Zlecenia cykliczne

• Prowadzący zlecenie serwisowe na zakładkę [Ogólne].
• Serwisant dla przenoszonych na zlecenie czynności – pole Operator w panelu Wykonanie na formularzu czynności.
• Serwisant dla przenoszonych na zlecenie części.

Uwaga

Jeśli w polu Serwisant zostanie wskazany Pracownik, który nie może być wskazany jako Prowadzący zlecenie – to jako opiekun powstałego z wzorca zlecenia domyślnie pojawi się zalogowany w momencie generowania zlecenia Operator.

Magazyn serwisowy proponowany jest pierwszy magazyn typu serwisowy z listy. Po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest lista magazynów z zakładki Ogólne/ Inne/ Magazyny, która zawężona jest tylko do magazynów o typie serwisowy. Wartość z pola jest przenoszona na powstałe z wzorca zlecenie cykliczne jako magazyn serwisowy na zakładkę [Ogólne]. Magazyn części proponowany jest magazyn serwisowy wybrany w oknie jako Magazyn serwisowy. Użytkownik ma możliwość wskazania innego magazynu części – na liście magazynów do wyboru wyświetlane będą wszystkie, aktywne magazyny lokalne oraz Magazyn serwisowy wskazany w polu powyżej. Wartość z pola jest przenoszona do pola Magazyn, na wszystkie części przenoszone z wzorca na zlecenie cykliczne.

Uwaga

Jeżeli operator ma na karcie (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) wskazany magazyn domyślny oraz zablokowaną możliwość zmiany tego magazynu na dokumentach – to w obszarze Magazyn części będzie mógł wybrać tylko swój magazyn domyślny lub magazyn Serwisowy wskazany w oknie w polu powyżej.

Po ustaleniu wartości powyższych parametrów ikoną  można wywołać generowanie zlecenia.

Uwaga

Każdorazowo w momencie generowania zlecenia na podstawie wzorca program przelicza datę kolejnego zlecenia na wzorcu zgodnie z algorytmem: aktualna Data kolejnego zlecenia + ilość miesięcy z pola Generuj co…

Automatyczne generowanie zleceń

Aby automatyczne generowanie zleceń cyklicznych było możliwe, należy w pierwszym kroku uruchomić Serwis Operacji Automatycznych (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry – szczegóły konfiguracji serwisu zostały opisane w podręczniku Comarch ERP Optima – Ogólne i Konfiguracja). Dodatkowo, jeżeli przy okazji automatycznego utworzenia zlecenia cyklicznego użytkownik będzie chciał przesłać powiadomienie do klienta w formie wiadomości e-mail lub SMS, konieczne będzie skonfigurowanie programu w Konfiguracji Programu/ CRM/ Konta e-mail oraz SMS. Następnie w Konfiguracji Firmy/ Serwis/ Automat zleceń cyklicznych należy włączyć automat poprzez zaznaczenie parametru Automatyczne generowanie zleceń cyklicznych i ustawić pozostałe parametry:

Operator – operator, w imieniu którego będą generowane automatyczne zlecenia cykliczne. Hasło – hasło wybranego operatora (jeśli zostało ustawione). Wysyłka e-mail – jeżeli po wygenerowaniu zlecenia cyklicznego ma zostać utworzona wiadomość e-mail z informacją dla klienta o zaplanowanym dla niego zleceniu serwisowym, należy wskazać:

• Konto e-mail – konto ustawione w Konfiguracji Programu/ CRM/ Konta e-mail, którego wybrany operator jest użytkownikiem.
• Realizacja wysyłki e-mail – pozwala na wybór, czy utworzona wiadomość zostanie wysłana od razu po utworzeniu, czy też zapisana w folderze Robocze z możliwością późniejszej wysyłki przez Operatora.

Realizacja wysyłki sms – dla automatycznie wygenerowanych zleceń cyklicznych możliwe jest utworzenie wiadomości SMS dla klienta z informacją o zaplanowanym dla niego zleceniu serwisowym. Wiadomość SMS może zostać wysłana natychmiast po utworzeniu, lub zapisana z możliwością późniejszej wysyłki przez Operatora. Uruchom generowanie zleceń cyklicznych o godzinie – godzina, o której uruchamiany będzie Automat, czyli tworzone będą zlecenia cykliczne oraz wiadomości e-mail/SMS. Po skonfigurowaniu Automatu, na formularzu Zlecenia Cyklicznego pojawi się zakładka [Zlecenia automatyczne]. Na zakładce [Ogólne] na Wzorcu Zlecenia Cyklicznego znajduje się pole Prowadzący oraz Magazyn. Wprowadzone tu dane zostaną przeniesione na zlecenie wygenerowane automatycznie jako Prowadzący i Magazyn serwisowy dla zlecenia, Serwisant i Magazyn dla części oraz Serwisant dla czynności. Jeżeli zlecenie serwisowe będzie realizowane przez kilku pracowników w ramach kilku magazynów, odpowiednie informacje można wprowadzić bezpośrednio Wzorcu, na karcie czynności/części dla zlecenia serwisowego.

Zasady przenoszenia wartości na zlecenie powstałe z wzorca

Czynności:

1. Czynności przenoszone są w kolejności ustalonej na wzorcu.

2. Parametr dotyczące fakturowania – przenoszony zgodnie z wzorcem.

3. Parametr Zakończona na przeniesionych czynnościach jest domyślnie odznaczony (analogicznie jak przy dodawaniu nowych czynności).

4. W obszarze Wykonanie – wstawiana jest wartość pola Serwisant uzupełnionego w momencie tworzenia zlecenia lub uzupełnionego bezpośrednio na oknie czynności na wzorcu.

5. Ilość i jednostka miary – jak na wzorcu.

6. Cena początkowa :

• Dla opcji cena stała – przenoszona jest cena wskazana na wzorcu.
• Dla opcji ceny kontrahenta – cena zgodna z warunkami handlowymi kontrahenta kontrahenta.

7. Rabat:

• Dla opcji cena stała – rabat w wysokości 0%.
• Dla opcji ceny kontrahenta – rabat zgodny z warunkami handlowymi kontrahenta.

8. Cena netto:

• Dla opcji cena stała – cena przeniesiona z wzorca.
• Dla opcji ceny kontrahenta – cena z grupy cenowej kontrahenta po uwzględnieniu rabatów.

 Cena brutto – j.w.

10. Atrybuty – przenoszone zgodnie z definicją na wzorcu.

Części:

1. Części przenoszone są w kolejności ustalonej na wzorcu.

2. Parametr dotyczący fakturowania Uwzględniaj na FA/PA– przenoszony zgodnie z wzorcem.

3. Pole Numer katalogowy – jest pobierany z karty cennikowej towaru wskazanego na wzorcu jako część.

4. Pole Magazyn – wstawiana jest wartość pola Magazyn części uzupełnionego w momencie tworzenia zlecenia lub uzupełnionego bezpośrednio na oknie części na wzorcu.

5. Serwisant – wstawiana jest wartość pola Serwisant uzupełnionego w momencie tworzenia zlecenia lub uzupełnionego bezpośrednio na oknie części na wzorcu.

6. Ilość i jednostka miary – jak na wzorcu.

7. Cena początkowa:

• Dla opcji cena stała – przenoszona jest cena wskazana na wzorcu.
• Dla opcji ceny kontrahenta – cena zgodna z warunkami handlowymi kontrahenta kontrahenta.

8. Rabat:

• Dla opcji cena stała – rabat w wysokości 0%.
• Dla opcji ceny kontrahenta – rabat zgodny z warunkami handlowymi kontrahenta.

9. Cena netto:

• Dla opcji cena stała – cena przeniesiona z wzorca.
• Dla opcji ceny kontrahenta – cena z grupy cenowej kontrahenta po uwzględnieniu rabatów.

10. Cena brutto – j.w.

• Kod – kod wzorca zlecenia cyklicznego.
• Urządzenie – kod urządzenia, którego dotyczy wzorzec.
• Kontrahent – nazwa kontrahenta wskazanego na wzorcu.

Dodatkowo ustawiając kursor w nagłówku kolumny, w menu kontekstowym (prawy przycisk myszki) istnieje możliwość wybrania opcji Wybór kolumn. Na ekranie zostanie wyświetlona lista dostępnych kolumn, dzięki temu użytkownik może sam definiować dane, które mają być widoczne na liście. Lista dodatkowych kolumn do wyboru zawiera:

• Adres dod. – dodatkowy adres kontrahenta przenoszony z wzorca, z zakładki [Kontrahent], z pola Dodatkowe.
• Automat – informacja o tym, z których wzorców zlecenia będą tworzone automatycznie.
• Data kolejnego zlecenia – data określająca planowany termin wykonania kolejnego zlecenia cyklicznego. Przenoszona jest z wzorca zlecenia cyklicznego z pola o tej samej nazwie.
• Kod Kontrahenta – kod Kontrahenta wybranego na wzorcu zlecenia.
• Miasto – nazwa miasta Kontrahenta.
• Nazwa – nazwa zlecenia cyklicznego.
• Odbiorca – pełna nazwa odbiorcy wskazanego na wzorcu zlecenia, na zakładce [Kontrahent].
• Odbiorca – Adres dod. – dodatkowy adres Odbiorcy przenoszony z wzorca zlecenia cyklicznego, z zakładki [Kontrahent], z pola Dodatkowe.
• Odbiorca – Kod – kod Odbiorcy wybrany na wzorcu, na zakładce [Kontrahent].
• Odbiorca – Miasto – nazwa miasta Odbiorcy przenoszona z wzorca, z zakładki [Kontrahent].
• Odbiorca – Telefon – telefon Odbiorcy przenoszony z wzorca, z zakładki [Kontrahent].
• Odbiorca – Ulica – nazwa ulicy Odbiorcy przenoszona z wzorca, z zakładki [Kontrahent].
• Telefon – telefon Kontrahenta wybranego na wzorcu zlecenia cyklicznego.
• Ulica – nazwa ulicy Kontrahenta wybranego na wzorcu zlecenia cyklicznego.

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:  – Dodaj, – Zmień, – Usuń, – Zamknij. Na liście znajduje się ponadto przycisk: – Generuj zlecenie – tworzenie zlecenia serwisowego na podstawie wzorca. Dodatkowo w pasku zadań znajdują się przyciski:  – Wydruk,  – Wysyłanie wydruków w postaci PDF,  – Wykres,  – Eksport do programu MsExcel,  – Kontakty CRM – za pomocą przycisku możliwe jest wyświetlenie listy kontaktów CRM lub listy wiadomości e-mail kontrahenta (z aktualnie podświetlonego na liście wzorca). Przycisk jest dostępny, jeżeli użytkownik posiada moduł Comarch ERP Optima CRM. Szczegółowy opis przycisków oraz zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Na liście znajdują się standardowo pola umożliwiające filtrowanie zleceń wg warunków zadanych przez użytkownika: Filtruj  , Filtruj na bieżąco , Konstruktor filtra , Wyczyść filtr . Zasady filtrowania list zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Oprócz standardowych pól umożliwiających filtrowanie na liście wzorców, w rozwijanym panelu Filtr aktywny znajdują się dodatkowe parametry filtrowania: Listę wzorców zleceń cyklicznych można przeszukiwać korzystając z parametru Dla kontrahenta uwzględniającego pola Kontrahent i Odbiorca:

• Zaznaczenie opcji Dla kontrahenta powoduje automatyczne włączenie parametrów Kontrahent, Odbiorca – lista urządzeń jest filtrowana zgodnie ze wskazanym Kontrahentem i Odbiorcą.
• Odznaczenie opcji Dla kontrahenta powoduje automatyczne wyłączenie parametrów Kontrahent, Odbiorca – wyświetlana jest lista wszystkich zdefiniowanych w programie urządzeń.
• Odznaczenie parametru Odbiorca skutkuje filtrowaniem listy urządzeń wyłącznie z uwzględnieniem Kontrahenta przypisanego do urządzenia.
• Odznaczenie parametru Kontrahent skutkuje filtrowaniem listy urządzeń wyłącznie z uwzględnieniem Odbiorcy przypisanego do urządzenia.

• [Ogólne] – zawiera wszystkie informacje ogólne dotyczące zlecenia cyklicznego .
• [Kontrahent] – zawiera dane Kontrahenta i Odbiorcy.
• [Czynności] – zawiera wszystkie informacje o czynnościach, które należy wykonać w ramach zlecenia cyklicznego.
• [Części] – zawiera informacje o wykorzystywanych częściach w trakcie realizacji zlecenia cyklicznego.
• [Atrybuty] – zawiera informacje o atrybutach zlecenia cyklicznego. Za pomocą Atrybutów można wpisać charakterystyczne cechy zlecenia cyklicznego (numer seryjny, dane techniczne samochodu itp.).
• [Dokumenty] – wyświetla wszystkie powiązane zlecenia serwisowe, utworzone z tego wzorca w sposób ręczny lub automatyczny.
• [Zlecenia automatyczne] – zakładka widoczna po uruchomieniu Automatu Zleceń Cyklicznych (Konfiguracja Firmy/ Serwis/ Automat zleceń cyklicznych). Zawiera informacje o tym czy i na jaki adres e-mail/numer telefonu klienta będą wysyłane automatyczne powiadomienia o utworzonym zleceniu.

• Ilość – domyślnie proponowana jest zawsze 1 jednostka towaru. Ilość można zmienić wpisując odpowiednią wartość z klawiatury lub też przy pomocy strzałek znajdujących się obok pola.
• J.m. – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Ilość można podać również w jednostkach pomocniczych. Wybór jednostki pomocniczej automatycznie przeliczy cenę (opcja cena stała) zgodnie z przelicznikiem zdefiniowanym na karcie towaru.
• Cena– użytkownik może wybrać jedną z dwóch opcji:
  • Stała – Po wybraniu tej opcji pojawiają się dodatkowe pola Cena netto, Cena brutto, a także Wartość netto oraz Wartość brutto. Ceny te można edytować. Pola Wartość netto i brutto wyliczane są jako iloczyn ilości i ceny oraz nie podlegają edycji. W przypadku opcji Cena stała na zlecenie cykliczne powstałe na podstawie danego wzorca zostaną przeniesione dokładnie takie ceny jakie ustalono na wzorcu.
  • Kontrahenta – (domyślnie zaznaczona) – cena ta jest pobierana dopiero w chwili tworzenia zlecenia na podstawie wzorca. Jest to cena zależna od warunków handlowych kontrahenta (aktualnych w chwili tworzenia zlecenia).

• Nieaktywny – pole to można wykorzystać do zaznaczania wzorców zleceń, które aktualnie nie są wykorzystywane. Pole to może być następnie użyte w filtrze na liście wzorców , w celu wyświetlenia listy tylko aktywnych wzorców. Wzorzec, który został zaznaczony jako Nieaktywny, jest widoczny na liście w kolorze czerwonym.
• Kod wzorca – pole obowiązkowe pozwalające na wprowadzenie 20 znakowego kodu, identyfikującego wzorzec zlecenia cyklicznego. Kod wzorca musi posiadać unikalną wartość, tzn. na liście wzorców nie może być dwóch wzorców o identycznym kodzie.
• Nazwa – pole obowiązkowe pozwalające na wprowadzenie 50 znakowej nazwy dla wzorca zlecenia cyklicznego.

Panel Cykl generowanie grupuje pola pozwalające na ustalenia warunków dotyczących cykliczności generowania z wzorca zleceń. Zawiera następujące pola:

• Generuj co: … miesiąc – umożliwia określenie co jaki okres czasu powinny być generowane zlecenia serwisowe wedle danego wzorca. W polu Generuj co… można maksymalnie ustawić generowanie wzorca co 255 miesięcy.
• Począwszy od: pole z datą , w oparciu o którą wyliczana jest data kolejnego zlecenia.
• Przypomnij … dni przed terminem – umożliwia określenie na jaki czas przed datą kolejnego zlecenia ma się pojawiać przypomnienie o konieczności wygenerowania zlecenia serwisowego na podstawie wzorca. W oparciu o te dane wyświetlane będą przypomnienia w Comarch ERP Optima Przypominacz, a także wzorce na liście po zaznaczeniu parametru Aktualne.
• Data kolejnego zlecenia: pole z datą określająca planowany termin wykonania kolejnego zlecenia cyklicznego. Data ta jest wyliczana przez program automatycznie jako data z pola począwszy od… + określona w polu Generuj co: … ilość miesięcy. Użytkownik ma możliwość edycji pola zgodnie z potrzebą.

W kolejnej części okna Formularza wzorca znajdują się pola:

• Kontrahent – możliwość wskazania Kontrahenta lub innego podmiotu (po wciśnięciu Rozwinięcia obok pola), którego dotyczyć będzie zlecenie wygenerowane na podstawie danego wzorca. Kiedy użytkownik określi już rodzaj podmiotu (odpowiednio zmienia się opis) po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest odpowiednia lista z zakładki [Ogólne]. Można z niej wybrać potrzebną pozycję lub też odpowiedni Kod wpisać bezpośrednio w pole. Po wybraniu kontrahenta pola z nazwa kontrahenta, telefonem oraz adresem e‑mail wypełniane są danymi z karty. Pola te są możliwe do edycji. Obok adresu e-mail znajduje się przycisk wyślij pocztę, który umożliwia wysyłanie wiadomości e‑mail do kontrahenta. Przycisk ten jest aktywny tylko wtedy, gdy wypełniony jest adres e-mail kontrahenta. Po wciśnięciu przycisku otwierany jest formularz nowej wiadomości z wpisanym adresem.
• Odbiorca – poprzez wybranie przycisku Rozwinięcia można wskazać jako odbiorcę zlecenia cyklicznego Kontrahenta, Bank, Pracownika, Wspólnika, Urząd lub Odbiorcę z listy odbiorców wskazanego powyżej Kontrahenta.

Istnieje powiązanie Kontrahenta/Odbiorcy i Urządzenia:

• Jeśli na wzorcu zlecenia cyklicznego Operator poda najpierw urządzenie, to automatycznie podpowie się Kontrahent i Odbiorca z formularza urządzenia.
• Jeśli na wzorcu zlecenia Operator poda Kontrahenta/Odbiorcę, to na liście urządzeń następuje automatyczne filtrowanie.

• • W pole Osoba zlecająca można wprowadzić dane osoby, która złożyła zlecenie do serwisu. Na liście rozwijalnej dostępne są dane wprowadzone na karcie Kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe], Przedstawiciele. Użytkownik może również wprowadzić imię i nazwisko osoby zlecającej bezpośrednio w to pole.
  • Kategoria – kategoria dokumentu pobierana jest z karty Kontrahenta z pola Kategoria sprzedaży, w przypadku zmiany Kontrahenta wartość w polu jest aktualizowana. Kategoria przenoszona jest na dokumenty powiązane ze zleceniem powstałym na podstawie wzorca jako kategoria nagłówka.
  • Prowadzący – operator, który zostanie przeniesiony jako Prowadzący na wygenerowane Zlecenie Serwisowe. Dla zleceń tworzonych automatycznie Prowadzący zostanie ustawiony również jako Serwisant czynności/części, dla których nie wprowadzono Serwisanta bezpośrednio na wzorcu zlecenia na oknie czynności/części.
  • Urządzenie – umożliwia wskazanie urządzenia, którego dotyczy wzorzec zlecenia cyklicznego. Jeśli na wzorcu zlecenia cyklicznego Operator wybierze najpierw urządzenie, to automatycznie podpowie się Kontrahent i Odbiorca z formularza urządzenia.
  • Magazyn – domyślny magazyn dla Zlecenia Serwisowego. Dla zleceń tworzonych automatycznie wyświetli się również jako magazyn części, dla których nie wprowadzono magazynu bezpośrednio na wzorcu zlecenia na oknie części.
  • Dokument – schemat numeracji dla zleceń powstałych na podstawie wzorca.

Uwaga

Jeżeli na wzorcu ustawiony jest nieaktywny schemat numeracji, to proces generowania zlecenia zostanie przerwany, a w logu z operacji pojawi się komunikat: „Schemat numeracji (…) wybrany dla zleceń jest nieaktywny. Dokumenty nie będą generowane!”.

• • Opis – pole tekstowe przeznaczone na zamieszczenie krótkiej notatki dotyczącej danego wzorca.

• Kategoria – domyślnie podpowiada się kategoria sprzedaży z karty cennikowej usługi. Użytkownik ma możliwość zmiany kategorii.
• Serwisant – operator lub pracownik, który jest domyślnym serwisantem dla dodawanej czynności.
• Wycena – widoczna jest tylko dla usługi wprowadzonej z cennika (dlatego też nie jest widoczna zaraz po podniesieniu formularza nowej czynności, lecz dopiero po pobraniu usługi z cennika).

Uwaga

Dla usług wprowadzonych „ręcznie” (uzupełnione tylko pole Nazwa bez podania kodu) wycena nie będzie dostępna.

• Ilość – domyślnie proponowana jest zawsze 1 jednostka usługi. Ilość można zmienić wpisując odpowiednią wartość z klawiatury lub też przy pomocy strzałek znajdujących się obok pola.
• J.m. – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Ilość można podać również w jednostkach pomocniczych. Wybór jednostki pomocniczej automatycznie przeliczy cenę (opcja cena stała) zgodnie z przelicznikiem zdefiniowanym na karcie usługi.
• Cena – użytkownik może wybrać jedną z dwóch opcji:
  • Stała – Po wybraniu tej opcji pojawiają się dodatkowe pola Cena netto , Cena brutto, a także Wartość netto oraz Wartość brutto. Ceny te można edytować. Pola Wartość netto i brutto wyliczane są jako iloczyn ilości i ceny oraz nie podlegają edycji. W przypadku opcji Cena stała na zlecenie cykliczne powstałe na podstawie danego wzorca zostaną przeniesione dokładnie takie ceny jakie ustalono na wzorcu.
  • Kontrahenta – (domyślnie zaznaczona) – cena ta jest pobierana dopiero w chwili tworzenia zlecenia na podstawie wzorca. Jest to cena zależna od warunków handlowych kontrahenta (aktualnych w chwili tworzenia zlecenia).