Przepisy ustawy określają szczególne wymagania stawiane systemom przetwarzania danych, które wspomagają prowadzenie rachunkowości, w kontekście zasad, jakie obowiązują generalnie w rachunkowości. W skrócie - wymagania dotyczą wiarygodności informacji zawartych w księgach rachunkowych, ich bezbłędności, sprawdzalności i bieżącego prowadzenia. Wymagania te stawiane są zarówno przyjętym rozwiązaniom technicznym, jak i metodzie i staranności prowadzenia ewidencji księgowej przez użytkownika tych systemów. Obydwa te czynniki - techniczny i ludzki - składają się na wynik finalny prowadzonej księgowości, stąd nawet najsprawniejszy system komputerowy nie stanowi gwarancji poprawności prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Niezależnie jednak od oceny jakości pracy księgowego, ustawa określa zestaw cech programu, które stanowią warunki konieczne dla dopuszczenia go do używania, a także czynności, które muszą być wykonywane w przypadku stosowania księgowości komputerowej.
Księgi rachunkowe
Zgodnie z art. 13 Ustawy o Rachunkowości system komputerowy musi zapewnić uzyskanie pewnych rodzajów urządzeń księgowych, składających się na księgi rachunkowe. Urządzeniami tymi są:
Dziennik,
Księga Główna (ewidencja syntetyczna),
Księgi pomocnicze (ewidencja analityczna),
Zestawienie obrotów i sald kont Księgi Głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych,
Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Księgi rachunkowe powinny być:
trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania,
wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego oraz daty sporządzenia.
Zagadnienie wydruków ksiąg rachunkowych reguluje art. 13 ust. 6 Ustawy o Rachunkowości. Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.
Dziennik (Zapisy księgowe)
Dziennik to chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, tj. zgodnie z sekwencyjną rejestracją operacji księgowych, dzień po dniu. Zbiory tych danych mają dostarczyć sprawdzianu kompletności ujęcia w księgach rachunkowych operacji dokonanych w każdym kolejnym miesiącu i w sposób ciągły – w każdym roku obrotowym. Sprawdzian liczności operacji stanowi numeracja porządkowa pozycji dziennika i łączna wartość ich sumy (obroty dziennika), ustalana narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Można prowadzić kilka odrębnych dzienników, z których każdy grupuje operacje jednego typu, pod warunkiem zestawiania ich obrotów w dzienniku zbiorczym, zawierającym ich łączne obroty narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.
W Dzienniku powinno następować:
automatyczne numerowanie kolejnej pozycji, pod którą zapis jest rejestrowany. Numeracja ta zapewnia ciągłość w roku obrotowym, co nie wyklucza możliwości uwzględniania w niej podziału na poszczególne miesiące i/lub rodzaje dzienników, pod warunkiem zachowania jednoznaczności w tym zakresie,
automatyczne kontrolowanie zaliczania zapisu do miesiąca, w którym rejestrowana operacja została faktycznie dokonana i niedopuszczenie do niekontrolowanego i nieuprawnionego przeniesienia zapisu pomiędzy miesiącami,
automatyczne sumowanie obrotów narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.
Moduł Księga Handlowa pozwala na wprowadzanie zapisów księgowych do jednego lub wielu dzienników cząstkowych, grupujących operacje gospodarcze wg danego rodzaju. Przykładowo – dla dokumentów bankowych użytkownik może założyć dziennik BANK, dla dokumentów kasowych dziennik KASA, dla not memoriałowych dziennik MEMOR. Nie jest zalecane dodawanie dzienników księgowych o tych samych symbolach co rejestry VAT. Zastosowanie tego samego symbolu może spowodować niemożność zaksięgowania dokumentów, gdyż numery ID księgowego w dziennikach i rejestrach VAT mogą się na siebie nakładać.
Przy prowadzeniu kilku dzienników cząstkowych, program księgowy automatycznie nadaje zapisom księgowym podwójną numerację, zarówno w obrębie dziennika głównego, jak i w obrębie dziennika cząstkowego.
Oprócz numeru pozycji zapis księgowy automatycznie otrzymuje informację o osobie wprowadzającej i ewentualnie o osobie, która dokonała jego ostatniej modyfikacji.
Przeglądanie zapisów, jak również ich wydruk, jest możliwy w układzie dzienników cząstkowych bądź chronologicznie.
Zapisy księgowe mogą być wprowadzane do dziennika ręcznie. Istnieje także możliwość generowania zapisów z ewidencji pomocniczych za pomocą wzorców księgowań. Automatycznemu księgowaniu podlegają faktury z rejestrów VAT, dokumenty kasowe oraz bankowe z Modułu dostępowego Kasa/Bank, lista płac z modułu Płace i Kadry.
W przypadku zapisów generowanych przez program, zgodnie z art. 20 Ustawy o Rachunkowości, uzyskują one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych. Jest możliwość stwierdzenia źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie. Dane źródłowe w miejscu ich powstania są chronione tj. nie podlegają modyfikacji oraz usunięciu.
Wydruku Dziennika można dokonać z poziomu Księgowość/ Dzienniki.
Opcję wydruku możemy wybrać poprzez naciśnięcie rozwinięcia widocznego pod przyciskiem Wydruk danych: Dzienniki/Lista księgowań oraz Zestawienia/Obroty dzienników.
Uwaga
Wymogi stawiane dziennikowi księgowemu zawarto w art. 14 Ustawy o Rachunkowości.
Dziennik powinien:
Zawierać chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym
Umożliwiać uzgadnianie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej
Kolejno numerować zapisy księgowe, a sumy zapisów (obroty) liczyć w sposób ciągły. Jeżeli stosowane są dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.
Księga Główna
Zgodnie z wymogami ustawy o Rachunkowości wydruk Księgi Głównej to wydruk kont syntetycznych wraz z zapisami zachowującymi chronologię. W zbiorach tych danych obowiązuje zaliczenie kwoty każdej operacji w ciężar jednego konta i na dobro kilku kont (lub na odwrót), tak by sumy obciążeń i uznań tych kont były równe. Zbiory tych danych mają dostarczyć informacji o zwiększeniach i zmniejszeniach wartości tych wielkości ekonomicznych, które zostały wyróżnione w zakładowym Planie Kont jako konta bilansowe i wynikowe (czyli według co najmniej takiego stopnia szczegółowości, z jakim dane ksiąg rachunkowych wykazywane są w sprawozdaniu finansowym), ich sumach łącznych (obrotach kont) i saldach, ustalanych narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Sprawdzianem ich zgodności z dziennikiem jest równość narastających od
początku roku obrotów wszystkich kont z obrotami dziennika. Technicznie sprawdzian taki ustawa nakazuje przeprowadzać za każdy miesiąc w drodze zestawiania obrotów i sald kont Księgi Głównej. Zestawienie takie, nazywane w praktyce także bilansem brutto, próbnym lub surowym, ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, wymagając tym samym istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego ich wewnętrzną zgodność.
Wydruku Księgi Głównej możemy dokonać z poziomu: Księgowość/ Dzienniki.
Opcja wydruku: Lista księgowań na kontach/ Syntetyczne (dostępne po naciśnięciu rozwinięcia widocznego pod przyciskiem Wydruk danych).
Uwaga
Zagadnienie – Konta Księgi Głównej – reguluje art. 15 Ustawy o Rachunkowości.
Konta Księgi Głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym (tj. zgodnie z zarachowywaniem ich na konta syntetyczne). Na kontach Księgi Głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu.
Zapisów na określonym koncie Księgi Głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej.
Księgi pomocnicze
Wydruk ksiąg pomocniczych to wydruk poszczególnych kont analitycznych wraz z zapisami księgowymi zachowującymi chronologię. Inaczej mówiąc, księgi pomocnicze tworzą dodatkowe przekroje zapisów księgowych uporządkowanych systematycznie. Obejmują one operacje księgowe, sklasyfikowane według bardziej szczegółowych kryteriów, uzupełniających te, zgodnie z którymi są one gromadzone na kontach Księgi Głównej. Lista tych ksiąg nie jest stała. Tworzy się je stosownie do potrzeb jednostki lub wymagań przepisów prawa. Ustawa wymienia tylko typowe spośród nich: konta szczegółowe środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, konta materiałów, towarów i produktów, konta rozrachunków z kontrahentami i pracownikami, a także operacji zakupu i sprzedaży. Analogicznie można – w miarę potrzeby – wyodrębniać także i inne zbiory danych tworzące księgi pomocnicze np. księga operacji kasowych, bankowych, weksli i czeków obcych, akcji i udziałów.
Księgi pomocnicze mogą być prowadzone na dwa sposoby – jako wyodrębnione dla każdej z nich:
Podzbiory danych w ramach Księgi Głównej. Sumy obrotów i sald kont pomocniczych stanowią wówczas obroty i salda odpowiadających im kont Księgi Głównej, a zapisy dokonywane są w nich uprzednio lub równocześnie z zapisami na kontach Księgi Głównej. Tak rozbudowaną Księgę Główną określa się zwykle w praktyce jako księgowość finansową.
Podsystemy rachunkowości poza Księgą Główną, które stanowią uszczegółowienie zapisów Księgi Głównej. Mają one strukturę danych rozbudowaną w dostosowaniu do różnorodnych zadań rachunkowości (ustalanie i ewidencja dla: odpisów amortyzacyjnych, rachuby płac, ubezpieczeń społecznych, podatków, rozliczania „otwartych pozycji” dla należności i zobowiązań czy operacji zakupu). Dane tych podsystemów zasilają wówczas Księgę Główną, tworząc zbiory zapisów księgowych, uporządkowane według wymagań księgowości finansowej i zapewniając zgodność zapisów Księgi Głównej i ksiąg pomocniczych.
Niezależnie od sposobu prowadzenia ksiąg pomocniczych sprawdzian zgodności każdej z nich z odpowiadającymi jej kontami Księgi Głównej stanowi równość sumy sald kont ksiąg pomocniczych i salda właściwego konta Księgi Głównej. Technicznie sprawdzian taki należy wykonać:
Na koniec roku obrotowego – dla wszystkich kont ksiąg pomocniczych,
Na dzień inwentaryzacji określonych składników majątkowych – dla tych kont ksiąg pomocniczych, które te składniki reprezentują.
Wydruk Ksiąg Pomocniczych udostępniono z poziomu: Księgowość/ Dzienniki.
Opcja wydruku: Lista księgowań na kontach/Analityczne (dostępne po naciśnięciu rozwinięcia widocznego pod przyciskiem Wydruk danych).
Uwaga
Zagadnienie – Konta ksiąg pomocniczych – reguluje art. 16 Ustawy o Rachunkowości.
Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont Księgi Głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek, komputerowych zbiorów danych, uzgodnionych z saldami i zapisami na kontach Księgi Głównej.
Zestawienie obrotów i sald kont Księgi Głównej (kont syntetycznych)
Zestawienie obrotów i sald kont Księgi Głównej sporządza się na podstawie zapisów na kontach Księgi Głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca.
Wydruk Zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej udostępniono z poziomu: Księgowość/ Obroty i salda.
Opcja wydruku (dostępna po naciśnięciu rozwinięcia widocznego pod przyciskiem Wydruk danych): Syntetyka lub Syntetyka + BO (do obrotów narastająco dodawany jest Bilans Otwarcia).
Uwaga
Zagadnienie – Zestawienie obrotów i sald kont Księgi Głównej – reguluje art. 18 Ustawy o Rachunkowości.
Zestawienie powinno zawierać:
symbole lub nazwy kont
salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego
sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów na okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.
Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych (kont analitycznych)
Także zestawienie sald kont pomocniczych ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, nakładając obowiązek istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego wewnętrzną ich zgodność.
Wydruk Zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych udostępniono z poziomu: Księgowość/ Obroty i salda.
Opcja wydruku: Analityka lub Analityka + BO (do obrotów narastająco dodawany jest Bilans Otwarcia).
Uwaga
Zagadnienie – Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych – reguluje art. 18 Ustawy o rachunkowości.
Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządza się co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rozrachunkowych, a zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów na dzień inwentaryzacji – Struktura bazy danych.
W każdej kartotece na dysku zostają założone i utrzymywane są następujące zbiory danych związanych z modułem KsięgaHandlowa:
Nazwa tabeli
Opis
AutoEwid
Lista samochodów prywatnych używanych do celów służbowych
AutoKoszty
Ewidencja kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych
AutoPrzejazd
Ewidencja przejazdów samochodów prywatnych do celów służbowych
AutoRozlicz
Rozliczenie kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych
AutoTrasy
Ewidencja pomocnicza tras
BOElem
Pozycje bilansu otwarcia
BONag
Nagłówki dokumentów bilansu otwarcia
BnkBOMW
Pozycje bilansu otwarcia magazynu walut
BnkCertyfikaty
Lista odcisków certyfikatów operatorów dla poszczególnych banków
BnkDokElem
Pozycje dokumentów potwierdzenia salda i ponaglenia zapłaty
BnkDokNag
Nagłówki dokumentów potwierdzenia salda i ponaglenia zapłaty
BnkFormatyElem
Elementy formatów elektronicznej wymiany z bankami
BnkFormatyNag
Formaty elektronicznej wymiany danych z bankami - nagłówki
BnkNazwy
Lista banków
BnkRachZakazy
Zakazy dostępu do rachunków kasowo/bankowych
BnkRachunki
Ewidencja rachunków bankowych i kas gotówkowych firmy
BnkRaporty
Raporty kasowe i bankowe
BnkRozKwoty
Rozliczenia
BnkRozKwotyMW
Powiązania zapisów kasowych/bankowych dla funkcji Magazyn walut
BnkRozRelacje
Tabela pomocnicza rozliczeń
BnkZapisy
Zapisy w raportach kasowych i bankowych
BnkZapisyCDCSEPAInfo
Tabela informacji CDC-SEPA związanych z zapisem KB
BnkZdarzenia
Preliminarz płatności
BnkZdarzeniaCDCSEPAInfo
Tabela informacji CDC-SEPA związanych ze zdarzeniem KB
View serwerowe zawierające listę wszystkich podmiotów
PlikiJPK
Zawartość plików JPK
PracEtaty
Dane personalne pracowników i wspólników
PracKod
Tabela podstawowa danych pracowników i wspólników
PracPitDzialalnosci
Nowa tabela dla kwot indywidualnych dochodów i odliczeń wspólnika
PracPitKwoty
Kwoty indywidualnych dochodów i odliczeń wspólnika
PracPitMies
Zakresy miesięczne dla kwot indywidualnych wspólnika
Pracidx
Tabela pomocnicza danych pracowników i wspólników
Progi
Indywidualne progi i stawki podatkowe pracowników i wspólników
PrzeszacWalutElem
Pozycje dokumentu przeszacowania walut
PrzeszacWalutNag
Nagłówki dokumentów przeszacowania walut
SchematPlatnosci
Rachunki bankowe kontrahentów i schematy płatności dla pracowników
SchKsiElem
Elementy schematów księgowych
SchKsiNag
Nagłówki schematów księgowych
SchKsiRelac
Schematy księgowe stowarzyszone
SzDekElem
Elementy dokumentów szablonu dekretacji
SzDekNag
Dokumenty szablonu dekretacji
Trwale
Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
TrwaleAIElem
Elementy arkusza inwentaryzacyjnego środków trwałych
TrwaleAINag
Nagłówki arkuszy inwentaryzacyjnych środków trwałych
TrwaleAtrybuty
Wartości atrybutów środków trwałych i WNiP
TrwaleHist
Dokumenty środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (amortyzacja, ulepszenie, przeszacowanie)
TrwaleHistPowiazania
Tabela powiązań dokumentów środków trwałych z dokumentami (rejestru VAT i ewidencji dodatkowej)
TrwaleMaska
Miesiące dla amortyzacji sezonowej
TrwaleMiejscaUzytkowania
Miejsca użytkowania środków trwałych
TrwaleOsobyOdpowiedzialne
Osoby odpowiedzialne za środek trwały
Zasady ochrony danych
Program zawiera system uprawnień do operowania danymi i korzystania z nich przez poszczególne osoby mające dostęp do sprzętu, programów i danych. Zawiera również zasady i częstość sporządzania rezerwowych kopii zbiorów danych i odtwarzania ich zawartości w razie potrzeby, fizyczne zabezpieczenie dostępu do sprzętu i programów, system kontroli przebiegu przetwarzania danych (dziennika pracy systemu). W celu tworzenia zbiorów archiwalnych w sposób zapewniający zachowanie kompletności danych program jest wyposażony w funkcje archiwizacji danych.Ochrona danych polega na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu kopii rezerwowych zbiorów danych na nośnikach informatycznych oraz na zapewnieniu ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów komputerowych (Art. 71).
Ponadto program:
Kontroluje ciągłości zapisów w dzienniku (dziennikach) – art. 14 ust. 2 Ustawy o rachunkowości.
Pozwala na identyfikację źródła pochodzenia zapisów. Ustawa dopuszcza wprowadzanie do ksiąg zapisów za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, a więc np. Z innych kartotek dysku stałego, poprzez dyskietki lub drogą transmisji sieciowej. Warunkiem uznania takiej operacji technicznej jest, by każdy zapis umożliwiał identyfikację źródła jego pochodzenia np. urządzenia nadawczego, źródłowego zbioru przekazywanych danych czy ich systemu (art. 20 ust. 5 pkt 1). Sprawdzian stanowią wydruki tych zapisów na papierze, właściwe dla zbiorów je przekazujących (swoiste polecenie księgowania) i przyjmujących (np. sekwencja pozycji w odpowiednim dzienniku). W przypadku przenoszenia zapisów między zbiorami danych składających się na księgi rachunkowe, zapisy księgowe umożliwiają (art. 20 ust. 5 pkt 2) identyfikację źródła ich pochodzenia, tj. zbiorów danych przekazujących je po dokonaniu pierwotnej ich rejestracji.
Zapewnia sprawdzenie poprawności przetwarzanych danych oraz kompletności i identyczności zapisów (art. 20. ust. 5 pkt. 3). Program działa w dużej mierze w oparciu o księgowanie dokumentów źródłowych schematami księgowymi. Prawidłowość oraz kompletność księgowania zależy od zdefiniowanego przez użytkownika schematu. Program ma wbudowane sprawdzanie poprawności schematu księgowego, który kontroluje schemat pod względem formalnym (czy użytkownik nie popełnił błędu np. W składni przy wprowadzaniu warunku). Za prawidłowość i kompletność pod względem merytorycznym odpowiada użytkownik. Po każdym księgowaniu schematem na ekranie dla celów kontrolnych pojawiają się informacje z przebiegu księgowania, gdzie widoczne są konta, ich strony, kwoty i opis oraz czy ostatecznie dokument został z powodzeniem zaksięgowany. Ponadto program pozwala na wprowadzenie do dziennika tylko zapisów zbilansowanych chyba, że w zapisie występują tylko konta pozabilansowe.
Zapewnia trwałość zapisów – zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc na późniejsze dopiski lub zmiany (art. 23). Program komputerowy musi zapewniać właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem lub modyfikacją zapisów. W razie ujawnienia błędów, dozwolone są tylko korekty przez wprowadzenie zapisów korygujących dodatnich lub ujemnych (art. 25).
Umożliwia zamknięcie okresu – wiarygodność prowadzenia ksiąg wymaga, by zapisy były dokonywane w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski i zmiany. Zapis zatwierdzony nie może być modyfikowany, a funkcja zamknięcia okresu blokuje możliwość dopisywania księgowań. Nie jest możliwa weryfikacja ani usuwanie zapisów o dacie wcześniejszej od daty zamknięcia.
Pozwala na przypisanie operatorom zakazów:
w obrębie poszczególnych dzienników księgowych – w zakresie:
dostępu do przeglądania,
dostępu do dodawania zapisów,
dostępu do poprawiania własnych zapisów,
dostępu do poprawiania cudzych zapisów,
dostępu do kasowania własnych zapisów, znajdujących się w buforze,
dostępu do kasowania cudzych zapisów,
w ramach przeglądania księgowań na poszczególnych kontach księgowych – prawa te są jednoznaczne z prawami dostępu do przeglądania obrotów i sald na kontach,
blokad dostępu do określonych procedur np. do zatwierdzanie zapisów księgowych,
blokad dostępu do baz danych.
Wydruki
Wydruki ksiąg rachunkowych, zgodnie z wymogami Ustawy o rachunkowości, są:
Trwale oznaczone nazwą pełną jednostki, której dotyczą.
Oznaczone zrozumiałą nazwą księgi, której dotyczą lub z którą są związane wskutek roli, jaką pełnią w organizacji ksiąg rachunkowych odpowiadające im zbiory danych.
Wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia.
Każda strona księgi rachunkowej jest automatycznie numerowana, z wyraźnym oznaczeniem ostatniej (koniec wydruku).
Na kolejnych stronach księgi rachunkowej ma miejsce sumowanie zapisów, przy czym została zapewniona kontrola ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald.
Oznaczone nazwą programu przetwarzania (jego aktualnej wersji).
Obowiązki Użytkownika systemu finansowo – księgowego
Ustawa o rachunkowości art. 10 nakłada na jednostkę gospodarczą obowiązek posiadania dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady rachunkowości, między innymi:
Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych.
Określenie metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru.
Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
Zakładowy Plan Kont – obejmujący wykaz kont Księgi Głównej (ewidencji syntetycznej), przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) i ich powiązania z kontami Księgi Głównej.
Wykaz zbiorów, stanowiących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera – musi w szczególności zawierać strukturę danych każdego z nich wraz ze zrozumiale wyrażonymi nazwami i wyjaśnieniem znaczenia stosowanych kodów. Z wykazu powinna wynikać zawartość informacyjna poszczególnych zbiorów, wzajemne ich powiązania oraz rola, jaką każdy z nich spełnia w organizacji całokształtu ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. Ustawa nie przesądza o szczegółowej organizacji zbiorów danych, zobowiązuje jednak do tego, by programy komputerowe, operujące danymi tych zbiorów, zapewniały uzyskiwanie informacji księgowej w formie dziennika (dzienników), Księgi Głównej i ksiąg pomocniczych oraz zestawień obrotów i sald stanowiących sprawdzian zgodności ksiąg
Opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych. Zawiera ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych.
Pisemne stwierdzenie o dopuszczeniu przez jednostkę programu (programów) i każdej jego zmiany do stosowania we własnej rachunkowości. Chodzi tu o notyfikowanie, że jednostka świadomie dokonuje wyboru lub zmiany dotychczas stosowanych programów lub rozszerza zakres ich stosowania. Wymaganie to rodzi dla jednostki obowiązek starannego sprawdzenia tych programów, upewnienia się co do ich przydatności do potrzeb jednostki i zgodności z obowiązującymi ją przepisami, poprawności i zadowalającej sprawności działania. Odpowiedzialność za podjętą decyzję ponosi kierownik jednostki lub upoważniona przez niego osoba.
Opis przeznaczenia każdego programu, sposobu działania (reguły obliczeń, ewidencji, kontroli i wydruku danych) oraz wykorzystania podczas przetwarzania danych.
Zasady ochrony danych przed nieuprawnionymi ich zmianami i rozpowszechnianiem oraz zasady starannego przechowywania danych w trakcie używania programu, a także przez 5 lat po tym okresie (art. 74, 71).
Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w powyższych punktach.
Zgodnie z art. 71 Ustawy o rachunkowości na użytkowniku oprogramowania spoczywa obowiązek:
Systematycznego tworzenia kopii rezerwowych zbiorów danych na nośnikach magnetycznych,
Zapewnienia ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów komputerowych,
Stosowania odpornych na zagrożenia nośników danych,
Doboru środków ochrony zewnętrznej.
Zamknięcie okresu obrachunkowego i otwarcie kolejnego
https://www.youtube.com/watch?v=vt-kB_drCAc
Zamknięcia okresu obrachunkowego dokonujemy po przeniesieniu wszystkich zapisów z bufora księgowań do zapisów zatwierdzonych. W menu: System/ Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe edytujemy formatkę okresu obrachunkowego i zaznaczamy parametr Zamknięty. Nie trzeba zamykać poprzedniego okresu obrachunkowego, aby móc założyć nowy i dokonywać w nim księgowań.
Nowy okres obrachunkowy należy założyć w Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe. Na formularzu okresu obrachunkowego można wskazać dzienniki księgowań oraz daty księgowania dla dekretu różnicy kursowej oraz dekretu kompensaty generowanych podczas rozrachunków w „tle” lub podczas dokonywania rozrachunków z listy dokumentów nierozrachowanych. Data księgowania domyślnie ustawiana jest jako data rozrachunku, która jest pobierana z Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa – Data rozrachunku jako późniejsza z dat.
Przy zakładaniu nowego okresu pojawia się możliwość skopiowania ustawień z poprzedniego okresu (dotyczy to dzienników księgowań, Planu Kont, grup kont, i kręgów kosztów, dzienników księgowań dla dekretów RK i KOMP i dat księgowania tych dokumentów) oraz możliwość odchudzenia planu kont (tzn. skopiowania planu kont bez kont nieaktywnych i/lub kont słownikowych o zerowych saldach), a także możliwość ustawienia nowego okresu obrachunkowego jako bieżącego. Zmiana okresu, na którym można aktualnie pracować i do którego księgować, odbywa się przez zmianę bieżącego okresu obrachunkowego w Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa.
Import bilansu otwarcia z poprzedniego roku obrachunkowego został opisany tutaj.
Moduł Księga Handlowa – informacje ogólne
Przeznaczenie programu
Comarch ERP Optima, moduł Księga Handlowa, to nowoczesny system komputerowy pozwalający na prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości, sporządzanie obligatoryjnych sprawozdań finansowych oraz zestawień informacyjnych tzw. raportów wewnętrznych dla potrzeb kierownictwa, obrazujących w różnych przekrojach kondycję finansową firmy. Za jego pośrednictwem jednostka ma możliwość realizowania celów związanych z podejmowaniem decyzji ekonomicznych, zarówno zewnętrznych jak i wewnętrznych, związanych z kierunkiem inwestowania, optymalnym wykorzystaniem zasobów itp., rozliczaniem się z fiskusem z podatku VAT w oparciu o deklarację VAT-7, VAT-UE, VAT-8, VAT-9M, VAT-27, VIU-DO, a także pliki JPK_VAT oraz JPK_V7. Użytkownik ma możliwość przygotowania zestawień dla zaliczek deklaracji dochodowych PIT-36, PIT-36L oraz CIT-8, a także sporządzenia deklaracji PIT-37. sporządzenia deklaracji PIT-37oraz CIT-8E.
Uwaga
Program księgowy Comarch ERP Optima umożliwia Użytkownikom korzystanie z modułu Księga Handlowa Plus, który w porównaniu do modułu Księga Handlowa daje dodatkowo możliwość obsługi kont walutowych. Wszystkie informacje o module Księga Handlowa dotyczą również modułu Księga Handlowa Plus.
Moduł Księga Handlowa w systemie Comarch ERP Optima
Moduł Księga Handlowa jest jednym z elementów zintegrowanego systemu o nazwie Comarch ERP Optima. Jako część składowa tego systemu pozwala na automatyczne gromadzenie informacji pochodzących z innych modułów, przetwarzanie pod kątem sprawozdawczości zewnętrznej (Bilans, Rachunek Zysków i Strat, Cash Flow), wewnętrznej (własne sprawozdania), sporządzanie deklaracji podatkowych. Integracja modułów w ramach systemu Comarch ERP Optima pozwala na bezkonfliktową współpracę pomiędzy nimi, przy czym moduł Księga Handlowa może korzystać z danych pochodzących z modułów: Faktury, Handel, Moduł dostępowy (Kasa/Bank),Płace i Kadry, Środki Trwałe. Użytkownik, który chce skorzystać z modułu Księga Handlowa musi również zakupić moduł Moduł dostępowy (Kasa/Bank) lub Moduł dostępowy (Kasa/Bank Plus).
Dane zgromadzone w module Księga Handlowa, oprócz przetwarzania pod kątem rachunkowości finansowej, mogą być wykorzystane dla celów rachunkowości zarządczej, między innymi za sprawą modułu Analizy oraz Analizy BI. Moduły te pozwalają na zestawianie danych księgowych z danymi pochodzącymi z innych modułów np. Z modułu magazynowo – fakturującego, dając tym samym wielowymiarowy obraz sytuacji finansowej firmy. System Comarch ERP Optima jest zatem zintegrowanym systemem komputerowym pozwalającym na kompleksową obsługę firmy.
Moduł Księga Handlowa w trybie tylko do odczytu
Użytkownicy systemu Comarch ERP Optima mają możliwość podglądu danych zgromadzonych w module Księga Handlowa i Księga Handlowa Plus, przy pobranym module Księga Podatkowa. Wprowadzenie tej funkcji wynika z podniesienia progu z 800 000 euro do 1 200 000 euro do prowadzenia ksiąg rachunkowych, która spowodowała, że część firm rezygnuje z prowadzenia pełnej księgowości na rzecz Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Księga Handlowa w trybie tylko do odczytu umożliwia podgląd list i formularzy dokumentów, przeliczanie zestawienia obrotów i sald, zestawień księgowych oraz wydruki.
Przy pobranym module Księga Podatkowa użytkownik ma możliwość zmiany rodzaju księgowości w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Parametry na Księgowość kontowa. W takiej sytuacji w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Księgowość kontowa wyświetlany jest tylko parametr Bieżący okres obrachunkowy. Dodatkowo w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość wyświetlana jest gałąź Okresy obrachunkowe.
Jeżeli nie został pobrany moduł Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus, a został pobrany moduł Księga Podatkowa to przy ustawionym rodzaju księgowości na księgowość kontową użytkownik ma dostęp do niektórych list i formularzy w trybie tylko do odczytu. Przy próbie wykonania niedozwolonej operacji pojawia się następujący komunikat: Moduł pracuje w trybie tylko do odczytu. Aby wykonać operację należy pobrać moduł Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus.
Użytkownik ma także możliwość drukowania i wysyłania wydruków do pdf.
Dostępne są następujące listy i formularze:
[Księgowość] -> Inne -> Przeszacowanie walut – wyświetlane jest, jeśli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Księgowość kontowa został zaznaczony parametr Obsługa kont walutowych,
[Księgowość] -> Rozrachunki – Użytkownik ma dostęp w trybie do odczytu do następujących list: Rozrachunki, Potwierdzenia salda, Noty odsetkowe i Ponaglenia zapłaty.
Uwaga
Istnieje możliwości edycji dokumentów (np. zapisów i zdarzeń kasowych/bankowych) lub formularzy (kontrahenta, pracownika, kategorii, rejestrów kasowych/bankowych), na których wybrano konto walutowe a nie pobrano modułu Księga Handlowa Plus.
Współpraca modułów standardowych z modułami w wersji Plus
Moduł Księga Handlowa Plus w porównaniu do modułu Księga Handlowa daje dodatkowo możliwość obsługi kont walutowych. W przypadku, gdy w bazie danych są konta walutowe a zalogowany operator pobrał moduł Księga Handlowa nie będzie mógł korzystać z tej funkcjonalności. Próba dodania/zmiany/podglądu/usunięcia lub użycia konta walutowego lub zapisów na koncie walutowym będzie skutkowała odpowiednim komunikatem.
Kreator schematu
W zależności od poziomu, z którego wywoływany jest kreator - może on wywoływać okna z różną zawartością.
Kreator schematu z poziomu Zestawienia księgowe
Kreator schematu z poziomu Księgowania okresowe
Kreator schematu z poziomu Schematu księgowań
Księgowość
Plan kont
Plan kont
Do bardzo istotnych elementów organizacji rachunkowości w firmie należy ustalenie Planu Kont, co zapewnia prawidłową pracę w programie. Przy opracowywaniu zakładowego Planu Kont trzeba uwzględnić, że przyjęte przez jednostkę zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych powinny zapewniać:
Ujęcie operacji w sposób rzetelny i sprawdzalny tak, aby właściwie przedstawione zostały stan majątkowy i finansowy oraz wynik finansowy jednostki, a zwłaszcza ujęte w odpowiednich przekrojach stany aktywów i pasywów, koszty i straty oraz przychody i zyski.
Dane niezbędne d0o wszelkich rozrachunków z tytułu podatków oraz rozrachunków z kontrahentami i pracownikami.
Skuteczną kontrolę wewnętrzną operacji gospodarczych i stanu składników majątku, będących w posiadaniu i decyzji jednostki.
Możliwości sporządzania sprawozdania finansowego i innych sprawozdań, deklaracji podatkowych lub informacji wymaganych odrębnymi przepisami.
Sposób prowadzenia rachunkowości jest określony w zakładowym Planie Kont danej jednostki. W celu ujednolicenia zasad grupowania operacji i ograniczenia nakładu pracy jednostki mogą zastosować Wzorcowy Plan Kont (Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. art. 83), który jest ustalany przez Prezesa NBP, Przewodniczącego Komisji Papierów Wartościowych i Ministra Finansów.
Plan Kont
Plan Kont w Comarch ERP Optima jest dostępny z poziomu Księgowość/ Plan Kont.
Na liście mającej strukturę drzewa kolejne poziomy analityki wyróżnione są poprzez wcięcia.
Na liście działa standardowy lokator, który pozwala na wyszukiwanie konkretnego konta lub grupy kont. W tym celu należy ustawić kursor na liście i wprowadzić numer konta np. 010-01 lub 1 dzięki czemu program zawęża listę tylko do kont zespołu „1” – Środki pieniężne i rachunki bankowe.
Uwaga
Na liście tej wyświetlany jest Plan Kont zgodnie z bieżącym okresem obrachunkowym.
Lista kont
Na liście wyświetlone są numer, typ konta, waluta, nazwa i nazwa 2 konta, status oraz domyślnie ukryte kolumny: korekta kosztów oraz rozrachunek bez rozliczenia w K/B. Kolumna Status wyświetla „N” dla kont nieaktywnych, a dla kont aktywnych jest pusta.
Jeśli użytkownik korzysta z modułu Księga Handlowa Plus, to na Planie Kont dodatkowo jest wyświetlana kolumna z informacją o walucie konta.
Istnieje możliwość zaznaczania kont na planie kont. Zaznaczenie konta syntetycznego powoduje zaznaczenie wszystkich jego kont analitycznych. Zaznaczenie wszystkich kont analitycznych nie powoduje zaznaczenia konta nadrzędnego.
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Typ konta – użytkownik ma możliwość wyboru typu kont: wszystkie, bilansowe (program pokazuje konta ze statusem aktywa, pasywa i aktywa-pasywa), wynikowe (status konta koszty i przychody), bilansowe i wynikowe (łączne przedstawienie dwóch typów), pozabilansowe (status pozabilansowe), rozrachunkowe.
Poziomy – użytkownik ma możliwość wyboru następujących poziomów analityki: wszystkie (czyli lista bez ograniczeń), jeden (konta o numerze poziomu 1), dwa (program pokazuje konta o numerze poziomu 1 i 2), najniższy (pokazuje najniższy poziom oraz konta słownikowe).
Pokazuj nieaktywne – po zaznaczeniu parametru wyświetlane są konta na których zaznaczono parametr Konto nieaktywne.Pokazuj konta słownikowe – po włączeniu tego przycisku program pokazuje analitykę kont słownikowych.
Dodaj konto na tym samym poziomie lub klawisze <SHIFT>+<INSERT> – po naciśnięciu przycisku program dodaje konto na tym samym poziomie, na którym jest kursor. W przypadku pustej listy dodaje konto syntetyczne.
Obok przycisku Dodaj jest przycisk otwierający menu opcji , gdzie oprócz możliwości Dodaj konto na tym samym poziomie, można wybrać Dodaj konto analityczne – przycisk dodaje konto analityczne do konta, na którym aktualnie ustawiony jest kursor. Konto analityczne można dodać również poprzez klawisz <INSERT>. Konto analityczne może zostać dodane tylko w takim przypadku, gdy na danym koncie nie ma księgowań.
Usuń lub klawisz <DEL> – przycisk pozwala na usunięcie zaznaczonych kont księgowych. Konto może być usuwane tylko gdy nie ma na nim zapisów księgowych (zarówno z poziomu Księgowość/ Dzienniki jak i na dokumencie BO), nie zostało uwzględnione w grupie kont oraz użytkownik nie posiada zakazu do danego konta. Istnieje możliwość usunięcia konta syntetycznego wraz z wszystkimi kontami analitycznymi pod warunkiem, że na kontach analitycznych nie ma zapisów księgowych. Jeżeli dodano zapisy księgowe na jakiekolwiek konto analityczne, zarówno to konto, jak i konto nadrzędne nie są usuwane. Pozostałe analityki bez zapisów księgowych są usuwane.
Na liście domyślnie włączona jest opcja sumowania (Pokaż wiersz sum) dla pierwszej domyślnej kolumny załączone jest sumowanie typu: Licznik, które pokazuje ilość najniższych analityk.
Lista Plan Kont została wyposażona w filtr (dostępny po wybraniu w typie kont opcji Rozrachunkowe), umożliwiający szybsze sprawdzenie numerów kont, na których istnieją dekrety nierozrachowane.
Parametr Dekrety nierozrachowane
Po zaznaczeniu parametru Dekrety nierozrachowane pojawia się rozwijalna lista z opcjami:
strona Wn i Ma – zawęzi Plan Kont tylko do tych kont, na których występują dekrety nierozrachowane jednocześnie po stronie Wn i po stronie Ma,
strona Wn – zawęzi Plan Kont tylko do tych kont, na których występują dekrety nierozrachowane jedynie po stronie Wn,
strona Ma – zawęzi Plan Kont tylko do tych kont, na których występują dekrety nierozrachowane jedynie po stronie Ma,
strona Wn lub Ma – zawęzi Plan Kont tylko do tych kont, na których występują dekrety nierozrachowane po stronie Wn lub po stronie Ma lub zarówno po stronie Wn i Ma.
Jeżeli parametr Dekrety nierozrachowane jest odznaczony, na liście wyświetlane są wszystkie konta rozrachunkowe, niezależnie od tego, czy są na nich jakiekolwiek dekrety.
Przez kliknięcie na ikonie znajdującej się w lewym dolnym rogu można rozwinąć wszystkie konta. Natomiast ikona zwija wszystkie gałęzie.
Generowanie Wzorcowego Planu Kont – jeśli w momencie rozpoczęcia pracy w Księdze Handlowej nie ma Planu Kont, istnieje możliwość wygenerowania Wzorcowego Planu Kont, który użytkownik może dowolnie modyfikować. Obok przycisku znajduję się przycisk rozwijający dostępne opcje:
Generowanie wzorcowego planu kont,
Aktualizacja planu kont z poprzednim okresem,
Kopiowanie Planu Kont z poprzedniego okresu,
Usuń wybrane konta księgowe.
Opcje Kopiowanie oraz Aktualizacja Planu Kont z poprzedniego okresu są możliwe pod warunkiem, że w bazie znajduje się wcześniejszy okres obrachunkowy.
Opcja Usuń wybrane konta księgowe pozwala na usunięcie kont nieaktywnych i/lub słownikowych mających zerowe saldo w poprzednim okresie obrachunkowym, lub też całego planu kont.
Uwaga
Po wybraniu z poziomu planu kont opcji Eksport/ Tylko dane do schowka lub Tylko zaznaczone dane do schowka numery kont w arkuszu Excel wyświetlają się prawidłowo dla formatu Tekstowe.
Operacje seryjne
Na liście w menu kontekstowym oraz na przycisku pod listą dostępne są operacje seryjne. Po rozwinięciu strzałki obok przycisku widoczne są opcje: Oznacz konta jako nieaktywne, Oznacz konta jako aktywne, Ustaw/Odznacz rozrachunek bez rozliczenia w K/B, Ustaw/Odznacz korektę kosztów. Funkcja operacji seryjnych działa na zaznaczone konta. Dla konta podświetlonego pojawia się komunikat: Nie zaznaczono kont księgowych.
Dodatkowo na liście kont w menu kontekstowym dostępna jest operacja seryjna Zmień typ konta.
Oznacz konta jako nieaktywne
Zaznaczenie konta syntetycznego powoduje zaznaczenie parametru Konto nieaktywne również na wszystkich jego kontach analitycznych. Konta nieaktywne są widoczne w planie kont w kolorze szarym.
Oznacz konta jako aktywne
Zaznaczenie jedynie konta syntetycznego powoduje odznaczenie parametru Konto nieaktywne tylko na koncie syntetycznym. Konta analityczne pozostają jako nieaktywne. Nie ma możliwości oznaczenia konta analitycznego jako aktywnego jeżeli konto nadrzędne jest nieaktywne.
Ustaw/Odznacz rozrachunek bez rozliczenia w K/B
Funkcja jest dostępna jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Funkcja umożliwia zaznaczenie/odznaczenie na formularzu konta analitycznego rozrachunkowego parametru Rozrachunek bez rozliczenia w K/B.
Parametr seryjnego ustawiania/odznaczania rozrachunku bez rozliczenia w K/B
Ikona pioruna uaktywnia się po zaznaczeniu parametru Ustaw/Odznacz rozrachunek bez rozliczenia w K/B. Automatycznie zaznaczany jest również parametr Rozrachunek bez rozliczenia w K/B. Po zatwierdzeniu parametr jest zaznaczany na wskazanych kontach analitycznych. Jeżeli opcja Rozrachunek bez rozliczenia w K/B zostanie odznaczona to nastąpi odznaczenie tego parametru na wskazanych kontach analitycznych. Ustawienie/odznaczenie parametru na zaznaczonym jedynie koncie syntetycznym nie powoduje ustawienia/odznaczenia parametru na jego kontach analitycznych.
Ustaw/Odznacz korektę kosztów
Funkcja umożliwia zaznaczenie/odznaczenie na formularzu konta analitycznego parametru Korekta kosztów.
Parametry seryjnego ustawiania/odznaczania korekty kosztów
Ikona pioruna uaktywnia się po zaznaczeniu parametru Ustaw/Odznacz korektę kosztów. Automatycznie zaznaczany jest również parametr Korekta kosztów. Po zatwierdzeniu parametr jest zaznaczany na wskazanych kontach analitycznych. Jeżeli opcja Korekta kosztów zostanie odznaczona to nastąpi odznaczenie tego parametru na wskazanych kontach analitycznych. Ustawienie/odznaczenie parametru na zaznaczonym jedynie koncie syntetycznym nie powoduje ustawienia/odznaczenia parametru na jego kontach analitycznych.
Zmień typ konta
Funkcja umożliwia seryjną zmianę typu konta dla zaznaczonych kont syntetycznych i wszystkich ich kont analitycznych. Funkcja jest aktywna jeżeli na liście kont podświetlono/ zaznaczono konto syntetyczne.
Parametry seryjnej zmiany typu konta
Przykłady wykonywanych scenariuszy w programie Comarch ERP Optima znajdą Państwo tutaj.
Definicja kręgu kosztów
Zagadnienie kręgu kosztów występuje w firmach stosujących w zakresie rachunku kosztów konta zespołu 4 - Koszty wg rodzajów i ich rozliczenie - oraz konta zespołu 5 - Koszty wg rodzajów działalności i ich rozliczenie - lub tylko konta zespołu 5 z ustaleniem kosztów rodzajowych.
Praktyczny wymiar zasady równowagi kręgu kosztów wynikający z zasad rachunkowości w sensie ewidencyjno-poznawczym pozwala na ustalenie:
Wielkości faktycznie poniesionych kosztów w układzie rodzajowym.
Kosztów funkcjonowania jednostki w okresie rozliczanym.
Odrębne ustalenie wielkości kosztów operacyjnych stanowiących koszt produkcji niesprzedanej oraz niesprzedanych usług.
Kosztów przyszłych okresów.
Reguły zamkniętego kręgu kosztów pozwalają jednostkom prowadzącym różnorodną działalność, zarówno „na sprzedaż” jak i na własne potrzeby wewnętrzne, na ustalenie rzeczywistych kosztów świadczeń na potrzeby wewnętrzne, wywodzących się z kosztów operacyjnych o charakterze rodzajowym.
Ponadto, przestrzeganie teoretycznych zasad zamkniętego kręgu kosztów i zmiany stanu produktów, umożliwia jednostkom wybór i sporządzanie rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym, który w zakresie analizy kosztów w powiązaniu z danymi wynikającymi z ksiąg ma większą wartość poznawczą niż kalkulacyjny wariant sprawozdania.
Uwaga
Chcąc stosować zasadę zamkniętego kręgu kosztów należy przestrzegać kolejności wprowadzania zapisów na kontach oraz zasadę prawidłowej korespondencji zapisów na kontach.
W module Księga Handlowa można utworzyć kontrolę kręgu kosztów. Liczba zdefiniowanych kręgów może być dowolna. Definicję pozostawiono użytkownikowi systemu, ze względu na różnorodność operacji gospodarczych uzależnionych od charakteru działalności jednostki.
Uaktywnienie funkcji Kontrola kręgu kosztów zależy od zaznaczenia tego parametru, znajdującego się w Konfiguracji firmy/Księgowość/ Księgowość kontowa.
Po uaktywnieniu parametru Kontrola kręgu kosztów, możemy przystąpić do definiowania schematów kontrolnych. Definiowanie udostępniono z poziomu listy Planu Kont (Księgowość/ Plan kont), pod przyciskiem Definicje kręgu kosztów.
Po wybraniu przycisku , otwierane jest okno zatytułowane Definicje kręgów kosztów. Okno wyposażono w jedną zakładkę [Ogólne]. Z tego poziomu użytkownik ma możliwość definiowania nowych kręgów, edytowania oraz usuwania istniejących.
Lista Definicje kręgów kosztów
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w artykule Standardy w programie.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Po wybraniu przycisku . Dodaj otwiera się formularz z poziomu, którego dodajemy elementy składające się na konkretny krąg kosztów.
Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.
Formularz podzielono na dwie części. Część pierwsza to nagłówek. W nagłówku należy wprowadzić:
Konto rozliczeniowe np. 490 Rozliczenie kosztów – konto wprowadzamy z ręki lub z listy Planu Kont, uruchamianej po wybraniu przycisku .
W polu Symbol – wprowadzamy nazwę Kręgu kosztów.
Jeżeli zaznaczymy parametr Nieaktywny – kontrola kręgu kosztów będzie nieaktywna. Oznacza to, że użytkownik w trakcie księgowania będzie miał możliwość wprowadzania zapisów księgowych poza kręgiem kosztów np. księgowanie na kontach zespołu „4” z pominięciem równoległych księgowań na kontach zespołu „5”. Odznaczenie parametru uaktywnia zbudowany schemat kontroli kręgu kosztów.
Uwaga
Schemat kontroli kręgu kosztów działa w obrębie wprowadzanego zapisu księgowego. Jeżeli dekretacja w zapisie księgowym nie domyka kręgu kosztów, program nie pozwoli na jej zapisanie.
Z prawej strony nagłówka w polach:
Wprowadził – wyświetlany jest inicjał operatora zakładającego schemat oraz data założenia.
Formularz Definicja kręgów kosztówZmodyfikował – wyświetlany jest inicjał operatora, który dokonał modyfikacji schematu oraz data modyfikacji.
Część druga formularza zawiera dwie listy zatytułowane: Konto źródłowe, Konto docelowe. Pozwalają one na wprowadzanie kont księgowych wchodzących w skład kręgu kosztów. Lista pierwsza – Konto źródłowe – służy do wprowadzania kont, z poziomu których przeksięgowywane są obroty na konta innego zespołu np. na konta zespołu „5”. Lista Konta docelowe służy do wprowadzania kont, na które przeksięgowywane są obroty z kont innego zespołu np. Z kont zespołu „4”.
Dodaj – dodanie nowego konta. Po rozwinięciu strzałki obok przycisku widoczne są dwie opcje do wyboru:
Dodawanie kont z planu kont – użytkownik ma możliwość wskazania kilku kont księgowych. Jeżeli nie jest zaznaczone żadne konto to przenoszone jest konto podświetlone,
Dodawanie przez formularz – możliwość dodania pojedynczego konta (lub klawisz <INSERT>).
Konta możemy podpinać syntetycznie, analitycznie. Istnieje także możliwość wprowadzenia pozycji w formie filtra na konta księgowe. W filtrze możemy użyć znaku gwiazdka „*” zastępującego dowolny ciąg znaków np. 4* oraz znaku zapytania „?” zastępującego jeden znak np. 401-?-01.
Uwaga
W programie nie można zdefiniować dwóch schematów, zawierających odwołania do takich samych kont źródłowych i docelowych. Przykładowo:
Schemat pierwszy
Po stronie kont źródłowych będzie zapis: 401* (w kontroli uwzględniaj konta syntetyki 401).
Po stronie kont docelowych: 500, 502, 550, 640*.
Schemat drugi
Po stronie kont źródłowych będzie zapis 402* (w kontroli uwzględniaj konta syntetyki 402).
Po stronie kont docelowych: 500, 502, 550, 640*.
Scenariusz: Definiujemy prosty schemat kontroli kręgu kosztów sprawdzający, czy suma obrotów na kontach zespołu „4” jest równa sumie obrotów na odpowiednich kontach zespołu „5”
Konta zesp. „4” = koszty działalności podstawowej (500) + koszty działalności pomocniczej (530) + koszty zarządu (550) + rozliczenie międzyokresowe kosztów (640).
Formularz Definicja kręgów kosztów – przykład schematu kontrolującego krąg kosztów
W celu zdefiniowania schematu kontrolującego krąg kosztów należy wejść do menu Księgowość/ Księgowość/ Plan Kont.
Po wejściu do Planu Kont, za pomocą ikony , wchodzimy do funkcji pozwalającej na definiowanie schematów Kontroli Kręgów Kosztów.
Wybierając ikonę Dodaj lub klawisz <INSERT> dodajemy nowy schemat kontroli kręgu kosztów.
Powinno nastąpić otwarcie formularza Definicja kręgu kosztów.
Kliknięcie na przycisku Konto rozliczeniowe otwiera listę Planu Kont, z poziomu której możemy wyszukać i wybrać odpowiednie konto rozliczeniowe np. 490. Konto rozliczeniowe (konto możemy wprowadzić także z ręki).
W polu Symbol wprowadzamy symbol schematu np. KONT.KRĘGU KOSZTÓW.
Jeżeli chcemy, aby przy wprowadzaniu zapisów księgowych następowała kontrola kręgu kosztów, nie zaznaczamy parametru Nieaktywny.
W celu dodania pozycji na liście Konta źródłowe wybieramy klawisz Dodaj (po lewej stronie).
Uruchamia się edycja pozycji na liście Konta źródłowe, na której prawym klawiszem myszy możemy wyświetlić listę Planu Kont i wybrać odpowiednie konto\konta księgowe (syntetyczne, analityczne) lub wpisać konto z ręki.
Jeżeli chcemy, aby kontrola kręgu kosztów kontrolowała obroty wszystkich kont zespołu „4”, zamiast wprowadzenia poszczególnych kont syntetycznych zespołu 4 możemy wprowadzić wyrażenie 4*.
W celu dodania pozycji na liście Konta docelowe wybieramy klawisz Dodaj (po prawej stronie).
Uruchamia się edycja pozycji na liście Konta docelowe, na której prawym klawiszem myszy możemy wyświetlić listę Planu Kont i wybrać odpowiednie konto\konta księgowe lub wpisać konto z ręki.
Jeżeli chcemy, aby kontrola kręgu kosztów obejmowała konto 500 Działalność podstawowa, wybieramy z Planu Kont lub wpisujemy z ręki konto 500.
Kolejne konta docelowe np. 502 Koszty sprzedaży, 530 Działalność pomocnicza wprowadzamy w sposób identyczny jak konto 500.
Po zakończeniu definiowania schematu kontrolującego krąg kosztów wybieramy ikonę Zapisz.
Następuje zapisanie schematu i powrót na listę Definicja kręgu kosztów, z poziomu której możemy dodać kolejny schemat.
Jak to działa?
Jeżeli definiowanie schematu kontrolującego kręgi kosztów zostało ukończone, schemat jest aktywy, program będzie się zachowywał w następujący sposób:
Przy próbie zapisania księgowania wprowadzanego bezpośrednio do dziennika księgowego pojawi się komunikat o treści Niezamknięty krąg kosztów…na kwotę …. Księgowanie nie zostanie zapisane. W takiej sytuacji użytkownik ma do wyboru:
Skorygowanie dekretacji, na przykład uzupełnienie zapisu księgowego o dekrety na kontach zespołu „5”.
Nieuaktywnienie schematu kontrolującego kręgi kosztów. W celu nieuaktywnienia kręgu nie ma konieczności wychodzenia z zapisu księgowego. Z tego poziomu mamy możliwość wywołania Planu Kont. Po jego wywołaniu, za pomocą ikony Definicje kręgów kosztowych, możemy otworzyć listę schematów kręgów kosztów. Aby zdezaktywować schemat kręgu kosztów, należy do niego wejść np. przez wybranie kombinacji klawiszy <CTRL>+<ENTER> i zaznaczyć parametr Nieaktywny.
Przy automatycznym księgowaniu zapis, który nie będzie spełniał warunków zawartych w schemacie kontroli kręgu kosztów, nie zostanie wygenerowany. Ponadto pojawi się komunikat o treści Błąd księgowania dokumentu…Niezamknięty krąg kosztów…na kwotę….
Jeżeli dopuszczono do wprowadzania zapisów zawierających dekretację, która nie domyka kręgu kosztów, w celach kontrolnych można skorzystać z mechanizmu raportującego zapisy pod kątem domknięcia kręgu kosztów. Mechanizm udostępniono na liście zapisów księgowych pod przyciskiem Sprawdzanie poprawności domknięcia kręgu kosztów.
Zanim przystąpimy do sprawdzenia zapisów pod kątem domknięcia kręgu kosztów, powinniśmy zaznaczyć te, które mają zostać skontrolowane. Jeżeli chcemy sprawdzić wszystkie zapisy, wystarczy wybrać kombinację klawiszy <CTRL>+<A>. Spowoduje ona zaznaczenie wszystkich zapisów na liście. Jeżeli chcemy zaznaczyć wybiórcze zapisy zaznaczamy je lewym klawiszem myszy.
Formularz konta – zakładka Dodatkowe
Na Planie Kont użytkownik ma możliwość zdefiniowania nowego konta przez otwarcie nowego formularza konta lub zmiany informacji przez edycję istniejącego.
Uwaga
Program pozwala na zmianę numeru konta na każdym poziomie przed pierwszym zaksięgowaniem.
Formularz konta księgowego podzielony jest na dwie zakładki: [Ogólne][Dodatkowe] i [Zestawienia księgowe].
Konto księgowe- informacje dodatkowe
Zakładka [Dodatkowe] pozwala na ustawienie następujących parametrów:
Nr w przyszłym okresie - pole numer konta w przyszłym okresie powinno być uzupełnione, jeżeli chcemy automatycznie wygenerować bilans otwarcia w kolejnym okresie obrachunkowym. Numer konta w przyszłym okresie można wprowadzić dopiero gdy zostanie założony kolejny okres obrachunkowy.
Konto nieaktywne – parametr zaznaczany dla konta, któremu chcemy nadać status nieaktywne np. gdy wiemy, że na dane konto nie będziemy już więcej księgować.
Zakazy – lista zakazy widoczna jest tylko na formularzu konta syntetycznego i pozwala na wprowadzenie zakazu dostępu do informacji o danym koncie, w szczególności dotyczy to dostępu do obrotów i sald na koncie oraz księgowań na koncie. Aby wprowadzić kod operatora, który nie powinien mieć możliwości dostępu do konta, należy ustawić kursor na liście operatorów i nacisnąć Dodaj lub klawisz <INS> i wybrać z listy kod.
Formularz konta – zakładka Ogólne
Na Planie Kont użytkownik ma możliwość zdefiniowania nowego konta przez otwarcie nowego formularza konta lub zmiany informacji przez edycję istniejącego.
Uwaga
Program pozwala na zmianę numeru konta na każdym poziomie przed pierwszym zaksięgowaniem.
Formularz konta księgowego podzielony jest na trzy zakładki: [Ogólne][Dodatkowe] i [Zestawienia księgowe].
Konto księgowe- informacje ogólne
Zakładka [Ogólne] zawiera podstawowe dane o koncie:
Numer konta – do pola tego wprowadzamy numer konta. Jeżeli jest to konto analityczne, wtedy część numeru jest dziedziczona z konta nadrzędnego i nie jest edytowalna. Pole maksymalnie może przyjąć wartość 20 znaków dla danego poziomu konta oraz łącznie 50 znaków dla całego numeru konta.
Nazwa – do pola tego wprowadzamy nazwę konta.
Nazwa 2 – do tego pola można wprowadzić dodatkową nazwę np. obcojęzyczną.
Konto rozrachunkowe – pole jest zaznaczane dla kont, które mają posiadać status rozrachunkowych. W przypadku konta analitycznego status rozrachunkowe jest zaznaczane identycznie jak na koncie nadrzędnym i jest nieedytowalne. Użytkownik nie może zmienić statusu również w przypadku konta syntetycznego, dla którego dodana jest już analityka lub są już na nim jakieś księgowania.
Rozrachunek bez rozliczenia w K/B – pole jest dostępne jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Domyślnie jest zablokowane do edycji i niezaznaczone. Staje się aktywne po zaznaczeniu parametru Konto rozrachunkowe. Należy zaznaczyć je ręcznie. Zaznaczenie parametru przenosi się do nowego okresu podczas zakładania okresu obrachunkowego w Konfiguracji Firmy i kopiowania planu kont z poprzedniego okresu.
Korekta kosztów – parametr jest związany z korektą podatku dochodowego obowiązującą do 31.12.2015 r. i ma charakter archiwalny. Nie jest uwzględniany w obecnie obowiązującej uldze na złe długi w podatku dochodowym.
Typ konta – użytkownik ma tutaj możliwość wyboru następujących statusów konta: aktywa, pasywa, aktywa‑pasywa, koszty, przychody, przychody-koszty i pozabilansowe.Kontrola salda – dla wybranego konta użytkownik ma możliwość ustawienia kontroli salda: Debet, Credit lub Brak. Test badający zgodność salda jest dostępny w opcji Narzędzia/ Testy integralności/ Dekrety/ Kontrola salda.
Oznacza to, że program podczas wykonania testu sprawdzi, czy konto wykazuje saldo po żądanej stronie. W razie niezgodności program wyświetli odpowiedni komunikat.
Słownikowe – po zaznaczeniu tego parametru użytkownik ma możliwość wyboru rodzaju podmiotów, z jakim dane konto ma być powiązane, czy mają to być Kontrahenci, Banki, Urzędy, Pracownicy i Wspólnicy, Towary lub Środki Trwałe. Po wybraniu statusu - przy księgowaniu na konto związane z wybranym podmiotem, dla którego nie ma jeszcze analityki w Planie Kont - jest ono zakładane automatycznie.
Jeśli akronim (kod) lub nazwa grupy, na podstawie których ma być założone konto (kontrahent, pracownik, grupa środków trwałych), zawiera separator, to przy zakładaniu konta separatory zostaną zamienione na znak „_” (podkreślenia). Natomiast, jeśli użycie różnych separatorów, po zmianie na znak ”_”, dałoby w efekcie dwa takie same konta, to drugiemu z nich na końcu zostanie dopisana cyfra (1, 2,...).
Jeżeli dodawane jest konto analityczne do konta, które jest kontem słownikowym np. kontrahentów, po wybraniu odpowiedniego kontrahenta z listy, w numerze analityki pojawi się odpowiednio: Kod, NIP/PESEL lub Identyfikator (w zależności od ustawienia parametrów o zakładaniu kont słownikowych w konfiguracji) oraz pole nazwa wypełni się nazwą kontrahenta.
Uwaga
Zakładanie konta z cyfrą na końcu nie dotyczy grup słownikowych np. kontrahentów (dostawcy, odbiorcy), środków trwałych (środki transportu).
Uwaga
W przypadku zakładania kont analitycznych dla słownika o typie Banki, konta zakładane są dla poszczególnych banków, a nie rachunków bankowych (Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe). W przypadku kilku rachunków bankowych w jednym banku nie należy stosować kont słownikowych.
Podział wg grup – po zaznaczeniu tego parametru przy księgowaniu na konto program automatycznie tworzy dodatkowy poziom analityki związany z grupami, do jakich dany podmiot należy np. 201 – [Grupa kontrahentów] – [Kod kontrahenta].
Kontrola budżetu – parametr ten jest dostępny na najniższej analityce. Użytkownik ma możliwość wyboru spośród następujących opcji: Brak, Obroty Wn, Obroty Ma. Wybranie opcji Obroty Wn/ Obroty Ma decyduje o zakwalifikowaniu konta na listę kont podlegających kontroli budżetowej przez program. Gdy w Planie budżetu konta wprowadzono kwotę budżetu nie możliwości zmiany lub wyłączenia kontroli budżetu.
Waluta – informacja o walucie konta jest pokazywana wyłącznie przy aktywnym module Księga Handlowa Plus.
Formularz konta- typy kont
Obrót pieniężny, związany ze zjawiskami gospodarczymi, wymaga ich rejestracji. Do rejestracji zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych przeznaczone są konta księgowe. Konto księgowe posiada swój numer, nazwę i dwie strony do zapisywania wartości liczbowych.
Strony konta oznaczane są jako:
Winien (Wn) lub Debet (Dt) – lewa strona,
Ma (Ma) lub Credit (Ct) – prawa strona.
Comarch ERP Optima pozwala na wybór nazewnictwa kont księgowych w Start/Konfiguracja/ Program/ Księgowość /Parametry.
Użytkownik w programie Comarch ERP Optima ma możliwość zdefiniowania kilku podstawowych typów kont.
TYP: Konta syntetyczne i analityczne
Jednym z podstawowych kryteriów podziału kont jest zasada zapisu na koncie w powiązaniu ze stopniem szczegółowości konta. Wg tego podziału w programie funkcjonują konta:
Konta syntetyczne (konta nadrzędne)
Konta analityczne (konta podrzędne)
Uwaga
Program Comarch ERP Optima pozwala na definiowanie dowolnej ilości poziomów kont analitycznych (subanalityk). Jednak pełny numer konta może mieć maksymalnie 50 znaków. Jeżeli konto posiada niższy poziom (subanalitykę) do danego konta, nie ma możliwości księgowania na koncie na wyższym poziomie (księgowanie jest możliwe tylko na najniższym poziomie).
TYP: Konta bilansowe
Konta bilansowe pozwalają na ewidencje składników aktywów i pasywów.
Konta aktywów funkcjonują następująco:
Po stronie debetowej wpisuje się stan początkowy danego składnika oraz zwiększenia tego stanu,
Po stronie kredytowej zmniejszenia.
Obrót debetowy konta aktywnego jest większy lub równy obrotowi kredytowemu, w związku z czym saldo konta jest zawsze debetowe (lub = 0).
Konta pasywów funkcjonują w następujący sposób:
Po stronie kredytowej zapisuje się stan początkowy (saldo początkowe) danego składnika oraz wszystkie zwiększenia tego stanu,
Po stronie debetowej rejestrowane są wszystkie zmniejszenia.
Obrót kredytowy konta pasywnego jest większy lub równy od obrotu debetowego, w związku z czym saldo konta jest zawsze kredytowe (lub = 0).
Konta aktywno – pasywne
Konta aktywno-pasywne mogą występować zarówno w aktywach, jak i w pasywach bilansu. Konto o takim charakterze może wykazywać jednocześnie dwa salda i w tym samym bilansie występuje jako składnik aktywów jak i pasywów.
TYP: Konta pozabilansowe
Konta pozabilansowe nie występują w bilansie. Konta te służą do ewidencji zjawisk i procesów gospodarczych, które nie są przedmiotem ewidencji na kontach bilansowych.
TYP: Konta wynikowe
Konta wynikowe pozwalają na ewidencje w ciągu okresu sprawozdawczego bieżących kosztów i przychodów z działalności, przy czym na koniec roku w ramach zamknięć rocznych (okresowych) wartości przenoszone są na odpowiednie konto bilansowe Wynik finansowy. Konta wynikowe nie mają ani sald początkowych ani sald końcowych i funkcjonują tylko miedzy dwoma okresami sprawozdawczymi. Konta wynikowe możemy podzielić na konta kosztów i konta przychodów. Typ konta: Przychody-Koszty jest przeznaczony dla jednostek budżetowych.
TYP: Konta rozrachunkowe
Konto rozrachunkowe pozwala na prowadzenie rozrachunków dla kont, do których dołączono kartoteki kontrahentów, urzędów, banków, wspólników lub pracowników.
Konta walutowe
W systemie Comarch ERP Optima występują konta walutowe. Wartości zapisane na tych kontach są widoczne w dwóch walutach: PLN oraz drugiej określonej przez użytkownika dla wybranego konta np. Euro. Konta walutowe mogą być dodawane na ostatnim poziomie. Konta walutowe powinny być zakładane na oddzielnym koncie syntetycznym niż konta w PLN.
Plan kont - scenariusze
Scenariusze: Jak dodać nowe konto do Planu Kont?
Aby dodać nowe konto do Planu Kont:
Otwieramy listę kont z menu głównego przez wybór Księgowość/ Plan Kont.
Następnie, w zależności od tego, czy chcemy dodać konto na tym samym poziomie czy na niższym, wykonujemy jedno z działań.
Jeżeli chcemy dodać konto na tym samym poziomie, naciskamy przycisk Dodajkonto na tym samym poziomie „Plus” lub klawisz <INSERT>.
Jeżeli chcemy dodać konto analityczne do danego konta, to korzystamy z przycisku otwierającego menu opcji, gdzie można wybrać Dodajkonto analityczne i znajdującego się obok przycisku Dodaj „Plus” . Różnica pomiędzy definiowaniem konta syntetycznego a analitycznego polega na tym, iż w drugim przypadku podajemy kolejną część numeru konta.
Po wprowadzeniu konta należy go zapisać klikając przycisk Zapisz zmiany, klawisze <CTRL>+<ENTER> lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub klawisz <ESC>.
Uwaga
Należy pamiętać, że:
Nie można dodać konta analitycznego dla konta, na którym mamy już zapisy księgowe (również zapisy z bilansu otwarcia związane z danym kontem).
Nie można dodać konta analitycznego dla konta, którego konto nadrzędne jest o charakterze słownikowym, jeśli nie jest włączona obsługa kont walutowych.
Nie można dodać konta analitycznego dla konta, na którym dany operator ma zakaz dostępu.
W przypadku zakładania kont analitycznych dla słownika o typie Banki, konta zakładane są dla poszczególnych banków, a nie rachunków bankowych (Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe). W przypadku kilku rachunków bankowych w jednym banku nie należy stosować kont słownikowych.
Scenariusze: Jak powiązać podmiot z kontem rozrachunkowym?
Aby stworzyć konto rozrachunkowe powiązane z danym Podmiotem (Kontrahenci, Banki, Pracownicy, Wspólnicy, Urzędy):
Otwieramy listę kont z menu głównego przez wybór Księgowość/ Plan Kont.
Zakładamy konto syntetyczne o statusie rozrachunkowym.
Zaznaczamy parametr, który decyduje o tym, że dane konto ma charakter słownikowy i wybieramy jakiego podmiotu ono dotyczy czy jest to Kontrahent, Bank, Urząd, Wspólnik, Pracownik.
Dodatkowo, jeśli chodzi o tworzenie kont rozrachunkowych dla podmiotów, w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa użytkownik ma możliwość zaznaczenia parametru Automatyczne zakładanie kont słownikowych. W zależności od tego, czy wybierzemy wg Identyfikatora, Kodu, NIP-u, przy księgowaniu dokumentu związanego z danym podmiotem program będzie automatycznie zakładał konta z odpowiednimi rozszerzeniami.
Scenariusze: Jak założyć konto walutowe?
Aby wprowadzić konto walutowe, oprócz podstawowych czynności związanych z założeniem konta należy uzupełnić walutę konta. Wybór konkretnej waluty jest możliwy pod warunkiem, że została ona zdefiniowana w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty.
Dodatkowo, dla kont rozrachunkowych dla podmiotów, jest możliwe automatyczne tworzenie subanalityk walutowych. Aby mieć taką możliwość, w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa użytkownik musi zaznaczyć parametr Subanalityki walutowe na kontach słownikowych.
Scenariusze: Jak wprowadzić blokadę konta dla danego operatora?
Aby wprowadzić blokadę dla operatora:
Otwieramy listę kont z menu głównego przez wybór Księgowość/ Plan Kont.
Wybieramy konto syntetyczne, dla którego dany operator ma mieć blokadę dostępu.
Wchodzimy na zakładkę [Dodatkowe] i po ustawieniu się na Zakazach, po naciśnięciu przycisku Dodaj lub klawisza <INS>, wybieramy kod operatora z listy operatorów.
Kontrola salda konta rozrachunkowego
Wstęp
W systemie Comarch ERP Optima rozrachunki prowadzone są poza systemem księgowym, na poziomie modułu Kasa/Bank. Zapisu do rozliczenia nie generuje dekret, lecz dokument źródłowy wystawiony w jednym z modułów operacyjnych np. Faktura Sprzedaży w module Faktury, lista płac w module Płace i Kadry. Zapisy źródłowe można kojarzyć z zapisami kasowymi oraz bankowymi pochodzącymi wprost z modułu Kasa/Bank.
Ze względu na odseparowanie rozrachunków od ewidencji księgowej powstała konieczność kontroli salda na koncie rozrachunkowym kontrahenta. Do tego celu służy funkcja Kontrola salda konta rozrachunkowego.
Uwaga
Warunkiem kontroli salda jest powiązanie słownika Kontrahentów z kontami księgowymi (konta typu: Rozrachunki z odbiorcami oraz dostawcami powinny mieć nadany typ kont słownikowych oraz przypisany słownik kontrahentów).
Uwaga
Kontrola salda konta rozrachunkowego wychodzi od kontroli zapisów na koncie, a nie od zapisów Preliminarza.
Kontrola salda konta rozrachunkowego
Kontrolę salda udostępniono w menu Księgowość/ Plan Kont oraz Księgowość/ Obroty i salda pod przyciskiem Kontrola sald kont rozrachunkowych.
W celu kontroli salda konta rozrachunkowego należy wybrane konto, podświetlić i wcisnąć przycisk Kontrola sald kont rozrachunkowych. Istnieje możliwość zawężenie listy wyników tej kontroli do pewnych poziomów szczegółowości. W momencie uruchomienia kontroli pojawia się okno, na którym do wyboru są następujące możliwości: wszystko, błędy i ostrzeżenia, tylko błędy.
Uwaga
Jeśli zaznaczona zostanie opcja tylko błędy i dla jakiegoś konta wystąpi przynajmniej jeden błąd, to w raporcie wyświetlone zostaną dla tego konta zarówno błędy jak i ostrzeżenia, czyli tylko błędy oznacza wyświetlenie pełnego raportu dla tych kont, na których wystąpiły błędy, a nie wyświetlenie tych, dla których kontrola nie wykazała żadnych nieprawidłowości lub dla których były same ostrzeżenia.
W raporcie wykorzystywane są oznaczenia:- test nie wykrył błędów.
- ostrzeżenie: test wykrył nieprawidłowość. Nie oznacza to nieprawidłowości salda, ale ostrzega użytkownika o zaistniałej sytuacji.
- błąd krytyczny – oznacza wystąpienie poważnego błędu w bazie danych.
Uwaga
Komunikat: Nie ustalono powiązania kwoty dekretu z dokumentem źródłowym pojawia się np. wtedy, gdy po zaksięgowaniu schematem użytkownik zmieni kwotę ręcznie w buforze księgowań bezpośrednio na dekrecie lub w schemacie księgowań i korzysta z kwoty innej niż brutto np. rozbija kwotę w zależności od płatności.
Na raporcie z kontroli widoczne są następujące kolumny:
Opis – w kolumnie, w układzie drzewiastym wyświetlane jest saldo konta, elementy mające wpływ na saldo oraz dodatkowe informacje, na przykład:
Kwota dekretu niezgodna z kwotą dokumentu – opis pojawi się wtedy, gdy po zaksięgowaniu dokumentu, na poziomie dekretu, zostanie dokonana zmiana kwoty.
Księgowanie ręczne – opis oznacza, że dekret na koncie rozrachunkowo-słownikowym został wprowadzony bezpośrednio do Dziennika (nie powstał na skutek automatycznego księgowania dokumentów źródłowych). W tym przypadku istnieje prawdopodobieństwo rozbieżności pomiędzy saldem konta a saldem wynikającym z Preliminarza Płatności – należy sprawdzić saldo w Preliminarzu.
Księgowanie rozliczenia na innym koncie – opis dotyczy elementu związanego z dekretem, który postał na skutek automatycznego zaksięgowania dokumentu źródłowego, skompensowanego z dokumentem zaksięgowanym na innym koncie rozrachunkowym np. Fakturę Sprzedaży skompensowano z Fakturą Zakupu.
Dekret – jeżeli na kontrolowanym koncie znajdują się księgowania, kolumna Dekret jest zawsze wypełniona. W kolumnie podawany jest nr zapisu księgowego w obrębie Dziennika Głównego.
Dokument – pole w kolumnie Dokument wypełnione jest wtedy, gdy istnieje powiązanie pomiędzy dekretem a oryginalnym dokumentem. Powiązanie to powstaje na skutek automatycznego księgowania dokumentów. Dla księgowania wprowadzonego „ręcznie”, bezpośrednio do Dziennika księgowego, pole w kolumnie Dokument jest puste.
Kolumny Kwota Wn, Kwota Ma:
Dla pozycji Saldo konta – wyświetlana jest wartość salda konta.
Dla elementów związanych z dekretami wprowadzonymi ręcznie – kwota dekretów.
Dla elementów dotyczących dekretów powiązanych z dokumentami źródłowymi – kwota oryginalnego dokumentu.
Jeżeli użytkownik korzysta z modułu Księga Handlowa Plus oraz ma aktywną obsługę konta walutowych, wówczas na raporcie pojawiają się trzy dodatkowe kolumny: Kwota Wn w walucie, Kwota Ma w walucie oraz Waluta.
Lista posiada następujące przyciski:
Podgląd – przycisk wyświetla formularz z danymi elementu. Jeżeli dekret jest powiązany z oryginalnym dokumentem, z poziomu formularza możemy podglądnąć zarówno dekret jak i dokument źródłowy klikając na przycisku.
Kontrola sald kont rozrachunkowych
Scenariusze
Poszczególne scenariusze pokazują ciąg zdarzeń związanych z wystawianiem, księgowaniem dokumentów dotyczących tego samego kontrahenta oraz ich wpływ na kontrolę salda konta rozrachunkowego.
Dla kontrahenta XXX wystawiono fakturę sprzedaży na kwotę 2.440 zł płatną przelewem. Automatycznie w Preliminarzu Płatności dla podmiotu XXX został wygenerowany rozrachunek po stronie przychodu (należność) na kwotę 2.440 zł. Faktura nie została zaksięgowana. W efekcie saldo konta 201-XXX nie pokrywa się z saldem wygenerowanym przez zapisy w Preliminarzu. Saldo na koncie wynosi 0.00 zł, w Preliminarzu - 2.440 zł.
Jeżeli uruchomimy kontrolę salda dla konta 201-XXX uzyskamy informację, że saldo konta 201-XXX wynosi 0,00 zł.
Brak będzie odniesienia do zapisu w Preliminarzu, ponieważ kontrola odbywa się po stronie zapisów konta, a nie zapisów Preliminarza. W tej sytuacji Kontrolę salda powinniśmy uzupełniać o kontrolę salda od strony Preliminarza. Należy wybrać listę zapisów nierozliczonych udostępnianą z poziomu menu Kasa/Bank: Rozliczenia lub z poziomu Preliminarza Płatności/ zakładka [Preliminarz Podmiotu]. Na obu listach zapisy nie zaksięgowane wyróżnione są kolorem czarnym lub zielonym (zapisy w buforze), zaksięgowane kolorem niebieskim. Użytkownik zatem w łatwy sposób może zidentyfikować zapisy nie zaksięgowane. Może także skorzystać z konstruktora filtra.
Zaksięgowano wystawioną fakturę sprzedaży dla kontrahenta XXX na kwotę 2.440 zł. Zapis w Preliminarzu Płatności zmienił barwę na niebieską. W efekcie saldo konta 201-XXX pokrywa się z saldem w Preliminarzu Płatności tj. wynosi 2.440 zł.
Jeżeli uruchomimy kontrolę salda dla konta 201-XXX, na liście Kontrola salda zobaczymy:
saldo konta – 2440 zł,
element odpowiadający dekretowi powiązanemu z dokumentem oryginalnym, zawierający następujące informacje:
w kolumnie Opis - status dokumentu - dokument nierozliczony,
w kolumnie Dekret - nr w obrębie Dziennika Głównego,
w kolumnie Dokument - nr dokumentu źródłowego,
w kolumnie Kwota Wn - kwota dokumentu oryginalnego 2.440 zł.
Faktura Sprzedaży na w kwotę 2.440 zł została zapłacona. Zapłatę zaewidencjonowano w raporcie bankowym, ale nie zaksięgowano. Zapłatę rozliczono z fakturą. W efekcie saldo na koncie nie pokrywa się z saldem w Preliminarzu. Saldo na koncie wynosi 2.440 zł, w Preliminarzu 0,00 zł.
Jeżeli wykonamy Kontrolę salda uzyskamy raport jak w pkt. 2., ale uzupełniony o informację, że Raport kasowo/bankowy, zawierający zapłatę do faktury, nie został zaksięgowany.
Zaksięgowano zapłatę. Saldo na koncie oraz saldo w Preliminarzu jest identyczne tj. wynosi 0,00. Po wykonaniu Kontroli salda, lista elementów jest pusta.
Wystawiono kolejną Fakturę Sprzedaży dla kontrahenta XXX na kwotę 1.220 zł. Do w/w faktury wpłynęła zapłata na kwotę 1.000 zł. Fakturę z zapłatą rozliczono. Oba dokumenty zaksięgowano. Saldo konta oraz saldo tego podmiotu w Preliminarzu jest identyczne wynosi 1220 zł.Kontrola salda wykaże zgodność sald.
Kontrahent XXX wystawił Fakturę Zakupu na kwotę 1.220 zł. Fakturę zaksięgowano na konto 202-XXX. Fakturę Zakupu skompensowano (rozliczono z Fakturą Sprzedaży). Saldo w Preliminarzu dla podmiotu XXX wynosi 0,00 zł. W związku z tym, że kontrahentowi założono dwa konta: 201-XXX i 202-XXX, oba wykazują saldo. Konto 201-XXX saldo po stronie Wn, na kwotę 1.220,00 zł, konto 202-XXX saldo po stronie Ma, na kwotę 1.220. Suma sald wynosi 0,00 zł.
Kontrola salda np. dla konta 201-XXX wykaże, że dokument rozliczający Fakturę Zakupu zaksięgowano na inne konto, w tym przypadku na konto 202-XXX.
Wystawiono kolejną fakturę dla kontrahenta XXX na kwotę 1.220 zł. Fakturę zaksięgowano. Z poziomu zapisu księgowego, na koncie 201-XXX, zmieniono kwotę z 1.220 na 1000 zł.
Kontrola salda wykaże niezgodność na kwotę 220 zł pomiędzy saldem wynikającym z zapisów księgowych a saldem wynikającym z zaksięgowanych dokumentów.
Wystawiono notę odsetkową na kwotę 160,00 zł. Użytkownik nie wiedząc, że program Comarch ERP Optima pozwala na automatyczne zaksięgowanie wystawionej noty, kwotę odsetek zaksięgował „ręcznie”.
Kontrola salda konta 201-XXX wykaże na liście elementów zapis wprowadzony „ręcznie” (w kolumnie Opis będzie widoczna informacja Księgowanie ręczne, kolumna Dokument nie będzie wypełniona). W celu uzyskania zgodności sald, Preliminarz należy uzupełnić o kwotę odsetek.
Formularz konta – zakładka Zestawienia Księgowe
https://www.youtube.com/watch?v=mvdTVW9dX-s
Na Planie Kont użytkownik ma możliwość zdefiniowania nowego konta przez otwarcie nowego formularza konta lub zmiany informacji przez edycję istniejącego.
Uwaga
Program pozwala na zmianę numeru konta na każdym poziomie przed pierwszym zaksięgowaniem.
Formularz konta księgowego podzielony jest na dwie zakładki: [Ogólne] ,[Dodatkowe] i [Zestawienia księgowe].
Zakładka [Zestawienia księgowe] umożliwia podpięcia konta do zestawienia księgowego.
Konto księgowe – zestawienia księgowe
Przycisk jest aktywny jeżeli na formularzu konta na zakładce [Ogólne] uzupełniono pole Numer konta oraz Nazwa. Po wciśnięciu przycisku plusa pojawia się okno Podpinanie konta [numer konta] do zestawienia, gdzie użytkownik ma możliwość wskazania, do jakiego zestawienia konto ma zostać dodane. W polu Symbol istnieje możliwość wyboru symbolu zestawienia dostępnego na liście zestawień księgowych na zakładce [Ogólne] oraz [Systemowe] za wyjątkiem zestawień na formularzu których zaznaczono parametr Nieaktywne. Pole Nazwa oraz Opis (o ile zostało uzupełnione) przenoszone są z formularza wybranego zestawienia i nie podlegają edycji.
Po wybraniu w polu Symbol zestawienia na formularzu którego nie dodano żadnej kolumny pojawia się komunikat: Wybrane zestawienie nie ma zdefiniowanych kolumn. Aby dodać definicję do gałęzi zestawienia należy na formularzu zestawienia uzupełnić kolumny na zakładce 2.Kolumny.
Podpinanie konta do zestawienia, określenie zestawienia
Po wybraniu w polu Symbol zestawienia księgowego aktywny staje się przycisk Następny, który przenosi do kolejnego okna, w którym użytkownik musi zaznaczyć pozycję zestawienia, dla której chce dodać konto. Istnieje możliwość zaznaczenia tylko jednej pozycji zestawienia.
Podpinanie konta do zestawienia, zaznaczenie pozycji zestawienia
W kolejnym kroku należy określić, w jaki sposób konto ma zostać podpięte do pozycji zestawienia. W polu Funkcja kont użytkownik decyduje, czy dane konto będzie dodawane, czy odejmowane we wskazanej pozycji zestawienia oraz za pomocą jakiej funkcji kwoty z danego konta zostaną uwzględnione w zestawieniu księgowym.
Jeżeli w nagłówku zestawienia księgowego uzupełnione zostało pole Typ zestawienia to w zależności od ustawień tego pola domyślnie ustawiana jest w polu Funkcja kont odpowiednia wartość.
Uwaga
Nazwa zestawienia nie ma wpływu na domyślnie ustawiane funkcje kont. Przykładowo, zestawienie o nazwie Bilans ale bez uzupełnionego pola Typ zestawienia jest traktowane jako zestawienie użytkownika (nie mające sprecyzowanego typu).
Wybór zestawienia o typie Bilans powoduje domyślne ustawienie w polu Funkcja kont opcji:
@SaldoWn dla kont o typie Aktywa lub Aktywa-pasywa,
@SaldoMa dla kont o typie Pasywa.
Wybór zestawienia o typie Rachunek zysków i strat powoduje domyślne ustawienie w polu Funkcja kont opcji:
@ObrotyWn dla kont o typie Koszty lub Przychody-koszty,
@ObrotyMa dla kont o typie Przychody.
Użytkownik ma możliwość modyfikacji domyślnie ustawionej funkcji.
Podpinanie konta do zestawienia, sposób podpięcia konta
Konto zostanie uwzględnione w definicji pozycji zestawienia księgowego po naciśnięciu przycisku Przenieś do definicji.
Uwaga
Przycisk Przenieś do definicji jest aktywny jeżeli uzupełniono pole Funkcja kont. Po naciśnięciu przycisku Przenieś do definicji pole Funkcja kont jest puste.
W sekcji Definicja pozycji wyświetlana jest pełna definicja podpięta do danej pozycji zestawienia, obejmująca wszystkie konta, które do tej pory były uwzględnione w definicji. Dane w sekcji nie podlegają edycji. Po naciśnięciu przycisku Przenieś do definicji nowe konto zostanie dopisane na końcu definicji z odpowiednim znakiem i wybraną funkcją księgową.
Uwaga
Nowe konto zostanie dopisane do pozycji zestawienia pomimo błędu składni danej pozycji wynikającego z wcześniej dodanej definicji (np. w pozycji wpisano @ObrotyWn bez wskazania konkretnego konta księgowego).
Po wciśnięciu przycisku Zakończ użytkownik zostanie przekierowany na zakładkę [Zestawienia księgowe], a konto zostanie uwzględnione w pozycji zestawienia księgowego.
Jeżeli użytkownik nie naciśnie przycisku Przenieś do definicji to po wciśnięciu przycisku Zakończ pojawia się komunikat: Konto nie zostało podpięte do definicji zestawienia. Jeśli chcesz je podpiąć wybierz opcję TAK, następnie wskaż funkcję konta i kliknij przycisk Dodaj do definicji. Jeśli rezygnujesz wybierz opcję NIE. Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie użytkownika na okno Podpinanie konta [numer konta] do zestawienia. Wybór opcji Nie powoduje przeniesienie użytkownika na zakładkę [Zestawienia księgowe].
Na zakładce [Zestawienia księgowe] wyświetlana jest informacja o wszystkich zestawieniach, do których konto jest podpięte (zarówno własnych, jak i systemowych). Jeżeli w zestawieniu księgowym wskazano konto syntetyczne to informacja o zestawieniu wyświetlana jest zarówno na formularzu konta syntetycznego, jak i każdego jego konta analitycznego. Za pomocą przycisku istnieje możliwość podejrzenia definicji pozycji zestawienia w trybie tylko do odczytu. Modyfikacja definicji możliwa jest z poziomu zestawienia księgowego.
Jeżeli podczas dodawania w planie kont konta syntetycznego lub konta analitycznego do konta na formularzu którego nie uzupełniono definicji zestawienia o typie: Aktywa, Pasywa, Aktywa-pasywa, Przychody, Koszty lub Przychody-koszty użytkownik nie uzupełni zakładki [Zestawienia księgowe] to podczas próby zapisania formularza konta pojawia się komunikat: Nie uzupełniono definicji zestawienia. Czy chcesz ją dopisać? Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie użytkownika na okno Podpinanie konta [numer konta] do zestawienia. Wybór opcji Nie powoduje zapisanie formularza konta księgowego.
Podczas automatycznego zakładania kont księgowych za pomocą grupy kont lub dodawania kont słownikowych/niesłownikowych podczas księgowania schematami księgowymi, definicje zestawienia księgowego nie są automatycznie podpinane. Należy tego dokonać z poziomu formularza konta księgowego lub bezpośrednio w zestawieniu księgowym.
Po konwersji bazy do wersji 2019.5.1 na formularzu konta księgowego nie jest automatycznie uzupełniania informacja o tym, do jakiego zestawienia konto jest podpięte. Taka informacja pojawia się po przeliczeniu zestawienia księgowego w menu Księgowość/ Zestawienia księgowe lub wykonaniu z poziomu listy zestawień księgowych raportu kont podpiętych do zestawienia.
Jeżeli w nowym okresie obrachunkowym użytkownik zdefiniuje nowe zestawienia księgowe to po ich przeliczeniu następuje aktualizacja planu kont o ustawienia dotyczące zestawień księgowych.
Ustawienia zestawień księgowych przenoszą się do nowego okresu podczas zakładania okresu obrachunkowego w Konfiguracji Firmy i kopiowania planu kont z poprzedniego okresu..
Jeżeli użytkownik korzysta z danego konta księgowego w kilku okresach obrachunkowych oraz dodatkowo zestawienie księgowe, które zawiera to konto również służy do wyliczenia danych z różnych okresów obrachunkowych to gdy użytkownik będzie chciał usunąć pozycję zestawienia z formularza konta pojawia się komunikat: Konto zostanie usunięte z definicji zestawienia księgowego. Jeżeli zestawienie wykorzystywane jest do wyliczania danych z różnych okresów obrachunkowych, usunięcie konta może spowodować niekompletność wyliczeń. Czy chcesz usunąć konto z zestawienia? Zaakceptowanie komunikatu powoduje usunięcie konta księgowego z definicji pozycji zestawienia. Wybór opcji Nie powoduje przeniesienie użytkownika na zakładkę [Zestawienia księgowe]. Jeżeli użytkownik usuwa definicję z poziomu formularza konta syntetycznego to ta definicja usuwana jest również z jego kont analitycznych.
Uwaga
Jeżeli z poziomu formularza konta o numerze 100 na zakładce [Zestawienia księgowe] usunięta zostanie pozycja to w zestawieniu księgowym usunięta zostanie część definicji zawierająca dokładnie taki sam ciąg znaków zaczynając od numeru konta, z którego usuwamy pozycję zestawienia, przykładowo @ObrotyWn(100), @ObrotyWn(100-1).Nie zostanie usunięta przykładowo część @ObrotyWn(010-100). Definicja nie zostanie również usunięta jeżeli konto wynika z maski (np. ObrotyWn(1*), zapytania SQL lub z podpiętej pozycji innego zestawienia księgowego.
Usunięcie konta księgowego z planu kont nie usuwa tego konta z definicji pozycji zestawienia księgowego. Podczas próby przeliczenia zestawienia pojawia się komunikat: Nie znaleziono konta księgowego o symbolu [numer konta]. Użytkownik powinien w takim przypadku na pozycji zestawienia zaznaczyć parametr Nie sprawdzaj istnienia kont.
Formularz konta
Na Planie Kont użytkownik ma możliwość zdefiniowania nowego konta przez otwarcie nowego formularza konta lub zmiany informacji przez edycję istniejącego.
Uwaga
Program pozwala na zmianę numeru konta na każdym poziomie przed pierwszym zaksięgowaniem.
Funkcja Definicji grup kont poprawia ergonomię pracy na etapie definiowania Planu Kont, a także podczas dodawania/usuwania powtarzających się na wielu kontach analityk w trakcie roku.
Użytkownik musi zdefiniować wszystkie analityki dla jednego konta, a funkcja grup kont umożliwi skopiowanie tych analityk do innych kont należących do wybranej grupy.
https://youtu.be/KukKBezvT4s
Definiowanie grupy kont
W górnym menu z poziomu Księgowość/ Plan Kont dostępna jest ikona grup kont , której kliknięcie wywoła listę definicji grup kont.
Lista definicji grup kont
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Synchronizuj lub klawisz <F8> – przycisk pozwala na aktualizację Planu Kont w oparciu o wskazaną grupę kont.
Kliknięcie na ikonę na liście Definicji grup kont wywoła formatkę Grupy kont. Użytkownik może wówczas zdefiniować grupę kont, wg której będzie dokonywana synchronizacja.
Działanie synchronizacji grupy kont
Funkcja synchronizacji działa zarówno na Planie Kont, jak również z poziomu Listy grup kont.
W Planie Kont, dodanie/usuwanie analityki na jednym z kont grupy wywoła komunikat (podczas zapisywania nowej analityki): Konto należy do grupy [Symbol grupy]. Czy dodać/usunąć analitykę do pozostałych kont tej grupy?
Zaakceptowanie pytania, zarówno w przypadku dodawania analityk jak również ich usuwania, spowoduje odpowiednio próbę dodania lub usunięcia kont i zostanie wyświetlony log z przebiegu procesu (zgodnie z ustawieniami konfiguracyjnymi na karcie operatora). Anulowanie spowoduje zapisanie aktualnego konta bez dodawania analityk do innych kont danej grupy.
Funkcja synchronizacji z poziomu Listy grup kont uruchamiana jest za pomocą przycisku lub klawisza <F8>. W pierwszej kolejności wybieramy grupę w oparciu o którą chcemy dokonać synchronizacji a następnie klikamy na ikonę , wówczas pojawi się następujący komunikat: Czy jesteś pewien, że chcesz zaktualizować plan kont w oparciu o wskazaną grupę kont?
Zaakceptowanie pytania spowoduje próbę dodania analityk do kont należących do wskazanej grupy. Po zakończeniu działania funkcji synchronizacji zostanie wyświetlona informacja z przebiegu procesu (zgodnie z ustawieniami konfiguracyjnymi na karcie operatora).
Funkcja synchronizacji nie będzie działała dla kont zakładanych automatycznie podczas księgowania dokumentów schematami księgowymi. W związku z tym istnieje możliwość wykonania synchronizacji „ręcznie” z poziomu Listy grup kont.
Podczas synchronizacji dodawane konta otrzymują symbol, nazwę, typ z konta kopiowanego. Ponadto z konta wzorcowego na nowe konto kopiowane są ustawienia pola: Kontrola salda, Waluta oraz Kontrola budżetu.
Uwaga
Nie ma możliwości dodania konta podrzędnego do konta, które posiada już księgowania.
Przykłady zastosowania synchronizacji grupy kont
Przykład
Zakładamy, że w Planie Kont mamy następujące konta:
501-1
501-2
501-3
502
503
Jeżeli założymy grupę zawierającą konta: 501, 502, 503 i wykonamy synchronizację otrzymamy następujące pozycje w Planie Kont:
501-1
501-2
501-3
502 -1
502 -2
503 -3
503 -1
503 -2
503 -3
Przykład
Zakładamy, że w Planie Kont mamy konta:
401-1-ZLEC1
401-1-ZLEC2
401-2
401-3
402
403
W takim przypadku Definicja grupy powinna zawierać konta: 401-1, 402, 403. Po wykonaniu synchronizacji otrzymamy następujące pozycje w Planie Kont:
401-1-ZLEC1
401-1-ZLEC2
401-2
401-3
402 -ZLEC1
402-ZLEC2
403 -ZLEC1
403-ZLEC2
Uwaga
Dane konto oraz jego analityki można podpiąć tylko do jednej grupy. Przykładowo - jeżeli w jednej grupie jest konto 501-1-1, to do innej grupy nie można podpiąć konta 501, 501-1.
Próba dodania do Definicji grupy konta, które zostało przypisane już do innej grupy, wywoła następujący komunikat: Konto nadrzędne lub podrzędne występuje już w grupie.
Formularz definicji grupy kont
Formatka grupy kont
Na liście dostępne są standardowe przyciski: . Po rozwinięciu strzałki obok przycisku widoczne są dwie opcje do wyboru:
Dodawanie kont z planu kont – użytkownik ma możliwość wskazania kilku kont księgowych. Jeżeli nie jest zaznaczone żadne konto to przenoszone jest konto podświetlone. Jeżeli zaznaczone są konta syntetyczne wraz z kontami analitycznymi to dodawane są tylko konta syntetyczne. Jeśli zaznaczone są konta analityczne i część z tych kont została wcześniej uwzględniona w grupie kont to dodawane są pozostałe konta nie uwzględnione wcześniej w grupie kont.
Dodawanie przez formularz – możliwość dodania pojedynczego konta (lub klawisz <INSERT> – plan kont otwiera się bez opcji zaznaczeń).
Uwaga
Przy zakładaniu kolejnego okresu obrachunkowego, po wybraniu opcji kopiowania ustawień z poprzedniego okresu, Definicje grup kont zostaną przeniesione na nowy okres obrachunkowy.
Zestawienia księgowe
Zestawienia księgowe - zakładka Ogólne
Z poziomu zakładki [Ogólne] użytkownik ma możliwość skorzystania z gotowych wzorców zestawień, definiowania własnych zestawień, kopiowania istniejących. Wzorce zestawień (w tym uproszczone zestawienia dla jednostek mikro oraz uproszczone zestawienia dla jednostek małych) zakładane są przez program automatycznie, przy tworzeniu nowej bazy danych lub dodawane przez użytkownika z poziomu listy zestawień księgowych.
Wzorce to zestawienia wchodzące w skład sprawozdania finansowego narzuconego przez Ustawę o Rachunkowości:
Bilans firmy – Bilans jednostek z wyłączeniem banków i ubezpieczycieli,
Kapitał firmy – Zestawienie zmian w kapitale własnym,
R Z/S – k – Rachunek zysków i strat – wariant kalkulacyjny,
R Z/S – p – Rachunek zysków i strat – wariant porównawczy,
RPP – b – Rachunek przepływów pieniężnych – met. Bezpośrednia,
RPP – p – Rachunek przepływów pieniężnych – met. Pośrednia,
F-01_Cz1_dział1 – Dział 1. Rachunek zysków i strat,
F-01_Cz1_dział2 – Dział 2. Aktywa obrotowe i trwałe,
F-01_Cz1_dział3 – Dział 3. Wybrane źródła finansowania majątku,
F-01_Cz2_dział1 – Dział 1. Środki trwałe w budowie – nowo rozpoczęte,
F-01_Cz2_dział2 – Dział 2. Nakłady na budowę, ulepszenie i nabycie środków trwałych oraz nabycie wartości niematerialnych i prawnych,
F-01_Cz2_dział3 – Dział 3. Leasing.
Użytkownik z poziomu Księgowość/ Zestawienia księgowe zakładka [Ogólne] ma możliwość usunięcia wybranych wzorcowych zestawień księgowych wygenerowanych podczas konfigurowania bazy firmowej danych lub dodawane przez użytkownika z poziomu listy zestawień księgowych.
Użytkownik, który skorzysta ze wzorców zestawień, musi tylko do odpowiednich gałęzi zestawienia podpiąć właściwe konta księgowe, w zależności od rodzaju zestawienia wg sald lub obrotów.
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Dodaj lub <INSERT> – uruchamia proces dodawania nowego zestawienia. Po wciśnięciu przycisku pojawia się okno Kreowanie zestawień finansowych, gdzie użytkownik ma możliwość wskazania, jakie zestawienia chce dodać: własne, czy wzorcowe.
Przelicz – uruchamia proces przeliczania zestawienie oraz wyświetla zestawienia wraz z uaktualnionymi wartościami <F8>.
Pozycje zestawienia – wyświetla listę służącą do budowania zestawienia.
Wyniki zestawienia – wyświetla zestawienie wraz z wartościami bez włączenia funkcji przeliczającej, a więc z wartościami z ostatniej sesji.
Uwaga
Dodawane zestawienia sortowane są wg symbolu, a nie wg kolejności wprowadzania.
Zestawienia wzorcowe
Na zakładce Ogólne udostępniono gotowe wzorce zestawień tworzonych automatycznie przy zakładaniu nowej bazy danych. W przypadku jednostek dużych innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji. Zestawieniami tymi są :
BILANS DUŻY[2] – Bilans jednostek z wyłączeniem banków i ubezpieczycieli,
KAPITAŁ WŁASNY D[2] – Zestawienie zmian w kapitale własnym,
R_Z_S_-_kd_[2]– Rachunek zysków i strat – wariant kalkulacyjny,
R_Z_S_-_pd_[2]– Rachunek zysków i strat – wariant porównawczy,
RPP – b [2]– Rachunek przepływów pieniężnych – met. Bezpośrednia,
RPP – p [2]- Rachunek przepływów pieniężnych – met. Pośrednia,
F-01_Cz1_dział1_v3 – Dział 1. Rachunek zysków i strat,
F-01_Cz1_dział2_v3 – Dział 2. Aktywa obrotowe i trwałe,
F-01_Cz1_dział3_v3 – Dział 3. Wybrane źródła finansowania majątku,
F-01_Cz2_dział1_v3 – Dział 1. Środki trwałe w budowie – nowo rozpoczęte,
F-01_Cz2_dział2_v3 – Dział 2. Nakł. na bud., ulep., nab. ś.t. oraz WNP,
F-01_Cz2_dział3_v3– Dział 3. Leasing.
W przypadku jednostek małych wzorcowymi zestawieniami są:
BILANS MAŁY [2] – Bilans dla jednostek małych korzystających z uproszczeń odnoszących się do sprawozdania finansowego,
KAPITAŁ WŁASNY D [2] – Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,
R_Z_S_-_km_[2]- Rachunek zysków i strat – wariant kalkulacyjny,
R_Z_S_-_pm_[2]- Rachunek zysków i strat – wariant porównawczy,
RPP – b [2] – Rachunek przepływów pieniężnych – metoda bezpośrednia,
RPP – p [2] – Rachunek przepływów pieniężnych – metoda pośrednia,
F-01_Cz1_dział1_v3 – Dział 1. Rachunek zysków i strat,
F-01_Cz1_dział2_v3 – Dział 2. Aktywa obrotowe i trwałe,
F-01_Cz1_dział3_v3 – Dział 3. Wybrane źródła finansowania majątku,
F-01_Cz2_dział1_v3 – Dział 1. Środki trwałe w budowie – nowo rozpoczęte,
F-01_Cz2_dział2_v3 – Dział 2. Nakłady na budowę, ulepszenie i nabycie środków trwałych oraz nabycie wartości niematerialnych i prawnych,
F-01_Cz2_dział3_v3– Dział 3. Leasing.
W przypadku jednostek mikro wzorcowymi zestawieniami są:
BILANS MIKRO [2] – Bilans dla jednostek mikro,
KAPITAŁ WŁASNY D [2] – Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,
R_Z_S- Rachunek zysków i strat,
RPP – b [2] – Rachunek przepływów pieniężnych – metoda bezpośrednia,
RPP – p [2] – Rachunek przepływów pieniężnych – metoda pośrednia,
F-01_Cz1_dział1_v3 – Dział 1. Rachunek zysków i strat,
F-01_Cz1_dział2_v3 – Dział 2. Aktywa obrotowe i trwałe,
F-01_Cz1_dział3_v3 – Dział 3. Wybrane źródła finansowania majątku,
F-01_Cz2_dział1_v3 – Dział 1. Środki trwałe w budowie – nowo rozpoczęte,
F-01_Cz2_dział2_v3 – Dział 2. Nakłady na budowę, ulepszenie i nabycie środków trwałych oraz nabycie wartości niematerialnych i prawnych,
F-01_Cz2_dział3_v3– Dział 3. Leasing.
W przypadku organizacji pozarządowych wzorcowymi zestawieniami są:
BILANS_OP – Bilans dla organizacji pozarządowych,
RZiS_OP – Rachunek zysków i strat dla organizacji pozarządowych,
KAPITAŁ WŁASNY D [2] – Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,
RPP – b [2] – Rachunek przepływów pieniężnych – metoda bezpośrednia,
RPP – p [2] – Rachunek przepływów pieniężnych – metoda pośrednia,
F-01_Cz1_dział1_v3 – Dział 1. Rachunek zysków i strat,
F-01_Cz1_dział2_v3 – Dział 2. Aktywa obrotowe i trwałe,
F-01_Cz1_dział3_v3 – Dział 3. Wybrane źródła finansowania majątku,
F-01_Cz2_dział1_v3 – Dział 1. Środki trwałe w budowie – nowo rozpoczęte,
F-01_Cz2_dział2_v3 – Dział 2. Nakłady na budowę, ulepszenie i nabycie środków trwałych oraz nabycie wartości niematerialnych i prawnych,
F-01_Cz2_dział3_v3– Dział 3. Leasing.
Użytkownik ma również możliwość dodania wzorcowych zestawień z poziomu listy zestawień księgowych. Wybór w oknie kreatora (dostępnym po wciśnięciu przycisku plusa) opcji Wzorcowe pozwala na wygenerowanie zestawień finansowych zgodnych z Ustawą o rachunkowości. Zestawienia są tworzone w zależności od:
Typu podmiotu (spółka akcyjna, spółka z o.o., spółka cywilna, osoba fizyczna, jednostka budżetowa, organizacja pozarządowa, inny).
Rodzaju podatnika (jednostka duża, jednostka mała, jednostka mikro).
Po wyborze w polu Typ podmiotu opcji Jednostka budżetowa użytkownik ma zablokowaną możliwość wskazania Działalności oraz Rodzaju podatnika. W kolejnym oknie istnieje możliwość wyboru zestawień tylko dla jednostki budżetowej:
Bilans jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego.
Rachunek zysków i strat – wariant porównawczy.
Zestawienie zmian w funduszu jednostki.
Uwaga
Po wyborze w polu Typ podmiotu opcji Organizacja pozarządowa użytkownik ma zablokowaną możliwość wskazania Działalności oraz Rodzaju podatnika.
Kreowanie wzorcowych zestawień księgowych, wybór zestawień do utworzenia
Po wciśnięciu przycisku Zakończ użytkownik zostanie przekierowany na listę zestawień księgowych. Konta do wzorcowych zestawień podpinane są na podstawie planu kont prof. Gierusza. Wzorcowe zestawienie nie zostanie utworzone jeżeli na liście istnieje już zestawienie o tym samym symbolu.
Uwaga
Wzorcowe zestawienia wynikające z Ustawy o rachunkowości generowane od wersji programu 2019.01 mają w symbolu człon: [2].
Dzięki wzorcom użytkownik nie musi budować zestawienia – definiować poszczególnych pozycji (gałęzi). Pozostaje mu tylko przypisanie poszczególnym gałęziom odpowiednich kont księgowych wg sald, obrotów itp.
Chcąc podpiąć konto księgowe należy podświetlić właściwą gałąź.Definicja może być wprowadzona na dowolnym poziomie gałęzi, nawet gałąź, która ma gałęzie podrzędne, może posiadać definicję. W takiej sytuacji wartości z gałęzi podrzędnych nie są sumowane do gałęzi nadrzędnej. Następnie przyciskiem wyedytować formularz Pozycja zestawienia. W polu Kwota „z ręki” można wprowadzić wyrażenie arytmetyczne podpinające konto księgowe np. @SaldoWn(130-01), bądź skorzystać z kreatora wyrażenia tzw. Wizarda wyrażenia.
Kopiowanie zestawień
Kopiowanie zestawień udostępniono z poziomu zakładki [Ogólne]. Aby skopiować zestawienie, należy podświetlić to, które ma ulec skopiowaniu i nacisnąć równocześnie klawisze <CTRL>+<INSERT>. Pojawi się okno nagłówka nowo tworzonego zestawienia. W polu Nazwa należy dokonać zmiany nazwy, ponieważ program nie pozwala na założenie dwóch zestawień o identycznym tytule.
Uwaga
Nie ma możliwości kopiowania zestawień systemowych (PIT-36, CIT‑8 i CIT-8_2018).
Uwaga
Po skopiowaniu zestawień, w pozycjach odwołujących się do funkcji @Zestawienie należy zaktualizować odwołania do właściwych zestawień.
Definiowanie własnych zestawień
Definiowanie własnych zestawień udostępniono z poziomu zakładki [Ogólne]. Wramach procesu zakładania nowego zestawienia można wyróżnić cztery główne etapy:
Etap I – definiowanie nagłówka zestawienia
Etap II – definiowanie kolumn zestawienia
Etap III – zakładanie pozycji zestawienia (budowanie „drzewa” zestawienia)
Etap IV – podpinanie do gałęzi zestawienia definicji (wyrażeń algebraicznych), pozwalających na wyliczenie zestawienia w oparciu o dane księgowe zaewidencjonowane na kontach.
Wybór w oknie kreatora (dostępnym po wciśnięciu przycisku plusa) opcji Własne pozwala na stworzenie spersonalizowanego zestawienia księgowego. Przycisk Następny przenosi do kolejnego okna, w którym użytkownik musi uzupełnić Symbol oraz Nazwę. Symbol zestawienia nie może zawierać znaków specjalnych oraz na początku i na końcu symbolu nie mogą zostać użyte spacje.
Kreowanie własnych zestawień księgowych, podstawowe dane
W kolejnym kroku należy zdefiniować kolumny zestawienia księgowego. Po dodaniu kolumny konieczne jest uzupełnienie Nazwy oraz Okresu. Jeżeli użytkownik nie doda żadnej kolumny to po wciśnięciu przycisku Następny pojawia się komunikat: Brak zdefiniowanych kolumn zestawienia spowoduje, że zestawienie nie zostanie przeliczone. Uzupełnij teraz kolumny wybierając opcję < Wstecz lub możesz je uzupełnić później z zakładki Kolumny na wybranym zestawieniu księgowym. W takim wypadku wybierz opcję Następny >.Kreowanie własnych zestawień księgowych, definiowanie kolumn
Po wciśnięciu przycisku Zakończ użytkownik zostanie przekierowany na okno Pozycje zestawienia, w którym może dodać poszczególne pozycje i podpiąć do nich konta księgowe. Podczas dodawania nowej pozycji kursor ustawia się w polu Nazwa.Generowanie zestawienia
Wprowadzenie kompletnej, hierarchicznej listy zestawienia wraz z definicjami pozwala na wyliczenie zestawienia. W tym celu na liście zestawień należy wybrać ikonę Przelicz – uruchamia ona proces przeliczania zestawienia oraz wyświetla pozycje zestawienia wraz z uaktualnionymi wartościami.
Lista zawiera takie kolumny jak:
Segment – czyli nr pozycji
Nazwa – nazwa pozycji.
Definicja – przypisane poszczególnym gałęziom odpowiednie konta księgowe wg sald, obrotów itp.
Pozycja Sprawozdania Finansowego – wyświetlany jest symbol i nazwa pozycji e-Sprawozdania.
Oprócz tego może wyświetlać max 23 kolumny z wartościami dla zadeklarowanych okresów w nagłówku zestawienia.
Na liście działają przyciski:
Pokaż tylko jeden poziom – pokazuje tylko te gałęzie zestawienia, które należą do pierwszego poziomu.
Pokaż wszystkie poziomy – wyświetla wszystkie gałęzie zestawienia.
Wyniki zestawienia – wyświetla pozycje zestawienia wraz z wcześniej wyliczonymi wartościami za pomocą przycisku .
Pozycje zestawienia
Pozycja zestawienia
Formularz pozycji zestawienia
Formularz Pozycja zestawienia zawiera pola:
Numer – pole nieedytowalne, ponieważ numeracja pozycji zestawienia jest nadawana automatycznie przez program zgodnie ze zdefiniowanym schematem numeracji w nagłówku zestawienia.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Schemat numeracji – w polu istnieje możliwość wskazania odpowiedniego członu numeracji. Użytkownik ma możliwość wyboru spośród elementów analogicznych do tych dostępnych w nagłówku zestawienia. Użytkownik ma możliwość wykorzystania oddzielnych schematów numeracji dla pozycji dodanych na tym samym poziomie zestawienia. Wybranie odrębnego schematu numeracji powoduje, że pozycja nie dziedziczy numeracji z nagłówka zestawienia. Jeżeli w ramach jednej gałęzi część pozycji dostępnych na tym samym poziomie ma zdefiniowany ten sam schemat numeracji to są one kolejno numerowane w obrębie tego schematu. Jeżeli w pozycji wybrano schemat numeracji inny niż domyślny to w polu Numer widnieje AUTO (aby po zapisaniu pozycji prawidło wyliczony został numer pozycji).
Dotyczy wersji: 2019.2.1
Element e-Sprawozdania – pole jest aktywne jeżeli w nagłówku zestawienia określono Rodzaj podatnika oraz Typ zestawienia. W polu Element e-Sprawozdania dostępne są pozycje ze słownika zdefiniowanych gałęzi zestawień księgowych. W zależności od rodzaju podatnika i typu zestawienia, lista danych słownikowych jest odpowiednio zawężana. W polu jest widoczna nazwa pozycji oraz numer pozycji, tak, aby użytkownik miał możliwość porównania elementu e-Sprawozdania z pozycją zestawienia księgowego. Pole Element e-Sprawozdania może pozostać puste.
Nie sprawdzaj istnienia kont – zaznaczenie tego pola pozwala na przeliczenie wybranego Zestawienia również w przypadku braku w Planie Kont konta o numerze podanym w pozycji Zestawienia. Największe znaczenie ma w przypadku przeliczania zestawienia za dwa różne okresy obrachunkowe.
Nazwa – pozwala na nadanie nazwy pozycji zestawienia np. AKTYWA.
Kwota – zawiera symboliczny zapis kwoty, jaka przypisana jest do danej pozycji. Przy zapisie kwoty można używać wszystkich operacji matematycznych oraz predefiniowanych funkcji konta takich jak: Bilans Otwarcia DT, ObrotyDt, SaldoCt, Persaldo itp. Możliwe jest także używanie pozycji innych zestawień np. RachunekWyników(A.1.). Obok kwoty znajduje się przycisk wizarda (kreatora definicji, która wyświetlana jest w polu Kwota) .
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Istnieje możliwość wprowadzenie definicji w pozycji nadrzędnej. W pozycjach podrzędnych do gałęzi głównej, w której dodano definicję, opcja Sumowanie ze znakiem przyjmuje wartość bez sumowania i nie podlega edycji, co oznacza, że te pozycje podrzędne nie są sumowane do gałęzi głównej. Opcja Sumowanie ze znakiem jest aktywna w gałęzi podrzędnej jeżeli w gałęzi nadrzędnej nie uzupełniono definicji. Istnieje możliwość dodania pozycji podrzędnej do pozycji posiadającej definicję.
Sumowanie ze znakiem – decyduje z jakim znakiem dana pozycja będzie sumowana. Do wyboru:
Plus – sumowanie pozycji ze znakiem „plus”,
Minus – sumowanie pozycji ze znakiem „minus”,
Bez sumowania – jak nazwa wskazuje, pozycja nie będzie brana do sumowania.
Kreator zestawienia
Kreator uruchamiany jest za pomocą ikony Wizard. Po wybraniu przycisku pojawi się formularz wizarda zatytułowany Definicja kwoty. Udostępnia on narzędzia pozwalające na definiowanie wyrażenia.
Definicja wyrażenia arytmetycznego
Formularz Definicja kwoty wyposażono w nieedytowalne pole Kwota, wyświetlające zdefiniowane przez użytkownika wyrażenie arytmetyczne oraz sekcję zatytułowaną Działanie arytmetyczne kolejnych definicji, pozwalającą na budowanie wyrażenia. Sekcja zawiera:
Łącznik – sposób łączenia definicji w obrębie wyrażenia (do wyboru znaki „+”, lub „-„).
Współczynnik – przeliczenie wartości argumentu wg współczynnika liczbowego.
Kwota – na przycisku widoczne jest sześć pozycji – Wartość, Funkcje kont, Zestawienie, Funkcje systemowe, Zapytanie SQL oraz Maska.
Przycisk Funkcje kont rozwija dodatkowe menu z następującymi symbolami kwot:
Bilans otwarcia – symbol @BO( )
Bilans otwarcia Wn – symbol @BOWn( )
Bilans otwarcia Ma – symbol @BOMa( )
Obroty Wn – symbol @ObrotyWn( )
Obroty Ma – symbol @ObrotyMa( )
Obroty Narastająco Wn – symbol @ObrNarWn( )
Obroty Narastająco Ma – symbol @ObrNarMa( )
Per Saldo – symbol @PerSaldo( )
Saldo Wn – symbol @SaldoWn( )
Saldo Ma – symbol @SaldoMa( )
Przyrost salda – symbol @PrzyrostSalda( )
Przyrost salda Wn — symbol @PrzyrostSaldaWn( )
Przyrost salda Ma – symbol @PrzyrostSaldaMa( ).
Istnieje możliwość seryjnego dodania kont księgowych np.:
Wybieramy Obroty Wn i zaznaczamy konta: 401, 402 oraz 403. Do definicji przenosi się: @ObrotyWn(401) + @ObrotyWn(402) + @ObrotyWn(403).
Przycisk Funkcje systemowe daje możliwość skorzystania z pięciu funkcji:
Jeżeli – wstawia wywołanie funkcji CHOOSE w postaci CHOOSE (warunek,jeżeli prawda,jeżeli fałsz). Działanie funkcji jest takie, że jeśli warunek jest spełniony, to pobierana jest pierwsza wartość, a jeśli nie, to druga np.:
Jeśli Obroty Wn są większe niż obroty Ma, to bierze różnicę tych obrotów, w przeciwnym wypadku 0, czyli CHOOSE (@ObrotyWn(101)>@ObrotyMa(101), @ObrotyWn(101)‑@ObrotyMa(101), 0).
Wartość bezwzględna – wstawia wywołanie funkcji ABS. Wyciąga wartość bezwzględną (moduł) liczby (czyli bez minus), np. ABS(@PerSaldo(101)).
Zaokrąglenie – wstawia wywołanie funkcji ROUND w postaci ROUND(Liczba, Zaokrąglenie), np.:
ROUND(@ObrotyWn(101),1) – zaokrąglenie do pełnych złotych lub
ROUND( @ObrotyWn(400) * @ObrotyWn(701) / @ObrotyWn(702), 0.01) – zaokrąglenie wyniku działania do groszy.
Część całkowita – wstawia wywołanie funkcji INT, wyciągającej część całkowitą z liczby.
Różnica między INT a ROUND, np. INT(10.65) = 10 ROUND(10.65, 1) = = 11
Numer kolumny – nie jest to funkcja systemowa Clariona, natomiast zwraca numer aktualnie przetwarzanej kolumny. To może być szczególnie przydatne przy zestawieniach międzyokresowych, gdy zmieni się Plan Kont. Np. W kolumnie pierwszej mamy zestawienie za okres poprzedni, a w drugiej za bieżący. Koszty, które przedtem były na koncie 401 teraz są na 402.Wykorzystamy do tego funkcję CHOOSE (warunek, jeżeli prawda, jeżeli fałsz) np.:
CHOOSE(@Kolumna()=1, @ObrotyWn(401), @ObrotyWn(402)), czyli jeżeli kolumna ma numer 1 (czyli pochodzi z poprzedniego okresu obrachunkowego) to podaj obroty konta 401, jeżeli ma inny numer to podaj obroty konta 402 lub jeżeli mamy np. 3 kolumny, za trzy kolejne lata obrachunkowe: CHOOSE(liczba, wartość dla 1, wartość dla 2, wartość dla 3)) CHOOSE(@Kolumna(), @ObrotyWn(401), @ObrotyWn(402), @ObrotyWn(403)) czyli jeżeli kolumna 1 (oznaczająca np. rok 2002) to obroty 401, jeżeli kolumna 2 (oznaczająca rok 2003) to 402, jeżeli kolumna 3 (rok 2004) to 403. Gdyby pojawiła się w zestawieniu kolumna 4, dla której nie jest określona wartość, to zostanie pobrana ostatnia wartość czyli @ObrotyWn(403).
Przycisk Zapytanie SQL daje możliwość pobrania wartości poprzez wykonanie zapytania bezpośrednio do bazy danych.
Funkcja Maska daje możliwość zdefiniowania kwoty według kryteriów związanych z numeracją kont poprzez wykorzystanie następujących znaków lub ciągów znaków specjalnych:
* – zastępuje dowolny ciąg znaków. Przykładowo – wprowadzenie maski w definicji @ObrotyWn(4*) pozwoli na uzyskanie kwoty obrotów na wszystkich analitykach kont zespołu 4.
? – zastępuje dokładnie jeden znak w numerze konta. Przykładowo chcąc pobrać obroty Wn na kontach z grupy 4, których syntetyka ma 3 znaki, z których dwa ostatnie są dowolne, pierwsza analityka ma dwa dowolne znaki, a na drugim poziomie analityki mają segment 01 – można użyć następującego wyrażenia @ObrotyWn (4??‑??-01).
[nm] – znak należy do ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[137]-01 w definicji @ObrotyWn(401‑[137]-01) pozwala na uzyskanie obrotów Wn, ze wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę 1 lub 3 lub 7, a w ostatnim 01.
[x-z] – znak zawiera się w zakresie, Przykładowo – @ObrotyWn(40[1-4]-*) oznacza, że interesują nas Obroty Winien ze wszystkich „czwórek”, których ostatni znak w numerze konta syntetycznego, to cyfra z przedziału od 1 do 4.
[^nm] – znak nie zawiera się w ciągu. Wprowadzenie na przykład definicji @ObrotyWn(401-[^137]-01) będzie pozwalało na uzyskanie sumy Obrotów Winien wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę inną niż 1, 3 lub 7, z subanalityką 01. Definicja ObrotyWn(4[^9]*) pozwoli na uzyskanie sumy obrotów Winien na wszystkich kontach zespołu 4 poza tymi, które na drugim miejscu mają cyfrę 9, czyli np. 490.
[^x-z] – znak nie należy do przedziału. Przykładowo – 40[^1-4]-*, czyli program wyszuka wszystkie konta, których syntetyka rozpoczyna się znakami 40, a ostatni, w tym przypadku trzeci, jest różny niż cyfry z przydziału od 1 do 4.
Argumenty – argumentami dla funkcji księgowych są konta księgowe (syntetyczne, analityczne), dla zestawień: nazwa zestawienia oraz nr pozycji zestawienia.
Po wybraniu funkcji księgowej pojawia się lookup do listy kont. Po zatwierdzeniu argumentu wpisywana jest od razu pełna postać funkcji np. @ObrotyWn(201).
Po wybraniu pozycji Zestawienia pojawia się lookup umożliwiający wybór pozycji danego zestawienia. Po wybraniu gałęzi wprowadzany jest symboliczny zapis np. @Zestawienie(Bilans,1.1.1). Nie ma możliwości odwołania się do nieaktywnego zestawienia.
Uwaga
Aby nastąpiło zapamiętanie wyrażenia, po wypełnieniu pól: Łącznik, Współczynnik, Kwota, Argumenty należy wybrać przycisk . Przycisk cofa wprowadzoną operację.
Zestawienia księgowe- scenariusze
Scenariusze: Jak wprowadzić schemat numeracji pozycji zestawienia?
Schemat numeracji przypisujemy gałęziom czteropoziomowego zestawienia jakim jest Bilans. Poniżej fragment struktury Bilansu zgodnej ze wzorem zawartym w załączniku Ustawy o rachunkowości.
AKTYWA
Aktywa trwałe
Wartości niematerialne i prawne
Koszty zakończonych prac rozwojowych
Aby numeracja tworzonego zestawienia pokrywała się z numeracją wzorcową, należy w sekcji Schemat numeracji wprowadzić:
W polu pierwszym - znak „-„
W polu drugim - dużą literę „A”
W polu trzecim - cyfrę rzymską „X”
W polu czwartym - cyfrę arabską „1”.
Scenariusze: Jak zdefiniować nagłówek zestawienia?
Nagłówek definiujemy dla zestawienia Bilans.
W zestawieniu Bilans, udostępnianym „na zewnątrz”, dane na ogół prezentowane są w dwóch kolumnach:
Na początek roku,
Na koniec roku.
Standardowo, z listy Zestawienia księgowe wybieramy przycisk Dodaj . Otwiera on formularz nagłówka (zakładka [Ogólne]).
W polu Symbol wpisujemy – Bilans.
W polu Nazwa wpisujemy - Bilans Firmy.
Lewym kliknięciem myszy zaznaczamy parametr Uwzględniać zapisy w buforze – dzięki temu zestawienie będzie liczone w oparciu o dane wprowadzone na brudno oraz na czysto.
Ze względu na sposób numeracji wzorca Bilans, zawartego w załączniku Ustawy o rachunkowości:
W pierwszym polu schematu numeracji wprowadzamy znak „-„ (ostatni)
W drugim – dużą literę A
W trzecim – dużą literę rzymską
W czwartym – literę arabską.
Przechodzimy do drugiej zakładki [Kolumny].
W celu dodania pierwszej kolumny, wybieramy przycisk .
W polu Nazwa wpisujemy treść: Na początek roku.
W pola Okres wprowadzamy okres: Bilans otwarcia.
Wybór okresu - Bilans otwarcia - zwalnia użytkownika z wprowadzenia zakresu dat – przy wyliczeniu pozycji bilansu program automatycznie będzie uwzględniał zapisy bilansu otwarcia.
Ponownie wybieramy przycisk - dodajemy drugą kolumnę.
W polu Nazwa wpisujemy treść: Na koniec roku.
Do pola Okres możemy wprowadzić opcję Bieżący okres lub Wybór opcji Bieżący okres spowoduje wyliczanie pozycji zestawienia w oparciu o wszystkie wprowadzone zapisy księgowe do dnia, w którym następuje uruchomienie wyliczenia zestawienia. Wybór opcji Inne wymusza wprowadzenie zakresu dat, za jaki ma być liczone zestawienie, w tym konkretnym przypadku można zadeklarować np. od 01.01.2018 do 31.12.2018.
Zapisujemy nagłówek wybierając ikonę Zapisz.
Scenariusze: Jak wprowadzić pozycje zestawienia?
Na liście zestawień podświetlamy zdefiniowany nagłówek zestawienia
Wybieramy przycisk . Udostępnia on listę, z poziomu, której dodawać będziemy poszczególne pozycje zestawienia.
Klikamy na ikonie .
Na formatce Pozycja zestawienia w polu Nazwa wpisujemy AKTYWA i zapisujemy pozycję wybierając przycisk . (Ze względu na przypisanie w schemacie numeracji poziomowi pierwszemu znaku „-„ nie jest widoczny parametr Sumowanie ze znakiem).
Chcąc podpiąć gałąź AKTYWA TRWAŁE do pozycji AKTYWA, klikamy na przycisku , który związany jest z ikoną . Z rozwiniętego podmenu wybieramy Dodaj pozycję na następnym poziomie.
Na formatce Pozycja zestawienia w polu Nazwa wpisujemy – Aktywa trwałe.
Pola Kwota nie wypełniamy (do pozycji będą podpinane kolejne gałęzie).
Wybieramy sumowanie ze znakiem „+”.
Zapisujemy formatkę przez wybranie ikony .
Chcąc do pozycji AKTYWA TRWAŁE podpiąć podgałąź WARTOŚCI NIEMATERIALNE i PRAWNE, podświetlamy pozycję AKTYWA TRWAŁE, klikamy na przycisku , ściśle związanym z ikoną . Z rozwiniętego podmenu wybieramy Dodaj pozycję na następnym poziomie
Scenariusze: Jak wprowadzić definicje (wyrażenia arytmetyczne) wyliczające automatycznie pozycję zestawienia?
Wartość pozycji Bilansu Urządzenia techniczne i maszyny liczona jest w oparciu o saldo winien konta 010-02 Urządzenia techniczne i maszyny, pomniejszone o dotychczasowe umorzenie ewidencjonowane na koncie 070-02 Umorzenie urządzeń technicznych i maszyn.
Definicja wyrażenia algebraicznego będzie zatem następująca: +SaldoWn 010-02 – SaldoMa 070-02.
Aby przypiąć wyrażenie do danej pozycji zestawienia należy:
Za pomocą ikony lub przez dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszy edytujemy pozycję zestawienia Maszyny i urządzenia.
Cyfrę 1,00 pozostawiamy w polu Współczynnik (wartość wyrażenia zostanie przemnożona przez 1).
Klikamy na przycisku Kwota i z podmenu wybieramy Funkcje kont.
Kursorem ustawiamy się na pozycji Saldo Wn, akceptujemy ją przez kliknięcie lewym klawiszem myszy.
Pojawi się Plan Kont. Zaznaczamy wybrane konta księgowe i akceptujemy przyciskiem . Konto będące argumentem funkcji księgowej pojawi się automatycznie w polu Argument.
Aby wyrażenie zostało zapamiętane, należy kliknąć na ikonie . Jego treść pojawi się w górnym polu zatytułowanym Kwota @SaldoWn (010-02).
W celu odjęcia Salda Ma konta 070-02, w polu Łącznik wybieramy znak „-”.
Akceptujemy cyfrę 1,00 w polu Współczynnik.
Klikamy na przycisku Kwota, z podmenu wybieramy Funkcje kont.
Kursorem ustawiamy się na pozycji Saldo Ma, akceptujemy ją przez kliknięcie lewym klawiszem myszy.
Z Planu Kont wybieramy konto 070-02, które pojawi się na formatce definicji wyrażenia jako argument.
Przyciskiem akceptujemy definicję.
W górnym polu Kwota do pierwszego elementu wyrażenia zostaje dodany drugi.
Ostateczna akceptacja wyrażenia odbywa się przez wybranie ikony i powrót do formatki Pozycja zestawienia.
Lista pozycji zestawienia
Po zdefiniowaniu nagłówka zestawienia przystępujemy do wprowadzania poszczególnych pozycji. Wcześniej warto ustalić zależności hierarchiczne, czyli które gałęzie są nadrzędne, które podrzędne, ponieważ zestawienia na ogół przyjmują formę hierarchicznej listy.
Typowym zestawieniem o strukturze wielopoziomowej jest Bilans firmy.
Na najwyższym poziomie definiowane są strony bilansu AKTYWA i PASYWA. Pozycje wyższego poziomu są zwykle sumą pozycji niższych. Pozycje nierozwijalne (nieposiadające pozycji niższych poziomów) zawierają wyrażenia będące operacjami arytmetycznymi (dodawania lub odejmowania) na saldach (kredytowym, debetowym lub per saldo) kont księgowych (syntetycznych lub analitycznych).
Ponieważ istota definiowania bilansu polega na określaniu hierarchii pozycji, zostanie to pokazane na przykładzie fragmentu bilansu o czterech poziomach przedstawionego poniżej:
poziom 1: Aktywa (pozycja 1), Pasywa (pozycja 2),
poziom 2: to m.in.: Aktywa zmniejszające kapitały własne (pozycja 1.1), Majątek trwały (pozycja 1.2), Kapitały własne (pozycja 2.1),
poziom 3: dla pozycji Majątek trwały: Rzeczowe i zrównane z nimi składniki majątku trwałego (pozycja 1.2.1), Wartości niematerialne i prawne (pozycja 1.2.2),
poziom 4: dla pozycji Rzeczowe i zrównane z nimi składniki majątku trwałego to m. in.: Budynki i budowle (pozycja 1.2.1.2), Maszyny (pozycja 1.2.1.3), Środki transportu (pozycja 1.2.1.2).
Nierozwijalne pozycje to m. in.: Należne wpłaty na poczet kapitału (pozycja 1.1.1), Budynki i budowle (pozycja 1.2.1.2), Środki transportu (pozycja 1.2.1.4).
Poziom
Opis
Pozycja
1
Aktywa
1
2
A. Aktywa trwałe
1.1
3
I. Wartości niematerialne i prawne
1.1.1
4
1. Koszty zakończonych prac rozwojowych
1.1.1.1
4
2. Wartość firmy
1.1.1.2
4
3. Inne wartości niematerialne i prawne
1.1.1.3
4
4. Zaliczki na wartości niematerialne i prawne
1.1.1.4
2
B. Aktywa obrotowe
1.2
3
I. Zapasy
1.2.1
4
1. Materiały
1.2.1.1
4
2. Półprodukty i produkty w toku
1.2.1.2
4
3. Produkty gotowe
1.2.1.3
4
4. Towary
1.2.1.4
4
5. Zaliczki na poczet dostaw
1.2.1.5
3
II. Należności krótkoterminowe
1.2.2
1
Pasywa
2
2
A. Kapitał (fundusz) własny
2.1
Można uzupełnić definicję w gałęziach podrzędnych i będą one sumowane w górę pod warunkiem, że pozycja nadrzędna nie posiada uzupełnionej definicji.
Przy założeniu, że Plan Kont zawiera konto analityczne 310-01, na którym ewidencjonuje się materiały w magazynie, pozycja 1.2.1.1 przedstawionego w Tabeli fragmentu bilansu – Materiały, może zostać zdefiniowana jako saldo winien konta 310-01.
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Dodanie pozycji lub <INSERT>, <SHIFT>+<INSERT> – z podmenu pozwalającym na dodanie „gałęzi” na tym samym poziomie lub na poziomie następnym.
Renumeracja pozycji – przenumerowanie gałęzi zestawienia.
Aby dodać pierwszą pozycję zestawienia wystarczy kliknąć na ikonie . Kliknięcie na przycisku obok spowoduje wyświetlenie menu z pozycjami:
Dodaj pozycję na tym samym poziomie– uruchamia formularz Pozycja zestawienia pozwalający na zdefiniowanie pozycji na tym samym poziomie, co pozycja kursora. Będzie ona kolejną pozycją na tym samym poziomie hierarchii.
Dodaj pozycję na następnym poziomie – uruchamia formularz Pozycja zestawienia pozwalający na wprowadzenie pozycji podrzędnej (na następnym poziomie) w stosunku do pozycji kursora.
Modyfikacja pozycji zestawienia
Ikona pozwala na poprawienie zawartości pozycji (zmiana treści lub znaku operacji arytmetycznej) dla tych pozycji, które posiadają pozycje podrzędne. Dla pozycji nieposiadających pozycji podrzędnych, oprócz zmiany treści albo znaku operacji arytmetycznej, dostępna jest zmiana definicji w polu Kwota.
Ikona pozwala na usunięcie pozycji listy, o ile nie posiada ona podrzędnych zapisów, to znaczy:
brak elementów niższego poziomu
nie zostały zdefiniowane operacje arytmetyczne na kontach księgowych.
Skasowanie pozycji z zapisami podrzędnymi wymaga kasowania hierarchicznego – po skasowaniu wszystkich zapisów podrzędnych można kasować pozycję nadrzędną.
Wykorzystanie ikony może „zaburzyć” numerację listy bilansowej. Przenumerowanie pozycji umożliwia ikona .
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Użytkownik ma możliwość dodania pozycji na tym samym poziomie pomiędzy już istniejącymi pozycjami zestawienia, dzięki możliwości zmiany kolejności pozycji w zestawieniu metodą „przeciągnij i upuść”. Zmiana jest możliwa zarówno w obrębie danego poziomu, jak i między poziomami. Za pomocą:
- można dokonać zmiany na tym samym poziomie
- można przenieść pozycję poniżej danej pozycji .
- można przenieść pozycję powyżej danej pozycji.
Pozycje zestawienia są automatycznie renumerowane, z zachowaniem indywidualnego schematu numeracji poszczególnych pozycji.
Zestawienia księgowe - informacje ogólne
https://youtu.be/k9oe4dQRx_w
Zestawienia są jednym z narzędzi oceny kondycji finansowej firmy. Stanowią tzw. wewnętrzną bazę informacji do przeprowadzania analizy. Mają charakter ewidencyjny, ponieważ liczone są w oparciu o dane zaewidencjonowane na kontach księgowych.
Najważniejszym źródłem informacji jest sprawozdanie finansowe. Do jego sporządzania zobowiązane są podmioty prowadzące księgi rachunkowe. Zgodnie z Art. 45 Ustawy o Rachunkowości sprawozdanie finansowe składa się z trzech elementów:
Bilansu,
Rachunku Zysków i Strat,
Informacji dodatkowej.
Ponadto podmioty wymienione w art. 64 ust 1 Ustawy o Rachunkowości i (np. spółki akcyjne), podlegające corocznemu badaniu, zobowiązane są do sporządzania:
Zestawienia zmian w kapitale własnym,
Rachunku przepływów pieniężnych.
Funkcja Zestawienia Księgowe udostępnia użytkownikowi narzędzia pozwalające na budowanie w/w sprawozdań oraz różnego rodzaju raportów wewnętrznych niezbędnych w analizie sytuacji majątkowej i finansowej firmy.
Zestawienia księgowe udostępniono z poziomu Księgowość/ Zestawienia księgowe.
Uwaga
Ręczne modyfikacje w wykreowanym automatycznie planie kont wymagają od użytkownika uaktualnienia zestawień księgowych oraz zestawień dla deklaracji dochodowych.
Po wejściu do opcji Zestawienia księgowe widoczne są dwie zakładki: [Ogólne], [Systemowe].
Wzorce zestawień zakładane są przez program automatycznie, przy tworzeniu nowej bazy danych lub dodawane przez użytkownika z poziomu listy zestawień księgowych. Wybór w oknie Kreatora konfiguracji parametrów firmy w polu Rodzaj podatnika opcji Jednostka mikro.
Jego zaznaczenie powoduje wygenerowanie uproszonych zestawień o symbolu BILANS MIKRO[2] i RZiS. Jeśli zaznaczone są Koszty „4” i dowolny Rach. zysków i strat to tworzy się RZiS z podpiętymi kontami „4”. Jeśli zaznaczone są Koszty „5” i dowolny Rach. zysków i strat to tworzy się RZiS z pustymi definicjami. Jeśli zaznaczone są Koszty „4” lub „5” ale nie zaznaczony jest Rach. zysków i strat to nie tworzy się RZiS w wersji dla jednostek mikro.
Wybór w oknie Kreatora konfiguracji parametrów firmy polu Rodzaj podatnika opcji Jednostka mała powoduje wygenerowanie zestawień o symbolu. BILANS MAŁY[2], R Z/S – pm[2], R Z/S – km[2].
Wybór w oknie Kreatora konfiguracji parametrów firmy w polu Rodzaj podatnika opcji Jednostka duża powoduje wygenerowanie zestawień dla jednostek dużych innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji.
Wybór w oknie Kreatora konfiguracji parametrów firmy w polu Typ podmiotu opcji Organizacja pozarządowa powoduje wygenerowanie zestawień dla organizacji pozarządowych o symbolu BILANS_OP oraz RZiS_OP.
Uwaga
Użytkownik podczas konfigurowania nowej bazy firmowej nie ma możliwości zaznaczenia obydwu parametrów. Po wskazaniu jednego z nich, drugi jest wyszarzany. Nie zaznaczenie żadnego z nich skutkuje wygenerowaniem zestawień dla jednostek dużych innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji.
Uwaga
Zestawienie o symbolu KAPITAŁ WŁASNY DUŻY generowane jest dla każdego rodzaju działalności.
Z poziomu listy zestawień księgowych w pasku głównym dostępna jest sekcja Raporty wraz z dwoma przyciskami: oraz . Raporty wygenerują się dla zestawień, które mają zdefiniowane kolumny. Jeżeli w zestawieniu nie zdefiniowano kolumn to podczas próby wygenerowania raportu pojawia się komunikat: Brakuje zdefiniowanych kolumn w zestawieniu: [symbol zestawienia] i raport nie jest generowany.
Po wybraniu opcji Konta podpięte generowany jest dla wskazanego zestawienia raport Lista kont podpiętych do zestawienia [symbol zestawienia] w okresie obrachunkowym [symbol okresu obrachunkowego]. Raport zawiera informacje o tym, jakie konta z bieżącego okresu obrachunkowego zostały podpięte do wskazanego zestawienia księgowego w danej pozycji oraz jaką funkcją. Jeżeli na formularzu konta zaznaczono parametr Konto nieaktywne to jest ono wyświetlane w raporcie w kolorze szarym.
Lista kont podpiętych do zestawienia
Uwaga
Raport zostanie wygenerowany pomimo błędu składni pozycji (np. w pozycji wpisano @ObrotyWn bez wskazania konkretnego konta księgowego).
Istnieje możliwość wydrukowania bieżącego widoku listy kont podpiętych do zestawienia.
Po wybraniu opcji Konta niepodpięte generowany jest dla wskazanego zestawienia raport Lista kont niepodpiętych do zestawienia [symbol zestawienia] w okresie obrachunkowym [symbol okresu obrachunkowego]. Raport zawiera informacje o tym, jakie konta z bieżącego okresu obrachunkowego nie zostały podpięte do wskazanego zestawienia księgowego w zależności od typu zestawienia oraz ustawienia parametru Weryfikuj konta.
Po wskazaniu na liście zestawienia o typie ustawionym w nagłówku zestawienia jako: Bilans, Rachunek zysków i strat (różne rodzaje), zestawienia systemowego CIT-8 lub PIT-36 pojawia się okno Konta niepodpięte do zestawienia [symbol zestawienia] na którym użytkownik ma możliwość zaznaczenia dla parametru Weryfikuj konta opcji:
Wszystkie – wykazywane są wszystkie konta z planu kont, których nie uwzględniono we wskazanym zestawieniu. W przypadku zestawienia o typie Bilans odznaczenie parametru powoduje wykazanie kont o typie: Aktywa, Pasywa oraz Aktywa-pasywa, których nie uwzględniono we wskazanym zestawieniu.
Koszty 4 – opcja niedostępna dla zestawienia o typie: Bilans. Opcja domyślnie zaznaczona dla zestawienia o typie Rachunek zysków i strat,Rachunek zysków i strat – porównawczy, zestawienia systemowego CIT-8 oraz PIT-36. Zaznaczenie „4” weryfikuje konta kosztowe „4” oraz pokazuje inne konta kosztowe np. „7”, nie uwzględnia natomiast kont kosztowych „5” i pokazuje wszystkie konta o typie: Przychody oraz Przychody-koszty. Istnieje możliwość zaznaczenia równocześnie parametru Koszty 5.
Koszty 5 – opcja niedostępna dla zestawienia o typie: Opcja domyślnie zaznaczona dla zestawienia o typie Rachunek zysków i strat – kalkulacyjny. Zaznaczenie „5” weryfikuje konta kosztowe „5” oraz pokazuje inne konta kosztowe np. „7”, nie uwzględnia natomiast kont kosztowych „4” i pokazuje wszystkie konta o typie: Przychody oraz Przychody-koszty. Istnieje możliwość zaznaczenia równocześnie parametru Koszty 4.
Po wskazaniu na liście zestawienia o typie Zmiany w kapitale, Przepływy pieniężne lub zestawienia użytkownika o niesprecyzowanym typie, w raporcie wykazywane są wszystkie konta z planu kont, których nie uwzględniono we wskazanym zestawieniu.
Raport kont niepodpiętych nie uwzględnia kont na formularzu których zaznaczono parametr Konto nieaktywne.
Lista kont niepodpiętych do zestawienia
Uwaga
Raport zostanie wygenerowany pomimo błędu składni pozycji (np. w pozycji wpisano @ObrotyWn bez wskazania konkretnego konta księgowego).
Istnieje możliwość wydrukowania bieżącego widoku listy kont niepodpiętych do zestawienia.
Pozwala na definiowanie nagłówków kolumn zestawienia.
Dodawanie nagłówków odbywa się za pomocą ikony Dodaj lub <INSERT>. Oprócz nazwy, kolumnie należy przypisać jeden z pięciu dostępnych okresów tj.:
Bilans otwarcia – tego rodzaju kolumna wykorzystywana jest na ogół w zestawieniu bilans. Uaktywnia się tylko wtedy, gdy poszczególnym pozycjom zestawienia podpięto konta księgowe wg funkcji: Saldo Wn, Saldo Ma, Persaldo.
Bieżący miesiąc – sposób liczenia uzależniony jest od zastosowanych w definicji funkcji księgowych. Podpięcie kont wg sald, zgodnie z filozofią salda, spowoduje wyliczanie wartości narastająco od początku okresu obrachunkowego z uwzględnieniem salda na BO. Podpięcie kont wg obrotów umożliwi wyliczenie wartości w oparciu o zapisy miesiąca bieżącego.
Poprzedni miesiąc – podpięcie kont wg obrotów spowoduje wyliczenie wartości tylko za miesiąc poprzedni. W przypadku przypisania kont wg sald pod uwagę będą brane zapisy księgowe od początku okresu obrachunkowego do ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc bieżący, włącznie z BO.
Bieżący okres – to inaczej bieżący okres obrachunkowy. Jego zadeklarowanie spowoduje uwzględnienie wszystkich zapisów bieżącego okresu obrachunkowego.
Poprzedni okres – wybranie tej opcji pozwoli na uwzględnienie wszystkich zapisów z poprzedniego okresu obrachunkowego.
Inny – wybierając okres Inny użytkownik ma możliwość zadeklarowania dowolnego zakresu dat.
Dotyczy wersji: 2019.3.1
Uwaga
Wartości z kolumn: Bilans otwarcia, Bieżący okres oraz Poprzedni okres przenoszone są do aplikacji Comarch e-Sprawozdania w przypadku wybrania współpracy z programem Comarch ERP Optima.
Tylko w przypadku okresu Inny należy wpisać okres, za jaki mają być liczone pozycje zestawienia. W przypadku pozostałych okresów nie ma takiej potrzeby. Należy pamiętać, że jeżeli ustawimy jako kolumnę okres Inny i ten okres będzie obejmował swym „zakresem dat” więcej niż jeden okres obrachunkowy, to wynik zestawienia zwróci wartość dla pierwszego okresu (nie zsumuje wyników okresów).
Istnieje możliwość zmiany kolejności kolumn metodą „przeciągnij i upuść”. W oknie Wyniki zestawienia kolumny wyświetlane są w kolejności ustawionej na zakładce [Kolumny].
Formularz nagłówka zestawienia- zakładka Kolumny
Uwaga
Ze względu na maksymalną długość okresu obrachunkowego, którą dopuszcza ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, poszczególnym zestawieniom można przypisać maksymalnie 23 kolumny.
Zakładka Systemowe
W zależności od formy prawnej i rozmiarów prowadzonej działalności użytkownicy co miesiąc zobowiązani są do rozliczania się z podatku dochodowego. Zakładka [Systemowe] zawiera zestawienia pomocnicze: PIT-36 oraz CIT-8 i CIT-8_2018, których zdefiniowanie jest niezbędne do wyliczenia zaliczki.
Modyfikacja wyrażenia arytmetycznego
Wyrażenie arytmetyczne, związane z daną pozycją zestawienia, można dowolnie korygować oraz kasować.
Korektę można utworzyć z dwóch miejsc - z poziomu formatki Pozycja zestawienia (w polu Kwota) oraz z poziomu Wizarda Definicja kwoty. Z poziomu formatki Pozycja zestawienia ingerencja w definicję wyrażenia jest możliwa pod warunkiem, że użytkownik zapoznał się z językiem konstruktora. Użytkownicy mniej wprawni powinni dokonywać korekt na poziomie Wizarda wykorzystując do tego celu mechanizm usuwania wyrażenia - przycisk Czyszczenie(„gumka”) oraz mechanizmy ponownego wprowadzania wyrażenia.
Uwaga
Częściową korektę wyrażenia udostępniono tylko na poziomie formatki wyjściowej Pozycja zestawienia, w polu Kwota. Na poziomie Wizarda Definicja Kwoty przycisk Czyszczenie („gumka”) usuwa wszystkie elementy wyrażenia.
Formularz nagłówka zestawienia - zakładka [Ogólne] zawiera pola:
Symbol – symbol zestawienia.
Nazwa – nazwa zestawienia.
Opis – dodatkowy opis zestawienia.
Uwzględniać zapisy w buforze – zaznaczenie tej pozycji powoduje liczenie pozycji zestawienia w oparciu o wszystkie zapisy księgowe zatwierdzone oraz znajdujące się w buforze (pozycję zaznacza się kliknięciem lewym klawiszem myszy).
Schemat numeracji – określa system numeracji pozycji zestawienia, czyli jak numerować kolejne segmenty zestawienia.
Gałęziom zestawienia jednego poziomu można nadać numer wg cyfr arabskich, dużych cyfr rzymskich, małych cyfr rzymskich, dużych liter, małych liter lub mogą być nie numerowane.
Dotyczy wersji: 2019.2.1
Rodzaj podatnika – istnieje możliwość wyboru: Jednostka duża, Jednostka mała, Jednostka mikro, Organizacja pozarządowa.
Typ zestawienia - istnieje możliwość wyboru: Bilans, Rachunek zysków i strat – porównawczy, Rachunek zysków i strat – kalkulacyjny, Zmiany w kapitale, Przepływy pieniężne – metoda bezpośrednia, Przepływy pieniężne – metoda pośrednia, Rachunek zysków i strat.
Uwaga
Uzupełnienie pola Rodzaj podatnika wymusza uzupełnienie pola Typ zestawienia i odwrotnie.
Stempel – informacje o założeniu zestawienia - operator, data oraz o modyfikacji – operator, data.
Nieaktywne – po zaznaczeniu parametru zestawienie widnieje na liście w kolorze szarym pod warunkiem wskazania w filtrze opcji Pokazuj nieaktywne.
Dotyczy wersji: 2019.2.1
Przycisk Aktualizuj słownik sprawozdań finansowych na pozycjach zestawienia jest aktywny jeżeli określono Rodzaj podatnika oraz Typ zestawienia. Przycisk umożliwia automatyczne przypisanie do pozycji zestawienia księgowego odpowiednich symboli pozycji e-Sprawozdania.
Po naciśnięciu przycisku pojawia się komunikat: Czy chcesz opisać pozycje zestawienia księgowego numerami zgodnymi ze wzorami e-Sprawozdań? Po wykonaniu funkcji zostaniesz przekierowany na listę pozycji zestawienia w celu zweryfikowania poprawności przypisanych pozycji. Zaakceptowanie komunikatu powoduje przypisanie do poszczególnych pozycji zestawienia elementów e-Sprawozdania oraz przeniesienie użytkownika na listę pozycji zestawienia w celu zweryfikowania poprawności przypisanych pozycji. Wybór opcji Nie powoduje przeniesienie użytkownika na formularz nagłówka zestawienia księgowego.
Uwaga
Opisanie pozycji zestawienia księgowego numerami zgodnymi ze wzorami e-Sprawozdań następuje po numerze pozycji. Ze względu na to, iż użytkownik ma możliwość modyfikacji zestawienia księgowego poprzez dodawanie nowych lub usuwanie istniejących pozycji, po uruchomieniu funkcji musi zweryfikować poprawność przypisanych pozycji e-Sprawozdania. Może do tego wykorzystać kolumnę Pozycja Sprawozdania Finansowego widoczną na liście pozycji zestawienia i porównać nazwę pozycji zestawienia księgowego z nazwą pozycji e-Sprawozdania. Istnieje możliwość usunięcia automatycznie przypisanego symbolu pozycji e-Sprawozdania Finansowego.
Jeżeli jako Typ zestawienia użytkownik wskaże Zmiany w kapitale, Przepływy pieniężne – metoda bezpośrednia lub Przepływy pieniężne – metoda pośrednia i dowolny Rodzaj podatnika to na pozycjach zestawienia księgowego podepnie się słownik dla jednostki dużej.
Dzienniki
Formularz zapisu księgowego
Formularz zapisu księgowego jest otwierany z opcji Księgowość/ Dzienniki przez naciśnięcie przycisku:
Dodaj lub klawisza <INSERT>. Formularz zapisu księgowego
Uwaga
Należy pamiętać o tym, że dodawanie nowych zapisów jest możliwe jedynie w obrębie konkretnego dziennika i należy zdecydować, czy zapis ma być umieszczony w buforze czy od razu ma być zatwierdzony.
Uwaga
Przy dodawaniu zapisów należy pamiętać o tym, że zapisy mogą być wprowadzane jako zatwierdzone tylko w okresie, w którym nie ma zapisów na poziomie bufora. W przeciwnym przypadku pojawi się komunikat: Nie można księgować „na czysto” w okresie, w którym występują zapisy w buforze.
Uwaga
W celu zachowania numeracji chronologicznej w Księdze Głównej oraz braku funkcji renumeracji zapisów zatwierdzonych (ograniczenie to wynika z nienaruszalności numeru dziennika dla zapisów zatwierdzonych zgodnie z Ustawą o rachunkowości) należy pamiętać o tym, że nie można wprowadzić zapisu z datą wcześniejszą od ostatniego zapisu na czysto (zatwierdzonego).
Zapis księgowy składa standardowo się z zakładki [Ogólne] oraz [Dokumenty].Zakładka [Ogólne]
Na zakładce [Ogólne] wypełniane są informacje na temat Numeru Dziennika (Księgi Głównej), na temat numeru w Dzienniku Cząstkowym oraz Identyfikatora Księgowego. Wszystkie te numery są nadawane przez program automatycznie i dlatego przy wprowadzaniu dokumentu w polu numer mamy AUTO, przy ponownym wejściu w tym miejscu pojawi się kolejny numer w obrębie dziennika oraz identyfikator księgowy.
Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.
Kolejne pole na formularzu przeznaczone jest na numer dokumentu źródłowego, na podstawie którego dokonywany jest zapis.
Dalej mamy miejsce na wprowadzenie dat związanych z zapisem:
Data księgowania
Data operacji
Data wystawienia.
Następne informacje, które użytkownik wprowadza, związane są z Kontrahentem oraz Kategorią. Zarówno jedna jak i druga informacja może zostać pobrana z listy, która jest tworzona przez użytkownika w trakcie pracy w programie.
Na formularzu mamy również podsumowania poszczególnych stron Kwota Dt i Ct.
Występuje również parametr Korekta do podatku dochodowego służący do oznaczenia zapisu jako korekta podatku dochodowego. Parametr dotyczy korekty podatku dochodowego obowiązującej do 31 grudnia 2015 r. Po wybraniu opcji Miesiąc data dokumentu ustawiana jest na koniec miesiąca, za który dodajemy dany dokument, po wyborze Kwartał sprawdzany jest miesiąc i ustawiany ostatni dzień kwartału, w którym dany dokument się znajduje. Korektę należy wprowadzić z ostatnim dniem miesiąca/kwartału aby zbierała wszystkie dokumenty zakwalifikowane do korekty za ten miesiąc/kwartał. Po zaznaczeniu parametru pojawi się kolejna zakładka [Dokumenty do korekty] z możliwością ręcznego lub automatycznego wyboru dokumentów.
Uwaga
Jeżeli data księgowania jest późniejsza niż 31.12.2015 r., to użytkownik ma możliwość dokonania tylko ponownej korekty w przypadku uregulowania skorygowanych wcześniej zobowiązań.
Bardzo ważnymi informacjami na formularzu zapisu są Kody Operatorów, którzy zapis wprowadzili i zmodyfikowali, pozwalają one na zidentyfikowanie operatora wprowadzającego zapis.
W celu wprowadzenia kolejnych pozycji zapisu księgowego należy nacisnąć przycisk Dodaj lub klawisz <INSERT> na otwartym formularzu. Przy dodawaniu kolejnych pozycji w pierwszej kolejności należy wprowadzić kategorie, która może zostać pobrana z listy wprowadzonej do programu po naciśnięciu prawego przycisku myszy. Po wyborze kategorii pole Opis wypełnia się automatycznie. Użytkownik ma możliwość przejścia przez pole Kategoria ipozostawienia go pustego. Służy do tego klawisz <TAB>, kursor przechodzi w kolejne pole, gdzie operator ma możliwość wprowadzenia dowolnego opisu. Następny krok to wprowadzenie kont po stronie Debet i Credit. Wyboru konta można dokonać z Planu Kont po naciśnięciu prawego przycisku myszy w polu Konto Dt lub Konto Ct. Ostatni krok wykonywany przez użytkownika, to wprowadzenie Kwoty.
Obok znajduję się przycisk , który pozwala na Dodanie pozycji zapisu przez formularz. Po wybraniu konta walutowego symbol waluty podmienia się na walutę konta oraz pojawiają się pola dotyczące typu kursu oraz notowania waluty.
Dodawanie zapisu księgowego na konto walutowe
Opcja Dodanie pozycji zapisu przez formularz umożliwia użytkownikowi również generowanie płatności w Preliminarzu Płatności podczas wprowadzania zapisów bezpośrednio w dziennikach księgowych.
Aby skorzystać z takiej możliwości, w pierwszej kolejności powinno zostać zaznaczone pole Generowanie płatności dla ręcznych księgowań na kontach rozrachunkowych znajdujące się w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa.
Następnie na formularzu pozycji zapisu księgowego należy:
wybrać kontrahenta, dla którego zostanie wygenerowana płatność w Preliminarzu,
zaznaczyć pole Generowanie płatności,
oraz określić formę płatności i przewidywany termin realizacji płatności.
Tak utworzony zapis księgowy znajdzie odzwierciedlenie nie tylko na koncie księgowym kontrahenta, ale również w Preliminarzu Płatności, gdzie prowadzone są rozrachunki z kontrahentami.
Uwaga
Na formularzu pozycji dekretu parametr Generowanie płatności jest nieaktywny jeśli nie wybrano w polu Konto Wn i/lub Konto Ma konta rozrachunkowego.
Aby na ręcznie wprowadzanych dekretach pole Generowanie płatności było automatycznie zaznaczane, należy zaznaczyć parametr Automatycznie zaznaczaj Generowanie płatności (Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa).
Dodawanie zapisu księgowego z generowaniem płatności
Możliwe jest również generowanie płatności do zapisów księgowych powstałych z księgowania schematem księgowym. W tym celu w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa powinien zostać zaznaczony parametr Generowanie płatności dla pozycji zapisu księgowego powstałego z księgowania schematem. Na zapisach księgowych powstałych na skutek księgowania schematem na utworzonych pozycjach jak i podczas rozbudowywania dekretu o kolejne pozycje widoczny jest parametr Generowanie płatności.
W modułach Księga Handlowa i Księga Handlowa Plus istnieje możliwość parowania ze sobą dekretów na kontach rozrachunkowych.
Na formatce dekretu odpowiada za to sekcja Rozrachunek. Zawiera ona następujące informacje:
Parametr: Rozrachunek.
Termin – termin rozrachunku.
Kwota do rozrachowania – wyliczana kwota do rozrachowania dla danego dekretu.
Parametr: Bez rozliczenia w K/B (widoczny jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki) umożliwia rozrachowanie na kontach księgowych bez generowania automatycznego rozliczenia w module Kasa/Bank. Analogicznie jeżeli następuje rozliczenie dokumentów w module Kasa/Bank to nie następuje rozrachowanie odpowiadających im dekretów na kontach księgowych. Parametr jest zaznaczony automatycznie w sytuacji gdy konto wybrane na dekrecie ma na swoim formularzu w planie kont zaznaczony parametr Rozrachunek bez rozliczenia w K/B. Parametr podlega edycji. Parametr można zaznaczyć pod warunkiem, że na dekrecie zaznaczony jest parametr Rozrachunek.
Stan rozrach. – stan rozrachunku. Zaznaczony parametr Rozrachunek może przyjmować trzy wartości: Nierozrachowany, Częściowo rozrachowany lub Rozrachowany. Jeżeli parametr jest odznaczony – Nie podlega rozrachowaniu.
Sekcja ta jest zawsze widoczna, ale gdy nie wybrano konta rozrachunkowego parametr Rozrachunek jest wyszarzany i nie można go zaznaczyć.
Aby przy wprowadzaniu dekretu, po wybraniu konta rozrachunkowego, parametr Rozrachunek był zaznaczany automatycznie, z poziomu Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa należy zaznaczyć parametr Automatycznie zaznaczaj Rozrachunek dla ręcznych księgowań na kontach rozrachunkowych. Jeżeli parametr w konfiguracji będzie odznaczony, parametr Rozrachunek nie będzie automatycznie zaznaczany.
Szukaj lub kombinacja klawiszy <CTRL>+<F> – przycisk umożliwia przeszukiwanie poszczególnych dekretów w obrębie polecenia księgowania. Dzięki tej funkcjonalności po wygenerowaniu PK, które posiada wiele pozycji łatwo, można odnaleźć dekret zawierający określony ciąg znaków. Za pomocą przycisku uruchamiane jest dodatkowe pole wyszukiwania na dokumencie.
Po wpisaniu ciągu znaków w polu klawisz <ENTER> lub przycisk Znajdź rozpoczynają przeszukiwanie.
Dla wszystkich dekretów z zaznaczonym parametrem Rozrachunek, na pozycji zapisu księgowego oprócz zakładki [Ogólne] widoczne są również zakładki: [Rozrachunki] oraz [Dokumenty]. Zakładki te są widoczne zarówno na dekretach w buforze, jak i na dekretach zatwierdzonych.
Zakładka Rozrachunki na formatce dekretu
Na zakładce [Rozrachunki] widoczne są wszystkie zapisy rozrachowujące dany dekret.
Na formatce działają następujące przyciski:
Otwórz (a także podwójne kliknięcie lewym przyciskiem myszy lub klawisz <ENTER>) umożliwia podgląd danej pozycji na liście – pojawia się formatka dekretu, w trybie tylko do odczytu.
Dodaj (lub klawisz <INSERT>) – wywołuje listę nierozrachowanych dekretów danego, wybranego na dekrecie, konta rozrachunkowego (lista ta jest również dostępna z poziomu Księgowość/ Rozrachunki/ zakładka [Nierozrachowane]).
W przypadku dekretów całkowicie rozrachowanych ikona jest nieaktywna.
Usuń (lub klawisz <DELETE>) usuwa rozrachunek.
Uwaga
Usunięcie rozrachunku z poziomu formularza dekretu powoduje usunięcie powiązanych z nim dekretów różnicy kursowej i kompensaty pomimo zamknięcia okna dokumentu PK bez zapisywania zmian.
Zakładka Dokumenty na formatce dekretu
Na zakładce [Dokumenty] pokazywane są wszystkie dokumenty powiązane z danym rozrachunkiem. Można podglądnąć nagłówek drugiego dokumentu PK, RK i KOMP.
Na pozycji dekretu różnicy kursowej i dekretu kompensaty pokazywane jest powiązanie z nagłówkami dekretów rozrachowanych. Jeżeli zapis księgowy różnicy kursowej i/lub zapis księgowy kompensaty powstanie po zaksięgowaniu tych dokumentów z poziomu modułu Kasa/Bank i posiada kilka pozycji to każda z tych pozycji ma widoczne powiązanie z dekretami rozrachunku głównego.
Na formatce działa przycisk , umożliwiający podgląd danej pozycji na liście – pojawia się formatka polecenia księgowania, w trybie tylko do odczytu.
Zakładka [Dokumenty] na formularzu polecenia księgowania
W celu ułatwienia kontroli księgowań schematami księgowymi na formularzu dekretu księgowego dostępna jest druga zakładka – [Dokumenty]. Jest ona widoczna tylko wtedy, jeśli zapis powstał przez zaksięgowanie schematem księgowym dowolnego dokumentu źródłowego. Zakładka składa się z następujących kolumn:
Typ – zawiera informację o tym, jakim typem schematu został zaksięgowany dokument źródłowy, np. Faktury Sprzedaży, Rejestr Zakupów VAT,
Numer – numer dokumentu źródłowego,
Data – data dokumentu źródłowego,
Kwota – kwota dokumentu źródłowego.
Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Zapisuj automatycznie zapis księgowy bilansujący się to zapisanie pozycji dekretu, który powoduje bilansowanie dokumentu polecenia księgowania skutkuje dodaniem dokumentu PK na liście zapisów księgowych pomimo zamknięcia okna dokumentu PK bez zapisywania zmian. Dokument polecenia księgowania nie jest zapisanywany jeżeli podczas dodawnia kolejnych dekretów nie następuje bilansowanie cząstkowe. Dokument PK jest dodawany jeżeli niezbilansowanie wynika jedynie z kont pozabilnasowych lub wszystkie konta wskazane na dokumencie mają status kont pozabilansowych. Parametr nie wpływa na wprowadzany dekret w sytuacji gdy jest on od razu rozrachowany z poziomu zakładki [Rozrachunki].
Zapisy księgowe - zakładka Dzienniki
Na liście tej użytkownik może znaleźć następujące informacje na temat zapisu: numeru dziennika (Księgi Głównej), numeru w obrębie dzienników cząstkowych, daty księgowania, numeru dokumentu na podstawie, którego dokonano księgowania, kwoty Dt i Ct, identyfikatora księgowego oraz opisu zdarzenia gospodarczego.
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Na liście mamy możliwość wyboru zakresu dat lub daty, z jaką zapisy mają być dodawane lub przeglądane. Możliwość dodawania i przeglądania zapisów istnieje bez względu na sposób ustawienia daty. Opcja dodanie nowego zapisu jest aktywna tylko w obrębie konkretnego dziennika.
Lista zapisów księgowych- Dzienniki
Dodatkowo Użytkownik ma możliwość wyboru czy na liście zapisów mają być uwzględnione tylko zapisy w buforze, zapisy zatwierdzone lub wszystkie zapisy (zarówno z bufora jak i zatwierdzone). Wybór właściwego statusu jest możliwy po rozwinięciu pola Zapisy (strzałka w dół ): .
Wybór dziennika cząstkowego, do którego dodajemy zapisy następuje po wejściu w pole Dziennik i naciśnięciu strzałki w dół : .
Uwaga
Należy pamiętać o tym, że dodawanie nowych zapisów jest możliwe jedynie w obrębie konkretnego dziennika i do bufora.
Uwaga
Jeżeli użytkownik zaznaczy parametr Wymuszaj zatwierdzanie zapisów księgowych w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa, wówczas podczas wprowadzania zapisu do bufora księgowego program sprawdza, czy zapis ten nie jest wcześniejszy od „najmłodszego” zapisu w buforze (lub też czy nie jest późniejszy od „najstarszego” zapisu w buforze) o więcej niż 2 miesiące. W takim wypadku dodawanie dokumentu będzie blokowane.
Uwaga
Przy dodawaniu zapisów należy pamiętać o tym, że zapisy mogą być wprowadzane jako zatwierdzone tylko w okresie, w którym nie ma zapisów na poziomie bufora. W przeciwnym przypadku pojawi się komunikat: Nie można księgować „na czysto” w okresie, w którym występują zapisy w buforze.
Uwaga
W celu zachowania numeracji chronologicznej w Księdze Głównej oraz braku funkcji renumeracji zapisów zatwierdzonych (ograniczenie to wynika z nienaruszalności numeru dziennika dla zapisów zatwierdzonych zgodnie z Ustawą o rachunkowości) należy pamiętać o tym, że nie można wprowadzić zapisu z datą wcześniejszą od ostatniego zapisu na czysto (zatwierdzonego).
Zmień lub klawisze <CTRL>+<ENTER> - przycisk pozwala na podglądnięcie zapisu, który został wcześniej dodany. W przypadku zapisów, które znajdują się na poziomie bufora, użytkownik dodatkowo ma możliwość modyfikowania zapisu księgowego: wartości, konta itd.
Usuń lub klawisz <DELETE> - przycisk pozwala na usunięcie zapisu księgowego, ale tylko w takim przypadku, gdy jest on jeszcze na poziomie bufora. Dla zapisów zatwierdzonych po naciśnięciu przycisku program proponuje wykonanie storna zapisu.
Jeżeli zostanie zaznaczone kilka pozycji, wówczas ikona Usuń lub klawisz <DELETE> uruchamiają seryjne usuwanie dokumentów. Kasowane są wszystkie zaznaczone pozycje pod warunkiem, że znajdują się one w buforze księgowań. Ponadto nie można kasować poleceń księgowania, jeżeli:
Płatności wygenerowane do dekretów zostały rozliczone (wyjątek: jeżeli w Konfiguracji jest zaznaczony parametr Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów, wtedy rozliczanie jest rozpinane, a dekret jest usuwany).
Płatności wygenerowane do dekretów zostały ujęte na dokumentach Noty odsetkowej, Ponaglenia zapłaty lub Potwierdzenia salda z poziomu modułu Kasa/Bank.
Dekret jest powiązany z innym dekretem (księgowanie schematem stowarzyszonym).
Operator posiada zakaz kasowania zapisów w danym dzienniku księgowań oraz zakaz kasowania zapisów księgowych.
Dekret jest wybrany na Potwierdzeniu salda, Ponagleniu zapłaty lub Nocie odsetkowej z poziomu Księgowość/ Rozrachunki.
Uruchomienie operacji seryjnego usuwania dokumentów powoduje wyświetlenie komunikatu: Czy chcesz skasować zaznaczone pozycje? Operacji nie można odwrócić!, który można zaakceptować lub wycofać się z operacji.
Jeżeli w trakcie kasowania wystąpi błąd (np. przy próbie skasowania rozliczonego dokumentu), funkcja przechodzi do kasowania kolejnego zaznaczonego rekordu.
Uwaga
Zapis stornujący zawsze trafia do bufora zapisów księgowych. Dla tego rodzaju dokumentu numer dziennika oraz dziennika cząstkowego ma czerwony kolor wyróżnienia. W celu zatwierdzenia dokumentu należy go przenieść z bufora do zapisów zatwierdzonych.
Księgowanie lub klawisz <F7> – przycisk aktywny tylko w przypadku zapisu w buforze w obrębie danego miesiąca, pozwala on na zatwierdzanie dokumentów.
Renumeracja lub klawisz <F8> – przycisk pozwala na przenumerowanie zapisów z bufora w obrębie danego roku obrachunkowego narastająco lub w ramach poszczególnych miesięcy.
Uwaga
Przycisk renumeracji zapisów jest aktywny tylko dla zapisów w buforze, dziennika <wszystkie> i wybranego roku.
Kwota – pozwala określić zakres kwot wyświetlanych zapisów. Podany przedział kwotowy uwzględnia również wartości zapisów cząstkowych.
Data wystawienia – pozwala określić zakres dat wyświetlanych zapisów.
Na liście zapisów księgowych w menu kontekstowym dostępna jest operacja seryjna Zmień dziennik księgowy.
Zmiana dziennika księgowego
Funkcja umożliwia przenoszenie znajdujących się w buforze zaznaczonych zapisów księgowych do wskazanego przez użytkownika dziennika. Na liście dzienników możliwych do wyboru widoczne są te, do których operator nie posiada zakazu. Jeżeli w filtrze pod listą zapisów księgowych wskazano konkretny dziennik to nie podpowiada się on wśród dzienników możliwych do wyboru. Numer dziennika cząstkowego dla przenoszonych zapisów księgowych nadawany jest zgodnie z numeracją nowo dodawanego zapisu do danego dziennika.
Użytkownik ma możliwość zaznaczenia parametru Nadawać ID księgowy dla ręcznych PK, który powoduje, że przeniesionym zapisom zostanie nadany nowy numer (identyfikator księgowy) według domyślnego schematu Kolejna pozycja/ Rok/ Nazwa dziennika lub po zaznaczeniu odpowiedniego parametru w Konfiguracji według schematu numeracji zdefiniowanego przez użytkownika. Nowy identyfikator nadawany jest tylko dla ręcznych poleceń księgowania lub zapisów księgowych będących wynikiem księgowań okresowych.
Zapisy księgowe - zakładka Konto
Na zapisach księgowych po wybraniu zakładki [Konto] mamy możliwość wprowadzenia numeru konta lub grupy kont i wyświetlenia wszystkich zapisów związanych z danym kontem/grupą. Na liście tej użytkownik ma możliwość podglądania zapisów księgowych. Jeżeli użytkownik korzysta z modułu Księga Handlowa Plus na zakładce [Konto] jest pole Waluta, w którym należy wybrać konkretną walutę lub opcję wszystkie (wówczas kwoty są wyświetlane w PLN). Po wybraniu waluty, w nagłówku kolumny Kwota pojawia się symbol waluty. Dodatkowo jest też tutaj możliwość wyboru, czy chcemy wyświetlać zapisy z bufora lub zatwierdzone. Lista może być zawężona do zapisów z konkretnego dnia lub ze wskazanego przez użytkownika zakresu dat. Istnieje też możliwość wyświetlenia zapisów tylko w obrębie konkretnego dziennika.
Na zakładce [Konto] znajduje się również informacja o saldzie konta księgowego.
Zapisy księgowe dla konta walutowego
Na zakładce [Konto] dostępne są dodatkowe filtry.
Filtr Konto od - Konto do umożliwia wyświetlenie i drukowanie zestawienia ograniczonego do określonego przedziału kont. Określenie pola Do konta oznacza konto, wraz ze wszystkimi jego analitykami.
Filtr Maska umożliwia wyświetlanie zapisów na kontach według kryteriów związanych z numeracją tych kont. Zakres kont charakteryzujących się określoną cechą można określać odwołując się do Planu Kont lub wykorzystując następujące znaki lub ciągi znaków specjalnych przy określaniu maski na numer konta:
* - zastępuje dowolny ciąg znaków, przy czym jego umieszczenie ma sens tylko w części dotyczącej analityk. Przykładowo - wprowadzenie maski 401-* pozwoli na wyfiltrowanie wszystkich analityk związanych z kontem 401.
? – zastępuje dokładnie jeden znak w numerze konta. Przykładowo - chcąc wyświetlić obroty na kontach z grupy 4, które na drugim poziomie analityki mają segment „01” można użyć maski 4??-??-01.
[nm] – znak należy do ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[137]-01 pozwala na wyszukanie wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę 1 lub 3 lub 7, a w ostatnim „01”.
[x-z] – znak zawiera się w zakresie. Przykładowo - 40[1-4]-* oznacza, że interesują nas wszystkie „czwórki”, których ostatni znak w numerze konta syntetycznego to cyfra z przedziału od 1 do 4.
[^nm] – znak nie zawiera się w ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[^137]-01 pozwala na wyszukanie wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę inną niż 1, 3 lub 7, z subanalityką „01”.
[^x-z] – znak nie należy do przedziału. Przykładowo - 40[^1-4]-* znaczy, że program wyszuka wszystkie konta, których syntetyka rozpoczyna się znakami „40”, a ostatni, w tym przypadku trzeci, jest różny niż cyfry z przydziału od 1 do 4.
Parametr Bez kont określonych w masce pozwala na filtrowanie zapisów z wyłączeniem konkretnych kont. Wpisanie filtra w masce i zaznaczenie tego parametru wykluczy z listy konta odpowiadające masce.
Dekrety bez rozrachunku – pozwala zawęzić listę do zapisów księgowych, na których parametr Rozrachunek nie jest zaznaczony.
Z poziomu okna Zapisy księgowe - zakładka [Konto] Operator ma możliwość seryjnego zaznaczenia/odznaczenia parametru Rozrachunek dla wybranych dekretów księgowych poprzez wybór opcji z menu kontekstowego Zaznacz rozrachunek/Odznacz rozrachunek.
Zapisy księgowe- Scenariusze
Scenariusze: Jak dodać nowy zapis księgowy?
Aby dodać nowy zapis księgowy:
Otwieramy listę zapisów księgowych z menu głównego przez wybór Księgowość/ Dzienniki.
Wybieramy, czy dany zapis ma trafić do bufora czy ma zostać dodany jako zatwierdzony. Następnie wybieramy dziennik, w którym zapis ma być umieszczony.
Następnie naciskamy przycisk Dodaj lub klawisz <INSERT>, co powoduje otwarcie formularza zapisu księgowego.
Kolejny krok to wprowadzenie na formularz zapisu informacji takich jak: numer dokumentu, data księgowania, data operacji, data wystawienia, kontrahent, kategoria.
Następnie wprowadzamy pozycje na formularzu przez naciśnięcie Dodaj lub klawisz <INSERT>.
Przy włączonej obsłudze kont walutowych informacje dla konkretnej pozycji zapisu księgowego wypełniamy na formularzu, który pojawi się po naciśnięciu przycisku i wybraniu opcji Dodanie pozycji zapisu przez formularz lub po użyciu kombinacji – klawiszy <SHIFT>+<INSERT>.
Po wprowadzeniu pozycji na formularzu należy go zapisać, klikając przycisk Zapisz zmiany , klawisze <CTRL>+<ENTER> lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub wcisnąć klawisz <ESC>.
Uwaga
Zaznaczenie w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa parametru Zapisuj automatycznie zapis księgowy bilansujący się sprawia, że zapisanie pozycji dekretu, który powoduje bilansowanie dokumentu polecenia księgowania skutkuje dodaniem dokumentu PK na liście zapisów księgowych pomimo zamknięcia okna dokumentu PK bez zapisywania zmian. Dokument polecenia księgowania nie zostanie zapisany jeżeli podczas dodawania kolejnych dekretów nie nastąpi bilansowanie cząstkowe. Dokument PK zostanie dodany jeżeli niezbilansowanie wynika jedynie z kont pozabilansowych lub wszystkie konta wskazane na dokumencie mają status kont pozabilansowych. Parametr nie wpływa na wprowadzany dekret w sytuacji gdy jest on od razu rozrachowany z poziomu zakładki [Rozrachunki].
Scenariusze: Jak przenieść zapis z bufora do dziennika – zatwierdzić zapis?
Aby przenieść zapis z bufora do dziennika, należy:
Otworzyć listę zapisów w buforze wybierając z menu: Księgowość/ Dzienniki.
Wybrać zakładkę [Dziennik].
Wybrać listę zapisów w buforze.
Wybrać zapisy za dzień lub za miesiąc i określić odpowiednią datę dla zapisów.
Zaznaczyć dokumenty, które mają być zatwierdzone do Księgi Głównej, przez ustawienie się na danym zapisie i naciśnięciu klawisza <SPACJA> lub naciśnięciu prawego klawisza myszy i wybraniu opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie.
Nacisnąć przycisk lub klawisz <F7>, który odpowiada za zatwierdzenie zaznaczonych dokumentów do dziennika.
Scenariusze: Jak usunąć zapis z bufora?
Aby usunąć zapis z bufora, należy:
Otworzyć listę zapisów księgowych wybierając z menu: Księgowość/ Dzienniki.
Odszukać zapis na liście w buforze i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
Kliknąć przycisk Usuń lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
Program wyświetli pytanie: „Czy chcesz skasować podświetlony rekord?”. Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.
Uwaga
Program pozwala na kasowanie wyłącznie zapisów będących w buforze. Zapisy zatwierdzone nie podlegają kasowaniu – zapis taki można jedynie wystornować. W przypadku skasowania zapisu, będącego efektem księgowania z ewidencji pomocniczej, po jego skasowaniu z zapisów źródłowych zostaje usunięty wskaźnik zaksięgowania.
Scenariusze: Jak uporządkować zapisy chronologicznie?
Aby przenumerować zapisy w księdze, należy:
Otworzyć listę zapisów w dzienniku wybierając z menu: Księgowość/ Dzienniki.
Wybrać zapisy Wszystkie.
Wybrać listę zapisów w buforze.
Zaznaczyć zapisy Za rok i wybrać rok, w którym chcemy przenumerować dziennik.
Po wyświetleniu zapisów Dziennika w celu przenumerowania należy nacisnąć przycisk lub klawisz <F8>.
Uwaga
W przypadku, gdy zapisy nie były wprowadzane do bufora chronologicznie, w momencie przeksięgowywania do dziennika są automatycznie numerowane wg dat.
Scenariusze: Jak wykonać storno zapisu zatwierdzonego?
Aby wykonać storno zapisu księgowego zatwierdzonego należy:
Otworzyć listę zapisów w dzienniku wybierając z menu: Księgowość / Dzienniki.
Wybrać Dziennik.
Wybrać listę zapisów zatwierdzonych.
Odszukać zapis księgowy zatwierdzony i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
Kliknąć przycisk Usuń lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
Comarch ERP Optima wykonuje tzw. storno czerwone i kieruje się następującymi zasadami:
Storno jest całkowite. Oznacza to, że wszystkie pozycje zapisu księgowego powinny zostać automatycznie wystornowane.
Użytkownik ma możliwość wskazania, pod jaką datą ma zostać zaksięgowany zapis stornujący, a to oznacza, że jest generowany odrębny zapis zawierający tylko dekrety stornujące (dekrety ze znakiem minus).
Oprócz zapytania o datę księgowania istnieje możliwość zmiany nr dokumentu, jak również korekta pola Opis.
Zapis stornowany nie ulega zmianie.
Po wprowadzeniu pozycji na formularzu zapisu stornującego należy go zapisać, klikając przycisk Zapiszzmiany, kombinację klawiszy <CTRL>+<ENTER> lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian należy kliknąć przycisk Anuluj lub klawisz <ESC>.
Scenariusze: Jak rozrachować dekrety z poziomu zakładki Rozrachunki?
Aby rozrachować dekrety z poziomu zakładki [Rozrachunki], należy:
Otworzyć listę zapisów w dzienniku wybierając z menu: Księgowość/ Dzienniki.
Otworzyć formatkę danego zapisu.
Na formatce pozycji zapisu księgowego przejść na zakładkę [Rozrachunki].
Ikona (lub klawisz <INSERT>) na zakładce [Rozrachunki] wywołuje listę nierozrachowanych dekretów danego konta rozrachunkowego. Lista jest zawężona tylko do tych zapisów, które mogą zostać rozrachowane z danym dekretem.
Uwaga
Jeżeli w momencie próby dokonania rozrachunku dokument PK jest niezbilansowany to po kliknięciu w ikonę plusa pojawia się komunikat: Nie można dokonać rozrachunku. Nie można zapisać dokumentu niezbilansowanego. Kwota niezbilansowana XXXX.
Przycisk Konto oraz pole z numerem konta są wyszarzane. W polu Konto rozrachowujące domyślnie podpowiada się to samo konto. Użytkownik ma możliwość jego zmiany.
Lista jest zawężona do dekretów nierozrachowanych tylko należności (zaznaczony tylko parametr Pozostaje Wn) lub tylko zobowiązań (zaznaczony tylko parametr Pozostaje Ma) w zależności od tego, po której stronie na dekrecie jest konto rozrachunkowe i czy kwota dekretu jest dodatnia czy ujemna:
Konto Wn
Konto Ma
Kwota
Pozostaje Wn
Pozostaje Ma
Tak
>0
Nie
Tak
Tak
<0
Tak
Nie
Tak
>0
Tak
Nie
Tak
<0
Nie
Tak
Aby wybrać dekret/dekrety do rozrachowania, należy zaznaczyć je na liście i kliknąć przycisk .
Obok ikony pioruna służącego do rozrachowania widoczna jest strzałka , a po jej rozwinięciu dwie opcje do wyboru:
Rozrachuj dla jednego konta – powoduje rozrachowanie między zapisami tego samego konta analitycznego,
Rozrachuj dla wielu kont – powoduje, że w pierwszej kolejności następuje rozrachowanie zapisów między tymi samymi kontami analitycznym, a jeśli pozostaną jeszcze dekrety do rozrachowania po stronie Wn i Ma na różne konta to nastąpi dokonanie kompensaty między tymi różnymi analitykami.
Jeżeli do rozrachowania z danym zapisem zaznaczymy kilka dekretów, zostaną one rozrachowane w takiej kolejności, w jakiej są wyświetlane na liście.
Przykład
Chcemy rozrachować dekret PK1 wprowadzony na 1000 zł. Z poziomu drugiej zakładki Rozrachunki ikoną plusa wywołujemy listę dekretów możliwych do rozrachowania z danym zapisem. Zaznaczamy 4 dekrety (PK2, PK3, PK4, PK5) występujące na liście w następującej kolejności:
PK2 - dekret na kwotę 100 zł
PK3 - dekret na kwotę 300 zł
PK4 - dekret na kwotę 800 zł
PK5 - dekret na kwotę 500 zł
Dekrety zostaną rozrachowane w następujący sposób:
PK1 z PK2 – na PK1 pozostaje do rozrachowania 900zł, PK2 zostanie całkowicie rozrachowane
PK1 z PK3 – na PK1 pozostaje do rozrachowania 600zł, PK3 zostanie całkowicie rozrachowane
PK1 z PK4 – PK1 zostanie całkowicie rozrachowane, PK4 zostanie częściowo rozrachowane, kwota pozostająca do rozrachowania to 200 zł
PK1 z PK5 – PK1 jest już całkowicie rozrachowane, więc PK5 już nie zostanie częściowo rozrachowane.
Kasowanie zapisów księgowych z poziomu dokumentu źródłowego
Jednym ze sposób kasowania zapisów znajdujących się dziennikach księgowych jest usunięcie zapisu bezpośrednio z poziomu dziennika. Aby było to możliwe zapisy muszą znajdować się w buforze w bieżącym okresie obrachunkowym. Taki sposób został opisany w podrozdziale scenariuszu Jak usunąć zapis z bufora?
Drugi sposób nie wymaga konieczności wchodzenia do dzienników księgowych. Umożliwia on usunięcie zapisów księgowych z poziomu dokumentów źródłowych, które wcześniej zostały wprowadzone do ewidencji pomocniczych lub zaewidencjonowane w innych modułach. Taka metoda kasowania jest dostępna dla wszystkich zapisów księgowych, które powstały poprzez zaksięgowanie za pomocą schematów księgowych dokumentów źródłowych znajdujących się:
w module Faktury np. Faktury Sprzedaży,
w module Handel np. dokument PZ,
w module Środki Trwałe np. dokument Amortyzacji,
w module Płace i Kadry np. lista płac,
w module Kasa/Bank np. raport kasowy,
w rejestrach VAT oraz ewidencjach dodatkowych,
z poziomu listy deklaracji np. deklaracja PIT-36.
Aby usunąć zapisy księgowe należy podświetlić lub zaznaczyć dokumenty źródłowe, które zostały wcześniej zaksięgowane, a następnie z menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy) wybrać opcję Usuń zapisy księgowe. Po zaakceptowaniu komunikatu: Czy chcesz usunąć zapis księgowy? następuje usunięcie zapisów księgowych ze wskazanych dokumentów.
Podczas usuwania rozrachowanych zapisów księgowych, automatycznie usuwany jest również rozrachunek, pod warunkiem, że dekret nie został uwzględniony na potwierdzeniu salda, ponagleniu zapłaty lub na nocie odsetkowej.
Uwaga
W sytuacji, kiedy podczas księgowania powstają dwa zapisy księgowe (np. podczas księgowania schematem posiadającym schemat stowarzyszony), użycie funkcji Usuń zapisy księgowe spowoduje skasowanie obydwu zapisów księgowych.
Uwaga
Podobnie jak w przypadku kasowania zapisów z poziomu dzienników księgowych, operacja ta będzie możliwa pod warunkiem, że dokument nie został zaksięgowany „na czysto” tzn. znajduje się w buforze księgowym.
Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy na formularzu Operatora na zakładce [Ogólne] nie zaznaczono parametru Prawo do seryjnego usuwania to podczas próby usunięcia zapisów księgowych z zaznaczonych dokumentów pojawia się komunikat: Nie można usunąć elementów. Operator posiada blokadę usuwania seryjnego. Wyłącz zaznaczenie rekordów by usunąć podświetlony rekord. W takim przypadku istnieje możliwość usunięcia zapisu księgowego jedynie z dokumentu podświetlonego.
Zapisy księgowe - Informacje ogólne
Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie. Przez zapis księgowy rozumie się zapis dokonywany na podstawie dowodu księgowego. Każdy zapis księgowy zawiera:
Datę dokonania operacji gospodarczej,
Określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
Zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym, że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,
Kwotę i datę zapisu,
Oznaczenie kont, których dotyczy.
Zapisy w dzienniku i na kontach Księgi Głównej powinny być powiązane w sposób umożliwiający ich sprawdzenie. Użytkownik programu Comarch ERP Optima ma możliwość sprawdzenia numeru dziennika i numeru zapisu w dzienniku cząstkowym.
Numer dziennika – jest to kolejny numer na poziomie Księgi Głównej.
Nr dziennika cząstkowego – jest to numer kolejnego zapisu w obrębie dziennika cząstkowego. Numeracja może być nadawana narastająco w ciągu w roku obrachunkowego (format Dziennik/lp) lub sprawdzana w obrębie danego dziennika cząstkowego w ramach danego miesiąca konkretnego roku kalendarzowego (format Dziennik/rok kalendarzowy/miesiąc/lp).
Program Comarch ERP Optima pozwala na dodawanie tzw. zapisów złożonych. Może to być księgowanie jednej wartości na obie strony konta księgowego lub większej ilości zapisów księgowych ujęte na liście księgowań pod jednym opisem oraz numerem zapisu, charakteryzuje się tym samym numerem dowodu księgowego.
Uwaga
Wartości po obu stronach zapisu księgowego muszą się bilansować. W przypadku gdy zapis księgowy się nie bilansuje uruchamiana jest kontrola, która sprawdza czy niezbilansowanie wynika tylko z kont pozabilansowych i czy konta bilansowe uwzględnione w zapisie się bilansują. Jeśli tak to możliwe jest zatwierdzenie polecenia księgowania. Tylko w przypadku księgowania wyłącznie na konto pozabilansowe użytkownik ma możliwość zaksięgowania kwoty po jednej stronie konta.
Id. Księgowy – jest to unikalny numer nadawany przez program automatycznie:
Podczas „ręcznego” dodawania zapisów w dziennikach księgowych.
Podczas księgowania schematami dokumentów źródłowych np. Z ewidencji dodatkowej.
Na etapie wprowadzania dokumentu do ewidencji pomocniczych np. Faktury do rejestru VAT, a następnie przepisywany na dekrety znajdujące się w dziennikach księgowych w momencie księgowania za pomocą wzorców. Umożliwia to pełne powiązania dokumentu źródłowego z powstałym na jego podstawie zapisie księgowym.
Numer Identyfikator księgowy jest proponowany przez program automatycznie jako numer/ rok/ nazwa dziennika. Istnieje również możliwość zdefiniowania własnego schematu numeracji ID księgowego po zaznaczeniu w Konfiguracji w gałęzi Firma/ Księgowość/ Parametry parametru Definiowalny schemat numeracji ID księgowego. Numeracja ID księgowego może zawierać człony: symbol dokumentu, numer bez zer, numer z zerami, miesiąc, rok kalendarzowy, rok obrachunkowy, dziennik (wymagalny). W Konfiguracji można określić datę, od której program używa definiowalnego schematu numeracji ID księgowego.
Uwaga
Nie jest zalecane dodawanie dzienników księgowych oraz rejestrów VAT o tych samych symbolach. Zastosowanie tego samego symbolu może spowodować niemożność zaksięgowania dokumentów, gdyż numery ID księgowego w dziennikach i rejestrach VAT mogą się na siebie nakładać.
Przykład zapisu księgowego
Lista zapisów księgowych
Lista zapisów księgowych pozwala użytkownikowi programu Comarch ERP Optima na dodawanie nowych zapisów księgowych, jak również na przeglądanie już istniejących.
Zapisy mogą być dodawane tylko do bufora. W przypadku zapisów dodawanych do bufora można je dowolnie modyfikować. Natomiast w przypadku zapisów zatwierdzonych zmiana ich wartości jest możliwa tylko przez storno zapisu.
Uwaga
W celu zachowania numeracji chronologicznej w Księdze Głównej oraz braku funkcji renumeracji zapisów zatwierdzonych (ograniczenie to wynika z nienaruszalności numeru dziennika dla zapisów zatwierdzonych zgodnie z Ustawą o rachunkowości) należy pamiętać o tym, że nie można wprowadzić zapisu z datą wcześniejszą od ostatniego zapisu na czysto (zatwierdzonego).
Wszystkie zapisy księgowe w programie Comarch ERP Optima będą grupowane w dziennikach cząstkowych, które składają się na Księgę Główną. Każdy dziennik jest identyfikowany przez swoją nazwę. Jako przykład dzienników księgowych możemy podać: KASA, BANK, ZAKUP, SPRZEDAŻ. Każdy dziennik może być
przeglądany za pomocą listy dziennej, miesięcznej czy rocznej. Poza dziennikami cząstkowymi możliwe jest przeglądanie całej księgi, zawartości wszystkich dzienników. Nowe dzienniki są dodawane w Start/Konfiguracja firmy/ Księgowość/Dzienniki.
Lista zapisów ma dwie zakładki: [Dzienniki], [Konto].
Korekta podatku dochodowego obowiązująca do 31 grudnia 2015 r.
Jeżeli przedsiębiorca zaksięgował dokument zakupowy w koszty i następnie nie zapłacił tego dokumentu w ciągu 30 dni od terminu płatności bądź też w przypadku terminów płatności dłuższych niż 60 dni w ciągu 90 dni od daty zaksięgowania to przed 1 stycznia 2016 r. musi wykonać korektę kosztów (usunąć ten dokument z kosztów). Jeżeli następnie zapłaci za ten dokument to będzie mógł go ponownie wrzucić w koszty w miesiącu, w którym została dokonana zapłata.
Jeżeli w miesiącu, w którym wykonywana jest korekta kosztów nie ma na tyle kosztów, aby wykonać całość korekty to koszty zmniejszane są do wysokości kosztów z danego miesiąca a pozostająca kwota zwiększa przychody.
Od 1 stycznia 2016 r. uchylono obowiązek pomniejszania kosztów uzyskania przychodu o niezapłacone w terminie wydatki, pozostawiając możliwość ponownej korekty w przypadku uregulowania skorygowanych wcześniej zobowiązań.
Parametr na zapisie księgowym
Na formularzu zapisu księgowego na pierwszej zakładce Ogólne widnieje parametr Korekta do podatku dochodowego służący do oznaczenia zapisu jako korekta podatku dochodowego.
Po wybraniu opcji Miesiąc data dokumentu ustawiana jest na koniec miesiąca, za który dany dokument jest dodawany, po wyborze Kwartał sprawdzany jest miesiąc i ustawiany ostatni dzień kwartału, w którym dany dokument się znajduje. Po zaznaczeniu parametru pojawia się kolejna zakładka [Dokumenty do korekty], na której ikoną pioruna jest możliwość wygenerowania listy dokumentów zakwalifikowanych do korekty.
Uwaga
Wszystkie pola na dokumencie są edytowalne. Po zaznaczeniu parametru Korekta do podatku dochodowego do pola Opis (obok pola Kategoria) przenosi się treść: Korekta podatku dochodowego za m-c/kwartał roku 20XX oraz czyszczone są dane wprowadzonego kontrahenta.
Uwaga
W przypadku uzupełnienia pozycji na zapisie księgowym i późniejszym zaznaczeniu parametru Korekta do podatku dochodowego czyszczone są wszystkie pola. Wartości do tabelki z pozycjami przeniosą się z zakładki [Dokumenty do korekty], z możliwością ich edycji.
Zapis księgowy- zakładka ogólne
Zakładka [Dokumenty do korekty]
Korektę należy wprowadzić z ostatnim dniem miesiąca/kwartału aby zbierała wszystkie dokumenty zakwalifikowane do korekty za ten miesiąc/kwartał.
Zapis księgowy- dokumenty do korekty
Po wejściu na zakładkę [Dokumenty] do korekty jest możliwość wygenerowania listy dokumentów kwalifikujących się do korekty kosztów. W przypadku daty księgowania wcześniejszej niż 01.01.2016 r. pokazują się dokumenty kosztowe:
które są zaksięgowane do pełnej księgowości na konta, mające w planie kont mają zaznaczony parametr Korekta kosztów,
niezapłacone oraz od terminu ich płatności minęło 30 dni, bądź w przypadku kiedy termin płatności jest dłuższy niż 60 dni, to minęło 90 dni od daty księgowania,
które zostały zaksięgowane od 1 stycznie 2013 r.
Oprócz dokumentów wygenerowanych automatycznie jest możliwość również wskazywania dokumentów ręcznie.
Dostępne są na liście standardowe ikony pioruna, plusa, lupki i kosza: - generowanie pozycji. Powoduje wygenerowanie automatycznie listy dokumentów do korekty. Na liście pojawiają się zaksięgowane dokumenty, które zostały zaksięgowane od 1 stycznia 2013 r., a które nie zostały rozliczone w terminie określonym w trzeciej ustawie deregulacyjnej. Jeżeli kwota wynikająca z faktury lub innego dokumentu zostanie zaliczona do kosztów podatkowych przed 1 stycznia 2013 r., wówczas nowe regulacje nie będą miały zastosowania, nawet wtedy, gdy termin płatności przypada w 2013 r.,
Uwaga
W celu wyliczenia korekty kosztów do podatku dochodowego na formularzu konta księgowego, którego zapisy mają być korygowane, na zakładce [Ogólne] musi być zaznaczony parametr Korekta kosztów. Konta księgowe bez zaznaczonego parametru nie będą korygowane.
- dodanie nowej pozycji. Powoduje podniesienie listy Preliminarza płatności z możliwością wyboru niezapłaconego (nierozliczonego) zdarzenia rozchodowego powstałego od dokumentu pierwotnego spełniającego ww. warunki,
Uwaga
Na liście w Preliminarzu płatności można tylko raz wybrać dokument do korekty. W przypadku wyboru dokumentu, który jest już uwzględniony na korekcie pokaże się komunikat: Dokument został już uwzględniony w korekcie.
- podgląd pozycji – odwołanie do dokumentu źródłowego, bez możliwość wprowadzania zmian,
- usunięcie pozycji.
Na liście są dostępne kolumny: Nr dokumentu, Termin (termin płatności), Data, Kwota korekty (zaksięgowana), Opis. Istnieje również możliwość zaznaczenia dokumentów na liście. Pod listą znajduje się pole Opis. Można do niego wpisać ręcznie numery dokumentów zapłaty w przypadku korekty zwiększającej koszty. Do pola Kwota korekty pobierana jest kwota z danego dokumentu kosztowego. W przypadku dokumentów z Rejestru VAT, gdy jest VAT na NIE to brana jest kwota brutto. Jeżeli są odliczenia VAT na TAK to brana jest kwota netto. W przypadku ewidencji dodatkowej kosztów cała kwota z dokumentu. W przypadku faktur zakupu kwota netto, jeżeli dokument nie został przesłany do rejestru VAT. Jeżeli został przesłany to sprawdzane jest czy w rejestrze VAT ma ustawione odliczenia VAT na NIE, czy na TAK i pobierana jest odpowiednia kwota. Zarówno ręcznie dodawane dokumenty jak i generowane automatycznie mają powiązania z dokumentami w bazie i jest sprawdzana ich płatność.
Włączone jest w kolumnie Kwota korekty podsumowanie. Suma zawsze wykazywana jest w PLN. Jeżeli faktura jest w walucie obcej to na zakładce [Dokumenty do korekty] pokazywana jest kwota po przeliczeniu po odpowiednim kursie. W przypadku różnych kursów do VAT i do księgowania na dokumentach w rejestrze VAT pokazywana jest kwota przeliczona po kursie do księgowania. Pole Kwota korekty jest nieedytowalne i niemożliwe do zmiany. Na zapisie Korekta do podatku dochodowego w polu Opis pokazywane są numery dokumentów zapłaty dotyczące dokumentów kosztowych ujętych na korekcie.
Jeżeli data księgowania jest późniejsza niż 31.12.2015 r. to na zakładce widoczny jest parametr Tylko korekta od zapłaconych dokumentów. Parametr jest domyślnie zaznaczony. Zaznaczenie parametru powoduje wyszarzenie ikony plusa, pozwalającej na ręczny wybór dokumentów nierozliczonych kwalifikujących się do korekty zmniejszającej koszty/zwiększającej przychody.
Zaznaczenie/odznaczenie parametru Tylko korekta od zapłaconych dokumentów powoduje wyczyszczenie listy dokumentów zakwalifikowanych do korekty. Po zaznaczeniu/odznaczeniu parametru użytkownik powinien ponownie przeliczyć listę dokumentów do korekty za pomocą ikony pioruna.
Kwalifikowanie kwot do korekty
W tabeli z pozycjami dodaje się pozycja z uzupełnioną tylko kwotą – konta księgowe należy uzupełnić ręcznie. Korekta zawsze jest ze znakiem przeciwnym do sumy dokumentów. Jeśli suma dokumentów na zakładce [Dokumenty do korekty] jest na plus to na zakładkę [Ogólne] podstawia się do pozycji kwota na minus.
Uwaga
Jeżeli dokument został uwzględniony na korekcie kosztów, to nie można dokonywać podziału płatności ani z poziomu dokumentu ani z poziomu preliminarza płatności, ponieważ nie będzie on poprawnie uwzględniany na kolejnych korektach. Jeżeli podział płatności jest konieczny musi być on wykonany przed uwzględnieniem dokumentu na korekcie kosztów z zachowaniem zasady różnych terminów płatności na podzielonych płatnościach.
Jeżeli wartość dokumentów na zakładce [Dokumenty do korekty] przewyższa kwotę kosztów widoczną na tej zakładce, to różnica między sumą dokumentów, a kwotą kosztów zwiększa przychody. Użytkownik w takiej sytuacji ręcznie musi podzielić kwotę korekty i wskazać jaka część powinna trafić w koszty, a jaka w przychody i wskazać odpowiednie konta księgowe.
Uwaga
Aby poprawnie wykazać kwoty z faktur, do których wystawione były faktury korygujące należy najpierw skompensować te dokumenty. Następnie na korekcie kosztów wykazana zostanie tylko pozostała część niezapłacona z dokumentu.
W przypadku, gdy dokument jest całkowicie niezapłacony, to w kolumnie Kwota korekty pokazuje się cała kwota dokumentu odpowiednio w wartości netto lub brutto.
W sytuacji, gdy dokument jest częściowo zapłacony to pokazuje się kwota proporcjonalnie pomniejszona o tę zapłaconą część.
Uwaga
Jeżeli płatność do dokumentu zostanie podzielona to na częściach muszą być ustawione inne terminy płatności, aby dokument został poprawnie uwzględniony na korekcie kosztów.
Przykład
Dokument kwalifikujący się do korekty przed 01.01.2016 r. na kwotę brutto 1230,00 z odliczeniami VAT na TAK, więc korygowana będzie kwota netto 1000,00. Jeżeli będzie całkowicie niezapłacony to w kolumnie kwota korekty pokaże się cała kwota netto czyli 1000,00. Jeżeli dokument będzie częściowo zapłacony na 500 to program wyliczy proporcję 500/1230=0,4065 i następnie przemnoży ją przez kwotę netto, czyli 1000,00. Wynik: 406,50. Jest to kwota, która została zapłacona, czyli może zostać w kosztach. Różnica 1000-406,50 = 593,50, to kwota o jaką powinny być skorygowane koszty.
Wybór dokumentów do korekty podatku dochodowego
Do korekty przed 1 stycznia 2016 r. kwalifikowane są dokumenty kosztowe niezapłacone i zaksięgowane, którym minęło 30 dni od terminu płatności, bądź w przypadku terminu płatności dłuższego niż 60 dni minęło 90 dni od daty zaksięgowania.
Uwaga
Dokumenty są zawężone tylko do tych, które zostały zaksięgowane od początku okresu obrachunkowego w przypadku okresu obrachunkowego zaczynającego się 01.01.2013 lub później.
Uwaga
Jeżeli data księgowania jest późniejsza niż 31.12.2015 r., to użytkownik ma możliwość ponownej korekty tylko w przypadku uregulowania skorygowanych wcześniej zobowiązań.
Na liście istnieje możliwość podejrzenia dokumentu źródłowego. Jeżeli dokument jest już wykazany na zapisie korekcyjnym to na kolejnym zapisie korekcyjnym pokaże się dopiero wtedy, gdy nastąpi jakaś zmiana z płatnością (częściowe bądź całkowite rozliczenie). Przy rozliczeniu częściowym bądź całkowitym zapis, który był już wykazany na korekcie pokaże się na kolejnym zapisie korekcyjnym w kolorze zielonym ze znakiem przeciwnym (kwota ujemna) na zakładce [Dokumenty do korekty]. Natomiast na pierwszą zakładkę trafią kwoty za znakiem przeciwnym czyli w tym przypadku kwota na plus powiększy koszty.
Uwaga
W przypadku rozliczenia dokumentów nie należy przegenerowywać wcześniejszych korekt, gdyż operacja ta spowoduje przegenerowanie listy z nowymi danymi. Usunięcie zapisu księgowego nie spowoduje usunięcia dokumentu z korekty.
Uwaga
Po zmianie daty, czy ustawień miesiąc/ kwartał trzeba ponownie wygenerować listę dokumentów do korekty. W przeciwnym wypadku pojawi się komunikat: Została zmieniona data zapisu. Należy ponownie wygenerować dokumenty do korekty.
Wydruk PK z zapisu księgowego Korekta do podatku dochodowego
Z poziomu zapisu oznaczonego jako korekta podatku dochodowego istnieje możliwość wydruku poleceń księgowych. Dla PK z datą księgowania do 31.12.2015 r. dostępne są wydruki: PK – korekta/ Zmniejszenie kosztów/zwiększenie przychodów oraz PK- korekta/ Zwiększenie kosztów.
Dla PK z datą księgowania od 01.01.2016 r. dostępny jest jedynie wydruk PK- korekta/ Zwiększenie kosztów.
Wydruki zawierają datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc/kwartał, w którym następuje zmniejszenie kosztów/ zwiększenie przychodów lub zwiększenie kosztów. Dodatkowo listę dokumentów wchodzących w skład tej korekty oraz kwotę, której dotyczy zwiększenie kosztów lub zmniejszenie kosztów/ zwiększenie przychodów oraz podpis osoby sporządzającej dokument. Na wydruk PK – korekta – zwiększenie kosztów przenosi się również wartość z pola Opis zzakładki [Dokumenty do korekty].Przykłady wyliczeń
Przykład
Dokument przeterminowany, całkowicie nierozliczony.
Dokument 1 na kwotę 1230,00 brutto całkowicie nierozliczony, przeterminowany i 30 dzień wypada 15.02.2013. Kwalifikuje się na korektę za luty. Zaksięgowana została kwota netto 1000,00. Na zapisie korekcyjnym generowanym za luty powinien się pokazać ten dokument, a w polu Kwota korekty powinna pokazać się kwota 1000,00. Na zakładce Ogólne pojawi się pozycja z uzupełniona kwotą -1000,00 i do ręcznego uzupełnienia kont księgowych.
Jeżeli w marcu zostanie częściowo zapłacony na kwotę 500,00 to na korekcie marcowej powinna zostać wykazana ze znakiem przeciwnym (-) kwota 406,50 jako kwota, o którą można powiększyć koszty. W tabeli z pozycjami zapisu księgowego zostanie wygenerowana pozycja na kwotę 406,5 z pustymi kontami do ręcznego uzupełnienia przez Użytkownika.
Przykład
Dokument przeterminowany częściowo nierozliczony.
Mamy dokument 1 na kwotę 1230,00 częściowo rozliczony na kwotę 500,00. Dokument jest przeterminowany. 30 dzień od terminu płatności mija 15 lutego 2015 r.. Kwota nierozliczona powinna być skorygowana w miesiącu lutym. Zaksięgowane w koszty była kwota netto 1000,00.
Wyliczamy proporcję 500/1230=0,4065 i mnożymy przez kwotę zaksięgowaną. 406,5 to kwota która została zapłacona, a więc tych kosztów nie trzeba korygować. Skorygowana powinna zostać kwota pozostała, czyli 1000,00-406,50 = 593,50. Na zapisie korekcyjnym za luty powinna pokazać się kwota 593,50.
W tabeli z pozycjami zapisu księgowego powinna pojawić się pozycja z kwotą -593,50 z pustymi kontami do ręcznego uzupełnienia przez użytkownika.
W kolejnych miesiącach w przypadku częściowego bądź całkowitego rozliczenia kwoty obecnie pozostającej do rozliczania – dokument powinien się pokazać jako odwrócenie korekty – czyli na zakładce Dokumenty do korekty ze znakiem – a na pierwszej zakładce ze znakiem + (powiększając koszty).
W przypadku generowania korekty za pierwszy miesiąc/kwartał pokażą się wszystkie zakwalifikowane dokumenty. W następnych miesiącach/kwartałach będą pokazywały się nowe dokumenty oraz ponownie dokumenty wcześniej ujęte na korektach w przypadku jakiejś zmiany w płatnościach (częściowe/całkowite rozliczenie).
Przykład
Dokument walutowy całkowicie nierozliczony.
Mamy dokument 1 na kwotę 1230 EUR po kursie 1 EUR=4 PLN. Dokument jest zaksięgowany na kwotę netto 1000 EUR po kursie 4 PLN, czyli 4000,00 PLN. Dokument jest przeterminowany i 30 dzień od terminu płatności mija 15 marca 2015 r. Na zakładce Ogólne w tabeli z pozycjami pojawi się pozycja na kwotę -4000,00 PLN z pustymi kontami do ręcznego uzupełnienia przez Użytkownika.
W kwietniu 2015 r. została rozliczona kwota 500 EUR. Wyliczamy proporcję 500/1230 = 0,4065 i mnożymy razy kwotę 4000,00 = 1626,00. Ta kwota powinna pojawić się na korekcie czerwcowej jak odwrócenie poprzedniej korekty. Kwota ta pokaże się na zakładce Dokumenty do korekty ze znakiem minus. W tabeli z pozycjami zapisu księgowego pojawi się pozycja z kwotą 1626,00 i pustymi kontami do ręcznego uzupełnienia przez Użytkownika.
Przykład
Dokument walutowy częściowo nierozliczony.
Mamy dokument 1 na kwotę 1230 EUR po kursie 1 EUR=4 PLN. Dokument jest zaksięgowany na kwotę 1000 EUR po kursie 1 EUR = 3 PLN, czyli zaksięgowane zostało 3000,00 PLN. Dokument jest częściowo zapłacony na kwotę 500 EUR. Dokument jest przeterminowany i 30 dzień od terminu płatności mija 15 marca 2015 r. Na korekcie marcowej dokument powinien być wykazany w kwocie pozostającej do rozliczenia.
Wyliczamy proporcję 500/1230 = 0,4065 i mnożymy przez kwotę zaksięgowaną, czyli 3000 PLN = 1219,5 PLN. Ta część odpowiada części zapłaconej więc może być zaliczona w koszty. Skorygowana powinna zostać różnica 3000,00-1219,50=1780,5. Na zakładce Dokumenty do korekty pokaże się ten dokument z kwotą 1780,5. W tabeli z pozycjami zapisu wygenerowana zostanie pozycja z kwotą -1780,50 i z pustymi kontami do ręcznego uzupełnienia przez użytkownika.
Obroty i salda
Zestawienie Obrotów i sald
Przy ewidencji operacji gospodarczych powinna być spełniona zasada podwójnego zapisu, pozwalająca na zachowanie równowagi bilansowej. W momencie otwarcia kont, sumy stanów początkowych składników aktywów ujętych po stronie Debet są równe sumie stanów początkowych składników pasywów ujętych po stronie Credit. W ciągu okresu obrachunkowego zasada ta jest dalej zachowywana, powoduje to równomierne powiększanie obrotów debetowych oraz kredytowych.
Ze względu na masowość zapisów księgowych, które wpływają na bardzo duże prawdopodobieństwo wystąpienia różnorodnych błędów, konieczna jest okresowa kontrola zachowania równowagi bilansowej. Narzędziem tej kontroli jest sporządzane okresowo zestawienie obrotów i sald, nazywane także bilansem próbnym.
Obok funkcji kontrolnej, zestawienie obrotów i sald spełnia funkcję informacyjną. Dostarcza danych potrzebnych do sporządzania sprawozdań finansowych takich jak bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdanie z przepływów środków pieniężnych itp., ponieważ jest źródłem informacji o stanie poszczególnych składników majątku i kapitału.
Uwaga
Ustawa o rachunkowości nakłada na użytkowników obowiązek comiesięcznego sporządzanie obrotów i sald kont syntetycznych i przynajmniej na koniec okresu obrachunkowego (lub na dzień sporządzania inwentaryzacji), zestawienia sald kont analitycznych.
Struktura zestawienia obrotów i sald
Zestawienie obrotów i sald udostępniono z poziomu Księgowość/ Obroty i Salda.
Konta na zestawieniu obrotów i sald prezentowane są wg struktury hierarchicznej, w postaci „drzewa”.
Zestawienie obrotów i sald
Poziom pierwszy tworzą konta syntetyczne, tzw. „gałęzie główne”. Jeżeli zostaną do nich podpięte konta analityczne, stają się gałęziami rozwijalnymi. Rozwijanie (zwijanie) poszczególnych pozycji zestawienia obrotów i sald odbywa się poprzez naciskanie lewym klawiszem myszy na następujących „węzłach”:
– Rozwinąć – Zwinąć.
Po wejściu do Zestawienia Obrotów i Sald, ma ono postać „zwiniętego” drzewa tj. widoczne są tylko gałęzie główne (konta syntetyczne).
Przez kliknięcie na ikonie znajdującej się w prawym dolnym rogu można rozwinąć wszystkie konta. Natomiast ikona zwija wszystkie gałęzie.
Istnieje możliwość podsumowania wybranych kont księgowych poprzez ich zaznaczenie. Zaznaczenie konta syntetycznego powoduje zaznaczenie wszystkich jego kont analitycznych. Odznaczenie konta syntetycznego powoduje odznaczenie wszystkich jego kont analitycznych. Zaznaczone pozycje wyświetlane są na liście jako pogrubione. Sumowanie odbywa się według kont syntetycznych. Tylko w przypadku wyboru opcji Agreguj tylko zaznaczone sumowane są najniższe analityki zaznaczonych kont księgowych.
Obsługa okna Obroty i salda
Z poziomu okna Obroty i salda użytkownik programu ma możliwość wyliczania i prezentacji obrotów i sald dla wszystkich kont księgowych oraz prezentacji sald Bilansu Otwarcia.
Okno Obroty i salda wyświetla konta księgowe posortowane wg symbolu konta wraz z kwotami w poszczególnych kolumnach. Zgodnie z poniższym zestawieniem w oknie Obroty i salda wyświetlanych jest jedenaście kolumn.
Nazwa kolumny
Opis kolumny
Numer
Numer konta (syntetycznego, analitycznego)
Nazwa
Nazwa konta (syntetycznego lub analitycznego)
BO Dt
Stan początkowy Debet
BO Ct
Stan początkowy Credit
Obroty Dt
Obroty okresu Debet
Obroty Ct
Obroty okresu Credit
Obroty n. Dt
Obroty łącznie z okresem Debet (od początku okresu obrachunkowego.)
Obroty n. Ct
Obroty łącznie z okresem Credit (od początku okresu obrachunkowego)
Saldo Dt
Saldo Debet
Saldo Ct
Saldo Credit
Persaldo
Per saldo (saldo Debet – saldo Credit)
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.
Uwaga
Na liście Obroty i salda w kolumnach BO Wn i BO Ma dla kont innych niż rozrachunkowe lub o typie innym niż Aktywa-pasywa zamiast obrotów wyświetlane są salda kont z bilansu otwarcia, dla pozostałych kont – obroty z bilansu otwarcia.
Uwaga
Konto o typie Aktywa wykazuje tylko saldo debetowe. Konto o typie Pasywa wykazuje tylko saldo kredytowe. Konto syntetyczne o typie Aktywa‑pasywa może wykazywać jednocześnie dwa salda – debetowe oraz kredytowe. W przypadku kont syntetycznych rozrachunkowych bez analityk konto to jest traktowane jak konto analityczne i wykazuje saldo po jednej stronie. Konto analityczne zawsze wykazuje jedno saldo. W związku z tym prezentacja kwot na liście obrotów i sald może różnić się pomiędzy poszczególnymi okresami obrachunkowymi.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Typ konta – pozwala na wyświetlenie obrotów, sald w różnych przekrojach, tj. dla kont:
Wszystkich,
Bilansowych,
Wynikowych,
Bilansowych i Wynikowych,
Pozabilansowych,
Rozrachunkowych
Poziomy – pozwala na wyświetlenie obrotów i sald w różnych przekrojach kont, tj. zawężając listę wyświetlanych kont do jednego, dwóch lub wszystkich poziomów.
Obroty za okres – w postaci dwóch dat Od – Do. Pozwala na wyliczenie obrotów i sald za dowolny okres.]
Uwaga
Opcja Bilansowe wyświetla tylko konta bilansowe, a Bilansowe i Wynikowe wyświetla konta o typie: Aktywa, Pasywa, Aktywa-Pasywa, Przychody, Koszty, Przychody‑Koszty.
Maska pozwala na utworzenie filtrów w celu wyświetlenia obrotów dla wybranych kont według określonych kryteriów
Użytkownik poza możliwością skorzystania z odwołania do Planu Kont, może wykorzystać następujące znaki lub ciągi znaków specjalnych przy określaniu maski na numer konta. Jeżeli wybierzemy znak:
* – zastępuje dowolny ciąg znaków, przy czym jego umieszczenie ma sens tylko w części dotyczącej analityk. Przykładowo – wprowadzenie maski 401-* pozwoli na wyfiltrowanie wszystkich analityk związanych z kontem 401, czyli zostaną pokazane wszystkie konta zaczynające się do 401- niezależnie od ilości znaków w koncie analitycznym.
? – zastępuje dokładnie jeden znak w numerze konta. Przykładowo – chcąc wyświetlić obroty na kontach z grupy 4, które na drugim poziomie analityki mają segment „01” można użyć maski 4??-??-01. Wówczas zostaną pokazane wszystkie konta, które w tym przypadku na pierwszym miejscu mają 4 a na ostatnim miejscu konta mają użyte 01. Zapis taki pokaże konta, które w pierwszym członie mają 3 znaki, w drugim dwa znaki a w trzecim 01.
[nm] – znak należy do ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[137]-01 pozwala na wyszukanie wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę 1 lub 3 lub 7, a w ostatnim „01”. Wynik filtrowania pokaże konta 401-1-01, 401-3-01, 401-7-01.
[x-z] – znak zawiera się w zakresie. Przykładowo – 40[1-3]-* oznacza, że interesują nas wszystkie „czwórki”, których ostatni znak w numerze konta syntetycznego to cyfra z przedziału od 1 do 3. Wynik filtrowania pokaże konta 401-oraz wszystkie analityki, 402 oraz wszystkie analityki, 403 oraz wszystkie analityki.
[^nm] – znak nie zawiera się w ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[^137]-01 pozwala na wyszukanie wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę inną niż 1, 3 lub 7, z subanalityką „01”. Jeżeli w planie kont mamy konta np. 401-1-01, 401-2-01, 401-3-01, 401-4-01 a maskę określimy jako 401-[^14]-01 to wówczas zostaną pokazane konta 401-2-01 oraz 401-3-01.
[^x-z] – znak nie należy do przedziału. Przykładowo – 40[^1-4]-* znaczy, że program wyszuka wszystkie konta, których syntetyka rozpoczyna się znakami „40”, a ostatni, w tym przypadku trzeci, jest różny niż cyfry z przedziału od 1 do 4. Jeżeli w planie kont mamy konta np. 401-1-01, 402-1-01, 403-1-01, 404-1-01, 405-1-01, 406-1-01 a maskę określimy jako 40[^1-3]-* to wówczas zostaną pokazane konta 404-1-01, 405-1-01, 406-1-01.
Z filtrem typu Maska związane jest inne sumowanie obrotów i sald na kontach syntetycznych – obroty i salda na koncie syntetycznym wynikają wyłącznie z odfiltrowanych kont analitycznych.
Parametr Bez kont określonych w masce pozwala na filtrowanie obrotówki z wyłączeniem konkretnych kont. Wpisanie filtra w Masce i zaznaczenie tego parametru wykluczy z listy konta jej odpowiadające. Przykładowo – jeśli chcemy, aby na liście pokazały się wszystkie konta oprócz kont 201 i 202, to w polu Maska wpisujemy 20[1‑2], zaznaczamy Bez kont określonych w masce i obliczamy obrotówkę.
Ograniczające listę kont – w postaci dwóch kontrolek Konto od – Konto do. Pozwala na wyliczenie obrotów i sald zawężonej listy wyświetlanych kont do zadanego przedziału. Aby uniknąć braku jednoznaczności w wyświetlaniu kont i sumowaniu obrotów i sald na kontach syntetycznych, ograniczono możliwość wyświetlania kont do należących do jednego poziomu:
Od konta syntetycznego do konta syntetycznego (np. Z zakresu 400 do 409),
Od analityki do analityki tego samego konta syntetycznego, a będących na tym samy poziomie (np. od 401-01-1 do 401-01-6).
Poprawność zdefiniowanego zakresu Od – Do sprawdzana jest w momencie przeliczenia zestawienia i w razie błędu pojawi się stosowny komunikat.
Określenie Do konta oznacza konto wraz ze wszystkimi jego analitykami.
Tylko bilans otwarcia – parametr ogranicza liczbę kolumn tylko do tych, które są ściśle związane z Bilansem Otwarcia.
Nazwa kolumny
Opis kolumny
Numer
Numer konta (syntetycznego lub analitycznego)
Nazwa
Nazwa konta (syntetycznego lub analitycznego)
BODt
Stan początkowy Debet
BOCt
Stan początkowy Credit
Persaldo
Per saldo (BODebet – BOCredyt)
Ukryj konta o zerowych saldach – w przypadku zaznaczenia tego parametru, program sprawdza salda dla kont analitycznych i ukrywa wszystkie konta analityczne o zerowym saldzie. Zaznaczenie parametru Ukryj konta o zerowych saldach powoduje automatyczne zaznaczenie drugiego parametru Ukryj konta o zerowych obrotach, natomiast zaznaczenie parametru Ukryj konta o zerowych obrotach nie pociąga za sobą żadnych dodatkowych zaznaczeń. Zaznaczenie parametru przenosi się również na wydruk obrotów i sald, gdzie w tym przypadku będą ujęte tylko konta o saldach niezerowych.Ukryj konta o zerowych obrotach – ukrywa nieaktywne (bez obrotów) konta syntetyczne i analityczne.
Uwzględniać zapisy w buforze – przy zaznaczonym parametrze obroty i salda kont księgowych liczone są w oparciu o wszystkie księgowania (wprowadzone na brudno tj. W buforze oraz na czysto).
Pokazuj konta słownikowe – po włączeniu tego przycisku program pokazuje analitykę kont słownikowych
Uwaga
Każda z wyżej wymienionych opcji lub jakakolwiek zmiana wymaga odświeżenia listy przez użycie przycisku Oblicz obroty i salda.
Waluta – pole to jest widoczne dla użytkowników korzystających z modułu Księga Handlowa Plus oraz mających aktywną obsługę kont walutowych. Wybór waluty powoduje, że na zestawieniu pojawiają się tylko konta walutowe z wybraną walutą.
Okno Zestawienie obrotów i sald obsługują następujące przyciski poleceń:
Na liście domyślnie włączona jest opcja sumowania (Pokaż wiersz sum) dla pierwszej domyślnej kolumny załączone jest sumowanie typu: Licznik, które pokazuje ilość najniższych analityk. Natomiast w kolumnach z kwotami sumowane są kwoty dla syntetyk.
Oblicz obroty i salda – przelicza obroty i salda za zadeklarowany okres. Uaktywnia wybrane opcje sposobu prezentacji danych.
Podgląd konta – wyświetla formatkę zawierającą szczegółowe informacje o koncie typu: numer, nazwa, typ konta, sposób ustawienia kontroli salda. Pokazuj wszystkie konta – rozwija strukturę drzewa zestawienia obrotów i sald.
Pokazuj tylko konta syntetyczne – stopień szczegółowości wyświetlanych kont ograniczony tylko do kont syntetycznych.
W górnym menu znajdują się przyciski uruchamiające funkcje ściśle związane z listą obrotów i sald:
Zapisy księgowe na koncie – otwiera listę zapisów księgowych wybranego konta.
Formularz obrotów i sald dla wybranego konta – udostępnia formularz obrotów i sald wybranego konta. Formularz zawiera dwie zakładki [Razem] i [Miesięcznie].
Jeśli użytkownik korzysta z modułu Księga Handlowa Plus, to dodatkowo z tego miejsca możliwe jest uzyskanie informacji o obrotach i saldach danego konta w walucie.
Kontrola sald kont rozrachunkowych
Uwaga
Po wybraniu z poziomu listy obrotów i sald opcji Eksport/ Tylko dane do schowka numery kont w arkuszu Excel wyświetlają się prawidłowo dla formatu Tekstowe.
Wydruki
Z poziomu listy Obroty i salda dostępne są następujące wydruki:
Syntetyka i analityka – obroty i salda kont syntetycznych oraz analitycznych. Obroty liczone narastająco nie uwzględniają bilansu otwarcia.
Syntetyka i analityka + BO – obroty i salda kont syntetycznych oraz analitycznych. Obroty liczone narastająco uwzględniają bilans otwarcia.
Syntetyka – obroty i salda kont syntetycznych. Obroty liczone narastająco nie uwzględniają bilansu otwarcia.
Syntetyka + BO – obroty i salda kont syntetycznych. Obroty liczone narastająco uwzględniają bilans otwarcia.
Syntetyka i analityka, 15 cali – wydruk tekstowy – obroty i salda kont syntetycznych oraz analitycznych
Uwaga
Przed wykonaniem wydruku Obroty i salda/ Syntetyka i analityka oraz Obroty i salda/ Syntetyka i analityka + BO pojawia się okno z parametrami pozwalające na określenie, czy sumowanie ma nastąpić według syntetyki czy według analityki.
Z poziomu formularza Obroty i salda dla wybranego konta udostępniono wydruk obrotów i sald wybranego konta w ujęciu miesięcznym.
Wydruki reagują na uaktywnione parametry takie jak:
Obroty za okres
Typ kont
Tylko bilans otwarcia
Uwzględniać zapisy w buforze
Ukryj konta o zerowych kwotach
Pokazuj konta słownikowe
Poziomy
Waluta – w przypadku korzystania z modułu Księga Handlowa Plus wszystkie wydruki będą zawierały kwoty w zadeklarowanej walucie.
Po przeliczeniu obrotów i sald, a następnie zmianie jakiegokolwiek parametru na oknie podczas generowania wydruku pojawia się komunikat: Zmieniono parametry obliczeń. Czy przeliczyć listę?, z opcjami do wyboru TAK i NIE. Odpowiedni wybór przez użytkownika decyduje o wpływie zmiany zaznaczonych parametrów na aktualny wydruk.
Uwaga
Aby uzyskać wydruk obrotów i sald zgodny z wymaganiami Ustawy o rachunkowości należy ustawić odpowiedni zakres dat, wybrać typ kont – Wszystkie oraz odznaczyć wszystkie dostępne parametry na Formularzu obrotów i sald. Parametry dotyczące Maski oraz zakresu kont Od – Do należy pozostawić nie wypełnione. Waluta powinna być ustawiona na Wszystkie, co oznacza, że wartości na kontach będą wykazane w PLN.
Obroty na koncie - zakładka Razem
Formularz obrotów i sald dla wybranego konta
Zakładka [Razem] – zawiera następujące kwoty w ujęciu dwustronnym Debet/Credit
Bilans otwarcia,
Obroty,
Obroty Narastająco,
Saldo,
Persaldo
Obroty na koncie - zakładka Miesięcznie
Zakładka [Miesięcznie] – wyświetla dla wybranego konta Obroty Debet/Credit oraz Salda Debet/Credit w ujęciu miesięcznym.
Kontrola budżetu
Kontrola budżetu
Funkcja kontroli budżetu pozwala na bieżącą analizę planu przychodów i wydatków tj. pozwala porównywać plan przychodów i wydatków z faktycznie uzyskanymi przychodami i poniesionymi wydatkami, które zostały zaksięgowane na kontach.
Funkcja ta może być wykorzystywana przez jednostki budżetowe jak również inne podmioty gospodarcze, które chcą kontrolować swoje wydatki czy przychody z założonym planem.
Zmiany na formatce konta
Przed przystąpieniem do kontroli budżetu niezbędne jest właściwe oznaczenie kont, ponieważ kontroli budżetu podlegają jedynie konta, dla których zaznaczono parametr kontroli budżetu. Gdy w Planie budżetu konta wprowadzono kwotę budżetu nie możliwości zmiany lub wyłączenia kontroli budżetu na formularzu konta.
Konto księgowe- informacje ogólne
Parametr Kontrola budżetu jest dostępny na najniższej analityce, a użytkownik ma możliwość wyboru spośród następujących opcji:
Brak,
Obroty Wn,
Obroty Ma.
Wybranie opcji Obroty Wn/Obroty Ma decyduje o zakwalifikowaniu konta na listę kont podlegających kontroli budżetowej przez program. Na listę Kontroli budżetu przenoszone są również konta nadrzędne w stosunku do konta analitycznego.
Uwaga
Jeśli na koncie został zaznaczony parametr Kontroli budżetu, wówczas nie można dodawać analityk do tego konta.
Przypisanie planu budżetu dla konta
Funkcja kontroli wydatków budżetowych jest dostępna z poziomu menu Księgowość/ Kontrola budżetu.
Z poziomu listy kont zakwalifikowanej do kontroli budżetu można przejść do okna kontroli właściwego konta, podglądając to konto z listy przy użyciu .
Budżet wybranego konta
Dokument pierwotny dla wprowadzanego planu budżetu dodawany jest za pomocą ikony z poziomu Kontroli budżetu. Dokument korekty planu budżetu dodawany jest za pomocą lub klawisza <INSERT> z poziomu formatki budżetu konta.
Uwaga
Dodanie dokumentu korekty jest możliwe tylko wówczas, gdy dokument pierwotny jest zatwierdzony. Dodanie kolejnej korekty jest możliwe, gdy dokument wcześniejszej korekty jest zatwierdzony.
Kliknięcie na ikonę na dokumencie pierwotnym, pozwala na wyświetlenie planu budżetu dla wybranego konta w rozbiciu na wszystkie miesiące okresu obrachunkowego. Natomiast kliknięcie na dokumencie korekty, powoduje wyświetlenie planu budżetu dla wybranego konta w rozbiciu na poszczególne miesiące okresu obrachunkowego z uwzględnieniem wprowadzonych korekt.
Formatka Plan budżetu konta – dokument pierwotny zawiera następujące informacje:
Okres obrachunkowy – wyświetlany jest symbol okresu z Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe.
Data wprowadzenia – pole edytowalne.
Budżet – pole edytowalne dla wprowadzenia zakładanej łącznej kwoty planowanego budżetu konta w ramach całego okresu obrachunkowego. Pole pozwala na wpisanie kwoty 9-cio cyfrowej.
Opis – dowolny tekst wprowadzony przez Użytkownika, ułatwiający mu identyfikację dokumentu.
Okres – lista miesięcy w okresie obrachunkowym. Jeśli okres będzie nietypowy, miesięcy może być mniej lub więcej.
Kwota – planowana kwota budżetu dla danego konta.
Parametr Bufor – umożliwia zatwierdzenie wprowadzonego dokumentu. Dokument znajdujący się w buforze na liście dokumentów jest wyświetlany w kolorze zielonym, a jeśli zostanie zatwierdzony jest widoczny w kolorze czarnym.
Na liście dokumentów w menu kontekstowym dostępna jest opcja Cofnij do bufora, która pozwala na przeniesienie do bufora dokumentu, który został błędnie wprowadzony i zatwierdzony.
Informację o tym, kto dokument wprowadził oraz kto go zmodyfikował, wraz z informacją o dacie, kiedy to miało miejsce.
Plan budżetu konta - dokument pierwotny
Formatka Plan budżetu konta – dokument korekty zawiera informacje analogiczne jak w dokumencie pierwotnym, uzupełnione o kwotę korekty planu.
Plan budżetu konta - dokument korekty
Porównanie planu budżetu z jego realizacją
Jak już wspomniano, funkcja Kontroli wydatków budżetowych jest dostępna z poziomu menu Księgowość/ Kontrola budżetu. Po wejściu na okno kontroli budżetu należy uruchomić opcję Oblicz budżet za pomocą przycisku , wówczas na liście pojawią się konta podlegające kontroli.
Uwaga
Dla każdego okresu obrachunkowego jest wyświetlana nowa lista powiązana z Planem Kont bieżącego okresu.
Uwaga
Ustawienia budżetu są kopiowane pomiędzy okresami obrachunkowymi.
Lista kont podlegających kontroli budżetu
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Kliknięcie na ikonę spowoduje, że na liście pojawią się tylko konta syntetyczne, natomiast kliknięcie spowoduje, że na liście kontroli pokażą się wszystkie konta, zarówno syntetyczne jak i analityczne.
Na liście domyślnie włączona jest opcja sumowania (Pokaż wiersz sum) dla pierwszej domyślnej kolumny załączone jest sumowanie typu: Licznik, które pokazuje ilość najniższych analityk. Natomiast w kolumnach z kwotami sumowane są kwoty dla syntetyk.
Oblicz budżet – przycisk pozwala na przeliczenie obrotów i sald na kontach podlegających kontroli budżetu.
Podgląd lub klawisze <CTRL>+<ENTER> - przycisk pozwala na podgląd danych o wybranym koncie. Pogląd okna jest dostępny tylko dla kont analitycznych.
Listę kontroli budżetu można zawęzić do określonego poziomu. Użytkownik ma do wyboru następujące opcje: wszystkie poziomy, jeden poziom lub dwa poziomy. Ponadto użytkownik ma możliwość wyboru określonego okresu kontroli. Kontrola nie jest przeprowadzana z dokładnością co do dnia, ale za miesiąc, kwartał, pół roku lub cały okres obrachunkowy. W związku z tym, wyświetlana lista zawiera informację o roku i miesiącu z danego okresu obrachunkowego. Jest to istotna opcja, ponieważ służy do porównania planu z realizacją w okresie innym niż cały okres obrachunkowy.
Na liście kontroli dostępne są dodatkowe filtry.
Filtr Konto od - Konto do – umożliwia wyświetlanie i drukowanie zestawienia ograniczonego do określonego przedziału kont. Określenie pola Konto do oznacza konto wraz ze wszystkimi jego analitykami.
Filtr Maska umożliwia wyświetlenie zapisów na kontach według kryteriów związanych z numeracją tych kont. Zakres kont charakteryzujących się określoną cechą można określić odwołując się do Planu Kont lub wykorzystując następujące znaki lub ciągi znaków specjalnych przy określeniu maski na numer konta:
* - zastępuje dowolny ciąg znaków, przy czym jego umieszczenie ma sens tylko w części dotyczącej analityk np. wprowadzenie maski 401-* pozwoli na wyfiltrowanie wszystkich analityk związanych z kontem 401.
? – zastępuje dokładnie jeden znak w numerze konta. Przykładowo - chcąc wyświetlić obroty na kontach z grupy 4, które na drugim poziomie analityki mają segment 01 można użyć maski 4??-??-01.
[nm] – znak należy do ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[137]-01 pozwala na wyszukanie wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę 1 lub 3 lub 7, a w ostatnim 01.
[x-z] – znak zawiera się w zakresie, przykładowo 40[1-4]-* oznacza, że interesują nas wszystkie „czwórki”, których ostatni znak w numerze konta syntetycznego to cyfra z przedziału od 1 do 4.
[^nm] – znak nie zawiera się w ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[^137]-01 pozwala na wyszukanie wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę inną niż 1, 3 lub 7, z subanalityką 01.
[^x-z] – znak nie należy do przedziału. Przykładowo - 40[^1-4]-*, czyli program wyszuka wszystkie konta, których syntetyka rozpoczyna się znakami 40, a ostatni, w tym przypadku trzeci, jest różny niż cyfry z przydziału od 1 do 4.
Parametr Bez kont określonych w masce - pozwala na filtrowanie zapisów z wyłączeniem konkretnych kont. Wpisanie filtra w masce i zaznaczenie tego parametru wykluczy z listy konta odpowiadające masce.
Parametr Plan roczny – jego zaznaczenie powoduje, że na liście, dla danego konta, wyświetlany jest plan roczny, natomiast jego odznaczenie powoduje, że wyświetlany jest plan zgodny z ustawieniami okresu kontroli.
Parametr Uwzględniaj dekrety w buforze – jego zaznaczenie powoduje, że na liście widoczne są również dekrety znajdujące się w buforze.
Uwaga
Jeżeli nastąpiło księgowanie kwoty wyższej od zadeklarowanej, wówczas w kolumnie przekroczeń kwota jest prezentowana jako wartość dodatnia ze znakiem , natomiast wartość ujemna w kolumnie przekroczeń pojawi się wówczas, gdy kwota zaksięgowana jest niższa niż planowana.
Następnie przystępujemy do wprowadzania kolejnych pozycji bilansu otwarcia. Każdą pozycje dodajemy po ustawieniu się na liście i naciskając przycisk Dodaj lub klawisz <INSERT>.
Wprowadzamy konto z ręki lub wybieramy go z listy po naciśnięciu prawego przycisku myszy.
Wprowadzamy wartość po odpowiedniej stronie konta.
Po wprowadzeniu wszystkich pozycji bilansu zapisujemy go przyciskiem Zapisz zmiany , stosując kombinację klawiszy <CTRL>+<ENTER> lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub wcisnąć klawisz <ESC>.
Użytkownik ma możliwość wprowadzenia bilansu do bufora, gdzie może on być dowolnie modyfikowany lub go zatwierdzić. W tym celu należy odznaczyć parametr w buforze i zapisać zmiany.
Podczas wprowadzania pierwszego bilansu otwarcia należy pamiętać o poprawnym wprowadzeniu dokumentów nierozliczonych do Preliminarza Płatności (np. poprzez wprowadzanie pozycji BO przez formularz z generowaniem płatności).
Na kontach typu Rozliczenie zakupu czy Środki pieniężne w drodze, jeżeli będą na nich prowadzone rozrachunki, należy wprowadzać Bilans otwarcia poprzez formularz zaznaczając parametr Rozrachunek.
Uwaga
Należy pamiętać o tym, że po zatwierdzeniu bilansu otwarcia nie ma możliwości zmiany zapisu, dane można jedynie przeglądać. Zmiana stanu poszczególnych kont jest możliwa tylko przez dokumenty korekt.
Scenariusze: Jak wprowadzić bilans otwarcia w kolejnym roku obrachunkowym?
Aby wprowadzić bilans w kolejnym roku obrachunkowym należy:
Należy wejść w Księgowość/ Inne/ Dokumenty BO.
Nacisnąć przycisk Dodaj lub klawisz <INSERT> w celu dodania dokumentu bilansu otwarcia.
Następnie naciskamy przycisk Inicjalizuj bilans otwarcia , który powoduje przeniesienie bilansu zamknięcia z poprzedniego okresu obrachunkowego jako bilans otwarcia.
Aby program zaimportował bilans otwarcia z poprzedniego okresu muszą być spełnione następujące warunki:
Konta znajdują się w aktualnym okresie obrachunkowym,
Konta są aktywne,
Są kontami analitycznymi,
Są typu: aktywne, pasywne, aktywno-pasywne, pozabilansowe,
w poprzednim okresie obrachunkowym konto ma zdefiniowane konto w przyszłym okresie,
Operator nie ma zakazu do konta,
Obroty na koncie są różne od zera.
Po zaimportowaniu bilansu dane zapisywane są bez względu na sposób wyjścia z formularza bilansu.
Użytkownik ma możliwość wprowadzenia bilansu do bufora, gdzie może on być dowolnie modyfikowany lub go zatwierdzić. W tym celu należy odznaczyć parametr w buforze i zapisać zmiany.
W trakcie korzystania z programu w kolejnych latach użytkownik ma możliwość włączenia bądź wyłączenia obsługi kont walutowych. Również w tej sytuacji użytkownik może skorzystać z funkcji Import BO. Poniżej znajduje się Tabela przedstawiająca różne warianty dotyczące Importu BO, uwzględniająca możliwość włączenia/wyłączenia kont walutowych.
Konto nie walutowe
(włączona/wyłączona obsługa kont walutowych)
203-ALEX
5000PLN
Konto walutowe
203-ALEX-EUR
5000PLN / 0 EUR
Import kwoty w PLN i walucie
Kurs nieokreślony
Uwagi:
- konieczność uzupełnienia wartości w walucie,
- przed importem trzeba ustawić konto w przyszłym okresie
3
Konto walutowe
203-ALEX-EUR
5000PLN/ 20000EUR
Konto walutowe
203-ALEX-EUR
5000PLN/ 20000EUR
Import kwoty w PLN i walucie Kurs Nieokreślony
4
Konto walutowe
203-ALEX-EUR
5000PLN/ 20000EUR
Konto walutowe
203-ALEX-USD
Przerwanie importu na koncie niezgodnym.
Komunikat o niezgodności kont. Kolejne konta nie importują się.
5
Konto walutowe
203-ALEX-EUR
5000PLN / 20000EUR
Konto niewalutowe (włączone konta walutowe)
203-ALEX
5000PLN
Import kwoty w PLN
6
Konto walutowe
203-ALEX-EUR
5000PLN / 20000EUR
Konto niewalutowe (wyłączone konta walutowe)
203-ALEX
Przerwanie importu na koncie niezgodnym.
Komunikat o braku obsługi kont walutowych.
Kolejne konta nie importują się.
Scenariusze: Jak wprowadzić korektę bilansu otwarcia?
Aby wprowadzić bilans w kolejnym roku obrachunkowym należy:
Należy wejść w Księgowość/ Inne/ Dokumenty BO.
Nacisnąć przycisk Dodaj lub klawisz <INSERT> w celu dodania dokumentu bilansu otwarcia.
Uwaga
Użytkownik ma możliwość wprowadzenia kilku dokumentów korekt bilansu otwarcia i one wszystkie po zatwierdzeniu wpływają na łączną wartość salda początkowego danego konta.
Po otwarciu okna bilans otwarcia w pierwszej kolejności wprowadzamy kategorię, która może zostać pobrana z listy lub wprowadzona z ręki np. korekta BO z 01.04.2011.
Następnie przystępujemy do wprowadzania kolejnych pozycji bilansu otwarcia, które wpływają na zmianę wartości. Każdą pozycję dodajemy po ustawieniu się na liście i naciskając przycisk Dodaj lub klawisz <INSERT>.
Wprowadzamy konto z ręki lub wybieramy go z listy otwieranej po naciśnięciu prawego przycisku myszy.
Wprowadzamy wartość po odpowiedniej stronie konta.
Po wprowadzeniu wszystkich pozycji bilansu zapisujemy go przyciskiem Zapisz zmiany , stosując kombinację klawiszy <CTRL>+<ENTER> lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub wcisnąć klawisz <ESC>.
Użytkownik ma możliwość wprowadzenia korekty bilansu do bufora, gdzie może on być dowolnie modyfikowany lub go zatwierdzić. W tym celu należy odznaczyć parametr w buforze i zapisać zmiany.
Uwaga
Należy pamiętać o tym, że po zatwierdzeniu bilansu otwarcia nie ma możliwości zmiany zapisu, dane można jedynie przeglądać. Zmiana stanu poszczególnych kont jest możliwa tylko przez dokumenty korekt.
Uwaga
W przypadku korekty bilansu otwarcia Użytkownik ma możliwość zaznaczenia parametru: Wpływa na bilans zamknięcia okresu poprzedniego. Jeżeli parametr jest zaznaczony, to kwoty korekty wpłyną na dany bilans otwarcia oraz bilans zamknięcia poprzedniego okresu obrachunkowego.
Formularz bilansu otwarcia
Dokument bilansu otwarcia
Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.
Dokument – pole na numer dokumentu. Jest on tworzony automatycznie na podstawie schematu numeracji. Schemat numeracji jest ustawiany w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Bilans otwarcia. Dokładny opis sposobu ustalania numeracji jest umieszczony w części podręcznika opisującej Konfiguracje.
Kategoria – w przypadku bilansu otwarcia w polu tym wprowadzamy opis zdarzenia gospodarczego.
Data księg. – data wprowadzenia bilansu otwarcia.
Bufor - jeżeli parametr jest zaznaczony, to użytkownik może dowolnie modyfikować dany dokument bilansu otwarcia. Odznaczenie tego parametru powoduje zatwierdzenie bilansu otwarcia.
Uwaga
Jeśli inicjalizacja BO nastąpiła na podstawie zapisów z poprzedniego roku, znajdujących się w buforze (poprzedni okres obrachunkowy nie został zamknięty), nie jest możliwe zapisanie BO na trwałe. W programie pojawia się komunikat: Poprzedni okres obrachunkowy nie został zamknięty
Korekta bilansu otwarcia – parametr zaznaczany tylko w przypadku zapisów związanych z korektami danego bilansu otwarcia.
Wpływa na bilans zamknięciaokresu poprzedniego – parametr aktywny tylko w przypadku, gdy zaznaczona jest Korekta bilansu otwarcia. Powoduje zmianę wartości w bilansie zamknięcia poprzedniego okresu obrachunkowego.
Wprowadził, zmodyfikował – tutaj wprowadzane są kody operatorów, którzy wprowadzili i zmodyfikowali zapis.
Kwota Wn, Kwota Ma - podsumowanie stron Wn i Ma.
Przy wprowadzaniu dokumentu Użytkownik uzupełnia następujące informacje:
Konto – numer konta z Planu Kont, którego dany zapis dotyczy. Po ustawieniu się w tym polu mamy możliwość wywołania listy kont z programu.
Kwota Wn, Kwota Ma - wprowadzamy wartość na właściwą stronę konta.
Rozrachunek – w kolumnie Rozrachunek dla kont rozrachunkowych wyświetlany jest stan rozrachunku.
Po zaznaczeniu wybranych pozycji BO Operator ma możliwość seryjnego zaznaczenia/odznaczenia parametru Rozrachunek poprzez wybór opcji z menu kontekstowego Zaznacz rozrachunek/Odznacz rozrachunek.
Jeżeli użytkownik korzysta z modułu Księga Handlowa Plus oraz ma aktywną obsługę kont walutowych, wówczas na formatce dokumentu BO są dodatkowe 3 kolumny: Wn w walucie, Ma w walucie oraz Waluta.
Dokument bilansu otwarcia przy włączonej obsłudze kont walutowych
Ikona Szukaj lub kombinacja klawiszy <CTRL>+<F> umożliwiają przeszukiwanie dokumentów BO. Za ich pomocą uruchamiane jest przeszukiwanie po wszystkich kolumnach widocznych na liście w dodatkowo wyświetlanym polu na dokumencie.
Po wpisaniu ciągu znaków w polu wyszukiwania, klawisz <ENTER> lub przycisk Znajdź rozpoczynają przeszukiwanie, natomiast ponowne wybranie któregoś z nich powoduje przejście do następnego wyszukanego rekordu. Kombinacja klawiszy <SHIFT>+<ENTER> umożliwia edycję znalezionego dekretu.
Obok ikony , oznaczającej dodanie nowej pozycji na dokumencie BO, znajduje się przycisk , który daje możliwość wypełnienia formularza. Poprawne jego wypełnienie wymaga podania:
Konta księgowego,
Kwot strony Wn i Ma – w przypadku konta walutowego należy podać typ kursu oraz notowanie.
Dodawanie pozycji Dokumentu BO przez formularz
Opcja Dodanie pozycji zapisu przez formularz także umożliwia użytkownikowi generowanie płatności w Preliminarzu Płatności podczas wprowadzania zapisów na dokumentach BO. Po rozrachowaniu dekretu parametr o generowaniu płatności jest wyszarzony i niemożliwy do odznaczenia.
Aby skorzystać z takiej możliwości w pierwszej kolejności powinno zostać zaznaczone pole Generowanie płatności dla bilansu otwarcia na kontach rozrachunkowych znajdujące się w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa.
Na formularzu pozycji zapisu konieczne jest:
Wypełnienie konta kontrahenta, dla którego zostanie wygenerowana płatność w Preliminarzu,
Zaznaczenie pola Generowanie płatności,
Określenie formy płatności i przewidywanego terminu realizacji płatności.
W momencie zapisywania dokumentu BO, w Preliminarzu dodane zostanie automatycznie nowe zdarzenie dla kontrahenta, którego konto zostało wskazane na formularzu.
Opcja Bez rozliczenia w K/B (widoczna jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki) umożliwia rozrachowanie na kontach księgowych bez generowania automatycznego rozliczenie w module Kasa/Bank. Analogicznie jeżeli następuje rozliczenie dokumentów w module Kasa/Bank to nie następuje rozrachowanie odpowiadających im dekretów na kontach księgowych. Parametr jest aktywny po zaznaczeniu pola Rozrachunek. Po jego zaznaczeniu przenoszą się ustawienia z formularza konta. Parametr podlega edycji.
Jeżeli bieżący okres obrachunkowy nie jest pierwszym okresem i jeżeli na bilansie otwarcia nie ma żadnych pozycji i nie ma żadnych innych dokumentów bilansu otwarcia w bieżącym okresie, to ikona Inicjalizuj BO jest aktywna i powoduje import bilansu zamknięcia jako bilans otwarcia.
https://www.youtube.com/watch?v=T6KaYBajzWQ
Aby program zaimportował bilans otwarcia z poprzedniego okresu muszą być spełnione następujące warunki:
Konta znajdują się w aktualnym okresie obrachunkowym,
Konta są aktywne,
Są kontami analitycznymi,
Są typu: aktywne, pasywne, aktywno-pasywne, pozabilansowe,
W poprzednim okresie obrachunkowym konto ma zdefiniowane konto w przyszłym okresie,
Operator nie ma zakazu do konta,
Obroty na koncie są różne od zera.
Uwaga
W programie jest możliwość inicjalizacji BO, pomimo że zapisy w poprzednim roku obrachunkowym znajdują się w buforze oraz poprzedni rok obrachunkowy nie został zamknięty. W takim przypadku podczas dokonywania importu pojawi się komunikat: Poprzedni okres obrachunkowy nie został zamknięty. Zaimportowane dane mogą być niekompletne. Czy kontynuować?
Jeżeli bieżący okres obrachunkowy jest pierwszym okresem i nie ma żadnych innych dokumentów bilansu otwarcia w bieżącym okresie oraz w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa odznaczono parametr Generowanie płatności dla bilansu otwarcia na kontach rozrachunkowych, wówczas przycisk Inicjalizuj BO na podstawie Preliminarza i kasy jest aktywny i powoduje wygenerowanie pozycji w bilansie otwarcia dla kont rozrachunkowych słownikowych na podstawie zatwierdzonych (przeznaczonych Do realizacji), nierozliczonych zapisów w Preliminarzu i w raportach kasowo/bankowych. Pozostałe stany kont (np. kont zwykłych) w bilansie otwarcia należy uzupełnić ręcznie. Dodatkowo, aby użytkownikowi ułatwić wprowadzanie dokumentów źródłowych (do Preliminarza czy raportów kasowo/bankowych), w oknie bilansu otwarcia z boku dostępne są przyciski umożliwiające Dodawanie zdarzeń do Preliminarza i Zapisów dokasy/banku .
Obok przycisków służących do dodawania zdarzeń i zapisów jest strzałka służąca do rozwijania menu dostępnych rejestrów kasowo/bankowych. Po wybraniu jakiegoś rejestru dodawane jest zdarzenie do Preliminarza lub zapis kasowy. Data dokumentu ustalana jest na dzień bilansu otwarcia, można ją zmodyfikować, jeśli zachodzi taka konieczność. Pozostałe dane użytkownik wypełnia samodzielnie.
Konto, na którym jest dokonywana inicjalizacja bilansu otwarcia, pobierane jest z zapisu kasowo/bankowego lub zdarzenia w Preliminarzu. Na formatce zapisu kasowo/bankowego, na zakładce [Ogólne], wprowadzono pole Konto przeciwstawne, w którym można wprowadzić tylko fragment numeru konta lub można skorzystać z Planu Kont i pobrać konkretny numer z listy.
Na Formatce zdarzenia w Preliminarzu, na zakładce [Dodatkowe], również wprowadzono pole Konto przeciwstawne BO, w którym podobnie jak na zapisie kasowo/bankowym można wprowadzić tylko fragment numeru konta lub można skorzystać z Planu Kont i pobrać konkretny numer z listy.
Po zatwierdzeniu bilansu otwarcia pole Konto przeciwstawne jest blokowane:
W przypadku Preliminarza na wszystkich zdarzeniach,
W przypadku zapisów tylko na tych, które zostały pobrane na BO.
Uwaga
Pole Konto przeciwstawne na zapisie kasowo/bankowym jest widoczne tylko w przypadku, gdy wybrana jest księgowość kontowa. W przypadku Preliminarza pole Konto przeciwstawne BO jest aktywne, jeśli dodatkowo data dokumentu wprowadzanego do Preliminarza jest wcześniejsza niż początek okresu obrachunkowego.
Uwaga
Jeśli zapisy z Kasy/Banku lub zdarzenia z Preliminarza zostały już zainicjalizowane na BO, to przy próbie zmiany Kontrahenta, Kwoty, Konta, Daty dokumentu itp. na tych zapisach pojawi się komunikat: Zmiana danych może wymagać ponownej inicjalizacji bilansu otwarcia w księgowości. Należy pamiętać, że dotyczy to wyłącznie zapisów kasowo/bankowych zdarzeń w Preliminarzu wprowadzonych ręcznie, a nie automatycznie generowanych przez program np. na podstawie wprowadzonych faktur do Rejestru Sprzedaży.
Uwaga
Należy pamiętać, iż włączenie parametru Automatyczne zakładanie kont analitycznych niesłownikowych w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa ma powiązanie z księgowaniem raportów kasowo/bankowych i ustalaniem kont przeciwstawnych na zapisach kasowo/bankowych. W momencie księgowania odpowiednim schematem, jeśli wpisane w polu konto przeciwstawne nie istnieje, to program będzie próbował je założyć. Do użytkownika należy prawidłowe uzupełnienie pola Konto przeciwstawne.
W pozostałych przypadkach przycisk Inicjalizuj BO jest nieaktywny.
Bilans otwarcia- lista dokumentów
Wstęp
Bilans jest dwustronnym zestawieniem wartości środków gospodarczych (aktywów) oraz źródeł ich finansowania (pasywów), sporządzonym na określony dzień i w określonej formie. Wzór bilansu publikowany jest w załączniku do ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. (Dz.U. Z 1994r. Nr 121, poz. 591). Jedną z zasad przy sporządzaniu bilansu jest zasada ciągłości bilansowej, która mówi, że bilans zamykający jeden rok podatkowy jest jednocześnie bilansem otwarcia roku następnego.
Wprowadzając bilans otwarcia, użytkownik ma możliwość wprowadzenia go do bufora, gdzie zapisy mogą ulegać dowolnej modyfikacji lub też zatwierdzić go całkowicie. W przypadku zmian w bilansie otwarcia, który został przez użytkownika zatwierdzony, zmiany poszczególnych wartości można dokonywać na zasadzie dokumentów korygujących bilans.
Uwaga
Data bieżąca w programie oraz bieżący okres obrachunkowy muszą być zgodne z datą bilansu otwarcia.
Uwaga
Należy pamiętać o tym, że po zatwierdzeniu bilansu otwarcia nie ma możliwości zmiany zapisu, dane można jedynie przeglądać. Zmiana stanu poszczególnych kont jest możliwa tylko przez dokumenty korekt.
Dokumenty bilansu otwarciaDokumenty bilansu otwarcia
Użytkownik programu Comarch ERP Optima ma możliwość wprowadzania bilansu otwarcia poszczególnymi dokumentami na liście Dokumenty bilansu otwarcia (lista jest dostępna z poziomu Księgowość/ Inne/ Dokumenty BO). Wszystkie dekrety, wprowadzone na poszczególnych dokumentach, wpływają na wartość salda początkowego danego konta.
Na liście Dokumenty bilansu otwarcia widoczne są następujące informacje: data, numer dokumentu, kwota Dt, kwota Ct oraz opis zdarzenia.
Pod listą umieszczone są standardowe przyciski, które pozwalają na dodawanie nowego zapisu, przeglądanie już istniejących oraz usunięcie dokumentu, ale tylko w przypadku bilansu, który znajduje się na poziomie bufora (kolor zielony zapisu).
Przeszacowanie walut
Przeszacowanie walut
Przeszacowanie walut jest dostępne z poziomu Księgowość/ Inne/ Przeszacowanie walut. Funkcja jest dostępna tylko dla użytkowników modułu Księga Handlowa Plus, którzy zaznaczyli w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa parametr Obsługa kont walutowych. Dokumenty przeszacowania walut są generowane i zapisywane w ramach bieżącego okresu obrachunkowego (określonego w menu Narzędzia).
Funkcja Przeszacowania walut automatyzuje proces wyceny aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych. Różnice kursowe, dla wybranych kont, są obliczane na podstawie sald tych kont na koniec miesiąca, kwartału lub okresu obrachunkowego. Po wyliczeniu różnicy kursowej dokonywana jest również predekretacja różnicy kursowej co umożliwia zaksięgowanie dokumentu bez konieczności budowania schematu.
Przed wykonaniem przeszacowania walut należy w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa określić:
za jaki okres ma zostać wykonane przeszacowanie, poprzez wskazanie dla parametru Przeszacowanie walut na koniec opcji: miesiąca, kwartału lub okresu obrachunkowego (opcja domyślnie zaznaczona).
w jaki sposób ma zostać zaksięgowane przeszacowanie na początek okresu, poprzez wybór dla parametru Księgowanie dokumentów przeszacowania walut na początek okresu opcji:
stornem czerwonym – umożliwia księgowanie na początek okresu po tej samej stronie konta, co zapisy wygenerowane na koniec okresu, ze znakiem minus. Opcja domyślnie zaznaczona.
stornem czarnym – umożliwia księgowanie na początek okresu po przeciwnej stronie konta, co zapisy wygenerowane na koniec okresu, ze znakiem plus.
Wyżej wymienione parametry są możliwe do zaznaczenia jeżeli zaznaczono parametr Obsługa kont walutowych.
Konfiguracja przeszacowania walut
Lista dokumentów przeszacowania
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Zmień lub klawisz <CTRL>+<ENTER> - przycisk pozwala na podglądnięcie dokumentu. W przypadku zapisów, które znajdują się na poziomie bufora, dodatkowo użytkownik ma możliwość modyfikowania dokumentu przeszacowania.
Lista dokumentów przeszacowania walut Usuń lub klawisz <DELETE> - przycisk pozwala na usunięcie dokumentu, ale tylko w takim przypadku, gdy jest on jeszcze na poziomie bufora.
Listę Przeszacowań można zawęzić do dokumentów (lista rozwijalna w polu Przeszacowania):
wszystkich,
niezaksięgowanych na końcu okresu,
niezaksięgowanych na początku okresu,
zaksięgowanych na końcu okresu,
zaksięgowanych na początku okresu.
Ikona księgowania jest aktywna tylko wtedy, gdy lista została zawężona do dokumentów niezaksięgowanych na końcu okresu lub niezaksięgowanych na początku okresu.
Dokument przeszacowania
Przeszacowanie zapisywane jest jako osobny dokument, posiadający nagłówek oraz tabelę z pozycjami. Dokument przeszacowania walut dodajemy klikając na ikonkę na Liście przeszacowań. Podgląd dokumentu jest dostępny z poziomu Listy przeszacowań po kliknięciu na ikonkę .
Dokument przeszacowania walut
Nagłówek dokumentu przeszacowania zawiera następujące informacje:
Nazwa pola
Opis pola
Nr dokumentu
W tym polu należy wpisać numer dokumentu.
Data
Podczas dodawania nowego dokumentu data zależna jest od ustawienia w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa parametru Przeszacowanie walut na koniec. Data w tym polu jest wykorzystana do księgowania na koniec okresu.
Bufor
Dokument przeszacowania można zapisać do bufora (tak zapisany dokument na liście będzie miał kolor zielony) i ponownie edytować, dopóki nie zostanie zatwierdzony. Po zatwierdzeniu dokumentu, jego cofnięcie do bufora będzie możliwe z menu kontekstowego - opcja Cofnij do bufora .
Waluta
W tym polu Użytkownik wybiera odpowiednią walutę przeszacowania oraz kurs dla tej waluty.
Dziennik
Dziennik cząstkowy, do którego zostanie zaksięgowane PK. Pole wymagalne. Pole edytowalne do momentu zaksięgowania dokumentu. Dziennik uzależniony jest od okresu obrachunkowego, do którego następuje księgowanie.
Księgowanie przez bufor
Jeśli parametr został zaznaczony, wówczas dokument zostanie zaksięgowany do bufora, jego odznaczenie spowoduje zaksięgowanie dokumentu na czysto.
Przychody finansowe, Koszty finansowe
Przyciski otwierające Plan Kont z możliwością wybrania konta. Podpowiada się Plan Kont z bieżącego okresu obrachunkowego. Użytkownik ma możliwość wpisania konta również ręcznie pod warunkiem, że takie konto istnieje w Planie Kont. W polach tych należy podać konta, na które mają być zaksięgowane dodatnie i ujemne różnice kursowe.
Zapis księgowy
Pole będzie widoczne dopiero po zaksięgowaniu dokumentu.
W Tabeli z pozycjami prezentowane są następujące informacje:
Nazwa pola
Opis pola
Konto Wn,
Konto Ma
Z jednej strony numer konta, którego dotyczy przeszacowanie, z drugiej konto przychodów/kosztów finansowych. Jeżeli różnica kursowa jest zerowa – w wierszu pojawia się tylko konto przeszacowywane, zawsze po stronie Winien.
Kwota różnicy
Różnica kursowa bilansowa (RKB) jest obliczana w następujący sposób:
RKB = SWK x KW - SZK
SWK - saldo walutowe konta
KW - kurs waluty, dla którego ma być przeszacowane saldo
SZK – saldo złotówkowe konta
Różnica jest zapisywana zawsze ze znakiem plus, natomiast strony kont księgowych są określane zgodnie z tą Tabelą.
Saldo walutowe (przeszacowywanego konta)
oraz Saldo PLN (przeszacowywanego konta).
Dane te mają charakter informacyjny i na ich podstawie oraz w oparciu o kurs przeszacowania Użytkownik możne sprawdzić poprawność wyliczenia różnicy.
Wprowadził
Zawiera akronim operatora wprowadzającego dokument oraz datę wprowadzenia.
Zmodyfikował
Pole to reaguje na każde ponowne zapisanie dokumentu.
Na formularzu przeszacowania walut w przypadku wskazania w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa dla parametru Przeszacowanie walut na koniec opcji:
miesiąca – podczas dodawania pierwszego dokumentu przeszacowania walut w polu Data ustawia się ostatni dzień miesiąca wskazanego w menu Narzędzia/ Data bieżąca. Podczas dodawania kolejnego dokumentu przeszacowania ustawia się ostatni dzień kolejnego miesiąca. Nie ma możliwości wskazania innej daty niż ostatni dzień miesiąca. Próba zmiany na datę inną niż ostatni dzień miesiąca powoduje ustawienie ostatniego dnia danego miesiąca.
Różnica kursowa obliczana jest w następujący sposób: saldo walutowe konta mnożone jest przez kurs z ostatniego dnia miesiąca i od otrzymanego wyniku odejmowane jest saldo złotówkowe tego konta.
kwartału – podczas dodawania pierwszego dokumentu przeszacowania walut w polu Data ustawia się ostatni dzień kwartału wskazanego w menu Narzędzia/ Data bieżąca. Podczas dodawania kolejnego dokumentu przeszacowania ustawia się ostatni dzień kolejnego kwartału. Nie ma możliwości wskazania innej daty niż ostatni dzień kwartału. Próba zmiany na datę inną niż ostatni dzień miesiąca powoduje ustawienie ostatniego dnia danego kwartału. W przypadku niestandardowego okresu obrachunkowego, który kończy się w trakcie kwartału (np. w maju), ustawia się ostatni dzień tego okresu (np. 31.05).
Różnica kursowa obliczana jest w następujący sposób: saldo walutowe konta mnożone jest przez kurs z ostatniego dnia kwartału i od otrzymanego wyniku odejmowane jest saldo złotówkowe tego konta.
okresu obrachunkowego – na dokumencie przeszacowania walut w polu Data ustawia się ostatni dzień okresu obrachunkowego. Nie ma możliwości wskazania innej daty. Próba zmiany na datę inną niż ostatni dzień okresu obrachunkowego powoduje ustawienie ostatniego okresu obrachunkowego.
Różnica kursowa obliczana jest w następujący sposób: saldo walutowe konta mnożone jest przez kurs z ostatniego dnia okresu obrachunkowego i od otrzymanego wyniku odejmowane jest saldo złotówkowe tego konta.
Ikona generacji elementów dokumentu przeszacowania lub klawisz <F8> spowodują otwarcie formatki z listą kont – kandydatów do przeszacowania. Na liście pojawią się tylko konta, które spełniają warunki do przeszacowania, czyli konta walutowe waluty określonej na dokumencie przeszacowania, dla których nie dokonano jeszcze przeszacowania w danym okresie i do których operator nie ma zakazu. Użytkownik ma możliwość zaznaczenia wybranych lub wszystkich kont i przeniesienia ich do przeszacowania. Przeszacowanie obejmuje saldo dla dekretów zarówno w buforze jak i zatwierdzonych. Jeżeli znajdują się jakieś dekrety w buforze pojawi się następujący komunikat:
Komunikat
Po zaznaczeniu konta lub większej ilości kont i wybraniu ich na dokument przeszacowania rozpocznie się proces przeliczania sald wg kursu podanego na formatce. Aby ułatwić przeszukiwanie formatki przeszacowania walut, dostępna jest ikona Szukaj. Ikona jest aktywna, jeżeli na liście znajduje się chociaż jedna pozycja.
Uwaga
Jeżeli dla któregoś z kont wyliczone saldo będzie zerowe, pozycja zostanie dopisana z zerową kwotą. Taka pozycja nie zostanie zaksięgowana, natomiast konto nie pojawi się już na liście kont kwalifikujących się do przeszacowania.
Księgowanie dokumentu przeszacowania
Pozycje dokumentu zawierają predekretację na podstawie kont Przychodów i Kosztów finansowych wprowadzonych na formatce przeszacowania. Zasadę przypisywania kont do odpowiedniej strony (Wn, Ma) przedstawia poniższa tabela. Kwota różnicy kursowej wyświetlana na ekranie będzie zawsze dodatnia – w zależności od strony salda oraz wyniku równania, wyliczonego wg wzoru określonego tutaj.
Dokument przeszacowania, przypisywane są konta po odpowiedniej stronie.
Schemat przeszacowania walut:
Saldo konta
Wynik obliczenia różnicy kursowej
Dekret strona Wn
Dekret strona Ma
Winien
Dodatni
Konto podlegające przeszacowaniu
Przychody finansowe
Ma
Dodatni
Koszty finansowe
Konto podlegające przeszacowaniu
Winien
Ujemny
Koszty finansowe
Konto podlegające przeszacowaniu
Ma
Ujemny
Konto podlegające przeszacowaniu
Przychody finansowe
Winien/Ma lub zerowe
Zero
Konto podlegające przeszacowaniu
Pole puste
Dokument Przeszacowania księgowany jest dwa razy: na koniec okresu, w którym nastąpiło przeszacowanie i na początku następnego okresu (storno). Księgowanie odbywa się z listy dokumentów przeszacowania po zawężeniu listy do dokumentów niezaksięgowanych na koniec okresu lub dokumentów niezaksięgowanych na początku okresu. Tylko w przypadku tych dwóch filtrów będzie aktywna ikona księgowania.
Funkcja uruchamiająca księgowanie na koniec okresu wygeneruje polecenie księgowania z datą wpisaną w polu Data.
Numer dokumentu, Kategoria i Opis zostanie pobrany z nagłówka dokumentu Przeszacowania, natomiast Identyfikator księgowy będzie nadawany wg schematu KOLEJNY NUMER/RR/DZIENNIK CZĄSTKOWY (np. księgowanie w 2023 roku do dziennika inne – 3/23/INNE).
Funkcja uruchamiająca księgowanie na początek okresu generuje polecenie księgowania w zależności od ustawienia dla dostępnego w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa parametru Przeszacowanie walut na koniec:
miesiąca – polecenie księgowania generowane jest z datą pierwszego dnia kolejnego miesiąca,
kwartału – polecenie księgowania generowane jest z datą pierwszego dnia kolejnego kwartału,
okresu obrachunkowego - polecenie księgowania generowane jest z datą pierwszego dnia kolejnego okresu obrachunkowego.
W przypadku zaznaczenia w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa dla parametru Księgowanie dokumentów przeszacowania walut na początek okresu opcji stornem czerwonym, księgowanie na początek okresu jest wykonane po tej samej stronie konta, co zapisy wygenerowane na koniec okresu, ze znakiem minus.
Zapis księgowy na początek okresu, storno czerwone
W przypadku zaznaczenia w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa dla parametru Księgowanie dokumentów przeszacowania walut na początek okresu opcji stornem czarnym, księgowanie na początek okresu jest wykonane po przeciwnej stronie konta, co zapisy wygenerowane na koniec okresu, ze znakiem plus.
Zapis księgowy na początek okresu, storno czarne
Uwaga
Nie można zaksięgować dokumentu na początek okresu, jeżeli nie został zaksięgowany na koniec okresu. Nie można usunąć dekretu na koniec okresu, jeżeli istnieje dekret na początek okresu (należy najpierw usunąć dekret na początek okresu).
Schematy księgowe
Dodawanie wzorcowych schematów księgowych
Funkcja umożliwia dodanie wzorcowych schematów księgowych, za pomocą których użytkownik ma możliwość księgowania podstawowych, uniwersalnych operacji gospodarczych, jakie mają miejsce w przedsiębiorstwie.
Naciśnięcie przyciskuDodaj wzorcowe schematy księgowe powoduje otwarcie okna zawierającego parametr Gdy dodawany schemat już istnieje w bazie docelowej wraz z możliwością wyboru opcji:
Pomiń – wybór opcji powoduje, że jeżeli w firmie istnieje już schemat o takim samym symbolu, to wzorcowy schemat nie zostanie dodany,
Dopisz – opcja umożliwia utworzenie wzorcowych schematów pomimo istnienia w firmie schematu o tym samym symbolu. Wzorcowy schemat dodawany jest w takim przypadku z symbolem zawierającym numer po nazwie (przykładowo: ZAKUP-PŁATNOŚCI_1).
Wzorcowe schematy księgowe tworzone są dla następujących typów dokumentów:
Amortyzacja środków trwałych,
Deklaracje/JPK,
Dokumenty kompensat,
Ewidencja kosztów,
Ewidencja przychodów,
Faktury sprzedaży,
Faktury zakupu,
Likwidacja środków trwałych,
Lista płac
Paragony,
Raporty kasa/bank,
Rejestr sprzedaży VAT,
Rejestr zakupów VAT,
Rozliczenia,
Różnice kursowe,
Różnice kursowe MW,
Ulepszenie środków trwałych,
Wydania zewnętrzne.
Na formularzu wzorcowego schematu księgowego zaznaczony jest parametr Księgowanie przez bufor oraz Pobierz datę księgowania z Konfiguracji.
Utworzenie wzorcowych schematów księgowych powoduje dodanie (o ile nie zostały wcześniej dodane) w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Dzienniki dzienników o symbolach: SPRZEDAŻ, ZAKUP, INNE, BANK, KASA, PK.
Utworzenie wzorcowych schematów księgowych powoduje dodanie (o ile nie zostały wcześniej dodane) w Ogóle/ Kategorie kategorii o symbolach: AMORTYZACJA, KUP, NKUP, KOSZTY INNE, KOSZTY 75%, ZALICZKI.
Uwaga
Dodanie wzorcowych schematów księgowych możliwe jest również podczas zakładania nowej firmy. W oknie Kreatora konfiguracji parametrów firmy pojawiającego się podczas pierwszego logowania do nowej firmy, w oknie Dla jakiej działalności mamy utworzyć plan kont? domyślnie zaznaczony jest parametr Utwórz wzorcowe schematy księgowe. Schematy tworzone są niezależnie od wybranego typu działalności oraz zespołu kont (4, 5).
W przypadku utworzenia wzorcowych schematów księgowych po zaznaczeniu w oknie Kreatora konfiguracji parametrów firmy parametru Utwórz wzorcowe schematy księgowe, dodawane są (o ile nie zostały wcześniej dodane) w Konfiguracji Firmy/ Środki trwałe/ Grupy środków trwałych oraz Grupy wartości niematerialnych i prawnych grupy o symbolach:
W przypadku środków trwałych: BUDYNKI I LOKALE, ŚRODKI TRANSPORTU, URZĄDZENIA TECHNICZNE I MASZYNY,
w przypadku WNiP: WARTOŚCI NIEMATERIALNE I PRAWNE.
Na formularzu grupy ŚT/ WNiP dostępne są pola Konto – segment Wn oraz Konto – segment Ma. Utworzenie wzorcowych schematów po zaznaczeniu w oknie Kreatora konfiguracji parametrów firmy parametru Utwórz wzorcowe schematy księgowe powoduje dopisanie domyślnych kont księgowych na formularzach wyżej wymienionych grup.
Formularz grupy środków trwałych
W schematach księgowych służących do księgowania dokumentów środków trwałych w polu Konto dostępne są makra odwołujące się do kont uzupełnionych na formularzu grupy:
@KontoWnGrupy – odwołuje się do konta uzupełnionego na formularzu grupy w polu Konto – segment Wn,
@KontoMaGrupy – odwołuje się do konta uzupełnionego na formularzu grupy w polu Konto – segment Ma.
Schematy księgowań dla dokumentów wprowadzonych bezpośrednio do Rejestru VAT
Dokumentom wprowadzanym bezpośrednio do Rejestru VAT przypisano typy schematów: Rejestr Sprzedaży VAT oraz Rejestr Zakupu VAT. Automatyczne księgowanie dokumentów odbywa się w miejscu ich powstania, za pośrednictwem mechanizmów nazywanych Schematami Księgowymi. Wyjątkiem są faktury VAT wprowadzone w module Faktury, które po zaznaczeniu parametru Księgowanie faktur VAT poprzez rejestr VAT w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa mogą być zaksięgowane z poziomu Rejestrów VAT. Jeśli użytkownik nie korzysta z tego parametru, a korzysta z modułów Faktury oraz Handel, schematy tego typu będą dotyczyć jedynie faktur kosztowych oraz faktur dokumentujących zakup środka trwałego, ponieważ faktur związanych z tego rodzaju operacjami nie wprowadza się ani do modułu Faktury ani do modułu Handel.
Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono Księgowanie faktur poprzez rejestr VAT nie ma możliwości usunięcia zapisu z Rejestru VAT, jeśli jest zaksięgowany, gdyż dekret ten powstał na podstawie zapisu w rejestrze. Najpierw należy usunąć księgowanie, a dopiero potem dokument. Jeśli księgowanie jest z modułu Faktury, to możliwość usuwania dokumentów z rejestru VAT istnieje.
Przystępując do definiowania schematu dla dokumentów kosztowych w polu Typy schematów wybieramy typ Rejestr zakupów VAT.
Ikona Dodaj otwiera formularz Schemat księgowy, przystępujemy do definiowania nagłówka schematu.
Należy uzupełnić pola dotyczące nagłówka schematu księgowego:
Symbol – symbol wzorca księgowania, o max długości 20 znaków alfanumerycznych np. KOSZTY. Symbol musi być unikalny w ramach typu dokumentów.
Nazwa – nazwę wzorca, o max długości 50 znaków alfanumerycznych np. KOSZTY.
Formularz schematu księgowegoDziennik – dziennik księgowy, w którym będą księgowane Faktury Sprzedaży przy użyciu wzorca księgowego. Pozycję wyposażono w przycisk wyświetlający listę dostępnych dzienników księgowych tzw. drop-down.
Księgowanie przez bufor – parametr jest domyślnie zaznaczony. Jego zaznaczenie pozwala na księgowanie „na brudno” tj. W buforze. Odznaczenie – księgowanie „na czysto” tj. na liście dokumentów zatwierdzonych.
Nieaktywny – zaznaczenie tego parametru spowoduje, że ten schemat nie będzie pojawiał się na liście wyboru podczas księgowania. Do wykorzystania, jeśli dany schemat był kiedykolwiek użyty do księgowania, więc nie można go usunąć, a nie jest już stosowany.
Pobierz datę księgowania z Konfiguracji – zaznaczenie tego parametru powoduje, że data, z jaką dany rodzaj dokumentów zostanie zaksięgowany, jest pobierana z Konfiguracji (Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Parametry – Księgowanie dokumentów z datą). Odznaczenie parametru umożliwia określenie daty, z jaką mają być księgowane dokumenty bezpośrednio na danym schemacie księgowań.
Uwaga
Przystępując do księgowania, użytkownik z listy wybiera wzorzec, którym mają być księgowane dokumenty. Wzorzec można rozpoznać tylko po symbolu, po nazwie oraz po informacjach wprowadzonych w polu Uwagi. Oznacza to konieczność nadawania wzorcom czytelnych symboli, nazw.
Okna Warunku i Opisu wyposażono w przycisk uruchamiający Wizarda. Kliknięcie na przycisk powoduje wejście do odpowiedniego okna. Jeśli użyjemy klawisza przy Warunku, to otworzy się okno Warunek zadziałania schematu księgowego.Wizard Warunek zadziałania schematu księgowego w nagłówku schematu księgowań
Pozwala on na definiowanie warunków (maksymalnie 2000 znaków), pozwalających na wybiórcze księgowanie dokumentów tj. tylko tych, które spełniają warunki w użytym schemacie.
Wizard warunek zadziałania schematu księgowego
Na oknie Warunek zadziałania schematu funkcjonują przyciski.
Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:
Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza schematu księgowego, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.
Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.
Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych warunków zadziałania schematu.
– udostępnia listę identyfikatorów warunków: Opis, Kategorię dokumentu: ogólną, szczegółową, Kod, Typ podmiotu, Typ zaliczkobiorcy. – zatwierdza wybrany warunek. – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego warunku. – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonego warunku.
Oprócz przycisków, okno wyposażone jest w zakładkę [Opis] pozwalająca na przejście do definiowania opisu w nagłówku schematu.
Warunkiem może być:
Waluta – symbol @Waluta
Opis – symbol @Opis
Rejestr – symbol @Rejestr
Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
Kategoria szczegółowa – symbol @Kategoria Nag
Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym – symbol @KatNagKontoWn
Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym – symbol @KatNagKontoMa.
Dokument Wewnętrzny – symbol @Wewnetrzna – pozwala na wyodrębnienie, czy dany schemat ma lub nie dotyczyć księgowania dokumentów wewnętrznych.
Płatność VAT w PLN – symbol @PlatnoscVatPLN
Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Kod – symbol @KodPodmiotu
Typ – symbol @TypPodmiotu
Konto odbiorcy – symbol @KontoPodmiotuOdb
Konto dostawcy – symbol @KontoPodmiotuDost
Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Konto płatnika 1 – symbol @KontoPlatnikaOdb
Konto płatnika 2 – symbol @KontoPlatnikaDost
Kod – symbol @KodPlatnika
Typ – symbol @TypPlatnika
Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’) =’wartość atrybutu’
Kod JPK_V7 w ramach którego dostępne są następujące parametry:
Kod JPK_V7 – symbol @KodJPK_V7. Po wyborze tej opcji pojawia się okno z listą kodów JPK_V7. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów zakupowych wyświetlana jest lista procedur i typów dokumentów dotyczących zakupu oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów sprzedażowych wyświetlana jest lista kodów towarowych oraz procedur i typów dokumentów dotyczących sprzedaży. Po wskazaniu przez użytkownika konkretnego kodu JPK_V7 pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie.
Czy jest kod JPK_V7 – symbol @JestKodJPK_V7. Po wyborze tej opcji pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie
Opis analityczny – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
Konto 1 elementu wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyKonto1(’NAZWA WYMIARU’)
Konto 2 elementu wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyKonto2(’NAZWA WYMIARU’)
Ostatni element pozycji wymiaru– symbol @OpisAnalitycznyElement(’NAZWA WYMIARU’)
Pozycja wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyPozycja(’NAZWA WYMIARU’).
Wprowadzanie warunku zadziałania schematu
Definiowanie warunku opiera się na czterech polach kreatora:
Łącznik – określenie sposobu łącznia warunków wyrażenia („i”, „lub”),
Funkcja – pozwala na uzależnienie definiowanego warunku od Opisu, Kategorii, Podmiotu,
Operator – pozwala na logiczne powiązanie funkcji z wartością,
Wartość – wartość funkcji. W przypadku Kodu Podmiotu oraz Opisu wartość należy wpisać „z ręki”. Dla kategorii ogólnej i szczegółowej wyświetlany jest słownik kategorii, typu podmiotu i zaliczkobiorcy możliwość wyboru: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy, a dla Konta Wn i Ma kategorii wyświetla się Plan Kont.
Elementy definicji warunku załączono w poniższej Tabeli.
Elementy
definicji
Łącznik
Funkcje
Operator
Wartość
Symb.
Opis
Nazwa
Symb.
Opis
Symb.
Relacja
AND
OR
I
LUB
Waluta
@Waluta
Symbol waluty Faktury VAT
=
>
<
>=
<=
< >
zawiera
nie zawiera
Równa się
Mniejszy
Większy
Mniejszy lub równy
Większy lub równy
Różny
Jedna z walut wprowadzonych w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty
Opis
@Opis
Opis Faktury VAT wprowadzony do pola obok pola kod kategorii
Dowolna wartość wprowadzona "z ręki"
Rejestr
@Rejestr
Decyduje, czy schemat ma dotyczyć księgowania faktur z wybranego rejestru
Wybór z listy rejestrów VAT
Kategoria szczegółowa
@KategoriaNag
Kod kategorii szczegółowej
Kod kategorii szczegółowej ze słownika kategorii
Kategoria Ogólna
@KateoriaOgólnaNag
Kod kategorii ogólnej
Kod kategorii ogólnej ze słownika kategorii
Opis kategorii
@KategoriaOpisNag
Opis kategorii
Opis kategorii ze słownika
Konto Wn kategorii
@KatNag KontoWn
Konto Wn wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii
Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Konto Ma kategorii
@KatNagKontoMa
Konto Ma wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii
Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Dokument wewnętrzny
@Wewnętrzna
Pozwala wyodrębnić, czy dany schemat ma lub nie dotyczyć księgowania dokumentów wewn.
Wybór: Tak, Nie
Płatność VAT w PLN
@PlatnoscVatPLN
Kwota VAT w PLN na fakturze w walucie obcej dla kontrahenta krajowego
Wybór: Tak, Nie
Kod Podmiotu
@KodPodmiotu
Wartość wprowadzona "z ręki"
Typ Podmiotu
@KodPodmiotu
Wybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
Konto odbiorcy
@KontoPodmiotuOdb
Konto wypełnione na karcie kontrahenta
Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona "z ręki"
Konto dostawcy
@KontoPodmiotuDost
Konto wypełnione na karcie kontrahenta
Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona "z ręki"
Typ Zaliczkobiorcy
@TypZaliczkobiorcy
Wybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
Konto płatnika 1
@KontoPlatnikaOdb
Konto wypełnione na karcie kontrahenta lub pracownika (płatnika)
Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Konto płatnika 2
@KontoPlatnikaDost
Konto wypełnione na karcie kontrahenta lub pracownika (płatnika)
Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Kod Płatnika
@KodPlatnika
Wartość wprowadzona „z ręki”
Typ Płatnika
@TypPlatnika
Wybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
Kod JPK_V7
@KodJPK_V7
Kod JPK_V7 wybrany na dokumencie
W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów zakupowych wyświetlana jest lista procedur i typów dokumentów dotyczących zakupu oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów sprzedażowych wyświetlana jest lista kodów towarowych oraz procedur i typów dokumentów dotyczących sprzedaży. Po wskazaniu przez użytkownika konkretnego kodu JPK_V7 pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie
Kod JPK_V7/ Czy jest kod JPK_V7
@JestKodJPK_V7
Czy na dokumencie wybrano kod JPK_V7
Tak, Nie
Wizard Opisu wnagłówku schematu księgowań
Okno wyposażono w mechanizmy przenoszące do nagłówka zapisu księgowego odpowiedni opis pobierany z księgowanej faktury. Poniżej okno Wizarda nagłówka Opis.Wizard nagłówka Opis
Formularz Opis wyposażono w dwie grupy przycisków.
Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda.
Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.
Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.
Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych symboli opisu:
– udostępnia listę identyfikatorów opisu: Nr dokumentu, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową, Kod, Typ podmiotu. – zatwierdza wybrany identyfikator opisu. – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego identyfikatora opisu. – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonych identyfikatorów opisu.
Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładkę [Warunek], pozwalającą na przejście do definiowania warunku w nagłówku schematu.
Wprowadzanie identyfikatora opisu
W celu wprowadzenia identyfikatora opisu należy wybrać przycisk . Pokaże się lista dostępnych opisów. Po wybraniu jednego z nich, należy dokonać jeszcze jego zatwierdzenia po przez kliknięcie na przycisku Zatwierdź. Wdużym oknie zatytułowanym Opis pojawi się makro opisu np. @Dokument, jeżeli wybraliśmy Nr dokumentu.
Opisami mogą być:
Waluta – symbol @Waluta
Numer Faktury Zakupu – mechanizm Nr dokumentu – symbol @Dokument
Opis faktury – mechanizm Opis – @Opis
Nazwa rejestru – symbol @Rejestr
Identyfikator księgowy – symbol @IdKsieg
Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są cztery parametry:
Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag.
Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Kod – symbol @KodPodmiotu
Typ – symbol @TypPodmiotu
Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy
Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Kod – symbol @KodPlatnika
Typ – symbol @TypPlatnika
Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’)
Dokument rejestru VAT
Dane pobierane są z księgowanej Faktury rejestru VAT i tak:
Nr dokumentu pobierany jest z pola
Opis z pola znajdującego się obok pola Kategoria.
Identyfikator księgowy – pobierany jest z pola Id. Księgowy.
Kategoria ogólna bądź Kategoria szczegółowa pobierane są z pola Kategoria, w którym wyświetlany jest kod kategorii (ogólnej bądź szczegółowej, w zależności od tego, którą wybrał użytkownik).
Kod podmiotu pobierany jest z pola
Typ podmiotu pobierany jest zgodnie ze słownikiem, do którego należy podmiot z dokumentu.
Waluta pobierana jest z zakładki [Waluta].
Definiowanie elementu w schemacie księgowań
Po zakończeniu etapu definiowania nagłówka schematu, przycisk pozwala na powrót do formularza zatytułowanego Schemat księgowy, z poziomu którego wprowadza się kolejne pozycje wzorca. Każda z pozycji odpowiada pojedynczemu dekretowi (pozycji) w zapisie księgowym.
Formularz posiada dwie zakładki:
[Ogólna] – służy do definiowania poszczególnych pozycji schematu księgowań
[Pozostałe] – pozwala na połączenie danego wzorca z innymi schematami księgowań tego samego typu.
Formularz pozycji schematu księgowań – zakładka [Ogólne].
Formularz zakładki [Ogólne] swą konstrukcją przypomina formularz zapisu księgowego. Posiada nagłówek, z polami:
Symbol – symbol schematu księgowań.
Nazwa – nazwa schematu księgowań.
Dziennik – dzienniki księgowań, w których będą generowane dekrety w oparciu o księgowane dokumenty.
Pobierz datę księgowania z Konfiguracji – parametr określający, z jaką datą księgowane będą dokumenty.
Warunek – warunki, jakie powinien spełniać księgowany dokument.
Opis – identyfikatory opisów odpowiedzialne za przenoszenie opisów z odpowiednich pól dokumentu do nagłówka zapisu księgowego.
Parametr – księgowanie przez bufor – odpowiedzialny za umieszczanie dekretów w buforze lub na liście zapisów zatwierdzonych oraz część pokazującą zdefiniowane pozycje będące odpowiednikami pozycji zapisu księgowego tzw. dekretów.
Formularz posiada trzy grupy przycisków.
Grupa pierwsza jest ściśle związana z definiowaną pozycją schematu. Składają się na nią poniższe ikony:
Nowa pozycja schematu – dodanie nowej pozycji schematu księgowań.
Edycja pozycji schematu – podgląd elementu schematu księgować z możliwością dokonania zmian.
Usuń pozycję – kasowanie pozycji schematu księgowań.
– Przesuń pozycję w górę, Przesuń pozycję w dół – służące do zamiany wskazanej pozycji z pozycją sąsiednią, która znajduje się odpowiednio powyżej lub poniżej wskazanej pozycji. Ikony są aktywne w zależności od położenia danej pozycji, tzn. jeśli dana pozycja jest pierwszą na liście, to opcja „w górę” jest nieaktywna, a jeśli jest ostatnią na liście, to opcja „w dół” jest nieaktywna.
Grupa druga zawiera przyciski:
Sprawdzanie poprawności działania schematu.Zapisz zmiany – zapisuje schemat księgowań.
Anuluj zmiany – pozwala na wycofanie się z formularza Schemat księgowań bez zapisu.
Lista elementów schematu księgowego
W celu dodania nowej pozycji schematu należy wybrać przycisk Dodaj. Otwiera on okno elementu schematu księgowań.
Formularz wyposażono w następujące pola:
Konta księgowe Wn i Ma,
Podział na słowniki,
Podział na kategorie,
Kwota,
Rozrachunek,
Księgowanie walutowe – pole widoczne przy aktywnym module Księga Handlowa Plus dla typów dokumentów walutowych,
Opis,
Warunek zadziałania schematu księgowań.
Elementu schematu księgowego
Elementowi schematu z tego poziomu należy przypisać jedno lub dwa konta księgowe. Mogą być wpisane lub wybrane z listy kont udostępnianej po kliknięciu na przyciskach Konto Wn, Konto Ma. Poza tym obok pola Konto Wn i Konto Ma istnieje możliwość rozwinięcia podmenu z następującymi makrami:
Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są dwa parametry:
Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoWn,
Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoMa.
Kategoria pozycji – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoWn,
Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoMa.
Kategoria2 pozycji – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Konto Wn kategorii2 – konto Wn wprowadzone na kategorii2 w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @Kat2ElemKontoWn
Konto Ma kategorii2 – konto Ma wprowadzone na kategorii2 w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @Kat2ElemKontoMa.
Środek trwały – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a przypisanej do karty środka trwałego
Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a przypisanej do karty środka trwałego.
Wartość niematerialna i prawna – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a przypisanej do karty wartości niematerialnej i prawnej
Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a przypisanej do karty wartości niematerialnej i prawnej.
Podmiot
Konto Odbiorcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe], wpolu Przychód – symbol @KontoPodmiotuOdb
Konto Dostawcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe], wpolu Rozchód – symbol @KontoPodmiotuDost.
Płatnik
Konto płatnika 1 – konto wypełnione na karcie płatnika, na zakładce [Księgowe], wpolu Przychód lub Konto 1 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaOdb
Konto płatnika 2 – konto wypełnione na karcie płatnika, na zakładce [Księgowe], wpolu Rozchód lub Konto 2 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaDost.
Kwoty dodatkowe – w ramach, której dostępne są parametry:
Konto Wn – konto Wn wprowadzone przy określaniu kwoty dodatkowej na dokumencie – symbol @KontoDodatWn
Konto Ma – konto Ma wprowadzone przy określaniu kwoty dodatkowej na dokumencie – symbol @KontoDodatMa
Konto Wn kategorii – konto przypisane na kategorii w polu Konto Wn – symbol @KontoDodatKatWn
Konto Ma kategorii – konto przypisane na kategorii w polu Konto Ma – symbol @KontoDodatKatMa
Konto Wn kategorii2 – konto przypisane na kategorii2 w polu Konto Wn – symbol @KontoDodatKat2Wn
Konto Ma kategorii2 – konto przypisane na kategorii2 w polu Konto Ma – symbol @KontoDodatKat2Ma
Opis analityczny – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
OpisAnalitycznyKonto1(’NAZWA WYMIARU’):
w przypadku wymiaru o typie Opisowy umożliwia księgowanie na konto wskazane na elemencie wybranego w schemacie wymiaru,
w przypadku wymiaru o typie Z planu kont umożliwia księgowanie na konkretne konto z planu kont uzupełnione na pozycji opisu analitycznego na dokumencie,
w przypadku wymiaru o typie Kategoria umożliwia księgowanie na konto wskazane na formularzu kategorii w polu Konto – segment Wn,
w przypadku wymiaru o typie Słownik – Kontrahent/ Pracownik/ Wspólnik umożliwia księgowanie na konto wskazane na formularzu danego podmiotu w polu Przychód/ Konto 1,
w przypadku wymiaru o typie Słownik – Towar/ Środek trwały/ Bank/ Urząd nie ma możliwości skorzystania z powyższego makra.
OpisAnalitycznyKonto2(’NAZWA WYMIARU’):
w przypadku wymiaru o typie Opisowy umożliwia księgowanie na konto wskazane na elemencie wybranego w schemacie wymiaru,
w przypadku wymiaru o typie Z planu kont umożliwia księgowanie na konkretne konto z planu kont uzupełnione na pozycji opisu analitycznego na dokumencie,
w przypadku wymiaru o typie Kategoria umożliwia księgowanie na konto wskazane na formularzu kategorii w polu Konto – segment Ma,
w przypadku wymiaru o typie Słownik – Kontrahent/ Pracownik/ Wspólnik umożliwia księgowanie na konto wskazane na formularzu danego podmiotu w polu Rozchód/ Konto 2,
w przypadku wymiaru o typie Słownik – Towar/ Środek trwały/ Bank/ Urząd nie ma możliwości skorzystania z powyższego makra.
@OpisAnalitycznyElement(’NAZWA WYMIARU’):
w przypadku wymiaru o typie Opisowy umożliwia księgowanie na konto utworzone na podstawie kodu podwymiaru lub kodu elementu wymiaru,
w przypadku wymiaru o typie Z planu kont umożliwia księgowanie na konkretne konto z planu kont uzupełnione na pozycji opisu analitycznego na dokumencie,
w przypadku wymiaru o typie Kategoria umożliwia księgowanie na konto utworzone na podstawie kodu kategorii,
w przypadku wymiaru o typie Słownik umożliwia księgowanie na konto utworzone na podstawie kodu danego słownika.
Parametr Podział na kategorie – pozwala na księgowanie pozycji faktury wg kategorii ogólnej lub szczegółowej. Efekt użycia tego parametru to utworzenie pozycji księgowych (dekretów) odpowiadających poszczególnym kategoriom przypisanym do pozycji dokumentu (np. faktury kosztowej).
Parametr Podział na słowniki – dostępne są następujące typy słowników: Podmioty, Zaliczkobiorcy, Środki Trwałe, Płatnicy.Formularz konta księgowego słownikowegoTyp Środek trwały – w programie konta księgowe związane z zakupem, sprzedażą środków trwałych mogą być zakładane automatycznie w oparciu o rodzaj środka trwałego lub w oparciu grupę i rodzaj środka trwałego. Chcąc uzyskać jeden z wymienionych efektów, zakładając konto księgowe np. 010 Środki Trwałe, należy nadać mu status konta słownikowego – Środki Trwałe. Wówczas konta analityczne do konta syntetycznego 010 zakładane będą dla konkretnych środków trwałych. Dodatkowo, zaznaczenie parametru Wg grup spowoduje zakładanie kont analitycznych w strukturze dwupoziomowej. Poziom pierwszy będą stanowić konta analityczne wg grup środków trwałych. Drugi poziom – konta analityczne wg konkretnych środków trwałych.
Typ Podmioty – system oprócz umiejętności automatycznego zakładania kont księgowych wg środków trwałych oraz wg ich grupy, pozwala na automatyczne zakładania kont księgowych wg kontrahentów, pracowników i wspólników, banków, urzędów oraz towarów.
Konta dla kontrahentów mogą być zakładane w oparciu o: Kod kontrahenta lub NIP/PESEL, ewentualnie Identyfikator liczbowy. Aby mechanizm automatycznego zakładania kont zadziałał użytkownik musi:
W menu Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczyć parametr Automatyczne zakładanie kont słownikowych i wybrać jeden z trzech identyfikatorów konta (Kod, NIP/PESEL, Identyfikator liczbowy).
W Planie Kont konta syntetyczne takie jak: Rozrachunki z odbiorcami (np. konto 201) oraz Rozrachunki z dostawcami (np. konto 202) muszą mieć przypisany status kont słownikowych wg kontrahentów. Jeżeli przed rozpoczęciem definiowania schematu dwie powyższe czynności zostały wykonane, pozycja wzorca, opierająca się na koncie słownikowym 201 Rozrachunki z odbiorcami, będzie księgować wskazaną kwotę z faktury na odpowiednie konto analityczne, kierując się odpowiednimi danymi kontrahenta (Kodem, NIP-em/PESEL-em lub Identyfikatorem).
Jeżeli w trakcie księgowania nie zostanie znalezione konto analityczne spełniające kryterium zadeklarowane w konfiguracji, program księgowy je automatycznie założy.
Uwaga
W przypadku zakładania kont analitycznych dla słownika o typie Banki, konta zakładane są dla poszczególnych banków, a nie rachunków bankowych (Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe). W przypadku kilku rachunków bankowych w jednym banku nie należy stosować kont słownikowych.
Typ Zaliczkobiorcy – system oprócz umiejętności automatycznego zakładania kont księgowych w oparciu o towary oraz grupy towarowe, słowniki wyposażono w mechanizmy automatycznego zakładania kont analitycznych dla zaliczkobiorców. Muszą być spełnione następujące warunki:
Konto syntetyczne musi być kontem słownikowym, powiązanym ze słownikiem pracowników
Na dokumencie musi być określony zaliczkobiorca.
Typ Płatnicy – odwołuje się do Płatnika wybranego na zdarzeniu w Preliminarzu płatności.
Trzy ostatnie pola – Kwota, Opis, Warunek – wyposażono w przycisk uruchamiający kreator kwot, opisów czy warunków.
Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Definicja kwoty
Kwota (wartość liczbowa) opisywana jest za pomocą dwóch parametrów:
Współczynnik – pozwala na zaksięgowanej kwoty ze znakiem plus, minus, jak również na przemnożenie, podzielenie kwoty przez wartość liczbową do dwóch miejsc przed przecinkiem i sześciu miejsc po przecinku. Działania typu mnożenie, dzielenie przez współczynnik może być wykorzystane do rozksięgowania kwot z kont zespołu „4” na konta zespołu „5”.
Wizard elementu schematu księgowań Definicji KwotyKwota – pozwala na wybranie jednego z identyfikatorów kwot z faktury będących odpowiednikami kwot w rejestrze VAT. Podzielone zostały na grupy:
Wartość pozwala na przypisanie, a następnie zaksięgowanie dowolnej kwoty.
Identyfikatory kwot z grupy Netto to całkowita kwota netto z faktury, a także wartości netto w poszczególnych stawkach.
Identyfikatory kwot z grupy Brutto to między innymi: Brutto razem, Brutto 3% itd.
Identyfikatory kwot z grupy VAT to łączna kwota VAT, a także w poszczególnych stawkach i kwota VAT w PLN po kursie do VAT z faktury w walucie obcej dla kontrahenta krajowego.
Identyfikatory kwot z grupy Akcyza to kwota akcyzy.
Identyfikatory kwot z grupy Płatności to: Kwota płatności, Razem, Zapłacono, Zapłacono gotówką, Pozostaje, Zaliczka pracownika i są związane z płatnościami na danym dokumencie.
Identyfikatory kwot z grupy Środki Trwałe i WNiP to: wartość kosztowa i wartość bilansowa.
Identyfikatory kwot z grupy Kwoty dodatkowe to kwota przypisana na dokumencie.
Identyfikator kwoty z grupy Opis analityczny to Kwota opisu.
Oprócz przycisków, okno wyposażone jest w zakładki Warunek i Opis, pozwalające na przejście do definiowania warunku lub opisu pozycji schematu bez ponownego uruchamiania kreatora.
Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Opis
Okno Opis zawiera mechanizmy pozwalające na przenoszenie do pozycji zapisu księgowego odpowiednich opisów pobieranych z księgowanej faktury.
Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładki [Kwota] i [Warunek], pozwalające na przejście do definiowania kwoty lub definiowania warunku bez ponownego uruchamiania kreatora.
Formularz Opis posiada dwie grupy przycisków.
Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:
Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje wejście do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.
Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.
Wizard pozycji OpisDruga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych symboli opisu:
– udostępnia listę identyfikatorów opisu między innymi: Numer, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową.
– zatwierdza wybrany identyfikator opisu. – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego identyfikatora opisu. – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonych identyfikatorów opisu.
Wprowadzanie identyfikatora opisu
W celu wprowadzenia identyfikatora opisu należy wybrać przycisk . Pokaże się lista dostępnych opisów. Po wybraniu jednego z nich, należy dokonać jeszcze jego zatwierdzenia kliknięciem na przycisku Zatwierdź. W dużym oknie zatytułowanym Opis pojawi się makro opisu np. @NumerPelny, jeżeli wybraliśmy Numer własny.
Opisami mogą być:
Waluta – symbol @Waluta
Nr faktury – mechanizm Nr dokumentu – symbol @Dokument
Opis faktury – mechanizm Opis – symbol @Opis
Nazwa rejestru – symbol @Rejestr
Identyfikator księgowy – symbol @IdKsieg
Kategoria dokumentu – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag.
Kategoria pozycji – wramach którego dostępne są następujące parametry:
Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaElem
Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaElem
Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisElem.
Kategoria2 pozycji – wramach którego dostępne są następujące parametry:
Kategoria2 szczegółowa – symbol @Kategoria2Elem
Kategoria2 ogólna – symbol @Kategoria2OgolnaElem
Opis kategorii2 – symbol @KategoriaOpis2Elem.
Płatności – w ramach których dostępny jest parametr: Waluta płatności – symbol @WalutaPlatnosci
Środek trwały – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Nr inwentarzowy – symbol @ST_NrInwent
Nazwa – symbol @ST_Nazwa
Grupa – symbol @ST_Grupa
KŚT – @ST_KST
Kategoria szczegółowa – @KategoriaST
Kategoria ogólna – @KategoriaOgolnaST
Opis kategorii – @KategoriaOpisST.
Wartości niematerialne i prawne – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
Nr inwentarzowy – @WNP_NrInwent
Nazwa – symbol @WNP_Nazwa
Grupa – symbol @WNP_Grupa
Kategoria szczegółowa – @KategoriaWNP
Kategoria ogólna – @KategoriaOgolnaWNP
Opis kategorii – @KategoriaOpisWNP.
Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Kod podmiotu – symbol @KodPodmiotu
Typ podmiotu – symbol @TypPodmiotu
Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
Płatnik– w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Kod płatnika – symbol @KodPlatnika
Typ płatnika – symbol @TypPlatnika.
Kwoty dodatkowe – w ramach których dostępne są:
Kategoria szczegółowa – @KategoriaDodat
Kategoria ogólna – @KategoriaOgolnaDodat
Opis kategorii – @OpisDodat
Waluta – @DodatWaluta
Kategoria2 szczegółowa – @Kategoria2Dodat
Kategoria2 ogólna – @Kategoria2OgolnaDodat
Opis kategorii2 – @Opis2Dodat.
Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’)
Dowolny opis wprowadzony „z ręki” przez użytkownika.
Wizard definicji pozycji schematu księgowań –Warunek zadziałania schematu księgowego
Po zatwierdzeniu odpowiednich identyfikatorów opisu za pomocą przycisku Zatwierdź, wybierając kolejną zakładkę [Warunek] lub wychodząc przez ikonę i uruchamiając Wizarda przy polu Warunek, przechodzimy do ostatniego już okna pozycji zatytułowanego Warunek zadziałania schematu księgowego.
Wizard – Warunek zadziałania pozycji schematu księgowego
Pozwala on na definiowanie warunków (maksymalna liczba znaków 2000), jakie powinny być spełnione przez pozycje na fakturze, aby zostały zaksięgowane wg danej pozycji schematu księgowego.
Na oknie Warunek zadziałania schematu funkcjonują dokładnie te same przyciski, co na oknie Opis.
Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:
Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.
Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.
Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych warunków zadziałania schematu.
– udostępnia listę identyfikatorów warunków, między innymi: Nr dokumentu, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową
– zatwierdza wybrany warunek. – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego warunku. – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonego warunku.
Warunkiem może być:
Waluta – symbol @Waluta
Opis – symbol @Opis
Rejestr – symbol @Rejestr
Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoWn
Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoMa.
Kategoria pozycji – w ramach której dostępne są następujące parametry:
Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaElem
Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaElem
Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisElem
Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoWn
Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoMa.
Kategoria2 pozycji – w ramach której dostępne są następujące parametry:
Kategoria2 szczegółowa – symbol @Kategoria2Elem
Kategoria2 ogólna – symbol @Kategoria2OgolnaElem
Opis kategorii2 – symbol @KategoriaOpis2Elem
Konto Wn kategorii2 – konto Wn wprowadzone na kategorii2 w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @Kat2ElemKontoWn
Konto Ma kategorii2 – konto Ma wprowadzone na kategorii2 w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @Kat2ElemKontoMa.
Płatności – w ramach, którego dostępny jest następujący parametr:
Waluta płatności – symbol @WalutaPlatnosci
Kierunek przepływu pieniędzy – symbol @PlatKierunek.
Dokument wewnętrzny– symbol @Wewnetrzna
Płatność VAT w PLN – symbol @PlatnoscVatPLN
Odliczenia VAT – symbol @Odliczenia
Rodzaj zakupu/sprzedaży – symbol @RodzajZakupu/ @RodzajSprzedazy
Środek trwały – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
Nr inwentarzowy,
Nazwa,
Grupa,
KŚT,
Kategoria szczegółowa,
Kategoria ogólna,
Opis kategorii,
Konto Wn kategorii,
Konto Ma kategorii.
Wartości niematerialne i prawne – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
Nr inwentarzowy,
Nazwa,
Grupa,
Kategoria szczegółowa,
Kategoria ogólna,
Opis kategorii,
Konto Wn kategorii,
Konto Ma kategorii.
Podmiot – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
Kod – symbol @KodPodmiotu
Typ – symbol @TypPodmiotu
Konto Odbiorcy – symbol @KontoPodmiotuOdb
Konto Dostawcy– symbol @KontoPodmiotuDost
Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
Płatnik – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
Konto płatnika 1 – symbol @KontoPlatnikaOdb
Konto płatnika 2 – symbol @KontoPlatnikaDost
Kod – symbol @KodPlatnika
Typ – symbol @TypPlatnika.
Kwoty dodatkowe – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaDodat
Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaDodat
Konto Wn – symbol @KontoDodatWn
Konto Ma – symbol @KontoDodatMa
Konto Wn kategorii – symbol @KontoDodatKatWn
Konto Ma kategorii – symbol @KontoDodatKatMa
Opis – symbol @OpisDodat
Waluta – symbol @DodatWaluta
Kategoria2 szczegółowa – symbol @Kategoria2Dodat
Kategoria2 ogólna – symbol @Kategoria2OgolnaDodat
Konto Wn kategorii2 – symbol @KontoDodatKat2Wn
Konto Ma kategorii2 – symbol @KontoDodatKat2Ma
Opis2 – symbol @Opis2Dodat.
Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’) =’wartość atrybutu’
Kod JPK_V7 w ramach którego dostępne są następujące parametry:
Kod JPK_V7 – symbol @KodJPK_V7. Po wyborze tej opcji pojawia się okno z listą kodów JPK_V7. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów zakupowych wyświetlana jest lista procedur i typów dokumentów dotyczących zakupu oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów sprzedażowych wyświetlana jest lista kodów towarowych oraz procedur i typów dokumentów dotyczących sprzedaży. Po wskazaniu przez użytkownika konkretnego kodu JPK_V7 pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie.
Czy jest kod JPK_V7 – symbol @JestKodJPK_V7. Po wyborze tej opcji pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie.
Opis analityczny – w ramach, których dostępne są następujące parametry:
Konto 1 elementu wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyKonto1(’NAZWA WYMIARU’)
Konto 2 elementu wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyKonto2(’NAZWA WYMIARU’)
Ostatni element pozycji wymiaru– symbol @OpisAnalitycznyElement(’NAZWA WYMIARU’)
Pozycja wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyPozycja(’NAZWA WYMIARU’).
Wprowadzanie warunku zadziałania schematu
Definiowanie warunku opiera się na czterech polach kreatora:
Łącznik – określenie sposobu łączenia warunków wyrażenia („i”, „lub”).
Funkcja – pozwala na uzależnienie definiowanego warunku od Nr dokumentu, Opisu, Kategorii.
Operator – pozwala na logiczne powiązanie funkcji z wartością.
Wartość – wartość funkcji. W przypadku Nr dokumentu oraz Opisu, wartość należy wpisać „z ręki”. Dla kategorii wyświetlany jest słownik kategorii, dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych również mamy możliwość wyboru odpowiedniej wartości z wyświetlanej listy.
Schematy księgowań dla dokumentów handlowych, magazynowych
Pod pojęciem dokumentów handlowych rozumiemy dokumenty wystawiane bądź wprowadzane do modułu Faktury. Są to Faktury Sprzedaży, paragony oraz Faktury Zakupu. Z dokumentami handlowymi związane są następujące typy schematów: Faktury Sprzedaży, Faktury Zakupu, Paragony, Dokumenty Wewnętrzne Sprzedaży, Dokumenty Wewnętrzne Zakupu.
Dokumenty magazynowe to: PZ, WZ, PW, RW, MM, WKA, PKA, Tax Free. Są one ściśle związane z modułem Handel. Do każdego z wymienionych typów dokumentów przypisany jest odrębny typ schematu księgowań i tak:
Typ schematu dla dokumentów PZ to Przyjęcia zewnętrzne,
Typ schematu dla dokumentów WZ to Wydania zewnętrzne,
Typ schematu dla dokumentów PW to Przyjęcia wewnętrzne,
Typ schematu dla dokumentów RW to Rozchody wewnętrzne,
Typ schematu dla dokumentów MM to Przesunięcie międzymagazynowe,
Typ schematu dla dokumentów WKA to Wydanie kaucji,
Typ schematu dla dokumentów PKA to Przyjęcia kaucji,
Typ schematu dla dokumentów Tax Free to Tax Free.
Sposób budowania schematu dla wszystkich powyższych typów jest jednakowy. W punkcie tym omówione zostanie definiowania schematu księgowego na przykładzie wzorca o typie Faktury Sprzedaży.
Schemat księgowań posiada strukturę analogiczną do budowy zapisów księgowych – składa się z nagłówka oraz pozycji.
Nagłówek wzorca odpowiada nagłówkowi zapisu księgowego, pozycja schematu – pozycji w zapisie księgowym, czyli pojedynczemu dekretowi.
Uwaga
Budowa schematu księgowego wyznacza dwa główne etapy tworzenia wzorca: etap definiowania nagłówka oraz etap wprowadzania elementów wzorca, czyli schematu dekretacji.
Przykład definiowania schematu o typie Faktury Sprzedaży:
Przystępując do definiowania schematu dla Faktur Sprzedaży w polu Typy schematów wybieramy typ Faktury Sprzedaży.
Ikona Dodaj otwiera formularz Schemat księgowy. Przystępujemy do definiowania nagłówka schematu.
Należy uzupełnić pola dotyczące nagłówka schematu księgowego:
Symbol – symbol wzorca księgowania, o max długości 20 znaków alfanumerycznych np. SPRZEDAŻ. Symbol musi być unikalny w ramach danego typu dokumentów.
Nazwa – nazwę wzorca, o max długości 50 znaków alfanumerycznych np. SPRZEDAŻ TOWARÓW HANDLOWYCH.
Dziennik – dziennik księgowy, w którym będą księgowane Faktury Sprzedaży przy użyciu wzorca księgowego. Pozycję wyposażono w przycisk wyświetlający listę dostępnych dzienników księgowych, tzw. drop-down.
Księgowanie przez bufor – parametr jest domyślnie zaznaczony. Jego zaznaczenie pozwala na księgowanie „na brudno” tj. W buforze. Odznaczenie – księgowanie „na czysto” tj. na liście dokumentów zatwierdzonych.
Nieaktywny – zaznaczenie tego parametru spowoduje, że ten schemat nie będzie pojawiał się na liście wyboru podczas księgowania. Do wykorzystania, jeśli dany schemat był kiedykolwiek użyty do księgowania, więc nie można go usunąć, a nie jest już stosowany.
Formularz schematu księgowegoPobierz datę księgowania z Konfiguracji – zaznaczenie tego parametru powoduje, że data, z jaką dany typ dokumentów zostanie zaksięgowany, jest pobierana z Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry – Księgowanie dokumentów z datą. Przy dodawaniu nowego schematu księgowań parametr ten jest domyślnie zaznaczony.
Jeżeli parametr Pobierz datę księgowania z Konfiguracji nie zostanie zaznaczony, wówczas użytkownik ma możliwość określenia daty księgowania bezpośrednio na schemacie księgowań, właściwej dla danego typu dokumentu.
W takim przypadku przycisk Data księg. i pole do wpisania makra są aktywne. Data księgowania może zostać wówczas bezpośrednio wpisana „z ręki”. Data księgowania może zostać również wybrana z listy po naciśnięciu przycisku Data księg. Wyświetlana lista wyboru jest zależna od typu schematu księgowań, a dostępne wartości zostały przedstawione w Tabeli poniżej.
Przystępując do księgowania, użytkownik z listy wybiera wzorzec księgowania dokumentów. Wzorzec można rozpoznać tylko po symbolu, nazwie oraz polu Uwagi. Oznacza to konieczność nadawania wzorcom czytelnych symboli, nazw.
Okna Warunku i Opisu wyposażono w przycisk uruchamiającego Wizarda. Kliknięcie na przycisk powoduje wejście do odpowiedniego okna. Jeśli użyjemy klawisza przy Warunku, to otworzy się okno Warunek zadziałania schematu księgowego.
Okno Warunek zadziałania schematu księgowego pozwala na definiowanie warunków (maksymalnie 2000 znaków), pozwalających na wybiórcze księgowanie dokumentów tj. tylko tych, które spełniają warunki w użytym schemacie.
Na oknie Warunek zadziałania schematu funkcjonują przyciski.
Wizard – warunek zadziałania schematu księgowego
Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Kreatora schematu:Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza schematu księgowego, z poziomu, którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.
Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.
Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych warunków zadziałania schematu.
– udostępnia listę identyfikatorów warunków: Opis, Kategorię dokumentu: ogólną, szczegółową, Kod, Typ podmioty, Typ zaliczkobiorcy itp. – zatwierdza wybrany warunek. – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego warunku. – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonego warunku.
Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładkę [Opis] pozwalającą na przejście do definiowania opisu w nagłówku schematu.
Warunkiem może być:
Waluta – symbol @Waluta,
Opis – symbol @Opis,
Korekta zbiorcza – symbol @KorektaZbiorcza,
Płatność VAT w PLN – symbol @PlatnoscVatPLN (warunek dostępny tylko dla faktur sprzedaży i zakupu),
Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne jest pięć parametrów:
Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym – symbol @KatNagKontoWn
Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym – symbol @KatNagKontoMa.
Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Kod – symbol @KodPodmiotu
Typ – symbol @TypPodmiotu
Konto odbiorcy – konto wprowadzone na karcie kontrahenta na zakładce [Księgowe] w polu Przychód – symbol @KontoPodmiotuOdb
Konto dostawcy – konto wprowadzone na karcie kontrahenta na zakładce [Księgowe] w polu Rozchód – symbol @KontoPodmiotuDost
Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Konto płatnika 1 – konto wprowadzone na karcie płatnika np. na formularzu kontrahenta na zakładce [Księgowe] w polu Przychód – symbol @KontoPlatnikaOdb
Konto płatnika 2 – konto wprowadzone na karcie płatnika np. na formularzu kontrahenta na zakładce
[Księgowe]
w polu Rozchód – symbol @KontoPlatnikaDost
Kod – symbol @KodPlatnika
Typ – symbol @TypPlatnika
Magazyn – symbol @Magazyn
Faktury zaliczkowe – symbol @CzyZaliczkowa
Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut
Kod JPK_V7 w ramach którego dostępne są następujące parametry:
Kod JPK_V7 – symbol @KodJPK_V7. Po wyborze tej opcji pojawia się okno z listą kodów JPK_V7. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów zakupowych wyświetlana jest lista procedur i typów dokumentów dotyczących zakupu oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów sprzedażowych wyświetlana jest lista kodów towarowych oraz procedur i typów dokumentów dotyczących sprzedaży. Po wskazaniu przez użytkownika konkretnego kodu JPK_V7 pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie.
Czy jest kod JPK_V7 – symbol @JestKodJPK_V7. Po wyborze tej opcji pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie.
Wprowadzanie warunku zadziałania schematu
Definiowanie warunku opiera się na czterech polach kreatora:
Łącznik – określenie sposobu łączenia warunków wyrażenia („i”, „lub”),
Funkcja – pozwala na uzależnienie definiowanego warunku od Opisu, Kategorii, Podmiotu,
Operator – pozwala na logiczne powiązanie funkcji z wartością,
Wartość – wartość funkcji. W przypadku Kodu Podmiotu oraz Opisu wartość należy wpisać „z ręki”. Dla kategorii ogólnej i szczegółowej wyświetlany jest słownik kategorii, typu podmiotu i zaliczkobiorcy. Możliwość wyboru: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i Wspólnicy, Urzędy, a dla Konta Wn i Ma kategorii wyświetla się Plan Kont.
Symb.
Opis
Nazwa
Symb.
Opis
Symb.
Relacja
AND
OR
I
LUB
Waluta
@Waluta
Waluta dokumentu
"="
">"
"<"
">="
"<="
"< >"
zawiera
nie zawiera
Równa się
Większy
Mniejszy
Większy lub równy
Mniejszy lub równy
Różny
Symbol waluty wprowadzonej w konfiguracji programu
Opis
@Opis
Opis Faktury VAT wprowadzony do pola obok pola kod kategorii
Dowolna wartość wprowadzona „z ręki”
Korekta zbiorcza
@KorektaZbiorcza
Faktura jest korektą zbiorczą
Tak, Nie
Płatność VAT w PLN
@PlatnoscVatPLN
Kwota VAT w PLN na fakturze w walucie obcej dla kontrahenta krajowego
Tak, Nie
Kategoria szczegółowa
@KategoriaNag
Kod kategorii szczegółowej
Kod kategorii szczegółowej ze słownika kategorii
Kategoria Ogólna
@KategoriaOgolnaNag
Kod kategorii ogólnej
Kod kategorii ogólnej ze słownika kategorii
Opis kategorii
@KategoriaOpisNag
Opis kategorii ogólnej
Opis kategorii ogólnej ze słownika kategorii
Konto Wn kategorii
@KatNagKontoWn
Konto Wn wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii
Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Konto Ma kategorii
@KatNagKontoMa
Konto Ma wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii
Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Kod Podmiotu
@KodPodmiotu
Wartość wprowadzona „z ręki”
Typ Podmiotu
@TypPodmiotu
Wybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
Konto odbiorcy
@KontoPodmiotuOdb
Konto wypełnione na karcie kontrahenta
Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Konto dostawcy
@KontoPodmiotuDost
Konto wypełnione na karcie kontrahenta
Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Typ Zaliczkobiorcy
@TypZaliczkobiorcy
Wybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
Konto płatnika 1
@KontoPlatnikaOdb
Konto wprowadzone na karcie płatnika
Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Konto płatnika 2
@KontoPlatnikaDost
Konto wprowadzone na karcie płatnika
Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Magazyn
@Magazyn
Wybór z listy magazynów
Fa zaliczkowe
@CzyZaliczkowa
Tak, Nie, Finalna
Wartość atrybutu
@Dok_Atrybut
Atrybut wybrany na fakturze o typie kontrahent lub dokument
Wybór z listy atrybutów dla kontrahenta lub dokumentu o wartości wprowadzonej „z ręki”
Kod JPK_V7/ Kod JPK_V7
@KodJPK_V7
Kod JPK_V7 wybrany na dokumencie
W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów zakupowych wyświetlana jest lista procedur i typów dokumentów dotyczących zakupu oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów sprzedażowych wyświetlana jest lista kodów towarowych oraz procedur i typów dokumentów dotyczących sprzedaży. Po wskazaniu przez użytkownika konkretnego kodu JPK_V7 pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie
Kod JPK_V7/ Czy jest kod JPK_V7
@JestKodJPK_V7
Czy na dokumencie wybrano kod JPK_V7
Tak, Nie
Wizard Opisu w nagłówku schematu księgowań
Okno wyposażono w mechanizmy przenoszące do nagłówka zapisu księgowego odpowiedni opis pobierany z księgowanej faktury. Poniżej okno Wizarda nagłówka Opis.
Formularz Opis wyposażono w dwie grupy przycisków.
Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:
Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza pozycji zestawienia z poziomu, którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.
Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.
Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych symboli opisu.
– udostępnia listę identyfikatorów opisu: Numer, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową, Kod, Typ podmiotu. – zatwierdza wybrany identyfikator opisu. – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego identyfikatora opisu. – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonych identyfikatorów opisu.
Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładkę Warunek pozwalającą na przejście do definiowania warunku w nagłówku schematu.
Wprowadzanie identyfikatora opisu
W celu wprowadzenia identyfikatora opisu należy wybrać przycisk . Pokaże się lista dostępnych opisów. Po wybraniu jednego z nich, należy dokonać jeszcze jego zatwierdzenia poprzez kliknięcie na przycisku Zatwierdź. Wdużym oknie zatytułowanym Opis pojawi się makro opisu np. @NumerPelny, jeżeli wybraliśmy Numer własny.
Opisami mogą być:
Waluta – symbol @Waluta
Nr faktury – mechanizm Numer własny – symbol @NumerPelny
Opis faktury – mechanizm Opis – symbol @Opis
Kategoria dokumentu – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag.
Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Kod podmiotu – symbol @KodPodmiotu
Typ podmiotu – symbol @TypPodmiotu
Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Kod podmiotu – symbol @KodPodmiotu
Typ podmiotu – symbol @TypPodmiotu
Magazyn – symbol @Magazyn
Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut
Dowolny opis wprowadzony „z ręki” przez użytkownika.
Faktura Sprzedaży
Dane pobierane są z księgowanej Faktury Sprzedaży i tak:
Nr dokumentu – pobierany jest z pola Dokument
Opis z pola znajdującego obok pola Kategoria
Kategoria ogólna bądź Kategoria szczegółowa – pobierane są z pola Kategoria, wktórym wyświetlany jest kod kategorii (ogólnej bądź szczegółowej, w zależności od tego, którą wybrał użytkownik)
Kod podmiotu – pobierany jest z pola Kontrahent
Typ podmiotu – pobierany jest zgodnie ze słownikiem, do którego należy podmiot z dokumentu
Magazyn – jest pobierany zgodnie z polem Magazyn.
Definiowanie elementu w schemacie księgowań
Po zakończeniu etapu definiowania nagłówka schematu, przycisk pozwala na powrót do formularza zatytułowanego Schemat księgowy, z poziomu którego wprowadza się kolejne pozycje wzorca. Każda z pozycji odpowiada pojedynczemu dekretowi (pozycji) w zapisie księgowym.
Formularz posiada dwie zakładki:
[Ogólna] – służy do definiowania poszczególnych pozycji schematu księgowań
[Pozostałe] – pozwala na połączenie danego wzorca z innymi schematami księgowań tego samego typu.
Formularz pozycji schematu księgowań – zakładka [Ogólne]
Formularz zakładki swą konstrukcją przypomina formularz zapisu księgowego. Posiada nagłówek z polami:
Symbol – symbol schematu księgowań
Nazwa – nazwa schematu księgowań
Dziennik – dzienniki księgowań, w którym będą generowane dekrety w oparciu o księgowane dokumenty
Pobierz datę księgowania z Konfiguracji – parametr określający, z jaką datą księgowane będą dokumenty
Warunek – warunki, jakie powinien spełniać księgowany dokument
Opis – identyfikatory opisów odpowiedzialne za przenoszenie opisów z odpowiednich pól dokumentu do nagłówka zapisu księgowego
Parametr – Księgowanie przez bufor – odpowiedzialny za umieszczanie dekretów w buforze lub na liście zapisów zatwierdzonych oraz część pokazującą zdefiniowane pozycje będące odpowiednikami pozycji zapisu księgowego tzw. dekretów.
Lista elementów schematu księgowego
Formularz posiada dwie grupy przycisków.
Grupa pierwsza jest ściśle związana z definiowaną pozycją schematu. Składają się na nią poniższe ikony:
Nowa pozycja schematu – dodanie nowej pozycji schematu księgowań
Edycja pozycji schematu – podgląd elementu schematu księgować z możliwością dokonania zmian
Usuń pozycję – kasowanie pozycji schematu księgowań
– Przesuń pozycję w górę, Przesuń pozycję w dół – służące do zamiany wskazanej pozycji z pozycją sąsiednią, która znajduje się odpowiednio powyżej lub poniżej wskazanej pozycji. Ikony są aktywne w zależności od położenia danej pozycji tzn., jeśli dana pozycja jest pierwszą na liście to opcja w górę jest nieaktywna, a jeśli jest ostatnią na liście, to opcja w dół jest nieaktywna.
Grupa druga zawiera przycisk:
Sprawdzanie poprawności działania schematu
W celu dodania nowej pozycji schematu należy wybrać przycisk Dodaj. Otwiera on okno elementu schematu księgowań.
Formularz wyposażono w następujące pola:
Konta księgowe Wn i Ma,
Podział na słowniki,
Podział na kategorie,
Kwota,
Opis,
Warunek zadziałania schematu księgowań,
Rozrachunek,
Księgowanie walutowe – pole to jest widoczne przy włączonym module Księga Handlowa Plus i dostępne tylko dla tych schematów, które wykorzystują kwoty w walucie.
Element schematu księgowego
Elementowi schematu z tego poziomu należy przypisać jedno lub dwa konta księgowe. Mogą być wpisane lub wybrane z listy kont udostępnianej po kliknięciu na przyciskach Konto Wn, Konto Ma. Poza tym obok pola konto Wn i Ma istnieje możliwość rozwinięcia podmenu następującymi makrami:
Kategoria dokumentu – w ramach której dostępne są dwa parametry:
Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoWn,
Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoMa.
Kategoria pozycji – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoWn,
Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoMa.
Podmiot:
Konto Odbiorcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe], wpolu Przychód – symbol @KontoPodmiotuOdb,
Konto Dostawcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe], wpolu Rozchód – symbol @KontoPodmiotuDost.
Płatnik:
Konto płatnika 1 – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe], wpolu Przychód lub Konto 1 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaOdb,
Konto płatnika 2 – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe], wpolu Rozchód lub Konto 1 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaDost.
Magazyn:
@KontoMagazyn – odwołuje się do konta magazynu wybranego w nagłówku dokumentu (w schematach służących do księgowania dokumentów handlowych i magazynowych, za wyjątkiem schematów o typie Przesunięcia międzymagazynowe),
@KontoElemMagazyn – odwołuje się do konta wskazanego na pozycji cennikowej towaru (zakładka [Zasoby]) wybranego w pozycji dokumentu (w schematach służących do księgowania dokumentów handlowych i magazynowych, za wyjątkiem schematów o typie Przesunięcie międzymagazynowe),
@KontoMagazyn – odwołuje się do konta magazynu określonego na dokumencie Przesunięcie międzymagazynowe jako magazyn źródłowy (w schemacie o typie Przesunięcia międzymagazynowe),
@KontoMagDocelowy – odwołuje się do konta magazynu wybranego na dokumencie Przesunięcie międzymagazynowe jako magazyn docelowy (w schemacie o typie Przesunięcie międzymagazynowe).
Opis analityczny:
OpisAnalitycznyKonto1(’NAZWA WYMIARU’):
w przypadku wymiaru o typie Opisowy umożliwia księgowanie na konto wskazane na elemencie wybranego w schemacie wymiaru,
w przypadku wymiaru o typie Z planu kont umożliwia księgowanie na konkretne konto z planu kont uzupełnione na pozycji opisu analitycznego na dokumencie,
w przypadku wymiaru o typie Kategoria umożliwia księgowanie na konto wskazane na formularzu kategorii w polu Konto – segment Wn,
w przypadku wymiaru o typie Słownik – Kontrahent/ Pracownik/ Wspólnik umożliwia księgowanie na konto wskazane na formularzu danego podmiotu w polu Przychód/ Konto 1,
w przypadku wymiaru o typie Słownik – Towar/ Środek trwały/ Bank/ Urząd nie ma możliwości skorzystania z powyższego makra.
OpisAnalitycznyKonto2(’NAZWA WYMIARU’):
w przypadku wymiaru o typie Opisowy umożliwia księgowanie na konto wskazane na elemencie wybranego w schemacie wymiaru,
w przypadku wymiaru o typie Z planu kont umożliwia księgowanie na konkretne konto z planu kont uzupełnione na pozycji opisu analitycznego na dokumencie,
w przypadku wymiaru o typie Kategoria umożliwia księgowanie na konto wskazane na formularzu kategorii w polu Konto – segment Ma,
w przypadku wymiaru o typie Słownik – Kontrahent/ Pracownik/ Wspólnik umożliwia księgowanie na konto wskazane na formularzu danego podmiotu w polu Rozchód/ Konto 2,
w przypadku wymiaru o typie Słownik – Towar/ Środek trwały/ Bank/ Urząd nie ma możliwości skorzystania z powyższego makra
@OpisAnalitycznyElement(’NAZWA WYMIARU’):
w przypadku wymiaru o typie Opisowy umożliwia księgowanie na konto utworzone na podstawie kodu podwymiaru lub kodu elementu wymiaru,
w przypadku wymiaru o typie Z planu kont umożliwia księgowanie na konkretne konto z planu kont uzupełnione na pozycji opisu analitycznego na dokumencie,
w przypadku wymiaru o typie Kategoria umożliwia księgowanie na konto utworzone na podstawie kodu kategorii,
w przypadku wymiaru o typie Słownik umożliwia księgowanie na konto utworzone na podstawie kodu danego słownika.
Parametr Podział na kategorie – pozwala na księgowanie pozycji faktury wg kategorii ogólnej lub szczegółowej. Efekt użycia tego parametru to utworzenie pozycji księgowych (dekretów) odpowiadających poszczególnym kategoriom przypisanym do pozycji dokumentu (np. Faktury Sprzedaży).
Parametr Podział na słowniki – dostępne są następujące typy słowników: Podmioty, Zaliczkobiorcy, Towary oraz Płatnicy.
Typ Towar – w programie konta księgowe związane z zakupem, sprzedażą towarów mogą być zakładane automatycznie w oparciu o grupy towarowe oraz o rodzaj asortymentu. Jeżeli użytkownik chce uzyskać taki efekt, zakładając konto księgowe np. 730 Sprzedaż towarów, powinien nadać mu status konta słownikowego Towary z podziałem na grupy. Jeżeli w trakcie księgowania nie zostanie znalezione konto analityczne spełniające kryterium zadeklarowane w konfiguracji, program je automatycznie założy.
Typ Podmioty – system, oprócz umiejętności automatycznego zakładania kont księgowych w oparciu o towary oraz grupy towarowe, wyposażono w mechanizmy automatycznego zakładania kont analitycznych dla Kontrahentów, Pracowników, Wspólników, Banków, Urzędów.
Konta dla kontrahentów mogą być zakładane w oparciu o: Kod kontrahenta lub NIP, ewentualnie Identyfikator liczbowy. Aby mechanizm automatycznego zakładania kont zadziałał Użytkownik musi:
W menu Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczyć parametr Automatyczne zakładanie kont słownikowych i wybrać jeden z trzech identyfikatorów konta (Kod, NIP, Identyfikator liczbowy).
W Planie Kont konta syntetyczne takie jak: Rozrachunki z odbiorcami (np. konto 201) oraz Rozrachunki z dostawcami (np. konto 202) muszą mieć przypisany status kont słownikowych wg kontrahentów. Jeżeli przed rozpoczęciem definiowania schematu dwie powyższe czynności zostały wykonane, pozycja wzorca opierająca się na koncie słownikowym 201 Rozrachunki z odbiorcami, będzie księgować wskazaną kwotę z faktury na odpowiednie konto analityczne kierując się odpowiednimi danymi kontrahenta (Kodem, NIP-em, lub Identyfikatorem).
Jeżeli w trakcie księgowania nie zostanie znalezione konto analityczne spełniające kryterium zadeklarowane w konfiguracji, program je automatycznie założy.
Typ Zaliczkobiorcy – system, oprócz umiejętności automatycznego zakładania kont księgowych w oparciu o towary oraz grupy towarowe i słowniki, wyposażono w mechanizmy automatycznego zakładania kont analitycznych dla zaliczkobiorców. Muszą być spełnione następujące warunki:
Konto syntetyczne musi być kontem słownikowym powiązanym ze słownikiem pracowników,
Na dokumencie musi być określony zaliczkobiorca.
Trzy ostatnie pola – Kwota, Opis, Warunek – wyposażono w przycisk uruchamiający kreator kwot, opisów czy też warunków.
Typ Płatnicy odwołuje się do Płatnika wybranego na zdarzeniu w Preliminarzu płatności.
Parametr Księgowanie walutowe- dostępny tylko w przy aktywnym module Księga Handlowa Plus. Pozwala na zaksięgowanie faktury na konto walutowe np. na konto kontrahenta zagranicznego. Jeśli w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa jest zaznaczony parametr Subanalityki walutowe na kontach słownikowych, wówczas podczas księgowania zostanie utworzone konto analityczne kontrahenta z oznaczeniem symbolu waluty np. 202-ABC-EURO.
Parametr Rozrachunek – zaznaczenie parametru na pozycji, gdzie użyto konto rozrachunkowe, powoduje, że po zaksięgowaniu dekret pojawi się w opcji Księgowość/ Rozrachunki. Pozwoli to na parowanie ze sobą dekretów na kontach rozrachunkowych.
Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Definicja kwoty
Kwota (wartość liczbowa) opisywana jest za pomocą dwóch parametrów:
Współczynnik – pozwala na zaksięgowanej kwoty ze znakiem plus, minus, jak również na przemnożenie, podzielenie kwoty przez wartość liczbową do dwóch miejsc przed przecinkiem i sześciu miejsc po przecinku. Działanie typu mnożenie, dzielenie przez współczynnik może być wykorzystane do rozksięgowania kwot z kont zespołu „4” na konta zespołu „5”.
Kwota – pozwala na wybranie jednego z identyfikatorów kwot z faktury. Podzielone zostały na grupy: Wartość, Pozycje, Kwoty VAT, Płatności oraz FS Finalne:
Wartość pozwala na przypisanie, a następnie zaksięgowanie dowolnej kwoty,
Identyfikatory kwot z grupy Pozycje to: Wartość netto, Wartość brutto, Wartość akcyzy. Są związane z elementami fakturyWizard elementu schematu księgowań Definicja Kwoty
Identyfikatory kwot z grupy Kwoty VAT to między innymi: Netto razem, Netto nie podlega, Netto zwolnione, Netto 0%, Netto 3%, Akcyza. Są to łączne kwoty z nagłówka faktury.
Identyfikatory kwot z grupy Płatności to: Kwota płatności, Razem, Zapłacono, Zapłacono gotówką, Pozostaje, Zaliczka pracownika i są związane z płatnościami na danym dokumencie.
Identyfikatory kwot z grupy Fa finalne to Zaliczki netto, Zaliczki brutto, zaliczki VAT (tylko dla faktur sprzedaży).
Dla faktur zakupu dostępna jest jeszcze Kwota celna.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Identyfikator kwoty z grupy Opis analityczny to Kwota opisu
Oprócz przycisków, okno wyposażone jest w zakładki [Warunek] i [Opis], pozwalające na przejście do definiowania warunku lub opisu pozycji schematu bez ponownego uruchamiania kreatora.
Uwaga
Nie wolno w schemacie księgowym użyć identyfikatora kwoty brutto z grupy Pozycje oraz identyfikatora kwoty netto z grupy Kwoty VAT i na odwrót. Używając identyfikatorów kwot z grupy Pozycje (brutto, netto), z grupy Kwoty VAT można użyć jedynie identyfikatorów odpowiadających kwotom VAT.
Uwaga
Jeżeli chcemy księgować wg kategorii lub wg towarów schemat księgowy, należy oprzeć na kwotach z grupy Pozycje.
Uwaga
Warunkiem automatycznych rozliczeń i rozrachunków jest zaksięgowanie dokumentów schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci.
Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Opis
Okno Opis zawiera mechanizmy pozwalające na przenoszenie do pozycji zapisu księgowego odpowiednich opisów pobieranych z księgowanej faktury.
Oprócz przycisków, okno wyposażone jest w zakładki [Kwota] i [Warunek] pozwalające na przejście do definiowania kwoty lub definiowania warunku bez ponownego uruchamiania kreatora.
Poniżej okno Wizarda pozycji schematu księgowań Opis.
Formularz Opis posiada w dwie grupy przycisków.
Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:
Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje wejście do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.
Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.
Wizard pozycji Opis
Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych symboli opisu.
– udostępnia listę identyfikatorów opisu między innymi: Numer, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię.szczegółową
– zatwierdza wybrany identyfikator opisu. – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego identyfikatora opisu. – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonych identyfikatorów opisu.
Wprowadzanie identyfikatora opisu
W celu wprowadzenia identyfikatora opisu należy wybrać przycisk . Pokaże się lista dostępnych opisów. Po wybraniu jednego z nich, należy dokonać jeszcze jego zatwierdzenia kliknięciem na przycisku Zatwierdź. W dużym oknie zatytułowanym Opis pojawi się makro opisu np. @NumerPelny, jeżeli wybraliśmy Numer własny.
Opisami mogą być:
Waluta – symbol @Waluta
Nr faktury – mechanizm Numer własny – symbol @NumerPelny
Opis faktury – mechanizm Opis – symbol @Opis
Kategoria dokumentu – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag.
Kategoria pozycji – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaElem
Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaElem
Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisElem.
Płatności – Waluta płatności – symbol @WalutaPlatnosci
Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Kod podmiotu – symbol @KodPodmiotu
Typ podmiotu – symbol @TypPodmiotu
Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Kod płatnika – symbol @KodPlatnika
Typ płatnika – symbol @TypPlatnika
Towar – symbol @NazwaTowaru
Magazyn – symbol @Magazyn
Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’)
Kwota celna – symbol @NazwaKwotyCelnej (opis dostępny tylko dla faktur zakupu)
Opis analityczny – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
Konto 1 elementu wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyKonto1(’NAZWA WYMIARU’)
Konto 2 elementu wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyKonto2(’NAZWA WYMIARU’)
Ostatni element pozycji wymiaru– symbol @OpisAnalitycznyElement(’NAZWA WYMIARU’)
Pozycja wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyPozycja(’NAZWA WYMIARU’).
Dowolny opis wprowadzony „z ręki” przez użytkownika.
Dane pobierane są między innymi z księgowanej Faktury Sprzedaży i tak:
Nr dokumentu pobierany jest z pola Dokument
Kod podmiotu pobierany z pola Kontrahent
Opis z pola znajdującego obok pola Kategoria
Kategoria ogólna bądź Kategoria szczegółowa pobierane są z pola Kategoria, w którym wyświetlany jest kod kategorii (ogólnej bądź szczegółowej, w zależności od tego, którą wybrał użytkownik).
Faktura SprzedażyWizard definicji pozycji schematu księgowań – Warunek zadziałania elementu schematu księgowego
Po zatwierdzeniu odpowiednich identyfikatorów opisu za pomocą przycisku Zatwierdź, wybierając kolejną zakładkę [Warunek] lub ikonę i uruchamiając Wizarda przy polu Warunek przechodzimy do ostatniego już okna pozycji zatytułowanego Warunek zadziałania schematu księgowego.
Wizard pozycji – Warunek zadziałania elementu schematu księgowego
Pozwala on na definiowanie warunków (maksymalnie 2000 znaków), jakie powinny być spełnione przez pozycje na fakturze, aby zostały zaksięgowane wg danej pozycji schematu księgowego.
Na oknie Warunek zadziałania schematu funkcjonują dokładnie te same przyciski co na oknie Opis.
Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:
Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.
Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.
Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych warunków zadziałania schematu:
– udostępnia listę identyfikatorów warunków, między innymi: Numer, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową.
– zatwierdza wybrany warunek. – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego warunku. – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonego warunku.
Warunkiem może być:
Waluta – @Waluta
Opis – symbol @Opis
Płatność VAT w PLN – symbol @PlatnoscVatPLN (warunek dostępny tylko dla faktur sprzedaży i zakupu)
Korekta zbiorcza – symbol @KorektaZbiorcza
Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są parametry:
Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoWn
Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoMa.
Kategoria pozycji – w ramach, której dostępne są parametry:
Kategoria szczegółowa – symbol @Kategoria Elem
Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaElem
Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoWn
Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoMa.
Płatności – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Waluta płatności – symbol @WalutaPlatnosci
Kierunek przepływu pieniędzy – symbol @PlatKierunek.
Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Kod – symbol @KodPodmiotu
Typ – symbol @TypPodmiotu
Konto Odbiorcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe], w polu Przychód – symbol @KontoPodmiotuOdb
Konto Dostawcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe], w polu Rozchód – symbol @KontoPodmiotuDost
Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
Konto płatnika 1 – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe], w polu Przychód lub Konto 1 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaOdb
Konto płatnika 2 – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe], w polu Rozchód lub Konto 2 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaDost
Kod – symbol @KodPlatnika
Typ – symbol @TypPlatnika.
Magazyn – symbol @Magazyn.
FS zaliczkowe – (warunek dostępny tylko dla faktur sprzedaży) w ramach, których dostępne są następujące parametry:
Faktura zaliczkowa – symbol @CzyZaliczkowa =’TAK’
Faktura finalna do zaliczkowej – symbol @CzyZaliczkowa =’FINALNA’
Faktura zwykła – symbol @CzyZaliczkowa =’NIE’.
Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’) =’wartość atrybutu’
Kwota celna – symbol @NazwaKwotyCelnej (warunek dostępny tylko dla faktur zakupu)
Kod JPK_V7 w ramach którego dostępne są następujące parametry:
Kod JPK_V7 – po wyborze tej opcji pojawia się okno z listą kodów JPK_V7. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów zakupowych wyświetlana jest lista procedur i typów dokumentów dotyczących zakupu oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów sprzedażowych wyświetlana jest lista kodów towarowych oraz procedur i typów dokumentów dotyczących sprzedaży. Po wskazaniu przez użytkownika konkretnego kodu JPK_V7 pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie.
Czy jest kod JPK_V7 – po wyborze tej opcji pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Opis analityczny – w ramach, których dostępne są następujące parametry:
Konto 1 elementu wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyKonto1(’NAZWA WYMIARU’)
Konto 2 elementu wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyKonto2(’NAZWA WYMIARU’)
Ostatni element pozycji wymiaru– symbol @OpisAnalitycznyElement(’NAZWA WYMIARU’)
Pozycja wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyPozycja(’NAZWA WYMIARU’).
Wprowadzanie warunku zadziałania schematu
Definiowanie warunku opiera się na czterech polach kreatora:
Elementy definicji warunku załączono w poniższej Tabeli.
Łącznik – określenie sposobu łącznia warunków wyrażenia („i”, „lub”)
Funkcja – pozwala na uzależnienie definiowanego warunku od Nr dokumentu, Opisu, Kategorii
Operator – pozwala na logiczne powiązanie funkcji z wartością
Wartość – wartość funkcji. W przypadku Nr dokumentu oraz Opisu, wartość należy wpisać „z ręki”. Dla kategorii wyświetlany jest słownik kategorii.
Elementy definicji warunku załączono w poniższej Tabeli.
Elementy definicji
Łącznik
Funkcja
Operator
Wartość
Symb.
Opis
Nazwa
Symb.
Opis
Symb.
Relacja
AND
OR
I
LUB
Waluta
@Waluta
Symbol waluty Faktury VAT
Jedna z walut wprowadzonych w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty
Opis
@Opis
Opis Faktury VAT wprowadzony do pola obok pola kod kategorii
Dowolna wartość wprowadzona „z ręki
Płatność VAT w PLN
@PlatnoscVatPLN
Kwota VAT w PLN na fakturze w walucie obcej dla kontrahenta krajowego
=
Równa się
Tak, Nie
Korekta zbiorcza
@KorektaZbiorcza
Dokument jest korektą zbiorczą
>
Większy
Tak, Nie
Kategoria dokumentu szczegółowa
@KategoriaNag
Kod kategorii szczegółowej
<
Mniejszy
Kod kategorii szczegółowej ze słownika kategorii
Kategoria dokumentu ogólna
@Kategoria OgolnaNag
Kod kategorii ogólnej
>=
Większy lub równy
Kod kategorii ogólnej ze słownika kategorii
Opis kategorii
@KategoriaOpis Nag
Opis kategorii ogólnej
<=
Mniejszy lub równy
Opis kategorii ze słownika kategorii
Konto Wn kategorii
@KatNagKonto Wn
Konto Wn wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii użytej w nagłówku dokumentu
<>
Różny
Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Konto Ma kategorii
"@"KatNag Konto Ma
Konto Ma wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii użytej w nagłówku dokumentu
Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Kategoria pozycji szczegółowa
@Kategoria Elem
Kod kategorii szczegółowej pozycji dokumentu
Kod kategorii szczegółowej ze słownika kategorii
Kategoria pozycji ogólna
"@"Kategoria OgolnaElem
Kod kategorii ogólnej pozycji dokumentu
Kod kategorii ogólnej ze słownika kategorii
Opis kategorii pozycji
@Kategoria OpisElem
Opis kategorii pozycji
Opis kategorii ze słownika kategorii
Konto Wn kategorii
@KatElem KontoWn
Konto Wn wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii użytej w pozycji dokumentu
Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Konto Ma kategorii
"@KatElem KontoMa
Konto Ma wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii użytej w pozycji dokumentu
Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Waluta płatności
@WalutaPlatnosci
Wybór z listy walut lub wartość wprowadzona „z ręki”
Kierunek przepływu pieniędzy
@PlatKierunek
Wpłata lub wypłata
Wartość przepisana przez wybór z listy (1 – wpłata, -1 – wypłata)
Kod Podmiotu
@Kod Podmiotu
Wartość wprowadzona „z ręki”
Typ Podmiotu
@Typ Podmiotu
Wybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
Konto odbiorcy
@Kontopodmiotu Odb
Konto wypełnione na karcie kontrahenta
Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Konto dostawcy
@Kontopodmiotu Dost
Konto wypełnione na karcie kontrahenta
Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Typ Zaliczko-bior.
@TypZaliczkobiorcy
Wybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
Konto płatnika 1
@KontoPlatnikaOdb
Konto wypełnione na karcie kontrahenta (płatnika) lub pracownika
Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Konto płatnika 2
@KontoPlatnikaDost
Konto wypełnione na karcie kontrahenta (płatnika) lub pracownika
Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Kod Płatnika
@KodPlatnika
Wartość wprowadzona „z ręki”
Typ Płatnika
@TypPlatnika
Wybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
Magazyn
@Magazyn
Wybór z listy magazynów
Docelowy
@MagDocelowy
Dotyczy tylko dokumentów Przesunięcia międzymagazynowe
Wybór z listy magazynów
Fa zaliczkowe
@CzyZaliczkowa
Faktura zaliczkowa
Wybór z listy: Faktura zaliczkowa, Faktura finalna do zaliczkowej, Faktura zwykła
Kod JPK_V7
@KodJPK_V7
Kod JPK_V7 wybrany na dokumencie
W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów zakupowych wyświetlana jest lista procedur i typów dokumentów dotyczących zakupu oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów sprzedażowych wyświetlana jest lista kodów towarowych oraz procedur i typów dokumentów dotyczących sprzedaży. Po wskazaniu przez użytkownika konkretnego kodu JPK_V7 pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie
Kod JPK_V7/ Czy jest kod JPK_V7
@JestKodJPK_V7
Czy na dokumencie wybrano kod JPK_V7
Tak, Nie
Kwota celna
@NazwaKwotyCelnej
Nazwa kwoty celnej
Wybór z listy: Koszt transportu, Wartość akcyzy, Wartość cła
Konto 1 elementu wymiaru
@OpisAnalitycznyKonto1('NAZWA WYMIARU')
Numer konta księgowego
Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Konto 2 elementu wymiaru
@OpisAnalitycznyKonto2('NAZWA WYMIARU')
Numer konta księgowego
Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Ostatni element pozycji wymiaru
@OpisAnalitycznyElement('NAZWA WYMIARU')
Kod podwymiaru, kod elementu wymiaru, konto księgowe, kod kategorii lub akronim słownika
Wybór z listy elementów wymiaru
Pozycja wymiaru
@OpisAnalitycznyPozycja('NAZWA WYMIARU')
Cała pozycja opisu analitycznego na dokumencie z pominięciem kodu wymiaru
Wybór z listy elementów wymiaru
Wizard w polu Konto
W elemencie schematu księgowego w polu Konto Wn i Konto Ma jest dostępny wizard obok kont odwołujący się do zdefiniowania dłuższych wyrażeń, np. funkcji serwerowych.
Kreator schematu – konto Wn
Lista schematów księgowych
https://www.youtube.com/watch?v=5Atl3LTSM00
Wstęp
W systemie Comarch ERP Optima zautomatyzowano księgowanie dokumentów źródłowych: Faktur Zakupu, Faktury Sprzedaży, dokumentów magazynowych (Przyjęć zewnętrznych, Wydań zewnętrznych, Przesunięć międzymagazynowych, itp.), listy płac, odpisów amortyzacyjnych itd. Automatyczne księgowanie dokumentów odbywa się w miejscu ich powstania za pośrednictwem mechanizmów nazywanych Schematami Księgowymi (pobierz przykładowe schematy księgowań).
Wskazówka
Schemat księgowy należy zaimportować z poziomu Księgowość/Inne/Schematy księgowe naciskając ikonę , wskazując plik z dysku a następnie wykonując import za pomocą ikony .
Wyjątkiem są faktury VAT, które po zaznaczeniu parametru Księgowanie faktur VAT przez rejestr VAT w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa mogą być zaksięgowane z poziomu Rejestrów VAT. Poza tym wyjątkiem oznacza to, że: dokumenty handlowe takie jak Faktury Sprzedaży, Faktury Zakupu, paragony księguje się z poziomu modułu Faktury, dokumenty magazynowe (Wydania zewnętrzne, Przyjęcia zewnętrzne, Przyjęcia wewnętrzne, Rozchody wewnętrzne, Przesunięcia międzymagazynowe, Wydania kaucji, Przyjęcia kaucji) z poziomu modułu Handel, dokumenty kasowo/bankowe z poziomu modułu Kasa/Bank, listę płac z poziomu modułu Płace i Kadry, faktury kosztowe z poziomu Rejestru VAT. Ponadto możliwe jest automatyczne księgowanie kwot z deklaracji podatkowych (PIT-36, PIT-36L, CIT-8, VAT-7, VAT-8, VAT-9M, JPK_V7), odsetek do zapłaty z Not Odsetkowych, różnic kursowych i rozliczeń (kompensat) z modułu Kasa/Bank.
Budowa schematu księgowego swą konstrukcją przypomina budowę zapisu księgowego. Składa się z nagłówka oraz pozycji odpowiadającym poszczególnym dekretom księgowym.
Poniższy rozdział opisuje zasady tworzenia schematów księgowych oraz szczegółowe rozwiązania dla różnych typów dokumentów źródłowych.
Lista schematów księgowań
Budowa schematów księgowych odbywa się na poziomie menu Księgowość/ Inne/ Schematy Księgowań.
Przystępując do definiowania, użytkownik musi wybrać jeden z dostępnych typów schematów powiązanych z rodzajem dokumentów. Poniżej opis typów schematów.
Typ schematu
Opis
Amortyzacja środków trwałych
Automatyczne księgowanie odpisów amortyzacyjnych z poziomu Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych (typ dokumentów – Amortyzacja)
Deklaracje/JPK
Automatyczne księgowanie kwot podatku do zapłacenia z poziomu Księgowość/ PIT/ Zaliczki na PIT-36 lub PIT-36L lub Księgowość/ CIT/ Zaliczki na CIT-8 lub Rejestry VAT/ Pliki JPK_V7 lub Deklaracje VAT-8 lub VAT-9M lub Rejestry VAT/ Inne/ Deklaracje VIU-DO lub VAT-7 lub Płace i Kadry/ Deklaracje ZUS rozliczeniowe lub Zaliczki na PIT-4R lub Podatek na PIT-8AR lub Deklaracje PPK lub Handel/ Inne/ Deklaracja AKC-WW lub Handel/ Inne/ Deklaracje CUK-1.
Automatyczne zaksięgowanie dokumentów z ewidencji dodatkowej, menu Rejestry VAT/Ewidencja dodatkowa – zakładka Przychody
Faktury sprzedaży
Automatyczne rozksięgowanie kwoty z Faktur Sprzedaży, z poziomu Handel/ Faktury Sprzedaży
Faktury zakupu
Automatyczne rozksięgowanie kwoty z Faktur Zakupu, z poziomu Handel/ Faktury Zakupu
Likwidacja środków trwałych
Automatyczne księgowanie dokumentów likwidacji środków trwałych, z poziomu Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych (typ dokumentów - Likwidacja)
Lista płac
Automatyczne rozksięgowanie kwoty z listy płac, z poziomu Płace i Kadry/ Listy płac
Noty odsetkowe
Automatyczne zaksięgowanie kwot odsetek, z poziomu
Kasa/Bank/ Noty odsetkowe
Noty odsetkowe KH
Automatyczne zaksięgowanie kwot odsetek, z poziomu
Księgowość/ Rozrachunki/ Noty odsetkowe
Otrzymanie środków trwałych
Automatyczne księgowanie dokumentów otrzymania środków trwałych, z poziomu Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych (typ dokumentów – Otrzymanie)
Paragony
Automatyczne rozksięgowanie kwot z paragonów, z poziomu Handel/ Paragony
Ponaglenie zapłaty
Automatyczne księgowanie kwoty odsetek lub kosztów, z poziomu Kasa/Bank/ Ponaglenia zapłaty
Przesunięcia międzymagazynowe
Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu Przesunięcia międzymagazynowe, z poziomu Handel/ Inne/ Przesunięcia międzymagazynowe
Przeszacowanie środków trwałych
Automatyczne księgowanie dokumentów dot. przeszacowania środków trwałych, z poziomu Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych (typ dokumentów - Przeszacowanie)
Przyjęcia kaucji
Automatyczne księgowanie dokumentów magazynowych typu WKA, z poziomu Handel/ Inne/ Przyjęcia Kaucji
Przyjęcia wewnętrzne
Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu PW, z poziomu Handel/ Inne/ Przyjęcie Wewnętrzne
Przyjęcia zewnętrzne
Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu PZ, z poziomu Handel/ Przyjęcie Zewnętrzne
PW produkcyjne
Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu PW, z poziomu Handel/ Inne/ Kompletacja – przyjęcie produktów
Raporty kasa/bank
Automatyczne rozksięgowanie kwot z raportu kasowego lub bankowego, z poziomu Kasa/Bank/ Raporty Kasowe/Bankowe
Rejestr sprzedaży VAT
Automatyczne rozksięgowanie kwot z dokumentów sprzedaży wprowadzonych bezpośrednio do Rejestru Sprzedaży VAT, z poziomu Rejestry VAT/Rejestry VAT ( zakładka Rejestry Sprzedaży)
Rejestr zakupów VAT
Automatyczne rozksięgowanie kwot z dokumentów zakupu wprowadzonych bezpośrednio do rejestru zakupu VAT, menu: Rejestry VAT/ Rejestry VAT (zakładka Rejestry Zakupu)
Rozchody wewnętrzne
Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu RW, z poziomu Handel/ Inne/ Rozchody wewnętrzne
Automatyczne księgowanie dokumentów ulepszeń środków trwałych, menu: Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych (typ - Ulepszenie)
Wydania kaucji
Automatyczne księgowanie dokumentów magazynowych typu WKA, z poziomu Handel/ Inne/ Wydania Kaucji
Wydania zewnętrzne
Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu WZ, z poziomu Handel/ Inne/ Wydania zewnętrzne
Na liście Schematy Księgowań funkcjonują następujące przyciski:
Eksportuj formaty do pliku – przycisk pozwala na eksport schematu księgowań do pliku XML
Importuj formaty z pliku – przycisk pozwala na import schematu księgowań z pliku XML.
Dodaj wzorcowe schematy księgowe – przycisk umożliwia dodanie wzorcowych schematów księgowych, za pomocą których użytkownik ma możliwość księgowania podstawowych, uniwersalnych operacji gospodarczych, jakie mają miejsce w przedsiębiorstwie.
Dostępny jest również parametr Pokazuj nieaktywne, którego odznaczenie pozwala na zawężenie listy tylko do schematów aktywnych, czyli nadal wykorzystywanych. Jeżeli parametr jest zaznaczony, to lista zawiera wszystkie schematy (zarówno aktywne jak i nieaktywne). Jeżeli na formularzu schematu księgowego zaznaczono parametr Nieaktywny to jest on widoczny na liście schematów w kolorze szarym.
Schematy księgowań dla dokumentów kasowych i bankowych
Przystępując do definiowania schematu, którym będą księgowane raporty kasowe oraz bankowe, należy wybrać typ schematu Raporty kasa/bank.
Zasady zakładania schematów dla raportów kasowych oraz bankowych są prawie identyczne jak dla dokumentów handlowych, dokumentów Rejestru VAT.
Definiowanie nagłówka schematu księgowań
Na liście Schematy księgowe przycisk Dodaj wywołuje formularz schematu księgowego.
Należy uzupełnić pola dotyczące nagłówka schematu księgowego:
Symbol – symbol wzorca księgowania, o max długości 20 znaków alfanumerycznych np. BANK. Symbol musi być unikalny w ramach typu dokumentów.
Nazwa – nazwę wzorca, o max długości 50 znaków alfanumerycznych np. BANK.
Dziennik – dziennik księgowy, w którym będą księgowane Faktury Sprzedaży przy użyciu wzorca księgowego. Pozycję wyposażono w przycisk wyświetlający listę dostępnych dzienników księgowych, tzw. drop-down.
Księgowanie przez bufor – parametr jest domyślnie zaznaczony. Jego zaznaczenie pozwala na księgowanie „na brudno” tj. W buforze. Nie zaznaczenie – księgowanie „na czysto” tj. na liście dokumentów zatwierdzonych.
Nieaktywny – zaznaczenie tego parametru spowoduje, że ten schemat nie będzie pojawiał się na liście wyboru podczas księgowania. Do wykorzystania, jeśli dany schemat był kiedykolwiek użyty do księgowania, więc nie można go usunąć, a nie jest już stosowany.
Pobierz datę księgowania z Konfiguracji – zaznaczenie tego parametru powoduje, że data, z jaką dany rodzaj dokumentów zostanie zaksięgowany, jest pobierana z Konfiguracji (Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Parametry – Księgowanie dokumentów z datą). Odznaczenie parametru umożliwia określenie daty, z jaką mają być księgowane dokumenty bezpośrednio na danym schemacie księgowań.
Formularz schematu księgowego
Uwaga
Przystępując do księgowania użytkownik z listy wybiera wzorzec, którym mają być księgowane dokumenty. Wzorzec można rozpoznać tylko po symbolu, po nazwie oraz po informacjach wprowadzonych w polu Uwagi. Oznacza to konieczność nadawania wzorcom czytelnych symboli, nazw.
Okna Warunku i Opisu wyposażono w przycisk uruchamiającego Wizarda. Kliknięcie na przycisk powoduje wejście do odpowiedniego okna. Jeśli użyjemy klawisza przy Warunku, to otworzy się okno Warunek zadziałania schematu księgowego.Wizard – Warunek zadziałania schematu księgowego w nagłówku schematu księgowań
Pozwala on na definiowanie warunków (maksymalnie 2000 znaków), pozwalających na wybiórcze księgowanie dokumentów tj. tylko tych, które spełniają warunki w użytym schemacie.
Wizard – warunek zadziałania schematu księgowego
Na oknie Warunek zadziałania schematu funkcjonują przyciski:
Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:
Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza schematu księgowego, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.
Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.
Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych warunków zadziałania schematu:
– udostępnia listę identyfikatorów warunków: Waluta, Rachunek. – zatwierdza wybrany warunek. – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego warunku. – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonego warunku.
Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładkę [Opis], pozwalającą na przejście do definiowania opisu w nagłówku schematu.
Warunkiem może być:
Waluta – symbol @Waluta
Rachunek:
Symbol – @Rachunek – odwołuje się do nr rejestru
Nazwa – @RachNazwa – odwołuje się do nazwy rejestru.
Wprowadzanie warunku zadziałania schematu
Definiowanie warunku opiera się na czterech polach kreatora:
Łącznik – określenie sposobu łączenia warunków wyrażenia („i”, „lub”).
Funkcja – pozwala na uzależnienie definiowanego warunku od Opisu, Kategorii, Podmiotu.
Operator – pozwala na logiczne powiązanie funkcji z wartością.
Wartość – wartość funkcji. W przypadku Nazwy i symbolu wyświetlana jest lista, z której można skorzystać i wartość zostanie odpowiednio przypisana.
Wizard – Opis w nagłówku schematu księgowań
Okno wyposażono w mechanizmy przenoszące do nagłówka zapisu księgowego odpowiedni opis pobierany z księgowanego raportu kasowo/bankowego. Poniżej okno wizarda nagłówka Opis.Wizard nagłówka Opis
Formularz Opis wyposażono w dwie grupy przycisków.
Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:
Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu
Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.
Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych symboli opisu:
– udostępnia listę identyfikatorów opisu: Waluta, Rachunek, Numer dokumentu – zatwierdza wybrany identyfikator opisu – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego identyfikatora opisu – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonych identyfikatorów opisu.
Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładkę Warunek pozwalająca na przejście do definiowania warunku w nagłówku schematu.
Wprowadzanie identyfikatora opisu
W celu wprowadzenia identyfikatora opisu należy wybrać przycisk . Pokaże się lista dostępnych opisów. Po wybraniu jednego z nich, należy dokonać jego zatwierdzenia poprzez kliknięcie na przycisku Zatwierdź. W dużym oknie zatytułowanym Opis pojawi się makro np. @Dokumenty, jeżeli wybraliśmy Numer dokumentu.
Opisami mogą być:
Waluta – symbol @Waluta
Numer dokumentu – w ramach którego dostępne są następujące makra:
Obcy – symbol @DokObcy – odwołuje się do numeru obcego raportu wprowadzonego w nagłówku raportu,
Wewnętrzny – symbol @NumerPelny – odwołuje się do numeru raportu nadawanego przez program automatycznie.
Rachunek – w jego ramach dostępne są dwa makra:
Symbol – symbol @Rachunek – odwołuje się do kodu rejestru,
Nazwa – symbol @RachNazwa – odwołuje się do nazwy rejestru.
Dowolny opis wprowadzony „z ręki” przez użytkownika.
Uwaga
Dokumentowi można przypisać jeden lub kilka symboli opisów.
Po zakończeniu etapu definiowania nagłówka schematu, przycisk pozwala na powrót do formularza zatytułowanego Schemat księgowy, z poziomu którego wprowadza się kolejne pozycje wzorca. Każda z pozycji odpowiada pojedynczemu dekretowi (pozycji) w zapisie księgowym.
Formularz posiada dwie zakładki:
[Ogólna] – służy do definiowania poszczególnych pozycji schematu księgowań.
[Pozostałe] – pozwala na połączenie danego wzorca z innymi schematami księgowań tego samego typu.
Formularz pozycji schematu księgowań – zakładka [Ogólne]
Formularz zakładki [Ogólne] swą konstrukcją przypomina formularz zapisu księgowego. Posiada nagłówek, z polami:
Symbol – symbol schematu księgowań,
Nazwa – nazwa schematu księgowań,
Dziennik – dzienniki księgowań, w którym będą generowane dekrety w oparciu o księgowane dokumenty,
Pobierz datę księgowania z Konfiguracji – parametr określający, z jaką datą księgowane będą dokumenty,
Warunek – warunki, jakie powinien spełniać księgowany dokument,
Opis – identyfikatory opisów odpowiedzialne za przenoszenie opisów z odpowiednich pól dokumentu do nagłówka zapisu księgowego,
Księgowanie przez bufor – odpowiedzialny za umieszczanie dekretów w buforze lub na liście zapisów zatwierdzonych oraz część pokazującą zdefiniowane pozycje będące odpowiednikami pozycji zapisu księgowego tzw. dekretów.
Lista elementów schematu księgowego
Formularz posiada grupy przycisków.
Grupa pierwsza jest ściśle związana z definiowaną pozycją schematu. Składają się na nią poniższe ikony:
Nowa pozycja schematu – dodanie nowej pozycji schematu księgowań.
Edycja pozycji schematu – podgląd elementu schematu księgowań z możliwością dokonania zmian.
Usuń pozycję – kasowanie pozycji schematu księgowań.
– Przesuń pozycję w górę, Przesuń pozycję w dół – służące do zamiany wskazanej pozycji z pozycją sąsiednią, która znajduje się odpowiednio powyżej lub poniżej wskazanej pozycji. Ikony są aktywne w zależności od położenia danej pozycji, tzn. jeśli dana pozycja jest pierwszą na liście, to opcja „w górę” jest nieaktywna, a jeśli jest ostatnią na liście, to opcja „w dół” jest nieaktywna.
Grupa druga zawiera przyciski:
– Sprawdzanie poprawności działania schematu. – Zapisz zmiany – zapisuje schemat księgowań – (alternatywnie można używać kombinacji klawiszy <CTRL>+<ENTER>).
– Anuluj zmiany – pozwala na wycofanie się z formularza Schemat księgowań bez zapisu.
W celu dodania nowej pozycji schematu należy wybrać przycisk Dodaj. Otwiera on okno elementu schematu księgowań.
Formularz wyposażono w następujące pola:
Element schematu księgowego
Elementowi schematu z tego poziomu należy przypisać jedno lub dwa konta księgowe. Mogą być wpisane lub wybrane z listy kont udostępnianej po kliknięciu na przyciskach Konto Wn, Konto Ma. Poza tym obok pola Konto Wn i Konto Ma istnieje możliwość rozwinięcia podmenu z następującymi makrami:
Konta – w ramach, której dostępne są dwa parametry:
Konto kasy (rachunku) – konto przypisane na rejestrze kasowo/bankowym – symbol @KontoRach
Konto przeciwstawne – konto lub jego część przypisana na zapisie kasowo/bankowym – symbol @KontoPrzeciw.
W najprostszym przypadku schemat księgowy dla raportu kasowego będzie zawierał dwie pozycje (przychód, rozchód), gdzie z jednej strony będzie odwołanie do konta księgowego z rejestru kasowo/bankowego, a z drugiej strony odwołanie do konta przeciwstawnego z zapisu kasowo/bankowego.
Przykład prostego schematu księgowego
Kategoria – w ramach, której dostępne są dwa parametry:
Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w księgowanym dokumencie – symbol @KatKontoWn
Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w księgowanym dokumencie – symbol @KatKontoMa.
Podmiot
Konto Odbiorcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe], w polu Przychód – symbol @KontoPodmiotuOdb
Konto Dostawcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe], w polu Rozchód – symbol @KontoPodmiotuDost.
Kwoty dodatkowe – w ramach, której dostępne są parametry:
Konto Wn – konto Wn wprowadzone przy określaniu kwoty dodatkowej na dokumencie – symbol @KontoDodatWn
Konto Ma – konto Ma wprowadzone przy określaniu kwoty dodatkowej na dokumencie – symbol @KontoDodatMa
Konto Wn kategorii – konto przypisane na kategorii w polu Konto Wn – symbol @KontoDodatKatWn
Konto Ma kategorii – konto przypisane na kategorii w polu Konto Ma – symbol @KontoDodatKatMa
Konto Wn kategorii2 – konto przypisane na kategorii2 w polu Konto Wn – symbol @KontoDodatKat2Wn
Konto Ma kategorii2 – konto przypisane na kategorii2 w polu Konto Ma – symbol @KontoDodatKat2Ma.
Jeżeli konta takie jak 202 Rozrachunki z dostawcami oraz 201 Rozrachunki z odbiorcami mają nadany status kont słownikowych, wtedy w Wizardzie elementu, w polu Konto Wn lub Konto Ma wystarczy wprowadzić konto syntetycznie oraz wybrać parametr Podział na słowniki – Podmioty. Program automatycznie dokona księgowania na właściwe konto analityczne.
Uwaga
Dla pozycji schematu, opierającej się na kontach Rozrachunki z dostawcami lub Rozrachunki z odbiorcami, należy znaczyć parametr Księgowanie z podziałem na podmioty. Parametr ten został wprowadzony ze względu na księgowanie raportów kasowych/bankowych.
Księgowanie z podziałem na kategorie – parametr zaznaczamy, gdy w oparciu o kategorie mają być tworzone odrębne dekrety księgowe.
Parametr Księgowanie walutowe – dostępny tylko w przy aktywnym module Księga Handlowa Plus. Pozwala na zaksięgowanie zapisu kasowego na konto walutowe np. na konto kontrahenta zagranicznego. Dodatkowo, jeśli w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa jest zaznaczony parametr Subanalityki walutowe na kontach słownikowych, to podczas księgowania zostanie utworzone konto analityczne kontrahenta z oznaczeniem symbolu waluty np. 202-ABC-EURO.
Parametr Rozrachunek – zaznaczenie parametru na pozycji, gdzie użyto konto rozrachunkowe, powoduje, że po zaksięgowaniu dekret pojawi się w opcji Księgowość/ Rozrachunki. Pozwoli to na parowanie ze sobą dekretów na kontach rozrachunkowych.
Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Definicja kwotyWizard elementu schematu księgowań – Definicja Kwoty
Kwota (wartość liczbowa) opisywana jest za pomocą parametrów:
Współczynnik – pozwala na zaksięgowanie kwoty ze znakiem plus, minus, jak również na przemnożenie, podzielenie kwoty przez wartość liczbową do dwóch miejsc przed przecinkiem i sześciu miejsc po przecinku. Działania typu mnożenie, dzielenie przez współczynnik może być wykorzystane do rozksięgowania kwot z kont zespołu „4” na konta zespołu „5”.
Kwota – pozwala na wybranie jednego z identyfikatorów kwot dokumentu kasowego lub bankowego. Podzielone zostały na grupy: Wartość, Kwota, Kwoty dodatkowe.
Wartość pozwala na przypisanie, a następnie zaksięgowanie dowolnej kwoty,
Identyfikatory kwot z grupy Kwota to: Przychód, Rozchód, Rozliczenia,
Identyfikator kwot z grupy Kwoty dodatkowe to Kwota.
Oprócz przycisków, okno wyposażone jest w zakładki [Warunek] i [Opis], pozwalające na przejście do definiowania warunku lub opisu pozycji schematu bez ponownego uruchamiania kreatora.
Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Opis
Okno Opis zawiera mechanizmy pozwalające na przenoszenie do pozycji zapisu księgowego odpowiednich opisów pobieranych z księgowanego dokumentu kasowo/bankowego.
Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładki [Kwota] i [Warunek] pozwalające na przejście do definiowania kwoty lub definiowania warunku bez ponownego uruchamiania kreatora.
Wizard pozycji Opis
Formularz Opis posiada dwie grupy przycisków.
Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:
Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje wejście do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.
Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.
Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych symboli opisu:
– udostępnia listę identyfikatorów opisu między innymi: Numer, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową
– zatwierdza wybrany identyfikator opisu. – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego identyfikatora opisu. – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonych identyfikatorów opisu.
Wprowadzanie identyfikatora opisu
W celu wprowadzenia identyfikatora opisu należy wybrać przycisk . Pokaże się lista dostępnych opisów. Po wybraniu jednego z nich, należy dokonać jeszcze jego zatwierdzenia kliknięciem na przycisku Zatwierdź. W dużym oknie zatytułowanym Opis pojawi się makro opisu np. @Dokument, jeżeli wybraliśmy Nr dokumentu.
Opisami mogą być:
Waluta
Dokumentu – symbol @Waluta
Rozliczenia – symbol @RozliczenieWaluta
Nr dokumentu
Numer obcy – @DokObcy – odwołuje się do pola numer obcy z dokumentu KP, KW
Numer wewnętrzny – @NumerPelny – odwołuje się do automatycznie nadawanego numeru pozycji, np. KP/0001/2001/KASA.
Rachunek
Symbol – @Rachunek – odwołuje się do nr rejestru
Nazwa – @RachNazwa – odwołuje się do nazwy rejestru.
Opis – symbol @Opis
Kategoria
Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaSzczegol
Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolna
Opis kategorii – symbol @KategoriaOpis.
Symbol dokumentów – @SymbolDok
Podmiot
Kod podmiotu – symbol @KodPodmiotu
Typ podmiotu – symbol @TypPodmiotu.
Kwoty dodatkowe
Kategoria szczegółowa – @KategoriaDodat
Kategoria2 szczegółowa – @Kategoria2Dodat
Kategoria ogólna – @KategoriaOgolnaDodat
Kategoria2 ogólna – @Kategoria2OgolnaDodat
Waluta – @DodatWaluta
Opis – @OpisDodat
Opis2 – @Opis2Dodat.
Wizard definicji pozycji schematu księgowań –Warunek zadziałania schematu księgowego
Po zatwierdzeniu odpowiednich identyfikatorów opisu za pomocą przycisku Zatwierdź, wybierając kolejną zakładkę [Warunek] lub wychodząc przez ikonę i uruchamiając wizarda przy polu Warunek, przechodzimy do ostatniego już okna pozycji zatytułowanego Warunek zadziałania schematu księgowego.
Pozwala on na definiowanie warunków (maksymalnie 2000 znaków), pozwalających na wybiórcze księgowanie dokumentów tj. tylko tych, które spełniają warunki w użytym schemacie.
Na oknie Warunek zadziałania schematu funkcjonują dokładnie te same przyciski, co na oknie Opis.
Wizard pozycji – Warunek zadziałania elementu schematu księgowegoGrupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:
Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.
Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.
Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych warunków zadziałania schematu:
– udostępnia listę identyfikatorów warunków, między innymi: Numer, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową.
– zatwierdza wybrany warunek. – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego warunku. – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonego warunku.
Warunkiem może być:
Waluta
Dokumentu – symbol @Waluta
Rozliczenia – symbol @RozliczenieWaluta
Rachunek
Symbol – @Rachunek – odwołuje się do nr rejestru
Nazwa – @RachNazwa – odwołuje się do nazwy rejestru.
Konta
Konto kasy(rachunku) – symbol @KontoRach – można uzależnić zadziałanie pozycji schematu od konkretnego numeru konta księgowego, znajdującego się na rejestrze kasowo/bankowym,
Konto przeciwstawne – symbol @KontoPrzeciw – można uzależnić zadziałanie pozycji schematu od konkretnego numeru konta księgowego, znajdującego się na zapisie kasowo/bankowym,
Czy jest konto przeciwstawne – symbol @JestKontoPrzeciw – możliwość zaksięgowania tylko niektórych pozycji przy użyciu makra @KontoPrzeciw np. @JestKontoPrzeciw=’TAK’ – tylko jeśli jest wypełnione, w pozostałych wypadkach pomijaj, @JestKontoPrzeciw=’NIE’– zawsze.
Opis – symbol – @Opis
Kategoria
Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaSzczegol
Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolna
Opis kategorii – symbol @KategoriaOpis
Konto Wn kategorii – symbol @KatKontoWn
Konto Ma kategorii – symbol @KatKontoMa.
Symbol dokumentu – symbol @SymbolDok
Kwota
Przychód – symbol @Przychod
Rozchód – symbol @Rozchod.
Podmiot
Kod podmiotu – @KodPodmiotu
Typ podmiotu – @TypPodmiotu
Konto odbiorcy – @KontoPodmiotuOdb
Konto dostawcy – @KontoPodmiotuDost.
Kwoty dodatkowe – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaDodat
Kategoria2 szczegółowa – symbol @Kategoria2Dodat
Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaDodat
Kategoria2 ogólna – symbol @Kategoria2OgolnaDodat
Konto Wn – symbol @KontoDodatWn
Konto Ma – symbol @KontoDodatMa
Konto Wn kategorii – symbol @KontoDodatKatWn
Konto Ma kategorii – symbol @KontoDodatKatMa
Konto Wn kategorii2 – symbol @KontoDodatKat2Wn
Konto Ma kategorii2 – symbol @KontoDodatKat2Ma
Waluta – symbol @DodatWaluta
Opis -symbol @OpisDodat
Opis2 – symbol @Opis2Dodat.
Wprowadzanie warunku zadziałania schematu.
Definiowanie warunku opiera się na czterech polach kreatora:
Łącznik – określenie sposobu łącznia warunków wyrażenia („i”, „lub”).
Funkcja – pozwala na uzależnienie definiowanego warunku od Nr dokumentu, Opisu, Kategorii.
Operator – pozwala na logiczne powiązanie funkcji z wartością.
Wartość – wartość funkcji. W przypadku niektórych funkcji konieczne jest wpisanie wartości „z ręki”, ale większość można przypisać przez wybór z wyświetlanej listy.
Po zaakceptowaniu, wyświetlane jest okno pokazujące zdefiniowane parametry danego elementu schematu. Ich ostateczne zapisanie następuje przez wybranie przycisku Zapisz.
Schematy księgowe - scenariusze
Jak zdefiniować nagłówek schematu księgowego?
Po wejściu do pozycji Schematy księgowe i wybraniu odpowiedniego typu schematu np. Faktury Sprzedaży, za pomocą ikony dodajemy nowy wzorzec księgowy.
Pojawia się okno zatytułowane Schemat księgowy. W polach:
Symbol – SPRZEDAŻ TOWARÓW,
Nazwa – Sprzedaż towarów handlowych,
Dziennik – wskazujemy dziennik, do którego będą trafiać księgowane dokumenty np. SPRZEDAŻ
Zostawiamy zaznaczony parametr Księgowanie przez bufor – dokumenty będą księgowane „na brudno”,Z
Zostawiamy zaznaczony parametr Pobierz datę księgowania z konfiguracji – dokumenty będą księgowane zgodnie z ustawieniem w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry – Księgowanie dokumentów z datą.
Za pomocą ikony uruchamiamy kreatora Opisu. W lewym dolnym rogu znajduje się przycisk Opis rozwijający listę dostępnych identyfikatorów opisów.
Jeżeli chcemy, aby opis nagłówka dekretu zawierał Nr dokumentu, klikamy na przycisku .
Z menu wybieramy Numer- numer własny - wybranie tej pozycji spowodowało pojawienie się w polu obok symbolu @NumerPelny.
Zatwierdzamy wybrany symbol przez kliknięcie lewym klawiszem myszy na ikonie .
Automatycznie w górnej części formularza, w polu Opis, pojawił się symbol definicji opisu, czyli @NumerPelny.
W celu dodania kolejnego identyfikatora opisu, wystarczy ponownie kliknąć na przycisku Opis i wykonać kroki wcześniej opisane.
Jeżeli chcemy uzależnić zadziałanie schematu od warunku, przechodzimy na zakładkę [Warunek] lub wybieramy przycisk dostępny obok pola Warunek na formularzu schematu księgowego, powodując tym samym wejście do kolejnego okna Warunek zadziałania schematu.
Jeżeli nie chcemy uzależniać zadziałania schematu od warunku, wybieramy ikonę , wchodząc tym samym do formularza, który pozwoli na dodawanie poszczególnych elementów schematu odpowiadającym dekretom księgowym.
Jak określić dla danego schematu księgowań z jaką datą mają być księgowane dokumenty?
Użytkownik definiuje wzorzec, dla którego data księgowania będzie różna od daty księgowania określonej w Konfiguracji. Dokumenty, Faktury Sprzedaży, mają być księgowane z datą sprzedaży.
Po wejściu do pozycji Schematy księgowe i wybraniu typu schematu Faktury Sprzedaży za pomocą ikony dodajemy nowy wzorzec księgowy.
Wprowadzamy podstawowe dane tj. symbol wzorca, jego nazwę, wskazujemy dziennik, do którego mają trafiać księgowane dokumenty, oraz pozostawiamy zaznaczony parametr Księgowanie przez bufor.
Odznaczamy parametr Pobierz datę księgowania z Konfiguracji. Za pomocą ikony z menu wybieramy Data sprzedaży.
Następnie określamy poszczególne elementy schematu i zapisujemy całość schematu księgowań
Jak dodać warunek, od którego będzie zależeć zadziałanie schematu księgowego?
Użytkownik definiuje wzorzec, za pomocą którego będą księgowane tylko te dokumenty, którym przypisano kategorie podpięte do kategorii ogólnej o kodzie SPRZEDAŻ PROGRAMÓW.
Po wejściu do opcji Schematy księgowe za pomocą ikony dodajemy nowy wzorzec księgowy.
Wprowadzamy podstawowe dane tj. symbol wzorca, jego nazwę, wskazujemy dziennik, do którego mają trafiać księgowane dokumenty.
Za pomocą ikony uruchamiamy kreator Opisu, w którym możemy, ale nie musimy, wprowadzać symbole opisu.
Z poziomu okna Opis przechodzimy na zakładkę [Warunek].
Będziemy teraz określać warunki, w jakich przypadkach ma zadziałać wzorzec, a w jakich nie.
Przy definiowaniu pierwszego warunku pole łącznik jest nieaktywne (uaktywnia się przy dodawaniu kolejnych). Wybieramy przycisk Funkcja, automatycznie rozwija się lista warunków.
Z listy wybieramy pozycję Kategoria dokumentu.
Rozwija się kolejna lista z dwoma warunkami: Kategoria szczegółowa, Kategoria ogólna.
Wybieramy pozycję Kategoria ogólna. Automatycznie pojawia się lista kategorii. Z listy wybieramy kategorię ogólną, o kodzie SPRZEDAŻ PROGRAMÓW.
W polu Operator pojawi się relacja „równa się”. W polu Wartość - kod kategorii tj. SPRZEDAŻ PROGRAMÓW.
W celu zapisania warunku należy kliknąć lewym klawiszem myszy na przycisku .
Zdefiniowanie tego warunku powodować będzie księgowanie tylko tych dokumentów, które w nagłówku mają wprowadzoną kategorię ogólną SPRZEDAŻ PROGRAMÓW.
Jak zdefiniować prosty wzorzec sprzedaży?
Transakcje sprzedaży księgowane są w następujący sposób:
Kwota BRUTTO – księgowana jest po stronie debet konta 201 (Rozrachunki z odbiorcami),
Kwota NETTO – księgowana jest po stronie kredyt konta 700-01 (Sprzedaż towarów),
Kwota VAT – księgowana jest po stronie kredyt konta 221-1 (VAT należny).
Po wejściu do opcji Schematy księgowe za pomocą ikony dodajemy nowy wzorzec księgowy.
Wprowadzamy podstawowe dane tj. symbol wzorca, jego nazwę, wskazujemy dziennik, do którego mają trafiać księgowane dokumenty oraz pozostawiamy zaznaczony parametr Księgowanie przez bufor oraz Pobierz datę księgowania z Konfiguracji.
Za pomocą ikony uruchamiamy kreatora Opisu, w którym możemy, ale nie musimy, wprowadzać symbole opisu – wybierzmy jednak Nr dokumentu oraz Opis.
Z poziomu okna Opis wybieramy przycisk Akceptuj(nie przechodzimy na zakładkę [Warunek], ponieważ tworzymy uniwersalny prosty wzorzec, który kwotę netto będzie zawsze księgował na konto 700-01).
Wracamy do okna zatytułowanego Schemat księgowy, który jest listą elementów schematu odpowiadających poszczególnym dekretom.
W celu dodania pierwszego elementu wybieramy przycisk Dodaj lub naciskamy klawisz <INS>.
Otwiera się formularz elementu schematu księgowego, na którym klikamy na przycisku Konto Winien, z listy wybieramy konto syntetyczne rozrachunkowe 201 (Rozrachunki z odbiorcami).
W polu podział na słowniki rozwijamy listę i wybieramy Podmioty.
Za pomocą ikony uruchamiamy kreatora Definicja kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/ Brutto/ Razem.
Symbol kwoty zatwierdzamy kliknięciem na ikonie .
Jeśli chcemy, aby faktura była księgowana na konto walutowe np. odbiorcy zagranicznego, wówczas zaznaczamy parametr Księgowanie walutowe.
Jeśli chcemy, aby po zaksięgowaniu faktury na konto rozrachunkowe dekret pojawił się w opcji Księgowość/ Rozrachunki oraz chcemy go rozrachować, zaznaczamy parametr Rozrachunek.
Do kolejnego okna Opis przechodzimy za pomocą zakładki [Opis].
W oknie Opis klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu. Wybór akceptujemy przez wybranie przycisku .
Ze względu na fakt, że nie będziemy uzależniać zadziałania pozycji od warunku, po zatwierdzeniu symbolu opisu klikamy na ikonie .
Wyświetli się formatka pokazująca wszystkie parametry elementu schematu. Wybrane parametry zapisujemy za pomocą ikony Zapisz (<CTRL>+<ENTER>).
Dodajemy kolejną pozycję schematu.
Klikamy na ikonie Dodaj lub naciskamy klawisz <INS>.
W oknie elementu schematu księgowań klikamy na przycisku Konto Ma, z listy wybieramy konto analityczne 700-01 (Sprzedaż towarów).
Korzystając z zakładki przechodzimy do kolejnego okna definicja kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/ Netto/ Razem.
Symbol kwoty zatwierdzamy kliknięciem na ikonie . Przechodzimy na zakładkę [Opis].
W oknie Opis klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu. Wybór akceptujemy przez wybranie przycisku . Ponownie wybieramy przycisk Opis i wybieramy Opis. Wybór akceptujemy przyciskiem .
Ze względu na fakt, że nie będziemy uzależniać zadziałania pozycji od warunku, po zatwierdzeniu symbolu opisu klikamy na ikonie .
Wyświetli się formatka pokazująca wszystkie parametry elementu schematu. Wybrane parametry zapisujemy za pomocą ikony Zapisz (<CTRL>+<ENTER>).
Ponownie wchodzimy do listy elementów schematu księgowań.
Pozostało nam dodanie ostatniej pozycji.
Ponownie wybieramy ikonę Dodaj lub naciskamy klawisz <INSERT>.
W oknie Konta księgowego klikamy na przycisku Konto Ma, z listy wybieramy konto analityczne 221-01 (VAT należny).
Przechodzimy na zakładkę [Kwota]. Klikamy na przycisku Kwota/ VAT/ Razem.
Symbol kwoty zatwierdzamy kliknięciem na ikonie . Przechodzimy na zakładkę [Opis].
W oknie Opis klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu. Wybór akceptujemy przez wybranie przycisku . Ponownie wybieramy przycisk Opis i wybieramy Opis. Wybór akceptujemy przyciskiem .
Ze względu na fakt, że nie będziemy uzależniać zadziałania pozycji od warunku, po zatwierdzeniu symbolu opisu klikamy na ikonie .
Wyświetli się formatka pokazująca wszystkie parametry elementu schematu. Wybrane parametry zapisujemy za pomocą ikony Zapisz(<CTRL>+<ENTER>).
Jak zdefiniować wielowariantowy wzorzec dla dokumentów kosztowych?
Wzorcem księgowane będą trzy rodzaje faktur kosztowych, którym na poziomie Rejestru VAT, przypisano kategorie szczegółowe:
Zakup energii – kategoria szczegółowa ENERGIA,
Czynsz – kategoria szczegółowa CZYNSZ,
Transport – kategoria szczegółowa TRANSPORT.
Sposób księgowania dla faktur związanych z zakupem energii
Kwota
Konto Winien
Konto Ma
Rozrachunek
Kategoria
Brutto
202 (rozrachunki z dost.)
zaznaczony
Netto
402-01(Energia)
odznaczony
ENERGIA
VAT
221-02(Vat naliczony)
odznaczony
Sposób księgowania dla faktur związanych z czynszem
Kwota
Konto Winien
Konto Ma
Rozrachunek
Kategoria
Brutto
202 (rozrachunki z dost.)
zaznaczony
Netto
404-01(Usługi obce)
odznaczony
CZYNSZ
VAT
221-02(Vat naliczony)
odznaczony
Sposób księgowania dla faktur związanych z transportem
Kwota
Konto Winien
Konto Ma
Rozrachunek
Kategoria
Brutto
202 (rozrachunki z dost.)
zaznaczony
Netto
404-01(Usługi obce)
odznaczony
TRANSPORT
VAT
221-02(VAT naliczony)
odznaczony
Jak widać z trzech powyższych przykładów:
Kwota BRUTTO jest zawsze księgowana na konto 202,
Kwota VAT na konto 221-02,
Kwota NETTO związana z zakupem energii księgowana jest na koncie 402-01, czynsz, transport na koncie 404-01.
Po wejściu do opcji Schematy księgowe za pomocą ikony dodajemy nowy wzorzec księgowy.
Wprowadzamy podstawowe dane tj. symbol wzorca np. KOSZT, jego nazwę np. Zakupy Kosztowe, wskazujemy dziennik, do którego mają trafiać księgowane dokumenty np. ZAKUP, oraz pozostawiamy zaznaczony parametr, że zapisy mają być generowane w buforze, a data księgowania pobierana z Konfiguracji.
Za pomocą ikony uruchamiamy kreator Opisu, w którym możemy ale nie musimy wprowadzać symboli opisu – wybierzmy jednak Nr dokumentu oraz Opis.
Z poziomu okna Opis wybieramy przycisk Akceptuj (nie wchodzimy do ostatniego okna Warunek zadziałania schematu księgowego).
Przechodzimy do listy elementów Schematu księgowego.
W celu dodania pierwszego elementu wybieramy przycisk Dodaj lub naciskamy klawisz <INSERT>.
Otwiera się okno elementu schematu księgowego, w którym klikamy na przycisk Konto Ma, z listy wybieramy konto syntetyczne rozrachunkowe 202 (Rozrachunki z dostawcami). W polu podział na słowniki wybieramy Podmioty.
Uruchamiamy kreatora Kwoty i klikamy na przycisku Kwota/ Brutto/ Razem.
Symbol kwoty zatwierdzamy kliknięciem na ikonie .
Jeśli chcemy, aby po zaksięgowaniu faktury na konto rozrachunkowe 202 dekret pojawił się w opcji Księgowość/ Rozrachunki oraz chcemy go rozrachować, zaznaczamy parametr Rozrachunek.
Jeśli chcemy, aby faktura była księgowana na konto walutowe np. dostawcy zagranicznego, wówczas zaznaczamy parametr Księgowanie walutowe. Przechodzimy na zakładkę [Opis].
W oknie Opis klikamy na przycisk Opis i wybieramy Nr dokumentu. Wybór akceptujemy przez wybranie przycisku .
Ze względu na fakt, że nie będziemy uzależniać zadziałania pozycji od warunku, po zatwierdzeniu symbolu opisu klikamy na ikonie .
Wyświetli się formatka pokazująca wszystkie parametry elementu schematu. Zatwierdzamy je przez wybranie przycisku Zapisz(<CTRL>+<ENTER>).
Wracamy do listy elementów schematu księgowań.
Dodajemy kolejną pozycję schematu.
Klikamy na ikonie Dodaj lub naciskamy klawisz <INSERT>.
W oknie Elementu Schematu Księgowego klikamy na przycisk Konto Wn, z listy wybieramy konto analityczne 221-02 (VAT naliczony) i przechodzimy na zakładkę [Kwota].
Definiujemy kwotę klikając na przycisk Kwota/ VAT/ Razem.
Symbol kwoty zatwierdzamy kliknięciem na ikonie . Przechodzimy na zakładkę [Opis].
W oknie Opis klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu. Wybór akceptujemy przez wybranie przycisku. Ponownie wybieramy przycisk Opis i wybieramy Opis. Wybór akceptujemy przyciskiem
Ze względu na fakt, że nie będziemy uzależniać zadziałania pozycji od warunku, po zatwierdzeniu symbolu opisu klikamy na ikonie .
Wyświetli się formatka pokazująca wszystkie parametry elementu schematu. Wybrane parametry zapisujemy za pomocą ikony Zapisz(<CTRL>+<ENTER>).
Wracamy do listy elementów schematu księgowań.
Pozostało nam dodanie pozycji, które będą księgowane na konta kosztowe.
Ponownie wybieramy ikonę Dodaj lub naciskamy klawisz <INSERT>.
W oknie elementu schematu księgowego klikamy na przycisku Konto Winien, z listy wybieramy konto analityczne 402-01 (Energia)
Uruchamiamy kreatora Definicji Kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/ Netto/ Razem.
Symbol kwoty zatwierdzamy kliknięciem na ikonie . Przechodzimy na zakładkę [Opis].
W oknie Opis klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu. Wybór akceptujemy przez wybranie przycisku . Ponownie wybieramy przycisk Opis i wybieramy Opis. Wybór akceptujemy przyciskiem
Ze względu na fakt, że będziemy uzależniać zadziałanie pozycji od warunku, przechodzimy na zakładkę [Warunek].
W oknie Warunek zadziałania schematu księgowego klikamy na przyciskach Funkcja/ Kategoria pozycji/ Kategoria szczegółowa. Z listy kategorii wybieramy kategorię ENERGIA i zatwierdzamy warunek przyciskiem .
Po zdefiniowaniu wszystkich parametrów klikamy na ikonie .
Przyciskiem Zapisz lub używając kombinacji klawiszy (<CTRL>+<ENTER>) zapisujemy element schematu.
Ponownie wybieramy ikonę Dodaj lub naciskamy klawisz <INSERT>.
W oknie Elementu Schematu Księgowego klikamy na przycisku Konto Winien, z listy wybieramy konto analityczne 404-01 (Usługi obce).
Uruchamiamy kreatora Definicji Kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/ Netto/ Razem.
Symbol kwoty zatwierdzamy kliknięciem na ikonie . Przechodzimy na zakładkę [Opis].
W oknie Opis klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu. Wybór akceptujemy przez wybranie przycisku . Ponownie wybieramy przycisk Opis i wybieramy Opis. Wybór akceptujemy przyciskiem .
Ze względu na fakt, że będziemy uzależniać zadziałanie pozycji od warunku, przechodzimy na zakładkę [Warunek].
W oknie Warunek zadziałania schematu księgowego klikamy na przyciskach Funkcja/ Kategoria pozycji/ Kategoria szczegółowa. Z listy kategorii wybieramy kategorię TRANSPORT i zatwierdzamy warunek przyciskiem .
Po zdefiniowaniu wszystkich parametrów klikamy na ikonie .
Przyciskiem Zapisz lub używając kombinacji klawiszy (<CTRL>+<ENTER>) zapisujemy element schematu.
Ponownie wybieramy ikonę Dodaj lub naciskamy klawisz <INSERT>.
W oknie Elementu Schematu Księgowego klikamy na przycisku Konto Winien, z listy wybieramy konto analityczne 404-01 (Usługi obce).
Uruchamiamy kreatora Definicji Kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/ Netto/ Razem.
Symbol kwoty zatwierdzamy kliknięciem na ikonie . Przechodzimy na zakładkę [Opis].
W oknie Opis klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu. Wybór akceptujemy przez wybranie przycisku . Ponownie wybieramy przycisk Opis i wybieramy Opis. Wybór akceptujemy przyciskiem
Ze względu na fakt, że będziemy uzależniać zadziałanie pozycji od warunku, przechodzimy na zakładkę [Warunek].
W oknie Warunek zadziałania schematu księgowego klikamy na przyciskach Funkcja/ Kategoria pozycji/ Kategoria szczegółowa. Z listy kategorii wybieramy kategorię CZYNSZ i zatwierdzamy warunek przyciskiem .
Po zdefiniowaniu wszystkich parametrów klikamy na ikonie .
Przyciskiem Zapisz lub używając kombinacji klawiszy (<CTRL>+<ENTER>) zapisujemy element schematu.
Po zdefiniowaniu wszystkich pozycji, schemat zapisujemy przyciskiem lub używając kombinacji klawiszy (<CTRL>+<ENTER>).
Jak zdefiniować prosty schemat dla księgowania raportów kasowych/bankowych
Konto Wn
Konto Ma
Słownik
Kwota
Warunek
@KontoRach
@KontoPrzeciw
Podmioty
@Przychod
@KontoPrzeciw
@KontoRach
Podmioty
@Rozchod
@KontoDodatWn
@KontoDodatMa
Podmioty
@KwotaDodat
@KontoRach – w schemacie dla raportów kasowo-bankowych, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Konta/ Konto kasy (rachunku). Program będzie pobierał konto kasy lub rachunku bankowego z pola Konto księgowe na Rejestrze kasowo/bankowym (Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe).
@KontoPrzeciw - w schemacie dla raportów kasowo-bankowych, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Konta/ Konto przeciwstawne. Program będzie pobierał konto przeciwstawne z pola Konto przeciwstawne, które znajduje się na formatce Zapisu kasowo/bankowego (Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe).
@KontoDodatWn/@KontoDodatMa - w schemacie dla raportów kasowo-bankowych, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma:Kwoty dodatkowe/ Konto Wn/Konto Ma. Program będzie pobierał konto z kwot dodatkowych, które znajdują się na formatce Zapisu kasowo/bankowego, pod ikoną Kwoty dodatkowe. Dodatkowo podział na słowniki Podmioty spowoduje, że w Kwotach dodatkowych będzie można użyć kont słownikowych dla podmiotów wybranych na dokumencie.
Na Zapisie kasowo/bankowym, w polu Konto przeciwstawne, można wpisywać symbol konta słownikowego np. 201, 202, 230 bez podawania konkretnej analityki np. 201-ALOZA. Gdy w polu Konto przeciwstawne podamy konto 201, program zaksięguje na właściwą analitykę 201-ALOZA, jeżeli kontrahent ALOZA zostanie wybrany na zapisie kasowo-bankowym.
Pozycja trzecia schematu, umożliwia zaksięgowanie zapisu kasowo-bankowego na dodatkowe konta poza kontem kasy (rachunku) (100) i kontem do niego przeciwstawnym (402-01) np. na konta zespołu 5, gdy bezpośrednio z kasy księgujemy np. koszty proste.
Jeżeli w kwotach dodatkowych zapisu kasowo/bankowego będą wpisywane konta słownikowe, w pozycji schematu dotyczącej księgowań poprzez Kwoty dodatkowe (pozycja trzecia), musi być wybrany Podział na słowniki: Podmioty.
Jeżeli na pozycji schematu, gdzie użyto konto rozrachunkowe, zostanie zaznaczony parametr Rozrachunek to po zaksięgowaniu dekret pojawi się w opcji Księgowość/ Rozrachunki, co pozwoli na parowanie ze sobą dekretów na kontach rozrachunkowych.
Jak zdefiniować prosty schemat dla księgowania dokumentów w Rejestrze VAT sprzedaży umożliwiający generowanie automatycznych rozrachunków i rozliczeń
Konto Wn
Konto Ma
Słownik
Kwota
Warunek
Księgowanie walutowe
Rozrachunek
@KontoPlatnikaOdb
Płatnicy
@KwotaPlatnosci
@WalutaPlat ='PLN' AND @PlatKierunek =1
Nie
Tak
@KontoPlatnikaOdb
Płatnicy
-@KwotaPlatnosci
@WalutaPlat ='PLN' AND @PlatKierunek =-1
Nie
Tak
@KontoPlatnikaOdb
Płatnicy
@KwotaPlatnosci
@WalutaPlat <>'PLN' AND @PlatKierunek =1
Tak
Tak
@KontoPlatnikaOdb
Płatnicy
-@KwotaPlatnosci
@WalutaPlat <>'PLN' AND @PlatKierunek =-1
Tak
Tak
731-2
-
@Netto
-
Nie
Nie
221-2
-
@Vat
-
Nie
Nie
@KontoPlatnikaOdb – makro można wybrać klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma:Płatnik/ Konto płatnika 1. Program pobiera konto wypełnione na karcie płatnika.
@KwotaPlatnosci – makro pozwala na odwołanie się podczas księgowania do poszczególnych zdarzeń z Preliminarza płatności.Słownik: Płatnicy - odwołuje się do Płatnika wybranego na zdarzeniu w Preliminarzu płatności.
@WalutaPlat – warunek sprawdza walutę rozliczenia wybraną na zdarzeniu w Preliminarzu płatności.
@PlatKierunek – warunek sprawdza kierunek przepływu pieniędzy.
Jak zdefiniować schemat dla księgowania Faktur Zakupu z Rejestru VAT – z wykorzystaniem segmentów kont na kategoriach?
Scenariusz postępowania:
W Ogólne/ Kategorie dodając Kategorię wpisujemy, w polach Konto-segment Wn i/lub Konto-segment Ma, konto księgowe odpowiadające tej kategorii np. kategoria MAT. BIUROWE, Konto-segment Wn: 401-01-03, kategoria: ENERGIA, Konto-segment Wn: 401-01-05.
W Rejestry VAT/ Rejestry VAT/ Rejestr zakupu dodajemy fakturę, na której dodajemy pozycje np. W kolumnie Kategoria: MAT. BIUROWE, odpowiednia stawka VAT, kwota netto itd. W drugiej pozycji – Kategoria: ENERGIA, odpowiednia stawka, kwota netto itd.
Schemat księgowy
Konto Wn
Konto Ma
Słownik
Kwota
Warunek
202
Podmioty
@Brutto
221-02
brak
@Vat
@KatElemKontoWn
brak
@Netto
@KontoDodatWn
@KontoDodatMa
Podmioty
@KwotaDodat
@KatElemKontoWn - w schemacie dla Rejestru zakupu VAT można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Kategoria pozycji/ Konto Wn kategorii. Konto księgowe zostanie pobrane z kategorii znajdującej się w pozycji Faktury Zakupu (kategoria pozycji przy stawkach VAT na fakturze).
@KontoDodatWn/@KontoDodatMa - w schemacie Rejestru VAT można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Kwoty dodatkowe/ Konto Wn/Konto Ma. Program będzie pobierał konto z kwot dodatkowych, które znajdują się na formatce Faktury Zakupu, pod ikoną Kwoty dodatkowe. Dodatkowo podział na słowniki Podmioty spowoduje, że w Kwotach dodatkowych będzie można użyć kont słownikowych dla podmiotów wybranych na dokumencie. Pozycja wykorzystująca te makra pozwala na dodatkowe rozksięgowanie dokumentu np. poza kontem zespołu „4”, które jest pobierane z odpowiedniej kategorii pozycji, równocześnie na określone przez użytkownika konta zespołu „5”.
Zaliczki pracowników
Scenariusz postępowania 1: zaliczka jest na kwotę równą Fakturze Zakupu:
Pracownik pobiera zaliczkę z kasy np. 150 zł – w menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe dodajemy dokument rozchodowy (KW), wybierając jako podmiot Pracownika.
Pracownik przynosi fakturę zakupu (FZ) np. na kwotę 150 zł, która została zapłacona ww. zaliczką 150 zł – dodajemy zapis w menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT/ Rejestr zakupu:
Na pierwszej zakładce wybieramy kontrahenta, który widnieje na FZ i uzupełniamy pozostałe dane.
Na zakładce [Kontrahent], klikamy na przycisk Pracownik i wybieramy naszego zaliczkobiorcę.
Na dodatkowej liście potencjalnych zaliczek pojawi się lista nierozliczonych zapisów, w naszym przykładzie jedno KW na kwotę 150 zł, wybieramy tą zaliczkę.
Zapisujemy dokument.
Po zapisaniu Faktura Zakupu oraz dokument KW zostaną całkowicie rozliczone.
Scenariusz postępowania 2: zaliczka jest na kwotę wyższą od Faktury Zakupu:
Pracownik pobiera zaliczkę z kasy np. 250 zł – w menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe dodajemy dokument rozchodowy (KW), wybierając jako podmiot Pracownika.
Pracownik przynosi fakturę zakupu (FZ) np. na kwotę 150 zł, która została zapłacona ww. zaliczką 150 zł, resztę zaliczki pracownik zwraca do kasy (100 zł) – dodajemy zapis w menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT/ Rejestr zakupu:
Na pierwszej zakładce wybieramy kontrahenta, który widnieje na FZ i uzupełniamy pozostałe dane.
Na zakładce [Kontrahent] klikamy na przycisk Pracownik i wybieramy naszego zaliczkobiorcę.
Na dodatkowej liście potencjalnych zaliczek pojawi się lista nierozliczonych zapisów, w naszym przykładzie jedno KW na kwotę 250 zł. Klikamy dwukrotnie w kolumnę Kwota i wpisujemy 150 zł.
Zapisujemy dokument.
FZ jest całkowicie rozliczona, natomiast KW jest częściowo rozliczone. Pracownik wpłaca do kasy pozostałą część zaliczki:
W menu Kasa/bank/ Zapisy kasowe/bankowe dodajemy dokument przychodowy (KP) od pracownika, na kwotę 100 zł,
Na zakładce [Rozliczenia] dokumentu KP, klikamy w ikonę plusa,
Gdy pojawi się lista zapisów kasowych pracownika, wybieramy KW (zaliczkę) i kompensujemy z KP.
Zaliczka pracownika jest całkowicie rozliczona.
Scenariusz postępowania 3: zaliczka jest na kwotę niższą od Faktury Zakupu:
Pracownik pobiera zaliczkę z kasy np. 150 zł – w menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe dodajemy dokument rozchodowy (KW), wybierając jako podmiot Pracownika.
Pracownik przynosi fakturę zakupu (FZ) np. na kwotę 250 zł, która została zapłacona ww. zaliczką 150 zł. Pozostała część płatności faktury pozostaje do rozliczenia (100 zł) – dodajemy zapis w menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT/ Rejestr zakupu:
Na pierwszej zakładce wybieramy kontrahenta, który widnieje na FZ i uzupełniamy pozostałe dane.
Na zakładce [Kontrahent] klikamy na przycisk Pracownik i wybieramy naszego zaliczkobiorcę.
Na dodatkowej liście potencjalnych zaliczek pojawi się lista nierozliczonych zapisów, w naszym przykładzie jedno KW na kwotę 150 zł, wybieramy tą zaliczkę.
Zapisujemy dokument.
FZ jest częściowo rozliczona. W Preliminarzu Płatności 150 zł znajduje się na liście rozliczonych dokumentów, a pozostałe 100 zł na liście dokumentów nierozliczonych. Na zdarzeniu w Preliminarzu znajduje się kontrahent wprowadzony na fakturze.
Dokument KW jest całkowicie rozliczony.
Schemat księgowy
Przykładowy schemat księgowy pozwala na przeksięgowanie zaliczki z konta kontrahenta na konto pracownika, który pobrał zaliczkę na zakup.
Konto Wn
Konto Ma
Słownik
Kwota
Warunek
@KatElemKontoWn
@Netto
221-02
@VAT
202
Podmioty
@Brutto
202
Podmioty
@PlatZaliczka
@TypPodmiotu ='kontrahent' AND @TypZaliczkobiorcy ='pracownik'
230
Zaliczkobiorcy
@PlatZaliczka
@TypPodmiotu ='kontrahent' AND @TypZaliczkobiorcy ='pracownik'
Poniższy schemat pozwoli natomiast na zaksięgowanie kwoty brutto na konto kontrahenta lub na konto pracownika (z pominięciem przeksięgowywania z konta kontrahenta na konto pracownika).
Konto Wn
Konto Ma
Słownik
Kwota
Warunek
@KatElemKontoWn
@Netto
221-02
@VAT
202
Podmioty
@Brutto
@TypPodmiotu ='kontrahent' AND @TypZaliczkobiorcy <>'pracownik'
230
Zaliczkobiorcy
@PlatZaliczka
@TypPodmiotu ='kontrahent' AND @TypZaliczkobiorcy ='pracownik'
Pozostałe typy schematów księgowych
System umożliwia definiowanie schematów księgowych także dla:
Amortyzacji, ulepszenia, przeszacowania, otrzymania i likwidacji środków trwałych,
Etapy definiowania schematów dla w/w typów dokumentów są dokładnie takie same jak przy definiowaniu schematów dla dokumentów handlowych, magazynowych itp.
Różnice dotyczą tylko identyfikatorów opisów, makr dat księgowań, warunków oraz identyfikatorów kwot, dostępnych przy tworzeniu nagłówka schematu oraz jego pozycji.
W celu pobrania przykładowych schematów księgowań należy przejść do zakładki Księgowość/Inne/Schematy księgowań i na liście schematów wybrać Dodaj wzorcowe schematy księgowe.
Eksport i import schematów księgowych
Funkcja eksportu i importu schematów księgowych umożliwia wygodne i szybkie przenoszenie definiowanego schematu księgowego przy pomocy pliku XML.
Zarówno eksport jak i import schematów księgowych jest możliwy niezależnie od ustawienia filtra Typy schematów na Liście schematów księgowych.
Lista schematów księgowych
Kliknięcie na ikonę Eksportu na Liście schematów księgowych wywoła formatkę z polem, w którym należy podać ścieżkę i nazwę pliku docelowego. Podana ścieżka i nazwa pliku zostanie zapamiętana i podpowie się przy następnym eksporcie schematu księgowego.
Formatka eksportu schematów księgowych
Uwaga
Jeżeli podany plik docelowy już istnieje, wówczas pojawi się pytanie Podany plik już istnieje. Czy chcesz go nadpisać ?.
Kliknięcie na ikonę spowoduje rozpoczęcie procesu eksportu. W trakcie eksportu pojawi się informacja z jego przebiegu (zgodnie z ustawieniami konfiguracyjnymi na karcie operatora).
Kliknięcie na ikonę Importu wywoła formatkę z ustawieniami dotyczącymi importowanego pliku.
Formatka importu schematów księgowych
Uruchomienie importu spowoduje, że na ekranie pojawi się standardowa informacja z przebiegu importu (zgodnie z ustawieniami konfiguracyjnymi na karcie operatora).
Uwaga
Import schematu księgowego nie zakończy się pomyślnie, jeśli nie uda się zapisać całego schematu, importowany schemat nie ma wypełnionych pól wymagalnych w nagłówku schematu, czyli Symbol i/lub Dziennik i istnieje jedna pozycja, która:
- nie ma konta ani po stronie Winien ani po stronie Ma,
- i/lub nie podano definicji kwoty.
Księgowanie według opisu analitycznego
W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość księgowania według opisu analitycznego następujących dokumentów:
W module Księga Handlowa i Księga Handlowa Plus istnieje możliwość parowania ze sobą dekretów na kontach rozrachunkowych.
https://www.youtube.com/watch?v=7mFXyTXQNtE
Istnieje możliwość częściowego rozrachowania, które polega na tym, że w kolumnie Do rozrachowania użytkownik ma możliwość ręcznego wpisania kwoty, która ma być rozrachowana z dekretu. W przypadku rozrachowania całego dekretu nie ma potrzeby modyfikowania tej kolumny. Natomiast w sytuacji rozrachowania dekretu z np. dwoma innymi na fragment kwoty lub gdy jeden dekret ma być częściowo rozrachowany z drugim również częściowo, należy zmodyfikować dla obu dekretów kolumnę Do rozrachowania i wpisać dla każdego dekretu odpowiednią kwotę.
Uwaga
Gdy w filtrze na liście Nierozrachowane ustawiona jest waluta wszystkie, nie ma możliwości edycji kwoty w kolumnie Do rozrachowania dla rozrachunków walutowych.
Po zmianie kwoty w kolumnie Do rozrachowania automatycznie zaznaczana jest pozycja w polu wyboru pozycji oraz cała pozycja zostaje pogrubiona. Pogrubienie zwraca uwagę użytkownika, że rozrachowuje inną kwotę z dokumentu niż by mógł i, że modyfikował zapis. Po wykonaniu/ usunięciu rozrachunku w kolumnie Pozostaje Wn, Pozostaje Ma widnieje taka sama wartość co w kolumnie Do rozrachowania.
Rozrachunki między różnymi kontami w walucie PLN
Z poziomu listy rozrachunków
Z poziomu listy Rozrachunków istnieje możliwość dokonania rozrachunku między różnymi podmiotami. W filtrze pod listą obok pola Konto widoczne jest pole Konto rozrachowujące. Domyślnie po wyborze konta księgowego z planu kont, pod przyciskiem Konto, to samo konto księgowe pokazuje się w polu Konto jak i polu Konto rozrachowujące. Lista dekretów jest wtedy zawężona tylko do tego jednego konta księgowego. Jeżeli w polach wskazane jest to samo konto wtedy rozrachunek odbywa się między zapisami księgowymi tego samego konta. Jeżeli w polach Konto i Konto rozrachowujące są wskazane różne konta księgowe to na liście dekretów pojawią się zapisy jednego i drugiego konta. Można wtedy zaznaczyć np. zapis po stronie Wn danego konta i po stronie Ma dla konta rozrachowującego i je ze sobą rozrachować (dokonać wzajemnej kompensaty).
Uwaga
Pole Konto rozrachowujące jest aktywne po wybraniu konta księgowego w polu Konto.
Jeżeli w polu Konto wskazane jest konto syntetyczne 201, a w polu Konto rozrachowujące również 201, na liście dekretów pojawiają się dekrety wszystkich kont analitycznych do konta 201.
Obok ikony pioruna służącego do rozliczenia widoczna jest strzałka , a po jej rozwinięciu dwie opcje do wyboru:
Rozrachuj dla jednego konta – powoduje rozrachowanie między zapisami tego samego konta analitycznego. Jeżeli Użytkownik zaznaczy zapisy dla różnych kont to pojawi się informacja, że rozrachunki nie zostały rozrachowane. Aby rozrachować takie zapisy należy wybrać opcję Rozrachuj dla wielu kont.
Rozrachuj dla wielu kont – powoduje, że w pierwszej kolejności następuje rozrachowanie zapisów między tymi samymi kontami analitycznym, a jeśli pozostaną jeszcze dekrety do rozrachowania po stronie Wn i Ma na różne konta to nastąpi dokonanie kompensaty między tymi różnymi analitykami, pod warunkiem, że mają tą samą walutę rozrachunku– w pierwszej kolejności dla dekretów o tej samej kwocie, a następnie dla dekretów o tym samym terminie płatności.
Jeżeli Konto rozrachowujące jest nieuzupełnione na liście rozrachunków pokazują się nierozrachowane dekrety dla konta wybranego w polu Konto.
Uwaga
Jeżeli na zakładce [Rozrachowane] w polu Konto mam wpisane np. 201-ABC, a w polu Konto rozrachowujące 201-XYZ, to na liście pojawiają się wszystkie rozrachowane zapisy i na konto 201-ABC i 201-XYZ.
Dodatkowo na liście dekretów rozrachowanych w sekcji pod listą jest dostępny parametr Dla różnych kont. Po jego zaznaczeniu wyświetlane są dokumenty rozrachowane pomiędzy różnymi kontami.
Z poziomu dokumentu PK i konkretnego dekretu
Z poziomu formularza dekretu można dokonać rozrachunku wchodząc na zakładkę [Rozrachunek] i ikoną plusa odwołując się do listy rozrachunków. Warunkiem dokonania rozrachunku jest to, aby całe PK się bilansowało. Po wejściu na listę rozrachunków domyślnie w polu Konto rozrachowujące podpowiada się konto z dekretu, z możliwością zmiany na inne lub puste. Istnieje możliwość wyboru dowolnego dekretu z dowolnego konta, oraz kwoty do rozrachowania. Pole Konto jest nieaktywne. Na liście pojawią się dekrety konta z dekretu i wybranych kont z listy rozrachunków. Zaznaczone rozrachunki po kliknięciu w ikonę pioruna przenoszą się na dekret. Rozrachowanie następuje tylko dla dekretów w tej samej walucie.
Automatyczne generowanie zapisu księgowego kompensaty i różnicy kursowej
W przypadku kiedy w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków, w momencie dokonywania rozrachunków dla dwóch różnych kont księgowych system wygeneruje zapis księgowy kompensaty, a w przypadku rozrachunków dla kont walutowych również zapis księgowy różnicy kursowej.
Użytkownik ma możliwość rezygnacji z generowania takiego dekretu poprzez zamknięcie odpowiedniego okna bez zapisywania zmian. W przypadku automatycznego generowania równocześnie różnicy kursowej i kompensaty można zrezygnować tylko z obu dokumentów, nie ma możliwości rezygnacji albo z różnicy albo z kompensaty.
W przypadku kiedy parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej nie jest zaznaczony to w celu całkowitego rozrachowywania dekretów walutowych użytkownik powinien wskazać dekret różnicy kursowej wygenerowanej w module Kasa/Bank.
Dodatkowo w przypadku niezaznaczonego parametru o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z poziomu rozrachunków użytkownik powinien księgować dokumenty kompensat z poziomu modułu Kasa/Bank.
Uwaga
Dekrety kompensaty i różnicy kursowej są dodawane tylko dla bieżącego okresu obrachunkowego. Przykładowo, podczas rozliczenia dokumentów z 2017 r. dokonywanego po zalogowaniu się na okres obrachunkowy 2018, RK wygenerowana zostanie z datą 01.01.2018 r. Jeżeli użytkownik chce, aby RK powstała w okresie, w którym wystawione były dokumenty, to rozliczenia należy dokonać po zalogowaniu się na okres obrachunkowy 2017.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Kompensaty z datą bieżącą to dekrety powstaną z data bieżącą w programie pod warunkiem, ze data ta mieści się w bieżącym okresie obrachunkowym.
Podczas rozrachowywania dekretów w walucie obcej, gdy różnica kursowa jest różna od zera, pojawia się formatka z propozycją zapisu polecenia księgowania dla powstałej różnicy kursowej.
Automatyczne generowanie zapisu księgowego różnicy kursowej i kompensaty, zakładka Kompensata
Uwaga
W sytuacji kiedy przy rozrachowywaniu zaznaczone są dekrety wraz z różnicą kursową i po wykonaniu rozrachunku kwota pozostała do rozrachowania będzie równa 0, pokaże się tylko okno kompensaty. Natomiast jeżeli w takim samym przypadku kwota pozostała do rozrachowania będzie większa od zera pokaże się okno z różnicą kursową i kompensatą i wygenerowane zostaną obydwa dokumenty.
Dokument – Dokument Różnicy kursowej oraz dokument Kompensaty mają własny schemat numeracji. Schematy numeracji dla zapisów księgowych dokumentów różnicy kursowej użytkownik może zdefiniować w Konfiguracji Firmy/ Definicje dokumentów/ Księgowość/ Różnica kursowa, natomiast schemat numeracji dla zapisów księgowych dokumentów kompensat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Księgowość/ PK kompensaty.Nr dokumentu – pole do wpisania numeru polecenia księgowania, domyślnie podpowiadany jest ostatnio wpisany numer, pole może pozostać puste. Jeżeli Nr dokumentu jest uzupełniony to przeniesie się on wraz ze schematem numeracji na dokument PK do pola Numer dokumentu. Łączny numer pobrany ze schematu i numeru dokumentu może mieć maksymalnie 30 znaków.
Data księgowania – podpowiadana jest data wskazana na formularzu okresu obrachunkowego. Domyślnie jest to data zgodna z parametrem Data rozrachunku jako późniejsza z dat z Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa. W sytuacji, gdy dekrety pochodzą spoza bieżącego okresu obrachunkowego, Data księgowania podpowiadana będzie jako pierwszy dzień bieżącego okresu obrachunkowego.
Dziennik – wybór nazwy dziennika, do którego zostanie zapisane polecenie księgowania. Podpowiadany jest dziennik wskazany na formularzu okresu obrachunkowego. W przypadku nieuzupełnienia na formularzu okresu tej informacji przy pierwszym generowaniu różnicy kursowej i/lub kompensaty podpowiadany jest pierwszy dziennik na liście. Dziennik ten można z poziomu dokumentu przenieść na formatkę okresu obrachunkowego jako domyślny dla kolejnych generowanych dokumentów.
Uwaga
Istnieje możliwość wskazania domyślnego dziennika dla RK oraz KOMP dla poszczególnych operatorów. Jeżeli podczas dokonywania rozrachunków walutowych/dla różnych kont księgowych, operator zmieni dziennik na dokumencie różnicy kursowej i/lub dokumencie kompensaty, kolejne dekrety RK/KOMP zapisywane są do dzienników wskazanych przez operatora.
Uwaga
Od wersji programu 2020.0.1 po przejściu kreatora konfiguracji parametrów firmy, na formularzu założonego okresu obrachunkowego w polu Dziennik RK domyślnie ustawiany jest dziennik o symbolu RK, a w polu Dziennik KOMP domyślnie ustawiany jest dziennik o symbolu KOMP.
Księgowanie przez bufor – parametr zawsze domyślnie zaznaczany.
Kategoria – automatycznie podpowiadana jest ostatnio wybrana kategoria.
Opis – dla dokumentu różnicy kursowej domyślnie podpowiadany jest opis składający się z „RK 'symbol waluty’: 'numer dokumentu Wn’, 'numer dokumentu Ma’”, np.: RK EUR: KW/1/2023/EUR, V/100/2023. Dla dokumentu kompensaty domyślnie podpowiadany jest opis składający się z „PK kompensaty: 'numer dokumentu Wn’, 'numer dokumentu Ma’”, np. PK kompensaty: FS 10/2023, FZ 10/2023.
Różnica kursowa – automatycznie wyliczona kwota różnicy kursowej, pole niedostępne do edycji.
Kompensata – automatycznie wyliczona kwota kompensaty, pole niedostępne do edycji. W przypadku kompensat walutowych na dokumencie polecenia księgowania kwota kompensaty w walucie jest przeliczana po kursie niższym z obu rozrachowanych dokumentów. W przypadku kiedy na przynajmniej jednym z rozrachowanych dokumentów jest kurs Nieokreślony to również na dokumencie Kompensaty podpowiada się taki kurs. W pozostałych przypadkach na dokumencie Kompensaty podpowiada się kurs ręczny. Dekret kompensaty nie podlega ponownemu rozrachowaniu – parametr o generacji rozrachunku jest wyłączony.
Konto Wn – jeżeli różnica jest dodatnia, jest to konto rozrachowujące. Jeżeli różnica jest ujemna, automatycznie uzupełniane jest konto różnic kursowych ujemnych (Wn) z formularza danej waluty dostępnego w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa na zakładce [Konta różnic kursowych], a w przypadku jego braku uzupełniane jest konto z formularza waluty dostępnego w Konfiguracji Programu/ Ogóle/ Waluty. Istnieje możliwość jego zmiany. Dla dokumentu Kompensaty konto jest pobierane z rozrachowanych dekretów i blokowane do edycji. Jeżeli w danym okresie obrachunkowym w planie kont nie ma konta biorącego udział w rozrachunku, pole jest możliwe do modyfikacji.
Konto Ma – jeżeli różnica jest ujemna, jest to konto rozrachowujące. Jeżeli różnica jest dodatnia, automatycznie uzupełniane jest konto różnic kursowych dodatnich (Ma) z formularza danej waluty dostępnego w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa na zakładce [Konta różnic kursowych], a w przypadku jego braku uzupełniane jest konto z formularza waluty dostępnego w Konfiguracji Programu/ Ogóle/ Waluty. Istnieje możliwość jego zmiany. Dla dokumentu Kompensaty konto jest pobierane z rozrachowanych dekretów i blokowane do edycji. Jeżeli w danym okresie obrachunkowym w planie kont nie ma konta biorącego udział w rozrachunku, pole jest możliwe do modyfikacji.
Możliwość określenia domyślnych kont księgowych dla różnic kursowych indywidualnie dla każdej firmy jest dostępna w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa na zakładce [Konta różnic kursowych].
Konta różnic kursowych w Konfiguracji Firmy
Domyślne konta dla różnic kursowych dodatnich i ujemnych, jeżeli są można uzupełnić na formularzu danej waluty dostępnym z poziomu: Konfiguracja programu/ Ogólne/ Waluty.
Formularz waluty
Uwaga
Jeżeli podczas dokonywania rozrachunku dekretów walutowych o tym samym kursie następuje całkowite rozrachowanie kwoty w walucie, a pozostaje kwota w PLN to do tej kwoty generowany jest dekret różnicy kursowej tak, aby dokonać całkowitego rozrachunku dekretów.
Podczas usuwania rozrachunków walutowych automatycznie usuwany jest dekret różnicy kursowej, który jest powiązany z tym rozrachunkiem pod warunkiem, że dekret różnicy kursowej nie jest zatwierdzony na czysto, znajduje się w bieżącym okresie obrachunkowym oraz użytkownik usuwający rozrachunek nie ma zakazu usuwania dekretów z dziennika, w którym znajduje dekret różnicy kursowej. Usuwany jest zarówno dekret powstały podczas generacji rozrachunków jak i dekret powstały po zaksięgowaniu dokumentu różnicy kursowej w module Kasa/Bank (w przypadku korzystania z automatycznych rozliczeń/rozrachunków).
Podczas usuwania rozrachunków dla dwóch różnych kont księgowych automatycznie usuwany jest dekret kompensaty, który jest powiązany z tym rozrachunkiem pod warunkiem, że dokument kompensaty nie jest zatwierdzony na czysto, znajduje się w bieżącym okresie obrachunkowym oraz użytkownik usuwający rozrachunek nie ma zakazu usuwania dekretów z dziennika, w którym znajduje dekret kompensaty. Usuwany jest zarówno dekret powstały podczas generacji rozrachunków jaki i dekret powstały po zaksięgowaniu dokumentu kompensaty w module Kasa/Bank (w przypadku korzystania z automatycznych rozliczeń/rozrachunków).
Wydruk struktury wiekowej rozrachunków
Z poziomu zakładki [Nierozrachowane] dodano wydruk Struktura wiekowa/ Wzór standard. Przed wykonaniem wydruku pojawia się okno, w którym użytkownik ma możliwość wskazania zakresu kont, daty wykonania analizy, stron konta oraz przedziałów czasowych. Domyślnie zaznaczony jest parametr Uwzględniać zapisy w buforze.
Ustalenie wartości parametrów wydruku Struktura wiekowa
W przypadku modułu Księga Handlowa Plus istnieje możliwość wybrania waluty.
Jeżeli na liście rozrachunków wskazano Konto/ Konto rozrachowujące to przenoszone są one do pola Od konta/ Do konta.
Istnieje możliwość wskazania maksymalnie 5 przedziałów. Jeżeli użytkownik chce zmniejszyć liczbę przedziałów to powinien określić liczbę dni w przedziale jako: 0 (taki przedział nie jest brany pod uwagę w analizie).
Automatyczne rozrachunki i rozliczenia
Użytkownik ma możliwość korzystania z funkcji połączonych rozliczeń i rozrachunków. W momencie rozliczania dokumentów generowany jest rozrachunek i analogicznie podczas dokonywania rozrachunku dekretów generowane jest rozliczenie dokumentów.
Uwaga
Przed rozpoczęciem korzystania z funkcji połączonych rozliczeń i rozrachunków należy:
Uporządkować bazę danych poprzez uzgodnienie stanu nierozliczonych dokumentów z nierozrachowanymi dekretami na kontach księgowych. W przeciwnym wypadku stan na kontach i w module Kasa/Bank może nie być spójny. W celu odszukania ewentualnych różnic można posłużyć się wydrukiem dostępnym z poziomu Kasa/Bank/ Dokumenty nierozliczone, zakładka [Na dzień – Rozliczenia/Rozrachunki – Zestawienie rozliczeń i rozrachunków].
Zmodyfikować schematy księgowe, tak aby odnosiły się w Kwocie do płatności (Kwota – Płatności – Kwota płatności).
Jeżeli dodatkowo w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Generowanie zapisów księgowych kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków należy:
uzupełnić dzienniki księgowań i datę księgowania dla kompensaty i/lub różnicy kursowej z poziomu formularza okresu obrachunkowego (Konfiguracja Firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe),
ustawić Domyślne kontadla różnic kursowych w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa, zakładka [Konta różnic kursowych] lub jeżeli konta różnic kursowych są wspólne dla wszystkich firm, na formularzu waluty (Konfiguracja Programu/ Ogólne/ Waluty).
Schematy księgowań
Rozliczenia i rozrachunki dokonują się prawidłowo tylko w sytuacji gdy schematy księgowe użyte do zaksięgowania dokumentów są zbudowane we właściwy sposób. Niezbędna jest do tego modyfikacja dotychczas wykorzystywanych schematów księgowań. Kluczowe znaczenie ma odwołanie się w Kwocie do makra @KwotaPlatnosci. Wynika to z zasady, że dokonujemy rozrachunku dekretów odpowiadających rozliczanym płatnościom. Konieczne jest również zaznaczenie parametru Rozrachunek w elemencie schematu księgowego. Podział na słowniki: Płatnicy odwołuje się do Płatnika wybranego na zdarzeniu w Preliminarzu płatności.
W związku z połączeniem rozliczeń w module Kasa/Bank z rozrachunkami dokonywanymi na kontach księgowych w schematach służących do księgowania dokumentów posiadających płatności o typie: Ewidencja kosztów, Ewidencja przychodów, Rejestr sprzedaży VAT, Rejestr zakupów VAT, Faktury sprzedaży, Faktury zakupu, Paragony, Przyjęcia kaucji, Wydania kaucji, Lista płac, Delegacje, Tax Free, Noty odsetkowe, Ponaglenie zapłaty oraz Deklaracje w pozycji Kwota – Płatności – Kwota płatności dostępne jest makro @KwotaPlatnosci. Pozwala ono na odwołanie się podczas księgowania do poszczególnych zdarzeń z Preliminarza płatności.
Makro @KwotaPlatnosci można łączyć jedynie z makrami dotyczącymi nagłówka. Nie można łączyć go z makrami odwołującymi się do pozycji dokumentu.
Dotychczasowe makra dostępne dla Płatnika w polach Konto, Opis (w nagłówku schematu oraz w elemencie schematu) oraz Warunek (w nagłówku schematu oraz w elemencie schematu) pobierają wartości z konkretnych płatności zamiast z nagłówka dokumentu.
Dodatkowo w schematach służących do księgowania dokumentów posiadających płatności w pozycji Warunek (w elemencie schematu) dostępna jest opcja: Płatności – Waluta płatności, sprawdzająca walutę rozliczenia na zdarzeniu w Preliminarzu płatności.
Uwaga
Aby nastąpiło automatyczne rozliczenie i rozrachowanie waluta rozliczenia wybrana na zdarzeniu w Preliminarzu płatności musi zgadzać się z walutą konta, na które następuje księgowanie dokumentu. W przeciwnym wypadku pojawia się komunikat informujący o tym, że waluta rozliczenia nie zgadza się z walutą rozrachunku i nie następuje automatyczne połączenie rozliczeń z rozrachunkami.
Jeżeli w polu Konto i/lub Kwota następuje odwołanie do makr związanych z płatnościami oraz wybrany jest Podział na słowniki: Płatnicy to tworzy się tyle pozycji ile jest płatności na Podmiot wybrany na płatności. Jeżeli w polu Kwota następuje odwołanie do makra @Brutto to każdy dekret utworzony zostanie na kwotę brutto z dokumentu.
Jeżeli w polu Konto i/lub Kwota następuje odwołanie do makr związanych z płatnościami oraz wybrany jest Podział na słowniki: Podmioty to tworzy się tyle pozycji ile jest płatności na Podmiot wybrany na dokumencie w polu Kontrahent.
Jeżeli w polu Konto i/lub Kwota nie następuje odwołanie do makr związanych z płatnościami i wybrany jest Podział na słowniki: Płatnicy to tworzy się jeden dekret na Płatnika wybranego w nagłówku dokumentu w kwocie zależnej od liczby płatności (wartość jest zwielokrotniona gdy występuje więcej niż jedna płatność).
Jeżeli w polu Konto i/lub Kwota nie następuje odwołanie do makr związanych z płatnościami i wybrany jest Podział na słowniki: Podmioty to tworzy się jeden dekret na Podmiot wybrany na dokumencie w polu Kontrahent.
Dziennik RK i Dziennik KOMP
Jeżeli w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków jest zaznaczony to na formularzu okresu obrachunkowego w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe należy wskazać dzienniki księgowań oraz daty księgowania dla dekretu różnicy kursowej oraz dekretu kompensaty generowanych podczas dokonywania rozrachunków w „tle” lub podczas dokonywania rozrachunków z listy rozrachunków nierozrachowanych.
Podczas dodawaniu nowego okresu obrachunkowego sekcja z dziennikami i datą księgowania jest nieaktywna. Na istniejącym okresie obrachunkowym sekcja jest aktywna i użytkownik może uzupełnić dane, osobno dla każdego okresu obrachunkowego. Na nowo tworzonym okresie obrachunkowym podczas kopiowania ustawień z poprzedniego okresu dzienniki i daty księgowania przenoszą się z formularza poprzedniego okresu obrachunkowego. Na zamkniętym okresie obrachunkowym sekcja nie podlega edycji. Dodatkowo blokowany jest parametr Numeracja dziennika cząstkowego ciągła w roku.
Uwaga
Jeżeli z poziomu Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa parametr: Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków jest zaznaczony to aby rozliczenia i rozrachunki walutowe lub rozliczenia i rozrachunki dla różnych podmiotów dokonały się prawidłowo należy uzupełnić na formularzu okresu obrachunkowego Dziennik RK i Dziennik KOMP oraz ustawić Domyślne kontadla różnic kursowych w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa, zakładka [Konta różnic kursowych] lub jeżeli konta różnic kursowych są wspólne dla wszystkich firm, na formularzu waluty (Konfiguracja Programu/ Ogólne/ Waluty)poprzez wskazanie konta istniejącego w planie kont w bieżącym okresie obrachunkowym (użytkownik nie może mieć zakazu do tego konta oraz konto nie może mieć zaznaczonego parametru Konto nieaktywne).
Nieuzupełnienie wyżej wymienionych pól powoduje podczas księgowania dokumentów walutowych rozliczonych wcześniej w module Kasa/Bank lub podczas rozliczania w module Kasa/Bank zaksięgowanych wcześniej dokumentów dokonanie jedynie rozrachunku głównego na kontach księgowych. Nie generuje się natomiast dekret różnicy kursowej. Analogicznie w przypadku dokumentów księgowanych na dwa różne konta nie generuje się dekret kompensaty.
Jeżeli konto na formularzu waluty nie jest uzupełnione to podczas księgowania dokumentów walutowych rozliczonych wcześniej w module Kasa/Bank lub podczas rozliczania w module Kasa/Bank zaksięgowanych wcześniej dokumentów walutowych pojawia się komunikat: Nie zdefiniowano kont dla różnic kursowych w ustawieniach waluty [Symbol waluty].
Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego nie jest uzupełniony Dziennik RK lub użytkownik posiada zakaz do dziennika to podczas księgowania dokumentów walutowych rozliczonych wcześniej w module Kasa/Bank lub podczas rozliczania w module Kasa/Bank zaksięgowanych wcześniej dokumentów walutowych pojawia się komunikat: Nie zdefiniowano dziennika dla różnic kursowych w konfiguracji okresu obrachunkowego lub operator ma zakaz do tego dziennika.
Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego nie jest uzupełniony Dziennik KOMP lub Użytkownik posiada zakaz do dziennika to podczas księgowania na różne konta księgowe dokumentów rozliczonych wcześniej w module Kasa/Bank lub podczas rozliczania w module Kasa/Bank zaksięgowanych wcześniej na różne konta księgowe dokumentów pojawia się komunikat: Nie zdefiniowano dziennika dla kompensat w konfiguracji okresu obrachunkowego lub operator ma zakaz do tego dziennika.
W sytuacji gdy na planie kont istnieje więcej kont dla danej waluty należy odznaczyć w Konfiguracji parametr Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków oraz księgować dokumenty różnic kursowych oraz dokumenty kompensat z poziomu modułu Kasa/Bank.
Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego nie jest uzupełniony Dziennik RK lub Dziennik KOMP to podczas rozrachowywania z listy rozrachunków dekretów walutowych dla różnych kont księgowych dekret różnicy kursowej oraz dekret kompensaty generuje się do pierwszego dziennika dostępnego w bieżącym okresie obrachunkowym, do którego użytkownik nie ma zakazu. Dodatkowo pojawia się komunikat: Nastąpiła zmiana domyślnego dziennika dla kompensaty. Czy ustawić nowy dziennik jako domyślny w konfiguracji? oraz Nastąpiła zmiana domyślnego dziennika dla różnicy kursowej. Czy ustawić nowy dziennik jako domyślny w konfiguracji? Zaakceptowanie komunikatów powoduje zapisanie dzienników na formularzu okresu obrachunkowego.
Uwaga
Istnieje możliwość wskazania domyślnego dziennika dla RK oraz KOMP dla poszczególnych operatorów. Jeżeli podczas dokonywania rozrachunków walutowych/dla różnych kont księgowych, operator zmieni dziennik na dokumencie różnicy kursowej i/lub dokumencie kompensaty, kolejne dekrety RK/KOMP zapisywane są do dzienników wskazanych przez operatora.
Uwaga
Od wersji programu 2020.0.1 po przejściu kreatora konfiguracji parametrów firmy, na formularzu założonego okresu obrachunkowego w polu Dziennik RK domyślnie ustawiany jest dziennik o symbolu RK, a w polu Dziennik KOMP domyślnie ustawiany jest dziennik o symbolu KOMP.
Automatyczne rozrachunki i rozliczenia – podstawowe zasady
Automatyczne rozliczenia i rozrachunki opierają się o następujące zasady:
W momencie rozrachowania dekretów odpowiadające im nierozliczone płatności/ zapisy kasowe/bankowe rozliczają się automatycznie.
Po rozliczeniu płatności/ zapisu kasowego/bankowego rozrachowują się związane z nimi dekrety.
Jeżeli płatności są już rozliczone i następuje księgowanie dokumentów to ich dekrety rozrachowują się automatycznie.
Jeżeli w Konfiguracji parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki jest zaznaczony to w celu uniknięcia niezgodności pomiędzy danymi na płatności:
na dekretach powstałych po zaksięgowaniu według makra @KwotaPlatnosci,
na dekretach powstałych po zaksięgowaniu raportów kasowych/bankowych,
na dekretach powstałych po zaksięgowaniu dokumentu różnicy kursowej lub/i dokumentu kompensaty z poziomu modułu Kasa/Bank,
predekretacji dokumentów w wyżej wymienionych przypadkach.
blokowane są następujące pozycje: Kwota, Waluta, Termin rozrachunku oraz pola związane z określeniem notowania waluty.
Z kolei po zaksięgowaniu dokumentu makrem @KwotaPlatnosci na zdarzeniu w Preliminarzu płatności blokowane są następujące pozycje: Podmiot, Kwota, Termin płatności, Waluta rozliczenia oraz pola związane z określeniem notowania waluty. Dodatkowo taka płatność nie podlega podziałowi.
Zasada 1: Taka sama liczba dokumentów różnicy kursowej i dokumentów kompensat w module Kasa/Bank oraz w księgowości kontowej
Warunek: W Konfiguracji zaznaczony parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków.
Przykład
Dwa niezaksięgowane dokumenty: Dok1 i Dok2,
P1 i P2 – płatności do Dok1, P3 i P4 – płatności do Dok2.
1 – Rozliczenie pomiędzy P2 i P3, w module Kasa/Bank powstaje dokument różnicy kursowej RK2 oraz dokument kompensaty KOMP2.
2 – Rozliczenie pomiędzy P1 i P4, w module Kasa/Bank powstaje dokument różnicy kursowej RK1 oraz dokument kompensaty KOMP1.
3-4 – Księgowanie Dok1 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci. Tworzą się 2 dekrety: Dek1 – odpowiadający P1 oraz Dek2 – odpowiadający P2.
5-6 – Księgowanie Dok2 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci. Tworzą się 2 dekrety: Dek3 – odpowiadający P3 oraz Dek4 – odpowiadający P4.
7 – System automatycznie generuje rozrachunek pomiędzy Dek2 a Dek3.
8 – System automatycznie generuje rozrachunek pomiędzy Dek1 a Dek4.
9 – Powstaje dekret RK1. Następuje powiązanie z dokumentem RK1 wygenerowanym w module Kasa/Bank.
10 – Powstaje dekret KOMP1. Następuje powiązanie z dokumentem KOMP1 wygenerowanym w module Kasa/Bank.
11- Powstaje dekret RK2. Następuje powiązanie z dokumentem RK2 wygenerowanym w module Kasa/Bank.
12 – Powstaje dekret KOMP2. Następuje powiązanie z dokumentem KOMP2 wygenerowanym w module Kasa/Bank.
Jeżeli w module Kasa/Bank dokonano kilku częściowych rozliczeń, do których w module Kasa/Bank wygenerowane zostały dokumenty różnicy kursowej i/lub dokumenty kompensaty to w księgowości kontowej podczas rozrachowania dekretów związanych z tymi płatnościami również powstaje tyle samo dokumentów różnicy kursowej i/lub dokumentów kompensaty. Dekrety różnicy kursowej (operacja 9 i 11) oraz dekrety kompensaty (operacja 10 i 12) w takim wypadku powstają „w tle” – użytkownik nie widzi formatki dokumentu różnicy kursowej i/lub dokumentu kompensaty.
Jeśli w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków nie jest zaznaczony to nie powstają dekrety różnicy kursowej i/lub kompensaty, następuje jedynie rozrachowanie dekretów. Dokumenty RK i KOMP należy zaksięgować w module Kasa/Bank.
Zasada 2: Podpinanie dekretu różnicy kursowej i dekretu kompensaty powstałych w module Kasa/Bank do rozrachunku
Warunek: W Konfiguracji odznaczony parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków.
Przykład
Dwa dokumenty: Dok1 i Dok2,
P1- płatność do Dok 1, P2 – płatność do Dok 2,
Dek1 – dekret powstały po zaksięgowaniu Dok1 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci.
1 – Rozliczenie pomiędzy P1 i P2, w module Kasa/Bank powstaje dokument kompensaty KOMP1.
2 – Księgowanie KOMP 1 z poziomu modułu Kasa/Bank.
3 – Księgowanie Dok2 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci. Tworzy się dekret Dek2.
4 – System automatycznie generuje rozrachunek pomiędzy Dek1 a Dek2.
5 – Dekret kompensaty powstały w module Kasa/Bank zostaje podłączony do rozrachunku. Nie generuje się dekret kompensaty z poziomu rozrachunków.
Analogicznie sytuacja wygląda w przypadku dokumentu różnicy kursowej powstałego w module Kasa/Bank.
Uwaga
Uwaga: W sytuacji kiedy odznaczony jest parametr Generowanie zapisu księgowego różnicy kursowej i/lub kompensaty z rozrachunków to podczas księgowania dokumentu kompensaty z poziomu modułu Kasa/Bank jest ona automatycznie podpinana pod rozrachunek. W związku z tym należy zwracać uwagę na poprawność schematu księgowego służącego do księgowania dokumentu kompensaty. Program nie sprawdza czy księgowanie odbyło się po właściwych stronach kont.
Zasada 3: Łączenie dekretu kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków z dokumentem kompensaty i/lub różnicy kursowej powstałymi w module Kasa/Bank
Warunek: W Konfiguracji zaznaczony parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków.
Przykład
Dwa dokumenty: Dok1 i Dok2,
P1- płatność do Dok1, P2 – płatność do Dok2,
Dek1 – dekret powstały po zaksięgowaniu Dok1 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci.
1 – Rozliczenie pomiędzy P1 i P2, w module Kasa/Bank powstaje dokument kompensaty KOMP.
2 – Księgowanie Dok2 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci. Tworzy się dekret Dek2.
3 – System automatycznie generuje rozrachunek pomiędzy Dek1 a Dek2.
4 – Powstaje dekret KOMP.
5 – Dekret kompensaty powstały w module Kasa/Bank zostaje powiązany z dekretem kompensaty wygenerowanym podczas dokonywania rozrachunków.
Z poziomu modułu Kasa/Bank dokument kompensaty (rozliczenia) i/lub dokument różnicy kursowej zostaje oznaczony jako zaksięgowany. Na liście dokumentów widnieje w kolorze niebieskim. Podgląd zapisu księgowego wskazuje dekret kompensaty lub dekret różnicy kursowej.
Jeśli w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków jest zaznaczony to nie ma możliwości zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej i/lub dokumentu kompensaty z poziomu modułu Kasa/Bank. Podczas próby księgowania pojawia się komunikat: W Konfiguracji/ Firma/ Księgowość/ Księgowość kontowa jest ustawiony parametr Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków.
Zasada 4: Rozrachunki i rozliczenia walutowe – 1 dekret i 1 płatność na tą samą kwotę po tym samym kursie
Warunek: Zgodność kwoty, waluty rozliczenia oraz kursu pomiędzy płatnością a dekretem. W Konfiguracji zaznaczony parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków.
Przykład
Dwa dokumenty: Dok1 i Dok2,
P1- płatność do Dok1, P2 – płatność do Dok2
Dek1 – dekret powstały po zaksięgowaniu Dok1 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci
1 – Rozliczenie pomiędzy P1 i P2, w module Kasa/Bank powstaje dokument różnicy kursowej RK i dokument kompensaty KOMP.
2 – Księgowanie Dok2 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci. Tworzy się dekret Dek2.
3 – System automatycznie generuje rozrachunek pomiędzy Dek1 a Dek2.
4 – Powstaje dekret KOMP oraz dekret RK. Następuje powiązanie z dokumentem RK oraz dokumentem KOMP wygenerowanymi w module Kasa/Bank.
Uwaga
Jeżeli użytkownik rozlicza płatność z zapisem kasowym/bankowym (czyli w module Kasa/Bank powstaje dokument rozliczenia), a dokumenty zaksięgowane zostały na różne konta księgowe, to podczas generowania rozrachunku powstanie dekret kompensaty ale nie zostanie powiązany z rozliczeniem wygenerowanym w module Kasa/Bank.
Jeżeli dokument różnicy kursowej i dokument kompensaty zostały zaksięgowane w module Kasa/Bank jako pierwsze (w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków nie jest zaznaczony) to podczas generowania rozrachunku pomiędzy Dek1 i Dek2, dekrety RK i KOMP zostaną podłączone do tego rozrachunku.
Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków nie jest zaznaczony to przypadku rozliczania płatności z zapisem kasowym/bankowym, zaksięgowanych na różne konta, podczas generowania rozrachunku nie utworzy się dekret kompensaty. Należy zaksięgować rozliczenie z poziomu modułu Kasa/Bank. Rozliczenie nie zostanie połączone z rozrachunkiem.
Uwaga
Waluta rozliczenia wybrana na zdarzeniu w Preliminarzu płatności musi się zgadzać z walutą konta, na które następuje księgowanie dokumentu. W przypadku braku zgodności podczas rozrachowywania dekretów pojawia się komunikat: Nie wygenerowano rozliczenia – różne waluty rozliczenia i dekretu.
Zasada 5: Automatyczny rozrachunek/rozliczenie następuje gdy zgadza się kierunek rozrachunku/płatności.
W przypadku księgowania dokumentów korekt (z kwotą na minus) rozrachunek i rozliczenie przebiega prawidłowo bez względu na to po której stronie konta zostanie zaksięgowana kwota dokumentu jeżeli zostanie prawidłowo uwzględniony znak tej kwoty.
Przykład
Faktura zakupu na kwotę 100 zaksięgowana na konto po stronie Ma na kwotę 100. Następnie wystawiono korektę na kwotę -60 oraz zaksięgowano po stronie Ma na kwotę -60 – nastąpi rozliczenie i rozrachunek. Rozliczenie i rozrachunek dokona się również w przypadku zaksięgowania korekty po stronie Wn na kwotę 60.
Jeżeli księgowanie zostanie przeprowadzone po nieprawidłowej stronie ze złym znakiem to następuje rozliczenie płatności, natomiast nie dokonuje się rozrachunek. Pojawia się komunikat: Nie powiodło się rozrachowanie dekretów. Dekrety po tej samej stronie rozrachunku.
Rozrachunek dekretu z parametrem Rozrachunek bez rozliczenia w K/B
Rozrachowanie dekretów jeżeli płatności w module Kasa/Bank nie są rozliczone
Jeżeli jeden lub oba dekrety biorące udział w rozrachunku mają zaznaczony parametr Bez rozliczenia w K/B to podczas rozrachowania tych dekretów dokonuje się rozrachunek, powstaje ewentualny dekret różnicy kursowej i/lub dekret kompensaty (jeżeli w Konfiguracji jest zaznaczony parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków) ale nie następuje rozliczenie płatności w module Kasa/Bank.
Rozrachowanie dekretów jeżeli płatności module Kasa/Bank są rozliczone
Jeżeli jeden lub oba dekrety biorące udział w rozrachunku mają zaznaczony parametr Bez rozliczeniaw K/B to podczas rozrachowania tych dekretów dokonuje się rozrachunek, powstaje ewentualny dekret różnicy kursowej i/lub kompensaty (jeżeli w Konfiguracji jest zaznaczony parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków) ale nie następuje rozliczenie płatności w module Kasa/Bank.
Jeżeli płatności w module Kasa/Bank zostały rozliczone oraz w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków jest odznaczony lub użytkownik rezygnuje z tych dokumentów podczas generowania rozrachunku to istnieje możliwość wskazania do rozrachunku dokumentu różnicy kursowej zaksięgowanego w module Kasa/Bank. Dekret kompensaty powstały w module Kasa/Bank nie zostanie podłączony do rozrachunku.
Jeżeli w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków jest zaznaczony a dokument różnicy kursowej i/lub dokument kompensaty wygenerowany w module Kasa/Bank nie jest zaksięgowany to nie będzie powiązania pomiędzy tymi dokumentami.
Rozrachowanie dekretów w momencie księgowania jeśli płatności w module Kasa/Bank są rozliczone
Jeżeli płatności w module Kasa/Bank zostały rozliczone i użytkownik księguje drugi dokument, do którego tworzy się dekret z zaznaczonym parametrem Bez rozliczenia w K/B (lub parametr został zaznaczony na dekrecie powstałym do pierwszego dokumentu) to podczas księgowania nie tworzy się w rozrachunek.
Uwaga
Więcej informacji na temat automatycznych rozliczeń i rozrachunków znajduje się w biuletynie Automatyczne rozliczenia i rozrachunki, dostępnym na Indywidualnych Stronach Klientów/ Partnerów.
Podgląd powiązań pomiędzy rozliczeniami a rozrachunkami
Istnieje możliwość podglądu powiązań pomiędzy rozliczeniami prowadzonymi w module Kasa/Bank a rozrachunkami dokonywanymi na kontach księgowych. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry wybrano Rodzaj księgowości:Księgowość kontowa oraz w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki, po dokonaniu rozliczenia w module Kasa/Bank widoczna jest ikona , a po wykonaniu rozrachunku na kontach księgowych w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus dostępna jest ikona .
Podgląd rozliczeń dostępny w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus
formularza Polecenia Księgowania oraz formularza BO,
formularza dekretu, z każdej zakładki oraz pozycji BO.
Na Liście dokumentów rozliczających znajdują się następujące kolumny:
Numer dokumentu – pełny numer dokumentu,
Termin – dla zdarzeń z Preliminarza płatności to termin płatności, dla zapisów kasowych/bankowych to data ich wprowadzenia,
Data rozliczenia – data z jaką dokonano rozliczenia,
Kwota dokumentu – kwota dokumentu w walucie rozliczenia,
Rozliczono – kwota na jaką zostały rozliczone dokumenty w walucie rozliczenia,
Waluta – waluta w jakiej rozliczono dokumenty.
Po kliknięciu w ikonę Rozliczeń z poziomu formularza Polecenia Księgowania (dla dekretu podświetlonego) lub z poziomu formularza dekretu (zakładka [Ogólne] lub [Dokumenty]), na Liście dokumentów rozliczających widoczne są wszystkie rozliczenia dokonane w module Kasa/Bank związane z dekretem, z poziomu którego uruchamiamy ikonę Rozliczeń.
Lista dokumentow rozliczających z poziomu PK lub BO, pozycji BO lub dekretu (zakładka Ogólne lub Dokumenty)
Po kliknięciu w ikonę Rozliczeń z poziomu formularza dekretu, z zakładki [Rozrachunki], na Liście dokumentów rozliczających domyślnie widoczne jest rozliczenie związane z podświetlonym dekretem rozrachowującym. Pod listą dostępny jest parametr Pokaż rozliczenia dla całego dekretu. Jego zaznaczenie powoduje wyświetlanie rozliczeń dla całego dekretu.
Lista dokumentów rozliczających z poziomu formularza dekretu, zakładka Rozrachunki
Po kliknięciu w ikonę Rozliczeń z poziomu Księgowość/ Rozrachunki/ Rozrachunki, zakładka [Rozrachowane] domyślnie widoczne jest rozliczenie związane z podświetlonym rozrachunkiem.
Lista dokumentów rozliczających z poziomu Księgowość/Rozrachunki/Rozrachunki, zakładka Rozrachowane
Jeżeli dekret nie posiada powiązanych rozliczeń w module Kasa/Bank to po kliknięciu w ikonę rozliczeń pojawia się komunikat: Dekret nie posiada skojarzonych rozliczeń.
W przypadku dekretu różnicy kursowej po kliknięcie w ikonę rozliczeń z poziomu:
formularza zapisu księgowego różnicy kursowej,
Księgowość/ Rozrachunki/ Rozrachunki, zakładka [Rozrachowane], jeżeli na liście podświetlony jest dekret podrzędny różnicy kursowej,
formularza dekretu różnicy kursowej, z każdej zakładki.
Pojawia się komunikat: Rozrachunek związany z różnicą kursową, nie można podglądnąć rozliczeń.
Podgląd rozrachunków dostępny w module Kasa/Bank
Ikona Rozrachunków jest widoczna z poziomu:
Preliminarza płatności,
listy zapisów kasowych/bankowych,
formularza zdarzenia w Preliminarzu płatności lub formularza zapisu kasowego/bankowego, z każdej zakładki.
Na Liście rozrachunków związanych z rozliczeniami znajdują się następujące kolumny:
Nr dekretu – numer dekretu,
Nr Dziennika – numer dziennika,
Nr dziennika cząstkowego – numer dziennika cząstkowego,
ID księgowy – identyfikator księgowy dekretu,
Data – data księgowania dokumentu,
Termin płatności – termin płatności dokumentu,
Data rozrachunku – data z jaką wykonano rozrachunek na kontach księgowych,
Kwota dekretu [PLN] – kwota dekretu w PLN,
Kwota dekretu wal [symbol waluty] – kwota dekretu w walucie obcej. W przypadku dekretu w PLN kolumna jest pusta,
Kwota rozrachunku [PLN] – kwota na jaką zostały rozrachowane dokumenty w PLN,
Kwota rozrachunku wal [symbol waluty] – kwota na jaką zostały rozrachowane dokumenty w walucie obcej. W przypadku dekretu w PLN kolumna jest pusta.
Uwaga
Kolumny: Kwota dekretu wal [symbol waluty] oraz Kwota rozrachunku wal [symbol waluty] są widoczne jeżeli pobrano moduł Księga Handlowa Plus oraz w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono parametr Obsługa kont walutowych.
Po kliknięciu w ikonę Rozrachunków z poziomu Preliminarza płatności, listy zapisów kasowych/bankowych, formularza zdarzenia w Preliminarzu płatności (za wyjątkiem zakładki [Rozliczenia]) lub formularza zapisu kasowego/bankowego (za wyjątkiem zakładki [Rozliczenia dokumentów]), na Liście rozrachunków związanych z rozliczeniami widoczne są wszystkie rozrachunki dokonane na kontach księgowych związane z dokumentem, z poziomu którego uruchamiamy ikonę Rozrachunków.
Lista dokumentów rozliczających z poziomu listy zdarzeń, zapisów, formularza zdarzenia (oprócz zakładki Rozliczenia) lub zapisu (oprócz zakładki Rozliczenia dokumentów)
Po kliknięciu w ikonę Rozrachunków z poziomu formularza zdarzenia w Preliminarzu płatności, z zakładki [Rozliczenia] lub formularza zapisu kasowego/bankowego, z zakładki [Rozliczenia dokumentów] domyślnie widoczny jest rozrachunek związany z podświetlonym rozliczeniem. Pod listą dostępny jest parametr Pokaż dla całego dokumentu. Jego zaznaczenie powoduje wyświetlanie rozrachunków dla całego dokumentu.
Lista dokumentów rozliczających z poziomu formularza zdarzenia w Preliminarzu płatności, zakładka Rozliczenia lub formularza zapisu kasowego/bankowego, zakładka Rozliczenia dokumentów
Jeżeli dokument nie posiada powiązanych rozrachunków na kontach księgowych to po kliknięciu w ikonę Rozrachunków pojawia się komunikat: Dokument kasowy/bankowy nie posiada skojarzonych rozrachunków.
Usuwanie automatycznych rozliczeń/rozrachunków
Usuwanie od strony rozrachunku
Możliwość usuwania automatycznie wygenerowanych rozliczeń i rozrachunków istnieje tylko od strony rozrachunków. Przed operacją usunięcia rozrachunku z listy rozrachunków rozliczonych lub z pozycji dekretu z zakładki [Rozrachunki] powiązanego z rozliczeniem pojawia się komunikat: Rozrachunek połączony z rozliczeniem. Czy usunąć rozliczenie? Zaakceptowanie komunikatu powoduje usunięcie rozrachunku wraz z rozliczeniem. Wybór opcji Nie powoduje usunięcie tylko rozrachunku, rozliczenie w module Kasa/Bank pozostaje.
Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji parametr o automatycznych rozliczeniach i rozrachunkach jest zaznaczony to w przypadku seryjnego usuwania rozrachunków z poziomu Księgowość/ Rozrachunki/ Rozrachunki zakładka [Rozliczone] komunikat: Rozrachunek połączony z rozliczeniem. Czy usunąć rozliczenie? pojawia się tylko raz. Wybór opcji Tak lub Nie działa na wszystkie dekrety zaznaczone na liście.
Podczas usuwania rozrachunków walutowych automatycznie usunięty zostanie dekret różnicy kursowej, który jest powiązany z tym rozrachunkiem pod warunkiem, że dekret różnicy kursowej nie jest zatwierdzony na czysto, znajduje się w bieżącym okresie obrachunkowym oraz użytkownik usuwający rozrachunek nie ma zakazu usuwania dekretów z dziennika, w którym znajduje dekret różnicy kursowej. Usuwany jest zarówno dekret powstały podczas generacji rozrachunków jak i dekret powstały po zaksięgowaniu dokumentu różnicy kursowej w module Kasa/Bank. Podczas usuwania rozrachunków dla dwóch różnych kont księgowych automatycznie usunięty zostanie dekret kompensaty, który jest powiązany z tym rozrachunkiem pod warunkiem, że dokument kompensaty nie jest zatwierdzony na czysto, znajduje się w bieżącym okresie obrachunkowym oraz użytkownik usuwający rozrachunek nie ma zakazu usuwania dekretów z dziennika, w którym znajduje dekret kompensaty. Usuwany jest zarówno dekret powstały podczas generacji rozrachunków jaki i dekret powstały po zaksięgowaniu dokumentu kompensaty w module Kasa/Bank.
Jeżeli dokument różnicy kursowej i/lub dokument kompensaty został zaksięgowany na czysto, nie znajduje się w bieżącym okresie obrachunkowym lub użytkownik usuwający rozrachunek ma zakaz usuwania dekretów z dziennika w którym znajduje dekret różnicy kursowej i/lub dekret kompensaty to podczas usuwania rozrachunku pojawia się odpowiedni komunikat informujący o przyczynie błędu. Następuje usunięcie rozrachunku między dekretami, natomiast dekret różnicy kursowej i/lub kompensaty pozostaje. Pozostaje również powiązanie tego dekretu z dokumentem różnicy kursowej i/lub dokumentem kompensaty w module Kasa/Bank i rozliczenie w module Kasa/Bank nie zostaje usunięte.
Z poziomu dekretu różnicy kursowej nie ma możliwości usunięcia rozrachunku. Podczas próby usunięcia pojawia się komunikat: Rozrachunek różnicy kursowej należy usunąć z listy rozrachunków.
W przypadku gdy rozrachunek dokonany został pomiędzy dekretem lub dekretami z zaznaczonym parametrem Rozrachunek bez rozliczenia w K/B to usunięcie rozrachunku nie powoduje usunięcia rozliczenia. Podczas usuwania rozrachunku automatycznie usunięty zostanie dekret różnicy kursowej oraz dekret kompensaty pod warunkiem, że dokument nie jest zatwierdzony na czysto, znajduje się w bieżącym okresie obrachunkowym oraz Użytkownik usuwający rozrachunek nie ma zakazu usuwania dekretów z dziennika, w którym znajduje się dekret różnicy kursowej i/lub kompensaty.
Usuwanie od strony rozliczenia
Jeżeli rozliczenie połączone jest z rozrachunkiem to usunięcie rozliczenia nie jest możliwe. Pojawia się komunikat: Nie można usunąć rozliczenia powiązanego z rozrachunkiem. Należy usunąć rozrachunek z poziomu Księgowość/Rozrachunki.
Jeżeli na dekrecie zaznaczony jest parametr Rozrachunek bez rozliczeniaw K/B to usunięcie rozliczenia jest możliwe ze względu na brak powiązania pomiędzy rozliczonymi płatnościami i rozrachowanymi dekretami. Usunięcie rozliczenia nie powoduje usunięcia rozrachunku.
Ponowne rozrachowanie wcześniej usuniętych rozrachunków połączonych z automatycznymi rozliczeniami
Jeżeli rozrachunki były połączone z rozliczeniami i dokonano usunięcia rozrachunku ale nie zostały usunięte rozliczenia (dekret różnicy kursowej i/lub dekret kompensaty jest zatwierdzony na czysto, użytkownik ma zakaz usuwania dekretów z dziennika lub zakaz do konta) to podczas ponownego generowania rozrachunku na tę samą kwotę połączą się one z wcześniej wygenerowanymi rozliczeniami pod warunkiem, że nie dokonano modyfikacji dekretów. W przypadku braku zgodności pojawia się komunikat: Wystąpił błąd podczas rozliczania dokumentów kasowych/bankowych. Rozliczenie niemożliwe. Dokument [Nr dokumentu] jest już rozliczony.
Podczas ponownego dokonywania rozrachunku należy zrezygnować z generowania dekretu różnicy kursowej i/lub dekretu kompensaty (lub odznaczyć w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków i wskazać podczas dokonywania rozrachunku dekret różnicy kursowej) Po wskazaniu dekret różnicy kursowej połączy się z rozrachunkiem. Nie ma możliwości wskazania dokumentu kompensaty. Użytkownik powinien go wcześniej usunąć.
Data rozrachunku/rozliczenia
Dokonanie rozrachunku z odpowiednią datą powoduje wygenerowanie rozliczenia w module Kasa/Bank z tą samą datą. Analogicznie dokonanie rozliczenia powoduje wygenerowanie rozrachunku na kontach księgowych z tą samą datą.
Potwierdzenie salda wygenerowane w module Kasa/Bank będzie zgodne z Potwierdzeniem wygenerowanym w module księgowym jeżeli data zdarzenia w Preliminarzu płatności będzie taka sama jak data księgowania dokumentu. W sytuacji gdy w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów wskazana zostanie data inna niż data wpływu lub wystawienia to mogą wystąpić różnice pomiędzy Potwierdzeniami sald generowanymi w obydwu modułach.
Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego wskazana jest data rozrachunku to podczas księgowania dokumentów rozliczonych wcześniej w module Kasa/Bank lub podczas rozliczania w module Kasa/Bank zaksięgowanych wcześniej dokumentów rozrachunek oraz dekret różnicy kursowej i /lub kompensaty generowane są z datą rozliczenia powstałego w module Kasa/Bank.
Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego wskazana jest data bieżąca to podczas księgowania dokumentów rozliczonych wcześniej w module Kasa/Bank lub podczas rozliczania w module Kasa/Bank zaksięgowanych wcześniej dokumentów rozrachunek generowany jest z datą rozliczenia powstałego w module Kasa/Bank natomiast dekret różnicy kursowej i /lub kompensaty generowany jest z datą bieżącą.
Podczas generowania rozrachunków z poziomu Księgowość/ Rozrachunki/ Rozrachunki zakładka [Nierozliczone] lub z pozycji dekretu z zakładki [Rozrachunki] dekret różnicy kursowej i /lub kompensaty generowany jest z datą wskazaną na formularzu okresu obrachunkowego natomiast rozliczenie w module Kasa/Bank generowane jest z datą rozrachunku.
Data rozrachunku pobierana jest z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Księgowość kontowa parametr: „Data rozrachunku jako późniejsza z dat: wystawienia, operacji, księgowania, termin płatności, bieżąca” – użytkownik określa, która z dat będzie przyjmowana jako data rozrachunku.
Jeżeli w konfiguracji jako datę rozrachunku ustawiono „datę księgowania” i zapis pochodzi z dokumentu bilansu otwarcia, pobierana jest data „Data” z pozycji BO, a nie data księgowania z nagłówka dokumentu.
Funkcja zmiany daty rozrachunku dostępna jest z poziomu Księgowość/ Rozrachunki/ zakładka [Rozliczone] w menu kontekstowym. Po wybraniu opcji: Zmiana daty rozliczenia (dostępnej na gałęzi podrzędnej) wyświetlana jest formatka z informacją o numerach rozliczonych dokumentów, obecną datą rozrachunku oraz polem do wpisania nowej daty.
Funkcja seryjnego zaznaczania/ odznaczania rozrachunku dla wybranych dekretów (dla różnych kont)
Z poziomu Dzienników z zakładki [Konto] w menu kontekstowym istnieje funkcja Zaznacz rozrachunek i Odznacz rozrachunek. Funkcje działają dla zaznaczonych dekretów (operacja seryjna) lub jednego podświetlonego, jeśli na liście dekretów nie jest zaznaczony żaden dekret.
Po zaznaczeniu dekretów i wybraniu opcji Zaznacz rozrachunek na poszczególnych dekretach, które nie miały rozrachunku zostaje zaznaczony parametr Rozrachunek, jeśli jest spełnionych kilka warunków. Na dekrecie musi być konto, które na planie kont ma status konta rozrachunkowego. Dodatkowo na jednym dekrecie nie może być dwóch kont rozrachunkowych.
Po prawidłowym/ nieprawidłowym wykonaniu polecenia w logu dla każdego dekretu pojawia się odpowiednia informacja.
Po zaznaczeniu parametru rozrachunek na dekrecie w polu Termin podstawia się:
data wystawienia jeśli w polu Kontrahent na pozycji dekretu jest pusto,
data wystawienia plus ilość dni dla formy płatności pobranej z podmiotu wybranego na pozycji dekretu.
Po zaznaczeniu dekretów i wybraniu opcji Odznacz rozrachunek na poszczególnych dekretach, które miały rozrachunek zostaje odznaczony parametr Rozrachunek. Nie zostanie odznaczony w sytuacji, gdy dekret nie posiada rozrachunku, gdy jest rozrachowany, lub jest wybrany na Potwierdzeniu salda, Ponagleniu zapłaty lub Nocie odsetkowej. Po prawidłowym/ nieprawidłowym wykonaniu polecenia w logu dla każdego dekretu również pojawia się odpowiednia informacja.
Na formularzu dokumentu BO jest kolumna z zaznaczeniami i kolumna Rozrachunek, w której wyświetlany jest zaznaczony rozrachunek, T – jest rozrachunek zaznaczony, „–„ nie ma rozrachunku. W menu kontekstowym można wybrać opcje seryjnego zaznaczania/odznaczania rozrachunku. Funkcja działała analogicznie jak na zakładce [Konto].
Eksport listy rozrachunków do arkusza kalkulacyjnego
Na liście dokumentów nierozrachowanych i rozrachowanych istnieje możliwość eksportu do arkusza kalkulacyjnego. Służy do tego ikonka Eksport do MS Excel. Eksportowane są wszystkie kolumny widoczne na ekranie (kolumny ukryte nie są eksportowane) oraz wszystkie dekrety widoczne na liście (czyli z uwzględnieniem zastosowanego na liście filtra).
W arkuszu kalkulacyjnym jako pierwsza pojawia się kolumna Poziom. Kolumna ta zawiera informację o tym, czy jest to dekret rozrachowany czy rozrachowujący. Poziom „1” oznacza dekret rozrachowany (gałąź główna), poziom „2” – dekret rozrachowujący (gałąź podrzędna).
Raport porównujący stan rozliczeń i rozrachunków danego podmiotu
Z poziomu modułu Kasa/Bank/ Lista dokumentów nierozliczonych, zakładka [Na dzień] można wygenerować raport porównujący stan rozliczeń z rozrachunkami danego podmiotu. Raport jest widoczny na liście wydruków jeśli pobrano moduł Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus.
Wydruk Rozliczenia/ rozrachunki jest zawsze dostępny niezależnie od zawężenia listy do danego podmiotu. Reaguje na parametry pod listą, a w szczególności dotyczące podmiotu. Użytkownik ma możliwość wyboru, czy na wydruku mają być uwzględnione dokumenty dla kontrahenta !NIEOKREŚLONY!.
Wydruk zawiera stan rozliczeń/rozrachunków na wybrany dzień.
Wydruk zawiera te same elementy co wydruk Lista dokumentów nierozlicznych/ Na dzień plus wykaz kont księgowych, jakie istnieją dla podmiotu w bieżącym okresie obrachunkowym wraz z listą nierozrachowanych dekretów na każdym z tych kont z listy Rozrachunków (czyli z wszystkich okresów obrachunkowych).
Na wydruku widoczne jest podsumowanie dla kont – Razem Wn, Ma i Saldo rozrachunków, które można porównać z saldem z modułu Kasa/Bank.
Jeżeli w filtrze pod listą waluta jest wybrana jako wszystkie to na wydruku wszystkie zapisy są przeliczone na PLN, a konta pokazują się zarówno w PLN jak i walucie obcej (ale po przeliczeniu na PLN). Jeżeli wybrana jest konkretna waluta to dokumenty są na wydruku w zadanej walucie i pokazują się konta podmiotu również założone tylko w tej konkretnej walucie i z wartościami w walucie.
Uwaga
Podsumowania dla kont na dany dzień powinny być identyczne jak na wydruku z rozrachunków na dzień.
Kasowanie dekretów i rozrachunków
Aby usunąć dekret/rozrachunek wybrany na Potwierdzeniu salda, Ponagleniu zapłaty lub Nocie odsetkowej należy najpierw usunąć go z wyżej wymienionych dokumentów.
Lista rozrachunków- zakładka Nierozrachowane
Lista rozrachunków- zakładka Nierozrachowane
Lista dekretów nierozrachowanych zawiera następujące kolumny:
Dokument – numer dokumentu.
Numer dziennika.
Nr dziennika cząstkowego.
Data – data księgowania.
Data operacji - data operacji z pozycji dokumentu źródłowego.
Termin.
Po terminie - dostępna po kolumnie Termin. Wykazuje ilość dni po terminie, która liczona jest jako różnica daty bieżącej (ustawionej z poziomu Narzędzia/ Data bieżąca) i terminu płatności. W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę to ilość dni liczona jest od pierwszego dnia roboczego przypadającego po dniu wolnym.
Konto – konto księgowe, dla którego wyświetlona jest lista nierozrachowanych dekretów.
Konto przeciw. – konto przeciwstawne do konta rozrachunkowego z dekretu.
Kwota – całkowita kwota dekretu.
Pozostaje Wn (Dt) – Kwota, która pozostaje do rozrachowania po stronie Wn (Dt).
Pozostaje Ma (Ct) - Kwota, która pozostaje do rozrachowania po stronie Ma (Ct).
Do rozrachowania - w kolumnie pokazywana jest tylko wartość dla gałęzi głównej, podrzędne nie są uwzględniane, gdyż nie można ich rozrachować. Domyślnie wartość w kolumnie Do rozrachowania jest edytowalna i równa kwocie z kolumny Pozostaje Wn, Pozostaje Ma. Kolor kwot jest zgodny z całym wierszem (zielone – w buforze, czarne- zatwierdzone, czerwone – storno). Kolumna nie pozwala na wpisanie kwoty większej niż wartość w kolumnach Pozostaje Wn lub Pozostaje Ma. Po wpisaniu wartości większej lub ujemnej jest ona zmieniana na maksymalnie możliwą.
Uwaga
Gdy w filtrze na liście Nierozrachowane ustawiona jest waluta wszystkie, nie ma możliwości edycji kwoty w kolumnie Do rozrachowania dla rozrachunków walutowych.
Id. księgowy – identyfikator księgowy dekretu.
Opis – opis dekretu.
Odsetki – kolumna automatycznie nalicza odsetki od przeterminowanych dekretów. Kolumna pojawia się na liście po zaznaczeniu parametru Należne odsetki i/lub Odsetki od zobowiązań. Odsetki od należności są wyświetlane kwotą na plus, natomiast od zobowiązań kwotą na minus. W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę to odsetki liczone są od pierwszego dnia roboczego przypadającego po dniu wolnym.
Przeterminowane - w kolumnie dla przeterminowanych dekretów pojawia się wartość T, dla zapisów w terminie w kolumnie jest pusto.
Istnieje możliwość ukrywania określonych kolumn z listy.
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Filtr aktywny- zakładka nierozrachowane
Na liście dostępne są następujące parametry filtrowania:
Konto – przycisk, który umożliwia wybranie konta z Planu Kont.
Konto rozrachowujące – przycisk, który umożliwia wybranie konta rozrachowującego z Planu kont. Plan Kont jest zawężony do typu kont Rozrachunkowe. Pole jest aktywne po wybraniu konta księgowego w polu Konto.
Za okres – zakres dat uwzględniający datę księgowania.
Bufor – jeżeli jest zaznaczony widoczne również zapisy w buforze księgowym.
Pozostaje Wn (Dt) – wyświetla dekrety po stronie Wn (Dt).
Pozostaje Ma (Ct) – wyświetla dekrety po stronie Ma (Ct).
Nierozrachowane: częściowo/całkowicie.
Numer dokumentu – zawęża listę do dekretów, które mają wpisany w polu Numer dokumentu wybrany ciąg znaków.
Opis – zawęża listę dekretów do takich, które w polu Opis zawierają zadany ciąg znaków.
Id. księgowy – zawęża listę dekretów do takich, które w polu Id księgowy mają wpisany zadany ciąg znaków.
Termin płatności – filtr na termin płatności z możliwością wybrania za jaki okres mają zostać zawężone dekrety.
Należne odsetki – domyślnie niezaznaczone. Zaznaczenie powoduje wywołanie na listę kolumny Odsetki z naliczonymi należnymi odsetkami i aktywowanie sekcji z wyborem rodzaju odsetek – ustawowe od zaległości, od zaległości w transakcjach handlowych, podatkowe.Odsetki od zobowiązań – domyślnie niezaznaczone. Zaznaczenie powoduje wywołanie na listę kolumny Odsetki z naliczonymi odsetkami od zobowiązań i aktywowanie sekcji z wyborem rodzaju odsetek – ustawowe od zaległości, od zaległości w transakcjach handlowych, podatkowe.Ustawowe od zaległości – stawki do wyliczanych odsetek pobierane są z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Odsetki ustawowe od zaległości.Od zaległości w transakcjach handlowych – stawki do wyliczanych odsetek pobierane są z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Odsetki od zaległości w transakcjach handlowych.Podatkowe – stawki do wyliczanych odsetek pobierane są z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Odsetki podatkowe.
W sytuacji gdy w polach Konto i Konto rozrachowujące wybrane jest to samo konto analityczne, rodzaj odsetek ustawia się domyślnie w zależności od typu podmiotu związanego z wybranym kontem słownikowym:
Ustawowe od zaległości dla: słownika kontrahentów, którzy na karcie na zakładce [Handlowe], mają zaznaczony status Osoba fizyczna, dla słownika pracowników, wspólników, urzędów, towarów, środków trwałych oraz kont rozrachunkowych niesłownikowych,
Od zaległości w transakcjach handlowych dla: słownika kontrahentów, którzy na karcie, na zakładce [Handlowe], mają zaznaczony status Podmiot gospodarczy oraz słownika banków.
Tabelka z podsumowaniami kwot Pozostaje Wn i Pozostaje Ma oraz saldem dla wszystkich dokumentów danego konta jak i dla dokumentów zaznaczonych.
W sekcji Razem dla pozycji Wszystkie i Różnica do podsumowań są brane wartości z kolumn Pozostaje Wn, Pozostaje Ma. Dla pozycji Zaznaczone i Różnica wartości są pobierane z kolumny Do rozrachowania.
Dodatkowo na liście znajdują się przyciski:
- Zwiń wszystkie gałęzie, - Rozwiń wszystkie gałęzie, - Rozrachuj zaznaczone dekrety – (F8) – ikona jest aktywna, jeżeli zaznaczone są przynajmniej dwa dokumenty o kierunku przeciwstawnym (Wn i Ma). Obok ikony pioruna służącego do rozrachowania widoczna jest strzałka , a po jej rozwinięciu dwie opcje do wyboru:
Rozrachuj dla jednego konta – powoduje rozrachowanie między zapisami tego samego konta analitycznego. Jeżeli Użytkownik zaznaczy zapisy o przeciwnych kierunkach, ale dla różnych podmiotów to pojawi się informacja, że rozrachunki nie zostały rozrachowane. Aby rozrachować takie zapisy należy wybrać opcję Rozrachuj dla wielu kont.
Rozrachuj dla wielu kont – powoduje, że w pierwszej kolejności następuje rozrachowanie zapisów między tymi samymi kontami analitycznym, a jeśli pozostaną jeszcze dekrety do rozrachowania po stronie Wn i Ma na różne konta to nastąpi dokonanie kompensaty między tymi różnymi analitykami – w pierwszej kolejności dla dekretów o tej samej kwocie, a następnie dla dekretów o tym samym terminie płatności
- Podgląd zapisu – formatka dekretu tylko do edycji.
Lista potwierdzeń sald
Potwierdzenia sald
Potwierdzenie salda to dokument, który zawiera listę nierozrachowanych na dany dzień dekretów dla danego konta. Jest generowane historycznie, czyli uwzględnia stan rozrachunków na zadany dzień.
Potwierdzenie salda można generować tylko dla kont, do których operator nie ma zakazu.
Lista potwierdzeń sald
Lista potwierdzeń salda dostępna jest z poziomu Księgowość/ Rozrachunki/ Potwierdzenia salda.
Pozycje na liście sortowane są po numerze dokumentu.
Lista potwierdzeń salda
Lista zawiera następujące kolumny:
Numer dokumentu – numer potwierdzenia salda
Data – data dokumentu potwierdzenia salda
Konto – konto, dla którego wygenerowane jest potwierdzenie salda
Nazwa – nazwa konta
Kwota WnKwota Ma
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w artykule Standardy w programie.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Pod listą potwierdzeń salda umieszczone są następujące filtry:
filtr prosty reagujący na pole Numer dokumentu, Konto, Nazwa konta
Data dokumentu – Od / Do reagująca na Datę dokumentu.
Parametr „Data” umożliwia zawężenie listy do dokumentów, których data dokumentu mieści się w podanym przedziale. Domyślnie wyświetlane są dokumenty wystawione w zakresie dat zgodnym z bieżącym okresem obrachunkowym. Odznaczenie parametru umożliwia wyświetlenie wszystkich wygenerowanych dokumentów, niezależnie od okresu obrachunkowego.
Maska – z możliwością wybrania z planu kont konta, dla którego mają być wyświetlone potwierdzenia salda. Pole Maska obsługuje również maskę na takiej zasadzie jak pole Maska na zestawieniu Obrotów i sald lub na zakładce Konto w zapisach księgowych.
„Od konta” i „Do konta” – pola umożliwiające wyświetlenie dokumentów dla danego zakresu kont.
Waluta – jeżeli jest włączona obsługa kont walutowych
Lista rozrachunków- zakładka Rozrachowane
Lista jest dostępna w menu Księgowość/ Rozrachunki. Listy rozrachunków nierozrachowanych i rozrachowanych obejmują wszystkie nierozrachowane i rozrachowane dekrety, niezależnie od okresu obrachunkowego.
Lista dekretów rozrachowanych
Lista dekretów rozrachowanych zawiera następujące kolumny:
Dokument – numer dokumentu.
Numer dziennika.
Nr dziennika cząstkowego.
Data – data księgowania.
Data operacji - data operacji z pozycji dokumentu źródłowego.
Termin.
Konto – konto księgowe, dla którego wyświetlona jest lista rozrachowanych dekretów.
Konto przeciw. – konto przeciwstawne do konta rozrachunkowego z dekretu.
Kwota – kwota dekretu.
Rozrachowano Wn (Dt) – Kwota, rozrachowana po stronie Wn (Dt).
Rozrachowano Ma (Ct) - Kwota, rozrachowana po stronie Ma (Ct).
Id. księgowy – identyfikator księgowy dekretu.
Opis – opis dekretu.
Waluta – waluta dekretu.
Zwłoka - wykazuje ile dni po terminie zapis został rozrachowany. Ilość dni zwłoki jest liczona jako różnica daty rozrachunku i terminu płatności. W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę to ilość dni zwłoki liczona jest od pierwszego dnia roboczego przypadającego po dniu wolnym.
Istnieje możliwość ukrywania określonych kolumn na liście rozrachunków.
Na liście dostępne są następujące parametry filtrowania:
Konto – przycisk, który umożliwia wybranie konta rozrachunkowego z Planu Kont.
Konto rozrachowujące – przycisk, który umożliwia wybranie konta rozrachowującego z Planu kont. Plan Kont jest zawężony do typu kont Rozrachunkowe. Pole jest aktywne po wybraniu konta księgowego w polu Konto.
Za okres – zakres dat uwzględniający datę księgowania.
Bufor – widoczne również zapisy w buforze księgowym.
Rozrachowane: Częściowo/Całkowicie - parametry służą do ukrywania rozrachowanych dekretów częściowo/całkowicie
Rozrachowane: Wn (Dt)/ Ma (Ct) – parametry służą do ukrywania odpowiednio rozrachowanych dekretów po stronie Wn (Dt) lub Ma (Ct)
Dla różnych kont – w przypadku wyboru różnych kont księgowych w polach Konto i Konto rozrachowujące zaznaczenie parametru powoduje wyświetlanie tylko tych rozrachunków, które zostały rozrachowane między dwoma różnymi kontami księgowymi. Zaznaczenie parametru Dla różnych kont nie jest zapamiętywane przy ponownym wejściu na zakładkę [Rozrachowane]. Jeżeli w polu Konto i Konto rozrachowujące jest wybrane to samo konto to po włączeniu tego parametru lista będzie pusta.
Numer dokumentu – zawęża listę do dekretów, które mają wpisany w polu Numer dokumentu wybrany ciąg znaków.
Opis – zawęża listę dekretów do takich, które w polu Opis zawierają zadany ciąg znaków.
Id. księgowy – zawęża listę dekretów do takich, które w polu Id księgowy mają wpisany zadany ciąg znaków.
Termin płatności – filtr na termin płatności z możliwością wybrania za jaki okres mają zostać zawężone dekrety.
Na zakładce [Rozrachowane] w kolumnie Dokument istnieje możliwość zaznaczania poszczególnych dekretów. Po zaznaczeniu wybranych głównych pozycji dekretów i wciśnięciu ikony kosza lub wyboru z menu kontekstowego opcji Usuń następuje seryjne usunięcie rozrachowanych dekretów. Usuwane są wszystkie rozrachunki w ramach danego rozrachunku. Przykładowo, gdy jeden dekret rozrachowany jest z trzema innymi to usuwane są wszystkie trzy pary rozrachunków. Warunkiem usunięcia rozrachunku jest nie uwzględnienie danych dekretów na nocie odsetkowej.
Można również usuwać tylko wybrane podrzędne dekrety wchodzące w skład rozrachunku, bez konieczności usuwania całości rozrachunku (przykładowo rozrachowany jeden dekret z trzema innymi). W tym celu wystarczy zaznaczyć jeden z dekretów wchodzących w skład rozrachunku i ikoną kosza lub z menu kontekstowego go usunąć. Dekrety pozostałe wchodzące w skład rozrachunku nadal pozostaną rozrachowane.
Formularz potwierdzenia salda
Formularz jest zawsze dostępny do edycji - nie posiada statusów: bufor/zatwierdzony.
Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.
Nagłówek:Dokument – przycisk otwierający listę schematów numeracji Potwierdzenia salda i pole z symbolem numeracji. Pole jest możliwe do edycji również po zapisaniu dokumentu.
Numer – numer dokumentu wg wybranego schematu numeracji.
Konto – przycisk otwierający Plan kont dla bieżącego okresu obrachunkowego i pole z numerem wybranego konta oraz niedostępne do edycji pole z nazwą konta.
Uwaga
Aby zmienić konto do potwierdzenia salda należy wcześniej usunąć już wygenerowane pozycje.
Kategoria – przycisk otwierający listę kategorii, pole z kodem kategorii oraz dostępne do edycji pole z opisem kategorii.
Data dokumentu – wybór daty dokumentu (pod prawym przyciskiem myszy dostępny jest kalendarz). Zmiana daty dokumentu jest możliwa tylko na formularzu bez wygenerowanych pozycji:
Kwota Wn, Kwota Ma - podsumowanie kolumn odpowiednio: Kwota Wn i Kwota Ma.
Waluta – waluta pobierana jest z konta księgowego wybranego na dokumencie. Jeżeli konto jest walutowe pojawia się możliwość wprowadzenia kursu. Kurs inicjowany jest dla daty określonej w polu Data dokumentu.
Opis – opis dokumentu.
Wprowadził: identyfikator operatora, który dodał dokument oraz data dodania.
Zmodyfikował: identyfikator operatora, który zmodyfikował dokument oraz data ostatniej modyfikacji.
Formularz potwierdzenia saldaPozycje:Numer – numer dekretu, numer dokumentu na dekrecie.
Opis – opis dekretu. Pole dostępne do edycji.
Data wystawienia – data wystawienia dokumentu.
Termin – termin płatności.
Kwota – kwota całego dekretu.
Kwota Wn – kwota pozostająca do rozrachowania po stronie Wn.
Kwota Ma – kwota pozostająca do rozrachowania po stronie Ma.
Generuj elementy (<F8>). Przycisk służący do generowania pozycji potwierdzenia salda.
Zmień pozycję - podgląd/edycja zapisanego wcześniej dokumentu – służy do edycji pola Opis. Przycisk aktywny jeżeli na liście jest przynajmniej jedna pozycja.
Generowanie pozycji potwierdzenia salda
Generowanie pozycji odbywa się za pomocą ikony lub przycisku <F8>. Po wywołaniu funkcji, wyświetlana jest lista dokumentów:
które były lub są nierozrachowane na dzień wskazany w polu: Data dokumentu
i których data księgowania jest równa lub wcześniejsza od daty w polu Data dokumentu.
Seryjne/wsadowe generowanie potwierdzeń sald
Seryjne generowanie Potwierdzeń sald dostępne jest z listy Potwierdzeń sald pod ikoną strzałki obok ikony plusa:
Wybranie opcji Dodaj seryjnie spowoduje pojawienie się okna dialogowego, w którym należy określić, dla jakiej daty oraz dla jakiego zakresu kont będą generowane dokumenty:
Dokument: możliwość wyboru schematu numeracji,
Na dzień: domyślnie podpowiadana jest data bieżąca, istnieje jednak możliwość jej zmiany (pod prawym przyciskiem myszy podpięty jest kalendarz),
Od konta: przycisk wywołujący Plan kont, wpisane konto może być kontem syntetycznym,
Do konta: przycisk wywołujący Plan kont, wpisane konto może być kontem syntetycznym,
O saldach:
dowolnych – dokumenty zostaną wygenerowane dla wszystkich kont z zadanego przedziału kont,
niezerowych – tylko dla tych kont, których persaldo (Saldo Wn minus Saldo Ma) jest niezerowe,
zerowych – tylko dla tych kont, których persaldo (Saldo Wn minus Saldo Ma) jest zerowe.
Seryjne generowanie potwierdzeń sald
Lista not odsetkowych
Noty odsetkowe
Nota odsetkowa to dokument, za pomocą którego naliczane są odsetki od należności zapłaconych (rozrachowanych) po terminie płatności. W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę to odsetki liczone są od pierwszego dnia roboczego przypadającego po dniu wolnym.
Noty odsetkowe można generować tylko dla kont, do których operator nie ma zakazu.
Odsetki obliczane są od dnia następnego po terminie płatności do daty rozrachowania włącznie np. termin płatności 2019-10-15, data rozrachunku: 2019-10-17, odsetki będą naliczane za 2 dni.
Przykład
Data rozrachunku: 09.11.2019 r. (sobota).
Zapłata: 13.11.2019 r.
Ilość dni zwłoki: 1 - ponieważ pierwszy dzień roboczy przypadający po sobocie (09.11.2019 r.) i dniach ustawowo wolnych od pracy (niedziela - 10.11.2019 r. oraz Narodowe Święto Niepodległości – 11.11.2019 r.) to wtorek (12.11.2019 r.).
Lista not odsetkowych
Lista not odsetkowych dostępna jest z poziomu: Księgowość/ Rozrachunki/ Noty odsetkowe.
Lista zawiera następujące kolumny:
Numer dokumentu
Data – data dokumentu
Konto – numer konta, dla którego wygenerowana jest Nota odsetkowa
Nazwa konta
Kwota – podstawa naliczania odsetek w walucie dokumentu
Odsetki – kwota odsetek w walucie w jakiej wystawiono Notę odsetkową. W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę to odsetki liczone są od pierwszego dnia roboczego przypadającego po dniu wolnym.
Noty odsetkowe znajdujące się w buforze wyświetlane są w kolorze zielonym;
Dokumenty zatwierdzone – na czarno;
Dokumenty zaksięgowane – na niebiesko.
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w artykule Standardy w programie.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Pod listą not odsetkowych umieszczone są następujące filtry:
prosty reagujący na poleNumer dokumentu, Konto, Nazwa konta.
Data dokumentu – „Od / Do” reagująca na Datę dokumentu. Parametr Data umożliwia zawężenie listy do dokumentów, których data dokumentu mieści się w podanym przedziale. Domyślnie wyświetlane są dokumenty wystawione w zakresie dat zgodnym z bieżącym okresem obrachunkowym. Odznaczenie
parametru umożliwia wyświetlenie wszystkich wygenerowanych dokumentów, niezależnie od okresu obrachunkowego.
Maska – z możliwością wybrania z planu kont dla jakiego konta mają być wyświetlone noty odsetkowe. Pole Maska działa na takiej zasadzie jak pole Maska na zestawieniu Obrotów i sald lub na zakładce konto w zapisach księgowych.
Od konta” i „Do konta” – pola umożliwiające wyświetlenie dokumentów dla danego zakresu kont.
Waluta – jeżeli jest włączona obsługa kont walutowych.
Księguj noty odsetkowe – przycisk uruchamia księgowanie schematem o typie Noty odsetkowe KH.
Lista not odsetkowych
Formularz ponaglenia zapłaty
Formularz ponaglenia zapłaty jest zawsze dostępny do edycji - nie posiada statusów: bufor/zatwierdzony.
Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w artykule Standardy w programie niniejszego podręcznika.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.
Nagłówek:Dokument – przycisk otwierający listę schematów numeracji Ponagleń zapłaty i pole z symbolem numeracji.
Numer – numer dokumentu wg schematu numeracji.
Konto – przycisk otwierający plan kont dla bieżącego okresu obrachunkowego i pole z numerem wybranego konta oraz niedostępne do edycji pole z nazwą konta.
Uwaga
Aby zmienić konto na formularzu ponagleniu zapłaty należy wcześniej usunąć już wygenerowane pozycje.
Kategoria – przycisk otwierający listę kategorii, pole z kodem kategorii oraz dostępne do edycji pole z opisem kategorii.
Sekcja: „Odsetki” - w której można określić czy naliczać odsetki a jeżeli tak to wg jakiej skali – rozwijana lista z opcjami: Nie naliczać, Ustawowe od zaległości, Indywidualne, Podatkowe, Od zaległości w transakcjach handlowych.
Ustawowe od zaległości – stawki do wyliczanych odsetek pobierane są z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Odsetki ustawowe od zaległości.Indywidualne – wyświetlane jest dodatkowe pole umożliwiające wpisanie odsetek.
Podatkowe – stawki do wyliczanych odsetek pobierane są z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Odsetki podatkowe.Od zaległości w transakcjach handlowych – stawki do wyliczanych odsetek pobierane są z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Odsetki od zaległości w transakcjach handlowych.
Rodzaj odsetek ustawia się domyślnie w zależności od typu podmiotu związanego z wybranym kontem słownikowym w polu Konto:
Ustawowe od zaległości dla: słownika kontrahentów, którzy na karcie na zakładce [Handlowe], mają zaznaczony status Osoba fizyczna, dla słownika pracowników, wspólników, urzędów, towarów, środków trwałych oraz kont rozrachunkowych niesłownikowych,
Od zaległości w transakcjach handlowych dla: słownika kontrahentów, którzy na karcie, na zakładce [Handlowe], mają zaznaczony status Podmiot gospodarczy oraz słownika banków.
Zmiana rodzaju odsetek jest możliwa tylko na formularzu bez wygenerowanych pozycji.
Data dokumentu – wybór daty dokumentu. Zmiana daty dokumentu jest możliwa tylko na formularzu bez wygenerowanych pozycji.
Pozostaje – suma zaległości (suma kwot z kolumny Pozostaje). Jeżeli policzono odsetki wg odsetek ustawowych kwota odsetek w tabelce może być różna od kwoty w polu Odsetki – różnica wynikająca z zaokrągleń.
Waluta – waluta jest pobierana z konta księgowego wybranego na dokumencie. Jeżeli konto jest walutowe – pojawia się dodatkowo możliwość wprowadzenia kursu. Kurs inicjowany jest dla daty określonej w polu Data dokumentu.
Opis – pole na opis dokumentu.
Wprowadził: operator, który dodał dokument oraz data dodania.
Zmodyfikował: operator, który zmodyfikował dokument oraz data ostatniej modyfikacji.
Formularz ponaglenia zapłatyPozycje:Numer – numer dekretu, numer dokumentu na dekrecie.
Opis – opis dekretu. Pole dostępne do edycji.
Data – data wystawienia dokumentu.
Termin – termin płatności.
Zwłoka – liczba dni pomiędzy kolumną Od określającą faktyczny termin płatności przypadający w dzień roboczy a datą , na którą generowane jest Ponaglenie.
Kwota – kwota całego dekretu.
Pozostaje – kwota pozostająca do rozrachowania w walucie dokumentu.
Odsetki – kwota odsetek wyliczona dla pozycji. W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę to odsetki liczone są od pierwszego dnia roboczego przypadającego po dniu wolnym.
Generuj elementy (<F8>) – przycisk służący do generowania pozycji ponaglenia zapłaty.
Zmień pozycję – podgląd/edycja zapisanego wcześniej dokumentu – służy do edycji pola Opis. Przycisk aktywny jeżeli na liście jest przynajmniej jedna pozycja.
Generowanie pozycji ponaglenia zapłaty
Generowanie pozycji odbywa się za pomocą ikony lub przycisku <F8>. Po wywołaniu funkcji wyświetlane jest okno z listą dokumentów nierozrachowanych, których termin płatności minął w stosunku do daty w polu Data dokumentu (dokumenty wyświetlane na liście posortowane są wg kolumny Termin). W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę to dokument wyświetlany jest od pierwszego dnia roboczego przypadającego po dniu wolnym. Na ponaglenie zapłaty można przenieść wszystkie lub tylko wybrane pozycje.
Dokumenty proponowane do generacji ponagleń zapłaty
Okno z listą dokumentów proponowanych do ponaglenia zapłaty zawiera następujące elementy:
Tabelę z kolumnami:
Zaznaczenie – możliwość zaznaczenia pozycji, które będą uwzględniane na ponagleniu zapłaty,
Numer – numer dokumentu, pole Nr dokumentu na dekrecie,
Termin – termin płatności,
Kwota – kwota całego dekretu,
Pozostaje – kwota pozostająca do zapłaty,
Waluta.
Przeterminowane powyżej … dni – filtr pozwala na zawężenie listy proponowanych dekretów do takich, które są przeterminowane powyżej wprowadzonej liczby dni. W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę to ilość dni zwłoki liczona jest od pierwszego dnia roboczego przypadającego po dniu wolnym. Po wprowadzeniu 0 (zero) wyświetlane będą wszystkie dokumenty, których termin płatności minął.
Szukaj – przycisk, którego naciśnięcie spowoduje pojawienie się pola do przeszukiwania listy po wszystkich kolumnach.
Seryjne/wsadowe generowanie ponagleń zapłaty
Seryjne generowanie Ponagleń zapłaty dostępne jest z listy Ponagleń zapłaty pod ikoną strzałki obok ikony plusa:
Dokumenty są generowane, jeżeli posiadają chociaż jedną pozycję.
Wybranie opcji Dodaj seryjnie spowoduje pojawienie się okna dialogowego, w którym należy określić na jaki dzień oraz dla jakiego zakresu kont będą generowane dokumenty:
Dokument – pole, w którym można wybrać schemat numeracji, domyślnie podpowiadany jest domyślny schemat numeracji,
Na dzień – domyślnie podpowiadana jest data bieżąca, istnieje jednak możliwość zmiany (pod prawym klawiszem myszy podpięty jest kalendarz),
Odsetki – wybór odsetek: Nie naliczać, Wg statusu podmiotu, Ustawowe od zaległości, Indywidulane, Podatkowe, Od zaległości w transakcjach handlowych,
Opcja Wg statusu podmiotu oznacza, że typ odsetek będzie domyślnie ustawiany w zależności od typu konta:
odsetki ustawowe od zaległości: dla kont słownikowych kontrahentów, którzy na karcie na zakładce [Handlowe] mają zaznaczony status Osoba fizyczna oraz dla kont słownikowych pracowników, wspólników, urzędów, towarów, środków trwałych, a także dla kont rozrachunkowych niesłownikowych,
odsetki od zaległości w transakcjach handlowych: dla kont słownikowych kontrahentów, którzy na karcie na zakładce [Handlowe] mają zaznaczony status Podmiot gospodarczy oraz dla kont słownikowych banków.
Od konta - przycisk wywołujący plan kont; wpisane konto może być kontem syntetycznym,
Do konta - przycisk wywołujący plan kont; wpisane konto może być kontem syntetycznym,
Dla należności przeterminowanych powyżej … dni – jeżeli wpisano 0 – brane są pod uwagę wszystkie nierozrachowane dekrety, których termin płatności minął. Jeżeli wpisano więcej niż zero dni pod uwagę brane są dekrety przeterminowane powyżej podanej ilości dni. W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę to ilość dni zwłoki liczona jest od pierwszego dnia roboczego przypadającego po dniu wolnym.
Seryjne generowanie ponagleń zapłaty
Formularz noty odsetkowej
Formularz noty odsetkowej posiada trzy statusy: Bufor/ Zatwierdzony/Anulowany. Na formularzach zatwierdzonych i anulowanych pola są niedostępne do edycji.
Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w artykule Standardy w programie niniejszego podręcznika.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.
Nagłówek:Bufor – jeżeli parametr jest zaznaczony – dokument w buforze, jeżeli odznaczony – dokument zatwierdzony i niepodlegający edycji. Jeżeli dokument zostanie zatwierdzony ale nie będzie jeszcze zaksięgowany, można skorzystać z funkcji Cofnij do bufora udostępnionej w menu kontekstowym. Dla zatwierdzonej noty odsetkowej, która nie została zaksięgowana, w menu kontekstowym, udostępniona jest również opcja Anuluj. Anulowane Noty odsetkowe wyświetlane są na liście w kolorze szarym.
Dokument – przycisk otwierający listę schematów numeracji Not odsetkowych i pole z symbolem numeracji.
Numer – numer dokumentu wg schematu numeracji.
Konto – przycisk otwierający Plan kont dla bieżącego okresu obrachunkowego i pole z numerem wybranego konta oraz niedostępne do edycji pole z nazwą konta.
Uwaga
Aby zmienić konto na formularzu noty odsetkowej należy wcześniej usunąć już wygenerowane pozycje.
Kategoria – przycisk otwierający listę kategorii, pole z kodem kategorii oraz dostępne do edycji pole z opisem kategorii. Pole zawsze dostępne do edycji.
Sekcja: „Odsetki”: w której użytkownik określa wg jakiej skali naliczać odsetki: odsetek ustawowych, podatkowych czy indywidualnych. Lista rozwijana z opcjami: Ustawowe od zaległości, Indywidualne, Podatkowe, Od zaległości w transakcjach handlowych. Ustawowe od zaległości – stawki do wyliczanych odsetek pobierane są z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Odsetki ustawowe od zaległości.Indywidualne – wyświetlane jest dodatkowe pole umożliwiające wpisanie odsetek.
Podatkowe – stawki do wyliczanych odsetek pobierane są z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Odsetki podatkowe.Od zaległości w transakcjach handlowych – stawki do wyliczanych odsetek pobierane są z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Odsetki od zaległości w transakcjach handlowych.
Rodzaj odsetek ustawia się domyślnie w zależności od typu podmiotu związanego z wybranym kontem słownikowym w polu Konto:
Ustawowe od zaległości dla: słownika kontrahentów, którzy na karcie na zakładce [Handlowe], mają zaznaczony status Osoba fizyczna, dla słownika pracowników, wspólników, urzędów, towarów, środków trwałych oraz kont rozrachunkowych niesłownikowych,
Od zaległości w transakcjach handlowych dla: słownika kontrahentów, którzy na karcie, na zakładce [Handlowe], mają zaznaczony status Podmiot gospodarczy oraz słownika banków.
Zmiana rodzaju odsetek jest możliwa tylko na formularzu bez wygenerowanych pozycji.
Data dokumentu:
Płatność – forma płatności – lista rozwijana z dostępnymi formami płatności.
Termin – termin płatności.
Waluta: pole niedostępne do edycji, waluta pobierana jest z konta księgowego wybranego na dokumencie. Jeżeli konto jest walutowe – pojawi się dodatkowo możliwość wybrania kursu. Kurs inicjowany jest dla daty określonej w polu Data dokumentu. Za pomocą tego kursu będzie przeliczana kwota wyliczonych odsetek na walutę systemową.
Opis – pole na opis dokumentu.
Wprowadził: operator, który dodał dokument oraz data dodania.
Zmodyfikował: operator, który zmodyfikował dokument oraz data ostatniej modyfikacji.
Formularz noty odsetkowejPozycje:Numer – numer dekretu, numer dokumentu na dekrecie.
Opis – opis dekretu. Pole dostępne do edycji.
Od – data od której naliczane są odsetki wg stopy w kolumnie Stopa.
Do – data, do której naliczane są odsetki wg stopy w kolumnie Stopa.
Zwłoka – liczba dni pomiędzy datą Do i datą Od.
Kwota – Podstawa naliczania odsetek.
Stopa – stopa odsetek wg której liczone są odsetki w danej pozycji.
Odsetki – kwota odsetek wyliczona dla pozycji. W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę to odsetki liczone są od pierwszego dnia roboczego przypadającego po dniu wolnym.
Generuj elementy noty odsetkowej (<F8>) – przycisk służący do generowania pozycji noty odsetkowej.
Zmień pozycję – podgląd/edycja zapisanego wcześniej dokumentu – służy do edycji pola Opis. Przycisk aktywny jeżeli na liście jest przynajmniej jedna pozycja.
Generowanie pozycji noty odsetkowej
Generowanie pozycji odbywa się za pomocą ikony lub przycisku <F8>. Po wywołaniu funkcji wyświetlana jest lista wszystkich rozrachunków:
które są rozrachowane lub częściowo rozrachowane po terminie płatności (w przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę wyświetlane są rozrachunki rozrachowane lub częściowo rozrachowane po pierwszym dniu roboczym przypadającym po dniu wolnym) i nie były jeszcze wybrane na żadnej Nocie odsetkowej.
Znalezione dekrety wyświetlane są w oknie, na którym użytkownik może zaznaczyć wybrane lub wszystkie pozycje i przenieść je na Ponaglenie zapłaty. Lista dokumentów sortowana jest według kolumny Termin.
Dokumenty proponowane do generacji noty odsetkowej
Okno z dokumentami proponowanymi do generacji not odsetkowych zawiera następujące elementy:
Tabelę z kolumnami:
zaznaczenie
Numer – numer dokumentu z pola Nr dokumentu na dekrecie
Termin – termin płatności
Kwota – kwota całego dekretu
Data zapłaty – data rozrachunku
Zapłacono – kwota zapłacona
Waluta
Przeterminowane powyżej – filtr zawężający listę dokumentów do takich, które zostały rozrachowane więcej niż wpisana w tym polu ilość dni po terminie
Szukaj – przycisk, którego naciśnięcie spowoduje pojawienie się pola do przeszukiwania listy po wszystkich kolumnach.
Seryjne/wsadowe generowanie not odsetkowych
Seryjne generowanie Not odsetkowych dostępne jest z listy not odsetkowych pod ikoną strzałki obok ikony plusa:
Dokumenty będą generowane jeżeli będą posiadać chociaż jedną pozycję.
Wybranie opcji Dodaj seryjnie spowoduje pojawienie się okna dialogowego, w którym należy określić, dla jakiej daty oraz dla jakiego zakresu kont będą generowane dokumenty:
Dokument – pole, w którym użytkownik będzie mógł wybrać schemat numeracji, domyślnie podpowiadany jest domyślny schemat numeracji.
Na dzień – domyślnie podpowiadana jest data bieżąca, istnieje jednak możliwość jej zmiany,
Odsetki – wybór odsetek: Wg statusu podmiotu, Ustawowe od zaległości, Indywidulane, Podatkowe, Od zaległości w transakcjach handlowych,
Opcja Wg statusu podmiotu oznacza, że typ odsetek będzie domyślnie ustawiany w zależności od typu konta:
odsetki ustawowe od zaległości: dla kont słownikowych kontrahentów, którzy na karcie na zakładce [Handlowe] mają zaznaczony status Osoba fizyczna oraz dla kont słownikowych pracowników, wspólników, urzędów, towarów, środków trwałych, a także dla kont rozrachunkowych niesłownikowych,
odsetki od zaległości w transakcjach handlowych: dla kont słownikowych kontrahentów, którzy na karcie na zakładce [Handlowe] mają zaznaczony status Podmiot gospodarczy oraz dla kont słownikowych banków.
Od konta - przycisk wywołujący Plan kont, wpisane konto może być kontem syntetycznym,
Do konta - przycisk wywołujący Plan kont, wpisane konto może być kontem syntetycznym,
Generuj Noty gdy suma odsetek jest wyższa niż … - użytkownik podaje kwotę w walucie, w jakiej generowana będzie nota; jeżeli dla danej Noty suma odsetek jest wyższa od zadanej kwoty – dokument jest zapisywany; jeżeli jest niższa – dokument nie jest zapisywany.
Seryjne generowanie not odsetkowych
Podczas seryjnego generowania not odsetkowych, forma płatności i termin płatności na formularze poszczególnych not pobierane są z karty kontrahenta, a w przypadku braku zaznaczenia terminu płatności na karcie kontrahenta - termin wskazany na formularzu formy płatności w Konfiguracji.
Księgowanie not odsetkowych
Księgowanie Not odsetkowych odbywa się za pomocą schematu księgowego; typ schematu: Noty odsetkowe KH.
Na liście not odsetkowych, istnieje domyślny filtr: Dokumenty niezaksięgowane, który zawęża listę not tylko do tych, które nie są zaksięgowane schematem.
Lista ponagleń zapłaty
Ponaglenia zapłaty
Ponaglenie zapłaty sporządzane jest dla należności nierozrachowanych lub częściowo rozrachowanych (czyli dla dokumentów zaksięgowanych po stronie Wn konta).
Lista ponagleń sortowana jest po numerze.
Ponaglenie zapłaty można generować tylko dla kont, do których operator nie ma zakazu.
Lista ponagleń zapłaty
Lista ponagleń zapłaty jest dostępna z poziomu Księgowość/ Rozrachunki/ Ponaglenia zapłaty.
Lista zawiera następujące kolumny:
Numer dokumentu
Data – data dokumentu
Konto – numer konta, dla którego wygenerowane jest ponaglenie zapłaty
Nazwa – nazwa konta
Zaległość – kwota pozostająca do zapłaty w walucie, w jakiej wystawiono Ponaglenie zapłaty
Odsetki – kwota odsetek w walucie, w jakiej wystawiono Ponaglenie zapłaty.W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę to odsetki liczone są od pierwszego dnia roboczego przypadającego po dniu wolnym.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Pod listą ponagleń zapłaty umieszczone są następujące filtry:
prosty reagujący na pole Numer dokumentu, Konto, Nazwa konta,
Data dokumentu – „Od / Do” reagująca na datę dokumentu,
Parametr Data umożliwia zawężenie listy do dokumentów, których data dokumentu mieści się w podanym przedziale. Domyślnie wyświetlane są dokumenty wystawione w zakresie dat zgodnym z bieżącym okresem obrachunkowym. Odznaczenie parametru umożliwia wyświetlenie wszystkich wygenerowanych dokumentów, niezależnie od okresu obrachunkowego.
Maska – z możliwością wybrania z planu kont dla jakiego konta mają być wyświetlone potwierdzenia salda (pole Maska działa na takiej samej zasadzie jak pole Maska na zestawieniu Obrotów i sald lub na zakładce konto w zapisach księgowych).
„Od konta” i „Do konta” – pola umożliwiające wskazanie zakresu kont, dla których mają być wyświetlane dokumenty.
Waluta – jeżeli jest włączona obsługa kont walutowych.
Lista ponagleń zapłaty
Księgowania okresowe
Lista schematów księgowań okresowych
Wstęp
Istnieją księgowania, które są dokonywane regularnie co jakiś czas, na przykład co miesiąc, kwartał. Są to księgowania, które można rejestrować za pomocą funkcji Księgowania okresowe. Funkcja ta wspomaga wprowadzenie księgowań bezpośrednio do dziennika księgowań. W tej opcji programu użytkownik może stworzyć schematy księgowań i odwoływać się do nich w miarę potrzeb. Księgowania okresowe można wykorzystać w dwojaki sposób:
Po pierwsze – do tworzenia wzorców księgowych dla dokumentów okresowo pojawiających się w księgowości, nie księgowanych automatycznie z poziomu modułów operacyjnych (Kasy/Banku, Faktur itp.).
Po drugie – do przeksięgowywania obrotów, sald z jednego konta na inne. W opcji tej można zdefiniować schemat przeksięgowań kosztów z układu rodzajowego w układ funkcjonalny za pośrednictwem konta 490 Rozliczenie kosztów bądź schemat przeksięgowań kosztów oraz przychodów na wynik finansowy.
Księgowania okresowe
Definiowanie księgowań okresowych udostępniono z poziomu menu Księgowość/ Księgowania okresowe.
Z tego poziomu użytkownik ma możliwość definiowania nowych schematów, edytowanie oraz usunięcie istniejących.
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Generuj księgowanie okresowe – przycisk pozwala na użycie schematu księgowań okresowych do wygenerowania zapisu księgowego w odpowiednim dzienniku księgowym.
Pokaż harmonogram księgowań okresowych – przycisk pozwala na wygenerowanie harmonogramu – raportu dla wszystkich pozycji księgowania okresowego, które ma zaznaczony parametr „Wg harmonogramu”.
Księgowania w bieżącym miesiącu – zaznaczenie parametru powoduje zawężenie listy do księgowań, których zakres dat na przynajmniej jednej pozycji znajduje się w bieżącym miesiącu (pobieranym z daty bieżącej w programie). Księgowania okresowe bez zaznaczonego zakresu dat są również wyświetlane jako kandydaci do księgowania w bieżącym miesiącu.
Użycie schematu księgowań okresowych
Z poziomu listy Schematy księgowańokresowych zaznaczamy parametr Księgowania w bieżącym miesiącu i wybieramy wzorzec, którym będą generowane księgowania. Następnie klikamy na ikonie uruchamiającej generowanie księgowań okresowych. Generowanie rozpoczyna się od podania daty, pod jaką powinno być wygenerowane księgowanie, zaznaczenia parametru Uwzględnij księgowania w buforze, który spowoduje, że brane stany kont do księgowań będą liczone także w oparciu o zapisy wprowadzone „na brudno” oraz dla księgowań bez harmonogramu wybrania zakresu dat wyznaczającego okres, z którego będą brane stany kont do księgowań. Dla księgowań okresowych z harmonogramem brana jest pod uwagę tylko data księgowania – miesiąc, a zakres dat (z pola Za okres) nie ma znaczenia.
Parametry generowania księgowania okresowego
Po ustawieniu wyżej wymienionych parametrów ponownie wybieramy ikonę . Generowanie zapisów za pomocą schematów księgowań okresowych każdorazowo inicjuje użytkownik. Informacja o wygenerowanych księgowaniach widoczna jest także z poziomu okna Księgowania okresowe na zakładce [Księgowania].
Definiowanie schematów księgowań okresowych
Schemat księgowania okresowego posiada strukturę analogiczną do budowy zapisów księgowych – składa się z nagłówka oraz pozycji.
Nagłówek schematu odpowiada nagłówkowi zapisu księgowego, pozycje schematu – pozycjom w zapisie księgowym, czyli pojedynczym dekretom.
Uwaga
Budowa schematu księgowań okresowych wyznacza dwa główne etapy tworzenia wzorca. Są to etap definiowania nagłówka oraz etap wprowadzania elementów wzorca, czyli schematu dekretacji.
Aby dodać nowy schemat księgowań okresowych na liście Księgowania okresowe należy wybrać ikonę Dodaj lub klawisz <INSERT>. Pojawi się okno formularza księgowania okresowego.
Przykłady schematów księgowań okresowych
Przykład wzorca pozwalającego na comiesięczne rozliczanie kosztów z tytułu ubezpieczenia aut firmowych
Schemat księgowań okresowych służy do rozliczania co miesiąc kosztów z tyt. ubezpieczenia aut firmowych.
W miesiącu styczniu wykupiono trzy polisy na auta:
Ford Transit – cena polisy 2.780,00 zł
Opel astra – cena polisy 2.100,00 zł
Volkswagen – cena polisy 2.230,00 zł.
Wartość polis zaksięgowano po stronie Debet na konto 640 – Międzyokresowe Rozliczenie Kosztów.
W celu miesięcznego przeksięgowywania kosztów z konta 640 na odpowiednie konto zespołu „4” przez cały rok stworzono następujący schemat księgowań okresowych:
Symbol
Nazwa
Numer
Dziennik księgowań
Księgowanie przez bufor
Kategoria
R. Międzyokr.
R. Międzyokr.
Pk
Inne
Zaznaczono
Ubezpieczenia
Lp.
Konto Wn
Konto Ma
Kwota do rozksięgowania
1
409 (Pozostałe koszty)
640-01-01
(ubezpiecz. Ford Transit)
2780
2
409 (Pozostałe koszty)
640-01-02
(ubezpiecz. Opel Astra)
2100
3
409 (Pozostałe koszty)
640-01-03
(ubezpiecz. Volkswagen)
2230
Po wejściu do opcji Księgowania okresowe za pomocą ikony lub klawisza <INSERT> dodajemy nowy schemat księgowy:
W oknie Księgowanie okresowe w polu Symbol wprowadzamy symbol schematu np. R.MIEDZYOKRESOWE, w polu Nazwa nazwę schematu np. R.MIĘDZYOKRESOWE, w polu Numer rodzaj dokumentu np. PK, w polu Dziennik wskazujemy dziennik, do którego mają trafiać księgowania np. INNE, deklarujemy, czy zapisy księgowy ma być generowany w buforze czy nie, określamy zakres dat dla księgowania od początku do końca bieżącego roku, zaznaczamy parametr Wg harmonogramu, w polu Kategoria – możemy ale nie musimy zadeklarować kategorię, która zostanie przeniesiona do pola Kategoria w nagłówku zapisu księgowego, w polu Opis – dodatkowy opis, który jest wyłącznie związany ze schematem.
W celu dodania pozycji księgowania okresowego klikamy na ikonie Dodaj lub wybieramy klawisz <INSERT>.
Otwiera się formularz pozycji. W oknie klikamy na przyciskach Konto Wn, Konto Ma wybierając z Planu Kont odpowiednie konta księgowe np. konto 409 (Pozostałe koszty) oraz konto 640-01-01 (Ubezpieczenie samochodu Ford Transit). W polu Kategoria możemy wprowadzić kategorię ogólną lub szczegółową. Zostanie ona przeniesiona do wygenerowanego dekretu księgowego. W tym konkretnym przykładzie w ramach kategorii kosztowych zdefiniowano kategorię ogólną o nazwie UBEZPIECZENIA, do której przypisano kategorie szczegółowe związane z ubezpieczeniem poszczególnych auto np. FORD TRANSIT.
W polu Kwota do rozksięgowania wpisujemy łączną kwotę pierwszej z polis czyli 2780 i klikamy ikonę , kwota zostaje rozbita równomiernie na poszczególne miesiące wskazanego w nagłówku zakresu dat w tym przypadku na 12 miesięcy, a następnie klikamy na ikonie Zapisz (<CTRL>+<ENTER>).
Wracamy do głównego formularza Księgowania Okresowe.
Dodajemy kolejną pozycję.
Po wprowadzeniu wszystkich pozycji, w celu zapisania schematu księgowań okresowych, wybieramy ikonę Zapisz na oknie Księgowaniaokresowe (<CTRL>+<ENTER>).
Po wygenerowaniu zapisu księgowego odszukujemy go w dzienniku. W nagłówku uzupełniamy nr dokumentu.
Przykład wzorca dla listy płac
Schemat księgowań okresowych pozwala co miesiąc na generowanie w odpowiednim dzienniku księgowym schematu dekretacji z dowolnymi kwotami. Funkcjonalność ta może być wykorzystana na przykład do utworzenia schematu księgowego dla listy płac. Poniżej zaprezentowano przykładowy schemat dekretacji listy płac.
Symbol
L. płac
Nazwa
Lista płac
Numer
Lp.
Dziennik księgowań
Inne
Księgowanie przez bufor
Zaznaczono
Kategoria
Wynagrodzenia
Lp.
Konto Wn
Konto Ma
Kwota
1
404 (Wynagrodzenia)
231 (Rozrachunki z pracownikami)
1
2
231(Rozrachunki z pracownikami)
220-01 (Podatek dochodowy)
1
3
405-01(Ubezpieczenie społeczne)
249-01 (Rozrachunki z ZUS)
1
4
405-02 (FP i FGŚS)
249-01 (Rozrachunki z ZUS)
1
Po wejściu do opcji Księgowania okresowe za pomocą ikony lub klawisza <INSERT> dodajemy nowy schemat księgowy.
W oknie Księgowanie okresowe w polu Symbol wprowadzamy symbol schematu np. L.PŁAC, w polu Nazwa nazwę schematu np. Lista płac, w polu Numer rodzaj dokumentu np. LP, w polu Dziennik wskazujemy dziennik, do którego mają trafiać księgowania np. INNE, deklarujemy, czy zapisy księgowy ma być generowany w buforze czy nie, w polu Kategoria – możemy, ale nie musimy zadeklarować kategorię, która zostanie przeniesiona do pola Kategoria w nagłówku zapisu księgowego, w polu Opis – dodatkowy opis, który jest wyłącznie związany ze schematem.
W celu dodania nowej pozycji klikamy na ikonie Dodaj lub wybieramy klawisz <INSERT>.
W oknie Konta księgowe klikamy na przyciskach Konto Wn, Konto Ma wybierając z Planu Kont odpowiednie konta księgowe np. konto 404 (Wynagrodzenia) oraz konto 231 (Rozrachunki z pracownikami). W polu Kategoria możemy wprowadzić kategorię ogólną lub szczegółową. Zostanie ona przeniesiona do wygenerowanego dekretu księgowego. W tym konkretnym przykładzie w ramach kategorii kosztowych zdefiniowano kategorię ogólną o nazwie WYNAGRODZENIA, do której przypisano kategorie szczegółowe, w tym między innymi - WYNAGR. BRUTTO.
Dekretowi przypisujemy dowolną kwotę, bo i tak po wygenerowaniu księgowani będziemy ją modyfikować, w naszym przypadku 1,00 i zapisujemy pozycję wybierając przycisk Zapisz (<CTRL>+<ENTER>).
Wracamy do głównego formularza Księgowania Okresowe.
Dodajemy kolejną pozycję.
Po wprowadzeniu wszystkich pozycji, w celu zapisania schematu księgowań okresowych, wybieramy ikonę
Zapisz na oknie Księgowania okresowe (<CTRL>+<ENTER>).
Po wygenerowaniu zapisu księgowego odszukujemy go w dzienniku. Poszczególnym dekretom przypisujemy odpowiednie kwoty. W nagłówku uzupełniamy nr dokumentu.
Przykład wzorca pozwalającego na automatyczne przeksięgowanie kosztów rodzajowych na wynik finansowy.
Rachunek kosztów prowadzony jest wyłącznie na kontach zespołu 4. Jednostka sporządza zatem porównawczy rachunek zysków i strat.
Na koniec okresu salda kont zespołu 4 muszą być przeniesione na konto 860 Wynik finansowy. Poniżej przykład schematu księgowań okresowych pozwalający na automatyczne przeniesienie kosztów na wynik finansowy.
Symbol
Nazwa
Numer
Dziennik księgowań
Księgowanie przez bufor
Kategoria
Przeksięgowanie Kosztów
Przeksieg. Kosztów
Pk
Inne
Zaznaczono
Lp.
Konto Wn
Konto Ma
Kwota
1
860 (Wynik finansowy)
401 (Amortyzacja)
@SaldoWn (401)
2
860 (Wynik finansowy)
402-01 (Zużycie materiałów)
@SaldoWn (402-01)
3
860 (Wynik finansowy)
402-02 (Zużycie energii)
@SaldoWn (402-02)
4
860 (Wynik finansowy)
403 (Usługi obce)
@SaldoWn (403)
5
860 (Wynik finansowy)
404 (Wynagrodzenia)
@SaldoWn (404)
6
860 (Wynik finansowy)
405 (Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia)
@SaldoWn (405)
Po wejściu do opcji Księgowania okresowe za pomocą ikony lub klawisza <INSERT> dodajemy nowy schemat księgowy:
W oknie Księgowanie okresowe w polu Symbol wprowadzamy symbol schematu np. P.KOSZTÓW, w polu Nazwa nazwę schematu np. Przeksięgowanie kosztów na WF, w polu Numer rodzaj dokumentu np. PK, w polu Dziennik wskazujemy dziennik, do którego mają trafiać księgowania np. INNE, deklarujemy, czy zapisy księgowy ma być generowany w buforze czy nie, w polu Kategoria – możemy, ale nie musimy zadeklarować kategorię, która zostanie przeniesiona do pola Kategoria w nagłówku zapisu księgowego, w polu Opis – dodatkowy opis, który jest wyłącznie związany ze schematem.
W celu dodania nowej pozycji klikamy na ikonie Dodaj lub wybieramy klawisz <INSERT>.
W kolejnym oknie klikamy na przyciskach Konto Wn, Konto Ma wybierając z Planu Kont odpowiednie konta księgowe np. konto 860 (Wynik finansowy) oraz konto 401 (Amortyzacja). W polu kategoria możemy wprowadzić kategorię ogólną lub szczegółową. Zostanie ona przeniesiona do wygenerowanego dekretu księgowego.
Uruchamiamy wizardaDefinicja kwoty klikając na przycisk .
Klikamy na przycisku . Wybieramy . Z menu funkcji księgowych wybieramy funkcję Saldo Wn.
Po zaakceptowaniu funkcji Saldo Wn pojawi się lista kont. Na liście zaznaczamy odpowiednie konto zespołu 4 - w tym konkretnym przypadku konto 401 - i akceptujemy przez kliknięcie na ikonie Wybierz.
W polu Argumenty pojawi się symbol konta, czyli 401. Zatwierdzamy je kliknięciem na ikonie Zatwierdź.
Jeżeli zakończyliśmy definiowanie kwoty wybieramy ikonę .
W kolejnym oknie Element Księgowania Okresowego wybieramy przycisk w celu zapisania zdefiniowanej pozycji.
Wracamy do głównego formularza Księgowania Okresowe.
Dodajemy kolejną pozycję.
Po wprowadzeniu wszystkich pozycji, w celu zapisania schematu księgowań okresowych wybieramy ikonę .
Zapisz na oknie Księgowania okresowe.
Przy generowaniu zapisu księgowego musimy zwrócić uwagę nie tylko na datę księgowania, ale także na okres, za jaki mają być dokonane przeksięgowania. Po wygenerowaniu księgowania odszukujemy go w dzienniku i w nagłówku zapisu uzupełniamy nr dokumentu.
Kreator schematu- definicja kwoty
Formularz Definicja kwoty
Formularz Definicja kwoty wyposażono:
W nieedytowalne pole Kwota, wyświetlające zdefiniowane przez użytkownika wyrażenie arytmetyczne.
Kreator pozycji schematu- pole Kwota
W sekcję Funkcja pozwalającą na budowanie wyrażenia. Sekcja zawiera:
Kreator pozycji schematu - sekcja FunkcjaŁącznik (operator) – sposób łączenia definicji kwot w obrębie wyrażenia (do wyboru znaki: dodaj (+), odejmij (-), pomnóż (x), podziel (/)). Pozwala także na wygenerowanie kwoty ze znakiem plus, minus, jak również na jej przemnożenie, podzielenie przez inny element definicji kwoty np. inną wartość, inną gałąź zestawienia. Działania typu mnożenie, dzielenie przez stały współczynnik mogą być wykorzystane np. do rozksięgowania kwot z kont zespołu „4” na konta zespołu „5”.
Współczynnik – przeliczenie wartości argumentu wg współczynnika liczbowego.
Kwota – przycisk pozwala na przypisanie definiowanej pozycji:
Konkretnej wartości wprowadzonej „z ręki” – przycisk Wartość .
Wartości wyliczanej automatycznie w oparciu o obroty, salda, persaldo itp. konkretnego konta księgowego (syntetycznego lub analitycznego) – przycisk Funkcje kont .
Istnieje możliwość seryjnego dodania kont księgowych np.:
Wybieramy Obroty Wn i zaznaczamy konta: 401, 402 oraz 403. Do definicji przenosi się: @ObrotyWn(401) + @ObrotyWn(402) + @ObrotyWn(403)
Wartości wyliczanej w oparciu o zdefiniowaną gałąź zestawienia – przycisk Zestawienie .
Wartości obliczanej z wykorzystaniem funkcji systemowych – przycisk Funkcje systemowe. Użytkownik może skorzystać z następujących funkcji:
Jeżeli – wstawia wywołanie funkcji CHOOSE w postaci CHOOSE (warunek, jeżeli prawda, jeżeli fałsz). Działanie funkcji jest takie, że jeśli warunek jest spełniony, to pobierana jest pierwsza wartość, a jeśli nie, to druga. Przykładowo – jeśli Obroty Wn są większe niż obroty Ma, to bierze różnicę tych obrotów, w przeciwnym wypadku 0, czyli:
Wartość bezwzględna – wstawia wywołanie funkcji ABS. Wyciąga wartość bezwzględną (moduł) liczby (czyli bez znaku minus) np.:
ABS(@PerSaldo(101))
Zaokrąglenie – wstawia wywołanie funkcji ROUND w postaci ROUND(Liczba, Zaokrąglenie) np.:
ROUND(@ObrotyWn(101),1) – zaokrąglenie do pełnych złotych lub ROUND(@ObrotyWn(400) * @ObrotyWn(701) / @ObrotyWn(702), 0.01) – zaokrąglenie wyniku działania do groszy.
Część całkowita – Wstawia wywołanie funkcji INT, wyciągającej część całkowitą z liczby.
Różnica między INT a ROUND np.: INT(10.65) = 10 ROUND(10.65, 1) = 11
Wartości pobranej z zapytania wykonanego bezpośrednio do bazy – przycisk Zapytanie SQL .
Wartości obliczonej z wykorzystaniem funkcji Maska. Funkcja ta daje możliwość zdefiniowania kwoty według kryteriów związanych z numeracją kont poprzez wykorzystanie następujących makr, znaków lub ciągów znaków specjalnych:
@{*} – dowolny ciąg znaków. Symbol będzie oznaczał pobranie kolejnych segmentów kont z Konta Wn lub Ma i podstawienie ich w miejsce definicji kwoty, gdzie również wystąpi ten symbol.
@{?} – jeden znak. Symbol będzie oznaczał pobranie kolejnego znaku z konta Konta Wn lub Ma i podstawienie go w miejsce definicji kwoty, gdzie również wystąpi ten symbol.
* – zastępuje dowolny ciąg znaków np. wprowadzenie maski w definicji: @ObrotyWn(4*) pozwoli na uzyskanie kwoty obrotów na wszystkich analitykach kont zespołu 4.
? – zastępuje dokładnie jeden znak w numerze konta. Przykładowo – chcąc pobrać obroty Wn na kontach z grupy 4, których syntetyka ma 3 znaki, z których dwa ostatnie są dowolne, pierwsza analityka ma dwa dowolne znaki, a na drugim poziomie analityki mają segment 01 – można użyć następującego wyrażenia @ObrotyWn (4??‑??-01).
[nm] – znak należy do ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[137]-01 w definicji @ObrotyWn(401‑[137]-01) pozwala na uzyskanie obrotów Wn, ze wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę 1 lub 3 lub 7, a w ostatnim 01.
[x-z] – znak zawiera się w zakresie. Przykładowo -@ObrotyWn(40[1-4]-*) oznacza, że interesują nas Obroty Winien ze wszystkich „czwórek”, których ostatni znak w numerze konta syntetycznego to cyfra z przedziału od 1 do 4.
[^nm] – znak nie zawiera się w ciągu. Wprowadzenie na przykład definicji @ObrotyWn (401-[^137]-01) będzie pozwalało na uzyskanie sumy Obrotów Winien wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę inną niż 1, 3 lub 7, z subanalityką 01. Definicja ObrotyWn(4[^9]*) pozwoli na uzyskanie sumy obrotów winien na wszystkich kontach zespołu 4 poza tymi, które na drugim miejscu mają cyfrę 9, czyli np. 490.
[^x-z] – znak nie należy do przedziału. Przykładowo – 40[^1-4]-*, czyli program wyszuka wszystkie konta, których syntetyka rozpoczyna się znakami 40, a ostatni, w tym przypadku trzeci, jest różny niż cyfry z przydziału od 1 do 4.
Argumenty – argumentami dla funkcji księgowych są konta księgowe (syntetyczne, analityczne), dla zestawień: nazwa zestawienia oraz nr pozycji zestawienia.
Po wybraniu funkcji księgowej pojawia się lista kont. Po zatwierdzeniu konta (syntetycznego lub analitycznego) do okna Kwota wpisywana jest definicja kwoty np. W postaci @ObrotyWn(201). Oznacza ona, że dla wygenerowanego dekretu wartość będzie wyliczona w oparciu o obroty Winien konta syntetycznego 201.
Po wybraniu pozycji Zestawienia pojawia się lookup, umożliwiający wybór pozycji danego zestawienia. Po zatwierdzeniu wybranej gałęzi do okna Kwota wprowadzana zostanie definicja kwoty np. W postaci @Zestawienie(Bilans,1.1.1). Oznacza ona, że dla wygenerowanego dekretu wartość będzie wyliczona w oparciu o gałąź o numerze 1.1.1 zestawienia Bilans.
Uwaga
Aby nastąpiło zapamiętanie wyrażenia, po wypełnieniu pól: Łącznik, Współczynnik, Kwota, Argumenty należy wybrać przycisk . Przycisk cofa wprowadzoną operację.
Po wprowadzeniu Definicji kwoty wybieramy ikonę Zapisz zmiany. Otwierany jest kolejny formularz Element księgowaniaokresowego, z poziomu którego definicję pozycji zatwierdzamy ikoną Zapisz zmiany.Kreator pozycji schematu- Formularz Definicja Kwoty
Po zapisaniu pozycji przechodzimy do głównego okna Księgowania okresowe, z poziomu którego możemy dodać kolejną pozycję do schematu księgowań okresowych.
Oprócz możliwości tworzenia Definicji kwoty za pomocą Wizarda, można tworzyć wyrażenia bezpośrednio na formularzu elementu schematu przez podmenu dostępnego pod klawiszem Kwota, zawierające identyczną listę opcji jak w przypadku Wizarda. Wybranie odpowiedniej opcji spowoduje dodanie jej do aktualnej zawartości pola definicji (domyślnie kwoty i opisy są dodawane ze znakiem +, a warunki z operatorem AND).
Dodanie pozycji schematu księgowań okresowych z harmonogramem
W przypadku gdy w nagłówku księgowania okresowego został zaznaczony parametr „Wg harmonogramu” w polu Konto Wn i Konto Ma nie można wykorzystywać masek, należy wskazać konkretne istniejące konta z planu kont.
Pole Kategoria oraz parametr Rozrachunek działają tak samo jak w przypadku księgowań okresowych bez harmonogramu, co zostało opisane w poprzednim podpunkcie.
W przypadku księgowania wg harmonogramu na elementach księgowania okresowego zamiast sekcji z kwotą dostępne jest pole z kwotą do rozksięgowania oraz harmonogram w rozbiciu na miesiące. Po wpisaniu kwoty i naciśnięciu przycisku lub klawisza <F8> kwota zostanie rozdzielona na poszczególne miesiące. Dostępne są dwie opcje rozdzielenia kwot:
Aktualizuj kwotę dla wszystkich okresów – rozbije kwoty równomiernie na poszczególne miesiące,
Aktualizuj kwotę tylko w okresach z wpisaną kwotą – rozbije kwoty na miesiące wcześniej uzupełnione (opcja wykorzystywana jeśli w harmonogramie były uzupełnione już jakieś konkretne miesiące, a później zmieniono łączną kwotę do rozksięgowania, to nowa kwota zostanie rozbita na miesiące wcześniej wybrane).
Zmiana kwot na harmonogramie możliwa jest tylko w miesiącach, w których nie wykonano jeszcze księgowania.
Tabelka z harmonogramem zawiera kolumny: Okres, Kwota i Kwota zaksięgowana. W kolumnie Kwota zaksięgowana widoczna jest kwota na pozycji PK po wygenerowaniu księgowania okresowego i po ewentualnych poprawkach użytkownika, czyli faktyczna kwota widniejąca w Dziennikach. Tylko kolumna Kwota podlega edycji.
Obok tabelki z harmonogramem znajduje się ikona pozwalająca na zmianę wartości w kolumnie Kwota (dostępna tylko dla pozycji niezaksięgowanej) oraz ikona odwołująca do zapisu księgowego.
Formularz Księgowania Okresowe- zakładka Ogólne
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.
Formularz zakładki [Ogólne] swą konstrukcją przypomina formularz zapisu księgowego. Posiada nagłówek z polami: Symbol, Numer, Nazwa, Dziennik, Kategoria, Księgowanie przez bufor oraz część pokazującą zdefiniowane pozycje będące odpowiednikami pozycji zapisu księgowego tzw. dekretów. W nagłówku dostępne są również parametry: Księgowanie od … do … oraz Wg harmonogramu.
Formularz księgowania okresowego - Przesuń pozycję w górę, Przesuń pozycję w dół - służące do zamiany wskazanej pozycji z pozycją sąsiednią, która znajduje się odpowiednio powyżej lub poniżej wskazanej pozycji. Ikony są aktywne w zależności od położenia danej pozycji tzn. jeśli dana pozycja jest pierwszą na liście to opcja „w górę” jest nieaktywna, a jeśli jest ostatnią na liście, to opcja „w dół” jest nieaktywna.
Nagłówek schematu księgowań okresowych
W oknie należy określić:
Symbol – nazwę wzorca. Maksymalna długość - 20 znaków alfanumerycznych np. R. MIĘDZYOKRESOWE. Symbol musi być unikalny.
Numer – informacja przenoszona jest do pola Numer Dowodu nagłówka zapisu księgowego. Wypełnienie pola jest wymagane.
Nieaktywny - zaznaczenie tego parametru spowoduje, że ten schemat nie będzie pojawiał się na liście księgowań okresowych o ile nie zostanie zaznaczony parametr Pokazuj nieaktywne. Schemat księgowań okresowych, który został zaznaczony jako Nieaktywny, jest uwidoczniony na liście w kolorze szarym. Do wykorzystania, jeśli dany schemat był kiedykolwiek użyty, więc nie można go usunąć, a nie jest już stosowany. Podczas seryjnego generowania kilku zaznaczonych księgowań okresowych takie nieaktywne księgowanie okresowe jest pomijane.
Nazwa – nazwa schematu księgowań okresowych. Maksymalna długość - 50 znaków alfanumerycznych np. ROZLICZENIA MIĘDZYOKRESOWE.
Dziennik – dziennik księgowań, do którego będzie dane księgowanie skierowane.
Księgowanie przez bufor - parametr do zaznaczenia. Jego zaznaczenie pozwala na generowanie księgowań okresowych w buforze, czyli „na brudno”. Nie zaznaczenie - liście dokumentów zatwierdzonych, czyli „na czysto”.
Księgowanie od … do … - parametr do zaznaczenia. Pozwala określić zakres dat, za jaki księgowanie ma być wykonywane.
Wg harmonogramu – parametr dostępny gdy wybrano zakres dat obowiązujący dla danego księgowania i nie dodano jeszcze żadnej pozycji. Jego zaznaczenie powoduje, że na elementach księgowania okresowego zamiast sekcji z kwotą dostępne jest pole z kwotą do rozksięgowania oraz harmonogram w rozbiciu na miesiące.
Kategoria – kategorię ogólną lub szczegółową, która będzie przenoszona do nagłówka zapisu księgowań. Wypełnienie pola nie jest wymagane.
Opis - dodatkowe informacje o schemacie księgowym. Uzupełnienie pola nie jest wymagane.
Element schematu księgowań okresowych – zakładka Ogólne
Po zakończeniu etapu definiowania nagłówka przyciskiem Dodaj wywołujemy okno związane z definicją pozycji.
Element księgowania okresowego
Dodanie pozycji schematu księgowań okresowych bez harmonogramu
Możemy wprowadzić odpowiednie konta księgowe po stronie Winien i/lub po stronie Ma. Na formularzu Element księgowania okresowego konta możemy wprowadzać ręcznie lub posłużyć się do tego celu przyciskami Konto Wn, Konto Ma. Kliknięcie na przycisku Konto Wn lub Konto Ma powoduje wyświetlenie listy Planu Kont, z poziomu której możemy wybrać odpowiednie konto księgowe poprzez jego podświetlenie i klikniecie na ikonie Wybierz. Wprowadzone konta generują dekrety w zapisie księgowym.
Na formularzu elementu schematu księgowania okresowego widoczny jest również parametr Rozrachunek. Parametr ten nie jest automatycznie zaznaczany po wyborze konta rozrachunkowego.
Przy określaniu definicji konta istnieje możliwość zastosowania Maski:
@{*} - zastępuje dowolny ciąg znaków. Segmenty konta spełniające maskę będą następnie podstawiane do definicji kwoty, która również zawiera w sobie ten symbol.
@{?} – zastępuje jeden znak, który następnie będzie podstawiany do definicji kwoty, która również zawiera w sobie ten symbol.
Maska jest dostępna tylko dla księgowań okresowych bez harmonogramu.
Poza tym istnieje możliwość przypisania kategorii, która zostanie przeniesiona do pozycji wygenerowanego zapisu księgowego. Kliknięcie na przycisku Kategoria powoduje wyświetlenie listy kategorii zarówno głównych jak i szczegółowych. Możemy zatem pozycji przypisać kategorię główną lub szczegółową.
Istnieje możliwość określenia zakresu dat dla każdej pozycji księgowania okresowego osobno. Aby tego dokonać należy w nagłówku księgowania okresowego pozostawić odznaczony parametr Księgowanie od do. W takim przypadku możliwe jest zaznaczenie na pozycji parametru Księgowanie od do i wskazanie zakresu dat. Po zaznaczeniu w dowolnej pozycji księgowania okresowego parametru Księgowanie od do, nie jest możliwe zaznaczenie zakresu dat w nagłówku.
Element księgowania okresowego
Ostatnią pozycją do zdefiniowania jest Kwota, pole dostępne tylko dla księgowań okresowych bez harmonogramu. Program pozwala na przypisanie definiowanej pozycji odpowiedniej wartości, która automatycznie będzie przypisana do wygenerowanego dekretu. Obok tego pola znajduje się ikona pozwalająca na uruchomienie Wizarda, służącego do jej zdefiniowania – ikona dostępna w przypadku gdy w nie został zaznaczony parametr Wg harmonogramu.
Dodanie pozycji schematu księgowań okresowych z harmonogramem
W przypadku gdy w nagłówku lub pozycji księgowania okresowego został zaznaczony parametr „Wg harmonogramu” w polu Konto Wn i Konto Ma nie można wykorzystywać masek, należy wskazać konkretne istniejące konta z planu kont.
Pole Kategoria oraz parametr Rozrachunek działają tak samo jak w przypadku księgowań okresowych bez harmonogramu, co zostało opisane w poprzednim podpunkcie.
Istnieje możliwość określenia harmonogramu na pozycji księgowania okresowego. Funkcja ta pozwala na utworzenie jednego księgowania okresowego dla wielu np. polis, które rozpoczynają się i/lub kończą w różnych terminach.
Jeżeli w nagłówku księgowania okresowego zaznaczony zostanie parametr Księgowanie od do bez zaznaczenia parametru Wg harmonogramu to możliwe jest natomiast zaznaczenie w dowolnej pozycji parametru Wg harmonogramu oraz określenie kwoty do rozksięgowania.
Jeżeli w nagłówku księgowania okresowego zaznaczony zostanie parametr Księgowanie od do oraz Wg harmonogramu to zakres dat wskazany w nagłówku przenoszony jest do każdej dodanej pozycji księgowania okresowego oraz zaznaczany jest parametr Wg harmonogramu, bez możliwości edycji na żadnej z pozycji.
W przypadku księgowania wg harmonogramu na elementach księgowania okresowego zamiast sekcji z kwotą dostępne jest pole z kwotą do rozksięgowania oraz harmonogram w rozbiciu na miesiące. Po wpisaniu kwoty i naciśnięciu przycisku lub klawisza <F8> kwota zostanie rozdzielona na poszczególne miesiące. Dostępne są dwie opcje rozdzielenia kwot:
Aktualizuj kwotę dla wszystkich okresów – rozbije kwoty równomiernie na poszczególne miesiące,
Aktualizuj kwotę tylko w okresach z wpisaną kwotą – rozbije kwoty na miesiące wcześniej uzupełnione (opcja wykorzystywana jeśli w harmonogramie były uzupełnione już jakieś konkretne miesiące, a później zmieniono łączną kwotę do rozksięgowania, to nowa kwota zostanie rozbita na miesiące wcześniej wybrane).
Zmiana kwot na harmonogramie możliwa jest tylko w miesiącach, w których nie wykonano jeszcze księgowania.
Element księgowania okresowego – Wg harmonogramu
Tabelka z harmonogramem zawiera kolumny: Okres, Kwota i Kwota zaksięgowana. W kolumnie Kwota zaksięgowana widoczna jest kwota na pozycji PK po wygenerowaniu księgowania okresowego i po ewentualnych poprawkach użytkownika, czyli faktyczna kwota widniejąca w Dziennikach. Tylko kolumna Kwota podlega edycji.
Obok tabelki z harmonogramem znajduje się ikona pozwalająca na zmianę wartości w kolumnie Kwota (dostępna tylko dla pozycji niezaksięgowanej) oraz ikona odwołująca do zapisu księgowego.
Element schematu księgowań okresowych – zakładka Pozostałe
Zakładka [Pozostałe] zawiera pole Uwagi pozwalające na wpisanie dodatkowych informacji dotyczących danej pozycji księgowania okresowego. Dane z tego pola nie są brane do księgowania.
Księgowania okresowe- zakładka Księgowania
Księgowania okresowe - zakładka Księgowania
Zakładka [Księgowania] wyświetla zapisy księgowe wygenerowane konkretnym schematem księgowań okresowych.
Z tego poziomu, za pomocą ikony Zmień, każdy wygenerowany zapis księgowy możemy podglądnąć, jak również dokonać jego zmiany np. wprowadzić odpowiedni nr dowodu w polu Dokument.
Księgowania okresowe - zakładka Pozostałe
Na zakładce [Pozostałe] wyświetlają się informacje:
dodatkowe informacje dotyczące danego księgowania okresowego – pole Uwagi, które będzie widoczne w kolumnie Opis na liście Schematy księgowań okresowych.
Kto zdefiniował schemat – kod operatora w polu Wprowadził.
Data utworzenia schematu – pole Data.
Kto ostatni dokonał zmian w schemacie – pole Zmodyfikował.
Ostatnia data, pod którą dokonywano zmian w schemacie – pole Data.
Pierwsze kroki
Jak rozpocząć pracę z modułem Księga Handlowa?
Rozdział ten przedstawia w kolejnych punktach informacje istotne dla użytkownika, który rozpoczyna pracę w programie Comarch ERP Optima.
Przystępując do pracy w module Księga Handlowa należy wykonać następujące czynności:
Określić podstawowe parametry związane z prowadzeniem księgowości
W przypadku korzystania z Księgi Handlowej Plus należy ustawić dodatkowo parametry związane z obsługą kont walutowych (Start/Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa)
Ustalić nazewnictwo stron kont księgowych: Debet/Credit lub Winien/Ma (Konfiguracja programu/Księgowość/Parametry)
Uzupełnianie tych list nie jest konieczne od razu w chwili rozpoczęcia pracy z systemem. Wpisywanie koniecznych informacji może być wykonywane na bieżąco podczas pracy programu.
Ćwiczenia i scenariusze
Ćwiczenie: schematy księg. – wzorzec dla księgowania listy płac
Cel ćwiczenia: stworzenie automatycznych wzorców księgowań listy płac wygenerowanej w module Kadry i Płace. Załóżmy że schemat księgowania listy płac w firmie NOVA wygląda następująco
Lp.
Konto Wn
Konto Ma
Kwota
Warunek
1
431
231
Brutto
bez kwoty zasiłków, pracownicy etatowi
2
431
233
Brutto
pracownicy na umowę-zlecenie
3
231
227-51
Składki na ub. społeczne płacone przez pracownika
4
231
227-52
Składki na ub. zdrowotne
5
445
227-51
Składki na ub. społeczne płacone przez firmę
6
445
227-53
FP i FGŚP
7
231
220
Podatek
1. Z menu Księgowość wybieramy Inne/ Schematy księgowe, a następnie typ schematu: Lista płac.
2. Dodajemy schemat ikoną , definiujemy nagłówek:
Symbol: LP
Nazwa: Lista płac
Dziennik: INNE
Księgowanie przez bufor
Data księgowania – domyślnie zaznaczony parametr Pobierz datę księgowania z konfiguracji
Opis: Nr listy płac (@Dokument)
3. Dodajemy pierwszą pozycję schematu przyciskiem , która będzie księgowała kwotę brutto dla pracowników etatowych:
Konto Wn: 431, Konto Ma: 231, podział na słowniki: Podmioty,
następnie zatwierdzamy całą definicję kwoty ikoną Zapisz ,
Opis: Nr listy płac (@Dokument),
Warunek pozostawiamy pusty.
zapisujemy pozycję schematu przyciskiem .
9. Dodajemy siódmą pozycję schematu:
Konto Wn: 231, Konto Ma: 220, podział na słowniki: Podmioty,
Kwota /Kwota/ Podatek (@Zaliczka)
Opis: Nr wypłaty (@WyplataNr),
Warunek pozostawiamy pusty.
zapisujemy pozycję schematu przyciskiem Zapisz .
Schemat jest gotowy – można nim zaksięgować listy płac (etatową i umów zleceń) wygenerowane w module Kadry i Płace w ćwiczeniach dla tego modułu.
Ćwiczenie: schematy księg. – wzorzec dla księgowania raportu kasowego
Cel ćwiczenia: stworzenie automatycznych wzorców księgowań prostych z zastosowaniem konta przeciwstawnego na zapisach kasowych/bankowych.
Wykorzystując konto księgowe związane z danym rejestrem kasowym czy bankowym oraz konta przeciwstawne do nich znajdujące się na poszczególnych zapisach kasowych czy bankowych, stworzymy prosty wzorzec, który przeniesie poszczególne dowody KP/KW na odpowiednie konta księgowe.
Budowanie schematu księgowego
Aby zaksięgować raport kasowy na konto przypisane do danej kasy i po przeciwnej stronie na konto wypełnione na dowodzie KP/KW, należy stworzyć następujący schemat:
1. Z menu Księgowość wybieramy Inne/ Schematy księgowe, a następnie typ schematu: Raporty Kasa/Bank.
2. Dodajemy schemat ikoną , definiujemy nagłówek:
Symbol: RAPORT_KASA
Nazwa: Raport kasowy
Dziennik: KASA
Księgowanie przez bufor
Data księgowania – domyślnie zaznaczony parametr Pobierz datę księgowania z konfiguracji
Opis: Nr dokumentu/ Wewnętrzny + Rachunek/ Symbol (@NumerPelny+' '+@Rachunek)
3. Dodajemy pierwszą pozycję schematu przyciskiem (będzie to pozycja służąca do zaksięgowania wpływu pieniędzy do kasy):
przyciskiem strzałki obok ikony KontoWn rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Konta/ Konto kasy (rachunku). W okienku obok pojawia się makro @KontoRach,
przyciskiem strzałki obok ikony KontoMa rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Konta/ Konto przeciwstawne. W okienku obok pojawia się makro @KontoPrzeciw,
podział na słowniki: Podmioty
następnie klikamy na przycisku Kwota i wybieramy Kwota/Przychód. W okienku obok pojawia się makro @Przychod
jako Opis wybieramy Nr dokumentu/Wewnętrzny. W okienku obok pojawia się makro @NumerPelny.
pozycję schematu zapisujemy przyciskiem dyskietki.
4. Dodajemy drugą pozycję schematu przyciskiem (będzie to pozycja służąca do księgowania wypłaty pieniędzy z kasy):
przyciskiem strzałki obok ikony KontoWn rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Konta/ Konto przeciwstawne. W okienku obok pojawia się makro @KontoPrzeciw,
przyciskiem strzałki obok ikony KontoMa rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Konta/ Konto kasy (rachunku). W okienku obok pojawia się makro @KontoRach,
podział na słowniki: Podmioty
następnie klikamy na przycisku Kwota i wybieramy Kwota/Rozchód. W okienku obok pojawia się makro @Rozchod
jako Opis wybieramy Nr dokumentu/Wewnętrzny. W okienku obok pojawia się makro @NumerPelny.
5. Pozycję schematu zapisujemy przyciskiem .
6. Schemat zapisujemy przyciskiem .
Zakładając, że dla każdego KP/KW generowany jest jeden dekret – powyższy wzorzec jest wystarczający do zaksięgowania raportu kasowego. W praktyce zdarza się jednak, że np. dowód KW dokumentuje koszt, który dekretowany jest na konto zespołu „4” i równolegle na konta zespołu „5”. Aby w schemacie księgowym automatycznie została uwzględniona również taka sytuacja, można wykorzystać, znane z poprzedniego ćwiczenia, kwoty dodatkowe.
1. Edytujmy więc zapisany schemat: RAPORT_KASA i dodajmy jeszcze jedną pozycję:
przyciskiem strzałki obok ikony KontoWn rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Kwoty dodatkowe/Konto Wn. W okienku obok pojawia się makro @KontoDodatWn
przyciskiem strzałki obok ikony KontoMa rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Kwoty dodatkowe/Konto Ma. W okienku obok pojawia się makro @KontoDodatMa
podział na słowniki: Podmioty
następnie klikamy na przycisku Kwoty i wybieramy Kwoty dodatkowe/Kwota. W okienku obok pojawia się makro @KwotaDodat
jako Opis wybieramy Nr dokumentu/ Wewnętrzny. W okienku obok pojawia się makro @NumerPelny.
2. pozycję schematu, a następnie cały schemat, zapisujemy przyciskiem .
W naszych ćwiczeniach utworzyliśmy osobny dziennik do księgowania raportów kasowych i osobny do księgowania wyciągów bankowych. Raporty księgowane powyższym wzorcem trafią do dziennika: KASA (ponieważ tak ustaliliśmy w nagłówku schematu księgowego). Powyższy schemat jest jednak na tyle uniwersalny, że możemy wykorzystać go do księgowania raportów bankowych:
na liście schematów dla raportów kasowych/bankowych, podświetlamy schemat o symbolu: RAPORT_KASA,
zmieniamy symbol schematu na: RAPORT_BANK i opis na: Raport bankowy
zmieniamy dziennik do jakiego mają być księgowane raporty bankowe na dziennik BANK
następnie cały schemat, zapisujemy przyciskiem Zapisz - schemat pojawił się na liście, zamykamy listę schematów księgowych.
Księgowanie raportu kasowego/bankowego
Z menu Kasa/Bank otwieramy Rejestry kasowe/bankowe i edytujemy kolejno rejestry:
BPH – wpisując w polu Konto księgowe numer konta banku BPH: 131-BPH-PLN i zapisujemy przyciskiem Zapisz,
BPHEUR – wpisując w polu Konto księgowe numer konta banku BPH: 131-BPH-EUR i zapisujemy przyciskiem Zapisz,
KASA - wpisując w polu Konto księgowe numer konta kasy gotówkowej: 100 i zapisujemy przyciskiem Zapisz,
PKO - wpisując w polu Konto księgowe numer konta banku PKO: 131-PKO i zapisujemy przyciskiem Zapisz.
Z menu Kasa/Bank otwieramy Zapisy kasowe/bankowe i edytujemy kolejno zapisy dla rejestrów:
1. KASA i raportu: RKB/1/20XX/KASA:
zapis KW/1/20XX/KASA - w polu Konto przeciwstawne wpisujemy konto rozrachunków z dostawcami: 202-2-1 i zapisujemy formatkę,l
zapis KP/1/20XX/KASA – w polu Konto przeciwstawne wpisujemy konto rozrachunków z odbiorcami: 201-2-1, zapis KP/1/20XX/KASA został skompensowany w ćwiczeniu 8.7 z zapisem KW/1/20XX/KASA, w kwotach dodatkowych dodamy dekret odpowiadający tej operacji: przyciskiem Kwoty dodatkowe otwieramy formatkę kwot dodatkowych i dodajemy pierwszą pozycję:
Wn 201-2-1, kwota 700 i druga pozycja: Ma 202-2-1, kwota 700 i zapisujemy formatkę kwot dodatkowych, a następnie formatkę KW,
zapisy FZ 2/20XX i FZ 22/20XX – zapłata za fakturę wystawioną przez naszego dostawcę (ćwiczenie), w polu Konto przeciwstawne wpisujemy konto rozrachunków z dostawcami: 202-2-1 i zapisujemy formatkę.
2. BPH i raportu: RKB/1/20XX/BPH:
zapis KP/1/20XX/BPH - w polu Konto przeciwstawne wpisujemy konto rozrachunków z odbiorcami: 201-2-1,
zapis KW/1/20XX/BPH - w polu Konto przeciwstawne wpisujemy konto rozrachunków z dostawcami: 202-2-1 i zapisujemy formatkę,
Aby zaksięgować poszczególne raporty kasowe/bankowe na konta, z menu Kasa/Bank otwieramy Raporty kasowe/bankowe:
Rejestr KASA
edytujemy raport RKB/1/20XX/KASA i zaznaczamy parametr: Zamknięty, a następnie zapisujemy formatkę,
zaznaczamy raport RKB/1/20XX/KASA i ikoną Księguj uruchamiamy księgowanie. Wybieramy schemat: RAPORT_KASA i zatwierdzamy ikoną wybierz,
dekret można obejrzeć edytując raport kasowy i klikając przycisk lupki obok pola zapis księgowy lub z poziomu Księgowość/ Dzienniki wybierając dziennik księgowań KASA, bufor i miesiąc 01, raport został zaksięgowany z datą zamknięcia raportu.
Rejestr BPH:
edytujemy raport RKB/1/20XX/BPH i zaznaczamy parametr: Zamknięty, a następnie zapisujemy formatkę,
zaznaczamy raport RKB/1/20XX/BPH i ikoną Księguj uruchamiamy księgowanie. Wybieramy schemat: RAPORT_BANK i zatwierdzamy ikoną wybierz,
dekret można obejrzeć edytując raport bankowy i klikając przycisk lupki obok pola zapis księgowy lub z poziomu Księgowość/ Dzienniki wybierając dziennik księgowań BANK, bufor i miesiąc 01, raport został zaksięgowany z datą zamknięcia raportu.
W praktyce może się zdarzyć, że dodając poszczególne dowody KP/KW nie od razu będziemy wypełniać pole Konto przeciwstawne lub nie wszystkie dowody od razu będą predekretowane. Przed przystąpieniem do księgowania warto więc sprawdzić czy wśród zapisów kasowych/bankowych nie ma takiego, któremu nie wypełniliśmy pola Konto przeciwstawne aby później uniknąć błędów w trakcie księgowania schematem. Można do tego celu użyć odpowiedniego filtra – ćwiczenie 10.18
Ćwiczenie: Zestawienia księgowe
Cel ćwiczenia: poznanie mechanizmu tworzenia oraz generowania zestawień księgowych na przykładzie bilansu firmy.
Definiujemy nagłówek zestawienia:
1. Otwieramy menu Księgowość/ Zestawienia księgowe.
2. Dodajemy nowe zestawienie.
3. Pojawia się okno nagłówka zestawienia, w którym na zakładce Ogólne wprowadzamy:
Symbol – BILANS2
Nazwa – BILANS FIRMY
Opis – Bilans firmy – ćwiczenia
zaznaczamy parametr Uwzględniać zapisy w buforze
wybieramy Schemat numeracji : –-, A, X, 1 dla czterech kolejnych poziomów
4. Na zakładce Kolumny dodajemy dwie kolumny:
I/ Nazwa – Początek okresu
Okres – Bilans otwarcia
II/ Nazwa – Koniec okresu
Okres – Bieżący okres
5. Zdefiniowane parametry zapisujemy za pomocą ikony Zapisz zmiany.
Definiujemy elementy zestawienia księgowego
1. Przyciskiem przechodzimy na listę gałęzi:
dodajemy pierwszą pozycję zestawienia (ikoną plusa lub klawiszem <Ins>): Nazwa: Aktywa
2. Dopisujemy pozycję podrzędną do Aktywów używając przycisku , który związany jest z ikoną . Z rozwiniętego podmenu wybieramy Dodaj pozycję na następnym poziomie i wprowadzamy:
Nazwa – Aktywa trwałe
Sumowanie ze znakiem – +
3. Ustawiamy się na pozycji Aktywa trwałe i analogicznie jak w pkt. 2. dodajemy pozycję podrzędną do Aktywów trwałych:
Nazwa – Wartości niematerialne i prawne
Sumowanie ze znakiem – +
4. Wprowadzamy gałąź równorzędną do Wartości niematerialnych i prawnych, a podrzędną do Aktywów trwałych, ustawiając się na Wartościach niematerialnych i prawnych i wykorzystując ikonę Dodaj:
Nazwa – Rzeczowe aktywa trwałe
Sumowanie ze znakiem – +
5. Uzupełniamy zestawienie o gałęzie najniższego poziomu dla pozycji Rzeczowe aktywa trwałe.
6. Pierwszą z nich wprowadzamy przez ikonę i rozwijane przez nią podmenu, z którego wybieramy Dodaj pozycję na następnym poziomie:
Nazwa – Grunty własne
Sumowanie ze znakiem – +
7. Kolejne przez ustawienie się na pozycji Grunty własne lub na innych pozycjach równorzędnych i wykorzystując przycisk Dodaj:
I/ Nazwa – Budynki i budowle
Sumowanie ze znakiem – +
II/ Nazwa – Urządzenia techniczne i maszyny
Sumowanie ze znakiem – +
III/ Nazwa – Środki transportu
Sumowanie ze znakiem – +
Podpinamy definicję do pozycji zestawienia księgowego
Za pomocą ikony , lub przez dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszy edytujemy pozycję zestawienia Urządzenia techniczne i maszyny
Cyfrę 1,00 pozostawiamy w polu współczynnik (wartość wyrażenia zostanie przemnożona przez 1)
Klikamy na przycisku Kwota i z podmenu wybieramy Funkcje kont.
Kursorem ustawiamy się na pozycji Saldo Wn, akceptujemy ją przez kliknięcie lewym klawiszem myszy.
Pojawi się plan kont. Podświetlamy właściwe konto księgowe (011-2) i akceptujemy przyciskiem . Konto będące argumentem funkcji księgowej pojawi się automatycznie w polu Argument.
Aby wyrażenie zostało zapamiętane należy kliknąć na ikonie . Jego treść pojawi się w górnym polu zatytułowanym Kwota @SaldoWn (011-2)
W celu odjęcia Salda Ma konta 071-2, w polu łącznik wybieramy znak „-”
Akceptujemy cyfrę 1,00 w polu współczynnik
Klikamy na przycisku Kwota, z podmenu wybieramy Funkcje kont.
Kursorem ustawiamy się na pozycji Saldo Ma, akceptujemy ją przez kliknięcie lewym klawiszem myszy.
Z planu kont wybieramy konto 071-2, które pojawi się na formatce definicji wyrażenia jako argument.
Przyciskiem akceptujemy definicję.
W górnym polu Kwota do pierwszego elementu wyrażenia zostaje dodany drugi.
Ostateczna akceptacja wyrażenia odbywa się przez wybranie ikony i powrót do formatki Pozycja zestawienia, którą zatwierdzamy.
Przyciskiem wycofujemy się do formatki z listą zestawień księgowych.
Generujemy zestawienie księgowe
Ikoną Przelicz wybrane zestawienie wywołujemy obliczenie zestawienia i wyniki są prezentowane na ekranie. Z tego poziomu istnieje możliwość wydruku zestawienia lub eksportu do Excela.
Wycofujemy się z prezentowanych wyników. Ponownie podglądamy wyniki przeliczonego wcześniej zestawienia (w kolumnie Data obliczenia zestawienia widoczna jest data przeliczenia) przez użycie przycisku Wyniki zestawienia.
Uzupełniamy istniejące zestawienie księgowe w związku modyfikacją wzorcowego planu kont
W Ćwiczeniu dodaliśmy do wzorcowego planu kont wygenerowanego przez Konfigurator bazy danych, konto 233 Rozrachunki ze zleceniobiorcami. W związku z tym, że jest to konto, które wchodzi do zestawienia: BILANS FIRMY, należy je dodać w odpowiedniej pozycji. Dodajmy więc saldo Debet tego konta do gałęzi AKTYWÓW B.II.2.c Należności od pozostałych jednostek inne, natomiast Saldo Kredyt do gałęzi PASYWÓW B.III.2.h Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń.
W menu Księgowość/ Zestawienia księgowe, na zakładce Ogólne podświetlamy zestawienie o symbolu: BILANS FIRMY. Za pomocą ikony edytujemy zestawienie, ustawiamy kursor na pozycji AKTYWÓW B.II.2.c i edytujemy pozycję za pomocą ikony . Klikamy w przycisk , następnie Funkcje kont/Saldo Wn i wybieramy konto 233. Zatwierdzamy formatkę.
Ustawiamy kursor na gałęzi PASYWÓW B.III.2.h, edytujemy gałąź. Klikamy w przycisk , następnie Funkcje kont/Saldo Ma i wybieramy konto 233. Zatwierdzamy formatkę.
Za pomocą ikony wycofujemy się z formularza pozycji zestawienia.
W ćwiczeniu dotyczącym modyfikacji planu kont dodaliśmy również konto 227, które należy podpiąć pod odpowiednie gałęzie zestawienia BILANS FIRMY.
Ćwiczenie: Ewidencja VAT
Cel ćwiczenia: wprowadzenie zapisów bezpośrednio do rejestrów VAT
Faktura sprzedaży
1. Dodajemy fakturę sprzedaży towarów dla firmy F.H. ALOZA sp. z o.o. na wartość netto 9 000.00 zł do rejestru SPRZEDAŻ.
2.Otwieramy menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT
wybieramy rodzaj rejestru Sprzedaż (zakładka pionowa)
wybieramy zakładkę poziomą Rejestr VAT
wybieramy podrejestr SPRZEDAŻ
wskazujemy miesiąc 01
3. Dodajemy nowy zapis:
Kontrahent: ALOZA
Kategoria: PRZYCHODY (pole wypełnia się automatycznie)
5.Zatwierdzamy formularz
6.W module Kasa/Bank, w Preliminarzu płatności pojawia się planowana płatność powiązana z wprowadzoną fakturą sprzedaży. Zdarzenie powstaje w rejestrze PKO (powiązanym z formą płatności przelew) po stronie przychodu (kwota: 10 540,00).
Faktura kosztowa
1. Dodajemy fakturę gdzie mamy dwa rodzaje kosztów: od firmy BIUROWIEC sp. z o.o. na wartość netto 250,00 zł, zakup całkowicie związany ze sprzedażą opodatkowaną do rejestru KOSZT.
2. Otwieramy menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT
wybieramy rodzaj rejestru Zakup (zakładka pionowa)
wybieramy zakładkę poziomą Rejestr VAT
wybieramy podrejestr KOSZT
wskazujemy miesiąc 01
3. Dodajemy nowy zapis:
Kontrahent: BIUROWIEC
Numer dokumentu: FZ 2/20XX
Data wystawienia, wpływu i zakupu: 20XX-01-03
Forma płatności: gotówka
4. Fakturę należy rozbić na kategorie:
Koszty energii
Kategoria: ENERGIA
VAT: 23%
wartość netto 150 zł
Rodzaj: INNE
Odliczenia VAT: TAK
Koszty wynajmu
Kategoria: INNE (USŁUGI OBCE)
VAT: 23%
wartość netto 100 zł
Rodzaj: Inne
Odliczenia VAT: TAK
5. Zatwierdzamy formularz
6. W module Kasa/Bank w Preliminarzu płatności pojawia się płatność powiązana z wprowadzoną fakturą kosztową:
zdarzenie powstaje w rejestrze KASA (powiązanym z formą płatności gotówka) po stronie rozchodu i znajduje się na liście rozliczonych dokumentów.
ponieważ w menu Konfiguracja Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry jest zaznaczony parametr Automatyczna generacja kasy dla Rejestrów VAT – automatycznie po zapisaniu faktury gotówkowej, w Zapisach kasowych/bankowych raportu RKB/1/20XX/KASA powstał zapis KW na kwotę brutto faktury 307,50 zł.
zapis ma status R, czyli jest rozliczony.
Faktura kosztowa: Paliwo
1. Dodajemy fakturę na zakup paliwa, od którego możemy odliczyć 50% podatku VAT.
2. Edytujemy formularz kategorii kosztowej (Ogólne/Kategorie) PALIWO-SAM.OSOBOW.
Zaznaczamy parametr: Podziel odliczenia 50%
Odliczenia VAT: TAK
3. Otwieramy menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT
wybieramy rodzaj rejestru Zakup (zakładka pionowa)
wybieramy zakładkę poziomą Rejestr VAT
wybieramy podrejestr KOSZT
wskazujemy miesiąc 01
4. Dodajemy nowy zapis:
Kontrahent: CPN
Numer dokumentu: FZ 22/20XX
Data wpływu, zakupu, wystawienia: 20XX-01-27
Forma płatności: gotówka
Rozliczyć w deklaracji VAT: 20XX.01
5. Wprowadzamy wartości netto z faktury
Kategoria: PALIWO-SAM.OSOBOW.
Wartość netto 120 zł
Rodzaj: Paliwo
Odliczenia VAT: TAK
6. Faktura została podzielona zgodnie z prawem do odliczenia: 50%.
Faktura na zakup samochodu
1. Dodajemy fakturę na zakup samochodu osobowego Ford na wartość netto 52,000.00 zł do rejestru TRWAŁE.
2. Do listy kategorii (Ogólne/ Kategorie) dopisujemy nową kategorię ogólną:
Typ: Koszty
Kod/Opis: Samochody
stawka 23%
Odliczenia: Tak
Rodzaj: Środki transportu
zatwierdzamy formularz
3. Otwieramy menu Rejestry VAT/Rejestry VAT
wybieramy rodzaj rejestru Zakup (zakładka pionowa)
wybieramy zakładkę poziomą Rejestr VAT
wybieramy podrejestr TRWAŁE
wskazujemy miesiąc 01
4. Dodajemy zapis:
Kontrahent: KOLASA
Kategoria: Samochody
Numer dokumentu: FZ 4/20XX
Data wpływu: 20XX-01-22
Data zakupu: 20XX-01-17
Data wystawienia: 20XX-01-17
Forma płatności: przelew
Termin płatności: 20XX-01-31
5. Wprowadzamy wartości z faktury:
Kategoria: Samochody
VAT: 23%
Wartość netto: 52 000.00 zł
Rodzaj: Środki transportu
OdliczeniaVAT: TAK
6. Zatwierdzamy formularz
7. W module Kasa/Bank pojawia się planowana płatność powiązana z wprowadzoną fakturą zakupu. Zdarzenie powstaje w rejestrze PKO (powiązanym z formą płatności przelew) po stronie rozchodu (kwota: 63 960,00).
Faktura kosztowa: telefon
1. Dodajemy fakturę zakupu: opłata za usługi telekomunikacyjne na wartość netto 500.00 zł, gdzie termin płatności to następny miesiąc (Rozliczenie na deklaracji zgodne z datą płatności miesiąc następny). Koszt ten związany jest ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną (odliczenia VAT – Warunkowo).
2. Otwieramy menu Rejestry VAT/Rejestry VAT
wybieramy rodzaj rejestru Zakup (zakładka pionowa)
wybieramy zakładkę poziomą Rejestr VAT
wybieramy podrejestr KOSZT
wskazujemy miesiąc 01
3. Dodajemy nowy zapis:
Kontrahent: TPSA
Numer dokumentu: FZ 10/20XX
Data wpływu, zakupu, wystawienia: 20XX-01-27
Forma płatności: przelew
Termin płatności: 20XX-02-03
Rozliczyć w deklaracji VAT: 20XX.02
4. Wprowadzamy wartości netto z faktury
Kategoria: TEL. STACJONARNE
Wartość netto 500 zł
Rodzaj: Inne
Odliczenia VAT: WARUNKOWO
5. Po uzupełnieniu danych zatwierdzamy formularz
6. Faktura zostanie wykazana na deklaracji VAT-7 za miesiąc luty, a kwota netto zostanie przemnożona przez współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży (określony na formularzu deklaracji VAT-7).
7. Podobnie jak we wcześniejszych przykładach w module Kasa/Bank pojawia się planowana płatność powiązana z wprowadzoną faktura zakupu. Zdarzenie powstaje w rejestrze PKO (powiązanym z formą płatności przelew) po stronie rozchodu (kwota: 615,00).
Faktura zakupu: Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
1. Aby prawidłowo wykazać WNT na deklaracji VAT-7 oraz VAT-UE, a także aby w Preliminarzu znalazła się prawidłowa kwota zobowiązania wobec kontrahenta, należy wprowadzić 3 dokumenty: fakturę główną (dokumentującą nasze zobowiązanie wobec kontrahenta),dokument wewnętrzny sprzedaży DWS (za pomocą której naliczamy VAT należny na VAT-7) oraz dokument wewnętrzny zakupu DWZ (za pomocą której dokumentujemy VAT naliczony na VAT-7, jeżeli mamy prawo do odliczenia).
2. Otwieramy menu Rejestry VAT/Rejestry VAT
wybieramy rodzaj rejestru Zakup (zakładka pionowa)
wybieramy zakładkę poziomą Rejestr VAT
wybieramy podrejestr TOWAR
wskazujemy miesiąc 01
3. Dodajemy nowy zapis:
Kontrahent: AURELIA
Numer dokumentu: FZ 155/20XX
Data wpływu: 20XX-01-27
zakupu, wystawienia: 20XX-01-05
Forma płatności: przelew_BPH
Termin płatności: 20XX-02-03
Rozliczyć w deklaracji VAT: 20XX.01
4. Na zakładce Waluta, program ustawia domyślną walutę kontrahenta: EUR. Wpisujmy kurs ręczny: 1 EURO = 4,1234 PLN
5. Na zakładce Ogólne, wprowadzamy wartość netto z faktury w stawce NP:
Wartość netto 500 EUR
Rodzaj: Towary
Odliczenia VAT: NIE
6. Po uzupełnieniu danych zatwierdzamy formularz
7. Podobnie jak we wcześniejszych przykładach w module Kasa/Bank pojawia się planowana płatność powiązana z wprowadzoną fakturą zakupu. Zdarzenie powstaje w rejestrze BPHEUR (powiązanym z formą płatności przelew_BPH i walutą EUR) po stronie rozchodu (kwota: 500,00 EUR).
8. Po zapisaniu formularza pojawi się okno generowania dokumentu wewnętrznego. Istnieje możliwość wygenerowania od razu dwóch dokumentów wewnętrznych i zakupu i sprzedaży, ale można również generować dokumenty wewnętrzne oddzielnie, najpierw sprzedaży, później zakupu.
9. Podajemy rejestry w jakich mają się znaleźć te faktury, czyli dla sprzedaży FWS, a dla zakupów FWZ. Pojawia się formatka dokumentu wew. sprzedaży, sprawdzamy dane:
Kontrahent: AURELIA
Numer dokumentu: 1/20XX/DWS oraz 1/20XX/DWZ
wystawienia, sprzedaży: 20XX-01-05
Faktura wewnętrzna: zaznaczony
Rozliczyć w deklaracji VAT: 20XX.01
Stawka VAT: 23%
Wartość netto: 2 061,70 PLN
Uwzględniać w proporcji: nie uwzględniaj
Zatwierdzamy formularz
10. Zaznaczenie parametru: Dokument wewnętrzny, powoduje że płatność w Preliminarzu nie jest generowana po zapisaniu dokumentu. Zaznaczenie tego parametru powoduje również automatyczne odznaczenie parametru Rozliczać w VAT-UE, w ten sposób w deklaracji VAT-7 zostają uwzględnione dokumenty wewnętrzne, natomiast w deklaracji VAT-UE zostanie uwzględniona faktura pierwotna zakupu (w stawce NP).
11. W Rejestrze zakupów VAT, w podrejestrze DWZ, pojawi się dokument wewnętrzny zakupu o takich samych parametrach jak DWS. W kolumnie Odliczenia deklarujemy: TAK.
Wyliczenie deklaracji VAT –7 za miesiąc bieżący i miesiąc następny.
1. Otwieramy Konfigurację i wybieramy Firma/ Dane firmy/ Deklaracje:
Wybieramy z listy urząd skarbowy: 03 – Urząd Skarbowy Kraków-Krowodrza
Zapisujemy zmiany
Zamykamy konfigurację
2. Otwieramy menu Rejestry VAT/ Deklaracje VAT-7.
3. Na Liście deklaracji VAT-7 dodajemy deklarację:
wprowadzamy miesiąc bieżący
zaznaczamy parametr: Współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży i wpisujemy 80%
przeliczamy deklarację ikoną pioruna
4. Po wprowadzeniu faktur zgodnie z niniejszym ćwiczeniem w deklaracji powinna wyjść nadwyżka podatku naliczonego nad należnym.
5. Aby zablokować deklarację przed zmianami należy zaznaczyć parametr na pierwszej zakładce Dane ogólne: Zablokuj deklarację przed zmianami. Odblokowanie deklaracji jest możliwe z poziomu listy deklaracji po kliknięciu prawym klawiszem myszy na daną deklarację i wybraniu opcji Odblokujdeklarację.
6. Aby wydrukować deklarację należy edytować formatkę deklaracji, kliknąć przycisk strzałki obok ikony z drukarką i wybrać wydruk pełny lub nadruk na oryginalny formularz.
7. Należy zwrócić uwagę, że na deklaracji VAT-7 wyliczona została nadwyżka podatku naliczonego nad należnym, w związku z czym w Preliminarzu nie powstanie żadne zdarzenie planujące zapłatę.
W innym przypadku w module Kasa/Bank powstaje zdarzenie związane z wyliczoną deklaracją. Rejestr, do którego ma trafić płatność związana z deklaracją określany jest w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje:Forma płatności dla deklaracji (forma powiązana jest z rejestrem). Dane Urzędu Skarbowego zostaną pobrane dla US wybranego w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje w polu U.S. (VAT).
8. W taki sam sposób przeliczamy deklarację za miesiąc luty. Proszę zwrócić uwagę iż w miesiącu lutym pojawia się zakup związany ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną (FZ 10/20XX na kwotę netto 500 zł). Kwota netto została przemnożona przez współczynnik 80% i na deklaracji pojawiła się kwota netto 400 zł i VAT 92 zł. Z poziomu otwartej deklaracji VAT-7 można wywołać wydruk Rozliczenie VAT naliczonego, na którym m.in. znajduje się kwota zakupów związanych ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną w 100% oraz po przemnożeniu przez współczynnik.
Ćwiczenie: Ewidencja środków trwałych
Cel ćwiczenia: wprowadzenie środka trwałego do programu
Dodajemy środek trwały do ewidencji środków trwałych: komputer na podstawie faktury nr FZ 15/2011
1. Aby wprowadzić do bazy danych nowy środek do ewidencji, należy otworzyć listę Ewidencja środków trwałych z menu głównego: Księgowość/ Ewidencja środków trwałych.
2. Z poziomu zakładki Środki trwałe wybieramy grupę środków trwałych: KOMPUTERY.
3. Dodajemy nowy środek trwały. Wypełniamy kolejno dane środka trwałego.
Zakładka Ogólne:
Numer inwentarzowy: K1/2014
Kod kreskowy: naciskamy na przycisk Kod kreskowy, pole uzupełnia się automatycznie na podstawie numeru inwentarzowego
Nazwa: Komputer
po wciśnięciu przycisku Historia osób odpowiedzialnych na zakładce Osoby i miejsca w sekcji Osoba odpowiedzialna ikoną Plusa dodajemy osobę odpowiedzialną wybierając z listy pracowników: Kowalska Zofia
po wciśnięciu przycisku Historia miejsc użytkowania na zakładce Osoby i miejsca w sekcji Miejsce użytkowania ikoną dodajemy lokalizację wybierając ze słownika miejsc użytkowania: Kraków
Data zakupu, data przyjęcia do używania, początek amortyzacji, wartość początkowa: wypełniają się automatycznie po wpisaniu danych dokumentu na zakładce Dokumenty
Zakładka Dokumenty:
Dodajemy dokument: klikamy przycisk strzałki obok ikony Dodaj, wybieramy opcję Bez wskazania dokumentu i wpisujemy numer dokumentu FZ 15/2014, data 2014.12.29, kwota: 5000 zł
Zakładka Amortyzacja:
Metoda amortyzacji: liniowa
Stawka amortyzacji: 30%
Współczynnik: 1
Wartość netto (początkowa): 5000 zł
Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego środka bezwzględnie wypełnione były pola Grupa, Numer inwentarzowy i Nazwa. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza.
4. Zatwierdzamy formularz.
Uwaga
Numer inwentarzowy musi być unikalny, tzn. program nie pozwoli dodać dwóch środków trwałych o identycznym numerze.
Dodajemy środek trwały do ewidencji środków trwałych na podstawie faktury z rejestru zakupów VAT
1. Wprowadzamy samochód Ford na podstawie faktury wprowadzonej wcześniej do rejestru VAT (faktura numer: FZ 4/20XX).
2. Aby wprowadzić do bazy danych nowy środek do ewidencji, należy otworzyć listę Ewidencja środków trwałych z menu głównego: Księgowość/ Ewidencja środków trwałych.
3. Z poziomu zakładki Środki trwałe wybieramy grupę środków trwałych: SAMOCHODY.
4. Dodajemy nowy środek trwały. Wypełniamy kolejno dane środka trwałego.
Zakładka Ogólne:
Numer inwentarzowy: S1/20XX
Kod kreskowy: naciskamy na przycisk Kod kreskowy, pole uzupełnia się automatycznie na podstawie numeru inwentarzowego
Nazwa: Ford Focus
po wciśnięciu przycisku Historia osób odpowiedzialnych na zakładce Osoby i miejsca w sekcji Osoba odpowiedzialna ikoną dodajemy osobę odpowiedzialną wybierając z listy pracowników: Wierzbicki Krzysztof
po wciśnięciu przycisku Historia miejsc użytkowania na zakładce Osoby i miejsca w sekcji Miejsce użytkowania ikoną dodajemy lokalizację wybierając ze słownika miejsc użytkowania: Warszawa
Data zakupu, data przyjęcia do używania, początek amortyzacji, wartość początkowa: wypełniają się automatycznie po wskazaniu dokumentu na zakładce Dokumenty
Zakładka Dokumenty:
Dodajemy dokument: klikamy ikonę Dodaj i wybieramy z listy faktur z rej. VAT dokument FZ 4/20XX
Zakładka Amortyzacja:
Amortyzacja: zaznaczamy: Różna amortyzacja bilansowa i kosztowa
Stawka amortyzacji: 20%
Współczynnik: 1
metoda: liniowa
Wartość netto kosztowa: 40 000 zł
Wartość netto bilansowa: 52 000 zł
Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego środka bezwzględnie wypełnione były pola Grupa, Numer inwentarzowy i Nazwa. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza.
5. Zatwierdzamy formularz.
Generowanie planu amortyzacji
1. Wygenerowanie na ekran planu amortyzacji za bieżący okres obrachunkowy dla wszystkich środków trwałych. Na liście środków trwałych:
wybieramy Grupa: wszystkie
zaznaczamy obydwie pozycje na liście
2. Generowanie planu amortyzacji uruchamiamy przyciskiem Generacja planu amortyzacji
3. Po wygenerowaniu planu amortyzacji program wyświetli informację oraz plan amortyzacji, który można wydrukować klikając na ikonę drukarki.
Generowanie odpisów amortyzacyjnych
1. Aby wygenerować odpisy amortyzacyjne na liście środków trwałych:
wybieramy Grupa: wszystkie
zaznaczamy obydwie pozycje na liście
2. Generujemy amortyzację za pomocą ikony Generacja amortyzacji
3. W parametrach generacji odpisów wpisujemy miesiąc: 01 rok: 20XX i zatwierdzamy
4. Odpisy zostały wygenerowane tylko dla środka K1/2014 (ponieważ początek amortyzacji dla środka trwałego S1/20XX to 20XX-02-01 – odpisy dla tego środka będą generowane od lutego)
5. Amortyzacja będzie widoczna z menu Księgowość/ Dokumenty środków trwałych:
miesiąc: 01
typ dokumentów: amortyzacja
Z tego poziomu możliwe jest zaksięgowanie amortyzacji za pomocą ikony Księguj. Wcześniej należy zdefiniować schemat księgowy w menu Księgowość/ Inne/ Schematy księgowań typ schematu: Amortyzacja s.t.
Uwaga
Moduł Środki Trwałe współpracujący z Księgą Handlową wymaga zdefiniowania w konfiguracji Firma/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe okresów obrachunkowych, dla których prowadzona będzie ewidencja środków trwałych. Jeśli okres obrachunkowy został zdefiniowany dla księgowości kontowej, nie ma potrzeby wprowadzania dodatkowych ustawień w konfiguracji dla księgi inwentarzowej. O tym, który okres będzie wyświetlany w module ST jako bieżący decyduje data bieżąca. Można ją zmieniać z poziomu Narzędzia/ Data bieżąca.
Ćwiczenie: schematy księg. – wzorzec księgowania sprzedaży
Cel ćwiczenia: stworzenie automatycznych wzorców księgowań prostych z zastosowaniem warunków oraz przeksięgowanie wprowadzonych faktur.
Załóżmy, że w naszej bazie NOVA księgowanie wszystkich transakcji sprzedaży odbywa się w następujący sposób:
kwota brutto jest księgowana na stronę Debet konta 201-2-1 służącego do prowadzenia rozrachunków z określonym odbiorcą
kwota netto jest księgowana na stronę Kredyt konta 731-2 Przychody ze sprzedaży towarów
kwota należnego podatku VAT jest księgowana po stronie Kredyt konta 221-2 VAT należny
Aby utworzyć schemat księgowania należy:
z poziomu menu głównego otworzyć Księgowość/ Inne/ Schematy księgowań
wybrać typy schematów: Rejestr sprzedaży VAT.
Definiujemy nagłówek schematu księgowego.
1. Dodajemy nowy schemat za pomocą przycisku .
2. Wprowadzamy w polach:
Symbol – SPRZEDAŻ TOWARÓW
Nazwa – Sprzedaż towarów handlowych
Dziennik – SPRZEDAŻ
Pozostawiamy zaznaczony parametr: Księgowanie przez bufor
Data księgowania – domyślnie zaznaczony parametr Pobierz datę księgowania z konfiguracji
Opis – wybieramy za pomocą przycisku Opis Nr dokumentu. Wybranie tej pozycji spowodowało pojawienie się w polu obok symbolu (makra) @Dokument.
Definiujemy elementy schematu księgowego
Aby dodać element wybieramy przycisk Nowa pozycja schematu. Pojawia się formularz Element schematu księgowego.
Dodajemy pierwsząpozycję schematu:
klikamy na przycisku konta księgowego Konto Wn, z listy wybieramy konto syntetyczne rozrachunkowe 201-2-1 (Rozrachunki z odbiorcami), w polu Podział na słowniki wybieramy Podmioty.
przechodzimy do definicji kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/Brutto/Razem co skutkuje pojawieniem się w okienku obok makra @Brutto.
klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu.
zaznaczamy parametr Rozrachunek, ponieważ po zaksięgowaniu tym schematem chcemy jeszcze sparować ze sobą dekrety na kontach rozrachunkowych.
nie będziemy uzależniać księgowania na konto 201-2-1 od żadnego warunku.
przyciskiem Zapisz akceptujemy daną pozycję schematu.
2. Dodajemy drugą pozycję
w oknie Konta księgowego klikamy na przycisku Konto Ma, z listy wybieramy konto analityczne 731‑2 (Sprzedaż towarów), Podział na słowniki: Brak
przechodzimy do definicji kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/Netto/Razem co skutkuje pojawieniem się w okienku obok makra @Netto.
klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu.
nie będziemy uzależniać księgowania na konto 731-2 od żadnego warunku.
przyciskiem Zapisz akceptujemy daną pozycję schematu.
3. Dodajemy trzecią pozycję schematu:
w oknie Konta księgowego klikamy na przycisku Konto Ma, z listy wybieramy konto analityczne 221‑2 (VAT należny), Podział na słowniki: Brak
przechodzimy do definicji kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/Vat/Razem co skutkuje pojawieniem się w okienku obok makra @Vat.
klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu.
nie będziemy uzależniać księgowania na konto 221-2 od żadnego warunku.
przyciskiem Zapisz akceptujemy daną pozycję schematu.
4. Po zdefiniowaniu wszystkich pozycji schematu, przyciskiem zapisujemy cały schemat.
Księgowanie wzorcem faktur z rejestru sprzedaży VAT:
1. Aby zaksięgować fakturę wprowadzoną w rejestrze VAT należy wybrać:
menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT
zakładkę Sprzedaż, podrejestr SPRZEDAŻ
miesiąc 01
2. Zaznaczamy fakturę FA/9/20XX na liście zapisów.
3. Uruchamiamy księgowanie .
pojawia się okno Księgowanie dokumentów schematem księgowym
wybieramy schemat SPRZEDAŻ TOWARÓW
akceptujemy wybór przyciskiem ptaszka.
po zakończeniu procesu księgowania program poda informację o jego przebiegu, z okienka wycofujemy się np. klawiszem <Esc>.
4. Zaksięgowany dokument można zobaczyć:
z poziomu faktury – zakładka Dokumenty
z poziomu Księgowość/ Dzienniki po zaznaczeniu bufora, dziennika SPRZEDAŻ i miesiąca stycznia 20XX.
Ćwiczenie: Zaliczka na PIT-36/PIT-36L
Cel ćwiczenia: wyliczenie zaliczek na deklarację PIT-36/PIT-36L na podstawie wprowadzonych wcześniej danych.
W celu przeliczenia zaliczek na PIT-36/PIT-36L konieczne jest uzupełnienie danych w konfiguracji, wprowadzenie danych o wspólnikach oraz podpięcie odpowiednich kont księgowych do gałęzi zestawienia systemowego PIT-36.
Dane o nazwie firmy uzupełniliśmy w ćwiczeniu 4.2, PODLINKOWAĆ informacje na temat formy płatności deklaracji oraz stawek pozostawiamy ustawione domyślnie w konfiguracji.
Wprowadzamy wspólnika
1. W celu wprowadzenia danych o wspólnikach z menu Ogólne/ Inne wybieramy Właściciele, a następnie dodajemy wspólnika:
Akronim: KN
Nazwisko: Nowiński
Imię: Ksawery
Data urodzenia: 1972-04-28
NIP: 944-107-67-35
Województwo: Małopolskie, Powiat/Gmina: Kraków
Adres: 30-776 Kraków, ul. Akacjowa 5/7
Na zakładce Szczegółowe, w polu Urząd Skarbowy, wybieramy z listy Urząd Skarbowy Kraków – Stare Miasto
2. Klikamy na przycisk Kwoty deklaracji, otrzymujemy formatkę kwot deklaracji PIT-36 (dawniej PIT-5) dla danego wspólnika za poszczególne miesiące. Dodajemy kwoty deklaracji
miesiąc: 01
na zakładce PIT-36 w pozycji Odliczenia od dochodu: Składki na ubezpieczenie społeczne wpisujemy: 502,56
na zakładce PIT-36w pozycji Odliczenia od podatku: Składka na ubezpieczenie zdrowotne wpisujemy 141,21.
Zakładka PIT-36L – jeżeli podatnik rozlicza się wg podatku liniowego należy zaznaczyć parametr
na zakładce Działalność gospodarcza automatycznie uzupełniły się pola dot. działalności (Konfiguracja/Firma/Dane firmy/PIT-36,PIT-36L), należy wpisać jedynie udziały, wpiszmy 100/100 czyli 100%.
uzupełniamy dane dla drugiej działalności gospodarczej: Nazwa:H.U. ŚWIATOPEŁEK, NIP: 333-333-33-33, REGON: 35002585, Adres: ul. Zielona 20, 34-400 Wrocław, Przychody: 10 000,00, Koszty: 1 000,00, Udziały: 1/2.
na zakładce Najem wpisujemy przychody z najmu kamienicy przy ulicy Krakowskiej: Najem: Kamienica ul. Krakowska 123, Adres: ul. Krakowska 123, 31-322 Kraków, Przychody: 750,00, Koszty: 150,00, Udział: 1/3.
3. Zatwierdzamy formularz kwot deklaracji miesiąca bieżącego, a następnie zamykamy formularz Lista kwot deklaracji właściciela.
4. Na koniec zatwierdzamy cały formularz danych wspólnika: wspólnik Ksawery Nowiński pojawił się na liście właścicieli.
Definiujemy gałęzie zestawienia PIT-36/PIT-36L
1. Z menu Księgowość wybieramy Zestawienia księgowe zakładka Systemowe. Mamy tam zdefiniowane gałęzie zestawienia PIT-36, pod które należy podpiąć odpowiednie konta księgowe. Korzystając z Konfiguratora bazy danych i generując wzorcowy plan kont dla typu podmiotu: osoba fizyczna, zestawienie systemowe PIT-36 posiada już podpięte odpowiednie konta księgowe. Użytkownik powinien jednak sprawdzić czy konta są podpięte prawidłowo zwłaszcza wtedy, gdy nastąpiła modyfikacja wzorcowego planu kont.
Wyliczenie zaliczki na deklarację PIT-36/PIT-36L
1. Z menu Księgowość wybieramy Zaliczki na PIT-36
dodajemy deklarację
wybieramy: miesiąc 01
wybieramy wspólnika Ksawery Nowiński (klikając na przycisk Właściciel i wybierając go z listy)
zaznaczamy parametr Uwzględniać zapisy w buforze,
ikoną Pioruna przeliczamy deklarację.
zatwierdzamy deklarację
2. W module Kasa/Bank pojawia się planowana płatność związana z wyliczoną deklaracją. Powstała w rejestrze PKO, ponieważ w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Deklaracje jako Płatność dla deklaracji zdefiniowaną mamy formę przelew (powiązaną z rejestrem PKO).
Cel ćwiczenia: stworzenie automatycznych wzorców księgowań dla faktur walutowych.
Definiujemy nagłówek schematu księgowego
1. Dodajemy nowy wzorzec księgowy za pomocą przycisku .
2. Definiujemy podstawowe informacje nagłówka schematu księgowego. Wprowadzamy w polach:
Symbol – ZAKUPY-WALUTOWE
Nazwa – Zakupy walutowe
Dziennik – ZAKUP
Pozostawiamy zaznaczony parametr: Księgowanie przez bufor
Data księgowania – odznaczamy parametr Pobierz datę księgowania z konfiguracji i wybieramy opcję Data wpływu (@DataWplywu)
Opis – wybieramy za pomocą przycisku Opis Nr dokumentu wybranie tej pozycji spowodowało pojawienie się w polu obok symbolu @Dokument.
Definiujemy element schematu księgowego.
1. Dodajemy pierwszą pozycję schematu:
klikamy na przycisku konta księgowego KontoMa, z listy wybieramy konto syntetyczne rozrachunkowe 203 (Rozrachunki walutowe), w polu Podziałnasłowniki wybieramy Podmioty.
przechodzimy do definicji kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/Brutto/Razem co skutkuje pojawieniem się w okienku obok makra @Brutto.
klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nrdokumentu.
zaznaczamy: księgowanie walutowe
nie będziemy uzależniać księgowania na konto 203 od żadnego warunku.
przyciskiem Zapisz akceptujemy daną pozycję schematu.
2. Definiujemy drugą pozycję schematu:
W oknie Konta księgowego klikamy na przycisku Konto Wn, z listy wybieramy konto analityczne 303-2 (Rozliczenie zakupu towarów), Podział na słowniki: Brak
Przechodzimy do definicji kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/Netto/Razem co skutkuje pojawieniem się w okienku obok makra @Netto.
Klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu, w okienku obok pojawia się makro: @Dokument
Przyciskiem Zapisz akceptujemy daną pozycję schematu.
3. Definiujemy trzecią pozycję schematu:
W oknie Konta księgowego klikamy na przycisku Konto Wn, z listy wybieramy konto analityczne 221-1 (Naliczony podatek VAT), Podział na słowniki: Brak
Przechodzimy do definicji kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/VAT/Razem, co skutkuje pojawieniem się w okienku obok makra @Vat.
Klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu, w okienku obok pojawia się makro: @Dokument
Przyciskiem Zapisz akceptujemy daną pozycję schematu.
Księgowanie wzorcem faktur z rejestru zakupów VAT:
1. Aby zaksięgować fakturę wprowadzoną w rejestrze VAT należy wybrać:
pojawia się okno Księgowanie dokumentów schematem księgowym,
wybieramy schemat ZAKUPY – WALUTOWE
akceptujemy przyciskiem wybierz.
po zakończeniu procesu księgowania program poda informację o jego przebiegu, z okienka wycofujemy się np. klawiszem <Esc>.
4. Zaksięgowany dokument można zobaczyć:
z poziomu faktury – zakładka Dokumenty
z poziomu Księgowość/ Dzienniki po wybraniu bufora, dziennika ZAKUP i miesiąca 01.
Ćwiczenie dodatkowe: budowanie prostych filtrów
Cel ćwiczenia: utworzenie filtra przy pomocy Konstruktora filtra.
Aby szybko odnaleźć dokument np. w Rejestrach VAT, Zapisach Kasowych/Bankowych czy Preliminarzu, znając jego numer, wystarczy w polu Filtr wpisać numer faktury (lub jego część)
Jeżeli pinezka (widoczna obok ikony filtrowania) jest włączona, zmiany będą widoczne od razu.
Jeżeli pinezka jest wyłączona , po wpisania poszukiwanego fragmentu należy kliknąć przycisk . Na liście zostaną wyświetleni wyłącznie pracownicy spełniający zadane kryterium.
Bezpośrednio w polu Filtr można wpisywać również nazwę kontrahenta czy kwotę – program zawęzi listę dokumentów do tych, które spełniają warunek zawarty w filtrze. Przy pomocy Konstruktora filtra , można natomiast tworzyć bardziej zaawansowane zapytania.
Filtr na zapisach kasowych/bankowych
W tym ćwiczeniu zbudowaliśmy schemat księgowy dla raportów kasowych/bankowych, który wykorzystuje konto przeciwstawne na zapisach kasowych/bankowych. Aby mieć pewność, że na każdym zapisie KP/KW, pole Konto przeciwstawne, zostało wypełnione, można użyć odpowiedniego filtra. Filtr będzie zawężał listę zapisów danego raportu do tych, na których pole Konto przeciwstawne jest puste. Aby zbudować taki filtr należy:
Wejść do menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe, a następnie kliknąć na ikonę Konstruktora filtra,
W polu Nazwa wpisać np.: Brak konta przeciwstawnego,
Na zakładce Ogólne, obok domyślnego operatora Oraz wcisnąć przycisk aby dodać warunek.
W warunku kliknąć na domyślnie podstawione pierwsze pole z bazy danych – pojawi się lista dostępnych pól, po których można filtrować zapisy,
Z listy wybrać: Bzp_KontoPrzeciwstawne – Konto przeciwstawne dla potrzeb prostych księgowań,
Po kliknięciu na domyślnie wyświetlany operator wybieramy z listy operator: Jest puste,
Następnie zatwierdzamy całą formatkę Konstruktor filtra.
Aby wypróbować działanie filtra, w rejestrze PKO i raporcie: RKB/1/20XX/PKO, można dodać dwa dokumenty: w jednym wypełniając pole Konto przeciwstawne, a w drugim nie, a następnie użyć filtra wybierając go z listy rozwijanej dostępnej w polu Filtr. Filtr wyświetli zapis, który nie ma wypełnionego pola Konto przeciwstawne.
Filtr w Rejestrach VAT
Dla firm rozliczających VAT wg struktury zakupów przydatny może być filtr, który wyszuka dokumenty oznaczone jako „Sprzedaż detaliczna”. Dlatego też zdefiniujemy filtr złożony wykorzystując Konstruktor filtra.
Na zakładce Ogólne, obok domyślnego operatora Oraz wciskamy przycisk aby dodać warunek.
W warunku klikamy na domyślnie podstawione pierwsze pole z bazy danych – pojawi się lista dostępnych pól, po których można filtrować faktury,
Z listy wybieramy VaN_Detal – Transakcja detaliczna,
Po kliknięciu na domyślnie wyświetlany operator wybieramy Jest równe,
Po kliknięciu w polu <wpisz wartość> podajemy wartość 1,
Na zakładce Zaawansowane pojawiło się następujące wyrażenie: VaN_Detal=1
Zatwierdzamy filtr ikoną . Opcja 1 oznacza, że dana transakcja jest transakcją detaliczną. Wśród wprowadzonych dokumentów w trakcie ćwiczeń nie została zarejestrowana żadna operacja tego typu, stąd po uruchomieniu filtra lista dokumentów w rejestrze jest pusta (dokumenty mają pole VaN_Detal=0).
Uwaga
Filtr domyślnie zapisywany jest jako filtr Użytkownika czyli będzie widoczny tylko na tym stanowisku komputerowym, na którym został stworzony. Aby z danego filtra mogli korzystać użytkownicy również na innych stanowiskach, należy w Konstruktorzefiltra, na zakładce Opcje zaznaczyć typ filtra: Globalny. Filtr można skasować z listy, która pojawi się po naciśnięciu klawisza <Ctrl> na klawiaturze i kliknięciu na ikonę konstruktora filtra.
Uwaga
Listy zapisów posiadają predefiniowane filtry globalne. Można je zobaczyć rozwijając drop-down obok pola Filtr lub trzymając klawisz <Ctrl> i jednocześnie klikając myszką w Konstruktor filtra.
Ćwiczenie: Bezpośrednie zapisy księgowe
Cel ćwiczenia: przedstawienie bezpośredniego sposobu wprowadzania oraz usuwania zapisów księgowych do Dzienników.
Amortyzacja:
1. Wprowadzamy amortyzację maszyn i urządzeń za miesiąc styczeń.
2. Otwieramy listę zapisów księgowych z menu głównego przez wybór Księgowość/ Dzienniki.
Zaznaczamy miesiąc: 01
Wybieramy, że dany zapis ma trafić do bufora
Następnie wybieramy dziennik, w którym zapis ma być umieszczony INNE.
Wprowadzamy zapis za dzień i miesiąc zgodnie z datą zapisu: 20XX-01-31
klikamy na przycisk rozwiń obok ikony plusa i wybieramy opcję „Dodawanie pozycji przez formularz”:
Wprowadzamy dekret w wysokości 615,00 na konto 201-2-1-ALOZA po stronie Wn
Po podaniu konta rozrachunkowego parametr Rozrachunek zaznacza się automatycznie, ponieważ w Konfiguracji został zaznaczony parametr Automatycznie zaznaczaj rozrachunek dla ręcznych księgowań na kontach rozrachunkowych.
Termin rozrachunku: 20XX-01-31
Zaznaczamy parametr: Generowanie płatności
Forma płatności: przelew
Termin: 20XX-01-31
Wprowadzamy kolejne pozycje dekretu:
dekret w wysokości 115,00 na konto 221-2 po stronie Ma
dekret w wysokości 500,00 na konto 731-2 po stronie Ma
4. Po wprowadzeniu pozycji zatwierdzamy formularz.
Po zapisaniu formularza w preliminarzu płatności powstaje zapis dla kontrahenta ALOZA, natomiast w menu Księgowość/ Rozrachunki powstaje rozrachunek dla konta 201-2-1-ALOZA.
Kompensata:
1. Wprowadzamy kompensatę rozliczeń dla kontrahenta Biurowiec Sp. z o.o.
2. Otwieramy listę zapisów księgowych z menu głównego przez wybór Księgowość/ Dzienniki.
Zaznaczamy miesiąc: 01
Wybieramy, że dany zapis ma trafić do bufora
Następnie wybieramy dziennik, w którym zapis ma być umieszczony INNE.
Wprowadzamy zapis za dzień i miesiąc zgodnie z datą zapisu: 20XX-01-31
klikamy na przycisk rozwiń obok ikony plusa i wybieramy opcję „Dodawanie pozycji przez formularz”:
Wprowadzamy dekret w wysokości 28 116,00 na konto 202-2-1-BIUROWIEC po stronie Wn i 201-2-1-BIUROWIEC po stronie Ma. Aby zaznaczyć parametr Rozrachunek wprowadzamy dekret za pomocą dwóch pozycji. W sytuacji, kiedy oba konta rozrachunkowe wpisane są w jednej pozycji parametr Rozrachunek jest nieaktywny.
Zaznaczamy parametr: Generowanie płatności
Forma płatności: przelew
Termin: 20XX-01-31
4. Po wprowadzeniu pozycji zatwierdzamy formularz.
Po zapisaniu formularza w preliminarzu płatności powstały dwa zapisy dla kontrahenta BIUROWIEC KP i KW, które należy ze sobą skompensować.
Cel ćwiczenia: stworzenie automatycznych wzorców księgowań prostych z zastosowaniem warunków oraz przeksięgowanie wprowadzonych faktur.
Załóżmy, że w naszej firmie księgowanie faktur w rejestrze KOSZT odbywa się w następujący sposób:
Kwota brutto jest księgowana na stronę Kredyt konta służącego do prowadzenia rozrachunków z określonym dostawcą (202-2-1).
Kwota naliczonego podatku VAT jest księgowana po stronie Debet konta 221-1 VAT NALICZONY jeżeli odliczenia VAT deklarujemy na TAK lub WARUNKOWO.
Kwota netto księgowana jest w zależności od dokonanej klasyfikacji na stronę Debet konta 411 Zużycie materiałów i energii lub stronę Debet konta 429 Usługi obce.
Jeżeli w pozycji dokumentu jest wybrana kategoria PALIWO-SAM.OSOBOW., nie przysługują nam odliczenia VAT i księgujemy całą kwotę brutto w koszty.
W tym celu moglibyśmy stworzyć dwa wzorce księgowe i w trakcie księgowania dokonywać wyboru jednego z nich, może to być jednak uciążliwe, posłużmy się więc wzorcem wielowariantowym wykorzystując kategorie.
Z poziomu menu głównego otwieramy Księgowość/ Inne/ Schematy księgowań i wybieramy typy schematów: Rejestr zakupów VATDefiniujemy nagłówek schematu księgowego
1. Dodajemy nowy wzorzec księgowy za pomocą przycisku .
2. Definiujemy podstawowe informacje nagłówka schematu księgowego. Wprowadzamy w polach:
Symbol – KOSZTY
Nazwa – Koszty
Dziennik – ZAKUP
Pozostawiamy zaznaczony parametr: Księgowanie przez bufor
Data księgowania – odznaczamy parametr Pobierz datę księgowania z konfiguracji i wybieramy opcję Data wpływu (@DataWplywu)
Opis – wybieramy za pomocą przycisku Opis Nr dokumentu wybranie tej pozycji spowodowało pojawienie się w polu obok symbolu @Dokument.
Definiujemy element schematu księgowego.
1. Dodajemy pierwszą pozycję schematu:
klikamy na przycisku konta księgowego KontoMa, z listy wybieramy konto syntetyczne rozrachunkowe 202-2-1 (Rozrachunki z dostawcami), w polu Podziałnasłowniki wybieramy Podmioty.
przechodzimy do definicji kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/Brutto/Razem co skutkuje pojawieniem się w okienku obok makra @Brutto.
klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nrdokumentu.
nie będziemy uzależniać księgowania na konto 202-2-1 od żadnego warunku.
przyciskiem Zapisz akceptujemy daną pozycję schematu.
2. Definiujemy drugą pozycję schematu:
w oknie Konta księgowego klikamy na przycisku Konto Wn, z listy wybieramy konto analityczne 221-1 (VAT naliczony), Podział na słowniki: Brak
przechodzimy do definicji kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/Vat/Razem co skutkuje pojawieniem się w okienku obok makra @Vat.
klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu.
uzależniamy księgowanie na konto VAT’u od tego czy odliczenia deklarujemy na TAK lub WARUNKOWO; nie księgujemy na to konto, jeżeli odliczenia są na NIE. Klikamy więc na przycisk kreatora warunku schematu a następnie na przycisk Funkcja i z listy dostępnych opcji wybieramy Odliczenia VAT -> TAK, zatwierdzamy wybór ikoną plusa, w okienku powyżej pojawia się wyrażenie: @Odliczenia =’TAK’. W polu Łącznik wybieramy OR, Funkcja -> Odliczenia VAT -> Warunkowo i zatwierdzamy wybór ikoną plusa. W okienku powyżej znajduje się wyrażenie: @Odliczenia =’TAK’ OR @Odliczenia =’WARUNKOWO’. Ikoną dyskietki zatwierdzamy cały warunek.
przyciskiem Zapisz akceptujemy daną pozycję schematu.
3. Definiujemy trzecią pozycję schematu:
W oknie Konta księgowego klikamy na przycisku Konto Wn, z listy wybieramy konto analityczne 411 (Zużycie materiałów i energii), Podział na słowniki: Brak
Przechodzimy do definicji kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/Netto/Razem co skutkuje pojawieniem się w okienku obok makra @Netto.
Klikamy na przycisku Opis i wybieramy Kategoria pozycji/Kategoria Szczegółowa następnie ponownie klikamy na przycisku Opis i tym razem wybieramy Nr dokumentu, w okienku obok pojawiają się makra: @KategoriaElem+’ '+@Dokument
Tym razem uzależnimy księgowanie na konto 411 od kategorii szczegółowej ENERGIA. W tym celu klikamy na przycisk Warunek i wybieramy Kategoria pozycji/Szczegółowa, a ze słownika, który nam się podpowiedział wybieramy kategorię szczegółową ENERGIA. Skutkiem naszego wyboru jest pojawienie się w okienku obok makra @KategoriaElem =’ENERGIA’
OR @KategoriaElem =’PALIWO-SAM.OSOBOW.’
Przyciskiem Zapisz akceptujemy daną pozycję schematu.
4. Definiujemy czwartą pozycję schematu:
Kopiujemy trzecią pozycję schematu podświetlając ją na liście, naciskając klawisz <Ctrl> i klikając na przycisk plusa.
W oknie Konta księgowego: Konto Wn, usuwamy konto 411 i wprowadzamy konto 429 (Usługi obce), Podział na słowniki: Brak – pozostaje bez zmian.
Definicji kwoty nie modyfikujemy pozostawiając @Netto.
Definicji opisu również nie modyfikujemy pozostawiając @KategoriaElem+’ '+@Dokument
Tym razem również uzależnimy księgowanie na konto 429 od kategorii szczegółowej (na dane konto będą księgowane wszystkie pozycje, których kategoria jest inna niż ENERGIA i inna niż PALIWO-SAM.OSOBOW.). Usuwamy więc warunek @KategoriaElem =’ENERGIA’ i w jego miejsce wprowadzamy @KategoriaElem <>’ENERGIA’ AND @KategoriaElem <>’PALIWO-SAM.OSOBOW.’ (W tym celu klikamy na przycisk Warunek i wybieramy Kategoria pozycji/Szczegółowa, a ze słownika, który nam się podpowiedział wybieramy kategorię szczegółową ENERGIA. Następnie ponownie klikamy przycisk Warunek, wybieramy Kategoria pozycji/Szczegółowa i wybieramy kategorię szczegółową PALIWO-SAM.OSOBOW. Następnie zmieniamy znaki „=” na „<>”).
Przyciskiem Zapisz akceptujemy daną pozycję schematu.
5. Definiujemy piątą pozycję schematu:
Kopiujemy trzecią pozycję schematu podświetlając ją na liście, naciskając klawisz <Ctrl> i klikając na przycisk plusa.
W oknie Konta księgowego: Konto Wn, pozostawiamy konto 411, Podział na słowniki: Brak – pozostaje również bez zmian.
Usuwamy definicję kwoty i wprowadźmy Kwota -> Brutto -> Razem (@Brutto).
Definicji opisu nie modyfikujemy pozostawiając @KategoriaElem+’ '+@Dokument
Tym razem uzależnimy księgowanie na konto 411 od kategorii szczegółowej PALIWO-SAM.OSOBOW oraz tego czy odliczenia są na NIE. Usuwamy więc warunek @KategoriaElem =’ENERGIA’ i klikamy na kreator tworzenia warunku . Klikamy na przycisk Funkcja i wybieramy Kategoria pozycji/Szczegółowa, a ze słownika, który nam się podpowiedział wybieramy kategorię szczegółową PALIWO-SAM.OSOBOW, akceptujemy pozycję ikoną plusa. Następnie wybieramy Łącznik AND, Funkcja -> Odliczenia VAT-> NIE i akceptujemy ikoną plusa. W polu powyżej powinno pojawić się wyrażenie: @KategoriaElem =’PALIWO-SAM.OSOBOW.’ AND @Odliczenia =’NIE’.
6. Po zdefiniowaniu wszystkich pozycji schematu, przyciskiem zapisujemy cały schemat.
Księgowanie wzorcem faktur z rejestru zakupów VAT:
1. Aby zaksięgować fakturę wprowadzoną w rejestrze VAT należy wybrać:
menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT
zakładkę Zakup,
rejestr KOSZT
miesiąc 01
2. Zaznaczamy faktury (lewy klawisz myszy lub wszystkie poprzez kombinację klawiszy <Ctrl>+<A>).
3. Przyciskiem uruchamiamy księgowanie:
pojawia się okno Księgowanie dokumentów schematem księgowym,
wybieramy schemat KOSZTY
akceptujemy przyciskiem ptaszka.
po zakończeniu procesu księgowania program poda informację o jego przebiegu, z okienka wycofujemy się np. klawiszem <Esc>.
4. Zaksięgowany dokument można zobaczyć:
z poziomu faktury – zakładka Dokumenty
z poziomu Księgowość/ Dzienniki po wybraniu bufora, dziennika ZAKUP i miesiąca 01.
Ćwiczenie: Plan kont
Cel ćwiczenia: w ćwiczeniu określamy konta syntetyczne i analityczne, na które wprowadzane będą zapisy księgowe.
Z menu Księgowość otwieramy Plan kont. W nowej bazie danych, w której użytkownik nie skorzystał z generowania planu kont za pomocą Konfiguratora bazy danych, istnieje możliwość zbudowania własnego planu kont lub wygenerowania wzorcowego planu kont, który można później dowolnie zmodyfikować. Na formatce Plan kont jest wtedy dostępna ikona , za pomocą której można wygenerować wzorcowy plan kont.
W ćwiczeniu 4.2 generowaliśmy wzorcowy plan kont za pomocą Konfiguratorabazy danych. Konfigurator utworzył wzorcowy plan kont. W niniejszym ćwiczeniu zmodyfikujemy ten plan kont.
Ustawiamy kursor na dowolnym koncie syntetycznym i klawiszem <Ins> lub ikoną dodajemy konto syntetyczne:
Numer konta: 233
Nazwa: Rozrachunki ze zleceniobiorcami
zaznaczamy parametr: Konto rozrachunkowe
Korekta kosztów: pole puste
Typ konta: Aktywa-Pasywa
Kontrola salda: brak
Słownikowe: Pracownicy i wspólnicy
zapisujemy formatkę.
Do wygenerowanych kont syntetycznych dodajemy konta analityczne:
Dodajemy konto analityczne do konta syntetycznego 203 Rozrachunki walutowe:
aby dodać analitykę do konta 203, w pierwszej kolejności ustawiamy kursor na danym koncie i klikamy w przycisk rozwiń obok ikony plusa.
z otwartego menu opcji wybieramy Dodaj konto analityczne. Różnica pomiędzy definiowaniem konta syntetycznego a analitycznego polega na tym, iż w drugim przypadku podajemy tylko kolejną część numeru konta.
Wybieramy kontrahenta z listy kontrahentów AURELIA:
Numer konta: początek jest dziedziczony z konta syntetycznego, końcówka pojawi się po uzupełnieniu kontrahenta AURELIA (pełny numer konta to 203-AURELIA)
zmieniamy walutę na EUR
Nazwa konta: Panorama Aurelia
Typ konta: Aktywa-Pasywa
Kontrola salda: brak
zatwierdzamy dane.
Dodajemy konto analityczne do konta syntetycznego 330 Towary handlowe:
aby dodać analitykę do konta 330, w pierwszej kolejności ustawiamy kursor na danym koncie i klikamy w przycisk rozwiń obok ikony plusa.
z otwartego menu opcji wybieramy Dodaj konto analityczne. Różnica pomiędzy definiowaniem konta syntetycznego a analitycznego polega na tym, iż w drugim przypadku podajemy tylko kolejną część numeru konta.
Uwaga
Większość danych pobierana jest z arkusza konta syntetycznego.
Numer konta: początek jest dziedziczony z konta syntetycznego, więc dodajemy tylko końcówkę 1 (pełny numer konta to 330-1)
Nazwa konta: AKCESORIA
Typ konta: Aktywa
Kontrola salda: brak
zatwierdzamy dane.
5. Do konta 330-1 dodajemy konto na tym samym poziomie:
ustawiamy kursor na koncie 330-1 a następnie przyciskiem rozwiń obok ikony plusa rozwijamy dostępne opcje wybierając Dodaj konto na tym samym poziomie
Numer konta: początek jest dziedziczony z konta syntetycznego, więc dodajemy tylko końcówkę 2 (pełny numer konta to 330-2).
Nazwa konta: ROŚLINY
Typ konta: Aktywa
Kontrola salda: Brak
zatwierdzamy dane.
W taki sam sposób dodajemy pozostałe konta wymienione w tabeli poniżej. Będą one potrzebne w kolejnych ćwiczeniach. Dodając konto analityczne do konta, które jest zdefiniowane jako słownikowe – należy wybrać ze słownika: kontrahenta/pracownika/towar/środek trwały itp., z którym dane konto będzie powiązane.
Symbol konta
Nazwa konta
Syntetyczne
Analityczne I poziom
Analityczne II poziom
Analityczne III poziom
ZESPÓŁ 1 – ŚRODKI PIENIĘŻNE
131
Rachunek bankowy
131-BPH
Rachunek bankowy w BPH
131-BPH-PLN
Rachunek bankowy w BPH (waluta złoty)
131-BPH-EUR
Rachunek bankowy w BPH (waluta euro)
131-PKO
Rachunek bankowy w PKO
ZESPÓŁ 2 - ROZRACHUNKI
201
Rozrachunki z odbiorcami
201-2
Pozostałe jednostki
201-2-1
do 12 miesięcy
201-2-1-ALOZA
Rozrachunki z ALOZA
201-2-1-BIUROWIEC
Rozrachunki z BIUROWIEC
201-2-1-GALERIA
Rozrachunki z GALERIA
201-2-1-SOFTLAND
Rozrachunki z SOFTLAND
202
Rozrachunki z dostawcami
202-2
Pozostałe jednostki
202-2-1
do 12 miesięcy
202-2-1-BIUROWIEC
Rozrachunki z BIUROWIEC
227
Rozrachunki z ZUS
227-51
Ubezpieczenie społeczne
227-52
Ubezpieczenie zdrowotne
227-53
Fundusz pracy i FGŚP
Uwaga
Aby konta słownikowe były widoczne na liście należy zaznaczyć parametr Pokazuj konta słownikowe.
W tym Ćwiczeniupodepniemy konta dodane do wzorcowego planu kont do zestawień księgowych. Modyfikując plan kont należy pamiętać o podpięciu nowych kont do zestawień księgowych (zwłaszcza zestawień systemowych, za pomocą których przeliczane są zaliczki na deklaracje PIT-36/PIT-36L i CIT-8).
Ćwiczenie: Bilans otwarcia
Cel ćwiczenia: przedstawienie bezpośredniego sposobu wprowadzania zapisów bilansu otwarcia.
1. Uruchamiamy funkcję Księgowość/ Inne/ Dokumenty BO.
2. Dodajemy nowy dokument bilansu otwarcia:
data księgowania: 20XX-01-01
pozostawiamy zaznaczony bufor
3. Przystępujemy do wprowadzania kolejnych pozycji bilansu otwarcia:
Bilans otwarcia dla kont rozrachunkowych, które posiadają nierozliczone zdarzenia z poprzedniego okresu (np. wystawiliśmy fakturę w poprzednim roku, która ma termin płatności przypadający na rok bieżący). W systemie Comarch ERP Optima rozrachunki mogą być prowadzone na kontach lub na dokumentach źródłowych. W tym drugim przypadku aby móc rozliczyć zdarzenie z okresu gdy jeszcze nie pracowaliśmy na systemie Comarch ERP Optima, należy je wprowadzić także jako zapis w Preliminarzu płatności.
W tym celu, na formatce Bilans otwarcia:
4. klikamy na przycisk obok ikony i wybieramy opcję „Dodawanie pozycji przez formularz”. Wprowadzamy:
Konto: 201-2-1-GALERIA,
Data: 20XX-12-29,
Dokument: Fa/15645/20XX,
Waluta: PLN
Kwota Wn: 28 116,00,
Rozrachunek: Tak,
Termin: 20XX-01-07,
Generowanie płatności: Tak,
Forma płatności: przelew_BPH,
Termin płatności: 20XX‑01-12,
po zapisaniu dokumentu BO automatycznie zostanie utworzone w preliminarzu płatności zdarzenie, które będzie widoczne w menu Kasa/Bank / Preliminarz płatności w rejestrze BPH,
po zapisaniu dokumentu BO powstanie również rozrachunek na koncie 201-2-1-GALERIA, który będzie widoczny w menu Księgowość/ Rozrachunki.
W ten sam sposób wprowadzimy fakturę dokumentującą nasze nierozliczone zobowiązanie wobec dostawcy:
5. klikamy na przycisk obok ikony i wybieramy opcję „Dodawanie pozycji przez formularz”. Wprowadzamy:
Konto: 202-2-1-BIUROWIEC,
Data: 20XX-12-29,
Dokument: Fz/256/20XX,
Waluta: PLN
Kwota Ma: 28 116,00,
Rozrachunek: Tak,
Termin: 20XX-01-07,
Generowanie płatności: Tak,
Forma płatności: przelew_BPH,
Termin płatności: 20XX-01-12,
po zapisaniu dokumentu BO automatycznie zostanie utworzone w preliminarzu płatności zdarzenie, które będzie widoczne w menu Kasa/Bank / Preliminarz płatności w rejestrze BPH,
po zapisaniu dokumentu BO powstanie również rozrachunek na koncie 202-2-1-BIUROWIEC, który będzie widoczny w menu Księgowość/ Rozrachunki.
Załóżmy, że 29 grudnia 20XX kontrahent ALOZA wpłacił na nasze konto w banku BPH zaliczkę za usługę w kwocie 300 zł, w związku z czym mamy nierozliczone zobowiązanie wobec kontrahenta ALOZA na dzień 20XX-01-01.
6. klikamy na przycisk obok ikony i wybieramy opcję „Dodawanie pozycji przez formularz”. Wprowadzamy:
Konto: 201-2-1-ALOZA,
Data: 20XX-12-31,
Dokument: KP 48/12/20XX,
Waluta: PLN
Kwota Ma: 300,00,
Rozrachunek: Tak,
Termin: 20XX-12-31,
Generowanie płatności: Tak,
Forma płatności: przelew_BPH
Termin płatności: 20XX-12-31,
po zapisaniu dokumentu BO automatycznie zostanie utworzone w preliminarzu płatności zdarzenie, które będzie widoczne w menu Kasa/Bank / Preliminarz płatności w rejestrze BPH,
po zapisaniu dokumentu BO powstanie również rozrachunek na koncie 201-2-1-ALOZA, który będzie widoczny w menu Księgowość/ Rozrachunki.
Dodaliśmy zdarzenie do Preliminarza Płatności z datą 20XX-12-30, dokumentujące naszą należność od kontrahenta SOFTLAND. Zdarzenie to zostało rozliczone w bieżącym roku, a więc powinno być uwzględnione w bilansie otwarcia. Zdarzenie znajduje się na liście rozliczonych zdarzeń, w rejestrze PKO (FS 10/20XX). W związku z tym, że w preliminarzu jest już informacja o należności, z poziomu dokumentu BO dodamy zapis na konto, ale bez generowania płatności, by nie zdublować rozrachunków:
7. klikamy na przycisk obok ikony i wybieramy opcję „Dodawanie pozycji przez formularz”. Wprowadzamy:
Konto: 201-2-1-SOFTLAND,
Data: 20XX-12-30,
Waluta: PLN
Kwota Wn: 1 000,00,
Rozrachunek: Tak,
Generowanie płatności: Nie.
Bilans otwarcia dla kont zwykłych.
Dodajemy kolejne pozycje BO na poszczególnych kontach za pomocą ikony lub klawisza <Ins>, zgodnie z tabelą umieszczoną poniżej. Konto można wpisać bezpośrednio w polu lub wybrać z listy dostępnej po wciśnięciu prawego przycisku myszy. Wprowadzone wartości zatwierdzamy klawisz
Numer konta
Nazwa konta
Strona Wn
Strona Ma
011-0
Grunty własne
52300
011-1
Budynki i lokale
570000
011-2
Urządzenia techniczne i maszyny
156000
011-3
Środki transportu
32560
011-4
Inne środki trwałe.
90 810,70
020-3
Inne wartości niemat. i prawne
10500
131 – BPH-PLN
Rachunek bankowy w BPH
24400
131 – BPH-EUR
Rachunek dewizowy w BPH
Kurs nieokreślony 5000,00 EUR = 20 617,00 PLN
131 – PKO
Rachunek bankowy w PKO
28000
132-2-1
Długoterminowe kredyty
202547.7
643-2
Remonty rozliczane w czasie (długoterminowe)
10000
803
Kapitał właścicieli
765440
852
ZFŚS
27900
RAZEM
995187.7
995887.7
Po wprowadzeniu wszystkich zapisów BO, suma po stronie Wn i Ma powinna się równać: 1 024 303,70.
Zapisujemy dokument.
Ćwiczenie: Konfiguracja programu i firmy dla modułów KH i ŚT
Cel ćwiczenia: ustawienie podstawowych parametrów konfiguracyjnych
Ustalenie parametrów księgowych: z menu System otwieramy Konfiguracja wybieramy Firma/ Księgowość/ Parametry i zaznaczamy:
Rodzaj księgowości: Księgowość kontowa (ten parametr został już zaznaczony przez Konfigurator bazy danych)
Numeracja rejestrów VAT w obrębie miesiąca (odznaczamy parametr Numeracja rejestrów VAT ciągła w roku)
Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie (zaznaczamy parametr)
wybieramy księgowanie dokumentów z datą
W menu Firma/ Księgowość/ Księgowość kontowa wybieramy:
zaznaczamy parametr Księgowanie faktur VAT przez rejestr VAT
Automatyczne zakładanie kont słownikowych wg kodu
Zaznaczamy parametr Automatycznie zaznaczaj Rozrachunek dla ręcznych księgowań na kontach rozrach., Generowanie płatności dla ręcznych księgowań na kontach rozrachunkowych, Automatycznie zaznaczaj generowanie płatności oraz Generowanie płatności dla bilansu otwarcia na kontach rozrachunkowych
Zaznaczamy obsługa kont walutowych oraz subanalityki walutowe na kontach słownikowych
zatwierdzamy ustawienia.
Utworzenie słowników.
z menu System otwieramy Konfigurację wybieramy Konfiguracja Firmy/ Księgowość a następnie wprowadzamy dane tak, aby w rezultacie uzyskać:
Grupy środków trwałych: SAMOCHODY, KOMPUTERY (kasujemy domyślną grupę ST)
zatwierdzamy ustawienia
Określenie parametrów związanych z kontrolą duplikacji w Rejestrze VAT i ewidencji dodatkowej. Otwieramy Konfigurację i wybieramy Firma/ Ogólne/ Parametry:
Kontrola duplikacji zapisów w Rejestrze VAT, ewid. dodatkowej i na fakturach zakupu (zaznaczamy parametr) Określamy według jakich pól system ma sprawdzać czy występują zduplikowane dokumenty. Wybieramy: NIP Kontrahenta, Numer dokumentu, Kwota netto dokumentu.
Na karcie operatora (Program/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce Parametry zaznaczamy parametr: Prawa operacji na księdze głównej (zatwierdzamy).
Zamykamy konfigurację.
Ćwiczenie: Rozrachunki na kontach
Cel ćwiczenia: przedstawienie sposobu rozrachowania dekretów oraz zmiany daty rozrachunku.
Rozrachowanie z poziomu dekretu:
1. Dokonamy rozrachunku dla konta 201-2-1-ALOZA powstałego w wyniku wprowadzenia bezpośredniego zapisu księgowego w tym ćwiczeniu oraz zapisu bilansu otwarcia w tym ćwiczeniu.
Otwieramy listę zapisów księgowych z menu głównego przez wybór Księgowość/ Dzienniki.
Otwieramy formatkę zapisu PK 02/20XX
Odszukujemy pozycję z kontem 201-2-1-ALOZA.
2. Otwieramy formatkę wybranej pozycji zapisu księgowego
Na formatce pozycji przechodzimy na zakładkę Rozrachunki
Ikoną plusa na zakładce Rozrachunki wywołujemy listę nierozrachowanych dekretów danego konta rozrachunkowego. Lista jest zawężona tylko do tych zapisów, które mogą zostać rozrachowane z danym dekretem.
Zaznaczamy na liście zapis pochodzący z dokumentu BO i przyciskiem wybierz zatwierdzamy
Zatwierdzamy formularz pozycji oraz całego zapisu księgowego.
Rozliczanie z listy:
Otwieramy Listę rozrachunków z menu głównego Księgowość/ Rozrachunki.
Po wejściu na listę w polu Konto wybieramy konto 202-2-1-BIUROWIEC.
Ustawiamy inne parametry filtrowania.
W tym momencie wyświetlą nam się nierozrachowane dekrety tego konta pochodzące z bezpośredniego zapisu księgowego z tego ćwiczenia oraz zapisu bilansu otwarcia z tego ćwiczenia.
Aby dokonać rozrachunku na tym koncie zaznaczamy wybrane dekrety i naciskamy ikonę pioruna.
Rozrachunki, które zostały rozrachowane całkowicie, znikają z zakładki Nierozrachowane, a pojawią się na zakładce Rozrachowane.
Zmiana daty rozrachunku:
Funkcja zmiany daty rozrachunku dostępna jest z poziomu Księgowość/ Rozrachunki zakładka Rozrachowane.
W polu Konto wybieramy konto 202-2-1-BIUROWIEC.
Ustawiamy się na gałęzi podrzędnej i w menu kontekstowym wybieramy opcję: Zmiana daty rozrachunku.
Wyświetlana jest formatka z informacją o numerach rozrachowanych dekretów obecną datą rozrachunku oraz polem do wpisania nowej daty.
Ustawiamy nową datę na 20XX-02-07 i zatwierdzamy zmianę.
Ćwiczenie: Ewidencja dodatkowa
Cel ćwiczenia: wprowadzenie dokumentu do ewidencji dodatkowej
1. Wprowadzamy dokument kosztowy do ewidencji dodatkowej kosztów - rejestr KOSZT:
Konto Ma 202-2-1 (ponieważ konto 202-2-1 jest zdefiniowane w planie kont jako konto słownikowe kontrahentów, wystarczy podać konto syntetyczne, a w momencie księgowania wzorcem program utworzy analitykę, jeżeli jej nie ma lub wybierze odpowiednią analitykę jeżeli kontrahent wybrany na dokumencie ma już założone konto)
kwota
rozksięgujmy podaną kwotę również na konta zespołu 5:
Konto Winien
Konto Ma
Kwota
501
490
20
502
490
30
504
490
50
Ikoną zapisujemy kwoty dodatkowe.
4. Zatwierdzamy cały dokument.
5. W module Kasa/Bank pojawia się planowana płatność powiązana z wprowadzonym dokumentem. Zdarzenie powstaje w rejestrze PKO (powiązanym z formą płatności przelew) po stronie rozchodu.
Rejestry VAT
Przenoszenie Faktur Sprzedaży wystawionych za usługi księgowe w firmie Biura rachunkowego bezpośrednio do rejestru VAT zakupu w firmie Klienta
Istnieje możliwość przenoszenia Faktur Sprzedaży wystawionych za usługi księgowe w firmie Biura rachunkowego bezpośrednio do rejestru VAT zakupu w firmie Klienta. Funkcja jest dostępna dla Biur Rachunkowych pobierających moduł Faktury lub Handel lub Handel Plus. Faktury mogą być przenoszone automatycznie po zaznaczeniu parametru w Konfiguracji lub po wskazaniu przez użytkownika odpowiedniej opcji na liście Faktur Sprzedaży.
Baza danych kontrahenta (moduł Biuro Rachunkowe)
Aby skorzystać z tej funkcji, Biuro Rachunkowe w Konfiguracji Programu/ Biuro Rachunkowe/ Parametry musi mieć wskazaną Bazę firmową Biura rachunkowego. W firmie Biura Rachunkowego na kartach kontrahentów na zakładce [Księgowe] jest wtedy widoczne pole Baza danych kontrahenta (moduł Biuro Rachunkowe), gdzie należy wskazać firmy poszczególnych Klientów.
Podczas aktualizacji firmy Biura Rachunkowego do wersji 2021.0.1 następuje wskazanie na kartach kontrahentów firm poszczególnych Klientów na podstawie numeru NIP (NIP z karty kontrahenta w firmie Biura Rachunkowego jest porównywany z numerem NIP z Pieczątki firmy Klienta). W przypadku kontrahentów scalonych podpinany jest kontrahent główny. Firma nie zostanie wskazana jeżeli w firmie Biura Rachunkowego istnieje więcej niż jedna aktywna karta Klienta lub istnieje więcej niż jedna firma (baza) dla danego numeru NIP Klienta.
Jeżeli w Konfiguracji Programu/ Biuro Rachunkowe/ Parametry wskazano Bazę firmową Biura rachunkowego, w oknie kreatora konfiguracji parametrów firmy pojawiającego się podczas pierwszego logowania do nowej firmy dodanej przez Biuro Rachunkowe, w oknie Uzupełnij podstawowe dane Twojej firmy dodano domyślnie zaznaczony parametr Dodaj kontrahenta lub powiąż z już istniejącym w bazie firmowej Biura Rachunkowego. Spowoduje on utworzenie w firmie Biura Rachunkowego karty kontrahenta z danymi uzupełnionymi w kreatorze z kodem będącym numerem NIP oraz ze wskazaną firmą Klienta. Przy zakładaniu karty Klienta jego status określany jest na podstawie kodu kraju uzupełnionego w kreatorze:
kod PL lub braku kodu – ustawiany jest status Krajowy,
kod UE – ustawiany jest status Wewnątrzunijny,
kod spoza UE – ustawiany jest status Pozaunijny.
Jeżeli w firmie Biura karta kontrahenta z takim numerem NIP została dodana wcześniej to na tej karcie w polu Baza danych kontrahenta (moduł Biuro Rachunkowe) zostanie wskazana nowo utworzona firma kontrahenta.
W przypadku gdy kontrahenci o tym samym numerze NIP zostali scaleni w firmie Biura Rachunkowego, w momencie tworzenia firmy Klienta dla tego numeru NIP, firma podpina się na kontrahenta głównego.
W nowo utworzonej firmie Klienta zostanie z kolei dodana karta kontrahenta z danymi Biura Rachunkowego pobranymi z pieczątki firmy Biura Rachunkowego z oznaczeniem podmiot gospodarczy. Dzięki temu Biuro Rachunkowe nie musi zakładać w firmie Klienta swojej karty kontrahenta. Przy zakładaniu karty Biura Rachunkowego następuje sprawdzenie statusu VAT.
Konfiguracja w firmie Biura Rachunkowego
W Konfiguracji Programu/ Biuro Rachunkowe/ Parametry dostępne są parametry:
Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta – w polu tym istnieje możliwość wpisania symbolu rejestru VAT zakupu, do którego w firmie Klienta przeniesione zostaną faktury wystawione za usługi księgowe. Domyślnie widnieje symbol ZAKUP. Jeżeli użytkownik pozostawi to pole puste to faktury przeniesione zostaną w firmie Klienta do rejestru o symbolu ZAKUP.
Automatyczne przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta – parametr domyślnie odznaczony. Zaznaczenie parametru powoduje automatyczne przenoszenie faktur po ich zatwierdzeniu do rejestru VAT zakupu w firmie Klienta o symbolu wpisanym w polu Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta. Jeżeli w firmie Klienta rejestr o takim symbolu nie istnieje, jest on automatycznie dodawany.
Lista Faktur Sprzedaży w firmie Biura Rachunkowego
W firmie Biura Rachunkowego w menu kontekstowym dostępnym pod prawym przyciskiem myszy na liście Faktur Sprzedaży dostępna jest opcja Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta. Jeżeli w Konfiguracji Programu/ Biuro Rachunkowe/ Parametry nie zaznaczono parametru Automatyczne przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta to po jej wyborze pojawia się komunikat: Czy chcesz aby kolejne faktury za usługi biura w momencie ich zatwierdzenia były automatycznie przenoszone do rejestrów VAT Klienta? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zaznaczenie w Konfiguracji parametru Automatyczne przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta. Kolejne faktury będą już przenoszone automatycznie do firmy Klienta. Wybór opcji Nie skutkuje koniecznością ręcznego przenoszenia faktur. Zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że przy kolejnym wyborze tej opcji na liście Faktur Sprzedaży lub podczas zatwierdzania faktury komunikat nie pojawi się ponownie dla danego operatora.
Jeżeli Konfiguracji Programu/ Biuro Rachunkowe/ Parametry nie zaznaczono parametru Automatyczne przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta to po wyborze na liście Faktur Sprzedaży w menu kontekstowym opcji Zatwierdź dokumenty lub po odznaczeniu na Fakturze Sprzedaży parametru Bufor pojawia się komunikat: Czy chcesz aby faktury za usługi księgowe przenosiły się automatycznie do rejestrów VAT Klientów? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zaznaczenie w Konfiguracji parametru Automatyczne przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta. Kolejne faktury będą już przenoszone automatycznie do firmy Klienta. Wybór opcji Nie skutkuje koniecznością ręcznego przenoszenia faktur. Zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że przy kolejnym zatwierdzaniu faktury lub wyborze na liście Faktur Sprzedaży opcji Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta komunikat nie pojawi się ponownie dla danego operatora.
Istnieje możliwość przeniesienia Faktur Sprzedaży oraz ich korekt (za wyjątkiem korekty danych). Nie są przenoszone Faktury anulowane. Faktury walutowe przenoszone są z typem kursu i notowaniem z
Faktury Sprzedaży.
Jeżeli w Konfiguracji Programu/ Biuro Rachunkowe/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczne przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta to po wyborze na liście Faktur Sprzedaży w menu kontekstowym opcji Zatwierdź dokumenty lub po odznaczeniu na Fakturze Sprzedaży parametru Bufor faktury za usługi księgowe przenoszone są automatycznie do firmy Klienta do rejestru VAT zakupu.
Jeżeli w firmie Biura Rachunkowego na karcie kontrahenta na zakładce [Księgowe] nie wskazano firmy Klienta to podczas próby przeniesienia faktury wystawionej dla takiego kontrahenta pojawia się komunikat: Błąd przenoszenia dokumentu nr [numer faktury]. Kontrahent [akronim kontrahenta] nie ma podpiętej firmy, do której mają zostać przeniesione faktury.
Aby Faktury zostały przeniesione, firma Klienta musi być zaktualizowana do najnowszej wersji, aktywna oraz operator nie może mieć do niej blokady.
Podczas przenoszenia Faktury następuje sprawdzenie numeru NIP kontrahenta wybranego na fakturze z numerem NIP uzupełnionym w Pieczątce firmy Klienta, do której ma zostać przeniesiona Faktura. W przypadku różnicy pojawia się komunikat: Błąd przenoszenia dokumentu nr [numer faktury]. Numer NIP w firmie klienta niezgodny z NIP-em na fakturze.
Faktura nie zostanie przeniesiona do firmy Klienta, jeżeli w Konfiguracji Biura Rachunkowego wskazano rejestr, który w firmie Klienta jest nieaktywny.
Faktura przeniesiona do firmy Klienta otrzymuje w firmie Biura Rachunkowego status Wyeksportowana. Próba ponownego przeniesienia takiej Faktury skutkuje komunikatem: Dokument został już wyeksportowany.
Operator może anulować Fakturę przeniesioną do firmy Klienta jeżeli na jego formularzu zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.
Rejestr VAT zakupu w firmie Klienta
Faktury Sprzedaży wystawione przez Biuro Rachunkowe za usługi księgowe przenoszone są do firmy Klienta wskazanej w firmie Biura Rachunkowego na karcie kontrahenta na zakładce [Księgowe] w polu Baza danych kontrahenta (moduł Biuro Rachunkowe) do rejestru VAT zakupu.
W firmie Klienta na przeniesionym dokumencie automatycznie dodawany jest atrybut FAKTURA ZA USŁUGI BR z wartością Tak.
Jeżeli w firmie Klienta istnieje jedna aktywna karta kontrahenta dotycząca Biura Rachunkowego (porównywany jest numer NIP z pieczątki w firmie Biura Rachunkowego z numerem NIP na karcie kontrahenta w firmie Klienta) to na przeniesionej fakturze jest on podstawiany. Jeżeli w firmie Klienta istnieje więcej niż jedna aktywna karta kontrahenta dotycząca Biura Rachunkowego lub nie ma takiej karty to na dokumencie podstawiany jest kontrahent Nieokreślony. W przypadku kontrahentów scalonych podpinany jest kontrahent główny.
Jeżeli w firmie Klienta na karcie kontrahenta dotyczącej Biura Rachunkowego określono domyślną kategorię zakupu to po przeniesieniu Faktury ta kategoria pobierana jest do nagłówka i pozycji tego dokumentu wraz ustawionym na niej opisem, rodzajem, odliczeniami oraz w przypadku Księgi podatkowej - kolumny do księgowania w KPiR. Jeżeli na karcie kontrahenta nie wskazano domyślnej kategorii dla zakupu to na formularzu przeniesionego dokumentu rodzaj ustawiany jest jako Usługa oraz w przypadku Księgi podatkowej kolumna do księgowania 13.Inne.
Jeżeli w firmie Klienta nie ma formy płatności wybranej na Fakturze, forma płatności przenoszona jest z karty kontrahenta dotyczącej Biura Rachunkowego. W przypadku formy płatności o typie gotówka nie jest tworzony zapis kasowy rozliczający fakturę.
Jeżeli w firmie Klienta na karcie kontrahenta dotyczącej Biura Rachunkowego określono domyślne kody JPK_V7 to są one przenoszone na przeniesioną Fakturę za wyjątkiem kodów towarowych GTU. Nie są natomiast przenoszone kody uzupełnione na Fakturze Sprzedaży w firmie Biura Rachunkowego.
Podczas próby usunięcia przeniesionej faktury pojawia się komunikat: Faktura za usługi księgowe została wystawiona i przesłana przez Biuro rachunkowe. Czy na pewno chcesz ją usunąć?
Przy automatycznym przenoszeniu faktur za usługi księgowe Biura Rachunkowego do rejestru VAT zakupu Klienta nie są przenoszone dokumenty Biblioteki podpięte na Fakturze Sprzedaży w firmie Biura Rachunkowego.
Rozliczenie podatku VAT metodą struktury zakupów
Podatnicy, którzy nie są obowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży, mogą w celu obliczenia podatku należnego dokonać podziału sprzedaży za dany miesiąc w proporcjach wynikających z udokumentowanych zakupów.
Równocześnie Rozporządzenie w sprawie prowadzenia Książki przychodów i rozchodów mówi, że: Podatnicy, o których mowa w art. 30 Ustawy o VAT, mogą ewidencjonować przychody w księdze oraz w ewidencji sprzedaży łącznie z podatkiem od towarów i usług z tym, że na koniec miesiąca przychód pomniejsza się o należny podatek od towarów i usług (art. 24 Rozporządzenia).
W celu poprawnego rozbicia sprzedaży metodą struktury zakupów, należy w programie odpowiednio wprowadzić dokumenty do rejestru VAT, i tak:
Wartość przychodu powinna być wprowadzana do Rejestru Sprzedaży z zaznaczeniem parametru Sprzedaż detaliczna w stawce zwolnionej, w polu Wartość brutto.Poprawny sposób wprowadzenia sprzedaży detalicznej
Faktury zakupowe, które mają być uwzględnione przy rozliczeniu struktury zakupów, muszą mieć zaznaczony Rodzaj: Towar, przy czym strukturę zakupów można wyliczać przy uwzględnieniu wszystkich rejestrów lub wybrać tylko jeden konkretny rejestr.
Wyliczenie struktury zakupów
Na formatce do wyliczenia struktury zakupów (Rejestry VAT/ Struktura zakupów) użytkownik powinien wprowadzić następujące informacje:
Rozliczenie sprzedaży za miesiąc – rok i miesiąc, za który sprzedaż ma być rozliczana strukturą zakupów.
Korektę umieścić w rejestrze – nazwa Rejestru Sprzedaży, w którym zostanie umieszczona korekta należnego podatku VAT (przy czym, jeżeli w danym miesiącu była już wyliczana struktura zakupów, to program automatycznie wymusi zapis dokumentu korekcyjnego do tego samego rejestru, co poprzednio).
Struktura zakupów wg rejestru – nazwa Rejestru Zakupów, z którego zapisy mają być uwzględnione przy liczeniu strukturą zakupów (zwykle są to wszystkie rejestry).
Za okres – okres, za który zakupy mają być uwzględniane przy liczeniu współczynników (zwykle jest to ten sam miesiąc, za który wyliczana jest sprzedaż).
Formatkę obsługują standardowe przyciski - przejdź do artykułu.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej formatki.
Przelicz strukturę zakupów - przycisk pozwala na przeliczenie struktury zakupów, funkcja uruchamiana jest również za pomocą klawisza <F8>.
Struktura zakupów
Po dokonaniu przeliczenia struktury zakupów, w dolnej części okna widoczne są następujące informacje: stawka VAT, łączne zakupy brutto w poszczególnych stawkach, procentowy udział zakupu w poszczególnych stawkach, sprzedaż brutto rozbita proporcjonalnie do zakupów w poszczególnych stawkach, wartość VAT sprzedaży, wartość netto sprzedaży.
Po wyliczeniu struktury zakupów i wciśnięciu przycisku Zapisz, program automatycznie generuje zapis korekcyjny w Rejestrze Sprzedaży. Zapis ten zawiera wystornowaną wartość w stawce zwolnionej oraz wartości netto i VAT dla poszczególnych stawek VAT. Zapis należy zaksięgować do zapisów Księgi Handlowej lub Księgi Podatkowej w celu pomniejszenia przychodu, który uprzednio zaksięgowano w wartości brutto, o wartość naliczonego podatku VAT.
Wartości netto sprzedaży w poszczególnych stawkach i VAT należny, po wyliczeniu, zostaną uwzględnione automatycznie na deklaracji JPK_V7.
Rozliczenie podatku VAT metodą kasową
https://www.youtube.com/watch?v=Sy5XN3gkJZc
Małym podatnikiem w rozumieniu ustawy o VAT jest podatnik VAT:
U którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 1 200 000 EURO.
Prowadzący przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzający funduszami powierniczymi, będący agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu – jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 45 000 EURO.
Najważniejszą różnicą w zakresie rozliczenia VAT przez małych podatników jest możliwość wyboru metody kasowej rozliczania VAT. Metoda ta polega na tym, że obowiązek podatkowy w VAT powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później niż 180 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, jeżeli kontrahent nie jest podatnikiem VAT czynnym. W przeciwnym wypadku obowiązek podatkowy powstanie z dniem uregulowania całości lub części należności.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Podatnicy, którzy wybiorą kasowe rozliczenie deklaracji VAT w pierwszym roku funkcjonowania działalności muszą rozliczać VAT w okresach miesięcznych. W kolejnych latach kontynuując rozliczenia VAT metodą kasową należy już składać deklaracje kwartalne i zaznaczyć w Konfiguracji parametr Kwartalne rozliczenia VAT.
Podatek należny może zostać obniżony o podatek naliczony przy nabyciu towarów i usług w rozliczeniu za kwartał/miesiąc, w którym:
uregulowano częściowo lub w całości należność wynikającą z otrzymanej od kontrahenta faktury,
dokonano zapłaty podatku wynikającego z dokumentu celnego.
Dodatkowo mali podatnicy, którzy wybrali metodę kasową rozliczania VAT, składają deklaracje podatkowe za okresy kwartalne (za wyjątkiem pierwszych 12 miesięcy od rejestracji do VAT, gdzie deklaracje VAT składane są w okresach miesięcznych), w terminie, do 25 dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym powstał obowiązek podatkowy.
W związku z powyższymi użytkownik ma możliwość wyboru zwykłej lub kasowej metody rozliczania VAT.
Możliwość wyboru kasowej metody rozliczania podatku VAT i wyliczania deklaracji JPK_V7 za okresy kwartalne lub miesięczne dostępna jest w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe.Metoda rozliczania VAT
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Po zaznaczeniu dla parametru Rozliczanie VAT metodą opcji kasową automatycznie zaznaczany jest parametr Kwartalne rozliczenia VAT. Użytkownik ma możliwość jego odznaczenia.
Na formatce faktury w Rejestrze Sprzedaży, przy włączonej metodzie kasowej wprowadzono parametr Wg kasy oraz pole . Po naciśnięciu przycisku Do VAT użytkownik ma możliwość sprawdzenia i ewentualnego skorygowania kwot do rozliczenia VAT (zmiana kwot jest możliwa po uprzednim odznaczeniu parametru Wg kasy).
Kwoty dla rozliczenia VAT
Jeżeli jest zaznaczony parametr Wg kasy, to kwoty na tym oknie rozbijane są proporcjonalnie do poszczególnych zapłat od Kontrahentów o statusie krajowy lub krajowy – podatnikiem jest nabywca na poszczególne miesiące. Pozostali kontrahenci rozliczani są na zasadach ogólnych. Należy pamiętać, że VAT należny musi zostać rozliczony nie później niż 180 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, jeżeli kontrahent nie jest podatnikiem VAT czynnym. W celu automatycznego rozbijania sprzedaży wg dokonywanych zapłat konieczne jest rozliczanie dokumentu w module Kasa/Bank.
Jeżeli parametr Wg kasy nie jest zaznaczony, to na oknie działają standardowe przyciski pozwalające na zmianę kwot.
Na formatce faktury w rejestrze VAT zakupu wprowadzono również parametr Wg kasy oraz pole . Jeżeli parametr jest zaznaczony, to faktura jest rozliczana w deklaracji JPK_V7 w momencie całkowitej lub częściowej zapłaty.
W przypadku wystąpienia szczególnych przypadków przy rozliczaniu VAT metodą kasową, należy odznaczyć parametr Wg kasy i ręcznie ustawić datę rozliczenia na deklaracji.
Uwaga
W sytuacji gdy z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Deklaracjei stawki podatkowe wybrano rozliczanie VAT metodą kasową oraz na dokumencie w rejestrze VAT odznaczymy parametr Wg kasy, wówczas przy zapisywaniu dokumentu pojawia się komunikat: Wartość dokumentu jest różna od wartości do rozliczenia w VAT‑7. Podatnik rozlicza VAT metodą kasową. Parametr Wg kasy powinien być zaznaczony lub uzupełnione kwoty do rozliczenia VAT.
Wyliczanie deklaracji JPK_V7.
Deklaracja JPK_V7 w przypadku użytkowników, którzy wybrali metodę kasową, wyliczana jest za okresy kwartalne (za wyjątkiem pierwszych 12 miesięcy od rejestracji do VAT, gdzie deklaracje JPK_V7 składane są w okresach miesięcznych). Jeżeli w Konfiguracji zaznaczono parametr Kwartalne rozliczenia VAT to po wejściu na deklaracje JPK_V7 wybór danego miesiąca powoduje przeliczenie części ewidencyjnej JPK_V7 za dany miesiąc. Podatnik w każdym momencie (od każdego kwartału) ma możliwość przejścia na metodę kasową i przez pierwsze 2 kwartały przysługuje mu pełne prawo do dołączenia załącznika VAT-ZD z należnościami przeterminowanymi powyżej 90 dni od terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada po 31.12.2018 r.) lub 150 dni od terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada przed 01.01.2019 r.) od faktur wystawionych przed wejściem w rozliczenia kasowe. Faktury wystawione w okresie rozliczenia kasowego nie są uwzględniane na zawiadomieniu VAT-ZD.
Rejestr Sprzedaży i Zakupu, zakładka [Do VAT/JPK_V7] – został zmieniony sposób wyświetlenia informacji dla poszczególnych miesięcy zgodnie z tym, co było wcześniej ustawione dla poszczególnych faktur na polu .
Uwaga
Jeśli w firmie podatek VAT jest rozliczany według metody kasowej, to Dowody Wewnętrzne wprowadzone do Rejestru VAT będą traktowane jako zapłacone i uwzględniane na deklaracji JPK_V7 z datą obowiązku podatkowego dla sprzedaży lub z datą prawa do odliczenia dla zakupu.
W programie bazy, które nieobsługują metody kasowej mogą kwalifikować do odpowiedniej deklaracji JPK_V7 automatycznie z poziomu Rejestru VAT Zakupu faktury od małych podatników. Na karcie kontrahenta Ogólne/ Kontrahenci na zakładce [Handlowe] widnieje parametr Metoda Kasowa , dostępny do zaznaczenia tylko, gdy wcześniej zaznaczony zostanie parametr Podatnik VAT czynny . Zaznaczenie parametru powoduje oznaczenie podmiotu jako małego podatnika.
Zapisy w Rejestrze VAT Zakupu dla tego kontrahenta wykazują sekcję Rozliczać w VAT, parametr Wg Kasy oraz tabelkę Do VAT i prawidłowo kwalifikowane są do VAT/JPK_V7 na podstawie płatności i statusów kontrahentów (krajowy, krajowy – podatnikiem jest nabywca, podatnik VAT czynny, podmiot gospodarczy, osoba fizyczna).
W Rejestrze VAT Zakupu na formularzu dokumentu widoczny jest z lewej strony od parametru Wewnętrzny parametr Metoda kasowa.
Metoda kasowa na dokumencie w Rejestrze VAT
W sytuacji, gdy w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe zostanie zaznaczony parametr Rozliczanie VAT metodą kasową to na wszystkich dokumentach w Rejestrze VAT parametr Metoda kasowa jest niewidoczny. Kwalifikowanie do deklaracji zapisów krajowych odbywa się wtedy tak samo jak dotychczas zgodnie z metodą kasową.
Jeżeli parametr na karcie kontrahenta jest zaznaczony to dodając dokument do Rejestru VAT Zakupu również się zaznaczy automatycznie. Jeżeli na karcie kontrahenta parametr będzie odznaczony to dodając dokument do rejestru VAT również się automatycznie odznaczy.
Parametr w rejestrze VAT zakupu można zaznaczyć/odznaczyć niezależnie od tego czy jest zaznaczony on na karcie kontrahenta.
Jeżeli na dokumencie w rejestrze VAT zakupu zaznaczono parametr Metoda kasowa to jest on kwalifikowany do JPK_V7 w miesiącu z daty rozliczenia lub wystawienia (w zależności, która z dat jest późniejsza).
Jeżeli na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży zaznaczono parametr Metoda kasowa to jest on kwalifikowany do JPK_V7 w miesiącu z daty rozliczenia.
Metoda kasowa może być stosowana tylko dla podatników krajowych – podmiotów gospodarczych lub osób fizycznych – podatników VAT czynnych. Jeżeli wybierze się jakiegokolwiek innego podatnika (jeśli jeden z tych składników nie będzie spełniony) to parametr Metoda kasowa jest wyszarzany i faktura jest rozliczana na zasadach ogólnych.
Informacja o metodzie kasowej jest zapisywana na dokumencie. Jeżeli kontrahent już nie ma zaznaczonego na karcie parametru o metodzie kasowej, ale wystawiając dokument miał to podglądając dokumenty wstecz nadal na nich będzie informacja o metodzie kasowej i wykazywanie na JPK_V7 będzie wg metody kasowej, a dokładnie według faktycznie dokonanych płatności.. Jeżeli metoda kasowa na karcie kontrahenta zostanie zaznaczona, a już były wystawione/wprowadzone zapisy do Rejestru VAT Zakupu to nie są one modyfikowane. Podobnie jeżeli metoda kasowa zostanie zaznaczona za okres, za który już były wystawione/wprowadzone zapisy do Rejestru VAT Zakupu to nie są one modyfikowane.
Przenoszone faktury FZ z modułu Handel bezpośrednio do Rejestru VAT Zakupu, które były wystawione na podmiot z zaznaczonym parametrem Metoda kasowa posiadają po przeniesieniu do rejestru parametr zaznaczony (ale tylko jeśli kontrahent jest krajowy, podmiot gospodarczy i podatnik VAT czynny).
Metoda kasowa dla sprzedaży
Użytkownik ma możliwość rozliczenia transakcji sprzedaży zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt. 1e Ustawy o VAT. Aby taką transakcję wprowadzić w systemie należy na formularzu kontrahenta na zakładce [Handlowe] zaznaczyć parametr Metoda kasowa – Sprzedaż. Po wybraniu takiego kontrahenta na dokumencie w Rejestrze sprzedaży VAT zostanie zaznaczony parametr Metoda kasowa. Dodatkowo przy wprowadzaniu dokumentu do Rejestru sprzedaży VAT Operator ma możliwość zaznaczenia parametru Metoda kasowa bezpośrednio na dokumencie, nawet jeżeli na formularzu kontrahenta ten parametr nie był zaznaczony. Dokument sprzedaży z zaznaczonym parametrem Metoda kasowa zostanie rozliczony w deklaracji JPK_V7 w miesiącu z daty rozliczenia, bez względu na to czy podatnik rozlicza VAT na zasadach ogólnych czy według metody kasowej.
Uwaga
Metoda kasowa dla sprzedaży (art.19a ust.5 pkt.1e) nie oznacza, że podatnik rozlicza wszystkie transakcje VAT według metody kasowej (art.21).
Przenoszenie dokumentów z modułu Faktury
Podczas przenoszenia dokumentów z modułu Faktury odpowiednio ustawiane są wartości w polach z datami na formularzach dokumentów.
Rejestr Sprzedaży
Dla rejestru sprzedaży do pola Data powstania obowiązku podatkowego trafia data sprzedaży. W przypadku, gdy kontrahent ma zaznaczony parametr VAT wg daty wystawienia, wtedy do nowego pola trafia data wystawienia dokumentu.
W przypadku rodzaju wewnątrzunijna, wewnątrzunijna trójstronna oraz wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca, jako data powstania obowiązku podatkowego przenosi się data wystawienia dla rodzaju Towary oraz data sprzedaży dla rodzaju Usługi.
W przypadku faktury sprzedaży wysłanej do KSeF do pola Data wystawienia przenoszona jest Data przyjęcia w KSeF.
Rejestr Zakupu
Dla rejestru zakupu do pola Obowiązek podatkowy u dostawcy trafia data zakupu. W przypadku, gdy kontrahent ma zaznaczony parametr VAT wg daty wystawienia wtedy do nowego pola trafia data wystawienia dokumentu.
W przypadku rodzaju wewnątrzunijna i wewnątrzunijna trójstronna jako data powstania obowiązku podatkowego przenosi się data wystawienia dla rodzaju Towary oraz data zakupu dla rodzaju Usługi.
Do pola Prawo do odlicz. podstawia się późniejsza z dat: Obow. Podat oraz data wpływu.
Korekty
Dla korekt oraz korekt granicznych data powstania obowiązku podatkowego przenosi się tak jak dla faktur biorąc pod uwagę rodzaj transakcji i zaznaczenie bądź nie parametru VAT wg daty wystawienia.
Uwaga
Nie ma możliwości przenoszenia korekt danych do rejestrów VAT. Podczas próby przenoszenia do rejestru VAT pojawia się komunikat: Błąd przenoszenia dokumentu nr [Numer dokumentu]. Dokument jest korektą danych.
Tax Free
W dokumentach Tax Free, jako data powstania obowiązku podatkowego ustawia się data potwierdzenia dokumentu Tax Free.
Faktury zaliczkowe
Dla faktur zaliczkowych moment powstania obowiązku podatkowego stanowi data zapłaty. Dlatego przenosząc do rejestru VAT fakturę zaliczkową, jeżeli jest ona rozliczona z dokumentem KP wówczas jako data obowiązku podatkowego ustawiana jest data dokumentu KP, z którym jest rozliczona zaliczka. Jeżeli faktura zaliczkowa jest rozliczona z kilkoma KP wtedy jako data obowiązku podatkowego podstawiana jest data pierwszego dokumentu KP. Jeżeli faktura zaliczkowa jest nierozliczona wtedy jako data powstania obowiązku podatkowego przenosi się data wystawienia.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry zaznaczono parametr Pobieraj rodzaj z kategorii towaru/usługi przy przenoszeniu do Rejestru VAT to w przypadku faktur sprzedażowych, do których była wystawiona zaliczka, po przeniesieniu faktury końcowej do rejestru VAT, pozycja pomniejszająca wartość faktury o kwotę zaliczki pobiera kategorię analogiczną do kategorii wybranej w pozycji w tej samej stawce VAT o najwyższej wartości netto dotyczącej faktury finalnej.
Uwaga
Jeżeli na dokumencie wprowadzonym w menu Handel/ Faktury zakupu występują pozycje ze stawką NP i opodatkowaną (np. 23%), w nagłówku i pozycji ze stawką opodatkowaną wybrano kategorię, na której formularzu ustawiono odliczenia na Tak oraz wygenerowano do niego dowody wewnętrzne to w przypadku Podatnika VAT czynnego po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT odliczenia dla pozycji opodatkowanej ustawiane są na Tak.
Zasady przenoszenia PA z datą sprzedaży do 30 września 2020 r. i FS do Rejestru VAT są następujące:
Jeżeli Pa zostanie przeniesiony do Rejestru VAT a następnie przekształcony do FS to można również przenieść FS do Rejestru VAT. Faktura do rejestru VAT przenoszona jest z zaznaczonym parametrem Rozliczać w VAT. Sprzedaż detaliczna jest w takim przypadku korygowana o kwotę wystawionej do paragonu faktury. W rejestrze VAT sprzedaży tworzony jest w miesiącu wystawienia faktury zapis korekcyjny na wystawione wcześniej paragony z datą deklaracji zgodną z datą uwzględnienia tych paragonów w deklaracji VAT-7. Jeżeli z paragonu do faktury zostanie przekształcona tylko część pozycji lub faktura powstanie na podstawie kilku paragonów to zapis korekcyjny wygenerowany zostanie na kwotę ujemną równą sumie faktury.
Zapis korekcyjny związany ze sprzedażą detaliczną
Zapis korekcyjny tworzony jest na kontrahenta !NIEOKREŚLONY! o nazwie Sprzedaż detaliczna, z zaznaczonym parametrem Rozliczać w VAT i wskazanym miesiącem wystawienia faktury oraz zaznaczonym parametrem Wewnętrzny – nie generuje on płatności w Preliminarzu płatności. Z kolei parametr JPK_FA jest odznaczony.Na zapisie korekcyjnym w polu Dokument widnieje:
Detal [Numer korekty] z RRRR-MM-DD– jeżeli paragony są przenoszone zbiorczo do rejestru VAT,
[Numer paragonu] – jeżeli faktura dotyczy pojedynczego paragonu,
do Detal za m-c [M.RRRR] – jeżeli faktura dotyczy kilku paragonów przeniesionych pojedynczo do rejestru VAT.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry jako Rodzaj księgowości wybrano Ewidencję ryczałtową lub Księgę podatkową to na zapisie korekcyjnym w polu Kolumna domyślnie podpowiada się Nie księgować. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry jako Rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową oraz zaznaczono parametr Pozwalaj na księgowanie faktur przekształconych z zaksięgowanego paragonu to użytkownik ma możliwość zaksięgowania zapisu korekcyjnego. Jeżeli parametr jest odznaczony to podczas próby księgowania zapisu korekcyjnego pojawia się komunikat: Nie można rozpocząć księgowania dokumentu. Faktura powstała z przekształcenia paragonu. Należy zaksięgować paragon/zestawienie sprzedaży detalicznej lub zmienić ustawienie w Konfiguracji -> Firma -> Księgowość -> Parametry.
Na zapisie korekcyjnym na zakładce [Dokumenty] pokazywane jest powiązanie z fakturą sprzedaży z rejestru VAT.
Podczas próby usunięcia z rejestru VAT faktury do której wygenerowano zapis korekcyjny pojawia się komunikat: Z dokumentem istnieje powiązany dowód wewnętrzny [Numer dokumentu]. Usuń dokument powiązany a następnie powtórz operację.
Jeżeli Pa zostanie przekształcony do FS to do Rejestru VAT można przenieść tylko FS.
Zasady przenoszenia Paragonów z datą sprzedaży od 1 października 2020 r. i Faktur do Paragonów do Rejestru VAT są następujące:
Do rejestru VAT przenoszone są wszystkie Paragony (zarówno pojedynczo, jak i zbiorczo), w tym Paragony do których wystawiono wcześniej Faktury, z zaznaczonym parametrem Rozliczać w VAT i wskazanym miesiącem zgodnym z datą wystawienia Paragonu dla zapisów zbiorczych i z datą sprzedaży dla zapisów pojedynczych.
Faktury wystawione do Paragonów przenoszone są do rejestru VAT z zaznaczonym parametrem Rozliczać w VAT i wskazanym miesiącem zgodnym z datą wystawienia Faktury. W rejestrze VAT sprzedaży nie jest tworzony zapis korekcyjny na wystawione wcześniej Paragony. Takie Faktury nie są widoczne z poziomu zakładki [Do VAT/JPK_V7].
Automatyczne przenoszenie dokumentów zakupowych z modułu Handel
Istnieje możliwość automatycznego przenoszenia do rejestru VAT:
Faktur Zakupu i ich korekt (za wyjątkiem noty korygującej).
Dowodów Wewnętrznych Zakupu i ich korekt.
Dokumenty mogą być przenoszone automatycznie do rejestru VAT po ich zatwierdzeniu po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry na nowej zakładce [Operacje automatyczne] parametru Automatyczne przenoszenie dokumentów z Handlu do rejestrów VAT i wskazaniu odpowiednich rodzajów dokumentów. Przynajmniej jeden rodzaj dokumentu powinien być zaznaczony. Po zaznaczeniu rodzaju dokumentu użytkownik ma możliwość wybrania rejestru, do którego przeniesione zostaną dane dokumenty.
Parametr Automatyczne przenoszenie dokumentów z Handlu do rejestrów VAT w nowych bazach jest domyślnie zaznaczony wraz z opcjami: Dowody wewnętrzne zakupu oraz Faktury zakupu. W przypadku baz zaktualizowanych z wcześniejszych wersji programu parametr jest domyślnie odznaczony.
Dokumenty zostaną przeniesione automatycznie do rejestru VAT zakupu po wyborze na liście Faktur Zakupu/ Dowodów Wewnętrznych Zakupu w menu kontekstowym opcji Zatwierdź dokumenty lub po odznaczeniu na Fakturze Zakupu/ Dowodzie Wewnętrznym Zakupu parametru Bufor.
Jeżeli do Faktury Zakupu dodano Korektę kursu waluty to przeniesienie obu dokumentów (jako sumy) następuje w momencie zatwierdzenia Korekty.
Uwaga
Dokumenty zaimportowane do modułu Handel jako zatwierdzone oraz dokumenty przekształcane i od razu zatwierdzane w tle, nie przez użytkownika (np. Korekta Dokumentu Wewnętrznego Zakupu, Faktura Zakupu utworzona na podstawie Faktury RR, jeżeli podczas zatwierdzania Faktury RR zaznaczono opcje: FZ i PZ) nie są automatycznie przenoszone do rejestru VAT.
Jeżeli użytkownik w Konfiguracji nie wskaże folderu, do którego mają być automatycznie przenoszone dokumenty lub wskazany w Konfiguracji folder jest nieaktywny to podczas zatwierdzania danego rodzaju dokumentu pojawia się okno z wyborem rejestru, do którego mają zostać przeniesione dokumenty. Rejestr ten zostanie ustawiony w Konfiguracji dla danego rodzaju dokumentu.
Jeżeli w Konfiguracji nie zaznaczono parametru Automatyczne przenoszenie dokumentów z Handlu do rejestrów VAT to w następujących przypadkach:
Jeżeli pobrano moduł Faktury lub Handel lub Handel Plus i w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona wskazano nie lub
Jeżeli pobrano moduł Faktury lub Handel lub Handel Plus i w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona wskazano księgowość lub
Jeżeli pobrano moduł Faktury lub Handel lub Handel Plus i w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona wskazano sprzedaż/płace oraz zaznaczono parametr Eksport faktur VAT z rejestrów VAT
to dla operatora będącego Administratorem podczas zatwierdzania Faktur Zakupu/ Dowodów Wewnętrznych Zakupu pojawia się komunikat: Dokumenty wystawiane w module Handel mogą zostać automatycznie przeniesione do rejestrów VAT. Czy chcesz aby przenoszenie odbywało się automatycznie po zatwierdzeniu dokumentów? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zaznaczenie w Konfiguracji parametru Automatyczne przenoszenie dokumentów z Handlu do rejestrów VAT i pojawienie się okna z wyborem rejestru, do którego ma być przenoszony dany rodzaj dokumentu. Okno z wyborem rejestru pojawi się również podczas zatwierdzania innego rodzaju dokumentu. Wybór opcji Nie skutkuje tym, że dokumenty nie będą automatycznie przenoszone do rejestru VAT i komunikat pojawi się ponownie podczas zatwierdzania kolejnego dokumentu. Wybór opcji Nie i zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że dokumenty nie będą automatycznie przenoszone do rejestru VAT i komunikat nie pojawi się ponownie podczas zatwierdzania kolejnego dokumentu.
Przenoszenie powiązania dokumentów handlowych z dokumentami Biblioteki do rejestru VAT
Podczas przenoszenia z menu Handel do rejestru VAT dokumentu z podpiętym dokumentem Biblioteki, na dokumencie w rejestrze VAT na zakładce [Dokumenty] w sekcji Biblioteka dokumentów automatycznie podpinany jest ten dokumentu Biblioteki. Dzięki temu użytkownik ma możliwość bezpośredniego podglądu załącznika z poziomu otwartego formularza dokumentu w rejestrze VAT, a także dostęp do samego dokumentu Biblioteki. Podgląd jest możliwy bez konieczności pobrania modułu Obieg Dokumentów.
Możliwość przenoszenia powiązania z dokumentem Biblioteki dotyczy następujących dokumentów:
Faktury Sprzedaży,
Faktury Zakupu,
Paragony,
Dowody wewnętrzne sprzedaży,
Dowody wewnętrzne zakupu,
Korekt do powyższych dokumentów,
Tax Free.
Po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT, na formularzu dokumentu Biblioteki, na zakładce [Dokumenty] w sekcji Dokumenty skojarzone oprócz dokumentu z modułu Handel widnieje dokument z rejestru VAT.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry parametr Przenoszenie pojedynczych paragonów do rejestru VAT jest odznaczony to po przeniesieniu Paragonów w rejestrze VAT sprzedaży tworzony jest zbiorczy zapis na którym podpinane są wszystkie dokumenty Biblioteki z zaznaczonych Paragonów.
Jeżeli po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT usunięte zostanie powiązanie z dokumentem Biblioteki (z formularza dokumentu w menu Handel lub z formularza dokumentu w rejestrze VAT), usuwane jest tylko powiązanie z dokumentem, z którego poziomu nastąpiło to usunięcie. Przykładowo po przeniesieniu do rejestru VAT Faktury Sprzedaży i usunięciu powiązania z dokumentem Biblioteki z poziomu Faktury Sprzedaży, powiązanie z dokumentem w rejestrze VAT pozostaje. Do usuwania powiązań z dokumentem Biblioteki konieczne jest pobranie modułu Obieg dokumentów.
Blokada wprowadzenia zapisów w Rejestrze VAT, gdy zatwierdzona deklaracja VAT-7/plik JPK_V7
W przypadku zaznaczenia na karcie operatora odpowiedniej opcji: ostrzeżenie lub blokada, na parametrze z poziomu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy/ Karta operatora/ Zakładka Parametry program po naliczeniu i zatwierdzeniu deklaracji VAT-7/pliku JPK_V7 odpowiednio ostrzega/ blokuje wprowadzanie/ zmodyfikowanie/ usunięcie określonemu operatorowi zapisu do Rejestru VAT z datą tej deklaracji VAT-7/pliku JPK_V7.
Domyślnie parametr ma zaznaczoną opcję blokada.
Opcja ostrzeżenie:
Jeśli operator będzie miał włączone ostrzeżenie to przy zapisie takiego formularza w Rejestrze VAT otrzyma komunikat: Deklaracja VAT-7/JPK_V7 za podany okres została zatwierdzona. Po zapisaniu dokumentu należy ponownie sporządzić deklarację lub korektę do deklaracji. Czy chcesz zapisać dokument? i TAK lub NIE. Taki sam komunikat pojawia się w momencie edycji formularza i zmiany daty deklaracji na okres już zatwierdzony
Przy usuwaniu pojedynczego podświetlonego dokumentu z listy pojawia się komunikat: Deklaracja VAT‑7/JPK_V7 za podany okres została zatwierdzona. Po usunięciu dokumentu należy ponownie sporządzić deklarację lub korektę do deklaracji. Czy chcesz usunąć dokument z deklaracji? i TAK lub NIE.
Przy seryjnym usuwaniu program sprawdza czy zaznaczone dokumenty są w okresie zatwierdzonej deklaracji VAT-7i jeśli jakieś z nich są to pokazywany jest komunikat: Część zaznaczonych dokumentów jest ujętych na zatwierdzonej deklaracji VAT-7/JPK_V7 . Po ich usunięciu należy ponownie sporządzić deklarację lub korektę do deklaracji. Czy chcesz skasować zaznaczone rekordy? Operacji nie można odwrócić! i TAK lub NIE.
Podczas przenoszenia dokumentów z modułu Handel do Rejestru VAT za okres, w którym deklaracja VAT-7/plik JPK_V7 została zablokowana przed zmianami, pojawia się komunikat: Zaksięgowano dokument nr [numer dokumentu]. Deklaracja VAT-7/JPK_V7 za podany okres została zatwierdzona. Należy ponownie sporządzić deklarację lub korektę do deklaracji.
Opcja blokada:
Jeżeli na karcie operatora zostanie zaznaczona opcja blokada to operator nie będzie mógł zapisać nowo dodawanego dokumentu w Rejestrze VAT z datą zatwierdzonej już deklaracji VAT-7. Będzie komunikat: Dokument dotyczy deklaracji VAT-7/JPK_V7, która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach.
Jeżeli operator będzie edytował dokument z datą deklaracji VAT-7 ustawioną już w zatwierdzonym okresie to przy zapisywaniu tego dokumentu dostanie komunikat: Dokument dotyczy deklaracji VAT-7/JPK_V7, która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach.
Jeżeli operator będzie próbował z listy usunąć pojedynczy podświetlony dokument lub seryjnie usunąć dokumenty ujęte w zatwierdzonej już deklaracji VAT-7 to po pytaniu czy usunąć podświetlony rekord lub zaznaczone rekordy otrzyma komunikat: Dokument [Nr dokumentu] dotyczy deklaracji VAT-7/JPK_V7, która została już naliczona. Administrator zablokował możliwość usuwania takich dokumentów.
Zmiana daty deklaracji z poziomu menu kontekstowego również jest uzależniona od ustawienia parametru Blokada zmiany dokumentu dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7/plik JPK_V7. Uwzględniany jest on również przy importach danych z pliku VAT_R, importach z Comarch ERP Migrator, pracy rozproszonej oraz z Comarch ERP XT. Przy włączonej blokadzie nie ma możliwości wprowadzania/ usuwania/ modyfikacji predekretacji czy kwot dodatkowych.
Uwaga
Ostrzeżenie/ blokada zamiany dokumentów jeżeli zatwierdzona jest deklaracja VAT-7/JPK_V7 działa wyłącznie dla metody zwykłej rozliczania VAT. Nie działa dla metody kasowej.
W przypadku przenoszenia faktur i paragonów (faktury sprzedaży, faktury zakupu, paragony, TaxFree, dowody wewnętrzne sprzedaży i zakupu) z modułu Faktury do Rejestru VAT jeśli operator ma ostrzeżenie to w logu pokazuje się komunikat: Deklaracja VAT-7/JPK_V7 za podany okres została zatwierdzona. Należy ponownie sporządzić deklarację lub korektę do deklaracji i dokumenty zapisywane są bez dodatkowych pytań.
Jeżeli operator ma blokadę to przy przenoszeniu do rej. VAT takich dokumentów pokazuje się komunikat: Dokument nie został dodany. Dotyczy deklaracji VAT-7/JPK_V7 , która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach.
Uwaga
Włączona blokada zapisów. W tym przypadku gdy zatwierdzona jest deklaracja VAT-7/JPK_V7 możliwe jest wprowadzanie do Rejestru VAT dokumentów, które nie wchodzą na deklaracje VAT-7/JPK_V7 (odznaczony parametr Rozliczać w VAT) w okresie zatwierdzonej deklaracji VAT-7/JPK_V7.
Korekta kursu waluty
Jeżeli w module Handel do dokumentu wygenerowano korektę kursu waluty to dokument korygowany przenoszony jest do Rejestru VAT po uwzględnieniu kursu z formularza korekty. W Rejestrze VAT powstaje jeden zapis w miesiącu wystawienia faktury źródłowej o numerze faktury źródłowej, z opisem zawierającym numer korekty kursu waluty oraz opis kategorii. Kurs na dokumencie przenoszony jest z formularza korekty, a wartości kwotowe (tabela VAT) sumowane są na podstawie faktury oraz korekty.
Jeżeli do faktury zaliczkowej dodano korektę kursu waluty, a następnie fakturę zaliczkową przekształcono do faktury finalnej to po przeniesieniu do Rejestru VAT faktury finalnej na dokumencie w Rejestrze VAT typ kursu ustawia się jako Nieokreślony.
Jeżeli do dokumentu wygenerowano korektę kursu waluty i znajduje się ona w buforze to blokowana jest możliwość przeniesienia faktury do Rejestru VAT.
Przenoszenie zbiorczych faktur
Faktura zbiorcza na całość Pa - przykłady przenoszenia PA i FS do Rejestru VAT na dwa sposoby:
Przykład
Dwa PA na kwotę po 100 przeniesione do Rejestru VAT a następnie przekształcone do FS zbiorczej na kwotę 200. FS przenosimy do Rejestru VAT, z zaznaczonym parametrem: Rozliczać w VAT. Dodatkowo w przypadku PA z z datą sprzedaży do 30 września 2020 r w Rejestrze VAT tworzony jest zapis korekcyjny na kwotę -200.
Przykład
Dwa PA na kwotę 100 przekształcone do FS zbiorczej na kwotę 200. Przenosimy FS do rejestru VAT – automatycznie Paz datą sprzedaży do 30 września 2020 r. dostają status przeniesionych do Rejestru VAT. FS w Rejestrze VAT ma zaznaczony parametr: Rozliczać w VAT. Usunięcie zapisu z Rejestru VAT powoduje usunięcie znacznika na PA i na FS zbiorczej. Pa z datą sprzedaży od 1 lipca 2020 r. można przenieść do rejestru VAT
Faktura częściowa na wybrane pozycje z PA - przykłady przenoszenia PA i FS do Rejestru VAT na dwa sposoby:
Przykład
Dwa Pa na kwotę 100 przeniesione do Rejestru VAT a następnie przekształcone do FS zbiorczej częściowej na 150. Umożliwione przeniesienie FS do Rejestru VAT, z zaznaczonym parametrem: Rozliczać w VAT. Inna będzie kwota FS a inna z PA. Dodatkowo w przypadku PA z z datą sprzedaży do 30 września 2020 r. w Rejestrze VAT tworzony jest zapis korekcyjny na kwotę -150.
Przykład
Dwa PA z datą sprzedaży do 30 września 2020 r. na kwotę 100 przekształcone do FS zbiorczej częściowej na 150. Przy próbie przeniesienia do Rejestru VAT FS częściowej pojawia się komunikat: Nie można przenieść FS zbiorczej częściowej. Należy przenieść PA z nią związane. Istnieje możliwość przeniesienia do Rejestru VAT PA przekształconych do FS zbiorczej częściowej (i tylko takich). W przypadku Pa z datą sprzedaży od 1 października 2020 r. można przenieść do rejestru VAT FS częściową.
Po przeniesieniu takich PA do Rejestru VAT można również przenieść FS do Rejestrów VAT, ma ona zaznaczony parametr: Rozliczać w VAT.
Deklaracje
Informacja Podsumowująca o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach i przemieszczeniach towarów w procedurze magazynu typu call-off stock (VAT-UE)
Informacja podsumowująca o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach obejmuje towary oraz obroty dotyczące usług. Ma być składana za pomocą środków komunikacji należy ją złożyć do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu dokonanych transakcji. Dostępna jest w programie z poziomu Rejestrów VAT jako Deklaracja VAT-UE, która otwiera listę deklaracji podobną jak dla deklaracji VAT-7.
Informacja podsumowująca VAT-UE to odrębny dokument, składany niezależnie od miesięcznych lub kwartalnych deklaracji VAT-7, ukazujący, z jakim kontrahentem w Unii Europejskiej polski podatnik przeprowadził w danym miesiącu transakcje handlowe.
W Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Deklaracjei stawki podatkowe dla deklaracji składanych przed 1 stycznia 2017 r. istnieje możliwość zdefiniowania w jakich okresach będą składane deklaracje: miesięcznych czy kwartalnych.
Sposób składania deklaracji VAT-UE
Na liście deklaracji użytkownik ma przede wszystkim możliwość dodawania i obliczania nowych deklaracji, jak również przeglądania, ponownego przeliczania czy też całkowitego usuwania wcześniej obliczonych deklaracji. Na liście znajdują się następujące informacje: miesiąc i rok deklaracji, wersja formularza deklaracji, zgodnie z którą została wyliczona deklaracja, informacja czy dana deklaracja jest korektą, data obliczenia deklaracji status określający stan deklaracji (obliczona lub zamknięta) oraz informacje dotyczące statusu e-Deklaracji i daty wysłania.
Lista deklaracji VAT-UE
Istnieje możliwość wyświetlania listy deklaracji tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku.
Aby sporządzić korektę deklaracji VAT-UE (VAT-UEK) należy pierwotną deklarację VAT-UE zablokować przed zmianami, a następnie ustawić się na tej deklaracji na liście i wcisnąć przycisk .
Formularz deklaracji zawiera zestawienie dla wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (sekcja C) i dla wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów (sekcja D) i dla wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług (sekcja E) i informację o przemieszczeniach towarów w procedurze magazynu typu call-off stock na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju (sekcja G) oraz Imię, Nazwisko i Datę wypełnienia deklaracji (sekcje F).
Dane do sekcji C, D i E pobierane są z rejestrów po wykonaniu przeliczenia . Sumowane są wszystkie dostawy i nabycia wewnątrzwspólnotowe oraz świadczone usługi dla danego kontrahenta oraz wyodrębniane dostawy trójstronne. Jeżeli dla danego kontrahenta unijnego są dostawy/nabycia towarów wewnątrzunijne oraz wewnątrzunijne trójstronne, to są wykazane na VAT-UE oddzielnie.
Przycisk służący do wysyłki do systemu e-Deklaracje staje się aktywny po przeliczeniu deklaracji VAT-UE za pomocą przycisku . Po naciśnięciu przycisku następuje zablokowanie deklaracji i jej wysłanie. Po wysłaniu deklaracji ikona wysyłki zostaje zamieniona na ikonę odbioru UPO .
Formularz deklaracji VAT-UE
Uwaga
Przy transakcji wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów zwykłej i trójstronnej data w polu Prawo do odliczenia ustawiana jest zgodnie z datą powstania obowiązku podatkowego, bez względu na rodzaj na fakturze zgodnie z ustawą o VAT - Art. 86 pkt. 10 i 10b ust.2 pkt 4 lit c.
Podczas przeliczania deklaracji VAT-UE kontrolowane są wszystkie dokumenty zakwalifikowane do VAT-UE, czy mają uzupełniony prefiks kraju. W przypadku braku prefiksu wyświetlana jest lista numerów NIP bez uzupełnionego kodu kraju, którą można zapisać do pliku tekstowego.
Klasyfikacja dokumentów odbywa się według poniższej tabeli:
Poz. na VAT-UE
Stawka VAT
Rodzaj faktury
Rodzaj sprzedaży
Rodzaj transakcji
Uwagi
Sekcja C
wszystkie
Zwykła, Dowód wewnętrzny
Towary, Środki transportu
Wewnątrzunijna,
Wewnątrzunijna – trójstronna,
Poza terytorium kraju,
Poza terytorium kraju (stawka NP),
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca,
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
Zaznaczony parametr Rozliczać w VAT-UE
Sekcja D
wszystkie
Zwykła, Dowód wewnętrzny
Inne niż Usługi
Wewnątrzunijna,
Wewnątrzunijna – trójstronna
Zaznaczony parametr Rozliczać w VAT-UE
Sekcja E
NP
Zwykła, Dowód wewnętrzny
Usługi
Wewnątrzunijna,
Wewnątrzunijna – trójstronna,
Poza terytorium kraju,
Poza terytorium kraju (stawka NP),
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca,
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
Zaznaczony parametr Rozliczać w VAT-UE
Uwaga
Przed przeliczeniem deklaracji VAT-UE użytkownik powinien zdecydować, czy grosze na deklaracji mają być „obcinane” czy „zaokrąglane”. Konieczne jest ustawienie parametru Zaokrąglenia VAT-UE, który dostępny jest Konfiguracji programu/ Księgowość/ Deklaracje.
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-UE w wersji 4 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż styczeń 2017 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od stycznia 2017 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Sekcja F jest możliwa do ręcznego uzupełnienia przez użytkownika. Podczas dodawania pozycji w tej sekcji należy uzupełnić wartości w kolumnach Kod kraju (dla ułatwienia wyboru właściwego prefiksu, rozwijalna lista obok kodów zawiera również kolumnę z nazwą kraju) oraz Nr VAT kontrahenta. W przypadku nie uzupełnienia kolumn pojawia się komunikat uniemożliwiający zapisanie deklaracji VAT-UE(5): Kod kraju i nr VAT kontrahenta jest obowiązkowy. Jeżeli na formularzu uzupełniono kolumnę Nr VAT kontrahenta zastąpionego to po zaznaczeniu opcji w kolumnie Powrotne przemieszczenie wprowadzony wcześniej NIP jest usuwany.
W przypadku deklaracji VAT-UEK, podczas dodawania pozycji w sekcji F, na formularz dodawana jest para pozycji. Należy uzupełnić wartości w kolumnach Kod kraju (dla ułatwienia wyboru właściwego prefiksu, rozwijalna lista obok kodów zawiera również kolumnę z nazwą kraju) oraz Nr VAT kontrahenta dla przynajmniej jednej pozycji z pary pozycji. Istnieje możliwość pozostawienia w sekcji F jednej pustej pozycji w danej parze pozycji. Jeżeli obie pozycje z pary są puste to podczas próby zapisania deklaracji VAT-UEK(5) pojawia się komunikat: Nie można zapisać deklaracji. W sekcji F występuje para nieuzupełnionych pozycji. Należy je uzupełnić lub usunąć. Jeżeli na formularzu uzupełniono kolumnę Nr VAT kontrahenta zastąpionego to po zaznaczeniu opcji w kolumnie Powrotne przemieszczenie wprowadzony wcześniej NIP jest usuwany.
Uwaga
Formularz VAT-UE(5) obowiązuje za okres rozliczeniowy od czerwca 2020 roku. Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-UE w wersji 5 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż czerwiec 2020 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od czerwca 2020 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Uwaga
Naliczenie deklaracji VAT-UEK(5) jest możliwe za okres od stycznia 2020 roku. Jeżeli dla miesięcy od stycznia do maja 2020 r. złożona została deklaracja VAT-UE w wersji 4 to po naciśnięciu przyciskuKorekta deklaracji pojawia się komunikat: Czy chcesz złożyć korektę ze względu na procedurę magazynu typu call-off stock na formularzu VAT-UEK(5)? Zaakceptowanie komunikatu powoduje dodanie formularza VAT-UEK w wersji 5. Wybór opcji Nie powoduje dodanie formularza VAT-UEK w wersji 4
Deklaracja VAT-9M
Aby możliwe było sporządzanie deklaracji VAT‑9M w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Deklaracje należy wskazać, że podatnik składa deklarację VAT‑9M. Urząd skarbowy oraz dane adresowe są pobierane z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Deklaracje oraz Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ VAT-7, AKC-WW, CUK. Lista deklaracji VAT‑9M jest dostępna z poziomu menu Rejestry VAT/ Deklaracje VAT-9M. Deklaracja jest przeliczana po użyciu ikony pioruna lub użyciu klawisza <F8>. Po przeliczeniu deklaracja jest wypełniana danymi pobranymi z konfiguracji oraz z dokumentów w Rejestrach VAT.
Uwaga
Dokumenty ze statusem Wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca oraz Pozaunijny – podatnikiem jest nabywca nie są wykazywane na formularzu Deklaracji VAT-9M(3).
Klasyfikacja sprzedaży na deklaracji VAT-9M wg wzoru 10:
Poz. na VAT-9M
Stawka VAT
Rodzaj faktury
Rodzaj sprzedaży
Rodzaj transakcji
10, 11
wszystkie
Dowód wewnętrzny
Usługi
Eksport, Eksport – zwrot
12, 13
wszystkie
Dowód wewnętrzny
Usługi
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
14, 15
wszystkie
Dowód wewnętrzny
Towary, Śr. transportu
Wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijny – podatnikiem jest nabywca
16, 17
wszystkie
Dowód wewnętrzny
Usługi
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-9M w wersji 10 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż październik 2020 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od października 2020 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-9M w wersji 9 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż listopad 2019 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od listopada 2019 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-9M w wersji 8 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż lipiec 2018 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od lipca 2018 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Uwaga
Podczas próby przeliczenia Deklaracji VAT-9M w wersji 4 za okres rozliczeniowy wcześniejszy niż lipiec 2015 roku pojawia się komunikat: Formularz przeznaczony do rozliczenia za okres od lipca 2015 roku.
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-9M w wersji 9 okresu rozliczeniowego późniejszego niż wrzesień 2020 r. roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres do września 2020 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-9M w wersji 7 okresu rozliczeniowego późniejszego niż czerwiec 2018 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres do czerwca 2018 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Do sekcji D. Oświadczenie podatnika są przenoszone dane z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW, CUK z możliwością edycji lub ręcznego uzupełnienia tych danych na formularzu deklaracji VAT-9M. Jako data wypełnienia jest podstawiana data bieżąca. Jeżeli na deklaracji VAT‑9M zostanie wyliczony podatek do zapłaty do Urzędu Skarbowego, to po zapisaniu deklaracji w preliminarzu płatności jest tworzona płatność rozchodowa na kwotę takiego podatku z terminem płatności 25. następnego miesiąca, za który składana jest deklaracja.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Dla deklaracji z terminem płatności późniejszym niż 31.12.2019 r., podczas zapisywania deklaracji następuje weryfikacja czy uzupełniony został indywidualny numer podatkowy firmy, który ma pojawić się na płatności. Jeżeli nie został określony, wówczas pojawia się komunikat:
Indywidualny rachunek podatkowy firmy
Na oknie z komunikatem dostępny jest link do Generatora mikrorachunku wraz z polem do uzupełnienia numeru Indywidualnego rachunku podatkowego. Po jego uzupełnieniu i zapisaniu zmian za pomocą ikony , numer rachunku zostaje zapisany w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje. Podany tu numer rachunku umieszczony zostaje na płatności z deklaracji.
Wybór opcji Anuluj zmiany (kliknięcie ikony )powoduje zapisanie deklaracji i wygenerowanie płatności bez uzupełnionego numeru rachunku bankowego. Należy uzupełnić go na płatności przed eksportem przelewów do banku bądź wydrukowaniem formularza przelewu.
Deklarację zatwierdzoną Operator może zaksięgować do pełnej księgowości za pomocą schematu księgowego lub poprzez predekretację. Do zatwierdzonej deklaracji VAT-9M Operator może sporządzić korektę deklaracji wraz z załącznikiem ORD‑ZU.
Przycisk służący do wysyłki do systemu e-Deklaracje staje się aktywny po przeliczeniu deklaracji VAT-9M za pomocą przycisku . Po naciśnięciu przycisku następuje zablokowanie deklaracji i jej wysłanie. Po wysłaniu deklaracji ikona wysyłki zostaje zamieniona na ikonę odbioru UPO .
Operator może wysłać, wydrukować formularze VAT‑9M, ORD‑ZU oraz UPO, a także wysłać wydruk do Pulpitu Menadżera.
Uwaga
Dostępny jest mechanizm automatycznego pobierania aktualizacji umożliwiających wysyłanie deklaracji VAT-9M drogą elektroniczną w przypadku, gdy w czasie udostępnienia wersji nie był znany schemat dokumentu elektronicznego. Przy pierwszej wysyłce w danej sesji pracy następuje łączenie się z serwerem Comarch i sprawdzanie, czy aktualizacja jest dostępna. Jeżeli tak, zostanie ona pobrana. Funkcja jest dostępna tylko dla programów na gwarancji.
Scenariusze dotyczące deklaracji VAT-7
Jak wyliczyć strukturę zakupów?
Aby wyliczyć strukturę zakupów, należy:
Otworzyć z menu głównego Rejestry VAT/ Struktura zakupów lub nacisnąć przycisk na pasku zadań.
Określić parametry obliczania struktury (jak np. rok i miesiąc, nazwy rejestrów).
Nacisnąć przycisk Przelicz strukturę zakupów lub klawisz <F8>, wcelu przeliczenia struktury zakupów.
Aby wygenerować zapis korekcyjny dla struktury zakupów, należy nacisnąć przycisk Zapisz zmiany lub kombinację klawiszy <CTRL>+<ENTER>.
Jak wyliczyć deklarację?
Aby wyliczyć deklarację VAT-7 należy:
Otworzyć z menu głównego: Rejestry VAT/ Deklaracje VAT-7 lub wciskając przycisk Deklaracje VAT-7 w menu NawigacjiComarch ERP Optima: Rejestry VAT.
Po otwarciu listy deklaracji nacisnąć przycisk Dodaj lub klawisz <INSERT>.
Wybrać miesiąc, za który ma być liczona dana deklaracja.
Określić pozostałe parametry niezbędne do obliczenia deklaracji.
Nacisnąć przycisk Przelicz deklaracje lub klawisz <F8>.
Uzupełnić pole edytowalne, jeżeli istnieje taka konieczność.
Aby zapamiętać wyliczoną deklarację należy nacisnąć przycisk Zapisz zmiany lub kombinację klawiszy <CTRL>+<ENTER>.
Po zapamiętaniu deklaracja pojawi się na liście deklaracji.
Scenariusze: Jak zmienić i ponownie przeliczyć deklarację?
Aby ponownie wyliczyć deklarację VAT-7 należy:
Otworzyć z menu głównego: Rejestry VAT/ Deklaracje VAT-7 lub wciskając przycisk Deklaracje VAT-7 w menu NawigacjiComarch ERP Optima: Rejestry VAT.
Po wyświetleniu listy deklaracji ustawić kursor na tym zapisie (podświetlić wiersz), który chcemy ponownie przeliczyć i nacisnąć przycisk Zmień lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
Program wyświetli formatkę zmiany zapisu, ponowne przeliczenie następuje przez naciśnięcie przycisku Przelicz deklaracje lub klawisza <F8>.
Uzupełnić pole edytowalne, jeżeli istnieje taka konieczność.
Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian należy kliknąć przycisk Anuluj lub wcisnąć klawisz <ESC>.
Uwaga
Jeżeli deklaracja została zablokowana przed zmianami, nie ma możliwości jej ponownego przeliczenia i zapisania. Aby zmienić taką deklarację, należy najpierw dokonać jej odblokowania.
Scenariusze: Jak usunąć deklarację?
Aby usunąć wyliczoną deklarację VAT-7 należy:
Otworzyć listę deklaracji wybierając z menu: Rejestry VAT/ Deklaracje VAT-7 lub wciskając przycisk Deklaracje VAT-7 w menu NawigacjiComarch ERP Optima: Rejestry VAT.
Odszukać zapis na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
Kliknąć przycisk Usuń lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
Program wyświetli pytanie: Czy chcesz skasować podświetlony rekord?. Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.
Uwaga
Jeżeli deklaracja została zablokowana przed zmianami, nie ma możliwości jej usunięcia. Aby usunąć taką deklarację, należy najpierw dokonać jej odblokowania
Scenariusze: Jak odblokować deklarację?
Aby dokonać odblokowania deklaracji, która została zablokowana przed zmianami, należy:
Otworzyć z menu głównego: Rejestry VAT/ Deklaracje VAT-7 lub wcisnąć przycisk Deklaracje VAT-7 w menu NawigacjiComarch ERP Optima: Rejestry VAT.
Odszukać deklarację na liście i kliknąć na nim prawy klawisz myszy.
Z menu kontekstowego wybrać Odblokuj deklarację.
Program wyświetli pytanie z prośbą o potwierdzenie operacji odblokowania i po potwierdzeniu deklaracja zostanie odblokowana.
e-Deklaracje
Z poziomu deklaracji: VAT-7, VAT-7K, VAT-7D wraz z załącznikami ORD-ZU, VAT-ZZ, VAT-ZT (VAT-ZZ oraz VAT-ZT dotyczy tylko deklaracji składanych do końca 2018 roku) i VAT-ZD oraz VAT-UE, VAT-UEK wraz z załącznikami VAT-UE/A, i VAT‑UE/B i VAT-UE/C (dotyczy tylko deklaracji składanych do końca 2016 roku) oraz VAT-8 oraz VAT-9M oraz VAT-27 jest możliwość eksportu deklaracji do systemu e‑Deklaracje. Funkcjonalność Comarch ERP Optima umożliwiająca składanie deklaracji elektronicznych opiera się na modelu, w którym w pierwszym etapie tworzony jest plik XML zgodny ze schematem XSD opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Następnie tak wygenerowany plik użytkownik podpisuje np. podpisem elektronicznym i przesyła na serwer Ministerstwa Finansów. Podczas wysyłki deklaracji do systemu e‑Deklaracje użytkownik ma dwie opcje do wyboru: podpis kwalifikowalny lub podpis niekwalifikowalny.
Eksport deklaracji
Aby wyeksportować deklarację VAT-7, VAT-7K, VAT-7D wraz z załącznikami ORD-ZU, VAT-ZZ, i VAT-ZT (VAT-ZZ oraz VAT-ZT dotyczy tylko deklaracji składanych do końca 2018 roku) i VAT‑ZD lub VAT-UE oraz VAT-UEK (wraz z załącznikami VAT-UE/A, i VAT‑UE/B i VAT-UE/C) (dotyczy tylko deklaracji składanych do końca 2016 roku) oraz VAT-8 oraz VAT-9M lub VAT-27oraz VIU-DO należy:
W menu Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ e-Deklaracje, wskazać katalog, w którym mają być zapisane pliki w polu: Katalog przechowywania plików wymiany:. W podanej ścieżce tworzony jest katalog o nazwie takiej jak nazwa bazy danych, a następnie podkatalog o nazwie RokMiesiąc deklaracji i w nim są umieszczane pliki. Zapisywany jest: niepodpisany jeszcze plik eksportowany (w nazwie pliku będzie symbol deklaracji, rok i miesiąc deklaracji oraz numer kolejny 0 – pierwotna deklaracja, 1 – pierwsza korekta itd.) oraz odebrane UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, będzie zawierało w nazwie symbol deklaracji, rok i miesiąc oraz numer referencyjny).
Poprawnie wypełnić deklarację – przede wszystkim dane i adres podatnika (Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW, CUK) oraz dane Urzędu Skarbowego (w tym kod Urzędu Skarbowego na karcie US w menu Ogólne/ Inne/ Urzędy).
Następujące pola są obowiązkowe:
Dla deklaracji VAT-7, VAT-UE, VAT-8,VAT-9M , VAT-27:
Kod urzędu skarbowego – na deklarację przepisywany jest z karty urzędu, zakładka: [Ogólne], pole: Kod urzędu.
Rok i miesiąc/kwartał złożenia deklaracji.
Cel złożenia deklaracji.
Jeśli podatnikiem jest osoba fizyczna: Numer NIP podatnika, Pierwsze imię oraz nazwisko podatnika, Data urodzenia.
Jeśli podatnikiem jest osoba prawna: Numer NIP podatnika, REGON, Pełna nazwa podatnika,
3. Przycisk służący do wysyłki do systemu e-Deklaracje staje się aktywny po przeliczeniu deklaracji za pomocą przycisku . Po naciśnięciu przycisku następuje zablokowanie deklaracji.
4. Istnieje możliwość wysłania deklaracji podpisem kwalifikowanym lub podpisem niekwalifikowanym. W celu wyboru należy wybrać ikonę , a następnie jedną z dwóch opcji . Po wybraniu podpisu niekwalifikowanego pojawi się następujące okno, w którym trzeba uzupełnić ręcznie dane:
Dane do uzupełnienia – podpis niekwalifikowany
Uwaga
Wysyłka deklaracji VAT-7, VAT-UE, VAT-UEK, VAT-8 oraz VAT-27 podpisem niekwalifikowanym możliwa jest tylko dla osób fizycznych. W przypadku próby wysyłki na inny podmiot pojawi się komunikat: Podpisywanie deklaracji VAT podpisem niekwalifikowanym możliwe jest jedynie dla osób fizycznych
Uwaga
Dostępny jest mechanizm automatycznego pobierania aktualizacji umożliwiających wysyłanie deklaracji VAT-7 drogą elektroniczną w przypadku, gdy w czasie udostępnienia wersji nie był znany schemat dokumentu elektronicznego. Przy pierwszej wysyłce w danej sesji pracy następuje łączenie się z serwerem Comarch i sprawdzanie, czy aktualizacja jest dostępna. Jeżeli tak, zostanie ona pobrana. Funkcja jest dostępna tylko dla programów na gwarancji.
Dla deklaracji VIU-DO:
Kod urzędu skarbowego – na deklarację przepisywany jest z karty urzędu, zakładka: [Ogólne], pole: Kod urzędu.
Rok i kwartał złożenia deklaracji.
Jeśli podatnikiem jest osoba fizyczna: Numer NIP podatnika, Pierwsze imię oraz nazwisko podatnika.
Jeśli podatnikiem jest osoba prawna: Numer NIP podatnika, Pełna nazwa podatnika
Zaznaczyć deklarację na liście i nacisnąć przycisk .
Wysyłka deklaracji VIU-DO jest możliwa tylko za pomocą podpisu kwalifikowanego.
Kolejno pojawi się log z przebiegu eksportu, który kolejno będzie wskazywał jakie czynności są wykonywane:
Przygotowanie deklaracji,
Walidacja e-deklaracji – podczas wysyłki deklaracji do systemu e-Deklaracje następuje porównanie wysyłanego dokumentu ze wzorcem xsd. Deklaracja zweryfikowana jako niezgodna ze wzorcem nie jest wysłana do systemu. Weryfikowana jest kompletność zarówno danych automatycznie pobieranych na deklarację (np. danych adresowych firmy bądź właściciela/pracownika), jak i wprowadzanych bezpośrednio na formularzu deklaracji,
Podpisanie deklaracji – w przypadku wyboru podpisu kwalifikowanego pojawi się okno z listą dostępnych certyfikatów (certyfikat musi być zarejestrowany w systemie aby pojawił się w oknie wyboru), następnie pojawi się okno komponentu do podpisywania, w którym będzie należało podać PIN,
Wysłanie podpisanej deklaracji do serwera,
Odebranie statusu deklaracji – zwykle będzie to komunikat Dokumentw trakcie przetwarzania, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu
Po poprawnym zakończeniu eksportu, w logu z przebiegu eksportu będą następujące informacje:
Log z informacjami z przebiegu eksportu
Uwaga
Odznaczenie w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ e-Deklaracje parametru Sprawdzaj poprawność e-Deklaracji przed wysłaniem powoduje, że deklaracja nie jest weryfikowana podczas przed wysyłką do systemu e‑Deklaracje.
Na liście deklaracji, w kolumnie e-Deklaracje, pojawi się status Wysłano/Nie odebrano UPO, a w kolumnie Data wysłania pojawi się data wysłania deklaracji.
Uwaga
: Przy próbie eksportu do e-deklaracji deklaracji VAT-7 (13), VAT-7D (4), VAT-7K (7) za miesiące inne niż styczeń-marzec 2013, bądź pierwszy kwartał 2013 pojawia się komunikat: Eksport niemożliwy. Formularze VAT‑7(13), VAT-7K(7), VAT-7D(4) obowiązują za okres od 01.01.2013 do 31.03.2013.Natomiast przy próbie eksportu do e‑deklaracji deklaracji VAT-7 (14), VAT-7D (5), VAT-7K (8) za miesiące wcześniejsze niż kwiecień 2013, bądź drugi kwartał 2013 pokazuje się komunikat: Eksport niemożliwy. Formularze VAT‑7(14), VAT-7K(8), VAT-7D(5) obowiązują za okres od 01.04.2013.
Odbieranie UPO
Po wysłaniu deklaracji należy odebrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). UPO powinno być dostępne do odbioru do 24 godzin od wysłania.
Aby odebrać UPO należy otworzyć formularz deklaracji (za wyjątkiem deklaracji VIU-DO) i za pomocą ikony Pobierz UPO zainicjować pobranie UPO. Poprawne pobranie UPO zakończy się komunikatem:
Komunikat po poprawnym odebraniu UPO
Urzędowe Poświadczenie Odbioru można wydrukować z poziomu formularza deklaracji.
Informacje na temat e-Deklaracji znajdują się na zakładce [e-Deklaracje] na formularzu deklaracji(za wyjątkiem deklaracji VIU-DO).
W przypadku deklaracji VIU-DO odbiór UPO następuje za pomocą dostępnego na liście deklaracji przycisku Odbierz UPO. Przycisk Zmień umożliwia podgląd utworzonej wcześniej Deklaracji VIU-DO. Po rozwinięciu dodatkowego menu (czarna strzałka obok przycisku ) dostępna jest opcja Podgląd UPO umożliwiająca podgląd Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
Deklaracja VIU-DO
Deklaracja VIU-DO składana jest za okresy kwartalne w terminie do końca miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale. Termin nie ulega przesunięciu z uwagi na dni wolne. Nie można złożyć deklaracji przed upływem kwartału. Jeżeli deklaracja VIU-DO za dany kwartał została przeliczona i wysłana do systemu e-Deklaracje, a w tym kwartale pojawiły się kolejne dokumenty to zostaną one uwzględnione w deklaracji za kolejny kwartał.
Deklaracja VIU-DO jest dostępna w menu Rejestry VAT/ Inne/ Deklaracje VIU-DO jeżeli Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje w sekcji Podatnik składa deklaracje/odprowadza zaliczki z tytułu zaznaczono opcję VIU‑DO. Parametr jest domyślnie zaznaczony zarówno w nowych bazach, jak i w bazach zaktualizowanych z wcześniejszych wersji programu.
Deklaracja VIU-DO składana jest do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście, w związku z tym w polu US (VIU-DO) domyślnie wskazany jest ten Urząd. Pole podlega edycji.
W Konfiguracji dostępna jest sekcja Numer rachunku do deklaracji VIU-DO wraz z domyślnie uzupełnionym numerem rachunku: 84 1010 1010 0165 9315 1697 8000. Jest to konto bankowe dla wpłat podatku VAT w banku urzędu skarbowego NBP O/O Warszawa dla płatności dokonywanych z Polski (rachunek prowadzony w walucie EUR). Pole podlega edycji. Podczas generowania płatności do deklaracji VIU-DO pobierany jest numer rachunku bankowego uzupełniony w tej sekcji.
Lista deklaracji VIU-DO
Po przejściu do menu Rejestry VAT/ Inne/ Deklaracje VIU-DO dostępna jest Lista deklaracji VIU-DO zawierająca kolumny:
Kwartał – kwartał, za który składana jest deklaracja.
Rok – rok, za który składana jest deklaracja.
Wersja – wersja formularza deklaracji, zgodnie z którą wyliczona została deklaracja.
Data obliczenia – data obliczenia deklaracji.
Kwota – kwota należnego podatku VAT do wpłaty. Kwota prezentowana jest w walucie EUR.
Status – status określający stan deklaracji (obliczona lub zamknięta).
e-Deklaracje – informacje dotyczące statusu e-Deklaracji.
Data wysłania – data wysłania deklaracji do systemu e-Deklaracje.
Istnieje możliwość wyświetlania listy deklaracji tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku.
Wysyłka i odbiór UPO dostępne są z listy deklaracji VIU-D0, a nie jak w przypadku innych deklaracji z samego formularza deklaracji.
Przycisk Wyślij umożliwia wysłanie deklaracji VIU-DO do systemu e-Deklaracje za pomocą podpisu kwalifikowanego.
Przycisk Odbierz UPO służy do odebrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Jeżeli pobrano moduł Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus oraz jako rodzaj księgowości wskazano Księgowość kontową to Użytkownik ma możliwość zaksięgowania kwoty należnego podatku VAT do wpłaty z deklaracji VIU-DO po naciśnięciu przycisku . Deklaracja podlega księgowaniu po odebraniu poprawnego UPO. Podczas księgowania kwoty podatku, która jest zawsze wyrażona w EUR, następuje jej przeliczenie po średnim kursie NBP z dnia odebrania UPO. W przypadku braku notowania na ten dzień, księgowanie następuje według Kursu ręcznego z notowaniem 1=1. Księgowane kwoty w walucie EUR i po przeliczeniu na PLN są zgodne z kwotami widocznymi na płatności utworzonej do deklaracji VIU-DO. Użytkownik może zmienić kurs na płatności i zaksięgować według innego niż proponowany, wtedy zmieniana jest wartość w przeliczeniu na PLN, kwota w EUR pozostaje bez zmian. Zaksięgowana deklaracja jest widoczna na liście w kolorze niebieskim.
Przycisk Zmień umożliwia podgląd utworzonej wcześniej Deklaracji VIU-DO. Po rozwinięciu dodatkowego menu (czarna strzałka obok przycisku ) dostępna jest opcja Podgląd UPO umożliwiająca podgląd Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
Uwaga
Podczas edycji deklaracji VIU-DO za pomocą przycisku dane na deklaracji nie są przeliczane na nowo. Jeżeli w rejestrze VAT sprzedaży nastąpi zmiana związana z procedurą OSS to należy usunąć dodaną wcześniej deklarację VIU-DO i dodać ją na nowo.
Deklaracja VIU-DO jest zawsze widoczna na liście w kolorze czarnym. Przycisk umożliwia usunięcie deklaracji o statusie obliczona. Wysyłka deklaracji do systemu e-Deklaracje powoduje zmianę jej statusu na zamknięta i blokuje możliwość jej usunięcia. W przypadku gdy podczas odbioru UPO w kolumnie e‑Deklaracje pojawi się Błąd przetwarzania to deklaracja zmienia ponownie status na obliczona i ponownie podlega usunięciu. Odbiór UPO pozostawia status zatwierdzona.
Z poziomu listy deklaracji VIU-DO dostępny jest wydruk formularza deklaracji VIU-DO oraz wydruk Urzędowego Poświadczenia Odbioru (w tym czarno biały).
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Z poziomu listy deklaracji VIU-DO istnieje możliwość dodawania predekretacji, pod przyciskiemPredekretacja lub za pomocą skrótu klawiszowego <Ctrl>+<F8>.
Na liście deklaracji VIU-DO w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy dostępna jest opcja Odblokuj deklarację, która umożliwia zmianę statusu deklaracji do której odebrano UPO na obliczona. W takim przypadku z Preliminarza płatności usuwana jest płatność utworzona do deklaracji.
Z listy deklaracji VIU-DO dostępny jest wydruk Urzędowego Poświadczenia Odbioru (w tym czarno biały).
Dodanie deklaracji VIU-DO
Po naciśnięciu przycisku pojawia się okno z możliwością wskazania kwartału i roku, za który ma zostać dodana deklaracja.
Dodawanie deklaracji VIU-DO
Po wybraniu kwartału i roku i naciśnięciu przycisku Utwórz deklarację następuje przeliczenie dokumentów dodanych do rejestru VAT sprzedaży z rodzajem transakcji Procedura OSS, w walucie innej niż EUR i Kursem ręcznym z notowaniem 1=1, dla których w polu Rozliczam podatek w OSS wskazano wybrany w oknie dodawania VIU-DO rok i kwartał. Poszczególne dokumenty przeliczane są po kursie Europejskiego Banku Centralnego z ostatniego dnia kwartału do którego należy data sprzedaży na dokumencie. Po przeliczeniu dokumentu po kursie EBC na dokumencie w walucie innej niż EUR na zakładce [OSS] jako typ kursu pozostaje Kurs ręczny z ustawionym odpowiednim notowaniem oraz wyliczonymi kwotami. Dokumenty, które zostały wcześniej przeliczone po kursie EBC (z notowaniem różnym od 1=1) nie są ponownie przeliczane po kursie EBC podczas dodawania deklaracji VIU-DO.
Uwaga
Dokumenty z rodzajem transakcji Procedura OSS, w walucie innej niż EUR i Kursem ręcznym z notowaniem 1=1 mogą również zostać przeliczone po kursie EBC na koniec kwartału za pomocą dostępnej w rejestrze VAT sprzedaży operacji seryjnej Przelicz po kursie EBC. Szczegóły funkcjonalności opisane zostały poniżej w punkcie nr 2.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Jeżeli w Konfiguracji nie określono Urzędu Skarbowego dla deklaracji VIU-DO to po naciśnięciu przycisku Utwórz deklarację pojawia się komunikat: Błąd obliczania deklaracji. Nie został zdefiniowany urząd skarbowy dla deklaracji. Proszę podać właściwy urząd skarbowy w Konfiguracji -> Firma -> Dane firmy -> Deklaracje.
Jeżeli na ostatni dzień danego kwartału nie opublikowano kursu EBC, a w danym kwartale są dokumenty w walucie innej niż EUR, które kwalifikują się na deklarację VIU-DO to po naciśnięciu przycisku Utwórz deklarację pojawia się komunikat uniemożliwiający dodanie deklaracji: Nie można wyliczyć deklaracji ponieważ istnieją dokumenty w walutach innych niż EUR, a nie ma jeszcze opublikowanego notowania kursu po jakim można przeliczyć wartości dokumentów.
Podczas próby dodania deklaracji VIU-DO za okres wcześniejszy niż 3 kwartał 2021 r. pojawia się komunikat: Błąd wyliczania deklaracji. Formularz deklaracji obowiązuje za okres od 01.07.2021.
Istnieje możliwość dodania tylko jednej deklaracji VIU-DO za dany kwartał. Jeżeli jest potrzeba korekty już wysłanej deklaracji to należy to zrobić w deklaracji za kolejny kwartał.
W momencie przeliczania/ edycji deklaracji VIU-DO w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe, na liście deklaracji VIU-DO w programie Comarch ERP Optima pojawia się okno z informacją: Dodawanie deklaracji VIU-DO/ Trwa edycja deklaracji VIU-DO. Za chwilę otworzy się przygotowana deklaracja. Nie zamykaj tego okna przed zapisaniem deklaracji. Okna nie należy zamykać w programie Comarch ERP Optima przed zapisaniem deklaracji, ponieważ zamknięcie okna spowoduje, że deklaracja VIU-DO nie zostanie zapisana (w przypadku jej dodawania) lub zmiany wprowadzone na formularzu deklaracji VIU-DO nie zostaną zapisane (w przypadku jej modyfikacji).
Formularz deklaracji VIU-DO
Formularz deklaracji VIU-DO otwierany jest w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe. Z programu ComarchERP Optima przenoszone są następujące dane:
NIP podatnika – nie podlega edycji na formularzu deklaracji.
Rok i kwartał, za jaki liczona jest deklaracja – nie podlega edycji na formularzu deklaracji.
Urząd Skarbowy, do którego adresowana jest deklaracja – nie podlega edycji na formularzu deklaracji.
Rodzaj podatnika (osoba fizyczna lub podmiot niebędący osobą fizyczną) – podlega edycji na formularzu deklaracji.
Pełna nazwa firmy lub nazwisko i imię dla osoby fizycznej – podlega edycji na formularzu deklaracji.
Dane z dokumentów wprowadzonych do rejestru VAT sprzedaży: kraj, stawki VAT, oznaczenie stawki (podstawowa lub obniżona), rodzaj dostaw (dostawa towarów lub świadczenie usług), podstawa opodatkowania wg danej stawki VAT oraz kwota podatku wg danej stawki VAT – podlegają edycji na formularzu deklaracji.
Do sekcji C.2. Świadczenie usług z państwa członkowskiego identyfikacji oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej poza Unią Europejską oraz dostawy towarów wysyłanych lub transportowanych z państwa członkowskiego identyfikacji kwalifikowane są dokumenty z rodzajem transakcji Procedura OSS z datą sprzedaży należącą do kwartału deklaracji VIU-DO. Dokument z rodzajem Usługi na deklaracji VIU-DO widoczny jest jako Świadczenie usług. Dokument z rodzajem Towary lub Środki trwałe na deklaracji VIU-DO widoczny jest jako Dostawa towarów.
Kwoty przenoszone z programu Comarch ERP Optima na formularz deklaracji VIU-DO są sumą poszczególnych pozycji na dokumencie. Z kolei podstawa opodatkowania uzupełniona ręcznie na formularzu deklaracji VIU-DO jest przeliczana po odpowiedniej stawce. Z tego względu mogą pojawić się różnice w kwocie podatku VAT wynikające z zaokrągleń.
Do sekcji C.5. Korekty kwot podatku VAT wykazanych w deklaracjach za poprzednie okresy wynikające z korekt dostaw towarów lub świadczonych usług kwalifikowane są dokumenty z rodzajem transakcji Procedura OSS z datą sprzedaży należącą do innego kwartału niż kwartał deklaracji VIU-DO.
Do deklaracji VIU-DO nie są przenoszone pozycje w stawce ZW, NP oraz 0%.
Na formularzu deklaracji dla każdego kraju w oddzielnym wierszu wykazana jest każda stawka z oznaczeniem Podstawowa/ Obniżona oraz kwota podatku VAT w danej stawce.
Jeżeli na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży dodano pozycję w stawce VAT nieobowiązującej w wybranym na dokumencie kraju to taki dokument trafia na deklarację VIU-DU z Rodzajem stawki VAT jako Podstawowa.
Dane przeniesione z dokumentów z programu Comarch ERP Optima podlegają edycji/ usunięciu na formularzu deklaracji VIU-DO. Po zmianie w pozycji stawki VAT, kwota VAT wyliczana jest na nowo. Podczas edycji pozycji w sekcji C.2 następuje weryfikacja, czy dla danego kraju nie dodano już pozycji z takim samym rodzajem dostaw i taką samą stawką VAT. Jeżeli taka pozycja została już dodana to pojawia się informacja uniemożliwiająca edycję pozycji: Taki element został już wybrany.
Użytkownik ma również możliwość dodawania/ usuwania własnych pozycji na deklaracji VIU-DO. Za pomocą przycisku Dodaj państwo członkowskiego konsumpcji istnieje możliwość dodania nowego kraju ze zdefiniowanej listy krajów. Za pomocą przycisku Dodaj wiersz/ Usuń wiersz istnieje możliwość dodania/ usunięcia pozycji dotyczącej danego rodzaju dostaw i stawki VAT. W sekcji C.2 oraz C.3 istnieje możliwość dodania pozycji dla kraju, którego jeszcze nie ma na liście lub takiego który już jest, ale z inną stawką VAT lub z innym rodzajem dostaw. Nie ma możliwości dodania takiej samej pozycji, która już istnieje. Podczas próby dodania takiej pozycji pojawia się informacja: Taki element został już wybrany. Użytkownik powinien w takim przypadku dokonać modyfikacji już istniejącej pozycji. W sekcji C.2 i C.3 nie jest również możliwe dodanie pozycji z kwotą ujemną
Za pomocą przycisku Usuń sekcję istnieje możliwość usunięcia wszystkich pozycji związanych z danym krajem w danej sekcji.
Na formularzu deklaracji VIU-DO nie ma mechanizmu weryfikującego, czy stawka VAT uzupełniona w pozycji odpowiada stawkom danego kraju.
W sekcji C.5 następuje walidacja, czy wskazano wcześniejszy kwartał niż ten, za który składana jest deklaracja VIU-DO.
Kwoty w sekcji C.6 oraz kwota w sekcji C.7 w poz. 18 Całkowita kwota należnego podatku VAT do wpłaty są wyliczane automatycznie i podlegają modyfikacji. Kwota w poz. 18 jest wyliczana jako suma kwot z sekcji C.6 z pominięciem kwot ujemnych.
Wszystkie kwoty na formularzu deklaracji VIU-DO wyświetlane są w walucie EUR.
Płatność do deklaracji VIU-DO tworzona jest na kwotę z poz. 18 Całkowita kwota należnego podatku VAT w walucie EUR w momencie odbioru UPO. Kwota w PLN na płatności przeliczana jest po średnim kursie NBP z dnia odbioru UPO. Termin płatności ustawiany jest na ostatni dzień miesiąca, a gdy przypada na dzień wolny to jest przesuwany na kolejny dzień roboczy. Istnieje możliwość zmiany kursu na płatności utworzonej do deklaracji VIU-DO. Jeżeli na dzień odbioru UPO nie opublikowano średniego kursu NBP to na płatności ustawiany jest Kurs ręczny z notowaniem 1=1. Kurs ten podlega edycji.
Jeżeli na deklaracji nie uzupełniono wszystkich wymaganych pól to podczas próby zapisania formularza wyświetlany jest komunikat: Niektóre pola nie zostały uzupełnione. Popraw błędy na formularzu.
Wydruk deklaracji VIU-DO jest dostępny z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem .
Podgląd wydruku deklaracji VIU-DO jest dostępny z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem .
Uwaga
Z poziomu formularza deklaracji VIU-DO nie ma możliwości ponownego jej przeliczenia. Jeżeli w rejestrze VAT sprzedaży nastąpi zmiana i deklaracja VIU-DO za ten kwartał nie została jeszcze wysłana do systemu e‑Deklaracje to należy ją usunąć i dodać ponownie.
Deklaracja VAT-27
Deklaracja jest dostępna w menu Rejestry VAT/ Inne/ Deklaracje VAT-27, jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje zaznaczony zostanie parametr VAT‑27. Użytkownik od stycznia 2017 r. ma możliwość składania deklaracji VAT-27(2) tylko miesięcznie. W przypadku deklaracji VAT-27(1) przed 1 stycznia 2017 r. możliwe było składanie deklaracji miesięcznych lub kwartalnych w zależności od ustawień z poziomu Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Deklaracje.Deklaracja VAT 27 zakładka [1 C]
W sekcji C. Informacja o dostawach towarów – art.17 ust.1 pkt 7 ustawy uwzględniane są dokumenty zwykłe wprowadzone do Rejestru VAT sprzedaży w stawce NP, z rodzajem Towary lub Środki transportu, rodzajem transakcji Krajowa – podatnikiem jest nabywca i zaznaczonymi parametrami Podatnik VAT czynny oraz Rozliczać w VAT-27.Deklaracja VAT-27, zakładka 1 C
W sekcji D. Informacja o świadczonych usługach – art.17 ust.1 pkt 8 ustawy uwzględniane są dokumenty zwykłe wprowadzone do Rejestru VAT sprzedaży w stawce NP, z rodzajem Usługi, rodzajem transakcji Krajowa ‑ podatnikiem jest nabywca i zaznaczonymi parametrami Podatnik VAT czynny oraz Rozliczać w VAT‑27.
Do sekcji E. Podpis podatnika lub osoby reprezentującej podatnika przenoszone są informacje wprowadzone w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW, CUK, z możliwością edycji lub ręcznego uzupełnienia tych danych na formularzu deklaracji VAT-27.
Deklaracja VAT-27, zakładka 2 D,E
Do kolumny Nazwa nabywcy przenoszona jest nazwa kontrahenta z ostatniego dokumentu wprowadzonego z danym numerem NIP.
Do kolumny Kwota przenoszona jest suma wartości transakcji wprowadzonych dla kontrahenta o danym numerze NIP.
Deklaracja VAT-27 nie zostanie przeliczona, jeżeli wprowadzony został dokument bez uzupełnionego numeru NIP kontrahenta. W takiej sytuacji pojawia się komunikat: Deklaracja nie może być naliczona. Istnieją transakcje bez wymaganego NIP-u podmiotu oraz informacja o numerze oraz dacie wystawienia dokumentu.
Użytkownik ma możliwość usunięcia wybranych pozycji z formularza deklaracji VAT-27.
Jeżeli na dokumencie w Rejestrze VAT nastąpi zmiana kwoty, danych adresowych kontrahenta lub numeru NIP kontrahenta to po przeliczeniu korekty deklaracji VAT-27 na formularzu korekty automatycznie zaznaczony zostanie parametr w kolumnie Zmiana danych.
Przycisk służący do wysyłki do systemu e-Deklaracje staje się aktywny po przeliczeniu deklaracji VAT-27 za pomocą przycisku . Po naciśnięciu przycisku następuje zablokowanie deklaracji i jej wysłanie. Po wysłaniu deklaracji ikona wysyłki zostaje zamieniona na ikonę odbioru UPO .
Dotyczy wersji: 2018.6.1
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-27 w wersji 2 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż styczeń 2017 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od stycznia 2017 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Intrastat
Deklaracja INTRASTAT - Konfiguracja
Z chwilą przystąpienia Polski do Unii Europejskiej zobowiązani jesteśmy do składania deklaracji INTRASTAT. Konsekwencją wprowadzenia systemu INTRASTAT jest nałożenie na niektóre podmioty prowadzące obrót towarowy z innymi państwami członkowskimi Unii Europejskiej obowiązku przekazywania informacji o zrealizowanych przez nich obrotach, tj. O dokonanym przywozie towarów z terytorium UE na terytorium Polski i wywozie towarów z Polski na terytorium Wspólnoty. Informacje te przekazywane są właśnie na deklaracjach INTRASTAT, przy czym odrębnie przekazywane są informacje o wywozie towarów, a odrębnie o przywozie.
Obowiązek przekazywania informacji ciąży na tych podmiotach, których wartość przywozu i wywozu przekroczy tzw. próg statystyczny (próg asymilacji i próg specyficzny).
Podmiot, którego wartość obrotów przekroczy próg specyficzny zobowiązany jest wypełniać wszystkie pola na deklaracji INTRASTAT (INTRASTAT pełny).
Natomiast podmiot, którego wartość obrotów zawiera się pomiędzy wartością progu asymilacji a progu specyficznego nie jest zobowiązany do wypełniania informacji o kodzie warunków dostawy, kodzie rodzaju transportu oraz wartości statystycznej w PLN (INTRASTAT uproszczony).
Uwaga
System Comarch ERP Optima umożliwia wyliczenie uproszczonej wersji deklaracji INTRASTAT, czyli takiej, która nie zawiera informacji w polach: pole 12 – Kod warunków dostawy, pole 15 – Kod rodzaju transportu oraz pole 20 – Wartość statystyczna w PLN.
Konfiguracja
Aby w systemie Comarch ERP Optima pojawiła się możliwość tworzenia deklaracji Intrastat należy w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat zaznaczyć parametrIntrastat.
Po zaznaczeniu parametru użytkownik powinien wypełnić pola znajdujące się poniżej:
Minimalna wartość pozycji z kodami CN 99500000 – Domyślnie proponowana jest wartość 200 EURO
Identyfikator numeru własnego – unikalny przedrostek numeru własnego przypisany do bazy firmowej. Pole posiada ograniczenie do trzech znaków, domyślnie jest uzupełnione przedrostkiem IST z możliwością edycji.
Izba Administracji Skarbowej – dla wysyłanej do PUESC deklaracji Intrastat należy wskazać Izbę Administracji Skarbowej.
Dane teleadresowe osoby wypełniającej deklarację: imię, nazwisko, telefon, faks, adres e-mail oraz miejscowość. Informacje te są następnie przenoszone na formularz deklaracji Intrastat. Ich uzupełnienie w konfiguracji nie jest wymagane przez program – Użytkownik może je uzupełniać bezpośrednio na wyliczanej deklaracji.
Kurs waluty – jeżeli wartość na dokumencie, który powinien być uwzględniony w deklaracji, podana jest w innej walucie, kwotę faktury należy przeliczyć na walutę polską. Przeliczenie powinno nastąpić na podstawie kursu waluty ustalonego dla celów podatku od towarów i usług.
Użytkownik może zdefiniować odrębny typ kursu związany z przeliczaniem deklaracji Intrastat i wskazać go w Konfiguracji w polu kurs waluty. Jako kurs waluty nie może być wskazany kurs ręczny (ustalany bezpośrednio z poziomu dokumentu).
Dodatkowo w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry można ustawić domyślną ścieżkę dostępu do katalogu, w którym zapisywane będą pliki XML z eksportowanymi do platformy "PUESC" deklaracjami INTRASTAT. Ścieżka będzie proponowana podczas zapisu deklaracji do pliku (z poziomu listy deklaracji), lecz użytkownik będzie miał możliwość jej zmiany.
Jeśli użytkownik zaznaczy opcję Intrastat w Konfiguracji firmy – w systemie pojawi się kilka dodatkowych możliwości związanych z wyliczaniem deklaracji:
w menu Ogólne/ Inne pojawi się pozycja Kody CN, umożliwiająca zdefiniowanie wykorzystywanych kodów CN
na formularzu towaru (Cennik i Zasoby) – na zakładce [Dodatkowe] pojawi się grupa Intrastat umożliwiająca przypisanie dla poszczególnych towarów odpowiednich kodów CN
na formularzu kontrahenta (Ogólne/ Kontrahenci) – na zakładce [Handlowe] pojawi się pole przeznaczone na wpisanie domyślnego kodu transakcji związanego z danym kontrahentem.
na formularzu magazynu (Ogólne/ Inne/ Magazyny) – możliwość zaznaczenia, że magazyn jest magazynem unijnym, a co za tym idzie określenie kodu kraju dla tego magazynu oraz podanie domyślnego kodu transakcji stosowanego na dokumentach MM
na formularzu dokumentów (przychodowych: FZ, PZ, PW i MM OL, PKA oraz rozchodowych: FA, WZ, RW i MM LO, WKA) rejestrowanych w programie, na zakładce [Dokumenty] pojawi się ramka Intrastat, gdzie podane będą informacje niezbędne do wyliczenia deklaracji
z poziomu formularza dokumentów (przychodowych: FZ, PZ, PW i MM OL, PKA oraz rozchodowych: FS, WZ, RW i MM LO, WKA), na pozycji dokumentu będzie widoczna zakładka [Intrastat] zawierająca pole Kod CN oraz Kraj pochodzenia
na formularzu dokumentów uwzględnianych w automatycznym wyliczeniu deklaracji Intrastat będzie widoczna kolumna Kraj pochodzenia. W kolumnie tej wyświetlany jest kraj pochodzenia pobierany z poszczególnych pozycji dokumentu
w menu Handel/ Inne pojawi się pozycja Deklaracja Intrastat, umożliwiająca wyliczenie deklaracji
Uwaga
Funkcja wyliczania deklaracji Intrastat jest dostępna tylko dla Użytkowników modułu Handel. Jeśli Użytkownik posiada tylko Faktury lub Księgę Podatkową, Księgę Handlową, Księgę Handlową Plus – wyliczenie Intrastat nie będzie możliwe (nie pojawią się dodatkowe opcje).
Funkcja wyliczania deklaracji Intrastat jest dostępna tylko dla Użytkowników modułu Handel.
Jeśli w słowniku kodów CN są uzupełnione informacje o wykorzystywanych kodach należy je przypisać do poszczególnych towarów.
Na formularzu towaru, na zakładce [Dodatkowe], znajduje się pionowa zakładka Intrastat (pod warunkiem, że w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat zaznaczono parametr). Kod można wpisać ręcznie lub wybrać z listy słownikowej dostępnej po wciśnięciu przycisku .
Po wybraniu kodu na formularzu mogą pojawić się dodatkowe informacje do uzupełnienia (w zależności od definicji samego kodu):
Masa jednostkowa netto – w polach należy uzupełnić informacje o masie odpowiadającej jednej jednostce podstawowej towaru (zadeklarowanej na zakładce Ogólne). Masę można podać z dokładnością do trzech miejsc po przecinku. Masa jest zawsze podawana w kg.
Jednostka uzupełniająca towaru – jeśli wybrany kod CN jest związany z jednostką uzupełniającą należy podać przelicznik w stosunku do podstawowej jednostki miary z karty towaru.
Informacje te będą następnie wykorzystywane podczas wyliczania wartości deklaracji INTRASTAT w polach 17 (Masa netto) oraz 18 (Ilość w uzupełniającej jednostce masy).
Dodatkowo dla każdego towaru, który będzie wykazywany na deklaracji INTRASTAT należy uzupełnić informację o kraju jego pochodzenia. W pole Kraj pochodzenia użytkownik powinien wpisać dwuznakowy symbol kraju (w programie nie ma listy pomocniczej). Jest on przenoszony na pozycję dokumentu, na zakładkę [Intrastat] z możliwością edycji.
Uwaga
Grupa Intrastat pojawia się tylko na formularzu towaru (nie dotyczy pozycji o statusie usługa).
Kod kraju pochodzenia jest przenoszony z kartoteki towarowej, z zakładki [Dodatkowe/Intrastat] na dokumenty uwzględniane w automatycznym wyliczaniu deklaracji. Na takich dokumentach, na pozycji dokumentów jest widoczna zakładka [Intrastat], na której znajduje się pole Kraj pochodzenia. Wartość z tego pola jest pobierana do wyliczenia deklaracji Intrastat. Przy zapisie dokumentu, jeżeli kod kraju pochodzenia nie został uzupełniony pojawi się komunikat mówiący o konieczności wypełnienia tego kodu: Nie uzupełniono pola kod kraju pochodzenia na pozycji XX. Pole jest wymagane dla deklaracji Intrastat. Czy zapisać dokument?
Uwaga
Zakładka [Intrastat] jest widoczna na pozycji dokumentu tylko i wyłącznie wtedy, gdy dokument będzie zakwalifikowany do deklaracji Intrastat czyli na zakładce [Dokumenty] będzie widoczna sekcja Intrastat.
Jeżeli na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe/Intrastat] pole Kraj pochodzenia będzie wypełnione, to kod z tego pola przenoszony jest na pozycję dokumentu z możliwością edycji. Na dokumenty korygujące kod kraju pochodzenia będzie przenoszony bezpośrednio z dokumentu korygowanego, także z możliwością modyfikacji. Kod kraju pochodzenia można edytować zarówno na dokumencie zapisanym w buforze jak i na dokumencie zatwierdzonym na stałe. Zmiany zostaną uwzględnione po zapisie pozycji i dokumentu.
Pozycja dokumentu – zakładka [Intrastat]
Uwaga
W przypadku, gdy na dokumentach występują jednakowe pozycje z tym samym kodem CN, ale z różnymi kodami kraju pochodzenia, to na tych dokumentach ani na deklaracji Intrastat takie pozycje nie będą agregowane.
Dodatkowo na formularzu dokumentów uwzględnianych w automatycznym wyliczeniu deklaracji Intrastat znajduje się kolumna Kraj pochodzenia. W kolumnie tej wyświetlany jest kraj pochodzenia pobierany z poszczególnych pozycji dokumentu.
Kontrahenci
Uwaga
Funkcja wyliczania deklaracji Intrastat jest dostępna tylko dla Użytkowników modułu Handel.
W deklaracji INTRASTAT wykazywane są obroty towarami z innymi państwami członkowskimi Unii Europejskiej. Dlatego grupa Intrastat pojawi się na formularzu kontrahenta tylko jeśli jego status (zakładka [Handlowe]) jest ustawiony jako wewnątrzunijny, wewnątrzunijny ¬- Podatnikiem jest nabywca lub Procedura OSS.
Dla kontrahenta wewnątrzunijnego istnieje możliwość wpisania domyślnegokodu transakcji. Lista kodów transakcji jest zdefiniowana w programie i dostępna po wciśnięciu widocznej obok pola. Kod transakcji z karty kontrahenta będzie proponowany na dokumentach związanych z tym kontrahentem, lecz istnieje możliwość jego zmiany dla poszczególnych transakcji. Pole na karcie może pozostać puste, ale w takim przypadku użytkownik powinien pamiętać, by na każdym dokumencie związanym z kontrahentem uzupełnić tą informację.
Na dokumentach dla kontrahenta wewnątrzunijnego kontrolowane jest uzupełnienie Kodu transakcji (zakładka [Dokumenty]). W przypadku, kiedy kod ten nie jest uzupełniony, podczas próby zapisu dokumentu pojawi się komunikat: Nie ustawiono kodu transakcji na deklaracji Intrastat. Czy chcesz kontynuować? Przycisk Nie spowoduje przeniesienie na zakładkę [Dokumenty] do aktywnego pola Kod transakcji. Wybierając Tak dokument zostanie zapisany.
Jeśli została utworzona korekta, kod transakcji nie jest na nią przenoszony z dokumentu źródłowego – użytkownik musi uzupełnić go zgodnie ze stanem faktycznym. Zwroty towarów ujmowane są w deklaracjach zgodnie z kierunkiem przepływu towaru.
Jeśli kontrahent ma status wewnątrzunijny program wymaga podania jego numeru NIP wraz z dwuznakowym kodem kraju na zakładce [Ogólne].
Magazyny
Uwaga
Funkcja wyliczania deklaracji Intrastat jest dostępna tylko dla Użytkowników modułu Handel.
Na deklaracji INTRASTAT wykazywany jest obrót towarami z innymi państwami UE. Dlatego w przypadku, gdy następuje przesunięcie towaru pomiędzy dwoma magazynami znajdującymi się w różnych krajach UE – przesunięcie takie również powinno być uwzględnione na deklaracji.
Jeśli magazyn jest magazynem odległym na formularzu znajduje się parametr magazyn UE. Jego zaznaczenie powoduje, że dla magazynu można przypisać kilka informacji wykorzystywanych później przy liczeniu deklaracji INTRASTAT:
Kod kraju – kod kraju, w którym znajduje się magazyn. Lista kodów państw członkowskich UE jest zdefiniowana w programie i dostępna po wciśnięciu przycisku widocznej obok pola.
Kod transakcji – dla magazynu można przypisać domyślny kod transakcji. Program proponuje kod 34 (Inne transakcje dotyczące dostaw bezpłatnych). Można go zmienić, lista kodów transakcji jest zdefiniowana w programie i dostępna po wciśnięciu przycisku . Domyślny kod będzie proponowany na dokumentach MM związanych z magazynem, będzie jednak możliwość jego zmiany bezpośrednio na MM.
Dokumenty dla Intrastat
Na deklaracji INTRASTAT wykazywany jest obrót towarami z innymi państwami UE. W zależności od charakteru działalności firmy, dokumentem źródłowym, na podstawie którego jest sporządzana deklaracja, powinien być ten dokument, który precyzuje przemieszczanie towarów.
Dokumenty dla Intrastat w module Handel
W przypadku deklaracji wywozowych może to być Faktura Sprzedaży (FA), Wydanie Zewnętrzne (WZ), Rozchód Wewnętrzny (RW) oraz dokument MM (z magazynu lokalnego do odległego UE).
W przypadku deklaracji przywozowych może to być Faktura Zakupu (FZ), Przyjęcie Zewnętrzne (PZ), Przyjęcie Wewnętrzne (PW) oraz dokument MM (z magazynu odległego UE na magazyn lokalny).
Jeśli na dokumencie (spośród rodzajów wymienionych powyżej) zadeklarowano kontrahenta o statusie wewnątrzunijny, wewnątrzunijny - Podatnikiem jest nabywca lub Procedura OSS na zakładce [Dokumenty] pojawia się grupa Intrastat, gdzie ustalane są trzy wartości, wykorzystywane później przy liczeniu deklaracji:
Kod transakcji– domyślnie pobierany jest z karty kontrahenta (Nabywca/ Dostawca), możliwa jest jednak jego zmiana (lista zdefiniowana w programie). Jeżeli transakcje mają nie być uwzględniane w deklaracji Intrastat, to na dokumentach pole z kodem transakcji należy zostawić puste.
Kod kraju wysyłki/przeznaczenia – proponowany jest kod pobrany na podstawie przedrostka z numeru NIP kontrahenta (Odbiorcy/ Nadawcy), możliwa jest jednak jego zmiana.
Data wywozu/przywozu – domyślnie data zakupu/sprzedaży (FA/FZ), wydania/przyjęcia (WZ/PZ), dokumentu (PW/RW/MM), ale użytkownik może ją zmienić. Na podstawie daty przywozu/ wywozu program uwzględnia dokument we właściwej deklaracji INTRASTAT (za dany miesiąc).
Uwaga
Grupa Intrastat nie pojawia się na dokumentach pierwotnych rejestrowanych w systemie.
W przypadku dokumentów MM kod transakcji oraz kod kraju wysyłki/ przeznaczenia pobierany jest z formularza magazynu. Należy przy tym pamiętać, że magazyn odległy, z którym wymieniany jest towar, musi być zdefiniowany w bazie jako magazyn UE (parametr na formularzu magazynu).
W przypadku dokumentów korygujących dane do Intrastat są pobierane z dokumentu korygowanego (poza kodem transakcji).
Uwaga
Pola dotyczące kodu transakcji oraz daty wywozu/ przywozu można zmienić nawet na dokumentach zapisanych na trwałe, pod warunkiem, że dokument taki nie został jeszcze uwzględniony w deklaracji INTRASTAT. Wprowadzone zmiany można zapisać przyciskiem „dyskietki” na formularzu dokumentu..
Jeśli dokument został już uwzględniony na deklaracji program blokuje możliwość wprowadzania zmian.
Wysyłanie deklaracji Intrastat do systemu PUESC
Na formularzu deklaracji Intrastat zablokowanej przed zmianami i zapisanej, po ponownym otwarciu dostępna jest ikona Wyślij deklarację do systemu PUESC umożliwiająca przesłanie deklaracji do systemu PUESC. Wysyłaną deklarację można podpisać certyfikatem bądź wysłać bez podpisu.
Wysyłając deklarację należy podać hasło do portalu PUESC (login domyślnie jest pobierany z konfiguracji). Hasło jest pamiętane w obrębie jednej sesji – do czasu wylogowania operatora bądź zmiany bazy firmowej.
Na trzeciej zakładce [e-Deklaracje] formularza deklaracji Intrastat zapisywane są dane związane z przesyłaniem deklaracji.
Jeśli deklaracja zostanie poprawnie zaczytana, otrzyma numer referencyjny, który zostanie przekazany do Comarch ERP Optima.
Wysłaną deklarację o statusie Wysłano/ Odebrano UPO może przywrócić do edycji operator, który w menu System/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora, na zakładce [Ogólne] ma zaznaczony parametr Prawo do odblokowania wysłanej e-Deklaracji.
Uwaga
Nie można odblokować deklaracji Inrastat o statusie Wysłano/ Nie odebrano UPO.
Pobieranie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO)
Dla deklaracji Intrastat poprawnie przesłanej do PUESC, przycisk Pobierz UPO znajdujący się na formularzu deklaracji Intrastat umożliwia pobranie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru.
Na liście deklaracji Intrastat dostępne są kolumny związane z wysyłką deklaracji:
e-Deklaracje, która przyjmuje wartości:
Nie wysłano – Deklaracja w buforze lub zatwierdzona, nie przesłana do PUESC.
Wysłano/nie odebrano ISTA – Deklaracja została wysłana do PUESC, pobierz potwierdzenie poprawności deklaracji ISTA.
Przyjęto/nie odebrano ISTA – Deklaracja została przyjęta przez system PUESC, nie otrzymano potwierdzenia poprawności deklaracji ISTA. Pobierz ponownie za chwilę.
Błąd przetwarzania – Wystąpił problem podczas przetwarzania deklaracji przez system PUESC: (komunikat błędu) – taką deklarację można odblokować do edycji z poziomu programu w celu poprawy.
Potencjalny błąd, sprawdź szczegóły – Urząd zgłosił potencjalne błędy lub wstrzymał zgłoszenie. Sprawdź czy dane na deklaracji są poprawne i skontaktuj się z urzędem. Jeśli dane są niepoprawne utwórz i wyślij korektę deklaracji.
Odrzucono, wygeneruj nową deklarację – Deklaracja została odrzucona przez system Intrastat. Wyślij korektę deklaracji.
Wysłano/odebrano ISTA – Deklaracja została przyjęta przez system Intrastat. Odebrano UPO oraz ISTA.
Data wysłania – zawiera datę wysłania e-deklaracji.
Formularz deklaracji Intrastat - zakładka Ogólne
Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w artykule Standardy w programie.
Na formularzu deklaracji INTRASTAT znajdują się pola, w większości automatycznie wypełniane przez program:
Deklaracja za miesiąc – okres sprawozdawczy (miesiąc/ rok), za jaki liczona jest deklaracja INTRASTAT.
Numer wersji deklaracji/ Nr korekty – w danym okresie sprawozdawczym obowiązuje ciągła numeracja deklaracji i korekt. Ciągłość numeracji jest kontrolowana przez program (w ramach miesiąca rozpoczyna się od 1).
W polu Nr wersji deklaracji wpisane będzie 1 - jeśli zgłoszenie w danym okresie dokonywane jest po raz pierwszy, 2 - jeśli jest to pierwsza korekta danego zgłoszenia, 3- jeśli jest to druga korekta tego zgłoszenia itd.
Nr deklaracji częściowej – deklaracja częściowa to zgłoszenie obejmujące informacje o części dokonanych wywozów/ przywozów towarów w danym miesiącu. Numeracje deklaracji częściowych kontroluje program.
Uwaga
Program numeruje dokumenty (numer wersji/ numer deklaracji częściowej) w ramach miesiąca. W przypadku usunięcia deklaracji program nie renumeruje pozostałych – użytkownik sam powinien pamiętać o zmianie numerów.
Kod organu celnego – kod organu, gdzie składana będzie deklaracja INTRASTAT jest pobierany z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat.Łączna ilość pozycji – ilość pozycji na aktualnej deklaracji INTRASTAT, wyliczana przez program po przeliczeniu (uzupełnieniu) deklaracji. Warto pamiętać, że w przypadku deklaracji częściowych numerowanie pozycji zawsze zaczyna się od 1.
Łączna wartość – łączna wartość netto towarów znajdujących się na deklaracji, wyliczana prze program. Wartość jest zaokrąglana do pełnych złotówek.
Typ kursu waluty – (dotyczy deklaracji Intrastat wyliczanej w sposób automatyczny w module Handel) proponowany jest typ kursu waluty ustawiony w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat. Użytkownik może go jednak zmienić na inny ze zdefiniowanych w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Typy kursów walut.
ustalenie kursu, wg którego wyliczana będzie deklaracja jest obowiązkowe (dopiero wtedy można przeliczyć deklarację),
po przeliczeniu deklaracji zmiana kursu nie jest już możliwa,
program pobiera kurs z dnia poprzedzającego datę wystawienia dokumentu źródłowego.
Zablokuj deklarację przed zmianami – parametr odpowiada za możliwość edycji deklaracji:
jeśli nie jest zaznaczony – na deklaracji możliwe jest wprowadzanie zmian, można ją usunąć z listy, ale nie można korygować ani wysłać do pliku XML.
jeśli jest zaznaczony – na deklaracji nie można wprowadzać zmian, jest zablokowana do edycji, można ją korygować oraz wysłać do pliku XML. Odblokowanie deklaracji jest możliwe z poziomu menu kontekstowego na liście deklaracji (prawy przycisk myszki).
Dane wypełniającego, widoczne w dolnej części okna, są wypełniane na podstawie informacji wpisanych w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat. Użytkownik może je zmienić i dane zostaną zapamiętane dla danej deklaracji.
Wypełnianie „ręczne” deklaracji
Jeśli Użytkownik chce samodzielnie wypełnić deklaracje INTRASTAT listę pozycji może uzupełniać przy pomocy przycisków Dodaj, Zmień, Usuń widocznych obok listy. Podczas dopisywania pozycji podnoszony jest formularz (opisany w poprzednim rozdziale), gdzie poszczególne pola użytkownik wypełnia samodzielnie.
Formularz pozycji na deklaracji INTRASTAT
Na formularzu pozycji zawarte są informacje:
Kod CN – symbol kodu CN (ośmioznakowy, numeryczny). Wg kodów CN grupowane są pozycje na deklaracji.
Kod transakcji – lista kodów transakcji jest zdefiniowana w programie i dostępna po wciśnięciu ikony. Jest uzupełniana na podstawie e-formularza ze strony: https://te.puesc.gov.pl/.
Masa netto - pole jest dostępne tylko, jeśli kod CN wymaga przeliczenia na masę (zaznaczony parametr Masa na definicji kodu). Pole zawiera informację o masie wywiezionych/ przywiezionych towarów, z przypisanym kodem CN. W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji wyliczana jest zgodnie z przelicznikiem na kartach poszczególnych towarów uwzględnionych w danej pozycji.
Uwaga
Masa towaru wykazywana na deklaracji jest zaokrąglana do pełnych kilogramów.
Ilość w jedn. uzupełniającej – pole jest dostępne tylko, jeśli kod CN wymaga podania ilości w jednostce uzupełniającej (wybrana jednostka uzupełniająca na definicji kodu CN). W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji (tylko w module Handel) wyliczana jest zgodnie z przelicznikiem podanym na kartach poszczególnych towarów uwzględnionych w danej pozycji.
Kod kraju przeznaczenia/ Kod kraju wysyłki – lista kodów krajów UE jest zdefiniowana w programie. W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji (tylko w module Handel) wartość pola pobierana jest z formularza transakcji.
Kod kraju pochodzenia - kod kraju, z którego pochodzi dany towar. W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji (tylko w module Handel) wartość ta jest pobierana pozycji dokumentu, z zakładki [Intrastat].
Wartość netto – wartość na deklaracji powinna być podana w PLN. Jeżeli wartość na dokumencie, który powinien być uwzględniony w deklaracji, podana jest w innej walucie, kwotę faktury należy przeliczyć na walutę polską. Przeliczenie w module Handel powinno nastąpić na podstawie kursu waluty ustalonego dla celów podatku od towarów i usług, wybranego na deklaracji w polu Typ kursu waluty.
Numer identyfikacyjny VAT kontrahenta – na formularzu deklaracji wywozowej znajduje się kolumna Numer identyfikacyjny NIP kontrahenta, w której widoczny jest numer NIP z prefiksem. W przypadku automatycznego przeliczania deklaracji, pole to jest uzupełniane na podstawie wystawionych dokumentów. Natomiast podczas ręcznego wypełniania deklaracji pole to należy uzupełnić na oknie dodawania elementów deklaracji. W polu można wpisać Natural Person – ma to zastosowanie dla kontrahentów o statusie osoby fizycznej.
Element deklaracji Intrastat
Lista deklaracji Intrastat
Lista deklaracji INTRASTAT jest dostępna w menu Handel/ Inne/ Deklaracje Intrastat, pod warunkiem, że użytkownik zaznaczył w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat odpowiedni parametr.
Deklaracja Intrastat może być dostępna w menu Rejestry VAT w przypadku, gdy pobrano licencje na moduły Księga Handlowa, Księga Handlowa Plus, Księga Podatkowa a nie pobrano licencji na moduł Handel.
Uwaga
Na deklaracji INTRASTAT wykazywany jest jedynie obrót towarami. Dlatego funkcja wyliczania deklaracji jest dostępna tylko wtedy, jeśli Użytkownik posiada moduł Handel. Funkcja nie jest dostępna dla Użytkowników, którzy posiadają jedynie moduł Faktury lub moduł Księga Handlowa, Księga Handlowa Plus, Księga Podatkowa.
Lista składa się z dwóch zakładek:
Przywóz– pozwala na wyliczanie deklaracji dotyczących przywozu towarów z krajów UE. Deklaracje przywozowe wyliczane są na podstawie dokumentów przychodowych (PZ, FZ, PW, MM-OL, PKA), korekt wartości (ceny) do nich, korekt ilościowych na plus oraz zwrotów do dokumentów rozchodowych(korekt ilościowych na minus).
Wywóz– pozwala na wyliczenia deklaracji dotyczących wywozu towarów z Polski do krajów UE. Deklaracje wywozowe wyliczane są na podstawie dokumentów rozchodowych (WZ, FA, RW, MM-LO, WKA), korekt wartości (ceny) do nich, korekt ilościowych na plus oraz zwrotów do dokumentów przychodowych (korekt ilościowych na minus).
Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień:
usunąć z listy można tylko deklarację, która nie została zablokowana przed zmianami
nie ma możliwości kopiowania deklaracji (<CTRL> i Dodaj).
Ponadto na liście znajdują się przyciski umożliwiające:
Deklaracja korygująca - korygowanie wyliczonych już deklaracji INTRASTAT. Korektę można wykonać tylko dla deklaracji zablokowanej przed zmianami.
Program umożliwia tworzenie pełnej deklaracji korygującej (wszystkie pozycje). Deklaracja korygująca ma taką samą postać jak deklaracja pierwotna – jest nową deklaracją INTRASTAT uwzględniającą wszystkie zmiany (poprzednia przestaje być aktualna). Program nie umożliwia wykonania deklaracji korygującej pozycję (zakres pozycji).
Eksport deklaracji do pliku XML - wysłanie deklaracji INTRASTAT do pliku XML w formacie akceptowanym przez Platformę Usług Elektronicznych Skarbowo Celnych "PUESC”:
eksportowana jest zawsze deklaracja zaznaczona na liście ,
eksportowana może być tylko deklaracja zablokowana przed zmianami,
każda deklaracja może być eksportowana do pliku XML dowolną ilość razy. W przypadku, gdy deklaracja była już eksportowana program poinformuje o tym użytkownika,
deklaracja wyeksportowana do pliku jest widoczna na liście ze statusem E,
domyślną ścieżkę dostępu do katalogu, w którym zapisywane będą deklaracje można ustalić w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry.
podczas wykonywania przez Użytkownika po raz pierwszy eksportu deklaracji Intrastat (jeśli nie ma uprzednio wskazanej ścieżki w menu Start/Konfiguracja/Stanowisko/Handel/Parametry/Intrastat – katalog dla plików XML) program automatycznie podpowiada oraz uzupełnia w Konfiguracji ścieżkę do katalogu, gdzie zostanie wyeksportowany dokument; w Comarch ERP Optima w wersji chmurowej deklaracja zapisywana jest na dysku Z: nazwa_firmy\rokmiesiac\nazwapliku.xml.
Dodatkowo w oknie znajdują się przyciski umożliwiające filtrowanie listy:
Miesiąc i Rok – umożliwiają filtrowanie listy w zależności od okresu, za jaki została wyliczona. Istnieje możliwość wyfiltrowania deklaracji:
za określony miesiąc (parametry Miesiąc i Rok zaznaczone),
za określony rok (parametr Rok zaznaczony, Miesiąc odznaczony),
wszystkie deklaracje (parametry Miesiąc i Rok odznaczone).
Deklaracje widoczne na liście są rozróżniane w następujący sposób:
zielona – deklaracja w buforze (z możliwością zmiany),
czarna – deklaracja zablokowana przed zmianami,
status E – deklaracja wyeksportowana do pliku XML.
Uwaga
Odblokowanie deklaracji do edycji jest możliwe z poziomu listy deklaracji w menu kontekstowym wywoływanym pod prawym przyciskiem myszy.
Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w artykule Standardy w programie.
Na trzeciej zakładce [e-Deklaracje] formularza deklaracji Intrastat zapisywane są dane związane z elektronicznym przesyłaniem deklaracji do systemu PUESC:
Status deklaracji – na podstawie informacji z systemu PUESC,
Numer referencyjny – numer REF otrzymany z PUESC,
Numer własny – numer automatycznie nadawany podczas generowania pliku XML oraz wysyłki deklaracji Intrastat,
Operator wysyłający – kod operatora, który wysłał deklarację,
Data wysłania – data wysłania deklaracji wraz z godziną,
Data doręczenia – data wraz z godziną wpłynięcia deklaracji do systemu PUESC,
Operator odbierający – kod operatora, który odebrał Urzędowe Potwierdzenie Odbioru,
Data odebrania – data i godzina odbioru UPO.
Szczegóły zostały opisane w artykule Wysyłanie deklaracji Intrastat
Formularz deklaracji Intrastat - zakładka Podmiot
Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w artykule Standardy w programie.
Składa się ona z dwóch części:
Odbiorca (importer) dla deklaracji przywozowych lub Dostawca (eksporter) dla deklaracji wywozowych – proponowane dane przepisywane są z Pieczątki firmy w konfiguracji.
Zgłaszający/ Przedstawiciel – składanie deklaracji jest możliwe przez upoważnionego przedstawiciela. W takim przypadku jego dane powinny być wpisane w części Przedstawiciel.
Uwaga
Pole REGON jest wymagane jedynie dla polskich przedsiębiorstw, nie jest ono wymagane dla firm zagranicznych. Dlatego umożliwiono zapis deklaracji bez uzupełnionego pola REGON, ale przy blokowaniu deklaracji Intrastat bez tego numeru pojawia się następujący komunikat: Nie uzupełniono pola REGON. Pole jest wymagane dla polskich firm. Czy zapisać dokument? Po wybraniu opcji Tak – dokument zostanie zapisany, a w przypadku wyboru przycisku Nie użytkownik będzie miał jeszcze możliwość edycji pola REGON.
Wszelkie obliczenia przychodów i podatku są realizowane przez program automatycznie, na podstawie zgromadzonych w programie danych. Jednakże w przypadku błędnie wprowadzonych danych (np. błędnie zaklasyfikowane kwoty w Rejestrze VAT) wyniki obliczeń będą oczywiście różne od oczekiwanych. Dlatego na użytkowniku spoczywa obowiązek kontroli, czy wprowadzone i przetwarzane dane są poprawne.
Uwaga
W tym artykule zostanie omówiona deklaracja VAT-7 na podstawie formularza w wersji 20.
Uwaga
W związku z możliwością importu dokumentów z plików JPK_VAT do Rejestru VAT istnieje możliwość wyliczenie deklaracji VAT-7 na podstawie danych z więcej niż jednej bazy. Szczegóły funkcjonalności importu dokumentów z plików JPK_VAT opisano w artykule Import do rej. VAT.
Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo tutaj.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.
Aby obliczyć deklarację, należy na liście deklaracji VAT-7 wcisnąć przycisk (znajdujący się obok ikony ) i wybrać z rozwijalnego menu Wersja formularza 20.
Po naciśnięciu przycisku plusa pojawia się zawsze formularz deklaracji w wersji wybranej za poprzedni miesiąc.
Formularz deklaracji VAT-7 składa się z następujących zakładek:
[Sekcja C] – zawiera informacje ogólne, m.in. rok i miesiąc deklaracji oraz część informacji znajdujących się w sekcji C deklaracji
[Sekcja C, D] – zawiera informacje z sekcji C oraz D na deklaracji VAT-7
[Sekcja E] – zakładka ta odpowiada dokładnie sekcji E na deklaracji VAT-7
[Sekcja F, G, H] – zakładka ta odpowiada sekcjom od F do H na deklaracji VAT-7
[e-Deklaracje]
[Predekretacja] – zakładka widoczna po otworzeniu formularza zatwierdzonej deklaracji VAT-7 w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową.
Na każdej z zakładek formularza deklaracji działają następujące przyciski i klawisze:
Struktura zakupów - przycisk uruchamia funkcję obliczania sprzedaży nieudokumentowanej metodą struktury zakupów.
Przelicz deklarację - przycisk pozwala na przeliczenie deklaracji VAT-7 za wybrany miesiąc, deklaracja może zostać przeliczona również za pomocą klawisza <F8>.
Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje - przycisk służący do wysyłki do systemu e-Deklaracje staje się aktywny po przeliczeniu deklaracji VAT-7 za pomocą przycisku . Po naciśnięciu przycisku następuje zablokowanie deklaracji i jej wysłanie. Po wysłaniu deklaracji ikona wysyłki zostaje zamieniona na ikonę odbioru UPO .
Uwaga
Dostępny jest mechanizm automatycznego pobierania aktualizacji umożliwiających wysyłanie deklaracji VAT-7 drogą elektroniczną w przypadku, gdy w czasie udostępnienia wersji nie był znany schemat dokumentu elektronicznego. Przy pierwszej wysyłce w danej sesji pracy następuje łączenie się z serwerem Comarch i sprawdzanie, czy aktualizacja jest dostępna. Jeżeli tak, zostanie ona pobrana. Funkcja jest dostępna tylko dla programów na gwarancji.
Uwaga
Po obliczeniu deklaracji, użytkownik powinien sprawdzić na pozostałych zakładkach te pola, które nie są pobierane automatycznie przez program i wymagają ewentualnego uzupełnienia.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Uwaga
Dla deklaracji z terminem płatności późniejszym niż 31.12.2019 r., podczas zapisywania deklaracji następuje weryfikacja czy uzupełniony został indywidualny numer podatkowy firmy, który ma pojawić się na płatności. Jeżeli nie został określony, wówczas pojawia się komunikat:
Indywidualny rachunek podatkowy firmy
Na oknie z komunikatem dostępny jest link do Generatora mikrorachunku wraz z polem do uzupełnienia numeru Indywidualnego rachunku podatkowego. Po jego uzupełnieniu i zapisaniu zmian za pomocą ikony , numer rachunku zostaje zapisany w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje. Podany tu numer rachunku umieszczony zostaje na płatności z deklaracji.
Wybór opcji Anuluj zmiany (kliknięcie ikony )powoduje zapisanie deklaracji i wygenerowanie płatności bez uzupełnionego numeru rachunku bankowego. Należy uzupełnić go na płatności przed eksportem przelewów do banku bądź wydrukowaniem formularza przelewu.
Deklaracja VAT- 7 - zakładka Sekcja C
Przed wykonaniem obliczenia deklaracji, należy na zakładce [Sekcja C] uzupełnić dane ogólne, takie jak rok i miesiąc deklaracji.
Zakładka [Sekcja C] zawiera następujące informacje ogólne:
Rok i miesiąc, za który deklaracja ma być obliczona.
Rozliczyć zakupy nierozliczone – jeżeli zakupy za poprzednie miesiące nie zostały rozliczone (np. na wskutek tego, że podatnik nie wykazał w tych miesiącach sprzedaży opodatkowanej), należy zaznaczyć parametr Rozliczyć zakupy nierozliczone oraz określić ilość miesięcy, które mają być uwzględniane przy wyliczeniu nierozliczonych zakupów za poprzednie miesiące.
Współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży – na jego podstawie wyliczana jest wartość podatku naliczonego do odliczenia, wykazywanego na deklaracji VAT-7 w przypadku, gdy mamy do czynienia ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną. Zaznaczenie parametru powoduje odblokowanie pola z wartością i umożliwia dowolną korektę ręczną współczynnika. Zaznaczenie szacunkowego współczynnika i wprowadzenie go z ręki, spowoduje, że przy dodaniu kolejnej deklaracji ten parametr będzie automatycznie zaznaczony, a wartość współczynnika widoczna. Natomiast, jeśli parametr nie zostanie zaznaczony, program wylicza współczynnik na podstawie dokumentów w Rejestrze VAT Sprzedaży, które na pozycji w kolumnie W proporcji mają ustawione Uwzględniaj lub Tylko mianownik. Proporcja jest wyliczana jako iloraz, gdzie w liczniku mamy roczny obrót z tytułu czynności, w związku z którymi podatnik ma prawo do obniżenia podatku należnego, a w mianowniku całkowity roczny obrót podatnika (łącznie np. Z subwencjami). Dla deklaracji od maja do grudnia 2004 proporcja jest wyliczana na podstawie całego roku 2003, a dla deklaracji z roku 2005 proporcja jest wyliczana na podstawie zapisów od maja do grudnia 2004 roku.
Zgodnie z art. 90 pkt. 10 ustawy, gdy proporcja:
Przekroczyła 98% oraz kwota podatku naliczonego niepodlegająca odliczeniu, wynikająca z zastosowania tej proporcji, w skali roku była mniejsza niż 500 zł – podatnik ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o całą kwotę podatku naliczonego
Nie przekroczyła 2% – podatnik ma prawo uznać, że proporcja ta wynosi 0%
W programie Comarch ERP Optima dla deklaracji liczonych od kwietnia 2011 nastąpiła zmiana w liczeniu podatku naliczonego do odliczenia. Jeżeli proporcja wyliczona za rok poprzedni wynosiła 1% lub 2% to obecnie na deklaracji podatek naliczony związany ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną będzie liczony na podstawie współczynnika 1% lub 2%. Poprzednie przepisy dla współczynnika 1% lub 2% nie pozwalały na odliczenie VAT naliczonego od takich zakupów. Jeżeli użytkownik nie będzie chciał dla współczynnika mniejszego od 2% odliczać VAT naliczonego to musi ręcznie przestawić współczynnik na 0%.
W przypadku gdy proporcja za poprzedni rok wynosiła 99% to na podstawie poprzednich przepisów użytkownik odliczał 100% podatku naliczonego związanego ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną. Obecnie (od kwietnia 2011) współczynnik 99% będzie odliczał 99% kwoty podatku naliczonego związanego ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną. Użytkownik ma jednak prawo nadal odliczyć 100% jeśli kwota podatku naliczonego nie podlegającego odliczeniu będzie mniejsza niż 500 zł. Wtedy należy ręcznie ustawić na deklaracji współczynnik na 100%.
Proporcja jest wyliczana i zaokrąglana zawsze w górę, do najbliższej liczby całkowitej, a potem jest sprawdzany powyższy warunek.
Zablokuj deklarację przed zmianami – zabezpiecza deklarację przed skasowaniem i zmianami.
Cel złożenia formularza – wskazuje czy deklaracja została obliczona w celu złożenie zeznania, czy korekty deklaracji.
Kolejna część zakładki [Sekcja C] dotyczy transakcji opodatkowanych oraz podatku należnego.
[Sekcja C] – Rozliczenie podatku należnego – odpowiada dokładnie sekcji C na deklaracji VAT-7, na ekranie widoczne są wszystkie pola zgodnie z numeracją na deklaracji. W tej części wykazywana jest wartość sprzedaży oraz podatku należnego od tych transakcji. W szczególności transakcjami powodującymi obowiązek podatkowy są:
Sprzedaż krajowa
Eksport towarów
Dostawa towarów i usług poza terytorium kraju
Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, czyli dostawa na teren wspólnoty europejskiej
Przypadek określony w art. 129 ustawy o VAT – w tej pozycji wykazywane są wszystkie transakcje ze stawką 0%, znajdujące się w Rejestrze Sprzedaży VAT, dla których wybrano status Eksport – zwrot VAT
,
Wyliczenie deklaracji VAT-7Deklaracja VAT-7 - zakładka [Sekcja C, D]
Na tej zakładce znajdują się informacje o czynnościach opodatkowanych oraz podatku należnym od tych transakcji, znajdujące się w sekcji C deklaracji VAT-7:
Wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
Wartość importu usług,
Wartość dostaw, dla których podatnikiem jest nabywca,
Wartość podatku należnego zapłaconego od wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu,
Wartość podatku należnego od towarów objętych spisem z natury.
W sekcji D.1. oprócz tego pojawia się informacja o kwocie nadwyżki podatku naliczonego przeniesiona z poprzedniej deklaracji.
Deklaracja VAT-7 Sekcja C, D
W [Sekcji D.2] jest wykazywana wartość towarów i usług zaliczanych do środków trwałych i pozostałych oraz kwota podatku naliczonego, w takiej wysokości, w jakiej przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od należnego lub zwrot podatku naliczonego określony na zasadach zawartych w przepisach.
Na deklaracji oddzielnie jest wykazywana kwota podatku naliczonego do odliczenia wynikająca z korekty wskaźnika struktury sprzedaży oraz korekty podatku VAT od dokumentów zakupowych niezapłaconych, dla których minęło 150 dni od ich terminu płatności w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada przed 01.01.2019 r.) lub 90 dni od terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada po 31.12.2018 r.) – pole 49. Informację tę zawiera Sekcja D.3.
Uwaga
Jeżeli w miesiącu, za który sporządzana jest deklaracja, nie wystąpiła sprzedaż lub wystąpiła sprzedaż tylko zwolniona, użytkownik może zdecydować, czy wykazywać na deklaracji (w sekcji D.2) podatek naliczony. Decydują o tym parametry dostępne w Konfiguracji/ Program/ Księgowość/ Deklaracje.
Deklaracja VAT-7 - zakładka [Sekcja E]Sekcja E zawiera informację odnośnie wielkości zobowiązania podatkowego
Deklaracja VAT-7 Sekcja E
Po uzupełnieniu kwoty w poz. 57 Kwota do zwrotu na rachunek bankowy użytkownik ma możliwość wykazania kwoty do zwrotu tylko w jednej z poz. 58-61.Kwota wykazana w jednej z poz. 58-61 nie może być mniejsza od kwoty wskazanej w poz. 57.
Po uzupełnieniu kwoty w poz. 58 W tym kwota do zwrotu na rachunek VAT automatycznie zaznaczana jest poz. 68 Podatnik wnioskuje o zwrot podatku na rachunek VAT (wykazany w poz. 58). Użytkownik ma możliwość odznaczenia tej pozycji.
Deklaracja VAT-7 - zakładka [Sekcja F,G,H]
Zakładka odpowiada sekcjom F, G, H na deklaracji, numeracja pól odpowiada tej, która jest na oryginalnym druku VAT-7.
Deklaracja VAT-7 Sekcja F,G,H
Na tej zakładce znajduje się informacja o załącznikach VAT-ZD, danych kontaktowych podatnika lub osoby reprezentującej podatnika, dacie obliczenia i zatwierdzenia deklaracji oraz osobie wykonującej te czynności.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Pole 69 Podatnik wystawił w okresie rozliczeniowym fakturę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy jest możliwe do zaznaczenia przez użytkownika. Pole powinno być zaznaczone jeżeli podatnik w danym okresie rozliczeniowym wystawił faktury z mechanizmem podzielonej płatności wynikającym z przytoczonych przepisów.
Deklaracja VAT-7 - zakładka [e-Deklaracje]Deklaracja VAT-7 Zakładka e-Deklaracje
Zakładka [e-Deklaracje] zawiera m.in. informacje o statusie deklaracji, numerze referencyjnym, dacie wysłania deklaracji, dacie odebrania UPO.
Uwaga
Dostępny jest mechanizm automatycznego pobierania aktualizacji umożliwiających wysyłanie deklaracji VAT-7 drogą elektroniczną w przypadku, gdy w czasie udostępnienia wersji nie był znany schemat dokumentu elektronicznego. Przy pierwszej wysyłce w danej sesji pracy następuje łączenie się z serwerem Comarch i sprawdzanie, czy aktualizacja jest dostępna. Jeżeli tak, zostanie ona pobrana. Funkcja jest dostępna tylko dla programów na gwarancji.
Deklaracja VAT-7 - zakładka PredekretacjaDeklaracja VAT-7 Zakładka PredekretacjaZakładka [Predekretacja] jest widoczna na formularza zatwierdzonej deklaracji VAT-7 w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową. Umożliwia zdefiniowanie ręczne kwoty, kont księgowych, na które ma być księgowana deklaracja VAT-7 oraz modyfikację pobranego schematu księgowego o typie Deklaracje.
Zawiadomienie VAT-ZD
https://youtu.be/DWXmMvpfskc
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 grudnia 2012 r. opublikowanym w Dz. U. z 2012 poz. 1451 w celu rozliczenia ulgi na złe długi należy wygenerować załącznik VAT-ZD (Zawiadomienie oskorygowaniu podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego). Na liście deklaracji VAT-7 widnieje zakładka [VAT-ZD], na której można dodać zawiadomienie VAT-ZD o typie Sprzedaż lub Zakup (do urzędu skarbowego składa się tylko zawiadomienie o typie Sprzedaż).
Na zawiadomieniu wykazywane są wszystkie faktury, które na dzień złożenia deklaracji nie zostały zapłacone a minęło już 150 dni od ich terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada przed 01.01.2019 r.) lub 90 dni od terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada po 31.12.2018 r.) i nieściągalność wierzytelności została uprawdopodobniona już w 2013 roku. Termin płatności dotyczy każdej z części płatności wykazanej na fakturze. W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę, to przy kwalifikowaniu dokumentu na zawiadomienie VAT-ZD brany jest pod uwagę pierwszy dzień roboczy przypadający po dniu wolnym. Wyszukiwane są tylko faktury, których kontrahentem jest podatnik VAT czynny (zawiadomienie VAT-ZD o typie Zakup) i transakcja ma status Krajowa lub Krajowa ‑ podatnikiem jest nabywca (dokumenty z Datą operacji od 1 lipca 2015 r. uwzględniane są na zawiadomieniu VAT-ZD o typie Zakup dla typu transakcji Krajowy ‑ podatnikiem jest nabywca tylko wtedy gdy są wystawione na Podatnika VAT czynnego, dokumenty z tym statusem z wcześniejszą Datą operacji kwalifikowane są bez względu na parametr Podatnik VAT czynny) z pozycjami ze stawką inną niż NP. Na zawiadomieniu VAT-ZD o typie Sprzedaż istnieje możliwość wykazania dokumentów dla podmiotów nie będących podatnikami VAT czynnymi oraz dla osób fizycznych, po zaznaczeniu w sekcji Uwzględniaj dokumenty dla parametrów: podatników VAT nieczynnych i/lub osób fizycznych. Dodatkowo na zawiadomieniu VAT-ZD o typie Sprzedaż dotyczącym rozliczenia za okresy przed październikiem 2021 r. wykazywane są dokumenty dla których nie minął okres dwóch lat od końca roku, w którym zostały wystawione. Na formularzu VAT-ZD o typie Sprzedaż dotyczącym rozliczenia za okresy od października 2021 r. uwzględniane są dokumenty dla których nie minął okres trzech lat od końca roku, w którym zostały wystawione. W przypadku zawiadomienia VAT-ZD o typie Zakup nie ma ograniczenia związanego z datą wystawienia dokumentu. Dokumenty zakupowe ze stawką ZW i NP nie są wykazywane na VAT‑ZD tak samo jak w przypadku deklaracji VAT‑7. Na formularzu zawiadomienia faktury wykazywane są w tylu pozycjach ile stawek VAT zawierają, natomiast na wydruku VAT-ZD w jednej pozycji.
Uwaga
Faktury pierwotne niezapłacone są wykazywane na zawiadomieniu VAT-ZD tylko w miesiącu/kwartale, w którym mija 150 dzień od ich terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada przed 01.01.2019 r.) lub w którym mija 90 dzień od terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada po 31.12.2018 r.) oraz dodatkowo w przypadku faktur sprzedażowych, na dzień składania załącznika VAT-ZD pozostają one niezapłacone. W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę, to przy kwalifikowaniu dokumentu na zawiadomienie VAT-ZD brany jest pod uwagę pierwszy dzień roboczy przypadający po dniu wolnym. Jeżeli użytkownik usunie fakturę pierwotną niezapłaconą z załącznika VAT-ZD to na zawiadomieniu za kolejny miesiąc dokument ten nie zostanie wykazany.
Uwaga
Płatności z tym samym terminem płatności wykazywane są na formularzu VAT-ZD w oddzielnych pozycjach..
Formularz zawiadomienia VAT-ZD
Jeżeli na załączniku VAT-ZD wykazane zostały faktury pierwotne niezapłacone i wygenerowano do nich zapis korekcyjny w Rejestrze VAT, to w momencie ich częściowej lub całkowitej zapłaty kwalifikowane są ponownie na VAT-ZD niezależnie od daty ich wystawienia
Uwaga
Jeżeli do VAT-ZD nie wygenerowano zapisu korekcyjnego do Rejestru VAT to pozycje które zostały częściowo rozliczone wykazywane są na kolejnym zawiadomieniu VAT-ZD.
Użytkownik ma możliwość usunięcia z załącznika VAT-ZD zaznaczonych dokumentów. Jeżeli faktura składa się z kilku pozycji w różnych stawkach, a zaznaczona zostanie pozycja tylko w jednej stawce, to z zawiadomienia usunięte zostaną wszystkie pozycje związane z tą fakturą. Dla dokumentu podświetlonego program pozwala usunąć pojedynczy dokument lub wszystkie faktury dla danego kontrahenta.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Uwaga
Dokumenty uwzględnione na zawiadomieniu VAT-ZD nie mogą być usunięte z rejestru VAT.
Pod listą dokumentów klasyfikowanych na VAT-ZD o typie Sprzedaż widoczna jest informacja o pełnej kwocie korekty wynikającej z tych dokumentów, czyli osobno suma kwot netto i VAT zaokrąglona do pełnych złotych. Podsumowanie w polu Suma do korekty dotyczy kwot do korekty, czyli faktur niezapłaconych i korygowanych, natomiast w polu Suma na VAT-ZD widoczne jest podsumowanie do VAT-ZD, gdzie są wykazywane tylko faktury niezapłacone (bez korygowanych po częściowej lub całkowitej zapłacie). Podczas wyliczania automatycznej korekty dla VAT-ZD o typie Zakup wykazywana jest tylko kwota VAT bez wartości netto. Na formularzu VAT-ZD dla zakupu w pozycji Suma do korekty‑dok. niezapłacone wykazywana jest wartość dokumentów niezapłaconych, widocznych na zawiadomieniu VAT-ZD w kolorze czarnym w kwocie na plus. W pozycji Suma do korekty-dok. zapłacone wykazywana jest wartość dokumentów zapłaconych (w tym ewentualne korekty dokumentów), widocznych na zawiadomieniu VAT-ZD w kolorze zielonym w kwocie na minus.
Uwaga
Na zawiadomieniu VAT-ZD o typie Zakup, liczonym od stycznia/ pierwszego kwartału 2017 roku w poz. Suma do korekty-dok. niezapłacone oraz Suma do korekty-dok zapłacone sumowane są kwoty niezależnie od rodzaju pozycji wybranego na dokumentach.
Na zestawienie VAT-ZD trafiają tylko faktury pierwotne niezapłacone, które wykazywane są w kolorze czarnym jednak, aby prawidłowo obliczyć korektę należy również przeliczyć VAT-ZD w przypadku częściowej i całkowitej zapłaty za te faktury – są to zapisy prezentowane na zielono.
Uwaga
Współczynnik struktury sprzedaży nie ma wpływu na to jakie kwoty z dokumentów pojawiają się na VAT-ZD. W przypadku odliczeń warunkowych przy współczynniku 0% trzeba ręcznie usunąć pozycje z VAT-ZD. W innych sytuacjach ręcznie poprawiać kwoty na powstającym zapisie korekcyjnym.
Kwoty w polach Sumado korekty i Suma na VAT-ZD mogą się różnić, ponieważ przykładowo na deklaracji VAT‑7 każda stawka VAT jest osobno zaokrąglana, a na VAT-ZD zaokrąglana jest całość faktury.
Na liście VAT-ZD w kolumnie Kwota wyświetlana jest kwota VAT z pola Suma do korekty lub Suma do korekty-dok. niezapłacone lub Suma do korekty-dok. zapłacone.
Uwaga
W miesiącu, w którym mija 150 dni od terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada przed 01.01.2019 r.) lub w którym mija 90 dzień od terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada po 31.12.2018 r.) niezapłacona faktura trafia na korektę, a jak zostanie zapłacona to w miesiącu zapłaty ponownie jest korygowana o wartość zapłaconą. Jest widoczna na liście pozycji zestawienia VAT-ZD w kolorze zielonym. Faktury korygujące niezapłacone (nieskompensowane) na zawiadomienie VAT-ZD nie wchodzą. Należy je wcześniej skompensować z fakturą i tylko pozostałą część niezapłaconą z faktury wykazać. Aby dokonać ponownej korekty w przypadku gdy nastąpi częściowa lub całkowita zapłata, należy mieć wcześniej przeliczone zawiadomienie VAT-ZD wraz z wygenerowaną korektą, na którym znalazła się faktura pierwotna.
Uwaga
Jeżeli faktura wystawiona w module Handel została przeniesiona do rejestru VAT i uwzględniona na VAT-ZD jako niezapłacona to w przypadku konieczności dokonania korekty na całą wartość faktury, korektę faktury należy wygenerować w module Handel, a następnie rozliczyć tę korektę z dokumentem pierwotnym, przenieść do rejestru VAT i dokonać korekty VAT-ZD.
Na formularzu VAT-ZD dostępna jest ikonka Sprawdź kontrahenta w bazie danych GUS , która jest potrzebna do weryfikacji czy dłużnik nie jest w stanie upadłości lub likwidacji na dzień przed złożeniem deklaracji VAT-7. Jeśli jest, to nie może być ujęty na VAT-ZD i należy usunąć pozycję związaną z takim kontrahentem. Usługa jest dostępna tylko dla Klientów, którzy posiadają oprogramowanie na gwarancji.
W polu Na dzień w zawiadomieniu VAT-ZD o typie Sprzedaż podpowiada się domyślnie 25 kolejnego miesiąca po okresie, za który składane jest zawiadomienie. W zawiadomieniu VAT-ZD o typie Zakup domyślnie podpowiada się data Na dzień na ostatni dzień okresu, za który liczone jest zawiadomienie VAT-ZD. Istnieje jednak możliwość zmiany daty na wcześniejszą, maksymalnie na ostatni dzień okresu, za który składane jest zawiadomienie. W przypadku zmiany daty w polu Na dzień należy ponownie przeliczyć zawiadomienie.
Niezależnie od ustawionego w Konfiguracji okresu składania deklaracji VAT-7, zawiadomienie VAT-ZD (zarówno o typie Sprzedaż, jak i Zakup) dodawane jest za okres miesięczny. Zapisy korekcyjne dotyczące poszczególnych faktur generowane są w miesiącu ich ujęcia w zawiadomieniu VAT-ZD i w tym samym miesiącu są uwzględniane w pliku JPK_VAT.
https://youtu.be/hDAh-tH_Qis
Uwaga
Korekta zawiadomienia VAT-ZD tworzona jest zgodnie z okresem pierwotnego załącznika VAT-ZD. W sytuacji, gdy zawiadomienie VAT-ZD zostało dodane za okres kwartału to korekta VAT-ZD tworzona jest również kwartalnie. Jeżeli we wcześniejszym okresie nie dodano załącznika VAT-ZD to zostanie on wygenerowany za okres miesiąca.
Podczas wyliczania deklaracji VAT-7 za okres, w którym jest obliczone i zatwierdzone zawiadomienie VAT-ZD wraz z wygenerowaną korektą, w polu Zawiadomienie o skorygowaniu podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego od razu zaznaczana jest opcja Tak.
Uwaga
W przypadku, gdy deklaracja VAT-7K składana jest na formularzu obowiązującym za okres do II kwartału 2018 r., do którego generowane są miesięczne zawiadomienia VAT-ZD, pozycję dotyczącą liczby załączników VAT-ZD (np. VAT-7K(11) – poz. 69) należy zweryfikować i dostosować samodzielnie.
Uwaga
Aby kwota korekty z VAT-ZD została uwzględniona na deklaracji VAT‑7 należy do zawiadomienia VAT-ZD wygenerować zapis korekcyjny. Samo zatwierdzenie VAT-ZD nie spowoduje, że kwota korekty zostanie uwzględniona na VAT-7.
Po zablokowaniu zawiadomienia przed zmianami można za pomocą ikonki wygenerować zapis korekcyjny do wybranego przez użytkownika rejestru VAT, osobno sprzedaży i zakupu. Na zapisie korekcyjnym wygenerowanym do VAT-ZD dodanego w wersji programu 2016.7.1 lub wcześniejszej dla sprzedaży wyszczególniane są łączne wartości kwot netto i VAT z poszczególnych stawek VAT (odpowiednio 3% i 5%, 7% i 8%, 22% i 23%), wszystkie pozycje mają ustawiony rodzaj Towary.
Na zapisie korekcyjnym wygenerowanym do VAT-ZD dodanego w wersji programu 2016.7.1 lub wcześniejszej dla zakupu wyszczególniane są łączne wartości kwot netto i VAT z poszczególnych stawek VAT, rodzajów i odliczeń. Pozycje z faktur z rodzajem: Towary, Usługi, Paliwo i Inne są ujmowane zbiorczo w jednej pozycji z rodzajem Towary, natomiast pozycje z rodzajem: Środki trwałe, Środki transportu i Nieruchomości traktowane są jako Środki trwałe. Pozycje dotyczące dokumentów niezapłaconych, wygenerowane dla deklaracji składanych od lipca 2015 roku w wersji 15 lub 16 mają domyślnie ustawiane odliczenia na Nie. Pozycje dotyczące dokumentów zapłaconych mają domyślnie ustawiane odliczenia na Tak.
Do zapisów korekcyjnych generowanych w Rejestrze VAT zakupu do deklaracji składanych od stycznia/ pierwszego kwartału 2017 r. rodzaj odliczeń przenoszony jest z dokumentu pierwotnego (Tak lub Warunkowo), zarówno do dokumentów niezapłaconych, jak i zapłaconych.
Zapis korekcyjny do VAT-ZD dodanego od wersji programu 2017.0.1 generowany jest pojedynczo do poszczególnych faktur. Do pola Dokument na formularzu korekty przenoszony jest numer korygowanej faktury.
Jeżeli na dokumencie w rejestrze VAT wybrano kontrahenta o akronimie !NIEOKREŚLONY! to po uwzględnieniu dokumentu na zawiadomieniu VAT-ZD, na zapis korekcyjny przenoszone są dane kontrahenta uzupełnione na dokumencie pierwotnym.
Zapisy korekcyjne do VAT-ZD są generowane w Rejestrze VAT z datą ostatniego dnia miesiąca, którego VAT-ZD dotyczy. Zapisy korekcyjne generowane do VAT-ZD od września 2020 r. do pliku JPK_V7 są przenoszone z datami pobranymi z dokumentów źródłowych. Dla dokumentów sprzedaży do pliku JPK_V7 przenoszona jest data wystawienia oraz data sprzedaży (jeśli różni się od daty wystawienia). Dla dokumentów zakupu do pliku JPK_V7 przenoszona jest data wystawienia oraz data wpływu (jeśli jest różna od wystawienia).
Do pozycji 49. Korekta podatku naliczonego, o której mowa w art.89b ust.1 ustawy na deklaracji VAT 7(19) przenoszona jest suma zapisów korekcyjnych dotyczących dokumentów niezapłaconych z odliczeniami na Tak oraz suma zapisów korekcyjnych dotyczących dokumentów niezapłaconych z odliczeniami na Warunkowo przemnożonych przez współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży.
Do pozycji 50. Korekta podatku naliczonego, o której mowa w art. 89 ust.4 ustawy na deklaracji VAT-7(19) przenoszona jest suma zapisów korekcyjnych dotyczących dokumentów zapłaconych z odliczeniami na Tak oraz suma zapisów korekcyjnych dotyczących dokumentów zapłaconych z odliczeniami na Warunkowo przemnożonych przez współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży.
Na zapisie korekcyjnym w rejestrze VAT można z poziomu zakładki Dokumenty podejrzeć dokument powiązany, czyli zawiadomienie VAT-ZD.
Podatnik w każdym momencie (od każdego kwartału) ma możliwość przejścia na metodę kasową i przez pierwsze 2 kwartały przysługuje mu pełne prawo do dołączenia załącznika VAT-ZD z należnościami przeterminowanymi powyżej 150 dni (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada przed 01.01.2019 r.) lub 90 dni od terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada po 31.12.2018 r.) od faktur wystawionych przed wejściem w rozliczenia kasowe. Faktury wystawione w okresie rozliczenia kasowego nie są uwzględniane na zawiadomieniu VAT-ZD.
Uwaga
Przy liczeniu zawiadomienia VAT-ZD dla zakupu i sprzedaży nie są brane pod uwagę dokumenty z zaznaczonym parametrem dla metody kasowej
Zasady blokowania i odblokowywania VAT-ZD:
Nie można wygenerować korekty na zatwierdzonym VAT-ZD jeżeli deklaracja VAT-7 za ten okres została już zablokowana przed zmianami.
Nie można odblokować VAT-ZD jeśli ma wygenerowaną korektę.
Istnieje możliwość wygenerowania zapisu korekcyjnego w Rejestrze VAT w sytuacji gdy w systemie dodano już wcześniej załącznik VAT-ZD w kolejnym miesiącu i wygenerowano do niego korektę w Rejestrze VAT.
Uwaga
W trakcie przeliczania załącznika VAT-ZD sprawdzane są rozliczenia w module Kasa/ Bank. Dlatego w celu prawidłowego wyliczenia zawiadomienia należy na bieżąco rozliczać płatności. Stare nierozliczone płatności można z poziomu preliminarza płatności seryjnie rozliczyć za pomocą opcji Rozlicz z menu kontekstowego.
Z poziomu formularza VAT-ZD dla zawiadomienia o typie Sprzedaż dostępny jest wydruk zawiadomienia, natomiast dla obu typów zawiadomienia (Sprzedaż/Zakup) można wykonać wydruk listy dokumentów zakwalifikowanych do korekty VAT należnego/naliczonego.
Z poziomu listy zawiadomień VAT-ZD użytkownik ma możliwość dodania kolejnego załącznika o tym samym typie w danym miesiącu/kwartale poprzez podświetlenie zablokowanego przed zmianami zawiadomienia, a następnie wciśnięcie przycisku . Na formularzu automatycznie zaznacza się parametr Korekta, bez możliwości odznaczenia. Typ zawiadomienia oraz miesiąc, za który jest ono dodawane przenoszone są z pierwotnego załącznika VAT-ZD, bez możliwości zmiany. Domyślnie przenoszone są pozycje z poprzedniego załącznika VAT‑ZD. Korektę należy przeliczyć za pomocą ikony pioruna.
Jeżeli załącznik VAT-ZD jest kolejnym w danym miesiącu/kwartale to zapis korekcyjny w Rejestrze VAT tworzony jest w kwocie będącej różnicą pomiędzy całością kwoty wynikającej z VAT-ZD a sumą wszystkich wcześniejszych zapisów korekcyjnych w tym miesiącu/kwartale.
Jeżeli na korekcie załącznika VAT-ZD nie zaszły żadne zmiany w stosunku do zawiadomienia korygowanego to podczas próby wygenerowania zapisu korekcyjnego w Rejestrze VAT pojawia się komunikat: Nie wygenerowano zapisów korekcyjnych. Nie stwierdzono różnic w stosunku do poprzedniego VAT-ZD.
Do systemu e-Deklaracje wysyłany jest ostatni naliczony w danym miesiącu/kwartale załącznik VAT-ZD o typie Sprzedaż.
Podczas próby usunięcia zapisu korekcyjnego z Rejestru VAT sprzedaży, uwzględnionego na deklaracji VAT-7 o statusie Wysłano/nie odebrano UPO pojawia się komunikat: Nie można usunąć zapisu korekcyjnego. Nie odebrano UPO dla deklaracji VAT-7.
Klasyfikacja sprzedaży na deklaracji VAT-7 wg wzoru 20
Klasyfikacja sprzedaży na deklaracji VAT-7 wg wzoru 20
Poz. na VAT 7
Stawka VAT
Rodzaj faktury
Rodzaj sprzedaży
Rodzaj transakcji
Uwagi
10
ZW
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkie
Krajowa
Uwzględnia NP, jeśli jest ustawiony parametr „Uwzględniać sprzedaż
nie podlegającą VAT
na VAT-7” i transakcja krajowa.
FA zwykłe
wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkie
Poza terytorium kraju (stawka NP)
11
Wszystkie
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkie
Dostawa poza terytorium kraju
Zawsze uwzględnia NP (niezależnie od ustawienia parametru
Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT 7)
NP
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkie
Poza terytorium kraju (stawka NP)
FA zwykłe
Usługi
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
12
Wszystkie
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
Usługi
Dostawa poza terytorium kraju i zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”
Zawsze uwzględnia NP (niezależnie od ustawienia parametru Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT 7)
NP
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
Usługi
Poza terytorium kraju (stawka NP) i zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”
NP
FA zwykłe
Usługi
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
i dla każdej wymienionej transakcji zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”
13
0%
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkie
Krajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)
FA zwykłe
wszystkie
Podatnikiem jest nabywca
Eksport – zwrot VAT
14
0%
FA zwykłe
wszystkie
Eksport – zwrot VAT
15,16
3%
5%
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkie
Krajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)
FA zwykłe
wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
17,18
7%
8%
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkie
Krajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)
FA zwykłe
wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
19.20
22%
23%
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkie
Krajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)
FA zwykłe
wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
21
0%
FA zwykłe
Towary
Śr. Transportu
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
22
0%
FA zwykłe
Towary
Śr. Transportu
Eksport
23,24
wszystkie
Dowód wewnętrzny
Towary
Śr. Transportu
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
25,26
wszystkie
Dowód wewnętrzny
Towary
Śr. Transportu
Eksport, Eksport – zwrot
27,28
wszystkie
Dowód wewnętrzny
Usługi
Eksport, Eksport – zwrot
29,30
wszystkie
Dowód wewnętrzny
Usługi
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
31
NP
FA zwykłe
wszystkie
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Tylko podatnicy VAT czynni
32,33
wszystkie
Dowód wewnętrzny
Towary, Śr. transportu
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca,
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
34,35
wszystkie
Dowód wewnętrzny
Wszystkie
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Tylko podatnicy VAT czynni
38
wszystkie
Dowód wewnętrzny
Śr. Transportu
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Uwaga
Podczas próby przeliczenia Deklaracji VAT-7 w wersji 15 za okres rozliczeniowy wcześniejszy niż lipiec 2015 roku pojawia się komunikat: Formularz przeznaczony do rozliczenia za okres od lipca 2015 roku.
Uwaga
Podczas próby przeliczenia Deklaracji VAT-7 w wersji 16 za okres rozliczeniowy wcześniejszy niż styczeń 2016 roku pojawia się komunikat: Formularz przeznaczony do rozliczenia za okres od stycznia 2016 roku
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-7 w wersji 18 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż lipiec 2018 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od lipca 2018 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-7 w wersji 19 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż styczeń 2019 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od stycznia 2019 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-7 w wersji 20 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż listopad 2019 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od listopada 2019 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-7 w wersji 17 okresu rozliczeniowego późniejszego niż czerwiec 2018 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres do czerwca 2018 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-7 w wersji 20 okresu rozliczeniowego późniejszego niż wrzesień 2020 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Za okresy od października 2020 należy generować plik JPK_V7. Znajdziesz go z poziomu Rejestr VAT/Pliki JPK_V7 lub z opcji JPK/Pliki JPK_V7.
Uwaga
W związku z likwidacją od stycznia 2017 r. deklaracji VAT-7D, w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe zablokowano możliwość wyboru od stycznia 2017 r. dla parametru Kwartalne rozliczenia VAT opcji VAT-7D.
Informacją bardzo istotną ze względu na poprawne wyliczenie deklaracji VAT-7 (zarówno w przypadku zapisów w Rejestrze Zakupów i Sprzedaży) jest miesiąc rozliczenia na deklaracji VAT-7, wprowadzany przy dodawaniu faktury do rejestru. Standardowo program proponuje w przypadku dokumentów w Rejestrze Zakupu – miesiąc zgodny z datą wpływu. Natomiast w przypadku dokumentów w Rejestrze Sprzedaży – z datą wystawienia, jednak sam moment rozliczania na deklaracji może być przez użytkownika zmieniany, dokument może również zostać wyłączony z rozliczania w deklaracji VAT-7.
Określenie miesiąca rozliczenia dokumentu w deklaracji VAT-7
Korekta deklaracji VAT-7
Zgodnie z ustawą o VAT, jeżeli podatnik obliczy i złoży deklarację podatkową VAT-7, a następnie okaże się, że deklaracja została wyliczona błędnie, to jest on zobowiązany do złożenia korekty tej deklaracji.
Aby dokonać korekty deklaracji VAT-7, po wprowadzeniu zapisów do Rejestru VAT powodujących zmiany w deklaracji VAT-7 (jeśli w ogóle takie wystąpiły), należy:
na liście deklaracji VAT-7 za pomocą ikony dodać nową deklarację,
na oknie formularza deklaracji wskazać miesiąc i rok korygowanej deklaracji,
zaznaczyć cel złożenia deklaracji jako Korekta deklaracji,
w dalszej kolejności przeliczyć i zapisać deklarację.
Lub
na liście deklaracji VAT-7 podświetlić zablokowaną przed zmianami deklarację, która ma być skorygowana, a następnie wcisnąć przycisk , co spowoduje skopiowanie danych z pierwotnej deklaracji na korektę,
w dalszej kolejności przeliczyć i zapisać deklarację.
Po zapisaniu, na liście deklaracji oprócz pierwotnej deklaracji, która zostanie wyświetlona w kolorze szarym, pojawi się dodatkowo korekta deklaracji. W kolumnie Korekta nowo powstały dokument otrzyma wartość oznaczającą kolejny numer korekty.
Lista deklaracji VAT-7 z uwzględnieniem korekty
Uwaga
Dokonanie korekty deklaracji VAT-7 jest możliwe pod warunkiem, że deklaracja pierwotna została zatwierdzona. Jeżeli użytkownik dokonuje kolejnej korekty, wcześniej powinien zatwierdzić dokument korygowany. Dodatkowo należy pamiętać, że deklaracji nie można odblokować, jeśli zostały wygenerowane do niej korekty.
W przypadku przeliczania następnych deklaracji, niektóre pola są automatycznie uzupełniane na podstawie poprzedniej deklaracji. W przypadku generowania korekt deklaracji dane będą pobierane z deklaracji pierwotnej lub, w przypadku kolejnych korekt, z ostatnio dokonanej korekty.
Innym ważnym elementem, związanym z obliczaniem deklaracji, jest powstawanie zapisów w Preliminarzu Płatności. Jeżeli deklaracja jest deklaracją korygującą, wówczas w Preliminarzu zostaje utworzona płatność w kwocie będącej różnicą Kwoty wynikającej z tej korekty i sumy płatności dla wszystkich poprzednich deklaracji w tym miesiącu.
Przykład
W styczniu obliczono deklarację. Kwota do zapłaty wyniosła 1000 zł, w Preliminarzu pojawił się zapis KW 1000 zł. Następnie policzono korektę, kwota do zapłaty wyniosła 1100 zł, w Preliminarzu pojawia się zapis KW 100 zł. Następnie policzono drugą korektę, kwota do zapłaty wyniosła 900 zł, w Preliminarzu pojawia się zapis KP 200 zł.
Deklaracja VAT-7 obowiązująca do września 2020 roku
Wszystkie dane dla poprawnego wyliczenia VAT-7 pobierane są z faktur, które zostały wprowadzone do Rejestrów VAT, dlatego istotne jest, aby przy wprowadzaniu dokumentów właściwie zaznaczyć informacje potrzebne do wyliczenia deklaracji.
W przypadku Rejestru Zakupu, bezpośredni wpływ na sposób rozliczania deklaracji VAT-7 (właściwego zaklasyfikowania kwot) mają następujące pola:
Odliczenia VAT:
Tak – zakupy opodatkowane związane wyłącznie ze sprzedażą opodatkowaną,
Nie – zakupy, od których nie ma prawa do odliczenia podatku VAT,
Warunkowo – zakupy opodatkowane, związane ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną.
Rodzaj zakupów:
Towary – zakupy towarów handlowych. Zapisy te są uwzględniane przy rozliczaniu sprzedaży metodą struktury zakupów,
Usługi – zakup usług,
Inne – zakupy pozostałe. Zapisy te nie są uwzględniane przy rozliczaniu sprzedaży metodą struktury zakupów,
Środki Trwałe – zakupy środków trwałych,
Środki transportu – zakup środków transportu,
Nieruchomości – zakup nieruchomości,
Paliwo – zakup paliw.
Przykład zaklasyfikowania kwot w rejestrze zakupów
W przypadku Rejestru Sprzedaży, oprócz poprawnego wpisania stawek VAT, bezpośredni wpływ na sposób rozliczania deklaracji VAT-7 (właściwego zaklasyfikowania kwot) mają pola:
Dokument wewnętrzny Status kontrahenta
Krajowy – sprzedaż krajowa
Dostawa wewnątrzunijna – sprzedaż w ramach Unii Europejskiej
Dostawa wewnątrzunijna trójstronna – sprzedaż w ramach Unii Europejskiej z pośrednictwem
Eksport – sprzedaż eksportowa do krajów spoza Unii Europejskiej, ze stawką 0%
Eksport – zwrot VAT – sprzedaż eksportowa, w przypadku, której odbiorca ubiega się o zwrot podatku
Krajowy – podatnikiem jest nabywca – sprzedaż towarów, dla której podatnikiem jest nabywca
Dostawa poza terytorium kraju
Poza terytorium kraju (stawka NP).
Wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca – status związany z odwrotnym obciążeniem dla kontrahentów wewnątrzunijnych
Pozaunijny – podatnikiem jest nabywca – status związany z odwrotnym obciążeniem dla kontrahentów pozaunijnych.
Klasyfikacja kontrahenta w rejestrze sprzedaży
Uwaga
Dokumenty ze statusem Wewnątrzunijny– podatnikiem jest nabywca oraz Pozaunijny – podatnikiem jest nabywca nie są wykazywane na formularzu Deklaracji VAT-7(14).
Rodzaj – określa rodzaj sprzedaży:
Towary
Usługi
Nowe środki transportu.
Uwzględniać w proporcji - można określić, przez wybór opcji Uwzględniaj, że dany zapis ma być sumowany zarówno w liczniku jak i mianowniku przy wyliczaniu proporcji, według której dokonuje się odliczenia podatku VAT naliczonego. Jeśli dany zapis ma być uwzględniony tylko w mianowniku proporcji, to należy wybrać opcję Tylko w mianowniku. Jeżeli natomiast zapis nie ma być w ogóle ujęty w proporcji, to należy wybrać opcję Nie uwzględniaj. Dla Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży z automatu zostanie ustawiony parametr na Nie uwzględniaj, gdyż Dowody Wewnętrzne nie powinny być ujmowane przy liczeniu proporcji.
Lista deklaracji VAT-7
Lista deklaracji jest otwierana z menu przez wybór: Rejestry VAT/ Inne/ Deklaracje VAT-7 lub przez naciśnięcie przycisku Deklaracje VAT-7 w menu NawigacjiComarch ERP Optima: Rejestry VAT/ Inne.
Na liście deklaracji użytkownik ma przede wszystkim możliwość dodawania i obliczania nowych deklaracji, jak również przeglądania, ponownego przeliczania czy też całkowitego usuwania wcześniej obliczonych deklaracji. Na liście znajdują się następujące informacje: miesiąc i rok deklaracji, wersja formularza deklaracji, zgodnie z którą została wyliczona deklaracja, oznaczenie, w jakim celu została sporządzona deklaracja (złożenie deklaracji lub korekta deklaracji), data obliczenia deklaracji, kwota należna z tytułu deklaracji, status określający stan deklaracji (obliczona lub zamknięta) oraz informacje dotyczące statusu e-Deklaracji. Istnieje możliwość wyświetlania listy deklaracji tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku.
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj.
Uwaga
Jeżeli deklaracja została zablokowana przed zmianami, wówczas jej zmiana ani usunięcie nie jest możliwe. W takim przypadku należy najpierw odblokować deklarację, korzystając z funkcji dostępnej w menu kontekstowym.
Lista deklaracji VAT-7
Rozliczenie podatku VAT w okresach kwartalnych – VAT-7K, VAT 7D
Mali podatnicy mogą rozliczać się w okresach kwartalnych stosując formularz deklaracji VAT-7K (za wyjątkiem pierwszych 12 miesięcy od rejestracji do VAT, gdzie deklaracje VAT składane są w okresach miesięcznych). Inni podatnicy mogli do 1 stycznia 2017 r. rozliczać się w okresach kwartalnych przy zastosowaniu formularza deklaracji VAT-7D. Deklaracja ta, tym się różni się od deklaracji VAT-7K, że podatnicy wpłacają zaliczki na podatek za pierwsze dwa miesiące kwartału, a później rozliczają je w deklaracji kwartalnej razem z należnością za trzeci miesiąc.
Zaliczki za pierwsze 2 miesiące kwartału
Kwoty zaliczek za pierwszy i drugi miesiąc kwartału należy uzupełnić ręcznie na formularzu deklaracji VAT-7D.
Po zapisaniu deklaracji, w Preliminarzu płatności powstają zdarzenia związane z kwotami wprowadzonych zaliczek – odpowiadające odpowiednio pierwszemu i drugiemu miesiącowi deklaracji VAT-7D. Jeżeli deklaracja jest korektą, płatności nie zostaną wygenerowane.
Kwotę zaliczek można zmienić aż do momentu rozliczenia zdarzenia. Zmieniając kwotę zaliczki na formularzu deklaracji VAT-7D, automatycznie zmienia się kwota na zdarzeniu w preliminarzu płatności.
Zdarzenia powstające w preliminarzu płatności otrzymują status Do realizacji.
W opisie do banku, na formularzu zdarzenia, pojawia się informacja o roku i miesiącu zaliczki oraz o tym, iż jest to zaliczka na VAT-7D.
Formularz deklaracji VAT-7D(8)
Na pierwszej zakładce deklaracji VAT-7D wprowadzane są informacje o wysokości zaliczek za pierwszy i drugi miesiąc danego kwartału. Istnieje możliwość zapisania deklaracji bez jej przeliczania (czyli można wypełnić tylko kwoty zaliczek i zakładkę NAD-ZP, ale nie trzeba przeliczać deklaracji). Podczas zapisywania deklaracji VAT-7D o ile nie uzupełniono uzasadnienia wniosku o zaliczenie nadpłaty na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych na zakładce NAD-ZP, pojawia się komunikat o braku uzupełnionej odpowiedniej zakładki. Uzupełnienie zakładki pozwala na zapisanie formularza deklaracji.
Kwota nadpłaty wynikająca z rozliczenia za poprzedni kwartał, poz. 56.: przenoszona jest kwota z poz. 60. Kwota nadpłaty na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych z deklaracji VAT-7D za poprzedni okres. Pole jest edytowalne tylko na formularzu pierwszej deklaracji VAT-7D w danej bazie.
Zaliczenie nadpłaty na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych
Jeżeli w poz. 59. zaznaczono opcję TAK:
w poz. 60. podpowiadana jest kwota z poz. 58. Pole jest edytowalne – kwotę można zmienić.
również w poz. 74. zaznaczana jest opcja TAK (jeżeli w poz. 58 kwota jest różna od zera).
Kwota do zwrotu na rachunek bankowy …, poz. 63. Po wpisaniu kwoty do poz. 63. jest ona automatycznie przepisywana do poz. 65. Wpisanie kwoty w poz. 64. lub 66. spowoduje odpowiednie zmniejszenie kwoty w poz. 65.
Schemat postępowania przy wyliczaniu deklaracji VAT-7D wraz z kwotami zaliczek:
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe zaznaczamy parametr Kwartalne rozliczenia VAT-7K i VAT-7D.
Należy również odpowiednio ustawić datę (miesiąc i rok) od kiedy ma obowiązywać wybrany sposób rozliczania się z podatku.
Po zaznaczeniu parametru, kliknięcie na ikonę z poziomu Rejestry VAT/ Deklaracje VAT-7 otwiera formularz deklaracji VAT-7D .
Na zakładce [1. Zaliczki deklaracji VAT-7D] odpowiednio uzupełniamy kwoty zaliczek na podatek za pierwszy i drugi miesiąc kwartału.
Po zapisaniu formularza, w Preliminarzu płatności powstają 2 zdarzenia dotyczące zaliczek – powiązane z daną deklaracją VAT-7D.
Nie trzeba przeliczać deklaracji, aby w preliminarzu płatności powstały zdarzenia na kwoty zaliczek.
Po zakończeniu kwartału, ikoną przeliczamy i zapisujemy dany formularz deklaracji VAT-7D – wówczas w preliminarzu płatności powstaje kolejne zdarzenie. Zapis generowany jest na kwotę z pozycji DO ZAPŁATY - jako planowany rozchód bądź z pozycji Kwotado zwrotu na rachunek bankowy – planowany przychód.
VAT-8
Deklaracja VAT-8
Deklaracja VAT-8 jest dostępna, jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje zaznaczono parametr VAT-8. Parametr jest domyślnie zaznaczony zarówno w nowych bazach, jak i w bazach po konwersji.
Deklaracja VAT-8 jest przeznaczona dla podatników, o których mowa w art. 15 ustawy, inni niż zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni oraz osoby prawne niebędące podatnikami w rozumieniu art. 15 ustawy – zarejestrowani jako podatnicy VAT-UE, którzy zadeklarowali w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R, że będą dokonywać wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów. Deklaracja VAT-8 składana jest co miesiąc, do tego samego Urzędu Skarbowego co pozostałe deklaracje VAT.
Lista deklaracji VAT-8
Na Liście deklaracji VAT-8 dostępne są kolumny:
Miesiąc – miesiąc, za który składana jest deklaracja.
Rok – rok, za który składana jest deklaracja.
Wersja – wersja formularza deklaracji, zgodnie z którą wyliczona została deklaracja.
Korekta – oznaczenie, w jakim celu została sporządzona deklaracja (złożenie deklaracji lub korekta deklaracji).
Data obliczenia – data obliczenia deklaracji.
Kwota – kwota z poz. 23 Podatek podlegający wpłacie do urzędu skarbowego. Jeżeli kwota > 0 to w Preliminarzu płatności generowane jest zdarzenie rozchodowe o numerze: DEK/Miesiąc/Rok/VAT8, na formularzu którego zaznaczany jest parametr MPP – podzielona płatność.
Status – status określający stan deklaracji (obliczona lub zamknięta).
e-Deklaracje – informacje dotyczące statusu e-Deklaracji.
Data wysłania – data wysłania deklaracji do systemu e-Deklaracje.
PRED – W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową informuje, czy na deklaracji dodano predekretację. Kolumna domyślnie ukryta.
Lista deklaracji VAT-8
Istnieje możliwość wyświetlania listy deklaracji tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku.
Po dodaniu deklaracji VAT-8 za pomocą przycisku w polu dotyczącym celu złożenia formularza zaznaczana jest domyślnie opcja złożenie zeznania, z możliwością zmiany na korekta deklaracji. Możliwość dodania korekty deklaracji VAT-8 istnieje również z poziomu listy deklaracji VAT-8, poprzez podświetlenie zablokowanej przed zmianami deklaracji, a następnie wciśnięcie przycisku . Na formularzu automatycznie zaznaczana jest opcja korekta deklaracji, bez możliwości zmiany.
Jeżeli pobrano moduł Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus oraz jako rodzaj księgowości wskazano Księgowość kontową to użytkownik ma możliwość zaksięgowania kwot z deklaracji VAT-8 po naciśnięciu przycisku za pomocą predekretacji lub schematu księgowego. W schematach księgowych o typie Deklaracje dostępne są makra:
w polu Kwota:
@Vat8DoZaplaty – odwołuje się do kwoty z poz. 23 Podatek podlegający wpłacie do urzędu skarbowego na deklaracji VAT-8.
@Vat8Nadwyzka – odwołuje się do kwoty z poz. 24 Nadwyżka wpłat do rozliczenia na deklaracji VAT‑8.
@Vat8KorygDoZaplaty – odwołuje się do różnicy kwot z poz. 23 Podatek podlegający wpłacie do urzędu skarbowego pomiędzy deklaracją korygującą a deklaracją pierwotną VAT-8.
@Vat8KorygNadwyzka – odwołuje się do różnicy kwot z poz. 24 Nadwyżka wpłat do rozliczenia pomiędzy deklaracją korygującą a deklaracją pierwotną VAT-8.
w polu Warunek (w nagłówku schematu oraz w elemencie schematu): @Vat8Korygujaca – pozwala na zawężenie księgowania w zależności od tego, czy jest to deklaracja VAT-8 pierwotna, czy też korygująca.
Makro @Dokument dostępne w polu Opis (w nagłówku schematu oraz w elemencie schematu) w przypadku księgowania deklaracji VAT-8 generuje opis: DEK/Miesiąc/Rok/VAT8.
Z poziomu listy deklaracji VAT-8 dostępny jest wydruk Lista deklaracji/ Wzór standard.
Dodatkowo z poziomu Rejestry VAT/ Rejestry VAT/ Rejestr spr. zakładka [Do VAT/JPK_V7] dostępny jest wydruk Klasyfikacja sprzedaży/ Wg pól na Deklaracji VAT-8(11). Wydruk nie jest dostępny jeżeli w filtrze zaznaczono parametr Uwzględnić cały kwartał.
Formularz deklaracji VAT-8
Formularz deklaracji VAT-8(11)
Formularz deklaracji VAT-8(11) służy do rozliczenia za okres od października 2020 r. Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-8(11) okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż październik 2020 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od października 2020 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Formularz deklaracji VAT-8(10) służy do rozliczenia za okres od listopada 2019 r. Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-8(10) okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż listopad 2019 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od listopada 2019 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy. Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-8(10) okresu rozliczeniowego późniejszego niż wrzesień 2020 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres do września 2020 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Formularz deklaracji VAT-8(9) służy do rozliczenia za okres od lipca 2018 r. Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-8(9) okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż lipiec 2018 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od lipca 2018 roku.
Poz. 10-19 na formularzu deklaracji VAT-8 wyliczane są automatycznie na podstawie dokumentów wprowadzonych do rejestru VAT sprzedaży. Klasyfikacja dokumentów odbywa się według poniższej tabeli:
Poz. Na VAT-8
Stawka VAT
Rodzaj faktury
Rodzaj sprzedaży
Rodzaj transakcji
Uwagi
10, 11
wszystkie
Dowód wewnętrzny
Towary,
Wewnątrzunijna
Śr. Transportu
Wewnątrzunijna trójstronna
12, 13
wszystkie
Dowód wewnętrzny
Usługi
Eksport, Eksport – zwrot
14, 15
wszystkie
Dowód wewnętrzny
Usługi
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
16, 17
wszystkie
Dowód wewnętrzny
Towary,
Wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca
Śr. Transportu
Pozaunijny – podatnikiem jest nabywca
18, 19
wszystkie
Dowód wewnętrzny
Usługi
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Tylko podatnicy VAT czynni
W poz. 10-19 sumowane są transakcje danego typu, a następnie kwota zaokrąglana jest do pełnych złotych.
Użytkownik ma możliwość uzupełnienia kwoty w poz. 20 Podatek należny od wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu. Kwota jest ograniczana do kwoty z poz. 11 Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów.
Do poz. 22 Nadwyżka wpłat do rozliczenia z poprzedniego miesiąca przenoszona jest kwota z poz. 24 Nadwyżka wpłat do rozliczenia z formularza deklaracji VAT-8 za poprzedni miesiąc. Użytkownik ma możliwość pomniejszenia tej kwoty. Jeżeli w poprzednim miesiącu kwota w poz. 24 wyniosła 0 lub w poprzednim miesiącu nie dodano deklaracji VAT-8 to użytkownik ma możliwość wprowadzania w poz. 22 dowolnej kwoty.
Kwota w poz. 23 Podatek podlegający wpłacie do urzędu skarbowego wyliczana jest jako różnica pomiędzy sumą kwot z poz. 11, 13, 15, 17 i 19 a sumą kwot z poz. 20, 21 i 22. Jeżeli różnica jest liczbą ujemną to kwota w poz. 23 wynosi 0.
Kwota w poz. 24 Nadwyżka wpłat do rozliczenia wyliczana jest jako różnica pomiędzy sumą kwot z poz. 20, 21 i 22 a sumą kwot z poz. 11, 13, 15, 17 i 19. Jeżeli różnica jest liczbą ujemną to kwota w poz. 24 wynosi 0.
Do poz. 26-29 pobierane są dane wprowadzone w Konfiguracji Firmy/ Dane Firmy/ VAT, AKC-WW, CUK. Użytkownik ma możliwość ich edycji. Adres e-mail podlega walidacji.
Deklaracja VAT-8, zakładka 1 C-E
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Uwaga
Dla deklaracji z terminem płatności późniejszym niż 31.12.2019 r., podczas zapisywania deklaracji następuje weryfikacja czy uzupełniony został indywidualny numer podatkowy firmy, który ma pojawić się na płatności. Jeżeli nie został określony, wówczas pojawia się komunikat:
Indywidualny rachunek podatkowy firmy
Na oknie z komunikatem dostępny jest link do Generatora mikrorachunku wraz z polem do uzupełnienia numeru Indywidualnego rachunku podatkowego. Po jego uzupełnieniu i zapisaniu zmian za pomocą ikony , numer rachunku zostaje zapisany w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje. Podany tu numer rachunku umieszczony zostaje na płatności z deklaracji.
Wybór opcji Anuluj zmiany (kliknięcie ikony )powoduje zapisanie deklaracji i wygenerowanie płatności bez uzupełnionego numeru rachunku bankowego. Należy uzupełnić go na płatności przed eksportem przelewów do banku bądź wydrukowaniem formularza przelewu.
Przycisk służący do wysyłki do systemu e-Deklaracje staje się aktywny po przeliczeniu deklaracji VAT-8 za pomocą przycisku . Po naciśnięciu przycisku następuje zablokowanie deklaracji i jej wysłanie. Użytkownik ma możliwość wysyłki deklaracji VAT-8 za pomocą podpisu kwalifikowanego lub niekwalifikowanego. Podpis niekwalifikowany jest dostępny tylko dla podatnika będącego osobą fizyczną. Po wysłaniu deklaracji ikona wysyłki zostaje zamieniona na ikonę odbioru UPO .
Deklaracja VAT-8, zakładka 2 e-Deklaracje
Rejestry VAT
Zakładka [Rejestr VAT]
Zakładka [Rejestr VAT] pozwala na wprowadzanie dokumentów do dowolnego, wcześniej utworzonego rejestru. Po wprowadzeniu zapisu do rejestru zapis można dowolnie modyfikować i całkowicie usuwać aż do momentu jego zaksięgowania. Do Rejestru VAT można przenosić również dokumenty z modułu Handel, typu FZ, FWZ, FS, FWS, PA, itp. Z poziomu Start/Konfiguracja/ Księgowość/ Parametry widnieje parametr Przenoszenie pojedynczych paragonów do rejestru VAT, który decyduje o tym, w jaki sposób będą przenoszone paragony do Rejestru VAT. Parametr jest domyślnie odznaczony. Po jego zaznaczeniu paragony przenoszone są w stosunku 1:1 z zachowaniem informacji o kontrahencie, numerze dokumentu, kategorii, czy formie płatności.
Na zakładce [Rejestr VAT] w Rejestrze Zakupu widoczne są następujące dane dokumentu:
Lp. – numer kolejny nadawany przez program wprowadzanym dokumentom. W zależności od wybranego parametru w Konfiguracji Firmy, dokumenty numerowane są narastająco w roku lub tylko w obrębie danego miesiąca.
Data wpływu/ wystawienia – data zapisu dokumentu w rejestrze zakupów/sprzedaży VAT.
Numer dokumentu – jest to numer faktury (dokumentu źródłowego).
Status – F – faktura pochodzi z modułu Faktury, W – faktura, do której wygenerowano dowód wewnętrzny, M – faktura, do której wygenerowano rozliczenie marży, E – wyeksportowana za pomocą tzw. pracy rozproszonej.
Kontrahent – w tym polu widoczne są dane podmiotu.
Netto – wartość netto faktury.
VAT – wartość VAT na fakturze.
Brutto – wartość brutto faktury.
Id. Księgowy – unikalny numer, nadawany przez program podczas dodawania dokumentów.
Opis – w polu tym znajduje się opis zdarzenia gospodarczego.
PRED – dostępna tylko dla księgowości kontowej. Informacja, czy na dokumencie użyto predekretacji czy nie. Domyślnie kolumna ta jest niewidoczna.
Odliczenia – dostępna tylko dla rejestru VAT zakupu, przyjmuje wartości: Tak, Nie lub Warunkowo. W sytuacji, gdy na dokumencie jest kilka pozycji z różnymi odliczeniami wyświetlana jest gwiazdka. Domyślnie kolumna ta jest niewidoczna.
MPP – jeżeli na dokumencie zaznaczono parametr MPP – podzielona płatność to w kolumnie pojawia się wartość Tak, jeżeli parametr jest odznaczony to widnieje opcja Nie. Domyślnie kolumna ta jest niewidoczna.
OCR - domyślnie kolumna ta jest niewidoczna. Może przyjmować następujące wartości:
„-” - dla dokumentów, które nie zostały przetworzone za pomocą usługi Comarch OCR,
„Niezweryfikowany” - dla dokumentów, które zostały przetworzone za pomocą usługi Comarch OCR, ale nie zostały jeszcze zweryfikowane przez użytkownika,
„Zweryfikowany” - dla dokumentów, które zostały przetworzone za pomocą usługi Comarch OCR i zostały zweryfikowane przez użytkownika,
„*” – dla dokumentów, na których widnieje więcej niż jeden atrybut OCR.
KodyJPK_V7 - kody JPK_V7 wybrane na formularzu dokumentu na zakładce [JPK] w sekcji Kody JPK_V7.
Numer KSeF – numer dokumentu, pod jakim jest identyfikowany w Krajowym Systemie e-Faktur.
Data przyjęcia w KSeF - data przesłania faktury do Krajowego Systemu e-Faktur określona jako data wystawienia.
Deklaracja OSS – kolumna domyślnie ukryta. Jeżeli na dokumencie zaznaczono parametr Rozliczam podatek w OSS to w kolumnie wyświetlany jest kwartał i rok deklaracji, do którego zakwalifikowany jest dokument. W przypadku odznaczenia parametru Rozliczam podatek w OSS lub w przypadku gdy na dokumencie wybrano rodzaj transakcji inny niż Procedura OSS wyświetlana jest opcja Nie dotyczy.
Kraj OSS – kolumna domyślnie ukryta. W kolumnie wyświetlany jest prefiks widoczny na dokumencie w polu Kraj odbiorcy. Jeżeli nie został on uzupełniony to kolumna pozostaje pusta.
Rejestry VAT – Rejestr VAT
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w artykule Standardy w programie.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Nazwa rejestru - umożliwia wybranie z rozwijanej listy pomocniczej (ang. drop-down) nazwy rejestru, z którego zapisy chcemy wyświetlić na liście. Program posiada oddzielną listę Rejestrów zakupów i sprzedaży. Nazwy Rejestrów zakupów i sprzedaży ustala się w Konfiguracji Firmy.
Zakres dat - wybór odpowiedniej opcji Za rok, miesiąc lub dzień pozwala na wyświetlenie listy zapisów ograniczonych do żądanego okresu. Pola Dzień, Miesiąc i Rok służą do wprowadzenia odpowiednio dnia, miesiąca i roku, za który chcemy wyświetlić zapisy.
Okres – pozwala na wyświetlenie zapisów za dowolnie wybrany okres, mieszczący się pomiędzy datą początkową, a końcową.
Zakład - pole jest dostępne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa. Jeżeli zostanie w nim wskazany konkretny zakład to podczas dodawania nowego dokumentu w Rejestrze VAT zostanie on przeniesiony na formularz faktury. Jeżeli pole będzie puste to na formularzu dokumentu podpowie się zakład domyślny
Dokumenty z parametrem zapłacono - zaznaczenie parametru powoduje wyfiltrowanie dokumentów, które mają na formularzu na pierwszej zakładce [Ogólne] zaznaczony parametr Zapłacono.
Dokumenty bez parametru zapłacono - zaznaczenie parametru powoduje wyfiltrowanie dokumentów, które na formularzu na pierwszej zakładce [Ogólne] nie mają zaznaczonego parametru Zapłacono.
Zapisy z podmiotem (kontrahentem, bankiem, urzędem, pracownikiem, wspólnikiem) - . Jeżeli zaznaczymy parametr, wówczas program wyświetla wyłącznie dokumenty Od lub Dla wskazanego podmiotu. Wyboru podmiotu możemy dokonać przez wpisanie jego kodu w przypadku kontrahenta, wspólnika, pracownika lub akronimu banku, urzędu bądź wybierając z listy pomocniczej podmiotów przycisk otwierający menu dostępnych podmiotów.
Dodaj - dodawanie dokumentu do rejestru jest możliwe tylko na zakładce [Rejestr VAT]. Fakturę można również dodać klawiszem <INSERT>.
Usuń – przycisk pozwala na usuwanie dokumentów. Jeżeli jednak dany zapis został rozliczony z dokumentem kasowym lub bankowym, to można go skasować, jeśli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów. W przeciwnym przypadku należy najpierw skasować rozliczenie. Natomiast, jeśli zapis został przeniesiony do zapisów księgowych, to jego usunięcie jest możliwe dopiero po wcześniejszym usunięciu tego zapisu z bufora dziennika/ KPiR/ Ewidencji ryczałtowej. W przypadku księgowości kontowej program nie pozwoli na skasowanie dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu z rejestru VAT, jeśli dekret jest wybrany na Potwierdzeniu salda, Ponagleniu zapłaty lub Nocie odsetkowej z poziomu Księgowość/ Rozrachunki. Zapis można usunąć również klawiszem <DELETE>.
Renumeracja rejestru - po naciśnięciu przycisku, zapisy w rejestrze są automatycznie przenumerowywane. W przypadku, gdy dokumenty nie były wprowadzane do rejestru w porządku chronologicznym, ich kolejność na liście jest zaburzona – funkcja renumeracji pozwala na uporządkowanie dokumentów wg dat i nadanie im kolejnych numerów. W przypadku dokumentów przesłanych z modułu Faktury do Rejestru Sprzedaży VAT, renumeracja powoduje uporządkowanie zapisów wg dwóch kryteriów: w pierwszej kolejności w porządku chronologicznym, a następnie - w ramach tej samej daty - wg numeru dokumentu.
Renumeracja rejestru jest możliwa tylko na zakładkach [Rejestr VAT] i [Do VAT/JPK_V7], jeżeli wybrano zapisy za miesiąc lub rok. Renumerację można również uruchomić klawiszem <F8>.
Zgodnie z art. 112 a ustawy o VAT, która mówi o tym, iż podatnicy powinni przechowywać wystawione przez siebie faktury oraz otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w celu numeracji rejestru VAT wg dat: daty powstania obowiązku podatkowego w przypadku rejestru sprzedaży oraz daty prawa do odliczenia w rejestrze zakupu należy w konfiguracji Firma/ Księgowość/ Parametry w parametrze Renumeracja rejestru VAT wg wybrać odpowiednią opcję: daty wystawienia/wpływu lub daty obowiązku podatkowego/prawa do odliczenia. Istnieje możliwość zaznaczenia tylko jednej z tych opcji. Przy próbie zmiany na inną pokazuje się komunikat: Zmiana ewidencjonowania dokumentów w rejestrze VAT spowoduje konieczność wykonania renumeracji dotychczasowych zapisów w rejestrze VAT. Należy wykonać renumerację zapisów od 01.01.2014.
Jeżeli wybierzemy opcję wg daty wystawienia/wpływu w rejestrze VAT. Lp nadawane jest wg daty wystawienia/wpływu.
Przy zaznaczeniu opcji wg daty powstania obowiązku/prawa do odliczenia Lp jest nadawane w rejestrze sprzedaży wg daty obowiązku podatkowego natomiast w rejestrze zakupu wg daty prawa do odliczenia.
Renumeracja działa również na wszystkich zakładkach w oparciu o daty wybrane w parametrze Renumeracja rejestru VAT wg.
Uwaga
W sytuacji, kiedy jest ustawiona numeracja rejestru VAT wg daty obowiązku podatkowego/prawa do odliczenia i mamy wprowadzony dokument z datą wystawienia w danym miesiącu i obowiązkiem podatkowym w poprzednim miesiącu, wtedy aby poprawnie zrenumerować taką fakturę należy renumerację wykonać z opcji za Rok albo z zakładki [Do VAT/JPK_V7].
W rejestrze VAT sprzedaży na każdej zakładce wśród kolumn ukrytych dostępna jest kolumna Obowiązek podatkowy, w której wyświetlana jest data z pola Obow. podat.. W rejestrze VAT zakupu na każdej zakładce wśród kolumn ukrytych dostępna jest kolumna Obowiązek podatkowy, w której wyświetlana jest data z pola Obow. podat. oraz kolumna Prawo do odliczenia, gdzie wyświetlana jest data z pola Prawo do odlicz. z formularza.
Księguj - można uruchomić również klawiszem <F7>. Funkcja jest aktywna wyłącznie na zakładce [Rejestr VAT], jeżeli wybrano zapisy za dzień, miesiąc, rok lub za okres. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową funkcja ta dokonuje zaksięgowania zaznaczonych zapisów do Księgi Handlowej za pomocą Schematów księgowań (opis w rozdziale: Schematy księgowań) lub wg predekretacji.
Po wywołaniu funkcji księgowania pojawia się okno, na którym użytkownik może wybrać w jaki sposób chce zaksięgować dokumenty, które mają uzupełnioną predekretację: czy wg wcześniej dokonanej na każdym dokumencie z osobna predekretacji czy jednak wg schematu i wybrać konkretny schemat księgowy, a dla dokumentów bez predekretacji może wybrać odpowiedni schemat księgowy.
Okno wyboru sposobu księgowania dokumentów
W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową lub Ewidencję ryczałtową funkcja ta umożliwia zaksięgowanie zaznaczonych zapisów do Książki przychodów i rozchodów lub Ewidencji ryczałtowej.
Dotyczy wersji: 2021.1.1
Uwaga
W przypadku Ewidencji ryczałtowej, podczas próby księgowania dokumentu z datą wcześniejszą niż 1 stycznia 2021 r. (pod uwagę brana jest data wskazana w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry w polu Księgowanie dokumentów z datą) z wybraną stawką 15,00% pojawia się komunikat uniemożliwiający zaksięgowanie takiego dokumentu: Błąd księgowania dokumentu. Na dokumencie wskazano stawkę 15% dla ryczałtu, która obowiązuje od stycznia 2021. Zmień stawkę. W przypadku dokumentu w Ewidencji dodatkowej przychodów z datą wcześniejszą niż 1 stycznia 2021 r. komunikat pojawia się gdy nie uzupełniono Kwot dodatkowych, a w nagłówku dokumentu wybrano kategorię ze stawką 15,00%. Podczas zbiorczego księgowania dokumentów zapis księgowy nie powstanie jeżeli przynajmniej jeden z dokumentów biorących udział w księgowaniu ma wybraną stawkę 15,00%.
Uwaga
W przypadku Ewidencji ryczałtowej, podczas próby księgowania dokumentu z datą późniejszą niż 31 grudnia 2020 r. (pod uwagę brana jest data wskazana w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry w polu Księgowanie dokumentów z datą) z wybraną stawką 20,00% pojawia się komunikat uniemożliwiający zaksięgowanie takiego dokumentu: Błąd księgowania dokumentu. Na dokumencie wskazano stawkę 20% dla ryczałtu, która nie obowiązuje od stycznia 2021. Zmień stawkę. W przypadku dokumentu w Ewidencji dodatkowej przychodów z datą późniejszą niż 31 grudnia 2020 r. komunikat pojawia się gdy nie uzupełniono Kwot dodatkowych, a w nagłówku dokumentu wybrano kategorię ze stawką 20,00%. Podczas zbiorczego księgowania dokumentów zapis księgowy nie powstanie jeżeli przynajmniej jeden z dokumentów biorących udział w księgowaniu ma wybraną stawkę 20,00%.
Generowanie dowodu wewnętrznego zakupu lub Generowanie zbiorczego dowodu wewnętrznego zakupu lub Seryjne generowanie dowodów wewnętrznych zakupu lub Generowanie rozliczenia marży - widoczne w Rejestrze sprzedaży (możliwość wyboru z rozwijalnego menu po naciśnięciu ikony ).
OCR – Optyczne Rozpoznanie Znaków (ang. Optical Character Recognition) to usługa, która umożliwia wczytywanie faktur do rejestru VAT na podstawie skanów i zdjęć dokumentów. Dokumenty są dodawane do rejestru wybranego na liście dokumentów w polu Rejestr.
Uwaga
Po przejściu do menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT pojawia się informacja: Kliknij OCR, aby automatycznie dodać zapis w rejestrze VAT ze zdjęcia, skanu lub PDF faktury. Po zamknięciu okna za pomocą X, informacja nie pojawi się ponownie dla danego operatora.
Po rozwinięciu strzałki obok przycisku dostępne są opcje:
Wybierz dokumenty z dysku – umożliwia wskazanie jednego lub wielu dokumentów z dysku, które powinny zostać przetworzone. W pierwszej kolejności użytkownik otrzymuje komunikat Wysyłanie dokumentu *.pdf do rozpoznania, który informuje, że dokument jest w trakcie wysyłania do przetworzenia przez usługę Comarch OCR a w drugim etapie informację o wyniku rozpoznania.
Komunikat o przetwarzaniu dokumentów
Wczytana faktura do rejestru VAT automatycznie tworzy powiązany z nią nowy dokument w Obiegu Dokumentów.
Wybierz dokumenty z Obiegu Dokumentów – po wybraniu opcji pojawia się lista plików zapisanych w Obiegu Dokumentów. W kolumnie Podmioty wyświetlana jest wartość przypisana w zakładce Podmioty na dokumencie w Obiegu Dokumentów.
Pliki zapisane w Obiegu Dokumentów
Na liście wyświetlane są dokumenty, które:
W Obiegu Dokumentów w Archiwum plików mają zaznaczony parametr Udostępnij dla usługi OCR.
Zapisane zostały w formacie *.jpg , *.pdf, jpegz *png lub tiff .
Nie mają powiązanego dokumentu w rejestrze VAT za pośrednictwem usługi OCR,
Znajdują się w katalogu dokumentów, dla którego operator nie posiada zablokowanego Podglądu.
Dla plików, które nie powinny być widoczne z Obiegu Dokumentów dla OCR należy wybrać w menu kontekstowym opcję Oznacz jako niepodlegający OCR. Ponowne zaznaczenie parametru Udostępnij dla usługi OCR w Obiegu Dokumentów spowoduje pojawienie się dokumentu na liście.
Oznacz jako niepodlegający OCR
Za pomocą przycisku lub po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy następuje przekazanie dokumentów do rozpoznania w OCR i automatyczne wczytanie ich do rejestrów VAT. Na dokumencie w rejestrze VAT na zakładce [Dokumenty] w sekcji Biblioteka dokumentów zostaje podpięty dokument z Obiegu Dokumentów oraz automatycznie rozwija się panel podglądu ze wskazaną, rozpoznaną fakturą. W rozwijanej ikonie podglądu użytkownik otrzymuje listę dokumentów powiązanych. Na pierwszym miejscu znajduje się dokument na podstawie którego została rozpoznana faktura. Podgląd dostępny jest również bez pobranego modułu Obieg Dokumentów.
Rejestr VAT, dokument dodany z Obiegu Dokumentów
Uwaga
Nie jest możliwe dodanie dokumentów za pomocą usługi Comarch OCR jeżeli w polu Rejestr wybrano opcję – wszystkie-. W takim przypadku po naciśnięciu przycisku pojawia się komunikat: Nie można rozpocząć przetwarzania dokumentów. Nie ustawiono bieżącego rejestru, do którego mają zostać dodane. Proszę wskazać na oknie rejestru VAT konkretny rejestr.
Uwaga
Podczas pierwszego uruchomienia usługi Comarch OCR w wersji programu 2020.0.1 pojawia się komunikat: Po wskazaniu plików ze skanami dokumentów zostaną one dodane do bieżącego rejestru wybranego na liście rejestru VAT zakupów/sprzedaży w polu Rejestr. Czy kontynuować? Zaznaczenie opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że przy kolejnym rozpoznawaniu faktur komunikat nie pojawi się dla danego operatora.
Uwaga
Podczas próby pierwszego dodania dokumentów za pomocą usługi Comarch OCR po aktualizacji programu do wersji 2020.0.1 następuje weryfikacja, czy w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry dla parametru Sprawdzanie wyst. podobnych dokumentów wybrano opcję Blokuj. W przypadku opcji Brak lub Ostrzegaj pojawia się komunikat: Aktualne ustawienia firmy pozwalają dublować karty kontrahentów. Czy chcesz zmienić te ustawienia i zablokować dodawanie kontrahenta gdy podany kontrahent już istnieje? wraz z możliwością wskazania opcji:
Tak, w tej firmie – powoduje zaznaczenie opcji Blokuj w tej firmie,
We wszystkich firmach – powoduje zaznaczenie opcji Blokuj we wszystkich firmach,
Nie – opcja Blokuj nie jest zaznaczana, co może powodować dublowanie kart kontrahentów.
Zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że komunikat nie pojawi się ponownie dla danego operatora.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry zaznaczono parametr Autonumeracja kodów kontrahentów przy dodawaniu to kod kontrahenta nadawany jest zgodnie ze zdefiniowanym w Konfiguracji schematem. Jeżeli parametr jest odznaczony to jako kod wstawiany jest numer NIP kontrahenta.
Oznacz dokumenty jako zweryfikowane – pozwala na zmianę na zaznaczonych dokumentach wartości atrybutu OCR-> Niezweryfikowany na Zweryfikowany.
Uwaga
Po wskazaniu z poziomu rejestru VAT sprzedaży opcji Wybierz dokumenty z dysku lub Wybierz dokumenty z Obiegu Dokumentów pojawia się komunikat: ZPo wskazaniu plików ze skanami dokumentów zostaną one dodane do bieżącego rejestru wybranego na liście rejestru VAT zakupów w polu Rejestr. Czy kontynuować? Zaakceptowanie komunikatu umożliwia dodanie dokumentów do wybranego na liście rejestru VAT sprzedaży.
Zaznaczenie opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej zapamiętuje ustawienie wybrane dla danego operatora.
Oznacz dokumenty jako niezweryfikowane – pozwala na zmianę na zaznaczonych dokumentach wartości atrybutu OCR-> Zweryfikowany na Niezweryfikowany.
Sprawdź ilość stron do wykorzystania – pozwala na sprawdzenie, ile stron pozostało do wykorzystania w ramach pakietu OCR (bez konieczności przetworzenia faktury).
Podczas wczytywania faktur do rejestrów VAT przez Comarch OCR w sytuacji, gdy kontrahent zostanie poprawnie rozpoznany i jest już w bazie danych, zostanie on podstawiony na dokument w rejestrze VAT. Sprawdzane są również ustawienia kategorii, która została przypisana do karty kontrahenta w zakładce [Ogólne].
Uwaga
W sytuacji gdy w bazie danych istnieje więcej niż jedna karta kontrahenta o takim samym numerze NIP jak na fakturze, pojawia się lista kontrahentów z danym numerem NIP, z poziomu której użytkownik może wskazać, który kontrahent ma zostać wybrany na dokumencie.
Niezależnie od Stawki VAT wybranej na kategorii przenoszona jest zawsze Stawka VAT ze skanu dokumentu.
Rodzaj na fakturze przenoszony jest z formularza kategorii. Przenoszony jest również Podział odliczeń co powoduje, że po wczytaniu faktury następuje automatyczny podział pozycji w takich proporcjach, jaki został ustawiony na kategorii. Jeżeli na formularzu kategorii w polu Odliczenia wybrano Warunkowo to opcja ta przenoszona jest na dokument. Odliczenia TAK/NIE ustawiane są w zależności od weryfikacji w bazie GUS, która odbywa się automatycznie w momencie wysłania dokumentu do rozpoznania.
Dla firm niezarejestrowanych do VAT istnieje możliwość ustawienie odliczeń na NIE na wszystkich dokumentach dodanych za pomocą usługi Comarch OCR. W tym celu w Konfiguracji Firmy/ OCR/ Parametry należy zaznaczyć parametr Ustawiaj odliczenia na NIE w rejestrze VAT zakupu. Po zaznaczeniu parametru, w rejestrze VAT zakupu na każdym dokumencie dodanym w tej firmie za pomocą usługi Comarch OCR odliczenia ustawiane są automatycznie na Nie.
Brak ustawienia kategorii na karcie Kontrahenta powoduje wczytanie faktury z rodzajem Towar.
Uwaga
W wersji stacjonarnej programu w przypadku, gdy konieczne jest ponowne zainstalowanie dodatku OCR pojawia się komunikat: Aby skorzystać z usługi Comarch OCR odinstaluj dotychczasową wersję i zainstaluj na nowo za pomocą aktualnego instalatora. Aktualny instalator można pobrać z FAQ.
[/su_list]
Szczegóły funkcjonalności usługi Comarch OCR opisane zostały w instrukcji Usługa OCR w Comarch ERP Optima.
W każdej nowo wykreowanej lub skonwertowanej bazie konfiguracyjnej, tworzą się globalne filtry Dokumenty niezaksięgowane, które pozwalają na wyfiltrowanie dokumentów wprowadzonych do Rejestrów VAT, ale jeszcze nie zaksięgowanych.
W momencie seryjnego dodawania faktur na dodawanym dokumencie podpowiadają się daty zgodne z ustawieniami na liście. Dla kolejnych pozycji podpowiada się data z poprzednio wprowadzonej faktury, czyli:
Dla Faktur Sprzedaży – data wystawienia,
Dla Faktur Zakupu – data wpływu.
W trybie seryjnego wprowadzania dokumentów nie działa funkcja sprawdzająca, czy zapis spełnia warunki filtra danej listy oraz funkcja automatycznego przekształcania faktur do dowodów wewnętrznych.
– funkcja umożliwia pobranie faktur oraz pobranie pojedynczej faktury z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przycisk jest aktywny jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Prawo do odbierania e-Faktur oraz odpowiednio Zakup i/lub Sprzedaż. Po rozwinięciu listy przy przycisku dostępne są opcje:
Dodaj faktury – wybór opcji powoduje pobranie wszystkich dokumentów, które zostały wystawione od poprzedniej synchronizacji. W momencie gdy automatycznie pobierane są faktury z KSeF, pojawia się komunikat informujący o przebiegu procesu. Po wejściu na listę z poziomu rejestru VAT zakupu, na liście Faktury z KseF widoczna jest tylko zakładka [Zakup]. Po wejściu na listę z poziomu rejestru VAT sprzedaży, na liście Faktury z KseF widoczna jest tylko zakładka [Sprzedaż]. W filtrze pod listą w polu Dokumenty domyślnie wskazana jest w tym przypadku opcja Niezakwalifikowane i zakwalifikowane do rejestru VAT oraz nie jest widoczny przycisk Przenieś do handlu. Po naciśnięciu przycisku Przenieś do rejestru, jeżeli na którymś z zaznaczonych dokumentów nie określono rejestru, pojawia się okno umożliwiające wskazanie rejestru, do którego mają trafić faktury.
Dodawanie faktur do rejestru VAT
Zaznaczenie opcji Zapamiętaj wybór rejestru i nie pytaj więcej powoduje, że okno nie pojawi po raz kolejny dla danego operatora, a dokumenty bez wybranego rejestru będą trafiać do rejestru wskazanego w oknie Dodawanie faktur. Dokumenty są przenoszone do rejestru VAT po naciśnięciu przycisku Dodaj faktury.
Dodaj fakturę – wybór opcji umożliwia import pojedynczej faktury z KSeF do rejestru VAT. Faktura dodawana jest do rejestru wskazanego w filtrze pod listą dokumentów. Jeżeli wybrana jest opcja -wszystkie- to pojawia się dodatkowe okno, na którym istnieje możliwość wskazania rejestru, do którego faktura zostanie dodana.
Z poziomu rejestru VAT sprzedaży istnieje możliwość dodania faktury do rejestru VAT zakupu jeżeli podczas importu okaże się, że to faktura zakupu, a nie sprzedaży. Analogicznie z poziomu rejestru VAT zakupu istnieje możliwość dodania faktury do rejestru VAT sprzedaży.
Po wyborze opcji Dodaj fakturę pojawia się okno wraz z domyślnie zaznaczoną opcją numer KSeF.
Dodawanie faktury z KSeF na podstawie numeru KSeF
Przycisk Dodaj dokument jest w tym przypadku aktywny po uzupełnieniu pola Numer KSeF.
Użytkownik ma możliwość wyboru opcji numer faktury i NIP kontrahenta. Przycisk Dodaj dokument jest w tym przypadku aktywny po uzupełnieniu pola Numer faktury (należy zwrócić uwagę na wielkość liter) oraz NIP. Istnieje również możliwość wskazania kontrahenta z listy kontrahentów oraz zakresu dat.
Dodawanie faktury z KSeF na podstawie numeru faktury i NIP kontrahenta
W dolnej części okna jest dostępny przycisk Pomoc, który przenosi do opisu funkcjonalności na stronie pomocy.
Jeżeli użytkownik wprowadzi numer faktury, która nie jest wystawiona na/ przez numer NIP zgodny z NIP uzupełnionym w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy to po naciśnięciu przycisku Dodaj dokument pojawia się komunikat: Nie dodano dokumentu. Dokument nie został wystawiony przez / dla podatnika.
Jeżeli w filtrze pod listą dokumentów w rejestrze VAT nie wskazano rejestru to po naciśnięciu przycisku Dodaj dokument pojawia się okno umożliwiające wskazanie rejestru, do którego ma zostać dodana faktura.
Dodawanie faktury do rejestru VAT
Po naciśnięciu przycisku Dodaj fakturę wyświetlany jest formularz dokumentu w rejestrze VAT, który podlega edycji przez użytkownika.
Jeżeli faktura została już wcześniej przeniesiona do rejestru VAT to po naciśnięciu przycisku Dodaj fakturę wyświetlany jest formularz dokumentu w rejestrze VAT, który podlega edycji przez użytkownika pod warunkiem że nie jest zaksięgowany, nie uzupełniono na nim predekretacji a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na karcie operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.
Jeżeli faktura zakupu została już wcześniej przeniesiona do modułu Handel to po naciśnięciu przycisku Dodaj fakturę pojawia się komunikat: Nie dodano dokumentu. Faktura [Numer faktury] znajduje się na liście faktur zakupu w module Handel.
Jeżeli faktura zakupu została zakwalifikowana do modułu Handel to po naciśnięciu przycisku Dodaj fakturę pojawia się komunikat: Nie dodano dokumentu. Dokument [Numer faktury] został zakwalifikowany do handlu.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry zaznaczono parametr Kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT, ewidencji dodatkowej i na fakturach zakupu to to podczas przenoszenia dokumentów do rejestru VATnastępuje kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT zgodnie kryteriami wskazanymi w Konfiguracji. W przypadku wystąpienia duplikatów, dokumenty nie są przenoszone do rejestru VAT.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT oraz na fakturze wskazano formę płatności o typie gotówka to w rejestrze kasowym tworzony jest zapis kasowy rozliczający fakturę. Zapis jest tworzony jeżeli raport kasowy za ten okres nie został zamknięty. Jeżeli za ten okres raport nie został jeszcze utworzony to podczas przenoszenia dokumentów pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje utworzenie raportu, do którego trafi zapis rozliczający dokument. Wybór opcji Tak i zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że raporty będą automatycznie dodawane podczas przenoszenia kolejnych dokumentów, jeżeli za dany okres czasu nie dodano jeszcze raportu oraz komunikat nie pojawi się ponownie
Na przeniesionym dokumencie wyświetlany jest podgląd graficzny dokumentu.
Na przeniesionym dokumencie widnieje akronim kontrahenta pobrany z bazy, natomiast nazwa i dane adresowe kontrahenta pobierane są na podstawie informacji z KSeF.
Numer rachunku bankowego pobrany z KSeF jest przenoszony na dokument w rejestrze VAT.
Jeżeli na dokumencie pobranym z KSeF w sekcji KSeF nie zostanie uzupełniona forma płatności oraz termin płatności to:
W przypadku zaznaczenia opcji Istniejący kontrahent forma płatności oraz termin płatności w sekcji Pozostałe przenoszone są z karty kontrahenta i podlegają edycji przez użytkownika.
W przypadku zaznaczenia opcji Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu forma płatności oraz termin płatności w sekcji Pozostałe nie są uzupełniane. Podczas przenoszenia dokumentu do rejestru VAT zakładana jest karta kontrahenta na której ustawiana jest forma płatności wskazana jako domyślna w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności wraz z wskazanym na niej terminem płatności. W przypadku braku domyślnej formy płatności w Konfiguracji, na karcie kontrahenta ustawiana jest gotówka. Zgodnie z ustawieniami na karcie kontrahenta, forma płatności oraz termin płatności przenoszone są na dokument w rejestrze VAT.
W przypadku zaznaczenia opcji Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu forma płatności oraz termin płatności mogą zostać uzupełnione przez użytkownika. W takim przypadku podczas przenoszenia dokumentu do rejestru VAT karta kontrahenta jest dodawana zgodnie z tymi ustawieniami oraz wskazana forma płatności oraz termin płatności przenoszone są na dokument w rejestrze VAT.
Na dokumencie przeniesionym do rejestru VAT zakupu data wpływu, data wystawienia, data obowiązku podatkowego oraz miesiąc rozliczenia w VAT ustawiane są zgodnie z datą przyjęcia do KSeF. Na dokumencie przeniesionym do rejestru VAT sprzedaży data wystawienia ustawiana jest zgodnie z datą przyjęcia do KSeF.
W przypadku dokumentów walutowych są one przeliczanie po kursie pobranym z KSeF, a w przypadku jego braku, na dokumencie w rejestrze VAT ustawiany jest Kurs ręczny i wyliczany jest na podstawie odczytanych wartości z dokumentu.
Dotyczy wersji: 2024.2
Jeżeli na formularzu faktury pobranej z KSeF wskazano kategorię z zaznaczonym parametrem Podziel odliczenia to po przeniesieniu faktury do rejestru VAT zakupu następuje automatyczny podział odliczeń na dokumencie, zgodnie ze wskazanym na formularzu kategorii wskaźnikiem. W przypadku podatnika VAT czynnego tworzona jest pozycja z odliczeniami Tak/ Warunkowo oraz pozycja z odliczeniami na Nie. W przypadku podatnika VAT nieczynnego tworzone są dwie pozycje z odliczeniami na Nie.
Na dokument w rejestrze VAT zakupu przenoszone są kody JPK_V7 uzupełnione na formularzu kategorii lub karcie kontrahenta (dotyczące zakupu). Na dokument w rejestrze VAT sprzedaży przenoszone są kody towarowe GTU, procedury: TP, MR_UZ lub MR_T oraz typy dokumentów pobrane z KSeF
Rejestry VAT – Do VAT/JPK_V7
Zakładka [Do VAT/JPK_V7] służy do wyfiltrowania dokumentów, które zostały przeznaczone do rozliczenia na deklaracji VAT-7/pliku JPK_V7 w danym miesiącu. Ponieważ w pewnych przypadkach dokument nie jest rozliczany w tym samym miesiącu, w którym został wprowadzony do rejestru, lista ta może mieć inną zawartość niż lista dokumentów za dany miesiąc. Termin rozliczenia określa się przy wprowadzaniu faktury w polu Rozliczać w VAT.
Na zakładce [Do VAT/JPK_V7] widoczne są wszystkie dokumenty, na których zaznaczono parametr Rozliczać w VAT. Wyjątkiem są Faktury do Paragonów z typem dokumentu FP, pomimo zaznaczenia Rozliczać w VAT nie są uwzględniane na zakładce [Do VAT/JPK_V7] od października 2020. r., dokumenty z rejestru VAT zakupu z znacznikiem technicznym ZakupVAT_Marza oraz dokumenty rozliczenia jednostkowej marży ujemnej z procedurą MR_UZ lub MR_T, gdzie w stawce opodatkowanej widnieje kwota na minus, a kwota VAT=0. Na zakładce nie jest również wyświetlany dokument rozliczenia marży, jeżeli podczas generowania tego dokumentu podana zostanie na oknie rozliczenia ujemna kwota w stawce NP zamiast domyślnie podpowiadanej dodatniej (czyli na dokumencie rozliczenia marży będzie dodatnia kwota w stawce NP) i wartość VAT dla stawki opodatkowanej jest równa 0. Ponadto nie są także wyświetlane dokumenty z rodzajem transakcji Procedura OSS. Z racji kombinacji parametrów, takich jak stawka, rodzaj na pozycji, rodzaj transakcji, itp., może zdarzyć się sytuacja, w której dokument widoczny na zakładce [Do VAT/JPK_V7] nie zostanie zakwalifikowany do żadnego pola na deklaracji VAT-7/ w części deklaracyjnej pliku JPK_V7. Z tego względu w celu weryfikacji zgodności deklaracji VAT-7/ części deklaracyjnej pliku JPK_V7 z zapisami w rejestrze VAT zalecane jest korzystanie z dedykowanych wydruków Klasyfikacja zakupów – Wg pól na Deklaracji VAT-7(20) oraz Klasyfikacja sprzedaży – Wg pól na Deklaracji VAT-7(20) (do września 2020 r.), a od października 2020 r. z wydruków: Klasyfikacja zakupów – Wg pól na JPK_V7 (22) oraz Klasyfikacja sprzedaży – Wg pól na JPK_V7 (22). Wydruki te umożliwiają w łatwy sposób porównanie rejestru VAT z deklaracją VAT-7/ częścią deklaracyjną pliku JPK_V7.
Rejestr VAT – Do VAT/JPK_V7
Lista posiada następujące przyciski i pola pozwalające na przeszukiwanie listy dokumentów:
Rok i miesiąc rozliczenia – służy do określenia, za jaki rok i miesiąc rozliczenia mają zostać wyświetlone faktury. Jeżeli zaznaczony zostanie parametr Nieokreślony, wówczas wyświetlone zostaną te dokumenty, na których parametr Rozliczać w VAT jest niezaznaczony.
Uwzględnić cały kwartał - parametr aktywny u użytkowników, którzy wybrali metodę kasową lub kwartalne rozliczanie podatku VAT.
Uwzględnić cały rok – zaznaczenie parametru pozwala na wyświetlenie dokumentów za cały rok.
Rejestr SprzedażyRodzaj sprzedaży - Towary, Usługi, Środki transportu, Wszystkie.
Odbiorca – m. in. Krajowy, Wewnątrzunijny, Pozaunijny.
Sprzedaż – Niefiskalna, Fiskalna, Razem.
Rejestr - parametr ten umożliwia zawężenie listy do dokumentów związanych z określonym rejestrem.
Rejestr Zakupów Odliczenia - Tak, Nie, Warunkowo, Wszystkie.
Rodzaj zakupów - Towary, Usługi, Inne, Środki Trwałe, Środki transportu, Nieruchomości, Paliwo, Towary + Usługi + Inne + Paliwo, Trwałe + Śr.transp. + Nieruchomości, Wszystkie.
Ponadto istnieje możliwość zawężenia listy, między innymi do dokumentów związanych z obrotem krajowym czy wewnątrzunijnym, czy zakupami od rolnika ryczałtowego.
Rejestr - pole umożliwia zawężenie listy do dokumentów związanych z określonym rejestrem.
Dokumenty – pole umożliwia określenie, czy mają być widoczne dokumenty: wewnętrzne, zwykłe lub wszystkie.
Zakład - pole jest dostępne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa.
Kategoria - jeżeli pole jest puste to na liście wyświetlane są dokumenty niezależnie od kategorii na nich wybranej. Jeżeli użytkownik wskaże konkretną kategorię i nie zaznaczy parametru Kategoria pozycji oraz Kategoria2 pozycji to na liście wyświetlane są dokumenty, które w nagłówku mają wybraną tę kategorię. Jeżeli użytkownik wskaże konkretną kategorię i zaznaczy parametr Kategoria pozycji lub Kategoria2 pozycji to na liście wyświetlane są dokumenty, które mają wybraną tę kategorię w pozycji lub w kategorii 2 pozycji.
Na tej zakładce nie ma możliwości dodawania ani księgowania dokumentów. Istnieje natomiast możliwość renumeracji zapisów.
Uwaga
Użytkownicy mają możliwość wykonania wydruku pomocniczego do obliczenia deklaracji VAT-8: Wg pól na Deklaracji VAT-8(11) oraz wydruku pomocniczego do obliczenia Deklaracji VAT-27: Zestawienie transakcji do VAT-27 wg numeru NIP.
Dodanie nowego rejestru możliwe jest jedynie w konfiguracji firmy. Aby dodać nowy rejestr należy:
Otworzyć konfigurację firmy wybierając System lub klikając przycisk w menu NawigacjiComarch ERP Optima: Ogólne.
Wybrać gałąź Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Rejestrzakupów VAT lub Rejestr sprzedaży VAT. Na prawym panelu okna pojawią się aktualnie zdefiniowane rejestry.
Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
Na liście wypełnić pola Nazwa i Opis rejestru i zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.
Uwaga
W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, nie jest zalecane dodawanie dzienników księgowych oraz rejestrów VAT o tych samych symbolach. Zastosowanie tego samego symbolu może spowodować niemożność zaksięgowania dokumentów, gdyż numery ID księgowego w dziennikach i rejestrach VAT mogą się na siebie nakładać.
Jak dodać nowy zapis do rejestru VAT?
Aby wprowadzić nowy dokument do rejestru VAT, należy:
Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu NawigacjiComarch ERP Optima: Rejestry VAT lub wybierając Rejestry VAT/ Rejestry VAT.
Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie odpowiedniej zakładki pionowej: [Rejestr Sprzedaży] lub [Rejestr Zakupu].
Wybrać zakładkę poziomą: [Rejestr VAT], następnie wybrać podrejestr, do którego mają być wprowadzane dokumenty oraz wskazać okres za dzień, miesiąc lub rok.
Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
Program wyświetli formatkę dodania nowego zapisu.
Po uzupełnieniu danych zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.
Jak usunąć dokument z rejestru?
Aby usunąć dokument z rejestru, należy:
Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu NawigacjiComarch ERP Optima: Rejestry VAT lub wybierając Rejestry VAT/ Rejestry VAT.
Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie zakładki pionowej: [Rejestr Sprzedaży] lub [Rejestr Zakupu].
Odszukać na liście dokument, który chcemy usunąć.
Ustawić kursor na dokumencie, który ma zostać usunięty i nacisnąć przycisk Usuń lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
Następnie program prosi o potwierdzenie usunięcia zapisu.
Po naciśnięciu przycisku OK dokument jest usuwany.
Jeżeli dokument jest już rozliczony, w celu automatycznego skasowania dokumentu (bez konieczności ręcznego kasowania rozliczeń) należy zaznaczyć parametr Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów (Konfiguracja firmy/ Kasa/Bank/ Parametry). W Preliminarzu nie jest widoczna żadna planowana z nim płatność. Dla dokumentu płatnego gotówką, który spowodował powstanie zapisu kasowego, jeśli parametr jest zaznaczony – zapis kasowy zostanie usunięty z raportu.
Zasady automatycznego usuwania zapisów kasowych:
Zapis kasowy zostanie usunięty tylko jeśli powstał automatycznie w chwili zatwierdzenia faktury.
Jeśli faktura była rozliczana „ręcznie” – usunięcie faktury jest możliwe tylko po wcześniejszym skasowaniu rozliczenia w module Kasa/Bank.
Program nie usunie zapisu, jeśli znajduje się on w raporcie zamkniętym (usunięte zostanie jedynie powiązanie z fakturą).
Jeżeli na liście zostanie zaznaczonych kilka pozycji, wówczas przycisk Usuń lub klawisz <DELETE> uruchamiają operację seryjnego kasowania dokumentów.
Jak zaksięgować dokument z rejestru do księgowości kontowej?
Aby zaksięgować dokument z rejestru do księgi, należy:
Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu NawigacjiComarch ERP Optima: Rejestry VAT lub wybierając Rejestry VAT/Rejestry VAT.
Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie zakładki pionowej: [Rejestr Sprzedaży] lub [Rejestr Zakupu].
Wybrać zakładkę [Rejestr VAT], bo tylko ten rodzaj listy pozwala na księgowanie dokumentów z rejestru do księgi.
Wybrać okres, za który dokumenty mają zostać wyświetlone (za dzień, miesiąc, rok lub okres), aby pojawiła się lista wyszukiwanych dokumentów.
Zaznaczyć dokumenty, które mają być zaksięgowane, przez zaznaczenie zapisu lewym klawiszem myszki w kolumnie Lp lub przez ustawienie się na danym zapisie i naciśnięcie klawisza <SPACJA>, ewentualnie przez naciśnięcie prawego klawisza myszy i wybranie opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie.
Nacisnąć przycisk , który odpowiada za przeniesienie zaznaczonych dokumentów z rejestrów do Księgi Handlowej.
Wybrać odpowiedni schemat księgowy. Tworzenie schematów zostanie omówione w rozdziale Schematy księgowe.
Program upewnia się czy przenieść dokumenty z rejestru do zapisów Księgi wyświetlając odpowiednie pytanie.
Po potwierdzeniu przyciskiem TAK program wykona księgowanie zaznaczonych dokumentów wybranym schematem księgowym, a po zakończeniu księgowania wyświetlone zostanie zestawienie informacji o dokonanych księgowaniach.
Po zakończeniu tej operacji dokumenty są zaksięgowane w Księdze Handlowej, a w rejestrach następuje zmiana koloru wyróżnienia z czarnego na niebieski (Scenariusze: Jak zaksięgować dokument z rejestru do księgi
Uwaga
Dokumenty z Rejestru VAT księgowane są z datą wystawienia dokumentu, datą operacji gospodarczej, datą bieżącą lub datą zapisu zależnie od ustawienia parametru Księgowanie dokumentów z datą, wprowadzonego w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry lub datą ustawioną bezpośrednio na schemacie księgowym. Dokumenty księgowane są do bufora lub bezpośrednio do księgi, zależnie od ustawienia parametru Księgowanie przez bufor na schemacie księgowym.
Jak zaksięgować dokument z rejestru do KPiR?
Aby zaksięgować dokument z rejestru do księgi, należy:
Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu NawigacjiComarch ERPOptima/ Rejestry VAT lub wybierając z menu: Rejestry VAT/Rejestry VAT.
Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie zakładki pionowej: [Rejestr sprzedaży] lub [Rejestr zakupu].
Wybrać zakładkę [Rejestr VAT], bo tylko ten rodzaj listy pozwala na księgowanie dokumentów z rejestru do księgi.
Wybrać okres, za który dokumenty mają zostać wyświetlone (za dzień, miesiąc, rok lub okres), aby pojawiła się lista wyszukiwanych dokumentów.
Zaznaczyć dokumenty, które mają być przeniesione do rejestru przez ustawienie się na danym zapisie i naciśnięciu klawisza <SPACJA> lub naciśnięciu prawego klawisza myszy i wybraniu opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie.
Uwaga
Aby przenieść zapisy z rejestru do Księgi podatkowej, wybrane dokumenty muszą zostać zaznaczone. W przypadku, gdy żaden dokument nie jest zaznaczony, program sam zaznacza podświetlony rekord.
Nacisnąć przycisk , który odpowiada za przeniesienie zaznaczonych dokumentów z rejestrów do Księgi przychodów i rozchodów.
Program upewnia się, czy przenieść dokumenty z rejestru do zapisów Księgi wyświetlając odpowiednie pytanie.
Po potwierdzeniu przyciskiem TAK program wykona księgowanie zaznaczonych dokumentów, a po zakończeniu księgowania wyświetlone zostanie zestawienie informacji o dokonanych księgowaniach.
Raport z przebiegu księgowania
Po zakończeniu tej operacji dokumenty są zaksięgowane w Księdze Podatkowej, a w rejestrach następuje zmiana koloru wyróżnienia z czarnego na niebieski.
Uwaga
Dokumenty z Rejestru VAT księgowane są z datą wystawienia dokumentu, datą operacji gospodarczej, datą bieżącą lub datą zapisu zależnie od ustawienia parametru Księgowanie dokumentów z datą, wprowadzonego wKonfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry. Dokumenty księgowane są do bufora lub bezpośrednio do księgi, zależnie od ustawienia parametru Księgowanie rejestrów zakupów przez bufor lub Księgowanie rejestrów sprzedaży przez bufor, wprowadzonego na Kartotece operatora w Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy.
Dotyczy wersji: 2019.1.1
Uwaga
Jeżeli na dokumencie wprowadzonym do rejestru VAT zakupu wybrano w pozycji dokumentu kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wybranej na dokumencie. Jeżeli na dokumencie wybrano odliczenia Tak lub Warunkowo to do KPiR księgowana jest kwota netto przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii. Jeżeli na dokumencie wybrano odliczenia Nie to do KPiR księgowana jest kwota brutto przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii.
Jak zaksięgować zbiorczo dokumenty sprzedaży do KPiR?
Aby zaksięgować zbiorczo dokumenty z rejestru sprzedaży:
Otworzyć konfigurację firmy, poprzez kliknięcie przycisku Konfiguracja w menu NawigacjiComarch ERP Optima/ Ogólne lub wybierając z menu:
Wejść do Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry i zaznaczyć dla parametru Zbiorcze księgowanie dokumentów opcję Rejestry sprzedaży VAT.
Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu NawigacjiComarch ERPOptima/ Rejestry VAT lub wybierając z menu: Rejestry VAT/ Rejestry VAT.
Wybrać zakładkę [Rejestr sprzedaży].
Wybrać zakładkę [Rejestr VAT], bo tylko ten rodzaj listy pozwala na księgowanie dokumentów z rejestru do księgi.
Wybrać okres, za który dokumenty mają zostać wyświetlone (za dzień, miesiąc, rok lub okres), aby pojawiła się lista wyszukiwanych dokumentów. Wybór danego dnia lub miesiąca jest istotny ze względu na księgowanie dokumentów zbiorczych, które mogą być księgowane jako zestawienie dzienne lub miesięczne i otrzymują numer nadawany automatycznie przez program. W przypadku zestawienia dziennego jest to: nazwa rejestru/rok/miesiąc/dzień, za cały miesiąc: nazwa rejestru/ rok/miesiąc. W przypadku zaznaczenia opcji za rok lub okres i dodatkowo księgowania zbiorczego tworzone sa zapisy zbiorcze za poszczególne miesiące zgodnie z datą wskazaną w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry dla parametru Księgowanie dokumentów z datą.
Zaznaczyć dokumenty, które mają być przeniesione do rejestru przez ustawienie się na danym zapisie i naciśnięciu klawisza <SPACJA> lub naciśnięciu prawego klawisza myszy i wybraniu opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie.
Wykonać księgowanie analogicznie jak w przypadku księgowań pojedynczych. Program wygeneruje jeden zbiorczy zapis w księdze, obejmujący sumaryczne zestawienie zaznaczonych dokumentów.
Jak zmienić zapis w rejestrze?
Aby zmienić zapis, należy:
Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu NawigacjiComarch ERPOptima/ Rejestry VAT lub wybierając z menu: Rejestry VAT/Rejestry VAT.
Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie zakładki pionowej: [Rejestr sprzedaży] lub [Rejestr zakupu].
Wybrać jedną z czterech zakładek w [Rejestrach VAT].
Po wyszukaniu dokumentu, który chcemy zmienić i ustawieniu się na nim klikamy przycisk Zmień.
Pojawi się formularz zapisu w rejestrze VAT, która pozwoli na zmianę zapisu.
Po dokonaniu zmian zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.
Jak przenumerować zapisy?
Aby przenumerować zapisy, należy:
Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu NawigacjiComarch ERPOptima/ Rejestry VAT lub wybierając z menu: Rejestry VAT/Rejestry VAT.
Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie odpowiedniej zakładki pionowej: [Rejestr sprzedaży] lub [Rejestr zakupu].
Wybrać zakładkę [Rejestr VAT] lub [Do VAT/JPK_V7], bo tylko te listy pozwalają na przenumerowanie zapisów.
Wybrać odpowiedni podrejestr, który będzie renumerowany.
Wybrać listę zapisów za miesiąc lub rok oraz wskazać rok i miesiąc, w obrębie którego będziemy dokonywać renumeracji.
Aby przenumerować dokumenty należy nacisnąć przycisk lub klawisz <F8>.
Program dokona renumeracji i wyświetli zestawienie informacji o dokonanej operacji.
Jak wyszukać dokument?
Aby odszukać w rejestrach VAT, można posłużyć się kilkoma metodami, zależnie od tego, jakie posiadamy informacje o poszukiwanym dokumencie.
Przed rozpoczęciem poszukiwania należy najpierw otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu NawigacjiComarch ERPOptima/ Rejestry VAT lub wybierając z menu: Rejestry VAT/Rejestry VAT.
Następnie, w zależności od posiadanych informacji, możemy posłużyć się jedną z poniższych metod.
Aby znaleźć fakturę, jeżeli znamy Nazwę kontrahenta, Numer dokumentu lub Opis zdarzenia (Kategorię), należy skorzystać z filtru uproszczonego.
Otworzyć listę faktur w rejestrze na zakładce [Rejestr VAT] lub [Wg atrybutów].
Wstępnie ograniczyć zawartość listy do zapisów w rejestrze oraz do odpowiedniego okresu. Można również otworzyć listę zapisów na zakładce [Rejestr VAT] i podać odpowiednio długi okres np. za cały rok.
Ustawić kursor w polu Filtr i wpisać tam poszukiwany fragment nazwy kontrahenta lub wartość faktury.
Jeżeli pinezka (widoczna obok ikony filtrowania) jest włączona, zmiany będą widoczne od razu.
Jeżeli pinezka jest wyłączona , po wpisania poszukiwanego fragmentu należy kliknąć przycisk . Na liście zostaną wyświetleni wyłącznie pracownicy spełniający zadane kryterium.
Poszukiwanie faktury posiadającej w nazwie kontrahenta Las
Jeżeli znamy inne dane faktury, możemy posłużyć się Konstruktorem filtra. Szczegółowy opis działania filtra opisany jest w podręczniku Comarch ERP Optima – Ogólne i Konfiguracja.
Generowanie pojedynczych dowodów wewnętrznych
Dowody Wewnętrzne służą do generowania kwot VAT-u należnego (FWS) i naliczonego (FWZ). Na podstawie tych dokumentów w pliku JPK_V7 wykazywany jest podatek należny oraz podatek naliczony np. Z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów.
Dowody Wewnętrzne możemy wygenerować dla każdego rodzaju transakcji bez względu na stawkę VAT. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry zaznaczono parametr Pokazuj okno generowania dok. wew. przy zapisie dokumentu w Rej. VAT to dla transakcji wewnątrzunijnych oraz dokumentów z rodzajem Krajowa - podatnikiem jest nabywca i stawką 0% i NP oraz dla Wewnątrzunijnych – podatnikiem jest nabywca i Pozaunijnych – podatnikiem jest nabywca w stawce NP dowody wewnętrzne generują się automatycznie tzn. po zapisaniu faktury wstaje formatka do generacji dokumentów wewnętrznych.
Okno Generowanie dowodu wewnętrznego nie pojawia się w przypadku transakcji krajowych – podatnikiem jest nabywca dla kontrahenta będącego podatnikiem VAT nieczynnym.
Uwaga
Na dowody wewnętrzne przenoszone są pozycje elementów faktur ze stawką ZW dla rodzaju transakcji Krajowa – podatnikiem jest nabywca. Na dowodzie wewnętrznym domyślnie podpowiada się stawka ZW.
Uwaga
Jeżeli dla dokumentu automatycznie pojawia się okno Generowanie dowodu wewnętrznego to po skopiowaniu tego dokumentu okno podnosi się również po zapisaniu kopii dokumentu.
Dla pozostałych rodzajów transakcji generujemy je z poziomu Rejestru Zakupów lub z poziomu Rejestru Sprzedaży. Są dwie możliwości:
Z Rejestru Zakupów rozwinięcie strzałki obok ikony i wybór opcji generowanie dowodu wewnętrznego sprzedaży daje możliwość jednoczesnego wygenerowania Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży i Dowodu Wewnętrznego Zakupu.
Ewentualnie w pierwszej kolejności z Rejestru Zakupów generowany jest Dowód Wewnętrzny Sprzedaży, a następnie z Rejestru Sprzedaży, w drugim kroku, tworzymy Dowód Wewnętrzny Zakupu – rozwijamy strzałkę obok ikony i wybieramy opcję generowanie dowodu wewnętrznego zakupu. Dowody Wewnętrzne Sprzedaży można również wprowadzić ręcznie z poziomu Rejestru Sprzedaży (te dokumenty, które nie mają powiązania z dokumentami wewnętrznymi zakupu).
FWZ po wygenerowaniu mają domyślnie ustawiane Odliczenie na TAK, natomiast w FWS parametr Uwzględniać w proporcji ustawiony jest jako Nie uwzględniać.
Uwaga
Zgodnie z art. 20 ust. 6 Ustawy o VAT, jeśli Faktura Zakupu od podatnika wewnątrzunijnego wpłynęła z inną datą niż data wystawienia, to FWS i FWZ są generowane z datą wystawienia Faktury Zakupu.
Przy generowaniu FWS z FZ zachowana jest zasada dotycząca „przenoszenia” rodzajów transakcji z faktur pierwotnych (FZ) na faktury końcowe (FWS):
Rodzaj FZ
Rodzaj FWS
Usługi
Usługi
Środki transportu
Środki transportu
Towary, Inne, Środki Trwałe, nieruchomości, Paliwo
Towary
Aby wygenerować dowód wewnętrzny należy najpierw zapisać Fakturę Zakupu, a następnie za pomocą odpowiedniej ikony wywołać funkcję przekształcenia do Dowodów Wewnętrznych.
Oprócz opisanego powyżej sposobu generowania dowodów wewnętrznych, program umożliwia automatyczne tworzenie Dokumentów Wewnętrznych Zakupu i Sprzedaży już w momencie zapisywania Faktury Zakupu. Funkcja ta jest uruchamiana jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry zaznaczono parametr Pokazuj okno generowania dok. wew. przy zapisie dokumentu w Rej. VAT dla dokumentów spełniających warunki do przekształcenia, czyli takich, które mają wybrany jeden z rodzajów transakcji: Nabycie wewnątrzunijne lub Nabycie wewnątrzunijne trójstronne lub Wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca lub Pozaunijny – podatnikiem jest nabywca. Podczas zapisywania takiej Faktury Zakupu pojawia się formatka Generowanie Dowodu Wewnętrznego, na której należy wpisać numery dowodów wewnętrznych i zatwierdzić przekształcenie przyciskiem .
Użytkownik może także wycofać się z formatki Generowanie Dowodu Wewnętrznego klawiszem i zapisać dokument bez generowania Dowodów Wewnętrznych.
Na dowód wewnętrzny sprzedaży przenoszą się następujące daty:
Jako data sprzedaży – data zakupu z Faktury pierwotnej
Jako data wystawienia – data wystawienia
Na dowód wewnętrzny zakupu przenoszą się następujące daty:
Jako data zakupu – data zakupu z faktury pierwotnej
Jako data wystawienia i wpływu ustawia się data wystawienia z faktury pierwotnej.
Daty powstania obowiązku i prawa do odliczenia ustawiają się wg tych samych zasad co dla dokumentów niewewnętrznych.
Uwaga
Jeżeli istnieje potrzeba modyfikacji dat na dowodów wewnętrznych to użytkownik ma możliwość dokonania stosownych zmian w momencie generowania dowodów wewnętrznych. Po wygenerowaniu daty można zmienić tylko na dowodzie wewnętrznym zakupu, na dowodzie wewn. sprzedaży daty są blokowane jeżeli istnieje do niego dowód wewn. zakupu.
Przykładowy scenariusz generowania Dowodu Wewnętrznego
W Rejestrze Zakupów wprowadzamy fakturę dokumentującą wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów:
Faktura wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów
Zapisujemy dokument, a następnie rozwijamy strzałkę obok ikony i wybieramy opcję generowanie dowodu wewnętrznego sprzedaży, dzięki czemu z listy faktur w Rejestrze Zakupów VAT uruchamiany generowanie Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży. Po wyborze opcji otrzymujemy informacje o generowaniu Dowodu Wewnętrznego. Podpowiadają nam się dane dotyczące Rejestrów Sprzedaży i Zakupów, do których zostaną wygenerowane Dowody Wewnętrzne. Domyślnie podpowiadają się ostatnio wybrane w danej bazie firmowej Rejestry. Do pola Numer dokumentu automatycznie przenoszony jest numer dokumentu pierwotnego.
Rys 142. Informacja z przebiegu generowania Dowodu Wewnętrznego
Uwaga
W przypadku transakcji importowych do pliku JPK przenoszony powinien być numer dokumentu celnego zamiast numeru dokumentu źródłowego zakupu. Podczas generowania pojedynczych dowodów wewnętrznych w Rejestrze VAT, w przypadku transakcji importu użytkownik powinien wpisać numer dokumentu celnego. Podczas zmiany proponowanego numeru dokumentu pojawia się informacja: Uwaga! Do pliku JPK_V7 utworzone dowody wewnętrzne zostaną przeniesione z numerem dokumentu wskazanym w tym polu. Nie będą pobierane numery dokumentów źródłowych.
Po uzupełnieniu odpowiedniego numeru, dowody wewnętrzne wprowadzone od wersji Comarch ERP Optima 2021.4.1, w pliku JPK_V7 w polu DowodZakupu / DowodSprzedazy są wykazywane z numerem własnym z dowodu wewnętrznego.
Dokumenty generowane za pomocą opcji generowanie zbiorczego dowodu wewnętrznego sprzedaży przenoszone są do pliku JPK_V7 z numerem dokumentu źródłowego, a nie z numerem własnym.
Klawiszem akceptujemy generowanie Dowodów Wewnętrznych. W dalszej kolejności pokazuje nam się wygenerowany Dowód Wewnętrzny Sprzedaży z zaznaczonym parametrem Wewnętrzny. Na dowody wewnętrzne przenoszona jest kwota netto z faktury pierwotnej. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową, dla dowodów wewnętrznych w kolumnie Kolumna powinno być ustawione Nie księgować, dotyczy to zarówno modułu Księga Podatkowa jak i dowodów wewnętrznych importowanych w modelu Pracy rozproszonej.
Wygenerowany Dowód Wewnętrzny Sprzedaży
Po zapisaniu formatki w kolejnym komunikacie pojawia się informacja, jakie dokumenty zostały wygenerowane i w jakim rejestrze się znajdują.
Informacja o wygenerowanych dokumentach
Zarówno na fakturze pierwotnej, jak i na Dowodach wewnętrznych, istnieje możliwość skorzystania z zakładki [Dokumenty], na której znajduje się informacja o dokumentach powiązanych z bieżącym dokumentem.
Na liście faktur w rejestrze zakupów VAT, przy Fakturze Zakupu, do której zostały wygenerowane Dowody Wewnętrzne, pojawia się litera W (oznacza, że z tego dokumentu powstał Dokument Wewnętrzny).
Jeśli wygenerowano dowód wewnętrzny do FZ, to FZ nie podlega edycji. Tak samo, jeśli do FWS wygenerujemy FWZ, to również FWS nie podlega już edycji. Edycji podlegają tylko dane dotyczące deklaracji VAT-7. Dokument FZ, do którego został wygenerowany dowód wewnętrzny sprzedaży, nie może być już rozliczony z poziomu zakładki [Kontrahent] na formularzu takiego dokumentu. Rozliczenia należy dokonać z poziomu modułu Kasa/Bank.
Uwaga
Wygenerowane dokumenty: Dowód Wewnętrzny Sprzedaży i Dowód Wewnętrzny Zakupu powinny być identyczne. Każdorazowo po wygenerowaniu tych dokumentów należy pamiętać o sprawdzeniu dokumentów, czy się między sobą nie różnią. Chodzi głównie o kwotę netto, naliczony i należny VAT.
Oprócz opisanego powyżej sposobu generowania dowodów wewnętrznych, program umożliwia automatyczne tworzenie Dowodów Wewnętrznych Zakupu i Sprzedaży już w momencie zapisywania Faktury Zakupu. Funkcja ta jest uruchamiana dla dokumentów spełniających warunki do przekształcenia, czyli takich, które mają wybrany jeden z rodzajów transakcji: Nabycie wewnątrzunijne lub Nabycie wewnątrzunijne trójstronne. Podczas zapisywania takiej faktury zakupu pojawia się formatka Generowanie dowodu wewnętrznego, na której należy wpisać numery dowodów wewnętrznych i zatwierdzić przekształcenie przyciskiem .
Użytkownik może także wycofać się z formatki Generowanie dowodu wewnętrznego klawiszem i zapisać dokument bez generowania dowodów wewnętrznych.
W przypadku transakcji krajowych – podatnikiem jest nabywca dla kontrahenta będącego podatnikiem VAT nieczynnym, po wyborze na liście dokumentów w rejestrze VAT zakupu opcji generowanie dowodu wewnętrznego sprzedaży pojawia się komunikat: Na dokumencie wskazano rodzaj transakcji Krajowy - podatnikiem jest nabywca. Podatnik jednak nie jest podatnikiem VAT czynnym. Czy mimo to chcesz wystawić dowód wewnętrzny? Zaakceptowanie komunikatu powoduje pojawienie się okna Generowanie dowodu wewnętrznego. Wybór opcji Nie oznacza rezygnację z generowania dokumentów wewnętrznych.
Seryjne generowanie dowodów wewnętrznych
Na liście dokumentów w rejestrze VAT zakupu na przycisku dostępna jest opcja seryjne generowanie dowodów wewnętrznych sprzedaży. Po jej wybraniu pojawia się okno:
Okno generowania dowodu wewnętrznego sprzedaży
W polu Data wystawienia wg domyślnie zaznaczona jest opcja Dokumentu źródłowego. Na formularz dowodu wewnętrznego sprzedaży do pola Data sprzedaży przenoszona jest data zakupu z dokumentu źródłowego. Na formularz dowodu wewnętrznego zakupu daty przenoszone są z dokumentu źródłowego. Użytkownik ma możliwość zmiany daty wystawienia po wybraniu opcji Dnia i wskazaniu konkretnej daty (domyślnie podpowiada się data bieżąca). Wybrana data jest ustawiana również w polu Data wpływu na dowodzie wewnętrznym zakupu. Data zakupu pobierana jest z dokumentu źródłowego. Data obowiązku podatkowego i data prawa do odliczenia wyliczane są automatycznie.
W polu Stawka VAT na dowodach wewnętrznych domyślnie wskazana jest stawka 23.00%. Po zmianie stawki, jest ona zapamiętywana podczas kolejnego seryjnego tworzenia dowodów wewnętrznych.
W nowych bazach w polu Rejestr sprzedaży/ Rejestr zakupu domyślnie podpowiada się pierwszy rejestr z listy. W przypadku jego zmiany podczas kolejnego tworzenia dowodów wewnętrznych ustawiany jest nowo wybrany rejestr. W bazach zaktualizowanych z wcześniejszych wersji programu widnieje rejestr wybrany podczas poprzedniego tworzenia dowodów wewnętrznych.
Na liście dokumentów w rejestrze VAT sprzedaży na przycisku dostępna jest opcja seryjne generowanie dowodów wewnętrznych zakupu. Po jej wybraniu pojawia się okno:
Okno generowania dowodu wewnętrznego zakupu
W polu Data wystawienia wg domyślnie zaznaczona jest opcja Dokumentu dowodu sprzedaży. Na formularz dowodu wewnętrznego zakupu do pola Data wystawienia, Data wpływu przenoszona jest data wystawienia z dowodu wewnętrznego sprzedaży, a do pola Data zakupu przenoszona jest data sprzedaży. Użytkownik ma możliwość zmiany daty wystawienia po wybraniu opcji Dnia i wskazaniu konkretnej daty (domyślnie podpowiada się data bieżąca). Wybrana data jest ustawiana również w polu Data wpływu. Data zakupu pobierana jest z dowodu wewnętrznego sprzedaży. Data obowiązku podatkowego i data prawa do odliczenia wyliczane są automatycznie.
W nowych bazach w polu Rejestr zakupu domyślnie podpowiada się pierwszy rejestr z listy. W przypadku jego zmiany podczas kolejnego tworzenia dowodów wewnętrznych ustawiany jest nowo wybrany rejestr. W bazach zaktualizowanych z wcześniejszych wersji programu widnieje rejestr wybrany podczas poprzedniego tworzenia dokumentów wewnętrznych.
Numery dowodów wewnętrznych pobierane są z dokumentów źródłowych.
Dowód wewnętrzy nie zostanie utworzony jeżeli:
na dokumencie w rejestrze VAT zakupu zaznaczono parametr Wewnętrzny,
w rejestrze VAT sprzedaży wskazno fakturę zwykłą (nie wewnętrzną),
w rejestrze VAT zaznaczono fakturę, do której utworzono już wcześniej dowód wewnętrzny,
w rejestrze VAT wybrano dokument przeniesiony z modułu Handel lub zaimportowany za pomocą pracy rozproszonej, a w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry opcja Generowanie dowodów wewnętrznych w Rejestrach VAT jest odznaczona,
w rejestrze VAT sprzedaży zaznaczono dokument będący rozliczeniem marży.
Istnieje możliwość seryjnego tworzenia pojedynczych dowodów wewnętrznych do dokumentów zaksięgowanych.
Generowanie zbiorczych dowodów wewnętrznych
Użytkownik ma możliwość generowania zbiorczego dowodu wewnętrznego do zaznaczonych faktur. Dokument utworzy się, jeżeli wszystkie wskazane faktury wystawione zostały na ten sam podmiot oraz z takim samym miesiącem rozliczenia w deklaracji VAT-7. W przypadku metody kasowej pod uwagę brana jest data zakupu/sprzedaży. Kontrahent nadrzędny oraz kontrahent duplikat traktowani są jako różne podmioty. Zbiorczy dowód wewnętrzny generowany jest osobno dla każdego rodzaju transakcji.
Uwaga
Jeżeli użytkownik wysyła pliki JPK_VAT to powinien do każdej faktury utworzyć odrębny dowód wewnętrzny - nie należy w takim przypadku stosować zbiorczych dowodów wewnętrznych.
Na liście dokumentów w Rejestrze VAT zakupu po rozwinięciu strzałki obok ikony i wyborze opcji generowanie zbiorczego dowodu wewnętrznego sprzedaży pojawia się okno:
Okno generowania zbiorczego dowodu wewnętrznego sprzedaży
Na liście dokumentów w Rejestrze VAT sprzedaży po rozwinięciu strzałki obok ikony i wyborze opcji generowanie zbiorczego dowodu wewnętrznego zakupu pojawia się okno:
Okno generowania zbiorczego dokumentu dowodu wewnętrznego zakupu
Jeżeli użytkownik zaznaczy faktury z różnymi rodzajami transakcji to dla każdego rodzaju pojawi się osobne okno. Pole Rodzaj transakcji nie podlega edycji. Do pola Rozliczać w VAT przenoszona jest data rozliczenia w VAT z zaznaczonych dokumentów. Jeżeli wszystkie wskazane faktury są na metodzie kasowej to domyślnie podpowiada się miesiąc z daty zakupu/sprzedaży. Zaznaczenie parametru Uwzględniaj dokumenty z odznaczoną datą deklaracji pozwala na uwzględnienie na zbiorczym dokumencie faktur z odznaczoną datą rozliczenia w VAT.
Jeżeli użytkownik nie zaznaczy parametru Uwzględniaj dokumenty z odznaczoną datą deklaracji, a wszystkie wskazane faktury mają odznaczoną datę rozliczenia w VAT to zbiorczy dowód wewnętrzny nie powstanie.
Przykład
Użytkownik zaznacza w Rejestrze VAT zakupów 6 dokumentów wprowadzonych na tego samego kontrahenta, z tą samą datą rozliczenia w deklaracji VAT-7 oraz z następującymi rodzajami transakcji:
FZ1, FZ2: krajowa,
FZ3, FZ4: nabycie wewnątrzunijne,
FZ5, FZ6: krajowa – podatnikiem jest nabywca.
Podczas generowania zbiorczego dowodu wewnętrznego okno, a następnie formularz dowodu wewnętrznego pojawia się trzykrotnie:
1) Rodzaj transakcji: krajowa, na dowodzie wewnętrznym pozycje dotyczące FZ1 oraz FZ2.
2) Rodzaj transakcji: nabycie wewnątrzunijne, na dowodzie wewnętrznym pozycje dotyczące FZ3 oraz FZ4.
3) Rodzaj transakcji: krajowa-podatnikiem jest nabywca, na dowodzie wewnętrznym pozycje dotyczące FZ5 oraz FZ6.
Zbiorczy dowód wewnętrzy nie zostanie wygenerowany jeżeli:
w Rejestrze VAT zakupu zaznaczono dokument wewętrzny,
w Rejestrze VAT sprzedaży wskazno fakturę zwykłą (nie wewnętrzną).
w Rejestrze VAT zaznaczono fakturę, do której utworzono już wcześniej dokument wewnętrzny,
w Rejestrze VAT wybrano dokument przeniesiony z modułu Handel, a w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry opcja Generowanie dowodów wewnętrznych w Rejestrach VAT jest odznaczona,
w Rejestrze VAT wskazano dokument zaimportowany poprzez mechanizm pracy rozproszonej, a w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry opcja Generowanie dowodów wewnętrznych w Rejestrach VAT jest odznaczona,
w Rejestrze VAT sprzedaży zaznaczono dokument będący rozliczeniem marży.
Formularz zbiorczego dowodu wewnętrznego
Dane w nagłówku dokumentu:
Kontrahent – taki sam jak na zaznaczanych fakturach,
Kategoria nagłówka – przenoszony z formularza kontrahenta,
Jeżeli w Rejestrze VAT zakupu wybrana zostanie opcja generowania zbiorczego dowodu wewnętrznego sprzedaży oraz zakupu i na formularzu dowodu wewnętrznego sprzedaży użytkownik zmieni ustawienia (np. kategorię, rodzaj transakcji) to zmiany przeniosą się na dowód wewnętrzny zakupu.
Pozycje dokumentu:
Kategoria, Kategoria 2, Opis 2 – przenoszone z pozycji na fakturach pierwotnych,
Opis – numer dokumentu z faktury pierwotnej oraz opis z pozycji faktury pierwotnej,
Stawka – mechanizm analogiczny jak podczas generowania pojedynczego dowodu wewnętrznego,
Kwoty – w PLN, przeliczone po kursie do VAT,
Rodzaj – mechanizm analogiczny jak podczas generowania pojedynczego dowodu wewnętrznego,
Odliczenia – Tak,
w proporcji – Nie uwzględniaj,
Kolumna – Nie księgować.
Pozycje przenoszone są na dowód wewnętrzny pojedynczo.
Na każdym dokumencie w Rejestrze VAT zakupu, do którego wygenerowano zbiorczy dowód wewnętrzny, na zakładce [Dokumenty] widoczny jest zbiorczy dowód wewnętrzny sprzedaży.
Na zbiorczym dowodzie wewnętrznym sprzedaży na zakładce [Dokumenty] widoczne są wszystkie faktury zakupowe, na podstawie powstał zbiorczy dowód oraz dowód wewnętrzny zakupu.
Na zbiorczym dowodzie wewnętrznym zakupu na zakładce [Dokumenty] widoczny jest zbiorczy dowód wewnętrzny sprzedaży.
W przypadku transakcji krajowych – podatnikiem jest nabywca dla kontrahenta będącego podatnikiem VAT nieczynnym, po wyborze na liście dokumentów w rejestrze VAT zakupu opcji generowanie zbiorczego dowodu wewnętrznego sprzedaży pojawia się komunikat: Zaznaczono dokumenty dla podatnika VAT nieczynnego. Czy mimo to chcesz wystawić zbiorczy dowód wewnętrzny? Zaakceptowanie komunikatu powoduje pojawienie się okna Generowanie dowodu wewnętrznego. Wybór opcji Nie oznacza rezygnację z generowania dowodów wewnętrznych.
Generowanie rozliczenia faktury VAT marża
Ustawa o podatku od towarów i usług nakłada szczególne obowiązki rozliczania podatku należnego przez podatników stosujących metodę opodatkowania marży.
Zgodnie z art. 119 obecnie obowiązującej Ustawy o podatku od towarów i usług, podstawą opodatkowania przy wykonywaniu usług turystyki jest kwota marży pomniejszona o kwotę należnego podatku. Przez marżę rozumie się różnicę między kwotą należności, którą ma zapłacić nabywca usługi, a ceną nabycia przez podatnika towarów i usług od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty.
W celu wyliczenia podatku należnego od marży generowany jest dokument Rozliczenie faktury VAT marża.
W pierwszej kolejności w Rejestrze Sprzedaży wprowadzamy pierwotną Fakturę Sprzedaży: w stawce NP (za sprzedaż usług nabytych dla bezpośredniej korzyści turysty) oraz ewentualnie w stawkach opodatkowanych (za sprzedaż usług własnych). Faktura Sprzedaży może być wprowadzona dla dowolnego typu transakcji (krajowa, wewnątrzwspólnotowa lub zagraniczna).
Po wprowadzeniu Faktury Sprzedaży w rejestrze VAT sprzedaży zapisujemy taką fakturę. Następnie będąc na liście Faktur Sprzedaży wybieramy przycisk znajdujący się obok ikony i z rozwijalnego menu wybieramy opcję Generowanie rozliczenia marży.
W programie pojawia się informacja o Generowaniu rozliczenia marży z możliwością określenia:
Rejestru Sprzedaży, w którym zostanie zapisany wygenerowany dokument. Domyślnie podpowiada się ostatnio wybrany w danej bazie firmowej Rejestr,
Numeru dokumentu – automatycznie przenoszony jest numer dokumentu pierwotnego,
Kwoty marży (automatycznie podpowiada się kwota z Faktury Sprzedaży w stawce NP).
Uwaga
Jeśli Faktura Sprzedaży została przesłana do Rejestru Sprzedaży z modułu Faktury, to kwota marży podpowiada się automatycznie pod warunkiem, że do Faktury Sprzedaży wygenerowany został dokument WZ.
Generowanie rozliczenia marży
Jeśli Faktura Sprzedaży VAT zostanie zaewidencjonowana w walucie obcej, to Rozliczenie faktury VAT marża będzie wyliczone od kwoty netto w PLN.
Uwaga
Podczas generowania rozliczenia marży istnieje możliwość wprowadzenia ujemnej kwoty marży.
Po uzupełnieniu wszystkich informacji i zatwierdzeniu otrzymujemy dokument będący Rozliczeniem faktury VAT marża.
Ostatnim krokiem jest zapisanie tego dokumentu. Na ekranie pojawi się odpowiednia informacja:
Informacja o wygenerowaniu dokumentu Rozliczenie faktury VAT marża
W przypadku dokumentu rozliczenia marży, jeżeli podczas generowania tego dokumentu podana zostanie na oknie rozliczenia ujemna kwota w stawce NP zamiast domyślnie podpowiadanej dodatniej (czyli na dokumencie rozliczenia marży będzie dodatnia kwota w stawce NP) i wartość VAT dla stawki opodatkowanej jest równa 0, wówczas taki dokument oznaczany jest na potrzeby pliku JPK_V7 jako marża ujemna. Każdy inny dokument dodany ręcznie, który nie będzie rozliczeniem marży, nawet jeżeli będzie posiadał pozycje w stawce NP i ujemną pozycję z zerową kwotą VAT, będzie traktowany jako korekta dokumentu pierwotnego, a nie rozliczenie marzy ujemnej. Podczas aktualizacji do wersji 2021.4.1 z wersji programu wcześniejszej niż 2021.4.1, jeżeli w bazie będą znajdowały się dokumenty rozliczenia marży z dodatnią kwotą w stawce NP i zerową kwotą VAT dla stawki opodatkowanej, zostaną one oznaczone jako rozliczenie marży ujemnej.
Faktura VAT marża, znajdująca się na liście faktur w Rejestrze Sprzedaży, do której został wygenerowany dokument Rozliczenie marży, będzie posiadać w kolumnie Status znacznik M.
Wygenerowany dokument „Rozliczenia marży”Rejestr VAT po wygenerowaniu Rozliczenia VAT marża
Uwaga
Do dokumentu z rodzajem transakcji Procedura OSS nie można wygenerować rozliczenia marży.
Z poziomu Rejestru Sprzedaży VAT Użytkownik ma możliwość wydruku Rejestru VAT marża. W Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Wydruki rejestrów VAT marża należy zdefiniować stawki, z jakich będziemy korzystać przy wydrukach.
Konfiguracja - Wydruki rejestrów VAT marża
Następnie z poziomu rejestru VAT sprzedaży wchodzimy na ikonę pod przyciskiem drukarki i mamy dostępne następujące opcje:
dla Rejestru VAT marża mamy dostępne opcje:
Operacje seryjne
Na liście w menu kontekstowym oraz na przycisku Operacje seryjne pod listą dostępne są operacje seryjne. Po rozwinięciu strzałki obok przycisku widoczne są opcje: Dokument (a w niej opcje: Zmień rejestr, Zmień kategorię, Zmień opis, Zmień odliczenia, Zmień datę deklaracji VAT, Zmień rozliczać VAT-UE, Zmień rodzaj transakcji, Zmień rodzaj na pozycjach, Zmień uwz. w proporcji, Zmień warunki płatności, Dodaj atrybut, Ustaw kolumnę KPiR (widoczna jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę Podatkową), Ustaw kolumnę ewidencji ryczałtowej (widoczna jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Ewidencję ryczałtową), Ustaw zakład (widoczna jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę Podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa)), Podmiot (a w niej opcje: Zmień podmiot / płatnika, Zmień status podmiotu, Aktualizuj dane podmiotu, Zweryfikuj status VAT, Zweryfikuj status VIES, Zweryfikuj numery rachunków), JPK (a w niej opcje: Dodaj kody JPK_V7, Usuń kody JPK_V7, Aktualizuj kody JPK_V7 z kategorii, Dodaj atrybut JPK, Zmień parametr JPK_FA), OSS (a w niej opcje: Przelicz po kursie EBC, Zmień datę deklaracji VIU-DO), Rozlicz, Usuń rozliczenia.
Zmień rejestr
Funkcja umożliwia przenoszenie zapisów pomiędzy rejestrami cząstkowymi. Daje ona możliwość zbiorczego przenoszenia dokumentów znajdujących się w jednym podrejestrze do innego.
Aby skorzystać z tej funkcji należy zaznaczyć te faktury na liście, które powinny zostać przeniesione do innego rejestru. Następnie po wybraniu opcji Zmień rejestr wyświetlone zostanie okno, na którym będzie możliwe wskazanie docelowego podrejestru. Dodatkowo, użytkownik może skorzystać z opcji zaznaczenia parametru Nadawać identyfikator księgowy, który powoduje, że przeniesionym zapisom zostanie nadany nowy numer (identyfikator księgowy) wg domyślnego schematu Kolejna pozycja/ Rok/ Nazwa rejestru lub po zaznaczeniu odpowiedniego parametru w Konfiguracji wg schematu numeracji zdefiniowanego przez użytkownika. Nowy identyfikator mogą dostać tylko dokumenty niezaksięgowane.
Parametry seryjnej zmiany rejestru
Zmień kategorię
Po zaznaczeniu wybranych parametrów użytkownik może przypisać nową lub zmienić dotychczasową kategorię nagłówka lub/oraz kategorię/ kategorię2 pozycji dla wybranych dokumentów. Opcje Aktualizuj rodzaj, odliczenia i kolumnę KPiR lub Aktualizuj rodzaj i kolumnę ewidencji ryczałtowej będą widoczne w zależności od rodzaju księgowości oraz typu rejestru (sprzedaż/ zakup). Jeżeli parametr zostanie zaznaczony odpowiednie opcje (rodzaj, odliczenia, kolumna KPiR/ kolumna ewidencji ryczałtowej) zostaną zaktualizowane na wszystkich pozycjach wybranych dokumentów, natomiast w przypadku, gdy nie zaznaczymy parametru zmieniona/ przypisana będzie tylko kategoria.
Po zaznaczeniu parametru Zmień kategorię pozycji użytkownik ma również możliwość zaznaczenia domyślnie odznaczonej opcji Aktualizuj stawkę VAT (w przypadku rejestru VAT zakupu) lub Aktualizuj stawkę VAT i Uwz. w proporcji (w przypadku rejestru VAT sprzedaży). Zaznaczenie opcji i naciśnięcie przycisku powoduje zmianę kategorii i zmianę stawki VAT w przypadku, gdy stawka na kategorii jest inna niż stawka na dokumencie. Zmiana stawki nie powoduje przeliczenia kwot na dokumencie. Może to być w szczególności przydatne dla dokumentów zaimportowanych, np. z pliku JPK_V7, gdzie nie ma stawek VAT dla zakupu. W sytuacji gdy na kategorii nie uzupełniono stawki VAT to na dokumencie zmieniana jest tylko kategoria, bez zmiany stawki VAT. W przypadku gdy zostanie wybrana ta sama kategoria, ale stawka na kategorii jest różna od stawki na dokumencie to na dokument przenoszona jest stawka uzupełniona na kategorii.
W przypadku rejestru VAT sprzedaży aktualizacja stawki VAT powoduje aktualizację wartości w kolumnie Uwz. w proporcji:
Tylko w mianowniku – w przypadku zmiany stawki na ZW,
Nie uwzględniać – w przypadku zmiany stawki na NP,
Uwzględniać – w przypadku zmiany na stawki opodatkowane.
Parametry seryjnej zmiany kategorii
Seryjna zmiana kategorii powoduje usunięcie kodów JPK_V7 przypisanych do kategorii wybranej pierwotnie na dokumencie i przeniesienie kodów JPK_V7 z formularza nowo wybranej kategorii.
Jeżeli na dokumencie jako rodzaj transakcji wybrano Procedura OSS to po wyborze operacji seryjnej Zmień kategorię i zaznaczeniu parametrów Zmień kategorię pozycji oraz Aktualizuj stawkę VAT i Uwz.w proporcji na dokument przenoszona jest stawka wskazana na formularzu kategorii w sekcji Stawki VAT (procedura OSS) pod warunkiem, że obowiązuje ona w kraju wskazanym na zakładce [OSS]. Zmianie ulega jedynie stawka VAT, wartości na pozycji się nie aktualizują. Jeżeli na formularzu kategorii nie wskazano takiej stawki lub wybrano stawkę nieobowiązującą w kraju wskazanym na zakładce [OSS] to stawka VAT na dokumencie nie jest zmieniana.
Zmień opis
Funkcja umożliwia seryjne dodanie lub zmianę opisu w nagłówku podświetlonego/ zaznaczonych dokumentów.
Parametry seryjnego ustawiania opisu
Ustawienie opisu jest możliwe, jeżeli dokument nie jest zaksięgowany, nie dodano na nim predekretacji (w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową), nie wygenerowano do niego dowodów wewnętrznych, a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.
Zmień odliczenia
Opcja dostępna tylko w Rejestrze VAT zakupu, wartość wybrana w polu Odliczenia zostanie ustawiona na wszystkich pozycjach wybranych dokumentów.
Parametry seryjnej zmiany odliczeń
Zmień datę deklaracji VAT
Funkcja umożliwia ustawienie nowej daty deklaracji tylko dla metody zwykłej rozliczenia VAT-u. Dodatkowo jeżeli parametr Aktualizuj dokumenty z odznaczoną datą deklaracji zostanie zaznaczony, dokumenty, na których opcja Rozliczać w VAT nie była zaznaczona, zostaną również uwzględnione przy ustawieniu nowej daty rozliczenia deklaracji.
Użytkownik ma również możliwość seryjnego odznaczenia parametru Rozliczać w VAT. Aby dla zaznaczonych dokumentów seryjnie odznaczyć parametr Rozliczać w VAT, należy po zaznaczeniu dokumentów uruchomić funkcję Zmień datę deklaracji VAT i odznaczyć parametr Rozliczać w VAT. Funkcja seryjnego odznaczenia parametru Rozliczać w VAT działa zarówno w przypadku rozliczania deklaracji VAT na zasadach ogólnych jaki i dla metody kasowej.
Parametry seryjnej zmiany daty deklaracji
Zmień rozliczać VAT-UE
Funkcja umożliwia seryjne wskazanie dokumentów do deklaracji VAT-UE. Po zaznaczeniu parametru Zmień ustawienie parametru automatycznie zaznaczana jest opcja Rozliczać w VAT UE oraz Pomiń dowody wewnętrzne (aby nie podwoić transakcji w deklaracji VAT-UE).
Parametry seryjnej zmiany Rozliczać w VAT-UE
Po odznaczeniu opcji Pomiń dowody wewnętrzne parametr Rozliczać w VAT-UE zostanie zaznaczony również na dowodach wewnętrznych.
Jeżeli użytkownik chce seryjnie odznaczyć parametr Rozliczać w VAT-UE na dokumentach w rejestrze VAT to powinien po zaznaczeniu parametru Zmień ustawienie parametru odznaczyć parametr Rozliczać w VAT-UE. Jeżeli parametr Rozliczać w VAT-UE ma zostać odznaczony na dowodach wewnętrznych to dodatkowo należy odznaczyć parametr Pomiń dowody wewnętrzne.
Seryjna zmiana ustawienia parametru Rozliczać w VAT-UE możliwa jest dla dokumentów z rodzajem transakcji:
dostawa wewnątrzunijna,
dostawa wewnątrzunijna trójstronna,
dostawa poza terytorium kraju,
poza terytorium kraju (stawka NP),
wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca,
pozaunijny – podatnikiem jest nabywca,
nabycie wewnątrzunijne,
nabycie wewnątrzunijne trójstronne.
Seryjna zmiana ustawienia parametru Rozliczać w VAT-UE nie jest możliwa w przypadku:
dokumentu z rodzajem transakcji: krajowa, krajowa – podatnikiem jest nabywca, eksport, eksport – zwrot VAT, procedura OSS, import,
dokumentu uwzględnionego na zatwierdzonej deklaracji JPK_V7 jeżeli na formularzu operatora dla parametru Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7/plik JPK_V7 zaznaczono opcję Blokuj,
dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych.
Zmień rodzaj transakcji
Funkcja umożliwia seryjną zmianę rodzaju transakcji wybranego na zakładce [Kontrahent].
Parametry seryjnej zmiany rodzaju transakcji
Seryjna zmiana rodzaju transakcji jest możliwa dla każdego dokumentu (w tym zaksięgowanego, z uzupełnioną predekretacją – w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, dokumentu, do którego wygenerowano dowody wewnętrzne oraz dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych).
Wraz ze zmianą rodzaju transakcji następuje aktualizacja daty obowiązku podatkowego/ prawa do odliczenia/ deklaracji VAT-7 pod warunkiem, iż dokument nie jest zaksięgowany, nie dodano na nim predekretacji, nie wygenerowano do niego dowodów wewnętrznych, a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.
W przypadku transakcji wewnątrzunijnych, wewnątrzunijnych trójstronnych oraz wewnątrzunijnych – podatnikiem jest nabywca zaznaczenie dla parametru Prefiks NIP opcji Nie powoduje zmianę rodzaju transakcji bez zmiany kodu kraju na dokumencie.
W przypadku transakcji innych niż wewnątrzunijne zaznaczenie dla parametru Prefiks NIP opcji Tak powoduje zmianę rodzaju transakcji oraz usunięcie kodu kraju z dokumentu.
W przypadku wyboru rodzaju transakcji Procedura OSS konieczne jest uzupełnienie prefiksu NIP. Podczas seryjnej zmiany rodzaju transakcji na Procedura OSS pojawia się komunikat: Zmieniając rodzaj transakcji na „Procedura OSS” zweryfikuj stawki VAT na dokumencie. Użytkownik powinien dokonać weryfikacji stawek na zmienionych dokumentach, ponieważ jeżeli nastąpi zmiana kraju odbiorcy np. z Austrii na Bułgarię to stawki VAT na dokumencie nie zostaną automatycznie zmienione na te obowiązujące w Bułgarii. Stąd konieczności ich weryfikacji przez użytkownika.
Podczas próby zmiany rodzaju transakcji na dokumentach za okres, w którym deklaracja VAT-7 została zatwierdzona przez operatora, któremu w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy dla parametru Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7 wskazano opcję blokada pojawia się komunikat: Błąd zmiany rodzaju transakcji – Dokument nr [numer dokumentu]. Dokument dotyczy deklaracji VAT-7, która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach.
Podczas próby zmiany rodzaju transakcji na dokumentach za okres, w którym deklaracja VAT-7 została zatwierdzona przez operatora, któremu w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy dla parametru Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7 wskazano opcję ostrzeżenie pojawia się komunikat: Deklaracja VAT-7 za podany okres została zatwierdzona. Po zapisaniu dokumentu należy ponownie sporządzić deklarację lub korektę do deklaracji. Czy chcesz zapisać dokument?
Zmień rodzaj na pozycjach
Funkcja umożliwia seryjną zmianę rodzaju wybranego na pozycjach podświetlonego/zaznaczonych dokumentów.
Parametry seryjnej zmiany rodzaju na pozycjach
Zmieniany jest rodzaj na wszystkich pozycjach podświetlonego/zaznaczonych dokumentów. Zmiana rodzaju na pozycjach nie jest możliwa tylko w sytuacji, gdy dokument został wyeksportowany, a na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych.
Zmień uwz. w proporcji
Operacja widoczna tylko w rejestrze VAT sprzedaży. Funkcja umożliwia seryjną zmianę wpływającą na wyliczenie proporcji struktury sprzedaży. Po jej wyborze wyświetlane jest okno, w którym użytkownik w polu Aktualizuj dla stawki VAT powinien zaznaczyć stawki, dla których ma zostać wykonana zmiana oraz w polu Uwzględniaj w proporcji wybrać wartość, która zostanie wskazana w pozycji dokumentu w kolumnie Uwz. w proporcji.
Parametry seryjnej zmiany Uwzględniaj w proporcji
Ustawienie Uwzględniaj w proporcji nie jest zmieniane na dokumentach ze stawką inną niż wskazana w polu Aktualizuj dla stawki VAT. Aby zmienić ustawienie Uwzględniaj w proporcji niezależnie od stawki VAT na dokumencie, należy w polu Aktualizuj dla stawki VAT wybrać opcję Wszystkie.
Przykładowo po zaznaczeniu opcji Nieopodatkowana (NP), wybraniu z listy Uwzględniaj i naciśnięciu przycisku pioruna, na zaznaczonych dokumentach z pozycjami ze stawką NP następuje zmiana w kolumnie Uwz. w proporcji na: Uwzględniaj.
Seryjna zmiana ustawienia Uwzględniaj w proporcji nie jest możliwa w przypadku:
dokumentu uwzględnionego na zatwierdzonej deklaracji JPK_V7 jeżeli na formularzu operatora dla parametru Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7/plik JPK_V7 zaznaczono opcję Blokuj,
dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych.
Zmień warunki płatności
Funkcja umożliwia seryjną zmianę terminu płatności, formy płatności, ustawienia parametru Mechanizm podzielonej płatności oraz statusu płatności na Nie podlega na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
Parametry seryjnej zmiany warunków płatności na dokumencie w rejestrze VAT
Po zaznaczeniu parametru Zmień formę płatności istnieje możliwość wyboru formy płatności jaka ma zostać ustawiona na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach. Domyślnie ustawiana jest opcja przelew. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT to po wyborze formy płatności o typie gotówka w rejestrze kasowym tworzony jest zapis kasowy rozliczający płatność do dokumentu. Zapis jest tworzony jeżeli raport kasowy za ten okres nie został zamknięty. Jeżeli za ten okres raport nie został jeszcze utworzony to podczas seryjnej zmiany warunków płatności pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje utworzenie raportu, do którego trafi zapis rozliczający dokument.
Po zaznaczeniu parametru Zmień formę płatności aktywna staje się opcja Aktualizuj termin płatności, po zaznaczeniu której termin płatności pobierany jest z karty kontrahenta, a w przypadku braku jego zaznaczenia na karcie kontrahenta – termin wskazany na formularzu formy płatności w Konfiguracji. Termin płatności wyliczany jest jako data wystawienia plus ilość dni z karty kontrahenta/ formy płatności.
Zaznaczenie parametru Zmień termin płatności powoduje wyszarzanie opcji Aktualizuj termin płatności i ustawienie opcji o ilość dni z wartością 0 dni. Użytkownik ma możliwość wpisania maksymalnie 999 dni. Termin płatności wyliczany jest jako data wystawienia plus ilość wskazanych dni. Po zaznaczeniu opcji na dzień istnieje możliwość wskazania konkretnej daty.
Seryjna zmiana formy/ terminu płatności nie jest możliwa w przypadku:
dokumentu rozliczonego,
dokumentu, do którego utworzono dowody wewnętrzne,
dokumentu, do którego została wystawiona faktura VAT marża,
dokumentu posiadającego więcej niż jedną płatność (w tym dokumentu z zaznaczonym parametrem Płatność VAT w PLN),
dokumentu z płatnością o stanie innym niż Do realizacji,
dowodu wewnętrznego,
dokumentu uwzględnionego w VAT-ZD lub w korekcie podatku dochodowego,
dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych,
dokumentu zaksięgowanego lub dokumentu z uzupełnioną predekretacją (w przypadku Księgowości kontowej).
W przypadku dokumentów przeniesionych z modułu Handel zmiana formy/ terminu płatności dokonywana jest tylko na formularzu dokumentu w rejestrze VAT, nie wpływa natomiast na płatność w Preliminarzu płatności.
Po zaznaczeniu parametru Zmień ustawienie parametru automatycznie zaznaczany jest również parametr MPP – podzielona płatność. Jeżeli opcja MPP – podzielona płatność zostanie odznaczona to nastąpi odznaczenie tego parametru na wskazanych dokumentach, pod warunkiem, że stan płatności związanej z dokumentem jest różny od Wysłano oraz Zrealizowano.
Nie ma możliwości seryjnej zmiany parametru MPP – podzielona płatność na dokumentach, na których wybrano podmiot o typie: bank, pracownik, wspólnik lub kontrahent o statusie osoba fizyczna. Zmiana nie jest również możliwa na dowodach wewnętrznych oraz na fakturach przeniesionych z modułu Handel.
Po zaznaczeniu parametru Zmień status płatności na Nie podlega płatności w Preliminarzu płatności otrzymują status Nie podlega.
Uwaga
Funkcja Zmień status płatności na Nie podlega dedykowana jest w szczególności użytkownikom, którzy od 1 października 2020 r. ręcznie wprowadzają do rejestru VAT raporty fiskalne z typem dokumentu RO i dodatkowo Faktury do Paragonów z typem dokumentu FP, aby w Preliminarzu płatności nie dublowały się płatności.
Dodatkowo w przypadku modułu Księga Podatkowa dla takich Faktur należy skorzystać z operacji seryjnej Ustaw kolumnę KPIR, wskazując opcję Nie księgować
Seryjna zmiana statusu na Nie podlega nie jest możliwa w przypadku:
dokumentu rozliczonego całkowicie lub częściowo,
dokumentu uwzględnionego w VAT-ZD lub w korekcie podatku dochodowego,
dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych,
dokumentu przeniesionego z modułu Handel.
Dodaj atrybut
Funkcja umożliwia dodanie na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach atrybutu dotyczącego kontrahenta lub dokumentu.
Parametry seryjnego dodawania atrybutu
Ikona pioruna uaktywnia się po wybraniu z listy atrybutu. Użytkownik powinien wskazać wartość, jaka przypisana zostanie na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach.
Ustaw kolumnę KPiR
Operacja umożliwia seryjne wskazanie kolumny księgowania do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach. Kolumna ustawiana jest dla każdej pozycji dokumentu.
Parametry seryjnego ustawienia kolumny KPiR
Seryjne ustawienie kolumny KPiR jest możliwe, jeżeli dokument nie jest zaksięgowany, nie wygenerowano do niego dowodów wewnętrznych, a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.
Ustaw kolumnę ewidencji ryczałtowej
Funkcja dostępna tylko w Rejestrze VAT sprzedaży jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Ewidencję ryczałtową.Parametry seryjnego ustawienia kolumny ewidencji ryczałtowej
Operacja umożliwia seryjne wskazanie kolumny księgowania do Ewidencji ryczałtowej na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach.
Seryjne ustawienie kolumny ewidencji ryczałtowej jest możliwe, jeżeli dokument nie jest zaksięgowany, nie wygenerowano do niego dowodów wewnętrznych, a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.
Ustaw zakład
Funkcja umożliwia ustawienie zakładu na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach. Operacja widoczna tylko jeżeli w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa.
Parametry seryjnego ustawienia zakładu
Zmień podmiot / płatnika
Funkcja umożliwia seryjną zmianę podmiotu/ płatnika na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
Parametry seryjnego ustawienia podmiotu / płatnika
Po zaznaczeniu parametru Zmień podmiot automatycznie zaznaczana jest opcja Zmień płatnika oraz w przypadku rejestru VAT zakupu – Zaktualizuj nr rachunku bankowego. Wybór podmiotu powoduje wskazanie w oknie operacji seryjnych tego samego płatnika. Zmiana płatnika w oknie operacji seryjnych nie powoduje aktualizacji podmiotu.
Podczas seryjnej zmiany podmiotu następuje aktualizacja ustawienia parametru MPP – podzielona płatność na dokumencie.
Zmiana podmiotu na dokumencie powoduje usunięcie kodów JPK_V7 przypisanych do kontrahenta wybranego pierwotnie i przeniesienie kodów JPK_V7 z karty nowo wybranego kontrahenta (za wyjątkiem kodów towarowych GTU w rejestrze VAT zakupu).
Zaznaczenie parametru Zaktualizuj nr rachunku bankowego powoduje aktualizację numeru rachunku bankowego na dokumencie w rejestrze VAT zakupu oraz na płatności w Preliminarzu płatności.
Zmiana płatnika na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży powoduje aktualizację numeru rachunku bankowego na płatności w Preliminarzu płatności.
Seryjna zmiana podmiotu nie jest możliwa w przypadku:
dokumentu, do którego utworzono dowody wewnętrzne,
dokumentu, do którego została wystawiona faktura VAT marża,
dokumentu uwzględnionego w VAT-ZD lub w korekcie podatku dochodowego,
dokumentu z płatnością o stanie Wysłane lub Zrealizowane – jeżeli zmiana podmiotu powoduje zmianę ustawienia parametru MPP – podzielona płatność,
dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych,
dokumentu zaksięgowanego lub dokumentu z uzupełnioną predekretacją (w przypadku Księgowości kontowej),
jeżeli na formularzu operatora dodano blokadę Formularz rejestru VAT (opcja Zmiana).
Seryjna zmiana płatnika nie jest możliwa w przypadku:
dokumentu rozliczonego całkowicie lub częściowo,
dokumentu z płatnością o stanie Wysłane lub Zrealizowane,
dokumentu, do którego utworzono dowody wewnętrzne,
dokumentu, do którego została wystawiona faktura VAT marża,
dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych,
dokumentu zaksięgowanego lub dokumentu z uzupełnioną predekretacją (w przypadku Księgowości kontowej),
jeżeli na formularzu operatora dodano blokadę Formularz rejestru VAT (opcja Zmiana).
W przypadku dokumentów przeniesionych z modułu Handel zmiana płatnika dokonywana jest tylko na formularzu dokumentu w rejestrze VAT, nie wpływa natomiast na płatność w Preliminarzu płatności.
Zmień status podmiotu
Funkcja umożliwia seryjną zmianę statusu podmiotu na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach:
Parametry seryjnej zmiany statusu podmiotu
Seryjna zmiana statusu podmiotu jest możliwa dla każdego dokumentu (w tym zaksięgowanego, z uzupełnioną predekretacją – w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, dokumentu, do którego wygenerowano dowody wewnętrzne oraz dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych).
Podczas próby zmiany statusu podmiotu na dokumentach za okres, w którym deklaracja VAT-7 została zatwierdzona przez operatora, któremu w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy dla parametru Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7 wskazano opcję blokada pojawia się komunikat: Błąd zmiany rodzaju transakcji – Dokument nr [numer dokumentu]. Dokument dotyczy deklaracji VAT-7, która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach.
Podczas próby zmiany statusu podmiotu na dokumentach za okres, w którym deklaracja VAT-7 została zatwierdzona przez operatora, któremu w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy dla parametru Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7 wskazano opcję ostrzeżenie pojawia się komunikat: Deklaracja VAT-7 za podany okres została zatwierdzona. Po zapisaniu dokumentu należy ponownie sporządzić deklarację lub korektę do deklaracji. Czy chcesz zapisać dokument?
Aktualizuj dane podmiotu
Funkcja umożliwia seryjną zmianę nazwy, danych adresowych oraz numeru NIP/PESEL na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
Parametry seryjnej aktualizacji danych podmiotu
W oknie parametrów seryjnej aktualizacji danych podmiotu domyślnie zaznaczony jest parametr Aktualizuj nazwę i dane adresowe. Użytkownik ma możliwość zaznaczenia opcji Aktualizuj numer identyfikacyjny NIP/PESEL. Seryjna aktualizacja danych podmiotu powoduje przeniesienie na dokument danych uzupełnionych aktualnie na karcie kontrahenta wybranego na dokumencie.
Seryjna aktualizacja danych podmiotu możliwa jest dla każdego dokumentu, w tym zaksięgowanego, z uzupełnioną predekretacją (w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową), dokumentu, do którego wygenerowano dowody wewnętrzne, dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych). Wyjątkiem jest zmiana NIP na dokumencie z płatnością o stanie Wysłane lub Zrealizowane przy zaznaczonym parametrze MPP- podzielona płatność. Seryjna aktualizacja nie jest również możliwa jeżeli na formularzu operatora dodano blokadę Formularz rejestru VAT (opcja Zmiana).
W przypadku dokumentów pierwotnych do których utworzone zostały dowody wewnętrzne (np. transakcja wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub rozliczenie VAT marża), zmiana danych powoduje aktualizację danych podmiotu na dowodach wewnętrznych. Automatyczna zmiana danych nie jest wykonywana dla zbiorczego dowodu wewnętrznego lub jeśli zmiana danych następuje z poziomu dowodu wewnętrznego (np. transakcja WNT i zmieniany jest numer NIP lub adres na dowodzie wewnętrznym sprzedaży).
Zweryfikuj status VAT
Parametry seryjnej weryfikacji statusu VAT
Zaznaczenie parametru Aktualizuj parametr podatnik VAT czynny na dokumentach umożliwia zbiorczą weryfikację statusu VAT jednocześnie dla wielu dokumentów. Po naciśnięciu ikony pioruna następuje seryjne sprawdzanie, czy dla kontrahentów wybranych na zaznaczonych dokumentach na dzień wystawienia dokumentu istnieje już zapis historii weryfikacji w bazie danych, a dopiero w razie braku takiego wpisu na określony dzień pobierany jest raport z serwisu Ministerstwa Finansów na dzień bieżący. W razie rozbieżności z bazą Ministerstwa Finansów statusy kontrahentów na dokumentach są zmieniane. W logu z przebiegu operacji dla każdego zaznaczonego dokumentu pojawia się odpowiednia informacja. Jeżeli parametr nie zostanie zaznaczony to nastąpi weryfikacja statusów VAT, ale nie zostaną one zmienione na dokumentach. Użytkownik sam może zdecydować o ich zmianie.
Parametr Aktualizuj odliczenia na NIE dla osoby fizycznej lub nieczynnego podatnika VAT dostępny jest tylko po wyborze operacji seryjnej z poziomu rejestru VAT zakupu. Zaznaczenie parametru powoduje w przypadku osoby fizycznej lub nieczynnego podatnika VAT ustawienie odliczeń na Nie.
Podczas seryjnej weryfikacji statusu VAT dokumentów, na których wybrano podmiot inny niż kontrahent pojawia się komunikat: Błąd weryfikacji statusu VAT – Dokument nr [Numer dokumentu]. Podmiot nie jest kontrahentem.
Zweryfikuj status VIES
Funkcja umożliwia seryjną weryfikację statusu w bazie VIES dla podświetlonego/zaznaczonych dokumentów.
Zweryfikuj numery rachunków
Funkcja umożliwia seryjną weryfikację numerów rachunków bankowych w Wykazie podatników VAT. Operacja sprawdza płatności powiązane z danym dokumentem (również dla faktur pochodzących z modułu Handel), a nie weryfikuje numer rachunku bankowego na dokumencie. Dokumenty z rejestru zakupu VAT muszą mieć wartość dodatnią, natomiast dokumenty z rejestru sprzedaży VAT muszą mieć wartość ujemną.
W pierwszej kolejności następuje sprawdzenie, czy płatność jest związana z rejestrem o typie Konto bankowe, a następnie czy uzupełniono numer rachunku bankowego. Jeżeli numer rachunku bankowego na płatności znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów to pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – weryfikacja na dzień [Data systemowa]. numer rachunku [Numer rachunku] widnieje w Wykazie podatników VAT. Jeżeli numer rachunku bankowego nie znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów to pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – weryfikacja na dzień [Data systemowa]. numer rachunku [Numer rachunku] nie widnieje w Wykazie podatników VAT.
Jeżeli dokument nie podlega weryfikacji, tj.:
płatność jest na podmiot inny niż kontrahent i/lub:
płatność ma typ Przychód
to podczas próby seryjnej weryfikacji pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – Dokument nie spełnia warunków do weryfikacji.
W przypadku, gdy uzupełniony na karcie płatnika numer NIP nie jest polskim numerem NIP to podczas próby seryjnej weryfikacji pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – Na płatności jest niepolski NIP.
W przypadku, gdy na karcie płatnika nie uzupełniono numeru NIP to podczas próby seryjnej weryfikacji pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – błąd weryfikacji numeru rachunku [Numer rachunku]: pusty numer NIP.
Weryfikacja rachunków bankowych odbywa się na dzień bieżący. Wyjątkiem jest sytuacja gdy operacja seryjna weryfikuje płatności o stanie Wysłano/Zrealizowano. W takim przypadku pojawia się komunikat o weryfikacji na dzień kiedy ta płatność była faktycznie weryfikowana/nastąpił przelew.
Każda weryfikacja numeru rachunku bankowego jest zapisywana na karcie kontrahenta. Jeśli w danym dniu numer rachunku był już zweryfikowany to dodając kolejny dokument spełniający warunki do weryfikacji na ten sam numer rachunku, status rachunku pobierany jest z karty kontrahenta.
Dodaj kody JPK_V7
Funkcja umożliwia seryjne dodanie na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach kodów towarowych/ procedur/ typów dokumentów.
Parametry seryjnego dodawania kodów JPK_V7
W przypadku dokumentów w rejestrze VAT zakupu wyświetlana jest lista procedur i typów dokumentów dotyczących zakupu oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza. W przypadku dokumentów w rejestrze VAT sprzedaży wyświetlana jest lista procedur i typów dokumentów dotyczących sprzedaży oraz wszystkie kody towarowe. Istnieje możliwość zaznaczenia więcej niż jednego kodu (przy czym możliwe jest zaznaczenie tylko jednego kodu dotyczącego typu dokumentu). Zaznaczony kod/kody są dodawane na dokumenty po naciśnięciu przycisku lub klawisza <F8>. W logu z przebiegu procesu seryjnego dodawania kodów JPK_V7 pojawia się informacja na jaki dokument jaki kod/kody zostały dodane.
Jeżeli podczas wykonywania operacji seryjnej Dodaj kody JPK_V7 wskazano kod dotyczący typu dokumentu to wybrany wcześniej na dokumencie typ dokumentu jest usuwany i pozostaje tylko jeden typ dokumentu.
Seryjne dodanie kodów JPK_V7 jest możliwe również w przypadku dokumentów zaksięgowanych, jeżeli na karcie operatora zaznaczono parametr Zmiana atrybutów/kodów JPK na zatw. dok. oraz wyeksportowanych, jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.
Kod IMP nadawany jest za pomocą operacji seryjnej Dodaj kody JPK_V7 jeżeli na dokumencie wybrano rodzaj transakcji Import oraz dodano przynajmniej jedną pozycję z rodzajem Towary
Jeżeli na dokumencie jako rodzaj transakcji wybrano Procedura OSS to po wyborze operacji seryjnej Dodaj kody JPK_V7 pojawia się komunikat uniemożliwiający wykonanie tej operacji.
Usuń kody JPK_V7
Funkcja umożliwia seryjne usunięcie z podświetlonego/zaznaczonych dokumentów kodów towarowych/ procedur/ typów dokumentów.
Parametry seryjnego usuwania kodów JPK_V7
W przypadku dokumentów w rejestrze VAT zakupu wyświetlana jest lista procedur i typów dokumentów dotyczących zakupu oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza. W przypadku dokumentów w rejestrze VAT sprzedaży wyświetlana jest lista procedur i typów dokumentów dotyczących sprzedaży oraz wszystkie kody towarowe. Istnieje możliwość zaznaczenia więcej niż jednego kodu. Zaznaczony kod/kody są usuwane z dokumentów po naciśnięciu przycisku Usuń kody JPK_V7 lub klawisza <F8>. W logu z przebiegu procesu seryjnego usuwania kodów JPK_V7 pojawia się informacja z których dokumentów jaki kod/kody zostały usunięte.
Seryjne usunięcie kodów JPK_V7 jest możliwe również w przypadku dokumentów zaksięgowanych, jeżeli na karcie operatora zaznaczono parametr Zmiana atrybutów/kodów JPK na zatw. dok. oraz wyeksportowanych, jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.
Aktualizuj kody JPK_V7 z kategorii
Funkcja Aktualizuj kody JPK_V7 z kategorii umożliwia przeniesienie kodów JPK_V7 z formularza kategorii wybranej na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach. Przenoszone są kody JPK_V7 uzupełnione na formularzu kategorii wybranej w nagłówku dokumentu oraz w pozycjach dokumentu (w kolumnie Kategoria oraz Kategoria 2). W przypadku rejestru VAT zakup dodawane są procedury i typ dokumentu dotyczące zakupu oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza. W przypadku rejestru VAT sprzedaży dodawane są procedury i typ dokumentu dotyczące sprzedaży oraz kody towarowe. Jeżeli na dokumencie wybrana jest kategoria na formularzu której uzupełniono kod dotyczący typu dokumentu, a na dokumencie w sekcji Kody JPK_V7 dodano wcześniej kod dotyczący typu dokumentu to po wykonaniu seryjnej aktualizacji kodów JPK_V7 wybrany wcześniej na dokumencie typ dokumentu jest usuwany i przenoszony jest typ dokumentu z kategorii.
Jeżeli na dokumencie jako rodzaj transakcji wybrano Procedura OSS to po wyborze operacji seryjnej Aktualizuj kody JPK_V7 z kategorii pojawia się komunikat uniemożliwiający wykonanie tej operacji.
Funkcja Aktualizuj kody JPK_V7 z kategorii jest dedykowana dla dokumentów zaimportowanych za pomocą pracy rozproszonej lub z pliku VAT_R.txt.
Kod IMP przenoszony jest z formularza kategorii jeżeli na dokumencie wybrano rodzaj transakcji Import oraz dodano przynajmniej jedną pozycję z rodzajem Towary.
Dodaj atrybut JPK
Funkcja umożliwia dodanie na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach atrybutu dotyczącego JPK.
Parametry seryjnego dodawania atrybutu JPK
Jeżeli na dokumencie jako rodzaj transakcji wybrano Procedura OSS to po wyborze operacji seryjnej Dodaj atrybut JPK pojawia się komunikat uniemożliwiający wykonanie tej operacji.
Zmień parametr JPK_FA
Funkcja umożliwia zaznaczenie/odznaczenie na formularzu dokumentu parametru JPK_FA.
Parametry seryjnej zmiany parametru JPK_FA
Ikona pioruna uaktywnia się po zaznaczeniu parametru Zmień ustawienie parametru. Automatycznie zaznaczany jest również parametr JPK_FA. Po zatwierdzeniu parametr zostanie zaznaczony na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach. Jeżeli opcja JPK_FA zostanie odznaczona to nastąpi odznaczenie tego parametru na wskazanych fakturach. Zaznaczenie/odznaczenie parametru nie jest możliwe tylko w sytuacji, gdy dokument został wyeksportowany, a na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych.
Przelicz po kursie EBC
Opcja dostępna tylko w Rejestrze VAT sprzedaży. Funkcja umożliwia seryjne przeliczenie dokumentów po kursie Europejskiego Banku Centralnego dla dokumentów zakwalifikowanych do deklaracji VIU-DO w danym kwartale.
Parametry seryjnego przeliczenia dokumentów po kursie EBC
Po wybraniu kwartału i roku oraz naciśnięciu przycisku pioruna następuje przeliczenie dokumentów z rodzajem transakcji Procedura OSS, w walucie innej niż EUR i Kursem ręcznym z notowaniem 1=1, dla których w polu Rozliczam podatek w OSS wskazano wybrany w oknie operacji seryjnej rok i kwartał. Użytkownik nie musi zaznaczać na liście żadnych dokumentów.
Dokumenty przeliczane są po kursie EBC z ostatniego dnia kwartału do którego należy data sprzedaży.
Przykład
Data sprzedaży: 01.09.2021.
Rozliczam podatek w OSS: 4 kwartał 2021.
Dokument zostanie przeliczony po kursie Europejskiego Banku Centralnego opublikowanym na 30.09.2021.
Po przeliczeniu po kursie EBC na dokumencie w walucie innej niż EUR na zakładce [OSS] jako typ kursu pozostaje Kurs ręczny z ustawionym odpowiednim notowaniem oraz wyliczonymi kwotami.
Dokumenty z Kursem ręcznym z notowaniem innym niż 1=1 oraz dokumenty z kursem Nieokreślony nie są przeliczane po kursie EBC.
Jeżeli na ostatni dzień danego kwartału nie opublikowano jeszcze kursu EBC dla waluty EUR w oknie operacji seryjnej pojawia się ostrzeżenie: Na dzień [data] nie opublikowano kursu waluty.
Jeżeli na ostatni dzień danego kwartału nie opublikowano jeszcze kursu EBC dla waluty EUR i w tym kwartale dodano dokumenty w walucie innej niż EUR to po naciśnięciu przycisku pioruna pojawia się komunikat: Nie można przeliczyć dokumentów w walutach innych niż EUR, ponieważ nie ma opublikowanego notowania kursu Europejskiego Banku Centralnego.
Zmień datę deklaracji VIU-DO
Opcja dostępna tylko w Rejestrze VAT sprzedaży. Funkcja umożliwia seryjną zmianę daty deklaracji VIU-DO dla dokumentów z rodzajem transakcji Procedura OSS.
Parametry seryjnej zmiany daty deklaracji
Po wyborze opcji Zmień datę deklaracji VIU-DO pojawia się okno z domyślnie zaznaczonym parametrem Rozliczać w VIU-DO wraz z możliwością wskazania kwartału i roku jaki ma zostać ustawiony na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
Użytkownik ma również możliwość odznaczenia parametru Rozliczam podatek w OSS na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach. Aby tego dokonać należy w oknie seryjnej zmiany daty deklaracji VIU-DO odznaczyć parametr Rozliczać w VIU_DO. Odznaczenie parametru powoduje, że wskazane dokumenty nie zostaną uwzględnione w deklaracji VIU-DO
Rozlicz
Funkcja umożliwia rozliczenie podświetlonego/ zaznaczonych dokumentów. Po wyborze opcji Operacje seryjne/ Rozlicz pojawia się okno Parametry seryjnego rozliczania, na którym należy określić typ dokumentu, wskazać rejestr kasowy/bankowy, w którym będą tworzone zapisy kasowe/bankowe rozliczające poszczególne dokumenty oraz wskazać datę, z jaką będą one generowane. Domyślnie wskazana jest data dokumentu, z możliwością zmiany na termin płatności lub wybranie opcji inna i wskazanie dowolnej daty.
Parametry seryjnego rozliczania dokumentów
Po naciśnięciu przycisku Rozlicz we wskazanym przez użytkownika rejestrze tworzone są zapisy kasowe/bankowe rozliczające poszczególne dokumenty. Na utworzonym zapisie kasowym/bankowym:
do pola Dokument przenoszony jest symbol wskazany w oknie parametrów seryjnego rozliczania,
do pola Data przenoszona jest data wskazana w oknie parametrów seryjnego rozliczania,
do pola Kwota przenoszona jest kwota pozostająca do rozliczenia z dokumentu,
do pola związanego z podmiotem przenoszony jest podmiot wskazany na dokumencie w polu Domyślny płatnik,
do pola Opis przenoszony jest opis: Rejestr VAT: [Numer dokumentu][Opis z nagłówka dokumentu].
Seryjne rozliczenie nie jest możliwe w przypadku gdy:
nie ma otwartego raportu, do którego można dodać zapis kasowy/bankowy rozliczający dokument,
płatność do dokumentu posiada kierunek inny niż kierunek wybrany do rozliczenia (np. podczas rozliczania dokumentów z kwotą dodatnią z rejestru VAT sprzedaży wybrano dokument KW),
waluta płatności dokumentu nie zgadza się z walutą rejestru kasowego/bankowego,
dokument przeniesiono z modułu Handel.
Usuń rozliczenia
Funkcja jest aktywna jeżeli na formularzu operatora na zakładce [Ogólne] w sekcji Parametry wspólne zaznaczono parametr Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy. Funkcja umożliwia seryjne usunięcie rozliczeń z podświetlonego/zaznaczonych dokumentów. Usuwane są rozliczenia z faktur wprowadzonych bezpośrednio z poziomu Rejestru VAT. Nie jest usuwany automatycznie wygenerowany zapis kasowy.
Podczas próby usunięcia rozliczenia związanego z zaksięgowaną różnicą kursową pojawia się komunikat: Nie można kasować zaksięgowanych różnic kursowych.
W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, podczas próby usunięcia zaksięgowanego rozliczenia pojawia się komunikat: Nie można kasować zaksięgowanych rozliczeń.
Podczas próby usunięcia rozliczenia wybranego na Dokumencie kompensaty pojawia się komunikat: Nie można usunąć rozliczeń płatności. Co najmniej jedno z nich zostało wybrane na dokumencie kompensaty.
Podczas próby usunięcia rozliczenia wybranego na Nocie odsetkowej pojawia się komunikat: Nie można usunąć rozliczeń płatności. Co najmniej jedno z nich zostało wybrane na dokumencie noty odsetkowej.
W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową oraz w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki to podczas próby usunięcia rozliczenia powiązanego z rozrachunkiem pojawia się komunikat: Nie można usunąć rozliczenia powiązanego z rozrachunkiem. Należy usunąć rozrachunek z poziomu Księgowość/Rozrachunki.
Zakładka [Do deklaracji VAT-UE]
Podobnie jak w przypadku deklaracji VAT-7, w rejestrze VAT istnieje również możliwość wyfiltrowania zapisów, które zostają zakwalifikowane do deklaracji VAT-UE. Dzięki temu można łatwo porównać kwoty pojawiające się na deklaracji z dokumentami znajdującymi się w rejestrze VAT. Na zakładce nie są wyświetlane dokumenty z rodzajem transakcji Procedura OSS.
Rejestry VAT – Do deklaracji VAT-UE
Lista posiada następujące przyciski i pola pozwalające na przeszukiwanie listy dokumentów:
Rok i miesiąc rozliczenia – służy do określenia, za jaki rok i miesiąc rozliczenia mają zostać wyświetlone faktury. Aby wyświetlić dokumenty z zakresu całego kwartału należy zaznaczyć parametr Uwzględnić cały kwartał. Jeżeli zaznaczony zostanie parametr Nieokreślony, wówczas wyświetlone zostaną te dokumenty, na których parametr Rozliczać w VAT-UE jest niezaznaczony, a jednocześnie transakcje mają wybrany status jako nabycie lub dostawę wewnątrzunijną.
Dokumenty: Zakwalifikowane do VAT-UE, Zakwalifikowane do VAT-UE z bieżącego kwartału, Zakwalifikowane do VAT-UE z innych kwartałów, Niezakwalifikowane do VAT-UE z bieżącego kwartału.
Filtr Niezakwalifikowane do VAT-UE z bieżącego okresu sprawdza datę wystawienia/ wpływu na dokumencie w rejestrze sprzedaży/ zakupu i datę rozliczenia w deklaracji VAT-UE i wyświetla te dokumenty, których data rozliczenia w deklaracji VAT-UE jest inna niż data podana w filtrze na zakładce [Do deklaracji VAT-UE].
Rodzaj
w przypadku Rejestru Zakupów: Towary, Usługi, Inne, Środki Trwałe, Środki Transportu, Nieruchomości, Paliwo, Bez usług, Wszystkie,
w przypadku Rejestru Sprzedaży: Towary, Usługi, Środki Transportu, Bez usług, Wszystkie.
W przypadku Rejestru zakupów: Wewnątrzunijne – zwykłe, Wewnątrzunijne trójstronne, Wszystkie,
W przypadku Rejestru sprzedaży: Wewnątrzunijne – zwykłe, Wewnątrzunijne trójstronne, Wewnątrzunijne – podatnikiem jest nabywca, Poza terytorium kraju, Poza terytorium kraju (stawka NP), Pozaunijne – podatnikiem jest nabywca, Wszystkie.
Zakład – pole jest dostępne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa.
Na tej zakładce nie ma możliwości dodawania, księgowania ani renumeracji zapisów.
Rejestry VAT - wstęp
Podatnikom, którzy są płatnikami podatku VAT, Ewidencja VAT pozwala na wprowadzanie dokumentów do Rejestrów VAT. Dokumenty z Ewidencji VAT są przenoszone do Księgi Handlowej, Księgi przychodów i rozchodów lub Ewidencji ryczałtowej. Na podstawie dokumentów w Ewidencji VAT program drukuje rejestry VAT oraz automatycznie generuje deklaracje VAT-7 wraz z załącznikiem VAT‑ZD, VAT-UE, VAT-8, VAT-9M, VAT-27, VIU-DO, a także pliki JPK_VAT, JPK_FA oraz JPK_V7.
Rejestry VAT
Rejestry VAT można wyświetlić poprzez wciśnięcie przycisku Rejestry VAT w Menu NawigacjiComarch ERP Optima/ Rejestry VAT lub poprzez wywołanie z menu programu Rejestry VAT/ Rejestry VAT.
Ewidencja VAT dzieli się na dwa podstawowe rejestry:
Rejestr Zakupu VAT,
Rejestr Sprzedaży VAT.
W oknie zawierającym listę rejestrów VAT – rejestry te są wyróżnione poprzez zakładki pionowe.
Uwaga
Rejestry Sprzedaży i Zakupu VAT posiadają wiele cech wspólnych, mają takie same zakładki i takie same operacje można dokonać na każdym z nich, dlatego zostaną one omówione tylko raz.
Program pozwala na tworzenie dowolnej ilości podrejestrów VAT, zarówno w ramach Rejestru Sprzedaży, jak i Zakupu. W razie potrzeby wybrany podrejestr można następnie ustawić jako nieaktywny w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Rejestry Sprzedaży VAT i Rejestry Zakupów VAT. Nieaktywny rejestr nie jest dostępny na rozwijanych listach w obrębie Rejestru VAT, ale dokumenty wprowadzone do nieaktywnego rejestru są widoczne na liście.
Niezależnie od wyboru zakładki pionowej (oznaczającej Rejestr Zakupów lub Sprzedaży), na oknie listy zapisów w rejestrze VAT znajdują się cztery zakładki poziome:
Wszystkie zakładki bezpośrednio wpływają na sposób prezentowanych danych i możliwe do wykonania funkcje.
Z poziomu listy faktur lub z poziomu otwartego formularza faktury po wybraniu ikony z paska menu dostępna jest lista dokumentów rozliczających. Okno to jest podnoszone wyłącznie dla dokumentów całkowicie lub częściowo rozliczonych.
Po wybraniu ikony z paska menu dla dowolnej zakładki [Rejestru VAT] dostępna jest funkcja kontroli duplikacji. Po uruchomieniu kontroli podnosi się okienko z zakresem dat i listą parametrów kontroli.
Parametry kontroli duplikacji w rejestrze VAT
Jeśli parametr Zakres dat zaznaczony – kontrola działa wg zakresu dat (zakres dat przejmowany jest z listy zapisów rejestru VAT). Jeśli parametr odznaczony to działa dla wszystkich zapisów w rejestrach VAT bez względu na datę.
Parametry kontroli są te same co w konfiguracji i zaznaczone jak w konfiguracji. Można jednak zaznaczyć dowolne inne parametry (minimum dwa) i sprawdzić kontrolę po tych parametrach. Ikona pioruna oraz klawisz <F8> uruchamia kontrolę.
Ponowne otwarcie kontroli podpowiada tylko ostatnie ustawienia parametrów kontroli, bez parametru zaznaczenia/odznaczenia zakresu dat.
Z poziomu listy oraz z poziomu otwartego formularza dokumentu, na pasku menu dostępna jest ikona odwołująca się do zapisu księgowego w Księdze Handlowej/ KPiR/ Ewidencji ryczałtowej, powstałego do danej faktury – dla otwartego formularza dokumentu dostępna tylko wtedy, gdy dokument został zaksięgowany. Odwołanie do zapisu księgowego dostępne jest również poprzez skrót klawiaturowy <CTRL>+<F6>.
Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową to z poziomu listy dokumentów na pasku menu dostępna jest ikona po naciśnięciu której użytkownik ma możliwość uzupełnienia predekretacji na dokumencie. Okno można również otworzyć po za pomocą skrótu klawiszowego <Ctrl>+<F8>. Szczegóły funkcjonalności opisane zostały w artykule Podgląd zapisu – zakładka Predekretacja.
Jeżeli Użytkownik korzysta z Opisu analitycznego to z poziomu listy oraz z poziomu otwartego formularza dokumentu, na pasku menu dostępna jest ikona po naciśnięciu której użytkownik ma możliwość wprowadzenia opisu analitycznego na dokumencie w rejestrze VAT. Okno można również otworzyć po za pomocą skrótu klawiaturowego <Ctrl>+<F7>.
Na liście dokumentów pod prawym przyciskiem myszy dostępne są opcje:
Rozlicz pojedynczo– funkcja umożliwia rozliczenie podświetlonego dokumentu. Funkcja jest aktywna dla dokumentu nierozliczonego, wprowadzonego bezpośrednio do rejestru VAT, nie będącego dokumentem wewnętrznym, jeżeli na formularzu operatora na zakładce [Ogólne] w sekcji Parametry wspólne zaznaczono parametr Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy.Po wyborze opcji Rozlicz pojedynczo należy określić typ dokumentu oraz wskazać rejestr kasowy/bankowy, w którym utworzony zostanie zapis kasowy/bankowy rozliczający dokument. Typ dokumentu jest zawężany do kierunku płatności dokumentu (np. dla dokumentu z rejestru VAT zakupu z kwotą dodatnią, istnieje możliwość wskazania symbolu zdefiniowanego dla wypłaty).
Funkcja Rozlicz pojedynczo w rejestrze VAT
Po wskazaniu rejestru pojawia się formularz zapisu kasowego/bankowego, na który przenoszone są dane:
do pola Dokument przenoszony jest symbol wskazany przez użytkownika, z możliwością zmiany,
do pola Data przenoszona jest data wskazana z poziomu Narzędzia/ Data bieżąca, z możliwością zmiany,
do pola Kwota przenoszona jest kwota pozostająca do rozliczenia. Jeżeli dokument posiada kilka płatności to przenoszona jest kwota pozostająca do rozliczenia z pierwszej płatności o statusie innym niż Nie podlega,
do pola związanego z podmiotem przenoszony jest podmiot wskazany na dokumencie w polu Domyślny płatnik,
do pola Opis przenoszony jest opis: Rejestr VAT: [Numer dokumentu][Opis z nagłówka dokumentu].
Podczas próby zapisania zapisu kasowego/bankowego, jeżeli za ten okres nie został jeszcze utworzony raport kasowy/bankowy, pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje otwarcie formularza raportu, gdzie jako zakres dat domyślnie ustawiany jest okres wskazany na formularzu rejestru kasowego/bankowego. Wybór opcji Tak i zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że raporty będą automatycznie dodawane podczas rozliczania kolejnych dokumentów, jeżeli za dany okres czasu nie dodano jeszcze raportu oraz komunikat nie pojawi się ponownie.
Usuń rozliczenie – funkcja umożliwia usunięcie rozliczenia z podświetlonego dokumentu. Funkcja jest aktywna jeżeli na formularzu operatora na zakładce [Ogólne] w sekcji Parametry wspólne zaznaczono parametr Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy W przypadku rejestru VAT funkcja jest aktywna dla dokumentu rozliczonego, wprowadzonego bezpośrednio do rejestru VAT. W przypadku ewidencji dodatkowej funkcja jest aktywna dla dokumentu rozliczonego. W przypadku dokumentu z formą płatności o typie gotówka nie jest usuwany automatycznie utworzony zapis kasowy.
Nie jest usuwane rozliczenie:
zaksięgowane,
związane z zaksięgowaną różnicą kursową,
wybrane na nocie odsetkowej,
wybrane na dokumencie kompensaty,
powiązane z rozrachunkiem, jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki.
Wymiana danych
Sekcja Wymiana danych zawiera pozycje:
Wyślij dane – po rozwinięciu dostępne są opcje:
Wyślij dane dotąd nieeksportowane i zmienione
Wyślij wszystkie dane
Po kliknięciu wysyłane są dane zgodnie z wybraną opcją. Ich zakres zależy od programu używanego przez Klienta który ma je odebrać. W przypadku Comarch ERP XT/MBR są to:
Kontrahenci,
Kategorie,
Faktury za usługi księgowe,
Płatności do deklaracji
W przypadku Comarch ERP Optima są to wszystkie dane możliwe do zaznaczenia w menu Narzędzia/ Praca rozproszona/ Eksport.
Odbierz dane – po rozwinięciu dostępne są opcje:
Odbierz tylko nowe dane
Odbierz nowe i zmienione dane
Po kliknięciu odbierane są dane zgodnie z wybraną opcją. Importowane są wszystkie dane możliwe do zaznaczenia w menu Narzędzia/ Praca rozproszona/ Import (wszystkie słowniki i wszystkie rodzaje dokumentów).
Historia wymiany – po kliknięciu otwierane jest okno zawierające informacje dotychczas dostępne na oknie Skrzynka IWD w menu Narzędzia. Okno zawiera zakładki Wysłane i Odebrane:
Jeżeli w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/Aktywacja nie jest zaznaczony parametr Aktywuj wymianę danych przez serwer Comarch, wówczas po kliknięciu w którąś z opcji w sekcji Wymiana danych pojawia się komunikat:
Aby wymieniać dane z Klientem przez Internet utwórz konto w portalu iKsiegowosc24.pl, a następnie aktywuj wymianę w Konfiguracja -> Program -> Internetowa Wymiana Dokumentów->Aktywacja. Czy chcesz teraz przejść do konfiguracji?Po kliknięciu opcji Tak otwierane jest okno w Konfiguracji, gdzie operator może włączyć wymianę danych przez serwer Comarch.
Ustawienia w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja są podzielone na trzy zakładki:
Konfiguracja – zawierająca ustawienia dotyczące biura rachunkowego lub oddziału oraz datę ważności certyfikatu
Klienci – tabela z listą baz Klientów. Kolumna Aplikacja, może przyjmować wartości: brak, XT/MBR lub Optima.
Opcje – zakładka jest widoczna jeżeli zalogowano się do programu na klucz z modułami dla Biur Rachunkowych. Na zakładce dostępne są parametry:
Wymagaj opisywania dokumentów kosztowych – parametr domyślnie zaznaczony. W przypadku zaznaczenia tej opcji Klient korzystający z Comarch Moje BR lub Comarch ERP XT wprowadzając dokumenty, które prześle do Biura Rachunkowego, będzie obowiązkowo uzupełniał pola opisujące dokumenty, ułatwiając ich odpowiednie zaksięgowanie w Biurze.
Udostępniaj pakiet Comarch OCR swoim Klientom – parametr jest domyślnie niezaznaczony. W przypadku jego zaznaczenia Klient korzystający z Comarch Moje BR lub Comarch ERP XT może skorzystać z pakietu Comarch OCR wykupionego przez Biuro Rachunkowe podczas dodawania dokumentów kosztowych ze skanów.
Zakładka [Wg atrybutów]
Czwarta zakładka [Wg atrybutów] wyświetla dokumenty w kontekście nadanych im atrybutów. Ujęcie to pozwala na wyodrębnienie dokumentów związanych z danym rodzajem działalności, realizowanym projektem, miejscem poniesienia kosztu i innymi dodatkowymi informacjami. Atrybuty mogą być wykorzystywane do tworzenia zaawansowanych schematów księgowych.
Na zakładce istnieje możliwość podglądu oraz edycji danych. Dokumenty pogrupowane są po kodzie atrybutu i jego nazwie. Oprócz informacji o dokumentach, identycznych jak na poprzednich listach, zakładka [Wg atrybutów] zawiera dwie dodatkowe kolumny: Kod atrybutu oraz Wartość atrybutu. Pozwalają one użytkownikowi na uzyskanie szczegółowych informacji o atrybutach wprowadzonych na dokumencie rejestru VAT.
Rejestry VAT – Wg atrybutów
Listę Rejestrów VAT wg atrybutów można filtrować za pomocą skonstruowanego filtra, identycznie jak w przypadku pozostałych zakładek. Ponadto, można wyszukiwać dokumenty konkretnego Rejestru cząstkowego, w określonym przedziale czasowym (Za okres) oraz Wg Kontrahenta. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa, istnieje możliwość wyświetlania dokumentów związanych z konkretnym zakładem. Zaznaczenie w filtrze atrybutu powoduje wybranie tylko tych dokumentów, do których poprzednio przyporządkowano jakikolwiek parametr. Aby zawęzić listę do wybranego atrybutu, należy wybrać atrybut z listy lub wpisać jego kod w kolejne pole. Możliwe jest również filtrowanie listy dokumentów wg danej wartości atrybutu. Wyfiltrowane dokumenty można wydrukować z poziomu ikony drukarki.
Gdy lista jest zawężona do atrybutów o typie liczba można włączyć podsumowanie w kolumnie Wartość atrybutu.
W przypadku dokumentów wprowadzonych za pomocą usługi Comarch OCR, można z tego okna w łatwy sposób zweryfikować, czy dokumenty zostały już pozytywnie sprawdzone, czy też jakieś jeszcze oczekują na weryfikację.
Formularz dokumentu
Dodanie nowego zapisu – zakładka Ogólne
Dodanie nowej faktury do rejestru jest możliwe przez naciśnięcie przycisku Dodaj lub klawisza <INSERT> na zakładce [Rejestr VAT], co powoduje otwarcie formatki pozwalającej na dodanie nowej faktury.
Formularz obsługują standardowe przyciski - przejdź do artykułu.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.
Pole Kontrahent na formularzu służy do wprowadzenia danych o podmiocie z listy pomocniczej podmiotów. Pojawiają się one na zakładce [Kontrahent]. Dane uprzednio zarejestrowanego podmiotu można wprowadzić z listy pomocniczej:
Przez wpisanie w polu Kod w przypadku Kontrahenta, Pracownika, Wspólnika dokładnego kodu lub akronimu w przypadku Banku i Urzędu.
Przez wybranie kombinacji klawiszy <ALT>+<K>, a następnie wskazanie na wywołanej liście danego kontrahenta.
Przez wpisanie dokładnego numeru NIP kontrahenta w polu Kod kontrahenta.
Przez wskazanie podmiotu na liście pomocniczej. Listę pomocniczą podmiotów otwieramy przez naciśnięcie przycisku „Rozwiń”, który otwiera menu z podmiotami:
Następnie wybieramy właściwy podmiot z listy.
Dodawanie nowego zapisu – Zakładka Ogólne
W przypadku, gdy dane podmiotu nie zostały uprzednio zarejestrowane, możemy założyć kartotekę wpisując numer NIP podmiotu. Jeżeli nie chcemy na stałe rejestrować danych podmiotów w systemie (np. kontrahent jednorazowy), możemy jego dane wprowadzić bezpośrednio na dokumencie w Rejestrze na zakładce [Kontrahent].
Uwaga
Po wyborze kontrahenta na dokumencie, dokument zostanie wystawiony w walucie, która została określona jako domyślna na karcie kontrahenta. Użytkownik ma możliwość jej zmiany na zakładce [Waluta] przed dodaniem pierwszej pozycji na dokumencie.
Istnieje możliwość pobrania danych o Kliencie z bazy GUS za pomocą ikony . Pozwala to na szybsze wprowadzanie danych identyfikacyjnych i adresowych kontrahentów oraz wyeliminowanie pomyłek związanych z ręcznym wypełnianiem formularzy. Przycisk jest aktywny w przypadku gdy kod kraju jest pusty lub wybrano prefiks PL. Usługa jest dostępna tylko dla Klientów, którzy posiadają oprogramowanie na gwarancji.
Istnieje również możliwość weryfikacji statusu VAT kontrahenta za pomocą ikony . Po naciśnięciu przycisku w pierwszej kolejności następuje sprawdzenie, czy dla podmiotu na dzień wystawienia dokumentu istnieje już zapis historii weryfikacji w bazie danych, a dopiero w razie braku takiego wpisu na określony dzień pobierany jest raport z serwisu Ministerstwa Finansów na dzień bieżący.Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP (weryfikowane są wyłącznie polskie numery NIP). Jeżeli dla podmiotu na dzień wystawienia dokumentu istnieje zapis w historii weryfikacji to weryfikacja statusu VAT kontrahenta działa w następujący sposób:
Status na dokumencie
Informacja na stronach Ministerstwa Finansów
Podjęte działania
Osoba fizyczna lub podatnik VAT nieczynny
Podatnik VAT czynny
Po zaakceptowaniu komunikatu: Status kontrahenta nie zgadza się z informacją ze strony Ministerstwa Finansów. Czy chcesz przestawić status kontrahenta? Uwaga! Zweryfikuj odliczenia na dokumencie . następuje zaznaczenie parametru Podatnik VAT czynny . W przypadku rejestru VAT zakupu użytkownik powinien zweryfikować poprawność odliczeń na dokumencie.
Podatnik VAT czynny
Osoba fizyczna lub podatnik VAT nieczynny
Po zaakceptowaniu komunikatu: Status kontrahenta nie zgadza się z informacją ze strony Ministerstwa Finansów. Czy chcesz przestawić status kontrahenta? Uwaga! Zmiana statusu na podatnika VAT nieczynnego lub osobę fizyczną spowoduje ustawienie odliczeń na NIE . następuje odznaczenie parametru Podatnik VAT czynny oraz w przypadku rejestru VAT zakupu zmiana odliczeń na Nie .
Osoba fizyczna lub podatnik VAT nieczynny
Osoba fizyczna lub podatnik VAT nieczynny
Komunikat: NIP nie jest zarejestrowany w VAT.
Podatnik VAT czynny
Podatnik VAT czynny
Komunikat: NIP jest aktywny w VAT .
Uwaga
Funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.
Po naciśnięciu ikony następuje sprawdzenie kontrahenta na podstawie numeru NIP w bazie VIES (VAT Information Exchange System). Jeżeli numer VAT jest aktywny to użytkownik ma możliwość przeniesienia danych kontrahenta na formularz pod warunkiem, że dokument nie jest zaksięgowany, nie dodano na nim predekretacji, nie wygenerowano do niego dowodów wewnętrznych, a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych. Po dokonaniu weryfikacji statusu VAT w bazie VIES i przeniesieniu danych na formularz, na dokumencie aktualizowane jest pole Kraj, a status weryfikacji kontrahenta zapisywany jest na jego karcie. Jeśli na dzień wystawienia faktury na karcie kontrahenta widnieje informacja o jego statusie to na dokumencie w rejestrze VAT pokazuje się odpowiedni komunikat. Funkcja weryfikacji i pobierania danych kontrahenta z bazy VIES dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.
W kolejnym polu wprowadzamy opis zdarzenia gospodarczego (Kategorię dokumentu). Opis zdarzenia możemy wprowadzić z listy pomocniczej Kategorii poprzez wpisanie kodu kategorii lub wciśnięcie przycisku Kategoria.
Wybór z listy dokonuje się przez podświetlenie odpowiedniej kategorii i użycie przycisku lub naciśniecie klawisza <ENTER>. Jeżeli chcemy dodać nową kategorie, należy nacisnąć klawisz Dodaj lub <INSERT> na liście kategorii – pojawi się formatka dla dodania nowego zapisu i po jej uzupełnieniu pole należy zapisać przyciskiem Zapisz lub klawiszem <ENTER>. W przypadku, gdy na kartotece kontrahenta zdefiniowano kategorię domyślną (opis w podręczniku Ogólne i Konfiguracja w rozdziale Kontrahenci), wówczas po wybraniu kontrahenta kategoria dokumentu zostanie wprowadzona automatycznie.
Lista kategorii – Wybierz
Jeżeli nie wybraliśmy opisu dokumentu z listy kategorii, należy uzupełnić go ręcznie.
Podczas edycji formularza dokumentu w rejestrze VAT, po zmianie kategorii w nagłówku dokumentu pojawia komunikat: Czy chcesz ustawić tą samą kategorię na pozycji dokumentu? Jeśli wybierzesz 'Tak’ zaktualizowane zostaną również: opis, rodzaj, odliczenia i ich ewentualny podział (w przypadku rejestru VAT zakupu), kolumna do księgowania (w przypadku Księgi podatkowej lub Ewidencji ryczałtowej) ioraz kody JPK_V7. Zaakceptowanie komunikatu powoduje zmianę kategorii w każdej pozycji dokumentu oraz aktualizację: opisu, rodzaju, odliczeń wraz z ich ewentualnym podziałem (dla rejestru VAT zakupu) oraz w przypadku Księgi podatkowej/ Ewidencji ryczałtowej – kolumny do księgowania w KPiR/ ryczałcie. Wybór opcji Nie powoduje zmianę kategorii tylko w nagłówku dokumentu. Zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że przy kolejnej zmianie kategorii w nagłówku dokumentu komunikat nie pojawi się ponownie dla danego operatora.
W polu Domyślny płatnik podpowiadany jest podmiot wybrany na dokumencie. Użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego płatnika poprzez wybór dowolnego podmiotu z listy kontrahentów, banków, pracowników, wspólników, urzędów.
Na dokumencie w rejestrze VAT zakupu w polu Nr rach. bankowego dla płatnika wybranego z listy kontrahentów podpowiadany jest domyślny rachunek tego płatnika dla waluty, w której wystawiony jest dokument. Po rozwinięciu pola z numerem rachunku użytkownik może wskazać inny rachunek niż domyślny (podpowiedziany automatycznie na dokumencie). Na dokumentach złotówkowych w tym polu można wskazać wyłącznie rachunki bankowe w PLN. Na dokumentach walutowych w polu Nr rach. bankowego możliwe jest wybranie zarówno rachunku w walucie zgodnej z wybraną na dokumencie jak również rachunku w PLN. Na dokumencie walutowym nie ma możliwości wskazania rachunku bankowego w innej walucie obcej.
W sytuacji, gdy dokument dodany został w walucie PLN a kontrahent ma przypisany wyłącznie domyślny rachunek w walucie obcej, wówczas pole z numerem rachunku bankowego na dokumencie pozostaje puste.
Na zdarzeniu w preliminarzu płatności wygenerowanym do dokumentu znajduje się numer rachunku który został podpowiedziany automatycznie bądź wybrany na dokumencie przez użytkownika.
Dla dokumentów walutowych w rejestrze VAT zakupu, ze stawką VAT inną niż 0% lub NP i z zaznaczonym parametrem Płatność VAT w PLN generowane są dwa zdarzenia w preliminarzu płatności: na kwotę VAT w PLN i na kwotę netto w walucie. Na zdarzeniu związanym z kwotą VAT podstawiany jest domyślny numer rachunku bankowego płatnika w PLN. Na zdarzeniu związanym z kwotą netto w walucie obcej podstawiany jest numer rachunku bankowego dla waluty z formularza dokumentu.
W polu Rejestr wprowadzana jest nazwa podrejestru, w którym chcemy umieścić dokument. Nazwa rejestru wprowadzana jest ze rozwijanej listy pomocniczej (ang. drop-down) przez naciśnięcie przycisku . Listę nazw rejestrów (oddzielnie dla rejestrów zakupów i sprzedaży) określa się z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość.
Pole Liczba porządkowa uzupełniane jest automatycznie przy dodawaniu nowego zapisu jako numer kolejny zapisu w danym rejestrze w miesiącu lub w roku (w zależności od sposobu numeracji określonego w Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Parametry).
Istnieje możliwość zmiany liczby porządkowej podczas wprowadzania dokumentu. Funkcja przydatna szczególnie w przypadku rozpoczęcia pracy w programie w trakcie roku podatkowego. Przy wprowadzaniu dokumentu do Rejestru VAT w polu Liczba porządkowa widoczne jest AUTO – numer jest nadawany przy zapisie. Zmiana numeru jest możliwa przy ponownym edytowaniu dokumentu.
Uwaga
Użytkownicy, którzy dokonali zmiany numeru liczby porządkowej zapisu w rejestrze, nie powinni dokonywać funkcji renumeracji.
Numer Identyfikator księgowy jest proponowany przez program automatycznie jako numer/ rok/ nazwa rejestru. Istnieje również możliwość zdefiniowania własnego schematu numeracji ID księgowego po zaznaczeniu w Konfiguracji w gałęzi Firma/ Księgowość/ Parametry parametru Definiowalny schemat numeracji ID księgowego. Numeracja ID księgowego może zawierać człony: symbol dokumentu, numer bez zer, numer z zerami, miesiąc, rok kalendarzowy, rejestr (wymagalny). Jeśli zapis jest przenoszony pomiędzy rejestrami, istnieje możliwość zmiany identyfikatora poprzez zaznaczenie parametru Nadawać identyfikator księgowy. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, podczas księgowania dokumentów identyfikator jest przenoszony do dzienników księgowych.
Uwaga
W sytuacji, kiedy w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry został zaznaczony parametr Przenoszenie numeru własnego do identyfikatora księgowego, po przesłaniu dokumentów z modułu Faktury (z wyjątkiem Paragonów przenoszonych zbiorczo) do rejestrów VAT lub dzienników księgowych (gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową), otrzymują one ID księgowy zgodny z numerem własnym dokumentów znajdujących się w module Faktury.
Dokument – numer własny dokumentu źródłowego (Faktury Zakupu lub Sprzedaży).
W przypadku wprowadzania faktury korygującej należy zaznaczyć pole Korekta oraz wpisać numer dokumentu źródłowego (transakcji korygowanej).
W przypadku Rejestru zakupu należy wypełnić pola:
Data wpływu – data wpłynięcia dokumentu do firmy. Z tą datą dokument będzie uwzględniany w rejestrze VAT.
Data zakupu – data dokonania operacji gospodarczej (zakupu).
Data wystawienia – data wystawienia faktury.
Obow. podat. – data powstania obowiązku podatkowego. W polu domyślnie podpowiada się Data zakupu dla dokumentów wprowadzonych z datą od 01.01.2014. Dla dokumentów wprowadzonych z wcześniejszą datą podpowiada się Data wpływu. Istnieje możliwość edycji tej daty i wpisania dowolnej innej. W przypadku kontrahenta z zaznaczonym parametrem VAT wg daty wystawienia podpowiada się Data wystawienia dokumentu.
W przypadku transakcji wewnątrzunijnych (lub wewnątrzunijnych trójstronnych) dla pozycji z rodzajem usługi data obowiązku podatkowego ustawiana jest według daty zakupu, a dla pozycji z rodzajem towary według daty wystawienia. W przypadku importu usług (transakcja nabycia, pole 27, 28, 29, 30 oraz 42 i 43 części deklaracyjnej pliku JPK_V7) data powstania obowiązku podatkowego ustawiana jest według daty zakupu.
W przypadku transakcji krajowych – podatnikiem jest nabywca wprowadzonych do rejestru VAT zakupu w stawce NP oraz z zaznaczonym parametrem Podatnik VAT czynny, dowód wewnętrzny sprzedaży generowany jest z datą obowiązku podatkowego zgodną z datą zakupu.
Jeżeli na fakturze jest jedna pozycja – data obowiązku aktualizuje się od razu. Jeżeli pozycji jest więcej to przy zapisywaniu dokumentu jest ona weryfikowana i gdy zostaną spełnione pewne warunki to pojawia się stosowny komunikat – czy zaktualizować datę obowiązku (jeśli wszystkie pozycje są tego samego rodzaju a data obowiązku jest nieprawidłowa) lub – komunikat o konieczności wprowadzenia takiej faktury dwoma dokumentami (jeśli pozycje są z różnymi rodzajami: towar i usługa): Dla faktur wewnątrzunijnych mogą być różne daty obowiązku podatkowego i notowania kursów dla towaru i usługi. Taką fakturę należy wprowadzić jako dwa osobne dokumenty. Czy jesteś pewien, że mimo to chcesz zapisać tak wprowadzoną fakturę? Tak lub Nie. Tak- zapisuje fakturę tak jak jest, Nie – wraca na fakturę i pozwala ją zmodyfikować.
Domyślnie data notowania kursu i data obowiązku podatkowego podstawiana jest na podstawie pierwszej pozycji z faktury – towar lub usługa.
Prawo do odlicz.- data prawa do odliczenia. Domyślnie w to pole podstawiana jest późniejsza z dat: Obow. podat oraz Data wpływu.
W przypadku Rejestru Sprzedaży należy wypełnić pola:
Data wystawienia – data wystawienia dokumentu sprzedaży. Z tą datą dokument będzie uwzględniany w rejestrze VAT.
Data sprzedaży – data dokonania operacji gospodarczej (zakupu).
Obow. podat. – data powstania obowiązku podatkowego. Domyślnie w to pole podstawiana jest Data sprzedaży (zasada ogólna) dla dokumentów wprowadzonych z datą od 01.01.2014. Dla dokumentów wprowadzonych z wcześniejszą datą podpowiada się Data wystawienia. W przypadku kontrahenta z zaznaczonym parametrem VAT wg daty wystawienia podpowiada się Data wystawienia dokumentu. Pole z datą jest edytowalne.
W przypadku transakcji wewnątrzunijnych (lub wewnątrzunijnych trójstronnych) dla pozycji z rodzajem usługi data obowiązku podatkowego ustawiana jest według daty sprzedaży, a dla pozycji z rodzajem towary według daty wystawienia. Natomiast dla rodzaju transakcji eksport, jako data powstania obowiązku podatkowego ustawiana jest data sprzedaży.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
W przypadku transakcji wewnątrzunijny, wewnątrzunijny trójstronny oraz wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca, jeżeli na dokumencie dodano pozycje z różnymi rodzajami (np. Towary i Usługi) to podczas zapisywania dokumentu pojawia się komunikat: Dla faktur wewnątrzunijnych mogą być różne daty obowiązku podatkowego i notowania kursów dla towaru i usługi. Taką fakturę należy wprowadzić jako dwa osobne dokumenty. Czy jesteś pewien, że mimo to chcesz zapisać tak wprowadzoną fakturę? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zapisanie faktury. Wybór opcji Nie umożliwia modyfikację dokumentu.
Dla dokumentów wprowadzonych przed datą 01.01.2014 moment obowiązku podatkowego związany był z datą wystawienia faktury. Od 01.01.2014 rozpoznanie momentu powstania obowiązku podatkowego określamy jako datę dokonania dostawy bądź też wykonania usługi. Jest to zasada ogólna jednak określonych jest kilka wyjątków od tej reguły: usługi medialne, usługi budowlane kiedy to moment powstania obowiązku podatkowego związany jest z datą wystawienia faktury, czy inne szczególne momenty związane np.: z otrzymaniem całości bądź części zapłaty.
Od 01.01.2014 prawo do odliczenia podatku powstaje z chwilą powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy (dostawcy) jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym otrzymana została faktura lub dokument celny.
Parametr Rozliczać w VAT określa, czy dokument ma zostać uwzględniony w deklaracji VAT‑7/ części deklaracyjnej pliku JPK_V7. Parametr domyślnie zaznaczony. Jeżeli parametr jest zaznaczony, wówczas należy określić miesiąc, w którym dokonujemy rozliczenia dokumentu na deklaracji, przy czym domyślnie w dokumentach rozliczanych na zasadach do końca roku 2013 jest to miesiąc zgodny z datą wpływu (Rejestr Zakupów) lub datą wystawienia (Rejestr Sprzedaży) dokumentu. Dla dokumentów wprowadzonych z datą od 01.01.2014 data rozliczenia w deklaracji VAT-7 podpowiada się jako data Prawo do odliczenia (Rejestr Zakupów) lub data Obowiązek Podatkowy (Rejestr Sprzedaży). Pole z datą jest edytowalne. Dla dokumentów z rodzajem transakcji Procedura OSS sekcja ta jest ukrywana.
Uwaga
W przypadku dokumentu z datą sprzedaży od 1 października 2020 z kodem FP miesiąc wskazany w polu Rozliczać w VAT powinien być zgodny z datą wystawienia dokumentu. Podczas próby zapisania dokumentu na którym miesiąc rozliczenia VAT jest różny od daty wystawienia pojawia się komunikat: Zapisujesz fakturę wystawioną do paragonu z kodem JPK_V7 – FP. Data Rozliczenia w VAT powinna być zgodna z datą wystawienia. Czy chcesz ustawić datę Rozliczać w VAT zgodną z datą wystawienia? Zaakceptowanie komunikatu powoduje ustawienie w polu Rozliczać w VAT miesiąca z daty wystawienia. Wybór opcji Nie skutkuje pozostawieniem w polu Rozliczać w VAT miesiąca zgodnego z datą obowiązku podatkowego.
Jeżeli na dokumencie z datą sprzedaży od 1 października 2020 bez uzupełnionego kodu FP (zarówno w przypadku gdy tego kodu nie było w ogóle, jak i w sytuacji, gdy z poziomu zakładki [JPK] usunięto kod FP) miesiąc wskazany w polu Rozliczać w VAT jest różny od daty obowiązku podatkowego to podczas próby zapisania dokumentu pojawia się komunikat: Zapisujesz dokument, w którym data Rozliczenia w VAT nie jest zgodna z datą obowiązku podatkowego. Czy chcesz ustawić datę Rozliczać w VAT zgodną z datą obowiązku podatkowego? Zaakceptowanie komunikatu powoduje ustawienie w polu Rozliczać w VAT miesiąca z daty obowiązku podatkowego. Wybór opcji Nie skutkuje pozostawieniem w polu Rozliczać w VAT wybranego wcześniej miesiąca.
Jeżeli w Konfiguracji ustawiono metodę kasową lub na dokumencie zaznaczono parametr Metoda kasowa to po dodaniu na dokumencie kodu FP (bezpośrednio na dokumencie lub za pomocą operacji seryjnej) lub po przeniesieniu z menu Handel faktury zafiskalizowanej z kodem FP, na dokumencie data rozliczenia w VAT ustawia jest zgodnie z datą wystawienia
Uwaga
W przypadku transakcji wewnątrzunijnych wprowadzonych do Rejestru VAT zakupu lub sprzedaży z różnymi datami (miesiącami) operacji i wystawienia, na dokumencie zaksięgowanym, z uzupełnioną predekretacją lub na dokumencie, do którego wygenerowano dowody wewnętrzne przy zmianie rodzaju na pozycji (Usługi <-> inny niż Usługi) pojawia się komunikat: Data deklaracji VAT-7 jest różna od daty jaka wynikałaby dla rodzaju na pozycji. Czy chcesz zweryfikować i zmodyfikować datę deklaracji VAT-7? Daty obowiązku podatkowego i daty prawa do odliczenia są w takim przypadku blokowane i użytkownik musi sam zweryfikować datę deklaracji VAT-7.
Pole Wg kasy aktywne tylko dla użytkowników, którzy wybrali metodę kasową rozliczania podatku VAT.
Kolejne pola są związane z formą i terminem płatności.
Forma płatności – forma płatności za fakturę, wypełniana automatycznie zgodnie z warunkami płatności ustalonymi na kartotece Kontrahenta. Pole może być w razie konieczności zmieniane poprzez wybór ze spuszczanej listy pomocniczej. W przypadku dokumentów w Rejestrze zakupów VAT dla formy płatności o typie Przelew Operator ma możliwość wyboru numeru rachunku bankowego płatnika.
Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczony zostanie parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT to podczas zapisywania dokumentu z formą płatności gotówka za okres, w którym nie ma otwartego raportu kasowego/bankowego pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie komunikatu powoduje utworzenie nowego raportu kasowego. Wybór opcji Nie wiąże się z koniecznością dodania przez użytkownika raportu kasowego samodzielnie.
Termin płatności – jest liczony dla Faktur Zakupu zgodnie z parametrem FZ – termin płatności liczony od, który dostępny jest w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów, a określa, od jakiej daty liczony jest termin płatności dla Faktur Zakupu. Do wyboru mamy datę wystawienia, datę zakupu oraz datę wpływu. Dla Faktur Sprzedaży i paragonów jest liczony zgodnie z parametrem FA, PA – termin płatności liczony od, który określa od jakiej daty liczony jest termin płatności dla Faktur Sprzedaży i paragonów. Do wyboru mamy datę wystawienia oraz datę sprzedaży. Pole jest automatycznie wypełniane zgodnie z wybraną datą oraz warunkami płatności ustalonymi na kartotece kontrahenta. Pole może być w razie konieczności zmieniane.
Brutto – sumaryczna kwota brutto dokumentu (podsumowanie kwoty brutto w poszczególnych stawkach).
Zapłata – w polu tym wykazywana jest ta część kwoty, która została zapłacona gotówką i został wygenerowany zapis kasowy w Raporcie kasowym.
Pozostaje – pole to wypełnia się automatycznie jako różnica Brutto minus Zapłata.
Zapłacono – parametr, po zaznaczeniu którego będzie możliwość, filtrowania takich dokumentów z listy i na podstawie nich, ręcznego dodawania korekty kosztów. Nie wpłynie on na rozliczenie z poziomu Kasa/Bank.MPP – podzielona płatność – parametr jest widoczny jeżeli dokument nie jest dowodem wewnętrznym oraz nie przeniesiono go z modułu Handel. Użytkownik powinien zaznaczyć parametr jeżeli chce wykonywać przelewy za pomocą mechanizmu podzielonej płatności. Parametr jest możliwy do zaznaczenia jeżeli na dokumencie wybrano kontrahenta o statusie Podmiot gospodarczy lub na dokumencie wybrano urząd. Jeżeli na karcie kontrahenta zaznaczono parametr MPP – podzielona płatność to parametr MPP – podzielona płatność jest automatycznie zaznaczany na dokumencie w rejestrze VAT i jest możliwy do odznaczenia przez użytkownika. Jeżeli na karcie kontrahenta nie zaznaczono parametru MPP – podzielona płatność to parametr MPP – podzielona płatność jest odznaczony na dokumencie rejestrze VAT i jest możliwy do zaznaczenia przez użytkownika pod warunkiem, iż na dokumencie wybrano kontrahenta będącego podmiotem gospodarczym. Istnieje możliwość zaznaczenia/odznaczenia parametru MPP – podzielona płatność na dokumencie zaksięgowanym. Zaznaczenie na dokumencie w rejestrze VAT parametru MPP – podzielona płatność powoduje zaznaczenie parametru MPP – podzielona płatność na płatności powstałej w rejestrze o typie Konto bankowe, a tym samym przelew zostanie wykonany mechanizmem podzielonej płatności – kwota netto na rachunek kontrahenta i kwota VAT na odrębny rachunek VAT.
W przypadku dokumentu walutowego parametr MPP – podzielona płatność jest możliwy do zaznaczenia jeżeli na dokumencie zaznaczono parametr Płatność VAT w PLN.
W związku z tym, że mechanizm podzielonej płatności dotyczy rozliczania transakcji za pomocą przelewów, jeżeli na dokumencie zaznaczono parametr MPP – podzielona płatność i wskazano formę płatności związaną z rejestrem o typie innym niż Konto bankowe, pojawia się ostrzeżenie: Dokument został zakwalifikowany do rozliczenia mechanizmem podzielonej płatności. Dla takich dokumentów wymagane jest rozliczenie przelewem. Zmień formę płatności. Dodatkowo podczas zapisywania takiego dokumentu pojawia się komunikat: Dokument został zakwalifikowany do rozliczenia mechanizmem podzielonej płatności. Na dokumencie wybrana forma płatności nie jest skojarzona z rejestrem bankowym. Czy chcesz zmienić płatność? Zaakceptowanie komunikatu pozwala na edycję dokumentu. Wybór opcji Nie powoduje zapisanie dokumentu.
Jeżeli na dokumencie zaznaczono parametr MPP – podzielona płatność, a płatność ma stan Wysłano lub Zrealizowano i następuje próba zmiany na dokumencie numeru dokumentu lub numeru NIP lub parametru MPP – podzielona płatność to pojawia się komunikat: Parametry dotyczące MPP nie mogą być zmieniane dla płatności wysłanych do banku lub zrealizowanych. Zmień stan płatności w preliminarzu na 'do realizacji’.Akcyza – pole z kwotą akcyzy, dla dokumentów dodawanych w rejestrze VAT domyślnie ma wartość zero, ale można je ręcznie uzupełnić. W przypadku dokumentów z modułu Faktury wyliczona wartość akcyzy automatycznie przenoszona jest do tego pola. Wartość pola można modyfikować.
Kolumna KPiR – pole widoczne w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową Określa kolumnę księgi, do której zostanie zaksięgowana kwota akcyzy. W przypadku faktur zawierających akcyzę a przeniesionych z modułu Faktury kolumna do księgowania podpowiada się na 13.Inne. Dla ręcznych dokumentów kolumna domyślnie ustawia się na Nie księgować.
Zakład – pole jest dostępne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa. Należy go uzupełnić przed zaksięgowaniem dokumentu.
Dla Rejestru Sprzedaży uzupełniamy jeszcze dwa dodatkowe parametry:
Transakcja fiskalna – parametr zaznacza się w przypadku, jeżeli wprowadzany dokument jest raportem z kasy fiskalnej. Parametr ten jest ustawiany po wybraniu kategorii dokumentu, zgodnie z ustawieniami na formularzu kategorii.
Sprzedaż detaliczna – parametr jest zaznaczany, jeżeli wprowadzany dokument jest dziennym lub miesięcznym zestawieniem sprzedaży detalicznej, podlegającej rozliczeniu strukturą zakupów. Parametr ten jest ustawiany po wybraniu kategorii dokumentu, zgodnie z ustawieniami na formularzu kategorii.
JPK_FA – parametr należy zaznaczyć w przypadku, gdy na żądanie Urzędu Skarbowego podatnik jest zobligowany do złożenia pliku z fakturami (JPK_FA) i wprowadza je ręcznie do Rejestru VAT z pominięciem modułu Handel. Parametr nie dotyczy plików JPK_VAT składanych obowiązkowo co miesiąc. Parametr domyślnie zaznaczony na nowo dodawanych dokumentach do Rejestru VAT sprzedaży. Podczas dodawania dokumentów do Rejestru VAT zakupu domyślnie nie jest zaznaczany. Istnieje możliwość zaznaczenia parametru na dokumentach zaksięgowanych.
Uwaga
Dokumenty z zaznaczonym parametrem JPK_FA przenoszone są do pliku JPK_FA. Z kolei dokumenty znajdujące się w Rejestrach VAT trafiają do pliku JPK_VAT/ JPK_V7 bez względu na to, czy parametr JPK_FA jest zaznaczony, czy odznaczony.
Metoda kasowa – zaznaczenie parametru na dokumencie w Rejestrze zakupów VAT powoduje oznaczenie faktury do rozliczenia na zasadach metody kasowej. Zaznaczenie parametru Metoda kasowa dla Rejestru sprzedaży VAT pozwala na rozliczenie transakcji sprzedaży zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt. 1e Ustawy o VAT. Przejdź do artykułu.
Wewnętrzny – wraz z wejściem Polski do Unii Europejskiej, zmieniały się procedury importowe. Pojęcie importu w odniesieniu do krajów UE jest zastępowane pojęciem nabycia wewnątrzunijnego. W odniesieniu do krajów UE zniknął obowiązek sporządzania dokumentu SAD. W zamian podatnik musi sporządzać parę dokumentów, tj. Dowód Wewnętrzny Sprzedaży i Dowód Wewnętrzny Zakupu. Charakter Dowodu Wewnętrznego jest taki jak w przypadku zwykłej faktury, za wyjątkiem braku płatności. Dowód Wewnętrzny służy do zarejestrowania wartości towarów z uwzględnieniem prawidłowej kwoty VAT-u w celu umożliwienia umieszczenia jej w Rejestrze VAT i rozliczenia na deklaracji. Zatwierdzenie takiego zapisu zgodnie z założeniem nie powoduje wygenerowania płatności w module Kasa/Bank.
W dolnej części okna znajduje się lista zawierająca kwoty dla poszczególnych stawek VAT. Zawartość Tabeli VAT można modyfikować za pomocą klawiszy:
Kwoty dodatkowe – ikona widoczna tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową. Umożliwia podzielenie kwoty i wprowadzenie prostej dekretacji (szczegółowy opis kwot dodatkowych poniżej w podrozdziale Kwoty dodatkowe).
Uzupełnianie Tabeli kwot odbywa się w trybie edycji bezpośrednio w Tabeli (ang. edit in place). W trakcie edycji wiersza, pomiędzy kolumnami przemieszczamy się klawiszami:
<TAB> – następna kolumna
<SHIFT>+<TAB> – poprzednia kolumna
<CTRL>+<ENTER> – zapisanie całego wiersza.
Na formularzu dokumentu w rejestrze VAT zakupu, który został dodany za pomocą usługi Comarch OCR widoczny jest przycisk OCR, który służy do oznaczenia dokumentu jako zweryfikowany. Bezpośrednio po przetworzeniu dokumentu na przycisku jest znak który świadczy o tym, że dokument nie został jeszcze zweryfikowany przez użytkownika. Po kliknięciu w przycisk wartość atrybutu zmienia się na Zweryfikowany i przycisk zmienia swój wygląd na .
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Istnieje również możliwość zmiany oznaczenia dokumentu zweryfikowanego na niezweryfikowany poprzez naciśnięcie przycisku . Po naciśnięciu przycisku wartość atrybutu zmienia się na Niezweryfikowany i przycisk zmienia swój wygląd na.
Szczegółowe informacje na temat usługi Comarch OCR dostępne są w biuletynie Usługa Comarch OCR – instrukcja instalacji i korzystania.
Na formularzu zapisu w Rejestrze VAT istnieje możliwość dodawania dokumentów na podstawie skanów i plików, jeżeli pobrana jest licencja na moduł Obieg Dokumentów. Na dodawanym formularzu znajduje się przycisk , który umożliwia wywołanie skanowania lub dodawania pliku z dysku (również skrót klawiszowy <Ctrl>+<Shift>+<P>). Przycisk widoczny jest tylko podczas dodawania nowego dokumentu. Po naciśnięciu przycisku dostępne są opcje, z których użytkownik może skorzystać
Ostatnio wybrana opcja jest zapamiętywana, tak by wciśnięcie przycisku wywołało taką samą opcję jak ostatnio (dzięki temu użytkownik, który na przykład zawsze skanuje dokument nie musi za każdym razem wybierać tej opcji).
Uwaga
W Comarch ERP Optima w modelu usługowym nie jest dostępna opcja skanuj.
Wskaż plik na dysku i zapisz … (w IBARD/ do bazy/link):
po wciśnięciu przycisku Dodaj plik na formularzu pojawia się okno wyboru dokumentu z dysku,
wskazywany jest plik,
wskazany plik jest widoczny w bocznym panelu,
na formularzu dokumentu są wprowadzane dane, a następnie zapisywane,
dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Rejestrze VAT),
tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
plik wysyłany jest na IBARD/ zapisywany do bazy/ zapisywany jako link (w zależności od wybranej opcji),
w dokumencie Biblioteki zapisywany dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze VAT.
Skanuj dokument i zapisz… (w IBARD/ do bazy):
po wciśnięciu przycisku Dodaj plik na formularzu wywoływany jest interfejs do skanowania,
zeskanowany plik jest widoczny w bocznym panelu,
na formularzu dokumentu są wprowadzane dane, a następnie zapisywane,
dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Rejestrze VAT),
tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
plik wysyłany jest na IBARD / do bazy (w zależności od wybranej opcji),
w dokumencie Biblioteki zapisywany jest dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze VAT.
Wskaż plik z IBARD i… (zapisz do bazy/ zapisz link):
po wciśnięciu przycisku Dodaj plik łączymy się z IBARD,
wskazywany jest plik,
wskazany plik jest widoczny w bocznym panelu,
na formularzu dokumentu są wprowadza dane, a następnie zapisywane,
dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Rejestrze VAT),
tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
zapisywany jest link do IBARD lub plik (w zależności od wybranej opcji), jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu,
zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze VAT.
Po wybraniu opcji, na podstawie której dodawany jest dokument, w lewej części okna rozwija się dodatkowy panel, w którym widoczny jest podgląd wskazanego pliku.
Na panelu z podglądem dostępne są opcje związane z powiększaniem/ pomniejszaniem widoku pliku.
Uwaga
Plik w panelu jest otwierany za pomocą przeglądarki internetowej. Dlatego możliwe jest otwieranie tylko plików typu: PDF, TIFF, GIF, JPG, PNG.
Po wskazaniu pliku w innym formacie niż PDF, TIFF, GIF, JPG, PNG pojawia się komunikat: Zawartość pliku z rozszerzeniem: np.xls nie może być wyświetlona!
Ponowne wciśnięcie przycisku Dodaj plik spowoduje ponowne rozpoczęcie realizacji procesu wg wybranej opcji. W wyniku tego w oknie przeglądarki pojawi się nowy dokument. Jeśli użytkownik zeskanuje na przykład nie ten dokument to wystarczy, że podmieni go w skanerze i ponownie wciśnie przycisk Dodaj plik.
Z chwilą zapisu dokumentu w Rejestrze VAT tworzony jest dokument w Bibliotece w module Obieg Dokumentów i zapisywane jest powiązanie dokumentów (widoczne na zakładce [Dokumenty]). Na utworzonym w ten sposób dokumencie w Bibliotece ustawiane jest:
dokument – symbol dokumentu nadawany wg schematu z konfiguracji. W Konfiguracji Firmy/ Obieg dokumentów dodano nową gałąź Dokumenty powiązane, gdzie dla poszczególnych typów dokumentów (w rejestrze VAT), można wskazać domyślny schemat numeracji i domyślny katalog dla automatycznie tworzonych dokumentów w Bibliotece,
numer obcy – numer wprowadzanego dokumentu,
data wprowadzenia – data bieżąca, z którą dokument został zarejestrowany,
operator – aktualnie zalogowany,
katalog – pobrany z ustawień w Konfiguracji Firmy/ Obieg dokumentów/ Dokumenty powiązane,
podmiot – na zakładce Podmioty przypisany zostaje podmiot z wprowadzanego zapisu.
Uwaga
W celu prawidłowego otwierania plików do podglądu w panelu potrzebny jest zainstalowany program Adobe Acrobat.
W zależności od sposobu obsługi formularza mamy dostęp do poszczególnych opcji.
Przy dodawaniu pojedynczego dokumentu podnosi się jego formularz, następnie przez przycisk Dodaj plik dokonywany jest wybór opcji dodawania/zapisu dokumentu. Po wskazaniu pliku z lewej strony formularza rozwija się okno podglądu pliku. W prawej części formularza użytkownik uzupełnia dane na dokumencie i zapisuje go.
Przy seryjnym dodawaniu po jego zapisie pierwszego dokumentu, formularz dokumentu po prawej stronie zostaje wyczyszczony i zwinięte okno podglądu pliku po lewej stronie formularza. Po wciśnięciu przycisku Dodaj plik i wyborze pliku panel z lewej strony ponownie się rozwija.
Przy zapisie dokumentu bez zamykania formularza (<SHIFT>+<CTRL>+<ENTER>) na formularzu dokumentu nadal widać dane, a w oknie po lewej stronie podgląd dokumentu, ale przycisk Dodaj plik jest już nie widoczny (dokument pozostaje w edycji).
Po zapisaniu dokumentu w Rejestrze VAT przy ponownej edycji dokumentu użytkownik ma możliwość podglądu załączników do dokumentu Biblioteki za pomocą ikony . Funkcja umożliwia weryfikację poprawności zapisanych dokumentów, dojście do dokumentu Biblioteki i wyświetlenie zapisanego tam pliku. Pliki wyświetlane są w panelu podglądu.
Podczas przenoszenia z menu Handel do rejestru VAT dokumentu z podpiętym dokumentem Biblioteki, na dokumencie w rejestrze VAT na zakładce [Dokumenty] w sekcji Biblioteka dokumentów automatycznie podpinany jest ten dokumentu Biblioteki. Dzięki temu użytkownik ma możliwość bezpośredniego podglądu załącznika z poziomu otwartego formularza dokumentu w rejestrze VAT, a także dostęp do samego dokumentu Biblioteki. Podgląd jest możliwy bez konieczności pobrania modułu Obieg Dokumentów.
W polu Lp widnieje kolejny numer pozycji nadawany przez program w trakcie wprowadzania poszczególnych pozycji dokumentu.
Pole Kategoria jest automatycznie wypełniane na podstawie kategorii wpisanej w nagłówku dokumentu lub może ona zostać pobrana z listy przez naciśnięcie prawego przycisku myszy. Kategorię przypisaną do danej kwoty można zmienić przez wpisanie w polu Kategoria kodu kategorii. Jeżeli wpisany kod jest niepoprawny, program automatycznie otworzy listę pomocniczą kategorii. Po wprowadzeniu kategorii w wierszu Tabeli, automatycznie ustawiane są, zgodnie z ustawieniami na formularzu kategorii, pola: Stawka oraz w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową – Kolumna, adla Rejestru Zakupów również Rodzaj zakupów i Sposób odliczania podatku VAT.
Jak widać, dzięki zastosowaniu kategorii, wprowadzanie dokumentów może być bardzo wygodne. Jeżeli system kategorii jest właściwie wprowadzony, po wyborze Kontrahenta kategoria jest automatycznie wpisywana do nagłówka dokumentu. Następnie, kwoty w tabeli VAT również mają automatycznie wypełnianą kategorię, a co za tym idzie, odpowiednio ustawiane wszystkie parametry pozycji (takie jak Stawka VAT, Rodzaj zakupów, Sposób odliczania VAT, Podział procentowy odliczeń oraz w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową – Kolumna). Użytkownikowi pozostaje jedynie wpisanie kwoty netto lub brutto z dokumentu.
Uwaga
Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową i na dokumencie wprowadzonym do rejestru VAT zakupu wybrano w pozycji dokumentu kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wybranej na dokumencie. Jeżeli na dokumencie wybrano odliczenia Tak lub Warunkowo to do KPiR księgowana jest kwota netto przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii. Jeżeli na dokumencie wybrano odliczenia Nie to do KPiR księgowana jest kwota brutto przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii.
Uwaga
Kwota kosztu podlegająca księgowaniu do KPiR wyliczana jest jako suma pozycji, w których wybrano kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty, przemnażana przez % wskazany na formularzu kategorii, a następnie zaokrąglana i przenoszona do KPiR.
Uwaga
Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową i parametr Księguj w koszty zaznaczono na formularzu kategorii, na której zaznaczono wcześniej parametr Podziel odliczenia to użytkownik powinien zweryfikować Kolumnę do księgowania do KPiR i wybrać przykładowo 13. Inne – tak, aby dokument został zaksięgowany do Księgi Podatkowej. Wynika to z tego, iż dotychczas tego typu dokumenty nie podlegały księgowaniu do KPiR z poziomu rejestru VAT/ ewidencji dodatkowej. Stosowano do nich natomiast tzw. “Kilometrówkę” i korzystano z opcji Rozliczenia samochodu.
Pole Opis jest wypełniane automatycznie opisem z Kategorii, ale użytkownik może wpisać własny opis pozycji.
Pola Kategoria2 i Opis2 pozwalają dodatkowo opisać dokument oraz pomóc w jego rozksięgowaniu, domyślnie w tabeli z pozycjami kolumny te są ukryte.
Pole Stawka VAT jest automatycznie wypełniane po wybraniu kategorii. Jeżeli kategoria nie została określona, wówczas pole Stawka VAT jest domyślnie ustalane na 23%. Wartość tego pola można zmienić, wybierając stawkę ze spuszczanej listy pomocniczej . Lista stawek VAT jest określana w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Stawki podatkowe.
Pola Netto, VAT i Brutto służą do wprowadzania kwoty w określonej stawce VAT. Pomiędzy tymi polami istnieją ścisłe powiązania matematyczne, przy czym użytkownik może wprowadzić te kwoty w jeden z następujących sposobów:
Wpisujemy wartość Netto, a naciśnięcia klawisza <TAB> spowoduje automatyczne wyliczenie kwoty VAT = Netto * Stawka oraz kwoty Brutto = Netto + VAT.
Wpisujemy wartość Netto, po naciśnięciu klawisza <TAB> i automatycznym obliczeniu kwot VAT i Brutto ręcznie korygujemy kwotę VAT. Po zatwierdzeniu kwoty VAT (<TAB>) zostanie automatycznie obliczona kwota Brutto = Netto + VAT. Jeżeli wpisana kwota VAT nie spełnia równania VAT = Netto * Stawka, użytkownik usłyszy ostrzegawczy dźwięk.
Wpisujemy wartość Brutto, a naciśnięcie klawisza <TAB> spowoduje automatyczne wyliczenie kwoty VAT = Brutto * Stawka / (1 + Stawka) oraz kwoty Netto = Brutto – VAT.
Na formularzu powyżej pól Netto, VAT i Brutto wyświetlane jest podsumowanie tych kolumn.
Uwaga
Kolejne pola w tabeli określają sposób rozliczenia, księgowania oraz rozliczenia deklaracji JPK_V7. Ich poprawne wypełnienie jest bardzo ważne dla poprawnego przetwarzania danych przez program.
Pola, które musimy uzupełnić w kolejnych kolumnach, zależą od rodzaju rejestru.
W przypadku dokumentu w Rejestrze ZakupuRodzaj – określa rodzaj zakupu:
Towary – dotyczy zakupu towarów handlowych, wykorzystywane przy liczeniu współczynników do struktury zakupów
Usługi – zakup usług
Inne – zakupy kosztowe
Środki Trwałe – zakupy środków trwałych
Środki transportu – zakup środków transportu
Nieruchomości – zakup nieruchomości
Paliwo – zakup paliwa.
Odliczenia – określa sposób odliczania podatku na deklaracji JPK_V7:
Tak – zakupy opodatkowane związane ze sprzedażą opodatkowaną, od których należne są pełne odliczenia VAT,
Nie – zakupy, od których nie należą się odliczenia VAT,
Warunkowo – zakupy opodatkowane związane ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną.
Uwaga
Podczas dodawania dokumentu do rejestru VAT zakupu na kontrahenta będącego osobą fizyczną lub podatnikiem VAT nieczynnym, domyślnie odliczenia na pozycjach ustawiają się na Nie (nie są pobierane z kategorii wybranej w pozycji dokumentu).
Uwaga
Jeżeli na dokumencie w rejestrze VAT, na którym wybrano odliczenia Tak lub Warunkowo, na zakładce [Kontrahent] odznaczony zostanie parametr Podatnik VAT czynny lub zaznaczony zostanie parametr Finalny to podczas zapisywania dokumentu pojawia się komunikat: Dokument wystawiony na osobę fizyczną lub podatnika VAT nieczynnego. Czy chcesz przestawić odliczenia na NIE?.
Uwaga
Jeżeli w module Handel na Fakturze Zakupu wybrano kontrahenta o statusie osoba fizyczna lub podmiot gospodarczy bez zaznaczonego parametru Podatnik VAT czynny to po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT zakupu odliczenia na pozycjach ustawiane są na Nie (niezależnie od domyślnego ustawienia odliczeń na kategorii wybranej w pozycji dokumentu).
Kolumna – pole jest widoczne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową. Określa kolumnę księgi, do której zostanie zaksięgowana dana kwota (nie jest widoczna w przypadku Ewidencji ryczałtowej):
Towary: Zakup towarów handlowych i materiałów,
Uboczne: Koszty uboczne zakupu,
Wynagrodzenia: Koszty wynagrodzeń,
Inne: Pozostałe wydatki,
Zaszłości,
10 + 16.Towary + koszty BR,
11+ 16.Uboczne + koszty BR,
12 + 16.Wynagrodzenia + koszty BR,
13 + 16.Inne + koszty BR.
Nie księgować: w przypadku, gdy to pole jest zaznaczone, dana wartość nie jest przenoszona do Książki przychodów i rozchodów.
Przykładowo, jeżeli na dokumencie wybrano kolumnę 10 + 16.Towary + koszty BR to podczas jego księgowania kwota w tej samej wysokości przenoszona jest do kolumny Zakup towarów oraz Koszty B +R.
Uwaga
Podczas wprowadzania dokumentu zwykłego (nie dowodu wewnętrznego) na kontrahenta o statusie podmiot gospodarczy z datą zakupu późniejszą niż 31.12.2016 r., o kwocie powyżej 15 000 płatnej gotówką z nieodroczonym terminem płatności pojawia się ostrzeżenie: Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Zmień formę płatności. Dodatkowo podczas zapisywania takiego dokumentu pojawia się komunikat: Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Czy zapisać dokument? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zapisanie dokumentu. Wybór opcji NIE pozwala na edycję dokumentu.
W przypadku dokumentu w Rejestrze SprzedażyRodzaj – określa rodzaj sprzedaży:
Towary,
Usługi,
Środki transportu.
Uwzględniać w proporcji – można określić, przez wybór opcji Uwzględniaj, że dany zapis ma być sumowany zarówno w liczniku jak i mianowniku przy wyliczaniu proporcji, według której dokonuje się odliczenia podatku VAT naliczonego. Jeśli dany zapis ma być uwzględniony tylko w mianowniku proporcji, to należy wybrać opcję Tylko w mianowniku. Jeżeli natomiast zapis nie ma być w ogóle ujęty w proporcji, to należy wybrać opcję Nie uwzględniaj. Dla Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży z automatu zostanie ustawiony parametr na Nie uwzględniaj, gdyż Dowody Wewnętrzne nie powinny być ujmowane przy liczeniu proporcji.
Kolumna – pole jest widoczne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową. Określa kolumnę księgi, do której zostanie zaksięgowana dana kwota:
7. Sprzedaż: Sprzedaż towarów,
8. Pozostały: Pozostały przychód,
15. Zaszłości,
Nie księgować: w przypadku, gdy to pole jest zaznaczone dana wartość nie jest przenoszona do Książki przychodów i rozchodów.
W przypadku Ewidencji ryczałtowej opcje do wyboru w tym polu zmieniają się odpowiednio na określenia stawek podatku ryczałtowego:
Stawka 17,00%,
Stawka 15,00%,
Stawka 14,00%,
Stawka 12,50%,
Stawka 12,00%,
Stawka 10,00%,
Stawka 8,50%,
Stawka 5,50%,
Stawka 3,00%,
Stawka 2,00%,
Stawka 20,00%,
Nie księgować – w przypadku, gdy to pole jest zaznaczone dana wartość nie jest przenoszona do Ewidencji ryczałtowej.
Uwaga
Dzięki określaniu kolumny księgowej i sposobu odliczania VAT indywidualnie dla każdej pozycji w tabeli kwot, program pozwala na zaksięgowanie faktury do różnych kolumn Książki Przychodów i Rozchodów/ różnych stawek podatku ryczałtowego. Podobnie, w przypadku odliczeń VAT, na tej samej fakturze można wprowadzić równocześnie zakupy związane wyłącznie ze sprzedażą opodatkowaną, jak i związane ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną.
Uwaga
W przypadku Ewidencji ryczałtowej, podczas próby zapisania dokumentu z datą wcześniejszą niż 1 stycznia 2021 r. (pod uwagę brana jest data wskazana w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry w polu Księgowanie dokumentów z datą) z wybraną stawką 15,00% pojawia się komunikat uniemożliwiający zapisanie takiego dokumentu: Na dokumencie wskazano stawkę 15%, która obowiązuje od 01.01.2021 roku. Proszę wskazać prawidłową stawkę do księgowania.
Uwaga
W przypadku Ewidencji ryczałtowej, podczas próby zapisania dokumentu z datą późniejszą niż 31 grudnia 2020 r. (pod uwagę brana jest data wskazana w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry w polu Księgowanie dokumentów z datą) z wybraną stawką 20,00% pojawia się komunikat uniemożliwiający zapisanie takiego dokumentu: Na dokumencie wskazano stawkę 20%, która nie obowiązuje od 01.01.2021 roku. Proszę wskazać prawidłową stawkę do księgowania.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Uwaga
W przypadku Ewidencji ryczałtowej, podczas próby zapisania dokumentu z datą wcześniejszą niż 1 stycznia 2022 r. (pod uwagę brana jest data wskazana w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry w polu Księgowanie dokumentów z datą) z wybraną stawką 12% lub 14% pojawia się komunikat uniemożliwiający zapisanie takiego dokumentu: Na dokumencie wskazano stawkę 12%/ 14%, która obowiązuje od 01.01.2022 roku. Proszę wskazać prawidłową stawkę do księgowania.
Na formatce faktury istnieje możliwość ukrywania kolumn. Aby ukryć/odkryć wybraną kolumnę należy kliknąć prawym klawiszem myszy na pasek nazw kolumn, rozwinąć z menu kontekstowego Kolumny i zaznaczyć/odznaczyć odpowiednie kolumny.
W przypadku dokumentu w rejestrze VAT zakupu oraz korekty dokumentu w rejestrze VAT sprzedaży, jeżeli:
łączna kwota brutto dokumentu (również w przypadku wielu płatności czy pozycji dokumentu) jest większa niż 15 000 PLN w przypadku dokumentów w walucie obcej sprawdzana jest wartość po
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Uwaga
Numer rachunku jest sprawdzany dla kwoty wyższej niż 15 000. Istnieje możliwość weryfikowania dokumentów z niższą kwotą po po zaznaczaniu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry dla parametru Automatyczna weryfikacja numerów rachunków w Wykazie podatników VAT domyślnie odznaczonej opcji Niezależnie od kwoty dokumentu.
na dokumencie, na pierwszej zakładce jest wybrana forma płatności powiązana z rejestrem bankowym,
NIP płatnika (czyli kontrahenta wybranego w polu Domyślny płatnik na dokumencie) jest polskim numerem NIP
następuje automatyczna weryfikacja, czy wskazany numer rachunku bankowego znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów. W przypadku dokumentu w rejestrze VAT zakupu sprawdzany jest numer rachunku wybrany na formularzu dokumentu, a w przypadku korekty dokumentu w rejestrze VAT sprzedaży weryfikowany jest numer rachunku wskazany jako domyślny na karcie płatnika wybranego na dokumencie. Podczas weryfikacji numeru rachunku bankowego na dokumencie przeniesionym do rejestru VAT zakupu z modułu Handel sprawdzany jest numer rachunku wybrany na fakturze zakupu w module Handel.
Po dokonaniu weryfikacji na dokumencie jest wyświetlana informacja o tym, czy numer rachunku widnieje w Wykazie podatników VAT. Po zmianie numeru rachunku na dokumencie w rejestrze VAT zakupu/ na dokumencie w ewidencji dodatkowej kosztów lub po zmianie płatnika na korekcie dokumentu w rejestrze VAT sprzedaży/ na korekcie dokumentu w ewidencji dodatkowej przychodów weryfikacja następuje ponownie i wyświetlany jest stosowny komunikat. Informacja o weryfikacji numeru rachunku bankowego jest wyświetlana tylko na dokumentach podlegających edycji.
Weryfikacja rachunków bankowych odbywa się na dzień bieżący. Każda weryfikacja numeru rachunku bankowego jest zapisywana na karcie kontrahenta. Jeśli w danym dniu numer rachunku był już zweryfikowany to dodając kolejny dokument spełniający warunki do weryfikacji na ten sam numer rachunku, status rachunku pobierany jest z karty kontrahenta.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Użytkownik ma możliwość wyłączenia weryfikacji numeru rachunku bankowego na formularzu dokumentu w rejestrze VAT. Numer rachunku bankowego nie będzie sprawdzany po odznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry dla parametru Automatyczna weryfikacja numerów rachunków w Wykazie podatników VAT domyślnie zaznaczonej opcji Z formularza dokumentu w rejestrze VAT i ewidencji dodatkowej.
Dodanie nowego zapisu – zakładka KSeF/JPK
Na zakładce [KSeF/JPK] wyodrębnione są następujące sekcje:
KSeF – sekcja zawiera pola:
Numer KSeF – numer dokumentu, pod jakim jest identyfikowany w KSeF.
Data przyjęcia – data przesłania faktury do KSeF określona jako data wystawienia numer dokumentu, pod jakim jest identyfikowany w KSeF.
Na dokumencie pobranym z KSeF wyżej wymienione pola uzupełniane są automatycznie i nie podlegają edycji.
Jeżeli na fakturze w module Handel uzupełnione są pola Numer KSeF oraz Data przyjęcia (automatycznie lub ręcznie) to po przeniesieniu faktury do rejestru VAT pola te nie podlegają edycji na dokumencie w rejestrze VAT.
Uwaga
Jeżeli Numer KSeF został uzupełniony ręcznie bezpośrednio na dokumencie w rejestrze VAT lub został uzupełniony ręcznie na fakturze w module Handel, która następnie została przeniesiona do rejestru VAT, to taki dokument w rejestrze VAT nie ma podglądu graficznego dokumentu pobranego z KSeF.
Kody JPK_V7 – zawiera informację o kodach towarowych, procedurach oraz znaczniku technicznym ZakupVAT_Marza typach dokumentów, które opisują dokument wysyłany w pliku JPK_V7. Mogą one zostać dodane ręcznie bezpośrednio na formularzu dokumentu w rejestrze VAT, przeniesione z karty kontrahenta, przeniesione z modułu Handel, dodane automatycznie na podstawie danych z karty kontrahenta, danych z modułu Handel lub parametrów zaznaczonych bezpośrednio na formularzu dokumentu w rejestrze VAT.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Lista kodów jest odpowiednio zawężana w zależności od daty rozliczenia w VAT (a w przypadku metody kasowej w zależności od daty bieżącej).
Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7 – z poziomu której istnieje możliwość dodania atrybutów na formularzu których zaznaczono parametr Widoczny JPK_VAT. Atrybuty dodane w tej sekcji pozwalają na wykazanie kwot w odpowiednich polach w plikach JPK_VAT i JPK_V7.
JPK_FA – z poziomu której istnieje możliwość dodania atrybutów na formularzu których dla parametru Widoczny JPK_FA wybrano opcję: VAT.
Dodanie nowego zapisu – zakładka KSeF/JPKSekcja Kody JPK_V7
Na dokumentach w rejestrze VAT zakupu istnieje możliwość dodania procedur i typu dokumentu dotyczących zakupu oraz znacznika technicznego ZakupVAT_Marza. Na dokumentach w rejestrze VAT sprzedaży istnieje możliwość dodania procedur i typu dokumentu dotyczących sprzedaży oraz dowolnych kodów towarowych.
Na dokumencie można dodać tylko jeden kod towarowy/ procedurę/ typ dokumentu danego rodzaju. Przykładowo, nie ma możliwości dodania dwóch pozycji o kodzie GTU_02 na jednym dokumencie.
Na dokumencie można dodać tylko jeden kod dotyczący typu dokumentu. Podczas próby dodania na dokumencie w rejestrze VAT zakupu/ sprzedaży więcej niż jednego kodu dotyczącego typu dokumentu pojawia się komunikat: Zaznaczono zbyt wiele kodów dla typów dokumentów. Wybierz jeden kod opisujący typ dokumentu. Jeżeli na dokumencie w wersji programu wcześniejszej niż 2021.0.1 dodano jeden lub więcej typów dokumentu to po dodaniu kolejnego typu dokumentu wcześniejsze typy są usuwane i pozostaje tylko jeden typ dokumentu. Jeżeli w wyniku modyfikacji dokumentu dodany zostanie automatycznie typ dokumentu to dodane wcześniej typy dokumentu są również usuwane. Jeżeli podczas wykonywania operacji seryjnej Dodaj kody JPK_V7 wskazano kod dotyczący typu dokumentu to wybrany wcześniej na dokumencie typ dokumentu jest usuwany i pozostaje tylko jeden typ dokumentu.
Uwaga
Jeżeli w bazie istnieją już dokumenty zawierające jednocześnie więcej niż jeden kod dotyczący typu dokumentu, podczas przeliczania pliku JPK_V7 pojawia się komunikat uniemożliwiający utworzenie pliku: Plik JPK_V7 nie może być naliczony. Istnieją transakcje zawierające więcej niż jeden typ dokumentu na zakładce Kody JPK_V7. Po zatwierdzeniu komunikatu pojawia się Lista dokumentów z więcej niż jednym typem dokumentu JPK_V7. Użytkownik powinien na każdym z tych dokumentów pozostawić tylko jeden kod dotyczący typu dokumentu.
Na formularz dokumentu w rejestrze VAT na zakładkę [JPK] do sekcji Kody JPK_V7 automatycznie przenoszone są kody JPK_V7 uzupełnione na formularzu kategorii wybranej w nagłówku dokumentu oraz w pozycjach dokumentu (w kolumnie Kategoria oraz Kategoria 2). Jeżeli na dokumencie dodano wcześniej dany kod JPK_V7 to nie jest on dublowany.
Jeżeli na formularzu kontrahenta uzupełniono kody JPK_V7 oraz wskazano domyślną kategorię sprzedaży/ zakupu z uzupełnionymi kodami JPK_V7 to po wyborze takiego kontrahenta na dokumencie w rejestrze VAT przenoszone są kody JPK_V7 z karty kontrahenta i formularza kategorii (kody nie są dublowane). Na dokumenty w rejestrze VAT zakupu przenoszone są procedury i typ dokumentu dotyczące zakupu oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza. Na dokumenty w rejestrze VAT sprzedaży przenoszone są procedury i typ dokumentu dotyczące sprzedaży oraz kody towarowe.
Procedura MPP jest dostępna na dokumentach z datą rozliczenia w VAT do czerwca 2021 r. Jeżeli na dokumencie zmieniono datę rozliczenia w VAT na wcześniejszą niż lipiec 2021 r. to kod MPP jest dodawany na dokument po jego zapisaniu jeżeli na dokumencie zaznaczony jest parametr MPP – Podzielona płatność i kwota dokumentu przekracza 15 tys. zł brutto.
W przypadku metody kasowej kod MPP nie jest dostępny dla daty bieżącej od lipca 2021 r.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Procedura SW jest możliwa do wyboru na dokumentach z datą rozliczenia w VAT do czerwca 2021 r. W przypadku metody kasowej pod uwagę brana jest data bieżąca w programie.
Procedura EE jest możliwa do wyboru na dokumentach z datą rozliczenia w VAT do grudnia 2021 r. W przypadku metody kasowej pod uwagę brana jest data bieżąca w programie.
Procedury WSTO_EE oraz IED są możliwe do wyboru na dokumentach z datą rozliczenia w VAT od stycznia 2022 r. Jeżeli na dokumencie zmieniono datę rozliczenia w VAT na wcześniejszą niż styczeń 2022 r. to kody te nie są usuwane z dokumentu, natomiast kod WSTO_EE zostanie przeniesiony do pliku jako kod EE, z kolei kod IED nie zostanie przeniesiony do pliku JPK_V7. W przypadku metody kasowej pod uwagę brana jest data bieżąca w programie.
Zmiana kontrahenta na dokumencie powoduje usunięcie kodów towarowych/ procedur przypisanych do kontrahenta wybranego pierwotnie na dokumencie (łącznie z kodami uzupełnionymi na formularzu domyślnej kategorii kontrahenta) i przeniesienie kodów towarowych/ procedur z karty nowo wybranego kontrahenta (łącznie z kodami uzupełnionymi na formularzu domyślnej kategorii kontrahenta) za wyjątkiem procedury MPP, która nie jest przenoszona na dokument o łącznej kwocie brutto nie przekraczającej 15 tys. (dotyczy daty rozliczenia w VAT przed lipcem 2021 r.). Pozycje dodane ręcznie w sekcji Kody JPK_V7 nie są usuwane przy zmianie kontrahenta.
Zmiana kategorii na dokumencie (zarówno z poziomu formularza, jak i za pomocą operacji seryjnej Zmień kategorię) powoduje usunięcie kodów JPK_V7 przypisanych do kategorii wybranej pierwotnie na dokumencie i przeniesienie kodów JPK_V7 z formularza nowo wybranej kategorii, za wyjątkiem procedury MPP, która nie jest przenoszona na dokument o łącznej kwocie brutto nie przekraczającej 15 tys. (dotyczy daty rozliczenia w VAT przed lipcem 2021 r.). Kody JPK_V7 dodane ręcznie, przeniesione z karty kontrahenta oraz dodane automatycznie w sekcji Kody JPK_V7 nie są usuwane przy zmianie kategorii. Wyjątkiem jest również kod dotyczący typu dokumentu – jeżeli na kategorii uzupełniono taki kod to po jej wskazaniu wybrany wcześniej na dokumencie typ dokumentu jest usuwany i pozostaje tylko typ dokumentu uzupełniony na kategorii.
Usunięcie z dokumentu pozycji w której wskazano kategorię z uzupełnionymi kodami JPK_V7 powoduje usunięcie tych kodów JPK_V7 z formularza dokumentu za wyjątkiem przypadku, w którym ta kategoria jest wskazana w nagłówku dokumentu lub w innej pozycji dokumentu lub kod jest wybrany na innej kategorii, która pozostaje na dokumencie.
W przypadku dokumentu przetworzonego za pomocą usługi Comarch OCR, jeżeli rozpoznany kontrahent ma uzupełnioną kategorię domyślną to na dokument przenoszone są kody JPK_V7 z karty kontrahenta oraz z formularza kategorii (za wyjątkiem kodów towarowych GTU w przypadku rejestru VAT zakupu).
Uwaga
W przypadku wyboru na dokumencie z rodzajem transakcji Procedura OSS kontrahenta i/lub kategorii z uzupełnionymi kodami JPK_V7 nie są one przenoszone na dokument. Po zmianie na dokumencie rodzaju transakcji na inny niż Procedura OSS kody JPK_V7 nie są automatycznie dodawane na dokument. Aby zostały przeniesione, należy dokonać modyfikacji dokumentu (np. dodać nową pozycję z taką kategorią).
Dodanie/ usunięcie pozycji w sekcji Kody JPK_V7 na zaksięgowanym dokumencie jest możliwe jeżeli na karcie operatora zaznaczono parametr Zmiana atrybutów/kodów JPK na zatw. dok. W przypadku dokumentów wyeksportowanych dodanie/ usunięcie pozycji jest możliwe jeżeli na karcie operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.
Uwaga
Po konwersji bazy danych do wersji 2020.4.1 na wszystkich dokumentach wprowadzonych do rejestru VAT we wcześniejszych wersjach programu sekcja Kody JPK_VAT na zakładce [JPK] jest pusta. W przypadku dokumentów wystawionych po 31 marca 2020 r. użytkownik powinien uzupełnić odpowiednie kody JPK_V7. Można do tego wykorzystać operację seryjną Dodaj kod JPK_V7, opisaną w dalszej części tego artykułu.
Przenoszenie dokumentów z modułu Handel
Podczas przenoszenia faktur sprzedażowych i zakupowych z modułu Handel wszystkie zapisane na nich kody towarowe, procedury i typ dokumentów przenoszone są na formularz dokumentu w rejestrze VAT, gdzie podlegają edycji. Nie są natomiast dodawane kody JPK_V7 uzupełnione na formularzu kategorii wybranej na Fakturze. Zmiana kategorii na przeniesionym dokumencie powoduje dopisanie kodów JPK_V7 z formularza nowo wybranej kategorii.
Podczas tworzenia dowodów wewnętrznych do Faktur Zakupu przeniesionych z modułu Handel, na dowody wewnętrzne przenoszone są kody JPK_V7 uzupełnione na dokumencie pierwotnym. Nie są natomiast dodawane kody JPK_V7 uzupełnione na formularzu kategorii wybranej na dokumencie.
Podczas przenoszenia paragonów (zbiorczo lub pojedynczo) na formularz dokumentu w rejestrze VAT sprzedaży przenoszone są procedury i typy dokumentów uzupełnione na paragonie w module Handel. Nie są natomiast przenoszone kody towarowe. Podczas zbiorczego przenoszenia paragonów na dokument w rejestrze VAT przenoszone są wszystkie procedury i typy dokumentów wybrane na zaznaczonych paragonach.
Uwaga
Paragony wystawione przez podatników zwolnionych z obowiązku posiadania kas fiskalnych powinny być wykazywane w pliku JPK_V7 z kodem WEW (zamiast RO jak w przypadku paragonów fiskalnych). Jeżeli paragony przenoszone są z modułu Handel do rejestrów VAT, należy zmienić na nich domyślnie dodawany kod RO na WEW. Można posłużyć się operacjami seryjnymi dostępnymi w rejestrach VAT (Dodaj kody JPK_V7). Po wybraniu kodu WEW, kod RO zostanie usunięty z dokumentów. Jeżeli paragony były przenoszone pojedynczo do rejestrów VAT, po zmianie kodu wykazywane są w pliku JPK_V7 jako jeden zapis zbiorczy z kodem WEW dla kontrahenta o nazwie Raport okresowy sprzedaży detalicznej oraz numerze dokumentu: Detal – dokument zbiorczy sprzedaży.
Przenoszenie zafiskalizowanych Faktur Sprzedaży
W momencie przenoszenia do rejestru VAT zafiskalizowanej Faktury Sprzedaży z datą sprzedaży od 1 października 2020 r., przenoszona jest Faktura z typem dokumentu FP oraz automatycznie tworzony jest dodatkowy dokument techniczny z typem dokumentu RO. Dokument dodawany jest z tym samym kontrahentem, numerem dokumentu, w tej samem kwocie co Faktura Sprzedaży, oraz z opisem Zapis techniczny do rozliczenia JPK_V7. Na dokumencie technicznym nie jest zaznaczany parametr Wewnętrzny. Dokument taki, pomimo że nie jest dowodem wewnętrznym to nie generuje płatności. Podczas edycji wygląda jak dowód wewnętrzny.
Dokumenty techniczne z typem dokumentu RO są uwzględniane przy liczeniu części deklaracyjnej pliku JPK_V7, w związku z czym są wyświetlane na zakładce [Do VAT/JPK_V7].
Dokumenty techniczne utworzone do zafiskalizowanych Faktur Sprzedaży nie podlegają księgowaniu. Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową to na dokumencie technicznym jako kolumna do księgowania ustawiana jest opcja Nie księgować. Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową to podczas próby księgowania dokumentu technicznego pojawia się komunikat: Nie można rozpocząć księgowania dokumentu [numer dokumentu] z dnia [data dokumentu]. Zapis jest dokumentem technicznym służącym prawidłowemu rozliczeniu JPK_V7.
Po usunięciu z rejestru VAT zafiskalizowanej Faktury Sprzedaży automatycznie usuwany jest powstały do niej dokument techniczny. Podczas próby usunięcia tylko dokumentu technicznego pojawia się komunikat: Dokument techniczny został utworzony w celu prawidłowego rozliczenia JPK_V7 i jest powiązany z Fakturą sprzedaży [Numer dokumentu]. Czy na pewno chcesz usunąć zaznaczoną pozycje? Zaakceptowanie komunikatu powoduje usunięciu dokumentu technicznego. Wybór opcji Nie skutkuje pozostawieniem dokumentu technicznego.
Podczas eksportu za pomocą pracy rozproszonej dokumentów z poziomu rejestrów VAT, przenoszone są również dokumenty techniczne utworzone do zafiskalizowanych Faktur Sprzedaży. Podczas importu za pomocą pracy rozproszonej dokumentów z poziomu modułu Handel, do zafiskalizowanych Faktur Sprzedaży w rejestrze VAT sprzedaży tworzone są automatycznie zapisy techniczne.
Dokumenty techniczne utworzone po przeniesieniu do rejestru VAT zafiskalizowanych Faktur Sprzedaży wraz z Paragonami przeniesionymi do rejestru VAT pojedynczo oraz dokumentami dodanymi do rejestru VAT sprzedaży z kodem RO, przenoszone są do pliku JPK_V7 jako jeden zbiorczy zapis na koniec miesiąca.
Uwaga
Użytkownicy ewidencjonujący zafiskalizowane Faktury Sprzedaży z pominięciem modułu Handel powinni od 1 października 2020 r. do rejestru VAT sprzedaży wprowadzać dwa dokumenty, odpowiednio z typem dokumentu FP oraz RO, jeśli nie jest on uwzględniany w ręcznym raporcie fiskalnym.
Na dokumencie z typem dokumentu RO i rodzajem transakcji innym niż Krajowa nie należy zaznaczać parametru Wewnętrzny, a na zwykłej fakturze należy ustawić status płatności Nie podlega.
Uwaga
Jeżeli na dokumencie z kodem RO dodatkowo wybrane są kody JPK określające procedury dla sprzedaży, są one przenoszone do części ewidencyjnej pliku JPK_V7. Kody towarowe (GTU) wybrane na dokumencie z kodem RO nie są przenoszone do pliku.
Automatyczne dodawanie kodów JPK_V7
Po zaznaczeniu na dokumencie parametru Wewnętrzny automatycznie dodawany jest typ dokumentu WEW.
Na formularzu zapisu korekcyjnego, wygenerowanego do zawiadomienia VAT-ZD w rejestrze VAT zakupu/sprzedaży, typ dokumentu WEW nie jest automatycznie dodawany. Nie są również przenoszone kody JPK_V7 uzupełnione na dokumencie pierwotnym.
Po zaznaczeniu na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży parametru Sprzedaż detaliczna lub po wyborze w nagłówku dokumentu kategorii na formularzu której zaznaczono parametr Detal automatycznie dodawany jest typ dokumentu o kodzie RO. Usunięcie kodu RO nie powoduje odznaczenia parametru Sprzedaż detaliczna.
Po wyborze na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży kontrahenta na kartotece którego zaznaczono parametr Kontrahent powiązany automatycznie dodawana jest procedura o kodzie TP.
Po wyborze na dokumencie w rejestrze VAT zakupu podmiotu na kartotece którego dla parametru Metoda kasowa zaznaczona opcję Zakup lub o zaznaczeniu na dokumencie parametru Metoda kasowa automatycznie dodawany jest typ dokumentu o kodzie MK. Usunięcie kodu MK nie powoduje odznaczenia parametru Metoda kasowa.
Po wyborze na dokumencie w rejestrze VAT zakupu podmiotu na kartotece którego zaznaczono parametr Rolnik lub po zaznaczeniu na dokumencie parametru Rolnik automatycznie dodawany jest typ dokumentu o kodzie VAT_RR.
Jeżeli na kartotece kontrahenta dodano kod TT_WNT to podczas generowania dowodów wewnętrznych kod ten przenoszony jest na dowód wewnętrzny sprzedaży
Po wyborze na dokumencie w rejestrze VAT zakupu rodzaju transakcji Import automatycznie dodawana jest procedura o kodzie IMP. Usunięcie kodu IMP nie powoduje zmiany rodzaju transakcji.
Uwaga
Podczas próby zapisania dokumentu w rejestrze VAT zakupu z rodzajem transakcji Import oraz rodzajem Usługi (bez pozycji z rodzajem Towary) pojawia się komunikat: Zapisujesz dokument z kodem IMP. Kod ten powinien być stosowany do importu towarów. Na dokumencie nie ma pozycji z rodzajem towar. Czy chcesz aby program usunął kod IMP? Zaakceptowanie komunikatu powoduje usunięcie z dokumentu kodu IMP. Wybór opcji Nie skutkuje pozostawieniem kodu IMP na dokumencie. Zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że komunikat nie pojawi się ponownie dla danego operatora.
Po zaznaczeniu na dokumencie z datą rozliczenia w VAT wcześniejszą niż lipiec 2021 r. o łącznej kwocie brutto powyżej 15 tys. zł parametru MPP – podzielona płatność automatycznie dodawana jest procedura o kodzie MPP. Usunięcie kodu MPP nie powoduje odznaczenia parametru MPP – po dzielona płatność. Po odznaczeniu na dokumencie parametru MPP – podzielona płatność procedura o kodzie MPP nie zostanie usunięta jeżeli na dokumencie dodano kody towarowe: GTU_05, GTU_06 lub GTU_08. Podczas próby dodania na dokumencie o łącznej kwocie brutto nie przekraczającej 15 tys. zł procedury o kodzie MPP pojawia się komunikat: Wybierasz kod transakcji objętej obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności MPP a dokument nie spełnia warunków takiej weryfikacji. Czy jesteś pewien, że chcesz dodać taki kod?
Podczas generowania z poziomu rejestru VAT zakupu dowodów wewnętrznych, w przypadku kontrahentów powiązanych na dowodach wewnętrznych sprzedaży dodawany jest typ dokumentu TP.
Uwaga
Procedury o kodach SW, EE, TT_WNT, TT_D, I_42, I_63, B_SPV, B_SPV_DOSTAWA, B_MPV_PROWIZJA, WSTO_EE i IED oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza nie są automatycznie dodawane na dokumencie. Mogą zostać one przeniesione na dokument w rejestrze VAT z karty kontrahenta, z formularza kategorii, z modułu Handel lub dodane ręcznie przez użytkownika.
Uwaga
Dokument posiadający kod ZakupVAT_Marza zostanie uwzględniony w części ewidencyjnej pliku JPK_V7 zgodnie z okresem rozliczenia w VAT wraz z informacjami: numer dokumentu, dane kontrahenta i jego numer NIP oraz kwota brutto prezentowana w tagu ZakupVAT_Marza.
Dotyczy wersji: 2021.1.1
Sekcja Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7
W celu wykazywania:
w pliku JPK_VAT kwot w polach odpowiadającym poz.36-39 oraz poz. 47-50 na deklaracji VAT-7,
w pliku JPK_V7 kwot w polach 33-36 oraz 44-47 części deklaracyjnej pliku należy dodać do rejestru VAT dokument techniczny z odpowiednim atrybutem w sekcji Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7
W przypadku pliku JPK_VAT, atrybut należy dodać jeżeli na formularzu deklaracji VAT-7 pojawiły się wartości w polu 36-39, 47-50 (kwoty w tych pozycjach mogą być wyliczane na podstawie dokumentów z poprzednich okresów bądź uzupełniane ręcznie).
Uwaga
W przypadku kiedy w programie utworzony został załącznik VAT-ZD o typie zakup i wygenerowany/e z niego zapis/y korekcyjny/e, atrybutów VAT ZD ZAKUP NIEZAPŁ oraz VAT-ZD ZAKUP ZAPŁAC. nie należy dodawać na dokumentach w rejestrze VAT ponieważ spowoduje to duplikację kwot w pliku JPK_VAT. Zapisy korekcyjne z VAT-ZD o typie zakup są wykazywane w pliku JPK_VAT jako korekta zgodnie z Art. 89b, odpowiednio ust. 1 lub 4.
Podobnie w przypadku atrybutu WEWN.NABYCIE ŚR.TRAN – jeżeli na przeliczanej w programie Comarch ERP Optima deklaracji VAT-7 pole Podatek od wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu jest uzupełniane automatycznie przez program na podstawie wprowadzonych dokumentów, atrybutu nie należy stosować.
Wspomniane atrybuty należy wykorzystywać tylko pod warunkiem, że odpowiadające im pola na deklaracji VAT-7 Użytkownik uzupełnia ręcznie.
Dokument techniczny nie musi posiadać żadnej pozycji, natomiast należy wybrać na nim odpowiedni wskazany powyżej atrybut (jeden bądź więcej) uzupełniając jego wartość kwotą z odpowiadających im pól na deklaracji. W celu spełnienia wymagań wzorca dokumentu elektronicznego, należy uzupełnić numer dokumentu (np.: Dokument techniczny do deklaracji VAT-7 pod plik JPK_VAT). Zalecamy kontakt z Urzędem Skarbowym celem uzgodnienia jakie dane powinny się na tego typu dokumentach znaleźć.
W przypadku korzystania z atrybutów VAT-ZD ZAKUP NIEZAPŁ lub VAT-ZD ZAKUP ZAPŁAC należy na wprowadzonych dokumentach nie dodawać pozycji, natomiast uzupełnić numer dokumentu oraz wskazać kontrahenta jaki występował fakturze która ma zostać skorygowana.
W przypadku pliku JPK_V7, po wprowadzeniu dokumentów technicznych z odpowiednimi atrybutami, w części deklaracyjnej zostaną automatycznie uzupełnione odpowiadające im pola, za wyjątkiem pól 44 i 45, dla których należy dodać dokument techniczny (w celu wykazania w części ewidencyjnej pliku), a dodatkowo na części deklaracyjnej uzupełnić wartość. Wynika to z tego, że te pola są wyliczane automatycznie w pliku JPK_V7 za styczeń bądź pierwszy kwartał jako korekta roczna, w przypadku stosowania szacunkowego współczynnika struktury sprzedaży, i może zaistnieć potrzeba ich ręcznej zmiany.
Aby wykazać w polach P_31 oraz P_32 nabycie energii i gazu objętych odwrotnym obciążeniem VAT należy dodać w rejestrze sprzedaży dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie SPRZ_ENERGIA_GAZ_OO i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Po wybraniu tego atrybutu na dokumencie w rejestrze sprzedaży VAT, dokument taki jest wykazywany w części deklaracyjnej pliku w polach P_31 oraz P_32 oraz w części ewidencyjnej w polach K_31 oraz K_32.
Aby wartość w polu P_33 (Podatek należny od towarów objętych spisem z natury) została uwzględniona na deklaracji i w części ewidencyjnej pliku należy dodać w rejestrze sprzedaży dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie PODATEK OD SPISU i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT.
Aby wartość w polu P_34 (Zwrot odliczonej lub zwróconej kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących) została uwzględniona na deklaracji i w części ewidencyjnej pliku należy dodać w rejestrze sprzedaży dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie ZWROT ZA KASĘ FISKAL i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT.
Wartość w polu P_35 (Podatek od wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu) jest częścią pola P_24 (Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów – kwota VAT dokumentów z wybranym rodzajem Środki transportu). Jeśli wartość w polu P_35 nie wynika z pola P_24, wówczas należy dodać w rejestrze sprzedaży dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie WEWN.NABYCIE ŚR.TRAN i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT.
Aby wartość w polu P_36 (Podatek od wewn. nabycia towarów art. 103 ust. 5aa) została uwzględniona na deklaracji i w części ewidencyjnej pliku należy dodać w rejestrze sprzedaży dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie WEWN.NAB.PALIW SILN. i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT.
Aby wartość w polu P_44 (Korekta podatku naliczonego od nabycia środków trwałych) została uwzględniona w części ewidencyjnej pliku należy dodać w rejestrze zakupu dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie KOREKTA ŚR. TRWAŁYCH i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT.
Aby wartość w polu P_45 (Korekta podatku naliczonego od pozostałych nabyć) została uwzględniona w części ewidencyjnej pliku należy dodać w rejestrze zakupu dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie KOREKTA POZ. NABYĆ i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT.
Wartość w polu P_46 (Korekta podatku naliczonego, o której mowa w art. 89b ust. 1 ustawy) wynika z zapisów korekcyjnych do VAT-ZD. Jeśli nie ma takich zapisów, wówczas należy dodać w rejestrze zakupu dokument bez pozycji z danymi korygowanego dokumentu: np. numerem faktury oraz danymi kontrahenta, z atrybutem JPK_V7 o nazwie VAT-ZD ZAKUP NIEZAPŁ i odpowiednią wartością na minus oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT.
Wartość w polu P_47 (Korekta podatku naliczonego, o której mowa w art. 89b ust. 4 ustawy) wynika z zapisów korekcyjnych do VAT-ZD. Jeśli nie ,ma takich zapisów, wówczas należy dodać w rejestrze zakupu dokument bez pozycji z danymi korygowanego dokumentu: np. numerem faktury oraz danymi kontrahenta, z atrybutem JPK_V7 o nazwie VAT-ZD ZAKUP ZAPŁAC. i odpowiednią wartością na plus oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT.
Chcąc oznaczyć dokument w rejestrze sprzedaży VAT jako korektę o której mowa w art. 89a ust. 1 Ustawy (zmniejszenie podstawy opodatkowania, korekta pierwotna), należy dodać atrybut KOREKTA_ART.89A, wybierając wartość Tak oraz atrybut TERMIN_PLATNOSCI i uzupełnić na nim oczekiwaną datę.
Chcąc oznaczyć dokument w rejestrze sprzedaży VAT jako korektę o której mowa w art. 89a ust. 4 Ustawy (zwiększenie podstawy opodatkowania, korekta powrotna), należy dodać atrybut KOREKTA_ART.89A, wybierając wartość Tak oraz atrybut DATA_ZAPLATY i uzupełnić na nim oczekiwaną datę.
Oznaczenie w ten sposób dokumentów spowoduje odpowiednie ich wykazanie w części ewidencyjnej pliku JPK_V7. Jeżeli chodzi o pola P_68 oraz P_69 znajdujące się na części deklaracyjnej pliku, powinny one zostać uzupełnione przez użytkownika samodzielnie.
Sekcja JPK_FA
Jeżeli na formularzu atrybutu dotyczącego JPK_FA dla parametru Widoczny JPK_FA wybrano opcję: VAT oraz zaznaczono przenosić na transakcje to pojawia się on na nowo dodawanym dokumencie w Rejestrze VAT sprzedaży w sekcji JPK_FA. Jeżeli na formularzu atrybutu dotyczącego JPK_VAT zaznaczono parametr przenosić na transakcje to pojawia się on na nowo dodawanym dokumencie w Rejestrze VAT zakupu/sprzedaży w sekcji JPK_VAT. Przy kopiowaniu dokumentu z atrybutami na kopiowany dokument przenoszone są atrybuty 1:1, łącznie z datami dla atrybutów o typie Data. Na kopiowanym dokumencie nie dodają się ponownie atrybuty mające zaznaczony parametr przenosić na transakcję.
Uwaga
Jeżeli w module Handel na fakturze dodano atrybuty dotyczące JPK_FA, na formularzu których zaznaczono parametr kopiować przy przenoszeniu do rejestru VAT to po przeniesieniu dokumentu do Rejestru VAT atrybuty są widoczne w sekcji JPK_FA.
Dodanie nowego zapisu – zakładka Kontrahent
Zakładka [Kontrahent] zawiera pełne informacje o danych podmiotu. Podmiotem może być: Kontrahent, Bank, Pracownik, Wspólnik, Urząd. Menu podmiotów otwieramy przyciskiem .
Przy wprowadzaniu zapisu do rejestru VAT, dane na zakładce kontrahent muszą być uzupełnione w dwóch przypadkach:
Wprowadzanie dokumentu z tzw. Kontrahentem (podmiotem) jednorazowym, którego nie ma potrzeby umieszczać w bazie podmiotów. W takim przypadku wszystkie dane podmiotu wpisujemy bezpośrednio na zakładce [Kontrahent].
Faktura od podmiotu, którego dane są już wprowadzone na liście podmiotów, a pewne dane np. adres musi zostać jednorazowo, na wprowadzanym zapisie, zmodyfikowany. Przy dodawaniu zapisu dla podmiotu już istniejącego w pierwszej kolejności musimy go wybrać z listy podmiotów (analogicznie jak przy wyborze na zakładce [Ogólne]). W przypadku rejestru VAT sprzedaży należy bardzo uważnie wypełnić pola związane z charakterystyką Kontrahenta, potrzebne do poprawnego wypełnienia deklaracji VAT-7. Rodzaj transakcji: Krajowa, Dostawa wewnątrzunijna, Dostawa wewnątrzunijna trójstronna, Eksport, Eksport – zwrot VAT, Krajowa – Podatnikiem jest nabywca, Dostawa poza terytorium kraju, Poza terytorium kraju (stawka NP), Wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca, Pozaunijny – podatnikiem jest nabywca, Procedura OSS.
Uwaga
Zmiana rodzaju transakcji, statusu podatnika, kodu kraju oraz numeru NIP możliwa jest również na zaksięgowanym dokumencie, na dokumencie, na którym uzupełniono predekretację (w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową), na dokumencie, do którego wygenerowano dowody wewnętrzne oraz na dokumencie wyeksportowanym jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.
Dotyczy wersji: 2020.4.1
W polu z prefiksem kraju dostępna jest lista kodów krajów wg ISO 3166 uzupełniona o kody 6 krajów:
SX – Wyspa Sint Maarten(część holenderska),
BQ – Bonaire, Sint Eustatius i Saba,
SS – Sudan Południowy,
CW – Curacao,
GR – Grecja.
XI– Irlandia Północna.
Dostępny jest mechanizm podpowiadania prefiksów najczęściej wybieranych przez operatora. Oznacza to, że na wyświetlanej liście prefiksów w pierwszej kolejności proponowane są kraje najczęściej wybierane przez operatora w danej bazie. Dodatkowo pięć najczęściej wybieranych krajów wyświetlane jest pogrubioną czcionką. Ustawienia są zapamiętywane dla każdego operatora i każdej bazy firmowej.
W przypadku transakcji wewnątrzunijnych (lub wewnątrzunijnych trójstronnych lub wewnątrzunijnych – podatnikiem jest nabywca) dla pozycji z rodzajem usługi data obowiązku podatkowego ustawiana jest według daty sprzedaży, a dla pozycji z rodzajem towary według daty wystawienia. W przypadku wewnątrzwspólnotowego importu usług data powstania obowiązku podatkowego ustawiana jest według data zakupu. Podczas wprowadzania/ modyfikacji faktury w rejestrze VAT z usługą i towarem, przy próbie zapisania dokumentu pojawia się komunikat: Dla faktur wewnątrzunijnych mogą być różne daty obowiązku podatkowego i notowania kursów dla towaru i usługi. Taką fakturę należy wprowadzić jako dwa osobne dokumenty. Czy jesteś pewien, że mimo to chcesz zapisać tak wprowadzoną fakturę? Tak lub Nie. Tak- zapisuje fakturę tak jak jest, Nie – wraca na fakturę i pozwala ją zmodyfikować.
Jeśli parametr Rozliczać w VAT-UE jest zaznaczony, to faktury wykazywane są na deklaracji VAT-UE zgodnie z miesiącem rozliczenia dokumentów na deklaracji VAT-7. Parametr jest dostępny i domyślnie zaznaczony dla transakcji wewnątrzwspólnotowych i wewnątrzwspólnotowych trójstronnych. Jeśli ponadto zostanie zaznaczony parametr Wewnętrzny, to parametr Rozliczać w VAT-UE jest dostępny, ale niezaznaczony. Na transakcjach kwalifikowanych na VAT-UE podczas dodawania dokumentu nie ma konieczności uzupełnienia prefiksu kraju. Transakcja uwzględniana na VAT-UE powinna mieć uzupełniony prefiks kraju najpóźniej do dnia złożenia deklaracji VAT-UE, na której ta transakcja ma być ujęta.
Dotyczy wersji: 2021.1.1
Uwaga
Podczas próby zapisania dokumentu z datą wystawienia późniejszą niż 31 grudnia 2020 r. z prefiksem kraju GB i rodzajem transakcji Wewnątrzunijna lub Wewnątrzunijna trójstronna lub Wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca pojawia się komunikat: ’Od 1 stycznia 2021 r. zmieniły się zasady handlu z Wielką Brytanią. Czy chcesz pozostawić rodzaj transakcji jako wewnątrzunijny i zapisać dokument? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zapisanie dokumentu. Wybór opcji Nie skutkuje przeniesieniem na zakładkę [Kontrahent] z kursorem ustawionym w polu Rodzaj transakcji.
Na formularzu dokumentu widoczny będzie parametr Podatnik VAT czynny gdy podmiot wskazany na dokumencie będzie podmiotem gospodarczym i rodzaj transakcji to Krajowa lub Krajowa – podatnikiem jest nabywca. Dodatkowo na formularzu dokumentu sprzedaży dla rodzaju transakcji Krajowa – podatnikiem jest nabywca widoczny jest parametr Rozliczać w VAT-27.Dodanie nowego zapisu – zakładka Kontrahent
Faktury medialne – VAT wg daty wystawienia
Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym od 01.01.2014 roku faktury medialne są rozliczane na takich samych zasadach jak usługi budowlane, czy drukowanie czasopism i książek – data powstania obowiązku podatkowego to data wystawienia dokumentu. Jest to jeden z tych szczególnych momentów powstania obowiązku podatkowego, który został zachowany w znowelizowanej ustawie o VAT.
W celu obsłużenia tego szczególnego momentu powstania obowiązku podatkowego zastosowano parametr VAT wg daty wystawienia. Dla dokumentów wystawionych do 31.12.2013 parametr działa tak, że data deklaracji jest wg terminu płatności. Od roku 2014 data powstania obowiązku podatkowego dla kontrahentów z zaznaczonym tym parametrem ustawiana jest jako data wystawienia dokumentu. Zaznaczenie tego parametru dotyczy zarówno dokumentów zakupowych, jak również sprzedażowych.
Płatności
Na zakładce [Kontrahent] użytkownik ma możliwość podglądnięcia informacji związanych z płatnościami do dokumentu. Zawarte są one w Tabeli (lewy dolny róg) , w której każdy zapis o płatności składa się z pól:
Termin – termin, czyli data realizacji wpłaty
Formapłatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana
Waluta – waluta płatności
Kwota – wartość płatności
Kwotarozliczona – wpłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że otrzymaliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za fakturę
Płatnik – w przypadku, kiedy na dokumencie została wybrana forma płatności z podpiętym płatnikiem to w tabelce z płatnościami w polu Płatnik podpowiadany jest podmiot z formy płatności wybranej na dokumencie. Jeżeli użytkownik zmieni podmiot lub domyślnego płatnika na dokumencie to w tabelce z płatnościami na wszystkich płatnościach związanych z formą płatności, która nie ma swojego płatnika, zostanie ustawiony nowy płatnik.
Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami:
– dodanie nowej raty płatności – edycja pozycji – możliwość wprowadzania zmian
– usunięcie pozycji z listy płatności.
Uwaga
Przy dzieleniu płatności na raty program w bardziej skomplikowanych przypadkach nie jest w stanie automatycznie przeliczać kwot tak, aby suma rat zgadzała się z wartością faktury. Jeśli kwoty te są różne, przy próbie zatwierdzenia dokumentu pojawia się stosowny komunikat, wyświetlający wartość różnicy.
Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko na fakturach, które nie są zaksięgowane. Na fakturach zatwierdzonych nie ma możliwości wprowadzania tutaj zmian ani rozliczania faktur z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych – każda wpłata w nich zapisana będzie automatycznie widoczna na fakturze.
Program pozwala na automatyczne generowanie dokumentów kasowych do Faktur Sprzedaży i Zakupów wprowadzonych do rejestru. Data, z jaką zostanie wygenerowana płatność, zależy od następujących parametrów dostępnych w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów:
Data zapisu kasowego przy zapisie FS – określa, czy zapis kasowy, generowany przy Fakturze Sprzedaży, będzie opatrzony datą sprzedaży, datą wystawienia czy terminem płatności Faktury Sprzedaży.
Data zapisu kasowego przy zapisie PA – określa, czy zapis kasowy, generowany przy paragonie, będzie opatrzony datą sprzedaży, datą wystawienia czy terminem płatności paragonu.
Data zapisu kasowego przy zapisie FZ – określa, czy zapis kasowy generowany przy fakturze zakupu będzie opatrzony datą wystawienia, datą zakupu, datą wpływu czy terminem płatności z Faktury Zakupu.
W tym miejscu dostępny jest jeszcze parametr Data zdarzenia w Preliminarzu dla FZ, który określa, czy zapis wygenerowany w Preliminarzu podczas zapisu Faktury Zakupu w rejestrze VAT, będzie opatrzony datą wystawienia, datą zakupu czy datą wpływu.
Przykład
Jeśli wprowadzimy fakturę, która w całości ma zostać zapłacona określonego dnia i w określonej formie płatności, na zakładce Płatności automatycznie pojawi się jedna pozycja. Termin oraz forma płatności będą takie same, jak ustalone na zakładce Ogólne. Kwota będzie równa wartości brutto faktury. Kwota rozliczona w chwili wystawiania dokumentu będzie równa zero. Zmieni się dopiero w chwili, gdy wśród zapisów w rejestrach kasowych lub bankowych pojawi się potwierdzenie otrzymanej należności. Opisywany tutaj przypadek, gdy realizacja zapłaty będzie wykonana w całości określonego dnia, nie wymaga od użytkownika wprowadzania jakichkolwiek zmian w proponowanym przez program zapisie.
Do Rejestru Sprzedaży wprowadzamy zapis płatny w całości, w chwili wystawiania dokumentu gotówką, na kwotę brutto 800 zł. Na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności pojawi się zapis:
termin – data dzisiejsza,
forma płatności: gotówka,
kwota: 800 zł,
kwota rozliczona: 0 zł.Efekty zatwierdzenia zapisu płatnego gotówką przy wystawieniu to:
W chwili zatwierdzenia zapisu (bezpośrednio do rejestru) program automatycznie generuje wpłatę gotówki – 800 zł – do kasy.
na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się kwota, która wpłynęła do kasy – 800 zł,
na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności kwota rozliczona również będzie równa 800 zł (bo do kasy wpłynęła zapłata),
w rejestrze kasowym (skojarzonym z formą płatności gotówka – patrz konfiguracja form płatności) pojawi się zapis potwierdzający przyjęcie kwoty 800 zł przez kasjera,
w Preliminarzu pojawiło się rozliczone zdarzenie sygnalizujące dokonanie zapłaty za fakturę.
Przykład
Wprowadzam zapis do Rejestru Sprzedaży płatny w całości przelewem, w terminie 14 dni, na kwotę brutto 1300 zł. Na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności pojawi się zapis:
termin: data dzisiejsza + 14 dni,
forma płatności: przelew,
kwota: 1300 zł,
kwota rozliczona: 0 zł.
Efekty zatwierdzenia zapisu z odroczoną w całości płatnością to:
na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, w dalszym ciągu mamy 0 zł. Przelew za fakturę jeszcze nie wpłynął,
na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności kwota rozliczona również będzie równa 0 zł (bo nie otrzymaliśmy zapłaty),
w żadnym z rejestrów bankowych nie pojawił się zapis związany z naszą fakturą,
w Preliminarzu pojawiło się nierozliczone zdarzenie sygnalizujące, że za 14 dni spodziewamy się przelewu na kwotę 1300 zł.
Gdy za 14 dni na wyciągu bankowym otrzymamy potwierdzenie przelewu na nasze konto 1300 zł, taką wpłatę wprowadzimy do rejestru bankowego i rozliczymy z opisanym wyżej zdarzeniem w Preliminarzu. Efekty to:
zdarzenie w Preliminarzu otrzyma status Rozliczonego w całości,
na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono pojawi się kwota, która wpłynęła na nasze konto – 1300 zł,
na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności Kwota rozliczona również będzie równa 1300 zł (do banku wpłynęła zapłata).
Jeśli wprowadzana faktura ma zostać zapłacona w kilku ratach (np. część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – operator wystawiający dokument musi dokonać „rozbicia” płatności. Na liście płatności powinno pojawić się tyle pozycji, ile rat przewidzieliśmy na spłatę należności. Terminy, formy płatności oraz kwoty muszą odpowiadać poszczególnym ratom.
Jeśli wprowadzana faktura ma zostać zapłacona w kilku ratach (np. część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – operator wystawiający dokument musi dokonać „rozbicia” płatności. Na liście płatności powinno pojawić się tyle pozycji, ile rat przewidzieliśmy na spłatę należności. Terminy, formy płatności oraz kwoty muszą odpowiadać poszczególnym ratom
Przykład
Wprowadzamy fakturę sprzedaży na kwotę 2400 zł. Klient wpłaca w chwili wystawiania dokumentu 500 zł gotówką, pozostałe 1900 zł zapłaci przelewem w terminie 14 dni. W tym przypadku, płatność musimy rozbić na dwie części (dwie pozycje w Tabeli płatności):
Pierwsza pozycja dotyczyć będzie zapłaty gotówką:
termin: data dzisiejsza,
forma płatności: gotówka,
kwota: 500 zł,
kwota rozliczona: 0 zł.
Druga pozycja to dane dotyczące przelewu:
termin: data dzisiejsza + 14 dni,
forma płatności: przelew,
kwota: 1900 zł,
kwota rozliczona: 0 zł.
Zatwierdzamy zapis. Efekty zatwierdzenia naszej faktury to:
na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się kwota, która wpłynęła do kasy – 500 zł,
na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności, w pozycji Gotówka, kwota rozliczona również będzie równa 500 zł(bo do kasy wpłynęła zapłata),
na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności, w pozycji Przelew, nic się nie zmieni – nie otrzymaliśmy jeszcze wpłaty,
w rejestrze kasowym (skojarzonym z formą płatności gotówka) pojawił się zapis rozliczony, potwierdzający przyjęcie kwoty 500 zł przez kasjera,
w Preliminarzu pojawiło się Nierozliczone zdarzenie sygnalizujące, że za 14 dni spodziewamy się przelewu na kwotę 1900 zł,
w Preliminarzu pojawiło się Rozliczone zdarzenie sygnalizujące, że wpłacono już kwotę 500 zł.
Gdy za 14 dni, na wyciągu bankowym, otrzymamy potwierdzenie przelewu na nasze konto 1900 zł – taką wpłatę wprowadzimy do rejestru bankowego i rozliczymy z opisanym wyżej zdarzeniem w Preliminarzu. Efekty to:
zdarzenie w Preliminarzu otrzyma status Rozliczonego w całości,
na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się całkowita kwota zapłacona jako rozliczenie naszej faktury: 500 + 1900 = 2400 zł,
na zakładce Kontrahent, w pozycji Gotówka, kwota rozliczona również będzie w dalszym ciągu równa 500 zł (bo do kasy wpłynęła zapłata),
na zakładce Kontrahent, w pozycji Przelew, kwota rozliczona będzie równa 1900 zł (otrzymaliśmy potwierdzenie przelewu i rozliczyliśmy zdarzenie w Preliminarzu),
zdarzenie w Preliminarzu na kwotę 1900 zł uzyskało status Rozliczonego.
Inny płatnik na dokumencie
Użytkownik ma możliwość generowania płatności do dokumentów na inny podmiot niż ten wskazany na dokumencie. Na wybranych dokumentach jest dostępne pole z wyborem płatnika. Funkcjonalność może być wykorzystywana m.in. w przypadku zapłaty za fakturę kartą kredytową gdy płatność rozliczana jest np. z operatorem kart płatniczych lub do rozliczeń opłat na fundusz promocji produktów rolno-spożywczych.
W Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności na formularzu formy płatności dostępna jest sekcja Płatnik z możliwością wyboru podmiotu, na który będą tworzone płatności w module Kasa/Bank w przypadku wyboru tej formy płatności na dokumencie.
Na dokumentach Rejestr VAT oraz Ewidencja dodatkowa jest dostępna sekcja Domyślny płatnik. Sekcja ta nie jest widoczna na dowodach wewnętrznych oraz dokumentach w ewidencji dodatkowej kosztów, dla których nie są generowane płatności. W polu Domyślny płatnik domyślnie podpowiadany jest podmiot z dokumentu. Użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego płatnika na dokumencie poprzez wybór dowolnego podmiotu z listy kontrahentów, banków, pracowników, wspólników, urzędów.
W przypadku, kiedy na dokumencie została wybrana forma płatności z podpiętym płatnikiem to w tabelce z płatnościami w polu Płatnik podpowiadany jest podmiot z formy płatności wybranej na dokumencie. Jeżeli użytkownik zmieni podmiot lub domyślnego płatnika na dokumencie to w tabelce z płatnościami na wszystkich płatnościach związanych z formą płatności, która nie ma swojego płatnika, zostanie ustawiony nowy płatnik.
W przypadku, kiedy na dokumencie zostanie wybrana forma płatności o typie Przelew, na dokumencie w Rejestrze zakupów VAT w sekcji Domyślny płatnik Operator ma możliwość wyboru numeru rachunku bankowego płatnika. Na zdarzenie związane z domyślnym płatnikiem, które powstaje do takiego dokumentu jest przenoszony nr rachunku bankowego z dokumentu. Dla płatnika związanego z formą płatności na zdarzeniu podstawia się domyślny numer rachunku z karty płatnika.
W przypadku, kiedy w tabelce z płatnościami użytkownik dokona podziału płatności to dla nowych płatności pobierany jest płatnik z dokumentu z pola Domyślny płatnik, a w przypadku kiedy na nowej płatności zostanie wybrana forma płatności z ustawionym płatnikiem – do pola Płatnik zostanie podstawiony podmiot z formy płatności.
Uwaga
W przypadku podziału płatności aktualizowany jest tylko płatnik na pozycjach, dla których forma płatności nie ma podpiętego własnego płatnika.
Automatycznie generowane zapisy kasa/bank są tworzone na podmiot – płatnika przypisanego w tabelce z płatnościami na dokumencie. W przypadku rozliczania dokumentu z zaliczkami, w tabelce z zaliczkami podpowiadane są zaliczki domyślnego płatnika wybranego na dokumencie. Użytkownik ma możliwość zmiany podmiotu, dla którego mają być rozliczane zaliczki na dokumencie.
Na listach z dokumentami w Rejestrze VAT oraz Ewidencji jest widoczna kolumna Płatnik, w której jest wyświetlany kod Płatnika z tabelki z płatnościami. W przypadku kiedy na dokumencie jest kilka płatności z różnymi Płatnikami na liście dokumentów w kolumnie Płatnik jest wyświetlany znak *.
Zaliczki do rozliczenia
Program pozwala na realizację zaliczek dotyczących różnych rodzajów podmiotów: kontrahentów, pracowników/wspólników, banków i urzędów.
Podczas dodawania faktur bezpośrednio do rejestru VAT, na dokumencie na zakładce [Kontrahent], dostępna jest dodatkowa Tabelka (prawy dolny róg) pozwalająca na wprowadzanie informacji o zaliczce bezpośrednio związanej z daną fakturą. Przycisk wyboru zaliczkobiorcy, widoczny pod tabelką, w rejestrze VAT domyślnie wskazuje pracownika. Można jednak na liście pomocniczej pod przyciskiem wybrać inny rodzaj podmiotu.
W przypadku zaliczki płatnika, jeżeli w zapisach kasowych lub bankowych znajdują się jakieś nierozliczone dokumenty związane z danym płatnikiem, to w momencie wprowadzania faktury ikona plusa dostępna pod tabelą zawiera dodatkowo wykrzyknik . Aby zaliczka pojawiła się w tabeli należy kliknąć ikonę plusa, otworzy się wtedy dodatkowa lista potencjalnych zaliczek, na której należy wybrać konkretną zaliczkę. Kwotę, jaką chcemy rozliczyć można podać już na liście potencjalnych zaliczek w kolumnie Do rozliczenia lub po wybraniu zaliczki, która zostanie podstawiona do tabeli, zmodyfikować wartość w kolumnie Kwota. Dla pracownika, jeżeli dana faktura jest związana z zaliczką dla konkretnego pracownika, należy wpisać w pole Pracownik jego kod (lub wybrać go z listy wyświetlonej po wciśnięciu przycisku Pracownik) i z listy potencjalnych zaliczek wybranego pracownika wybrać konkretną zaliczkę postępując analogicznie jak w przypadku zaliczki kontrahenta. Jeśli zaliczka dotyczy wspólnika należy na liście pomocniczej pod przyciskiem wybrać rodzaj podmiotu Wspólnik.
W tabeli dotyczącej zaliczek do rozliczenia dostępne są kolumny:
Kwota – kwota, jaką chcemy rozliczyć. Program nie pozwoli rozliczyć kwoty większej niż to wynika z zapisu kasowego/bankowego.
Kwota maksymalna – wyświetlona jest tu kwota, jaką możemy rozliczyć. Kwota ta wynika bezpośrednio z zapisu kasowego/bankowego w module Kasa/Bank.
Numer dokumentu – wyświetlany jest numer dokumentu, z którym będzie rozliczana faktura.
Pod tabelą dostępne są przyciski plus, lupka i kosz pozwalające na dodawanie, edycję oraz usuwanie zaliczek.
Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać podczas dodawania faktury i podczas edycji, ale tylko do momentu zaksięgowania. Na fakturach zaksięgowanych oraz na dokumentach do których wygenerowano dowody wewnętrzne nie ma możliwości wprowadzania zmian, ani rozliczania faktur z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych – każda wpłata w nich zapisana będzie automatycznie widoczna na fakturze.
W wyniku rozliczenia zaliczki:
dokument otrzymuje status rozliczonego w części odpowiadającej rozliczonej zaliczce,
na liście zapisów kasowych lub bankowych zaliczka otrzymuje status rozliczonej częściowo lub całkowicie, w zależności od kwoty rozliczonej z wystawionym dokumentem.
Mechanizm rozliczania zaliczek działa w ten sposób, że płatności w pierwszej kolejności są rozliczane z zaliczkami odpowiadającego płatnika, a po ich rozliczeniu następuje rozliczenie płatności z zaliczkami różnych podmiotów.
Kwoty dodatkowe
W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, na fakturze w rejestrze VAT sprzedaży, rejestrze VAT zakupu, ewidencji dodatkowej oraz raportach kasowych/bankowych po naciśnięciu przycisku użytkownik ma możliwość przypisania kwot dodatkowych. Formularz kwot dodatkowych może także zostać wywołany za pomocą skrótu klawiaturowego <CTRL>+<O>.
Kwoty dodatkowe mają na celu zwiększenie możliwości księgowania schematami księgowymi z ewidencji pomocniczych takich jak: Rejestry VAT, ewidencja dodatkowa i raporty kasowe/bankowe. Mechanizm kwot dodatkowych jest szczególnie przydatny dla użytkowników księgujących koszty w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym, ale nie tylko.
Każda kwota dodatkowa może zawierać następujące informacje: Kategoria, Opis, Konto Wn, Konto Ma oraz Kwota, a także Kategoria2 i Opis2.
Jeżeli użytkownik posiada moduł Księga Handlowa Plus, ma możliwość wprowadzania pozycji w walucie obcej. Pozycje w walucie obcej można wprowadzać poprzez formularz za pomocą kombinacji klawiszy <SHIFT>+<INSERT> lub poprzez wybranie dodawania pozycji przez formularz za pomocą strzałki obok ikony .
W nagłówku formatki Kwot dodatkowych znajduje się informacja o kwocie dokumentu. W przypadku faktury w Rejestrze VAT są to trzy kwoty: netto, VAT i brutto w walucie systemowej.
Jeżeli wprowadzając pozycje w Kwotach dodatkowych użytkownik często wpisuje takie same pozycje różniące się jedynie kwotami, może wykorzystać Szablony Kwot dodatkowych do zdefiniowania powtarzających się pozycji.
Podczas kopiowania dokumentów kopiowane są także w całości Kwoty dodatkowe.
Przykład
Przy fakturach kosztowych może pojawić się konieczność rozksięgowania kwoty netto z faktury np. na wiele kont układu rodzajowego oraz wiele kont układu funkcjonalnego. Funkcja ta umożliwia jednoczesną dekretację na kontach zespołu czwartego i piątego.
Faktura kosztowa za zużycie energii zawiera następujące pozycje:
Kwota BRUTTO - 1230 zł
Kwota VAT - 230 zł
Zużycie energii NETTO - 1000 zł.
Powinna być zaksięgowana na konta:
Kwota dekretu
Strona Wn konta:
Strona Ma konta:
1230,-
201 Rozrachunki z dostawcami
230,-
221 VAT naliczony
1000,-
401 Zużycie energii
700,-
550 Koszty zarządu
490 Rozliczenie kosztów
300,-
551 Koszty wydziałowe
490 Rozliczenie kosztów
Pozycje wzorca dla przykładu
Dla faktury, przy pomocy kwot dodatkowych, można stworzyć wzorzec, który będzie rozksięgowywał jednocześnie wszystkie kwoty na odpowiednie konta. Wystarczy tylko, oprócz przypisania na fakturze kategorii, związanej z kosztem rodzajowym do danej pozycji, przy wprowadzaniu faktury uzupełnić kwoty dodatkowe w następujący sposób:
Następnie ułożyć wzorzec wykorzystujący zdefiniowane kwoty dodatkowe:
Konto Wn
Konto Ma
Kwota
Warunek
202
Brutto
221-2
VAT
401
Netto
Energia
Kwota dodatkowa/ Konto Wn
Kwota Dodatkowa
Kwota dodatkowa/ Konto Ma
Kwota Dodatkowa
Podgląd zapisu – zakładka Predekretacja
https://www.youtube.com/watch?v=Uw9R3cB41rU
Zakładka [Predekretacja] jest widoczna tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową. Umożliwia dokonanie predekretacji dokumentów, czyli sprawdzenie przyszłego księgowania dokumentu przed jego zaksięgowaniem. Użytkownik może „wrzucić” przyszłe księgowanie dokumentu wg wybranego schematu, sprawdzić czy dekret się bilansuje, ewentualnie poprawić kwoty, konta, zmienić dziennik księgowań oraz dopisać własne księgowania. Dokument zapredekretowany jest blokowany do edycji. Ostateczne księgowanie do dziennika może odbywać się wg predekretacji albo wg schematu księgowego.
Na zakładce widoczne są informacje o sumie księgowań po stronie Wn i Ma, data księgowania, pole z wyborem schematu księgowego i dziennika księgowań oraz tabela z pozycjami.
Tabela zawiera kolumny Kategoria, Opis, Konto Wn, Konto Wn Nazwa, Konto Ma, Konto Ma Nazwa, Kwota, Kwota w walucie i Waluta, R.
W kolumnie R pokazywana jest informacja czy w danej pozycji zaznaczony jest parametr Rozrachunek. Litera T w kolumnie R oznacza zaznaczony rozrachunek.
Kolumna Kwota w walucie i Waluta dostępna tylko gdy pobrano moduł Księga Handlowa Plus. Kolumny Konto Wn Nazwa i Konto MaNazwa są domyślnie ukryte.
W Konfiguracji w gałęzi Firma/ Księgowość/ Księgowośćkontowa widnieje parametr dotyczący usuwania predekretacji podczas usuwania księgowania. Zaznaczenie parametru powoduje usunięcie predekretacji z dokumentu w momencie usuwania księgowania. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, wówczas podczas usuwania księgowania zakładka [Predekretacja] pozostaje uzupełniona, a dokument nadal jest blokowany do edycji (za wyjątkiem tej zakładki).
Podgląd zapisu – zakładka Predekretacja
Możliwe jest również seryjne usuwanie pozycji z zakładki [Predekretacja] poprzez użycie kolumny z zaznaczeniami.
Szablony dekretacji dla kwot dodatkowych
Szablony dekretacji dla Kwot dodatkowych służą do zdefiniowania wzorca predekretacji. Jeżeli użytkownik w Kwotach dodatkowych wpisuje często te same pozycje – może je zdefiniować w szablonie i wybierać podczas wprowadzania Kwot dodatkowych. Dzięki temu trzeba będzie wypełnić tylko kwoty dla odpowiednich pozycji – kategoria, opis i konta zostaną przepisane z szablonu.
Na liście schematów księgowych (Księgowość/ Inne/ Schematy księgowań) znajduje się zakładka o nazwie Kwoty dodatkowe. Zawiera ona dwie kolumny o nazwie Symbol i Nazwa.
Szablony Kwot dodatkowych można podzielić na odpowiednie typy, podobnie jak to ma miejsce ze schematami księgowymi. Jest to do wyboru pięć typów szablonów:
Rejestr Sprzedaży VAT
Rejestr Zakupu VAT
Ewidencja przychodów
Ewidencja kosztów
Zapisy kasa/bank
Podobnie jak na liście schematów księgowych jest dostępny parametr Pokazuj nieaktywne oraz wszystkie standardowe ikony.
Ikona plusa otwiera formatkę Szablonu dekretacji. Formatka pozycji szablonu zawiera pola: Kategoria, Opis kategorii, Konto Wn i Konto Ma, a także Kategoria2 i Opis2.
Na formatce Kwot dodatkowych, w lewym dolnym rogu, znajduje się rozwijana lista szablonów zdefiniowanych dla danego typu ewidencji. Przeniesienia szablonu na formatkę Kwot dodatkowych wykonuje się poprzez wybranie odpowiedniego szablonu i kliknięcie na ikonę .
Zaakceptowanie odpowiedniego szablonu powoduje przepisanie na formatkę Kwot dodatkowych wartości Kategorii, Kont oraz Opisu.
Dodanie nowego zapisu – zakładka Waluta
Jeżeli istnieje konieczność wprowadzenia dokumentu w walucie innej niż ta, która określona została na karcie kontrahenta jako domyślna, na zakładce [Waluta] należy wybrać symbol waluty, w jakiej ma zostać wprowadzony dokument oraz kurs. Na zakładce [Ogólne] należy wprowadzić wartość faktury w walucie obcej, która zostanie automatycznie przeliczona i wyświetlona na zakładce [Waluta] wTabeli VAT w postaci listy pozycji w walucie systemowej (stawka, netto, VAT, brutto). Tabela pojawia się tylko wtedy, gdy wybrana waluta jest inna niż systemowa i jest edytowalna tylko w przypadku wybrania kursu Nieokreślonego. W pozostałych sytuacjach wszelkie zmiany należy wprowadzić na pierwszej zakładce. Faktura wprowadzona do rejestru VAT w innej walucie niż systemowa powoduje wygenerowanie zdarzenia w Preliminarzu Płatności w danej walucie z uwzględnieniem kursu. Po rozliczeniu z zapłatą może zostać wygenerowana różnica kursowa.
Uwaga
Wybierając na zakładce [Waluta] kurs nieokreślony, po wprowadzeniu kwoty w walucie istnieje możliwość wprowadzenia dowolnej kwoty w PLN.
Uwaga
Zmiana waluty na inną niż systemowa jest możliwa tylko w sytuacji, jeżeli na pierwszej zakładce nie wprowadzono jeszcze żadnej kwoty.
Uwaga
Jeżeli na karcie kontrahenta wskazano jako domyślną walutę obcą, a na dzień wprowadzenia dokumentu do Rejestru VAT nie pobrano kursu waluty, to na dokumencie podstawia się kurs ręczny równy: 1 [symbol waluty] = 1 PLN. Podczas zapisywania dokumentu pojawia się komunikat: Na dokumencie ustawiono walutę niesystemową o kursie ręcznym 1:1. Czy zapisać dokument? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zapisanie dokumentu. Wybór opcji Nie przenosi kursor do pola określającego typ kursu, aby umożliwić użytkownikowi zmianę kursu.
Kwota podatku VAT na dokumentach walutowych w rejestrze VAT przeliczana jest w oparciu o parametr Kwota podatku VAT w walucie przeliczona na PLN od wartości dostępny w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry.
Parametr Kwota podatku VAT w walucie przeliczona na PLN od wartości
W nowych firmach oraz firmach zaktualizowanych z wcześniejszych wersji programu do wersji 2023.0.1, jeżeli użytkownik nie korzysta z modułu Handel, domyślnie zaznaczona jest opcja VAT w walucie. Oznacza to przeliczenie kwoty brutto w walucie po kursie na PLN, następnie przeliczenie kwoty netto w walucie po kursie na PLN oraz przeliczenie kwoty VAT w walucie po kursie na PLN. Jeżeli suma netto i VAT w PLN nie zgadza się z wartością brutto w PLN to korygowany jest podatek VAT w PLN. W firmach zaktualizowanych z wcześniejszych wersji programu do wersji 2023.0.1, jeżeli użytkownik korzysta z modułu Handel zaznaczana jest opcja zgodnie z ustawieniami parametru Kwota podatku VAT w walucie przeliczona na PLN od wartości dostępnego w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry.
Jeżeli użytkownik korzysta z modułu Handel to zmiana ustawienia parametru Kwota podatku VAT w walucie przeliczona na PLN od wartości w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry powoduje ustawienie tej samej opcji dla parametru Kwota podatku VAT w walucie przeliczona na PLN od wartości w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry. Analogicznie, zmiana ustawienia w parametrach modułu Handel powoduje zmianę w parametrach w księgowości.
Po dokonaniu zmiany ustawienia parametru w Konfiguracji, kwota na wprowadzonym wcześniej dokumencie zostanie przeliczona zgodnie z nowym ustawieniem, jeżeli użytkownik ponownie uzupełni kwotę na dokumencie.
Jeżeli dla parametru Kwota podatku VAT w walucie przeliczona na PLN od wartości wskazana zostanie opcja netto w PLN to kwota netto w walucie przeliczana jest po kursie na PLN, a następnie od tak przeliczonej kwoty w PLN wyliczana jest kwota VAT poprzez przemnożenie kwoty netto w PLN przez stawkę VAT. Kwota brutto wyliczana jest jako suma kwoty netto w PLN oraz kwoty VAT w PLN. W takim przypadku wyliczona kwota brutto może nie być zgodna z wartością wynikającą z przemnożenia kwoty brutto przez kurs z dokumentu.
Przykład
Dokument wprowadzony do Rejestru VAT z datą 05.10.2022.
Kurs (z dnia 04.10.2022): 1 EUR = 4,8007 PLN.
Netto: 1 382,11 EUR
VAT 23%: 317,89 EUR
Brutto: 1 700,00 EUR
Jeżeli w Konfiguracji zaznaczono opcję netto w PLN to kwoty zostaną wyliczone w następujący sposób:
Netto: 1 382,11 EUR * 4,8007 = 6 635,10 PLN
VAT 23%: 6 635,10 PLN * 23% = 1526,07 PLN
Brutto: 6 635,10 PLN + 1526,07 PLN = 8161,17 PLN
Na dokumencie z więcej niż jedną pozycją następuje weryfikacja, czy suma kwoty VAT w poszczególnych stawkach jest równa kwocie VAT wyliczonej po przemnożeniu kwoty netto w PLN przez daną stawkę. Ewentualne różnice korygowane są w pozycji z najwyższą stawką VAT. Analogicznie następuje weryfikacja, czy suma kwoty netto w poszczególnych pozycjach jest równa kwocie wyliczonej po przemnożeniu kwoty netto po kursie na dany dzień.
Jeśli dla dokumentów krajowych wystawionych w walucie obcej chcemy wykazać kwotę netto transakcji w walucie dokumentu a kwotę VAT w walucie PLN należy zaznaczyć parametr Płatność VAT w PLN. Parametr jest dostępny tylko dla faktur zwykłych, nie dowodów wewnętrznych. Po zaznaczeniu parametru na dokumencie w tabelce z płatnościami na zakładce Kontrahent oraz w preliminarzu płatności tworzą się dwie płatności: jedna na kwotę netto w walucie obcej i druga na kwotę VAT w PLN. Kwota VAT w PLN liczona jest po kursie do VAT.
W momencie wyboru waluty niesystemowej, pojawia się opcja umożliwiająca wybór innego kursu do księgowania. Zaznaczenie tego parametru powoduje wyświetlenie dodatkowych pól dotyczących kursu do księgowania. Funkcja dotyczy sytuacji, w której na fakturze walutowej należy przyjąć inny kurs do podatku VAT i inny kurs do księgowania. Pierwsza Tabelka dotyczy kursu do VAT, druga kursu do księgowania.
Data kursu do VAT i notowanie jest podstawiane z dnia wcześniejszego niż data powstania obowiązku podatkowego. Jeżeli data wystawienia jest wcześniejsza niż data powstania obowiązku podatkowego (faktury wystawiane przed dokonaniem transakcji) to kurs z dnia poprzedniego w stosunku do daty wystawienia.
Data notowania kursu i data obowiązku podatkowego podstawiana jest na podstawie pierwszej pozycji z faktury - towar lub usługa.
Ustawienie kursu do księgowania zależy od zaznaczenia bądź nie w konfiguracji Firma/ Ogólne/ Parametry parametrów Pobieraj kurs waluty z dnia poprzedniego dla dokumentów przychodowych i Pobieraj kurs waluty z dnia poprzedniego dla dokumentów kosztowych wg daty: Zakupu/ Wystawiania/ Wpływu. Data kursu do księgowania w przypadku Faktur Sprzedaży - jako dzień poprzedni w stosunku do wcześniejszej z dat wystawienia/sprzedaży, a w przypadku Faktur Zakupu - dzień wcześniejszy w stosunku do daty zakupu/wystawienia/wpływu (jeżeli parametr w konfiguracji jest zaznaczony) lub jako data wystawienia, jeżeli parametr o pobieraniu kursu z dnia poprzedniego nie jest zaznaczony.
W momencie księgowania dokumentu walutowego na konta w walucie systemowej, Comarch ERP Optima pobiera kurs do księgowania, jeżeli na dokumencie zaznaczony jest parametr Inny kurs do księgowania. W przeciwnym razie księgowanie odbywa się po kursie dokumentu. Wg tego samego algorytmu generowane jest zdarzenie w Preliminarzu płatności.
Jeżeli na zakładce [Ogólne] zostanie odkryta kolumna Kategoria2 i Opis2 to automatycznie na zakładce [Waluta] te kolumny również się pokazują i uzupełnione są tymi samymi danymi co na zakładce [Ogólne].
Dodanie nowego zapisu z innym kursem do księgowania i płatnością kwoty VAT w PLN dla kontrahenta krajowego
50% odliczenie VAT
Użytkownik ma możliwość automatycznego podziału odliczeń TAK/NIE na pozycji dokumentu w Rejestrze zakupów VAT zgodnie ze wskazanym przez siebie wskaźnikiem np. 50%.
Parametr Podziel odliczenia na kategorii
Na formularzu kategorii o typie kosztowym jest dostępny parametr Podziel odliczenia Po jego zaznaczeniu następuje wyszarzenie pola Odliczenia i aktywne staje się pole przeznaczone na wprowadzenie procentu odliczenia.
Parametr „Podziel odliczenia” na kategorii kosztowej
Mechanizm automatycznego podziału odliczeń działa w oparciu o parametr Podział odliczeń w rejestrze VAT zakupu dostępny w Konfiguracji Firmy Księgowość/ ParametryDecyduje on o tym w jaki sposób będzie następowało rozbicie pozycji faktury. Domyślnie zaznaczona jest opcja Netto i VAT oznaczająca, iż podział wybranej pozycji w rejestrze VAT zakupu będzie dotyczył zarówno kwoty netto i VAT. Wybór drugiego wariantu – VAT – spowoduje powstanie dwóch pozycji, gdzie w jednej z nich zostanie ujęta kwota netto w całości oraz VAT zgodnie z procentem odliczenia (Tak lub Warunkowo) oraz w drugiej pozycji zostanie ujęta pozostała wartość podatku VAT z odliczeniem na Nie.
Uwaga
Funkcja automatycznego podziału przy opcji Netto i VAT działa poprawnie w sytuacji, gdy kwota VAT-u na pozycji w rejestrze VAT zakupu wynika z przemnożenia stawki VAT przez kwotę netto.
Automatyczny podział odliczeń następuje, gdy na pozycji dokumentu zostanie wybrana kategoria „szczególna” (mająca zaznaczony parametr Podziel odliczenia).
Ponowna edycja i wybór innej kategorii szczególnej lub skopiowanie pozycji <CTRL>+<INSERT> powoduje powtórny podział pozycji dokumentu.
Dodanie na skopiowanym dokumencie nowej pozycji z kategorią mającą zaznaczony parametr Podziel odliczenia powoduje automatyczny podział odliczeń na fakturze, zgodnie ze wskazanym na formularzu kategorii wskaźnikiem.
Po uzupełnieniu kwot, na pozycji dokumentu w rejestrze VAT zakupu, program dzieli odpowiednio fakturę na dwie pozycje z odliczeniem na Tak/Nie (Warunkowo/Nie) zgodnie z procentem wskazanym w kategorii oraz parametrem z konfiguracji.
Jeżeli w menu Handel na Fakturze zakupu/ Dowodzie wewnętrznym zakupu:
dodano pozycję, w której wybrano kategorię z podziałem odliczeń lub
w nagłówku dokumentu wybrano kategorię z podziałem odliczeń i dodano pozycję, w której nie wybrano żadnej kategorii,
to po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT zakupu następuje podział odliczeń, zgodnie ze wskazanym na formularzu kategorii wskaźnikiem. W przypadku podatnika VAT czynnego tworzona jest pozycja z odliczeniami Tak/ Warunkowo oraz pozycja z odliczeniami na Nie. W przypadku podatnika VAT nieczynnego tworzone są dwie pozycje z odliczeniami na Nie.
Uwaga
Jeżeli w polu Odliczenia zostanie ustawiony wariant Warunkowo, wówczas po wybraniu kategorii specjalnej w pozycji dokumentu nastąpi automatyczny podział odliczeń na: Warunkowo/Nie.
Uwaga
Działanie automatu dotyczy dokumentów wprowadzonych ręcznie bezpośrednio do Rejestru VAT zakupu oraz faktur zakupu i dowodów wewnętrznych zakupu przeniesionych z modułu Faktury. Pomimo wyboru kategorii szczególnej, podział pozycji nie nastąpi, po zaimportowaniu poprzez pracę rozproszoną.
Funkcja podziału odliczeń na dokumentach wprowadzonych ręcznie bezpośrednio do rejestru VAT zakupu działa wyłącznie dla kategorii pozycji, niezależnie od ustawionej kategorii nagłówka.
Uwaga
W przypadku kontrahenta będącego osobą fizyczną lub podatnikiem VAT nieczynnym, jeżeli na pozycji dokumentu zostanie wybrana kategoria mająca zaznaczony parametr Podziel odliczenia to po automatycznym podziale odliczenia w obu pozycjach ustawiane są na Nie (niezależnie od domyślnego ustawienia odliczeń na kategorii wybranej w pozycji dokumentu).
Funkcja Podziel odliczenia Tak/Nie
Na pozycji faktury w rejestrze VAT zakupu użytkownik ma możliwość ręcznego podziału odliczeń. Funkcja dostępna jest pod prawym klawiszem myszy z poziomu menu kontekstowego lub poprzez wciśnięcie klawiszy: <ALT>+<P>. Po wybraniu opcji Podziel odliczenia Tak/Nie podpowiada się okno, w którym należy wskazać procent odliczenia oraz jeden z wariantów podziału: Netto, VAT lub sam VAT. Domyślnie ustawienie opcji podziału związane jest z ustawieniem parametru w konfiguracji – Podział odliczeń w rejestrze VAT zakupu.
Funkcja z menu kontekstowego - Podział odliczeń TAK/NIE
Uwaga
Jeżeli kwota netto lub VAT dokumentu będzie stanowiła wartość niepodzielną, wówczas powstałe zaokrąglenia na 1 grosz zostaną ujęte w pozycji z odliczeniem na Nie.
Operacja seryjna w Rejestrze VAT ustawienia kategorii (funkcja opisana poniżej) nie spowoduje podziału pozycji gdy zostanie wybrana kategoria z procentowym odliczeniem VAT.
Dodanie nowego zapisu – zakładka Notatka/Atrybuty
Piąta zakładka – [Notatka/Atrybuty] - zawiera listę atrybutów wraz z wartościami, jakie zostały przypisane do danego dokumentu. Wprowadzenie na dokument Rejestru VAT atrybutów umożliwia dodatkowe opisanie dokumentu, na przykład poprzez przypisanie go do projektu, wydziału, itp.
Dodanie nowego zapisu – zakładka Atrybuty
Istnieje możliwość dodania atrybutów dotyczących kontrahenta lub dokumentu. Dokument wprowadzony za pomocą usługi Comarch OCR ma automatycznie dodany atrybut OCR-> Niezweryfikowany.
Dodawanie lub edycja atrybutu powoduje otwarcie formularza Dodawanie/ Zmiana atrybutu.
.
Atrybut dokumentu rejestru VAT
Określony atrybut można wybrać za pomocą przycisku z listy kontrahenta lub dokumentu, ewentualnie wpisać bezpośrednio. Typ pola wartość jest zależny od rodzaju wybranego atrybutu. Dla atrybutów zdefiniowanych jako lista, użytkownik może wybrać określoną wartość z wcześniej zdefiniowanej listy wartości atrybutu. W przypadku atrybutów typu tekst lub liczba pole to podlega edycji.
Uwaga
Na zakładce [Atrybuty] istnieje możliwość podpięcia dowolnej ilości atrybutów pod dany dokument Rejestru VAT, przy czym konkretny atrybut może zostać wybrany wielokrotnie.
Jeżeli wybrany został format Data, użytkownik może wprowadzić datę „z ręki” lub posłużyć się podręcznym kalendarzem.
Atrybut dodawany jest na dokument po naciśnięciu przycisku Dodaj atrybut.
Na zakładce dostępna jest również sekcja Notatka. Użytkownik może uzupełnić notatkę w menu KSeF/ Faktury (w takim przypadku pole zostanie uzupełnione automatycznie po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT) lub uzupełnić ją bezpośrednio na dokumencie w rejestrze VAT, a także dokonać modyfikacji notatki dodanej wcześniej w menu KSeF/ Faktury.
Podgląd zapisu – zakładka Dokumenty
Zakładka [Dokumenty] jest uzupełniona, jeśli z bieżącego zapisu powstał inny zapis: zapis księgowy, Dowód Wewnętrzny, faktura VAT marża jeśli bieżący dokument został przesłany z modułu Faktury lub zaczytany za pomocą usługi Comarch OCR.
Na zakładce w przypadku pobrania modułu Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus lub Księga Podatkowa oraz modułu Obieg dokumentów widoczna jest sekcja Biblioteka dokumentów W tym miejscu znajduje się informacja dotycząca dokumentów powiązanych z dokumentem bieżącym tzn. dokumentów, które zostały wygenerowane na podstawie bieżącego lub dokumentów źródłowych np. Z modułu Faktury. Użycie klawisza pozwala na podglądnięcie tych dokumentów.
Podczas przenoszenia z menu Handel do rejestru VAT dokumentu z podpiętym dokumentem Biblioteki, w sekcji Biblioteka dokumentów automatycznie podpinany jest ten dokument Biblioteki. Dzięki temu użytkownik ma możliwość bezpośredniego podglądu załącznika z poziomu otwartego formularza dokumentu w Rejestrze VAT, a także dostęp do samego dokumentu Biblioteki. W przypadku modułu CRM/ CRM Plus widoczna jest sekcja Zadania i kontakty CRM.
Podgląd zapisu – zakładka Dokumenty
Dodanie nowego zapisu – zakładka OSS
Po wyborze na dokumencie rodzaju transakcji Procedura OSS ukrywany jest parametr Rozliczać w VAT, pole Obow. podat., parametr Metoda kasowa oraz dane dla metody kasowej. Z dokumentu usuwane są kody JPK_V7 i na zakładce [JPK] użytkownik ma możliwość dodania atrybutów tylko w sekcji JPK_FA. Pojawia się natomiast zakładka [OSS], omówiona poniżej. Takie dokumenty nie są uwzględniane w pliku JPK_V7. Na dokumencie pozostaje natomiast możliwość zaznaczenia/odznaczenia parametru JPK_FA.
Po wyborze rodzaju transakcji Procedura OSS na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży pojawia się dodatkowa zakładka [OSS], na której automatycznie zaznaczany jest parametr Rozliczam podatek w OSS, co oznacza, że dana transakcja zostanie uwzględniona na deklaracji VIU-DO. Automatycznie ustawia się rok i kwartał, zgodnie z którym dokument zostanie zakwalifikowany na deklarację OSS. Domyślnie kwartał ustawiany jest zgodnie z datą sprzedaży na dokumencie. Jeżeli data sprzedaży należy do poprzedniego kwartału i za ten okres deklaracja VIU-DO została naliczona i wysłana do systemu e-Deklaracje to w polu Rozliczam podatek w OSS domyślnie ustawia się bieżący kwartał. Jeżeli data sprzedaży dokumentu należy do kwartału wcześniejszego niż poprzedni to w polu Rozliczam podatek w OSS domyślnie ustawia się bieżący kwartał. Użytkownik ma możliwość odznaczenia tego parametru (również na dokumencie zaksięgowanym oraz na dokumencie z uzupełnioną Predekretacją). Odznaczenie parametru Rozliczam podatek w OSS powoduje ukrycie wszystkich danych na zakładce [OSS] za wyjątkiem pola Kraj odbiorcy, które to jest potrzebne do prawidłowego ustawienia stawki VAT na pozycjach dokumentu, zgodnej z krajem odbiorcy.
Formularz dokumentu w rejestrze VAT sprzedaży w PLN, zakładka OSS
Prefiks kraju odbiorcy domyślnie przenoszony jest z zakładki [Kontrahent]. Użytkownik ma możliwość jego zmiany. Zmiana prefiksu na zakładce [Kontrahent] powoduje zmianę prefiksu na zakładce [OSS]. Zmiana prefiksu na zakładce [OSS] nie powoduje zmiany prefiksu na zakładce [Kontrahent]. Nie ma możliwości zapisania dokumentu z zaznaczonym parametrem Rozliczam podatek w OSS bez uzupełnionego prefiksu kraju odbiorcy. Podczas próby zapisania takiego dokumentu pojawia się komunikat: Transakcja kwalifikowana do procedury OSS powinna mieć uzupełniony prefiks kraju. Po zaakceptowaniu komunikatu użytkownik jest przenoszony na zakładkę [OSS] z kursorem ustawionym w polu Kraj odbiorcy. Lista krajów na zakładce [OSS] jest analogiczna do listy krajów dostępnej na zakładce [Kontrahent]. W pierwszej kolejności na liście wyświetlane są kody krajów należących do Unii Europejskiej. W przypadku wyboru kraju pozaunijnego nie będzie możliwe dodanie pozycji na dokumencie, ponieważ nie ma zdefiniowanych stawek w Konfiguracji. Z tego względu prefiks kraju odbiorcy powinien być zawsze prefiksem kraju należącego do Unii Europejskiej.
W polu Waluta podatku ustawiana jest waluta EUR, bez możliwości zmiany.
W przypadku dokumentu dodanego w walucie innej niż EUR widoczna jest sekcja Kurs z ostatniego dnia kwartału, a gdy nieopublikowany z kolejnego dnia. Deklaracja OSS zawierać będzie wartości podatku w walucie EUR w przeliczeniu po kursie Europejskiego Banku Centralnego na koniec kwartału, a jeżeli kurs nie zostanie opublikowany to na kolejny dzień. Stąd na zakładce [OSS] dodano dla waluty dokumentu różnej od EUR możliwość wskazania odpowiedniego kursu. Na dokumencie w walucie PLN jako kurs domyślnie ustawiany jest Kurs EBC (Europejskiego Banku Centralnego) i pobierany jest z ostatniego dnia kwartału wskazanego na zakładce [OSS]. W przypadku braku notowania EBC (Europejskiego Banku Centralnego) na dokumencie ustawiany jest Kurs ręczny z notowaniem 1 EUR = 1,0000 PLN. Użytkownik ma możliwość zmiany na kurs Nieokreślony (również na dokumencie zaksięgowanym oraz na dokumencie z uzupełnioną Predekretacją). W przypadku dokumentu dodanego w walucie obcej innej niż EUR i PLN jako kurs domyślnie ustawiany jest Kurs ręczny z notowaniem 1 EUR = 1,0000 PLN, z możliwością zmiany na Nieokreślony (również na dokumencie zaksięgowanym oraz na dokumencie z uzupełnioną Predekretacją). Każda z pozycji dokumentu przeliczana jest po wskazanym kursie. W przypadku dokumentu dodanego w walucie innej niż EUR w polu Data kursu domyślnie ustawiany jest ostatni dzień kwartału do którego należy data sprzedaży
Uwaga
Dokumenty w walucie różnej do EUR powinny być przeliczone po kursie na koniec kwartału, więc w przypadku, gdy są to dokumenty wystawione w trakcie kwartału, to kursu Europejskiego Banku Centralnego jeszcze z oczywistych przyczyn nie ma. Z tego względu na dokumencie ustawiany jest Kurs ręczny. Po zakończeniu kwartału użytkownik może skorzystać z operacji seryjnej Przelicz po kursie EBC lub dokonać przeliczenia dokumentów podczas dodawania deklaracji VIU-DO. Po przeliczeniu po kursie EBC jako typ kursu pozostaje Kurs ręczny z ustawionym odpowiednim notowaniem na ostatni dzień kwartału oraz wyliczonymi kwotami.
Podczas dodawania pozycji na dokumencie z rodzajem transakcji Procedura OSS, stawki VAT są ograniczane do tych, które obowiązują w kraju unijnym wskazanym na zakładce [OSS] w polu Kraj odbiorcy. W przypadku braku stawki dla danego kraju unijnego, możliwe do wyboru są stawki obowiązujące w Polsce.
Podczas próby dodawania pozycji na dokumencie z rodzajem transakcji Procedura OSS bez uzupełnionego prefiksu kraju na zakładce [OSS] lub z prefiksem kraju nienależącego do Unii Europejskiej pojawia się komunikat: Wskaż prawidłowy kraj unijny odbiorcy na zakładce OSS. Dodanie pozycji na dokumencie jest możliwe po wskazaniu na zakładce [OSS] prefiksu kraju należącego do Unii Europejskiej. Stawki pobierane są z Konfiguracji lub z formularza kategorii.
Na dokumencie z rodzajem transakcji Procedura OSS, po wybraniu w pozycji dokumentu kategorii na formularzu której uzupełniono domyślną stawkę w sekcji Stawki VAT (procedura OSS), stawka ta jest ustawiana na pozycji dokumentu pod warunkiem, że obowiązuje ona w kraju wskazanym na zakładce [OSS]. Jeżeli na formularzu kategorii nie wskazano takiej stawki lub w pozycji dokumentu nie wybrano kategorii to ustawiana jest stawka podstawowa dla danego kraju pobierana z Konfiguracji.
Na dokumencie z rodzajem transakcji innym niż Procedura OSS do pozycji może zostać przeniesiona stawka wskazana na formularzu kategorii w polu Stawka VAT.
Po zmianie na dokumencie rodzaju transakcji na Procedura OSS, jeżeli dodano pozycję w stawce nieobowiązującej w kraju wskazanym na zakładce [OSS], podczas próby zapisania dokumentu pojawia się komunikat: Część stawek VAT na pozycjach dokumentu nie odpowiada stawkom kraju OSS. Czy chcesz zweryfikować stawki VAT?Wybierając Tak możesz zmienić stawki VAT, wybierając Nie zapiszesz dokument. Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie na zakładkę [Ogólne] gdzie użytkownik ma możliwość weryfikacji stawki VAT. Wybór opcji Nie powoduje zapisanie dokumentu.
Po zmianie na dokumencie rodzaju transakcji z Procedura OSS na inny, jeżeli na dokumencie dodano przynajmniej jedną pozycję w stawce VAT nieobowiązującej w Polsce, podczas próby zapisania dokumentu pojawia się komunikat: Na dokumencie wskazano stawki VAT różne od polskich. Czy chcesz zweryfikować stawki VAT? Wybierając Tak możesz zmienić stawki VAT, wybierając Nie zapiszesz dokument. Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie na zakładkę [Ogólne] gdzie użytkownik ma możliwość zmiany stawki VAT. Wybór opcji Nie powoduje zapisanie dokumentu.
Po zmianie prefiksu kraju na zakładce [OSS], jeżeli na dokumencie dodano przynajmniej jedną pozycję w stawce VAT nieobowiązującej w wybranym kraju, podczas próby zapisania dokumentu pojawia się komunikat: Część stawek VAT na pozycjach dokumentu nie odpowiada stawkom kraju OSS. Czy chcesz zweryfikować stawki VAT? Wybierając Tak możesz zmienić stawki VAT, wybierając Nie zapiszesz dokument. Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie na zakładkę [Ogólne] gdzie użytkownik ma możliwość weryfikacji stawki VAT. Wybór opcji Nie powoduje zapisanie dokumentu.
Ewidencja dodatkowa
Ewidencja dodatkowa
Ewidencję dodatkową przychodów i kosztów wprowadzono w celu umożliwienia rejestracji dokumentów, które nie są dokumentami VAT, a które użytkownicy chcieliby osobno ewidencjonować i księgować schematami księgowań np. polisy ubezpieczeniowe, zlecenia.
W przypadku tzw. pracy rozproszonej (poszczególne moduły, stanowiska pracują poza siecią) do Ewidencji dodatkowej przenoszone są także dokumenty wewnętrzne z modułu magazynowego (np.Przyjęcia zewnętrzne, Wydania zewnętrzne, Przesunięcia międzymagazynowe, Przyjęcia wewnętrzne, Rozchody wewnętrzne).
Ewidencja dodatkowa pozwala również na ewidencjonowanie zapisów w walucie obcej.
Funkcjonalność obu ewidencji dodatkowych (przychodów i kosztów) jest identyczna, szczegółowo zostanie omówiona ewidencja kosztów.
Na liście dokumentów, w Ewidencji dodatkowej, dostępna jest lista dokumentów rozliczających podświetlony dokument, po wybraniu ikony z paska menu. Okno to jest podnoszone wyłącznie dla dokumentów całkowicie lub częściowo rozliczonych.
Z poziomu listy dokumentów w Ewidencji dodatkowej przychodów/ kosztów w pasku menu dostępna jest ikona . Po uruchomieniu ikony podnosi się okno z zakresem dat i listą parametrów kontroli:
Parametry kontroli duplikacji w Ewidencji dodatkowej
Zaznaczenie parametru Zakres dat pozwala na zawężenie kontroli do wskazanego przedziału czasowego (zakres dat przejmowany jest z listy zapisów w Ewidencji dodatkowej). Odznaczenie parametru powoduje kontrolę wszystkich zapisów, bez względu na datę.
Kontrola duplikacji jest sprawdzana na podstawie parametrów wskazanych w Konfiguracji. Wybór w Konfiguracji opcji Kwota netto dokumentu/ Kwota brutto dokumentu pozwala na kontrolę Ewidencji dodatkowej według kwoty Razem wprowadzonej na dokumencie. Wybór w Konfiguracji opcji Numer dokumentu pozwala na kontrolę według Numeru obcego. Użytkownik ma możliwość wskazania innych opcji kontroli (minimum 2).
Z poziomu listy oraz z poziomu otwartego formularza dokumentu, na pasku menu dostępna jest ikona odwołująca się do zapisu księgowego w księgowości kontowej/ KPiR/ Ewidencji ryczałtowej, powstałego do danego dokumentu – dla otwartego formularza dokumentu dostępna tylko wtedy gdy dokument został zaksięgowany. Odwołanie do zapisu księgowego dostępne jest również poprzez skrót klawiaturowy <CTRL>+<F6>.
Dotyczy wersji: 2018.6.1
Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową to z poziomu listy dokumentów na pasku menu dostępna jest ikona po naciśnięciu której użytkownik ma możliwość uzupełnienia predekretacji na dokumencie. Okno można również otworzyć po za pomocą skrótu klawiszowego <Ctrl>+<F8>. Szczegóły funkcjonalności opisane zostały w artykule Podgląd zapisu – zakładka Predekretacja.
Jeżeli użytkownik korzysta z opisu analitycznego to z poziomu listy oraz z poziomu otwartego formularza dokumentu, na pasku menu dostępna jest ikona po naciśnięciu której użytkownik ma możliwość wprowadzenia opisu analitycznego na dokumencie w rejestrze VAT. Okno można również otworzyć po za pomocą skrótu klawiaturowego <Ctrl>+<F7>.
Ewidencja dodatkowa dostępna jest z poziomu menu Rejestry VAT/Ewidencja dodatkowa.
Ewidencja dodatkowa dzieli się na dwa podstawowe rejestry:
Ewidencję przychodów,
Ewidencję kosztów.
Ewidencję przychodów i kosztów wyróżniono dwiema pionowymi zakładkami.
W ramach ewidencji przychodów i kosztów, program pozwala na tworzenie dowolnej ilości podrejestrów. Podrejestry definiuje się z poziomu Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Rejestry Kosztów lub Rejestry Przychodów.
Lista
Okno ewidencji dodatkowej (przychodów, kosztów) pozwala na wprowadzanie dokumentów do dowolnego, wcześniej utworzonego podrejestru. Wprowadzone zapisy mogą być edytowane, kasowane pod warunkiem, że nie zostały zaksięgowane. Na liście zapisów widoczne są następujące dane dokumentu:
Lp. – numer kolejny nadawany przez program wprowadzanym dokumentom. W zależności od wybranego parametru w Konfiguracji programu, dokumenty numerowane są narastająco w roku lub tylko w obrębie danego miesiąca.
Data – data zapisu dokumentu w ewidencji dodatkowej.
Numer dokumentu – wyświetla numer obcy, a jeżeli ten jest pusty to numer wewnętrzny.
Numer wewnętrzny – numer nadawany dokumentowi automatycznie przez program.
Status – status dokumentu.
Kontrahent – w tym polu widoczne są dane podmiotu.
Kwota – wartość wyświetlana z formularza dokumentu, z pola Razem.
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Waluta – umożliwia zawężenie listy do określonej waluty.
PRED – informacja czy na dokumencie użyto predekretacji czy nie. Domyślnie kolumna ta jest niewidoczna.
Ewidencja dodatkowa – KosztyRejestr – umożliwia wybranie ze spuszczanej listy pomocniczej (ang. drop‑down) nazwy rejestru, dla którego chcemy wyświetlić zapisy na liście. Program posiada oddzielną listę rejestrów przychodów i kosztów. Nazwy Rejestrów Zakupów i Sprzedaży ustala się w Konfiguracji firmy.
Zakres dat – wybór odpowiedniej opcji Za rok, miesiąc lub dzień pozwala na wyświetlenie listy zapisów ograniczonych do żądanego okresu. Pola Dzień, Miesiąc i Rok służą do wprowadzenia odpowiednio dnia, miesiąca i roku, za który chcemy wyświetlić zapisy.
Okres – pozwala na wyświetlenie zapisów za dowolnie wybrany okres, mieszczący się pomiędzy datą początkową a końcową.
Usuń – przycisk pozwala na usunięcie dokumentu, ale tylko w przypadku, gdy nie został on zaksięgowany. Jeżeli dany zapis został zaksięgowany, jego usunięcie jest możliwe dopiero po wcześniejszym wykasowaniu z bufora lub wystornowaniu z księgi związanego z nim zapisu księgowego. Zapis można usunąć również klawiszem <DELETE>.Renumeracja rejestru – po naciśnięciu przycisku zapisy w rejestrze są automatycznie przenumerowywane. W przypadku, gdy dokumenty nie były wprowadzane do rejestru w porządku chronologicznym, ich kolejność na liście jest zaburzona – funkcja renumeracji pozwala na uporządkowanie dokumentów wg dat i nadanie im kolejnych numerów. Renumeracja rejestru jest możliwa, jeżeli wybrano zapisy dla konkretnego rejestru za miesiąc lub rok. Renumerację można również uruchomić klawiszem <F8>. Renumeracja Ewidencji dodatkowej wykonywana jest zgodnie z ustawieniem parametru Numeracja ewidencji dodatkowej ciągła w roku, dostępnego w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry (zaznaczenie parametru powoduje numerowanie dokumentów narastająco w ramach całego roku. Jeżeli parametr jest odznaczony to wówczas w ramach każdego miesiąca zapisy są numerowane począwszy od liczby porządkowej 1).
Księguj – księgowanie można uruchomić również klawiszem <F7>. Funkcja jest aktywna wyłącznie, jeżeli wybrano zapisy konkretnego rejestru za dzień, miesiąc, rok lub okres. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową funkcja ta dokonuje zaksięgowania zaznaczonych zapisów do Księgi Handlowej za pomocą Schematów księgowań (opis w rozdziale: Schematy księgowań) lub wg predekretacji.
Po wywołaniu funkcji księgowania pojawia się okno, na którym użytkownik może wybrać w jaki sposób chce zaksięgować dokumenty, które mają uzupełnioną predekretację: czy wg wcześniej dokonanej na każdym dokumencie z osobna predekretacji czy jednak wg schematu i wybrać konkretny schemat księgowy, a dla dokumentów bez predekretacji może wybrać odpowiedni schemat księgowy.
Okno wyboru sposobu księgowania dokumentów
W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową lub Ewidencję ryczałtową funkcja ta umożliwia zaksięgowanie zaznaczonych zapisów do odpowiedniej kolumny Księgi podatkowej lub ryczałtu.Operacje seryjne – po rozwinięciu strzałki obok przycisku oraz w menu kontekstowym w grupie Operacje seryjne widoczne są opcje:
Zmień rejestr – funkcja umożliwia przenoszenie zapisów pomiędzy rejestrami cząstkowymi.
Parametry seryjnej zmiany rejestru
Zmień kategorię – po zaznaczeniu parametru Zmień kategorię nagłówka użytkownik może przypisać nową lub zmienić dotychczasową kategorię nagłówka dla zaznaczonych dokumentów. Zaznaczenie parametru Aktualizuj opis powoduje przeniesienie do nagłówka dokumentu opisu z formularza wybranej kategorii.
Parametry seryjnego ustawiania kategorii
Zmień warunki płatności – funkcja umożliwia seryjną zmianę formy płatności oraz terminu płatności na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
Parametry seryjnej zmiany warunków płatności na dokumencie w ewidencji dodatkowej
Po zaznaczeniu parametru Zmień formę płatności istnieje możliwość wyboru formy płatności jaka ma zostać ustawiona na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach. Domyślnie ustawiana jest opcja przelew. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT to po wyborze formy płatności o typie gotówka w rejestrze kasowym tworzony jest zapis kasowy rozliczający płatność do dokumentu. Zapis jest tworzony jeżeli raport kasowy za ten okres nie został zamknięty. Jeżeli za ten okres raport nie został jeszcze utworzony to podczas seryjnej zmiany warunków płatności pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje utworzenie raportu, do którego trafi zapis rozliczający dokument.
Po zaznaczeniu parametru Zmień formę płatności aktywna staje się opcja Aktualizuj termin płatności, po zaznaczeniu której termin płatności pobierany jest z karty kontrahenta, a w przypadku braku jego zaznaczenia na karcie kontrahenta – termin wskazany na formularzu formy płatności w Konfiguracji. Termin płatności wyliczany jest jako data wystawienia plus ilość dni z karty kontrahenta/ formy płatności.
Zaznaczenie parametru Zmień termin płatności powoduje wyszarzanie opcji Aktualizuj termin płatności i ustawienie opcji o ilość dni z wartością 0 dni. Użytkownik ma możliwość wpisania maksymalnie 999 dni. Termin płatności wyliczany jest jako data wystawienia plus ilość wskazanych dni. Po zaznaczeniu opcji na dzień istnieje możliwość wskazania konkretnej daty.
Seryjna zmiana formy/ terminu płatności nie jest możliwa w przypadku:
dokumentu bez zaznaczonego parametru Generowanie płatności,
dokumentu rozliczonego,
dokumentu posiadającego więcej niż jedną płatność,
dokumentu z płatnością o stanie innym niż Do realizacji,
dokumentu z płatnością o statusie Nie podlega,
dokumentu uwzględnionego w korekcie podatku dochodowego,
dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych,
dokumentu zaksięgowanego lub w przypadku księgowości kontowej dokumentu z uzupełnioną Predekretacją,
Jeżeli na formularzu operatora dodano blokadę Parametry seryjnej zmiany warunków płatności.
Ustaw zakład – funkcja widoczna tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa. Operacja umożliwia ustawienie zakładu na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach.
Parametry seryjnego ustawiania zakładu
Rozlicz – funkcja jest aktywna jeżeli na formularzu operatora na zakładce [Ogólne] w sekcji Parametry wspólne zaznaczono parametr Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy. Funkcja umożliwia rozliczenie podświetlonego/ zaznaczonych dokumentów. Po wyborze opcji Operacje seryjne/ Rozlicz pojawia się okno Parametry seryjnego rozliczania, na którym należy określić typ dokumentu, wskazać rejestr kasowy/bankowy, w którym będą tworzone zapisy kasowe/bankowe rozliczające poszczególne dokumenty oraz wskazać datę, z jaką będą one generowane. Domyślnie wskazana jest data dokumentu, z możliwością zmiany na termin płatności lub wybranie opcji inna i wskazanie dowolnej daty.
Po naciśnięciu przycisku Rozlicz we wskazanym przez użytkownika rejestrze tworzone są zapisy kasowe/bankowe rozliczające poszczególne dokumenty. Na utworzonym zapisie kasowym/bankowym:
do pola Dokument przenoszony jest symbol wskazany w oknie parametrów seryjnego rozliczania,
do pola Data przenoszona jest data wskazana w oknie parametrów seryjnego rozliczania,
do pola Kwota przenoszona jest kwota pozostająca do rozliczenia z dokumentu,
do pola związanego z podmiotem przenoszony jest podmiot wskazany na dokumencie w polu Domyślny płatnik,
do pola Opis przenoszony jest opis: [Opis dokumentu] [Numer dokumentu].
Seryjne rozliczenie nie jest możliwe w przypadku gdy:
nie ma otwartego raportu, do którego można dodać zapis kasowy/bankowy rozliczający dokument,
płatność do dokumentu posiada kierunek inny niż kierunek wybrany do rozliczenia (np. podczas rozliczania dokumentów z kwotą dodatnią z ewidencji dodatkowej przychodów wybrano dokument KW),
waluta płatności dokumentu nie zgadza się z walutą rejestru kasowego/bankowego.
Usuń rozliczenia – funkcja jest aktywna jeżeli na formularzu operatora na zakładce [Ogólne] w sekcji Parametry wspólne zaznaczono parametr Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy. Funkcja umożliwia seryjne usunięcie rozliczeń z podświetlonego/zaznaczonych dokumentów. Nie jest usuwany automatycznie wygenerowany zapis kasowy.Podczas próby usunięcia rozliczenia związanego z zaksięgowaną różnicą kursową pojawia się komunikat: Nie można kasować zaksięgowanych różnic kursowych.W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, podczas próby usunięcia zaksięgowanego rozliczenia pojawia się komunikat: Nie można kasować zaksięgowanych rozliczeń.Podczas próby usunięcia rozliczenia wybranego na Dokumencie kompensaty pojawia się komunikat: Nie można usunąć rozliczeń płatności. Co najmniej jedno z nich zostało wybrane na dokumencie kompensaty.Podczas próby usunięcia rozliczenia wybranego na Nocie odsetkowej pojawia się komunikat: Nie można usunąć rozliczeń płatności. Co najmniej jedno z nich zostało wybrane na dokumencie noty odsetkowej.W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki to podczas próby usunięcia rozliczenia powiązanego z rozrachunkiem pojawia się komunikat: Nie można usunąć rozliczenia powiązanego z rozrachunkiem. Należy usunąć rozrachunek z poziomu Księgowość/Rozrachunki.
Zweryfikuj numery rachunków – funkcja umożliwia seryjną weryfikację numerów rachunków bankowych w Wykazie podatników VAT. Operacja sprawdza płatności powiązane z danym dokumentem, a nie weryfikuje numer rachunku bankowego na dokumencie. Dokumenty z ewidencji dodatkowej kosztów muszą mieć wartość dodatnią, natomiast dokumenty z ewidencji dodatkowej przychodów muszą mieć wartość ujemną. W pierwszej kolejności następuje sprawdzenie, czy płatność jest związana z rejestrem o typie Konto bankowe, a następnie czy uzupełniono numer rachunku bankowego. Jeżeli numer rachunku bankowego na płatności znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów to pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – weryfikacja na dzień [Data systemowa]. numer rachunku [Numer rachunku] widnieje w Wykazie podatników VAT. Jeżeli numer rachunku bankowego nie znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów to pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – weryfikacja na dzień [Data systemowa]. numer rachunku [Numer rachunku] nie widnieje w Wykazie podatników VAT. Jeżeli dokument nie podlega weryfikacji, tj.:
płatność jest na podmiot inny niż kontrahent i/lub:
płatność ma typ Przychód
to podczas próby seryjnej weryfikacji pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – Dokument nie spełnia warunków do weryfikacji.
W przypadku, gdy uzupełniony na karcie płatnika numer NIP nie jest polskim numerem NIP to podczas próby seryjnej weryfikacji pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – Na płatności jest niepolski NIP.
W przypadku, gdy na karcie płatnika nie uzupełniono numeru NIP to podczas próby seryjnej weryfikacji pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – błąd weryfikacji numeru rachunku [Numer rachunku]: pusty numer NIP.
Weryfikacja rachunków bankowych odbywa się na dzień bieżący. Wyjątkiem jest sytuacja gdy operacja seryjna weryfikuje płatności o stanie Wysłano/Zrealizowano. W takim przypadku pojawia się komunikat o weryfikacji na dzień kiedy ta płatność była faktycznie weryfikowana/nastąpił przelew.
Każda weryfikacja numeru rachunku bankowego jest zapisywana na karcie kontrahenta. Jeśli w danym dniu numer rachunku był już zweryfikowany to dodając kolejny dokument spełniający warunki do weryfikacji na ten sam numer rachunku, status rachunku pobierany jest z karty kontrahenta.
Na liście dokumentów w ewidencji dodatkowej pod prawym przyciskiem myszy dostępne są opcje:
Rozlicz pojedynczo – funkcja jest aktywna dla dokumentu nierozliczonego, z zaznaczonym parametrem Generowanie płatności, jeżeli na formularzu operatora na zakładce [Ogólne] w sekcji Parametry wspólne zaznaczono parametr Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy. Funkcja umożliwia rozliczenie podświetlonego dokumentu. Po wyborze opcji Rozlicz pojedynczo należy określić typ dokumentu oraz wskazać rejestr kasowy/bankowy, w którym utworzony zostanie zapis kasowy/bankowy rozliczający dokument. Typ dokumentu jest zawężany do kierunku płatności dokumentu (np. dla dokumentu z ewidencji dodatkowej kosztów z kwotą dodatnią, istnieje możliwość wskazania symbolu zdefiniowanego dla wypłaty).
Funkcja Rozlicz pojedynczo w ewidencji dodatkowej
Po wskazaniu rejestru pojawia się formularz zapisu kasowego/bankowego, na który przenoszone są dane:
do pola Dokument przenoszony jest symbol wskazany przez użytkownika, z możliwością zmiany,
do pola Data przenoszona jest data wskazana z poziomu Narzędzia/ Data bieżąca, z możliwością zmiany,
do pola Kwota przenoszona jest kwota pozostająca do rozliczenia. Jeżeli dokument posiada kilka płatności to przenoszona jest kwota pozostająca do rozliczenia z pierwszej płatności o statusie innym niż Nie podlega,
do pola związanego z podmiotem przenoszony jest podmiot wskazany na dokumencie w polu Domyślny płatnik,
do pola Opis przenoszony jest opis: [Opis dokumentu] [Numer dokumentu].
Podczas próby zapisania zapisu kasowego/bankowego, jeżeli za ten okres nie został jeszcze utworzony raport kasowy/bankowy, pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje otwarcie formularza raportu, gdzie jako zakres dat domyślnie ustawiany jest okres wskazany na formularzu rejestru kasowego/bankowego. Wybór opcji Tak i zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że raporty będą automatycznie dodawane podczas rozliczania kolejnych dokumentów, jeżeli za dany okres czasu nie dodano jeszcze raportu oraz komunikat nie pojawi się ponownie.
Usuń rozliczenie – funkcja jest aktywna dla dokumentu rozliczonego jeżeli na formularzu operatora na zakładce [Ogólne] w sekcjiParametry wspólne zaznaczono parametr Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy. Funkcja umożliwia usunięcie rozliczenia z podświetlonego dokumentu. W przypadku dokumentu z formą płatności o typie gotówka nie jest usuwany automatycznie utworzony zapis kasowy.
Nie jest usuwane rozliczenie:
zaksięgowane,
związane z zaksięgowaną różnicą kursową,
wybrane na nocie odsetkowej,
wybrane na dokumencie kompensaty,
powiązane z rozrachunkiem, jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki.
Zakładka [Predekretacja] jest widoczna tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową. Umożliwia dokonanie predekretacji dokumentów, czyli sprawdzenie przyszłego księgowania dokumentu przed jego zaksięgowaniem. Użytkownik może „wrzucić” przyszłe księgowanie dokumentu wg wybranego schematu, sprawdzić czy dekret się bilansuje, ewentualnie poprawić kwoty, konta, zmienić dziennik księgowań oraz dopisać własne księgowania. Dokument zapredekretowany jest blokowany do edycji. Ostateczne księgowanie do dziennika może odbywać się wg predekretacji albo wg schematu księgowego.
Na zakładce widoczne są informacje o sumie księgowań po stronie Wn i Ma, data księgowania, pole z wyborem schematu księgowego i dziennika księgowań oraz tabela z pozycjami.
Tabela zawiera kolumny Kategoria, Opis, Konto Wn, Kontow Wn Nazwa, Konto Ma, Konto Ma Nazwa, Kwota, Kwota w walucie i Waluta, R.
W kolumnie R pokazywana jest informacja czy w danej pozycji zaznaczony jest parametr Rozrachunek. Litera T w kolumnie R oznacza zaznaczony rozrachunek.
Kolumna Kwota w walucie i Waluta dostępna tylko gdy pobrano moduł Księga Handlowa Plus. Kolumny Konto Wn Nazwa i Konto Ma Nazwa są domyślnie ukryte.
Podgląd zapisu–zakładka Predekretacja
Wydruki
Z poziomu listy Ewidencja dodatkowa przychody/koszty dostępne są następujące wydruki:
Lista dokumentów – wzór standardDodatkowe, w tym:
Lista dokumentów wg kategorii nagłówka,
Wydruk wg kategorii elementu,
Wydruk wg kategorii 2 elementu,
Wydruk wg kategorii nagłówka.
Dokumenty zaznaczone, w tym:
Nota księgowa,
Dowód wewnętrzny
Natomiast z poziomu otwartego dokumentu przychodów/kosztów w ewidencji dodatkowej udostępniono dwa wydruki, a mianowicie:
Dowód wewnętrzny – wzór standard,
Nota księgowa.
Wydruk Noty księgowej (zamiennie określana notą obciążeniową) jest dowodem księgowym rozliczeniowym, stwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej przeprowadzonej między jednostką a jej kontrahentem i stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych, jeśli spełnia warunki ustawy o rachunkowości (art.20 ust.2).
Jeśli edycji zostanie poddany dokument przychodowy, to wartość dokumentu na wydruku znajdzie się po stronie obciążeniowej, jeśli dokument kosztowy to po stronie uznaniowej. Wydruk jest możliwy tylko w walucie polskiej, natomiast użytkownicy, którzy chcą skorzystać z wydruku w walucie obcej, mogą w opisie wprowadzić kwotę dokumentu w walucie obcej oraz kurs waluty.
Uwaga
Szczególnym przypadkiem jest dokument przychodowy lub kosztowy w kwocie ujemnej.
W takim przypadku, jeśli dokument przychodowy jest na kwotę ujemną, to kwota na wydruku pojawi się po stronie uznaniowej. Natomiast, jeśli dokument kosztowy jest na kwotę ujemną, to na wydruku pojawi się po stronie obciążeniowej.
Podczas wydruku Noty księgowej operator proszony jest o uzupełnienie opisu noty. Opis ten jest zapamiętywany i podpowiadany przy następnym wydruku.
Formatka ustalenia wartości parametrów wydruku
Jeżeli opis nie zostanie uzupełniony, wówczas na wydruku pojawi się opis z pola Kategoria.
Istnieje możliwość wykorzystania makr w szablonie e-mail na liście dokumentów w ewidencji dodatkowej. Funkcja jest dostępna jeżeli pobrano moduł CRM lub CRM Plus.
Podczas konfiguracji szablonu e-mail istnieje możliwość wykorzystania w temacie i treści wiadomości następujących makr:
Data – data zapisu z dokumentu.
E-mail z podmiotu – adres e-mail z karty podmiotu wybranego na dokumencie.
Id – numer identyfikacyjny dokumentu zapisany w bazie.
Kwota z dokumentu – kwota z dokumentu z zakładki [Ogólne].
Nazwa – nazwa podmiotu wybranego na dokumencie.
Nazwa wydruku – nazwa wydruku.
Numer dokumentu – numer obcy dokumentu.
Opis – opis uzupełniony na dokumencie.
Podmiot – Id – numer identyfikacyjny podmiotu zapisany w bazie.
Podmiot – Kod – kod podmiotu wybranego na dokumencie.
Podmiot – Nazwa – nazwa podmiotu wybranego na dokumencie.
Podmiot – Typ – typ podmiotu zapisany w bazie.
Termin płatności – termin płatności z dokumentu.
Typ dokumentu – typ dokumentu zapisany w bazie.
Waluta dokumentu – waluta w jakiej wystawiony jest dokument.
Waluta rozliczenia – waluta w jakiej rozliczany jest dokument.
Z wyżej wymienionych makr można skorzystać w przypadku wysyłki wydruków: Dokumenty zaznaczone/ Nota księgowa oraz Dokumenty zaznaczone/ Dowód wewnętrzny.
Kwoty dodatkowe
W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, na fakturze w rejestrze VAT sprzedaży, rejestrze VAT zakupu, ewidencji dodatkowej oraz raportach kasowych/bankowych po naciśnięciu przycisku użytkownik ma możliwość przypisania kwot dodatkowych. Formularz kwot dodatkowych może także zostać wywołany za pomocą skrótu klawiaturowego <CTRL>+<O>.
Kwoty dodatkowe mają na celu zwiększenie możliwości księgowania schematami księgowymi z ewidencji pomocniczych takich jak: Rejestry VAT, ewidencja dodatkowa i raporty kasowe/bankowe. Mechanizm kwot dodatkowych jest szczególnie przydatny dla użytkowników księgujących koszty w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym, ale nie tylko.
Każda kwota dodatkowa może zawierać następujące informacje: Kategoria, Opis, Konto Wn, Konto Ma oraz Kwota, a także Kategoria2 i Opis2.
Jeżeli użytkownik posiada moduł Księga Handlowa Plus, ma możliwość wprowadzania pozycji w walucie obcej. Pozycje w walucie obcej można wprowadzać poprzez formularz za pomocą kombinacji klawiszy <SHIFT>+<INSERT> lub poprzez wybranie dodawania pozycji przez formularz za pomocą strzałki obok ikony .
W nagłówku formatki Kwot dodatkowych znajduje się informacja o kwocie dokumentu. W przypadku faktury w Rejestrze VAT są to trzy kwoty: netto, VAT i brutto w walucie systemowej.
Jeżeli wprowadzając pozycje w Kwotach dodatkowych użytkownik często wpisuje takie same pozycje różniące się jedynie kwotami, może wykorzystać Szablony Kwot dodatkowych do zdefiniowania powtarzających się pozycji.
Podczas kopiowania dokumentów kopiowane są także w całości Kwoty dodatkowe.
Przykład
Przy fakturach kosztowych może pojawić się konieczność rozksięgowania kwoty netto z faktury np. na wiele kont układu rodzajowego oraz wiele kont układu funkcjonalnego. Funkcja ta umożliwia jednoczesną dekretację na kontach zespołu czwartego i piątego.
Faktura kosztowa za zużycie energii zawiera następujące pozycje:
Kwota BRUTTO - 1230 zł
Kwota VAT - 230 zł
Zużycie energii NETTO - 1000 zł.
Powinna być zaksięgowana na konta:
Kwota dekretu
Strona Wn konta:
Strona Ma konta:
1230,-
201 Rozrachunki z dostawcami
230,-
221 VAT naliczony
1000,-
401 Zużycie energii
700,-
550 Koszty zarządu
490 Rozliczenie kosztów
300,-
551 Koszty wydziałowe
490 Rozliczenie kosztów
Pozycje wzorca dla przykładu
Dla faktury, przy pomocy kwot dodatkowych, można stworzyć wzorzec, który będzie rozksięgowywał jednocześnie wszystkie kwoty na odpowiednie konta. Wystarczy tylko, oprócz przypisania na fakturze kategorii, związanej z kosztem rodzajowym do danej pozycji, przy wprowadzaniu faktury uzupełnić kwoty dodatkowe w następujący sposób:
Następnie ułożyć wzorzec wykorzystujący zdefiniowane kwoty dodatkowe:
Konto Wn
Konto Ma
Kwota
Warunek
202
Brutto
221-2
VAT
401
Netto
Energia
Kwota dodatkowa/ Konto Wn
Kwota Dodatkowa
Kwota dodatkowa/ Konto Ma
Kwota Dodatkowa
Dodanie nowego zapisu – Zakładka Ogólne
Dodanie nowego zapisu w Ewidencji dodatkowej jest możliwe przez naciśnięcie przycisku Dodaj lub klawisza <INSERT>. Powoduje to otwarcie nowej formatki.
W polu Dokument dla dokumentów wprowadzanych do ewidencji przychodów pojawia się domyślnie symbol dokumentu EDP, dla dokumentów kosztowych symbol dokumentu EDK.
Użytkownik ma możliwość zdefiniowania także własnych symboli dokumentów np. RA (dla rachunków), ZLEC (dla zleceń). Definicja dokumentów została udostępniona z poziomu Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Księgowość. Przy definicji dokumentu należy określić schemat numeracji. Domyślnym schematem numeracji dla definiowanych typów dokumentów jest schemat trzyczłonowy zawierający symbol dokumentu, numer, rok kalendarzowy. Schemat numeracji można poszerzyć maksymalnie do 5 członów tj. o miesiąc oraz rejestr np.:
Człon pierwszy: symbol dokumentu,
Człon drugi: numer,
Człon trzeci: miesiąc,
Człon czwarty: rok kalendarzowy,
Człon piąty: rejestr.
Uwaga
W schemacie numeracji dokumentów Ewidencji dodatkowej Rejestr oznacza Serię. Serie definiujemy z poziomu Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Serie dokumentów. Można ją przypisać w momencie wprowadzania dokumenty do Ewidencji dodatkowej lub w definicji dokumentów domyślnych, z poziomu Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Dokumenty.
Jeżeli w trakcie wprowadzania dokumentu do ewidencji, zostanie użyta definicja dokumentu zawierająca w schemacie numeracji człon (Rejestr), któremu nie przypisano serii, przy próbie zapisu dokumentu zostanie wyświetlony komunikat Brak wymaganego składnika w numeracji dokumentu (Rejestr).
Dodanie nowego zapisu – Zakładka Ogólne
Pole Kontrahent na formularzu służy do wprowadzenia danych o podmiocie z listy pomocniczej podmiotów. Dane wyświetlą się na zakładce [Kontrahent]. Dane uprzednio zarejestrowanego podmiotu można wprowadzić z listy pomocniczej:
Przez wpisanie w polu Kod w przypadku Kontrahenta, Pracownika, Wspólnika dokładnego kodu lub w przypadku Banku i Urzędu akronimu.
Przez wpisanie dokładnego numeru NIP kontrahenta w polu Kod kontrahenta.
Przez wskazanie podmiotu na liście pomocniczej. Listę pomocniczą podmiotów otwieramy przez naciśnięcie przycisku strzałki, który otwiera menu z podmiotami:
Następnie wybieramy właściwą listę i wybieramy właściwy podmiot z listy.
W przypadku, gdy dane podmiotu nie zostały uprzednio zarejestrowane, możemy założyć kartotekę wciskając przycisk Dodaj – na liście konkretnych podmiotów. Jeżeli nie chcemy na stałe rejestrować danych podmiotów w systemie (np. kontrahent jednorazowy), możemy jego dane wprowadzić bezpośrednio na dokumencie w rejestrze na zakładce [Kontrahent].
Po wyborze kontrahenta na dokumencie, dokument zostanie wystawiony w walucie, która została określona jako domyślna na karcie kontrahenta. Zmiana waluty jest możliwa do momentu rozliczenia lub zaksięgowania dokumentu.
Uwaga
Jeżeli na karcie kontrahenta wskazano jako domyślną walutę obcą, a na dzień wprowadzenia dokumentu do Ewidencji dodatkowej nie pobrano kursu waluty, to na dokumencie podstawia się kurs ręczny równy: 1 [symbol waluty] = 1 PLN. Podczas zapisywania dokumentu pojawia się komunikat: Na dokumencie ustawiono walutę niesystemową o kursie ręcznym 1:1. Czy zapisać dokument? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zapisanie dokumentu. Wybór opcji Nie przenosi kursor do pola określającego typ kursu, aby umożliwić użytkownikowi zmianę kursu.
Istnieje możliwość pobrania danych o Kliencie z bazy GUS za pomocą ikony . Pozwala to na szybsze wprowadzanie danych identyfikacyjnych i adresowych kontrahentów oraz wyeliminowanie pomyłek związanych z ręcznym wypełnianiem formularzy. Przycisk jest aktywny w przypadku gdy kod kraju jest pusty lub wybrano prefiks PL.
Uwaga
Usługa jest dostępna tylko dla Klientów, którzy posiadają oprogramowanie na gwarancji.
Po naciśnięciu ikony następuje sprawdzenie kontrahenta na podstawie numeru NIP w bazie VIES (VAT Information Exchange System). Jeżeli numer VAT jest aktywny to użytkownik ma możliwość przeniesienia danych kontrahenta na formularz pod warunkiem, że dokument nie jest zaksięgowany, nie dodano na nim predekretacji, a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.Po dokonaniu weryfikacji statusu VAT w bazie VIES i przeniesieniu danych na formularz, na dokumencie aktualizowane jest pole Kraj, a status weryfikacji kontrahenta zapisywany jest na jego karcie. Jeśli na dzień wystawienia faktury na karcie kontrahenta widnieje informacja o jego statusie to na dokumencie w rejestrze VAT pokazuje się odpowiedni komunikat.
Uwaga
Funkcja weryfikacji i pobierania danych kontrahenta z bazy VIES dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.
W kolejnym polu wprowadzamy opis zdarzenia gospodarczego (kategorię dokumentu). Opis zdarzenia możemy wprowadzić z listy pomocniczej kategorii poprzez wpisanie kodu lub wciśnięcie przycisku .
Lista kategorii
Wybór z listy dokonuje się przez podświetlenie odpowiedniej kategorii i użycie przycisku lub naciśniecie klawisza <ENTER>. Jeżeli chcemy dodać nową kategorie, należy nacisną klawisz Dodaj lub <INSERT> na liście kategorii, pojawi się formatka dla dodania nowego zapisu i po uzupełnieniu jej należy pole zapisać przyciskiem Zapisz lub klawiszem <ENTER>. W przypadku, gdy na kartotece Kontrahenta zdefiniowaliśmy kategorię domyślną (opis w podręczniku Ogólne i Konfiguracja w rozdziale Kontrahenci), wówczas po wybraniu kontrahenta kategoria dokumentu zostanie wprowadzona automatycznie.
Jeżeli nie wybraliśmy opisu dokumentu z listy kategorii, należy uzupełnić go ręcznie.
Uwaga
Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową i na dokumencie w ewidencji dodatkowej kosztów nie uzupełniono Kwot dodatkowych, a w nagłówku dokumentu wybrano kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wskazanej na formularzu kategorii.
Jeżeli na dokumencie uzupełniono Kwoty dodatkowe i wskazano w nich kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota uzupełniona w pozycji Kwot dodatkowych przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wybranej w Kwotach dodatkowych.
Jeżeli na dokumencie uzupełniono Kwoty dodatkowe i wskazano w nich kategorię bez zaznaczonego parametru Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest cała kwota uzupełniona w Kwotach dodatkowych.
Uwaga
Kwota kosztu podlegająca księgowaniu do KPiR wyliczana jest jako suma pozycji, w których wybrano kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty, przemnażana przez % wskazany na formularzu kategorii, a następnie zaokrąglana i przenoszona do KPiR.
W polu Domyślny płatnik domyślnie podpowiadany jest podmiot z dokumentu. Użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego płatnika na dokumencie poprzez wybór dowolnego podmiotu z listy kontrahentów, banków, pracowników, wspólników, urzędów.
W przypadku, kiedy na dokumencie zostanie wybrana forma płatności o typie Przelew, na dokumencie w sekcji Domyślny płatnik dla płatnika wybranego z listy kontrahentów podpowiadany jest domyślny rachunek tego płatnika dla waluty, w której wystawiony jest dokument. Po rozwinięciu pola z numerem rachunku użytkownik może wskazać inny rachunek niż domyślny (podpowiedziany automatycznie na dokumencie). Na dokumentach złotówkowych w tym polu można wskazać wyłącznie rachunki bankowe w PLN. Na dokumentach walutowych w polu Nr rach. bankowego możliwe jest wybranie zarówno rachunku w walucie zgodnej z wybraną na dokumencie jak również rachunku w PLN. Na dokumencie walutowym nie ma możliwości wskazania rachunku bankowego w innej walucie obcej. W sytuacji, gdy dokument dodany został w walucie PLN a kontrahent ma przypisany wyłącznie domyślny rachunek w walucie obcej, wówczas pole z numerem rachunku bankowego na dokumencie pozostaje puste. Na zdarzeniu w preliminarzu płatności wygenerowanym do dokumentu znajduje się numer rachunku który został podpowiedziany automatycznie bądź wybrany na dokumencie przez użytkownika. Dla płatnika związanego z formą płatności na zdarzeniu podstawia się domyślny numer rachunku z karty płatnika.
W polu Rejestr wprowadzana jest nazwa podrejestru, w którym chcemy umieścić dokument. Nazwa rejestru wprowadzana jest ze spuszczanej listy pomocniczej (ang. drop-down) przez naciśnięcie przycisku . Listę nazw rejestrów (oddzielnie dla ewidencji przychodów i kosztów) określa się w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Rejestry Przychodów lub Rejestry Kosztów.
Pole Liczba porządkowa uzupełniane jest automatycznie przy dodawaniu nowego zapisu jako numer kolejny zapisu w danym rejestrze w miesiącu/roku.
Istnieje możliwość zmiany liczby porządkowej przy zapisaniu dokumentu. Funkcja przydatna szczególnie w przypadku rozpoczęcia pracy na programie w trakcie roku podatkowego. Przy wprowadzaniu dokumentu do ewidencji dodatkowej, w polu Liczba porządkowa można zmienić AUTO, na konkretny numer. Jest on nadawany przy zapisie. Zmiana numeru jest możliwa przy ponownym edytowaniu dokumentu.
Uwaga
Użytkownicy, którzy dokonali zmiany numeru liczby porządkowej zapisu w ewidencji dodatkowej, nie powinni dokonywać funkcji renumeracji
Numer obcy – w polu wpisujemy numer własny dokumentu źródłowego (rachunku, zlecenia, dowodu wewnętrznego).
Data zapisu – data wprowadzenia dokumentu do ewidencji.
Data wystawienia – data wystawienia dokumentu.
Data operacji – data dokonania operacji gospodarczej (zakupu).
Kolejne pola związane są z formą i terminem płatności:
Generowanie płatności – parametr domyślnie zaznaczony. Jeżeli na dokumencie zostanie wybrana forma płatności o typie gotówka, program automatycznie, w Raporcie kasowym, wygeneruje zapis po stronie przychodu dla dokumentu przychodowego oraz po stronie rozchodu dla dokumentu kosztowego. Odznaczenie parametru lewym klawiszem myszy pozwala na zapis dokumentu z formą płatności gotówka bez generowania płatności w raporcie. Data, z jaką zostanie wygenerowany zapis, zależy od parametru Data zapisu kasowego dla ewidencji dodatkowej w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów, który określa, czy operacja kasowa będzie opatrzona datą wystawienia, datą zapisu, datą operacji czy terminem płatności.
Forma płatności – forma płatności wypełniana automatycznie zgodnie z warunkami płatności ustalonymi na kartotece kontrahenta. Pole może być w razie konieczności zmieniane poprzez wybór ze rozwijanej listy pomocniczej.
Uwaga
Pole na formularzu widoczne tylko w przypadku zaznaczenia parametru Generowaniepłatności.
Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczony zostanie parametr Automatyczna generacja kasy dla ewidencji dodatkowej to podczas zapisywania dokumentu z formą płatności gotówka za okres, w którym nie ma otwartego raportu kasowego/bankowego pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie komunikatu powoduje utworzenie nowego raportu kasowego. Wybór opcji Nie wiąże się z koniecznością dodania przez użytkownika raportu kasowego samodzielnie.
Termin płatności – jest liczony zgodnie z parametrem Ewidencja dodatkowa – termin płatności liczony od, który dostępny jest w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów, a określa, od jakiej daty liczony jest termin płatności zapisów w ewidencjach dodatkowych. Do wyboru mamy datę wystawienia, datę zapisu oraz datę operacji. Pole jest automatycznie wypełniane zgodnie z wybraną datą oraz warunkami płatności ustalonymi na kartotece kontrahenta. Pole może być w razie konieczności zmieniane.
Uwaga
Pole na formularzu widoczne tylko w przypadku zaznaczenia parametru Generowaniepłatności
Razem – tu wprowadzana jest wartości dokumentu.
Zapłacono – wpolu tym wykazywana jest ta część kwoty, która została zapłacona gotówką i został wygenerowany zapis kasowy w Raporcie kasowym.
Uwaga
Pole na formularzu widoczne tylko przy zaznaczonym parametrze Generowaniepłatności.
Pozostaje – pole to wypełnia się automatycznie jako różnica Razem minus Zapłacono.
Uwaga
Pole na formularzu widoczne tylko w przypadku zaznaczenia parametru Generowaniepłatności.
W przypadku dokumentu w ewidencji dodatkowej kosztów oraz korekty dokumentu w ewidencji dodatkowej przychodów, jeżeli:
łączna kwota brutto dokumentu (również w przypadku wielu płatności) jest większa niż 15.000 PLN w przypadku dokumentów w walucie obcej sprawdzana jest wartość po przeliczeniu na PLN wg kursu wskazanego na dokumencie,
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Uwaga
Numer rachunku jest sprawdzany dla kwoty wyższej niż 15 000. Istnieje możliwość weryfikowania dokumentów z niższą kwotą po zaznaczaniu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry dla parametru Automatyczna weryfikacja numerów rachunków w Wykazie podatników VAT domyślnie odznaczonej opcji Niezależnie od kwoty dokumentu.
na dokumencie, na pierwszej zakładce jest wybrana forma płatności powiązana z rejestrem bankowym,
NIP płatnika (czyli kontrahenta wybranego w polu Domyślny płatnik na dokumencie) jest polskim numerem NIP
następuje automatyczna weryfikacja, czy wskazany numer rachunku bankowego znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów. W przypadku dokumentu w ewidencji dodatkowej kosztów sprawdzany jest numer rachunku wybrany na formularzu dokumentu, a w przypadku korekty dokumentu w ewidencji dodatkowej przychodów weryfikowany jest numer rachunku wskazany jako domyślny na karcie płatnika wybranego na dokumencie.
Po dokonaniu weryfikacji na dokumencie jest wyświetlana informacja o tym, czy numer rachunku widnieje w Wykazie podatników VAT. Po zmianie numeru rachunku na dokumencie w ewidencji dodatkowej kosztów lub po zmianie płatnika na korekcie dokumentu w ewidencji dodatkowej przychodów weryfikacja następuje ponownie i wyświetlany jest stosowny komunikat. Informacja o weryfikacji numeru rachunku bankowego jest wyświetlana tylko na dokumentach podlegających edycji.
Weryfikacja rachunków bankowych odbywa się na dzień bieżący. Każda weryfikacja numeru rachunku bankowego jest zapisywana na karcie kontrahenta. Jeśli w danym dniu numer rachunku był już zweryfikowany to dodając kolejny dokument spełniający warunki do weryfikacji na ten sam numer rachunku, status rachunku pobierany jest z karty kontrahenta.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Użytkownik ma możliwość wyłączenia weryfikacji numeru rachunku bankowego na formularzu dokumentu w ewidencji dodatkowej. Numer rachunku bankowego nie będzie sprawdzany po odznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry dla parametru Automatyczna weryfikacja numerów rachunków w Wykazie podatników VAT domyślnie zaznaczonej opcji Z formularza dokumentu w rejestrze VAT i ewidencji dodatkowej.
Na dole, po lewej stronie formularza dokumentu, znajdują się jeszcze dwa dodatkowe parametry:
Waluta – pole pozwala na wybór waluty, jeżeli dokument jest w walucie obcej. Po wybraniu waluty następuje przeliczenie wartości na walutę systemową wg wybranego kursu. Kurs jest definiowany w Konfiguracji programu lub można wprowadzić kurs ręczny.
Magazyn źródłowy – do pola przenoszony jest symbol magazynu źródłowego z dokumentów magazynowych oraz z ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów podczas importu poprzez pracę rozproszoną. Pole można uzupełnić również ręcznie.
Magazyn docelowy – do pola przenoszony jest symbol magazynu docelowego z dokumentów magazynowych oraz z ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów podczas importu poprzez pracę rozproszoną. Pole można uzupełnić również ręcznie.
Zakład – pole jest widoczne w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa.
Uwaga
Podczas wprowadzania dokumentu na kontrahenta o statusie podmiot gospodarczy z datą zakupu późniejszą niż 31.12.2016 r., o kwocie powyżej 15 000 płatnej gotówką z nieodroczonym terminem płatności oraz przy zaznaczonym parametrze Generowanie płatności, pojawia się ostrzeżenie: Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Zmień formę płatności. Dodatkowo podczas zapisywania takiego dokumentu pojawia się komunikat: Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Czy zapisać dokument? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zapisanie dokumentu. Wybór opcji NIE pozwala na edycję dokumentu.
Na formularzu zapisu w Ewidencji dodatkowej istnieje możliwość dodawania dokumentów na podstawie skanów i plików, jeżeli pobrana jest licencja na moduł Obieg Dokumentów. Na dodawanym formularzu znajduje się przycisk , który umożliwia wywołanie skanowania lub dodawania pliku z dysku. Przycisk widoczny jest tylko podczas dodawania nowego dokumentu. Po naciśnięciu przycisku dostępne są opcje, z których użytkownik może skorzystać:
:
Ostatnio wybrana opcja jest zapamiętywana, tak by wciśnięcie przycisku wywołało taką samą opcję jak ostatnio (dzięki temu użytkownik, który na przykład zawsze skanuje dokument nie musi za każdym razem wybierać tej opcji).
Uwaga
W Comarch ERP Optima w modelu usługowym nie jest dostępna opcja skanuj.
Wskaż plik na dysku i zapisz … (w IBARD/ do bazy/link):
po wciśnięciu przycisku Dodaj plik na formularzu pojawia się okno wyboru dokumentu z dysku,
wskazywany jest plik,
wskazany plik jest widoczny w bocznym panelu,
na formularzu dokumentu są wprowadzane dane, a następnie zapisywane,
dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Ewidencji dodatkowej),
tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
plik wysyłany jest na IBARD/ zapisywany do bazy/ zapisywany jako link (w zależności od wybranej opcji),
w dokumencie Biblioteki zapisywany dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze VAT.
Skanuj dokument i zapisz… (w IBARD/ do bazy):
po wciśnięciu przycisku Dodaj plik na formularzu wywoływany jest interfejs do skanowania,
zeskanowany plik jest widoczny w bocznym panelu,
na formularzu dokumentu są wprowadzane dane, a następnie zapisywane,
dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Ewidencji dodatkowej),
tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
plik wysyłany jest na IBARD/ do bazy (w zależności od wybranej opcji),
w dokumencie Biblioteki zapisywany jest dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Ewidencji dodatkowej.
Wskaż plik z IBARD i… (zapisz do bazy/ zapisz link):
po wciśnięciu przycisku Dodaj plik łączymy się z IBARD,
wskazywany jest plik,
wskazany plik jest widoczny w bocznym panelu,
na formularzu dokumentu są wprowadza dane, a następnie zapisywane,
dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Ewidencji dodatkowej),
tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
zapisywany jest link do IBARD lub plik (w zależności od wybranej opcji), jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu,
zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Ewidencji dodatkowej.
Po wybraniu opcji, na podstawie której dodawany jest dokument, w lewej części okna rozwija się dodatkowy panel, w którym widoczny jest podgląd wskazanego pliku.
Na panelu z podglądem dostępne są opcje związane z powiększaniem/ pomniejszaniem widoku pliku.
Uwaga
Plik w panelu jest otwierany za pomocą przeglądarki internetowej. Dlatego możliwe jest otwieranie tylko plików typu: PDF, TIF, GIF, JPG, JPEG
Po wskazaniu pliku w innym formacie niż PDF, TIF, GIF, JPG, JPEG pojawia się komunikat: Zawartość pliku z rozszerzeniem: np.xls nie może być wyświetlona!
Ponowne wciśnięcie przycisku Dodaj plik spowoduje ponowne rozpoczęcie realizacji procesu wg wybranej opcji. W wyniku tego w oknie przeglądarki pojawi się nowy dokument. Jeśli użytkownik zeskanuje na przykład nie ten dokument to wystarczy, że podmieni go w skanerze i ponownie wciśnie przycisk Dodaj plik.
Z chwilą zapisu dokumentu w Ewidencji dodatkowej tworzony jest dokument w Bibliotece w module Obieg Dokumentów i zapisywane jest powiązanie dokumentów (widoczne na zakładce [Dokumenty]). Na utworzonym w ten sposób dokumencie w Bibliotece ustawiane jest:
dokument – symbol dokumentu nadawany wg schematu z konfiguracji. W Konfiguracji Firmy/Obieg dokumentów dodano nową gałąź Dokumenty powiązane, gdzie dla poszczególnych typów dokumentów (w Ewidencji dodatkowej), można wskazać domyślny schemat numeracji i domyślny katalog dla automatycznie tworzonych dokumentów w Bibliotece,
numer obcy – numer wprowadzanego dokumentu,
data wprowadzenia – data bieżąca, z którą dokument został zarejestrowany,
operator – aktualnie zalogowany,
katalog – pobrany z ustawień w konfiguracji Firmy/ Obieg dokumentów/ Dokumenty powiązane,
podmiot – na zakładce Podmioty przypisany zostaje podmiot z wprowadzanego zapisu.
Uwaga
W celu prawidłowego otwierania plików do podglądu w panelu potrzebny jest zainstalowany program Adobe Acrobat.
W zależności od sposobu obsługi formularza mamy dostęp do poszczególnych opcji.
Przy dodawaniu pojedynczego dokumentu podnosi się jego formularz, następnie przez przycisk Dodaj plik dokonywany jest wybór opcji dodawania/zapisu dokumentu. Po wskazaniu pliku z lewej strony formularza rozwija się okno podglądu pliku. W prawej części formularza użytkownik uzupełnia dane na dokumencie i zapisuje go.
Przy seryjnym dodawaniu po jego zapisie pierwszego dokumentu, formularz dokumentu po prawej stronie zostaje wyczyszczony i zwinięte okno podglądu pliku po lewej stronie formularza. Po wciśnięciu przycisku Dodaj plik i wyborze pliku panel z lewej strony ponownie się rozwija.
Przy zapisie dokumentu bez zamykania formularza (<SHIFT>+<CTRL>+<ENTER>) na formularzu dokumentu nadal widać dane, a w oknie po lewej stronie podgląd dokumentu, ale przycisk Dodaj plik jest już nie widoczny (dokument pozostaje w edycji).
Kwoty dodatkowe dokumentów w ewidencji dodatkowej wprowadzamy po naciśnięciu przycisku . Zawartość listy kwot dodatkowych można modyfikować za pomocą klawiszy:
Dodaj lub <INSERT> – dodanie nowej kwoty.
Zmień lub <ENTER>, ewentualnie dwukrotne kliknięcie na wierszu – zmiana wskazanego wiersza Tabeli.
Usuń lub <DELETE> – skasowanie wiersza z Tabeli.
Uzupełnianie Tabeli kwot odbywa się w trybie edycji bezpośrednio w Tabeli (ang. edit in place). Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową to otwierany jest dodatkowy formularz. W trakcie edycji wiersza, pomiędzy kolumnami przemieszczamy się klawiszami:
<TAB> – następna kolumna,
<SHIFT>+<TAB> – poprzednia kolumna
<CTRL>+<ENTER> – zapisanie całego wiersza.
W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową lub Ewidencję ryczałtową, użytkownik może uzupełnić następujące pola: Kategoria, Opis, Kwota, Kolumna, Kategoria2 i Opis2.
Kolumna Kwota – służy do wprowadzenia kwoty z dokumentu.
Kolumna Kolumna – poszczególnym pozycjom możemy przypisać kolumnę Książki przychodów i rozchodów lub stawkę ryczałtową.
Szablony dekretacji dla kwot dodatkowych
Szablony dekretacji dla Kwot dodatkowych służą do zdefiniowania wzorca predekretacji. Jeżeli użytkownik w Kwotach dodatkowych wpisuje często te same pozycje – może je zdefiniować w szablonie i wybierać podczas wprowadzania Kwot dodatkowych. Dzięki temu trzeba będzie wypełnić tylko kwoty dla odpowiednich pozycji – kategoria, opis i konta zostaną przepisane z szablonu.
Na liście schematów księgowych (Księgowość/ Inne/ Schematy księgowań) znajduje się zakładka o nazwie Kwoty dodatkowe. Zawiera ona dwie kolumny o nazwie Symbol i Nazwa.
Szablony Kwot dodatkowych można podzielić na odpowiednie typy, podobnie jak to ma miejsce ze schematami księgowymi. Jest to do wyboru pięć typów szablonów:
Rejestr Sprzedaży VAT
Rejestr Zakupu VAT
Ewidencja przychodów
Ewidencja kosztów
Zapisy kasa/bank
Podobnie jak na liście schematów księgowych jest dostępny parametr Pokazuj nieaktywne oraz wszystkie standardowe ikony.
Ikona plusa otwiera formatkę Szablonu dekretacji. Formatka pozycji szablonu zawiera pola: Kategoria, Opis kategorii, Konto Wn i Konto Ma, a także Kategoria2 i Opis2.
Na formatce Kwot dodatkowych, w lewym dolnym rogu, znajduje się rozwijana lista szablonów zdefiniowanych dla danego typu ewidencji. Przeniesienia szablonu na formatkę Kwot dodatkowych wykonuje się poprzez wybranie odpowiedniego szablonu i kliknięcie na ikonę .
Zaakceptowanie odpowiedniego szablonu powoduje przepisanie na formatkę Kwot dodatkowych wartości Kategorii, Kont oraz Opisu.
Ewidencja dodatkowa - scenariusze
Jak dodać nowy rejestr dla Ewidencji Przychodów lub Kosztów?
Dodanie nowego rejestru możliwe jest jedynie w konfiguracji firmy. Aby dodać nowy rejestr należy:
Otworzyć konfigurację firmy wybierając z menu: System lub wciskając przycisk Konfiguracja w menu NawigacjiComarch ERP Optima: Ogólne.
Wybrać Konfiguracja/ Firma/ Księgowość Rejestry Kosztów lub Rejestry Przychodów. Na prawym panelu okna pojawią się aktualnie zdefiniowane rejestry.
Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
Na liście wypełnić pola Nazwa i Opis rejestru i zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.
Jak dodać nowy zapis do ewidencji dodatkowej?
Aby wprowadzić nowy dokument do Ewidencji Kosztów należy:
Wybrać rodzaj ewidencji przez wskazanie odpowiedniej zakładki pionowej: [Przychody] lub [Koszty].
Wybrać podrejestr, do którego mają być wprowadzane dokumenty oraz wskazać okres za dzień lub za miesiąc.
Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT> lub kombinacje każdego z tych klawiszy z <CTRL>, jeżeli chcemy, aby na nagłówek wypełniły się dane analogicznie do wcześniej wprowadzanego dokumentu.
Program wyświetli formatkę dodania nowego zapisu.
Po uzupełnieniu danych zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.
Jak usunąć dokument z ewidencji?
Aby usunąć dokument z ewidencji należy:
Otworzyć Ewidencję dodatkową wybierając z menu: Rejestry VAT/ Ewidencja Dodatkowa.
Wybrać rodzaj ewidencji przez wskazanie zakładki pionowej: [Przychody] lub [Koszty].
Odszukać na liście dokument, który chcemy usunąć.
Ustawić kursor na dokumencie, który ma zostać usunięty i nacisnąć przycisk Usuń lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
Następnie program prosi o potwierdzenie usunięcia zapisu.
Po naciśnięciu przycisku OK dokument jest usuwany.
Uwaga
Usunąć można wyłącznie dokumenty niezaksięgowane. Aby usunąć dokument zaksięgowany, należy najpierw usunąć zapis księgowy. Dopiero wtedy jest możliwe jego usunięcie z ewidencji.
Jak zaksięgować dokument z ewidencji dodatkowej do księgowości kontowej?
Wybrać rodzaj ewidencji przez wskazanie zakładki pionowej: [Przychody] lub [Koszty].
Wybrać okres, za który dokumenty mają zostać wyświetlone (za dzień, miesiąc, rok lub za okres), aby pojawiła się lista wyszukiwanych dokumentów.
Zaznaczyć dokumenty, które mają być zaksięgowane, przez zaznaczenie zapisu lewym klawiszem myszki w kolumnie Lp lub przez ustawienie się na danym zapisie i naciśnięciu klawisza <SPACJA>, ewentualnie naciśnięciu prawego klawisza myszy i wybraniu opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie.
Uwaga
Aby przenieść zapisy z Ewidencji dodatkowej do Księgi Handlowej wybrane dokumenty muszą zostać zaznaczone. W przypadku, gdy żaden dokument nie jest zaznaczony, program sam zaznacza podświetlony rekord.
Nacisnąć przycisk , który odpowiada za przeniesienie zaznaczonych dokumentów z ewidencji do Księgi Handlowej.
Wybrać odpowiedni schemat księgowy. Tworzenie schematów zostanie omówione w rozdziale Schematy księgowe.
Program jeszcze raz upewnia się, czy przenieść dokumenty z Ewidencji do zapisów Księgi, wyświetlając odpowiednie pytanie.
Po potwierdzeniu przyciskiem TAK program wykona księgowanie zaznaczonych dokumentów, a po zakończeniu księgowania wyświetlone zostanie zestawienie informacji o dokonanych księgowaniach oraz informację o sumie wartości zaksięgowanych po stronach Wn (Dt) i Ma (Ct), która będzie pomocna przy ustaleniu, czy błąd księgowania wynika z niezbilansowanego PK.
Po zakończeniu tej operacji dokumenty są zaksięgowane w Księdze Handlowej, a w ewidencji dodatkowej następuje zmiana koloru wyróżnienia z czarnego na niebieski.
Jak zaksięgować dokument z ewidencji dodatkowej do KPiR?
Aby zaksięgować dokument należy:
Otworzyć Ewidencję dodatkową wybierając z menu: Rejestry VAT/Ewidencja Dodatkowa.
Wybrać rodzaj ewidencji przez wskazanie zakładki pionowej: [Przychody] lub [Koszty].
Wybrać okres, za który dokumenty mają zostać wyświetlone (za dzień, miesiąc, rok lub za okres), aby pojawiła się lista wyszukiwanych dokumentów.
Zaznaczyć dokumenty, które mają zostać zaksięgowane - ustawienie się na danym zapisie i naciśnięciu klawisza <SPACJA> lub naciśnięciu prawego klawisza myszy i wybraniu opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie.
Uwaga
Aby przenieść zapisy z Ewidencji dodatkowej do Księgi podatkowej wybrane dokumenty muszą zostać zaznaczone, w przypadku gdy żaden dokument nie jest zaznaczony, program sam zaznacza podświetlony rekord.
Nacisnąć przycisk , który odpowiada za przeniesienie zaznaczonych dokumentów z ewidencji dodatkowej do Księgi podatkowej. Jeżeli Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry w sekcji Zbiorcze księgowanie dokumentów zaznaczono Ewidencja dodatkowa przychodów to dla poszczególnych rejestrów tworzone są zbiorcze zapisy miesięczne zgodnie z datą wskazaną w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry dla parametru Księgowanie dokumentów z datą.
Program jeszcze raz upewnia się, czy przenieść dokumenty z ewidencji do zapisów księgi wyświetlając odpowiednie pytanie.
Po potwierdzeniu przyciskiem TAK program wykona księgowanie zaznaczonych dokumentów, a po zakończeniu księgowania wyświetlone zostanie zestawienie informacji o dokonanych księgowaniach.
Dotyczy wersji: 2019.1.1
Uwaga
Jeżeli na dokumencie wprowadzonym do ewidencji dodatkowej kosztów uzupełniono Kwoty dodatkowe i wskazano w nich kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota uzupełniona w pozycji Kwot dodatkowych przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wybranej w Kwotach dodatkowych.
Jeżeli na dokumencie uzupełniono Kwoty dodatkowe i wskazano w nich kategorię bez zaznaczonego parametru Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest cała kwota uzupełniona w Kwotach dodatkowych.
jeżeli na dokumencie nie uzupełniono Kwot dodatkowych, a w nagłówku dokumentu wybrano kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wskazanej na formularzu kategorii.
Jeżeli na dokumencie nie uzupełniono Kwot dodatkowych, a w nagłówku dokumentu wybrano kategorię bez zaznaczonego parametru Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest cała kwota.
Po zakończeniu tej operacji dokumenty są zaksięgowane w księdze, a w ewidencji dodatkowej następuje zmiana koloru wyróżnienia z czarnego na niebieski.
Jak wprowadzić dokument do Ewidencji dodatkowej kosztów płatny kartą płatniczą (płatność jest rozliczana z operatorem kart płatniczych)?
Aby wprowadzić dokument do Ewidencji Dodatkowej płatny kartą płatniczą należy:
Wejść do Konfiguracji Firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności.
Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
Dodać nową formę płatności o typie Karta z wybranym operatorem kart płatniczych w polu Płatnik.
Po uzupełnieniu danych zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.
Wejść do Konfiguracji Firmy/ Kasa i Bank/ Parametry.
Zaznaczyć parametr Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową.
Wybrać rodzaj ewidencji przez wskazanie zakładki pionowej: [Koszty].
Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT> lub kombinacje każdego z tych klawiszy z <CTRL>, jeżeli chcemy, aby na nagłówek wypełniły się dane analogicznie do wcześniej wprowadzanego dokumentu.
Program wyświetli formatkę dodania nowego zapisu.
Uzupełnić dane, w polu Forma płatności wybrać zdefiniowaną wcześniej formę płatności z podpiętym Płatnikiem – operatorem kart płatniczych.
Po uzupełnieniu danych zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.
Zostanie wygenerowany automatyczny zapis kasa/bank na podmiot wybrany w polu Płatnik.
Dodanie nowego zapisu – zakładka Kontrahent
Zakładka [Kontrahent] zawiera pełne informacje o danych podmiotu. Podmiotem może być: Kontrahent, Bank, Pracownik, Wspólnik, Urząd. Menu podmiotów otwieramy przyciskiem .
Przy wprowadzaniu zapisu ewidencji, dane na zakładce Dodatkowe muszą być uzupełnione w dwóch przypadkach:
Wprowadzanie dokumentu z tzw. Kontrahentem (podmiotem) jednorazowym, którego nie ma potrzeby umieszczać w bazie podmiotów. W takim przypadku wszystkie dane podmiotu wpisujemy bezpośrednio na zakładce [Kontrahent].
Dokument (rachunek) od podmiotu, którego dane są już wprowadzone na liście podmiotów, a pewne dane, np. adres, muszą zostać jednorazowo, na wprowadzanym zapisie, zmodyfikowane. Przy dodawaniu zapisu dla podmiotu już istniejącego w pierwszej kolejności musimy go wybrać z listy podmiotów (analogicznie, jak przy wyborze na zakładce [Ogólne]).
Na zakładce tej dodatkowo użytkownik ma możliwość podglądnięcia informacji związanych z płatnościami do dokumentu.
Zawarte są one w Tabeli, w której każdy zapis o płatności składa się z pól:
Termin – termin, czyli data realizacji wpłaty
Formapłatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana
Kwota – wartość płatności
Rozliczono – wpłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że otrzymaliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za wystawiony dokument (rachunek).
Dodanie zapisu – zakładka Kontrahent
Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami:
– dodanie nowej raty płatności – edycja pozycji – możliwość wprowadzania zmian
– usunięcie pozycji z listy płatności.
Uwaga
Przy dzieleniu płatności na raty program w bardziej skomplikowanych przypadkach nie jest w stanie automatycznie przeliczać kwot tak, aby suma rat zgadzała się z wartością dokumentu. Jeśli kwoty te są różne, przy próbie zatwierdzenia dokumentu pojawia się stosowny komunikat, wyświetlający wartość różnicy
Przykład
Jeśli wprowadzimy dokument, który w całości ma zostać zapłacony określonego dnia i w określonej formie płatności, na zakładce [Płatności] automatycznie pojawi się jedna pozycja. Termin oraz forma płatności będą takie same, jak ustalone na zakładce [Ogólne]. Kwota będzie równa wartości z pola Razem dokumentu. Kwota rozliczona w chwili wystawiania dokumentu będzie równa zero. Zmieni się dopiero w chwili, gdy wśród zapisów w rejestrach kasowych lub bankowych pojawi się potwierdzenie otrzymanej należności. Opisywany tutaj przypadek, gdy realizacja zapłaty będzie wykonana w całości określonego dnia, nie wymaga od użytkownika wprowadzania jakichkolwiek zmian w proponowanym przez program zapisie.
Do ewidencji wprowadzamy zapis płatny w całości, w chwili wystawiania dokumentu, gotówką, na kwotę brutto 800 zł. Na zakładce [Ogólne] w Tabeli płatności pojawi się zapis:
termin – data dzisiejsza,
forma płatności: gotówka,
kwota: 800 zł,
kwota rozliczona: 0 zł.
W chwili zatwierdzenia zapisu do ewidencji program automatycznie generuje wpłatę gotówki (800 zł) do kasy.
Efekty zatwierdzenia zapisu płatnego gotówką przy wystawieniu to:
na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się kwota, która wpłynęła do kasy – 800 zł, w polu pozostaje – kwota 0 zł,
na zakładce Dodatkowe w Tabeli płatności kwota rozliczona również będzie równa 800 zł (bo do kasy wpłynęła zapłata),
w rejestrze kasowym (skojarzonym z formą płatności gotówka – patrz konfiguracja form płatności) pojawi się zapis potwierdzający przyjęcie kwoty 800 zł przez kasjera,
w Preliminarzu pojawiło się Rozliczone zdarzenie sygnalizujące dokonanie zapłaty za dokument.
Przykład
Wprowadzam zapis do ewidencji dodatkowej płatny w całości przelewem, w terminie 14 dni, na kwotę brutto 700 zł. Na zakładce Dodatkowe, w Tabeli płatności pojawi się zapis:
termin – data dzisiejsza + 14 dni,
forma płatności: przelew,
kwota: 700 zł,
kwota rozliczona: 0 zł.
Efekty zatwierdzenia zapisu z odroczoną w całości płatnością to:
na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono w dalszym ciągu mamy 0 zł. Przelew za dokument jeszcze nie wpłynął,
na zakładce Dodatkowe w Tabeli płatności kwota rozliczona również będzie równa 0 zł (bo nie otrzymaliśmy zapłaty),
w żadnym z rejestrów bankowych nie pojawił się zapis związany z naszym dokumentem,
w Preliminarzu pojawiło się Nierozliczone zdarzenie sygnalizujące, że za 14 dni spodziewamy się przelewu na kwotę 700 zł.
Gdy za 14 dni, na wyciągu bankowym, otrzymamy potwierdzenie przelewu na nasze konto 700 zł – taką wpłatę wprowadzimy do rejestru bankowego i rozliczymy z opisanym wyżej zdarzeniem w Preliminarzu. Efekty to:
zdarzenie w Preliminarzu otrzyma status Rozliczonego w całości,
na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się kwota, która wpłynęła na nasze konto – 1300 zł,
na zakładce Dodatkowe, w Tabeli płatności, Kwota rozliczona również będzie równa 700 zł (do banku wpłynęła zapłata).
Przykład
Jeśli wprowadzany dokument ma zostać zapłacony w kilku ratach (np. część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – operator wystawiający dokument musi dokonać „rozbicia” płatności. Na liście płatności powinno pojawić się tyle pozycji, ile rat przewidzieliśmy na spłatę należności. Terminy, formy płatności oraz kwoty muszą odpowiadać poszczególnym ratom.
Wprowadzamy dokument na kwotę 2400 zł. Klient wpłaca gotówką, w chwili wystawiania dokumentu 500 zł, pozostałe 1900 zł zapłaci przelewem w terminie 14 dni. W tym przypadku płatność musimy rozbić na dwie części (dwie pozycje w Tabeli płatności):
Pierwsza pozycja dotyczyć będzie zapłaty gotówką:
termin: data dzisiejsza ,
forma płatności: gotówka,
kwota: 500 zł,
kwota rozliczona: 0 zł.
Druga pozycja to dane dotyczące przelewu:
termin – data dzisiejsza + 14 dni,
forma płatności: przelew,
kwota: 1900 zł,
kwota rozliczona: 0 zł.
Zatwierdzamy zapis. Efekty zatwierdzenia to:
na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się kwota, która wpłynęła do kasy – 500 zł,
na zakładce Dodatkowe w Tabeli płatności, w pozycji Gotówka, kwota rozliczona również będzie równa 500 zł (bo do kasy wpłynęła zapłata),
na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności, w pozycji Przelew, nic się nie zmieni – nie otrzymaliśmy jeszcze wpłaty,
w rejestrze kasowym (skojarzonym z formą płatności gotówka) pojawił się zapis rozliczony, potwierdzający przyjęcie kwoty 500 zł przez kasjera,
w Preliminarzu pojawiło się Nierozliczone zdarzenie sygnalizujące, że za 14 dni spodziewamy się przelewu na kwotę 1900 zł,
w Preliminarzu pojawiło się Rozliczone zdarzenie sygnalizujące, że wpłacono już kwotę 500 zł.
Gdy za 14 dni, na wyciągu bankowym otrzymamy potwierdzenie przelewu na nasze konto 1900 zł – taką wpłatę wprowadzimy do rejestru bankowego i rozliczymy z opisanym wyżej zdarzeniem w Preliminarzu. Efekty to:
zdarzenie w Preliminarzu otrzyma status Rozliczonego w całości,
na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się całkowita kwota zapłacona jako rozliczenie naszej faktury: 500 + 1900 = 2400 zł,
na zakładce Dodatkowe, w pozycji Gotówka, kwota rozliczona również będzie w dalszym ciągu równa 500 zł (bo do kasy wpłynęła zapłata),
na zakładce Kontrahent, w pozycji Przelew, kwota rozliczona będzie równa 1900 zł (otrzymaliśmy potwierdzenie przelewu i rozliczyliśmy zdarzenie w Preliminarzu),
zdarzenie w Preliminarzu na kwotę 1900 zł uzyskało status Rozliczonego
Zaliczki do rozliczenia
Program pozwala na realizację zaliczek dotyczących różnych rodzajów podmiotów: kontrahentów, pracowników/wspólników, banków i urzędów.
Podczas dodawania dokumentu bezpośrednio do ewidencji pomocniczej, na dokumencie na zakładce [Kontrahent] jest tabelka pozwalająca na wprowadzanie informacji o zaliczce bezpośrednio związanej z danym zapisem. Przycisk wyboru zaliczkobiorcy, widoczny pod tabelką, w ewidencji dodatkowej domyślnie wskazuje pracownika. Można jednak na liście pomocniczej pod przyciskiem wybrać inny rodzaj podmiotu.
W przypadku zaliczki płatnika, jeżeli w zapisach kasowych/bankowych znajdują się jakieś nierozliczone dokumenty związane z danym płatnikiem, to w momencie wprowadzania dokumentu ikona plusa dostępna pod tabelą zawiera dodatkowo wykrzyknik . Aby zaliczka pojawiła się w tabeli należy kliknąć ikonę plusa, otworzy się wtedy dodatkowa lista potencjalnych zaliczek, na której należy wybrać konkretną zaliczkę. Kwotę, jaką chcemy rozliczyć można podać już na liście potencjalnych zaliczek w kolumnie Do rozliczenia lub po wybraniu zaliczki, która zostanie podstawiona do tabeli, zmodyfikować wartość w kolumnie Kwota. Dla pracownika, jeżeli dany dokument jest związany z zaliczką dla konkretnego pracownika, należy wpisać w pole Pracownik jego kod (lub wybrać go z listy wyświetlonej po wciśnięciu przycisku Pracownik) i z listy potencjalnych zaliczek wybranego pracownika wybrać konkretną zaliczkę postępując analogicznie jak w przypadku zaliczki kontrahenta. Jeśli zaliczka dotyczy wspólnika należy na liście pomocniczej pod przyciskiem wybrać rodzaj podmiotu Wspólnik.
W tabeli dotyczącej zaliczek do rozliczenia dostępne są kolumny:
Kwota – kwota, jaką chcemy rozliczyć. Program nie pozwoli rozliczyć kwoty większej niż to wynika z zapisu kasowego/bankowego.
Kwota maks. – wyświetlona jest tu kwota, jaką możemy rozliczyć. Kwota ta wynika bezpośrednio z zapisu kasowego/bankowego w module Kasa/Bank.
Numer dokumentu – wyświetlany jest numer dokumentu, z którym będzie rozliczana faktura.
Pod tabelą dostępne są przyciski plus, lupka i kosz pozwalające na dodawanie, edycję oraz usuwanie zaliczek.
Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać podczas dodawania faktury i podczas edycji, ale tylko do momentu zaksięgowania. Na fakturach zaksięgowanych nie ma możliwości wprowadzania zmian, ani rozliczania faktur z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych – każda wpłata w nich zapisana będzie automatycznie widoczna na fakturze.
W wyniku rozliczenia zaliczki:
Dokument otrzymuje status rozliczonego w części odpowiadającej rozliczonej zaliczce.
Na liście zapisów KB zaliczka otrzymuje status rozliczonej częściowo lub całkowicie, w zależności od kwoty rozliczonej z wystawionym dokumentem.
Dodanie nowego zapisu – zakładka Dokumenty
Zakładka [Dokumenty] dostępna jest w przypadku, gdy użytkownik posiada moduł Obieg dokumentów lub nie posiada modułu Obieg dokumentów, ale pobrał moduł Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus lub Księga Podatkowa (w trybie do odczytu) widoczna jest wtedy sekcja Biblioteka dokumentów i/lub w przypadku modułu CRM/ CRM Plus - sekcja Zadania i kontakty CRM.
Dodanie nowego zapisu – zakładka Notatka
Na zakładce [Notatka] istnieje możliwość wprowadzenia dodatkowych informacji.
Samochody
Koszty samochodu właściciela od 1 stycznia 2019 r.
Od 1 stycznia 2019 roku istnieje możliwość:
zaliczenia w koszty uzyskania przychodów 100% wydatków na użytkowanie samochodu będącego środkiem trwałym w firmie, pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu,
zaliczenia w koszty uzyskania przychodów 75% wydatków na użytkowanie samochodu będącego środkiem trwałym w firmie, ale wykorzystywanego do celów mieszanych (firmowych i prywatnych),
zaliczenia w koszty uzyskania przychodów 20% wydatków na użytkowanie samochodu będącego własnością właściciela firmy, ale nie będącego środkiem trwałym w firmie.
Od 1 stycznia 2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować w programie Comarch ERP Optima bezpośrednio z poziomu rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów.
Moduł Księga Handlowa/ Księga Handlowa Plus
W przypadku modułu Księga Handlowa/ Księga Handlowa Plus użytkownik w schemacie księgowym o typie Rejestr zakupów VAT oraz Ewidencja kosztów powinien samodzielnie wskazać, w jakiej wysokości koszty z poszczególnych dokumentów mają być księgowane.
Przykład
Poniżej prezentujemy przykładowy schemat księgowania faktury za paliwo w koszty zgodnie z nowymi przepisami. Schemat dostępny jest do pobrania pod linkiem.Schemat księgowy należy zaimportować z poziomu Księgowość/Inne/Schematy księgowe naciskając ikonę , wskazując plik z dysku a następnie wykonując import za pomocą ikony .
Schemat należy dostosować do Państwa planu kont.
W przedstawionym przykładzie na fakturze zakupowej została wybrana przykładowa kategoria szczegółowa o symbolu „EKSPLOATACJA SAM”. Tak jak w przypadku kont, nazwę kategorii należy dostosować do własnej listy.
W związku z powyższym w warunku schematu księgowego zamiast symbolu ‘EKSPLOATACJA SAM’ należy wpisać nazwę kategorii wybranej na pozycji faktury zakupowej.
Poniżej prezentujemy przykładowe wyrażenia które należy wpisać w poszczególnych polach schematu księgowego.
Aby zaksięgować 75% kwoty netto można wskazać (pozycja 1 na zrzucie powyżej):
W polu Kwota:
ROUND(@Netto*0.75,2)
W polu Warunek (wyrażenie ‘Kod kategorii’ zastępujemy swoim własnym kodem):@KategoriaElem ='Kod kategorii'
Aby zaksięgować w koszty 75% kwoty VAT można wskazać (pozycja 2 na zrzucie powyżej):
W polu Kwota: ROUND (@Vat*0.75,2)
W polu Warunek (wyrażenie ‘Kod kategorii’ zastępujemy swoim własnym kodem): @Odliczenia ='NIE' AND @KategoriaElem ='Kod kategorii'
Aby zaksięgować 25% kwoty netto można wskazać (pozycja 3 na zrzucie powyżej):
W polu Kwota: @Netto - ROUND(@Netto*0.75,2)
W polu Warunek(wyrażenie ‘Kod kategorii’ zastępujemy swoim własnym kodem):@KategoriaElem ='Kod kategorii'
Aby zaksięgować 25% kwoty VAT (NKUP) można wskazać (pozycja 4 na zrzucie powyżej):
W polu Kwota: @Vat - ROUND(@Vat*0.75,2)
W polu Warunek (wyrażenie ‘Kod kategorii’ zastępujemy swoim własnym kodem):@Odliczenia ='NIE' AND @KategoriaElem ='Kod kategorii'
Aby zaksięgować pozostałą Kwotę VAT można wskazać:
W polu Kwota: @Vat
W polu Warunek: @Odliczenia ='TAK'
Powyższy przykład został opracowany w oparciu o 75%. Chcąc księgować 80% należy zastąpić 0.75 wartością 0.80
Moduł Księga Podatkowa
Na formularzu kategorii o typie Koszty dostępny jest domyślnie odznaczony parametr Księguj w koszty.Formularz kategorii kosztowej
Zaznaczenie parametru przenosi się podczas importu kategorii z poziomu Narzędzia/ Importy/ Z innej bazy danych oraz poprzez mechanizm pracy rozproszonej pomiędzy bazami prowadzonymi w formie Księgi Podatkowej.
Uwaga
Jeżeli parametr Księguj w koszty zaznaczony zostanie na formularzu kategorii na której zaznaczono wcześniej parametr Podziel odliczenia to użytkownik powinien zweryfikować Kolumnę do księgowania do KPiR i wybrać przykładowo 13. Inne – tak, aby dokument został zaksięgowany do Księgi Podatkowej. Wynika to z tego, iż dotychczas tego typu dokumenty nie podlegały księgowaniu do KPiR z poziomu rejestru VAT/ ewidencji dodatkowej. Stosowano do nich natomiast tzw. “Kilometrówkę” i korzystano z opcji Rozliczenia samochodu.
Jeżeli na dokumencie wprowadzonym do rejestru VAT zakupu wybrano w pozycji dokumentu sumowane są wszystkie pozycje z tą samą kategorię (kwoty netto i VAT z odliczeniami na NIE), a następnie przemnażane przez % kosztów i tak księgowane do KPiR.
Uwaga
Wybór w nagłówku dokumentu w rejestrze VAT zakupu kategorii z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty nie powoduje zaksięgowania do KPiR kwoty przemnożonej przez % wskazany na formularzu kategorii. Aby na zapis księgowy trafiła kwota przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii, kategoria ta musi zostać wybrana w pozycji dokumentu w rejestrze VAT zakupu.
W przypadku ewidencji dodatkowej kosztów:
jeżeli na dokumencie uzupełniono Kwoty dodatkowe i wskazano w nich kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota uzupełniona w pozycji Kwot dodatkowych przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wybranej w Kwotach dodatkowych,
jeżeli na dokumencie uzupełniono Kwoty dodatkowe i wskazano w nich kategorię bez zaznaczonego parametru Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest cała kwota uzupełniona w Kwotach dodatkowych,
jeżeli na dokumencie nie uzupełniono Kwot dodatkowych, a w nagłówku dokumentu wybrano kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wskazanej na formularzu kategorii,
jeżeli na dokumencie nie uzupełniono Kwot dodatkowych, a w nagłówku dokumentu wybrano kategorię bez zaznaczonego parametru Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest cała kwota.
Uwaga
Kwota kosztu podlegająca księgowaniu do KPiR wyliczana jest jako suma pozycji, w których wybrano kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty, przemnażana przez % wskazany na formularzu kategorii, a następnie zaokrąglana i przenoszona do KPiR.
Jeżeli na dokumencie amortyzacji wybrano kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii. Podczas księgowania zaznaczonych dokumentów amortyzacji kwota każdego dokumentu jest przemnażana przez % wskazany na formularzu kategorii, a następnie sumowana i przenoszona do KPiR.
Ewidencja samochodu - scenariusze
Jak dodać nowy samochód?
Aby wprowadzić do bazy danych nowy samochód, należy:
Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów lub nacisnąć przycisk na pasku zadań.
Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
Wypełnić kolejno dane samochodu.
Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.
Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego samochodu bezwzględnie wypełnione były pola Numer rejestracyjny iPojemność. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza. Jeżeli pojazd jest używany tylko do działalności gospodarczej i należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu należy również uzupełnić daty rozpoczęcia ewidencji, ewentualnie końca gdy zostanie z tej ewidencji wyłączony.
Uwaga
Numer rejestracyjny musi być unikalny, tzn. program nie pozwoli dodać dwóch samochodów o identycznej rejestracji. Z kolei właściwe wypełnienie pola Typ pojazdu ma istotne znaczenie ze względu na rozliczanie stawek za jeden kilometr przebiegu
Jak zmienić dane samochodu?
Aby zmienić dane samochodu, należy:
Otworzyć Ewidencje samochodów wybierając z menu: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów lub nacisnąć przycisk na pasku zadań.
Odszukać pojazd na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
Kliknąć przycisk Zmień lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
Program wyświetli Formularz samochodu, na którym można wówczas dokonać wymaganych zmian.
Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając na Formularzu samochodu przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub wcisnąć klawisz <ESC>.
Jak wprowadzić trasy przejazdów?
Aby wprowadzić do ewidencji nową trasę przejazdu, należy:
Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Trasy lub nacisnąć przycisk Ewidencja tras w menu NawigacjiComarch ERP Optima: Samochody.
Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
Wypełnić kolejno dane Program wymaga, aby na formularzu dodania nowej trasy bezwzględnie wypełnione były pola Kod, Cel, Trasa i Długość trasy. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza.
Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.
Uwaga
Kod trasy musi być unikalny, tzn. program nie pozwoli dodać dwóch tras o identycznym kodzie.
Jak wprowadzić i potwierdzić przejazd?
Aby wprowadzić przejazd, należy:
Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów i wybrać pierwszą zakładkę [Przejazdy].
Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
Wypełnić kolejno dane przejazdu. Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego samochodu bezwzględnie wypełnione były pola Cel wyjazdu, Odległość oraz Dysponent samochodu. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza. Pola te mogą być wypełnione przez wybranie trasy z listy pomocniczej tras
Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.
Aby potwierdzić przejazd należy na liście przejazdów z menu kontekstowego wybrać opcję Potwierdź lub z poziomu formularza przejazdu zaznaczyć parametr Potwierdził. Należy podać dane Operatora potwierdzającego oraz datę potwierdzenia.
Jak wprowadzić dokument kosztu?
Aby wprowadź dokument związany z kosztem używania samochodu, należy:
Otworzyć listę ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów i wybrać zakładkę [Koszty].
Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
Wypełnić kolejno dane dokumentu kosztowego. Dane dokumentu mogą być pobrane z listy zapisów w Rejestrze Zakupów VAT lub wprowadzone bezpośrednio na formularzu kosztu. Aby wybrać fakturę z Rejestru VAT należy nacisnąć przycisk i po wybraniu danej faktury nacisnąć przycisk Wybierz.
Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego samochodu bezwzględnie wypełnione były pola Dokument oraz Wartość dokumentu. Jeżeli którekolwiek z tych pól nie jest wypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza.
Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.
Dotyczy wersji: 2019.1.1
Uwaga
Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową to podczas próby dodania od 01.01.2019 r. kosztu związanego z samochodem właściciela pojawia się komunikat: Od 01.01.2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować bezpośrednio z rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów wskazując na pozycji kategorię ze wskazanym procentem kosztów.
Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową to podczas próby dodania od 01.01.2019 r. kosztu związanego z samochodem właściciela pojawia się komunikat: Od 01.01.2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować bezpośrednio z rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów.
Jak usunąć samochód, koszt, przejazd lub rozliczenie przebiegu?
Aby usunąć samochód, koszt, przejazd lub rozliczenie, należy:
Otworzyć Ewidencje samochodów wybierając z menu: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
Wejść na wybraną zakładkę.
Odszukać zapis na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
Kliknąć przycisk Usuń lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
Program wyświetli pytanie: Czy chcesz skasować podświetlony rekord?. Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.
Uwaga
Nie ma możliwości usunięcia zapisu z Ewidencji samochodu, jeżeli dla tego samochodu istnieją jakiekolwiek zapisy w ewidencji przejazdów, kosztów lub rozliczeń. Podobnie nie ma możliwości usunięcia przejazdów i kosztów w miesiącach już rozliczonych. W takim przypadku zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat i kasowanie zostanie anulowane.
Jak zmienić dane przebiegu lub kosztu?
Aby zmienić dane przebiegu lub kosztu, należy:
Otworzyć Ewidencje samochodów wybierając z menu: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów i wybrać właściwą zakładkę.
Odszukać zapis na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
Kliknąć przycisk Zmień lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
Program wyświetli formularz zmiany zapisu, na którym można wówczas dokonać wymaganych zmian.
Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając na formularzu przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub wcisnąć klawisz <ESC>.
Uwaga
Nie ma możliwości zmiany zapisu w ewidencji przebiegów i kosztów w miesiącach rozliczonych. W takim przypadku zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat i kasowanie zostanie anulowane.
Jak dokonać rozliczenia przejazdów samochodem?
Aby dokonać rozliczenia przebiegu przejazdu, należy:
Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów i wybrać zakładkę [Rozliczenia].
Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
Następnie należy wybrać miesiąc, za który chcemy dokonać rozliczenia oraz wpisać opis zdarzenia gospodarczego przez wybór odpowiedniej kategorii z listy lub wpisaniu odpowiedniego opisu.
Nacisnąć przycisk Przelicz wartość lub klawisz <F8>, co spowoduje przeliczenie wartości i rozliczenie przebiegu przejazdów przez porównanie wartości kosztów udokumentowanych i przebiegu razy stawka za kilometr.
Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Gdy chcemy wycofać się bez zapisu danych naciskamy Anuluj. Okno można zamknąć również klawiszami <ESC> oraz <CTRL>+<F4> lub klikając przycisk w prawym górnym rogu okna.
Jak zaksięgować kwotę wynikającą z rozliczenia przebiegu do KPiR?
Aby zaksięgować kwotę wynikającą z rozliczenia przebiegu należy:
Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów i wybrać zakładkę [Rozliczenia].
Dokonać rozliczenia przebiegu pojazdu zgodnie z opisem w podrozdziale: Jak dokonać rozliczenia przebiegu.
Po dokonaniu rozliczenia przebiegu na Liście rozliczeń przejazdów za dany miesiąc pojawi się wartość rozliczenia, która może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu.
Ustawiamy kursor na wartości za dany miesiąc i naciskamy przycisk Księgowanie lub klawisz <F7>.
Program wygeneruje zapis księgowy oraz, w razie potrzeby, zapis korekcyjny w rejestrze zakupów VAT. Zapis rozliczenia zmienia kolor wyróżnienia z czarnego na granatowy i nie można go usunąć ani zmienić bez wcześniejszego wykasowania z Zapisów księgowych. Na dokumencie rozliczenia przejazdu pojawi się w polu Zapis księgowy odwołanie do konkretnego dokumentu, jego numer i data księgowania. Użytkownik ma możliwość podglądnięcia zapisu przez naciśnięcie przycisku .
Uwaga
Od 01.01.2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować bezpośrednio z rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów wskazując na pozycji kategorię ze wskazanym procentem kosztów.
Jak zmienić stawki za kilometr przebiegu?
Aby zmienić stawki za kilometr przebiegu, należy:
Otworzyć konfigurację programu wybierając z menu: Start/Konfiguracja programu/ Księgowość/ Ewidencja samochodowa.
Zmienić stawki przebiegu za kilometr dla poszczególnych typów pojazdów.
Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Gdy chcemy wycofać się bez zapisu danych naciskamy Anuluj. Okno można zamknąć również klawiszami <ESC> oraz <CTRL>+<F4> lub klikając przycisk w prawym górnym rogu okna.
Ewidencja samochodów
Do 1 stycznia 2019 r. zgodnie z Art. 23 ust. 1 pkt. 46 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do Ewidencji Środków Trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą – w części nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia Ewidencji Przebiegu, według określonego wzoru. W programie użytkownik ma możliwość prowadzenia w/w ewidencji według obowiązujących przepisów.
Dodatkowo, Ewidencja Samochodowa może być wykorzystywana do prowadzenia Ewidencji przejazdów pracowników prywatnymi samochodami w celach służbowych, w celu obliczenia należnego im zwrotu kosztów używania samochodu.
Ewidencje samochodów otwieramy wybierając z menu: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów lub przycisk Ewidencja samochodów w menu NawigacjiComarch ERP Optima: Samochody.
W pierwszej kolejności użytkownik wprowadza poszczególne samochody, dla których prowadzone jest rozliczenie.
Na liście uwidocznione są następujące dane samochodu: Nr rejestracyjny, Marka, Pojemność, Dysponent, Uwagi.
W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Ewidencja samochodów – samochodyLista tras – przycisk otwiera listę pomocniczą tras, zawierającą typowe trasy przejazdów.
Lista rozliczeń przejazdów – przycisk powoduje otwarcie listy, która pozwala na wprowadzenie przejazdów zgodnie z obowiązującą stawką przebiegu pojazdu, wprowadzenia kosztów przez bezpośredni zapis lub z wykorzystaniem dokumentów wprowadzonych do rejestrów VAT oraz rozliczenie przebiegu.
Rozliczenie przejazdów
Rozliczenie przejazdów (Księgowość/ Samochody/ Rozliczenia samochodu) pozwala na:
Prowadzenie Ewidencji Przejazdów samochodem prywatnym właściciela lub pracownika.
Prowadzenie Ewidencji Kosztów używania samochodu będącego własnością właściciela firmy.
Rozliczanie comiesięcznych kosztów wynikających z używania samochodu prywatnego do celów służbowych.
Rozliczenie przejazdów jest otwierane na Ewidencji samochodów przez naciśnięcie przycisku Lista rozliczeń przejazdów .
Lista rozliczeń przejazdów składa się z trzech zakładek:
[Przejazdy],
[Koszty],
[Rozliczenie].
Rozliczenie przejazdów – Przejazdy
Zakładka [Przejazdy] zawiera Ewidencje przejazdów samochodem prywatnym właściciela firmy lub pracownika. Na zakładce tej widoczne są następujące informacje: Lp., Data przejazdu, Odległość, Cel wyjazdu, Trasa, Wartość oraz kolumna Potwierdzony.
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Numer rejestracyjny – pozwala na wybranie samochodu z listy pojazdów. Samochód można wybrać przez wpisanie numeru rejestracyjnego lub przez wybór z listy pomocniczej samochodów, która jest otwierana przyciskiem.
Dzień, miesiąc, rok – lista przejazdów może być wyświetlana za wybrany dzień, miesiąc i rok. Na liście w obrębie dnia, miesiąca lub roku można również dodawać zapisów.
Uwaga
Jeżeli zostało dokonane rozliczenie kosztów dla samochodu za dany miesiąc, to w tym miesiącu nie ma możliwości dodawania, usuwania ani zmiany zapisów w ewidencji przejazdów.
PrzejazdyRenumeracja – funkcja renumeracji służy do chronologicznego uporządkowania zapisów na liście. Renumerację należy przeprowadzić w przypadku, gdy zapisy nie były wprowadzane w porządku chronologicznym lub było wykonywane usuwanie zapisów z listy. Przycisk aktywny tylko w przypadku wybrania listy zapisów za miesiąc.
Z poziomu listy rozliczeń przejazdu na zakładce Przejazdy dostępne są wydruki:
Ewidencja samochodowa/ Zestawienia przejazdów,
Ewidencja samochodowa/ Zestawienia przejazdów do VAT,
Ewidencja samochodowa/ Zestawienia przejazdów do VAT – wynajem
W menu kontekstowym rozwijanym przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na pozycji przejazdu, widnieje opcja Potwierdź. Funkcja działa na zaznaczone lub podświetlone przejazdy. Dostępna tylko, gdy zaznaczony jest na liście konkretny miesiąc. Po zaznaczeniu lub podświetleniu przejazdu i wywołaniu funkcji podnosi się okienko z wyborem,
gdzie widoczne jest pole na wybór Operatora (opcja domyślna) lub Właściciela i pole z datą (domyślna na koniec miesiąca, bez opcji wyczyść). Zatwierdzenie powoduje na przejeździe zaznaczonym lub podświetlonym zaznaczenie parametru Potwierdził i ustawia odpowiednio akronim Operatora lub Właściciela i datę potwierdzenia. Jeżeli dany miesiąc został już rozliczony (zakładka [Rozliczenia]) po wybraniu opcji w menu kontekstowym Potwierdź i zatwierdzeniu pojawi się komunikat: Błąd potwierdzania przejazdu: Lp. [tu numer lp. przejazdu]. Miesiąc został już rozliczony (AutoRozlicz), zarówno dla pojedynczego przejazdu jak i przy potwierdzaniu seryjnym.
Formularz przejazdu
W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.
Lp. – liczba porządkowa pozycji na liście, nadawana automatycznie przez program w momencie dodawania przejazdu.
Data wyjazdu – data, z jaką przejazd zostanie wprowadzony do Ewidencji przejazdów.
Kod wyjazdu – służy do wyboru trasy przejazdu z listy pomocniczej tras. Wyboru trasy można dokonać poprzez wpisanie kodu trasy lub wybór z listy tras. Lista pomocnicza tras otwierana jest przyciskiem . Po wybraniu trasy z listy pomocniczej pozostałe pola formularza wypełniane są automatycznie.
Cel wyjazdu – określa cel wyjazdu. W przypadku wyboru trasy z listy pole to wypełniane jest automatycznie.
Trasa – określa trasę przejazdu. W przypadku wyboru trasy z listy pole to wypełniane jest automatycznie. W polu można wprowadzić maksymalnie 1 000 znaków.
Odległość – określa długość pokonanej trasy. W przypadku wyboru trasy z listy pole to wypełniane jest automatycznie.
Początkowy stan licznika – do pola przenosi się domyślnie stan końcowy licznika z poprzedniego przejazdu. Funkcja przenoszenia działa prawidłowo, jeśli przejazdy są wprowadzane chronologicznie. Pole jest możliwe do edycji, dlatego w przypadku wprowadzania przejazdów z różnymi datami należy stan licznika ręcznie zmodyfikować.
Końcowy stan licznika – pole wylicza się jako suma stanu początkowego plus odległość. Możliwe do ręcznej modyfikacji. Blokowana jest możliwość zmiany wartości w tym polu poniżej stanu początkowego.
Dysponent samochodu – pobierany z listy pracowników/wspólników wywołanej w trybie wyboru przez przycisk. Domyślnie ustawia się wartość z karty samochodu bez adresu dysponenta (Wspólnik), z możliwością zmiany na pracownika. Można również wpisać samo imię i nazwisko dysponenta nie wskazując konkretnego pracownika czy wspólnika z bazy danych.
Potwierdził - parametr, z możliwością wyboru Operatora (opcja domyślna) lub Właściciela. Domyślnie parametr jest niezaznaczony.
Data - pole z datą potwierdzenia. Data domyślnie podpowiada się na koniec danego miesiąca (bez możliwości wyczyszczenia daty).
Przejazd objęty limitem jazd miejskich – pole widoczne tylko w przypadku samochodu będącego własnością pracownika, określa, czy przejazd odbywał się w granicach miasta czy poza granicami. W przypadku wyboru trasy z listy pole to wypełniane jest automatycznie.
Stawka za kilometr – pole określające stawkę za jeden kilometr przebiegu. Wartość tego pola jest pobierana z konfiguracji programu, zgodnie z typem samochodu.
Wartość – kwota wynikająca z pomnożenia długości przebytej trasy przez stawkę za kilometr przebiegu.
Wprowadził, zmodyfikował – kod operatora, który wprowadził i zmodyfikował zapis oraz daty tych operacji.
Uwaga
Formularz przejazdu po rozliczeniu danego miesiąca jest blokowany przed zmianami. Dlatego przed rozliczeniem danego miesiąca należy w pierwszej kolejności potwierdzić wprowadzone przejazdy.
Dodanie pozycji do ewidencji przejazdówRozliczenie przejazdu – Koszty
Zakładka [Koszty] zawiera Ewidencje kosztów związanych z używaniem samochodu. Zakładka ta jest aktywna wyłącznie w przypadku samochodu będącego własnością właściciela firmy. Na zakładce tej widoczne są następujące informacje: Lp., Data dokumentu, Numer dokumentu, Wartość, Opis.
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Numer rejestracyjny – pozwala na wybranie samochodu z listy pojazdów. Samochód można wybrać przez wpisanie numeru rejestracyjnego lub przez wybór z listy pomocniczej samochodów, która jest otwierana przyciskiem lub wybranie z rozwijanej listy pomocniczej (ang. drop-down)
Dzień, miesiąc, rok – lista kosztów może być wyświetlana za wybrany dzień, miesiąc i rok. Na liście w obrębie dnia, miesiąca lub roku można również dodawać zapisy.
Uwaga
Jeżeli zostało dokonane rozliczenie kosztów dla samochodu za dany miesiąc, to w tym miesiącu nie ma możliwości dodawania, usuwania ani zmiany zapisów w ewidencji kosztów.
Renumeracja – funkcja renumeracji służy do chronologicznego uporządkowania zapisów na liście. Renumerację należy przeprowadzić w przypadku, gdy zapisy nie były wprowadzane w porządku chronologicznym lub było wykonywane usuwanie zapisów z listy. Przycisk aktywny tylko w przypadku wybrania listy zapisów za miesiąc.
Obok ikony plusa dostępne jest rozwijalne menu z możliwymi do wyboru opcjami:
Dodaj – pozwala na dodanie pojedynczego formularza kosztu,
Dodaj seryjnie (również skrót klawiszowy <Shift+<Insert>) – pozwala na seryjne dodanie kosztów. Po wyborze opcji pojawia się okno z listą dokumentów z rejestru VAT zakupu. Po zaznaczeniu dokumentów i zaakceptowaniu wyboru za pomocą przycisku zatwierdź powstanie tyle formularzy kosztów, ile pozycji zaznaczono na liście.
Rozliczenie przejazdu – Koszty
Uwaga
Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową to podczas próby dodania od 01.01.2019 r. kosztu związanego z samochodem właściciela pojawia się komunikat: Od 01.01.2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować bezpośrednio z rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów wskazując na pozycji kategorię ze wskazanym procentem kosztów.
Formularz kosztu, jaki poniesiono w związku z używaniem pojazdu
W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.
Lp. – kolejny numer wprowadzanego kosztu w danym miesiącu, nadawany automatycznie przez program w momencie dodawania pozycji.
Dodanie nowego kosztuDokument – numer dokumentu potwierdzającego poniesienie kosztu. W przypadku, gdy dokument został wprowadzony do Rejestru Zakupów VAT, istnieje możliwość automatycznego pobrania takiego dokumentu z Rejestru VAT. Aby tego dokonać, należy otworzyć listę pomocniczą dokumentów w rejestrze VAT poprzez przycisk i wybrać odpowiedni dokument z wyświetlonej listy przez przycisk Wybierz, klawiszem <ENTER> lub poprzez dwukrotne kliknięcie. Aby zawęzić liczbę wyświetlonych pozycji na liście pomocniczej dokumentów w rejestrze VAT, należy przed wciśnięciem przycisku wpisać w polu Dokument fragment numeruFaktury Zakupu.
Po wybraniu dokumentu z listy pomocniczej, automatycznie wypełniane są pola Data, Wartość i Opis, a numer dokumentu na formularzu kosztu, dla dokumentów pobranych z rejestru VAT, wyświetlany jest na niebiesko.
Lista pomocnicza dokumentów w rejestrze VAT
Uwaga
Jeżeli na fakturze wprowadzonej do rejestru zaznaczono odliczenia VAT: NIE, do Ewidencji kosztów samochodu proponuje się wartość brutto, w przypadku odliczeń TAK lub WARUNKOWO - kwotę netto
Data zapisu – data, z jaką dokument zostaje zapisany do ewidencji kosztów.
Opis – opis zdarzenia gospodarczego. Opis może być pobrany z listy pomocniczej kategorii, poprzez wpisanie Kodu kategorii lub wybór z listy otwieranej przyciskiem . Jeżeli opis nie został wybrany z listy kategorii, należy go uzupełnić bezpośrednio na formularzu koszty.
Wartość – wartość dokumentu potwierdzającego poniesienie kosztu.
Wprowadził, zmodyfikował – kod operatora, który zapis wprowadził i zmodyfikował, oraz daty tych operacji.
Podczas dodawania zarówno pojedynczego zapisu kosztowego, jak i seryjnego generowania kosztów, po wyborze z rejestru VAT zakupu:
dokumentu nie posiadającego żadnej pozycji lub
jeżeli jako Rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową dokumentu na którym w kolumnie Kolumna wybrano opcję inną niż Nie księgować
nie jest tworzony zerowy zapis kosztowy w ewidencji samochodów.
Rozliczenie przejazdu – Rozliczenie
Zakładka [Rozliczenie] zawiera wyniki rozliczenia kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych, tzn. obejmuje kwoty wynikające z porównania poniesionych kosztów z kwotą będącą wynikiem pomnożenia faktycznie przejechanej odległości przez stawkę za kilometr.
Rozliczenie przejazdów
Uwaga
Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową to podczas próby dodania od 01.01.2019 r. rozliczenia związanego z samochodem właściciela pojawia się komunikat: Od 01.01.2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować bezpośrednio z rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów wskazując na pozycji kategorię ze wskazanym procentem kosztów.
Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową to podczas próby dodania od 01.01.2019 r. rozliczenia związanego z samochodem właściciela pojawia się komunikat: Od 01.01.2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować bezpośrednio z rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów.
Formularz rozliczenia przebiegu pojazdu
Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.
Miesiąc i rok – rok i miesiąc, za które dokonywane jest rozliczenie.
Kategoria – opis zdarzenia gospodarczego. Opis może być pobrany z listy pomocniczej kategorii, poprzez wpisanie Kodu kategorii lub wybór z listy otwieranej przyciskiem . Jeżeli opis nie został wybrany z listy kategorii, należy go uzupełnić bezpośrednio na formularzu rozliczenia.
Tabela kwot (na formatce dodawania rozliczenia) z Ewidencji przejazdów, z Ewidencji kosztów i Do zaksięgowania wrozbiciu: w miesiącu, w poprzednich inarastająco, przedstawia zestawienie kosztów wynikających z ewidencji kosztów i ewidencji przejazdów oraz wartość kosztów podlegających księgowaniu.
Uwaga
Koszty używania pojazdu prywatnego właściciela firmy rozliczane są w układzie narastającym, tzn. jeżeli w którymś z miesięcy koszty wynikające z faktur były niższe niż koszty wynikające z przejazdów, a w następnym miesiącu na odwrót, to program automatycznie zaliczy część nierozliczonych kosztów w następnym miesiącu.
Dodanie rozliczenia przejazdów za dany miesiąc Przelicz wartość – naciśnięcie tego przycisku pozwala na rozliczenie przebiegu pojazdów. Do kosztów uzyskania przychodu z tytułu używania samochodu zalicza się faktycznie poniesione wydatki w części nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów przejechanych razy stawka za jeden kilometr, przy czym obie te kwoty wyliczane są narastająco. Rozliczenia przebiegu pojazdu można również dokonać klawiszem <F8>.
W przypadku pojazdu będącego własnością pracownika, rozliczane są wyłącznie koszty wynikające z przebiegu pojazdu, przy czym przejazdy w granicach miasta nie mogą przekroczyć zadeklarowanego limitu.
Formularz samochodu
W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.
Formularz samochodu składa się z jednej zakładki (jeżeli nie pobrano modułu Obieg dokumentów) lub dwóch zakładek (jeżeli pobrano moduł Obieg dokumentów).
Na zakładce 1 [Ogólne] widoczne są następujące informacje:
Nr rejestracyjny – numer rejestracyjny, unikalnie identyfikuje samochód w programie.
Marka samochodu – pole opisowe, pozwalające na wpisanie marki pojazdu.
Typ pojazdu – pole określające typ pojazdu w rozumieniu klasy, do jakiej pojazd należy pod względem stawek za kilometr przebiegu. Typ pojazdu jest wybierany ze spuszczanej listy pomocniczej (ang. drop-down).
Pojemność – pojemność silnika w centymetrach sześciennych (ccm).
Stawka za kilometr – pobierana z Konfiguracji programu na podstawie zaklasyfikowania odpowiedniego Typu pojazdu.Nieaktywny - pole to można wykorzystać do zaznaczania samochodów, które aktualnie nie są używane. Pole to może być następnie wykorzystywane w filtrze na liście samochodów. Samochód, który został zaznaczony, jako Nieaktywny, jest uwidoczniony na liście w kolorze szarym.
Samochód będący własnością – określa, czy samochód jest własnością właściciela czy pracownika. Jeżeli samochód jest własnością właściciela firmy, wówczas program prowadzi dla takiego samochodu zarówno Ewidencję Kosztów (do 31.12.2018 r.)jak i Ewidencję Przejazdów. Dla samochodu będącego własnością pracownika, prowadzona jest wyłącznie Ewidencja Przejazdów.
Data rozpoczęcia ewidencji – data rozpoczęcia ewidencji przebiegu pojazdu (domyślnie pusta, z możliwością uzupełnienia)
Data zakończenia ewidencji- data zakończenia ewidencji przebiegu pojazdu (domyślnie pusta, z możliwością uzupełnienia).
Uwaga
Na wydruku karty pojazdu umieszczone są informacje o dacie rozpoczęcia ewidencji oraz dacie zakończenia ewidencji. Daty widoczne są pod tytułem wydruku Karta pojazdu tylko wtedy, gdy któraś z dat jest uzupełniona.
Limit przejazdów miejskich – limit przejazdów w granicach miasta, podlegający zwrotowi kosztów dla pracownika (określany w przypadku samochodu będącego własnością pracownika).
Dysponent samochodu – pobierany z listy pracowników/wspólników wywołanej w trybie wyboru przez przycisk lub wprowadzany bezpośrednio na kartotece samochodu.
Informacje dodatkowe – dodatkowe uwagi dotyczące pojazdu.
Wprowadził, zmodyfikował – kod operatora, który wprowadził i zmodyfikował zapis jak również daty tych operacji.
Formularz samochodu, zakładka 1 Ogólne
Podczas dodawania nowej karty samochodu dostępny jest przycisk , który umożliwia wywołanie skanowania lub dodawania pliku z dysku (również skrót klawiszowy <Ctrl>+<Shift>+<P>). Przycisk widoczny jest tylko podczas dodawania nowej karty samochodu. Po naciśnięciu przycisku dostępne są opcje, z których użytkownik może skorzystać:
Dodawanie dokumentu
Na zakładce 2 [Dokumenty] istnieje możliwość dodania za pomocą opcji Dodaj nowy nowego dokumentu, który zapisze się w Bibliotece lub wskazania za pomocą opcji Dodaj istniejący dokumentu dodanego do Biblioteki dokumentów wcześniej.
Formularz samochodu, zakładka 2 Dokumenty
Jeżeli do karty samochodu zostanie dodany dokument z załącznikiem to po ponownym wejściu na kartę samochodu użytkownik ma możliwość podglądu załącznika za pomocą przycisku . Pliki wyświetlane są w panelu podglądu.
Lista tras
Program umożliwia wprowadzenie listy tras przejazdów, dla których można określić trasę przejazdu, jej długość i cel wyjazdu. Określenie listy typowych tras przejazdu znacznie przyspiesza wprowadzanie pozycji do ewidencji przebiegu pojazdu. Lista tras jest otwierana z Księgowość/ Samochody/ Trasy lub przez naciśnięcie przycisku Lista tras na Ewidencji samochodów. Na liście widoczne są następujące informacje: Kod trasy, Cel wyjazdu, Trasa oraz Odległość.Lista tras
Dodanie nowej trasy
Dodanie nowej trasy
W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.
Po naciśnięciu przycisku Dodaj lub klawisza <INSERT> na liście tras otwiera się formatka dla dodania nowej trasy. Na formatce wprowadzamy następujące informacje:
Kod – unikalny identyfikator dla danej trasy,
Cel – pole opisujące cel wyjazdu,
Trasa – opis trasy przejazdu. W polu można wprowadzić maksymalnie 1 000 znaków,
Długość trasy – długość pokonanej trasy w kilometrach,
Przejazd objęty limitem jazd miejskich – oznacza przejazd w granicach miasta. Parametr ten jest brany pod uwagę jedynie w przypadku rozliczania samochodu wykorzystywanego w celach służbowych, a będącego własnością pracownika,
Wprowadził, zmodyfikował – kod operatora, który wprowadził i zmodyfikował zapis oraz daty tych operacji.
Podatki
Ulga na złe długi w podatku dochodowym
W myśl przepisów Ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczenia zatorów płatniczych, podstawa obliczenia podatku dochodowego może zostać:
zwiększona o zaliczaną do kosztów uzyskania przychodów wartość zobowiązania, które nie zostało uregulowane w terminie 90 dni, licząc od dnia upływu daty płatności wskazanej na fakturze (rachunku) lub umowie – w przypadku nabywcy,
zmniejszona o zaliczaną do przychodów wartość wierzytelności, która nie została opłacona w terminie 90 dni, licząc od dnia upływu daty płatności wskazanej na fakturze (rachunku) lub umowie – w przypadku sprzedawcy.
Korekta podatku dochodowego jest obowiązkowa w przypadku dłużnika i dobrowolna w przypadku wierzyciela.
Zastosowanie ulgi na złe długi w podatku dochodowym ma miejsce tylko wtedy, gdy łącznie spełnione zostaną następujące warunki:
dłużnik na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego dzień złożenia zeznania podatkowego nie jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji,
od daty wystawienia faktury (rachunku) lub zawarcia umowy nie upłynęły 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została wystawiona faktura (rachunek) lub została zawarta umowa,
wystawiona faktura (rachunek) lub umowa dokumentują transakcję handlową zawartą w ramach prowadzonej działalności gospodarczej podatników, dla których przychody są opodatkowane na terytorium Polski.
Zasady kwalifikowania dokumentów do korekty w podatku dochodowym
Do korekty w podatku dochodowym kwalifikowane są następujące dokumenty i ich korekty:
Faktury sprzedaży,
Paragony,
Faktury zakupu,
Przyjęcia kaucji,
Wydania kaucji
Rejestr VAT zakupu,
Rejestr VAT sprzedaży,
Ewidencja dodatkowa przychodów,
Ewidencja dodatkowa kosztów.
Ulga na złe długi w podatku dochodowym dotyczy dokumentów:
wystawionych na kontrahenta będącego podmiotem gospodarczym. W przypadku Ewidencji dodatkowej pod uwagę brane jest ustawienie na karcie kontrahenta. W przypadku pozostałych dokumentów informacja pobierana jest z formularzy poszczególnych dokumentów,
z datą wystawienia po 31 grudnia 2017 r. oraz maksymalnie dwa lata wstecz od roku, za który robi się korektę,
z terminem płatności po 31 grudnia 2019 r.,
obejmujących transakcje o statusie Krajowy lub Krajowy – podatnikiem jest nabywca. W przypadku Ewidencji dodatkowej pod uwagę brany jest status uzupełniony na karcie kontrahenta. W przypadku pozostałych dokumentów status pobierany jest z formularzy poszczególnych dokumentów.
dla których od terminu płatności zobowiązania/wierzytelności minęło 90 dni licząc od pierwszego dnia następującego po określonym na fakturze (rachunku) lub w umowie terminu. W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę, to przy kwalifikowaniu dokumentu do korekty w podatku dochodowym brany jest pod uwagę pierwszy dzień roboczy przypadający po dniu wolnym.
Uwaga
W przypadku podatników w trudnej sytuacji związanej ze skutkami COVID-19 w uldze na złe długi mogą zostać uwzględnione wierzytelności dla których minęło 30 dni od terminu płatności.
dla których na dzień składania zaliczki płatności do dokumentów nie zostały zapłacone. Jeżeli dokument został zapłacony częściowo to do korekty kwalifikowana jest kwota pozostająca do zapłacenia. Nie są brane po uwagę płatności do dokumentów, które mają status Nie polega.
w przypadku niezapłaconych zobowiązań dokument może być kwalifikowany do korekty do końca roku podatkowego, natomiast w przypadku niezapłaconych wierzytelności maksymalnie przez okres 3 lat licząc od końca roku, w którym powstało prawo do odliczenia,
na karcie kontrahenta wybranego na dokumencie nie zaznaczono parametru Kontrahent powiązany,
w przypadku podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) korekta dotyczy okresów obrachunkowych rozpoczynających się po 31 grudnia 2019 r.,
w przypadku dokumentów wystawionych w module Handel kwalifikowane są dokumenty zatwierdzone.
Formularz ulgi na złe długi w podatku dochodowym
Podczas przeliczania zaliczki PIT-36, PIT-36L, CIT-8 za okres od kwietnia/drugiego kwartału 2020 r. pojawia się komunikat: Czy chcesz naliczyć korektę na podatek dochodowy? Zaakceptowanie komunikatu powoduje wyświetlenie formularza ulgi na złe długi wraz z dokumentami zakwalifikowanymi do korekty w danym miesiącu/kwartale. Wybór opcji Nie powoduje wyliczenie zaliczki bez ulgi na złe długi.
Uwaga
Komunikat nie pojawia się w miesiącu/kwartale, w którym Podstawa opodatkowania wynosi 0,00. W takim przypadku po stronie użytkownika pozostaje decyzja, czy naliczyć korektę na podatek dochodowy.
Jeżeli podczas wyliczania zaliczki użytkownik zrezygnuje z wyliczenia ulgi na złe długi lub jeżeli Podstawa opodatkowania wynosi 0,00 to ma on możliwość wygenerowania ulgi na złe długi z poziomu otwartego formularza zaliczki na PIT-36, PIT-36L, CIT-8, wybierając w pasku menu przycisk Ulga na złe długi (również skrót klawiszowy <Shift>+<F6>). Przycisk jest aktywny na zaliczkach za okres od kwietnia/drugiego kwartału 2020 r. po przeliczeniu zaliczki za pomocą przyciskuUlga na złe długi w podatku dochodowym
Na formularzu ulgi na złe długi w polu Za okres widnieje miesiąc/kwartał wybrany na zaliczce, bez możliwości edycji. W polu Obliczona na dzień domyślnie ustawiany jest 20 dzień kolejnego miesiąca następującego po miesiącu za jaki składana jest zalicza. Data ta podlega edycji. Aby niezapłacony dokument pojawił się na liście, na ten dzień musi widnieć w programie jako nierozliczony. W przypadku korekty powrotnej kwalifikowany jest dokument zapłacony do końca miesiąca, za który liczona jest zaliczka.
Zapłacone zobowiązania i zapłacone wierzytelności oraz niezapłacone zobowiązania uwzględnione na formularzu deklaracji rocznej CIT/PIT na załączniku CIT/WZ/ Korekta podatku nie są wykazywane w kolejnym roku na zaliczkach na CIT/PIT. Niezapłacone wierzytelności, uwzględnione w korekcie podatku dochodowego na zaliczkach, a nie uwzględnione w korekcie na deklaracji rocznej, kwalifikowane są do korekty na zaliczce w kolejnym roku.
Uwaga
Aby w kolejnym roku na zaliczkach dokumenty pokazywały się w prawidłowych wartościach należy wcześniej wyliczyć deklarację roczną z załącznikiem CIT/WZ/ Korekta podatku .
Uwaga
Wierzytelności i zobowiązania zapłacone po roku podatkowym, a przed dniem złożenia zeznania, nie zostaną automatycznie wykazane na deklaracji rocznej PIT/CIT. Zostaną natomiast uwzględnione na zaliczkach na PIT/CIT w miesiącu, w którym zostały rozliczone. Użytkownik powinien zweryfikować takie dokumenty i zadecydować:
1. czy dodać je samodzielnie na deklaracji rocznej PIT/CIT i w takim przypadku usunąć je z formularza zaliczki na PIT/CIT,
2. czy też powinny pozostać wykazane i nie powinny zostać dodane na deklaracji rocznej PIT/CIT.
W polu Uwzględniając domyślnie zaznaczone są parametry: wierzytelności oraz zobowiązania. Jeżeli użytkownik odznaczy jedną z opcji to ustawienie w przypadku CIT-8 zostanie zapamiętane podczas dodawania kolejnej zaliczki w danej bazie. W przypadku zaliczki na PIT-36, PIT-36L ustawienie jest zapamiętywane dla danego wspólnika. Nie ma możliwości równoczesnego odznaczenia obydwu parametrów.
Dotyczy wersji: 2020.7.1
Po zaznaczeniu parametru w tym przeterminowane 30 dni do korekty kwalifikowane są wierzytelności dla których minęło 30 dni od terminu płatności oraz wszystkie pozostałe, dla których minęło 90 dni od terminu płatności. Jeżeli użytkownik w danym miesiącu/kwartale skoryguje wierzytelności dla których minęło 30 dni od terminu płatności to po odznaczeniu parametru w tym przeterminowane 30 dni w kolejnym miesiącu/kwartale, skorygowane wcześniej dokumenty będą widoczne.
W polu Podstawa opodatkowania widnieje kwota widoczna na formularzu zaliczki na PIT-36 w poz. 44, zaliczki na PIT-36L w poz. 29, zaliczki na CIT w poz. 113.
Jeżeli podczas wyliczania zaliczki użytkownik zrezygnuje z wyliczenia ulgi na złe długi lub jeżeli Podstawa opodatkowania wynosi 0,00 lub jeżeli chce dokonać edycji wyliczonych wcześniej kwot to może tego dokonać za pomocą przycisku , dostępnego na formularzu ulgi na złe długi w podatku dochodowym. Przeliczenie ulgi na złe długi powoduje zaktualizowanie Podstawy obliczenia podatku na zaliczce.
Lista dokumentów zakwalifikowanych do ulgi na złe długi zawiera następujące kolumny:
Numer dokumentu – numer dokumentu źródłowego. W przypadku Ewidencji dodatkowej, Faktury zakupu, Przyjęcia kaucji, widnieje Numer obcy, a jeżeli go nie uzupełniono to Numer dokumentu.
Kontrahent – nazwa kontrahenta wybranego na dokumencie źródłowym.
NIP – wyświetlany jest NIP uzupełniony na dokumencie źródłowym.
Data wystawienia – data wystawienia z dokumentu źródłowego.
Termin płatności – termin płatności z płatności do dokumentu źródłowego. Jeżeli dokument posiada kilka płatności to każda z nich będzie wykazana osobno ze swoim terminem płatności.
Kwota płatności – kwota widniejąca na płatności w Preliminarzu płatności. Kolumna przyjmuje zawsze wartości dodatnie i nie podlega edycji.
Kwota do korekty – niezapłacone zobowiązania oraz zapłacone wierzytelności wyświetlane są w kwotach na plus, niezapłacone wierzytelności oraz zapłacone zobowiązania wyświetlane są w kwotach na minus. Szczegółowy mechanizm automatycznego wyliczania kwoty w tej kolumnie opisany został poniżej w części Wyliczenie kwoty do korekty.
Uwaga
Użytkownik ma możliwość edycji automatycznie wyliczonej przez program kwoty dla dokumentów niezapłaconych tylko w miesiącu, w którym dokument kwalifikowany jest do korekty po raz pierwszy (taki dokument widnieje na liście w kolorze czarnym).
Edycja kwoty w kolumnie Kwota do korekty jest możliwa po naciśnięciu przycisku lub po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy na pozycji. Zmiana kwoty jest możliwa do wysokości kwoty z kolumny Kwota płatności. Zmieniona kwota jest zapamiętywana w kolejnych miesiącach i w nich już nie podlega edycji.
Narastająco skoryg. – kwota dokumentu skorygowana od początku roku/ okresu obrachunkowego.
W m-cu skoryg. – kwota dokumentu skorygowana w bieżącym miesiącu/ kwartale. Kwota w kolumnie podlega edycji dla zapłaconych wierzytelności i zapłaconych zobowiązań do wysokości różnicy pomiędzy kwotą z kolumny Kwota do korekty a kwotą z kolumny Narastająco skoryg.
Uwaga
Aby ulga na złe długi uwzględniała w przyszłości prawidłowe kwoty do korekty to udziały wspólnika powinny być wprowadzone za każdy miesiąc, aby można je było zweryfikować, gdy dokument zostanie uwzględniony na korekcie (wtedy będzie sprawdzany udział na datę księgowania). Jeżeli nie uzupełniono wszystkich udziałów to użytkownik musi samodzielnie zmodyfikować kwoty na formularzu ulgi na złe długi w kolumnie Kwota do korekty.
Info. dod – w przypadku zaliczki na CIT-8 i kwoty w kolumnie Kwota do korekty różnej od kwoty w kolumnie Kwota płatności oraz dla zaliczki na PIT-36 i PIT-36L widnieje znak zapytania „?”. Po najechaniu na niego kursorem wyświetlana jest informacja na jakiej podstawie wyliczono kwotę (przykładowo dla zaliczki na PIT i Rejestru VAT sprzedaży: Kwota netto z dokumentu, udział wspólnika 60%). W przypadku Rejestru VAT zakupu, jeżeli kwota płatności jest różna od kwoty do korekty to jest wyświetlana informacja o odliczeniach: Obliczono uwzględniając odliczenia.
Dokumenty wyświetlane są na liście chronologicznie według terminu płatności, a w przypadku dokumentów z tym samym terminem płatności – chronologicznie według daty wystawienia. Dokument posiadający więcej niż jedną płatność jest widoczny na liście tyle razy, ile ma płatności.
Wierzytelności obejmują: Rejestr VAT sprzedaży, Ewidencję dodatkową przychodów, Faktury sprzedaży, Paragony, Wydania kaucji. Zobowiązania obejmują: Rejestr VAT zakupu, Ewidencję dodatkową kosztów, Faktury zakupu, Przyjęcia kaucji.
Niezapłacone zobowiązania i niezapłacone wierzytelności wykazywane na formularzu ulgi na złe długi po raz pierwszy widnieją w kolorze czarnym. Niezapłacone zobowiązania i niezapłacone wierzytelności uwzględnione na korektach we wcześniejszych miesiącach/kwartałach widnieją w kolorze szarym. Zapłacone zobowiązania i zapłacone wierzytelności (korekta powrotna) widnieją w kolorze zielonym.
Niezapłacone zobowiązania oraz zapłacone wierzytelności zwiększają podstawę obliczenia podatku. Niezapłacone wierzytelności oraz zapłacone zobowiązania zmniejszają podstawę obliczenia podatku.
Uwaga
Faktury korygujące niezapłacone należy wcześniej skompensować z dokumentami pierwotnymi, do których zostały wystawione.
Pod listą dokumentów zakwalifikowanych do korekty dostępny jest link do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz link do Krajowego Rejestru Sądowego.
W polu Skorygowano w m-c/kw widnieje kwota dokumentów skorygowanych tylko w tym bieżącym miesiącu/kwartale.
W polu Skorygowano narastająco widnieje suma kwot zwiększenia/zmniejszenia podstawy opodatkowania od początku roku/ okresu obrachunkowego.
Na formularzu ulgi na złe długi dostępny jest przycisk Sprawdź kontrahenta w bazie danych GUS, pozwalający na weryfikację, czy dłużnik na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego dzień złożenia zeznania podatkowego nie jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji. Usługa jest dostępna tylko dla Klientów, którzy posiadają oprogramowanie na gwarancji.
Podgląd dokumentu źródłowego jest możliwy po naciśnięciu przycisku . Jeżeli dokument pochodzi z modułu Handel i nie został przeniesiony do rejestru VAT to podgląd odwołuje do dokumentu handlowego. W przypadku gdy faktura jest przeniesiona do rejestru VAT to podgląd będzie już pokazywał dokument z rej. VAT.
Użytkownik ma możliwość usunięcia niezapłaconych zobowiązań/wierzytelności z formularza ulgi na złe długi, pod warunkiem, iż dokument:
w danym miesiącu/kwartale jest kwalifikowany do korekty po raz pierwszy oraz
nie został uwzględniony na formularzu ulgi na złe długi w kolejnych miesiącach/kwartałach. Jeżeli dokument został wykazany na zaliczkach, a mimo wszystko użytkownik chce go usunąć, to należy to zrobić licząc korektę zaliczki za miesiąc, w którym dokument został wykazany po raz pierwszy i usunąć go z korekty. Należy wtedy wyliczyć korekty pozostałych zaliczek za kolejne miesiące tak, aby dokument został na nich również usunięty.
Usunięcie dokumentu jest możliwe po wyborze na przycisku jednej z opcji:
Usuń z bieżącej zaliczki – dokument jest usuwany z bieżącej zaliczki, pojawi się natomiast na formularzu ulgi na złe długi w następnym miesiącu/kwartale, a także w przypadku ponownego przeliczenia formularza ulgi na złe długi,
Usuń z korekty – dokument jest usuwany z bieżącej zaliczki oraz nie pojawi się na formularzu ulgi na złe długi w następnych miesiącach/kwartałach. Dokument trafia na listę Usunięte z korekty. W przypadku zaliczki na PIT-36, PIT-36L lista jest zapamiętywana dla danego wspólnika. Istnieje możliwość przywrócenia dokumentu z listy Usunięte z korekty, opisana poniżej w części Przywracanie dokumentów do korekty.
Istnieje również możliwość usunięcia z formularza Ulgi na złe długi w podatku dochodowym zapłaconych dokumentów, które nie są uwzględnione w następnych miesiącach. Aby dokument nie był wykazywany w późniejszych miesiącach należy usunąć go za pomocą opcji: Usuń z korekty.
Jeżeli na liście dokumentów zakwalifikowanych do korekty dla danego kontrahenta widnieje więcej niż jeden niezapłacony dokument to podczas próby usunięcia takiego dokumentu pojawia się komunikat: Czy chcesz usunąć pozostałe niezapłacone wierzytelności i zobowiązania związane z tym kontrahentem, NIP [NIP]? Zaakceptowanie komunikatu powoduje usunięcie wszystkich niezapłaconych dokumentów danego kontrahenta (zakwalifikowanych w tym miesiącu/kwartale po raz pierwszy). Wybór opcji Nie powoduje usunięcie wskazanego dokumentu.
Podczas edycji zaliczki na PIT-36, PIT-36L, CIT-8 i jej ponownego przeliczenia pojawia się komunikat: Czy chcesz zaktualizować korektę na podatek dochodowy? Zaakceptowanie komunikatu powoduje w przypadku zmiany na zaliczce Podstawy opodatkowania przeliczenie ulgi na złe długi i zaktualizowanie kwoty do skorygowania do wysokości nowo wyliczonej Podstawy opodatkowania.
Po zablokowaniu zaliczki na PIT-36, PIT-36L, CIT-8 przed zmianami nie ma możliwości edycji formularza ulgi na złe długi w podatku dochodowym.
Z poziomu formularza zaliczki na PIT-36, PIT-36L, CIT-8, po wyborze opcji wydruku Zaliczka na PIT-36, Zaliczka na PIT-36L, Zaliczka na CIT-8, dostępny jest wydruk Ulga na złe długi/ Lista dokumentów.
Dokumenty w ewidencjach źródłowych – Rejestrze VAT, Ewidencji dodatkowej, module Handel – jeżeli zostały uwzględnione na formularzu ulgi na złe długi to nie podlegają modyfikacji w zakresie kwoty, terminu oraz formy płatności. Nie jest również możliwe ich usunięcie z ewidencji źródłowych.
Wyliczenie kwoty do korekty
W przypadku dokumentów wystawionych w module Handel, Rejestru VAT sprzedaży oraz Rejestru VAT zakupu z odliczeniami na Tak i Warunkowo przy wyliczaniu kwoty do korekty brana jest pod uwagę kwota netto dokumentu. W przypadku Ewidencji dodatkowej oraz Rejestru VAT zakupu z odliczeniami na Nie przy wyliczaniu kwoty do korekty brana jest pod uwagę kwota brutto dokumentu. W przypadku zaliczki na PIT-36, PIT-36L wyżej wymienione kwoty są przemnażane przez udział wspólnika na dzień księgowania dokumentu lub w przypadku dokumentu niezaksięgowanego na dzień wystawienia dokumentu.
Uwaga
Jeżeli w koszty księgowana była kwota netto lub brutto ale np. nie w całości, tylko odpowiedni procent lub gdy firma korzysta z współczynnika szacunkowego struktury sprzedaży lub prewspółczynnika to kwoty do korekty należy zweryfikować ręcznie. Przy wyliczeniu kwoty do korekty brane pod uwagę są tylko ewentualne odliczenia w Rejestrze VAT zakupu oraz udziały wspólnika.
Przykład
Dokument z Rejestru VAT zakupu.
Kwota netto: 1000, VAT: 230, brutto: 1230.
Odliczenia: Tak.
Płatność obejmuje całą kwotę dokumentu: 1230.
Udział wspólnika na dzień księgowania dokumentu: 30%.
W pierwszej kolejności wyliczana jest proporcja kwoty płatności do kwoty brutto: 1230/1230 = 1.
Dokument posiada odliczenia na Tak, w związku z czym kwota netto przemnażana jest przez wyliczony wyżej współczynnik oraz udział wspólnika na dzień księgowania dokumentu:
Kwota do korekty: 1000 * 1 * 30% = 300.
W przypadku gdy dokument posiada więcej niż jedną płatność to Kwota do korekty liczona jest osobno dla każdej płatności i zaokrąglana do dwóch miejscu po przecinku. Ze względu na możliwe różnice groszowe wynikające z zaokrągleń, kwota do korekty powinna zostać zweryfikowane przez użytkownika.
Przykład
Dokument z Rejestru VAT zakupu.
Kwota netto: 1000, VAT: 230, brutto: 1230.
Odliczenia: Tak.
Dokument posiada dwie płatności: 500 i 730.
Udział wspólnika na dzień księgowania dokumentu: 30%.
Proporcja pierwszej kwoty płatności do kwoty brutto: 500/1230 ~ 0,4065.
Kwota do korekty dla pierwszej płatności: 1000 * 0,4065 * 30% = 121,95.
Proporcja drugiej kwoty płatności do kwoty brutto: 730/1230 ~0,5935.
Kwota do korekty dla drugiej płatności: 1000 * 0,5935 * 30% = 178,05.
Podczas wyliczania kwoty do korekty w pierwszej kolejności podstawa opodatkowania jest zwiększana o niezapłacone zobowiązania oraz zapłacone wierzytelności, a następnie zmniejszana o niezapłacone wierzytelności i zapłacone zobowiązania. Zmniejszenie jest możliwe do wysokości podstawy opodatkowania, Ze względu na to, iż niezapłacone zobowiązania i zapłacone wierzytelności powiększają podstawę opodatkowania to są one zawsze korygowane. Niezapłacona wierzytelność jest korygowana wtedy, gdy cała kwota do korekty mieści się w podstawie opodatkowania. Nie jest możliwe skorygowanie tylko części wierzytelności. Jeżeli w kolejnych miesiącach/kwartałach podstawa opodatkowania będzie odpowiednio wyższa to taka wierzytelność zostanie wtedy skorygowana. Dokumenty są korygowane chronologicznie według terminu płatności. Jeśli dany dokument nie może zostać skorygowany w danym miesiącu/kwartale ze względu na niewystarczającą kwotę podstawy opodatkowania, to pod uwagę brane są kolejne dokumenty.
Przykład
Podstawa opodatkowania na zaliczce: 1000.
Niezapłacone wierzytelności:
Dokument 1 z kwotą do korekty: – 100 – dokument jest korygowany.
Dokument 2 z kwotą do korekty: – 300 – dokument jest korygowany.
Dokument 3 z kwotą do korekty: – 150 – dokument jest korygowany.
Dokument 4 z kwotą do korekty: – 600 – dokument nie jest korygowany, ponieważ do tej pory skorygowano – 550 i cała kwota do korekty z tego dokumentu nie mieści się w podstawie opodatkowania.
Dokument 5 z kwotą do korekty: 400 – dokument jest korygowany.
Jeżeli użytkownik chce dokonać korekty wierzytelności dla której kwota do korekty nie mieści się w podstawie opodatkowania to może tego dokonać dzieląc płatność w Preliminarzu płatności na odpowiednie kwoty lub ręcznie zmodyfikować kwotę w poz. Kwoty zwiększające/zmniejszające podstawę opodatkowania o ulgę na złe długi na formularzu zaliczki na PIT-36, PIT-36L, CIT-8. W przypadku modyfikacji kwoty na zaliczce, dokument po rozliczeniu nie zostanie zakwalifikowany do korekty powrotnej i należy w miesiącu rozliczenia również ręcznie zmodyfikować kwotę w poz. Kwoty zwiększające/zmniejszające podstawę opodatkowania o ulgę na złe długi.
Uwaga
Jeżeli w module Handel dodano fakturę zakupu i nie przeniesiono jej do Rejestru VAT to na formularzu ulgi na złe długi w kolumnie Kwota do korekty widnieje kwota netto dokumentu.
Jeżeli Fakturę zakupu przeniesiono do Rejestru VAT to pod uwagę brane są odliczenia wskazane na formularzu dokumentu w Rejestrze VAT.
Jeżeli Faktura zakupu w pierwszej kolejności została uwzględniona na formularzu ulgi na złe długi, a następnie przeniesiona do Rejestru VAT to po przeniesieniu do Rejestru VAT:
po ponownym przeliczeniu ulgi na złe długi za miesiąc, w którym została ona po raz pierwszy uwzględniona, pod uwagę brane są odliczenia wskazane na formularzu dokumentu w Rejestrze VAT,
po przeliczeniu ulgi na złe długi za kolejne miesiące, bez przeliczenia ulgi na złe długi za miesiąc, w którym została ona po raz pierwszy uwzględniona, kwota do korekty nie ulega zmianie i wyświetlana jest w wysokości kwoty netto.
W przypadku zaliczki na PIT-36, PIT-36L powyższe kwoty są przemnażane przez udział wspólnika.
Przywracanie dokumentów do korekty
Użytkownik ma możliwość przywrócenia dokumentów usuniętych z formularza ulgi na złe długi, z poziomu otwartego formularza zaliczki na PIT-36, PIT-36L, CIT-8, wybierając w pasku menu przycisk Usunięte z korekty (również skrót klawiszowy <Shitf>+<F7>).
Lista dokumentów usuniętych z korekty podatku dochodowego
Lista dokumentów usuniętych z korekty zawiera dokumenty, które mogą być uwzględnione w uldze na złe długi po raz pierwszy. Po zaznaczeniu dokumentu i naciśnięciu przycisku pojawia się komunikat: Aby dokument(y) został(y) uwzględnione w uldze na złe długi należy wyliczyć zaliczkę/korektę zaliczki. W przypadku zaliczki na PIT-36, PIT-36L dokument jest przywracany dla danego wspólnika. Przywrócone zobowiązania podlegają korekcie do końca roku podatkowego, przywrócone wierzytelności podlegają korekcie maksymalnie przez okres 3 lat.
Korekta powrotna
Korekta powrotna jest wykonywana w miesiącu/kwartale w którym skorygowany we wcześniejszych miesiącach/kwartałach niezapłacony dokument zostanie uregulowany. Do korekty kwalifikowany jest dokument zapłacony do końca miesiąca/kwartału, za który liczona jest zaliczka. Jeżeli dokument zostanie zapłacony częściowo to korygowana jest tylko ta zapłacona część.
Kwota w kolumnie Skorygowano wyliczana jest w następujący sposób:
(Kwota zapłacona/ kwota nierozliczona wykazywana po raz pierwszy na korekcie) * kwota skorygowano po raz pierwszy.
Dokument całkowicie zapłacony wyświetlany jest na formularzu ulgi na złe długi w sekcji Niezapłacone wierzytelności/zobowiązania z kwotą Skorygowano oraz w sekcji Zapłacone wierzytelności/zobowiązania również z kwotą Skorygowano, do końca roku podatkowego. Dokument płacony w ratach w ciągu kilku miesięcy wyświetlany jest na kolejnych zaliczkach w sekcji Niezapłacone wierzytelności/zobowiązania z kwotą Skorygowano oraz tylko w jednej pozycji w sekcji Zapłacone wierzytelności/zobowiązania z odpowiednio zaktualizowaną kwotą Skorygowano.
Przykład
Dokument na kwotę 1000, uwzględniony w uldze na złe długi w całości jako niezapłacony w kwietniu 2020 r. Zapłacony częściowo w maju 2020 r. na kwotę 400 i częściowo w czerwcu na kwotę 600.
Na formularzu zaliczki za maj 2020 r. dokument pojawi się jako niezapłacony w kwocie 1000 i skorygowany na 1000 oraz zapłacony na 400 i skorygowany na 400.
Na formularzu zaliczki za czerwiec 2020 r. dokument pojawi się jako niezapłacony w kwocie 1000 i skorygowany na 1000 oraz zapłacony na 1000 i skorygowany na 1000.
Wchodząc ponownie na zaliczkę za maj widoczny będzie jako niezapłacony w kwocie 1000 i skorygowany na 1000 oraz zapłacony na 400 i skorygowany na 400 – skorygowana kwota jest zapamiętywana historycznie.
Przykład
Dokument na kwotę 2000. Na dzień uwzględnienia po raz pierwszy w uldze za złe długi zapłacono 400.
Kwota do korekty: 1600, zmieniona ręcznie na: 500.
W kolejnym miesiącu rozliczono 800.
Kwota powrotna do skorygowania: (800/1600)*500 = 250.
Zaliczka na PIT-36/PIT-36L, CIT-8
Ponieważ zaliczki liczone są narastająco od początku roku to do poz. Kwoty zwiększające/zmniejszające podstawę opodatkowania o ulgę na złe długi przenoszona jest kwota Skorygowano narastająco. W przypadku gdy kwota zmniejszenia (na minus) jest większa niż podstawa opodatkowania to korygowana na zaliczce jest tylko do wysokości podstawy opodatkowania. Przykładowo, jeżeli Podstawa opodatkowania wynosi 1000, to w poz. Kwoty zwiększające/zmniejszające podstawę opodatkowania o ulgę na złe długi można wpisać kwotę nie mniejszą niż: – 1000. Próba wpisania kwoty: -1500 powoduje ograniczenie do kwoty: -1000.
Zmiana kwoty na formularzu zaliczki nie powoduje zmiany kwoty na formularzu ulgi na złe długi.
Na zaliczkach na PIT-36, 36L, CIT-8 liczonych w kolejnych miesiącach/kwartałach, po zaliczce na której skorygowano kwotę Podstawy opodatkowania o ulgę na złe długi, w poz. Kwoty zwiększające/zmniejszające podstawę opodatkowania o ulgę na złe długi wykazywana jest kwota narastająco od początku roku, do wysokości Podstawy opodatkowania.
Przykład
Zaliczka za kwiecień 2020 r. Podstawa opodatkowania: 1000, na formularzu ulgi na złe długi Faktura sprzedaży 1 z kwotą Skorygowano: -300.
Zaliczka za maj 2020 r. Podstawa opodatkowania: 600, na formularzu ulgi na złe długi Faktura sprzedaży 1 z kwotą Skorygowano: -300 i Faktura sprzedaży 2 z Kwotą do korekty: 500.
W takim przypadku Kwota do korekty wynosi: 300+500 = 800. Kwota ta przekracza podstawę opodatkowania, więc na zaliczce korygowana jest kwota: -300.
Zaliczka za czerwiec 2020 r. Podstawa opodatkowania: 1000, na formularzu ulgi na złe długi Faktura sprzedaży 1 z kwotą Skorygowano: -300 oraz Faktura sprzedaży 2 z kwotą Skorygowano: -500. Na zaliczkę przeniesiona zostanie kwota: -800.
Zaliczka za lipiec 2020 r. Podstawa opodatkowania: 200, na formularzu ulgi na złe długi Faktura sprzedaży 1 z kwotą Skorygowano: -300 oraz Faktura sprzedaży 2 z kwotą Skorygowano: -500. Podstawa opodatkowania jest mniejsza niż suma narastająco skorygowanych dokumentów, stąd kwota na zaliczce pomniejszona zostanie o wysokość podstawy opodatkowania: -200.
Jeżeli wspólnik składa zarówno zaliczkę na PIT-36, jak i PT-36L, to należy zadecydować, na której zaliczce dany dokument ma zostać uwzględniony w uldze na złe długi. Przykładowo, pojawi się on po raz pierwszy podczas liczenia zaliczki na PIT-36, a powinien być odliczony na zaliczce na PIT-36L to należy go usunąć od razu z pierwszej zaliczki na PIT-36, na której został uwzględniony. Na kolejnych zaliczkach opcja usunięcia uwzględnionego wcześniej dokumentu jest zablokowana.
W przypadku niezapłaconych zobowiązań dokument może być kwalifikowany do korekty do końca roku podatkowego. Jeżeli nie zostanie on skorygowany na zaliczce to podlega korekcie na deklaracji rocznej. W przypadku niezapłaconych wierzytelności dokument może być kwalifikowany do korekty maksymalnie przez okres 3 lat licząc od końca roku, w którym powstało prawo do odliczenia.
Korekty zaliczek i deklaracji
Korekty zaliczek na deklarację PIT-36, PIT-36L, CIT-8.
W celu wykonania korekty zaliczki danej deklaracji, po wprowadzeniu zapisów do ksiąg powodujących zmiany w zaliczce (jeśli w ogóle takie wystąpiły), należy:
Na liście odpowiedniej deklaracji podświetlić zablokowaną przed zmianami zaliczkę, która ma być skorygowana, a następnie wcisnąć przycisk , co spowoduje skopiowanie danych z pierwotnej zaliczki na korektę,
W dalszej kolejności przeliczyć i zapisać zaliczkę.
Operacja dodania korekty zaliczki spowoduje skopiowanie danych (również liczbowych) z pierwotnej deklaracji. Zapisanie korekty zaliczki nastąpi dopiero po jej przeliczeniu za pomocą ikony pioruna. Może w tym wypadku nastąpić potrzeba uzupełnienia niektórych wyliczanych pól na zaliczce gdyż po ponownym przeliczeniu mogą zostać wyzerowane. Aby sporządzić korektę zaliczki należy pierwotną zaliczkę zablokować przed zmianami. Istnieje możliwość zaksięgowania korekt zaliczek do księgowości kontowej.
Po zapisaniu, na liście deklaracji oprócz pierwotnej zaliczki, która zostanie wyświetlona w kolorze szarym, pojawi się dodatkowo korekta zaliczki. W kolumnie Korekta nowo powstały dokument otrzyma wartość oznaczającą kolejny numer korekty. W kolumnie Kwota dla korekt zaliczek podpowiada się kwota do zapłaty do US w całości, taka jak wychodzi na zaliczce – Kwota do zapłaty, np. z zaliczki na PIT-36 pole 63.
Lista zaliczek PIT-36 – korekta zaliczki
Korekty można wykonać do następujących zaliczek:
zaliczka na PIT-36,
zaliczka na PIT-36L,
zaliczka na CIT-8 (funkcja dostępna tylko w module Księga Handlowa, Księga Handlowa Plus).
Uwaga
Nie ma możliwości dodania korekty uproszczonej zaliczki na CIT, PIT-36 oraz PIT-36L. Użytkownik powinien poprawić kwotę na wcześniej wprowadzonym formularzu.
W przypadku generowania korekt zaliczek dane będą pobierane z pierwotnej zaliczki lub, w przypadku kolejnych korekt, z ostatnio dokonanej korekty. Korekta dodawana jest zgodnie z okresem za jaki wyliczona była zaliczka pierwotna oraz na formularzu takim jak zaliczka pierwotna. Jeżeli zaliczka pierwotna była miesięczna to również korekta będzie miesięczna. Jeżeli zaliczka pierwotna była kwartalna to również korekta będzie kwartalna.
Uwaga
Dokonanie korekty zaliczki jest możliwe pod warunkiem, że pierwotna zaliczka została zatwierdzona. Jeżeli użytkownik dokonuje kolejnej korekty, wcześniej powinien zatwierdzić dokument korygowany. Dodatkowo należy pamiętać, że zaliczki nie można odblokować, jeśli zostały wygenerowane do niej korekty.
Parametr Korekta jest widoczny tylko na korekcie. Dodatkowo jest zaznaczany i wyszarzany (niemożliwy do edycji). Z poziomu korekty zaliczek dostępny jest również wydruk. Wydruk w tytule posiada informację: korekta. Na deklaracje roczne pobierane są wartości z ostatniej korekty zaliczki za dany miesiąc\kwartał. Na wydrukach z listy deklaracji, jeżeli dla zaliczki wyliczona jest korekta to drukowany jest numer tej korekty.
Innym ważnym elementem, związanym z obliczaniem zaliczek, jest powstawanie zapisów w Preliminarzu Płatności. Jeżeli zaliczka jest zaliczką korygującą, wówczas w Preliminarzu zostaje utworzona płatność w kwocie będącej różnicą Kwoty wynikającej z tej korekty i sumy płatności dla wszystkich zaliczek deklaracji w danym okresie.
Korekta zaliczki PIT-36
Przykład
Obliczono zaliczkę. Kwota do zapłaty wyniosła 1000 zł, w Preliminarzu pojawił się zapis KW 1000 zł. Następnie policzono korektę, kwota do zapłaty wyniosła 1100 zł, w Preliminarzu pojawia się zapis KW 100 zł. Następnie policzono drugą korektę, kwota do zapłaty wyniosła 900 zł, w Preliminarzu pojawia się zapis KP 200 zł.
Korekty deklaracji PIT-36, PIT-36L, CIT-8.
W celu wykonania korekty deklaracji, po wprowadzeniu zapisów do ksiąg powodujących zmiany w deklaracji (jeśli w ogóle takie wystąpiły), należy:
Na liście deklaracji z rozwijalnego menu , znajdującego się obok ikony , wybrać odpowiednią deklarację roczną,
Na oknie formularza deklaracji wskazać rok korygowanej deklaracji (w przypadku deklaracji PIT-36, PIT‑36L również odpowiedniego właściciela),
Zaznaczyć cel złożenia deklaracji jako Korekta deklaracji,
W dalszej kolejności przeliczyć i zapisać deklarację.
Istnieje również możliwość dodania korekty deklaracji poprzez skopiowanie danych (również liczbowych) z pierwotnej deklaracji. Zapisanie korekty deklaracji nastąpi dopiero po jej przeliczeniu za pomocą ikony pioruna. Może w tym wypadku nastąpić potrzeba uzupełnienia niektórych wyliczanych pól na deklaracji gdyż po ponownym przeliczeniu mogą zostać wyzerowane. Aby sporządzić korektę deklaracji należy pierwotną deklarację zablokować przed zmianami, a następnie ustawić się na tej deklaracji na liście i wcisnąć przycisk . W przypadku wystawiania korekty do korekty na zakładkę [ORD-ZU] nie są kopiowane ustawienia z poprzedniej deklaracji korygującej.
Po zapisaniu, na liście deklaracji oprócz pierwotnej deklaracji, która zostanie wyświetlona w kolorze szarym, pojawi się dodatkowo korekta deklaracji. W kolumnie Korekta nowo powstały dokument otrzyma wartość oznaczającą kolejny numer korekty.
Uwaga
Dokonanie korekty deklaracji jest możliwe pod warunkiem, że deklaracja pierwotna została zatwierdzona. Jeżeli użytkownik dokonuje kolejnej korekty, wcześniej powinien zatwierdzić dokument korygowany. Dodatkowo należy pamiętać, że deklaracji nie można odblokować, jeśli zostały wygenerowane do niej korekty.
W przypadku generowania korekt deklaracji dane będą pobierane z deklaracji pierwotnej lub, w przypadku kolejnych korekt, z ostatnio dokonanej korekty. Pierwsza deklaracja musi być oznaczona jako złożenie zeznania - program nie pozwoli zapisać pierwszej deklaracji jako korekty zeznania.
Innym ważnym elementem, związanym z obliczaniem deklaracji, jest powstawanie zapisów w Preliminarzu Płatności. Jeżeli deklaracja jest deklaracją korygującą, wówczas w Preliminarzu zostaje utworzona płatność w kwocie będącej różnicą Kwoty wynikającej z tej korekty i sumy płatności dla wszystkich poprzednich deklaracji w danym roku.
Uwaga
W sytuacji gdy naliczono już deklarację PIT-36 lub PIT-36L, a następnie zmieniono udziały na formularzu podatnika, na generowanej korekcie deklaracji przychody i koszty wykazywane na PIT/B podpowiadają się zawsze z pierwotnej deklaracji. Dlatego w takim przypadku po wygenerowaniu korekty należy usuwać załącznik PIT/B i dopiero przeliczać deklarację.
Przykład
Obliczono deklarację. Kwota do zapłaty wyniosła 2000 zł, w Preliminarzu pojawił się zapis KW 2000 zł. Następnie policzono korektę, kwota do zapłaty wyniosła 2200 zł, w Preliminarzu pojawia się zapis KW 200 zł. Następnie policzono drugą korektę, kwota do zapłaty wyniosła 1800 zł, w Preliminarzu pojawia się zapis KP 400 zł
Zmiana formy opodatkowania
Polski Ład daje podatnikowi możliwość:
przejścia z PIT-28 na PIT-36 w trakcie roku od lipca 2022 r.,
przejścia z PIT-28 na PIT-36 po roku podatkowym,
przejście z PIT-36L na PIT-36 po roku podatkowym.
Zmiana formy opodatkowania na skalę podatkową w trakcie 2022 roku
Przechodząc z ryczałtu na zasady ogóle od lipca 2022 r. podatnik:
od przychodów uzyskanych od 1.01.2022 do 30.06.2022 r. zapłaci ryczałt ewidencjonowany i rozliczy przychody na formularzu PIT-28 złożonym do 2.05.2023,
od dochodów uzyskanych od 1.07.2022 do 31.12.2022 r. zapłaci podatek według skali i będzie zobligowany do złożenia zeznania PIT-36 do 2.05.2023.
Na formularzu deklaracji PIT-28(25) podatnik wykazuje zaliczki z ryczałtu, odliczenia oraz składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za okres styczeń – czerwiec 2022 r., a na formularzu deklaracji PIT-36(30) w sekcji L wykazuje zaliczki wyliczone na zasadach ogólnych, a także odliczenia oraz składki na ubezpieczenia społeczne za okres lipiec – grudzień 2022 r.
Jeżeli na formularzu kwot indywidualnych podatnika lub małżonka za miesiąc lipiec zaznaczono parametr Zmiana formy opodatkowania na skalę podatkową w trakcie 2022 roku to podatnik ma możliwość tylko rozliczenia indywidualnego. Po zaznaczeniu na formularzu deklaracji PIT-36(30) opcji np. wspólnie z małżonkiem, podczas próby wyliczenia deklaracji PIT-36(30) pojawia się komunikat: W lipcu 2022 roku podatnik lub małżonek przeszedł na rozliczenie podatku wg zasad ogólnych – skali podatkowej. Zmieniono sposób rozliczenia na indywidualny.
Jeżeli na formularzu kwot indywidualnych właściciela za miesiąc lipiec zaznaczono parametr Zmiana formy opodatkowania na skalę podatkową w trakcie 2022 roku to na formularzu deklaracji PIT-36(30) blokowana jest możliwość zaznaczenia poz. 60, poz. 62, poz. 64, poz. 66 oraz poz. 68.
Uwaga
Jeżeli podatnik składa dwie deklaracje (PIT-28 i PIT-36) za 2022 r. i korzysta ze zwolnienia z PIT to musi zweryfikować, czy suma zwolnień na obu deklaracjach nie przekroczyła kwoty 85 528 zł.
Przejście z PIT-28 na PIT-36 po roku podatkowym
Po roku podatkowym podatnik może, zamiast złożyć PIT-28(25), rozliczyć się na formularzu PIT-36(30). W takim przypadku zalecamy aby w pierwszej kolejności wykonać kopię bezpieczeństwa firmy, wgrać ją pod inną nazwą, a następie usunąć w niej zapisy księgowe z Ewidencji ryczałtowej w 2022 r., dokonać w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry zmiany rodzaju księgowości oraz zaksięgować dokumenty do KPiR w 2022 r. Następnie należy na formularzu właściciela dodać udziały dla PIT-36 za wszystkie miesiące 2022 r. oraz na formularzu deklaracji PIT-36(30) należy zaznaczyć odpowiednio poz. 64, poz. 66 lub poz. 68 (podatnik) lub poz. 65, poz. 67 lub poz. 69 (małżonek). Po zaznaczeniu tych pozycji należy ponownie przeliczyć formularz deklaracji PIT-36(30). Po przeliczeniu, w sekcji L Należne zaliczki art. 44 ust. 1 ustawy oraz podatek – art. 30 g ustawy automatycznie przenoszone są kwoty należnych zaliczek oraz zapłaconych zaliczek z formularzy zaliczek na PIT-28. Jeżeli dla podatnika wyliczono również zaliczki na PIT-36 z najmu to w sekcji L w poszczególnych miesiącach/kwartałach sumowane są kwoty z zaliczek na PIT-36 oraz PIT-28.
Do poz. Należna zaliczka w miesiącu/kwartale przenoszona jest kwota z poz. Zaliczka podatku do zapłaty z formularza zaliczki na PIT-28.
Do poz. Zapłacona zaliczka w miesiącu/kwartale przenoszona jest kwota z poz. Kwota zapłacona do US z formularza zaliczki na PIT-28.
Istnieje również możliwość ręcznego uzupełnienia kwoty przychodów i kosztów na formularzu załącznika PIT/B(20) dodanego do deklaracji PIT-36(30). W takim przypadku można pominąć krok związany z usunięciem zapisów księgowych z Ewidencji ryczałtowej w 2022 r. i ich zaksięgowaniem do KPiR.
Przejście z PIT-36L na PIT-36 po roku podatkowym
Po roku podatkowym podatnik może, zamiast złożyć PIT-36L(19), rozliczyć się na formularzu PIT-36(30). Jeżeli osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą w kilku formach, to zmiana sposobu opodatkowania dotyczy wszystkich dochodów z tej działalności.
W takim przypadku w pierwszej kolejności należy na formularzu kwot indywidualnych właściciela dodanych za 2022 r. na zakładce [PIT-36L] odznaczyć parametr Podatnik rozlicza się wg skali liniowej (PIT-36L). Następnie na formularzu deklaracji PIT-36(30) należy zaznaczyć odpowiednio poz. 60 lub poz. 62 (podatnik) lub poz. 61 lub poz. 63 (małżonek). Po zaznaczeniu tych pozycji należy ponownie przeliczyć formularz deklaracji PIT-36(30). Po przeliczeniu, w sekcji L Należne zaliczki art. 44 ust. 1 ustawy oraz podatek – art. 30 g ustawy automatycznie przenoszone są kwoty należnych zaliczek oraz zapłaconych zaliczek z formularzy zaliczek na PIT-36L. Jeżeli dla podatnika wyliczono również zaliczki na PIT-36 z najmu to w sekcji L w poszczególnych miesiącach/kwartałach sumowane są kwoty z zaliczek na PIT-36 oraz PIT-36L.
Dokumenty uwzględnione jako niezapłacone na załączniku PIT/WZ dodanym do deklaracji PIT-36L za rok 2021 r., a następie rozliczone w 2022 r., nie są automatycznie uwzględniane na załączniku PIT/WZ dodanym do deklaracji PIT-36(30). Użytkownik może dodać je ręcznie na formularzu załącznika PIT/WZ.
Zaliczka na PIT-28
Dla rodzaju księgowości Księga podatkowa oraz Księgowość kontowa w menu Księgowość/ PIT dostępna jest opcja Zaliczki na PIT-28. Jest ona widoczna jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje w sekcji Podatnik składa deklaracje/odprowadza zaliczki z tytułu zaznaczono parametr PIT-28. Parametr jest domyślnie zaznaczony.
Dla rodzaju księgowości Księga podatkowa oraz Księgowość kontowa w menu Księgowość/ PIT/ Zaliczki na PIT-28 użytkownik ma możliwość dodania zaliczki na PIT-28 w wersji 17. Formularz służy do rozliczenia za okres od stycznia 2023 r. Po wskazaniu okresu wcześniejszego pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie zaliczki na PIT-28(17).
Zaliczka na PIT-28 dla rodzaju księgowości Księga podatkowa oraz Księgowość kontowa
Do sekcji Przychód z najmu, podnajmu, dzierżawy, lub inne przenoszone są kwoty uzupełnione na formularzu kwot indywidualnych właściciela, na zakładce [Najem prywatny]. Użytkownik ma możliwość ich edycji w kolumnie Podatnik w m-c.
Do poz. Straty z lat ubiegłychz najmu prywatnego przenoszona jest kwota uzupełniona na formularzu kwot indywidualnych właściciela w polu Straty z lat ubiegłych z najmu prywatnego (do odliczenia na PIT-28), do wysokości poz. Ogółem przychody dla podatnika. Pole to podlega edycji przez użytkownika do wysokości kwoty Ogółem przychody dla podatnika.
Kwota w poz. Kwota zapłacona do US podlega edycji przez użytkownika. Na tę kwotę tworzona jest płatność do Urzędu Skarbowego w Preliminarzu płatności.
Pozostałe pozycje na zaliczce na PIT-28(17) są zablokowane dla rodzaju księgowości Księga podatkowa oraz Księgowość kontowa.
Po wyliczeniu zaliczki na PIT-28(17) dla rodzaju księgowości Księga podatkowa oraz Księgowość kontowa, w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ PIT-28 dla parametru Typ zaznaczana jest opcja Najem, dzierżawa, bez możliwości modyfikacji tego ustawienia. Jeżeli użytkownik zmieni później rodzaj księgowości na Ewidencję ryczałtową to w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej powinien samodzielnie dokonać zmiany typu działalności w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ PIT-28.
Zmiana formy opodatkowania z PIT-28 na PIT-36 na zaliczkach
W trakcie roku 2022 podatnik ma możliwość zmiany formy opodatkowania z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych na rozliczenie na zasadach ogólnych według skali podatkowej. Może tego dokonać na dwa sposoby:
poprzez utworzenie kopii bazy danych, odtworzenie jej pod inną nazwę, a następnie zmianę w odtworzonej bazie rodzaju księgowości w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry i usunięcie na formularzu właściciela kwot indywidualnych za okres styczeń – czerwiec 2022 r.
poprzez zmianę w dotychczasowej firmie rodzaju księgowości w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry a następnie zaznaczenie parametru Zmiana formy opodatkowania na skalę podatkową w trakcie 2022 roku na formularzu kwot indywidualnych.
Na formularzu kwot indywidualnych właściciela dodanych za miesiące lipiec – grudzień 2022 r. na zakładce 1 PIT-36 dostępny jest parametr Zmiana formy opodatkowania na skalę podatkową w trakcie 2022 roku. Parametr jest możliwy do zaznaczenia tylko w miesiącu lipcu 2022 r. Jeżeli na formularzu kwot indywidualnych za miesiąc lipiec zaznaczono parametr Zmiana formy opodatkowania na skalę podatkową w trakcie 2022 roku to jest on automatycznie zaznaczany na kwotach indywidualnych dodanych za kolejne miesiące, bez możliwości jego odznaczenia.
Po zaznaczeniu parametru Zmiana formy opodatkowania na skalę podatkową w trakcie 2022 roku zaliczka na PIT-36(21) jest obliczana dla przychodów i kosztów oraz odliczeń od miesiąca lipca 2022 r. Kwoty z wcześniejszych miesięcy 2022 r. nie są uwzględniane.
Po zaznaczeniu parametru Zmiana formy opodatkowania na skalę podatkową w trakcie 2022 roku Zestawienie dochodu pod składki zdrowotne jest obliczane dla przychodów i kosztów oraz składek społecznych od lipca 2022 r. Kwoty z wcześniejszych miesięcy 2022 r. nie są uwzględniane.
Deklaracja PIT-28 dla księgi podatkowej/ księgowości kontowej
Od 1 stycznia 2023 r. najem prywatny opodatkowany jest ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. W związku z tym w programie istnieje możliwość dodania deklaracji PIT-28(26) niezależnie od rodzaju księgowości wskazanego w Konfiguracji.
Jeżeli w Konfiguracji jako rodzaj księgowości wybrana jest Księga podatkowa lub Księgowość kontowa, to deklaracja PIT-28(26) służy do rozliczenia tylko najmu prywatnego. Do deklaracji PIT-28(26) służącej tylko do rozliczenia najmu prywatnego nie ma możliwości dodania załączników PIT-28/B(20), PIT/O(28), PIT/D(31), PIT/2K(9) oraz Korekty podatku. Zakładka [Załączniki] na deklaracji PIT-28 jest niewidoczna. Na wydruku Formularz deklaracji PIT-28(26)/ Deklaracja PIT-28 z załącznikami są uwzględnione tylko załączniki UPO I ORD-ZU.
Kwoty przychodów z najmu prywatnego oraz odliczenia straty od przychodów z najmu prywatnego na deklaracji PIT-28(26) pobierane są z kwot właściciela.
Przychody z najmu prywatnego nie są pomniejszane o zwolnienia podatnika z tytułu ulg: Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury, Osoba wychowująca co najmniej czworo dzieci oraz Osoba, która przeniosła miejsce zamieszkania na terytorium Polski.
Na deklaracji PIT-28 służącej do rozliczenia tylko najmu prywatnego nie są uwzględniane zobowiązania i wierzytelności zwiększające/ zmniejszające przychody. Sekcje H.1 Zwiększenia przychodów oraz H.2 Zmniejszenia przychodów są nieaktywne.
Jeżeli w Konfiguracji jako rodzaj księgowości wybrana jest Księga podatkowa lub Księgowość kontowa, to na deklaracji PIT-28(26) są nieaktywne również następujące sekcje: C. Przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej zwolnione od podatku, E.4. Odliczenia na podstawie art.11 ust. 1a i 3a ustawy, F.2. Obliczenie przysługujących odliczeń z poz.106 (pozycje 120 - 128), J.1. Wierzytelności i zobowiązania nieodliczone w latach poprzednich (pozycja 183), N. Obliczenie należnego ryczałtu (pozycje 232 oraz 233), O. Informacje o zwolnieniu, o którym mowa w art. 21 ust. 6-13 ustawy z domyślnie zaznaczonym polem Nie, R. Przychody osiągnięte w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, U. Informacje o załącznikach.
Jeżeli w Konfiguracji jako rodzaj księgowości wybrana jest Księga podatkowa lub Księgowość kontowa, to:
Z poziomu deklaracji PIT-28(26) po naciśnięciu przycisku Udziały i kwoty deklaracji są widoczne zakładki: [Odliczenia] oraz [Najem prywatny].
Z poziomu deklaracji PIT-28(26) po naciśnięciu przycisku Informacje o przychodach i kosztach podatnika/małżonka widoczna jest tylko zakładka [Najem].
Na liście zaliczek na PIT-28 zaliczki są widoczne od wersji 17. Deklaracje roczne na PIT-28 są widoczne od wersji 26.
CIT-8
Przygotowanie danych do zaliczki na CIT-8 – Schemat postępowania
Wprowadzenie informacji na temat firmy będącej pierwszym źródłem dochodu podatnika oraz parametrów dla poprawnego wyliczenia zaliczki na CIT-8:
Nazwa działalności – Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ PIT-4R, CIT, ZUS DRA, IFT-2R.Generowanie płatności – Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa.Stawki podatkowe – Konfiguracja Firmy Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe:
Utworzenie zmiennych systemowych pozwalających na przypisanie kont księgowych, z których czerpana jest informacja o przychodach, kosztach uzyskania przychodu oraz limitowanych kosztach reprezentacji i reklamy.
Tworzenie zmiennych systemowych odbywa się na poziomie Księgowość/ Zestawienia księgowe/ zakładka [Systemowe]. W bazach skonwertowanych z wersji programu wcześniejszych niż 2018.2.1 dostępne są dwa zestawienia: Zestawienie do obliczenia zaliczki na CIT-8 (na podstawie którego liczone są korekty zaliczek na CIT-8 dodanych na wersjach formularzy wcześniejszych niż 20 oraz korekty deklaracji rocznych CIT-8) oraz Zestawienie do obliczenia CIT-8 dla zaliczki od wersji 20. W bazach firmowych dodanych w wersji 2018.2.1, dla których w oknie Kreatora konfiguracji parametrów firmy jako rodzaj prowadzonej działalności wybrano księgowość kontową generowane jest Zestawienie do obliczenia CIT-8 dla zaliczki od wersji 20. Zestawienie o symbolu CIT-8 nie jest tworzone. Po ustawieniu kursora na Zestawieniu do obliczenia CIT-8 dla zaliczki od wersji 20 należy nacisnąć przycisk Pozycje zestawienia, gdzie mamy możliwość wyboru opcji: Przychody, Przychody uzyskane poza terytorium RP, Koszty firmy (na terytorium RP), Koszty firmy (poza terytorium RP), Koszty reprezentacji i reklamy (limitowane), Przychody kapitałowe, Przychody kapitałowe uzyskane poza terytorium RP, Koszty kapitałowe (na terytorium RP), Koszty kapitałowe (poza terytorium RP).
Kolejny krok to przypisanie kont księgowych wraz z definicją kwoty. W tym celu należy ustawić się np. na pozycji Przychody i nacisnąć przycisk Formularz pozycji lub kombinację klawiszy <CTRL>+<ENTER>, co otworzy formularz Pozycji zestawienia. Aby wybrać kwoty oraz konta musimy skorzystać z kreatora definicji, w tym celu naciskamy przycisk . Po naciśnięciu tego przycisku pojawi się formularz zatytułowany Definicja kwoty. Udostępnia on narzędzia pozwalające na definiowanie wyrażeń.
Wizard Kwoty na pozycji zestawienia
Formularz Definicja kwoty wyposażono w nieedytowalne pole Kwota wyświetlające zdefiniowane przez użytkownika wyrażenie arytmetyczne oraz sekcje zatytułowaną Działanie arytmetyczne kolejnych definicji pozwalającą na budowanie wyrażenia. Sekcja zawiera:
Łącznik – sposób łączenia definicji w obrębie wyrażenia,
Współczynnik – przeliczenie wartości argumentu wg współczynnika,
Kwota – na przycisku widoczne są pozycje: Wartość, Funkcje kont, Zestawienie, Funkcje systemowe oraz Zapytanie SQL i Maska.
W przypadku definiowania dla CIT-8 wybieramy opcje Funkcje kont i, jeżeli definiujemy przychody – wybieramy obroty Ma, jeżeli koszty – obroty Wn, a następnie odpowiednie konto księgowe.
Uwaga
Aby nastąpiło zapamiętanie wyrażenia, po wypełnieniu pól: Łącznik, Współczynnik, Kwota, Argument należy wybrać przycisk .
Kolejny i ostatni krok to przeliczenie samej zaliczki na CIT-8.
Rozliczenie roczne CIT-8
Uwaga
Deklaracja roczna CIT-8 w wersji 33 dostępna jest od wersji 2024.2.2 programu Comarch ERP Optima
Wzory deklaracji rocznej CIT-8( 33) i załączników: CIT-8/O wzór 19, CIT-D wzór 8, CIT/BR wzór 10, CIT/IP wzór 5, CIT/PM wzór 1, CIT/MIT wzór 3, CIT/8S wzór 6, CIT/KW wzór 4, CIT/WW wzór 3 są dostępne na liście zaliczek na CIT-8. Aby przygotować powyższą deklarację należy z poziomu zaliczek na CIT-8. Aby przygotować powyższą deklarację należy z poziomu Zaliczek na CIT-8, z rozwijalnego menu , znajdującego się obok ikony , wybrać opcję Deklaracja roczna CIT-8 wersja 33. Obliczenia są na podstawie zestawienia systemowego CIT-8, skąd pobierane są przychody i koszty okresu obrachunkowego oraz zaliczek miesięcznych/kwartalnych, skąd pobierane są dokonane w ciągu roku odliczenia od dochodu i podatku.
W przypadku stosowania uproszczonych zaliczek, w celu prawidłowego wyliczenia deklaracji rocznej CIT-8 należy dodać uproszczone zaliczki za wszystkie miesiące okresu obrachunkowego.
Po wyborze na liście Księgowość/ CIT/ Zaliczki na CIT-8 opcji Deklaracje roczne/ Deklaracja CIT-8 wersja 33 pojawia się okno z możliwością wskazania okresu obrachunkowego dla którego ma zostać wyliczona deklaracja. W polu dotyczącym celu złożenia formularza zaznaczana jest domyślnie opcja Złożenie zeznania, z możliwością zmiany na Korekta informacji. Jeżeli wybrany zostanie okres obrachunkowy rozpoczynający się przed 1 stycznia 2022 r. to pojawi się ostrzeżenie informujące o tym, że formularz deklaracji obowiązuje za okres od 01.01.2022.
Po naciśnięciu przycisku , zarówno dla deklaracji pierwotnej, jak i korekty, pojawia się komunikat: Czy chcesz naliczyć korektę na podatek dochodowy? Zaakceptowanie komunikatu powoduje wyświetlenie formularza korekty podatku wraz z dokumentami zakwalifikowanymi do korekty w danym roku. Załącznik Korekta podatku nie podlega edycji z poziomu formularza deklaracji CIT-8(33), w związku z tym przed wyliczeniem deklaracji CIT-8(32) należy dokonać ewentualnych zmian w oknie Korekta podatku. Wybór w oknie komunikatu opcji Nie powoduje wyliczenie deklaracji CIT-8(33) bez korekty podatku. Podczas edycji deklaracji CIT-8(33) lub po dodaniu korekty deklaracji CIT-8(33) istnieje możliwość dokonania zmian w korekcie podatku pod warunkiem zaakceptowania zmian na formularzu deklaracji CIT-8(33). W takim przypadku należy zaakceptować komunikat: Dane deklaracji zostały zmienione. Czy chcesz zaktualizować deklarację? oraz nacisnąć przycisk Zapisz dostępny na formularzu deklaracji CIT-8(33).
Szczegółowy opis formularza Korekta podatku dostępny jest poniżej w akapicie Korekta podatku.
W momencie dodawania/ edycji deklaracji CIT-8 w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe, na liście deklaracji CIT-8 w programie Comarch ERP Optima pojawia się okno z informacją: Dodawanie deklaracji CIT-8/ Trwa edycja deklaracji CIT-8. Za chwilę otworzy się przygotowana deklaracja. Nie zamykaj tego okna przed zapisaniem deklaracji. Okna nie należy zamykać w programie Comarch ERP Optima przed zapisaniem deklaracji, ponieważ zamknięcie okna spowoduje, że deklaracja CIT-8(33) nie zostanie zapisana (w przypadku jej dodawania) lub zmiany wprowadzone na formularzu deklaracji CIT-8(33) nie zostaną zapisane (w przypadku jej modyfikacji).
Formularz deklaracji CIT-8(33) otwierany jest w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe.
Po utworzeniu deklaracji, użytkownik powinien sprawdzić na formularzu deklaracji CIT-8 te pola, które nie są pobierane automatycznie przez program i wymagają ewentualnego uzupełnienia.
Jeżeli na deklaracji CIT-8(33) nie uzupełniono wszystkich wymaganych pól to podczas próby zapisania formularza wyświetlany jest komunikat: Niektóre pola nie zostały uzupełnione. Popraw błędy na formularzu.
Z poziomu otwartego formularza deklaracji CIT-8(33) pod przyciskiem jest dostępny jej wydruk wraz z załącznikami. Podgląd wydruku deklaracji CIT-8 jest dostępny pod przyciskiem .
[Sekcja A-B]Cel złożenia formularza – zaznaczenie odpowiedniego pola będzie miało swoje odzwierciedlenie na wydruku deklaracji.
Po zaznaczeniu na formularzu deklaracji CIT-8 parametru Korekta zeznania i wskazaniu w poz. 8 Rodzaj korekty opcji Korekta zeznania, o której mowa w art. 81b§1a Ordynacji podatkowej należy uzupełnić uzasadnienie przyczyny złożenia
Po zaznaczeniu na formularzu deklaracji CIT-8 poz. 27 Podatnik występuje o zwrot niewykorzystanego odliczenia na podstawie art. 18da ustawy pojawia się komunikat: Jeśli zaznaczono pozycję 27, to podatnik powinien wypełnić załącznik CIT/BR.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe dla parametru Zaliczki na podatek dochodowy CIT od początku roku wybrano opcję Kwartalnie to po przeliczeniu deklaracji CIT-8 automatycznie zaznaczana jest poz. 28 Podatnik wybrał kwartalny sposób wpłacania zaliczek na podstawie art. 25 ust. 1b ustawy. Użytkownik ma możliwość jej odznaczenia.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe na formularzu okresu obrachunkowego zaznaczono parametr Zaliczki uproszczone na CIT to po przeliczeniu deklaracji CIT-8 automatycznie zaznaczana jest poz. 29 Podatnik wybrał wpłacanie zaliczek w formie uproszczonej na podstawie art. 25 ust. 6-6b ustawy. Użytkownik ma możliwość jej odznaczenia.
W przypadku równoczesnego zaznaczenia w Konfiguracji parametru Kwartalnie oraz Zaliczki uproszczone na CIT, na deklaracji automatycznie zaznaczana jest tylko poz. 29.
[Sekcja C-D]Informacje o załącznikach – należy w odpowiednich polach ustalić właściwą liczbę składanych załączników. Pola z ilością załączników CIT-8/O, CIT-D, CIT/BR, CIT/IP, CIT/PM, CIT/MIT, CIT/8S, CIT/KW, CIT/WW są automatycznie uzupełniane.
W sekcji D wyświetlane jest zestawienie łącznych przychodów i kosztów uzyskania przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej. W tym miejscu program wylicza odpowiednio wartość dochodu i straty.
Przychody i koszty wykazane na zaliczkach na CIT-8 w wersji wcześniejszej niż 20 przenoszone są na formularz deklaracji CIT-8 do kolumny Pozostałe. Przychody i koszty wykazane na zaliczkach na CIT‑8(24) przenoszone są odpowiednio do kolumny Kapitałowe oraz Pozostałe.
Do poz. 56-59, 66-75 na formularzu deklaracji CIT-8 przenoszona jest wartość z pozycji z formularza ostatniej zaliczki na CIT-8 w danym okresie obrachunkowym. Użytkownik ma możliwość edycji tych kwot. Istnieje możliwość odliczenia kwoty strat z lat ubiegłych w przypadku wystąpienia dochodów z jednego źródła (tylko kapitałowych bądź tylko pozostałych) i dochodów wolnych z innego źródła niż wykazane dochody w wartości przewyższającej wartość tych dochodów.
[Sekcja D-E]
Zawiera kwoty odliczeń podatnika od dochodu oraz kwoty zwiększenia podstawy opodatkowania/ zmniejszenia straty oraz zmniejszenia podstawy opodatkowania/ zwiększenia straty. Na zakładkę mogą zostać przeniesione kwoty z załącznika Korekta podatku. Na formularzu nie ma możliwości bezpośredniego wprowadzenia odliczeń – kwoty odliczeń są pobierane z CIT-8/O.
Kwoty w poz. 98-103 należy uzupełnić ręcznie, nie są one pobierane z żadnego miejsca w programie. Uzupełnienie kwot w poz. 98-103 nie wpływa na wyliczenie innych kwot na formularzu deklaracji CIT-8.
Kwoty w poz. 114-115 na formularzu deklaracji CIT-8 podlegają edycji przez użytkownika.
Istnieje możliwość odliczenia kwoty strat z lat ubiegłych w przypadku wystąpienia dochodów z jednego źródła (tylko kapitałowych bądź tylko pozostałych) i dochodów wolnych z innego źródła niż wykazane dochody w wartości przewyższającej wartość tych dochodów.
Do poz. 121 Wartość wierzytelności zmniejszającychpodstawę opodatkowania, o których mowa w art. 18f ust. 1 pkt 1 ustawy przenoszona jest kwota niezapłaconych wierzytelności z formularza Korekta podatku. Dokument zostanie uwzględniony w poz. 121 jeżeli cała kwota dokumentu do korekty mieści się w poz. 120 Podstawa opodatkowania po odliczeniach. Dokumenty są korygowane chronologicznie według terminu płatności.
Przykład
Poz. 120 Podstawa opodatkowania po odliczeniach na formularzu CIT-8: 5000.
Na formularzu Korekta podatku Faktura sprzedaży 1 z kwotą: 1000, Faktura sprzedaży 2 z kwotą: 3000, Faktura sprzedaży 3 z kwotą: 4000.
Do poz. 121 Wartość wierzytelności zmniejszającychpodstawę opodatkowania, o których mowa w art. 18f ust. 1 pkt 1 ustawy automatycznie przeniesiona zostanie kwota w wysokości 4000 (suma kwot z Faktury sprzedaży 1 i Faktury sprzedaży 2), ponieważ Faktura sprzedaży 3 nie mieści się w całości w poz. 120 Podstawa opodatkowania po odliczeniach.
Użytkownik ma możliwość modyfikacji kwoty w poz. 121.
Jeśli dany dokument nie może zostać skorygowany ze względu na niewystarczającą kwotę podstawy opodatkowania, to pod uwagę brane są kolejne dokumenty. Kwota w poz. 121 podlegają edycji.
Do poz. 124 Wartość zobowiązań zwiększającychpodstawę opodatkowania, o których mowa w art. 18f ust. 1 pkt 2 ustawy przenoszona jest kwota niezapłaconych zobowiązań z formularza Korekta podatku.
Do poz. 126 Wartość wierzytelności zwiększających podstawę opodatkowania, o których mowa w art. 18f ust. 7 ustawy przenoszona jest kwota zapłaconych wierzytelności z formularza Korekta podatku.
Do poz. 128 Wartość zobowiązań zmniejszających podstawę opodatkowania, o których mowa w art. 18f ust. 8 ustawy przenoszona jest kwota zapłaconych zobowiązań z formularza Korekta podatku.
Kwota w poz. 131 Podstawa opodatkowania na formularzu CIT-8 podlega edycji.
Sekcja F
Zawiera wartość podatku należnego.
W poz. 142 Stawka podatku - art. 19 ustawy automatycznie zaznaczana jest stawka wskazana w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe dla ostatniego miesiąca okresu obrachunkowego. Jeżeli w Konfiguracji wskazano stawkę inną niż 19% i inną niż 9% to automatycznie zaznaczana jest opcja 19%.[Sekcja G-H]
Zawiera informacje o wysokości należnych zaliczek miesięcznych i kwartalnych.
Kwoty wyliczone w pozycjach dotyczących należnych zaliczek (w tym kwoty wykazane na podstawie zaliczek uproszczonych na CIT-8) przenoszone są automatycznie do pozycji dotyczących zapłaconych zaliczek (za ten sam miesiąc/kwartał). Użytkownik ma możliwość edycji tych kwot. Jeżeli w pozycji Należnej zaliczki jest 0 i użytkownik ręcznie uzupełni tą kwotę to automatycznie zaktualizuje się wartość Zapłaconej zaliczki, pod warunkiem, że jej wartość była również równa 0. Zmiana kwoty w pozycji Zapłaconej zaliczki nie aktualizuje kwoty Należnej zaliczki[Sekcja I-J]
Zawiera informacje o kwocie do zapłaty lub kwocie nadpłaty oraz innych zobowiązaniach podatkowych.
Do poz.250 Suma wpłat dokonanych przez podatnika na formularzu deklaracji CIT-8 przenoszona suma kwot z poz. 240 Zapłacony podatek, o którym mowa w art. 24b ustawy oraz poz. 246 Zaliczka zapłacona.
Do poz. 252 Zwiększenie podatku w związku z utratą prawa do zwolnienia w przypadku cofnięcia zezwolenia lub uchylenia decyzji o wsparciu na formularzu deklaracji CIT-8 przenoszona jest suma kwot z pozycji 37 załącznika CIT/8S. Kwota jest zaokrąglana do pełnych złotych i podlega edycji przez Użytkownika.
[Sekcja K-L]
Zawiera informacje o innych zobowiązaniach podatkowych, informacje dodatkowe oraz informacje o okresach zawieszenia wykonywania działalności.
[Sekcja M]
Zawiera dane osoby odpowiedzialnej za obliczenie podatku i datę wypełnienia zeznania.
[Sekcja Załączniki]
Możliwość dodania załączników do deklaracji CIT-8(33) (za wyjątkiem załącznika Korekta podatku, który może zostać naliczony podczas dodawania deklaracji) jest dostępna pod przyciskiem Dodaj nowy załącznik, znajdującym się w prawym górnym rogu formularza deklaracji, po rozwinięciu sekcji Załączniki oraz w dolnej części formularza deklaracji.
Dodanie nowego załącznika do deklaracji CIT-8(33)
De deklaracji CIT-8(33) można załączyć następujące załączniki:
CIT-8/O– Informacja o odliczeniach od dochodu i od podatku oraz o dochodach wolnych i zwolnionych od podatku..
CIT-D – Informacja podatnika podatku dochodowego od osób prawnych o otrzymanych/przekazanych darowiznach.
CIT/BR – Informacja o odliczeniach od podstawy opodatkowania kosztów uzyskania przychodów poniesionych na działalność badawczo-rozwojową.
CIT/IP – Informacja o wysokości dochodu (poniesionej straty) z kwalifikowanych praw własności intelektualnej.
CIT/PM – informacja o wysokości wartości rynkowej składnika majątku tymczasowo przeniesionego poza terytorium rzeczypospolitej polskiej.
CIT/MIT – Informacja o środkach trwałych oraz przychodach składana przez podatnika obowiązanego do zapłaty podatku, o którym mowa w art. 24b ustawy.
CIT/8S – Informacja o wysokości dochodu osiągniętego z działalności gospodarczej prowadzonej na podstawie zezwolenia na terenie specjalnej strefy ekonomicznej lub na podstawie decyzji o wsparciu.
CIT/KW(3)– Informacja o przychodach, kosztach, dochodzie z przekształcenia oraz podatku należnym w związku z wyborem opodatkowania ryczałtem od dochodów spółek kapitałowych.
CIT/WW – Informacja o wysokości dochodu osiągniętego z odpłatnego zbycia walut wirtualnych oraz podatku dochodowego od osób prawnych.
Korekta podatku – do deklaracji CIT-8(33) nie jest już dołączany załącznik CIT/WZ. W związku z tym, że obowiązek naliczenia korekty nadal istnieje, nie trzeba natomiast wysyłać informacji o poszczególnych dokumentach na podstawie których korekta została wyliczona, w sekcji Załączniki zmieniono nazwę dotychczasowego formularza Załącznik CIT/WZ na: Korekta podatku. Formularz Korekta podatku nie jest wysyłany do systemu e-Deklaracje.
Załącznik CIT-D
Na załączniku CIT-D należy uzupełnić na nim informacje o otrzymanych i przekazanych darowiznach.
Wybór w poz. 10 Rodzaj podatnika opcji wyłącznie otrzymujący darowiznę powoduje zablokowanie możliwości uzupełnienia danych obdarowanych w sekcji E i/lub usunięcie danych obdarowanych w sekcji D z załącznika CIT/D. Wybór w poz. 10 Rodzaj podatnika opcji wyłącznie przekazujący darowiznę i korzystający z odliczenia powoduje zablokowanie możliwości uzupełnienia danych darczyńców w sekcji C i/lub usunięcie danych darczyńców w sekcji C z załącznika CIT/D.
Na załączniku CIT-D w poz. 21. Kwota ogółem otrzymanych darowizn, Użytkownik powinien ręcznie wpisać właściwą kwotę (nie mniejszą niż suma kwot z poz. 22 z załącznika CIT/D).
Kwoty w sekcji E w poz. Kwota odliczonej darowizny ograniczane są do wysokości dwukrotności odpowiadających im kwot w poz. Kwota przekazanej darowizny.
Załącznik CIT-8/O
Jeżeli na zaliczkach na CIT-8 dodano załącznik CIT-8/O to dane z tego załącznika również zostaną przeniesione na deklaracje CIT-8(33) i załącznik CIT-8/O doda się automatycznie do deklaracji.
Na załączniku CIT-8/O w sekcji B.2 Odliczenia od dochodustrat z lat ubiegłych wartość w poszczególnych poz. Kwota straty odliczona w latach poprzednich ograniczana jest do wysokości kwot w odpowiadającym im poz. Kwota poniesionej straty.
Na załączniku CIT-8/O w sekcji B.2.2 Straty z zysków kapitałowych z lat ubiegłych i B.2.3 Straty z innych źródeł przychodów z lat ubiegłych wartość w poszczególnych poz. Kwota straty do odliczenia w roku bieżącym ograniczana jest do wysokości różnicy pomiędzy kwotą z poz. Kwota poniesionej straty a kwotą z poz. Kwota straty odliczona w latach poprzednich.
Kwota w poz. 98 na formularzu załącznika CIT-8/O ograniczana jest do wysokości sumy kwot z poz. 94 i 95 Dochód po doliczeniu z deklaracji CIT-8 pomniejszonej o sumę kwot z poz. 76 i 77 Razem dochody (przychody) wolne od podatku z załącznika CIT-8/O.
Kwota w poz. 119 na formularzu załącznika CIT-8/O ograniczana jest do wysokości kwoty z poz. 94 Dochód po doliczeniu z deklaracji CIT-8 pomniejszonej o kwotę z poz. 76 Razem dochody (przychody) wolne od podatku z załącznika CIT-8/O.
Kwota w poz. 140 na formularzu załącznika CIT-8/O ograniczana jest do wysokości kwoty z poz. 94 Dochód po doliczeniu z deklaracji CIT-8 pomniejszonej o kwotę z poz. 77 Razem dochody (przychody) wolne od podatku z załącznika CIT-8/O.
Kwota wykazana w poz. 98 na formularzu załącznika CIT-8/O w pierwszej kolejności odlicza stratę w poz. 159 (do wysokości kwoty w poz. 57 z deklaracji CIT-8), a następnie w poz. 158 (do wysokości kwoty w poz. 57 z deklaracji CIT-8).
Użytkownik powinien zweryfikować poprawność wprowadzonych przez siebie kwot w sekcji B.2 Odliczenia od dochodu strat z lat ubiegłych na załączniku CIT/O.
Załącznik CIT-BR
Użytkownik ma możliwość dodania dowolnej liczby załączników CIT-BR do deklaracji CIT-8. Kwoty na załączniku należy uzupełnić ręcznie, nie są one pobierane z żadnego miejsca w programie.
Wybór w poz. 8 Podatnik posiadał w roku podatkowym status centrum badawczo-rozwojowego w rozumieniu art. 17 ustawy z dnia 30 maja 2008 r. o niektórych formach wspierania działalności innowacyjnej (Dz. U. z 2022 r. poz. 2474, z poźn. zm.) na formularzu załącznika CIT-BR(10) opcji tak lub uzupełnienie przynajmniej jednej z poz. 84-90 umożliwia uzupełnienie kwot w sekcji B.2
Wybór w poz. 91 Badania naukowe opcji nie powoduje usunięcie danych jednostek naukowych w sekcji F ze wszystkich dodanych załączników CIT/BR. Na liście załączników pozostaje jeden załącznik CIT/BR. Pozostałe są usuwane.
Do poz. 117 Odliczenia zmniejszające podstawę opodatkowania z tytułu kosztów uzyskania przychodów poniesionych na działalność badawczo-rozwojową na formularzu deklaracji CIT-8 przenoszona jest wartość z poz. 76 załącznika CIT/BR Koszty kwalifikowane do odliczenia w roku podatkowym. Wartość w poz. 76 na załączniku CIT/BR ograniczana jest do wysokości kwoty z poz. 114.
Załącznik CIT/IP
Użytkownik ma możliwość dodania jednego załącznika CIT/IP do deklaracji CIT-8. Kwoty na załączniku należy uzupełnić ręcznie, nie są one pobierane z żadnego miejsca w programie.
Załącznik CIT/PM
Użytkownik ma możliwość dodania dowolnej liczby załączników CIT/PM do deklaracji CIT-8. Kwoty na załączniku należy uzupełnić ręcznie, nie są one pobierane z żadnego miejsca w programie.
Załącznik CIT/MIT
Użytkownik ma możliwość dodania jednego załącznika CIT/MIT do deklaracji CIT-8. Kwoty na załączniku należy uzupełnić ręcznie, nie są one pobierane z żadnego miejsca w programie.
Załącznik Korekta podatku
Użytkownik ma możliwość załączenia jednego załącznika Korekta podatku. Na załączniku Korekta podatku uwzględniane są następujące dokumenty i ich korekty:
Faktury sprzedaży,
Paragony,
Faktury zakupu,
Przyjęcia kaucji,
Wydania kaucji
Rejestr VAT zakupu,
Rejestr VAT sprzedaży,
Ewidencja dodatkowa przychodów,
Ewidencja dodatkowa kosztów.
Na załącznik Korekta podatku automatycznie kwalifikowane są dokumenty:
wystawione na kontrahenta będącego podmiotem gospodarczym. W przypadku Ewidencji dodatkowej pod uwagę brane jest ustawienie na karcie kontrahenta. W przypadku pozostałych dokumentów informacja pobierana jest z formularzy poszczególnych dokumentów,
z datą wystawienia po 31 grudnia 2017 r. oraz maksymalnie dwa lata wstecz od roku, za który robi się korektę,
z terminem płatności po 31 grudnia 2019 r.,
obejmujące transakcje o statusie Krajowy lub Krajowy – podatnikiem jest nabywca. W przypadku Ewidencji dodatkowej pod uwagę brany jest status uzupełniony na karcie kontrahenta. W przypadku pozostałych dokumentów status pobierany jest z formularzy poszczególnych dokumentów,
dla których od terminu płatności zobowiązania/wierzytelności minęło 90 dni licząc od pierwszego dnia następującego po określonym na fakturze (rachunku) lub w umowie terminu. W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę, to przy kwalifikowaniu dokumentu do korekty w podatku dochodowym brany jest pod uwagę pierwszy dzień roboczy przypadający po dniu wolnym.
na karcie kontrahenta wybranego na dokumencie nie zaznaczono parametru Kontrahent powiązany,
korekta dotyczy okresów obrachunkowych rozpoczynających się po 31 grudnia 2019 r.,
w przypadku dokumentów wystawionych w module Handel kwalifikowane są dokumenty zatwierdzone,
do sekcji Niezapłacone zobowiązania i Niezapłacone wierzytelności kwalifikowane są niezapłacone wierzytelności i zobowiązania skorygowane na zaliczkach na CIT-8 oraz dokumenty nieskorygowane na zaliczkach,
do sekcji Zapłacone zobowiązania i Zapłacone wierzytelności kwalifikowane są wierzytelności i zobowiązania skorygowane na zaliczkach na CIT-8 jako niezapłacone, a następnie zapłacone i wykazane na zaliczkach w tym samym roku jako korekta powrotna.
Załącznik Korekta podatku
Na formularzu załącznika Korekta podatku dostępne jest pole Na dzień, w którym należy określić dzień złożenia zeznania. Domyślnie ustawiana jest data bieżąca. Na załączniku w sekcji Niezapłacone zobowiązania i Niezapłacone wierzytelności automatycznie wykazywane są dokumenty, które pozostają nierozliczone na dzień wskazany w polu Na dzień. W sekcji Zapłacone zobowiązania i Zapłacone wierzytelności automatycznie uwzględniane są dokumenty, które zostały zapłacone do końca okresu obrachunkowego, za który składane jest zeznanie. Data w polu Na dzień podlega edycji. Po zmianie daty, załącznik należy przeliczyć za pomocą przycisku . Dokument nieskorygowany na zaliczce na CIT-8 zostanie uwzględniony na załączniku Korekta podatku jeżeli na ten dzień pozostaje nierozliczony.
Po zaznaczeniu parametru Uwzględniać wierzytelności przeterminowane 30 dni na załącznik Korekta podatku kwalifikowane są wierzytelności dla których minęło 30 dni od terminu płatności oraz wszystkie pozostałe, dla których minęło 90 dni od terminu płatności.
Lista dokumentów zawiera następujące kolumny:
Numer dokumentu – numer dokumentu źródłowego. W przypadku Ewidencji dodatkowej, Faktury zakupu, Przyjęcia kaucji widnieje Numer obcy, a jeżeli go nie uzupełniono to Numer dokumentu.
Kod Kontrahenta – kod kontrahenta wybranego na dokumencie źródłowym.
Kontrahent – nazwa kontrahenta wybranego na dokumencie źródłowym.
NIP – wyświetlany jest NIP uzupełniony na dokumencie źródłowym.
Data wystawienia – data wystawienia z dokumentu źródłowego.
Termin płatności – termin płatności z płatności do dokumentu źródłowego. Jeżeli dokument posiada kilka płatności to każda z nich będzie wykazana osobno ze swoim terminem płatności.
Kwota – w przypadku dokumentów wystawionych w module Handel, Rejestru VAT sprzedaży oraz Rejestru VAT zakupu z odliczeniami na Tak i Warunkowo widnieje kwota netto dokumentu. W przypadku Ewidencji dodatkowej oraz Rejestru VAT zakupu z odliczeniami na Nie widnieje kwota brutto dokumentu. Kolumna przyjmuje zawsze wartości dodatnie. Każdy wykazany dokument podlega edycji w kolumnie Kwota do wysokości kwoty płatności.
Data zapłaty – kolumna dla zapłaconych zobowiązań/ wierzytelności..
Dokumenty wyświetlane są na liście w danej sekcji chronologicznie według terminu płatności, a w przypadku dokumentów z tym samym terminem płatności – chronologicznie według daty wystawienia. Dokument posiadający więcej niż jedną płatność jest widoczny na liście tyle razy, ile ma płatności.
Wierzytelności obejmują: Rejestr VAT sprzedaży, Ewidencję dodatkową przychodów, Faktury sprzedaży, Paragony, Wydania kaucji. Zobowiązania obejmują: Rejestr VAT zakupu, Ewidencję dodatkową kosztów, Faktury zakupu, Przyjęcia kaucji.
Niezapłacone zobowiązania i niezapłacone wierzytelności widnieją na formularzu załącznika w kolorze czarnym. Zapłacone zobowiązania i zapłacone wierzytelności (korekta powrotna) widnieją w kolorze zielonym.
Uwaga
Faktury korygujące niezapłacone należy przed dodaniem załącznika Korekta podatku skompensować z dokumentami pierwotnymi, do których zostały wystawione.
Istnieje możliwość dodania pozycji na załącznik Korekta podatku ręcznie przez użytkownika. Po rozwinięciu dodatkowego menu (czarna strzałka obok plusa) dostępne są opcje: Dodaj niezapłaconą wierzytelność, Dodaj niezapłacone zobowiązanie, Dodaj zapłaconą wierzytelność, Dodaj zapłacone zobowiązanie. Nie ma możliwości dodania pozycji bez uzupełnionego numeru dokumentu. Data wybrana w kolumnie Termin płatności nie może być wcześniejsza niż data wystawienia. W kolumnie Kwota należy uzupełnić kwotę podlegającą korekcie (przyjmuje zawsze wartości dodatnie). W przypadku zapłaconych zobowiązań i wierzytelności istnieje możliwość wskazania daty zapłaty (nie może być wcześniejsza niż termin płatności).
Istnieje możliwość kopiowania pozycji na załączniku Korekta podatku za pomocą skrótu klawiszowego <Ctrl>+<Insert>. Skopiowana pozycja trafia do tej samej grupy co dokument kopiowany.
Uwaga
Wierzytelności i zobowiązania zapłacone po roku podatkowym, a przed dniem złożenia zeznania, nie zostaną automatycznie wykazane na deklaracji rocznej CIT-8. Zostaną natomiast uwzględnione na zaliczkach na CIT-8 w miesiącu, w którym zostały rozliczone. Użytkownik powinien zweryfikować takie dokumenty i zadecydować:
czy dodać je samodzielnie na deklaracji rocznej CIT-8 i w takim przypadku usunąć je z formularza zaliczki na CIT-8,
czy też powinny pozostać wykazane i nie powinny zostać dodane na deklaracji rocznej CIT-8
Przykład
Nierozliczona wierzytelność została skorygowana na zaliczce na CIT-8 w maju 2023 r, a następnie została zapłacona w styczniu 2024 r. Dokument zostanie wykazany na formularzu ulgi na złe długi na zaliczce na CIT-8 w styczniu 2024 r. Deklaracja roczna CIT-8 za 2023 r. naliczona w marcu 2024 r. nie uwzględni takiego dokumentu.
W polu Niezapłacone wierzytelności widnieje suma kwot dokumentów zmniejszających podstawę opodatkowania/ zwiększających stratę.
W polu Zapłacone wierzytelności widnieje suma kwot dokumentów zwiększających podstawę opodatkowania/ zmniejszających stratę.
W polu Niezapłacone zobowiązania widnieje suma kwot dokumentów zwiększających podstawę opodatkowania/ zmniejszających stratę.
W polu Zapłacone zobowiązania widnieje suma kwot dokumentów zmniejszających podstawę opodatkowania/ zwiększających stratę.
Pod listą dokumentów zakwalifikowanych do korekty dostępny jest link do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz link do Krajowego Rejestru Sądowego.
Na formularzu załącznika Korekta podatku dostępny jest przyciskSprawdź kontrahenta w bazie danych GUS, pozwalający na weryfikację, czy dłużnik na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego dzień złożenia zeznania podatkowego nie jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji. Usługa jest dostępna tylko dla Klientów, którzy posiadają oprogramowanie na gwarancji.
Podgląd dokumentu źródłowego jest możliwy po naciśnięciu przycisku . Jeżeli dokument pochodzi z modułu Handel i nie został przeniesiony do rejestru VAT to podgląd odwołuje do dokumentu handlowego. W przypadku gdy faktura jest przeniesiona do rejestru VAT to podgląd będzie już pokazywał dokument z rejestru VAT. Dla pozycji dodanych ręcznie pojawia się komunikat: Dokument nie jest powiązany z zapisem źródłowym.
Usunięcie niezapłaconego zobowiązania/ należności jest możliwe po naciśnięciu przyciskuUsuń. Jeżeli na liście dokumentów zakwalifikowanych do korekty dla danego kontrahenta widnieje więcej niż jeden niezapłacony dokument to podczas próby usunięcia takiego dokumentu pojawia się komunikat: Czy chcesz usunąć pozostałe niezapłacone wierzytelności i zobowiązania związane z tym kontrahentem, NIP [NIP]? Zaakceptowanie komunikatu powoduje usunięcie wszystkich niezapłaconych dokumentów danego kontrahenta. Wybór opcji Nie powoduje usunięcie wskazanego dokumentu.
Usunięty dokument trafia na listę Usunięte z korekty. Lista ta zawiera dokumenty usunięte z poziomu zaliczki na CIT-8 oraz usunięte z poziomu deklaracji rocznej CIT-8. Użytkownik ma możliwość przywrócenia dokumentu z listy usuniętych z korekty z poziomu formularza deklaracji CIT-8, po naciśnięciu przyciskuUsunięte z korekty, zaznaczeniu odpowiednich dokumentów i naciśnięciu przycisku .
Po zaznaczeniu dokumentu i naciśnięciu przycisku pojawia się komunikat: Aby dokument(y) został(y) uwzględnione w uldze na złe długi należy ponownie przeliczyć listę dokumentów do ulgi na złe długi.
Zmiana kwoty na formularzu deklaracji CIT-8 nie powoduje zmian na formularzu załącznika Korekta podatku.
Z poziomu listy deklaracji CIT-8 istnieje możliwość wyboru wydruku Korekta podatku/ Zestawienie dokumentów do korekty podatku.Załącznik CIT/8S
Użytkownik ma możliwość dodania jednego załącznika CIT/8S do deklaracji CIT-8. Kwoty na załączniku należy uzupełnić ręcznie, nie są one pobierane z żadnego miejsca w programie.
Kwoty w sekcji B.1.1 Ustalenie dopuszczalnej pomocy publicznej w kolumnie Zdyskontowana wartość pomocy publicznej lub kosztów kwalifikowanych na dzień uzyskania zezwolenia lub decyzji o wsparciu ograniczane są do wysokości odpowiadającym im kwot w kolumnie Wartość.
Kwoty w polach:
poz. 21 Dochód z działalności gospodarczej określonej w zezwoleniach,
poz. 23 Strata z działalności gospodarczej określonej w zezwoleniach,
poz. 26 Dochód z działalności gospodarczej osiągnięty z realizacji nowej inwestycji określonej w decyzjach o wsparciu,
poz. 28 Strata z działalności gospodarczej osiągnięty z realizacji nowej inwestycji określonej w decyzjach o wsparciu
są wyliczane przez program na podstawie wcześniejszych pozycji załącznika CIT/8S i nie podlegają edycji przez Użytkownika.
Suma kwot w polach 31 ograniczana jest do wysokości sumy kwot z pozycji 21 Dochód z działalności gospodarczej określonej w zezwoleniach oraz poz. 26 Dochód z działalności gospodarczej osiągnięty z realizacji nowej inwestycji określonej w decyzjach o wsparciu.
Załącznik CIT/KW
Użytkownik ma możliwość dodania jednego załącznika CIT/KW do deklaracji CIT-8. Kwoty na załączniku należy uzupełnić ręcznie, nie są one pobierane z żadnego miejsca w programie.
Załącznik CIT/WW
Użytkownik ma możliwość dodania jednego załącznika CIT/WW do deklaracji CIT-8. Kwoty na załączniku należy uzupełnić ręcznie, nie są one pobierane z żadnego miejsca w programie.
Zapisywanie formularza deklaracji
Dla deklaracji z terminem płatności późniejszym niż 31.12.2019 r., podczas zapisywania deklaracji następuje weryfikacja, czy uzupełniony został indywidualny numer podatkowy firmy, który ma pojawić się na płatności. Jeżeli nie został określony, wówczas pojawia się komunikat:
Indywidualny rachunek podatkowy firmy
Na oknie z komunikatem dostępny jest link do Generatora mikrorachunku wraz z polem do uzupełnienia numeru Indywidualnego rachunku podatkowego. Po jego uzupełnieniu i zapisaniu zmian za pomocą ikony , numer rachunku zostaje zapisany w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje. Podany tu numer rachunku umieszczony zostaje na płatności z deklaracji.
Wybór opcji Anuluj zmiany (kliknięcie ikony ) powoduje zapisanie deklaracji i wygenerowanie płatności bez uzupełnionego numeru rachunku bankowego. Należy uzupełnić go na płatności przed eksportem przelewów do banku bądź wydrukowaniem formularza przelewu.
Po obliczeniu i wypełnieniu niezbędnych pól, istnieje możliwość wydruku pełnej deklaracji CIT-8 oraz załączników CIT-8/O, CIT-D, CIT/BR, CIT/IP, CIT/PM, CIT/MIT, CIT/8S, CIT/KW, CIT/WW.
Użytkownik ma możliwość zapisania zarówno deklaracji, jak i korekt do niej. Dla korekty deklaracji istnieje możliwość wypełnienia uzasadnienia przyczyny złożenia korekty po wskazaniu w poz. 8 Rodzaj korekty opcji Korekta zeznania, o której mowa w art. 81b §1a Ordynacji podatkowej.
Eksport do systemu e-Deklaracje
Istnieje także możliwość eksportu deklaracji rocznej CIT-8 wraz z załącznikami CIT-8/O, CIT-D CIT/BR, CIT/IP, CIT/PM, CIT/MIT, CIT/8S, CIT/KW, CIT/WW do systemu e-Deklaracje.
Dostępny na liście deklaracji przycisk Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje umożliwia wysłanie deklaracji CIT-8 do systemu e-Deklaracje za pomocą podpisu kwalifikowanego. Istnieje możliwość wysyłki deklaracji zarówno o statusie obliczona, jak i zatwierdzona. Podczas wysyłki deklaracji o statusie obliczona jest ona automatycznie zatwierdzana. Przycisk Odbierz UPO służy do odebrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
Dostępny jest mechanizm automatycznego pobierania aktualizacji umożliwiających wysyłanie deklaracji CIT-8 drogą elektroniczną w przypadku, gdy w czasie udostępnienia wersji nie był znany schemat dokumentu elektronicznego. Przy pierwszej wysyłce w danej sesji pracy następuje łączenie się z serwerem Comarch i sprawdzanie, czy aktualizacja jest dostępna. Jeżeli tak, zostanie ona pobrana. Funkcja jest dostępna tylko dla programów na gwarancji.
Zaliczka na podatek dochodowy CIT jest składana miesięcznie lub kwartalnie, w zależności od ustawienia parametru w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe:
Zaliczka na CIT-8 jest wyliczana na podstawie zapisów na kontach. Konta księgowe, z których pobrane zostaną kwoty, należy uzupełnić z poziomu Księgowość/ Zestawienia księgowe, zakładka [Systemowe] - Zestawienie do obliczenia zaliczki na CIT-8.
Lista zaliczek jest otwierana z menu przez wybór: Księgowość/CIT/ Zaliczki na CIT-8 lub przez naciśnięcie przycisku Zaliczki na CIT-8 w menu NawigacjiComarch ERP Optima: Księgowość.
Na liście zaliczek użytkownik ma przede wszystkim możliwość dodawania i obliczania nowych zaliczek, jak również przeglądania, ponownego przeliczania czy też całkowitego usuwania wcześniej obliczonych zaliczek. Dodatkowo, z poziomu listy użytkownik może zaksięgować za pomocą wzorca kwotę podatku Do zapłaty. Na liście znajdują się następujące informacje: Miesiąc i Rok zaliczki, Nazwisko i imię podatnika, Wersja formularza deklaracji, zgodnie, z którą została wyliczona zaliczka, Korekta – wartość w tym polu informuje o numerze kolejnym korekty, Data obliczenia zaliczki, Kwota należna z tytułu zaliczki, Status, określający stan zaliczki (obliczona lub zamknięta), e-Deklaracje – informacje dotyczące statusu e-Deklaracji oraz Data wysłania deklaracji do systemu e‑Deklaracje.
Istnieje możliwość wyświetlania listy zaliczek tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku.
W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Uwaga
Jeżeli zaliczka została zablokowana przed zmianami, wówczas jej zmiana ani usunięcie nie jest możliwe. W takim przypadku należy najpierw odblokować zaliczkę, korzystając z funkcji dostępnej w menu kontekstowym
Wyliczenie zaliczki na CIT-8
Uwaga
Wszelkie obliczenia przychodów i podatku są realizowane przez program automatycznie na podstawie zgromadzonych w programie danych. Konta księgowe, z których podczas wyliczania zaliczki na CIT-8 pobrane zostaną kwoty, należy uzupełnić z poziomu Księgowość/ Zestawienia księgowe, zakładka [Systemowe] - Zestawienie do obliczenia CIT-8 dla zaliczki od wersji 20. Jednakże w przypadku błędnie wprowadzonych danych (np. niekompletnie przeniesione zapisy z rejestru VAT do księgi itp.) wyniki obliczeń będą różne od oczekiwanych. Na użytkowniku spoczywa obowiązek kontroli, czy wprowadzone i przetwarzane dane są poprawne.
Aby obliczyć nową deklarację, należy na liście zaliczek na CIT-8 wcisnąć przycisk Dodaj . Na formularzu zaliczki na CIT-8 znajdują się trzy zakładki, których nazwy są odwzorowaniem poszczególnych sekcji na deklaracji rocznej CIT-8.
Uwaga
Artykuł omawia formularz zaliczki na CIT-8 na podstawie wersji formularza 24. W przypadku wprowadzenia nowej wersji formularza, pewne dane (np. numery rubryk) mogą ulec zmianie.
Na zaliczce na CIT-8(24) podzielono przychody, koszty oraz odliczenia na Kapitałowe i Pozostałe.Zakładka [CIT (D)]
Przed wykonaniem obliczenia zaliczki należy na zakładce 1 uzupełnić informacje, takie jak rok i miesiąc zaliczki, sposób uwzględniania zapisów w buforze.
Zakładka 1 zawiera następujące informacje:
Rok i miesiąc, za który zaliczka ma być obliczona.
Uwzględniać zapisy w buforze – włączenie tego parametru spowoduje, że program przy obliczeniach uwzględni zapisy w buforze księgi.
Okres podatkowy inny niż obrachunkowy – parametr dedykowany dla spółek komandytowych, które zostaną objęte podatkiem CIT od maja 2021 r. i podjęły decyzję o sporządzaniu sprawozdania finansowego za okres od 1 stycznia 2021 r. do 31 grudnia 2021 r. oraz o zamknięciu ksiąg rachunkowych dla celów podatkowych na dzień 30 kwietnia 2021 r. (bez sporządzania sprawozdania finansowego). Parametr jest widoczny jeżeli miesiąc maj 2021 r. zawiera się w danym okresie obrachunkowym i nie jest pierwszym miesiącem tego okresu. Parametr nie jest widoczny dla okresu obrachunkowego rozpoczynjącego się po 30 kwietnia 2021 r. Parametr Okres podatkowy inny niż obrachunkowy jest możliwy do zaznaczenia na zaliczce za miesiąc maj 2021 r. Po zaznaczeniu parametru Okres podatkowy inny niż obrachunkowy zaliczka na CIT-8 jest obliczana dla przychodów i kosztów oraz odliczeń uwzględnionych na CIT-8/O od maja 2021 r. Kwoty z wcześniejszych miesięcy należących do tego okresu obrachunkowego nie są uwzględniane. Na formularz ulgi na złe długi w podatku dochodowym dokumenty są kwalifikowane od początku okresu obrachunkowego.
Jeżeli na formularzu zaliczki na CIT-8 za miesiąc maj 2021 r. zaznaczono parametr Okres podatkowy inny niż obrachunkowy to jest on automatycznie zaznaczany na zaliczkach dodanych za kolejne miesiące należącego do tego okresu obrachunkowego, bez możliwości jego odznaczenia. Parametr jest możliwy do odznaczenia tylko na formularzu zaliczki na CIT-8 za miesiąc maj 2021. Podczas próby odznaczenia parametru Okres podatkowy inny niż obrachunkowy na zaliczce za maj 2021 r., jeżeli w kolejnych miesiącach naliczono już zaliczki pojawia się komunikat: Wybrałeś inne rozpoczęcie okresu podatkowego niż obrachunkowego przy liczeniu zaliczki na CIT-8. Jeśli chcesz powrócić do liczenia zaliczek za okres pełnego roku obrachunkowego należy usunąć wszystkie zaliczki i naliczyć je ponownie nie zaznaczając parametru: „Okres podatkowy inny niż obrachunkowy”.
Podczas próby zaznaczenia parametru Okres podatkowy inny niż obrachunkowy na zaliczce na CIT-8 za miesiąc maj 2021 r., jeżeli w kolejnych miesiącach naliczono już zaliczki bez zaznaczenia tego parametru, pojawia się komunikat: Masz obliczone zaliczki za późniejsze miesiące bieżącego okresu obrachunkowego. Aby skorzystać z możliwości wyliczenia zaliczki za okres od maja 2021 roku należy usunąć zaliczki za kolejne miesiące bieżącego okresu obrachunkowego.Zablokuj deklarację przed zmianami – zabezpiecza zaliczkę przed skasowaniem i zmianami.
Za okres (od… do…) – daty pobierane są zgodnie z okresem obrachunkowym ustawionym w konfiguracji (w przypadku, gdy parametr Okres podatkowy inny niż obrachunkowy nie jest zaznaczony).
Data do – inicjalizuje się na ostatni dzień miesiąca/kwartału zaliczki,
Data od – inicjalizuje się na początek okresu obrachunkowego,
Zaznaczenie parametru Okres podatkowy inny niż obrachunkowy powoduje ustawienie daty od 2021-05-01.
W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.
Przelicz deklarację – przycisk pozwala na przeliczenie zaliczki na CIT-8 za wybrany miesiąc/kwartał, zaliczka może zostać przeliczona również za pomocą klawisza <F8>.
Uwaga
Po obliczeniu zaliczki, użytkownik powinien sprawdzić w dalszej części formularza te pola, które nie są pobierane automatycznie przez program i wymagają ewentualnego uzupełnienia.
Odliczenia wykazane na zaliczkach na CIT-8 w wersji 20, po przeliczeniu zaliczki na CIT-8 w wersji 24 przenoszone są do kolumny Pozostałe.
Zaliczka na CIT-8, zakładka 1 CIT (D)
Na zakładce [1 CIT (D)] wyświetlane są następujące informacje: zestawienie przychodów i kosztów uzyskania przychodu z podziałem na przychody i koszty kapitałowe oraz przychody i koszty pozostałe. W tym miejscu program wylicza odpowiednio wartość dochodu lub straty.
Wartości uzupełnione w poz. 52-55, 62-71, 78-79 oraz 84-85 przenoszone są na zaliczkę na CIT-8(24) dodaną w następnym miesiącu/kwartale. Kwoty podlegają edycji.
Uwaga
Jeżeli podatnik osiąga dochody z zysków kapitałowych oraz z pozostałych działalności (przychody przewyższają koszty) to przedmiotem opodatkowania będzie łączyny dochód. Jeżeli jednak – w następstwie prowadzonej działalności – podatnik uzyska dochód tylko z jednego ze źródeł, a w drugim poniesie stratę to wówczas opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegać będzie dochód uzyskany z jednego źródła, bez pomniejszania go o stratę poniesioną w drugim źródle. Tę stratę podatnik będzie mógł odliczyć w kolejnych latach w ramach tego samego źródła.
Uwaga
Jeżeli w okresie obrachunkowym rozpoczynającym się po 31.12.2017 r. dodano zaliczki na CIT-8(19) to podczas liczenia w kolejnych miesiącach zaliczek na CIT-8(24) przychody i koszty z zaliczek w wersji 19 trafiają do przychodów i kosztów zgodnie z definicjami zawartymi w zestawieniu CIT-8_2018.
Zaliczka na CIT-8, zakładka 2 CIT(E)
Na zakładce [2 CIT (E)] widoczne są kwoty odliczeń od dochodu, wykazywane na deklaracji CIT-8/O. Użytkownik nie ma możliwości wprowadzenia ich bezpośredniego na formularzu .
Jeżeli kwota w poz. 80 > 0 oraz kwota w poz.81> 0 to kwota w poz. 108 wyliczana jest jako suma kwot z poz. 80 i 81, pomniejszona o kwoty z poz. 106 oraz 107.
Jeżeli kwota w poz. 82 > 0 oraz kwota w poz. 83 > 0 to kwota w poz. 109 wyliczana jest jako suma kwot z poz.: 82, 83,106 oraz 107.
Jeżeli kwota w poz. 80 > 0 oraz kwota w poz. 83 > 0 to kwota w poz. 108 wyliczana jest jako różnica pomiędzy kwotą z poz. 80 i 106; kwota w poz. 106 wyliczana jest jako suma kwot z poz. 83 oraz 107.
Jeżeli kwota w poz. 81 > 0 oraz kwota w poz. 82 > 0 to kwota w poz. 108 wyliczana jest jako różnica pomiędzy kwotą z poz. 81 i 107; kwota w poz. 109 wyliczana jest jako suma kwot z poz. 82 oraz 106.
Kwoty w poz. 94-99 oraz 108-109 na formularzu zaliczki na CIT-8(24) podlegają edycji przez użytkownika.
W przypadku okresu obrachunkowego rozpoczynającego się po 31.12.2017 r., jeżeli kwota w poz. 108. Podstawa opodatkowania = 0 to kwota w poz. 134. Strata wyliczana jest jako różnica pomiędzy kwotą z poz. 109 Strata a kwotą z poz. 128 Razem kwota zwiększająca podstawę opodatkowania / zmniejszająca stratę.
Kwoty w poz. 94-99 należy uzupełnić ręcznie, nie są one pobierane z żadnego miejsca w programie. Uzupełnienie kwot w poz. 94-99 nie wpływa na wyliczenie innych kwot na formularzu zaliczki.
Sekcja E zawiera poz. 113 Postawa opodatkowania po odliczeniach oraz 114. Kwoty zwiększające/zmniejszające podstawę opodatkowania o ulgę na złe długi. Szczegóły funkcjonalności ulgi na złe długi opisane zostały w artykule Ulga na złe długi w podatku dochodowym
Na zaliczce możliwe jest wyliczenie podatku należnego według stawki 9%. Podatek w stawce 9% obliczany jest od kwoty z poz. 133 Podstawa opodatkowania opodatkowana 9% stawką podatku (art. 19 ust. 1 pkt 2 ustawy). Kwotę w poz. 133 należy uzupełnić ręcznie. Uzupełnienie kwoty w poz. 133 powoduje pomniejszenie kwoty w poz. 132 Podstawa opodatkowania opodatkowana 19% stawką podatku (art. 19 ust. 1 pkt 1 ustawy) o tę kwotę. Kwota w poz. 133 jest ograniczana do wysokości kwoty w poz. 131 Podstawa opodatkowania. Po uzupełnieniu kwoty w poz. 133 automatycznie zaznaczana jest w poz. 135 opcja 9%.
Jeżeli kwota w poz. 131 wynosi zero to w poz. 135 automatycznie zaznaczana jest stawka wskazana w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe. Jeżeli w Konfiguracji wskazano stawkę inną niż 19% i inną niż 9% to automatycznie zaznaczana jest opcja 19%.
Zaliczka na CIT-8, zakładka 3 CIT(F-M)
Na podstawie informacji w programie i odliczeń od dochodu na zakładce [3 CIT (F-M)] widoczne jest ustalenie wyliczenia należnego podatku zgodnie z obowiązującą stawką podatkową oraz ustalenie zobowiązania podatkowego. Użytkownik może również wprowadzić Inne zobowiązania podatkowe (sekcja K), jeżeli firma je posiada.
Dodatkowo użytkownik ma możliwość zaznaczenia ilości dołączonych załączników CIT-8/O. Po zaznaczeniu w poz. Informacje dla CIT-8/O wartości różnej od zera pojawiają się cztery dodatkowe zakładki [CIT-8/O(B.1)], [CIT-8/O(B.1-B.4)] i [CIT‑8/O(C-E)], gdzie użytkownik ma możliwość wprowadzenia odliczeń od dochodu i od podatku oraz danych o dochodach wolnych i zwolnionych od podatku.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Uwaga
Dla zaliczki z terminem płatności późniejszym niż 31.12.2019 r., podczas zapisywania formularza zaliczki następuje weryfikacja czy uzupełniony został indywidualny numer podatkowy firmy, który ma pojawić się na płatności. Jeżeli nie został określony, wówczas pojawia się komunikat:
Indywidualny rachunek podatkowy firmy
Na oknie z komunikatem dostępny jest link do Generatora mikrorachunku wraz z polem do uzupełnienia numeru Indywidualnego rachunku podatkowego. Po jego uzupełnieniu i zapisaniu zmian za pomocą ikony , numer rachunku zostaje zapisany w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje. Podany tu numer rachunku umieszczony zostaje na płatności z zaliczki.
Wybór opcji Anuluj zmiany (kliknięcie ikony )powoduje zapisanie zaliczki i wygenerowanie płatności bez uzupełnionego numeru rachunku bankowego. Należy uzupełnić go na płatności przed eksportem przelewów do banku bądź wydrukowaniem formularza przelewu.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Uwaga
Ulgę z tytułu darowizny przekazanej na określone cele związane z przeciwdziałanie pandemii COVID-19 można uwzględnić już na etapie wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy od przychodów ewidencjonowanych w trakcie roku podatkowego. Nowa ulga obejmuje darowizny pieniężne lub rzeczowe przekazane na przeciwdziałanie COVID-19:
podmiotom wykonującym działalność leczniczą, wpisanym do wykazu, o którym mowa w art. 7 specustawy,
Agencji Rezerw Materiałowych z przeznaczeniem na cele wykonywania zadań ustawowych,
Centralnej Bazie Rezerw Sanitarno-Przeciwepidemicznych z przeznaczeniem na cele wykonywania jej działalności statutowej.
Wysokość odliczenia jest zależna od daty przekazania darowizny i wynosi:
do 30.04.2020 r. – 200% wartości darowizny,
w maju 2020 r. – 150% wartości darowizny,
od 1.06.2020 do 30.09.2020 r. – 100% wartości darowizn.
Kwotę ulgi na COVID-19 można ująć w Informacji dla CIT-8/O w sekcji B.3 INNE ODLICZENIA OD DOCHODU.
Przykład
Podatnik w kwietniu 2020 roku przekazał darowiznę na łączną kwotę 10 000 zł. Jego ulga wynosić będzie 200%, tym samym w sekcji B.3 INNE ODLICZENIA OD DOCHODU należy wprowadzić kwotę 20 000 zł.
Uproszczona zaliczka na CIT-8
Użytkownik ma możliwość naliczenia uproszczonych zaliczek na CIT po zaznaczeniu na formularzu okresu obrachunkowego dostępnego w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe parametru Zaliczki uproszczone na CIT.
Zaliczki uproszczone mogą być wpłacane w danym roku podatkowym w wysokości 1/12 podatku należnego wykazanego w zeznaniu CIT złożonym w roku poprzedzającym dany rok podatkowy, a jeżeli w zeznaniu tym nie wykazano podatku należnego - w wysokości 1/12 podatku należnego wynikającego z zeznania podatkowego złożonego w roku poprzedzającym dany rok podatkowy o dwa lata. Jeśli w żadnym z wymienionych lat podatnik nie wykazał podatku należnego to nie może opłacać zaliczek w uproszczonej formie. Zaliczek uproszczonych nie mogą także opłacać podatnicy, którzy rozpoczęli prowadzenie działalności gospodarczej w roku poprzedzającym rok podatkowy lub w danym roku podatkowym. Zaliczki należy opłacać w okresach miesięcznych. Mali podatnicy, którzy stosują obniżoną stawkę podatku dochodowego (15%) również mogą korzystać z uproszczonej metody wpłacania zaliczek.
Na formularzu zaliczki użytkownik powinien uzupełnić samodzielnie wyliczoną kwotę stanowiącą 1/12 podatku. Kwota zaokrąglana jest do pełnych złotych. Na podstawie wprowadzonej kwoty w Preliminarzu płatności tworzone jest zobowiązanie. Podczas zapisywania zaliczki (za wyjątkiem ostatniej zaliczki w danym okresie obrachunkowym lub gdy jest już naliczona zaliczka za kolejny miesiąc) pojawia się komunikat: Czy wygenerować zaliczki uproszczone na kolejne miesiące okresu obrachunkowego? Zaakceptowanie komunikatu powoduje utworzenie uproszczonych zaliczek w kolejnych miesiącach danego okresu obrachunkowego.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Uwaga
Dla zaliczki z terminem płatności późniejszym niż 31.12.2019 r., podczas zapisywania formularza zaliczki następuje weryfikacja czy uzupełniony został indywidualny numer podatkowy firmy, który ma pojawić się na płatności. Jeżeli nie został określony, wówczas pojawia się komunikat:
Indywidualny rachunek podatkowy firmy
Na oknie z komunikatem dostępny jest link do Generatora mikrorachunku wraz z polem do uzupełnienia numeru Indywidualnego rachunku podatkowego. Po jego uzupełnieniu i zapisaniu zmian za pomocą ikony , numer rachunku zostaje zapisany w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje. Podany tu numer rachunku umieszczony zostaje na płatności z zaliczki.
Wybór opcji Anuluj zmiany (kliknięcie ikony )powoduje zapisanie zaliczki i wygenerowanie płatności bez uzupełnionego numeru rachunku bankowego. Należy uzupełnić go na płatności przed eksportem przelewów do banku bądź wydrukowaniem formularza przelewu.
Podczas dodawania kolejnej zaliczki uproszczonej domyślnie podpowiada się kwota z ostatniej zaliczki.
Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego zaznaczono parametr Zaliczki uproszczone na CIT to podczas próby przeliczenia w tym okresie obrachunkowym zaliczki zwykłej za okres wcześniejszy niż marzec 2020 r. pojawia się informacja: Miesiąc i rok, za który wyliczana jest zaliczka należy do okresu obrachunkowego, za który podatnik składa zaliczki uproszczone. Zmień bieżący okres obrachunkowy na zgodny z okresem zaliczki i wybierz z menu zaliczkę uproszczoną. Podczas próby zapisania formularza pojawia się komunikat: Nie można zapisać formularza deklaracji. Miesiąc i rok, za który wyliczana jest zaliczka należy do okresu obrachunkowego, za który podatnik składa zaliczki uproszczone. Zmień bieżący okres obrachunkowy na zgodny z okresem zaliczki i wybierz z menu zaliczkę uproszczoną.
Podczas próby odznaczenia parametru Zaliczki uproszczone na CIT na formularzu okresu obrachunkowego, w którym dodano zaliczkę uproszczoną pojawia się komunikat: Nie można odznaczyć parametru w okresie, w którym istnieją wyliczone zaliczki uproszczone. Usuń zaliczki uproszczone z listy.
Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego nie zaznaczono parametru Zaliczki uproszczone na CIT to podczas próby dodania w tym okresie obrachunkowym uproszczonej zaliczki pojawia się ostrzeżenie: Miesiąc i rok, za który wyliczana jest zaliczka uproszczona nie należy do okresu obrachunkowego, za który podatnik składa zaliczki uproszczone. W Konfiguracji: Firma /Księgowość /Okresy Obrachunkowe zaznacz parametr ‘Zaliczki uproszczone na CIT’ albo zmień formularz na zaliczki zwykłe.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
W związku z tzw. „tarczą antykryzysową”, jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego zawierającego miesiące od marca do grudnia 2020 r. zaznaczono parametr Zaliczki uproszczone na CIT to użytkownik ma możliwość naliczenia zaliczek na zasadach ogólnych od marca 2020 r., ale może również przejść na tę formę liczenia zaliczek w miesiącach późniejszych. W miesiącu rezygnacji z zaliczek uproszczonych należy na liście Księgowość/CIT/ Zaliczki na CIT-8 rozwinąć dodatkowe menu (czarna strzałka obok plusa) i wybrać opcję Zaliczka na CIT-8.
Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego zawierającego miesiące od marca do grudnia 2020 r. zaznaczono parametr Zaliczki uproszczone na CIT to użytkownik ma możliwość dodania od marca 2020 r. zaliczki zwykłej. Jeżeli we wcześniejszych miesiącach 2020 r. dodano zaliczki uproszczone to po dodaniu zaliczki zwykłej kwoty przychodów, kosztów oraz kwoty zaliczek za poprzednie miesiące liczone są narastająco od początku roku.
Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego zaznaczono parametr Zaliczki uproszczone na CIT i na liście Księgowość/CIT/ Zaliczki na CIT-8 za ten okres widnieją zarówno zaliczki zwykłe, jak i uproszczone to po naciśnięciu przycisku plusa pojawi się formularz zaliczki zwykłej.
Nie ma możliwości dodania zaliczki uproszczonej za miesiące poprzedzające zaliczkę zwykłą. Jeżeli użytkownik chce dodać zaliczkę uproszczoną, a w kolejnych miesiącach naliczono już zaliczki zwykłe, to musi usunąć zaliczki zwykłe dodane za kolejne miesiące. Jeżeli dodano zaliczkę zwykłą to nie będzie już można dodać zaliczek uproszczonych do końca 2020 roku.
Istnieje możliwość edycji zaliczki uproszczonej za miesiące poprzedzające zaliczkę zwykłą. Po dokonaniu edycji należy ponownie przeliczyć dodane wcześniej zaliczki zwykłe.
PIT-36
Rozliczenie roczne PIT-36
Uwaga
Deklaracja roczna PIT-36 w wersji 31 dostępna jest od wersji 2024.1.1 programu Comarch ERP Optima
Deklaracja roczna PIT-36 dostępna jest z poziomu Księgowość/PIT/ Zaliczki na PIT-36 jako Deklaracja roczna PIT-36 wersja 31.
W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, deklaracja jest obliczana na podstawie zestawienia systemowego PIT-36, skąd pobierane są kwoty przychodów i kosztów całego roku oraz z listy kwot do deklaracji dostępnych na karcie właściciela (w przypadku rozliczenia z małżonkiem również z karty współwłaściciela), skąd pobierane są kwoty odliczeń od dochodu i podatku.
W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową, deklaracja jest obliczana na podstawie zapisów Księgi podatkowej oraz danych wprowadzonych na Karcie indywidualnych kwot danego podatnika (w przypadku rozliczenia z małżonkiem również z karty współwłaściciela), skąd pobierane są kwoty odliczeń od dochodu i podatku.
Uwaga
W sytuacji gdy użytkownik posiada moduł Płace i Kadry jest możliwość drukowania adresu zamieszkania na deklaracji rocznej PIT-36. Adres zamieszkania przenosi się na deklaracje jeżeli jest wypełniony na formularzu właściciela z poziomu Ogólne/ Inne/ Właściciele w dodatkowych danych kadrowych oraz na drugiej zakładce Nr ident./podatki jest zaznaczony parametr Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT.
Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową i na formularzu właściciela dodano kwotę indywidualną w miesiącu, w którym nie ma żadnego zapisu w KPiR to w celu prawidłowego wyliczenia deklaracji PIT‑36 użytkownik musi dodać zapis do KPiR z zerową kwotą.
Aby obliczyć powyższą deklarację na liście deklaracji, z rozwijalnego menu należy wybrać opcję Deklaracja roczna PIT-36 wersja 31, a następnie nacisnąć przycisk .
Uwaga
Pierwsze przeliczenie deklaracji PIT-36(31) powoduje uzupełnienie danych na podstawie ustawień domyślnych (np. kwot indywidualnych właściciela). Jeżeli Użytkownik dokona na deklaracji modyfikacji pola uzupełnionego automatycznie to już nie powinien przeliczać formularza deklaracji przyciskiem pioruna. Ponowne przeliczenie powoduje ponowne uzupełnienie danych na podstawie ustawień domyślnych.
Od deklaracji za rok 2021 Urząd Skarbowy pobierany jest na dzień obliczenia deklaracji, a nie na ostatni dzień roku, za który składana jest deklaracja.
Formularz składa się z zakładek, których nazwy są odwzorowaniem poszczególnych sekcji na oryginale deklaracji.
Zakładka 1 – [Sekcja A-B]
Przed wykonaniem obliczenia deklaracji, należy na zakładce 1 uzupełnić odpowiednie informacje:
Rok – rok, za który deklaracja ma być przeliczona.
Właściciel – wybór podatnika z listy wspólników otwieranej przyciskiem lub wpisując akronim podatnika.
Kliknięcie w ikonę powoduje przeniesienie na formularz danych właściciela za odpowiedni okres.
Identyfikator podatkowy – wybór identyfikatora podatkowego NIP czy PESEL.
Uwzględniać zapisy w buforze – zaznaczenie tego parametru spowoduje, że program przy obliczeniach uwzględni zapisy w buforze.
Parametr Zablokuj deklarację przed zmianami zabezpiecza deklarację przed skasowaniem i zmianami.
Wprowadził, Zmodyfikował – kod operatora, który dokonał obliczenia i zatwierdzenia (zablokowania) deklaracji oraz daty tych operacji.
Wybór sposobu opodatkowania – podatnik może rozliczać się indywidualnie, wspólnie z małżonkiem (art. 6 ust. 2), dla wdów i wdowcówlub w sposób przewidziany dla osób samotnie wychowujących dzieci.
Cel złożenia formularza – złożenie zeznania lub korekta zeznania. Po zaznaczeniu na formularzu deklaracji PIT-36(31) parametru korekta zeznania i wskazaniu w poz. 11 Rodzaj korekty opcji 2. Korekta zeznania, o której mowa w art. 81b par. 1a Ordynacji podatkowej pojawia się komunikat: Jeśli w pozycji 11 zaznaczono kwadrat nr 2, to podatnik powinien wypełnić załącznik ORD-ZU. Jeżeli zaznaczono opcję nr 2 i nie uzupełniono uzasadnienia przyczyn złożenia korekty to nie jest możliwe zatwierdzenie deklaracji PIT-36(31). Użytkownik powinien uzupełnić uzasadnienie na załączniku ORD-ZU lub wskazać w poz. 11 opcję 1. Korekta zeznania, o której mowa w art. 81 Ordynacji podatkowej.Sekcja B – zawiera dane małżonka. . Pole Współwłaściciel uzupełnianie jest automatycznie po wyborze właściciela na PIT-36(31) jeżeli małżonka wybrano na karcie właściciela na zakładce [Nr.ident./podatki] w polu Rozliczenie roczne z małżonkiem. Istnieje również możliwość wskazania małżonka w polu Współwłaściciel po zaznaczeniu w poz. 6 Wybór sposobu opodatkowania opcji wspólnie z małżonkiem (art. 6 ust. 2) lub dla wdów i wdowców.
Przychody i koszty małżonka wyliczane są na podstawie udziałów określonych na formularzu kwot indywidualnych. Pod uwagę brane są wszystkie udziały (zarówno w działalności głównej, jak i w pozostałych). W przypadku zerowych udziałów w działalności głównej jest ona pomijana przy liczeniu przychodów i kosztów małżonka, brane pod uwagę są natomiast pozostałe działalności z udziałem różnym od zera. W przypadku gdy na formularzu kwot indywidualnych współwłaściciela zaznaczono parametr Podatnik rozlicza się wg skali liniowej (PIT-36L) to pobierane są przychody i koszty z działalności w strefie i z najmu.
Małżonek może również zostać wprowadzony na listę współwłaścicieli w celach ewidencyjnych, aby w kolejnych latach nie trzeba było ponownie uzupełniać jego danych ręcznie na formularzu deklaracji PIT-36. W takim przypadku nie będzie posiadał udziałów w działalności głównej ani innych działalności, a na formularz PIT-36(31) przeniesione zostaną tylko jego dane adresowe.
Jeżeli małżonek posiada udziały w działalności gospodarczej to po przeliczeniu deklaracji PIT-36(31) automatycznie dodawany jest załącznik PIT/B dla małżonka. Jeżeli na formularzu kwot indywidualnych małżonka uzupełniono odliczenia od dochodu/podatku to kwoty te są przenoszone do załącznika PIT/O do sekcji dotyczącej małżonka.
Kwoty składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne współwłaściciela przenoszone są na formularz PIT‑36(31) z formularza kwot indywidualnych i podlegają edycji. Pozostałe kwoty uzupełnione ma formularzu kwot indywidualnych przenoszone są na formularz PIT-36(31) i podlegają edycji.
Kwoty w sekcji L.2. Należne zaliczki – art. 44 ust. 1 ustawy oraz podatek – art. 30g ustawy (sekcja dotyczy małżonka) uzupełniane są automatycznie na podstawie zaliczek obliczonych dla współwłaściciela. W zależności od tego, czy małżonek ma ustawione miesięczne/ kwartalne czy też uproszczone zaliczki wartości zapłaconego podatku przenoszone są do odpowiedniego miesiąca lub kwartału.
Przelicz deklarację – przycisk pozwala na przeliczenie deklaracji za wybrany rok, deklaracja może zostać przeliczona również za pomocą klawisza <F8>.
Uwaga
Po obliczeniu deklaracji, użytkownik powinien sprawdzić w dalszej części formularza te pola, które nie są pobierane automatycznie przez program i wymagają ewentualnego uzupełnienia.
Przycisk służący do wysyłki do systemu e-Deklaracje staje się aktywny po przeliczeniu deklaracji PIT-36 za pomocą przycisku . Po naciśnięciu przycisku następuje zablokowanie deklaracji i jej wysłanie. Po wysłaniu deklaracji ikona wysyłki zostaje zamieniona na ikonę odbioru UPO .
Po przeliczeniu deklaracji wyświetlane są następujące informacje:
Zakładka 2 – [Sekcja C – D] – zawiera informacje dodatkowe oraz informacje o przychodach zwolnionych od podatku.
Na zakładce 2 C-D nie ma możliwości równoczesnego zaznaczenia
poz. wybrał metodę ustalania różnic kursowych, o której mowa w art. 14b ust. 2 ustawy oraz poz. rezygnuje ze stosowania metody ustalania różnic kursowych, o której mowa w art. 14b ust. 2 ustawy (odpowiednio poz. 46 i 48 dla podatnika oraz poz. 47 i 49 dla małżonka),
poz. wybrał kwartalny sposób wpłacania zaliczek na podstawie art. 44 ust. 3g ustawy oraz poz. wybrał wpłacanie zaliczek w formie uproszczonej na podstawie art. 44 ust. 6b ustawy (odpowiednio poz. 52 i 54 dla podatnika oraz poz. 53 i 55 dla małżonka).
Jeżeli dodano zaliczkę kwartalną na PIT-36 za ostatni kwartał danego roku to po przeliczeniu deklaracji PIT-36(31) automatycznie zaznaczana jest poz. 52 wybrał kwartalny sposób wpłacania zaliczek na podstawie art. 44 ust. 3g ustawy. Jeżeli za ostatni miesiąc/kwartał danego roku nie dodano zaliczki to następuje weryfikacja, czy na formularzu kwot indywidualnych zaznaczono parametr Kwoty do zaliczki kwartalnej. Jeżeli został on zaznaczony to poz. 52 na formularzu PIT-36(31) jest automatycznie zaznaczana. Użytkownik ma możliwość odznaczenia tej opcji.
Jeżeli w danym roku dodano zaliczki uproszczone na PIT-36 to po przeliczeniu deklaracji PIT-36(31) automatycznie zaznaczana jest poz. 52 wybrał wpłacanie zaliczek w formie uproszczonej na podstawie art. 44 ust. 6b ustawy. Użytkownik ma możliwość odznaczenia tej opcji.
Jeżeli na karcie właściciela w polu Zwolnienie z PIT z tytułu na dowolny dzień roku podatkowego 2022 r. wskazano przyczynę zwolnienia z podatku to na deklaracji PIT-36(31) w sekcji D zaznaczany jest automatycznie odpowiedni rodzaj ulgi.
Uwaga
Jeżeli nie pobrano modułu płacowego oraz podatnikowi w 2023 r. przysługiwała ulga dla pracujących seniorów, którą utracił, należy przed wyliczeniem deklaracji PIT-36(31) na formularzu właściciela na zakładce [Szczegółowe] w polu Zwolnienie z PIT ponownie wskazać: Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury. Po wyliczeniu deklaracji PIT-36(31), w polu Zwolnienie z PIT należy ponownie wybrać: Brak.
Użytkownik ma również możliwość ręcznego zaznaczenia ulgi. Nie ma możliwości równoczesnego zaznaczenia poz. Ulga dla młodych, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy oraz poz. Ulga dla pracujących seniorów, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 153 ustawy. Po zaznaczeniu ulgi aktywna staje się sekcja do uzupełnienia kwoty przychodów objętych zwolnieniem.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Działalność w polu Typ działalności zaznaczono opcję Najem, dzierżawa to ulga wskazana na właścicielu nie jest zaznaczana na formularzu deklaracji PIT-36(31).
Jeżeli na formularzu deklaracji PIT-36(31) zaznaczono automatycznie poz. 61 lub poz. 63 to do poz. 75 przenoszona jest kwota przychodów objętych zwolnieniem (maksymalnie 85 528 zł). Użytkownik ma możliwość edycji kwoty do wysokości 85 528 zł.
Jeżeli na formularzu deklaracji PIT-36(31) zaznaczono automatycznie poz. 65 to kwota przychodów objętych zwolnieniem przenoszona jest do poz. 75 z formularza ostatniej zaliczki na PIT-36 wyliczonej w 20222023 r. W takim przypadku podczas wyliczania deklaracji PIT-36(31) pojawia się komunikat: Deklaracja została przeliczona na podstawie wyliczonych zaliczek za rok podatkowy. Zweryfikuj i sprawdź czy masz policzone wszystkie potrzebne zaliczki. Użytkownik ma możliwość edycji kwoty do wysokości 85 528 zł. W przypadku zaliczek uproszczonych użytkownik powinien uzupełnić tę kwotę ręcznie.
Suma kwot w poz. Przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy, Przychody z umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy, Przychody z praktyk absolwenckich i staży uczniowskich, Przychody z zasiłku macierzyńskiego oraz przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej (odpowiednio poz. 67, 69, 71, 73 i 75 dla podatnika oraz poz. 68, 70, 72, 74 i 76 dla małżonka) ograniczana jest do kwoty 85 528,00 zł. Limit przysługuje odrębnie podatnikowi oraz odrębnie małżonkowi.
Jeżeli na formularzu deklaracji PIT-36(31) zaznaczono poz. Ulga dla rodzin 4+ – art. 21 ust. 1 pkt 153 ustawy, to podatnik/ małżonek powinien wypełnić załącznik PIT/O i uzupełnić dane co najmniej czworga dzieci. Nie ma możliwości zatwierdzenia deklaracji PIT-36(31) z zaznaczoną poz. 63/ poz. 64 bez dodanego załącznika PIT/O.
Jeżeli zaznaczono poz. 59, poz. 61, poz. 63 lub poz. 65 a nie uzupełniono kwoty przychodów zwolnionych to podczas zapisywania deklaracji PIT-36 pojawia się komunikat: W sekcji D zaznaczono rodzaj zwolnienia a nie podano kwoty przychodów zwolnionych. Czy chcesz poprawić sekcję D? Zaakceptowanie komunikatu umożliwia uzupełnienie kwoty w sekcji D. Wybór opcji Nie powoduje zapisanie formularza deklaracji PIT-36(31).
Po uzupełnieniu/ zmianie kwoty przychodów objętych zwolnieniem w poz. 67, poz. 69, poz. 71, poz. 73 lub poz. 75 pojawia się komunikat: Podatnik korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 152-154 ustawy. Aby prawidłowo wyliczyć deklarację dodaj zwolnienie na karcie właściciela i przelicz zaliczki. W przeciwnym wypadku deklarację należy uzupełnić ręcznie.
Odznaczenie na formularzu PIT-36(31) ulgi zeruje kwotę przychodów objętych zwolnieniem oraz blokuje możliwość ręcznego uzupełnienia tej kwoty. Po odznaczeniu ostatniej ulgi w sekcji D pojawia się komunikat: Podatnik zrezygnował ze zwolnienia z PIT. Jeśli chcesz przeliczyć deklarację z pominięciem zwolnienia z PIT wybierz Tak, w przeciwnym wypadku deklarację należy zmodyfikować ręcznie. Zaakceptowanie komunikatu powoduje, że do poz. 87 przenoszona jest łączna kwota przychodów podatnika z działalności gospodarczej z załącznika PIT/B. W przypadku wyboru opcji Nie kwoty należy zmodyfikować na załączniku PIT/B. Aktualizowane są również kwoty składek na ubezpieczenia społeczne oraz odliczenia na załączniku PIT/O.
Zakładka 3 – [Sekcja E.1-E.2] zawiera zestawienie łącznych przychodów i kosztów uzyskania przychodu ze wszystkich działalności gospodarczych oraz najmu, podnajmu lub dzierżawy. W tym miejscu program wylicza odpowiednio wartość dochodu lub straty.
Jeżeli na formularzu deklaracji PIT-36(31) zaznaczono automatycznie poz. 61, poz. 63 lub poz. 65 to kwota w poz. 87 wyliczana jest jako różnica pomiędzy łączną kwotą przychodów podatnika z działalności gospodarczej a kwotą przychodów objętych zwolnieniem, wykazanych automatycznie w poz. 75 deklaracji PIT-36(31).
Jeżeli dodano załącznik PIT/Z dla podatnika to edycji podlegają kwoty w poz. 89, poz. 90 i poz. 92. Jeżeli dodano załącznik PIT/Z dla małżonka to edycji podlegają poz. kwoty w poz. 147, poz. 148 i poz. 150.
Zakładka 4 – [Sekcja E.3 – G] – zawiera, wartość straty z lat ubiegłych zgodnie z art. 9 ust. 3 i 3a, dochód po odliczeniu dochodu zwolnionego i straty oraz kwoty indywidualnych odliczeń podatnika od dochodu.
Po uzupełnieniu kwoty w poz. 198 lub poz. 199 Straty z lat ubiegłych należy uzupełnić poz. 197.
Jeżeli w sekcji D wykazano przychody zwolnione to do poz. 200 Składki na ubezpieczenia społeczne przenoszona jest kwota składek z formularza ostatniej zaliczki na PIT-36 wyliczonej w 2023 r. (do wysokości przychodów opodatkowanych pomniejszonych o straty z lat ubiegłych). Jeżeli na formularzu deklaracji PIT-36 nie wykazano przychodów zwolnionych to do poz. 200 Składki na ubezpieczenia społeczne przenoszona jest suma składek uzupełnionych na formularzu kwot indywidualnych właściciela (do wysokości przychodów opodatkowanych pomniejszonych o straty z lat ubiegłych). Poz. 200 podlega edycji do wysokości przychodów opodatkowanych pomniejszonych o straty z lat ubiegłych.
Kwota w poz. 214 Odliczenie z tytułu wydatków na nabycie terminala płatniczego i obsługę transakcji przy użyciu terminala ograniczana jest do wysokości 2 500 zł.
Zakładka 5 – [Sekcja H.1 – H.3 ] – Na zakładkę mogą zostać przeniesione kwoty z załącznika Korekta podatku..
Jeżeli do deklaracji PIT-36(31) dodano załącznik Korekta podatku. to aktywne są pola:
Zwiększenia straty na podstawie artykułu 26i ust. 2 pkt 1 oraz ust. 8 ustawy (odpowiednio poz. 240 dla podatnika i poz. 241 dla małżonka),
Zmniejszenia straty na podstawie artykułu 26i ust. 2 pkt 2 oraz ust. 7 ustawy (odpowiednio poz. 244 dla podatnika i poz. 245 dla małżonka).
Kwoty do pozycji 240 i poz. 244 przenoszone są z formularza załącznika Korekta podatku jeżeli kwota w poz. 236 jest większa od zera. Użytkownik ma możliwość zmiany kwoty w tych pozycjach na niższą.
Zakładka 6 – [H.4 – H.6] – jeżeli do deklaracji PIT-36(31) dodano załącznik Korekta podatku to aktywne jest pole Wartość zobowiązań i wierzytelności zwiększających podstawę obliczenia podatku (odpowiednio poz. 264 dla podatnika i poz. 265 dla małżonka). Do pozycji przenoszona jest kwota z formularza załącznika Korekta podatku. Użytkownik ma możliwość zmiany kwoty w tej pozycji na niższą.
Zakładka 7 – [Sekcja I-M]-w części tej uwidoczniona jest wartość podatku. Na zakładce tej uwidocznione są również pozostałe odliczenia od podatku.
Do wyliczenia kwoty w poz. 286 Obliczony podatek na deklaracji PIT-36(31) nie jest brana pod uwagę ulga podatkowa uzupełniona w Konfiguracji Programu/ Księgowość/ Stałe podatkowe ani ulga wskazana na formularzu wspólnika. Podatek dochodowy liczony jest według wzoru:
Dla dochodu > 120 000 zł: 10 800 zł + 32% nadwyżki podstawy obliczenia podatku ponad 120 000 zł
Kwota w poz. 286 Obliczony podatek zaokrąglana jest do dwóch miejsc po przecinku.
Po uzupełnieniu kwoty w poz. 288 Doliczenia do podatku należy uzupełnić poz. 287.
Na zakładce znajduje się również informacja o należnych zaliczkach, należnym podatku, zapłaconym podatku oraz zapłaconych zaliczkach dla poszczególnych miesięcy/kwartałów. Kwoty wyliczone w pozycjach dotyczących należnych zaliczek przenoszone są automatycznie do pozycji dotyczących zapłaconych zaliczek (za ten sam miesiąc/kwartał). Użytkownik ma możliwość edycji tych kwot. Jeżeli w pozycji Należnej zaliczki jest 0 i użytkownik ręcznie uzupełni tą kwotę to automatycznie zaktualizuje się wartość Zapłaconej zaliczki, pod warunkiem, że jej wartość była również równa 0. Zmiana kwoty w pozycji Zapłaconej zaliczki nie aktualizuje kwoty Należnej zaliczki.Zakładka 8 – [Sekcja N – T] – na zakładce znajduje się informacja o kwocie podatku do zapłaty lub kwocie nadpłaty, zryczałtowany podatek, odsetki naliczone, należne zaliczki za poszczególne miesiące/kwartały oraz wniosek o przekazanie 1,5% podatku na rzecz OPP.
Do poz. Podatek wykazany w załączniku PIT/IP (odpowiednio poz. 419 dla podatnika oraz poz. 420 dla małżonka) na formularzu deklaracji PIT-36(31) przenoszona jest kwota z poz. 44 Podatek obliczony zgodnie z art. 30ca ust. 1 ustawy po uwzględnieniu doliczeń i odliczeń z poz. 42 i 43 z formularza załącznika PIT/IP(5).
Kwota 1,5% podatku jest automatycznie wyliczana po uzupełnieniu na formularzu deklaracji rocznej Numeru KRS organizacji. Wnioskowaną kwotę można pomniejszyć.
Uwaga
Program Comarch ERP Optima oferuje możliwość swobodnego wyboru wspieranej Organizacji Pożytku Publicznego kwotą z tytułu 1,5% podatku należnego.
Uwaga
Import Organizacji Pożytku Publicznego z serwera Comarch jest dostępny wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.
Zakładka9 – [Sekcja U – W] – to informacja o załącznikach, informacja o rachunku właściwym do zwrotu nadpłaty oraz informacja o karcie dużej rodzinie.
W poz. 528.1 Numer IBAN następuje sprawdzenie, czy numer rachunku rozpoczyna się od kodu kraju.
Użytkownik ma możliwość zaznaczenia w poz. 529 Osoba posiadająca ważną KDR opcji podatnik lub małżonek (jeżeli w poz. 6 Wybór sposobu opodatkowania zaznaczono opcję wspólnie z małżonkiem (art. 6 ust. 2).
Zakładka 10 – [Załączniki] – zawiera listę załączników PIT/B, PIT/O, PIT/D, PIT-2K, PIT/ZG, PIT/Z, PIT/BR, PIT/IP, PIT/PM, PIT/MIT, Korekta podatku dla podatnika oraz małżonka (aktywne do ręcznego wypełnienia przez użytkownika).
Zakładka 11– [e-Deklaracje].
Kliknięcie w ikonę z poziomu formularza deklaracji PIT-36 powoduje otwarcie Listy kwot deklaracji właściciela.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Uwaga
Dla deklaracji z terminem płatności późniejszym niż 31.12.2019 r., podczas zapisywania deklaracji następuje weryfikacja czy uzupełniony został indywidualny numer podatkowy właściciela, który ma pojawić się na płatności. Jeżeli nie został określony, wówczas pojawia się komunikat:
Indywidualny rachunek podatkowy wspólnika
Na oknie z komunikatem dostępny jest link do Generatora mikrorachunku wraz z polem do uzupełnienia numeru Indywidualnego rachunku podatkowego. Po jego uzupełnieniu i zapisaniu zmian za pomocą ikony , numer rachunku zostaje zapisany na karcie właściciela. Podany tu numer rachunku umieszczony zostaje na płatności z deklaracji.
Wybór opcji Anuluj zmiany (kliknięcie ikony )powoduje zapisanie deklaracji i wygenerowanie płatności bez uzupełnionego numeru rachunku bankowego. Należy uzupełnić go na płatności przed eksportem przelewów do banku bądź wydrukowaniem formularza przelewu.
Deklaracja roczna PIT-36 Wersja 31:
Posiada możliwość uzupełniania przychodów z innych źródeł niż działalność gospodarcza.
Umożliwia wyliczenie wspólnej deklaracji dla właściciela i małżonka będącego współwłaścicielem.
Zawiera załącznik PIT/O (dostępny na zakładce [Załączniki] na formularzu deklaracji rocznej PIT‑36) wraz z wydrukiem. Istnieje możliwość dodania dowolnej liczby załączników PIT/O.
Zawiera załącznik PIT/B (dostępny na zakładce [Załączniki] na formularzu deklaracji rocznej PIT-36) wraz z wydrukiem. Istnieje możliwość dodania dowolnej liczby załączników PIT/B oprócz tych wyliczonych automatycznie zarówno dla podatnika jak i małżonka.
Zawiera załącznik PIT/D (dostępny na zakładce [ Załączniki] na formularzu deklaracji rocznej PIT‑36) wraz z wydrukiem. Istnieje możliwość dodania tylko jednego załącznika PIT/D.
Zawiera oświadczenie PIT-2K (dostępne na zakładce [Załączniki] na formularzu deklaracji rocznej PIT‑36 po zaznaczeniu na formularzu PIT/D parametru Podatnik po raz pierwszy dokonuje odliczeń w ramach ulgi odsetkowej) wraz z wydrukiem. Istnieje możliwość dodania tylko jednego oświadczenia PIT-2K.
Zawiera załącznik PIT/ZG (dostępny na zakładce [Załączniki] na formularzu deklaracji rocznej PIT‑36) wraz z wydrukiem. Istnieje możliwość dodania dowolnej liczby załączników PIT/ZG.
Zawiera załącznik PIT/Z (dostępny na zakładce [Załączniki] na formularzu deklaracji rocznej PIT-36) wraz z wydrukiem. Istnieje możliwość dodania jednego załącznika PIT/Z dla podatnika oraz jednego załącznika PIT/ZG dla małżonka.
Zawiera załącznik PIT/BR (dostępny na zakładce [Załączniki] na formularzu deklaracji rocznej PIT‑36) wraz z wydrukiem. Istnieje możliwość dodania dowolnej liczby załączników PIT/BR.
Zawiera załącznik PIT/IP (dostępny na zakładce [Załączniki] na formularzu deklaracji rocznej PIT‑36 wraz z wydrukiem. Istnieje możliwość dodania tylko jednego załącznika PIT/IP dla podatnika i tylko jednego załącznika PIT/IP dla małżonka.
Zawiera załącznik PIT/PM (dostępny na zakładce [Załączniki] na formularzu deklaracji rocznej PIT‑36) wraz z wydrukiem. Istnieje możliwość dodania dowolnej liczby załączników PIT/PM.
Zawiera załącznik PIT/MIT (dostępny na zakładce [Załączniki] na formularzu deklaracji rocznej PIT‑36) wraz z wydrukiem. Istnieje możliwość dodania dowolnej liczby załączników PIT/MIT.
Zawiera załącznik Korekta podatku (dostępny na zakładce [Załączniki] na formularzu deklaracji rocznej PIT 36) wraz z wydrukiem Korekta podatku/ Zestawienie dokumentów do korekty podatku. Istnieje możliwość dodania tylko jednego załącznika Korekta podatku dla podatnika i tylko jednego załącznika Korekta podatku dla małżonka.
Uwaga
W sytuacji, gdy podatnik w ciągu roku nie ma przychodów, ani kosztów (ma zawieszoną działalność) i udziały na karcie wspólnika są uzupełnione, wtedy po przeliczeniu rocznej deklaracji PIT-36 generowany jest załącznik PIT/B zawierający jedynie nazwę firmy, dane adresowe oraz udziały wspólnika. Dane dotyczące przychodów i kosztów pozostają zerowe.
Uwaga
Kwota uzupełniona w poz. 24 Dochód z kwalifikowanych praw niepodlegający opodatkowaniu stawką 5% na formularzu załącznika PIT/IP(5) nie jest automatycznie przenoszona do poz. 18. Kwota dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej niepodl. opod. – art. 30ca ust. 3ust. 1 na formularzu załącznika PIT/Z i należy ją uzupełnić ręcznie na załączniku PIT/Z.
Złożenie/ korekta deklaracji. Jest możliwość zapisania zarówno deklaracji, jak i korekt do niej. Po zaznaczeniu na formularzu deklaracji PIT-36(31) parametru korekta zeznania i wskazaniu w poz. 11 Rodzaj korekty opcji 2. Korekta zeznania, o której mowa w art. 81b par. 1a Ordynacji podatkowej, podatnik powinien wypełnić załącznik ORD-ZU. Uzupełnienie uzasadnienie na załączniku ORD-ZU nie jest wymagane w przypadku wskazania w poz. 11 opcji 1. Korekta zeznania, o której mowa w art. 81 Ordynacji podatkowej.
Aby dodać korektę należy najpierw zatwierdzić deklarację pierwotną.
Kwota na zdarzeniu, w preliminarzu płatności, generowanym z deklaracji korygującej jest równa różnicy kwoty z deklaracji korygowanej i kwoty z poprzedniej deklaracji.
Pod ikoną dostępne są informacje o przychodach i kosztach podatnika.
Sekcja Dz. gospod. – tu użytkownik ma możliwość przeglądania przychodów i kosztów uzyskania przychodu dla prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.
Sekcja Dz. w SSE – tu użytkownik ma możliwość przeglądania przychodów i kosztów uzyskania przychodu dla pozarolniczej działalności gospodarczej prowadzonej na terenie specjalnej strefy ekonomicznej, które są wprowadzane na karcie kwot indywidualnych podatnika.
Pod przyciskiem Informacja o przychodach i kosztach małżonka dostępne są analogiczne informacje dla małżonka.
jest możliwość eksportu deklaracji rocznej PIT-36 wraz z załącznikami PIT/B, PIT/O, PIT/D, PIT‑2K, PIT/ZG, PIT/Z, PIT/BR, PIT/IP, PIT/PM, PIT/MIT do systemu e‑Deklaracje.
Naciśnięcie ikony Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje rozpoczyna eksport deklaracji do systemu e-Deklaracje.
Uwaga
Do systemu e-Deklaracje można wysłać deklarację PIT-36 wraz z załącznikami PIT/B, PIT/O, PIT/D, PIT-2K, PIT/ZG, PIT/Z, PIT/BR, PIT/IP, PIT/PM, PIT/MIT. Nie są przesyłane pozostałe wyżej nie wymienione załączniki. Jeżeli istnieje potrzeba wypełnienia któregoś z tych załączników należy złożyć deklarację poprzez stronę systemu e-Deklaracje lub w formie papierowej.
Uwaga
Przy próbie ponownego eksportu deklaracji rocznej PIT-36 pojawia się komunikat: Deklaracja została już wysłana i zostało odebrane Urzędowe Poświadczenie Odbioru, ponowna wysyłka spowoduje utratę Urzędowego Poświadczenia Odbioru. Czy chcesz kontynuować?
Uwaga
Na formularzu deklaracji rocznej PIT-36 w wersji 20 składanej za 2014 rok istnieje możliwość dodawania załącznika PIT/UZ(1). Dodanie załącznika jest możliwe w przypadku, gdy obliczony zostanie przynajmniej jeden załącznik PIT-O. Użytkownik może dodać tylko jeden załącznik PIT/UZ.
Uwaga
Dostępny jest mechanizm automatycznego pobierania aktualizacji umożliwiających wysyłanie deklaracji PIT-36 drogą elektroniczną w przypadku, gdy w czasie udostępnienia wersji nie był znany schemat dokumentu elektronicznego. Przy pierwszej wysyłce w danej sesji pracy następuje łączenie się z serwerem Comarch i sprawdzanie, czy aktualizacja jest dostępna. Jeżeli tak, zostanie ona pobrana. Funkcja jest dostępna tylko dla programów na gwarancji.
Załącznik PIT/OJest to załącznik do deklaracji PIT-36 (dostępny na formularzu deklaracji PIT-36 na zakładce [Załączniki]) – wraz z możliwością jego wydruku. Istnieje możliwość dodania dowolnej liczby załączników PIT/O zarówno dla podatnika jak i małżonka. Tylko na pierwszym załączniku widoczna jest zakładka z odliczeniami wpisanymi na karcie wspólnika, a na kolejnych są tylko zakładki do uzupełniania danych związanych z darowiznami i odliczeniami na dzieci.Po zaznaczeniu parametru Uzupełniam dane małżonka i wprowadzeniu numeru PESEL, automatycznie uzupełniana jest data urodzenia małżonka.
Kwoty ODLICZEŃ OD PODATKU oraz ODLICZEŃ OD DOCHODU (PRZYCHODU) dla podatnika pobierane są z karty właściciela, z listy Kwoty indywidualne.
Z poziomu przeliczonej deklaracji jest możliwość wydruku pełnej deklaracji PIT-36.
Załącznik Korekta podatku
W przypadku deklaracji PIT-36 istnieje możliwość dodania jednego załącznika Korekta podatku dla podatnika oraz jednego załącznika Korekta podatku dla małżonka.
Na załączniku Korekta podatku uwzględniane są następujące dokumenty i ich korekty:
Faktury sprzedaży,
Paragony,
Faktury zakupu,
Przyjęcia kaucji,
Wydania kaucji
Rejestr VAT zakupu,
Rejestr VAT sprzedaży,
Ewidencja dodatkowa przychodów,
Ewidencja dodatkowa kosztów.
Na załącznik Korekta podatku automatycznie kwalifikowane są dokumenty:
wystawione na kontrahenta będącego podmiotem gospodarczym. W przypadku Ewidencji dodatkowej pod uwagę brane jest ustawienie na karcie kontrahenta. W przypadku pozostałych dokumentów informacja pobierana jest z formularzy poszczególnych dokumentów,
z datą wystawienia po 31 grudnia 2017 r. oraz maksymalnie dwa lata wstecz od roku, za który robi się korektę,
z terminem płatności po 31 grudnia 2019 r.,
obejmujące transakcje o statusie Krajowy lub Krajowy – podatnikiem jest nabywca. W przypadku Ewidencji dodatkowej pod uwagę brany jest status uzupełniony na karcie kontrahenta. W przypadku pozostałych dokumentów status pobierany jest z formularzy poszczególnych dokumentów.
dla których od terminu płatności zobowiązania/wierzytelności minęło 90 dni licząc od pierwszego dnia następującego po określonym na fakturze (rachunku) lub w umowie terminu. W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę, to przy kwalifikowaniu dokumentu do korekty w podatku dochodowym brany jest pod uwagę pierwszy dzień roboczy przypadający po dniu wolnym.
Uwaga
W przypadku podatników w trudnej sytuacji związanej ze skutkami COVID-19 w 2020 r. mogą zostać uwzględnione wierzytelności dla których minęło 30 dni od terminu płatności.
na karcie kontrahenta wybranego na dokumencie nie zaznaczono parametru Kontrahent powiązany,
w przypadku dokumentów wystawionych w module Handel kwalifikowane są dokumenty zatwierdzone,
do sekcji Niezapłacone zobowiązania i Niezapłacone wierzytelności kwalifikowane są niezapłacone wierzytelności i zobowiązania skorygowane na zaliczkach na PIT-36 oraz dokumenty nieskorygowane na zaliczkach,
do sekcji Zapłacone zobowiązania i Zapłacone wierzytelności kwalifikowane są wierzytelności i zobowiązania skorygowane na zaliczkach na PIT-36 jako niezapłacone, a następnie zapłacone i wykazane na zaliczkach w tym samym roku jako korekta powrotna.
Formularz załącznika Korekta podatku składa się z trzech sekcji:
[KDP B-E] – zawiera listę dokumentów związanych z działalnością gospodarczą. Na zakładce wykazywane są dokumenty wprowadzone w programie w ewidencjach źródłowych. Istnieje również możliwość dodania pozycji samodzielnie przez użytkownika.
Załącznik Korekta podatku, zakładka 1 [ KPD B-E]
[KPD F-I] – zawiera listę dokumentów związanych z działami specjalnej produkcji rolnej. Lista dokumentów uzupełniana jest samodzielnie przez użytkownika.
Załącznik Korekta podatku, zakładka 2 [KPD F-I]
[KPD J-M] – zawiera listę dokumentów związanych ze sprzedażą przetworzonych produktów roślinnych i zwierzęcych. Zakładka widoczna tylko na załączniku Korekta podatku dodanym do deklaracji PIT-36(31). Lista dokumentów uzupełniana jest samodzielnie przez użytkownika.
Załącznik Korekta podatku, zakładka 3 [KPD J-M]Na formularzu załącznika Korekta podatku dostępne jest pole Na dzień, w którym należy określić dzień złożenia zeznania. Domyślnie ustawiana jest data bieżąca. Na załączniku w sekcji Niezapłacone zobowiązania i Niezapłacone wierzytelności automatycznie wykazywane są dokumenty, które pozostają nierozliczone na dzień wskazany w polu Na dzień. W sekcji Zapłacone zobowiązania i Zapłacone wierzytelności automatycznie uwzględniane są dokumenty, które zostały zapłacone do końca roku kalendarzowego, za który składane jest zeznanie. Data w polu Na dzień podlega edycji. Po zmianie daty, załącznik należy przeliczyć za pomocą przycisku . Dokument nieskorygowany na zaliczce na PIT-36 zostanie uwzględniony na załączniku Korekta podatku jeżeli na ten dzień pozostaje nierozliczony.
Po zaznaczeniu parametru Uwzględniać wierzytelności przeterminowane 30 dni na załącznik Korekta podatku kwalifikowane są wierzytelności dla których minęło 30 dni od terminu płatności oraz wszystkie pozostałe, dla których minęło 90 dni od terminu płatności.
Lista dokumentów zawiera następujące kolumny:
Numer dokumentu – numer dokumentu źródłowego. W przypadku Ewidencji dodatkowej, Faktury zakupu, Przyjęcia kaucji widnieje Numer obcy, a jeżeli go nie uzupełniono to Numer dokumentu.
Kod Kontrahenta – kod kontrahenta wybranego na dokumencie źródłowym.
Kontrahent – nazwa kontrahenta wybranego na dokumencie źródłowym.
NIP/PESEL – wyświetlany jest NIP/PESEL uzupełniony na dokumencie źródłowym.
Data wystawienia – data wystawienia z dokumentu źródłowego.
Kwota – w przypadku dokumentów wystawionych w module Handel, Rejestru VAT sprzedaży oraz Rejestru VAT zakupu z odliczeniami na Tak i Warunkowo przy wyliczaniu kwoty brana jest pod uwagę kwota netto dokumentu. W przypadku Ewidencji dodatkowej oraz Rejestru VAT zakupu z odliczeniami na Nie przy wyliczaniu kwoty do korekty brana jest pod uwagę kwota brutto dokumentu. Kwoty te są przemnażane przez udział wspólnika na dzień księgowania dokumentu lub w przypadku dokumentu niezaksięgowanego na dzień wystawienia dokumentu. Kolumna przyjmuje zawsze wartości dodatnie. Każdy wykazany dokument podlega edycji w kolumnie Kwota do wysokości kwoty płatności.
Dokumenty wyświetlane są na liście w danej sekcji chronologicznie według terminu płatności, a w przypadku dokumentów z tym samym terminem płatności – chronologicznie według daty wystawienia. Dokument posiadający więcej niż jedną płatność jest widoczny na liście tyle razy, ile ma płatności.
Wierzytelności obejmują: Rejestr VAT sprzedaży, Ewidencję dodatkową przychodów, Faktury sprzedaży, Paragony, Wydania kaucji. Zobowiązania obejmują: Rejestr VAT zakupu, Ewidencję dodatkową kosztów, Faktury zakupu, Przyjęcia kaucji.
Niezapłacone zobowiązania i niezapłacone wierzytelności widnieją na formularzu załącznika w kolorze czarnym. Zapłacone zobowiązania i zapłacone wierzytelności (korekta powrotna) widnieją w kolorze zielonym.
Uwaga
Faktury korygujące niezapłacone należy przed dodaniem załącznika Korekta podatku skompensować z dokumentami pierwotnymi, do których zostały wystawione.
Istnieje możliwość dodania pozycji na załącznik Korekta podatku ręcznie przez użytkownika. Po rozwinięciu dodatkowego menu (czarna strzałka obok plusa) dostępne są opcje: Dodaj niezapłaconą wierzytelność, Dodaj niezapłacone zobowiązanie, Dodaj zapłaconą wierzytelność, Dodaj zapłacone zobowiązanie. Nie ma możliwości dodania pozycji bez uzupełnionego numeru dokumentu. W kolumnie Kwota należy uzupełnić kwotę podlegającą korekcie (przyjmuje zawsze wartości dodatnie).
Istnieje możliwość kopiowania pozycji na załączniku Korekta podatku za pomocą skrótu klawiszowego <Ctrl>+<Insert>. Skopiowana pozycja trafia do tej samej grupy co dokument kopiowany.
Uwaga
Wierzytelności i zobowiązania zapłacone po roku podatkowym, a przed dniem złożenia zeznania, pomniejszą wartość nierozliczonych zobowiązań i wierzytelności wykazanych na deklaracji rocznej PIT-36/36L. Jeżeli zaliczki zostaną przeliczone przed naliczeniem deklaracji rocznej PIT-36/36L to zapłaty również pokażą się w miesiącu, w którym zostały rozliczone. Dlatego Użytkownik powinien zweryfikować takie dokumenty i zadecydować czy usunąć je z zaliczek czy pozostawić, ale w takim wypadku nie uwzględniać ich na deklaracji rocznej za rok poprzedni.
W polu Niezapłacone wierzytelności widnieje suma kwot dokumentów zmniejszających podstawę opodatkowania/ zwiększających stratę.
W polu Zapłacone wierzytelności widnieje suma kwot dokumentów zwiększających podstawę opodatkowania/ zmniejszających stratę,
W polu Niezapłacone zobowiązania widnieje suma kwot dokumentów zwiększających podstawę opodatkowania/ zmniejszających stratę.
W polu Zapłacone zobowiązania widnieje suma kwot dokumentów zmniejszających podstawę opodatkowania/ zwiększających stratę.
Pod listą dokumentów zakwalifikowanych do korekty dostępny jest link do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz link do Krajowego Rejestru Sądowego.
Na formularzu załącznika Korekt podatku dostępny jest przycisk Sprawdź kontrahenta w bazie danych GUS, pozwalający na weryfikację, czy dłużnik na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego dzień złożenia zeznania podatkowego nie jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji. Usługa jest dostępna tylko dla Klientów, którzy posiadają oprogramowanie na gwarancji.
Podgląd dokumentu źródłowego jest możliwy po naciśnięciu przycisku . Jeżeli dokument pochodzi z modułu Handel i nie został przeniesiony do rejestru VAT to podgląd odwołuje do dokumentu handlowego. W przypadku gdy faktura jest przeniesiona do rejestru VAT to podgląd będzie już pokazywał dokument z rejestru VAT. Dla pozycji dodanych ręcznie pojawia się komunikat: Dokument nie jest powiązany z zapisem źródłowym.
Usunięcie niezapłaconego zobowiązania/ należności jest możliwe po naciśnięciu przycisku Usuń. Jeżeli na liście dokumentów zakwalifikowanych do korekty dla danego kontrahenta widnieje więcej niż jeden niezapłacony dokument to podczas próby usunięcia takiego dokumentu pojawia się komunikat: Czy chcesz usunąć pozostałe niezapłacone wierzytelności i zobowiązania związane z tym kontrahentem, NIP [NIP]? Zaakceptowanie komunikatu powoduje usunięcie wszystkich niezapłaconych dokumentów danego kontrahenta. Wybór opcji Nie powoduje usunięcie wskazanego dokumentu.
Usunięty dokument trafia na listę Usunięte z korekty (w przypadku małżonka będącego współwłaścicielem na listę Usunięte z korekty małżonka). Lista jest zapamiętywana dla danego wspólnika. Lista ta zawiera dokumenty usunięte z poziomu zaliczki na PIT-36 oraz usunięte z poziomu deklaracji rocznej PIT 36. Użytkownik ma możliwość przywrócenia dokumentu z listy usuniętych z korekty z poziomu formularza deklaracji PIT-36, wybierając w pasku menu przycisk Usunięte z korekty (również skrót klawiszowy <Shitf>+<F7>) lub w przypadku PIT/WZ dla małżonka wybierając w pasku menu przyciskUsunięte z korekty małżonka (również skrót klawiszowy <Shitf>+<F8>).
Po zaznaczeniu dokumentu i naciśnięciu przycisku pojawia się komunikat: Aby dokument(y) został(y) uwzględnione w uldze na złe długi należy dodać załącznik Korekta podatku lub, jeśli już został dodany, przeliczyć deklarację PIT36.
Uwaga
Kwoty z załącznika Korekta podatku nie są przenoszone na załącznik PIT/IP(5). Jeżeli użytkownik chce je wykazać w załączniku PI/IP(5) to powinien uzupełnić je samodzielnie bezpośrednio na formularzu załącznika PIT/IP(5) w sekcji F Zmniejszenia i zwiększenia podstawy obliczenia podatku o wartość wierzytelności i zobowiązań wynikających z transakcji handlowych. Dodatkowo należy zweryfikować kwoty na formularzu PIT-36(31).
Zmiana kwoty na formularzu deklaracji PIT-36 nie powoduje zmian na formularzu załącznika Korekta podatku.
Na korektę deklaracji PIT-36 formularz Korekta podatku kopiowany jest z deklaracji pierwotnej.
Z poziomu formularza PIT-36 istnieje możliwość wyboru wydruku Korekta podatku/ Zestawienie dokumentów do korekty podatku .
Dokumenty w ewidencjach źródłowych – Rejestrze VAT, Ewidencji dodatkowej, module Handel – jeżeli zostały uwzględnione na formularzu Korekta podatku to nie jest możliwe ich usunięcie z ewidencji źródłowych.
Z poziomu przeliczonej deklaracji jest możliwość wydruku pełnej deklaracji PIT-36.
Wyliczenie zaliczki zwykłej na deklarację PIT-36
Uwaga
Wszelkie obliczenia przychodów i podatku są realizowane przez program automatycznie na podstawie zgromadzonych w programie danych. Jednakże w przypadku błędnie wprowadzonych danych (np. brak informacji o udziałach podatnika, niekompletnie przeniesione zapisy z rejestru VAT do księgi itp.) wyniki obliczeń będą oczywiście różne od oczekiwanych. Dlatego na użytkowniku spoczywa obowiązek kontroli, czy wprowadzone i przetwarzane dane są poprawne.
Uwaga
Istnieje możliwość wyliczenia podatku metodą liniową na zaliczce na PIT‑36L. Jeżeli podatnik, na karcie indywidualnych kwot deklaracji wspólnika na zakładce PIT‑36L, ma zaznaczony parametr Podatnik rozlicza się wg skali liniowej (PIT-36L), wówczas na zaliczce na PIT‑36 wykazywane są wyłącznie przychody z najmu i działalności w strefie. Przychody z działalności gospodarczej są wówczas wykazywane na zaliczce na PIT-36L.
Aby obliczyć nową deklarację, należy na liście zaliczek na PIT-36 wcisnąć przycisk Dodaj. Na formularzu deklaracji PIT-36 znajduje się sześć zakładek, a numeracja pól odpowiada tej, która znajduje się na wzorze.
Uwaga
Artykuł omawia zaliczkę na PIT-36 na podstawie wersji formularza 21. W przypadku wprowadzenia nowej wersji formularza, pewne dane (np. numery rubryk) mogą ulec zmianie.
Uwaga
Jeżeli zaliczka na PIT-36 była liczona, zapisana lub drukowana wg wzoru formularza zaliczki na PIT-36 w wersji wcześniejszej niż aktualnie obowiązująca, to ponowne przeliczenie i drukowanie też odbywa się wg starego wzoru. Zaliczka jest liczona wg formularza nr 22 tylko w przypadku nowo liczonych deklaracji.
Uwaga
Podczas próby dodania zaliczki za rok 2022 w wersji PIT-36(18) pojawia się ostrzeżenie informujące o tym, że formularz służy do rozliczenia dochodów do końca roku 2021.
Po wskazaniu na formularzu zaliczki na PIT-36 w wersji 19 okresu rozliczeniowego późniejszego niż maj 2022 r. pojawia się ostrzeżenie informujące o tym, że formularz służy do rozliczenia za okres do maja 2022 r.
Po wskazaniu na formularzu zaliczki na PIT-36 w wersji 21
okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż czerwiec 2022 r./ późniejszego niż grudzień 2022 r. pojawia się ostrzeżenie informujące o tym, że formularz służy do rozliczenia za okres od czerwca/ do grudnia 2022 r.
Zakładka 1 – [Sekcja C-E]
Przed wykonaniem obliczenia zaliczki, należy na zakładce uzupełnić informacje, takie jak rok i miesiąc deklaracji, wybór podatnika czy sposób uwzględniania zapisów w buforze.
Zakładka [Sekcja C-E] wczęści Ogólne zawiera następujące informacje:
Rok i miesiąc, za który zaliczka ma być obliczona.
Właściciel – wybór podatnika, dla którego będzie obliczana zaliczka. Wyboru podatnika można dokonać przez wpisanie kodu podatnika lub wybór z listy wspólników. Listę wspólników otwiera się przyciskiem .
Kliknięcie w ikonę powoduje przeniesienie na formularz danych właściciela za odpowiedni okres.
Uwzględniać zapisy w buforze – włączenie tego parametru spowoduje, że program przy obliczeniach uwzględni zapisy w buforze księgi przychodów i rozchodów.
Zablokuj deklarację przed zmianami – zabezpiecza zaliczkę przed skasowaniem i zmianami.
Wprowadził, Zmodyfikował – kod operatora, który dokonał obliczenia i zatwierdzenia (zablokowania) zaliczki oraz daty tych operacji.
Przelicz deklarację - przycisk pozwala na przeliczenie zaliczki na PIT-36 za wybrany miesiąc, zaliczka może zostać przeliczona również za pomocą klawisza <F8>.
Jeżeli na formularzu właściciela w polu Zwolnienie z PIT z tytułu wybrano Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury i nie uzupełniono daty urodzenia to podczas próby wyliczenia zaliczki na PIT 36(21) pojawi się komunikat: Nie można przeliczyć zaliczki. Podatnik korzysta ze zwolnienia z PIT z tytułu: Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury natomiast nie została uzupełniona data urodzenia. Czy chcesz ją teraz uzupełnić? Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie na formularz danych właściciela na zakładkę [Ogólne]. Wybór opcji Nie skutkuje brakiem możliwości przeliczenia zaliczki
Uwaga
Po obliczeniu zaliczki, użytkownik powinien sprawdzić w dalszej części formularza te pola, które nie są pobierane automatycznie przez program i wymagają ewentualnego uzupełnienia.
Jeżeli w danym miesiącu na formularzu Kwot indywidualnych nie dodano żadnego udziału, ale na ostatni dzień poprzedniego miesiąca udział został uzupełniony to zaliczka na PIT-36(22) liczona jest w kolejnych miesiącach według udziału z ostatniego dnia poprzedniego miesiąca. Jeżeli na ostatnim zdefiniowanym udziale w danym roku nie określono udziału na ostatni dzień miesiąca to podczas próby przeliczenia zaliczki na PIT-36(22) pojawia się komunikat o braku udziałów w działalności.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry jako rodzaj księgowości wskazano Księga podatkowa lub Księgowość kontowa, w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Działalność wybrano Najem, Dzierżawa oraz właściciel nie ma udziałów w dodatkowej działalności gospodarczej to podczas próby przeliczenia zaliczki na PIT-36(22) pojawia się komunikat uniemożliwiający jej wyliczenie: W Konfiguracji Firmy -> Księgowość -> Działalność typ działalności ustawiony jest jako najem, natomiast rodzaj księgowości w Konfiguracji Firmy -> Księgowość -> Parametry jako księgowość podatkowa/ księgowość kontowa. Od 01.01.2023 najem prywatny powinien być rozliczany na zasadach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Jeżeli jest to najem prywatny proszę zmienić rodzaj księgowości na ewidencję ryczałtową. Jeżeli jest to najem w ramach działalności gospodarczej proszę zmienić w konfiguracji typ działalności na 'działalność gospodarcza'.
Po przeliczeniu zaliczki na zakładce [Sekcja C-E] wyświetlane są następujące informacje:
Sekcja C Przychody zwolnione od podatku na podstawie art. 21 ust.1. pkt 152-154 zawiera poz. 18 Przychody z działalności gospodarczej. Jeżeli podatnik korzysta ze zwolnienia z PIT to w polu wyświetlana jest kwota przychodów podlegających zwolnieniu. W polu sumowane są przychody z działalności gospodarczej oraz przychody z działalności gospodarczej wykonywanej w strefie. Jeżeli na karcie właściciela w polu Zwolnienie z PIT z tytułu wskazano przyczynę zwolnienia to kwota uzupełniona na formularzu kwot indywidualnych w polu Utrata ulgi inwestycyjnej (art. 7 ust. 19 i 20) wliczana jest do przychodów zwolnionych od podatku.
Użytkownik ma możliwość edycji kwoty w poz. 18 do wysokości 85 528 zł.
Uwaga
Podczas wyliczenia zaliczki weryfikowane jest ustawienie pola Zwolnienie z PIT z tytułu na dzień wyliczenia zaliczki (nie są uwzględniane ustawienia historyczne). Jeżeli podatnik w trakcie roku nabył prawo do zwolnienia (gdzie we wcześniejszych miesiącach naliczono przychody opodatkowane) to po wskazaniu w polu Zwolnienie z PIT z tytułu opcji Osoba wychowująca co najmniej czworo dzieci lub Osoba, która przeniosła miejsce zamieszkania na terytorium Polski i wyliczeniu zaliczki wszystkie przychody uzyskane od początku roku będą traktowane jako zwolnione (do przekroczenia limitu zwolnienia 85 528 zł). Jeżeli podatnik w trakcie roku utracił prawo do zwolnienia np. pracujący emeryt przekroczył 85 528 zł przychodów zwolnionych) to po wyliczeniu zaliczki wszystkie kolejne przychody będą traktowane jako opodatkowane.
W sekcji D w poz. 19 Przychód wykazywane są tylko przychody opodatkowane. Kwota podlega edycji przez użytkownika. Jeżeli na karcie właściciela w polu Zwolnienie z PIT z tytułu wskazano Osoba wychowująca co najmniej czworo dzieci lub Osoba, która przeniosła miejsce zamieszkania na terytorium Polski to kwota w poz. 19 zostanie wyliczona w przypadku, gdy podatnik przekroczy limit zwolnienia wynoszący 85 528 zł. Jeżeli na karcie właściciela w polu Zwolnienie z PIT z tytułu wskazano Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury to w poz. 19 pojawi się kwota przychodów z działalności podstawowej jaką uzyskał podatnik do dnia poprzedzającego 60/65 urodziny. Zwolnienie będzie stosowane do miesiąca przekroczenia limitu 85 528 zł. Po przekroczeniu limitu zwolnienia kolejne przychody znowu są traktowane jako opodatkowane
Jeżeli na karcie właściciela w polu Zwolnienie z PIT z tytułu wskazano Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury i na formularzu kwot indywidualnych na zakładce [Dz. Gospodarcza] i/lub [Strefa] wskazano dodatkową działalność to wszystkie przychody osiągnięte przez podatnika przed miesiącem, w którym ukończył 60/65 rok życia uwzględniane są w przychodach opodatkowanych, natomiast wszystkie przychody osiągnięte po miesiącu, w którym ukończył 60/65 rok życia uwzględniane są w przychodach zwolnionych (do momentu przekroczenia limitu 85 528 zł).
Jeżeli na karcie właściciela w polu Zwolnienie z PIT z tytułu wskazano Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury i na formularzu kwot indywidualnych na zakładce [Dz. Gospodarcza] i/lub [Strefa] wskazano dodatkową działalność to podczas wyliczenia zaliczki w miesiącu/kwartale, w którym podatnik ukończył 60/65 rok życia pojawia się komunikat: Podatnik korzysta ze zwolnienia z podatku dla osoby powyżej 60/65 lat niepobierającej emerytury, ma dodatkową działalność gospodarczą lub pobiera dane z innej bazy. Zweryfikuj poprawność wyliczeń kwoty przychodów zwolnionych od podatku oraz ustalenia dochodu/straty. Wynika to z tego, że przychody z dodatkowych działalności są sumowane za cały miesiąc/kwartał i następuje weryfikacja, czy na koniec miesiąca/kwartału podatnik korzysta zwolnienia Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury. Jeżeli tak to całość przychodów jest traktowana jako zwolniona.
Kwota w poz. 20 Koszty uzyskania wyliczana jest narastająco od początku roku i podlega edycji przez użytkownika.
Sekcja E zawiera dochód zwolniony od podatku, który jest pobierany z listy indywidualnych odliczeń podatnika, wartość straty z lat ubiegłych zgodnie z art. 9 ust. 3 i 3a oraz dochód po odliczeniu dochodu zwolnionego i straty.
Zakładka 2 – {F-J]
Zakładka 2 zawiera kwoty indywidualnych odliczeń podatnika od dochodu, wykazywane na zaliczce na PIT-36 sekcje F oraz odliczenia z tytułu wydatków inwestycyjnych – sekcja G.
Jeżeli podatnik korzysta ze zwolnienia z PIT to składek na ubezpieczenia społeczne nie można odliczyć od przychodów zwolnionych (nie są przenoszone na zaliczkę nawet jeżeli są uzupełnione na formularzu kwot indywidualnych właściciela). Jeżeli za poprzednie miesiące/kwartały były przychody opodatkowane i składki odliczone to są one wykazywane na zaliczce narastająco. Kwota w poz. 34 Składki na ubezpieczenia społeczne – na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. a ograniczana jest do wysokości kwoty z poz. 33 Dochód po odliczeniu dochodu zwolnionego i strat.
W miesiącu, w którym następuje przekroczenie limitu 85 528 zł, wyliczana jest kwota składki przypadająca proporcjonalnie na przychód opodatkowany. Kwota ta jest wyliczana jako iloraz sumy przychodów opodatkowanych z działalności gospodarczej za miesiąc/kwartał do przychodów całkowitych z działalności gospodarczej za miesiąc/kwartał, przemnożony przez wysokość składki społecznej za ten miesiąc/kwartał. Kwota w poz. 35 Składki na ubezpieczenia społeczne – na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. a podlega edycji do wysokości kwoty z poz. 33 Dochód po odliczeniu dochodu zwolnionego i strat.
Jeżeli podatnik nie korzysta ze zwolnienia z PIT to w poz. 34 Składki na ubezpieczenia społeczne – na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. sumowane są składki narastająco z poprzednich miesięcy/kwartałów oraz bieżącego miesiąca/kwartału, do wysokości kwoty z poz. 33 Dochód po odliczeniu dochodu zwolnionego i strat.
Jeżeli podatnik osiąga przychody z najmu i korzysta ze zwolnienia z PIT to kwota składek na ubezpieczenia społeczne nie jest odliczana od dochodu. Jeżeli podatnik osiąga przychody z najmu i nie korzysta ze zwolnienia z PIT to kwota składek na ubezpieczenia społeczne jest odliczana od całości dochodów.
Uwaga
Ulgę z tytułu darowizny przekazanej na określone cele związane z przeciwdziałanie pandemii COVID-19 można uwzględnić już na etapie wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy od przychodów ewidencjonowanych w trakcie roku podatkowego. Ulga obejmuje darowizny pieniężne lub rzeczowe przekazane na przeciwdziałanie COVID-19:
podmiotom wykonującym działalność leczniczą, wpisanym do wykazu, o którym mowa w art. 7 specustawy,
Agencji Rezerw Materiałowych z przeznaczeniem na cele wykonywania zadań ustawowych,
Centralnej Bazie Rezerw Sanitarno-Przeciwepidemicznych z przeznaczeniem na cele wykonywania jej działalności statutowej.
Wysokość odliczenia jest zależna od daty przekazania darowizny i wynosi:
do 30.04.2020 r. – 200% wartości darowizny,
w maju 2020 r. – 150% wartości darowizny,
od 1.06.2020 do 30.09.2020 r. – 100% wartości darowizn.
Kwotę ulgi na COVID-19 można ująć w kwotach indywidualnych w poz. Inne odliczenia.
Przykład
Podatnik w kwietniu 2020 roku przekazał darowiznę na łączną kwotę 10 000 zł. Jego ulga wynosić będzie 200%, tym samym w kwotach indywidualnych wspólnika należy wprowadzić kwotę 20 000 zł.
Sekcja J zawiera poz. 44 Podstawa opodatkowania oraz 45. Kwoty zwiększające/zmniejszające podstawę opodatkowania o ulgę na złe długi. Istnieje możliwość uzupełnienia ręcznie kwoty w poz. 45 Kwoty zwiększające/zmniejszające podstawę opodatkowania o ulgę na złe długi. Kwota zmniejszenia (na minus) ograniczana jest do wysokości podstawy opodatkowania. Przykładowo, jeżeli Podstawa opodatkowania wynosi 1000, to w poz. Kwoty zwiększające/zmniejszające podstawę opodatkowania o ulgę na złe długi można wpisać kwotę nie mniejszą niż: – 1000. Próba wpisania kwoty: -1500 powoduje ograniczenie do kwoty: -1000. Szczegóły funkcjonalności ulgi na złe długi opisane zostały w artykule Ulga na złe długi w podatku dochodowym.
Wszystkie odliczenia są wykazywane w kwotach narastających od początku roku. Na zakładce tej widoczna jest również wartość dochodu po odliczeniach ulg i zwolnień, podstawa obliczenia podatku.
Zakładka 3 – [Sekcja K]
Na zakładce 3 widnieje kwota podatku obliczona od podstawy wg obowiązującej skali. Kwota podatku wyliczana jest z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku i zaokrąglana matematycznie.
Zaliczki/ korekty zaliczek na PIT-36(21) za miesiące od czerwca do grudnia 2022 r./ od drugiego kwartału 2022 r. liczone są według skali podatkowej, gdzie pierwszy próg to 12% i ulga podatkowa: 3 600 zł (niezależnie od ustawień w Konfiguracji).
Zaliczki na PIT-36(19) liczone są według skali podatkowej i kwoty wolnej z Konfiguracji – pierwszy próg: 17% do 120 000 zł i ulga podatkowa: 5 100 zł.
W przypadku gdy istnieje potrzeba zmiany progów podatkowych i wyliczenia ich według indywidualnej skali to mając moduł Płace i Kadry lub Płace i Kadry Plus należy odznaczyć na karcie właściciela parametr Standardowe progi i wprowadzić indywidualne progi dla podatnika. W przypadku gdy użytkownik nie posiada modułu Płace i Kadry lub Płace i Kadry Plus to wyliczony podatek należy ręcznie uzupełnić na formularzu zaliczki w poz. 47 Podatek obliczony wg skali od podstawy opodatkowania .
Uwaga
W związku z nowelizacją Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dotyczącą obniżeniem progu podatkowego z 18% na 17% oraz podwyższenia kosztów uzyskania przychodu, zaliczki na PIT-36 w okresie przejściowym od września do grudnia 2019 roku liczone są następująco:
Zaliczki/ korekty zaliczek za miesiąc wrzesień, październik, listopad oraz grudzień 2019 r. liczone są według skali podatkowej, gdzie pierwszy próg to 17,75%, z uwzględnieniem kwoty wolnej w wysokości 548,30 zł (niezależnie od ustawień w Konfiguracji).
Zaliczki za miesiące od stycznia do sierpnia 2019 r. liczone są według skali podatkowej i kwoty wolnej z Konfiguracji – pierwszy próg: 18% i ulga podatkowa: 556,02 zł.
Korekty zaliczek za rok 2019 liczone po 30 września 2019 r. liczone są wg stawki 17,75% i kwoty wolnej 548,30 (niezależnie od ustawień w Konfiguracji).
Zaliczki za rok 2020 i kolejne lata liczone są według skali podatkowej i kwoty wolnej z Konfiguracji – pierwszy próg: 17% i ulga podatkowa: 525,12 zł.
W przypadku gdy istnieje potrzeba zmiany progów podatkowych i wyliczenia ich według indywidualnej skali to mając moduł Płace i Kadry lub Płace i Kadry Plus należy odznaczyć na karcie właściciela parametr Standardowe progi i wprowadzić indywidualne progi dla podatnika. W przypadku gdy użytkownik nie posiada modułu Płace i Kadry lub Płace i Kadry Plus to wyliczony podatek należy ręcznie uzupełnić na formularzu zaliczki w poz. 45 Podatek od podstawy z poz. 44 obliczony wg skali.
Na zakładce 3 uwidoczniona jest również wartość odliczenia od podatku oraz rozliczenie należnej zaliczki.
Na zakładce tej użytkownik ma możliwość uzupełnienia kwot w pozycjach:
62. Zryczałtowany podatek od dochodu z remanentu likwidacyjnego
64. Kwota odsetek naliczonych - zgodnie z art.22e ust.1 pkt 4 i ust.2 ustawy.
Zakładka 4 – [Sekcja K Dz.gospodarcza]
Na zakładce 4 użytkownik ma możliwość przeglądania przychodów i kosztów uzyskania przychodu dla pozarolniczej działalności gospodarczej, które są wprowadzane na karcie kwot indywidualnych podatnika.Dana działalność pojawia się tyle razy ile różnych udziałów ma wspólnik z odpowiednio wyliczonymi dla danego udziału przychodami i kosztami wraz z informacją, za jaki okres obowiązywał dany udział.
Na zakładce sumowane są wszystkie przychody podatnika (zarówno opodatkowane, jak i zwolnione).
Zakładka 5 – [Strefa]
Na zakładce 5 użytkownik ma możliwość przeglądania przychodów i kosztów uzyskania przychodu dla pozarolniczej działalności gospodarczej prowadzonej na terenie specjalnej strefy ekonomicznej, które są wprowadzane na karcie kwot indywidualnych podatnika. Dana działalność pojawia się tyle razy ile różnych udziałów ma wspólnik z odpowiednio wyliczonymi dla danego udziału przychodami i kosztami wraz z informacją, za jaki okres obowiązywał dany udział.
Uwaga
Kwoty uzupełnione na formularzu Kwot indywidualnych w polach Dodatkowe indywidulane Przychody i Koszty nie są przemnażane przez udziały i są dodawane w całości do ostatniego udziału w danym miesiącu.
Kliknięcie w ikonę z poziomu formularza zaliczki na PIT-36 powoduje otwarcie okna Kwot indywidualnych za miesiąc wybrany na zaliczce lub w przypadku zaliczek składanych kwartalnie – ostatni miesiąc danego kwartału. Nie jest wtedy widoczna zakładka PIT‑36L. Jeżeli zaznaczono parametr Podatnik rozlicza się wg skali liniowej (PIT-36L) to nie jest również widoczna zakładka Dz. gospodarcza.
Uwaga
W celu wyliczenia kwartalnej zaliczki na PIT-36 zalecane jest uzupełnienie kwot indywidualnych wspólnika za wszystkie trzy miesiące danego kwartału. Udziały za wszystkie trzy miesiące danego kwartału należy uzupełnić również w przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie kwartału. Przykładowo, podatnik rozpoczynający działalność w lutym i rozliczający się kwartalnie powinien dodać również kwoty indywidualne za miesiąc styczeń wraz z udziałem: 0/100.
Uwaga
Jeżeli dochód narastająco od początku roku przekroczy kwotę pierwszego progu podatkowego to podczas liczenia zaliczki na PIT-36 za 2017 r. lub późniejszy od miesiąca, w którym nastąpiło przekroczenie progu, nie jest odliczana kwota wolna od podatku.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Uwaga
Dla zaliczki z terminem płatności późniejszym niż 31.12.2019 r., podczas zapisywania formularza zaliczki następuje weryfikacja czy uzupełniony został indywidualny numer podatkowy właściciela, który ma pojawić się na płatności. Jeżeli nie został określony, wówczas pojawia się komunikat:
Indywidualny rachunek podatkowy wspólnika
Na oknie z komunikatem dostępny jest link do Generatora mikrorachunku wraz z polem do uzupełnienia numeru Indywidualnego rachunku podatkowego. Po jego uzupełnieniu i zapisaniu zmian za pomocą ikony , numer rachunku zostaje zapisany na karcie właściciela. Podany tu numer rachunku umieszczony zostaje na płatności z zaliczki.
Wybór opcji Anuluj zmiany (kliknięcie ikony )powoduje zapisanie zaliczki i wygenerowanie płatności bez uzupełnionego numeru rachunku bankowego. Należy uzupełnić go na płatności przed eksportem przelewów do banku bądź wydrukowaniem formularza przelewu.
Uproszczona zaliczka na PIT-36/PIT-36L
Na podstawie art. 44 ust. 6b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.) użytkownik ma możliwość naliczenia uproszczonych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Wzór zaliczki za rok 2022 uwzględniający zmiany w Polskim Ładzie zostanie przygotowany wkrótce i planowane jest jego udostępnienie poprzez automatyczne aktualizacje.[/alert][/version]
Uproszczona zaliczka na PIT-36Zaliczka uproszczona na PIT-36(2)
Na formularzu zaliczki użytkownik ma możliwość uzupełnienia samodzielnie wyliczonej kwoty stanowiącej 1/12 podatku do zapłaty do urzędu skarbowego. Kwota do zapłaty zaokrąglana jest do pełnych złotych. W Preliminarzu płatności tworzone jest zobowiązanie w wysokości kwoty do zapłaty.
Podczas zapisywania zaliczki uproszczonej (za wyjątkiem ostatniej zaliczki w danym roku kalendarzowym/ okresie obrachunkowym lub gdy jest już naliczona zaliczka za kolejny miesiąc) pojawia się komunikat: Czy wygenerować zaliczki uproszczone na kolejne miesiące okresu kalendarzowego? Zaakceptowanie komunikatu powoduje utworzenie uproszczonych zaliczek w kolejnych miesiącach danego roku kalendarzowego/ okresu obrachunkowego.
Uwaga
Dla zaliczki z terminem płatności późniejszym niż 31.12.2019 r., podczas zapisywania formularza zaliczki następuje weryfikacja czy uzupełniony został indywidualny numer podatkowy właściciela, który ma pojawić się na płatności. Jeżeli nie został określony, wówczas pojawia się komunikat:
Indywidualny rachunek podatkowy wspólnika
Na oknie z komunikatem dostępny jest link do Generatora mikrorachunku wraz z polem do uzupełnienia numeru Indywidualnego rachunku podatkowego. Po jego uzupełnieniu i zapisaniu zmian za pomocą ikony , numer rachunku zostaje zapisany na karcie właściciela. Podany tu numer rachunku umieszczony zostaje na płatności z zaliczki.
Wybór opcji Anuluj zmiany (kliknięcie ikony )powoduje zapisanie zaliczki i wygenerowanie płatności bez uzupełnionego numeru rachunku bankowego. Należy uzupełnić go na płatności przed eksportem przelewów do banku bądź wydrukowaniem formularza przelewu.
Podczas dodawania kolejnej zaliczki uproszczonej kwota stanowiąca 1/12 podatku do zapłaty do urzędu skarbowego podpowiada się z ostatnio wyliczonej zaliczki.
Jeżeli w danym roku kalendarzowym dla danego podatnika dodano już zaliczkę uproszczoną to podczas próby przeliczenia zaliczki zwykłej za okres wcześniejszy niż marzec 2020 r. lub późniejszy niż styczeń 2021 r. pojawia się informacja: W bieżącym roku kalendarzowym dla podatnika naliczone są już zaliczki uproszczone. Wybierz z menu obok ikony plusa formularz zaliczki uproszczonej. Podczas próby zapisania zaliczki zwykłej pojawia się komunikat: Nie można zapisać formularza deklaracji. W bieżącym roku kalendarzowym dla podatnika naliczone są już zaliczki uproszczone.
W związku z tzw. „tarczą antykryzysową”, jeżeli użytkownik za pierwsze miesiące 2020 r. dodał zaliczki uproszczone to ma możliwość naliczenia zaliczek na zasadach ogólnych od marca 2020 r., ale może również przejść na tę formę liczenia zaliczek w miesiącach późniejszych. W miesiącu rezygnacji z zaliczek uproszczonych należy na liście Księgowość/ Zaliczki na PIT-36/ Zaliczki na PIT-36L rozwinąć dodatkowe menu (czarna strzałka obok plusa) i wybrać opcję Zaliczka na PIT-36(18) za okres 2021 roku.
Jeżeli we wcześniejszych miesiącach 2020 r. dodano zaliczki uproszczone to po dodaniu zaliczki zwykłej kwoty przychodów, kosztów, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, odliczenia uzupełnione w kwotach indywidualnych wspólnika oraz kwoty zaliczek za poprzednie miesiące liczone są narastająco od początku roku.
Jeżeli na liście Księgowość/ Zaliczki na PIT-36 w danym roku widnieją zarówno zaliczki zwykłe, jak i uproszczone to po naciśnięciu przycisku plusa pojawi się formularz zaliczki zwykłej.
Nie ma możliwości dodania zaliczki uproszczonej za miesiące poprzedzające zaliczkę zwykłą. Jeżeli użytkownik chce dodać zaliczkę uproszczoną, a w kolejnych miesiącach naliczono już zaliczki zwykłe, to musi w pierwszej kolejności usunąć zaliczki zwykłe dodane za kolejne miesiące. Jeżeli dodano zaliczkę zwykłą to nie będzie już można dodać zaliczek uproszczonych do końca 2020 roku.
Pojawi się ostrzeżenie: Nie można zapisać formularza deklaracji. W bieżącym roku kalendarzowym dla podatnika naliczone są już zaliczki zwykłe.
Jeżeli jako Rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową to podczas próby dodania zaliczki uproszczonej za miesiąc i rok nie należący do żadnego okresu obrachunkowego pojawia się ostrzeżenie: Nie można zapisać formularza deklaracji. Miesiąc [Nr miesiąca] roku [Rok] jest poza okresem obrachunkowym.
Nie ma możliwości dodania korekty zaliczki uproszczonej. Użytkownik powinien poprawić kwotę na wcześniej wprowadzonym formularzu.
Suma kwot do zapłaty z zaliczek uproszczonych na PIT-36 dodanych w danym roku podatkowym przenoszona jest na formularzu deklaracji PIT-36(31) do poz.91 Pozarolnicza działalność gospodarcza (Zaliczka), poz. 297 Suma należnych zaliczek za rok podatkowy oraz poz. 409 Suma zaliczek wpłaconych. Użytkownik ma możliwość edycji kwoty w poz. 409.
Użytkownik po zablokowaniu zaliczki przed zmianami ma możliwość zaksięgowania kwot z zaliczki do księgowości kontowej. Użycie w schemacie księgowym w polu Kwota makra @Pit5Zaliczka powoduje zaksięgowanie kwoty zaliczki uproszczonej w wysokości 1/12 podatku do zapłaty do urzędu skarbowego.
Z poziomu otwartego formularza zaliczki uproszczonej na PIT dostępny jest wydruk Zaliczka uproszczona na PIT-36/ Zaliczka uproszczona do deklaracji PIT-36Uproszczona zaliczka na PIT-36L
Po wskazaniu na formularzu zaliczki uproszczonej PIT-36L w wersji 3 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż styczeń 2022 roku pojawia się ostrzeżenie informujące o tym, że formularz służy do rozliczenia za okres od stycznia 2022 roku.
Na formularzu zaliczki uproszczonej użytkownik ma możliwość uzupełnienia kwoty w poz. Kwota zaliczki uproszczonej w wysokości 1/12 podatku (pole opcjonalne). Po wprowadzeniu kwoty zaliczki, na formularzu zaliczki uproszczonej dodanej za okres od lipca 2022 r. do poz. Składa na ubezpieczenie zdrowotne – 19% zapłaconej składki przenoszona jest kwota w wysokości 19% sumy zapłaconych od początku roku składek na ubezpieczenie zdrowotne, uzupełnionych na formularzu kwot indywidualnych właściciela. Kwota ta ograniczana jest do wysokości kwoty w poz. Kwota zaliczki uproszczonej w wysokości 1/12 podatku (pole opcjonalne). W 2022 r. pole to jest dodatkowo ograniczane do kwoty 1 653 zł (19% kwoty obowiązującego limitu 8 700 zł). W 2023 r. pole to jest dodatkowo ograniczane do kwoty 1 938 zł (19% kwoty obowiązującego limitu 10 200 zł). W 2024 r. pole to jest dodatkowo ograniczane do kwoty 2 204 zł (19% kwoty obowiązującego limitu 11 600 zł). Pole nie podlega edycji przez użytkownika.
Kwota do zapłaty wyliczana jest jako różnica pomiędzy kwotą stanowiącą 1/12 podatku a składką na ubezpieczenie zdrowotne lub też użytkownik może uzupełnić ją samodzielnie, jeżeli nie wprowadził kwoty zaliczki uproszczonej.
Zaliczka uproszczona na PIT-36L(3)
Jeżeli na zaliczce uzupełniono kwotę w poz. 1, a w danym miesiącu na formularzu właściciela nie uzupełniono kwoty składki na ubezpieczenie zdrowotne to podczas zapisywania zaliczki uproszczonej pojawia się komunikat: Nie wprowadzono kwoty składki ubezpieczenia zdrowotnego w Ogólne/ Inne/ Właściciele/ Udziały i kwoty deklaracji. Czy chcesz ją teraz uzupełnić? Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie na formularz kwot indywidualnych, z kursorem ustawionym w polu Składka na ubezpieczenie zdrowotne. Wybór opcji Nie zapisuje zaliczkę bez kwoty składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Przy zatwierdzaniu zaliczki nie pojawia się komunikat o skopiowaniu na kolejne miesiące ze względu na to, że składka zdrowotna może być obecnie różna dla każdego miesiąca.
Podczas dodawania kolejnej zaliczki uproszczonej kwota stanowiąca 1/12 podatku podpowiada się z ostatnio wyliczonej zaliczki. Do poz. Składa na ubezpieczenie zdrowotne – 19% zapłaconej składki przenoszona jest kwota w wysokości 19% sumy zapłaconych od początku roku składek na ubezpieczenie zdrowotne, uzupełnionych na formularzu kwot indywidualnych właściciela (maksymalnie 1 653 zł dla całego roku 2022 oraz maksymalnie 1 938 zł dla całego roku 2023). Jeżeli na ostatnio dodanej zaliczce uproszczonej uzupełniono tylko kwotę do zwrotu to tylko ona jest przenoszona na kolejny miesiąc.
Jeżeli jako Rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową to podczas próby dodania zaliczki uproszczonej za miesiąc i rok nie należący do żadnego okresu obrachunkowego pojawia się ostrzeżenie: Nie można zapisać formularza deklaracji. Miesiąc [Nr miesiąca] roku [Rok] jest poza okresem obrachunkowym.
Nie ma możliwości dodania korekty zaliczki uproszczonej. Użytkownik powinien poprawić kwotę na wcześniej wprowadzonym formularzu.
Suma kwot do zapłaty z zaliczek uproszczonych na PIT-36L dodanych w danym roku podatkowym przenoszona jest na formularzu deklaracji PIT-36L(20) do poz. 32 Zaliczki, poz. 81 Suma należnych zaliczek za rok podatkowy.
Użytkownik po zablokowaniu zaliczki przed zmianami ma możliwość zaksięgowania kwot z zaliczki do księgowości kontowej. Użycie w schemacie księgowym w polu Kwota makra @Pit5Zaliczka powoduje zaksięgowanie kwoty zaliczki uproszczonej w wysokości 1/12 podatku do zapłaty do urzędu skarbowego.
Z poziomu otwartego formularza zaliczki uproszczonej na PIT dostępny jest wydruk Zaliczka uproszczona na PIT-36L/ Zaliczka uproszczona do deklaracji / PIT-36L.
W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, zaliczka miesięczna na podatek dochodowy PIT-36 jest wyliczana na podstawie zapisów na kontach oraz danych wprowadzonych na karcie indywidualnych kwot deklaracji danego podatnika.
W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową, zaliczka miesięczna na podatek dochodowy PIT-36 jest wyliczana na podstawie zapisów Księgi podatkowej oraz danych wprowadzonych na Karcie indywidualnych kwot danego podatnika.
Przed przystąpieniem do wyliczania deklaracji należy na Formularzu indywidualnych kwot wspólnika wprowadzić poszczególne odliczenia od dochodu i podatku, informacje na temat dodatkowych działalności i udziały w poszczególnych spółkach.
Lista deklaracji jest otwierana z menu przez wybór: Księgowość/ PIT/ Zaliczki na PIT-36 lub przez naciśnięcie przycisku Zaliczki na PIT-36 w menu NawigacjiComarch ERP Optima: Księgowość.
Na liście deklaracji użytkownik ma przede wszystkim możliwość dodawania i obliczania nowych deklaracji, jak również przeglądania, ponownego przeliczania czy też całkowitego usuwania wcześniej obliczonych deklaracji. Dodatkowo, z poziomu listy użytkownik może zaksięgować za pomocą wzorca kwotę podatku Do zapłaty. Na liście znajdują się następujące informacje: Miesiąc i Rok deklaracji, Nazwisko i imię podatnika, Wersja formularza deklaracji, zgodnie z którą została wyliczona deklaracja, Korekta – wartość w tym polu informuje o numerze kolejnym korekty, Data obliczenia deklaracji, Kwota należna z tytułu deklaracji, Status, określający stan deklaracji (obliczona lub zamknięta), e-Deklaracje – informacje dotyczące statusu e-Deklaracji oraz Data wysłania deklaracji do systemu e-Deklaracje.
Istnieje możliwość wyświetlania listy deklaracji tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku.
Uwaga
Jeżeli zaliczka została zablokowana przed zmianami, wówczas jej zmiana ani usunięcie nie jest możliwe. W takim przypadku należy najpierw odblokować zaliczkę, korzystając z funkcji dostępnej w menu kontekstowym.
Agregacja danych dla zaliczki na PIT-36 (PIT-36L)
https://youtu.be/W0W-bcr54J4
Funkcja agregowania danych na zaliczkach na PIT-36 (PIT-36L) jest przeznaczona dla podatników, którzy wykorzystują program Comarch ERP Optima do prowadzenia księgowości kilku firm, których są właścicielami lub współwłaścicielami. Umożliwia ona automatyczne wyliczenie zaliczki z poziomu jednej bazy danych, bez konieczności ręcznego uzupełniania kwot kosztów i przychodów uzyskanych z innych prowadzonych przez podatnika działalności. Wartości przychodów i kosztów są pobierane przez program bezpośrednio z pozostałych baz w momencie przeliczania zaliczek za wybrany miesiąc.
Uwaga
Funkcja agregowania danych jest możliwa pod warunkiem, że księgowość pozostałych działalności podatnika jest prowadzona w formie księgi przychodów i rozchodów
Aby skorzystać z takiej możliwości, należy dokonać odpowiednich ustawień na karcie wspólnika, na kwotach deklaracji:
na zakładkach [Działalność gospodarcza], [Strefa] zaznaczyć parametr Pobieraj dane z bazy,
wskazać nazwy baz danych, z których mają być pobierane dane kwoty przychodów i kosztów,
określić udziały procentowe podatnika w poszczególnych działalnościach,
dokonać wyliczenia deklaracji z poziomu menu Księgowość / PIT/ Zaliczki na PIT – 36 (PIT – 36L).
Przeliczenie zaliczki za wybrany miesiąc powoduje, że na podstawie informacji z innych baz danych, na formularzu zaliczki na PIT-36 (PIT-36L) wypełniane są pola w sekcjach dotyczących: Pozarolniczej działalności gospodarczej, Działalności w specjalnej strefie ekonomicznej. W momencie przeliczania zaliczki uzupełnione są również dane adresowe poszczególnych źródeł dochodów oraz kwoty przychodów i kosztów osiągniętych z tytułu prowadzenia działalności.
Uwaga
W przypadku gdy na kwotach deklaracji właściciel ma podpiętą bazę danych i uzupełniony np. tylko jeden miesiąc udziałów to licząc zaliczkę lub deklaracje roczną tworzą się zapisy kwot za brakujące miesiące. Udziały te dodawane są za miesiące, w których są kwoty przychodów lub kosztów w podpiętej bazie. Kwoty te są kopią kwot deklaracji wspólnika z poprzednich miesięcy, czyli kopiowane są nie tylko udziały w działalnościach ale również składki, odliczenia, itp.
Wskazówka
Zalecamy liczenie deklaracji rocznej PIT-36/PIT-36L na bazie w której liczone są zaliczki zwykłe
Kwoty indywidualne, zakładka 4. Dz. gospodarcza
Przygotowanie danych do zaliczek na deklaracje PIT-36 – Schemat postępowania w przypadku księgowości kontowej
Wprowadzenie informacji na temat firmy będącej pierwszym źródłem dochodu podatnika oraz parametrów dla poprawnego wyliczenia zaliczek na PIT-36:
Nazwa działalności – Konfiguracja firmy/ Dane firmy/Deklaracje.
Typ działalności – Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Działalność.
Skala podatkowa/ Zaokrąglenia – Konfiguracja programu/ Księgowość/ Stałe podatkowe oraz Zaokrąglenia.
Wprowadzenie danych osobowych podatnika, dodatkowych działalności oraz przychodów i kosztów z nich uzyskiwanych, odliczeń od dochodu i podatku przysługujących w danym miesiącu – Ogólne/ Inne/ Właściciele /Karta właściciela/ Udziały i kwoty deklaracji.
Jeżeli podatnik korzysta ze zwolnienia z PIT lub nie chce korzystać z tzw. ulgi dla klasy średniej(uwzględnianej na zaliczkach na PIT-36 za okres styczeń – maj 2022 r.), to takie informacje należy wprowadzić na formularzu właściciela na zakładce [Nr ident./podatki] (w przypadku pobrania modułu płacowego) lub [Szczegółowe] (w przypadku nie pobrania modułu płacowego).
Utworzenie zmiennych systemowych, pozwalających na przypisanie kont księgowych, z których czerpana jest informacja o przychodach, kosztach uzyskania przychodu oraz limitowanych kosztach reprezentacji i reklamy – Księgowość/ Zestawienia księgowe /zakładka Systemowe, gdzie użytkownik ma możliwość wyboru Zestawienia do obliczenia zaliczki na PIT-36/PIT-36L.
Po ustawieniu kursora na Zestawieniu dla obliczenia zaliczki na PIT-36/PIT-36L należy nacisnąć przycisk Pozycje zestawienia, gdzie mamy możliwość wyboru trzech opcji: Przychód firmy, Koszty firmy (bez reprezentacji i reklamy), Koszty reprezentacji i reklamy (limitowane).
Kolejny krok to przypisanie kont księgowych wraz z definicją kwoty. W tym celu należy ustawić się np. na pozycji Przychody firmy i nacisnąć przycisk Formularz pozycji lub kombinację klawiszy <CTRL>+<ENTER>, co otworzy formularz Pozycji zestawienia. Aby wybrać kwoty oraz konta musimy skorzystać z kreatora definicji, w tym celu naciskamy przycisk . Po naciśnięciu tego przycisku pojawi się formularz zatytułowany Definicja kwoty. Udostępnia on narzędzia pozwalające na definiowanie wyrażeń.
Formularz Definicja kwoty wyposażono w nieedytowalne pole Kwota, wyświetlające zdefiniowane przez użytkownika wyrażenie arytmetyczne oraz sekcje zatytułowaną Działanie arytmetyczne kolejnych definicji, pozwalającą na budowanie wyrażenia. Sekcja zawiera:
Łącznik – sposób łączenia definicji w obrębie wyrażenia,
Współczynnik – przeliczenie wartości argumentu wg współczynnika,
Kwota – na przycisku widoczne są pozycje: Funkcja kont, Zestawienia oraz Wartość, Funkcje systemowe, Zapytanie SQL, Maska.
Formularz Pozycje zestawienia
W przypadku definiowania dla zaliczki na PIT-36 wybieramy opcje Funkcje kont. Jeśli definiujemy przychody wybieramy obroty Ma, jeśli koszty – obroty Wn, a następnie odpowiednie konto księgowe.
Uwaga
Aby nastąpiło zapamiętanie wyrażenia, po wypełnieniu pól: Łącznik, Współczynnik, Kwota, Argument należy wybrać przycisk .
Uwaga
Nie zalecamy dodawania w polu Definicja wartości „z ręki”. Należy taką kwotę zaksięgować albo na konto pozabilansowe i wskazać to konto w Definicji albo kwotę uzupełnić na formularzu kwot indywidualnych właściciela z poziomu Ogólne/ Inne/ Właściciele – Lista kwot deklaracji właściciela, zakładka [Dz. gospodarcza].
Uwaga
Na formularzu zaliczki na PIT-36 od wersji formularza 17 oraz deklaracji rocznej PIT-36 od wersji formularza nie są uwzględniane kwoty zdefiniowane w zestawianiu systemowym PIT-36 w poz. Koszty reprezentacji i reklamy.
Kolejny i ostatni krok to przeliczenie samej zaliczki na PIT-36.
Zestawienie dochodów do wyliczenia składki zdrowotnej
Z poziomu listy zaliczek na PIT-36/ PIT-36L dostępna jest zakładka Zestawienie dochodów do wyliczenia składki zdrowotnej. Zestawienie może zostać utworzone automatycznie lub dodane bezpośrednio na liście przez Użytkownika.
Na liście Zestawienie dochodów do wyliczenia składki zdrowotnej dostępne są kolumny:
Miesiąc – miesiąc, za który obliczono zestawienie.
Rok – rok, za który obliczono zestawienie.
Data obliczenia – data obliczenia zestawienia. Po zaktualizowaniu zestawienia o nowo przeliczoną zaliczkę lub jej korektę, w kolumnie widnieje data przeliczenia ostatniej zaliczki/korekty za dany miesiąc.
Kwota – wartość dochodu (suma przychodów zwolnionych i dochodów opodatkowanych narastająco od początku roku) pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne.
Istnieje możliwość wyświetlania listy zestawień tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku.
Istnieje możliwość dodania tylko jednego zestawienia za dany miesiąc.
Zestawienie dochodów jest zawsze widoczne na liście w kolorze czarnym. Przycisk umożliwia usunięcie zestawienia.
Formularz zestawienia dochodów
Podczas wyliczenia zestawienia dochodów następuje weryfikacja, czy za dany miesiąc uzupełniono udziały na formularzu kwot indywidualnych właściciela. Jeżeli w danym miesiącu nie wprowadzono kwot indywidualnych to podczas próby przeliczenia zestawienia za ten miesiąc pojawia się komunikat: Nie wprowadzono żadnych kwot ani udziałów dla podatnika w Ogólne/ Inne/ Właściciele/ Udziały i kwoty deklaracji. Czy chcesz je teraz uzupełnić? Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie na Listę kwot deklaracji właściciela. Po dodaniu kwot należy przeliczyć zestawienie.
Uwaga
W przypadku zaliczek kwartalnych na formularzu kwot indywidualnych właściciela należy uzupełnić udziały oraz składki na ubezpieczenia społeczne dla każdego miesiąca danego kwartału.
Zestawienie dochodów jest zawsze aktywne do edycji.
Na formularzu zestawienia dla podatnika rozliczającego według skali lub liniowo wyliczana jest kwota przychodów zwolnionych i dochodów opodatkowanych z działalności gospodarczej narastająco od początku roku. W przypadku PIT-36 działalność gospodarcza obejmuje również strefę.
Do pozycji Zwiększenie / zmniejszenie dochodu przenoszona jest kwota uzupełniona na formularzu kwot indywidualnych właściciela w polu Zwiększenie / zmniejszenie dochodu pod składkę zdrowotną narastająco od początku roku. Kwota podlega edycji i nie jest ona ograniczana do wysokości innych kwot. Pole przyjmuje zarówno wartości dodatnie, jak i ujemne.
Po dokonaniu edycji w poz. Zwiększenie / zmniejszenie dochodu, w kolejnych miesiącach kwota w tej poz. jest wyliczana jako suma wartości uzupełnionych na formularzu kwot indywidualnych właściciela w polu Zwiększenie / zmniejszenie dochodu pod składkę zdrowotną narastająco od początku roku.
Do pozycji Składki społeczne pomniejszające dochód na formularzu pierwszego zestawienia przenoszona jest suma kwot uzupełnionych na formularzu kwot indywidualnych właściciela narastająco od początku roku. Kwota podlega edycji i nie jest ona ograniczana do wysokości innych kwot. W kolejnych miesiącach kwota w poz. Składki społeczne pomniejszające dochód wyliczana jako suma składek z poprzedniego zestawienia oraz kwoty składki uzupełnionej na formularzu kwot indywidualnych właściciela w bieżącym miesiącu.
Kwota w poz. Dochód dla składki zdrowotnej wyliczana jest jako suma kwot w poz. 18 Przychody z działalności gospodarczej, i poz. 21 Dochód i poz. Zwiększenie / zmniejszenie dochodu (w przypadku kwoty dodatniej), pomniejszona o kwotę z poz. Zwiększenie / zmniejszenie dochodu (w przypadku kwoty ujemnej) i poz. Składki społeczne pomniejszające dochód. Jeżeli różnica jest wartością ujemną to wpisywana jest wartość ‘0’.
Zestawienie dochodu pod składki zdrowotne dla zaliczki na PIT-36Zestawienie dochodu pod składki zdrowotne dla zaliczki na PIT-36L
Na formularzu zestawienia dostępna jest zakładka [Dz. Gospodarcza] na której prezentowane są wszystkie działalności gospodarcze właściciela wraz z wartościami przychodów i kosztów oraz udziałami (analogicznie jak na zaliczkach na PIT). Dla zestawienia dotyczącego zaliczki na PIT-36 dostępna jest również zakładka [Strefa].
Automatyczne generowanie zestawienia
Zestawienie dochodów jest tworzone automatycznie:
po wyliczeniu zaliczki na PIT,
po wyliczeniu listy płac właściciela, w firmie wskazanej na formularzu właściciela na zakładce [Ubezpieczenie (zdrow.)] w polu Pobieraj dane o dochodzie właściciela z deklaracji podatkowych, jeżeli na formularzu właściciela na zakładce [Ogólne] uzupełniono identyfikator (NIP/ PESEL).
Po wyliczeniu zaliczki na PIT, wartości dochodów z zaliczki na PIT przenoszone są na zestawienie dochodów. Po ponownym przeliczeniu zaliczki na PIT lub jej korekty i zmianie wartości dochodów kwoty te są aktualizowane na zestawieniu. Aktualizowana jest również data obliczenia zestawienia.
Uwaga
Po dokonaniu zmian na formularzu zaliczki na PIT-36/ PIT-36L, wartości z tej zaliczki zostaną przepisane na zestawienie dochodów, np. kwota przychodów zwolnionych (zestawienia dochodów nie są ponownie przeliczane, ale kwoty z zaliczki przepisywane na zestawienie).
W przypadku gdy podatnik rozlicza się kwartalnie to zestawienie za pierwszy i drugi miesiąc kwartału należy dodać ręcznie lub może zostać utworzone automatycznie po wyliczeniu listy płac za ten miesiąc. Po wyliczeniu kwartalnej zaliczki na PIT-36/ PIT-36L dodawane lub aktualizowane jest zestawienie za ostatni miesiąc danego kwartału.
Zestawienie dochodów nie jest usuwane po usunięciu zaliczki na PIT.
Zestawienie dochodów nie jest tworzone automatycznie po dodaniu zaliczki uproszczonej na PIT. W takim przypadku zestawienie może zostać utworzone w momencie wyliczenia listy płac lub dodane przez Użytkownika ręcznie na liście zestawień.
Jeżeli za dany miesiąc nie utworzono zestawienia dochodów to jest ono tworzone automatycznie po wyliczeniu listy płac dla właściciela.
Zestawienie dochodów nie jest usuwane po usunięciu listy płac.
Po aktualizacji programu do wersji 2022.4.1, jeżeli w bazie były naliczone miesięczne zaliczki na PIT‑36/ PIT-36L za rok 2022 to na liście zestawień zostaną utworzone zestawienia za te miesiące, uzupełnione danymi z zaliczek.
Po aktualizacji programu do wersji 2022.4.1, jeżeli w bazie były naliczone kwartalne zaliczki na PIT-36/ PIT-36L za rok 2022 to na liście zestawień zostaną utworzone zestawienia za ostatni miesiąc danego kwartału.
PIT-36L
Wyliczenie zaliczki na PIT-36L
Uwaga
Wszelkie obliczenia przychodów i podatku są realizowane przez program automatycznie na podstawie zgromadzonych w programie danych. Jednakże w przypadku błędnie wprowadzonych danych (np. brak informacji o udziałach podatnika, niekompletnie przeniesione zapisy z rejestru VAT do księgi itp.) wyniki obliczeń będą oczywiście różne od oczekiwanych. Dlatego na użytkowniku spoczywa obowiązek kontroli, czy wprowadzone i przetwarzane dane są poprawne
Aby obliczyć nową zaliczkę, należy na liście zaliczek na PIT-36L wcisnąć przycisk Dodaj .
Na formularzu zaliczki PIT-36L znajdują się trzy zakładki, a numeracja pól odpowiada tej, która znajduje się na wzorze.
Uwaga
Artykuł omawia zaliczkę na PIT-36L na podstawie wersji formularza 10. W przypadku wprowadzenia nowej wersji formularza, pewne dane (np. numery rubryk) mogą ulec zmianie.
Uwaga
Podczas próby dodania zaliczki za rok 2022 w wersji PIT-36L(7) pojawia się ostrzeżenie informujące o tym, że formularz służy do rozliczenia dochodów do końca roku 2021.
Po wskazaniu na formularzu zaliczki na PIT-36L w wersji 8 okresu rozliczeniowego późniejszego niż maj 2022 r. pojawia się ostrzeżenie informujące o tym, że formularz służy do rozliczenia za okres do maja 2022 r.
Po wskazaniu na formularzu zaliczki na PIT-36L w wersji 10
okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż czerwiec 2022 r. pojawia się ostrzeżenie informujące o tym, że formularz służy do rozliczenia za okres od czerwca 2022 r.
Zakładka 1 – [Sekcja C –F]
Przed wykonaniem obliczenia zaliczki, należy na zakładce 1 uzupełnić informacje, takie jak rok i miesiąc zaliczki, wybór podatnika czy sposób uwzględniania zapisów w buforze.
Zakładka [Sekcja C – F] wczęści Ogólne zawiera następujące informacje:
Rok i miesiąc, za który zaliczka ma być obliczona
Właściciel – wybór podatnika, dla którego będzie obliczana zaliczka. Wyboru podatnika można dokonać przez wpisanie kodu podatnika lub wybór z listy wspólników. Listę wspólników otwiera się przyciskiem .
Kliknięcie w ikonę powoduje przeniesienie na formularz danych właściciela za odpowiedni okres.
Uwzględniać zapisy w buforze – włączenie tego parametru spowoduje, że program przy obliczeniach uwzględni zapisy w buforze księgi przychodów i rozchodów.
Zablokuj deklarację przed zmianami – zabezpiecza zaliczkę przed skasowaniem i zmianami.
Wprowadził, Zmodyfikował – kod operatora, który dokonał obliczenia i zatwierdzenia (zablokowania) zaliczki oraz daty tych operacji.
Kliknięcie w ikonę z poziomu formularza zaliczki na PIT-36L powoduje otwarcie okna Kwot indywidualnych za miesiąc wybrany na zaliczce lub w przypadku zaliczek składanych kwartalnie – ostatni miesiąc danego kwartału. Po kliknięciu w ikonę widoczne są zakładki: PIT-36L oraz Dz. gospodarcza.
Uwaga
W celu wyliczenia kwartalnej zaliczki na PIT-36L zalecane jest uzupełnienie kwot indywidualnych wspólnika za wszystkie trzy miesiące danego kwartału. Udziały za wszystkie trzy miesiące danego kwartału należy uzupełnić również w przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie kwartału. Przykładowo, podatnik rozpoczynający działalność w lutym i rozliczający się kwartalnie powinien dodać również kwoty indywidualne za miesiąc styczeń wraz z udziałem: 0/100
Przelicz deklarację - przycisk pozwala na przeliczenie zaliczki na PIT-36L za wybrany miesiąc, zaliczka może zostać przeliczona również za pomocą klawisza <F8>.
Jeżeli na formularzu właściciela w polu Zwolnienie z PIT z tytułu wybrano Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury i nie uzupełniono daty urodzenia to podczas próby wyliczenia zaliczki na PIT 36L(10) pojawi się komunikat: Nie można przeliczyć zaliczki. Podatnik korzysta ze zwolnienia z PIT z tytułu: Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury natomiast nie została uzupełniona data urodzenia. Czy chcesz ją teraz uzupełnić? Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie na formularz danych właściciela na zakładkę [Ogólne]. Wybór opcji Nie skutkuje brakiem możliwości przeliczenia zaliczki.
Uwaga
Po obliczeniu zaliczki, użytkownik powinien sprawdzić w dalszej części formularza te pola, które nie są pobierane automatycznie przez program i wymagają ewentualnego uzupełnienia.
Jeżeli w danym miesiącu na formularzu Kwot indywidualnych nie dodano żadnego udziału, ale na ostatni dzień poprzedniego miesiąca udział został uzupełniony to zaliczka na PIT-36L(10) liczona jest w kolejnych miesiącach według udziału z ostatniego dnia poprzedniego miesiąca. Jeżeli na ostatnim zdefiniowanym udziale w danym roku nie określono udziału na ostatni dzień miesiąca to podczas próby przeliczenia zaliczki na PIT-36L(10) pojawia się komunikat o braku udziałów w działalności.
Po przeliczeniu zaliczki na zakładce [Sekcja C –F] wyświetlane są następujące informacje:
Sekcja C Przychody zwolnione od podatku na podstawie art. 21 ust.1. pkt 152-154 zawiera poz. 18 Przychody z działalności gospodarczej. Jeżeli na karcie właściciela wskazano przyczynę zwolnienia z PIT to w polu wyświetlana jest kwota przychodów podlegających zwolnieniu. Jeżeli na karcie właściciela w polu Zwolnienie z PIT z tytułu wskazano przyczynę zwolnienia to kwota uzupełniona na formularzu kwot indywidualnych w polu Utrata ulgi inwestycyjnej (art. 7 ust. 19 i 20) wliczana jest do przychodów zwolnionych od podatku. Użytkownik ma możliwość edycji kwoty do wysokości 85 528 zł.
Uwaga
Podczas wyliczenia zaliczki weryfikowane jest ustawienie pola Zwolnienie z PIT z tytułu na dzień wyliczenia zaliczki (nie są uwzględniane ustawienia historyczne). Jeżeli podatnik w trakcie roku nabył prawo do zwolnienia (gdzie we wcześniejszych miesiącach naliczono przychody opodatkowane) to po wskazaniu w polu Zwolnienie z PIT z tytułu opcji Osoba wychowująca co najmniej czworo dzieci lub Osoba, która przeniosła miejsce zamieszkania na terytorium Polski i wyliczeniu zaliczki wszystkie przychody będą traktowane jako zwolnione (do przekroczenia limitu zwolnienia 85 528 zł). Jeżeli podatnik w trakcie roku utracił prawo do zwolnienia (np. pracujący emeryt przekroczył 85 528 zł przychodów zwolnionych) to po wyliczeniu zaliczki wszystkie kolejne przychody będą traktowane jako opodatkowane.
W poz. 19 Przychód wykazywane są tylko przychody opodatkowane z działalności gospodarczej. Kwota podlega edycji przez użytkownika. Jeżeli na karcie właściciela w polu Zwolnienie z PIT z tytułu wskazano Osoba wychowująca co najmniej czworo dzieci lub Osoba, która przeniosła miejsce zamieszkania na terytorium Polski kwota w poz. 19 zostanie wyliczona w przypadku, gdy podatnik przekroczy limit zwolnienia wynoszący 85 528 zł. Jeżeli na karcie właściciela w polu Zwolnienie z PIT z tytułu wskazano Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury to w poz. 19 pojawi się kwota przychodów jaką uzyskał podatnik do dnia poprzedzającego 60/65 urodziny. Zwolnienie będzie stosowane do miesiąca przekroczenia limitu 85 528 zł. Po przekroczeniu limitu zwolnienia kolejne przychody znowu są traktowane jako opodatkowane.
Jeżeli na karcie właściciela w polu Zwolnienie z PIT z tytułu wskazano Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury i na formularzu kwot indywidualnych na zakładce [Dz. Gospodarcza] wskazano dodatkową działalność to wszystkie przychody osiągnięte przez podatnika przed miesiącem, w którym ukończy 60/65 rok życia uwzględniane są w przychodach opodatkowanych, natomiast wszystkie przychody osiągnięte po miesiącu, w którym ukończy 60/65 rok życia uwzględniane są w przychodach zwolnionych (do momentu przekroczenia limitu 85 528 zł).
Jeżeli na karcie właściciela w polu Zwolnienie z PIT z tytułu wskazano Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury i na formularzu kwot indywidualnych na zakładce [Dz. Gospodarcza] wskazano dodatkową działalność to podczas wyliczenia zaliczki w miesiącu/kwartale, w którym podatnik ukończył 60/65 rok życia pojawia się komunikat: Podatnik korzysta ze zwolnienia z podatku dla osoby powyżej 60/65 lat niepobierającej emerytury, ma dodatkową działalność gospodarczą lub pobiera dane z innej bazy. Zweryfikuj poprawność wyliczeń kwoty przychodów zwolnionych od podatku oraz ustalenia dochodu/straty.
Kwota w poz. 20 Koszty uzyskania wyliczana jest narastająco od początku roku i podlega edycji przez użytkownika.
Jeżeli podatnik korzysta ze zwolnienia z PIT to składek na ubezpieczenia społeczne nie można odliczyć od przychodów zwolnionych (nie są przenoszone na zaliczkę nawet jeżeli są uzupełnione na formularzu kwot indywidualnych właściciela). Jeżeli za poprzednie miesiące/kwartały były przychody opodatkowane i składki odliczone to są one wykazywane na zaliczce narastająco. Kwota w poz. 24 Składki na ubezpieczenia społeczne ograniczana jest do wysokości kwoty z poz. 21 Dochód pomniejszonej o kwotę z poz. 23 Straty z lat ubiegłych.
W miesiącu, w którym następuje przekroczenie limitu 85 528 zł, wyliczana jest kwota składki przypadająca proporcjonalnie na przychód opodatkowany. Kwota ta jest wyliczana jako iloraz sumy przychodów opodatkowanych z działalności gospodarczej za miesiąc/kwartał do przychodów całkowitych z działalności gospodarczej za miesiąc/kwartał, przemnożony przez wysokość składki społecznej za ten miesiąc/kwartał. Kwota w poz. 24 Składki na ubezpieczenia społeczne podlega edycji do wysokości kwoty z poz. 21 Dochód pomniejszonej o kwotę z poz. 23 Straty z lat ubiegłych.
Jeżeli podatnik nie korzysta ze zwolnienia z PIT to w poz. 24 Składki na ubezpieczenia społeczne sumowane są składki narastająco z poprzednich miesięcy/kwartałów oraz bieżącego miesiąca/kwartału, do wysokości kwoty z poz. 21 Dochód pomniejszonej o kwotę z poz. 23 Stratyz lat ubiegłych.
Do poz. Składki na ubezpieczenie zdrowotne przenoszona jest suma zapłaconych od początku roku składek na ubezpieczenie zdrowotne, uzupełnionych na formularzu kwot indywidualnych właściciela. Kwota ta ograniczana jest do wysokości dochodu pomniejszonego o ewentualne straty z działalności gospodarczej oraz pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne. W 2022 r. pole to jest dodatkowo ograniczane do wysokości obowiązującego limitu 8 700 zł. W 2023 r. pole to jest dodatkowo ograniczane do wysokości obowiązującego limitu 10 200 zł. W 2024 r. pole to jest dodatkowo ograniczane do wysokości obowiązującego limitu 11 600 zł. Pole nie podlega edycji przez użytkownika.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Uwaga
Ulgę z tytułu darowizny przekazanej na określone cele związane z przeciwdziałanie pandemii COVID-19 można uwzględnić już na etapie wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy od przychodów ewidencjonowanych w trakcie roku podatkowego. Ulga obejmuje darowizny pieniężne lub rzeczowe przekazane na przeciwdziałanie COVID-19:
podmiotom wykonującym działalność leczniczą, wpisanym do wykazu, o którym mowa w art. 7 specustawy,
Agencji Rezerw Materiałowych z przeznaczeniem na cele wykonywania zadań ustawowych,
Centralnej Bazie Rezerw Sanitarno-Przeciwepidemicznych z przeznaczeniem na cele wykonywania jej działalności statutowej.
Wysokość odliczenia jest zależna od daty przekazania darowizny i wynosi:
do 30.04.2020 r. – 200% wartości darowizny,
w maju 2020 r. – 150% wartości darowizny,
od 1.06.2020 do 30.09.2020 r. – 100% wartości darowizn.
Kwotę ulgi na COVID-19 można ująć w kwotach indywidualnych w poz. Darowizny na przeciwdziałanie COVID-19. Pole jest widoczne na formularzu kwot indywidualnych właściciela do grudnia 2023 r.
Przykład
Podatnik w kwietniu 2020 roku przekazał darowiznę na łączną kwotę 10 000 zł. Jego ulga wynosić będzie 200%, tym samym w kwotach indywidualnych wspólnika należy wprowadzić kwotę 20 000 zł.
W sekcji F wyliczany jest dochód po odliczeniu strat, składek i darowizn.
Zakładka 2 – [Sekcje G]
Sekcja G służy do wyliczenia podstawy podatku. Sekcja F zawiera poz. 29 Postawa opodatkowania oraz 30. Kwoty zwiększające/zmniejszające podstawę opodatkowania o ulgę na złe długi. Istnieje możliwość uzupełnienia ręcznie kwoty w poz. 30 Kwoty zwiększające/zmniejszające podstawę opodatkowania o ulgę na złe długi. Kwota zmniejszenia (na minus) ograniczana jest do wysokości podstawy opodatkowania. Przykładowo, jeżeli Podstawa opodatkowania wynosi 1000, to w poz. Kwoty zwiększające/zmniejszające podstawę opodatkowania o ulgę na złe długi można wpisać kwotę nie mniejszą niż: – 1000. Próba wpisania kwoty: -1500 powoduje ograniczenie do kwoty: -1000. Szczegóły funkcjonalności ulgi na złe długi opisane zostały w artykule Ulga na złe długi w podatku dochodowym
Sekcja G pozwala na wyliczenie zaliczki miesięcznej na podatek dochodowy liniowy 19%. Na formularzu nie ma możliwości bezpośredniego wprowadzenia odliczeń – kwoty odliczeń są na deklarację pobierane z kartoteki indywidualnych odliczeń podatnika.
Zakładka 3 – [Dz. gospodarcza]
Na zakładce 3 użytkownik ma możliwość przeglądania przychodów i kosztów uzyskania przychodu dla pozarolniczych działalności gospodarczych, które są wprowadzane na karcie kwot indywidualnych podatnika. Dana działalność pojawia się tyle razy ile różnych udziałów ma wspólnik z odpowiednio wyliczonymi dla danego udziału przychodami i kosztami wraz z informacją, za jaki okres obowiązywał dany udział.
Na zakładce sumowane są wszystkie przychody podatnika (zarówno opodatkowane, jak i zwolnione).
Uwaga
Kwoty uzupełnione na formularzu Kwot indywidualnych w polach Dodatkowe indywidulane Przychody i Koszty nie są przemnażane przez udziały i są dodawane w całości do ostatniego udziału w danym miesiącu.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Uwaga
Dla deklaracji z terminem płatności późniejszym niż 31.12.2019 r., podczas zapisywania deklaracji następuje weryfikacja czy uzupełniony został indywidualny numer podatkowy właściciela, który ma pojawić się na płatności. Jeżeli nie został określony, wówczas pojawia się komunikat:
Indywidualny rachunek podatkowy wspólnika
Na oknie z komunikatem dostępny jest link do Generatora mikrorachunku wraz z polem do uzupełnienia numeru Indywidualnego rachunku podatkowego. Po jego uzupełnieniu i zapisaniu zmian za pomocą ikony , numer rachunku zostaje zapisany na karcie właściciela. Podany tu numer rachunku umieszczony zostaje na płatności z zaliczki.
Wybór opcji Anuluj zmiany (kliknięcie ikony )powoduje zapisanie zaliczki i wygenerowanie płatności bez uzupełnionego numeru rachunku bankowego. Należy uzupełnić go na płatności przed eksportem przelewów do banku bądź wydrukowaniem formularza przelewu.
Zaliczka na PIT-36L jest sporządzana dla podatników osiągających przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej i chcących rozliczać się podatkiem liniowym 19%. Wyliczenie deklaracji jest możliwe po zaznaczeniu na karcie Indywidualnych Kwot Deklaracji Wspólnika na zakładce [PIT-36L] parametru Podatnik rozlicza się wg skali liniowej (PIT-36L).
W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, zaliczka miesięczna na podatek dochodowy PIT-36 jest wyliczana na podstawie zapisów na kontach, danych wprowadzonych na karcie indywidualnych kwot deklaracji danego podatnika oraz informacji wprowadzonych na karcie podatnika na zakładce [Nr ident./podatki] (w przypadku pobrania modułu płacowego) lub [Szczegółowe] (w przypadku nie pobrania modułu płacowego).
W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową, zaliczka miesięczna na podatek dochodowy PIT-36 jest wyliczana na podstawie zapisów Księgi podatkowej, danych wprowadzonych na Karcie indywidualnych kwot danego podatnika oraz informacji wprowadzonych na karcie podatnika na zakładce [Nr ident./podatki] (w przypadku pobrania modułu płacowego) lub [Szczegółowe] (w przypadku nie pobrania modułu płacowego).
Uwaga
W związku z możliwością wyliczenia podatku metodą liniową na zaliczce na PIT‑36L, jeżeli podatnik na karcie Indywidualnych Kwot Deklaracji Wspólnika, na zakładce [PIT-36L], ma zaznaczony parametr Podatnik rozlicza się wg skali liniowej (PIT-36L), wówczas na zaliczce na PIT-36 wykazywane są wyłącznie przychody z najmu i działalności w strefie. Przychody z działalności gospodarczej wówczas są wykazywane na zaliczce na PIT-36L.
Po zaznaczeniu na karcie Indywidualnych Kwot Deklaracji Wspólnika, na zakładce [PIT-36L], parametru Podatnik rozlicza się wg skali liniowej (PIT-36L), pojawiają się kolejne opcje do uzupełnienia.
Na zakładce [PIT-36L] kwota składek na ubezpieczenie zdrowotne jest uzupełniana automatycznie po wyliczeniu listy płac właściciela jeżeli na jego karcie na zakładce [Ubezpieczenie zdrow.] zaznaczono parametr Zasady ogólne – podatek liniowy. Składka zdrowotna uzupełniania jest na formularzu kwot indywidualnych właściciela w firmie wskazanej w polu Pobieraj dane o dochodzie właściciela z deklaracji podatkowych. Funkcjonalność jest dostępna jeżeli oprócz modułu księgowego pobrano moduł Płace i Kadry lub Płace i Kadry Plus.
Kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne jest uzupełniana w miesiącu następującym po miesiącu, za który właścicielowi naliczono listę płac. Przykładowo po naliczeniu listy płac za miesiąc czerwiec 2022 r., składka zostanie automatycznie uzupełniona za miesiąc lipiec 2022 r.
Uwaga
Jeżeli pierwsza lista płac zostanie wyliczona na wersji programu 2022.5.1 np. za miesiąc czerwiec to użytkownik powinien samodzielnie uzupełnić na formularzu właściciela kwoty składek zdrowotnych zapłaconych za okres styczeń – czerwiec 2022 r. Może to zrobić uzupełniając kwoty osobno w każdym miesiącu lub w miesiącu czerwcu wpisać kwotę składek zapłaconych w okresie styczeń – czerwiec 2022 r.
Jeżeli za dany miesiąc na formularzu właściciela nie dodano kwot indywidualnych, to po wyliczeniu listy płac za miesiąc wcześniejszy, są one automatycznie dodawane wraz z uzupełnioną kwotą składki na ubezpieczenie zdrowotne i uzupełnionymi na podstawie poprzedniego miesiąca składkami na ubezpieczenia społeczne.
Jeżeli w danym miesiącu na formularzu kwot indywidualnych uzupełniono wcześniej kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne to po przeliczeniu listy płac za miesiąc wcześniejszy jest ona aktualizowana na karcie właściciela (również w przypadku, gdy zaliczka na PIT-36L za dany miesiąc została już przeliczona).
Jeżeli podatnik rozliczający się podatkiem liniowym księguje składki zdrowotne bezpośrednio w koszty to nie powinien ich przenosić na kwoty indywidualne właściciela, aby nie odliczyć ich podwójnie. W takim wypadku należy zaznaczyć na formularzu właściciela na zakładce [Ubezpieczenie (zdrow.)] parametr Nie przenoś składki zdrowotnej na kwoty deklaracji. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony. Parametr jest dostępny do zaznaczenia, gdy w tej sekcji zaznaczony jest również parametr Pobieraj dane o dochodzie właściciela z deklaracji podatkowych.
Lista deklaracji jest otwierana z menu przez wybór: Księgowość/PIT/ Zaliczki na PIT-36L.
Na liście zaliczek użytkownik ma przede wszystkim możliwość dodawania i obliczania nowych zaliczek, jak również przeglądania, ponownego przeliczania czy też całkowitego usuwania wcześniej obliczonych zaliczek. Dodatkowo, z poziomu listy użytkownik może zaksięgować za pomocą wzorca kwotę podatku Do zapłaty. Na liście znajdują się następujące informacje: Miesiąc i Rok zaliczki, Nazwisko i imię podatnika, Wersja formularza deklaracji, zgodnie z którą została wyliczona zaliczka, Data obliczenia zaliczki, Kwota należna z tytułu zaliczki, Status, określający stan zaliczki (obliczona lub zamknięta) oraz Korekta – wartość w tym polu informuje o numerze kolejnym korekty. Kolumny: e-Deklaracje i Data wysłania dotyczą deklaracji rocznych.
Istnieje możliwość wyświetlania listy zaliczek tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku.
Uwaga
Jeżeli zaliczka została zablokowana przed zmianami, wówczas jej zmiana ani usunięcie nie jest możliwe. W takim przypadku należy najpierw odblokować zaliczkę, korzystając z funkcji dostępnej w menu kontekstowym.
Rozliczenie roczne podatku liniowego (PIT-36L)
Uwaga
Deklaracja roczna PIT-36Lw wersji 20 dostępna jest od wersji 2024.1.1 programu Comarch ERP Optima
Deklaracja roczna PIT-36L dostępna z poziomu Księgowość/PIT/ Zaliczki na PIT-36L jako Deklaracja roczna PIT‑36L wersja 20.
W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, deklaracja jest obliczana na podstawie zestawienia systemowego PIT-36, skąd pobierane są kwoty przychodów i kosztów całego roku oraz z listy kwot do deklaracji dostępnych na karcie właściciela, skąd pobierane są kwoty odliczeń od dochodu i podatku.
W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową, deklaracja jest obliczana na podstawie zapisów Księgi podatkowej oraz danych wprowadzonych na Karcie indywidualnych kwot danego podatnika, skąd pobierane są kwoty odliczeń od dochodu i podatku
Uwaga
W sytuacji gdy użytkownik posiada moduł Płace i Kadry jest możliwość drukowania adresu zamieszkania na deklaracji rocznej PIT-36L. Adres zamieszkania przenosi się na deklaracje jeżeli jest wypełniony na formularzu właściciela z poziomu Ogólne/ Inne/ Właściciele w dodatkowych danych kadrowych oraz na drugiej zakładce [Nr ident./podatki] jest zaznaczony parametr Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT
Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową i na formularzu właściciela dodano kwotę indywidulaną w miesiącu, w którym nie ma żadnego zapisu w KPiR to w celu prawidłowego wyliczenia deklaracji PIT-36L użytkownik musi dodać zapis do KPiR z zerową kwotą.
Aby obliczyć powyższą deklarację, na Liście Deklaracji, z rozwijalnego menu należy wybrać opcję Deklaracja roczna PIT-36L wersja 20 a następnie nacisnąć przycisk .
Uwaga
Pierwsze przeliczenie deklaracji PIT 36 powoduje uzupełnienie danych na podstawie ustawień domyślnych (np. kwot indywidualnych właściciela). Jeżeli Użytkownik dokona na deklaracji modyfikacji pola uzupełnionego automatycznie to już nie powinien przeliczać formularza deklaracji przyciskiem pioruna. Ponowne przeliczenie powoduje ponowne uzupełnienie danych na podstawie ustawień domyślnych.
Formularz deklaracji składa się z 10 zakładek:
Zakładka 1- [Sekcja A-D]
Przed wykonaniem obliczenia deklaracji, należy na zakładce 1 uzupełnić informacje, takie jak rok, wybór podatnika czy sposób uwzględniania zapisów w buforze.
Rok, za który deklaracja ma być obliczona.
Właściciel – wybór podatnika, dla którego będzie obliczana deklaracja. Wyboru podatnika można dokonać przez wpisanie kodu podatnika lub wybór z listy wspólników. Listę wspólników otwiera się przyciskiem .
Kliknięcie w ikonę powoduje przeniesienie na formularz danych właściciela za odpowiedni okres.
Uwzględniać zapisy w buforze – włączenie tego parametru spowoduje, że program przy obliczeniach uwzględni zapisy w buforze.
Zablokuj deklarację przed zmianami – zabezpiecza deklarację przed skasowaniem i zmianami.
Cel złożenia formularza – złożenie zeznania lub korekta zeznania. Po zaznaczeniu na formularzu deklaracji PIT-36L(20) parametru korekta zeznania i wskazaniu w poz. 7 Rodzaj korekty opcji 2. Korekta zeznania, o której mowa w art. 81b par. 1a Ordynacji podatkowej pojawia się komunikat: Jeśli w pozycji 7 zaznaczono kwadrat nr 2, to podatnik powinien wypełnić załącznik ORD-ZU. Jeżeli zaznaczono opcję nr 2 i nie uzupełniono uzasadnienia przyczyn złożenia korekty to nie jest możliwe zatwierdzenie deklaracji PIT-36L(20). Użytkownik powinien uzupełnić uzasadnienie na załączniku ORD-ZU lub wskazać w poz. 7 opcję 1. Korekta zeznania, o której mowa w art. 81 Ordynacji podatkowejWprowadził, Zmodyfikował – kod operatora, który dokonał obliczenia i zatwierdzenia (zablokowania) deklaracji oraz daty tych operacji.
Przelicz deklarację – przycisk pozwala na przeliczenie deklaracji za wybrany rok, deklaracja może zostać przeliczona również za pomocą klawisza <F8>.
Przycisk służący do wysyłki do systemu e-Deklaracje staje się aktywny po przeliczeniu deklaracji PIT-36L za pomocą przycisku . Po naciśnięciu przycisku następuje zablokowanie deklaracji i jej wysłanie. Po wysłaniu deklaracji ikona wysyłki zostaje zamieniona na ikonę odbioru UPO .
Sekcja Informacje dodatkowe zawiera informacje o zwolnieniach. Nie ma możliwości równoczesnego zaznaczenia:
14 wybrał metodę ustalania różnic kursowych, o której mowa w art. 14b ust. 2 ustawy oraz poz. 15 rezygnuje ze stosowania metody ustalania różnic kursowych, o której mowa w art. 14b ust. 2 ustawy,
17 wybrał kwartalny sposób wpłacania zaliczek na podstawie art. 44 ust. 3g ustawy oraz poz. 18 wybrał wpłacanie zaliczek w formie uproszczonej na podstawie art. 44 ust. 6b ustawy.
Jeżeli dodano zaliczkę kwartalną na PIT-36L za ostatni kwartał danego roku to po przeliczeniu deklaracji PIT-36L(20) automatycznie zaznaczana jest poz. 17 wybrał kwartalny sposób wpłacania zaliczek na podstawie art. 44 ust. 3g ustawy. Jeżeli za ostatni miesiąc/kwartał danego roku nie dodano zaliczki to następuje weryfikacja, czy na formularzu kwot indywidualnych zaznaczono parametr Kwoty do zaliczki kwartalnej. Jeżeli został on zaznaczony to poz. 17 na formularzu PIT-36L(20) jest automatycznie zaznaczana. Użytkownik ma możliwość odznaczenia tej opcji.
Jeżeli w danym roku dodano zaliczki uproszczone to po przeliczeniu deklaracji PIT-36L(20) automatycznie zaznaczana jest poz. 18 wybrał wpłacanie zaliczek w formie uproszczonej na podstawie art. 44 ust. 6b ustawy. Użytkownik ma możliwość odznaczenia tej opcji.
Sekcja D Przychody zwolnione od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 152-154 ustawy zawiera informacje o rodzaju zwolnienia oraz przychodach objętych zwolnieniem.
Jeżeli na karcie właściciela w polu Zwolnienie z PIT z tytułu na dowolny dzień roku podatkowego 2023 r. wskazano przyczynę zwolnienia z podatku to na deklaracji PIT-36L(20) zaznaczany jest automatycznie odpowiedni rodzaj ulgi.
Uwaga
Jeżeli nie pobrano modułu płacowego oraz podatnikowi w 2023 r. przysługiwała ulga dla pracujących seniorów, którą utracił, należy przed wyliczeniem deklaracji PIT-36L(20) na formularzu właściciela na zakładce [Szczegółowe] w polu Zwolnienie z PIT ponownie wskazać: Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury. Po wyliczeniu deklaracji PIT-36L(20), w polu Zwolnienie z PIT należy ponownie wybrać: Brak.
Użytkownik ma również możliwość ręcznego zaznaczenia ulgi na formularzu deklaracji PIT-36L(20).
Jeżeli na formularzu deklaracji PIT-36L(20) zaznaczono automatycznie poz. 22 lub poz. 24 to odpowiednio do poz. 23 lub poz. 25 przenoszona jest kwota przychodów objętych zwolnieniem (maksymalnie 85 528 zł). Użytkownik ma możliwość edycji kwoty do wysokości 85 528 zł.
Jeżeli na formularzu deklaracji PIT-36L zaznaczono automatycznie poz. 26 to kwota przychodów objętych zwolnieniem przenoszona jest z formularza ostatniej zaliczki na PIT-36L wyliczonej w 2022 r. W takim przypadku podczas wyliczania deklaracji PIT-36L(20) pojawia się komunikat: Deklaracja została przeliczona na podstawie wyliczonych zaliczek za rok podatkowy. Zweryfikuj i sprawdź czy masz policzone wszystkie potrzebne zaliczki. Użytkownik ma możliwość edycji kwoty do wysokości 85 528 zł. W przypadku zaliczek uproszczonych użytkownik powinien uzupełnić tę kwotę ręcznie.
Suma kwot w poz. 23, poz. 25 i poz. 27 ograniczana jest do wysokości 85 528 zł.
Jeżeli na formularzu deklaracji PIT-36L(20) zaznaczono poz. 24 Ulga dla rodzin 4+ – art. 21 ust. 1 pkt 153 ustawy, to podatnik powinien wypełnić załącznik PIT/O i uzupełnić dane co najmniej czworga dzieci. Nie ma możliwości zatwierdzenia deklaracji PIT-36L(20) z zaznaczoną poz. 24 bez dodanego załącznika PIT/O.
Jeżeli na formularzu deklaracji PIT-36L(20) zaznaczono poz. 22, poz. 24 lub poz. 26 a nie uzupełniono kwoty odpowiednio w poz. 23, poz. 25 lub poz. 27 to podczas zapisywania deklaracji PIT-36L(20) pojawia się komunikat: W sekcji D zaznaczono rodzaj zwolnienia a nie podano kwoty przychodów zwolnionych. Czy chcesz poprawić sekcję D? Zaakceptowanie komunikat umożliwia uzupełnienie kwoty w sekcji D. Wybór opcji Nie powoduje zapisanie formularza deklaracji PIT-36L(20).
Po uzupełnieniu/ zmianie kwoty przychodów objętych zwolnieniem w poz. 23, poz. 25, lub poz. 27 pojawia się komunikat: Podatnik korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 152-154 ustawy. Aby prawidłowo wyliczyć deklarację dodaj zwolnienie na karcie właściciela i przelicz zaliczki. W przeciwnym wypadku deklarację należy uzupełnić ręcznie.
Odznaczenie na formularzu PIT-36L(20) danej ulgi zeruje kwotę przychodów objętych zwolnieniem oraz blokuje możliwość ręcznego uzupełnienia tej kwoty. Po odznaczeniu ostatniej ulgi w sekcji D pojawia się komunikat: Podatnik zrezygnował ze zwolnienia z PIT. Jeśli chcesz przeliczyć deklarację z pominięciem zwolnienia z PIT wybierz Tak, w przeciwnym wypadku deklarację należy zmodyfikować ręcznie. Zaakceptowanie komunikatu powoduje, że do poz. 28 Przychód przenoszona jest łączna kwota przychodów podatnika z działalności gospodarczej z załącznika PIT/B. W przypadku wyboru opcji Nie kwoty należy zmodyfikować na załączniku PIT/B. Aktualizowane są również kwoty składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz odliczenia na załączniku PIT/O.
Zakładka 2 – [ E – G.1] – Zawiera zestawienie łącznych przychodów i kosztów uzyskania przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczych oraz działów specjalnych produkcji rolnej. W tym miejscu program wylicza odpowiednio wartość dochodu lub straty W części tej uwidoczniona jest również wartość odliczenia z tytułu ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego. Na formularzu jest możliwość bezpośredniego wprowadzenia odliczeń – kwoty odliczeń są na deklarację również pobierane z kartoteki indywidualnych odliczeń podatnika.
Jeżeli na formularzu deklaracji PIT-36L(20) zaznaczono automatycznie poz. 22, poz. 24 lub poz. 26 to kwota w poz. 28 Przychód wyliczana jest jako różnica pomiędzy łączną kwotą przychodów podatnika z działalności gospodarczej a kwotą przychodów objętych zwolnieniem, wykazanych automatycznie w poz. 23, poz. 25 lub poz. 27 deklaracji PIT-36L(20).
Jeżeli dodano załącznik PIT/Z to edycji podlegają kwoty w poz. 30 i poz. 31.
Po uzupełnieniu kwoty w poz. 39 Straty z lat ubiegłych należy uzupełnić poz. 38.
Jeżeli w sekcji D wykazano przychody zwolnione to do poz. 40 Składki na ubezpieczenia społeczne przenoszona jest kwota składek z formularza ostatniej zaliczki na PIT-36L wyliczonej w 2023 r. (do wysokości przychodów opodatkowanych pomniejszonych o straty z działalności gospodarczej). Jeżeli na formularzu deklaracji PIT-36L nie wykazano przychodów zwolnionych to do poz. 40 Składki na ubezpieczenia społeczne przenoszona jest suma składek uzupełnionych na formularzu kwot indywidualnych właściciela (do wysokości przychodów opodatkowanych pomniejszonych o straty z działalności gospodarczej). Poz. 40 podlega edycji do wysokości przychodów opodatkowanych pomniejszonych o straty z działalności gospodarczej.
Do poz. 41 Składki na ubezpieczenie zdrowotne – art. 30c ust. 2 pkt 2 ustawy przenoszona jest kwota suma składek na ubezpieczenie zdrowotne, uzupełnionych na formularzu kwot indywidualnych właściciela. Kwota ta ograniczana jest do wysokości kwoty przychodów z działalności gospodarczej pomniejszonej o straty z działalności gospodarczej oraz pomniejszonej o składki na ubezpieczenia społeczne. Pole to jest dodatkowo ograniczane do wysokości obowiązującego limitu 10 200 zł. Pole podlega edycji przez użytkownika.
Kwota w poz. 47 Wydatki na nabycie terminala płatniczego oraz obsługę transakcji płatniczych ograniczana jest do wysokości 2 500 zł.
Zakładka 3 – [G.2 – G.5] – zawiera sekcje dotyczące zwiększenia podstawy opodatkowania/ zmniejszenia straty oraz zmniejszenia podstawy opodatkowania/ zwiększenia straty. Na zakładkę mogą zostać przeniesione kwoty z załącznika Korekta podatku.
Jeżeli do deklaracji PIT-36L(20) dodano załącznik Korekta podatku to aktywne są pola:
poz. 56 i poz. 61 Zwiększenia straty na podstawie artykułu 26i ust. 2 pkt 1 oraz ust. 8 ustawy,
poz. 58 i poz. 63 Zmniejszenia straty na podstawie artykułu 26i ust. 2 pkt 2 oraz ust. 7 ustawy,
Kwoty do poz. 56 i poz. 58 przenoszone są z formularza załącznika Korekta podatku jeżeli kwota w poz. 54 jest większa od zera. Kwoty do poz. 61 i poz. 63 przenoszone są z formularza załącznika Korekta podatku jeżeli kwota w poz. 55 jest większa od zera. Użytkownik ma możliwość zmiany kwoty w tych pozycjach na niższą.
Zakładka 4 – [H – J] – pozwala na wyliczenie podatku wg stawki liniowej 19% oraz obliczenie zobowiązania podatkowego.
Po uzupełnieniu kwoty w poz. 75 Doliczenia do podatku należy uzupełnić poz. 74.
Zakładka 5 – [Sekcja K] – zawiera z należne zaliczki, należny podatek, zapłacony podatek oraz zapłacone zaliczki dla poszczególnych miesięcy/kwartałów. Kwoty wyliczone w pozycjach dotyczących należnych zaliczek (w tym kwoty wykazane na podstawie zaliczek uproszczonych na PIT-36L) przenoszone są automatycznie do pozycji dotyczących zapłaconych zaliczek (za ten sam miesiąc/kwartał). Użytkownik ma możliwość edycji tych kwot. Jeżeli w pozycji Należnej zaliczki jest 0 i użytkownik ręcznie uzupełni tą kwotę to automatycznie zaktualizuje się wartość Zapłaconej zaliczki, pod warunkiem, że jej wartość była również równa 0. Zmiana kwoty w pozycji Zapłaconej zaliczki nie aktualizuje kwoty Należnej zaliczki.Zakładka 6 – [Sekcja L – N] – to informacja o kwocie do zapłaty/nadpłacie zryczałtowanym podatku oraz naliczonych odsetkach.
Do poz. 142 Podatek wykazany w załączniku PIT/IP na formularzu deklaracji PIT-36L(20) przenoszona jest kwota z poz. 44 Podatek obliczony zgodnie z art. 30ca ust. 1 ustawy po uwzględnieniu doliczeń i odliczeń z poz. 42 i 43 z formularza załącznika PIT/IP(5).
Zakładka 7 – [O – T] – to informacja o załącznikach, wniosek o przekazanie 1,5% podatku na rzecz OPP, informacja o rachunku właściwym do zwrotu nadpłaty oraz informacja o karcie dużej rodzinie. Kwota 1,5% podatku jest automatycznie wyliczana po uzupełnieniu na formularzu deklaracji rocznej Numeru KRS organizacji. Wnioskowaną kwotę można pomniejszyć.
Uwaga
Program Comarch ERP Optima oferuje możliwość swobodnego wyboru wspieranej Organizacji Pożytku Publicznego kwotą z tytułu 1% podatku należnego.
Uwaga
Import Organizacji Pożytku Publicznego z serwera Comarch jest dostępny wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Uwaga
Dla deklaracji z terminem płatności późniejszym niż 31.12.2019 r., podczas zapisywania deklaracji następuje weryfikacja czy uzupełniony został indywidualny numer podatkowy właściciela, który ma pojawić się na płatności. Jeżeli nie został określony, wówczas pojawia się komunikat:
Indywidualny rachunek podatkowy wspólnika
Na oknie z komunikatem dostępny jest link do Generatora mikrorachunku wraz z polem do uzupełnienia numeru Indywidualnego rachunku podatkowego. Po jego uzupełnieniu i zapisaniu zmian za pomocą ikony , numer rachunku zostaje zapisany na karcie właściciela. Podany tu numer rachunku umieszczony zostaje na płatności z deklaracji.
Wybór opcji Anuluj zmiany (kliknięcie ikony )powoduje zapisanie deklaracji i wygenerowanie płatności bez uzupełnionego numeru rachunku bankowego. Należy uzupełnić go na płatności przed eksportem przelewów do banku bądź wydrukowaniem formularza przelewu.
Zakładka 8 – [Dz. gospod.] – użytkownik ma możliwość przeglądania przychodów i kosztów uzyskania przychodu dla pozarolniczych działalności gospodarczych, które są wprowadzane na karcie kwot indywidualnych podatnika.
Zakładka 9 – [Załączniki] – zawiera listę załączników PIT/B, PIT/ZG, PIT/Z, PIT/BR, PIT/O, PIT/IP, PIT/MIT, PIT/PM, Korekta podatku dla podatnika.
Zakładka 10 – [e-Deklaracje]
Kliknięcie w ikonę z poziomu formularza deklaracji PIT-36L powoduje otwarcie Listy kwot deklaracji właściciela.Deklaracja roczna PIT-36L Wersja 20:
Posiada możliwość uzupełniania przychodów z innych źródeł niż działalność gospodarcza.
Posiada załącznik PIT/B (dostępny na formularzu deklaracji rocznej PIT-36L) wraz z wydrukiem. Istnieje możliwość wprowadzenia dowolnej liczby załączników (ich liczba wykazywana jest w polu 176 informacja o liczbie załączników PIT/B).
Posiada załącznik PIT/ZG (dostępny na formularzu deklaracji rocznej PIT-36L) wraz z wydrukiem. Istnieje możliwość wprowadzenia dowolnej liczby załączników (ich liczba wykazywana jest w polu 178 informacja o liczbie załączników PIT/ZG).
Posiada załącznik PIT/Z (dostępny na formularzu deklaracji rocznej PIT-36L) wraz z wydrukiem. Istnieje możliwość wprowadzenia jednego załącznika (informacja o nim jest wykazywana w polu 181).
Posiada załącznik PIT/BR (dostępny na formularzu deklaracji rocznej PIT-36L) wraz z wydrukiem. Istnieje możliwość wprowadzenia dowolnej liczby załączników (ich liczba wykazywana jest w polu 179 informacja o liczbie załączników PIT/BR).
Posiada załącznik PIT/O (dostępny na formularzu deklaracji rocznej PIT-36L) wraz z wydrukiem. Istnieje możliwość wprowadzenia dowolnej liczby załączników (ich liczba wykazywana jest w polu 183).
Posiada załącznik PIT/IP (dostępny na formularzu deklaracji rocznej PIT-36L) wraz z wydrukiem. Istnieje możliwość wprowadzenia jednego załącznika (informacja o nim jest wykazywana w polu 177).
Posiada załącznik PIT/PM (dostępny na formularzu deklaracji rocznej PIT-36L) wraz z wydrukiem. Istnieje możliwość wprowadzenia dowolnej liczby załączników (ich liczba wykazywana jest w polu 182 informacja o liczbie załączników PIT/PM.
Posiada załącznik PIT/MIT (dostępny na formularzu deklaracji rocznej PIT-36L) wraz z wydrukiem. Istnieje możliwość wprowadzenia dowolnej liczby załączników (ich liczba wykazywana jest w polu 185 informacja o liczbie załączników PIT/MIT.
Posiada załącznik Korekta podatku (dostępny na formularzu deklaracji rocznej PIT-36L) wraz z wydrukiem Korekta podatku/ Zestawienie dokumentów do korekty podatku. Istnieje możliwość wprowadzenia jednego załącznika.
Uwaga
W sytuacji, gdy podatnik w ciągu roku nie ma przychodów, ani kosztów (ma zawieszoną działalność) i udziały na karcie wspólnika są uzupełnione, wtedy po przeliczeniu rocznej deklaracji PIT-36L generowany jest załącznik PIT/B zawierający jedynie nazwę firmy, dane adresowe oraz udziały wspólnika. Dane dotyczące przychodów i kosztów pozostają zerowe.
Złożenie/ korekta deklaracji. Jest możliwość zapisania zarówno deklaracji, jak i korekt do niej.. Po zaznaczeniu na formularzu deklaracji PIT-36L(20) parametru korekta zeznania i wskazaniu w poz. 7 Rodzaj korekty opcji 2. Korekta zeznania, o której mowa w art. 81b par. 1a Ordynacji podatkowej, podatnik powinien wypełnić załącznik ORD-ZU. Uzupełnienie uzasadnienie na załączniku ORD-ZU nie jest wymagane w przypadku wskazania w poz. 11 opcji 1. Korekta zeznania, o której mowa w art. 81 Ordynacji podatkowej.
Aby dodać korektę należy najpierw zatwierdzić deklarację pierwotną.
Kwota na zdarzeniu, w preliminarzu płatności, generowanym z deklaracji korygującej jest równa różnicy kwoty z deklaracji korygowanej i kwoty z poprzedniej deklaracji.
eksport deklaracji rocznej PIT-36L wraz z załącznikami: PIT/B, PIT/ZG, PIT/Z,PIT/BR, PIT/O, PIT/IP, PIT/PM oraz PIT/MIT do systemu e‑Deklaracje.
Naciśnięcie ikony Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje rozpoczyna eksport deklaracji do systemu e-Deklaracje.
Uwaga
Do systemu e-Deklaracje można wysłać deklarację PIT-36L wraz z załącznikami: PIT/B, PIT/ZG, PIT/Z, PIT/BR, PIT/O, PIT/IP, PIT/PM, PIT/MIT. Nie są przesyłane pozostałe załączniki wymienione w sekcji Q. Jeżeli istnieje potrzeba wypełnienia któregoś z tych załączników należy złożyć deklarację poprzez stronę systemu e-Deklaracje lub w formie papierowej.
Uwaga
Przy próbie ponownego eksportu deklaracji rocznej PIT-36L pojawia się komunikat: Deklaracja została już wysłana i zostało odebrane Urzędowe Poświadczenie Odbioru, ponowna wysyłka spowoduje utratę Urzędowego Poświadczenia Odbioru. Czy chcesz kontynuować?
Uwaga
Dostępny jest mechanizm automatycznego pobierania aktualizacji umożliwiających wysyłanie deklaracji PIT-36L drogą elektroniczną w przypadku, gdy w czasie udostępnienia wersji nie był znany schemat dokumentu elektronicznego. Przy pierwszej wysyłce w danej sesji pracy następuje łączenie się z serwerem Comarch i sprawdzanie, czy aktualizacja jest dostępna. Jeżeli tak, zostanie ona pobrana. Funkcja jest dostępna tylko dla programów na gwarancji.
Załącznik PIT/BJest to załącznik do deklaracji PIT-36 i PIT-36L (dostępny na zakładce Załączniki na formularzu PIT-36 oraz na formularzu PIT-36L) – wraz z możliwością wydruku.
Jest on sporządzany wyłącznie dla podatnika.
Na PIT/B w sekcjach B i C wyświetlane są nazwy oraz kwoty (przychód, koszty, dochód/strata) działalności wprowadzone na karcie właściciela na liście Kwoty indywidualne, na zakładce [Dz. gospodarcza].
Jeżeli na formularzu wspólnika uzupełniono Dodatkowe indywidualne Przychody/ Koszty to kwoty te są uwzględniane na formularzu załącznika PIT/B( 21).
Uwaga
Na formularzu załącznika PIT/B istnieje możliwość modyfikacji kwot przychodów i kosztów działalności podstawowej w przypadku, gdy wspólnik ponosi dodatkowe koszty. Kwoty te uwzględnione zostaną na formularzu deklaracji rocznej oraz na załączniku PIT/Z. Ponowne przeliczenie deklaracji rocznej za pomocą ikony pioruna powoduje przeniesienie się kwot z formularzy zaliczek na PIT-36L.
Przygotowanie danych do zaliczki na PIT-36L – Schemat postępowania w przypadku księgowości kontowej
Wprowadzenie informacji na temat firmy będącej pierwszym źródłem dochodu podatnika oraz parametrów dla poprawnego wyliczenia zaliczki na PIT-36L:
Nazwa działalności – Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ PIT-36, PIT-36L.
Typ działalności – Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Działalność.
Skala podatkowa/Zaokrąglenia – w Konfiguracji Programu/ Księgowość/ Stałe podatkowe oraz Zaokrąglenia.
Wprowadzenie danych osobowych podatnika, dodatkowych działalności oraz przychodów i kosztów z nich uzyskiwanych, odliczeń od dochodu i podatku przysługujących w danym miesiącu – Ogólne/ Inne/ Wspólnicy/ Kwoty deklaracji. Zaznaczenie odpowiedniego parametru na zakładce PIT-36L Podatnik rozlicza się wg skali liniowej oraz uzupełnienia danych o maksymalnie 4 pozarolniczych działalnościach gospodarczych.
Jeżeli podatnik korzysta ze zwolnienia z PIT to taką informację należy wprowadzić na formularzu właściciela na zakładce [Nr ident./podatki] (w przypadku pobrania modułu płacowego) lub [Szczegółowe] (w przypadku nie pobrania modułu płacowego).
Utworzenie zmiennych systemowych pozwalających na przypisanie kont księgowych, z których czerpana jest informacja o przychodach, kosztach uzyskania przychodu oraz limitowanych kosztach reprezentacji i reklamy. Tworzenie zmiennych systemowych odbywa się na poziomie Księgowość/ Zestawienia księgowe/ zakładka Systemowe, gdzie użytkownik ma możliwość wyboru Zestawienia do obliczenia zaliczki na PIT-36/PIT-36L.
Po ustawieniu kursora na Zestawieniu dla zaliczki na PIT-36/PIT-36L należy nacisnąć przycisk Pozycje zestawienia, gdzie mamy możliwość wyboru trzech opcji: Przychód firmy, Koszty firmy (bez reprezentacji i reklamy), Koszty reprezentacji i reklamy (limitowane).
Kolejny krok to przypisanie kont księgowych wraz z definicją kwoty. W tym celu należy ustawić się np. na pozycji Przychody firmy i nacisnąć przycisk Formularz pozycji lub kombinację klawiszy <CTRL>+<ENTER>, co otworzy formularz Pozycji zestawienia. Aby wybrać kwoty oraz konta musimy skorzystać z Kreatora Definicji, w tym celu naciskamy przycisk . Po naciśnięciu tego przycisku pojawi się formularz zatytułowany Definicja kwoty. Udostępnia on narzędzia pozwalające na definiowanie wyrażeń.
Formularz Definicja kwoty wyposażono w nieedytowalne pole Kwota, wyświetlające zdefiniowane przez użytkownika wyrażenie arytmetyczne oraz sekcje zatytułowaną Działanie arytmetyczne kolejnych definicji pozwalającą na budowanie wyrażenia. Sekcja zawiera:
Łącznik – sposób łączenia definicji w obrębie wyrażenia,
Współczynnik – przeliczenie wartości argumentu wg współczynnika,
Kwota – na przycisku widoczne są pozycje: Wartość, Funkcje kont, Zestawienie, Funkcje systemowe oraz Zapytanie SQL, Maska.
W przypadku definiowania dla zaliczki na PIT-36L, wybieramy opcje Funkcje kont i, jeżeli definiujemy przychody – wybieramy obroty Ma, jeżeli koszty – obroty Wn, a następnie odpowiednie konto księgowe.
Formularz Pozycje zestawienia
Uwaga
Aby nastąpiło zapamiętanie wyrażenia, po wypełnieniu pól Łącznik, Współczynnik, Kwota, Argument należy wybrać przycisk .
Uwaga
Nie zalecamy dodawania w polu Definicja wartości „z ręki”. Należy taką kwotę zaksięgować albo na konto pozabilansowe i wskazać to konto w Definicji albo kwotę uzupełnić na formularzu kwot indywidualnych właściciela z poziomu Ogólne/ Inne/ Właściciele – Lista kwot deklaracji właściciela, zakładka Dz. gospodarcza w dodatkowej działalności.
Uwaga
Na formularzu zaliczki na PIT-36L(6) oraz deklaracji rocznej PIT-36L(16) nie są uwzględniane kwoty zdefiniowane w zestawianiu systemowym PIT-36 w poz. Koszty reprezentacji i reklamy.
Kolejny i ostatni krok to przeliczenie samej zaliczki na PIT-36L
Agregacja danych dla zaliczki na PIT-36 (PIT-36L)
https://youtu.be/W0W-bcr54J4
Funkcja agregowania danych na zaliczkach na PIT-36 (PIT-36L) jest przeznaczona dla podatników, którzy wykorzystują program Comarch ERP Optima do prowadzenia księgowości kilku firm, których są właścicielami lub współwłaścicielami. Umożliwia ona automatyczne wyliczenie zaliczki z poziomu jednej bazy danych, bez konieczności ręcznego uzupełniania kwot kosztów i przychodów uzyskanych z innych prowadzonych przez podatnika działalności. Wartości przychodów i kosztów są pobierane przez program bezpośrednio z pozostałych baz w momencie przeliczania zaliczek za wybrany miesiąc.
Uwaga
Funkcja agregowania danych jest możliwa pod warunkiem, że księgowość pozostałych działalności podatnika jest prowadzona w formie księgi przychodów i rozchodów
Aby skorzystać z takiej możliwości, należy dokonać odpowiednich ustawień na karcie wspólnika, na kwotach deklaracji:
na zakładkach [Działalność gospodarcza], [Strefa] zaznaczyć parametr Pobieraj dane z bazy,
wskazać nazwy baz danych, z których mają być pobierane dane kwoty przychodów i kosztów,
określić udziały procentowe podatnika w poszczególnych działalnościach,
dokonać wyliczenia deklaracji z poziomu menu Księgowość / PIT/ Zaliczki na PIT – 36 (PIT – 36L).
Przeliczenie zaliczki za wybrany miesiąc powoduje, że na podstawie informacji z innych baz danych, na formularzu zaliczki na PIT-36 (PIT-36L) wypełniane są pola w sekcjach dotyczących: Pozarolniczej działalności gospodarczej, Działalności w specjalnej strefie ekonomicznej. W momencie przeliczania zaliczki uzupełnione są również dane adresowe poszczególnych źródeł dochodów oraz kwoty przychodów i kosztów osiągniętych z tytułu prowadzenia działalności.
Uwaga
W przypadku gdy na kwotach deklaracji właściciel ma podpiętą bazę danych i uzupełniony np. tylko jeden miesiąc udziałów to licząc zaliczkę lub deklaracje roczną tworzą się zapisy kwot za brakujące miesiące. Udziały te dodawane są za miesiące, w których są kwoty przychodów lub kosztów w podpiętej bazie. Kwoty te są kopią kwot deklaracji wspólnika z poprzednich miesięcy, czyli kopiowane są nie tylko udziały w działalnościach ale również składki, odliczenia, itp.
Wskazówka
Zalecamy liczenie deklaracji rocznej PIT-36/PIT-36L na bazie w której liczone są zaliczki zwykłe
Kwoty indywidualne, zakładka 4. Dz. gospodarcza
Zestawienie dochodów do wyliczenia składki zdrowotnej
Z poziomu listy zaliczek na PIT-36/ PIT-36L dostępna jest zakładka Zestawienie dochodów do wyliczenia składki zdrowotnej. Zestawienie może zostać utworzone automatycznie lub dodane bezpośrednio na liście przez Użytkownika.
Na liście Zestawienie dochodów do wyliczenia składki zdrowotnej dostępne są kolumny:
Miesiąc – miesiąc, za który obliczono zestawienie.
Rok – rok, za który obliczono zestawienie.
Data obliczenia – data obliczenia zestawienia. Po zaktualizowaniu zestawienia o nowo przeliczoną zaliczkę lub jej korektę, w kolumnie widnieje data przeliczenia ostatniej zaliczki/korekty za dany miesiąc.
Kwota – wartość dochodu (suma przychodów zwolnionych i dochodów opodatkowanych narastająco od początku roku) pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne.
Istnieje możliwość wyświetlania listy zestawień tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku.
Istnieje możliwość dodania tylko jednego zestawienia za dany miesiąc.
Zestawienie dochodów jest zawsze widoczne na liście w kolorze czarnym. Przycisk umożliwia usunięcie zestawienia.
Formularz zestawienia dochodów
Podczas wyliczenia zestawienia dochodów następuje weryfikacja, czy za dany miesiąc uzupełniono udziały na formularzu kwot indywidualnych właściciela. Jeżeli w danym miesiącu nie wprowadzono kwot indywidualnych to podczas próby przeliczenia zestawienia za ten miesiąc pojawia się komunikat: Nie wprowadzono żadnych kwot ani udziałów dla podatnika w Ogólne/ Inne/ Właściciele/ Udziały i kwoty deklaracji. Czy chcesz je teraz uzupełnić? Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie na Listę kwot deklaracji właściciela. Po dodaniu kwot należy przeliczyć zestawienie.
Uwaga
W przypadku zaliczek kwartalnych na formularzu kwot indywidualnych właściciela należy uzupełnić udziały oraz składki na ubezpieczenia społeczne dla każdego miesiąca danego kwartału.
Zestawienie dochodów jest zawsze aktywne do edycji.
Na formularzu zestawienia dla podatnika rozliczającego według skali lub liniowo wyliczana jest kwota przychodów zwolnionych i dochodów opodatkowanych z działalności gospodarczej narastająco od początku roku. W przypadku PIT-36 działalność gospodarcza obejmuje również strefę.
Do pozycji Zwiększenie / zmniejszenie dochodu przenoszona jest kwota uzupełniona na formularzu kwot indywidualnych właściciela w polu Zwiększenie / zmniejszenie dochodu pod składkę zdrowotną narastająco od początku roku. Kwota podlega edycji i nie jest ona ograniczana do wysokości innych kwot. Pole przyjmuje zarówno wartości dodatnie, jak i ujemne.
Po dokonaniu edycji w poz. Zwiększenie / zmniejszenie dochodu, w kolejnych miesiącach kwota w tej poz. jest wyliczana jako suma wartości uzupełnionych na formularzu kwot indywidualnych właściciela w polu Zwiększenie / zmniejszenie dochodu pod składkę zdrowotną narastająco od początku roku.
Do pozycji Składki społeczne pomniejszające dochód na formularzu pierwszego zestawienia przenoszona jest suma kwot uzupełnionych na formularzu kwot indywidualnych właściciela narastająco od początku roku. Kwota podlega edycji i nie jest ona ograniczana do wysokości innych kwot. W kolejnych miesiącach kwota w poz. Składki społeczne pomniejszające dochód wyliczana jako suma składek z poprzedniego zestawienia oraz kwoty składki uzupełnionej na formularzu kwot indywidualnych właściciela w bieżącym miesiącu.
Kwota w poz. Dochód dla składki zdrowotnej wyliczana jest jako suma kwot w poz. 18 Przychody z działalności gospodarczej, i poz. 21 Dochód i poz. Zwiększenie / zmniejszenie dochodu (w przypadku kwoty dodatniej), pomniejszona o kwotę z poz. Zwiększenie / zmniejszenie dochodu (w przypadku kwoty ujemnej) i poz. Składki społeczne pomniejszające dochód. Jeżeli różnica jest wartością ujemną to wpisywana jest wartość ‘0’.
Zestawienie dochodu pod składki zdrowotne dla zaliczki na PIT-36Zestawienie dochodu pod składki zdrowotne dla zaliczki na PIT-36L
Na formularzu zestawienia dostępna jest zakładka [Dz. Gospodarcza] na której prezentowane są wszystkie działalności gospodarcze właściciela wraz z wartościami przychodów i kosztów oraz udziałami (analogicznie jak na zaliczkach na PIT). Dla zestawienia dotyczącego zaliczki na PIT-36 dostępna jest również zakładka [Strefa].
Automatyczne generowanie zestawienia
Zestawienie dochodów jest tworzone automatycznie:
po wyliczeniu zaliczki na PIT,
po wyliczeniu listy płac właściciela, w firmie wskazanej na formularzu właściciela na zakładce [Ubezpieczenie (zdrow.)] w polu Pobieraj dane o dochodzie właściciela z deklaracji podatkowych, jeżeli na formularzu właściciela na zakładce [Ogólne] uzupełniono identyfikator (NIP/ PESEL).
Po wyliczeniu zaliczki na PIT, wartości dochodów z zaliczki na PIT przenoszone są na zestawienie dochodów. Po ponownym przeliczeniu zaliczki na PIT lub jej korekty i zmianie wartości dochodów kwoty te są aktualizowane na zestawieniu. Aktualizowana jest również data obliczenia zestawienia.
Uwaga
Po dokonaniu zmian na formularzu zaliczki na PIT-36/ PIT-36L, wartości z tej zaliczki zostaną przepisane na zestawienie dochodów, np. kwota przychodów zwolnionych (zestawienia dochodów nie są ponownie przeliczane, ale kwoty z zaliczki przepisywane na zestawienie).
W przypadku gdy podatnik rozlicza się kwartalnie to zestawienie za pierwszy i drugi miesiąc kwartału należy dodać ręcznie lub może zostać utworzone automatycznie po wyliczeniu listy płac za ten miesiąc. Po wyliczeniu kwartalnej zaliczki na PIT-36/ PIT-36L dodawane lub aktualizowane jest zestawienie za ostatni miesiąc danego kwartału.
Zestawienie dochodów nie jest usuwane po usunięciu zaliczki na PIT.
Zestawienie dochodów nie jest tworzone automatycznie po dodaniu zaliczki uproszczonej na PIT. W takim przypadku zestawienie może zostać utworzone w momencie wyliczenia listy płac lub dodane przez Użytkownika ręcznie na liście zestawień.
Jeżeli za dany miesiąc nie utworzono zestawienia dochodów to jest ono tworzone automatycznie po wyliczeniu listy płac dla właściciela.
Zestawienie dochodów nie jest usuwane po usunięciu listy płac.
Po aktualizacji programu do wersji 2022.4.1, jeżeli w bazie były naliczone miesięczne zaliczki na PIT‑36/ PIT-36L za rok 2022 to na liście zestawień zostaną utworzone zestawienia za te miesiące, uzupełnione danymi z zaliczek.
Po aktualizacji programu do wersji 2022.4.1, jeżeli w bazie były naliczone kwartalne zaliczki na PIT-36/ PIT-36L za rok 2022 to na liście zestawień zostaną utworzone zestawienia za ostatni miesiąc danego kwartału.
PIT-37
Deklaracja PIT-37
Informacja
Deklaracja roczna PIT-37 w wersji 30 dostępna jest od wersji 2024.2.1 programu Comarch ERP Optima
Kwoty na deklaracji PIT-37 użytkownik powinien uzupełnić ręcznie, nie są one pobierane z żadnego miejsca w programie.
Do obliczenia deklaracji PIT-37 nie jest wymagane założenie okresu obrachunkowego w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe.Deklaracja PIT-37, zakładka 1. A-C
Do zapisania deklaracji wymagane jest uzupełnienie pola US (PIT-37) oraz następujących danych podatnika: NIP/PESEL, Nazwisko oraz Pierwsze imię.
Jeżeli w poz. 9 Sposób rozliczenia podatku wybrana zostanie opcja wspólnie z małżonkiem (art.6 ust.2) to na formularzu deklaracji PIT-37 aktywne stają się sekcje dotyczące danych i kwot małżonka.
Uwaga
Jeżeli w poz. 9 Sposób rozliczenia podatku na deklaracji PIT-37 wybrana zostanie opcja indywidualnie lub dla wdów i wdowców lub osób samotnie wych. dzieci i dane małżonka uzupełnione zostaną na formularzu załącznika PIT/D i oświadczenia PIT-2K, to po zmianie sposobu opodatkowania na wspólnie z małżonkiem i uzupełnieniu danych małżonka na formularzu deklaracji PIT‑37, dane małżonka aktualizowane są na załączniku PIT/D oraz oświadczeniu PIT-2K.
W przypadku korekty zeznania PIT-37 po wskazaniu w poz. 8 Korekta składana w postępowaniu podatkowym dotyczącym unikania opodatkowania pojawia się komunikat: Jeśli w pozycji zaznaczono kwadrat nr 2, to podatnik powinien wypełnić załącznik ORD-ZU. Jeżeli zaznaczono opcję Korekta składana w postępowaniu podatkowym dotyczącym unikania opodatkowania i nie uzupełniono uzasadnienia przyczyn złożenia korekty to nie jest możliwe zatwierdzenie deklaracji PIT-37. Użytkownik powinien uzupełnić uzasadnienie na załączniku ORD-ZU lub wskazać w poz. 8 opcję Korekta zeznania.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Uwaga
Istnieje możliwość dodania korekty deklaracji PIT-37 w sytuacji gdy deklaracja pierwotna dodana została na wcześniejszej wersji formularza.
Zaznaczenie w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry parametruSprawdzanie poprawności NIP lub/i Sprawdzanie poprawności PESEL powoduje uaktywnienie systemu kontroli numerów NIP lub/i numerów PESEL. Jeżeli użytkownik wprowadzi niewłaściwy numer NIP/PESEL to deklaracja PIT-37 nie zostanie zapisana.
Deklaracja PIT-37, zakładka 2. D-E
Na formularzu deklaracji PIT-37(30) istnieje możliwość zaznaczenia rodzaju zwolnienia w sekcji D Informacja o uldze dla młodych, uldze na powrót, uldze dla rodzin 4+ oraz uldze dla pracujących seniorów oraz uzupełnienia kwoty przychodów objętych zwolnieniem. Nie ma możliwości równoczesnego zaznaczenia poz. Ulga dla (art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy) oraz poz. Ulga dla pracujących seniorów(art. 21 ust. 1 pkt 153 ustawy). Po zaznaczeniu ulgi aktywna staje się sekcja do uzupełnienia kwoty przychodów objętych zwolnieniem.
Suma kwot w poz. Przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy, Przychody z umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy, Przychody z praktyk absolwenckich i staży uczniowskich oraz Przychody z zasiłku macierzyńskiego (odpowiednio poz. 36, 38, 40 i 42 dla podatnika oraz poz. 37, 39, 41 i 43 dla małżonka) ograniczana jest do kwoty 85 528,00 zł. Limit przysługuje odrębnie podatnikowi oraz odrębnie małżonkowi.
Jeżeli na formularzu deklaracji PIT-37(30) zaznaczono poz. Ulga dla rodzin 4+ o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 153 ustawy, to podatnik/ małżonek powinien wypełnić załącznik PIT/O i uzupełnić dane co najmniej czworga dzieci.
Deklaracja PIT-37, zakładka 3. F-K
Do wyliczenia kwoty w poz. 130 Obliczony podatek według skali podatkowej na deklaracji PIT-37 nie jest brana pod uwagę ulga podatkowa uzupełniona w Konfiguracji Programu/ Księgowość/ Stałe podatkowe. Podatek dochodowy liczony jest według wzoru:
Dla dochodu <= 120 000 zł: 12% podstawy obliczenia podatku – kwota wolna od podatku,
Dla dochodu > 120 000 zł: 10 800 zł + 32% nadwyżki podstawy obliczenia podatku ponad 120 000 zł
Deklaracja PIT-37, zakładka 4. L-P
Uzupełnienie na formularzu deklaracji rocznej Numeru KRS Organizacji Pożytku Publicznego powoduje automatyczne wyliczenie kwoty 1,5% podatku na rzecz organizacji. Wnioskowaną kwotę można pomniejszyć. Jeżeli zmianie ulegną wartości wpływające na wyliczenie tej kwoty, zostanie ona ponownie przeliczona.
Jeżeli na deklaracji PIT-37 widnieje kwota w poz. 145 ŁĄCZNY ZWROT to użytkownik ma możliwość zaznaczenia w poz. 158 Osoba zgłaszająca rachunek opcji podatnik i/lub małżonek (jeżeli w poz. 9 Sposób rozliczenia podatku wybrano wspólnie z małżonkiem ). Zaznaczenie opcji podatnik i/lub małżonek umożliwia uzupełnienie poz. 159-162.
Jeżeli użytkownik w poz. 162 Pełny numer rachunku (tylko w przypadku rachunku zagranicznego należy podać kod SWIFT) chce uzupełnić krajowy rachunek bankowy to w poz. 160 Kraj siedziby banku/oddziału (inny niż Polska) nie powinien uzupełniać kodu kraju, a w poz. 162 powinien wpisać ‘PL’ na początku numeru, a sam numer bez znaków: ‘-‘, przykładowo: PL97114019775214523125463215 oraz nie uzupełniać kodu SWIFT.
Wartości w poz. 151, 153 oraz 154 są uzupełniane automatycznie po dodaniu odpowiednich załączników do deklaracji PIT‑37.
Uwaga
Program Comarch ERP Optima oferuje możliwość swobodnego wyboru wspieranej Organizacji Pożytku Publicznego kwotą z tytułu 1,5% podatku należnego.
Uwaga
Import Organizacji Pożytku Publicznego z serwera Comarch jest dostępny wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.
Deklaracja PIT-37, zakładka 5. Załączniki
Z poziomu zakładki [Załączniki] użytkownik ma możliwość dodania załączników: PIT/O, PIT/D oraz PIT-2K.
Deklaracja PIT-37, zakładka 6. e-Deklaracje
Po naciśnięciu przycisku następuje zablokowanie deklaracji PIT-37 i jej wysłanie. Użytkownik ma możliwość wysyłki do systemu e Deklaracje za pomocą podpisu kwalifikowanego lub niekwalifikowanego. Po wysłaniu deklaracji ikona wysyłki zostaje zamieniona na ikonę odbioru UPO .
Uwaga
Dostępny jest mechanizm automatycznego pobierania aktualizacji umożliwiających wysyłanie deklaracji PIT-37 drogą elektroniczną w przypadku, gdy w czasie udostępnienia wersji nie był znany schemat dokumentu elektronicznego. Przy pierwszej wysyłce w danej sesji pracy następuje łączenie się z serwerem Comarch i sprawdzanie, czy aktualizacja jest dostępna. Jeżeli tak, zostanie ona pobrana. Funkcja jest dostępna tylko dla programów na gwarancji.
CIT-8E
Deklaracja CIT-8E
Uwaga
Deklaracja roczna CIT-8E w wersji 4 dostępna jest od wersji 2024.3.1 programu Comarch ERP Optima.
W menu Księgowość/ CIT/ Deklaracje CIT-8E dostępny jest formularz Deklaracji o wysokości osiągniętego dochodu i należnego ryczałtu od dochodów spółek wraz z jej wydrukiem oraz wysyłką do systemu e‑Deklaracje. Deklaracja jest możliwa do złożenia za okres obrachunkowy rozpoczynający się po 31.12.2021 roku.
Lista deklaracji CIT-8E
Po przejściu do menu Księgowość/ CIT/ Deklaracje CIT-8E dostępna jest Lista deklaracji CIT-8E zawierająca kolumny:
Rok – rok, za który składana jest deklaracja.
Wersja – wersja formularza deklaracji, zgodnie z którą wyliczona została deklaracja.
Korekta – oznaczenie, w jakim celu została sporządzona deklaracja (złożenie deklaracji lub korekta deklaracji).
Data obliczenia – data obliczenia deklaracji.
Kwota – w kolumnie wyświetlana jest kwota ryczałtu do zapłaty, będąca sumą kwot z poz.: 46, 51, 56, 61, 66, 71, 76, 81, 86, 91, 96, 101, 106, 111, 116, 121, 126, 131, 136, 141, 146, 151, 156, 161, 167, 173, 179, 185, 191, 197, 203, 209, 214, 230, 236.
Status – status określający stan deklaracji (obliczona lub zamknięta).
e-Deklaracje – informacje dotyczące statusu e-Deklaracji.
Data wysłania – data wysłania deklaracji do systemu e-Deklaracje.
Lista deklaracji CIT-8E
Istnieje możliwość wyświetlania listy deklaracji tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku.
Przycisk Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje umożliwia wysłanie deklaracji CIT-8E do systemu e-Deklaracje za pomocą podpisu kwalifikowanego. Istnieje możliwość wysyłki deklaracji zarówno o statusie obliczona, jak i zatwierdzona. Podczas wysyłki deklaracji o statusie obliczona jest ona automatycznie zatwierdzana.
Przycisk Odbierz UPO służy do odebrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
Istnieje możliwość dodania korekty deklaracji CIT-8E z poziomu listy deklaracji poprzez podświetlenie deklaracji CIT-8E, a następnie naciśnięcie przycisku . Na dodanym w ten sposób formularzu automatycznie zaznaczana jest opcja korekta zeznania, bez możliwości zmiany. Wszystkie dane kopiowane są z deklaracji pierwotnej, z możliwością ręcznej poprawy pól edytowalnych. Jeżeli poprzednia deklaracja CIT-8E za ten okres obrachunkowy nie została zatwierdzona to podczas dodawania korekty deklaracja pierwotna jest automatycznie zatwierdzana.
Przycisk Zmień umożliwia podgląd utworzonej wcześniej Deklaracji CIT-8E. Po rozwinięciu dodatkowego menu (czarna strzałka obok przycisku ) dostępna jest opcja Podgląd UPO umożliwiająca podgląd Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
Przycisk umożliwia usunięcie deklaracji o statusie obliczona.
Na liście deklaracji CIT-8E w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy dla deklaracji o statusie obliczona dostępna jest opcja Zablokuj deklarację, która umożliwia zmianę statusu podświetlonej deklaracji na zatwierdzona. Dla deklaracji o statusie zatwierdzona dostępna jest natomiast opcja Odblokuj deklarację, która umożliwia zmianę statusu deklaracji na obliczona (dla deklaracji niewysłanej do systemu e-Deklaracje oraz dla deklaracji wysłanej, do której odebrano UPO, jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Prawo do odblok. wysłanej e-Deklaracji).
Z listy deklaracji CIT-8E dostępny jest wydruk formularza deklaracji CIT-8E wraz z załącznikami oraz wydruk Urzędowego Poświadczenia Odbioru (w tym czarno biały).
Po wyliczeniu deklaracji CIT-8E tworzona jest w Preliminarzu płatności płatność będąca sumą kwot z poz.: 46, 51, 56, 61, 66, 71, 76, 81, 86, 91, 96, 101, 106, 111, 116, 121, 126, 131, 136, 141, 146, 151, 156, 161, 167, 173, 179, 185, 191, 197, 203, 209, 214, 230, 236 z terminem płatności na koniec trzeciego miesiąca po roku podatkowym (przykładowo, jeżeli okres obrachunkowy kończy się 31.12.2023 to termin płatności przypada 31.03.2024). Na płatność przenoszony jest indywidualny rachunek podatkowy firmy.
Deklaracja CIT-8E nie podlega księgowaniu.
Dodanie deklaracji CIT-8E
Po naciśnięciu przycisku pojawia się okno z możliwością wskazania okresu obrachunkowego dla którego ma zostać wyliczona deklaracja. W polu dotyczącym celu złożenia formularza zaznaczana jest domyślnie opcja Złożenie zeznania, z możliwością zmiany na Korekta informacji. Deklaracja jest tworzona po naciśnięciu przycisku .
W momencie przeliczania/ edycji deklaracji CIT-8E w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe, na liście deklaracji CIT-8E w programie Comarch ERP Optima pojawia się okno z informacją: Dodawanie deklaracji CIT-8E/ Trwa edycja deklaracji CIT-8E. Za chwilę otworzy się przygotowana deklaracja. Nie zamykaj tego okna przed zapisaniem deklaracji. Okna nie należy zamykać w programie Comarch ERP Optima przed zapisaniem deklaracji, ponieważ zamknięcie okna spowoduje, że deklaracja CIT-8E nie zostanie zapisana (w przypadku jej dodawania) lub zmiany wprowadzone na formularzu deklaracji CIT-8E nie zostaną zapisane (w przypadku jej modyfikacji).
Nie ma możliwości dodania drugiej deklaracji za ten sam okres obrachunkowy, jeżeli nie zostanie ona oznaczona jako korekta. Nie jest również możliwe oznaczenie pierwszej deklaracji w danym okresie obrachunkowym jako korekty.
Formularz deklaracji CIT-8E
Formularz deklaracji CIT-8E otwierany jest w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe. Z programu ComarchERP Optima przenoszone są następujące dane:
Identyfikator podatkowy NIP podatnika – nie podlega edycji na formularzu deklaracji.
Okres obrachunkowy, za który składana jest deklaracja – nie podlega edycji na formularzu deklaracji.
Urząd Skarbowy, do którego jest adresowana deklaracja – podlega edycji na formularzu deklaracji.
Cel złożenia formularza (złożenie zeznania, korekta zeznania) – nie podlega edycji na formularzu deklaracji.
Nazwa firmy oraz dane adresowe – podlegają edycji na formularzu deklaracji.
Imię, nazwisko, adres e-mail oraz numer telefonu przedstawiciela – podlegają edycji na formularzu deklaracji.
Kwoty na deklaracji CIT-8E użytkownik powinien uzupełnić ręcznie.
Jeżeli na deklaracji nie uzupełniono wszystkich wymaganych pól to podczas próby zapisania formularza wyświetlany jest komunikat: Niektóre pola nie zostały uzupełnione. Popraw błędy na formularzu.
Z poziomu otwartego formularza deklaracji CIT-8E pod przyciskiem jest dostępny jej wydruk. Podgląd wydruku deklaracji CIT-8E jest dostępny pod przyciskiem .
Podczas edycji niezatwierdzonej deklaracji CIT-8E za pomocą przycisku następuje weryfikacja, czy zmianie uległy dane przeniesione automatycznie na formularz CIT-8E (np. adres firmy, adres e-mail przedstawiciela). W przypadku gdy dane te uległy zmianie pojawia się komunikat: Dane deklaracji zostały zmienione. Czy chcesz zaktualizować deklarację? Zaakceptowanie komunikatu powoduje aktualizację danych na deklaracji CIT-8E. Wybór opcji Nie skutkuje pozostawieniem na formularzu pierwotnie przeniesionych danych.
Załącznik CIT/EZ
Z poziomu formularza deklaracji CIT-8E istnieje możliwość dodania załącznika CIT/EZ(3) Informacja o danych uprawniających do opodatkowania ryczałtem od dochodów spółek.
Jeżeli na załączniku nie uzupełniono wszystkich wymaganych pól to podczas próby zapisania formularza wyświetlany jest komunikat: Niektóre pola nie zostały uzupełnione. Popraw błędy na formularzu załącznika.
Po dodaniu załącznika na formularzu deklaracji CIT-8E w poz. 34 Podatnik dołącza załącznik CIT/EZ automatycznie ustawiania jest opcja Tak.
Załącznik ORD-ZU
Z poziomu formularza korekty deklaracji CIT-8E istnieje możliwość dodania załącznika ORD-ZU. Po zaznaczeniu w poz. 8 Rodzaj korekty opcji korekta zeznania, o której mowa w art. 81b §1a Ordynacji podatkowej, pojawia się pole na wpisanie treści uzasadnienia przyczyny korekty.
CIT-10Z
Deklaracja CIT-10Z
Informacja
Deklaracja CIT-10Zdostępna jest od wersji 2024.2.1 programu Comarch ERP Optima
W menu Księgowość/ CIT/ Deklaracje CIT-10Z dostępny jest formularz Deklaracji o wysokości pobranego przez płatnika zryczałtowanego podatku dochodowego od osób prawnych, od dochodów (przychodów) osiągniętych przez podatników niemających siedziby lub zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wraz z jej wydrukiem oraz wysyłką do systemu e‑Deklaracje. Deklaracja jest możliwa do złożenia za okres od 01.01.2019 roku. Deklaracja CIT-10Z jest dostępna dla wszystkich rodzajów księgowości.
Lista deklaracji CIT-10Z
Po przejściu do menu Księgowość/ CIT/ Deklaracje CIT-10Z dostępna jest Lista deklaracji CIT-10Z zawierająca kolumny:
Rok – rok, za który składana jest deklaracja.
Wersja – wersja formularza deklaracji, zgodnie z którą wyliczona została deklaracja.
Korekta – oznaczenie, w jakim celu została sporządzona deklaracja (złożenie deklaracji lub korekta deklaracji).
Data obliczenia – data obliczenia deklaracji.
Status – status określający stan deklaracji (obliczona lub zamknięta).
e-Deklaracje – informacje dotyczące statusu e-Deklaracji.
Data wysłania – data wysłania deklaracji do systemu e-Deklaracje.
Lista deklaracji CIT-10Z
Istnieje możliwość wyświetlania listy deklaracji tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku.
Przycisk Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje umożliwia wysłanie deklaracji CIT-10Z do systemu e-Deklaracje za pomocą podpisu kwalifikowanego. Istnieje możliwość wysyłki deklaracji zarówno o statusie obliczona, jak i zatwierdzona. Podczas wysyłki deklaracji o statusie obliczona jest ona automatycznie zatwierdzana.
Przycisk Odbierz UPO służy do odebrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
Istnieje możliwość dodania korekty deklaracji CIT-10Z z poziomu listy deklaracji poprzez zaznaczenie deklaracji CIT-10Z, a następnie naciśnięcie przycisku . Na dodanym w ten sposób formularzu automatycznie zaznaczana jest opcja korekta deklaracji, bez możliwości zmiany. Wszystkie dane kopiowane są z deklaracji pierwotnej, z możliwością ręcznej poprawy pól edytowalnych. Jeżeli poprzednia deklaracja CIT-10Z za ten okres nie została zatwierdzona to podczas dodawania korekty deklaracja pierwotna jest automatycznie zatwierdzana.
Przycisk Zmieńumożliwia podgląd utworzonej wcześniej Deklaracji CIT-10Z. Po rozwinięciu dodatkowego menu (czarna strzałka obok przycisku ) dostępna jest opcja Podgląd UPO umożliwiająca podgląd Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
Przycisk umożliwia usunięcie deklaracji o statusie obliczona.
Na liście deklaracji CIT-10Z w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy dla deklaracji o statusie obliczona dostępna jest opcja Zablokuj deklarację, która umożliwia zmianę statusu podświetlonej deklaracji na zatwierdzona. Dla deklaracji o statusie zatwierdzona dostępna jest natomiast opcja Odblokuj deklarację, która umożliwia zmianę statusu deklaracji na obliczona (dla deklaracji niewysłanej do systemu e-Deklaracje oraz dla deklaracji wysłanej, do której odebrano UPO, jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Prawo do odblok. wysłanej e-Deklaracji).
Z listy deklaracji CIT-10Z dostępny jest wydruk formularza deklaracji CIT-10Z wraz z załącznikami oraz wydruk Urzędowego Poświadczenia Odbioru (w tym czarno biały).
Do deklaracji CIT-10Z nie jest tworzona płatność w Preliminarzu płatności. Deklaracja CIT-10Z nie podlega również księgowaniu.
Dodanie deklaracji CIT-10Z
Po naciśnięciu przycisku pojawia się okno z możliwością wskazania okresu, za jaki ma zostać dodana deklaracja.
Dla rodzaju księgowości Księga podatkowa lub Ewidencji ryczałtowa istnieje możliwość wskazania zakresu dat, za jaki ma zostać dodana deklaracja CIT-10Z. Domyślnie ustawiany jest poprzedni rok kalendarzowy. Istnieje możliwość wskazania okresu krótszego niż rok kalendarzowy (w ramach tego samego roku kalendarzowego). Nie jest natomiast możliwe ustawienie okresu dłuższego niż rok kalendarzowy lub zakresu dat obejmującego daty z dwóch lat kalendarzowych.
Dla rodzaju księgowości Księgowość kontowa istnieje możliwość wskazania okresu obrachunkowego, za jaki ma zostać dodana deklaracja CIT-10Z.
Jeżeli wybrany zostanie okres rozpoczynający się przed 1 stycznia 2019 r. to pojawi się ostrzeżenie informujące o tym, że formularz deklaracji obowiązuje za okres od 01.01.2019.
W polu dotyczącym celu złożenia formularza zaznaczana jest domyślnie opcja Złożenie zeznania, z możliwością zmiany na Korekta informacji. Deklaracja jest tworzona po naciśnięciu przycisku .
W momencie przeliczania/ edycji deklaracji CIT-10Z w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe, na liście deklaracji CIT-10Z w programie Comarch ERP Optima pojawia się okno z informacją: Trwa edycja deklaracji CIT-10Z. Za chwilę otworzy się przygotowana deklaracja. Nie zamykaj tego okna przed zapisaniem deklaracji.
Nie ma możliwości dodania drugiej deklaracji za ten sam okres, jeżeli nie zostanie ona oznaczona jako korekta. Dla rodzaju księgowości Księga podatkowa lub Ewidencji ryczałtowa daty deklaracji nie mogą się nakładać żadnym dniem z już istniejącą deklaracją. Nie jest również możliwe oznaczenie pierwszej deklaracji w danym okresie jako korekty.
Formularz deklaracji CIT-10Z
Formularz deklaracji CIT-10Z otwierany jest w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe. Z programu ComarchERP Optima przenoszone są następujące dane:
Identyfikator podatkowy NIP płatnika – pobierany z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy, nie podlega edycji na formularzu deklaracji.
Okres, za który składana jest deklaracja – pobierany z okna dodawania deklaracji CIT-10Z, nie podlega edycji na formularzu deklaracji.
Urząd Skarbowy, do którego jest adresowana deklaracja – pobierany jest urząd wskazany w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ PIT-4R, CIT, ZUS DRA, IFT-2R podlega edycji na formularzu deklaracji.
Cel złożenia formularza (złożenie deklaracji, korekta deklaracji) – nie podlega edycji na formularzu deklaracji.
Nazwa firmy lub imię i nazwisko podatnika dla osoby fizycznej oraz dane adresowe – dane pobierane z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ PIT-4R, CIT, ZUS DRA, IFT-2R podlegają edycji na formularzu deklaracji.
Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za podanie wymaganych danych, imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za obliczenie i pobranie podatku – dane pobierane z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ PIT-4R, CIT, ZUS DRA,IFT-2R podlegają edycji na formularzu deklaracji.
Na formularzu deklaracji CIT-10Z użytkownik powinien zaznaczyć w sekcji B Tytuły wpłat należności przynajmniej jedną z pozycji:
8. przychody (wypłaty) z tytułów, o których mowa w art. 7b ust. 1 pkt 3-6 ustawy, w związku z art. 26 ust. 1m ustawy – po zaznaczeniu tej pozycji pojawia się sekcja D. Zobowiązanie podatkowe z tytułu wypłat, o których mowa w art. 21 ust. 1 oraz w art. 7b ust. 1 pkt 3-6 ustawy wraz z aktywną poz. 23 i poz. 24.
9 przychody (wypłaty) z tytułów, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy – po zaznaczeniu tej pozycji pojawia się sekcja D. Zobowiązanie podatkowe z tytułu wypłat, o których mowa w art. 21 ust. 1 oraz w art. 7b ust. 1 pkt 3-6 ustawy wraz z aktywnymi pozycjami: 25-36.
10. dywidendy oraz dochody (przychody) z udziału w zyskach osób prawnych, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy – po zaznaczeniu tej pozycji pojawia się sekcja E. Zobowiązanie podatkowe z tytułu udziału w zyskach osób prawnych, o których mowa w art 22. ust. 1 ustawy.
Kwoty na deklaracji CIT-10Z użytkownik powinien uzupełnić ręcznie.
Z poziomu otwartego formularza deklaracji CIT-10Z pod przyciskiem jest dostępny jej wydruk. Podgląd wydruku deklaracji CIT-10Z jest dostępny pod przyciskiem .
Podczas edycji deklaracji o statusie obliczona za pomocą przycisku następuje weryfikacja, czy zmianie uległy dane przeniesione automatycznie na formularz CIT-10Z (np. adres firmy). W przypadku gdy dane te uległy zmianie pojawia się komunikat: Dane deklaracji zostały zmienione. Czy chcesz zaktualizować deklarację? Zaakceptowanie komunikatu powoduje aktualizację danych na deklaracji CIT-10Z. Wybór opcji Nie skutkuje pozostawieniem na formularzu pierwotnie przeniesionych danych.
Załącznik ORD-ZU
Z poziomu formularza korekty deklaracji CIT-10Z istnieje możliwość dodania załącznika ORD-ZU. Po zaznaczeniu w poz. 7a Rodzaj korekty opcji korekta deklaracji, o której mowa w art. 81b § 1a Ordynacji podatkowej, pojawia się pole na wpisanie treści uzasadnienia przyczyny korekty.
IFT-2/IFT-2R
Deklaracja IFT-2/IFT-2R
W menu Księgowość/ CIT/ Deklaracje IFT-2 dostępny jest formularz IFT-2 – Informacja o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych niemających siedziby lub zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz IFT-2R – Informacja o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych niemających siedziby lub zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wraz z wydrukami oraz wysyłką do systemu e Deklaracje. Deklaracja IFT-2/IFT-2R jest możliwa do złożenia za okres od 01.01.2022 roku. Deklaracja jest dostępna dla wszystkich rodzajów księgowości.
Lista deklaracji IFT-2/ IFT-2R
Po przejściu do menu Księgowość/ CIT/ Deklaracje IFT-2/IFT-2R dostępna jest Lista deklaracji IFT-2/IFT-2R zawierająca kolumny:
Rok – rok, za który składana jest deklaracja.
Kontrahent – podmiot, dla którego składana jest deklaracja.
Wersja – wersja formularza deklaracji, zgodnie z którą wyliczona została deklaracja.
Korekta – oznaczenie, w jakim celu została sporządzona deklaracja (złożenie deklaracji lub korekta deklaracji).
Data obliczenia – data obliczenia deklaracji.
Status – status określający stan deklaracji (obliczona lub zamknięta).
e-Deklaracje – informacje dotyczące statusu e-Deklaracji.
Data wysłania – data wysłania deklaracji do systemu e-Deklaracje.
Okres od – początek okresu, za jaki składana jest deklaracja.
Okres do – koniec okresu, za jaki składana jest deklaracja.
Rodzaj – rodzaj deklaracji (IFT-2 lub IFT-2R).
Lista deklaracji IFT-2/IFT-2R
Istnieje możliwość wyświetlania listy deklaracji tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku.
Przycisk Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje umożliwia wysłanie deklaracji IFT-2/IFT-2R do systemu e-Deklaracje za pomocą podpisu kwalifikowanego. Istnieje możliwość wysyłki deklaracji zarówno o statusie obliczona, jak i zatwierdzona. Podczas wysyłki deklaracji o statusie obliczona jest ona automatycznie zatwierdzana.
Przycisk Odbierz UPO służy do odebrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
Istnieje możliwość dodania korekty deklaracji IFT-2/IFT-2R z poziomu listy deklaracji poprzez zaznaczenie deklaracji IFT-2/IFT-2R, a następnie naciśnięcie przycisku . Na dodanym w ten sposób formularzu automatycznie zaznaczana jest opcja korekta deklaracji, bez możliwości zmiany. Wszystkie dane kopiowane są z deklaracji pierwotnej, z możliwością ręcznej poprawy pól edytowalnych. Jeżeli poprzednia deklaracja IFT-2/IFT-2R za ten okres nie została zatwierdzona to podczas dodawania korekty deklaracja pierwotna jest automatycznie zatwierdzana.
Przycisk Zmień umożliwia podgląd utworzonej wcześniej Deklaracji IFT-2/IFT-2R. Po rozwinięciu dodatkowego menu (czarna strzałka obok przycisku ) dostępna jest opcja Podgląd UPO umożliwiająca podgląd Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
Przycisk umożliwia usunięcie deklaracji o statusie obliczona.
Na liście deklaracji IFT-2/IFT-2R w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy dla deklaracji o statusie obliczona dostępna jest opcja Zablokuj deklarację, która umożliwia zmianę statusu podświetlonej deklaracji na zatwierdzona. Dla deklaracji o statusie zatwierdzona dostępna jest natomiast opcja Odblokuj deklarację, która umożliwia zmianę statusu deklaracji na obliczona (dla deklaracji niewysłanej do systemu e-Deklaracje oraz dla deklaracji wysłanej, do której odebrano UPO, jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Prawo do odblok. wysłanej e-Deklaracji).
Z listy deklaracji IFT-2/IFT-2R dostępny jest wydruk formularza deklaracji IFT-2/IFT-2R wraz z załącznikami oraz wydruk Urzędowego Poświadczenia Odbioru (w tym czarno biały).
Do deklaracji IFT-2/IFT-2R nie jest tworzona płatność w Preliminarzu płatności. Deklaracja IFT-2/IFT-2R nie podlega również księgowaniu.
Dodanie deklaracji IFT-2/IFT-2R
Po rozwinięciu dodatkowego menu (czarna strzałka obok przycisku plusa) istnieje możliwość wybrania deklaracji IFT-2 lub deklaracji IFT-2R. Po naciśnięciu przycisku plusa domyślnie dodawany jest formularz deklaracji IFT-2R. Jeżeli użytkownik z menu rozwijalnego wybierze deklarację IFT-2 to kolejne naciśnięcie przycisku plusa dodaje formularz deklaracji IFT-2 Po wyborze deklaracji IFT-2/IFT-2R pojawia się okno z możliwością wskazania okresu, za jaki ma zostać dodana deklaracja, celu złożenia zeznania oraz podmiotu, dla którego ma zostać utworzona deklaracja.
Dla rodzaju księgowości Księgowość kontowa istnieje możliwość wskazania okresu obrachunkowego, za jaki ma zostać dodana deklaracja IFT-2R.
Dla rodzaju księgowości Księga podatkowa lub Ewidencja ryczałtowa istnieje możliwość wskazania zakresu dat, za jaki ma zostać dodana deklaracja IFT-2R. Możliwość wskazania zakresu dat, za jaki ma zostać dodana deklaracja IFT-2 jest dostępna niezależnie od rodzaju księgowości. Istnieje możliwość wskazania okresu krótszego niż rok kalendarzowy (w ramach tego samego roku kalendarzowego). Nie jest natomiast możliwe ustawienie okresu dłuższego niż rok kalendarzowy lub zakresu dat obejmującego daty z dwóch lat kalendarzowych.
Jeżeli wybrany zostanie okres rozpoczynający się przed 1 stycznia 2022 r. to pojawi się ostrzeżenie informujące o tym, że formularz deklaracji obowiązuje za okres od 01.01.2022.
W polu dotyczącym celu złożenia formularza zaznaczana jest domyślnie opcja Złożenie zeznania, z możliwością zmiany na Korekta informacji.
W oknie dodawania deklaracji IFT-2/IFT-2R należy wskazać podmiot, dla którego ma zostać utworzona deklaracja.
Deklaracja IFT-2/IFT-2R jest tworzona po naciśnięciu przycisku .
W momencie przeliczania/ edycji deklaracji IFT-2/IFT-2R w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe, na liście deklaracji IFT-2/IFT-2R w programie Comarch ERP Optima pojawia się okno z informacją: Dodawanie/ Trwa edycja deklaracji IFT-2/IFT-2R. Za chwilę otworzy się przygotowana deklaracja. Nie zamykaj tego okna przed zapisaniem deklaracji.
Nie ma możliwości dodania drugiej deklaracji IFT-2/IFT-2R za ten sam okres dla danego kontrahenta, jeżeli nie zostanie ona oznaczona jako korekta. Dla rodzaju księgowości Księga podatkowa lub Ewidencja ryczałtowa daty deklaracji IFT-2/IFT-2R nie mogą się nakładać żadnym dniem z już istniejącą deklaracją.
Nie jest możliwe oznaczenie pierwszej deklaracji IFT-2/IFT-2R w danym okresie jako korekty.
Formularz deklaracji IFT-2/IFT-2R
Formularz deklaracji IFT-2/IFT-2R otwierany jest w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe. Z programu Comarch ERP Optima przenoszone są następujące dane:
Identyfikator podatkowy NIP płatnika/podmiotu – pobierany z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy, nie podlega edycji na formularzu deklaracji.
Okres, za który składana jest deklaracja – pobierany z okna dodawania deklaracji IFT-2/IFT-2R, nie podlega edycji na formularzu deklaracji.
Urząd Skarbowy, do którego jest adresowana deklaracja – pobierany jest urząd wskazany w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje, podlega edycji na formularzu deklaracji.
Cel złożenia formularza (złożenie informacji, korekta informacji) – nie podlega edycji na formularzu deklaracji.
Rodzaj płatnika/podmiotu – pobierany z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ PIT-4R, CIT, ZUS DRA, IFT-2R, nie podlega edycji na formularzu deklaracji.
Nazwa i adres płatnika/podmiotu – dane pobierane z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ PIT-4R, CIT, ZUS DRA, IFT-2R, podlegają edycji na formularzu deklaracji.
Nazwa, numer identyfikacyjny podatnika, adres siedziby – dane pobierane z karty kontrahenta, podlegają edycji na formularzu deklaracji.
Imię i nazwisko płatnika/podmiotu lub osób upoważnionych przez płatnika/podmiot – dane pobierane z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ PIT-4R, CIT, ZUS DRA, IFT-2R podlegają edycji na formularzu deklaracji.
Kwoty na deklaracji IFT-2/IFT-2R użytkownik powinien uzupełnić ręcznie.
Jeżeli na deklaracji IFT-2/IFT-2R nie uzupełniono wszystkich wymaganych pól to podczas próby zapisania formularza wyświetlany jest komunikat: Niektóre pola nie zostały uzupełnione. Popraw błędy na formularzu.
Z poziomu otwartego formularza deklaracji IFT-2/IFT-2R pod przyciskiem jest dostępny jej wydruk. Podgląd wydruku deklaracji IFT-2/IFT-2R jest dostępny pod przyciskiem .
Podczas edycji deklaracji o statusie obliczona za pomocą przycisku następuje weryfikacja, czy zmianie uległy dane przeniesione automatycznie na formularz IFT-2/IFT-2R (np. adres firmy). W przypadku gdy dane te uległy zmianie pojawia się komunikat: Dane deklaracji zostały zmienione. Czy chcesz zaktualizować deklarację? Zaakceptowanie komunikatu powoduje aktualizację danych na deklaracji IFT-2/IFT-2R. Wybór opcji Nie skutkuje pozostawieniem na formularzu pierwotnie przeniesionych danych.
Załącznik ORD-ZU
Z poziomu formularza korekty deklaracji IFT-2/IFT-2R dostępne jest pole na wpisanie uzasadnienia przyczyny złożenia korekty (poz. 13 Treść uzasadnienia).
Wynagrodzenia
Karta pracownika
W celu dodania nowego pracownika należy otworzyć z menu: Ogólne/ Pracownicy. Naciskamy przycisk Dodaj, otworzy się formatka, która pozwoli na dodanie nowej karty pracownika.
Karta pracownika dzieli się na cztery zakładki:
[Ogólne]
[Szczegółowe]
[Dodatkowe]
[Zgody]
Karta pracownika - zakładka Ogólne
Na zakładce [Ogólne] karty pracownika uzupełniamy poszczególne dane na jego temat, takie jak: Akronim – unikalny dla danego pracownika, Nazwisko i imiona, Imiona rodziców oraz Nazwisko rodowe, numer NIP i PESEL, Data i miejsce urodzenia oraz dane adresowe.
Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika.
Hasło dla wydruków - sekcja jest dostępna dla Operatorów, mających uprawnienia generowania i podglądu haseł dla plików – zaznaczony parametr z poziomu Start/Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy Prawo do generowania i podglądu haseł dla plików PDF.
Po naciśnięciu przycisku Generuj, generowane jest losowe hasło składające się z min. 8 znaków: dużych, małych liter oraz znaku specjalnego. Operator ma również możliwość wpisania własnego hasła. Utworzone hasło jest szyfrowane i zapisane w bazie. Po wygenerowaniu hasła w formularzu, jest możliwość bezpośredniej wysyłki SMS z hasłem na numer telefonu pracownika.
Rys 59. Karta pracownika, zakładka Ogólne
Na zakładce [Ogólne] karty pracownika uzupełniamy poszczególne dane na jego temat, takie jak: Akronim – unikalny dla danego pracownika, Nazwisko i imiona, Imiona rodziców oraz Nazwisko rodowe, numer NIP i PESEL, Data i miejsce urodzenia oraz dane adresowe.
Karta pracownika - zakładka Szczegółowe
Rys 60. Karta pracownika, zakładka Szczegółowe
Na zakładce karta pracownika – informacje Szczegółowe - należy wprowadzić następujące dane:
Data zatrudnienia – data zatrudnienia danego pracownika.
Forma płatności – formy płatności zdefiniowane w konfiguracji. Po wyborze formy płatności z odroczonym terminem płatności uaktywnia się pole na wpisanie informacji o banku.
Współczynnik kosztów uzyskania - w przypadku, gdy pracownik odlicza standardowe koszty uzyskania przychodu – wpisujemy 1, w przypadku, gdy podatnik nie odlicza kosztów uzyskania przychodu – wpisujemy 0, w przypadku, gdy podatnik korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu – wpisujemy odpowiedni współczynnik, np. 1,25.
Współczynnik ulgi podatkowej - należy wprowadzić mnożnik w formie ułamka (1/12, 1/24, 1/36) zgodnie ze złożonym przez pracownika oświadczeniem PIT-2
Zwolnienie z PIT - ustawienie pola decyduje o tym czy w wypłatach będzie zastosowane zwolnienie z podatku:
Brak – w wypłatach nie będzie stosowane zwolnienie z podatku,
Osoba do 26 lat – należy wybrać w przypadku pracowników poniżej 26 roku życia. W przypadku dodawania pracownika, gdy zostanie uzupełniona data urodzenia, która wskazuje, że pracownik ma do 26 lat opcja ustawi się automatycznie. Zwolnienie będzie stosowane do dnia, w którym pracownik ukończy 26 lat lub momentu przekroczenia limitu przychodów zwolnionych.
Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury – należy zaznaczyć w przypadku złożenia wniosku o stosowanie zwolnienia z PIT przez osobę, która pomimo osiągnięcia wieku emerytalnego nie wystąpiła o emeryturę tylko pracuje dalej i podlega z tego tytułu ubezpieczeniu społecznemu. Zwolnienie będzie stosowane w wypłatach wypłacanych od 1.01 2022 r., jeżeli pracownik ma odpowiedni wiek (ukończone 60/65 lat w dniu wypłaty) i nie przekroczy limitu zwolnienia.
Osoba wychowująca co najmniej czworo dzieci – należy zaznaczyć na wniosek osoby wychowującej co najmniej czworo dzieci. Zwolnienie będzie stosowane w wypłatach naliczonych po 01.01.2022 r. do miesiąca przekroczenia limitu zwolnienia.
Osoba, która przeniosła miejsce zamieszkania na terytorium Polski – należy zaznaczyć na wniosek osoby, która przeniosła miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Pracownik we wniosku ma obowiązek podania roku zakończenia stosowania zwolnienia. Zwolnienie przysługuje w czterech kolejno po sobie następujących latach podatkowych. Jeśli na formularzu pracownika zostanie wybrana opcja ‘Osoba, która przeniosła miejsce zamieszkania na terytorium Polski’ dodatkowo należy ustawić roku do kiedy obowiązuje zwolnienie. Zwolnienie będzie stosowane w wypłatach naliczonych po 01.01.2022 r. nie później niż do końca roku wskazanego na formularzu pracownika w polu ‘obowiązujące do końca roku’ lub miesiąca przekroczenia limitu.
Gdy pracownik spełnia warunki do stosowania zwolnienia z PIT w wypłacie nie będzie naliczany podatek od przychodów do miesiąca, w którym zostanie przekroczony limit 85528 zł. Na formularzu wynagrodzenia automatycznie zaznaczy się parametr ‘Zwolnienie z PIT’. Jeśli pracownik w wypłacie Innej uzyskuje przychody, które nie podlegają zwolnieniu z PIT należy powyższy parametr odznaczyć.
Nie pobierać zaliczki podatku na wniosek podatnika (dochód do 30 000 zł). Parametr należy zaznaczyć, jeśli pracownik złoży o niepobieranie podatku. Przy zaznaczonym parametrze w wypłatach naliczanych od stycznia 2023 program sprawdza czy dochód pracownika uzyskany od początku roku podatkowego uzyskany zarówno z etatu jak i wypłat innych nie przekroczył 30 000 zł. Jeżeli nie, to zaliczka podatku nie jest naliczana. W wypłacie, w której dochód pracownika w danym roku podatkowym przekroczył kwotę 30 000 zł podatek jest naliczany od całego wynagrodzenia
Nie pomniejszać dochodu o ulgę dla pracowników’(parametr obsługiwany w wypłatach naliczanych od 01.01.2022 do 30.06.2022) – parametr należy go zaznaczyć, jeśli pracownik złoży wniosek o niestosowanie ulgi dla pracowników.
Ulga dla pracowników będzie naliczana w wypłacie etatowej, jeśli pracownik nie będzie miał zaznaczonego parametru ‘Nie pomniejszać dochodu o ulgę dla pracowników’ i przychód mieści się w przedziale 5701 zł – 11141 zł.
Nie stosować przedłużenia terminu poboru zaliczki podatku – (parametr obsługiwany w wypłatach naliczanych od 01.01.2022 do 30.06.2022) - należy zaznaczyć w przypadku złożenia przez pracownika wniosku o nieprzedłużanie terminów poboru i przekazania przez płatnika zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Gdy parametr jest zaznaczony zaliczka podatku naliczana jest według zasad obowiązujących od 1.01.2022 r. bez stosowania Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 stycznia 2022 r. w sprawie przedłużenia terminów poboru i przekazania przez niektórych płatników zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Kod pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze – istotny z punktu widzenia naliczania i odprowadzania od pracownika składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP).
Urząd Skarbowy - właściwy dla danego pracownika. Urząd skarbowy może zostać wybrany z listy urzędów, która otwierana jest przez naciśnięcie przycisku lub przez wpisanie akronimu danego urzędu.
Bank – informacje na temat banku pracownika, jak również konto, na które np. jest przelewana wypłata. Dane banku są pobierane z listy banków, która otwierana jest przez naciśnięcie przycisku . Automatyczne uzupełnienie danych banku następuje również po wpisaniu akronimu Banku, który znajduje się na liście banków.
Kategoria – miejsce na wprowadzenie dodatkowej cechy opisującej danego pracownika. Przy wyliczaniu Listy płac kategoria ta jest automatycznie przypisywana poszczególnym elementom wypłaty.
Nie rozliczaj płatności – parametr stosowany w przypadku, gdy z pracownikiem nie są prowadzone rozliczenia. Jeśli jest on zaznaczony – wszystkie płatności i zapisy kasowe związane z tym pracownikiem od razu otrzymują status Nie podlega i nie ma możliwości ich rozliczenia.
Karta pracownika - zakładka Dodatkowe
W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, na zakładce istnieje możliwość wskazania domyślnych kont księgowych pracownika.
W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa widoczne jest pole Zakład. Podczas dodawania formularza nowego pracownika/właściciela podpowiada się zakład domyślny.
Na zakładce wyświetlana jest również informacja na temat tego, kto dany zapis wprowadził i zmodyfikował, jak również daty tych operacji. Na tej zakładce znajduje się również pole na dodatkowe uwagi.
Karta pracownika - zakładka Zgody
Rys 58. Karta pracownika, zakładka Zgody
Na tej zakładce możliwe jest przypisywanie nowych zgód dla pracownika, ich przeglądanie oraz edycja (np. wycofanie udzielonej zgody) za pomocą ikony lupy oraz usuwanie za pomocą ikony kosza .
Kliknięcie ikony plusa bądź naciśnięcie klawisza <Insert> powoduje otwarcie formularza nowej zgody pracownika.
Zaliczka na deklarację PIT-4R
Zaliczka na deklarację PIT-4R (zaliczka miesięczna na podatek dochodowy od łącznej kwoty wypłat dokonanych w miesiącu) program generuje na podstawie danych wprowadzonych do Ewidencji wynagrodzeń. Aby poprawnie wyliczyć deklarację wynagrodzenia nie muszą być zaksięgowane.
Lista deklaracji jest otwierana z menu przez wybór: Księgowość/ Wynagrodzenia/ Zaliczka na deklarację PIT-4R lub przez naciśnięcie przycisku Zaliczka na deklaracje PIT-4R w menu NawigacjiComarch ERP Optima: Wynagrodzenia.
Na liście deklaracji użytkownik ma przede wszystkim możliwość dodawania i obliczania nowych deklaracji, jak również przeglądania, ponownego przeliczania czy też całkowitego usuwania wcześniej obliczonych deklaracji. Na liście znajdują się następujące informacje: Miesiąc i Rok deklaracji, Wersja formularza deklaracji, zgodnie z którą została wyliczona deklaracja, Data obliczenia deklaracji, Kwota należna z tytułu deklaracji oraz Status, określający stan deklaracji (obliczona lub zamknięta).
Istnieje możliwość wyświetlania listy deklaracji tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku.
Uwaga
Jeżeli deklaracja została zablokowana przed zmianami, wówczas jej zmiana ani usunięcie nie jest możliwe. W takim przypadku należy najpierw odblokować deklarację, korzystając z funkcji dostępnej w menu kontekstowym.
Wyliczenie wynagrodzenia
Wynagrodzenie można wyliczyć wchodząc z menu w Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń w jedną z zakładek: [W miesiącu] lub [Dla pracownika] i naciśnięcie przycisku Dodaj, który otwiera okno dla wprowadzenia elementów wynagrodzenia. Formatka dodania wynagrodzenia składa się z trzech zakładek:
Na zakładce Ogólne znajdują się następujące pola i przyciski:
Pracownik – w tym polu wprowadzany jest kod pracownika. Pracownika można wybrać również z listy pomocniczej poprzez wciśnięcie przycisku . Obok kodu wyświetlane są nazwisko i imię pracownika.
Kategoria – w tym polu znajduje się opis zdarzenia gospodarczego. Opis wynagrodzenia można również wprowadzić z listy pomocniczej kategorii, poprzez wpisanie kodu kategorii lub otwierając listę kategorii przyciskiem . Jeżeli opis nie został wybrany z listy kategorii, wówczas należy go uzupełnić ręcznie w polu Opis kategorii.
Zakład – pole jest widoczne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa. Na formularz wypłaty przenoszony jest zakład wybrany na formularzu pracownika
Wynagrodzenie za miesiąc – wybieramy miesiąc, za który ma być wyliczone wynagrodzenia.
Data dokonania wypłaty – data, z jaką wypłata była dokonana. Domyślnie program proponuje datę dokonania wypłaty jako ostatni dzień miesiąca, za który liczone jest wynagrodzenie.
Wypłata z tytułu – informacja czy pracownik otrzymał wynagrodzenie z tytułu etatu czy innej umowy.
Zwolnienie z PIT – parametr automatycznie zaznaczony jeżeli na formularzu pracownika parametr Zwolnienie z PIT ma ustawienie inne niż Brak. Użytkownik ma możliwość odznaczenia parametru Zwolnienie z PIT na formularzu wynagrodzenia jeżeli w polu Wypłata z tytułu wybrano opcję Inne. Jeżeli na formularzu pracownika zaznaczono parametr Zwolnienie z PIT oraz w polu Wypłata z tytułu wybrano opcję Etat to parametr Zwolnienie z PIT na formularzu wynagrodzenia nie jest możliwy do odznaczenia. Jeżeli na formularzu pracownika nie zaznaczono parametru Zwolnienie z PIT to na formularzu wynagrodzenia parametr Zwolnienie z PIT nie jest możliwy do zaznaczenia. [/version]
Zapis księgowy – jeżeli dokument jest zaksięgowany, w polu tym znajduje się numer dokumentu księgowego. Zapis księgowy może być otwarty do podglądu przez naciśnięcie przycisku . Pole jest widoczne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową.Składniki wynagrodzeń – zawiera listę składników wynagrodzenia. Jeżeli na wynagrodzenie składają się elementy (kwoty) podlegające w różny sposób opodatkowaniu, obliczaniu składek na ubezpieczenie itp., wówczas każdy taki składnik należy wprowadzić za pomocą oddzielnej pozycji (elementu wynagrodzenia). Aby wprowadzić poszczególne składniki wynagrodzenia należy nacisnąć przycisk Dodaj, który otwiera formatkę dodawania nowego składnika wynagrodzenia.
Poszczególne pola i składniki wynagrodzenia:
Opis – jest to pole na wprowadzanie opisu zdarzenia gospodarczego. Opis składnika wynagrodzenia można również wprowadzić z listy pomocniczej kategorii, poprzez wpisanie kodu kategorii lub otwierając listę kategorii przyciskiem . Jeżeli opis nie został wybrany z listy kategorii, wówczas należy go uzupełnić ręcznie w polu Opis kategorii.
Kwota wynagrodzenia – w polu wpisujemy kwotę danego składnika wynagrodzenia. Jeżeli na łączną kwotę wynagrodzenia składają się części opodatkowane i nieopodatkowane lub podlegające różnym rodzajom ubezpieczeń, należy je wprowadzać oddzielnymi pozycjami.
Uwaga
Pola poniżej zaznaczamy, gdy chcemy, aby dany parametr odnosił się do danego składnika wypłaty (np. ma być liczona od niego wartość poszczególnych składek ubezpieczeń). Dane pole jest zaznaczane lub odznaczane z użyciem przycisku <SPACJA> lub przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy.
Przychód opodatkowany – pole jest zaznaczane w przypadku, gdy dany składnik wynagrodzenia ma być opodatkowany podatkiem dochodowym.
Przychód stanowi koszt pracodawcy – pole jest zaznaczane w przypadku, gdy dana część wynagrodzenia stanowi koszt dla pracodawcy.
Wpływa na kwotę wypłaty – pole jest zaznaczane w przypadku, gdy składnik wynagrodzenia brutto jest uwzględniany przy wyliczaniu kwoty wypłaty netto (przykładowo – wynagrodzenia w naturze nie powinny mieć zaznaczonego tego parametru).
Naliczać składki ubezpieczenia:
Emerytalnego – pole jest zaznaczone, gdy od danej kwoty wynagrodzenia wyliczamy składkę ubezpieczenia emerytalnego.
Rentowego – pole jest zaznaczone, gdy od danej kwoty wynagrodzenia wyliczamy składkę ubezpieczenia rentowego.
Chorobowego – pole jest zaznaczone, gdy od danej kwoty wynagrodzenia wyliczamy składkę ubezpieczenia chorobowego.
Wypadkowego – pole jest zaznaczone, gdy od danej kwoty wynagrodzenia wyliczamy składkę ubezpieczenia wypadkowego.
Zdrowotnego – pole jest zaznaczone, gdy dla danej kwoty wynagrodzenia wyliczamy składkę ubezpieczenia zdrowotnego.
Zapis wynagrodzenia – zakładka Kwoty
Zakładka [Kwoty] podzielona jest na dwie części:
Wynagrodzenie,
Składki na ubezpieczenia społeczne.
W części wynagrodzenia widoczne są następujące pola:
Suma wynagrodzeń – jest to sumowana wartość poszczególnych elementów wynagrodzenia wprowadzonych na zakładce [Ogólne] wypłaty.
Razem składki na ubezpieczenie – wartość składek na ubezpieczenia społeczne zapłacona przez pracownika (emerytalne, rentowe, chorobowe) obliczone wg stawek procentowych wprowadzonych w Konfiguracji programu/ Płace/ Składki ZUS.Kwota po odliczeniu składki – wynagrodzenie brutto po odliczeniu sumy składek na ubezpieczenia społeczne, płaconych przez pracownika.
Koszty uzyskania – wartość kosztów uzyskania przychodów. W zależności od rodzaju wynagrodzenia, pole to jest domyślnie proponowane jako:
Dla wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę (etatu) – jako kwota kosztów uzyskania przychodu wprowadzona w Konfiguracji programu, pomnożona przez współczynnik kosztów uzyskania przychodu wprowadzony na karcie pracownika.
Dla wynagrodzeń z tytułu innych umów – jako 20% kwoty po odliczeniu składki na ubezpieczenia społeczne.
Pole Koszty uzyskania jest polem edytowalnym, przez co użytkownik może zamienić jego wartość.
Ulga dla pracownika – Ulga naliczana jest w wypłatach z tytułu etatu od 1.01.2022do 30.06.2022 roku za miesiące, w których pracownik etatowy uzyskał przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy w wysokości wynoszącej od 5 701 zł do 11 141 zł.
Podstawa opodatkowania – jest to kwota, która stanowi podstawę obliczenia podatku dochodowego. Jest ona liczona jako suma kwot brutto składników podlegających opodatkowaniu, pomniejszonych o sumę składek na ubezpieczenie społeczne płaconych przez pracownika i kwotę kosztów uzyskania przychodu oraz ulgę dla pracownika. Kwota jest zaokrąglona do wartości zaokrąglenia podanej w Konfiguracji programu.
Podatek od podstawy – wartość podatku wyliczona jest wg algorytmu zależnego od rodzaju wypłaty:
Dla wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę (etatu) – jest to wartość podatku obliczona od podstawy opodatkowania z uwzględnieniem progów i stóp podatkowych (skali podatkowej) podanych w Konfiguracji programu (przy czym „przejście” do następnego progu podatkowego obliczane jest narastająco za poprzednie miesiące).
Od podatku odliczana jest kwota wolna (zdefiniowana w Konfiguracji programu), pomnożona przez współczynnik liczenia ulgi podany na kartotece pracownika.
współczynnik liczenia ulgi podany na kartotece pracownika.
Uwaga
Wwypłatach mających ustawiony miesiąc deklaracji 1/2022 i późniejszy, w związku ze zmianami dotyczącymi odliczania kwoty wolnej w przypadku przekroczenia przez pracownika pierwszego progu podatkowego ulga podatkowa nadal będzie odliczana.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 29 października 2021 r.o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2105)
Dla wynagrodzeń z tytułu innych umów jest to wartość podatku obliczona od podstawy opodatkowania pomnożonej przez stawkę podatku od umów zleceń zdefiniowaną w Konfiguracji programu.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Dla wynagrodzeń z datą wypłaty po 31 grudnia 2019 r., kwota podatku od dochodu pracownika (rozumianego jako kwota elementów opodatkowanych – składki ZUS finansowane przez pracownika (emerytalna, rentowa, chorobowa) – koszty uzyskania przychodu ) w danym miesiącu wyliczana jest zgodnie z algorytmem:
1. Sprawdzenie, czy:
dochód pracownika osiągnięty narastająco w danym roku (decyduje data wypłaty) do poprzedniego miesiąca włącznie < kwota drugiego progu podatkowego ustawiona w Konfiguracji oraz
dochód osiągnięty od początku roku do poprzedniego miesiąca włącznie + dochód z bieżącego miesiąca > kwota drugiego progu podatkowego ustawiona w
2. Jeżeli na podstawie wyliczeń z pkt 1 w naliczonej za dany miesiąc wypłacie nie nastąpiło przekroczenie drugiego progu podatkowego to kwota podatku wyliczana jest w dotychczasowy sposób.
3. Jeżeli na podstawie wyliczeń z pkt 1 w naliczonej za dany miesiąc wypłacie nastąpiło przekroczenie drugiego progu podatkowego to podczas wyliczania kwoty podatku należy zastosować dwie wysokości podatku, zgodnie z pkt 4 i 5.
4. Ustalenie podstawy opodatkowania, od której należy naliczyć zaliczkę podatku 12% i wyliczenie kwoty podatku wg stawki 12%:
kwota stanowiąca górną granicę drugiego progu podatkowego – kwota dochodu, którą pracownik uzyskał do poprzedniego miesiąca włącznie = kwota podstawy,
wyliczona kwota podstawy jest zaokrąglana matematycznie do pełnych złotych i od niej liczony jest podatek w wysokości 12%. Od wyliczonej kwoty zaliczki odejmowana jest kwota ulgi podatkowej (dla wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę). Jeśli kwota zaliczki < kwota pełnej ulgi to ulga odliczana jest do wysokości kwoty zaliczki.
5. Ustalenie podstawy opodatkowania, od której należy naliczyć zaliczkę podatku 32% i wyliczenie kwoty podatku wg stawki 32%:
kwota stanowiąca sumę dochodu z poprzednich miesięcy oraz bieżącego – kwota drugiego progu podatkowego ustawiona w Konfiguracji = kwota podstawy,
wyliczona kwota podstawy jest zaokrąglana matematycznie do pełnych złotych i od niej liczony jest podatek w wysokości 32% i w przypadku wypłat naliczonych po 01.01.2022 r. odliczana pozostała część kwoty ulgi podatkowej.
6. Ustalenie kwoty podatku od podstawy: kwota podatku wyliczona w pkt 4 + kwota podatku wyliczona w pkt 5.
Pole Podatek od podstawy jest polem edytowalnym, przez co użytkownik może zamienić jego wartość.
Ubezpieczenie zdrowotne pobrane – jest to ta część podatku dochodowego, która jest przeznaczona na ubezpieczenie zdrowotne pobrane podatnika. Wartość ubezpieczenia zdrowotnego wyliczona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami od sumy brutto składników podlegających ubezpieczeniu zdrowotnemu, pomniejszonej o sumę składek na ubezpieczenia społeczne płaconych przez pracownika. Ubezpieczenie zdrowotne jest polem edytowalnym, przez co użytkownik może zamienić jego wartość.
Ubezpieczenie zdrowotne odliczone – jest to ta część podatku dochodowego, która jest przeznaczona na ubezpieczenie zdrowotne możliwe do odliczenia od podatku przez podatnika. Ubezpieczenie jest naliczane w wypłatach, których rok deklaracji jest nie późniejszy niż 2021.
Kwota do zapłaty US – jest to wartość do przekazania do urzędu skarbowego, wyliczana jako różnica podatku od podstawy i ubezpieczenia zdrowotnego. Pole jest zaokrąglane zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji programu.Kwota do zapłaty do US nie zostanie wyliczona jeżeli spełnione zostaną wszystkie poniższe warunki:
na formularzu pracownika w polu Zwolnienie z PIT zaznaczono opcję inną niż 'Brak’
na formularzu uproszczonego wynagrodzenia zaznaczono parametr ’Zwolnienie z PIT ’
pracownik spełnia inne warunki do zwolnienia np. w przypadku zaznaczenia opcji ‘Osoba do 26 lat’ pracownik nie ukończył 26 lat
nie został przekroczony limit przychodów opodatkowanych z zaznaczonym parametrem Zwolnienie z PIT
Uwaga
Od wersji 2022.2 zgodnie Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 7 stycznia 2022 r. w sprawie przedłużenia terminów poboru i przekazania przez niektórych płatników zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych podczas naliczania wynagrodzenia ustalane są dwie kwoty zaliczki podatku: jedna według obowiązujących przepisów oraz druga zgodnie z zasadami obowiązującymi na 31.12.2021 r. Jeśli zaliczka ustalona na 31.12.2021 będzie niższa to ona zostanie pobrana z wynagrodzenia pracownika i będzie wyświetlana w polu Kwota do zapłaty do US. Różnica pomiędzy zaliczką należną ustaloną według przepisów wynikających z Polskiego Ładu, a faktycznie pobraną z wynagrodzenia będzie czekała do pobrania z wynagrodzenia pracownika w kolejnych miesiącach. Kwota ta będzie wyświetlana na formularzu wypłaty w polu ‘kwota do rozlicz. w nast.mies’. Kwota ta zostanie doliczona do zaliczki podatku w miesiącu, w którym kwota zaliczka od danego wynagrodzenia ustalona według obowiązujących przepisów będzie niższa niż zaliczka podatku na 31.12.2021r. Zaliczka podatku od naliczanego wynagrodzenia zostanie zwiększona, ale do kwoty nie większej niż wyniosłaby zaliczka podatku od tego wynagrodzenia na 31.12.2021. Kwota dodatkowo pobranej zaliczki zostanie wyświetlona w polu ‘w tymkwota z poprzed. mies.
Rozporządzenie obowiązuje do 30.06.2022r .Od 01.07.2022 zniesiono obowiązek obliczania zaliczek na PIT według zasad obowiązujących w 2021 roku, jak i według przepisów obowiązujących w 2022 r.
W tym kwota z poprzed. mies – kwota niedopłaty zaliczki podatku z poprzednich miesięcy doliczona do zaliczki podatku w bieżącej wypłacie (pole widoczne w wypłatach naliczonych na listach, które mają ustawiony okres deklaracji od stycznia do lipca 2022) .
Kwota do rozlicz. w nast. mies – różnica pomiędzy zaliczką należną ustaloną według przepisów wynikających z Polskiego Ładu, a faktycznie pobraną z wynagrodzenia ustaloną według przepisów aktualnych na 31.12.2021r. (pole widoczne w wypłatach naliczonych na listach, które mają ustawiony okres deklaracji od stycznia do lipca 2022) .
Uwaga
W miesiącu przekroczenia limitu kwota do zapłaty do US nadal nie zostanie wyliczona. W kolejnym miesiącu będzie już natomiast liczona według standardowych zasad. Kwota do zapłaty do US nie zostanie również wyliczona jeżeli data wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem ukończenia przez podatnika 26 roku życia. W miesiącu, w którym data wypłaty przypada w dniu ukończenia lub po dniu ukończenia przez podatnika 26 roku życia, kwota do zapłaty do US jest już liczona według standardowych zasad.
Data wpłaty zaliczki do US – jest to data, z jaką przekazano zaliczkę do urzędu skarbowego. Pole jest edytowalne, przez co użytkownik może zamienić jego wartość.
Kwota do wypłaty – jest to wartość wypłaty netto liczona jako suma brutto składników mających wpływ na kwotę do wypłaty, pomniejszonych o składki na ubezpieczenia społeczne płacone przez pracownika, składkę ubezpieczenia zdrowotnego i zaliczki podatku dochodowego przekazanej do urzędu skarbowego.
W tym gotówka – wartość wynagrodzenia netto przekazana pracownikowi w gotówce. Jest to pole edytowalne, jego wartość nie może przekroczyć całkowitej wartości kwoty do wypłaty.
W tym ROR – wartość wynagrodzenia netto przekazana bezpośrednio na rachunek bankowy. Jest ona liczona jako różnica kwoty do wypłaty i kwoty wypłaconej w gotówce. Domyślnie, jeżeli na karcie pracownika wprowadzono numer rachunku bankowego, program proponuje całą kwotę do wypłaty do przekazania na ROR. W przeciwnym wypadku, program proponuje całą kwotę do wypłaty w gotówce.
W drugiej części zakładki [Kwoty] widoczne są wartości poszczególnych rodzajów ubezpieczeń płacone zarówno przez pracownika jak i przez pracodawcę. Wszystkie składki są wyliczane przez program jako iloczyn sumy składników podlegających odpowiedniemu ubezpieczeniu i stawki wpisanej w Konfiguracji programu. Wszystkie pola ubezpieczeń są polami edytowalnymi i użytkownik może je dowolnie korygować.
Składki na ubezpieczenia społeczne:
Emerytalne – wartość ubezpieczenia emerytalnego wykazywana jest osobno w części płaconej przez pracownika i osobno przez pracodawcę,
Rentowe – wartość ubezpieczenia rentowego wykazywana jest osobno w części płaconej przez pracownika i osobno przez pracodawcę,
Chorobowe – wartość ubezpieczenia chorobowego płacona przez pracownika,
Wypadkowe – wartość ubezpieczenia wypadkowego płacona przez pracodawcę.
Podstawa składek na:
FGŚP – wartość składki na FGŚP jest liczona od łącznej wartości wynagrodzenia brutto dla wszystkich pracowników,
Fundusz pracy – wartość składki na Fundusz pracy jest liczony od łącznej wartości wynagrodzenia brutto dla wszystkich pracowników.
Fundusz Emerytur Pomostowych:
Podstawa – podstawa naliczania składki na Fundusz Emerytur Pomostowych,
Składka – wartość składki na FEP jest liczona jako iloczyn podstawy i procentu składki zapisanego w Konfiguracji/ Program/ Płace/ Składki ZUS: Fundusz Emerytur Pomostowych.
Zapis wynagrodzenia – zakładka Dodatkowe
Zakładka [Dodatkowe] zawiera informacje podsumowujące wprowadzone wartości dla danego pracownika. Na zakładce tej żadne pole nie jest edytowalne, ma ona charakter informacyjny.
Na zakładce znajdują się następujące pola:
Suma wynagrodzeń – łączna wartość wynagrodzenia brutto dla danego pracownika. Jest sumą brutto wszystkich składników wynagrodzenia.
Wpływa na kwotę do wypłaty – w polu tym wykazywana jest tylko ta cześć wynagrodzenia brutto, która jest uwzględniana przy wyliczaniu kwoty wypłaty netto. Jest sumą brutto składników wynagrodzenia z zaznaczonym parametrem Wpływa na kwotę do wypłaty.
Przychód opodatkowany – wartość wynagrodzenia, która podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Jest sumą brutto składników wynagrodzenia z zaznaczonym parametrem Przychód opodatkowany.
Stanowi koszt pracodawcy – ta część wynagrodzenia, która stanowi koszt pracodawcy. Jest sumą brutto składników wynagrodzenia z zaznaczonym parametrem Stanowi koszt pracodawcy.Podstawa składek na ubezpieczenie:
Zdrowotne – wartość wynagrodzenia, która stanowi podstawę wyliczenia ubezpieczenia zdrowotnego. Jest sumą brutto składników wynagrodzenia z zaznaczonym parametrem Naliczać składki ubezpieczenia zdrowotnego.
Emerytalne – wartość, która stanowi podstawę wyliczenia składki na ubezpieczenie emerytalne. Jest sumą brutto składników wynagrodzenia z zaznaczonym parametrem Naliczać składki ubezpieczenia emerytalnego.
Rentowe – wartość, która stanowi podstawę wyliczenia składki na ubezpieczenie rentowe. Jest sumą brutto składników wynagrodzenia z zaznaczonym parametrem Naliczać składki ubezpieczenia rentowego.
Chorobowe – wartość, która stanowi podstawę wyliczenia składki na ubezpieczenie chorobowe. Jest sumą brutto składników wynagrodzenia z zaznaczonym parametrem Naliczać składki ubezpieczenia chorobowego.
Wypadkowe – wartość, która stanowi podstawę wyliczenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Jest sumą brutto składników wynagrodzenia z zaznaczonym parametrem Naliczać składki ubezpieczenia wypadkowego.
Wprowadził/ Zmodyfikował – kod operatora, który dany zapis wprowadził, a jeżeli zapis był zmieniany to kod operatora, który dany zapis zmodyfikował.
Ewidencja wynagrodzeń - scenariusze
Jak dodać nowego pracownika?
Aby wprowadzić do bazy danych nowego pracownika należy:
Otworzyć listę pracowników wybierając z menu: Ogólne/ Pracownicy.
Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
Wypełnić kolejno dane pracownika. Program wymaga, aby na formularzu pracownika bezwzględnie wypełnione były pola Kod i Nazwisko. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza.
Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.
Uwaga
Kod pracownika musi być unikalny, tzn. program nie pozwoli dodać dwóch pracowników o identycznym kodzie.
Jak usunąć pracownika?
Aby usunąć kartotekę pracownika należy:
Otworzyć listę pracowników wybierając z menu: Ogólne/ Pracownicy.
Odszukać pracownika na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
Kliknąć przycisk Usuń lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
Program wyświetli pytanie: Czy chcesz skasować podświetlony rekord? Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.
Uwaga
Jeżeli dla pracownika została wyliczona wypłata za dowolny miesiąc lub pracownik figuruje w ewidencji środków trwałych, wyposażenia lub samochodowej (jako dysponent pojazdu lub osoba odpowiedzialna), wówczas usunięcie karty pracownika nie jest możliwe. W takim przypadku zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat i kasowanie zostanie anulowane.
Jak zmienić dane pracownika?
Aby zmienić dane pracownika, należy:
Otworzyć listę pracowników wybierając z menu: Ogólne/ Lista pracowników.
Odszukać pracownika na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
Kliknąć przycisk Zmień lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
Program wyświetli formularz karty pracownika, na którym można wówczas dokonać wymaganych zmian.
Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając na formularzu pracownika przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian należy kliknąć przycisk Anuluj lub wcisnąć klawisz <ESC>.
Uwaga
Jeżeli w tym samym czasie, na dwóch stanowiskach w sieci, będą poprawiane dane tego samego pracownika, wówczas program pozwoli zapisać zmiany tylko pierwszemu operatorowi. Zmiany wprowadzone przez drugiego operatora zostaną anulowane, a on zostanie o tym poinformowany odpowiednim komunikatem.
Jak wyszukać pracownika?
Aby odszukać na liście pracownika, można posłużyć się kilkoma metodami, zależnie od tego, jakie posiadamy informacje. Przed rozpoczęciem poszukiwania należy najpierw otworzyć listę pracowników wybierając z menu: Ogólne/ Pracownicy.
Następnie, w zależności od wybranej metody poszukiwań, możemy posłużyć się jedną z poniższych metod.
Aby znaleźć pracownika, jeżeli znamy jego Kod należy:
Upewnić się, czy kursor jest ustawiony na liście.
Wpisać Kod poszukiwanego pracownika (wpisywany Kod powinien być widoczny pod nagłówkiem kolumny Kod).
Aby znaleźć pracownika, jeżeli znamy jego dokładne Nazwisko:
Otworzyć listę. Upewnić się, czy kursor jest ustawiony na liście.
Wpisać Nazwisko poszukiwanego pracownika (wpisywane Nazwisko powinno być widoczne pod nagłówkiem kolumny Nazwisko).
Aby znaleźć pracownika, jeżeli znamy inne jego dane:
Aby znaleźć pracownika, jeżeli nie znamy jego kodu ani dokładnego nazwiska, ale znamy inne jego dane (np. imię, NIP, Pesel, adres zamieszkania, opis), należy skorzystać z filtra.
Jeżeli znamy fragment jednej spośród następujących danych kontrahenta: Kod, Nazwisko, Imiona, NIP, Pesel, Adres, Opis możemy skorzystać z filtra uproszczonego. W tym celu należy:
Otworzyć listę.
Ustawić kursor w polu Filtr i wpisać tam poszukiwany fragment adresu lub nazwisko.
Jeżeli pinezka (widoczna obok ikony filtrowania) jest włączona, zmiany będą widoczne od razu.
Jeżeli pinezka jest wyłączona , po wpisania poszukiwanego fragmentu należy kliknąć przycisk . Na liście zostaną wyświetleni wyłącznie pracownicy spełniający zadane kryterium.
Poszukiwanie pracownika posiadającego w nazwisku słowo Krakowski
Jeżeli znamy inne dane pracownika (np. telefon), możemy posłużyć się Konstruktorem filtra. W tym celu należy:
Kliknąć przycisk Konstruktor filtra.
W otwartym oknie konstruktora stworzyć odpowiednie zapytanie.
Zatwierdzić utworzony filtr klawiszem Akceptacja filtra. Na liście zostaną wyświetleni wyłącznie pracownicy spełniający zadane kryterium.
Jak dodać i wyliczyć wynagrodzenie pracownika?
Aby dodać i wyliczyć wynagrodzenie dla danego pracownika należy:
Otworzyć listę wypłat wybierając z menu: Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń lub przycisk Lista wynagrodzeń w menu NawigacjiComarch ERPOptima/ Wynagrodzenia.
Wybrać pracownika i miesiąc, w którym chcemy wyliczyć wypłatę nacisnąć przycisk Dodaj, który otwiera formatkę dodania nowego wynagrodzenia.
W celu dodania poszczególnych elementów wynagrodzenia należy na formatce Zapis wypłaty – Ogólne nacisnąć przycisk Dodaj, przez co otwiera się formatka dodania składników wynagrodzenia.
Uwaga
W przypadku, gdy wynagrodzenie brutto składa się z elementów opodatkowanych i nieopodatkowanych lub takich, które podlegają różnym rodzajom ubezpieczeń, należy poszczególne składniki wprowadzać oddzielnie zaznaczając właściwe parametry.
Po wprowadzeniu poszczególnych elementów należy nacisnąć przycisk Zapisz zmiany lub wcisnąć klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub wcisnąć klawisz <ESC>
Na zakładce [Kwoty] istnieje możliwość podglądnięcia wyliczonej kwoty wynagrodzenia netto oraz wprowadzenia zmian niektórych wartości takich jak: Koszty uzyskania przychodu, Podatek od podstawy, Ubezpieczenie zdrowotne, Data przekazania zaliczki do US. Część wynagrodzenia płaconą gotówką należy wprowadzić w odpowiednim polu, pozostała część będzie przeniesiona automatycznie do pola w tym ROR.
Po zmianie wartości na zakładce [Kwoty] należy je zapisać przez przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub wcisnąć klawisz <ESC>.
Jak usunąć wynagrodzenie pracownika?
Aby usunąć wyliczone wynagrodzenie dla pracownika należy:
Otworzyć listę wypłat wybierając z menu: Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń lub przycisk Lista wynagrodzeń w menu NawigacjiComarch ERPOptima/Wynagrodzenia
Odszukać wypłatę na liście i ustawić na niej kursor (podświetlić wybrany wiersz).
Kliknąć przycisk Usuń lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
Program wyświetli pytanie: Czy chcesz skasować podświetlony rekord?. Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.
Jak zmienić wynagrodzenie pracownika?
Aby zmienić wyliczone wynagrodzenie dla pracownika należy:
Otworzyć listę wypłat wybierając z menu: Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń lub przycisk Lista wynagrodzeń w menu NawigacjiComarch ERPOptima/ Wynagrodzenia.
Odszukać wypłatę na liście i ustawić na niej kursor (podświetlić wybrany wiersz).
Kliknąć przycisk Zmień lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
Program wyświetli formularz wypłaty pracownika, na którym można wówczas dokonać wymaganych zmian.
Po dokonaniu zmian należy je zapisać, klikając na formularzu pracownika przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub wcisnąć klawisz <ESC>.
Jak zaksięgować wynagrodzenie pracowników do KPiR?
Aby zaksięgować wyliczone wynagrodzenie do Księgi przychodów i rozchodów należy:
W pierwszej kolejności wyliczyć wynagrodzenia dla poszczególnych pracowników, zgodnie z opisem w podrozdziale Jak wyliczyć wynagrodzenie pracownika.
Otworzyć listę wypłat wybierając z menu: Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń i wybrać zakładkę w [Miesiącu].
Kiedy na ekranie pojawią się wynagrodzenia za dany miesiąc, należy zaznaczyć te wypłaty, które mają być zaksięgowane. Zaznaczmy przez ustawienie kursora na odpowiednim zapisie i naciśnięcie klawisza <SPACJA> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybraniu opcji Zaznacz lub Zaznacz wszystkie (aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można nacisnąć kombinacje klawiszy <CTRL>+<A>).
Uwaga
W przypadku, gdy brak jest zaznaczonych wypłat, program sam zaznacza podświetlony rekord.
Następnie należy nacisnąć przycisk Księguj lub klawisz <F7>. Program wyświetli komunikat: Czy chcesz wykonać księgowanie zaznaczonych pozycji do Księgi Podatkowej? Potwierdzenie pytania powoduje utworzenie zapisu zbiorczego, który jest księgowany do Księgi przychodów i rozchodów. Data księgowania jest określana na podstawie ustawień w Konfiguracji firmy jako ostatni dzień miesiąca, za który jest wypłacane wynagrodzenie lub jako dzień bieżący. W momencie księgowania dokumenty zmieniają kolor wyróżnienia z czarnego na niebieski.
Uwaga
Lista płac księgowana jest z datą ostatniego dnia miesiąca lub z datą bieżącą, zależnie od ustawienia parametru Księgowanie dokumentów z datą wprowadzonego w Konfiguracji firmy/ Księgowość /Parametry. Jeżeli w Konfiguracji wybrano opcję Operacji lub Zapisu, a na liście wynagrodzeń znajdują się zapisy z wypłatą z konkretnego miesiąca (np. czerwiec), ale różnymi datami (miesiącami) wypłaty (np. czerwiec oraz lipiec) to zostaną utworzone zapisy księgowe dla każdego miesiąca wypłaty osobno (za czerwiec oraz za lipiec). Lista płac księgowana jest do bufora lub bezpośrednio do księgi, zależnie od ustawienia parametru Księgowanie wypłat przez bufor wprowadzonego w Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy/ zakładka [Parametry].
Jak zaimportować dane z programów Comarch ERP Klasyka -PL, PLP i PIK?
Aby zaimportować dane z programu płacowego, należy:
Wyeksportować dane z programów płacowych w postaci pliku tekstowego bezpośrednio lub za pomocą dyskietki.
W programie Comarch ERP Optima otworzyć listę płac (menu Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń) i wybrać zakładkę w miesiącu, a następnie nacisnąć przycisk Import z pliku COMMA (lub klawisz <F11>) i wybrać odpowiedni plik źródłowy gdzie dane były zapisane.
Program importuje dane o wynagrodzeniach dla poszczególnych pracowników. Jeżeli danego pracownika nie ma na liście pracowników w programie Comarch ERP Optima, kartoteka dla pracownika jest zakładana automatycznie (przy czym na karcie zapisywane są tylko imię i nazwisko – pozostałe dane należy uzupełnić). Program rozpoznaje danego pracownika po jego kodzie w programie PIK i liczbie porządkowej w programie PL – jeżeli kod ulegnie zmianie, wówczas karta pracownika zostanie zdublowana. Po dokonaniu importu poszczególne składniki wynagrodzenia można przeglądać otwierając z menu: Księgowość / Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń.
Uwaga
Import odbywa się zawsze do miesiąca, dla którego otwarta jest w danym momencie lista wynagrodzeń.
Lista wypłat
Lista wypłat (Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń) pozwala na prowadzenie, wydrukowanie i zaksięgowanie ewidencji wynagrodzeń dla poszczególnych pracowników. Z tego poziomu użytkownik programu ma możliwość wprowadzenia poszczególnych składników wynagrodzenia brutto i na podstawie zaznaczonych parametrów wyliczenia wartości wynagrodzenia netto. Na podstawie wprowadzonych informacji program będzie drukował kartę przychodu pracownika, jak również listę płac za poszczególne miesiące. Na podstawie ewidencji wynagrodzeń generowana jest deklaracja PIT-4R.
W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową, wartości wynagrodzenia brutto dla wszystkich pracowników wprowadzone do programu można zaksięgować w odpowiedniej wartości do Książki przychodów i rozchodów (kolumna 12). Do książki przychodów i rozchodów księgowane są również ubezpieczenia społeczne płacone przez pracodawcę (kolumna 13).
Lista wypłat składa się z dwóch zakładek:
[W miesiącu],
[Dla pracownika].
Lista wypłat – zakładka w miesiącu
Na liście wypłat w danym miesiącu znajdują się następujące informacje: kod danego pracownika, jego nazwisko i imię, data wpływu, łączna kwota brutto wynagrodzenia, czy pracownik zatrudniony jest na etacie czy na podstawie innej umowy oraz opis zdarzenia w postaci pola Kategoria.
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Import z pliku COMMA – przycisk ten pozwala na zaimportowanie wypłat z programów płacowych firmy Comarch ERP Klasyka – PL, PLP i PIK.
Księguj – ikona jest widoczna tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową. Pozwala na zaksięgowanie wynagrodzenia brutto i ubezpieczenia płaconego przez pracodawcę za dany miesiąc.
Wynagrodzenia, które mają być zaksięgowane, muszą zostać przez Użytkownika zaznaczone. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry dla parametru Księgowanie dokumentów z datą wybrano opcję Operacji lub Zapisu, a na liście wynagrodzeń znajdują się zapisy z wypłatą z konkretnego miesiąca (np. czerwiec), ale różnymi datami (miesiącami) wypłaty (np. czerwiec oraz lipiec) to zostaną utworzone zapisy księgowe dla każdego miesiąca wypłaty osobno (za czerwiec oraz za lipiec). Wybór Daty wystawienia powoduje księgowanie za okres wypłaty.
Koszty ubezpieczenia społecznego płaconego przez pracodawcę są księgowane do KPiR zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry, gdzie użytkownik ma możliwość zaznaczenia parametru, który decyduje o tym czy ZUS pracodawcy ma być księgowany w miesiącu następnym po dacie wypłaty oraz wybrania dnia księgowania.
Istnieje możliwość zaksięgowania składek ZUS właścicieli i osób współpracujących do odpowiedniej kolumny Księgi przychodów i rozchodów.
Zaznaczenie w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry parametru Księgowanie dokumentów z datą: Przychody: Operacji/ Koszty: Wystawienia spowoduje, że jako data księgowania wpisywany jest ostatni dzień miesiąca, za który naliczane jest wynagrodzenie.
Uwaga
Użytkownik ma dwie możliwości uwzględnienia kwoty składek na zaliczkę na deklaracji PIT-36: zaksięgowanie kosztów do odpowiedniej kolumny lub wprowadzanie odliczeń bezpośrednio na kwotach zaliczki na deklaracje PIT-36 na karcie właściciela. Sposób odliczenia składek ZUS właściciela zależy od użytkownika systemu.
Można również zaksięgować w koszty kwoty przeznaczonej na Fundusz Pracy, a wyliczonej na liście płac właścicieli.
Uwaga
Jeśli w firmie jest kilku właścicieli i dla nich generowana jest jedna lista płac, kwota składek i Funduszu Pracy zostanie zaksięgowana w łącznej wartości i na deklaracji koszty zostaną rozdzielone wg udziałów, a nie faktycznie poniesionych wydatków w części przypadającej na danego właściciela
Operacje seryjne – ikona jest widoczna tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa. Funkcja umożliwia ustawienie zakładu na podświetlonej/zaznaczonych wypłatach.
Lista wypłat – zakładka Dla pracownika
Lista wypłat dla pracownika pozwala na wyświetlenie wszystkich wynagrodzeń dla danej osoby za cały rok.
Na liście wynagrodzeń dla pracownika widnieje parametr Wg daty wypłaty. Jego zaznaczenie spowoduje wyświetlenie wynagrodzeń, których data wypłaty przypada w roku wybranym w polu Rok. Gdy parametr jest odznaczony, na liście wyświetlane są wynagrodzenia wypłacone za okres, który przypada w roku wybranym w polu Rok. Wydruki generowane są dla wypłat widocznych na liście.
Na liście działają te same przyciski i są takie same pola jak w przypadku zakładki [W miesiącu]. Pracownik jest wybierany poprzez wpisanie kodu pracownika lub z listy pracowników, którą otwieramy w trybie wyboru przez naciśnięcie przycisku . Po otwarciu listy pomocniczej, aby wybrać pracownika, należy go wskazać i nacisnąć przycisk Wybierz , klawisz <ENTER> lub dwukrotnie kliknąć na wybranym pracowniku.
Z poziomu Ewidencji wynagrodzeń zakładki [Dla pracownika] możliwe jest wydrukowania Indywidualnej karty przychodu pracownika po naciśnięciu przycisku drukarki . Zawiera ona następujące informacje: Imię i nazwisko pracownika, NIP, miesiąc wypłaty, kwotę brutto wynagrodzenia (osobno elementy opodatkowane i nieopodatkowane – w kolumnie Elementyopodatkowane drukowane są składniki, które mają zaznaczony parametr Przychód opodatkowany. W kolumnie Elementy nieopodatkowane drukowane są składniki, które mają odznaczony parametr Przychód opodatkowany, ubezpieczenie społeczne, koszty uzyskania przychodu, dochód do opodatkowania, zaliczkę na podatek dochodowy, podstawę składki na ubezpieczenie zdrowotne, składkę na ubezpieczenie zdrowotne, kwotę do wypłaty, zaliczkę do US, datę przekazania zaliczki.]
Wyliczenie zaliczki na deklarację PIT-4R
Uwaga
Wszelkie obliczenia przychodów i podatku są realizowane przez program automatycznie na podstawie zgromadzonych w programie danych. Jednakże w przypadku błędnie wprowadzonych danych wyniki obliczeń będą oczywiście różne od oczekiwanych. Dlatego na użytkowniku spoczywa obowiązek kontroli, czy wprowadzone i przetwarzane dane są poprawne.
Aby obliczyć nową zaliczkę, należy na liście zaliczek na deklarację PIT-4R wcisnąć przycisk Dodaj.
Formularz zaliczki na deklarację PIT-4R składa się z następujących zakładek:
[Sekcja C] – zakładka zawiera dane ogólne deklaracji oraz część danych zawartych w sekcji C formularza Zaliczki na PIT-4R.
[Sekcja C, D, E] – zakładka ta odpowiada pozostałej części sekcji C, D oraz sekcji E formularza Zaliczki na PIT‑4R.
Uwaga
Podręcznik omawia zaliczkę na PIT-4R w wersji formularza 18. W przypadku wprowadzenia nowej wersji formularza, pewne dane (np. numery rubryk) mogą ulec zmianie.
Zaliczka na deklarację PIT-4R sekcja C
Przed wykonaniem obliczenia zaliczki, należy na zakładce [Sekcja C] uzupełnić informacje, takie jak rok i miesiąc zaliczki, czy sposób uwzględniania zapisów w buforze.
Zakładka [Sekcja C] wczęści Ogólne zawiera następujące informacje:
Rok i miesiąc, za który zaliczka ma być obliczona,
Zablokuj deklarację przed zmianami – zabezpiecza zaliczkę przed skasowaniem i zmianami,
Obliczona przez, zatwierdzona przez – kod operatora, który dokonał obliczenia i zatwierdzenia (zablokowania) zaliczki oraz daty tych operacji.
Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.
Przelicz deklarację – przycisk pozwala na przeliczenie zaliczki na deklarację PIT-4R za wybrany miesiąc, deklaracja może zostać przeliczona również za pomocą klawisza <F8>.
Uwaga
Po obliczeniu deklaracji, użytkownik powinien sprawdzić w dalszej części formularza te pola, które nie są pobierane automatycznie przez program i wymagają ewentualnego uzupełnienia.
Po przeliczeniu deklaracji, na zakładce [Sekcja C] obliczane są rubryki od numeru 19 do 42, związane z wynagrodzeniami ze stosunku pracy, pod warunkiem, ze są one zdefiniowane jako typy wypłat i wykorzystane na listach płac pracowników za dany okres. Pola te są edytowalne, więc można je wypełnić „ręcznie”.
W razie konieczności pozostałe rubryki (od 22 do 42) Użytkownik powinien uzupełnić samodzielnie.Zaliczka na deklarację PIT-4R sekcja C, D, E
Na zakładce [Sekcja C, D, E] widoczne są wartości związane z obliczeniem pobranego podatku oraz dane związane z uiszczeniem należności. Pola od pozycji 44 do 50 oraz 52, 54, 55, 56 są edytowalne i w razie konieczności powinny zostać uzupełnione przez Użytkownika. Pozostałe pola są wyliczane przez program.
Pole 50 na zaliczce na deklarację PIT-4R pozwala na wprowadzenie wartości kwoty pobranych zaliczek na podatek dochodowy od wypłat należności z tytułu działalności określonej w art. 13 pkt 2 i 5-9 ustawy, z praw autorskich i praw pokrewnych. W programie Comarch ERP Optima pole to jest liczone jako suma wszystkich zaliczek od wynagrodzeń liczonych jako INNE w Ewidencji wynagrodzeń. Pole to jest przeliczane przez program w momencie, gdy pojawił się typ wypłaty umowa zlecenia lub inna.
Pola 51, 53 nie są edytowalne
Uwaga
Dla zaliczki z terminem płatności późniejszym niż 31.12.2019 r., podczas zapisywania formularza zaliczki następuje weryfikacja czy uzupełniony został indywidualny numer podatkowy firmy, który ma pojawić się na płatności. Jeżeli nie został określony, wówczas pojawia się komunikat:
Indywidualny rachunek podatkowy firmy
Na oknie z komunikatem dostępny jest link do Generatora mikrorachunku wraz z polem do uzupełnienia numeru Indywidualnego rachunku podatkowego. Po jego uzupełnieniu i zapisaniu zmian za pomocą ikony , numer rachunku zostaje zapisany w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje. Podany tu numer rachunku umieszczony zostaje na płatności z zaliczki.
Wybór opcji Anuluj zmiany (kliknięcie ikony )powoduje zapisanie zaliczki i wygenerowanie płatności bez uzupełnionego numeru rachunku bankowego. Należy uzupełnić go na płatności przed eksportem przelewów do banku bądź wydrukowaniem formularza przelewu.
Lista pracowników
Jedna z Ewidencji dodatkowych w programie to Ewidencja wynagrodzeń. W programie Comarch ERP Optima oprócz możliwości wyliczania i drukowania kart przychodów pracowników można w prosty sposób wprowadzać poszczególne składniki wynagrodzenia, które składają się na łączną kwotę wynagrodzenia brutto. Na podstawie wartości wynagrodzenia brutto program wylicza wartość netto oraz wartość poszczególnych ubezpieczeń społecznych płaconych zarówno przez pracownika, jak i przez pracodawcę. Program wylicza również wartość podatku dochodowego oraz ubezpieczenia zdrowotnego i na podstawie tych informacji automatycznie generuje deklarację na zaliczkę miesięczną na podatek dochodowy od łącznej kwoty wypłat dokonanych PIT-4R.
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia Książki przychodów i rozchodów osoby prowadzące księgi obowiązane są do prowadzenia indywidualnych kart przychodów pracowników. W programie Comarch ERP Optima w module Księga Podatkowa wartość wynagrodzenia brutto poszczególnych pracowników może być automatycznie przenoszona do kolumny 12 (Wynagrodzenia w gotówce i w naturze) Księgi przychodów i rozchodów. Dodatkowo w momencie księgowania wynagrodzeń do kolumny 13 (Pozostałe wydatki) przenoszona jest wartość ubezpieczeń społecznych płaconych bezpośrednio przez pracodawcę wraz ze składką na FGŚP oraz Fundusz Pracy.
Lista pracowników
Poszczególnych pracowników dodajemy w programie na liście pracowników, która jest otwierana z menu: Ogólne/ Pracownicy lub przez naciśnięcie przycisku Pracownicy w menu NawigacjiComarch ERP Optima/Ogólne.
Na liście pracowników możliwe jest dokonywanie wszelkich operacji dotyczących pracowników, takich jak przeszukiwanie, dodawanie czy kasowanie kart pracowników.
Lista pracowników
Na liście znajdują się następujące informacje: Kod pracownika, Nazwisko i Imię.
W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Eksport danych kadrowych – przycisk dostępny z listy pracowników pozwala na wyeksportowanie informacji o pracowniku do MS Excel.
Operacje seryjne – w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową funkcja umożliwia ustawienie domyślnych kont księgowych na formularzach zaznaczonych pracowników.
W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa, funkcja umożliwia ustawienie zakładu na formularzach zaznaczonych pracowników
Pytaj, pomagaj, udoskonalaj! Społeczność Comarch
Dzięki społeczności Comarch ERP rozwiązujemy problemy, dzielimy się pomysłami oraz informujemy o nowościach.