do trwania nieobecności,
Dotyczy wersji: 2019.0.1
  • Liczba dni chorobowego w obrębie okresu zasiłkowego – informacja o wykorzystanej do tej pory łącznej liczbie dni chorobowego przypadającego w okresie zasiłkowym. Do limitu wliczane są poprzednie okresy nieprzerwanej niezdolności do pracy oraz okresy, między którymi wystąpiła przerwa, ale które dotyczą tego samego okresu zasiłkowego (zaznaczony parametr Kontynuacja okresu zasiłkowego). W limicie nie są uwzględniane dni zwolnienia chorobowego, przypadające w okresie, gdy pracownik nie miał prawa do zasiłku, rozliczone w wypłacie jako Okres wyczekiwania na zasiłek chorobowy. Podczas zapisu formularza nieobecności typu Zwolnienie chorobowe, która powodowałaby przekroczenie limitu 182/270 dni pojawi się odpowiedni komunikat z możliwością wyboru przez Użytkownika, czy cały okres nieobecności ma być zapisany jako zwolnienie chorobowe,  czy ma zostać podzielona i na dni powodujące przekroczenie limitu ma być wprowadzona nieobecność usprawiedliwiona niepłatna.
Formularz nieobecności – okres zasiłkowy
  • Tytuł ubezpieczenia – uzupełniany jest automatycznie w przypadku, gdy zostanie wybrana jedna z nieobecności: urlop macierzyński lub urlop wychowawczy. Wówczas pojawi się odpowiedni kod ubezpieczenia, którego nie należy kasować ani modyfikować.
  • Przyczyna – w przypadku wprowadzania zwolnień lekarskich, pole obowiązkowe, decyduje o sposobie rozliczania tej nieobecności. W programie dostępna jest stała lista przyczyn, którymi są:
      • Nie dotyczy – wyświetlane dla nieobecności niebędących zwolnieniami chorobowymi,
      • Zwolnienie lekarskie – powód, jaki proponuje się standardowo przy wpisywaniu nieobecności „Zwolnienie chorobowe”,
    Dotyczy wersji: 2020.5
      • Niezdolność do pracy/kwarantanna służb medycznych – zostanie policzony 100 % zasiłek z kodem 313,
    • Wypadek w pracy/ choroba zawodowa – zostanie policzony 100% zasiłek z kodem na RSA 314,
    • Wypadek w drodze do/z pracy – również 100%, ale najpierw wynagrodzenie za czas choroby (RSA z kodem 331), następnie zasiłek chorobowy 100% (313),
    • Zwolnienie w okresie ciąży – program wyliczy 100% wynagrodzenie, a później zasiłek chorobowy,
    • Zwolnienie spowodowane gruźlicą,
    • Nadużycie alkoholu,
    • Przestępstwo/wykroczenie – po wybraniu tego powodu program wylicza zerowy (0,00) zasiłek, na deklaracji RSA nieobecność wykazywana jest z kodem 151,
    • Badania dawcy/pobranie organów – 100% zasiłek (po 8.02.2005),
    • Leczenie szpitalne – zasiłek chorobowy (nie wynagrodzenie chorobowe) wypłacany jest w wysokości 70% podstawy wymiaru zasiłku.
    • Niepoprawne wykorzystanie zwolnienia-  po wybraniu tego powodu program wylicza  wynagrodzenie za czas choroby/zasiłek chorobowy w kwocie zerowej. Na deklaracji ZUS nieobecność jest wykazywana z kodem 151. Okres nieobecności wlicza się do okresu zasiłkowego.
Uwaga
Od 1 stycznia 2011 roku w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia i w programie Comarch ERP Optima na formularzu danych kadrowych tego pracownika został zaznaczony parametr Chorobowe finansowane przez pracodawcę do: 14 dni, zasiłek chorobowy za okres pobytu w szpitalu od 15 do 33 dnia niezdolności do pracy w roku kalendarzowym wynosi 80% podstawy wymiaru zasiłku.
  • Kod choroby – należy uzupełnić zgodnie z informacją podaną na zaświadczeniu lekarskim. Kody mają wpływ na prawo do zasiłku chorobowego lub jego wysokości (art.57 ust.1, 2 Ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa). Kod ten pojawi się na raporcie RSA.
  • Kontynuacja okresu zasiłkowego – określa, czy zwolnienia lekarskie mają się sumować do jednego okresu zasiłkowego (182 dni lub 270 dni).
Uwaga
Do jednego okresu zasiłkowego wliczają się wszystkie zwolnienia lekarskie, jeśli przerwy między nimi nie były dłuższe niż 60 dni i zaznaczony został w nieobecności parametr Kontynuacja okresu zasiłkowego. Nieobecności, pomiędzy którymi nie ma ani jednego dnia kalendarzowego przerwy, są zaliczane do tego samego okresu zasiłkowego nawet jeżeli parametr nie jest zaznaczony.
  • Uzyskane przedłużenie – parametr był istotny do 2005 r., obecnie nieedytowalny (historyczny).
  • Pierwszy dzień chor. bez prawa do wynagrodzenia chorobowego – parametr był istotny tylko w 2003 r., obecnie nieedytowalny (historyczny).
  • Seria i numer – dotyczy odnotowywania informacji o dostarczonych zwolnieniach lekarskich. Pole seria – 10 znakowe, pole numer – 20 znakowe.
  • Data wystawienia – w przypadku zwolnień lekarskich.
  • Data dostarczenia – odnotowanie dostarczenia zwolnienia w terminie przekraczającym 7 dni od daty wystawienia, przy równoczesnym zaznaczeniu pola Pomniejszenie zasiłku, spowoduje naliczenie obniżonego o 25% zasiłku chorobowego za okres od 8-go dnia nieobecności do dnia dostarczenia zwolnienia.
  • Na podstawie tego samego dokumentu co poprzednia nieobecność – parametr nie jest zaznaczany automatycznie, użytkownik sam o tym decyduje. W przypadku, gdy nieobecność dzielona jest automatycznie przy anulowaniu wypłaty, parametr zaznacza się domyślnie tylko w tej nieobecności, która po podziale nieobecności ma inną „datę od” niż pierwotna nieobecność przed podziałem. Równocześnie do podzielonych nieobecności przepisywany jest numer i seria z pierwotnie odnotowanej nieobecności.
Po zatwierdzeniu formularza , nieobecność pojawi się na liście i zostanie odnotowana w kalendarzu.

Zasiłki z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego wypłacane dla zleceniobiorców

Przepisy nie nakładają na zleceniodawcę wprost obowiązku odprowadzania zaliczki podatku od zasiłków wypłaconych osobom niebędącymi pracownikami. Jest to jednak dopuszczalne (i w praktyce bardzo często stosowane), ale uzależnione od zgody zleceniobiorcy. Sposób opodatkowania/wykazania na PIT zasiłków ZUS zleceniobiorcy ustala użytkownik programu wskazując odpowiednią opcję na nieobecności. Na formularzu nieobecności pracownika w grupie Zasiłek ZUS dla zleceniobiorcy niebędącego pracownikiem etatowym w polu Zaliczka podatku od zasiłku dostępne są następujące opcje:
  • PIT-11 – podatek z przychodami ze stosunku pracy (domyślna – opodatkowane i wykazywane na PIT tak samo dla pracowników etatowych),
  • PIT-11 – podatek z przychodami z „Innych źródeł”,
Dotyczy wersji: 2019.1.1
  •  PIT-11 – bez podatku
  • PIT-8C – bez podatku (historyczny).
Zasiłek ZUS dla zleceniobiorcy
W zależności od opcji na wypłacie generowane jest odpowiednie rozliczenie i tak dla opcji:
  • PIT-11 – podatek z przychodami ze stosunku pracy generowany jest standardowy typ wypłaty (jak dla zwykłej nieobecności typu Zwolnienie lekarskie),
  • PIT-11 – podatek z przychodami z „Innych źródeł” generowany jest typ wypłaty z informacją w nazwie (i) np. Zasiłek chorobowy (i),
Dotyczy wersji: 2019.1.1
  •  PIT-11 – bez podatku, generowany jest typ wypłaty z informacją w nazwie (n), np.Zasiłek chorbowy (n)
  • PIT-8C (historyczny) – bez podatku generowany jest typ wypłaty z informacją w nazwie (n) np. Zasiłek chorobowy (n).

Zwolnienie chorobowe dla osoby, która ukończyła 50 r. życia

Z dniem 1.02.2009r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy skracająca okres wypłacania wynagrodzenia chorobowego finansowanego przez firmę dla pracowników powyżej 50-tego roku życia do 14 dni w roku (zamiast standardowych 33 dni obowiązujących nadal dla pozostałych pracowników). Informacje te odnotować można na formularzu pracownika - zakładka [Inne informacje] - w sekcji „Niestandardowe wyliczenie"
  • Parametr z opisem Chorobowe finansowane przez pracodawcę do,
  • pole liczbowe, pozwalające na wpisanie liczby dni, uaktywniane po zaznaczeniu parametru.
Zaznaczenie u pracownika Chorobowe finansowane przez pracodawcę do [v] i wpisanie liczby dni równej 14 spowoduje, że dla takiego pracownika zasiłek chorobowy będzie wypłacany począwszy od 15-go dnia niezdolności do pracy z powodu choroby w roku (a nie od 34-go dnia). Zgodnie wyjaśnieniami ZUS, wchodzące w życie 1 lutego skrócenie okresu wypłaty wynagrodzenia chorobowego, nie ma zastosowania do nieobecności ze stycznia 2009. Wyjaśnienie ZUS „Zasiłek chorobowy dla pracowników, którzy ukończyli 50 rok życia” z dn. 30.01.2009r. opublikowane na stronie www.zus.pl Od wersji 2013.0.1 programu Comarch ERP Optima na zakładce [Inne informacje] formularza danych kadrowych uzupełniono przy polu Chorobowe finansowane przez pracodawcę do: informację dotyczącą daty obowiązywania parametru. Na podstawie odnotowanej daty urodzenia pracownika wypełniane są automatycznie dane dotyczące skróconego do 14 dni okresu finansowania przez firmę wynagrodzenia za czas choroby i daty obowiązywania tego ustawienia.  Program ustawia datę zgodną z wymogiem ZUS, czyli pierwszym dniem roku następującego po roku, w którym pracownik ukończył 50 lat. Dodatkowo sprawdzana jest data obowiązywania ustawy i w przypadku pracowników, którzy ukończyli 50 lat przed 2009 rokiem ustawiana jest data graniczna 01.01.2009. Podczas naliczania wypłat pracowników sprawdzana jest dodatkowo data obowiązywania parametru Chorobowe finansowane przez pracodawcę. Dane odnotowywane są w ostatnim zapisie historycznym pracownika. Dane zostaną uzupełnione automatycznie przez program Comarch ERP Optima, jeżeli nie zostały one wcześniej wypełnione przez użytkownika programu.

Świadczenie rehabilitacyjne

Jeśli pracownik nabywa prawo do świadczenia rehabilitacyjnego, należy z listy typów nieobecności wybrać Urlop rehabilitacyjny.
Uwaga
W celu odnotowania świadczenia rehabilitacyjnego związanego z wypadkiem w pracy lub w drodze do/z pracy należy pracownikowi wprowadzić  nieobecność Urlop rehabilitacyjny i ustawić odpowiednią przyczynę. W przypadku właściciela i osób współpracujących należy wybrać jedną z opcji Wł.Urlop rehabilitacyjny, Wł.Urlop rehabilitacyjny/wyp.
Wskazówka
Z poziomu formularza pracownika w gałęzi Wydruki kadrowe dostępny jest wydruk Oświadczenie do celów świadczenia rehabilit. (Np-7), który jest składany przez pracownika do ZUS w celu uzyskania świadczenia rehabilitacyjnego po wyczerpaniu okresu zasiłkowego

Zasiłek opiekuńczy

W przypadku odnotowywania zasiłku opiekuńczego należy wybrać Typ nieobecności Urlop opiekuńczy (zasiłek) i dodatkowo w polu Przyczyna wybrać jedną z dostępnych opcji:
  • Opieka nad dzieckiem do 14 lat,
  • Opieka nad inną osobą,
  • Opieka nad niepełnosprawnym dzieckiem do lat 18. 
 
Uwaga
W przypadku właściciela i osób współpracujących należy wybrać Wł.urlop opiekuńczy (zasiłek).
W programie jest wprowadzona kontrola liczby dni zasiłku opiekuńczego. Podczas dodawania nieobecności Urlop opiekuńczy (zasiłek) na formularzu nieobecności wyświetlana jest informacja o wykorzystanej do tej pory łącznej liczbie dni zasiłku opiekuńczego w danym roku oraz liczbie dni zasiłku wypłaconej w związku z opieką nad osobą inną niż dziecko do 14 lat i liczbie dni zasiłku wypłaconej w związku z opieką nad niepełnosprawnym dzieckiem do lat 18. Do limitu 14/60 dni zasiłku opiekuńczego są wliczane także dni urlopu opiekuńczego wpisane jako bilans otwarcia nieobecności ZUS na formularzu pracownika na zakładce [6. Inne informacje], jeśli w polu Informacje na dzień jest podana data z roku, zgodnego z datą od wprowadzanej nieobecności. Podczas zapisu formularza nieobecności typu Urlop opiekuńczy (zasiłek), która powodowałaby przekroczenie limitu 60 i/lub 14 i/lub 30 dni pojawia się odpowiedni komunikat z możliwością wyboru przez Użytkownika czy cały okres nieobecności ma być zapisany jako urlop opiekuńczy  czy ma zostać podzielona i na dni powodujące przekroczenie limitu ma być wprowadzona nieobecność usprawiedliwiona niepłatna. Podczas seryjnego wstawiania nieobecności w trybie automatycznym w razie wpisania nieobecności Urlop opiekuńczy (zasiłek) w wymiarze, który spowodowałby przekroczenie limitu 60 i/lub 14 i/lub 30 dni, nieobecność nie zostanie dodana, a w logu pojawi się odpowiednia informacja. Podczas importu nieobecności z arkusza Excel, z Comarch ERP Migrator oraz e-Zwolnień z PUE nie ma kontroli limitu dni zasiłku opiekuńczego. Dodatkowo  w programie kontrolowany jest wiek dziecka, na które udzielany jest urlop opiekuńczy. Podczas zapisu nieobecności Urlop opiekuńczy (zasiłek), z przyczyną 'Opieka nad dzieckiem do 14 lat’, program weryfikuje czy na liście członków rodziny jest wprowadzone dziecko, które ma mniej niż 14 lat, na 'datę do’ wprowadzonej nieobecności. Jeżeli nie ma dziecka poniżej 14 lat, podczas zapisu nieobecności wyświetla się odpowiedni komunikat.

Dodatkowy urlop opiekuńczy (zasiłek)

Dotyczy wersji: 2020.4.1
Nieobecność Dodatkowy urlop opiekuńczy (zasiłek) należy odnotować w celu naliczenia dodatkowego zasiłku opiekuńczego związanego z koniecznością osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem w wieku do lat 8, jeżeli w związku ze zwalczaniem zakażenia wirusem i rozprzestrzeniania się choroby zakaźnej u ludzi, wywołanej wirusem COVID-19 nastąpiło zamknięcie żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły do których uczęszcza dziecko. Nieobecność nie pomniejsza limitu rocznego liczby dni zasiłku opiekuńczego.
Dotyczy wersji: 2020.5
Uwaga
W przypadku właściciela i osób współpracujących należy wybrać Wł.dodatkowy urlop opiekuńczy (zasiłek).

Urlop opiekuńczy kp 173

Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego urlop opiekuńczy, w wymiarze 5 dni, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny (syn, córka, matka, ojciec, małżonek) bądź zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia ze względów medycznych. W programie w celu ewidencji urlopu, należy dodać nieobecność Urlop opiekuńczy kp 173(1) (5dni). Nieobecność pomniejsza wynagrodzenie oraz czas pracy pracownika, nie przysługuje za nią wynagrodzenie.

Urlop macierzyński

W przypadku, gdy pracownik przebywa na urlopie macierzyńskim należy odnotować na kalendarzu (Nie)obecności nieobecność Urlop macierzyński. W polu Przyczyna należy wybrać odpowiednią przyczynę, która wpływa na wysokość zasiłku macierzyńskiego. Dostępne są dwie przyczyny:
  • Urlop macierzyński 100%
  • Urlop macierzyński 81,5%
  • Urlop macierzyński 80%
W polu Dziecko można wskazać dziecko, na które został udzielony urlop. Na rozwijanej liście wykazywane są dzieci wprowadzone na Listę członków rodziny z kodem stopnia pokrewieństwa 11 (dziecko własne, przysposobione lub dziecko drugiego małżonka). Zwolnienie z FP/FGŚP- parametr  pozwala na automatyczne ustalenie okresu zwolnienia z naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przez okres 36 miesięcy od powrotu pracownika z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych. Podczas zapisu kalendarza (Nie)obecności przy zaznaczonym parametrze automatycznie zostanie ustalony okres zwolnienia z FP/FGŚP i zapisany na formularzu wskazanego dziecka na zakładce [4 Zwolnienie z FP/FGŚP]. Parametr jest automatycznie zaznaczany po ustawieniu dziecka w nieobecności związnaej z rodzicielstwem wprowadzonej dla pracownika-kobiety. Ze zwolnienia z FP/FGŚP w przypadku, gdy oboje rodziców korzystało z urlopów związanych z rodzicielstwem może korzystać tylko jeden pracodawca, dlatego w programie domyślnie ustawiane jest zwolnienie z tych składek dla pracownika-kobiety. W przypadku, gdy ze zwolnienia będzie korzystał pracownik-mężczyzna podczas wprowadzania urlopu związanego z rodzicielstwem należy samodzielnie  zaznaczyć parametr.
Uwaga
W przypadku właściciela i osób współpracujących należy wybrać Wł.urlop macierzyński.

Urlop macierzyński (dodatkowy)

Dla odnotowania pracownikowi urlopu macierzyńskiego dodatkowego należy dodać nieobecność Urlop macierzyński dodatkowy. W polu Przyczyna należy wskazać odpowiednią przyczynę, która będzie miała wpływ na wysokość zasiłku macierzyńskiego(dodatkowego): 
  • Urlop macierzyński 100%,
  • Urlop macierzyński 81,5%
  • Urlop macierzyński 80%.
W polu Dziecko można wskazać dziecko, na które został udzielony urlop. Na rozwijanej liście wykazywane są dzieci wprowadzone na Listę członków rodziny z kodem stopnia pokrewieństwa 11 (dziecko własne, przysposobione lub dziecko drugiego małżonka). Zwolnienie z FP/FGŚP- parametr  pozwala na automatyczne ustalenie okresu zwolnienia z naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przez okres 36 miesięcy od powrotu pracownika z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych. Podczas zapisu kalendarza (Nie)obecności przy zaznaczonym parametrze automatycznie zostanie ustalony okres zwolnienia z FP/FGŚP i zapisany na formularzu wskazanego dziecka na zakładce [4 Zwolnienie z FP/FGŚP]. Parametr jest automatycznie zaznaczany po ustawieniu dziecka w nieobecności związnaej z rodzicielstwem wprowadzonej dla pracownika-kobiety. Ze zwolnienia z FP/FGŚP w przypadku, gdy oboje rodziców korzystało z urlopów związanych z rodzicielstwem może korzystać tylko jeden pracodawca, dlatego w programie domyślnie ustawiane jest zwolnienie z tych składek dla pracownika-kobiety. W przypadku, gdy ze zwolnienia będzie korzystał pracownik-mężczyzna podczas wprowadzania urlopu związanego z rodzicielstwem należy samodzielnie  zaznaczyć parametr. Jeśli pracownik podczas urlopu macierzyńskiego dodatkowego pracuje na część etatu należy na formularzu nieobecności zaznaczyć parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego.
Uwaga
W przypadku właściciela i osób współpracujących należy wybrać Wł.urlop macierzyński (dodatkowy). Ustawa z dnia 24 lipca 2015 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1268) uchyliła przepisy stanowiące o dodatkowym urlopie macierzyńskim oraz dodatkowym urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego. Od 2 stycznia 2016 r. wymiar urlopu rodzicielskiego uległ wydłużeniu o dotychczasowy okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego i dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego.

Urlop rodzicielski

Jeśli pracownik przebywa na urlopie rodzicielskim należy dodać nieobecność Urlop rodzicielski. W polu Przyczyna dostępne są przyczyny, wpływające na wysokość zasiłku macierzyńskiego (rodzicielskiego):
  • Urlop rodzicielski 100%,
  • Urlop macierzyński 81,5%
  • Urlop rodzicielski 80%,
  • Urlop macierzyński 70%
  • Urlop rodzicielski 60%.
  • Urlop rodzicielski 70% (do 9 tygodni),
  • Urlop rodzicielski 70% (ustawa 'Za życiem’),
  • Urlop rodzicielski 81,5% (ustawa 'Za życiem’).
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Jeśli pracownik podczas urlopu rodzicielskiego pracuje na część etatu należy na formularzu nieobecności zaznaczyć parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego.
W przypadku ustawienia u pracownika łączenia pracy z urlopem rodzicielskim parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego zostanie zaznaczony w nieobecności typu urlop rodzicielski, która jest nierozliczona. W polu Dziecko można wskazać dziecko, na które został udzielony urlop. Na rozwijanej liście wykazywane są dzieci wprowadzone na Listę członków rodziny z kodem stopnia pokrewieństwa 11 (dziecko własne, przysposobione lub dziecko drugiego małżonka). Edycja tego pola jest dostępna także na rozliczonych nieobecnościach. Dane wpisane w tym polu są wykazane na świadectwie pracy. Imię i nazwisko dziecka, można wprowadzić również na zakładce [Pozostałe].  W sytuacji gdy uzupełniono zarówno pole Dziecko  jak i zakładkę  [Pozostałe] do świadectwa pracy pobierane będą dane z pola Opieka nad. W polu Dziecko można wskazać dziecko, na które został udzielony urlop. Na rozwijanej liście wykazywane są dzieci wprowadzone na Listę członków rodziny z kodem stopnia pokrewieństwa 11 (dziecko własne, przysposobione lub dziecko drugiego małżonka). Zwolnienie z FP/FGŚP- parametr  pozwala na automatyczne ustalenie okresu zwolnienia z naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przez okres 36 miesięcy od powrotu pracownika z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych. Podczas zapisu kalendarza (Nie)obecności przy zaznaczonym parametrze automatycznie zostanie ustalony okres zwolnienia z FP/FGŚP i zapisany na formularzu wskazanego dziecka na zakładce [4 Zwolnienie z FP/FGŚP]. Parametr jest automatycznie zaznaczany po ustawieniu dziecka w nieobecności związnaej z rodzicielstwem wprowadzonej dla pracownika-kobiety. Ze zwolnienia z FP/FGŚP w przypadku, gdy oboje rodziców korzystało z urlopów związanych z rodzicielstwem może korzystać tylko jeden pracodawca, dlatego w programie domyślnie ustawiane jest zwolnienie z tych składek dla pracownika-kobiety. W przypadku, gdy ze zwolnienia będzie korzystał pracownik-mężczyzna podczas wprowadzania urlopu związanego z rodzicielstwem należy samodzielnie  zaznaczyć parametr.
Uwaga
W przypadku właściciela i osób współpracujących należy wybrać Wł.urlop rodzicielski.

Urlop ojcowski

Pracownikowi przebywającemu na urlopie ojcowskim należy na kalendarzu (Nie)obecności wprowadzić nieobecność Urlop ojcowski. W polu Dziecko można wskazać dziecko, na które został udzielony urlop. Na rozwijanej liście wykazywane są dzieci wprowadzone na Listę członków rodziny z kodem stopnia pokrewieństwa 11  (dziecko własne, przysposobione lub dziecko drugiego małżonka).  Edycja tego pola jest dostępna także na rozliczonych nieobecnościach. Dane wpisane w tym polu są wykazane na świadectwie pracy. Imię i nazwisko dziecka, można wprowadzić również na zakładce [Pozostałe].  W sytuacji gdy uzupełniono zarówno pole Dziecko jak i zakładkę  [Pozostałe] do świadectwa pracy pobierane będą dane z pola Opieka nad . W programie jest wprowadzona kontrola liczby dni urlopu ojcowskiego. Podczas wprowadzania nieobecności Urlop ojcowski na formularzu nieobecności wyświetlana jest informacja o wykorzystanej do tej pory liczbie dni urlopu ojcowskiego łącznie z wprowadzaną nieobecnością, na dane dziecko (jeśli w bieżącej nieobecności zostało wskazane dziecko w polu Dziecko lub w ciągu 1 roku (jeśli w bieżącej nieobecności nie zostało wybrane dziecko ) W trakcie zapisu formularza nieobecności Urlop ojcowski, która powodowałaby przekroczenie limitu 14 dni pojawi się odpowiedni komunikat z możliwością wyboru czy nieobecność ma być zapisana pomimo przekroczenia limitu czy Użytkownik chce ją edytować i zmienić okres. W sytuacji gdy na formularzu nieobecności Urlop ojcowski zostało wskazane dziecko dla którego uzupełniono datę urodzenia, podczas zapisu formularza program weryfikuje, czy ukończyło 1 rok (dzieci urodzone od 26. 04.2023r.) lub 2 lata (dzieci urodzone do 26. 04.2023r) na datę DO nieobecności. Gdy wiek dziecka przekroczy określony wiek pojawi się odpowiedni komunikat. Podczas seryjnego wstawiania nieobecności w trybie automatycznym w razie wpisania nieobecności Urlop ojcowski w wymiarze, który spowodowałby przekroczenie limitu 14 dni, nieobecność nie zostanie dodana, a w logu pojawi się odpowiednia informacja. Podczas importu nieobecności z arkusza Excel, z Comarch ERP Migrator nie ma kontroli limitu dni urlopu ojcowskiego
Uwaga
W przypadku właściciela i osób współpracujących należy wybrać Wł.urlop ojcowski.

Zwolnienie (siła wyższa)

Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika.

W celu odnotowania zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, w programie należy  dodać nieobecność  Zwolnienie (siła wyższa) (2dni)  lub Zwolnienie (siła wyższa) (2dni)/godz. Po odnotowaniu pracownikowi powyższych nieobecności w wypłacie jest naliczany składnik ‘Wynagr. za czas zwol. (siła wyższa)’ w wysokości 50% wynagrodzenia.

Dni wolne na poszukiwanie pracy

Nieobecność służy do odnotowania zwolnienie na poszukiwanie pracy (art. 37 kodeksu pracy). Nieobecność pomniejsza wynagrodzenie zasadnicze oraz czas pracy pracownika. Po odnotowaniu pracownikowi nowej  nieobecności, w wypłacie zostanie naliczony składnik ‘Wynagr. za wolne na poszukiwanie pracy’, wyliczony jak urlop  okolicznościowy.

Dni wolne z tyt. krwiodawstwa

Dni wolne z tyt. krwiodawstwa.  Nieobecność  służy  do odnotowania  nieobecności związanej z oddawaniem krwi przez pracownika.  Nieobecność pomniejsza wynagrodzenie zasadnicze oraz czas pracy pracownika. Po odnotowaniu pracownikowi nowej  nieobecności, w wypłacie zostanie naliczony nowy składnik ‘Wynagr. za wolne z tyt. krwiodawstwa’, wyliczony jak urlop  okolicznościowy.

Odbieranie nadgodzin

W module Płacy i Kadry Plus udostępniona jest funkcjonalność odbierania nadgodzin. Do odnotowania odbioru nadgodzin służy dostępna na formularzu dnia w kalendarzu czasu pracy pracownika kolumna Nadg. z rozwijaną listą znaczników:
  • BM – nadgodziny do odbioru w bieżącym miesiącu,
  • NM – nadgodziny odbierane w kolejnym miesiącu,
  • – Wolne za nadgodziny (płatne),
  • NP – Wolne za nadgodziny (niepłatne).

Formularz dnia pracy pracownika - kolumna Nadgodziny

AKRONIMPłatne (% wynagrodzenia zasadniczego)Wliczać do czasu pracyWliczać do czasu do wyliczenia nadgodzin
O.BM
Zgodnie ze strefą (0%)Jak strefa (Nie)Nie
O.NMZgodnie ze strefą (100%)Jak strefa (Tak)Nie
W.PŁZgodnie ze strefą (100%)Jak strefa (Tak)Tak
W.NPZgodnie ze strefą (0%)Jak strefa (Nie)Tak
Sposób zapłaty i wliczania do czasu pracy będzie odczytywany ze strefy, którą opisuje dany znacznik. Z tabeli wynika, że opisy „O.NM” i „W.PŁ” uwzględniane są wyłącznie dla wejść odnotowanych jako strefy wliczane do czasu pracy, a dwa pozostałe - wyłącznie dla stref niewliczanych do czasu pracy. Zapisy na definicji dnia są sprawdzane, w przypadku błędnego wypełnienia zapisu pojawi się komunikat: Niepoprawnie wypełniono kolumnę z rozliczeniem nadgodzin/niezgodność z definicją strefy. Należy poprawić wszystkie niezgodności, w przeciwnym wypadku program nie pozwoli zapisać naniesionych zmian w danym dniu.
Uwaga
Jeśli wejście z danym znacznikiem ma być płatne, to zapłatą będzie standardowy typ wypłaty „wynagrodzenie zasadnicze (z nazwą strefy czasu pracy)”. Każde wejście opisane znacznikiem o rodzaju „płatny” jest traktowane jako czas pracy przy liczeniu podstaw do urlopu lub innych typów wypłat oraz funkcji płacowych zwracających czas pracy. Przy takiej konfiguracji nie trzeba definiować własnych typów wypłat, a Użytkownik nadal może korzystać z wliczania standardowych dopłat do nadgodzin.
Przy wyliczaniu nadgodzin licząc czas przepracowany w danych strefach: 
  • Pomijane są strefy ze znacznikami: O.BM, O.NM,
  • Uwzględniane są te, które mają znaczniki: W.PŁ, W.NP.
Z funkcją odbierania nadgodzin związany jest wydruk Pracownicy z czasem wolnym za nadgodziny (Płace i Kadry Plus). Wydruk dotyczy odbierania czasu wolnego za nadgodziny. Dostępny z listy pracowników, dla zaznaczonych, w sekcji wydruków „Pracownicy” oraz z formularza pracownika w nowej sekcji wydruków Raporty. Wydruk tylko dla pracowników rozliczanych wg kalendarza lub obecności. 

Rozliczanie wg Kalendarza / Obecności

Jest to domyślne ustawienie dla każdego nowo dodawanego do bazy pracownika. Na formularzu danych kadrowych, zakładka [Etat] pole Rozlicz. czasu pracy – według  kalendarza. Ustawienie to oznacza, że faktyczny czas pracy pracownika domyślnie zostanie wypełniony planem pracy w danym miesiącu. Wszelkie odchyłki od planu pracy (nadgodziny, czas pracy poniżej normy) powinny być naniesione przez użytkownika z poziomu Nieobecności zakładka [Kalendarz]. Dany dzień można edytować klawiszem <ENTER> lub poprzez dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszki. W kalendarzu (czas pracy) widoczne są również odnotowane nieobecności pracownika. Dzień na kalendarzu może przyjmować różne kolory belek: – dzień wolny od pracy (np. sobota), – dzień świąteczny (niedziela lub święto),
Dotyczy wersji: 2019.0.1
– dzień pracy w okres niezatrudnienia, – dzień wolny w okresie niezatrudnienia,  – dzień świąteczny w okresie niezatrudnienia,
– dzień pracy tj. obecności w pracy został zmieniony, zmodyfikowano czas pracy (np. odnotowano nadgodziny) w określonej strefie (PP – czas pracy podstawowy), – dzień pracy tj. obecności w pracy został zmieniony, wielokropek na belce oznacza, że wprowadzono czas pracy w kilku strefach, strefy wyświetlane są w tooltipie  – z nazwą nieobecności oznacza nieobecność,  – oznacza nieobecność na część dnia. W ten sposób oznaczana jest również nieobecność anulowana. Po wybraniu strzałki pojawia się lista nieobecności, – z nazwą nieobecności na niebiesko oznacza nieobecność korygowaną,  – informacje o czasie pracy zostały pobrane z pliku, który zawierał dane z RCP (Rejestratora Czasu Pracy dostępnego w module Płace i Kadry Plus), – po wprowadzeniu na formularzu dnia w polu Odbiór nadgodzin znacznika w danym dniu: BM (czerwona czcionka), O.NM (czarna czcionka) – oznacza to nadgodziny do odbioru (Płace i Kadry Plus),  – po wybraniu na formularzu dnia w polu Odbiór nadgodzin (czcionka czerwona) lub W.NP (czcionka czarna) – oznacza określenie godzin, na które zostanie udzielony czas wolny za nadgodziny (Płace i Kadry Plus),  – oznaczenie dnia pracy pracownika łączącego pracę na część etatu z urlopem rodzicielskim, Z poziomu zakładki [Kalendarz] (czas pracy) możliwe jest: dodawanie lub usuwanie (nie)obecności, kopiowanie dni pracy, seryjne wstawianie lub usuwanie dni  – pozwala w sposób seryjny zdefiniować dzień pracy z ewentualnym podziałem na poszczególne wydziały oraz projekty (moduł Płace i Kadry Plus).

Seryjne wstawianie dni pracy

Jeżeli w planie pracy przypisane są w poszczególnym dniu strefy wliczane do czasu pracy i jednocześnie na ten dzień użytkownik rejestruje nieobecność to program automatycznie podmienia strefę na podstawową pod warunkiem, że zaznaczony jest parametr w pozycji Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Kalendarze – Modyfikowanie planu pracy przez nieobecność. Podmiana stref działa dopiero przy zapisywaniu nieobecności, czyli przy zapisie formularza pracownika.
Uwaga
Edycja dnia w kalendarzu – na zatwierdzaniu okna następuje sprawdzenie, czy wszystkie wejścia z przypisanymi strefą i/lub wydziałem maja wypełnione godziny -od – do, jeżeli jedno z pół jest niewypełnione pojawia się komunikat: „Niepoprawnie wypełniono strefę lub czas pracy.” Zmianę sposobu rozliczania czasu pracy pracownika (z wg kalendarza na wg zestawienia lub odwrotnie) należy odnotować za pomocą aktualizacji danych pracownika.
Jeżeli pracownik rozliczany jest wg Obecności (zakładka [Etat]) to na zakładce [Kalendarz]dostępnej z (Nie)obecności dni nie zostaną automatycznie wypełnione czasem pracy. W tym przypadku, należy odnotować faktyczny czasy pracy pracownika, łącznie z nadgodzinami, czasem pracy poniżej normy stosując opcję Seryjne wstawianie dni, kopiowania dni pracy lub wprowadzając czas pracy w każdym dniu oddzielnie.
Uwaga
Pracownik zatrudniony na cały etat, stawka zaszeregowania 25 zł/godz. W planie pracy ma zaplanowaną pracę od poniedziałku do piątku w następujących godzinach:
  • wejście nr 1 – 7:00 – 13:00 – strefa czas pracy podstawowy,
  • wejście nr 2 – 13:00 – 13:30 – strefa czas przerwy,
  • wejście nr 3 – 13:30 – 15:30 – strefa czas pracy podstawowy.
W maju norma do przepracowania wynosiła 168 godzin, pracownik przepracował cały miesiąc, nie miał żadnych nieobecności. W wypłacie za maj wynagrodzenie zasadnicze naliczyło się w kwocie 4200 zł (25 zł/godz.* 168  godz.) za czas pracy w strefie czas pracy podstawowy. Strefa czas przerwy jest niepłatna i nie wliczana do czasu pracy.
Uwaga
Pracownik zatrudniony na cały etat, stawka zaszeregowania 3000 zł/miesiąc. W maju w planie pracy pracownik ma zaplanowaną pracę od poniedziałku do piątku:
  • 1 – 13.05 – 7:00 – 15:00 – strefa czas pracy podstawowy,
  • 14-31.05 – 7:00 – 15:00 – strefa czas przestoju (strefa wliczana do czasu pracy, płatna 60%).
  W maju norma do przepracowania wynosiła 168  godzin, pracownik przepracował cały miesiąc, nie miał żadnych nieobecności. W wypłacie za maj naliczyło się:
  • wynagrodzenie zasadnicze (strefa czas przestoju) –1114,29 zł (3000/ 168 godz.*60%*104 godz.).
  • wynagrodzenie zasadnicze (strefa czas pracy podstawowy) –1142,86 zł (3000/ 168  godz.* 64 godz.),
Uwaga
Pracownik zatrudniony na cały etat, stawka zaszeregowania 3000 zł/miesiąc. W maju pracownik pracował od poniedziałku do piątku:
  • 1 – 12.05 – 7:00 – 15:00 – strefa czas pracy w akordzie (strefa wliczana do czasu pracy, niepłatna),
  • 13 – 31.05 – 7:00 – 15:00 – strefa czas pracy podstawowy.
  W maju norma do przepracowania wynosiła  168 godzin, pracownik przepracował cały miesiąc, nie miał żadnych nieobecności. Stawka za czas pracy w akordzie 20 zł/godz. W wypłacie za maj naliczyło się:
  • wynagrodzenie zasadnicze (strefa czas pracy podstawowy) – 1857,14 zł (3000/168 godz.*104 godz.),
  • wynagrodzenie zasadnicze (strefa czas pracy w akordzie) – 0 zł,
  • akord(prosty) – 1280 zł (20 zł/godz.*64 godz.).
Kopiowanie zdefiniowanych dni pracy Kopiowanie polega na zaznaczeniu jednego lub kilku zdefiniowanych dni i wybraniu z menu kontekstowego opcji Kopiuj lub naciśnięciu skrótu klawiszowego <CTRL>+<C>. Aby zaznaczyć kilka dni należy trzymając wciśnięty klawisz <CTRL> kliknąć kursorem na dowolne dni. W przypadku zaznaczenia dnia niezdefiniowanego lub dni zdefiniowanych i niezdefiniowanych opcja Kopiuj jest niedostępna.
Kopiowanie zdefiniowanego dnia
Po skopiowaniu dnia/dni można jego/ich definicję wstawić na inne, dowolne dni. Wstawianie polega na zaznaczeniu dnia/dni i wybraniu z menu kontektowego opcji Wklej lub naciśnięciu skrótu klawiszowego <CTRL>+<V>. Wklejanie wykonywane jest dla zaznaczonych dni niezależnie od tego, czy były wcześniej zdefiniowane, czy niezdefiniowane. Wklejanie kopiowanych ustawień dnia nie jest wykonywane na dni, w których pracownik ma nieobecności. Jeśli wśród zaznaczonych dni jest co najmniej jeden dzień z nieobecnością, to opcja Wklej jest nieaktywna.
Wklejanie ustawień dnia
W przypadku kopiowania jednego dnia można go wkleić na inny dzień lub dowolne dni (nie muszą być kolejne). Jeśli kopiowane było kilka dni wklejanie jest dostępne po zaznaczeniu tylko jednego dnia. Oznacza to, że z jednego dnia można skopiować ustawienia na dowolną liczbę innych zaznaczonych dni, z kolei kopiowanie ustawień z grupy dni może być wykonane na grupę (serię dni) zaczynających się od dnia zaznaczonego przed wybraniem opcji Wklej. Po wykonaniu wklejania każdy ze wskazanych dni będzie miał takie same ustawienia, dotyczące listy wejść z przypisanymi godzinami i strefami, jak dzień, z którego zrobiono kopię. Na zakładce [Kalendarz] wyświetlane są informacje na temat wymiaru i czasu pracy pracownika w danym miesiącu. Dodatkowo w polu Wykorzystane nadgodziny wykazywane są godziny, za które wypłacono dopłaty do nadgodzin 50% i 100% , w polu Praca zdalna okazj. w mies. wyświetlana jest ilość dni w miesiącu, w których była wykonywana praca w strefie ‘Czas pracy wykonywanej zdalnie’.

Czas pracy i nieobecności pracownika

Z listy pracowników (Kadry) oraz z poziomu Formularza danych kadrowych pracownika dostępny jest przycisk . Rozwinięcie menu  wyświetla listę dostępnych opcji związanych z kalendarzem. Są to omawiane poniżej:
  • (Nie)obecności,
  • Plan pracy,
  • Limity nieobecności.
Kalendarze (plan pracy, harmonogramy) definiuje się w Konfiguracji firmy/ Płace/ Kalendarze, a przypisuje do pracownika na zakładce [Etat]polu Kalendarz. Plan pracy określa harmonogram (grafik) czasu pracy danego pracownika. Opcja ta pozwala na odnotowanie na pracowniku zmian w grafiku (np. zamiana dnia pracy z innym pracownikiem). W celu zmiany edytujemy formularz planu pracy, na którym możemy zmienić: typ dnia, godzinę rozpoczęcia i czas trwania pracy. W przypadku modyfikacji dnia „pracy” na „wolny” lub „świątecznych”, wpisana poprzednio godzina rozpoczęcia pracy oraz ilość godzin pracy jest zerowana.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
W przypadku zatrudnienia/zwolnienia pracownika w trakcie miesiąca w planie pracy wyświetlana jest informacja o liczbie godzin/dni pracy zawężona do okresu zatrudnienia.
Formularz ten zawiera także informację o tym, kto i kiedy wprowadził zmiany.
Przykład
W firmie wszyscy pracują 4 dni po 9 godzin, w poniedziałek 4 godziny. Dla wszystkich pracowników definiujemy jeden, wspólny kalendarz. W pewnym miesiącu pracownik uzyskał zgodę i zamiast w poniedziałek 4 godziny pracuje we wtorki. Aby to odnotować nie tworzymy nowego kalendarza tylko w Kadrach wyświetlamy Plan pracy i dokonujemy potrzebnych zmian. Wszystkie modyfikowane w planie pracy dni zaznaczane są w ten sposób:
Rzeczywiście przepracowany czas widoczny jest z poziomu (Nie)obecności na zakładce [Kalendarz] (dla pracowników rozliczanych wg Kalendarza i wg Obecności) lub na zakładce [Zestawienia] (wg Zestawienia). W planie pracy oraz w kalendarzu (Nie)obecności na formularzu wejścia w dniu w polu Uwagi można wpisać opis dotyczący danego wejścia. Opis znajdujący się w polu Uwagi w danym wejściu jest wyświetlany na formularzu dnia w kolumnie Uwagi. Pole Uwagi można uzupełniać pojedynczo poprzez edycję danego dnia lub za pomocą opcji seryjnego wstawiania dni. Uwagi dotyczące poszczególnych wejść znajdujące się w planie pracy pracownika są dziedziczone do kalendarza (Nie)obecności i czasu pracy w aplikacji Comarch HRM.

Rozliczanie wg Zestawienia

Innym sposobem ewidencjonowania czasu pracy jest wypełnienie zestawienia czasu pracy. Dodanie zestawienia czasu pracy jest możliwe, gdy na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce [Etat] została wybrana opcja Rozlicz. czasu pracy wg Zestawienia. Aby dodać zestawienie należy  z poziomu formularza danych kadrowych pracownika lub listy pracowników przejść do Nie(obecności) a następnie wybrać zakładkę [3.Zestawienia]. Zakładka [Ogólne] – tu należy podać:
  • okres jakiego ono dotyczy (daty od i do),
  • rzeczywisty czas pracy w godzinach (wraz z nadgodzinami),
  • czas pracy w dniach,
  • liczbę nadgodzin (50%, 100%, i nocne).
Przez rzeczywisty czas pracy należy rozumieć ilość godzin i dni jakie pracownik faktycznie przepracował. W sytuacji, gdy w danym miesiącu pracownik był nieobecny należy w kalendarzu Nieobecności odnotować jej rodzaj i czas trwania, a w zestawieniu podać czas przepracowany. Program, zgodnie z kalendarzem wybranym w etacie, wyświetli normę czasu pracy (w godzinach i dniach), jaką pracownik był zobowiązany w danym okresie przepracować. W celu odnotowania nadgodzin należy uzupełnić pola informujące o łącznej liczbie nadgodzin 50%, 100% i nocnych. W ten sam sposób wpisujemy liczbę godzin pracy w nocy. Godziny nocne standardowo zdefiniowane są pomiędzy 21.00 a 7.00, należy dostosować zapis do godzin nocnych obowiązujących w firmie (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Konfiguracja kalendarzy).
Uwaga
Pola Pracadni wolnePraca w święta nie biorą udziału w wyliczeniu wynagrodzenia, są to pola wyłącznie informacyjne.
W zestawieniu zawsze wpisujemy okres pełnego miesiąca. Wyjątek stanowi miesiąc, w którym zatrudniamy/zwalniamy pracownika w trakcie miesiąca – podajemy faktyczny okres zatrudnienia oraz sytuacja, gdy w trakcie miesiąca wykonano aktualizacje danych – zestawienie wpisujemy za każdy okres oddzielnie. Przy wpisywaniu nowego zestawienia czasu pracy domyślnie podpowiada się okres od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca zgodnego z datą bieżącą ustawioną w programie. Jeśli zestawienie za ten okres już istnieje, to ustawia się okres miesiąca następnego w stosunku do ostatnio wpisanego. W przypadku, gdy pracownik jest zatrudniony/zwolniony w trakcie wybranego miesiąca to zakres podpowiadanych dat dodatkowo ograniczony do okresu zatrudnienia/zwolnienia.
Dotyczy wersji: 2018.5.1
W przypadku, kiedy pracownik jest nieobecny w pracy cały miesiąc, automatycznie jest dodawane zestawienie za rozliczany miesiąc z zerową liczbą przepracowanych godzin i dni w chwili naliczania wypłaty, w przypadku, kiedy Operator przed naliczeniem wypłaty nie dodał pracownikowi zerowego Zestawienia czasu pracy. 
Zakładka [Pozycje] – dotyczy szczegółowego rozpisania w jakiej strefie (strefach) czasu pracy przepracował pracownik. Dostępne są tu identyczne pola, jak na zakładce [Ogólne]. W module Płace i Kadry Plus dodatkowo dostępne są pola powiązane ze strukturą organizacyjną firmy, to znaczy: wydział i projekt. Pozwala to na precyzyjne określenie czasu przepracowanego na poszczególnych wydziałach, projektach.
Uwaga
Jeżeli pracownikowi rozliczanemu według zestawienia i zatrudnionemu w trakcie miesiąca przyznamy dodatek zdefiniowany wg algorytmu 12, odwołujący się do przepracowanego czasu pracy to wartość dodatku zawsze będzie wynosiła zero. Dotyczy to tylko kwot rozliczanych za pierwszy, niepełny miesiąc zatrudnienia. W sytuacji, gdy pracownik był – przez pewien okres - Wg Zestawienia, a następnie Według Kalendarza (lub odwrotnie), należy pamiętać, że przy sporządzaniu raportu „Karta pracy” zakres dat nie może obejmować tych dwóch okresów jednocześnie. Za okres rozliczany Według Zestawienia drukujemy jeden raport, a za okres rozliczany Według kalendarza drugi raport. Zmianę sposobu rozliczania czasu pracy pracownika (z wg kalendarza na wg zestawienia lub odwrotnie) należy odnotować za pomocą aktualizacji danych pracownika.

Nieobecności na część dnia

Nieobecności na część dnia

W programie Comarch ERP Optima możliwe jest wprowadzenie nieobecności „na godziny”, a nie tylko na cały dzień roboczy pracownika. Pozwoli to między innymi na obsłużenie przypadku, gdy zwalnianemu pracownikowi pozostał do wykorzystania urlop, który w godzinach nie jest pełną dniówką pracownika (np. dzień pracy to 8 godz., a pozostało do wykorzystania 6 godz. urlopu). Podczas dodawania nieobecności na część dnia „na godziny” wpisywana jest ilość godzin z minutami. Nieobecności „na godziny” można rejestrować dla jednodniowych nieobecności typu Urlop. Dodawanie nieobecności na część dnia możliwe jest tylko w trybie indywidualnym z menu ikonki  pod opcją (Nie)obecności
  • Na zakładce [Kalendarz] lub,
  • Z zakładki [Nieobecności].
Dotyczy to zarówno dodawania takiej nieobecności w dniu, na który nie ma jeszcze żadnego wpisu, jak i w dniu na który odnotowano już jakąś obecność (lub nieobecność). Dodawanie obecności na dniu, na który jest już odnotowana nieobecność jest dostępne tylko w trybie indywidualnym z poziomu Kalendarza , opcja (Nie)obecności , na zakładce [Kalendarz]. Po anulowaniu nieobecności wpisanej na część dnia, będzie możliwe odnotowanie w jej miejsce nieobecności korygującej na cały dzień bądź na część dnia (taką samą bądź inną część jak była nieobecność anulowana). W sekcji Nieobecność na część dnia, która staje się aktywna po wybraniu nieobecności typu urlop, pojawi się:
  • pole Nieobecność na część dnia [ ] (domyślnie niezaznaczone), jest równoznaczne z tym, że nieobecność trwa cały dzień. Taką nieobecność można dodać, jak dotychczas, tylko w dniu, w którym nie ma żadnej innej nieobecności, ani zapisu o obecności. Dodanie nieobecności na dzień, w którym jest już obecność będzie możliwe tylko wtedy, gdy wprowadzona nieobecność będzie miała zaznaczone [v] to pole;
  • Ilość godzin (gg:mm) – domyślnie podpowiada się ilość godzin z minutami (np. 8:00) pobrana z dnia planu pracy z dnia na który jest wpisywana nieobecność. W sytuacji, gdy na ten dzień jest już wpisana inna nieobecność , to podpowie się ilość godzin pomniejszona o tą nieobecność (nieobecność anulowana nie jest brana pod uwagę). Ilość godzin nieobecności nie może przekraczać ilości godzin do przepracowania wynikających z planu pracy, co oznacza, że jeśli użytkownik wpisze większą ilość godzin, przy zapisie formularza pojawi się stosowny komunikat.
Nieobecność odnotowana na część dnia z ilością godzin nie może być dłuższa niż jeden dzień.
Formularz nieobecności z sekcją "Nieobecność na część dnia"
Na liście nieobecności pracownika kolumna Nieobec. na część dnia pokazuje informację tylko dla nieobecności zapisanych na część dnia (ilość godzin). Aby obsłużyć więcej niż jeden zapis dotyczący obecności/nieobecności na dany dzień na zakładce [Kalendarz], z opcji (Nie)obecności przy przyciskach można wykorzystać opcje:
-Dodaj nieobecność/Dodaj obecność:
  • Dodaj nieobecność – na dniu, w którym jest już wpisana nieobecność, można dodać kolejną nieobecność, ale danego dnia nie może być wprowadzonych więcej niż 2 nieobecności (pojawi się stosowny komunikat). Jeśli w takim dniu jest już odnotowana obecność, pojawi się zapytanie „[…] Czy chcesz wpisać dodatkowo nieobecność?”, po potwierdzeniu otworzy się formularz nieobecności;
  • Dodaj obecność – na dniu, w którym jest już wpisana obecność, pojawi się komunikat z zapytaniem, czy chcemy zmodyfikować zapis. Po zatwierdzeniu, wchodzimy w edycję dnia. W sytuacji, gdy jest wprowadzona całodzienna nieobecność nie ma możliwości dodania obecności (komunikat). Jeśli danego dnia jest wprowadzona nieobecność na część dnia, pojawi się stosowna informacja, po jej zaakceptowaniu otworzy się formularz dnia.
Edytuj nieobecność/Edytuj obecność:
  • Edytuj nieobecność – na dniu, w którym jest wpisana jedna nieobecność (bez znaczenia, czy całodzienna), niezależnie od tego, czy jest w tym samym dniu odnotowana obecność, podnosi do edycji formularz nieobecności, która dotyczy tego dnia. Jeśli danego dnia jest wprowadzona więcej niż jedna nieobecność, wyświetli się lista nieobecności zawężona do dat obejmujących wskazany dzień pozwalająca na wskazanie która z nieobecności ma być usunięta, czy edytowana.
  • Edytuj obecność – na dniu, w którym nie ma wpisu nieobecności podniesie do edycji formularz dnia. Jeśli tego dnia jest już całodzienna nieobecność, pojawi się stosowny komunikat. W sytuacji, gdy na część dnia jest wprowadzona co najmniej jedna nieobecność pojawi się stosowny komunikat i dopiero po jego potwierdzeniu, otworzy się formularz obecności.
– Usuń nieobecność/Usuń obecność:
  • Usuń nieobecność – na dniu, w którym jest wpisana jedna nieobecność (bez znaczenia, czy całodzienna) funkcja usunie tą nieobecność (całą nieobecność, niezależnie od tego czy trwa 1 dzień, czy dłużej). Jeśli danego dnia, odnotowano więcej niż jedną nieobecność, pojawi się komunikat, po jego zatwierdzeniu pomocnicza lista nieobecności obejmujących wskazany dzień.
  • Usuń obecność – na dniu, na który jest zapis obecności, niezależnie od tego, czy jest w tym dniu inny zapis, usuwa obecność z tego dnia.
Uwaga
Przycisk  jest wyszarzany na dniu, dla którego nie ma żadnego wpisu o obecności/nieobecności.
Działanie parametru Modyfikowanie planu pracy przez nieobecność Parametr znajduje się na formularzu kalendarza w Konfiguracji firmy/ Płace/ Kalendarze. Jeśli jest zaznaczony to w planie pracy pracownika zostanie przywrócona strefa PP (Czas pracy podstawowy) we wszystkich wejściach ze strefami wliczanymi do czasu pracy, niezależnie od tego, czy pracownikowi odnotowano nieobecność całodzienną, czy na część dnia. Obliczanie czasu przepracowanego, a nieobecności na część dnia Wyliczenie czasu pracy następuje na podstawie planu pracy z uwzględnieniem:
  • nieobecności całodziennej: czas przepracowany wyniesie 0:00;
  • nieobecności na część dnia typu Urlop: czas przepracowany = czas odczytany z planu pracy – pomniejszony o ilość godzin (z minutami) zapisanymi dla nieobecności. Domyślnie obliczony przez program czas przepracowany można edytować (Edytuj obecność) i zmienić np. odnotować pracownikowi nadgodziny. Wybranie opcji Edytuj obecność podniesie do edycji formularz dnia pracy z domyślnie wypełnionymi godzinami Od – Do pomniejszonymi o czas nieobecności od końca (We_6… We_2).
Przykład
Pracownik zatrudniony na pełny etat. 3 października 2016 ma wpisany Urlop wypoczynkowy na część dnia z ilością godzin 3:00. W planie pracy ten dzień ma normę 8:00 (7:00 -15:00), od tego dnia odejmujemy ilość godzin nieobecności (urlopu) 3:00 -> czas przepracowany wyniesie tego dnia 5:00. Po wybraniu Edycji obecności pojawią się godziny 7:00 – 12:00, które można zmodyfikować.

Import z pliku *.csv z e-Zwolnieniami

Z menu Narzędzia/ Importy/ Danych kadrowych/ Z pliku *.csv z e‑Zwolnieniami można zaimportować nieobecności typu zwolnienie choroboweurlop opiekuńczy(zasiłek) z pliku z rozszerzeniem *.csv pobranego z profilu pracodawcy w PUE. Import zwolnień lekarskich jest dostępny także z poziomu listy pracowników za pomocą przycisku  , który jest dostępny na wstążce. Plik ze zwolnieniem powinien mieć odpowiedni format danych. Po zalogowaniu do PUE w panelu Płatnika należy zaznaczyć wybrane zwolnienie pracownika i wybrać opcję 'Eksportuj'. Pracownicy znajdujący się w pliku, są identyfikowani z pracownikami w bazie po numerze PESEL lub numerze paszportu, odpowiednio do tego, który z tych numerów identyfikacyjnych jest zapisany w importowanym pliku. Jeśli w bazie jest więcej niż jeden pracownik o danym numerze PESEL (numerze paszportu) zgodnym z danymi z importowanego pliku, nieobecność jest dodawana do wszystkich pracowników o danym identyfikatorze, dotyczy to np. pracowników wieloetatowych. Nieobecność jest dodawana, jeśli w bazie istnieje pracownik o podanym identyfikatorze. Podczas importu e-zwolnień sprawdzana jest poprawność formatu pliku. Jeśli plik ma niepoprawny format pojawi się komunikat: Import nie jest możliwy - niepoprawny format pliku i import się zakończy. Po wykonaniu importu e-zwolnień w logu wyświetlana jest informacja o pracownikach, dla których dodano nieobecność i dla których nie została ona zaczytana, z podaną przyczyną. Na oknie importu nieobecności z pliku z pobranego z PUE znajduje się  parametr: Zamień nieobecność/obecność na e – Zwolnienie. Działanie parametru:
  • Zaznaczony – e-zwolnienie zostanie zaimportowane, jeśli pracownik nie posiada w tym okresie rozliczonej innej nieobecności. Jeśli okres importowanego e-zwolnienia pokrywa się w całości lub jest dłuższy niż okres występującej u pracownika nieobecności i ta nieobecność nie jest rozliczona, e-zwolnienie zostanie zaimportowane, a inna nieobecność automatycznie usunięta. W przypadku, gdy e-zwolnienie tylko częściowo pokrywa się z wprowadzoną u pracownika nieobecnością i ten pokrywający się okres nie jest rozliczony w wypłacie, pierwotna nieobecność zostanie automatycznie skrócona i zostanie wprowadzone e-zwolnienie. W logu Użytkownik dodatkowo będzie miał dostępną informację o typie nieobecności i jej okresie, który został zamieniony na e-zwolnienie.
Jeśli w okresie e-zwolnienia pracownik ma wprowadzoną obecność w kalendarzu (Nie)obecność i za ten miesiąc wypłata etatowa nie jest naliczona obecność zostanie usunięta i zostanie dodane e-zwolnienie. W logu zostanie wykazana informacja o zamianie obecności na e-zwolnienie. Jeśli występująca u pracownika nieobecność lub jej część pokrywająca się z e-zwolnieniem będzie rozliczona w wypłacie to e-zwolnienie nie zostanie zaimportowanie. W logu zostanie wyświetlona informacja: Błąd importowania nieobecności: Istnieje już rozliczona nieobecność w tym dniu. Pomimo zaznaczenia parametru Zamień nieobecność/obecność na e – Zwolnienie w przypadku próby zaimportowania e-zwolnienia będącego zwolnieniem chorobowym/zasiłkiem opiekuńczym obejmującego okres, na który wprowadzono: Urlop bezpłatny (111)/wniosek pracownika, Urlop bezpłatny (112)/odrębne ustawy, Urlop macierzyński, Urlop macierzyński dodatkowy, Urlop ojcowski, Urlop rodzicielski nie łączony z pracą na część etatu, Urlop wychowawczy (121), Urlop wychowawczy (122), służbę wojskową oraz dodatkowo w przypadku e-zwolnienia będącego zasiłkiem opiekuńczym przypadającym w okresie urlopu wypoczynkowego e-zwolnienie nie zostanie zaimportowane.
  • Nie zaznaczony – e-zwolnienie nie zostanie zaimportowane, jeśli pracownik w jego okresie ma wprowadzoną inną nieobecność (obecne działanie).

Blokada czasu pracy po naliczeniu wypłaty

https://www.youtube.com/watch?v=xwIJ9xep_GI& Funkcjonalność umożliwia zablokowanie edycji czasu pracy oraz planu pracy przez Użytkownika w sytuacji, gdy pracownik posiada w danym okresie rozliczoną wypłatę etatową. W formularzu operatora [Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy], w sekcji odnoszącej się do parametrów dla modułu kadrowo-płacowegoznajduje się parametr: ‘Blokada edycji czasu pracy pracownika po naliczeniu wypłaty’, w którym Operator ma możliwość wyboru jednej spośród trzech dostępnych opcji:
  • Ostrzeżenie,
  • Blokada,
  • Brak – domyślne ustawienie.
W nowych jak i w konwertowanych bazach, w formularzu operatora domyślnie jest zaznaczona opcja ‘Brak’.
Formularz operatora – zakładka Parametry
Ostrzeżenie – Użytkownik podczas próby modyfikacji (edycja/dodanie/usunięcie) czasu pracy, planu pracy oraz zestawienia za okres, za który jest naliczona wypłata etatowa otrzyma komunikat: ‘Próba modyfikacji czasu pracy po naliczeniu wypłaty. Po zapisaniu zmian należy naliczyć wypłatę ponownie. Czy chcesz kontynuować?’ Po otwarciu formularza wejścia dnia oraz zmodyfikowaniu godzin pracy/usunięciu wejścia w momencie zapisu sprawdzane jest czy za wskazany dzień pracownik posiada naliczoną wypłatę etatową. Jeśli pracownik posiada za ten okres naliczoną wypłatę etatową, Użytkownik otrzyma komunikat informujący o próbie modyfikacji czasu lub planu pracy po naliczeniu wypłaty. Komunikat ostrzegający o próbie modyfikacji czasu pracy po naliczeniu wypłaty wyświetlany będzie również w przypadku próby usunięcia czasu pracy w danym dniu w kalendarzu z poziomu okna ‘czasu pracy’/’planu pracy’. Pojawiający się komunikat informuje o naliczonej wypłacie za edytowany okres, ale Użytkownik po wybraniu opcji TAK ma możliwość zapisania wprowadzonych zmian w czasie pracy oraz planie pracy. Po wybraniu opcji NIE Użytkownik pozostanie na oknie edycji dnia i będzie mógł przywrócić poprzedni zapis. Podczas seryjnego wstawiania czasu pracy oraz planu pracy z poziomu formularza kalendarza (Nie)obecności i planu pracy oraz z listy pracowników ustawienie opcji ‘Ostrzeżenie’ na formularzu operatora skutkuje zablokowaniem możliwości zmodyfikowania rozliczonego czasu pracy/planu pracy za wskazany okres. Użytkownik otrzyma stosowną informacje w logu w formie ostrzeżenia dotyczącą zmiany rozliczonego w wypłacie czasu pracy. Blokada edycji czasu pracy działa także podczas importu czasu pracy/planu pracy/zestawienia z arkusza Excel oraz importu plików RCP. W przypadku zaznaczenia opcji na formularzu operatora Ostrzeżenie Użytkownik nie będzie miał możliwości zaimportowania wskazanego czasu pracy do programu. Podczas importu w logu pojawi się stosowny komunikat informujący o nałożonej blokadzie. Blokada – Użytkownik ma zablokowaną możliwość wprowadzenia zmian w czasie, planie pracy pracownika oraz w zestawieniu, jeśli za dany miesiąc jest naliczona wypłata etatowa. Zablokowanie czasu/planu pracy po naliczeniu wypłaty spowoduje brak możliwości wprowadzenia zmian w oknie ‘Formularz dnia pracy’. Edytując dany dzień z poziomu czasu pracy/planu pracy, formularz dnia pracy zostanie wyświetlony w ‘trybie do odczytu’. Użytkownik będzie miał możliwość podglądu rozliczonego w wypłacie czasu pracy, natomiast edycja oraz usuwanie czasu pracy nie będzie możliwe. Analogiczne działanie będzie podczas próby edycji zestawienia czasu pracy. Podczas seryjnego wstawiania czasu pracy oraz planu pracy z poziomu formularza kalendarza (Nie)obecności i planu pracy oraz z listy pracowników ustawienie opcji ‘Blokada’ na formularzu operatora skutkuje zablokowaniem możliwości zmodyfikowania rozliczonego czasu pracy/planu pracy za wskazany okres. Użytkownik otrzyma stosowną informację w logu w formie ostrzeżenia dotyczącą zmiany rozliczonego w wypłacie czasu pracy. Blokada edycji czasu pracy działa także podczas importu czasu pracy/planu pracy/zestawienia z arkusza Excel oraz importu plików RCP. W przypadku zaznaczenia opcji na formularzu operatora Blokada Użytkownik nie będzie miał możliwości zaimportowania wskazanego czasu pracy do programu. Podczas importu w logu pojawi się stosowny komunikat informujący o nałożonej blokadzie. Brak – Użytkownik może wprowadzać zmiany w czasie/planie pracy po naliczeniu wypłaty (w żaden sposób nie jest blokowana możliwość modyfikacji godzin pracy po naliczeniu wypłaty).

Limity nieobecności

Limity nieobecności pracownika

Limity nieobecności – pozwalają na odnotowanie informacji o przysługującym i wykorzystanym limicie. Domyślnie w programie zostały zdefiniowane progi urlopowe dotyczące limitu dotyczące urlopu wypoczynkowego (20, 26 dni), limit urlopu wypoczynkowego dla pracowników młodocianych, limit urlopu dodatkowego dla pracowników z niepełnosprawnością, limit urlopu opiekuńczego nad zdrowym dzieckiem (kp.188) rozliczany w dniach i godzinach. Lista limitów nieobecności pracownika zawiera informacje o:
  • nazwie limitu,
  • okresie, w jakim obowiązuje limit,
  • dacie aktualności limitu (od kiedy obowiązuje),
  • limicie w przeliczeniu na godziny, z podziałem na urlop należny, wykorzystany oraz pozostały do wykorzystania,
  • limicie w przeliczeniu na dni, z podziałem na urlop należny, wykorzystany oraz pozostały do wykorzystania (limit wykorzystany i pozostały do wykorzystania jest wyświetlany z dokładnością do 4 miejsc po przecinku),
  • informacja o liczbie godzin (dni) urlopu wypoczynkowego, za które wypłacono ekwiwalent,
  • opisie, uwagach dotyczących danego limitu zapisanych przez użytkownika.
Dla urlopów rozliczanych w dniach (np. urlop opiekuńczy art. 188 Kp) kolumny, dotyczące limitu przeliczanego na godziny są wypełniane zerami. Dodatkowo na formularzu można filtrować limity po latach poprzez zaznaczenie flagi „zawęź do roku” i wpisaniu konkretnego roku. Jeżeli flaga nie jest zaznaczona, to na liście wyświetlają się wszystkie limity, które miał przyznane pracownik. Z poziomu listy limitów nieobecności pracownika dostępna jest funkcja przelicz wybrany limit   z dwoma opcjami do wyboru: automatycznie przeliczony zostanie pojedynczy limit za wybrany rok lub wszystkie limity nieobecności za dany rok, bez konieczności otwierania kolejno formularzy poszczególnych limitów, przydatne np. po zmianie wymiaru etatu w trakcie roku, czy po uzupełnieniu historii zatrudnienia (wykształcenia) pracownika powodującej zwiększenie stażu pracy uwzględnianego przy wyliczaniu limitu. Jeżeli na liście wyświetlone są limity za kilka lat i uruchomimy opcje pojedynczego przeliczanie limitów, to przeliczy się tylko limit, z tego roku, który był wpisany w polu „zawęź do roku”. Przy dodawaniu i przeliczaniu standardowego limitu dla urlopu wypoczynkowego u pracownika – proponuje się należny limit w wysokości wyliczonej na podstawie ogólnego stażu pracy i nauki. Przy automatycznym naliczaniu program pobiera dane o stażu z następujących formularzy kadrowych:
  • Historia wykształcenia (staż nauki),
  • Historia zatrudnienia (poprzednie zatrudnienie),
  • Historia etatu (staż w aktualnej firmie),
Procedura uwzględnia również niewykorzystany limit urlopowy z poprzedniego roku.

Formularz limitu nieobecności

Formularz limitu zawiera następujące informacje: 
  • Aktualny od – data, od jakiej obowiązuje dany limit,
  • Za okres Od Do – zakres dat, dla jakiego wyliczono dany limit,
  • Korekta okresu limitu – flaga pozwalająca na zmianę daty Do w okresie limitu liczonego dla pracownika tymczasowego i pracownika podejmującego pierwszą pracę. Dokładny opis parametru w rozdziale Pracownik Tymczasowy.
  • Typ limitu – wybór z dostępnej listy słownikowej (przykładowo opisany typ limitu- urlop opiekuńczy kp.188) ,
  • Wysokość limitu z konfiguracji – wysokość limitu w dniach za cały rok,
  • Pracownikowi przysługuje dodatkowy limit – flaga pozwalająca na wskazanie, czy roczny limit pobrany z konfiguracji ma być zwiększony o limit dodatkowy. Flaga jest możliwa do edycji tylko na formularzy urlopu wypoczynkowego, na pozostałych limitach pole to jest nieaktywne. Limit dodatkowy rejestrowany jest na formularzu pracownika Zakładka Etat.
  • Urlop uzupełniający od dnia – data, od której obowiązuje pracownika podwyższony wymiar urlopu.
Wysokość limitu w dniach i godzinach:
  • Należny za rok – liczba dni (godzin) należnego rocznego limitu z uwzględnieniem wymiaru etatu pracownika
  • Proporcjonalny – liczba dni (godzin) należnego limitu przeliczona proporcjonalnie do okresu obejmującego dany limit
  • Z przeniesienia – liczba dni (godzin) dodana do bieżącego limitu, z pozostałego (niewykorzystanego) limitu za poprzedni rok
  • Korekta ręczna – pole pozwalające na wprowadzenie przez operatora ręcznej korekty wyliczonego limitu w godzinach
  • Korekta pomniejszająca – flaga pozwalająca na wskazanie, że liczba godzin zapisana w polu Korekta ręczna ma być interpretowana jako ujemna wartość
  • Należny łącznie – sumaryczna wartość limitu do wykorzystania przez pracownika w okresie, jakiego limit dotyczy, od dnia wskazanego datą aktualności
  • Wykorzystany – liczba dni (godzin) wykorzystanego limitu w danym okresie
  • W tym zaplanowany – informacja o urlopie zaplanowanym w aplikacji Comarch HRM, a jeszcze nie zatwierdzonym
  • Wypłacono ekwiwalent – liczba dni (godzin) za które wypłacono ekwiwalent
  • Pozostało – liczba dni (godzin) limitu pozostałego do wykorzystania w danym okresie
  • Na żądanie łącznie – informacja o liczbie dni (dni pracy), na które udzielono pracownikowi urlopu na żądanie.
Dotyczy wersji: 2018.6.1
  • W tym poza firmą – informacja o liczbie dni (dni pracy) urlopu na żądanie, które pracownik wykorzystał u poprzednich pracodawców.
  • Opis – dodatkowe informacje lub uwagi (max 200 znaków).
Przykład
Zmiana wymiaru etatu z ½ na 1/1 w dniu 2019-09-20, limit roczny 20 dni dla zapisu 2019-01-01 do 2019-09-19 - 10 dni /12 miesięcy * 9 miesięcy = 8 dni dla zapisu 2019-09-20 do 2019-12-31 – 10 dni/12 miesięcy*9 miesięcy + 20 dni/12 miesięcy * 3 miesiące = 8 +5 = 13 dni.
Nieobecności nieusprawiedliwione, urlop bezpłatny, trwające co najmniej miesiąc pomniejszają limit urlopu wypoczynkowego o 1/12 za każdy miesiąc nieobecności, jeśli pracownik po takiej nieobecności powraca do pracy w trakcie danego roku kalendarzowego. Podczas wpisywania nieobecności typu urlop wypoczynkowy, należny limit urlopu jest pomniejszany godzinowo zgodnie z obowiązującą pracownika normą czasu pracy w okresie, w którym korzysta z urlopu. W bazie danych jest zapisywana informacja o godzinowej wysokości limitu w przeliczeniu na pełny wymiar etatu, w danych pracownika jest wyświetlana zarówno ta wartość, jak i limit godzinowy dla aktualnego wymiaru etatu pracownika. W związku z tym przy zmianie wymiaru etatu pracownika w trakcie roku, jest widoczna prawidłowa informacja również w limitach nieobecności za dany rok. Podstawa wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy liczona ze średniej z wypłat z poprzednich miesięcy również jest wyliczana z dokładnością do godziny. Program pozwala na wprowadzenie nieobecności powodującej przekroczenie limitu. W takim przypadku program wyświetla ostrzeżenie, a liczba dni pozostałych do wykorzystania przyjmuje ujemne wartości. Może zaistnieć taka sytuacja, że w danych pracownika odnotowaliśmy nieobecność, a później w Konfiguracji firmy/Typy nieobecności powiązaliśmy nieobecność z limitem. Podczas wpisywania limitu u pracownika program „zobaczy” wcześniej odnotowaną absencję i wykaże w polu Wykorzystano. Pozostała część limitu wyświetli się w polu Pozostało.
Uwaga
Uwagi do przeliczania limitów: W limicie urlopowym z zaznaczona flagą „Przysługuje dodatkowy limit”, limit proporcjonalny liczony jest od sumy limitu należnego i dodatkowego, Jeżeli po zastosowaniu korekty pomniejszającej pole „Pozostało” jest dodatnie, to wartość tego pola przenosi się to do limitu na następny rok. Jeśli natomiast limit pozostały jest na minus, to nie ma wpływu na limit w kolejnym roku. Jeśli Użytkownik programu chce pomniejszyć limit na kolejny rok o wartość ujemną „pozostałego” urlopu, to musi zastosować ręczną korektę (taki przypadek ma miejsce np. wtedy, gdy urlop był udzielany zaliczkowo), Limity urlopowe dla aktualizacji w trakcie miesiąca lub zatrudnienia w trakcie miesiąca. Jeżeli w trakcie miesiąca naliczamy kolejny limit w ciągu roku (proporcjonalny), to tego miesiąca nie uwzględniamy w obu częściach wyliczeń. Liczymy najpierw urlop proporcjonalny od początku roku do miesiąca, w którym nastąpiła zmiana i dodajemy do tego urlop proporcjonalny od miesiąca następnego po miesiącu ze zmianą do końca roku. W przypadku zmiany normy dobowej do urlopu do limitu urlopu wypoczynkowego za okres przypadający po zmianie normy dobowej w trakcie roku, przenoszona jest informacja o ilości wykorzystanych przed zmianą dni z limitu urlopu i ta liczba dni jest przeliczana na godziny według nowej normy dobowej.

Limit Urlop opiekuńczy kp. 188

W związku ze zmianami przepisów od 1.01.2016 r. pracownik może wykorzystywać urlop opiekuńczy kp. 188 na godziny lub dni. Do naliczenia przysługującego pracownikowi limitu urlopu opiekuńczego na dni służy standardowy limit Urlop opiekuńczy kp 188 (2dni), który jest powiązany z nieobecnością Urlop opiekuńczy kp 188 (2dni). W przypadku urlopu opiekuńczego udzielanego na godziny należy dodać pracownikowi limit Urlop opiekuńczy kp.188/godz. i powiązaną z nim nieobecność Urlop opiekuńczy kp 188 (2dni)/godz. Limit Urlop opiekuńczy kp.188/godz. jest liczony proporcjonalnie do wymiaru etatu i przeliczany na godziny. Wyliczony limit podlega zaokrągleniu w górę do pełnych godzin. Limit Urlop opiekuńczy kp 188 (2dni) zawsze jest naliczany w wysokości 2 dni niezależnie od wymiaru etatu pracownika. Wykorzystany przez pracownika urlop opiekuńczy kp. 188 jest wykazywany w świadectwie pracy.
Przykład
Pracownik zatrudniony na 1/3 etatu ma 6 godzin urlopu opiekuńczego kp.188/godz. (2 dni*8 h =16 h = 960 min; 960 min*1/3=5,3333h, po zaokrągleniu 6 h).

Limit urlopu wypoczynkowego dla pracownika podejmującego pierwszą pracę

Formularz danych kadrowych

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługują­cego mu po przepracowaniu roku. Na formularzu danych kadrowych pracowników podejmujących pierwszą pracę należy zaznaczyć na zakładce [Etat] parametr Limit urlopu – pierwsza praca, który ma wpływ na sposób naliczenia limitu urlopu wypoczynkowego w pierwszym roku zatrudnienia. W module Płace i Kadry Plus jest możliwość zaznaczenia/odznaczenia tego parametru poprzez Seryjną zmianę pola dla zaznaczonych pracowników.
Formularz danych kadrowych - parametr limit urlopu pierwsza praca

Ogólne zasady wyliczenia limitu urlopu – pierwsza praca

Dla pracowników podejmujący pierwszą pracę nalicza się standardowy limit nieobecności Urlop wypoczynkowy. Limit urlopu wypoczynkowego nalicza się w wysokości 1/12 rocznego limitu, za każdy przepracowany miesiąc. Liczenie okresów „miesięcznych” uzależnione jest od parametru w konfiguracji Limit urlopu dla pracownika tymczasowego/pierwsza praca – miesiąc równy 30 dni oraz Limit urlopu pierwsza praca – upływ miesiąca w dniu, który datą poprzedza dzień zatrud. W przypadku zaznaczenia obu parametrów  limit urlopu dla pracownika podejmującego pierwszą pracę wyliczany jest zgodnie z parametrem Limit urlopu pierwsza praca – upływ miesiąca w dniu, który datą poprzedza dzień zatrud. Parametr Limit urlopu dla pracownika tymczasowego/pierwsza praca – miesiąc równy 30 dni – działanie: 
  • niezaznaczony – dla osób zatrudnionych od 1 dnia miesiąca okres miesięczny kończy się z ostatnim dniem miesiąca, (np. 1-28.02.2017, 1-31.03.2017), a dla osób zatrudnionych w trakcie miesiąca lub pracujących niepełny miesiąc – okres miesiąca kończy się po 30 dniach,
  • zaznaczony – za okres miesiąca uznaje się zawsze 30 dni, np. 1.02.– 2.03.2017 (30 dni), 3.03 – 1.04. 2017 (30 dni).
Przy naliczaniu limitu urlopu wypoczynkowego nie stosuje się zaokrąglenia w górę do pełnych dni i nie uwzględnia się niepełnych miesięcy.
Uwaga
Pracownik podejmujący pierwszą pracę jest zatrudniony od 1.01.2017 do 31.03.2017 na pełny etat. Parametr Limit urlopu dla pracownika tymczasowego/pierwsza praca – miesiąc równy 30 dni nie jest zaznaczony. Za każdy przepracowany miesiąc naliczy się 1/12 przysługującego mu rocznego limitu. Za 3 miesiące pracy pracownik uzyskał prawo do 5 dni urlopu wypoczynkowego.
Naliczenie limitu dla pracownika podejmującego pierwsze zatrudnienie
Parametr Limit urlopu pierwsza praca – upływ miesiąca w dniu, który datą poprzedza dzień zatrud.  – działanie: 
  • Zaznaczony – upływ miesiąca pracy następuje w dniu bezpośrednio poprzedzającym dzień, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu np. pracownik, który podjął pracę 6 lipca otrzyma 1/12 z 20 dni limitu z dniem 5 sierpnia, 5 września, 5 października, 5 listopada i 5 grudnia.
  • Niezaznaczony (domyślne ustawienie) – przy wyliczaniu limitów miesięcznych dla pracowników podejmujących pierwszą pracę zatrudnionych w trakcie miesiąca za pełny miesiąc pracy przyjmuje się 30 dni kalendarzowych. Dla osób zatrudnionych od 1 dnia miesiąca okres miesięczny kończy się z ostatnim dniem miesiąca, (np. 1-28.02.2017, 1-31.03.2017).
 
Uwaga
Pracownik zatrudniony 06.07.2018 r. Do 31.01.2019 r. Parametr Limit pierwsza praca – upływ miesiąca w dniu, który datą poprzedza dzień zatrud. zaznaczony. Za każdy przepracowany miesiąc limit naliczy się jako 1/12 przysługującego mu rocznego limitu. Za 2018 rok pracownikowi przysługuje 8,3333 dnia urlopu.
Podczas zapisu nieobecności Urlop wypoczynkowy dla pracownika podejmującego pierwszą pracę wprowadzona jest kontrola limitu urlopu wypoczynkowego, aby należny za dany miesiąc urlop można było wykorzystać dopiero po upływie miesiąca pracy. W przypadku próby wprowadzenia większej niż przysługująca liczby dni urlopu pojawia się komunikat: „Przekroczono limit nieobecności na ten miesiąc. Czy chcesz kontynuować ?” z możliwością wyboru czy nieobecność ma być zapisana jako urlop wypoczynkowy pomimo przekroczenia limitu czy Użytkownik chce ją edytować i zmienić okres.

Limit urlopu wypoczynkowego dla pracowników młodocianych

Limit urlopu wypoczynkowego (młodociany) można dodać pracownikowi, który na formularzu danych pracownika w zakładce [3.Etat], w polu ‘Rodzaj zatrudnienia’ ma wybraną jedną z opcji: Młodociany - przyuczenie, Uczeń I roku, Uczeń II roku, Uczeń III roku. Pracownikowi młodocianemu po przepracowaniu pełnych 6 miesięcy przysługuje 12 dni urlopu. Natomiast po przepracowaniu pełnego roku uzyskuje prawo do kolejnych 26 dni urlopu, czyli łącznie za okres roku ma prawo do 38 dni urlopu. W kolejnych latach zatrudnienia uzyskuje prawo do urlopu z góry z dniem 1.01 w wysokości 26 dni. Wyjątek stanowi osiągnięcie przez pracownika 18 lat ustalane na podstawie daty urodzenia. Jeżeli pracownik w danym roku kalendarzowym kończy 18 lat, ma prawo do urlopu w pomniejszonym wymiarze 20 dni. Obniżony wymiar urlopu (20 dni) będzie naliczany 01.01 w roku ukończenia 18 lat przez pracownika.  Z kolei, jeżeli pracownik kończy 18 lat, w okresie, w którym nie nabył prawa do urlopu, pracownikowi przysługuje 12 dni urlopu po przepracowaniu 6 miesięcy, a po roku 26 dni (łącznie 38 dni), a następnie z kolejnym rokiem kalendarzowym (od 01.01.20XX) - 20 dni. Pracownik młodociany, który kończy naukę zawodu u dotychczasowego pracodawcy uzyskuje prawo do urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania zatrudnienia. Dotyczy to tylko kolejnego limitu, który pracownik uzyskuje z góry z dniem 1.01 danego roku (26/20 dni). Natomiast wymiar urlopu, który pracownik osiąga po przepracowaniu 6 miesięcy w liczbie 12 dni i po roku łącznie 38 dni, jest niepodzielny i nie ulega proporcjonalnemu obniżeniu. Do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu uwzględniany jest staż pracy w danej firmie oraz historia zatrudnienia. Jeśli pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy u poprzedniego pracodawcy i zostało to odnotowane w historii zatrudnienia przysługujący limit urlopu w pierwszym roku zatrudnienia zostanie odpowiednio obniżony. W kolejnych latach także wprowadzona jest kontrola, aby limit nie przekroczył 26 dni. W celu odnotowania pracownikowi młodocianemu urlopu należy wprowadzić nieobecność Urlop wypoczynkowy (młodociany), która pomniejsza dedykowany limit dla pracowników młodocianych. W przypadku, w którym pracownik nie nabył prawa do urlopu, pracodawca może udzielić pracownikowi młodocianemu urlopu, na zasadach zaliczki. W takim przypadku także należy wykorzystać nieobecność Urlop wypoczynkowy (młodociany). Podczas dodawania nieobecności Urlop wypoczynkowy (młodociany) w tym okresie, pojawi się komunikat: Pracownik nie nabył w tym okresie prawa do urlopu. Czy chcesz udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego? Wybranie opcji TAK skutkuje dodaniem nieobecności oraz pomniejszeniem limitu urlopu o stosowną liczbę dni, gdy już nabędzie do niego prawo. Podczas planowania urlopu przez pracownika młodocianego z poziomu aplikacji Comarch HRM zostanie dodana nieobecność Urlop wypoczynkowy (młodociany) (plan), która po zatwierdzeniu przez kierownika pracownika zostanie zamieniona na Urlop wypoczynkowy (młodociany). W przypadku, gdy po zakończeniu przygotowania zawodowego pracownik zostanie zatrudniony jako zwykły pracownik w danej firmie (zmiana rodzaju zatrudnienia na Pracownik) okres obowiązywania limitu Urlop wypoczynkowy (młodociany) zostanie zawężony do dnia, kiedy pracownik był pracownikiem młodocianym. Z dniem, kiedy staje się zwykłym pracownikiem należy naliczyć limit Urlop wypoczynkowy. Limit Urlop wypoczynkowy zostanie naliczony za cały rok. Liczba dni tego limitu zostanie pomniejszona o wykorzystany w tym roku Urlop wypoczynkowy (młodociany). W przypadku niewykorzystania w pełni przysługującego urlopu, pracownik młodociany nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop z dniem ustania zatrudnienia. Podczas naliczenia ostatniej wypłaty etatowej zostanie naliczony składnik Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Na wydruku Świadectwa pracy zostanie wykazana informacja o wykorzystanym urlopie oraz urlopie na żądanie przez pracownika młodocianego.

Dodatkowy urlop dla pracowników z niepełnosprawnością

Limit jest naliczany dla pracownika, który w danym roku kalendarzowym miał odnotowany stopień niepełnosprawności umiarkowany lub znaczny i dodatkowo przepracował już co najmniej rok po uzyskaniu odpowiedniego stopnia niepełnosprawności lub ma odnotowaną w którymkolwiek zapisie dotyczącym roku, za który naliczamy limit informację o liczbie dni dodatkowego urlopu na formularzu pracownika na zakładce [3.Etat] w polu ‘Liczba dni dodatkowego limitu urlopowego’.
Uwaga
Uwaga: W przypadku odnotowania informacji o liczbie dni dodatkowego urlopu na formularzu pracownika na zakładce [3 Etat] w polu Liczba dni dodatkowego limitu urlopowego program nie kontroluje stażu uprawniającego pracownika do dodatkowego limitu. Dodatkowo niezależnie od ilości dni wprowadzonych przez Użytkownika w polu Liczba dni dodatkowego limitu urlopowego program zawsze dolicza 10 dni urlopu dodatkowego lub w przypadku zatrudnienia na część etatu przelicza limit 10 dni proporcjonalnie do wymiaru etatu.
Pracownik  z niepełnosprawnością nabywa prawo do pierwszego urlopu dodatkowego po przepracowaniu jednego roku po dniu zaliczenia jej do znacznego albo umiarkowanego stopnia niepełnosprawności. Pierwszy urlop dodatkowy pracownika niepełnosprawnego jest urlopem nabywanym z dołu, po przepracowaniu wymaganego okresu i z tego względu w roku jego nabycia jest należny w pełnym wymiarze bez względu na datę, w której to nastąpiło. Wymiar pierwszego dodatkowego urlopu wypoczynkowego (po przepracowaniu roku po dniu zaliczenia do odpowiedniego stopnia niepełnosprawności) powinien pozostawać w proporcji do wymiaru czasu pracy niepełnosprawnego w dniu nabycia do niego prawa. W przypadku zwolnienia pracownika w roku, w którym uzyskał prawo do pierwszego urlopu dodatkowego limit dodatkowego urlopu nie jest ustalany proporcjonalnie do okresu zatrudnienia, zawsze przysługuje 10 dni (mniej jedynie gdy ma wymiar etatu mniejszy niż 1/1). Do ustalenia rocznego okresu pracy, po którym pracownik nabywa prawo do pierwszego urlopu z tytułu niepełnosprawności, wlicza się zatem także okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy. Jeżeli pomiędzy okresami pracy występują przerwy, to okresy zatrudnienia sumuje się. W momencie osiągnięcia rocznego okresu pracy pracownik nabywa prawo do dodatkowego urlopu. Pracownik z niepełnosprawnością może posiadać okresy zatrudnienia u różnych pracodawców. Liczy się wtedy niepokrywające się ze sobą okresy zatrudnienia, a prawo do pierwszego urlopu dodatkowego pracownik nabywa u pracodawcy, u którego pozostaje w zatrudnieniu w chwili osiągnięcia rocznego okresu pracy. On też udziela pracownikowi tego urlopu. Prawo do kolejnego urlopu z tytułu niepełnosprawności pracownik nabywa w dniu 1 stycznia lub w pierwszym dniu zatrudnienia w roku następującym po roku, w którym nabył prawo do pierwszego urlopu dodatkowego. Do urlopu dodatkowego stosuje się wszystkie przepisy dotyczące urlopu wypoczynkowego. Limit urlopu dodatkowego jest ustalany proporcjonalnie do okresu zatrudnienia pracownika, wymiaru etatu oraz obowiązującej pracownika normy dobowej. Jeśli wymiar etatu/norma dobowa/okres zatrudnienia zmieniał się w trakcie roku limit należy ustalić odrębnie dla każdego z tych okresów. Do ustalenia czy pracownik ma prawo do dodatkowego urlopu sumowany jest staż pracy w bieżącej firmie oraz z historii zatrudnienia, który przypada w okresie, kiedy pracownik miał znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. Informacja o okresie obowiązywania stopnia niepełnosprawności jest pobierana z formularza pracownika z zakładki [5.Ubezpieczenie cd.]. Dodatkowo limit urlopu jest pomniejszany proporcjonalnie także w przypadku wystąpienia co najmniej miesięcznej nieobecności w pracy spowodowanej urlopem wychowawczym, urlopem bezpłatnym, służbą wojskową czy nieusprawiedliwioną nieobecnością. Zasady pomniejszania kolejnego limitu analogicznie jak dla urlopu wypoczynkowego. Wyjątek stanowi pierwszy limit urlopu dodatkowego, który nie jest pomniejszany za nieobecności pomniejszające limit. Niepełny miesiąc podlega zaokrągleniu w górę, a niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Wymiar urlopu dodatkowego w danym roku nie może przekroczyć 10 dni. W przypadku utraty w ciągu roku kalendarzowego stopnia niepełnosprawności uprawniającego do urlopu dodatkowego nie wpłynie na wymiar już nabytego urlopu dodatkowego. Pracownik zachowuje do niego prawo w pełnym wymiarze 10 dni. Pracownik nie nabędzie jednak prawa do urlopu dodatkowego w kolejnym roku kalendarzowym po roku, w którym utraci status osoby niepełnosprawnej lub zostanie zaliczony do lekkiego stopnia niepełnosprawności. W sytuacji, gdy pracownik na 1 stycznia nie miał prawa do kolejnego urlopu dodatkowego, bo nie miał odpowiedniego stopnia niepełnosprawności, ale w trakcie roku je uzyskał, to wówczas uzyskuje on prawo do 10 dni urlopu od dnia uzyskania znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności. Jeśli pracownik ma niewykorzystany urlop dodatkowy, a w następnym roku już nie ma prawa do urlopu dodatkowego (np. zmienił stopień niepełnosprawności na lekki) urlop ten zostanie uwzględniony jako ‘Z przeniesienia’ do limitu urlopu wypoczynkowego. W celu odnotowania pracownikowi z niepełnosprawnością dodatkowego urlopu należy wprowadzić nieobecność Urlop dodatkowy (niepełnosp.), który pomniejsza dedykowany limit dla pracowników niepełnosprawnych.  Powyższa nieobecność jest rozliczana za pomocą nowo wprowadzonego elementu wypłaty Wynagrodzenie za czas urlopu dodatk. Zarówno podczas dodawania limitu dodatkowego urlopu (niepełnosp.) jak i nieobecności urlop dodatkowy (niepełnosp.) jest możliwość zaznaczenia nieobecności opcji: Na żądanie oraz wyświetlenie w limicie informacji o ilości dni na żądanie. Tego typu urlop jest sumowany ze zwykłego urlopu i dodatkowego. W przypadku niewykorzystania w pełni przysługującego urlopu, pracownik  z niepełnosprawnością nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop z dniem ustania zatrudnienia. Podczas naliczania standardowego ekwiwalentu za urlop zostaje przekazana liczba dni niewykorzystanego urlopu będąca sumą pozostałego limitu urlopu wypoczynkowego oraz limitu urlopu dodatkowego (niepełnosp.). Po zapisaniu wypłaty z ekwiwalentem w limitach zostaje zapisana informacja o wypłaconym ekwiwalencie, oddzielnie w limicie dotyczącym urlopu wypoczynkowego i dodatkowego. Na wydruku Świadectwa pracy w punkcie 6 pkt 1 będzie wykazana suma urlopu wykorzystanego z limitu urlopu wypoczynkowy oraz urlopu dodatkowego w godzinach i dniach. Natomiast w punkcie 6 ppkt 12 dla pracownika, który ma naliczony limit urlopu dodatkowego (niepełnosp.) wykazana zostanie liczba dni wykorzystanego urlopu dodatkowego pobranego z limitu urlopu dodatkowego (niepełnosp.).  

Limit Zwolnienie (siła wyższa)

Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W celu naliczenia przysługującego pracownikowi limitu zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, w programie służy limit Zwolnienie (siła wyższa), który jest powiązany z nieobecnością Zwolnienie (siła wyższa) (2dni) dzięki któremu można naliczać limit w dniach i Zwolnienie (siła wyższa)/godz, powiązany  z nieobecnością Zwolnienie (siła wyższa) (2dni)/godz. dzięki któremu można rozliczać limit w godzinach Limit Zwolnienie (siła wyższa)/godz, jest liczony proporcjonalnie do wymiaru etatu i przeliczany na godziny. Wyliczony limit podlega zaokrągleniu w górę do pełnych godzin. Limit Zwolnienie (siła wyższa) zawsze jest naliczany w wysokości 2 dni niezależnie od wymiaru etatu pracownika. Wykorzystane przez pracownika zwolnienie jest wykazywane na świadectwie pracy.

Limit Urlop opiekuńczy kp.173(1)

Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego urlop opiekuńczy, w wymiarze 5 dni, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny (syn, córka, matka, ojciec, małżonek) bądź zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia ze względów medycznych. W celu kontroli limitu rocznego urlopu  opiekuńczego kp. 173 należy dodać limit ‘Urlop opiekuńczy kp.173(1)’. Limit ten jest liczony w dniach, bez przeliczania na godziny i bez uwzględniania wymiaru etatu. Wykorzystany przez pracownika urlop wykazywany jest w świadectwie pracy.  

Pracownicy (Kadry)

Lista pracowników

Filtrowanie listy pracowników

Lista pracowników – funkcje na wstążce

Lista zapisów historycznych (aktualizacja zapisu)

Listę pracowników (a właściwie osób, których podstawowe dane personalne zostały wprowadzone do programu) można wyświetlić poprzez wciśnięcie przycisku Pracownicy w Menu nawigacji Comarch ERP Optima Płace i Kadry lub poprzez wywołanie z menu programu Płace i Kadry przycisku Kadry. Funkcje dostępne na Liście pracowników: Dodaj pracownika – przycisk służy do wprowadzenia nowej osoby na listę. Procedura ta może być uruchomiona klawiszem <INSERT> lub z menu kontekstowego wywoływanego prawym klawiszem myszy. W module Płace i Kadry Plus przy ikonie plusa pojawia się menu dostępnych opcji , z poziomu którego można wybrać opcję Dodaj pracownika jako etat dodatkowy. Pozwala na utworzenie etatu powiązanego dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach (wieloetatowość). Menu dostępnych opcji nie pojawia się w sytuacji, gdy ustawiamy się w polu filtr lub gdy lista pracowników jest pusta. Edytuj dane pracownika – przycisk otwiera formularz danych pracownika, który przedstawia szczegółowe informacje o pracowniku oraz umożliwia ich zmianę. Formularz może być otwarty za pomocą klawiszy <CTRL>+<ENTER>, z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) lub poprzez 2-krotne kliknięcie lewym klawiszem myszy na wybranym pracowniku.
Rys 39. Lista pracowników
– Usuń pracownika – klawisz pozwala na usunięcie pracownika z listy. Usunięcie pracownika możliwe jest również za pomocą klawisza <DELETE> lub z menu kontekstowego. Usunięcie pracownika powoduje jego całkowite wykasowanie z bazy danych. W przypadku istnienia więcej niż jednego zapisu historycznego należy wykasować wszystkie zapisy. Nie można wykasować pracownika, dla którego zostały naliczone wypłaty. W takim przypadku najpierw należy usunąć wypłaty, a następnie zapisy historyczne pracownika.  – Zamknij okno – przycisk powoduje zamkniecie listy pracowników. Okno można zamknąć, korzystając z klawiszy <ESC>, <CTRL>+<F4> lub przyciskając  w prawym, górnym rogu.
Uwaga
 Działanie opisanych powyżej klawiszy jest identyczne na wszystkich listach i formularzach w całym programie.
 – Lista umów pracownika – funkcja umożliwiająca zawarcie (dodanie) umowy cywilnoprawnej.
Uwaga
 Z właścicielem lub osobą współpracującą nie można zawierać umowy cywilnoprawnej. Przy próbie dodania umowy takiej osobie pojawia się komunikat: Nie można dodać umowy cywilnoprawnej właścicielowi lub osobie współpracującej. 
 – Dodatkowe elementy wynagrodzenia – pozwala na dodawanie/podgląd/aktualizację dodatkowych elementów wynagrodzenia (dodatki, potrącenia). Pracownikowi można dodać pojedynczy dodatek lub grupę dodatków (moduł Płace i Kadry Plus).
  • Dodatki – lista dodatków pracownika,
  • Akordy – lista akordów związanych z danym pracownikiem,
  • Zajęcia wynagrodzenia – funkcjonalność dostępna w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus,
  • Dodatkioperacje seryjne – funkcjonalność dostępna w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus,
  • Akordyoperacje seryjne – funkcjonalność dostępna w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus,
  • Kwota akordu grupowego – operacje seryjne – możliwość dodania zaznaczonym pracownikom akordu grupowego.
Kalendarz – zawiera kilka opcji (menu):
  • (Nie)obecności – pozwala na dodawanie, podgląd, zmianę, skorygowanie nieobecności,
  • Plan pracy – możliwy jest podgląd, modyfikacja harmonogramu czasu pracy (grafika) pracownika,
  • Limity nieobecności – można dodać, zmodyfikować, usunąć limit nieobecności: urlopu opiekuńczego, wypoczynkowego czy inny limit wcześniej dodany w Konfiguracji firmy/ Płace/ Limity nieobecności,
  • Seryjne dodawanie limitów nieobecności (Płace i Kadry Plus) – dla zaznaczonych pracowników, omówione w odrębnym rozdziale.
  • Dotyczy wersji: 2021.4.1
      Seryjne usuwanie limitów nieobecności – (Płace i Kadry Plus) dla zaznaczonych pracowników, omówione w odrębnym rozdziale.
  • Seryjne dodawanie nieobecności (Płace i Kadry Plus) – dla zaznaczonych pracowników, omówione w odrębnym rozdziale.
  • Seryjne wstawianie dni – Czas pracy (Płace i Kadry Plus) – możliwość seryjnego wstawienia czasu pracy we wskazanym okresie dla zaznaczonych pracowników, omówione w odrębnym rozdziale.
  • Seryjne wstawianie dni – Plan pracy (Płace i Kadry Plus) – możliwość seryjnego wstawianie wyjątków w planie pracy we wskazanym okresie dla zaznaczonych pracowników, omówione w odrębnym rozdziale.
W Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry/Dane kadrowe i deklaracje programu Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus znajduje się parametr Używanie RCP do ewidencji czasu pracy. Po jego zaznaczeniu, na liście pracowników w Kadrach, w menu dostępnych opcji przycisku  pojawią się dodatkowo:
  • Lista kart RCP – zawiera informację na temat numeru karty RPC pracownika oraz okres jej ważności.
  • Import czasu pracy z czytników RCP – z opcji tej możemy dokonać importu danych RCP zaznaczonych na liście pracowników.
Eksport danych kadrowych – przycisk dostępny z listy pracowników w kadrach pozwala na wyeksportowanie informacji o pracowniku do programu MS EXCEL. Aktualizacja zapisu – pozwala na tworzenie historii zmian danych kadrowych pracownika. Seryjna zmiana wydziału (w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus) – funkcja pozwala na przypisanie wydziału dla wybranej grupy pracowników. Z menu tej ikony dostępna są również funkcje:
  • Seryjna zmiana wartości pola – funkcja ta umożliwia za pomocą wzorca zmiany (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Wzorce zmiany pola) seryjnie zmienić wartość pól z konkretną datą m.in.: tytuł ubezpieczenia, stawkę zaszeregowania, kalendarz, rodzaj umowy o pracę, współczynnik kosztów uzyskania, współczynnik ulgi podatkowej.
  • Seryjna zmiana centrum podległościowego – funkcja pozwala na przypisanie centrum podległościowego dla wybranej grupy pracowników.
  • Ustaw konto księgowe – pozwala na ustawienie kont księgowych dla zaznaczonych pracowników. Na oknie seryjnego ustawiania kont księgowych należy podać nazwy kont. Zmianę kont księgowych można wykonać poprzez aktualizację danych kadrowych pracownika po zaznaczeniu opcji Zmiana kont z aktualizacją danych kadrowych. Aktualizacja danych kadrowych w związku ze zmianą konta księgowego jest dostępna tylko w modułach Płace i Kadry oraz Płace i Kadry Plus.
Funkcjonalność jest dostępna tylko w bazach z ustawioną w konfiguracji księgowością kontową i tylko wtedy, gdy nie jest włączona współpraca z Comarch ERP XL, ani z Comarch ERP Altum. Lista atrybutów pracownika – funkcja dostępna tylko w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus. Znajdują się dwie opcje: Lista atrybutów pracownika – pozwala na dodawanie, usuwanie, edycje oraz tworzenie historii atrybutu, Seryjne dodawanie atrybutów – funkcja dostępna jest tylko z listy pracowników, dla zaznaczonych pracowników. Diety kierowcy międzynarodowego- opcja dostępna tylko w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus. Funkcja umożliwiająca wprowadzenie informacji o kwocie diet kierowcy międzynarodowego.  

Zajęcia wynagrodzenia

Zajęcia wynagrodzenia  - na liście zajęć wynagrodzenia można rejestrować obciążenia komornicze lub z innych tytułów. Na formularzu zajęcia wynagrodzenia należy podać informacje dotyczące danego obciążenia takie jak:  
  • sygnaturę akt,
  • datę dostarczenia decyzji,
  • komornika, dla którego ma być wygenerowana płatność. Komorników wybiera się spośród kontrahentów, którzy mają zaznaczony parametr Komornik na formularzu kontrahenta. Jeśli na formularzu komornika ustawiona jest forma płatności przelew dodatkowo na formularzu zajęcia pojawia się bank i numer rachunku, jeśli wskazana jest gotówka pole bank jest nieaktywne.
  • Typ składnika, jaki ma być generowany w wypłacie, jako spłata do danego obciążenia. Aby dany typ wypłaty był dostępny na formularzu zajęcia wynagrodzenia w jego Konfiguracji musi być zaznaczony parametr Zajęcie wynagrodzenia i dodatkowo musi być on przypięty do grupy ograniczeń potrąceń.
  • Okres, w którym ma być naliczane dane potrącenie.
  • Kwotę miesięczną lub całkowitą wartość potracenia. Jeśli do danego obciążenia są już naliczone jakiekolwiek spłaty nie można edytować pola z rodzajem zajęcia.
Zajęcia wynagrodzeń naliczane są zawsze w wypłatach etatowych.Dodatkowo można naliczyć je na listach płac typu ‘Inne’. Po naliczeniu wypłaty  innej z dodatkiem należy uruchomić naliczanie zajęcia za pomocą przycisku . Automatycznie zostanie dodane zajęcie wynagrodzenia, które ma przypięte pracownik oraz wyliczona kwota z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z grupy ograniczeń potrąceń. Podczas naliczania kwoty zajęcia wynagrodzenia na liście etatowej oraz innej uwzględniane są wszystkie wypłaty pracownika naliczone na listach płac typu etat, zaliczka brutto, inna wypłata, które są wypłacone w tym samym miesiącu co wypłata, w której jest naliczane zajęcie. Przy ustalaniu maksymalnej kwoty możliwej do potrącenia zostaną uwzględnione elementy z wszystkich wypłat, które nie mają zaznaczony parametr ‘Doliczany po ograniczeniu potrąceń’. Dla pożyczek PKZP, kwoty spłat pożyczek będą wpływać na wyliczenie kwoty zajęcia w zależności od ustawienia parametru ‘Spłaty pożyczek doliczane po ograniczeniu potrąceń’ z poziomu konfiguracji [Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry \ Spłaty pożyczek ]. Niezależnie od ilości wypłat w danym miesiącu zostanie wyliczona jedna kwota wolna od potrąceń.   Zajęcia mogą być naliczane także w wypłatach umów cywilnoprawnych, jeśli na formularzu zajęcia zaznaczony jest parametr Egzekucja również z wypłat umów. Przy naliczaniu potrąceń komorniczych w wypłacie umów kwoty obciążeń są ograniczane zgodnie z ustawieniem na formularzu danego zajęcia. Użytkownik może ustawić ograniczenie potrącenia z wypłat umów:
  • do wysokości kwoty wypłaty,
  • do wskazanej kwoty netto wolnej od potrąceń,
  • do wskazanego procentu kwoty netto wolnej od potrąceń.
  • kwota wolna zależna od czasu pracy.
Od 1 stycznia 2019 r. do wynagrodzenia z umowy zlecenia posiadającego charakter świadczenia powtarzającego się, które służy zapewnieniu utrzymania lub stanowi jedyne źródło dochodu, stosuje się w całości przepisy Kodeksu pracy o granicy potrącenia i kwocie wolnej od potrąceń (art. 87 i 871). Parametr Procent wynagrodzenia podlegającego egzekucji zgodnie z ustawieniami grupy ograniczeń potrąceń  pozwala na wyliczenie maksymalnej wysokości zajęcia zgodnie z ustawieniami wynikający z grupy ograniczeń potrąceń, do której jest przypięte zajęcie pracownika (Ograniczenia dotyczące wynagrodzeń nie będących zasiłkami ZUS – pole Pozostałe wynagrodzenie podlegające egzekucji do % kwoty netto), np. w przypadku zajęcia wynagrodzenia rozliczanego za pomocą typu składnika, który jest przypięty do grupy ograniczeń z innych tytułów zajęcie zostanie pobrane w wysokości maksymalnie do 50% kwoty netto wypłaty umowy. Jeśli podczas wyliczania zajęć dla zleceniobiorców chcemy oprócz ograniczenia maksymalnej kwoty do potrącenia zastosować także kwotę wolną należy ustawić odpowiednią opcję w polu Ograniczenie potrącenia. Opcja Kwota wolna zależna od czasu pracy pozwala na zastosownie kwoty wolnej podczas wyliczania zajęć wynagrodzenia dla zleceniobiorców zgodnie ze stanowiskiem resortu sprawiedliwości. Kwota wolna wyliczana jest następująco:
  • ustalenie wymiaru czasu pracy zleceniobiorcy – czas pracy wynikający z umowy przyrównujemy do normy czasu pracy w danym miesiącu dla pracownika zatrudnionego na pełnym etacie. Czas pracy pobierany jest z zestawienia czasu pracy lub kalendarza (nie)obecności w zależności od ustawienia parametru Czas pracy dla umowy pobierać. Jeśli pracownik nie ma umowy rozliczanej godzinowo do wyliczeń przyjmowany jest czas pracy dla całego etatu niezależnie od okresu, na który zawarta jest umowa. W przypadku zleceniobiorcy kwoty wolne od potrąceń ulegają obniżeniu jak przy zatrudnieniu niepełnoetatowym – zgodnie z art. 871 2 Kodeksu pracy, a zatem  jeśli w danym miesiącu wykonawca zlecenia przepracował część miesiąca a przez to mniej godzin niż wynosi nominalny czas pracy przewidziany dla pracownika pełnoetatowego, kwoty wolne ulegają proporcjonalnemu obniżeniu tak jak przy zatrudnieniu na część etatu.
  • ustalenie minimalnego wynagrodzenia dla wyliczonego wymiaru etatu;
  • ustalenie kwoty wolnej – wyliczenie kwoty netto od ustalonej kwoty minimalnego wynagrodzenie w poprzednim punkcie. Kwota netto wyliczana jest przy zastosowaniu takich samych ustawień dotyczących składek i podatku jak umowa cywilnoprawna, którą ma pracownik.
Zleceniobiorca w styczniu 2019 r. ma umowę zlecenie – 2000 zł. Jest zgłoszony do wszystkich ubezpieczeń ZUS. Przepracował 88 godz. Ma zajęcie wynagrodzenia z innych tytułów w kwocie 5000 zł. Norma czasu pracy dla stycznia 2019 dla pracownika etatowego wynosi 176 godzin. Na formularzu zajęcia wynagrodzenia pracownika zaznaczony jest parametr Procent wynagrodzenia podlegającego egzekucji zgodnie z ustawieniami grupy ograniczeń potrąceń oraz w polu Ograniczenie potrącenia ustawiona opcja Kwota wolna zależna od czasu pracy.
Przykład
Pracownik ma w wypłacie naliczone wynagrodzenie brutto w kwocie 2000 zł. Kwota netto wypłaty wynosi 1469,48 zł. Zgodnie z grupą ograniczeń potrąceń maksymalnie można potrącić do 50% kwoty netto umowy, czyli kwotę 734, 74 zł (50%*1469,48 zł). Sprawdzamy czy po potrąceniu kwoty 734,74 zł pracownik będzie miał zapewnioną kwotę netto. Kwota wolna zostanie wyliczona następująco:
  • 80 godz./160 godz. =0,50 etatu – wymiar etatu zleceniobiorcy,
  • 2800 zł * 0,50 etatu = 1400 zł,
  • 1400 zł – 191,94 (skł. społeczne) – 71,00 (zaliczka podatku) – 108,73 (skł. zdrow.) = 1028,33 zł
Kwota wolna wynosi 1028,33 zł. 734,74 zł (1469,48 – 734,74) <1028,33 zł – nie można potrącić 50% kwoty netto ponieważ nie zostanie zachowana kwota netto. Zleceniobiorca będzie miał naliczone zajęcie w kwocie 441,15zł (1469,48-441,15 =1028,33 zł).
W przypadku generowania w wypłatach spłat obciążeń komorniczych, które zostały zadeklarowane w kadrach, jako kwota całkowita zadłużenia do spłaty, w wypłacie kontrolowana jest całkowita kwota spłaty i po spłaceniu całego zadłużenia potrącenia automatycznie przestają się naliczać. Spłaty do zajęć zadeklarowanych w kwocie miesięcznej, są naliczane bez względu na to, jaka jest suma dotychczasowych spłat. Zaznaczenie parametru Spłacone w całości na formularzu zajęcia, spowoduje że nie będą już generowane spłaty do danego zajęcia. Spłaty nie będą również generowane dla zajęć oznaczonych jako Nieaktywne. W przypadku, gdy pracownik ma więcej niż jedno zajęcie podlegające egzekucji z wypłaty, kolejność ich naliczania wynika z kolejności zadeklarowanej w Grupach ograniczeń potrąceń w konfiguracji dla poszczególnych typów potrąceń. Jeśli dodatkowo więcej niż jedno zajęcie pracownika ma przypisany ten sam typ wypłaty, to o kolejności liczenia spłat zajęć o tym samym typie wypłaty, decyduje wartość ustawiona w polu Priorytet na zajęciu – im niższy priorytet, tym wcześniej liczone jest potrącenie do danego zajęcia. Podczas naliczania wypłaty z zajęciem wynagrodzenia, automatycznie tworzone są dwie grupy płatności. Jedna z tytułu wynagrodzenia dla pracownika i druga z tytułu zajęć wynagrodzenia dla komorników. Dla każdej spłaty zajęcia wynagrodzenia zapisanej w wypłacie, tworzona jest oddzielna płatność dla komornika, na kwotę odpowiadająca wartości potrącenia w wypłacie. W przypadku, gdy płatność dla komornika jest generowana, jako przelew w opisie do banku znajduje się informacja o typie składnika, imieniu i nazwisku pracownika oraz sygnaturze akt. Płatności dla komornika nie podlegają ręcznej edycji z poziomu wypłaty pracownika – ewentualne modyfikacje mogą być wykonane tylko bezpośrednio na zdarzeniu kasowo-bankowym w Preliminarzu płatności w module Kasa/Bank.
Uwaga
W wypłacie korygującej naliczonej do wypłaty anulowanej, w której były zajęcia wynagrodzenia, wprowadzono możliwość skopiowania wartości tego zajęcia z wypłaty anulowanej. Płatności z tytułu zajęć komorniczych dotyczące wypłat korygujących automatycznie otrzymują status Nie podlega rozliczeniu. W wypłacie jest możliwość przeliczenia wyliczonej kwoty potrącenia komorniczego pracownika po wprowadzeniu zmian w elementach wypłaty. Przeliczenie jest wykonywane za pomocą przycisku  dostępnego na zakładce Elementy wypłaty w wypłatach naliczonych na listach płac o rodzaju etat oraz inna wypłata dla potrąceń przypiętych na liście zajęć wynagrodzenia pracownika. W przypadku, gdy w jednej wypłacie jest naliczone potrącenie komornicze oraz spłata pożyczki, wywołanie przeliczenia kwoty potrącenia po ręcznej modyfikacji elementów wypłaty spowoduje przeliczenie jedynie zajęcia wynagrodzenia. Kwota spłaty pożyczki nie ulegnie zmianie automatycznie, w razie potrzeby można ją skorygować ręcznie.
Kwota aktualnego zadłużenia (kwota pozostająca do spłaty), związanego z poszczególnymi odnotowanymi u pracownika obciążeniami komorniczymi, jest widoczna na liście zajęć wynagrodzenia pracownika, a łączna spłacona kwota jest widoczna na formularzu danego zajęcia wynagrodzenia pracownika w kadrach.

Opis analityczny (Płace i Kadry Plus)

Opis analityczny pracownika pozwala na szczegółowe opisanie za pomocą trzech wymiarów: Wydziału, Lokalizacji i Projektu każdego elementu wypłaty i rozksięgowanie kwoty na koszty cząstkowe. Opis predefiniowany jest w kadrach, z możliwością dodatkowej edycji w wypłacie.
Uwaga
Funkcjonalność ta dostępna jest tylko w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus.
Na liście pracowników w Kadrach na pasku zadań znajduje się przycisk Generowanie opisu analitycznego z menu dostępnych opcji:
  • Dodanie domyślnego opisu analitycznego dla pracownika – pozwala na dodanie opisu dla zaznaczonych pracowników, ich dodatków, umów, akordów i pożyczek w bazach, do których zaimportowano pracowników z programów Comarch ERP Klasyka (PIK, PLP, PL), Comarch ERP XL, z arkusza MS Excel, czy z plików KEDU.
  • Kopiowanie opisu analitycznego z pracownika – istnieje również możliwość przepisania aktualnego opisu analitycznego z pracownika do jego wszystkich lub wybranych aktualnych:
    • dodatków,
    • akordów,
    • umów,
bez konieczności wchodzenia kolejno do formularza każdego dodatku (akordu, umowy). Wybór rodzaju elementów, do których ma być skopiowany opis nastąpi przez zaznaczanie odpowiedniej flagi (flag) spośród wyżej wymienionych. Opis analityczny pobierany jest zawsze z ostatniego zapisu historycznego pracownika. Kopiując opis program sprawdza zapis historyczny dodatku z datą aktualności na liście pracowników i kopiuje tylko dla tych dodatków (akordów, umów), których:
  • okres wypłacania (w dodatku),
  • ważności (w akordzie),
  • trwania (w umowie),
obejmuje datę wskazaną na liście pracowników.
Uwaga
 Opcja kopiowania opisu analitycznego z pracownika uwzględnia również Pożyczki PKZP (traktuje je jak dodatki).
Z poziomu formularza dodatku (podobnie na formularzach umowy i akordu) z menu dostępnych opcji pod przyciskiem  dostępny jest:
  • opis analityczny dodatku (odpowiednio umowy, akordu),
  • możliwość skopiowania opisu analitycznego z pracownika – jeśli dodatek (umowa, akord) zawiera opis domyślny Firma 100%, a pracownik ma już zdefiniowany nowy opis dostosowany do potrzeb użytkownika , to poprzez wybranie tej opcji do dodatku zostanie skopiowany opis analityczny pracownika.
Z poziomu formularza pracownika  dostępnych jest więcej opcji:
  • opis analityczny – do którego aktualnie przypisany jest pracownik, może to być wydział pracownika 100% lub uzupełniony przez użytkownika,
Uwaga
Uwaga: W opisie analitycznym pracownika nie należy wprowadzać wydziału  0%. Taki zapis powoduje niepoprawne generowanie opisu  w wypłatach.
  • ustawienie domyślnego opisu dla pracownika – przypisanie pracownikowi wydziału zgodnego z przypisanym pracownikowi na formularzu danych kadrowych 100%,
  • przypisanie aktualnego wydziału do wszystkich pozycji opisu,
  • przepisanie opisu analitycznego z poprzedniego zapisu historycznego.
Opis analityczny z pozycji formularza pracownika

Na formularzu opisu analitycznego dostępne są następujące funkcje:

Przypisz domyślny opis analityczny – funkcja pozwala na wygenerowanie opisu analitycznego, zgodnie z wydziałem, do którego przynależy pracownik. Uzgodnij procenty – podczas zamykania okna opisu analitycznego w kadrach program kontroluje, czy suma procentów wpisanych na wszystkich pozycjach opisu analitycznego wynosi 100% -jeżeli jest ona różna od 100%, to program po uprzednim wyświetleniu komunikatu „Wykonano automatyczną korektę wartości opisu tak, aby suma procentów wynosiła 100” dokonuje korekty na ostatniej pozycji na liście. Przypisz aktualny wydział do wszystkich pozycji opisu – operacja pozwala na automatyczne przypisanie aktualnego wydziału, do którego przynależy pracownik do wszystkich pozycji opisu analitycznego. Kopiuj opis analityczny z poprzedniego zapisu historycznego – opis analityczny dziedziczony jest z ostatniego zapisu historycznego pracownika.

Opis analityczny w wypłacie

Zdefiniowany z pozycji kadr opis analityczny, przepisywany jest do elementów wypłaty, jeżeli w pozycji Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat zaznaczony jest parametr Automatyczne generowanie opisu analitycznego w wypłatach. Opis analityczny w wypłacie wyświetlany jest zgodnie z opisem zadeklarowanym w kadrach na formularzu: pracownika, dodatku, akordu lub umowy. Można go zmodyfikować ręcznie. Dla elementów wypłaty dodawanych bezpośrednio w wypłacie oraz takich, którym w wypłacie zmieniono kwotę zalecane jest zapisanie elementu (bądź przeliczenie go „błyskawicą”) przed wejściem w edycję opisu analitycznego. Edycja opisu w elemencie wypłaty, który nie został jeszcze zapisany (przeliczony) wymaga od Operatora ręcznego poprawienia pozycji opisu (uzgodnienia). Jeżeli na formularzu wypłaty dodajemy element wynagrodzenia, to opis analityczny widoczny jest dopiero po zapisaniu formularza elementu wypłaty. Jeśli opis analityczny nie był dodany ręcznie to tworzy się domyślnie taki opis, jaki jest na formularzu pracownika. Przy ręcznej edycji opisu analitycznego na elemencie wypłaty – przy zatwierdzeniu okna przeliczają się wartości we wszystkich kolumnach (poza „Brutto”). Podczas zamykania okna opisu analitycznego elementu wypłaty program kontroluje, czy suma kwot wpisanych na wszystkich pozycjach opisu analitycznego równa się kwocie „brutto” elementu – jeżeli jest ona różna, to program dokonuje korekty na ostatniej pozycji listy opisu analitycznego. Precyzja procentu dla zapisu analitycznego w elementach wypłat wynosi cztery miejsca po przecinku, pozwala to na dowolną modyfikację kwoty z groszami. Opis analityczny w wypłacie zaliczki dziedziczony jest z opisu analitycznego wypłaty i wypełnia się dopiero po zapisie elementu wypłaty. Rozliczone nieobecności oraz elementy wypłaty naliczane automatycznie na podstawie czasu pracy (dopłata do nadgodzin 50%, dopłata do nadgodzin 100%, dopłata za pracę w nocy – Wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia) dziedziczą opis analityczny z pracownika. Można również dostosować opis analityczny dopłat do nadgodzin do czasu pracy pracownika, jeżeli w pozycji Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat  zaznaczony jest Opis analityczny dopłat do nadgodzin zgodny z opisem czasu pracy. Opis analityczny dla wynagrodzenia zasadniczego tworzony jest na podstawie opisu wejść w kalendarzu lub zestawieniu (dla pracowników, rozliczanych według zestawienia). Natomiast dla czasu przepracowanego, ale nieopisanego w kalendarzu (zestawieniu) opis dziedziczony jest z formularza pracownika.

Dodatki

Lista dodatkowych elementów wynagrodzenia - lista dodatków/potrąceń wypłacanych pracownikowi. Dodatki, potrącenia (ich sposób naliczania, opodatkowanie, obliczanie składek ZUS) definiujemy w Konfiguracji/ Firma/ Płace Typy wypłat. Na liście dodatków pracownika wybieramy tylko, który dodatek będzie wypłacany, w jakim okresie i kwocie. Jest możliwość przypisania pracownikowi równocześnie kilku dodatków/potrąceń, za pomocą z opcji Dodaj grupę dodatków, dostępnej w menu rozwijanym przy przycisku plus na liście dodatków pracownika. Dodanie grupy powoduje dopisanie tych dodatków (typów wypłat), których pracownik nie miał wcześniej przypisanych. Jeżeli przyznajemy pracownikowi składnik wynagrodzenia, który zdefiniowany jest jako jednorazowy, bez wpisania daty obowiązywania (do kiedy), to program automatycznie dopiszę tą datę po naliczeniu wypłaty. Jeżeli, w okresie wypłaty dla danego dodatku użytkownik wybierze okres inny niż 1 - np. 3, a pracownik ma przypięty ten dodatek w kadrach, to w wypłacie jest on proponowany - co 3-miesiące od daty przyznania (taka kontrola częstotliwości wypłacania dotyczy tylko modułu Płace i Kadry Plus).
Uwaga
Na formularzu dodatku parametr Nieaktywny pozwala na ustawienie dodatków, które nie są już wypłacane pracownikowi (uległy skróceniu, były wypłacane za dany okres). Dodatki nieaktywne na liście dodatków są wyświetlane na szaro. Dodatek oznaczony jako nieaktywny nie jest uwzględniany podczas wykonywania operacji seryjnych na dodatkach.
Niewliczany do podstawy zasiłku po okresie wypłacania – parametr wpływa na naliczenie podstawy zasiłku pracownika. Zaznaczenie parametru powoduje, że przy wyliczaniu podstawy zasiłku ze średniej z poprzednich wypłat, dodatkowe składniki wynagrodzenia, w których jest on zaznaczony, a które przestały pracownikowi przysługiwać przed miesiącem, w którym wyliczana jest podstawa zasiłku, nie będą uwzględniane w podstawie pomimo tego, że z definicji typu wypłaty wynika, że powinny być wliczone. W przypadku, gdy podstawa przepisywana jest z poprzedniego rozliczenia nieobecności, gdy pomiędzy poprzednią, a bieżącą nieobecnością pracownik utracił prawo do dodatku, zostanie ponownie przeliczona, czyli dodatek zostanie z niej wyłączony. Na formularzu dodatku przypisanego do pracownika dostępny jest przycisk , pod którym dostępne są wszystkie zdefiniowane symbole list płac. Wypełnienie tego pola jest równoznaczne z powiązaniem dodatku z tą listą płac. W przypadku dodatków, informacja o symbolu listy płac pamiętana jest historycznie. Dodatek, dla którego wskazano symbol listy płac, będzie się wyliczał automatycznie tylko przy naliczaniu wypłaty na liście płac zgodnej ze wskazanym symbolem. Będzie domyślnie wypłacany na wskazanej liście, jeżeli wybrano schemat numeracji dotyczący list o rodzaju: „Etat”, „Inne”, bądź „Umowa”. Jeśli na formularzu dodatku nie będzie wskazany symbol listy płac, to dodatek pojawi się w pierwszej wypłacie etatowej pracownika za dany miesiąc, niezależnie od tego, jaki symbol ma lista płac, na której są naliczane wypłaty etatowe. Dodatkowe elementy wynagrodzenia wypłacane do umów cywilnoprawnych można powiązać nie tylko z listą płac, na której mają być naliczone, ale także z konkretną umową. Aby powiązać dodatek z daną umową na formularzu dodatku, na zakładce [Wypłacany z umowami] należy wskazać umowę, z którą ma być naliczony dodatek. W zależności od ustawienia parametru w konfiguracji firmy Rozlicz dodatki/potrącenia w wypłacie umów cywilnoprawnych umowa i dodatek/ potrącenie naliczą się jako jedna lub kilka wypłat. Dodatkowe elementy wynagrodzenia wypłacane do umów cywilnoprawnych można powiązać nie tylko z listą płac, na której mają być naliczone, ale także z konkretną umową. Aby powiązać dodatek z daną umową na formularzu dodatku, na zakładce [Wypłacany z umowami] należy wskazać umowę, z którą ma być naliczony dodatek. W zależności od ustawienia parametru w konfiguracji firmy Rozlicz dodatki/potrącenia w wypłacie umów cywilnoprawnych umowa i dodatek/ potrącenie naliczą się jako jedna lub kilka wypłat. Dodatek powiązany z  umową zostanie naliczany na liście wskazanej w umowie, nie ma znaczenia uzupełnienie pola Symbol listy płac na formularzu dodatku.
Informacja
Aby zakładka [Wypłacany z umowami] była dostępna na formularzu dodatku, dodatek należy po dodaniu zapisać.
Naliczanie wypłat korygujących: lista płac korygująca może być o dowolnym symbolu, ważne jest tylko powiązanie tej listy (pole Korekta do listy) z listą płac anulowaną (pierwotnie naliczoną), w wypłacie korygującej wyliczy się dodatek powiązany ze schematem numeracji listy użytym w wypłacie anulowanej.

Eksport danych kadrowych

Eksport danych kadrowych dostępny jest pod przyciskiem  na liście pracowników w kadrach (Płace i Kadry /Kadry). Pozwala na wyeksportowanie informacji o pracowniku do arkusza *.xls programu MS Excel. Eksportowany plik można zapisać na dysku lokalnym lub w IBARD.
Uwaga
Wymagane rozszerzenie pliku docelowego Eksportu danych kadrowych to *.xls. Warunek konieczny także dla stanowisk, gdzie wykonywany jest eksport, a jest zainstalowany tylko arkusz kalkulacyjny Open Office.
Zakres informacji exportu do arkusza Excel:  
 
  • Dane identyfikacyjne (kod, nazwisko, imię, drugie imię, data urodzenia, miejsce urodzenia, imię ojca, imię matki, nazwisko rodowe, nazwisko rodowe matki, płeć, PESEL, NIP, dowód osobisty, data ważności dowodu, paszport wydział),
  • Dane adresowe adres zameldowania, zamieszkania oraz korespondencyjny  (kraj, województwo, powiat, gmina, miejscowość, ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, poczta, rodzaj miejscowości, kod gminy, telefon, E-mail),
  • Dane etatowe (data zatrudnienia, data zwolnienia, rodzaj zatrudnienia, rodzaj umowy, stanowisko, licznik wymiaru etatu, mianownik wymiaru etatu, rodzaj stawki, stawka minimalna, stawka, procent wynagrodzenia zasadniczego z 50% kosztami uzyskania przychodu),
  • Dane dotyczące ubezpieczeń (kod tytułu ubezpieczenia, prawo do renty lub emerytury, stopień niepełnosprawności, data zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, rodzaj ubezpieczenia – emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, data ubezpieczenia zdrowotnego, informacja o nie naliczaniu składek FP/FGŚP, okresy od do nie naliczania FP/FGŚP),
  • Inne dane (numer RCP, kategoria, opis kategorii, opis pracownika),
Uwaga
Można eksportować tylko jeden zapis RCP – najbardziej aktualny na liście. Podczas eksportu, jeśli pracownik w obrębie wypłaty ma więcej niż jeden tytuł ubezpieczenia, to dla takiego pracownika kwoty z wypłat będą podzielone na tyle wierszy ile ma tytułów ubezpieczenia w wypłatach na danej liście – np. osoba przebywająca przez część miesiąca na urlopie macierzyńskim będzie miała w wypłacie elementy z kodem 1240xx (zasiłek macierzyński i składki od niego) i elementy z kodem 0110xx (wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca).
  • Formy płatności – tj. dane związane ze schematem płatności pracownika (lp., forma płatności, typ formy płatności, numer banku, nazwa banku, IBAN, numer rachunku, procent wynagrodzenia, kwota wynagrodzenia, reszta wynagrodzenia wynikająca z podziału procentowego lub kwotowego),
  • Akordy (nazwa akordu, rodzaj akordu, miesiąc wykonywania akordu, rok wykonywania akordu, ilość wykonanych jednostek akordowych, czas wykonywania akordu, kwota akordu grupowego),
  • Atrybuty (opcja dostępna w module Płace i Kadry Plus) – nazwa atrybutu, typ atrybutu, daty obowiązywania atrybutu od – do, wartość atrybutu,
    • Ustaw w kolumnie 'Data od’ datę zgodnie z okresem eksportu. Przy zaznaczonym parametrze, jeśli pracownik ma atrybut w danym miesiącu, podczas eksportu arkusza Excel, w kolumnie Data od ustawia się data będąca pierwszym dniem okresu, za który jest eksport.
  • Plan pracy (kalendarz normatywny),
  • Czas przepracowany z kalendarza – odczytywany czas pracy z kalendarza tylko dla pracowników rozliczanych wg Kalendarza i wg Obecności do/z Kalendarza (Nie)obecności,
  • Nieobecności,
  • Zestawienia czasu pracy,
  • Umowy – w przypadku eksportu umów, dostępne są dodatkowo 2 opcje:
    • Tylko umowy nierozliczone – jeśli zostanie zaznaczona to zostaną wyeksportowane tylko te umowy, które nie są w bazie oznaczone jako Spłacone. Jeśli nie jest zaznaczona – eksport niezależnie od tego, czy umowa jest spłacona;
    • Tylko umowy rozpoczynające się w okresie od – do – dotyczy zawężenia eksportu do umów, które są zawarte w okresie Od-Do (istotna data zawarcia). Jeśli nie zostanie zaznaczona, to pola z zakresem dat nieaktywne – wyeksportowane zostaną wszystkie umowy.
  • Czas pracy zleceniobiorców:
    • Czas przepracowany z kalendarza – czas przepracowany przez zleceniobiorców pobrany z kalendarza (Nie)obecności.
    • Uproszczone zestawienie czasu pracy – czas pracy pobrany z zakładki Zestawienie czasu pracy z umowy. Dane zostaną wyeksportowane tylko w sytuacji, gdy pracownik posiada umowę cywilnoprawną rozliczaną według uproszczonego zestawienia.
  • Diety kierowcy międzynarodowegokwota diet, okres od- do za który przysługują oraz kraj 
Aby ułatwić sobie przygotowanie pustego arkusza z prawidłowymi nagłówkami poszczególnych kolumn i zakładek należy:
  • zalogować się do przygotowanej, pustej bazy w Comarch ERP Optima,
  • z zakładki Płace i Kadry wybrać Kadry,
  • jeśli lista pracowników jest pusta należy wprowadzić jeden zapis, w tym celu naciskamy przycisk plusa lub <INSERT>. Wystarczy uzupełnić pola: akronim, nazwisko, imię, następnie zapisać formularz,
  • aktywny stanie się przycisk eksportu danych kadrowych . Po naciśnięciu przycisku pojawi się okno z parametrami eksportu danych kadrowych można wybrać zakres danych, które użytkownik chce zapisać w formacie pliku *.xls.
W sytuacji, gdy w bazie znajdują się już dane kadrowe pracowników, a użytkownik chciałby wyeksportować dane do pliku *.xls należy zaznaczyć pracowników i nacisnąć ikonę eksportu , a następnie wybrać zakres eksportowanych danych.

Eksport czasu pracy i nieobecności

Przy każdej pozycji znajdują się pola dotyczące okresu eksportu. Daty od/ do można wpisywać „ z ręki” lub nacisnąć prawy klawisz myszy, pojawi się kalendarz. Eksport danych dotyczący czasu pracy wykonywany jest dla zaznaczonych pracowników. Eksport czasu pracy, nieobecności dostępny jest z tego samego miejsca, co eksport danych kadrowych tj. z listy pracowników w kadrach. Chcąc przygotować eksport czasu pracy, nieobecności należy:
  • wyświetlić listę pracowników (Kadry),
  • zaznaczyć pracowników, których dane o czasie pracy i / lub nieobecnościach chcemy umieścić w arkuszu *.xls,
  • następnie nacisnąć przycisk eksportu .
W oknie eksportu należy zaznaczyć właściwą opcję dotyczącą czasu pracy, czy nieobecności. Przy eksporcie czasu pracy do arkusza *.xls sprawdzany jest sposób rozliczania czasu pracy z etatu pracownika z zapisu historycznego aktualnego na dzień zgodny z datą aktualności na liście pracowników. Jeśli pracownik ma aktualizację związaną ze zmianą rodzaju rozliczenia w obrębie okresu, za który użytkownik chce wykonać eksport przykładowo: Zmiana z wg kalendarza na wg zestawienia od 15.10.2006 i wyeksportować do arkusza informacje o czasie pracy za cały miesiąc październik, należy:
  • wykonać eksport Czasu przepracowanego (arkusz wypełniany dla rozliczenia wg kalendarza i wg obecności) przy dacie aktualności ustawionej na dzień przypadający w okresie między 1 – 14.10.2006 (pracownik był wtedy rozliczany np. wg kalendarza),
  • wykonać eksport Zestawienia (arkusz wypełniany dla rozliczenia wg zestawienia) przy dacie aktualności ustawionej na dzień przypadający w okresie 15-31.10.2006 (pracownik był wtedy rozliczany wg zestawienia).
Eksport planu pracy – kalendarza normatywnego – wykonywany jest dla zadanego okresu. Jest realizowany w identyczny sposób dla wszystkich pracowników, niezależnie od tego, według jakiej metody mają rozliczany czas pracy (wg kalendarza, wg obecności, wg zestawienia).
Uwaga
Eksport planu pracy – jest wykonywany za cały miesiąc, nawet jeśli osoba nie była zatrudniona od 1-go danego miesiąca.
Eksport czasu przepracowanego (obecności) dotyczy pracowników rozliczanych:
  • Wg Kalendarza,
  • Wg Obecności.
W arkuszu *.xls znajdą się informacje o czasie przepracowanym dla poszczególnych dni (i wejść w tych dniach) we wskazanym okresie. Dla pracowników rozliczanych wg Zestawienia jest możliwość wyeksportowania do arkusza *.xls informacji o czasie przepracowanym zapisanym w zestawieniu za wskazany miesiąc. Zestawienia podlegają eksportowi wraz z pozycjami tych zestawień dla poszczególnych stref. Przy opcji eksportu zestawienia czasu przepracowanego jest parametr Tylko pracownicy z wypełnionym zestawieniem:
  • Zaznaczony [√] – w arkuszu znajdą się pracownicy rozliczani wg zestawienia, którzy wskazany okres mieli uzupełnione w programie Zestawienie,
  • Niezaznaczony [ ] – dla pracowników rozliczanych ‘wg zestawienia’, którzy w danym miesiącu nie posiadali żadnego zestawienia utworzy się puste zestawienie czasu pracy z wypełnionym Akronimem, Nazwiskiem i Imieniem pracownika. Okres Od Do nie jest wypełniany, należy go samodzielnie uzupełnić w arkuszu *.xls.
Eksport czasu pracy zleceniobiorcy dotyczy pracowników z dodanymi umowami cywilnoprawnymi. W zależności od sposobu rozliczania czasu pracy, dostępne są dwie opcje:
  • Czas przepracowany z kalendarza – zaznaczenie tego parametru, umożliwi wskazanie okresu, za który ma zostać eksportowany czas pracy zleceniobiorcy z kalendarza (Nie)obecności. Podczas eksportu sprawdzane jest czy pracownicy, których dane są eksportowane, w podanym okresie mają dodaną umowę cywilnoprawną.
  • Uproszczone zestawienie czasu pracy – zaznaczenie tej opcji oraz wskazanie okresu, spowoduje, że zostanie wyeksportowany czas pracy pobrany z uproszczonego zestawiania czasu pracy, odnotowanego w umowie. Podczas eksportu sprawdzane jest czy pracownicy, których dane są eksportowane mają w umowie cywilnoprawnej wprowadzone zestawienie czasu pracy za wskazany okres.
Eksport nieobecności do Excela za wskazany okres. Dostępny jest parametr Tylko pracownicy z nieobecnościami. Operator za pomocą tego parametru określi, czy chce eksportować dodatkowo wiersze niewypełnione nieobecnością dla osób, które w zadanym okresie nie mają ani jednego dnia nieobecności.
  • Zaznaczony [√] – w arkuszu znajdą się tylko zaznaczeni pracownicy, którzy w zadanym okresie mają odnotowane w programie nieobecności,
  • Niezaznaczony [ ] – do arkusza zostaną wyeksportowani zaznaczeni pracownicy, również Ci, którzy nie mają w zadanym okresie nieobecności, będą mieć wypełnione w arkuszu tylko kolumny z kodem, imieniem i nazwiskiem, a kolejne komórki arkusza są puste. Ta opcja eksportu nieobecności ma na celu automatyczne przygotowanie arkusza o wymaganym formacie, co ułatwi klientom skorzystanie z importu nieobecności (wystarczy tylko uzupełnić informacje o nieobecnościach i zaimportować).
Uwaga
Eksport nieobecności jest wykonywany jednakowo dla wszystkich zaznaczonych pracowników, niezależnie od tego, jaki sposób rozliczenia czasu pracy ustawiono dla danego pracownika.

Logi systemowe

Program posiada logi systemowe, tzn. zapis procedury obliczeniowej, który pozwala na analizę wyników otrzymanych w programie. Logi generują się po zaznaczeniu ich w Konfiguracja/ Program/ Płace/ Parametry w momencie naliczania wypłaty. Jest to warunek konieczny do ich generowania. W programie istnieją dwa sposoby zapisywania logów:
  • W formie pliku tekstowego – dotyczy to logów związanych z wyliczaniem:
    • Nadgodzin,
    • Limitów,
    • Stażu pracy,
  • Bezpośrednio w bazie danych – dotyczy to logów związanych z wyliczeniem podstawy dla:
    • Urlopu,
    • Ekwiwalentu,
    • Chorobowego,
    • Wychowawczego 
Logi, zapisywane w bazie danych dostępne są w programie z poziomu:
  1. Formularza elementu wypłaty ,
  2. Formularza danych kadrowych pracownika (wyświetlane są wszystkie logi zapisane dla tego pracownika).
 
Uwaga
 Logi dotyczące naliczania podstawy wynagrodzenia urlopowego, ekwiwalentu, wynagrodzenia/zasiłku chorobowego oraz urlopu wychowawczego dostępne są bezpośrednio w programie. Warunkiem generowania się tych obliczeń jest zaznaczenie logów systemowych w Konfiguracji /Program /Płace/ Parametry.

Formularz podstawy obliczeniowej: zwolnienie chorobowe

Wprowadzając do programu nieobecność typu zwolnienie lekarskie i naliczając wypłatę , na formularzu wypłaty pojawi się element wypłaty stosowny do wprowadzonej nieobecności, na przykład „wynagrodzenie za czas choroby”.
Uwaga
 Obowiązujące w Polsce przepisy dotyczące naliczania podstawy zasiłków chorobowych dopuszczają wiele różnych metod wyliczania podstawy zasiłku, zależnie od zapisów zawartych w układach zbiorowych, czy regulaminach wynagrodzeń, a dotyczących uprawnień do należnych pracownikom składników płacowych. Na sposób liczenia podstawy zasiłku wpływa dodatkowo historia podlegania ubezpieczeniom społecznym przez osobę uprawnioną do zasiłku. W szczególnych, nietypowych przypadkach zaleca się sprawdzenie poprawności wyliczenia podstawy zasiłku (można do tego wykorzystać standardowy wydruk Naliczanie podstawy zasiłku - szczegóły dostępny z formularza elementu wypłaty będącego rozliczeniem nieobecności typu ZUS) i w razie potrzeby skorygowanie kwoty podstawy zaproponowanej przez program.
Aby zobaczyć podstawę do chorobowego obliczoną przez program, należy edytować ten element wypłaty. Można to zrobić na dwa sposoby, po zaznaczeniu – przykładowego - „wynagrodzenia za czas choroby” otworzyć go przy pomocy  lub 2-krotnie klikając. Pojawi się okno z formularzem wypłaty tego składnika. Z tego poziomu można odczytać: 
  • Procent wynagrodzenia/zasiłku chorobowego,
  • Podstawę wymiaru zasiłku,
  • Ilość dni, za które wypłacono wynagrodzenie/zasiłek,
  • Wartość tego składnika.
Chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę   Podstawa obliczeniowa. Na liście podstaw chorobowych będą wyświetlane podstawy naliczenia:
  • Wynagrodzenia za czas choroby,
  • Oraz zasiłków finansowanych przez ZUS: chorobowego, chorobowego wypadkowego, macierzyńskiego, opiekuńczego i rehabilitacyjnego.
Formularz ten stosownie do obliczanego składnika zawiera informacje o:
  • Nazwie wypłacanego elementu,
  • Okresie, za jaki zostanie wypłacony,
  • Kwocie,
  • Symbolu listy płac, na której się znajduje,
  • Kwocie podstawy wymiaru,
  • Przepisaniu podstawy z poprzedniej nieobecności typu chorobowego. Parametr ten jest zaznaczony, jeśli podstawa dla danego zasiłku (wynagrodzenia chorobowego) nie była liczona, tylko pobrana z poprzedniego zasiłku,
  • Podstawa przeliczona po utracie prawa do składnika wynagrodzenia– Parametr jest zaznaczony w sytuacji, gdy pracownik utraci pomiędzy kolejnymi nieobecnościami prawo do dodatku i poprzednio ustalona podstawa zostanie przeliczona
  • Podstawie wyliczonej z  bieżącej wypłaty – parametr ten jest zaznaczony, jeśli w taki sposób podstawa została policzona. Na przykład, nie było wcześniejszych wypłat lub nastąpiła zmiana wymiaru etatu,
  • Podstawie wyliczonej z poprzednich wypłat – jeżeli podstawa była liczona ze średniej – to wartości pojawią się w kolejnych polach,
  • Okresie, z którego uwzględniono składniki miesięczne,
  • Średniej ze składników miesięcznych – tj. kwocie podstawy bez dodatków okresowych,
  • Składnikach za dłuższe okresy wyliczone z okresu – zakres miesięcy, z których wliczono dodatki okresowe do podstawy,
  • Podstawie ze składników należnych za okresy dłuższe niż miesiąc – kwota podstawy z dodatków okresowych.
Z poziomu formularza podstawy chorobowej dostępna jest ikona drukarki . W celu wydrukowania loga do chorobowego należy rozwinąć dodatkowe menu i wybrać Naliczenie podstawy zasiłku. Przygotowano dwa rodzaje wydruku – uproszczony i szczegółowy.
Uwaga
 Wydruk „Naliczania podstawy zasiłku” można zobaczyć po uprzednim zapisaniu wypłaty i ponownym wejściu do formularza wypłaty, a następnie do formularza podstawy obliczeniowej.
Zasady wliczania składników wynagrodzenia do podstawy wymiaru zasiłków chorobowych:
  • Do podstawy nie wliczają się stałe dodatki (typy wypłat) wpisane w kadrach, które w definicji nie mają zdefiniowanego wliczania do podstawy zasiłków (dotyczy liczenia podstawy chorobowej z danych kadrowych).
  • Stawka zasadnicza pobierana jest z miesiąca, w którym rozpoczęło się chorobowe, a nie z ostatniego zapisu historycznego (dotyczy liczenia podstawy chorobowej z danych kadrowych).
  • W przypadku zmiany wymiaru etatu do podstawy wymiaru liczona jest stawka (pomniejszona o składki ZUS) z tej części etatu, na które przypadało zwolnienie.
  • Do podstawy wliczają się typy wypłaty, w których w konfiguracji okres wypłaty określono jako „jednorazowa” a w pozycji nieobecności „wliczać do podstawy zasiłków”.\
  • Do podstawy nie wliczają się typy wypłat do których pracownik utracił prawo przed datą rozpoczęcia zwolnienia.
  • Dla pracownika rozliczanego według zestawienia nie wliczają się do podstawy oskładkowane wypłaty do umów, które zakończyły się przed rozpoczęciem nieobecności chorobowej (zgodnie z przepisami traktowane są elementy wynagrodzenia, do których pracownik stracił prawo).
Jeśli program wylicza podstawę z bieżącej wypłaty, (bo jest to pierwsza wypłata) – a z ręki zostanie zmieniona podstawa w wypłacie, to w bazie danych podstawa wymiaru zapisuje się jako wartość wyliczona przez program, a nie ta zmieniona przez użytkownika. Podstawa ma być pokazywana taka, jaką wyliczył program; Kwota zasiłku ma być zgodna z faktycznie wypłaconą kwotą.
Uwaga
 Zarówno formularz podstawy wyświetlany w programie, jak i wydruk zawsze pokaże taką wartość podstawy, jaką wyliczył program w chwili naliczania zasiłku. W przypadku ręcznej zmiany podstawy w wypłacie, kwota podstawy wyświetlana na formularzu podstawy pozwoli sprawdzić, jaką podstawę program wyliczył przed wprowadzeniem ręcznych zmian przez użytkownika.

Formularz podstawy obliczeniowej urlopu

Podstawy urlopowe są liczone w inny sposób niż podstawy do chorobowego, zawartość zapisanych w bazie podstaw obliczeniowych nieco się różni. Jak już wspomniano, warunkiem pojawienia się podstawy wynagrodzenia urlopowego jest zaznaczenie logu naliczania urlopu w Konfiguracji programu/ Płace/ Parametry.
Uwaga
 Z podstawą obliczeniową do urlopu powiązany jest również inny parametr, dostępny w Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry/Wynagrodzenie/ekwiwalent za urlop  . Funkcja ta wpływa na sposób wyliczania dodatku urlopowego przez program. Zaznaczenie parametru oznacza obliczanie przeciętnego wynagrodzenia do urlopu „wg daty wypłaty”. Na przykład: wynagrodzenie za urlop udzielony w maju 2005 liczyć się będzie ze średniej z wypłat: za styczeń (wypłaconej w lutym), za luty (wypłaconej w marcu) i za marzec (wypłaconej w kwietniu).
Na liście podstaw urlopowych będą wyświetlane zarówno podstawy naliczenia urlopów (wypoczynkowych i okolicznościowych), jak i podstawy do wyliczonych ekwiwalentów za niewykorzystany urlop. Po zaznaczeniu w Konfiguracji logu do naliczania urlopu, należy wprowadzić do programu nieobecność typu urlop wypoczynkowy/ okolicznościowy. Po naliczeniu wypłaty, na formularzu wypłaty pojawi się element wypłaty stosowny do wprowadzonej nieobecności, na przykład „wynagrodzenie za czas urlopu”. Aby zobaczyć podstawę do urlopu obliczoną przez program, należy edytować ten element wypłaty. Można to zrobić na dwa sposoby, po zaznaczeniu – przykładowego – wynagrodzenia za czas urlopu otworzyć go przy pomocy  lub dwukrotnie klikając. Następnie, chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę   Podstawa obliczeniowa. Na formularzu podstawy urlopowej będą wyświetlone następujące informacje:
  • Nazwa wypłacanego składnika wynagrodzenia,
  • Okres, za jaki wypłacany jest ten element,
  • Kwota do wypłaty,
  • Symbol listy płac, na której się znajduje,
  • Wartość godziny urlopu (ekwiwalentu) – wartość godziny urlopu, jaka została wyliczona przy liczeniu wynagrodzenia za urlop w wypłacie,
  • Podstawa wyliczona jak za urlop okolicznościowy z bieżącego miesiąca –parametr nie będzie zaznaczony, jeśli nie było wcześniejszych wypłat,
  • Stawka wyliczona ze składników stałych (z bieżącego miesiąca) – kwota policzona z bieżącej wypłaty (całość dla urlopu okolicznościowego, stałe składniki dla wypoczynkowego),
  • Składniki miesięczne wyliczone z miesięcy – informacja, które miesiące zostały uwzględnione do obliczenia wynagrodzenia urlopowego,
  • Stawka wyliczona ze składników zmiennych – kwota policzona ze średniej.
Z poziomu formularza podstawy urlopowej dostępna jest na pasku zadań ikona drukarki  . Po wywołaniu dodatkowego menu drukarki należy wybrać rodzaj Naliczenie podstawy urlopu. W programie dostępne są dwa rodzaje wydruku loga do urlopu – uproszczony i ze szczegółami.
Uwaga
 Wydruk „Naliczania podstawy urlopu” można zobaczyć po uprzednim zapisaniu wypłaty i ponownym wejściu do formularza podstawy obliczeniowej.

Formularz podstawy obliczeniowej ekwiwalentu

Podstawa ekwiwalentu liczona jest w inny sposób niż podstawy do chorobowego, zawartość zapisanych w bazie podstaw obliczeniowych nieco się różni. Jak już wspomniano, warunkiem pojawienia się podstawy ekwiwalentu jest zaznaczenie logu naliczania ekwiwalentu w Konfiguracji programu/ Płace/ Parametry. Aby można było zobaczyć formularz podstawy obliczeniowej ekwiwalentu należy na formularzu wypłaty naliczyć wypłatę typu Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Aby zobaczyć podstawę do ekwiwalentu obliczoną przez program, należy edytować ten element wypłaty. Można to zrobić na dwa sposoby, po zaznaczeniu tego elementu wynagrodzenia otworzyć go przy pomocy  lub 2-krotnie klikając. Następnie, chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę    Podstawa obliczeniowa. Na formularzu podstawy ekwiwalentu będą wyświetlone następujące informacje:
  • Nazwa wypłacanego elementu,
  • Okres za jaki wypłacany jest ten element,
  • Kwota do wypłaty,
  • Symbol listy płac, na której się znajduje,
  • Wartość godziny urlopu (ekwiwalentu) – wartość godziny ekwiwalentu, jaka została wyliczona przy liczeniu ekwiwalentu za urlop w wypłacie,
  • Stawka wyliczona ze składników stałych (z bieżącego miesiąca) – kwota składników stałych z bieżącego miesiąca,
  • Współczynnik ekwiwalentu – współczynnik według którego ekwiwalent jest obliczany, wartość pobierana ze zdefiniowanego typu wypłaty „Ekwiwalent za urlop”,
  • Składniki miesięczne uwzględnione z miesięcy – informacja, które miesiące zostały uwzględnione do obliczenia ekwiwalentu za urlop,
  • Stawka wyliczona ze składników zmiennych (ze średniej) kwota policzona ze średniej,
  • Składniki za dłuższe okresy wliczone z miesięcy – okres, z którego uwzględnione zostały do ekwiwalentu składniki za okresy dłuższe niż miesiąc,
  • Średnia ze składników należnych za okresy dłuższe niż miesiąc – średnia stawka wyliczona ze składników za okresy dłuższe niż miesiąc.
Z poziomu formularza podstawy urlopowej dostępna jest na pasku zadań ikona drukarki . Po wywołaniu dodatkowego menu drukarki (czarna strzałka obok ikony z drukarką) należy wybrać rodzaj „Naliczenie podstawy ekwiwalentu”. W programie dostępne są dwa rodzaje wydruku loga do ekwiwalentu – uproszczony i ze szczegółami.
Uwaga
 Wydruk Naliczania podstawy ekwiwalentu można zobaczyć po uprzednim zapisaniu wypłaty i ponownym wejściu do formularza podstawy obliczeniowej.
Uwaga
 Do podstawy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wliczane są składniki okresowe, czyli składniki wypłacane co kilka miesięcy (co 2, 3, 4, 6, 12 m-cy) oraz nadgodziny (Dopłata do nadgodzin 50%, Dopłata do nadgodzin 100% oraz Dopłata do nadgodzn średniotygodn. 100%) w przypadku, gdy na kalendarzu przypisanym do pracownika ustawiony jest okres rozliczeniowy większy niż 1 miesiąc. Dodatki okresowe są wliczane do podstawy ekwiwalentu w wysokości, w jakiej został wypłacony dodatek na liście płac i dodatkowo w konfiguracji typu wypłaty ustawiono sposób wliczania do podstawy naliczania ekwiwalentu za czas urlopu różny od Nie wliczać.

Formularz podstawy obliczeniowej: urlop wychowawczy

Pracownicy przebywający na urlopie wychowawczym mają finansowane z budżetu państwa składki na ubezpieczenie emerytalne-rentowe oraz ubezpieczenie zdrowotne. Podstawę składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowi stała kwota 620 zł, odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych. Podstawę składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym rozpoczęła się nieobecność. Wprowadzając do programu nieobecność typu urlop wychowawczy i naliczając wypłatę, na formularzu wypłaty pojawi się element „zasiłek wychowawczy”. W tym elemencie zapisana jest podstawa, od której zostaną naliczone składki emerytalno-rentowe.
Uwaga
 Podstawa składek emerytalno-rentowych dla pracowników przebywających na urlopie wychowawczym jest naliczana jako średnia z wypłat w przypadku, gdy dla pracownika w zapisie historycznym aktualnym na moment naliczania wypłaty nie jest uzupełniona kwota w polu Podstawa składek emerytalno-rentowych – średnia z 12 miesięcy przed urlopem.
Aby zobaczyć podstawę składek dla urlopu wychowawczego obliczoną przez program, należy edytować ten element wypłaty. Można to zrobić na dwa sposoby, po zaznaczeniu „zasiłku wychowawczego” otworzyć go przy pomocy  lub 2-krotnie klikając. Pojawi się okno z formularzem wypłaty tego składnika. Z tego poziomu można odczytać:
  • Podstawę – pełna, miesięczna kwota podstawy składek emerytalno-rentowych pobrana z formularza danych kadrowych pracownika lub wyliczona jako średnia z wypłat,
  • Podstawę składek E/R – faktyczna kwota podstawy składek emerytalno-rentowych. Jest to kwota pobrana z pola Podstawa, ewentulanie odpowiednio podwyższona do kwoty minimalnej lub obniżona do kwoty maksymalnej. Podstawa składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe nie może być wyższa niż kwota stanowiąca 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalania kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek ani niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia i niższa niż aktualnie obowiązujące minimalne wynagrodzenie ustalone proporcjonalnie do wymiaru etatu pracownika.
Chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę   Podstawa obliczeniowa. Formularz ten stosownie do obliczanego składnika zawiera informacje o:
  • Nazwie wypłacanego elementu,
  • Okresie, za jaki zostanie wypłacony,
  • Symbolu listy płac, na której się znajduje,
  • Kwocie podstawy wymiaru – kwota pobrana z kadr lub wyliczona z wypłat,
  • Przepisaniu podstawy z poprzedniej nieobecności typu chorobowego – parametr ten jest zaznaczony, jeśli podstawa dla zasiłku wychowawczego nie była liczona, tylko pobrana z poprzedniego zasiłku. Podstawa jest przepisywana, jeśli przerwa między kolejnymi nieobecnościami typu urlop wychowawczy jest krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe.
  • Podstawa pobrana z formularza pracownika – parametr będzie zaznaczony, jeśli podstawa zostanie pobrana z formularza pracownika z zakładki Ubezpieczenie cd.
  • Podstawie wyliczonej z  bieżącej wypłaty – parametr ten jest zaznaczony, jeśli podstawa zostanie naliczona z elementów z bieżącej wypłaty pracownika, w której jest naliczony zasiłek wychowawczy np. nie było wcześniejszych wypłat lub pracownik w okresie 12 miesięcy był nieobecny,
  • Podstawie wyliczonej z poprzednich wypłat – jeżeli podstawa była liczona ze średniej – to wartości pojawią się w kolejnych polach,
  • Okresie, z którego uwzględniono składniki miesięczne,
  • Średniej ze składników miesięcznych – tj. kwocie podstawy bez dodatków okresowych,
  • Składnikach za dłuższe okresy wyliczone z okresu – zakres miesięcy, z których wliczono dodatki okresowe do podstawy,
  • Podstawie ze składników należnych za okresy dłuższe niż miesiąc – kwota podstawy z dodatków okresowych.
Z poziomu formularza podstawy obliczeniowej dla urlopu wychowawczego dostępna jest ikona drukarki   W celu wydrukowania loga dla urlopu wychowawczego należy rozwinąć dodatkowe menu i wybrać Naliczenie podstawy składek E-R dla urlopu wych. Dostępne są dwa rodzaje wydruku – uproszczony i szczegółowy.
Uwaga
 Wydruk „Naliczanie podstawy składek E-R dla urlopu wych.” można zobaczyć po uprzednim zapisaniu wypłaty i ponownym wejściu do formularza wypłaty, a następnie do formularza podstawy obliczeniowej.
Zasady wliczania składników wynagrodzenia do podstawy składek emerytalno-rentowych dla urlopu wychowawczego:
  • uwzględniamy wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy, o ile stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe.
  • premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym. W przypadku, gdy przysługują za okresy kwartalne wlicza się je do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy. Natomiast jeśli przysługują za okresy roczne uwzględnia się je w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy.
  • jeżeli w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie urlopu wychowawczego pracownik nie otrzymał oskładkowanego wynagrodzenia (np. z powodu przebywania na urlopie macierzyńskim, czy rodzicielskim), jako podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych przyjmuje się kwotę wynagrodzenia wynikającą z umowy o pracę
  • przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustala się przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez ubezpieczonego przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte. W przypadku, gdy ubezpieczony rozpoczął korzystanie z urlopu wychowawczego przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, należy uwzględniać wynagrodzenie uzyskane u danego płatnika składek za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia.
  • jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych:
    • wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,
    • przyjmuje się, po uzupełnieniu według zasad opisanych dalej, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy.
Na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
  • jeśli pracownik był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, a więc miał zagwarantowane minimalne wynagrodzenie, to podstawa wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie może być niższa niż aktualnie obowiązująca kwota minimalnego wynagrodzenia. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, które w umowie o pracę miały zagwarantowaną kwotę minimalnego wynagrodzenia odpowiednio zmniejszoną proporcjonalnie do tego wymiaru, podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym stanowi odpowiednio pomniejszona kwota aktualnego minimalnego wynagrodzenia, z tym że nie może być ona niższa niż 75 % minimalnego wynagrodzenia.
  • zmiana wymiaru czasu pracy nie wpływa na zmianę zasad ustalania przeciętnego wynagrodzenia za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy. Nie stosuje się zasady wynikającej z art. 40 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. To oznacza, że do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy przyjmować zarówno wynagrodzenie z okresu przed, jak i po zmianie wymiaru czasu pracy.

Lista zapisów historycznych (aktualizacja zapisu)

Aktualizacja zapisu  – pozwala na tworzenie historii zmian danych kadrowych pracownika. Nowy zapis dodaje się z datą, od jakiej zmiana ta ma obowiązywać. W ten sposób można odnotować zmianę np. stawki zaszeregowania, adresu czy kodu ubezpieczenia i zmianę nazwiska pracownika w przypadku zawarcia związku małżeńskiego.
Uwaga
 Uruchamiając przycisk Aktualizacji zapisu podpowiada się data zgodna z datą aktualności na Liście pracowników.
Aktualizowany zapis można zobaczyć na Liście zapisów historycznych  gdzie wyświetlany jest:
  • Akronim – inaczej kod pracownika. Kod zawiera 20 znaków i może ulegać zmianie.
  • Okres od / do – data od odpowiada dacie aktualizacji i wskazuje od kiedy dany zapis obowiązywał. Jeśli data do – jest pusta to oznacza, że dany zapis obowiązuje nadal. Data do wypełniana jest w przypadku kolejnej aktualizacji.
  • Stanowisko – zajmowane przez pracownika.
  • Stawka – zaszeregowania pracownika w danym okresie, stawka miesięczna lub godzinowa.
  • Wymiar etatu – w podanym okresie.
  • Data zatrudnienia – pracownika etatowego, dla zleceniobiorców data zatrudnienia nie jest uzupełniana.
  • Data zwolnienia – dotyczy tylko pracownika etatowego i wskazuje na ostatni dzień jego zatrudnienia.
  • Wydział – do jakiego przypisany był pracownik w danym okresie (opcja dostępna tylko w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus).
Uwaga
 U pracownika, który posiada tylko jeden zapis historyczny obie daty są puste

Dany zapis można edytować lub skasować. Nowy zapis tworzy się zawsze w celu odnotowania zmian np. stawki zaszeregowania, kodu ubezpieczenia, nigdy zaś w celu poprawy danych.

Uwaga
 Poprawianie danych polega na całkowitym nadpisaniu poprzednich wartości. Aktualizacja powoduje zachowanie starych danych.
Z punktu widzenia programu bardzo istotne jest poprawne prowadzenie historii danego pracownika. Dane w programie mogą być modyfikowane na dwa sposoby. Może to być:
  • aktualizacja zapisu lub
  • poprawienie danych.
Aktualizacja zapisu zachowuje „stary” zapis. Po modyfikacji mamy więc:
  • poprzedni zapis z jego datą aktualizacji oraz
  • nowy zapis z nową datą aktualizacji.
W praktyce wygląda to tak, że program w momencie aktualizacji zapisu kopiuje wszystkie dane, zapisuje je z nową datą aktualności i oczekuje na zmianę zawartości wybranych pól. Po dokonanej aktualizacji, okres do w ‘starym zapisie’ zostanie uzupełniony jako obowiązujący do dnia poprzedniego przed aktualizacją. Poprawienie danych polega na nadpisaniu już istniejących danych (poprzednie dane zostaną bezpowrotnie utracone). Mechanizmu poprawiania danych używać będziemy również do uzupełniania brakujących informacji. Załóżmy, że w trakcie wpisywania danych użytkownik ograniczył się do wpisania kodu pracownika, jego imienia i nazwiska. Teraz te dane należy uzupełnić. Praktycznie nie ma znaczenia, kiedy te dane zostaną poprawione – nie interesuje nas nowy zapis historyczny. Dla nas istotne jest, aby dane były kompletne „od zawsze”. Użyjemy procedury poprawiania danych. W tym celu, należy wejść na listę zapisów historycznych pracownika, a następnie za pomocą ikony  lub dwukrotnie klikając na danym zapisie, otworzyć formularz danych kadrowych w trybie edycji. Wówczas można nanieść zmiany, uzupełnić dane i zapisać. Poprawienie danych dotyczy zawsze wyłącznie jednego rekordu wskazywanego datą aktualności. Gdyby w omawianym przypadku okazało się, że błędnie zostało wpisane nazwisko pracownika, to mechanizmu poprawienia danych należałoby użyć 3-krotnie, indywidualnie dla każdego zapisu. Na przykład: Wywołujemy listę aktualną w dniu:
  • 1980/05/10 – poprawiamy pierwszy zapis historyczny,
  • 1993/07/29 – poprawiamy drugi zapis historyczny,
  • 1999/06/01 – poprawiamy ostatni zapis historyczny.
Poprawiając dane w przedstawiony powyżej sposób nie musimy wpisywać dokładnych dat aktualizacji. Istotne jest jedynie podanie dat mieszczących się w zadanych przedziałach. Wybierając datę aktualności zapisu (przykładowo):
  • 1980/05/10,
  • 1985/01/01,
  • 1993/07/28
spowodujemy, że na ekranie wyświetlana zawsze będzie ta sama informacja, aktualna pomiędzy 1980/05/10 a 1993/07/28 (1993/07/29 to data aktualności kolejnego zapisu).
Dotyczy wersji: 2018.2.1
Porównaj z poprzednim zapisem historycznym   – pozwala na porównanie zaktualizowanych danych kadrowych pracownika w stosunku do poprzedniego zapisu historycznego. Aby wyświetlić różnice pomiędzy zapisami historycznymi, należy ustawić się na danym zapisie i klikając na ikonę otworzy się okno ‘Różnice pomiędzy zapisami historycznymi’, gdzie wyświetlane jest:
  • Nazwa pola – dotyczy pola, w którym nastąpiła zmiana
  • Poprzednia wartość – wartość z poprzedniego zapisu
  • Nowa wartość – nowa wartość po aktualizacji zapisu
Zaktualizowane w stosunku do poprzedniego zapisu historycznego dane kadrowe są wyróżnione kolorem zielonym.
  Osoba pracująca na umowie cywilnoprawnej, która następnie zostaje zatrudniona na etat: Po wyświetleniu  Listy zapisów historycznych pracownika dla osoby pracującej na podstawie umowy cywilnoprawnej pojawi się pusty zapis (pola te wypełniane są tylko dla etatu). W tym istniejącym rekordzie należy odnotować zatrudnienie pracownika na etat. Aby poprawnie dokonać zapisu należy wejść  lub 2-krotnie klikając do formularza kadrowego i uzupełnić dane związane z etatem, w szczególności zakładkę [Etat] i zapisać zmiany.
Uwaga
 Ze względu na poprawność wszelkich obliczeń związanych z pracownikiem należy bardzo uważać i rozróżniać aktualizację od poprawny danych, dzięki temu unikniemy zbędnych zapisów oraz błędów w naliczaniu składników wynagrodzeń. Od wersji  Comarch ERP Optima 2022.5.1 wprowadzono przypomnienie o konieczności odnotowywania zmian wpływających na wysokość wypłaty przez aktualizację zapisu pracownika. W przypadku gdy Użytkownik uzupełni/zmieni dane poprzez edycję formularza, a nie za pomocą aktualizacji zapisu podczas zapisu kartoteki pojawi się odpowiedni komunikat z dwoma dostępnymi opcjami. Użytkownik wprowadzone zmiany będzie mógł zapisać jako nowy zapis historyczny obowiązujący od wskazanego dnia lub w edytowanym zapisie pracownika. W przypadku wybrania opcji dodania nowego zapisu historycznego podana data, od kiedy zmiana ma być wprowadzona musi mieścić się w okresie obowiązywania edytowanego zapisu pracownika

Atrybuty pracownika (Płace i Kadry Plus)

Atrybuty to cechy, za pomocą, których można opisywać pracowników, wprowadzając dowolną liczbę dodatkowych informacji, stosownie do potrzeb danej firmy. Możliwość opisania pracownika dowolnymi niestandardowymi atrybutami (cechami) i zastosowanie ich przy definiowaniu składników wynagrodzenia pozwoli na odpowiednie sparametryzowanie naliczania wynagrodzeń i ułatwia konfigurowanie płac. Zamiast definiowania kilku podobnych typów wypłat, różniących się tylko wartością jednego parametru, można zdefiniować jeden typ wypłaty, używając jako parametru odpowiedniego atrybutu, którego wartość byłaby pobierana z pracownika. Użytkownik ma do dyspozycji następujące typy atrybutów:  
  • flaga,
  • tekst,
  • liczba,
  • lista (zamknięta, otwarta),
  • adres URL,
  • zapytanie SQL.
Szczegółowe zasady tworzenia atrybutów opisano w podręczniku do Konfiguracji systemu. Lista atrybutów pracownika  pozwala na dodawanie, usuwanie, edycje oraz tworzenie historii atrybutu. Okno listy atrybutów pracownika zawiera dwie kolumny:
  • nazwę przypisanego pracownikowi atrybutu,
  • i jego aktualną wartość. 
Lista atrybutów domyślnie zawężona jest do tych, których okres obowiązywania (ważności) obejmuje dzień, na który wyświetlana jest lista (na liście w kadrach jest to data aktualności, na liście Wypłat pracowników – data bieżąca programu). Import atrybutów z programu Comarch ERP XL (opcja dostępna w module Płace i Kadry Plus) - dostępny jest tylko w bazach danych współpracujących z programem Comarch ERP XL. W przypadku braku połączenia z bazą Comarch ERP XL po uruchomieniu opcji importu wyświetlany jest stosowny komunikat. Atrybuty dodawane pracownikowi w Comarch ERP Optima i ich wartości (wraz z historią) zapisywane są równocześnie jako atrybuty danego pracownika w Comarch ERP XL. Przy imporcie pracowników (z menu Narzędzi lub z poziomu listy pracowników) z programu Comarch ERP XL do programu Comarch ERP Optima „nowi” pracownicy importowani są wraz z listą atrybutów i wartościami z Comarch ERP XL (wartość z najpóźniejszego zapisu w historii).
Uwaga
Import danych do Comarch ERP OptimaComarch ERP XL za pomocą opcji Import danych z systemu Comarch ERP XL (Narzędzia/Importy) jest dostępny jedynie, gdy w Konfiguracji zaznaczony jest parametr Odblokuj importy danych z bazy Comarch ERP XL.
Przy dodawaniu pozycji do listy atrybutów pracownika jest możliwość wyboru: czy dodajemy pojedynczy atrybut, czy dodajemy całą grupę atrybutów:
Dodawanie atrybutów
Dodawanie pojedynczego atrybutu - po wybraniu z listy atrybutów opcji Dodaj pojedynczy atrybut otwiera się formularz atrybutu, na którym poprzez przycisk  wybieramy zdefiniowany w Konfiguracji atrybut. Następnie dodajemy aktywną ikoną Plusa historię atrybutu, tzn. okres, w jakim będzie obowiązywał atrybut oraz jego wartość. Jeżeli atrybut przysługuje na czas nieokreślony, to nie wypełniamy dat „od… do”. Historia atrybutu - jeżeli przyznana wartość atrybutu zmienia się, to należy go zaktualizować poprzez dodanie kolejnego zapisu w historii atrybutu. Wchodząc na formularz atrybutu ikoną Plusa tworzymy kolejny zapis poprzez podanie w pierwszej kolejności daty aktualizacji, czyli daty, od której obowiązuje zmiana wartości atrybutu. Podczas aktualizowania wartości atrybutu w nowym zapisie proponuje się jako „data od” podana wcześniej data aktualizacji. Po wybraniu okresu obowiązywania atrybutu zmieniamy wartość i zapisujemy stworzony zapis historyczny.
Uwaga
Nie można dodać dwóch zapisów historycznych obowiązujących w tym samym okresie.
Atrybut bez uzupełnionej historii jest traktowany jako ciągle aktywny z wartością zero, więc bez względu na włączony lub wyłączony znacznik Pokaż wszystkie atrybuty pracownika będzie widoczny na liście atrybutów pracownika. Dodawanie grupy atrybutów - przy dodawaniu równocześnie całej grupy atrybutów – ich okres ważności jest ustawiany jako bezterminowy, a wartości przypisywane zgodnie z domyślnymi wartościami ustawionymi w konfiguracji. Jeśli w definicji atrybutu nie byłoby ustawionej wartości domyślnej, to atrybut byłby przypięty bez wartości. Z pozycji listy pracowników w kadrach dostępny jest wydruk dla zaznaczonych pracowników o nazwie „Pracownicy według atrybutów”, który pozwala sprawdzić, którzy pracownicy posiadają wybrany atrybut.

Rejestrator Czasu Pracy (RCP) (Płace i Kadry Plus)

W module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus istnieje możliwość rozliczenia czasu pracy pracownika w oparciu o RCP (Rejestrator Czasu Pracy). Dane odczytywane z czytnika RCP mogą wyć wykorzystane do:
  • ewidencji obecności pracowników w pracy – import z pliku pozwala na odnotowanie obecności pracownika, bez zmiany informacji o czasie pracy (godziny wejścia/wyjścia),
  • rozliczaniem czasu pracy – kalendarz pracownika zostaje uzupełniony o godziny wejścia i wyjścia z pracy.
Aby móc korzystać z tej funkcji należy w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry/Dane kadrowe i deklaracje  zaznaczyć parametr Używanie RCP do ewidencji czasu pracy. Po ponownym wejściu do Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry pojawią się dodatkowe funkcje:
  • RCP format importu – pozwala ustalić format importu, standardowo lista jest pusta,
  • RCP reguły wygładzania – funkcja umożliwia zdefiniowanie korekt dotyczących importu pliku RCP. Lista zawiera jedną, zdefiniowana regułę wygładzania.
Szczegóły na ten temat zawarte są w podręczniku do Konfiguracji systemu. Zaznaczenie powyższego parametru uaktywnia pole RCP reguła wygładzania na formularzu pracownika zakładka [Etat]. RCP reguły wygładzania – w trakcie odczytu (importu), dane są analizowane. Funkcja ta automatycznie koryguje importowane dane, zgodnie z regułą wygładzania, jaką użytkownik wybrał. Można wybrać standardową regułę wygładzania lub własną, wcześniej zdefiniowaną w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ RCP reguły wygładzania. Import danych o czasie pracy, a wybór reguły wygładzania – w pierwszej kolejności program sprawdza regułę wygładzania wybraną dla pracownika – jeśli pole RCP reguła wygładzania jest:
  • uzupełnione – przy imporcie danych związanych z tym pracownikiem zostanie zastosowana wybrana u niego reguła,
  • puste – program sprawdzi regułę wygładzania w wydziale, do którego należy pracownik.
Jeśli pole RCP reguła wygładzaniaWydziale pracownika jest:
  • uzupełnione – przy imporcie danych zostanie zastosowana reguła wybrana dla tego wydziału (będzie to dotyczyło wszystkich zaznaczonych pracowników należących do tego wydziału dla których nie wybrano innej, indywidualnej reguły),
  • puste – program sprawdzi regułę w wydziale nadrzędnym. Na tym poziomie zasada dziedziczenia jest analogiczna, jak ta opisana powyżej.
Numer karty RCP – numer karty wpisany u pracownika będzie wykorzystywany podczas importu do rozpoznania, którego pracownika dotyczy importowany wiersz z pliku RCP.
Uwaga
Brak numeru karty RCP obowiązującej na dany dzień będzie oznaczać, że dany pracownik nie ma rozliczanego czasu pracy w oparciu o RCP.
Pierwszy odczyt z dowolnego czytnika musi zostać poprzedzony wprowadzeniem numerów kart RCP, którymi posługują się pracownicy. Można to zrobić z dwóch poziomów:
  1. Z listy pracowników w kadrach, po zaznaczeniu pracownika, wybrać z ikony  opcję Lista kart RCP
  2. Z formularza pracownika, wybrać z ikony  opcję Lista kart RCP.
Wybierając opcję Lista kart RCP otworzy się okno:
Lista kart RCP pracownika

Przy wpisywaniu pierwszej karty pracownika zaznaczanie okresu obowiązywania i wpisywanie zakresu dat nie jest konieczne – karta może być przypisana „bezterminowo”.

Dodając kolejną pozycję na liście – dla następnej karty (np. pracownik dostał nową kartę, bo poprzednia uległa zniszczeniu) – uzupełniamy numer karty i „Okres Od”. Po zapisaniu nowego rekordu, automatycznie wypełni się „Okres Do” obowiązywania poprzedniej karty z datą o jeden dzień wcześniejszą w stosunku do „Okres Od” aktualnej karty.

Przy wielu kolejnych wymianach kart – tylko pierwsza będzie mieć „pustą” datę Od i tylko ostatnia „pustą” datę Do, wszystkie pozostałe karty musza mieć wypełniony okres obowiązywania Od/Do – okresy w kolejnych kartach nie muszą być styczne (jeśli były okresy w trakcie zatrudnienia, w których pracownik nie korzystał z karty RCP), ale nie mogą na siebie w żaden sposób zachodzić.

Uwaga
Program nie kontroluje numerów kart RCP przypisanych pracownikom. W związku z powyższym, należy zwracać uwagę, aby numery nie dublowały się.
Dodaj – można dodać numer karty RCP i okres jej ważności. Jeśli data DO nie zostanie uzupełniona, karta RCP ważna jest bezterminowo. Edycja karty RCP. Usunięcie zaznaczonej karty RCP Po wprowadzeniu wszystkich numerów kart RCP, można dokonać importu danych z czytnika RCP. W tym celu należy zaznaczyć pracowników na liście w kadrach, następnie z menu dostępnych opcji przy ikonie  wybrać opcję Import czasu pracy z czytników RCP.
Uwaga
Aby import czasu pracy przebiegł poprawnie w pliku tekstowym wejścia i wyjścia pracownika muszą być wprowadzone jako osobne wpisy (wiersze). Oznaczenia „wejścia” i „wyjścia” nie mogą być takie same.
Import danych RCP
Podczas importu tworzony jest log zawierający informacje o wszystkich pracownikach. W opisie w logu widoczne jest: imię i nazwisko pracownika i numer karty RCP – dla których była próba wykonania importu, zarówno wtedy gdy się powiodła, jak i wtedy gdy zapis z pliku nie został przeniesiony do kalendarza pracownika. Układ informacji w logu zgodny jest z kolejnością importu: numer karty RCP, imię i nazwisko pracownika, który ma przypisany kartę o takim numerze, a pod nim w kolejnych liniach (jako gałęzie tego pracownika) zapisywane są informacje dotyczące kolejnych dni. Log ten ułatwia kontrolę nad dokonywanym importem RCP. Po zakończeniu importu log jest aktywny na ekranie jako aktywny do czasu zamknięcia go przez użytkownika. Po zaimportowaniu pliku, dni kalendarza odnotowujące rzeczywisty czas pracy pracownika (Nieobecności zakładka [Kalendarz]) będą widoczne w kolorze zielonym (rysunek poniżej). Dla pracowników, którzy mają przypisany numer karty RCP, można zrobić wydruk „Pracownicy z kartami RCP”, dostępny z listy pracowników w kadrach, ikona  po rozwinięciu strzałki z menu Pracownicy/ Pracownicy z kartami RCP. W przypadku modułu Płace i Kadry Plus lista kart RCP podlega synchronizacji z analogiczną listą u pracownika w systemie Comarch ERP XL. Jeśli z poziomu programu Comarch ERP XL jest prawidłowo ustawiona współpraca z modułem płacowym, czyli jest stosowana dwukierunkowa synchronizacja danych, dane dotyczące kart RCP między bazami są synchronizowane automatycznie. W związku z tym domyślnie jest zablokowana możliwość przenoszenia danych pomiędzy bazami z poziomu Comarch ERP Optima – ukryte są opcje importu/eksportu danych w menu Narzędzia/Importy, a także wyłączony import danych z Comarch ERP XL na liście kart RCP pracownika. Parametr Odblokuj importy danych z bazy Comarch ERP XL znajdujący się w konfiguracji firmy w gałęzi Parametry współpracy z XL pozwala na odblokowanie importów w przypadku, gdyby współpracująca baza Comarch ERP XL była w wersji niższej niż 2015.1, czyli obsługującej dwukierunkową synchronizację w niepełnym zakresie.

Filtrowanie listy pracowników

Lista – standardowo wyświetla się lista wszystkich osób wpisanych do bazy. Możliwe jest zawężenie listy do pracowników etatowych, zleceniobiorców, pracowników bez zatrudnienia. Wyboru dokonujemy z poziomy rozwijanej listy pomocniczej. Poniżej zamieszczamy opis, jak należy rozumieć określenie:
  • Etaty – lista osób posiadających aktualne umowy o pracę. Na liście wyświetlani są pracownicy etatowi, którzy byli zatrudnieni chociaż przez jeden dzień w miesiącu, zgodnym z miesiącem ustawionym w polu Data aktualności.
  • Umowy – lista osób z trwającymi aktualnie umowami cywilnoprawnymi.
  • Bez zatrudnienia – osoby nieposiadające aktualnych umów, dotyczy to zarówno pracowników etatowych jak i zleceniobiorców (wygasł termin trwania umów). Lista ta obejmuje również osoby, którym w programie odnotowano jedynie dane personalne (z tymi osobami nie zawarto jeszcze żadnych umów).
  • Wszyscy – na liście tej znajdują się wszystkie osoby wpisane do programu, jest to połączenie wcześnie omówionych trzech list (Etaty + Umowy + Bez zatrudnienia).
  • Właściciele – lista właścicieli i osób współpracujących. Osoby z tej listy nie pojawiają się na żadnej innej liście.
Uwaga
 Po wyświetleniu listy Właściciele, przy kolejnym podnoszeniu listy pracowników ustawiany jest filtr na „Wszyscy”. W każdym innym przypadku jest podpowiadany ostatnio użyty filtr.
Fragment okna Lista pracowników ( w wersji Płace i Kadry Plus)
Data aktualności – standardowo proponuje się data określona z poziomu Narzędzia/ Data bieżąca, która domyślnie przyjmuje ustawienie daty systemowej. Program wyświetla na liście osoby, które w danym miesiącu w obrębie daty aktualności spełniają kryteria do wyświetlenia ich na żądanej liście.
Przykład
 Pracownik zwolniony w dniu 16.05.2016 będzie widoczny na liście pracowników Etaty do 31.05.2016. Dopiero z dniem 1.06.2016 nie będzie widoczny na tej liście.
Uwaga
Na liście pracowników, w oknie Wypłaty pracowników – dane pracownika (akronim, nazwisko, imię) wyświetlane są zawsze z ostatniego (bieżącego) zapisu historycznego. W kolumnie Zatrudnienie – opis Etat, Etat/Umowa, Umowa, Brak – informuje o tym, czy dany pracownik jest, bądź kiedykolwiek był zatrudniony na etat i/lub umowę. W pozostałych kolumnach Listy pracowników dane wyświetlane są zgodnie z datą aktualności na liście.
Przykład
 Z dniem 1.06.2016 poprzez aktualizację zapisu dokonujemy zmianę nazwiska z np. Nowak na Kowalska oraz wymiar etatu z 1/1 na 3/4. Na liście pracownik będzie zawsze widoczny pod nazwiskiem Kowalska, również na każdy dzień sprzed zmiany. Natomiast dane dotyczące wymiaru etatu będą ulegać zmianie zgodnie z datą aktualności. Wybierając datę aktualności 31.05.2016 na liście widoczny będzie wymiar 1/1, natomiast przechodząc na 3.06.2016 widoczny jest już wymiar 3/4. Dodatkowo edytowanie formularza pracownika na odpowiedni dzień kalendarzowy pozwoli wyświetlić obowiązujące w danym okresie nazwisko oraz wymiar etatu, czyli edycja formularza pracownika z dniem 31.05.2016 – widoczne nazwisko Nowak i wymiar 1/1, a z dniem 1.06.2016 nazwisko Kowalska i wymiar 3/4.
Wydział/podwydziały (moduł Płace i Kadry Plus) – możliwość filtrowania pracowników po wydziale, do którego zostali przypisani, zgodnie z wybraną datą aktualności. W celu zawężenia listy pracowników do osób należących do konkretnego wydziału należy kliknąć przycisk Wydział, wybrać odpowiednią komórkę organizacyjną firmy oraz zaznaczyć, czy wybrana komórka ma być wyświetlana razem z jednostkami jej podległymi (parametr Podwydziały [v]). Po wybraniu konkretnego wydziału, lista pracowników zostaje zawężona tylko do osób zatrudnionych w wybranym wydziale/podwydziale. Sortowanie pracowników z pozycji kadr przydatne jest do sporządzania raportów kadrowych i wykonywania operacji seryjnych (np. naliczanie deklaracji PIT-11 dla pracowników danego wydziału, przypisywanie atrybutów). Centrum podległ./podcentra – możliwość filtrowania pracowników według centrum podległościowego, do którego zostali przypisani, zgodnie z wybraną datą aktualności. W celu zawężenia listy pracowników do osób należących do konkretnego centrum należy kliknąć przycisk Centrum podległ. i wybrać odpowiednią jednostkę organizacyjną firmy. Zaznaczenie parametru Podcentra powoduje wyświetlenie dodatkowo pracowników przypisanych do jednostek organizacyjnych podległych danemu centrum. Kierownik/ tylko bezpośredni podwładni – wskazanie nazwiska kierownika/zastępcy poprzez wybór z listy pracowników-kierowników/zastępców i ustawienie dodatkowo parametru Tylko bezpośredni podwładni, pozwala na wyświetlenie tylko bezpośrednich podwładnych lub łącznie z pracownikami centrów będących w strukturze poniżej centrum, dla którego dany pracownik jest kierownikiem/zastępcą, na dzień zgodny z datą aktualności. Pokaż archiwalnych – opcja przydatna przy dużej rotacji pracowników, w celu ułatwienia przeglądania danych. Wyświetla nazwiska byłych pracowników, właścicieli przeniesionych do tak zwanego „archiwum”. Funkcjonalność dostępna zarówno w Comarch ERP Optima w module Płace i Kadry, jak i Płace i Kadry Plus. Szerzej omówiony w kolejnym podrozdziale. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Panel wyszukiwania – funkcja ta umożliwia szybkie wyszukiwanie osób według podanych przez użytkownika parametrów, między innymi po: dacie zatrudnienia, stanowisku, stawce zaszeregowania, rodzaju stawki zaszeregowania, wymiarze etatu, rodzaju umowy, dacie zatrudnienia:
  • Po naciśnięciu  pojawia się okno (rysunek poniżej), gdzie można wpisać wybrane parametry, wg których program ma znaleźć pracownika.
  • Filtrowanie odbywa się na bieżąco przy włączonej pinezce 
  • Po wyszukaniu pracowników spełniających określone warunki można ukryć panel wyszukiwania. Służy do tego ikona .
Panel wyszukiwania (Lista pracowników w Kadrach)
Uwaga
 Założenie do filtrowania osób po zakresie dat w Panelu wyszukiwania jest takie, że w polach Zatrudniony Od… Do…  wyświetlane wszystkie osoby, zatrudnione na etat co najmniej jeden dzień w okresie wskazanym filtrem.
W programie Comarch ERP Optima w polu Filtr z poziomu rozwijalnego menu widoczne są standardowo zdefiniowane następujące filtry:
#(G) FP/FGŚP - nowozatrudnieni powyżej 50 lat
Filtr wyświetla pracowników, którzy w zapisie aktualnym na wskazany dzień:
  • są zatrudnieni (kontrola daty zatrudnienia na zakładce [Etat]) w miesiącu zgodnym z datą na jaką wywołujemy filtr,
  • nie mają zaznaczonych parametrów: Nie naliczać składek FP/FGŚP (warunek jest spełniony także jeżeli jeden z parametrów jest niezaznaczony), a jeżeli jest zaznaczony to dodatkowo sprawdzany jest okres obowiązywania zwolnienia z opłacania składek na FP/FGŚP
  • oraz najpóźniej w dniu zgodnym z datą zatrudnienia osiągnęli wiek 50 lat (sprawdzana jest data urodzenia pracownika).
Filtr pozwala na wyszukanie osób, którym potencjalnie można ustawić zwolnienie z opłacania składek FP/FGŚP. Po zawężeniu listy pracowników za pomocą filtru, wystarczy wybrać pracowników, którzy przed zatrudnieniem byli zarejestrowani jako bezrobotni przez co najmniej 30 dni. Następnie po zaznaczeniu tych pracowników za pomocą seryjnej zmiany pola (bądź przez edycję formularza pracownika) należy i za pomocą aktualizacji zapisu (data aktualizacji: pierwszy dzień miesiąca następującego po dacie zatrudnienia) zaznaczyć parametry Nie naliczać składek FP oraz/lub Nie naliczać składek FGŚP wpisując dla nich zakresy dat obejmujące 12 miesięcy od pierwszego dnia miesiąca następującego po dacie zatrudnienia.
#(G) FP/FGŚP - nowo zatrudnieni poniżej 30 lat
Filtr wyświetla pracowników, którzy:
  • są zatrudnieni (kontrola daty zatrudnienia na zakładce [Etat]) w miesiącu zgodnym z datą na jaką wywołujemy filtr
  • oraz w dniu zatrudnienia nie ukończyli 30 lat.
Filtr umożliwia wyszukanie nowo zatrudnionych pracowników poniżej 30 roku życia, za których przysługuje zwolnienie z opłacania składek na FP i FGŚP przez okres 12 miesięcy, począwszy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy o pracę, jeśli poprzednio byli zarejestrowani jako bezrobotni.
#(G) FP/FGŚP - osoby powracające z urlopów macierzyńskich i wychowawczych
Filtr wyświetla pracowników, którzy w zapisie aktualnym na wskazany dzień:
  • nie mają zaznaczonych parametrów: Nie naliczać składek FP/FGŚP (warunek jest spełniony także, jeżeli jeden z parametrów jest niezaznaczony), a jeżeli jest zaznaczony to dodatkowo sprawdzany jest okres obowiązywania zwolnienia z opłacania składek na FP/FGŚP
  • oraz w miesiącu z daty filtra kończy się nieobecność urlop macierzyński, urlop macierzyński dodatkowy, urlop rodzicielski lub wychowawczy oraz bezpośrednio po tej nieobecności nie rozpoczyna się kolejna nieobecność typu urlop macierzyński lub urlop wychowawczy.
Filtr pozwala na wyszukanie osób, którym potencjalnie można ustawić zwolnienie z opłacania składek FP/ FGŚP.
#(G) FP/FGŚP - kobiety powyżej 55 i mężczyźni powyżej 60 lat
Filtr wyświetla pracowników, którzy w zapisie aktualnym na wskazany dzień:
  • nie mają zaznaczonych parametrów: Nie naliczać składek na FP/FGŚP (warunek jest spełniony także jeżeli jeden z parametrów jest niezaznaczony), a jeżeli jest zaznaczony to dodatkowo sprawdzany jest okres obowiązywania zwolnienia z opłacania składek na FP/FGŚP
  • oraz najpóźniej w pierwszym dniu miesiąca z daty aktualności osiągają wiek (na podstawie daty urodzenia): 60 lat w przypadku mężczyzny oraz 55 lat w przypadku kobiety.
Filtr pozwala na wyszukanie osób, którym można ustawić zwolnienie z opłacania składek FP/FGŚP. Po zawężeniu listy pracowników za pomocą filtru dla wybranych pracowników należy zaznaczyć tych pracowników i za pomocą seryjnej zmiany pola (bądź przez edycję formularza pracownika) zaznaczyć parametry Nie naliczać składek na FP oraz/lub Nie naliczać składek na FGŚP z zakresem dat: data Od ustawiona na pierwszy dzień miesiąca, w którym pracownik ma już przez cały miesiąc co najmniej 55/60 lat, data Do pozostawiona pusta, czyli zwolnienie będzie bezterminowe (nie przestanie obowiązywać).
Uwaga
 Parametry Nie naliczać składek na FP i Nie naliczać składek na FGŚP są automatycznie ustawiane na podstawie daty urodzenia i płci pracownika.
#(G) 14 dni wynagrodzenia chorobowego - pracownicy powyżej 50 lat
Filtr wyświetla pracowników, którzy w zapisie aktualnym na wskazany dzień:
  • nie mają zaznaczonego parametru Chorobowe finansowane przez pracodawcę do i/lub wartości 14 w ilości dni
  • oraz do 31-go grudnia roku poprzedzający rok z daty filtra osiągnęli wiek co najmniej 50 lat.
Filtr pozwala na wyszukanie osób, którym należy z początkiem roku ustawić finansowanie wynagrodzenia chorobowego do 14 dni. Po zawężeniu listy pracowników za pomocą filtru dla wybranych pracowników za pomocą aktualizacji zapisu (data aktualizacji: 1 stycznia danego roku) należy zaznaczyć parametr Chorobowe finansowane przez pracodawcę do: i wpisać 14 w pole dni. Aktualizację tych pól można wykonać również za pomocą operacji seryjnej zmiany pola dla zaznaczonych pracowników.
Uwaga
 Parametr Chorobowe finansowane przez pracodawcę do jest automatycznie ustawianyNa podstawie odnotowanej daty urodzenia pracownika wypełniane są dane dotyczące skróconego do 14 dni okresu finansowania przez firmę wynagrodzenia za czas choroby i daty obowiązywania tego ustawienia.  
#(G) Kończące się umowy o pracę .
Filtr domyślnie wyświetla listę pracowników, dla których data rozwiązania umowy o pracę zawiera się w okresie 5 dni wokół daty bieżącej. Filtr wyświetla te same osoby co analiza ‘Kończące się umowy o pracę’ w Informacjach o firmie. Domyślne zakresy dat filtra można zmienić ustawiając termin w analizie z poziomu Konfiguracji programu/ Informacje/ Informacje bieżące.
#(G) PPK – osoby, które zrezygnowały z uczestnictwa w PPK.
  • Filtr wyświetla pracowników, którzy w zapisie aktualnym na wskazany dzień (domyślnie podpowiada się data 2023-03-01), mają zawartą umowę cywilnoprawną lub są zatrudnione na etat i w najnowszym zapisie historycznym na zakładce [PPK/Dodatkowe] mają odnotowaną datę rezygnacji z PPK, która przypada przed datą podaną w filtrze.
#(G) Pracownicy do badania.
Pracownicy do badania – domyślnie filtr wyświetla listę pracowników, dla których data ważności badań okresowych zawiera się w okresie 30 dni wokół daty bieżącej. Filtr wyświetla te same osoby co analiza ‘Pracownicy do badania’ w Informacjach o firmie. Domyślne zakresy dat filtra można zmienić ustawiając termin w analizie z poziomu  Konfiguracji programu/ Informacje/ Informacje bieżące.
Po wybraniu odpowiedniego filtra na liście pracowników w programie Comarch ERP Optima w oknie z parametrem (data) znajduje się krótka informacja na temat wybranego filtra.
Uwaga
 O zaznaczeniu parametrów dla konkretnych pracowników decyduje użytkownik programu, filtr ma za zadanie tylko i wyłącznie ułatwienie wyszukanie tych osób.

Pokaż archiwalnych – filtr

Pokaż archiwalnych – w celu ułatwienia przeglądania danych, na formularzu danych kadrowych pracownika i właściciela (formularz pełny i uproszczony), na zakładce [Ogólne] znajduje się parametr Archiwalny. Parametr ułatwia przenoszenie danych o osobach od dawna niepracujących, do tak zwanego „archiwum”. Funkcjonalność dostępna zarówno w Comarch ERP Optima w module Płace i Kadry, jak i Płace i Kadry Plus.
Uwaga
 Pracownicy o statusie Archiwalny domyślnie ukrywani są na wszystkich wyświetlanych w programie Listach pracowników tj. dostępnych w module Płace i Kadry, w menu Ogólne, jak i na pomocniczych listach wywoływanych z poziomu innych modułów.
Status Archiwalny dotyczy pracownika, a nie poszczególnych zapisów historycznych. Zmiana statusu pracownika na Archiwalny:
  • Należy edytować formularz danych kadrowych pracownika.
  • Na zakładce [Ogólne] zaznaczyć parametr Archiwalny.
  • Zapisać formularz pracownika ikoną dyskietki.
  • Następnie wyświetlić Listę pracowników Wszyscy, osoba o statusie Archiwalny, nie będzie widoczna. Chcąc zobaczyć takiego pracownika należy zaznaczyć parametr Pokaż archiwalnych (domyślnie nie jest zaznaczony). Nazwisko pracownika o statusie Archiwalny będzie widoczne w kolorze szarym.
Uwaga
 Aby zmienić status pracownika z „archiwalnego” na standardowy, należy wyświetlić Listę pracowników Wszyscy z zaznaczonym parametrem Pokaż archiwalnych [v]. Następnie edytować formularz danych kadrowych tego pracownika i usunąć znacznik w polu Archiwalny.
Eksport / import danych kadrowych (arkusz Excel) W danych identyfikacyjnych widnieje kolumna Archiwalny. Pole może przyjmować wartość:
  • 0 – pracownik bez statusu Archiwalny,
  • 1 – pracownik o statusie Archiwalny.
Uwaga
 Dane kadrowe zaimportowane z baz danych programów Comarch ERP Klasyka do arkusza MS Excel za pomocą programu Comarch ERP Migrator w kolumnie Archiwalny przyjmą wartość domyślną 0. Programy kadrowo – płacowe Comarch ERP Klasyka nie mają odpowiednika tego pola.
Arkusze MS Excel utworzone we wcześniejszych wersjach Comarch ERP Migrator, tym samym nieposiadające kolumny Archiwalny również są importowane do programu Comarch ERP Optima. Wówczas, podczas importu danych kadrowych:
  • nowego pracownika – parametr Archiwalny domyślnie nie jest zaznaczony (pole przyjmuje wartość 0),
  • ponowny import z opcją Nadpisz – nie modyfikuje ustawienia parametru Archiwalny już istniejącego w bazie Comarch ERP Optima.
Eksport danych kadrowych oraz wypłat pracowników archiwalnych do pliku MS Excel jest możliwy, pod warunkiem zaznaczenia przed eksportem osób o tym statusie. Wypłaty pracowników – zaznaczenie parametru Pokaż archiwalnych pozwala na przeglądanie naliczonych wypłat pracowników w okresie jego zatrudnienia. Kasy zapomogowo – pożyczkowe (moduł Płace i Kadry Plus) – również tutaj znajduje się parametr Pokaż archiwalnych, który wyświetli nazwiska pracowników archiwalnych i umożliwi przeglądanie ich zapisów odnotowanych w PKZP. Deklaracje (PIT, ZUS, PFRON) – uwzględniają osoby o statusie Archiwalny, jeśli obejmują okres ich zatrudnienia (w jakim są dla nich naliczone wypłaty). Wydruki, a osoby o statusie Archiwalny:
  • wydruki, które wymagają zaznaczenia pracowników – mogą zawierać osoby o statusie Archiwalny, pod warunkiem, że będzie wyświetlona lista pracowników archiwalnych i zostaną zaznaczone ich nazwiska,
  • pozostałe wydruki – osoby o statusie Archiwalny pojawią się, jeśli wydruki będą dotyczyć okresu, w którym były zatrudnione.
Koszty wynagrodzeń (wypłaty brutto) – funkcjonalność dostępna w przypadku licencji na moduł Analizy z poziomu Wypłaty pracowników. Wykres kosztów wynagrodzeń zawiera wszystkie wypłaty naliczone w podanym okresie, nie ma znaczenie ustawienie parametru Pokaż archiwalnych.

Zaliczki brutto/netto

W programie istnieje możliwość udzielania i rozliczania:
  • Zaliczek brutto (opodatkowanych, oskładkowanych),
  • Jak i zaliczek netto (nieopodatkowane, nieoskładkowanych).
Zasady naliczania są analogiczne jak dla pozostałych wypłat (etaty czy inne wypłaty). Należy pamiętać, że zaliczki muszą być związane z odpowiednią listą płac zaliczek i nie mogą być przypięte do np. listy wypłat etatowych. Udzielenie zaliczki brutto/netto:
  • Należy z menu Płace i Kadry wybrać Listy płac, następnie klawiszem <INS> lub ikoną plusa otworzyć nowy formularz listy płac.
  • Wybrać symbol listy. Dla zaliczek zostały predefiniowane dwa symbole: ZB – zaliczki brutto, z – zaliczki netto.
  • Zależnie od wybranego symbolu listy płac (ZB lub Z) podpowie się odpowiedni rodzaj listy płac (Zaliczka brutto/netto).
Formularz listy płac Zaliczka brutto (fragment okna)
  • W oknie Wypłaty pracowników należy wybrać listę płac zaliczkową, naliczając wypłatę podnosi się pusty formularz. Na formularzu wypłaty na zakładce [Elementy wypłaty] za pomocą klawisza <INSERT> lub ikoną plusa dodać zaliczkę i uzupełnić pole Wartość (kwotę udzielonej zaliczki brutto/netto), a następnie zapisać wprowadzone zmiany.
Kwota udzielonej zaliczki brutto/netto zapamiętana jest w programie jako kwota do spłaty do tej zaliczki.
Uwaga
Spłata zaliczki brutto/netto automatycznie generowana jest tylko w wypłacie o rodzaju etat. Rozpoczęcie spłat zaliczki brutto/netto następuje na liście płac mającej datę wypłaty co najmniej 1 dzień późniejszą niż data wypłaty na liście płac, na której wypłacono daną zaliczkę.
Spłata zaliczki brutto/netto zostaje ograniczona do kwoty, jaką można potrącić w wyliczanej wypłacie. Jeśli wypłacona zaliczka brutto/netto przekracza kwotę spłaty, będzie ona potrącana w kolejnych wypłatach, aż do jej całkowitego rozliczenia.
Uwaga
 Kwota spłaty zaliczki brutto generowanej automatycznie w wypłacie etatowej ograniczona jest do wysokości sumy elementów wypłaty zdefiniowanych jako opodatkowane, oskładkowane i „wpływające na kwotę do wypłaty”. Może się zdarzyć, że w wypłacie etatowej nie nastąpi automatyczna spłata zaliczki brutto, na przykład w sytuacji, gdy przez cały miesiąc pracownik jest na zwolnieniu lekarskim i wypłacono mu jedynie wynagrodzenie chorobowe/zasiłek chorobowy (są to elementy opodatkowane, ale nieoskładkowane).
Pole z kwotą spłaty podlega edycji. Ponadto, w programie możliwe jest indywidualne dodanie na listę płac (etat lub inna) elementu wypłaty Spłata zaliczki brutto/ Spłata zaliczki. W przypadku, gdy kwota dodawanej ręcznie spłaty byłaby większa od sumy dodatnich elementów wypłaty (w przypadku zaliczki brutto – opodatkowanych i oskładkowane), pojawi się na zapisie komunikat: Lista wszystkich niespłaconych zaliczek brutto/netto związanych z danym pracownikiem dostępna jest na górnej belce z poziomu formularza danych kadrowych pracownika jak i z poziomu formularza wypłaty zaliczki brutto/netto pod klawiszem . Lista składa się z 2 zakładek:
  • [Ogólne] – wyświetlane są tutaj informacje o kolejnych spłatach danej zaliczki: numer i okres listy płac, w której dokonano kolejnej spłaty, wartość netto (kwota do wypłaty) uwzględniająca potrącenie i wartość spłaty.
  • [Szczegółowe] (elementy wypłaty) – lista elementów wypłaty, jakie znalazły się na poszczególnych listach.
Korekty wypłat dla zaliczek brutto – istnieje możliwość anulowania i korygowania wypłat dla list płac Zaliczka brutto. Wypłata zaliczki brutto może być anulowana tylko wtedy, gdy nie ma do niej naliczonych żadnych spłat w wypłatach o statusie innym niż Anulowana. W praktyce, wymaga to anulowania (lub usunięcia) najpierw wszystkich wypłat pracownika ze spłatami zaliczki brutto, a dopiero w kolejnym kroku można anulować samą wypłatę zaliczki brutto. Wydruki Dostępne są następujące wydruki, które dotyczą niespłaconych zaliczek:
  • Raport zaliczek brutto dostępny z listy pracowników,
  • Raport zaliczek netto dostępny z listy pracowników,
  • Zaliczki brutto pracownika z poziomu formularza danych kadrowych pracownika,
  • Zaliczki netto pracownika z formularza danych kadrowych.

Pożyczki

W programie istnieje możliwość udzielania i rozliczania pożyczek pracowniczych. Zasady naliczania są analogiczne, jak dla pozostałych wypłat (etaty czy inne wypłaty). Należy pamiętać, że pożyczki muszą być związane z listą płac Pożyczka i nie mogą być przypięte do np. listy wypłat etatowych.
Formularz listy płac typu Pożyczka
Chcąc wypłacić pracownikowi pożyczki, należy:
  • Z menu Płace i Kadry wybieramy Listy płac, dodajemy nową listę płac typu Pożyczka,
  • Po zdefiniowaniu listy płac Pożyczka, należy przejść do wypłat pracowników <CTRL>+<L> i wybrać listę pożyczek wcześniej zdefiniowaną (pod przyciskiem Listy płac),
  • Będąc w formularzu wypłaty, należy przejść na zakładkę [Elementy wypłaty] i za pomocą ikony plusa lub <INSERT> albo polecenia Dodaj z menu kontekstowego wywoływanego prawym klawiszem myszki dodać pożyczkę i uzupełnić następujące pola:
    • Typ – można wybrać standardowy typ wypłaty Pożyczka, ale jeśli w konfiguracji użytkownik prawidłowo zdefiniuje własną pożyczkę, będzie ją można wybrać z listy pod przyciskiem Typ,
    • Wartość pożyczki udzielonej pracownikowi,
    • Wysokość miesięcznej raty,
    • Kwota odsetek obliczona dla każdej raty miesięcznej.
  • Po uzupełnieniu formularza elementu wypłaty należy wypłatę zapisać.
Uwaga
 Odsetki naliczane są do każdej raty pożyczki, – jeżeli w miesiącu zostaną policzone dwie spłaty pożyczki, to również policzą się dwa razy odsetki, do każdej spłaty osobno.
Kolejnym krokiem jest zamknięcie listy pożyczek. Lista pożyczek, która nie zostanie zamknięta zablokuje możliwość naliczania pracownikowi innych wypłat (inna lista) wchodzących do tego samego miesiąca deklaracji. Jeżeli do danej pożyczki zostały już naliczone spłaty, to program blokuje kasowanie pożyczki oraz modyfikację wypłaconej pożyczki oraz rat. Rozliczenie wypłaconej pożyczki następuje automatycznie w kolejnych wypłatach etatowych i w wypłacanych umowach cywilnoprawnych, zgodnie z zadeklarowaną kwotą rat, aż do momentu spłacenia całej kwoty pożyczki. Data udzielenia pożyczki jest to data wypłaty odczytana z formularza listy płac pożyczkowej. Rozpoczęcie spłat pożyczki następuje w wypłatach, których data wypłaty na formularzu listy płac jest późniejsza niż data wypłaty pożyczki. Jeśli pracownik ma jednocześnie zawartą jakąś umowę cywilnoprawną to spłata pożyczki pojawia się automatycznie na naliczanych listach płac typu EtatUmowa. W sytuacji, gdy spłata ma się pojawiać tylko na wypłatach etatowych to należy w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry/ Spłaty pożyczek  zaznaczyć parametr Nie generuj spłaty pożyczki na liście wypłat z tytułu umów cywilnoprawnych [√].
Uwaga
W Start /Konfiguracja/Firma/Płace/Parametry/Spłaty pożyczek  dostępne są parametry wpływające na wyliczenie kwoty spłaty pożyczki:
  • Ogranicz spłatę pożyczki w wypłacie etatowej do kwoty netto do wypłaty – parametr umożliwia ograniczenie kwoty spłaty pożyczki do kwoty netto wypłaty. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.
  • Spłaty pożyczek doliczane po ograniczeniu potrąceń – parametr wpływa na wyliczenie kwoty spłaty pożyczki w przypadku, gdy pracownik ma zajęcie wynagrodzenia. Zaznaczenie parametru powoduje, że spłaty pożyczek zarówno rata kapitałowa jak i odsetki będą liczone dopiero po wyliczeniu potrąceń według grup ograniczeń. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.
Jeżeli pożyczkobiorca chce w jednej wypłacie spłacić kilka rat lub kwotę większą od wartości jednej raty z odsetkami, to należy dodać w wypłacie drugi typ wypłaty o nazwie Spłata pożyczki i uzupełnić jego wartość. Może się zdarzyć, że pracownikowi udzielono kilku pożyczek, dla których stworzono odrębne listy płac typu Pożyczka. Na formularzu wypłaty pracownika można dodać przyciskiem plusa lub INS kolejną pozycję „spłata pożyczki” i wybrać, której pożyczki dotyczy ta spłata. W tym celu należy rozwinąć Listę pożyczek i wybrać pożyczkę, do której generowana będzie spłata. Z poziomu Kadr, po otwarciu formularza danych kadrowych pracownika, po wybraniu Pożyczki z menu dostępnych opcji przy ikonie  widoczna jest Lista wszystkich niespłaconych pożyczek związanych z danym pracownikiem. Lista ta zbudowana jest z 4 kolumn, w których wyświetlane są informacje o nazwie, dacie przyznania, wartości pożyczki i kwocie, jaką już spłacono. W programie dostępna jest również lista spłat zaliczek/pożyczek, która dostępna jest po wejściu do formularza wypłaty pożyczki (Płace/ Lista pożyczek/ Formularz wypłaty) na górnej belce okna. Lista ta składa się z 2 zakładek:
  • [Ogólne] – wyświetlane są tutaj informacje o kolejnych spłatach danej pożyczki: numer i okres listy płac, w której dokonano kolejnej spłaty, wartość netto (kwota do wypłaty) uwzględniająca potrącenie i wartość spłaty.
  • [Szczegółowe (elementy wypłaty)] – lista elementów wypłaty, jakie znalazły się na poszczególnych listach.
Lista spłat pożyczki
Uwaga
 W spłacie kapitału uwzględniane jest zaniechanie.
Zaniechanie pożyczki Przy dodawaniu zaniechania do pożyczki podpowiadana jest kwota pozostająca do spłaty, uwzględniająca spłacone raty pożyczki zapisane w wypłatach. Chcąc wykonać zaniechanie udzielonej pożyczki należy:
  • Na formularzu wypłaty dodać element wypłaty Zaniechanie pożyczki, pojawi się formularz elementu wypłaty zaniechania.
  • W polu Lista pożyczek należy wybrać pożyczkę, której dotyczy zaniechanie.
  • Wartość – podpowie się kwota pozostająca do spłaty. Należy ją odpowiednio skorygować, jeśli wartość zaniechania ma być inna.
Proponowana kwota nie uwzględnia natomiast spłaty z bieżącej wypłaty, jeśli zaniechanie jest dodawane w trakcie naliczania wypłaty. Zaniechanie w bieżącej wypłacie zawierającej spłatę raty kapitałowej podpowie się z uwzględnieniem tej raty, jeśli po naliczeniu wypłaty zostanie ona zapisana bez dodania zaniechania, a następnie ponownie edytujemy formularz i dopiero wówczas dodamy zaniechanie.
Uwaga
 W przypadku wypłacania pożyczek udzielonych w PKZP (moduł Płace i Kadry Plus) kwota udzielanej pożyczki, wysokość raty i odsetek nie są edytowalne w wypłacie pożyczki – bo zarówno wartość pożyczki jak i harmonogram spłat tworzone są na liście PKZP.

Archiwizacja wypłat

https://www.youtube.com/watch?v=l1qr_Kllwqs Funkcjonalność pozwala na zwiększenie wydajności na dużych bazach, z wypłatami naliczonymi za kilka lat. Funkcja archiwizacji wypłat dostępna jest na liście pracowników w Kadrach, . po rozwinięciu opcji Inne  dostępnej na pasku narzędziowym. Archiwizacja wypłat możliwa jest do wykonania przez operatora posiadającego status administratora i nie mającego ustawionej blokady Dostęp do kadr bez danych płacowych. Archiwizować można wypłaty zamknięte lub zaksięgowane. W przypadku braku wypłat, które można zarchiwizować w danym okresie w logu wyświetlany jest komunikat: Imię i nazwisko: nie posiada zamkniętych wypłat do archiwizacji w danym okresie. Wypłaty o statusie Archiwalna nie są uwzględniane przy liczeniu bieżących wypłat. Dla poprawności wyliczania bieżących wypłat konieczne jest, by nie były zarchiwizowane wypłaty uwzględniane do wyliczenia kwot w bieżących wypłatach. Z tego względu nie można zmieniać statusu na Archiwalne wypłat: 
 
  • dla wszystkich: z okresu do półtora roku wstecz w stosunku do miesiąca za który będą dopiero naliczane wypłaty, ze względu na liczenie średniej do podstaw zasiłków chorobowych,
  • dla pracowników mających niespłacone pożyczki, z okresu obejmującego wypłatę pożyczki i dotychczasowe spłaty do niej (będzie je można zarchiwizować, gdy pożyczka zostanie całkowicie spłacona),
  • w przypadku liczenia dodatków wg algorytmu 12 z wykorzystaniem wzorców płacowych – wypłaty z tylu poprzednich miesięcy, z ilu mają być uwzględniane.
  Po uruchomieniu ikony Archiwizacja wypłat  możliwe są do wyboru dwie opcje Archiwizuj wypłatyPrzywróć wypłaty z archiwum oraz wskazanie zakresu miesięcy, za które chcemy wykonać daną operację. Archiwizacji podlegają wypłaty naliczone na listach płac mających miesiąc deklaracji z podanego zakresu – istotny jest miesiąc deklaracji, a nie okres Od – Do za jaki naliczono wypłaty.
Archiwizacja wypłat
Wypłaty o statusie archiwalna i listy płac z wypłatami archiwalnymi są oznaczone za pomocą specjalnej ikony  w kolumnie Archiwalna/e, która jest domyślnie ukryta.
Na formularzu wypłaty archiwalnej widoczne są zakładki [Ogólne], [Podatki], [Ubezpieczenie], [Szczegóły]. Zakładki [Ogólne], [Podatki][Ubezpieczenie] są takie same jak dla zwykłych wypłat etatowych. Na zakładce [Szczegóły] widoczne są gałęzie WypłataElement. W wypłacie archiwalnej nie jest widoczny opis analityczny

Akordy

Akordy  – lista wykonywanych akordów przez pracownika za konkretny okres. Akordy (ich rodzaj – prosty, progresywny, grupowy; sposób naliczania) definiujemy w Konfiguracji programu/ Typy akordów. Lista akordów pracownika pozwalana na dodawanie/podgląd/usuwanie akordów oraz na tworzenie aktualizacji dla wprowadzonych akordów i podgląd utworzonych zapisów historycznych. Lista pozwala również wyfiltrować akordy wykonywane tylko na konkretną datę oraz wyświetlić nieaktualne już akordy (flaga ‘pokaż wszystkie’) U pracownika na liście akordów wybieramy tylko akord, jaki będzie wypłacany w danym okresie, w jakiej ilości i po jakie stawce za jednostkę. Jednostkę można zdefiniować w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Jednostki miary. W zależności od rodzaju wybranego akordu zmienia się też układ formularza akordu.
Uwaga
Na formularzu akordu parametr Nieaktywny pozwala na ustawienie jako nieaktywne akordów, które nie są już wypłacane pracownikowi (uległy skróceniu, były wypłacane za dany okres). Akordy nieaktywne na liście dodatków są wyświetlane na szaro. Akord oznaczony jako nieaktywny nie jest uwzględniany podczas wykonywania operacji seryjnych na akordach oraz podczas naliczania wypłat pracowników.
Elementy/pola formularza akordu to: Typ akordu – wybór z listy słownikowej podpowiadanej z poziomu akordów zdefiniowanych w Konfiguracji programu/ Typy akordów. Program obsługuje rozliczanie rodzajów akordów: Akord prosty ilościowy polega na odnotowaniu ilości jednostek wykonanego przez pracownika produktu i przemnożeniu ich stawkę przypisaną za wykonanie danej jednostki produktu.
Przykład
 Pracownik w ciągu miesiąca wykonał 300 sztuk figurek świątecznych po 2 zł za sztukę. Rozliczenie akordu: 300 sztuk x 2 zł = 600 zł
Akord prosty czasowy uwzględnia czas przepracowany w akordzie przemnożony przez stawkę za godzinę (minutę).
Przykład
Pracownik w ciągu miesiąca przepracował w akordzie czasowym 68 godzin i 30 minut a stawka za godzinę czasu pracy w akordzie wyniosłą 5,50 złotych. Rozliczenie akordu: 68,5 godziny x 5,50 zł = 376,75 zł
 
Akord progresywny polega na zadeklarowaniu kilku stawek w zależności od progów progresji. Progi progresji dla przykładów rozliczeń akordu:
  • powyżej 0,0000 sztuk – 1 zł,
  • powyżej 100,0000 – 1,50 zł,
  • powyżej 300,000 sztuk – 2 zł.
Przykład
Pracownik w ciągu miesiąca wykonał 50 sztuk figurek świątecznych. Rozliczenie akordu: 50 sztuk x 1 zł = 50,00 zł
Przykład
Pracownik w ciągu miesiąca wykonał 350 sztuk figurek świątecznych. Rozliczenie akordu: 100 sztuk x 1 zł = 100 zł; 200 sztuk x 1,50 = 300 zł; 50 sztuk x 2 zł = 100 zł 100 zł + 300 zł + 100 zł = 500 zł
Przykład
W Konfiguracji akordu możemy zaznaczyć liczenie wartości akordu ‘według stawki dla najwyższego osiągniętego progu’. Akord progresywny wg stawki dla najwyższego osiągniętego progu polega na tym, że po przekroczeniu pewnej ilości wykonanych jednostek pracownik wynagradzany jest według najwyższej stawki. Zaznaczenie takiej opcji w konfiguracji akordu progresywnego spowoduje, że pracownik, który wykonał 350 sztuk figurek świątecznych za każdą z nich dostanie 2 zł: Rozliczenie akordu: 350 sztuk x 2 zł = 700 zł 
Akord grupowy polega na wyliczeniu „udziałów’ dla pracownika przynależącego do danej grupy akordowej. Wyliczenie tego udziału: to iloczyn czasu zapisanego w danym akordzie, współczynnika i stawki zaszeregowania pracownika. W szczególnych przypadkach dla stawki i/lub czasu może być przyjęta domyślna wartość = 1, zamiast wartości pochodzących z tych pól:
  • jeśli w akordzie wyłączono przeliczenie proporcjonalne wg stawki zaszeregowania, to dla parametru odpowiadającego stawce przyjmujemy wartość 1, żeby nie miała wpływy na kwotę,
  • jeśli wyłączono zależność kwoty od czasu przepracowanego w danym akordzie, to zamiast odnotowanego czasu należy przyjąć wartość – by nie wpływała na wynik.
Przykład rozliczenia akordu grupowego znajdziecie Państwo w rozdziale Płace – scenariusze. Okres wykonywania akordu – wypełnienie daty rozpoczęcia wykonywania akordu jest obowiązkowe, natomiast przy akordach przyznanych na czas nieokreślony pole z datą zakończenia wykonywania akordu może pozostać puste. Stawka – pole to możliwe jest do edycji w przypadku akordu prostego. Jednostka – pole wyświetlane informacyjnie, typ jednostki (np. sztuka) pobierany z Konfiguracji akordu. Lista wartości – zapis wykonania akordu za poszczególne miesiące, mieszczące się w okresie trwania akordu. Odnotowujemy rok, miesiąc wykonania akordu oraz w zależności od typu akordu: czas, ilość i kwotę całościową akordu. Rozliczenie proporcjonalne do stawki zaszeregowania – parametr służący do wyliczenia akordu grupowego, uwzględniający podczas wyliczeń stawkę zaszeregowania pracownika. Współczynnik proporcjonalności – parametr służący do wyliczenia akordu grupowego, uwzględniający wielkość udziału pracownika w kwocie całościowej akordu grupowego. Podczas zatwierdzania listy wykonywanych akordów wpływających na czas pracy program informuje o wykonywaniu modyfikacji kalendarza lub zestawienia czasu pracy za konkretny miesiąc. Modyfikacja polega na wprowadzeniu lub zmianie strefy akordowej na kalendarzu/zestawieniu pracownika. Program modyfikuje tylko te akordy, które zostały zarejestrowane za miesiąc zgodny z datą na liście akordów. Jeżeli liczba godzin wpisanego akordu jest wyższa od planu pracy za konkretny miesiąc, to program informuje o konieczności dokonania ręcznej korekty zapisów w kalendarzu pracownika. Jeżeli ilość wpisanego akordu nie obejmuje pełnych dni pracy, a wcześniej na kalendarzu pracownika naniesiony był opis analityczny, to po uzupełnieniu akordu na ostatnim niepełnym dniu opis należy poprawić ręcznie. Kwota akordu grupowego – operacje seryjne – funkcja pozwala na wpisanie kwoty całościowej akordu grupowego w jednym wspólnym okienku, bez konieczności odnotowywania na każdym pracowniku. Operacja wykonywana jest dla zaznaczonych pracowników. Zapisanie kwoty akordu wraz z wyliczeniem odpowiedniego udziału nastąpi dla pracowników, którzy mają przypisany dany typ akordu i jego wykonanie w godzinach na dany miesiąc. Aby prawidłowo zaimportować akord grupowy z arkusza MS Excel należy:
  • wyeksportować do arkusza akordy, dla których dla danego miesiąca nie odnotowano czasu wykonania,
  • uzupełnić w arkuszu *.xls czas wykonania dla poszczególnych pracowników z akordem grupowym (nie trzeba im dopisywać kwot i udziałów),
  • zaimportować arkusz,
  • wprowadzić kwotę 'do podziału’ dla akordu grupowego operacją seryjną (dopiszą się kwoty i udziały dla poszczególnych pracowników).  
Okno akordu grupowego - operacje seryjne

Struktura arkusza kalkulacyjnego

Uwaga
Niezależnie od ustawień regionalnych pola z datami zapisywane są w arkuszu w formacie RRRR-MM-DD (np. 2010-10-01) Komórki w arkuszu MS Excel w formacie gg:mm, w przypadku godzin jednocyfrowych, wyświetlane są w postaci ‘7:00’ (bez zera na początku). Komórki liczbowe nie mają domyślnie wstawianych w arkuszu nieznaczących miejsc po przecinku (jeżeli liczba całkowita) – np. stawka zaszeregowania wyświetlana będzie w postaci ‘3000’, a nie ‘3000,00’ Kolumna Plec - dopuszczalne wartości kolumny to "K" i "M" zapisane dużymi literami jeżeli w kolumnie płeć zostały zapisane małe litery "k" i "m" nie importuje się płeć do Comarch ERP Optima Kolumna Wojewodztwo - importują się tylko nazwy województw zapisane małymi literami (tak, jak na liście słownikowej pola Województwo) - jeżeli województwo zostało wpisane "dużymi literami" nie importuje się do Comarch ERP Optima. RCP - można eksportować tylko jeden zapis RCP – eksportuje się ostatni względem daty z pola OkresOd. Liczba kolumn zawierająca informacje z kolejnych wejść/wyjść (czas przepracowany/plan pracy) w obrębie jednego dnia w kalendarzu jest ustalana dynamicznie.

Dane kadrowe

Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
Dane identyfikacyjneKodkod pracownika
Nazwiskonazwisko pracownika
Imiepierwsze imię pracownika
Archiwalny0 – pracownik bez statusu Archiwalny,
1 – pracownik o statusie Archiwalny.
Dane kadrowe zaimportowane z baz danych programów Comarch ERP Klasyka do arkusza Excel za pomocą programu Migrator w kolumnie Archiwalny przyjmą wartość domyślną 0. Programy kadrowo – płacowe Comarch ERP Klasyka nie mają odpowiednika tego pola.
Arkusze Excel utworzone we wcześniejszych wersjach Migrator, tym samym nieposiadające kolumny Archiwalny również są importowane do programu Comarch ERP Optima. Wówczas, podczas importu danych kadrowych:
nowego pracownika - parametr Archiwalny domyślnie nie jest zaznaczony (pole przyjmuje wartość 0),
ponowny import z opcją ‘Nadpisz’ - nie modyfikuje ustawienia parametru Archiwalny już istniejącego w bazie Comarch ERP Optima.
Eksport danych kadrowych oraz wypłat pracowników archiwalnych do pliku Excel jest możliwy, pod warunkiem zaznaczenia przed eksportem osób o tym statusie.
Drugie_imiedrugie imię pracownika
Data_urodzeniadata urodzenia
Miejsce_urodzeniamiejsce urodzenia
Imie_ojcaimię ojca
Imie_matkiimię matki
Nazwisko_rodowenazwisko rodowe
Nazwisko_rodowe_matkinazwisko rodowe matki
PlecK - kobieta,
M - mężczyzna
Peselnr Pesel
NIPnr NIP
Dowod_osobistyseria i nr dowodu osobistego
Dowod_wydany_przez
Dowod_data_wydaniadata wydania dowodu osobistego
Dowod_data_ waznoscidata ważności dowodu osobistego
Paszportseria i nr paszportu
Obywatelstwoobywatelstwo
Kod_kraju_obywatelstwakod kraju obywatelstwa
Wydzialnazwa wydziału (Płace i Kadry Plus)
Wydzial_adres_wezlaAdres węzła wydziału, unikalny, występuje w strukturze organizacyjnej (Płace i Kadry Plus)
RCP_Numernumer karty RCP (Płace i Kadry Plus)
RCP_OkresOdokres od (Płace i Kadry Plus)
RCP_OkresDookres do (Płace i Kadry Plus)
Dane adresoweKrajnazwa kraju
Kod_krajukod kraju
Wojewodztwonazwa województwa
Powiatnazwa powiatu
Gminanazwa gminy
Miejscowoscnazwa miejscowości
Ulicanazwa ulicy
Nr_domunr domu
Nr_lokalunr lokalu
Kod_pocztowykod pocztowy np. 10-210
Pocztanazwa poczty
Rodzaj_miejscowosci0 - miasto,
1 - wieś
Kod_gminykod gminy na podstawie specyfikacji NFZ
Telefonnr. telefonu
EmailAdres E-mail
Kraj_zamieszkaniaNazwa kraju w adresie zamieszkania
Kod_kraju_zamieszkaniakod kraju w adresie zamieszkania
Wojewodztwo_zamieszkaniaNazwa województwa w adresie zamieszkania
Powiat_zamieszkaniaNazwa powiatu w adresie zamieszkania
Gmina_zamieszkaniaNazwa gminy w adresie zamieszkania
Miejscowosc_zamieszkaniaNazwa miejscowości w adresie zamieszkania
Ulica_zamieszkaniaNazwa ulicy w adresie zamieszkania
Nr_domu_zamieszkaniaNumer domu w adresie zamieszkania
Nr_lokalu_zamieszkaniaNumer lokalu w adresie zamieszkania
Kod_pocztowy_zamieszkaniaKod pocztowy w adresie zamieszkania
Poczta_zamieszkaniaNazwa poczty w adresie zamieszkania
Kraj_korespondencjaNazwa kraju w adresie korespondecyjnym
Kod_kraju_korespondencjaKod kraju korespondencja

Wojewodztwo_korespondencjaNazwa województwa w adresie korespondencyjnym
Powiat_korespondencjaNazwa powiatu w adresie korespondencyjnym
Gmina_korespondencjaNazwa gminy w adresie korespondencyjnym
Miejscowosc_korespondencjaNazwa miejscowości w adresie korespondencyjnym
Ulica_korespondencjaNazwa ulicy w adresie korespondencyjnym
Nr_domu_korespondencjaNumer domu w adresie korespondencyjnym
Nr_lokalu_korespondencjaNumer lokalu w adresie korespondencyjnym
Kod_pocztowy_korespondencjaKod pocztowy w adresie korespondencyjnym
Poczta_korespondencjaNazwa poczty w adresie korespondencyjnym
Dane etatoweData_zatrudnieniadata zatrudnienia
Data_zawarcia_umowydata zawarcia umowy
Data_rozpoczecia_pracydata rozpoczęcia pracy
Data_zwolnieniadata zwolnienia
Rodzaj_zatrudnienia0-pracownik,
1-właściciel,
2-os. współp.,
4-uczeń i roku,
5-II roku,
6-III roku,
7-młodociany
Rodzaj_umowyna czas określony, na czas wykonywania określonej pracy, na okres próby, na czas nieokreślony, na czas określony (zastępstwo)
Stanowiskonazwa stanowiska
Licznik_wymiaru_etatuLicznik wymiaru etatu
np. 1 dla 1/1
Mianownik_wymiaru_etatuMianownik wymiaru etatu np. 2 dla 1/2
Rodzaj_stawki1 - miesięczna,
2 - godzinowa,
0 - brak etatu
Czy_stawka_minimalna0 - nie,
1 - stawka minimalna
Stawkawartość stawki zaszeregowania,
ZestawienieCzasuPracyPracownik rozliczany
0 – wg Kalendarza
1 – wg Obecności
2 – wg Zestawienia
Procent_minimalnejWartość odczytywana z etatu pracownika, pole Gwarant%min (standardowo 100)
Dobowa_norma_do_urlopuStandardowo wartość 8h w przeliczeniu na minuty, czyli 480
Limit_nadgodzin_w_minutachIndywidualny limit nadgodzin danego pracownika (na formularzu etatu)
Kod_zawoduKod zawodu zgodny ze specyfikacją GUS
Kod_oddzialu_NFZKod oddziału NFZ
Data_przyst_do_NFZData przystąpienia do NFZ
Kod_wyksztalceniaKod wykształcenia funkcjonujący w ZUS
Kod_wyksztalcenia_PFRONInformacja zgodna z listą słownikową kodów wykształcenia PFRON dostępną na formularzu pracownika
Wiek_emerytalnyData osiągnięcia przez pracownika wieku emerytalnego
Procent_Zasadniczego_Koszty50Informacja o procencie wynagrodzenia zasadniczego z 50% kosztami uzyskania przychodu
Badania okresoweData badania okresowego
Koszty_uzyskania_mnoznikStandardowo wartość 1, dla kosztów uzyskania podwyższonych 1,25
Ulga_podatkowa_licznikStandardowo wartość 1 (czyli ulga jest potrącana), w przypadku gdy ma jej nie być wartość 0
Ulga_podatkowa_mianownikStandardowo wartość 12 (czyli ulga jest wyliczana jako 1/12 kwoty wolnej czyli 300 zł)
Bez_FP_ponizej_minimalnej0 – Fundusz Pracy będzie naliczany zawsze,
1 – Fundusz Pracy będzie naliczany dla podstawy równej lub wyższej od płacy minimalnej
US_akronimAkronim urzędu skarbowego, do którego przypisany jest pracownik
US_nazwaNazwa urzędu skarbowego (pracownika)
US_miejscowoscMiejscowość, w której znajduje się urząd skarbowy pracownika
US_ekodKod urzędu skarbowego
US_ulicaUlica, przy której jest urząd skarbowy
US_nr_domuNumer budynku urzędu skarbowego
US_kod_pocztowyKod pocztowy urzędu skarbowego
UbezpieczeniaKod_tytułu_ubezpieczeniakod tytułu ub. bez zer z przodu
Prawo_do_renty_i_emerytury0 - bez prawa,
1 - do emer.,
2 - do renty
Stopien_niepełnosprawnoscinumer zgodny ze specyfikacją Programu Płatnik
Niepelnosprawnosc_odWskazanie zakresu dat ustalenia stopnia niepełnosprawności
Niepelnosprawnosc_do
Ubezpieczenie_ZUS_oddata powstania obowiązkowych ubezp. społ.
Emerytalne0 - brak ubezp.,
1 - ubezpieczenie
Rentowe0 - brak ubezp.,
1 - ubezpieczenie
Chorobowe0 - brak ubezp.,
1 - ubezpieczenie
Wypadkowe0 - brak ubezp.,
1 - ubezpieczenie
Ubezpieczenia_zdrowotne_oddata powstania obowiązkowego ubezp. zdr.
Emerytalne_dobrUbezp.dobrowolne
0 - brak ubezpieczenia,
1 - ubezpieczenie
Emerytalne_dobr_odData, od której obowiązuje ub.dobrow.
Rentowe_dobrUbezp.dobrowolne
0 - brak ubezpieczenia,
1 - ubezpieczenie
Rentowe_dobr_odData, od której obowiązuje ub.dobrow.
Chorobowe_dobrUbezp.dobrowolne
0 - brak ubezpieczenia,
1 - ubezpieczenie
Chorobowe_dobr_odData, od której obowiązuje ub.dobrow.
Zdrowotne_dobrUbezp.dobrowolne
0 - brak ubezpieczenia,
1 - ubezpieczenie
Zdrowotne_dobr_odData, od której obowiązuje ub.dobrow.
Praca_w_szczeg_warunkKod pracy w szczególnych warunkach zgodny z wytycznymi ZUS (pole 9-znakowe)
Praca_w_szczeg_warunk_oddata od której, pracownik świadczył pracę w szczególnych warunkach
Praca_w_szczeg_warunk_dodata do której pracownik świadczył pracę w szczególnych warunkach
Szczeg_warunki_FEP_kodKod pracy w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze – istotny z punktu widzenia naliczania i odprowadzania od pracownika składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP)
Szczeg_warunki_FEP_oddata od której pracownik świadczył pracę w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze
Szczeg_warunki_FEP_dodata do której pracownik świadczył pracę w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze
PPK_przystapienie_od

data przystąpienia do PPK
PPK_rezygnacja_oddata rezygnacji z PPK
PPK_obnizenie_procentprocent obniżonej składki podstawowej pracownika
PPK_obnizenie_wniosek_datadata złożenia przez pracownika wniosku o obniżenie składki podstawowej
PPK_skl_dodat_prac_procentprocent dodatkowej składki pracownika
PPK_skl_dodat_wniosek_datadata złożenia deklaracji przez pracownika o pobieranie składki dodatkowej
PPK_ind_dodat_firmaprocent składki dodatkowej pracodawcy
Nie_naliczac_FPnie naliczać Funduszu Pracy
0 – nie jest zwolniony z opłacania składek
1 – zaznaczone zwolnienie z opłacania składek
Nie_naliczac_FP_od_datyokres zwolnienia z opłacania składek FP – data od
Nie_naliczac_FP_do_datyokres zwolnienia z opłacania składek FP – data do
Nie_naliczac_FGSPnie naliczać Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
0 – nie jest zwolniony z opłacania składek
1 – zaznaczone zwolnienie z opłacania składek
Nie_naliczac_FGSP_od_datyokres zwolnienia z opłacania składek FGŚP – data od
Nie_naliczac_FGSP_do_datyokres zwolnienia z opłacania składek FGŚP – data do
Inne daneKategoriakod kategorii z formularza kategorii
Opis_kategoriiopis kategorii
Opis_pracownikaopis pracownika
 
Formy płatności
Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
Dane identyfikacyjneKodkod pracownika
Nazwiskonazwisko pracownika
Imiepierwsze imię pracownika
Lpkolejność zapisów
Forma_platnosci_nazwagotówka, czek, przelew, kredyt, inna
Forma_platnosci_typ1 – gotówka,
2 – przelew
Bank_akronimakronim banku
Bank_numernr rozliczeniowy banku
Bank_nazwanazwa banku
IBAN0 - zwykły standard,
1 - standard IBAN
Numer_rachunkupełny numer rachunku
Procentprzypadająca na tą płatność część z kwoty do wypłaty – procent
Kwotaprzypadająca na tą płatność część z kwoty do wypłaty – kwota
Reszta0 - brak nadwyżek,
1- nadwyżki nad zadeklarowane kwoty
 
Akordy
Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
Dane identyfikacyjneKodkod pracownika
Nazwiskonazwisko pracownika
Imiepierwsze imię pracownika
Nazwanazwa akordu
Rodzajrodzaj akordu (prosty, progresywny, grupowy)
Miesiacakordy za miesiąc
Rokakordy za rok
Iloscilość wykonanych jednostek
Czas_w_minutachczas wykonania w minutach
Kwota_akordu_grupowegokwota całościowa akordu grupowego
Udzial_akordu_grupowegoUdział akordu grupowego. Jest to współczynnik proporcjonalności przemnożony przez ilość godzin przepracowanych w akordzie.
 
Atrybuty
Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
Dane identyfikacyjneKodkod pracownika
Nazwiskonazwisko pracownika
Imiepierwsze imię pracownika
Nazwanazwa atrybutu
Typtyp atrybutu (1 – flaga,
2 – tekst, 3 – liczba, 4 – lista,
5 – sql, 6 – url)
Data_odokres obowiązywania od
Data_dookres obowiązywania do
Wartoscodpowiadająca typowi wartość atrybutu
 
Nieobecności
Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
NieobecnościKodkod pracownika (akronim)
Nazwiskonazwisko pracownika (informacyjnie)
Imiepierwsze imię pracownika (informacyjnie)
Nazwa_do_importunazwa nieobecności
Nazwa_zrodlowaPrzy eksporcie przepisywana nazwa; przy imporcie - ignorowana
Data_odData rozpoczęcia nieobecności
Data_doData zakończenia nieobecności
PrzyczynaPrzyczyna nieobecności – przy eksporcie tekst w arkuszu zapisywany zgodnie z wyświetlanym w słowniku przyczyn, przy imporcie tekst z arkusza zamieniamy na jego odpowiednią wartość w bazie
Nieobecnosc_na_czesc_dniaCzas nieobecności na część dnia w minutach. Kolumna powinna być uzupełniona tylko w przypadku nieobecności typu urlop.
Urlop_na_zadanieUrlop na żądanie. Kolumna powinna być uzupełniona w przypadku wystąpienia urlopu na żądanie
0 – zwykły urlop wypoczynkowy
1 – urlop wypoczynkowy na żądanie
 
Plan pracy
Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
Plan pracyLpLiczba porządkowa nr wiersza z danymi
Kodkod pracownika (akronim)
Nazwiskonazwisko pracownika (informacyjnie)
Imiepierwsze imię pracownika (informacyjnie)
Data
TypDniaPraca / wolny / święto – przy eksporcie do arkusza zapisywane jako odpowiadające im oznaczenia literowe, odpowiednio P, W, S. Przy imporcie – opisy z arkusza zapisywane jako odpowiadające im wartości w bazie P=1, W=2, S=3
RodzajDniaWolRodzaj dnia wolnego- kolumna powinna być uzupełniona tylko w przypadku gdy TypDnia to Wolny lub Świeto. Przy eksporcie pobrana jest wartość z pola ‘Rodzaj dnia wolnego’ z planu pracy pracownika.
Podczas importu jeśli w arkuszu nie ma oznaczenia lub znajduje się oznaczenie, którego nie ma w bazie w gałęzi ‘Opisy rodzajów dni wolnych do kart pracy’ dla dni wolnych domyślnie ustawia się ‘W’, dla dni świątecznych ‘ND’
Wxx_GodzOdGodzina Od w  wejściu oznaczonym numerem xx w formacie gg:mm
Wxx_GodzDoGodzina Do w  wejściu oznaczonym numerem xx w formacie gg:mm
Wxx_StrefaAkronim strefy w  wejściu oznaczonym numerem xx
Wxx_WydzialNazwa wydziału w  wejściu (pole informacyjne) oznaczonym numerem xx
Wxx_Wydzial_adres_wezlaAdres węzła wydziału w  wejściu (potrzebne do importu) oznaczonym numerem xx
Wxx_ProjektNazwa projektu w  wejściu (informacyjne) oznaczonym numerem xx
Wxx_Projekt_adres_wezlaAdres węzła projektu w pierwszym wejściu oznaczonym numerem xx
 
Czas przepracowany
Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
Czas przepracowanyKodkod pracownika (akronim)
Nazwiskonazwisko pracownika (informacyjnie)
Imiępierwsze imię pracownika (informacyjnie)
Data
TypDniaOznaczenie dnia: Pracy / Wolny / Święto / Nieobecność.
Przy eksporcie do arkusza zapisywane jako odpowiadające im oznaczenia literowe, odpowiednio:
P - pracy,
W - wolny,
S - święto,
N - nieobecność.
Przy imporcie wartości P, w i S są ignorowane – niezapisywane w bazie, oznaczają tylko, że dany dzień może podlegać importowi. Wartość N (nieobecność) przy eksporcie domyślnie kolejne kolumny (godziny, strefy itp.) niewypełniane. Przy imporcie taki wiersz nie jest wczytywany do kalendarza pracownika, nawet jeśli byłyby dla niego wypełnione wejścia
Wxx_GodzOdGodzina Od w  wejściu oznaczonym numerem xx w formacie gg:mm
Wxx_GodzDoGodzina do w  wejściu oznaczonym numerem xx (gg:mm)
Wxx_StrefaAkronim strefy w  wejściu oznaczonym numerem xx
Wxx_Opis_NadgWartości odpowiadające dostępnym w kolumnie ‘Nadg’ w wejściu oznaczonym numerem xx – opisy ustawiane przy eksporcie zgodne z wyświetlanymi przy edycji dnia w kalendarzu. Przy imporcie zapisywane jako odpowiadające im wartości w bazie. Puste pole (brak zapisu)=1,
O.BM=2, O.NM=3, W.PŁ=4, W.NP=5.
Czas przepracowany c.d.Wxx_WydzialNazwa wydziału w  wejściu oznaczonym numerem xx (informacyjnie)
Wxx_Wydzial_adres_wezlaAdres węzła wydziału w  wejściu oznaczonym numerem xx (ważny do importu)
Wxx_ProjektNazwa projektu w  wejściu oznaczonym numerem xx (informacyjnie)
Wxx_Projekt_adres_wezlaAdres węzła projektu w  wejściu (ważny do importu)
 
Czas zestawienia
Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
Czas zestawieniaKodkod pracownika (akronim)
Nazwiskonazwisko pracownika (informacyjnie)
Imiepierwsze imię pracownika (informacyjnie)
PozycjaZestawieniaNumer kolejnej pozycji zestawienia:
0 – dla wiersza nagłówkowego,
1 (do n) – dla pozycji zestawienia, widoczne na 2-ej zakładce
DataOdData Od z zestawienia– uzupełniania zarówno dla wierszy nagłówkowych zestawienia (odpowiadających zapisowi na zakładce Ogólne) jak i wierszy z pozycjami zestawienia – pole pozwalające powiązać pozycje zestawienia z odpowiednim nagłówkiem w przypadku, gdy jeden pracownik ma wiele zestawień.
DataDoData do z zestawienia – uzupełniania zarówno dla wierszy nagłówkowych zestawienia (odpowiadających zapisowi na zakładce Ogólne) jak i wierszy z pozycjami zestawienia – pole pozwalające powiązać pozycje zestawienia z odpowiednim nagłówkiem w przypadku, gdy jeden pracownik ma wiele zestawień.
CzasPracyGodzLiczba przepracowanych godzin – odpowiednio dla nagłówka lub danej pozycji zestawienia – wyświetlana w formacie gg:mm
CzasPracyDniLiczba przepracowanych dni – odpowiednio dla nagłówka lub danej pozycji zestawienia
Nadgodziny50Liczba nadgodzin płatnych 50%, odpowiednio dla nagłówka lub danej pozycji zestawienia (format gg:mm)
Nadgodziny100Liczba nadgodzin płatnych 100%, odpowiednio dla nagłówka lub danej pozycji zestawienia (format gg:mm)
GodzinyNocneLiczba godzin nocnych, odpowiednio dla nagłówka lub pozycji zestawienia (format gg:mm)
StrefaAkronim strefy dla danej pozycji zestawienia. Dla nagłówka nieuzupełniany przy eksporcie i ignorowany przy imporcie
WydzialNazwa wydziału dla danej pozycji zestawienia (informacyjnie), dla nagłówka nieuzupełniany
Wydzial_adres_wezlaAdres węzła wydziału dla danej pozycji zestawienia (do importu). Dla nagłówka nieuzupełniany przy eksporcie i ignorowany przy imporcie
ProjektNazwa projektu dla danej pozycji zestawienia (informacyjnie), dla nagłówka nieuzupełniany
Projekt_adres_wezlaAdres węzła projektu dla danej pozycji zestawienia (do importu). Dla nagłówka nieuzupełniany przy eksporcie i ignorowany przy imporcie
 
Umowy
Uwaga
Symbole są w bazie unikalne (Konfiguracja / Definicje dokumentów). Jeśli w arkuszu *.xls (kolumna Symbol_listy) podano już istniejący w bazie symbol dokumentu np. PA (paragon) to zaimportuje się umowa bez symbolu.
Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
UmowyKodkod pracownika
Nazwiskonazwisko pracownika
Imiepierwsze imię pracownika
Symbol_numeracjiWypełniając pole należy sprawdzić, czy w Konfiguracji firmy / Definicje dokumentów / Płace / Umowa istnieje definicja dokumentu, która została podana w arkuszu.
W przypadku wpisania w arkuszu symbolu, który nie istnieje w Definicji dokumentów umowa nie zostanie zaimportowana.
Opis_umowyTreść pojawi się w polu Opis umowy
Data_zawarciaData zawarcia umowy
Data_odData rozpoczęcia umowy
Data_doData zakończenia umowy
Rodzaj_umowyNazwa typu wypłaty (rodzaju umowy)
Wartosc_bruttoWartość umowy (kwota brutto)
Stawka_godzStawka umowy godzinowej
Przyrownanie_do_minimumPrzyjmowane wartości:
0 – parametr niezaznaczony, 1 – parametr zaznaczony
Czas_pracyCzas pobierany: 0 - z kalendarza nieobecności, 1 - z uproszczonego zestawienia w umowie
TytulTytuł umowy
Kwota_nastepnej_wyplatyKwota następnej wypłaty brutto
Kod_tytulu_ubezpieczeniabez zer z przodu (np.411, nie 0411)Kod tytułu ubezpieczenia
Ubezpieczenie_ZUS_odData zgłoszenia do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych
Emerytalne1 – podlega obowiązkowemu emerytalnemu;
0 – nie podlega
Rentowe1 – podlega obowiązkowemu rentowemu;
0 – nie podlega
Chorobowe1 – podlega obowiązkowemu chorobowemu;
0 – nie podlega
Wypadkowe1 – podlega obowiązkowemu wypadkowemu;
0 – nie podlega
Ubezpieczenie_zdrowotne_odData zgłoszenia do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego
Emerytalne_dobr1 – podlega dobrowolnemu emerytalnemu;
0 – nie podlega;
Emerytalne_dobr_odData zgłoszenia do dobrowolnego ub. emerytalnego
Rentowe_dobr1 – podlega dobrowolnemu rentowemu;
0 – nie podlega
Rentowe_dobr_odData zgłoszenia do dobrowolnego ub. rentowego
Chorobowe_dobr1 – podlega dobrowolnemu chorobowemu;
0 – nie podlega
Chorobowe_dobr_odData zgłoszenia do dobrowolnego ub. Chorobowego
Zdrowotne_dobr1 – podlega dobrowolnemu zdrowotnemu;
0 – nie podlega
Zdrowotne_dobr_odData zgłoszenia do dobrowolnego ub. zdrowotnego
Data_wyrejestrowaniaData wyrejestrowania z ubezpieczeń
Kod_wyrejestrowaniaKod przyczyny wyrejestrowania
Symbol_listySymbol listy płac, z którą ma być powiązana umowa
Czas przepracowanyKodAkronim pracownika
NazwiskoNazwisko pracownika,
ImieImię pracownika
DataKolejne dni ze wskazaniem okresu,
TypDniaP - jako pracy,
W - wolny
S - święto
W1 GodzODGodzina od pierwszego wejścia
W1 GodzDoGodzina do pierwszego wejścia
W1 StrefaStrefa czasu pracy w danym wejściu
W1_Opis_Nadg Ustawienie w polu ‘Odbiór nadgodzin’ w danym wejściu,
W1_Wydzial Ustawiony wydział w danym wejściu
W1_Wydzial_adres_wezla Adres węzła ustawionego wydziału w czasie pracy
W1_Projekt Projekt ustawiony w danym wejściu
W1_Projekt_adres_wezlaAdres węzła ustawionego projektu w czasie pracy
Zestawienia umowaKodAkronim pracownika
Nazwisko Nazwisko pracownika,
ImięImię pracownika,
Numer_umowyPełny numer dokumentu,
MiesiącMiesiąc, za który jest zestawienie,
RokRok, za który jest zestawienie
Czas_pracyIlość godzin pracy w formacie
ggg:mm, czyli ilość godzin i minut
Diety kierowcyKodkod pracownika (akronim)
Nazwiskonazwisko pracownika (informacyjnie)
Imiępierwsze imię pracownika (informacyjnie)
Data_odData rozpoczęcia pobytu
Data_doData zakończenia pobytu
Kwota dietyKwota diety kierowcy międzynarodowego
KrajKraj w którym przebywał kierowca.

Lista pracowników - funkcje na wstążce

Z poziomu listy pracowników dostępne są przyciski związane z paskiem zadań, czyli tak zwane ikony kontekstowe. Ikony kontekstowe o stałym położeniu zostały opisane w pierwszym rozdziale Praca z programem. Dodatkowo na oknie Lista pracowników występują ikony o zmiennym położeniu: Kontakty z pracownikiem (funkcja jest dostępna dla firm posiadających Comarch ERP Optima moduł CRM) – z listy pracowników w kadrach i z formularza danych kadrowych pracownika udostępniono listę kontaktów z danym pracownikiem zapisanych w Comarch ERP Optima moduł CRM / Kontakty. Domyślnie wyświetlana jest lista kontaktów, dla których podmiotem (kontrahentem) jest wskazany pracownik. Tą funkcję można wykorzystać do odnotowania np. kiedy pracownik ma odbyć badania wstępne/okresowe. Deklaracje seryjne – przycisk umożliwiający seryjne przygotowanie dla zaznaczonych pracowników deklaracji podatkowych PIT-11, IFT-1R, PIT-8C deklaracji ZUS zgłoszeniowych: ZUA, ZIUA, ZZA, ZCNA, ZWUA. Deklaracje pracownika – ikona wywołująca funkcję tworzenia deklaracji związanych imiennie z danym pracownikiem. Lista zawiera deklaracje podatkowe do US i deklaracje zgłoszeniowe do ZUS.
  • Deklaracje podatkowe: PIT–11, IFT-1R/IFT-1 i PIT-8C,
  • Deklaracje ZUS to ZUA, ZIUA, ZCNA, ZWUA, ZZA, RIA, RUD, Zaświadczenie ZUS Z-3.
Sposób wystawiania deklaracji zgłoszeniowych i deklaracji podatkowych został omówiony w rozdziale Deklaracje związane z pracownikiem. Zapisy kasowo/bankowe rachunku – wyświetlone zostają zapisy kasowo/ bankowe dla tego pracownika. Umożliwia nam to szybki wgląd i pozwala zorientować się o aktualnych wpłatach/ wypłatach dokonanych dla pracownika. W ten sposób można np. kontrolować zaliczki wypłacone pracownikowi. Preliminarz płatności pracownika – po wciśnięciu tego przycisku program wyświetla wszystkie zapisy w preliminarzu wykonane dla pracownika, w szczególności będą to wpisy dotyczące wyliczonego wynagrodzenia. – Rozliczenia pracownika – funkcja ta pozwala na automatyczne rozliczenie pracownika np. można rozliczyć zaliczkę udzieloną w Preliminarzu płatności i wynagrodzenie etatowe. Jeśli na liście znajdują się zapisy, które można ze sobą rozliczyć uaktywnia się przycisk  i następuje automatyczne rozliczenie zapisów. – Delegacje – funkcjonalność pozwala na rozliczenie delegacji pracowników. Funkcja jest dostępna, jeśli użytkownik posiada licencję na Moduł dostępowy (Kasa/Bank Plus). Lista zapisów historycznych – lista przedstawia historię zatrudnienia danego pracownika w firmie. Aktualizację zapisu można zrobić z poziomu listy pracowników za pomocą klawiszy <CTRL>+<INSERT> lub klikając ikonę . Domyślne przypisywanie opisu analitycznego (opcja dostępna w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus) – pozwala na przypisywanie opisu analitycznego dla zaznaczonych pracowników.   – Kalkulator wynagrodzeń – narzędzie służące do wyliczania kwoty brutto od podanej kwoty netto lub kwoty netto od podanej wartości brutto dla pracownika etatowego i zleceniobiorcy. Kalkulator wynagrodzeń nie jest powiązany z wyliczaniem wypłat. Import e-Zwolnień z PUE – narzędzie umożliwiające import e-zwolnień pracowników z pliku z rozszerzeniem *.csv pobranego z profilu pracodawcy w PUE.   – e-Teczka –  pozwala na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Użytkownik może dodawać dokumenty do e-Teczki pracownika oraz w prosty sposób je przeglądać. [/version] – Przenoszenie danych – narzędzie pozwalające na eksport lub import danych kadrowych i płacowych  pracownika. Po rozwinięciu dostępne są opcje: Zapisy, Preliminarz, Eksport GUS Z-12, Archiwizacja wypłat.

Funkcje dostępne z formularza pracownika

Zajęcia wynagrodzenia

Zajęcia wynagrodzenia  - na liście zajęć wynagrodzenia można rejestrować obciążenia komornicze lub z innych tytułów. Na formularzu zajęcia wynagrodzenia należy podać informacje dotyczące danego obciążenia takie jak:  
  • sygnaturę akt,
  • datę dostarczenia decyzji,
  • komornika, dla którego ma być wygenerowana płatność. Komorników wybiera się spośród kontrahentów, którzy mają zaznaczony parametr Komornik na formularzu kontrahenta. Jeśli na formularzu komornika ustawiona jest forma płatności przelew dodatkowo na formularzu zajęcia pojawia się bank i numer rachunku, jeśli wskazana jest gotówka pole bank jest nieaktywne.
  • Typ składnika, jaki ma być generowany w wypłacie, jako spłata do danego obciążenia. Aby dany typ wypłaty był dostępny na formularzu zajęcia wynagrodzenia w jego Konfiguracji musi być zaznaczony parametr Zajęcie wynagrodzenia i dodatkowo musi być on przypięty do grupy ograniczeń potrąceń.
  • Okres, w którym ma być naliczane dane potrącenie.
  • Kwotę miesięczną lub całkowitą wartość potracenia. Jeśli do danego obciążenia są już naliczone jakiekolwiek spłaty nie można edytować pola z rodzajem zajęcia.
Zajęcia wynagrodzeń naliczane są zawsze w wypłatach etatowych.Dodatkowo można naliczyć je na listach płac typu ‘Inne’. Po naliczeniu wypłaty  innej z dodatkiem należy uruchomić naliczanie zajęcia za pomocą przycisku . Automatycznie zostanie dodane zajęcie wynagrodzenia, które ma przypięte pracownik oraz wyliczona kwota z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z grupy ograniczeń potrąceń. Podczas naliczania kwoty zajęcia wynagrodzenia na liście etatowej oraz innej uwzględniane są wszystkie wypłaty pracownika naliczone na listach płac typu etat, zaliczka brutto, inna wypłata, które są wypłacone w tym samym miesiącu co wypłata, w której jest naliczane zajęcie. Przy ustalaniu maksymalnej kwoty możliwej do potrącenia zostaną uwzględnione elementy z wszystkich wypłat, które nie mają zaznaczony parametr ‘Doliczany po ograniczeniu potrąceń’. Dla pożyczek PKZP, kwoty spłat pożyczek będą wpływać na wyliczenie kwoty zajęcia w zależności od ustawienia parametru ‘Spłaty pożyczek doliczane po ograniczeniu potrąceń’ z poziomu konfiguracji [Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry \ Spłaty pożyczek ]. Niezależnie od ilości wypłat w danym miesiącu zostanie wyliczona jedna kwota wolna od potrąceń.   Zajęcia mogą być naliczane także w wypłatach umów cywilnoprawnych, jeśli na formularzu zajęcia zaznaczony jest parametr Egzekucja również z wypłat umów. Przy naliczaniu potrąceń komorniczych w wypłacie umów kwoty obciążeń są ograniczane zgodnie z ustawieniem na formularzu danego zajęcia. Użytkownik może ustawić ograniczenie potrącenia z wypłat umów:
  • do wysokości kwoty wypłaty,
  • do wskazanej kwoty netto wolnej od potrąceń,
  • do wskazanego procentu kwoty netto wolnej od potrąceń.
  • kwota wolna zależna od czasu pracy.
Od 1 stycznia 2019 r. do wynagrodzenia z umowy zlecenia posiadającego charakter świadczenia powtarzającego się, które służy zapewnieniu utrzymania lub stanowi jedyne źródło dochodu, stosuje się w całości przepisy Kodeksu pracy o granicy potrącenia i kwocie wolnej od potrąceń (art. 87 i 871). Parametr Procent wynagrodzenia podlegającego egzekucji zgodnie z ustawieniami grupy ograniczeń potrąceń  pozwala na wyliczenie maksymalnej wysokości zajęcia zgodnie z ustawieniami wynikający z grupy ograniczeń potrąceń, do której jest przypięte zajęcie pracownika (Ograniczenia dotyczące wynagrodzeń nie będących zasiłkami ZUS – pole Pozostałe wynagrodzenie podlegające egzekucji do % kwoty netto), np. w przypadku zajęcia wynagrodzenia rozliczanego za pomocą typu składnika, który jest przypięty do grupy ograniczeń z innych tytułów zajęcie zostanie pobrane w wysokości maksymalnie do 50% kwoty netto wypłaty umowy. Jeśli podczas wyliczania zajęć dla zleceniobiorców chcemy oprócz ograniczenia maksymalnej kwoty do potrącenia zastosować także kwotę wolną należy ustawić odpowiednią opcję w polu Ograniczenie potrącenia. Opcja Kwota wolna zależna od czasu pracy pozwala na zastosownie kwoty wolnej podczas wyliczania zajęć wynagrodzenia dla zleceniobiorców zgodnie ze stanowiskiem resortu sprawiedliwości. Kwota wolna wyliczana jest następująco:
  • ustalenie wymiaru czasu pracy zleceniobiorcy – czas pracy wynikający z umowy przyrównujemy do normy czasu pracy w danym miesiącu dla pracownika zatrudnionego na pełnym etacie. Czas pracy pobierany jest z zestawienia czasu pracy lub kalendarza (nie)obecności w zależności od ustawienia parametru Czas pracy dla umowy pobierać. Jeśli pracownik nie ma umowy rozliczanej godzinowo do wyliczeń przyjmowany jest czas pracy dla całego etatu niezależnie od okresu, na który zawarta jest umowa. W przypadku zleceniobiorcy kwoty wolne od potrąceń ulegają obniżeniu jak przy zatrudnieniu niepełnoetatowym – zgodnie z art. 871 2 Kodeksu pracy, a zatem  jeśli w danym miesiącu wykonawca zlecenia przepracował część miesiąca a przez to mniej godzin niż wynosi nominalny czas pracy przewidziany dla pracownika pełnoetatowego, kwoty wolne ulegają proporcjonalnemu obniżeniu tak jak przy zatrudnieniu na część etatu.
  • ustalenie minimalnego wynagrodzenia dla wyliczonego wymiaru etatu;
  • ustalenie kwoty wolnej – wyliczenie kwoty netto od ustalonej kwoty minimalnego wynagrodzenie w poprzednim punkcie. Kwota netto wyliczana jest przy zastosowaniu takich samych ustawień dotyczących składek i podatku jak umowa cywilnoprawna, którą ma pracownik.
Zleceniobiorca w styczniu 2019 r. ma umowę zlecenie – 2000 zł. Jest zgłoszony do wszystkich ubezpieczeń ZUS. Przepracował 88 godz. Ma zajęcie wynagrodzenia z innych tytułów w kwocie 5000 zł. Norma czasu pracy dla stycznia 2019 dla pracownika etatowego wynosi 176 godzin. Na formularzu zajęcia wynagrodzenia pracownika zaznaczony jest parametr Procent wynagrodzenia podlegającego egzekucji zgodnie z ustawieniami grupy ograniczeń potrąceń oraz w polu Ograniczenie potrącenia ustawiona opcja Kwota wolna zależna od czasu pracy.
Przykład
Pracownik ma w wypłacie naliczone wynagrodzenie brutto w kwocie 2000 zł. Kwota netto wypłaty wynosi 1469,48 zł. Zgodnie z grupą ograniczeń potrąceń maksymalnie można potrącić do 50% kwoty netto umowy, czyli kwotę 734, 74 zł (50%*1469,48 zł). Sprawdzamy czy po potrąceniu kwoty 734,74 zł pracownik będzie miał zapewnioną kwotę netto. Kwota wolna zostanie wyliczona następująco:
  • 80 godz./160 godz. =0,50 etatu – wymiar etatu zleceniobiorcy,
  • 2800 zł * 0,50 etatu = 1400 zł,
  • 1400 zł – 191,94 (skł. społeczne) – 71,00 (zaliczka podatku) – 108,73 (skł. zdrow.) = 1028,33 zł
Kwota wolna wynosi 1028,33 zł. 734,74 zł (1469,48 – 734,74) <1028,33 zł – nie można potrącić 50% kwoty netto ponieważ nie zostanie zachowana kwota netto. Zleceniobiorca będzie miał naliczone zajęcie w kwocie 441,15zł (1469,48-441,15 =1028,33 zł).
W przypadku generowania w wypłatach spłat obciążeń komorniczych, które zostały zadeklarowane w kadrach, jako kwota całkowita zadłużenia do spłaty, w wypłacie kontrolowana jest całkowita kwota spłaty i po spłaceniu całego zadłużenia potrącenia automatycznie przestają się naliczać. Spłaty do zajęć zadeklarowanych w kwocie miesięcznej, są naliczane bez względu na to, jaka jest suma dotychczasowych spłat. Zaznaczenie parametru Spłacone w całości na formularzu zajęcia, spowoduje że nie będą już generowane spłaty do danego zajęcia. Spłaty nie będą również generowane dla zajęć oznaczonych jako Nieaktywne. W przypadku, gdy pracownik ma więcej niż jedno zajęcie podlegające egzekucji z wypłaty, kolejność ich naliczania wynika z kolejności zadeklarowanej w Grupach ograniczeń potrąceń w konfiguracji dla poszczególnych typów potrąceń. Jeśli dodatkowo więcej niż jedno zajęcie pracownika ma przypisany ten sam typ wypłaty, to o kolejności liczenia spłat zajęć o tym samym typie wypłaty, decyduje wartość ustawiona w polu Priorytet na zajęciu – im niższy priorytet, tym wcześniej liczone jest potrącenie do danego zajęcia. Podczas naliczania wypłaty z zajęciem wynagrodzenia, automatycznie tworzone są dwie grupy płatności. Jedna z tytułu wynagrodzenia dla pracownika i druga z tytułu zajęć wynagrodzenia dla komorników. Dla każdej spłaty zajęcia wynagrodzenia zapisanej w wypłacie, tworzona jest oddzielna płatność dla komornika, na kwotę odpowiadająca wartości potrącenia w wypłacie. W przypadku, gdy płatność dla komornika jest generowana, jako przelew w opisie do banku znajduje się informacja o typie składnika, imieniu i nazwisku pracownika oraz sygnaturze akt. Płatności dla komornika nie podlegają ręcznej edycji z poziomu wypłaty pracownika – ewentualne modyfikacje mogą być wykonane tylko bezpośrednio na zdarzeniu kasowo-bankowym w Preliminarzu płatności w module Kasa/Bank.
Uwaga
W wypłacie korygującej naliczonej do wypłaty anulowanej, w której były zajęcia wynagrodzenia, wprowadzono możliwość skopiowania wartości tego zajęcia z wypłaty anulowanej. Płatności z tytułu zajęć komorniczych dotyczące wypłat korygujących automatycznie otrzymują status Nie podlega rozliczeniu. W wypłacie jest możliwość przeliczenia wyliczonej kwoty potrącenia komorniczego pracownika po wprowadzeniu zmian w elementach wypłaty. Przeliczenie jest wykonywane za pomocą przycisku  dostępnego na zakładce Elementy wypłaty w wypłatach naliczonych na listach płac o rodzaju etat oraz inna wypłata dla potrąceń przypiętych na liście zajęć wynagrodzenia pracownika. W przypadku, gdy w jednej wypłacie jest naliczone potrącenie komornicze oraz spłata pożyczki, wywołanie przeliczenia kwoty potrącenia po ręcznej modyfikacji elementów wypłaty spowoduje przeliczenie jedynie zajęcia wynagrodzenia. Kwota spłaty pożyczki nie ulegnie zmianie automatycznie, w razie potrzeby można ją skorygować ręcznie.
Kwota aktualnego zadłużenia (kwota pozostająca do spłaty), związanego z poszczególnymi odnotowanymi u pracownika obciążeniami komorniczymi, jest widoczna na liście zajęć wynagrodzenia pracownika, a łączna spłacona kwota jest widoczna na formularzu danego zajęcia wynagrodzenia pracownika w kadrach.

Dodatki

Lista dodatkowych elementów wynagrodzenia - lista dodatków/potrąceń wypłacanych pracownikowi. Dodatki, potrącenia (ich sposób naliczania, opodatkowanie, obliczanie składek ZUS) definiujemy w Konfiguracji/ Firma/ Płace Typy wypłat. Na liście dodatków pracownika wybieramy tylko, który dodatek będzie wypłacany, w jakim okresie i kwocie. Jest możliwość przypisania pracownikowi równocześnie kilku dodatków/potrąceń, za pomocą z opcji Dodaj grupę dodatków, dostępnej w menu rozwijanym przy przycisku plus na liście dodatków pracownika. Dodanie grupy powoduje dopisanie tych dodatków (typów wypłat), których pracownik nie miał wcześniej przypisanych. Jeżeli przyznajemy pracownikowi składnik wynagrodzenia, który zdefiniowany jest jako jednorazowy, bez wpisania daty obowiązywania (do kiedy), to program automatycznie dopiszę tą datę po naliczeniu wypłaty. Jeżeli, w okresie wypłaty dla danego dodatku użytkownik wybierze okres inny niż 1 - np. 3, a pracownik ma przypięty ten dodatek w kadrach, to w wypłacie jest on proponowany - co 3-miesiące od daty przyznania (taka kontrola częstotliwości wypłacania dotyczy tylko modułu Płace i Kadry Plus).
Uwaga
Na formularzu dodatku parametr Nieaktywny pozwala na ustawienie dodatków, które nie są już wypłacane pracownikowi (uległy skróceniu, były wypłacane za dany okres). Dodatki nieaktywne na liście dodatków są wyświetlane na szaro. Dodatek oznaczony jako nieaktywny nie jest uwzględniany podczas wykonywania operacji seryjnych na dodatkach.
Niewliczany do podstawy zasiłku po okresie wypłacania – parametr wpływa na naliczenie podstawy zasiłku pracownika. Zaznaczenie parametru powoduje, że przy wyliczaniu podstawy zasiłku ze średniej z poprzednich wypłat, dodatkowe składniki wynagrodzenia, w których jest on zaznaczony, a które przestały pracownikowi przysługiwać przed miesiącem, w którym wyliczana jest podstawa zasiłku, nie będą uwzględniane w podstawie pomimo tego, że z definicji typu wypłaty wynika, że powinny być wliczone. W przypadku, gdy podstawa przepisywana jest z poprzedniego rozliczenia nieobecności, gdy pomiędzy poprzednią, a bieżącą nieobecnością pracownik utracił prawo do dodatku, zostanie ponownie przeliczona, czyli dodatek zostanie z niej wyłączony. Na formularzu dodatku przypisanego do pracownika dostępny jest przycisk , pod którym dostępne są wszystkie zdefiniowane symbole list płac. Wypełnienie tego pola jest równoznaczne z powiązaniem dodatku z tą listą płac. W przypadku dodatków, informacja o symbolu listy płac pamiętana jest historycznie. Dodatek, dla którego wskazano symbol listy płac, będzie się wyliczał automatycznie tylko przy naliczaniu wypłaty na liście płac zgodnej ze wskazanym symbolem. Będzie domyślnie wypłacany na wskazanej liście, jeżeli wybrano schemat numeracji dotyczący list o rodzaju: „Etat”, „Inne”, bądź „Umowa”. Jeśli na formularzu dodatku nie będzie wskazany symbol listy płac, to dodatek pojawi się w pierwszej wypłacie etatowej pracownika za dany miesiąc, niezależnie od tego, jaki symbol ma lista płac, na której są naliczane wypłaty etatowe. Dodatkowe elementy wynagrodzenia wypłacane do umów cywilnoprawnych można powiązać nie tylko z listą płac, na której mają być naliczone, ale także z konkretną umową. Aby powiązać dodatek z daną umową na formularzu dodatku, na zakładce [Wypłacany z umowami] należy wskazać umowę, z którą ma być naliczony dodatek. W zależności od ustawienia parametru w konfiguracji firmy Rozlicz dodatki/potrącenia w wypłacie umów cywilnoprawnych umowa i dodatek/ potrącenie naliczą się jako jedna lub kilka wypłat. Dodatkowe elementy wynagrodzenia wypłacane do umów cywilnoprawnych można powiązać nie tylko z listą płac, na której mają być naliczone, ale także z konkretną umową. Aby powiązać dodatek z daną umową na formularzu dodatku, na zakładce [Wypłacany z umowami] należy wskazać umowę, z którą ma być naliczony dodatek. W zależności od ustawienia parametru w konfiguracji firmy Rozlicz dodatki/potrącenia w wypłacie umów cywilnoprawnych umowa i dodatek/ potrącenie naliczą się jako jedna lub kilka wypłat. Dodatek powiązany z  umową zostanie naliczany na liście wskazanej w umowie, nie ma znaczenia uzupełnienie pola Symbol listy płac na formularzu dodatku.
Informacja
Aby zakładka [Wypłacany z umowami] była dostępna na formularzu dodatku, dodatek należy po dodaniu zapisać.
Naliczanie wypłat korygujących: lista płac korygująca może być o dowolnym symbolu, ważne jest tylko powiązanie tej listy (pole Korekta do listy) z listą płac anulowaną (pierwotnie naliczoną), w wypłacie korygującej wyliczy się dodatek powiązany ze schematem numeracji listy użytym w wypłacie anulowanej.

Schemat płatności

Schemat płatności – umożliwia podział wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia najczęściej na: wypłatę z kasy (gotówka) i rachunek bankowy (przelew). z poziomu Listy form płatności, można dodać/ edytować formę płatności, gdzie dostępne są następujące pola: Forma płatności – dostępne są: gotówka, czek, przelew, kredyt, inna. Odbiorca płatności  – z możliwością wyboru Pracownik/Kontrahent/Wspólnik. Odbiorcą wynagrodzenia pracownika w całości lub w części może być inny podmiot (np. komornik, odbiorca alimentów, współmałżonek), a nie sam pracownik. W przypadku pracowników wieloetatowych (Płace i Kadry Plus) może posłużyć do połączenia płatności z wielu etatów w jedną płatność. Domyślnie Odbiorcą płatności jest sam pracownik, dlatego w polu Pracownik wyświetla się Akronim edytowanego pracownika. Po kliknięciu pola Pracownik pojawi się Lista pracowników – Wszyscy spośród których można wskazać innego Odbiorcę płatności niż edytowany pracownik (np. współmałżonka). Ponadto, dla formy płatności Przelew, po wskazaniu innego Odbiorcy płatności niż sam pracownik, pojawia się pole Nr/opis rachunku. Pole, typu lista zawiera rachunki bankowe zapisane w schemacie płatności wskazanego Odbiorcy płatności. Pojawią się wyłącznie te numery rachunków bankowych, dla których Odbiorca płatności jest zarówno właścicielem, jak i podmiotem. Pomocniczo wyświetla się Bank i numer rachunku wskazanego Odbiorcy płatności. Po zatwierdzeniu zmiany, Bank i numer rachunku przepisuje się do schematu płatności edytowanego pracownika. Jeśli wskazany Odbiorca płatności ma w schemacie płatności wpisany jeden rachunek bankowy, to jego numer rachunku przepisuje się domyślnie do pola Nr/opis rachunku. W przypadku, gdy Odbiorca płatności ma przypisanych kilka rachunków bankowych, to wyboru numeru konta można dokonać z listy.
Uwaga
Zmiana numeru rachunku w schemacie płatności Odbiorcy płatności nie powoduje automatycznej modyfikacji wszędzie tam, gdzie go wykorzystano. Należy edytować schematy płatności u wszystkich pracowników, u których wskazano tego Odbiorcę płatności i jego wcześniejszy numer rachunku.
Po wybraniu formy płatności Przelew, gdy odbiorcą płatności jest sam pracownik, należy wybrać Bank, automatycznie podpowie się 8 cyfr rachunku bankowego. Cyfry te jednoznacznie identyfikują dany bank. Rachunek bankowy należy więc uzupełnić jedynie o brakującą część numeru konta pracownika, a następnie nacisnąć klawisz <TAB>, pole z rachunkiem uzupełni się o numer kierunkowy banku. Dodatkowo, dla łatwiejszej identyfikacji płatności służy pole Opis rachunku, aktywne wyłącznie przy formie płatności Przelew. Wypełnienie pola nie jest obowiązkowe. Docelowo, wprowadzony opis będzie widoczny w wypłacie i na zdarzeniu w Preliminarzu płatności.
Uwaga
Jeśli pracownik otrzymuje wynagrodzenie w gotówce, to na jego formularzu po wybraniu formy płatności Gotówka pola z nazwą banku i numerem konta nie są dostępne.
Na formularzu płatności algorytm podziału kwoty do wypłaty definiowany jest za pomocą następujących pól: Procent – wskazanie, jaki procent kwoty do wypłaty ma przypadać na daną płatność - przy czym dla pierwszej płatności z listy - procent liczony od całej kwoty netto, dla kolejnych płatności z listy będzie to oznaczać procent z kwoty pozostałej po obsłużeniu poprzednich płatności o niższych numerach porządkowych (tych, które były wyżej na liście płatności). Kwota – kwota podawana w złotówkach przypadająca domyślnie na daną płatność. Nadwyżki nad zadeklarowane kwoty dodawane do tej płatności – flaga pozwalająca na wskazanie płatności, na której mają być uwzględniane dodatnie różnice (przy kilku płatnościach zadeklarowanych kwotowo pozwoli to na wskazanie tej z płatności, do której ma trafiać ewentualna nadwyżka; pozwala to na obsłużenie sytuacji, w której ostatnia płatność na liście ma być domyślnie korygowana w dół, jeśli kwota z wypłaty nie wystarczy na jej obsłużenie, ale ma zadeklarowaną górną kwotę – np. alimenty na maksymalnie 500 zł przy równoczesnym zadeklarowaniu minimalnej kwoty, jaką musi otrzymać pracownik). W sytuacji, gdy płatność jest nieaktywna przez pewien okres (np. zawiesza się przelew alimentów) dopuszcza się rejestracje płatności z zerową kwotą i zerowym procentem jednocześnie.
Rys 40. Formularz płatności pracownika, gdy Odbiorcą części wynagrodzenia jest inny podmiot.
Uwaga
W schematach płatności w module Płace i Kadry ilość pozycji na liście form płatności została ograniczona do dwóch, natomiast w module Płace i Kadry Plus pracownik może mieć zdefiniowanych więcej form płatności.

Atrybuty pracownika (Płace i Kadry Plus)

Atrybuty to cechy, za pomocą, których można opisywać pracowników, wprowadzając dowolną liczbę dodatkowych informacji, stosownie do potrzeb danej firmy. Możliwość opisania pracownika dowolnymi niestandardowymi atrybutami (cechami) i zastosowanie ich przy definiowaniu składników wynagrodzenia pozwoli na odpowiednie sparametryzowanie naliczania wynagrodzeń i ułatwia konfigurowanie płac. Zamiast definiowania kilku podobnych typów wypłat, różniących się tylko wartością jednego parametru, można zdefiniować jeden typ wypłaty, używając jako parametru odpowiedniego atrybutu, którego wartość byłaby pobierana z pracownika. Użytkownik ma do dyspozycji następujące typy atrybutów:  
  • flaga,
  • tekst,
  • liczba,
  • lista (zamknięta, otwarta),
  • adres URL,
  • zapytanie SQL.
Szczegółowe zasady tworzenia atrybutów opisano w podręczniku do Konfiguracji systemu. Lista atrybutów pracownika  pozwala na dodawanie, usuwanie, edycje oraz tworzenie historii atrybutu. Okno listy atrybutów pracownika zawiera dwie kolumny:
  • nazwę przypisanego pracownikowi atrybutu,
  • i jego aktualną wartość. 
Lista atrybutów domyślnie zawężona jest do tych, których okres obowiązywania (ważności) obejmuje dzień, na który wyświetlana jest lista (na liście w kadrach jest to data aktualności, na liście Wypłat pracowników – data bieżąca programu). Import atrybutów z programu Comarch ERP XL (opcja dostępna w module Płace i Kadry Plus) - dostępny jest tylko w bazach danych współpracujących z programem Comarch ERP XL. W przypadku braku połączenia z bazą Comarch ERP XL po uruchomieniu opcji importu wyświetlany jest stosowny komunikat. Atrybuty dodawane pracownikowi w Comarch ERP Optima i ich wartości (wraz z historią) zapisywane są równocześnie jako atrybuty danego pracownika w Comarch ERP XL. Przy imporcie pracowników (z menu Narzędzi lub z poziomu listy pracowników) z programu Comarch ERP XL do programu Comarch ERP Optima „nowi” pracownicy importowani są wraz z listą atrybutów i wartościami z Comarch ERP XL (wartość z najpóźniejszego zapisu w historii).
Uwaga
Import danych do Comarch ERP OptimaComarch ERP XL za pomocą opcji Import danych z systemu Comarch ERP XL (Narzędzia/Importy) jest dostępny jedynie, gdy w Konfiguracji zaznaczony jest parametr Odblokuj importy danych z bazy Comarch ERP XL.
Przy dodawaniu pozycji do listy atrybutów pracownika jest możliwość wyboru: czy dodajemy pojedynczy atrybut, czy dodajemy całą grupę atrybutów:
Dodawanie atrybutów
Dodawanie pojedynczego atrybutu - po wybraniu z listy atrybutów opcji Dodaj pojedynczy atrybut otwiera się formularz atrybutu, na którym poprzez przycisk  wybieramy zdefiniowany w Konfiguracji atrybut. Następnie dodajemy aktywną ikoną Plusa historię atrybutu, tzn. okres, w jakim będzie obowiązywał atrybut oraz jego wartość. Jeżeli atrybut przysługuje na czas nieokreślony, to nie wypełniamy dat „od… do”. Historia atrybutu - jeżeli przyznana wartość atrybutu zmienia się, to należy go zaktualizować poprzez dodanie kolejnego zapisu w historii atrybutu. Wchodząc na formularz atrybutu ikoną Plusa tworzymy kolejny zapis poprzez podanie w pierwszej kolejności daty aktualizacji, czyli daty, od której obowiązuje zmiana wartości atrybutu. Podczas aktualizowania wartości atrybutu w nowym zapisie proponuje się jako „data od” podana wcześniej data aktualizacji. Po wybraniu okresu obowiązywania atrybutu zmieniamy wartość i zapisujemy stworzony zapis historyczny.
Uwaga
Nie można dodać dwóch zapisów historycznych obowiązujących w tym samym okresie.
Atrybut bez uzupełnionej historii jest traktowany jako ciągle aktywny z wartością zero, więc bez względu na włączony lub wyłączony znacznik Pokaż wszystkie atrybuty pracownika będzie widoczny na liście atrybutów pracownika. Dodawanie grupy atrybutów - przy dodawaniu równocześnie całej grupy atrybutów – ich okres ważności jest ustawiany jako bezterminowy, a wartości przypisywane zgodnie z domyślnymi wartościami ustawionymi w konfiguracji. Jeśli w definicji atrybutu nie byłoby ustawionej wartości domyślnej, to atrybut byłby przypięty bez wartości. Z pozycji listy pracowników w kadrach dostępny jest wydruk dla zaznaczonych pracowników o nazwie „Pracownicy według atrybutów”, który pozwala sprawdzić, którzy pracownicy posiadają wybrany atrybut.

Historia zatrudnienia

Informacje o poprzednim zatrudnieniu pracownika. Na liście wyświetlany jest sumaryczny staż pracy oraz nazwa zakładu pracy i okres zatrudnienia w danym zakładzie. Formularz danych historii zatrudnienia oprócz powyższych danych zawiera informacje o adresie zakładu pracy, stanowisku pracownika. Staż pracy w danym zakładzie można wprowadzić wpisując daty od i do (program sam wyliczy staż) lub od razu wprowadzić staż tj. ilość lat, miesięcy i lat bez podawania dat Od - Do.
Uwaga
Mechanizm liczenia stażu w programie Comarch ERP Optima jest następujący:
  • sprawdzana jest liczba pełnych lat (pełny rok to okres od 1.stycznia do 31.grudnia),
  • sprawdzana jest liczba pełnych miesięcy z niepełnych lat (pełny miesiąc to okres od 1-go do ostatniego dnia kalendarzowego danego miesiąca),
  • sprawdzana jest liczba dni z niepełnych miesięcy,
  • jeśli liczba dni wynosi co najmniej 30, to każde 30 dni jest przeliczane na pełny miesiąc i dodawane do liczby miesięcy,
jeśli liczba miesięcy po doliczeniu miesięcy wynikających z przeliczenia dni wynosi co najmniej 12, to każde 12 miesięcy jest przeliczane na pełny rok i dodawane do liczby lat.
Przykład
Staż wyliczony na podstawie zatrudnienia od 2012-01-14 do 2015-05-20 wynosi: Pełne lata = 2 (lata 2013 i 2014) Pełne miesiące = 15 (luty’2012-grudzień’2012 oraz styczeń’2015-kwiecień’2015) Dni = 38 (18 dni ze stycznia’2012 oraz 20 dni z maja’2015) Liczba dni >= 30, więc następuje przeliczenie dni na pełne miesiące: 38 dni = 1 miesiąc i 8 dni Liczba dni pozostała po przeliczeniu na miesiące = 8 Liczba pełnych miesięcy zwiększona o miesiąc wynikający z przeliczenia dni = 16 miesięcy Liczba miesięcy >= 12 więc następuje przeliczenie miesięcy na pełne lata: 16 miesięcy = 1 rok i 4 miesiące Liczba miesięcy pozostała po przeliczeniu na lata = 4 Liczba pełnych lat zwiększona o rok wynikający z przeliczenia miesięcy = 3 Czyli staż za ten okres wynosi 3 lata, 4 miesiące i 8 dni
W programie wprowadzony jest mechanizm umożliwiający wyliczanie stażu pracy z wyłączeniem pokrywających się okresów nauki i zatrudnienia. W konfiguracji firmy [Start/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry / Dane kadrowe i deklaracje ] znajduje się parametr Automatyczne korygowanie stażu pracy o nakładające się okresy nauki i pracy. Gdy parametr jest zaznaczony podczas wyliczania wysokości przysługującego pracownikowi limitu urlopu wypoczynkowego oraz dodatków stażowych za pomocą algorytmu 3 i 12 staż pracy będzie wyliczany z pominięciem pokrywających się okresów wynikających z historii zatrudnienia w naszej firmie, z historii zatrudnienia u poprzednich pracodawców (na podstawie dat 'od’ 'do” w formularzu historii zatrudnienia) oraz z historii wykształcenia. Staż wynikający z historii wykształcenia zostanie uwzględniony tylko w przypadku, gdy jest w niej zaznaczony parametr Wliczać do stażu pracy. Przy wyliczaniu stażu pracy, biorąc pod uwagę historię wykształcenia, staż pracy wynikający z historii wykształcenia uwzględniamy zawsze w całości dlatego, jeżeli okres nauki pokrywa się w całości z okresem zatrudnienia to wliczany jest tylko staż wynikający z nauki. Natomiast jeżeli okres pracy pokrywa się w części z okresem nauki – przyjmowany jest staż pracy z historii wykształcenia w całości oraz część okresu pracy, która przypada przed lub po okresie nauki.  Jeżeli w historii wykształcenia Użytkownik uzupełnił jedynie liczbę lat stażu bez podawania okresu nauki, nie jest sprawdzane czy okres nauki pokrywa się z okresem pracy i wliczany jest staż pracy wynikający z ukończonej szkoły oraz pełny okres zatrudnienia. Jeśli pracownik w kilku szkołach ma oznaczone, że powinny być wliczane do stażu pracy zostanie uwzględniona jedynie ta, której staż pracy w niej wprowadzony jest największy.
Wskazówka
Jeśli parametr Automatyczne korygowanie stażu pracy o nakładające się okresy nauki i pracy jest zaznaczony to staż pracy wynikający z danej pozycji historii zatrudnienia obliczany jest na podstawie dat ‘od’ ‘do’ wpisanych w okresie pracy danej pozycji historii zatrudnienia. Jeśli parametr nie jest zaznaczony to staż pracy wyliczany jest na podstawie liczby lat, miesięcy i dni wpisanych w sekcji ‘Staż pracy’ danej pozycji historii zatrudnienia.
W przypadku, gdy zatrudnienie w naszej firmie pokrywa się z historią zatrudnienia u poprzednich pracodawców lub pracownik ma odnotowanych kilka pokrywających się ze sobą okresów zatrudnienia w innych firmach staż pracy wyliczany jest na podstawie wprowadzonych okresów od-do w poszczególnych pozycjach w historii zatrudnienia z wyłączeniem okresów pokrywających się. Jeśli pracownik ma wprowadzony w historii zatrudnienia zbiorczy 10-letni staż z poprzednich zakładów pracy jest on wliczany do stażu bez sprawdzania okresów pokrywających się. Staż pracy korygowany jest także o nieobecności, które pomniejszają staż pracy np. urlop bezpłatny wprowadzony w okresie zatrudnienia w naszej firmie oraz o okresy niewliczane do stażu pracy wprowadzone w historii zatrudnienia. W polu Staż pracy (skorygowany), wyświetlany jest sumaryczny staż pracy w oparciu o odnotowane okresy pracy od-do historii zatrudnienia pracownika w poprzednich firmach, skorygowany o pokrywające się okresy pracy. W polu ‘Staż pracy (skorygowany) wyświetlany jest sumaryczny staż pracy z uwzględnieniem tylko nakładających się okresów pracy, bez uwzględnienia historii wykształcenia . Pole Rodzaj stażu pozwala na doprecyzowanie jaki to był staż, np. że była to praca w warunkach szkodliwych. (W sprywatyzowanych przedsiębiorstwach zdarza się, że wypłacane dodatki zależne są od rodzaju stażu. W module Płace i Kadry Plus w algorytmie 12 można zdefiniować wzór z wykorzystaniem rodzaj stażu). W wersji Comarch ERP Optima Płace i Kadry, na formularzu Historii zatrudnienia dostępny jest parametr Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach. Parametr istotny przy pracownikach wieloetatowych (funkcja dostępna w Płace i Kadry Plus). W wersji podstawowej programu może posłużyć do odnotowania okresu zatrudnienia sprzed wielu lat, dla osoby zatrudnionej na jednym etacie. Zapis stażu oznaczony jako Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach jest traktowany na równi ze stażem wynikającym z okresu zatrudnienia na formularzu etatu. Oznacza to, że:
  • Przy drukowaniu raportu Staż pracy – zostanie uwzględniony w kolumnie Staż w firmie,
  • Podczas wyliczania w wypłatach dodatków zdefiniowanych jako zależne od stażu pracy zostanie uwzględniony do Stażu w firmie, a niedoliczony do Stażu poza firmą (dotyczy to typów wypłat zdefiniowanych algorytmem 3 i funkcją Staz() stosowaną w typach wypłat według algorytmu 12.
Dotyczy wersji: 2018.6.1
Formularz danych historii zatrudnienia zawiera również informacje o urlopie wypoczynkowym, w tym urlopie na żądanie wykorzystanym u poprzednich pracodawców. Na zakładce [ Nieobecności/Praca zdalna ] w polach Wykorzystany urlop wypoczynkowy W tym urlop na żądanie, Wykorzystany urlop dodatkowy (niepełnosp.) można odnotować dla nowo zatrudnionego pracownika informację o nieobecnościach dotyczących wykorzystania w danym roku kalendarzowym limitu urlopu wypoczynkowego, dodatkowego urlopu dla pracowników z orzeczoną niepełnosprawnością i urlopu na żądanie w poprzednich zakładach pracy. Informacje te wpłyną na wyliczenie limitu urlopu dla pracownika zatrudnianego w trakcie roku, jeśli wpis dotyczy zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy zakończonego przed datą zatrudnienia w bieżącej firmie, ale w tym samym roku kalendarzowym.
Dodatkowo w polu Wykorzystana praca zdalna okazjonalna można odnotować informację o wykorzystaniu w danym roku kalendarzowym, limicie okazjonalnej pracy zdalnej u poprzednich pracodawców. Informacje odnotowane w Historii zatrudnienia, będą uwzględnione w trakcie sprawdzania wykorzystania limitu rocznego pracy zdalnej w bieżącej firmie. Na zakładce [Okresy niewliczane do stażu pracy], można wskazać okresy przerw w zatrudnieniu, które przypadały w okresie zatrudnienia w innej firmie np. urlopy bezpłatne. Podczas wprowadzania należy podać rodzaj okresu niewliczanego do stażu oraz jego okres. Rodzaje okresów są zapisywane jako słownik ‘Rodzaj okresów niewliczanych do stażu pracy’. Jest on dostępny także z poziomu Płace i kadry >Słowniki.  Wprowadzenie okresu niewliczanego do stażu pracy powoduje automatyczne pomniejszenie stażu pracy w tej danej firmie. Skorygowany staż pracy zostanie wyświetlony na zakładce [Ogólne] w polu Staż pracy. - możliwość szybkiego wprowadzenia informacji o stażu pracy u poprzednich pracodawców w wysokości 10 lat, bez konieczności ręcznego edytowania formularza historii zatrudnienia. Po naciśnięciu przycisku Dodaj zbiorczy 10–letni staż z poprzednich zakładów pracy  na liście historii zatrudnienia zostanie automatycznie dopisana pozycja o nazwie Zbiorczy 10-letni staż z poprzednich zakładów pracy, bez zakresu dat Od-Do i z sumarycznym stażem w ilości równej 10 lat. Formularz zbiorczego stażu pracy jest dostępny tylko w trybie do podglądu, bez możliwości edycji. Staż pracy wynikający ze zbiorczego stażu pracy jest zaliczany do stażu pracy poza firmą. Jest uwzględniany przy wyliczaniu dodatków stażowych oraz limitu urlopu wypoczynkowego.

Historia wykształcenia

Pozwala na odnotowanie informacji o zdobytym przez pracownika wykształceniu. Lista ta obejmuje nazwę szkoły i okres trwania nauki. Na formularzu możemy zapisać szczegóły związane z ukończeniem danej szkoły czyli zawód, specjalność, stopień czy tytuł naukowy. Jeśli ukończenie danej szkoły wiąże się z uzyskaniem wykształcenia musimy określić, czy dany okres ma być wliczany do stażu pracy (istotne w przypadku jednoczesnej nauki i pracy, w takim przypadku art. 155 Kodeksu pracy mówi, że jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się bądź okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, bądź okres nauki, zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika) i podać okres stażu pracy uwzględniany przy wyznaczaniu wymiaru limitu urlopu. Staż ten możemy wpisać samodzielnie lub wybrać odpowiednią wartość z listy pomocniczej.
Uwaga
 Od wersji 2021.5.1 podczas dodawania historii wykształcenia pracownika parametr Wliczać do stażu pracy domyślnie jest zaznaczony

Eksport danych osobowych do XML

Eksport danych osobowych do XML – możliwość wyeksportowania danych osobowych pracownika do pliku XML. Pozwala na wyeksportowanie informacji o pracowniku do pliku w formacie .xml. Eksportowany plik można zapisać na dysku lokalnym lub w IBARD

Akordy

Akordy  – lista wykonywanych akordów przez pracownika za konkretny okres. Akordy (ich rodzaj – prosty, progresywny, grupowy; sposób naliczania) definiujemy w Konfiguracji programu/ Typy akordów. Lista akordów pracownika pozwalana na dodawanie/podgląd/usuwanie akordów oraz na tworzenie aktualizacji dla wprowadzonych akordów i podgląd utworzonych zapisów historycznych. Lista pozwala również wyfiltrować akordy wykonywane tylko na konkretną datę oraz wyświetlić nieaktualne już akordy (flaga ‘pokaż wszystkie’) U pracownika na liście akordów wybieramy tylko akord, jaki będzie wypłacany w danym okresie, w jakiej ilości i po jakie stawce za jednostkę. Jednostkę można zdefiniować w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Jednostki miary. W zależności od rodzaju wybranego akordu zmienia się też układ formularza akordu.
Uwaga
Na formularzu akordu parametr Nieaktywny pozwala na ustawienie jako nieaktywne akordów, które nie są już wypłacane pracownikowi (uległy skróceniu, były wypłacane za dany okres). Akordy nieaktywne na liście dodatków są wyświetlane na szaro. Akord oznaczony jako nieaktywny nie jest uwzględniany podczas wykonywania operacji seryjnych na akordach oraz podczas naliczania wypłat pracowników.
Elementy/pola formularza akordu to: Typ akordu – wybór z listy słownikowej podpowiadanej z poziomu akordów zdefiniowanych w Konfiguracji programu/ Typy akordów. Program obsługuje rozliczanie rodzajów akordów: Akord prosty ilościowy polega na odnotowaniu ilości jednostek wykonanego przez pracownika produktu i przemnożeniu ich stawkę przypisaną za wykonanie danej jednostki produktu.
Przykład
 Pracownik w ciągu miesiąca wykonał 300 sztuk figurek świątecznych po 2 zł za sztukę. Rozliczenie akordu: 300 sztuk x 2 zł = 600 zł
Akord prosty czasowy uwzględnia czas przepracowany w akordzie przemnożony przez stawkę za godzinę (minutę).
Przykład
Pracownik w ciągu miesiąca przepracował w akordzie czasowym 68 godzin i 30 minut a stawka za godzinę czasu pracy w akordzie wyniosłą 5,50 złotych. Rozliczenie akordu: 68,5 godziny x 5,50 zł = 376,75 zł
 
Akord progresywny polega na zadeklarowaniu kilku stawek w zależności od progów progresji. Progi progresji dla przykładów rozliczeń akordu:
  • powyżej 0,0000 sztuk – 1 zł,
  • powyżej 100,0000 – 1,50 zł,
  • powyżej 300,000 sztuk – 2 zł.
Przykład
Pracownik w ciągu miesiąca wykonał 50 sztuk figurek świątecznych. Rozliczenie akordu: 50 sztuk x 1 zł = 50,00 zł
Przykład
Pracownik w ciągu miesiąca wykonał 350 sztuk figurek świątecznych. Rozliczenie akordu: 100 sztuk x 1 zł = 100 zł; 200 sztuk x 1,50 = 300 zł; 50 sztuk x 2 zł = 100 zł 100 zł + 300 zł + 100 zł = 500 zł
Przykład
W Konfiguracji akordu możemy zaznaczyć liczenie wartości akordu ‘według stawki dla najwyższego osiągniętego progu’. Akord progresywny wg stawki dla najwyższego osiągniętego progu polega na tym, że po przekroczeniu pewnej ilości wykonanych jednostek pracownik wynagradzany jest według najwyższej stawki. Zaznaczenie takiej opcji w konfiguracji akordu progresywnego spowoduje, że pracownik, który wykonał 350 sztuk figurek świątecznych za każdą z nich dostanie 2 zł: Rozliczenie akordu: 350 sztuk x 2 zł = 700 zł 
Akord grupowy polega na wyliczeniu „udziałów’ dla pracownika przynależącego do danej grupy akordowej. Wyliczenie tego udziału: to iloczyn czasu zapisanego w danym akordzie, współczynnika i stawki zaszeregowania pracownika. W szczególnych przypadkach dla stawki i/lub czasu może być przyjęta domyślna wartość = 1, zamiast wartości pochodzących z tych pól:
  • jeśli w akordzie wyłączono przeliczenie proporcjonalne wg stawki zaszeregowania, to dla parametru odpowiadającego stawce przyjmujemy wartość 1, żeby nie miała wpływy na kwotę,
  • jeśli wyłączono zależność kwoty od czasu przepracowanego w danym akordzie, to zamiast odnotowanego czasu należy przyjąć wartość – by nie wpływała na wynik.
Przykład rozliczenia akordu grupowego znajdziecie Państwo w rozdziale Płace – scenariusze. Okres wykonywania akordu – wypełnienie daty rozpoczęcia wykonywania akordu jest obowiązkowe, natomiast przy akordach przyznanych na czas nieokreślony pole z datą zakończenia wykonywania akordu może pozostać puste. Stawka – pole to możliwe jest do edycji w przypadku akordu prostego. Jednostka – pole wyświetlane informacyjnie, typ jednostki (np. sztuka) pobierany z Konfiguracji akordu. Lista wartości – zapis wykonania akordu za poszczególne miesiące, mieszczące się w okresie trwania akordu. Odnotowujemy rok, miesiąc wykonania akordu oraz w zależności od typu akordu: czas, ilość i kwotę całościową akordu. Rozliczenie proporcjonalne do stawki zaszeregowania – parametr służący do wyliczenia akordu grupowego, uwzględniający podczas wyliczeń stawkę zaszeregowania pracownika. Współczynnik proporcjonalności – parametr służący do wyliczenia akordu grupowego, uwzględniający wielkość udziału pracownika w kwocie całościowej akordu grupowego. Podczas zatwierdzania listy wykonywanych akordów wpływających na czas pracy program informuje o wykonywaniu modyfikacji kalendarza lub zestawienia czasu pracy za konkretny miesiąc. Modyfikacja polega na wprowadzeniu lub zmianie strefy akordowej na kalendarzu/zestawieniu pracownika. Program modyfikuje tylko te akordy, które zostały zarejestrowane za miesiąc zgodny z datą na liście akordów. Jeżeli liczba godzin wpisanego akordu jest wyższa od planu pracy za konkretny miesiąc, to program informuje o konieczności dokonania ręcznej korekty zapisów w kalendarzu pracownika. Jeżeli ilość wpisanego akordu nie obejmuje pełnych dni pracy, a wcześniej na kalendarzu pracownika naniesiony był opis analityczny, to po uzupełnieniu akordu na ostatnim niepełnym dniu opis należy poprawić ręcznie. Kwota akordu grupowego – operacje seryjne – funkcja pozwala na wpisanie kwoty całościowej akordu grupowego w jednym wspólnym okienku, bez konieczności odnotowywania na każdym pracowniku. Operacja wykonywana jest dla zaznaczonych pracowników. Zapisanie kwoty akordu wraz z wyliczeniem odpowiedniego udziału nastąpi dla pracowników, którzy mają przypisany dany typ akordu i jego wykonanie w godzinach na dany miesiąc. Aby prawidłowo zaimportować akord grupowy z arkusza MS Excel należy:
  • wyeksportować do arkusza akordy, dla których dla danego miesiąca nie odnotowano czasu wykonania,
  • uzupełnić w arkuszu *.xls czas wykonania dla poszczególnych pracowników z akordem grupowym (nie trzeba im dopisywać kwot i udziałów),
  • zaimportować arkusz,
  • wprowadzić kwotę 'do podziału’ dla akordu grupowego operacją seryjną (dopiszą się kwoty i udziały dla poszczególnych pracowników).  
Okno akordu grupowego - operacje seryjne

Kwalifikacje

Lista posiadanych przez pracownika kwalifikacji. Na liście wyświetla się nazwa kursu i termin ważności. Formularz kwalifikacji pracownika zawiera informacje o nazwie kursu/uprawnienia, dacie rozpoczęcia i zakończenia, dacie ważności oraz pole na komentarz. Miejsce to można wykorzystać na wpisanie na przykład numeru licencji danego uprawnienia. Na formularzu możemy odnotować czy dany kurs jest wymagany i czy został ukończony. W polu nazwy kursu/kwalifikacji/uprawnienia dostępna jest lista słownikowa, w której definiujemy występujące w firmie uprawnienia. Na liście słownikowej istnieje także możliwość zaznaczenia parametru informującego o terminie ważności danego uprawnienia.

Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego

Odnotowanie pracy na część etatu podczas urlopu macierzyńskiego dodatkowego/rodzicielskiego Za pomocą przycisku  można odnotować pracę na część etatu w trakcie urlopu macierzyńskiego dodatkowego/urlopu rodzicielskiego. Przycisk jest niedostępny, jeśli edytowany zapis historyczny jest pierwszym zapisem pracownika oraz w przypadku, gdy pracownik nie ma uzupełnionej daty zatrudnienia. Nie jest też dostępny dla pracowników tymczasowych i oddelegowanych do pracy za granicę. Ustawienie rozpoczęcia, także zakończenia pracy na część etatu podczas urlopu macierzyńskiego dodatkowego/rodzicielskiego wymaga wykonania aktualizacji danych kadrowych pracownika z dniem, od kiedy pracownik zaczyna pracę na część etatu. Na formularzu dotyczącym pracy podczas urlopu rodzicielskiego należy zaznaczyć parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego i uzupełnić wymiar etatu, stawkę zaszeregowania oraz kalendarz według którego ma być rozliczany czas pracy pracownika.
Formularz dotyczący pracy na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego
Jeśli pracownik miał wprowadzoną standardową nieobecność urlop macierzyński dodatkowy/rodzicielski przed zrobieniem aktualizacji, podczas zapisu formularza pracownika z zaznaczoną pracą w trakcie urlopu rodzicielskiego nastąpi automatyczne podzielenie wprowadzonej nieobecności zgodnie z datą zapisu historycznego. W wyodrębnionym okresie nieobecności automatycznie będzie zaznaczony parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego. Jeśli nieobecność nie była wprowadzona przed wykonaniem aktualizacji podczas jej zapisu parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego także zaznaczy się automatycznie. W razie usunięcia pracownikowi zapisu historycznego, w którym wcześniej dodano lub zmieniano informacje o łączeniu pracy z  urlopem rodzicielskim, należy sprawdzić i odpowiednio zmodyfikować ręcznie parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego na nieobecnościach związanych z rodzicielstwem przypadających w tym okresie.
Formularz nieobecności Urlop rodzicielski z odnotowaną pracą na część etatu
Na czasie pracy pracownika wyświetlany jest czas pracy odpowiedni dla odnotowanego pomniejszonego wymiaru etatu, natomiast urlop rodzicielski jest oznaczony ikoną wózka . W czasie pracy można odnotowywać pracownikowi inne, dodatkowe nieobecności np. urlop wypoczynkowy czy zwolnienie chorobowe.  Podczas edycji dnia, w którym pracownik ma odnotowany urlop rodzicielski i pracę na część etatu podnosi się okno z obecnością. Nieobecności można edytować z poziomu zakładki [Nieobecności].
Uwaga
W zapisie historycznym pracownika, w którym jest zaznaczony parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego, na formularzu etatu głównego musi być przypisany kalendarz, który w konfiguracji ma zaplanowany czas pracy tylko w strefie podstawowej (PP). Jest to konieczne do poprawnego wyliczenia w wypłacie pomniejszeń za czas urlopu rodzicielskiego i ewentualnych dodatkowych nieobecności przypadających w tym okresie. Nie zaleca się modyfikacji planu pracy pracownika łączącego urlop rodzicielski z pracą na część etatu. Wpisanie wyjątku w planie pracy oznacza, że dla takiego dnia nie jest dziedziczona norma z kalendarzy z konfiguracji.
Przykład
Pracownik od 1.03.2015 łączy pracę na ½ etatu z urlopem rodzicielskim. W planie pracy ma zaplanowaną pracę od poniedziałku do piątku po 4 godziny. Pracownik ma dodatkowy dzień wolny 4 maja. Taką informację należy odnotować na kalendarzu pracownika z poziomu konfiguracji. Należy wejść z poziomu Start / Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Kalendarze do kalendarza pracownika, który jest wskazany na formularzu łączenia pracy z urlopem rodzicielskim i ustawić 4 maja jako dzień wolny. Jeśli według tego kalendarza rozliczani są także inni pracownicy, to taka zmiana (4 maja – dzień wolny) zostanie przeniesiona także na ich plan pracy. W przypadku, gdy ma to być odnotowane tylko u tego jednego pracownika zaleca się, aby był dla niej utworzony oddzielny kalendarz.
Plan pracy pracownika w okresie przypadającym na okres pracy w trakcie urlopu rodzicielskiego pokazuje normę czasu pracy pracownika odpowiadającą pomniejszonemu wymiarowi etatu. Odnotowanie dodatkowej pracy na część etatu podczas urlopu rodzicielskiego nie wpływa na wyliczenie limitu urlopowego. Należny limit nie jest pomniejszany w związku z pracą w mniejszym wymiarze etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego. Odnotowanie w tym okresie urlopu wypoczynkowego ściąga z limitu tyle godzin, ile pracownik ma zaplanowanych do przepracowania w danym dniu w ramach łączenia pracy z urlopem rodzicielskim. Naliczanie wypłat W wypłacie etatowej pracownika łączącego urlop rodzicielski z pracą na część etatu są naliczane dwa         wynagrodzenia zasadnicze za ten sam okres:   
  • Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) bądź Wynagrodzenie zasadnicze /godz. (praca.pdst) – wynagrodzenie za czas pracy wyliczone według stawki i planu pracy odpowiedniego dla pracy na część etatu, skorygowane o ewentualne nieobecności i odchyłki,
  • Wynagrodzenie zasadnicze /mies. (rodzic) (praca.pdst) bądź Wynagrodzenie zasadnicze /godz. (rodzic)(praca.pdst) – wynagrodzenie zasadnicze za okres łączenia  pracy z urlopem rodzicielskim wyliczone według stawki i planu pracy dla etatu podstawowego pomniejszone za czas urlopu rodzicielskiego.
Formularz wypłaty – elementy wypłaty pracownika łączącego pracę z urlopem rodzicielskim
W elemencie wypłaty zasiłek macierzyński (rodzicielski) wypłacanym za okres pracy na część etatu w polu Podstawa zapisywana jest informacja o podstawie zasiłku, jaka była wyliczona przed odnotowaniem łączenia pracy z rodzicielskim, a w polu Podstawa składek E/R podstawa odpowiednio przeliczona do wymiaru etatu podstawowego i pomniejszonego.  Kwota zasiłku macierzyńskiego (rodzicielskiego) jest wyliczana przy uwzględnieniu podstawy składek E/R. Kwota zapisana w polu Podstawa będzie uwzględniana przy wyliczaniu zasiłków po zakończeniu okresu łączenia pracy na część etatu z urlopem rodzicielskim. Jeśli pracownik będzie miał nieobecność typu zwolnienie ZUS w trakcie pracy na część etatu, podstawa zasiłku zostanie wyliczona ze średniej z wypłat z okresu pełnych miesięcy łączenia pracy z urlopem rodzicielskim. Podstawa z tego zasiłku będzie przepisywana tylko do kolejnych zasiłków innych niż macierzyński przypadających w okresie łączenia pracy z urlopem rodzicielskim. Przy rozliczaniu urlopów wypoczynkowych i innych płatnych nieobecności, poza nieobecnościami typu ZUS, uwzględniany jest czas pracy wynikający z pomniejszonego wymiaru etatu. Przy wyliczaniu dodatkowych elementów wynagrodzenia uwzględniany jest czas pracy dotyczący pracy na część etatu. Dodatki są automatycznie korygowane o nieobecności inne niż urlop macierzyński dodatkowy/urlop rodzicielski, które mają zaznaczony parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego. Funkcja Nieobec() wykorzystywana w algorytmie 12 nie zlicza nieobecności mających zaznaczony parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego. Deklaracje ZUS i PFRON Pracownik łączący pracę z rodzicielskim jest wykazywany na dwóch raportach RCA:
  • z kodem 1240 i składkami od zasiłku macierzyńskiego (rodzicielskiego),
  • z kodem pracowniczym i składkami oraz wymiarem etatu pomniejszonym.
Na raporcie ZUS RSA będzie wykazany kod świadczenia zasiłku macierzyńskiego (rodzicielskiego) i ewentualnie będzie tworzony dodatkowy załącznik/załączniki z informacjami o nieobecnościach/zasiłkach odnotowanych dla części etatu. Przy wyliczaniu stanu zatrudnienia na deklaracji WN-D oraz na wydrukach pomocniczych do WN-D i strukturach zatrudnienia PFRON i ZPChr pracownik łączący pracę na część etatu z urlopem rodzicielskim jest uwzględniany, nie pomniejsza stanu zatrudnienia. Wymiar etatu jest pobierany z formularza dotyczącego pracy na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego. Dla pracownika niepełnosprawnego łączącego rodzicielski z pracą tworzony jest załącznik INF-D-P z wymiarem etatu pomniejszonym i z uwzględnieniem dodatkowych nieobecności. Wydruki kadrowe i płacowe Na wydruku Karta zasiłkowa w kolumnie 15 - przychód przyjęty do obliczenia   zasiłku drukowana jest kwota podstawy pomniejszonej dla nieobecności urlop macierzyński dodatkowy i urlop rodzicielski podczas łączenia tych nieobecności z pracą na część etatu. Na wydruku Zaświadczenie dla płatnika składek Z-3 dla pracownika, który łączy pracę z urlopem rodzicielskim w kolumnie nr 5 Przyczyna nieprzepracowania całego miesiąca nie są wykazywane nieobecności urlop macierzyński dodatkowy i rodzicielski, które są łączone z pracą na część etatu. Na wydruku Karta pracy/Karta pracy skrócona przedstawiana jest norma i czas pracy dotyczący pracy na część etatu, a w nieobecnościach wykazywane są jedynie nieobecności dodatkowe, które wystąpiły w trakcie pracy na część etatu. Na wydrukach do GUS osoba przebywająca na urlopie rodzicielskim i jednocześnie pracująca na część etatu, jest wliczana do przeciętnej liczby zatrudnionych, a osiągnięte przez nią wynagrodzenie jest uwzględniane w raportach.

Formularz członka rodziny

Formularz danych członka rodziny składa się z zakładek: Zakładka [Ogólne] Zawiera dane personalne i adres. W pole Nazwisko przepisywane jest nazwisko pracownika, pozostaje do uzupełnienia: imię, data urodzenia, PESEL, NIP i w razie posiadania numer dowodu tożsamości (dowód osobisty lub paszport). Informacje związane z adresem należy uzupełnić tylko w przypadku, gdy adres zamieszkania pracownika jest różny od adresu zamieszkania członka rodziny. W przypadku zgodnego miejsca zamieszkania pola związane z adresem powinny pozostać puste.
Uwaga
W programie Comarch ERP Optima istnieje funkcjonalność pozwalająca na wypełnienie daty urodzenia na formularzu danych członka rodziny pracownika na podstawie podanego numeru PESEL. Data zostanie uzupełniona na podstawie numeru PESEL tylko w przypadku, gdy nie ma wypełnionego pola Data urodzenia. Jeżeli data urodzenia została już wprowadzona i następnie podawany jest numer PESEL to program Comarch ERP Optima nie sprawdza poprawności wpisanej daty urodzenia.
Zakładka [Ubezpieczenia] Informacje potrzebne do deklaracji zgłoszeniowych m.in. kod niepełnosprawności i pokrewieństwa, datę przystąpienia do ubezpieczenia zdrowotnego. Na tej zakładce znajdują się także informacje o tym, kto i kiedy wprowadził oraz zmodyfikował dany zapis. Zakładka [Dodatki (historyczny)] Lista dodatków związanych z konkretnym członkiem rodziny pracownika. Opcja historyczna, tutaj można sprawdzić, czy pracownikowi przysługiwał zasiłek rodzinny (pielęgnacyjny) oraz dodatek do zasiłku rodzinnego (informacje w trybie tylko do odczytu). [4 Zwolnienie z FP/FGŚP] Okres zwolnienia z naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przez okres 36 miesięcy od powrotu pracownika z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych.  Okres jest ustawiany automatycznie na podstawie odnotowanych okresów ‘od’ - ‘do’  urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych udzielonych na dane dziecko. Okres zwolnienia może być modyfikowany przez Użytkownika.

Porównaj z poprzednim zapisem historycznym

Dotyczy wersji: 2018.2.1
Na formularzu danych kadrowych jest dostepny przycisk Porównaj z poprzednim zapisem historycznym . Zaktualizowane w stosunku do poprzedniego zapisu historycznego dane kadrowe są wyróżnione kolorem zielonym. Dodatkowo na liście zapisów historycznych pracownika można za pomocą przycisku  uzyskać informację o różnicach pomiędzy kolejnymi zapisami historycznymi - na pomocniczym oknie wyświetlana jest lista pól, dla których wartość w podświetlonym zapisie historycznym różni się od wartości w zapisie bezpośrednio go poprzedzającym.  
 

Dodatkowe dane kadrowe, zdjęcie pracownika

Na formularzu danych kadrowych znajduje się przycisk  Zdjęcie pracownika . W menu dostępnych opcji (strzałka) są: 
  • Dodatkowe dane kadrowe – adresy: zamieszkania i do korespondencji, wykazywane są na deklaracji zgłoszeniowej pracownika, wypełniane jedynie wówczas, gdy różnią się od adresu zameldowania wprowadzonego na zakładce [Ogólne] formularza pracownika. Adres zamieszkania jest wykazywany na deklaracjach PIT pracownika, jeśli na formularzu pracownika na zakładce [Nr ident./podatki] zaznaczony jest parametr Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT. Dodatkowe dane adresowe związane z pracownikiem np. telefon dodatkowy, faks, adres strony www, i dane osoby, którą należy powiadomić w razie wypadku. Zakładka ta pozwala na odnotowanie danych związanych ze służbą wojskową, m.in.: stosunek do służby wojskowej, stopień, specjalność, przynależność do WKU, nr książeczki wojskowej i przydział.
  • Zdjęcie pracownika – umożliwia podpięcie zdjęcia pracownika.
  • Usuń zdjęcie pracownika – po wybraniu tej opcji pojawi się komunikat Czy chcesz usunąć zdjęcie pracownika? z domyślnie podświetloną odpowiedzią NIE. Odpowiedź TAK – usuwa zdjęcie.
Dodanie zdjęcia pracownika:
  1. Należy edytować formularz danych kadrowych pracownika i kliknąć ikonkę .
  2. Następnie nacisnąć ikonę  i odszukać właściwy plik ze zdjęciem.
  3. Ikoną  można zapisać zdjęcie, następnie zapisać formularz danych kadrowych.
Pozostałe, dostępne funkcje: - oznacza Podgląd zdjęcia (fotografia pojawi się w powiększeniu, tj. W pełnym oknie), - naciśnięcie spowoduje Anulowanie zmian.
Zdjęcie pracownika

Schorzenia

Formularz służy do rejestracji schorzeń pracownika – lista słownikowa pozwala na rejestrację występujących chorób wraz z oznaczeniem symboli i szczególnego charakteru schorzenia. Odnotowanie tej informacji wraz z zakresem dat, wykorzystywane jest przy generowaniu raportów dla ZPChr i PFRON.

Kalendarz pracownika

Ze względu na obszerność tematyki związane z czasem pracy i harmonogramami pracowników poświęcono odrębną kategorię Czas pracy i nieobecności.

Lista form płatności

Lista form płatności zawiera kolumnę Odbiorca płatności, co pozwoli na szybszą identyfikację odbiorcy danej płatności. Na Liście płatności może występować wiele form płatności, stąd też użytkownik może decydować o kolejności realizowanych płatności poprzez tak zwany mechanizm „bąbelkowania”, to znaczy przesuwania płatności w górę i w dół przez klawisze . Stojąc na pierwszej pozycji płatności dostępna jest tylko ikona „bąbelkowania" w dół, natomiast stojąc na ostatniej pozycji dostępna jest tylko ikona „bąbelkowania" w górę.
Lista form płatności pracownika
Przykład
Pracownik ma otrzymać netto 1.446,48zł.  
W Schemacie płatności ma ustalone płatności w kolejności np.:
  • 60%,
  • 40% + [v] nadwyżki nad zadeklarowane kwoty.
  • Wypłata zostanie podzielona zgodnie ze schematem, to znaczy:
  • 867,89, to jest 60% z kwoty 1.446,48.
  • 578,59 to jest 40% kwoty pozostałej do wypłaty, czyli: 1.446,48 – 867,89 = 578,59 * 40% = 231,44 + nadwyżki 347,15.
  • W przypadku, gdy użytkownik zmieni w schemacie płatności pracownika kolejność płatności przy pomocy jednej z ikon „bąbelkowania” to otrzymamy schemat np.:
  • 40% + [v] nadwyżki nad zadeklarowane kwot,
  • 60%.
  • Wówczas wypłata pracownika zostanie podzielona następująco:
  • w pierwszej kolejności 1.446,48 * 40% = 578,59 + 347,16 (nadwyżka) = 925,75
  • 1.446,48 – 578,59 = 867,89 * 60% = 520,73
1.446,48 – 578,59 – 520,73 = 347,16 nadwyżki zostanie dodanie do pierwszej płatności. 

Dane dotyczące aplikacji Comarch HRM

W danych dotyczących aplikacji Comarch HRM (przycisk ) można wprowadzić dane kontaktowe pracownika tj. numer telefonu, adres e-mail oraz numer pokoju, które są wyświetlane w aplikacji Comarch ERP HRM Dodatkowo z tego poziomu można ustawić dostęp do aplikacji osobom, które nie są zatrudnione na etat, ani nie posiadają trwającej umowy cywilnoprawnej. Po zaznaczeniu parametru Dostęp do aplikacji poza okresem zatrudnienia należy podać okres od-do, w jakim dana osoba będzie mogła korzystać z aplikacji.

Zaniechanie podatkowe

Ewidencjonuje się tu zwolnienia podatkowe przyznane pracownikowi przez urząd skarbowy. Można odnotować: rodzaj zaniechania (wybierany z rozwijanej listy pomocniczej), datę, od której obowiązuje oraz kwotę. Program automatycznie w kolejnych wypłatach rozliczy wpisane zaniechanie podatkowe (ograniczy pobór podatku). Rozliczenie zaniechania następuje w momencie realizowania kolejnych wypłat. Ograniczenie poboru podatku następuje w momencie naliczania wypłaty. W sytuacji, gdy koryguje się (zmienia/usuwa) jeden z elementów wypłaty program automatycznie poprawia kwotę zaniechania i podatek w momencie zapisywania wypłaty. Zmian takich możemy również dokonywać we wcześniej obliczonej wypłacie, ale w takim przypadku program nie skoryguje nam kwoty podatku i zaniechania.
Uwaga
Aby dokonać zmian w wyliczonej wcześniej wypłacie, należy ją usunąć i naliczyć ponownie. Jest to warunek konieczny poprawnego obliczenia zaniechania podatkowego.
Informacja o zaniechaniu pojawia się na listach płac, kwitkach wypłaty i karcie podatkowej pracownika. W momencie, gdy zaniechanie zostało częściowo lub całkowicie rozliczone nie mamy możliwości jego korekty. W celu zarejestrowania zmian należy wykasować wcześniej wyliczone wypłaty. Na liście zaniechania podatkowego przedstawiony jest aktualny stan wykorzystania danego zaniechania. Program kontroluje stan rozliczenia zaniechania podatkowego i w sytuacji, gdy zostało ono rozliczone w całości powraca do potrącania zaliczki podatku. Zaniechanie zawsze dotyczy wybranego roku podatkowego (data przyznania zaniechania). Zaniechanie jest rozliczone całkowicie w momencie, gdy kwota zaniechania równa jest kwocie rozliczonej na formularzu zaniechania. Na liście zaniechania w kolumnie pozostało do spłaty wyświetlana jest wówczas wartość 0.00.

Lista członków rodziny

Lista członków rodziny  – w celu poprawnego zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego (ZCNA) należy uzupełnić podstawowe dane o członkach rodziny pracownika.

Języki obce

Informacja o znajomości języków obcych. W formularzu możemy określić stopień znajomości języka obcego w mowie i piśmie.

Formularz pracownika

Formularz danych pracownika - zakładka PPK/Dodatkowe

W ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych, Użytkownik ma możliwość odnotowania w tej zakładce następujących informacji:
  • Data przystąpienia do PPK – data zawarcia umowy o prowadzenie PPK dla pracownika,
  • Data rezygnacji z PPK – data złożenia deklaracji rezygnacji z PPK przez pracownika,
  • Parametr ‘Obniżenie składki podstawowej pracownika do’ – informacja o obniżeniu wysokości składki podstawowej finansowanej przez pracownika, stosowana w przypadku, gdy wynagrodzenie pracownika nie przekracza równowartości 120% minimalnego wynagrodzenia. Składka może zostać obniżona do wartości z zakresu 0,50% – 2,00%. W polu ‘Data złożenia deklaracji (skł. podst.)’ Użytkownik wprowadza datę złożenia przez pracownika wniosku o obniżenie składki podstawowej/zmianie wysokości składki podstawowej.
  • Składka dodatkowa pracownika – wysokość składki dodatkowej finansowanej przez pracownika, domyślnie przyjmuje wartość 0, ale Użytkownik ma możliwość wprowadzenia wartości mieszczącej się w zakresie 0,00 – 2,00%. W polu ‘Data złożenia deklaracji’ należy wprowadzić datę złożenia deklaracji przez pracownika o pobieranie składki dodatkowej.
  • procent składki dodatk. pracodawcy – wysokość składki dodatkowej finansowanej przez pracodawcę; w przypadku niezaznaczonego parametru, wartość domyślnie pobrana zostanie z konfiguracji, po zaznaczeniu Użytkownik może ją zmienić na wartość z zakresu 0,00-2,50%.
  • Przekaż dane kontaktowe pracownika do instytucji finansowej – w przypadku współpracy modułu kadrowo-płacowego z aplikacją Comarch PPK jego ustawienie decyduje czy adres e-mail i telefon wprowadzone na zakładce [Ogólne] zostaną zaczytane do aplikacji i przekazane do instytucji finansowej.
 
Dotyczy wersji: 2020.3.1
Od wersji 2020.3.1 w przypadku gdy Użytkownik uzupełni/zmieni dane dotyczące PPK poprzez edycję formularza, a nie za pomocą aktualizacji zapisu podczas zapisu kartoteki pojawi się odpowiedni komunikat z dwoma dostępnymi opcjami. Użytkownik wprowadzone zmiany będzie mógł zapisać jako nowy zapis historyczny obowiązujący od wskazanego dnia lub w edytowanym zapisie pracownika. W przypadku wybrania opcji dodania nowego zapisu historycznego podana data, od kiedy zmiana ma być wprowadzona musi mieścić się w okresie obowiązywania edytowanego zapisu pracownika.
  Na zakładce tej możemy również odnotować informację o:
  • terminie badania lekarskiego – pole Data ważności badań okresowych. Domyślnie pole jest puste. Uzupełniamy go poprzez wpisanie daty lub wybranie jej z kalendarza. Poprawne wypełnienie daty badania pozwoli nam na wygenerowanie raportu o osobach, które należy skierować na badania. Raport ten jest dostępny z poziomu Listy pracowników/ Wydruki/ Wydruki kadrowe/ Badania okresowe.
  • Dacie, do kiedy należy przechowywać dokumentację pracowniczą – pole Obowiązek przechowywania dokumentacji do dnia – Użytkownik po rozwiązaniu stosunku pracy z pracownikiem, ma możliwość odnotowania daty, do kiedy pracodawca będzie miał obowiązek przechowywania dokumentacji danego pracownika. Data w tym polu ustawiana jest automatycznie na podstawie wpisanej daty zwolnienia pracownika. Jeśli pracownik został zatrudniony po 31.12.2018 r. data w polu ‘Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej do dnia:’ zostanie ustawiona jako 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. W przypadku, gdy data zatrudnienia jest wcześniejsza niż 01.01.2019 r., to data ustawiana jest automatycznie jako 50 lat od daty zwolnienia.
  • Uwagi – pozwala na zapisanie wielu dodatkowych informacji o pracowniku.
  • Opis pracownika – wykorzystywany jest przy zakładaniu bardziej rozbudowanych filtrów na pracownikach.
  • Posiada prawo jazdy kategorii – parametr domyślnie niezaznaczony. Po jego zaznaczeniu można wpisać kategorię prawa jazdy (lub ich kombinacje w przypadku posiadania więcej niż jednej), którą ma dany pracownik.
    Rys 92. Formularz danych pracownika – zakładka Dodatkowe
  • Nie rozliczaj płatności – parametr służy określeniu, czy płatności wystawione na takiego pracownika trafiają do preliminarza płatności (moduł Kasa/Bank) ze statusem nie podlega rozliczeniu. Jeśli na formularzu pracownika parametr jest:
    • zaznaczony [√] – to podczas generowania zdarzeń do preliminarza płatności, płatności tego pracownika trafią ze statusem nie podlega rozliczeniom, czyli rozliczenia z tym pracownikiem nie będą dokonywane w programie,
    • niezaznaczony [ ] – to płatności pracownika będą trafiać do preliminarza płatności ze statusem nie rozliczono, gdzie następnie można dokonać ich rozliczenia.
  • Zakład – możliwość przypisania pracownika do danego zakładu jeśli w konfiguracji ustawiony jest rodzaj księgowości jako Księga podatkowa oraz zaznaczony parametr Firma wielozakładowa
  • Kategoria – z możliwością opisu – pole najczęściej wykorzystywane dla potrzeb księgowości i dodatkowego filtrowania list. Zasada uzupełniania kategorii jest analogiczna jak w całym programie. Korzystamy przy tym ze standardowej listy kategorii. Po naciśnięciu przycisku Kategoria otwiera się lista słownikowa dostępna również z poziomu Słowników. Rozróżniamy dwa rodzaje kategorii: ogólne i szczegółowe. W programie obowiązuje zasada dziedziczenia, która powoduje, że wszystkie wypłaty pracownika zrealizowane na listach płac otrzymują kategorie wpisana na formularzu danego pracownika.
  • W części Współpraca z Comarch ERP Mobile można ustawić parametry współpracy z aplikacją Comarch ERP Mobile:
    • Prawa dostępu jako – wskazanie jakie pracownik ma uprawnienia w aplikacji Comarch ERP Mobile,
    • Operatorpowiązanie z Operatorem z bazy konfiguracyjnej na potrzeby aplikacji Comarch ERP Mobile.
  • W części Współpraca z Comarch TNA można ustawić parametry współpracy z aplikacją Comarch TNA:
    • Pozwalaj na synchronizacje do Comarch TNA (domyślnie zaznaczony) – jego ustawienie decyduje o tym, że pracownik  ma być dostępny w aplikacji Comarch TNA.
    • Pozwalaj na logowanie do Comarch TNA (domyślnie zaznaczony) – jego ustawienie pozwala pracownikowi na logowanie w aplikacji Comarch TNA. Parametr jest aktywy jedynie w przypadku, gdy zaznaczony jest parametr Pozwalaj na synchronizacje do Comarch TNA.
  • Domyślne konta księgowe z możliwością przypisania pracownikowi kont. Grupa niedostępna, w przypadku synchronizacji z programem Comarch ERP XL lub Comarch ERP Altum, a także innej księgowości niż kontowa (Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Parametry).
  • Operator – sekcja, w której widać który Operator wprowadził i kiedy zmodyfikował formularz.
https://www.youtube.com/watch?v=2-Ctz4RIhuw&amp

Formularz danych pracownika – zakładka Ogólne

Na zakładce [Ogólne] uzupełniamy podstawowe dane o pracowniku, takie jak: 
  • Archiwalny – parametr zaznaczamy, gdy pracownik od dawna jest zwolniony i chcemy przenieść go do tak zwanego ‘archiwum’. Parametr szczegółowo opisany w podrozdziale Pokaż archiwalnych – filtr.
  • Centrum – wskazanie centrum podległościowego, do którego przyporządkowany jest pracownik.
  • Wydział (dostępny w wersji Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus). Pole powiązane ze słownikiem wydziałów. Pozwala na przypisanie pracownika do konkretnego wydziału. Obok nazwy wydziału na formularzu pracownika wyświetla się również nazwa lokalizacji.
  • Wieloetatowość dzielimy na:
  • Akronim (kod) – unikalny dla danego pracownika.
Uwaga
W przypadku wpisywania w pole kod kolejnych numerów zaleca się poprzedzanie znaczących liczb zerami, tzn. zamiast pisać 1 (jeden) piszemy np. 001, zamiast 99 np. 099. Sugestia ta wynika ze sposobu w jaki program porządkuje kody (co z kolei związane jest z standardem narzuconym poprzez tablicę kodów ASCII). W przypadku zastosowania numeracji: 1,2,3, … 9,10,11,12, … 110,111,112, … program zaproponuje następującą kolejność na Liście pracowników: 1 10 100 101 (…) 109 11 110 (…) 19 2 200 (…) W przypadku zastosowania numeracji: 001,002,003, … 009,010,011,012, … 110,111,112, … program zaproponuje kolejność: 001 002 (…) 010 011 (…) 099 100 101 (…)  
  • Nazwisko i imiona pracownika,
  • PESEL,
  • NIP,
  • Data urodzenia,
Uwaga
W programie Comarch ERP Optima istnieje funkcjonalność pozwalająca na wypełnienie daty urodzenia na formularzu danych kadrowych pracownika na podstawie podanego numeru PESEL. Data zostanie uzupełniona na podstawie numeru PESEL tylko w przypadku, gdy nie ma wypełnionego pola Data urodzenia. Jeżeli data urodzenia została już wprowadzona i następnie podawany jest numer PESEL to program Comarch ERP Optima nie sprawdza poprawności wpisanej daty urodzenia. Funkcjonalność dostępna także na formularzu pracownika (dostępny z poziomu Słowników) bez licencji na moduł Płace i Kadry oraz Płace i Kadry Plus. W programie jest dodany mechanizm kontroli duplikacji pracowników oparty na unikalności numeru PESEL (szczegóły dotyczące tej funkcjonalności są opisane w podręczniku Ogólne i Konfiguracja).
  • Imiona rodziców,
  • Miejsce urodzenia pracownika,
  • Nazwisko rodowe oraz nazwisko rodowe matki,
  • Adres zameldowania,
  • Kraj/Kod kraju,
Uwaga
Pole Kod kraju powinno być uzupełnione dla pracowników posiadających zagraniczny adres zamieszkania, za których będą wysyłane deklaracje podatkowe PIT‑11/PIT-8C/IFT‑1R za pomocą systemu e‑Deklaracje.
  • Telefon,
  • Telefon SMS,
  • E-mail – adres e-mail wykorzystywany do wysyłki wiadomości e-mail z modułu
  Hasło dla wydruków- sekcja jest dostępna dla Operatorów, mających uprawnienia generowania i podglądu  haseł dla plików – zaznaczony parametr z poziomu Start /Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy Prawo do generowania i podglądu haseł dla plików PDF. Po naciśnięciu przycisku Generuj, generowane jest losowe hasło składające się z min. 8 znaków: dużych, małych liter oraz znaku specjalnego.  Operator ma również możliwość wpisania własnego hasła. Utworzone hasło jest szyfrowane  i zapisane w bazie. Po wygenerowaniu hasła w formularzu, jest możliwość bezpośredniej wysyłki SMS z hasłem na numer telefonu pracownika.
Uwaga
Jeżeli po wprowadzeniu wszystkich danych zatwierdzimy wypełniony formularz dane pracownika zostaną zapamiętane. Osoba ta zostanie zakwalifikowana jako niezatrudniona (brak danych o etacie lub aktualnych umowach) a dane jej będą widoczne na liście Bez zatrudnienia i na liście Wszyscy.
 

Formularz danych pracownika - zakładka Etat

Informacje związane bezpośrednio z zatrudnieniem danej osoby na etat. Sekcja składa się z zakładek:
[Zatrudnienie] – wpisanie daty zatrudnienia jest równoznaczne z zakwalifikowaniem pracownika jako etatowego.
  • Data zatrudnienia – jednoznacznie określa, od kiedy zatrudniamy daną osobę.
  • Data zwolnienia – jeśli zawieramy umowę na czas nieokreślony pole to pozostaje puste. W przypadku umowy na czas określony bądź zwolnienia pracownika wpisujemy datę rozwiązania umowy. Jest to jednocześnie ostatni dzień, w którym pracownik ma obowiązek stawić się do pracy.
  • Data zawarcia umowy – data, z którą faktycznie podpisano umowę o pracę.
  • Data rozpoczęcia pracy – dzień, w którym pracownik po raz pierwszy stawił się do pracy. Data zatrudnienia i data rozpoczęcia pracy mogą się różnić, w przypadku, gdy data zatrudnienia przypada w dniu wolnym od pracy dla zatrudnianej osoby.
  • Rodzaj umowy – wyboru dokonujemy z listy pomocniczej. Do wyboru mamy 5 rodzajów umów: na czas określony, na czas wykonywania określonej pracy, na okres próbny, na czas nieokreślony i na czas określony (zastępstwo). W przypadku tej ostatniej umowy pomimo tego, że jest ona na czas określony program „nie pyta” o datę zakończenia umowy. W celu poprawnego wydrukowania umowy o prace należy dodatkowo, przed wydrukiem, uzupełnić informację o imieniu i nazwisku osoby, którą zastępuje pracownik. W sytuacji, gdy nie znamy czasu trwania zastępstwa data do pozostaje pusta (uzupełnimy ją w momencie zakończenia pracy). Na wydruku należy słownie określić czas trwania umowy o pracę np. na okres urlopu wychowawczego. W celu umieszczenia tego na wydruku możemy wykorzystać pole z danymi osoby zastępowanej (po wpisaniu jej danych personalnych określamy czas trwania umowy).
  • Rodzaj zatrudnienia – pole z dostępną listą słownikową, zawierającą następujące pozycje:
    • Pracownik,
    • Uczeń i roku,
    • Uczeń II roku,
    • Uczeń III roku,
    • Młodociany – przyuczenie.
  • Przyczyna zwolnienia – pole staje się aktywne po wpisaniu daty zwolnienia. Przyczynę zwolnienia należy wybrać ze zdefiniowanej listy, którą w razie potrzeby można uzupełnić o inne przyczyny.
  • Zastępowany pracownik – w tym polu można wpisać lub wybrać z listy pracowników imię i nazwisko pracownika zastępowanego. Pole uzupełnia się w przypadku umowy o zastępstwo.
  • Pracownik tymczasowy – parametr dostępny w wersji programu Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus, dedykowany dla pracowników tymczasowych. Szczegóły dotyczące tej funkcjonalności w rozdziale Pracownik tymczasowy.  
  • Stanowisko, funkcja – powierzona pracownikowi. Nazwy wybierane są z list słownikowych. Aby uzyskać prawidłowy wydruk Zatrudnienia na stanowiskach robotniczych/nierobotniczych przy dodawaniu stanowiska należy zaznaczyć czy jest to stanowisko robotnicze, czy nie. Na formularzu stanowiska znajduje się sekcja Czynniki niebezpieczne, szkodliwe, uciążliwe, w której można wskazać czynniki na danym stanowisku. Dodatkowo z tego poziomu można dodawać oraz usuwać czynniki dla konkretnego stanowiska. Po  wybraniu przycisku plusa otworzy się słownik czynników, z którego będzie można wybrać jeden lub kilka czynników niebezpiecznych, szkodliwych albo uciążliwych, a następnie przypisać je do stanowiska
  • Kod zawodu – jest to kod aktualnie wykonywanego zawodu i musi być zgodny z aktualnie obowiązującą klasyfikacją (kod 6-cyfrowy, wg GUS).
Dotyczy wersji: 2021.4.1
Od wersji 2021.4 do słownika dodano listę klasyfikacji zawodów i specjalności zgodną z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności dla potrzeb rynku pracy oraz zakresu ich stosowania. Użytkownik może także dodawać własne pozycje do słownika.
  • Kalendarz – domyślnie proponuje się kalendarz Standard. W celu odzwierciedlenia rzeczywistego czasu pracy można stworzyć indywidualny kalendarz (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Kalendarze). Ma to duże znaczenie w przypadku pracy wielozmianowej.
Formularz danych pracownika – zakładka Etat
  • Rozlicz. czasu pracy – sposób, w jaki będzie ewidencjonowany rzeczywisty czas pracy:
    • Według kalendarza – uzupełniamy czas pracy w każdym dniu miesiąca, jeśli są odchyłki od planu pracy, to należy je nanieść na formularz Nieobecności / zakładka Kalendarz. Brak modyfikacji dnia oznacza pracę zgodną z kalendarzem normatywnym (Plan pracy). Metoda czasochłonna przy dużej ilości nadgodzin. Zaleta – możliwość wydrukowania kart pracy (szczegółowej i skróconej).
    • Według obecności – w kalendarzu (Nieobecnościzakładka [Kalendarz]) odnotowujemy tylko dni, w których pracownik jest obecny w pracy (brak danych o czasie pracy traktowany jest jak dzień z zerowym czasem pracy). Metoda ta pozwala na wydruk kart pracy (szczegółowej i skróconej).
    • Według zestawienia – informacja o czasie pracy odczytywana jest z zestawienia czasu pracy (Nieobecnościzakładka [Zestawienia]). Wpisujemy tam łączny czas pracy, ilość przepracowanych nadgodzin 50% i 100% oraz godzin nocnych.
Uwaga
Należy pamiętać, że zestawienie może dotyczyć tylko jednego miesiąca. Jeśli w ciągu miesiąca była zrobiona aktualizacja danych, to zestawienia muszą dotyczyć każdego okresu powstałego w wyniku tej aktualizacji oddzielnie. W sytuacji, gdy pracownik został zwolniony w trakcie miesiąca, przy dodawaniu zestawienia podpowiada się okres zestawienia od pierwszego dnia miesiąca do daty zwolnienia (analogicznie przy zatrudnieniu w trakcie miesiąca).
  • Indywidualny limit nadgodzin – parametr pozwala na ustaleniu indywidualnego limitu nadgodzin dla każdego pracownika. W sytuacji, gdy parametr jest:
    • zaznaczony [√] – należy wpisać limit nadgodzin dla tego pracownika. Program standardowo podpowiada wartość odczytaną z kalendarza pracownika (zdefiniowanego w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Kalendarze).
    • niezaznaczony [ ] – oznacza to że informacja o limicie nadgodzin odczytywana jest z Konfiguracji kalendarza, według którego rozliczany jest dany pracownik.

Z limitem nadgodzin związany jest parametr w Konfiguracji firmy/Płace /Kalendarz/ Limit nadgodzin w roku. Standardowo program podpowiada 150 godzin. Przy liczeniu wypłat program odwołuje się do tej   liczby tylko dla tych pracowników, którym nie zaznaczono indywidualnych limitów nadgodzin (Formularz   pracownika zakładka [Etat]).

  • RCP reguła wygładzania (moduł Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus). Funkcja Rejestratora Czasu Pracy (RCP) dostępna po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry/ / Dane kadrowe i deklaracje Używanie RCP do ewidencji czasu pracy [√]. Wówczas na formularzu pracownika pojawi się pole RCP reguła wygładzania. Można wybrać standardową regułę (Standard) lub własną, wcześniej utworzoną w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ RCP reguły wygładzania. Dzięki tej funkcji program jest w stanie automatycznie korygować zauważone w trakcie wczytywania danych RCP błędy. Definiowane reguły wygładzania pozwalają na ustalenie tolerancji godzin i minut wejścia i wyjścia.
  • Wymiar etatu – liczba przedstawiona w formie ułamka, gdzie licznik i mianownik mogą przyjmować maksymalnie wartości trzycyfrowe.
  • Stawka – kwota wynagrodzenia zasadniczego wypłacana za godzinę lub miesiąc. Jeżeli pracownik ma zostać zatrudniony na minimalną płacę należy zaznaczyć parametr Najniższe wynagrodzenie [√ ]. Nie można wówczas edytować kwoty, gdyż jest ona odczytywana ze zmiennych konfiguracyjnych programu. Zaletą takiego zapisu jest to, że w przypadku zmiany wysokości minimalnej płacy zmiana stawki (u wszystkich tak zatrudnionych pracowników) odbywać się będzie automatycznie poprzez zmianę wskaźników miesięcznych w Konfiguracji programu/ Płace/ Wynagrodzenia.
  • Gwarantowany procent minimalnej – gwarantowany procent minimalnej płacy. Parametr pozwala na ustaleniu indywidualnego procentu minimalnej płacy, domyślnie podpowiadany jest jako 100%. Dla pracowników zatrudnionych w pierwszym roku zatrudnienia stawka może stanowić 80% minimalnej płacy, dla tych właśnie pracowników należy zmodyfikować domyślnie podpowiadaną wartość. Zgodnie z ustawionym procentem minimalna stawka kontrolowana jest przy naliczaniu wypłaty oraz w procedurze chorobowej.
Uwaga
Nie należy zerować pola Gwarant. % min w przypadku obliczania dopłat do godzin nocnych względem płacy minimalnej (ustawienie w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Konfiguracja kalendarzy lub w definicji kalendarza przypisanego do pracownika).
  • Limit urlopu – pierwsza praca – zaznaczenie parametru powoduje naliczanie limitu urlopu wypoczynkowego w pierwszym roku zatrudnienia, według zasad obowiązujących dla pracowników podejmujących pierwszą pracę. Jeśli w konfiguracji firmy zaznaczony jest parametr Ustawiaj parametr ‘Limit urlopu – pierwsza praca’ zgodnie z historią zatrudnienia podczas zapisu formularza danych kadrowych nowo zatrudnionego pracownika, który nie ma odnotowanej historii zatrudnienia, bądź odnotowane zapisy w historii wskazują, że nie pracował w latach wcześniejszych, niż rok zgodny z datą zatrudnienia, automatycznie zostanie zaznaczony na jego formularzu parametr Limit urlopu – pierwsza praca. Jeśli pracownik ma odnotowane zatrudnienie we wcześniejszych latach w historii zatrudnienia powyższy parametr nie zostanie zaznaczony. Automatyczne ustawianie odpowiedniego statusu parametru Limit urlopu –pierwsza praca jest wykonywane podczas zapisu formularza nowo dodanego pracownika oraz pracownika wprowadzonego już wcześniej, jeśli była edytowana historia zatrudnienia.
  • Norma dobowa do urlopu dla pełnego wymiaru etatu – pole wykorzystywane do określenia godzinowej normy urlopu, odpowiadającej jednemu dniu roboczemu. Standardowo w polu tym proponuje się wartość 8:00. Tylko dla pracowników z obniżonym wymiarem czasu pracy należy to pole zmodyfikować do wysokości normy obowiązującej daną grupę zawodową np. dla pracowników niepełnosprawnych znacznie lub umiarkowanie normę należy obniżyć do 7:00.
Uwaga
Przy zmianie wymiaru etatu pracownika, przy wydłużeniu daty zatrudnienia, ponownym zatrudnieniu czy zmianie wartości pola z normą dobową urlopu pojawia się komunikat o konieczności przeliczenia limitów urlopowych, ponieważ zmiany te mają istotny wpływ na wymiar i zakres limitu urlopu.
Uwaga
Norma dobowa pracownika może zostać uwzględniona przy wyliczeniu podstawy ekwiwalentu (np. w przypadku wyliczenia ekwiwalentu dla osób niepełnosprawnych, dla których norma dobowa wynosi 7 h). W tym celu w Konfiguracji firmy/ Typy wypłat/ Ekwiwalent za niewykorzystany urlop należy zaznaczyć parametr Wartość dzielona przez godziny i wybrać opcję Norma dobowa do urlopu z etatu.
  • Liczba dni dodatkowego limitu urlopowego przysługującego pracownikowi. Ilość dni tego urlopu sumowana jest na formularzu limitu urlopu wypoczynkowego po zaznaczeniu parametru Urlop dodatkowy. Do wykorzystania m.in. dla osób posiadających orzeczenie o niepełnosprawności, którym w świetle przepisów przysługuje zwiększony wymiar urlopu.
Uwaga
Od wersji Comarch ERP Optima 2022.0.1 umożliwiono naliczanie  dodatkowego urlopu w wymiarze 10 dni dla pracowników z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności jako oddzielnego limitu. Szczegóły dotyczące tej funkcjonalności  znajdują się w artykule Dodatkowy urlop dla pracowników z niepełnosprawnością
  • Oddelegowany do pracy za granicą – parametr dostępny w wersji programu Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus, dedykowany dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicą. Szczegóły dotyczące tej funkcjonalności w  artykule Oddelegowanie do pracy za granicę pracowników etatowych. 
 

Formularz danych pracownika - zakładka Nr ident./podatki

Na zakładce [Nr identyfikacyjny/podatki] uzupełniamy informacje takie, jak:
  • Dowód osobisty, którym legitymuje się pracownik,
  • Paszport,
  • Obywatelstwo/Kod kraju,
  • Płeć,
  • Stan cywilny,
  • Nr w aktach – służy do zapisania numeru akt pracownika,
  • Karta pobytu – informacja dotycząca cudzoziemca,
  • Progi podatkowe – dostępne są 3 opcje
    • standardowe (domyślne ustawienie) – przy wyliczaniu zaliczki podatku uwzględniane są progi podatkowe zgodnie z ustawieniami w konfiguracji programu (Konfiguracja/ Program/ Stałe podatkowe). Nie można edytować progów z poziomu formularza pracownika.
    • opodatkowanie z małżonkiem/ samotny rodzic –. należy zaznaczyć, jeżeli pracownik złożył płatnikowi oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody w sposób określony w art. 6 ust. 2 (wspólnie z małżonkiem) albo 4d (wspólnie z dzieckiem) ustawy. W wypłacie, w której naliczane są elementy mające ustawioną opcję ‘naliczać wg progów’ zaliczka podatku jest wyliczana według pierwszego progu podatkowego ustawionego w konfiguracji programu, niezależnie od kwoty dochodu
    • indywidualne– przy wyliczaniu zaliczki podatku uwzględniane są progi podatkowe ustawione na formularzu danych pracownika. Użytkownik może modyfikować tabelę z progami podatkowymi
Uwaga
Wprowadzając modyfikację progów podatkowych należy pamiętać, że zmiany te dotyczą całego okresu obowiązywania danego zapisu historycznego. Konieczne jest więc przywrócenie standardowych ustawień w nowym roku podatkowym. Należy to zawsze robić poprzez aktualizację danych z datą – najlepiej – 1 stycznia nowego roku i zaznaczenie standardowych progów.
Wypełnia się tutaj także informację o progach podatkowych, o kosztach uzyskania przychodu, uldze podatkowej, zwolnieniu z podatku dochodowego dla niektórych grup  pracowników np. pracowników poniżej 26 lat, osób wychowujących co najmniej czwórkę dzieci,  niepobieraniu podatku od przychodów na wniosek podatnika,   oraz informację na temat Urzędu Skarbowego pracownika. Dodatkowo dostępne są parametry NIP zamiast PESEL na deklaracji PIT oraz Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT. Zaznaczenie parametru NIP zamiast PESEL na deklaracji PIT spowoduje wykazywanie na deklaracjach: PIT-11 oraz PIT-8C numeru NIP pracownika. W przeciwnym przypadku (domyślne ustawienie) na wymienionych deklaracjach wykazywany jest numer PESEL pracownika. Parametr Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT decyduje, który adres pracownika ma być wykazywany na deklaracjach PIT.  
Uwaga
Dla wypłat mających miesiąc deklaracji 07/2022 oraz późniejszy, zgodnie z nowelizacją ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, obniżeniu ulega pierwszy próg podatkowy z 17% na 12%. Zmianie ulega również ulga podatkowa.
 
Uwaga
Uwaga: Od 1.01.2022 podwyższeniu uległa kwota stanowiąca górną granicę pierwszego progu podatkowego z kwoty 85 528 zł do 120 000 zł. Podstawa prawna: Ustawa z dnia 29 października 2021 r.o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2105)
 
  • Koszty i ulga podatkowa – w celu poprawnego określenia Kosztów uzyskania przychodu pracownika należy wybrać tytuł, z którego one przysługują, a program automatycznie podpowie odpowiedni współczynnik (informacja, z jakiego tytułu przysługują koszty zostanie później wykorzystana przy drukowaniu PIT-11). Współczynnik ten może być – w razie potrzeby – skorygowany. Domyślnie podpowiada się współczynnik 1 – koszty uzyskania z jednego stosunku pracy. Ulga podatkowa -W polu wyświetlana jest roczna kwota ulgi 3600, obok której należy wprowadzić mnożnik w formie ułamka (1/12, 1/24, 1/36) zgodnie ze złożonym przez pracownika oświadczeniem PIT-2.
  • Stosować dodatkową ulgę podatkową w przypadku opodatkowania z małżonkiem/dzieckiem.- parametr aktywny  jeżeli w progach podatkowych  jest zaznaczony parametr opodatkowanie z małżonkiem/ samotny. Należy zaznaczyć jeśli  pracownik oświadczył, że jego dochody w danym roku nie przekroczą 120000 zł.  Przy zaznaczonym parametrze podczas naliczania zaliczki podatku jest uwzględniana ulga podatkowa ustawiona na formularzu pracownika oraz dodatkowa ulga w wysokości 1/12 kwoty rocznej, czyli 300 zł.
  • Procent wynagrodzenia z 50% kosztami uzyskania – podajemy tutaj, od jakiej części wynagrodzenia zasadniczego (max 100%) będą naliczane 50% koszty uzyskania. Dotyczy to osób otrzymujących wynagrodzenie z tytułu praw autorskich.
Uwaga
W przypadku określenia kosztów uzyskania 50% i zaznaczenia w konfiguracji firmy (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Wynagrodzenie/ekwiwalent za urlop) parametru Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy liczone jako oddzielny element wypłaty to koszty uzyskania 50% będą liczone tylko od wynagrodzenia zasadniczego.
Jeśli procent wynagrodzenia upoważniający do odliczenia 50% kosztów uzyskania jest zmienny w czasie (różny za poszczególne miesiące) za pomocą aktualizacji zapisu należy zmieniać wysokość procentu wynagrodzenia, od którego mają być naliczane 50% koszty uzyskania. Jest to ważne ze względu na konieczność oddzielnego wykazania kwot wynagrodzenia z tytułu praw autorskich na deklaracji PIT-11. W przypadku, gdy 50% koszty uzyskania przychodu mają być naliczane także od dodatku czy premii w definicji takiego składnika (typu wypłaty) na zakładce [2.Podatki/Nieobecności] w polu ‘Sposób naliczania koszt.uzyskania:’ należy wybrać: ‘standardowe + 50 %’ i w polu ‘procent’ określić czy od całości dodatku (100%) czy tylko jego części (np. 40%) mają być naliczane 50% koszty
  • Nie odliczać 50% kosztów w wypłacie pozwala na wyłączenie naliczania kosztów 50% od przychodów uprawniających do zastosowania tych kosztów, zgodnie z ustawą z dnia 27 października 2017 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. z 2017r, poz.2175) limit dla 50% kosztów począwszy od 1.01.2018 (czyli dla wypłat mających miesiąc deklaracji 01.2018) ma być równy kwocie pierwszego progu podatkowego wg skali podatkowej z danego roku ustawionej w konfiguracji programu. W przypadku konieczności wcześniejszego zaprzestania odliczania kosztów 50 % użytkownik powinien zaznaczyć parametr Nie odliczać 50% kosztów w wypłacie. Taka zmiana powinna być odnotowana poprzez aktualizację zapisu. W celu weryfikacji kwoty odliczonych już w wypłatach kosztów 50% można wykorzystać wydruk Pracownicy z 50% kosztami uzyskania w wypłatach dostępny z poziomu Listy pracowników (Płace i Kadry > Kadry) w gałęzi wydruków płacowych. Z poziomu Listy pracowników można także wywołać, z obszaru wydruków kadrowych, wydruk Lista pracowników z wyłączonymi 50% kosztami pozwalający na sprawdzenie zaznaczenia parametru Nie odliczać 50% kosztów w wypłacie.
  • Nie pomniejszać dochodu o ulgę dla pracowników – (parametr obsługiwany w  wypłatach  naliczanych od 01.01.2022 do 30.06.2022 ) należy zaznaczyć w przypadku złożenia przez pracownika  wniosku o niepomniejszanie dochodu o kwotę  Ulgi dla klasy średniej.
Od 1.01.2022 roku do 30.06.2022 w przypadku, gdy pracownik nie złożył wniosku o niestosowanie ulgi, a sumarycznie jego przychód w miesiącu mieści się w przedziale od 5 701 zł do 11 141 w wypłacie naliczy się ulga w wysokości obliczonej według wzoru:
  • (A x 6,68% – 380,50 zł) ÷ 0,17, dla A wynoszącego co najmniej 5 701 zł i nieprzekraczającego kwoty 8549 zł,
  • (A x (-7,35%) + 819,08 zł) ÷ 0,17, dla A wyższego od 8 549 zł i nieprzekraczającego kwoty 11 141 zł
– w którym A oznacza uzyskane w ciągu miesiąca przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy. Naliczanie ulgi dla pracowników w przypadku kilku wypłat w miesiącu:
    • jeśli pracownik dopiero w kolejnej wypłacie wypłaconej w danym miesiącu osiąga przychód uprawniających do stosowania ulgi zostanie ona naliczona od całego uzyskanego przychodu w tym miesiącu, a nie tylko od przychodu z danej wypłaty.
    • W przypadku, gdy pracownik w pierwszej wypłacie w miesiącu miał stosowaną ulgę, a w kolejnej sumarycznie jego przychód w danym miesiącu przekroczy kwotę 11141 zł podstawa opodatkowania zostanie zwiększona o kwotę nienależnej ulgi odliczonej w pierwszej wypłacie.
    • W przypadku naliczania kolejnej wypłaty, gdy kwota ulgi od sumarycznego przychodu w miesiącu byłaby niższa niż kwota ulgi naliczona już w pierwszej wypłacie w kolejnej wypłacie kwota nienależnej ulgi zostanie doliczona do podstawy opodatkowania.
  • Nie pobierać podatku  na wniosek podatnika (dochód do 30 000 zł) – należy zaznaczyć na wniosek pracownika uzyskującego przychody z tytułu:
    • wynagrodzenia ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy,
    • dniówek obrachunkowych, udziału w dochodzie podzielnym spółdzielni, a także uzyskiwanych od spółdzielni przez te osoby zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego,
    • świadczeń pieniężnych wypłacanych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich lub odbywania stażu uczniowskiego, o którym mowa w art. 121a ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe,
    • przychodów z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, w tym z tytułu udziału w konkursach z dziedziny nauki, kultury i sztuki oraz dziennikarstwa, jak również przychody z uprawiania sportu, stypendia sportowe przyznawane na podstawie odrębnych przepisów oraz przychody sędziów z tytułu prowadzenia zawodów sportowych;
    • przychodów otrzymywanych przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, bez względu na sposób powoływania tych osób, nie wyłączając odszkodowania za utracony zarobek, z wyjątkiem przychodów, o których mowa w pkt 7;
    • przychodów otrzymywanych przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych;
    • przychodów z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło
    • przychodów uzyskanych na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej – z wyjątkiem przychodów, o których mowa w pkt 7,
    • przychodów z praw majątkowych, w szczególności przychody z praw autorskich i praw pokrewnych w rozumieniu odrębnych przepisów, którego roczne dochody nie przekroczą kwoty 30.000 zł
Uwaga
Uwaga: Od wersji Comarch ERP Optima 2023.2.1 dla umowy zlecenie informację o złożonym przez pracownika wniosku o niepobieranie zaliczki od umów cywilnoprawnych należy odnotowywać na formularzu umowy poprzez zaznaczenie parametru Nie pobierać zaliczki podatku na wniosek podatnika (dochód do 30 000 zł) na zakładce [Ogólne].
Podczas naliczania wypłat,  dla osób osiągających wymienione powyżej przychody, które mają zaznaczony parametr ’ Nie pobierać zaliczki podatku na wniosek podatnika (dochód do 30 000 zł) sprawdzane jest czy dochód pracownika uzyskany od początku roku podatkowego nie przekroczył 30 000 zł Jeżeli nie, to zaliczka podatku nie zostanie naliczona. W wypłacie, w której dochód pracownika w danym roku podatkowym przekracza kwotę 30 000 zł podatek jest naliczany od całego wynagrodzenia. Podczas naliczania wypłaty sprawdzana jest Pozycja na deklaracji PIT ustawiona w konfiguracji danego składnika. Podatek nie będzie się naliczał od elementów które mają ustawioną pozycję: PIT-4 1. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej, PIT-4 2. Dniówki obrachunkowe i udziały w dochodzie podzielonym rsp (brak kosztów uzyskania), PIT-11. Należności z tytułu praktyk absolwenckich lub staży uczniowskich, PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy zlecenia, PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy o dzieło, PIT-8B 7. Czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, PIT-8B 8. Udział w organach stanowiących osób prawnych, PIT-8B 9. Kontrakt menedżerski, umowa o zarządzanie przedsiębiorstwem, PIT-8B 10. Prawa autorskie i inne prawa.
  • Zwolnienia z PIT. Ustawienie pola decyduje o tym czy w wypłatach będzie zastosowane zwolnienie z podatku. Dostępne są następujące opcje:
    • Brak – w wypłatach nie będzie stosowane zwolnienie z podatku,
    • Osoba do 26 lat – należy wybrać w przypadku pracowników poniżej 26 roku życia. W przypadku dodawania pracownika, gdy zostanie uzupełniona data urodzenia, która wskazuje, że pracownik ma do 26 lat opcja ustawi się automatycznie. Zwolnienie będzie stosowane do dnia, w którym pracownik ukończy 26 lat lub momentu przekroczenia limitu przychodów zwolnionych.
    • Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury – należy zaznaczyć w przypadku złożenia wniosku o stosowanie zwolnienia z PIT przez osobę, która pomimo osiągnięcia wieku emerytalnego nie wystąpiła o emeryturę tylko pracuje dalej i podlega z tego tytułu ubezpieczeniu społecznemu. Zwolnienie będzie stosowane w wypłatach wypłacanych od 1.01 2022 r., jeżeli pracownik ma odpowiedni wiek (ukończone 60/65 lat w dniu wypłaty), jest zgłoszony do obowiązkowego ubezpieczenia emerytalnego .Zwolnienie będzie stosowane do przekroczenia limitu przychodów zwolnionych.
    • Osoba wychowująca co najmniej czworo dzieci – należy zaznaczyć na wniosek osoby wychowującej co najmniej czworo dzieci. Zwolnienie będzie stosowane w wypłatach naliczonych po 01.01.2022 r. do osiągnięcia limitu zwolnienia.
    • Osoba, która przeniosła miejsce zamieszkania na terytorium Polski – należy zaznaczyć na wniosek osoby, która przeniosła miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Pracownik we wniosku ma obowiązek podania roku zakończenia stosowania zwolnienia. Zwolnienie przysługuje w czterech kolejno po sobie następujących latach podatkowych. Jeśli na formularzu pracownika zostanie wybrana opcja ‘Osoba, która przeniosła miejsce zamieszkania na terytorium Polski’ dodatkowo należy ustawić roku do kiedy obowiązuje zwolnienie. Zwolnienie będzie stosowane w wypłatach naliczonych po 01.01.2022 r. nie później niż do końca roku wskazanego na formularzu pracownika w polu ‘obowiązujące do końca roku’ lub przekroczenia limitu.

W przypadku pracowników poniżej 26 r. ż. korzystających ze zwolnienia z PIT dla młodych w wypłacie zaliczka podatku nie zostanie naliczona jedynie od przychodów, które są objęte zwolnieniem z podatku. Podczas naliczania wypłaty sprawdzana jest Pozycja na deklaracji PIT ustawiona w konfiguracji danego składnika. Zwolnienie z podatku do 26 lat zostanie zastosowane jedynie dla pozycji: PIT-4 1. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej, PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy zlecenia, PIT-11 Należności z tytułu praktyk absolwenckich lub staży uczniowskich.

Zwolnienie z podatku dla osób z zaznaczoną opcją ‘Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury’, ‘Osoba wychowująca co najmniej czworo’, ‘Osoba, która przeniosła miejsce zamieszkania na terytorium Polski’ dotyczy przychodów ze stosunku pracy oraz umów zleceń. W programie zwolnienie z podatku zostanie zastosowane jedynie dla pozycji: PIT-4 1. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej, PIT-11 1a. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej, PIT-11 1b. Przychody, do których zastosowano odliczenie kosztów uzyskania na podstawie art.22 ust.9 pkt 3 ustawy, PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy zlecenia. Od 1 lipca 2022 został rozszerzony katalog przychodów, do których będzie stosowane zwolnienie z PIT. Zwolnieniem podatkowym zostaną objęte Zasiłki macierzyńskie. Zwolnienie z podatku dla wszystkich wyżej wymienionych grup przysługuje do ściśle określonego rocznego limitu zarobków (85.528 zł) W miesiącu, w którym pracownik przekracza powyższy limit od wynagrodzenia ponad limit zostanie naliczona zaliczka podatku.
  • Nie stosować przedłużenia terminu poboru zaliczki podatku–(parametr  obsługiwany w  wypłatach naliczanych od 01.01.2022 do 30.06.2022) należy zaznaczyć w przypadku  złożenia przez pracownika  wniosku o nieprzedłużanie terminów poboru i przekazania przez płatnika zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Gdy parametr jest zaznaczony zaliczka podatku naliczana jest według zasad obowiązujących od 1.01.2022 r. bez stosowania Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 stycznia 2022 r. w sprawie przedłużenia terminów poboru i przekazania przez niektórych płatników zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
  • Urząd skarbowy – należy określić urząd skarbowy właściwy według miejsca zamieszkania pracownika. Informacja ta będzie potrzebna do prawidłowego wygenerowania deklaracji PIT-11.
  • NIP zamiast PESEL na deklaracji PIT – w przypadku zaznaczenia parametru, na deklaracjach: PIT-11, PIT-8C, oraz wydruku deklaracji PIT-2 jest wykazywany numer NIP pracownika. W przeciwnym przypadku (domyślne ustawienie) na wymienionych deklaracjach wykazywany jest numer PESEL pracownika. Na formularzu właściciela ten parametr jest domyślnie zaznaczony. Ustawienie tego parametru wpływa również na nazewnictwo pliku *.xml z e-deklaracją (w przypadku deklaracji PIT-11 oraz PIT-8C): jeśli na deklaracji wstawiany jest PESEL jako identyfikator, to w nazwie pliku xml tworzonego przy eksporcie e‑deklaracji będzie wstawiany PESEL pracownika, w przeciwnym przypadku nr NIP.
  • Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT – zaznaczenie parametru powoduje domyślne wstawienie na deklaracjach PIT adresu zamieszkania pracownika. W przeciwnym przypadku (domyślne ustawienie) na deklaracjach pojawia się adres zameldowania.
W przypadku pracowników będących nierezydentami należy uzupełnić dodatkowe pola:
  • Ograniczony obowiązek podatkowy (nierezydent)parametr domyślnie nie jest zaznaczony. Jego zaznaczenie powoduje uaktywnienie dodatkowych pól Rodzaj numeru identyfikacyjnego oraz Zagraniczny numer identyfikacyjny podatnika.
  • Rodzaj numeru identyfikacyjnego – w tym polu można wybrać z listy rodzaj numeru identyfikacyjnego pracownika.
  • Zagraniczny numer identyfikacyjny podatnika – w tym polu należy wpisać zagraniczny numer identyfikacyjny podatnika. Jeśli w polu Rodzaj numeru identyfikacyjnego wybrano Paszport, a pole Zagraniczny numer identyfikacyjny podatnika jest nieuzupełnione, to domyślnie przepisywany jest numer paszportu wpisany w grupie Inne na zakładce [2. Nr ident./podatki] na formularzu danych kadrowych pracownika.

Formularz danych pracownika - zakładka Inne informacje

Zakładka ta służy do odnotowania między innymi informacji potrzebnych do sporządzania deklaracji i raportowania na rzecz PFRON oraz wydruku pomocniczego do sprawozdania GUS. Dane dla deklaracji PFRON:
  • Kod wykształcenia PFRON – pod przyciskiem „Kod wykształcenia PFRON” znajduje się lista słownikowa z kodami wykształcenia według numeracji PFRON. Nie wpisanie kodu oznacza, że osoba nie ma wykształcenia;
  • Data osiągnięcia wieku emerytalnego przez pracownika. Istotna dla deklaracji PFRON sprzed 2009 r. – od 01.01.2009 r. data ta nie decyduje o prawie do dofinansowania z PFRON, pole nie ma więc wpływu na liczenie deklaracji PFRON;
  • Wykazywać na deklaracji PFRON pełne dane adresowe – domyślnie nie jest zaznaczony. Dotyczy wypełnienia danych poz. 7-16 na INF-D-P. Parametr należy zaznaczyć w przypadku przesyłania INF-D-P za pracownika po raz pierwszy, lub w przypadku zmiany danych adresowych;
  • Zatrudnienie pracownika związane ze wzrostem netto zatrudnienia – domyślnie parametr niezaznaczony. Wynagrodzenia pracowników niepełnosprawnych zatrudnionych po 1 stycznia 2009 (pracowników nowo zatrudnionych, którzy wcześniej nie pracowali) podlega dofinansowaniu, o ile ich zatrudnienie spowoduje ogólny wzrost zatrudnienia u pracodawcy oraz wzrost zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Wówczas należy parametr zaznaczyć;
  • Dofinansowanie stanowi pomoc publiczną – domyślnie zaznaczony;
  • Zatrudnienie w wyniku rozwiązania umowy z przyczyn innych niż art.26b ust.4 lub 5 (Ustawy z dnia 27.08.1997 o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych – domyślnie nie jest zaznaczony. Użytkownik sam decyduje o zmianie ustawienia parametru.
GUS – parametry związane ze sprawozdaniem GUS (głównie ze sprawozdaniem rocznym Z-06):
  • Główne miejsce pracy – zaznaczony tj. zatrudnienie w naszej firmie jest głównym miejscem pracownika, parametr jest automatycznie zaznaczany dla nowo dodawanych pracowników.
  • Osoba podejmująca pracę po raz pierwszy – zaznaczony [v] oznacza, że jest to pierwsze zatrudnienie tego pracownika.
  • Pracujący w porze nocnej – zaznaczony, pracownik zostanie ujęty w sprawozdaniu jako osoba pracująca (regularnie) stale w porze nocnej.
  • Pracownik sezon. lub zatrudn. dorywczo – pracownik sezonowy lub zatrudniony dorywczo – (zaznaczony) pracownik nie jest zatrudniony na stałe tylko w razie potrzeb pracodawcy tj.: sezonowo lub dorywczo.
  • Symbol poziomu wykształcenia GUS – pod przyciskiem „Symbol poziomu wykształcenia GUS” znajduje się lista słownikowa z symbolami wykształcenia według GUS. Symbol wykształcenia GUS wykorzystywany jest w sprawozdaniu GUS Z-12.
  • Symbol systemu czasu pracy GUS – pod przyciskiem „Symbol systemu czasu pracy GUS” znajduje się lista słownikowa z symbolami systemów czasu pracy według GUS. Symbol wykształcenia GUS wykorzystywany jest w sprawozdaniu GUS Z-12.
FP/FGŚP:
  • Parametry: Nie naliczać składek na FP oraz Nie naliczać składek na FGŚP z możliwością zawężenia okresu obowiązywania parametrów.

W związku ze zmianami przepisów w 2009 roku, składki na FP i FGŚP nie opłacają pracodawcy oraz inne jednostki organizacyjne za zatrudnionych pracowników powracających z urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego oraz urlopu wychowawczego w okresie 36 miesięcy począwszy od pierwszego miesiąca po powrocie. Zwolnienie z opłacania składek na FP/FGŚP może dotyczyć też części pracowników powyżej 50-tego roku życia i poniżej 30 roku życia, jeśli bezpośrednio przed podjęciem zatrudnienia byli zarejestrowani jako bezrobotni. W momencie naliczania wypłaty sprawdzane są powyższe parametry z zapisu aktualizacyjnego pracownika ważnego na dzień obliczania wypłaty.

Na podstawie wprowadzonej daty urodzenia oraz płci pracownika wypełniane są automatycznie dane dotyczące okresu zwolnienia ze składek FP/FGŚP. Zwolnienie ustawiane jest od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownik ukończył 55 lat (w przypadku kobiet) lub 60 lat (w przypadku mężczyzn), a w przypadku osób urodzonych 1-go dnia miesiąca, zwolnienie ustawiane od miesiąca w którym pracownik kończy 55/60 lat. Dodatkowo sprawdzana jest data obowiązywania zmian w przepisach i w przypadku pracowników, którzy ukończyli odpowiednio 55 lat (kobiety) i 60 lat (mężczyźni) przed 01.07.2009 ustawiana jest ta data. Dane zostaną uzupełnione automatycznie przez program Comarch ERP Optima, jeśli nie zostały one wcześniej wypełnione przez użytkownika programu – tzn. wtedy, gdy nie jest zaznaczony żaden z parametrów: Nie naliczać składek na FPNie naliczać składek na FGŚP. Nastąpi to: podczas konwersji bazy z wersji wcześniejszej niż 2013 r. – dopisanie dat zwolnienia z FP/FGŚP nastąpi w ostatnim (aktualnym) zapisie historycznym pracownika; podczas zapisywania formularza nowego pracownika, o ile uzupełniono mu datę urodzenia, a także przy zapisie formularza pracownika, na którym nie są zaznaczone parametry dotyczące zwolnienia z FP/FGŚP (np. wcześniej nie miał wpisanej daty urodzenia, albo usunięto poprzednio wpisane informacje dotyczące zwolnienia z FP/FGŚP).

Uwaga
Zakres dat zwolnienia z opłacania składek FP/FGŚP odnotowany na formularzu danych kadrowych jest także kontrolowany przy naliczaniu wypłat. W wersjach wcześniejszych programu zakresy dat Od –Do dotyczące tych parametrów miały znaczenie wyłącznie informacyjne i nie wpływały na naliczanie FP/FGŚP.
Uwaga
W celu prostszego wyszukania osób, którym potencjalnie można ustawić zwolnienie z opłacania składek FP/FGŚP na Liście pracowników udostępniono standardowe filtry: FP/FGŚP – nowozatrudnieni powyżej 50 lat, FP/FGŚP‑nowozatrudnieni poniżej 30 lat, FP/FGŚP – osoby powracające z urlopów macierzyńskich i wychowawczych oraz FP/FGŚP – kobiety powyżej 55 i mężczyźni powyżej 60 lat. Filtry szczegółowo zostały opisane w rozdziale Filtrowanie listy pracowników.
  • Parametr Nie naliczać składek na FP/FGŚP po powrocie z urlopów macierzyńskich/wychowawczych z okresem od-do, w którym wyświetlana jest informacja o obowiązującym na dany dzień zwolnieniu z opłacania składek na FP/FGŚP z tytułu powrotu z urlopów związanych z rodzicielstwem. Zmiana ustawienia parametru lub okresu z poziomu zakładki [6 Inne informacje] nie jest możliwa.
  Okres od-do zwolnienia jest pobierany z zakładki [4 Zwolnienie z FP/FGŚP] formularza dziecka, na które został udzielony urlop związany z  rodzielstwiem. Ustalenie okresów zwolnień jest oparte na podstawie odnotowanych okresów ‘od’ – ‘do’  urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych. Podczas naliczania wypłat etatowych, których data wypłaty przypada w okresie, w trakcie którego przysługuje pracodawcy zwolnienie z opłacania składek na FP/FGŚP, ustawione na formularzu dziecka składki te nie zostaną naliczone. Zwolnienie z FP/FGŚP przysługuje przez okres 36 miesięcy począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po powrocie do pracy z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub wychowawczego do miesiąca włącznie, w którym następuje rozpoczęcie urlopu wychowawczego lub jego części. Poszczególne okresy zwolnienia przysługują aż do momentu wykorzystania limitu 36 miesięcy. Do okresu 36 miesięcy zliczają się również okresy powrotów z poszczególnych części urlopu wychowawczego. Zwolnienie z naliczania składek na FP/FGŚP dotyczy jedynie osób, które powróciły po urlopie udzielonym przez pracodawcę, a także tych zatrudnionych w ramach umowy o pracę. Pracodawcy zatrudniającemu osoby na podstawie umów cywilnoprawnych nie przysługuje tego rodzaju zwolnienie. Zwolnienie z opłacania składek na Fundusz pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych należy się odrębnie na każde dziecko pracownika. Urodzenie kolejnego dziecka wiąże się z uzyskaniem przez pracodawcę nowego okresu 36 miesięcy zwolnienia z opłacania wspomnianych składek. Okres zwolnienia z opłacania składek na pierwsze dziecko jest zawężany do ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, kiedy pracownik nabywa prawo do zwolnienia na kolejne dziecko. W przypadku, gdy pracownik łączy urlop rodzicielski z pracą zwolnienie z opłacania składek przysługuje dopiero po zakończeniu urlopu związanego z rodzicielstwem.
  • Parametr Nie naliczać FP dla podstawy poniżej minimalnej płacy warunkujący, czy składka na Fundusz Pracy ma być naliczona czy nie:
  • nie jest zaznaczony [ ] – program zawsze nalicza składkę na Fundusz Pracy, ustawienie zalecane przy pracownikach zatrudnionych w pełnym wymiarze etatu,
  • zaznaczony [√] – składka na FP zostanie naliczona, jeśli podstawa wymiaru składek do ubezpieczeń społecznych będzie równa co najmniej obowiązującemu w danym roku minimalnemu wynagrodzeniu.
Zgodnie z przepisami osoba zatrudniona w pełnym wymiarze nie może otrzymywać wynagrodzenia poniżej minimalnej płacy (proporcjonalnie do przepracowanego czasu). z kolei od osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze, nie ma obowiązku opłacania składek na FP, jeżeli ich wynagrodzenie jest niższe niż obowiązująca minimalna płaca w danym roku (np.: 1317,00 zł w 2010 r.). Stąd dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze etatu, z niskim wynagrodzeniem (nieprzekraczającym minimalnej płacy), dla których zaznaczono parametr Nie naliczać FP dla podstawy poniżej minimalnej płacy, składka na FP jest naliczana warunkowo: nalicza się tylko wtedy, gdy podstawa za miesiąc przekroczy wartość minimalnej płacy (np. gdy pracownik otrzymał w danym miesiącu dodatkowa premię, która spowodowała przekroczenie progu minimalnej płacy).
Formularz danych pracownika – zakładka Inne informacje
Niestandardowe wyliczanie:
  • Jeśli w firmie zatrudniamy pracowników, którym podstawa do urlopu lub chorobowego jest wyliczana z innej liczby miesięcy niż standardowo należy tutaj odnotować. W sekcji Okres naliczania podstawy po zaznaczeniu pola Urlopu lub Chorobowego program pozwoli nam na wpisanie liczby miesięcy. Domyślnie pola nie są zaznaczone, czyli podstawy do urlopów wyliczane są z 3 miesięcy, a do chorobowego z 12 miesięcy.
Uwaga
Jeśli pola Okres naliczania podstawy urlopu lub chorobowego są zaznaczone [v] to należy konsekwentnie wpisać ilość miesięcy, z których program ma te podstawy naliczać. Nie należy zostawiać pól zaznaczonych, a niewypełnionych.
  • Dostępny jest również parametr pozwalający na zdefiniowanie indywidualnego procentu wynagrodzenia chorobowego pracownika – Procent wynagrodzenia chorobowego:
    • nie jest zaznaczony [ ] (domyślne ustawienie) – co oznacza, że procent wynagrodzenia chorobowego odczytywany jest z konfiguracji (80%),
    • zaznaczenie [v] parametru pozwala użytkownikowi na wpisanie procentu. Procent dla wynagrodzenia chorobowego finansowanego przez firmę pobierany jest z procentu ustawionego na pracowniku. Dla zasiłków płaconych w imieniu ZUS procent jest zawsze odczytywany z konfiguracji (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Zasiłki).
  • Chorobowe finansowane przez pracodawcę do … dni – zaznaczenie parametru i wpisanie liczby dni spowoduje, że dla takiego pracownika zasiłek chorobowy będzie wypłacany począwszy od 15-go dnia niezdolności do pracy z powodu choroby w roku (a nie od 34-go dnia). Parametr dotyczy osób, które ukończyły 50 rok życia, przepis obowiązuje od 1.02.2009r. Przy polu widnieje także data obowiązywania parametru.

Na podstawie odnotowanej daty urodzenia pracownika wypełniane są automatycznie dane dotyczące skróconego do 14 dni okresu finansowania przez firmę wynagrodzenia za czas choroby i daty obowiązywania tego ustawienia. Program ustawia datę zgodną z wymogiem ZUS, czyli pierwszym dniem roku następującego po roku, w którym pracownik ukończył 50 lat. Dodatkowo sprawdzana jest data obowiązywania ustawy i w przypadku pracowników, którzy ukończyli 50 lat przed 2009 rokiem ustawiana jest data graniczna 01.01.2009. Dane zostaną uzupełnione automatycznie przez program Comarch ERP Optima, jeżeli nie zostały one wcześniej wypełnione przez użytkownika programu.

Bilans otwarcia nieobecności ZUS – informacje są istotne w sytuacji, gdy zatrudniamy pracowników w trakcie roku. Sekcja ta pozwala na odnotowanie informacji o: 
  • Informacje na dzień – najczęściej data zatrudnienia pracownika.
  • Dni wykorzystane w poprzedniej firmie – należy wpisać liczbę dni zwolnienia lekarskiego sfinansowanego w danym roku kalendarzowym przez poprzedniego pracodawcę. Należy ze świadectwa pracy pracownika przepisać liczbę dni, za które w poprzedniej firmie w danym roku kalendarzowym wypłacono ‘Wynagrodzenie za czas choroby’.
  • 90 dni ciągłości – parametr historyczny.
  • Prawo do zasiłku chorobowego od dnia – w przypadku, gdy nowo zatrudnianego pracownika nie obowiązuje okres wyczekiwania na zasiłek chorobowy należy uzupełnić datę przyznania zasiłku chorobowego (najczęściej jest to data zatrudnienia). Dla nowo zatrudnionego pracownika, jeśli z odnotowanych w historii zatrudnienia i historii wykształcenia danych wynika, że nie obowiązuje go okres wyczekiwania na zasiłek, bo spełnia co najmniej jeden z poniższych warunków:
    • ma co najmniej 10 lat stażu ubezpieczeniowego (staż pracy poza firmą),
    • podjął pracę po przerwie nie dłużej niż 30 dni od poprzedniego zatrudnienia,
    • jest absolwentem szkoły i podjął pracę w ciągu 90 dni od ukończenia szkoły,
    • jest zatrudniony w tej firmie ponownie, ale przerwa pomiędzy kolejnymi okresami zatrudnienia jest nie dłuższa niż 30 dni,
    • posiadał w tej firmie umowę cywilnoprawną z tytułu której podlegał ubezpieczeniu chorobowemu i przerwa pomiędzy umową, a zatrudnieniem na etat jest nie dłuższa niż 30 dni.
    automatycznie ustawia się data zgodna z datą zatrudnienia w polu Prawo do zasiłku chorobowego od dnia. Wstawianie daty, od której pracownikowi przysługuje prawo do zasiłku, jest wykonywane tylko po edycji historii zatrudnienia pracownika i/lub edycji historii wykształcenia.
  • Opieka nad dzieckiem (do 60 dni) – dotyczy wykorzystanego w danym roku kalendarzowym u poprzedniego pracodawcy limitu związanego z opieką nad dzieckiem (do 14 roku życia – 60 dni).
  • Opieka nad innym członkiem rodziny (do 14 dni) – dotyczy wykorzystanego w danym roku kalendarzowym u poprzedniego pracodawcy limitu związanego z opieką nad innym członkiem rodziny (14 dni).
Dotyczy wersji: 2018.6.1
  • Opieka nad niepełnosprawnym dzieckiem do lat 18 (do 30 dni) – dotyczy wykorzystanego w danym roku kalendarzowym u poprzedniego pracodawcy limitu związanego z opieką nad niepełnosprawnym dzieckiem do lat 18 (do 30 dni).

Formularz danych pracownika - zakładka Ubezpieczenie cd.

W celu poprawnego generowania deklaracji zgłoszeniowych i poprawnego wyliczania wynagrodzenia należy uzupełnić także dodatkowe informacje o ubezpieczeniu pracownika. Na zakładce tej określamy, czy osoba ma:
  • Ustalone prawo do emeryt. lub renty – pole to uzupełniamy wpisując z ręki odpowiedni kod (0-standard, 1‑emeryt lub 2-rencista) lub wybierając z pomocniczej listy, która dostępna jest po wciśnięciu przycisku Ustal. prawo do emer. lub renty. Kod ten pojawia się jako przedostatnia cyfra kodu tytułu ubezpieczenia.
  • Kod stopnia niepełnosprawności określa, czy pracownik posiada orzeczenie o stopniu niepełnosprawności. Jeśli tak, to jakiego rodzaju i na jak długi okres. Standardowo w programie pole to przyjmuje wartość 0 (osoba nielegitymująca się orzeczeniem). Jest to bardzo istotna informacja, szczególnie w Zakładach Pracy Chronionej, ponieważ wpływa na sposób i źródło refundowania składek na ubezpieczenia społeczne. Kod ten pojawia się jako ostatnia cyfra kodu tytułu ubezpieczeń.
  • Kod niezdolności do pracy – to informacja o rodzaju i czasie niezdolności do pracy. Standardowo przyjmuje wartość 01 (osoba nielegitymująca się orzeczeniem o niezdolności do pracy).

Kod stopnia niezdolności do pracy był stosowany do 30.09.2003r. Od 1.10.2003 zaczęło obowiązywać Rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 6 sierpnia 2003 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz. U. Nr 150, poz. 1457). W myśl tego rozporządzenie została ograniczona ilość danych przesyłanych do ZUS, ograniczenie to dotyczy między innymi kodu stopnia niezdolności do pracy, czy kodu wykształcenia.

W chwili obecnej o niepełnosprawności pracownika i ewentualnej refundacji decyduje jednoznakowy kod stopnia niepełnosprawności.

  • Kod pracy górniczej z okresem od…do.
  • Kod pracy w warunkach szczególnych z okresem od…do – dotyczy specyficznych rodzajów zatrudnienia.
  • Kod FEP z okresem od…do – istotny z punktu widzenia naliczania i odprowadzania od pracownika składki na Fundusz Emerytur Pomostowych. Od wersji 2021.0.1 podstawa składki  naliczana jest proporcjonalnie do liczby dni kalendarzowych, w których istniał obowiązek naliczania obciążeń na FEP za pracownika. Podczas wyliczania liczby dni wykonywania pracy w warunkach szczególnych lub o szczególnym charakterze brane są pod uwagę daty od-do  ustawione przy polu Kod FEP (wcześniej daty miały jedynie charakter informacyjny i nie wpływały na wyliczenia). Ustalona liczba dni ograniczona jest do okresu obowiązywania zapisu historycznego w którym wprowadzony jest kod FEP oraz okresu zatrudnienia (jeśli z zapisu historycznego wynika, że pracownik rozpoczął/zakończył zatrudnienie w tym miesiącu).  Podstawa wymiaru składki na FEP ustalana jest proporcjonalnie również w stosunku do okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w odniesieniu do wypłacanych składników wynagrodzenia przysługujących za okres dłuższy niż miesiąc. Jeśli pracownik w wypłacie ma naliczone elementy za różne okresy (za różne miesiące w przypadku elementów wypłacanych za okres miesiąca lub za różne okresy, w przypadku dodatków okresowych) podstawa FEP zostanie ustalona oddzielnie dla każdego okresu. Jeśli pracownik był zatrudniony tylko przez część miesiąca podczas wyliczania podstawy FEP podstawa składki emerytalnej będzie dzielona przez liczbę dni kalendarzowych zawężoną do okresu zatrudnienia. Podczas wyliczania podstawy FEP podstawa składki emerytalnej z wszystkich elementów wynagrodzenia naliczonych w wypłacie za dany okres (za dany miesiąc lub za okres dla elementów okresowych) będzie dzielona przez liczbę dni kalendarzowych w okresie, za który przysługują elementy  i mnożona przez liczbę dni wykonywania pracy w warunkach szczególnych lub o szczególnym charakterze ustaloną na podstawie danych u pracownika.
  • Kod NFZ – kod oddziału NFZ (lista słownikowa) i data przystąpienia.
  • Kod pokrewieństwa z pracodawcą – pole to uzupełnia się zgłaszając do ubezpieczenia osobę współpracującą z właścicielem (płatnikiem będącym osobą fizyczną).
  • Kod wykształcenia – dwucyfrowy kod określający rodzaj ukończonej szkoły. Kod zgodny z wytycznymi ZUS.
Dotyczy wersji: 2019.3.1
  • Nauczyciel – parametr należy zaznaczyć w przypadku pracowników wykonujących pracę nauczycielską. Zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne wygenerowanie załącznika ZUS RPA z informacją o okresach pracy nauczycielskiej dla pracownika, podczas naliczania deklaracji rozliczeniowej. Wykazywany w deklaracji ZUS RPA wymiar zajęć nauczyciela, ustalany jest na podstawie wymiaru etatu pracownika.
  • Informacje o przekroczeniu rocznej podstawy składek – pole to umożliwia odnotowanie informacji o miesiącu i roku, w którym nastąpiło przekroczenie rocznej podstawy składek dla pracownika uzyskującego przychody z kilku źródeł (zatrudnienie w kilku firmach). Jeśli pracownik nie otrzymuje dodatkowych przychodów podstawa składek emerytalno-rentowych jest automatycznie ograniczana i nie ma potrzeby odnotowywania informacji o przekroczeniu podstawy na formularzu danych pracownika. Należy określić, kto przekazał tą informację (brak – standard, ubezpieczony, płatnik lub ZUS) i wpisać kwotę przekroczenia. Kwota ta może oznaczać podstawę, od jakiej będą liczone składki we wskazanym miesiącu (podstawa składki) lub kwotę przychodu pracownika (przekroczenie podstawy) osiągniętego do danego miesiąca. W tym przypadku program sam wyliczy podstawę składek. W przypadku zatrudnienia pracownika w trakcie roku, za pomocą opcji Przekroczenie podstawy można odnotować informację o kwocie podstawy, od której były naliczone składki emerytalno-rentowe u poprzedniego pracodawcy w danym roku.
 
Uwaga
W przypadku, gdy pracownik ma przekroczenie podstawy składek emerytalno-rentowych w kilku kolejnych latach, informację o kwocie podstawy oraz miesiącu przekroczenia w kolejnym roku należy wprowadzić za pomocą aktualizacji danych kadrowych. Aby ułatwić odszukanie pracowników, którzy w danym roku kalendarzowym miały przekroczenie podstawy składek emerytalno – rentowych należy przygotować wydruk dostępny z poziomu listy pracowników w Kadrach/ Wydruki płacowe/ Przekroczenie rocznej podstawy emer.-rent.
  • Podstawa składek emerytalno-rentowychśrednia z 12 miesięcy przed urlopem oraz pole Od dnia – należy wpisać kwotę, stanowiącą podstawę składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe dla danej osoby, która odpowiada przeciętnemu wynagrodzeniu pracownika z 12 miesięcy przed rozpoczęciem urlopu wychowawczego. Od 01.09.2013 maksymalną podstawę wymiaru składek osoby na urlopie wychowawczym stanowi kwota 60% prognozowanego wynagrodzenia na dany rok. Minimalna podstawa składek emerytalno-rentowych nie może być niższa niż 75% minimalnego wynagrodzenia i niższa niż aktualnie obowiązujące minimalne wynagrodzenie ustalone proporcjonalnie do wymiaru etatu pracownika. Wpisanie u pracownika kwoty spowoduje, że podstawa składek w wypłacie będzie liczona następująco:
    • od podstawy wpisanej u pracownika, jeśli jest ona niższa od maksymalnej podstawy odczytanej z konfiguracji dla danego roku i wyższa od 75% minimalnej płacy,
    • od podstawy z konfiguracji, gdy podstawa wpisana u pracownika jest wyższa od odczytanej z konfiguracji,
    • od 75% minimalnej płacy, bez względu na wymiar etatu, jeśli wpisana u pracownika kwota jest niższa niż 75% minimalnej płacy.
Uwaga
Od wersji 2017.5 podstawa składek emerytalno-rentowych dla pracowników przebywających na urlopie wychowawczym jest automatycznie naliczana w wypłacie, jako średnia z wynagrodzenia pracownika uzyskanego w okresie 12 miesięcy przed rozpoczęciem urlopu wychowawczego. W związku z tym nie trzeba uzupełniać pola Podstawa składek emerytalno ‑ rentowych – średnia z 12 miesięcy przed urlopem. Powinno ono być uzupełnione tylko w przypadku, gdy pracownik zatrudniony w firmie od dłuższego czasu nie ma naliczonych wypłat w programie, z których można naliczyć średnią. W sytuacji gdy podstawa wyliczona z poprzednich wypłat jest niższa niż obowiązujące wynagrodzenie minimalne ustalone proporcjonalnie do wymiaru etatu pracownika program podwyższa ją do tej wartości.
  • Nie generuj podwyższenia zasiłku macierzyńskiego – parametr ma wpływ na naliczanie podwyższenia zasiłku macierzyńskiego w przypadku, gdy kwota zasiłku macierzyńskiego po pomniejszeniu o zaliczkę podatku jest niższa niż kwota świadczenia rodzicielskiego. Zaznaczenie parametru powoduje nie naliczanie podwyższenia zasiłku macierzyńskiego w wypłacie pracownika. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.
Formularz danych pracownika zakładka Ubezpieczenie cd.

Formularz danych pracownika - zakładka Ubezpieczenie (etat)

Ubezpieczenie – zatrudniając pracownika należy zgłosić go do ubezpieczeń ZUS. Po wpisaniu daty zatrudnienia i przejściu na zakładkę [Ubezpieczenie (etat)] program po uzupełnieniu kodu wynikającego z rodzaju zatrudnienia, automatycznie podpowie datę zgłoszenia zgodną z wpisaną datą zatrudnienia i po wpisanym kodzie ubezpieczenia rozpozna, które ubezpieczenia zaznaczyć.
Rys 27. Formularz danych pracownika zakładka Ubezpieczenie (etat)
Przykład
Najczęściej wykorzystywanym kodem jest 0110 (pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę) i dla niego zaznaczają się obowiązkowe ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Zgłoszenie do dobrowolnych ubezpieczeń jest możliwe tylko wówczas, gdy nie ma obowiązkowego ubezpieczenia. 
 
  • Po wpisaniu kodu ubezpieczenia domyślnie zaznacza się parametr Składka zdrowotna ograniczona do wysokości podatku. Działanie:
    • zaznaczony [√] – zgodnie z obowiązującymi przepisami składka zdrowotna zostaje ograniczona do wysokości podatku,
    • niezaznaczony [ ] – wyłączenie parametru powoduje, że dla wypłat pracownika liczonych dla wybranego kodu ubezpieczenia składka zdrowotna liczy się bez ograniczenia do wysokości podatku (do wykorzystania przy naliczaniu wypłat dla pracowników eksportowych lub otrzymujących wynagrodzenia finansowane z funduszy Unii Europejskiej).
Uwaga
Kody tytułu ubezpieczenia, które obecnie nie są stosowane, ale były wykorzystywane w poprzednich latach, są widoczne na liście kodów ZUS z opisem „historyczny”.
Wyrejestrowanie z ubezpieczeń – zwolnienie pracownika z pracy pociąga za sobą obowiązek wyrejestrowania z ubezpieczeń. Wyrejestrowanie powinno nastąpić z dniem następnym po dniu zwolnienia, a informacja o tym powinna trafić do ZUS w ciągu 7 dni od daty wyrejestrowania. Po wpisaniu daty i przyczyny wyrejestrowania program automatycznie wyrejestruje pracownika z tych ubezpieczeń, do których był zgłoszony.
Dotyczy wersji: 2019.2.1
Uwaga
W przypadku, gdy pracownik ma wykonaną aktualizację danych kadrowych w trakcie ostatniego miesiąca zatrudnienia, datę wyrejestrowania z ubezpieczeń należy odnotować we wszystkich zapisach historycznych dotyczących tego miesiąca, w celu poprawnego naliczenia wypłaty z poprawnym kodem ubezpieczenia 3000.   
Tryb rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy – po odnotowaniu daty wyrejestrowania z ubezpieczeń pracownika, należy podać informacje związane z kodem trybu rozwiązania umowy, kodu podstawy prawnej oraz strony inicjującej rozwiązanie stosunku pracy. Dane te są niezbędne do deklaracji ZUS ZWUA.  Przy pomocy seryjnej zmiany wartości pola (Płace i kadry Plus) istnieje możliwość seryjnego wprowadzenia informacji pracownikom o trybie rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy.
Uwaga
Po wskazaniu kodu podstawy prawnej 550, użytkownik ma możliwość wprowadzenia innej podstawy prawnej. Wprowadzona informacja będzie przenoszona do deklaracji ZUS ZWUA.

Formularz danych pracownika - zakładka Zgody

Widoczna jest na niej lista zgód wyrażonych przez pracownika.
Rys 95. Formularz danych pracownika – zakładka Zgody
Na tej zakładce możliwe jest przypisywanie nowych zgód dla pracownika, ich przeglądanie oraz edycję (np. wycofanie udzielonej zgody) za pomocą ikony lupy  oraz usuwanie za pomocą ikony kosza . Kliknięcie ikony plusa  bądź naciśnięcie klawisza <Insert> powoduje otwarcie formularza nowej zgody pracownika:
Formularz zgody
Należy na nim wybrać tytuł zgody, datę wyrażenia zgody oraz źródło jej pozyskania. Pole Ip wyrażenia uzupełniane jest automatycznie o adres IP komputera na którym uzupełniono formularz. Przy ponownej edycji zgody aktywne stają się pola dotyczące wycofania zgody – Data wycofania, Źródło wycofania oraz Powód wycofania. Pole Ip wycofania uzupełniane jest automatycznie o adres IP komputera na którym uzupełniono formularz. Na zakładce [Dokumenty] formularza zgody możliwe jest dodanie załącznika w formie pliku – bądź zapisując wskazany plik do bazy, bądź zapisując link do tego pliku. Na zakładce możliwe jest również wskazanie dokumentu z Biblioteki dokumentów w przypadku posiadania licencji na moduł Obieg Dokumentów (OBD), jak również zadania i kontaktu z modułu CRM.

Formularz danych kadrowych pracownika – dostępne funkcje na pasku zadań

W trakcie wyświetlania formularza danych kadrowych pracownika na pasku zadań, oprócz przycisków grupy podstawowej, pojawiają się dodatkowe przyciski (funkcje), są to:  - Historia zmian – po naciśnięciu przycisku otwierane jest nowe okno, na którym widoczna jest lista zmian dotycząca pracownika. - Kontakty z pracownikiem (funkcja jest dostępna dla firm posiadających Comarch ERP Optima moduł CRM) - z listy pracowników w kadrach i z formularza danych kadrowych pracownika udostępniono listę kontaktów z danym pracownikiem zapisanych w Comarch ERP Optima moduł CRM / Kontakty. Domyślnie wyświetlana jest lista kontaktów, dla których podmiotem (kontrahentem) jest wskazany pracownik. Tą funkcję można wykorzystać do odnotowania np. kiedy pracownik ma odbyć badania wstępne/okresowe. - Lista podstaw obliczeniowych – znajduje się tutaj lista podstaw obliczeniowych dla: ekwiwalentu za urlop, wynagrodzenia za czas urlopu, wynagrodzenia/zasiłku za czas choroby oraz urlopu wychowawczego. Funkcja ta została omówiona w rozdziale dotyczących logów systemowych. - Zapisy kasowo/ bankowe pracownika – wyświetlone zostają zapisy kasowo/ bankowe dla wybranego pracownika. Umożliwia nam to szybki wgląd i pozwala zorientować się o aktualnych wpłatach / wypłatach dokonanych dla pracownika. W ten sposób możemy np. kontrolować zaliczki wypłacone pracownikowi. - Preliminarz płatności pracownika – po wciśnięciu tego przycisku program wyświetla nam wszystkie zapisy w preliminarzu wykonane dla pracownika, w szczególności będą to wpisy dotyczące wyliczonego wynagrodzenia. - Lista niespłaconych zaliczek/pożyczek pracownika - w programie istnieje możliwość wypłacenia zaliczek brutto / netto oraz pożyczek, a następnie ich spłacania w kolejnych wypłatach. Po wciśnięciu tego przycisku zostanie wyświetlona lista tylko i wyłącznie niespłaconych zaliczek i pożyczek. Dzięki niej można dowiedzieć się, kiedy wypłacono zaliczkę/pożyczkę, na jaką kwotę i jaka kwota została już spłacona. Po całkowitym spłaceniu zaliczka/pożyczka znika z tej listy. - Rozliczenia pracownika – funkcja ta pozwala na automatyczne rozliczenie pracownika np. można rozliczyć zaliczkę i wynagrodzenie etatowe. Jeśli na liście znajdują się zapisy, które można ze sobą rozliczyć uaktywnia się przycisk  i po jego użyciu następuje automatyczne rozliczenie zapisów. - Opis analityczny - pozwala na szczegółowe opisanie za pomocą trzech wymiarów: Wydziału, Lokalizacji i Projektu każdego elementu wypłaty i rozksięgowanie kwoty na koszty cząstkowe.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
 e-Teczka -  pozwala na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Użytkownik może dodawać dokumenty do e-Teczki pracownika oraz w prosty sposób je przeglądać. Z poziomu rozwijalnego menu przy ikonie, użytkownik ma również dostęp do Biblioteki dokumentów oraz  Archwium wydruków (dla firm posiadających Comarch ERP Optima moduł OBD Obieg dokumentów). Biblioteka dokumentów pozwala na wprowadzanie i przechowywanie dokumentów z podpiętymi scan’ami.
- Kalkulator wynagrodzeń – narzędzie służące do wyliczania kwoty brutto od podanej kwoty netto lub kwoty netto od podanej wartości brutto dla pracownika etatowego i zleceniobiorcy. Kalkulator wynagrodzeń nie jest powiązany z wyliczaniem wypłat. - Wypłaty pracownika – za pomocą tego przycisku jest możliwość podejrzenia wypłat pracownika.
Uwaga
Opisane wyżej opcje są dostępne z formularza danych kadrowych pracownika, niezależnie na której zakładce formularza będziemy.

Formularz danych pracownika(Właściciel) – zakładka Ubezpieczenie (zdrow.)

Forma opodatkowania ustalenie podstawy składki zdrowotnej
  •  Zasady ogólne – podatek według skali: Składka zdrowotna od lutego 2022r. wyliczana jest od podstawy, którą jest dochód uzyskany w poprzednim miesiącu. Składka jest naliczana w wysokości 9%. Jeśli dochód właściciela będzie niższy niż kwota minimalnego wynagrodzenia jako podstawę składki zdrowotnej zostanie przyjęta kwota minimalnego wynagrodzenia.
Pobieraj dane o dochodzie właściciela z deklaracji podatkowych. Gdy parametr jest zaznaczony i Użytkownik wskaże Firmę, w której ten właściciel ma naliczaną zaliczkę miesięczną na PIT-36 kwota dochodu za poprzedni miesiąc jest pobrana przy wyliczaniu wypłaty właściciela automatycznie z zestawienia dochodów pod składki zdrowotne naliczonego w module Księgowość. Właściciel jest identyfikowany za pomocą numeru NIP lub PESEL, dlatego powinien mieć uzupełniony chociaż jeden z wymienionych identyfikatorów niezależnie czy dane są pobierane z firmy, w której ma naliczaną wypłatę czy z innej. Zestawienia można dodać z poziomu listy zaliczek na PIT-36 na zakładce [Zestawienie dochodów do wyliczenia składki zdrowotnej]. Jeśli w momencie naliczania wypłaty zestawienia nie będzie zostanie ono automatycznie dodane. Aby zestawienie automatycznie zostało naliczone właściciel musi mieć uzupełnione dane dotyczące działalności (udziały) w kwotach deklaracji właściciela za każdy miesiąc. Zestawienie dochodu pod składki zdrowotne zawiera dane dotyczące dochodu i składek społecznych narastająco od początku roku. W przypadku pobierania kwot z zestawienia kwota z pola Dochód dla składki zdrowotnej za poprzedni miesiąc, w stosunku do miesiąca, za który liczymy wypłatę, po pomniejszeniu o dochód uwzględniony przy liczeniu podstawy składki zdrowotnej w wypłatach za poprzednie miesiące roku składkowego będzie stanowił dochód do wyliczenia składki zdrowotnej w danym miesiącu. Podaj dane o dochodzie. Parametr należy zaznaczyć, jeśli właściciel nie ma naliczanych zaliczek miesięcznych w module Księgowość. Po kliknięciu w przycisk należy podać kwotę dochodu za poszczególne miesiące pomniejszone o składki społeczne, jeśli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów np. dodając miesiąc styczeń 2022 r. należy podać dochód za styczeń 2022 r., dodając miesiąc luty 2022 r. należy podać dochód za luty 2022 r. Podczas wyliczania podstawy składki zdrowotnej zostanie uwzględniony dochód za poprzedni miesiąc, w stosunku do miesiąca, za który liczymy podstawę np. licząc wypłatę za luty 2022 r. zostanie uwzględniony dochód za styczeń 2022 r. Rozliczenie roczne. Po kliknięciu w przycisk należy podać roczną kwotę dochodu właściciela. Kwota wykazywana jest na formularzu wypłaty właściciela za kwiecień 2023 roku (i w kolejnych latach) na zakładce [5. Zdrow. roczna] w polu Dochód z dział. gosp. za poprzedni rok. Kwotę dochodu należy podać w danych właściciela jedynie, gdy dane do wyliczania miesięcznej podstawy były także podawane ręcznie i pracownik nie ma naliczonej deklaracji rocznej PIT.
  •  Zasady ogólne – podatek liniowy: Składka zdrowotna od lutego 2022r. wyliczana jest od podstawy, którą jest dochód uzyskany w poprzednim miesiącu. Składka jest naliczana w wysokości 4,9%. Jeśli składka stanowiąca 4,9% dochodu będzie niższa niż kwota stanowiąca 9% od minimalnego wynagrodzenia jako podstawę składki zdrowotnej zostanie przyjęta kwota minimalnego wynagrodzenia. Składka w takim przypadku wyniesie 9% podstawy.
Pobieraj dane o dochodzie właściciela z deklaracji podatkowych. Gdy parametr jest zaznaczony i Użytkownik wskaże Firmę, w której ten właściciel ma naliczaną zaliczkę miesięczną na PIT-36L kwota dochodu za poprzedni miesiąc jest pobrana przy wyliczaniu wypłaty właściciela automatycznie z zestawienia dochodów pod składki zdrowotne naliczonego w module Księgowość. Właściciel jest identyfikowany za pomocą numeru NIP lub PESEL, dlatego powinien mieć uzupełniony chociaż jeden z wymienionych identyfikatorów niezależnie czy dane są pobierane z firmy, w której ma naliczaną wypłatę czy z innej. Zestawienia można dodać z poziomu listy zaliczek na PIT-36L na zakładce [Zestawienie dochodów do wyliczenia składki zdrowotnej]. Jeśli w momencie naliczania wypłaty zestawienia nie będzie zostanie ono automatycznie dodane. Aby zestawienie automatycznie zostało naliczone właściciel musi mieć uzupełnione dane dotyczące działalności (udziały) w kwotach deklaracji właściciela za każdy miesiąc. Zestawienie dochodu pod składki zdrowotne zawiera dane dotyczące dochodu i składek społecznych narastająco od początku roku. W przypadku pobierania kwot z zestawienia kwota z pola Dochód dla składki zdrowotnej za poprzedni miesiąc, w stosunku do miesiąca, za który liczymy wypłatę, po pomniejszeniu o dochód uwzględniony przy liczeniu podstawy składki zdrowotnej w wypłatach za poprzednie miesiące roku składkowego będzie stanowił dochód do wyliczenia składki zdrowotnej w danym miesiącu. Podaj dane o dochodzie. Parametr należy zaznaczyć, jeśli właściciel nie ma naliczanych zaliczek miesięcznych w module Księgowość. Po kliknięciu w przycisk należy podać kwotę dochodu za poszczególne miesiące pomniejszone o składki społeczne, jeśli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów np. dodając miesiąc styczeń 2022 r. należy podać dochód za styczeń 2022 r., dodając miesiąc luty 2022 r. należy podać dochód za luty 2022 r. Podczas wyliczania podstawy składki zdrowotnej zostanie uwzględniony dochód za poprzedni miesiąc, w stosunku do miesiąca, za który liczymy. Rozliczenie roczne. Po kliknięciu w przycisk należy podać roczną kwotę dochodu właściciela. Kwota wykazywana jest na formularzu wypłaty właściciela za kwiecień 2023 roku (i w kolejnych latach) na zakładce [5. Zdrow. roczna] w polu Dochód z dział. gosp. za poprzedni rok. Kwotę dochodu należy podać w danych właściciela jedynie, gdy dane do wyliczania miesięcznej podstawy były także podawane ręcznie i pracownik nie ma naliczonej deklaracji rocznej.
  •  Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych Od stycznia 2022 podstawę składki zdrowotnej stanowi odpowiedni procent przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku pobrana z konfiguracji ze wskaźnika ‘Przeciętne wynagrodzenie (skł. zdrowotna)’. Wysokość podstawy jest zależna od kwoty osiągniętego przychodu właściciela od początku roku do danego miesiąca włącznie, za który jest naliczana składka zdrowotna lub kwoty przychodu za poprzedni rok.
Podstawa składki zdrowotnej:
  • Jeśli przychód właściciela wyniesie do 60 000 zł składka będzie wyliczona jako 9% od podstawy stanowiącej 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku pobranej z konfiguracji ze wskaźnika ‘Przeciętne wynagrodzenie (skł. zdrowotna)’.
  • Jeśli przychód właściciela wyniesie powyżej 60 000 zł, ale nie więcej niż 300 000 zł składka będzie wyliczona jako 9% od podstawy stanowiącej 100% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku pobranej z konfiguracji ze wskaźnika ‘Przeciętne wynagrodzenie (skł. zdrowotna)’.
  • Jeśli przychód właściciela wyniesie powyżej 300 000 zł składka będzie wyliczona jako 9% od podstawy stanowiącej 180% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku pobranej z konfiguracji ze wskaźnika ‘Przeciętne wynagrodzenie (skł. zdrowotna)’.
Opłacanie składek na podstawie przychodu z poprzedniego roku. Parametr należy zaznaczyć, jeśli właściciel chce opłacać składkę na podstawie kwoty przychodu za poprzedni rok. Pobieraj dane o przychodzie właściciela z deklaracji podatkowych. Gdy parametr jest zaznaczony i Użytkownik wskaże Firmę, w której ten właściciel ma naliczaną zaliczkę miesięczną na PIT 28 lub deklarację roczną PIT-28/PIT-36/PIT-36L program pobiera automatycznie kwotę przychodu narastająco za bieżący rok lub poprzedni z zestawienia przychodów pod składki zdrowotne lub deklaracji rocznej PIT-28/PIT-36/PIT-36L za poprzedni rok naliczonych w module Księgowość. Właściciel jest identyfikowany za pomocą numeru NIP lub PESEL, dlatego powinien mieć uzupełniony chociaż jeden z wymienionych identyfikatorów niezależnie czy dane są pobierane z firmy, w której ma naliczaną wypłatę czy z innej. Kwota przychodu z deklaracji rocznych będzie pomniejszona o składki społeczne właściciela wprowadzone w kwotach indywidualnych właściciela. Zestawienia można dodać z poziomu listy zaliczek na PIT-28 na zakładce [Zestawienie przychodów do wyliczenia składki zdrowotnej]. Jeśli w momencie naliczania wypłaty zestawienia nie będzie zostanie ono automatycznie dodane. Aby zestawienie automatycznie zostało naliczone właściciel musi mieć uzupełnione dane dotyczące działalności (udziały) w kwotach deklaracji właściciela za każdy miesiąc. W zestawieniu przychód dla danych stawek procentowych będzie wykazywany za każdy miesiąc oddzielnie. W pozycji Przychód narastająco dla składki zdrowotnej będzie zaprezentowana suma przychodu z dodanych zestawień od początku roku pomniejszone o składki społeczne pobrane z kwot deklaracji właściciela. Kwota z tego pola zostanie uwzględniona przy wyliczania podstawy składki zdrowotnej. Podaj dane o przychodzie. Jeśli właściciel nie ma naliczanych deklaracji podatkowych oraz zaliczek miesięcznych w module Księgowość należy podać je na formularzu właściciela po zaznaczeniu parametru. W przypadku opłacania składek na podstawie kwot z bieżącego miesiąca należy podać kwotę przychodu narastająco od początku roku do danego miesiąca włącznie po kliknięciu w przycisk  dostępny przy polu Przychód za bieżący rok pomniejszony o składki społeczne narastająco. Kwoty należy wprowadzać za pomocą aktualizacji zapisu z dniem 1 dnia danego miesiąca np. przychód za styczeń należy wprowadzić aktualizację od 1 stycznia 2022 r. W przypadku opłacania składek na podstawie przychodu za poprzedni rok należy dodatkowo podać kwotę dodają rok i kwotę przychodu klikając w przycisk dostępny przy polu Przychód za poprzedni rok pomniejszony o składki społeczne. • Karta podatkowa – podstawę składki zdrowotnej od stycznia 2022 r. stanowi kwota najniższego wynagrodzenia dla etatu zapisana w konfiguracji programu w gałęzi Płace/Wynagrodzenia. Składka wyliczana jako 9% podstawy. Użytkownik może podać ilość działalności, które są w ten sposób opodatkowane. • Bez formy opodatkowania – w przypadku ustawienia tej formy składka zdrowotna wyliczana będzie jako 9% od podstawy stanowiącej 100% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku pobrana z konfiguracji ze wskaźnika ‘Przeciętne wynagrodzenie (skł.zdrowotna)’. Użytkownik może podać ilość działalności, które są w ten sposób opodatkowane. W przypadku gdy jako forma opodatkowania ustawiona jest opcja ‘Zasady ogólne- podatek według skali’, ‘Zasady ogólne - podatek liniowy’ oraz ‘Ryczałt dla przychodów ewidencjonowanych’ i dane o dochodzie/przychodzie właściciela pobierane są z deklaracji podatkowych aktywny jest parametr Nie przenoś składki zdrowotnej na kwoty deklaracji (domyślnie niezaznaczony). Zaznaczenie parametru powoduje wyłączenie przenoszenia składek zdrowotnych z listy płac na kwoty indywidualne.

Formularz danych pracownika

Wszystkie informacje personalne o danym pracowniku dostępne są w Formularzu danych pracownika. Ze względu na dużą ilość informacji ewidencjonowanych na formularzu danych pracownika został on podzielony na zakładki: [Ogólne],  [Nr ident./podatki],  [Etat],  [Ubezpieczenie(etat)],  [Ubezpieczenie cd],  [Inne informacje],  [Dodatkowe], [Zgody].
Uwaga
Pomiędzy poszczególnymi zakładami formularza danych pracownika można przechodzić używając skrótu <ALT>+<CYFRA>. Np. użycie skrótu <ALT>+<5> spowoduje przejście na zakładkę [Ubezpieczenie cd.].
Funkcje na wstążce:

Właściciele i osoby współpracujące

Formularz właściciela

Formularz właściciela

W programie można wprowadzać i rozliczać właścicieli. W przypadku korzystania z modułu Księga Podatkowa jest to wspólna lista wspólników. Listę możemy wywołać również z poziomu Ogólne/ Inne/ Wspólnicy lub kombinacją klawiszy <CTRL>+<W>.module Płace i Kadry lista dostępna jest z poziomu Kadry/ Lista pracowników i dodatkowo należy w polu lista wybrać Właściciele . Wyboru dokonujemy z rozwijanej listy, która pojawia się po wciśnięciu strzałki z prawej strony okna.
Uwaga
Z właścicielem lub osobą współpracującą nie można zawierać umowy cywilnoprawnej. Przy próbie dodania umowy takiej osobie pojawia się komunikat: Nie można dodać umowy cywilnoprawnej właścicielowi lub osobie współpracującej. Aby naliczyć wypłatę dla właściciela lub osoby współpracującej należy dodać ich na listę pracowników.
Formularz właściciela zbudowany jest podobnie jak formularz pracownika, składa się z  siedmiu zakładek, na których działają identyczne przyciski i klawisze. Różnica dotyczy zakładek: [Nr ident./podatki]
Dotyczy wersji: 2020.2.1
  Numer rachunku- należy uzupełnić w celu wskazania indywidualnego rachunku podatkowego właściciela wykorzystywanego do wpłat należności podatkowych wynikających z deklaracji PIT-28, PIT-28S, PIT-36, PIT-36L, PIT-36S, PIT-36LS.
Rys 15. Formularz właściciela/ Zakładka Nr ident./Podatki- indywidualny rachunek podatkowy
[Etat] – należy uzupełnić: Datę zatrudnienia - aby aktywne stały się pola w sekcji dotyczącej wynagrodzenia. Należy przyjąć datę taką, jak do ubezpieczeń. Rodzaj zatrudnienia – należy wybrać Właściciel. Dochód deklarowany [√] – wówczas pojawi się w polu Stawka kwota stanowiącą podstawę naliczania składek ZUS dla prowadzących działalność (podstawa urzędowa - 60% z przeciętnego wynagrodzenia) wpisana w danym miesiącu w Konfiguracji/ Program/ Płace/ Wynagrodzenia. Podstawę można zmienić, jeśli osoba prowadząca działalność opłaca składki od innej, zadeklarowanej przez siebie kwoty.
Uwaga
Osoby, które rozpoczęły pozarolniczą działalność gospodarczą po 24.08.2005r. (Ustawa z 1 lipca 2005r. o zmianie Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw Dz.U. nr 150, poz.1248) i spełniają określone warunki mogą opłacać przez okres 24 miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia wykonywania tej działalności, składki na ubezpieczenie społeczne od zadeklarowanej przez siebie kwoty, nie niższej niż 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. W takim przypadku, nie należy zaznaczać pola Dochód deklarowany, tylko w polu Stawka należy samodzielnie obliczyć i wpisać podstawę.
[Podst. zdrow. Mnożnik] – pozwala na zmianę (n-krotność) podstawy do ubezpieczenia zdrowotnego dla prowadzącego działalność. Zgodnie z Ustawą z dnia 27 sierpnia 2004r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2004, nr 210, poz.2135) prowadzący działalność ma obowiązek opłacania składki zdrowotnej z każdej działalność z możliwością wyboru, z której działalności (firmy) będzie rozliczał składkę zdrowotną od wyższej podstawy. Podstawa do ubezpieczenia zdrowotnego pobrana z Konfiguracji/ Program/ Płace/ Wynagrodzenia zostanie przemnożona przez mnożnik z „etatu” właściciela.
Formularz właściciela/zakładka Etat - zatrudnienie
[Indywidualny procent wypadkowej] (domyślnie nie jest zaznaczony) - pole edytowalne po zaznaczeniu flagi. Działanie:  
  • niezaznaczony - to % składki wypadkowej pobierany jest z Konfiguracji firmy / Płace / Składki ZUS,
  • zaznaczony - w wypłacie właściciela % składki wypadkowej pobierany będzie z formularza właściciela i według tego % obliczana składka na ubezpieczenie wypadkowe.
[Ubezpieczenie (etat)] – zawiera między innymi: przycisk , który wyświetli nam listę tytułów ubezpieczeniowych związanych z osobami, które opłacają składki od dochodu deklarowanego. Kod możemy wybrać z listy lub wpisać go ręcznie z klawiatury. Po wpisaniu odpowiedniego kodu program zaznaczy ubezpieczenia, które będą naliczane. Jest to tylko propozycja programu, użytkownik może ją indywidualnie zmienić.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Po ustawieniu kodu tytułu ubezpieczenia 0570 na formularzu właściciela, automatycznie zostanie zaznaczony parametr Nie naliczać FP dla podstawy poniżej minimalnej płacy na zakładce [6.Inne informacje].
Dotyczy wersji: 2019.2.1
[Przychód za poprzedni rok]pole, w którym należy podać kwotę przychodu uzyskanego w  poprzednim roku dla właściciela zgłoszonego do ubezpieczeń z kodem 0590 lub 0592. Podana kwota przychodu będzie wykazana na deklaracji ZUS DRA część II oraz ZUS RCA część II.
[Ubezpieczenie (etat)] – w programie są dwa sposoby generowania deklaracji dla właścicieli. Standardowo program proponuje umieszczanie właściciela wspólnie z pracownikami, wtedy tworzona jest jedna deklaracja DRA wraz z odpowiednimi załącznikami. Drugi sposób polega na generowaniu dla właściciela oddzielnej deklaracji DRA. Możemy to osiągnąć po zaznaczeniu parametru .   [Forma opodatkowania – ustalenie podstawy skł. społecznych]- sekcja, w której należy odnotować informacje o formie opodatkowania obowiązującej właściciela w ubiegłym roku kalendarzowym (karta podatkowa, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych lub opodatkowanie na zasadach ogólnych) oraz przychodzie i dochodzie osiągniętym przez niego w okresie korzystania z danej formy. Podane wartości będą wykazane na deklaracji ZUS DRA cz. II oraz ZUS RCA cz. II. Sekcja jest aktywna, gdy właściciel ma wprowadzony kod ubezpieczeniowy 0590 lub 0592
Rys 17.Formularz właściciela/zakładka Ubezpieczenie (etat)
Rys 17. Formularz właściciela/zakładka Ubezpieczenie (etat)

Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA dla właściciela

Warunkiem niezbędnym do wygenerowania dla właścicieli, osób współpracujących raportów ZUS (RCA, RSA), czy samych deklaracji DRA jest utworzenie listy płac dla właścicieli. Aby odróżnić ją od innych list płac należy:
  • w polu dokument wybrać symbol W, wówczas automatycznie w polu Rodzaj pojawi się napis Właściciel,
  • lub dodać własny symbol dokumentu dla tego typu list płac i samodzielnie uzupełnić pole rodzaj Właściciel,
  • uzupełnić datę wypłaty (deklaracji),
  • zapisać formularz listy płac,
  • następnie przejść do okna Wypłaty pracowników i pod przyciskiem „Lista płac” wybrać zdefiniowaną wcześniej listę dla właścicieli,
  • „Plusem” naliczamy Wypłatę właścicielowi. Zapisujemy. Na liście będzie ona widoczna z kwotą 0,00 do wypłaty.
Takie naliczenie jest niezbędne do wygenerowania przez program raportów, deklaracji ZUS.
Formularz listy płac dla właścicieli

Indywidualna DRA właściciela / osoby współpracującej

Sposób rozliczenia właściciela na odrębnej deklaracji rozliczeniowej ZUS wynika z ustawienia parametru Indywidualne DRA na formularzu właściciela, zakładka [Ubezpieczenie (etat)]:
  • Właściciel rozliczany na oddzielnej DRA – należy zaznaczyć Indywidualne DRA [v]. Obliczając Deklarację rozliczeniową ZUS należy wskazać plik KEDU, do którego zostanie zapisana DRA właściciela, a po kliknięciu „Właściciel” wybrać nazwisko właściciela, podać miesiąc, rok, którego dotyczy deklaracja i obliczyć naciskając klawisz „Pioruna”.
W przypadku, gdy Właściciel miałby być rozliczany z pracownikami – nie zaznaczamy pola Indywidualne DRA [ ]. Przy generowaniu deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA pole „Właściciel” pozostawiamy puste, a poniżej widoczny będzie napis „pracownicy”. Program wygeneruje deklarację DRA z raportami za pracowników i właścicieli.
Uwaga
W przypadku, gdy Właściciel będzie miał odrębną deklarację ZUS, a firma zatrudnia pracowników i będzie oddzielna za nich deklaracja, to Kod terminu składania deklaracji ZUS w konfiguracji firmy należy ustawić na 3 (15-ty dzień następnego miesiąca) – wówczas na DRA dla pracowników kod terminu będzie miał symbol 3, a na DRA właściciela będzie miał symbol 4.
Uwaga
Dla właściciela zgłoszonego do ubezpieczeń z kodem 0590/0592 opłacającego składki wyłącznie za siebie lub rozliczającego się razem z pracownikami, automatycznie zostanie utworzona deklaracja odpowiednio ZUS DRA cz.II lub ZUS RCA cz. II podczas naliczania deklaracji rozliczeniowej za styczeń danego roku lub miesiąc rozpoczęcia/wznowienia działalności.
Po wpisaniu kodu tytułu ubezpieczenia przewidzianego dla osoby współpracującej (05 11 XX) uaktywnia się przycisk  (zakładka [Ubezpieczenie (etat)]). Kod (akronim) właściciela można wpisać z ręki lub wybrać z listy, która wyświetli się po kliknięciu tego przycisku. Powiązanie to skutkuje rozliczeniem pod wspólną deklaracją rozliczeniową właściciela z wybranymi osobami współpracującymi. Puste pole  oznacza, że osoba współpracująca będzie wykazana pod deklaracją DRA razem z pracownikami.
Wskazówka
Z jednym właścicielem może być rozliczanych kilka osób współpracujących.

Nieobecności właściciela

W zależności od sposobu rozliczania właściciela jego nieobecności mogą być wykazywane na raporcie ZUS RSA lub nie.
  • Właściciel rozlicza się sam (indywidualna DRA) – generowana jest tylko deklaracja DRA,
  • Właściciel rozlicza się z osobą współpracującą – generowana jest deklaracja DRA, raporty ZUS: RCA i RSA,
  • Właściciel rozlicza się wraz z pracownikami – generowana jest deklaracja DRA, raporty ZUS: RCA i RSA.
W programie istnieje możliwość rozliczania nieobecności właściciela. Można to zrobić z poziomu listy pracowników w Kadrach lub wypłatach pracowników. Lista nieobecności dostępna jest:
  • po wciśnięciu ikony „Czas pracy” lub po rozwinięciu strzałki i wybraniu opcji Nieobecności,
  • z menu kontekstowego wywoływanego prawym klawiszem myszki (Kalendarz).
  Dla właściciela dostępne są następujące nieobecności:
  • Wł.dodatkowy urlop opiekuńczy (zasiłek)
  • Wł. Urlop macierzyński,
  • Wł. Urlop macierzyński (dodatkowy),
  • Wł. Urlop rodzicielski,
  • Wł. Urlop ojcowski,
  • Wł. Urlop opiekuńczy (zasiłek),
  • Wł. Urlop rehabilitacyjny,
  • Wł. Urlop rehabilitacyjny/wyp.,
  • Wł. Zwolnienie chorobowe,
  • Wł. Zwolnienie chorobowe/wypadek.
W przypadku, gdy właściciel ma odnotowaną jedną z powyższych nieobecności, podstawa wymiaru do składek społecznych jest proporcjonalnie pomniejszana w stosunku do dni kalendarzowych nieobecności.
Uwaga
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 11 lipca 2019 r., sygn. akt III UZP 1/19, proporcjonalnemu zmniejszeniu ulega kwota najniższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe bez względu na jej wysokość zadeklarowaną przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność/osobę współpracującą. Dlatego też, jeśli zostanie zadeklarowana wyższa podstawa wymiaru składek od najniższej i właściciel/osoba współpracująca podlega ubezpieczeniom społecznym tylko przez część miesiąca lub ma nieobecność np. zwolnienie chorobowe można skorygować tylko tę część podstawy, która odpowiada wysokości najniższej obowiązującej go podstawy, czyli 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. W programie sposób naliczania kwoty dochodu deklarowanego stanowiącego podstawę składek społecznych jest oparty na parametrze Pomniejszenie podstawy składek społecznych właściciela liczone od kwoty najniższej podstawy, gdy zadeklar. dochód wyższy, który znajduje się w konfiguracji firmy [Start/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat]. Gdy parametr jest:
  • zaznaczony- pomniejszana jest tylko ta część zadeklarowanej kwoty, która odpowiada wysokości najniższej obowiązującej podstawy składek społecznych, czyli 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 11 lipca 2019 r., sygn. akt III UZP 1/19.
  • nie zaznaczony (domyślne ustawienie)- pomniejszena jest cała zadeklarowana kwota dochodu deklarowanego stanowiącego podstawę składek społecznych.
Podstawa prawna dodania nieobecności Wł. Urlop opiekuńczy (zasiłek) dla prowadzących działalność i osób współpracujących - Wyrok Trybunału konstytucyjnego z 6 marca 2007r. (sygn.akt P45/06).
Uwaga
Na liście typów nieobecności standardowe typy nieobecności są zawężane dla listy właścicieli. Przy wprowadzeniu nieobecności z poziomu listy pracowników (lista właściciele) lub listy wypłat pracowników ukryte są nieobecności nieaktywne i dodatkowo nieobecności standardowe dedykowane dla pracowników. Widoczne są tylko nieobecności z przedrostkiem „wł”.
Uwaga
W przypadku zwolnień chorobowych właściciela do programu Comarch ERP Optima powinny być wprowadzone nieobecności tylko za okres, za który ZUS wypłaca takiej osobie zasiłek. Nie rejestrujemy w programie nieobecności potwierdzonych zaświadczeniem lekarskim ZLA, jeśli nie został za ten okres wypłacony zasiłek przez ZUS. Jeśli ZUS potwierdził prawo do zasiłku dla właściciela tylko za część zwolnienia chorobowego, to okres takiej nieobecności pomniejszającej podstawę składek należy odpowiednio skrócić.

Składka zdrowotna właściciela - rozliczenie roczne.

W celu rozliczenia składki zdrowotnej, na formularzu wypłaty właściciela za kwiecień 2023 roku (i w kolejnych latach), dodano zakładkę [5. Zdrow. roczna], na której są wykazane informacje o składce zdrowotnej za poprzedni rok, właścicieli rozliczających podatek według skali, liniowo lub ryczałtowo. Użytkownik ma możliwość ręcznej korekty (zmiany) pól po zaznaczeniu parametru Korekta podatku i ubezpieczeń. W związku z tym, że w deklaracji rocznej należy przekazać informacje o zmianie opodatkowania w trakcie roku, na zakładce znajdują się parametry:
  • Zmiana formy opodatkowania od stycznia 2022 – parametr ustawiany przez Użytkownika. Powinien zostać zaznaczony w przypadku zmiany podatku liniowego lub ryczałtu na opodatkowanie według skali z mocą wsteczną od 1 stycznia 2022 r.
  •  Zmiana formy opodatkowania od lipca 2022 – parametr zaznacza się automatycznie, jeśli w zapisie historycznym właściciela aktualnym na dzień 30 czerwca 2022 r., na zakładce [6. Ubezpieczenie (zdrow.)], jest zaznaczony parametr Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, a w zapisie historycznym aktualnym na dzień 01 lipca 2022 r. – Zasady ogólne – podatek według skali. W dalszej części przedstawione zostało rozliczenie roczne z podziałem na poszczególne formy opodatkowania: Zasady ogólne – podatek według skali, Zasady ogólne – podatek liniowy, Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
  Zasady ogólne – podatek według skali:
  • W polu Dochód z dział. gosp. za poprzedni rok wykazany jest dochód pobrany z modułu Księgowość, z deklaracji rocznej PIT-36, pomniejszony o składki społeczne, oraz kwotę z pola Zmniejszenia/zwiększenia dochodu pod składkę zdrowotną pobraną z kwot deklaracji właściciela (przycisk ) lub dochód wprowadzony na formularzu właściciela na zakładce [6. Ubezpieczenie (zdrow.)] w polu Rozliczenie roczne. Kwotę dochodu należy podać w danych właściciela jedynie, gdy dane do wyliczania miesięcznej podstawy były także podawane ręcznie. W przypadku gdy w systemie nie ma naliczonej deklaracji rocznej, w polu Dochód z dział. gosp. za poprzedni rok wykazywane jest 0,00.
 
  • Roczna podstawa składki – w celu ustalenia rocznej podstawy, program porównuje kwotę z pola Dochód z dział. gosp. za poprzedni rok, z obowiązującą za danym rok kalendarzowy minimalną podstawą składki. Minimalna podstawa składki zdrowotnej to iloczyn miesięcy podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu ustalonemu na podstawie wypłat pracownika naliczonych za rok kalendarzowy, za który jest rozliczenie roczne, w którym była naliczona składka zdrowotna dla tej formy opodatkowania i stawki minimalnego wynagrodzenia dla etatu aktualnego na dzień 1 dzień roku składkowego (w 2023 roku uwzględniane jest minimalne wynagrodzenie obowiązujące na 01.02.2022 r.). Jeśli kwota dochodu z pola Dochód z dział. gosp. za poprzedni rok jest większa od minimalnej wartości rocznej podstawy składki, to zostanie ona wykazana w polu Roczna podstawa składki. Jeśli natomiast minimalna podstawa jest większa niż kwota dochodu, to minimalna podstawa jest podstawą roczną.
Przykład
Przykład: W przypadku gdy właściciel prowadzi działalność przez cały rok podatkowy – 12 miesięcy, to minimalna wartość rocznej podstawy składki zdrowotnej w 2022 roku wynosi 36 120,00 zł (3 010,00 zł × 12 miesięcy).
  • W polu Roczna składka wykazana jest składka naliczona jako 9% od rocznej podstawy składki.
  •  W polu Suma miesięcznych składek wykazana zsumowana kwota składki zdrowotnej z okresu od lutego 2022 r. do stycznia 2023 r.
  • Kwota do dopłaty W polu wykazana jest kwota, jeśli suma miesięcznych składek pobranych na ubezpieczenie zdrowotne jest niższa od rocznej składki ustalonej od rocznej podstawy. Dopłata jest wyliczana jako różnica między roczną składką a sumą miesięcznych składek na ubezpieczenie zdrowotne.
  • Kwota do zwrotu W polu wykazana jest kwota, jeśli suma miesięcznych składek pobranych na ubezpieczenie zdrowotne jest wyższa od rocznej składki ustalonej od rocznej podstawy. Zwrot to różnica między sumą wpłaconych za poszczególne miesiące roku składkowego składek na ubezpieczenie zdrowotne a roczną składką.
Zasady ogólne – podatek liniowy:
  • W polu Dochód z dział. gosp. za poprzedni rok wykazany jest dochód pobrany z modułu Księgowość, z deklaracji rocznej PIT-36L, pomniejszony o składki społeczne, oraz kwotę z pola Zmniejszenia/zwiększenia dochodu pod składkę zdrowotną pobraną z kwot deklaracji właściciela (przycisk ) lub dochód wprowadzony na formularzu właściciela na zakładce [6. Ubezpieczenie (zdrow.)] w polu Rozliczenie roczne. Kwotę dochodu należy podać w danych właściciela jedynie, gdy dane do wyliczania miesięcznej podstawy były także podawane ręcznie. W przypadku gdy w systemie nie ma naliczonej deklaracji rocznej, w polu Dochód z dział. gosp. za poprzedni rok wykazywane jest 0,00.
  • Roczna podstawa składki – w celu ustalenia rocznej podstawy, program porównuje kwotę z pola Dochód z dział. gosp. za poprzedni rok, z obowiązującą za danym rok kalendarzowy minimalną podstawą składki. Składka roczna na ubezpieczenie zdrowotne nie może wynieść mniej niż kwota odpowiadająca 9% iloczynu liczby miesięcy podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu i minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w pierwszym dniu roku składkowego. Program porównuje kwotę składki zdrowotnej od minimalnej podstawy z kwotą składki zdrowotnej od dochodu. Podstawa, która daje wyższą składkę zdrowotną stanowi roczną podstawę dla podatku liniowego i jest wykazywana w polu Roczna podstawa składki.
  • Roczna składka – jeśli roczną podstawę stanowi dochód składka jest wyliczona jako 4,9% tej kwoty, a jeśli minimalna podstawa to składka wynosi 9% tej kwoty
  •  W polu Suma miesięcznych składek wykazana zsumowana kwota składki zdrowotnej z okresu od lutego 2022 r. do stycznia 2023 r.
  • Kwota do dopłaty W polu wykazana jest kwota, jeśli suma miesięcznych składek pobranych na ubezpieczenie zdrowotne jest niższa od rocznej składki ustalonej od rocznej podstawy. Dopłata jest wyliczana jako różnica między roczną składką a sumą miesięcznych składek na ubezpieczenie zdrowotne.
  • Kwota do zwrotu W polu wykazana jest kwota, jeśli suma miesięcznych składek pobranych na ubezpieczenie zdrowotne jest wyższa od rocznej składki ustalonej od rocznej podstawy. Zwrot to różnica między sumą wpłaconych za poszczególne miesiące roku składkowego składek na ubezpieczenie zdrowotne a roczną składką
Przykład
Przykład: Właściciel w 2022 roku miał ustawioną formę opodatkowania Zasady ogólne – podatek liniowy. Dochód za 2022 wyniósł 65 000 zł. 1.Ustalamy liczbę miesięcy podlegania zdrowotnemu dla opodatkowania podatkiem liniowym. W wypłatach od stycznia 2022 r. do grudnia 2022 r. właściciel miał wyliczoną podstawę składki zdrowotnej w każdej wypłacie (12 wypłat), co oznacza, że podlegał zdrowotnej przez 12 miesięcy.
  1. Ustalamy dochód za 2022 rok. Dochód pobrany z deklaracji rocznej PIT- 36L za 2022 r. wyniósł 65 000 zł.
  2. Ustalamy minimalną podstawę. 12 miesięcy * 3010 zł (minimalne wynagrodzenie w 2022 r.) = 36 120 zł
  3. Przemnażamy kwotę dochodu za poprzedni rok z punktu 2 przez 4,9% i uzyskujemy kwotę składki zdrowotnej od dochodu. Przemnażamy minimalną podstawę z punktu 3 przez 9% i uzyskujemy minimalną składkę zdrowotną. 65 000 zł * 4,9% = 3 185,00 zł 36 120 zł * 9% = 3 250,80 zł
  4. Porównujemy kwotę składki zdrowotnej od minimalnej podstawy z kwotą składki zdrowotnej od dochodu. Podstawa, która daje wyższą składkę zdrowotną stanowi roczną podstawę dla podatku liniowego. 3 185,00 zł < 3 250,80 zł
Podstawa 36 120 zł jest roczną podstawą składki zdrowotnej, a kwota 3 250,8 zł składką zdrowotną.
  1. Ustalamy kwotę naliczonych składek na ubezpieczenie zdrowotne dla opodatkowania liniowego, zapisanych w wypłatach tego właściciela, które dotyczą okresu deklaracji od lutego 2022 r. do stycznia 2023 r. W wypłatach od lutego 2022 r. do stycznia 2023 r. suma składek zdrowotnych wynosi 3 469,90 zł
  2. Porównujemy kwotę rocznej składki z punktu 4 z kwotą składek pobranych z punktu 6. 3 250,8 < 3 469,90 zł
Roczna składka wynosi 3 250,8 zł, a pobrana 3 469,90 zł, co oznacza, że jest nadpłata i kwota do zwrotu wynosi 219,10 zł (3 469,90 – 3 250,80 zł).
  Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych:
  • W polu Przychód z dział. gosp. za poprzedni rok wykazany jest przychód pobrany z modułu Księgowość, z deklaracji rocznej PIT-28, pomniejszony o składki społeczne z kwot deklaracji właściciela lub przychód wprowadzony na formularzu właściciela na zakładce [6. Ubezpieczenie (zdrow.)] w polu Rozliczenie roczne. Kwotę przychodu należy podać w danych właściciela jedynie, gdy dane do wyliczania miesięcznej podstawy były także podawane ręcznie. W przypadku gdy w systemie nie ma naliczonej deklaracji rocznej, w polu Przychód z dział. gosp. za poprzedni rok wykazywane jest 0,00.
 
  • Roczna podstawa składki – w przypadku ryczałtu roczna podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zależy od osiągniętego przychodu. Na podstawie kwoty z pola Przychód z dział. gosp. za poprzedni rok ustalane jest w jakim przedziale mieści się kwota przychodu właściciela:
 
Przychód w roku Podstawa składki zdrowotnej
do 60 000 zł Iloczyn liczby miesięcy w roku kalendarzowym podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu i kwoty odpowiadającej 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, czyli: liczba mies. x 3 732,62 zł.
od 60 000 zł. do 300 000 zł. Iloczyn liczby miesięcy w roku kalendarzowym podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu i kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, czyli: liczba mies. x 6 221,04 zł.
powyżej 300 000 zł. Iloczyn liczby miesięcy w roku kalendarzowym podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu i kwoty odpowiadającej 180% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, czyli: liczba mies. x 11 197,87 zł.
 
  • W polu Roczna składka wykazana jest składka naliczona jako 9% od rocznej podstawy składki.
  • W polu Suma miesięcznych składek wykazana jest kwota naliczonych składek na ubezpieczenie zdrowotne, które zostały zapisane w wypłatach właściciela od stycznia 2022 r. do grudnia 2022 r.
  •  Kwota do dopłaty W polu wykazana jest kwota, jeśli suma miesięcznych składek pobranych na ubezpieczenie zdrowotne jest niższa od rocznej składki ustalonej od rocznej podstawy. Dopłata jest wyliczana jako różnica między roczną składką a sumą miesięcznych składek na ubezpieczenie zdrowotne.
  • Kwota do zwrotu. W polu wykazana jest kwota, jeśli suma miesięcznych składek pobranych na ubezpieczenie zdrowotne jest wyższa od rocznej składki ustalonej od rocznej podstawy. Zwrot to różnica między sumą wpłaconych za poszczególne miesiące roku składkowego składek na ubezpieczenie zdrowotne a roczną składką.
Przykład
Przykład: Właściciel w 2022 roku jako formę opodatkowania miał ustawiony ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Przychód za 2022 r. wyniósł 305 000 zł. 1.Ustalamy liczbę miesięcy podlegania zdrowotnemu dla opodatkowania ryczałtem. W wypłatach od stycznia 2022 r. do grudnia 2022 r. właściciel miał wyliczoną podstawę składki zdrowotnej w każdej wypłacie (12 wypłat), co oznacza, że podlegał zdrowotnej przez 12 miesięcy.
  1. Ustalamy przychód za 2022 rok. Przychód pobrany z deklaracji rocznej PIT-28 za 2022 r. wyniósł 305 000 zł.
  2. Ustalamy w jakim przedziale mieści się kwota przychodu za poprzedni rok. 305 000 zł > 300 000 zł Przychód powyżej 300 000 zł, co oznacza, że podstawę składki stanowi 180% przeciętnego wynagrodzenia (skł. zdrowotna), pobranego z konfiguracji programu, aktualnego na 01 stycznia 2022 zł.
  3. Ustaloną w punkcie 1 ilość miesięcy mnożymy przez kwotę 180% przeciętnego wynagrodzenia (skł. zdrowotna), pobranego z konfiguracji. 12 miesięcy * 180% * 6 221,04 zł = 134 374,46 zł
  4. Ustalamy kwotę rocznej składki. Ustaloną w punkcie 4 podstawę roczną przemnażamy przez 9%. 134 374,46 zł * 9% = 12 093,70 zł
  5. Ustalamy kwotę naliczonych składek na ubezpieczenie zdrowotne dla ryczałtu, zapisanych w wypłatach właściciela, które dotyczą okresu deklaracji od stycznia do grudnia 2022 r. Suma pobranych składek dla ryczałtu wynosi 6 718,72 zł
7.Porównujemy kwotę rocznej składki z punktu 5 z kwotą składek pobranych z punktu 6. 12 093,70 > 6 718,72 Kwota rocznych składek jest większa niż kwota pobranych składek, co oznacza, że jest niedopłata i powinna wyliczyć się kwota do dopłaty w wysokości 5 374,98 zł (12 093,70 – 6718,72).
W sekcji Podsumowanie wykazana jest kwota do zwrotu lub kwota do dopłaty na podstawie danych z pól dotyczących kwot do zwrotu oraz dopłaty, dla poszczególnych form opodatkowania. Sumowane są kwoty z wszystkich form opodatkowania. Jeśli sumarycznie kwota do zwrotu jest większa niż kwota do dopłaty, to różnicę między tymi kwotami wykazana jest w polu Kwota do zwrotu. Jeśli sumarycznie kwota do dopłaty jest większa niż kwota do zwrotu, to różnica między tymi kwotami wykazana jest w polu Kwota do dopłaty.
Przykład
Przykład: W rozliczeniu rocznym właściciela w sekcji Zasady ogólne -podatek liniowy w polu Kwota do zwrotu wykazano 55 415,42 zł natomiast w sekcji Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych Kwota do dopłaty 669,87 zł. Kwota do zwrotu jest większa niż kwota dopłaty, dlatego od kwoty do zwrotu odejmowana jest kwota dopłaty i różnica wykazana jest w podsumowaniu jako Kwota do zwrotu, czyli jako kwota 54 745,55.
 

Formularz właściciela - Zakładka ubezpieczenie (zdrow.)

Forma opodatkowania ustalenie podstawy składki zdrowotnej
  •  Zasady ogólne – podatek według skali: Składka zdrowotna od lutego 2022r. wyliczana jest od podstawy, którą jest dochód uzyskany w poprzednim miesiącu. Składka jest naliczana w wysokości 9%. Jeśli dochód właściciela będzie niższy niż kwota minimalnego wynagrodzenia jako podstawę składki zdrowotnej zostanie przyjęta kwota minimalnego wynagrodzenia.
  Pobieraj dane o dochodzie właściciela z deklaracji podatkowych. Gdy parametr jest zaznaczony i Użytkownik wskaże Firmę, w której ten właściciel ma naliczaną zaliczkę miesięczną na PIT-36 kwota dochodu za poprzedni miesiąc jest pobrana przy wyliczaniu wypłaty właściciela automatycznie z zestawienia dochodów pod składki zdrowotne naliczonego w module Księgowość. Właściciel jest identyfikowany za pomocą numeru NIP lub PESEL, dlatego powinien mieć uzupełniony chociaż jeden z wymienionych identyfikatorów niezależnie czy dane są pobierane z firmy, w której ma naliczaną wypłatę czy z innej. Zestawienia można dodać z poziomu listy zaliczek na PIT-36 na zakładce [Zestawienie dochodów do wyliczenia składki zdrowotnej]. Jeśli w momencie naliczania wypłaty zestawienia nie będzie zostanie ono automatycznie dodane. Aby zestawienie automatycznie zostało naliczone właściciel musi mieć uzupełnione dane dotyczące działalności (udziały) w kwotach deklaracji właściciela za każdy miesiąc. Zestawienie dochodu pod składki zdrowotne zawiera dane dotyczące dochodu i składek społecznych narastająco od początku roku. W przypadku pobierania kwot z zestawienia kwota z pola Dochód dla składki zdrowotnej za poprzedni miesiąc, w stosunku do miesiąca, za który liczymy wypłatę, po pomniejszeniu o dochód uwzględniony przy liczeniu podstawy składki zdrowotnej w wypłatach za poprzednie miesiące roku składkowego będzie stanowił dochód do wyliczenia składki zdrowotnej w danym miesiącu. Podaj dane o dochodzie. Parametr należy zaznaczyć, jeśli właściciel nie ma naliczanych zaliczek miesięcznych w module Księgowość. Po kliknięciu w przycisk należy podać kwotę dochodu za poszczególne miesiące pomniejszone o składki społeczne, jeśli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów np. dodając miesiąc styczeń 2022 r. należy podać dochód za styczeń 2022 r., dodając miesiąc luty 2022 r. należy podać dochód za luty 2022 r. Podczas wyliczania podstawy składki zdrowotnej zostanie uwzględniony dochód za poprzedni miesiąc, w stosunku do miesiąca, za który liczymy podstawę np. licząc wypłatę za luty 2022 r. zostanie uwzględniony dochód za styczeń 2022 r. Rozliczenie roczne. Po kliknięciu w przycisk należy podać roczną kwotę dochodu właściciela. Kwota wykazywana jest na formularzu wypłaty właściciela za kwiecień 2023 roku (i w kolejnych latach) na zakładce [5. Zdrow. roczna] w polu Dochód z dział. gosp. za poprzedni rok. Kwotę dochodu należy podać w danych właściciela jedynie, gdy dane do wyliczania miesięcznej podstawy były także podawane ręcznie i pracownik nie ma naliczonej deklaracji rocznej PIT.
  •  Zasady ogólne – podatek liniowy: Składka zdrowotna od lutego 2022r. wyliczana jest od podstawy, którą jest dochód uzyskany w poprzednim miesiącu. Składka jest naliczana w wysokości 4,9%. Jeśli składka stanowiąca 4,9% dochodu będzie niższa niż kwota stanowiąca 9% od minimalnego wynagrodzenia jako podstawę składki zdrowotnej zostanie przyjęta kwota minimalnego wynagrodzenia. Składka w takim przypadku wyniesie 9% podstawy.
  Pobieraj dane o dochodzie właściciela z deklaracji podatkowych. Gdy parametr jest zaznaczony i Użytkownik wskaże Firmę, w której ten właściciel ma naliczaną zaliczkę miesięczną na PIT-36L kwota dochodu za poprzedni miesiąc jest pobrana przy wyliczaniu wypłaty właściciela automatycznie z zestawienia dochodów pod składki zdrowotne naliczonego w module Księgowość. Właściciel jest identyfikowany za pomocą numeru NIP lub PESEL, dlatego powinien mieć uzupełniony chociaż jeden z wymienionych identyfikatorów niezależnie czy dane są pobierane z firmy, w której ma naliczaną wypłatę czy z innej. Zestawienia można dodać z poziomu listy zaliczek na PIT-36L na zakładce [Zestawienie dochodów do wyliczenia składki zdrowotnej]. Jeśli w momencie naliczania wypłaty zestawienia nie będzie zostanie ono automatycznie dodane. Aby zestawienie automatycznie zostało naliczone właściciel musi mieć uzupełnione dane dotyczące działalności (udziały) w kwotach deklaracji właściciela za każdy miesiąc. Zestawienie dochodu pod składki zdrowotne zawiera dane dotyczące dochodu i składek społecznych narastająco od początku roku. W przypadku pobierania kwot z zestawienia kwota z pola Dochód dla składki zdrowotnej za poprzedni miesiąc, w stosunku do miesiąca, za który liczymy wypłatę, po pomniejszeniu o dochód uwzględniony przy liczeniu podstawy składki zdrowotnej w wypłatach za poprzednie miesiące roku składkowego będzie stanowił dochód do wyliczenia składki zdrowotnej w danym miesiącu. Podaj dane o dochodzie. Parametr należy zaznaczyć, jeśli właściciel nie ma naliczanych zaliczek miesięcznych w module Księgowość. Po kliknięciu w przycisk należy podać kwotę dochodu za poszczególne miesiące pomniejszone o składki społeczne, jeśli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów np. dodając miesiąc styczeń 2022 r. należy podać dochód za styczeń 2022 r., dodając miesiąc luty 2022 r. należy podać dochód za luty 2022 r. Podczas wyliczania podstawy składki zdrowotnej zostanie uwzględniony dochód za poprzedni miesiąc, w stosunku do miesiąca, za który liczymy. Rozliczenie roczne. Po kliknięciu w przycisk należy podać roczną kwotę dochodu właściciela. Kwota wykazywana jest na formularzu wypłaty właściciela za kwiecień 2023 roku (i w kolejnych latach) na zakładce [5. Zdrow. roczna] w polu Dochód z dział. gosp. za poprzedni rok. Kwotę dochodu należy podać w danych właściciela jedynie, gdy dane do wyliczania miesięcznej podstawy były także podawane ręcznie i pracownik nie ma naliczonej deklaracji rocznej.
  •  Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych Od stycznia 2022 podstawę składki zdrowotnej stanowi odpowiedni procent przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku pobrana z konfiguracji ze wskaźnika ‘Przeciętne wynagrodzenie (skł. zdrowotna)’. Wysokość podstawy jest zależna od kwoty osiągniętego przychodu właściciela od początku roku do danego miesiąca włącznie, za który jest naliczana składka zdrowotna lub kwoty przychodu za poprzedni rok.
  Podstawa składki zdrowotnej:
  • Jeśli przychód właściciela wyniesie do 60 000 zł składka będzie wyliczona jako 9% od podstawy stanowiącej 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku pobranej z konfiguracji ze wskaźnika ‘Przeciętne wynagrodzenie (skł. zdrowotna)’.
  • Jeśli przychód właściciela wyniesie powyżej 60 000 zł, ale nie więcej niż 300 000 zł składka będzie wyliczona jako 9% od podstawy stanowiącej 100% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku pobranej z konfiguracji ze wskaźnika ‘Przeciętne wynagrodzenie (skł. zdrowotna)’.
  • Jeśli przychód właściciela wyniesie powyżej 300 000 zł składka będzie wyliczona jako 9% od podstawy stanowiącej 180% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku pobranej z konfiguracji ze wskaźnika ‘Przeciętne wynagrodzenie (skł. zdrowotna)’.
  Opłacanie składek na podstawie przychodu z poprzedniego roku. Parametr należy zaznaczyć, jeśli właściciel chce opłacać składkę na podstawie kwoty przychodu za poprzedni rok. Pobieraj dane o przychodzie właściciela z deklaracji podatkowych. Gdy parametr jest zaznaczony i Użytkownik wskaże Firmę, w której ten właściciel ma naliczaną zaliczkę miesięczną na PIT 28 lub deklarację roczną PIT-28/PIT-36/PIT-36L program pobiera automatycznie kwotę przychodu narastająco za bieżący rok lub poprzedni z zestawienia przychodów pod składki zdrowotne lub deklaracji rocznej PIT-28/PIT-36/PIT-36L za poprzedni rok naliczonych w module Księgowość. Właściciel jest identyfikowany za pomocą numeru NIP lub PESEL, dlatego powinien mieć uzupełniony chociaż jeden z wymienionych identyfikatorów niezależnie czy dane są pobierane z firmy, w której ma naliczaną wypłatę czy z innej. Kwota przychodu z deklaracji rocznych będzie pomniejszona o składki społeczne właściciela wprowadzone w kwotach indywidualnych właściciela. Zestawienia można dodać z poziomu listy zaliczek na PIT-28 na zakładce [Zestawienie przychodów do wyliczenia składki zdrowotnej]. Jeśli w momencie naliczania wypłaty zestawienia nie będzie zostanie ono automatycznie dodane. Aby zestawienie automatycznie zostało naliczone właściciel musi mieć uzupełnione dane dotyczące działalności (udziały) w kwotach deklaracji właściciela za każdy miesiąc. W zestawieniu przychód dla danych stawek procentowych będzie wykazywany za każdy miesiąc oddzielnie. W pozycji Przychód narastająco dla składki zdrowotnej będzie zaprezentowana suma przychodu z dodanych zestawień od początku roku pomniejszone o składki społeczne pobrane z kwot deklaracji właściciela. Kwota z tego pola zostanie uwzględniona przy wyliczania podstawy składki zdrowotnej. Podaj dane o przychodzie. Jeśli właściciel nie ma naliczanych deklaracji podatkowych oraz zaliczek miesięcznych w module Księgowość należy podać je na formularzu właściciela po zaznaczeniu parametru. W przypadku opłacania składek na podstawie kwot z bieżącego miesiąca należy podać kwotę przychodu narastająco od początku roku do danego miesiąca włącznie po kliknięciu w przycisk  dostępny przy polu Przychód za bieżący rok pomniejszony o składki społeczne narastająco. Kwoty należy wprowadzać za pomocą aktualizacji zapisu z dniem 1 dnia danego miesiąca np. przychód za styczeń należy wprowadzić aktualizację od 1 stycznia 2022 r. W przypadku opłacania składek na podstawie przychodu za poprzedni rok należy dodatkowo podać kwotę dodają rok i kwotę przychodu klikając w przycisk dostępny przy polu Przychód za poprzedni rok pomniejszony o składki społeczne.
  • Karta podatkowa – podstawę składki zdrowotnej od stycznia 2022 r. stanowi kwota najniższego wynagrodzenia dla etatu zapisana w konfiguracji programu w gałęzi Płace/Wynagrodzenia. Składka wyliczana jako 9% podstawy. Użytkownik może podać ilość działalności, które są w ten sposób opodatkowane.
  •  Bez formy opodatkowania – w przypadku ustawienia tej formy składka zdrowotna wyliczana będzie jako 9% od podstawy stanowiącej 100% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku pobrana z konfiguracji ze wskaźnika ‘Przeciętne wynagrodzenie (skł.zdrowotna)’. Użytkownik może podać ilość działalności, które są w ten sposób opodatkowane.
  W przypadku gdy jako forma opodatkowania ustawiona jest opcja ‘Zasady ogólne- podatek według skali’, ‘Zasady ogólne – podatek liniowy’ oraz ‘Ryczałt dla przychodów ewidencjonowanych’ i dane o dochodzie/przychodzie właściciela pobierane są z deklaracji podatkowych aktywny jest parametr Nie przenoś składki zdrowotnej na kwoty deklaracji (domyślnie niezaznaczony). Zaznaczenie parametru powoduje wyłączenie przenoszenia składek zdrowotnych z listy płac na kwoty indywidualne.

Zasady rozliczania właściciela – składka zdrowotna

  • Zasady ogólne – podatek według skali: 
  Składka zdrowotna za styczeń 2022 r. Za styczeń 2022 r. składka zdrowotna ustalana jest na dotychczasowych zasadach. Składka będzie wynosić 9% podstawy, którą stanowi 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku. Składka zdrowotna za kolejne miesiące Składka zdrowotna od lutego 2022r. wyliczana jest od podstawy, którą jest dochód uzyskany w poprzednim miesiącu. Kwota dochodu za poprzedni miesiąc zostanie pobrana przy wyliczaniu wypłaty właściciela automatycznie z zestawienia dochodów pod składki zdrowotne naliczonego w module Księgowość, jeśli zostanie zaznaczony parametr ‘Pobieraj dane o dochodzie właściciela z deklaracji podatkowych’ i Użytkownik wskaże Firmę, w której ten właściciel ma naliczaną zaliczkę miesięczną na PIT-36 i zestawienia. Właściciel jest identyfikowany za pomocą numeru NIP lub PESEL, dlatego powinien mieć uzupełniony chociaż jeden z wymienionych identyfikatorów niezależnie czy dane są pobierane z firmy, w której ma naliczaną wypłatę czy z innej. Zestawienia można dodać z poziomu listy zaliczek na PIT-36 na zakładce Zestawienie dochodów do wyliczenia składki zdrowotnej. Jeśli w momencie naliczania wypłaty zestawienia nie będzie zostanie ono automatycznie dodane. Aby zestawienie automatycznie zostało naliczone właściciel musi mieć uzupełnione dane dotyczące działalności (udziały) w kwotach deklaracji właściciela za każdy miesiąc. Zestawienie dochodu pod składki zdrowotne zawiera dane dotyczące dochodu i składek społecznych narastająco od początku roku.
Zestawienie dochodu pod składki zdrowotne- zasady ogólne- podatek według skali
  Jeśli właściciel nie ma naliczanych zestawień w module księgowym można podać kwotę dochodu po zaznaczeniu opcji ‘Podaj dane o dochodzie’. Po kliknięciu w przycisk  należy podać kwotę dochodu za poszczególne miesiące pomniejszone o składki społeczne jeśli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów np. dodając miesiąc styczeń 2022 r. należy podać dochód za styczeń 2022 r., dodając miesiąc luty 2022 r. należy podać dochód za luty 2022 r. Podczas wyliczania podstawy składki zdrowotnej zostanie uwzględniony dochód za poprzedni miesiąc, w stosunku do miesiąca, za który liczymy podstawę np. licząc wypłatę za luty 2022 r. zostanie uwzględniony dochód za styczeń 2022 r. Składka jest naliczana w wysokości 9% od podstawy stanowiącej osiągnięty dochód w poprzednim miesiącu pobrany z formularza właściciela lub z zestawienia dochodów pod składki zdrowotne. W przypadku pobierania kwot z zestawienia kwota z pola ‘Dochód dla składki zdrowotnej’ za poprzedni miesiąc, w stosunku do miesiąca, za który liczymy wypłatę, po pomniejszeniu o dochód uwzględniony przy liczeniu podstawy składki zdrowotnej w wypłatach za poprzednie miesiące roku składkowego będzie stanowił dochód do wyliczenia składki zdrowotnej w danym miesiącu. Jeśli dochód właściciela będzie niższy niż kwota minimalnego wynagrodzenia jako podstawę składki zdrowotnej zostanie przyjęta kwota minimalnego wynagrodzenia.
  • Zasady ogólne – podatek liniowy:
  Składka zdrowotna za styczeń 2022 r. Za styczeń 2022 r. składka zdrowotna ustalana jest na dotychczasowych zasadach. Składka będzie wynosić 9% podstawy, którą stanowi 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku.   Składka zdrowotna za kolejne miesiące Składka zdrowotna od lutego 2022r. wyliczana jest od podstawy, którą jest dochód uzyskany w poprzednim miesiącu. Kwota dochodu za poprzedni miesiąc zostanie pobrana przy wyliczaniu wypłaty właściciela automatycznie zestawienia dochodów pod składki zdrowotne naliczonego w module Księgowość, jeśli zostanie zaznaczony parametr ‘Pobieraj dane o dochodzie właściciela z deklaracji podatkowych’ i Użytkownik wskaże Firmę, w której ten właściciel ma naliczaną zaliczkę miesięczną na PIT-36L i zestawienia. Właściciel jest identyfikowany za pomocą numeru NIP lub PESEL, dlatego powinien mieć uzupełniony chociaż jeden z wymienionych identyfikatorów niezależnie czy dane są pobierane z firmy, w której ma naliczaną wypłatę czy z innej. Zestawienia można dodać z poziomu listy zaliczek na PIT-36L na zakładce Zestawienie dochodów do wyliczenia składki zdrowotnej. Jeśli w momencie naliczania wypłaty zestawienia nie będzie zostanie ono automatycznie dodane. Aby zestawienie automatycznie zostało naliczone właściciel musi mieć uzupełnione dane dotyczące działalności (udziały) w kwotach deklaracji właściciela za każdy miesiąc. Zestawienie dochodu pod składki zdrowotne zawiera dane dotyczące dochodu i składek społecznych narastająco od początku roku.
Zestawienie dochodu pod składki zdrowotne- zasady ogólne- podatek liniowy
  Jeśli właściciel nie ma naliczanych zestawień w module księgowym można podać kwotę dochodu po zaznaczeniu opcji ‘Podaj dane o dochodzie’. Po kliknięciu w przycisk należy podać kwotę dochodu za poszczególne miesiące pomniejszone o składki społeczne jeśli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów np. dodając miesiąc styczeń 2022 r. należy podać dochód za styczeń 2022 r., dodając miesiąc luty 2022 r. należy podać dochód za luty 2022 r. Podczas wyliczania podstawy składki zdrowotnej zostanie uwzględniony dochód za poprzedni miesiąc, w stosunku do miesiąca, za który liczymy podstawę np. licząc wypłatę za luty 2022 r. zostanie uwzględniony dochód za styczeń 2022 r. Składka jest naliczana w wysokości 4,9% od podstawy stanowiącej osiągnięty dochód w poprzednim miesiącu pobrany z formularza właściciela lub z zestawienia dochodów pod składki zdrowotne. W przypadku pobierania kwot z zestawienia kwota z pola ‘Dochód dla składki zdrowotnej’ za poprzedni miesiąc, w stosunku do miesiąca, za który liczymy wypłatę, po pomniejszeniu o dochód uwzględniony przy liczeniu podstawy składki zdrowotnej w wypłatach za poprzednie miesiące roku składkowego będzie stanowił dochód do wyliczenia składki zdrowotnej w danym miesiącu. Jeśli składka stanowiąca 4,9% dochodu będzie niższa niż kwota stanowiąca 9% od minimalnego wynagrodzenia jako podstawę składki zdrowotnej zostanie przyjęta kwota minimalnego wynagrodzenia. Składka w takim przypadku wyniesie 9% podstawy.  
  • Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych 
  Od stycznia 2022 podstawę składki zdrowotnej stanowi odpowiedni procent przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku pobrana z konfiguracji ze wskaźnika ‘Przeciętne wynagrodzenie (skł. zdrowotna)’. Wysokość podstawy jest zależna od kwoty osiągniętego przychodu właściciela od początku roku do danego miesiąca włącznie, za który jest naliczana składka zdrowotna lub kwoty przychodu za poprzedni rok. Jeśli właściciel chce opłacać składkę na podstawie kwoty przychodu za poprzedni rok należy zaznaczyć w danych właściciela parametr ‘Opłacanie składek na podstawie przychodu z poprzedniego roku’. Kwota przychodu narastająco za bieżący rok lub poprzedni zostanie pobrana przy wyliczaniu wypłaty właściciela automatycznie z zestawienia przychodów pod składki zdrowotne naliczonego lub deklaracji rocznej PIT-28/PIT-36/PIT-36L za poprzedni rok naliczonych w module Księgowość, jeśli zostanie zaznaczony parametr ‘Pobieraj dane o przychodzie właściciela z deklaracji podatkowych’ i Użytkownik wskaże Firmę, w której ten właściciel ma naliczaną deklarację roczną i zestawienia. Właściciel jest identyfikowany za pomocą numeru NIP lub PESEL, dlatego powinien mieć uzupełniony chociaż jeden z wymienionych identyfikatorów niezależnie czy dane są pobierane z firmy, w której ma naliczaną wypłatę czy z innej. Kwota przychodu z deklaracji rocznych będzie pomniejszona o składki społeczne właściciela wprowadzone w kwotach indywidualnych właściciela. Zestawienia można dodać z poziomu listy zaliczek na PIT-28 na zakładce Zestawienie przychodów do wyliczenia składki zdrowotnej. Jeśli w momencie naliczania wypłaty zestawienia nie będzie zostanie ono automatycznie dodane. Aby zestawienie automatycznie zostało naliczone właściciel musi mieć uzupełnione dane dotyczące działalności (udziały) w kwotach deklaracji właściciela za każdy miesiąc. W zestawieniu przychód dla danych stawek procentowych będzie wykazywany za każdy miesiąc oddzielnie. W pozycji Przychód narastająco dla składki zdrowotnej będzie zaprezentowana suma przychodu z dodanych zestawień od początku roku pomniejszone o składki społeczne pobrane z kwot deklaracji właściciela. Kwota z tego pola zostanie uwzględniona przy wyliczania podstawy składki zdrowotnej.  
Zestawienie przychodu pod składki zdrowotne – ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Jeśli właściciel nie ma naliczanych deklaracji podatkowych oraz zestawień w module księgowym należy podać je na formularzu właściciela po zaznaczeniu parametru ‘Podaj dane o przychodzie’. W przypadku opłacania składek na podstawie kwot z bieżącego miesiąca należy podać kwotę przychodu narastająco od początku roku do danego miesiąca włącznie po kliknięciu w przycisk  dostępny przy polu ‘Przychód za bieżący rok pomniejszony o składki społeczne narastająco’. Kwoty należy wprowadzać za pomocą aktualizacji zapisu z dniem 1 dnia danego miesiąca np. przychód za styczeń należy wprowadzić aktualizację od 1 stycznia 2022 r. W przypadku opłacania składek na podstawie przychodu za poprzedni rok należy dodatkowo podać kwotę dodają rok i kwotę przychodu klikając w przycisk  dostępny przy polu ‘Przychód za poprzedni rok pomniejszony o składki społeczne’.   Podstawa składki zdrowotnej:
    • Jeśli przychód właściciela wyniesie do 60 000 zł składka będzie wyliczona jako 9% od podstawy stanowiącej 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku pobranej z konfiguracji ze wskaźnika ‘Przeciętne wynagrodzenie (skł. zdrowotna)’.
    • Jeśli przychód właściciela wyniesie powyżej 60 000 zł, ale nie więcej niż 300 000 zł składka będzie wyliczona jako 9% od podstawy stanowiącej 100% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku pobranej z konfiguracji ze wskaźnika ‘Przeciętne wynagrodzenie (skł. zdrowotna)’.
    • Jeśli przychód właściciela wyniesie powyżej 300 000 zł składka będzie wyliczona jako 9% od podstawy stanowiącej 180% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku pobranej z konfiguracji ze wskaźnika ‘Przeciętne wynagrodzenie (skł. zdrowotna)’.
  W przypadku gdy jako forma opodatkowania ustawiona jest opcja ‘Zasady ogólne – podatek według skali’, ‘Zasady ogólne – podatek liniowy’ oraz ‘Ryczałt dla przychodów ewidencjonowanych’ i dane o dochodzie/przychodzie właściciela pobierane są  z deklaracji podatkowych aktywny jest parametr Nie przenoś składki zdrowotnej na kwoty deklaracji (domyślnie niezaznaczony). Zaznaczenie parametru powoduje wyłączenie przenoszenia składek zdrowotnych z listy płac na kwoty indywidualne.

Udziały i kwoty deklaracji

Na formularzu właściciela istnieje możliwość zdefiniowania kwot deklaracji. W tym celu należy edytować formularz danych kadrowych właściciela i kliknąć przycisk Kwoty deklaracji   (dane możliwe do wprowadzenia przy zaznaczonym odpowiednim module). Otwarta zostanie karta indywidualnych odliczeń podatnika. Udziały i odliczenia w każdym miesiącu są dostępne po naciśnięciu przycisku Dodaj lub klawisza <INS>.
Uwaga
Dla poprawnego wyliczenia przychodów i kosztów należy uzupełnić udziały podatnika w poszczególnych miesiącach dla wszystkich źródeł przychodu. W przypadku jednoosobowej działalności należy wprowadzić udziały w wysokości 100% (czyli 1.00/1). Jeżeli dla danego podatnika udziały są równe przez cały rok, to wystarczy je wpisać w jednym miesiącu i jest to dziedziczone na pozostałe miesiące. W przypadku zmiennych udziałów należy w każdym miesiącu je odpowiednio skorygować.
Aby wprowadzić odliczenia, udziały oraz przychodu i koszty z dodatkowych źródeł dochodu podatnika za dany miesiąc należy na karcie indywidualnych kwot zaznaczyć parametr W miesiącu  oraz określić Rok i Miesiąc, za który wprowadzamy wartości. Użytkownik ma również możliwość przeglądania wszystkich odliczeń narastająco za cały rok, w tym celu należy zaznaczyć odpowiedni parametr    wszystkie kwoty zostaną obliczone narastająco od stycznia do miesiąca wprowadzonego w polu Miesiąc. Formularz dla wprowadzania indywidualnych kwot dla podatnika składa się z zakładek:
  • Dwie pierwsze zakładki [PIT-36] obejmują odliczenia od dochodu oraz kwoty zwiększające podstawę opodatkowania oraz kwoty odliczeń od podatku,
  • [PIT-36L] zawiera parametr podatnik rozlicza się wg skali liniowej (PIT-36L),
  • [Dz. Gospodarcza] zawiera udziały w spółkach oraz kwoty przychodów i kosztów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej,
  • [Strefa] zawiera udziały w spółkach oraz kwoty przychodów i kosztów w ramach działalności gospodarczej prowadzonej na terenie specjalnej strefy ekonomicznej,
  • [Najem] zawiera udziały w spółkach oraz kwoty przychodów i kosztów w ramach dochodów uzyskiwanych z tytułu najmu, podnajmu lub dzierżawy.
Wyliczone składki ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego w module Kadry i Płace należy uzupełnić na kwotach właściciela, skąd zostaną pobrane do wyliczenia PIT-36/PIT-36L.

Formularz osoby współpracującej

Analogicznie jak dla właściciela, osobę współpracującą należy dodać z poziomu listy właścicieli. Formularz składa się z  siedmiu zakładek. [Etat], [Ubezpieczenie (etat)] oraz [Inne informacje] powinny być uzupełniono następująco: Etat – analogicznie jak przy właścicielu należy uzupełnić: Datę zatrudnienia (najlepiej zgodną ze zgłoszenie do ubezpieczeń). Rodzaj zatrudnienia – wybrać Osoba współpracująca, Dochód deklarowany – w sekcji dotyczącej wynagrodzenia należy zaznaczyć pole Dochód deklarowanyjeśli składki mają być liczone od kwoty innej niż Dochód deklarowany dla danego miesiąca zapisanej w konfiguracji programu, to należy odznaczyć parametr Dochód deklarowany oraz wpisać kwotę stanowiącą podstawę naliczania składek ZUS. Podst. zdrow.mnożnik – powinien zostać bez zmian 1.00, Indywidualny procent wypadkowej – powinien być zaznaczony i uzupełniony analogicznie jak dla właściciela tylko wówczas, gdy osoba współpracująca rozlicza się z właścicielem na indywidualnej DRA. Ubezpieczenie (etat) – przycisk   wyświetli listę dostępnych kodów – tytułów do ubezpieczeń związanych z osobami, które opłacają składki od dochodu deklarowanego. Kod można wybrać z listy lub wpisać go ręcznie z klawiatury. Po wpisaniu odpowiedniego kodu (0511XX) program zaznaczy ubezpieczenia, które będą naliczane. Jest to tylko propozycja programu, użytkownik może ją indywidualnie zmienić. Inne informacje –  w przypadku osób współpracujących zgłoszonych do ubezpieczenia składka na FGŚP powinna być naliczana jedynie, gdy ta osoba jest dodatkowo zatrudniona na podstawie umowy o pracy. Podczas dodawania osoby współpracującej, dla której ustawiono kod tytułu ubezpieczenia 0511xx lub 0545xx,w momencie zapisu formularza danych kadrowych w polu Nie naliczać składek na FGŚP automatycznie jest ustawiana data zwolnienia z opłacania składek na FGŚP zgodna z pierwszym dniem miesiąca zatrudnienia. Konwersja bazy danych do wersji 2018.0 powoduje zmianę daty, od kiedy przysługuje zwolnienie z opłacania składek na FGŚP dla osób współpracujących na datę zgodną z pierwszym dniem miesiąca z daty zatrudnienia, jeśli data zapisana wcześniej jest późniejsza niż data zatrudnienia. Przy powyższym ustawieniu parametru Nie naliczać składek na FGŚP składka nie będzie naliczana. Jeśli osoba współpracująca ma zawartą umowę o pracę i w związku z tym powinna mieć naliczaną składkę na FGŚP należy zmienić ustawiony okres zwolnienia z FGŚP na datę osiągnięcia 55/60 lat.