Jak zacząć?

Jak zainstalować program?

Zostałeś już posiadaczem programu, a więc możemy przejść do instalacji. Poniższe szkolenie zostało przygotowane, aby przeprowadzić Cię przez instalację programu oraz założenie bazy, na której będziesz pracował. Więcej szczegółów na temat instalacji znajdziesz w artykule Instalacja. 

Pomoce dydaktyczne programu Comarch ERP Optima

Wszystkie pomoce do programu Comarch ERP Optima zostały zaprezentowane w poniższej prezentacji.      

Jak aktywować zakupione moduły?

W celu aktywacji zakupionych modułów musisz uzupełnić swoje dane w aplikacji Comarch ERP Menadżer Kluczy. Jak to zrobić?
  1. Kliknij prawym przyciskiem na ikonę Menadżera Kluczy. Ikona znajduje się na pasku narzędzi Windows w prawym dolnym rogu:Kolor czerwony ikony informuje nas, że moduły nie zostały jeszcze aktywowane.
  2. Po kliknięciu prawym przyciskiem pojawi się menu, z którego wybierz Pokaż konfigurację.
  3. Przejdź na zakładkę trzecią Konfiguracja i za pomocą  wprowadź dane z certyfikatu (ID, PIN, numer klucza oraz adres email).
  4. Kliknij w ikonę pioruna by zaktualizować moduły.
Więcej szczegółów na temat Comarch ERP Menadżer Kluczy dostępne w artykule. 

Jak korzystać z pomocy w programie?

Zakładka Pomoc:   W trakcie pracy z programem Comarch ERP Optima można w łatwy sposób wywołać pomoc kontekstową. Wciśnięcie klawisza <F1> powoduje otwarcie się okna pomocy ściśle związanej z aktualnie otwartą zakładką w programie. Znajdująca się w menu Pomoc opcja Pomoc zawiera dostępne po rozwinięciu opcje:
  • Pomoc do programu – po kliknięciu otwierana jest strona internetowa z Bazą Wiedzy programu Comarch ERP Optima
  • Nowości i zmiany – strona opisująca nowości i zmiany wprowadzone w określonych wersjach (ulotki do programu)
  • Pierwsze kroki – strona Pierwsze kroki w programie przeznaczona dla nowych Użytkowników
  • Szkolenia e-learningowe – strona zawierająca szkolenia multimedialne dotyczące programu Comarch ERP Optima
  • Biuletyny – dostępne biuletyny dotyczące określonych funkcjonalności programu
Praktyczną pomocą w codziennym korzystaniu z oprogramowania będzie z pewnością obszar Najczęściej Zadawanych Pytań – FAQ – dostępnych na Indywidualnych Stronach Partnera/Klienta, jak również w programie na zakładce Pomoc.  Znajdziecie tu Państwo filmy instruktażowe pokazujące obsługę wybranych przypadków w różnych modułach Comarch ERP Optima.  

Płace i Kadry

Jak przygotować deklarację PIT-4R?

Deklaracja roczna PIT-4R stanowi zbiorcze zestawienie podstaw oraz kwot podatku i zaliczek na podatek pobieranych i wpłacanych przez płatnika w danym roku podatkowym. Sporządza się ją za rok poprzedni do końca stycznia. Pamiętaj, że dla prawidłowego wystawienia deklaracji PIT-4R za cały rok należy naliczyć zaliczki na PIT-4R za poszczególne miesiące.
  1. Z menu Płace i Kadry wybierz Zaliczki na PIT-4R.
  2. Z menu dostępnych opcji przy ikonie  wybierz Deklaracja PIT-4R w odpowiedniej wersji.
  3. Sprawdź rok, za który dodajesz deklarację PIT-4R i nalicz za pomocą ikony .
  4. Zweryfikuj kwoty i zapisz formularz deklaracji .
  5. W module Płace i Kadry istnieje możliwość wysyłki obliczonej deklaracji PIT-4R do Urzędu Skarbowego.
  6. Przed wysyłką, należy zablokować deklarację przed zmianami. Opcja ta dostępna jest z poziomu otwartego formularza deklaracji.
  7. Po zablokowaniu pojawi się ikona umożliwiająca wysyłkę e-Deklaracji .
  8. Rozwijając strzałkę obok ikony e-Deklaracji, mamy możliwość wyboru podpisu (kwalifikowany lub niekwalifikowany), którego chcemy użyć do wysyłki e-Deklaracji
  9. Po wysłaniu deklaracji, pod przyciskiem dostępna będzie opcja pobrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). UPO powinno być dostępne do odbioru do 24 godzin od wysłania. Jeżeli po wysłaniu e-Deklaracji z programu Comarch ERP Optima na serwer Ministerstwa Finansów nie można pobrać UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru), wówczas należy wejść na niniejszą stronę i odszukać UPO wpisując numer referencyjny deklaracji.
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak przygotować deklarację roczną PIT-4R:

Jak dodać pracownikowi limit Urlopu wypoczynkowego?

W przypadku zatrudniania pracowników w oparciu o umowę o pracę należy pamiętać, że taki pracownik ma prawo do corocznego, płatnego urlopu. Przejdźmy do przypisania pracownikowi limitu urlopu wypoczynkowego.
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Ustaw się na wybranym pracowniku a następnie przy ikonie Kalendarz   rozwiń menu dostępnych opcji i wybierz Limity nieobecności.
  3. Za pomocą ikony  dodaj nowy Formularz limitu nieobecności i wybierz typ limitu Urlop wypoczynkowy. Program obliczy wymiar limitu adekwatnie do stażu pracy, daty zatrudnienia oraz wymiaru etatu pracownika.
  4. Zapisz Formularz limitu nieobecności oraz uzupełnioną Listę limitów nieobecności.
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak dodać pracownikowi limit urlopu wypoczynkowego:

Jak przygotować deklarację rozliczeniową ZUS DRA?

Zanim przejdziesz do naliczenia deklaracji ZUS rozliczeniowej DRA wprowadź Indywidualny numer rachunku składkowego ZUS (tutaj znajdziesz szczegóły dotyczące wprowadzania samego rachunku: W jaki sposób należy wprowadzić Indywidualny numer rachunku składkowego ZUS (NRS)? ). Przed przygotowaniem deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA należy także naliczyć wszystkie wypłaty, które będą wypłacane w danym miesiącu deklaracji. Zobacz teraz jak przygotowć deklarację ZUS DRA w programie.
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Deklaracje ZUS rozliczeniowe.
  2. Dodaj nową Deklarację ZUS DRA za pomocą ikony .
  3. Wybierz przycisk KEDU i wyszukaj wcześniej dodany plik KEDU lub ikoną  dodaj nowy plik. Następnie zatwierdź   .
  4. Nie wypełniaj pola Właściciel (poniżej będzie widoczny wyszarzony napis Pracownicy co oznacza, że wyliczasz deklarację rozliczeniową dotyczącą pracowników razem z Właścicielem)
  5. Deklaracja za miesiąc – ustalasz miesiąc, za który ma być obliczona deklaracja ZUS DRA.
  6. Za pomocą ikony  nalicz deklarację i zapisz .
  7. Po naliczeniu deklaracji możesz ją wyeksportować do programu Płatnik lub przesłać bezpośrednio  do ZUS.
Eksport do programu Płatnik
  1. W celu wyeksportowania deklaracji  do programu  Płatnik wchodzisz do deklaracji ponownie za pomocą ikony i wybierasz opcję Eksportuj do programu Płatnik z rozwijanego menu przy przycisku   .
  2. Wpisz ścieżkę docelową pliku *.xml. W polu Nazwa pliku musi widnieć nazwa pliku wraz z rozszerzeniem, w przeciwnym wypadku Program Płatnik nie rozpozna pliku (np. C:\DRA12.xml).
  3. Po wpisaniu ścieżki naciśnij . Jeżeli został zaznaczony parametr Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu uruchomiony zostanie Program Płatnik i z poziomu tego programu należy zapisany plik zaimportować
  4. W Programie Płatnik dokonujesz importu dokumentów – wskazując zapisany plik o rozszerzeniu *.xml.
  5. Po zweryfikowaniu poprawności raportów ZUS możesz zamknąć deklarację – w tym celu wróć do formularza deklaracji ZUS i zaznacz pole Zablokowana.
  6. Zapisz formularz deklaracji .
Wysyłka bezpośrednio do ZUS
  1. W celu wyeksportowania deklaracji  bezpośrednio do ZUS wchodzisz do deklaracji ponownie za pomocą ikony   i rozwijasz  menu obok  przycisku Eksport do programu Płatnik i wybierasz opcję Wyślij bezpośrednio do ZUS. Wybranie  tej opcji  rozpocznie proces wysyłki deklaracji. W pierwszym kroku zostaną przygotowane dane. Po ich przygotowaniu Użytkownik zostanie poinformowany o możliwości ich weryfikacji: Czy chcesz zweryfikować deklaracje przed wysłaniem ich do ZUS?
  2. Jeżeli wybierzesz opcję NIE, zostaniesz przekierowany do kolejnych kroków wysyłki.
  3. Jeśli wybierzesz opcję  TAK, wówczas na formularzu deklaracji automatycznie otwiera się zakładka [4 Dokumenty], w której dostępne są formularze naliczonych deklaracji. Z tego poziomu możliwy jest podgląd, edycja i usunięcie deklaracji utworzonych na podstawie danych w programie. Wybierając opcję Dodaj możliwe jest dodanie innych załączników do danej deklaracji.Dokumenty otwierają się w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe. Dane wykazane w formularzu aplikacji podlegają edycji.
  4. Po sprawdzeniu deklaracji, możesz ją przesłać do ZUS wybierając ponownie opcję Wyślij bezpośrednio do ZUS.
  5. Zostaniesz poproszony o wskazanie certyfikatu, który posłuży do podpisywania deklaracji.
  6. Po wskazaniu certyfikatu i podaniu numeru PIN, wyświetli się log z przebiegu eksportu, który kolejno będzie wskazywał jakie czynności są wykonywane: przygotowanie, walidacja, podpisywanie. Podczas walidacji sprawdzane jest czy wszystkie wymagane pola na deklaracji są uzupełnione. Przy braku wymaganych danych pojawia się odpowiedni komunikat informujący, które pole należy uzupełnić. Deklaracjom przesłanym do ZUS zostanie nadany identyfikator. Identyfikator udostępniany jest po zakończeniu transmisji dokumentów do ZUS. Otrzymanie identyfikatora oznacza, że plik z dokumentami dotarł do ZUS, lecz nie nastąpiła jeszcze deszyfracja, weryfikacja ważności podpisu cyfrowego oraz sprawdzenie poprawności dokumentów ubezpieczeniowych. W takiej sytuacji wyświetlany jest komunikat: Nie udało się pobrać danych o przesyłce. Spróbuj ponownie później.
  7. Przetworzenie nadesłanych dokumentów w ZUS powoduje wygenerowanie potwierdzenia, które zawiera informacje o przyjęciu dokumentów lub przyczynie ich odrzucenia. Aby sprawdzić status przesłanych deklaracji należy odebrać potwierdzenie wysyłki wybierając w menu Eksportu deklaracji opcję Odbierz potwierdzenie wysyłki. Po poprawnym przetworzeniu deklaracji przez ZUS i odebraniu potwierdzeniu zostanie wyświetlony komunikat: Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobrano potwierdzenie.
  8. Po zakończeniu wysyłki, na formularzu deklaracji pojawi się zakładka [5 e-ZUS], w której wyświetlane są informacje o: statusie deklaracji, numerze referencyjnym, operatorze wysyłającym i odbierającym, dacie wysłania i odebrania.
  9. Pliki z wysłaną deklaracją do ZUS oraz pobranym potwierdzeniem odbioru są zapisywane w lokalizacji wskazanej w konfiguracji stanowiska (Start/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Płace/ Parametry), w polu Deklaracje ZUS – katalog dla plików xml w przypadku korzystania z programu w wersji stacjonarnej lub w folderze Moje dokumenty
  Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak naliczyć deklarację DRA:

Jak zaktualizować dane kadrowe pracownika?

Często zdarza się, iż w trakcie zatrudnienia ulega zmianie np: wymiar etatu, wynagrodzenie, adres, nazwisko pracownika czy tytuł ubezpieczenia. Takie zmiany należy wprowadzić do programu przez aktualizację.
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Ustaw się na wybranym pracowniku a następnie wybierz ikonę Aktualizacja zapisu .
  3. Uzupełnij pole Data aktualizacji – to jest dzień, od którego obowiązuje zmiana i zaakceptuj poprzez ikonę .
  4. Otworzy się Formularz danych kadrowych, na którym odnotowujemy odpowiednie zmiany, np. aktualną stawkę zaszeregowania.
  5. Zapisujemy formularz danych kadrowych posługując się ikoną .
  6. Każda aktualizacja zapisu skutkuje uzupełnieniem historii pracownika o kolejny zapis historyczny. Lista zapisów historycznych dostępna jest z poziomu Listy pracowników. Po ustawieniu kursora na wybranym pracowniku wybierz ikonę  Lista zapisów historycznych pracownika, która jest dostępna na wstążce programu.
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak za pomocą aktualizacji tworzyć historię zmian danych kadrowych pracownika:

Jak dodać pracownikowi umowę zlecenie?

Jeśli w swojej firmie zatrudniasz także pracowników w ramach umów cywilnoprawnych, zobacz jak w kilku krokach dodać pracownikowi umowę zlecenie.
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Ustaw się na wybranym pracowniku, a następnie wybierz ikonę Lista umów cywilnoprawnych .  
  3. Za pomocą ikony  dodajesz nowy Formularz umowy.
  4. Na zakładce Ogólne określ: Rodzaj umowy, Datę zawarcia, Datę rozpoczęcia, Datę zakończenia oraz wartość
  5. Jeśli zleceniobiorca podlega jakiemukolwiek ubezpieczeniu to przejdź na zakładkę Ubezpieczenia i uzupełnij zgłoszenie.
  6. Zapisz formularz umowy posługując się ikoną .
  7. Z poziomu Formularza umowy możesz wydrukować zawartą umowę wybierając z menu dostępnych opcji przy ikonie   Wydruki kadrowe. Przed wydrukiem program proponuje wypełnienie kilku dodatkowych informacji tak, aby wydrukować kompletny dokument. Z poziomu wydruków Wydruki do Worda (XML), po wybraniu Uruchom można zmodyfikować treść umowy i dostosować do własnych potrzeb.
Jeśli zleceniobiorca podlega ubezpieczeniom, informację o kodzie tytułu ubezpieczenia oraz datach podlegania pod ubezpieczenia (społeczne, zdrowotne i dobrowolną składkę chorobową) należy odnotować również bezpośrednio na formularzu danych kadrowych pracownika, na zakładce 4. Ubezpieczenie (etat). Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak dodać pracownikowi umowę zlecenie:

Jak uzupełnić dane o rachunku bankowym pracownika?

Przed naliczeniem wypłaty bardzo ważne jest określenie sposobu przekazania wynagrodzenia dla pracownika. Niewątpliwie jedną z najczęściej spotykanych form płatności jest przelew wynagrodzenia na konto bankowe. Zobacz teraz jak w kilku krokach przypisać pracownikowi jego rachunek bankowy.
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Ustaw się na wybranym pracowniku i za pomocą ikony   otworzysz Formularz danych kadrowych.
  3. Wybierz ikonę  Schemat płatności.
  4. Standardowo dodając nowego pracownika do bazy zostaje mu przypisana forma płatności ‘gotówka’. Poprzez ikonę  otworzysz Formularz płatności do edycji. Uzupełnij pola: Forma płatności, Odbiorca płatności, Bank, Numer rachunku oraz procent wynagrodzenia, które ma być realizowane wybraną formą płatności. Jeśli całość wynagrodzenia ma być realizowana za pomocą przelewu wpisz (100%). Parametr ‘Nadwyżki nad zadeklarowane kwoty dodawane do tej płatności’ powinien pozostać zaznaczony.
  5. Zapisz Formularz płatności poprzez ikonę  a następnie zatwierdź całą Listę płatności za pomocą ikony .
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak zdefiniować schemat płatności u pracownika:

Jak przygotować deklarację PIT-11?

PIT-11 to informacja o dochodach podatnika, którą otrzymuje zarówno Urząd Skarbowy, jak i podatnik od płatnika. Zobacz jak naliczyć taką deklarację w programie
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Ustaw się na wybranym pracowniku a następnie wybierz ikonę Deklaracje pracownika .
  3. W polu Okres od /do – podaj okres, za jaki będzie obliczana deklaracja. Program proponuje domyślnie cały bieżący rok, zgodny z datą systemową.
  4. W polu Lista deklaracji wybierz PIT-11.
  5. Następnie dodaj formularz nowej deklaracji za pomocą ikony  pojawi się okno,  na którym należy podać okres, za który chcemy utworzyć deklarację oraz określić cel złożenia zeznania. Domyślnie zaznaczony jest parametr Złożenie deklaracji. W przypadku, gdy jest to korekta deklaracji należy samodzielnie zmienić na Korekta deklaracji.
  6. Nalicz deklarację za pomocą ikony Utwórz deklarację.  Formularz zostanie wypełniony zgodnie z naliczonymi w danym okresie składnikami.
  7. Deklaracja PIT-11 zostanie otwarta w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe. Jeżeli na deklaracji nie uzupełniono wszystkich wymaganych pól to podczas próby zapisania formularza wyświetlany jest komunikat: Niektóre pola nie zostały uzupełnione. Popraw błędy na formularzu.  W przypadku, gdy adres zamieszkania jest różny od adresu zameldowania (Formularz danych kadrowych / zakładka [Ogóle]) i ma być wykazywany na deklaracji należy: - Na Formularzu danych kadrowych  wybrać Dodatkowe dane kadrowe, - Uzupełnić adres zamieszkania (pole obligatoryjne to Kod pocztowy), - Na formularzu danych kadrowych na zakładce [Nr ident./Podatki] zaznaczyć parametr Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT, -Zapisać formularz pracownika, -Ponownie utworzyć deklarację PIT-11.
  8. Zapisz przeliczoną deklarację za pomocą ikony
  9. Deklarację możesz wydrukować z kilku poziomów:
Płace i Kadry > Kadry > Wydruk danych > Wydruki seryjne PIT-ów wg nazwisk, wg akronimu Płace i Kadry > Kadry > Deklaracje pracownika > Deklaracje PIT > Formularz deklaracji w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe> Drukuj Płace i Kadry > Deklaracje PIT pracowników > Wydruk danych 10. Wysyłka deklaracji PIT-11 odbywa się analogicznie jak wysyłka deklaracji PIT-4R.   Zapoznaj się z filmem instruktażowym przedstawiającym wysyłanie deklaracji PIT-11:

Jak zdefiniować kalendarz na podstawie domyślnie dodanego kalendarza Standard?

Dla poprawnego ustalenia wysokości należnego wynagrodzenia, w szczególności wynagrodzenia zasadniczego niezbędne jest określenie wymiaru czasu pracy. Domyślnie dodany jest Kalendarz Standard, który należy odpowiednio zmodyfikować przed rozpoczęciem naliczania wypłat.  Sprawdź zatem jak wygląda definicja kalendarza w kilku krokach.
  1. Wejdź w  menu SystemKonfiguracja, a następnie gałąź Firma / Płace / Kalendarze.
  2. Domyślnie dodany jest kalendarz Standard. Jeśli praca w Twojej firmie odbywa się od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00 – 15:00 to możesz wykorzystać ten harmonogram pracy.
  3. Ustaw się na kalendarzu i za pomocą ikony   otworzysz do edycji Kalendarz.
  4. Przejdź na zakładkę Kalendarz. Dni będą widoczne ze znacznikiem , co oznacza, że kalendarz nie został zdefiniowany.
  5. Kalendarz zawsze powinien mieć zdefiniowane wszystkie dni danego roku (bez), aby szybko je zdefiniować możesz wykorzystać Serię kalendarzy.
  6. W Seriach kalendarzy jest domyślnie przygotowana seria Tydz_40. Serię kalendarzy należy nanosić od dnia, który jest poniedziałkiem. Ustaw więc kursor na pierwszym poniedziałku z danego roku  (01.01.2024r.) i naciśnij ikonę Wstawianie serii .  Uzupełnij pole Do dnia – datą ostatniego dnia roku (31.12.2024r.).
  7. W części Pozostaw bez zmian odznacz wszystkie parametry (Zdefiniowane dni, Niedziele i święta, Dni wolne).
  8. Przejdź na zakładkę Seria. w polu Wykorzystaj serię - wybierz Tydz_40 (domyślnie zdefiniowana).
  9. Następnie ikoną  uruchomisz wstawianie serii na kalendarz Standard.
  10. Po wstawieniu serii wyświetl dowolny miesiąc roku, który jest definiowany aby wstawić Święta i wybierz ikonę Wstawianie świąt .
  11. Jeśli w danym roku występują święta przypadające w soboty, należy odnotować dodatkowe dni wolne za te święta (podstawa prawna: art. 130 § 2 K.p.). W roku 2024 święta wypadające w sobotę mamy 06.01.2024r., należy zatem pamiętać by oddać pracownikom dzień wolny za to święto.
  12. Sprawdź także czy wymiar czasu pracy w poszczególnych miesiącach jest prawidłowy. Jeśli są miesiące, w których wymiar pomimo zdefiniowania dni i wstawienia świąt jest zawyżony lub zaniżony, powinieneś wprowadzić odpowiednie zmiany ręcznie.
  13. Po sprawdzeniu wymiarów czasu pracy zapisz kalendarz .
  Zapoznaj się z filmem instruktażowym przedstawiającym definicję kalendarza:

Jak naliczyć zwolnionemu pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Sprawdźmy jak naliczyć zwolnionemu pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Program Comarch ERP Optima automatycznie wylicza ‘Ekwiwalent za niewykorzystany urlop’ na liście płac o rodzaju Etat. Działanie to jest zależne od domyślnie zaznaczonego parametru ‘Ekwiwalent za urlop liczony automatycznie po zwolnieniu pracownika’, który dostępny jest w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry na zakładce 3. Wynagrodzenie/Ekwiwalent za urlop.
  1. Aby poprawnie naliczyć pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop należy uzupełnić datę zwolnienia na formularzu danych kadrowych. Zapisanie zmian sprawia, że limit urlopu wypoczynkowego, który miał przypisany pracownik jest przeliczany w tle.
  2. Z menu Płace i Kadry wybierz Wypłaty pracowników.
  3. W polu Lista płac wybierz listę płac etatową za ostatni miesiąc zatrudnienia pracownika i nalicz wypłatę za pomocą ikony .
  4. Program automatycznie wyliczy ‘Ekwiwalent za niewykorzystany urlop’ za ilość godzin urlopu, która pozostała pracownikowi do rozliczenia.
  5. Zapisz Formularz wypłaty .
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak naliczyć zwolnionemu pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop:

Jak dodać listę płac za konkretny miesiąc?

Definiowanie list płac pozwala między innymi na wcześniejsze ustalenie zależności pomiędzy okresem, za jaki naliczane będą wypłaty, datą ich wypłaty oraz miesiącem deklaracji PIT i ZUS.
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Listy płac.
  2. Za pomocą ikony  dodaj nowy Formularz listy płac.
  3. Wybierz odpowiedni Dokument – czyli symbol Listy płac, np. E. Po wybraniu symbolu w polu Rodzaj pojawi się domyślny rodzaj listy płac np. Etat (wskazany na formularzu Definicja dokumentu klasy dla wybranego symbolu listy płac).
  4. Określ okres, za jaki będą naliczane wypłaty oraz datę wypłaty. Na podstawie daty wypłaty automatycznie podpowiada się zgodny z nią miesiąc deklaracji.
  5. Zapisz formularz listy płac .
  6. Na podstawie wcześniej zdefiniowanej listy płac można utworzyć listę na kolejny miesiąc. W tym celu wyświetl Listę Listy płac, ustaw kursor na liście, którą chcesz skopiować na kolejny miesiąc i naciśnij <Ctrl> + <Ins> lub <Ctrl>+ . Zapisz skopiowaną listę .
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak dodać listę płac za konkretny miesiąc:

Jak udzielić pracownikowi zaliczki na poczet przyszłych poborów?

Pokażemy teraz w kilku krokach, jak udzielić pracownikowi zaliczki na poczet przyszłych poborów.
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Wypłaty pracowników.
  2. Za pomocą  dodaj listę płac o rodzaju Zaliczka netto/Zaliczka brutto. Data wypłaty tej zaliczki powinna być wcześniejsza od daty wypłaty listy etatowej, na której nastąpi potrącenie zaliczki.
  3. Zapisz zdefiniowana listę , a następnie wybierz ją z listy.
  4. Po wybraniu listy płac wrócisz do okna Wypłaty pracowników i ustaw się na wybranym pracowniku.
  5. Nalicz wypłatę za pomocą ikony  lub naciskając <Insert>.
  6. Na Formularzu wypłaty, na zakładce Elementy wypłaty, za pomocą ikony   dodaj nowy element Zaliczka netto/ Zaliczka brutto i wpisz  Wartość.
  7. Zapisz Formularz zaliczki oraz całej wypłaty za pomocą ikony .
Zapoznaj sięz filmem instruktażowym pokazującym jak zrealizować wypłatę zaliczki do wynagrodzenia:

Jak rozliczyć nieobecność z poprzedniego miesiąca?

W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy po naliczeniu wypłaty pracownik dostarcza nam np. zwolnienie lekarskie. Możemy taką nieobecność rozliczyć w kolejnym miesiącu. Zobacz jak rozliczyć taką nieobecność.
  1. Z menu Płace i Kadry wybierz Listy płac.
  2. Dodaj  nowy Formularz listy płac. Określ bieżący okres, a w polu Miesięcy wstecz zmień wartość z 0 na 1 i zapisz formularz listy płac posługując się ikoną . Ustawienie parametru Miesięcy wstecz z wartością 1 – oznacza, że będziemy rozliczać nieobecność, która nie została wypłacona na liście etatowej za poprzedni miesiąc.
  3. W oknie Wypłaty pracowników za pomocą  wybierz  zdefiniowaną w poprzednim kroku listę płac.
  4. Ustaw się na wybranym pracowniku i otwórz Kalendarz pracownika wybierając ikonę   a następnie nanieś nieobecność w poprzednim miesiącu.
  5. Po wprowadzeniu nieobecności (np. Zwolnienie chorobowe) pracownikowi nalicz wypłatę korzystając z ikony   lub <Insert>. Przejdź na zakładkę Elementy wypłaty – pojawi się tutaj rozliczenie nieobecności z poprzedniego miesiąca np. Wynagrodzenie za czas choroby.
 Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak rozliczyć nieobecność z poprzedniego miesiąca:  

Jak wprowadzić informację o zwolnieniu pracownika?

Zwolnienie pracownika jest niewątpliwie trudną decyzją dla pracodawcy, ale czasem niestety konieczną, czy to z powodów leżących po stronie pracownika, czy to z powodów leżących po stronie pracodawcy. Aby wprowadzić informację o zwolnieniu pracownika wystarczy wykonać poniższe kroki
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Ustaw się na pracowniku i za pomocą ikony otworz do edycji Formularz danych kadrowych.
  3. Przejdź na zakładkę Etat i uzupełnij Datę zwolnienia oraz Przyczynę zwolnienia.
  4. Następnie przejdź na zakładkę Ubezpieczenie (etat), gdzie uzupełniamy informacje o wyrejestrowaniu z ubezpieczeń pracownika. Podajemy datę wyrejestrowania oraz kod przyczyny.
  5. Zapisz formularz pracownika posługując się ikoną .
  6. Jeśli pracownik miał przypisany limit urlopu wypoczynkowego, to po wprowadzeniu informacji o zwolnieniu pracownika limit jest automatycznie przeliczany. Jeśli pracownik nie miał przypisanego limitu urlopu wypoczynkowego, po odnotowaniu zwolnienia należy dodać limity nieobecności, aby sprawdzić czy pracownikowi pozostał niewykorzystany urlop wypoczynkowy, za który trzeba wypłacić ekwiwalent. Na Liście pracowników (Kadry), ustaw się na wybranym pracowniku, a następnie z menu dostępnych opcji przy ikonie  wybierz Limity nieobecności.
  7. Przyciskiem dodaj limit urlopu wypoczynkowego. Program przeliczy limit proporcjonalnie do okresu zatrudnienia, uwzględniając naniesione w kalendarzu (Nie)obecności nieobecności’ Urlop wypoczynkowy’. W polu Pozostało będzie wykazana liczba dni niewykorzystanego urlopu. Zweryfikuj liczbę pozostałych dni urlopowych, za które należy wypłacić ekwiwalent.
  8. Zapisz Listę limitów nieobecności za pomocą ikony .
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak wprowadzić informację o zwolnieniu pracownika:

Jak dodać pracownika do Listy pracowników?

Niewątpliwie jedną z podstawowych operacji wykonywanych w programie jest wprowadzanie pracowników do Kadr. Aby dodać nowego pracownika wystarczy, że wykonasz następujące kroki:
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Posługując się ikoną  otworzysz nowy Formularz danych kadrowych.
  3. Wypełnij wymagane pola na zakładce Ogólne tj.: Akronim, Nazwisko i Imię. Te dane pozwolą Ci na zapisanie formularza. Jeżeli posiadasz więcej danych pracownika uzupełnij także pozostałe pola.
  4. Zapisz formularz danych pracownika za pomocą ikony .
  5. Tak wprowadzona osoba pojawi się na Liście pracowników z ustawionym filtrem Wszyscy lub Bez zatrudnienia.
Uwaga
Uwaga: W Konfiguracji/Firma/Płace/Parametry/Dane kadrowe i deklaracje można ustawić autonumerację akronimów pracowników.
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak dodać pracownika do Listy pracowników:  

Jak odnotować zatrudnienie pracownika na umowę o pracę?

Po wprowadzeniu pracownika na listę pracowników, możesz uzupełnić szczegółowe informacje dotyczące zatrudnienia pracownika na umowę o pracę. Zobacz jakie to proste:
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Ustawiasz się na pracowniku i za pomocą ikony  edytujesz Formularz danych kadrowych.
  3. Aby uzupełnić informacje o zatrudnieniu przechodzisz na zakładkę Etat. Określasz między innymi: Datę zatrudnienia, Rodzaj umowy, Stanowisko, Kalendarz, Wymiar etatu, Stawkę zaszeregowania.
  4. Następnie przechodzisz na zakładkę Ubezpieczenie (etat) i uzupełniasz informacje o ubezpieczeniach pracownika.
  5. Zapisujesz formularz pracownika (uzupełniony o dane etatowe) wybierając ikonę .
  6. Z poziomu Formularza danych kadrowych pracownika możesz wydrukować treść zawartej Umowy o pracę wybierając Wydruk danych  lub Podgląd wydruku . Przed wydrukiem program proponuje Ci wypełnienie dodatkowych informacji, tak, aby wydrukować kompletny dokument.
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak odnotować zatrudnienie pracownika na umowę o pracę:

Jak utworzyć zestawienie zaliczek na podatek dochodowy PIT-4R?

Deklarację PIT-4R składa się do urzędu skarbowego w celu dostarczenia informacji o zaliczkach pobranych i odprowadzonych na rzecz urzędu przez płatnika (pracodawcę) na podatek dochodowy od osób fizycznych. Zobacz jak w programie naliczyć zaliczkę na PIT-4.
  1. Z menu Płace i Kadry wybierz Zaliczki na PIT-4R.
  2. Za pomocą ikony  dodaj nowy Formularz zaliczki na PIT-4R w odpowiedniej wersji.
  3. Określ miesiąc i rok, za który ma być obliczona zaliczka.
  4. Używając ikony  przelicz deklarację.
  5. Możesz zaznaczyć pole Zablokuj deklarację przed zmianami i za pomocą ikony  zapisz formularz.
  6. Na liście pojawi się zamknięte zestawienie, które stanowi część składową dla deklaracji rocznej PIT-4R.
  7. Przeliczenie deklaracji spowoduje automatyczne wygenerowanie płatności do Urzędu Skarbowego. Płatność pojawi się w module Kasa/Bank Preliminarz płatności.
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak utworzyć zestawienie zaliczek na podatek dochodowy PIT-4R:

Jak wypełnić Historię zatrudnienia pracownika?

Przejdźmy teraz do uzupełnienia informacji o poprzednich miejscach pracy pracownika
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Następnie ustaw się na pracowniku i za pomocą ikony otwórz do edycji  Formularz danych kadrowych.
  3. Przy ikonie Dodatkowe dane kadrowe  rozwiń menu dostępnych opcji i wybierz Historia zatrudnienia.
  4. Poprzez ikonę  dodasz nową pozycję określając staż pracy w latach lub wypełniając pole Okres od…do oraz nazwę zakładu pracy. Możesz także szybko wprowadzić informację o stażu pracy u poprzednich pracodawców w wysokości 10 lat bez konieczności ręcznego edytowania formularza historii zatrudnienia, za pomocą ikony Dodaj zbiorczy 10-letni staż z poprzednich zakładów pracy  .
  5. Zatwierdź Formularz historii zatrudnienia , a następnie Formularz danych kadrowych pracownika .
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak uzupełnić historię zatrudnienia pracownika:

Jak przypisać pracownikowi dodatkowe elementy wynagrodzenia?

Przejdźmy do uzupełnienia Listy dodatków pracownika tj. stałych elementów wynagrodzenia.
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Ustaw się na wybranym pracowniku a następnie wybierz ikonę Dodatkowe elementy wynagrodzenia .
  3. Za pomocą ikony  dodaj nowy Formularz dodatku i wybierz odpowiedni typ składnika oraz uzupełnij pozostałe pola.
  4. Na Formularzu dodatku dostępny jest przycisk . Dodatek, dla którego wskażesz Symbol listy płac, będzie wyliczał się automatycznie tylko przy naliczaniu wypłaty na liście płac zgodnej ze wskazanym symbolem. Pozostawienie tego pola pustym skutkuje naliczeniem dodatku na pierwszej wypłacie etatowej pracownika za dany miesiąc.
  5. Zapisz Formularz dodatku oraz uzupełnioną Listę dodatkowych elementów przez .
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak przypisać pracownikowi dodatkowe elementy wynagrodzenia:

Jak naliczyć deklarację zgłoszeniową ZUS ZUA?

Jeśli odnotowałeś już informację o zatrudnieniu i zgłoszeniu do ubezpieczeń możesz teraz naliczyć deklarację zgłoszeniową ZUS ZUA i wyeksportować ją do programu Płatnik.
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Ustaw się na konkretnym pracowniku i przy ikonie Deklaracje pracownika   rozwiń menu dostępnych opcji i wybierz Deklaracje zgłoszeniowe ZUS.
  3. W polu Lista wybierz deklarację, którą będziesz generować. W Twoim przypadku będzie to ZUA.
  4. Aby dodać deklarację naciśnij ikonę . Otworzy się formularz deklaracji ZUS ZUA  gdzie w polu KEDU powinieneś wskazać  nazwę pliku *.xml, do którego zastanie zapisana deklaracja ZUA. Jeśli chcesz dodać nowy plik KEDU naciśnij   , wpisz nazwę i zapisz . Następnie wybierz ją przyciskiem .
  5. W polu Dane aktualne w dniu wskaż datę zgodną z datą zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń (zakładka Ubezpieczenie (etat) na formularzu danych kadrowych pracownika).
  6. Za pomocą ikony  nalicz deklarację i zapisz ikoną .
  7. Po naliczleniu deklaracji możesz ją wyeksportować do programu Płatnik. W tym celu wchodzisz do deklaracji ponownie za pomocą ikony  i wybierasz ikonę Eksport do programu Płatnik   .
  8. Wpisz teraz ścieżkę docelową gdzie chcesz zapisać plik z deklaracją. W polu Nazwa pliku musi widnieć nazwa pliku wraz z rozszerzeniem, w przeciwnym wypadku Program Płatnik nie rozpozna pliku (np. C:\ZUA.xml).
  9. Po wpisaniu ścieżki naciśnij . Jeżeli zaznaczyłeś parametr Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu uruchomiony zostanie Program Płatnik i z poziomu tego programu należy zapisany plik zaimportować.
  10. Pamiętaj, że w deklaracjach ZUA, ZIUA, ZZA, ZWUA, ZCNA, ZSWA, RCA, RSA, RZA jako podstawowy identyfikator wykorzystywany jest numer PESEL, a w przypadku jego braku numer i seria paszportu lub dowodu osobistego.
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak naliczyć deklarację zgłoszeniową ZUS ZUA:

Jak zaksięgować listę płac do Książki Podatkowej (KP)?

Jeśli masz już sprawdzone wszystkie listy płac możesz przejść do zaksięgowania list płac. Poniżej zobaczysz jak w kilku krokach zaksięgować listę płac do Książki Podatkowej.
  1. Z menu Płace i Kadry wybierz Listy płac.
  2. Podświetl listę i wybierz ikonę  Księgowanie listy płac.
  3. Zaksięgowana lista płac zmieni kolor na niebieski. Pamiętaj, że zaksięgować można tylko zamknięte listy płac.
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak zaksięgować liste płac do Książki Podatkowej:

Jak naliczyć wypłatę (indywidualnie i seryjnie)?

Zobacz jak naliczyć wypłatę indywidualnie dla konkretnego pracownika lub dla grupy zaznaczonych osób.
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Wypłaty pracowników.
  2. Za pomocą  wskaż wcześniej zdefiniowaną listę płac o rodzaju Etat.
  3. Ustaw się na pracowniku i nalicz wypłatę za pomocą ikony  lub naciskając <Insert>.
  4. Zapisz Formularz wypłaty wybierając ikonę .
  5. Naliczona, zapisana wypłata widoczna jest w kolorze zielonym (bufor), co oznacza, że można ją jeszcze ewentualnie zmodyfikować/skasować (jest otwarta).
  6. Zapisz Formularz wypłaty .
  7. Jeśli chcesz naliczyć wypłatę dla kilku pracowników jednocześnie, to wystarczy, że zaznaczysz ich na liście i za pomocą ikony   naliczysz seryjnie wypłaty. W przypadku, gdy dana osoba ma już naliczoną wypłatę, będzie pomijana (nie następuje przeliczenie wypłaty). W logu uzyskasz informację, że pracownik posiada już wcześniej naliczoną wypłatę.
  8. Warto zapamiętać, że jeżeli na Kalendarzu pracownika odnotowałeś nieobecności lub nadgodziny, wówczas na formularzu wypłaty na zakładce Elementy wypłaty pojawią się odpowiednie elementy.
  9. Po naliczeniu wypłaty możesz wydrukować Kwitek wypłaty. W tym celu z  poziomu listy Wypłaty pracowników, wybierz odpowiedni wydruk z menu dostępnych opcji przy ikonie .
  10. Naliczanie wypłat dla umów cywilnoprawnych odbywa się analogicznie, jak przy naliczaniu wypłat etatowych. W celu naliczenia wypłaty umowy należy zdefiniować Listę płac o rodzaju Umowa.
 

Jak udzielić pracownikowi pożyczki?

Zdarza się, iż firmy udzielają swoim pracownikom dodatkowych świadczeń.Jednym  z najczęstszych są pożyczki udzielane przez pracodawcę pracownikowi. Zobacz jak wprowadzić taką pożyczkę w programie.
  1. Z menu Płace i Kadry wybierz Wypłaty pracowników.
  2. Za pomocą  dodaj listę płac o rodzaju Pożyczka. Data wypłaty tej pożyczki powinna być wcześniejsza od daty wypłaty listy etatowej, na której nastąpi spłata raty pożyczki.
  3. Zapisz zdefiniowaną listę , a następnie wybierz ją z listy.
  4. Po wybraniu listy płac wrócisz do okna Wypłaty pracowników i ustaw kursor na wybranym pracowniku.
  5. Nalicz wypłatę za pomocą ikony  lub naciskając <Insert>.
  6. Na Formularzu wypłaty, na zakładce Elementy wypłaty, za pomocą ikony  dodaj nowy element Pożyczka i wpisz Wartość, Wysokość raty oraz Kwotę odsetek.
  7. Zapisz Formularz pożyczki oraz całej wypłaty za pomocą ikony .
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak udzielić pracownikowi pożyczki:

Jak zamknąć listę płac?

Zamknięcie listy płac oznacza potwierdzenie, że lista jest naliczona, została sprawdzona i nie będą na niej nanoszone żadne zmiany. Jak to zrobić?
  1. Z menu Płace i Kadry wybierz Listy płac.
  2. Podświetl listę i posługując się ikoną  wybierz opcję . Zamknięta lista płac zmieni kolor na czarny.
  3. Innym sposobem na zmianę statusu listy płac jest podświetlenie listy i pod prawym przyciskiem myszki wybranie z menu kontekstowego opcji Zamknij listę płac.
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak zamknąć listę płac:

Jak pracownikowi odnotować nieobecność?

Jednym z podstawowych obowiązków pracownika jest przestrzeganie ustalonego w firmie czasu pracy. Jeśli jednak pracownik nie stawi się w pracy należy odnotować odpowiednią nieobecność. Zobacz teraz jak wprowadzić do programu nieobecność w pracy (np. urlop wypoczynkowy, czy też zwolnienie chorobowe).
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Ustaw się na wybranym pracowniku a następnie przy ikonie Kalendarz   rozwiń menu dostępnych opcji i wybierz (Nie)obecności. Zapamiętaj także, że ta sama ikona jest dostepna z poziomu Listy pracowników, Formularza danych kadrowych, oraz Wypłat pracowników.
  3. Na zakładce Nieobecności za pomocą ikony  dodaj odpowiednią nieobecność, a następnie zapisz formularz nieobecności .
  4. Na zakładce Kalendarz widzimy wprowadzoną nieobecność oraz pomniejszony o nią czas pracy.
  5. Zapisz Kalendarz za pomocą ikony .
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak pracownikowi odnotować nieobecność:

Jak seryjnie wypłacić dodatek na dodatkowej liście płac?

Podobnie, jak w przypadku wypłat etatowych, istnieje możliwość seryjnej wypłaty dodatku na Liście płac o rodzaju Inne.
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry  wybierz Wypłaty pracowników.
  2. Za pomocą  wskaż wcześniej zdefiniowaną listę płac o rodzaju Inne.
  3. Zaznacz wszystkich lub wybranych pracowników na liście i z menu dostępnych opcji przy ikonie  wybierz Wypłać seryjnie dodatek.
  4. Określ typ składnika, który chcesz wypłacić, a następnie za pomocą ikony  nalicz seryjnie dodatki.
  5. Warto zwrócić uwagę, że w trakcie naliczania kolejnej wypłaty dla pracownika, przyporządkowanego do tego samego miesiąca deklaracji, w tle następuje zamknięcie pierwszej wypłaty w celu poprawnego wyliczenia kwot składek ZUS, składki zdrowotnej oraz zaliczki na podatek dochodowy w drugiej wypłacie (te wartości uzgadniane są w obrębie miesiąca deklaracji, a nie tylko jednej danej wypłaty).
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak seryjnie wypłacić dodatek:

Jak uzupełnić naliczoną wypłatę etatową o dodatek?

W praktyce zdarzają się sytuacje, że po naliczeniu wypłaty istnieje potrzeba uzupełnienia jej o dodatkowy element. Zobacz jak to zrobić w kilku krokach:
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Wypłaty pracowników.
  2. Ustaw się na pracowniku i za pomocą ikony  otwórz do  edycji Formularz wypłaty.
  3. Przejdź na zakładkę Elementy wypłaty i za pomocą ikony  dodaj nowy element.
  4. Wybierz Typ wypłaty i określ wartość dodatku (albo wyliczy się automatycznie na podstawie wzoru), a następnie zapisz ikoną . Wybrany dodatek pojawi się na Elementach wypłaty.
  5. Zapisz Formularz wypłaty .
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak uzupełnić wypłatę o dodatkowy element:

Handel

Kiedy możesz usunąć, a kiedy anulować dokument?

Błąd podczas wystawiania dokumentu może się zdarzyć każdemu, natomiast istotne abyś wiedział co w takiej sytuacji zrobić. Kiedy usunąć, a kiedy anulować dokument i jakie są tego konsekwencje.
  1.  Zacznijmy od usuwania. Tu sytuacja jest prosta – jeśli dokument jest zapisany do bufora, możesz go zaznaczyć i usunąć ikoną .
  2. Co natomiast jeśli dokument jest zapisany na trwałe? Możesz go wtedy anulować i wystawić nowy z tym samym numerem. Dokument, który ma być anulowany zaznacz na liście i po kliknięciu prawym przyciskiem myszy wybierz opcję Anulowanie faktury.
  3. Dokumenty anulowane zostają na liście w kolorze czerwonym (nie mają wpływu na płatności, ani na stany magazynowe, pozostają tylko informacyjnie, jako ślad wykonanej operacji w programie). Nie zalecamy ich usuwania, ale jeśli to będzie konieczne, skontaktuj się z Autoryzowanym Partnerem Comarch.
 

Jak wykonać inwentaryzację?

Tematem, który na pewno jest dla Ciebie bardzo ważny szczególnie pod koniec roku jest inwentaryzacja. Jak wiadomo inwentaryzację wykonujemy, aby uzgodnić stany magazynowe w programie ze stanami rzeczywistymi. Co należy zrobić żeby wykonać inwentaryzację? Cała operacja składa się z 3 kroków:  
  1. Krok pierwszy – musimy przygotować arkusz inwetaryzacyjny, który będzie zawierał listę towarów, które podlegają inwentaryzacji. Arkusz możesz dodać wybierając Handel/ Inne (w sekcji Magazyn)/ Inwentaryzacja.
  2. Krok drugi – na wprowadzonym arkuszu uzupełniamy stan rzeczywisty towarów, a więc mówiąc prościej ile danego towaru mamy aktualnie na magazynie. Pamiętaj, że aby uzupełnić stany musisz najpierw zapisać arkusz na trwałe, dopiero wtedy będziesz mógł uzupełnić kolumnę Ilość wg spisu.
  3. Krok trzeci – po uzupełnieniu stanów wykonamy inwentaryzację ikoną  w wyniku której powstaną dokumenty RWAI oraz PWAI. Dokumenty te odpowiednio spowodują zdjęcie towaru, którego brakuje w magazynie oraz przyjęcie ewentualnych nadwyżek.

Jak wprowadzić początkowy stan magazynu rozpoczynając pracę z programem?

Jeśli rozpoczynasz pracę z magazynem pierwszym krokiem powinno być wprowadzenie Bilansu otwarcia. Na dokumencie wprowadzasz towary wraz z ilościami i wartościami. A więc jeśli chcesz wprowadzić Bilans otwarcia wykonaj następujące kroki:
  1. Bilans dodasz wybierając z menu Handel/ Inne(Magazyn)/ Bilans Otwarcia. Dokument dodajesz oczywiście ikoną .
  2. Na formularzu Bilansu otwarcia musisz określić magazyn. Jeśli prowadzisz kilka magazynów to na każdy magazyn tworzysz oddzielny bilans.
  3. Jak już wiesz na Bilans towary wraz z ilościami i wartościami. Możesz to zrobić albo za pomocą ikony  albo zaimportować pozycję z pliku tekstowego ikoną . Więcej informacji na temat importu pozycji z pliku znajdziesz tutaj.
  4. Pamiętaj, że na Bilans otwarcia możesz wprowadzić tylko te pozycje z którymi nie ma żadnych transakcji na danym magazynie!!!

Potrzebujesz informacji na temat magazynu? Nie zawsze wiesz z którego raportu skorzystać?

Aby zarządzać magazynem musisz mieć szybki dostęp do informacji na temat stanu magazynu, obrotu towarami czy ilości towarów zalegających. Poniżej krótki opis podstawowych raportów na temat stanu magazynu.
  1.  Wszystkie wydruki dostępne są po wejściu na listę Zasobów (Handel/ Zasoby) po kliknięciu ikony .
  2. W zależności jaką informację potrzebujesz uzyskać wybierz jeden z raportów:
    • Spis z natury przedstawia stan magazynu na dany dzień. Raport dotyczy tylko towarów.
    • Bilans handlowy towaru (GenRap)/Wzór standard informuje o ilości/wartości przychodów i rozchodów towaru w danym okresie czasu.
    • Towary zalegające (GenRap)/Wzór standard zawiera informacje o towarach, które zalegają na magazynie określoną ilość dni (raport jest dostępny dla baz, gdzie naliczanie kosztu własnego sprzedaży odbywa się wg metody FIFO lub LIFO).  

Jak dzielimy dokumenty w programie? Które z nich wpłyną na stan Twojego magazynu?

Jak zapewne wiesz moduł Handel umożliwia sprzedaż zarówno usług jak i towarów. Warto, abyś teraz poznał zasady podziału dokumentów oraz przykład ich przekształcania.  
  1. Na początek warto zaznajomić się z podziałem na:
    • Dokumenty handlowe: Faktury Sprzedaży, Paragony ,Faktury Zakupu, Zamówienia u Dostawców oraz Rezerwacje Odbiorców.
    • Dokumenty magazynowe: Wydania Zewnętrzne, Przyjęcia Zewnętrzne, Rozchody Wewnętrzne, Przychody WewnętrznePrzesunięcia Międzymagazynowe.
  2.  Wiesz już, że ilość towaru na magazynie jest zależna od wprowadzanych przez Ciebie dokumentów. Dokumenty magazynowe omówimy na przykładzie Wydania Zewnętrznego. WZ jest dokumentem którego wystawienie powoduje zdjęcie towaru z magazynu, a więc zmniejsza jego ilość oraz wartość na magazynie.
  3. Pamiętaj, że dokument ten zapisany do bufora już powoduje zdjęcie towaru z magazynu oraz powinien być skojarzony z Fakturą Sprzedaży.
  4. Wydanie Zewnętrzne możesz wystawić na kilka sposobów:
    • Wystawiając FS i przed zatwierdzeniem zaznaczając parametr w prawym górnym rogu – automatycznie utworzyć dokument WZ.
    • Zapisując FS na trwałe bez tworzenia WZ i dopiero potem utworzyć dokument WZ (w chwili wydania towaru), wybierając ikonę .
    • Możesz również zacząć od dodania dokumentu WZ z poziomu Handel/ Wydania Zewnętrzne ikoną .

Kasa/Bank

Jak wygenerować Potwierdzenie salda?

Potwierdzenie salda drukowane jest na konkretny dzień i wystawiane w walucie zgodnej z walutą na dokumentach. Może być generowane tylko dla dokumentów wystawionych w takiej samej walucie (PLN lub w walutach obcych). Jak wykonać je w programie?
  1. Otwórz menu Kasa/Bank/ Potwierdzenia salda
  2. Na Liście potwierdzeń sald naciśnij ikonę 
  3. Wybierz kontrahenta, datę oraz walutę, a także szczegółowe dane dotyczące wykazywanych dokumentów, tj. rodzaj  (należności i/lub zobowiązania), typ dokumentu źródłowego (przychodowe i/lub rozchodowe) oraz to czy mają być uwzględniane dokumenty niezatwierdzone (np. wprowadzone do modułu Handel lub ręcznie do Preliminarza płatności ze stanem Bufor).
  4. Naciśnij ikonę , aby wygenerować potwierdzenie salda
  5. Zatwierdź dane ikoną 
Jeśli chcesz wystawić potwierdzenie salda seryjnie, to znaczy dla wielu kontrahentów, to:
  1. Otwórz menu Ogólne/Kontrahenci i zaznacz wybranych kontrahentów na liście
  2. Na pasku u góry pojawi się ikona , rozwijamy listę strzałką i wybieramy Generacja potwierdzeń salda
  3. Pojawi się okno z możliwością wyboru różnych parametrów:
      • Dokument – wybór schematu numeracji dla mających powstać potwierdzeń sald (domyślnie podpowiadany jest schemat numeracji wskazany w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Dokumenty)
      • Na dzień – data, na którą będą generowane potwierdzenia salda (domyślnie podpowiadana jest data bieżąca)
      • Waluta – domyślnie zaznaczona opcja -wszystkie-, z możliwością wybrania konkretnej waluty PLN
      • Rodzaj: należności/ zobowiązania – jaki rodzaj dokumentów ma być wykazywany na potwierdzeniach salda: tylko należności, tylko zobowiązania, czy oba rodzaje
      • Dokumenty źródłowe: przychodowe/ rozchodowe – jaki typ dokumentów źródłowych ma być wykazywany na potwierdzeniach salda: tylko przychodowe, tylko rozchodowe, czy oba typy
      • dok. w buforze – czy dokumenty niezatwierdzone (o stanie Bufor) mają być wykazywane na potwierdzeniach sald
      • O saldach: Dowolnych/ Niezerowych/ Zerowych – wybór jednego z trzech możliwych wariantów oznacza, że dla wskazanych podmiotów będą generowane potwierdzenia o saldach: Dowolnych lub tylko Niezerowych lub tylko Zerowych
  4. Zatwierdzamy wybór ikoną 
  5. Potwierdzenia salda dla wybranych kontrahentów pojawi się na Liście potwierdzeń sald (Kasa/Bank/Potwierdzenia salda)

Jak wygenerować ponaglenie zapłaty?

W przypadku gdy minął termin zapłaty a kontrahent nadal nie uregulował swoich zobowiązań wobec Twojej firmy, to z poziomu programu możesz wygenerować ponaglenie zapłaty. Jak to zrobić?
  1. Otwórz Kasa/Bank/ Ponaglenia zapłaty
  2. Na Liście ponagleń zapłaty naciśnij ikonę 
  3. Wybierz kontrahenta, którego dotyczy ponaglenie, zaznacz jakich odsetek dotyczy dokument oraz naciśnij ikonę 
  4. Nie zapomnij wybrać odpowiedniej waluty!
  5. Zatwierdź dane ikoną 
Zachęcamy do obejrzenia filmiku dotyczącego modyfikacji wydruku ponaglenia zapłaty:

Jak dodać rejestr kasowo/bankowy?

https://www.youtube.com/watch?v=sSOU2xmWKhE Rejestry kasowo/bankowe w programie są odpowiednikiem prowadzonych przez Ciebie kas, rachunków bankowych czy też posiadanych firmowych kart kredytowych. Każdej z tych form powinien odpowiadać jeden rejestr. Za pomocą kilku poniższych kroków dowiesz się jak dodać rejestr:
  1. Otwórz menu Kasa/Bank/Rejestry kasowo/bankowe
  2. Naciśnij ikonę 
  3. Uzupełnij kolejno Akronim, symbol Rejestru i jego Nazwę
  4. Określ Typ rejestru oraz uzupełnij pozostałe dane
  5. Pamiętaj, aby dodać bilans otwarcia danego rejestru – czyli np. stan Kasy na dzień w którym dodasz rejestr
  6. Za pomocą przycisku  zapisz zmiany.
  Zobacz także: Jak dodać raport kasowo/bankowy? Jak dodać zapis kasowo/bankowy?

Jak wygenerować Notę odsetkową?

Twój kontrahent nie dotrzymał terminu i zapłacił Ci po czasie? W związku z tym jest zobowiązany do zapłaty należnych Ci odsetek. Chcesz wygenerować notę odsetkową, aby przekazać ją kontrahentowi, ale nie wiesz jak? Spójrz jakie to proste!
  1. Otwórz menu Kasa/Bank/ Noty odsetkowe
  2. Na Liście not odsetkowych naciśnij ikonę 
  3. Wybierz kontrahenta, którego dotyczy nota odsetkowa, zaznacz jakich odsetek dotyczy dokument oraz naciśnij ikonę 
  4. Nie zapomnij wybrać odpowiedniej waluty!
  5. Zatwierdź dane ikoną 

Jak dodać zapis kasowo/bankowy?

W programie stworzyłeś już swój rejestr i wprowadziłeś do niego raporty – ostatnim z kroków jest wprowadzenie do nich zapisów kasowo/bankowych określających poszczególne przychody i rozchody. Jak się do tego zabrać
  1. Otwórz menu Kasa/Bank/Zapisy kasowo/bankowe
  2. Wybierz z filtra pod listą Rejestr oraz Raport – pamiętaj, że Raport musi być otwarty!
  3. Naciśnij ikonę 
  4. Wypełnij okno zgodnie z danymi np. z wyciągu – wpisz nr dokumentu, kwotę oraz wybierz kontrahenta
  5. Pamiętaj, aby Status ustawić na Nie rozliczono, dzięki temu będziesz mógł w przyszłości rozliczyć dany zapis!
  6. Zapisz zmiany ikoną 
 

Rozliczenia podmiotu

Z poziomu rozliczeń podmiotu możesz zobaczyć i rozliczyć ze sobą zdarzenia z Preliminarza i zapisy kasowo/bankowe, które mają status nierozliczonych lub rozliczonych częściowo. Jak z tego poziomu rozliczyć ze sobą dokumenty?
  1. Otwórz Kasa/Bank/ Rozliczenia podmiotu
  2. Zaznacz na liście dokumenty, które chcesz rozliczyć – pamiętaj, że dokumenty te muszą być w tej samej walucie!
  3. Za pomocą ikony  wybrane rozlicz dokumenty
  4. Pamiętaj, że z tego poziomu możesz rozliczyć ze sobą więcej niż dwa dokumenty, wystarczy że zaznaczysz je wszystkie na liście.

Jak rozliczyć zapis z planowaną płatnością?

Masz zapis kasowo/bankowy i zdarzenie w Preliminarzu płatności dla tej samej transakcji, ale nie wiesz jak je rozliczyć? Spójrz jakie to proste!
  1. Otwórz Preliminarz płatności (Kasa/Bank/Preliminarz płatności) i wybierz konkretny rejestr
  2. Na liście wybierz zdarzenie, które chcesz rozliczyć i naciśnij ikonę 
  3. Przejdź na zakładkę 2 Rozliczenia i naciśnij ikonę 
  4. Wybierz transakcję, którą chcesz rozliczyć i zatwierdź 
  5. Zapisz zmiany ikoną 
  6. Na liście zapisów kasowo/bankowych możesz zobaczyć, że status dokumentu zmienił się na R – rozliczony.
Istnieje również możliwość rozliczenia zdarzenia w Preliminarzu Płatności tak, aby tworzony zapis KP/KW automatycznie pobierał informacje z formularza zdarzenia, które będzie rozliczał. Jak to wykonać?
  1. W preliminarzu podświetl zdarzenie i kliknij na nie prawym przyciskiem myszki
  2. Wybierz z menu rozwijalnego opcję Rozlicz pojedynczo, określ typ tworzonego zapisu, a następnie wskaż rejestr do którego trafi zapis kasowo/bankowy
  3. Wyświetlony został formularz zapisu kasowo/bankowego, na który przepisane zostały informacje ze zdarzenia. Jako datę zapisu program proponuje datę bieżącą – jeżeli chcesz możesz ją zmodyfikować.
  4. Po zatwierdzeniu formularza ikoną  program automatycznie rozliczy zapis i zdarzenie.

Jak dokonać kompensaty zapisów kasowych?

Jako przedsiębiorcy zapewne nieraz zdarzyło Ci się, że byłeś jednocześnie wierzycielem i dłużnikiem względem jakiegoś kontrahenta. W takiej sytuacji możesz skompensować ze sobą dwa zapisy. Jak dokonać tego w programie?
  1. Otwórz listę zapisów kasowo/bankowych i wybierz rejestr KASA
  2. Znajdź na liście dwa zapisy o przeciwstawnych kierunkach (KP i KW) wskazując konkretnego kontrahenta i zaznaczając status Nie rozliczone
  3. Otwórz zapis KW na zakładce Rozliczenia dokumentu za pomocą przycisku  
  4. U dołu dokumentu pojawi się aktywna ikona  - naciśnij ją
  5. Z listy nierozliczonych dokumentów wybierz zapis KP i zaakceptuj wybór ikoną 
  6. Zapisz zmiany ikoną .
Jeżeli zapis KW opiewał na wyższą kwotę niż KP, wtedy zapis KW otrzymuje status C (czyli częściowo rozliczony). Widoczna jest także kwota, jaka pozostaje do rozliczenia. Zapis KP otrzymuje status R (całkowicie rozliczony).  

Jak dodać raport kasowo/bankowy?

https://www.youtube.com/watch?v=NENxyKGldVU Każdemu rejestrowi możesz przypisać dowolną liczbę raportów kasowo/bankowych. Z kolei do każdego raportu może wchodzić dowolna liczba zapisów, które określają przychody i rozchody środków finansowych w Twojej firmie. Spójrz jak szybko możesz dodać raport na listę!
  1. Otwórz menu Kasa/Bank/Raporty kasowo/bankowe
  2. Pamiętaj, aby we filtrze pod listą wybrać Rejestr
  3. Kliknij ikonę 
  4. Określ datę otwarcia i zamknięcia rejestru – to od Ciebie zależy na jaki okres stworzysz raport
  5. Zatwierdź dane ikoną 
 

Jak wprowadzić nowe zdarzenie z poziomu Preliminarza?

Dokumenty z Preliminarza płatności, dla odróżnienia od dokumentów pochodzących z rejestrów kasowych/bankowych, nazywamy zdarzeniami (planowanymi płatnościami). Dzięki zdarzeniom zapisanym w Preliminarzu masz możliwość m.in. śledzenia bieżącego stanu zobowiązań i należności. Jak zatem dodać zdarzenie w programie?
  1. Otwórz Kasa/Bank/Preliminarz płatności
  2. Z filtra pod listą wybierz konkretny Rejestr
  3. Naciśnij ikonę  i wypełnij wymagane dane
  4. Zapisz zmiany ikoną 

Księga Podatkowa

Ewidencja VAT – informacje podstawowe

Od 1 stycznia 2018r. wszyscy przedsiębiorcy są zobowiązani do przesłania Urzędowi Skarbowemu danych o zakupach i sprzedażach, które wynikają z rejestrów VAT.  Jak zatem w programie zaewidencjonować taki zakup lub sprzedaż? Przede wszystkim musisz dodać dokumenty do odpowiedniego rejestru. Od 1 października 2020 w miejsce plików JPK_VAT zaczną obowiązywać pliki JPK_V7 opisane w osobnym biuletynie. Spójrz jak to wygląda na konkretnych przykładach. Jak dodać fakturę sprzedaży?
  1. Otwórz Rejestry VAT/Rejestry VAT i wybierz pionową zakładkę 2 Rejestr spr. oraz poziomą 1 Rejestr VAT
  2. W filtrze aktywnym pod listą ustaw podrejestr oraz wskaż miesiąc
  3. Naciśnij ikonę 
  4. Pamiętaj, aby na fakturze wybrać kontrahenta, wpisać numer dokumentu oraz sprawdzić czy dokument posiada odpowiednie daty
  5. Za pomocą ikony  uzupełnij pozycje na liście
  6. Po wprowadzeniu danych zatwierdź zmiany przyciskiem 
  Jak dodać fakturę zakupu : wewnątrzwspólnotowe nabycie towaru? Umiesz już stworzyć fakturę sprzedaży, w podobny sposób możesz dodać fakturę zakupu. Nie wiesz jednak jak sprawić, aby faktura pojawiła się w konkretnym miejscu na deklaracji VAT i VAT-UE? Poniżej zostaniesz poinstruowany jak dodać fakturę obejmującą wewnątrzwspólnotowe nabycie towaru.
  1. Otwórz Rejestry VAT/Rejestry VAT i wybierz pionową zakładkę 1 Rejestr zak. oraz poziomą 1 Rejestr VAT
  2. W filtrze aktywnym pod listą ustaw podrejestr oraz wskaż miesiąc
  3. Naciśnij ikonę 
  4. Pamiętaj, aby na fakturze wybrać kontrahenta, wpisać numer dokumentu oraz sprawdzić czy dokument posiada odpowiednie daty
  5. Przejdź na zakładkę Waluta i zmień walutę na EUR
  6. Wróć na zakładkę Ogólne i wprowadź pozycję ze stawką NP oraz rodzajem Towary lub Środki transportu
  7. Przejdź na zakładkę Kontrahent i wybierz rodzaj transakcji : Nabycie wewnątrzunijne lub Nabycie wewnątrzunijne trójstronne oraz zaznacz parametr Rozliczać w VAT-UE
  8. Po zapisaniu zmian ikoną  pojawi się okno Generowania dowodu wewnętrznego zarówno sprzedaży jak i zakupu. Musisz wybrać rejestry do których trafią poszczególne dokumenty oraz wpisać ich numer.
  9. Możesz wygenerować oba dokumenty jednocześnie, bądź tylko Dokument wewnętrzny sprzedaży. Po uzupełnieniu danych zatwierdź ikoną 
  10. Aby dokumenty pojawiły się musisz je teraz tylko zapisać ikoną 
  Jak dodać deklarację VAT-7? Jako przedsiębiorca jesteś zobligowany do wysyłania comiesięcznej deklaracji VAT-7, ale nie wiesz jak dokonać tego w programie? Z poziomu deklaracji VAT-7 program pozwala na eksport deklaracji drogą elektroniczną do systemu e-Deklaracje (podpisem kwalifikowanym i podpisem niekwalifikowanym) oraz na odebranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Spójrz jak szybko i w łatwy sposób możesz sporządzić w programie deklarację VAT-7.
  1. Wejdź z poziomu Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Deklaracje i uzupełnij Urząd Skarbowy oraz zapisz zmiany ikoną 
  2. Przejdź na zakładkę Rejestry VAT/Deklaracje VAT-7
  3. Na liście deklaracji VAT-7 dodaj deklarację za pomocą .
  4. Wybierz miesiąc i rok za jaki deklaracja ma się przeliczyć oraz naciśnij ikonę 
  5. Aby zablokować deklarację przed zmianami należy zaznaczyć parametr na zakładce 1C: Zablokuj deklarację przed zmianami. Odblokowanie deklaracji jest możliwe z poziomu listy deklaracji po kliknięciu prawym klawiszem myszy na daną deklarację i wybraniu opcji Odblokuj deklarację.
  6. Po wykonaniu powyższych kroków zapisz zmiany naciskając ikonę 
 

Ewidencja środków trwałych

  Program Comarch ERP Optima pozwala na prowadzanie Ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z zadeklarowanym okresem obrachunkowym. Służy do tego moduł Środki Trwałe. Na podstawie wprowadzonych informacji o poszczególnych środkach można automatycznie wygenerować odpisy amortyzacyjne oraz plan amortyzacji. Wygenerowane odpisy amortyzacyjne po zaksięgowaniu przenoszone są do odpowiedniej kolumny Książki przychodów i rozchodów. Moduł ten pozwala również na tworzenie arkuszy inwentaryzacyjnych środków trwałych oraz wyposażenia  Jak wprowadzić środek trwały do programu?
  1. Otwórz Księgowość/Ewidencja środków trwałych
  2. Naciśnij ikonę 
  3. Na formularzu Środka Trwałego wypełnij bezwzględnie pola: Grupa, Numer inwentarzowy i Nazwa. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza.
  4. Na trzeciej zakładce Amortyzacja możesz ustalić m.in. metodę, stawkę i współczynnik amortyzacji oraz określić datę przyjęcia środka trwałego i jego wartość początkową
Jak wygenerować plan amortyzacji dla wszystkich posiadanych środków trwałych?
  1. Na liście środków trwałych wybierz Grupa: Wszystkie i zaznacz wszystkie pozycje na liście
  2. Przyciskiem  uruchom generację planu amortyzacji  .
  3. Po wygenerowaniu planu amortyzacji program wyświetli informację oraz plan amortyzacji, który możesz wydrukować, klikając na ikonę drukarki.
 Jak wygenerować odpisy amortyzacyjne?
  1. Na liście środków trwałych wybierz Grupa: Wszystkie i zaznacz wszystkie pozycje na liście.
  2. Przyciskiem wygeneruj amortyzację
  3. Dokument amortyzacji będzie widoczny na liście Dokumentów środków trwałych. (Księgowość/Dokumenty środków trwałych)

Ewidencja wynagrodzeń

Ewidencja wynagrodzeń w programie Comarch ERP Optima jest dostępna z poziomu: Księgowość/Wynagrodzenia/Lista wynagrodzeń. Ewidencja ta jest dostępna u tych Użytkowników programu, którzy nie posiadają modułu Płace i Kadry. Program umożliwia rejestrację informacji o pracownikach oraz ewidencjonowanie dokonywanych dla nich wypłat zarówno z tytułu umowy o pracę (etat) jak i innych umów. Każde rejestrowane wynagrodzenie może posiadać dowolną liczbę składników, przy czym dla każdego ze składników określa się np. sposób obliczania składek na ubezpieczenia społeczne. Na tej podstawie program oblicza (proponuje) należny podatek oraz składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Na podstawie dokonanych wypłat możesz również obliczyć i wydrukować zaliczkę na deklarację PIT-4R oraz deklarację PIT-4R. Zobacz także: Jak dodać zaliczkę na PIT-4R?

Jak wprowadzić dokument do ewidencji dodatkowej?

Potrzebujesz prowadzić dodatkową ewidencję przychodów i kosztów w celu rejestracji i księgowania dokumentów które nie są dokumentami VAT? Funkcja ta jest dostępna z menu Rejestry VAT/Ewidencja dodatkowa. Nowy dokument do Ewidencji dodatkowej możesz dodać w prosty sposób:
  1. Otwórz Rejestry VAT/Ewidencja dodatkowa
  2. Wybierz zakładkę pionową Koszty, rejestr KOSZTY oraz ustal miesiąc
  3. Dodaj dokument używając ikony .
  4. Za pomocą ikony  otwórz formatkę kwot dodatkowych i dodaj pozycję księgowania określając konta.
  5. Za pomocą ikony  zapisz cały dokument.

Różnice kursowe

W module Kasa/Bank, podczas rozliczania dokumentów walutowych, generowane są automatycznie różnice kursowe. Dokumenty różnic kursowych wyposażone są w możliwość wyboru dowolnej kolumny, do której mają być zaksięgowane po przeniesieniu do Księgi przychodów i rozchodów.

Jak obliczyć zaliczkę na PIT-36/PIT-36L?

Jesteś podatnikiem podatku dochodowego, a więc jesteś również zobowiązany do wpłacania w ciągu roku zaliczek na PIT-36/36L. W programie zaliczka na deklarację PIT-36/PIT-36L jest wyliczana na podstawie zapisów na kontach oraz danych wprowadzonych na Karcie indywidualnych kwot deklaracji danego podatnika.
Uwaga
Przed przystąpieniem do wyliczenia zaliczki musisz: uzupełnić dane w konfiguracji (m. in. urząd skarbowy, forma płatności deklaracji, stawki) oraz wprowadzić dane o wspólnikach
Jak wprowadzić wspólnika i nadać mu udziały?
  1. Wybierz z menu Ogólne/Inne/Właściciele a następnie ikoną  dodaj wspólnika uzupełniając niezbędne dane
  2. Z poziomu otwartego formularza wspólnika naciśnij ikonę 
  3. W wyświetlonym oknie Lista kwot deklaracji właściciela dodaj nową pozycję za pomocą ikony  i uzupełnij dane
  4. Przejdź na zakładkę Działalność gospodarcza i wpisz udziały, np. 100/100 czyli 100%
  5. Za pomocą ikony  zatwierdź zdefiniowane udziały
  6. Nie zapomnij zapisać formularza właściciela!
Jak dodać zaliczkę na PIT-36?
  1. Przejdź w menu Księgowość/PIT/Zaliczki na PIT-36 oraz naciśnij ikonę 
  2. Wybierz: miesiąc i rok za który chcesz policzyć zaliczkę oraz wspólnika
  3. Wybierz parametr Uwzględniaj zapisy w buforze jeżeli chcesz pobrać dane również z dokumentów zapisanych w buforze
  4. Przyciskiem  przelicz deklarację i zatwierdź ją ikoną 

Jak skonfigurować program do pracy z Księgą Podatkową/Ewidencję ryczałtową?

Na początku bardzo ważne jest ustawienie rodzaju prowadzonej księgowości - Księgi Podatkowej lub Ewidencji ryczałtowej. Jak to zrobić?
  1. Aby ustawić parametry księgowe wybieramy Konfigurację firmy/ Księgowość/ Parametry.
  2. Ustawiamy parametr Rodzaj księgowości: Księga podatkowa/ Ewidencja ryczałtowa.

Spis z natury

Program Comarch ERP Optima pozwala na wprowadzenie do programu spisów z natury, które podatnik jest zobowiązany sporządzać przed wprowadzeniem księgi i na koniec każdego roku podatkowego, a także w razie zmiany wspólników lub likwidacji działalności. Urząd Skarbowy może również nakazać wykonanie spisu z natury w trakcie trwania roku podatkowego. Program pozwala na wprowadzenie wartości spisu z natury do Księgi przychodów i rozchodów. Jak dodać spis z natury w programie?
  1. Otwórz Księgowość/Spis z natury
  2. Naciśnij na ikonę  i uzupełnij dane na formularzu
  3. Aby dodać pozycję na liście naciśnij  i uzupełnij
  4. Zapisz wszystko ikoną 

Jak dodać zaliczkę na deklarację PIT-4R?

Jako przedsiębiorca zatrudniasz pracowników, a co za tym idzie wypłacasz im comiesięczne wynagrodzenie. Prawo zobligowało Cię do tworzenia i przesyłania deklaracji PIT-4R, ale nie wiesz jak to zrobić w programie? Zaliczkę miesięczną na deklarację roczną PIT-4R program generuje na podstawie danych wprowadzonych do Ewidencji wynagrodzeń Od czego zacząć?
  1. Otwórz listę pracowników (Ogólne/Pracownicy)
  2. Ikoną  dodaj nowego pracownika, wypełniając jego dane, po czym zatwierdź formularz 
  3. Otwórz listę wypłat wybierając z menu Księgowość/Wynagrodzenia/Lista wynagrodzeń
  4. Wprowadź informację za jaki miesiąc chcesz obliczyć wynagrodzenie
  5. Zaznacz z jakiego tytułu ma być liczone wynagrodzenie  
  6. Korzystając z ikony  dodaj wynagrodzenie
  7. Aby dodać poszczególne elementy wynagrodzenia musisz nacisnąć przycisk 
  8. Na każdym z formularzy zatwierdź zmiany przy użyciu ikony 
Po wykonaniu powyższych kroków możesz już dodać zaliczkę na PIT-4R
  1. Otwórz System/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Deklaracje i wybierz Urząd Skarbowy dla deklaracji PIT-4R
  2. W menu Księgowość/Wynagrodzenia/Zaliczki na PIT-4R za pomocą strzałki  dostępnej obok ikony  wybierz odpowiednią wersję deklaracji
  3. Przelicz deklarację  i zatwierdź ją ikoną 
To nie jest trudne!  

Jak rozliczyć przejazd samochodem prywatnym?

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, który wykorzystuje w prowadzonej przez siebie działalności swój prywatny samochód, to aby móc zaliczać w koszty wydatki związane z jego użytkowaniem, powinieneś prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Za pomocą poniższych kroków możesz dokonać tego w programie:
  1. Otwórz Księgowość/Samochody/Ewidencja samochodów za pomocą ikony  dodaj swój samochód
  2. Następnie z menu Księgowość/Samochody/Rozliczenia samochodu wpisz w filtrze aktywnym Nr rejestracyjny i naciśnij Enter
  3. Ikoną  dodaj Przejazd, uzupełniając wymagane dane i zapisz formularz
  4. Następnie przejdź na zakładkę 2 Koszty i dodaj  koszt przejazdu
  5. Przejdź na zakładkę 3 Rozliczenia, kliknij ikonę , wybierz miesiąc i za pomocą ikony  wygeneruj rozliczenie
  6. Zatwierdź wprowadzone dane ikoną 
  Od 1 stycznia 2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować w programie Comarch ERP Optima bezpośrednio z poziomu rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów. Więcej informacji w osobnym biuletynie.

Ewidencja wyposażenia

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą prowadzącym Podatkową Książkę Przychodów i Rozchodów lub Ryczałt i posiadającym również składniki majątku inne niż środki trwałe to zobowiązany jesteś do prowadzenia ewidencji wyposażenia. Jak wprowadzić dokument wyposażenia do programu?
  1. Otwórz Księgowość/Ewidencja wyposażenia
  2. Na liście naciśnij ikonę 
  3. Obowiązkowo wpisz Nr inwentarzowy oraz Nazwę składnika majątku oraz wypełnij inne potrzebne dane
  4. Zapisz formularz ikoną 
    Zobacz także: Ewidencja wynagrodzenia

Jak dodać zapis w ewidencji ryczałtowej?

Podobnie jak w przypadku Księgi przychodów i rozchodów, zapisy do Ewidencji ryczałtowej można wprowadzać bezpośrednio w ewidencji lub poprzez przeniesienie z ewidencji pomocniczej (Rejestr Sprzedaży VAT, Ewidencja Dodatkowa Przychodów).
  1. Otwórz menu: Księgowość/ Ewidencja ryczałtowa wybierz zapisy w buforze i miesiąc.
  2. Dodaj nowy zapis za pomocą przycisku i uzupełnij dane,
  3. Zatwierdź zapis ikoną .
I gotowe !

Księga inwentarzowa

Moduł Środki Trwałe posiada kompletną księgę inwentarzową, umożliwiającą:
  1. Prowadzenie ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
  2. Rejestrację „historii” środka trwałego, związaną ze zmianami jego wartości.
  3. Generowanie odpisów amortyzacyjnych, z uwzględnieniem metod amortyzacji:
    • liniowej
    • degresywnej
    • jednorazowej
    • naturalnej
  4. Uwzględnienie szczególnych przypadków amortyzacji, jak amortyzacja sezonowa, ulgi inwestycyjne, ograniczenie wartości środka trwałego, dla której amortyzacja stanowi koszt uzyskania. W sytuacji czasowego wyłączenie środka trwałego z użytkowania, bądź w przypadku zawieszenia działalności istnieje również możliwość zawieszenia okresu amortyzacji.
  5. Tworzenie planu amortyzacji środka.
  6. Księgowanie odpisów amortyzacyjnych do księgi.
  7. Na tworzenie arkuszy inwentaryzacyjnych środków trwałych oraz wyposażenia.

Księga Handlowa

Jak stworzyć schemat księgowy?

Dla każdego przedsiębiorcy ważne jest, aby usprawnić proces księgowania dokumentów. W programie Comarch ERP Optima masz możliwość generować zapisy z ewidencji pomocniczych za pomocą wzorców księgowań. Mechanizmy te nazwano schematami księgowymi, ponieważ ich konstrukcja opiera się na dekretach księgowych. Aby dodać schemat księgowy wystarczy, że wykonasz następujące kroki:
  1. Otwórz Księgowość/Inne/Schematy księgowań
  2. Wybierz typ schematu, przykładowo Rejestr sprzedaży VAT
  3. Naciśnij ikonę 
  4. Na otwartym formularzu schematu księgowego wpisz Symbol oraz wybierz Dziennik
  5. Za pomocą  dodaj element schematu księgowego wg podanego wzoru: 
    • Za pomocą przycisku konta księgowego Konto Wn, z listy wybierz konto syntetyczne rozrachunkowe 201-2-1 (Rozrachunki z odbiorcami), w polu Podział na słowniki: Podmioty.
    • W definicji kwoty – wybierz Kwota/Brutto/Razem, skutkuje to pojawieniem się w okienku obok makra @Brutto.
    • Przyciskiem dyskietki zapisz zmiany
  6. Dodaj drugą pozycję schematu:
    • Za pomocą przycisku Konto Ma, z listy wybierz konto analityczne 731-2 (Sprzedaż towarów), Podział na słowniki: Brak.
    • Kliknij Kwota/ Netto/ Razem, w okienku obok makra pojawi się @Netto.
    • Przyciskiem dyskietki zaakceptuj daną pozycję schematu.
  7. Dodaj trzecią pozycję schematu:
    • Za pomocą przycisku Konto Ma, z listy wybieramy konto analityczne 221-2 (VAT należny), Podział na słowniki: Brak.
    • W definicji kwoty klikamy Kwota/Vat/Razem, co skutkuje pojawieniem się w okienku obok makra @Vat.
    • Przyciskiem dyskietki akceptujemy daną pozycję schematu.
  8. Ikoną  zapisujemy cały schemat.

Jak stworzyć bilans otwarcia?

Rozpoczynając pracę z programem pamiętaj o wprowadzeniu Bilansu Otwarcia. Za pomocą dokumentu BO przedstawisz stan swojej firmy na dzień jego wprowadzania. Aby dodać taki dokument, musisz wykonać następujące kroki:
  1. Otwórz Księgowość/Inne/Dokumenty BO
  2. Wybierz ikonę , otworzy się formularz Bilansu Otwarcia
  3. Ustal datę księgowania dokumentu
  4. Za pomocą strzałki  dostępnej obok ikony  masz możliwość wybrania sposobu dodania pozycji.
Opcja Dodawanie pozycji zapisu przez formularz, różni się tym, że umożliwia użytkownikowi generowanie płatności w preliminarzu płatności podczas wprowadzania zapisów na dokumentach BO.
  1. Uzupełnij konta księgowe oraz kwoty strony Wn i Ma
  2. Zapisz dokument ikoną 
  3. Dopóki dokument jest na liście w kolorze zielonym, możesz go edytować ikoną 

Zapis księgowy

Prowadząc pełną księgowość jesteś zobligowany do ewidencjonowania swoich operacji gospodarczych. Możesz dodać zapis księgowy ręcznie – bezpośrednio z dziennika oraz poprzez generowanie zapisów z ewidencji pomocniczych za pomocą wzorców księgowań. Przed przystąpieniem do księgowania koniecznie dodaj dziennik cząstkowy na listę dzienników! Jak?
  1. Przejdź Start/Konfiguracja/Firma/Księgowość/Dzienniki
  2. Naciśnij ikonę 
  3. Nadaj Symbol i Nazwę dziennika i naciśnij przycisk 
I gotowe ! Jak zatem dodać zapis wprost do dziennika? To proste!
  1. Otwórz listę zapisów księgowych z poziomu Księgowość/Dzienniki
  2. Zaznacz wybrany miesiąc oraz wybierz Dziennik do którego ma trafić zapis i zaznacz parametr bufor
  3. Dodaj nowy zapis księgowy korzystając z ikony 
  4. Uzupełnij dane i zatwierdź formularz ikoną 

Jak obliczyć zaliczkę na CIT-8?

Aby obliczyć zaliczkę na deklarację CIT-8 musisz wykonać następujące kroki:
  1. Z poziomu Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Deklaracje ustal Urząd Skarbowy oraz formę płatności
  2. Uzupełnij dane o działalności w Konfiguracji firmy/Dane firmy/PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA oraz stawki podatkowe (Konfiguracja programu/Księgowość/Stawki podatkowe).
  3. Z menu Księgowość/Zestawienia księgowe zakładka Systemowe podepnij odpowiednie konta do gałęzi zestawienia systemowego CIT-8
  4. Wejdź w Księgowość/CIT/Zaliczki na CIT-8 i ikoną  dodaj deklarację
  5. Po wykonaniu powyższych kroków przelicz deklarację  i zatwierdź ją ikoną 
  6. Pamiętaj, że przed wysłaniem deklaracji do Urzędu Skarbowego musisz ją najpierw zablokować przed zmianami.
 

Zestawienie księgowe

Zestawienia są jednym z narzędzi oceny kondycji finansowej firmy. Stanowią tzw. wewnętrzną bazę informacji do przeprowadzania analizy. Mają charakter ewidencyjny, ponieważ liczone są w oparciu o dane zaewidencjonowane na kontach. Będąc przedsiębiorcą prowadzącym pełną księgowość jesteś zobligowany do składania rocznego sprawozdania finansowego z działalności przedsiębiorstwa Typowym zestawieniem o strukturze wielopoziomowej jest Bilans firmy. Zobacz więc, jak wprowadzić kilka pozycji bilansu po stronie Aktywów:
  1. Otwórz Księgowość/Zestawienia księgowe i kliknij ikonę 
  2. Na zakładce Ogólne wpisz Symbol i Nazwę oraz wybierz schemat numeracji
  3. Na drugiej zakładce Kolumny wpisz kolejno:
    • Nazwa Początek roku i wybierz Okres Bilans otwarcia
    • Nazwa Koniec roku i wybierz Okres Bieżący okres
  4. Zapisz dane ikoną 
  5. Następnie podświetl na liście wybrane zestawienie i naciśnij ikonę  - z tego miejsca możesz dodać pozycje zestawienia
  6. Ikoną  dodaj pierwszą pozycję zestawienia Nazwa: Aktywa i zapisz przyciskiem  (każdorazowo musisz zapisać zdefiniowaną pozycję).
  7. Za pomocą strzałki  dostępnej obok ikony  wybierz Dodaj pozycję na następnym poziomie i wprowadź : Nazwa: Aktywa trwałe i analogicznie dodaj pozycję podrzędną do Aktywów trwałych: Nazwa: Wartości niematerialne i prawne Sumowanie ze znakiem +
  8. Na liście ustaw się na pozycji Wartości niematerialne i prawne i dodaj ikoną  pozycję: Nazwa – Rzeczowe aktywa trwałe, Sumowanie ze znakiem +
  9. Przyciskiem  wróć do formatki z listą zestawień księgowych.
Dodałeś już przykładowe zestawienie księgowe. Teraz dowiesz się jak je wygenerować – spójrz jakie to proste:
  1. Naciśnij ikonę  Przelicz wybrane zestawienie dzięki której wywołasz obliczenie zestawienia. Jego wyniki pojawią się na Twoim ekranie. Z tego poziomu możesz je wydrukować bądź wyeksportować do arkusza Excel.
  2. Pamiętaj, że w każdym momencie za pomocą ikony  możesz zobaczyć wcześniej obliczone zestawienie!

Jak obliczyć zaliczkę na PIT-36 PIT-36L?

Jesteś podatnikiem podatku dochodowego, a więc jesteś również zobowiązany do wpłacania w ciągu roku zaliczek na PIT-36/36L. W programie zaliczka na deklarację PIT-36/PIT-36L jest wyliczana na podstawie zapisów na kontach oraz danych wprowadzonych na Karcie indywidualnych kwot deklaracji danego podatnika.
Uwaga
Przed przystąpieniem do wyliczenia zaliczki musisz: uzupełnić dane w konfiguracji (m. in. urząd skarbowy, forma płatności deklaracji, stawki), wprowadzić dane o wspólnikach oraz zdefiniować gałęzie zestawienia
Jak wprowadzić wspólnika i nadać mu udziały?
  1. Wybierz z menu Ogólne/Inne/Właściciele a następnie ikoną  dodaj wspólnika uzupełniając niezbędne dane
  2. Z poziomu otwartego formularza wspólnika naciśnij ikonę 
  3. W wyświetlonym oknie Lista kwot deklaracji właściciela dodaj nową pozycję za pomocą ikony  i uzupełnij dane
  4. Przejdź na zakładkę Działalność gospodarcza i wpisz udziały, np. 100/100 czyli 100%
  5. Za pomocą ikony  zatwierdź zdefiniowane udziały
  6. Nie zapomnij zapisać formularza właściciela!
  Jak zdefiniować gałęzie zestawienia PIT-36/36L?
  1. Z menu wybierz Księgowość/Zestawienia księgowe- zakładka Systemowe podświetl na liście PIT-36 i naciśnij 
  2. Na liście widnieją już zdefiniowane gałęzie zestawienia pod które możesz podpiąć odpowiednie konta księgowe, dwukrotnie klikając na poszczególne pozycje i definiując ich kwoty
  3. Jeżeli przy generowaniu planu kont wybrałeś Typ podmiotu : osoba fizyczna to zestawienie PIT-36, będzie już posiadało podpięte odpowiednie konta księgowe
Po wykonaniu powyższych kroków, możesz już dodać zaliczkę na PIT-36
  1. Przejdź w menu Księgowość/PIT/Zaliczki na PIT-36 oraz naciśnij ikonę 
  2. Wybierz: miesiąc i rok za który chcesz policzyć zaliczkę oraz wspólnika
  3. Wybierz parametr Uwzględniaj zapisy w buforze jeżeli chcesz pobrać dane również z dokumentów zapisanych w buforze
  4. Przyciskiem  przelicz deklarację i zatwierdź ją ikoną 

Jak wygenerować plan kont?

Jeżeli prowadzisz pełną księgowość to jesteś zobligowany do korzystania z zakładowego planu kont.  Z chwilą konfiguracji możesz wygenerować wzorcowy plan kont. A co jeśli pominąłeś ten krok? Nic straconego – poniżej zobaczysz jak można w prosty sposób dokonać tego w programie.
  1. Z poziomu Księgowość/Plan Kont kliknij na menu rozwijalne obok ikony  i wybierz parametr Generowanie wzorcowego planu kont.
  2. Pojawi się okno  na którym wybierz Typ podmiotu, Działalność oraz Koszty
  3. Zatwierdź wszystko ikoną 

Jak modyfikować plan kont?

Potrafisz już wygenerować wzorcowy plan kont. A co jeśli brakuje kilku kont? Gdzie i jak je dodać? Wszystkiego dowiesz się w poniższym ćwiczeniu.
  1. Wejdź na zakładkę Księgowość/Plan Kont
  2. Ustaw się na dowolnym koncie syntetycznym, naciśnij ikonę  i dodaj konto syntetyczne
  3. Uzupełnij kolejno:
    • Numer konta: 233
    • Nazwa: Rozrachunki ze zleceniobiorcami
    • Zaznaczamy parametr: Konto rozrachunkowe
    • Typ konta: Aktywa-Pasywa
    • Korekta kosztów: pole puste
    • Kontrola salda: brak
    • Słownikowe: Pracownicy i wspólnicy
  4. Zapisz ikoną 
Analogicznie – jeżeli chcesz do konta syntetycznego dodać analitykę musisz:
  1. Ustawić się na konkretnym koncie syntetycznym i nacisnąć strzałkę  obok ikony  
  2. Kliknąć parametr Dodaj konto analityczne
  3. W tym przypadku dodasz tylko kolejną część numeru konta, ponieważ jego początek jest dziedziczony z konta syntetycznego
  4. Uzupełnij pozostałe informacje
  5. Zapisz wszystko ikoną 
Pamiętaj, że dodając konto analityczne do konta, które jest zdefiniowane jako słownikowe musisz wybrać ze słownika: kontrahenta/ pracownika/ towar/ środek trwały itp., z którym dane konto będzie powiązane.   Zobacz także: Jak wygenerować plan kont? Plan kont - informacje podstawowe

Co warto wiedzieć o wydrukach Ksiąg rachunkowych z programu?

Wydruki ksiąg rachunkowych zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości spełniają warunki:
  1. Są trwale oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą
  2. Posiadają zrozumiałą nazwą księgi, której dotyczą
  3. Są wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia
  4. Każda strona księgi rachunkowej jest automatycznie numerowana, z wyraźnym oznaczeniem ostatniej („koniec wydruku”)
  5. Na kolejnych stronach księgi rachunkowej ma miejsce sumowanie zapisów, przy czym została zapewniona kontrola ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald
  6. Są oznaczone nazwą programu przetwarzania (jego aktualnej wersji).

Jak skonfigurować program do pracy z Księgą Handlową?

Na początku bardzo ważne jest ustawienie rodzaju prowadzonej księgowości – Księgowości kontowej oraz dodanie okresu obrachunkowego.
  1. Aby ustawić parametry księgowe wybieramy Konfigurację firmy/Księgowość/Parametry.
  2. Ustawiamy parametr Rodzaj księgowości: Księgowość kontowa.
  3. Aby wprowadzić okres obrachunkowy, należy wejść w Konfigurację firmy/Księgowość/Okresy obrachunkowe i skorzystać z ikony  oraz w Konfigurację firmy/Księgowość/Księgowość kontowa, gdzie wybieramy bieżący okres.

Faktury

Jak ustawić schemat numeracji Faktur sprzedaży?

W przypadku wystawiania faktur istotnym zagadnieniem jest sam schemat numeracji dokumentów. Jak ustawić odpowiedni schemat numeracji w zależności czy np. numeracja ma być narastająca w obrębie miesiąca lub roku?
  1. Zacznijmy od tego, że nie można zmodyfikować istniejącej definicji schematu numeracji dokumentów, jeżeli już została ona wykorzystana na dokumentach.
  2. Można natomiast w konfiguracji (Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Handel) wskazać Faktury Sprzedaży i dodać nową definicję schematu numeracji przyciskiem  . Możesz użyć taki sam symbol jaki posiada istniejący już schemat, lub inny dowolny. Następnie określasz poszczególne człony schematu numeracji - np. miesiąc, rok, magazyn itp. Jeśli w definicji nowego schematu użyty został ponownie taki sam symbol, to przy zapisie tego schematu numeracji wyświetli się komunikat: Istnieje już aktywny schemat o symbolu [FS]. Czy chcesz mimo to zapisać nowy schemat i oznaczyć istniejący już schemat [FS] jako nieaktywny?
  3. Jeśli utworzyliśmy schemat numeracji z nowym symbolem i chcemy ustawić ten schemat numeracji jako domyślny, możemy to zrobić w lokalizacji: Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Dokumenty i dla typu np. FS- Faktura Sprzedaży przypisujemy nową definicję (po dwukrotnym kliknięciu w kolumnie Definicja można wybrać utworzoną wcześniej definicję schematu numeracji z listy), aby przy wystawianiu dokumentu program automatycznie podpowiadał nowy schemat numeracji.

Jak dodać numer rachunku bankowego?

W przypadku faktur z odroczonym terminem płatności, a więc faktur przelewowych ważne, aby kontrahent wiedział na jaki numer rachunku ma uregulować płatność. Jak wprowadzić rachunek bankowy i sprawić, aby drukował się na fakturach?
  1. Zacznij od dodania banku w menu Ogólne/Inne/ Banki. W numerze rozliczeniowym podaj 8 cyfr po dwóch pierwszych cyfrach kontrolnych np. 11-11111111-1111111111111111
  2. Teraz w menu Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe za pomocą ikony  dodaj rejestr bankowy (zaznacz typ rejestru konto bankowe). Aby prawidłowo uzupełnić nr rachunku kliknij na przycisk Bank, wyświetli się lista banków, z której wybierasz właściwy bank. W numerze rachunku pojawią się @@ oraz 8 cyfr numeru rozliczeniowego np. @@-11111111. Dwie @@ oraz numer rozliczeniowy zostawiamy, uzupełniamy pozostałe cyfry rachunku bankowego np. @@-11111111-1111111111111111. Program sam zastąpi @@ 2 cyframi kontrolnymi.
  3. W ostatnim kroku, jak zapiszesz formularz pojawi się okno, w którym będziesz mógł rejestr przypisać do odpowiedniej formy płatności.
  4. Po wybraniu formy płatności przypisanej do stworzonego rejestru na wydruku faktury będzie widoczny numer rachunku określony w rejestrze bankowym.
  5. Pamiętaj, że możesz założyć dowolną ilość forma płatności wybierając Start/Konfiguracja/ Firma/ Kasa i Bank/ Formy płatności.

Jak wystawić fakturę sprzedaży?

Ponieważ dla Ciebie, jako przedsiębiorcy kluczowym zagadnieniem jest szybkie i sprawne wystawienie faktury sprzedaży spróbujemy Cię przeprowadzić przez ten proces i pokażemy, jak łatwo i szybko zarejestrować sprzedaż w firmie. 1. Rozpocznij od wybrania Handel/ Nowa faktura lub z poziomu listy Faktur Sprzedaży (Handel/ Faktury) posłuż się przyciskiem  . 2. Wyświetlone zostanie okno Faktura Sprzedaży. Teraz musisz uzupełnić nagłówek faktury, który zawiera podstawowe dane, takie jak dane kontrahenta, datę wystawienia faktury, datę sprzedaży oraz formę płatności. W dolnej części okna widoczna jest tabela, w której wyszczególniamy sprzedawane usługi. Pozycję dodajesz po wybraniu przycisku  . Co ważne pozycje możesz wprowadzać na kilka sposobów w zależności od ustawień w konfiguracji. Informację na ten temat znajdziesz tutaj. 3. Podczas dodawania pozycji otwiera się lista towarów/usług z możliwością wyboru wielu pozycji. 4. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych możesz dokonać zapisu na dwa sposoby:
  • Do bufora, co oznacza, że w przyszłości będziesz mógł dokonywać zmian lub usunąć dokument. W tym celu należy zaznaczyć widoczny w prawym górnym rogu parametr Bufor. Po zatwierdzeniu, faktura na Liście faktur będzie widoczna w kolorze zielonym.
  • Na stałe (na liście w kolorze czarnym), co oznacza, że nie będą już możliwe żadne zmiany ani usunięcie faktury. Dokument będzie można tylko anulować. Pamiętaj, że jeśli anulujesz dokument to jego numer możesz wykorzystać ponownie.

Jak wystawić dokument w walucie obcej?

Jeśli współpracujesz z kontrahentami z zagranicy na pewno wielokrotnie będziesz miał konieczność wystawienia Faktur sprzedaży w walucie obcej. Od czego zacząć?
  1. Lista walut znajduje się w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty i jest domyślnie uzupełniona o waluty: AUD (Dolar australijski), CAD (Dolar kanadyjski), CHF (Frank szwajcarski), DKK (Korona duńska), EUR (Euro), GBP (Funt brytyjski), JPY (Jen japoński), NOK (Korona norweska), SEK (Korona szwedzka) i USD (Dolar amerykański). Inne waluty oczywiście możesz wprowadzić „ręcznie”.
  2. Dla średniego kursu NBP, kursu kupna NBP oraz kursu sprzedaży NBP notowania kursów walut są pobierane automatycznie.
  3. Z tego poziomu możesz również pobrać aktualny kurs dnia, klikając ikonę  . Wyświetli się wówczas okno Wprowadzanie kursu dnia.
  4. Po kliknięciu przycisku , wyświetli się okno, w którym możemy ustalić zakres dat, dla jakich będziemy pobierać kurs waluty. Zapisujemy zmiany przyciskiem  .
  5. Aby przejść do wystawiania faktur w walucie obcej musimy zaznaczyć jeszcze odpowiedni parametr w konfiguracji programu. W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry zaznacz Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu. Jeśli na dokumentach wystawianych w walucie obcej ma być naliczany podatek VAT, zaznacz również parametr VAT na fakturach w walucie.
  6. Przejdźmy do wystawienia Faktury sprzedaży w walucie. Sam dokument wprowadzasz dokładnie w taki sam sposób jak standardową fakturę, natomiast walutę możesz zmienić na trzeciej zakładce Płatności.
  7. Jeśli posiadasz kontrahentów z którymi transakcje prowadzisz w obcych walutach np. EUR warto pamiętać, że na karcie kontrahenta na zakładce Płatności możesz wskazać walutę domyślną. Przy takim ustawieniu wszystkie faktury wystawiane dla danego kontrahenta będą automatycznie w walucie obcej.

Jak dodać kontrahenta?

Niewątpliwie jedną z najczęściej wykonywanych operacji w programie jest wprowadzanie kontrahentów z którym realizujemy transakcje. Aby dodać nowego kontrahenta wystarczy, że wykonasz następujące kroki:   1. Z poziomu listy Kontrahentów (Ogólne /Kontrahenci) wybierz ikonę . Otworzy się wówczas okno Formularz kontrahenta – zostanie dodany. 2. Uzupełnij Kod i Nazwę, a także pozostałe dane teleadresowe.Aby dodać nowego kontrahenta wystarczy, że wykonasz następujące kroki:
  • Kod– pole pozwalające na wprowadzenie 20 znakowego kodu, identyfikującego kontrahenta. Pole to może zawierać dowolny ciąg znaków (liter, cyfr), przy czym powinien być on nadawany w sposób pozwalający na łatwą identyfikacje kontrahenta (np. może być to skrót nazwy). Kod musi posiadać unikalną wartość, tzn. W ewidencji nie może znaleźć się dwóch kontrahentów o identycznym kodzie (program posiada zabezpieczenie uniemożliwiające wprowadzenie dwóch kontrahentów o identycznych kodach). Kod może być nadawany automatycznie po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry: Autonumeracja kodów kontrahentów przy dodawaniu.
  • Nazwa– program pozwala na wprowadzenie nazwy kontrahenta składającej się z trzech linii. W dwóch pierwszych można wprowadzić po 50 znaków, w trzeciej 250 znaków.
3. Pamiętaj, że możesz również wykorzystać przycisk  , podasz wtedy tylko numer NIP, a wszystkie dane zaimportują się z bazy GUS. 4. Po wprowadzeniu danych zatwierdź zmiany przyciskiem . 5. Kontrahent będzie widoczny na liście, a jego dane może zawsze edytować po wybraniu .   Więcej szczegółów na temat kontrahentów w programie Comarch EPR Optima znajdziesz tutaj.  

Jak zaimportować cennik oraz kartoteki kontrahentów?

Z wcześniejszych artykułów wiesz już jak dodać nową usługę albo założyć kartę kontrahenta. Jeśli operujesz większą liczbą danych możesz wykorzystać opcję importu danych za pomocą arkusza MS Excel. Zobacz jak zaimportować pozycje cennikowe:
  1. Zacznijmy może od przygotowania pliku, który wykorzystasz do importu. Opis pól w arkusz znajdziesz tu: https://www.comarch.pl/erp/comarch-optima/demo/biuletyny/ w biuletynie Import danych z arkusza MS Excel do Comarch ERP Optima
  2. Z menu głównego wybierz Ogólne/ Cennik.
  3. Następnie wykorzystaj ikonę znajdującą się w lewym dolnym rogu okna .
  4. Teraz musisz wybrać parametry importu cennika. Zaznacz Plik w formacie MS Excel, wskaż plik z danymi i wybierz opcję Tylko dopisywanie nowych pozycji cennika. Jak widzisz w przyszłości będziesz mógł również wykorzystać tą opcję do aktualizacji swoich danych. Import wykonujesz ikoną  .
Więcej na temat importu cennika dostępne w artykule.

Jak dodać kartę usługi?

Aby realizować sprzedaż w firmie musisz dodać karty cennikowe, a więc inaczej mówiąc pozycje, które będziesz wprowadzał na fakturach sprzedaży lub paragonach. Nową pozycję do cennika możesz dodać w bardzo prosty sposób:
  1. Wybierz Ogólne/ Cennik, a następnie wykorzystaj przycisk .
  2. Wyświetlone zostaje okno Pozycja cennika. Teraz na zakładce Ogólne uzupełnij pola: 
    • Kod – max 50 znaków. Jego zadaniem jest pomóc Ci w szybkim odszukiwaniu usługi. Dlatego należy starannie przemyśleć sposób kodowania tak, by łatwo kojarzył się z danym zasobem.
    • Nazwa – pełny opis danej usługi,
    • Jedn. podstawowa – jednostka miary, w jakiej jest dana usługa, np. godzina, dzień.
    • Stawka VAT zakupu/ sprzedaży – stawka VAT dla danej usługi. Możemy ją wpisać ręcznie lub wybrać z rozwijalnej listy. 
  3. Pola te są wymagane do zapisania karty usługi.
  4. Jak uzupełnisz wymienione pola to w tabelce w dolnej części formularza po dwukrotnym kliknięciu możesz wprowadzić poszczególne ceny za usługę.
  5. Gdy karta będzie gotowa zapisz zmiany przyciskiem .
  6. Pamiętaj, że zapisaną kartę możesz zawsze edytować .
  Więcej na temat pozycji cennikowych dostępne w artykule.

OCR

Usługa OCR w Comarch ERP Optima

Wstęp

OCR – Optyczne Rozpoznanie Znaków (ang. Optical Character Recognition) to usługa, która umożliwia wczytywanie faktur do rejestru VAT na podstawie skanów i zdjęć dokumentów. Usługa dostępna w Comarch ERP Optima od wersji 2019.2 (Premiera 31.01.2019), na liście Faktur Zakupu oraz na formularzu wiadomości e-mail od wersji 2022.0.1.
Uwaga
Do uruchomienia usługi wystarczy zapoznać się z regulaminem, uzupełnić dane, potwierdzić zgodę i kliknąć „Prześlij”!. Każdy z Użytkowników może skorzystać z pakietu DEMO (50 stron na okres pierwszego miesiąca). Cennik usługi dostępny jest na https://www.comarch.pl/ocr/
Dodawanie dokumentów przez usługę Comarch OCR możliwe jest z poziomu:

Informacje ogólne

Jakie dokumenty rozpoznajemy i jakie dane z dokumentów odczytujemy?

Comarch OCR w programie Comarch ERP Optima umożliwia zaczytanie następujących dokumentów:
  • Faktur
    • wystawionych w walucie PLN, EUR, GBP oraz USD,
    • wystawionych w języku polskim i angielskim,
    • z pojedynczych plików (jeden plik = jedna faktura) oraz z plików, w których znajduje się wiele faktur (jeden plik = wiele faktur),
    • do rejestru VAT zakupu, rejestru VAT sprzedaży oraz na listę Faktur zakupu w module Handel.
  • Paragonów
    • wystawionych w walucie PLN,
    • wystawionych w języku polskim,
    • z pojedynczych plików (jeden plik = jeden paragon) oraz z plików, w których znajduje się wiele paragonów (jeden plik = wiele paragonów),
    • nie jest możliwe zaczytanie kilku paragonów, jeżeli znajdują się one na jednej stronie,
    • do rejestru VAT sprzedaży oraz rejestru VAT zakupu.
  • Wydań Zewnętrznych/ Przyjęć Zewnętrznych
    • wystawionych w walucie PLN, EUR, GBP oraz USD,
    • wystawionych w języku polskim,
    • z pojedynczych plików (jeden plik = jeden dokument PZ) oraz z plików, w których znajduje się wiele dokumentów PZ (jeden plik = wiele dokumentów PZ),
    • na listę Przyjęć zewnętrznych w module Handel.
  Z powyższych dokumentów rozpoznawane są następujące dane:
  • numer NIP oraz prefiks (nazwa i adres kontrahenta pobierane są z bazy GUS),
  • numer dokumentu,
  • data wystawienia i sprzedaży,
  • forma płatności i termin płatności,
  • stawki VAT oraz kwoty,
  • numer rachunku bankowego,
  • pozycje na dokumencie,
  • numer KSeF (w przypadku dokumentów zaczytywanych do rejestru VAT).

Jak robić zdjęcia lub skany

Podczas pracy z Comarch OCR aby zmaksymalizować poprawność rozpoznawania danych trzeba zwrócić uwagę na poniższe informacje:
  • potrzebny jest dobrej jakości skan dokumentu lub zdjęcie dokumentu w formacie jpg, pdf, tiff, png lub jpeg (w przypadku formatu jpeg potrzebna jest wersja Comarch ERP Optima 2020.0),
  • skan dokumentu/zdjęcie powinny być wykonane w pionie zgodnie z orientacją tekstu na dokumencie,
  • maksymalny rozmiar pliku to 20 MB,
  • maksymalna liczba stron w pliku to 200,
  • maksymalny rozmiar pojedynczej strony to 5MB, 11,7×16,5 cali co odpowiada formatowi A3 a maksymalna rozdzielczość jednej strony to 20mln pikseli
  Zadbaj o dobrą jakość graficzną obrazu faktury. Zdjęcia faktury rób przy dobrym oświetlaniu, Generuj obraz w pionie (zgodnie z poprawnym widokiem do czytania) i możliwie bez przekrzywień,

Zadbaj, aby na generowanym obrazie były wszystkie informacje i nie ulegały obcięciu informacje na marginesie dokumentu (np. NIP, numer faktury).

Uruchomienie usługi

  • W menu System/Konfiguracji->Program->OCR znajduje się możliwość wskazania jednego z trzech miejsc przechowywania skanów.
Należy zdecydować, w którym miejscu będą zapisywane skany dokumentów. Domyślnie zaznaczonym parametrem jest Zapisz w bazie. Decydując się na zapisywanie w IBARD lub na dysku należy wskazać taki katalog, do którego dostęp będą posiadać użytkownicy korzystający z usługi OCR.  
  • w Konfiguracji firmy/Ogólne/Parametry w sekcji ‘Sprawdzanie wyst. podobnych kontrahentów’ należy wybrać opcję Blokuj
 

Sposoby dodawania dokumentów

Na liście faktur w rejestrze VAT oraz na liście Faktur Zakupu w menu Handel, dostępna jest ikona OCR, która umożliwia wskazanie jednego lub wiele dokumentów, które powinny zostać przetworzone. Po pierwszym kliknięciu w przycisk OCR – Dodaj fakturę ze zdjęcia, skanu lub PDF , wyświetlane jest menu dostępnych opcji. Wybór jest zapamiętywany i przy kolejnym kliknięciu wywoływana jest opcja poprzednio wybrana. W menu rozwijanym dostępne są opcje: Wybierz dokumenty z dysku – otwierane jest okno, na którym można wskazać dokumenty zapisane na dysku. Możliwe jest wskazanie wielu dokumentów. Wybierz dokumenty z Obiegu dokumentów – otwierane jest okno, na którym można wskazać skany zapisane w Bibliotece dokumentów, mające zaznaczony parametr Udostępnij dla usługi OCR. Oznacz dokumenty jako zweryfikowane/niezweryfikowane – dokumenty przetworzone przez Comarch OCR, które trafiły na listę dokumentów, powinny zostać zweryfikowane przez Użytkownika pod kątem poprawności zaimportowanych danych. Jeżeli dokument zostanie zweryfikowany przez Użytkownika i jest poprawny, należy zmienić na takim dokumencie wartość atrybutu OCR-> Niezweryfikowany na Zweryfikowany. Można w tym celu wykorzystać przycisk dostępny na formularzu dokumentu lub opcję na liście. Weryfikacja z poziomu formularza została opisana w części Atrybuty opisujące dokument. Sprawdź ilość stron do wykorzystania – funkcja umożliwia sprawdzenie, ile stron pozostało do wykorzystania w ramach pakietu Comarch OCR.

Atrybuty opisujące dokument

Na dokumentach wczytanych poprzez usługę OCR, widoczne są atrybuty dokumentu:
  • NUMER_STRONY – informacja, na której stronie w pliku znajduje się dokument, wykorzystywana w celu poprawnego wyświetlenia pliku, na podstawie którego powstał dokument,
  • OBRACANIE i OBRACANIE_ILOŚĆ_STR – atrybuty techniczne, wykorzystywane w celu poprawnego wyświetlenia podglądu skanu. Pojawiają się tylko, jeśli skan wymagał obrócenia widoku.
  • OCR – atrybut o formacie lista, który jest dodawany w celu łatwego odnalezienia dokumentów przetworzonych za pomocą usługi Comarch OCR. Przyjmuje wartości Niezweryfikowany/ Zweryfikowany.

Weryfikacja przetworzonych dokumentów

Bezpośrednio po wczytaniu dokumentu na listę dokumentów w programie Comarch ERP Optima, ustawiana jest wartość Niezweryfikowany dla atrybutu OCR. Operator może ustawić status Zweryfikowany, po sprawdzeniu zgodności otrzymanego dokumentu z dokumentem utworzonym przez OCR. Szczególną uwagę podczas weryfikacji zwracamy na dane, które są rozpoznawane:
  • numer NIP,
  • numer dokumentu,
  • daty,
  • forma płatności i termin płatności,
  • stawki VAT oraz kwoty,
  • numer rachunku bankowego.
  Jeżeli dokument zostanie zweryfikowany przez Użytkownika i jest poprawny, należy zmienić jego status na Zweryfikowany. Można to zrobić na trzy sposoby:
  • z poziomu formularza dokumentu, zakładka [Atrybuty]:
  •  z poziomu formularza dokumentu poprzez przycisk OCR .
  Na formularzu dokumentu przycisk jest dostępny po prawej stronie. Jest wyświetlany na dwa sposoby: – dokument niezweryfikowany – dokument zweryfikowany Po każdym kliknięciu w ikonę, wartość atrybutu OCR zmienia się odpowiednio na Zweryfikowany/Niezweryfikowany.
  •  seryjnie, korzystając z opcji Oznacz dokumenty jako zweryfikowane/ Oznacz dokumenty jako niezweryfikowane dostępnej na liście dokumentów w rozwinięciu przycisku OCR:
Istnieje możliwość wyświetlenia kolumny OCR na liście dokumentów w celu łatwiejszej weryfikacji wczytanych dokumentów. W tym celu należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na dowolnym nagłówku kolumny na liście, a następnie wybrać z menu opcję Wybór kolumn. Kolumnę OCR należy odszukać na liście kolumn, a następnie przenieść na listę dokumentów poprzez dwukrotne kliknięcie lub metodą „przeciągnij i upuść”.

Powiązanie z modułem Obieg Dokumentów

Jeśli wskazywany jest plik z dysku, wówczas przed dodaniem go na listę dokumentów w Comarch ERP Optima, tworzony jest w tle dokument w module Obieg Dokumentów wraz z podpiętym skanem. W kolejnym kroku, skan ten jest za pomocą usługi OCR wczytywany na listę dokumentów. Na formularzu wczytanego dokumentu, na zakładce [Dokumenty] widoczne jest powiązanie z dokumentem Biblioteki dokumentów, jeśli operator zalogowany jest do modułu Obieg Dokumentów. Na formularzu operatora (Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Parametry cd] znajduje się parametr Prawo do udostępniania plików dla usługi OCR. Dla operatorów, którzy w konfiguracji mają zaznaczony ten parametr, na formularzu dokumentu firmowego w sekcji Archiwum plików widoczna jest kolumna Udostępnij dla usługi OCR. Kolumna nie jest dostępna na dokumentach, dla których wskazano Typ: Wspólny. W kolumnie Udostępnij dla usługi OCR można zaznaczyć parametr udostępnienia , który jest widoczny tylko dla plików obsługiwanych przez usługę OCR (obecnie są to pliki o rozszerzeniu *.jpg, *tiff, *png, *jpeg, *.pdf.). Po zaznaczeniu parametru, załącznik będzie dostępny dla funkcji OCR, uruchamianej z poziomu listy dokumentów. Jeśli na liście dokumentów wybrana zostanie opcja OCR – Wybierz dokumenty z Obiegu dokumentów, wówczas pojawi się okno Pliki zapisane w Obiegu dokumentów – Wybierz. Jeśli w Bibliotece dokumentów nie ma żadnego dokumentu spełniającego kryteria, wówczas pojawi się informujący o tym komunikat.

Na liście wyboru widoczne będą skany, dla których zaznaczono parametr Udostępnij dla usługi OCR. Jeżeli dla danego katalogu w Bibliotece dokumentów jest założony dla operatora zakaz na podgląd, wówczas pliki powiązane z tym katalogiem nie będą widoczne na liście.

Weryfikacja wczytanych skanów

Podczas wczytywania dokumentu weryfikowane są: Dane sprzedawcy Sprawdzana jest zgodność numeru NIP nabywcy na wczytywanej fakturze z numerem NIP z aktualnej pieczątki firmy. Weryfikacja odbywa się według poniższych założeń:
  • Sprawdzany jest NIP z aktualnej pieczątki. Pieczątki historyczne nie są weryfikowane
  • Dodając fakturę zakupu sprawdzany jest NIP nabywcy z NIP w pieczątce
  • Dodając fakturę sprzedaży sprawdzany jest NIP sprzedawcy z NIP w pieczątce
  Jeżeli nie są one zgodne, wówczas wyświetlony zostanie komunikat: Jeśli wybierzemy:
  • TAK – dokument zostanie dodany na listę dokumentów,
  • NIE – dokument nie zostanie dodany na listę dokumentów, w podsumowaniu wyświetlony zostanie komunikat informujący, że dokument nie został dodany ze względu na niezgodność numeru NIP z numerem w pieczątce firmy.
  W przypadku kiedy na liście kontrahentów znajduje się już kontrahent, który widniej na skanie dokumentu, wówczas do rozpoznanego dokumentu przenoszone są dane z jego karty jeżeli w Start/Konfiguracja/Program/OCR zaznaczony jest parametr Przenoś dane adresowe z karty kontrahenta podczas dodawania dokumentów. Jeżeli parametr nie jest zaznaczony wówczas nazwa i adres pobierane są z bazy REGON. Dla nowych kontrahentów dane pobierają się zawsze z bazy REGON. Duplikacja Niezależnie od ustawień parametru Kontrola duplikacji zapisów na fakturach zakupu w menu Konfiguracja/ Firma/ Ogólne, przy rozpoznawaniu dokumentów wprowadzona jest kontrola duplikacji, która sprawdza, czy w bazie danych znajduje się już dokument o takich samych danych:
  • numer dokumentu
  • numer NIP
  • kwota netto
  • data wystawienia
  Jeśli dokument zostanie zidentyfikowany jako duplikat, wówczas wyświetlony zostanie komunikat: W bazie istnieje dokument o takich samych danych: numer_dokumentu. Czy dodać dokument ponownie? Jeśli wybierzemy NIE, wówczas dokument nie zostanie dodany, a w podsumowaniu pojawi się informacja: Nie dodano dokumentu numer_dokumentu z dnia XXXX-XX-XX. Dokument jest już na liście faktur zakupu. (dotyczy dokumentów w menu Handel). W Rejestrze VAT nie pojawia się komunikat, duplikaty nie są wczytywane na listę dokumentów. W ramach posiadanego pakietu Comarch OCR z puli wykupionych stron odejmowane są wszystkie strony dokumentów, które były przetwarzane przez usługę Comarch OCR, również te, które zostały odczytane jako duplikaty. Kontrahent Weryfikacja kontrahenta przeprowadzana jest na podstawie numeru NIP. Usługa OCR weryfikuje dane kontrahenta w bazie REGON i pobiera jego aktualne dane adresowe, które następnie przekazywane są do Comarch ERP Optima. Jeśli kontrahent o danym numerze NIP znajduje się w bazie programu Comarch ERP Optima, dane na dokument zostaną pobrane z pliku przekazanego przez usługę Comarch OCR, a dane na formularzu kontrahenta nie zostaną nadpisane. Jeśli kontrahenta nie ma w bazie, zostanie on automatycznie dodany. Podczas tworzenia karty nowego kontrahenta, w zależności od ustawień parametru Autonumeracja akronimów kontrahentów przy dodawaniu w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry, jeśli:
  • parametr nie jest zaznaczony, wówczas w pole Kod na formularzu kontrahenta wstawiany jest numer NIP kontrahenta,
  • parametr jest zaznaczony, wówczas pole Kod na formularzu kontrahenta wypełniane jest zgodnie z ustawieniami parametrów autonumeracji.
  Sprawdzanie występowania podobnych kontrahentów Jeśli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry ustawiono Sprawdzanie wyst. podobnych kontrahentów jako Brak lub Ostrzegaj, wówczas po kliknięciu na przycisk OCR pojawia się komunikat Aktualne ustawienia firmy pozwalają dublować karty kontrahentów. Czy chcesz zmienić te ustawienia i zablokować dodawanie kontrahenta gdy podany kontrahent już istnieje?  
  • Tak, we wszystkich firmach – zostanie ustawiona opcja Blokuj, we wszystkich bazach firmowych,
  • Tak, w tej firmie – zostanie ustawiona opcja Blokuj, w firmie, do której operator jest aktualnie zalogowany,
  • Nie – nie zostanie dokonana żadna zmiana w parametrach.
  Komunikat nie wyświetli się jeśli operator ma blokadę dostępu do parametrów ogólnych firmy. Jeśli w bazie znajduje się więcej niż jeden kontrahent o takim samym numerze NIP, jak wczytany z pliku, wówczas program wyświetli listę uwzględniającą wszystkie te kartoteki kontrahentów. Przed importem należy dokonać wyboru, który kontrahent ma zostać wskazany na tworzonym dokumencie. Forma płatności Jeżeli rozpoznana forma płatności jest w bazie to jest ona podstawiana na rozpoznany dokument. W przypadku jej braku podstawiana jest forma płatności ustawiona na karcie kontrahenta. Jeżeli nie ma karty kontrahenta podstawiana jest gotówka lub przelew. Przelew ustawiany jest, gdy na dokumencie widnieje numer rachunku bankowego. Termin płatności zostanie wczytany ze skanowanego dokumentu. Na formularzu nowo dodawanego kontrahenta również zostanie ustawiona domyślna forma płatności rozpoznana przez usługę OCR. W przypadku rejestru VAT kontrahent dodaje się z formą płatności przelew. Numer rachunku bankowego Jeśli usługa Comarch OCR rozpozna numer rachunku bankowego w pliku, wówczas numer ten zostanie wprowadzony na dokumencie Faktury Zakupu na zakładce [Kontrahent] w polu Nr rach. bankowego w sekcji Domyślny płatnik (dotyczy dokumentów w menu Handel). W przypadku rejestru VAT numer rachunku bankowego zostanie dodany na zakładce [Ogólne] w polu Nr rach. bankowego.

Usługa Comarch OCR w Rejestrze VAT

Przetwarzanie dokumentów

Comarch OCR pozwala na przetwarzanie jednocześnie wielu plików. Po kliknięciu w ikonę OCR jest możliwość wskazania dokumentów z dysku lub Obiegu Dokumentów/ BI Point. W momencie rozpoczęcia wczytywania dokumentu pojawi się komunikat informujący użytkownika, do którego rejestru zostanie zapisany dokument. Informacja pojawi się zarówno w przypadku rejestru sprzedaży jak i zakupu.   Komunikat pojawia się dla każdego z Operatorów. Wybierając Tak zostanie otwarte okno z możliwością wybrania skanu dokumentu. Jeżeli natomiast Operator wybierze Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej a następnie Tak wówczas przy kolejnym rozpoznawaniu faktur w rejestrze VAT sprzedaży komunikat nie będzie pojawiał się dla tego Operatora. Po rozpoczęciu przetwarzania dokumentów na ekranie widoczne jest okno, które wyświetla przetwarzane dokumenty. Użytkownik widzi nazwy plików dokumentów, które są aktualnie przetwarzane i czy przetwarzanie zakończyło się poprawnie czy z błędem. Wyniki rozpoznania ikoną dyskietki można zapisać do pliku. Poprawnie przetworzony dokument zostaje zapisany w rejestrze VAT wskazanym na liście. W przypadku wersji Comarch ERP Optima wcześniejszych niż 2020.0 dokument jest zapisywany w podrejestrze ZAKUP lub SPRZEDAŻ. Od wersji 2021.1.1 Comarch ERP Optima podczas dodawania dokumentu za pomocą usługi Comarch OCR weryfikowane są daty na dokumencie. Sprawdzane jest czy data wystawienia jest z bieżącego bądź poprzedniego miesiąca czy z innych miesięcy. Jeżeli data wystawienia jest z innego miesiąca niż bieżący lub poprzedni to przed dodaniem dokumentu pojawi się komunikat ostrzegający o treści: Na dokumencie ‘numer dokumentu’ rozpoznana została data wystawienia ‘data wystawienia’. Domyślnie dokument zostanie zapisany z rozpoznaną datą. Czy chcesz zmienić datę i dodać dokument z datą bieżącą Użytkownik może zdecydować i wybrać:
  • Tak – dokument zostanie dodany z datą bieżącą. Oznacza to, że dla faktur zakupu zostanie ustawiona bieżąca data wpływu a dla faktur sprzedaży data wystawienia jako data bieżąca.
  • Nie – dokument zostanie dodany z datą rozpoznaną.
Usługa OCR umożliwia rozpoznawanie dokumentów z pliku, który posiada maksymalnie 200 stron. Jeżeli do rozpoznania wskazany zostanie plik, który ma więcej niż 200 stron pojawi się następujący komunikat: Wskazany plik zawiera ponad 200 stron. Proszę podzielić plik na mniejsze.  

Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7/plik JPK_V7

w Konfiguracji Programu/Użytkowe/Operatorzy. Jeżeli deklaracja VAT-7/VAT-7K/JPK_V7M/JPK_V7K jest zatwierdzona i wybrana jest opcja:
  • Ostrzegaj – wówczas dokument jest dodawany do rejestru z komunikatem informacyjnym w logu o treści Rozpoznano i dodano dokument ‘numer dokumentu’ z dnia ‘data wystawienia’. ‘nazwa pliku’. Deklaracja VAT-7/JPK_V7 za podany okres została zatwierdzona. Należy ponownie sporządzić deklaracje lub korektę do deklaracji.
  • Blokuj – wówczas dokument nie zostanie dodany do rejestru VAT i pojawi się komunikat. Wystąpił błąd przy imporcie składnika. ‘numer dokumentu’. Dokument nie został dodany. Dotyczy deklaracji VAT-7/JPK_V7, która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach. ‘nazwa pliku’.
Przy wybraniu opcji Blokuj dokumenty ze skanu zostają rozpoznane i zmniejsza się liczba stron do wykorzystania. Jednak ze względu na blokadę dodawania nie zostaną one wczytane do rejestru. Jeżeli w Konfiguracji firmy/Ogólne/Praca rozproszona zaznaczony jest parametr „Pobieranie kategorii z karty kontrahenta” i w bazie jest już karta kontrahenta z uzupełnionymi kategoriami to po rozpoznaniu kontrahenta kategoria zostanie przeniesiona na dokument w rejestrze VAT. Niezależnie od Stawki VAT wybranej na kategorii przenoszona jest zawsze Stawka VAT ze skanu dokumentu. Kody dotyczące JPK_V7 przenoszone są na rozpoznany dokument automatycznie i są to:
  • w przypadku faktur sprzedaży kody GTU, procedury i typy dokumentu umieszczone na skanie dokumentu oraz kody umieszczone na karcie kontrahenta w zakładce JPK i z przypisanej do niego kategorii
  • kod TP przypisywany jest dla faktur sprzedaży, jeżeli na karcie kontrahenta zaznaczono parametr Kontrahent powiązany
  • kod RO przypisywany jest dla faktur sprzedaży, jeżeli na karcie kontrahenta przypisano kategorię z zaznaczonym parametrem Również na fakturze sprzedaży zaznacza się parametr Sprzedaż detaliczna
  • kod VAT_RR przypisywany jest dla faktur zakupu, jeżeli na karcie kontrahenta zaznaczono parametr Rolnik
  • kod MPP przypisywany jest dla faktur sprzedaży i zakupu jeżeli na karcie kontrahenta w zakładce [JPK] została wybrana Procedura MPP
W przypadku wystąpienia tych samych kodów na karcie kontrahenta w zakładce JPK oraz na kategorii i skanie dokumentu po rozpoznaniu faktury przez usługę OCR przeniesione zostaną na dokument w rejestrze VAT tylko unikalne wartości kodów JPK bez ich duplikacji. Rodzaj oraz Kolumna na fakturze ustawiane są takie, jakie zostały ustawione na formularzu kategorii. Przenoszony jest również Podział odliczeń co powoduje, że po wczytaniu faktury następuje automatyczny podział pozycji w takich proporcjach, jaki został ustalony na kategorii. Z kategorii przenoszone jest Odliczenie, jeżeli jego wartość wynosi Warunkowo. Odliczenia TAK/NIE ustawiane są w zależności od weryfikacji w bazie Podatników VAT czynnych, która odbywa się automatycznie w momencie wysłania dokumentu do rozpoznania. Brak ustawienia kategorii na karcie Kontrahenta powoduje wczytanie faktury z rodzajem Towar. Jeżeli forma płatności jest gotówkowa, czyli w Start/Konfiguracja/Firma/Kasa Bank/Formy płatności dla płatności przypisany jest typ: Gotówka lub Karta oraz w Start/Konfiguracja/Firma/Kasa Bank/Parametry zaznaczone jest Automatyczna generacja kasy dla rejestru VAT i Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową to przy dodawaniu takiej faktury zostanie automatycznie utworzony zapis kasowy i dokument zostanie rozliczony. Raport kasowy utworzy się automatycznie za okres, za który dodawany jest zapis kasowy rozliczający dokument. Wraz z dodaniem wpisu w Rejestrze VAT tworzony jest powiązany dokument OBD, gdzie podpinany jest plik z zeskanowaną fakturą. Jeżeli na dokumencie w rejestrze VAT nie pokazuje się lewy panel z podglądem faktury wystarczy kliknąć w prawym dolnym rogu formularza w ikonę strzałki i wskazać dokument. Ustawienie zostanie zapamiętane dla kolejnych dokumentów w rejestrze VAT. Ikona będzie dostępna po zalogowaniu się do modułu księgowego.  

Automatyczne wczytywanie do Rejestru VAT skanów podpiętych w platformie Comarch BI Point

W Biurze Rachunkowym umożliwiliśmy tworzenie faktur zakupu i sprzedaży w rejestrze VAT na podstawie skanów dokumentów umieszczonych w Comarch BI Point przez klientów Biura Rachunkowego. Skany dokumentów umieszczone w Comarch BI Point zaczytywane są automatycznie do IBARD. Po rozwinięciu listy dostępnej obok przycisku OCR w rejestrze VAT, jeżeli użytkownik wybierze opcję Wybierz dokumenty z Obiegu Dokumentów, przy odpowiedniej konfiguracji program połączy się z IBARD, gdzie przechowywane są pliki wgrywane przez klienta Biura Rachunkowego w Comarch BI Point i pobierze je do Comarch ERP Optima. Pliki zostaną zapisane jako nowe dokumenty w Obiegu Dokumentów i udostępnione dla usługi OCR. Pojawią się od razu na liście plików z Obiegu Dokumentów, które będzie można zaznaczyć do przetworzenia przez usługę OCR. Jeżeli firma połączona jest z Comarch BI Point, ale nie jest połączona z IBARD to pojawi się stosowny komunikat. Należy wpisać login oraz hasło do IBARD. W przypadku prawidłowej autoryzacji wyświetli się lista plików z Obiegu Dokumentów, na której będą już zaimportowane pliki z Comarch BI Point klienta. Jeżeli logowanie nie powiedzie się, wówczas pliki z Comarch BI Point klienta nie zostaną pobrane do Comarch ERP Optima i wyświetli się lista plików z Obiegu Dokumentów, które do tej pory znajdowały się w programie. Po wybraniu dokumentów z listy zostaną one przetworzone przez usługę Comarch OCR i nie będą wyświetlane ponownie. Jeżeli jednak użytkownik usunie fakturę w rejestrze VAT to pojawi się ona automatycznie na liście do ponownego rozpoznania. Funkcjonalność automatycznego wczytywania dokumentów jest dedykowana dla Biur Rachunkowych. W celu poprawnej konfiguracji Comarch ERP Optima –> Comarch BI Point należy w Comarch ERP Optima w  Start/Konfiguracja/Program/Biuro Rachunkowe/Parametry wskazać bazę firmową Biura Rachunkowego. Dodatkowo w bazie Biura Rachunkowego należy do listy kontrahentów dodać klienta Biura Rachunkowego. Na karcie tego kontrahenta w zakładce Księgowe w polu Firma z listy należy wskazać bazę firmową tego kontrahenta. W celu poprawnej konfiguracji Comarch BI Point -> Comarch ERP Optima należy zarejestrować konto dla Biura Rachunkowego a po zalogowaniu wybrać pakiet BI Point Manager. Po kliknięciu w poniższą zaznaczoną ikonę należy wybrać Firma i przejść do zakładki Ustawienia. Zaznaczenie parametru Aktywuj dla klientów usługę wysyłania skanów i zdjęć faktur umożliwi klientom Biura Rachunkowego zaczytywanie skanów do Comarch BI Point. Po rozwinięciu i wybraniu Pakiety należy dodać firmy , które będą mogły umieszczać skany dokumentów z rozszerzeniem pdf, jpg, tiff, jpeg, png w Comarch BI Point. Maksymalny rozmiar jednego dokumentu to 5MB. Na oknie dodawania firmy (klienta Biura Rachunkowego) należy wpisać nazwę oraz główny e-mail firmy. Adres ten należy później wpisać w Comarch ERP Optima jako Login Comarch Cloud. Do każdej dodanej firmy należy dodać użytkowników, np. pracowników klienta Biura Rachunkowego, poprzez wybór ikony  a następnie wpisanie danych użytkowników/pracowników. Jeden użytkownik może mieć ten sam e-mail, który został podany jako główny dla firmy. Kolejne e-maile użytkowników muszą mieć unikalną nazwę. W momencie automatycznego tworzenia katalogu w IBARD wysyłana jest również automatycznie widomość na adres e-mail klienta Biura Rachunkowego z informacją o założeniu konta w usłudze BI Point. W celu dokończenia rejestracji klient Biura rachunkowego w otrzymanej wiadomości wybiera Potwierdź adres e-mail i zostaje przekierowany na stronę https://sso.comarch.com, gdzie zostaje poproszony o nadanie własnego hasła dostępu do Comarch BI Point. W kolejnym etapie zostaje zalogowany do Comarch BI Point. Po zalogowaniu do Comarch BI Point w celu dodania skanów/zdjęć dokumentów należy otworzyć Repozytorium w rozwijanej gałęzi wybrać Dokumenty a następnie  i . Po pojawieniu się poniższego okna klient Biura Rachunkowego może przesłać skany dokumentów, które następnie mogą zostać wczytane do Comarch ERP Optima przez Biuro Rachunkowe.

Usługa Comarch OCR na formularzu e-mail

Z poziomu wiadomości email możliwe jest wczytanie do Rejestru VAT dokumentu, który został dołączony do zakładki Załączniki. Wybranie tej opcji uruchomi okno, w którym należy wskazać, do którego Rejestru VAT powinien zostać wczytany dokument. Po utworzeniu zapisu w Rejestrze VAT zostanie automatycznie utworzony dokument w Obiegu dokumentów. Utworzony dokument w Obiegu dokumentów posiada powiązanie zarówno do Rejestru VAT oraz wiadomości email.

Usługa Comarch OCR dla Faktur Zakupu i Przyjęć Zewnętrznych

Funkcjonalność wczytywania Faktur Zakupu za pomocą usługi Comarch OCR dostępna jest od wersji 2022.0.1 Comarch ERP Optima. Od wersji 2023.1.1 możliwe jest wczytywanie Przyjęć Zewnętrznych. Z

Licencjonowanie i sugerowane ustawienia

W celu skorzystania z możliwości wczytywania skanów poprzez usługę Comarch OCR, konieczne jest posiadanie wykupionego pakietu OCR. Dodatkowo wymagany jest jeden z modułów – Faktury, Handel lub Handel Plus. Moduł Obieg Dokumentów nie jest konieczny do wczytywania Faktur Zakupu na podstawie skanów. Przed rozpoczęciem korzystania z funkcji OCR należy zweryfikować ustawienia w programie:
  • Blokady operatora, które nie powinny być włączone:
    •  Formularz pozycji cennika – Dodawanie
    • Formularz danych kontrahenta – Dodawanie
    • Formularz faktury zakupu – Dodawanie
    • Parametry importu towarów z dokumentu PEF/ OCR – Zmiana
 
  • Dla dokumentów walutowych – ustawienia parametrów w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry, sekcja Waluty zalecane jest włączenie parametrów Zezwalaj na zmianę waluty oraz VAT na fakturach w walucie lub umożliwienie operatorowi włączenia tych parametrów (brak blokady na formularzu operatora Parametry pracy modułu handlowego – firma – Zmiana).
Uwaga
Brak zalecanych ustawień może skutkować podjęciem próby wczytania skanu i tym samym zmniejszeniem ilości dokumentów dostępnych w pakiecie, jeśli w trakcie weryfikacji okaże się, że operator nie ma uprawnień niezbędnych do zapisu dokumentu.

Weryfikacja wczytywanych skanów Faktur Zakupu i Przyjęć Zewnętrznych

Po wskazaniu skanu do wczytania na listę Faktur Zakupu lub Przyjęć Zewnętrznych, wyświetlane jest okno, w którym prezentowane są informacje na temat procesu wczytywania dokumentów. Na końcu widnieje informacja o aktualności usługi OCR oraz ilości dokumentów dostępnych jeszcze w pakiecie. Podczas wczytywania dokumentu, oprócz danych wymienionych w punkcie ogólnym „Weryfikacja wczytanych skanów”, weryfikowane są: Uprawnienia operatora Jeśli operator ma założoną blokadę na dodawanie Faktur Zakupu, wówczas w podsumowaniu wyświetlony zostanie komunikat: Operator ma zakaz dodawania faktur zakupu. Dokument nie zostanie wczytany na listę. Niezgodności na dokumencie Jeśli na wczytanym dokumencie nie udało się odczytać danych kontrahenta, numeru dokumentu, danych z tabelki VAT lub jeśli suma wartości pozycji nie jest zgodna z wartością dokumentu, wówczas w podsumowaniu zostanie wyświetlony komunikat: Dodano dokument numer_dokumentu z dnia XXXX-XX-XX ale nie udało się rozpoznać wszystkich elementów. Dokument taki należy zweryfikować ze szczególną uwagą przed zatwierdzeniem. Jeśli na dokumencie nieprawidłowo zostały odczytane pozycje, np. nie wszystkie pozycje zostały poprawnie rozpoznane przez usługę OCR lub też wczytane zostały nieprawidłowe wartości, a suma wartości pozycji nie zgadza się z wartością dokumentu, wówczas wartości w tabelce VAT zostaną na nowo wyliczone zgodnie z algorytmami programu. Należy zweryfikować ceny i wartości dokumentu.

Ustawienia na formularzu Faktury Zakupu i Przyjęcia Zewnętrznego

Wczytywane Faktury Zakupu i Przyjęcia Zewnętrzne zawsze zapisywane są z parametrem bufor. Wymagana jest weryfikacja przed zapisaniem dokumentu na trwałe. Przy próbie zapisu dokumentu niezweryfikowanego pojawi się komunikat: Dokument jest wprowadzony po rozpoznaniu przez OCR. Zweryfikuj dokument zanim zostanie zatwierdzony. Warto zwrócić uwagę na poniższe ustawienia: Daty na dokumencie Data wystawienia na skanie będzie datą wystawienia na formularzu dokumentu, a data sprzedaży zostanie przeniesiona do pola data zakupu. Data wpływu ustawiona zostanie zgodnie z datą wczytania dokumentu. Magazyn Na dokumencie pobierany jest magazyn domyślny z karty operatora. Jeżeli operator nie ma przypisanego magazynu domyślnego, wówczas ustawiony zostanie magazyn domyślny stanowiska (ustawiony w menu Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Handel/ Parametry). Natomiast jeśli nie został wskazany magazyn operatora ani stanowiska, wówczas ustawiony zostanie magazyn, który został wybrany na liście Faktur Zakupu lub Przyjęć Zewnętrznych. Jeżeli nie ma również tego magazynu, na dokumencie zostanie wskazany magazyn główny. Algorytm netto/brutto Algorytm dokumentu ustawiany jest na podstawie danych zwróconych przez usługę OCR. Na formularzu nowo tworzonego kontrahenta ustawiany jest zawsze algorytm domyślny „od netto”. Kody JPK_V7 Kody JPK_V7 nadawane są automatycznie, zgodnie z mechanizmami działającymi przy dodawaniu Faktur Zakupu. Parametr MPP W tym zakresie działają mechanizmy takie jak przy wystawianiu Faktur Zakupu. Pozycje dokumentu Przy wyszukiwaniu pozycji w pierwszej kolejności weryfikujemy, czy w bazie istnieje produkt o kodzie EAN odczytanym ze skanu. Jeżeli nie ma takiego kodu EAN w bazie, wówczas weryfikujemy po nazwie. Jeżeli w cenniku znajduje się pozycja o wskazanym kodzie EAN lub nazwie, wówczas dodajemy ją na dokument. Jeżeli w bazie nie ma pasującej pozycji, podczas wczytywania dokumentu proponujemy założenie kart towarów/usług. Pojawia się wówczas okno Wybierz parametry dodawanych towarów, na którym widoczne są wszystkie pozycje dokumentu, które nie zostały odnalezione w bazie: Przy pierwszym otwarciu okna pozycje sortowane są zgodnie z kolejnością na wczytywanym skanie. Zmiany sortowania są pamiętane przy kolejnym otwarciu okna. Niezależnie od sortowania na tym oknie, pozycje wczytywane są na formularz Faktury Zakupu zgodnie z kolejnością na wczytywanym skanie. Domyślnie proponowany jest Typ: towar prosty. Istnieje możliwość zmiany w zakresie towar/usługa prosty/złożony. W kolumnie Przypisz towar z bazy można wywołać cennik gdzie wskazujemy, który towar z bazy ma zostać przypisany do produktu nierozpoznanego przez usługę Comarch OCR lub używając ikony zielonego plusa założyć nową kartotekę towarową, która zostanie przypisana do nierozpoznanego produktu. Kartoteka towarowa w tym przypadku zostanie automatycznie uzupełniona o odczytane dane i konieczne do założenia nowej karty cennikowej tj. Kod, Nazwa, Jednostka miary oraz domyślna Stawka VAT dla sprzedaży i zakupu. Jeśli wskazana zostanie kartoteka, mapowanie to jest zapamiętywane i przy kolejnym imporcie zmapowana zostanie ta sama kartoteka, która została wskazana poprzednio. W przypadku oznaczenia kartoteki towarowej jako nieaktywnej, mapowanie zostanie usunięte. W kolumnie Przenieś na dokument możliwe jest określenie, które pozycje mają zostać przeniesione na zaimportowany dokument. Domyślnie w kolumnie dla każdej pozycji ustawiona jest wartości TAK. W sytuacji, gdy w bazie zostanie zidentyfikowany produkt zaczytany przez OCR, ale różni się jednostką miary, wówczas mapowanie w tabelce zostanie utworzone automatycznie, a jedynie należy wskazać przeliczniki dla jednostki miary, która nie jest powiązana z tym produktem. Przeliczniki można ustawić po rozwinięciu przycisku plusa przed nazwą towaru.   Na liście dostępne są kolumny:
  • Rodzaj jednostki – w pierwszym wierszu wyświetlana jest jednostka podstawowa, natomiast w kolejnych – jednostki pomocnicze. Jeśli wskazano towar w kolumnie Przypisz towar z bazy, wówczas pojawia się dodatkowy wiersz i jako podstawowa jednostka prezentowana jest jednostka z karty towaru, a pomocnicza – z pliku.
  • Nazwa j.m – nazwa jednostki z pliku lub z karty towaru.
  • Licznik/ Mianownik – domyślnie ustawiana jest wartość 1 dla obydwu tych pól. Dla jednostki podstawowej pola nie podlegają edycji. Dla jednostek pomocniczych możemy określić relację do jednostki podstawowej.
  • Przelicznik – pole puste dla jednostki podstawowej, natomiast dla jednostek pomocniczych prezentowany jest wynik na podstawie danych wprowadzonych w polach licznik/ mianownik.
  • Przypisz j.m. z bazy – dla jednostki z pliku lub jednostki pomocniczej możemy wskazać, do której jednostki z bazy ma być mapowanie. Wybór możliwy jest tylko jeśli jednostki o takiej nazwie nie rozpoznano w bazie. Wybór jest niedostępny dla jednostki podstawowej towaru wskazanego w kolumnie Przypisz towar z bazy.
  Po zatwierdzeniu okna przyciskiem  następuje utworzenie brakujących pozycji cennikowych i wprowadzenie ich na dokument. Podczas zakładania kart towarowych weryfikowane jest ustawienie parametru Autonumeracja kart towarów w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Autonumeracja i kody EAN:
  • jeżeli parametr jest zaznaczony, wówczas pole Kod na formularzu towaru uzupełniane jest zgodnie ze schematem autonumeracji.
  • jeżeli parametr jest nie zaznaczony, a w pliku znajduje się informacja o kodzie EAN, wówczas pole Kod uzupełniane jest kodem EAN
  • jeżeli parametr nie jest zaznaczony i w pliku nie znajduje się informacja o kodzie EAN, wówczas pole Kod uzupełniane jest fragmentem nazwy produktu (maksymalnie 50 znaków).
  Kod EAN, jeśli został rozpoznany na skanie, przenoszony jest na formularz towaru do pola EAN. Jeśli operator ma założoną blokadę procedury Formularz pozycji cennika – Dodawanie, wówczas okno Wybierz parametry dodawanych towarów nie pojawi się, a dokument zostanie wczytany bez brakujących pozycji. W podsumowaniu pojawi się informacja Nie dodano karty cennikowej nazwa_pozycji. Operator posiada blokadę dodawania kart cennikowych. Podobnie program zachowa się, jeśli operator ma blokadę Parametry importu towarów z dokumentu PEF/ OCR – Zmiana. Dokument zostanie wczytany bez brakujących pozycji.

Dokumenty walutowe

Poprzez usługę Comarch OCR możliwe jest wczytanie dokumentów w walutach EUR, GBP, USD. Przed wczytaniem Faktury Zakupu na listę, weryfikowane jest ustawienie parametru: Zezwalaj na zmianę waluty, znajdującego się w Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry, w sekcji Waluty. Faktura Zakupu może zostać wczytana na listę tylko w przypadku, gdy ten parametr jest zaznaczony. Jeżeli parametr: Zezwalaj na zmianę waluty nie jest zaznaczony, wówczas pojawi się komunikat: Dokument jest wystawiony w walucie. Aby wczytać dokument należy w Konfiguracji/ Firma/ Handel/ Parametry zaznaczyć parametr: Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu. Czy chcesz zmienić ustawienia tego parametru? Wybór opcji Tak spowoduje zaznaczenie parametru w Konfiguracji. Jeśli wybierzemy Nie, wówczas dokument nie zostanie wczytany na listę, a w podsumowaniu pojawi się informacja Nie dodano dokumentu numer_dokumentu z dnia XXXX-XX-XX. Nie ustawiono parametru w konfiguracji: Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu. Jeśli zaznaczono parametr Zezwalaj na zmianę waluty, a na dokumencie walutowym naliczony jest podatek VAT, wówczas weryfikowane jest ustawienie parametru: VAT na fakturach w walucie. Jeżeli parametr nie jest zaznaczony, wówczas pojawi się komunikat: Dokument jest wystawiony w walucie z naliczonym podatkiem VAT. Aby wczytać dokument należy w Konfiguracji/ Firma/ Handel/ Parametry zaznaczyć parametr: VAT na fakturach w walucie. Czy chcesz zmienić ustawienia tego parametru? Wybór opcji Tak spowoduje zaznaczenie parametru w Konfiguracji. Jeśli wybierzemy Nie, wówczas dokument nie zostanie wczytany na listę, a w podsumowaniu pojawi się informacja Nie dodano dokumentu numer_dokumentu z dnia XXXX-XX-XX. Nie ustawiono parametru w konfiguracji: VAT na fakturach w walucie. Jeśli w menu w Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry, w sekcji Waluty zaznaczony jest parametr Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie, wówczas dla dokumentów z naliczonym VATem, płatność rozbijana jest na kwotę netto w walucie oraz wartość VAT w PLN. Jeśli operator ma założoną blokadę Parametry pracy modułu handlowego – firma – Zmiana, wówczas nie pojawią się komunikaty z poziomu, których można zmienić ustawienia parametrów w konfiguracji. Kurs waluty przenoszony jest na dokument Faktury Zakupu z danych dostarczanych przez usługę OCR. Typ kursu waluty ustawiamy jako Kurs średni NBP. Wartości walutowe na dokumencie przeliczane są na PLN po kursie wskazanym na dokumencie. Na podstawie tych wyliczeń uzupełniana jest tabelka VAT na zakładce [Płatności].

Okno podglądu wczytanego dokumentu

Na podglądzie formularza Faktury Zakupu lub Przyjęcia Zewnętrznego wczytanego ze skanu poprzez usługę OCR, z lewej strony wyświetlany jest podgląd skanu. Okno można zamknąć, natomiast przy ponownym podniesieniu formularza, będzie ono ponownie widoczne. Zapamiętywane jest ustawienie wielkości okna, natomiast nie ma możliwości jego zamknięcia na stałe. Okno można zamknąć, natomiast ponowne jego otwarcie możliwe jest po naciśnięciu przycisku Podgląd dokumentu z biblioteki , dostępnego na wszystkich zakładkach dokumentu. Jego kliknięcie umożliwia wyświetlenie załącznika w oknie podglądu widocznym z lewej strony formularza dokumentu. Jeśli powiązanych jest kilka dokumentów OBD z kilkoma załącznikami, wówczas po kliknięciu przycisku pojawi się menu z listą dostępnych do wyświetlenia załączników: Wyświetlane mogą być załączniki w formacie PDF, TIFF oraz pliki graficzne (PNG, JPG, BMP). Załączniki w innych formatach, jak np. XLSX, DOCX nie będą dostępne do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. W przypadku kiedy dane nie zostały rozpoznane bądź zostały rozpoznane niepoprawnie prosimy wysyłać zgłoszenie poprzez System Obsługi zgłoszeń wraz z przesłaniem skanu faktury i opisem problemu. W sposób cykliczny i automatyczny udostępniane są rozszerzenia aplikacji Comarch OCR bez konieczności zamykania i ponownego otwierania Comarch ERP Optima.

API do usługi Comarch OCR

UsługaAdres
Comarch OCRhttps://www.erp.comarch.pl/OCR/
Comarch OCR APIhttps://ocr.erp.comarch.pl/v1.0/api/
W celu korzystania z usługi Comarch OCR API należy po zalogowaniu w aplikacji Comarch OCR wygenerować klucze dostępowe.

Metody

Tworzenie sesji użytkownika (POST)

Adres: https://ocr.erp.comarch.pl/v1.0/api/sessions/post   W nagłówku zapytania należy dołączyć następujące dane uwierzytelniające:
KluczWartość
authKeyKlucz wygenerowany w panelu do zarządzania Comarch OCR
authSecretSekret wygenerowany w panelu do zarządzania Comarch OCR
Opis struktury JSON odpowiedzi
PropertyOpis
sessionTokenToken sesji
Przykładowa odpowiedź JSON { "sessionToken": "00000000-0000-0000-0000-000000000000"" } Możliwe kody odpowiedzi HTTP:
KodZnaczenie
200Poprawnie wygenerowano token sesji.
400Brak wymaganych parametrów w nagłówku żądania lub błędne dane.
403Wymagane jest użycie SSL

Usuwanie sesji użytkownika (DELETE)

Adres: https://ocr.erp.comarch.pl/v1.0/api/sessions/delete  

W nagłówku zapytania należy dołączyć następujące wartości:

KluczWartość
authTokenToken sesji
KodZnaczenie
204Sesja poprawnie zakończona
400Brak tokenu sesji w nagłówku żądania.
403Wymagane jest użycie SSL

Przetwarzanie dokumentu (POST)

Adres: https://ocr.erp.comarch.pl/v1.0/api/invoice/post   Opis struktury JSON zapytania
PropertyOpis
DataPlik o rozszerzeniu *.jpg, *.png, *bmp lub *.pdf w postaci binarnej
InvoiceGuidOpcjonalne - GUID
FilenameNazwa pliku wraz z rozszerzeniem
ReturnDataOpcjonalne - informacja czy usługa ma zwrócić pliki dla przetworzonych dokumentów, wartość parametru 1 – pliki są dołączone do odpowiedzi
RecognitionLanguageOptionOpcjonalny - język rozpoznawania dokumentu,
0 - j. polski (jeśli na fakturze zostanie rozpoznany język angielski, rozpoznanie nastąpi jak dla faktur angielskich),
1 - j. niemiecki,
2 - j. francuski,
3 - j. angielski
-1 – rozpoznanie na podstawie języka wykrytego na dokumencie
(domyślnie - j. polski)
BarCodeRecognitionOpcjonalny - informacja czy należy rozpoznawać kody kreskowe da dokumentach, opcja wymaga ustawienia ExportFormat=1, 0 - nie rozpoznaje kodów, 1 - rozpoznaje kody, 2 - łączy strony na podstawie rozpoznanych kodów
OneInvoiceFileOpcjonalny - informacja jak należy łączyć strony w przesłanym pliku, 0 - łączenie stron w dokumenty na podstawie danych zawartych na stronach, 1 - jeden przesłany plik to jeden dokument
DefaultPaymentFormOpcjonalny – domyślna forma płatności jaka ma zostać zwrócona w przypadku nie wykrycia formy płatności na dokumencie (np. „gotówka”)
LanguageOpcjonalny – informacja w jakim języku mają byc zwrócone komunikaty, 0 - j. polski, 1 - j. niemiecki (domyślnie - j. polski)
PagesToRecognizeOpcjonalny – informacja które strony w pliku mają zostać rozpoznane (np. "1-3,5")
RawRecognitionText
Opcjonalny – informacja czy ma zostać zwrócona oryginalna, niezmieniona treść wykryta na stronie, 0 - brak oryginalnej treści, 1 - oryginalna treść zostanie zwrócona
PaymentMethodMappingOpcjonalny – tylko dla dokumentów w języku angielskim, informacja czy forma płatności ma zostać mapowana na podstawową formę płatności (gotówka, przedpłata, karta, przelew), 0 - brak mapowania, 1 - mapowanie
W nagłówku zapytania należy dołączyć następujące wartości:
KluczWartość
authTokenToken sesji
Schemat zapytania:
{

       "type": "object",

       "properties": {

                   "Data": {
                           "type": [
                                    "string"
                           ]
                    },
                    "InvoiceGuid": {
                           "type": [
                                    "string"
                           ]
                    },
                    "Filename": {
                           "type": [
                                    "string"
                           ]
                    },
                    " ReturnData": {
                           "type": [
                                    "integer"
                           ]
                    },
                    " RecognitionLanguageOption ": {
                           "type": [
                                    "integer"
                           ]
                    },
                    " BarCodeRecognition ": {
                            "type": [
                                    "integer"
                           ]
                    }
       },
       "required": [
              "Data",
              "Filename",
       ]
  Opis struktury JSON odpowiedzi
PropertyOpis
ExportStringOdpowiedź w formacie JSON
MessageKomunikat o wyniku przetwarzania dokumentu przez usługę
CodeKod odpowiedzi
StatusStatus odpowiedzi
AdditionalMessageDodatkowa informacja o pozostałych dokumentach, gdy w pakiecie pozostało 10 lub mniej dokumentów
UriToDownloadAdres URL do strony spójnej z kodem odpowiedzi
Schemat odpowiedzi:   Struktura przykładowego pliku w formacie JSON zawartego w odpowiedzi z serwera usługi Comarch OCR. Struktura przykładowego pliku w formacie JSON dla faktur w języku niemieckim zawartego w odpowiedzi z serwera usługi Comarch OCR. ( dla RecognitionLanguageOption=1) Struktura przykładowego pliku w formacie JSON dla faktur w języku francuskim zawartego w odpowiedzi z serwera usługi Comarch OCR. (dla RecognitionLanguageOption=2) Ogólny opis możliwych scenariuszy odpowiedzi z serwera usługi Comarch OCR
CodeStatusOpisDodatkowe informacje
Dowolny1Informacja
Dowolny2OstrzeżenieNależy sprawdzić czy coś się znajduje w AdditionalMessage lub UriToDownload
Dowolny3BłądNależy sprawdzić czy coś się znajduje w AdditionalMessage lub UriToDownload
Szczegółowy opis możliwych scenariuszów odpowiedzi z serwera usługi Comarch OCR
CodeStatusOpisDodatkowe informacje
11Dokument rozpoznany prawidłowo.
12Dokument rozpoznany prawidłowo.Klientowi pozostało w pakiecie 10 lub mniej dokumentów, szczegółowa informacja w AdditionalMessage, link do sklepu Comarch znajduje się w UriToDownload.
21Dokument rozpoznany częściowo lub błędnie.
22Dokument rozpoznany częściowo lub błędnie.Klientowi pozostało w pakiecie 10 lub mniej dokumentów, szczegółowa informacja w AdditionalMessage, link do sklepu Comarch znajduje się w UriToDownload.
33Dokument nierozpoznany.
43Funkcja niedostępna.
53Przerwa techniczna.
63Niepoprawne zapytanie.
73Niepoprawny numer klucza.
83Brak podpisanej klauzuli RODO.Link do formularza z umową znajduje się w UriToDownload.
93Brak wykupionego pakietu przez klienta.Link do sklepu Comarch znajduje się w UriToDownload.
103Wykorzystany pakiet dokumentów.Link do sklepu Comarch znajduje się w UriToDownload.
113Klient zaznaczył dokument w którym jest więcej stron niż pozostało w pakiecie.Link do sklepu Comarch znajduje się w UriToDownload.
123Rozmiar pojedynczej strony przekracza obsługiwany limit.
133Klient został zablokowany ze względu na brak opłaconego pakietu.
143Błędny token sesji. (W przypadku korzystania z OCR API)
153Brak dostępu do API OCR (W przypadku korzystania z OCR API)
173Nierozpoznany język na dokumencie (W przypadku korzystania z OCR API)
W przypadku odpowiedzi z serwera z Code innym niż wymienione w tabeli powyżej należy wyświetlić informację zgodnie ze Statusem. Komunikat tej informacji znajduje się w Message lub AdditionalMessage, i ewentualny link w UriToDownload. Przykładowe zapytanie JSON { "Data": "[DANE BINARNE]", "InvoiceGuid":"dce8b807-2846-4816-a24b-12d7eca140ed", "Filename":"255430.pdf", } Przykładowa odpowiedź JSON { "ExportString": "[ODPOWIEDŹ W FORMACIE JSON]", "Message": "Rozpoznano dokument 255430.pdf.", "Code": 1, "Status": 2, "AdditionalMessage": "W bezpłatnym pakiecie Demo OCR zostało jeszcze 7 dokumentów do wykorzystania. Kliknij w ten komunikat, aby przejść do Sklepu Comarch i kupić odpowiedni Pakiet Comarch OCR.", "UriToDownload": "https://sklep.comarch.pl/produkty/ocr,2,16251" }

Moje BR

Jak założyć konto w Comarch Moje BR?

Comarch Moje BR to aplikacja do fakturowania i komunikacji z Biurem Rachunkowym. Przeznaczona jest dla najmniejszych firm potrzebujących mobilnego narzędzia do fakturowania i wprowadzania dokumentów kosztowych. Aplikacja dostępna jest na system Android i iOS. Po zainstalowaniu należy na ekranie startowym wybrać opcję Utwórz konto. W kolejnym kroku należy podać adres e-mail, na który Użytkownik będzie później logował się do aplikacji. Na podany adres zostanie wysłane powiadomienie o konieczności nadania hasła. Po wykonaniu tych kroków Użytkownik może już zalogować się do aplikacji Comarch Moje BR. Podczas pierwszego logowania niezbędne jest podanie nr NIP oraz akceptacja zgód wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych (RODO). W kolejnym kroku Biuro Rachunkowe uruchamia internetową wymianę dokumentów w Comarch ERP Optima. Więcej informacji – zobacz tutaj. Aby uruchomić wymianę danych w aplikacji, należy zaakceptować komunikat o konieczności potwierdzenia współpracy z Biurem Rachunkowym. Od tego momentu można w pełni korzystać z Comarch Moje BR: wystawiać dokumenty sprzedażowe, dodawać dokumenty kosztowe, wysyłać dane do Biura Rachunkowego i odbierać informacje o podatkach i innych opłatach. Więcej informacji o aplikacji Comarch Moje BR tutaj.