Operatorzy

Zakładka [Parametry] umożliwia zdefiniowanie parametrów typowych dla operatora, dotyczących różnych operacji wykonywanych w różnych modułach. W sekcji Parametry dla modułu Kasa/Bank znajdują się następujące parametry: Prawo zmiany zapisów k/b w zamkniętych raportach - po zaznaczeniu operator ma dostępne do edycji niektóre pola na zapisie kasowym/bankowym, znajdującym się w raporcie zamkniętym (pola są aktywne w raportach niezaksięgowanych i bez uzupełnionej zakładki predekretacja, zapisy nie mogą być również zaksięgowane do KPiR).  Akceptowanie poleceń wyjazdu i rozliczenia - jeżeli operator będzie miał zaznaczony ten parametr to na formularzu delegacji będzie mógł zaznaczyć parametry: Zaakceptowane polecenie wyjazdu, Zaakceptowane wydatki. Parametr widoczny tylko gdy pobrano licencję na moduł Kasa/Bank Plus. Blokada dostępu do: wszystkich dokumentów pracowników – zaznaczenie parametru  zablokuje dostęp do modułu kadrowo-płacowego zarówno w Comarch ERP Optima Płace i Kadry  jak i Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus. Dodatkowo do danych płacowych dostępnych w innych modułach, i tak: Na listach: Magazyn walut zakładka [Różnice kursowe], [Rozliczenia podmiotu] zakładka [Rozliczone], [Dokumenty rozliczone] oraz [Różnice kursowe] blokada działa na dokumenty wystawione na pracownika. Zaznaczenie parametru Prawa operacji na księdze głównej w sekcji Parametry dla księgowości kontowej pozwala operatorowi w przypadku prowadzenia księgowości kontowej na pracę w księdze głównej. Opcje z sekcji Parametry dla księgi podatkowej określają jakie rodzaje dokumentów są księgowane poprzez bufor księgi, a jakie bezpośrednio do książki podatkowej. Księgowanie przez bufor księgi oznacza, że zapis będzie można skasować lub zmodyfikować bez śladu. Zapisy w książce podatkowej można jedynie skreślić – ich zawartość pozostaje w bazie i jest widoczna na ekranie. Oczywiście po sprawdzeniu zapisy mogą być przeniesione z bufora do księgi. Parametr Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7/plik JPK_V7 umożliwia wybór spośród opcji: „ostrzeżenie” lub „blokada”. Funkcja ta powoduje podczas zapisywania zmian na dokumencie w rejestrze VAT sprawdzenie czy istnieje deklaracja za dany okres, generując ostrzeżenie bądź blokując możliwość dokonania zmian. Jeśli operator ma włączoną blokadę, to również podczas importu dokumentów (za pomocą pracy rozproszonej, importu danych księgowych w menu Narzędzia bądź programem Migrator)  pojawi się komunikat: Dokument dotyczy deklaracji VAT-7/JPK_V7, która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach. Ostrzeżenie/ blokada zamiany dokumentów jeżeli zatwierdzona jest deklaracja VAT-7 działa wyłącznie dla metody zwykłej rozliczania VAT. Nie działa dla metody kasowej. Parametr Prawo zmiany dokumentów wyeksportowanych w sekcji Praca rozproszona zezwala danemu operatorowi na modyfikację dokumentów, które zostały wyeksportowane do pliku, w celu przeniesienia ich do innego komputera. Szersze informacje na temat pracy rozproszonej można znaleźć tutaj. Parametr Prawo importu zapisów k/b do otwartych raportów jest domyślnie odznaczony. Po jego zaznaczeniu Operator będzie miał możliwość importu zapisów do raportów, które są otwarte, z zachowaniem kontroli duplikatów. Podczas importu sprawdzana jest wartość pola ID_ZRODLA. Jeśli w bazie docelowej znajduje się raport o takim samym numerze ID, nie jest dodawany kolejny, tylko importowane są poszczególne zapisy, których brak w bazie. Sekcja Parametry dla modułu handlowego zawiera kilkanaście różnych parametrów dla modułu handlowego: Aktualizacja kontrahenta na dokumencie – umożliwia zmianę danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach. Funkcja polega na podmianie danych z dokumentu, widocznych na zakładce [Kontrahent], na dane aktualne na karcie kontrahenta. Funkcja jest dostępna na liście z poziomu menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy). Blokada anulowania dokumentu – umożliwia zablokowanie funkcji anulowania dokumentów (opcja w menu kontekstowym nie jest dostępna). Blokada dotyczy wszystkich dokumentów zarówno handlowych, jak i magazynowych. Blokada edycji pozycji cennika – włączenie parametru powoduje zablokowanie operatorowi możliwości wyświetlenia zawartości pozycji cennika. Blokada ponownej fiskalizacji FS i PA – dla operatora można zablokować możliwość powtórnej fiskalizacji dokumentu. W przypadku, gdy dokument ma już nadany status F (fiskalny), operator nie będzie miał możliwości ponownego zafiskalizowania dokumentu poprzez opcję Fiskalizacja paragonu dostępną na liście paragonów w menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy. Jeśli poprzednia fiskalizacja nie przebiegła poprawnie (dokument ma status #F na liście dokumentów), wówczas fiskalizacja z poziomu listy dokumentów będzie możliwa. Opcja nie jest dostępna niezależnie od tego, czy poprzednia fiskalizacja przebiegła poprawnie czy nie. Blokada zapisu FS i PA do bufora – tym parametrem można zablokować operatorowi możliwość zapisu faktur i paragonów do bufora. Blokada zmian cen … – zablokowanie operatorowi możliwości zmiany cen na wyszczególnionych typach dokumentów: FS (faktura), WZ (wydanie zewnętrzne), PA (paragon), FZ (faktura zakupu), RO (rezerwacja odbiorcy), FPF (faktura Pro Forma), ZD (zamówienie u dostawcy). Brak dostępu do cen zakupu - ograniczenie dostępu danego operatora do cen zakupu w programie – będą one dla niego niewidoczne. Blokada zmiany kwoty wpłaty do dokumentów - Operator, na którego zostanie nałożona blokada, podczas zatwierdzania dokumentu nie będzie mógł wprowadzić w oknie potwierdzenia wpłaty/wypłaty gotówki niższej kwoty, niż kwota wynikająca z płatności dla tego dokumentu. Okno informacji o kontrahencie na dokumentach – zaznaczenie parametru umożliwia wyświetlanie opisu kontrahenta oraz innych informacji w widoczny sposób podczas wystawiania dokumentów. Płatność do WZ – zaznaczenie parametru umożliwia przyjęcie wpłaty gotówki dla dokumentu WZ. Sprzedaż poniżej min. marży/ maks. rabatu – w module handlowym istnieje możliwość ustalenia granicy dla cen sprzedaży. Jeśli parametr jest zaznaczony – wtedy operator może ustawiać na dokumentach dowolne ceny sprzedaży, niezależnie do ustalonej granicy. Jeśli parametr nie jest zaznaczony – podczas wystawiania dokumentów program kontroluje, czy została zachowana minimalna marża ustalona dla towaru lub tez, czy nie przekroczona maksymalnego dopuszczalnego rabatu. Zapisywanie dokumentów FS i PA po wydruku na trwałe – jeśli parametr zostanie włączony, wówczas operator drukując fakturę lub paragon, będzie te dokumenty zapisywał na trwałe (nie do bufora). Zapisywanie dok. mag. po wydruku na trwałe - jeśli parametr zostanie włączony, wówczas operator drukując dokumenty magazynowe, będzie te dokumenty zapisywał na trwałe (nie do bufora). Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dokumencie – jeśli parametr będzie zaznaczony to operator będzie miał możliwość zmiany kategorii (w nagłówku i na elementach) na dokumentach, pomimo, że zostały już zapisane na trwałe. Pole Kategoria jest dostępne aż do chwili zaksięgowania dokumentu (do rejestru VAT lub bezpośrednio do modułu Księga Handlowa) Zmiana limitu kredytu na karcie kontrahenta – włączenie parametru zezwala operatorowi na zmianę limitu kredytu dla kontrahenta. Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumentach - parametr związany jest z możliwością zmiany opisu oraz osoby odbierającej fakturę na zatwierdzonym dokumencie. Funkcja działa w podobny sposób jak w przypadku zmiany kategorii. Na zatwierdzonym dokumencie, niezależnie od tego czy został już zaksięgowany, istnieje możliwość zmiany:

• opisu oraz atrybutów, związanych z kontrahentem (dla dokumentu),
• zmiany opisu na pozycji dokumentu,
• zmiany osoby odbierającej na Fakturze Sprzedaży,
• ustawień parametru Nie wysyłaj dokumentu do KSeF - na Fakturach i korektach, na zakładce [KSeF].

Zmiana wysłanych/ odebranych e-faktur – parametr związany z funkcjonalnością wystawiania faktur w formie elektronicznej, opisaną w odrębnej instrukcji. Zaznaczenie tego parametru pozwoli na anulowanie dokumentów wysyłanych do systemu IWD. Kontrola płatności przy sprzedaży: zapis na trwałe – parametr dotyczy uprawnienia operatora do zatwierdzania dokumentów na trwałe dla kontrahenta, który przekroczył przyznany limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności:

• ostrzeżenie – operator zostanie poinformowany o przekroczeniu limitu, ale będzie miał możliwość zatwierdzenia,
• blokada – sprzedaż zostanie zablokowana (operator nie będzie miał możliwości zapisu dokumentu na trwałe).

Kontrola płatności przy sprzedaży: zapis do bufora – parametr dotyczy uprawnienia operatora do zapisu dokumentów do bufora dla kontrahenta, który przekroczył przyznany limit kredytu lub płatności przeterminowanych. Oprócz opcji dostępnych przy zatwierdzaniu na stałe możliwe jest ustawienie opcji brak tak, by program nie kontrolował limitów podczas zapisu dokumentów do bufora. Dodatkowo funkcjonalność kontroli limitów może być dostępna dla wybranych operatorów podczas wystawiania dokumentów WZ, RO, FPF. Oznaczenie dla drukarki fiskalnej – istnieje możliwość wydruku na paragonie fiskalnym identyfikatora operatora, który dokument wystawił. Format identyfikatora powinien być przystosowany do wymagań drukarki fiskalnej, z którą współpracuje program. Jeśli pole nie jest wypełnione, a równocześnie zaznaczony jest parametr odpowiedzialny za wysyłanie identyfikatora na drukarkę (Konfiguracja Stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna), wtedy wysyłany jest akronim operatora. Magazyn domyślny – w programie istnieje możliwość określenia magazynu domyślnego, z którym kojarzone są automatycznie dokumenty wystawiane przez operatora. Magazyn może zostać wybrany z listy zdefiniowanych w systemie magazynów, dostępnej po wciśnięciu przycisku. Mechanizm został dokładniej opisany tutaj. Blokada zmiany magazynu domyślnego: dokument – parametr jest dostępny tylko jeśli operator ma przypisany magazyn domyślny. Jeśli parametr nie jest zaznaczony – magazyn domyślny proponuje się w trakcie wystawiania dokumentu, ale operator ma możliwość zmiany na inny. Jeśli parametr jest zaznaczony – operator nie ma możliwości wystawienia dokumentu na innym magazynie niż jego magazyn domyślny. Blokada zmiany magazynu domyślnego: listy - – parametr jest dostępny tylko jeśli operator ma przypisany magazyn domyślny. Daje możliwość zablokowania operatorowi zmiany przypisanego mu magazynu na listach: zarówno listach dokumentów, jak i liście zasobów oraz na raportach historia obrotu towarem i historia obrotów z kontrahentem. W sekcji Historia towaru znajdują się parametry Ustawiaj kontrahenta i magazyn oraz Ustawiaj typ dokumentu.

• Jeżeli parametry są zaznaczone – podczas uruchamiania historii towaru z poziomu dokumentu, w filtrze ustawiany jest kontrahent, magazyn i typ tego dokumentu.
• Jeżeli parametry są wyłączone – podczas uruchamiania historii towaru z poziomu dokumentu, w filtrze nie są ustawiane domyślne wartości z tego dokumentu.

Funkcja Detal - w tym miejscu należy wskazać wcześniej zdefiniowaną funkcję (Konfiguracji programu/ Detal/ Funkcje Pracowników), którą operator będzie pełnił w Comarch ERP Optima Detal. W sekcji Parametry dla modułu kadrowo-płacowego znajdują się następujące parametry: Dostęp do kadr bez danych płacowych - blokada danych płacowych dla Operatorów zajmujących się wyłącznie ewidencjonowaniem zapisów kadrowych. Dopiero po zaznaczeniu parametru będzie możliwość określenia dla Operatora, czy:

• stawka zaszeregowania widoczna – Operator nie ma dostępu do wypłat, ale może wpisać stawkę zaszeregowania pracownika i wydrukować umowę o pracę, świadectwo pracy,
• stawka zaszeregowania ukryta – Operator nie ma dostępu ani do wypłat ani do stawki zaszeregowania wpisanej na formularzu etatu. [/su_list]

Uwaga

Tylko Operator z uprawnieniami administratora ma prawo ustawiania parametru na innych operatorach.

Zaznaczenie parametru Dostęp do kadr bez danych płacowych (z dowolną opcją) ukrywa:
w module Płace i Kadry:	1. Na liście pracowników (Kadry): seryjne deklaracje PIT, raport do NFZ, zapisy kasowe/bankowe, preliminarz płatności pracownika, rozliczenia pracownika, deklaracje PIT pracownika, eksport danych etatowych i akordów do arkusza Excel, na formularzu danych kadrowych Właściciela - zablokowany jest dostęp do kwot deklaracji, na formularzu umowy cywilnoprawnej zostaje ukryta zakładka Lista wypłat umowy 2. Na formularzu danych kadrowych: sekcję dotyczącą Informacji o przekroczeniu rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych (zakładka Szczegółowe/ Ubezpiecz cd.), zaniechania podatkowe, listę podstaw obliczeniowych, zapisy kasowe/bankowe, preliminarz płatności pracownika, zaliczki / pożyczki, rozliczenia pracownika. 3. Wypłaty pracowników 4. Listy płac 5. Kasy zapomogowo – pożyczkowe (Płace i Kadry Plus) 6. Deklaracje
Wydruki (ukryte sekcje):	1. Z listy pracowników (Kadry): wydruki seryjne PIT-ów, wydruki płacowe, lista umów cywilno – prawnych, wydruki seryjne – płacowe. 2. Z formularza danych kadrowych: wydruki płacowe, Wydruki do Worda (XML) – zaświadczenie o dochodach.
w module Kasa/Bank:	rozliczenia z pracownikami (działa podobnie do parametru Blokada dostępu do rozliczeń pracowników)
w Narzędziach / Korekty danych /…	Korekta składki wypadkowej jest zablokowana. Pojawi się komunikat o braku uprawień.
W oknie Informacji bieżących	zablokowane zostają dane związane z deklaracjami: PIT-4R, PIT-8AR i PFRON

Parametr Stawka zaszeregowania ukryta [√] ukrywa dodatkowo:
W module Płace i Kadry	1. Na liście pracowników (Kadry): listy dodatków pracownika, seryjne dodawanie dodatków, listę akordów pracownika, seryjne dodawanie akordów, zmianę stawki zaszeregowania i jej rodzaju (mies/godz) w seryjnej zmianie pola (Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus), w Panelu wyszukiwania ukryta możliwość wyszukiwania i filtrowania pracowników po rodzaju stawki i kwotach stawki zaszeregowania, na liście zapisów historycznych pracownika ukryta jest kolumna ze stawką zaszeregowania. 2. Na formularzu danych kadrowych: pole Najniższe wynagrodzenie (Etat), pole stawka zaszeregowania (Etat), Gwarantowany % minimalnej Dodatki, akordy pracownika.
	1. Z listy pracowników (Kadry) ukryte wydruki: lista pracowników pełna, wydruki seryjne – kadrowe, lista pracowników (GenRap). 2. Z formularza danych kadrowych wydruki: do Worda (XML) – umowy o pracę, Umowy o pracę.

Blokada anulowania wypłaty – Operator nie może anulować wypłaty z listy wypłat ani z listy wypłat pracownika. Blokada anulowania nieobecności i zestawień czasu pracy – Operator nie będzie mógł anulować nieobecności pracownika, czasu pracy, zestawień nawet jeśli anulowano wypłaty. Blokada edycji czasu pracy po naliczeniu wypłaty – parametr dotyczy ograniczenia Operatorowi możliwości edycji czasu pracy, gdy za ten okres jest już naliczoan wypłata etatowa. Użytkownik ma możliwość wyboru spośród trzech dostępnych opcji:

• Ostrzeżenie – zaznaczenie tego parametru, spowoduje wyświetlanie komunikatu informującego o edycji czasu pracy za okres, za który jest naliczona wypłata,
• Blokada – zaznaczenie tej opcji, skutkuje całkowitym zablokowaniem możliwości wprowadzania zmian w planie, czasie pracy oraz w zestawieniu, gdy jest za ten okres naliczona wypłata,
• Brak – domyślne ustawienie. Użytkownik może wprowadzać zmiany w czasie/planie pracy po naliczeniu wypłaty (w żaden sposób nie jest blokowana możliwość modyfikacji godzin pracy po naliczeniu wypłaty).

 

Na zakładce [Ogólne] kartoteki operatora podajemy następujące informacje: Identyfikator – jest to kod, wg którego operator jest identyfikowany w systemie. Najczęściej stosuje się tu inicjały lub skrót imienia. Imię i nazwisko – pełne imię i nazwisko operatora. Firma startowa – nazwa firmy, która jest domyślnie uruchamiana dla operatora (można ją wybrać z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku Firma). Konto domenowe – możliwość wskazania konta domenowego w systemie Windows do Operatora w Comarch ERP Optima w celu ułatwienia logowania do programu. Po uzupełnieniu tego pola uruchamiając program pomijane jest okno logowania do Comarch ERP Optima, Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe, Rejestrator Czasu Pracy, Comarch ERP Optima Detal, Comarch ERP Optima Przypominacz oraz Comarch ERP Optima Migrator. Przy logowaniu automatycznym operator będzie pobierał licencje na wszystkie moduły, jakie są dla niego zaznaczone na jego karcie. Automatyczne zalogowanie operatora ma miejsce tylko i wyłącznie w przypadku, gdy program jest uruchamiany. Jeżeli zalogowany automatycznie operator wybierze Start/ Logowanie (bądź Zmiana firmy), pokazane zostanie standardowe okno logowania. Jeżeli w systemie Windows nie funkcjonuje mechanizm domeny, funkcja nie będzie mogła być wykorzystana. Opis – pole umożliwiające zamieszczenie opisu dotyczącego operatora. E-mail – w tym polu istnieje możliwość uzupełnienia adresu email Operatora oraz możliwość wysłania maila. Jeżeli zalogowany Operator ma w systemie Comarch ERP Optima zdefiniowane konto pocztowe i pobrał licencję na moduł CRM, wówczas wciśnięcie przycisku  - wyślij pocztę powoduje otwarcie okna wysyłającego wiadomość w module CRM. Jeżeli nie korzysta z modułu CRM, wówczas podniesie się wiadomość z domyślnego klienta poczty. Telefon – pole umożliwiające wpisanie numeru telefonu. Wykorzystywane przez funkcjonalność subskrypcji SMS w module Analizy BI. Konto zablokowane – jeżeli konto operatora zostało zablokowane, wówczas nie ma możliwości zarejestrowania się w programie na konto takiego operatora. Operator używa modułów - na formularzu operatora znajduje się lista wszystkich dostępnych w systemie Comarch ERP Optima modułów. Jeśli operator ma uprawnienia administratora – ma możliwość zaznaczenia, które moduły powinny być dostępne dla poszczególnych operatorów. Podczas uruchamiania programu po wpisaniu kodu operatora program sprawdza, które moduły powinny być dla niego udostępnione. Zawartość menu głównego programu zależy od posiadanych modułów, przykładowo: Faktury – menu obejmuje funkcje: faktury sprzedaży, faktury Pro Forma, paragony, faktury zakupu oraz sprzedaż dedykowaną, łatwą sprzedaż oraz łatwe zakupy. Faktury i Analizy – menu faktur powiększa się o Rezerwacje Odbiorcy i Zamówienia Dostawcy - z prawem do podglądu wymienionych list. Handel –  w  Ogólne/ Inne dostępna jest lista magazynów (wielomagazynowość), z menu Handel istnieje dodatkowo możliwość wystawiania Rezerwacji odbiorcy i Zamówień u dostawcy oraz wszystkich dokumentów magazynowych (BO, WZ, PZ, RW, PW). Warto pamiętać, że jeśli zaznaczone będą moduły, które nie zostały wykupione – cały system pracować będzie w wersji startowej (tzn. zakres dat na zapisach w poszczególnych modułach nie będą mogły przekroczyć 30 dni). Włączenie modułu Analizy powoduje pojawienie się dodatkowego parametru: Pokazuj pełne menu dla modułu Analizy – jeśli parametr jest wyłączony, wówczas program pokazuje menu tylko dla modułów, które zostały zaznaczone przez użytkownika (czyli na które użytkownik ma licencję). Jeśli parametr włączymy, wówczas w menu programu będą również pokazywane pozycje wszystkich dostępnych w programie modułów – również tych nie zaznaczonych w konfiguracji. Dane z niezaznaczonych tych modułów będą dostępne tylko w trybie tylko do odczytu. Operator, który zaloguje się do Analiz z zaznaczonym parametrem Pełne menu dla modułu Analizy w Informacjach bieżących (panel boczny) ma dostęp do tych zestawień, które zostały zaznaczone na karcie operatora, na zakładce [Informacje]. Moduły Płace i Kadry oraz Płace i Kadry Plus różnią się od siebie zakresem funkcjonalności – ten drugi jest bardziej rozbudowany i przeznaczony dla firm zatrudniających powyżej kilkudziesięciu osób. Moduły księgowe to Księga Podatkowa, Księga Handlowa i Księga Handlowa Plus. Ta ostatnia ma możliwość prowadzenia księgowań walutowych. Wszystkie wprowadzone w sekcji Moduły informacje będą zastosowane dopiero po ponownym uruchomieniu programu. e-Sprawozdania – zaznaczenie parametru umożliwi zalogowanie operatora do aplikacji Comarch e‑Sprawozdania w nowej wersji, która będzie zintegrowana z Comarch ERP Optima. Jeżeli operator nie będzie miał zaznaczonego tego parametru, wówczas zalogowanie się do aplikacji Comarch e-Sprawozdania nie będzie możliwe. Comarch PPK – zaznaczenie parametru umożliwia zalogowanie tego operatora do aplikacji Comarch PPK. Dla operatora ADMIN parametr jest domyślnie zaznaczony. Dostęp tylko do firmy startowej – włączenie tego parametru powoduje, że dany operator nie może podczas uruchamiania programu wybrać z listy dostępnych firm firmy innej, niż ta, która została mu przypisana jako startowa. Parametry Administrator, Konto zablokowane oraz Dostęp tylko do firmy startowej może ustawiać dla operatorów tylko administrator (operator o uprawnieniach administratora). Administrator nie może zmieniać tych ustawień dla siebie samego. Przypomnienie o kopii bezpieczeństwa – zaznaczenie parametru oraz ustawienie na bazie danych (Start/ Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Bazy danych/ zakładka Archiwum/ parametr: Przypominaj o wykonaniu kopii co ... dni) wartości różnej od 0 spowoduje, iż podczas kończenia pracy z programem, zgodnie z ustawieniami, pojawi się okno Przypomnienie o wykonaniu kopii bezpieczeństwa z możliwością wykonania kopii. Parametr nie jest dostępny w wersji Online. Prawo do korzystania z ChatERP – zaznaczenie parametru powoduje, iż operator posiada uprawnienia do korzystania z Wirtualnego asystenta Comarch, dostępnego w menu Sztuczna inteligencja. Prawo do seryjnego usuwania – jeśli parametr jest zaznaczony Operator ma możliwość seryjnego usuwania rekordów np. seryjne usuwanie na liście dokumentów zapisanych do bufora. Prawo do odblokowania wysłanej e-Deklaracji – możliwe jest zablokowanie użytkownikowi prawa do odblokowania wysłanej deklaracji do systemu e-Deklaracje. Zaznaczenie parametru powoduje, że taki Operator będzie miał możliwość odblokowania deklaracji wysłanej do systemu e-Deklaracje, jeżeli parametr nie zostanie zaznaczony dla wybranego Operator to taki użytkownik nie będzie miał takich uprawnień. Przy zakładaniu nowego Operatora parametr ten jest domyślnie niezaznaczony. Prawo do łączenia kart kontrahentów – zaznaczenie parametru umożliwia operatorowi wykonanie operacji łączenia kontrahentów. Prawo eksportu plików JPK - zaznaczenie parametru umożliwia operatorowi wykonanie eksportu danych do Jednolitego Pliku Kontrolnego. Zmiana atrybutów/kodów JPK na zatw. dok. - jeżeli parametr będzie zaznaczony wówczas Operator będzie miał możliwość  zmiany atrybutu i/lub kodu JPK na zatwierdzonej oraz na zaksięgowanej fakturze zakupu/sprzedaży oraz zmiany atrybutu na zaksięgowanym dokumencie w Rejestrze VAT.

Dotyczy wersji: 2018.2.1

Uruchamianie kalkulatora po wciśnięciu + - * / - parametr jest domyślnie niezaznaczony. Po jego zaznaczeniu kalkulator może zostać wywołany przez tego operatora po umieszczeniu kursora w polu liczbowym poprzez wciśnięcie na klawiaturze numerycznej jednego z przycisków <+> , <-> , <*> lub </>. 

Prawo do generowania i podglądu haseł dla plików PDF. Operator z zaznaczonym parametrem ma możliwość generowania haseł do wydruków PDF udostępnianych pracownikom/właścicielom. Domyślnie parametr jest niezaznaczony. Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy – operator z zaznaczonym parametrem ma możliwość rozliczania dokumentów oraz usuwania rozliczeń z poziomu listy dokumentów związanych z powstawaniem płatności w Kasie/Banku (Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, dokumenty kaucyjne WKA i PKA, rejestry VAT zakupu i sprzedaży, ewidencja dodatkowa kosztów i przychodów). Udostępnianie wydruków w BI Point – zaznaczenie parametru powoduje, iż operator posiada uprawnienia do wysyłania wydruków do BI Point. Ustawienie Domyślnej serii dla operatora, skutkuje w programie wstawieniem tej wartości na wszystkich dokumentach, w których schemat numeracji zakłada istnienie sekcji REJESTR (zwanej inaczej SERIĄ). Domyślna kasa, Domyślny bank – istnieje możliwość takiego zdefiniowania form płatności typu gotówka oraz przelew, by zapisy kasowe/ bankowe trafiały nie do jednego rejestru kasowego lecz do różnych, w zależności od operatora, który wystawia dokument. Każdy operator może mieć przypisaną własną kasę domyślną oraz bank domyślny. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w obszarze Modułu dostępowego (Kasa/Bank). Wyskakujące powiadomienia  W momencie pierwszej próby połączenia z usługą Comarch IBARD lub usługą obsługującą logowanie SSO, po uruchomieniu programu wywoływana jest funkcja logowania. Jeśli użytkownik na karcie wprowadzi swój login, wówczas jest on „podpowiadany” na oknie logowania. Użytkownik  musi wprowadzić tylko hasło.

Logowanie do Comarch IBARD

Jeśli operator na swojej karcie ma wprowadzony login do Comarch IBARD, wówczas dodatkowo przy logowaniu istnieje możliwość zaznaczenia parametru Zapamiętaj hasło. Wtedy logowanie do Comarch IBARD z poziomu programu następuje automatycznie w oparciu o login z karty operatora oraz zapamiętane hasło.

Logowanie do Comarch Cloud

Przy pierwszym uruchomieniu usługi, która obsługuje logowanie SSO użytkownik zostanie zapytany o hasło do konta SSO. Po jego wpisaniu i wybraniu Zaloguj lub wciśnięciu <ENTER> nastąpi uruchomienie przeglądarki z wybraną usługą. Po wpisaniu poprawnego hasła w bazie zostanie zapisany token służący do przyszłego uruchamiania wybranej usługi WWW z poziomu Comarch ERP Optima bez konieczności podawania hasła. Po kliknięciu przycisku Uruchom bez logowania istnieje możliwość uruchomienia usługi nie logując się w Comarch ERP Optima – wówczas autentyfikacja użytkownika nastąpi na stronie WWW. Jeśli którykolwiek z tych parametrów ulegnie zmianie (zmieni się login na karcie operatora, ewentualnie z poziomu Comarch IBARD lub usługi obsługującej logowanie SSO zostanie zmienione hasło) – okno logowania pojawi się ponownie, by użytkownik mógł wprowadzić prawidłowe dane. Logowanie operatora do Comarch IBARD nastepuje przy pierwszej próbie uruchomienia jakiejkolwiek funkcji związanej ze współpracą pomiędzy aplikacjami. Po udanym logowaniu użytkownik pozostaje zalogowany w Comarch IBARD aż do chwili wylogowania z programu Comarch ERP Optima.  Zmiana hasła – możliwa jest wyłącznie, jeżeli operator otworzył własną kartotekę. Po wciśnięciu przycisku , pojawia się okno edycyjne zmiany hasła, na którym należy kontrolnie podać stare hasło, oraz dwukrotnie (w celu uniknięcia pomyłki) wpisać nowe hasło, które powinno być odpowiednio silne. Silne hasło powinno składać się co najmniej z 8 znaków, zawierać litery od a do z oraz od a do z, cyfry 0-9 oraz znaki specjalne '!@#$%^&*()_+-=[]{},;:.?/. Hasło operatora może zawierać do 30 znaków.

Zmiana hasła operatora

Dodatkowo podczas zmiany hasła specjalny pasek informuje o sile wprowadzonego hasła. Zmiana hasła możliwa jest również z menu Narzędzia/ Zmiana hasła. Skasowanie hasła – możliwe jest wyłącznie, jeżeli bieżący operator ma uprawnienia administratora. Na kartotece dowolnego operatora może on przez wciśnięcie  skasować jego hasło (w przypadku, jeżeli operator np. zapomniał hasła).

Lista operatorów znajduje się w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy. Okno zawiera listę operatorów programu. Możliwe do realizacji czynności administracyjne związane z zakładaniem kont dla nowych operatorów to:  - Dodaj - dodanie nowego operatora,  - Edycja - zmiana ustawień dla operatora,  - Usuń – usuwanie operatora z bazy.

Uwaga

Wywołanie akcji usuwania operatora zwróci ostrzeżenie: Usunięcie operatora może doprowadzić do niespójności danych. Jeżeli operator ten aktywnie pracował w Comarch ERP Optima zalecamy zaznaczenie na jego karcie parametru Konto zablokowane. Czy na pewno chcesz skasować operatora? – po wybraniu TAK, operator zostanie usunięty z bazy

Analogicznie jak w przypadku procedur, program pozwala na indywidualne ustalenie operatorom zakazów dostępu do poszczególnych baz danych. Funkcja ta może być szczególnie przydatna w biurach rachunkowych, gdzie za prowadzenie księgowości każdej firmy odpowiedzialny jest określony pracownik.

Uwaga

Domyślnie każdy operator posiada prawa dostępu do wszystkich baz danych zarejestrowanych w programie. System zabezpieczeń w programie opiera się o zakazy, a więc, aby ograniczyć prawa operatora, należy wprowadzić blokady dostępu do tych baz, do których operator nie ma prawa dostępu.

Blokowanie dostępu polega na zaznaczeniu bazy  na liście widocznej z poziomu zakładki. Lista obsługiwana jest przez klawisze <CTRL>+<A> (zablokuj wszystkie), <CTRL>+<O> (odblokuj wszystkie). Dla baz, do których dostęp nie został zablokowany istnieje możliwość zaznaczenia parametru Przypomnienie, co pozwoli na kontrolę przypomnień wprowadzanych w module Comarch ERP Optima CRM.

Uwaga

Ustawianie blokad dostępu do poszczególnych baz ma tylko operator o uprawnieniach administratora.

Na zakładce [Bazy] możliwe jest również wskazanie na jakie moduły ma się logować i z jakiego serwera klucza ma korzystać Operator podczas logowania do określonej bazy firmowej. Służą do tego kolumny: Ustawienia ogólne, Serwer klucza oraz kolumny z wszystkimi modułami Comarch ERP Optima. Serwer klucza określony na zakładce [Bazy] na formularzu operatora ma pierwszeństwo przed serwerem wskazanym jako Dedykowany serwer klucza dla bazy firmowej (Konfiguracja Firmy/ Ogólne/ Parametry) oraz serwerem klucza wskazanym na oknie logowania. Z kolei moduły wybrane na zakładce [Bazy] na formularzu operatora mają pierwszeństwo przed określonymi na zakładce [Ogólne] na formularzu operatora. Zaznaczenie opcji Ustawienia ogólne powoduje odznaczenie zaznaczonych na zakładce [Bazy] modułów i pobieranie podczas logowania modułów określonych na zakładce [Ogólne] na formularzu operatora. Określenie serwera klucza wraz z numerem klucza powinno wyglądać w ten sposób, że po nazwie serwera SQL oraz dwóch dwukropkach „::” podawany jest numer klucza. Zakładając, że nazwa serwera SQL to Serwer\Optima, a klucz ma numer 1234567890, w kolumnie Serwer klucza powinno być wpisane: Serwer\Optima::1234567890

Zakładka [Informacje] służy do zadeklarowania, jakie dane wyświetlane będą w oknie Informacje o firmie. Informacje do bazy są wprowadzane z poziomu Konfiguracja/ Program/ Informacje/ Informacje bieżące. Dla każdego operatora istnieje możliwość zdefiniowania odrębnego zestawu danych wyświetlanych w oknie Informacje o firmie, poprzez zaznaczenie na zakładce Informacje tych pozycji (modułów lub konkretnych wiadomości), które dotyczą operatora, którego kartę mamy aktualnie otwartą.

Po zaznaczeniu parametru Operator używa Analiz BI możliwe staje się zaznaczenie odpowiednich praw/ról w module Analiz BI:    W sekcji Pulpit Menadżera znajdują się następujące parametry: W sekcji Dane osobowe znajdują się następujące parametry:   W sekcji Krajowy Rejestr Długów znajduje się parametr Prawo do pobierania raportów KRD, którego zaznaczenie umożliwia operatorowi pobieranie z poziomu programu Comarch ERP Optima raportów z Krajowego Rejestru Długów. W sekcji CRM znajdują się następujące parametry: Prawo do trwałego usuwania e-maili – umożliwia skasowanie e-maili z folderu Elementy usunięte, oraz usunięcie skrzynki pocztowej skonfigurowanej w programie w której znajdują się wiadomości mailowe. Dostęp do kont e-mail innych operatorów – jeśli jest zaznaczony to operator widzi e-maile z wszystkich kont, również tych, w których nie jest użytkownikiem. Dostęp do ankiet innych operatorów – po zaznaczeniu użytkownik może przeglądać i wypełniać zarówno swoje ankiety, jaki i ankiety przypisane do innych ankieterów. Odblokowanie zatwierdzonej ankiety – po zaznaczeniu użytkownik może odblokować ankiety, na których jest przypisany jako ankieter. Jeżeli dla danego operatora zaznaczono również parametr Dostęp do ankiet innych operatorów, to wówczas może odblokować ankiety także u innych ankieterów. Dostęp do listy propozycji faktur cyklicznych:

• zaznaczony - po kliknięciu w informacje o proponowanych fakturach cyklicznych wyświetli się lista z propozycjami faktur cyklicznych.
• odznaczony - operator nie ma dostępu do listy proponowanych faktur cyklicznych, po kliknięciu w żółty dymek  wyświetli się komunikat: „Jeśli chcesz wyświetlić listę z proponowanymi fakturami cyklicznymi skontaktuj się z Administratorem w celu nadania dostępu do listy propozycji faktur cyklicznych na karcie operatora.”

W sekcji Kontakty i zadania znajdują się następujące parametry: Zmiana poprzedniego czasu trwania kontaktu – dotyczy edycji/ zmiany czasu trwania na formularzu kontaktu/ zadania. Prawo odblokowania kontaktu – prawo do odblokowanie kontaktu/ zadania z poziomu menu kontekstowego. Dostęp do zdań innych operatorów – jeśli jest zaznaczony operator ma możliwość podglądu i modyfikacji zadań wystawionych przez innych operatorów, jak również zablokowanie widoczności nieobecności innych pracowników w terminarzu. Tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) – widoczny przy zaznaczonym parametrze Dostęp do zadań innych operatorów. Przy wybraniu tej opcji operator będzie widział na liście wszystkie zadania i kontakty, ale nie będzie miał możliwości modyfikacji zadań prowadzonych przez innych operatorów. Prawo uczestnika do modyfikacji zadań – widoczny przy zaznaczonych parametrach: Dostęp do zadań innych operatorów oraz tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) albo przy odznaczonym parametrze Dostęp do zadań innych operatorów. Przy wybraniu tej opcji operator będzie miał prawo modyfikować zadania, których nie prowadzi, ale dla których jest uczestnikiem. W sekcji Do zrobienia znajdują się następujące parametry: Prawo modyfikacji zadań dodanych przez innych ope. – w przypadku gdy parametr jest zaznaczony to operator może edytować zadania przypisane do niego przez innego operatora, oraz zadania dodane automatycznie z szablonu zadania cyklicznego. Jeżeli parametr nie jest zaznaczony to przy próbie edycji lub usunięcia takiego zadania pojawia się komunikat: „Nie masz prawa do modyfikacji zadań, które nie zostały utworzone przez Ciebie.” Dostęp do zadań innych operatorów – w przypadku gdy parametr jest zaznaczony to operator widzi zadania przypisane do innych operatorów oraz na zadaniach może zmieniać operatora do jakiego ma być przypisane zadanie. Jeżeli parametr jest niezaznaczony to operator widzi tylko zadania przypisane do siebie, oraz nie może zmieniać operatora, do którego jest przypisane zadanie (pole jest nieaktywne). W sekcji Comarch Apfino znajdują się następujące parametry (są domyślnie zaznaczone dla operatora z uprawnieniami administratora): Prawo do zgłaszania do finansowania – jeśli parametr jest zaznaczony, to operator ma możliwość zlecania faktur do finansowania. Prawo do zgłaszania do windykacji – jeśli parametr jest zaznaczony, to operator ma możliwość zgłaszania faktur do windykacji. Prawo do przekazywania faktur - zaznaczenie parametru powoduje, że operator ma możliwość przekazywania dokumentów do platformy Comarch Apfino. Prawo do sprawdzania kontrahentów w rejestrach dłużników - zaznaczenie parametru powoduje, że operator ma możliwość sprawdzania kontrahentów w rejestrach dłużników. W sekcji Parametry obiegu dokumentów znajdują się następujące parametry: Prawo zmiany procesu domyślnego – dotyczy dostępu do pola Schemat obiegu na zakładce [Obieg dokumentu]. Jeśli dokument jest przypisany do katalogu, dla którego przypisany jest schemat domyślny – schemat ten jest proponowany po przypisaniu dokumentu do katalogu i operator nie może go zmienić. Jeśli katalog nie ma schematu domyślnego – wtedy operator po wprowadzeniu dokumentu może wskazać schemat, ale następnie pole jest blokowane. Prawo modyfikacji procesów – dotyczy możliwości edycji etapów powiązanych podczas realizacji procesu. Jeśli operator ma nadane prawo może:

• dodawać nowe etapy powiązane podczas realizacji etapu głównego,
• usuwać istniejące etapy powiązane, pod warunkiem, że nie są obowiązkowe,
• na formularzu etapu powiązanego zaznaczać/ odznaczać parametr Obowiązkowy.

Dostęp do skrzynki innych operatorów - dotyczy możliwości podglądu oraz realizacji etapów przypisanych do innych operatorów. Jeśli operator ma blokadę dostępu do skrzynek innych operatorów wtedy:

• Wyświetlając skrzynkę operatora zawsze widzi tylko swoje zadania i nie ma możliwości zmiany operatora, dla którego wyświetlane są informacje (pole Skrzynka jest zablokowane).
• W Terminarzu nie ma możliwości zmiany operatora, dla którego wyświetlane są zadania/ czynności/ etapy (zawsze widzi tylko swoje).
• Podglądając formularz dokumentu, na zakładce [Obieg] ma zablokowany przycisk podglądu dla etapów, które są przypisane do innych operatorów.
• Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy dany operator jest przypisany do etapu głównego. Wtedy zawsze ma możliwość podejrzenia formularza etapu powiązanego i ustalenia, kto ma go wykonać. Etapy powiązane są wykonywane w ramach realizacji etapu głównego, stąd możliwość ingerowania operatora w etapy z nim powiązane, nawet, jeśli są przypisane do innego operatora.

Prawo do udostępniania plików dla usługi OCR – pozwala nadać operatorowi uprawnienie do udostępniania skanów faktur dodawanych w Archiwum Plików na dokumencie OBD. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.  Jego zaznaczenie spowoduje wyświetlenie kolumny Udostępnij dla usługi OCR na dokumencie OBD oraz opcji Udostępnij dla OCR dostępnej pod prawym klawiszem myszy na liście dokumentów OBD. Udostępniaj domyślnie ­– pozwala na domyślne udostępnianie skanów faktur dla usługi OCR poprzez automatyczne zaznaczanie parametru w kolumnie Udostępnij dla usługi OCR na dokumencie OBD dla dodawanych plików. Parametr dostępny jest po zaznaczeniu parametru Prawo do udostępniania plików dla usługi OCR. W sekcji Serwis znajdują się następujące parametry: Prawo do odblokowania zleceń - zaznaczenie parametru powoduje, iż operator ma możliwość odblokowania do edycji zamkniętego zlecenia serwisowego. Zlecenie można odblokować w Handel/ Zlecenia za pomocą funkcji Odblokuj zlecenie dostępnej w menu kontekstowym z poziomu Listy zleceń serwisowych. Kontrola części pobranych - jeżeli parametr zostanie włączony, wówczas blokowana jest możliwość ponownego pobierania na zleceniu części, które uprzednio zostały już pobrane. Ponadto zaznaczenie parametru blokuje również możliwość usunięcia ze zlecenia części, które zostały już pobrane. Prawo do pobrania części z magazynu serwisowego - parametr dotyczy możliwości wskazania na Zleceniu serwisowym magazynu o typie Serwisowy jako magazynu, z którego będą pobierane Części. Prawo do pobrania części z magazynów lokalnych - parametr dotyczy możliwości wskazania na Zleceniu serwisowym magazynu o typie Lokalny jako magazynu, z którego będą pobierane Części. W sekcji KSeF znajdują się następujące parametry: Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO – po zaznaczeniu tego parametru Operator ma możliwość wysyłania Faktur do KSeF Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu – zaznaczenie tego parametru skutkuje wysyłaniem Faktur do systemu KSeF bezpośrednio po ich zatwierdzeniu, opcja aktywna wyłącznie po uprzednim zaznaczeniu parametru Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO Prawo do odbierania e-Faktur – zaznaczenie parametru umożliwia operatorowi import faktur z KSeF. Po jego zaznaczeniu domyślnie zaznaczana jest opcja Zakupu. Jeżeli użytkownik chce importować faktury do rejestru VAT sprzedaży to powinien również zaznaczyć opcję Sprzedaży. W sekcji iKsięgowość24 znajdują się następujące parametry: Prawo do przeglądania i dodawania Klientów – po zaznaczeniu tego parametru Operator ma możliwość po kliknięciu na opcję Klienci biura na wstążce programu przeglądać i dodawać nowych Klientów do Internetowej Wymiany Dokumentów. Prawo do korespondowania z Klientami biura – po zaznaczeniu tego parametru Operator ma możliwość po kliknięciu na opcję Wiadomości od Klientów na wstążce programu prowadzić korespondencję z Kientami, z którymi wymienia dane. Wprowadził, Zmodyfikował - informacje dotyczące operatora który założył tę kartą jak i ją zmodyfikował, wraz z datami jej utworzenia i modyfikacji.

Program umożliwia indywidualne dostosowanie praw każdego operatora do wykonywania określonych czynności w programie (czyli dostępu do poszczególnych funkcji programu lub inaczej mówiąc praw wywoływania określonych procedur).

Uwaga

Domyślnie każdy operator posiada prawa do realizacji  większości funkcji w programie. System zabezpieczeń w programie opiera się o zakazy, a więc, aby ograniczyć prawa operatora, należy wprowadzić blokady dostępu do tych funkcji, których operator nie ma prawa realizacji. Nowo dodawany operator bez uprawnień administratora domyślnie posiada blokady do wykonywania kopii bezpieczeństwa, tworzenia/modyfikacji wydruków, filtrów oraz analiz.

Blokady poszczególnym operatorom można zakładać seryjnie poprzez zaznaczenie przy wybranej procedurze odpowiednich parametrów: D – dodawanie, z – zmiana, u – usuwanie, P – podgląd, Archiwum Wydruków.Ustawiając się w polu procedur, pod prawym klawiszem myszy dostępne są opcje: Zmień, Zaznacz wszystkie <CTRL> + <A>, Odznacz wszystkie <CTRL>+< O>. Listę procedur można zawęzić do wybranych modułów oraz filtrować wg parametrów: Zablokowane, Niezablokowane, Wszystkie (ustawienie domyślne).

Karta operatora - zakładka Blokady dostępu

Blokady widoczne na karcie operatora na zakładce [Blokady dostępu] mogą być również dodawane bezpośrednio z poziomu określonego okna w programie. Po otwarciu okna, dla którego ma zostać dodana blokada, należy przejść do Narzędzia/ Blokady dostępu i zaznaczyć blokadę przy wybranym operatorze.

Opcja Blokady atrybutów jest bezpośrednio związana z modułem Biuro Rachunkowe. Daje możliwość ograniczenia niektórym użytkownikom dostępu do informacji znajdujących się w tym module dla. Na zakładce [Blokady atrybutów], w formie „drzewa” widoczna jest lista atrybutów z podziałem na grupy. Administrator systemu ma możliwość założenia innym użytkownikom blokady na: podgląd atrybutu - operator wówczas w ogóle nie będzie widział w module Biuro Rachunkowe takiego atrybutu, zmianę wartości atrybutu - operator będzie widział atrybut, ale nie będzie mógł zmienić jego wartości. Ustalenie parametrów pracy operatora