Krok 1 – Zarejestruj biuro na portalu iksiegowosc24.pl i skonfiguruj program Comarch ERP Optima do internetowej wymiany dokumentów
Biuro Rachunkowe, które chce wymieniać dokumenty ze swoimi Klientami rejestruje się na stronie: https://www.iksiegowosc24.pl/rejestracja wybierając dowolny pakiet iKsięgowość24.
Po rejestracji w Comarch ERP Optima w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Internetowa Wymiana Dokumentów należy zaznaczyć parametr Aktywuj wymianę danych przez serwer Comarch i uzupełnić wymagane pola:
NumerKlienta (ID) – numer identyfikacyjny Comarch Biura Rachunkowego (widoczny na certyfikacie rejestracji oprogramowania),
PIN – numer PIN Biura Rachunkowego (widoczny na certyfikacie rejestracji oprogramowania),
Ustaw hasło – pole uzupełniamy dowolnym własnym hasłem. Hasło należy zapamiętać, ponieważ będzie wymagane przy jakiejkolwiek zmianie ustawień konta na serwerze Comarch,
Potwierdź hasło.
Zapisując wprowadzone dane, biuro aktywuje konto Internetowej Wymiany Danych.
Uwaga
Przed opuszczeniem formularza zwróć uwagę, czy ustawiony jest oddział. Oddział o symbolu Centrala ustawiany jest automatycznie. Zmiana oddziału możliwa jest po kliknięciu w Zarządzanie Oddziałami.
Wskazówka
W sytuacji gdy hasło zostanie utracone, jego reset możliwy jest po zalogowaniu do www.iksiegowosc24.pl w zakładce Konto.
Krok 2 – Poproś Klienta aby utworzył konto w aplikacji Comarch ERP XT lub Comarch Moje BR
Klient, jeśli chce wymieniać dokumenty z biurem to powinien utworzyć konto do prowadzenia swojej firmy w aplikacji Comarch ERP XT lub Comarch Moje BR.
Do wykonania kolejnych kroków Biuro Rachunkowe będzie potrzebować adresu e-mail, na który utworzono konto oraz NIP Klienta.
Krok 3 – Dodaj Klienta w programie i rozpocznijcie elektroniczną wyminę dokumentów
W sekcji iKsięgowość24 po kliknięciu w ikonkę Klienci biura wypełnij formularz dodawania nowego Klienta, z którym będziesz prowadził wymianę dokumentów.
Uwaga
Dodawanie klientów biura jest możliwe przez operatora, który na karcie będzie miał zaznaczony parametr: Prawo do przeglądania i dodawania klientów.
Sekcja iksiegowość24 widoczna jest w menu: Rejestry VAT, w Kasa/Bank, jak również w Preliminarzu płatności i na liście dokumentów w rejestrze VAT. Zalogowany operator otrzyma listę Klientów biura rachunkowego – tą samą, która widoczna jest również na portalu iKsiegowosc24.pl na zakładce Moi Klienci.
Na formularzu uzupełnij NIP i e-mail Klienta, na które założył konto w Comarch ERP XT lub Comarch Moje BR. Po zapisaniu formularza na adres mailowy osoby kontaktowej Biura Rachunkowego oraz Klienta wysyłana jest wiadomość informująca o zgłoszeniu do Internetowej Wymiany Dokumentów dla Klienta.
Uwaga
Po otrzymaniu potwierdzenia o realizacji zamówienia na konto Internetowej wymiany Danych z klientem odczekaj chwilę (do 15 minut) i rozpocznij wymianę.
Wymiana danych z klientem możliwa jest z poziomu programu Comarch ERP Optima po wejściu do firmy, do której będą importowane dokumenty Klienta. W menu: Rejestry VAT oraz Kasa/Bank, jak również w Preliminarzu płatności i na liście dokumentów w rejestrze VAT dostępna jest sekcja Wymiana danych. Sekcja zawiera trzy opcje: Wyślij dane, Odbierz dane i Historia wymiany. Wybór jednej z wymienionych opcji spowoduje automatyczną konfigurację Internetowej Wymiany Danych z Klientem oraz uruchomi procedurę wymiany
Wysyłanie i odbieranie możliwe jest również z poziomu Narzędzia/ Praca rozproszona/ Eksport/Import.
Biuro rachunkowe może zweryfikować konfigurację z Klientem w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Internetowa Wymiana Dokumentów na zakładce Klienci.
Wskazówka
Gdy operator posiada nadane uprawnienia, a nie korzystał wcześniej z tej możliwości to po kliknięciu w ikonę Klienci biura pojawi się okno logowania do panelu biura na www.iksiegowosc24.pl. Po wprowadzeniu poprawnych danych logowania (tych samych, które używane są na stronie iksiegowość24.pl) wpisany e-mail zostanie zapamiętywany na karcie operatora na zakładce [Ogólne] w sekcji Comarch Cloud w polu e-mail.
Uwaga
W menu Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Praca rozproszona/ Parametry Biuro Rachunkowe wskazuje dowolny folder na dysku, w którym będą przechowywane pliki z wymienianymi dokumentami.
Jak wysyłać i odbierać dokumenty?
Wymiana dokumentów w Comarch ERP XT
Klient pracujący na Comarch ERP XT w dowolnym momencie (np. po zakończeniu miesiąca) przesyła dokumenty do Biura Rachunkowego przyciskiem Wyślij dane do księgowego, który znajduje się na pulpicie aplikacji. W oknie wysyłki Klient wskazuje okres, z którego zostaną przekazane dokumenty. Może również skorzystać z dodatkowej opcji ponownego wysłania wszystkich dokumentów, gdyby pojawiła się taka potrzeba. Szczegółowy opis dostępny Tutaj.
Szczegółowy opis informacji o podatkach i opłatach, jakie Klient może odbierać z Biura Rachunkowego, znajduje się Tutaj .
Wymiana dokumentów w Comarch Moje BR
Klient pracujący na Comarch Moje BR na pulpicie swojej aplikacji przed wysyłką pierwszego dokumentu otrzyma komunikat o konieczności potwierdzenia współpracy z Biurem Rachunkowym. Więcej informacji o tym jak rozpocząć współpracę z biurem rachunkowym znajduje się Tutaj.
Po zaakceptowaniu zostaje uruchomiona automatyczna wymiana danych. Do Biura Rachunkowego od tego momentu przesyłane są:
faktury sprzedaży, które zostały zatwierdzone przez Klienta,
dokumenty kosztowe, które zostały wprowadzone do aplikacji i wysłane przez Klienta.
Szczegółowy opis informacji o podatkach i opłatach, jakie Klient może odbierać z Biura Rachunkowego, znajduje się tutaj .
Wymiana dokumentów w Comarch ERP Optima
Wysyłanie i odbieranie dokumentów przez Klienta możliwe jest po aktywowaniu przez niego konta Internetowej Wymiany Dokumentów. Klient loguje się u siebie w programie Comarch ERP Optima i w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Internetowa Wymiana Dokumentów na zakładce Konfiguracja zaznacza Aktywuj wymianę danych przez serwer Comarch. Następnie na oknie Podaj dane uzupełnia pola:
Numer Klienta (ID) – numer ewidencyjny Comarch (widoczny na certyfikacie rejestracji oprogramowania),
PIN – numer PIN klienta (widoczny na certyfikacie rejestracji oprogramowania),
Ustaw hasło – pole uzupełnia dowolnym własnym hasłem. Hasło należy zapamiętać, ponieważ będzie wymagane przy jakiejkolwiek zmianie ustawień konta do Internetowej Wymiany Dokumentów.
Potwierdź hasło.
Oddział o symbolu Centrala ustawiany jest automatycznie. Zmiana oddziału możliwa jest po kliknięciu w Zarządzanie Oddziałami.
Zapisując wprowadzone dane Klient aktywuje swoje konto do Internetowej Wymiany Dokumentów.
Wymiana dokumentów będzie możliwa z poziomu bazy w menu: Rejestry VAT oraz Kasa/Bank, jak również w Preliminarzu płatności i na liście dokumentów w rejestrze VAT dostępna jest sekcja Wymiana danych. Sekcja zawiera trzy batony: Wyślij dane, Odbierz dane i Historia wymiany. Wybór jednej z wymienionych opcji spowoduje automatyczną konfigurację Internetowej Wymiany Dokumentów z Klientem oraz uruchomi procedurę wymiany.
Wysyłanie i odbieranie możliwe jest również z poziomu Narzędzia/ Praca rozproszona/ Eksport/Import.
Wysyłka/ Odbiór dokumentów w Biurze rachunkowym
Wskazówka
Aby przesyłać informacje o podatkach i fakturach za usługi Biura, zaznacz na oknie eksportu pozycje: Faktury za usługi księgowe i Płatności do deklaracji.
Płatności do deklaracji będą zawierały informacje o podatku VAT, PIT i składkach ZUS.
Faktury za usługi księgowe będą eksportowały dokumenty z rejestru zakupu VAT, które mają przypisany atrybut FAKTURA ZA USŁUGI BR z wartością „Tak”.
Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się tutaj .
Biura Rachunkowe w module Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe mogą seryjnie odbierać dokumenty wysłane przez Klientów.
W programie Comarch ERP Optima jest możliwość ustawienia automatycznego eksportu i importu danych. Zobacz tę funkcję na filmie
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Co to jest Internetowa Wymiana Dokumentów?
Internetowa Wymiana Dokumentów to model współpracy pomiędzy Biurem rachunkowym a jego Klientem.
Klient Biura może pracować na programie Comarch ERP XT, Comarch Moje BR lub Comarch ERP Optima. Biuro Rachunkowe pracuje natomiast na rozwiązaniu Comarch ERP Optima w wersji dla Biur Rachunkowych. Współpraca polega na tym, że Klient wysyła zaszyfrowane i podpisane dokumenty. Wymiana odbywa się elektronicznie poprzez Internet. Dokumenty w postaci zaszyfrowanej paczki trafiają na serwery Comarch skąd Biuro rachunkowe również przez Internet odbiera je i wczytuje do bazy. Biuro może również przesyłać dane do bazy Klienta.
W jaki sposób zabezpieczone są przesyłane dane?
Główne cechy zastosowanego rozwiązania:
bezpieczeństwo danych – system został tak zaprojektowany, aby zapewnić jak największe bezpieczeństwo przesyłanych danych,
poufność danych – uzyskiwana jest dzięki podwójnemu systemowi szyfrowania (paczki danych są szyfrowane/deszyfrowane asymetrycznie parą kluczy RSA oraz przesyłane szyfrowanym kluczem symetrycznym protokołem opartym o TLS 1.2 / SSL 3.0),
integralność danych – jest zapewniona dzięki zastosowaniu podpisu elektronicznego (paczki są podpisywane kluczem prywatnym strony wysyłającej) i strona odbierająca ma pewność, że dane nie zostały zmodyfikowane,
zabezpieczenia serwera – (takie jak wymuszanie haseł, czy szyfrowanie całej transmisji uniemożliwiające przechwycenie hasła) uniemożliwiają nieautoryzowane usuwanie danych z serwera oraz wysyłanie na serwer.
Nie można dokonać autoryzacji na serwerze Comarch.
Nie można dokonać autoryzacji na serwerze Comarch
Komunikat pojawia się w sytuacji, gdy dane podane przy aktywacji konta Internetowej Wymiany Dokumentów w Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Internetowa Wymiana Dokumentów są nieprawidłowe lub brak połączenia z serwerem.
Biuro powinno sprawdzić wprowadzone dane: Numer Klienta (ID), PIN oraz połączenie z Internetem.
Komunikat pojawia się także w przypadku, gdy przy zapisywaniu zmian w ustawieniach Internetowej Wymiany Dokumentów zostanie wprowadzone inne hasło, niż ustawione przy aktywacji konta. Biura Rachunkowe mogą dokonać resetu hasła po zalogowaniu na www.iksiegowosc24.pl w zakładce Konto.
Konto o ID [ID Klienta] nie istnieje.
Konto o ID [ID Klienta] nie istnieje.Ostrzeżenie pojawia się w sytuacji gdy Biuro Rachunkowe w Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/Internetowa Wymiana Dokumentów w kolumnie Numer Klienta (ID), z którym wymieniam dane wpisuje numer Klienta, który:
nie ma konta lub nie został zgłoszony do Internetowej Wymiany Dokumentów
nie aktywował konta IWD na swojej instalacji programu (dotyczy klientów pracujących w programie Comarch ERP Optima)
Błąd przy imporcie paczki. Wiadomość została zaszyfrowana innym kluczem niż aktualnie posiadany. Usuń oczekujące paczki i wyślij je ponownie.
Błąd przy imporcie paczki. Wiadomość została zaszyfrowana innym kluczem niż aktualnie posiadany. Usuń oczekujące paczki i wyślij je ponownie.
Komunikat pojawia się w Narzędzia/ Praca rozproszona/ Import w sytuacji, gdy obecnie posiadany przez Biuro certyfikat jest inny od tego, obowiązującego w momencie wysyłki dokumentów przez Klienta.
Wysłanej na inny certyfikat paczki z dokumentami nie będzie można już odebrać i należy ją usunąć z Narzędzia/ Skrzynka IWD. Klient powinien wysłać paczkę ponownie. Jeśli podczas importu nowej paczki z dokumentami pojawi się ten sam komunikat, należy odświeżyć certyfikat w Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Internetowa Wymiana Dokumentów za pomocą przycisku Odnowienie certyfikatu.
Konto Klienta Comarch ERP XT pracuje w trybie testowym
Konfiguracja wymiany z Klientem jest niekompletna. Wymagane jest uzupełnienie zgłoszenia Klienta do Internetowej Wymiany Dokumentów. Czy chcesz to zrobić teraz?
Pytanie pojawi się, gdy Klient biura nie będzie miał konta Internetowej Wymiany Dokumentów. Wybierając Tak operator zostanie przekierowany do listy Klientów biura w celu złożenia zamówienia na konto dla Klienta. Wybierając Nie – okno zostanie zamknięte.
1. Jak można odwoływać się do danych w bazie na poszczególnych elementach schematu?
W polach w nagłówku/pozycjach schematu oprócz standardowo dostępnych makr można odwoływać się do danych w bazie w następujący sposób:
Data księgowania - bezpośrednie odwołania do pola w bazie danych, skalarne funkcje serwerowe,
Konto Wn/Ma - bezpośrednie odwołania do pola w bazie danych, skalarne funkcje serwerowe,
Kwota - bezpośrednie odwołania do pola w bazie danych, wyrażenia SQL (np. CASE), skalarne funkcje serwerowe,
Opis - bezpośrednie odwołania do pola w bazie danych, wyrażenia SQL (np. CASE), skalarne funkcje serwerowe,
Warunek - bezpośrednie odwołania do pola w bazie danych, zapytania SQL, skalarne funkcje serwerowe.
1. Jakich operatorów logicznych mogę używać w warunku w schemacie księgowym?
Warunek wpisany w schemacie księgowym jest „tłumaczony” na zapytanie SQL poprzez zastąpienie makr (symboli zaczynających się od znaku @) na odwołanie do kolumn bądź funkcji serwerowych.
Poszczególne odwołania można łączyć zgodnie z syntaktyką T-SQL – dotyczy to zarówno operatorów porównania (=, >, <, <>, LIKE) jak i operatorów łączących wyrażenia (AND, OR). Dodatkowo możliwe jest używanie funkcji serwerowych.
Przykładowo poprawny jest warunek
@KategoriaElem LIKE 'POZOST%' OR @KategoriaNag = 'SPR' AND SUBSTRING(@KategoriaElem, 5, 3)= 'TOW'
2. Jak sobie poradzić gdy długi warunek, zawierający wiele kategorii, nie mieści się w schemacie?
W warunku zamiast wersji dłuższej np.
@KodPodmiotu='ALA' AND ( @KategoriaElem='MATERIAŁY' OR @KategoriaElem='TOWARY' OR @KategoriaElem='INNE')
można użyć operatora serwerowego IN:
@KodPodmiotu='ALA' AND @KategoriaElem IN ('MATERIAŁY', 'TOWARY', 'INNE')
3. Czy księgując Fakturę Sprzedaży, można na konto pozabilansowe zaksięgować ilość sprzedanego towaru?
Ilość towaru jest zapisana w tabeli TraElem, żeby zaksięgować liczbę, która znajduje się w tabeli, ale nie istnieje odpowiadające jej makro (tzn. nie można wybrać np. @Ilosc), trzeba w schemacie księgowym odwołać się bezpośrednio do nazwy pola w tabeli.
Żeby na jakimś koncie pozabilansowym wyksięgować z faktury ilość sprzedanego towaru, w polu Kwota należy odwołać się do pola TrE_Ilosc. Ze względu jednak na optymalizację parsera analizującego schemat księgowy i "tłumaczącego" go na zapytanie SQL konieczne jest użycie w definicji kwoty przynajmniej jednego makra (tzn. pola zaczynającego się od '@') lub definicja musi rozpoczynać się od znaku apostrofu (‘). Dodatkowo trzeba „zmusić” automat księgujący, żeby użył tabeli TraElem (automat księgujący nie wie, że TrE_Ilosc jest kolumną w tabeli TraElem, więc nie użyje jej automatycznie).
W tym celu w definicji kwoty można wpisać np.
@PozNetto - @PozNetto + TrE_Ilosc@PozNetto - @PozNetto i tak dadzą w wyniku 0. Makro @PozNetto odwołuje się do pozycji faktury (a więc do tabeli TraElem), więc mamy pewność, że zapytanie zostanie zbudowane poprawnie.
Drugą możliwością jest wpisanie:
'0' + TrE_Ilosc
’0’ zostanie automatycznie przekonwertowane na liczbę 0 i nie zaburzy wyniku. W tym przypadku trzeba jeszcze „zmusić” automat księgujący, żeby użył tabeli TraElem. W tym celu w pozycji schematu księgowego należy użyć jakiegokolwiek parametru bądź makra odwołującego się do pozycji faktury, np.:
zaznaczyć Podział na kategorie
lub Podział na słowniki – Towary
lub w opisie (bądź w warunku) odwołać się do kategorii pozycji (@KategoriaElem lub @KategoriaOgolnaElem) lub do towaru (@NazwaTowaru)
4. Czy księgując Fakturę Sprzedaży w opisie pozycji dekretu mogę umieścić informację o stawce VAT, jakiej dotyczyła dana pozycja?
Tak, w przypadku opisu jest podobnie jak w przypadku kwoty - można odwołać się do pola (pól) z tabeli, z zastrzeżeniem, co do użycia co najmniej jednego makra i wymuszenia użycia tabeli TraElem.
W definicji kwoty używamy np. makra @PozNetto (ponieważ @PozNetto jest to wartość netto, pozycji faktury, to automatycznie mamy zapewnione, że zostanie użyta tabela TraElem)
Informacja o stawce Vat jest zapisywana w polach:
TrE_Flaga – mówi o tym, czy jest to stawka zwykła (2), zaniżona (3), zwolniona (1), czy nie podlega (4)
TrE_Stawka – zawiera wysokość stawki Vat
W definicji opisu pozycji można by więc użyć wyrażenia:
@NumerPelny + ': stawka Vat ' + Case TrE_Flaga When 1 Then 'ZW' When 4 Then 'NP' Else STR(TrE_Stawka,5,2) End
Spowoduje to wstawienie w dekrecie w polu Opis numeru dokumentu uzupełnionego o stawkę Vat - oczywiście zostanie wygenerowanych tyle pozycji, ile różnych stawek Vat jest na dokumencie.
5. Czy w schemacie księgowym Faktury Sprzedaży mogę w warunku użyć grupy, do której należy sprzedany towar?
Grupa towarowa znajduje się w tabeli Towary (pole Twr_Grupa) – przy czym nie możemy odwołać się do pola Twr_Grupa w taki sposób jak to opisywano poprzednio, ponieważ obecnie żadne makro nie odwołuje się do tabeli Towary (a więc nie ma możliwości w schemacie księgowym połączenia się z tą tabelą).
Możemy to natomiast zrobić za pomocą funkcji serwerowej. W tym celu tworzymy funkcję MojaFunkcja_GrupaTowaru – należy poniższy skrypt wykonać za pomocą Query Analyzera lub OSQL-a.
Jeżeli teraz chcemy zaksięgować warunkowo sprzedaż towarów z grupy 'AKCESORIA', w warunku wpisujemy wyrażenie:
'AKCESORIA' = dbo.MojaFunkcja_GrupaTowaru (TrE_TwrId)
Oczywiście funkcje mogą być znacznie bardziej skomplikowane, można ich używać zarówno w definicjach warunków, opisów jak i kwot (w ostatnim przypadku funkcja powinna zwracać typ NUMERIC). Podobnie jak w przypadku używania pól z tabel, używając funkcji należy pamiętać o tym, żeby wyrażenie zawierało co najmniej jedno makro, lub zaczynało się od znaku ' (apostrof).
Uwaga
Aby zaksięgować towar w zależności od grupy domyślnej, do której należy (na pierwszej zakładce karty cennika) należy funkcję skonstruować w poniższy sposób:
If Exists ( Select * From sysobjects Where name = 'MojaFunkcja_GrupaTowaru' And xtype='FN')
Drop Function dbo.MojaFunkcja_GrupaTowaru
GO
create Function dbo.MojaFunkcja_GrupaTowaru (@TwrId INT)
Returns VarChar(20)
As
Begin
Declare @Grupa VarChar(20)
select @grupa = twg_kod
from cdn.twrgrupy
join cdn.towary on twr_twggidnumer = twg_gidnumer AND twg_gidtyp = -16
where twr_twrid = @twrid
Return @Grupa
End
Uwaga
Aby zaksięgować towar pod warunkiem, że towar należy do grupy podrzędnej należy nieco inaczej zbudować funkcję.
If Exists (
Select * From sysobjects
Where name = 'MojaFunkcja_GrupaTowaru' And xtype='FN'
)
Drop Function dbo.MojaFunkcja_GrupaTowaru
GO
create Function dbo.MojaFunkcja_GrupaTowaru (@TwrId INT)
Returns VarChar(20)
As
Begin
Declare @Grupa VarChar(20)
select @grupa = A.twg_kod
from cdn.twrgrupy A
join cdn.twrgrupy B on A.twg_gidnumer = B.twg_gronumer
join cdn.towary C on C.twr_twggidnumer = B.twg_gidnumer AND C.twr_twggidnumer <> A.twg_gidnumer
where B.twg_gidtyp = -16 and A.twg_gidtyp <> 16 and c. twr_twrid = @twrid
Return @Grupa
End
6. Czy w schemacie księgowym mogę ustawić warunek na sprawdzanie istnienia lub nie kwot dodatkowych na dokumencie?
Można w warunku sprawdzić, czy istnieją kwoty dodatkowe, z tym, że korzystamy tu z pewnych funkcji pozastandardowych.
Niestety już w kilku przypadkach okazało się, że korzystanie z tego typu funkcji po zmianie wersji Comarch ERP Optima wymagało drobnych korekt w schematach księgowych.
Raporty kasowe/bankowe
Jeśli chcemy zaksięgować dokument, na którym NIE ISTNIEJĄ podpięte kwoty dodatkowe, w warunku należy wpisać:
'1'='1' AND NOT EXISTS (Select * FROM CDN.KwotyDodatkowe Where KDD_DokumentTyp=14 And KDD_DokumentId=BZp_BZpId)
Jeśli chcemy zaksięgować dokument, na którym ISTNIEJĄ podpięte kwoty dodatkowe (przy czym chodzi o księgowanie kwot przychód/rozchód, a nie kwot dodatkowych), w warunku należy wpisać:
'1'='1' AND EXISTS (Select * FROM CDN.KwotyDodatkowe Where KDD_DokumentTyp=14 And KDD_DokumentId=BZp_BZpId)Rejestry VAT
Jeśli chcemy zaksięgować dokument, na którym NIE ISTNIEJĄ podpięte kwoty dodatkowe, w warunku należy wpisać:
'1'='1' AND NOT EXISTS (Select * FROM CDN.KwotyDodatkowe Where KDD_DokumentTyp=2 And KDD_DokumentId=van_vanId)
Jeśli chcemy zaksięgować dokument, na którym ISTNIEJĄ podpięte kwoty dodatkowe, w warunku należy wpisać:
'1'='1' AND EXISTS (Select * FROM CDN.KwotyDodatkowe Where KDD_DokumentTyp=2 And KDD_DokumentId=van_vanId)
7. Czy w schemacie do zaksięgowania listy płac można zastosować warunek do zaksięgowania wszystkich zasiłków w jednej kwocie (zasiłku rodzinnego, pielęgnacyjny, chorobowy...)?
Przy tworzeniu warunku można skorzystać z makra:
@TypWyplaty LIKE 'zas%'
8. W poniższym schemacie księgowania dokumentu PZ
z ewidencji dodatkowej występuję błąd księgowania: dokument niezbilansowany. Różnica 0,01 zł wynika
z zaokrągleń. Jak sobie z nimi poradzić?
Schemat pierwotny:
Konto Wn
Konto Ma
Kwota
Opis
zwykłe1
(@RazemKwota+@RazemKwota*0.32)*1.23
cena brutto z marżą i VAT
zwykłe2
@RazemKwota
cena netto
zwykłe3
@RazemKwota*0.32
marża
zwykłe4
(@RazemKwota+@RazemKwota*0.32)*0.23
VAT
Kwota na dokumencie: 1669,06 zł. (@RazemKwota)
Rozwiązania są dwa:
1.Zastosować w schemacie podwójne dekrety:
Konto Wn
Konto Ma
Kwota
Opis
zwykłe1
zwykłe2
@RazemKwota
cena netto
zwykłe1
zwykłe3
@RazemKwota*0.32
marża
zwykłe1
zwykłe4
(@RazemKwota+@RazemKwota*0.32)*0.23
VAT
2. Zastosować następujące makra w schematach:
Konto Wn
Konto Ma
Kwota
Opis
zwykłe1
ROUND(@RazemKwota*1.32,2)*1.23
cena bto z marżą i VAT
zwykłe2
@RazemKwota
cena netto
zwykłe3
@RazemKwota*0.32
marża
zwykłe4
ROUND(@RazemKwota*1.32,2)*0.23
VAT
9. Jak można zaksięgować wartość zakupu z rej. VAT przeniesioną za pomocą pliku COMMA?
Należy w pozycji Kwota wpisać: '0'+VaN_WartoscZak
10. Jak można podczas księgowania faktury sprzedaży odwołać się do wartości zakupu dla całego dokumentu?
Należy na pozycji schematu księgowego w polu Kwota wpisać: '0'+TrN_WartoscZakupu
11. Jak uzależnić księgowanie dokumentów z ewidencji dodatkowej na poszczególne konta od symbolu użytego w schemacie numeracji?
W przypadku Ewidencji dodatkowej przychodów można użyć w warunku wyrażenia:
@Dokument LIKE '%EDP%'
co oznacza, że na konto zostanie zaksięgowany dokument, który ma w schemacie numeracji ciąg znaków EDP (np. EDP/000001/2003).
W przypadku Ewidencji dodatkowej kosztów można użyć w warunku wyrażenia:
'1'='1' AND EDN_NumerPelny LIKE 'EDK%'
Różnica wynika z faktu, że w Ewidencji dodatkowej kosztów, na formatce zapisu są dwa numery: numer nadawany przez program i numer obcy. Makro @Dokument w tym przypadku pobiera numer nadawany przez program jeżeli numer obcy nie jest wypełniony.
Jeżeli w warunku jest użyte jakieś makro to wystarczy dodać: AND EDN_NumerPelny LIKE 'EDK%'Patrz też pytania nr:
12. Jak uzależnić księgowanie poszczególnych KP/KW
w raporcie kasowym od rodzaju podmiotu (dostawca, odbiorca, konkurencja, partner)?
W warunku schematu należy użyć wyrażenia:
'1'='1' AND EXISTS (Select * FROM CDN.Kontrahenci Where Knt_KntId=BZp_PodmiotID AND Knt_Rodzaj_Odbiorca='1')
Wówczas program zaksięguje na podane konta określoną kwotę, jeżeli kontrahent wybrany na KP/KW będzie odbiorcą.
Dla dostawcy należy zmienić w powyższym wyrażeniu nazwę pola na Knt_Rodzaj_Dostawca, dla konkurencji na Knt_Rodzaj_Konkurencja, dla partnera na Knt_Rodzaj_Partner, natomiast dla klienta potencjalnego na Knt_Rodzaj_Potencjalny.
13. Jak stworzyć warunek dla zaksięgowania na osobne konta kwot netto: towarów i usług?
Taki warunek można stworzyć w schematach dla Faktur sprzedaży i Faktur zakupu (księgowań z modułu Faktury – ewentualnie księgowań innych dokumentów z modułu Faktury lub Magazyn). Trzeba wybrać księgowanie kwoty @PozNetto (lub @PozBrutto) i w warunku dopisać:
Dla usługi (prostej lub złożonej):
'1'='1' AND Exists (Select * From CDN.Towary Where Twr_TwrId=TrE_TwrId And Twr_Typ=0)
Dla usługi prostej:
'1'='1' AND Exists (Select * From CDN.Towary Where Twr_TwrId=TrE_TwrId And Twr_Typ=0 And Twr_Produkt=0)
Dla usługi złożonej:
'1'='1' AND Exists (Select * From CDN.Towary Where Twr_TwrId=TrE_TwrId And Twr_Typ=0 And Twr_Produkt=1)
Dla towaru (prostego lub złożonego):
'1'='1' AND Exists (Select * From CDN.Towary Where Twr_TwrId=TrE_TwrId And Twr_Typ=1)
Dla towaru prostego:
'1'='1' AND Exists (Select * From CDN.Towary Where Twr_TwrId=TrE_TwrId And Twr_Typ=1 And Twr_Produkt=0)
Dla towaru złożonego:
'1'='1' AND Exists (Select * From CDN.Towary Where Twr_TwrId=TrE_TwrId And Twr_Typ=1 And Twr_Produkt=1)
14. Jakiego wyrażenia należy użyć w warunku pozycji schematu księgowego aby uzależnić księgowanie od grupy, do której należy kontrahent wybrany na fakturze w rejestrze VAT?
'1'='1' AND EXISTS (SELECT* FROM CDN.Kontrahenci where Knt_KntId=VaN_PodID AND VaN_PodmiotTyp = 1 AND Knt_Grupa='DOST')
Podana w schemacie kwota, zostanie zaksięgowana na zadane konta jeżeli kontrahent wybrany na fakturze należy do grupy 'DOST'.
W schematach księgowych dla księgowania faktur z modułu Faktury warunek powinien być następujący:
'1'='1' AND EXISTS (SELECT* FROM CDN.Kontrahenci where Knt_KntId=TrN_PodID AND TrN_PodmiotTyp = 1 AND Knt_Grupa='DOST')
15. Jak uzależnić księgowanie VAT-u z Rejestru VAT na dane konto od tego czy dokument jest rozliczony
w danym miesiącu?
Warunek czy dokument jest w ogóle nierozliczony:
'1'='1' AND EXISTS (Select * FROM CDN.BnkZdarzenia WHERE BZd_DokumentTyp = 2 And BZd_DokumentId = VaN_VaNId AND BZd_Rozliczono<2)
Poniżej warunek sprawdzający przy założeniu, że dla dokumentu jest tylko jedna płatność, czyli płatność na dokumencie nie została podzielona na raty (ale mogła być rozliczana "na raty").
Dokument jest nierozliczony lub został rozliczony w innym miesiącu niż data dokumentu:
'1'='1' AND EXISTS (Select * FROM CDN.BnkZdarzenia WHERE BZd_DokumentTyp = 2 And BZd_DokumentId = VaN_VaNId AND (BZd_Rozliczono<2 OR 100 * YEAR(BZd_DataRoz)
+ MONTH(BZd_DataRoz) <> VaN_RokMies))
Dokument został rozliczony w tym miesiącu, co data dokumentu:
'1'='1' AND NOT EXISTS (Select * FROM CDN.BnkZdarzenia WHERE BZd_DokumentTyp = 2 And BZd_DokumentId = VaN_VaNId AND (BZd_Rozliczono<2 OR 100 * YEAR(BZd_DataRoz)
+ MONTH(BZd_DataRoz) <> VaN_RokMies))
16. Jak uzależnić księgowanie VAT-u z Rejestru VAT na dane konto od tego, w którym miesiącu dokument trafi na deklarację VAT-7?
Aby zaksięgować VAT na zadane konto, jeżeli data deklaracji VAT-7 to 10.2018 należy w warunku użyć wyrażenia:
'1'='1' AND VaN_DeklRokMies='201810'
Aby zaksięgować na zadane konto, podaną kwotę, jeżeli data deklaracji VAT-7 jest różna od daty rejestru. Czyli mając wyświetloną na ekranie listę faktur za miesiąc 10.2018, program zaksięguje te, które mają datę deklaracji inną niż 10.2018 np. 11.2018.
'1'='1' AND Van_RokMies<>Van_DeklRokMies
I dla równowagi, warunek gdy data deklaracji jest równa dacie rejestru:
'1'='1' AND Van_RokMies=Van_DeklRokMies
Aby zaksięgować na zadane konto, podaną kwotę, jeżeli data deklaracji VAT-7 jest różna od daty zakupu faktury zakupu:
'1'='1' AND (100 * YEAR(VaN_DataOpe) + MONTH(VaN_DataOpe)) <> Van_DeklRokMies
Aby zaksięgować na zadane konto, podaną kwotę, jeżeli data deklaracji VAT-7 jest różna od daty wystawienia faktury zakupu:
'1'='1' AND (100 * YEAR(VaN_DataWys) + MONTH(VaN_DataWys)) <> Van_DeklRokMies
Dla metody kasowej:
'1'='1' AND Exists (Select * From CDN.VatTab7 Where Va7_VaNID=VaN_VaNID And (VAN_RokMies
<> Va7_RokMiesiac or (100*Year (VaN_DataOpe) + month (VaN_DataOpe)) <> Va7_RokMiesiac))
17. Jak zaksięgować dokument RWS na konta analityczne
w oparciu o grupy towarów?
Kwota netto ma zostać zaksięgowana na konto 311 (niesłownikowe) z podziałem na analityki w oparciu o grupy towarowe, np.:
311-01 - AKCESORIA
311-02 - ROŚLINY
311-03 – SPRZĘT
W schemacie księgowym należy utworzyć trzy pozycje z poniższymi odpowiednio warunkami:
Pozycja 1:
'1'='1' And Exists (Select * From CDN.Towary JOIN CDN.TwRGrupy on TwR_TwGGIDNumer=TwG_GIDNumer and TwG_GIDTyp=-16 Where Twr_TwrId = TrE_TwrId And TwG_Kod = 'AKCESORIA')
Pozycja 2:
'1'='1' And Exists (Select * From CDN.Towary JOIN CDN.TwRGrupy on TwR_TwGGIDNumer=TwG_GIDNumer and TwG_GIDTyp=-16Where Twr_TwrId = TrE_TwrId And TwG_Kod = 'ROŚLINY')
Pozycja 3:
'1'='1' And Exists (Select * From CDN.Towary JOIN CDN.TwRGrupy on TwR_TwGGIDNumer=TwG_GIDNumer and TwG_GIDTyp=-16Where Twr_TwrId = TrE_TwrId And TwG_Kod = 'SPRZĘT')
Można jeszcze skorzystać z innej, prostszej możliwości zaksięgowania. Gdyby 311 było kontem słownikowym (z podpiętym słownikiem Towary i podziałem na grupy), to takiego księgowania można dokonać automatem, zaznaczając w poszczególnych pozycjach schematu - Podział na słowniki: Towary.
W takiej sytuacji do analityki konta 311-01 - AKCESORIA będą podpięte subanalityki dla poszczególnych towarów.
18. Jak zaksięgować dokument RWS na konta analityczne
w zależności od tego do jakiej grupy towarowej należy towar złożony wybrany na dokumencie PWS?
Sytuacja wygląda następująco:
Dokument: Kompletacja – Przyjęcia produktów
Dokument: Kompletacja – Rozchody składników
Towar złożony należący do GRUPA1
Towar1 – należy do GRUPA2
Towar2 – należy do GRUPA3
Księgujemy dokument: Kompletacja – Rozchody składników: chodzi o to aby zaksięgować kwotę np. @PozNetto, na wybrane konto jeżeli grupa, do której należy towar złożony wybrany na dokumencie: Kompletacja – Przyjęcia produktów, należy do GRUPA1.
Takiej operacji można dokonać schematami warunkowymi. W warunku należy wpisać:
'1'='1' AND EXISTS ( SELECT * FROM CDN.TraElem B JOIN CDN.Towary C ON B.TrE_TwrId = C.Twr_TwrId JOIN CDN.TwRGrupy D on C.TwR_TwGGIDNumer=D.TwG_GIDNumer and D.TwG_GIDTyp=-16WHERE B.TrE_TrEId = CDN.TraElem.TrE_TrEIdProd AND D.TwG_Kod = 'GRUPA1' )
Jeżeli grup jest więcej i każda księgowana jest na inne konto analityczne – należy stworzyć osobną pozycję w schemacie dla każdej z nich.
Jeżeli na podane konto chcemy księgować określoną kwotę w sytuacji gdy grupa do jakiej należy towar złożony wybrany na PWP to GRUPA1 i jednocześnie towar na dokumencie RWS należy do grupy GRUPA2 to warunek powinien wyglądać następująco:
'1'='1' And Exists (Select * From CDN.Towary JOIN CDN.TwRGrupy on TwR_TwGGIDNumer=TwG_GIDNumer and TwG_GIDTyp=-16Where Twr_TwrId = TrE_TwrId And TwG_Kod = 'GRUPA2') AND EXISTS ( SELECT * FROM CDN.TraElem B JOIN CDN.Towary C ON B.TrE_TwrId = C.Twr_TwrId JOIN CDN.TwRGrupy D on C.TwR_TwGGIDNumer=D.TwG_GIDNumer and D.TwG_GIDTyp=-16WHERE B.TrE_TrEId = CDN.TraElem.TrE_TrEIdProd AND D.TwG_Kod = 'GRUPA1' )
19. Jak w opisie dekretu, dla księgowania Rejestru VAT, uzyskać liczbę porządkową faktury oraz rejestr,
w którym jest zapisana?
W pozycji schematu dla rejestru VAT, w polu Opis, należy wpisać:
@Dokument + ' ' + LTRIM(STR(VaN_Lp)) + ' '+ @Rejestr
Makro @Dokument może zostać zastąpione innym istniejącym makrem – chodzi o to, aby program wiedział do jakiej tabeli ma się odwołać.
Ponieważ Liczba porządkowa jest liczbą, SQL nie radzi sobie z dodaniem jej do tekstu.
Należy wykonać jawną konwersję danych, np:
@Dokument + ' ' + STR(VaN_Lp)
Ponieważ jednak funkcja STR dodaje spacje na początku liczby, więc żeby się ich pozbyć, można zapisać wyrażenie następująco:
@Dokument + ' ' + LTRIM(STR(VaN_Lp))20. Jak zaksięgować Fakturę Zakupu, żeby w schemacie księgowania w warunku zastosować fragment numeru dokumentu np MAGAZYN i SERIA z numeru FZ/99/MAGAZYN/SERIA?
@NumerPelny LIKE '%MAGAZYN/SERIA%'
Wówczas podana kwota, zostanie zaksięgowana na wskazane konta jeżeli numer faktury będzie zawierał ciąg znaków: ‘MAGAZYN/SERIA’. Warunek może być zastosowany dla faktury sprzedaży i zakupu księgowanych
z modułu Faktury.
Czy takiego warunku można też użyć przy księgowaniu faktur zakupu z poziomu rejestru VAT?
Tak, warunek księgowania powinien wyglądać tak:
'1'='1' AND exists (select * from CDN.TraNag where VaN_VaNID=TrN_VaNId AND TrN_NumerPelny LIKE '%MAGAZYN/SERIA%')Patrz też pytania nr:
21. W jaki sposób, w schemacie księgowania faktury zakupu z rejestrów VAT (pochodzącej z modułu Faktury), umieścić w opisie jej numer pełny (własny)?
Należy zdefiniować funkcję serwerową. Poniżej przykład takiej funkcji:
Create Function CDN.MojeFunkcje_Podaj_TrN_NumerPelny (@VaNId Int) Returns VarChar(31) As Begin
Declare @Numer VarChar(31)
Set @Numer = IsNull((Select Top 1 TrN_NumerPelny From CDN.TraNag Where TrN_VaNId = @VaNId), '')
Return @Numer
End
Jeżeli chcemy to umieścić w opisie, to musi się znaleźć w "towarzystwie" co najmniej jednego makra, np.:
@Dokument + ' ' + CDN.MojeFunkcje_Podaj_TrN_NumerPelny (VaN_VaNId)
22. Jakiego użyć warunku aby zaksięgować fakturę
w zależności od terminu płatności?
Dla księgowania faktur z modułu Faktury:
'1'='1' AND TrN_Termin BETWEEN Convert(DateTime, '2018-01-01', 120) AND Convert(DateTime, '2018-01-31', 120)
Podana w elemencie schematu kwota, zostanie zaksięgowana na zadane konta jeżeli termin płatności faktury będzie zawierał się między 2018-01-01 a 2018-01-31.
Dla księgowania faktur z Rejestrów VAT:
'1'='1' AND VaN_Termin BETWEEN Convert(DateTime, '2018-01-01', 120) AND Convert(DateTime, '2018-01-31', 120)23. Jak w schemacie księgowania podzielić wynagrodzenia wg wydziałów przy czym na jedną listę wchodzą pracownicy z kilku wydziałów?
W warunku należy wpisać:
'1'='1' and Exists (Select * From CDN.PracEtaty Where WPL_PraId = PRE_PraId AND WPL_DataDok Between PRE_DataOd And PRE_DataDo And CDN.DzialSciezka(PRE_DZLId) = 'FIRMA\WYDZIAŁ1\PODWYDZIAŁ1')
WYDZIAŁ1 to nazwa wydziału w którego skład wchodzi PODWYDZIAŁ1. Pracownik ma podpięty na karcie PODWYDZIAŁ1.
24. Jak w schemacie do księgowania listy płac rozksięgować składkę na FP i FGŚP z podziałem na wydziały (składkę wyliczoną i zsumowaną dla każdego
z pracowników danego wydziału)?
Wartości FP i FGŚP obliczone dla składników wynagrodzeń poszczególnych pracowników, są umieszczone
w tabeli CDN.WypElementy w polach: WPE_SklFP i WPE_SklFGSP. Do ww. tabeli odwołuje się np. makro kwoty @Brutto. Aby zaksięgować kwotę FP i FGŚP obliczoną dla poszczególnych pracowników przypisanych do konkretnego wydziału, należy w elemencie schematu, w polu Kwota, użyć wyrażenia:
Dla księgowania FP:
@Brutto - @Brutto + WPE_SklFP
Dla księgowania FGŚP:
@Brutto - @Brutto + WPE_SklFGSP
W warunku należy użyć wyrażenia dotyczącego Wydziału (@Wydzial) lub opisanego w pytaniu 30. Jak w schemacie księgowania podzielić wynagrodzenia wg wydziałów przy czym na jedną listę wchodzą pracownicy
z kilku wydziałów?
25. Jak zaksięgować KP/KW w zależności od tego czy termin płatności, na fakturze, która jest rozliczona
z płatnością, jest różny od daty wystawienia dokumentu i forma płatności to gotówka?
W warunku można użyć następującego wyrażenia:
'1'='1' AND exists ( select * from CDN.BnkRozRelacje join CDN.BnkZdarzenia on BRR_DDokID = BZd_BZdID AND BRR_DDokTyp=1 join CDN.FormyPlatnosci on BZd_FPlId = FPl_FPlId where BZp_BZpID=BRR_ZDokID AND BRR_ZDokTyp=2 AND BZd_Termin<>BZd_DataDok AND BZd_DokumentTyp IN (1,2) AND FPl_Typ=1)
Warunek sprawdza daty i formę płatności zdarzenia w Preliminarzu. Uwzględnia więc sytuację, w której płatność do faktury została podzielona na raty. Natomiast w sytuacji gdy jest jedna płatność, która rozlicza kilka faktur i co najmniej jedna z nich spełnia powyższy warunek - KP/KW zostanie zaksięgowane.
Pole FPl_Typ=1 oznacza, że typ formy płatności to "gotówka" (takich form zdefiniowanych w programie może być wiele i wszystkie zostaną wzięte pod uwagę). Jeżeli warunek ma dotyczyć tylko konkretnej formy płatności, która ma identyfikator np. 1 to zamiast powyższego należy wpisać: FPl_FPlId=1.
26. Jak w schemacie księgowym dla Rejestru VAT połączyć kwotę dodatkową z kwotą brutto i VAT faktury tak aby schemat nie wykazywał błędu użycia makr różnych typów?
W jednej z firm, program fakturujący oblicza wartości detaliczne danej faktury. Wartość ta jest przenoszona do kwot dodatkowych na fakturze w Rejestrze VAT w Comarch ERP Optima. Z wartości detalicznej brutto należy obliczyć jaka kwota marży przypada na wartość netto i jaka na wartość VAT. Wzór na obliczenie tych kwot wygląda następująco:
Kwota marży przypadająca na wartość netto:
@KwotaDodat-(@VAT*(@KwotaDodat-@Brutto)/@Brutto)-@Brutto
Kwota marży przypadająca na wartość VAT:
@VAT+(@VAT*(@KwotaDodat-@Brutto)/@Brutto
Schemat wygląda następująco:
Wn
221 (kwota VAT-u z faktury) 3,06
332 (Kwota dodatkowa) 55,50
Ma
201 (kwota brutto z faktury - konto kontrahenta) 46,81
341 (Kwota marży przypadającej na wartość netto) 8,12
342 (kwota marży przypadającej na wartość VAT) 3,63
Po wprowadzeniu takiej formuły do pozycji schematu, pojawia się komunikat o błędzie połączenia makr z elementów i nagłówka.
Problem ten można rozwiązać wykorzystując fakt, że "makra" (symbole kwot zaczynające się od @) są w procesie księgowania "tłumaczone" na nazwy pól w bazie danych.
Odpowiednio
@VAT odpowiada wartości pola VaN_RazemVAT
@Brutto odpowiada wartości pola VaN_RazemBrutto
Przy czym w konstrukcji schematu możliwe jest wykorzystanie obok "makr" również nazw pól w bazie.
Użycie nazwy pola w bazie skutkuje przy okazji tym, że nie jest ono uwzględniane w sprawdzaniu typów użytych makr.
Reasumując – można przygotować schemat:
Użycie funkcji ROUND jest tu wskazane - gdyby wynik podziału marży dał w końcówce równe 0.005 to efekcie oba księgowania (na konta 341 i 342) zostałyby zaokrąglone w górę i dostalibyśmy 1 grosz za dużo.
27. Jak uzależnić księgowanie odpisów amortyzacyjnych od opisu na karcie danego środka trwałego?
Przypadek dotyczył sytuacji gdy klient księgował używając kategorii na konta zespołu „4” i chciał księgować na konta zespołu „5” w zależności od tego czy opis na karcie środka trwałego zawierał dany ciąg znaków. Na karcie środka trwałego są dwa pola opisowe, które można wykorzystać: Opis kategorii (czyli to pole po prawej stronie od Kategorii) i pole Opis. W schemacie można odwołać się do nich w następujący sposób:
Dla opisu kategorii na karcie środka w warunku należy wpisać np.:
'1'='1' AND EXISTS (Select * from CDN.Trwale where SrT_SrTID=SrH_SrTID and SrT_Kategoria LIKE '%550%')
Dla Opisu na karcie w warunku należy wpisać np.:
'1'='1' AND EXISTS (Select * From CDN.Trwale Where SrT_SrTID=SrH_SrTID And SrT_Opis LIKE '%550%')
Warunki oznaczają, że podana kwota zostanie zaksięgowana jeżeli opis zawiera wyrażenie '550'.
Aby schemat zadziałał poprawnie w Opisie elementu schematu należy użyć makro, które odwołuje się do karty środka trwałego np. @ST_NrInwent (czyli Numer inwentarzowy).
28 Jak w schemacie dla Rejestrów VAT zdefiniować kwotę, która jest różnicą pomiędzy kwotą dodatkową i kwotą netto faktury?
Dodatkowo istnieje potrzeba wpisania warunku, że jeśli wynik będzie dodatni to kwota ma zostać zaksięgowana na określone konta.
Taki warunek można zawrzeć w definicji kwoty:
Lp
Konto Wn
Konto Ma
Kwota
1
760
340
CASE WHEN @KwotaDodat > VaN_RazemNetto THEN @KwotaDodat - VaN_RazemNetto ELSE 0 END
2
340
760
CASE WHEN @KwotaDodat < VaN_RazemNetto THEN VaN_RazemNetto - @KwotaDodat ELSE 0 END
Uwaga
Jeśli na liście kwot dodatkowych będzie wpisane więcej niż jedna kwota, to każda z nich będzie porównywana z wartością netto oddzielnie –
w szczególności, jeśli jedna z tych kwot będzie większa od netto, a druga mniejsza, to powstaną dwa zapisy.
Patrz też pytanie nr: 26.Jak w schemacie księgowym dla Rejestru VAT połączyć kwotę dodatkową
z kwotą brutto i VAT faktury tak aby schemat nie wykazywał błędu użycia makr różnych typów?
Jeżeli istnieje konieczność porównania sumy kwot dodatkowych z wartością netto, to można posłużyć się odpowiednią funkcją serwerową.
Przykład funkcji dla sumy kwot dodatkowych większej od netto:
create function cdn.KwotyDW (@VaNId Int)
returns Decimal(15,2)
as
begin
declare @wynik Decimal(15,2)
select @wynik = Sum(Kdd_Kwota) - VaN_RazemNetto
from CDN.KwotyDodatkowe join cdn.vatnag on Kdd_DokumentID=VaN_VaNID
where Kdd_DokumentID = @VaNId AND KDD_DokumentTyp=2 group by VaN_RazemNetto having
Sum(Kdd_Kwota) > VaN_RazemNetto
return IsNull(@wynik,0)
end
W schemacie, w polu Kwota należy wpisać:
'0' + cdn.KwotyDW(VaN_VaNID)
Dla sumy kwot dodatkowych mniejszych:
create function cdn.KwotyDM (@VaNId Int)
returns Decimal(15,2)
as
begin
declare @wynik Decimal(15,2)
select @wynik = VaN_RazemNetto - Sum(Kdd_Kwota)
from CDN.KwotyDodatkowe join cdn.vatnag on Kdd_DokumentID=VaN_VaNID where Kdd_DokumentID = @VaNId AND KDD_DokumentTyp=2 group by VaN_RazemNetto having Sum(Kdd_Kwota) < VaN_RazemNetto
return IsNull(@wynik,0)
end
W schemacie, w polu Kwota należy wpisać:
'0' + cdn.KwotyDM(VaN_VaNID)
Warunku w ww. funkcjach nie uwzględniają sytuacji gdy suma kwot dodatkowych jest równa razem netto.
Patrz też pytanie nr: 29.Jak w schemacie księgowym uzyskać kwotę, która jest różnicą pomiędzy sumą kwot dodatkowych Wn minus suma kwot dodatkowych Ma, a wartością netto faktury?
29 Jak w schemacie księgowym uzyskać kwotę, która jest różnicą pomiędzy sumą kwot dodatkowych Wn minus suma kwot dodatkowych Ma, a wartością netto faktury?
W celu uzyskania sumy kwot dodatkowych Wn i Ma należy stworzyć funkcję serwerową. Poniżej przykład funkcji:
a) dla sumy kwot dodatkowych Wn
create function cdn.SumaKwotyDodWn (@VaNId Int) returns Decimal(15,2) as begin declare @wynik Decimal(15,2)
select @wynik = Sum(Kdd_Kwota)
from CDN.KwotyDodatkowe
where Kdd_DokumentID=@VaNId AND KDD_DokumentTyp=2 AND Kdd_Segment1<>''
return IsNull(@wynik,0) end
Kwotę w schemacie należałoby zapisać jako:
'0' + cdn.SumaKwotyDodWn(VaN_VaNID)
b) dla sumy kwot dodatkowych Ma
create function cdn.SumaKwotyDodMa (@VaNId Int) returns Decimal(15,2) as begin declare @wynik Decimal(15,2)
select @wynik = Sum(Kdd_Kwota)
from CDN.KwotyDodatkowe
where Kdd_DokumentID=@VaNId AND KDD_DokumentTyp=2 AND Kdd_Segment2<>''
return IsNull(@wynik,0) end
Kwotę w schemacie należałoby zapisać jako:
'0' + cdn.SumaKwotyDodMa(VaN_VaNID)
Aby uzyskać następującą kwotę: suma kwot dodatkowych Wn minus suma kwot dodatkowych Ma minus razem netto, jako kwotę w schemacie można wpisać:
'0' + (cdn.SumaKwotyDodWn(VaN_VaNID) - cdn.SumaKwotyDodMa(VaN_VaNID)) - VaN_RazemNetto
Patrz też pytanie nr: 28. Jak w schemacie dla Rejestrów VAT zdefiniować kwotę, która jest różnicą pomiędzy kwotą dodatkową i kwotą netto faktury?
30 Jak zaksięgować fakturę (z rejestru VAT lub z modułu FA) w zależności od form płatności przypisanych na zakładce Kontrahent faktury w Rejestrze VAT lub zakładce Płatności na fakturze w module FA)?
Chodzi o przypadek, gdy kwota płatności jest rozbijana na kilka rat lub będzie płacona kilkoma formami płatności np. część gotówką, a pozostała część przelewem.
Należy zdefiniować funkcję serwerową. Przykład takiej funkcji (w przypadku księgowania z poziomu rejestrów VAT) poniżej:
if exists (select * from sysobjects where name = 'userKwotaFormyPlatnosci' and xtype = 'FN')
drop function CDN.userKwotaFormyPlatnosci
GO
create function CDN.userKwotaFormyPlatnosci (@vanid int, @nazwa varchar(20))
returns numeric (15,2)
as
begin
declare @wynik numeric (15,2)
if exists (select * from cdn.vatnag where van_vanid = @vanid and van_trnid is not null)
--- to jest przypadek zapisu zaksięgowanego z listy faktur:
select @wynik = isnull(sum(bzd_kwotasys),0)
from cdn.bnkzdarzenia
join cdn.formyplatnosci on bzd_fplid = fpl_fplid
join cdn.tranag on bzd_dokumenttyp = 1 and bzd_dokumentid = trn_trnid
where fpl_nazwa = @nazwa
and trn_vanid = @vanid
else
--- to jest przypadek zapisu "ręcznego":
select @wynik = isnull(sum(bzd_kwotasys),0)
from cdn.bnkzdarzenia
join cdn.formyplatnosci on bzd_fplid = fpl_fplid
where fpl_nazwa = @nazwa
and bzd_dokumenttyp = 2 and bzd_dokumentid = @vanid
return @wynik
end
GO
Schemat wyglądałby wówczas np. tak
Konto Kwota
201 '0' + CDN.userKwotaFormyPlatnosci (VaN_VaNId, 'PRZELEW')100 '0' + CDN.userKwotaFormyPlatnosci (VaN_VaNId, 'GOTÓWKA')
W tym wypadku funkcji używamy w kwocie, a nie w warunku.
W przypadku księgowania dokumentów z poziomu listy faktur w module Handel/Faktury funkcja wygląda następująco:
create function CDN.userKwotaFormyPlatnosciFA (@trnid int, @nazwa varchar(20))
returns numeric (15,2)
as
begin
declare @wynik numeric (15,2)
select @wynik = isnull(sum(bzd_kwotasys),0)
from cdn.bnkzdarzenia
join cdn.formyplatnosci on bzd_fplid = fpl_fplid
where fpl_nazwa = @nazwa
and bzd_dokumenttyp = 1 and bzd_dokumentid = @trnid
return @wynik
end
Przykładowe odwołanie do funkcji w polu Kwota schematu:
'0' + CDN.userKwotaFormyPlatnosciFA (TrN_TrNId, 'PRZELEW')
31. W Rejestrze VAT wybieram na dokumencie kategorię szczegółową ale chciałbym rozksięgować dokument na konto przypisane do kategorii ogólnej, czy jest to możliwe?
Jest to możliwe. Należy stworzyć funkcję serwerową, która odczyta segment konta z kategorii ogólnej np. mamy kategorię ogólną ENERGIA, która ma jako segment Wn konta wybrane konto 402 i mamy kategorie szczegółowe do niej:
Kategoria ogólna
Kategoria szczegółowa
Segment Konto Wn
ENERGIA
402
ENERGIA_PRODUKCJA
501-02
ENERGIA_HANDEL
505-02
ENERGIA_ZARZĄD
510-02
Na dokumencie wybieramy kategorie szczegółowe pozycji, za pomocą których będziemy dokonywać księgowań na konta zespołu „5”, natomiast na kategorii ogólnej mamy informację o koncie zespołu „4”. Segment konta Wn z kategorii pozycji szczegółowej, można pobrać za pomocą standardowo dostępnego makra: @KatElemKontoWn. Segment konta z kategorii ogólnej pozycji można poprać za pomocą funkcji serwerowej. Poniżej przykład takiej funkcji:
Create Function CDN.A (@VaNID INT)
Returns VarChar(50)
As
Begin
Declare @Wynik VarChar(50)
Select @Wynik = KatOgol.Kat_KontoSegmentWN
From CDN.VatTab
Join CDN.VatNag On VaT_VaNID=VaN_VaNID
Join CDN.Kategorie KatSzczeg On VaT_KatId = KatSzczeg.Kat_KatId
Join CDN.Kategorie KatOgol On KatSzczeg.Kat_KodOgolny = KatOgol.Kat_KodSzczegol
Where VaN_VaNId = @VaNId
Set @Wynik = IsNull(@Wynik,'')
Return @Wynik
End
W polu Konto Wn należy wpisać:
SUBSTRING(@KatElemKontoWn,1,0) +CDN.A(VaN_VaNID)
Przykład funkcji pobierającej konto segment Wn z kategorii ogólnej pobieranej na podstawie kategorii szczegółowej wybranej w nagłówku dokumentu:
Create Function CDN.B (@VaNID INT)
Returns VarChar(50)
As
Begin
Declare @Wynik VarChar(50)
Select @Wynik = KatOgol.Kat_KontoSegmentWN
From CDN.VatNag
Join CDN.Kategorie KatSzczeg On VaN_KatId = KatSzczeg.Kat_KatId
Join CDN.Kategorie KatOgol On KatSzczeg.Kat_KodOgolny = KatOgol.Kat_KodSzczegol
Where VaN_VaNId = @VaNId
Set @Wynik = IsNull(@Wynik,'')
Return @Wynik
End
W polu Konto Wn należy wpisać:
SUBSTRING(@KatNagKontoWn,1,0) +CDN.B(VaN_VaNID)
Konstrukcja poprzednich funkcji zakłada, że na dokumencie jest tylko jedna pozycja, bądź w przypadku kilku pozycji – że wszystkie pozycje zawierają kategorie szczegółowe należące do jednej kategorii ogólnej. W przypadku kiedy na księgowanym dokumencie znajduje się więcej niż jedna pozycja z różnymi kategoriami ogólnymi, należy zastosować poniższą, bardziej rozbudowaną funkcję:
Create Function CDN.AB (@VaNID INT, @KategoriaElem varchar(20))
Returns VarChar(50)
As
Begin
Declare @Wynik VarChar(50)
Select @Wynik = KatOgol.Kat_KontoSegmentWN
From CDN.VatTab
Join CDN.VatNag On VaT_VaNID=VaN_VaNID
Join CDN.Kategorie KatSzczeg On VaT_KatId = KatSzczeg.Kat_KatId
Join CDN.Kategorie KatOgol On KatSzczeg.Kat_KodOgolny = KatOgol.Kat_KodSzczegol
Where VaN_VaNId = @VaNId and KatSzczeg.Kat_KodSzczegol = @KategoriaElem
Set @Wynik = IsNull(@Wynik,'')
Return @Wynik
End
Odwołanie do funkcji w pozycji Konto Wn schematu:
SUBSTRING(@KatElemKontoWn,1,0) +CDN.AB(VaN_VaNID, Kat_KodSzczegol)
32. Przekształcam Paragon na kontrahenta “nieokreślonego” do Faktury na określonego kontrahenta. Jak zaksięgować KP do paragonu, na którym jest kontrahent nieokreślony, na kontrahenta, który jest na Fakturze?
W tym przypadku również można posłużyć się funkcją serwerową, która pobierze kod kontrahenta z Faktury i zbuduje na tej podstawie odpowiednią analitykę konta np. 201. Poniżej przykład funkcji, która pobierze kod kontrahenta z faktury:
Create Function CDN.C (@BZpID INT)
Returns VarChar(20)
As
Begin
Declare @Kontr VarChar(20)
Select @Kontr = Knt_Kod
From cdn.BnkRozRelacje
Join CDN.BnkZdarzenia on BRR_DDokID=BZd_BZdID
Join CDN.BnkZapisy on BZp_BZpID=BRR_ZDokID
Join cdn.tranag A on BZd_DokumentID=A.TrN_TrNID
Join cdn.TraNagRelacje on A.TrN_TrNID=TrR_FaId
Join cdn.tranag B on TrR_TrNId=B.TrN_TrNID
Join cdn.kontrahenci on B.TrN_PodID=Knt_KntId
Where BRR_ZDokTyp=2 AND BZd_DokumentTyp=1 AND BRR_DDokTyp=1 AND B.TrN_PodmiotTyp=1 AND TrR_TrNTyp=302 AND BZp_BZpID=@BZpID
Return @Kontr
End
W schemacie księgowym dla raportu kasowo/bankowego, jako konto należy wpisać:
SUBSTRING(@KontoRach,1,0) +'201-'+CDN.C(BZp_BZpID)
Konto musi istnieć już w planie kont (czyli najpierw sugerujemy księgowanie faktury).
Do warunku takiej pozycji schematu można wstawić wyrażenie, które sprawdzi czy dany dokument kasowy jest powiązany z fakturą, która została przekształcona z paragonu.
'1'='1' AND EXISTS (select * From cdn.BnkRozRelacje join CDN.BnkZdarzenia on BRR_DDokID=BZd_BZdID join cdn.tranag on BZd_DokumentID=TrN_FaId where BRR_ZDokTyp=2 AND BZd_DokumentTyp=1 AND BRR_DDokTyp=1 AND TrN_PodmiotTyp=1 AND BZp_BZpID=BRR_ZDokID and TrN_TypDokumentu=302)
33. Jak zaksięgować fakturę na konto Odbiorcy, a nie Nabywcy (konta odbiorców tworzone są wg akronimu)?
W tym przypadku również można posłużyć się funkcją serwerową, która pobierze kod kontrahenta (Odbiorcy) z Faktury i zbuduje na tej podstawie odpowiednią analitykę konta np. 201. Dodatkowo funkcja zamienia w akronimie kontrahenta znaki spacji, kropki i myślnika na znak podkreślenia ponieważ konta w planie kont nie mogą zawierać takich znaków. Poniżej przykład funkcji, która pobierze kod Odbiorcy z faktury:
Create Function CDN.G (@TrnId Int)
Returns VarChar(20)
As
Begin
Declare @Kontr VarChar(20)
Select @Kontr = REPLACE(REPLACE(REPLACE(Knt_Kod, ' ', '_'), '.', '_'), '-', '_')
FROM CDN.TraNag
Join cdn.kontrahenci on TrN_OdbID=Knt_KntId
AND TrN_OdbiorcaTyp=1 AND TrN_TrNID=@TrnId
Return @Kontr
End
W schemacie dla księgowania Faktur z modułu Faktury należy wpisać np.:
LEFT(@Opis,0)+'201-'+CDN.G(TrN_TrNID)
Konto musi istnieć już w planie kont.
Przykład dla przypadku gdy faktury są księgowane z Rejestru VAT:
Create Function CDN.B (@VaNID INT)
Returns VarChar(20)
As
Begin
Declare @Kontr VarChar(20)
Select @Kontr = REPLACE(REPLACE(REPLACE(Knt_Kod, ' ', '_'), '.', '_'), '-', '_')
From cdn.TraNag
Join CDN.VatNag on VaN_VaNID=TrN_VaNId
Join cdn.kontrahenci on TrN_OdbID=Knt_KntId
AND TrN_OdbiorcaTyp=1 AND VaN_VaNId=@VaNID
Return @Kontr
End
W schemacie dla księgowania Faktur z Rejestru VAT należy wpisać np.:
LEFT(@Opis,0)+'201-'+CDN.B(VaN_VaNId)
34. Jak automatycznie zaksięgować dokument na konto kontrahenta gdzie pierwsza analityka to kod kontrahenta, a druga analityka to segment konta pobrany z kategorii dokumentu?
Klient chce rozksięgować dokument na konto 201 wg wzorca: 201-kontrahent-kategoria. Nie da się w takiej sytuacji zastosować podziału na słowniki kontrahentów ponieważ po analityce kontrahenta ma być jeszcze jedna analityka. W takiej sytuacji można posłużyć się makrem @KodPodmiotu, które jest obecne m.in. w schematach dla Rejestrów VAT i Ewidencji dodatkowych. Za pomocą ww. makra pobierzemy kod kontrahenta, natomiast za pomocą dostępnych standardowo makr dotyczących segmentów kont na kategoriach, pobierzemy analitykę przypisaną do kategorii. W polu Konto Wn lub Konto Ma wystarczy więc wpisać np. (dla ewidencji dodatkowej):
'201-'+@KodPodmiotu+'-'+@KontoKatWn
Konta w planie kont muszą istnieć przed księgowaniem. Ewentualnie musi istnieć konto syntetyczne – jeżeli będzie zaznaczony parametr o automatycznym zakładaniu kont niesłownikowych – konta się założą. Konta będą kontami zwykłymi – nie słownikowymi.
35. Jak skonstruować schemat księgowania deklaracji VAT-7 w rozbiciu na poszczególne stawki VAT?
W schemacie księgowym można posłużyć się istniejącą funkcją, która pobiera dane z poszczególnych pól deklaracji (z tabeli CDN.DeklElem):
CDN.KwotaKsiegDekl (DkN_DkNId, DkE_Numer)
W funkcji należy podać właściwą wartość dla pola DkE_Numer i tak np. dla wzoru 18 deklaracji VAT-7 będzie to wartość:
10500 - Dostawa towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju, zwolnione od podatku (poz. 10 na VAT-7)
10550 - Dostawa towarów oraz świadczenie usług, poza terytorium kraju (poz. 11 na VAT-7)
10510 – w tym świadczenie usług, o których mowa w art.100 ust.1 pkt 4 ustawy (poz.12 na VAT-7)
10700 – Dost. towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju, opodatk. stawką 0% (poz. 13 na VAT-7)
10705 – w tym dostawa towarów, o której mowa w art.129 ustawy (poz.14 na VAT-7)
10710 - Dostawa towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju, opodatkowane stawką odpowiednio 3% albo 5% - netto
10720 - Dostawa towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju, opodatkowane stawką odpowiednio 3% albo 5% - VAT
11400 - Dostawa towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju, opodatkowane stawką odpowiednio 7% albo 8% - netto
11500 - Dostawa towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju, opodatkowane stawką odpowiednio 7% albo 8% - VAT
11600 - Dostawa towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju, opodatkowane stawką odpowiednio 22% albo 23% - netto
11700 - Dostawa towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju, opodatkowane stawką odpowiednio 22% albo 23% - VAT
11710 – Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
10600 – Eksport towarów
11730 – Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów – netto
11740 – Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów – VAT
11742 – Import towarów, podlegający rozliczeniu zgodnie z art. 33a ustawy – netto
11744 - Import towarów, podlegający rozliczeniu zgodnie z art. 33a ustawy – VAT
11750 – Import usług – netto
11760 – Import usług – VAT
11762 – w tym nabycie od podatników podatku od wartości dodanej usług, do których stosuje się art. 28b ustawy
– netto
11764 - w tym nabycie od podatników podatku od wartości dodanej usług, do których stosuje się art. 28b ustawy
– VAT
11770 – Dostawa towarów oraz świadczenie usług, dla których podatnikiem jest nabywca - art. 17 ust. 1 pkt 7 lub 8 (pole 31 deklaracji) – kwota netto
11780 – Dostawa towarów, dla których podatnikiem jest nabywca - art. 17 ust. 1 pkt 5 (pole 32 deklaracji) – kwota netto
11781 – Dostawa towarów, dla których podatnikiem jest nabywca - art. 17 ust. 1 pkt 5 (pole 33 deklaracji) – kwota VAT
11791 – Dostawa towarów oraz świadczenie usług, dla których podatnikiem jest nabywca - art. 17 ust. 1 pkt 7 lub 8 (pole 34 deklaracji) – kwota netto
11792 – Dostawa towarów oraz świadczenie usług, dla których podatnikiem jest nabywca - art. 17 ust. 1 pkt 7 lub 8 (pole 35 deklaracji) – kwota VAT
12000 – Kwota podatku należnego od towarów i usług objętych spisem z natury, o którym mowa w art.14 ust.5 ustawy
12005 - Zwrot odliczonej lub zwróconej kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących, o którym mowa w art.111 ust.6 ustawy
12010 – Kwota podatku należnego od wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu
12011 - Kwota podatku od wewnątrzwspólnotowego nabycia paliw silnikowych
Tak więc aby zaksięgować kwotę VAT w stawce 22% albo 23% (pole 20. na deklaracji VAT-7) należy wpisać w polu Kwota elementu schematu księgowego np. takie wyrażenie:
@Vat7Nalezny - @Vat7Nalezny + CDN.KwotaKsiegDekl (DkN_DkNId, 11700)
36. Jak zaksięgować różnicę pomiędzy obrotami Ma konta VAT-u a VAT-em należnym z deklaracji VAT-7?
Można to zrobić definiując funkcję, która będzie pobierała obroty Ma odpowiedniego konta za okres, za który przeliczana jest deklaracja.
Create Function CDN.ObrotyMa(@Konto VarChar(50), @RokMies Int)
Returns Decimal(15,2)
As
Begin
Declare @Wynik Decimal(15,2), @OObId Int, @AccId Int
-- Określamy Id bieżacego okresu obarchunkowego
Select @OObId = Case When IsNumeric(Fir_Wartosc)=1 Then Cast (Fir_Wartosc As Int) Else Null End From CDN.Firma Where Fir_Numer=244
-- Odczytujemy interesujące nas konto
Select @AccId = Acc_AccId From CDN.Konta Where Acc_OObId = @OObId And Acc_Numer=@Konto
-- Odczytujemy obroty Ma z uwzględnieniem bufora
Select @Wynik = Obr_ObrotyMaBufor From CDN.Obroty Where Obr_AccId = @AccId And Obr_RokMies = @RokMies And Obr_Typ = 0
Return IsNull(@Wynik, 0)
End
i wykorzystanie w schemacie:
CDN.ObrotyMa('221-2', DkN_RokMiesiac) - @Vat7Nalezny
37. Jak w warunku schematu dla WZ odwołać się do symbolu/serii w numerze faktury do której zostało wystawione WZ?
38. Jak w opisie schematu do księgowania dokumentu WZ umieścić numer faktury, z którą powiązane jest WZ?
Należy w tym celu skonstruować funkcję serwerową, która odczyta numer faktury. Funkcja może wyglądać tak:
Create Function CDN.NumerFa (@TrNId Int)
Returns VarChar(30)
As
Begin
Declare @Numer VarChar(30)
Select Top 1 @Numer = TrN_NumerPelny From CDN.TraNag Where TrN_TrNId = @TrNId
Return IsNull(@Numer, '')
End
W opisie schematu księgowań należy podać jakiekolwiek istniejące makro razem z odwołaniem do ww. funkcji, np. w ten sposób:
@NumerPelny + ' ' + CDN.NumerFa (TrN_FaId)
39. Jak przenieść kwotę wpisaną w polu Opis na fakturze do pozycji schematu księgowego?
W Opisie faktury wprowadzonej na listę faktur sprzedaży w module Faktury wprowadzono kwotę, która powinna zostać zaksięgowana na konta. Ponieważ pole Opis nie jest polem numerycznym – należy je do takiego przekonwertować i dodatkowo księgować tylko wtedy gdy w polu Opis faktycznie występuje liczba.
W pozycji schematu, w polu Kwota można wpisać następujące wyrażenie:
@PlatRazem - @PlatRazem + CASE WHEN ISNUMERIC(TrN_Opis)=1 THEN CAST (TrN_Opis AS DECIMAL(15,2)) ELSE 0 END
Dla faktur księgowanych z Rejestru VAT można użyć pola opisu kategorii:
@PlatRazem - @PlatRazem + CASE WHEN ISNUMERIC(VaN_Kategoria )=1 THEN CAST (VaN_Kategoria AS DECIMAL(15,2)) ELSE 0 END
Makra istniejące nie mogą odwoływać się do elementów faktury – muszą odwoływać się do nagłówka (tak jak np. makro @PlatRazem). Jeżeli zostanie użyte makro odwołujące się do elementów np. @PozNetto (dla modułu FA) lub @Netto (dla rejestru VAT) – to księgowana kwota będzie mnożona przez ilość pozycji na fakturze.
40. Jak zaksięgować kwotę „do wypłaty” z listy płac
w zależności od rodzaju umowy zlecenia/dzieło i formy płatności?
Od wersji 8.0 systemu zmienił się sposób zapisywania form płatności dla pracowników. Są one zapisywane w osobnej tabeli: CDN.SchematPlatnosci. W związku z czym, o ile w poprzednich wersjach działał warunek:
Exists (Select * From CDN.PracEtaty join CDN.FormyPlatnosci on PRE_FplId=FPl_FPlId Where WPL_PraId = PRE_PraId AND WPL_DataDok Between PRE_DataOd And PRE_DataDo AND FPl_Typ=1) AND @TypWyplaty ='dzieło 20%'
Od wersji 8.0 warunek powinien wyglądać następująco:
Exists (Select * From CDN.PracEtaty join cdn.SchematPlatnosci on PRE_PreId = SPL_PodmiotId join CDN.FormyPlatnosci on SPL_FplId=FPl_FPlId Where SPL_PodmiotTyp = 3 and WPL_PraId = PRE_PraId AND WPL_DataDok Between PRE_DataOd And PRE_DataDo AND FPl_Typ=1) AND @TypWyplaty ='dzieło 20%'
FPl_Typ=1 oznacza formę płatności typu „gotówka”.
41. Jak wyksięgować kwotę dotychczasowych zaliczek
z faktury finalnej księgowanej przez Rejestr sprzedaży VAT?
Najprościej księgować faktury zaliczkowe przez moduł Faktury ponieważ w schematach do Faktur sprzedaży są dodane odpowiednie makra.
Jeżeli faktury zaliczkowe i faktura finalna są wystawiane w module Faktury, a następnie przenoszone do Rejestru VAT to kwotę dotychczasowych zaliczek z faktury finalnej można odczytać stosując istniejącą w programie funkcję i w polu Kwota pozycji schematu wpisać:
Dla kwoty zaliczki netto:
'0'+CDN.TraKwoty(VaN_TrNId,'ZN',Null,Null)
Dla kwoty zaliczki brutto:
'0'+CDN.TraKwoty(VaN_TrNId,'ZB',Null,Null)
Aby sprawdzić czy faktura jest zaliczkowa można użyć następującego warunku:
'1'='1' AND exists (select * from CDN.TraNag where TrN_VaNId = VaN_VaNID AND TrN_Rodzaj In (302200, 302202))
Warunek dla faktury finalnej:
'1'='1' AND Exists (Select * From CDN.TraNag join CDN.TraVat on TrN_TrNID = TrV_TrNID Where TrN_VaNId = VaN_VaNID AND TrV_TrNId=TrN_TrNId And TrV_Typ=1)
Warunek dla faktury zwykłej:
'1'='1' AND Not Exists (Select * From CDN.TraNag join CDN.TraVat on TrN_TrNID = TrV_TrNID Where TrN_VaNId = VaN_VaNID AND TrV_TrNId=TrN_TrNId And TrV_Typ=1) AND Not Exists (select * from CDN.TraNag where TrN_VaNId = VaN_VaNID AND TrN_Rodzaj In (302200, 302202))
42. Jak przy księgowaniu raportu kasowego rozróżnić czy konto przeciwstawne jest walutowe (i księgować
w walucie), a jak że jest złotówkowe (i księgować tylko
w złotówkach)?
Warunek dla pozycji schematu wykorzystującej konto przeciwstawne gdy jest zaznaczone księgowanie walutowe:
'1'='1' and exists (select * from CDN.Konta where Acc_Numer like @KontoPrzeciw + '%' and Acc_Waluta<>'' And Acc_OObID = (select OOb_OObID from CDN.OkresyObrach where OOb_DataOtw < Bzp_DataDok and OOb_DataKoncowa > Bzp_DataDok))
Warunek dla pozycji schematu wykorzystującej konto przeciwstawne gdy nie jest zaznaczone księgowanie walutowe:
'1'='1' and not exists (select * from CDN.Konta where Acc_Numer like @KontoPrzeciw + '%' and Acc_Waluta<>'' And Acc_OObID = (select OOb_OObID from CDN.OkresyObrach where OOb_DataOtw < Bzp_DataDok and OOb_DataKoncowa > Bzp_DataDok))
Powyższe warunki sprawdzają walutę konta w okresie obrachunkowym w którym zawierają się daty otwarcia i zamknięcia księgowanego raportu kasowego/bankowego.
43. Jak automatycznie księgować na konta zespołu “4” na podstawie konta zespołu „5” wpisanego w kwotach dodatkowych?
Mamy w planie kont np. konta 501-1-1-401-01 i np. 501-1-1-402-01. Odpowiednikiem tych kont w zespole „4” są 400-401-01 i 400-402-01. W rejestrze VAT wprowadzamy na fakturze w Kwotach dodatkowych konta zespołu „5”. Chcemy żeby „4” podstawiała się automatycznie na podstawie „5”.
W schemacie księgowym, jako definicję konta można wpisać:
'400-'+SUBSTRING(@KontoDodatWn,9,6)
Jeżeli w kwocie dodatkowej wybierzemy konto 501-1-1-401-01, to po zaksięgowaniu otrzymamy konto 400-401-01.
44. Jak w schemacie do księgowania faktur zakupu z Rejestrów VAT rozróżnić zaliczkobiorcę, który jest pracownikiem od zaliczkobiorcy, który jest wspólnikiem?
W warunku schematu dotyczącym księgowania na konto pracowników należy wpisać:
'1'='1' AND exists (select * from CDN.PracEtaty where VaN_PodZalId=Pre_PraID AND VaN_PodmiotZalTyp=3 AND PRE_TypPracownika=0)
W warunku schematu dotyczącym księgowania na konto wspólnika należy wpisać:
'1'='1' AND exists (select * from CDN.PracEtaty where VaN_PodZalId=Pre_PraID AND VaN_PodmiotZalTyp=3 AND PRE_TypPracownika=1)
45. Jak należy wpisać warunek aby zaksięgować fakturę
z rejestru VAT na wybrane konto pod warunkiem, że zaliczkobiorcą jest pracownik o akronimie ‘KOWALSKI’?
W warunku można wpisać:
'1'='1' AND exists (select * from CDN.PracEtaty where VaN_PodZalId=Pre_PraID AND VaN_PodmiotZalTyp=3 AND PRE_Kod='KOWALSKI')
46. Jak w opisie pozycji schematu dla rejestrów VAT wstawić kod pracownika, który jest zaliczkobiorcą?
Jeżeli pozycja schematu zawiera konto słownikowe pracownika i podział na słowniki: Zaliczkobiorcy to w opisie można wstawić następujące wyrażenie:
''+(select top 1 PRE_Kod from CDN.PracEtaty where Pre_PraID = VaN_PodZalId and VaN_PodmiotZalTyp=3)
Jeżeli daną pozycją schematu księgujemy kwotę na konto kontrahenta (czyli jest podział na słowniki: Podmioty) a w opisie chcemy mieć informację o kodzie zaliczkobiorcy, należy użyć funkcji:
Create Function CDN.MojeFunkcje_KodZaliczkobiorcy (@VaNId Int) Returns VarChar(31) As Begin
Declare @Kod VarChar(50)
Set @Kod = IsNull((select top 1 PRE_Kod from CDN.PracEtaty join cdn.vatnag on Pre_PraID = VaN_PodZalId and VaN_PodmiotZalTyp=3 where Van_Vanid=@VaNId), '')
Return @Kod
End
W definicji Opisu do danej pozycji schematu księgowego wpisujemy:
@Dokument + ' ' + CDN.MojeFunkcje_KodZaliczkobiorcy (VaN_VaNId)
47. Jak opisie pozycji dekretu umieścić informację o Imieniu i nazwisku zaliczkobiorcy (pracownika) wybranego na fakturze zakupu w rejestrze VAT?
W schemacie księgowym typu Rejestr zakupów VAT w polu Opis należy wkleić:
@TypZaliczkobiorcy + ' ' + CDN.ImieNazwisko (VaN_PodZalId,VaN_PodmiotZalTyp)
Operator z uprawnieniami administratora może uruchomić skrypt w menu Narzędzia/ Serwer bazy danych/ Wykonywanie skryptów.
Create Function CDN.ImieNazwisko (@VaN_PodZalId Int,@VaN_PodmiotZalTyp Int)
Returns VarChar(30)
As
Begin
Declare @ImieNazwisko VarChar(30)
Select Top 1 @ImieNazwisko = Pre_Imie1+' '+Pre_Nazwisko From cdn.pracetaty
Where @VaN_PodZalId =Pre_PraID AND @VaN_PodmiotZalTyp=3 AND PRE_TypPracownika=0
Return IsNull(@ImieNazwisko, '')
End
48. Jak ułożyć warunek dla księgowania zaliczki na PIT-36 aby w miesiącu listopadzie zawsze księgowała się podwójna zaliczka?
Innymi słowy musimy w warunku „wyciągnąć” z pola DkN_RokMiesiac tylko miesiąc. Pole zapisuje rok i miesiąc w postaci 4 cyfr dla roku i 2 cyfr dla miesiąca np. ‘201811’.
W warunku trzeba „wyciąć” pierwsze 4 znaki i użyć tylko dwóch ostatnich. Możemy to zrobić tak:
SUBSTRING(DkN_RokMiesiac,5,2)
Musimy jednak skonwertować liczbę do tekstu poprzez STR i dodatkowo usunąć zbędne spacje poprzez LTRIM. Cały warunek dla księgowania deklaracji, która pochodzi z miesiąca listopada będzie wyglądał tak:
'1'='1' AND SUBSTRING(LTRIM(STR(DkN_RokMiesiac)),5,2)=11
49. Czy w schemacie do księgowania dokumentów przesunięć MM można wykorzystać symbol magazynu do identyfikacji konta magazynu źródłowego
i docelowego?
Chodzi o to aby przy dużej ilości magazynów nie tworzyć kilkudziesięciu pozycji schematu odpowiadających wszystkim przesunięciom międzymagazynowym. Zakładamy więc, że analitykę magazynu pobieramy z symbolu magazynu. Na przykład, w polu Symbol, na formatce magazynu mamy MAG1, a konto ma postać 311-MAG1. Wtedy dla magazynu źródłowego definicja konta miałaby postać: '311-'+@Magazyn a dla magazynu docelowego: '311-'+@MagDocelowy.
50. Jak wykorzystać atrybuty do przypisania odpowiedniego konta zespołu „5” na karcie środka trwałego?
W Słownikach/ Atrybuty można zdefiniować atrybut o nazwie np. „KONTO_5”, typie „lista”, i pozycjach listy odpowiadających wszystkim kontom zespołu 5, na które jest księgowana amortyzacja np. 501-01, 502-01, 503-01 itp. Na karcie środka trwałego dodajemy atrybut „KONTO_5” i wybieramy wartość odpowiadającą „piątce” np. 501-01.
W pozycji schematu księgowego odpowiadającej za księgowanie na konta zespołu „5”, w polu Konto Wn wprowadzamy definicję:
@ST_Atrybut('KONTO_5')
W makrach dostępnych pod Kontem Wn i Kontem Ma nie ma pozycji „Wartość atrybutu” więc aby wkleić odpowiednie wyrażenie można skorzystać z pola „Opis” wybierając odpowiedni atrybut, kopiując i wklejając do „Konto Wn/Konto Ma”.
51. Jak można użyć, w schemacie księgowym, atrybutu przypiętego do pozycji faktury?
Od wersji Comarch ERP Optima 2019.5.1 atrybuty pozycji dokumentów z modułu Handel zapisywane są w tabeli CDN.TraElemAtr. Chcąc odwołać się w warunku schematu do kodu bądź wartości atrybutu pozycji dokumentu należy zastosować następujący warunek:
'1'='1' AND exists (Select TrA_Kod From CDN.TraElemAtr Where TrA_TrEId = TrE_TrEID and TrA_Kod= 'ATR1' and TrA_Wartosc= 'WART1')
W przypadku wersji wcześniejszych niż 2019.5.1 należy zastosować poniższe warunki.
Księgując fakturę z modułu Handel są dwie możliwości:
1. Ponieważ atrybuty są zapisywane w tabeli CDN.TraElem w polach: TrE_Atr1_Kod, TrE_Atr2_Kod.... TrE_Atr5_Kod i wartości odpowiednio w polach TrE_Atr1_Wartosc do TrE_Atr5_Wartosc to można się odwołać bezpośrednio do tych pól. Założenie jednak będzie wtedy takie (aby nie komplikować warunku), że atrybut, który nas interesuje jest zawsze np. pierwszy czyli zapisywany w polach TrE_Atr1_Kod i TrE_Atr1_Wartosc.
Aby zaksięgować kwotę netto pozycji, pod warunkiem, że pierwszy atrybut to ATR1 i jego wartość to WART1 można użyć kwoty @PozNetto a w warunku:
'1'='1' AND TrE_Atr1_kod='ATR1' AND TrE_Atr1_Wartosc='WART1'
2. Jeżeli atrybut, który nas interesuje może być zapisany na różnych miejscach to aby nie tworzyć bardzo złożonego warunku można użyć funkcji, której jako parametry podamy kod atrybutu i wartość. Funkcja będzie użyta w kwocie schematu np.
Create Function CDN.userKwotaElementuZAtrybutem (@Treid int, @KodAtrybutu varchar(255), @WartoscAtrybutu varchar(255), @Typ varchar(10))
Returns Decimal (15,2)
As
Begin
Declare @Wynik Decimal(15,2)
if exists (
select * from CDN.TraElem
where TrE_TrEID = @TrEId
and ( TrE_Atr1_Kod = @KodAtrybutu and TrE_Atr1_Wartosc=@WartoscAtrybutu
or TrE_Atr2_Kod = @KodAtrybutu and TrE_Atr2_Wartosc=@WartoscAtrybutu
or TrE_Atr3_Kod = @KodAtrybutu and TrE_Atr3_Wartosc=@WartoscAtrybutu
or TrE_Atr4_Kod = @KodAtrybutu and TrE_Atr4_Wartosc=@WartoscAtrybutu
or TrE_Atr5_Kod = @KodAtrybutu and TrE_Atr5_Wartosc=@WartoscAtrybutu
) )
begin
set @Wynik = CDN.TraKwoty( @TrEId, @Typ, Null, Null)
end
Return IsNull( @Wynik, 0 )
End
W definicji kwoty wpisujemy:
@PozNetto - @PozNetto + CDN.userKwotaElementuZAtrybutem(TrE_TrEId, 'ATRYBUT', 'WARTOŚĆ', 'PN')
'PN' - oznacza kwotę netto. 'PB' oznaczałoby kwotę brutto pozycji.
52.Jak wykorzystać w schemacie księgowym, w definicji konta, wartość atrybutu przypiętego do karty kontrahenta?
Na karcie kontrahenta jest m.in. przypięty atrybut o nazwie KONTO, którego wartość odpowiada symbolowi konta, które ma być użyte do księgowania faktury z Rejestru VAT. Chcemy tak zdefiniować w pozycji schematu Konto Wn aby podstawiała się do niej wartość tego atrybutu przypięta do kontrahenta wybranego na fakturze.
W takiej sytuacji trzeba skorzystać z funkcji serwerowej. Dla faktury księgowanej z Rejestru VAT funkcja może wyglądać następująco:
Create Function CDN.A (@VaNId int, @AtrybutKod varchar(255))
Returns varchar(255)
As
Begin
Declare @Wynik VarChar(255)
Set @Wynik = ''
select @Wynik = KnA_WartoscTxt
from
CDN.KntAtrybuty
join CDN.DefAtrybuty on (KnA_DeAId = DeA_DeAId)
join CDN.PodmiotyView on (KnA_PodmiotId = Pod_PodId)
join CDN.VatNag on (VaN_PodID = Pod_PodId)
where
VaN_VaNID=@VaNId and DeA_Kod=@AtrybutKod AND KnA_PodmiotTyp = Pod_PodmiotTyp AND Pod_PodmiotTyp = VaN_PodmiotTyp
Return IsNull(@Wynik, '')
End
W definicji Konta Wn wpisujemy:
LEFT(@Opis,0)+CDN.A(Van_VaNID,'KONTO')
Ponieważ w definicji konta w pozycji schematu jest ograniczona liczba znaków, jeżeli odwoływać się do atrybutów w ten sposób, należy nadawać im krótkie nazwy.
Dla faktury księgowanej z modułu Handel:
Create Function CDN.B (@TrNId int, @AtrybutKod varchar(255))
Returns varchar(255)
As
Begin
Declare @Wynik VarChar(255)
Set @Wynik = ''
select @Wynik = KnA_WartoscTxt
from
CDN.KntAtrybuty
join CDN.DefAtrybuty on (KnA_DeAId = DeA_DeAId )
join CDN.PodmiotyView on KnA_PodmiotId = Pod_PodId
join CDN.TraNag on Pod_PodId = TrN_PodID
where
TrN_TrNID=@TrNId and DeA_Kod=@AtrybutKod AND KnA_PodmiotTyp = Pod_PodmiotTyp AND Pod_PodmiotTyp = TrN_PodmiotTyp
Return IsNull(@Wynik, '')
End
W definicji konta:
LEFT(@Opis,0)+CDN.B(Trn_TrNID,'KONTO')
53. Jak wykorzystać w schemacie księgowym z rej. VAT kwotę z ewidencji dodatkowej?
Schemat pozwala na wyksięgowanie kwoty z dokumentu ewidencji dodatkowej pod warunkiem, że numer dokumentu i Akronim kontrahenta jest identyczny na rej. VAT i ewidencji dodatkowej.
W takiej sytuacji trzeba skorzystać z funkcji serwerowej. Dla faktury księgowanej z Rejestru VAT funkcja może wyglądać następująco:
create function cdn.MojaFunkcja_ED (@ID int, @Typ int, @Dok varchar(30))
returns Decimal(15,2)
as
begin
declare @wynik Decimal(15,2)
select @wynik = EDN_KwotaRazemSys
from CDN.EwiddodNag
join cdn.vatnag on
VaN_Dokument=EDN_NumerObcy and
VaN_PodID=EDN_PodID and
VaN_PodmiotTyp=EDN_PodmiotTyp
where VaN_Dokument = @Dok AND VaN_PodID=@ID AND VaN_PodmiotTyp= @Typ
return IsNull(@wynik,0)
end
W definicji Kwoty w schemacie rej. VAT wpisujemy:
@Brutto-cdn.MojaFunkcja_ED(VaN_PodID,VaN_PodmiotTyp,VaN_Dokument)
54. Jak w schemacie księgowym dokumentów z rejestru VAT w polu Opis wykorzystać np. datę operacji
z dokumentu?
55. Jak w schemacie księgowym Listy płac wyszukać pola opisu analitycznego, które nie mają żadnej wartości czyli NULL?
Jeżeli jako kwota została użyta kwota, która odwołuje się do tabeli CDN.WypElementy to warunek może wyglądać tak:
'1'='1' and not exists(select * from CDN.OpisPlace where OpP_WpEId= WpE_WpEId)
Taka kwota to np. @WynagrodzenieBrutto, @ZUSEmerPrac, @ZUSEmerFirma itp.
Gdyby kwota odwoływała się do innej tabeli np. CDN.Wyplaty to:
'1'='1' and not exists(select * from CDN.Wyplaty JOIN CDN.WypElementy ON WPL_WplId = WPE_WplId JOIN CDN.OpisPlace ON OpP_WpEId= WpE_WpEId WHERE WPL_LplId = LPL_LplId)
Taka kwota to np. @DoWyplaty.
56. Jak w schemacie do księgowania raportów K/B,
w pozycji dekretu uzyskać opis składający się
z numerów dokumentów rozliczających dany zapis K/B?
W takim przypadku można wykorzystać istniejącą funkcję CDN.NumeryRozliczonych wstawiając do opisu pozycji schematu następującą definicję:
@KategoriaSzczegol + ' ' +CDN.NumeryRozliczonych(Bzp_BzpID,2,0)
Zamiast @KategoriaSzczegol można użyć innego istniejącego makra.
Jeżeli dany zapis k/b jest rozliczany kilkoma dokumentami - ich numery w opisie będą oddzielone znakiem średnika.
57. Jak w schemacie księgowym dokumentów z rejestru VAT rozróżnić księgowanie dokumentów wystawionych na kontrahentów krajowych i zagranicznych?
W przypadku kiedy korzystamy z informacji zapisanych na karcie kontrahenta:
Warunek jaki należy wstawić przy kontrahentach krajowych:
'1'='1' AND exists (select * from cdn.kontrahenci where Knt_KntId= VaN_PodID and VaN_PodmiotTyp=1 and Knt_Export=0)
Warunek jaki należy wstawić przy kontrahentach zagranicznych:
'1'='1' AND exists (select * from cdn.kontrahenci where Knt_KntId= VaN_PodID and VaN_PodmiotTyp=1 and Knt_Export<>0)
W przypadku kiedy korzystamy z informacji zapisanych na dokumencie, czyli rodzaj transakcji, wtedy warunek może wyglądać następująco:
'1'='1' AND VaN_Export=0 (dla transakcji krajowej)
Rodzaj transakcji:
0 - krajowa
1 - eksport/import
2 - eksport - zwrot VAT
3 - dostawa/nabycie wewnątrzwspólnotowa
4 - dostawa/nabycie wewnątrzunijna trójstronna
5 - krajowa - podatnikiem jest nabywca
6 - dostawa poza terytorium kraju
7 - poza terytorium kraju (stawka NP)
8 - wewnątrzunijny - podatnikiem jest nabywca
9 - pozaunijny - podatnikiem jest nabywca
58. Jak z poziomu rejestru VAT zaksięgować dokumenty
w zależności od formy płatności na nich wybranej?
Aby zaksięgować fakturę zapłaconą gotówką należy w warunku schematu księgowego wpisać:
'1'='1' and exists (select * from CDN.FormyPlatnosci where
VaN_FplID=FPl_FPlId and FPl_Nazwa = 'gotówka')
A dla dokumentów z pozostałymi formami płatności:
'1'='1' and exists (select * from CDN.FormyPlatnosci where
VaN_FplID=FPl_FPlId and FPl_Nazwa <> 'gotówka')
59. W jaki sposób sprawdzić czy zapis kasowy został automatycznie wygenerowany przy tworzeniu faktury gotówkowej?
W schemacie księgowań dla zapisów automatycznych należy wpisać warunek:
'1'='1' AND BZp_ZapisAutomatyczny=1
Dla pozostałych zapisów:
'1'='1' AND BZp_ZapisAutomatyczny=0
60. Jak zaksięgować dokument Przyjęcia Zewnętrznego
w zależności od statusu kontrahenta?
Dla kontrahenta krajowego należy w warunku schematu wpisać:
'1'='1' AND TrN_Export=0
Dla kontrahenta unijnego:
'1'='1' AND (TrN_Export=3 OR TrN_Export=4)
Dla kontrahenta pozaunijnego:
'1'='1' AND TrN_Export=1
Status:
0 - krajowy
1 - eksport/import
2 - eksport - zwrot VAT
3 - dostawa/nabycie wewnątrzwspólnotowa
4 - dostawa/nabycie wewnątrzunijna trójstronna
5 - krajowy - podatnikiem jest nabywca
6 - dostawa poza terytorium kraju
7 - poza terytorium kraju (stawka NP)
8 - wewnątrzunijny - podatnikiem jest nabywca
9 - pozaunijny - podatnikiem jest nabywca
61. Jak zaksięgować dokument PZ w zależności od fragmentu numeru faktury, do której został utworzony np. numer faktury zakupu zaczyna się od „FA” i kończy się na MG lub EU?”
W warunku schematu księgowego należy wpisać:
'1'='1' And Exists (Select * From CDN.TraNag FA Where CDN.TraNag.TrN_FaId = FA.TrN_TrNId And Fa.TrN_NumerPelny Like 'FA%SERIA')
zastępując słowo SERIA na końcu warunku wybraną serią dokumentu np. MG lub EU.
62. Jak podczas księgowania listy płac w polu Konto odwołać się do kategorii na wypłacie pracownika (na zakładce [Ogólne])?
Przykład funkcji:
Create Function CDN.A3 (@LplID int, @WPLID int)
Returns varchar(255)
As
Begin
Declare @Wynik VarChar(50)
Set @Wynik = ''
select @Wynik = Kat_KontoSegmentWN
from
CDN.Kategorie
join CDN.Wyplaty on WPL_KatId = Kat_KatID
join CDN.ListyPlac on WPL_LplId = LPL_LplId
where
LPL_LplId=@LplId AND WPL_WPLID=@WPLID
Return IsNull(@Wynik, '')
End
W polu Konto Wn lub Konto Ma należy wstawić:
LEFT(@Opis,0)+CDN.A3(Lpl_LplID,WPL_WPLID)
63. Jak zaksięgować kwotę netto z faktury w Rejestrze VAT z podziałem na magazyny?
Na Fakturze Sprzedaży w module Faktury są pozycje pochodzące z różnych magazynów. Chodzi o to aby zaksięgować kwotę netto na różne konta, w zależności od magazynu. Na fakturze w Rejestrze VAT nie ma takiej informacji – informacja jest tylko na fakturze w module Faktury. Najprościej więc księgować fakturę bezpośrednio z modułu Faktury i wykorzystać w schemacie, w warunku pozycji, makro @MagazynElem.
Jeżeli natomiast istnieje potrzeba wykonania księgowania z Rejestru VAT można dodać odpowiednią funkcję serwerową i umieścić ją w definicji kwoty schematu:
if exists (select * from sysobjects where name = 'userKwotaFaMagazyny' and xtype = 'FN')
drop function CDN.userKwotaFaMagazyny
GO
create function CDN.userKwotaFaMagazyny (@vanid int, @nazwa varchar(20))
returns numeric (15,2)
as
begin
declare @wynik numeric (15,2)
select @wynik = isnull(sum(TrE_WartoscNetto),0)
from cdn.tranag
join cdn.TraElem on TrN_TrNID = TrE_TrNId
join CDN.Magazyny ON Mag_MagId = TrE_MagId
where Mag_Symbol = @nazwa
and trn_vanid = @vanid
return @wynik
end
W definicji kwoty wpisujemy:
'0' + CDN.userKwotaFaMagazyny (VaN_VaNId, 'MAGAZYN')
64. Jak z poziomu listy płac zaksięgować na konkretne konto wypłatę pracownika, który jest niepełnosprawny?
W pozycji schematu dla listy płac w polu Warunek należy wpisać:
'1'='1' AND EXISTS (select * from CDN.PracEtaty join CDN.PracKod on Pra_Praid = Pre_Praid where Pra_Praid = Wpl_Praid and Wpl_Lplid = Lpl_Lplid and Pre_StNiepelnosp<>0)
65. Jak w schemacie do księgowania paragonów odwołać się do symbolu magazynu na pozycji paragonu?
W kwocie należy użyć makra odwołującego się do pozycji paragonu, np. @PozNetto. W warunku można użyć następującego zapytania:
'1'='1' AND EXISTS(SELECT * FROM CDN.Magazyny WHERE Mag_MagId = TrE_MagId AND Mag_Symbol='MAGAZYN')
66.Jak umieścić funkcję serwerową w polu z datą księgowania? (na przykładzie księgowania faktur za usługi transportowe)
Księgujemy faktury z Rejestru VAT i zakładamy co następuje:
1. jeżeli dokument jest rozliczony całkowicie – pobieramy datę rozliczenia (jeżeli jest rozliczony kilkoma dokumentami, będzie to data ostatniego rozliczenia),
2. jeżeli jest nierozliczony całkowicie i data bieżąca minus data wystawienia jest większa od 30 dni, pobieramy datę o 30 dni późniejszą od daty wystawienia dokumentu,
3. jeżeli jest to inny przypadek niż powyższe warunki (np. całkowicie nierozliczony ale różnica między datą bieżącą i datą wystawienia jest mniejsza niż 30 dni lub dokument jest częściowo rozliczony) funkcja wstawi zero czyli przy księgowaniu pojawi się komunikat o księgowaniu poza bieżącym okresem obrachunkowym i dokument nie zostanie zaksięgowany. Funkcję można oczywiście rozbudować o kolejne warunki.
if exists (select * from sysobjects where name = 'F1' and xtype = 'FN')
drop function [CDN].[F1]
GO
CREATE function [CDN].[F1] (@VaNId Int)
returns Datetime
as
begin
declare @wynik Datetime
select @wynik = case when exists(select * from CDN.BnkZdarzenia join CDN.VatNag on BZd_DokumentId = VaN_VaNId AND BZd_DokumentTyp = 2 WHERE BZd_Rozliczono=2 AND Van_Vanid=@VaNId) then BZd_DataRoz when exists (select * from CDN.BnkZdarzenia join CDN.VatNag on BZd_DokumentId = VaN_VaNId AND BZd_DokumentTyp = 2 WHERE BZd_Rozliczono2=1 AND (GetDate()- VaN_DataWys)>30 AND Van_Vanid=@VaNId) then DateADD(day,30,VaN_DataWys) else 0 end
from CDN.BnkZdarzenia join CDN.VatNag on BZd_DokumentId = VaN_VaNId and BZd_DokumentTyp = 2 where Van_Vanid=@VaNId
return @wynik
end
W schemacie, w polu Data ksieg. wpisujemy:
@DataWyst-@DataWyst+cdn.F1(VaN_VaNID)
67. Jak w warunku schematu dla faktur zakupu odwołać się do opcji Odliczenia VAT: Tak, Nie, Warunkowo na karcie kategorii wybranej na pozycji dokumentu?
W schemacie księgowym typu Faktura zakupu w warunku wkleić następujące wyrażenie:
Dla odliczeń na NIE '1'='1' and exists (select * from CDN.Kategorie where Tre_Katid=Kat_Katid and Kat_Odliczenia=0)
Dla odliczeń na TAK '1'='1' and exists (select * from CDN.Kategorie where Tre_Katid=Kat_Katid and Kat_Odliczenia=1)
Dla odliczeń WARUNKOWO'1'='1' and exists (select * from CDN.Kategorie where Tre_Katid=Kat_Katid and Kat_Odliczenia=2)
68. Jak uzależnić księgowanie z Rejestru VAT na dane konto od tego czy dokument wpłynął maksymalnie do 20 dnia kolejnego miesiąca?
Poniższy warunek zaksięguje dokumenty, które wpłynęły maksymalnie do 20 dnia kolejnego miesiąca po miesiącu wystawienia faktury. Data księgowania w schemacie musi być ustawiona na datę wystawienia:
'1'='1' and VaN_DataZap <= dateadd(day,20,DATEADD(day,-1,DATEADD(month,DATEDIFF(month,-1,Van_DataWys),0)))
Poniższy warunek zaksięguje dokumenty, które wpłynęły po 20 dniu kolejnego miesiąca po miesiącu wystawienia faktury. Data księgowania w schemacie musi być ustawiona na datę wpływu:
'1'='1' and VaN_DataZap > dateadd(day,20,DATEADD(day,-1,DATEADD(month,DATEDIFF(month,-1,Van_DataWys),0)))
Warunki powinny być wklejone w polu Warunek w nagłówku schematu księgowego.
69. Jak rozksięgować dokumenty środków trwałych na podstawie kodu i wartości liczbowej atrybutu?
Przykład: środki trwałe są dzielone na projekty procentowo w danym miesiącu. Czyli środek był wykorzystywany w 20% w projekcie 1, 30% w drugim i 50% w trzecim. Każdy z projektów ma odpowiednie konto księgowe. Na karcie środka trwałego atrybuty w kodzie mają zawarte konto księgowe a wartość to udział procentowy amortyzacji w danym miesiącu.
Wygląda to tak:
Atrybut Kod Wartość
501-1-1 0,30
502-1-1 0,20
504-2 0,50
W schemacie księgowym w polu Konto odwołujemy się do numeru konta z kodu atrybutu
@ST_AtrybutKod
a w Kwocie przeliczamy amortyzację x wartość atrybutu
@ST_AtrybutWartosc*@Amortyzacja
Ewentualne korekty groszowe można wyksięgować za pomocą wyrażenia:
@ST_AtrybutWartosc * @Amortyzacja - convert(decimal(14,2), @ST_AtrybutWartosc * @Amortyzacja)
70. Jak zaksięgować z poziomu rejestrów VAT dokument Tax Free z datą potwierdzenia?
W schemacie księgowym typu Rejestr sprzedaży VAT w polu Data księg. należy wpisać:
@DataWyst-@DataWyst+cdn.Data_TF(VaN_VaNID)
Operator z uprawnieniami administratora może uruchomić w menu Narzędzia/ Serwer bazy danych/ Wykonywanie skryptów skrypt dodający funkcję serwerową, z której będzie korzystał schemat.
CREATE function CDN.Data_TF (@VaNId Int)
returns Datetime
as
begin
declare @wynik Datetime
select @wynik = (select TrN_DataPtwTaxFree from CDN.TraNag join
CDN.VatNag on TrN_VaNId = VaN_VaNId AND TrN_TypDokumentu = 345 WHERE
TrN_TaxFreePotwierdzony=1 AND Van_Vanid=@VaNId)
return @wynik
end
Dodatkowo w polu Warunek można wpisać warunek czy zapis w rejestrze VAT ma powiązanie z potwierdzonym dokumentem Tax Free:
'1'='1' AND exists(select * from CDN.TraNag join CDN.VatNag on TrN_VaNId = VaN_VaNId AND TrN_TypDokumentu = 345 WHERE TrN_TaxFreePotwierdzony=1)
71. Jak sprawdzić podczas księgowania dokumentu z rejestru VAT zakupu czy był on rozliczony z delegacją?
W schemacie księgowym typu Rejestr zakupów VAT w polu Warunek należy wpisać:
'1'='1' AND EXISTS (SELECT * FROM CDN.BnkZdarzenia JOIN CDN.BnkRozRelacje on BRR_DDokID=BZd_BZdID AND BRR_DDokTyp=1 JOIN CDN.BnkZapisy ON BRR_ZDokID=BZp_BZpID AND BRR_ZDokTyp=2 WHERE BZd_DokumentTyp=2 AND BZp_NumerString LIKE '%DLG%' AND BZd_DokumentId=VaN_VaNId)
72. Jak sprawdzić podczas księgowania rozliczonego
z delegacją dokumentu z rejestru VAT zakupu na jakiego pracownika została wystawiona delegacja?
W schemacie księgowym typu Rejestr zakupów VAT w polu Opis należy wpisać:
@Dokument + ' ' + CDN.Pracownik_DLG(VaN_VaNID)
Operator z uprawnieniami administratora może uruchomić w menu Narzędzia/ Serwer bazy danych/ Wykonywanie skryptów skrypt dodający funkcję serwerową, z której będzie korzystał schemat.
Create Function CDN.Pracownik_DLG (@VanId Int)
Returns VarChar(20)
As
Begin
Declare @Kod VarChar(20)
Select @Kod = PRE_Kod
FROM CDN.PracEtaty
JOIN CDN.BnkZapisy ON BZp_PodmiotID=PRE_PreId AND BZp_PodmiotTyp=3 JOIN CDN.BnkRozRelacje ON BRR_ZDokID =
BZp_BZpID AND BRR_ZDokTyp=2 JOIN CDN.BnkZdarzenia ON BRR_DDokID=BZd_BZdID AND BRR_DDokTyp=1 WHERE BZd_DokumentId = @VanId
Return @Kod
End
Do powyższej funkcji można również odwołać się w polu Warunek (podając na początku kod określonego pracownika):
'KOWALSKI'= CDN.Pracownik_DLG(VaN_VaNID)
73. Jak zaksięgować dokument RW na konto księgowe zawierające numer dokumentu powiązanego zlecenia serwisowego?
Załóżmy, że dokument RW chcemy zaksięgować na konto analityczne konta 501, którego numer jest numerem zlecenia serwisowego (np. 501-SRW_1_2016). W schemacie księgowym typu Rozchody wewnętrzne w polu Konto Wn należy wpisać:
LEFT(@Opis,0)+'501-'+dbo.MojaFunkcja_Numer_SRW (TrN_TrNID)
Operator z uprawnieniami administratora może uruchomić w menu Narzędzia Serwer bazy danych/ Wykonywanie skryptów skrypt dodający funkcję serwerową, z której będzie korzystał schemat.
Create Function dbo.MojaFunkcja_Numer_SRW (@TrNID INT)
Returns VarChar(20)
As
Begin
Declare @numer VarChar(20)
select @numer = REPLACE (SrZ_NumerPelny,'/','_')
FROM CDN.SrsZlecenia JOIN CDN.DokRelacje ON DoR_ParentId=SrZ_SrZId AND DoR_ParentTyp=900 JOIN CDN.TraNag ON DoR_DokumentId=TrN_TrNID AND DoR_DokumentTyp=304 WHERE TrN_TrNID= @TrNID
Return @numer
End
Konta w planie kont muszą istnieć przed księgowaniem. Ewentualnie musi istnieć konto syntetyczne – jeżeli będzie zaznaczony parametr Automatyczne zakładanie kont analitycznych niesłownikowych (w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa) – konta się założą.
74. Jak zaksięgować z listy płac kwotę wypłaty w gotówce dla pracownika?
Aby w dekrecie utworzonym z zaksięgowanej listy płac uzyskać kwotę wynagrodzenia wypłaconej w gotówce należy utworzyć odpowiednią funkcję serwerową, z której będzie korzystał schemat dla list płac. Operator
z uprawnieniami administratora może uruchomić w menu Narzędzia/ Serwer bazy danych/ Wykonywanie skryptów skrypt dodający tę funkcję.
Create Function CDN.MojaFunkcja_wyplaty_gotowka(@LplID int, @WPLID int)
Returns Decimal(15,2)
As
Begin
Declare @Kwota Decimal(15,2)
Select @Kwota = Sum(BZd_KwotaSys)
From CDN.BnkZdarzenia join CDN.Wyplaty on BZd_DokumentID=WPL_WplId join CDN.ListyPlac on WPL_LplId = LPL_LplId
Where LPL_LplId=@LplId AND WPL_WPLID=@WPLID and BZd_DokumentTyp=8 and BZd_FPlId=1
Return IsNull(@Kwota, 0)
End
Wywołanie funkcji w elemencie schematu księgowego w polu Kwota:
'0' + CDN.MojaFunkcja_wyplaty_gotowka(Lpl_LplID,WPL_WPLID)
75. Jak zaksięgować listę płac z wykorzystaniem atrybutów pracownika?
Dla poszczególnych pracowników przypisano atrybuty (np. 501, 502,…) z wartościami w formie współczynników określające udziały odpowiednich kosztów wydziałowych. Chcąc zaksięgować listę płac wykorzystując wartości odpowiednich atrybutów przypisanych do pracownika należy z poziomu Narzędzia/ Serwer bazy danych/ Wykonywanie zapytań SQL dodać następującą funkcję:
Create Function CDN.Wartosc_Atr_Prac (@WPLId Int, @nazwa varchar(20))
returns decimal (15,2)
As
Begin
Declare @wartosc decimal (15,2)
Select @wartosc = REPLACE (ATH_Wartosc,',','.')
From CDN.OAtrybutyHist Join CDN.OAtrybuty ON ATH_OatId=OAT_OatId Join CDN.WypElementy On OAT_PrcId = WPE_PraId Join CDN.Wyplaty on WPL_WplId=WPE_WplId
Where WPL_WPLId = @WPLId AND OAT_NazwaKlasy = @nazwa And (ATH_DataDo >= WPL_DataDo And WPL_DataOd >= ATH_DataOd)
Return CASE WHEN ISNUMERIC(@wartosc)=1 THEN CAST (@wartosc AS DECIMAL(15,2)) ELSE 0 END
End
Wywołanie funkcji w elemencie schematu księgowego w polu Kwota – przemnożenie kwoty wynagrodzenia brutto przez wartość odpowiedniego współczynnika:
@WynagrodzenieBrutto * CDN.Wartosc_Atr_Prac (WPL_WPLId, '501')
76. Jak zaksięgować różnice kursowe od kwoty netto i VAT odpowiednio na konta KUP i NKUP?
Zakładamy, że dokument od kontrahenta krajowego w walucie obcej został wprowadzony z poziomu rejestru VAT i na zakładce [Waluta] dokumentu zaznaczony jest parametr Płatność VAT w PLN. W takim przypadku w Preliminarzu tworzone są 2 płatności z dokumentu – jedna na kwotę netto w walucie obcej, a druga na kwotę VAT w PLN. Jeżeli zapłata za fakturę nastąpiła w walucie obcej na kwotę brutto dokumentu, wówczas (po zmianie na płatności dotyczącej kwoty VAT waluty rozliczenia z PLN na walutę obcą) w Kasa/Bank / Różnice kursowe powstają 2 różnice kursowe. Chcąc zaksięgować je na 2 różne konta należy w schemacie o typie Różnice kursowe dodać osobne pozycje z odmiennymi kontami i warunkami:
a) Zaksięgowanie różnicy od kwoty netto na konta KUP – w polu Konto Wn / Konto Ma należy wskazać odpowiednie konta księgowe, jako kwotę wybrać @RoznicaMinus lub @RoznicaPlus, natomiast w polu Warunek wpisać:
'1'='1' AND (EXISTS (Select * FROM CDN.BnkZdarzenia Join CDN.VatNag On BZd_DokumentID=VaN_VaNID Where ((BRKV_LDokID=BZd_BZdID AND BRKV_LDokTyp=1) OR (BRKV_PDokID=BZd_BZdID AND BRKV_PDokTyp=1)) AND BZd_DokumentTyp=2 AND VaN_TrybNettoVAT=1 AND BZd_WalutaDok <> '' ))
b) Zaksięgowanie różnicy od kwoty VAT na konta NKUP – w polu Konto Wn / Konto Ma należy wskazać odpowiednie konta księgowe, jako kwotę wybrać @RoznicaMinus lub @RoznicaPlus, natomiast w polu Warunek wpisać:
'1'='1' AND (EXISTS (Select * FROM CDN.BnkZdarzenia Join CDN.VatNag On BZd_DokumentID=VaN_VaNID Where ((BRKV_LDokID=BZd_BZdID AND BRKV_LDokTyp=1) OR (BRKV_PDokID=BZd_BZdID AND BRKV_PDokTyp=1)) AND BZd_DokumentTyp=2 AND VaN_TrybNettoVAT=1 AND BZd_WalutaDok = '' ))
77. Jak zaksięgować sumę wypłat wynagrodzeń pracowników z raportu K/B jako pojedynczy zapis?
W raporcie kasowym/bankowym znajdują się zapisy z wypłatami wynagrodzeń poszczególnych pracowników (zawierających w opisie słowo „Wynagrodzenie”) które chcemy zaksięgować jedną zbiorczą kwotą. W tym celu należy z poziomu Narzędzia/ Serwer bazy danych/ Wykonywanie zapytań SQL dodać następującą funkcję:
Create Function [CDN].[SumaWynagrodzen] (@BRPid int, @BZPid int)
Returns Decimal (15,2)
As
Begin
Declare @Wynik Decimal(15,2)
Select @Wynik = CASE WHEN (SELECT min(BZp_BZpID) FROM CDN.BnkZapisy
WHERE BZp_BRpID=@BRPid and BZp_PodmiotTyp=3 and BZp_Opis like 'Wynagrodzenie%') = @BZPid
THEN isnull (sum(BZp_Kwota),0) Else 0
End
From CDN.BnkZapisy
Where BZp_BRpID=@BRPid and BZp_PodmiotTyp=3 and BZp_Opis like'Wynagrodzenie%'
return IsNull(@wynik,0)
End
Wywołanie funkcji w elemencie schematu księgowego w polu Kwota:'0'+CDN.SumaWynagrodzen (BRp_BRpID, BZp_BZpID)
78. Jak zaksięgować kwotę VAT w podziale na stawki z dokumentów w procedurze OSS?
Dostępne na schematach księgowych makra dotyczące kwot dla stawek VAT odnoszą się do stawek obowiązujących w Polsce. W celu zaksięgowania z dokumentu w procedurze OSS kwoty VAT w podziale na stawki obowiązujące w innych krajach Unii Europejskiej należy odwołać się do tej stawki w warunku pozycji schematu.
W przypadku księgowania Faktur sprzedaży z poziomu modułu Handel/Faktury należy na pozycji schematu wskazać odpowiednie konto księgowe dla VAT-u należnego w danej stawce, w polu Kwota wpisać:
@PozBrutto - @PozNetto
natomiast w polu Warunek:
'1'='1' and TrE_Stawka='13.00'
W przypadku księgowania dokumentów z poziomu Rejestru VAT sprzedaży, w polu Kwota pozycji schematu należy wpisać:
@Vat
natomiast w polu Warunek:
'1'='1' and VaT_Stawka='13.00'
Chcąc zaksięgować kwoty Netto lub Brutto dla określonej w warunku stawki, w polu Kwota pozycji schematu należy wpisać dla Faktur sprzedaży @PozNetto lub @PozBrutto, natomiast w przypadku księgowania z poziomu Rejestru VAT sprzedaży – odpowiednio @Netto lub @Brutto.
79. Jak zaksięgować z listy płac konkretną wartość kwotową podaną w schemacie księgowym?
Wpisując w schemacie księgowym dla list płac wartość kwotową bez warunku, będzie ona mnożona przez ilość elementów wypłat dla pracowników. Należy więc zastosować warunek:
'1'='1' AND (SELECT min(WPE_WpeId) FROM CDN.WypElementy Join CDN.Wyplaty ON WPE_WplId=WPL_WplId WHERE WPL_LplId =LPL_LplId) = WPE_WpeId
Kwotę można zdefiniować np. jako:
@WynagrodzenieBrutto - @WynagrodzenieBrutto + 100.00
OPT022 - Przykłady schematów księgowych w Comarch ERP Optima
Poniższe scenariusze postępowania oraz przykładowe schematy księgowe, można wprowadzić do bazy DEMO i sprawdzić w praktyce ich działanie. Jeżeli baza DEMO nie jest widoczna na liście firm, można ją odtworzyć podając podczas odtwarzania ścieżkę do katalogu, domyślnie jest to Program files/ Comarch ERP Optima.
Prosty schemat dla księgowania raportów kasowych/bankowych
Konto Wn
Konto Ma
Słownik
Kwota
Warunek
@KontoRach
@KontoPrzeciw
Podmioty
@Przychod
@KontoPrzeciw
@KontoRach
Podmioty
@Rozchod
@KontoDodatWn
@KontoDodatMa
Podmioty
@KwotaDodat
@KontoRach – w schemacie dla raportów K/B, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Konta -> Konto kasy (rachunku). Program będzie pobierał konto kasy lub rachunku bankowego z pola Konto księgowe na Rejestrze kasowo/bankowym (Kasa/Bank -> Rejestry kasowe/bankowe).
@KontoPrzeciw - w schemacie dla raportów K/B, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Konta _ Konto przeciwstawne. Program będzie pobierał konto przeciwstawne z pola Konto przeciwstawne, które znajduje się na formatce Zapisu kasowo/bankowego (Kasa/Bank -> Zapisy kasowe/bankowe).
@KontoDodatWn/@KontoDodatMa - w schemacie dla raportów K/B, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Kwoty dodatkowe -> Konto Wn/Konto Ma. Program będzie pobierał konto z kwot dodatkowych, które znajdują się na formatce Zapisu kasowo/bankowego, pod ikonką Kwoty dodatkowe. Dodatkowo podział na słowniki Podmioty spowoduje, że w Kwotach dodatkowych będzie można użyć kont słownikowych dla podmiotów wybranych na dokumencie.
Na Zapisie Kasowo/Bankowym, w polu Konto przeciwstawne, można wpisywać symbol konta słownikowego np. 201-2-1, 202-2-1, 231 bez podawania konkretnej analityki podmiotu np. 201-2-1-ALOZA. Gdy w polu Konto przeciwstawne podamy konto 201-2-1, program zaksięguje na właściwą analitykę 201-2-1-ALOZA jeżeli kontrahent ALOZA zostanie wybrany na zapisie K/B.
Pozycja trzecia schematu, umożliwia zaksięgowanie Zapisu K/B na dodatkowe konta poza kontem kasy (rachunku) (100) i kontem do niego przeciwstawnym (461-3) np. na konta zespołu 5 gdy bezpośrednio z kasy księgujemy np. koszty proste.
Jeżeli w kwotach dodatkowych Zapisu Kasowo/Bankowego będą wpisywane konta słownikowe, w pozycji schematu dotyczącej księgowań poprzez Kwoty dodatkowe (pozycja trzecia), musi być wybrany Podział na słowniki: Podmioty.
Jeżeli na pozycji schematu, gdzie użyto konto rozrachunkowe, zostanie zaznaczony parametr Rozrachunek to po zaksięgowaniu dekret pojawi się w opcji Księgowość/ Rozrachunki, co pozwoli na parowanie ze sobą dekretów na kontach rozrachunkowych.
Prosty schemat dla księgowania walutowych raportów kasowych/bankowych uwzględniający księgowanie zapisów na konta walutowe i PLN
Lp.
Konto Wn
Konto Ma
Słownik
Kwota
Księg. walut
Warunek
1
@KontoRach
brak
@Rozchod
tak
2
@KontoPrzeciw
Podmioty
@Rozchod
tak
@KontoPrzeciw <>'149'
3
@KontoRach
brak
@Przychod
tak
4
@KontoPrzeciw
Podmioty
@Przychod
tak
@KontoPrzeciw <>'149'
5
@KontoPrzeciw
brak
@Przychod
nie
@KontoPrzeciw ='149'
6
@KontoPrzeciw
brak
@Rozchod
nie
@KontoPrzeciw ='149'
Pozycja 1 – księguje rozchód w walucie na konto rachunku, które jest walutowe
Pozycja 2 – sprawdza czy konto przeciwstawne jest różne od konta np. 149, które jest kontem w PLN i księguje rozchód w walucie
Pozycja 3 – księguje przychód w walucie na konto rachunku, które jest walutowe
Pozycja 4 – sprawdza czy konto przeciwstawne jest różne od konta np. 149, które jest kontem w PLN i księguje przychód w walucie
Pozycja 5 – sprawdza czy konto przeciwstawne to konto np. 149, które jest kontem w PLN i księguje przychód
w PLN
Pozycja 6 – sprawdza czy konto przeciwstawne to konto np. 149, które jest kontem w PLN i księguje rozchód
w PLN.
Schemat księgowy dla raportów kasowych/bankowych uwzględniający księgowanie zapisów w PLN i walucie obcej
Pozycja 1 – sprawdza czy waluta rozliczenia jest w PLN i księguje rozchód w PLN
Pozycja 2 – jak wyżej tylko dla przychodu.
Pozycja 3 – sprawdza czy waluta dokumentu to PLN, waluta rozliczenia inna od PLN a konto rachunku jest złotówkowe, jeśli tak, księguje rozchód w PLN.
Pozycja 4 – sprawdza czy waluta dokumentu oraz waluta rozliczenia jest różna od PLN a konto rachunku jest w walucie, jeśli tak, księguje rozchód w walucie.
Pozycja 5 – sprawdza czy waluta dokumentu oraz waluta rozliczenia jest różna od PLN a konto rachunku jest w PLN, jeśli tak, księguje rozchód w PLN.
Pozycja 6 – sprawdza czy waluta rozliczenia jest różna od PLN i księguje rozchód w walucie
Pozycje 7 – jak wyżej tylko dla przychodu.
Pozycja 8 – sprawdza czy waluta dokumentu to PLN, waluta rozliczenia inna od PLN a konto rachunku jest złotówkowe, jeśli tak, księguje przychód w PLN.
Pozycja 9 – sprawdza czy waluta dokumentu oraz waluta rozliczenia jest różna od PLN a konto rachunku jest w walucie, jeśli tak, księguje przychód w walucie.
Pozycja 10 – sprawdza czy waluta dokumentu oraz waluta rozliczenia jest różna od PLN a konto rachunku jest w PLN, jeśli tak, księguje przychód w PLN.
Lp.
Konto Wn
Konto Ma
Słownik
Kwota
Księg. walut
Warunek
1
@KontoRach
201-1-1
Podmioty
@Przychod
nie
@RozliczenieWaluta ='PLN'
2
202-1-1
@KontoRach
Podmioty
@Rozchod
nie
@RozliczenieWaluta ='PLN'
3
@KontoRach
brak
@Rozchod
nie
@RozliczenieWaluta <>'PLN' AND @Waluta ='PLN' AND @KontoRach ='131'
4
@KontoRach
brak
@Rozchod
tak
@RozliczenieWaluta <>'PLN' AND @Waluta <>'PLN' AND @KontoRach ='135'
5
@KontoRach
brak
@Rozchod
nie
@RozliczenieWaluta <>'PLN' AND @Waluta <>'PLN' AND @KontoRach ='131'
6
203
podmioty
@Rozchod
tak
@RozliczenieWaluta <>'PLN'
7
203
podmioty
@Przychod
tak
@RozliczenieWaluta <>'PLN'
8
@KontoRach
brak
@Przychod
nie
@RozliczenieWaluta <>'PLN' AND @Waluta ='PLN' AND @KontoRach ='131'
9
@KontoRach
brak
@Przychod
tak
@RozliczenieWaluta <>'PLN' AND @Waluta <>'PLN' AND @KontoRach ='135'
10
@KontoRach
brak
@Przychod
nie
@RozliczenieWaluta <>'PLN' AND @Waluta <>'PLN' AND @KontoRach ='131'
Uwaga
Jeśli w koncie przeciwstawnym zostanie wybrane konto słownikowe, a nie konkretna analityka, i podmiot wybrany na zapisie kasowym/bankowym nie ma założonego konta analitycznego, zostanie założone konto w walucie PLN, niezależnie od waluty dokumentu. Jeżeli istnieje konto walutowe i zapis jest walutowy – dokument zostanie zaksięgowany na to konto
Schemat dla księgowania faktur zakupu z Rejestru VAT - z wykorzystaniem segmentów kont na kategoriach
Scenariusz postępowania:
W Ogólne/ Kategorie dodając Kategorię wpisujemy na zakładce Dodatkowe, w polach Konto-segment Wn i/lub Konto-segment Ma, konto księgowe odpowiadające tej kategorii np. kategoria MAT. BIUROWE, Konto-segment Wn: 401-01-03, kategoria: ENERGIA, Konto-segment Wn: 401-01-05
W Rejestry VAT/Rejestry VAT/Rejestr zakupu dodajemy fakturę, na której dodajemy pozycje np.
w kolumnie Kategoria: MAT. BIUROWE, odpowiednia stawka VAT, kwota netto itd. i w drugiej pozycji Kategoria: ENERGIA, odpowiednia stawka, kwota netto itd.
Schemat księgowy:
Konto Wn
Konto Ma
Słownik
Kwota
Warunek
202-2-1
Podmioty
@Brutto
221-1
brak
@Vat
@KatElemKontoWn
brak
@Netto
@KontoDodatWn
@KontoDodatMa
Podmioty
@KwotaDodat
@KatElemKontoWn - w schemacie dla Rejestru zakupu VAT, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Kategoria pozycji/Konto Wn kategorii. Konto księgowe zostanie pobrane z kategorii znajdującej się w pozycji faktury zakupu (kategoria pozycji przy stawkach VAT na fakturze).
@KontoDodatWn/@KontoDodatMa - w schemacie Rejestru VAT, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Kwoty dodatkowe -> Konto Wn/Konto Ma. Program będzie pobierał konto z kwot dodatkowych, które znajdują się na formatce Faktury zakupu, pod ikonką Kwoty dodatkowe. Dodatkowo podział na słowniki Podmioty spowoduje, że w Kwotach dodatkowych będzie można użyć kont słownikowych dla podmiotów wybranych na dokumencie. Pozycja wykorzystująca te makra, pozwala na dodatkowe rozksięgowanie dokumentu np. poza kontem zespołu „4”, które jest pobierane z odpowiedniej kategorii pozycji, równocześnie, na określone przez użytkownika konta zespołu „5”.
Schemat dla księgowania faktur zaliczkowych i zwykłych z modułu Faktury
Poniższe schematy umożliwiają księgowanie zarówno faktur zwykłych jak i faktur zaliczkowych oraz faktur finalnych do zaliczkowych. Ostatnia pozycja w schematach pozwala na automatyczne wyksięgowania dotychczasowych zaliczek netto w celu przeksięgowania ich na konto przychodów ze sprzedaży.
Schemat księgowy:
Konto Wn
Konto Ma
Słownik
Kwota
Warunek
201-2-1
Podmioty
@Brutto
221-2
brak
@Vat
842-2
brak
@Netto
@CzyZaliczkowa ='TAK'
731-2
brak
@Netto
@CzyZaliczkowa ='FINALNA' OR @CzyZaliczkowa ='NIE'
842-2
731-2
brak
@ZalNetto
@CzyZaliczkowa ='FINALNA'
Gdy konto 731-2 jest kontem słownikowym towarów, schemat może wyglądać następująco:
Konto Wn
Konto Ma
Słownik
Kwota
Warunek
201-2-1
Podmioty
@Brutto
221-2
brak
@Vat
842-2
brak
@Netto
@CzyZaliczkowa ='TAK'
731-2
Towary
@PozNetto
@CzyZaliczkowa ='FINALNA' OR @CzyZaliczkowa ='NIE'
842-2
brak
@ZalNetto
@CzyZaliczkowa ='FINALNA'
Zaliczki pracowników
Scenariusz postępowania 1: zaliczka jest na kwotę równą fakturze zakupu:
pracownik pobiera zaliczkę z kasy np. 150 zł – w menu Kasa/Bank -> Zapisy Kasowe/Bankowe dodajemy dokument rozchodowy (KW), wybierając jako podmiot Pracownika.
pracownik przynosi fakturę zakupu (FZ) np. na kwotę 150 zł, która została zapłacona ww. zaliczką 150 zł
– dodajemy zapis w menu Rejestry VAT/Rejestry VAT/ zakładka: Rejestr zakupu:
na pierwszej zakładce wybieramy kontrahenta, który widnieje na FZ i uzupełniamy pozostałe dane,
na zakładce Kontrahent, klikamy na przycisk Pracownik i wybieramy naszego zaliczkobiorcę,
w tabelce powyżej pojawi się lista zaliczek, w naszym przykładzie jedno KW na kwotę 150 zł, klikamy dwukrotnie w kolumnę Użyj, wybieramy TAK, w kolumnie Kwota wpisujemy 150 zł.
zapisujemy dokument.
Po zapisaniu, faktura zakupu oraz dokument KW zostaną całkowicie rozliczone.
Scenariusz postępowania 2: zaliczka jest na kwotę wyższą od faktury zakupu:
pracownik pobiera zaliczkę z kasy np. 250 zł – w menu Kasa/Bank -> Zapisy Kasowe/Bankowe dodajemy dokument rozchodowy (KW), wybierając jako podmiot Pracownika.
pracownik przynosi fakturę zakupu (FZ) np. na kwotę 150 zł, która została zapłacona ww. zaliczką 150 zł, resztę zaliczki pracownik zwraca do kasy (100 zł) – dodajemy zapis w menu Rejestry VAT/Rejestry VAT/ zakładka: Rejestr zakupu:
na pierwszej zakładce wybieramy kontrahenta, który widnieje na FZ i uzupełniamy pozostałe dane,
na zakładce Kontrahent, klikamy na przycisk Pracownik i wybieramy naszego zaliczkobiorcę,
w tabelce powyżej pojawi się lista zaliczek, w naszym przykładzie jedno KW na kwotę 150 zł, klikamy dwukrotnie w kolumnę Użyj, wybieramy TAK, w kolumnie Kwota wpisujemy 150 zł,
zapisujemy dokument.
FZ jest całkowicie rozliczona, natomiast KW jest częściowo rozliczone. Pracownik wpłaca do kasy pozostałą część zaliczki:
w menu Kasa/Bank -> Zapisy Kasowe/Bankowe dodajemy dokument przychodowy (KP) od pracownika, na kwotę 100 zł.
na zakładce Rozliczenia, dokumentu KP, klikamy w strzałkę obok ikony plusa i wybieramy Kompensata,
gdy pojawi się lista zapisów kasowych pracownika, wybieramy KW (zaliczkę) i kompensujemy z KP.
Zaliczka pracownika jest całkowicie rozliczona.
Scenariusz postępowania 3: zaliczka jest na kwotę niższą od faktury zakupu:
pracownik pobiera zaliczkę z kasy np. 150 zł – w menu Kasa/Bank -> Zapisy Kasowe/Bankowe dodajemy dokument rozchodowy (KW), wybierając jako podmiot Pracownika.
pracownik przynosi fakturę zakupu (FZ) np. na kwotę 250 zł, która została zapłacona ww. zaliczką 150 zł, pozostała część płatności faktury pozostaje do rozliczenia (100 zł) – dodajemy zapis w menu Rejestry VAT/Rejestry VAT/zakładka: Rejestr zakupu:
na pierwszej zakładce wybieramy kontrahenta, który widnieje na FZ i uzupełniamy pozostałe dane,
na zakładce Kontrahent, klikamy na przycisk Pracownik i wybieramy naszego zaliczkobiorcę,
w tabelce powyżej pojawi się lista zaliczek, w naszym przykładzie jedno KW na kwotę 150 zł, klikamy dwukrotnie w kolumnę Użyj, wybieramy TAK, w kolumnie Kwota wpisujemy 150 zł,
zapisujemy dokument.
FZ jest częściowo rozliczona: w Preliminarzu płatności 150 zł znajduje się na liście rozliczonych dokumentów,
a pozostałe 100 zł na liście dokumentów nierozliczonych. Na zdarzeniu w Preliminarzu znajduje się kontrahent wprowadzony na fakturze.
Dokument KW jest całkowicie rozliczony.
Schemat księgowy:
Przykładowy schemat księgowy pozwala na przeksięgowanie zaliczki z konta kontrahenta na konto pracownika, który pobrał zaliczkę na zakup.
Konto Wn
Konto Ma
Słownik
Kwota
Warunek
@KatElemKontoWn
@Netto
221-1
@VAT
202-2-1
Podmioty
@Brutto
202-2-1
Podmioty
@PlatZaliczka
@TypPodmiotu ='kontrahent' AND @TypZaliczkobiorcy ='pracownik'
234
Zaliczkobiorcy
@PlatZaliczka
@TypPodmiotu ='kontrahent' AND @TypZaliczkobiorcy ='pracownik'
Poniższy schemat pozwoli natomiast na zaksięgowanie kwoty brutto na konto kontrahenta lub na konto pracownika (z pominięciem przeksięgowywania z konta kontrahenta na konto pracownika).
Konto Wn
Konto Ma
Słownik
Kwota
Warunek
@KatElemKontoWn
@Netto
221-1
@VAT
202-2-1
Podmioty
@Brutto
@TypPodmiotu ='kontrahent' AND @TypZaliczkobiorcy <>'pracownik'
234
Zaliczkobiorcy
@Brutto
@TypPodmiotu ='kontrahent' AND @TypZaliczkobiorcy ='pracownik'
Przykładowy schemat do księgowania różnic kursowych
Przykład schematu dla Comarch ERP Optima w wersji 8.5 lub wyższej.
Konto Wn
Konto Ma
Słownik
Kwota
Księgowanie walutowe
Warunek
204
Podmioty
@RoznicaPlus
TAK
@TypRozl ='FZK-KP' OR @TypRozl ='FZ-FZK' OR @TypRozl ='FZ-KW'
204
Podmioty
@RoznicaMinus
TAK
@TypRozl ='FZK-KP' OR @TypRozl ='FZ-FZK' OR @TypRozl ='FZ-KW'
752-5
brak
@RoznicaPlus
NIE
751-4
brak
@RoznicaMinus
NIE
203
Podmioty
@RoznicaPlus
TAK
@TypRozl ='FSK-FS' OR @TypRozl ='FSK-KW' OR @TypRozl ='FS-KP'
203
Podmioty
@RoznicaMinus
TAK
@TypRozl ='FSK-FS' OR @TypRozl ='FSK-KW' OR @TypRozl ='FS-KP'
Ten uniwersalny schemat pozwala na zaksięgowanie dodatnich lub ujemnych różnic kursowych wynikających
z dokonywanych rozliczeń na dokumentach walutowych. Rozbudowany warunek pozwala na odróżnienie, czy różnica dotyczy rozrachunków z dostawcami (konto 204), czyli mamy do czynienia z rozliczeniem Faktury zakupu
z dokumentem KW ('FZ-KW'), korekty faktury zakupu z dokumentem KP ('FZK-KP') lub faktury zakupu z korektą faktury zakupu ('FZ- FZK’), czy rozrachunków z odbiorcami (konto 203) czyli mamy do czynienia z rozliczeniem faktury sprzedaży ('FS-KP'), korekty faktury sprzedaży z dokumentem KW ('FSK-KW') lub fakturą sprzedaży i korekta faktury sprzedaży ('FSK-FS'). Konta rozrachunków z kontrahentami to konta walutowe, konta różnic kursowych to konta złotówkowe. Schemat dotyczy sytuacji gdy na dokumencie rozliczanym i rozliczającym jest ten sam podmiot.
Jeżeli rozrachunki walutowe z dostawcami i odbiorcami są księgowane na jedno konto np. konto 203 – nie jest potrzebny warunek rozróżniający typy dokumentów biorących udział w rozliczeniu.
Przykładowy schemat do księgowania kompensat
Schemat obejmuje najbardziej standardową sytuację czyli księgowanie kompensaty (faktura zakupu z fakturą sprzedaży) dla tego samego lub różnych podmiotów i dla dokumentów wystawionych w PLN. Schemat ten dotyczy kompensat księgowanych z poziomu Kasa/Bank/Dokumenty rozliczone (Typ schematu: Rozliczenia).
Dla przykładu, przed zaksięgowaniem kompensaty, mamy następującą sytuację na kontach:
Kompensujemy w module Kasa/Bank Fakturę zakupu od kontrahenta ALOZA z Fakturą sprzedaży wystawioną dla kontrahenta ALOZA na kwotę 1000 zł i księgujemy kompensatę schematem:
Konto Wn
Konto Ma
Słownik
Kwota
Warunek
202-2-1
Podmioty
@KwotaRoz1
201-2-1
Podmioty2
@KwotaRoz1
Po zaksięgowaniu mamy następującą sytuację na kontach:
Tak prosty schemat jest możliwy ponieważ zawsze dokumentem rozliczanym (lewym) jest dokument rozchodowy, a dokumentem rozliczającym (prawym) dokument przychodowy. Gdybyśmy chcieli rozbudować schemat o księgowanie, poza kompensatą faktury zakupu z fakturą sprzedaży, jeszcze o dokument KW z dokumentem KP to schemat może wyglądać następująco:
Konto Wn
Konto Ma
Słownik
Kwota
Warunek
202-2-1
Podmioty
@KwotaRoz1
@TypRozl ='FZ-FS'
201-2-1
Podmioty2
@KwotaRoz1
@TypRozl ='FZ-FS'
202-2-1
Podmioty
@KwotaRoz1
@TypRozl ='KW-KP'
201-2-1
Podmioty2
@KwotaRoz1
@TypRozl ='KW-KP'
Słownik:Podmioty pobiera kontrahenta z dokumentu rozliczanego (lewego).
Słownik:Podmioty2 – z dokumentu rozliczającego (prawego). W warunku uwzględniamy odpowiedni typ kompensaty.
Kwota rozliczenia – może być pobrana z dowolnego dokumentu (rozliczanego lub rozliczającego) ponieważ dla rozliczeń dokumentów wystawionych w PLN kwota rozliczona dla obydwóch dokumentów będzie taka sama.
W Konfiguracji Firmy/ Księgowość/Księgowość kontowa dostępny jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Po jego zaznaczeniu oraz po odpowiednim skonfigurowaniu programu będą automatycznie łączone rozliczenia prowadzone w module Kasa/Bank z rozrachunkami dokonywanymi na kontach księgowych w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus.
Uwaga
Rozliczenie w module Kasa/Bank skutkować będzie rozrachunkiem w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus i analogicznie rozrachunek w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus skutkować będzie rozliczeniem w module Kasa/Bank.
Nie ma znaczenia z jakiego poziomu dokonywane są rozliczenia i rozrachunki. Dodanie rozliczenia na poziomie dokumentu, skutkuje tym samym co rozliczenie z Rozliczeń Podmiotu czy z poziomu Listy Dokumentów Nierozliczonych. Również dodanie rozrachunku z poziomu zapisu księgowego skutkuje tym samym, co dodanie rozrachunku z poziomu listy rozrachunków.
Automatyczne rozliczenia i rozrachunki opierają się o następujące zasady:
Zasada 1: Jeżeli płatności są już rozliczone i następuje księgowanie dokumentów, to ich dekrety rozrachowują się automatycznie.
Zasada 2: Po rozliczeniu płatności/ zapisu kasowego/bankowego rozrachowują się związane z nimi dekrety.
Zasada 3: Nierozliczone płatności/zapisy K/B do zaksięgowanych dokumentów rozliczą się automatycznie w momencie rozrachowania odpowiadającym im dekretów.
2 Od czego zacząć?
Aby następowało automatyczne rozliczenie i rozrachowanie należy:
W Konfiguracji Firmy/Księgowość/Księgowość kontowa zaznaczyć parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki
Odpowiednio zdefiniować schematy księgowe (na pozycji schematu księgowego zaznaczyć opcję Rozrachunek, w Kwocie odwołać się do makra @KwotaPlatnosci)
Zdecydować czy różnice kursowe i kompensaty mają być generowane w momencie rozrachowywania z poziomu rozrachunków, czy będą księgowane schematami księgowymi z poziomu modułu Kasa/Bank (w Konfiguracji Firmy/Księgowość/Księgowość kontowa dostępny jest parametr Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków)
Uwaga
Przed zaznaczeniem parametru Automatyczne rozliczenia i rozrachunki niezbędne jest uporządkowanie bazy danych poprzez uzgodnienie stanu nierozliczonych dokumentów z nierozrachowanymi dekretami na kontach księgowych, w przeciwnym wypadku stan na kontach i w kasie/banku może nie być spójny.
Jeżeli w bazie pozostaną nierozrachowane dekrety powstałe po zaksięgowaniu schematami, w których nie wykorzystano nowo wprowadzonych makr to nie nastąpi automatyczny rozrachunek tych dekretów nawet jeśli powstanie rozliczenie w module Kasa/Bank. Analogicznie jeżeli Użytkownik dokona rozrachunku tych dekretów to nie nastąpi rozliczenie w module Kasa/Bank.
Uwaga
Przy porządkowaniu bazy danych pomocny może być wydruk Rozliczenia/rozrachunki > Zestawienie rozliczeń i rozrachunków, dostępny z poziomu Kasa/Bank/Dokumenty nierozliczone, zakładka Na dzień, który pokazuje stan rozliczeń i rozrachunków danego podmiotu na wybrany dzień.
Uwaga
Przydatna może być również opcja seryjnego zaznaczenia parametru Rozrachunek na wybranych dekretach księgowych oraz pozycjach bilansu otwarcia. Funkcja dostępna jest z poziomu Księgowość/Dzienniki/ zakładka Konto oraz Księgowość/Inne/Dokumenty BO/formularz bilansu otwarcia poprzez wybór z menu kontekstowego opcji Zaznacz rozrachunek/Odznacz rozrachunek.
2.1 Definiowanie schematów księgowych
Automatyczne rozliczenia i rozrachunki dokonują się prawidłowo tylko w sytuacji gdy schematy księgowe użyte do zaksięgowania dokumentów są zbudowane we właściwy sposób. Niezbędne jest zdefiniowanie schematów, w których:
w elemencie schematu księgowego zaznaczony jest parametr Rozrachunek,
w Kwocie jest odwołanie do makra @KwotaPlatnosci (na pozycji schematu należy wybrać Kwota/ Płatności/ Kwota płatności). Wynika to z zasady, że dokonujemy rozrachunku dekretów odpowiadających rozliczanym płatnościom.
Podział na słowniki: Płatnicy - odwołuje się do Płatnika wybranego na zdarzeniu w Preliminarzu płatności jeżeli w kwocie jest wybrane makro @KwotaPlatnosci. Jeżeli w pozycji schematu nie ma odwołania do makr związanych z płatnościami (ani w kwocie, ani w koncie) to podział na słowniki działa na płatnika z nagłówka dokumentu.
Makro @KwotaPlatnosci można łączyć jedynie z makrami dotyczącymi nagłówka. Nie można łączyć go z makrami odwołującymi się do pozycji dokumentu.
Makra dostępne dla Płatnika w polach Konto, Opis i Warunek (zarówno w nagłówku, jak i w elemencie schematu) pobierają wartości z konkretnych płatności, a nie z nagłówka dokumentu.
Dodatkowo w schematach służących do księgowania dokumentów posiadających płatności, w pozycji Warunek (w elemencie schematu) dostępna jest opcja: Płatności/Waluta płatności (makro @WalutaPlatnosci), sprawdzająca walutę rozliczenia na zdarzeniu w Preliminarzu płatności.
Uwaga
Aby nastąpiło automatyczne rozliczenie i rozrachowanie waluta rozliczenia wybrana na zdarzeniu w Preliminarzu płatności musi zgadzać się z walutą konta, na które następuje księgowanie dokumentu. W przeciwnym wypadku pojawia się komunikat informujący o tym, że waluta rozliczenia nie zgadza się z walutą rozrachunku i nie następuje automatyczne połączenie rozliczeń z rozrachunkami
Przykład
Schemat księgowy pozwalający na zaksięgowanie dokumentów w Rejestrze VAT sprzedaży
W jaki sposób zostaną zaksięgowane dokumenty?
Jeżeli w polu Konto i/lub Kwota następuje odwołanie do makr związanych z płatnościami oraz wybrany jest Podział na słowniki: Płatnicy to tworzy się tyle pozycji ile jest płatności na Podmiot wybrany na płatności. Jeżeli w polu Kwota następuje odwołanie do makra @Brutto to każdy dekret utworzony zostanie na kwotę brutto z dokumentu.
Jeżeli w polu Konto i/lub Kwota następuje odwołanie do makr związanych z płatnościami oraz wybrany jest Podział na słowniki: Podmioty to tworzy się tyle pozycji ile jest płatności na Podmiot wybrany na dokumencie w polu Kontrahent.
Jeżeli w polu Konto i/lub Kwota nie następuje odwołanie do makr związanych z płatnościami i wybrany jest Podział na słowniki: Płatnicy to tworzy się jeden dekret na Płatnika wybranego w nagłówku dokumentu w kwocie zależnej od liczby płatności (wartość jest zwielokrotniona gdy występuje więcej niż jedna płatność).
Jeżeli w polu Konto i/lub Kwota nie następuje odwołanie do makr związanych z płatnościami i wybrany jest Podział na słowniki: Podmioty to tworzy się jeden dekret na Podmiot wybrany na dokumencie w polu Kontrahent.
Uwaga
W związku z tym, że makro @KwotaPlatnosci odwołuje się do kwoty z preliminarza płatności, która nie może być ujemna a jedynie różni się kierunkiem przepływu pieniędzy (przychód, rozchód), dokumenty wprowadzone do Rejestru VAT księgowane są zawsze ze znakiem „+”. Aby zaksięgować dokumenty w kwocie ujemnej należy odpowiednio zmodyfikować schematy księgowe
Przykład
Schemat księgowy pozwalający na zaksięgowanie dokumentów w Rejestrze VAT sprzedaży
z podziałem na kwoty dodatnie i ujemne
Przykład
Schemat księgowy pozwalający na zaksięgowanie dokumentów w Rejestrze VAT zakupu
z podziałem na kwoty dodatnie i ujemne.
PREDEKRETACJA
Funkcjonalność automatycznych rozliczeń i rozrachunków działa również w przypadku, gdy dokument jest księgowany nie schematem, a wg predekretacji. Warunkiem jest jednak, aby zakładka [Predekretacja] nie była uzupełniana ręcznie, a wygenerowana na podstawie schematu księgowego, który w kwocie ma odwołanie do makra @KwotaPlatnosci (wyjątkiem jest predekretacja raportów kasowych/bankowych, różnic kursowych oraz kompensat).
SCHEMATY STOWARZYSZONE
Podczas rozliczania dokumentów następuje automatyczne rozrachowanie tylko dekretu „głównego”, tzn. powstałego z księgowania schematem głównym, dekrety powstałe z księgowania schematem stowarzyszonym nie zostaną rozrachowane.
Przykład
Mamy wprowadzone dwa dokumenty: Dok1 i Dok2, nie są rozliczone. Dokument Dok1 jest już zaksięgowany (i widoczny z poziomu Księgowość/ Rozrachunki jako PK1). Dokument Dok2 również jest zaksięgowany, ale schematem z podpiętym schematem stowarzyszonym (z poziomu Księgowość/ Rozrachunki jest więc dekret PK2 powstały z księgowania schematem „głównym” i dekret PK3 powstały z księgowania schematem stowarzyszonym).
Następnie z poziomu modułu Kasa/Bank rozliczamy oba dokumenty Dok1 i Dok2. Następuje wówczas automatyczne rozrachowanie dekretu PK1 z PK2. Dekret PK3, jako dekret powstały z księgowania schematem stowarzyszonym, nie zostanie automatycznie rozrachowany.
2.2 Bilans otwarcia i ręcznie wprowadzane zapisy księgowe
Funkcjonalność automatycznych rozliczeń i rozrachunków działa nie tylko dla dekretów powstałych z księgowania schematem księgowym, ale również dla pozycji bilansu otwarcia i dla dekretów ręcznie wprowadzanych z poziomu Księgowość/Dzienniki.
Ważne jednak jest aby na pozycjach bilansu otwarcia i/lub ręcznie wprowadzanych dekretach, które mają podlegać funkcji automatycznych rozliczeń i rozrachunków, zaznaczone były parametry Rozrachunek i Generowanie płatności.
3 Automatyczne rozliczenia i rozrachunki – jak to działa?
Funkcjonalność automatycznych rozliczeń i rozrachunków polega na tym, że:
Zasada 1: w momencie zaksięgowania dokumentów już ze sobą rozliczonych dekrety automatycznie się rozrachowują
Zasada 2: w momencie rozliczenia płatności/ zapisu K/B do zaksięgowanych dokumentów automatycznie rozrachowują się związane z nimi dekrety
Zasada 3: w momencie rozrachowania dekretów odpowiadające im nierozliczone płatności/ zapisy kasowe/bankowe rozliczają się automatycznie
Przykład
Działanie zgodnie z zasadą 1: w momencie zaksięgowania dokumentów już ze sobą rozliczonych dekrety automatycznie się rozrachowują. Dwa dokumenty na tą samą kwotę, rozliczone, tylko jeden z nich zaksięgowany.
Mamy wprowadzone dwa dokumenty: Dok1 i Dok2 (np. fakturę sprzedaży i wyciąg bankowy). Dokument Dok1 został już zaksięgowany na konto np. 201-ABC, schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci, z zaznaczonym parametrem Rozrachunek. Dokument Dok2 nie jest jeszcze zaksięgowany.
Oba dokumenty są już ze sobą rozliczone w module Kasa/Bank.
Następnie księgujemy dokument Dok2 (na to samo konto np. 201-ABC, z zaznaczonym parametrem Rozrachunek) – w tym momencie nastąpi automatyczne rozrachowanie dekretów Dek1 i Dek2.
Przykład
Działanie zgodnie z zasadą 2: w momencie rozliczenia płatności/ zapisu K/B do zaksięgowanych dokumentów automatycznie rozrachowują się związane z nimi dekrety. Dwa dokumenty na tą samą kwotę, nierozliczone, zaksięgowane na to samo konto.
Mamy wprowadzone dwa dokumenty: Dok1 i Dok2 (np. fakturę sprzedaży i wyciąg bankowy). Następnie oba księgujemy na to samo konto po przeciwnych stronach, np. 201-ABC, z zaznaczonym parametrem Rozrachunek, dokument Dok1 (faktura sprzedaży) jest księgowany schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci.
W tym momencie mamy więc sytuację, gdzie oba dokumenty są widoczne w module Kasa/Bank jako nierozliczone i w Księgowość/ Rozrachunki jako nierozrachowane.
Następnie rozliczamy dokumenty z poziomu modułu Kasa/Bank (płatność P1 i P2), następuje wówczas automatyczne rozrachowanie dekretów (Dek1 i Dek2).
Przykład
Działanie zgodnie z zasadą 3: w momencie rozrachowania dekretów odpowiadające im nierozliczone płatności/ zapisy kasowe/bankowe rozliczają się automatycznie. Dwa dokumenty na tą samą kwotę, zaksięgowane na to samo konto, nierozliczone i nierozrachowane.
Mamy wprowadzone dwa dokumenty: Dok1 i Dok2 (np. fakturę sprzedaży i wyciąg bankowy). Następnie oba księgujemy na to samo konto po przeciwnych stronach, np. 201-ABC, z zaznaczonym parametrem Rozrachunek, dokument Dok1 (faktura sprzedaży) jest księgowany schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci.
W tym momencie mamy więc sytuację, gdzie oba dokumenty są widoczne w module Kasa/Bank jako nierozliczone i w Księgowość/ Rozrachunki jako nierozrachowane.
Następnie z poziomu z poziomu Księgowość/ Rozrachunki/ Rozrachunki zakładka [Nierozrachowane] lub z pozycji dekretu z zakładki Rozrachunki rozrachowujemy dekrety (Dek1 i Dek2), następuje wówczas automatyczne rozliczenie dokumentów w module Kasa/Bank.
Uwaga
Jeżeli dokonujemy tylko częściowego rozliczenia to również dekrety zostaną rozrachowane na taką samą kwotę. Analogicznie w drugą stronę: częściowe rozrachowanie dekretów powoduje częściowe rozliczenie płatności.
4 Kompensaty i różnice kursowe
Możemy zdecydować, czy kompensaty i różnice kursowe mają być generowane w momencie rozrachowywania z poziomu rozrachunków czy będą księgowane schematami księgowymi z poziomu modułu Kasa/Bank – zależne jest to od parametru Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków dostępnego w Konfiguracji Firmy/Księgowość/Księgowość kontowa (pod uwagę brane są kompensaty z poziomu Kasa/Bank/Dokumenty rozliczone, a nie Dokumenty kompensat z poziomu Kasa/Bank/ Dokumenty kompensat).
Jeżeli w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków jest zaznaczony, to na formularzu okresu obrachunkowego w Konfiguracji Firmy/Księgowość/Okresy obrachunkowe należy wskazać dzienniki księgowań oraz daty księgowania dla dekretu różnicy kursowej oraz dekretu kompensaty generowanych podczas rozliczania rozrachunków w „tle” lub podczas dokonywania rozrachunków z listy rozrachunków nierozrachowanych lub z pozycji dekretu z zakładki Rozrachunki.
Rys. 1. Formularz okresu obrachunkowego
Należy również uzupełnić Domyślne konta dla różnic kursowych poprzez wskazanie na formularzu waluty (Konfiguracja Programu/ Ogóle/ Waluty) konta istniejącego w planie kont w bieżącym okresie obrachunkowym.
Rys 2. Formularz waluty
Uwaga
W sytuacji gdy na planie kont istnieje więcej kont dla danej waluty należy odznaczyć w Konfiguracji parametr Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków oraz księgować dokumenty różnic kursowych oraz dokumenty kompensat z poziomu modułu Kasa/Bank
Nieuzupełnienie wyżej wymienionych pól powoduje podczas księgowania dokumentów walutowych rozliczonych wcześniej w module Kasa/Bank lub podczas rozliczania w module Kasa/Bank zaksięgowanych wcześniej dokumentów dokonanie jedynie rozrachunku głównego na kontach księgowych. Nie generuje się natomiast dekret różnicy kursowej (pojawia się odpowiedni komunikat o braku kont i/lub dziennika). Analogicznie w przypadku dokumentów księgowanych na dwa różne konta nie generuje się dekret kompensaty.
Jeżeli konto na formularzu waluty nie jest uzupełnione to pojawia się komunikat: Nie zdefiniowano kont dla różnic kursowych w ustawieniach waluty [Symbol waluty].
Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego nie został uzupełniony Dziennik RK lub Użytkownik posiada zakaz do dziennika to pojawia się komunikat: Nie zdefiniowano dziennika dla różnic kursowych w konfiguracji okresu obrachunkowego lub operator ma zakaz do tego dziennika.
Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego nie został uzupełniony Dziennik KOMP lub Użytkownik posiada zakaz do dziennika to pojawia się komunikat: Nie zdefiniowano dziennika dla kompensat w konfiguracji okresu obrachunkowego lub operator ma zakaz do tego dziennika.
Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego nie został uzupełniony Dziennik RK lub Dziennik KOMP to podczas rozrachowywania z listy rozrachunków (lub z pozycji dekretu z zakładki Rozrachunki) dekretów walutowych dla różnych kont księgowych dekret różnicy kursowej oraz dekret kompensaty generuje się do pierwszego dziennika dostępnego w bieżącym okresie obrachunkowym, do którego Użytkownik nie ma zakazu. Dodatkowo pojawia się komunikat: Nastąpiła zmiana domyślnego dziennika dla kompensaty. Czy ustawić nowy dziennik jako domyślny w konfiguracji? oraz Nastąpiła zmiana domyślnego dziennika dla różnicy kursowej. Czy ustawić nowy dziennik jako domyślny w konfiguracji? Zaakceptowanie komunikatów powoduje zapisanie dzienników na formularzu okresu obrachunkowego.
Jeśli na formularzu okresu obrachunkowego uzupełniony został Dziennik RK i Dziennik KOMP i podczas rozrachowywania dekretów walutowych dla różnych kont księgowych Użytkownik wskazuje na dokumencie kompensaty i dokumencie różnicy kursowej inny dziennik to pojawia się komunikat: Nastąpiła zmiana domyślnego dziennika dla kompensaty. Czy ustawić nowy dziennik jako domyślny w konfiguracji? oraz Nastąpiła zmiana domyślnego dziennika dla różnicy kursowej. Czy ustawić nowy dziennik jako domyślny w konfiguracji?
Zaakceptowanie komunikatu powoduje zapisanie dekretu dokumentu kompensaty oraz dekretu dokumentu różnicy kursowej do dzienników wskazanych na dokumencie oraz zmianę dzienników na formularzu okresu obrachunkowego. Wybór opcji Nie powoduje zapisanie dekretu kompensaty oraz dekretu różnicy kursowej do dzienników wskazanych na dokumencie, natomiast kolejne dekrety zapisywane będą do dzienników wskazanych na formularzu okresu obrachunkowego.
Uwaga
Przy zaznaczonym parametrze Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków w konfiguracji nie ma możliwości księgowania kompensat i różnic kursowych z poziomu Kasa/Bank. Podczas próby księgowania pojawi się komunikat „Nie można rozpocząć księgowania dokumentu. W Konfiguracji Firma/Księgowość/Księgowość kontowa jest ustawiony parametr Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków.
Uwaga
Przy zaznaczonym parametrze Wymuszaj zatwierdzanie zapisów księgowych, dekrety różnic kursowych oraz kompensaty nie zostaną wygenerowane jeżeli zapis ten jest wcześniejszy od “najmłodszego” zapisu w buforze (lub jest późniejszy od “najstarszego” zapisu w buforze) o więcej niż 2 miesiące. W takim wypadku dodawanie dokumentu jest blokowane, w logu z operacji pojawia się komunikat: “Nie udało się wygenerować dekretu róźnicy kursowej/kompensaty z powodu błędu. Przekroczono okres dwóch miesięcy dla zapisów w buforze.
Rys 3. Ilustracja na potrzeby przykładów 7-9
Przykład
Działanie zgodnie z zasadą 1: w momencie zaksięgowania dokumentów już ze sobą rozliczonych dekrety automatycznie się rozrachowują
Mamy dwa dokumenty walutowe po różnych kursach, wprowadzone na różne podmioty: Dok1 i Dok2, do których są płatności w module Kasa/Bank: P1 (płatność do Dok1), P2 (płatność do Dok2).
Dokument Dok1 jest już zaksięgowany (schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci), powstał dekret Dek1.
Następnie rozliczamy płatności P1 z P2 (w module Kasa/Bank powstaje różnica kursowa RK i kompensata KOMP).
Później księgujemy dokument Dok2 (powstaje dekret Dek2), w tym momencie następuje automatyczne rozrachowanie dekretów Dek1 z Dek2 oraz powstaje dekret różnicy kursowej Dek3 RK i dekret kompensaty Dek4 KOMP, które zostają automatycznie powiązane z kompensatą i różnicą kursową z modułu Kasa/Bank.
Opis poszczególnych kroków:
Rozliczenie pomiędzy P1 i P2 -> w module Kasa/Bank powstaje dokument różnicy kursowej RK i kompensata KOMP.
Księgowanie Dok2 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci -> tworzy się dekret Dek2.
System automatycznie generuje rozrachunek pomiędzy Dek1 a Dek2.
Powstają dekrety Dek3 RK oraz Dek4 KOMP, które zostają automatycznie powiązane z kompensatą i różnicą kursową wygenerowanymi w module Kasa/Bank. Zarówno różnica kursowa, jak i kompensata na liście dokumentów w Kasa/Bank widnieją w kolorze niebieskim. Podgląd zapisu księgowego wskazuje dekret kompensaty lub dekret różnicy kursowej.
Przykład
Przykład jak powyżej, ale inna kolejność wykonywanych kroków - działanie zgodnie z zasadą 2: w momencie rozliczenia płatności/ zapisu K/B do zaksięgowanych dokumentów automatycznie rozrachowują się związane z nimi dekrety)
Mamy dwa dokumenty walutowe po różnych kursach, wprowadzone na różne podmioty: Dok1 i Dok2, do których są płatności w module Kasa/Bank: P1 (płatność do Dok1), P2 (płatność do Dok2).
Dokument Dok1 jest już zaksięgowany (schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci), powstał dekret Dek1.
Opis kolejnych kroków:
Księgujemy Dok2 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci -> tworzy się dekret Dek2.
Rozliczamy płatności P1 i P2 -> w module Kasa/Bank powstaje dokument różnicy kursowej RK i kompensata KOMP. System automatycznie generuje rozrachunek pomiędzy Dek1 a Dek2.
Powstają dekrety Dek3 RK oraz Dek4 KOMP, które zostają automatycznie powiązane z kompensatą i różnicą kursową wygenerowanymi w module Kasa/Bank. Zarówno różnica kursowa, jak i kompensata na liście dokumentów w Kasa/Bank widnieją w kolorze niebieskim. Podgląd zapisu księgowego wskazuje dekret kompensaty lub dekret różnicy kursowej.
Przykład
Przykład jak powyżej, ale inna kolejność wykonywanych kroków - działanie zgodnie z zasadą 3: w momencie rozrachowania dekretów odpowiadające im nierozliczone płatności/ zapisy kasowe/bankowe rozliczają się automatycznie.
Mamy dwa dokumenty walutowe po różnych kursach, wprowadzone na różne podmioty: Dok1 i Dok2, do których są płatności w module Kasa/Bank: P1 (płatność do Dok1), P2 (płatność do Dok2).
Dokument Dok1 jest już zaksięgowany (schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci), powstał dekret Dek1.
Opis kolejnych kroków:
Księgujemy Dok2 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci -> tworzy się dekret Dek2.
Z poziomu Księgowość/Rozrachunki lub z poziomu zapisu księgowego rozrachowujemy Dek1 z Dek2.
W momencie rozrachowywania pojawia się formatka z propozycją zapisu polecenia księgowania dla powstałej różnicy kursowej i kompensaty.
Po zatwierdzeniu formatki powstają dekrety Dek3 RK oraz Dek4 KOMP, które zostają automatycznie powiązane z kompensatą i różnicą kursową wygenerowanymi w module Kasa/Bank. Zarówno różnica kursowa, jak
i kompensata na liście dokumentów w Kasa/Bank widnieją w kolorze niebieskim. Podgląd zapisu księgowego wskazuje dekret kompensaty lub dekret różnicy kursowej.
Każde rozliczenie powoduje identyczne rozrachowanie na dekretach i na odwrót, każdy rozrachunek spowoduje rozliczenie. Jeżeli więc w module Kasa/Bankdokonano kilku częściowych rozliczeń, do których w module Kasa/Bank wygenerowane zostały dokumenty różnicy kursowej i/lub dokumenty kompensaty to w księgowości kontowej podczas rozrachowania dekretów związanych z tymi płatnościami również powstanie tyle samo dokumentów różnicy kursowej i/lub dokumentów kompensaty.
4.2 Odznaczony parametr Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków
Jeżeli w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków jest odznaczony, wówczas dekrety RK i KOMP nie powstają w momencie rozrachunku, różnice kursowe i kompensaty wygenerowane w module Kasa/Bank należy księgować schematem księgowym.
Rys 5. Ilustracja na potrzeby przykładów 10-12
Przykład
Działanie zgodnie z zasadą 1: w momencie zaksięgowania dokumentów już ze sobą rozliczonych dekrety automatycznie się rozrachowują.
Mamy dwa dokumenty walutowe po różnych kursach, wprowadzone na różne podmioty: Dok1 i Dok2, do których są płatności w module Kasa/Bank: P1 (płatność do Dok1), P2 (płatność do Dok2).
Dokument Dok1 jest już zaksięgowany (schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci), powstał dekret Dek1.
Następnie rozliczamy płatności P1 z P2 (w module Kasa/Bank powstaje kompensata KOMP i różnica kursowa RK).
Później księgujemy dokument Dok2 (powstaje dekret Dek2), w tym momencie następuje automatyczne rozrachowanie dekretów Dek1 z Dek2. Należy również z poziomu modułu Kasa/Bank zaksięgować powstałą kompensatę i różnicę kursową. Dekrety RK i KOMP zostaną automatycznie powiązane z rozrachunkami.
Opis poszczególnych kroków:
Rozliczenie pomiędzy P1 i P2 -> w module Kasa/Bank powstaje dokument różnicy kursowej RK i kompensata KOMP.
Księgowanie Dok2 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci -> tworzy się dekret Dek2.
System automatycznie generuje rozrachunek pomiędzy Dek1 a Dek2.
Z poziomu Kasa/Bank/ Dokumenty rozliczone księgujemy kompensatę -> powstaje dekret Dek3 KOMP.
Dekret kompensaty zostaje automatycznie powiązany z rozrachunkami.
Z poziomu Kasa/Bank/ Różnice kursowe księgujemy różnicę kursową -> powstaje dekret Dek4 RK.
Dekret różnicy kursowej zostanie automatycznie powiązany z rozrachunkami.
Przykład
Przykład jak powyżej, ale inna kolejność wykonywanych kroków - działanie zgodnie z zasadą 2: w momencie rozliczenia płatności/ zapisu K/B do zaksięgowanych dokumentów automatycznie rozrachowują się związane z nimi dekrety.
Mamy dwa dokumenty walutowe po różnych kursach, wprowadzone na różne podmioty: Dok1 i Dok2, do których są płatności w module Kasa/Bank: P1 (płatność do Dok1), P2 (płatność do Dok2).
Dokument Dok1 jest już zaksięgowany (schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci), powstał dekret Dek1.
Opis kolejnych kroków:
Księgujemy Dok2 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci -> tworzy się dekret Dek2.
Rozliczamy płatności P1 i P2 -> w module Kasa/Bank powstaje dokument różnicy kursowej RK i kompensata KOMP.
System automatycznie generuje rozrachunek pomiędzy Dek1 a Dek2.
Z poziomu Kasa/Bank/ Dokumenty rozliczone księgujemy kompensatę -> powstaje dekret Dek3 KOMP.
Dekret kompensaty zostaje automatycznie powiązany z rozrachunkami.
Z poziomu Kasa/Bank/ Różnice kursowe księgujemy różnicę kursową -> powstaje dekret Dek4 RK.
Dekret różnicy kursowej zostaje automatycznie powiązany z rozrachunkami.
Przykład
Przykład jak powyżej, ale inna kolejność wykonywanych kroków - działanie zgodnie z zasadą 3: w momencie rozrachowania dekretów odpowiadające im nierozliczone płatności/ zapisy kasowe/bankowe rozliczają się automatycznie.
Mamy dwa dokumenty walutowe po różnych kursach, wprowadzone na różne podmioty: Dok1 i Dok2, do których są płatności w module Kasa/Bank: P1 (płatność do Dok1), P2 (płatność do Dok2).
Dokument Dok1 jest już zaksięgowany (schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci), powstał dekret Dek1.
Opis kolejnych kroków:
Księgujemy Dok2 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci -> tworzy się dekret Dek2.
Z poziomu Księgowość/ Rozrachunki lub z poziomu zapisu księgowego rozrachowujemy Dek1 z Dek2.
System automatycznie rozliczył dokumenty Dok1 i Dok2.
Z poziomu Kasa/Bank/ Dokumenty rozliczone księgujemy kompensatę -> powstaje dekret Dek3 KOMP.
Dekret kompensaty zostaje automatycznie powiązany z rozrachunkami.
Z poziomu Kasa/Bank/ Różnice kursowe księgujemy różnicę kursową -> powstaje dekret Dek4 RK.
Dekret różnicy kursowej zostaje automatycznie powiązany z rozrachunkami.
4.3 Usuwanie od strony rozliczenia
Jeżeli rozliczenie jest połączone z rozrachunkiem to usunięcie rozliczenia z poziomu modułu Kasa/Bank nie jest możliwe, pojawia się komunikat: Nie można usunąć rozliczenia powiązanego z rozrachunkiem. Należy usunąć rozrachunek z poziomu Księgowość/Rozrachunki.
Jeżeli na dekrecie zaznaczony jest parametr Rozrachunek bez rozliczenia w K/B to usunięcie rozliczenia jest możliwe ze względu na brak powiązania pomiędzy rozliczonymi płatnościami i rozrachowanymi dekretami. Usunięcie rozliczenia w takim przypadku nie powoduje usunięcia rozrachunku.
4.4 Usuwanie od strony rozrachunku
Możliwość usuwania automatycznie wygenerowanych rozliczeń i rozrachunków istnieje tylko od strony rozrachunków. Przy próbie usunięcia rozrachunku powiązanego z rozliczeniem (zarówno z listy rozrachunków rozrachowanych, jak i z pozycji dekretu z zakładki Rozrachunki) pojawia się komunikat: Rozrachunek połączony z rozliczeniem. Czy usunąć rozliczenie? Zaakceptowanie komunikatu powoduje usunięcie rozrachunku wraz z rozliczeniem. Wybór opcji Nie powoduje usunięcie tylko rozrachunku, rozliczenie w module Kasa/Bank pozostaje.
Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji parametr o automatycznych rozliczeniach i rozrachunkach jest zaznaczony to w przypadku seryjnego usuwania rozrachunków z poziomu Księgowość/ Rozrachunki/ Rozrachunki zakładka [Rozrachowane] komunikat: Rozrachunek połączony z rozliczeniem. Czy usunąć rozliczenie? pojawia się tylko raz. Wybór opcji Tak lub Nie działa na wszystkie dekrety zaznaczone na liście.
Podczas usuwania rozrachunków walutowych automatycznie usunięty zostanie dekret różnicy kursowej, który jest powiązany z tym rozrachunkiem pod warunkiem, że dekret różnicy kursowej nie jest zatwierdzony na czysto, znajduje się w bieżącym okresie obrachunkowym, Użytkownik usuwający rozrachunek nie ma zakazu usuwania dekretów z dziennika, w którym znajduje dekret różnicy kursowej oraz dekret różnicy kursowej nie był wprowadzany ręcznie. Usuwany jest zarówno dekret powstały podczas generacji rozrachunków jak i dekret powstały po zaksięgowaniu dokumentu różnicy kursowej w module Kasa/Bank.
Podczas usuwania rozrachunków dla dwóch różnych kont księgowych automatycznie usunięty zostanie dekret kompensaty, który jest powiązany z tym rozrachunkiem pod warunkiem, że dokument kompensaty nie jest zatwierdzony na czysto, znajduje się w bieżącym okresie obrachunkowym oraz Użytkownik usuwający rozrachunek nie ma zakazu usuwania dekretów z dziennika, w którym znajduje się dekret kompensaty. Usuwany jest zarówno dekret powstały podczas generacji rozrachunków jaki i dekret powstały po zaksięgowaniu dokumentu kompensaty w module Kasa/Bank.
Jeżeli dokument różnicy kursowej i/lub dokument kompensaty został zaksięgowany na czysto, nie znajduje się w bieżącym okresie obrachunkowym lub Użytkownik usuwający rozrachunek ma zakaz usuwania dekretów z dziennika w którym znajduje się dekret różnicy kursowej i/lub dekret kompensaty to podczas usuwania rozrachunku pojawia się odpowiedni komunikat informujący o przyczynie błędu. Następuje usunięcie rozrachunku między dekretami, natomiast dekret różnicy kursowej i/lub kompensaty pozostaje. Pozostaje również powiązanie tego dekretu z dokumentem różnicy kursowej i/lub dokumentem kompensaty w module Kasa/Bank i rozliczenie w module Kasa/Bank nie zostaje usunięte.
Poniższa tabelka pokazuje w jaki sposób następuje usuwanie rozrachunku i dekretów RK/ KOMP, w zależności od tego w jakim są okresie obrachunkowym oraz czy są w buforze czy już zatwierdzone.
Z poziomu dekretu różnicy kursowej nie ma możliwości usunięcia rozrachunku. Podczas próby usunięcia pojawia się komunikat: Rozrachunek różnicy kursowej należy usunąć z listy rozrachunków.
Uwaga
Podczas generowania storna dekretów rozrachowanych następuje usunięcie rozrachunku między dekretami natomiast rozliczenie w module Kasa/Bank pozostaje.
W przypadku gdy rozrachunek dokonany został pomiędzy dekretem lub dekretami z zaznaczonym parametrem Rozrachunek bez rozliczenia w K/B to usunięcie rozrachunku nie powoduje usunięcia rozliczenia (więcej informacji na temat działania tego parametru znajduje się w rozdziale Rozrachunek bez rozliczenia w K/B). Podczas usuwania rozrachunku automatycznie usunięty zostanie dekret różnicy kursowej oraz dekret kompensaty pod warunkiem, że dokument nie jest zatwierdzony na czysto, znajduje się w bieżącym okresie obrachunkowym oraz Użytkownik usuwający rozrachunek nie ma zakazu usuwania dekretów z dziennika, w którym znajduje się dekret różnicy kursowej i/lub kompensaty.
Uwaga
Nie można usunąć zapisu księgowego posiadającego rozrachowany rozrachunek. Podczas próby usunięcia zapisu księgowego pojawia sią komunikat: Zapis księgowy [Nr dokumentu] posiada rozliczone dekrety. Rozrachunek należy usunąć z poziomu Księgowość/ Rozrachunki lub bezpośrednio z dekretu z zakładki Rozrachunki.
4.5 Ponowne rozrachowanie wcześniej usuniętych rozrachunków połączonych z automatycznymi rozliczeniami
Jeżeli rozrachunki były połączone z rozliczeniami i dokonano usunięcia rozrachunku, ale nie zostały usunięte rozliczenia (dekret różnicy kursowej i/lub dekret kompensaty jest zatwierdzony na czysto, Użytkownik ma zakaz usuwania dekretów z dziennika lub zakaz do konta lub zrezygnowano z usunięcia rozliczenia podczas usuwania rozrachunku) to podczas ponownego generowania rozrachunku na tę samą kwotę połączą się one z wcześniej wygenerowanymi rozliczeniami pod warunkiem, że nie dokonano modyfikacji dekretów. W przypadku braku zgodności pojawia się komunikat: Wystąpił błąd podczas rozliczania dokumentów kasowych/bankowych. Rozliczenie niemożliwe. Dokument [Nr dokumentu] jest już rozliczony.
Podczas ponownego dokonywania rozrachunku należy zrezygnować z generowania dekretu różnicy kursowej i/lub dekretu kompensaty (lub odznaczyć w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków i wskazać podczas dokonywania rozrachunku dekret różnicy kursowej). Po wskazaniu dekret różnicy kursowej połączy się z rozrachunkiem. Nie ma możliwości wskazania dokumentu kompensaty. Użytkownik powinien go wcześniej usunąć.
5 Co jeszcze warto wiedzieć?
5.1 Dokumenty walutowe z VAT w PLN
Dokumenty walutowe z zaznaczonym parametrem Płatność VAT w PLN generują dwie płatności w dwóch różnych walutach (jedna płatność na kwotę netto w walucie obcej i druga na kwotę VAT w walucie PLN). Dlatego też, aby nastąpiło automatycznie rozliczenie i rozrachowanie po zaksięgowaniu takiego dokumentu muszą powstać dwa dekrety na kwotę i w walucie odpowiadającej tym płatnościom.
Jeżeli dokument będzie zaksięgowany w kwocie brutto w walucie dokumentu podczas rozliczania nie nastąpi automatyczne rozrachowanie dekretów.
Uwaga
Aby prawidłowo zaksięgować dokument walutowy z zaznaczonym Płatność VAT w PLN, w pozycji schematu księgowego przy wyborze makra @KwotaPlatnosci w warunku należy się odwołać do waluty płatności, np. @WalutaPlatnosci ='PLN'.
5.2 Blokowanie pól na płatnościach/ dekretach
Jeżeli w Konfiguracji firmy jest włączony parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki, to w celu uniknięcia niezgodności pomiędzy danymi na płatności, a danymi:
na dekretach powstałych po zaksięgowaniu makrem @KwotaPlatnosci,
na dekretach powstałych po zaksięgowaniu raportów kasowych/bankowych,
na dekretach powstałych po zaksięgowaniu dokumentu różnicy kursowej i/lub dokumentu kompensaty z poziomu modułu Kasa/Bank,
predekretacji dokumentów w wyżej wymienionych przypadkach,
zablokowane są następujące pozycje: Kwota, Waluta, Terminrozrachunku oraz pola związane z określeniem notowaniawaluty.
Analogicznie w drugą stronę: po zaksięgowaniu dokumentu makrem @KwotaPlatnosci na zdarzeniu w Preliminarzu płatności zablokowane zostaną następujące pola: Podmiot, Kwota, Terminpłatności, Walutarozliczenia oraz pola związane z określeniem notowaniawaluty. Dodatkowo taka płatność nie podlega podziałowi.
Uwaga
Makro @KwotaPlatnosci działa w ten sposób niezależnie od zaznaczonego/odznaczonego parametru Automatyczne rozliczenia i rozrachunki dostępnego w KonfiguracjiFirmy/Księgowość/Parametry
5.3 Zakładka [Dokumenty]
Na pozycji zapisu księgowego dostępna jest zakładka [Dokumenty].
Na zakładce pokazywane są wszystkie dokumenty powiązane z danym rozrachunkiem. Można podglądnąć nagłówek drugiego dokumentu PK, RK i KOMP.
Na pozycji dekretu różnicy kursowej i dekretu kompensaty pokazywane jest powiązanie z nagłówkami dekretów rozliczanych. Jeżeli zapis księgowy różnicy kursowej i/lub zapis księgowy kompensaty powstanie po zaksięgowaniu tych dokumentów z poziomu modułu Kasa/Bank i posiada kilka pozycji to każda z tych pozycji ma widoczne powiązanie z dekretami rozrachunku głównego.
Rys 6. Zakładka [Dokumenty] na pozycji rozliczanego dekretu
5.4 Powiązanie rozliczeń pomiędzy modułami – podgląd
W programie istnieje możliwość podglądu powiązań pomiędzy rozliczeniami prowadzonymi w module Kasa/Bank a rozrachunkami dokonywanymi na kontach księgowych. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry wybrano Rodzaj księgowości:Księgowość kontowa oraz w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki, po dokonaniu rozliczenia w module Kasa/Bank widoczna jest ikona , a po wykonaniu rozrachunku na kontach księgowych w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus dostępna jest ikona .
Podgląd rozliczeń w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus jest dostępny z poziomu:
formularza Polecenia Księgowania oraz formularza BO,
formularza dekretu, z każdej zakładki oraz pozycji BO.
Po kliknięciu w ikonę Rozliczeń z poziomu formularza Polecenia Księgowania (dla dekretu podświetlonego) lub
z poziomu formularza dekretu (zakładka [Ogólne] lub [Dokumenty]), otwierane jest okno Listy dokumentów rozliczających, na której wyświetlane są wszystkie rozliczenia dokonane w module Kasa/Bank związane z dekretem, z poziomu którego uruchamiamy ikonę Rozliczeń. Klikając w ikonę Rozliczenia z poziomu formularza
dekretu, z zakładki Rozrachunki, na Liście dokumentów rozliczających domyślnie widoczne jest rozliczenie związane z podświetlonym dekretem rozrachowującym. Pod listą dostępny jest parametr Pokaż rozliczenia dla całego dekretu. Jego zaznaczenie powoduje wyświetlanie rozliczeń dla całego dekretu. Podglądu rozliczeń można również dokonać z poziomu Księgowość/ Rozrachunki/ Rozrachunki, poprzez kliknięcie w ikonę Rozliczenia w zakładce Rozrachowane co pozwoli na wyświetlenie rozliczeń związanych z podświetlonym rozrachunkiem.
Jeżeli dekret nie posiada powiązanych rozliczeń w module Kasa/Bank to po kliknięciu w ikonę rozliczeń pojawia się komunikat: Dekret nie posiada skojarzonych rozliczeń.
W przypadku dekretu różnicy kursowej po kliknięciu w ikonę rozliczeń z poziomu:
formularza zapisu księgowego różnicy kursowej,
Księgowość/ Rozrachunki/ Rozrachunki, zakładka [Rozrachowane], jeżeli na liście podświetlony jest dekret podrzędny różnicy kursowej,
formularza dekretu różnicy kursowej, z każdej zakładki,
pojawia się komunikat: Rozrachunek związany z różnicą kursową, nie można podglądnąć rozliczeń.
Podgląd rozrachunków w module Kasa/Bank dostępny jest z poziomu:
Preliminarza płatności,
listy zapisów kasowych/bankowych,
formularza zdarzenia w Preliminarzu płatności lub formularza zapisu kasowego/bankowego, z każdej zakładki.
Uwaga
Kolumny na Liście rozrachunków związanych z rozliczeniami: Kwota dekretu wal [symbol waluty] oraz Kwota rozrachunku wal [symbol waluty] są widoczne jeżeli pobrano moduł Księga Handlowa Plus oraz w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono parametr Obsługa kont walutowych.
Po kliknięciu w ikonę Rozrachunków z poziomu Preliminarza płatności, listy zapisów kasowych/bankowych, formularza zdarzenia w Preliminarzu płatności (za wyjątkiem zakładki Rozliczenia) lub formularza zapisu kasowego/bankowego (za wyjątkiem zakładki Rozliczenia dokumentów), na Liście rozrachunków związanych
z rozliczeniami widoczne są wszystkie rozrachunki dokonane na kontach księgowych związane z dokumentem,
z poziomu którego uruchamiamy ikonę Rozrachunków. Po kliknięciu w ikonę Rozrachunków z poziomu formularza zdarzenia w Preliminarzu płatności, z zakładki Rozliczenia lub formularza zapisu kasowego/bankowego, z zakładki Rozliczenia dokumentów domyślnie widoczny jest rozrachunek związany z podświetlonym rozliczeniem. Pod listą dostępny jest parametr Pokaż dla całego dokumentu. Jego zaznaczenie powoduje wyświetlanie rozrachunków dla całego dokumentu.
Jeżeli dokument nie posiada powiązanych rozrachunków na kontach księgowych to po kliknięciu w ikonę Rozrachunków pojawia się komunikat: Dokument kasowy/bankowy nie posiada skojarzonych rozrachunków.
5.5 Zapisywanie dekretu w momencie dodawania rozrachunku
Aby można było dokonać rozrachunku z poziomu dekretu księgowego, to na moment generowania rozrachunku zapis księgowy musi się bilansować. W przeciwnym wypadku przy próbie dodania rozrachunku (po kliknięciu na ikonę plusa na zakładce Rozrachunki) pojawi się komunikat: Nie można dokonać rozrachunku. Nie można zapisać dokumentu niezbilansowanego. Kwota niezbilansowana XXXX.
Jeżeli na dokument polecenia księgowania wprowadzamy zapis powodujący bilansowanie całego PK i od razu dokonujemy jego rozrachowania na zakładce Rozrachunki, to dekrety zostają zapisane do bazy danych już w momencie ich rozrachowania. Po dokonaniu rozrachunku dokument PK pozostaje otwarty i można wprowadzać na nim kolejne dekrety.
Rozrachunek zapisuje się do bazy danych w czasie rzeczywistym stąd zamknięcie okna bez zapisywania zmian nie działa. Rozrachunek należy usunąć za pomocą ikony kosza.
Jeżeli na dokumencie PK nie uzupełniono pola Numer dokumentu to w momencie próby dokonania rozrachunku po kliknięciu w ikonę plusa pojawia się komunikat: Nie można dokonać rozrachunku. Brak numeru dokumentu na zapisie księgowym.
5.6 Moduły operatora
W przypadku pracy na bazie danych z włączoną opcją automatycznych rozliczeń i rozrachunków podczas rozliczania dokumentów automatycznie dokonywane są rozrachunki, nawet jeśli zalogowany operator który dokonuje rozliczenia nie ma pobranego modułu Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus.
Przykład
Operator1 loguje się tylko na moduł Kasa/Bank, Operator2 loguje się na moduł Kasa/Bank i Księga Handlowa.
Jeżeli Operator1 rozlicza płatności w module Kasa/Bank, wówczas automatycznie „w tle” rozrachowują się również odpowiednie dekrety. Operator2 po zalogowaniu na moduł Księga Handlowa i wejściu
w Księgowość/ Rozrachunki widzi już te dekrety jako rozrachowane.
Uwaga
W przypadku, gdy firma posiada tylko moduł Księga Handlowa (bez modułu Księga Handlowa Plus) nie można generować automatycznych rozliczeń/rozrachunków walutowych. Automat działa tylko gdy waluta płatności zgadza się z walutą dekretu.
Przy próbie rozliczenia dokumentów walutowych, które są zaksięgowane na konta złotówkowe (moduł Księga Handlowa, a nie Księga Handlowa Plus) pojawi się komunikat Wystąpił problem podczas rozrachowywania dokumentów [Dok1] z [Dok2]. Nie wygenerowano rozrachunku - różna waluta rozliczenia [XXX] i dekretu [PLN].
5.7 Data rozliczenia/ rozrachunku
Dokonanie rozrachunku z odpowiednią datą powoduje wygenerowanie rozliczenia w module Kasa/Bank z tą samą datą. Analogicznie dokonanie rozliczenia powoduje wygenerowanie rozrachunku na kontach księgowych z tą samą datą.
Uwaga
Potwierdzenie salda wygenerowane w module Kasa/Bank będzie zgodne z Potwierdzeniem wygenerowanym w module księgowym jeżeli data zdarzenia w Preliminarzu płatności będzie taka sama jak data księgowania dokumentu. W sytuacji, gdy w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów wskazana zostanie data inna niż data wpływu lub wystawienia to mogą wystąpić różnice pomiędzy Potwierdzeniami sald generowanymi w obydwu modułach.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków to na formularzu okresu obrachunkowego (Konfiguracja Firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe) należy wskazać dzienniki księgowań oraz daty księgowania dla dekretu różnicy kursowej oraz dekretu kompensaty. Data księgowania domyślnie ustawiana jest
jako data rozrachunku, która jest pobierana z Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa, parametr Data rozrachunku jako późniejsza z dat.
Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego wskazana jest data rozrachunku to podczas księgowania dokumentów rozliczonych wcześniej w module Kasa/Bank lub podczas rozliczania w module Kasa/Bank zaksięgowanych wcześniej dokumentów rozrachunek oraz dekret różnicy kursowej i /lub kompensaty generowane są z datą rozliczenia powstałego w module Kasa/Bank.
Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego wskazana jest data bieżąca to podczas księgowania dokumentów rozliczonych wcześniej w module Kasa/Bank lub podczas rozliczania w module Kasa/Bank zaksięgowanych wcześniej dokumentów rozrachunek generowany jest z datą rozliczenia powstałego w module Kasa/Bank natomiast dekret różnicy kursowej i /lub kompensaty generowany jest z datą bieżącą.
Podczas generowania rozrachunków z poziomu Księgowość/ Rozrachunki/ Rozrachunki zakładka [Nierozrachowane] lub z pozycji dekretu z zakładki [Rozrachunki] dekret różnicy kursowej i /lub kompensaty generowany jest z datą wskazaną na formularzu okresu obrachunkowego natomiast rozliczenie w module Kasa/Bank generowane jest z datą rozrachunku.
Uwaga
Jeżeli data rozrachunku/bieżąca jest spoza bieżącego okresu obrachunkowego wówczas dekret różnicy kursowej i/lub kompensaty zostanie wygenerowany na pierwszy dzień okresu ustawionego jako bieżący.
Poniższa tabelka pokazuje jaka data jest ustawiana jako data rozliczenia/ rozrachunku oraz jako data różnicy kursowej i kompensaty w zależności od ustawień w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe na formularzu okresu obrachunkowego.
Uwaga
Jeżeli usuniemy rozrachunek, a nie usuniemy rozliczenia (na pytanie Zaznaczone rozrachunki są połączone z rozliczeniami. Czy usunąć rozliczenia? odpowiemy Nie), a następnie ponownie rozrachujemy dekrety, to rozrachunek utworzy się z datą ustawioną w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/Księgowość kontowa, parametr Data rozrachunku jako późniejsza z dat, a nie z datą rozliczenia.
Księgowanie dokumentów rozliczonych wcześniej w module Kasa/Bank lub rozliczanie w module Kasa/Bank zaksięgowanych wcześniej dokumentów
Generowanie rozrachunków z poziomu Księgowość/ Rozrachunki/ Rozrachunki zakładka [Nierozrachowane] lub z pozycji dekretu z zakładki [Rozrachunki]
Data księgowania RK/KOMP w Konfiguracji jako data ROZRACHUNKU
data rozrachunku = data rozliczenia
data dekretu RK/KOMP = data rozliczenia
data rozliczenia = data rozrachunku
data dekretu RK/KOMP = data rozrachunku
Data księgowania RK/KOMP w Konfiguracji jako data BIEŻĄCA
data rozrachunku = data rozliczenia
data dekretu RK/KOMP = data bieżąca
data rozliczenia = data rozrachunku
data dekretu RK/KOMP = data bieżąca
5.8 Praca rozproszona – import rozliczeń
Funkcjonalność automatycznych rozliczeń i rozrachunków działa również w przypadku importu dokumentów i rozliczeń przez pracę rozproszoną. W momencie importu rozliczeń do zaksięgowanych już dokumentów nastąpi automatyczne rozrachowanie dekretów.
Przypadek, gdy dokumenty w bazie docelowej są zaksięgowane i nierozliczone
Do bazy docelowej mamy przeniesione dokumenty, np. FA i raport bankowy, są już zaksięgowane ale jeszcze nierozliczone/ nierozrachowane.
Następnie pracą rozproszoną importujemy rozliczenia. Po zaimportowaniu w module Kasa/Bank następuje rozliczenie zdarzeń z zapisami bankowymi, automatycznie nastąpi też rozrachowanie odpowiadających im dekretów.
Dodatkowo, gdy importowane rozliczenie dotyczy zapisów walutowych z różnymi kursami lub gdy jest to kompensata, oprócz automatycznego rozrachowania wygenerowane zostaną też dekrety Różnicy kursowej i Kompensaty. Powstanie dekretu RK i/lub KOMP uzależnione jest od parametru Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków dostępnego w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa.
Przypadek, gdy dokumenty w bazie docelowej są zaksięgowane i rozliczone
Do bazy docelowej mamy przeniesione dokumenty, np. FA i raport bankowy, są już zaksięgowane i rozrachowane.
Następnie pracą rozproszoną importujemy rozliczenia. Operacja nie powiedzie się, gdyż w bazie docelowej dokumenty są już rozliczone (w momencie rozrachowania dekretów nastąpiło automatyczne rozliczenie). W logu z przebiegu importu pojawi się komunikat Wystąpił błąd przy imporcie składnika. Rozliczenie niemożliwe. Dokument [Dok1] jest już rozliczony.
Wyjątkiem jest sytuacja, gdy rozrachowane dekrety miały zaznaczony parametr Bez rozliczenia w K/B. W takim przypadku w momencie rozrachowywania dekretów nie nastąpiło automatyczne rozliczenie (więcej informacji na temat działania tego parametru znajduje się w rozdziale Rozrachunek bez rozliczenia w K/B). Wówczas w momencie importu rozliczeń pracą rozproszoną import się powiedzie.
Przypadek, gdy dokumenty w bazie docelowej nie są zaksięgowane
Do bazy docelowej mamy przeniesione dokumenty, np. FA i raport bankowy, które nie są jeszcze zaksięgowane.
Następnie pracą rozproszoną importujemy rozliczenia, dokumenty zostają więc rozliczone.
Jeżeli później zaksięgujemy dokumenty, automatycznie nastąpi rozrachowanie dekretów.
5.9 Filtry i operacje seryjne
W celu dodatkowego ułatwienia i przyspieszenia pracy pewne operacje można wykonywać seryjnie.
Zaznacz/Odznacz rozrachunek
Z poziomu Księgowość/ Dzienniki/ zakładka [Konto] oraz na formularzu bilansu otwarcia (Księgowość/ Inne/ Dokumenty BO) jest możliwość seryjnego zaznaczenia/odznaczenia parametru Rozrachunek dla wybranych dekretów księgowych/ pozycji bilansu otwarcia poprzez wybór opcji z menu kontekstowego Zaznacz rozrachunek/Odznacz rozrachunek.
Ustaw/Odznacz rozrachunek bez rozliczenia w K/B
Z poziomu Księgowość/ Plan kont jest możliwość seryjnego zaznaczenia/odznaczenia parametru Rozrachunek bez rozliczenia w K/B dla zaznaczonych kont księgowych poprzez wybór opcji Ustaw/Odznacz rozrachunek bez rozliczenia w K/B dostępnej w menu kontekstowym oraz pod ikoną operacji seryjnych.
Kompensaty bez rozrachunku
Z poziomu Księgowość/ Dzienniki w filtrze pod listą dostępny jest parametr Kompensaty bez rozrachunku. Po jego zaznaczeniu wyświetlone zostaną dekrety kompensat, które nie zostały automatycznie usunięte przy usuwaniu rozrachunków, ze względu na to że były zatwierdzone na czysto i/lub znajdowały się w okresie obrachunkowym innym niż bieżący i/lub Użytkownik usuwający rozrachunek miał zakaz do usuwania dekretów z dziennika, w którym znajduje się dekret kompensaty.
6. Nie działa automatyczne rozliczanie/rozrachowywanie – dlaczego?
Jeżeli rozliczamy dokumenty, a mimo to nie nastąpiło automatyczne rozrachowanie dekretów, a także odwrotnie: rozrachowanie nie spowodowało automatycznego rozliczenia, może to wynikać z kilku powodów (wynikających zarówno z zamierzonego działania funkcjonalności, jak i z błędnego skonfigurowania programu).
Na samym początku należy więc sprawdzić:
Parametr w konfiguracji
Należy sprawdzić, czy w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Parametr musi być zaznaczony, aby działało automatyczne rozliczanie i rozrachowywanie.
Schematy księgowe
Należy sprawdzić czy schemat wykorzystywany do księgowania dokumentu jest zdefiniowany prawidłowo. Aby zadziałał mechanizm automatycznych rozliczeń i rozrachunków:
w elemencie schematu księgowego musi być zaznaczony parametr Rozrachunek
w Kwocie ma być odwołanie do makra @KwotaPlatnosci (na pozycji schematu należy wybrać Kwota/ Płatności/ Kwota płatności).
Jeżeli powyższe opcje są poprawnie skonfigurowane, a mimo to nie działa funkcjonalność automatycznych rozliczeń i rozrachunków, należy jeszcze sprawdzić przypadki wymienione w kolejnych podrozdziałach.
6.1 Sytuacje, w których automat nie zadziała
W niżej wymienionych przypadkach funkcjonalność automatycznych rozliczeń i rozrachunków nie zadziała. Nie pojawią się dodatkowe komunikaty, gdyż funkcjonalność ta wynika z przyjętych w programie zasad działania automatycznych rozliczeń/rozrachunków.
6.1.1 Parametr Rozrachunek
Na dekretach powstałych z księgowania schematem musi być zaznaczony parametr Rozrachunek.
Aby funkcjonalność zadziałała dla pozycji bilansu otwarcia i/lub dla dekretów ręcznie wprowadzanych z poziomu Księgowość/ Dzienniki ważne jest, aby były na nich zaznaczone parametry Rozrachunek i Generowanie płatności.
6.1.2 Rozrachunek bez rozliczenia w K/B
Mogą zdarzyć się sytuacje, w których nie chcemy aby rozliczenie dokumentów powodowało automatyczne rozrachowanie ich dekretów (i analogicznie w drugą stronę: aby rozrachowanie spowodowało automatyczne rozliczenie). Można w takich sytuacjach wykorzystać parametr Bez rozliczenia w K/B.
Na pozycji zapisu księgowego można zaznaczyć parametr Bez rozliczenia w K/B. Jest on dostępny jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Parametr na pozycji zapisu księgowego zostanie zaznaczony automatycznie w sytuacji, gdy konto
wybrane na dekrecie ma na swoim formularzu w planie kont zaznaczony parametr Rozrachunek bez rozliczenia w K/B. Parametr podlega edycji.
Parametr dostępny jest również na formularzu dokumentu BO. W przypadku pozycji BO należy najpierw zaznaczyć parametr Rozrachunek. Po jego zaznaczeniu przenoszą się ustawienia z formularza konta. Parametr podlega edycji.
W przypadku dekretu z parametrem Bez rozliczenia w K/B przy rozrachowywaniu dekretów na kontach księgowych nie następuje automatyczne rozliczenie w module Kasa/Bank. Analogicznie po rozliczeniu dokumentów w module Kasa/Bank nie następuje automatyczne rozrachowanie odpowiadających im dekretów.
Rozrachunek dekretu z parametrem Rozrachunek bez rozliczenia w K/B
Rozrachowanie dekretów jeżeli płatności w module Kasa/Bank nie są rozliczone
Jeżeli jeden lub oba dekrety biorące udział w rozrachunku mają zaznaczony parametr Bez rozliczenia w K/B to podczas rozrachowania tych dekretów dokonuje się rozrachunek, powstaje ewentualny dekret różnicy kursowej i/lub dekret kompensaty (jeżeli w Konfiguracji jest zaznaczony parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków), ale nie następuje rozliczenie płatności w module Kasa/Bank.
Rozrachowanie dekretów jeżeli płatności module Kasa/Bank są rozliczone
Jeżeli jeden lub oba dekrety biorące udział w rozrachunku mają zaznaczony parametr Bez rozliczenia w K/B to podczas rozrachowania tych dekretów dokonuje się rozrachunek, powstaje ewentualny dekret różnicy kursowej i/lub kompensaty (jeżeli w Konfiguracji jest zaznaczony parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków), ale nie następuje powiązanie rozrachunku
z wygenerowanym wcześniej rozliczeniem.
Jeżeli płatności w module Kasa/Bank zostały rozliczone oraz w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków jest odznaczony lub Użytkownik rezygnuje
z tych dokumentów podczas generowania rozrachunku to istnieje możliwość wskazania do rozrachunku dokumentu różnicy kursowej zaksięgowanego w module Kasa/Bank. Dekret kompensaty powstały w module Kasa/Bank nie zostanie podłączony do rozrachunku.
Jeżeli w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków jest zaznaczony, a dokument różnicy kursowej i/lub dokument kompensaty wygenerowany
w module Kasa/Bank nie jest zaksięgowany to nie będzie powiązania pomiędzy tymi dokumentami.
Rozrachowanie dekretów w momencie księgowania jeśli płatności w module Kasa/Bank są rozliczone
Jeżeli płatności w module Kasa/Bank zostały rozliczone i Użytkownik księguje drugi dokument, do którego tworzy się dekret z zaznaczonym parametrem Bez rozliczenia w K/B (lub parametr został zaznaczony na dekrecie powstałym do pierwszego dokumentu) to podczas księgowania nie tworzy się rozrachunek.
6.1.3 Storno zapisu księgowego
Podczas generowania storna dekretów rozliczonych i rozrachowanych następuje usunięcie rozrachunku, natomiast rozliczenie w module Kasa/Bank nie jest usuwane.
Jeżeli ze stornowanym dekretem jest powiązany dekret różnicy kursowej i/lub kompensaty to rozrachunki również są usuwane, ale sam dekret RK i/lub KOMP pozostaje.
Przykład
Mamy dwa dokumenty, np. fakturę sprzedaży i fakturę zakupu, zaksięgowane (powstały dekrety Dek1 i Dek2), zarówno rozliczone jak i rozrachowane. Powstał do nich dekret kompensaty.
Dekrety są już zatwierdzone.
Następnie wykonujemy storno dekretu Dek1. Pojawia się komunikat „Zapis księgowy posiada rozliczone dekrety. Po wykonaniu storna rozrachunki zostaną usunięte. Czy wykonać storno dekretu księgowego?”. Po jego zaakceptowaniu pojawia się informacja „Rozliczenie nie zostało usunięte. Z rozrachunkiem związany jest dekret kompensaty [KOMPK/1/2015]. Dekrety należy usunąć ręcznie”.
W efekcie rozrachunki między dekretami Dek1 i Dek2 zostały usunięte, natomiast w module Kasa/Bank dokumenty są ciągle rozliczone. Na liście zapisów księgowych ciągle jest widoczny zapis związany z kompensatą, który należy usunąć ręcznie jeżeli znajduje się w buforze lub dokonać storna jeżeli dekret kompensaty jest już zatwierdzony.
Jeżeli ponownie zaksięgujemy odksięgowany dokument (tzn. fakturę, której dekret został wcześniej wystornowany) nastąpi automatyczne rozrachowanie nowego dekretu z dekretem Dek2. Powstanie również powiązanie rozrachunków z rozliczeniami. Utworzony zostanie dekret kompensaty, który będzie powiązany z kompensatą w module Kasa/Bank.
W przypadku stornowania dekretu powiązanego z różnicą kursową program działa analogicznie, jak w wyżej opisanym przykładzie dot. kompensaty.
Uwaga
Podczas generowania storna dekretów rozliczonych następuje usunięcie rozrachunku między dekretami, natomiast rozliczenie w module Kasa/Bank pozostaje
6.1.4 Dokument kompensaty
Funkcjonalność automatycznych rozliczeń i rozrachunków i automatyczne wiązanie dekretu kompensaty z dokumentem z modułu Kasa/Bank działa dla kompensat widocznych z poziomu Kasa/Bank/ Dokumenty rozliczone, a nie dla Dokumentów kompensat z poziomu Kasa/Bank/ Dokumenty kompensat.
6.1.5 Bilans otwarcia na podstawie preliminarza i kasy
Funkcjonalność automatycznych rozliczeń i rozrachunków nie działa dla pozycji bilansu otwarcia generowanych w oparciu o płatności w Preliminarzu płatności (tzn. w sytuacji, gdy w pierwszym okresie obrachunkowym najpierw wprowadzamy płatności do modułu Kasa/Bank, a następnie z poziomu Księgowość/ Inne/ Dokumenty BO na formularzu BO naciskamy na ikonę Inicjalizuj b.o. na podstawie preliminarza i kasy oraz na tak wygenerowanych pozycjach zaznaczamy parametr Rozrachunek to pomimo późniejszego rozrachowania takich pozycji bilansu nie nastąpi rozliczenie płatności – i analogicznie: rozliczenie płatności nie spowoduje rozrachowania dekretów).
6.2 Możliwe komunikaty
6.2.1 Różna waluta rozliczenia i dekretu
Komunikat Nie wygenerowano rozrachunku/rozliczenia - różna waluta rozliczenia [XXX] i dekretu [PLN] pojawia się w sytuacji, gdy dokumenty walutowe zostały zaksięgowane na konta złotówkowe. W takiej sytuacji nie ma możliwości automatycznego rozliczania i rozrachowywania.
Przykład
Mamy dwa dokumenty walutowe Dok1 i Dok2, oba zaksięgowane na konta złotówkowe. W module Kasa/Bank rozliczamy je ze sobą, pojawia się komunikat „Wystąpił problem podczas rozrachowywania dokumentów [Dok1] z [Dok2]. Nie wygenerowano rozrachunku - różna waluta rozliczenia [EUR] i dekretu [PLN].”. Rozliczenie dokumentów się udaje, natomiast dekrety Dek1 i Dek2 nie zostają automatycznie rozrachowane.
Analogicznie w drugą stronę:
Mamy dwa dokumenty walutowe Dok1 i Dok2, oba zaksięgowane na konta złotówkowe.
Z poziomu Księgowość/ Rozrachunki lub z poziomu zapisu księgowego rozrachowujemy oba dekrety, pojawia się komunikat „Wystąpił błąd podczas rozliczania dokumentów kasowych/bankowych. Nie wygenerowano rozliczenia - różne waluty rozliczenia i dekretu.”. Dekrety zostają rozrachowane, natomiast płatności w Kasa/Bank nie są automatycznie rozliczane.
6.2.2 Dokument, który nie podlega rozliczeniu
Komunikat Rozliczenie niemożliwe. Dokument [NR DOKUMENTU] nie podlega rozliczeniu pojawia się w sytuacji, kiedy próbujemy rozrachować dekrety do dokumentów, z których przynajmniej jeden ma na płatności ustawiony status: nie podlega rozliczeniu.
Przykład
Mamy dwa dokumenty Dok1 i Dok2, oba zaksięgowane. W preliminarzu płatności zmieniamy płatności do dokumentu Dok1 na: nie podlega.
Następnie rozrachowujemy dekrety Dek1 z Dek2, pojawia się komunikat „Wystąpił błąd podczas rozliczania dokumentów kasowych/bankowych. Rozliczenie niemożliwe. Dokument [Dok1] nie podlega rozliczeniu.”. W efekcie dekrety Dek1 i Dek2 zostają rozrachowane, ale nie ma powiązania z rozliczeniami w module Kasa/Bank (status płatności się nie zmienia)
6.2.3 Księgowanie po złej stronie konta
Komunikat Nie udało się wykonać rozrachunku ponieważ rozrachunki są po tej samej stronie konta pojawia się w sytuacji, kiedy dokument jest księgowany po złej stronie konta, a w związku z tym nie można go automatycznie rozrachować z odpowiednimi dokumentami.
Przykład
Mamy np. fakturę sprzedaży, zaksięgowaną, wygenerowany został rozrachunek.
Następnie rozliczamy ją z zapisem kasowym.
Później księgujemy raport kasowy, ale schemat księgowy jest błędnie zdefiniowany i zapis KP trafia na właściwe konto rozrachunkowe, ale po złej stronie (a w związku z tym nie można go automatycznie rozrachować z dekretem do faktury). Samo księgowanie raportu się udaje, ale w logu z przebiegu księgowania, na końcu, mamy informację Wystąpił problem podczas rozrachowywania dokumentów [KP/1/2015/KASA] z [FS/1/2015]. Nie udało się wykonać rozrachunku ponieważ rozrachunki są po tej samej stronie konta.
Przykład
Parametr „Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków” w Konfiguracji jest niezaznaczony.
Mamy dwa dokumenty walutowe Dok1 i Dok2, z różnymi kursami. Oba są zaksięgowane. Następnie je rozliczamy, powstaje więc różnica kursowa widoczna w Kasa/Bank/ Różnice kursowe.
Następnie księgujemy różnicę kursową, jednak schemat jest błędnie zdefiniowany i RK jest księgowana po złej stronie konta, a w związku z tym nie można jej automatycznie rozrachować z dekretami dokumentów Dok1 i Dok2. Samo księgowanie różnicy kursowej się udaje, ale w logu z przebiegu księgowania, na końcu, mamy informację BŁĄD ROZRACHOWYWANIA DOKUMENTU (RKUR/1/2015/EUR) Nie udało się wykonać rozrachunku ponieważ rozrachunki są po tej samej stronie konta.
6.2.4 Rozrachunek na kwotę większą niż pozostająca do rozliczenia
Komunikat Nie można dokonać rozliczenia w module Kasa/Bank ponieważ kwota rozliczenia jest większa niż kwota pozostająca do rozliczenia. Rozrachunek został wygenerowany oznacza, że kwota jaką próbujemy rozrachować jest większa, niż kwota pozostała do rozliczenia na płatności powiązanej z rozrachowywanym dekretem. W takiej sytuacji dekrety zostaną rozrachowane, natomiast nie zmieni się stan rozliczeń w module Kasa/Bank.
Przykład
Mamy dwa dokumenty Dok1 i Dok2 na kwotę 100PLN. Dokument Dok1 jest nierozliczony (N), Dok2 jest częściowo rozliczony z innym dokumentem (C). Oba dokumenty zostały zaksięgowane, powstały dekrety Dek1 i Dek2.
Następnie generujemy rozrachunek między Dek1 a Dek2. Pojawia się komunikat „Wystąpił błąd podczas rozliczania dokumentów kasowych/bankowych. Nie można dokonać rozliczenia w module Kasa/Bank ponieważ kwota rozliczenia jest większa niż kwota pozostająca do rozliczenia. Rozrachunek został wygenerowany.”
W efekcie dekrety Dek1 i Dek2 zostają rozrachowane, natomiast stan rozliczeń w module Kasa/Bank się nie zmienia.
OPT070 - Formaty elektronicznej wymiany danych z bankiem (eksport/ import przelewów)
Program Comarch ERP Optima umożliwia zarówno import zrealizowanych przelewów bankowych do programu
z pliku dostarczonego przez bank, jak i eksport poleceń przelewu do pliku, który następnie można zaczytać
w aplikacji bankowej.
Oprócz eksportu/importu przelewów poprzez pliki istnieje również możliwość wymiany danych bezpośrednio z/do systemu bankowego, bez konieczności ręcznego przenoszenia plików pomiędzy aplikacją bankową a Comarch ERP Optima.
Jak wykonać import poleceń przelewu?
W celu zaimportowania zapisów z pliku z banku należy wejść w Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe, następnie
w polu Rejestr wybrać odpowiedni rejestr bankowy i w polu Raport odpowiedni raport, do którego ma być wykonany import zapisów oraz nacisnąć na ikonę „Importuj polecenia przelewu” .
Po naciśnięciu na ikonę „Importuj polecenia przelewu” pojawi się okno „Import przelewów”, w którym należy uzupełnić następujące dane:
Format wymiany – z listy dostępnych formatów należy wybrać odpowiedni format wymiany danych, zgodny ze strukturą pliku uzyskanego z banku; gdyby żaden z dostępnych formatów nie działał prawidłowo z poziomu Ogólne/ Inne/ Formaty przelewów można dodać nowy lub zmodyfikować już istniejący.
Plik źródłowy – należy wskazać właściwy plik do zaczytania. Służy do tego ikona (pole pokazuje ścieżkę dostępu do pliku, z którego wykonywany jest import)
Definicja KP – symbol numeracji dla dokumentów typu przychód
Definicja KW – symbol numeracji dla dokumentów typu rozchód
Jeżeli jako format wymiany wybierzemy format MT940 pojawią się 2 dodatkowe parametry:
Dodawaj zapisy dotyczące innych rachunków – wyciąg w formacie MT-940 może zawierać dane dotyczące wielu rachunków, jednak jest on importowany do raportu dotyczącego jednego rejestru, czyli jednego rachunku bankowego. W związku z tym istnieje możliwość zaznaczenia parametru Dodawaj zapisy dotyczące innych rachunków. Jeżeli przed importem zaznaczymy parametr, zostaną wczytane wszystkie przelewy znajdujące się w importowanym pliku. Jeżeli parametr będzie odznaczony ‑ zaimportowane zostaną tylko przelewy powiązane z rachunkiem dotyczącym rejestru, do którego importowane są dane.
Strona kodowa – określenie strony kodowej – wybór spośród następujących możliwości: Windows (1250), Latin II, iso-8859-2, Mazovia, UTF8 (ustawienie właściwego kodowania ma wpływ na prawidłowe rozpoznawanie polskich znaków przy imporcie).
Po uzupełnieniu wszystkich pól należy nacisnąć na ikonę aby wczytać plik. Po wczytaniu pliku, tabela tymczasowa wypełniana jest informacjami odczytanymi z pliku. Pozycje znajdujące się w tabeli nie podlegają edycji.
Import zapisów do bazy następuje po naciśnięciu na ikonę Uruchom import.
Uwaga
Identyfikacja podmiotu odbywa się w pierwszej kolejności po Akronimie podmiotu oraz w drugiej kolejności po numerze rachunku bankowego (taki numer jaki jest w przelewie w pliku musi być wpisany na karcie kontrahenta, na zakładce [Płatności]). Jeżeli kontrahent nie zostanie rozpoznany zapis trafia na !Nieokreślonego!
Jak wykonać eksport poleceń przelewu do pliku?
W celu wyeksportowania poleceń przelewu do pliku, który następnie można zaczytać w aplikacji bankowej, należy wejść w Kasa/Bank/ Preliminarz płatności, w polu Rejestr wybrać odpowiedni rejestr bankowy, z którego ma być wykonany eksport i nacisnąć na ikonę Eksportuj polecenia przelewu.
Aby ikona Eksportuj polecenia przelewu była aktywna w polu Rejestr musi być wybrany rejestr bankowy i lista wyświetlanych zapisów musi być zawężona do pozycji nierozliczonych i/lub rozliczonych częściowo (należy odznaczyć opcje Rozliczone: Całkowicie i Nie podlega).
Dodatkowo można zaznaczyć parametr "Przelewy do wysłania", co spowoduje zawężenie listy tylko do tych zdarzeń, które mogą zostać wysłane do banku.
Przelewy do wysłania muszą mieć:
status nierozliczone lub częściowo rozliczone,
stan zatwierdzone do realizacji,
kierunek przepływu – rozchód,
poprawnie wypełnione pola podmiot, bank oraz numer rachunku podmiotu.
Po naciśnięciu na ikonę Eksportuj polecenia przelewu pojawia się okno Eksport przelewów do pliku,
w którym należy uzupełnić następujące dane:
1. Eksport poleceń - do wyboru eksport tylko zaznaczonych lub wszystkich zatwierdzonych do realizacji
2. Format wymiany - z listy dostępnych formatów należy wybrać odpowiedni format wymiany danych, zgodny ze strukturą pliku, jaki zaczytuje bank; gdyby żaden z dostępnych formatów nie działał prawidłowo z poziomu Ogólne/ Inne/ Formaty przelewów można dodać nowy lub zmodyfikować już istniejący. Domyślnie podpowiadany jest format, który jest przypisany jako domyślny dla banku związanego z rejestrem, z którego wykonywany jest eksport (na formularzu banku, na zakładce [Dodatkowe], pole: Format eksportu dla przelewów zwykłych).
3. Format wymiany dla MPP – rozwijalna lista ze zdefiniowanymi w programie formatami eksportu przelewów. Program proponuje format, który został wskazany na formularzu banku, do którego przygotowujemy zlecenie przelewów. Wskazane formaty wymiany powinny mieć ten sam rodzaj. Nie wykonamy eksportu jeśli jeden z formatów będzie typu webservice a drugi nie. Rodzaje formatów wymiany muszą być z sobą zbieżne. Jeśli w danej organizacji nie stosujemy metody podzielonej płatności nie ma konieczności wskazywania formatu wymiany dla Mechanizmu podzielonej płatności.
Uwaga
Mechanizm eksportu działa w taki sposób, że program próbuje wysyłać 3 rodzaje przelewów za każdym razem (przelewy zwykłe, do US i do ZUS), a do każdego z takich przelewów wymagana jest inna struktura plików, stąd inny format wymiany. W polu Format wymiany wybierany jest format dla przelewów zwykłych, natomiast format służący do eksportu przelewów do ZUS i US pobierany jest z karty banku związanego z rejestrem (na formularzu banku, na zakładce [Dodatkowe], pole: Format eksportu dla przelewów do US/ ZUS).
4. Katalog docelowy – należy wskazać katalog, w którym ma być zapisany plik z przelewami
5. Nazwa pliku – nazwa pliku, do którego chcemy wyeksportować zdarzenia
6. Dopisz do pliku – możliwość dopisania przelewów do już istniejącego pliku. Aby dopisać przelewy do pliku należy zaznaczyć parametr, a następnie w polu Plik docelowy wskazać plik, do którego informacje powinny być dopisane. Jeśli podczas eksportu przelewów wskażemy istniejący plik i nie zaznaczymy parametru Dopisz do pliku ‑ spowoduje to wykasowanie dotychczasowej zawartości pliku i nadpisanie nowych informacji.
7. Data przelewu - domyślnie wybrana jest data realizacji, istnieje również możliwość wybrania terminu płatności, daty bieżącej lub innej - z możliwością wpisania daty. Data wybrana w polu Data przelewu zostanie zapisana w eksportowanym pliku, jeżeli w formacie wymiany znajduje się pozycja Data operacji. (Jeżeli w formacie jest wybrana „Data dokumentu” eksportowana jest zawsze data dokumentu ze zdarzenia w preliminarzu płatności.)
8. Aktualizuj przy eksporcie informacje na zdarzeniach - zaznaczenie tego parametru powoduje, iż informacje Opis do banku pobierane są bezpośrednio z deklaracji DRA i dodatkowo aktualizowane są również na zdarzeniu w Preliminarzu. Odznaczony parametr sprawia, iż informacje do pliku pobierane są ze zdarzenia w Preliminarzu.
9. Przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów - zaznaczenie parametru spowoduje, iż w momencie eksportu kilku zdarzeń dla tego samego podmiotu w pliku powstanie jeden zbiorczy przelew na tego kontrahenta, na łączną kwotę. Przelewy te zostaną pogrupowane według podmiotu, numeru rachunku bankowego oraz waluty.
Grupuj wg dat- po zaznaczeniu tej opcji utworzonych zostanie tyle zbiorczych przelewów, ile jest różnych dat (terminów płatności/ dat realizacji/ dat dokumentu).
Eksportuj wszystkie linie opisu do banku- zaznaczenie tego parametru spowoduje, że w zbiorczym przelewie będziemy starali się umieścić wszystkie uzupełnione linie opisu do banku odczytane z agregowanych przelewów.
Dziel przelewy wg długości opisu- zaznaczenie tego parametru spowoduje, że program utworzy dla danego podmiotu kilka przelewów zbiorczych, przy czym na każdym z nich będzie umieszczony pełny opis do banku z przelewów cząstkowych. Może on być stosowany razem z pozostałymi parametrami dotyczącymi przelewów zbiorczych.
10. Wysyłaj przelewy w jednym pliku – zaznaczenie tego parametru powoduje, że wysyłając kilka przelewów tworzymy jeden plik xml, w którym zapisujemy wszystkie pojedyncze przelewy. Jeśli parametr nie jest zaznaczony to każdy z tych przelewów zapisywany jest w osobnym pliku. Parametr dostępny do zaznaczenia przy eksporcie do plików XML oraz webservice.
Eksport przelewów do pliku następuje po naciśnięciu na ikonę Uruchom eksport.
Tworzenie formatów przelewów
Formaty wykorzystywane przy imporcie/eksporcie przelewów dostępne są w menu Ogólne/ Inne/ Formaty przelewów.
Z tego poziomu można zarówno dodawać nowe, jak i modyfikować istniejące formaty - Użytkownik może sam zdefiniować format w oparciu o informacje dostarczane przez bank.
Aby skopiować format należy go zaznaczyć (podświetlić) na liście, a następnie wcisnąć <CTRL>+<INSERT> lub <CTRL> i ikona plusa, a następnie zapisać.
Uwaga
Program umożliwia import przelewów z plików MT940, jednak jest to mechanizm zaszyty w programie, nie ma możliwości jego edycji/ modyfikacji, stąd też te formaty nie są dostępne na liście formatów przelewów.
Tworzenie formatów – informacje ogólne
Dodanie nowego formatu otwiera okno Format elektronicznej wymiany danych z bankami, składające się z czterech zakładek: [Ogólne], [Nagłówek], [Pozycje], [Stopka].
Uwaga
Przy tworzeniu nowego/dostosowywaniu istniejącego formatu przelewów należy zwrócić uwagę na to, aby wszystkie ustawienia były zgodne z dokumentacją banku (ze strukturą plików wyeksportowanych z banku/ do zaimportowania do aplikacji bankowej).
Zakładka [Ogólne]
Zakładka ta zawiera parametry wspólne dla wszystkich pozycji definiowanego formatu.
Poszczególne pola należy uzupełnić zgodnie z wymaganiami banku, np. w oparciu o przykładowe pliki z przelewami lub dokumentację banku opisującą strukturę takich plików.
Nazwa formatu - nazwa, która będzie widoczna na liście dostępnych do wyboru formatów – zarówno na formatce banku, jak i na formatce eksportu/importu. Pole obowiązkowe.
Format do - informacja o tym czy dany format będzie wykorzystywany przy eksporcie przelewów, imporcie wyciągów bankowych lub będzie służył do eksportu i importu. Jedno z pól musi być zaznaczone.
Rozszerzenie pliku - należy podać rozszerzenie pliku udostępnianego/ wymaganego przez bank, np. csv, txt, pli.
Kodowanie - określenie strony kodowej dokumentu; do wyboru są opcje: Windows (1250), Latin II, ISO 8859-2, Mazovia, UTF8 i Flat (bez polskich znaków)
Oddzielaj pola - jeżeli parametr jest odznaczony oznacza to, że format nie posiada separatorów pól. Zazwyczaj jednak w plikach są separatory pól, a w taki przypadku parametr należy zaznaczyć.
Separator pól - wybór znaku, którym są od siebie oddzielane poszczególne pola w pliku, np. przecinek (,), spacja, Tab, Enter. Oprócz wyboru z dostępnej listy istnieje również możliwość ręcznego wpisania np. średnika (;) czy pipe (|)
Separator wierszy - wybór znaku końca wiersza, którym są od siebie oddzielane poszczególne wiersze
w pliku. Najczęściej jest to „<Enter>”. Oprócz wyboru z dostępnej listy (spacja, przecinek (,), Tab, Enter) istnieje również możliwość ręcznego wpisania innego separatora. Obsługiwany jest również import z pliku ze znacznikiem końca wiersza w formacie Unix (LF). W przypadku wybrania w formacie, jako separator wiersza <ENTER>, program automatycznie rozpozna odpowiednią sekwencję CR+LF czy LF.
Ograniczniki tekstu - pola tekstowe w pliku będą otaczane tym znakiem, najczęściej jest nim cudzysłów.
Zamiana ograniczników w tekście na - pole aktywne po zaznaczeniu „Ograniczniki tekstu". Jeżeli pola tekstowe są otaczane znakiem ogranicznika tekstu np. cudzysłowem to cudzysłów wpisany w środku pola zostanie zamieniony na znak wpisany w tym polu.
Zmienna szerokość pola - parametr należy zaznaczyć, jeżeli szerokość pól w pliku jest zmienna (poszczególne pola są różnej długości). Zazwyczaj parametr powinien być zaznaczony.
Format daty - określenie formatu daty, w jakim jest ona zapisywana w pliku. Oprócz wyboru z dostępnej listy (DD-MM-RR, DD-MM-RRRR, RR-MM-DD, RRRR-MM-DD, RRRRMMDD, DD/MM/RR, MM/RR/DD) istnieje również możliwość ręcznego wpisania np. DD/MM/RRRR.
Separator dziesiętny - znak jakim w pliku oddzielana jest część całkowita od części ułamkowej liczby, np. złoty od groszy. Do wyboru: kropka (.), przecinek (,) i puste (brak separatora).
Separator dziesiętny dla kwoty VAT - znak jakim w pliku oddzielana jest część całkowita od części ułamkowej liczby w kwocie VAT. Do wyboru: kropka (.), przecinek (,) i puste (brak separatora). Domyślnie ustawiony jest przecinek.
Separator tysięcy - separator grupujący. Dostępne opcje do wyboru to: puste (brak separatora), kropka (.), przecinek (,).
Sekwencja podziału pola na części - to znak, który jest używany w celu oddzielenia poszczególnych części w ramach danego pola. Wykorzystywany głównie w formatach służących do eksportu, np. w polach
z opisem do banku.
Separator w opisie przelewów zbiorczych - parametr ma znaczenie przy zbiorczym eksporcie przelewów. Oprócz wyboru z dostępnej listy (spacja, średnik (;), przecinek (,)) istnieje również możliwość ręcznego wpisania innego separatora.
Zakładki [Nagłówek] i [Stopka]
W przypadku, gdy plik importowany przez Użytkownika posiada nagłówek niezbędne jest odpowiednie uzupełnienie zakładki. Jeżeli w pliku nie ma nagłówka, zakładka powinna pozostać pusta.
Jako każdą z pozycji można wybrać „Stałą wartość”. Należy tylko zwrócić uwagę, aby ilość pozycji odpowiadała ilości pól w nagłówku w pliku oraz odpowiednio ustawić typ: Tekst (dla pól zapisanych w ograniczniku tekstu, np.
w cudzysłowie) lub Liczba (dla pól zapisanych bez ogranicznika tekstu).
Uwaga
Program Comarch ERP Optima obsługuje tylko jedną linijkę nagłówka. W przypadku gdy w pliku z banku nagłówek jest bardziej rozbudowany, przed wykonaniem importu niezbędna jest modyfikacja pliku.
Uwaga
Format służący do importu nie może zawierać stopki. W przypadku gdy w pliku z banku jest stopka, przed wykonaniem importu niezbędna jest modyfikacja pliku.
Zakładka [Pozycje]
Na tej zakładce definiujemy poszczególne pozycje formatu. Bardzo ważne jest, aby ilość pozycji zgadzała się
z ilością pól przelewu w pliku z banku. Należy także zachować odpowiednią kolejność pozycji oraz ustawić prawidłowy Typ pozycji: Tekst (dla pól zapisanych w ograniczniku tekstu, np. w cudzysłowie) lub Liczba (dla pól zapisanych bez ogranicznika tekstu).
Jeżeli liczba pozycji formatu, ich kolejność czy typ nie będą się zgadzać z tym co jest zapisane w pliku z banku, import przelewów do programu się nie powiedzie. Podobnie w przypadku eksportu przelewów z programu do pliku i próbie zaczytania ich w aplikacji bankowej.
Kolejne pozycje formatu dodajemy ikoną .
Nazwa pola - z rozwijalnej listy należy wybrać odpowiednią opcję, np. Data dokumentu, Kwota płatności, Nazwa podmiotu, Pełny numer rachunku podmiotu.
Typ pola - opcje do wyboru: Tekst, Liczba <#, Liczba <#.##, Liczba <#.####. Konsekwencją wybrania typu pola Tekst, w formatach służących do eksportu, będzie otoczenie go w pliku ogranicznikiem tekstu (np. zapisanie w cudzysłowie). Podobnie w formatach służących do importu przelewów – jeżeli w pliku z banku pole jest zapisane w ograniczniku tekstu, jako typ należy wybrać: Tekst, w pozostałych przypadkach: Liczba.
Wartość - pole ma znaczenie w formatach służących do eksportu przelewów; jest aktywne przy wyborze takich pól jak: „Inne informacje”, „Stała wartość”, „Zapytanie SQL”
Szerokość - ilość znaków przewidziana na dane pole, pole wykorzystywane głównie w formatach do eksportu przelewów
Opcje pola - określają, czy dane pole będzie nowym polem, czy ma zostać połączone z poprzednim na jeden z trzech sposobów. Najczęściej wybierane jest „nowe pole”. Opcja „łącz z poprzednim (…)” ma znaczenie w formatach służących do eksportu przelewów, przykładowo bank może wymagać, aby w pliku opis przelewu był zapisany jako jedno pole składające się z kilku podpól oddzielonych od siebie znakiem „|”.
Usuwaj znaki rozdzielające w numerze rachunku - parametr jest aktywny tylko w przypadku wybrania pola związanego z numerem rachunku, np. numer rozliczeniowy banku, pełny numer rachunku podmiotu. Zaznaczenie parametru powoduje, iż numer rachunku będzie zapisany w pliku jako ciąg cyfr, bez znaków rozdzielających.
Wymagane - parametr ma znaczenie przy formatach do eksportu przelewów. Zaznaczenie tego pola oznacza, iż brak danej wartości na przelewie będzie powodował błąd i w konsekwencji dany przelew nie zostanie wyeksportowany.
Przykład tworzenia formatu służącego do importu danych z pliku z banku
Jeżeli okaże się, że żaden z dostępnych w programie formatów przelewów nie umożliwia prawidłowego importu danych z pliku należy odpowiednio zmodyfikować istniejący format lub dodać nowy.
Na podstawie pliku otrzymanego z banku (np. pliku w formacie *.csv, *.txt) lub dokumentu z opisem struktury takich plików Użytkownik może zdefiniować w programie własny format celem zaczytania w/w pliku.
Uwaga
Wyjątek stanowią pliki MT940 - program umożliwia import z takich plików, jednak jest to mechanizm zaszyty w programie i nie ma możliwości jego edycji/ modyfikacji.
Użytkownik może spotkać się z różnymi dokumentami o odmiennej strukturze, które mogą wymagać ręcznej modyfikacji. Spowodowane to jest faktem, iż każdy zapis jest zróżnicowany i żaden „uniwersalny” format nie jest w stanie wczytać wszystkich dokumentów. Ponadto zdarza się, że banki zmieniają strukturę generowanych plików,
a w wielu przypadkach pliki nawet z tego samego banku potrafią się diametralnie od siebie różnić.
Uwaga
Każdy Bank posiada inny format wymiany danych. Przed próbą zaimportowania pliku zalecane jest dokładne sprawdzenie i porównanie go z danym formatem.
W poniższym ćwiczeniu na podstawie otrzymanego z banku pliku z przelewami zdefiniujemy format dla importu przelewów.
Pliki w formatach *.csv, *.pli, *.txt Użytkownik może otworzyć za pomocą zwykłego edytora tekstowego (notatnik, WordPad) bądź poprzez MS Excel.
Załóżmy, że nasz plik z przelewami z banku wygląda następująco (na zrzucie znajdują się dane testowe, np. numery rachunków bankowych):
Analizując zamieszczony wyżej plik można wywnioskować, że:
Format do: importu wyciągów bankowych
,,Oddzielaj pola”: parametr zaznaczony
Separator pól: ; (średnik – bo widzimy, że w pliku poszczególne pola są od siebie oddzielone średnikiem)
Separator wierszy: <Enter>
Ograniczniki tekstu: ” (cudzysłów – bo widać, że w pliku część pól jest zapisana w cudzysłowie)
Zamiana ograniczników w tekście na: zostawić puste
Zmienna szerokość pola: zaznaczone (widać, że poszczególne pola w pliku różnią się długością)
Format daty: RRRR-MM-DD (przykładowa data z pliku to: 2013-01-03)
Separator dziesiętny: , (przecinek – bo przykładowa kwota w pliku zapisana jest jako: 297,49)
Separator tysięcy: puste
Sekwencja podziału pola na części: zostawić puste
Separator w opisie przelewów zbiorczych: może zostać ustawienie domyślne
Dodatkowo:
Rozszerzenie pliku to: txt
Kodowanie: Windows (1250)
Pierwsza zakładka [Ogólne] naszego formatu musi więc wyglądać następująco:
Dodatkowo w pliku jest Nagłówek, w związku z tym w formacie przelewów również trzeba zdefiniować pozycje nagłówka.
Ważne jest, aby ilość pozycji na zakładce [Nagłówek] odpowiadała ilości pól w nagłówku w pliku (w tym przykładzie jest ich 7). Należy również zwrócić uwagę na to, że w pliku żadne z pól nagłówka nie jest zapisane w ograniczniku tekstu (w cudzysłowie), w związku z tym w formacie przelewów w każdym polu należy wybrać typ: Liczba.
Jako każdą z pozycji można wybrać „Stałą wartość”.
Liczba pozycji w formacie powinna zgadzać się z liczbą pól w przelewie w pliku - w naszym przykładzie jest ich 7, są to kolejno: data, inne informacje, nazwa podmiotu, numer rachunku podmiotu, opis do banku, kwota płatności, inne informacje.
Należy również zwrócić uwagę, aby pola zapisane w pliku w cudzysłowie w formacie miały typ: Tekst (w naszym przykładzie są to pola 4) numer rachunku podmiotu i 5) Opis do banku), pozostałe mają mieć typ: Liczba.
Zakładka [Pozycje] powinna więc wyglądać następująco:
Tak zdefiniowanym formatem bez problemu uda się zaczytać przelewy z analizowanego pliku.
Uwaga
Program Comarch ERP Optima obsługuje tylko jedną linijkę nagłówka. Format służący do importu nie może również zawierać stopki. W przypadku gdy w pliku z banku nagłówek jest bardziej rozbudowany i/lub jest uzupełniona stopka, przed wykonaniem importu niezbędna jest modyfikacja pliku
Załóżmy, że przykładowy plik z banku wygląda następująco (na zrzucie plik *.csv otworzony w MS Excel):
Jak widać w pliku jest bardzo rozbudowany nagłówek, przed wykonaniem importu należy zatem odpowiednio zmodyfikować plik tak, aby zostały w nim tylko dane związane z przelewami i maksymalnie jedna linijka nagłówka. (Można np. zaznaczyć linijki z przelewami, skopiować je, otworzyć Notatnik, wkleić dane przelewów i zapisać plik. W momencie importu wskazywać już ten „nowy” plik txt.).
Przykład tworzenia formatu służącego do eksportu przelewów do pliku
Jeżeli okaże się, że żaden z dostępnych w programie formatów przelewów nie umożliwia eksportu do pliku, którego struktura jest zgodna z tym, co zaczytuje bank należy odpowiednio zmodyfikować istniejący format lub dodać nowy.
Na podstawie przykładowego pliku z banku lub dokumentu z opisem struktury takich plików użytkownik może zdefiniować w programie własny format służący do eksportu przelewów.
W poniższym ćwiczeniu na podstawie dokumentu z opisem struktury plików otrzymanego z banku zdefiniujemy przykładowy format do eksportu przelewów.
Przykładowe informacje z banku:
Opis formatów plików - Struktura pliku przesyłki płatności krajowych:
Standard polskich liter - CP 852 ( LATIN II ).
Polecenia płatnicze można podzielić wg typu operacji na trzy grupy.
W zależności od tego, do której grupy należą polecenia umieszczane w przesyłce, program nadaje dla pliku przesyłki odpowiednie rozszerzenie:
- przelewy, wypłaty gotówkowe i płatności ZUS: ".PLI"
- specjalne i specjalne ZUS: ".PLE"
- polecenia zapłaty: ".PLD"
W pliku przesyłki nie ma wiersza nagłówkowego z nazwami pól danych.
W jednym pliku mogą być zapisane dane kilku poleceń płatniczych; każdy wiersz zawiera dane innego polecenia.
Każdy wiersz kończy się znakiem końca wiersza <CR><LF> (Hex 0D0A) i rozpoczyna się kodem oznaczającym typ operacji:
110 = Przelew, wypłata gotówkowa, płatność US,
120 = Płatność ZUS,
210 = Polecenie zapłaty.
Pola alfanumeryczne (tekstowe) są zapisane w cudzysłowach (" ") (Hex 22). Długość pól podana w tabeli nie uwzględnia cudzysłowów.
Poszczególne dane są oddzielone przecinkiem "," (Hex 2C).
Pola: dane zleceniodawcy, dane kontrahenta, szczegóły płatności oraz informacje Klient-Bank składają się z kilku linii (podpól). W tych przypadkach znakiem oddzielającym poszczególne linie jest "|" (Hex 7C).
Pola: dane zleceniodawcy, dane kontrahenta składają się z czterech podpól: pierwsze i drugie zawiera nazwę zleceniodawcy lub kontrahenta, trzecie – nazwę ulicy oraz nr domu/nr lokalu, czwarte – kod pocztowy
i miejscowość.
Wszystkie pola danych obowiązkowe powinny być wypełnione. Wyjątek stanowi pole „informacje Klient-Bank”, które nie jest obowiązkowe.
Jeśli w poleceniu płatniczym nie są wypełnione szczegóły płatności to w pliku przesyłki pole „szczegółów płatności” będzie puste, rozpoczynające się znakiem ” (Hex 22) i kończące się znakiem ” (Hex 22).
W polu numer banku zleceniodawcy należy umieścić 8 cyfrowy numer rozliczeniowy banku.
W polu numer rachunku zleceniodawcy należy umieścić 26 cyfrowy numer rachunku zleceniodawcy
Numer rachunku bankowego jest ciągiem o stałej liczbie znaków 26 cyfr.
Opis formatu pliku płatności krajowych PLI (PLD,PLE,PLS)
Struktura pliku przesyłki, Wykaz zastosowanych skrótów:
O / F = Rodzaj pola:
O = obowiązkowe
F = fakultatywne
D / F = Długość i format pola:
a = alfanumeryczne
n = numeryczne (0 – 9)
d = data w formacie RRRRMMDD
S = pole stałej długości
Z = pole zmiennej długości
Przykładowy plik przesyłki z danymi jednego polecenia przelewu:
110,20000121,555500,12401066,0,"27124010661111222233339999","79106000761234123412341234",
"1_PODPOLE-NAZWA_ZLECENIODAWCY|2_PODPOLE-NAZWA_ZLECENIODAWCY|3_PODPOLE-ULICA_ZLECENIODAWCY|4_PODPOLE-MIEJSCOWOSC_ZLECENIODAWCY","1_PODPOLE-NAZWA KONTRAHENTA|2_PODPOLE-NAZWA_KONTRAHENTA|3_PODPOLE-ULICA KONTRAHENTA|4_PODPOLE-MIEJSCOWOSC_KONTRAHENTA",0,10600076,"1_PODPOLE-SZCZEGOLY PLATNOSCI|2_PODPOLE-SZCZEGOLY_PLATNOSCI|3_PODPOLE-SZCZEGOLY PLATNOSCI|4_PODPOLE-SZCZEGOLY_PLATNOSCI","","","51","1_PODPOLE-INFORMACJE_KLIENT-BANK|2_PODPOLE-INFORMACJE_KLIENT-BANK|3_PODPOLE-INFORMACJE_KLIENT-BANK|4_PODPOLEINFORMACJE_KLIENT-BANK|5_PODPOLE-INFORMACJE_KLIENT-BANK|6_PODPOLE-INFORMACJE_KLIENT-BANK"
Analizując zamieszczone wyżej informacje można wywnioskować, że:
Format do: eksportu przelewów
Rozszerzenie pliku to: pli
„Oddzielaj pola”: zaznaczone
Separator pól: , (przecinek – wynika to z informacji udostępnionych przez bank: „Poszczególne dane są oddzielone przecinkiem „,” (Hex 2C)”)
Separator wierszy: <Enter> (zgodnie z informacją „Każdy wiersz kończy się znakiem końca wiersza <CR><LF>”)
Ograniczniki tekstu: ” (cudzysłów – zgodnie z informacją „Pola alfanumeryczne (tekstowe) są zapisane
w cudzysłowach (” „)”)
Zamiana ograniczników w tekście na: zostawić puste
„Zmienna szerokość pola”: zaznaczone (poszczególne pola są różnej długości)
Kodowanie: LATIN II
Format daty: RRRRMMDD (zgodnie z informacją podaną w tabelce, w polu 2)
Separator dziesiętny: brak (zgodnie z informacją podaną w tabelce, w polu 3)
Separator tysięcy: puste (zgodnie z informacją podaną w tabelce, w polu 3)
Sekwencja podziału pola na części: | (zgodnie z informacją „(…)znakiem oddzielającym poszczególne linie jest „|””)
Separator w opisie przelewów zbiorczych: może zostać ustawienie domyślne
Pierwsza zakładka [Ogólne] naszego formatu musi więc wyglądać następująco:
W pliku nie ma być żadnego nagłówka (zgodnie z informacją „W pliku przesyłki nie ma wiersza nagłówkowego z nazwami pól danych”), w związku z tym zakładka [Nagłówek] w naszym formacie ma pozostać nieuzupełniona.
Następnie należy dokładnie przeanalizować informacje niezbędne do prawidłowego uzupełnienia zakładki [Pozycje].
Wszystkie pola, które w pliku mają być zapisane w cudzysłowie powinny mieć wybrany typ: Tekst, wszystkie pozostałe: Liczba.
Nr
Nazwa pola
O/F
D/F
Pozycja w formacie przelewów w programie
1
Typ operacji
110 = Polecenie przelewu, wypł. gotówk.
120 = Płatność ZUS
210 = Polecenie zapłaty
O
3 n S
Pozycja „stała wartość”, w polu wartość: 110
2
Data płatności RRRRMMDD
O
8 d S
Data operacji
3
Kwota bez kropek tysięcznych i przecinka oddzielającego wartość groszy
O
15 n Z
Kwota płatności
4
Numer banku zleceniodawcy (NRB)
O
8 n Z
Numer rozliczeniowy banku własnego
5
Pole zerowe (wypełnione cyfrą "0")
O
1 n Z
Pozycja „stała wartość”, w polu wartość: 0
6
Numer rachunku zleceniodawcy
O
34 a Z
Pełny numer rachunku własnego
7
Numer rachunku kontrahenta
O
34 a Z
Pełny numer rachunku podmiotu
8
Dane zleceniodawcy
O
4*35 a Z
4 pozycje w formacie:
Poszczególne podpola są oddzielone znakiem "|" (Hex 7C).
1) Nazwa własna 1
2) Nazwa własna 2
3) Adres własny – ulica
4) Adres własny – kod i miasto
Poz. 1 ustawiona jako „nowe pole”, poz. 2-4 jako „łącz z poprzednim (znak podziału pola na części)”
9
Dane kontrahenta
O
4*35 a Z
4 pozycje w formacie:
Poszczególne podpola są oddzielone znakiem "|" (Hex 7C).
1) Nazwa podmiotu 1
2) Nazwa podmiotu 2
3) Adres podmiotu – ulica
4) Adres podmiotu – kod i miasto
Poz. 1 ustawiona jako „nowe pole”, poz. 2-4 jako „łącz z poprzednim (znak podziału pola na części)”
10
Pole zerowe (wypełnione cyfrą "0")
O
1 n Z
Pozycja „stała wartość”, w polu wartość: 0
11
Numer banku kontrahenta.
O
8 n Z
Numer rozliczeniowy banku podmiotu
12
Szczegóły płatności
O
4*35 a Z
4 pozycje w formacie:
Poszczególne podpola są oddzielone znakiem "|" (Hex 7C).
1) opis do banku (pierwsza linijka)
2) opis do banku (druga linijka)
3) opis do banku (trzecia linijka)
4) opis do banku (czwarta linijka)
Poz. 1 ustawiona jako „nowe pole”, poz. 2-4 jako „łącz z poprzednim (znak podziału pola na części)”
13
Niewykorzystane : wartość puste
O
S a
Stała wartość
14
Niewykorzystane : wartość puste
O
S a
Stała wartość
15
Kod "51" dla przelewów i poleceń specjalnych, natomiast kod "01" dla poleceń zapłaty, ”71” dla płatności podatkowych US
O
1*2 a S
Pozycja „stała wartość”, w polu wartość: 51
16
Informacje klient-Bank
F
6*35 a Z
6 pozycji w formacie – wszystkie pozycje to „stała wartość”
Poszczególne podpola są oddzielone znakiem "|" (Hex 7C).
Poz. 1 ustawiona jako „nowe pole”, poz. 2-6 jako „łącz z poprzednim (znak podziału pola na części)”
Zakładka [Pozycje] naszego formatu powinna więc wyglądać następująco:
Wskazówki praktyczne
Ilość pozycji w formacie, ich kolejność i typ muszą się zgadzać z danymi w pliku z banku.
W pozycjach formatu należy odpowiednio wybierać typ pola: Tekst/ Liczba. Konsekwencją wybrania typu pola Tekst, w formatach służących do eksportu, będzie otoczenie go w pliku ogranicznikiem tekstu (np. zapisanie w cudzysłowie). Podobnie w formatach służących do importu przelewów – jeżeli w pliku z banku pole jest zapisane w ograniczniku tekstu, jako typ należy wybrać: Tekst, w pozostałych przypadkach: Liczba (niezależnie od tego, czy w danej pozycji pliku wpisana jest data, kwota przelewu, numer rachunku czy np. dane adresowe kontrahenta).2013-01-03;przelew zewnętrzny; ABC sp. z o.o.;”02124011121111222233334444″;”za FV/02/01/2013″; „252,53”;370,39
w formacie przelewów pozycje 4, 5 i 6 muszą mieć ustawiony typ Tekst (ponieważ w pliku są one zapisane w cudzysłowie – „02124011121111222233334444”;”za FV/02/01/2013″;”252,53″); pozostałe pozycje
w pliku nie są zapisane w ograniczniku tekstu, więc w formacie muszą mieć typ Liczba.
Przykładowo, dla pliku:
Program obsługuje tylko jedną linijkę nagłówka. W przypadku gdy w pliku z banku nagłówek jest bardziej rozbudowany, przed wykonaniem importu niezbędna jest modyfikacja pliku.
Format służący do importu nie może zawierać stopki.
Identyfikacja podmiotu odbywa się w pierwszej kolejności po Akronimie podmiotu oraz w drugiej kolejności po numerze rachunku bankowego (taki numer jaki jest w przelewie w pliku musi być wpisany na karcie kontrahenta, na zakładce Płatności). Jeżeli kontrahent nie zostanie rozpoznany zapis trafia na !Nieokreślonego!.
Jeżeli kwota w pliku zapisana jest w groszach (np. 18450 zamiast 184,50) w formacie przelewów należy zostawić puste pole z Separatorem dziesiętnym, a w pozycji z kwotą płatności wybrać typ: Liczba<#.##
W formatach służących do importu przelewów muszą znajdować się pozycje Data dokumentu oraz Kwota płatności.
W przypadku, gdy eksportujemy przelewy na pracowników i chcemy, aby w pliku oprócz nazwiska było również imię pracownika w formacie przelewów należy dodać pozycję „Nazwa podmiotu 2” (Nazwa podmiotu 2 odpowiada za eksport imienia, Nazwa podmiotu 1 za nazwisko pracownika).
Opis wszystkich pól możliwych do wyboru w pozycjach formatu przelewów można znaleźć w podręczniku do modułu Kasa/Bank (podręczniki są dostępne np. na Indywidualnych Stronach Klienta/Partnera)
W programie dostępnych jest 5 formatów MT940 (MT940 – standard, MT940 (BGŻ), MT940 (BRE), MT940 (PBS), Citi Handlowy – MT940 i MT942 (standardowy)), są one niedostępne do edycji. Formaty te obsługują import plików MT940 z większości banków. Jeżeli jednak okaże się, że żaden z nich nie importuje prawidłowo zapisów z pliku najlepiej skontaktować się z Asystą Comarch ERP Optima i przesłać dokument z opisem struktury takiego pliku (takie dokumenty są udostępniane przez banki).
W formatach służących do eksportu przelewów można używać bezpośrednich odwołań do pól zapisanych w bazie danych poprzez wykorzystanie składni SQL. W tym celu jako pozycję formatu należy wybrać „Zapytanie SQL”, a w polu Wartość wpisać odpowiednie zapytanie; Aby np. pobrać tylko miasto z adresu podmiotu i aby to miasto było pobierane dla podmiotu, który znajduje się na aktualnie wysyłanym zdarzeniu, w części WHERE zapytania należy umieścić odwołanie do wysyłanego zdarzenia: Bzd_BzdId={ZdarzenieID}
Przykładowo aby pobrać miasto z adresu kontrahenta, w wartości należy wkleić: Select Pod_Miasto FROM CDN.PodmiotyView JOIN CDN.BnkZdarzenia ON BZd_PodmiotID = Pod_PodId WHERE BZd_PodmiotTyp = Pod_PodmiotTyp AND Bzd_BzdId={ZdarzenieID}
Najczęstsze komunikaty błędów przy eksporcie/imporcie
Problemy przy eksporcie przelewów
Przelew [fz 10/2013] nie został wyeksportowany z powodu błędów.
W polu Nazwa pliku zastosowano niedozwolone znaki, np. \/:*?<>|
Przelew [fz 10/2013] nie został wyeksportowany z powodu błędów. Właściwość [Opis do banku (pierwsza linijka)] jest wymagana i musi zostać wypełniona.
Pewne pola oznaczone w formacie przelewów jako wymagane nie są uzupełnione (w powyższym komunikacie mowa dokładnie o polu: Opis do banku (pierwsza linijka)). Należy uzupełnić odpowiednie dane lub zmodyfikować format (Ogólne/ Inne/ Formaty przelewów/ na konkretnym formacie, zakładka [Pozycje] i tam pole „Wymagane”)
Brak domyślnego formatu eksportu dla US. Wybierz format na karcie banku.
Na karcie banku należy ustawić domyślny format eksportu dla przelewów do US. (Można wejść w Kasa/Bank/ Rejestry, na formularz rejestru z którego jest wykonywany eksport, nacisnąć na przycisk Bank, edytować formularz danego banku i przejść na zakładkę „Dodatkowe”.)
Mechanizm eksportu działa w taki sposób, że program próbuje wysyłać 3 rodzaje przelewów za każdym razem (przelewy zwykłe, do US i do ZUS), a do każdego z takich przelewów wymagana jest inna struktura plików, stąd inny format wymiany. Jeżeli na liście przelewów będą zarówno przelewy zwykłe, jak również do US i ZUS wówczas utworzone zostaną 3 oddzielne pliki.
Brak domyślnego formatu eksportu dla ZUS. Wybierz format na karcie banku.
Analogicznie jak w poprzednim komunikacie – na karcie banku należy ustawić domyślny format eksportu dla przelewów do ZUS.
Problemy przy imporcie przelewów
Błąd analizy struktury formatu: Format nie zawiera pozycji określającej datę dokumentu
W formacie służącym do importu przelewów musi być pozycja Data dokumentu.
Nie można odczytać wartości pola – niespodziewany koniec pliku
Np. niezaznaczony parametr „zmienna szerokość pola”.
Błąd analizy struktury formatu: Nie ustawiony ogranicznik tekstu przy zmiennej szerokości kolumn.
Jeżeli w formacie przelewów zaznaczone jest „Zmienna szerokość pola” należy również podać „Ogranicznik tekstu”.
Błąd analizy struktury formatu: Separator dziesiętny ma wartość identyczną jak separator pól przy zmiennej szerokości kolumn.
W formacie przelewów wybrano taki sam separator pól jak separator dziesiętny – muszą być różne.
Błąd w importowanym wierszu – brak separatora pól.
W formacie przelewów wybrano błędny separator pól, niezgodny z danymi w pliku; lub w formacie zdefiniowano za dużo pozycji (więcej niż rzeczywiście jest w pliku).
Błąd w importowanym wierszu – brak prawego ogranicznika tekstu.
W formacie przelewów ustawiono błędny typ pozycji (tekst/liczba), niezgodny z danymi w pliku.
Błąd analizy struktury formatu: Format zawiera stopkę.
Format do importu przelewów nie może zawierać stopki.
Przelew Lp [] nie został zaimportowany z powodu błędów. Brak notowania podanego kursu waluty [waluta] na [data].
W programie nie ma wprowadzonego kursu waluty na wybrany dzień. Należy sprawdzić jakie typy kursów są ustawione na formularzu rejestru, do którego wykonywany jest import – Kasa/Bank/ Rejestry k/b/ na formularzu rejestru pola „Typ kursu sprzedaży” i „Typ kursu zakupu”. (Przy imporcie sprawdzane jest, czy w programie jest wprowadzony kurs na dany dzień dla typu kursu wybranego na formularzu rejestru bankowego.)
Przelew Lp [] nie został zaimportowany z powodu błędów. Niepoprawna data zapisu. Zapis nie może być dodany po dacie zamknięcia raportu.
Data na importowanym zapisie jest późniejsza niż data zamknięcia raportu. Przed wykonaniem importu należy wybrać odpowiedni raport (za odpowiedni okres – data otwarcia/zamknięcia raportu), do którego ma być wykonany import.
Przelew Lp [] nie został zaimportowany z powodu błędów. Niepoprawna data zapisu. Zapis nie może być dodany przed datą otwarcia raportu.
Data na importowanym zapisie jest wcześniejsza niż data otwarcia raportu. Przed wykonaniem importu należy wybrać odpowiedni raport (za odpowiedni okres – data otwarcia/zamknięcia raportu), do którego ma być wykonany import.
Automatyczna wymiana danych z bankami
Wymiana danych przez usługę sieciową umożliwia pobieranie wyciągów bankowych oraz historii operacji, a także eksport przelewów bezpośrednio z/do systemu bankowego, bez konieczności ręcznego przenoszenia plików pomiędzy aplikacją bankową a programem. Możliwe jest również pobieranie dla każdego wysłanego przelewu jego aktualnego statusu w banku (przelew może oczekiwać na realizację, zostać zrealizowany, odrzucony, anulowany itp.).
Szczegółowe informacje na temat wymiany danych poprzez usługę sieciową można znaleźć w dedykowanych biuletynach. Dostępne są również filmy instruktażowe, w których przedstawiony został proces konfiguracji oraz obsługi wymiany danych z bankiem za pomocą usługi sieciowej.
OPT066 - Szybki import i eksport przelewów przez bankowość internetową ING
System Comarch ERP Optima obsługuje wymianę danych z bankiem (eksport i import przelewów) za pomocą usługi sieciowej opartej o standard Comarch Data Connect 2.0.
Ten sposób wymiany danych umożliwia pobieranie wyciągów bankowych oraz historii operacji, a także eksport przelewów bezpośrednio z/do systemu bankowego, bez konieczności ręcznego przenoszenia plików pomiędzy aplikacją bankową oraz Comarch ERP Optima. Możliwe jest również pobieranie dla każdego wysłanego przelewu jego aktualnego statusu w banku (przelew może oczekiwać na realizację, zostać zrealizowany, odrzucony, anulowany itp.).
Wymiana danych pomiędzy bankiem a klientem w usłudze sieciowej odbywa się przez wymianę komunikatów w formacie plików XML (standard ISO 20022) przy wykorzystaniu technologii web-services. Całość komunikacji jest zabezpieczona przez bezpieczny kanał HTTPS z wykorzystaniem dwustronnego SSL. Dzięki tym technologiom komunikacja pomiędzy Bankiem a klientem jest szyfrowana i nikt niepowołany nie ma dostępu do przesyłanych informacji. Dodatkowo dzięki dwustronnemu SSL Bank otrzymuje możliwość wstępnej weryfikacji klienta, a klient może zweryfikować, czy faktycznie podłączył się do serwera Banku.
Do zabezpieczenia wymiany informacji zastosowane zostały: certyfikat transportowy, który weryfikuje Klienta i pozwala zweryfikować jego prawo do danego rachunku (rachunków) oraz certyfikat autoryzacyjny (podpis elektroniczny), którym mogą być podpisywane wysyłane do banku przelewy. Gdy przelewy nie zostaną podpisane lub zostaną podpisane przez nieuprawnioną osobę – zlecenia będą oczekiwały w banku na akceptację uprawnionej osoby.
Na liście Ogólne/Inne/Formaty przelewów dostępny jest format ING WebService (standardowy) do wymiany danych z ING Bank Śląski. Na stronie http://www.ingbank.pl/ing-businessonline/webservice można dowiedzieć się więcej o tej usłudze oraz sposobie jej zamawiania.
W przypadku innych banków należy zweryfikować możliwość wymiany danych poprzez usługę sieciową kontaktując się z danym bankiem. Jeżeli bank wdrożył standard Comarch Data Connect 2.0, Użytkownik może samodzielnie dodać format przelewu, za pomocą którego będzie możliwa wymiana. Na formularzu formatu przelewu na zakładce [Ogólne] trzeba zaznaczyć parametr Bezpośrednia wymiana danych za pomocą usługi sieciowej oraz wpisać adres usługi sieciowej.
Eksport za pomocą usługi sieciowej
Możliwy jest eksport przelewów krajowych (w tym do Urzędu Skarbowego i ZUS) oraz przelewów walutowych. Przelewy walutowe wysyłane są jako przelewy zagraniczne. Jest możliwość wysyłania przelewów euroregulowanych (SEPA). Jako przelewy euroregulowane wysyłane są zdarzenia rozchodowe w walucie EUR, na których zaznaczony został parametr Przelew SEPA
Na formularzu banku w polach Format eksportu dla przelewów zwykłych oraz Format importu wyciągów bankowych można wskazać format obsługujący wymianę za pomocą usługi sieciowej (ING WebService (standardowy)). Format ten będzie podpowiadał się jako domyślny podczas eksportu i importu przelewów.
Po wybraniu takiego formatu na formularzu banku pojawia się zakładka [Ustawienia usługi sieciowej]. Na zakładce tej Użytkownik wprowadza ustawienia dotyczące przelewów walutowych oraz podpina certyfikat do komunikacji.
Został przygotowany już dla Państwa prosty kreator do generowanie certyfikatu komunikacyjnego, który umożliwi wymianę danych za pomocą usługi sieciowej. Kreator jest pod tym linkiem.
W przypadku przelewów walutowych istotne jest uzupełnienie pól: Opłatę ponosi, Osoba kontaktowa oraz Kontakt. W przypadku pola Opłatę ponosi jest możliwość wyboru trzech opcji: Zleceniodawca, Zleceniobiorca, Porówno. W przypadku niektórych rachunków opcja Zleceniobiorca może być zablokowana. Pokaże się wtedy odpowiedni komunikat przy próbie eksportu z wybraną tą opcją. W przypadku Osoba kontaktowa oraz Kontakt należy wprowadzić imię i nazwisko oraz np. numer telefonu przedstawiciela Klienta, z którym można się kontaktować. Jest to pole wymagane gdy wysyłane są przelewy walutowe.
Eksport przelewów za pomocą usługi sieciowej jest możliwy z poziomu preliminarza płatności dla wybranego konkretnego rejestru. Jeżeli wybrany rejestr ma na formularzu banku przypisany format obsługujący wymianę danych za pomocą usługi sieciowej, wtedy ikona Eksportuj polecenia przelewu ma rozwijalne menu z dwoma opcjami: Eksportuj przelewy oraz Aktualizuj stany przelewów .
Domyślnie kliknięcie w ikonę powoduje wywołanie okna Eksport przelewów do pliku.
Rys.3 - Okno eksportu przelewu poprzez usługę sieciową
W konfiguracji Stanowiska/ Kasa/Bank/ Parametry znajdują się parametry: Zapisuj dane wymieniane z bankiem do plików XML oraz Zapisuj szczegółowe logi z komunikacji z bankiem. Domyślnie te parametry są odznaczone. Zaznaczenie ich spowoduje zapisywanie plików w których znajdą się informacje związane z komunikacją z bankiem. Wygenerują się one w katalogu z logami programu, w ścieżce: %appdata%\Comarch\Optima\Logs\WebserwisyBankowe.
Po wybraniu opcji Eksportuj przelewy pokazuje się okno, na którym można ustawić wybrane opcje eksportu. Po ustawieniu parametrów, eksport uruchamiamy ikoną pioruna. Eksportowane są zarówno przelewy w PLN jak również w walucie obcej. Jest możliwy również eksport przelewów zbiorczych. Jest również możliwość podpisania przelewów za pomocą podpisu kwalifikowanego. Pojawia się okno z możliwością wyboru właściwego certyfikatu. Jeżeli okno z wyborem certyfikatu zostanie anulowane – przelewy zostaną wysłane i będą oczekiwały na akceptację po stronie banku.
W preliminarzu płatności jeżeli wybrany zostanie rejestr, który obsługuje wymianę danych poprzez usługę sieciową wśród kolumn na liście dostępne są kolumny: Data wysłania WebService, Komunikat WebService, Data komunikatu WebService.
W kolumnach tych zapisywane są informacje przy eksporcie do usługi sieciowej oraz każdorazowym sprawdzeniu stanu przelewów w banku.
Jest również możliwość sprawdzenia aktualnego statusu przelewów w banku. Opcja Aktualizuj stany przelewów sprawdza stan przelewów w banku oraz aktualizuje informacje na liście w preliminarzu płatności oraz na formularzu zdarzenia.
Import za pomocą usługi sieciowej
W systemie jest również dostępny import przelewów za pomocą usługi sieciowej. Jest możliwość importu wyciągów bankowych bądź historii operacji, jeżeli za dany okres nie jest jeszcze dostępny wyciąg bankowy.
Zalecamy aby okres raportów kasowych/bankowych w systemie Comarch ERP Optima był taki sam jak okres raportów w systemie bankowym.
Jeżeli okres raportu się nie pokrywa to przy imporcie pojawi się odpowiedni komunikat wraz z pytaniem czy wykonać import historii operacji.
Jeżeli wykonany został import historii operacji i następnie potem wykonywany jest ponowny import historii bądź import wyciągu wtedy importowane są tylko te przelewy, które nie zostały jeszcze zaimportowane. Duplikaty są odrzucane.
Duplikaty sprawdzane są wg następujących kryteriów:
Data księgowania,
Numer rachunku kontrahenta,
Kwota,
Opis przelewu.
Podczas importu sprawdzany jest stan początkowy raportu i porównywany ze stanem początkowym wyciągu bankowego. Jeżeli stany będą niezgodne w logu pokaże się odpowiednie ostrzeżenie. Po zakończeniu importu aktualizowany jest stan końcowy raportu i porównywany ze stanem końcowym w wyciągu. W przypadku braku zgodności również pokazywane jest odpowiednie ostrzeżenie.
Na liście raportów kasowych/bankowych dla rejestru, który obsługuje import przelewów poprzez usługę sieciową, wśród kolumn (ukrytych) na liście jest kolumna [Wyciąg z banku], w której zapisywana jest informacja, czy wyciąg bankowy został pobrany.
Eksport i import przelewów za pomocą usługi sieciowej - najczęściej zadawane pytania
Co należy ustawić w programie Comarch ERP Optima, aby móc skorzystać z Eksport i import przelewów za pomocą usługi sieciowej?
Odpowiedź: Na formularzu banku (Ogólne/Inne/Banki) w polach Format eksportu dla przelewów zwykłych oraz [Format importu wyciągów bankowych] (druga zakładka) należy wskazać format obsługujący wymianę za pomocą usługi sieciowej (ING WebService (standardowy)). Następnie na 3 zakładce [Ustawienia usługi sieciowej] Użytkownik wprowadza ustawienia dotyczące przelewów walutowych oraz podpina certyfikat do komunikacji otrzymany z banku.
Jakie warunki powinny spełniać certyfikaty wykorzystywane podczas wysyłki aby odbyła się ona prawidłowo?
Odpowiedź: Certyfikat komunikacyjny i autoryzacyjny powinny znajdować się w sekcji osobiste, mieć aktualną datę ważności oraz posiadać informację o obsługujących je kluczach prywatnych. Ponadto w przypadku certyfikatu autoryzacyjnego należy poprawnie zainstalować sterowniki urządzenia obsługującego certyfikat po stronie systemu operacyjnego.
Jeśli bank wymaga dodatkowych certyfikatów należy upewnić się czy znajdują się one we właściwych magazynach certyfikatów oraz czy posiadają aktualną datę ważności.
Funkcjonalność Comarch ERP Optima umożliwiająca składanie deklaracji elektronicznych opiera się na modelu,
w którym w pierwszym etapie tworzony jest plik XML zgodny ze schematem XSD opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Następnie tak wygenerowany plik Użytkownik podpisuje podpisem elektronicznym
i przesyła na serwer Ministerstwa Finansów.
W programie Comarch ERP Optima jest możliwy eksport do systemu e-Deklaracje:
deklaracji VAT-9M wraz z załącznikami: ORD-ZU
deklaracji VAT-UE
deklaracji VIU-DO
deklaracji rocznej PIT-28 wraz z załącznikami: PIT-28/B, PIT/O, PIT/D, PIT-2K, PIT/WZR, ORD-ZU
deklaracji rocznej PIT-36 wraz z załącznikami: PIT/B, PIT/O, PIT/D, PIT-2K, PIT/ZG, PIT/Z, PIT/BR, PIT/IP, PIT/PM, PIT/MIT, PIT/WZ, ORD-ZU
deklaracji rocznej PIT-36L wraz z załącznikami: PIT/B, PIT/ZG, PIT/Z, PIT/BR, PIT/O, PIT/IP, PIT/PM, PIT/MIT, PIT/WZ, ORD-ZU
deklaracji rocznej PIT-37 wraz z załącznikami: PIT/O, PIT/D, PIT-2K, ORD-ZU
deklaracji rocznej CIT-8 wraz z załącznikami: CIT-8/O, CIT-D, CIT-ST, CIT-ST/A, CIT-BR, CIT/IP, CIT/PM, CIT/MIT, CIT/WZ,ORD-ZU, CIT/8S
deklaracji rocznych PIT-11 wraz z załącznikiem PIT-R, IFT-1R, PIT-8C
deklaracji rocznych PIT-4R, PIT-8AR
oraz ich korekt.
Uwaga
W związku z likwidacją deklaracji VAT-7 i VAT-7K (od października 2020 r.), VAT-27 (od listopada 2019 r.) oraz VAT-7D (od stycznia 2017 r.), Użytkownik nadal ma możliwość wyliczenia oraz eksportu do systemu e-Deklaracji korekt deklaracji VAT-7, VAT-7K, VAT-27 i VAT-7D wraz z załącznikami za okres rozliczeniowy zgodnie z wzorem i datą ich obowiązywania.
Uwaga
W związku z likwidacją od stycznia 2018 r. deklaracji PIT-40, Użytkownik nadal ma możliwość wyliczenia oraz eksportu do systemu e-Deklaracji korekt deklaracji PIT-40 wraz z załącznikiem PIT-R za okres rozliczeniowy wcześniejszy niż styczeń 2017 r.
Aby wysłać e-Deklarację z programu Comarch ERP Optima należy:
Dysponować podpisem elektronicznym.
Uwaga
Podczas wysyłania e-Deklaracji w imieniu innego podatnika (płatnika) należy posiadać podpis z ważnym upoważnieniem. Wymagane jest zatem wcześniejsze złożenie, we właściwym urzędzie skarbowym w formie papierowej formularza UPL-1 (pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej).
Uwaga
W przypadku podatników będących osobami fizycznymi, deklaracje można również składać elektronicznie bez konieczności stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Podpis niekwalifikowany może być wykorzystywany przy następujących formularzach dokumentów: VAT-7, VAT‑7K, VAT-9M,VAT-27, VAT-UE, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-28, PIT‑11, PIT-8C, IFT-1R, PIT-4R, PIT-8AR.
Wskazać katalog przechowywania plików xml.
W menu Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ e-Deklaracje w polu: „Katalog przechowywania plików wymiany:” należy wskazać katalog, w którym mają być zapisane pliki xml. Podczas wysyłania e-Deklaracji tworzony jest katalog o nazwie takiej jak nazwa bazy danych, a następnie podkatalog o nazwie RokMiesiąc deklaracji i w nim są umieszczane pliki z deklaracją oraz odebrane UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).
Uwaga
Jeżeli informacja o katalogu nie była uzupełniona w Konfiguracji stanowiska, od wersji 2021.4.1 katalog przechowywania plików wymiany uzupełnia się automatycznie. W przypadku e-Deklaracji tworzona jest ścieżka %ProgramData%\Comarch ERP Optima\Deklaracje
Sprawdzić adres usługi Web Service e-Deklaracje.
Adres usługi serwisu jest zapisany z poziomu Start/Konfiguracja/ Program /Ogólne/ e-Deklaracje / JPK/ CUK, powinien być: https://bramka.e-deklaracje.mf.gov.pl/
Uzupełnić listę Urzędów Skarbowych wraz z kodami urzędów.
Uzupełnić indywidualny rachunek podatkowy firmy i/lub właściciela
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Deklaracje należy uzupełnić indywidualny rachunek podatkowy firmy, który dotyczy deklaracji: CIT-8, VAT-7, JPK_V7, VAT-8, VAT-9M i CUK-1. Na formularzu danych kadrowych uzupełnia się indywidualny rachunek podatkowy właściciela, który dotyczy deklaracji: PIT-36, PIT-36L i PIT-28.
Poprawnie wypełnić wymagane dane adresowe i identyfikacyjne oraz wyliczyć i zablokować deklarację.
Obowiązkowe jest uzupełnienie poniższych pól:
dane i adres podatnika (Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ PIT-28; PIT-36, PIT-36L; PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA; VAT, AKC-WW, CUK):
Jeśli podatnikiem jest osoba fizyczna:
Numer NIP podatnika
Pierwsze imię oraz nazwisko podatnika
Data urodzenia
Adres podatnika, pola: Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta (dane adresowe są wymagane tylko dla deklaracji wyliczanych na formularzach starszych niż VAT-7(14), VAT-7D(5), VAT-7K(8)).
Jeżeli podatnikiem jest osoba prawna:
Numer NIP podatnika
REGON (z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy)
Pełna nazwa
Adres siedziby: Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta (dane adresowe są wymagane tylko dla deklaracji wyliczanych na formularzach starszych niż VAT-7(14), VAT-7D(5), VAT-7K(8)).
urzędy skarbowe z wypełnionymi kodami (z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Deklaracje)
Ponadto w przypadku:Deklaracji VAT-7:
Jeżeli wysyłana jest korekta deklaracji – na zakładce ORD-ZU można uzupełnić uzasadnienie przyczyny złożenia korekty
Uwaga
Od wersji 2016.1.1 Comarch ERP Optima na korektach deklaracji składanych od 01.01.2016 wyłączono konieczność składania załącznika ORD-ZU, jego uzupełnienie nie jest już konieczne do zatwierdzenia deklaracji i wysłania jej drogą elektroniczną
Jeżeli wysyłane jest zawiadomienie o skorygowaniu podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego – informacja o załączniku VAT-ZD zaznacza się automatycznie na podstawie wcześniej przygotowanego zawiadomienia VAT-ZD
Deklaracji PIT-11, PIT-8C:
Na formularzu danych kadrowych pracownika:
PESEL, Data urodzenia
Pełne dane adresowe pracownika (Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy , Poczta)
Urząd skarbowy pracownika (z wypełnionym kodem urzędu)
Jeżeli wysyłana jest korekta deklaracji – na zakładce ORD-ZU należy uzupełnić przyczynę złożenia korekty
Deklaracji IFT-1R/IFT-1:
Na formularzu danych kadrowych:
NIP - numer NIP można wpisać na formularzu danych kadrowych na zakładce 1 Ogólne. Inny identyfikator można wpisać na zakładce 2 ident. /Podatki po wcześniejszym zaznaczeniu parametru Ograniczony obowiązek podatkowy (nierezydent) w sekcji Rodzaj numeru indentyfikacyjnego. Inny identyfikator można wpisać również bezpośrednio na formularzu deklaracji IFT
Miejscowość
Kod kraju
Miejsce urodzenia
Jeżeli wysyłana jest korekta deklaracji – na zakładce ORD-ZU należy uzupełnić przyczynę złożenia korekty
Uwaga
Od wersji 2015.0.1 Comarch ERP Optima konieczne jest przed naliczeniem deklaracji uzupełnienie pola Kod kraju w adresach tych pracowników, dla których będą liczone deklaracje IFT-1/IFT-1R i wysyłane elektronicznie do systemu e-Deklaracje.
Uwaga
W przypadku pracowników, którzy mają kilka zapisów historycznych związanych z aktualizacją danych – po zaznaczeniu pracownika na liście w Kadrach należy kliknąć w menu górnym w ikonę ‘Zapisy historyczne’, otworzyć/wyedytować zapis/formularz aktualny na koniec roku za który generowana jest deklaracja i uzupełnić wymagane dane a następnie ponownie przeliczyć deklarację.
Uwaga
Numer NIP nie jest już obowiązkowym identyfikatorem w przypadku pracowników. Na formularzu pracownika na zakładce ‘Nr ident./podatki’ został dodany parametr NIP zamiast PESEL na deklaracji PIT (domyślnie nie zaznaczony) – co oznacza, że program wykazuje obecnie na deklaracji numer PESEL, jeżeli jednak (w przypadku osób prowadzących działalność) na deklaracji powinien się pojawić numer NIP – należy ten parametr zaznaczyć.
Uwaga
Na deklaracji może być wykazany adres zamieszkania lub adres zameldowania danego pracownika. Odpowiada za to parametr na formularzu pracownika na zakładce ‘Nr ident./podatki’ Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT – zaznaczenie parametru powoduje wstawienie na deklaracjach PIT adresu zamieszkania pracownika. W przeciwnym przypadku (domyślne ustawienie) na deklaracjach pojawia się adres zameldowania.
Deklaracji PIT-36, PIT-36L:
Na formularzu danych kadrowych właściciela/wspólnika
NIP
Data urodzenia
Adres zamieszkania podatnika: Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy (dane adresowe wymagane są tylko dla PIT-36)
Indywidualny rachunek podatkowy
Pola liczbowe powiązane z opisem wymagają łącznego uzupełnienia, aby deklaracja została wysłana do systemu e-Deklaracje (np. Straty z lat ubiegłych – uwzględniając kwotę straty na PIT-36/PIT-36L należy uzupełnić również jej źródło).
Jeżeli wysyłana jest korekta deklaracji – na zakładce ORD-ZU można uzupełnić przyczyny złożenia korekty (załącznik ORD-ZU jest wymagany dla rodzaju korekty: korekta zeznania składana w toku postępowania podatkowego w sprawie unikania opodatkowania, o której mowa w art. 81b § 1a Ordynacji podatkowej).
Jeżeli jest składany załącznik PIT/B, gdzie podatnik posiada udział w spółce – należy uzupełnić: Nazwa spółki, Udział (w %) oraz NIP
W przypadku rozliczenia PIT-36 wspólnie z małżonkiem istnieje możliwość wskazania na formularzu właściciela (podatnika) Współwłaściciela – wówczas dane małżonka podstawią się automatycznie na deklaracji PIT-36. Wymagane dane to:
NIP/ PESEL małżonka
Imię i nazwisko małżonka
Data urodzeniaAdres zamieszkania małżonka nie jest wymagany, jeśli taki sam jak w części B.1. dotyczącej podatnika. W innym przypadku należy uzupełnić: Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy.
Deklaracji PIT-37:
Dane podatnika oraz małżonka w przypadku wspólnego rozliczenia na PIT-37:
NIP/ PESEL
Imię i nazwisko
Data urodzenia
Adres zamieszkania: Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy. Adres zamieszkania małżonka nie jest wymagany, jeśli taki sam jak w części B.1. dotyczącej podatnika.
Jeżeli wysyłana jest korekta deklaracji – na zakładce ORD-ZU można uzupełnić przyczyny złożenia korekty (załącznik ORD-ZU jest wymagany dla rodzaju korekty: korekta zeznania składana w toku postępowania podatkowego w sprawie unikania opodatkowania, o której mowa w art. 81b § 1a Ordynacji podatkowej).
Uwaga
Deklaracja PIT-37 dostępna jest w programie od wersji 2016.1.1, jeżeli w Konfiguracji/ Firma/ Dane firmy/ Deklaracje zaznaczono parametr PIT-37 oraz pobrano moduł Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus lub Księga Podatkowa. Typ deklaracji dostępny jest dla wszystkich rodzajów księgowości. Kwoty na deklaracji PIT-37 Użytkownik powinien uzupełnić ręcznie, nie są one pobierane z żadnego miejsca w programie. Dla deklaracji PIT-37 nie są generowane płatności w Preliminarzu płatności.
Deklaracji PIT-28:
Na formularzu danych kadrowych właściciela/wspólnika
NIP
Data urodzenia
Adres zamieszkania podatnika: Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy
Indywidualny rachunek podatkowy
Jeżeli wysyłana jest korekta deklaracji – na zakładce ORD-ZU można uzupełnić przyczyny złożenia korekty (załącznik ORD-ZU jest wymagany dla rodzaju korekty: korekta zeznania składana w toku postępowania podatkowego w sprawie unikania opodatkowania, o której mowa w art. 81b § 1a Ordynacji podatkowej).
W przypadku PIT-28/B wymaganymi polami są: Nazwa pełna spółki oraz Identyfikator podatkowy NIP spółki
Od wersji 2016.0.1 Comarch ERP Optima udostępniono możliwość walidacji poprawności wysyłanych e-Deklaracji. Działanie funkcji zależne jest od parametru dostępnego w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ e‑Deklaracje / JPK/ CUKSprawdzaj poprawność e-Deklaracji przed wysłaniem (domyślnie zaznaczony).
Podczas wysyłki deklaracji drogą elektroniczną następuje porównanie wysyłanego dokumentu ze schematem dokumentu elektronicznego, który udostępnia Ministerstwo Finansów. Weryfikacja odbywa się po kliknięciu na ikonę Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje. Deklaracja zweryfikowana jako niezgodna ze schematem nie będzie wysłana. Weryfikowana jest kompletność zarówno danych automatycznie pobieranych na deklarację (np. danych adresowych firmy bądź właściciela/pracownika), jak i wprowadzanych bezpośrednio na formularzu deklaracji.
2 Eksport e-Deklaracji
Do systemu e-Deklaracji można wysłać deklaracje, które zostały wcześniej zablokowane przed zmianami i widnieją na liście w kolorze czarnym (w tym celu należy otworzyć formularz deklaracji i zaznaczyć ‘Zablokuj deklarację przed zmianami’ (nie dotyczy deklaracji VIU-DO)). Aby wysłać zatwierdzoną deklarację należy kliknąć na ikonę Wyślij deklarację do systemu
e-Deklaracje .
Deklaracja VIU-DO do czasu wysyłki jest widoczna na czarno, odmiennie niż inne deklaracje. Deklaracja VIU-DO nie ma statusu bufor/zatwierdzona. Wysyłka do systemu następuje z listy deklaracji VIU-DO.
Uwaga
W przypadku deklaracji VAT-7, VAT-7K, VAT-27, VAT-9M, VAT-8, VAT-UE, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-28, PIT-11, PIT-8C, IFT-1R, PIT-4R, PIT-8AR Użytkownik może dokonać wyboru z menu przy ikonie jednego z następujących rodzajów podpisu
Po wciśnięciu ikony pojawia się log z przebiegu eksportu, który kolejno będzie wskazywał jakie czynności są wykonywane:
Przygotowanie deklaracji
Walidacja e-Deklaracji (porównanie wysyłanej deklaracji ze schematem dokumentu elektronicznego, który udostępnia Ministerstwo Finansów. Podczas pierwszej wysyłki deklaracji po każdorazowym uruchomieniu programu następuje sprawdzenie i pobranie aktualizacji schem e-Deklaracji z serwera COMARCH)
Uwaga
Jeżeli weryfikacja nie powiedzie się z powodu błędów istniejących na deklaracji należy: odblokować deklarację, uzupełnić/poprawić dane, a następnie przeliczyć i wyeksportować ją ponownie.
Podpisanie deklaracji - w przypadku podpisu kwalifikowanego pojawi się okno z listą dostępnych i jednocześnie ważnych certyfikatów (certyfikat musi być zarejestrowany w systemie, aby pojawił się w oknie wyboru), następnie pojawi się okno komponentu do podpisywania, w którym będzie należało podać PIN
Wysłanie deklaracji
Odebranie statusu deklaracji – zwykle będzie to komunikat „Dokument w trakcie przetwarzania, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu”
Po poprawnym zakończeniu eksportu, w logu z przebiegu eksportu będą następujące informacje:
Rys.1 Log z przebiegu operacji – wysyłanie deklaracji
Na liście deklaracji, w kolumnie e-Deklaracje, pojawi się status „Wysłano/Nie odebrano UPO”, a w kolumnie Data wysłania pojawi się data wysłania deklaracji.
Na formularzu deklaracji dostępna jest zakładka e-Deklaracje, w której znajdują się szczegółowe informacje (do odczytu) o statusie deklaracji, dacie i godzinie wysłania/odebrania oraz dane osoby, która te zmiany wykonała.
Uwaga
Jeżeli podczas wysyłki najnowszych wersji formularzy deklaracji do systemu e‑Deklaracje pojawi się podczas weryfikacji komunikat o treści: Nie udało się zwalidować e-deklaracji z powodu błędów. Brak schematu dokumentu elektronicznego na stronach e-PUAP. Poprawność deklaracji zostanie sprawdzona podczas odbioru UPO. [-2146232832], to świadczyć o przejściowych problemach z dostępem do serwera e-Deklaracji. Należy w takim wypadku wstrzymać się z wysyłką deklaracji i ponowić próbę za jakiś czas. Jeżeli Użytkownik zdecyduje się na wysyłkę, powinien od razu spróbować pobrać UPO, aby mieć pewność poprawności wysłanej deklaracji.
Uwaga
W sytuacji, gdy weryfikacja e-Deklaracji nie nastąpi podczas wysyłki, wówczas po wysłaniu deklaracji należy odebrać UPO. Jeżeli serwer Ministerstwa Finansów podczas odbierania UPO zgłosi błąd w deklaracji, wówczas można cofnąć deklarację do bufora (prawy przycisk myszy ‑ „Odblokuj deklarację”) i po wprowadzeniu zmian ponowne ją wysłać.
Uwaga
Od wersji 2015.1.1 dostępny jest mechanizm automatycznego pobierania aktualizacji umożliwiających wysyłanie deklaracji drogą elektroniczną w przypadku, gdy w czasie udostępnienia wersji nie był znany schemat dokumentu elektronicznego. Przy pierwszej wysyłce w danej sesji pracy następuje łączenie się z serwerem Comarch i sprawdzanie, czy aktualizacja jest dostępna. Jeżeli tak, zostanie ona pobrana. Funkcja jest dostępna tylko dla programów na gwarancji.
Uwaga
W związku ze zmianą na serwerze Ministerstwa Finansów stosowanego do uwierzytelniania protokołu TLS (Transport Layer Security) do wersji 1.2, od wersji 2017.2.1 umożliwiono obsługę tego protokołu podczas wysyłki deklaracji drogą elektroniczną z programu Comarch ERP Optima. Wiąże się to z koniecznością zainstalowania na stanowisku komponentu .NET Framework w wersji co najmniej 4.5.
Deklaracja PIT-36
Naciśnięcie ikony Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje, aktywnej na zatwierdzonym formularzu PIT‑36, rozpoczyna eksport deklaracji do systemu e-Deklaracje.
Uwaga
Do systemu e-Deklaracje można wysłać deklarację PIT-36 wraz z załącznikami: PIT/B, PIT/O, PIT/D, PIT-2K, PIT/ZG, PIT/Z, PIT/BR, PIT/IP, PIT/PM, PIT/MIT, PIT/WZ, ORD‑ZU. Nie są przesyłane pozostałe załączniki wymienione w sekcji „Informacje o załącznikach”. Jeżeli istnieje potrzeba wypełnienia któregoś z tych załączników należy złożyć deklarację poprzez stronę systemu e‑Deklaracje lub w formie papierowej.
Uwaga
Od wersji 2018.6.1 Comarch ERP Optima udostępniono możliwość seryjnego naliczania/zatwierdzania uproszczonych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych PIT-36.
W zależności jaki typ zaliczki zostanie wybrany dla podatnika na liście zaliczek PIT-36 (menu spod ikony plusa), w programie wyliczone zostaną zaliczki uproszczone bądź zwykłe i obowiązywać będą do końca roku kalendarzowego.
Od wersji 2020.5.1, w ramach tzw. tarczy antykryzysowej związanej z pandemią COVID-19, w okresie od marca 2020 umożliwiono rezygnację ze stosowania zaliczek uproszczonych w trakcie roku podatkowego. Podatnik pomimo wyboru formy uproszczonej ma możliwość naliczenia zaliczek zwykłych (wg zasad ogólnych).
Deklaracja PIT-36L
Naciśnięcie ikony Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje, aktywnej na zatwierdzonym formularzu
PIT-36L, rozpoczyna eksport deklaracji do systemu e-Deklaracje.
Uwaga
Do systemu e-Deklaracje można wysłać deklarację PIT-36L wraz z załącznikami: PIT/B, PIT/ZG, PIT/Z, PIT/BR, PIT/O, PIT/IP, PIT/PM, PIT/MIT, PIT/WZ, ORD-ZU. Nie są przesyłane pozostałe załączniki wymienione w sekcji „Informacje o załącznikach”. Jeżeli istnieje potrzeba wypełnienia któregoś z tych załączników należy złożyć deklarację poprzez stronę systemu e‑Deklaracje lub w formie papierowej.
Uwaga
Od wersji 2018.6.1 Comarch ERP Optima udostępniono możliwość seryjnego naliczania/zatwierdzania uproszczonych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych PIT-36L.
W zależności jaki typ zaliczki zostanie wybrany dla podatnika na liście zaliczek PIT-36L (menu spod ikony plusa), w programie wyliczone zostaną zaliczki uproszczone bądź zwykłe i obowiązywać będą do końca roku kalendarzowego.
Od wersji 2020.5.1, w ramach tzw. tarczy antykryzysowej związanej z pandemią COVID-19, w okresie od marca 2020 umożliwiono rezygnację ze stosowania zaliczek uproszczonych w trakcie roku podatkowego. Podatnik pomimo wyboru formy uproszczonej ma możliwość naliczenia zaliczek zwykłych (podatek liniowy).
Deklaracja PIT-37
Naciśnięcie ikony Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje, aktywnej na zatwierdzonym formularzu PIT-37, rozpoczyna eksport deklaracji do systemu e-Deklaracje.
Uwaga
Do systemu e-Deklaracje można wysłać deklarację PIT-37 wraz z załącznikami: PIT/O, PIT/D, PIT-2K, ORD-ZU. Jeżeli istnieje potrzeba wypełnienia Certyfikatu rezydencji należy złożyć deklarację poprzez stronę systemu e‑Deklaracje lub w formie papierowej.
Deklaracja PIT-28
Naciśnięcie ikony Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje, aktywnej na zatwierdzonym formularzu PIT‑28, rozpoczyna eksport deklaracji do systemu e-Deklaracje.
Uwaga
Do systemu e-Deklaracje można wysłać deklarację PIT-28 wraz z załącznikami: PIT-28/B, PIT/O, PIT/D, PIT-2K, PIT/WZR, ORD-ZU.
Deklaracja CIT-8
Naciśnięcie ikony Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje, aktywnej na zatwierdzonym formularzu
CIT-8, rozpoczyna eksport deklaracji do systemu e-Deklaracje.
Uwaga
Do systemu e-Deklaracje można wysłać deklarację CIT-8 wraz z załącznikami
CIT-8/O, CIT-D, CIT-ST, CIT-ST/A, CIT-BR, CIT/IP, CIT/PM, CIT/MIT, CIT/WZ, CIT/8S,ORD-ZU. Jeżeli istnieje potrzeba dołączenia innych załączników należy przesłać deklarację ze strony systemu e‑Deklaracje.
Uwaga
Od wersji 2018.1.1 Comarch ERP Optima udostępniono możliwość seryjnego naliczania/zatwierdzania uproszczonych zaliczek na podatek dochodowy od osób prawnych CIT-8.
W zależności czy na formularzu okresu obrachunkowego w Konfiguracji/ Firma/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe zaznaczony zostanie parametr Zaliczki uproszczone na CIT, w programie wyliczone zostaną zaliczki uproszczone bądź zwykłe.
Od wersji 2020.5.1, w ramach tzw. tarczy antykryzysowej związanej z pandemią COVID-19, w okresie od marca 2020 umożliwiono rezygnację ze stosowania zaliczek uproszczonych w trakcie roku podatkowego. Podatnik pomimo wyboru formy uproszczonej ma możliwość naliczenia zaliczek zwykłych.
Deklaracja PIT-4R
Naciśnięcie ikony Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje, aktywnej na zablokowanym formularzu
PIT-4R, rozpoczyna eksport deklaracji do systemu e-Deklaracje.
Uwaga
Od 2007 roku Płatnik nie składa deklaracji PIT -4, ale zobowiązany jest do comiesięcznej wpłaty zaliczki na podatek dochodowy. W celu ustalenia kwoty zaliczki podatku do odprowadzenia do Urzędu Skarbowego należy naliczać co miesiąc deklarację PIT-4 (wersja 18). Na podstawie tych miesięcznych zaliczek można przygotować deklarację roczną PIT -4R.
Deklaracja PIT-8AR
Z poziomu Płace i Kadry / Podatek na PIT-8AR dostępna jest ‘Lista podatku na PIT-8AR’ z naliczonymi zaliczkami za każdy miesiąc, na podstawie których można przygotować deklarację roczną PIT-8AR (wybierając z menu dostępnych opcji przy przycisku ‘plusa’). Naciśnięcie przycisku Wyślij deklarację do systemu e‑Deklaracje, aktywnego na zablokowanym formularzu PIT-8AR, rozpoczyna eksport deklaracji do systemu e‑Deklaracje.
Seryjne e-Deklaracje PIT-11/PIT-8C/ IFT-1/IFT-R
Z poziomu Płace i Kadry / Deklaracje PIT pracowników otwiera się okno z listą pracowników, dla których obliczono PIT. Domyślnie wyświetlana jest lista deklaracji PIT-11, z możliwością zmiany w filtrze (pole Lista deklaracji) na PIT-8C/IFT-1R/IFT-1. Zaznaczenie pracowników i naciśnięcie przycisku powoduje seryjne zablokowanie deklaracji, niezbędne w celu wysłania deklaracji. Zaznaczając pracowników, dla których deklaracje mają być wysłane i naciśnięcie przycisku Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje (dla zablokowanych formularzy), rozpoczyna eksport deklaracji.
Uwaga
W zależności od ustawień komponentu do obsługi podpisu elektronicznego program poprosi o podanie PIN’u tylko raz i podpisze wszystkie deklaracje lub będzie prosił o podanie PIN’u dla każdej deklaracji osobno. Komponent UNIZETO domyślnie wymaga wybrania certyfikatu i podpisania PIN’u tylko jeden raz w danej sesji. Komponent KiR’u i Sigillum wymaga ustawienia opcji „Trwały PIN” i podania np. na jaki czas ma być zapamiętany PIN.
Uwaga
W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym (iComarch24) program zapyta o certyfikat i poprosi o potwierdzenie każdej kolejnej wysyłanej deklaracji (ze względu na bezpieczeństwo – każda eksportowane deklaracja jest przesyłana jako plik xml zarówno na komputer Użytkownika, jak i na serwer Ministerstwa Finansów).
Uwaga
Możliwość ponownego przesłania deklaracji, do której już odebrano UPO dostępne jest tylko z formularza konkretnej deklaracji. Wysyłka e‑Deklaracji jest wykonywana tylko dla tych deklaracji, które są zablokowane. Nie można wyeksportować deklaracji ze statusem „Wysłano/Nie odebrano UPO”.
W przypadku deklaracji PIT, CIT oraz VAT posiadających status „Wysłano/obebrano UPO” - przed powtórną ich wysyłką Użytkownik otrzyma komunikat “Deklaracja została już wysłana i zostało odebrane Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Ponowna wysyłka spowoduje rozbieżność między nr referencyjnym na deklaracji a wydrukiem UPO. Czy chcesz kontynuować?” z możliwością wyboru: TAK/NIE.
Deklaracja VIU-DO
Z poziomu Rejestry VAT/ Inne/ Deklaracje VIU-DO otwiera się okno Lista deklaracji VIU-DO. Dodanie deklaracji jest możliwe za pomocą plusa. Następnie pojawia się okno z wyborem odpowiedniego okresu, za który sporządzana jest deklaracja. Naciśnięcie w przycisk „Utwórz deklarację” powoduje wygenerowanie deklaracji VIU-DO. Deklaracje VIU-DO można edytować. Prawidłowym urzędem skarbowym dla deklaracji VIU-DO jest Drugi Urząd Warszawa-Śródmieście, powinien być uzupełniony w Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Deklaracje.
Po naciśnięciu przycisku „Zapisz”, deklaracja za dany okres pojawia się na Liście deklaracji VIU-DO.
Rys 2. Lista deklaracji VIU-DO – status obliczona
Po zaznaczeniu odpowiedniego wiersza z obliczoną deklaracją VIU-DO istnieje możliwość jej wysyłki deklaracji do systemu e-Deklaracje. Naciśnięcie ikony Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje, rozpoczyna eksport. deklaracji.
Wysyłka możliwa jest tylko przy użyciu podpisu kwalifikowanego.
3 Odbieranie UPO
Po wysłaniu deklaracji należy odebrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). UPO powinno być dostępne do odbioru do 24 godzin od wysłania.
W celu odebrania UPO dla deklaracji CIT-8, VAT-7, VAT-7K, VAT-27, VAT-9M, VAT-8, VAT-UE, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-28, PIT-8C, IFT-1R, PIT-4R, PIT-8AR, należy otworzyć formularz deklaracji za pomocą ikony Pobierz UPO i zainicjować pobranie UPO. Poprawne pobranie UPO zakończy się komunikatem:
Rys 2. Log z przebiegu operacji – pobieranie UPO
Urzędowe Poświadczenie Odbioru można wydrukować z poziomu formularza deklaracji.
Dla deklaracji VIU-DO, PIT-11, IFT1-R i PIT-8C odebranie UPO jest możliwe z listy deklaracji. Po zaznaczeniu/podświetleniu wybranej deklaracji o statusie zamknięta, mającej w kolumnie e-Deklaracje „Wysłano/nie odebrano UPO” należy za pomocą ikony Pobierz UPO zainicjować pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
Rys 4. Lista deklaracji VIU-DO odebranie UPO
4 Korekta deklaracji
W przypadku konieczności złożenia korekty deklaracji należy dodać nowy formularz deklaracji i zaznaczyć na nim cel złożenia – korekta, bądź dla wskazanego okresu uruchomić ikonę Korekta deklaracji . Kolejnym krokiem jest jej przeliczenie (przycisk Przelicz ) wraz z możliwością wypełnienia zakładki ORD-ZU. Stanowi ona załącznik z uzasadnieniem przyczyny korekty. Na korektach deklaracji składanych od 01.01.2016wyłączono koniecznośćuzupełniania załącznika ORD-ZU. Podczas wykonywania korekt wybranych deklaracji, zakładka ORD-ZU jest widoczna, ale jej uzupełnienie nie jest już konieczne do zatwierdzenia deklaracji i wysłania jej drogą elektroniczną.
Mechanizm wysyłki i odbierania UPO jest identyczny jak przy składaniu deklaracji pierwotnej. Z poziomu formularza deklaracji można wydrukować samą deklarację, jak również formularz UPO czy pozostałe załączniki, tj. ORD-ZU, VAT-ZZ czy VAT-ZT.
Uwaga
Korektę deklaracji można naliczyć i zapisać w sytuacji, gdy deklaracja korygowana zostanie wcześniej zablokowana przed zmianami (na liście nie może ona widnieć w kolorze zielonym).
Uwaga
Zanim zostanie wysłana korekta danej deklaracji należy wcześniej odebrać UPO do deklaracji pierwotnej (czyli upewnić się, że pierwotna deklaracja została złożona poprawnie).
Uwaga
Korekty wybranych deklaracji, tj. VAT-UE czy PIT-37 można wyliczyć wyłącznie za pomocą ikony Korekta deklaracji .
Uwaga
Uwaga: Deklaracja VIU-DO nie posiada korekty. Jeśli po wysłaniu deklaracji występuje potrzeba zmian wartości na niej uwzględnionych należy to zrobić na deklaracji za kolejny kwartał w części dotyczącej korekt.
5 Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe ‑ eksport e-Deklaracji oraz import UPO
W module Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe istnieje możliwość eksportu e-Deklaracji oraz importu Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Funkcja ta usprawnia pracę doradców podatkowych oraz biur rachunkowych poprzez umożliwienie seryjnego wykonywania wspomnianych wcześniej operacji dla wybranych baz firmowych.
Obecnie można dokonać eksportu następujących deklaracji: VAT-7, VAT-7K, VAT-UE, VAT-9M, VAT-8,VAT‑27, PIT-36, PIT-36L, PIT-28, CIT-8, PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11.
Funkcja widoczna jest na liście operacji seryjnych w menu pod nazwą e-Deklaracje / Wyślij JPK i składa się z dwóch pozycji: Wyślij deklaracje, Odbierz UPO. W gałęzi tej dostępne są również opcje związane z seryjną wysyłką plików JPK_VAT/ JPK_V7: Wyślij JPK_VAT oraz Odbierz UPO dla JPK_VAT, więcej informacji opisane zostało w biuletynie OPT088 – Pliki JPK_V7 – przygotowanie dokumentów i generacja plików.
Rys 3. Widok funkcji w dostępnym menu e-Deklaracje / JPK
Po wyborze funkcji Wyślij deklaracje pojawi się okno dialogowe zawierające rozwijalną listę, za pomocą której Użytkownik ma możliwość dokonania szybkiego wyboru rodzaju deklaracji, którą chce wysłać.
Rys 4. Okno dialogowe z rozwijalną listą deklaracji, podczas wywoływania funkcji „Wyślij deklaracje”
Po wybraniu rodzaju deklaracji pojawi się okno z wyborem certyfikatu i podaniem PIN’u. W zależności od ustawień komponentu do obsługi podpisu elektronicznego program poprosi o podanie PIN’u tylko raz i podpisze wszystkie deklaracje lub będzie prosił o podanie PIN’u dla każdej deklaracji osobno. Komponent UNIZETO domyślnie wymaga wybrania certyfikatu i podpisania PIN’u tylko jeden raz w danej sesji. Komponent KiR’u i Sigillum wymaga ustawienia opcji „Trwały PIN” i podania np. na jaki czas ma być zapamiętany PIN. Po podpisaniu deklaracji następuje jej wysłanie do systemu e-Deklaracje. Jeżeli Użytkownik dokonał eksportu wybranych deklaracji np. VAT-8 lub VAT-UE, wówczas w bazie danych klienta wyświetlana jest informacja o wysyłce elektronicznej, która znajduje się w atrybucie „Deklaracja VAT-8” lub „Deklaracja VAT-UE”, w zależności od tego jaki rodzaj deklaracji został wysłany.
Uwaga
Należy pamiętać, aby wysyłane deklaracje zostały wcześniej zatwierdzone. W przeciwnym razie program nie pozwoli na ich wyeksportowanie i pojawi się odpowiedni komunikat: „W bazie [nazwa bazy] deklaracja nie została zatwierdzona. Deklaracja [formularz] nie została wysłana.” W takiej sytuacji należy zatwierdzić daną deklarację i ponownie wysłać.
Podczas seryjnej wysyłki e-Deklaracji z poziomu Biura Rachunkowego w przypadku wystąpienia nieprawidłowości wynik walidacji zwróci dla każdej z deklaracji informację o pierwszym znalezionym błędzie. Mechanizm ten różni się od tego, który istnieje z poziomu programu Comarch ERP Optima, gdzie w treści walidacji otrzymujemy pełną listę napotkanych niezgodności.
Po wysłaniu deklaracji i odebraniu UPO zablokowana jest możliwość ponownej wysyłki deklaracji z poziomu Biura Rachunkowego.
Chcąc dokonać importu Urzędowego Poświadczenia Odbioru należy wybrać z menu funkcję Odbierz UPO. Następnie, podobnie jak przy eksporcie deklaracji, pojawi się okno dialogowe z rozwijalnym menu pozwalające na wybór rodzaju deklaracji dla której Użytkownik chce dokonać importu. Po wybraniu rodzaju deklaracji rozpocznie się proces pobierania UPO. Analogicznie jak przy eksporcie deklaracji VAT-8 oraz VAT-UE, po zakończeniu operacji importu UPO pojawia się informacja o odbiorze UPO w atrybucie „Deklaracja VAT-8” lub „Deklaracja VAT-UE”.
Rys 5. Okno dialogowe z rozwijalną listą deklaracji, podczas wywoływania funkcji „Odbierz UPO”
Przy eksporcie e-Deklaracji oraz imporcie UPO w Panelu Wyników będą wyświetlane odpowiednie komunikaty informujące o przebiegu danych operacji.
Uwaga
Aby funkcja eksportu deklaracji oraz importu UPO w module Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe mogła poprawnie działać, należy pamiętać o ustawieniu odpowiednich parametrów w konfiguracji programu Comarch ERP Optima (pkt 1).
W przypadku wysłanych deklaracji, dla których pobrano Urzędowe Poświadczenie Odbioru program umożliwia
seryjny wydruk UPO.
Rys 6. Widok funkcji w dostępnym menu Wydruki
6 Najczęstsze komunikaty przy wysyłaniu e-Deklaracji
Komunikat przy wysyłaniu
Przyczyna
Błąd wysyłania e-Deklaracji: nie został nadany numer referencyjny (Połączenie podstawowe zostało zakończone: Nie można ustanowić relacji zaufania dla bezpiecznego kanału SSL/TLS.|).
Brak certyfikatu Ministerstwa Finansów “ROOT MINFIN SERVERS CA” – należy go dodać do „Zaufane główne urzędy certyfikacji” – z poziomu Windows Internet Explorer / Narzędzia / Opcje internetowe / zakładka Zawartość / Certyfikaty.
Błąd wysyłania e-Deklaracji: nie został nadany numer referencyjny (Nie można rozpoznać nazwy zdalnej: 'bramka.edeklaracje.gov.pl').
Błędny adres usługi serwisu e-Deklaracji wpisany z poziomu: Start/Konfiguracja / Program / Ogólne / e-Deklaracje - prawidłowa ścieżka to:
https://bramka.e-deklaracje.mf.gov.pl/
PIT-11
Komunikat przy wysyłaniu
Przyczyna
Deklaracja nie została wyeksportowana z powodu błędów. Nieznany błąd czasu wykonywania. wiersz = 130, kolumna = 4 (wiersz jest przesunięciem od początku bloku skryptu). Zwrócono błąd z wywołania właściwości lub metody. [-2147352567]”
Typ wypłaty będący potrąceniem w Konfiguracji / Firma / Płace / Typy wypłat ma uzupełnioną ‘Pozycję na deklaracji PIT’ – PIT-11 1a. Wynagrodzenia ze stosunku… - wówczas pojawia się na deklaracji z MINUSEM w pozycji ‘Dochód zwolniony od podatku’. Należy zmienić tą pozycję na ‘Nie dotyczy’ i przeliczyć deklarację PIT-11.
7 Najczęstsze komunikaty błędów podczas walidacji i/lub przy odbiorze UPO
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-enumeration-valid: Value '0001' is not facet-valid with respect to enumeration '[0202, 0203, 0204, 0205, 0206, 0207, 0208, 0209, 0210, 0211, 0212, 0213, 0214, 0215, 0216, 0217, 0218, 0219, 0220, 0221, 0222, 0223, 0224, 0225, 0226, 0227, 0228, 0229, 0230, 0231, 0232, 0233, 0234, 0271, 0402, (…)]'. It must be a value from the enumeration.]
Błędny kod urzędu skarbowego przypisanego do deklaracji w Konfiguracji Firmy/ Dane Firmy/ Deklaracje.
Należy poprawić Kod na karcie urzędu (Ogólne/ Inne/ Urzędy), następnie ponownie przeliczyć, zablokować i wysłać deklarację.
Nieprawidłowa wiadomość UPO. The filename, directory name, or volume label syntax in correct.
Nieprawidłowa wiadomość UPO. Nazwa pliku, nazwa katalogu lub składnia etykiety woluminu jest niepoprawna.
Próba pobrania UPO nieaktualną wersją programu Comarch ERP Optima np. 17.3
Zamknięcie programu Comarch ERP Optima - Runtime error
W przypadku seryjnego pobierania UPO, gdy brak sieci lub serwer Ministerstwa Finansów jest niedostępny.
Błąd wysyłania e-Deklaracji: nie został nadany numer referencyjny (Połączenie podstawowe zostało zakończone: Nie można ustanowić relacji zaufania dla bezpiecznego kanału SSL/TLS.|).
Brak aktualnego pełnomocnictwa/upoważnienia do podpisywania deklaracji
Jeżeli wygasł certyfikat – należy sprawdzić UPL-1 (upoważnienie do składania deklaracji) jaka jest na nim data obowiązywania.
Nie udało się zwalidować e-deklaracji z powodu błędów. Brak schematu dokumentu elektronicznego na stronach e-PUAP. Poprawność deklaracji zostanie sprawdzona podczas odbioru UPO. [-2146232832]
Błąd odbierania UPO. Informacje dodatkowe: Błąd komunikacji z serwerem e-Deklaracji:
Connector:Connection time out. HRESULT=0x800A1527 - Connector:Unspecified HTTP error. HRESULT=0x800A1518 lub
Błąd wysyłania e-Deklaracji: nie został nadany numer referencyjny (Żądanie nie powiodło się. Odpowiedź jest pusta.|)
Problem z serwerem e-Deklaracji występujący np. w okresie wzmożonej wysyłki deklaracji. Utrudnienia w dostępie do usługi systemu e-Deklaracje niezależne i niezwiązane z programem Comarch ERP Optima. Komunikaty świadczyć mogą o przejściowych problemach z dostępem do serwera e-Deklaracji. Należy w takim wypadku wstrzymać się z wysyłką deklaracji i ponowić próbę za jakiś czas. Jeżeli Użytkownik zdecyduje się na wysyłkę, powinien od razu spróbować pobrać UPO, aby mieć pewność poprawności wysłanej deklaracji.
Deklaracja VAT-7, VAT-8, VAT-9M, VAT-27:
Komunikat podczas
Przyczyna
Walidacji Comarch ERP Optima
Odbioru UPO z systemu e-Deklaracje
Nieuzupełnione pole PelnaNazwa
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type
'#AnonType_PelnaNazwa TIdentyfikatorOsobyNiefizycznej'.]
Niewypełnione pole Nazwa pełna w Konfiguracji/ Firma/ Dane Firmy/ VAT, AKC-WW, CUK.
Nieuzupełnione pole ImiePierwsze (Imię: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 30 znaków)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TImie'.]
Niewypełnione pole Imię, jeżeli podatnik jest osobą fizyczną, w Konfiguracji/ Firma/ Dane Firmy/ VAT, AKC-WW, CUK.
Nieuzupełnione pole Nazwisko (Nazwisko: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 81 znaków)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TNazwisko'.]
Niewypełnione pole Miasto i/lub Poczta w Konfiguracji/ Firma/ Dane Firmy/ VAT, AKC-WW, CUK.
Nieuzupełnione pole DataUrodzenia (Data: wartość musi być większa lub równa: 1900-01-01)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-datatype-valid.1.2.1: '' is not a valid value for 'date'.]
Niewypełnione pole Data urodzenia, jeżeli podatnik jest osobą fizyczną, w Konfiguracji/ Firma/ Dane Firmy/ VAT, AKC- WW, CUK.
Niepoprawna wartość '20' w polu 49 (Wartość: wartość musi być mniejsza lub równa: 0, ilość cyfr: 14)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-maxInclusive-valid: Value '20' is not facet-valid with respect to maxInclusive '0' for type '#AnonType_P_49PozycjeSzczegolowe'.]
Błędna wartość w polu 49 deklaracji VAT-7 składanej od sierpnia/3 kwartału 2016. Pole 49 od wersji 17 formularza musi być wypełnione wartością ujemną.
Niepoprawna wartość '-20' w polu 50 (Wartość: wartość musi być większa lub równa: 0, ilość cyfr: 14)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minInclusive-valid: Value '-20' is not facet-valid with respect to minInclusive '0' for type 'TKwotaCNieujemna'.]
Błędna wartość w polu 50 deklaracji VAT-7 składanej od sierpnia/3 kwartału 2016. Pole 50 od wersji 17 formularza musi być wypełnione wartością nieujemną.
Niepoprawna wartość '12345678' w polu NIP (NIP)
Nieuzupełnione pole P_BC w załączniku Wniosek_VAT-ZD (NIP)
Niepoprawna wartość ‘wartość’ w polu P_BC w załączniku Wniosek_VAT-ZD (NIP)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-pattern-valid: Value '12345678' is not facet-valid with respect to pattern '[1-9]((\d[1-9])|([1-9]\d))\d{7}' for type 'TNrNIP'
Błędnie wpisany NIP w Konfiguracji/ Firma/ Dane Firmy/ VAT, AKC-WW , CUK (w komunikacie zamiast '12345678' jest podawany błędnie wpisany NIP)
i/lub wraz z deklaracją wysyłany jest załącznik VAT-ZD (dla sprzedaży), ale dokumenty w rejestrze VAT, które są uwzględniane na VAT-ZD mają błędny NIP (w komunikacie zamiast '12345678' jest podawany błędnie wpisany NIP).
Należy poprawić NIP na dokumencie w rejestrze VAT, następnie odblokować deklarację VAT-7, usunąć z rejestru VAT zapis korekcyjny wygenerowany do załącznika
VAT-ZD, odblokować i ponownie przeliczyć VAT-ZD. Następnie ponownie zablokować VAT-ZD i wygenerować zapis korekcyjny oraz przeliczyć i ponownie wysłać deklarację.
Deklaracja VAT-UE:
Komunikat podczas
Przyczyna
Walidacji Comarch ERP Optima
Odbioru UPO z systemu e-Deklaracje
Niepoprawna wartość '123.456.7890' w polu P_Db (NIP UE)
Niepoprawna wartość 'PL' w polu P_Da/P_Na (TKodKrajuUE: dopuszczalne wartości [AT, BE, BG, CY, CZ, DK, DE, EE, EL, ES, FI, FR, GB, HR, HU, IE, IT, LV, LT, LU, MT, NL, PT, RO, SE, SI, SK, XI])
Niepoprawna wartość 'PL' w polu P_Ua (TKodKrajuUEUslugi: dopuszczalne wartości [AT, BE, BG, CY, CZ, DK, DE, EE, EL, ES, FI, FR, GB, HR, HU, IE, IT, LV, LT, LU, MT, NL, PT, RO, SE, SI, SK])
Nieuzupełnione pole P_Db/P_Nb/P_Ub (NIP UE)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-pattern-valid: Value '123.456.7890' is not facet- valid with respect to pattern '(\d|[A-Z]|\+|\*){1,12}' for type'TNrVatUE'.]
Status deklaracji: Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-enumeration-valid: Value 'PL' is not facet-valid with respect to enumeration '[AT, BE, BG, CY, CZ, DK, DE, EE, EL, ES, FI, FR, GB, HR, HU, IE, IT, LV, LT, LU, MT, NL, PT, RO, SE, SI, SK, XI]'. It must be a value from the enumeration.]
Błędny NIP na dokumencie w rejestrze VAT (w komunikacie zamiast '123.456.7890' jest podawany błędnie wpisany NIP).
Błędny Kod Kraju UE na dokumencie w rejestrze VAT (w komunikacie zamiast 'PL' jest podawany błędny prefiks NIP).
Nieuzupełnione (puste) pole NIP.
Należy poprawić NIP na dokumencie, następnie odblokować, przeliczyć i ponownie wysłać deklarację.
Nieuzupełnione pole P_C11 w załączniku PIT_B
Nieuzupełnione pole element P_C7/P_C8 w załączniku PIT-28_B
Nieuzupełnione pole P_189_1/33
Nieuzupełnione pole 35/49 w załączniku PIT_O
Nieuzupełnione pole 17 w załączniku PIT_D
Nieuzupełnione pole P_B9 w załączniku PIT_MIT
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TZnakowy'.
Na PIT/B niewypełniona pozycja Nazwa spółki.
Na PIT28/B niewypełniona pozycja Nazwa spółki i/lub identyfikator NIP.
Jeśli jest wpisana kwota Straty z lat ubiegłych należy uzupełnić również Źródła strat.
i/lub na PIT/O wpisana jest kwota Innych ulg, a nie jest uzupełniony Rodzaj ulgi
i/lub na PIT/D wpisana jest kwota odliczenia, a nie jest uzupełniony Rodzaj wydatków mieszkaniowych i/lub Nazwa środka trwałego na PIT/MIT
Nieuzupełnione pole Wojewodztwo/Powiat/Gmina (Nazwa województwa, nazwa powiatu lub nazwa gminy: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 36 znaków)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respekt to minLength '1' for type 'TJednAdmin'.
Niewypełnione pola Województwo i/lub Powiat i/lub Gmina na karcie właściciela/wspólnika/pracownika i/lub niewypełnione województwo/powiat/gmina w danych małżonka (w przypadku rozliczania PIT-36 lub PIT-37 wspólnie z małżonkiem).
Deklaracja nie została wyeksportowana z powodu błędów. Na karcie właściciela nie wpisano daty urodzenia. [-2147467259] lub
Nieuzupełnione pole DataUrodzenia (Data: wartość musi być większa lub równa: 1900-01-01, wartość musi być mniejsza lub równa: 2030-12-31)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minInclusive-valid: Value '1899-12-30' is not facet- valid with respect to minInclusive '1900-01-01' for type 'TData'
Niewypełnione pole Data urodzenia na formularzu właściciela/wspólnika/pracownika i/lub data urodzenia małżonka (w przypadku rozliczania PIT-36 lub PIT-37 wspólnie z małżonkiem).
Nieuzupełnione pole NrDomu (Nr budynku: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 9 znaków)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respekt to minLength '1' for type 'TNrBudynku'.
Niewypełnione pole Nr domu na formularzu właściciela/wspólnika/pracownika i/lub w danych małżonka (w przypadku rozliczania PIT-36 lub PIT-37 wspólnie z małżonkiem).
Nieuzupełnione pole Miejscowosc/MiejsceUrodzenia (Miejscowość: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 56 znaków)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respekt to minLength '1' for type 'TMiejscowosc'.
Niewypełnione pole Miejscowość na formularzu właściciela/wspólnika/pracownika i/lub w danych małżonka (w przypadku rozliczania PIT-36 lub PIT-37 wspólnie z małżonkiem) i/lub na PIT/O, w części D (informacja o przekazanych darowiznach i obdarowanych) niewypełniona Miejscowość przy uzupełnionych innych polach i/lub niewypełniona Miejscowość/Poczta w danych firmy w Konfiguracji/ Firma/ Dane firmy/ PIT-4R,CIT-8, ZUS DRA.
W przypadku deklaracji IFT niewypełnione pole Miejsce urodzenia na formularzu pracownika.
Nieuzupełnione pole KodPocztowy (Kod pocztowy: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 8 znaków)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TKodPocztowy'.
Niewypełnione pole Kod pocztowy na formularzu właściciela/wspólnika/pracownika i/lub w danych małżonka (w przypadku rozliczania PIT-36 lub PIT-37 wspólnie z małżonkiem)
Nieuzupełnione pole Nazwisko lub
Nieuzupełnione pole Nazwisko w załączniku PIT_O/PIT_D (Nazwisko: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 81 znaków)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respekt to minLength '1' for type 'TNazwisko'.
Niewypełnione pole Nazwisko małżonka na deklaracji rocznej i/lub załączniku PIT/O/PIT/D (w przypadku rozliczania PIT-36 lub PIT-37 wspólnie z małżonkiem).
Nieuzupełnione pole ImiePierwsze (Imię: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 30 znaków)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TImie'.
Niewypełnione pole Pierwsze Imię małżonka (w przypadku rozliczania PIT-36 lub PIT-37 wspólnie z małżonkiem)
Zaznaczono w Konfiguracji/ Firma/ Dane firmy/ PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA że podatnik jest osobą fizyczną ale nie zostały uzupełnione dane właściciela.
Nieuzupełnione pole P_D3 w załączniku PIT_O lub
Nieuzupełnione pole P_F64A w załączniku PIT_BR lub
Nieuzupełnione pole KodKraju/KodKrajuWydania (Kod kraju: dopuszczalne wartości [AF, AX, AL, DZ, AD, AO, AI, AQ, AG, AN, SA, AR, AM, AW, AU, AT, AZ, BS, BH, BD, BB, BE, BZ, BJ, BM, BT, BY, BO, BA, BW, BR, BN, IO, BG, BF, BI, XC, CL, CN, HR, CY, TD, ME, DK, DM, DO, DJ, EG, EC, ER, EE, ET
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-enumeration-valid: Value '' is not facet-valid with respect to enumeration '[AF, AX, AL, DZ, AD, AO, AI, AQ, AG, AN, SA, AR, AM, AW, AU, AT, AZ, BS, BH, BD, BB, BE, BZ, BJ, BM, BT, BY, BO, BA, BW, BR, BN, IO, BG, BF, BI, XC, CL, CN, HR, CY, TD, ME, DK, DM, DO, DJ, EG, EC, ER, EE, ET, FK, (…)]'. It must be a value from the enumeration.]
Niewypełnione pole Kod kraju na załączniku PIT/O, w części dot. informacji o przekazanych darowiznach i obdarowanych.
Niewypełnione pole Kod kraju na załączniku PIT/BR, w części dot. danych jednostki naukowej.
Niewypełnione pole Kod kraju na formularzu pracownika i/lub formularzu deklaracji.
Nieuzupełnione pole NrLokalu (Nr lokalu: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 10 znaków)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TNrLokalu'.]
W pliku xml jest pusta sekcja z numerem lokalu. Taki efekt powstaje po imporcie danych kadrowych z arkusza MS Excel, jeżeli w arkuszu w kolumnie ‘Nr Lokalu’ została wpisana spacja. Normalnie w przypadku nie wypełnionego pola z numerem lokalu na formularzu danych kadrowych ta sekcja się w ogóle nie generuje. W takiej sytuacji należy edytować formularz danych kadrowych pracownika/właściciela/wspólnika, wpisać w pole numer lokalu np. 1, zapisać zmianę/formularz, ponownie go edytować, usunąć całą zawartość pola z numerem lokalu i zapisać. Po tak wykonanych czynnościach plik z deklaracją jest wysyłany poprawnie.
Niepoprawna wartość '0' w polu RodzajNrId (TRodzajId: dopuszczalne wartości [1, 2, 3, 4, 8, 9])
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-enumeration-valid: Value '0' is not facet-valid with respect to enumeration '[1, 2, 3, 4, 8, 9]'. It must be a value from the enumeration.]
Niewypełnione pole Rodzaj numeru identyfikacyjnego na formularzu pracownika na zakładce 2. Nr ident./podatki.
Nieuzupełnione pole NrId (Numer dokumentu stwierdzającego tożsamość: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 50 znaków)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TNrDokumentu StwierdzajacegoTozsamosc'.
Niewypełnione pole Zagraniczny numer identyfikacyjny podatnika na formularzu pracownika na zakładce 2. Nr ident./podatki.
Niepoprawna wartość '123456789' w polu 472/163/132/175 (KRS)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-pattern-valid: Value '123456789' is not facet-valid with respect to pattern '\d{10}' for type 'TNrKRS'.]
Błędny numer KRS, wpisany w sekcji „Wniosek o przekazanie 1% podatku” (w komunikacie zamiast '123456789' jest podawany błędnie wpisany numer KRS odpowiednio na deklaracji PIT-36/PIT-36L/PIT-37/PIT-28)
Niepoprawna wartość '0' w polu 23 w załączniku PIT_IP (Rok: wartość musi być większa lub równa: 2015, wartość musi być mniejsza lub równa: 2030)
Status deklaracji: Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-datatype-valid.1.2.1: '0' is not a valid value for 'gYear'.]
Należy uzupełnić rok w polu 23 w którym podatnik korzystał ze zwolnienia dochód wykazanych w polu 24 w załączniki PIT/IP
Niepoprawna wartość '0' w polu P_B10 w załączniku PIT_MIT (Wartość: wartość musi być większa lub równa: 0, wartość musi być większa niż: 0, ilość cyfr: 16, ilość cyfr po przecinku: 2)
Status deklaracji: Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minExclusive-valid: Value '0' is not facet-valid with respect to minExclusive '0.0' for type '#AnonType_P_B10P_BPozycjeSzczegoloweZalacznik_PIT_MIT'.]
Niewypełnione pole dotyczące liczby środków trwałych na PIT/MIT
Deklaracja CIT-8:
Komunikat podczas
Przyczyna
Walidacji Comarch ERP Optima
Odbioru UPO z systemu e-Deklaracje
Nieuzupełnione pole PelnaNazwa
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type
'#AnonType_PelnaNazwa TIdentyfikator OsobyNiefizycznej'.]
Niewypełnione pole Nazwa pełna w Konfiguracji/ Firma/ Dane Firmy/ PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA
Niepoprawna wartość '12345' w polu NIP (NIP)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-pattern-valid: Value '12345' is not facet-valid with respect to pattern '[1-9]((\d[1-9])|([1-9]\d))\d{7}' for type 'TNrNIP'
Błędny numer NIP wpisany w Konfiguracji/ Firma/ Dane Firmy/ Pieczątka Firmy (w komunikacie zamiast '12345' jest podawany błędnie wpisany NIP).
Nieuzupełnione pole Wojewodztwo/Powiat/Gmina lub Nieuzupełnione pole P_A/P_B/P_C w załączniku CIT-ST (Nazwa województwa, nazwa powiatu lub nazwa gminy: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 36 znaków)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TJednAdmin'.
Niewypełnione pola Województwo i/lub Powiat i/lub Gmina w Konfiguracji/ Firma/ Dane Firmy/ PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA i/lub niewypełnione pola Województwo i/lub Powiat i/lub Gmina w części dot. zakładów/ oddziałów na załączniku CIT/ST.
Nieuzupełnione pole NrDomu (Nr budynku: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 9 znaków)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TNrBudynku'.
Niewypełnione pole Nr domu w Konfiguracji/ Firma/ Dane Firmy/ PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA.
Nieuzupełnione pole Miejscowosc lub Nieuzupełnione pole 33 w załączniku CIT-D lub Nieuzupełnione pole 13 w załączniku CIT-ST_A - załącznik do załącznika CIT-ST (Miejscowość: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 56 znaków)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TMiejscowosc'.
Niewypełnione pole Miejscowość w Konfiguracji/ Firma/ Dane Firmy/ PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA i/lub
niewypełnione pole Miejscowość w danych darczyńcy/ informacji o obdarowanym na CIT-D i/lub w danych Zakładu (oddziału) na CIT-ST/A.
Nieuzupełnione pole KodPocztowy (Kod pocztowy: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 8 znaków)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TKodPocztowy'.
Niewypełnione pole Kod pocztowy w Konfiguracji/ Firma/ Dane Firmy/ PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA.
Nieuzupełnione pole 71/151/167/172/173 w załączniku CIT-8_O lub
Nieuzupełnione pole 25/75 w załączniku CIT-D lub
Nieuzupełnione pole P_E1 w załączniku CIT-ST lub
Nieuzupełnione pole P_1 w załączniku CIT-ST_A - załącznik do załącznika CIT-ST
Nieuzupełnione pole P_B8 w załączniku CIT_MIT
Nieuzupełnione pole P_G41 w załączniku CIT_IP
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TZnakowy'.]
Na CIT-8/O wpisana jest Kwota innych dochodów wolnych i/lub Kwota innych odliczeń, a nie jest uzupełnione pole Tytułem i/lub wpisana jest Kwota Zwolnienia, a nie jest uzupełniony Numer decyzji Ministra Finansów i/lub wpisana jest Kwota zaniechania poboru podatku i Data rozporządzenia, a nie jest uzupełniony Tytuł Rozporządzenia i/lub wpisana jest Kwota obniżki z innych tytułów, a nie jest uzupełniony Tytuł obniżki
i/lub na CIT/D w Danych darczyńcy/ Informacji o obdarowanym nie jest uzupełnione pole Nazwa Pełna
i/lub na CIT-ST nie jest uzupełnione pole Nazwa zakładu (oddziału)
i/lub na CIT-ST/A nie jest uzupełniona Nazwa pełna zakładu (oddziału) i/lub Nazwa środka trwałego na CIT/MIT i/lub Numeru wydania zezwolenia lub decyzji o wsparciu na CIT/IP.
Niepoprawna wartość '1899-12-30' w polu 169/170 w załączniku CIT-8_O (Data: wartość musi być większa lub równa: 1900-01-01)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-datatype-valid.1.2.1: '00:00:00' is not a valid value for 'date'.]
Na CIT-8/O wpisany jest Numer decyzji Ministra Finansów i Kwota Zwolnienia, a nie jest uzupełniona Data decyzji Ministra Finansów i/lub wpisana jest Kwota zaniechania poboru podatku, a nie jest uzupełniona Data rozporządzenia.
Nieuzupełnione pole P_26A/74/P_76A w załączniku CIT-D lub Nieuzupełnione pole P_F63A w załączniku CIT-BR (Kod kraju: dopuszczalne wartości [AF, AX, AL, DZ, AD, AO, AI, AQ, AG, AN, SA, AR, AM, AW, AU, AT, AZ, BS, BH, BD, BB, BE, BZ, BJ, BM, BT, BY, BO, BA, BW, BR, BN, IO, BG, BF, BI, XC, (…)])
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-enumeration-valid: Value '' is not facet-valid with respect to enumeration '[AF, AX, AL, DZ, AD, AO, AI, AQ, AG, AN, SA, AR, AM, AW, AU, AT, AZ, BS, BH, BD, BB, BE, BZ, BJ, BM, BT, BY, BO, BA, BW, BR, BN, IO, BG, BF, BI, XC, CL, CN, HR, CY, TD, ME, DK, DM, DO, DJ, EG, EC, ER, EE, ET, FK, FJ, PH, FI, FR, TF, GA, GM, GH, GI, GR, GD, GL, GE, GU, GG, GY, GF, GP, GT, (…)]'. It must be a value from the enumeration.]
Na CIT-D w części dot. danych darczyńcy i/lub
w Informacji o obdarowanym nie jest wypełnione pole Kod kraju.
Na CIT-BR w części dot. danych jednostki naukowej nie jest wypełnione pole Kod kraju.
Nieuzupełnione pole 74 w załączniku CIT-D (Numer identyfikacji podatkowej: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 30 znaków)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TNrIdentyfikacjiPodatkowej'.]
Niewypełnione pole Identyfikator podatkowy w części dot. Informacji o obdarowanym na załączniku CIT-D.
Niepoprawna wartość '1234567' w polu P_D w załączniku CIT-ST (Kod gminy: http://www.stat.gov.pl/broker/access/showSearch.jspa )
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-enumeration-valid: Value '1234567' is not facet-valid with respect to enumeration '[0201011, 0201022, 0201032, 0201043, 0201052, 0201062, 0202011, 0202021, 0202031, 0202041, 0202052, 0202062, 0202073, 0203011, 0203022, 0203032, 0203042, 0203052, 0203062, (…)]'. It must be a value from the enumeration.]
Niepoprawny Kod gminy w części dot. zakładów/ oddziałów na załączniku CIT/ST (w komunikacie zamiast '1234567' jest podawany błędnie wpisany Kod).
Nieuzupełnione pole P_G42 w załączniku CIT_IP (Data: wartość musi być większa lub równa: 1900-01-01, wartość musi być mniejsza lub równa: 2030-12-31)
Niepoprawna wartość 'PL999' w polu P_G43 w załączniku CIT_IP (String)
Status deklaracji: Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-pattern-valid: Value '' is not facet-valid with respect to pattern '((\d{4})-(\d{2})-(\d{2}))' for type 'TData'.]
Status deklaracji: Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-pattern-valid: Value 'PL999' is not facet-valid with respect to pattern 'PL[24-9]{1}[1-4]{1}[1-9]{1}|PL[2]{2}[ABC]{1}|PL21A|PLZZZ' for type '#AnonType_P_G43P_GPozycjeSzczegoloweZalacznik_CIT_IP'.]
Niewypełnione pole dotyczące Daty wydania zezwolenia lub decyzji o wsparciu na CIT/IP.
Niepoprawny lub pusta jednostka terytorialna realizacji inwestycji w ‘PL’
Niepoprawna wartość '0' w polu P_B9 w załączniku CIT_MIT (Wartość: wartość musi być większa lub równa: 0, wartość musi być większa niż: 0, ilość cyfr: 16, ilość cyfr po przecinku: 2)
Status deklaracji: Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minExclusive-valid: Value '0' is not facet-valid with respect to minExclusive '0.0' for type '#AnonType_P_B9P_BPozycjeSzczegoloweZalacznik_CIT_MIT'.]
Niewypełnione pole dotyczące liczby środków trwałych na CIT/MIT
Uwaga
Powyższe komunikaty zwracające numer pola podczas walidacji w programie Comarch ERP Optima odwołują się do najnowszych formularzy deklaracji składanych za rok 2021. W przypadku składania deklaracji bądź ich korekt za inny okres,numeracja pól w treści komunikatów dla poprzednich wzorów może nieznacznie się różnić.
W celu rozliczenia ulgi na złe długi należy złożyć plik JPK_V7 zawierający część ewidencyjna i deklaracyjną z uwzględnieniem wartości wykazywanych w zakładce [Ulga na złe długi (VAT-ZD)] (Zawiadomienie o skorygowaniu podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego).
W programie Comarch ERP Optima z poziomu zakładki Rejestry Vat/Pliki JPK_V7 lub z poziomu zakładki JPK/Pliki JPK_V7 na liście plików JPK_V7 na zakładce [Ulga na złe długi (VAT-ZD)], można dodać zawiadomienie VAT-ZD o typie Sprzedaż lub Zakup.
Lista ta jest analogiczna jak ta dotycząca załączników VAT-ZD dla deklaracji VAT-7, nie zawiera tylko kolumn e-Deklaracje i Data wysłania. Również same załączniki VAT-ZD generowane za październik 2020 i okresy późniejsze nie zawierają już zakładki [e-Deklaracje]. Wzorzec dokumentu elektronicznego dla plików JPK_V7 nie przewiduje wysyłania załącznika VAT-ZD. Jednakże załączniki te nadal są potrzebne w celu utworzenia zapisów korekcyjnych do niezapłaconych faktur, które to powinny w pliku JPK_V7 się znaleźć. Lista zawiera kolumny: Miesiąc, Rok, Korekta, Data obliczenia, Kwota oraz Status.
Lista zawiera te same zawiadomienia VAT-ZD, które zostały dodane dla deklaracji VAT-7 (Rejestry VAT/ Deklaracje VAT-7/ zakładka VAT-ZD). Dodanie zawiadomienia na jednej z tych list powoduje wyświetlenie go również w drugim miejscu.
Mechanizm obliczania ulgi na złe długi działa tylko w oparciu o dokumenty wprowadzone do rejestrów VAT z zaznaczonym parametrem Rozliczać w VAT.
Uwaga
Przed generowaniem pliku JPK_V7, jeżeli ma zostać uwzględniona ulga na złe długi, należy najpierw naliczyć zawiadomienie VAT-ZD, wygenerować zapisy korekcyjne i dopiero wówczas utworzyć plik JPK_V7.
Na liście możliwe jest dodanie załącznika VAT-ZD zarówno dla sprzedaży jak i dla zakupu. Po wygenerowaniu zawiadomienia należy utworzyć do niego zapisy korekcyjne, które zostaną pobrane w momencie generowania pliku JPK_V7. Generowanie zapisów korekcyjnych należy wykonać przed dodaniem pliku JPK_V7 za ten okres lub jego zatwierdzeniem (dotyczy plików zawierających część deklaracyjną).
W przypadku, gdy plik JPK_V7 za dany okres zostanie już zablokowany lub wysłany a Użytkownik będzie chciał wykonać zapisy korekcyjne do zawiadomienia VAT-ZD za ten sam okres co utworzony już plik JPK_V7 pojawi się komunikat: Nie można wygenerować korekty. Deklaracja VAT-7/JPK_V7 za ten okres została już zablokowana przed zmianami.
SPRZEDAŻ
Na zawiadomieniu VAT-ZD o typie Sprzedaż wykazywane są faktury, które na dzień złożenia pliku JPK_V7 w postaci ewidencyjnej i deklaracyjnej nie zostały zapłacone, a minęło już 90 dni od ich terminu płatności. Termin płatności dotyczy każdej z części płatności wykazanej na fakturze.
Na zawiadomieniu VAT-ZD o typie Sprzedaż możliwe jest naliczenie zawiadomienia dla podmiotów nie będących podatnikami VAT czynnymi oraz dla osób fizycznych. Na formularzu zawiadomienia VAT-ZD o typie Sprzedaż znajduje się sekcja Uwzględniaj dokumenty dla z możliwością zaznaczenia parametrów: podatników VAT nieczynnych i/lub osób fizycznych.
Na zawiadomieniu pokażą się faktury, których kontrahentem jest podatnik VAT czynny, nieczynny lub osoba fizyczna (w zależności od tego jaki parametr zaznaczony jest na formularzu zawiadomienia w polu Uwzględniaj dokumenty dla:) i transakcja ma status krajowy lub krajowy podatnikiem jest nabywca oraz takie, dla których nie minął okres dwóch lat od końca roku, w którym zostały wystawione (dotyczy rozliczenia za okresy przed październikiem 2021 r.) lub dla których nie minął okres trzech lat od końca roku, w którym zostały wystawione (dotyczy rozliczenia za okresy od października 2021 r.).
Zawiadomienie VAT-ZD o typie Sprzedaż
Nowy wzorzec dokumentu elektronicznego plików JPK_V7(2) obowiązujący od stycznia 2022 w części ewidencyjnej przewiduje dodatkowe informacje dla dokumentów sprzedażowych. Oprócz oznaczenia, że dokument jest korektą wynikającą z VAT-ZD (w polu KorektaPodstawyOpodt pojawia się wówczas wartość 1) dodane zostały dwa nowe pola:
Termin płatności w przypadku korekt dokonanych zgodnie z art. 89a ust. 1 ustawy (pole TerminPlatnosci w pliku XML) – do tego pola przenoszony jest termin płatności dla każdej płatności do dokumentu wykazywanego jako korekta pierwotna (dokument w kolorze czarnym na zawiadomieniu VAT-ZD).
Data zapłaty w przypadku korekt dokonanych zgodnie z art. 89a ust. 4 ustawy (pole DataZaplaty) – do tego pola przenoszona jest data dla każdej zapłaty (częściowej bądź całkowitej) dokonanej w tym okresie do dokumentu wykazywanego jako korekta zwrotna (dokument w kolorze zielonym na zawiadomieniu VAT-ZD).
W przypadku podglądu pliku JPK_V7 w arkuszu MS Excel, na zakładce JPK_V7_SprzedazWiersz widoczne są kolumny: Korekta art.89a (może przyjmować wartość 1), jak również Termin płatności oraz Data zapłaty uzupełniane datami pobieranymi z pliku. W przypadku korekty pierwotnej dla wykazywanego w pliku dokumentu, uzupełnione są pola Korekta art.89a i Termin płatności, natomiast w przypadku korekty powrotnej – pola Korekta art.89a i Data zapłaty.
Zapisy korekcyjne w rejestrze VAT sprzedaży wygenerowane z zawiadomienie VAT-ZD o typie sprzedaż na zakładce KSeF/JPK w sekcji Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7 otrzymują dodatkowo oznaczenia odpowiednimi atrybutami:
w przypadku korekty pierwotnej TERMIN_PLATNOSCI ze wskazanym terminem płatności z dokumentu oraz KOREKTA_ART.89A z wartością Tak,
w przypadku korekty powrotnej DATA_ZAPLATY ze wskazaną datą zapłaty oraz KOREKTA_ART.89A z wartością Tak.
Zapis korekcyjny dot. VAT-ZD sprzedaż – zakładka KSeF/JPK
Uwaga
W przypadku gdy Użytkownik nie korzysta z dostępnego w programie załącznika VAT-ZD lub istnieje potrzeba uwzględnienia dokumentu korygującego ulgę za złe długi z pominięciem VAT-ZD od strony sprzedaży, wówczas możliwe jest skorzystanie z możliwości dodania dokumentów technicznych w rejestrze VAT sprzedaży i ustawienia na nich w zakładce [KseF/JPK] w sekcji Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7 atrybutów odpowiednio KOREKTA_ART.89 z wartością Tak oraz TERMIN_PLATNOSCI - uzupełnić na nim oczekiwaną datę w przypadku korekty pierwotnej lub DATA_ZAPLATY - uzupełnić na nim oczekiwaną datę w przypadku korekty powrotnej.
Na zakładce [Ogólne] dokumentu należy wprowadzić pozycję/pozycje z wartością ujemną (w przypadku korekty pierwotnej) lub dodatnią (w przypadku korekty powrotnej) w odpowiedniej stawce VAT. Parametr Rozliczać w VAT powinien wskazywać na okres zgodny ze sporządzanym plikiem JPK_V7.
Dokument powinien mieć zaznaczony parametr Wewnętrzny aby nie wygenerował on płatności do rozliczenia w module Kasa/Bank. Po zaznaczeniu tego parametru należy na dokumencie z zakładki [KSeF/JPK] z sekcji Kody JPK_VAT usunąć kod WEW.
ZAKUP
Na zawiadomieniu VAT-ZD o typie Zakup wykazywane są faktury, których 90 dzień od upływu terminu płatności przypada nie później niż z końcem okresu, za który sporządzamy zeznanie. Termin płatności dotyczy każdej z części płatności wykazanej na fakturze. Na zawiadomieniu pokażą się faktury, których kontrahentem jest podatnik VAT czynny i transakcja ma status krajowy lub krajowy - podatnikiem jest nabywca. Dokumenty zakupowe ze stawką ZW i NP nie są wykazywane na VAT-ZD tak samo jak w przypadku pliku JPK_V7.
Uwaga
Jeżeli użytkownik usunie fakturę pierwotną zakwalifikowaną do Ulgi na złe długi (VAT-ZD) to na zawiadomieniu za kolejny miesiąc/kwartał dokument ten nie zostanie wykazany. Natomiast zapłata za fakturę uwzględnioną i skorygowaną wcześnie w Uldze na złe długi (VAT-ZD) pokaże się w miesiącu zapłaty bez względu na datę wykazania faktury pierwotnej na zawiadomieniu VAT-ZD.
Uwaga
W przypadku gdy Użytkownik nie korzysta z dostępnego w programie załącznika VAT-ZD lub istnieje potrzeba uwzględnienia dokumentu korygującego ulgę na złe długi z pominięciem VAT-ZD od strony zakupu, wówczas możliwe jest skorzystanie z możliwości dodania dokumentów technicznych w rejestrze VAT zakupu i ustawienia na nich w zakładce KseF/JPK w sekcji Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7 atrybutów odpowiednio VAT-ZD ZAKUP NIEZAPŁ i VAT-ZD ZAKUP ZAPŁAC.
Uwaga
W przypadku, gdy termin płatności dokumentu wprowadzonego do rejestru VAT przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę, to przy kwalifikowaniu dokumentu na zawiadomienie VAT-ZD brany jest pod uwagę pierwszy dzień roboczy przypadający po dniu wolnym.
Przykład
Termin płatności: 18.07.2020 r. (sobota).
Uwzględnienie w Uldze na złe długi (VAT-ZD): październik 2020 r. – 90 dni liczone jest od 20.07.2020 r. (poniedziałek).
2 Jak w programie wygenerować korektę podatku należnego/naliczonego?
2.1 Korekta VAT-u należnego
Na liście plików JPK_V7, na zakładce [Ulga na złe długi (VAT-ZD)] dodajemy dokument, wybieramy typ zawiadomienia: Sprzedaż, odpowiedni miesiąc i następnie ikoną przeliczamy zawiadomienie. W polu Na dzień podpowiada się domyślnie 25 dzień kolejnego miesiąca po okresie, za który składane jest zawiadomienie.
Zawiadomienie VAT-ZD o typie Sprzedaż
Po zablokowaniu zawiadomienia przed zmianami za pomocą ikony generujemy zapisy korekcyjne do wybranego przez Użytkownika rejestru. Program generuje oddzielny zapis korekcyjny dla każdej faktury wykazanej na zawiadomieniu VAT-ZD uwzględniając stawki VAT oraz ustawiając rodzaj na Towary.
Z poziomu formularza VAT-ZD dostępny jest wydruk zawiadomienia oraz wydruk listy dokumentów zakwalifikowanych do korekty VAT.
Uwaga
Na Zawiadomieniu VAT-ZD drukowane są tylko dokumenty ze znakiem plus, prezentowane na czarno. Przykładowo wykazaliśmy niezapłaconą fakturę na zawiadomieniu VAT-ZD w 04-2022. Kwoty z zawiadomienia zostały uwzględnione w pliku JPK_V7, który został wysłany. Kwoty z zawiadomienia zostały uwzględnione w pliku JPK_V7, który został wysłany. Faktura została zapłacona 2022-06-20, za miesiąc czerwiec generujemy zawiadomienie VAT-ZD, na którym dokument pojawi się ze znakiem minus w kolorze zielonym. Tego typu dokumenty nie są drukowane na zawiadomieniu VAT-ZD. Kwota jest uwzględniana tylko w pliku JPK_V7.
Uwaga
Od wersji 2023.5.1 umożliwiono ręczne oznaczenie dokumentu jako korekta podstawy opodatkowania oraz podatku należnego, o której mowa w art. 89a ust. 1 i 4 Ustawy. Dzięki temu możliwe jest oznaczenie wprowadzonych do rejestru sprzedaży VAT dokumentów jako korekty pierwotnej lub korekty powrotnej z pominięciem załącznika VAT-ZD.
Dodane zostały nowe atrybuty JPK_V7: KOREKTA_ART.89A, TERMIN_PLATNOSCI oraz DATA_ZAPLATY.
Chcąc oznaczyć dokument w rejestrze sprzedaży VAT jako korektę o której mowa w art. 89a ust. 1 Ustawy (zmniejszenie podstawy opodatkowania, korekta pierwotna), należy dodać na dokumencie na zakładce [KSeF/JPK] w sekcji Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7 atrybut KOREKTA_ART.89A, wybierając wartość Tak oraz atrybut TERMIN_PLATNOSCI i uzupełnić na nim oczekiwaną datę.
Chcąc oznaczyć dokument w rejestrze sprzedaży VAT jako korektę o której mowa w art. 89a ust. 4 Ustawy (zwiększenie podstawy opodatkowania, korekta powrotna), należy dodać na dokumencie na zakładce [KSeF/JPK] w sekcji Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7 atrybut KOREKTA_ART.89A, wybierając wartość Tak oraz atrybut DATA_ZAPLATY i uzupełnić na nim oczekiwaną datę.
Oznaczenie w ten sposób dokumentów spowoduje odpowiednie ich wykazanie w części ewidencyjnej pliku JPK_V7. Jeżeli chodzi o pola P_68 oraz P_69 znajdujące się na części deklaracyjnej pliku, powinny one zostać uzupełnione przez Użytkownika samodzielnie.
2.2 Korekta VAT-u naliczonego
Postępujemy analogicznie jak w przypadku faktur sprzedaży. Na zawiadomieniu VAT-ZD o typie Zakup domyślnie podpowiada się data na ostatni dzień okresu, za który liczone jest zawiadomienie VAT-ZD. Przykładowo na zawiadomieniu VAT-ZD o typie Zakup liczonym za 2022-06 podpowie się data Na dzień 2022-06-30. Automatyczna korekta generowana jest tylko na wartość VAT-u, bez kwot netto. Podobnie jak w przypadku korekty VAT-u należnego zapisy korekcyjne tworzone są odrębnie dla każdej faktury. Pozycje faktury z rodzajem Towary, Usługi, Paliwo i Inne są ujmowane z rodzajem Towary, natomiast pozycje z rodzajem: Środki trwałe, Środki transportu i Nieruchomości traktowane są jako Środki trwałe. Na zapisach korekcyjnych Odliczenia przenoszone są zawsze z dokumentu pierwotnego niezależnie od tego, czy dokument jest wykazywany jako zapłacony, czy nie zapłacony.
Z poziomu formularza VAT-ZD o typie zakup dostępny jest wydruk listy dokumentów zakwalifikowanych do korekty VAT.
Pod listą dokumentów kwalifikowanych na VAT-ZD widoczna jest informacja o pełnej kwocie korekty wynikającej
z tych dokumentów; osobno suma kwot netto i VAT zaokrąglana do pełnych złotych dla faktur sprzedaży oraz tylko VAT w przypadku faktur zakupu. Podsumowanie w polu Suma do korekty dotyczy kwot do korekty, czyli faktur niezapłaconych i korygowanych, natomiast w polu Suma na VAT-ZD widoczne jest podsumowanie do VAT-ZD, gdzie są wykazywane tylko faktury niezapłacone (bez korygowanych po częściowej lub całkowitej zapłacie).
Do pola Suma do korekty-dok. Niezapłacone trafiają wszystkie pozycje na czarno (plusowe) natomiast do pola Suma do korekty - dok. Zapłacone trafiają wszystkie pozycje w kolorze zielonym (na minus). VAT od dokumentów niezapłaconych jest wykazany w kwocie na minus a zapłaconych w kwocie na plus.
Na liście plików JPK_V7, na zakładce [Ulga na złe długi (VAT-ZD)] dodajemy dokument, wybieramy typ zawiadomienia: Zakup, odpowiedni miesiąc i następnie ikoną przeliczamy zawiadomienie. W polu Na dzień podpowiada się domyślnie ostatni dzień miesiąca, za który składane jest zawiadomienie.
Zawiadomienie VAT-ZD o typie Zakup
Po zablokowaniu zawiadomienia przed zmianami za pomocą ikony generujemy zapisy korekcyjne do wybranego przez Użytkownika rejestru.
2.3 JPK_V7K a miesięczne VAT-ZD
W przypadku kwartalnych deklaracji VAT-7K generowane są miesięczne załączniki VAT-ZD, a w związku z tym generowane są również zapisy korekcyjne do poszczególnych miesięcy, w terminie wynikającym z art. 89a oraz 89b Ustawy o podatku od towarów i usług.
Niezależnie od ustawionego w Konfiguracji okresu składania deklaracji VAT-7, zawiadomienie VAT-ZD (zarówno o typie Sprzedaż, jak i Zakup) dodawane jest za okres miesięczny. Zapisy korekcyjne dotyczące poszczególnych faktur generowane są w miesiącu ich ujęcia w zawiadomieniu VAT-ZD i w tym samym miesiącu są uwzględniane w pliku JPK_V7 w części ewidencyjnej natomiast w miesiącu kończącym kwartał w części deklaracyjnej pliku JPK_V7.
Przykład
Korekta podatku należnego
Data wystawienia dokumentu: 20.02.2022 r.
Termin płatności: 27.02.2022 r.
Miesiąc uwzględnienia w VAT-ZD i w pliku JPK_V7 w części ewidencyjnej: maj 2022 r.
Miesiąc uwzględnienia zapisu korekcyjnego na minus w pliku JPK_V7 w części deklaracyjnej: czerwiec 2022 r.
W przypadku zawiadomienia VAT-ZD o typie Sprzedaż dodanego za przynajmniej jeden miesiąc danego kwartału, gdzie wykazywane są faktury niezapłacone i wygenerowano do niego zapisy korekcyjne do rejestru VAT, po przeliczeniu pliku JPK_V7, w części deklaracyjnej pola P_68 oraz P_69 automatycznie uzupełnią się do wysokości kwoty korekty netto i VAT.
3 Ulga na złe długi- najczęściej zadawane pytania
3.1 Faktury częściowo rozliczone, faktury z podzieloną płatnością.
W przypadku faktur częściowo rozliczonych, część niezapłacona z faktury pojawi się na zawiadomieniu VAT-ZD.
Faktury korygujące niezapłacone (nieskompensowane) na zawiadomienie VAT-ZD nie wchodzą. Należy
je wcześniej skompensować z fakturą i tylko pozostałą, niezapłaconą cześć faktury wykazać.
Od wersji Programu Comarch ERP Optima 2021 na zawiadomieniu VAT-ZD można również uwzględniać podzielone płatności do dokumentu, mające ten sam termin płatności.
Faktury z zaznaczonym parametrem Płatność VAT w PLN posiadają płatność podzieloną na kwotę netto oraz kwotę podatku VAT i powinny mieć ten sam termin płatności.
3.2 Prezentacja faktur z kilkoma różnymi stawkami.
Na zawiadomieniu VAT-ZD faktury wykazywane są w tylu pozycjach, ile stawek VAT zawierają, natomiast na wydruku VAT-ZD w jednej pozycji.
Użytkownik ma możliwość usunięcia z załącznika VAT-ZD zaznaczonych dokumentów. Jeżeli faktura składa się z kilku pozycji w różnych stawkach, a zaznaczona zostanie pozycja tylko w jednej stawce, to z zawiadomienia usunięte zostaną wszystkie pozycje związane z tą fakturą.
3.3 Plik JPK_V7 wysłany do urzędu, nie zrobiliśmy korekty VAT-u należnego.
Przykładowo plik JPK_V7 został złożony za październik 2022, ale nie zrobiliśmy korekty VAT-u należnego
z załącznikiem VAT-ZD. W pierwszej kolejności należy z poziomu JPK/Pliki JPK_V7 dodać korektę pliku JPK_V7 dla części ewidencyjnej i deklaracyjnej za październik 2022. Korekty tej nie należy blokować przed zmianami. Następnie z poziomu JPK/Pliki JPK_V7 na zakładce [Ulga na złe długi (VAT-ZD)] wygenerować załącznik VAT-ZD i zrobić zapisy korekcyjne do rejestru oraz powtórnie przeliczyć korektę pliku JPK_V7. Podatek VAT należny zostanie skorygowany w części deklaracyjnej pliku JPK_V7 natomiast zapisy korekcyjne zostaną wykazane w części ewidencyjnej pliku JPK_V7.
3.4 Plik JPK_V7 został przesłany do systemu e-Deklaracje wraz z informacjami znajdującymi się na załączniku VAT_ZD. Na załączniku VAT-ZD zostały błędnie zakwalifikowane faktury sprzedaży. Jak wygenerować korektę pliku JPK_V7 z poprawnymi danymi ze skorygowanego zawiadomienia VAT ZD?
Z poziomu listy zawiadomień VAT-ZD użytkownik ma możliwość dodania kolejnego załącznika o tym samym typie w danym miesiącu/kwartale poprzez podświetlenie zablokowanego przed zmianami zawiadomienia, a następnie wciśnięcie przycisku . Na formularzu automatycznie zaznacza się parametr Korekta, bez możliwości odznaczenia. Typ zawiadomienia oraz miesiąc, za który jest ono dodawane przenoszone są z pierwotnego załącznika VAT-ZD, bez możliwości zmiany. Domyślnie przenoszone są pozycje z poprzedniego załącznika VAT-ZD. Pierwotne zawiadomienia VAT-ZD są oznaczone odpowiednio S dla sprzedaży oraz Z dla zakupu, natomiast korekty zawiadomienia przyjmują kolejno numerację S1, S2, Z1, Z2..itd.
Korektę należy przeliczyć za pomocą ikony pioruna. A następnie ikony wykonać zapisy korekcyjne. Po wykonaniu zapisów korekcyjnych należy przeliczyć korektę pliku JPK_V7 dla części deklaracyjnej oraz ewidencyjnej.
3.5 Mechanizm obliczania korekty w programie- przykłady liczbowe
Przykład
Faktura Sprzedaży wystawiona w lutym 2022 na 1000 netto w stawce 23% i na kwotę 400 netto w stawce 8% z terminem płatności 25.02.2022 (na 831 brutto) i terminem 31.03.2022 (na 831 brutto). Uwzględniona na deklaracji za luty 2020. Zapłacona w całości dnia 20.07.2022, czyli 145 dni po pierwszym terminie i 111 dni po drugim terminie.
Ponieważ dokument ma dwa różne terminy płatności pierwsza korekta zostanie wykonana w maju 2022, ponieważ 90 dni od pierwszego terminu płatności (27.02.2022) mija w maju, więc kwalifikuje się do korekty w maju (łączna korekta podatku należnego : dla stawki 23%: -500 netto i -115 VAT, dla stawki 8%: -200 i -16 VAT). Kolejną korektę należy wykonać gdy mija 90 dni od drugiego terminu płatności (31.03.2022) czyli w czerwcu (w stawce 23%: -500 netto i -115 VAT i w stawce 8% -200 netto i -16 VAT).
W lipcu 2022 zapłacona w całości, więc w pliku JPK_V7 za lipiec robimy kolejną korektę podatku należnego na całość faktury w stawce 23%, czyli 1000 netto i 230 VAT oraz w stawce 8% na 400 netto i 32 VAT.
Zawiadomienie VAT-ZD- faktura sprzedaży-korekta w miesiącu maju 90 dni od pierwszego terminu płatności
Zawiadomienie VAT-ZD- faktura sprzedaży-korekta w miesiącu czerwcu 90 dni od drugiego terminu płatności
Zawiadomienie VAT-ZD- faktura sprzedaży-korekta w miesiącu lipcu
Przykład
Faktura sprzedaży wystawiona 01.03.2022 na 1000,00 netto w stawce 23% z terminem płatności 11.03.2022. Faktura częściowo rozliczona na kwotę 500,00 brutto 08.04.2022. Po przeliczeniu VAT-ZD za miesiąc czerwiec faktura będzie pomniejszona o kwotę rozliczania więc otrzymujemy następujący wynik: Korekta netto 593,50, Korekta VAT 136,50. Suma do korekty: netto -594,00; VAT -137,00.
Zawiadomienie VAT-ZD- faktura sprzedaży częściowo rozliczona
Przykład
Zawiadomienie VAT-ZD za czerwiec 2022 jest już wygenerowane zgodnie z danymi z przykładu 2. Okazuje się, że zabrakło na tym zawiadomieniu VAT-ZD faktury sprzedaży wystawionej 08.03.2022 na kwotę 1000,00 netto w stawce 23% z terminem płatności 30.03.2022. W tym przypadku wykonujemy korektę zawiadomienia VAT-ZD za pomocą przycisku . Po przeliczeniu korekty zawiadomienia VAT-ZD otrzymujemy następujący wynik: korekta netto 1 594,00, korekta VAT 367,00. Suma do korekty: netto - 1 594,00; VAT -367,00. Po wykonaniu zapisu korekcyjnego za pomocą przycisku w Rejestrze VAT sprzedaży pojawia się dodatkowy zapis na kwotę 1000,00 netto i 230,00 VAT.
Korekta zawiadomienia VAT-ZD- faktura sprzedaży
Lista Ulga na złe długi (VAT-ZD) zawierająca pierwotne zawiadomienie VAT_ZD za listopad S oraz korektę do niego S1
Przykład
Faktura Zakupu wystawiona 07.02.2022 na 813,01 netto w stawce 23%z terminem płatności 14.02.2022. Faktura częściowo rozliczona na kwotę 500 brutto 10.03.2022. Po przeliczeniu VAT-ZD otrzymujemy następujący wynik: Korekta netto 406,51, Korekta VAT 93,49. Suma do korekty 93.
Zawiadomienie VAT-ZD- faktura zakupu częściowo rozliczona
Uwaga
Kwoty w polach Suma do korekty i Suma na VAT-ZD mogą się różnić, ponieważ w części deklaracyjnej pliku JPK_V7 każda stawka jest osobno zaokrąglana, a na VAT-ZD zaokrąglana jest całość faktury.
Przykład
Faktura Zakupu wystawiona 07.02.2022 na kwotę 813,01 netto w stawce 23% z terminem płatności 14.02.2022 nierozliczona. Druga faktura zakupu wystawiona 10.01.2022 na kwotę 18 950,00 netto w stawce 23% z terminem płatności 17.01.2022, wykazana najpierw na zawiadomieniu VAT-ZD za kwiecień 2022 jako nierozliczona, a następnie rozliczona w całości z terminem 12.05.2022. Po przeliczeniu VAT-ZD za maj 2022 otrzymujemy następujący wynik: dla pierwszej faktury -Korekta netto 813,01 ; Korekta VAT 189,99 Suma do korekty –dok. Niezapłacone -189,99. W przypadku drugiej faktury- Korekta netto 18 950,00; Korekta VAT 4 358,50; Suma do korekty - dok. Zapłacone 4 358,50.
Zawiadomienie VAT-ZD- faktura zakupu zapłacona i niezapłacona
Przykład
Kwartalne rozliczenie VAT. Do rejestru sprzedaży wprowadzone są trzy faktury: pierwsza z data sprzedaży 03.01.2022 na kwotę 200,00 netto w stawce 23% i terminem płatności 10.01.2022, druga z datą sprzedaży 04.02.2022 na kwotę 500,00 netto w stawce 23% i terminem płatności 10.02.2022 oraz trzecia z datą sprzedaży 10.03.2022 na kwotę 300,00 netto w stawce 23% i terminem płatności 15.03.2022. Płatność dotycząca faktury ze stycznia rozliczona jest częściowo na kwotę 100,00 brutto. Data rozliczenia określona jest na 14.06.2022. Przy kwartalnym rozliczeniu VAT należy przeliczyć zawiadomienia VAT-ZD za miesiące zawierające sie w danym kwartale (w tym przypadku przeliczone są zawiadominia VAT-ZD za kwiecień, maj, czerwiec 2022). Po przeliczeniu VAT-ZD za poszczególne miesiące otrzymujemy następujące wyniki: w kwietniu 2022 Korekta netto 200,00; Korekta VAT 46,00; Suma do korekty -46. W maju 2022 Korekta netto 500,00; Korekta VAT 115,00; Suma do korekty -115. W przypadku zawiadomienia VAT-ZD za czerwiec 2022 dla faktury z terminem płatności 15.03.2022 Korekta netto wynosi 300,00; Korekta VAT 69,00; Suma do korekty – dok. Niezapłacone -69,00. W przypadku faktury z terminem płatności 10.01.2022 - Korekta netto 81,30; Korekta VAT 18,70; Suma do korekty - dok. Zapłacone 18,70.
Zawiadomienie VAT-ZD za kwiecień 2022 - faktura sprzedaży z terminem płatności przypadającym na styczeń 2022
Zawiadomienie VAT-ZD za maj 2022 - faktura sprzedaży z terminem płatności przypadającym na luty 2022
Zawiadomienie VAT-ZD za czerwiec 2022 - faktura sprzedaży z terminem płatności przypadającym na marzec 2022 oraz faktura sprzedaży z terminem płatności przypadającym na styczeń 2022 częściowo rozliczona w czerwcu 2022
Lista zawiadomień VAT-ZD - status zawiadomień
Lista plików JPK_V7 – plik za II kwartał 2022 (część ewidencyjna wraz z częścią deklaracyjną)
OPT085 Szybki import i eksport przelewów przez bankowość internetową mBank CompanyNet
Dla Użytkowników Comarch ERP Optima korzystających z systemu mBank CompanyNet wprowadziliśmy możliwość bezpośredniej wymiany danych z bankiem mBank. W celu uruchomienia usługi najlepiej skontaktować się z infolinią mBanku (tel 801 273 273).
Automatyczna komunikacja z bankiem umożliwia eksport przelewów bezpośrednio z/do systemu bankowego, autoryzację wysłanych przelewów oraz import wyciągów bez konieczności ręcznego przenoszenia plików pomiędzy aplikacją bankową oraz Comarch ERP Optima. Możliwe jest również pobieranie dla każdego wysłanego przelewu jego aktualnego statusu w banku (przelew może oczekiwać na realizację, być częściowo lub całkowicie autoryzowany, zostać zrealizowany, odrzucony, anulowany itp.).
Automatyczna wymiana danych pomiędzy bankiem a klientem odbywa się przez wymianę komunikatów w formacie plików XML (standard ISO 20022) przy wykorzystaniu technologii web-services. Całość komunikacji jest zabezpieczona przez bezpieczny kanał HTTPS z wykorzystaniem dwustronnego SSL. Dzięki tym technologiom komunikacja pomiędzy Bankiem a klientem jest szyfrowana i nikt niepowołany nie ma dostępu do przesyłanych informacji. Dodatkowo dzięki dwustronnemu SSL Bank otrzymuje możliwość wstępnej weryfikacji klienta, a klient może zweryfikować, czy faktycznie podłączył się do serwera Banku.
Do zabezpieczenia wymiany informacji zastosowane zostały: token mobilny lub certyfikat kwalifikowany użytkownika, który weryfikuje Klienta i pozwala zweryfikować jego prawo do danego rachunku (rachunków).
Na liście Ogólne/ Inne/ Formaty przelewów dostępny jest format mBank WebService (standardowy) do wymiany danych z bankiem mBank.
Jak skonfigurować wymianę danych z bankiem mBank?
Wymiana danych z bankiem mBank dostępna jest w systemie Comarch ERP Optima od wersji 2019.5.1.
W systemie Comarch ERP Optima należy:
ustawić format wymiany danych
podać informację o numerze identyfikacyjnym firmy (DIK)
określić typ logowania: certyfikat lub token mobilny (i jeżeli jest to certyfikat, to podpiąć certyfikat kwalifikowany użytkownika)
dla przelewów walutowych wskazać kto ponosi opłaty związane z takimi przelewani
Na formularzu banku na zakładce [Import/Eksport] w polach:
Format eksportu dla przelewów zwykłych
Format importu wyciągów bankowych
wybieramy właściwy dla banku format obsługujący wymianę za pomocą usługi sieciowej. W naszym przypadku dla banku mBank dostępny jest format mBank Webservice.
Wybrany przez nas format będzie się później podpowiadał jako domyślny format podczas eksportu i importu przelewów.
Formularz banku, zakładka [Import/Eksport]Po wybraniu formatu mBank Webservice na formularzu banku pojawia się dodatkowa zakładka [3 Ustawienia usługi sieciowej]. Na tej zakładce:
wprowadzamy ustawienia dotyczące przelewów walutowych
w części Sposoby logowania operatorów podajemy login (ID) Użytkownika w banku i typ logowania. Logowanie może odbywać się z wykorzystaniem certyfikatu lub tokena mobilnego. W przypadku tokena mobilnego potwierdzenie operacji wykonywane jest w aplikacji mobilnej zainstalowanej na telefonie.
jeżeli logowanie odbywa się za pomocą certyfikatu a nie tokena mobilnego, to w części Certyfikaty komunikacyjne dla operatorów podpinamy certyfikat kwalifikowany użytkownika. Certyfikat ten powinien mieć aktualną datę ważności, posiadać informacje o obsługujących go kluczach prywatnych. Należy upewnić się czy certyfikat znajduje się we właściwym magazynie certyfikatów. Certyfikat kwalifikowany musi być zaimportowany do systemu mBank CompanyNet, w razie problemów z importem należy się kontaktować z infolinią mBanku tel. 801 273 273
Formularz banku, zakładka [Ustawienia usługi sieciowej]W przypadku przelewów walutowych istotne jest uzupełnienie pól:
Opłatę ponosi – mamy tutaj do wyboru trzy opcje: Zleceniodawca, Zleceniobiorca, Porówno.
Osoba kontaktowa – nasz przedstawiciel wybrany do kontaktu z bankiem.
Kontakt – numer telefonu, adres e-mail.
Na formularzu rejestru bankowego związanego z mBankiem należy uzupełnić informację o identyfikatorze firmy (DIK). Jest to unikalny identyfikator klienta banku w mBank CompanyNet. Brak tej informacji lub błędne dane (istotna jest wielkość liter) uniemożliwi wymianę danych z bankiem.
Rejestr bankowy – identyfikator firmy
Eksport płatności
Możliwy jest eksport przelewów krajowych (w tym do Urzędu Skarbowego i ZUS) oraz przelewów walutowych.
Przelewy walutowe wysyłane są jako przelewy zagraniczne lub przelewy SEPA.
W celu wysłania przelewu SEPA zdarzenie w preliminarzu płatności musi być:
zdarzeniem rozchodowym
waluta zdarzenia to EURO
na zdarzeniu zaznaczono parametr „Przelew SEPA”
Eksport przelewów z wykorzystaniem automatycznej wymiany danych z bankiem, wykonujemy z poziomu preliminarza płatności. W preliminarzu płatności należy:
wybrać rejestr, który dotyczy mBank i ma ustalony format wymiany obsługujący automatyczną komunikację z bankiem (w naszym przypadku mBank WebService)
na liście powinny wyświetlać się tylko zdarzenia nierozliczone lub rozliczone częściowo.
Po spełnieniu tych warunków w preliminarzu płatności będzie dostępna ikona Eksportuj polecenia przelewu .
Wymiana danych z mBankiem pozwala na:
wysłanie przelewu, który oczekuje w banku na jego autoryzację (zatwierdzenie)
wysłanie podpisanego przelewu, który zostanie w banku przekazany do realizacji
autoryzację (zatwierdzenie częściowe/finalne) wysłanych wcześniej przelewów
W mBanku możliwa jest wieloosobowa autoryzacja transakcji. Dzięki tej usłudze istnieje możliwość autoryzacji przelewów przez więcej niż 1 osobę (w banku można ustalać limity do autoryzacji samodzielnej i dwuosobowej oraz nadać uprawnienia do wykonywania zleceń bez ich autoryzacji).
W Comarch ERP Optima na zdarzeniu w preliminarzu płatności możemy:
podpisaćprzelew – podpisujemy przelewy o statusie Do realizacji, które nie zostały wysłane do banku. Jeśli wymagają tego ustalenia z bankiem przelew może być podpisany przez kilka osób. Na liście wyświetlamy informacje o tym kto, kiedy i jakim certyfikatem podpisał dany przelew. Podpisanego przelewu nie możemy już modyfikować. Każdazmiana częściowe rozliczenie czy zmiana dat uniemożliwi jego wysłanie. Konieczne będzie usunięcie istniejącego podpisu/podpisów i ponowne podpisanie przelewu. Wysłanie podpisanego przelewu spowoduje, że w banku zostanie on skierowany do weryfikacji a później do realizacji.
Formularz zdarzenia – Podpisy
autoryzować przelew – przelewy możemy autoryzować na stronie banku lub bezpośrednio w Comarch ERP Optima. W Comarch ERP Optima autoryzacji może dokonać tylko ten operator, który korzysta z tokena mobilnego. Autoryzacja (zatwierdzanie) dotyczy przelewu, który został wysłany do banku. W systemie mamy zarówno możliwość autoryzacji częściowej, jak i finalnej (pełnej). Przed autoryzacją przelewu zalecamy uruchomienie na telefonie aplikacji bankowej, gdyż pojawi się w niej wiadomość prezentująca szczegóły zatwierdzanej dyspozycji (data przelewu, kwota). Ostateczna akceptacja lub odrzucenie dyspozycji wykonywane są za pomocą przycisku na telefonie. Na formularzu przelewu zapisujemy historię autoryzacji, która została wykonana z poziomu Comarch ERP Optima.
Formularz zdarzenia – Historia autoryzacji
Podpisanie i autoryzacja pojedynczego przelewu możliwe są z poziomu formularza płatności. Operacje te można też wykonać seryjnie dla zaznaczonych zdarzeń. W tym celu będąc w Preliminarzu płatności należy wybrać strzałkę obok przycisku . Pojawi się dodatkowe menu:
Podpisz przelewy – podpisujemy zaznaczone zdarzenia o statusie Do realizacji.
Eksportuj przelewy – wysyłamy do banku zaznaczone przelewy. Po wybraniu opcji Eksportuj przelewy pojawi się okno Eksportuj przelewy do pliku na którym określamy parametry eksportu. Format wymiany przepisuje się z formularza banku, format wymiany dla MPP nie podlega edycji i jest taki sam jak format wymiany.
Data przelewu – jako data przelewu zawsze wstawiana jest data realizacji przelewu.
Przelewy zbiorczo wg podmiotów – po zaznaczeniu tej opcji przelewy które nie zostały podpisane zostaną pogrupowane wg podmiotu, numeru rachunku bankowego (wypełnionego na zdarzeniu) oraz waluty i wysyłane jako jeden, zbiorczy przelew. Podpisane przelewy zawsze wysyłane są pojedynczo, nie są grupowane. Po zaznaczeniu opcji Grupuj wg dat utworzonych zostanie tyle zbiorczych przelewów, ile jest różnych dat (terminów płatności/ dat realizacji/ dat dokumentu.
Eksportuj wszystkie linie opisu do banku – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Parametr ten spowoduje, że w zbiorczym przelewie będziemy starali się umieścić wszystkie uzupełnione linie opisu do banku odczytane z agregowanych przelewów.
Dziel przelewy wg długości opisu – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Spowoduje on, że program utworzy dla danego podmiotu kilka przelewów zbiorczych, przy czym na każdym z nich będzie umieszczony pełny opis do banku z przelewów cząstkowych. Parametr Dziel przelew wg długości opisu może być stosowany razem z pozostałymi parametrami dotyczącymi przelewów zbiorczych.
Wysyłaj przelewy w jednym pliku – zaznaczenie tego parametru powoduje, że wysyłając kilka przelewów tworzymy jeden plik xml, w którym zapisujemy wszystkie pojedyncze przelewy. Jeśli parametr nie jest zaznaczony to każdy z tych przelewów zapisywany jest w osobnym pliku.
Eksport uruchamiamy ikoną pioruna . Eksportowane są zarówno przelewy w PLN jak również w walucie obcej.
Jeżeli w preliminarzu płatności wybierzemy rejestr, który obsługuje automatyczną wymianę danych z bankiem, wśród kolumn na liście dostępne są kolumny:
Data wysłania do banku,
Komunikat do banku,
Data komunikatu do banku.
W kolumnach tych zapisywane są informacje przy eksporcie do banku oraz przy każdorazowym sprawdzeniu stanu przelewów w banku.
Preliminarz płatności – kolumny związane z WebServicemAutoryzuj przelewy częściowo – operacja dostępna jest dla Użytkownika, który korzysta z tokena mobilnego i dotyczy przelewów wysłanych do banku. W sytuacji, gdy przelewy zostały wysłane w jednym pliku autoryzacja dotyczy wszystkich przelewów wchodzących w skład tego pliku (paczki). W banku przelewy będą miały status zautoryzowane częściowo i będą czekały na ostateczne zatwierdzenie.
Autoryzuj przelewy finalnie – operacja dostępna jest dla Użytkownika, który korzysta z tokena mobilnego i wykonywana jest dla przelewów wysłanych do banku. W sytuacji, gdy przelewy zostały wysłane w jednym pliku autoryzacja dotyczy wszystkich przelewów wchodzących w skład tego pliku (paczki). W banku przelewy zostaną skierowane do realizacji.
Aktualizuj stany przelewów – sprawdzenia aktualnego statusu przelewów w banku.
Import danych
W Comarch ERP Optima mamy możliwość importu danych z mBanku. Import dotyczy:
stanu rachunku bankowego
historii operacji (wyciągów)
Import informacji o stanie rachunku bankowego można wykonać z poziomu:
listy rejestrów kasowych/bankowych
listy zapisów kasowych/bankowych
preliminarza płatności.
Wyciągi importujemy z listy zapisów kasowych/bankowych.
Na liście zapisów wybieramy rejestr bankowy związany z rachunkiem w mBanku i wskazujemy raport bankowy.
Lista zapisów kasowych\bankowych – Import przelewów
Import uruchamiamy przyciskiem Importuj polecenia przelewu . Na oknie Import przelewów ustalamy parametry importu, czyli:
wybieramy format wymiany (domyślnie podpowie się format importu ustalony na formularzu banku)
określamy definicję dla zapisów KP i KW
ustalamy okres za jaki będą importowane przelewy (domyślnie jest to okres odczytany z raportu bankowego)
możemy zaznaczyć opcję automatycznego rozliczania płatności przy imporcie
Po ustaleniu parametrów przyciskiem uruchamiamy pobranie danych z banku. W tym momencie na oknie Import danych wyświetli się lista przelewów, które za pomocą przenosimy do Comarch ERP Optima.
Jeżeli wykonany został import wyciągów i potem wykonywany jest ponowny import wtedy importowane są tylko te przelewy, które nie zostały jeszcze zaimportowane. Duplikaty są odrzucane.
Duplikaty sprawdzane są wg następujących kryteriów:
Data księgowania,
Numer rachunku kontrahenta,
Kwota,
Opis przelewu.
Automatyczna wymiana danych z bankami - najczęściej zadawane pytania
Co należy ustawić w programie Comarch ERP Optima, aby móc skorzystać z automatycznej współpracy z bankiem?
Odpowiedź: Na formularzu banku (Ogólne/ Inne/ Banki) w polach Format eksportu dla przelewów zwykłych oraz Format importu wyciągów bankowych (druga zakładka) należy wskazać format obsługujący automatyczną wymianę danych z bankiem. Następnie na 3 zakładce [Ustawienia usługi sieciowej] Użytkownik wprowadza ustawienia dotyczące przelewów walutowych oraz określa identyfikator użytkownika w mBanku i sposób logowania (token mobilny lub certyfikat). W przypadku wybrania certyfikatu podpina również odpowiedni certyfikat kwalifikowany użytkownika do komunikacji z bankiem. Na formularzu rejestru bankowego mBanku podajemy również numer identyfikacyjny firmy (DIK).
2. Czy można zobaczyć w pliku dane które zostały wyeksportowane/zaimportowane z banku?
Odpowiedź: Tak, mamy taką możliwość. W Konfiguracji Stanowiska/ Kasa/Bank/ Parametry możemy zaznaczyć parametry
Zapisuj dane wymieniane z bankiem do plików XML – w pliku XML zapisywane będą dane wysyłane/importowane z banku.
Zapisuj szczegółowe logi z komunikacji z bankiem – w pliku tekstowym zapisywane będą informacje związane z komunikacją z bankiem. Informacje te mogą być pomocne przy ustalaniu przyczyny nieprawidłowej komunikacji z bankiem.
Pliki zapisywane będą w katalogu z logami programu Comarch ERP Optima, w podkatalogu WebserwisyBankowe (%appdata%\Comarch\Opt!ma\Logs). Domyślnie parametry nie są zaznaczone.
OPT087 - Praktyczne wykorzystanie Opisu analitycznego w Księdze Handlowej
https://youtu.be/o_X3gphSgc0
Wstęp
Funkcjonalność opisu analitycznego pozwala na dokładniejsze opisanie dokumentu. Obecny opis na dokumencie lub wskazanie kategorii czasem bywa niewystarczające zwłaszcza w firmach gdzie są mocno rozbudowane koszty. Również właściciel firmy może na podstawie opisanych dokumentów analizować wszelkie koszty i przychody z nimi związane oraz robić dowolne analizy.
Wykorzystanie opisu analitycznego
W dziale księgowym przy księgowaniu dokumentów
Możemy założyć, że np. firma budowlana posiada plan kont mocno rozbudowany pod kątem kosztów. Występują konta zespołu „4” jak i zespołu „5”.
Konta „5” dzielą się na poszczególne budowy a w ramach budowy jeszcze odpowiedniki kont zespołu „4”.
W planie kont są konta:
401- amortyzacja
411 – zużycie materiałów
419 – energia
…
W menu Ogólne w kategoriach założono kategorie, które będą poszczególnymi budowami, np.:
1_19 – kolejny numer budowy w roku
2_19
Konto „5” ostatecznie powinno wyglądać tak: „5”-Kategoria-„4”, np.
501-1_19-411
501-2_19-411
…
Aby uzyskać taką sytuację można właśnie wykorzystać opis analityczny oraz kategorie – gdzie wymiarami będą wymiar o typie kategoria (BUDOWY) i drugi wymiar o typie z planu kont (KONTA_4).
Przykładowo dokument w rejestrze VAT zakupu może dotyczyć dwóch różnych budów a dotyczyć tych samych kosztów zużycia energii.
Na dokumencie można również wykorzystać kategorię nagłówka, która byłaby np. numerem konta „5”. Czyli na liście kategorii pojawiłyby się również „5”.
Ewentualnie zamiennie kategoria, która jest „4” a wymiar „5”.
Opis analityczny takiego dokumentu mógłby wyglądać następująco:
Budowa 1 – 45% kosztów a Budowa 2 pozostałe 55% kosztów.
W schemacie księgowym w pozycji Konto można wpisać następujące wyrażenie:
@KategoriaNag+’-’+@OpisAnalitycznyElement(’BUDOWY’)+’-’+@OpisAnalitycznyElement(’KONTA_4′)
W pozycji Kwota należy wybrać opcję Opis analityczny – Kwota opisu – @OpisAnalitycznyKwota
Jeśli mamy w Konfiguracji Firmy – Księgowość – Księgowość kontowa ustawione automatyczne zakładanie kont niesłownikowych to po zaksięgowaniu pojawi się w planie kont konto:
501-1_19-411
W powyższym przykładzie w schemacie odwołujemy się do nazwy elementu wymiaru @OpisAnalitycznyElement – 1_19 i 411.
Można również odwołać się do segmentu konta podpiętego na kategorii konkretnej budowy wykorzystanym później w wymiarze BUDOWY jak i bezpośrednio do konta księgowego „4”. Wtedy w schemacie w koncie można wpisać poniższą formułę:
@KategoriaNag+’-’+@OpisAnalitycznyKonto1(’BUDOWY’)+’-’+@OpisAnalitycznyKonto1(’KONTA_4′)
Można również zamiast zakładania poszczególnych kategorii dla każdej budowy zdefiniować wymiar o typie Opisowy o nazwie BUDOWY i do niego dodawać kolejne elementy, które będą poszczególnymi budowami.
Schemat księgowy pozostanie taki sam.
Analiza kondycji firmy albo poszczególnych projektów prowadzonych przez firmę
Firma zaangażowana jest w realizacje różnych projektów, które są z kolei realizowane przez różne zespoły w różnych oddziałach.
Załóżmy, że nad projektem1 pracuje zespół1 w Lublinie i 2 zespoły (zespół2 i zespół 3) w Krakowie.
Nad projektem2 tylko zespół1 i zespół3 w Krakowie.
Część osób z zespołu1 pracuje w Krakowie a część w Lublinie.
W takim przypadku można utworzyć wymiary:
PROJEKTY – typ opisowy – elementy P1, P2
ODDZIAŁ – typ opisowy – elementy LUBLIN, KRAKÓW
ZESPÓŁ – typ opisowy – elementy Z1, Z2, Z3
Firma zakłada poniższy podział kosztów na projekty, zespoły i oddziały:
– podział na zespoły: Z1 40%, Z2 50%, Z3 10%,
– podział na projekty: P2 10%, P1 90%
– podział na lokalizacje: Kraków 65%, Lublin 35%.
Aby rozpisać przytoczony przykład można zastosować następujące rozbicie:
Zespół Projekt Oddział Procent
Z1 P1 LUBLIN 35%
Z2 P1 KRAKÓW 50%
Z3 P1 KRAKÓW 5%
Z1 P2 KRAKÓW 5%
Z3 P2 KRAKÓW 5%
Po wykonaniu analizy z poziomu Analiz BI lub po zaksięgowaniu dokumentu na poszczególne konta odpowiedzialne za zespoły, projekty czy lokalizacje możemy stwierdzić jaka wartość kosztów zespołu1 pracującego w Krakowie przypada na np. projekt 2.
Mając fakturę na 35000 możemy ją rozpisać następująco:
W naszym przypadku 5% kosztów dotyczy Z1 z Krakowa pracującego nad P2, czyli po wyliczeniu będzie to 1750.
Jak zdefiniować opis analityczny w programie Optima?
W tym rozdziale zostaną opisane podstawowe funkcje opisu analitycznego.
W menu Ogólne po naciśnięciu przycisku użytkownik ma możliwość dodania wymiarów służących do opisania słowników oraz dokumentów. W programie dostępne są predefiniowane wymiary:
Lista predefiniowanych wymiarów analitycznych
Lista wymiarów może składać się z dowolnej liczby poziomów, gdzie pierwszy poziom to wymiar, kolejne to podwymiary, a ostatni poziom w przypadku wymiarów opisowych to elementy. Każdy wymiar może posiadać dowolną ilość podwymiarów, a w ramach podwymiarów opisowych dowolną ilość elementów. Istnieje możliwość zwijania listy oraz rozwijania listy.
Kod wymiaru analitycznego/ podwymiaru/ elementu wymiaru powinien być unikalny w obrębie jednego poziomu. Kod wymiaru analitycznego nie może zaczynać się od cyfry, wyrażeń typu AND, OR, ALL itp. Po wpisaniu w kodzie znaków: , ,, -, ‘,’’,<>, [], (), ^, ~, !, ?, @, #, %, &, $, *, |, /\, +, = lub spacji, są one zamieniane na znak podkreślenia dolnego. Kod wymiaru będzie nieaktywny jeżeli jego element zostanie wybrany na dokumencie/słowniku. Jeżeli wymiar będzie miał podwymiar i dopiero ten podwymiar będzie miał element to zablokowany będzie kod podwymiaru a wymiar będzie ciągle aktywny do zmiany.
Po rozwinięciu strzałki obok przycisku plusa oraz w menu kontekstowym dostępnym pod prawym przyciskiem myszy widoczne są opcje:
Dodaj wymiar – pozwala na dodanie formularza wymiaru analitycznego,
Dodaj podwymiar – opcja aktywna jeżeli na liście wskazano wymiar lub podwymiar,
Dodaj element – opcja aktywna jeżeli na liście wskazano wymiar lub podwymiar opisowy.
Wymiar
Formularz wymiaru analitycznego
Na formularzu wymiaru należy określić typu wymiaru:
Opisowy– w przypadku wymiaru opisowego istnieje możliwość dodania elementu bezpośrednio do wymiaru (z pominięciem podwymiaru).
Z planu kont – pozwala na wskazanie konta z planu kont bieżącego okresu obrachunkowego (zarówno syntetyki, jak i analityki). Jeżeli wybrane zostanie konto syntetyczne to na dokumencie/słowniku lista elementów zostanie zawężona do tego konta syntetycznego i wszystkich jego analityk. Jeżeli użytkownik nie wskaże żadnego konta to na dokumencie/słowniku widoczne będą wszystkie konta z bieżącego okresu obrachunkowego.odpoczynku dobowego i tygodniowego,
Kategoria – pozwala na wskazanie kategorii ogólnej lub szczegółowej z listy kategorii. Jeżeli wybrana zostanie kategoria główna to na dokumencie/słowniku lista elementów zostanie zawężona do tej kategorii i jej kategorii podrzędnych. Jeżeli użytkownik nie wskaże żadnej kategorii to na dokumencie/słowniku widoczna będzie pełna lista kategorii. Nie można usunąć z programu kategorii użytej w definicji wymiaru.zakazu pracy w niedziele i święta (a gdy jest dozwolona praca w niedzielę – wyznaczenie jednej na 4 tygodnie niedzieli wolnej od pracy).
Słownik – pozwala na wybór jednego ze słowników: Kontrahent, Bank, Pracownik, Wspólnik, Środek trwały, Towar lub Urząd. Jeżeli wybrany zostanie konkretny element słownika to na dokumencie/słowniku lista elementów zostanie zawężona do tej konkretnej pozycji. Jeżeli użytkownik nie wskaże żadnego elementu słownika to na dokumencie/słowniku widoczna będzie pełna lista elementów danego słownika.
Zmiana typu wymiaru nie jest możliwa jeżeli wykorzystano jego element do opisania dokumentu/słownika, a w przypadku wymiaru o typie Opisowy nie jest również możliwa jeżeli dodano do niego podwymiar/element.
Na formularzu wymiaru użytkownik powinien wskazać, na jakich dokumentach/słownikach wymiar może zostać wykorzystany.
Użytkownik ma możliwość oznaczenia wymiaru jako wymaganego. Powoduje to konieczność wybrania jego elementu podczas dodawania opisu analitycznego na dokumencie/słowniku. Jeżeli wymiar oznaczony został jako wymagany to podczas próby zapisania pozycji bez wskazanego elementu pojawia się komunikat: Opis analityczny jest niepełny. Nie wybrano elementu dla wymiaru [Kod wymiaru].
Podczas próby dodania wymiaru o kodzie WYDZIAŁ pojawia się komunikat: Nie można dodać wymiaru o kodzie [WYDZIAŁ], gdyż jest zarezerwowany dla opisu analitycznego w płacach.Analogicznie dla wymiaru o kodzie PROJEKT i LOKALIZACJA pojawia się odpowiedni komunikat.
Podwymiar
Podczas dodawania podwymiaru domyślnie zaznaczany jest typ Opisowy. Do wymiarów o typie Opisowy można dodawać kolejnej podwymiary nawet jeżeli wymiar/podwymiar posiada elementy.
Elementy wymiaru
Elementy wymiaru można dodawać tylko dla wymiarów/podwymiarów o typie Opisowy. Na formularzu elementu istnieje możliwość wskazania konta księgowego, które istnieje w bieżącym okresie obrachunkowym oraz możliwe jest wpisanie „z ręki” konta, które nie istnieje w planie kont, a może posłużyć do przyszłego księgowania.
Formularz elementu wymiaru opisowego
Użytkownik ma możliwość seryjnego usunięcia z listy wymiarów tych pozycji, które nie zostały wykorzystane w programie do wygenerowania opisu analitycznego. Nie ma możliwości usunięcia domyślnie zdefiniowanych wymiarów/podwymiarów. W przypadku pozycji wykorzystanych do opisania dokumentów/słowników można oznaczyć je jako nieaktywne. Jeżeli na formularzu wymiaru/ podwymiaru/ elementu zaznaczono parametr Nieaktywny to jest on widoczny na liście w kolorze czerwonym pod warunkiem wskazania w filtrze opcji Nieaktywne. Zaznaczenie/odznaczenie parametru przenosi się z gałęzi nadrzędnej na podrzędną. Nie ma możliwości odznaczenia parametru na gałęzi podrzędnej, jeżeli został on zaznaczony na gałęzi nadrzędnej. Możliwe jest zaznaczenie parametru na gałęzi podrzędnej, bez zaznaczenia na gałęzi nadrzędnej.
Generowanie opisu analitycznego
Opis analityczny dla słownika/dokumentu można wprowadzić z listy dokumentów/słowników lub z poziomu otwartego formularza dokumentu/słownika po naciśnięciu przycisku lub za pomocą skrótu klawiaturowego <Ctrl>+<F7> . Na oknie opisu analitycznego nie można usunąć żadnej kolumny.
Opis analityczny na słownikach
Opis analityczny na formularzu konta księgowego
Dodając opis analityczny na słowniku należy wskazać co najmniej jeden element dla dowolnego wymiaru. Nie można zapisać pozycji bez wskazanych elementów.
Wprowadzając opis na słowniku program pilnuje poprawności opisu, tzn. słownik musi być opisany w 100% – czyli suma procentów na słowniku musi wynosić 100%. W przeciwnym wypadku nie będzie możliwości zapisania opisu na słowniku. Przy próbie zapisu opisu pojawi się odpowiedni komunikat.
Opis analityczny dodany na koncie syntetycznym przenoszony jest na wszystkie jego konta analityczne (w tym na konta dodane już po uzupełnieniu opisu analitycznego na koncie nadrzędnym). Istnieje możliwość jego edycji. Opis analityczny przenosi się podczas dodawania nowego okresu obrachunkowego na podstawie kont z poprzedniego okresu oraz podczas aktualizacji planu kont z poprzedniego okresu, ale tylko w stosunku do kont nowo dodawanych. Dla kont analitycznych nowo dodawanych opis przenoszony jest zawsze z syntetyki danego konta. Zmiana opisu analitycznego na koncie syntetycznym powoduje zmianę opisu na wszystkich jego kontach analitycznych (ewentualne indywidualne ustawienia konta analitycznego są usuwane). Opis analityczny nadawany jest również w momencie zakładania konta poprzez grupę kont – przenosi się z konta syntetycznego, do którego dodano analitykę.
Opis analityczny dodany na grupie towarowej przenosi się na jej podgrupy oraz na wszystkie towary znajdujące się w danej grupie. Podczas dodawania nowego towaru opis analityczny przenosi się z grupy wskazanej jako domyślna dla towaru. Jeżeli towar należy do wielu grup towarowych to opis na towar przenosi się z ostatnio modyfikowanej grupy, do której towar należy. Usunięcie opisu z grupy towarowej usuwa opis z jej podgrup towarowych oraz z towarów należących do danej grupy.
Opis analityczny na dokumentach
W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość dodania opisu analitycznego do następujących dokumentów:
Dokument TaxFree,
Dokument wewnętrzny sprzedaży,
Dokument wewnętrzny zakupu,
Ewidencja kosztów,
Ewidnecja przychodów,
Faktury sprzedaży,
Faktury zakupu,
Kompletacja przyjęcie produktów,
Kompletacja rozchód składników
Paragony,
Przesunięcia międzymagazynowe,
Przyjęcie kaucji,
Przyjęcie wewnętrzne,
Przyjęcie zewnętrzne,
Rejestr sprzedaży,
Rejestr zakupu,
Rozchód wewnętrzny,
Wydanie kaucji,
Wydanie zewnętrzne.
Aby „ręcznie” opisać dokument należy:
Dodać pozycję opisu wybierając w kolumnie Pozycja odpowiednią wartość, którą użytkownik chce opisać z dokumentu.
Uzupełnić wymiary elementami.
Określić, jaki procent danej pozycji ma zostać w ten sposób opisany – wyliczy się wartość lub:
Wpisać wartość pozycji, co spowoduje automatyczne wyliczenie procentu.
Aby wygenerować opis analityczny na podstawie słownika należy nacisnąć ikonę lub przycisk <F8>.
Okno opisu analitycznego na dokumencie zawiera domyślne kolumny: Pozycja, Procent oraz Wartość. Dla każdego typu dokumentu w kolumnie Pozycja do wyboru są inne wartości. Nie można zapisać opisu analitycznego na dokumencie bez uzupełnienia kolumny Pozycja.
W programie istnieje kontrola 100% oraz wartości dokumentu lub pozycji – sumarycznie musi się zgadzać z wartością dokumentu lub pozycji. Jeżeli ze wskazanego procentu podczas podziału kwoty wyniknie różnica groszowa to różnica groszowa jest dodawana do ostatniej pozycji z kwotą. Analogicznie jeżeli ze wskazanej wartości podczas podziału procentu wyniknie konieczność zaokrąglenia procentu to jest on aktualizowany w ostatniej pozycji.
Po zmianie kwot na pozycji, dodaniu nowej pozycji lub usunięciu pozycji na dokumencie należy ponownie wprowadzić opis analityczny.
Opis analityczny na dokumencie zapisywany jest w bazie danych w momencie zapisywania dokumentu. Jeżeli dokument został zablokowany przed zmianami to opis analityczny można dodać tylko z poziomu listy dokumentów.
Uwaga
Dodanie opisu analitycznego na dokumencie, a następnie zapisanie dokumentu nie powoduje modyfikacji w polach Wprowadził, Zmodyfikował.
Opis na podstawie słownika lub ręczny
Dokumenty handlowe oraz magazynowe
Użytkownik może uzupełnić opis analityczny na dokumentach handlowych oraz magazynowych „ręcznie” lub wygenerować go za pomocą ikony lub przycisku <F8> na podstawie zdefiniowanego wcześniej opisu na towarze.
Aby opis analityczny ze słownika (towaru, konta) w całości przeniósł się na dokument należy ustawić takie same wymiary na słowniku, jak i na dokumencie, na którym wybierany jest dany słownik. Jeżeli wymiary będą różne to na dokument zostanie przeniesiony tylko opis z elementami dla wymiarów, które pokrywają się na słowniku i na dokumencie. Ponowne użycie ikony pioruna powoduje nadpisanie poprzedniego opisu nowo wygenerowanym.
Na dokumentach handlowych oraz magazynowych użytkownik ma możliwość wyboru pozycji:
Pozycja/Lp/Kod towaru/[Kwota netto pozycji],
Pozycja/Dokument/[Kwota netto dokumentu].
Na dokumencie WZ użytkownik dodatkowo ma możliwość wyboru pozycji:
Opis analityczny na dokumencie WZ należy wygenerować dopiero po zapisaniu dokumentu. Wynika to z tego, iż w przypadku WZ koszt zakupu wyliczany jest po zapisaniu dokumentu. Ponadto jeżeli użytkownik dokona zmian na dokumencie WZ (np. zmieni ilość) to po zapisaniu dokumentu powinien zmodyfikować opis analityczny (nie aktualizuje się on automatycznie).
Opisu analitycznego nie można generować dla faktur pierwotnych, faktur korygujących dane, faktur anulowanych oraz not korygujących. Jeżeli przed anulowaniem dokumentu dodano do niego opis analityczny, w momencie anulowania faktury jest on usuwany.
Rejestr VAT zakupu oraz sprzedaży
Opis analityczny na dokumentach w rejestrze VAT należy uzupełnić „ręcznie”.
Na dokumencie w rejestrze VAT zakupu oraz sprzedaży użytkownik ma możliwość wyboru pozycji:
Pozycja/Lp/Kwota dodatkowa/[Kwota z pozycji kwot dodatkowych].
Na oknie opisu analitycznego związanego z dokumentem w rejestrze VAT zakupu w kolumnie Pozycja wyświetlane są poszczególne pozycje w wartości zależnej od wybranego rodzaju odliczeń:
Ewidencja dodatkowa kosztów oraz przychodów
Opis analityczny na dokumentach w ewidencji dodatkowej należy uzupełnić „ręcznie”.
Na dokumencie w ewidencji dodatkowej kosztów oraz przychodów użytkownik ma możliwość wyboru pozycji:
Pozycja/Dokument/[Kwota dokumentu],
Pozycja/Lp/Kwota dodatkowa/[ Kwota z pozycji kwot dodatkowych].
Opis analityczny można uzupełnić również na dokumentach zaksięgowanych, z uzupełnioną predekretacją, wyeksportowanych lub przekształconych do wewnętrznych.
Dokument polecenia księgowania
Na dokumencie PK Użytkownik może uzupełnić opis analityczny „ręcznie” lub wygenerować za pomocą ikony lub przycisku <F8> na podstawie zdefiniowanego wcześniej opisu na koncie księgowym.
Na dokumencie PK użytkownik ma możliwość wyboru pozycji:
Pozycja/Lp/Numer konta/[Kwota pozycji] Strona Wn,
Pozycja/Lp/Numer konta/[Kwota pozycji] Strona Ma.
Uwaga
Jeżeli na dokumencie dodano opis analityczny związany z wymiarem, na formularzu którego odznaczono później dany typ dokumentu to na tym dokumencie nie ma możliwości modyfikacji istniejących pozycji opisu analitycznego. Użytkownik może je usunąć, a następnie wprowadzić nowe. Na nowych dokumentach tego wymiaru już nie będzie widać ale na dokumentach, które były wcześniej wprowadzone i opisane tym wymiarem nadal będzie można podglądnąć jakimi elementami ten wymiar był opisany.
Pracodawcy delegujący swoich pracowników w podróż służbową mają w stosunku do nich określone obowiązki. Rozliczenie delegacji powinno zawierać pokrycie kosztów pracownika związanych z wyjazdem służbowym takich jak np. diety czy koszty przejazdu i noclegów.
Funkcjonalność rozliczania należności za podróże służbowe odbywane przez pracowników dostępna jest w module Kasa/Bank Plus z poziomu listy Delegacje .
Użytkownik ma możliwość wprowadzania i rozliczania zarówno podróży służbowych krajowych w walucie systemowej, jak i delegacji zagranicznych. Delegacje mogą być dodawane z poziomu Comarch ERP Optima lub w aplikacji Comarch HRM.
Lista delegacji
Na liście delegacji dostępne są następujące kolumny: Numer dokumentu, Data, Podmiot, Kwota, Status, Rodzaj, Comarch HRM. W kolumnie Rodzaj wyświetlana jest opcja Krajowa lub Zagraniczna. W kolumnach ukrytych (dostępnych po wyborze opcji Wybór kolumn) dostępna jest również kolumna Kategoria (z wyświetlaną kategorią z nagłówka delegacji) i Zakład (widoczna dla firm z ustawioną wielozakładowością).
W kolumnie Kwota widoczna jest suma Kwot do wypłaty w PLN z sekcji Podsumowanie rozliczenia z pracownikiem, ze wszystkich etapów delegacji.
Listę obsługują standardowe przyciski ,, i .
Dodatkowo dostępne są następujące przyciski:
- Rozlicz zaznaczone dokumenty – służący do rozliczenia delegacji; rozliczać można tylko delegacje o stanie Zaakceptowane wydatki - Usuń rozliczenia z zaznaczonych dokumentów – do usunięcia rozliczeń delegacji
- Księguj - służąca do zaksięgowania delegacji (zarówno w przypadku pełnej księgowości, jak i książki przychodów i rozchodów); księgować można tylko delegacje o stanie Zatwierdzona
Szczegółowy opis rozliczania i księgowania delegacji zamieszczony jest w kolejnych rozdziałach biuletynu.
Uwaga
W aplikacji Comarch HRM istnieje możliwość zgłaszania delegacji. Delegacja taka jest odpowiednio oznaczona w kolumnie Comarch HRM.
Dodatkowo delegacja zgłoszona w ten sposób po podniesieniu formularza w Comarch ERP Optima będzie automatycznie przeliczana.
W Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty widoczna jest lista krajów wraz z odpowiadającą im walutą i kwotamidiet, ryczałtównoclegowych i limitównanocleg. Lista jest domyślnie uzupełniona wartościami wynikającymi z załącznika do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku (Rozporządzenie MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013, poz. 167)).
W Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty również wyświetlana jest lista krajów wraz z walutą i kwotami diet i ryczałtów. Lista jest uzupełniona wartościami domyślnymi. Kwoty diet, ryczałtów noclegowych i limitów na nocleg można zmienić wpisując indywidualnewartości. Kwoty są zapamiętywane historycznie.
Z listy delegacji dostępny jest wydruk Lista delegacji > Wzór standard. Z formularza delegacji dostępne są wydruki Polecenie wyjazdu > Delegacja – polecenie wyjazdu, Rozliczenie delegacji > Delegacja – Rozliczenie oraz Rozliczenie delegacji > Delegacja – Udokumentowane wydatki.
Z poziomu formularza elementu delegacji dostępne są wydruki Rozliczenie > Rozliczenie etapu krajowego delegacji oraz Rozliczenie > Rozliczenie etapu zagranicznego delegacji. W przypadku modyfikowania wartości na etapie, wydruk będzie aktualny dopiero po zapisaniu formularza delegacji.
Delegacje krajowe
Formularz delegacji – zakładka Ogólne
Na formularzu delegacji na zakładce [Ogólne] dostępny jest parametr Delegacja zagraniczna, jeżeli on nie będzie zaznaczony delegacja traktowana jest jako delegacja krajowa.
Formularz delegacji
Jest również możliwość wpisania Miejsca docelowego, Celu delegacji oraz wybór Kategorii. Po wybraniu pracownika, automatycznie podpowiadana jest kategoria z jego karty, z możliwością zmiany. Kategorie można również przypisać na każdym z elementów delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia].
Na formularzu delegacji użytkownik ma do dyspozycji 4 opcje: Bufor, Zaakceptowane polecenie wyjazdu, Zaakceptowane wydatki oraz Zatwierdzona delegacja.
Na formularzu delegacji domyślnie zaznaczony jest Bufor, co daje możliwość uzupełniania podstawowych informacji takich jak: nazwisko pracownika, czas trwania delegacji, cel podróży, datę rozliczenia delegacji oraz zaliczki na wydatki (tylko jako zapis na liście bez generowania zapisu KW do raportu kasowego).
Rozliczyć można tylko delegacje o stanie Zaakceptowane wydatki.
Zatwierdzenie delegacji powoduje zablokowanie jej do edycji. Aktywna jest jedynie sekcja z podsumowaniem kosztów delegacji na etapach zagranicznych, gdzie można zmienić kurs po jakim będą księgowane koszty delegacji. Księgować można wyłącznie delegacje zatwierdzone.
Uwaga
W konfiguracji programu /Użytkowe /Operatorzy znajduje się parametr Akceptowanie poleceń wyjazdu i rozliczenia. Po jego zaznaczeniu operator będzie mógł zaznaczyć na formularzu delegacji opcje: Zaakceptowane polecenie wyjazdu, Zaakceptowane wydatki i Zatwierdzona.
Na formularzu delegacji widoczne są następujące kolumny: Data od, Data do, Kraj, Waluta (pokazująca walutę danego etapu, w przypadku delegacji krajowych jest to zawsze PLN) i Zaliczka. W kolumnach ukrytych jest dostępna również kolumna Status rozliczenia, w której wykazywane są statusy rozliczenia danego etapu delegacji: N – nie rozliczono, C – rozliczono częściowo, R – rozliczono całkowicie.
Element delegacji - Zakładka zaliczki
Na elemencie delegacji, na zakładce [Zaliczki] widoczne są pola Kraj (z domyślną wartością: Polska) i Waluta (z domyślną wartością: PLN). Wartości w tych polach są wyszarzane i niemożliwe do zmiany.
Na delegacji o statusie Bufor, przy próbie dodania zaliczki z listy istniejących zapisów KW, pojawi się komunikat Operacja nie jest możliwa. Operacja będzie możliwa po zmianie stanu na 'Zaakceptowane polecenie wyjazdu'.
Zaakceptowanie polecenia wyjazdu, poprzez zaznaczenie tej opcji na formularzu delegacji, umożliwi wybór zaliczki z raportu lub dodanie jej poprzez wygenerowanie zapisu KW.
Po naciśnięciu na ikonę można:
wybrać zaliczkę z istniejących już zapisów kasowych/bankowych – w tym celu należy nacisnąć na ikonę w kolumnie Numer dokumentu KW
lub utworzyć nową zaliczkę, poprzez wpisanie kwoty w kolumnie Kwota (na liście zapisów kasowych/bankowych zostanie wówczas automatycznie utworzony odpowiedni zapis)
Rys. 3. Formularz elementu delegacji - zakładka Zaliczki
W części Zapisy kasowe z rozliczenia delegacji dostępna jest ikona plusa umożliwiająca użytkownikowi ręczne podpinanie zapisu kasowego/ bankowego do delegacji. Ikona jest aktywna dla delegacji o statusie Zaakceptowane wydatki i nierozliczonej lub rozliczonej częściowo. Dostępna jest również ikona kosza do usuwania zapisów z listy.
Zarówno w sekcji z zaliczkami, jak i z zapisami kasowymi z rozliczenia delegacji dostępna jest kolumna Kwota do rozliczenia, w której można wpisać kwotę jaka ma zostać rozliczona ze wskazanego dokumentu.
Element delegacji - Zakładka Wydatki
Na zakładce [Wydatki] jest możliwość wskazania kosztów za noclegi, bilety i inne wydatki, wprowadzonych bezpośrednio w ewidencjach pomocniczych takich jak: rejestry VAT czy ewidencja dodatkowa
Dokumenty wprowadzone w module Faktury i przesłane do rejestru VAT nie mogą być podpinane.
Rys. 4. Formularz elementu delegacji - zakładka Wydatki
Uwaga
Przy zaznaczonych parametrach: Automatyczna generacja kasy dla ewidencji dodatkowej oraz Automatyczna generacja kasy dla rejestru VAT w Konfiguracji firmy /Kasa/Bank, przy dodawaniu z poziomu formularza delegacji dokumentów z formą płatności gotówka, nie zostanie automatycznie wygenerowany zapis kasowy rozliczający tą płatność.
W sytuacji, gdy dokument kosztowy powinien zostać podzielony np. pomiędzy dwie delegacje jest możliwość ograniczenia kwoty wydatku w kolumnie Kwota rozliczenia. Wpisana tu kwota zostanie automatycznie przeniesiona do podsumowania. Natomiast w przypadku ręcznej zmiany kwot w podsumowaniu, należy je również ręcznie przepisać do kolumny Kwota rozliczenia na liście dokumentów
Koszty jednego noclegu w podsumowaniu zostaną automatycznie ograniczone do wysokości limitu, tj. 600,00 zł. Takie automatyczne ograniczenie kwoty nastąpi wyłącznie w części z podsumowaniem, dlatego odpowiednią wartość należy także przepisać na listę dokumentów do kolumny Kwota rozliczenia.
Na podpiętej pozycji kosztu użytkownik ma dodatkowo do dyspozycji parametr Rozliczać zaliczką. Domyślnie parametr jest zaznaczony, co oznacza że w momencie rozliczenia delegacji nastąpi rozliczenie podpiętego dokumentu z podpiętą do delegacji zaliczką. Rozliczenie zostanie wykonane na kwotę wpisaną w kolumnie Kwota rozliczenia. Gdy parametr Rozliczać zaliczką zostanie odznaczony wówczas dokument kosztowy nie zostanie rozliczony z delegacją.
Nie ma możliwości podpięcia tego samego dokumentu do kilku sekcji. Przy próbie wskazania np. w sekcji z innymi wydatkami tego samego dokumentu, który jest już wskazany np. w sekcji z noclegami, pojawi się komunikat Dokument FZ/12345/2020/VAT został już dodany do listy Noclegi.
Element delegacji - Zakładka Rozliczenie delegacji
Zakładka [Rozliczenie delegacji] składa się z kilku sekcji. U góry okna dostępne są pola Kraj (z domyślną wartością: Polska) i Waluta (z domyślną wartością: PLN). Wartości w tych polach są wyszarzane i niemożliwe do zmiany.
Następnie wprowadza się trasy, z określeniem dat i godzin odjazdu/przyjazdu.
Liczba godzin w delegacji jest wyliczana w oparciu o daty i godziny odjazdu/ przyjazdu uzupełnione w sekcji z trasami. Wartość można ręcznie zmienić.
W polu Stawka diety podstawiana jest domyślna wartość stawki diety z konfiguracji. Wartość podpowiadanej stawki diety można ręcznie zmienić.
W Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty można określić czy delegacje mają być wyliczane w oparciu o ustawowe (pobierane z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty) czy indywidualne (pobierane z Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty) stawki diet i ryczałtów.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty jest zaznaczona opcja indywidualnie i na delegacji dodatkowo jeszcze ręcznie zmienimy stawkę diety na jakąś inną, to przy wprowadzaniu kolejnej delegacji dla tego samego pracownika, domyślnie podpowiadana jest stawka diety wpisana na poprzedniej delegacji.
Diety, ryczałty za dojazdy oraz ryczałty za noclegi są domyślnie wyliczane na podstawie daty rozpoczęcia i zakończenia delegacji, ale z możliwością zmiany. Domyślnie parametr Wyliczaj ryczałt nie jest zaznaczony, z możliwością ręcznego uzupełnienia ryczałtów za dojazdy i noclegi.
Po zaznaczeniu parametrów wartości są pobierane z Konfiguracji, a następnie automatycznie wyliczane na podstawie czasu trwania delegacji.
Po zmianie wysokości diet i ryczałtów w konfiguracji, wartości na wyliczonych już delegacjach nie są automatycznie zmieniane. Aby je zaktualizować należy edytować delegację i ponownie wpisać np. liczbę diet na Rozliczeniu delegacji.
Jeśli jest potrzeba zmodyfikowania zarówno ilości, jak i kwot należy odznaczyć parametr Wyliczaj ryczałt i ręcznie wprowadzić właściwe dane.
Wyliczona kwota diety jest automatycznie pomniejszana o koszt zapewnionego wyżywienia, przy czym każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie 25% diety, obiad 50% diety, kolacja 25% diety.
W przypadku, gdy pracownik będzie podróżował samochodem prywatnym, należy mu się zwrot kosztów przejazdu, na podstawie przejechanych kilometrów. Istnieje możliwość uzupełnienia tych informacji w sekcji Koszty używania pojazdu.
Element delegacji - Zakładka Podsumowanie rozliczenia
Na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] jest możliwość przypisania kategorii, domyślnie jest tu podpowiadana kategoria wybrana w nagłówku delegacji.
Poniżej znajduje się sekcja Podsumowanie rozliczenia z pracownikiem, a w niej wyliczone wartości ryczałtów, diet i innych wydatków, łączna suma wydatków, łączna wartość pobranych zaliczek oraz wyliczona kwota do wypłaty.
Rys. 6. Formularz elementu delegacji - zakładka Podsumowanie rozliczenia
Po zaznaczeniu parametru Generowaniepłatności aktywne stają się pola do wyboru formy płatności i wskazania terminu płatności. Dostępny jest również parametr Generowaniezapisuk/b. Po jego zaznaczeniu aktywne staje się pole Rejestr, z możliwością wskazania rejestru, do którego zapis ma trafić. Domyślnie podpowiada się rejestr związany z formą płatności wybraną na delegacji, jeżeli zostanie wybrany jakiś inny rejestr to wybór zostaje zapamiętany. Zapamiętywana jest również ostatnio wybrana forma płatności oraz zaznaczenie/ odznaczenie parametru Generowaniezapisuk/b. Parametr Generowaniezapisuk/b jest zależny od parametru Generowaniepłatności. Jeżeli użytkownik odznaczy parametr Generowaniepłatności to Generowaniezapisuk/b również jest niemożliwe do zaznaczenia.
Dokładne działanie parametrów Generowanie płatności i Generowanie zapisu k/b zostało opisane w dalszej części biuletynu, w rozdziale Ogólne zasady rozliczania delegacji.
W polu Stan rozliczenia wykazywany jest stan rozliczenia delegacji: Nie rozliczono, Rozliczono częściowo lub Rozliczono. Stany rozliczenia są wyświetlane dla delegacji rozliczonych od wersji 2017.5.1 Comarch ERP Optima. Dla delegacji rozliczonych na wcześniejszych wersjach, wartość w tym polu nie jest wyświetlana.
Parametr Generowanie zapisu k/b można zaznaczyć/odznaczyć tylko na delegacjach nierozliczonych. Dla delegacji o stanie Rozliczono częściowo lub Rozliczono parametr jest wyszarzany.
Formularz delegacji – zakładka Dokumenty
Drugą zakładką dostępną na formularzu delegacji jest zakładka [Dokumenty]. Zawiera ona listę dokumentów znajdujących się w Bibliotece dokumentów związanych z daną delegacją. Załącznikami na tych dokumentach mogą być zapisane w formie elektronicznej np. faktury, bilety, opłaty za autostradę czy inne dokumenty.
Dokumenty te możemy dodawać w programie Comarch ERP Optima lub w aplikacji Comarch HRM.
Opcja Dodaj nowy – wywołuje nowy formularz dokumentu firmowego. Nowy dokument można dodać używając klawisza <INSERT> lub wykorzystując metodę drag&drop (przeciągania pliku).
Opcja Dodaj istniejący – wywołuje listę dokumentów zapisanych w Bibliotece, skąd Użytkownik może wskazać odpowiedni dokument.
Dokumenty mogą być dodawane/usuwane przez Użytkowników, którzy posiadają moduł Obieg dokumentów. Pozostali Użytkownicy mają możliwość podglądu znajdujących się na tej zakładce dokumentów.
Podgląd pliku możliwy jest bezpośrednio z listy dokumentów delegacji po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na danym dokumencie i wybraniu z menu kontekstowego opcji Archiwum plików.
Dokumenty dodane w programie Comarch ERP Optima mogą być udostępnione w aplikacji Comarch HRM lub usunięte z Comarch HRM. W celu udostępnienia dokumentu lub jego zablokowania należy skorzystać z menu kontekstowego.
Uwaga
W aplikacji Comarch HRM widoczne będą tylko załączniki zapisane w bazie danych. Załączniki będące linkami nie zostaną udostępnione.
W przypadku korzystania z aplikacji Comarch HRM każdy dodany w aplikacji załącznik powoduje utworzenie dokumentu w Bibliotece dokumentów.
Delegacje zagraniczne
Na formularzu delegacji dostępny jest parametr Delegacja zagraniczna. Jest on aktywny tylko na delegacjach, które nie mają jeszcze zdefiniowanego żadnego etapu. Jeżeli dodany jest już przynajmniej jeden etap, opcja Delegacja zagraniczna jest wyszarzana, bez możliwości zmiany. Po zaznaczeniu wspomnianego parametru na delegacji można dodawać zarówno etapy krajowe, jak i zagraniczne :
Opcja Dodaj etap krajowy (klawisz <Insert>) powoduje otwarcie formularza elementu delegacji, który jest etapem krajowym
Opcja Dodaj etap zagraniczny (klawisz <Shift>>+<Insert>) powoduje otwarcie formularza elementu delegacji, który jest etapem zagranicznym
Jeżeli parametr Delegacja zagraniczna nie jest zaznaczony, delegacja jest traktowana jako krajowa i nie można na niej dodać etapów zagranicznych.
Na formularzu delegacji jest również możliwość wpisania Miejsca docelowego, Celu delegacji oraz wyboru kategorii. Po wybraniu pracownika automatycznie podpowiadana jest kategoria z jego karty, z możliwością zmiany. Kategorie można również przypisać na każdym z elementów delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia]. Po zaksięgowaniu delegacji do księgowości kontowej, kategoria wpisana w nagłówku delegacji jest przenoszona jako kategoria nagłówka i pozycji na powstały zapis księgowy.
Aby móc wprowadzić etapy delegacji najpierw należy wybrać pracownika, dla którego delegacja ma być wprowadzona.
Na formularzu delegacji dostępne są następujące kolumny: Data od, Data do (w których widoczne są: najwcześniejsza data odjazdu i najpóźniejsza data przyjazdu z listy tras, z zakładki [Rozliczenie delegacji]), Kraj (z nazwą kraju wybranego na etapie delegacji), Zaliczka (z sumą wszystkich zaliczek w walucie etapu), Waluta (z walutą danego etapu). W kolumnach ukrytych jest dostępna również kolumna Status rozliczenia, w której wykazywane są statusy rozliczenia danego etapu delegacji: N – nie rozliczono, C – rozliczono częściowo, R – rozliczono całkowicie. Statusy są wyświetlane dla delegacji rozliczonych od wersji 2017.5.1 Comarch ERP Optima. Dla delegacji rozliczonych na wcześniejszych wersjach wartość w tej kolumnie nie jest wyświetlana.
Lista etapów domyślnie sortowana jest wg daty w kolumnie Data od. Nie ma możliwości kopiowania etapów.
Po przejściu na listę rozliczeń podmiotu z poziomu etapu delegacji (ikona Rozliczenia podmiotu w menu głównym), lista rozliczeń jest domyślnie wyfiltrowana do waluty zgodnej z walutą edytowanego etapu.
Etap krajowy
Etap krajowy na delegacji zagranicznej jest zbliżony do etapu na delegacji krajowej, który został dokładnie opisany w poprzednim rozdziale. Zakładki [Zaliczki], [Wydatki] i [Podsumowanie rozliczenia] są identyczne. Nieco inna jest natomiast zakładka [Rozliczeniedelegacji].
Na zakładce [Rozliczeniedelegacji] w tabelce z trasami dostępna jest dodatkowa kolumna Wyjazd, w której możemy wskazać czy dana trasa jest częścią wyjazdu (opcja zaznaczona) czy przyjazdu (opcja niezaznaczona).
Pole Liczba godzin w delegacji jest wyszarzane – liczba godzin jest wyliczana w oparciu o godziny odjazdu/ przyjazdu wprowadzone w tabelce z trasami (jest to suma godzin wyjazdów i godzin powrotów).
Obok pola z liczbą godzin w delegacji dostępny jest parametr Sumuj wyjazdy z powrotami, który ma wpływ na wyliczenie liczby diet i ryczałtów. W sytuacji gdy parametr ten jest zaznaczony, liczba diet jest wyliczana dla łącznej liczby godzin (tzn. dla sumy godzin wyjazdów i przyjazdów). W sytuacji, gdy parametr nie jest zaznaczony liczba diet jest wyliczana osobno dla wyjazdów i osobno dla przyjazdów.
Przykład
Na elemencie delegacji wprowadzone są 2 trasy:
pierwsza, trwająca 10 godzin, oznaczona jako Wyjazd
druga, trwająca 7 godzin, bez zaznaczonej opcji Wyjazd (czyli będąca przyjazdem)
W polu Liczba godzin w delegacji widoczne jest więc: 17 (10h+7h)
Jeżeli parametr Sumuj wyjazdy z powrotami będzie zaznaczony, to w Liczbie diet będzie widoczne: 1.
(Godziny wyjazdów i przyjazdów są sumowane, tj. 10h+7h=17h; a dla 17 godzin przysługuje 1 dieta.)
Jeżeli parametr Sumuj wyjazdy z powrotaminie będziezaznaczony, to w Liczbie diet będzie widoczne: 0,5000.
(Jest 10 godzin wyjazdu, którym przysługuje 0,5 diety oraz 7 godzin przyjazdu, którym nie przysługuje dieta. Łącznie więc pracownikowi przysługuje 0,5 diety.)
Liczba diet wynikająca z liczby godzin w delegacji wyliczana jest tak samo, jak na delegacjach krajowych. Jeżeli delegacja trwała od 8 do 12 godzin wyliczana jest połowa diety, jeżeli trwała ponad 12 godzin wyliczana jest cała dieta. W przypadku rozpoczęcia każdej kolejnej doby delegacji: do 8 godzin to połowa diety, ponad 8 godzin to już cała dieta.
Etap zagraniczny
Na formularzu etapu zagranicznego również dostępne są cztery zakładki: [Zaliczki], [Wydatki], [Rozliczenie delegacji] i [Podsumowanie rozliczenia].
Zakładka Zaliczki
Na zakładce [Zaliczki] jest możliwość wybrania Kraju, związanego z danym elementem delegacji. Domyślnie podpowiadany jest Kraj, który był ostatnio wybierany dla danego pracownika. Po wyborze kraju automatycznie podpowiadana jest odpowiednia Waluta. Pola Kraj i Waluta są wyszarzane, jeżeli na elemencie delegacji jest już dodana przynajmniej jedna zaliczka lub dokument na zakładce Wydatki.
Jeżeli na delegacji ciągle jest ustawiony status Bufor, przy próbie dodania zaliczki pojawi się komunikat Operacja nie jest możliwa. Operacja będzie możliwa po zmianie stanu na 'Zaakceptowane polecenie wyjazdu'.
Zaakceptowanie polecenia wyjazdu, poprzez zaznaczenie tej opcji na formularzu delegacji, umożliwi dodawanie zaliczek.
Po naciśnięciu na ikonę można:
wybrać zaliczkę z istniejących już zapisów kasowych/bankowych – w tym celu należy nacisnąć na ikonę w kolumnie Numer dokumentu KW
lub utworzyć nową zaliczkę, poprzez wpisanie kwoty w kolumnie Kwota (na liście zapisów kasowych/bankowych zostanie wówczas automatycznie utworzony odpowiedni zapis)
Dodawać można zapisy wprowadzone w walucie zgodnej z walutą danego etapu delegacji.
Po zaznaczeniu parametru Wypłata zaliczki w PLN można również dodawać zaliczki wprowadzone z walutą dokumentu PLN i walutą rozliczenia zgodną z walutą danego etapu delegacji. Jeżeli dodana jest już przynajmniej jedna zaliczka parametr Wypłata zaliczki w PLN jest wyszarzany.
W kolumnie Kwota jest widoczna kwota zaliczki w walucie obcej (kwota jest przenoszona z zaliczki i nie można jej zmienić).
W kolumnie Kwota do rozliczenia można wskazać jaka część zaliczki ma być rozliczona w ramach danego etapu.
W kolumnie Kwota w PLN jest widoczna wartość zaliczki w przeliczeniu na PLN po kursie z dokumentu.
Analogiczne kolumny dostępne są w sekcji Zapisy kasowe z rozliczenia delegacji.
W części Zapisy kasowe z rozliczenia delegacji dostępna jest ikona plusa umożliwiająca użytkownikowi ręczne podpinanie zapisu kasowego/ bankowego do delegacji. Ikona jest aktywna dla delegacji o statusie Zaakceptowane wydatki i nierozliczonej lub rozliczonej częściowo. Dostępna jest również ikona kosza do usuwania zapisów z listy. Przy dodawaniu zapisu na etapach częściowo rozliczonych kwota w kolumnie Kwota do rozliczenia domyślnie jest ograniczana do wartości pozostającej do rozliczenia.
Lista zaliczek może być modyfikowana tylko na delegacjach nierozliczonych.
Zakładka Wydatki
Na zakładce [Wydatki] jest możliwość wskazania kosztów za noclegi, bilety i innych wydatków wprowadzonych bezpośrednio w ewidencjach pomocniczych takich jak rejestry VAT czy ewidencja dodatkowa.
W sytuacji, gdy dokument kosztowy powinien zostać podzielony np. pomiędzy dwie delegacje jest możliwość ograniczenia kwoty wydatku w kolumnie Kwota rozliczenia. Wpisana tu kwota zostanie automatycznie przeniesiona do podsumowania.
W kolumnie Kwota w PLN widoczna jest kwota dokumentu w przeliczeniu na złotówki (wartość jest przeliczona po kursie z dokumentu). W przypadku podpięcia dokumentu z Rejestru VAT z zaznaczoną opcją Inny kurs do księgowania, w kolumnie Kwota w PLN prezentowana jest wartość przeliczona po kursie do księgowania.
Na podpiętej pozycji kosztu użytkownik ma dodatkowo do dyspozycji parametr Rozliczać zaliczką. Domyślnie parametr jest zaznaczony, co oznacza że w momencie rozliczenia delegacji nastąpi rozliczenie podpiętego dokumentu z podpiętą do delegacji zaliczką. Rozliczenie zostanie wykonane na kwotę wpisaną w kolumnie Kwota rozliczenia. Gdy parametr Rozliczać zaliczką zostanie odznaczony wówczas dokument kosztowy nie zostanie rozliczony z delegacją.
W sekcji Podsumowanie widoczna jest informacja o ilości noclegów, biletów oraz innych wydatków. Wartość w polu Kwotanoclegów jest automatycznie ograniczana do wysokości limitu przypisanego do danego kraju, wybranego na elemencie delegacji. Kwota limitu na nocleg pobierana jest z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty (jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty jest zaznaczona opcja ustawowe) lub z Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty (jeżeli jest zaznaczona opcja indywidualne). Podpowiadaną kwotę można ręcznie zmienić.
Zakładka Rozliczenie delegacji
Na zakładce [Rozliczenie delegacji] jest możliwość wybrania Kraju, związanego z danym elementem delegacji. Po wyborze kraju automatycznie podpowiadana jest odpowiednia Waluta, w której wypłacane są diety w danym kraju. Wybór Kraju i Waluty na zakładce [Rozliczenie delegacji] powoduje ustawienie takiego samego Kraju i takiej samej Waluty na zakładce [Zaliczki].
Pola Kraj i Waluta są wyszarzane, jeżeli na elemencie delegacji jest już dodana przynajmniej jedna zaliczka lub dokument na zakładce Wydatki.
W polu Data rozpoczęcia etapu domyślnie podstawiana jest data i godzina z pierwszego przejazdu, a w polu Data zakończenia etapu data i godzina z ostatniego przejazdu z tabelki z przejazdami. Pola te są aktywne/ możliwe do edycji.
Poniżej tabelki z przejazdami znajduje się sekcja Kalkulacja, a w niej m.in. informacje na temat liczby godzin w delegacji i wyliczonych kwot diet i ryczałtów.
Liczba godzin w delegacji wyliczana jest automatycznie w oparciu o wartości wpisane w polach Data rozpoczęcia etapu i Data zakończenia etapu. Pole to jest aktywne do edycji.
W polu Stawka diety dla kraju wybranego na elemencie delegacji domyślnie pobierana jest stawka diety z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty (jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty jest zaznaczona opcja ustawowe) lub z Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty (jeżeli jest zaznaczona opcja indywidualne). Wartość podpowiadanej stawki diety można ręcznie zmienić.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty jest zaznaczona opcja indywidualnie i na delegacji dodatkowo jeszcze ręcznie zmienimy stawkę diety na jakąś inną, to przy wprowadzaniu kolejnej delegacji dla tego samego pracownika i tego samego kraju, domyślnie podpowiadana jest stawka diety wpisana na poprzedniej delegacji.
Liczba diet wyliczana jest w oparciu o pole Liczba godzin w delegacji. Jeżeli delegacja trwała nie więcej niż 8 godzin, wyliczana jest 1/3 Diety. Jeżeli delegacja trwała więcej niż 8, ale nie więcej niż 12 godzin, to przysługuje 0,5 Diety. Jeżeli delegacja trwała ponad 12 godzin – przysługuje cała dieta. Dieta przysługująca za każdą kolejną dobę wyliczana jest w ten sam sposób. Wyliczoną liczbę diet można ręcznie zmienić.
Kwota diety wyliczana jest jako iloczyn liczby diet i stawki diety.
Wyliczona kwota diety jest automatycznie pomniejszana o koszt zapewnionego wyżywienia, przy czym każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie 15% diety, obiad 30% diety, kolacja 30% diety.
Parametr Wyliczaj ryczałt dla ryczałtów za dojazdy, noclegi, dojazdy z/do dworca, lotniska i za pobyt w szpitalu domyślnie nie jest zaznaczony. Po jego zaznaczeniu automatycznie wyliczana jest liczba i kwota ryczałtów. Stawka ryczałtu za dojazdy to 10% stawki diety dla danego kraju za każdą rozpoczętą dobę pobytu. Stawka ryczałtu za noclegi to 25% limitu noclegowego dla danego kraju (wartość jest pobierana z konfiguracji firny). Stawka ryczałtu za dojazdy z/do dworca, lotniska to 100% stawki diety dla danego kraju. Stawka za pobyt w szpitalu to 25% stawki diety. Po wpisaniu liczby dni pobytu w szpitalu, widoczna kwota przysługującej diety jest odpowiednio pomniejszana.
Po zaznaczeniu opcji Wyliczaj ryczałt dla ryczałtów za dojazdy/ za noclegi liczba ryczałtów wyliczana jest automatycznie, w oparciu o liczbę godzin w delegacji.
Po zaznaczeniu opcji Wyliczaj ryczałt dla ryczałtów za dojazdy z/do dworca, lotniska oraz za pobyt w szpitalu należy ręcznie uzupełnić liczbę ryczałtów.
W przypadku, gdy pracownik będzie podróżował samochodem prywatnym, wówczas należy mu się zwrot kosztów przejazdu, na podstawie przejechanych kilometrów. Istnieje możliwość uzupełnienia tych informacji w sekcji Koszty używania pojazdu. W tym miejscu wpisywana jest wartość w PLN.
Przykład
Pracownik poleciał w delegację z Krakowa do Monachium.
Samolot wystartował z Krakowa 05.06 o godzinie 10:00, w Monachium był o 11:15.
Samolot powrotny wystartował z Monachium 08.06 o godzinie 17:00, w Krakowie był o 18:15.
Pracownik miał zapewniony nocleg w hotelu, wraz z wyżywieniem (pierwszego dnia obiad i kolację, drugiego i trzeciego pełne wyżywienie, ostatniego dnia śniadanie i obiad).
Dla pracownika ma być również wyliczona kwota ryczałtów za dojazdy.
Etap zagraniczny delegacji trwał więc od godz. 10:00 05.06, do godz. 18:15 08.06, czyli 80 godzin i 15 minut, tj. 3 pełne doby, 8 godzin i 15 minut. Za taką liczbę godzin przysługuje 3,5 diety.
Pracownik miał zapewnione wyżywienie (3x śniadanie, 4x obiad, 3x kolacja) co spowoduje pomniejszenie przysługującej diety odpowiednio o 3*0,15 (za śniadania), 4*0,30 (za obiady) i 3*0,30 (za kolacje).
Zamiast 3,5 diety pracownikowi przysługuje więc pomniejszona liczba diet: 3,5 - (3x0,15 + 4x0,30 + 3x0,30), tj. ostatecznie 0,95 diety.
Stawka diety dla Niemiec to 49 Euro, wobec tego wyliczona kwota diety przysługującej pracownikowi to 46,55 Euro (0,95*49 Euro).
Po zaznaczeniu parametru Wyliczaj ryczałt przy Ryczałcie za dojazdy automatycznie zostanie wyliczona liczba 4 ryczałtów o wartości 19,60 Euro. (Ryczałt za dojazdy to 10% stawki diety dla danego kraju za każdą rozpoczętą dobę pobytu – tak więc program automatycznie wylicza 10% x 4 rozpoczęte doby x 49 Euro stawki diety, co daje 19,60 Euro.)
Dla delegacji rozliczonych wszystkie pola na zakładce [Rozliczeniedelegacji] (z wyjątkiem pola Uwagi) są nieaktywne.
Zakładka Podsumowanie rozliczenia
Na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] jest możliwość przypisania kategorii, domyślnie jest tu podpowiadana kategoria wybrana w nagłówku delegacji.
Poniżej znajdują się dwie sekcje: Podsumowanie rozliczenia z pracownikiem i Podsumowanie kosztów delegacji.
W sekcji Podsumowanie rozliczenia z pracownikiem, w polu Kurs do rozliczenia z pracownikiem są do wyboru cztery możliwe opcje:
Data zaliczki
Data rozliczenia delegacji
Data zakończenia delegacji
Inna
Po wyborze daty odpowiednio ustawiana jest data kursu oraz sam kurs, wg którego będzie następowało przeliczenie kwot diet i ryczałtów na walutę PLN przy rozliczeniu z pracownikiem. Dla opcji Inna w polu data kursu ustawiana jest data bieżąca.
Domyślne ustawienie daty w polu Kurs do rozliczenia z pracownikiem zależy od tego, czy na delegacji są podpięte zaliczki oraz czy zaznaczona jest opcja wypłaty zaliczki/ rozliczania w PLN:
jeżeli na delegacji nie ma podpiętych zaliczek, to domyślnie ustawiana jest data rozliczenia delegacji, a w polu Data kursu:dzień poprzedni w stosunku do Daty rozliczenia
jeżeli na delegacji są zaliczki, ale parametry Wypłata zaliczki w PLN i Rozliczaj w PLNnie są zaznaczone, to domyślnie ustawiana jest Data zaliczki, a w polu Data kursu: data kursu z najwcześniejszej zaliczki
jeżeli na delegacji są zaliczki oraz parametry Wypłata zaliczki w PLN i/lub Rozliczaj w PLNsą zaznaczone, to domyślnie ustawiana jest Data zaliczki, a w polu Data kursu: data dokumentu z najwcześniejszej zaliczki
Jako typ kursu ustawiany jest ten sam typ kursu, jaki jest wybrany na najwcześniejszej zaliczce. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy na zaliczce jest ustawiony kurs Nieokreślony, wówczas jako typ kursu ustawiany jest Średni NBP.
W polu Waluta widoczna jest waluta danego etapu (ta sama, która jest widoczna na zakładkach [Zaliczki] i [Rozliczeniedelegacji]).
Parametr Rozliczaj w PLN domyślnie nie jest zaznaczony. Jego zaznaczenie oznacza, że pomimo tego iż zaliczka była wypłacona w walucie obcej to rozliczenie będzie następowało w PLN. Płatność na kwotę diet i ryczałtów wygenerowana podczas rozliczania delegacji będzie miała walutę dokumentu i walutę rozliczenia zgodną z walutą etapu, natomiast wygenerowany zapis kasowy/bankowy będzie miał walutę dokumentu PLN, a walutę rozliczenia jako walutę obcą.
W polu Ryczałt za dojazdy widoczna jest suma Ryczałtu za dojazdy oraz Ryczałtu za dojazdy z/do dworca, lotniska z zakładki [Rozliczeniedelegacji].
W polu Diety widoczna jest suma kwoty Diet i za Pobyt w szpitalu z zakładki [Rozliczeniedelegacji].
W polu Inne wydatki widoczna jest suma wydatków z zakładki [Wydatki] oraz kosztów używania pojazdów. Jest to wartość w walucie etapu. Kwota kosztów używania pojazdów (która na zakładce [Rozliczenie delegacji] jest podawana w PLN) jest najpierw dzielona przez kurs podany na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] i dopiero taka wartość walutowa jest sumowana do pola Inne wydatki.
Wartości widoczne w polach Ryczałt za dojazdy, Ryczałt za noclegi, Diety, Inne wydatki, Suma wydatków, Pobrana zaliczka i Do wypłaty wykazywane są w walucie etapu. W polu Do wypłaty w PLN widoczna jest kwota do wypłaty przeliczona po kursie wskazanym w polu Kurs do rozliczenia z pracownikiem.
Po zaznaczeniu parametru Generowanie płatności aktywne stają się pola do wyboru formy płatności i wskazania terminu płatności. Dostępny jest również parametr Generowanie zapisu k/b. Po jego zaznaczeniu aktywne staje się pole Rejestr, z możliwością wskazania rejestru, do którego zapis ma trafić (wyświetlana jest lista wszystkich rejestrów kasowych/bankowych, złotówkowych i walutowych, do których dany operator nie ma zakazu). Domyślnie podpowiada się rejestr związany z formą płatności wybraną na delegacji, jeżeli zostanie wybrany jakiś inny rejestr to wybór zostaje zapamiętany. Zapamiętywana jest również ostatnio wybrana forma płatności oraz zaznaczenie/ odznaczenie parametru Generowanie zapisu k/b. Parametr Generowanie zapisu k/b jest zależny od parametru Generowanie płatności. Jeżeli użytkownik odznaczy parametr Generowanie płatności to Generowanie zapisuk/b również jest niemożliwe do zaznaczenia.
Dokładne działanie parametrów Generowanie płatności i Generowanie zapisu k/b zostało opisane w dalszej części biuletynu, w rozdziale Ogólne zasady rozliczania delegacji.
W polu Stan rozliczenia wykazywany jest stan rozliczenia delegacji: Nie rozliczono, Rozliczono częściowo lub Rozliczono. Stany rozliczenia są wyświetlane dla delegacji rozliczonych od wersji 2017.5.1 Comarch ERP Optima. Dla delegacji rozliczonych na wcześniejszych wersjach Stan rozliczenia nie jest widoczny
Parametr Generowanie zapisu k/b można zaznaczyć/odznaczyć tylko na delegacjach nierozliczonych. Dla delegacji o stanie Rozliczono częściowo lub Rozliczono parametr jest wyszarzany.
W sekcji Podsumowanie kosztów delegacji, w polu Data poniesienia kosztu są do wyboru trzy możliwe opcje:
Data rozliczenia delegacji
Data zakończenia delegacji
Inna
Po wyborze daty odpowiednio ustawiana jest data kursu oraz sam kurs, wg którego będzie następowało przeliczenie kwot diet i ryczałtów na walutę PLN przy księgowaniu delegacji. Domyślnie ustawiana jest zawsze opcja Data rozliczenia delegacji, a w dacie kursu dzień poprzedni w stosunku do daty rozliczenia delegacji. W momencie wyboru opcji Data zakończenia delegacji, w dacie kursu ustawiany jest dzień poprzedni w stosunku do daty zakończenia delegacji. Dla opcji Inna w polu data kursu ustawiana jest data bieżąca.
Domyślne ustawione daty można ręcznie zmienić.
Jako data poniesienia kosztu najczęściej stosowana jest data rozliczenia lub data zakończenia delegacji.
W polu Różnica kursowa wykazywana jest różnica kursowa wynikająca z tego, że dla wyliczenia kwoty księgowanej w koszty stosuje się inne przepisy niż do księgowania rozliczenia z pracownikiem. Różnica kursowa wyliczana jest jako łączna kwota diet i ryczałtów pomnożona przez różnicę między kursem poniesienia kosztu a kursem rozliczenia z pracownikiem. Ta różnica kursowa nie jest nigdzie dodatkowo zapisywana w programie, służy jedynie do księgowania kosztów delegacji.
Jeżeli na delegacji są już wprowadzone etapy zagraniczne i w nagłówku delegacji zostanie zmieniona data zakończenia/ rozliczenia delegacji, to odpowiednie daty zostaną zaktualizowane również na etapie delegacji.
Rozliczenie delegacji
Ogólne zasady rozliczania delegacji
Rozliczenie delegacji wykonywane jest z listy delegacji, ikoną .
Rozliczać można tylko delegacje z zaznaczoną opcją Zaakceptowane wydatki.
Jeżeli parametr Generowanie zapisu k/b, na elemencie delegacji na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zostanie zaznaczony, to podczas rozliczania delegacji zostanie wygenerowany zapis KP/KW na kwotę pozostającą do rozliczenia i delegacja zostanie całkowicie rozliczona.
Jeżeli parametr Generowanie płatności zostanie odznaczony, to podczas rozliczania delegacji ikoną pioruna program nie wygeneruje żadnego zdarzenia do preliminarza. Zostanie jedynie rozliczona zaliczka pobrana przez pracownika z dokumentami podpiętymi na zakładce [Wydatki], tymi które mają zaznaczony parametr Rozliczać zaliczką.
Jeżeli parametr Generowanie płatności będzie zaznaczony, a Generowanie zapisu k/b będzie odznaczony, to rozliczenie delegacji spowoduje wygenerowanie do Preliminarza płatności zdarzenia na łączną kwotę: diet, ryczałtów za noclegi, ryczałtów za dojazdy oraz kosztów używania samochodu. Zdarzenie będzie generowane w rejestrze kasowym/bankowym związanym z formą płatności wybraną na formularzu delegacji. Zdarzenie to od razu zostanie rozliczone z pobraną zaliczką oraz z dokumentami wskazanymi na zakładce Wydatki, które mają zaznaczony parametr Rozliczać zaliczką. Nie zostanie jednak wygenerowany żaden dodatkowy zapis KP/KW, który powodowałby całkowite rozliczenie delegacji. Pozwoli to na obsłużenie sytuacji kiedy wypłaty z rozliczenia delegacji są dokonywane za pomocą przelewów, a zapisy bankowe są importowane z plików generowanych z systemów bankowych. W takiej sytuacji, w celu całkowitego rozliczenia delegacji, taki zapis bankowy należy wskazać na zakładce [Zaliczki] w części Zapisy kasowe z rozliczenia delegacji. Wówczas, w momencie rozliczania delegacji, zostanie on odpowiednio rozliczony.
Przy rozliczaniu delegacji, w logu z przebiegu rozliczania, wyświetlany jest numer delegacji i kwota do wypłaty, a w kolejnej linii kwota faktycznie rozliczona, przykładowo:
W logu z przebiegu rozliczania informacje dla każdego etapu delegacji wyświetlane są osobno. Kwoty wyświetlane są w walucie etapu.
Z poziomu listy delegacji, ikoną , jest możliwość usunięcia rozliczenia delegacji wraz ze wszystkimi zainicjalizowanymi zdarzeniami i zapisami kasowymi/bankowymi, pod warunkiem że raport kasowy/bankowy, w którym znajduje się automatycznie wygenerowany z delegacji zapis kasowy nie został zamknięty. W przypadku zamkniętego raportu tylko rozliczenia zostaną usunięte, a pozostaną: wygenerowane z delegacji zdarzenie w preliminarzu oraz automatyczny zapis kasowy. W celu ich usunięcia należy otworzyć raport, w którym znajduje się wygenerowany z delegacji zapis kasowy/bankowy – usunąć go, następnie ponowić usuwanie rozliczenia delegacji.
Rozliczenie etapów zagranicznych
Ogólne zasady rozliczania w przypadku etapów zagranicznych:
jeżeli została pobrana zaliczka w walucie obcej, to rozliczenie następuje w tej samej walucie obcej, chyba że zaznaczony zostanie parametr Rozliczaj w PLN wtedy rozliczenie następuje w PLN
jeżeli została pobrana zaliczka w PLN, to rozliczenie danego etapu będzie następowało w PLN lub w walucie etapu
jeżeli nie została pobrana zaliczka, to rozliczenie następuje w walucie etapu, chyba że zaznaczony zostanie parametr Rozliczaj w PLN wtedy rozliczenie następuje w PLN.
do każdego etapu delegacji generowana jest oddzielna płatność w Preliminarzu płatności oraz oddzielny zapis kasowy/bankowy
Uwaga
Dokumenty z rejestru VAT/ ewidencji dodatkowej, podpięte pod delegację, rozliczane są po kursach wprowadzonych na tych dokumentach.
Przykład 1: Zaliczka pobrana w walucie obcej i rozliczenie również w walucie obcej
W sytuacji, gdy została pobrana zaliczka w walucie obcej i rozliczenie/zwrot do kasy również następuje w walucie obcej, to na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawiana jest opcja Data zaliczki, jako data kursu podstawi się data kursu z najstarszej zaliczki, a jako notowanie podpowie się kurs z najstarszej zaliczki.
Zarówno płatność w preliminarzu na kwotę diet i ryczałtów, jak i zapis kasowy/bankowy na kwotę wypłaty pracownikowi/ zwrotu do kasy zostaną wygenerowane z kursem z najstarszej zaliczki (czyli kursem z dnia poprzedniego w stosunku do daty zaliczki). Jeżeli Użytkownik, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zmieni domyślny Kurs do rozliczenia z pracownikiem, to ten kurs zostanie przeniesiony zarówno na płatność, jak i na zapis kasowy/bankowy.
Zarówno płatność w preliminarzu, jak i zapis kasowy/bankowy zostaną wygenerowane na datę zgodną z datą rozliczenia delegacji.
W tym przypadku, w związku z tym że kurs do rozliczenia z pracownikiem (czyli kurs z najstarszej zaliczki) jest inny niż kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), wyliczona zostanie różnica kursowa delegacyjna.
Przykład
Pracownikowi została wypłacona zaliczka w walucie obcej, rozliczenie delegacji następuje również w walucie obcej:
09.05.2017 wypłacono zaliczkę w kwocie 1000 Euro (średni kurs NBP z dnia 08.05.2017 to 4,2059)
19.05.2017 pracownik rozliczył się z kosztów delegacji, łączna kwota diet i ryczałtów wyniosła 600 Euro (średni kurs NBP z dnia 18.05.2017 to 4,2200)
Rozliczenie delegacji:
Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawi się opcja Data zaliczki, a jako data kursu kurs z najstarszej zaliczki, czyli 08.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2059).
Na delegacji jest zaznaczone zarówno Generowanie płatności, jak i Generowanie zapisu k/b.
W momencie rozliczenia delegacji powstaną następujące dokumenty:
w Preliminarzu płatności płatność rozchodowa, z datą 19.05.2017, na kwotę kosztów, tj. 600 Euro, po kursie z dnia 08.05.2017 (czyli 4,2059)
w zapisach kasowych/bankowych zapis przychodowy (pracownik musi dokonać zwrotu nadpłaconej zaliczki), z datą 19.05.2017, na kwotę 400 Euro, po kursie z dnia 08.05.2017 (czyli 4,2059)
Wszystkie trzy dokumenty (tj. wypłacona pracownikowi zaliczka, powstała płatność w preliminarzu oraz powstały zapis kasowy/bankowy) zostaną ze sobą rozliczone. Wszystkie dokumenty są wprowadzone po tym samym kursie, więc nie powstaną żadne różnice kursowe z rozliczeń.
Koszty delegacji:
Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Data poniesienia kosztu domyślnie ustawi się Data rozliczenia delegacji, a jako data kursu kurs z dnia poprzedzajacego dzień rozliczenia, czyli 18.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2200).
W związku z tym, że kurs do rozliczenia z pracownikiem jest inny niż kurs poniesienia kosztu, automatycznie zostanie wyliczona Różnica kursowadelegacyjna, którą następnie można zaksięgować. Różnica kursowa zostanie wyliczona na kwotę 8,46 (tj. 600*(4,2200-4,2059)).
Przykład 2: Zaliczka pobrana w walucie obcej, a rozliczenie następuje w PLN
W sytuacji, gdy została pobrana zaliczka w walucie obcej, a rozliczenie/zwrot do kasy następuje w PLN, to na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] należy zaznaczyć parametr Rozliczaj w PLN. W sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawiana jest opcja Data zaliczki, a jako data kursu podpowie się data najstarszej zaliczki.
Zarówno płatność w preliminarzu na kwotę diet i ryczałtów, jak i zapis kasowy/bankowy na kwotę wypłaty pracownikowi/ zwrotu do kasy zostaną wygenerowane z kursem z dnia wypłaty zaliczki. Jeżeli Użytkownik, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zmieni domyślny Kurs do rozliczenia z pracownikiem, to ten kurs zostanie przeniesiony zarówno na płatność, jak i na zapis kasowy/bankowy.
Zarówno płatność w preliminarzu, jak i zapis kasowy/bankowy zostaną wygenerowane na datę zgodną z datą rozliczenia delegacji.
Płatność zostanie wygenerowana w walucie etapu, natomiast na zapisie kasowym/bankowym walutą dokumentu będzie PLN, a walutą rozliczenia waluta etapu.
W tym przypadku, w związku z tym że kurs do rozliczenia z pracownikiem (czyli kurs z dnia zaliczki) jest inny niż kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), wyliczona zostanie różnica kursowa delegacyjna.
Przykład
Pracownikowi została wypłacona zaliczka w walucie obcej, ale rozliczenie delegacji następuje w PLN:
09.05.2017 wypłacono zaliczkę w kwocie 1000 Euro (średni kurs NBP z dnia 08.05.2017 to 4,2059)
19.05.2017 pracownik rozliczył się z kosztów delegacji, łączna kwota diet i ryczałtów wyniosła 1300 Euro (średni kurs NBP z dnia 18.05.2017 to 4,2200)
Rozliczenie delegacji:
Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] należy zaznaczyć parametr Rozliczaj w PLN.
W sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawi się opcja Data zaliczki, a jako data kursu data najstarszej zaliczki, czyli 09.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2253).
Na delegacji jest zaznaczone zarówno Generowanie płatności, jak i Generowanie zapisu k/b.
W momencie rozliczenia delegacji powstaną następujące dokumenty:
w Preliminarzu płatności płatność rozchodowa, z datą 19.05.2017, na kwotę kosztów, tj. 1300 Euro, po kursie z dnia 09.05.2017 (czyli 4,2253)
w zapisach kasowych/bankowych zapis rozchodowy (zaliczki nie wystarczyło na pokrycie wszystkich kosztów, pozostałą kwotę należy więc wypłacić pracownikowi), z datą 19.05.2017, na kwotę 300 Euro, po kursie z dnia 09.05.2017 (czyli 4,2253), co daje 1267,59PLN. Na zapisie ustawiona jest waluta dokumentu PLN i waluta rozliczenia EUR.
Wszystkie trzy dokumenty (tj. wypłacona pracownikowi zaliczka, powstała płatność w preliminarzu oraz powstały zapis kasowy/bankowy) zostaną ze sobą rozliczone.
W zwiazku z tym, że na wypłaconej zaliczce był inny kurs niż na powstałej płatności w Preliminarzu, automatycznie została wygenerowane różnica kursowa z rozliczenia, dostępna na liście różnic kursowych.
Koszty delegacji:
Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Data poniesienia kosztu domyślnie ustawi się Data rozliczenia delegacji, a jako data kursu kurs z dnia poprzedzajacego dzień rozliczenia, czyli 18.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2200).
W związku z tym, że kurs do rozliczenia z pracownikiem jest inny niż kurs poniesienia kosztu, automatycznie zostanie wyliczona Różnica kursowadelegacyjna, którą następnie można zaksięgować. Różnica kursowa zostanie wyliczona na kwotę -6,89 (tj. 1300*(4,2200-4,2253)).
Przykład 3: Zaliczka pobrana w PLN i rozliczenie również następuje w PLN
W sytuacji, gdy została pobrana zaliczka w PLN i rozliczenie/zwrot do kasy również następuje w PLN, to na zakładce [Zaliczki] należy zaznaczyć parametr Wypłata zaliczki w PLN, a na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] parametr Rozliczaj w PLN. W sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawiana jest opcja Data zaliczki, a jako data kursu podpowie się data najstarszej zaliczki.
Zarówno płatność w preliminarzu na kwotę diet i ryczałtów, jak i zapis kasowy/bankowy na kwotę wypłaty pracownikowi/ zwrotu do kasy zostaną wygenerowane z kursem z dnia zaliczki. Jeżeli Użytkownik, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zmieni domyślny Kurs do rozliczenia z pracownikiem, to ten kurs zostanie przeniesiony zarówno na płatność, jak i na zapis kasowy/bankowy.
Zarówno płatność w preliminarzu, jak i zapis kasowy/bankowy zostaną wygenerowane na datę zgodną z datą rozliczenia delegacji.
Płatność zostanie wygenerowana w walucie etapu, natomiast na zapisie kasowym/bankowym walutą dokumentu będzie PLN, a walutą rozliczenia waluta etapu.
W tym przypadku, w związku z tym że kurs do rozliczenia z pracownikiem (czyli kurs z dnia zaliczki) jest inny niż kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), wyliczona zostanie różnica kursowa delegacyjna.
Przykład
Pracownikowi została wypłacona zaliczka w PLN i rozliczenie delegacji również następuje w PLN:
09.05.2017 wypłacono zaliczkę w kwocie 4225,30 PLN (tj. równowartość 1000 Euro)Na zaliczce ustawiona jest waluta dokumentu PLN i waluta rozliczenia EUR (średni kurs NBP z dnia 09.05.2017 to 4,2253)
19.05.2017 pracownik rozliczył się z kosztów delegacji, łączna kwota diet i ryczałtów wyniosła 1300 Euro (średni kurs NBP z dnia 18.05.2017 to 4,2200)
Rozliczenie delegacji:
Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] należy zaznaczyć parametr Rozliczaj w PLN.
W sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawi się opcja Data zaliczki, a jako data kursu data najstarszej zaliczki, czyli 09.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2253).
Na delegacji jest zaznaczone zarówno Generowanie płatności, jak i Generowanie zapisu k/b.
W momencie rozliczenia delegacji powstaną następujące dokumenty:
w Preliminarzu płatności płatność rozchodowa, z datą 19.05.2017, na kwotę kosztów, tj. 1300 Euro, po kursie z dnia 09.05.2017 (czyli 4,2253)
w zapisach kasowych/bankowych zapis rozchodowy (zaliczki nie wystarczyło na pokrycie wszystkich kosztów, pozostałą kwotę należy więc wypłacić pracownikowi), z datą 19.05.2017, na kwotę 300 Euro, po kursie z dnia 09.05.2017 (czyli 4,2253), co daje 1267,59PLN. Na zapisie ustawiona jest waluta dokumentu PLN i waluta rozliczenia EUR.
Wszystkie trzy dokumenty (tj. wypłacona pracownikowi zaliczka, powstała płatność w preliminarzu oraz powstały zapis kasowy/bankowy) zostaną ze sobą rozliczone.
Wszystkie dokumenty są wprowadzone po tym samym kursie, więc nie powstaną żadne różnice kursowe z rozliczeń.
Koszty delegacji:
Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Data poniesienia kosztu domyślnie ustawi się Data rozliczenia delegacji, a jako data kursu kurs z dnia poprzedzajacego dzień rozliczenia, czyli 18.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2200).
W związku z tym, że kurs do rozliczenia z pracownikiem jest inny niż kurs poniesienia kosztu, automatycznie zostanie wyliczona Różnica kursowadelegacyjna, którą następnie można zaksięgować. Różnica kursowa zostanie wyliczona na kwotę -6,89 (tj. 1300*(4,2200-4,2253)).
Przykład 4: Zaliczka pobrana w PLN, a rozliczenie następuje w walucie obcej
W sytuacji, gdy została pobrana zaliczka w PLN, a rozliczenie/zwrot do kasy następuje w walucie obcej, to na zakładce [Zaliczki] należy zaznaczyć parametr Wypłata zaliczki w PLN. Na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawiana jest opcja Data zaliczki, a jako data kursu podpowie się data najstarszej zaliczki.
Zarówno płatność w preliminarzu na kwotę diet i ryczałtów, jak i zapis kasowy/bankowy na kwotę wypłaty pracownikowi/ zwrotu do kasy zostaną wygenerowane z kursem z dnia zaliczki. Jeżeli Użytkownik, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zmieni domyślny Kurs do rozliczenia z pracownikiem, to ten kurs zostanie przeniesiony zarówno na płatność, jak i na zapis kasowy/bankowy.
Zarówno płatność w preliminarzu, jak i zapis kasowy/bankowy zostaną wygenerowane na datę zgodną z datą rozliczenia delegacji i w walucie etapu.
W tym przypadku, w związku z tym że kurs do rozliczenia z pracownikiem (czyli kurs z dnia zaliczki) jest inny niż kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), wyliczona zostanie różnica kursowa delegacyjna.
Przykład
Pracownikowi została wypłacona zaliczka w PLN, a rozliczenie następuje w walucie obcej:
09.05.2017 wypłacono zaliczkę w kwocie 4225,30 PLN (tj. równowartość 1000 Euro)Na zaliczce ustawiona jest waluta dokumentu PLN i waluta rozliczenia EUR (średni kurs NBP z dnia 09.05.2017 to 4,2253)
19.05.2017 pracownik rozliczył się z kosztów delegacji, łączna kwota diet i ryczałtów wyniosła 600 Euro (średni kurs NBP z dnia 18.05.2017 to 4,2200)
Rozliczenie delegacji:
Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawi się opcja Data zaliczki, a jako data kursu data najstarszej zaliczki, czyli 09.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2253).
Na delegacji jest zaznaczone zarówno Generowanie płatności, jak i Generowanie zapisu k/b.
W momencie rozliczenia delegacji powstaną następujące dokumenty:
w Preliminarzu płatności płatność rozchodowa, z datą 19.05.2017, na kwotę kosztów, tj. 600 Euro, po kursie z dnia 09.05.2017 (czyli 4,2253)
w zapisach kasowych/bankowych zapis przychodowy (pracownik musi dokonać zwrotu nadpłaconej zaliczki), z datą 19.05.2017, na kwotę 400 Euro, po kursie z dnia 09.05.2017 (czyli 4,2253)
Wszystkie trzy dokumenty (tj. wypłacona pracownikowi zaliczka, powstała płatność w preliminarzu oraz powstały zapis kasowy/bankowy) zostaną ze sobą rozliczone.
Wszystkie dokumenty są wprowadzone po tym samym kursie, więc nie powstaną żadne różnice kursowe z rozliczeń.
Koszty delegacji:
Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Data poniesienia kosztu domyślnie ustawi się Data rozliczenia delegacji, a jako data kursu kurs z dnia poprzedzajacego dzień rozliczenia, czyli 18.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2200).
W związku z tym, że kurs do rozliczenia z pracownikiem jest inny niż kurs poniesienia kosztu, automatycznie zostanie wyliczona Różnica kursowadelegacyjna, którą następnie można zaksięgować. Różnica kursowa zostanie wyliczona na kwotę -3,18 (tj. 600*(4,2200-4,2253)).
Przykład 5: Zaliczka nie została pobrana, a rozliczenie następuje w walucie obcej
W sytuacji, gdy zaliczka nie została pobrana, a rozliczenie/zwrot do kasy następuje w walucie obcej, to na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawiana jest opcja Data rozliczenia, a jako data kursu podpowie się dzień wcześniejszy w stosunku do daty rozliczenia.
Zarówno płatność w preliminarzu na kwotę diet i ryczałtów, jak i zapis kasowy/bankowy na kwotę wypłaty pracownikowi/ zwrotu do kasy zostaną wygenerowane z kursem z dnia poprzedniego w stosunku do daty rozliczenia delegacji. Jeżeli Użytkownik, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zmieni domyślny Kurs do rozliczenia z pracownikiem, to ten kurs zostanie przeniesiony zarówno na płatność, jak i na zapis kasowy/bankowy.
Zarówno płatność w preliminarzu, jak i zapis kasowy/bankowy zostaną wygenerowane na datę zgodną z datą rozliczenia delegacji.
W tym przypadku, w związku z tym że kurs do rozliczenia z pracownikiem jest taki sam, jak kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), nie powstanieróżnica kursowa delegacyjna.
Przykład
Pracownikowi nie została wypłacona zaliczka, a rozliczenie następuje w walucie obcej:
19.05.2017 pracownik rozliczył się z kosztów delegacji, łączna kwota diet i ryczałtów wyniosła 600 Euro (średni kurs NBP z dnia 18.05.2017 to 4,2200)
Rozliczenie delegacji:
Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawi się opcja Data rozliczenia delegacji, a jako data kursu dzień wcześniejszy w stosunku do daty rozliczenia, czyli 18.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2200).
Na delegacji jest zaznaczone zarówno Generowanie płatności, jak i Generowanie zapisu k/b.
W momencie rozliczenia delegacji powstaną następujące dokumenty:
w Preliminarzu płatności płatność rozchodowa, z datą 19.05.2017, na kwotę kosztów, tj. 600 Euro, po kursie z dnia 18.05.2017 (czyli 4,2200)
w zapisach kasowych/bankowych zapis rozchodowy (należy wypłacić kwotę pracownikowi), z datą 19.05.2017, na kwotę 600 Euro, po kursie z dnia 18.05.2017 (czyli 4,2200)
Oba dokumenty (tj. powstała płatność w preliminarzu oraz powstały zapis kasowy/bankowy) zostaną ze sobą rozliczone.
Dokumenty są wprowadzone po tym samym kursie, więc nie powstaną żadne różnice kursowe z rozliczeń.
Koszty delegacji:
Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Data poniesienia kosztu domyślnie ustawi się Data rozliczenia delegacji, a jako data kursu kurs z dnia poprzedzajacego dzień rozliczenia, czyli 18.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2200).
W związku z tym,że kurs do rozliczenia z pracownikiem jest taki sam, jak kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), nie powstanie różnica kursowa delegacyjna.
Przykład 6: Zaliczka nie została pobrana, a rozliczenie następuje w PLN
W sytuacji, gdy zaliczka nie została pobrana, a rozliczenie/zwrot do kasy następuje w PLN, to na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawiana jest opcja Data rozliczenia, a jako data kursu podpowie się dzień wcześniejszy w stosunku do daty rozliczenia.
Zarówno płatność w preliminarzu na kwotę diet i ryczałtów, jak i zapis kasowy/bankowy na kwotę wypłaty pracownikowi/ zwrotu do kasy zostaną wygenerowane z kursem z dnia poprzedniego w stosunku do daty rozliczenia delegacji. Jeżeli Użytkownik, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zmieni domyślny Kurs do rozliczenia z pracownikiem, to ten kurs zostanie przeniesiony zarówno na płatność, jak i na zapis kasowy/bankowy.
Zarówno płatność w preliminarzu, jak i zapis kasowy/bankowy zostaną wygenerowane na datę zgodną z datą rozliczenia delegacji.
Płatność zostanie wygenerowana w walucie etapu, natomiast na zapisie kasowym/bankowym walutą dokumentu będzie PLN, a walutą rozliczenia waluta etapu.
W tym przypadku, w związku z tym że kurs do rozliczenia z pracownikiem jest taki sam, jak kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), nie powstanieróżnica kursowa delegacyjna.
Przykład
Pracownikowi nie została wypłacona zaliczka, a rozliczenie następuje w PLN:
19.05.2017 pracownik rozliczył się z kosztów delegacji, łączna kwota diet i ryczałtów wyniosła 600 Euro (średni kurs NBP z dnia 18.05.2017 to 4,2200)
Rozliczenie delegacji:
Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] należy zaznaczyć parametr Rozliczaj w PLN.
W sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawi się opcja Data rozliczenia delegacji, a jako data kursu dzień wcześniejszy w stosunku do daty rozliczenia, czyli 18.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2200).
Na delegacji jest zaznaczone zarówno Generowanie płatności, jak i Generowanie zapisu k/b.
W momencie rozliczenia delegacji powstaną następujące dokumenty:
w Preliminarzu płatności płatność rozchodowa, z datą 19.05.2017, na kwotę kosztów, tj. 600 Euro, po kursie z dnia 18.05.2017 (czyli 4,2200)
w zapisach kasowych/bankowych zapis rozchodowy (należy wypłacić kwotę pracownikowi), z datą 19.05.2017, na kwotę 600 Euro, po kursie z dnia 18.05.2017 (czyli 4,2200), co daje 2532 PLN. Na zapisie ustawiona jest waluta dokumentu PLN i waluta rozliczenia EUR.
Oba dokumenty (tj. powstała płatność w preliminarzu oraz powstały zapis kasowy/bankowy) zostaną ze sobą rozliczone.
Dokumenty są wprowadzone po tym samym kursie, więc nie powstaną żadne różnice kursowe z rozliczeń.
Koszty delegacji:
Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Data poniesienia kosztu domyślnie ustawi się Data rozliczenia delegacji, a jako data kursu kurs z dnia poprzedzajacego dzień rozliczenia, czyli 18.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2200).
W związku z tym,że kurs do rozliczenia z pracownikiem jest taki sam, jak kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), nie powstanie różnica kursowa delegacyjna.
Przykład 7: Delegacja zarówno z etapem krajowym jak i zagranicznym
W sytuacji, gdy na delegacji podpiętych jest kilka etapów, np. krajowy i zagraniczne, do każdego z nich osobno podpinane są zaliczki i dokumenty kosztowe. W momencie rozliczenia delegacji, rozliczany jest każdy z etapów.
Poniższy przykład przedstawia sytuację, gdzie na delegacji dodany jest zarówno etap krajowy, jak i zagraniczny. Do każdego z etapów została wypłacona zaliczka w walucie etapu, pracownik dostarczył również faktury potwierdzające poniesione koszty.
Przykład
Delegacja składa się zarówno z etapu krajowego, jak i zagranicznego.
Pracownikowi zostały wypłacone zaliczki w walutach etapu:
09.05.2017 wypłacono zaliczkę KW1 w kwocie 100 PLN
09.05.2017 wypłacono zaliczkę KW2 w kwocie 1000 Euro (średni kurs NBP z dnia 08.05.2017 to 4,2059)
Rozliczenie delegacji następuje również w walutach etapów:
19.05.2017 pracownik rozliczył się z kosztów delegacji, łączna kwota diet i ryczałtów wyniosła 60 PLN (dla etapu krajowego) i 600 Euro (dla etapu zagranicznego) (średni kurs NBP z dnia 18.05.2017 to 4,2200)
Pracownik dostarczył również dokumenty potwierdzające poniesione koszty:
faktura za przejazd taksówką FZ1 na 30 PLN
faktura kosztowa FZ2 z dnia 17.05.2017, na kwotę 250 Euro (średni kurs NBP z dnia 16.05.2017 to 4,1902)
Rozliczenie delegacji:
Na etapie krajowym, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, widać wartość pobranej zaliczki: 100 PLN oraz sumę wydatków: 90 PLN (60PLN+30PLN). Tak więc w polu Do wypłaty pozostaje: -10 PLN.
Na etapie zagranicznym, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawi się opcja Data zaliczki, a jako data kursu kurs z najstarszej zaliczki, czyli 08.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2059).
Widać wartość pobranej zaliczki: 1000 Euro oraz sumę wydatków: 850 Euro (600Euro+250Euro). Tak więc w polu Do wypłaty pozostaje: -150 Euro.
Na delegacji jest zaznaczone zarówno Generowanie płatności, jak i Generowanie zapisu k/b.
W momencie rozliczenia delegacji powstaną następujące dokumenty:
w Preliminarzu płatności płatność rozchodowa, z datą 19.05.2017, na kwotę kosztów z etapu krajowego, tj. 60 PLN
w Preliminarzu płatności płatność rozchodowa, z datą 19.05.2017, na kwotę kosztów z etapu zagranicznego, tj. 600 Euro, po kursie z dnia 08.05.2017 (czyli 4,2059)
w zapisach kasowych/bankowych zapis przychodowy KP1 (pracownik musi dokonać zwrotu nadpłaconej zaliczki z etapu krajowego), z datą 19.05.2017, na kwotę 10 PLN
w zapisach kasowych/bankowych zapis przychodowy KP2 (pracownik musi dokonać zwrotu nadpłaconej zaliczki z etapu zagranicznego), z datą 19.05.2017, na kwotę 150 Euro, po kursie z dnia 08.05.2017 (czyli 4,2059)
Wszystkie dokumenty zostaną ze sobą rozliczone, tj.:
Pobrana zaliczka KW1 na 100 PLN zostanie rozliczona z płatnością na kwotę kosztów (60PLN), fakturą za przejazd taksówką FZ1 (30PLN) oraz powstałym zapisem kasowym/bankowym KP1 (10PLN).
Pobrana zaliczka KW2 na 1000 Euro zostanie rozliczona z płatnością na kwotę kosztów (600Euro), fakturą kosztową FZ2 (250Euro) oraz powstałym zapisem kasowym/bankowym KP2 (150Euro).
W zwiazku z tym, że na wypłaconej zaliczce KW2 był inny kurs niż fakturze kosztowej FZ2, automatycznie została wygenerowane różnica kursowa z rozliczenia, dostępna na liście różnic kursowych.
Powstała również różnica kursowa na kwotę grosza, z rozliczenia wypłaconej zaliczki KW2 z powstałym zapisem przychodowym KP2. Różnica wynika z zaokrągleń.
Koszty delegacji:
Na etapie zagranicznym delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Data poniesienia kosztu domyślnie ustawi się Data rozliczenia delegacji, a jako data kursu kurs z dnia poprzedzajacego dzień rozliczenia, czyli 18.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2200).
W związku z tym, że kurs do rozliczenia z pracownikiem jest inny niż kurs poniesienia kosztu, automatycznie zostanie wyliczona Różnica kursowadelegacyjna, którą następnie można zaksięgować. Różnica kursowa zostanie wyliczona na kwotę 8,46 (tj. 600*(4,2200-4,2059)).
Księgowanie delegacji
Do księgowania delegacji służy ikona dostępna na liście delegacji. Księgować można tylko delegacje zatwierdzone.
Księgowanie do KPiR
Dla baz z ustawioną wielozakładowością, na formularzu delegacji, obok pola z wyborem pracownika, istnieje możliwość wyboru Zakładu. Po wybraniu pracownika, domyślnie przenoszony jest zakład z jego karty.
Na liście delegacji, w menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszy) dostępna jest opcja Ustaw zakład.
Na formularzu etapu delegacji dostępna jest ikona Kwoty dodatkowe, gdzie wykazywane jest jakie kwoty mają być zaksięgowane do poszczególnych kolumn książki przychodów i rozchodów.
Ikona Kwot dodatkowych dostępna jest zarówno na etapach krajowych, jak i zagranicznych.
Rys. 11. Kwoty dodatkowe na etapie krajowym
Rys. 12. Kwoty dodatkowe na etapie zagranicznym
W przypadku etapów krajowych widoczne są następujące rodzaje wydatków: Diety, Ryczałty za dojazdy, Ryczałty za noclegi i Koszty używania pojazdu.
W przypadku etapów zagranicznych widoczne są następujące rodzaje wydatków: Diety, Ryczałty za dojazdy, Ryczałty za noclegi, Ryczałty za dojazdy z/do dworca, lotniska i Koszty używania pojazdu.
Dla każdego rodzaju wydatku domyślnie ustawiana jest kolumna 13.Inne, z możliwością zmiany.
Wartości w kolumnie Kwota są uzupełniane automatycznie, z możliwością zmiany. Jeżeli na etapie delegacji nastąpi zmiana wartości, np. kwoty diet, wartości w Kwotach dodatkowych zostaną automatycznie zaktualizowane. W kwocie Diet wykazywana jest suma wartości diet i za pobyt w szpitalu. Na etapach zagranicznych kwoty wykazywane są w PLN, przeliczone po kursie poniesienia kosztu.
W polu Kwota dokumentu (widocznym w prawym górnym rogu) jest widoczna kwota z pola Suma wydatków na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] pomniejszona o kwotę wydatków podpiętych na zakładce [Wydatki], przemnożona przez kurs poniesienia kosztu.
W momencie księgowania delegacji ikoną tworzony jest zapis KPiR z datą księgowania równą dacie rozliczenia delegacji. Powstaje jeden zbiorczy zapis KPiR na łączną kwotę kosztów (sumowane są koszty z wszystkich etapów delegacji, w ramach danej kolumny KPiR).
W numerze dowodu wpisywany jest numer delegacji, a w OpisieRozliczenie delegacji: [Numer delegacji].
Księgowanie do księgowości kontowej
W przypadku baz z księgowością kontową istnieje możliwość księgowania delegacji zarówno według predekretacji, jak i schematem księgowym.
W nagłówku schematu księgowego dostępny jest parametr Pobierz datę księgowania z Konfiguracji. Jego zaznaczenie powoduje, że data z jaką delegacja zostanie zaksięgowana jest pobierana z Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry – Księgowanie dokumentów z datą. Przy wybranej w konfiguracji opcji Bieżącą, delegacja zostanie zaksięgowana z datą bieżącą. Przy wybranej opcji Wystawienia, Operacji lub Zapisu, delegacja zostanie zaksięgowana zgodnie z datą dokumentu delegacji.
Jeżeli parametr Pobierz datę księgowania z Konfiguracji zostanie odznaczony, przycisk Data księg. jest aktywny i użytkownik ma do wyboru następujące opcje:
Data dokumentu – symbol @DataDok
Data bieżąca – symbol @DataBiezaca
Data rozpoczęcia delegacji – symbol @DataRozpoczeciaDelegacji
Data zakończenia delegacji – symbol @DataZakonczeniaDelegacji
Data rozliczenia delegacji – symbol @DataRozliczeniaDelegacji
Warunkiem może być:
Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym – symbol @KatNagKontoWn
Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym – symbol @KatNagKontoMa
Dokument delegacji – numer dokumentu delegacji, symbol @Dok
Cel – cel delegacji, symbol @Cel
Miejsce – miejsce docelowe, symbol @Miejsce
Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Konto płatnika 1 – konto wprowadzone na karcie płatnika (na karcie pracownika, widocznego na Płatności, która powstała w momencie rozliczania delegacji), na zakładce Dodatkowe w polu Konto 1 – symbol @KontoPlatnikaOdb
Konto płatnika 2 – konto wprowadzone na karcie płatnika (na karcie pracownika, widocznego na Płatności, która powstała w momencie rozliczania delegacji), na zakładce Dodatkowe w polu Konto 2 – symbol @KontoPlatnikaDost
Kod – kod płatnika, symbol @KodPlatnika
Typ – symbol @TypPlatnika
Podmiot – kod podmiotu, symbol @KodPodmiotu
Opisem może być:
Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
Dokument delegacji – numer dokumentu delegacji, symbol @Dok
Cel – cel delegacji, symbol @Cel
Miejsce – miejsce docelowe, symbol @Miejsce
Płatnik – w ramach, której dostępne są:
Kod – kod płatnika, symbol @KodPlatnika
Typ – symbol @TypPlatnika
Podmiot – kod podmiotu, symbol @KodPodmiotu
Na pozycji schematu księgowego obok pól Konto Wn, Konto Ma można rozwinąć podmenu z następującymi makrami:
Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
Konto Wn kategorii – symbol @KatNagKontoWn
Konto Ma kategorii – symbol @KatNagKontoMa
Kategoria pozycji – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
Konto Wn kategorii – symbol @KatElemKontoWn
Konto Ma kategorii – symbol @KatElemKontoMa
Płatnik – w ramach, którego dostępne są:
Konto płatnika 1 – konto wprowadzone na karcie płatnika (na karcie pracownika, widocznego na Płatności, która powstała w momencie rozliczania delegacji), na zakładce Dodatkowe w polu Konto 1 – symbol @KontoPlatnikaOdb
Konto płatnika 2 – konto wprowadzone na karcie płatnika (na karcie pracownika, widocznego na Płatności, która powstała w momencie rozliczania delegacji), na zakładce Dodatkowe w polu Konto 2 – symbol @KontoPlatnikaDost
Podmiot – w ramach, którego dostępne są:
Konto 1 pracownika – konto wprowadzone na karcie pracownika wybranego na delegacji, na zakładce Dodatkowe w polu Konto 1 – symbol @KontoPracownika
Konto 2 pracownika – konto wprowadzone na karcie pracownika wybranego na delegacji, na zakładce Dodatkowe w polu Konto 2 – symbol @Konto2Pracownika
W Kwocie dostępne są następujące makra:
Płatności – symbol @KwotaPlatnosci
Kwota – w ramach, której dostępne są następujące parametry (tymi makrami księgowane są kwoty po kursie do rozliczenia z pracownikiem, z zakładki [Podsumowanie rozliczenia] na elemencie delegacji):
Kwota diety – symbol @Dieta
Kwota ryczałtu za nocleg – symbol @RyczaltNocleg
Kwota ryczałtu za dojazdy – symbol @RyczaltDojazdy
Kwota kosztów używania pojazdu – symbol @KosztyUzywPojazdu
Kwota ryczałtu za dojazdy z/do dworca, lotniska – symbol @RyczaltDojazdyDworzec
Kwota razem – symbol @Razem. Makro Kwota razem (@Razem) księguje kwotę widoczną w polu Suma wydatków na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] pomniejszoną o kwotę wydatków podpiętych na zakładce [Wydatki].
Kwota kosztu – w ramach, której dostępne są następujące parametry (tymi makrami księgowane są kwoty po kursie poniesienia kosztu, z zakładki [Podsumowanie rozliczenia] na elemencie delegacji):
Kwota diety – symbol @KDieta
Kwota ryczałtu za nocleg – symbol @KRyczaltNocleg
Kwota ryczałtu za dojazdy – symbol @KRyczaltDojazdy
Kwota kosztów używania pojazdu – symbol @KKosztyUzywPojazdu
Kwota ryczałtu za dojazdy z/do dworca, lotniska – symbol @KRyczaltDojazdyDworzec
Kwota razem – symbol @KRazem. Makro Kwota razem (@KRazem) księguje kwotę widoczną w polu Suma wydatków na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] pomniejszoną o kwotę wydatków podpiętych na zakładce [Wydatki].
Różnica kursowa – w ramach, której dostępne są następujące parametry (tymi makrami księgowana jest różnica kursowa delegacyjna, widoczna na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] na elemencie delegacji):
Różnica kursowa dodatnia – symbol @RoznicaPlus
Różnica kursowa ujemna – symbol @RoznicaMinus
Uwaga
Makr @RoznicaPlus/ @RoznicaMinus dotyczących różnicy kursowej nie należy łączyć z innymi makrami dotyczącymi kwoty. Różnice kursowe powinny być księgowane w osobnej pozycji schematu.
W Opisie dostępne są następujące opcje:
Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
Kategoria pozycji – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaElem
Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaElem
Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisElem
Płatności – waluta płatności, symbol @WalutaPlatnosci
Waluta – waluta etapu, symbol @WalutaEtapu
Dokument delegacji – numer dokumentu delegacji, symbol @Dok
Cel – cel delegacji, symbol @Cel
Miejsce – miejsce docelowe, symbol @Miejsce
Płatnik – w ramach, którego dostępne są:
Kod – symbol @KodPlatnika
Typ – symbol @TypPlatnika
Podmiot – w ramach, którego dostępne są:
Konto 1 pracownika – symbol @KontoPracownika
Konto 2 pracownika – symbol @Konto2Pracownika
Kod podmiotu – symbol @KodPodmiotu
W Warunku dostępne są następujące opcje:
Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
Konto Wn kategorii – symbol @KatNagKontoWn
Konto Ma kategorii – symbol @KatNagKontoMa
Kategoria pozycji – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaElem
Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaElem
Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisElem
Konto Wn kategorii – symbol @KatElemKontoWn
Konto Ma kategorii – symbol @KatElemKontoMa
Płatności – waluta płatności, symbol @WalutaPlatnosci
Waluta – waluta etapu – symbol @WalutaEtapu
Dokument delegacji – numer dokumentu delegacji, symbol @Dok
Cel – cel delegacji, symbol @Cel
Miejsce – miejsce docelowe, symbol @Miejsce
Płatnik – w ramach, którego dostępne są:
Konto płatnika 1 – konto wprowadzone na karcie płatnika (na karcie pracownika, widocznego na Płatności, która powstała w momencie rozliczania delegacji), na zakładce Dodatkowe w polu Konto 1 – symbol @KontoPlatnikaOdb
Konto płatnika 2 – konto wprowadzone na karcie płatnika (na karcie pracownika, widocznego na Płatności, która powstała w momencie rozliczania delegacji), na zakładce Dodatkowe w polu Konto 2 – symbol @KontoPlatnikaDost
Kod – symbol @KodPlatnika
Typ – symbol @TypPlatnika
Podmiot – w ramach, którego dostępne są:
Konto 1 pracownika – konto wprowadzone na karcie pracownika wybranego na delegacji, na zakładce Dodatkowe w polu Konto 1 – symbol @KontoPracownika
Konto 2 pracownika – konto wprowadzone na karcie pracownika wybranego na delegacji, na zakładce Dodatkowe w polu Konto 2 – symbol @Konto2Pracownika
Kod podmiotu – symbol @KodPodmiotu
OPT073 - Szybki import i eksport przelewów przez bankowość internetową Pekao
System Comarch ERP Optima obsługuje wymianę danych z bankiem (eksport przelewów i import wyciągów) za pomocą usługi sieciowej opartej o standard Comarch Data Connect 2.0.
Ten sposób wymiany danych umożliwia pobieranie wyciągów bankowych oraz historii operacji, a także eksport przelewów bezpośrednio z/do systemu bankowego, bez konieczności ręcznego przenoszenia plików pomiędzy aplikacją bankową oraz Comarch ERP Optima. Możliwe jest również pobieranie dla każdego wysłanego przelewu jego aktualnego statusu w banku (przelew może oczekiwać na realizację, zostać zrealizowany, odrzucony, anulowany itp.).
Wymiana danych pomiędzy bankiem a klientem w usłudze sieciowej odbywa się przez wymianę komunikatów w formacie plików XML (standard ISO 20022) przy wykorzystaniu technologii web-services. Całość komunikacji jest zabezpieczona przez bezpieczny kanał HTTPS z wykorzystaniem dwustronnego SSL. Dzięki tym technologiom komunikacja pomiędzy Bankiem a klientem jest szyfrowana i nikt niepowołany nie ma dostępu do przesyłanych informacji. Dodatkowo dzięki dwustronnemu SSL Bank otrzymuje możliwość wstępnej weryfikacji klienta, a klient może zweryfikować, czy faktycznie podłączył się do serwera Banku.
Do zabezpieczenia wymiany informacji zastosowane zostały: certyfikat transportowy, który weryfikuje Klienta i pozwala zweryfikować jego prawo do danego rachunku (rachunków) oraz certyfikat autoryzacyjny (podpis elektroniczny), którym mogą być podpisywane przelewy wysyłane do banku. Gdy przelewy nie zostaną podpisane lub ilość złożonych podpisów będzie niewystarczająca do zrealizowania – zlecenia będą oczekiwały w banku na podpis/uzupełnienie podpisu.
Na liście Ogólne/Inne/Formaty przelewów dostępny jest format Pekao WebService (standardowy) do wymiany danych z bankiem Pekao.
W przypadku innych banków należy zweryfikować możliwość wymiany danych poprzez usługę sieciową kontaktując się z danym bankiem. Jeżeli bank wdrożył standard Comarch Data Connect 2.0, Użytkownik może samodzielnie dodać format przelewu, za pomocą którego będzie możliwa wymiana. Na formularzu formatu przelewu na zakładce Ogólne trzeba zaznaczyć parametr Bezpośrednia wymiana danych za pomocą usługi sieciowej oraz wpisać odpowiedni adres usługi sieciowej.
Eksport za pomocą usługi sieciowej
Możliwy jest eksport przelewów krajowych (w tym do Urzędu Skarbowego i ZUS) oraz przelewów walutowych. Przelewy walutowe wysyłane są jako przelewy zagraniczne. Jest możliwość wysyłania przelewów euroregulowanych (SEPA). Jako przelewy euroregulowane wysyłane są zdarzenia rozchodowe w walucie EUR, na których zaznaczony został parametr "Przelew SEPA"
Na formularzu banku w polach Format eksportu dla przelewów zwykłych oraz Format importu wyciągów bankowych można wskazać format obsługujący wymianę za pomocą usługi sieciowej. Format ten będzie podpowiadał się jako domyślny podczas eksportu i importu przelewów.
Po wybraniu takiego formatu na formularzu banku pojawia się zakładka Ustawienia usługi sieciowej. Na zakładce tej Użytkownik wprowadza ustawienia dotyczące przelewów walutowych oraz podpina certyfikat do komunikacji (transportowy).
Został przygotowany już dla Państwa prosty kreator do generowanie certyfikatu komunikacyjnego, który umożliwi wymianę danych za pomocą usługi sieciowej. Kreator jest dostępny pod tym linkiem.
W przypadku przelewów walutowych istotne jest uzupełnienie pól: Opłatę ponosi, Osoba kontaktowa oraz Kontakt. W przypadku pola Opłatę ponosi jest możliwość wyboru trzech opcji: Zleceniodawca, Zleceniobiorca, Po równo. W przypadku niektórych rachunków opcja Zleceniobiorca może być zablokowana. Przy próbie eksportu z wybraną tą opcją pokaże się wówczas odpowiedni komunikat. W przypadku Osoba kontaktowa oraz Kontakt należy wprowadzić imię i nazwisko oraz np. numer telefonu przedstawiciela Klienta, z którym Bank będzie mógł się kontaktować. Jest to pole wymagane, gdy wysyłane są przelewy walutowe.
Eksport przelewów za pomocą usługi sieciowej jest możliwy z poziomu preliminarza płatności dla wybranego konkretnego rejestru. Jeżeli wybrany rejestr ma na formularzu banku przypisany format obsługujący wymianę danych za pomocą usługi sieciowej, wtedy ikona Eksportuj polecenia przelewu ma rozwijalne menu z dwoma opcjami: Eksportuj przelewy oraz Aktualizuj stany przelewów .
Domyślnie kliknięcie w ikonę powoduje wywołanie okna Eksportprzelewów do pliku.
Rysunek 3. Okno eksportu przelewów poprzez usługę sieciową.
W konfiguracji Stanowiska/ Kasa/Bank/ Parametry znajdują się parametry: Zapisuj dane wymieniane z bankiem do plików XML oraz Zapisuj szczegółowe logi z komunikacji z bankiem. Domyślnie te parametry są odznaczone. Zaznaczenie ich spowoduje zapisywanie plików w których znajdą się informacje związane z komunikacją z bankiem. Wygenerują się one w katalogu z logami programu, w ścieżce: %appdata%\Comarch\Optima\Logs\WebserwisyBankowe.
Po wybraniu opcji Eksportuj przelewy pokazuje się okno, na którym można ustawić wybrane opcje eksportu. Po ustawieniu parametrów, eksport uruchamiamy ikoną pioruna. Eksportowane są zarówno przelewy w PLN, jak również w walucie obcej. Jest możliwy również eksport przelewów zbiorczych. Istnieje także możliwość podpisania przelewów za pomocą podpisu kwalifikowanego. Pojawia się okno z możliwością wyboru właściwego certyfikatu. Jeżeli okno z wyborem certyfikatu zostanie anulowane – przelewy zostaną wysłane i będą oczekiwały na akceptację po stronie banku.
W preliminarzu płatności jeżeli wybrany zostanie rejestr, który obsługuje wymianę danych poprzez usługę sieciową, wśród kolumn na liście dostępne są kolumny: Data wysłania WebService, Komunikat WebService, Data komunikatu WebService.
W kolumnach tych zapisywane są informacje przy eksporcie do usługi sieciowej oraz każdorazowym sprawdzeniu stanu przelewów w banku.
Jest również możliwość sprawdzenia aktualnego statusu przelewów w banku. Opcja Aktualizuj stany przelewów sprawdza stan przelewów w banku oraz aktualizuje informacje na liście w preliminarzu płatności oraz na formularzu zdarzenia.
Import za pomocą usługi sieciowej
W systemie jest również dostępny import wyciągów za pomocą usługi sieciowej. Jest możliwość importu wyciągów bankowych bądź historii operacji, jeżeli za dany okres nie jest jeszcze dostępny wyciąg bankowy.
Zalecamy aby okres raportów kasowych/bankowych w systemie Comarch ERP Optima był taki sam jak okres raportów w systemie bankowym.
Jeżeli okres raportu się nie pokrywa, to przy imporcie pojawi się odpowiedni komunikat wraz z pytaniem czy wykonać import historii operacji.
Jeżeli wykonany został import historii operacji i następnie potem wykonywany jest ponowny import historii bądź import wyciągu, wtedy importowane są tylko te przelewy, które nie zostały jeszcze zaimportowane. Duplikaty są odrzucane.
Duplikaty sprawdzane są wg następujących kryteriów:
Data księgowania,
Numer rachunku kontrahenta,
Kwota,
Opis przelewu.
Podczas importu sprawdzany jest stan początkowy raportu i porównywany ze stanem początkowym wyciągu bankowego. Jeżeli stany będą niezgodne w logu pokaże się odpowiednie ostrzeżenie. Po zakończeniu importu aktualizowany jest stan końcowy raportu i porównywany ze stanem końcowym w wyciągu. W przypadku braku zgodności również pokazywane jest odpowiednie ostrzeżenie.
Na liście raportów kasowych/bankowych dla rejestru, który obsługuje import przelewów poprzez usługę sieciową, wśród kolumn (ukrytych) na liście jest kolumna [Wyciąg z banku], w której zapisywana jest informacja, czy wyciąg bankowy został pobrany.
Eksport i import przelewów za pomocą usługi sieciowej - najczęściej zadawane pytania
Co należy ustawić w programie Comarch ERP Optima, aby móc skorzystać z Eksportu i importu przelewów za pomocą usługi sieciowej?
Odpowiedź: Na formularzu banku (Ogólne/ Inne/ Banki) w polach Format eksportu dla przelewów zwykłych oraz Format importu wyciągów bankowych (druga zakładka) należy wskazać format obsługujący wymianę za pomocą usługi sieciowej. Następnie na 3 zakładce (Ustawienia usługi sieciowej) Użytkownik wprowadza ustawienia dotyczące przelewów walutowych oraz podpina certyfikat do komunikacji otrzymany z banku.
Jakie warunki powinny spełniać certyfikaty wykorzystywane podczas wysyłki aby odbyła się ona prawidłowo?
Odpowiedź: Certyfikat komunikacyjny i autoryzacyjny powinny znajdować się w sekcji osobiste, mieć aktualną datę ważności oraz posiadać informację o obsługujących je kluczach prywatnych. Ponadto w przypadku certyfikatu autoryzacyjnego należy poprawnie zainstalować sterowniki urządzenia obsługującego certyfikat po stronie systemu operacyjnego.
Jeśli bank wymaga dodatkowych certyfikatów należy upewnić się czy znajdują się one we właściwych magazynach certyfikatów oraz czy posiadają aktualną datę ważności.
System Comarch ERP Optima obsługuje wymianę danych z bankiem (eksport i import przelewów) za pomocą usługi sieciowej opartej o standard Comarch Data Connect 2.0.
Ten sposób wymiany danych umożliwia pobieranie wyciągów bankowych oraz historii operacji, a także eksport przelewów bezpośrednio z/do systemu bankowego, bez konieczności ręcznego przenoszenia plików pomiędzy aplikacją bankową oraz Comarch ERP Optima. Możliwe jest również pobieranie dla każdego wysłanego przelewu jego aktualnego statusu w banku (przelew może oczekiwać na realizację, zostać zrealizowany, odrzucony, anulowany itp.).
Wymiana danych pomiędzy bankiem a klientem w usłudze sieciowej odbywa się przez wymianę komunikatów w formacie plików XML (standard ISO 20022) przy wykorzystaniu technologii web-services. Całość komunikacji jest zabezpieczona przez bezpieczny kanał HTTPS z wykorzystaniem dwustronnego SSL. Dzięki tym technologiom komunikacja pomiędzy Bankiem a klientem jest szyfrowana i nikt niepowołany nie ma dostępu do przesyłanych informacji. Dodatkowo dzięki dwustronnemu SSL Bank otrzymuje możliwość wstępnej weryfikacji klienta, a klient może zweryfikować, czy faktycznie podłączył się do serwera Banku.
Do zabezpieczenia wymiany informacji zastosowane zostały: certyfikat transportowy, który weryfikuje Klienta i pozwala zweryfikować jego prawo do danego rachunku (rachunków) oraz certyfikat autoryzacyjny (podpis elektroniczny), którym mogą być podpisywane przelewy wysyłane do banku. Gdy przelewy nie zostaną podpisane lub zostaną podpisane przez nieuprawnioną osobę – zlecenia będą oczekiwały w banku na akceptację uprawnionej osoby.
Na liście Ogólne/ Inne/ Formaty przelewów dostępny jest format BNP Paribas WebService (standardowy) do wymiany danych z bankiem BNP Paribas.
W przypadku innych banków należy zweryfikować możliwość wymiany danych poprzez usługę sieciową kontaktując się z danym bankiem. Jeżeli bank wdrożył standard Comarch Data Connect 2.0, Użytkownik może samodzielnie dodać format przelewu, za pomocą którego będzie możliwa wymiana. Na formularzu formatu przelewu na zakładce Ogólne trzeba zaznaczyć parametr Bezpośrednia wymiana danych za pomocą usługi sieciowej oraz wpisać odpowiedni adres usługi sieciowej.
Eksport za pomocą usługi sieciowej
Możliwy jest eksport przelewów krajowych (w tym do Urzędu Skarbowego i ZUS) oraz przelewów walutowych. Przelewy walutowe wysyłane są jako przelewy zagraniczne. Jest możliwość wysyłania przelewów euroregulowanych (SEPA). Jako przelewy euroregulowane wysyłane są zdarzenia rozchodowe w walucie EUR, na których zaznaczony został parametr "Przelew SEPA"
Na formularzu banku w polach Format eksportu dla przelewów zwykłych oraz Format importu wyciągów bankowych można wskazać format obsługujący wymianę za pomocą usługi sieciowej. Format ten będzie podpowiadał się jako domyślny podczas eksportu i importu przelewów.
Po wybraniu takiego formatu na formularzu banku pojawia się zakładka [Ustawieniausługi sieciowej]. Na zakładce tej Użytkownik wprowadza ustawienia dotyczące przelewów walutowych oraz podpina certyfikat do komunikacji.
W przypadku przelewów walutowych istotne jest uzupełnienie pól: Opłatę ponosi, Osoba kontaktowa oraz Kontakt. W przypadku pola Opłatę ponosi jest możliwość wyboru trzech opcji: Zleceniodawca, Zleceniobiorca, Porówno. W przypadku niektórych rachunków opcja Zleceniobiorca może być zablokowana. Przy próbie eksportu z wybraną tą opcją pokaże się wówczas odpowiedni komunikat. W przypadku Osoba kontaktowa oraz Kontakt należy wprowadzić imię i nazwisko oraz np. numer telefonu przedstawiciela Klienta z którym można się kontaktować. Jest to pole wymagane gdy wysyłane są przelewy walutowe.
Eksport przelewów za pomocą usługi sieciowej jest możliwy z poziomu preliminarza płatności dla wybranego konkretnego rejestru. Jeżeli wybrany rejestr ma na formularzu banku przypisany format obsługujący wymianę danych za pomocą usługi sieciowej, wtedy ikona Eksportuj polecenia przelewu ma rozwijalne menu z dwoma opcjami: Eksportuj przelewy oraz Aktualizuj stany przelewów .
Domyślnie kliknięcie w ikonę powoduje wywołanie okna Eksport przelewów do pliku.
Rysunek 3. Okno eksportu przelewu poprzez usługę sieciową.
W konfiguracji Stanowiska/ Kasa/Bank/ Parametry znajdują się parametry: Zapisuj dane wymieniane z bankiem do plików XML oraz Zapisuj szczegółowe logi z komunikacji z bankiem. Domyślnie te parametry są odznaczone. Zaznaczenie ich spowoduje zapisywanie plików w których znajdą się informacje związane z komunikacją z bankiem. Wygenerują się one w katalogu z logami programu, w ścieżce: %appdata%\Comarch\Optima\Logs\WebserwisyBankowe.
Po wybraniu opcji Eksportuj przelewy pokazuje się okno, na którym można ustawić wybrane opcje eksportu. Po ustawieniu parametrów, eksport uruchamiamy ikoną pioruna. Eksportowane są zarówno przelewy w PLN jak również w walucie obcej. Jest możliwy również eksport przelewów zbiorczych. Istnieje także możliwość podpisania przelewów za pomocą podpisu kwalifikowanego. Pojawia się okno z możliwością wyboru właściwego certyfikatu. Jeżeli okno z wyborem certyfikatu zostanie anulowane – przelewy zostaną wysłane i będą oczekiwały na akceptację po stronie banku.
W preliminarzu płatności jeżeli wybrany zostanie rejestr, który obsługuje wymianę danych poprzez usługę sieciową wśród kolumn na liście dostępne są kolumny: Data wysłania WebService, Komunikat WebService, Data komunikatu WebService.
W kolumnach tych zapisywane są informacje przy eksporcie do usługi sieciowej oraz każdorazowym sprawdzeniu stanu przelewów w banku.
Jest również możliwość sprawdzenia aktualnego statusu przelewów w banku. Opcja Aktualizuj stany przelewów sprawdza stan przelewów w banku oraz aktualizuje informacje na liście w preliminarzu płatności oraz na formularzu zdarzenia.
Import za pomocą usługi sieciowej
W systemie jest również dostępny import przelewów za pomocą usługi sieciowej. Jest możliwość importu wyciągów bankowych bądź historii operacji, jeżeli za dany okres nie jest jeszcze dostępny wyciąg bankowy.
Zalecamy aby okres raportów kasowych/bankowych w systemie Comarch ERP Optima był taki sam jak okres raportów w systemie bankowym.
Jeżeli okres raportu się nie pokrywa to przy imporcie pojawi się odpowiedni komunikat wraz z pytaniem czy wykonać import historii operacji.
Jeżeli wykonany został import historii operacji i następnie potem wykonywany jest ponowny import historii bądź import wyciągu wtedy importowane są tylko te przelewy, które nie zostały jeszcze zaimportowane. Duplikaty są odrzucane.
Duplikaty sprawdzane są wg następujących kryteriów:
Data księgowania,
Numer rachunku kontrahenta,
Kwota,
Opis przelewu.
Podczas importu sprawdzany jest stan początkowy raportu i porównywany ze stanem początkowym wyciągu bankowego. Jeżeli stany będą niezgodne w logu pokaże się odpowiednie ostrzeżenie. Po zakończeniu importu aktualizowany jest stan końcowy raportu i porównywany ze stanem końcowym w wyciągu. W przypadku braku zgodności również pokazywane jest odpowiednie ostrzeżenie.
Na liście raportów kasowych/bankowych dla rejestru, który obsługuje import przelewów poprzez usługę sieciową, wśród kolumn (ukrytych) na liście jest kolumna Wyciąg z banku, w której zapisywana jest informacja, czy wyciąg bankowy został pobrany.
Eksport i import przelewów za pomocą usługi sieciowej - najczęściej zadawane pytania
Co należy ustawić w programie Comarch ERP Optima, aby móc skorzystać z Eksport i import przelewów za pomocą usługi sieciowej?
Odpowiedź: Na formularzu banku (Ogólne/ Inne/ Banki) w polach Format eksportu dla przelewów zwykłych oraz Format importu wyciągów bankowych (druga zakładka) należy wskazać format obsługujący wymianę za pomocą usługi sieciowej. Następnie na 3 zakładce [Ustawienia usługi sieciowej] Użytkownik wprowadza ustawienia dotyczące przelewów walutowych oraz podpina certyfikat do komunikacji otrzymany z banku.
Jakie warunki powinny spełniać certyfikaty wykorzystywane podczas wysyłki aby odbyła się ona prawidłowo?
Odpowiedź: Certyfikat komunikacyjny i autoryzacyjny powinny znajdować się w sekcji osobiste, mieć aktualną datę ważności oraz posiadać informację o obsługujących je kluczach prywatnych. Ponadto w przypadku certyfikatu autoryzacyjnego należy poprawnie zainstalować sterowniki urządzenia obsługującego certyfikat po stronie systemu operacyjnego.
Jeśli bank wymaga dodatkowych certyfikatów należy upewnić się czy znajdują się one we właściwych magazynach certyfikatów oraz czy posiadają aktualną datę ważności
OPT075 - Szybki import i eksport przelewów przez bankowość internetową banku Citi Handlowy
Jak skonfigurować wymianę danych z bankiem Citi Handlowy?
Wymiana danych z bankiem Citi Handlowy dostępna jest w systemie Comarch ERP Optima od wersji 2020.6.1.
W systemie Comarch ERP Optima na formularzu banku z którego wysyłane będą przelewy należy:
uzupełnić informację o kodzie SWIFT
ustawić format wymiany danych
podpiąć certyfikaty i uzupełnić Client ID i Client secret
Na formularzu banku na zakładce [1. Ogólne] należy sprawdzić czy uzupełniono pole kod SWIFT. Podane kodu SWIFT jest wymagane w przypadku wykonywania przelewów z rachunku w banku Citi Handlowy. Aby prawidłowo sparametryzować kod SWIFT prosimy o kontakt z bankiem Citi Handlowy.
Na zakładce [2 Import / Eksport] formularza banku w polach:
Format importu dla wyciągów bankowych
Format eksportu dla przelewów zwykłych
Format eksportu dla MPP
wybieramy właściwy dla banku format obsługujący wymianę za pomocą usługi sieciowej. W naszym przypadku dla banku Citi Handlowy dostępny jest format Citi Handlowy – API (standardowy). Wybrany przez nas format będzie później podpowiadany jako domyślny format podczas eksportu i importu przelewów.
Formularz banku, zakładka [2 Import / Eksport]Po wybraniu formatu Citi Handlowy – API (standardowy) na formularzu banku pojawia się dodatkowa zakładka
[3 Ustawienia usługi sieciowej]. Na zakładce tej wprowadzamy ustawienia dotyczące:
przelewów walutowych – uzupełniamy informację, kto ponosi opłatę za przelewy walutowe,
podpinamy certyfikaty do komunikacji z bankiem. Certyfikaty powinny mieć aktualną datę ważności, posiadać informacje o obsługujących je kluczach prywatnych. Należy upewnić się czy certyfikat znajduje się we właściwym magazynie certyfikatów.
Formularz banku, zakładka [3 Ustawienia usługi sieciowej]Do poprawnej komunikacji z bankiem Citi Handlowy potrzebne jest wskazanie na formularzu banku czterech certyfikatów. Są to:
Client Signing and Encryption Certificate – certyfikat zakupiony przez Użytkownika i zainstalowany w systemie.
Citi Encryption Certificate – certyfikat dostarczany przez bank.
Citi Signing Certificate – certyfikat dostarczany przez bank.
Client SSL Certificate – certyfikat zakupiony przez Użytkownika i zainstalowany w systemie.
Dany rodzaj certyfikatu może pojawić się na liście certyfikatów dla banku Citi Handlowy tylko raz. Po wciśnięciu przycisku <Insert> lub pojawi się okno do wskazania danego certyfikatu. W nazwie okna wyświetlana jest informacja o aktualnie dodawanym certyfikacie.
Certyfikaty można też dodawać w dowolnej kolejności poprzez jego wybór z menu kontekstowego, które dostępne jest po wciśnięciu strzałki obok plusa .
W sytuacji, gdy dla Citi Encryption Certificate lub Citi Signing Certificate wskażemy inny plik niż *.pem pojawi się komunikat błędu: Wskazano niepoprawny plik z certyfikatem.
Certyfikat ten nie pojawi się na liście certyfikatów dla banku Citi Handlowy. Użytkownik powinien wskazać poprawny plik, który otrzymał z banku.
Uzupełniamy Client ID i Client secret. Informacje te dostarczane są przez bank Citi Handlowy.
Korzystanie z usługi Citi Handlowy – API wymaga konfiguracji w systemie banku Citi Handlowy. W przypadku chęci skorzystania z usługi prosimy o kontakt z Działem Pomocy Technicznej banku Citi Handlowy pod nr. tel. 801 343 978, +48 (22) 690 15 21 (Adres mailowy: helpdesk.ebs@citi.com)
Eksport za pomocą usługi sieciowej
Możliwy jest eksport przelewów krajowych (w tym MPP, do Urzędu Skarbowego i ZUS) oraz przelewów walutowych.
Aby przelew był wysłany jako przelew natychmiastowy (Express Elixir), na płatności należy ustawić Priorytet: Wysoki.
Przelewy walutowe wysyłane są jako przelewy zagraniczne lub przelewy SEPA.
W celu wysłania przelewu SEPA zdarzenie w preliminarzu płatności musi być:
zdarzeniem rozchodowym
waluta zdarzenia to EURO
na zdarzeniu zaznaczono parametr „Przelew SEPA”
Eksport przelewów za pomocą usługi sieciowej wykonujemy z poziomu preliminarza płatności. W preliminarzu płatności na zakładce [1 Płatności] należy:
wybrać rejestr, który dotyczy banku Citi Handlowego z ustalonym formatem wymiany danych za pomocą usługi sieciowej (w naszym przypadku Citi Handlowy – API)
na liście powinny wyświetlać się tylko zdarzenia nierozliczone lub rozliczone częściowo
Preliminarz płatności – parametry
Po spełnieniu tych warunków w preliminarzu płatności będzie dostępna ikona Eksportuj polecenia przelewu
Domyślnie kliknięcie w ikonę powoduje wywołanie okna Eksportprzelewów do pliku.
Okno eksportu przelewów poprzez usługę sieciową
Po wybraniu opcji Eksportuj przelewy pokazuje się okno, na którym można ustawić wybrane opcje eksportu.
Data przelewu – do wyboru mamy cztery opcje: dzisiejsza, termin płatności, data realizacji, inna (samodzielnie ustalona).
Przelewy zbiorczo wg podmiotów – po zaznaczeniu tej opcji przelewy zostaną pogrupowane wg podmiotu, numeru rachunku bankowego (wypełnionego na zdarzeniu) oraz waluty i wysyłane jako jeden, zbiorczy przelew. Po zaznaczeniu opcji Grupuj wg dat utworzonych zostanie tyle zbiorczych przelewów, ile jest różnych dat (terminów płatności/ dat realizacji/ dat dokumentu).
Eksportuj wszystkie linie opisu do banku – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Parametr ten spowoduje, że w zbiorczym przelewie będziemy starali się umieścić wszystkie uzupełnione linie opisu do banku odczytane z agregowanych przelewów.
Dziel przelewy wg długości opisu – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Spowoduje on, że program utworzy dla danego podmiotu kilka przelewów zbiorczych, przy czym na każdym z nich będzie umieszczony pełny opis do banku z przelewów cząstkowych. Parametr Dziel przelewy wg długości opisu może być stosowany razem z pozostałymi parametrami dotyczącymi przelewów zbiorczych.
Eksport uruchamiamy ikoną pioruna .
Eksportowane są zarówno przelewy w PLN, jak również w walucie obcej.
Uwaga
Wysyłamy podpisane przelewy. Skutkuje to tym, że przelewy te są automatycznie realizowane przez bank.
Jeżeli w preliminarzu płatności wybierzemy rejestr, który obsługuje wymianę danych poprzez usługę sieciową, wśród kolumn na liście dostępne są kolumny:
Data wysłania WebService
Komunikat WebService
Data komunikatu WebService
W kolumnach tych zapisywane są informacje przy eksporcie do usługi sieciowej oraz przy każdorazowym sprawdzeniu stanu przelewów w banku.
Sprawdzenia aktualnego statusu przelewów w banku Citi Handlowy wykonujemy korzystając z opcji Aktualizuj stany przelewów. Jest ona dostępna po wciśnięciu strzałki obok przycisku .
Import za pomocą usługi sieciowej
W Comarch ERP Optima mamy możliwość importu danych z banku Citi Handlowy.
Import dotyczy:
stanu rachunku bankowego
wyciągów bankowych
Import informacji o stanie rachunku bankowego można wykonać z poziomu:
listy rejestrów kasowych/bankowych
listy zapisów kasowych/bankowych
preliminarza płatności
Wyciągi bankowe importujemy z listy zapisów kasowych/bankowych.
Na liście zapisów wybieramy rejestr bankowy związany z naszym rachunkiem w banku Citi Handlowy i wskazujemy raport bankowy.
Import uruchamiamy przyciskiem Importuj polecenia przelewu .
Lista zapisów kasowych/bankowych – Import przelewów
Na oknie Import przelewów ustalamy parametry importu, czyli:
wybieramy format wymiany (domyślnie podpowie się format importu ustalony na formularzu banku)
określamy definicję dla zapisów KP i KW
ustalamy okres za jaki będą importowane przelewy (domyślnie jest to okres odczytany z raportu bankowego utworzonego w programie)
możemy zaznaczyć opcję automatycznego rozliczania płatności przy imporcie.
Po ustaleniu parametrów przyciskiem uruchamiamy pobranie danych z banku. W tym momencie na oknie Import danych wyświetli się lista przelewów, które za pomocą przenosimy do Comarch ERP Optima.
Przy ponownym imporcie tego samego wyciągu program sprawdza istnienie duplikatów i importuje tylko te przelewy, których nie ma w bazie danych.
Duplikaty sprawdzane są wg następujących kryteriów:
data księgowania
numer rachunku kontrahenta
kwota
opis przelewu
Eksport i import przelewów za pomocą usługi sieciowej
– najczęściej zadawane pytania
1. Co należy ustawić w programie Comarch ERP Optima, aby móc skorzystać z Eksportu i importu przelewów za pomocą usługi sieciowej?Odpowiedź: Na formularzu banku (Ogólne/ Inne/ Banki) w polach Format eksportu dla przelewów zwykłych, Format eksportu dla MPP oraz Format importu wyciągów bankowych (druga zakładka) należy wskazać format obsługujący wymianę za pomocą usługi sieciowej. Następnie na 3 zakładce [Ustawienia usługi sieciowej] Użytkownik wprowadza ustawienia dotyczące przelewów walutowych oraz podpina certyfikaty i uzupełnia Client ID i Client secret.
2. Czy można zobaczyć w pliku dane, które zostały wyeksportowane/zaimportowane z banku?
Odpowiedź: Tak, mamy taką możliwość. W Konfiguracji Stanowiska/ Kasa/Bank/ Parametry znajdują się parametry: Zapisuj dane wymieniane z bankiem do plików XML oraz Zapisuj szczegółowe logi z komunikacji z bankiem. Domyślnie te parametry są odznaczone. Zaznaczenie ich spowoduje zapisywanie plików w których znajdą się informacje związane z komunikacją z bankiem. Wygenerują się one w katalogu z logami programu, w ścieżce: %appdata%\Comarch\Optima\Logs\WebserwisyBankowe
3. Co jest wymagane od strony banku Citi Handlowy, aby rozpocząć import i eksport przelewów za pomocą usługi sieciowej?Odpowiedź: Korzystanie z usługi Citi Handlowy – API wymaga konfiguracji w systemie banku Citi Handlowy. W przypadku chęci skorzystania z usługi prosimy o kontakt z Działem Pomocy Technicznej banku Citi Handlowy pod nr. tel. 801 343 978, +48 (22) 690 15 21 (Adres mailowy: helpdesk.ebs@citi.com).
OPT084 Szybki import i eksport przelewów przez bankowość internetową Banku Millennium
https://www.youtube.com/watch?v=cluwjWRp6_I&feature=youtu.be
Dla Użytkowników Comarch ERP Optima korzystających z systemu Millenet dla Przedsiębiorstw oraz usługi Millenet Link wprowadziliśmy możliwość bezpośredniej wymiany danych z Bankiem Millennium.
Automatyczna komunikacja z bankiem umożliwia eksport przelewów bezpośrednio z/do systemu bankowego oraz import historii rachunku w łatwy i szybki sposób bez konieczności ręcznego przenoszenia plików pomiędzy aplikacją bankową oraz Comarch ERP Optima. Możliwe jest również pobieranie dla każdego wysłanego przelewu jego aktualnego statusu w banku (przelew może oczekiwać na realizację, zostać zrealizowany, odrzucony, anulowany itp.).
Automatyczna wymiana danych pomiędzy bankiem a klientem odbywa się przez wymianę komunikatów w formacie plików XML (standard ISO 20022) przy wykorzystaniu technologii web-services. Całość komunikacji jest zabezpieczona przez bezpieczny kanał HTTPS z wykorzystaniem dwustronnego SSL. Dzięki tym technologiom komunikacja pomiędzy bankiem a klientem jest szyfrowana i nikt niepowołany nie ma dostępu do przesyłanych informacji. Dodatkowo, dzięki dwustronnemu SSL, Bank otrzymuje możliwość wstępnej weryfikacji klienta, a klient może zweryfikować, czy faktycznie podłączył się do serwera Banku.
Do zabezpieczenia wymiany informacji zastosowane zostały: certyfikat komunikacyjny, który weryfikuje klienta i pozwala zweryfikować jego prawo do danego rachunku (rachunków) oraz certyfikat autoryzacyjny (podpis elektroniczny), którym mogą być podpisywane przelewy wysyłane do banku. Gdy przelewy nie zostaną podpisane lub zostaną podpisane przez nieuprawnioną osobę – zlecenia będą oczekiwały w banku na akceptację uprawnionej osoby.
Na liście Ogólne/ Inne/ Formaty przelewów dostępny jest format Millennium WebService (standardowy) do wymiany danych z Bankiem Millennium.
Jak skonfigurować wymianę danych z Bankiem Millennium?
Wymiana danych z Bankiem Millennium dostępna jest w systemie Comarch ERP Optima od wersji 2019.5.1.
W systemie Comarch ERP Optima należy:
ustawić format wymiany danych
podpiąć certyfikat komunikacyjny
dla przelewów walutowych wskazać, kto ponosi opłaty związane z takimi przelewani
Na formularzu banku na zakładce [2 Import/Eksport] w polach:
Format eksportu dla przelewów zwykłych
Format importu wyciągów bankowych
wybieramy właściwy dla banku format obsługujący automatyczną wymianę danych z bankiem. W naszym przypadku dla Banku Millennium dostępny jest format Millennium Webservice.
Wybrany przez nas format będzie się później podstawiał jako domyślny format podczas eksportu i importu przelewów.
Formularz banku, zakładka [Import Eksport]Po wybraniu formatu Millennium Webservice na formularzu banku pojawia się dodatkowa zakładka
[3 Ustawienia usługi sieciowej]. Na zakładce tej wprowadzamy ustawienia dotyczące:
przelewów walutowych
podpinamy certyfikat do komunikacji z bankiem. Certyfikat ten powinien mieć aktualną datę ważności, posiadać informacje o obsługujących go kluczach prywatnych. Należy upewnić się czy certyfikat znajduje się we właściwym magazynie certyfikatów.
Formularz banku, zakładka [Ustawienia usługi sieciowej]W przypadku przelewów walutowych istotne jest uzupełnienie pól:
Opłatę ponosi – mamy tutaj do wyboru trzy opcje: Zleceniodawca, Zleceniobiorca, Porówno.
Osoba kontaktowa – nasz przedstawiciel wybrany do kontaktu z bankiem.
Kontakt – numer telefonu, adres e-mail.
Eksport płatności
Możliwy jest eksport przelewów krajowych (w tym do Urzędu Skarbowego i ZUS) oraz przelewów walutowych.
Przelewy walutowe wysyłane są jako przelewy zagraniczne lub przelewy SEPA.
W celu wysłania przelewu SEPA zdarzenie w preliminarzu płatności musi być:
zdarzeniem rozchodowym
waluta zdarzenia to EURO
na zdarzeniu zaznaczono parametr „Przelew SEPA”
Eksport przelewów z wykorzystaniem automatycznej wymiany danych z bankiem, wykonujemy z poziomu preliminarza płatności. W preliminarzu płatności należy:
wybrać rejestr, który dotyczy Banku Millennium z ustalonym formatem wymiany danych, obsługującym automatyczną komunikację z bankiem (w naszym przypadku Millennium WebService)
na liście powinny wyświetlać się tylko zdarzenia nierozliczone lub rozliczone częściowo.
Preliminarz płatności - parametry
Po spełnieniu tych warunków w preliminarzu płatności będzie dostępna ikona Eksportuj polecenia przelewu
Domyślnie kliknięcie w ikonę powoduje wywołanie okna Eksportprzelewów do pliku.
Okno eksportu przelewów
Po wybraniu opcji Eksportuj przelewy pokazuje się okno, na którym można ustawić wybrane opcje eksportu.
Data przelewu – do wyboru mamy cztery opcje: dzisiejsza, termin płatności, data realizacji, inna (samodzielnie ustalona).
Przelewy zbiorczo wg podmiotów – po zaznaczeniu tej opcji przelewy zostaną pogrupowane wg podmiotu, numeru rachunku bankowego (wypełnionego na zdarzeniu) oraz waluty i wysyłane jako jeden, zbiorczy przelew. Po zaznaczeniu opcji Grupuj wg dat utworzonych zostanie tyle zbiorczych przelewów, ile jest różnych dat (terminów płatności/ dat realizacji/ dat dokumentu).
Parametry eksportu przelewówEksportuj wszystkie linie opisu do banku - parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Parametr ten spowoduje, że w zbiorczym przelewie będziemy starali się umieścić wszystkie uzupełnione linie opisu do banku odczytane z agregowanych przelewów.
Dziel przelewy wg długości opisu - parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Spowoduje on, że program utworzy dla danego podmiotu kilka przelewów zbiorczych, przy czym na każdym z nich będzie umieszczony pełny opis do banku z przelewów cząstkowych. Parametr Dziel przelew wg długości opisu może być stosowany razem z pozostałymi parametrami dotyczącymi przelewów zbiorczych.
Wysyłaj przelewy w jednym pliku – zaznaczenie tego parametru powoduje, że wysyłając kilka przelewów tworzymy jeden plik xml, w którym zapisujemy wszystkie pojedyncze przelewy. Jeśli parametr nie jest zaznaczony to każdy z tych przelewów zapisywany jest w osobnym pliku.
Eksport uruchamiamy ikoną pioruna . Eksportowane są zarówno przelewy w PLN, jak również w walucie obcej.
W momencie wysyłania przelewów pojawi się okno z możliwością wyboru właściwego certyfikatu służącego do podpisywania przelewów. Jeżeli okno z wyborem certyfikatu zostanie:
anulowane – przelewy zostaną wysłane jako niepodpisane i będą oczekiwały na akceptację po stronie banku.
zostanie wybrany właściwy certyfikat – do Banku Millennium zostaną wysłane podpisane przelewy.
Jeżeli w preliminarzu płatności wybierzemy rejestr, który obsługuje automatyczną wymianę danych z bankiem, wśród kolumn na liście dostępne są kolumny:
Data wysłania do banku,
Komunikat do banku,
Data komunikatu do banku.
W kolumnach tych zapisywane są informacje przy eksporcie do banku oraz przy każdorazowym sprawdzeniu stanu przelewów w banku.
Preliminarz płatności – kolumny związane z automatyczną wymianą danych
Sprawdzenia aktualnego statusu przelewów w Banku Millennium wykonujemy korzystając z opcji Aktualizuj stany przelewów. Jest ona dostępna po wciśnięciu strzałki obok przycisku.
Import danych
W Comarch ERP Optima mamy możliwość importu danych z Banku Millennium. Import dotyczy:
stanu rachunku bankowego
historii operacji
Import informacji o stanie rachunku bankowego można wykonać z poziomu:
listy rejestrów kasowych/bankowych
listy zapisów kasowych/bankowych
preliminarza płatności
Historię operacji importujemy z listy zapisów kasowych/bankowych.
Na liście zapisów wybieramy rejestr bankowy związany z rachunkiem w Banku Millennium i wskazujemy raport bankowy.
Lista zapisów kasowych/bankowych – Import przelewów
Import uruchamiamy przyciskiem Importuj polecenia przelewu. Na oknie Import przelewów ustalamy parametry importu, czyli:
wybieramy format wymiany (domyślnie podpowie się format importu ustalony na formularzu banku)
określamy definicję dla zapisów KP i KW
ustalamy okres za jaki będą importowane przelewy (domyślnie jest to okres odczytany z raportu bankowego)
możemy zaznaczyć opcję automatycznego rozliczania płatności przy imporcie
Po ustaleniu parametrów przyciskiem uruchamiamy pobranie danych z banku. W tym momencie na oknie Import danych wyświetli się lista przelewów, które za pomocą przenosimy do Comarch ERP Optima.
Jeżeli wykonany został import historii operacji i potem wykonywany jest ponowny import historii wtedy importowane są tylko te przelewy, które nie zostały jeszcze zaimportowane. Duplikaty są odrzucane.
Duplikaty sprawdzane są wg następujących kryteriów:
data księgowania
numer rachunku kontrahenta
kwota
opis przelewu
Automatyczna wymiana danych z bankami - najczęściej zadawane pytania
Co należy ustawić w programie Comarch ERP Optima, aby móc skorzystać z Eksportu i importu przelewów za pomocą automatycznej współpracy z bankiem?
Odpowiedź: Na formularzu banku (Ogólne/ Inne/ Banki) w polach Format eksportu dla przelewów zwykłych oraz Format importu wyciągów bankowych (druga zakładka) należy wskazać format obsługujący automatyczną wymianę danych z bankiem. Następnie na 3 zakładce [Ustawienia usługi sieciowej] Użytkownik wprowadza ustawienia dotyczące przelewów walutowych oraz podpina certyfikat do komunikacji otrzymany z banku.
Jakie warunki powinny spełniać certyfikaty wykorzystywane podczas wysyłki, aby odbyła się ona prawidłowo?
Odpowiedź: Certyfikat komunikacyjny i autoryzacyjny powinny znajdować się w sekcji Osobiste, mieć aktualną datę ważności oraz posiadać informację o obsługujących je kluczach prywatnych. Ponadto w przypadku certyfikatu autoryzacyjnego należy poprawnie zainstalować sterowniki urządzenia obsługującego certyfikat po stronie systemu operacyjnego.
Jeśli bank wymaga dodatkowych certyfikatów należy upewnić się, czy znajdują się one we właściwych magazynach certyfikatów oraz czy posiadają aktualną datę ważności.
3. Czy można zobaczyć w pliku dane które zostały wyeksportowane/zaimportowane z banku?
Odpowiedź: Tak, mamy taką możliwość. W Konfiguracji Stanowiska/ Kasa/Bank/ Parametry możemy zaznaczyć parametry
Zapisuj dane wymieniane z bankiem do plików XML – w pliku XML zapisywane będą dane wysyłane/importowane z banku.
Zapisuj szczegółowe logi z komunikacji z bankiem – w pliku tekstowym zapisywane będą informacje związane z komunikacją z bankiem. Informacje te mogą być pomocne przy ustalaniu przyczyny nieprawidłowej komunikacji z bankiem.
Pliki zapisywane będą w katalogu z logami programu Comarch ERP Optima, w podkatalogu WebserwisyBankowe (%appdata%\Comarch\Opt!ma\Logs). Domyślnie parametry nie są zaznaczone.
Co jest wymagane od strony Banku Millennium, aby rozpocząć import i eksport przelewów z wykorzystaniem automatycznej wymiany danych z bankiem?
Odpowiedź: Od strony Banku Millennium wymagany jest dostęp do systemu bankowości internetowej Millenet dla Przedsiębiorstw oraz uruchomiona usługa Millenet Link. W celu uzyskania szczegółów prosimy o kontakt się z Państwa Doradcą Bankowym w Banku Millennium lub z infolinią Banku Millennium pod numerem telefonu 801 632 632 lub 22 598 4031 w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 08.00–18.00.
System Comarch ERP Optima umożliwia wysłanie do banku poleceń przelewów. Dla Użytkowników posiadających konto firmowe w banku Citi Handlowy przygotowaliśmy formaty typu Elixir, XML oraz Flat File (CDFF). Lista zdefiniowanych formatów dostępna jest z poziomu Ogólne/ Inne /Formaty przelewów.
Na liście znajdują się formaty:
Citi Handlowy – Przelewy krajowe (CDFF),
Citi Handlowy – Przelewy krajowe (Elixir),
Citi Handlowy – Przelewy krajowe, w tym MPP (xml),
Citi Handlowy – Przelewy międzynarodowe (CDFF),
Citi Handlowy – Przelewy międzynarodowe (xml),
Citi Handlowy – Przelewy MPP (CDFF),
Citi Handlowy – Przelewy MPP (Elixir),
Citi Handlowy – Przelewy podatkowe (CDFF),
Citi Handlowy – Przelewy podatkowe (Elixir),
Citi Handlowy – Przelewy podatkowe (xml),
Citi Handlowy – Przelewy SEPA (CDFF),
Citi Handlowy – Przelewy SEPA (xml).
Formularz banku – jak usprawnić wysyłanie przelewów
Dla banku Citi Handlowy przygotowaliśmy 3 rodzaje formatów (Elixir, XML, Flat File). W momencie wysyłania przelewu należy wskazać odpowiedni format wymiany danych z bankiem. W programie możemy określić domyślny format wymiany, który będzie automatycznie podpowiadał się przy wysyłaniu przelewów. W tym celu należy wejść na formularz banku (menu Ogólne/ Inne/ Banki lub <CTR>+<B>) i na zakładce [Import/Eksport] wybrać właściwy format. Lista dostępnych formatów wyświetli się po wciśnięciu strzałki na końcu pola z danym formatem.
Formularz banku – zakładka [Import/Eksport]
Format eksportu dla przelewów zwykłych – wskazujemy format dla przelewów zwykłych złotówkowych, walutowych lub SEPA: Citi Handlowy - Przelewy krajowe (CDFF), Citi Handlowy - Przelewy krajowe (Elixir), Citi Handlowy - Przelewy krajowe, w tym MPP (xml), Citi Handlowy - Przelewy międzynarodowe (CDFF), Citi Handlowy - Przelewy międzynarodowe (xml), Citi Handlowy - Przelewy SEPA (CDFF), Citi Handlowy - Przelewy SEPA (xml).
Format eksportu dla przelewów MPP – wskazujemy format dedykowany dla przelewów MPP: Citi Handlowy - Przelewy krajowe, w tym MPP (xml), Citi Handlowy - Przelewy MPP (CDFF) lub Citi Handlowy - Przelewy MPP (Elixir).
Format eksportu dla przelewów do US – wybieramy format dla przelewów podatkowych: Citi Handlowy - Przelewy podatkowe (CDFF) lub Citi Handlowy - Przelewy podatkowe (Elixir). W przypadku przelewów podatkowych w formacie XML należy je w Preliminarzu płatności zaznaczyć i wysłać oddzielnie wybierając przy eksporcie format Citi Handlowy - Przelewy podatkowe (xml).
Format eksportu dla przelewów ZUS – wskazujemy format jak dla przelewów zwykłych złotówkowych.
Uwaga
W sytuacji, gdy przelewy są eksportowane formatami XML (Citi Handlowy – Przelewy krajowe, w tym MPP (xml), Citi Handlowy – Przelewy międzynarodowe (xml), Citi Handlowy – Przelewy podatkowe (xml), Citi Handlowy – Przelewy SEPA (xml)) wymagane jest uzupełnienie kodu SWIFT na karcie banku, z którego jest robiony przelew. Aby prawidłowo sparametryzować kod SWIFT prosimy o kontakt z bankiem Citi Handlowy.
Preliminarz płatności – wybór przelewów do wysłania
Eksport przelewów odbywa się z poziomu Preliminarza płatności z zakładki [1 Płatności] dla wskazanego rejestru bankowego i zatwierdzonych zdarzeń rozchodowych, które są nierozliczone lub rozliczone częściowo.
Listę zdarzeń, które mają być wysłane do banku można przygotować na dwa sposoby.
Pierwszy z nich polega na zaznaczeniu przelewów, które mają być wysłane do banku. W preliminarzu płatności wyświetlamy:
wszystkie zdarzenia dla danego rejestru bankowego,
określamy, że mają to być zdarzenia nierozliczone lub rozliczone częściowo,
na liście za pomocą myszki lub za pomocą <SPACJI> zaznaczamy te, które mają być wysłane.
Preliminarz – wysyłanie zaznaczonych zdarzeń
Drugi sposób polega na wybraniu przelewów do wysłania. Na liście wszystkich nierozliczonych zdarzeń danego rejestru bankowego zaznaczenie parametru spowoduje, że lista zostanie automatycznie zawężona do zdarzeń rozchodowych, zatwierdzonych, które można wysłać do banku. Na tak zawężonej liście łatwiej odnaleźć i zaznaczyć wybrane przelewy, które są przeznaczone do wysłania.
Preliminarz płatności – Przelewy do wysłania
Dodatkowo listę przelewów możemy zawęzić wg ich daty realizacji oraz wybrać tylko te przelewy, które mają być realizowane mechanizmem MPP.
Preliminarz płatności – eksport przelewów
W Preliminarzu płatności po przygotowaniu listy przelewów do wysłania za pomocą przycisku uruchamiamy eksport przelewów. Eksport może dotyczyć wszystkich przygotowanych przelewów lub tylko tych, które zostały wcześnie zaznaczone.
Preliminarz – eksport przelewów do pliku
W przypadku, gdy na formularzu banku związanego z rejestrem bankowym z którego wykonujemy eksport podaliśmy domyślne Formaty wymiany danych są one przenoszone na okno eksportu. W razie potrzeby możemy je zmienić. Po kliknięciu w pole z danym formatem wyświetli się lista wszystkich dostępnych w programie formatów wymiany.
W przypadku pierwszego eksportu podajemy Katalog docelowy oraz Nazwę pliku w którym będą zapisywane zlecenia przelewów. Program domyślnie jako Datę przelewu proponuje datę realizacji odczytaną z danego zdarzenia. Mamy możliwość ustalenia, że przelewy mają być realizowane z datą dzisiejszą, terminem płatności lub inna wybraną samodzielne przez nas datą. W sytuacji, gdy eksportujemy kilka przelewów dla tego samego kontrahenta możemy je wysłać jako przelew zbiorczy. Po zaznaczeniu parametru Przelewy zbiorczo wg podmiotów pojawią się dodatkowe parametry określające sposób grupowania i eksport dodatkowych informacji (opisów).
Po uzupełnieniu parametrów potrzebnych do eksportu po wciśnięciu lub <F8> program rozpocznie tworzenie pliku z danymi. Program sprawdzi czy wśród wybranych płatności znajdują się takie, które należy zweryfikować w Wykazie podatników VAT. Weryfikacji podlegają płatności:
wystawione dla kontrahenta, który na karcie kontrahenta ma uzupełniony polski NIP,
kwota płatności to co najmniej 15 000 zł lub równowartość w walucie (w przypadku płatności, które powstały dla dokumentów handlowych, rejestru VAT czy ewidencji dodatkowej sprawdzana jest łączna kwota z dokumentu źródłowego) – kryterium to zależy od ustawienia w Konfiguracji firmy /Ogólne /Parametry – Automatyczna weryfikacja numerów rachunków bankowych w Wykazie podatników VAT. Jeśli parametr niezależnie od kwoty dokumentu jest zaznaczony nie sprawdzamy kwoty transakcji.
na płatności uzupełniony jest rachunek bankowy.
Jeśli te wszystkie warunki są spełnione następuje weryfikacja rachunku odczytanego z płatności z Wykazem podatników VAT.
W pierwszej kolejności sprawdzamy czy na dzień zlecenia przelewu w Comarch ERP Optima mamy już informację o weryfikacji rachunku bankowego. Jeśli nie ma takiej informacji to łączymy się z Wykazem podatników VAT, odczytujemy zawartą tam informację, zapisujemy ją na karcie kontrahenta dla danego rachunku i przechodzimy do realizacji zlecenia.
W sytuacji, gdy wśród weryfikowanych płatności znajdzie się chociaż jedna zweryfikowana negatywnie program wyświetli informację o tej płatności i rachunku bankowym oraz wstrzyma eksport.
Od decyzji Użytkownika zależy czy eksport wszystkich płatności zostanie wykonany czy przerwany.
Preliminarz – przelewy wyeksportowane
Po wyeksportowaniu na płatności zmieniany jest stan z Do realizacji na Wysłane.
W Preliminarzu płatności zdarzenia te wyświetlają się kolorze niebieskim.
Uwaga
W przypadku eksportu przelewów do banku formatem:
Citi Handlowy - Przelewy krajowe (CDFF), Citi Handlowy - Przelewy MPP (CDFF), Citi Handlowy - Przelewy krajowe (Elixir), Citi Handlowy - Przelewy MPP (Elixir), Citi Handlowy - Przelewy krajowe, w tym MPP (xml)
płatność, która ma ustawiony priorytet Wysoki jest wysyłana jako przelew natychmiastowy (Express Elixir).
OPT090 - Szybki import i eksport przelewów przez bankowość internetową iBiznes24 – Santander Bank Polska
Wymiana danych z iBiznes24 dostępna jest w systemie Comarch ERP Optima od wersji 2022.6.1.
W systemie Comarch ERP Optima należy:
ustawić format wymiany danych
uzupełnić informację o numerze NIK firmy
podpiąć certyfikat transportowy i aplikacyjny
uzupełnić NIK użytkownika
dla przelewów walutowych wskazać, kto ponosi opłaty
Formularz banku – zakładka Import / Eksport
Na formularzu banku na zakładce [2 Import / Eksport] w polach:
Format importu wyciągów bankowych
Format eksportu dla przelewów zwykłych
Format eksportu dla MPP
wybieramy właściwy dla banku format obsługujący wymianę za pomocą usługi sieciowej. W naszym przypadku jest to format Santander WebService (standardowy). Wybrany format będzie się później podstawiał jako domyślny podczas eksportu i importu przelewów.
Po wybraniu formatu Santander WebService na formularzu banku pojawia się dodatkowa zakładka [3 Ustawienia usługi sieciowej]. Na zakładce tej:
wprowadzamy ustawienia dotyczące przelewów walutowych
w sekcji Certyfikaty dla Santander Bank Polska podpinamy certyfikat transportowy i aplikacyjny. W sytuacji, gdy nie mamy tych certyfikatów możemy je wygenerować i zainstalować z poziomu formularza banku w Comarch ERP Optima.
Po wybraniu przycisku uruchomiony zostanie kreator certyfikatów do komunikacji z Santander Bank Polska, który w kilku krokach przeprowadzi nas przez proces tworzenia, instalowania i podpinania certyfikatu transportowego i aplikacyjnego. Należy przygotować NIK firmy oraz NIK użytkownika. Certyfikaty transportowy i aplikacyjny dotyczą całej firmy. W przypadku pracy wielostanowiskowej, utworzone wcześniej certyfikaty należy zainstalować na stanowiskach, na których ma być uruchamiana współpraca z iBiznes24. W celu przeniesienia certyfikatów z jednego stanowiska na kolejne należy wyeksportować certyfikat transportowy i aplikacyjny z listy certyfikatów. W tym celu należy uruchomić Panel sterowania/Opcje internetowe/Zawartość/Certyfikaty. Na liście certyfikatów w zakładce Osobisty odszukać certyfikat transportowy i aplikacyjny (przyjazna nazwa tych certyfikatów to NIK firmy – certyfikat aplikacyjny i NIK firmy – certyfikat transportowy). Po wybraniu Eksportuj w drugim kroku kreatora eksportu certyfikatów proszę zaznaczyć parametr Tak, eksportuj klucz prywatny, w trzecim kroku dodatkowo zaznaczyć parametr Eksportuj wszystkie właściwości rozszerzone, w czwartym kroku ustalić hasło. Na nowym stanowisku komputerowym należy wykonać instalację certyfikatów (Panel sterowania/Opcje internetowe/Zawartość/Certyfikaty/Osobisty – Importuj).
Poszczególne kroki kreatora certyfikatów zostały opisane w artykule Kreator certyfikatów do komunikacji z Santander Bank Polska iBiznes24.
Gdy wygenerujesz certyfikat zgodnie z instrukcją dostarczoną przez Santander Bank Polska należy go zapisać na dysku, a następnie zainstalować w systemie Windows.
Instalację uruchamiamy poprzez dwuklik na wybranym certyfikacie lub Zainstaluj PFX, które jest dostępne w menu kontekstowym.
Po poprawnym zainstalowaniu certyfikatu w magazynie certyfikatów osobistych systemu Windows wchodzimy w programie Comarch ERP Optima na formularz banku, na zakładkę [Ustawienia usługi sieciowe]. W sekcji Certyfikaty dla Santander Bank Polska z rozwijanego menu (strzałka obok przycisku ) wybieramy rodzaj certyfikatu, np. aplikacyjny. Wyświetli się lista zainstalowanych w systemie certyfikatów, odszukujemy właściwy certyfikat, wskazujemy go kursorem, a następnie wybór potwierdzamy wciskając przycisk Wybierz. Certyfikat pojawi się na formularzu banku.
W sekcji NIK użytkowników (operatorów) podajemy NIK użytkownika w iBiznes24.
Na formularzu rejestru bankowego związanego z iBiznes24 należy uzupełnić NIK firmy. Jest to unikalny identyfikator klienta iBiznes24. Brak tej informacji lub błędne dane uniemożliwią wymianę danych za pomocą iBiznes 24 Connect.
Rejestr bankowy, NIK firmy
Eksport za pomocą usługi sieciowej
Możliwy jest eksport przelewów krajowych (w tym do Urzędu Skarbowego i ZUS) oraz przelewów walutowych.
Przelewy walutowe wysyłane są jako przelewy zagraniczne lub przelewy SEPA.
Przelewy bankowe eksportowane są do iBiznes24 w formie paczek.
Eksport za pomocą usługi sieciowej iBiznes24 Connect możemy wykonać z poziomu preliminarza płatności z listy płatności oraz z listy paczek przelewów.
Eksport z listy Płatności
W preliminarzu płatności na liście płatności:
wybieramy odpowiedni rejestr bankowy, dla którego wybrano format wymiany danych za pomocą usługi sieciowej (w naszym przypadku Santander WebService)
na liście powinny wyświetlać się tylko zdarzenia nierozliczone lub rozliczone częściowo
Preliminarz płatności – parametry
Po spełnieniu tych warunków w preliminarzu płatności będzie dostępna ikona Eksportuj polecenia przelewu
Domyślnie wybranie ikony powoduje wywołanie okna Eksport przelewów.
Okno eksportu przelewów poprzez usługę sieciową iBiznes24 Connect
Po wybraniu opcji Eksportuj przelewy pokazuje się okno, na którym można ustawić wybrane opcje eksportu.
Data przelewu – do wyboru mamy cztery opcje: dzisiejsza, termin płatności, data realizacji, inna (samodzielnie ustalona).
Przelewy zbiorczo wg podmiotów – po zaznaczeniu tej opcji przelewy zostaną pogrupowane wg podmiotu, numeru rachunku bankowego (wypełnionego na zdarzeniu) oraz waluty i wysyłane jako jeden, zbiorczy przelew. Po zaznaczeniu opcji Grupuj wg dat utworzonych zostanie tyle zbiorczych przelewów, ile jest różnych dat (terminów płatności/ dat realizacji/ dat dokumentu).
Eksportuj wszystkie linie opisu do banku – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Parametr ten powoduje, że w zbiorczym przelewie umieszczamy kolejne pełne opisy z przelewów cząstkowych, aż do wyczerpania ilości znaków wymaganych przez iBiznes24.
Dziel przelewy wg długości opisu – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Spowoduje on, że program utworzy dla danego podmiotu kilka przelewów zbiorczych, przy czym na każdym z nich będzie umieszczony pełny opis do banku z przelewów cząstkowych. Parametr Dziel przelewy wg długości opisu może być stosowany razem z pozostałymi parametrami dotyczącymi przelewów zbiorczych.
Eksport uruchamiamy ikoną pioruna . Eksportowane są zarówno przelewy w PLN, jak również w walucie obcej. W momencie wysyłania przelewów pojawi się okno z możliwością wyboru właściwego sposobu akceptacji przelewów. Do wyboru jest akceptacja za pomocą kodu SMS, tokena, podpisu kwalifikowanego. Można też wysłać płatności bez akceptacji, będą one oczekiwały w iBiznes24 na ich zatwierdzenie i przekazanie do realizacji.
Płatności – metody akceptacji płatności
Akceptacja przelewów za pomocą kodu SMS wymaga podania kodu SMS, który zostanie wysłany na numer telefonu Użytkownika. W przypadku podania błędnego kodu SMS lub w sytuacji, gdy kod SMS wygasł mamy możliwość wysłania prośby o przesłanie nowego kodu SMS.
Płatności – akceptacja transakcji za pomocą kodu SMS
Akceptacja transakcji za pomocą tokena wymaga wpisania wygenerowanego w Comarch ERP Optima kodu do tokena i przepisanie odpowiedzi z tokena do programu.
Płatności – akceptacja transakcji za pomocą tokena
Akceptacja za pomocą podpisu kwalifikowanego wymaga wybrania odpowiedniego certyfikatu z listy.
Płatności – akceptacja transakcji za pomocą podpisy kwalifikowanego
W momencie eksportu przelewów program utworzy z nich paczkę przelewów. W paczce znajdą się przelewy, które wcześniej nie zostały wyeksportowane, nie zostały dodane do innej paczki, mają uzupełniony opis do banku, adres beneficjenta oraz uzupełniony jego numer rachunku bankowego. Paczka uzyska unikalny numer oraz domyślną nazwę Paczka z dnia XX.XX.XXXX , gdzie XX.XX.XXXX to dzień wykonania eksportu do iBiznes24.
Jeżeli w preliminarzu płatności wybierzemy rejestr, który obsługuje wymianę danych poprzez usługę sieciową, na liście dostępne są kolumny:
Data wysłania do banku
Komunikat z banku
Data komunikatu z banku
W kolumnach tych informacje są zapisywane przy eksporcie do usługi sieciowej oraz przy każdorazowym sprawdzeniu stanu przelewów w iBiznes24.
W przypadku, gdy paczka przelewów jest przetwarzana w iBiznes24 w kolumnie Komunikat z banku może wyświetlać się informacja:
Import odrzucony – paczka została odrzucona.
Import przetworzony (przyjęty do realizacji) – paczka przelewów została przetworzona.
Import przetwarzany – trwa proces przetwarzania paczki przelewów.
Import oczekujący (na skompletowanie) – trwa proces przetwarzania paczki przelewów.
Ostatnie dwa komunikaty mogą pojawić się dla paczki/paczek zawierających dużą ilość przelewów. W takim przypadku przetwarzanie paczek może trwać do kliku minut. Po tym czasie zalecamy wykonanie aktualizacji stanów przelewów.
Po przetworzeniu paczki przez bank płatność może posiadać jeden ze stanów:
Wprowadzona – płatność wysłana do iBiznes24 bez podpisów
Częściowo zaakceptowana – komunikat pojawia się w sytuacji podpisu w schemacie wieloosobowej akceptacji.
Zaakceptowana – przelew posiada komplet podpisów.
Przyjęta/przetwarzana do realizacji w Banku – komunikat pojawia się w przypadku, gdy zaakceptowany przelew został przekazany do realizacji.
Zaksięgowana w Banku – płatność obciążyła rachunek bankowy.
Wycofana – płatność została w iBiznes24 wycofana.
Odrzucona, Niewprowadzona – komunikat pojawia się w przypadku, gdy ze względu na brak środków nie można zrealizować zlecenia.
Paczka usunięta – status dla przelewów, gdy w iBiznes24 paczka została usunięta.
Preliminarz płatności – kolumny związane z usługą WebService
Na liście płatności możemy sprawdzić aktualny stan wysłanych przelewów do iBiznes24 oraz możemy pobrać w formie pliku pdf potwierdzenia wykonania przelewu.
Obie te opcje Aktualizuj stany przelewów i Pobierz potwierdzenie transakcji dostępne są z menu, które pojawia się po wciśnięciu strzałki obok przycisku .
Eksport z listy Paczki przelewów
Eksport płatności możemy wykonać także z zakładki [2 Paczki przelewów]. Lista ta zawiera paczki, które powstały w momencie wykonywania eksportu przelewów z zakładki [1 Płatności] oraz paczki utworzone samodzielnie przez Użytkownika programu. Paczki, które zostały wysłane do iBiznes24 wyświetlają się w kolorze niebieskim.
Preliminarz płatności – Paczki przelewów
W celu dodania nowej paczki na liście paczek musimy wybrać rejestr bankowy związany z rachunkiem, z którego chcemy wysyłać daną paczkę przelewów. Dodając nową paczkę możemy podać jej nazwę oraz opis. Unikalny numer paczki nadawany jest automatycznie w momencie zapisu paczki.
Paczka przelewów
Za pomocą przycisku lub klawisza <Insert> dodajemy płatności, które mają być wyeksportowane do iBiznes24 w danej paczce. Program wyświetla listę płatności wybranego rejestru, które nie zostały wysłane do iBiznes24 i nie zostały dodane do innej paczki. Po wybraniu wszystkich płatności należy zmienić stan paczki.
Paczka Zatwierdzona może być:
Zaakceptowana (podpisana)
Wyeksportowana do iBiznes24
W programie jest możliwość wybrania jednej z trzech metod akceptacji, kod SMS, token lub podpis kwalifikowany. Domyślnie podpowiada się kod SMS.
W zależności od wybranej metody akceptacji Użytkownik zostanie poproszony o podanie danych uwierzytelniających. Zasada akceptacji (podpisywania) paczki przelewów jest analogiczna jak podpisywanie przelewów w momencie ich wysyłania do iBiznes24.
Z poziomu listy paczek przelewów mamy możliwość akceptowania paczek, eksportowania paczek do iBiznes24, pobierania stanu wysłanych w danej paczce przelewów oraz pobierania w formie pliku pdf potwierdzeń transakcji.
Eksportuj paczki przelewów – opcja powoduje wysłanie wybranych paczek przelewów do iBiznes24.
Paczki przelewów – eksport do banku
Aktualizuj stany przelewów – następuje pobranie stanu przelewów z iBiznes24. Informacja widoczna jest na liście płatności i na formularzu paczki w kolumnie Komunikat z banku.
Akceptuj paczki przelewów – powoduje akceptację (podpisanie) wybranych paczek przelewów. Analogicznie jak przy wysyłaniu przelewów na formularzu paczki mamy możliwość wybrania jednej z trzech metod akceptacji (kod SMS, token, podpis kwalifikowany).
Pobierz potwierdzenie transakcji – dla płatności Zaksięgowanych w Banku pobierane jest potwierdzenie wykonania transakcji.
Import za pomocą usługi sieciowej
W Comarch ERP Optima mamy możliwość importu danych z banku Santander. Import dotyczy:
stanu rachunku bankowego
wyciągów bankowych
historii operacji, gdy nie ma wyciągów
Import informacji o stanie rachunku bankowego można wykonać z poziomu:
listy rejestrów kasowych/bankowych
listy zapisów kasowych/bankowych
preliminarza płatności
Import wyciągów/historii wykonujemy z list zapisów kasowych/bankowych.
Na liście zapisów wybieramy odpowiedni rejestr bankowy i wskazujemy raport bankowy.
Lista zapisów kasowych/bankowych – Import przelewów
wybieramy format wymiany (domyślnie podpowie się format importu ustalony na formularzu banku)
określamy definicję dla zapisów KP i KW
ustalamy okres za jaki będą importowane przelewy (domyślnie jest to okres odczytany z raportu bankowego)
możemy zaznaczyć opcję automatycznego rozliczania płatności przy imporcie
Po ustaleniu parametrów przyciskiem uruchamiamy pobranie danych z banku. W tym momencie na oknie Import danych wyświetli się lista przelewów, które za pomocą przenosimy do Comarch ERP Optima.
Importując przelewy program pomija duplikaty. Dzięki temu zaimportowane zostaną tylko te płatności, których nie ma jeszcze w danym raporcie bankowym.
Duplikaty sprawdzane są wg następujących kryteriów:
data księgowania
numer rachunku kontrahenta
kwota
waluta
opis przelewu
Eksport i import przelewów za pomocą usługi sieciowej – najczęściej zadawane pytania
Co należy ustawić w programie Comarch ERP Optima, aby móc skorzystać z Eksportu i importu przelewów za pomocą usługi sieciowej?
Odpowiedź: Na formularzu banku (Ogólne/ Inne/ Banki) w polach Format importu wyciągów bankowych oraz Format eksportu dla przelewów zwykłych (druga zakładka) należy wskazać format obsługujący wymianę za pomocą usługi sieciowej. Następnie na 3 zakładce [Ustawienia usługi sieciowej] Użytkownik wprowadza ustawienia dotyczące przelewów walutowych oraz podpina certyfikat transportowy i aplikacyjny oraz podaje NIK użytkownika iBiznes24. Na formularzu rejestru bankowego należy uzupełnić NIK firmy iBiznes24.
Jakie warunki powinny spełniać certyfikaty wykorzystywane podczas wysyłki, aby odbyła się ona prawidłowo?
Odpowiedź: Certyfikat transportowy i aplikacyjny powinny znajdować się w sekcji Osobiste, mieć aktualną datę ważności oraz posiadać informację o obsługujących je kluczach prywatnych.
Czy można zobaczyć w pliku dane, które zostały wyeksportowane/zaimportowane z banku?
Odpowiedź: Tak, jest taka możliwość. W Konfiguracji Stanowiska/ Kasa/Bank/ Parametry możemy zaznaczyć parametr Zapisuj dane wymieniane z bankiem do plików XML i Zapisuj szczegółowe logi z komunikacji z bankiem. Pliki zapisywane będą w katalogu z logami programu Comarch ERP Optima, w podkatalogu WebserwisyBankowe (%appdata%\Comarch\Opt!ma\Logs). Domyślnie parametry nie są zaznaczone.
Mam kilka stanowisk, czy muszę przechodzić kreator na każdym stanowisku?
Odpowiedź: Nie. Certyfikaty są generowane dla firmy. Kreator tworzy i instaluje certyfikaty na stanowisku na którym został on uruchomiony. Wykreowane certyfikaty należy wyeksportować i zainstalować na pozostałych stanowiskach, na których będzie uruchamiana współpraca z iBiznes24 Connect. Uwaga: Ponowne wykreowanie certyfikatu aplikacyjnego powoduje unieważnienie poprzedniego certyfikatu aplikacyjnego.
Jak przenieść certyfikaty transportowy i aplikacyjny na inne stanowisko?
Odpowiedź: W celu przeniesienia certyfikatu transportowego i aplikacyjnego na inne stanowisko należy wyeksportować certyfikaty z listy certyfikatów. W tym celu należy uruchomić Panel sterowania/Opcje internetowe/Zawartość/Certyfikaty. Na liście certyfikatów w zakładce Osobisty odszukać certyfikat transportowy i aplikacyjny (przyjazna nazwa tych certyfikatów to NIK firmy – certyfikat aplikacyjny i NIK firmy – certyfikat transportowy). Po wybraniu Eksportuj w drugim kroku kreatora eksportu certyfikatów proszę zaznaczyć parametr Tak, eksportuj klucz prywatny, w trzecim kroku dodatkowo zaznaczyć parametr Eksportuj wszystkie właściwości rozszerzone, w czwartym kroku ustalić hasło. Na nowym stanowisku komputerowym należy wykonać instalację certyfikatów (Panel sterowania/Opcje internetowe/Zawartość/Certyfikaty/Osobisty – Importuj).
OPT092 - Szybki import i eksport przelewów przez bankowość internetową iPKO biznes
Integracja z PKO Bank Polska dostępna jest dla Użytkowników, którzy w bankowości elektronicznej włączyli usługę Integra ERP oraz posiadają Comarch ERP Optima w wersji co najmniej 2024.3.1
Do skonfigurowania integracji z iPKO biznes w Comarch ERP Optima będziemy potrzebowali:
identyfikatora kontekstu – znajdziesz go w systemie bankowości elektronicznej iPKO biznes -> Administracja -> Parametry kontekstu
alias – identyfikator użytkownika, którego używa do logowania w systemie bankowości elektronicznej iPKO biznes
informację o typie logowania operatora (certyfikat banku lub podpis kwalifikowany)
zainstalowanego certyfikatu transportowego oraz certyfikatu imiennego banku (zgodnie z instrukcją znajdującą się w iPKO biznes -> Ustawienia -> Integra) lub podpisu kwalifikowanego.
Formularz banku – zakładka Import / Eksport
W pierwszej kolejności na formularzu banku na zakładce [Import/Eksport] w polu Format importu wyciągów bankowych wybieramy właściwy dla banku format obsługujący bezpośrednią wymianę danych. W naszym przypadku jest to format PKO BP WebService (standardowy). Wybrany przez nas format będzie się później podpowiadał jako domyślny format podczas eksportu przelewów i importu historii rachunku.
Formularz banku, zakładka [Import/Eksport]
Po wybraniu formatu PKO BP WebService (standardowy) na formularzu banku pojawia się dodatkowa zakładka [3 Ustawienia usługi sieciowej]. Na tej zakładce:
w części Sposoby logowania i akceptacji przelewów podajemy identyfikator użytkownika (alias) i typ logowania. Logowanie może odbywać się z wykorzystaniem certyfikatu imiennego banku lub podpisu kwalifikowanego.
w części Certyfikaty dla operatorów wskazujemy odpowiednie certyfikaty związane z logowaniem i akceptacją przelewów. W przypadku, gdy operator loguje się za pomocą:
podpisu kwalifikowanego – podpis powinien posiadać aktualną datę ważności, posiadać informacje o obsługujących go kluczach prywatnych oraz należy upewnić się czy podpis znajduje się we właściwym magazynie certyfikatów.
certyfikatu imiennego banku – do komputera musi być podpięty dostarczony przez bank czytnik i karta z certyfikatem imiennym banku.
niezależnie od typu logowania każdy Operator musi wskazać zainstalowany na komputerze certyfikat transportowy.
Na formularzu rejestru bankowego związanego z rachunkiem prowadzonym w banku PKO BP należy uzupełnić informację o identyfikatorze kontekstu. Brak tej informacji lub błędne dane uniemożliwią wymianę danych z bankiem.
Rejestr bankowy – identyfikator kontekstuator kontekstu
Eksport płatności
Bezpośrednia wymiana danych z PKO BP umożliwia eksport przelewów krajowych, przelewów MPP (Split Payment), podatkowych, do ZUS oraz przelewów walutowych.
Przelewy walutowe wysyłane są jako przelewy zagraniczne lub przelewy SEPA. Na formularzu banku kontrahenta musi być uzupełniony numer SWIFT/BIC.
W celu wysłania przelewu SEPA zdarzenie w preliminarzu płatności musi być:
zdarzeniem rozchodowym
waluta zdarzenia to EURO
na zdarzeniu zaznaczono parametr „Przelew SEPA”
Eksport przelewów wykonujemy z poziomu preliminarza płatności. W preliminarzu płatności należy:
wybrać rejestr, który dotyczy rachunku bankowego prowadzonego w banku PKO BP i ma wskazany format wymiany obsługujący bezpośrednią wymianę z bankiem (w naszym przypadku PKO BP WebService (standardowy))
na liście powinny wyświetlać się tylko zdarzenia nierozliczone lub rozliczone częściowo.
Preliminarz płatności – parametry
Po spełnieniu tych warunków w preliminarzu płatności będzie dostępna ikona Eksportuj polecenia przelewu.
Wymiana danych z PKO BP pozwala na:
wysłanie przelewu, który następnie będzie oczekiwał w banku na jego autoryzację (zatwierdzenie)
wysłanie podpisanego przelewu, który zostanie w banku przekazany do realizacji
Eksport przelewów
Po wybraniu opcji Eksportuj przelewy pojawi się okno Eksportuj przelewy na którym określamy parametry eksportu. Format wymiany przepisuje się z formularza banku, format wymiany dla przelewów MPP nie podlega edycji i jest taki sam jak format wymiany.
Data przelewu – do wyboru mamy cztery opcje: dzisiejsza, termin płatności, data realizacji, inna (samodzielnie ustalona).
Przelewy zbiorczo wg podmiotów – po zaznaczeniu tej opcji przelewy zostaną pogrupowane wg podmiotu, numeru rachunku bankowego (wypełnionego na zdarzeniu) oraz waluty i wysyłane jako jeden, zbiorczy przelew. Po zaznaczeniu opcji Grupuj wg dat utworzonych zostanie tyle zbiorczych przelewów, ile jest różnych dat (terminów płatności/ dat realizacji/ dat dokumentu).
Eksportuj wszystkie linie opisu do banku – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Parametr ten spowoduje, że w zbiorczym przelewie będziemy starali się umieścić wszystkie uzupełnione linie opisu do banku odczytane z agregowanych przelewów.
Dziel przelewy wg długości opisu – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Spowoduje on, że program utworzy dla danego podmiotu kilka przelewów zbiorczych, przy czym na każdym z nich będzie umieszczony pełny opis do banku z przelewów cząstkowych. Parametr Dziel przelew wg długości opisu może być stosowany razem z pozostałymi parametrami dotyczącymi przelewów zbiorczych.
Eksport uruchamiamy ikoną . Eksportowane są zarówno przelewy w PLN jak również w walucie obcej.
Jeżeli w preliminarzu płatności wybierzemy rejestr, który obsługuje bezpośrednią wymianę danych z bankiem, na liście pojawią się kolumny związane z wymianą danych z bankiem:
Data wysłania do banku,
Komunikat z banku,
Data komunikatu z banku.
Informacje w tych kolumnach pojawiają się po wykonaniu eksportu do banku i każdorazowo po sprawdzeniu stanu przelewów w banku.
Preliminarz płatności – kolumny związane z integracją z PKO BP
Po uruchomieniu eksportu przelewów pojawi się okno Akceptacja przelewów.
Akceptacja przelewów
Wybranie opcji Wyślij bez akceptacji spowoduje, że przelewy zostaną wysłane do banku, gdzie będą oczekiwały na ich akceptację.
Wybranie Zaakceptuj teraz spowoduje, że przelewy zostaną podpisane za pomocą certyfikatu imiennego/podpisu kwalifikowanego (typ autoryzacji zostanie odczytany z formularza banku dla zalogowanego Użytkownika) i wysłane do banku w celu ich realizacji. Każdorazowo przed ich wysłaniem operator który korzysta z podpisu kwalifikowanego będzie musiał potwierdzić oświadczenie i podać PIN.
Eksport przelewu – akceptacja podpisem kwalifikowanym
Użytkownik korzystający z certyfikatu imiennego banku będzie musiał podać PIN.
Eksport przelewu – akceptacja certyfikatem imiennym bankuAktualizuj stany przelewów – sprawdzenia aktualnego stanu przelewów w banku wykonujemy dla wybranych przelewów. Opcja ta dostępna jest po wciśnięciu strzałki obok przycisku . Płatność może posiadać jeden ze stanów:
Analizowana – przelew jest w banku analizowany
Do podpisania – przelew oczekuje na jego akceptację w banku
Do poprawy – przelew wymaga poprawy w banku
Oczekująca na realizację – przelew został podpisany i czeka na realizacje
Zrealizowana – przelew został zrealizowany
Usunięta – przelew po wysłaniu do banku, został usunięty przez użytkownika w systemie bankowości elektronicznej iPKO biznes.
Import
W Comarch ERP Optima mamy możliwość importu danych z banku PKO BP. Import dotyczy:
aktualnego stanu środków na wskazanym rachunku bankowym
historii operacji
Informacja o stanie środków na rachunkach
Import informacji o aktualnym stanie środków na rachunku bankowym można wykonać z poziomu:
listy rejestrów kasowych/bankowych
listy zapisów kasowych/bankowych
preliminarza płatności.
Import historii
Historię rachunku bankowego importujemy z listy zapisów kasowych/bankowych.
Na liście zapisów wybieramy rejestr bankowy związany z rachunkiem prowadzonym w PKO BP i wskazujemy raport bankowy.
Lista zapisów kasowych\bankowych – Import przelewów
Import uruchamiamy przyciskiem Importuj polecenia przelewu . Na oknie Import przelewów ustalamy parametry importu, czyli:
format wymiany (domyślnie podpowie się format importu ustalony na formularzu banku)
określamy definicję dla zapisów KP i KW
ustalamy okres za jaki będzie importowana historia rachunku (domyślnie jest to okres odczytany z raportu bankowego)
możemy zaznaczyć opcję automatycznego rozliczania płatności przy imporcie
Po ustaleniu parametrów przyciskiem uruchamiamy pobranie danych z banku. W tym momencie na oknie Import danych wyświetli się lista przelewów, które za pomocą przenosimy do Comarch ERP Optima.
Jeżeli został wykonany import historii (przelewy znajdują się w rejestrze bankowym) i potem ponownie pobieramy historię rachunku to importowane są tylko te przelewy, które nie zostały jeszcze zaimportowane.
Duplikaty są odrzucane.
Duplikaty sprawdzane są wg następujących kryteriów:
Identyfikator
Kwota przelewu
Opis
Numer rachunku kontrahenta
Data przelewu
Certyfikat imienny banku
Każdy wydany przez PKO BP certyfikat imienny ma datę ważności. W sytuacji, gdy data ważności minie nie będzie można korzystać z integracji z PKO BP. W przypadku, gdy do upływu daty ważności zostało 30 (lub mniej) dni po uruchomieniu programu Comarch ERP Optima przez Użytkownika, który korzysta z certyfikatu imiennego banku pokaże się komunikat przypominający o konieczności jego odnowienia w serwisie bankowości elektronicznej iPKO biznes.
Certyfikat imienny banku – data ważności
Bezpośrednia wymiana danych z bankami – najczęściej zadawane pytania
1. Co należy ustawić w programie Comarch ERP Optima, aby móc skorzystać z bezpośredniej współpracy z bankiem?
Odpowiedź: Na formularzu banku (Ogólne/ Inne/ Banki) w polu Format importu wyciągów bankowych (druga zakładka) należy wskazać format wymiany Webservice PKO BP (standardowy). Następnie na 3 zakładce [Ustawienia usługi sieciowej] wprowadzić Identyfikator użytkownika (alias), wybrać Typ logowania oraz wskazać certyfikaty (transportowy i certyfikat do logowania i akceptacji przelewów). Na formularzu rejestru bankowego PKO BP wpisać Identyfikator kontekstu.
2. Czy można zobaczyć w pliku dane które zostały wyeksportowane/zaimportowane z banku?
Odpowiedź: Tak, mamy taką możliwość. W Konfiguracji/ Stanowisko/ Kasa/Bank/ Parametry możemy zaznaczyć parametry:
Zapisuj szczegółowe logi z komunikacji z bankiem – w pliku zapisywane będą informacje związane z komunikacją z bankiem. Informacje te mogą być pomocne przy ustalaniu przyczyny nieprawidłowej komunikacji z bankiem.
Pliki zapisywane będą w katalogu z logami programu Comarch ERP Optima, w podkatalogu WebserwisyBankowe (%appdata%\Comarch\Opt!ma\Logs). Domyślnie parametry nie są zaznaczone.
Pytaj, pomagaj, udoskonalaj! Społeczność Comarch
Dzięki społeczności Comarch ERP rozwiązujemy problemy, dzielimy się pomysłami oraz informujemy o nowościach.
wypełnij formularz dodawania nowego Klienta, z którym będziesz prowadził wymianę dokumentów.
Wysyłanie i odbieranie możliwe jest również z poziomu Narzędzia/ Praca rozproszona/ Eksport/Import.
Biuro rachunkowe może zweryfikować konfigurację z Klientem w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Internetowa Wymiana Dokumentów na zakładce Klienci.
Szczegółowy opis informacji o podatkach i opłatach, jakie Klient może odbierać z Biura Rachunkowego, znajduje się Tutaj .
W programie Comarch ERP Optima jest możliwość ustawienia automatycznego eksportu i importu danych. Zobacz tę funkcję na filmie
Pytanie pojawi się, gdy Klient biura nie będzie miał konta Internetowej Wymiany Dokumentów. Wybierając Tak operator zostanie przekierowany do listy Klientów biura w celu złożenia zamówienia na konto dla Klienta. Wybierając Nie – okno zostanie zamknięte.
Kompensujemy w module Kasa/Bank Fakturę zakupu od kontrahenta ALOZA z Fakturą sprzedaży wystawioną dla kontrahenta ALOZA na kwotę 1000 zł i księgujemy kompensatę schematem:
Tak prosty schemat jest możliwy ponieważ zawsze dokumentem rozliczanym (lewym) jest dokument rozchodowy, a dokumentem rozliczającym (prawym) dokument przychodowy. Gdybyśmy chcieli rozbudować schemat o księgowanie, poza kompensatą faktury zakupu z fakturą sprzedaży, jeszcze o dokument KW z dokumentem KP to schemat może wyglądać następująco:
PrzykładSchemat księgowy pozwalający na zaksięgowanie dokumentów w Rejestrze VAT zakupu
z podziałem na kwoty dodatnie i ujemne.
PREDEKRETACJA
Funkcjonalność automatycznych rozliczeń i rozrachunków działa również w przypadku, gdy dokument jest księgowany nie schematem, a wg predekretacji. Warunkiem jest jednak, aby zakładka [Predekretacja] nie była uzupełniana ręcznie, a wygenerowana na podstawie schematu księgowego, który w kwocie ma odwołanie do makra @KwotaPlatnosci (wyjątkiem jest predekretacja raportów kasowych/bankowych, różnic kursowych oraz kompensat).
SCHEMATY STOWARZYSZONE
Podczas rozliczania dokumentów następuje automatyczne rozrachowanie tylko dekretu „głównego”, tzn. powstałego z księgowania schematem głównym, dekrety powstałe z księgowania schematem stowarzyszonym nie zostaną rozrachowane.
Z poziomu dekretu różnicy kursowej nie ma możliwości usunięcia rozrachunku. Podczas próby usunięcia pojawia się komunikat: Rozrachunek różnicy kursowej należy usunąć z listy rozrachunków.
, a po wykonaniu rozrachunku na kontach księgowych w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus dostępna jest ikona 
.
Podgląd rozliczeń w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus jest dostępny z poziomu:
.
Po naciśnięciu na ikonę „Importuj polecenia przelewu” pojawi się okno „Import przelewów”, w którym należy uzupełnić następujące dane:
(pole pokazuje ścieżkę dostępu do pliku, z którego wykonywany jest import)
Import zapisów do bazy następuje po naciśnięciu na ikonę 
Uruchom import.
Eksportuj polecenia przelewu.
Aby ikona Eksportuj polecenia przelewu była aktywna w polu Rejestr musi być wybrany rejestr bankowy i lista wyświetlanych zapisów musi być zawężona do pozycji nierozliczonych i/lub rozliczonych częściowo (należy odznaczyć opcje Rozliczone: Całkowicie i Nie podlega).
Dodatkowo można zaznaczyć parametr "Przelewy do wysłania", co spowoduje zawężenie listy tylko do tych zdarzeń, które mogą zostać wysłane do banku.
Przelewy do wysłania muszą mieć:
1. Eksport poleceń - do wyboru eksport tylko zaznaczonych lub wszystkich zatwierdzonych do realizacji
2. Format wymiany - z listy dostępnych formatów należy wybrać odpowiedni format wymiany danych, zgodny ze strukturą pliku, jaki zaczytuje bank; gdyby żaden z dostępnych formatów nie działał prawidłowo z poziomu Ogólne/ Inne/ Formaty przelewów można dodać nowy lub zmodyfikować już istniejący. Domyślnie podpowiadany jest format, który jest przypisany jako domyślny dla banku związanego z rejestrem, z którego wykonywany jest eksport (na formularzu banku, na zakładce [Dodatkowe], pole: Format eksportu dla przelewów zwykłych).
3. Format wymiany dla MPP – rozwijalna lista ze zdefiniowanymi w programie formatami eksportu przelewów. Program proponuje format, który został wskazany na formularzu banku, do którego przygotowujemy zlecenie przelewów. Wskazane formaty wymiany powinny mieć ten sam rodzaj. Nie wykonamy eksportu jeśli jeden z formatów będzie typu webservice a drugi nie. Rodzaje formatów wymiany muszą być z sobą zbieżne. Jeśli w danej organizacji nie stosujemy metody podzielonej płatności nie ma konieczności wskazywania formatu wymiany dla Mechanizmu podzielonej płatności. 
Z tego poziomu można zarówno dodawać nowe, jak i modyfikować istniejące formaty - Użytkownik może sam zdefiniować format w oparciu o informacje dostarczane przez bank.
Aby skopiować format należy go zaznaczyć (podświetlić) na liście, a następnie wcisnąć <CTRL>+<INSERT> lub <CTRL> i ikona plusa, a następnie zapisać.
Kolejne pozycje formatu dodajemy ikoną 
.
Analizując zamieszczony wyżej plik można wywnioskować, że:
Dodatkowo w pliku jest Nagłówek, w związku z tym w formacie przelewów również trzeba zdefiniować pozycje nagłówka.
Ważne jest, aby ilość pozycji na zakładce [Nagłówek] odpowiadała ilości pól w nagłówku w pliku (w tym przykładzie jest ich 7). Należy również zwrócić uwagę na to, że w pliku żadne z pól nagłówka nie jest zapisane w ograniczniku tekstu (w cudzysłowie), w związku z tym w formacie przelewów w każdym polu należy wybrać typ: Liczba.
Jako każdą z pozycji można wybrać „Stałą wartość”.
Liczba pozycji w formacie powinna zgadzać się z liczbą pól w przelewie w pliku - w naszym przykładzie jest ich 7, są to kolejno: data, inne informacje, nazwa podmiotu, numer rachunku podmiotu, opis do banku, kwota płatności, inne informacje.
Należy również zwrócić uwagę, aby pola zapisane w pliku w cudzysłowie w formacie miały typ: Tekst (w naszym przykładzie są to pola 4) numer rachunku podmiotu i 5) Opis do banku), pozostałe mają mieć typ: Liczba.
Zakładka [Pozycje] powinna więc wyglądać następująco:
Tak zdefiniowanym formatem bez problemu uda się zaczytać przelewy z analizowanego pliku.
Jak widać w pliku jest bardzo rozbudowany nagłówek, przed wykonaniem importu należy zatem odpowiednio zmodyfikować plik tak, aby zostały w nim tylko dane związane z przelewami i maksymalnie jedna linijka nagłówka. (Można np. zaznaczyć linijki z przelewami, skopiować je, otworzyć Notatnik, wkleić dane przelewów i zapisać plik. W momencie importu wskazywać już ten „nowy” plik txt.).
Przykładowy plik przesyłki z danymi jednego polecenia przelewu:
110,20000121,555500,12401066,0,"27124010661111222233339999","79106000761234123412341234",
"1_PODPOLE-NAZWA_ZLECENIODAWCY|2_PODPOLE-NAZWA_ZLECENIODAWCY|3_PODPOLE-ULICA_ZLECENIODAWCY|4_PODPOLE-MIEJSCOWOSC_ZLECENIODAWCY","1_PODPOLE-NAZWA KONTRAHENTA|2_PODPOLE-NAZWA_KONTRAHENTA|3_PODPOLE-ULICA KONTRAHENTA|4_PODPOLE-MIEJSCOWOSC_KONTRAHENTA",0,10600076,"1_PODPOLE-SZCZEGOLY PLATNOSCI|2_PODPOLE-SZCZEGOLY_PLATNOSCI|3_PODPOLE-SZCZEGOLY PLATNOSCI|4_PODPOLE-SZCZEGOLY_PLATNOSCI","","","51","1_PODPOLE-INFORMACJE_KLIENT-BANK|2_PODPOLE-INFORMACJE_KLIENT-BANK|3_PODPOLE-INFORMACJE_KLIENT-BANK|4_PODPOLEINFORMACJE_KLIENT-BANK|5_PODPOLE-INFORMACJE_KLIENT-BANK|6_PODPOLE-INFORMACJE_KLIENT-BANK"
Analizując zamieszczone wyżej informacje można wywnioskować, że:
W pliku nie ma być żadnego nagłówka (zgodnie z informacją „W pliku przesyłki nie ma wiersza nagłówkowego z nazwami pól danych”), w związku z tym zakładka [Nagłówek] w naszym formacie ma pozostać nieuzupełniona.
Następnie należy dokładnie przeanalizować informacje niezbędne do prawidłowego uzupełnienia zakładki [Pozycje].
Wszystkie pola, które w pliku mają być zapisane w cudzysłowie powinny mieć wybrany typ: Tekst, wszystkie pozostałe: Liczba.
Rys. 2 - Formularz banku, zakładka Ustawienia usługi sieciowej
oraz Aktualizuj stany przelewów 
.
Domyślnie kliknięcie w ikonę powoduje wywołanie okna Eksport przelewów do pliku.
Deklaracja VIU-DO do czasu wysyłki jest widoczna na czarno, odmiennie niż inne deklaracje. Deklaracja VIU-DO nie ma statusu bufor/zatwierdzona. Wysyłka do systemu następuje z listy deklaracji VIU-DO.
jednego z następujących rodzajów podpisu
powoduje seryjne zablokowanie deklaracji, niezbędne w celu wysłania deklaracji. Zaznaczając pracowników, dla których deklaracje mają być wysłane i naciśnięcie przycisku 
i zainicjować pobranie UPO. Poprawne pobranie UPO zakończy się komunikatem:
. Kolejnym krokiem jest jej przeliczenie (przycisk Przelicz 
) wraz z możliwością wypełnienia zakładki ORD-ZU. Stanowi ona załącznik z uzasadnieniem przyczyny korekty. Na korektach deklaracji składanych od 01.01.2016 wyłączono konieczność uzupełniania załącznika ORD-ZU. Podczas wykonywania korekt wybranych deklaracji, zakładka ORD-ZU jest widoczna, ale jej uzupełnienie nie jest już konieczne do zatwierdzenia deklaracji i wysłania jej drogą elektroniczną.
Mechanizm wysyłki i odbierania UPO jest identyczny jak przy składaniu deklaracji pierwotnej. Z poziomu formularza deklaracji można wydrukować samą deklarację, jak również formularz UPO czy pozostałe załączniki, tj. ORD-ZU, VAT-ZZ czy VAT-ZT.
.
przeliczamy zawiadomienie. W polu Na dzień podpowiada się domyślnie 25 dzień kolejnego miesiąca po okresie, za który składane jest zawiadomienie.
generujemy zapisy korekcyjne do wybranego przez Użytkownika rejestru. Program generuje oddzielny zapis korekcyjny dla każdej faktury wykazanej na zawiadomieniu VAT-ZD uwzględniając stawki VAT oraz ustawiając rodzaj na Towary.
UwagaKwoty w polach Suma do korekty i Suma na VAT-ZD mogą się różnić, ponieważ w części deklaracyjnej pliku JPK_V7 każda stawka jest osobno zaokrąglana, a na VAT-ZD zaokrąglana jest całość faktury.
Po spełnieniu tych warunków w preliminarzu płatności będzie dostępna ikona Eksportuj polecenia przelewu 
.
Wymiana danych z mBankiem pozwala na:
Podpisz przelewy – podpisujemy zaznaczone zdarzenia o statusie Do realizacji.
Eksportuj przelewy – wysyłamy do banku zaznaczone przelewy. Po wybraniu opcji Eksportuj przelewy pojawi się okno Eksportuj przelewy do pliku na którym określamy parametry eksportu. Format wymiany przepisuje się z formularza banku, format wymiany dla MPP nie podlega edycji i jest taki sam jak format wymiany.
Data przelewu – jako data przelewu zawsze wstawiana jest data realizacji przelewu.
Przelewy zbiorczo wg podmiotów – po zaznaczeniu tej opcji przelewy które nie zostały podpisane zostaną pogrupowane wg podmiotu, numeru rachunku bankowego (wypełnionego na zdarzeniu) oraz waluty i wysyłane jako jeden, zbiorczy przelew. Podpisane przelewy zawsze wysyłane są pojedynczo, nie są grupowane. Po zaznaczeniu opcji Grupuj wg dat utworzonych zostanie tyle zbiorczych przelewów, ile jest różnych dat (terminów płatności/ dat realizacji/ dat dokumentu.
Eksportuj wszystkie linie opisu do banku – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Parametr ten spowoduje, że w zbiorczym przelewie będziemy starali się umieścić wszystkie uzupełnione linie opisu do banku odczytane z agregowanych przelewów.
Dziel przelewy wg długości opisu – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Spowoduje on, że program utworzy dla danego podmiotu kilka przelewów zbiorczych, przy czym na każdym z nich będzie umieszczony pełny opis do banku z przelewów cząstkowych. Parametr Dziel przelew wg długości opisu może być stosowany razem z pozostałymi parametrami dotyczącymi przelewów zbiorczych.
Wysyłaj przelewy w jednym pliku – zaznaczenie tego parametru powoduje, że wysyłając kilka przelewów tworzymy jeden plik xml, w którym zapisujemy wszystkie pojedyncze przelewy. Jeśli parametr nie jest zaznaczony to każdy z tych przelewów zapisywany jest w osobnym pliku.
Eksport uruchamiamy ikoną pioruna 
. Eksportowane są zarówno przelewy w PLN jak również w walucie obcej.
Jeżeli w preliminarzu płatności wybierzemy rejestr, który obsługuje automatyczną wymianę danych z bankiem, wśród kolumn na liście dostępne są kolumny:
można wykonać z poziomu:
Konto „5” ostatecznie powinno wyglądać tak: „5”-Kategoria-„4”, np.
501-1_19-411
501-2_19-411
…
Aby uzyskać taką sytuację można właśnie wykorzystać opis analityczny oraz kategorie – gdzie wymiarami będą wymiar o typie kategoria (BUDOWY) i drugi wymiar o typie z planu kont (KONTA_4).
Przykładowo dokument w rejestrze VAT zakupu może dotyczyć dwóch różnych budów a dotyczyć tych samych kosztów zużycia energii.
Na dokumencie można również wykorzystać kategorię nagłówka, która byłaby np. numerem konta „5”. Czyli na liście kategorii pojawiłyby się również „5”.
Ewentualnie zamiennie kategoria, która jest „4” a wymiar „5”.
Opis analityczny takiego dokumentu mógłby wyglądać następująco:
Budowa 1 – 45% kosztów a Budowa 2 pozostałe 55% kosztów.
W schemacie księgowym w pozycji Konto można wpisać następujące wyrażenie:
@KategoriaNag+’-’+@OpisAnalitycznyElement(’BUDOWY’)+’-’+@OpisAnalitycznyElement(’KONTA_4′)
W pozycji Kwota należy wybrać opcję Opis analityczny – Kwota opisu – @OpisAnalitycznyKwota
Jeśli mamy w Konfiguracji Firmy – Księgowość – Księgowość kontowa ustawione automatyczne zakładanie kont niesłownikowych to po zaksięgowaniu pojawi się w planie kont konto:
501-1_19-411
W powyższym przykładzie w schemacie odwołujemy się do nazwy elementu wymiaru @OpisAnalitycznyElement – 1_19 i 411.
Można również odwołać się do segmentu konta podpiętego na kategorii konkretnej budowy wykorzystanym później w wymiarze BUDOWY jak i bezpośrednio do konta księgowego „4”. Wtedy w schemacie w koncie można wpisać poniższą formułę:
@KategoriaNag+’-’+@OpisAnalitycznyKonto1(’BUDOWY’)+’-’+@OpisAnalitycznyKonto1(’KONTA_4′)
Można również zamiast zakładania poszczególnych kategorii dla każdej budowy zdefiniować wymiar o typie Opisowy o nazwie BUDOWY i do niego dodawać kolejne elementy, które będą poszczególnymi budowami.
Schemat księgowy pozostanie taki sam.
Firma zakłada poniższy podział kosztów na projekty, zespoły i oddziały:
– podział na zespoły: Z1 40%, Z2 50%, Z3 10%,
– podział na projekty: P2 10%, P1 90%
– podział na lokalizacje: Kraków 65%, Lublin 35%.
Aby rozpisać przytoczony przykład można zastosować następujące rozbicie:
Zespół Projekt Oddział Procent
Z1 P1 LUBLIN 35%
Z2 P1 KRAKÓW 50%
Z3 P1 KRAKÓW 5%
Z1 P2 KRAKÓW 5%
Z3 P2 KRAKÓW 5%
Po wykonaniu analizy z poziomu Analiz BI lub po zaksięgowaniu dokumentu na poszczególne konta odpowiedzialne za zespoły, projekty czy lokalizacje możemy stwierdzić jaka wartość kosztów zespołu1 pracującego w Krakowie przypada na np. projekt 2.
Mając fakturę na 35000 możemy ją rozpisać następująco:
W naszym przypadku 5% kosztów dotyczy Z1 z Krakowa pracującego nad P2, czyli po wyliczeniu będzie to 1750.
użytkownik ma możliwość dodania wymiarów służących do opisania słowników oraz dokumentów. W programie dostępne są predefiniowane wymiary:
lub za pomocą skrótu klawiaturowego <Ctrl>+<F7> . Na oknie opisu analitycznego nie można usunąć żadnej kolumny.
Opis analityczny na formularzu konta księgowego
Dodając opis analityczny na słowniku należy wskazać co najmniej jeden element dla dowolnego wymiaru. Nie można zapisać pozycji bez wskazanych elementów.
Wprowadzając opis na słowniku program pilnuje poprawności opisu, tzn. słownik musi być opisany w 100% – czyli suma procentów na słowniku musi wynosić 100%. W przeciwnym wypadku nie będzie możliwości zapisania opisu na słowniku. Przy próbie zapisu opisu pojawi się odpowiedni komunikat.
Opis analityczny dodany na koncie syntetycznym przenoszony jest na wszystkie jego konta analityczne (w tym na konta dodane już po uzupełnieniu opisu analitycznego na koncie nadrzędnym). Istnieje możliwość jego edycji. Opis analityczny przenosi się podczas dodawania nowego okresu obrachunkowego na podstawie kont z poprzedniego okresu oraz podczas aktualizacji planu kont z poprzedniego okresu, ale tylko w stosunku do kont nowo dodawanych. Dla kont analitycznych nowo dodawanych opis przenoszony jest zawsze z syntetyki danego konta. Zmiana opisu analitycznego na koncie syntetycznym powoduje zmianę opisu na wszystkich jego kontach analitycznych (ewentualne indywidualne ustawienia konta analitycznego są usuwane). Opis analityczny nadawany jest również w momencie zakładania konta poprzez grupę kont – przenosi się z konta syntetycznego, do którego dodano analitykę.
Opis analityczny dodany na grupie towarowej przenosi się na jej podgrupy oraz na wszystkie towary znajdujące się w danej grupie. Podczas dodawania nowego towaru opis analityczny przenosi się z grupy wskazanej jako domyślna dla towaru. Jeżeli towar należy do wielu grup towarowych to opis na towar przenosi się z ostatnio modyfikowanej grupy, do której towar należy. Usunięcie opisu z grupy towarowej usuwa opis z jej podgrup towarowych oraz z towarów należących do danej grupy.
Okno opisu analitycznego na dokumencie zawiera domyślne kolumny: Pozycja, Procent oraz Wartość. Dla każdego typu dokumentu w kolumnie Pozycja do wyboru są inne wartości. Nie można zapisać opisu analitycznego na dokumencie bez uzupełnienia kolumny Pozycja.
W programie istnieje kontrola 100% oraz wartości dokumentu lub pozycji – sumarycznie musi się zgadzać z wartością dokumentu lub pozycji. Jeżeli ze wskazanego procentu podczas podziału kwoty wyniknie różnica groszowa to różnica groszowa jest dodawana do ostatniej pozycji z kwotą. Analogicznie jeżeli ze wskazanej wartości podczas podziału procentu wyniknie konieczność zaokrąglenia procentu to jest on aktualizowany w ostatniej pozycji.
Po zmianie kwot na pozycji, dodaniu nowej pozycji lub usunięciu pozycji na dokumencie należy ponownie wprowadzić opis analityczny.
Opis analityczny na dokumencie zapisywany jest w bazie danych w momencie zapisywania dokumentu. Jeżeli dokument został zablokowany przed zmianami to opis analityczny można dodać tylko z poziomu listy dokumentów.
.
Użytkownik ma możliwość wprowadzania i rozliczania zarówno podróży służbowych krajowych w walucie systemowej, jak i delegacji zagranicznych. Delegacje mogą być dodawane z poziomu Comarch ERP Optima lub w aplikacji Comarch HRM.
,
i 
.
Dodatkowo dostępne są następujące przyciski:
- Usuń rozliczenia z zaznaczonych dokumentów – do usunięcia rozliczeń delegacji
- Księguj - służąca do zaksięgowania delegacji (zarówno w przypadku pełnej księgowości, jak i książki przychodów i rozchodów); księgować można tylko delegacje o stanie Zatwierdzona
Szczegółowy opis rozliczania i księgowania delegacji zamieszczony jest w kolejnych rozdziałach biuletynu.
Dokumenty wprowadzone w module Faktury i przesłane do rejestru VAT nie mogą być podpinane.
Dokumenty te możemy dodawać w programie Comarch ERP Optima lub w aplikacji Comarch HRM.
:
Rozliczenia podmiotu w menu głównym), lista rozliczeń jest domyślnie wyfiltrowana do waluty zgodnej z walutą edytowanego etapu.
w kolumnie Numer dokumentu KW
W logu z przebiegu rozliczania informacje dla każdego etapu delegacji wyświetlane są osobno. Kwoty wyświetlane są w walucie etapu.
Z poziomu listy delegacji, ikoną 
Kwoty dodatkowe, gdzie wykazywane jest jakie kwoty mają być zaksięgowane do poszczególnych kolumn książki przychodów i rozchodów.
Ikona Kwot dodatkowych dostępna jest zarówno na etapach krajowych, jak i zagranicznych.
pojawi się okno do wskazania danego certyfikatu. W nazwie okna wyświetlana jest informacja o aktualnie dodawanym certyfikacie.
Certyfikaty można też dodawać w dowolnej kolejności poprzez jego wybór z menu kontekstowego, które dostępne jest po wciśnięciu strzałki obok plusa 
.
W sytuacji, gdy dla Citi Encryption Certificate lub Citi Signing Certificate wskażemy inny plik niż *.pem pojawi się komunikat błędu: Wskazano niepoprawny plik z certyfikatem.
Certyfikat ten nie pojawi się na liście certyfikatów dla banku Citi Handlowy. Użytkownik powinien wskazać poprawny plik, który otrzymał z banku.
Domyślnie kliknięcie w ikonę powoduje wywołanie okna Eksport przelewów do pliku.
.
Eksportowane są zarówno przelewy w PLN, jak również w walucie obcej.
Domyślnie kliknięcie w ikonę powoduje wywołanie okna Eksport przelewów do pliku.
odbywa się z poziomu Preliminarza płatności z zakładki [1 Płatności] dla wskazanego rejestru bankowego i zatwierdzonych zdarzeń rozchodowych, które są nierozliczone lub rozliczone częściowo.
Listę zdarzeń, które mają być wysłane do banku można przygotować na dwa sposoby.
Pierwszy z nich polega na zaznaczeniu przelewów, które mają być wysłane do banku. W preliminarzu płatności wyświetlamy:
spowoduje, że lista zostanie automatycznie zawężona do zdarzeń rozchodowych, zatwierdzonych, które można wysłać do banku. Na tak zawężonej liście łatwiej odnaleźć i zaznaczyć wybrane przelewy, które są przeznaczone do wysłania.
lub <F8> program rozpocznie tworzenie pliku z danymi. Program sprawdzi czy wśród wybranych płatności znajdują się takie, które należy zweryfikować w Wykazie podatników VAT. Weryfikacji podlegają płatności:
uruchomiony zostanie kreator certyfikatów do komunikacji z Santander Bank Polska, który w kilku krokach przeprowadzi nas przez proces tworzenia, instalowania i podpinania certyfikatu transportowego i aplikacyjnego. Należy przygotować NIK firmy oraz NIK użytkownika. Certyfikaty transportowy i aplikacyjny dotyczą całej firmy. W przypadku pracy wielostanowiskowej, utworzone wcześniej certyfikaty należy zainstalować na stanowiskach, na których ma być uruchamiana współpraca z iBiznes24. W celu przeniesienia certyfikatów z jednego stanowiska na kolejne należy wyeksportować certyfikat transportowy i aplikacyjny z listy certyfikatów. W tym celu należy uruchomić Panel sterowania/Opcje internetowe/Zawartość/Certyfikaty. Na liście certyfikatów w zakładce Osobisty odszukać certyfikat transportowy i aplikacyjny (przyjazna nazwa tych certyfikatów to NIK firmy – certyfikat aplikacyjny i NIK firmy – certyfikat transportowy). Po wybraniu Eksportuj w drugim kroku kreatora eksportu certyfikatów proszę zaznaczyć parametr Tak, eksportuj klucz prywatny, w trzecim kroku dodatkowo zaznaczyć parametr Eksportuj wszystkie właściwości rozszerzone, w czwartym kroku ustalić hasło. Na nowym stanowisku komputerowym należy wykonać instalację certyfikatów (Panel sterowania/Opcje internetowe/Zawartość/Certyfikaty/Osobisty – Importuj).
Poszczególne kroki kreatora certyfikatów zostały opisane w artykule Kreator certyfikatów do komunikacji z Santander Bank Polska iBiznes24.
Gdy wygenerujesz certyfikat zgodnie z instrukcją dostarczoną przez Santander Bank Polska należy go zapisać na dysku, a następnie zainstalować w systemie Windows.
Instalację uruchamiamy poprzez dwuklik na wybranym certyfikacie lub Zainstaluj PFX, które jest dostępne w menu kontekstowym.
Po poprawnym zainstalowaniu certyfikatu w magazynie certyfikatów osobistych systemu Windows wchodzimy w programie Comarch ERP Optima na formularz banku, na zakładkę [Ustawienia usługi sieciowe]. W sekcji Certyfikaty dla Santander Bank Polska z rozwijanego menu (strzałka obok przycisku 
) wybieramy rodzaj certyfikatu, np. aplikacyjny. Wyświetli się lista zainstalowanych w systemie certyfikatów, odszukujemy właściwy certyfikat, wskazujemy go kursorem, a następnie wybór potwierdzamy wciskając przycisk Wybierz. Certyfikat pojawi się na formularzu banku.
Rejestr bankowy, NIK firmy
Domyślnie wybranie ikony 
powoduje wywołanie okna Eksport przelewów.
. Eksportowane są zarówno przelewy w PLN, jak również w walucie obcej. W momencie wysyłania przelewów pojawi się okno z możliwością wyboru właściwego sposobu akceptacji przelewów. Do wyboru jest akceptacja za pomocą kodu SMS, tokena, podpisu kwalifikowanego. Można też wysłać płatności bez akceptacji, będą one oczekiwały w iBiznes24 na ich zatwierdzenie i przekazanie do realizacji.
lub klawisza <Insert> dodajemy płatności, które mają być wyeksportowane do iBiznes24 w danej paczce. Program wyświetla listę płatności wybranego rejestru, które nie zostały wysłane do iBiznes24 i nie zostały dodane do innej paczki. Po wybraniu wszystkich płatności należy zmienić stan paczki.
Paczka Zatwierdzona może być:
Eksportuj paczki przelewów – opcja powoduje wysłanie wybranych paczek przelewów do iBiznes24.
można wykonać z poziomu:
. Na oknie Import przelewów ustalamy parametry importu, czyli:
.
Wymiana danych z PKO BP pozwala na:
. Eksportowane są zarówno przelewy w PLN jak również w walucie obcej.
Jeżeli w preliminarzu płatności wybierzemy rejestr, który obsługuje bezpośrednią wymianę danych z bankiem, na liście pojawią się kolumny związane z wymianą danych z bankiem:
można wykonać z poziomu:
. Na oknie Import przelewów ustalamy parametry importu, czyli:
