Zamówienie u dostawcy

Zamówienie u dostawcy

Co należy wiedzieć o Zamówieniach u Dostawcy

Funkcja pozwala na odnotowanie informacji o złożonym Zamówieniu u Dostawcy. Mamy dwa sposoby tworzenia zamówień:
  • Zamówienia tworzone „ręcznie” z poziomu listy zamówień.
  • Zamówienia automatyczne, tworzone na podstawie listy braków – z poziomu listy zasobów lub z poziomu menu Handel/ Raport braków.
Zamówienie nie ma wpływu na ilość towaru w magazynie. Zamówiona ilość towaru widoczna jest na liście zasobów w kolumnie Zamówienia. Zatwierdzone zamówienie może zostać automatycznie przekonwertowane do PZ (Przyjęcia Zewnętrznego). Informacja o zamówionej ilości pojawia się na liście zasobów w kolumnie Zamówienia. Na ilość tą mają wpływ oprócz zamówień także dokumenty PZ, PW oraz korekty ilościowe do WZ w buforze.

Lista Zamówień u Dostawców

Na liście znajdują się wszystkie utworzone w programie Zamówienia. Zasady obsługi listy zostały szczegółowo opisane w rozdziale Standardy w programie. Standardowo lista zamówień składa się z kolumn: Numer dokumentu – numer dokumentu zamówienia.
S (status) – pozwala na określeniu stanu danego zamówienia. Jeśli w polu wyświetla się:
  • Zrealizowano – dokument w całości został przekształcony do dokumentów wynikowych (zasady przekształceń do dokumentów wynikowych opisano w rozdziale Przekształcanie ZD do FZ, PZ).
  • W realizacji – dokument, w którym część towaru została przeniesiona na dokumenty wynikowe.
  • Zamknięto – dokument niezrealizowany, zrealizowany częściowo lub też zrealizowany całkowicie, który nie będzie realizowany i uzyskał status „Zamknięty”. Zamykanie dokumentów ZD opisane zostało dokładniej w dalszej części rozdziału.
  • Anulowano oznacza, że dokument został anulowany,
  • Dla niezrealizowanych ZD pole „Status” jest puste.
Termin dostawy – jest to data pobrana z formularza zamówienia z pola Termin dostawy. Magazyn – nazwa magazynu, którego dotyczy zamówienie. Kontrahent – nazwa kontrahenta-dostawcy, u którego zamówiono towar. NIP – numer NIP kontrahenta. Miasto – miasto pochodzenia kontrahenta. Netto – wartość netto wynikająca z zamówienia. Brutto – wartość brutto dokumentu.
Na liście zamówień znajduje się sekcja Rodzaj, w której użytkownik może zaznaczyć jedną z następujących opcji:
  • Wszystkie – wszystkie ZD, które spełniają pozostałe warunki filtra, łącznie z dokumentami anulowanymi,
  • Zrealizowano – wszystkie całkowicie przekształcone lub zamknięte,
  • Do realizacji– nieprzekształcone oraz przekształcone częściowo.
Parametr Przeterminowane Pod sekcją Rodzaj znajduje się parametr Przeterminowane. Jeśli zostanie on włączony, wyświetlane będą wszystkie zamówienia, bez względu na to czy są przeterminowane czy nie. W przeciwnym wypadku, jeśli wyłączymy ten parametr, na liście pominięte zostaną przeterminowane dokumenty. Domyślnie parametr jest zaznaczony. Istnieje możliwość filtrowania dokumentów ze względu na daty wystawienia, jak też terminy dostawy. W dolnej części listy znajdują się dwie opcje: Data wystawienia od-do oraz Data dostawy od-do Zaznaczenie jednego z parametrów i określenie zakresu dat umożliwi wyfiltrowanie tych dokumentów, których data wystawienia lub data dostawy mieści się pomiędzy wybranymi zakresami. Jeśli zostaną zaznaczone parametry przy dacie wystawienia i dacie dostawy jednocześnie, wówczas dokumenty muszą spełniać obydwa warunki zakresów dat. Oprócz standardowych przycisków, na liście zamówień znajdują się przyciski umożliwiające przekształcanie zamówienia do dokumentów wynikowych (FZ, PZ).  Przekształcenie do FZ - po zaznaczeniu zamówienia i wciśnięciu tego przycisku, na podstawie zamówienia tworzony jest dokument Faktura Zakupu.  Przekształcenie do PZ – po zaznaczeniu zamówienia i wciśnięciu tego przycisku, na podstawie zamówienia tworzony jest dokument PZ. Zasady przekształcania dokumentów ZD opisane zostały w rozdziale Przekształcanie ZD do FZ, PZ. Możliwe jest zaznaczenie kilku dokumentów ZD na liście i przekształcenie ich do jednego dokumentu wynikowego. Warunki takiego przekształcenia zostały opisane w rozdziale Konwersja wielu ZD do dokumentu zakupowego.  - z poziomu programu istnieje możliwość wysyłania Zamówień u Dostawców do systemu Comarch EDI. Przycisk pojawia się tylko w sytuacji, gdy Użytkownik posiada wykupioną licencję. Opis funkcji znajduje się w odrębnej instrukcji. – Operacje seryjne umożliwiające:
  • dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
  • zmianę kategorii dokumentu.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.

Funkcja zamykania zamówień

Często zdarza się tak, że zamówienie nie jest realizowane lub jest realizowane tylko częściowo. Dlatego istnieje możliwość zamknięcia ZD, które już nie będą realizowane. Opcja zamknięcia ZD dostępna jest z poziomu menu kontekstowego, wywoływanego po kliknięciu prawym klawiszem myszy na liście. Wykonanie tej operacji dotyczy wszystkich zaznaczonych dokumentów z listy. Po wybraniu opcji Zamknij, dokument otrzymuje status Zamknięto (widoczny w kolumnie Status) i nie można mu przywrócić aktywności. Dokument zamknięty nie wpływa na zamówienia na magazynie. Po wybraniu opcji pojawi się pytanie: Czy zamknąć zaznaczone dokumenty? Tak/Nie. Opcja Tak  spowoduje operację ustawienia statusu Zamknięto na wszystkich zaznaczonych dokumentach. Po przeprowadzeniu operacji wyświetlony zostanie komunikat informujący, które dokumenty zamknięto a dla których operacja nie była możliwa. Dokumentów zamkniętych lub zrealizowanych nie można przekształcić do innych dokumentów, podczas próby przekształcenia otrzymamy komunikat: Błąd agregowania dokumentów! Zamówienie jest przekształcone całkowicie lub zostało zamknięte! Poniżej opcji Zamknij w menu znajduje się opcja Zamknij i wygeneruj ZD różnicowe. Funkcja ta pozwoli podczas zamykania dokumentu, na wygenerowanie dokumentu ZD różnicowego, zawierającego tylko pozycje i ilości niezrealizowane, pochodzące z dokumentu źródłowego. Opcja działa dla dokumentów zaznaczonych i może być generowana dla wielu ZD – tworzy się również wiele dokumentów różnicowych. Po wybraniu dokumentów i uruchomieniu funkcji pojawia się komunikat: Czy zamknąć zaznaczone dokumenty i wygenerować dokumenty różnicowe do nich? TAK/NIE Jeśli zatwierdzimy komunikat, wówczas wygenerowane zostaną dokumenty ZD różnicowe w buforze, każdy z nich powiązany z dokumentem źródłowym. Wszystkie dane, takie jak data, termin, numer zamówienia, kontrahent, warunki płatności, przenoszone są z dokumentu źródłowego.

Formularz zamówienia u dostawcy

Formularz Zamówienia u Dostawcy, który pojawi się po wciśnięciu przycisku lub klawisza <INS> na liście Zamówień u Dostawców, składa się z zakładek: [Ogólne], [Kontrahent], [Dodatkowe], [Dokumenty] i [Atrybuty].

Formularz zamówienia: zakładka Ogólne

Zakładka ta pozwala na określenie podstawowych danych potrzebnych do wystawienia dokumentu, czyli: Dokument – determinuje, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu, można wybrać inny typ dostępny na liście rozwijalnej pod ikoną . Więcej informacji na temat definicji dokumentów i schematów numeracji można znaleźć w poniższych artykułach pomocy.   Kategoria – kategoria zakupu, która domyślnie przepisywana jest z karty dostawcy. Magazyn – magazyn, do którego trafi zamawiany towar. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w artykule Magazyn domyślny dla operatora/stanowiska – przejdź do artykułu. Istnieje możliwość zmiany magazynu na dokumencie, gdzie zostały już wpisane pozycje (towary), jednak nie dotyczy to dokumentów powstających w wyniku przekształcenia innego dokumentu np. ZD  FZ. Zmiana magazynu jest możliwa do czasu zapisania dokumentu na trwałe. Data wystawienia – data wystawienia zamówienia. Termin dostawy – przewidywany termin pojawienia się towaru na magazynie. W menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry, w sekcji Domyślne terminy można wskazać w ciągu ilu dni planowana jest zwykle realizacja zamówienia. Termin dostawy zostanie wyliczony według podanej liczby dni, licząc od daty wystawienia dokumentu. W przypadku ZD importowanych z pliku XML nie działa ustawienie z konfiguracji – termin jest zawsze pobierany z pliku XML. Dokum.liczony od – algorytm naliczania podatku VAT na dokumencie. Występują dwa rodzaje: od netto i od brutto. Możliwość zmiany algorytmu może być blokowana w zależności od ustawień w konfiguracji – przejdź do artykułu. Rabat – przewidywany rabat, jaki otrzymamy od dostawcy. Zasady wyliczania rabatów zostały opisane w rozdziale Udzielanie rabatów. Forma i termin płatności – pola mają charakter wyłącznie informacyjny (dokument Zamówienia u Dostawcy nie powoduje powstania płatności). Podczas konwersji forma oraz termin są przepisywane na nowo tworzony dokument. W przypadku konwersji kilku dokumentów (ZD/ RO) do jednego – forma płatności oraz termin są proponowane zgodnie z ustawieniami na karcie kontrahenta. Razem  – łączna wartość brutto zamówienia (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem w polu Dokum. liczony od. Użytkownik nie ma możliwości jej zmiany. Netto – łączna wartość netto transakcji (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej. Wartość podlegająca MPP – łączna wartość brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności. Nie są tu uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP. W przypadku dokumentów w walucie obcej, wyświetlana jest suma wartości pozycji przeliczonych na walutę PLN. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności. Na zatwierdzonym dokumencie ZD można zobaczyć czy i jakie pozycje zamówienia zostały zrealizowane. Po zapisie dokumentu na trwałe, w tabeli z pozycjami dokumentu pojawiają się dwie kolumny – Zrealizowano i Pozostaje. Kolumny widoczne są tylko dla dokumentów ZD zapisanych na stałe, ponieważ tylko takie mogą być przekształcane do innych dokumentów. Na edytowanym dokumencie (podczas wprowadzania lub edycji w buforze) kolumny te są niewidoczne.
  • Zrealizowano – w kolumnie tej widać ilość towaru zamówionego, która została pobrana po przekształceniu do dokumentów FZ/PZ. Ilość ta jest sumą ilości pobranej na dokumenty wynikowe utworzone do tego ZD, bez względu na to, czy dokumenty wpływają na stany czy tylko na zamówienia. Ilość jest wyliczona dla jednostki, która została wprowadzona na ZD.
  • Pozostaje – kolumna zawiera ilość zamówień dla danej pozycji towarowej, którą można jeszcze przekształcić do dokumentów wynikowych. Jest to ilość z dokumentu ZD pomniejszona o ilość z pola Zrealizowano. Na formularzu dokumentu zamkniętego nie jest wyświetlana kolumna Znajduje się tutaj tylko informacja o ilościach zrealizowanych. Po zamknięciu, ilości które nie zostały zrealizowane przestają wpływać na zamówienia na zasobach.

Formularz zamówienia: zakładka Kontrahent

Zakładka ta została podzielona na dwie części. W pierwszej znajdują się dane kontrahenta – Dostawcy wybranego na zakładce [Ogólne]. Dane te podlegają modyfikacji. Zmiany zostaną zapamiętane tylko na tym zamówieniu, nie wpływają na informacje zawarte na karcie kontrahenta. Znajdujący się obok przycisk  umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta – dostawcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian). Druga część dostarcza informacji o Nadawcy. Nadawca zostaje odczytany z karty ewidencyjnej kontrahenta – dostawcy. Jeśli na karcie kontrahenta (zakładka [Dodatkowe]) na liście odbiorców, jeden z nich ma status Domyślny, wówczas Nadawcą będzie podmiot z listy ze statusem Domyślny, w przeciwnym wypadku pola Nadawcy i Dostawcy zostaną wypełnione danymi Dostawcy. Na zamówieniu można wpisać „ręcznie” dane dostawcy z poziomu zakładki [Kontrahent] (bez konieczności zakładania karty ewidencyjnej dla kontrahenta). W chwili konwersji dane te zostaną przeniesione na dokument Przyjęcia Zewnętrznego. Należy jednak pamiętać, że informacje takie zostaną zapamiętane tylko na danym dokumencie (i ewentualnie kolejnych powstałych w wyniku konwersji), ale nie wpłyną na dane zapisane na karcie kontrahenta.

Formularz zamówienia: zakładka Dodatkowe

Na zakładce znajdują się informacje o wartości netto, brutto i VAT, pole zmiany waluty dokumentu oraz miejsce na dodatkowy opis. Na dole formularza widoczne są pola Wprowadził, Zmodyfikował i Zatwierdził zawierające daty utworzenia oraz ostatniej modyfikacji dokumentu wraz z akronimami operatorów, którzy tych operacji dokonywali. Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.

Formularz zamówienia: zakładka Dokumenty

Zakładka [Dokumenty] wyświetla listę wszystkich związanych z zamówieniem dokumentów. Dokumenty powiązane – obok numeru dokumentu skojarzonego, jego daty i kwoty netto w tabeli znajduje się informacja o typie:
  • FZ – jeśli zamówienie zostało przekształcone do FZ,
  • PZ – jeśli zamówienie zostało przekształcone do PZ,
  • PF – jeśli zamówienie zostało przekształcone z Faktury Pro Forma,
  • RO – jeśli zamówienie zastało przekształcone z Rezerwacji Odbiorcy.
  W przypadku posiadania modułów Obieg dokumentów i/lub CRM, w zakładce [Dokumenty] mogą być widoczne również sekcje: Biblioteka dokumentów – umożliwia dodanie nowego dokumentu do biblioteki, który automatycznie będzie powiązany z Zamówieniem u Dostawcy lub powiązanie edytowanego zamówienia z dokumentami dodanymi już w menu CRM/ Biblioteka dokumentów. Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej jeden dokument, z przypisanym schematem obiegu) oraz załącznikiem, na formularzu Zamówienia u Dostawcy na zakładce [Ogólne], po prawej stronie, pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku, w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima – przejdź do artykułu. Zadania i kontakty CRM – umożliwia kojarzenie kontaktów i zadań w module CRM z edytowanym zamówieniem.

Formularz zamówienia: zakładka Atrybuty

Na zakładce widoczna jest tabela z kodami i wartościami atrybutów przypisanych do dokumentu.

Automatyczne tworzenie zamówień

Z poziomu listy zasobów można w sposób automatyczny tworzyć Zamówienia u Dostawców. Po zaznaczeniu towarów, których ma dotyczyć zamówienie (w szczególności, jeśli zamówienie ma dotyczyć wszystkich towarów, możemy je zaznaczyć wciskając kombinację klawiszy <CTRL>+<A> i przycisk  Utwórz Zamówienie u Dostawcy. Pojawia się okno dialogowe, w którym należy określić parametry dla zamówienia. Dla zasobów - Zamówienie u Dostawcy zawsze dotyczy wybranego magazynu, wskazanej grupy towarowej, a stan ustalany jest na podany dzień. Wszystkie te dane podajemy na liście zasobów i stąd pobierane są do zamówienia automatycznego (grupa Dla zasobów nie jest edytowalna). Wybrany dostawca - parametr odwołuje się do formularza towaru, na którym można wybrać domyślnego dostawcę. Zasada działania tego parametru jest następująca: 
  • parametr jest zaznaczony – program wymusi wybranie dostawcy. Utworzone zostanie zamówienie na towary, dla których na karcie zdefiniowany został domyślny dany dostawca (należy również pamiętać, że tylko spośród towarów zaznaczonych wcześniej na liście zasobów).
  • parametr nie jest zaznaczony (puste pole) – tworzy się tyle zamówień ilu dostawców występuje na kartach zaznaczonych towarów, towary bez określonego dostawcy umieszczane są na zamówieniu dla kontrahenta !NIEOKREŚLONY!.
Informacje uzupełniające określają, jaka ilość powinna być uwzględniana podczas wyliczania ilości zamawianej:
  • tylko ilość brakująca – ilość na zamówieniu będzie równa ilości widocznej w kolumnie Braki. (dla przypomnienia: na Liście zasobów po zaznaczeniu parametru Tylko brakiznajdą się tylko te towary, dla których ilość zarezerwowana jest większa od ilości dostępnej)
  • ponad stan minimalny – zamówienie spowoduje dopełnienie do stanu minimalnego (stan minimalny określamy na karcie towaru)
  • do stanu maksymalnego – zamówienie spowoduje dopełnienie do stanu maksymalnego (stan maks. określamy na karcie towaru)
Należy pamiętać, że ilość zamawiana przy uwzględnieniu normatywów stan min. I stan maks. jest wielokrotnością pola Zamawiać po z karty towaru.
Przykład
Na formularzu towaru oznaczono następujące normatywy: Ilość minimalna – 10 szt. Ilość maksymalna – 100 szt. Zamawiać po – 5 szt.
  • Na magazynie mamy 7 szt. W zależności od rodzaju uzupełnienia program zaproponuje:
    • dopełnienie ponad stan min = 5 szt.
    • dopełnienie do stanu max = 90szt.
  • Na magazynie mamy 7szt i dodatkowo rezerwacje na 35 . Tworzymy Zamówienie u Dostawcy na:
    • ilości brakujące (28szt) – program zamówi 28szt
    • uzupełnienie do min = 40 szt
    • uzupełnienie do max = 125 szt.

Przekształcanie ZD do FZ, PZ

Dokument zamówienia może być przekształcany wielokrotnie, do momentu, kiedy zostanie zrealizowany w całości (całość ilości towaru/usługi zostanie pobrana na dokumenty powiązane). Po dokonaniu przekształcenia dokument zamówienia pozostaje niezmienny, ale znajduje się na nim informacja, w jakiej części został już zrealizowany i poprzez jakie dokumenty. Istnieje również opcja zamknięcia zamówień niezrealizowanych lub częściowo zrealizowanych. Przekształcenie do FZ - po zaznaczeniu zamówienia i wykorzystaniu tego przycisku na podstawie zamówienia tworzony jest dokument Faktury Zakupu. Możliwe jest przekształcenie kilku ZD wystawionych na różne magazyny do FZ. Przekształcenie do PZ – po zaznaczeniu zamówienia i wykorzystaniu tego przycisku na podstawie zamówienia tworzony jest dokument PZ

Edycja dokumentu wynikowego

Po zmianie ilości na dokumencie wynikowym, pozostała część towaru przywracana jest na dokument zamówienia. Jeśli podczas edycji dokumentu wynikowego ilości na pozycjach są:
  • zmienione na większe lub dodane nowe pozycje towarowe, wówczas nie ma to wpływu na zamówienia na dokumencie ZD,
  • zmniejszone, pozostała ilość wraca na dokument ZD.
  W przypadku, gdy podczas edycji usuniemy jakąś pozycję, wtedy cała ilość zamówiona wraca na dokument ZD. Anulowanie i usuwanie dokumentów wynikowych Po anulowaniu dokumentu wynikowego towary, które były pobrane na ten dokument, mogą wrócić na ZD. Tutaj należy rozpatrzyć dwa przypadki:
  • jeśli ZD ma status Zamknięto, wówczas na formularzu dokumentu ZD w kolumnie Zrealizowano ilość zostanie zmniejszona o ilość towaru z dokumentu anulowanego. Jednak jest to tylko wartość informacyjna, ponieważ dokumenty zamknięte nie wpływają na zamówienia na liście zasobów, tak więc anulowany dokument wynikowy również nie będzie miał wpływu na zamówienia na zasobach
  • jeśli ZD nie zostały jeszcze zamknięte, wówczas anulowanie dokumentu wynikowego spowoduje zwrócenie zamówień na dokument źródłowy. Zostanie to odnotowane w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Fakt ten będzie miał również wpływ na ilość towaru zamówionego na liście zasobów.

Powiązania pomiędzy ZD a dokumentami wynikowymi

Z jednego dokumentu ZD można wygenerować wiele dokumentów wynikowych jak również wiele ZD może być przekształcanych do jednego dokumentu wynikowego. Każdy element dokumentu ZD może występować na wielu dokumentach wynikowych oraz ten sam towar występujący na wielu ZD może występować na jednym dokumencie wynikowym. Informacje o tym, które towary zostały już przeniesione na dokumenty wynikowe a które są jeszcze na zamówieniu, widoczne są dla poszczególnych elementów na dokumencie w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Natomiast powiązania obustronne widoczne są na formularzach dokumentów powiązanych na zakładce [Dokumenty].

Zakładka Zamówienia na formularzu towaru

Ilości w kolumnie Zamówienia pobierane są z kolumny Pozostaje z formularza ZD. Tym samym wyświetlana jest ilość pozostająca do realizacji. Ponadto, na zakładce tej wyświetlane są dokumenty ZD przeterminowane.

Wyświetlanie zamówień i rezerwacji na zasobach

W Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje znajduje się parametr Wyświetlanie ZD na zasobach wg: Daty wystawienia /Terminu zamówienia Standardowo zaznaczona jest opcja wg Terminu zamówienia Oznacza to, że począwszy od terminu dostawy, dokument ZD wpływa na ilość w kolumnie Zamówienia na liście zasobów. Jeśli zaznaczymy opcję wg Daty wystawienia wówczas dokument wpływa na kolumnę Zamówienia od dnia z pola Data wystawienia na formularzu ZD. Uwaga: Zmiana parametru ma wpływ tylko na nowo tworzone dokumenty. Nie działa na dokumenty ZD już istniejące.