Księga handlowa

Moduł Księga Handlowa a Ustawa o Rachunkowości

Przepisy ustawy określają szczególne wymagania stawiane systemom przetwarzania danych, które wspomagają prowadzenie rachunkowości, w kontekście zasad, jakie obowiązują generalnie w rachunkowości. W skrócie - wymagania dotyczą wiarygodności informacji zawartych w księgach rachunkowych, ich bezbłędności, sprawdzalności i bieżącego prowadzenia. Wymagania te stawiane są zarówno przyjętym rozwiązaniom technicznym, jak i metodzie i staranności prowadzenia ewidencji księgowej przez użytkownika tych systemów. Obydwa te czynniki - techniczny i ludzki - składają się na wynik finalny prowadzonej księgowości, stąd nawet najsprawniejszy system komputerowy nie stanowi gwarancji poprawności prowadzenia ksiąg rachunkowych. Niezależnie jednak od oceny jakości pracy księgowego, ustawa określa zestaw cech programu, które stanowią warunki konieczne dla dopuszczenia go do używania, a także czynności, które muszą być wykonywane w przypadku stosowania księgowości komputerowej.

Księgi rachunkowe

Zgodnie z art. 13 Ustawy o Rachunkowości system komputerowy musi zapewnić uzyskanie pewnych rodzajów urządzeń księgowych, składających się na księgi rachunkowe. Urządzeniami tymi są:
  • Dziennik,
  • Księga Główna (ewidencja syntetyczna),
  • Księgi pomocnicze (ewidencja analityczna),
  • Zestawienie obrotów i sald kont Księgi Głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych,
  • Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Księgi rachunkowe powinny być:
  • trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania,
  • wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego oraz daty sporządzenia.
Zagadnienie wydruków ksiąg rachunkowych reguluje art. 13 ust. 6 Ustawy o Rachunkowości. Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Dziennik (Zapisy księgowe)

Dziennik to chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, tj. zgodnie z sekwencyjną rejestracją operacji księgowych, dzień po dniu. Zbiory tych danych mają dostarczyć sprawdzianu kompletności ujęcia w księgach rachunkowych operacji dokonanych w każdym kolejnym miesiącu i w sposób ciągły – w każdym roku obrotowym. Sprawdzian liczności operacji stanowi numeracja porządkowa pozycji dziennika i łączna wartość ich sumy (obroty dziennika), ustalana narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Można prowadzić kilka odrębnych dzienników, z których każdy grupuje operacje jednego typu, pod warunkiem zestawiania ich obrotów w dzienniku zbiorczym, zawierającym ich łączne obroty narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. W Dzienniku powinno następować:
  • automatyczne numerowanie kolejnej pozycji, pod którą zapis jest rejestrowany. Numeracja ta zapewnia ciągłość w roku obrotowym, co nie wyklucza możliwości uwzględniania w niej podziału na poszczególne miesiące i/lub rodzaje dzienników, pod warunkiem zachowania jednoznaczności w tym zakresie,
  • automatyczne kontrolowanie zaliczania zapisu do miesiąca, w którym rejestrowana operacja została faktycznie dokonana i niedopuszczenie do niekontrolowanego i nieuprawnionego przeniesienia zapisu pomiędzy miesiącami,
  • automatyczne sumowanie obrotów narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.
Moduł Księga Handlowa pozwala na wprowadzanie zapisów księgowych do jednego lub wielu dzienników cząstkowych, grupujących operacje gospodarcze wg danego rodzaju. Przykładowo – dla dokumentów bankowych użytkownik może założyć dziennik BANK, dla dokumentów kasowych dziennik KASA, dla not memoriałowych dziennik MEMOR. Nie jest zalecane dodawanie dzienników księgowych o tych samych symbolach co rejestry VAT. Zastosowanie tego samego symbolu może spowodować niemożność zaksięgowania dokumentów, gdyż numery ID księgowego w dziennikach i rejestrach VAT mogą się na siebie nakładać. Przy prowadzeniu kilku dzienników cząstkowych, program automatycznie nadaje zapisom księgowym podwójną numerację, zarówno w obrębie dziennika głównego, jak i w obrębie dziennika cząstkowego. Oprócz numeru pozycji zapis księgowy automatycznie otrzymuje informację o osobie wprowadzającej i ewentualnie o osobie, która dokonała jego ostatniej modyfikacji. Przeglądanie zapisów, jak również ich wydruk, jest możliwy w układzie dzienników cząstkowych bądź chronologicznie. Zapisy księgowe mogą być wprowadzane do dziennika ręcznie. Istnieje także możliwość generowania zapisów z ewidencji pomocniczych za pomocą wzorców księgowań. Automatycznemu księgowaniu podlegają faktury z rejestrów VAT, dokumenty kasowe oraz bankowe z Modułu dostępowego Kasa/Bank, lista płac z modułu Płace i Kadry. W przypadku zapisów generowanych przez program, zgodnie z art. 20 Ustawy o Rachunkowości, uzyskują one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych. Jest możliwość stwierdzenia źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie. Dane źródłowe w miejscu ich powstania są chronione tj. nie podlegają modyfikacji oraz usunięciu. Wydruku Dziennika można dokonać z poziomu Księgowość/ Dzienniki. Opcję wydruku możemy wybrać poprzez naciśnięcie rozwinięcia  widocznego pod przyciskiem  Wydruk danych: Dzienniki/Lista księgowań oraz Zestawienia/Obroty dzienników.
Uwaga
Wymogi stawiane dziennikowi księgowemu zawarto w art. 14 Ustawy o Rachunkowości. Dziennik powinien: Zawierać chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym Umożliwiać uzgadnianie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej Kolejno numerować zapisy księgowe, a sumy zapisów (obroty) liczyć w sposób ciągły. Jeżeli stosowane są dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

Księga Główna

Zgodnie z wymogami ustawy o Rachunkowości wydruk Księgi Głównej to wydruk kont syntetycznych wraz z zapisami zachowującymi chronologię. W zbiorach tych danych obowiązuje zaliczenie kwoty każdej operacji w ciężar jednego konta i na dobro kilku kont (lub na odwrót), tak by sumy obciążeń i uznań tych kont były równe. Zbiory tych danych mają dostarczyć informacji o zwiększeniach i zmniejszeniach wartości tych wielkości ekonomicznych, które zostały wyróżnione w zakładowym Planie Kont jako konta bilansowe i wynikowe (czyli według co najmniej takiego stopnia szczegółowości, z jakim dane ksiąg rachunkowych wykazywane są w sprawozdaniu finansowym), ich sumach łącznych (obrotach kont) i saldach, ustalanych narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Sprawdzianem ich zgodności z dziennikiem jest równość narastających od początku roku obrotów wszystkich kont z obrotami dziennika. Technicznie sprawdzian taki ustawa nakazuje przeprowadzać za każdy miesiąc w drodze zestawiania obrotów i sald kont Księgi Głównej. Zestawienie takie, nazywane w praktyce także bilansem brutto, próbnym lub surowym, ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, wymagając tym samym istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego ich wewnętrzną zgodność. Wydruku Księgi Głównej możemy dokonać z poziomu: Księgowość/ Dzienniki. Opcja wydruku: Lista księgowań na kontach/ Syntetyczne (dostępne po naciśnięciu rozwinięcia  widocznego pod przyciskiem  Wydruk danych).
Uwaga
Zagadnienie – Konta Księgi Głównej – reguluje art. 15 Ustawy o Rachunkowości. Konta Księgi Głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym (tj. zgodnie z zarachowywaniem ich na konta syntetyczne). Na kontach Księgi Głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie Księgi Głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej.

Księgi pomocnicze

Wydruk ksiąg pomocniczych to wydruk poszczególnych kont analitycznych wraz z zapisami księgowymi zachowującymi chronologię. Inaczej mówiąc, księgi pomocnicze tworzą dodatkowe przekroje zapisów księgowych uporządkowanych systematycznie. Obejmują one operacje księgowe, sklasyfikowane według bardziej szczegółowych kryteriów, uzupełniających te, zgodnie z którymi są one gromadzone na kontach Księgi Głównej. Lista tych ksiąg nie jest stała. Tworzy się je stosownie do potrzeb jednostki lub wymagań przepisów prawa. Ustawa wymienia tylko typowe spośród nich: konta szczegółowe środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, konta materiałów, towarów i produktów, konta rozrachunków z kontrahentami i pracownikami, a także operacji zakupu i sprzedaży. Analogicznie można – w miarę potrzeby – wyodrębniać także i inne zbiory danych tworzące księgi pomocnicze np. księga operacji kasowych, bankowych, weksli i czeków obcych, akcji i udziałów. Księgi pomocnicze mogą być prowadzone na dwa sposoby – jako wyodrębnione dla każdej z nich:
  • Podzbiory danych w ramach Księgi Głównej. Sumy obrotów i sald kont pomocniczych stanowią wówczas obroty i salda odpowiadających im kont Księgi Głównej, a zapisy dokonywane są w nich uprzednio lub równocześnie z zapisami na kontach Księgi Głównej. Tak rozbudowaną Księgę Główną określa się zwykle w praktyce jako księgowość finansową.
  • Podsystemy rachunkowości poza Księgą Główną, które stanowią uszczegółowienie zapisów Księgi Głównej. Mają one strukturę danych rozbudowaną w dostosowaniu do różnorodnych zadań rachunkowości (ustalanie i ewidencja dla: odpisów amortyzacyjnych, rachuby płac, ubezpieczeń społecznych, podatków, rozliczania „otwartych pozycji” dla należności i zobowiązań czy operacji zakupu). Dane tych podsystemów zasilają wówczas Księgę Główną, tworząc zbiory zapisów księgowych, uporządkowane według wymagań księgowości finansowej i zapewniając zgodność zapisów Księgi Głównej i ksiąg pomocniczych.
Niezależnie od sposobu prowadzenia ksiąg pomocniczych sprawdzian zgodności każdej z nich z odpowiadającymi jej kontami Księgi Głównej stanowi równość sumy sald kont ksiąg pomocniczych i salda właściwego konta Księgi Głównej. Technicznie sprawdzian taki należy wykonać:
  • Na koniec roku obrotowego – dla wszystkich kont ksiąg pomocniczych,
  • Na dzień inwentaryzacji określonych składników majątkowych – dla tych kont ksiąg pomocniczych, które te składniki reprezentują.
Wydruk Ksiąg Pomocniczych udostępniono z poziomu: Księgowość/ Dzienniki. Opcja wydruku: Lista księgowań na kontach/Analityczne (dostępne po naciśnięciu rozwinięcia  widocznego pod przyciskiem  Wydruk danych).
Uwaga
Zagadnienie – Konta ksiąg pomocniczych – reguluje art. 16 Ustawy o Rachunkowości. Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont Księgi Głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek, komputerowych zbiorów danych, uzgodnionych z saldami i zapisami na kontach Księgi Głównej.

Zestawienie obrotów i sald kont Księgi Głównej (kont syntetycznych)

Zestawienie obrotów i sald kont Księgi Głównej sporządza się na podstawie zapisów na kontach Księgi Głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca. Wydruk Zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej udostępniono z poziomu: Księgowość/ Obroty i salda. Opcja wydruku (dostępna po naciśnięciu rozwinięcia  widocznego pod przyciskiem  Wydruk danych): Syntetyka lub Syntetyka + BO (do obrotów narastająco dodawany jest Bilans Otwarcia).
Uwaga
Zagadnienie – Zestawienie obrotów i sald kont Księgi Głównej – reguluje art. 18 Ustawy o Rachunkowości. Zestawienie powinno zawierać: symbole lub nazwy kont salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów na okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych (kont analitycznych)

Także zestawienie sald kont pomocniczych ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, nakładając obowiązek istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego wewnętrzną ich zgodność. Wydruk Zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych udostępniono z poziomu: Księgowość/ Obroty i salda. Opcja wydruku: Analityka lub Analityka + BO (do obrotów narastająco dodawany jest Bilans Otwarcia).
Uwaga
Zagadnienie – Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych – reguluje art. 18 Ustawy o rachunkowości. Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządza się co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rozrachunkowych, a zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów na dzień inwentaryzacji – Struktura bazy danych.
W każdej kartotece na dysku zostają założone i utrzymywane są następujące zbiory danych związanych z modułem Księga Handlowa:
Nazwa tabeliOpis 
AutoEwidLista samochodów prywatnych używanych do celów służbowych
AutoKosztyEwidencja kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych
AutoPrzejazd Ewidencja przejazdów samochodów prywatnych do celów służbowych
AutoRozliczRozliczenie kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych
AutoTrasyEwidencja pomocnicza tras
BOElemPozycje bilansu otwarcia
BONagNagłówki dokumentów bilansu otwarcia
BnkBOMWPozycje bilansu otwarcia magazynu walut
BnkCertyfikatyLista odcisków certyfikatów operatorów dla poszczególnych banków
BnkDokElemPozycje dokumentów potwierdzenia salda i ponaglenia zapłaty
BnkDokNagNagłówki dokumentów potwierdzenia salda i ponaglenia zapłaty
BnkFormatyElemElementy formatów elektronicznej wymiany z bankami
BnkFormatyNagFormaty elektronicznej wymiany danych z bankami - nagłówki
BnkNazwyLista banków
BnkRachZakazyZakazy dostępu do rachunków kasowo/bankowych
BnkRachunkiEwidencja rachunków bankowych i kas gotówkowych firmy
BnkRaportyRaporty kasowe i bankowe
BnkRozKwotyRozliczenia
BnkRozKwotyMWPowiązania zapisów kasowych/bankowych dla funkcji Magazyn walut
BnkRozRelacjeTabela pomocnicza rozliczeń
BnkZapisyZapisy w raportach kasowych i bankowych
BnkZapisyCDCSEPAInfoTabela informacji CDC-SEPA związanych z zapisem KB
BnkZdarzeniaPreliminarz płatności
BnkZdarzeniaCDCSEPAInfoTabela informacji CDC-SEPA związanych ze zdarzeniem KB
BudzetElemPozycje dokumentu budżetu konta
BudzetNagDokument budżetu konta
DeklElemPozycje deklaracji podatkowych
DeklKeduPliki pomocnicze dla deklaracji KEDU
DeklNagZaliczki podatkowe na: PIT-36, PIT-36L, CIT-8, PIT-4R, PIT8A, deklaracje: VAT-7, VAT-7K, VAT-UE, VAT-8, VAT-9M, VAT-27, VIU-DO, CIT-8, PIT-8A, PIT-8B, ZUS, PIT 36, PIT-36L i CIT-8
DeklStrPliki pomocnicze dla deklaracji ZUS
DeklWydrPliki pomocnicze do wydruku deklaracji
DeklV27Pozycje deklaracji VAT-27
DeklVUEKPozycje deklaracji VAT-UE
DeklZakladyLista zakładów/oddziałów firmy
DekretyElemPozycje dekretów księgowych zbiorczych
DekretyKontaPliki pomocnicze dekretów księgowych
DekretyNagNagłówki dekretów księgowych zbiorczych
DlgDokumentyDokumenty związane z delegacją
DlgElemElementy dokumentu delegacji
DlgNagNagłówki dokumentu delegacji
DlgTrasyTrasa delegacji
DlgZaliczkiZaliczki powiązane z delegacją
DokDefinicjeDefinicje dokumentów (symbole, schematy numeracji)
DziennikiNazwy dzienników cząstkowych
DziennikZakazyZakazy do dzienników cząstkowych
EwidDodElemElementy dokumentów z Ewidencji dodatkowej przychodów/kosztów
EwidDodNagNagłówki dokumentów z Ewidencji dodatkowej przychodów/kosztów
FirmaParametry określone w konfiguracji firmy
FormyPlatnosciDefinicje form płatności
FormyPlatnWalutyZawiera powiązania waluty z formą płatności i rejestrem K/B
GrupyTabela pomocnicza zawierająca nazwy grup kontrahentów, rejestrów VAT, podrejestrów w ramach Ewidencji dodatkowej, grup środków trwałych i WNiP.
GrupyKontElemKonta należące do danej grupy kont
GrupyKontNagDefinicje grup kont (w planie kont) - nagłówek
IntrastatElemPozycje deklaracji Intrastat
IntrastatNagDeklaracje Intrastat - nagłówki
JpkDziennikDane dla pliku JPK typu JPK_KR, sekcja Dziennik
JpkEwpDane dla pliku JPK typu JPK_EWP
JpkKontoZapisDane dla pliku JPK typu JPK_KR, sekcja KontoZapis
JpkNagDane nagłówkowe dla tworzonego pliku JPK
JpkOiSDane dla pliku JPK typu JPK_KR, sekcja ZOiS;
JpkPkpirDane dla pliku JPK typu JPK_PKPIR
JpkVATDane dla pliku JPK typu JPK_VAT
KartyKredytoweSłownik kart kredytowych
KategorieOpisy pomocnicze dla dokumentów
KntAtrybutyLista atrybutów kontrahentów
KntOsobyLista przedstawicieli kontrahentów
KodyCNSłownik kodów CN (dla deklaracji Intrastat)
KompensatyElemElementy kompensat
KompensatyNagNagłówki dokumentów kompensat
KontaKonta księgowe
KontaZakazyZakazy do operacji na kontach księgowych
KontrahenciEwidencja kontrahentów
KragKosztElemElementy definicji kręgu kosztów
KragKosztNagDefinicje kregów kosztów - nagłówek
KsiDokElemElementy dokumentów: Potwierdzenie salda, Nota odsetkowe, Ponaglenie zapłaty
KsiDokNagNagłówki dokumentów: Potwierdzenie salda, Nota odsetkowe, Ponaglenie zapłaty
KsiRozrachunkiDekrety podlegające rozrachunkom
KwotyDodatkoweKwoty dodatkowe na dokumentach (Rejestry VAT, Ewidencja dodatkowa, Zapisy kasowe/bankowe)
MiastaSłownik miast
MiejscaUzytkowaniaSłownik miejsc użytkowania
NotyOdsElemElementy noty odsetkowej
NotyOdsNagNagłówki dokumentów not odsetkowych
ObrotyTabela pomocnicza zawierająca zagregowane obroty na kontach
OkresoweElemElementy definicji schematów księgowań okresowych
OkresoweHarmonogramHarmonogram pozycji księgowań okresowych
OkresoweNagDefinicje schematów księgowań okresowych – nagłówki
OkresyObrachDefinicje okresów obrachunkowych
PodmiotyViewView serwerowe zawierające listę wszystkich podmiotów
PlikiJPKZawartość plików JPK
PracEtaty Dane personalne pracowników i wspólników
PracKodTabela podstawowa danych pracowników i wspólników
PracPitDzialalnosciNowa tabela dla kwot indywidualnych dochodów i odliczeń wspólnika
PracPitKwotyKwoty indywidualnych dochodów i odliczeń wspólnika
PracPitMiesZakresy miesięczne dla kwot indywidualnych wspólnika
PracidxTabela pomocnicza danych pracowników i wspólników
ProgiIndywidualne progi i stawki podatkowe pracowników i wspólników
PrzeszacWalutElemPozycje dokumentu przeszacowania walut
PrzeszacWalutNagNagłówki dokumentów przeszacowania walut
SchematPlatnosciRachunki bankowe kontrahentów i schematy płatności dla pracowników
SchKsiElemElementy schematów księgowych
SchKsiNagNagłówki schematów księgowych
SchKsiRelacSchematy księgowe stowarzyszone
SzDekElemElementy dokumentów szablonu dekretacji
SzDekNagDokumenty szablonu dekretacji
TrwaleEwidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
TrwaleAIElemElementy arkusza inwentaryzacyjnego środków trwałych
TrwaleAINagNagłówki arkuszy inwentaryzacyjnych środków trwałych
TrwaleAtrybutyWartości atrybutów środków trwałych i WNiP
TrwaleHistDokumenty środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (amortyzacja, ulepszenie, przeszacowanie)
TrwaleHistPowiazaniaTabela powiązań dokumentów środków trwałych z dokumentami (rejestru VAT i ewidencji dodatkowej)
TrwaleMaskaMiesiące dla amortyzacji sezonowej
TrwaleMiejscaUzytkowaniaMiejsca użytkowania środków trwałych
TrwaleOsobyOdpowiedzialneOsoby odpowiedzialne za środek trwały

Zasady ochrony danych

Program zawiera system uprawnień do operowania danymi i korzystania z nich przez poszczególne osoby mające dostęp do sprzętu, programów i danych. Zawiera również zasady i częstość sporządzania rezerwowych kopii zbiorów danych i odtwarzania ich zawartości w razie potrzeby, fizyczne zabezpieczenie dostępu do sprzętu i programów, system kontroli przebiegu przetwarzania danych (dziennika pracy systemu). W celu tworzenia zbiorów archiwalnych w sposób zapewniający zachowanie kompletności danych program jest wyposażony w funkcje archiwizacji danych. Ochrona danych polega na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu kopii rezerwowych zbiorów danych na nośnikach informatycznych oraz na zapewnieniu ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów komputerowych (Art. 71). Ponadto program:
  • Kontroluje ciągłości zapisów w dzienniku (dziennikach) – art. 14 ust. 2 Ustawy o rachunkowości.
  • Pozwala na identyfikację źródła pochodzenia zapisów. Ustawa dopuszcza wprowadzanie do ksiąg zapisów za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, a więc np. Z innych kartotek dysku stałego, poprzez dyskietki lub drogą transmisji sieciowej. Warunkiem uznania takiej operacji technicznej jest, by każdy zapis umożliwiał identyfikację źródła jego pochodzenia np. urządzenia nadawczego, źródłowego zbioru przekazywanych danych czy ich systemu (art. 20 ust. 5 pkt 1). Sprawdzian stanowią wydruki tych zapisów na papierze, właściwe dla zbiorów je przekazujących (swoiste polecenie księgowania) i przyjmujących (np. sekwencja pozycji w odpowiednim dzienniku). W przypadku przenoszenia zapisów między zbiorami danych składających się na księgi rachunkowe, zapisy księgowe umożliwiają (art. 20 ust. 5 pkt 2) identyfikację źródła ich pochodzenia, tj. zbiorów danych przekazujących je po dokonaniu pierwotnej ich rejestracji.
  •  Zapewnia sprawdzenie poprawności przetwarzanych danych oraz kompletności i identyczności zapisów (art. 20. ust. 5 pkt. 3). Program działa w dużej mierze w oparciu o księgowanie dokumentów źródłowych schematami księgowymi. Prawidłowość oraz kompletność księgowania zależy od zdefiniowanego przez użytkownika schematu. Program ma wbudowane sprawdzanie poprawności schematu księgowego, który kontroluje schemat pod względem formalnym (czy użytkownik nie popełnił błędu np. W składni przy wprowadzaniu warunku). Za prawidłowość i kompletność pod względem merytorycznym odpowiada użytkownik. Po każdym księgowaniu schematem na ekranie dla celów kontrolnych pojawiają się informacje z przebiegu księgowania, gdzie widoczne są konta, ich strony, kwoty i opis oraz czy ostatecznie dokument został z powodzeniem zaksięgowany. Ponadto program pozwala na wprowadzenie do dziennika tylko zapisów zbilansowanych chyba, że w zapisie występują tylko konta pozabilansowe.
  • Zapewnia trwałość zapisów – zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc na późniejsze dopiski lub zmiany (art. 23). Program komputerowy musi zapewniać właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem lub modyfikacją zapisów. W razie ujawnienia błędów, dozwolone są tylko korekty przez wprowadzenie zapisów korygujących dodatnich lub ujemnych (art. 25).
  • Umożliwia zamknięcie okresu – wiarygodność prowadzenia ksiąg wymaga, by zapisy były dokonywane w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski i zmiany. Zapis zatwierdzony nie może być modyfikowany, a funkcja zamknięcia okresu blokuje możliwość dopisywania księgowań. Nie jest możliwa weryfikacja ani usuwanie zapisów o dacie wcześniejszej od daty zamknięcia.
  • Pozwala na przypisanie operatorom zakazów:
    • w obrębie poszczególnych dzienników księgowych – w zakresie:
      • dostępu do przeglądania,
      • dostępu do dodawania zapisów,
      • dostępu do poprawiania własnych zapisów,
      • dostępu do poprawiania cudzych zapisów,
      • dostępu do kasowania własnych zapisów, znajdujących się w buforze,
      • dostępu do kasowania cudzych zapisów,
  • w ramach przeglądania księgowań na poszczególnych kontach księgowych – prawa te są jednoznaczne z prawami dostępu do przeglądania obrotów i sald na kontach,
  • blokad dostępu do określonych procedur np. do zatwierdzanie zapisów księgowych,
  • blokad dostępu do baz danych.

Wydruki

Wydruki ksiąg rachunkowych, zgodnie z wymogami Ustawy o rachunkowości, są:
  • Trwale oznaczone nazwą pełną jednostki, której dotyczą.
  • Oznaczone zrozumiałą nazwą księgi, której dotyczą lub z którą są związane wskutek roli, jaką pełnią w organizacji ksiąg rachunkowych odpowiadające im zbiory danych.
  • Wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia.
  • Każda strona księgi rachunkowej jest automatycznie numerowana, z wyraźnym oznaczeniem ostatniej (koniec wydruku).
  • Na kolejnych stronach księgi rachunkowej ma miejsce sumowanie zapisów, przy czym została zapewniona kontrola ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald.
  • Oznaczone nazwą programu przetwarzania (jego aktualnej wersji).

Obowiązki Użytkownika systemu finansowo – księgowego

Ustawa o rachunkowości art. 10 nakłada na jednostkę gospodarczą obowiązek posiadania dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady rachunkowości, między innymi:
  • Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych.
  • Określenie metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru.
  • Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
    • Zakładowy Plan Kont – obejmujący wykaz kont Księgi Głównej (ewidencji syntetycznej), przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) i ich powiązania z kontami Księgi Głównej.
    • Wykaz zbiorów, stanowiących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera – musi w szczególności zawierać strukturę danych każdego z nich wraz ze zrozumiale wyrażonymi nazwami i wyjaśnieniem znaczenia stosowanych kodów. Z wykazu powinna wynikać zawartość informacyjna poszczególnych zbiorów, wzajemne ich powiązania oraz rola, jaką każdy z nich spełnia w organizacji całokształtu ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. Ustawa nie przesądza o szczegółowej organizacji zbiorów danych, zobowiązuje jednak do tego, by programy komputerowe, operujące danymi tych zbiorów, zapewniały uzyskiwanie informacji księgowej w formie dziennika (dzienników), Księgi Głównej i ksiąg pomocniczych oraz zestawień obrotów i sald stanowiących sprawdzian zgodności ksiąg
    • Opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych. Zawiera ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych.
    • Pisemne stwierdzenie o dopuszczeniu przez jednostkę programu (programów) i każdej jego zmiany do stosowania we własnej rachunkowości. Chodzi tu o notyfikowanie, że jednostka świadomie dokonuje wyboru lub zmiany dotychczas stosowanych programów lub rozszerza zakres ich stosowania. Wymaganie to rodzi dla jednostki obowiązek starannego sprawdzenia tych programów, upewnienia się co do ich przydatności do potrzeb jednostki i zgodności z obowiązującymi ją przepisami, poprawności i zadowalającej sprawności działania. Odpowiedzialność za podjętą decyzję ponosi kierownik jednostki lub upoważniona przez niego osoba.
    • Opis przeznaczenia każdego programu, sposobu działania (reguły obliczeń, ewidencji, kontroli i wydruku danych) oraz wykorzystania podczas przetwarzania danych.
    • Zasady ochrony danych przed nieuprawnionymi ich zmianami i rozpowszechnianiem oraz zasady starannego przechowywania danych w trakcie używania programu, a także przez 5 lat po tym okresie (art. 74, 71).
    • Sposoby zapewnienia właściwego stosowania programów.
Uwaga
Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w powyższych punktach.
Zgodnie z art. 71 Ustawy o rachunkowości na użytkowniku oprogramowania spoczywa obowiązek:
  • Systematycznego tworzenia kopii rezerwowych zbiorów danych na nośnikach magnetycznych,
  • Zapewnienia ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów komputerowych,
  • Stosowania odpornych na zagrożenia nośników danych,
  • Doboru środków ochrony zewnętrznej.

Zamknięcie okresu obrachunkowego i otwarcie kolejnego

https://www.youtube.com/watch?v=vt-kB_drCAc Zamknięcia okresu obrachunkowego dokonujemy po przeniesieniu wszystkich zapisów z bufora księgowań do zapisów zatwierdzonych. W menu: System/ Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe edytujemy formatkę okresu obrachunkowego i zaznaczamy parametr Zamknięty. Nie trzeba zamykać poprzedniego okresu obrachunkowego, aby móc założyć nowy i dokonywać w nim księgowań. Nowy okres obrachunkowy należy założyć w Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe. Na formularzu okresu obrachunkowego można wskazać dzienniki księgowań oraz daty księgowania dla dekretu różnicy kursowej oraz dekretu kompensaty generowanych podczas rozrachunków w „tle” lub podczas dokonywania rozrachunków z listy dokumentów nierozrachowanych. Data księgowania domyślnie ustawiana jest jako data rozrachunku, która jest pobierana z Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa – Data rozrachunku jako późniejsza z dat. Przy zakładaniu nowego okresu pojawia się możliwość skopiowania ustawień z poprzedniego okresu (dotyczy to dzienników księgowań, Planu Kont, grup kont, i kręgów kosztów, dzienników księgowań dla dekretów RK i KOMP i dat księgowania tych dokumentów) oraz możliwość odchudzenia planu kont (tzn. skopiowania planu kont bez kont nieaktywnych i/lub kont słownikowych o zerowych saldach), a także możliwość ustawienia nowego okresu obrachunkowego jako bieżącego. Zmiana okresu, na którym można aktualnie pracować i do którego księgować, odbywa się przez zmianę bieżącego okresu obrachunkowego w Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa. Import bilansu otwarcia z poprzedniego roku obrachunkowego został opisany tutaj.      

Moduł Księga Handlowa – informacje ogólne

Przeznaczenie programu

Comarch ERP Optima, moduł Księga Handlowa, to nowoczesny system komputerowy pozwalający na prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości, sporządzanie obligatoryjnych sprawozdań finansowych oraz zestawień informacyjnych tzw. raportów wewnętrznych dla potrzeb kierownictwa, obrazujących w różnych przekrojach kondycję finansową firmy. Za jego pośrednictwem jednostka ma możliwość realizowania celów związanych z podejmowaniem decyzji ekonomicznych, zarówno zewnętrznych jak i wewnętrznych, związanych z kierunkiem inwestowania, optymalnym wykorzystaniem zasobów itp., rozliczaniem się z fiskusem z podatku VAT w oparciu o deklarację VAT-7, VAT-UE, VAT-8, VAT-9M, VAT-27, VIU-DO, a także pliki JPK_VAT oraz JPK_V7. Użytkownik ma możliwość przygotowania zestawień dla zaliczek deklaracji dochodowych PIT-36, PIT-36L oraz CIT-8, a także sporządzenia deklaracji PIT-37. sporządzenia deklaracji PIT-37oraz CIT-8E.
Uwaga
Program Comarch ERP Optima umożliwia Użytkownikom korzystanie z modułu Księga Handlowa Plus, który w porównaniu do modułu Księga Handlowa daje dodatkowo możliwość obsługi kont walutowych. Wszystkie informacje o module Księga Handlowa dotyczą również modułu Księga Handlowa Plus.

Moduł Księga Handlowa w systemie Comarch ERP Optima

Moduł Księga Handlowa jest jednym z elementów zintegrowanego systemu o nazwie Comarch ERP Optima. Jako część składowa tego systemu pozwala na automatyczne gromadzenie informacji pochodzących z innych modułów, przetwarzanie pod kątem sprawozdawczości zewnętrznej (Bilans, Rachunek Zysków i Strat, Cash Flow), wewnętrznej (własne sprawozdania), sporządzanie deklaracji podatkowych. Integracja modułów w ramach systemu Comarch ERP Optima pozwala na bezkonfliktową współpracę pomiędzy nimi, przy czym moduł Księga Handlowa może korzystać z danych pochodzących z modułów: Faktury, Handel, Moduł dostępowy (Kasa/Bank), Płace i Kadry, Środki Trwałe. Użytkownik, który chce skorzystać z modułu Księga Handlowa musi również zakupić moduł Moduł dostępowy (Kasa/Bank) lub Moduł dostępowy (Kasa/Bank Plus). Dane zgromadzone w module Księga Handlowa, oprócz przetwarzania pod kątem rachunkowości finansowej, mogą być wykorzystane dla celów rachunkowości zarządczej, między innymi za sprawą modułu Analizy oraz Analizy BI. Moduły te pozwalają na zestawianie danych księgowych z danymi pochodzącymi z innych modułów np. Z modułu magazynowo – fakturującego, dając tym samym wielowymiarowy obraz sytuacji finansowej firmy. System Comarch ERP Optima jest zatem zintegrowanym systemem komputerowym pozwalającym na kompleksową obsługę firmy.

Moduł Księga Handlowa w trybie tylko do odczytu

Użytkownicy systemu Comarch ERP Optima mają możliwość podglądu danych zgromadzonych w module Księga HandlowaKsięga Handlowa Plus, przy pobranym module Księga Podatkowa. Wprowadzenie tej funkcji wynika z podniesienia progu z 800 000 euro do 1 200 000 euro do prowadzenia ksiąg rachunkowych, która spowodowała, że część firm rezygnuje z prowadzenia pełnej księgowości na rzecz Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Księga Handlowa w trybie tylko do odczytu umożliwia podgląd list i formularzy dokumentów, przeliczanie zestawienia obrotów i sald, zestawień księgowych oraz wydruki. Przy pobranym module Księga Podatkowa użytkownik ma możliwość zmiany rodzaju księgowości w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Parametry na Księgowość kontowa. W takiej sytuacji w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Księgowość kontowa wyświetlany jest tylko parametr Bieżący okres obrachunkowy. Dodatkowo w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość wyświetlana jest gałąź Okresy obrachunkowe. Jeżeli nie został pobrany moduł Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus, a został pobrany moduł Księga Podatkowa to przy ustawionym rodzaju księgowości na księgowość kontową użytkownik ma dostęp do niektórych list i formularzy w trybie tylko do odczytu. Przy próbie wykonania niedozwolonej operacji pojawia się następujący komunikat: Moduł pracuje w trybie tylko do odczytu. Aby wykonać operację należy pobrać moduł Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus. Użytkownik ma także możliwość drukowania i wysyłania wydruków do pdf. Dostępne są następujące listy i formularze:
  1. [Księgowość] -> Dzienniki,
  2. [Księgowość] -> Obroty i salda,
  3. [Księgowość] -> Plan kont,
  4. [Księgowość] -> Kontrola budżetu,
  5. [Księgowość] -> Zestawienia księgowe,
  6. [Księgowość] -> Inne -> Dokumenty BO,
  7. [Księgowość] -> Inne -> Przeszacowanie walut – wyświetlane jest, jeśli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Księgowość kontowa został zaznaczony parametr Obsługa kont walutowych,
  8. [Księgowość] -> Rozrachunki – Użytkownik ma dostęp w trybie do odczytu do następujących list: Rozrachunki, Potwierdzenia salda, Noty odsetkowe i Ponaglenia zapłaty.
Uwaga
Istnieje możliwości edycji dokumentów (np. zapisów i zdarzeń kasowych/bankowych) lub formularzy (kontrahenta, pracownika, kategorii, rejestrów kasowych/bankowych), na których wybrano konto walutowe a nie pobrano modułu Księga Handlowa Plus.

Współpraca modułów standardowych z modułami w wersji Plus

Moduł Księga Handlowa Plus w porównaniu do modułu Księga Handlowa daje dodatkowo możliwość obsługi kont walutowych. W przypadku, gdy w bazie danych są konta walutowe a zalogowany operator pobrał moduł Księga Handlowa nie będzie mógł korzystać z tej funkcjonalności. Próba dodania/zmiany/podglądu/usunięcia lub użycia konta walutowego lub zapisów na koncie walutowym będzie skutkowała odpowiednim komunikatem.

Kreator schematu

W zależności od poziomu, z którego wywoływany jest kreator - może on wywoływać okna z różną zawartością. Kreator schematu z poziomu Zestawienia księgowe Kreator schematu z poziomu Księgowania okresowe Kreator schematu z poziomu Schematu księgowań

Księgowość

Plan kont

Plan kont

Do bardzo istotnych elementów organizacji rachunkowości w firmie należy ustalenie Planu Kont, co zapewnia prawidłową pracę w programie. Przy opracowywaniu zakładowego Planu Kont trzeba uwzględnić, że przyjęte przez jednostkę zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych powinny zapewniać:
  • Ujęcie operacji w sposób rzetelny i sprawdzalny tak, aby właściwie przedstawione zostały stan majątkowy i finansowy oraz wynik finansowy jednostki, a zwłaszcza ujęte w odpowiednich przekrojach stany aktywów i pasywów, koszty i straty oraz przychody i zyski.
  • Dane niezbędne d0o wszelkich rozrachunków z tytułu podatków oraz rozrachunków z kontrahentami i pracownikami.
  • Skuteczną kontrolę wewnętrzną operacji gospodarczych i stanu składników majątku, będących w posiadaniu i decyzji jednostki.
  • Możliwości sporządzania sprawozdania finansowego i innych sprawozdań, deklaracji podatkowych lub informacji wymaganych odrębnymi przepisami.
Sposób prowadzenia rachunkowości jest określony w zakładowym Planie Kont danej jednostki. W celu ujednolicenia zasad grupowania operacji i ograniczenia nakładu pracy jednostki mogą zastosować Wzorcowy Plan Kont (Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. art. 83), który jest ustalany przez Prezesa NBP, Przewodniczącego Komisji Papierów Wartościowych i Ministra Finansów.

Plan Kont

Plan Kont w Comarch ERP Optima jest dostępny z poziomu Księgowość/ Plan Kont. Na liście mającej strukturę drzewa kolejne poziomy analityki wyróżnione są poprzez wcięcia. Na liście działa standardowy lokator, który pozwala na wyszukiwanie konkretnego konta lub grupy kont. W tym celu należy ustawić kursor na liście i wprowadzić numer konta np. 010-01 lub 1 dzięki czemu program zawęża listę tylko do kont zespołu „1” – Środki pieniężne i rachunki bankowe.
Uwaga
Na liście tej wyświetlany jest Plan Kont zgodnie z bieżącym okresem obrachunkowym.
Lista kont
Na liście wyświetlone są numer, typ konta, waluta, nazwa i nazwa 2 konta, status oraz domyślnie ukryte kolumny: korekta kosztów oraz rozrachunek bez rozliczenia w K/B. Kolumna Status wyświetla „N” dla kont nieaktywnych, a dla kont aktywnych jest pusta. Jeśli użytkownik korzysta z modułu Księga Handlowa Plus, to na Planie Kont dodatkowo jest wyświetlana kolumna z informacją o walucie konta. Istnieje możliwość zaznaczania kont na planie kont. Zaznaczenie konta syntetycznego powoduje zaznaczenie wszystkich jego kont analitycznych. Zaznaczenie wszystkich kont analitycznych nie powoduje zaznaczenia konta nadrzędnego. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy. Typ konta – użytkownik ma możliwość wyboru typu kont: wszystkie, bilansowe (program pokazuje konta ze statusem aktywa, pasywa i aktywa-pasywa), wynikowe (status konta koszty i przychody), bilansowe i wynikowe (łączne przedstawienie dwóch typów), pozabilansowe (status pozabilansowe), rozrachunkowe. Poziomy – użytkownik ma możliwość wyboru następujących poziomów analityki: wszystkie (czyli lista bez ograniczeń), jeden (konta o numerze poziomu 1), dwa (program pokazuje konta o numerze poziomu 1 i 2), najniższy (pokazuje najniższy poziom oraz konta słownikowe). Pokazuj nieaktywne – po zaznaczeniu parametru wyświetlane są konta na których zaznaczono parametr Konto nieaktywne. Pokazuj konta słownikowe – po włączeniu tego przycisku program pokazuje analitykę kont słownikowych. Dodaj konto na tym samym poziomie  lub klawisze <SHIFT>+<INSERT> – po naciśnięciu przycisku program dodaje konto na tym samym poziomie, na którym jest kursor. W przypadku pustej listy dodaje konto syntetyczne. Obok przycisku Dodaj  jest przycisk  otwierający menu opcji  , gdzie oprócz możliwości Dodaj konto na tym samym poziomie, można wybrać Dodaj konto analityczne – przycisk dodaje konto analityczne do konta, na którym aktualnie ustawiony jest kursor. Konto analityczne można dodać również poprzez klawisz <INSERT>. Konto analityczne może zostać dodane tylko w takim przypadku, gdy na danym koncie nie ma księgowań.  Usuń lub klawisz <DEL> – przycisk pozwala na usunięcie zaznaczonych kont księgowych. Konto może być usuwane tylko gdy nie ma na nim zapisów księgowych (zarówno z poziomu Księgowość/ Dzienniki jak i na dokumencie BO), nie zostało uwzględnione w grupie kont oraz użytkownik nie posiada zakazu do danego konta. Istnieje możliwość usunięcia konta syntetycznego wraz z wszystkimi kontami analitycznymi pod warunkiem, że na kontach analitycznych nie ma zapisów księgowych. Jeżeli dodano zapisy księgowe na jakiekolwiek konto analityczne, zarówno to konto, jak i konto nadrzędne nie są usuwane. Pozostałe analityki bez zapisów księgowych są usuwane. Na liście domyślnie włączona jest opcja sumowania (Pokaż wiersz sum) dla pierwszej domyślnej kolumny załączone jest sumowanie typu: Licznik, które pokazuje ilość najniższych analityk. Lista Plan Kont została wyposażona w filtr (dostępny po wybraniu w typie kont opcji Rozrachunkowe), umożliwiający szybsze sprawdzenie numerów kont, na których istnieją dekrety nierozrachowane.
Parametr Dekrety nierozrachowane
Po zaznaczeniu parametru Dekrety nierozrachowane pojawia się rozwijalna lista z opcjami:
  • strona Wn i Ma – zawęzi Plan Kont tylko do tych kont, na których występują dekrety nierozrachowane jednocześnie po stronie Wn i po stronie Ma,
  • strona Wn – zawęzi Plan Kont tylko do tych kont, na których występują dekrety nierozrachowane jedynie po stronie Wn,
  • strona Ma – zawęzi Plan Kont tylko do tych kont, na których występują dekrety nierozrachowane jedynie po stronie Ma,
  • strona Wn lub Ma – zawęzi Plan Kont tylko do tych kont, na których występują dekrety nierozrachowane po stronie Wn lub po stronie Ma lub zarówno po stronie Wn i Ma.
Jeżeli parametr Dekrety nierozrachowane jest odznaczony, na liście wyświetlane są wszystkie konta rozrachunkowe, niezależnie od tego, czy są na nich jakiekolwiek dekrety. Przez kliknięcie na ikonie znajdującej się w lewym dolnym rogu  można rozwinąć wszystkie konta. Natomiast ikona  zwija wszystkie gałęzie. Generowanie Wzorcowego Planu Kont    – jeśli w momencie rozpoczęcia pracy w Księdze Handlowej nie ma Planu Kont, istnieje możliwość wygenerowania Wzorcowego Planu Kont, który użytkownik może dowolnie modyfikować. Obok przycisku  znajduję się przycisk rozwijający dostępne opcje:
  • Generowanie wzorcowego planu kont,
  • Aktualizacja planu kont z poprzednim okresem,
  • Kopiowanie Planu Kont z poprzedniego okresu,
  • Usuń wybrane konta księgowe.
Opcje Kopiowanie oraz Aktualizacja Planu Kont z poprzedniego okresu są możliwe pod warunkiem, że w bazie znajduje się wcześniejszy okres obrachunkowy. Opcja Usuń wybrane konta księgowe pozwala na usunięcie kont nieaktywnych i/lub słownikowych mających zerowe saldo w poprzednim okresie obrachunkowym, lub też całego planu kont.
Uwaga
Po wybraniu z poziomu planu kont opcji Eksport/ Tylko dane do schowka lub Tylko zaznaczone dane do schowka numery kont w arkuszu Excel wyświetlają się prawidłowo dla formatu Tekstowe.

Operacje seryjne

Na liście w menu kontekstowym oraz na przycisku  pod listą dostępne są operacje seryjne. Po rozwinięciu strzałki obok przycisku widoczne są opcje: Oznacz konta jako nieaktywne, Oznacz konta jako aktywne, Ustaw/Odznacz rozrachunek bez rozliczenia w K/B, Ustaw/Odznacz korektę kosztów. Funkcja operacji seryjnych działa na zaznaczone konta. Dla konta podświetlonego pojawia się komunikat: Nie zaznaczono kont księgowych. Dodatkowo na liście kont w menu kontekstowym dostępna jest operacja seryjna Zmień typ konta. Oznacz konta jako nieaktywne Zaznaczenie konta syntetycznego powoduje zaznaczenie parametru Konto nieaktywne również na wszystkich jego kontach analitycznych. Konta nieaktywne są widoczne w planie kont w kolorze szarym.
Oznacz konta jako aktywne
Zaznaczenie jedynie konta syntetycznego powoduje odznaczenie parametru Konto nieaktywne tylko na koncie syntetycznym. Konta analityczne pozostają jako nieaktywne. Nie ma możliwości oznaczenia konta analitycznego jako aktywnego jeżeli konto nadrzędne jest nieaktywne.
Ustaw/Odznacz rozrachunek bez rozliczenia w K/B
Funkcja jest dostępna jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Funkcja umożliwia zaznaczenie/odznaczenie na formularzu konta analitycznego rozrachunkowego parametru Rozrachunek bez rozliczenia w K/B.
Parametr seryjnego ustawiania/odznaczania rozrachunku bez rozliczenia w K/B
Ikona pioruna uaktywnia się po zaznaczeniu parametru Ustaw/Odznacz rozrachunek bez rozliczenia w K/B. Automatycznie zaznaczany jest również parametr Rozrachunek bez rozliczenia w K/B. Po zatwierdzeniu parametr jest zaznaczany na wskazanych kontach analitycznych. Jeżeli opcja Rozrachunek bez rozliczenia w K/B zostanie odznaczona to nastąpi odznaczenie tego parametru na wskazanych kontach analitycznych. Ustawienie/odznaczenie parametru na zaznaczonym jedynie koncie syntetycznym nie powoduje ustawienia/odznaczenia parametru na jego kontach analitycznych.
Ustaw/Odznacz korektę kosztów
Funkcja umożliwia zaznaczenie/odznaczenie na formularzu konta analitycznego parametru Korekta kosztów.
Parametry seryjnego ustawiania/odznaczania korekty kosztów
Ikona pioruna uaktywnia się po zaznaczeniu parametru Ustaw/Odznacz korektę kosztów. Automatycznie zaznaczany jest również parametr Korekta kosztów. Po zatwierdzeniu parametr jest zaznaczany na wskazanych kontach analitycznych. Jeżeli opcja Korekta kosztów zostanie odznaczona to nastąpi odznaczenie tego parametru na wskazanych kontach analitycznych. Ustawienie/odznaczenie parametru na zaznaczonym jedynie koncie syntetycznym nie powoduje ustawienia/odznaczenia parametru na jego kontach analitycznych.
Zmień typ konta
Funkcja umożliwia seryjną zmianę typu konta dla zaznaczonych kont syntetycznych i wszystkich ich kont analitycznych. Funkcja jest aktywna jeżeli na liście kont podświetlono/ zaznaczono konto syntetyczne.
Parametry seryjnej zmiany typu konta
Przykłady wykonywanych scenariuszy w programie Comarch ERP Optima znajdą Państwo tutaj.

Definicja kręgu kosztów

Zagadnienie kręgu kosztów występuje w firmach stosujących w zakresie rachunku kosztów konta zespołu 4 - Koszty wg rodzajów i ich rozliczenie - oraz konta zespołu 5 - Koszty wg rodzajów działalności i ich rozliczenie - lub tylko konta zespołu 5 z ustaleniem kosztów rodzajowych. Praktyczny wymiar zasady równowagi kręgu kosztów wynikający z zasad rachunkowości w sensie ewidencyjno-poznawczym pozwala na ustalenie:
  • Wielkości faktycznie poniesionych kosztów w układzie rodzajowym.
  • Kosztów funkcjonowania jednostki w okresie rozliczanym.
  • Odrębne ustalenie wielkości kosztów operacyjnych stanowiących koszt produkcji niesprzedanej oraz niesprzedanych usług.
  • Kosztów przyszłych okresów.
Reguły zamkniętego kręgu kosztów pozwalają jednostkom prowadzącym różnorodną działalność, zarówno „na sprzedaż” jak i na własne potrzeby wewnętrzne, na ustalenie rzeczywistych kosztów świadczeń na potrzeby wewnętrzne, wywodzących się z kosztów operacyjnych o charakterze rodzajowym. Ponadto, przestrzeganie teoretycznych zasad zamkniętego kręgu kosztów i zmiany stanu produktów, umożliwia jednostkom wybór i sporządzanie rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym, który w zakresie analizy kosztów w powiązaniu z danymi wynikającymi z ksiąg ma większą wartość poznawczą niż kalkulacyjny wariant sprawozdania.
Uwaga
 Chcąc stosować zasadę zamkniętego kręgu kosztów należy przestrzegać kolejności wprowadzania zapisów na kontach oraz zasadę prawidłowej korespondencji zapisów na kontach.
W module Księga Handlowa można utworzyć kontrolę kręgu kosztów. Liczba zdefiniowanych kręgów może być dowolna. Definicję pozostawiono użytkownikowi systemu, ze względu na różnorodność operacji gospodarczych uzależnionych od charakteru działalności jednostki. Uaktywnienie funkcji Kontrola kręgu kosztów zależy od zaznaczenia tego parametru, znajdującego się w Konfiguracji firmy/Księgowość/ Księgowość kontowa. Po uaktywnieniu parametru Kontrola kręgu kosztów, możemy przystąpić do definiowania schematów kontrolnych. Definiowanie udostępniono z poziomu listy Planu Kont (Księgowość/ Plan kont), pod przyciskiem Definicje kręgu kosztów. Po wybraniu przycisku , otwierane jest okno zatytułowane Definicje kręgów kosztów. Okno wyposażono w jedną zakładkę [Ogólne]. Z tego poziomu użytkownik ma możliwość definiowania nowych kręgów, edytowania oraz usuwania istniejących.
Lista Definicje kręgów kosztów
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w artykule Standardy w programie. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy. Po wybraniu przycisku  . Dodaj otwiera się formularz z poziomu, którego dodajemy elementy składające się na konkretny krąg kosztów. Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza. Formularz podzielono na dwie części. Część pierwsza to nagłówek. W nagłówku należy wprowadzić: Konto rozliczeniowe np. 490 Rozliczenie kosztów – konto wprowadzamy z ręki lub z listy Planu Kont, uruchamianej po wybraniu przycisku . W polu Symbol – wprowadzamy nazwę Kręgu kosztów. Jeżeli zaznaczymy parametr Nieaktywny – kontrola kręgu kosztów będzie nieaktywna. Oznacza to, że użytkownik w trakcie księgowania będzie miał możliwość wprowadzania zapisów księgowych poza kręgiem kosztów np. księgowanie na kontach zespołu „4” z pominięciem równoległych księgowań na kontach zespołu „5”. Odznaczenie parametru uaktywnia zbudowany schemat kontroli kręgu kosztów.
Uwaga
Schemat kontroli kręgu kosztów działa w obrębie wprowadzanego zapisu księgowego. Jeżeli dekretacja w zapisie księgowym nie domyka kręgu kosztów, program nie pozwoli na jej zapisanie.
Z prawej strony nagłówka w polach: Wprowadził – wyświetlany jest inicjał operatora zakładającego schemat oraz data założenia.
Formularz Definicja kręgów kosztów
Zmodyfikował – wyświetlany jest inicjał operatora, który dokonał modyfikacji schematu oraz data modyfikacji. Część druga formularza zawiera dwie listy zatytułowane: Konto źródłowe, Konto docelowe. Pozwalają one na wprowadzanie kont księgowych wchodzących w skład kręgu kosztów. Lista pierwsza – Konto źródłowe – służy do wprowadzania kont, z poziomu których przeksięgowywane są obroty na konta innego zespołu np. na konta zespołu „5”. Lista Konta docelowe służy do wprowadzania kont, na które przeksięgowywane są obroty z kont innego zespołu np. Z kont zespołu „4”. Dodaj – dodanie nowego konta. Po rozwinięciu strzałki obok przycisku widoczne są dwie opcje do wyboru:
  • Dodawanie kont z planu kont – użytkownik ma możliwość wskazania kilku kont księgowych. Jeżeli nie jest zaznaczone żadne konto to przenoszone jest konto podświetlone,
  • Dodawanie przez formularz – możliwość dodania pojedynczego konta (lub klawisz <INSERT>).
Konta możemy podpinać syntetycznie, analitycznie. Istnieje także możliwość wprowadzenia pozycji w formie filtra na konta księgowe. W filtrze możemy użyć znaku gwiazdka „*” zastępującego dowolny ciąg znaków np. 4* oraz znaku zapytania „?” zastępującego jeden znak np. 401-?-01.
Uwaga
W programie nie można zdefiniować dwóch schematów, zawierających odwołania do takich samych kont źródłowych i docelowych. Przykładowo: Schemat pierwszy Po stronie kont źródłowych będzie zapis: 401* (w kontroli uwzględniaj konta syntetyki 401). Po stronie kont docelowych: 500, 502, 550, 640*. Schemat drugi Po stronie kont źródłowych będzie zapis 402* (w kontroli uwzględniaj konta syntetyki 402). Po stronie kont docelowych: 500, 502, 550, 640*.

Scenariusz: Definiujemy prosty schemat kontroli kręgu kosztów sprawdzający, czy suma obrotów na kontach zespołu „4” jest równa sumie obrotów na odpowiednich kontach zespołu „5”

Konta zesp. „4” = koszty działalności podstawowej (500) + koszty działalności pomocniczej (530) + koszty zarządu (550) + rozliczenie międzyokresowe kosztów (640).
Formularz Definicja kręgów kosztów – przykład schematu kontrolującego krąg kosztów
  1. W celu zdefiniowania schematu kontrolującego krąg kosztów należy wejść do menu Księgowość/ Księgowość/ Plan Kont.
  2. Po wejściu do Planu Kont, za pomocą ikony , wchodzimy do funkcji pozwalającej na definiowanie schematów Kontroli Kręgów Kosztów.
  3. Wybierając ikonę  Dodaj lub klawisz <INSERT> dodajemy nowy schemat kontroli kręgu kosztów.
  4. Powinno nastąpić otwarcie formularza Definicja kręgu kosztów.
  5. Kliknięcie na przycisku Konto rozliczeniowe otwiera listę Planu Kont, z poziomu której możemy wyszukać i wybrać odpowiednie konto rozliczeniowe np. 490. Konto rozliczeniowe (konto możemy wprowadzić także z ręki).
  6. W polu Symbol wprowadzamy symbol schematu np. KONT.KRĘGU KOSZTÓW.
  7. Jeżeli chcemy, aby przy wprowadzaniu zapisów księgowych następowała kontrola kręgu kosztów, nie zaznaczamy parametru Nieaktywny.
  8. W celu dodania pozycji na liście Konta źródłowe wybieramy klawisz   Dodaj (po lewej stronie).
  9. Uruchamia się edycja pozycji na liście Konta źródłowe, na której prawym klawiszem myszy możemy wyświetlić listę Planu Kont i wybrać odpowiednie konto\konta księgowe (syntetyczne, analityczne) lub wpisać konto z ręki.
  10. Jeżeli chcemy, aby kontrola kręgu kosztów kontrolowała obroty wszystkich kont zespołu „4”, zamiast wprowadzenia poszczególnych kont syntetycznych zespołu 4 możemy wprowadzić wyrażenie 4*.
  11. W celu dodania pozycji na liście Konta docelowe wybieramy klawisz   Dodaj (po prawej stronie).
  12. Uruchamia się edycja pozycji na liście Konta docelowe, na której prawym klawiszem myszy możemy wyświetlić listę Planu Kont i wybrać odpowiednie konto\konta księgowe lub wpisać konto z ręki.
  13. Jeżeli chcemy, aby kontrola kręgu kosztów obejmowała konto 500 Działalność podstawowa, wybieramy z Planu Kont lub wpisujemy z ręki konto 500.
  14. Kolejne konta docelowe np. 502 Koszty sprzedaży, 530 Działalność pomocnicza wprowadzamy w sposób identyczny jak konto 500.
  15. Po zakończeniu definiowania schematu kontrolującego krąg kosztów wybieramy ikonę Zapisz.
  16. Następuje zapisanie schematu i powrót na listę Definicja kręgu kosztów, z poziomu której możemy dodać kolejny schemat.
Jak to działa?
Jeżeli definiowanie schematu kontrolującego kręgi kosztów zostało ukończone, schemat jest aktywy, program będzie się zachowywał w następujący sposób:
  • Przy próbie zapisania księgowania wprowadzanego bezpośrednio do dziennika księgowego pojawi się komunikat o treści Niezamknięty krąg kosztów…na kwotę …. Księgowanie nie zostanie zapisane. W takiej sytuacji użytkownik ma do wyboru:
    • Skorygowanie dekretacji, na przykład uzupełnienie zapisu księgowego o dekrety na kontach zespołu „5”.
    • Nieuaktywnienie schematu kontrolującego kręgi kosztów. W celu nieuaktywnienia kręgu nie ma konieczności wychodzenia z zapisu księgowego. Z tego poziomu mamy możliwość wywołania Planu Kont. Po jego wywołaniu, za pomocą ikony Definicje kręgów kosztowych, możemy otworzyć listę schematów kręgów kosztów. Aby zdezaktywować schemat kręgu kosztów, należy do niego wejść np. przez wybranie kombinacji klawiszy <CTRL>+<ENTER> i zaznaczyć parametr Nieaktywny.
Przy automatycznym księgowaniu zapis, który nie będzie spełniał warunków zawartych w schemacie kontroli kręgu kosztów, nie zostanie wygenerowany. Ponadto pojawi się komunikat o treści Błąd księgowania dokumentu…Niezamknięty krąg kosztów…na kwotę…. Jeżeli dopuszczono do wprowadzania zapisów zawierających dekretację, która nie domyka kręgu kosztów, w celach kontrolnych można skorzystać z mechanizmu raportującego zapisy pod kątem domknięcia kręgu kosztów. Mechanizm udostępniono na liście zapisów księgowych pod przyciskiem   Sprawdzanie poprawności domknięcia kręgu kosztów. Zanim przystąpimy do sprawdzenia zapisów pod kątem domknięcia kręgu kosztów, powinniśmy zaznaczyć te, które mają zostać skontrolowane. Jeżeli chcemy sprawdzić wszystkie zapisy, wystarczy wybrać kombinację klawiszy <CTRL>+<A>. Spowoduje ona zaznaczenie wszystkich zapisów na liście. Jeżeli chcemy zaznaczyć wybiórcze zapisy zaznaczamy je lewym klawiszem myszy.

Formularz konta – zakładka Dodatkowe

Na Planie Kont użytkownik ma możliwość zdefiniowania nowego konta przez otwarcie nowego formularza konta lub zmiany informacji przez edycję istniejącego.
Uwaga
Program pozwala na zmianę numeru konta na każdym poziomie przed pierwszym zaksięgowaniem.
Formularz konta księgowego podzielony jest na dwie zakładki: [Ogólne]  [Dodatkowe] i [Zestawienia księgowe].
Konto księgowe- informacje dodatkowe
Zakładka [Dodatkowe] pozwala na ustawienie następujących parametrów: Nr w przyszłym okresie - pole numer konta w przyszłym okresie powinno być uzupełnione, jeżeli chcemy automatycznie wygenerować bilans otwarcia w kolejnym okresie obrachunkowym. Numer konta w przyszłym okresie można wprowadzić dopiero gdy zostanie założony kolejny okres obrachunkowy. Konto nieaktywne – parametr zaznaczany dla konta, któremu chcemy nadać status nieaktywne np. gdy wiemy, że na dane konto nie będziemy już więcej księgować. Zakazy – lista zakazy widoczna jest tylko na formularzu konta syntetycznego i pozwala na wprowadzenie zakazu dostępu do informacji o danym koncie, w szczególności dotyczy to dostępu do obrotów i sald na koncie oraz księgowań na koncie. Aby wprowadzić kod operatora, który nie powinien mieć możliwości dostępu do konta, należy ustawić kursor na liście operatorów i nacisnąć Dodaj  lub klawisz <INS> i wybrać z listy kod.

Formularz konta – zakładka Ogólne

Na Planie Kont użytkownik ma możliwość zdefiniowania nowego konta przez otwarcie nowego formularza konta lub zmiany informacji przez edycję istniejącego.
Uwaga
Program pozwala na zmianę numeru konta na każdym poziomie przed pierwszym zaksięgowaniem.
Formularz konta księgowego podzielony jest na trzy zakładki: [Ogólne]  [Dodatkowe] i [Zestawienia księgowe].
Konto księgowe- informacje ogólne
Zakładka [Ogólne] zawiera podstawowe dane o koncie: Numer konta – do pola tego wprowadzamy numer konta. Jeżeli jest to konto analityczne, wtedy część numeru jest dziedziczona z konta nadrzędnego i nie jest edytowalna. Pole maksymalnie może przyjąć wartość 20 znaków dla danego poziomu konta oraz łącznie 50 znaków dla całego numeru konta. Nazwa – do pola tego wprowadzamy nazwę konta. Nazwa 2 – do tego pola można wprowadzić dodatkową nazwę np. obcojęzyczną. Konto rozrachunkowe – pole jest zaznaczane dla kont, które mają posiadać status rozrachunkowych. W przypadku konta analitycznego status rozrachunkowe jest zaznaczane identycznie jak na koncie nadrzędnym i jest nieedytowalne. Użytkownik nie może zmienić statusu również w przypadku konta syntetycznego, dla którego dodana jest już analityka lub są już na nim jakieś księgowania. Rozrachunek bez rozliczenia w K/B – pole jest dostępne jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Domyślnie jest zablokowane do edycji i niezaznaczone. Staje się aktywne po zaznaczeniu parametru Konto rozrachunkowe. Należy zaznaczyć je ręcznie. Zaznaczenie parametru przenosi się do nowego okresu podczas zakładania okresu obrachunkowego w Konfiguracji Firmy i kopiowania planu kont z poprzedniego okresu. Korekta kosztów – parametr jest związany z korektą podatku dochodowego obowiązującą do 31.12.2015 r. i ma charakter archiwalny. Nie jest uwzględniany w obecnie obowiązującej uldze na złe długi w podatku dochodowym. Typ konta – użytkownik ma tutaj możliwość wyboru następujących statusów konta: aktywa, pasywa, aktywa‑pasywa, koszty, przychody, przychody-koszty i pozabilansowe. Kontrola salda – dla wybranego konta użytkownik ma możliwość ustawienia kontroli salda: Debet, Credit lub Brak. Test badający zgodność salda jest dostępny w opcji Narzędzia/ Testy integralności/ Dekrety/ Kontrola salda. Oznacza to, że program podczas wykonania testu sprawdzi, czy konto wykazuje saldo po żądanej stronie. W razie niezgodności program wyświetli odpowiedni komunikat. Słownikowe – po zaznaczeniu tego parametru użytkownik ma możliwość wyboru rodzaju podmiotów, z jakim dane konto ma być powiązane, czy mają to być Kontrahenci, Banki, Urzędy, Pracownicy i Wspólnicy, Towary lub Środki Trwałe. Po wybraniu statusu - przy księgowaniu na konto związane z wybranym podmiotem, dla którego nie ma jeszcze analityki w Planie Kont - jest ono zakładane automatycznie. Jeśli akronim (kod) lub nazwa grupy, na podstawie których ma być założone konto (kontrahent, pracownik, grupa środków trwałych), zawiera separator, to przy zakładaniu konta separatory zostaną zamienione na znak „_” (podkreślenia). Natomiast, jeśli użycie różnych separatorów, po zmianie na znak ”_”, dałoby w efekcie dwa takie same konta, to drugiemu z nich na końcu zostanie dopisana cyfra (1, 2,...). Jeżeli dodawane jest konto analityczne do konta, które jest kontem słownikowym np. kontrahentów, po wybraniu odpowiedniego kontrahenta z listy, w numerze analityki pojawi się odpowiednio: Kod, NIP/PESEL lub Identyfikator (w zależności od ustawienia parametrów o zakładaniu kont słownikowych w konfiguracji) oraz pole nazwa wypełni się nazwą kontrahenta.
Uwaga
Zakładanie konta z cyfrą na końcu nie dotyczy grup słownikowych np. kontrahentów (dostawcy, odbiorcy), środków trwałych (środki transportu).
Uwaga
W przypadku zakładania kont analitycznych dla słownika o typie Banki, konta zakładane są dla poszczególnych banków, a nie rachunków bankowych (Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe). W przypadku kilku rachunków bankowych w jednym banku nie należy stosować kont słownikowych.
Podział wg grup – po zaznaczeniu tego parametru przy księgowaniu na konto program automatycznie tworzy dodatkowy poziom analityki związany z grupami, do jakich dany podmiot należy np. 201 – [Grupa kontrahentów] – [Kod kontrahenta]. Kontrola budżetu – parametr ten jest dostępny na najniższej analityce. Użytkownik ma możliwość wyboru spośród następujących opcji: Brak, Obroty Wn, Obroty Ma. Wybranie opcji Obroty Wn/ Obroty Ma decyduje o zakwalifikowaniu konta na listę kont podlegających kontroli budżetowej przez program. Gdy w Planie budżetu konta wprowadzono kwotę budżetu nie możliwości zmiany lub wyłączenia kontroli budżetu. Waluta – informacja o walucie konta jest pokazywana wyłącznie przy aktywnym module Księga Handlowa Plus.

Formularz konta- typy kont

Obrót pieniężny, związany ze zjawiskami gospodarczymi, wymaga ich rejestracji. Do rejestracji zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych przeznaczone są konta księgowe. Konto księgowe posiada swój numer, nazwę i dwie strony do zapisywania wartości liczbowych. Strony konta oznaczane są jako: 
  • Winien (Wn) lub Debet (Dt) – lewa strona,
  • Ma (Ma) lub Credit (Ct) – prawa strona.
Comarch ERP Optima pozwala na wybór nazewnictwa kont księgowych w Start/Konfiguracja/ Program/ Księgowość /Parametry. Użytkownik w programie Comarch ERP Optima ma możliwość zdefiniowania kilku podstawowych typów kont.
  • TYP: Konta syntetyczne i analityczne
Jednym z podstawowych kryteriów podziału kont jest zasada zapisu na koncie w powiązaniu ze stopniem szczegółowości konta. Wg tego podziału w programie funkcjonują konta:
  • Konta syntetyczne (konta nadrzędne)
  • Konta analityczne (konta podrzędne)
Uwaga
Program Comarch ERP Optima pozwala na definiowanie dowolnej ilości poziomów kont analitycznych (subanalityk). Jednak pełny numer konta może mieć maksymalnie 50 znaków. Jeżeli konto posiada niższy poziom (subanalitykę) do danego konta, nie ma możliwości księgowania na koncie na wyższym poziomie (księgowanie jest możliwe tylko na najniższym poziomie).
  • TYP: Konta bilansowe
Konta bilansowe pozwalają na ewidencje składników aktywów i pasywów. Konta aktywów funkcjonują następująco:
  • Po stronie debetowej wpisuje się stan początkowy danego składnika oraz zwiększenia tego stanu,
  • Po stronie kredytowej zmniejszenia.
Obrót debetowy konta aktywnego jest większy lub równy obrotowi kredytowemu, w związku z czym saldo konta jest zawsze debetowe (lub = 0). Konta pasywów funkcjonują w następujący sposób:
  • Po stronie kredytowej zapisuje się stan początkowy (saldo początkowe) danego składnika oraz wszystkie zwiększenia tego stanu,
  • Po stronie debetowej rejestrowane są wszystkie zmniejszenia.
Obrót kredytowy konta pasywnego jest większy lub równy od obrotu debetowego, w związku z czym saldo konta jest zawsze kredytowe (lub = 0). Konta aktywno – pasywne Konta aktywno-pasywne mogą występować zarówno w aktywach, jak i w pasywach bilansu. Konto o takim charakterze może wykazywać jednocześnie dwa salda i w tym samym bilansie występuje jako składnik aktywów jak i pasywów.
  • TYP: Konta pozabilansowe
Konta pozabilansowe nie występują w bilansie. Konta te służą do ewidencji zjawisk i procesów gospodarczych, które nie są przedmiotem ewidencji na kontach bilansowych.
  • TYP: Konta wynikowe
Konta wynikowe pozwalają na ewidencje w ciągu okresu sprawozdawczego bieżących kosztów i przychodów z działalności, przy czym na koniec roku w ramach zamknięć rocznych (okresowych) wartości przenoszone są na odpowiednie konto bilansowe Wynik finansowy. Konta wynikowe nie mają ani sald początkowych ani sald końcowych i funkcjonują tylko miedzy dwoma okresami sprawozdawczymi. Konta wynikowe możemy podzielić na konta kosztów i konta przychodów. Typ konta: Przychody-Koszty jest przeznaczony dla jednostek budżetowych.
  • TYP: Konta rozrachunkowe
Konto rozrachunkowe pozwala na prowadzenie rozrachunków dla kont, do których dołączono kartoteki kontrahentów, urzędów, banków, wspólników lub pracowników. Konta walutowe W systemie Comarch ERP Optima występują konta walutowe. Wartości zapisane na tych kontach są widoczne w dwóch walutach: PLN oraz drugiej określonej przez użytkownika dla wybranego konta np. Euro. Konta walutowe mogą być dodawane na ostatnim poziomie. Konta walutowe powinny być zakładane na oddzielnym koncie syntetycznym niż konta w PLN.

Plan kont - scenariusze

Scenariusze: Jak dodać nowe konto do Planu Kont?

Aby dodać nowe konto do Planu Kont:
  • Otwieramy listę kont z menu głównego przez wybór Księgowość/ Plan Kont.
  • Następnie, w zależności od tego, czy chcemy dodać konto na tym samym poziomie czy na niższym, wykonujemy jedno z działań.
    • Jeżeli chcemy dodać konto na tym samym poziomie, naciskamy przycisk Dodaj konto na tym samym poziomie „Plus” lub klawisz <INSERT>.
    • Jeżeli chcemy dodać konto analityczne do danego konta, to korzystamy z przycisku otwierającego menu opcji, gdzie można wybrać Dodaj konto analityczne i znajdującego się obok przycisku Dodaj „Plus” . Różnica pomiędzy definiowaniem konta syntetycznego a analitycznego polega na tym, iż w drugim przypadku podajemy kolejną część numeru konta.
  • Po wprowadzeniu konta należy go zapisać klikając przycisk Zapisz zmiany, klawisze <CTRL>+<ENTER> lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub klawisz <ESC>.
Uwaga
Należy pamiętać, że:
  • Nie można dodać konta analitycznego dla konta, na którym mamy już zapisy księgowe (również zapisy z bilansu otwarcia związane z danym kontem).
  • Nie można dodać konta analitycznego dla konta, którego konto nadrzędne jest o charakterze słownikowym, jeśli nie jest włączona obsługa kont walutowych.
  • Nie można dodać konta analitycznego dla konta, na którym dany operator ma zakaz dostępu.
  • W przypadku zakładania kont analitycznych dla słownika o typie Banki, konta zakładane są dla poszczególnych banków, a nie rachunków bankowych (Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe). W przypadku kilku rachunków bankowych w jednym banku nie należy stosować kont słownikowych.

Scenariusze: Jak powiązać podmiot z kontem rozrachunkowym?

Aby stworzyć konto rozrachunkowe powiązane z danym Podmiotem (Kontrahenci, Banki, Pracownicy, Wspólnicy, Urzędy):
  • Otwieramy listę kont z menu głównego przez wybór Księgowość/ Plan Kont.
  • Zakładamy konto syntetyczne o statusie rozrachunkowym.
  • Zaznaczamy parametr, który decyduje o tym, że dane konto ma charakter słownikowy i wybieramy jakiego podmiotu ono dotyczy czy jest to Kontrahent, Bank, Urząd, Wspólnik, Pracownik.
  • Dodatkowo, jeśli chodzi o tworzenie kont rozrachunkowych dla podmiotów, w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa użytkownik ma możliwość zaznaczenia parametru Automatyczne zakładanie kont słownikowych. W zależności od tego, czy wybierzemy wg Identyfikatora, Kodu, NIP-u, przy księgowaniu dokumentu związanego z danym podmiotem program będzie automatycznie zakładał konta z odpowiednimi rozszerzeniami.

Scenariusze: Jak założyć konto walutowe?

Aby wprowadzić konto walutowe, oprócz podstawowych czynności związanych z założeniem konta należy uzupełnić walutę konta. Wybór konkretnej waluty jest możliwy pod warunkiem, że została ona zdefiniowana w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty. Dodatkowo, dla kont rozrachunkowych dla podmiotów, jest możliwe automatyczne tworzenie subanalityk walutowych. Aby mieć taką możliwość, w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa użytkownik musi zaznaczyć parametr Subanalityki walutowe na kontach słownikowych.

Scenariusze: Jak wprowadzić blokadę konta dla danego operatora?

Aby wprowadzić blokadę dla operatora:
  • Otwieramy listę kont z menu głównego przez wybór Księgowość/ Plan Kont.
  • Wybieramy konto syntetyczne, dla którego dany operator ma mieć blokadę dostępu.
  • Wchodzimy na zakładkę [Dodatkowe] i po ustawieniu się na Zakazach, po naciśnięciu przycisku Dodaj lub klawisza <INS>, wybieramy kod operatora z listy operatorów.

Kontrola salda konta rozrachunkowego

Wstęp

W systemie Comarch ERP Optima rozrachunki prowadzone są poza systemem księgowym, na poziomie modułu Kasa/Bank. Zapisu do rozliczenia nie generuje dekret, lecz dokument źródłowy wystawiony w jednym z modułów operacyjnych np. Faktura Sprzedaży w module Faktury, lista płac w module Płace i Kadry. Zapisy źródłowe można kojarzyć z zapisami kasowymi oraz bankowymi pochodzącymi wprost z modułu Kasa/Bank. Ze względu na odseparowanie rozrachunków od ewidencji księgowej powstała konieczność kontroli salda na koncie rozrachunkowym kontrahenta. Do tego celu służy funkcja Kontrola salda konta rozrachunkowego.
Uwaga
Warunkiem kontroli salda jest powiązanie słownika Kontrahentów z kontami księgowymi (konta typu: Rozrachunki z odbiorcami oraz dostawcami powinny mieć nadany typ kont słownikowych oraz przypisany słownik kontrahentów).
Uwaga
Kontrola salda konta rozrachunkowego wychodzi od kontroli zapisów na koncie, a nie od zapisów Preliminarza.

Kontrola salda konta rozrachunkowego

Kontrolę salda udostępniono w menu Księgowość/ Plan Kont oraz Księgowość/ Obroty i salda pod przyciskiem  Kontrola sald kont rozrachunkowych. W celu kontroli salda konta rozrachunkowego należy wybrane konto, podświetlić i wcisnąć przycisk Kontrola sald kont rozrachunkowych. Istnieje możliwość zawężenie listy wyników tej kontroli do pewnych poziomów szczegółowości. W momencie uruchomienia kontroli pojawia się okno, na którym do wyboru są następujące możliwości: wszystko, błędy i ostrzeżenia, tylko błędy.
Uwaga
Jeśli zaznaczona zostanie opcja tylko błędy i dla jakiegoś konta wystąpi przynajmniej jeden błąd, to w raporcie wyświetlone zostaną dla tego konta zarówno błędy jak i ostrzeżenia, czyli tylko błędy oznacza wyświetlenie pełnego raportu dla tych kont, na których wystąpiły błędy, a nie wyświetlenie tych, dla których kontrola nie wykazała żadnych nieprawidłowości lub dla których były same ostrzeżenia.
W raporcie wykorzystywane są oznaczenia: - test nie wykrył błędów. - ostrzeżenie: test wykrył nieprawidłowość. Nie oznacza to nieprawidłowości salda, ale ostrzega użytkownika o zaistniałej sytuacji. - błąd krytyczny – oznacza wystąpienie poważnego błędu w bazie danych.
Uwaga
Komunikat: Nie ustalono powiązania kwoty dekretu z dokumentem źródłowym pojawia się np. wtedy, gdy po zaksięgowaniu schematem użytkownik zmieni kwotę ręcznie w buforze księgowań bezpośrednio na dekrecie lub w schemacie księgowań i korzysta z kwoty innej niż brutto np. rozbija kwotę w zależności od płatności.
Na raporcie z kontroli widoczne są następujące kolumny: Opis – w kolumnie, w układzie drzewiastym wyświetlane jest saldo konta, elementy mające wpływ na saldo oraz dodatkowe informacje, na przykład:  
  • Kwota dekretu niezgodna z kwotą dokumentu – opis pojawi się wtedy, gdy po zaksięgowaniu dokumentu, na poziomie dekretu, zostanie dokonana zmiana kwoty.
  • Księgowanie ręczne – opis oznacza, że dekret na koncie rozrachunkowo-słownikowym został wprowadzony bezpośrednio do Dziennika (nie powstał na skutek automatycznego księgowania dokumentów źródłowych). W tym przypadku istnieje prawdopodobieństwo rozbieżności pomiędzy saldem konta a saldem wynikającym z Preliminarza Płatności – należy sprawdzić saldo w Preliminarzu.
  • Księgowanie rozliczenia na innym koncie – opis dotyczy elementu związanego z dekretem, który postał na skutek automatycznego zaksięgowania dokumentu źródłowego, skompensowanego z dokumentem zaksięgowanym na innym koncie rozrachunkowym np. Fakturę Sprzedaży skompensowano z Fakturą Zakupu.
Dekret – jeżeli na kontrolowanym koncie znajdują się księgowania, kolumna Dekret jest zawsze wypełniona. W kolumnie podawany jest nr zapisu księgowego w obrębie Dziennika Głównego. Dokument – pole w kolumnie Dokument wypełnione jest wtedy, gdy istnieje powiązanie pomiędzy dekretem a oryginalnym dokumentem. Powiązanie to powstaje na skutek automatycznego księgowania dokumentów. Dla księgowania wprowadzonego „ręcznie”, bezpośrednio do Dziennika księgowego, pole w kolumnie Dokument jest puste. Kolumny Kwota Wn, Kwota Ma:
  • Dla pozycji Saldo konta – wyświetlana jest wartość salda konta.
  • Dla elementów związanych z dekretami wprowadzonymi ręcznie – kwota dekretów.
  • Dla elementów dotyczących dekretów powiązanych z dokumentami źródłowymi – kwota oryginalnego dokumentu.
Jeżeli użytkownik korzysta z modułu Księga Handlowa Plus oraz ma aktywną obsługę konta walutowych, wówczas na raporcie pojawiają się trzy dodatkowe kolumny: Kwota Wn w walucie, Kwota Ma w walucie oraz Waluta. Lista posiada następujące przyciski:  Podgląd – przycisk wyświetla formularz z danymi elementu. Jeżeli dekret jest powiązany z oryginalnym dokumentem, z poziomu formularza możemy podglądnąć zarówno dekret jak i dokument źródłowy klikając na przycisku.
Kontrola sald kont rozrachunkowych

Scenariusze

Poszczególne scenariusze pokazują ciąg zdarzeń związanych z wystawianiem, księgowaniem dokumentów dotyczących tego samego kontrahenta oraz ich wpływ na kontrolę salda konta rozrachunkowego.
  1. Dla kontrahenta XXX wystawiono fakturę sprzedaży na kwotę 2.440 zł płatną przelewem. Automatycznie w Preliminarzu Płatności dla podmiotu XXX został wygenerowany rozrachunek po stronie przychodu (należność) na kwotę 2.440 zł. Faktura nie została zaksięgowana. W efekcie saldo konta 201-XXX nie pokrywa się z saldem wygenerowanym przez zapisy w Preliminarzu. Saldo na koncie wynosi 0.00 zł, w Preliminarzu - 2.440 zł.

Jeżeli uruchomimy kontrolę salda dla konta 201-XXX uzyskamy informację, że saldo konta 201-XXX wynosi 0,00 zł.

Brak będzie odniesienia do zapisu w Preliminarzu, ponieważ kontrola odbywa się po stronie zapisów konta, a nie zapisów Preliminarza. W tej sytuacji Kontrolę salda powinniśmy uzupełniać o kontrolę salda od strony Preliminarza. Należy wybrać listę zapisów nierozliczonych udostępnianą z poziomu menu Kasa/Bank: Rozliczenia lub z poziomu Preliminarza Płatności/ zakładka [Preliminarz Podmiotu]. Na obu listach zapisy nie zaksięgowane wyróżnione są kolorem czarnym lub zielonym (zapisy w buforze), zaksięgowane kolorem niebieskim. Użytkownik zatem w łatwy sposób może zidentyfikować zapisy nie zaksięgowane. Może także skorzystać z konstruktora filtra.

  1. Zaksięgowano wystawioną fakturę sprzedaży dla kontrahenta XXX na kwotę 2.440 zł. Zapis w Preliminarzu Płatności zmienił barwę na niebieską. W efekcie saldo konta 201-XXX pokrywa się z saldem w Preliminarzu Płatności tj. wynosi 2.440 zł.

Jeżeli uruchomimy kontrolę salda dla konta 201-XXX, na liście Kontrola salda zobaczymy:

  • saldo konta – 2440 zł,
  • element odpowiadający dekretowi powiązanemu z dokumentem oryginalnym, zawierający następujące informacje:
    • w kolumnie Opis - status dokumentu - dokument nierozliczony,
    • w kolumnie Dekret - nr w obrębie Dziennika Głównego,
    • w kolumnie Dokument - nr dokumentu źródłowego,
    • w kolumnie Kwota Wn - kwota dokumentu oryginalnego 2.440 zł.
  1. Faktura Sprzedaży na w kwotę 2.440 zł została zapłacona. Zapłatę zaewidencjonowano w raporcie bankowym, ale nie zaksięgowano. Zapłatę rozliczono z fakturą. W efekcie saldo na koncie nie pokrywa się z saldem w Preliminarzu. Saldo na koncie wynosi 2.440 zł, w Preliminarzu 0,00 zł.

Jeżeli wykonamy Kontrolę salda uzyskamy raport jak w pkt. 2., ale uzupełniony o informację, że Raport kasowo/bankowy, zawierający zapłatę do faktury, nie został zaksięgowany.

  1. Zaksięgowano zapłatę. Saldo na koncie oraz saldo w Preliminarzu jest identyczne tj. wynosi 0,00. Po wykonaniu Kontroli salda, lista elementów jest pusta.
  2. Wystawiono kolejną Fakturę Sprzedaży dla kontrahenta XXX na kwotę 1.220 zł. Do w/w faktury wpłynęła zapłata na kwotę 1.000 zł. Fakturę z zapłatą rozliczono. Oba dokumenty zaksięgowano. Saldo konta oraz saldo tego podmiotu w Preliminarzu jest identyczne wynosi 1220 zł.Kontrola salda wykaże zgodność sald.
  3. Kontrahent XXX wystawił Fakturę Zakupu na kwotę 1.220 zł. Fakturę zaksięgowano na konto 202-XXX. Fakturę Zakupu skompensowano (rozliczono z Fakturą Sprzedaży). Saldo w Preliminarzu dla podmiotu XXX wynosi 0,00 zł. W związku z tym, że kontrahentowi założono dwa konta: 201-XXX i 202-XXX, oba wykazują saldo. Konto 201-XXX saldo po stronie Wn, na kwotę 1.220,00 zł, konto 202-XXX saldo po stronie Ma, na kwotę 1.220. Suma sald wynosi 0,00 zł.

Kontrola salda np. dla konta 201-XXX wykaże, że dokument rozliczający Fakturę Zakupu zaksięgowano na inne konto, w tym przypadku na konto 202-XXX.

  1. Wystawiono kolejną fakturę dla kontrahenta XXX na kwotę 1.220 zł. Fakturę zaksięgowano. Z poziomu zapisu księgowego, na koncie 201-XXX, zmieniono kwotę z 1.220 na 1000 zł.

Kontrola salda wykaże niezgodność na kwotę 220 zł pomiędzy saldem wynikającym z zapisów księgowych a saldem wynikającym z zaksięgowanych dokumentów.

  1. Wystawiono notę odsetkową na kwotę 160,00 zł. Użytkownik nie wiedząc, że program Comarch ERP Optima pozwala na automatyczne zaksięgowanie wystawionej noty, kwotę odsetek zaksięgował „ręcznie”.

Kontrola salda konta 201-XXX wykaże na liście elementów zapis wprowadzony „ręcznie” (w kolumnie Opis będzie widoczna informacja Księgowanie ręczne, kolumna Dokument nie będzie wypełniona). W celu uzyskania zgodności sald, Preliminarz należy uzupełnić o kwotę odsetek.

   

Formularz konta – zakładka Zestawienia Księgowe

https://www.youtube.com/watch?v=mvdTVW9dX-s
Na Planie Kont użytkownik ma możliwość zdefiniowania nowego konta przez otwarcie nowego formularza konta lub zmiany informacji przez edycję istniejącego.
Uwaga
Program pozwala na zmianę numeru konta na każdym poziomie przed pierwszym zaksięgowaniem.
Formularz konta księgowego podzielony jest na dwie zakładki: [Ogólne] ,[Dodatkowe] i [Zestawienia księgowe]. Zakładka [Zestawienia księgowe] umożliwia podpięcia konta do zestawienia księgowego.
Konto księgowe – zestawienia księgowe
Przycisk  jest aktywny jeżeli na formularzu konta na zakładce [Ogólne] uzupełniono pole Numer konta oraz Nazwa. Po wciśnięciu przycisku plusa pojawia się okno Podpinanie konta [numer konta] do zestawienia, gdzie użytkownik ma możliwość wskazania, do jakiego zestawienia konto ma zostać dodane. W polu Symbol istnieje możliwość wyboru symbolu zestawienia dostępnego na liście zestawień księgowych na zakładce [Ogólne] oraz [Systemowe] za wyjątkiem zestawień na formularzu których zaznaczono parametr Nieaktywne. Pole Nazwa oraz Opis (o ile zostało uzupełnione) przenoszone są z formularza wybranego zestawienia i nie podlegają edycji. Po wybraniu w polu Symbol zestawienia na formularzu którego nie dodano żadnej kolumny pojawia się komunikat: Wybrane zestawienie nie ma zdefiniowanych kolumn. Aby dodać definicję do gałęzi zestawienia należy na formularzu zestawienia uzupełnić kolumny na zakładce 2.Kolumny.
Podpinanie konta do zestawienia, określenie zestawienia
Po wybraniu w polu Symbol zestawienia księgowego aktywny staje się przycisk Następny, który przenosi do kolejnego okna, w którym użytkownik musi zaznaczyć pozycję zestawienia, dla której chce dodać konto. Istnieje możliwość zaznaczenia tylko jednej pozycji zestawienia.
Podpinanie konta do zestawienia, zaznaczenie pozycji zestawienia
W kolejnym kroku należy określić, w jaki sposób konto ma zostać podpięte do pozycji zestawienia. W polu Funkcja kont użytkownik decyduje, czy dane konto będzie dodawane, czy odejmowane we wskazanej pozycji zestawienia oraz za pomocą jakiej funkcji kwoty z danego konta zostaną uwzględnione w zestawieniu księgowym. Jeżeli w nagłówku zestawienia księgowego uzupełnione zostało pole Typ zestawienia to w zależności od ustawień tego pola domyślnie ustawiana jest w polu Funkcja kont odpowiednia wartość.
Uwaga
Nazwa zestawienia nie ma wpływu na domyślnie ustawiane funkcje kont. Przykładowo, zestawienie o nazwie Bilans ale bez uzupełnionego pola Typ zestawienia jest traktowane jako zestawienie użytkownika (nie mające sprecyzowanego typu).
Wybór zestawienia o typie Bilans powoduje domyślne ustawienie w polu Funkcja kont opcji:
  • @SaldoWn dla kont o typie Aktywa lub Aktywa-pasywa,
  • @SaldoMa dla kont o typie Pasywa.
Wybór zestawienia o typie Rachunek zysków i strat powoduje domyślne ustawienie w polu Funkcja kont opcji:
  • @ObrotyWn dla kont o typie Koszty lub Przychody-koszty,
  • @ObrotyMa dla kont o typie Przychody.
Użytkownik ma możliwość modyfikacji domyślnie ustawionej funkcji.
Podpinanie konta do zestawienia, sposób podpięcia konta
Konto zostanie uwzględnione w definicji pozycji zestawienia księgowego po naciśnięciu przycisku Przenieś do definicji.
Uwaga
Przycisk Przenieś do definicji jest aktywny jeżeli uzupełniono pole Funkcja kont. Po naciśnięciu przycisku Przenieś do definicji pole Funkcja kont jest puste.
W sekcji Definicja pozycji wyświetlana jest pełna definicja podpięta do danej pozycji zestawienia, obejmująca wszystkie konta, które do tej pory były uwzględnione w definicji. Dane w sekcji nie podlegają edycji. Po naciśnięciu przycisku Przenieś do definicji nowe konto zostanie dopisane na końcu definicji z odpowiednim znakiem i wybraną funkcją księgową.
Uwaga
Nowe konto zostanie dopisane do pozycji zestawienia pomimo błędu składni danej pozycji wynikającego z wcześniej dodanej definicji (np. w pozycji wpisano @ObrotyWn bez wskazania konkretnego konta księgowego).
Po wciśnięciu przycisku Zakończ użytkownik zostanie przekierowany na zakładkę [Zestawienia księgowe], a konto zostanie uwzględnione w pozycji zestawienia księgowego. Jeżeli użytkownik nie naciśnie przycisku Przenieś do definicji to po wciśnięciu przycisku Zakończ pojawia się komunikat: Konto nie zostało podpięte do definicji zestawienia. Jeśli chcesz je podpiąć wybierz opcję TAK, następnie wskaż funkcję konta i kliknij przycisk Dodaj do definicji. Jeśli rezygnujesz wybierz opcję NIE. Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie użytkownika na okno Podpinanie konta [numer konta] do zestawienia. Wybór opcji Nie powoduje przeniesienie użytkownika na zakładkę [Zestawienia księgowe]. Na zakładce [Zestawienia księgowe] wyświetlana jest informacja o wszystkich zestawieniach, do których konto jest podpięte (zarówno własnych, jak i systemowych). Jeżeli w zestawieniu księgowym wskazano konto syntetyczne to informacja o zestawieniu wyświetlana jest zarówno na formularzu konta syntetycznego, jak i każdego jego konta analitycznego. Za pomocą przycisku  istnieje możliwość podejrzenia definicji pozycji zestawienia w trybie tylko do odczytu. Modyfikacja definicji możliwa jest z poziomu zestawienia księgowego. Jeżeli podczas dodawania w planie kont konta syntetycznego lub konta analitycznego do konta na formularzu którego nie uzupełniono definicji zestawienia o typie: Aktywa, Pasywa, Aktywa-pasywa, Przychody, Koszty lub Przychody-koszty użytkownik nie uzupełni zakładki [Zestawienia księgowe] to podczas próby zapisania formularza konta pojawia się komunikat: Nie uzupełniono definicji zestawienia. Czy chcesz ją dopisać? Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie użytkownika na okno Podpinanie konta [numer konta] do zestawienia. Wybór opcji Nie powoduje zapisanie formularza konta księgowego. Podczas automatycznego zakładania kont księgowych za pomocą grupy kont lub dodawania kont słownikowych/niesłownikowych podczas księgowania schematami księgowymi, definicje zestawienia księgowego nie są automatycznie podpinane. Należy tego dokonać z poziomu formularza konta księgowego lub bezpośrednio w zestawieniu księgowym. Po konwersji bazy do wersji 2019.5.1 na formularzu konta księgowego nie jest automatycznie uzupełniania informacja o tym, do jakiego zestawienia konto jest podpięte. Taka informacja pojawia się po przeliczeniu zestawienia księgowego w menu Księgowość/ Zestawienia księgowe lub wykonaniu z poziomu listy zestawień księgowych raportu kont podpiętych do zestawienia. Jeżeli w nowym okresie obrachunkowym użytkownik zdefiniuje nowe zestawienia księgowe to po ich przeliczeniu następuje aktualizacja planu kont o ustawienia dotyczące zestawień księgowych. Ustawienia zestawień księgowych przenoszą się do nowego okresu podczas zakładania okresu obrachunkowego w Konfiguracji Firmy i kopiowania planu kont z poprzedniego okresu.. Jeżeli użytkownik korzysta z danego konta księgowego w kilku okresach obrachunkowych oraz dodatkowo zestawienie księgowe, które zawiera to konto również służy do wyliczenia danych z różnych okresów obrachunkowych to gdy użytkownik będzie chciał usunąć pozycję zestawienia z formularza konta pojawia się komunikat: Konto zostanie usunięte z definicji zestawienia księgowego. Jeżeli zestawienie wykorzystywane jest do wyliczania danych z różnych okresów obrachunkowych, usunięcie konta może spowodować niekompletność wyliczeń. Czy chcesz usunąć konto z zestawienia? Zaakceptowanie komunikatu powoduje usunięcie konta księgowego z definicji pozycji zestawienia. Wybór opcji Nie powoduje przeniesienie użytkownika na zakładkę [Zestawienia księgowe]. Jeżeli użytkownik usuwa definicję z poziomu formularza konta syntetycznego to ta definicja usuwana jest również z jego kont analitycznych.
Uwaga
Jeżeli z poziomu formularza konta o numerze 100 na zakładce [Zestawienia księgowe] usunięta zostanie pozycja to w zestawieniu księgowym usunięta zostanie część definicji zawierająca dokładnie taki sam ciąg znaków zaczynając od numeru konta, z którego usuwamy pozycję zestawienia, przykładowo @ObrotyWn(100), @ObrotyWn(100-1).Nie zostanie usunięta przykładowo część @ObrotyWn(010-100). Definicja nie zostanie również usunięta jeżeli konto wynika z maski (np. ObrotyWn(1*), zapytania SQL lub z podpiętej pozycji innego zestawienia księgowego.
Usunięcie konta księgowego z planu kont nie usuwa tego konta z definicji pozycji zestawienia księgowego. Podczas próby przeliczenia zestawienia pojawia się komunikat: Nie znaleziono konta księgowego o symbolu [numer konta]. Użytkownik powinien w takim przypadku na pozycji zestawienia zaznaczyć parametr Nie sprawdzaj istnienia kont.

Formularz konta

Na Planie Kont użytkownik ma możliwość zdefiniowania nowego konta przez otwarcie nowego formularza konta lub zmiany informacji przez edycję istniejącego.
Uwaga
Program pozwala na zmianę numeru konta na każdym poziomie przed pierwszym zaksięgowaniem.
Formularz konta księgowego podzielony jest na trzy zakładki: [Ogólne] [Dodatkowe] i [Zestawienia księgowe].

Grupy kont

Funkcja Definicji grup kont poprawia ergonomię pracy na etapie definiowania Planu Kont, a także podczas dodawania/usuwania powtarzających się na wielu kontach analityk w trakcie roku.

Użytkownik musi zdefiniować wszystkie analityki dla jednego konta, a  funkcja grup kont umożliwi skopiowanie tych analityk do innych kont należących do wybranej grupy. https://youtu.be/KukKBezvT4s Definiowanie grupy kont W górnym menu z poziomu Księgowość/ Plan Kont dostępna jest ikona grup kont , której kliknięcie wywoła listę definicji grup kont.
Lista definicji grup kont
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.  Synchronizuj lub klawisz <F8> – przycisk pozwala na aktualizację Planu Kont w oparciu o wskazaną grupę kont. Kliknięcie na ikonę  na liście Definicji grup kont wywoła formatkę Grupy kont. Użytkownik może wówczas zdefiniować grupę kont, wg której będzie dokonywana synchronizacja. Działanie synchronizacji grupy kont Funkcja synchronizacji działa zarówno na Planie Kont, jak również z poziomu Listy grup kont. W Planie Kont, dodanie/usuwanie analityki na jednym z kont grupy wywoła komunikat (podczas zapisywania nowej analityki): Konto należy do grupy [Symbol grupy]. Czy dodać/usunąć analitykę do pozostałych kont tej grupy? Zaakceptowanie pytania, zarówno w przypadku dodawania analityk jak również ich usuwania, spowoduje odpowiednio próbę dodania lub usunięcia kont i zostanie wyświetlony log z przebiegu procesu (zgodnie z ustawieniami konfiguracyjnymi na karcie operatora). Anulowanie spowoduje zapisanie aktualnego konta bez dodawania analityk do innych kont danej grupy. Funkcja synchronizacji z poziomu Listy grup kont uruchamiana jest za pomocą przycisku  lub klawisza <F8>. W pierwszej kolejności wybieramy grupę w oparciu o którą chcemy dokonać synchronizacji a następnie klikamy na ikonę , wówczas pojawi się następujący komunikat: Czy jesteś pewien, że chcesz zaktualizować plan kont w oparciu o wskazaną grupę kont? Zaakceptowanie pytania spowoduje próbę dodania analityk do kont należących do wskazanej grupy. Po zakończeniu działania funkcji synchronizacji zostanie wyświetlona informacja z przebiegu procesu (zgodnie z ustawieniami konfiguracyjnymi na karcie operatora). Funkcja synchronizacji nie będzie działała dla kont zakładanych automatycznie podczas księgowania dokumentów schematami księgowymi. W związku z tym istnieje możliwość wykonania synchronizacji „ręcznie” z poziomu Listy grup kont. Podczas synchronizacji dodawane konta otrzymują symbol, nazwę, typ z konta kopiowanego. Ponadto z konta wzorcowego na nowe konto kopiowane są ustawienia pola: Kontrola salda, Waluta oraz Kontrola budżetu.
Uwaga
Nie ma możliwości dodania konta podrzędnego do konta, które posiada już księgowania.
Przykłady zastosowania synchronizacji grupy kont
Przykład
Zakładamy, że w Planie Kont mamy następujące konta:
501-1
501-2
501-3
502503
Jeżeli założymy grupę zawierającą konta: 501, 502, 503 i wykonamy synchronizację otrzymamy następujące pozycje w Planie Kont:
501-1
501-2
501-3
502 -1
502 -2
503 -3
503 -1
503 -2
503 -3
 
Przykład
Zakładamy, że w Planie Kont mamy konta:
401-1-ZLEC1
401-1-ZLEC2
401-2
401-3
402403
W takim przypadku Definicja grupy powinna zawierać konta: 401-1, 402, 403. Po wykonaniu synchronizacji otrzymamy następujące pozycje w Planie Kont:
401-1-ZLEC1
401-1-ZLEC2
401-2
401-3
402 -ZLEC1
402-ZLEC2
403 -ZLEC1
403-ZLEC2
 
Uwaga
Dane konto oraz jego analityki można podpiąć tylko do jednej grupy. Przykładowo - jeżeli w jednej grupie jest konto 501-1-1, to do innej grupy nie można podpiąć konta 501, 501-1. Próba dodania do Definicji grupy konta, które zostało przypisane już do innej grupy, wywoła następujący komunikat: Konto nadrzędne lub podrzędne występuje już w grupie.

Formularz definicji grupy kont

Formatka grupy kont
Na liście dostępne są standardowe przyciski: . Po rozwinięciu strzałki obok przycisku widoczne są dwie opcje do wyboru:
  • Dodawanie kont z planu kont – użytkownik ma możliwość wskazania kilku kont księgowych. Jeżeli nie jest zaznaczone żadne konto to przenoszone jest konto podświetlone. Jeżeli zaznaczone są konta syntetyczne wraz z kontami analitycznymi to dodawane są tylko konta syntetyczne. Jeśli zaznaczone są konta analityczne i część z tych kont została wcześniej uwzględniona w grupie kont to dodawane są pozostałe konta nie uwzględnione wcześniej w grupie kont.
  • Dodawanie przez formularz – możliwość dodania pojedynczego konta (lub klawisz <INSERT> – plan kont otwiera się bez opcji zaznaczeń).
Uwaga
Przy zakładaniu kolejnego okresu obrachunkowego, po wybraniu opcji kopiowania ustawień z poprzedniego okresu, Definicje grup kont zostaną przeniesione na nowy okres obrachunkowy.

Zestawienia księgowe

Zestawienia księgowe - zakładka Ogólne

Z poziomu zakładki [Ogólne] użytkownik ma możliwość skorzystania z gotowych wzorców zestawień, definiowania własnych zestawień, kopiowania istniejących. Wzorce zestawień (w tym uproszczone zestawienia dla jednostek mikro oraz uproszczone zestawienia dla jednostek małych) zakładane są przez program automatycznie, przy tworzeniu nowej bazy danych lub dodawane przez użytkownika z poziomu listy zestawień księgowych.
Wzorce to zestawienia wchodzące w skład sprawozdania finansowego narzuconego przez Ustawę o Rachunkowości:
  • Bilans firmy – Bilans jednostek z wyłączeniem banków i ubezpieczycieli,
  • Kapitał firmy – Zestawienie zmian w kapitale własnym,
  • R Z/S – k – Rachunek zysków i strat – wariant kalkulacyjny,
  • R Z/S – p – Rachunek zysków i strat – wariant porównawczy,
  • RPP – b – Rachunek przepływów pieniężnych – met. Bezpośrednia,
  • RPP – p – Rachunek przepływów pieniężnych – met. Pośrednia,
  • F-01_Cz1_dział1 – Dział 1. Rachunek zysków i strat,
  • F-01_Cz1_dział2 – Dział 2. Aktywa obrotowe i trwałe,
  • F-01_Cz1_dział3 – Dział 3. Wybrane źródła finansowania majątku,
  • F-01_Cz2_dział1 – Dział 1. Środki trwałe w budowie – nowo rozpoczęte,
  • F-01_Cz2_dział2 – Dział 2. Nakłady na budowę, ulepszenie i nabycie środków trwałych oraz nabycie wartości niematerialnych i prawnych,
  • F-01_Cz2_dział3 – Dział 3. Leasing.
Użytkownik z poziomu Księgowość/ Zestawienia księgowe zakładka [Ogólne] ma możliwość usunięcia wybranych wzorcowych zestawień księgowych wygenerowanych podczas konfigurowania bazy firmowej danych lub dodawane przez użytkownika z poziomu listy zestawień księgowych. Użytkownik, który skorzysta ze wzorców zestawień, musi tylko do odpowiednich gałęzi zestawienia podpiąć właściwe konta księgowe, w zależności od rodzaju zestawienia wg sald lub obrotów. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.  Dodaj lub <INSERT> – uruchamia proces dodawania nowego zestawienia. Po wciśnięciu przycisku pojawia się okno Kreowanie zestawień finansowych, gdzie użytkownik ma możliwość wskazania, jakie zestawienia chce dodać: własne, czy wzorcowe.  Przelicz – uruchamia proces przeliczania zestawienie oraz wyświetla zestawienia wraz z uaktualnionymi wartościami <F8>.  Pozycje zestawienia – wyświetla listę służącą do budowania zestawienia. Wyniki zestawienia – wyświetla zestawienie wraz z wartościami bez włączenia funkcji przeliczającej, a więc z wartościami z ostatniej sesji.
Uwaga
Dodawane zestawienia sortowane są wg symbolu, a nie wg kolejności wprowadzania.
Zestawienia wzorcowe Na zakładce Ogólne udostępniono gotowe wzorce zestawień tworzonych automatycznie przy zakładaniu nowej bazy danych. W przypadku  jednostek dużych innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji. Zestawieniami tymi są :
  • BILANS DUŻY[2] – Bilans jednostek z wyłączeniem banków i ubezpieczycieli,
  • KAPITAŁ WŁASNY  D[2] – Zestawienie zmian w kapitale własnym,
  • R_Z_S_-_kd_[2]– Rachunek zysków i strat – wariant kalkulacyjny,
  • R_Z_S_-_pd_[2]– Rachunek zysków i strat – wariant porównawczy,
  • RPP – b [2]– Rachunek przepływów pieniężnych – met. Bezpośrednia,
  • RPP – p [2]- Rachunek przepływów pieniężnych – met. Pośrednia,
  • F-01_Cz1_dział1_v3 – Dział 1. Rachunek zysków i strat,
  • F-01_Cz1_dział2_v3 – Dział 2. Aktywa obrotowe i trwałe,
  • F-01_Cz1_dział3_v3 – Dział 3. Wybrane źródła finansowania majątku,
  • F-01_Cz2_dział1_v3 – Dział 1. Środki trwałe w budowie – nowo rozpoczęte,
  • F-01_Cz2_dział2_v3 – Dział 2. Nakł. na bud., ulep., nab. ś.t. oraz WNP,
  • F-01_Cz2_dział3_v3– Dział 3. Leasing.
W przypadku jednostek małych wzorcowymi zestawieniami są:
  • BILANS MAŁY [2] – Bilans dla jednostek małych korzystających z uproszczeń odnoszących się do sprawozdania finansowego,
  • KAPITAŁ WŁASNY D [2] – Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,
  • R_Z_S_-_km_[2]- Rachunek zysków i strat – wariant kalkulacyjny,
  • R_Z_S_-_pm_[2]- Rachunek zysków i strat – wariant porównawczy,
  • RPP – b [2] – Rachunek przepływów pieniężnych – metoda bezpośrednia,
  • RPP – p [2] – Rachunek przepływów pieniężnych – metoda pośrednia,
  • F-01_Cz1_dział1_v3 – Dział 1. Rachunek zysków i strat,
  • F-01_Cz1_dział2_v3 – Dział 2. Aktywa obrotowe i trwałe,
  • F-01_Cz1_dział3_v3 – Dział 3. Wybrane źródła finansowania majątku,
  • F-01_Cz2_dział1_v3 – Dział 1. Środki trwałe w budowie – nowo rozpoczęte,
  • F-01_Cz2_dział2_v3 – Dział 2. Nakłady na budowę, ulepszenie i nabycie środków trwałych oraz nabycie wartości niematerialnych i prawnych,
  • F-01_Cz2_dział3_v3– Dział 3. Leasing.
W przypadku jednostek mikro wzorcowymi zestawieniami są:
  • BILANS MIKRO [2] – Bilans dla jednostek mikro,
  • KAPITAŁ WŁASNY D [2] – Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,
  • R_Z_S- Rachunek zysków i strat,
  • RPP – b [2] – Rachunek przepływów pieniężnych – metoda bezpośrednia,
  • RPP – p [2] – Rachunek przepływów pieniężnych – metoda pośrednia,
  • F-01_Cz1_dział1_v3 – Dział 1. Rachunek zysków i strat,
  • F-01_Cz1_dział2_v3 – Dział 2. Aktywa obrotowe i trwałe,
  • F-01_Cz1_dział3_v3 – Dział 3. Wybrane źródła finansowania majątku,
  • F-01_Cz2_dział1_v3 – Dział 1. Środki trwałe w budowie – nowo rozpoczęte,
  • F-01_Cz2_dział2_v3 – Dział 2. Nakłady na budowę, ulepszenie i nabycie środków trwałych oraz nabycie wartości niematerialnych i prawnych,
  • F-01_Cz2_dział3_v3– Dział 3. Leasing.
W przypadku organizacji pozarządowych wzorcowymi zestawieniami są:
  • BILANS_OP – Bilans dla organizacji pozarządowych,
  • RZiS_OP – Rachunek zysków i strat dla organizacji pozarządowych,
  • KAPITAŁ WŁASNY D [2] – Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,
  • RPP – b [2] – Rachunek przepływów pieniężnych – metoda bezpośrednia,
  • RPP – p [2] – Rachunek przepływów pieniężnych – metoda pośrednia,
  • F-01_Cz1_dział1_v3 – Dział 1. Rachunek zysków i strat,
  • F-01_Cz1_dział2_v3 – Dział 2. Aktywa obrotowe i trwałe,
  • F-01_Cz1_dział3_v3 – Dział 3. Wybrane źródła finansowania majątku,
  • F-01_Cz2_dział1_v3 – Dział 1. Środki trwałe w budowie – nowo rozpoczęte,
  • F-01_Cz2_dział2_v3 – Dział 2. Nakłady na budowę, ulepszenie i nabycie środków trwałych oraz nabycie wartości niematerialnych i prawnych,
  • F-01_Cz2_dział3_v3– Dział 3. Leasing.
Użytkownik ma również możliwość dodania wzorcowych zestawień z poziomu listy zestawień księgowych. Wybór w oknie kreatora (dostępnym po wciśnięciu przycisku plusa) opcji Wzorcowe pozwala na wygenerowanie zestawień finansowych zgodnych z Ustawą o rachunkowości. Zestawienia są tworzone w zależności od:
  • Typu podmiotu (spółka akcyjna, spółka z o.o., spółka cywilna, osoba fizyczna, jednostka budżetowa, organizacja pozarządowa, inny).
  • Rodzaju podatnika (jednostka duża, jednostka mała, jednostka mikro).
  • Działalności (handlowa, produkcyjna, usługowa).
  • Kosztów (4, 5).
Kreowanie wzorcowych zestawień księgowych, określanie parametrów
Uwaga
Po wyborze w polu Typ podmiotu opcji Jednostka budżetowa użytkownik ma zablokowaną możliwość wskazania Działalności oraz Rodzaju podatnika. W kolejnym oknie istnieje możliwość wyboru zestawień tylko dla jednostki budżetowej:
  • Bilans jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego.
  • Rachunek zysków i strat – wariant porównawczy.
  • Zestawienie zmian w funduszu jednostki.
Uwaga
Po wyborze w polu Typ podmiotu opcji Organizacja pozarządowa użytkownik ma zablokowaną możliwość wskazania Działalności oraz Rodzaju podatnika.
Kreowanie wzorcowych zestawień księgowych, wybór zestawień do utworzenia
Po wciśnięciu przycisku Zakończ użytkownik zostanie przekierowany na listę zestawień księgowych. Konta do wzorcowych zestawień podpinane są na podstawie planu kont prof. Gierusza. Wzorcowe zestawienie nie zostanie utworzone jeżeli na liście istnieje już zestawienie o tym samym symbolu.
Uwaga
Wzorcowe zestawienia wynikające z Ustawy o rachunkowości generowane od wersji programu 2019.01 mają w symbolu człon: [2].
Dzięki wzorcom użytkownik nie musi budować zestawienia – definiować poszczególnych pozycji (gałęzi). Pozostaje mu tylko przypisanie poszczególnym gałęziom odpowiednich kont księgowych wg sald, obrotów itp. Chcąc podpiąć konto księgowe należy podświetlić właściwą gałąź.Definicja może być wprowadzona na dowolnym poziomie gałęzi, nawet gałąź, która ma gałęzie podrzędne, może posiadać definicję. W takiej sytuacji wartości z gałęzi podrzędnych nie są sumowane do gałęzi nadrzędnej. Następnie przyciskiem  wyedytować formularz Pozycja zestawienia. W polu Kwota „z ręki” można wprowadzić wyrażenie arytmetyczne podpinające konto księgowe np. @SaldoWn(130-01), bądź skorzystać z kreatora wyrażenia tzw. Wizarda wyrażenia. Kopiowanie zestawień Kopiowanie zestawień udostępniono z poziomu zakładki [Ogólne]. Aby skopiować zestawienie, należy podświetlić to, które ma ulec skopiowaniu i nacisnąć równocześnie klawisze <CTRL>+<INSERT>. Pojawi się okno nagłówka nowo tworzonego zestawienia. W polu Nazwa należy dokonać zmiany nazwy, ponieważ program nie pozwala na założenie dwóch zestawień o identycznym tytule.
Uwaga
Nie ma możliwości kopiowania zestawień systemowych (PIT-36, CIT‑8 i CIT-8_2018).
Uwaga
Po skopiowaniu zestawień, w pozycjach odwołujących się do funkcji @Zestawienie należy zaktualizować odwołania do właściwych zestawień.
Definiowanie własnych zestawień Definiowanie własnych zestawień udostępniono z poziomu zakładki [Ogólne]. W ramach procesu zakładania nowego zestawienia można wyróżnić cztery główne etapy:
  • Etap I  – definiowanie nagłówka zestawienia
  • Etap II – definiowanie kolumn zestawienia
  • Etap III – zakładanie pozycji zestawienia (budowanie „drzewa” zestawienia)
  • Etap IV – podpinanie do gałęzi zestawienia definicji (wyrażeń algebraicznych), pozwalających na wyliczenie zestawienia w oparciu o dane księgowe zaewidencjonowane na kontach.
Wybór w oknie kreatora (dostępnym po wciśnięciu przycisku plusa) opcji Własne pozwala na stworzenie spersonalizowanego zestawienia księgowego. Przycisk Następny przenosi do kolejnego okna, w którym użytkownik musi uzupełnić Symbol oraz Nazwę. Symbol zestawienia nie może zawierać znaków specjalnych oraz na początku i na końcu symbolu nie mogą zostać użyte spacje.
Kreowanie własnych zestawień księgowych, podstawowe dane
W kolejnym kroku należy zdefiniować kolumny zestawienia księgowego. Po dodaniu kolumny konieczne jest uzupełnienie Nazwy oraz Okresu. Jeżeli użytkownik nie doda żadnej kolumny to po wciśnięciu przycisku Następny pojawia się komunikat: Brak zdefiniowanych kolumn zestawienia spowoduje, że zestawienie nie zostanie przeliczone. Uzupełnij teraz kolumny wybierając opcję < Wstecz lub możesz je uzupełnić później z zakładki Kolumny na wybranym zestawieniu księgowym. W takim wypadku wybierz opcję Następny >.
Kreowanie własnych zestawień księgowych, definiowanie kolumn
Po wciśnięciu przycisku Zakończ użytkownik zostanie przekierowany na okno Pozycje zestawienia, w którym może dodać poszczególne pozycje i podpiąć do nich konta księgowe. Podczas dodawania nowej pozycji kursor ustawia się w polu Nazwa. Generowanie zestawienia Wprowadzenie kompletnej, hierarchicznej listy zestawienia wraz z definicjami pozwala na wyliczenie zestawienia. W tym celu na liście zestawień należy wybrać ikonę  Przelicz – uruchamia ona proces przeliczania zestawienia oraz wyświetla pozycje zestawienia wraz z uaktualnionymi wartościami. Lista zawiera takie kolumny jak:
  • Segment – czyli nr pozycji
  • Nazwa – nazwa pozycji.
  • Definicja – przypisane poszczególnym gałęziom odpowiednie konta księgowe wg sald, obrotów itp.
  • Pozycja Sprawozdania Finansowego – wyświetlany jest symbol i nazwa pozycji e-Sprawozdania.
Oprócz tego może wyświetlać max 23 kolumny z wartościami dla zadeklarowanych okresów w nagłówku zestawienia. Na liście działają przyciski:  Pokaż tylko jeden poziom – pokazuje tylko te gałęzie zestawienia, które należą do pierwszego poziomu. Pokaż wszystkie poziomy – wyświetla wszystkie gałęzie zestawienia.  Wyniki zestawienia – wyświetla pozycje zestawienia wraz z wcześniej wyliczonymi wartościami za pomocą przycisku .
Pozycje zestawienia

Pozycja zestawienia

Formularz pozycji zestawienia
Formularz Pozycja zestawienia zawiera pola:
Numer – pole nieedytowalne, ponieważ numeracja pozycji zestawienia jest nadawana automatycznie przez program zgodnie ze zdefiniowanym schematem numeracji w nagłówku zestawienia.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Schemat numeracji – w polu istnieje możliwość wskazania odpowiedniego członu numeracji. Użytkownik ma możliwość wyboru spośród elementów analogicznych do tych dostępnych w nagłówku zestawienia. Użytkownik ma możliwość wykorzystania oddzielnych schematów numeracji dla pozycji dodanych na tym samym poziomie zestawienia. Wybranie odrębnego schematu numeracji powoduje, że pozycja nie dziedziczy numeracji z nagłówka zestawienia. Jeżeli w ramach jednej gałęzi część pozycji dostępnych na tym samym poziomie ma zdefiniowany ten sam schemat numeracji to są one kolejno numerowane w obrębie tego schematu. Jeżeli w pozycji wybrano schemat numeracji inny niż domyślny to w polu Numer widnieje AUTO (aby po zapisaniu pozycji prawidło wyliczony został numer pozycji).
Dotyczy wersji: 2019.2.1
Element e-Sprawozdania – pole jest aktywne jeżeli w nagłówku zestawienia określono Rodzaj podatnika oraz Typ zestawienia. W polu Element e-Sprawozdania dostępne są pozycje ze słownika zdefiniowanych gałęzi zestawień księgowych. W zależności od rodzaju podatnika i typu zestawienia, lista danych słownikowych jest odpowiednio zawężana. W polu jest  widoczna nazwa pozycji oraz numer pozycji, tak, aby użytkownik miał możliwość porównania elementu e-Sprawozdania z pozycją zestawienia księgowego. Pole Element e-Sprawozdania może pozostać puste.
Nie sprawdzaj istnienia kont – zaznaczenie tego pola pozwala na przeliczenie wybranego Zestawienia również w przypadku braku w Planie Kont konta o numerze podanym w pozycji Zestawienia. Największe znaczenie ma w przypadku przeliczania zestawienia za dwa różne okresy obrachunkowe. Nazwa – pozwala na nadanie nazwy pozycji zestawienia np. AKTYWA. Kwota – zawiera symboliczny zapis kwoty, jaka przypisana jest do danej pozycji. Przy zapisie kwoty można używać wszystkich operacji matematycznych oraz predefiniowanych funkcji konta takich jak: Bilans Otwarcia DT, ObrotyDt, SaldoCt, Persaldo itp. Możliwe jest także używanie pozycji innych zestawień np. RachunekWyników(A.1.). Obok kwoty znajduje się przycisk wizarda  (kreatora definicji, która wyświetlana jest w polu Kwota) .
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Istnieje możliwość wprowadzenie definicji w pozycji nadrzędnej. W pozycjach podrzędnych do gałęzi głównej, w której dodano definicję, opcja Sumowanie ze znakiem przyjmuje wartość bez sumowania i nie podlega edycji, co oznacza, że te pozycje podrzędne nie są sumowane do gałęzi głównej. Opcja Sumowanie ze znakiem jest aktywna w gałęzi podrzędnej jeżeli w gałęzi nadrzędnej nie uzupełniono definicji. Istnieje możliwość dodania pozycji podrzędnej do pozycji posiadającej definicję.
Sumowanie ze znakiem – decyduje z jakim znakiem dana pozycja będzie sumowana. Do wyboru:
  • Plus – sumowanie pozycji ze znakiem „plus”,
  • Minus – sumowanie pozycji ze znakiem „minus”,
  • Bez sumowania – jak nazwa wskazuje, pozycja nie będzie brana do sumowania.

Kreator zestawienia

Kreator uruchamiany jest za pomocą ikony  Wizard. Po wybraniu przycisku pojawi się formularz wizarda zatytułowany Definicja kwoty. Udostępnia on narzędzia pozwalające na definiowanie wyrażenia.
Definicja wyrażenia arytmetycznego
Formularz Definicja kwoty wyposażono w nieedytowalne pole Kwota, wyświetlające zdefiniowane przez użytkownika wyrażenie arytmetyczne oraz sekcję zatytułowaną Działanie arytmetyczne kolejnych definicji, pozwalającą na budowanie wyrażenia. Sekcja zawiera: Łącznik – sposób łączenia definicji w obrębie wyrażenia (do wyboru znaki „+”, lub „-). Współczynnik – przeliczenie wartości argumentu wg współczynnika liczbowego. Kwota – na przycisku widoczne jest sześć pozycji – Wartość, Funkcje kont, Zestawienie, Funkcje systemowe, Zapytanie SQL oraz Maska.
  • Przycisk Funkcje kont rozwija dodatkowe menu z następującymi symbolami kwot:
    • Bilans otwarcia – symbol @BO( )
    • Bilans otwarcia Wn – symbol @BOWn( )
    • Bilans otwarcia Ma – symbol @BOMa( )
    • Obroty Wn – symbol @ObrotyWn( )
    • Obroty Ma – symbol @ObrotyMa( )
    • Obroty Narastająco Wn – symbol @ObrNarWn( )
    • Obroty Narastająco Ma – symbol @ObrNarMa( )
    • Per Saldo – symbol @PerSaldo( )
    • Saldo Wn – symbol @SaldoWn( )
    • Saldo Ma – symbol @SaldoMa( )
    • Przyrost salda – symbol @PrzyrostSalda( )
    • Przyrost salda Wn — symbol @PrzyrostSaldaWn( )
    • Przyrost salda Ma – symbol @PrzyrostSaldaMa( ).

Istnieje możliwość seryjnego dodania kont księgowych np.:

  • Wybieramy Obroty Wn i zaznaczamy konta: 401, 402 oraz 403. Do definicji przenosi się: @ObrotyWn(401) + @ObrotyWn(402) + @ObrotyWn(403).
  • Przycisk Funkcje systemowe daje możliwość skorzystania z pięciu funkcji:
    • Jeżeli – wstawia wywołanie funkcji CHOOSE w postaci CHOOSE (warunek,jeżeli prawda,jeżeli fałsz). Działanie funkcji jest takie, że jeśli warunek jest spełniony, to pobierana jest pierwsza wartość, a jeśli nie, to druga np.:
      • Jeśli Obroty Wn są większe niż obroty Ma, to bierze różnicę tych obrotów, w przeciwnym wypadku 0, czyli CHOOSE (@ObrotyWn(101)>@ObrotyMa(101), @ObrotyWn(101)‑@ObrotyMa(101), 0).
    • Wartość bezwzględnawstawia wywołanie funkcji ABS. Wyciąga wartość bezwzględną (moduł) liczby (czyli bez minus), np. ABS(@PerSaldo(101)).
    • Zaokrąglenie – wstawia wywołanie funkcji ROUND w postaci ROUND(Liczba, Zaokrąglenie), np.:
      • ROUND(@ObrotyWn(101),1) – zaokrąglenie do pełnych złotych lub
      • ROUND( @ObrotyWn(400) * @ObrotyWn(701) / @ObrotyWn(702), 0.01) – zaokrąglenie wyniku działania do groszy.
    • Część całkowita – wstawia wywołanie funkcji INT, wyciągającej część całkowitą z liczby.
      • Różnica między INT a ROUND, np. INT(10.65) = 10 ROUND(10.65, 1) = = 11
    • Numer kolumny – nie jest to funkcja systemowa Clariona, natomiast zwraca numer aktualnie przetwarzanej kolumny. To może być szczególnie przydatne przy zestawieniach międzyokresowych, gdy zmieni się Plan Kont. Np. W kolumnie pierwszej mamy zestawienie za okres poprzedni, a w drugiej za bieżący. Koszty, które przedtem były na koncie 401 teraz są na 402.Wykorzystamy do tego funkcję CHOOSE (warunek, jeżeli prawda, jeżeli fałsz) np.:
      • CHOOSE(@Kolumna()=1, @ObrotyWn(401), @ObrotyWn(402)), czyli jeżeli kolumna ma numer 1 (czyli pochodzi z poprzedniego okresu obrachunkowego) to podaj obroty konta 401, jeżeli ma inny numer to podaj obroty konta 402 lub jeżeli mamy np. 3 kolumny, za trzy kolejne lata obrachunkowe: CHOOSE(liczba, wartość dla 1, wartość dla 2, wartość dla 3)) CHOOSE(@Kolumna(), @ObrotyWn(401), @ObrotyWn(402), @ObrotyWn(403)) czyli jeżeli kolumna 1 (oznaczająca np. rok 2002) to obroty 401, jeżeli kolumna 2 (oznaczająca rok 2003) to 402, jeżeli kolumna 3 (rok 2004) to 403. Gdyby pojawiła się w zestawieniu kolumna 4, dla której nie jest określona wartość, to zostanie pobrana ostatnia wartość czyli @ObrotyWn(403).
  • Przycisk Zapytanie SQL daje możliwość pobrania wartości poprzez wykonanie zapytania bezpośrednio do bazy danych.
  • Funkcja Maska daje możliwość zdefiniowania kwoty według kryteriów związanych z numeracją kont poprzez wykorzystanie następujących znaków lub ciągów znaków specjalnych:
* – zastępuje dowolny ciąg znaków. Przykładowo – wprowadzenie maski w definicji @ObrotyWn(4*) pozwoli na uzyskanie kwoty obrotów na wszystkich analitykach kont zespołu 4. ? – zastępuje dokładnie jeden znak w numerze konta. Przykładowo chcąc pobrać obroty Wn na kontach z grupy 4, których syntetyka ma 3 znaki, z których dwa ostatnie są dowolne, pierwsza analityka ma dwa dowolne znaki, a na drugim poziomie analityki mają segment 01 – można użyć następującego wyrażenia @ObrotyWn (4??‑??-01). [nm] – znak należy do ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[137]-01 w definicji @ObrotyWn(401‑[137]-01) pozwala na uzyskanie obrotów Wn, ze wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę 1 lub 3 lub 7,  a w ostatnim 01. [x-z] – znak zawiera się w zakresie, Przykładowo – @ObrotyWn(40[1-4]-*) oznacza, że interesują nas Obroty Winien ze wszystkich „czwórek”, których ostatni znak w numerze konta syntetycznego, to cyfra z przedziału od 1 do 4. [^nm] – znak nie zawiera się w ciągu. Wprowadzenie na przykład definicji @ObrotyWn(401-[^137]-01) będzie pozwalało na uzyskanie sumy Obrotów Winien wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę inną niż 1, 3 lub 7, z subanalityką 01. Definicja ObrotyWn(4[^9]*) pozwoli na uzyskanie sumy obrotów Winien na wszystkich kontach zespołu 4 poza tymi, które na drugim miejscu mają cyfrę 9, czyli np. 490. [^x-z] – znak nie należy do przedziału. Przykładowo – 40[^1-4]-*, czyli program wyszuka wszystkie konta, których syntetyka rozpoczyna się znakami 40, a ostatni, w tym przypadku trzeci, jest różny niż cyfry z przydziału od 1 do 4. Argumenty – argumentami dla funkcji księgowych są konta księgowe (syntetyczne, analityczne), dla zestawień: nazwa zestawienia oraz nr pozycji zestawienia. Po wybraniu funkcji księgowej pojawia się lookup do listy kont. Po zatwierdzeniu argumentu wpisywana jest od razu pełna postać funkcji np. @ObrotyWn(201). Po wybraniu pozycji Zestawienia pojawia się lookup umożliwiający wybór pozycji danego zestawienia. Po wybraniu gałęzi wprowadzany jest symboliczny zapis np. @Zestawienie(Bilans,1.1.1). Nie ma możliwości odwołania się do nieaktywnego zestawienia.
Uwaga
Aby nastąpiło zapamiętanie wyrażenia, po wypełnieniu pól: Łącznik, Współczynnik, Kwota, Argumenty należy wybrać przycisk . Przycisk  cofa wprowadzoną operację.

Zestawienia księgowe- scenariusze

Scenariusze: Jak wprowadzić schemat numeracji pozycji zestawienia?

Schemat numeracji przypisujemy gałęziom czteropoziomowego zestawienia jakim jest Bilans. Poniżej fragment struktury Bilansu zgodnej ze wzorem zawartym w załączniku Ustawy o rachunkowości. AKTYWA
  1. Aktywa trwałe
  2. Wartości niematerialne i prawne
  3. Koszty zakończonych prac rozwojowych
Aby numeracja tworzonego zestawienia pokrywała się z numeracją wzorcową, należy w sekcji Schemat numeracji wprowadzić:
  1. W polu pierwszym - znak „-„
  2. W polu drugim - dużą literę „A”
  3. W polu trzecim - cyfrę rzymską „X”
  4. W polu czwartym - cyfrę arabską „1”.

Scenariusze: Jak zdefiniować nagłówek zestawienia?

Nagłówek definiujemy dla zestawienia Bilans. W zestawieniu Bilans, udostępnianym „na zewnątrz”, dane na ogół prezentowane są w dwóch kolumnach:
  • Na początek roku,
  • Na koniec roku.
Standardowo, z listy Zestawienia księgowe wybieramy przycisk  Dodaj . Otwiera on formularz nagłówka (zakładka [Ogólne]).
  1. W polu Symbol wpisujemy – Bilans.
  2. W polu Nazwa wpisujemy - Bilans Firmy.
  3. Lewym kliknięciem myszy zaznaczamy parametr Uwzględniać zapisy w buforze – dzięki temu zestawienie będzie liczone w oparciu o dane wprowadzone na brudno oraz na czysto.
  4. Ze względu na sposób numeracji wzorca Bilans, zawartego w załączniku Ustawy o rachunkowości:
  5. W pierwszym polu schematu numeracji wprowadzamy znak „-„ (ostatni)
  6. W drugim – dużą literę A
  7. W trzecim – dużą literę rzymską
  8. W czwartym – literę arabską.
Przechodzimy do drugiej zakładki [Kolumny].
  1. W celu dodania pierwszej kolumny, wybieramy przycisk .
  2. W polu Nazwa wpisujemy treść: Na początek roku.
  3. W pola Okres wprowadzamy okres: Bilans otwarcia.
  4. Wybór okresu - Bilans otwarcia - zwalnia użytkownika z wprowadzenia zakresu dat – przy wyliczeniu pozycji bilansu program automatycznie będzie uwzględniał zapisy bilansu otwarcia.
  5. Ponownie wybieramy przycisk  - dodajemy drugą kolumnę.
  6. W polu Nazwa wpisujemy treść: Na koniec roku.
  7. Do pola Okres możemy wprowadzić opcję Bieżący okres lub Wybór opcji Bieżący okres spowoduje wyliczanie pozycji zestawienia w oparciu o wszystkie wprowadzone zapisy księgowe do dnia, w którym następuje uruchomienie wyliczenia zestawienia. Wybór opcji Inne wymusza wprowadzenie zakresu dat, za jaki ma być liczone zestawienie, w tym konkretnym przypadku można zadeklarować np. od 01.01.2018 do 31.12.2018.
  8. Zapisujemy nagłówek wybierając ikonę  Zapisz.

Scenariusze: Jak wprowadzić pozycje zestawienia?

  1. Na liście zestawień podświetlamy zdefiniowany nagłówek zestawienia
  2. Wybieramy przycisk . Udostępnia on listę, z poziomu, której dodawać będziemy poszczególne pozycje zestawienia.
  3. Klikamy na ikonie .
  4. Na formatce Pozycja zestawienia w polu Nazwa wpisujemy AKTYWA i zapisujemy pozycję wybierając przycisk . (Ze względu na przypisanie w schemacie numeracji poziomowi pierwszemu znaku „-„ nie jest widoczny parametr Sumowanie ze znakiem).
  5. Chcąc podpiąć gałąź AKTYWA TRWAŁE do pozycji AKTYWA, klikamy na przycisku , który związany jest z ikoną . Z rozwiniętego podmenu wybieramy Dodaj pozycję na następnym poziomie.
  6. Na formatce Pozycja zestawienia w polu Nazwa wpisujemy – Aktywa trwałe.
  7. Pola Kwota nie wypełniamy (do pozycji będą podpinane kolejne gałęzie).
  8. Wybieramy sumowanie ze znakiem „+”.
  9. Zapisujemy formatkę przez wybranie ikony .
  10. Chcąc do pozycji AKTYWA TRWAŁE podpiąć podgałąź WARTOŚCI NIEMATERIALNE i PRAWNE, podświetlamy pozycję AKTYWA TRWAŁE, klikamy na przycisku , ściśle związanym z ikoną . Z rozwiniętego podmenu wybieramy Dodaj pozycję na następnym poziomie

Scenariusze: Jak wprowadzić definicje (wyrażenia arytmetyczne) wyliczające automatycznie pozycję zestawienia?

Wartość pozycji Bilansu Urządzenia techniczne i maszyny liczona jest w oparciu o saldo winien konta 010-02 Urządzenia techniczne i maszyny, pomniejszone o dotychczasowe umorzenie ewidencjonowane na koncie 070-02 Umorzenie urządzeń technicznych i maszyn. Definicja wyrażenia algebraicznego będzie zatem następująca: +SaldoWn 010-02 – SaldoMa 070-02. Aby przypiąć wyrażenie do danej pozycji zestawienia należy:
  1. Za pomocą ikony lub przez dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszy edytujemy pozycję zestawienia Maszyny i urządzenia.
  2. Wybieramy przycisk uruchamiający kreator wyrażenia.
  3. W polu Łącznik akceptujemy znak „+”.
  4. Cyfrę 1,00 pozostawiamy w polu Współczynnik (wartość wyrażenia zostanie przemnożona przez 1).
  5. Klikamy na przycisku Kwota i z podmenu wybieramy Funkcje kont.
  6. Kursorem ustawiamy się na pozycji Saldo Wn, akceptujemy ją przez kliknięcie lewym klawiszem myszy.
  7. Pojawi się Plan Kont. Zaznaczamy wybrane konta księgowe i akceptujemy przyciskiem . Konto będące argumentem funkcji księgowej pojawi się automatycznie w polu Argument.
  8. Aby wyrażenie zostało zapamiętane, należy kliknąć na ikonie . Jego treść pojawi się w górnym polu zatytułowanym Kwota @SaldoWn (010-02).
  9. W celu odjęcia Salda Ma konta 070-02, w polu Łącznik wybieramy znak „-”.
  10. Akceptujemy cyfrę 1,00 w polu Współczynnik.
  11. Klikamy na przycisku Kwota, z podmenu wybieramy Funkcje kont.
  12. Kursorem ustawiamy się na pozycji Saldo Ma, akceptujemy ją przez kliknięcie lewym klawiszem myszy.
  13. Z Planu Kont wybieramy konto 070-02, które pojawi się na formatce definicji wyrażenia jako argument.
  14. Przyciskiem  akceptujemy definicję.
  15. W górnym polu Kwota do pierwszego elementu wyrażenia zostaje dodany drugi.
  16. Otrzymujemy następującą definicję wyrażenia @SaldoWn(010-02)-@SaldoMa(070-02).
  17. Ostateczna akceptacja wyrażenia odbywa się przez wybranie ikony i powrót do formatki Pozycja zestawienia.

Lista pozycji zestawienia

Po zdefiniowaniu nagłówka zestawienia przystępujemy do wprowadzania poszczególnych pozycji. Wcześniej warto ustalić zależności hierarchiczne, czyli które gałęzie są nadrzędne, które podrzędne, ponieważ zestawienia na ogół przyjmują formę hierarchicznej listy.
Typowym zestawieniem o strukturze wielopoziomowej jest Bilans firmy. Na najwyższym poziomie definiowane są strony bilansu AKTYWA i PASYWA. Pozycje wyższego poziomu są zwykle sumą pozycji niższych. Pozycje nierozwijalne (nieposiadające pozycji niższych poziomów) zawierają wyrażenia będące operacjami arytmetycznymi (dodawania lub odejmowania) na saldach (kredytowym, debetowym lub per saldo) kont księgowych (syntetycznych lub analitycznych). Ponieważ istota definiowania bilansu polega na określaniu hierarchii pozycji, zostanie to pokazane na przykładzie fragmentu bilansu o czterech poziomach przedstawionego poniżej:
  • poziom 1: Aktywa (pozycja 1), Pasywa (pozycja 2),
  • poziom 2: to m.in.: Aktywa zmniejszające kapitały własne (pozycja 1.1), Majątek trwały (pozycja 1.2), Kapitały własne (pozycja 2.1),
  • poziom 3: dla pozycji Majątek trwały: Rzeczowe i zrównane z nimi składniki majątku trwałego (pozycja 1.2.1), Wartości niematerialne i prawne (pozycja 1.2.2),
  • poziom 4: dla pozycji Rzeczowe i zrównane z nimi składniki majątku trwałego to m. in.: Budynki i budowle (pozycja 1.2.1.2), Maszyny (pozycja 1.2.1.3), Środki transportu (pozycja 1.2.1.2).
Nierozwijalne pozycje to m. in.: Należne wpłaty na poczet kapitału (pozycja 1.1.1), Budynki i budowle (pozycja 1.2.1.2), Środki transportu (pozycja 1.2.1.4).
PoziomOpisPozycja
1   Aktywa1
 2  A. Aktywa trwałe1.1
  3 I. Wartości niematerialne i prawne1.1.1
   41. Koszty zakończonych prac rozwojowych1.1.1.1
   42. Wartość firmy1.1.1.2
   43. Inne wartości niematerialne i prawne1.1.1.3
   44. Zaliczki na wartości niematerialne i prawne1.1.1.4
 2  B. Aktywa obrotowe1.2
  3 I. Zapasy1.2.1
   41. Materiały1.2.1.1
   42. Półprodukty i produkty w toku1.2.1.2
   43. Produkty gotowe1.2.1.3
   44. Towary1.2.1.4
   45. Zaliczki na poczet dostaw1.2.1.5
  3 II. Należności krótkoterminowe1.2.2
      
1   Pasywa2
 2  A. Kapitał (fundusz) własny2.1
Można uzupełnić definicję w gałęziach podrzędnych i będą one sumowane w górę pod warunkiem, że pozycja nadrzędna nie posiada uzupełnionej definicji.

Przy założeniu, że Plan Kont zawiera konto analityczne 310-01, na którym ewidencjonuje się materiały w magazynie, pozycja 1.2.1.1 przedstawionego w Tabeli fragmentu bilansu – Materiały, może zostać zdefiniowana jako saldo winien konta 310-01.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.  Dodanie pozycji lub <INSERT>, <SHIFT>+<INSERT> – z podmenu pozwalającym na dodanie „gałęzi” na tym samym poziomie lub na poziomie następnym. Renumeracja pozycji – przenumerowanie gałęzi zestawienia. Aby dodać pierwszą pozycję zestawienia wystarczy kliknąć na ikonie . Kliknięcie na przycisku  obok spowoduje wyświetlenie menu z pozycjami:
  • Dodaj pozycję na tym samym poziomie– uruchamia formularz Pozycja zestawienia pozwalający na zdefiniowanie pozycji na tym samym poziomie, co pozycja kursora. Będzie ona kolejną pozycją na tym samym poziomie hierarchii.
  • Dodaj pozycję na następnym poziomie – uruchamia formularz Pozycja zestawienia pozwalający na wprowadzenie pozycji podrzędnej (na następnym poziomie) w stosunku do pozycji kursora.
Modyfikacja pozycji zestawienia Ikona  pozwala na poprawienie zawartości pozycji (zmiana treści lub znaku operacji arytmetycznej) dla tych pozycji, które posiadają pozycje podrzędne. Dla pozycji nieposiadających pozycji podrzędnych, oprócz zmiany treści albo znaku operacji arytmetycznej, dostępna jest zmiana definicji w polu Kwota. Ikona  pozwala na usunięcie pozycji listy, o ile nie posiada ona podrzędnych zapisów, to znaczy:
  • brak elementów niższego poziomu
  • nie zostały zdefiniowane operacje arytmetyczne na kontach księgowych.
Skasowanie pozycji z zapisami podrzędnymi wymaga kasowania hierarchicznego – po skasowaniu wszystkich zapisów podrzędnych można kasować pozycję nadrzędną. Wykorzystanie ikony  może „zaburzyć” numerację listy bilansowej. Przenumerowanie pozycji umożliwia ikona  .
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Użytkownik ma możliwość dodania pozycji na tym samym poziomie pomiędzy już istniejącymi pozycjami zestawienia, dzięki możliwości zmiany kolejności pozycji w zestawieniu metodą „przeciągnij i upuść”. Zmiana jest możliwa zarówno w obrębie danego poziomu, jak i między poziomami. Za pomocą:  - można dokonać zmiany na tym samym poziomie -  można przenieść pozycję poniżej danej pozycji . - można przenieść pozycję powyżej danej pozycji. Pozycje zestawienia są automatycznie renumerowane, z zachowaniem indywidualnego schematu numeracji poszczególnych pozycji.

Zestawienia księgowe - informacje ogólne

https://youtu.be/k9oe4dQRx_w Zestawienia są jednym z narzędzi oceny kondycji finansowej firmy. Stanowią tzw. wewnętrzną bazę informacji do przeprowadzania analizy. Mają charakter ewidencyjny, ponieważ liczone są w oparciu o dane zaewidencjonowane na kontach księgowych.
Najważniejszym źródłem informacji jest sprawozdanie finansowe. Do jego sporządzania zobowiązane są podmioty prowadzące księgi rachunkowe. Zgodnie z Art. 45 Ustawy o Rachunkowości sprawozdanie finansowe składa się z trzech elementów:
  • Bilansu,
  • Rachunku Zysków i Strat,
  • Informacji dodatkowej.
Ponadto podmioty wymienione w art. 64 ust 1 Ustawy o Rachunkowości i (np. spółki akcyjne), podlegające corocznemu badaniu, zobowiązane są do sporządzania:
  • Zestawienia zmian w kapitale własnym,
  • Rachunku przepływów pieniężnych.
Funkcja Zestawienia Księgowe udostępnia użytkownikowi narzędzia pozwalające na budowanie w/w sprawozdań oraz różnego rodzaju raportów wewnętrznych niezbędnych w analizie sytuacji majątkowej i finansowej firmy. Zestawienia księgowe udostępniono z poziomu Księgowość/ Zestawienia księgowe.
Uwaga
Ręczne modyfikacje w wykreowanym automatycznie planie kont wymagają od użytkownika uaktualnienia zestawień księgowych oraz zestawień dla deklaracji dochodowych.
Po wejściu do opcji Zestawienia księgowe widoczne są dwie zakładki: [Ogólne], [Systemowe]. Wzorce zestawień zakładane są przez program automatycznie, przy tworzeniu nowej bazy danych lub dodawane przez użytkownika z poziomu listy zestawień księgowych. Wybór w oknie Kreatora konfiguracji parametrów firmy w polu Rodzaj podatnika opcji Jednostka mikro . Jego zaznaczenie powoduje wygenerowanie uproszonych zestawień o symbolu BILANS MIKRO[2] i RZiS. Jeśli zaznaczone są Koszty „4” i dowolny Rach. zysków i strat to tworzy się RZiS z podpiętymi kontami „4”. Jeśli zaznaczone są Koszty „5” i dowolny Rach. zysków i strat to tworzy się RZiS z pustymi definicjami. Jeśli zaznaczone są Koszty „4” lub „5” ale nie zaznaczony jest Rach. zysków i strat to nie tworzy się RZiS w wersji dla jednostek mikro. Wybór w oknie Kreatora konfiguracji parametrów firmy polu Rodzaj podatnika opcji Jednostka mała powoduje wygenerowanie zestawień o symbolu.   BILANS MAŁY[2], R Z/S – pm[2], R Z/S – km[2]. Wybór w oknie Kreatora konfiguracji parametrów firmy w polu Rodzaj podatnika opcji Jednostka duża powoduje wygenerowanie zestawień dla jednostek dużych innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji. Wybór w oknie Kreatora konfiguracji parametrów firmy w polu Typ podmiotu opcji Organizacja pozarządowa powoduje wygenerowanie zestawień dla organizacji pozarządowych o symbolu BILANS_OP oraz RZiS_OP.
Uwaga
Użytkownik podczas konfigurowania nowej bazy firmowej nie ma możliwości zaznaczenia obydwu parametrów. Po wskazaniu jednego z nich, drugi jest wyszarzany. Nie zaznaczenie żadnego z nich skutkuje wygenerowaniem zestawień dla jednostek dużych innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji.
Uwaga
Zestawienie o symbolu KAPITAŁ WŁASNY DUŻY generowane jest dla każdego rodzaju działalności.
Z poziomu listy zestawień księgowych w pasku głównym dostępna jest sekcja  Raporty wraz z dwoma przyciskami: oraz . Raporty wygenerują się dla zestawień, które mają zdefiniowane kolumny. Jeżeli w zestawieniu nie zdefiniowano kolumn to podczas próby wygenerowania raportu pojawia się komunikat: Brakuje zdefiniowanych kolumn w zestawieniu: [symbol zestawienia] i raport nie jest generowany. Po wybraniu opcji Konta podpięte generowany jest dla wskazanego zestawienia raport Lista kont podpiętych do zestawienia [symbol zestawienia] w okresie obrachunkowym [symbol okresu obrachunkowego]. Raport zawiera informacje o tym, jakie konta z bieżącego okresu obrachunkowego zostały podpięte do wskazanego zestawienia księgowego w danej pozycji oraz jaką funkcją. Jeżeli na formularzu konta zaznaczono parametr Konto nieaktywne to jest ono wyświetlane w raporcie w kolorze szarym.
Lista kont podpiętych do zestawienia
Uwaga
Raport zostanie wygenerowany pomimo błędu składni pozycji (np. w pozycji wpisano @ObrotyWn bez wskazania konkretnego konta księgowego).
Istnieje możliwość wydrukowania bieżącego widoku listy kont podpiętych do zestawienia. Po wybraniu opcji Konta niepodpięte generowany jest dla wskazanego zestawienia raport Lista kont niepodpiętych do zestawienia [symbol zestawienia] w okresie obrachunkowym [symbol okresu obrachunkowego]. Raport zawiera informacje o tym, jakie konta z bieżącego okresu obrachunkowego nie zostały podpięte do wskazanego zestawienia księgowego w zależności od typu zestawienia oraz ustawienia parametru Weryfikuj konta. Po wskazaniu na liście zestawienia o typie ustawionym w nagłówku zestawienia jako: Bilans, Rachunek zysków i strat (różne rodzaje), zestawienia systemowego CIT-8 lub PIT-36 pojawia się okno Konta niepodpięte do zestawienia [symbol zestawienia] na którym użytkownik ma możliwość zaznaczenia dla parametru Weryfikuj konta opcji:
  • Wszystkie – wykazywane są wszystkie konta z planu kont, których nie uwzględniono we wskazanym zestawieniu. W przypadku zestawienia o typie Bilans odznaczenie parametru powoduje wykazanie kont o typie: Aktywa, Pasywa oraz Aktywa-pasywa, których nie uwzględniono we wskazanym zestawieniu.
  • Koszty 4 – opcja niedostępna dla zestawienia o typie: Bilans. Opcja domyślnie zaznaczona dla zestawienia o typie Rachunek zysków i strat, Rachunek zysków i strat – porównawczy, zestawienia systemowego CIT-8 oraz PIT-36. Zaznaczenie „4” weryfikuje konta kosztowe „4” oraz pokazuje inne konta kosztowe np. „7”, nie uwzględnia natomiast kont kosztowych „5” i pokazuje wszystkie konta o typie: Przychody oraz Przychody-koszty. Istnieje możliwość zaznaczenia równocześnie parametru Koszty 5.
  • Koszty 5 – opcja niedostępna dla zestawienia o typie: Opcja domyślnie zaznaczona dla zestawienia o typie Rachunek zysków i strat – kalkulacyjny. Zaznaczenie „5” weryfikuje konta kosztowe „5” oraz pokazuje inne konta kosztowe np. „7”, nie uwzględnia natomiast kont kosztowych „4” i pokazuje wszystkie konta o typie: Przychody oraz Przychody-koszty. Istnieje możliwość zaznaczenia równocześnie parametru Koszty 4.
Po wskazaniu na liście zestawienia o typie Zmiany w kapitale, Przepływy pieniężne lub zestawienia użytkownika o niesprecyzowanym typie, w raporcie wykazywane są wszystkie konta z planu kont, których nie uwzględniono we wskazanym zestawieniu. Raport kont niepodpiętych nie uwzględnia kont na formularzu których zaznaczono parametr Konto nieaktywne.
Lista kont niepodpiętych do zestawienia
Uwaga
Raport zostanie wygenerowany pomimo błędu składni pozycji (np. w pozycji wpisano @ObrotyWn bez wskazania konkretnego konta księgowego).
Istnieje możliwość wydrukowania bieżącego widoku listy kont niepodpiętych do zestawienia.

Formularz nagłówka zestawienia - zakładka [Kolumny]

Pozwala na definiowanie nagłówków kolumn zestawienia. 
Dodawanie nagłówków odbywa się za pomocą ikony  Dodaj lub <INSERT>. Oprócz nazwy, kolumnie należy przypisać jeden z pięciu dostępnych okresów tj.:
  • Bilans otwarcia – tego rodzaju kolumna wykorzystywana jest na ogół w zestawieniu bilans. Uaktywnia się tylko wtedy, gdy poszczególnym pozycjom zestawienia podpięto konta księgowe wg funkcji: Saldo Wn, Saldo Ma, Persaldo.
  • Bieżący miesiąc – sposób liczenia uzależniony jest od zastosowanych w definicji funkcji księgowych. Podpięcie kont wg sald, zgodnie z filozofią salda, spowoduje wyliczanie wartości narastająco od początku okresu obrachunkowego z uwzględnieniem salda na BO. Podpięcie kont wg obrotów umożliwi wyliczenie wartości w oparciu o zapisy miesiąca bieżącego.
  • Poprzedni miesiąc – podpięcie kont wg obrotów spowoduje wyliczenie wartości tylko za miesiąc poprzedni. W przypadku przypisania kont wg sald pod uwagę będą brane zapisy księgowe od początku okresu obrachunkowego do ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc bieżący, włącznie z BO.
  • Bieżący okres – to inaczej bieżący okres obrachunkowy. Jego zadeklarowanie spowoduje uwzględnienie wszystkich zapisów bieżącego okresu obrachunkowego.
  • Poprzedni okres – wybranie tej opcji pozwoli na uwzględnienie wszystkich zapisów z poprzedniego okresu obrachunkowego.
  • Inny – wybierając okres Inny użytkownik ma możliwość zadeklarowania dowolnego zakresu dat.
Dotyczy wersji: 2019.3.1
Uwaga
Wartości z kolumn: Bilans otwarcia, Bieżący okres oraz Poprzedni okres przenoszone są do aplikacji Comarch e-Sprawozdania w przypadku wybrania współpracy z programem Comarch ERP Optima.
Tylko w przypadku okresu Inny należy wpisać okres, za jaki mają być liczone pozycje zestawienia. W przypadku pozostałych okresów nie ma takiej potrzeby. Należy pamiętać, że jeżeli ustawimy jako kolumnę okres Inny i ten okres będzie obejmował swym „zakresem dat” więcej niż jeden okres obrachunkowy, to wynik zestawienia zwróci wartość dla pierwszego okresu (nie zsumuje wyników okresów). Istnieje możliwość zmiany kolejności kolumn metodą „przeciągnij i upuść”. W oknie Wyniki zestawienia  kolumny wyświetlane są w kolejności ustawionej na zakładce [Kolumny].
Formularz nagłówka zestawienia- zakładka Kolumny
Uwaga
 Ze względu na maksymalną długość okresu obrachunkowego, którą dopuszcza ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, poszczególnym zestawieniom można przypisać maksymalnie 23 kolumny.

Zakładka Systemowe

W zależności od formy prawnej i rozmiarów prowadzonej działalności użytkownicy co miesiąc zobowiązani są do rozliczania się z podatku dochodowego. Zakładka [Systemowe] zawiera zestawienia pomocnicze: PIT-36 oraz CIT-8 i CIT-8_2018, których zdefiniowanie jest niezbędne do wyliczenia zaliczki.  

Modyfikacja wyrażenia arytmetycznego

Wyrażenie arytmetyczne, związane z daną pozycją zestawienia, można dowolnie korygować  oraz kasować. Korektę można utworzyć z dwóch miejsc - z poziomu formatki Pozycja zestawienia (w polu Kwota) oraz z poziomu Wizarda Definicja kwoty. Z poziomu formatki Pozycja zestawienia ingerencja w definicję wyrażenia jest możliwa pod warunkiem, że użytkownik zapoznał się z językiem konstruktora. Użytkownicy mniej wprawni powinni dokonywać korekt na poziomie Wizarda wykorzystując do tego celu mechanizm usuwania wyrażenia - przycisk  Czyszczenie („gumka”) oraz mechanizmy ponownego wprowadzania wyrażenia.
Uwaga
Częściową korektę wyrażenia udostępniono tylko na poziomie formatki wyjściowej Pozycja zestawienia, w polu Kwota. Na poziomie Wizarda Definicja Kwoty przycisk  Czyszczenie („gumka”) usuwa wszystkie elementy wyrażenia.

Formularz nagłówka zestawienia – zakładka [Ogólne]

Formularz nagłówka zestawienia - zakładka [Ogólne] zawiera pola: Symbol – symbol zestawienia. Nazwa – nazwa zestawienia. Opis – dodatkowy opis zestawienia. Uwzględniać zapisy w buforze – zaznaczenie tej pozycji powoduje liczenie pozycji zestawienia w oparciu o wszystkie zapisy księgowe zatwierdzone oraz znajdujące się w buforze (pozycję zaznacza się kliknięciem lewym klawiszem myszy). Schemat numeracji – określa system numeracji pozycji zestawienia, czyli jak numerować kolejne segmenty zestawienia. Gałęziom zestawienia jednego poziomu można nadać numer wg cyfr arabskich, dużych cyfr rzymskich, małych cyfr rzymskich, dużych liter, małych liter lub mogą być nie numerowane.
Dotyczy wersji: 2019.2.1
Rodzaj podatnika – istnieje możliwość wyboru: Jednostka duża, Jednostka mała, Jednostka mikro, Organizacja pozarządowa. Typ zestawienia - istnieje możliwość wyboru: Bilans, Rachunek zysków i strat – porównawczy, Rachunek zysków i strat – kalkulacyjny, Zmiany w kapitale, Przepływy pieniężne – metoda bezpośrednia, Przepływy pieniężne – metoda pośrednia, Rachunek zysków i strat.
Uwaga
Uzupełnienie pola Rodzaj podatnika wymusza uzupełnienie pola Typ zestawienia i odwrotnie.
Stempel – informacje o założeniu zestawienia - operator, data oraz o modyfikacji – operator, data. Nieaktywne – po zaznaczeniu parametru zestawienie widnieje na liście w kolorze szarym pod warunkiem wskazania w filtrze opcji Pokazuj nieaktywne.
Dotyczy wersji: 2019.2.1
Przycisk  Aktualizuj słownik sprawozdań finansowych na pozycjach zestawienia jest aktywny jeżeli określono Rodzaj podatnika oraz Typ zestawienia. Przycisk umożliwia automatyczne przypisanie do pozycji zestawienia księgowego odpowiednich symboli pozycji e-Sprawozdania. Po naciśnięciu przycisku  pojawia się komunikat: Czy chcesz opisać pozycje zestawienia księgowego numerami zgodnymi ze wzorami e-Sprawozdań? Po wykonaniu funkcji zostaniesz przekierowany na listę pozycji zestawienia w celu zweryfikowania poprawności przypisanych pozycji. Zaakceptowanie komunikatu powoduje przypisanie do poszczególnych pozycji zestawienia elementów e-Sprawozdania oraz przeniesienie użytkownika na listę pozycji zestawienia w celu zweryfikowania poprawności przypisanych pozycji. Wybór opcji Nie powoduje przeniesienie użytkownika na formularz nagłówka zestawienia księgowego.
Uwaga
Opisanie pozycji zestawienia księgowego numerami zgodnymi ze wzorami e-Sprawozdań następuje po numerze pozycji. Ze względu na to, iż użytkownik ma możliwość modyfikacji zestawienia księgowego poprzez dodawanie nowych lub usuwanie istniejących pozycji, po uruchomieniu funkcji musi zweryfikować poprawność przypisanych pozycji e-Sprawozdania. Może do tego wykorzystać kolumnę Pozycja Sprawozdania Finansowego widoczną na liście pozycji zestawienia i porównać nazwę pozycji zestawienia księgowego z nazwą pozycji e-Sprawozdania. Istnieje możliwość usunięcia automatycznie przypisanego symbolu pozycji e-Sprawozdania Finansowego.
Jeżeli jako Typ zestawienia użytkownik wskaże Zmiany w kapitale, Przepływy pieniężne – metoda bezpośrednia lub Przepływy pieniężne – metoda pośrednia i dowolny Rodzaj podatnika to na pozycjach zestawienia księgowego podepnie się słownik dla jednostki dużej.
 

Dzienniki

Formularz zapisu księgowego

Formularz zapisu księgowego jest otwierany z opcji Księgowość/ Dzienniki przez naciśnięcie przycisku:  Dodaj lub klawisza <INSERT>.
Formularz zapisu księgowego
Uwaga
Należy pamiętać o tym, że dodawanie nowych zapisów jest możliwe jedynie w obrębie konkretnego dziennika i należy zdecydować, czy zapis ma być umieszczony w buforze czy od razu ma być zatwierdzony.
Uwaga
Przy dodawaniu zapisów należy pamiętać o tym, że zapisy mogą być wprowadzane jako zatwierdzone tylko w okresie, w którym nie ma zapisów na poziomie bufora. W przeciwnym przypadku pojawi się komunikat: Nie można księgować „na czysto” w okresie, w którym występują zapisy w buforze.
Uwaga
W celu zachowania numeracji chronologicznej w Księdze Głównej oraz braku funkcji renumeracji zapisów zatwierdzonych (ograniczenie to wynika z nienaruszalności numeru dziennika dla zapisów zatwierdzonych zgodnie z Ustawą o rachunkowości) należy pamiętać o tym, że nie można wprowadzić zapisu z datą wcześniejszą od ostatniego zapisu na czysto (zatwierdzonego).
Zapis księgowy składa standardowo się z zakładki [Ogólne] oraz [Dokumenty]. Zakładka [Ogólne] Na zakładce [Ogólne] wypełniane są informacje na temat Numeru Dziennika (Księgi Głównej), na temat numeru w Dzienniku Cząstkowym oraz Identyfikatora Księgowego. Wszystkie te numery są nadawane przez program automatycznie i dlatego przy wprowadzaniu dokumentu w polu numer mamy AUTO, przy ponownym wejściu w tym miejscu pojawi się kolejny numer w obrębie dziennika oraz identyfikator księgowy. Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza. Kolejne pole na formularzu przeznaczone jest na numer dokumentu źródłowego, na podstawie którego dokonywany jest zapis. Dalej mamy miejsce na wprowadzenie dat związanych z zapisem:
  • Data księgowania
  • Data operacji
  • Data wystawienia.
Następne informacje, które użytkownik wprowadza, związane są z Kontrahentem oraz Kategorią. Zarówno jedna jak i druga informacja może zostać pobrana z listy, która jest tworzona przez użytkownika w trakcie pracy w programie. Na formularzu mamy również podsumowania poszczególnych stron Kwota Dt i Ct. Występuje również parametr Korekta do podatku dochodowego służący do oznaczenia zapisu jako korekta podatku dochodowego.   Parametr dotyczy korekty podatku dochodowego obowiązującej do 31 grudnia 2015 r. Po wybraniu opcji Miesiąc data dokumentu ustawiana jest na koniec miesiąca, za który dodajemy dany dokument, po wyborze Kwartał sprawdzany jest miesiąc i ustawiany ostatni dzień kwartału, w którym dany dokument się znajduje. Korektę należy wprowadzić z ostatnim dniem miesiąca/kwartału aby zbierała wszystkie dokumenty zakwalifikowane do korekty za ten miesiąc/kwartał. Po zaznaczeniu parametru pojawi się kolejna zakładka [Dokumenty do korekty] z możliwością ręcznego lub automatycznego wyboru dokumentów.
Uwaga
Jeżeli data księgowania jest późniejsza niż 31.12.2015 r., to użytkownik ma możliwość dokonania tylko ponownej korekty w przypadku uregulowania skorygowanych wcześniej zobowiązań.
Bardzo ważnymi informacjami na formularzu zapisu są Kody Operatorów, którzy zapis wprowadzili i zmodyfikowali, pozwalają one na zidentyfikowanie operatora wprowadzającego zapis. W celu wprowadzenia kolejnych pozycji zapisu księgowego należy nacisnąć przycisk Dodaj   lub klawisz <INSERT> na otwartym formularzu. Przy dodawaniu kolejnych pozycji w pierwszej kolejności należy wprowadzić kategorie, która może zostać pobrana z listy wprowadzonej do programu po naciśnięciu prawego przycisku myszy. Po wyborze kategorii pole Opis wypełnia się automatycznie. Użytkownik ma możliwość przejścia przez pole Kategoria i pozostawienia go pustego. Służy do tego klawisz <TAB>, kursor przechodzi w kolejne pole, gdzie operator ma możliwość wprowadzenia dowolnego opisu. Następny krok to wprowadzenie kont po stronie Debet i Credit. Wyboru konta można dokonać z Planu Kont po naciśnięciu prawego przycisku myszy w polu Konto Dt lub Konto Ct. Ostatni krok wykonywany przez użytkownika, to wprowadzenie Kwoty. Obok  znajduję się przycisk , który pozwala na Dodanie pozycji zapisu przez formularz. Po wybraniu konta walutowego symbol waluty podmienia się na walutę konta oraz pojawiają się pola dotyczące typu kursu oraz notowania waluty.
Dodawanie zapisu księgowego na konto walutowe
Opcja Dodanie pozycji zapisu przez formularz umożliwia użytkownikowi również generowanie płatności w Preliminarzu Płatności podczas wprowadzania zapisów bezpośrednio w dziennikach księgowych. Aby skorzystać z takiej możliwości, w pierwszej kolejności powinno zostać zaznaczone pole Generowanie płatności dla ręcznych księgowań na kontach rozrachunkowych znajdujące się w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa. Następnie na formularzu pozycji zapisu księgowego należy:
  • wybrać kontrahenta, dla którego zostanie wygenerowana płatność w Preliminarzu,
  • zaznaczyć pole Generowanie płatności,
  • oraz określić formę płatności i przewidywany termin realizacji płatności.
Tak utworzony zapis księgowy znajdzie odzwierciedlenie nie tylko na koncie księgowym kontrahenta, ale również w Preliminarzu Płatności, gdzie prowadzone są rozrachunki z kontrahentami.
Uwaga
Na formularzu pozycji dekretu parametr Generowanie płatności jest nieaktywny jeśli nie wybrano w polu Konto Wn i/lub Konto Ma konta rozrachunkowego.
Aby na ręcznie wprowadzanych dekretach pole Generowanie płatności było automatycznie zaznaczane, należy zaznaczyć parametr Automatycznie zaznaczaj Generowanie płatności (Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa).
Dodawanie zapisu księgowego z generowaniem płatności
Możliwe jest również generowanie płatności do zapisów księgowych powstałych z księgowania schematem księgowym. W tym celu w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa powinien zostać zaznaczony parametr Generowanie płatności dla pozycji zapisu księgowego powstałego z księgowania schematem. Na zapisach księgowych powstałych na skutek księgowania schematem na utworzonych pozycjach jak i podczas rozbudowywania dekretu o kolejne pozycje widoczny jest parametr Generowanie płatności. W modułach Księga Handlowa i Księga Handlowa Plus istnieje możliwość parowania ze sobą dekretów na kontach rozrachunkowych. Na formatce dekretu odpowiada za to sekcja Rozrachunek. Zawiera ona następujące informacje:
  • Parametr: Rozrachunek.
  • Termin – termin rozrachunku.
  • Kwota do rozrachowania – wyliczana kwota do rozrachowania dla danego dekretu.
  • Parametr: Bez rozliczenia w K/B (widoczny jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki) umożliwia rozrachowanie na kontach księgowych bez generowania automatycznego rozliczenia w module Kasa/Bank. Analogicznie jeżeli następuje rozliczenie dokumentów w module Kasa/Bank to nie następuje rozrachowanie odpowiadających im dekretów na kontach księgowych. Parametr jest zaznaczony automatycznie w sytuacji gdy konto wybrane na dekrecie ma na swoim formularzu w planie kont zaznaczony parametr Rozrachunek bez rozliczenia w K/B. Parametr podlega edycji. Parametr można zaznaczyć pod warunkiem, że na dekrecie zaznaczony jest parametr Rozrachunek.
  • Stan rozrach. – stan rozrachunku. Zaznaczony parametr Rozrachunek może przyjmować trzy wartości: Nierozrachowany, Częściowo rozrachowany lub Rozrachowany. Jeżeli parametr jest odznaczony – Nie podlega rozrachowaniu.
Sekcja ta jest zawsze widoczna, ale gdy nie wybrano konta rozrachunkowego parametr Rozrachunek jest wyszarzany i nie można go zaznaczyć. Aby przy wprowadzaniu dekretu, po wybraniu konta rozrachunkowego, parametr Rozrachunek był zaznaczany automatycznie, z poziomu Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa należy zaznaczyć parametr Automatycznie zaznaczaj Rozrachunek dla ręcznych księgowań na kontach rozrachunkowych. Jeżeli parametr w konfiguracji będzie odznaczony, parametr Rozrachunek nie będzie automatycznie zaznaczany.  Szukaj lub kombinacja klawiszy <CTRL>+<F> – przycisk umożliwia przeszukiwanie poszczególnych dekretów w obrębie polecenia księgowania. Dzięki tej funkcjonalności po wygenerowaniu PK, które posiada wiele pozycji łatwo, można odnaleźć dekret zawierający określony ciąg znaków. Za pomocą przycisku uruchamiane jest dodatkowe pole wyszukiwania na dokumencie.   Po wpisaniu ciągu znaków w polu klawisz <ENTER> lub przycisk Znajdź rozpoczynają przeszukiwanie. Dla wszystkich dekretów z zaznaczonym parametrem Rozrachunek, na pozycji zapisu księgowego oprócz zakładki [Ogólne] widoczne są również zakładki: [Rozrachunki] oraz [Dokumenty]. Zakładki te są widoczne zarówno na dekretach w buforze, jak i na dekretach zatwierdzonych.
Zakładka Rozrachunki na formatce dekretu
Na zakładce [Rozrachunki] widoczne są wszystkie zapisy rozrachowujące dany dekret. Na formatce działają następujące przyciski:  Otwórz (a także podwójne kliknięcie lewym przyciskiem myszy lub klawisz <ENTER>) umożliwia podgląd danej pozycji na liście – pojawia się formatka dekretu, w trybie tylko do odczytu.  Dodaj (lub klawisz <INSERT>) – wywołuje listę nierozrachowanych dekretów danego, wybranego na dekrecie, konta rozrachunkowego (lista ta jest również dostępna z poziomu Księgowość/ Rozrachunki/ zakładka [Nierozrachowane]). W przypadku dekretów całkowicie rozrachowanych ikona  jest nieaktywna.  Usuń (lub klawisz <DELETE>) usuwa rozrachunek.
Uwaga
Usunięcie rozrachunku z poziomu formularza dekretu powoduje usunięcie powiązanych z nim dekretów różnicy kursowej i kompensaty pomimo zamknięcia okna dokumentu PK bez zapisywania zmian.
Zakładka Dokumenty na formatce dekretu
Na zakładce [Dokumenty] pokazywane są wszystkie dokumenty powiązane z danym rozrachunkiem. Można podglądnąć nagłówek drugiego dokumentu PK, RK i KOMP. Na pozycji dekretu różnicy kursowej i dekretu kompensaty pokazywane jest powiązanie z nagłówkami dekretów rozrachowanych. Jeżeli zapis księgowy różnicy kursowej i/lub zapis księgowy kompensaty powstanie po zaksięgowaniu tych dokumentów z poziomu modułu Kasa/Bank i posiada kilka pozycji to każda z tych pozycji ma widoczne powiązanie z dekretami rozrachunku głównego. Na formatce działa przycisk , umożliwiający podgląd danej pozycji na liście – pojawia się formatka polecenia księgowania, w trybie tylko do odczytu. Zakładka [Dokumenty] na formularzu polecenia księgowania W celu ułatwienia kontroli księgowań schematami księgowymi na formularzu dekretu księgowego dostępna jest druga zakładka [Dokumenty]. Jest ona widoczna tylko wtedy, jeśli zapis powstał przez zaksięgowanie schematem księgowym dowolnego dokumentu źródłowego. Zakładka składa się z następujących kolumn:
  • Typ – zawiera informację o tym, jakim typem schematu został zaksięgowany dokument źródłowy, np. Faktury Sprzedaży, Rejestr Zakupów VAT,
  • Numer – numer dokumentu źródłowego,
  • Data – data dokumentu źródłowego,
  • Kwota – kwota dokumentu źródłowego.
Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Zapisuj automatycznie zapis księgowy bilansujący się to zapisanie pozycji dekretu, który powoduje bilansowanie dokumentu polecenia księgowania skutkuje dodaniem dokumentu PK na liście zapisów księgowych pomimo zamknięcia okna dokumentu PK bez zapisywania zmian. Dokument polecenia księgowania nie jest zapisanywany jeżeli podczas dodawnia kolejnych dekretów nie następuje bilansowanie cząstkowe. Dokument PK jest dodawany jeżeli niezbilansowanie wynika jedynie z kont pozabilnasowych lub wszystkie konta wskazane na dokumencie mają status kont pozabilansowych. Parametr nie wpływa na wprowadzany dekret w sytuacji gdy jest on od razu rozrachowany z poziomu zakładki [Rozrachunki].
 

Zapisy księgowe - zakładka Dzienniki

Na liście tej użytkownik może znaleźć następujące informacje na temat zapisu: numeru dziennika (Księgi Głównej), numeru w obrębie dzienników cząstkowych, daty księgowania, numeru dokumentu na podstawie, którego dokonano księgowania, kwoty Dt i Ct, identyfikatora księgowego oraz opisu zdarzenia gospodarczego. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy. Na liście mamy możliwość wyboru zakresu dat lub daty, z jaką zapisy mają być dodawane lub przeglądane. Możliwość dodawania i przeglądania zapisów istnieje bez względu na sposób ustawienia daty. Opcja dodanie nowego zapisu jest aktywna tylko w obrębie konkretnego dziennika.
Lista zapisów księgowych- Dzienniki
Dodatkowo Użytkownik ma możliwość wyboru czy na liście zapisów mają być uwzględnione tylko zapisy w buforze, zapisy zatwierdzone lub wszystkie zapisy (zarówno z bufora jak i zatwierdzone). Wybór właściwego statusu jest możliwy po rozwinięciu pola Zapisy (strzałka w dół ): . Wybór dziennika cząstkowego, do którego dodajemy zapisy następuje po wejściu w pole Dziennik i naciśnięciu strzałki w dół .
Uwaga
Należy pamiętać o tym, że dodawanie nowych zapisów jest możliwe jedynie w obrębie konkretnego dziennika i do bufora.
Uwaga
Jeżeli użytkownik zaznaczy parametr Wymuszaj zatwierdzanie zapisów księgowychKonfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa, wówczas podczas wprowadzania zapisu do bufora księgowego program sprawdza, czy zapis ten nie jest wcześniejszy od „najmłodszego” zapisu w buforze (lub też czy nie jest późniejszy od „najstarszego” zapisu w buforze) o więcej niż 2 miesiące. W takim wypadku dodawanie dokumentu będzie blokowane.
Uwaga
Przy dodawaniu zapisów należy pamiętać o tym, że zapisy mogą być wprowadzane jako zatwierdzone tylko w okresie, w którym nie ma zapisów na poziomie bufora. W przeciwnym przypadku pojawi się komunikat: Nie można księgować „na czysto” w okresie, w którym występują zapisy w buforze.
Uwaga
W celu zachowania numeracji chronologicznej w Księdze Głównej oraz braku funkcji renumeracji zapisów zatwierdzonych (ograniczenie to wynika z nienaruszalności numeru dziennika dla zapisów zatwierdzonych zgodnie z Ustawą o rachunkowości) należy pamiętać o tym, że nie można wprowadzić zapisu z datą wcześniejszą od ostatniego zapisu na czysto (zatwierdzonego).
Zmień lub klawisze <CTRL>+<ENTER> - przycisk pozwala na podglądnięcie zapisu, który został wcześniej dodany. W przypadku zapisów, które znajdują się na poziomie bufora, użytkownik dodatkowo ma możliwość modyfikowania zapisu księgowego: wartości, konta itd.  Usuń lub klawisz <DELETE> - przycisk pozwala na usunięcie zapisu księgowego, ale tylko w takim przypadku, gdy jest on jeszcze na poziomie bufora. Dla zapisów zatwierdzonych po naciśnięciu przycisku program proponuje wykonanie storna zapisu. Jeżeli zostanie zaznaczone kilka pozycji, wówczas ikona Usuń lub klawisz <DELETE> uruchamiają seryjne usuwanie dokumentów. Kasowane są wszystkie zaznaczone pozycje pod warunkiem, że znajdują się one w buforze księgowań. Ponadto nie można kasować poleceń księgowania, jeżeli:
  • Płatności wygenerowane do dekretów zostały rozliczone (wyjątek: jeżeli w Konfiguracji jest zaznaczony parametr Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów, wtedy rozliczanie jest rozpinane, a dekret jest usuwany).
  • Płatności wygenerowane do dekretów zostały ujęte na dokumentach Noty odsetkowej, Ponaglenia zapłaty lub Potwierdzenia salda z poziomu modułu Kasa/Bank.
  • Dekret jest powiązany z innym dekretem (księgowanie schematem stowarzyszonym).
  • Operator posiada zakaz kasowania zapisów w danym dzienniku księgowań oraz zakaz kasowania zapisów księgowych.
  • Dekret jest wybrany na Potwierdzeniu salda, Ponagleniu zapłaty lub Nocie odsetkowej z poziomu Księgowość/ Rozrachunki.
Uruchomienie operacji seryjnego usuwania dokumentów powoduje wyświetlenie komunikatu: Czy chcesz skasować zaznaczone pozycje? Operacji nie można odwrócić!, który można zaakceptować lub wycofać się z operacji. Jeżeli w trakcie kasowania wystąpi błąd (np. przy próbie skasowania rozliczonego dokumentu), funkcja przechodzi do kasowania kolejnego zaznaczonego rekordu.
Uwaga
Zapis stornujący zawsze trafia do bufora zapisów księgowych. Dla tego rodzaju dokumentu numer dziennika oraz dziennika cząstkowego ma czerwony kolor wyróżnienia. W celu zatwierdzenia dokumentu należy go przenieść z bufora do zapisów zatwierdzonych.
 Księgowanie lub klawisz <F7> – przycisk aktywny tylko w przypadku zapisu w buforze w obrębie danego miesiąca, pozwala on na zatwierdzanie dokumentów.  Renumeracja lub klawisz <F8> – przycisk pozwala na przenumerowanie zapisów z bufora w obrębie danego roku obrachunkowego narastająco lub w ramach poszczególnych miesięcy.
Uwaga
Przycisk renumeracji zapisów jest aktywny tylko dla zapisów w buforze, dziennika <wszystkie> i wybranego roku.
  Kwota – pozwala określić zakres kwot wyświetlanych zapisów. Podany przedział kwotowy uwzględnia również wartości zapisów cząstkowych.  Data wystawienia – pozwala określić zakres dat wyświetlanych zapisów. Na liście zapisów księgowych w menu kontekstowym dostępna jest operacja seryjna Zmień dziennik księgowy.
Zmiana dziennika księgowego
Funkcja umożliwia przenoszenie znajdujących się w buforze zaznaczonych zapisów księgowych do wskazanego przez użytkownika dziennika. Na liście dzienników możliwych do wyboru widoczne są te, do których operator nie posiada zakazu. Jeżeli w filtrze pod listą zapisów księgowych wskazano konkretny dziennik to nie podpowiada się on wśród dzienników możliwych do wyboru. Numer dziennika cząstkowego dla przenoszonych zapisów księgowych nadawany jest zgodnie z numeracją nowo dodawanego zapisu do danego dziennika. Użytkownik ma możliwość zaznaczenia parametru Nadawać ID księgowy dla ręcznych PK, który powoduje, że przeniesionym zapisom zostanie nadany nowy numer (identyfikator księgowy) według domyślnego schematu Kolejna pozycja/ Rok/ Nazwa dziennika lub po zaznaczeniu odpowiedniego parametru w Konfiguracji według schematu numeracji zdefiniowanego przez użytkownika. Nowy identyfikator nadawany jest tylko dla ręcznych poleceń księgowania lub zapisów księgowych będących wynikiem księgowań okresowych.
 

Zapisy księgowe - zakładka Konto

Na zapisach księgowych po wybraniu zakładki [Konto] mamy możliwość wprowadzenia numeru konta lub grupy kont i wyświetlenia wszystkich zapisów związanych z danym kontem/grupą. Na liście tej użytkownik ma możliwość podglądania zapisów księgowych. Jeżeli użytkownik korzysta z modułu Księga Handlowa Plus na zakładce [Konto] jest pole Waluta, w którym należy wybrać konkretną walutę lub opcję wszystkie (wówczas kwoty są wyświetlane w PLN). Po wybraniu waluty, w nagłówku kolumny Kwota pojawia się symbol waluty. Dodatkowo jest też tutaj możliwość wyboru, czy chcemy wyświetlać zapisy z bufora lub zatwierdzone. Lista może być zawężona do zapisów z konkretnego dnia lub ze wskazanego przez użytkownika zakresu dat. Istnieje też możliwość wyświetlenia zapisów tylko w obrębie konkretnego dziennika. Na zakładce [Konto] znajduje się również informacja o saldzie konta księgowego.
Zapisy księgowe dla konta walutowego
Na zakładce [Konto] dostępne są dodatkowe filtry. Filtr  Konto od - Konto do umożliwia wyświetlenie i drukowanie zestawienia ograniczonego do określonego przedziału kont. Określenie pola Do konta oznacza konto, wraz ze wszystkimi jego analitykami. Filtr Maska  umożliwia wyświetlanie zapisów na kontach według kryteriów związanych z numeracją tych kont. Zakres kont charakteryzujących się określoną cechą można określać odwołując się do Planu Kont lub wykorzystując następujące znaki lub ciągi znaków specjalnych przy określaniu maski na numer konta: * - zastępuje dowolny ciąg znaków, przy czym jego umieszczenie ma sens tylko w części dotyczącej analityk. Przykładowo -  wprowadzenie maski 401-* pozwoli na wyfiltrowanie wszystkich analityk związanych z kontem 401. ? – zastępuje dokładnie jeden znak w numerze konta. Przykładowo - chcąc wyświetlić obroty na kontach z grupy 4, które na drugim poziomie analityki mają segment „01” można użyć maski 4??-??-01. [nm] – znak należy do ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[137]-01 pozwala na wyszukanie wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę 1 lub 3 lub 7, a w ostatnim „01”. [x-z] – znak zawiera się w zakresie. Przykładowo - 40[1-4]-* oznacza, że interesują nas wszystkie „czwórki”, których ostatni znak w numerze konta syntetycznego to cyfra z przedziału od 1 do 4. [^nm] – znak nie zawiera się w ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[^137]-01 pozwala na wyszukanie wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę inną niż 1, 3 lub 7, z subanalityką „01”. [^x-z] – znak nie należy do przedziału. Przykładowo - 40[^1-4]-* znaczy, że program wyszuka wszystkie konta, których syntetyka rozpoczyna się znakami „40”, a ostatni, w tym przypadku trzeci, jest różny niż cyfry z przydziału od 1 do 4. Parametr Bez kont określonych w masce pozwala na filtrowanie zapisów z wyłączeniem konkretnych kont. Wpisanie filtra w masce i zaznaczenie tego parametru wykluczy z listy konta odpowiadające masce. Dekrety bez rozrachunku – pozwala zawęzić listę do zapisów księgowych, na których parametr Rozrachunek nie jest zaznaczony. Z poziomu okna Zapisy księgowe - zakładka [Konto] Operator ma możliwość seryjnego zaznaczenia/odznaczenia parametru Rozrachunek dla wybranych dekretów księgowych poprzez wybór opcji z menu kontekstowego Zaznacz rozrachunek/Odznacz rozrachunek.

Zapisy księgowe- Scenariusze

Scenariusze: Jak dodać nowy zapis księgowy?

Aby dodać nowy zapis księgowy:
  1. Otwieramy listę zapisów księgowych z menu głównego przez wybór Księgowość/ Dzienniki.
  2. Wybieramy, czy dany zapis ma trafić do bufora czy ma zostać dodany jako zatwierdzony. Następnie wybieramy dziennik, w którym zapis ma być umieszczony.
  3. Następnie naciskamy przycisk Dodaj   lub klawisz <INSERT>, co powoduje otwarcie formularza zapisu księgowego.
  4. Kolejny krok to wprowadzenie na formularz zapisu informacji takich jak: numer dokumentu, data księgowania, data operacji, data wystawienia, kontrahent, kategoria.
  5. Następnie wprowadzamy pozycje na formularzu przez naciśnięcie Dodaj  lub klawisz <INSERT>.
  6. Przy włączonej obsłudze kont walutowych informacje dla konkretnej pozycji zapisu księgowego wypełniamy na formularzu, który pojawi się po naciśnięciu przycisku  i wybraniu opcji Dodanie pozycji zapisu przez formularz lub po użyciu kombinacji – klawiszy <SHIFT>+<INSERT>.
  7. Po wprowadzeniu pozycji na formularzu należy go zapisać, klikając przycisk Zapisz zmiany , klawisze <CTRL>+<ENTER> lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj  lub wcisnąć klawisz <ESC>.
Uwaga
Zaznaczenie w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa parametru Zapisuj automatycznie zapis księgowy bilansujący się sprawia, że zapisanie pozycji dekretu, który powoduje bilansowanie dokumentu polecenia księgowania skutkuje dodaniem dokumentu PK na liście zapisów księgowych pomimo zamknięcia okna dokumentu PK bez zapisywania zmian. Dokument polecenia księgowania nie zostanie zapisany jeżeli podczas dodawania kolejnych dekretów nie nastąpi bilansowanie cząstkowe. Dokument PK zostanie dodany jeżeli niezbilansowanie wynika jedynie z kont pozabilansowych lub wszystkie konta wskazane na dokumencie mają status kont pozabilansowych. Parametr nie wpływa na wprowadzany dekret w sytuacji gdy jest on od razu rozrachowany z poziomu zakładki [Rozrachunki].

Scenariusze: Jak przenieść zapis z bufora do dziennika – zatwierdzić zapis?

Aby przenieść zapis z bufora do dziennika, należy:
  1. Otworzyć listę zapisów w buforze wybierając z menu: Księgowość/ Dzienniki.
  2. Wybrać zakładkę [Dziennik].
  3. Wybrać listę zapisów w buforze.
  4. Wybrać zapisy za dzień lub za miesiąc i określić odpowiednią datę dla zapisów.
  5. Zaznaczyć dokumenty, które mają być zatwierdzone do Księgi Głównej, przez ustawienie się na danym zapisie i naciśnięciu klawisza <SPACJA> lub naciśnięciu prawego klawisza myszy i wybraniu opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie.
  6. Nacisnąć przycisk  lub klawisz <F7>, który odpowiada za zatwierdzenie zaznaczonych dokumentów do dziennika.

Scenariusze: Jak usunąć zapis z bufora?

Aby usunąć zapis z bufora, należy:
  1. Otworzyć listę zapisów księgowych wybierając z menu: Księgowość/ Dzienniki.
  2. Odszukać zapis na liście w buforze i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  3. Kliknąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
  4. Program wyświetli pytanie: „Czy chcesz skasować podświetlony rekord?”. Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.
Uwaga
Program pozwala na kasowanie wyłącznie zapisów będących w buforze. Zapisy zatwierdzone nie podlegają kasowaniu – zapis taki można jedynie wystornować. W przypadku skasowania zapisu, będącego efektem księgowania z ewidencji pomocniczej, po jego skasowaniu z zapisów źródłowych zostaje usunięty wskaźnik zaksięgowania.

Scenariusze: Jak uporządkować zapisy chronologicznie?

Aby przenumerować zapisy w księdze, należy:
  1. Otworzyć listę zapisów w dzienniku wybierając z menu: Księgowość/ Dzienniki.
  2. Wybrać zapisy Wszystkie.
  3. Wybrać listę zapisów w buforze.
  4. Zaznaczyć zapisy Za rok i wybrać rok, w którym chcemy przenumerować dziennik.
Po wyświetleniu zapisów Dziennika w celu przenumerowania należy nacisnąć przycisk  lub klawisz <F8>.
Uwaga
W przypadku, gdy zapisy nie były wprowadzane do bufora chronologicznie, w momencie przeksięgowywania do dziennika są automatycznie numerowane wg dat.

Scenariusze: Jak wykonać storno zapisu zatwierdzonego?

Aby wykonać storno zapisu księgowego zatwierdzonego należy:
  1. Otworzyć listę zapisów w dzienniku wybierając z menu: Księgowość / Dzienniki.
  2. Wybrać Dziennik.
  3. Wybrać listę zapisów zatwierdzonych.
  4. Odszukać zapis księgowy zatwierdzony i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  5. Kliknąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
  6. Comarch ERP Optima wykonuje tzw. storno czerwone i kieruje się następującymi zasadami:
    • Storno jest całkowite. Oznacza to, że wszystkie pozycje zapisu księgowego powinny zostać automatycznie wystornowane.
    • Użytkownik ma możliwość wskazania, pod jaką datą ma zostać zaksięgowany zapis stornujący, a to oznacza, że jest generowany odrębny zapis zawierający tylko dekrety stornujące (dekrety ze znakiem minus).
    • Oprócz zapytania o datę księgowania istnieje możliwość zmiany nr dokumentu, jak również korekta pola Opis.
    • Zapis stornowany nie ulega zmianie.
Po wprowadzeniu pozycji na formularzu zapisu stornującego należy go zapisać, klikając przycisk Zapisz zmiany , kombinację klawiszy <CTRL>+<ENTER> lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian należy kliknąć przycisk Anuluj  lub klawisz <ESC>.

Scenariusze: Jak rozrachować dekrety z poziomu zakładki Rozrachunki?

Aby rozrachować dekrety z poziomu zakładki [Rozrachunki], należy:
  1. Otworzyć listę zapisów w dzienniku wybierając z menu: Księgowość/ Dzienniki.
  2. Otworzyć formatkę danego zapisu.
  3. Na formatce pozycji zapisu księgowego przejść na zakładkę [Rozrachunki].
  4. Ikona  (lub klawisz <INSERT>) na zakładce [Rozrachunki] wywołuje listę nierozrachowanych dekretów danego konta rozrachunkowego. Lista jest zawężona tylko do tych zapisów, które mogą zostać rozrachowane z danym dekretem.
Uwaga
Jeżeli w momencie próby dokonania rozrachunku dokument PK jest niezbilansowany to po kliknięciu w ikonę plusa pojawia się komunikat: Nie można dokonać rozrachunku. Nie można zapisać dokumentu niezbilansowanego. Kwota niezbilansowana XXXX.
Przycisk Konto oraz pole z numerem konta są wyszarzane. W polu Konto rozrachowujące domyślnie podpowiada się to samo konto. Użytkownik ma możliwość jego zmiany. Lista jest zawężona do dekretów nierozrachowanych tylko należności (zaznaczony tylko parametr Pozostaje Wn) lub tylko zobowiązań (zaznaczony tylko parametr Pozostaje Ma) w zależności od tego, po której stronie na dekrecie jest konto rozrachunkowe i czy kwota dekretu jest dodatnia czy ujemna:
Konto WnKonto MaKwotaPozostaje WnPozostaje Ma
Tak >0NieTak
Tak <0TakNie
 Tak>0TakNie
 Tak<0NieTak
  1. Aby wybrać dekret/dekrety do rozrachowania, należy zaznaczyć je na liście i kliknąć przycisk .
  2. Obok ikony pioruna służącego do rozrachowania widoczna jest strzałka , a po jej rozwinięciu dwie opcje do wyboru:
    • Rozrachuj dla jednego konta – powoduje rozrachowanie między zapisami tego samego konta analitycznego,
    • Rozrachuj dla wielu kont – powoduje, że w pierwszej kolejności następuje rozrachowanie zapisów między tymi samymi kontami analitycznym, a jeśli pozostaną jeszcze dekrety do rozrachowania po stronie Wn i Ma na różne konta to nastąpi dokonanie kompensaty między tymi różnymi analitykami.
  3. Jeżeli do rozrachowania z danym zapisem zaznaczymy kilka dekretów, zostaną one rozrachowane w takiej kolejności, w jakiej są wyświetlane na liście.
Przykład
Chcemy rozrachować dekret PK1 wprowadzony na 1000 zł. Z poziomu drugiej zakładki Rozrachunki ikoną plusa wywołujemy listę dekretów możliwych do rozrachowania z danym zapisem. Zaznaczamy 4 dekrety (PK2, PK3, PK4, PK5) występujące na liście w następującej kolejności: PK2 - dekret na kwotę 100 zł PK3 - dekret na kwotę 300 zł PK4 - dekret na kwotę 800 zł PK5 - dekret na kwotę 500 zł Dekrety zostaną rozrachowane w następujący sposób: PK1 z PK2 – na PK1 pozostaje do rozrachowania 900zł, PK2 zostanie całkowicie rozrachowane PK1 z PK3 – na PK1 pozostaje do rozrachowania 600zł, PK3 zostanie całkowicie rozrachowane PK1 z PK4 – PK1 zostanie całkowicie rozrachowane, PK4 zostanie częściowo rozrachowane, kwota pozostająca do rozrachowania to 200 zł PK1 z PK5 – PK1 jest już całkowicie rozrachowane, więc PK5 już nie zostanie częściowo rozrachowane.

Kasowanie zapisów księgowych z poziomu dokumentu źródłowego

Jednym ze sposób kasowania zapisów znajdujących się dziennikach księgowych jest usunięcie zapisu bezpośrednio z poziomu dziennika. Aby było to możliwe zapisy muszą znajdować się w buforze w bieżącym okresie obrachunkowym. Taki sposób został opisany w podrozdziale scenariuszu Jak usunąć zapis z bufora? Drugi sposób nie wymaga konieczności wchodzenia do dzienników księgowych. Umożliwia on usunięcie zapisów księgowych z poziomu dokumentów źródłowych, które wcześniej zostały wprowadzone do ewidencji pomocniczych lub zaewidencjonowane w innych modułach. Taka metoda kasowania jest dostępna dla wszystkich zapisów księgowych, które powstały poprzez zaksięgowanie za pomocą schematów księgowych dokumentów źródłowych znajdujących się:
  • w module Faktury np. Faktury Sprzedaży,
  • w module Handel np. dokument PZ,
  • w module Środki Trwałe np. dokument Amortyzacji,
  • w module Płace i Kadry np. lista płac,
  • w module Kasa/Bank np. raport kasowy,
  • w rejestrach VAT oraz ewidencjach dodatkowych,
  • z poziomu listy deklaracji np. deklaracja PIT-36.
Aby usunąć zapisy księgowe należy podświetlić lub zaznaczyć dokumenty źródłowe, które zostały wcześniej zaksięgowane, a następnie z menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy) wybrać opcję Usuń zapisy księgowe. Po zaakceptowaniu komunikatu: Czy chcesz usunąć zapis księgowy? następuje usunięcie zapisów księgowych ze wskazanych dokumentów. Podczas usuwania rozrachowanych zapisów księgowych, automatycznie usuwany jest również rozrachunek, pod warunkiem, że dekret nie został uwzględniony na potwierdzeniu salda, ponagleniu zapłaty lub na nocie odsetkowej.
Uwaga
W sytuacji, kiedy podczas księgowania powstają dwa zapisy księgowe (np. podczas księgowania schematem posiadającym schemat stowarzyszony), użycie funkcji Usuń zapisy księgowe spowoduje skasowanie obydwu zapisów księgowych.
Uwaga
Podobnie jak w przypadku kasowania zapisów z poziomu dzienników księgowych, operacja ta będzie możliwa pod warunkiem, że dokument nie został zaksięgowany „na czysto” tzn. znajduje się w buforze księgowym.
Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy na formularzu Operatora na zakładce [Ogólne] nie zaznaczono parametru Prawo do seryjnego usuwania to podczas próby usunięcia zapisów księgowych z zaznaczonych dokumentów pojawia się komunikat: Nie można usunąć elementów. Operator posiada blokadę usuwania seryjnego. Wyłącz zaznaczenie rekordów by usunąć podświetlony rekord. W takim przypadku istnieje możliwość usunięcia zapisu księgowego jedynie z dokumentu podświetlonego.

Zapisy księgowe - Informacje ogólne

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie. Przez zapis księgowy rozumie się zapis dokonywany na podstawie dowodu księgowego. Każdy zapis księgowy zawiera:  
  • Datę dokonania operacji gospodarczej,
  • Określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
  • Zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym, że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,
  • Kwotę i datę zapisu,
  • Oznaczenie kont, których dotyczy.
Zapisy w dzienniku i na kontach Księgi Głównej powinny być powiązane w sposób umożliwiający ich sprawdzenie. Użytkownik programu Comarch ERP Optima ma możliwość sprawdzenia numeru dziennika i numeru zapisu w dzienniku cząstkowym. Numer dziennika – jest to kolejny numer na poziomie Księgi Głównej. Nr dziennika cząstkowego – jest to numer kolejnego zapisu w obrębie dziennika cząstkowego. Numeracja może być nadawana narastająco w ciągu w roku obrachunkowego (format Dziennik/lp) lub sprawdzana w obrębie danego dziennika cząstkowego w ramach danego miesiąca konkretnego roku kalendarzowego (format Dziennik/rok kalendarzowy/miesiąc/lp). Program Comarch ERP Optima pozwala na dodawanie tzw. zapisów złożonych. Może to być księgowanie jednej wartości na obie strony konta księgowego lub większej ilości zapisów księgowych ujęte na liście księgowań pod jednym opisem oraz numerem zapisu, charakteryzuje się tym samym numerem dowodu księgowego.
Uwaga
Wartości po obu stronach zapisu księgowego muszą się bilansować. W przypadku gdy zapis księgowy się nie bilansuje uruchamiana jest kontrola, która sprawdza czy niezbilansowanie wynika tylko z kont pozabilansowych i czy konta bilansowe uwzględnione w zapisie się bilansują. Jeśli tak to możliwe jest zatwierdzenie polecenia księgowania. Tylko w przypadku księgowania wyłącznie na konto pozabilansowe użytkownik ma możliwość zaksięgowania kwoty po jednej stronie konta.
Id. Księgowy – jest to unikalny numer nadawany przez program automatycznie:
  • Podczas „ręcznego” dodawania zapisów w dziennikach księgowych.
  • Podczas księgowania schematami dokumentów źródłowych np. Z ewidencji dodatkowej.
  • Na etapie wprowadzania dokumentu do ewidencji pomocniczych np. Faktury do rejestru VAT, a następnie przepisywany na dekrety znajdujące się w dziennikach księgowych w momencie księgowania za pomocą wzorców. Umożliwia to pełne powiązania dokumentu źródłowego z powstałym na jego podstawie zapisie księgowym.
Numer Identyfikator księgowy jest proponowany przez program automatycznie jako numer/ rok/ nazwa dziennika. Istnieje również możliwość zdefiniowania własnego schematu numeracji ID księgowego po zaznaczeniu w Konfiguracji w gałęzi Firma/ Księgowość/ Parametry parametru Definiowalny schemat numeracji ID księgowego. Numeracja ID księgowego może zawierać człony: symbol dokumentu, numer bez zer, numer z zerami, miesiąc, rok kalendarzowy, rok obrachunkowy, dziennik (wymagalny).Konfiguracji można określić datę, od której program używa definiowalnego schematu numeracji ID księgowego.
Uwaga
Nie jest zalecane dodawanie dzienników księgowych oraz rejestrów VAT o tych samych symbolach. Zastosowanie tego samego symbolu może spowodować niemożność zaksięgowania dokumentów, gdyż numery ID księgowego w dziennikach i rejestrach VAT mogą się na siebie nakładać.
Przykład zapisu księgowego

Lista zapisów księgowych

Lista zapisów księgowych pozwala użytkownikowi programu Comarch ERP Optima na dodawanie nowych zapisów księgowych, jak również na przeglądanie już istniejących. Zapisy mogą być dodawane tylko do bufora. W przypadku zapisów dodawanych do bufora można je dowolnie modyfikować. Natomiast w przypadku zapisów zatwierdzonych zmiana ich wartości jest możliwa tylko przez storno zapisu.
Uwaga
W celu zachowania numeracji chronologicznej w Księdze Głównej oraz braku funkcji renumeracji zapisów zatwierdzonych (ograniczenie to wynika z nienaruszalności numeru dziennika dla zapisów zatwierdzonych zgodnie z Ustawą o rachunkowości) należy pamiętać o tym, że nie można wprowadzić zapisu z datą wcześniejszą od ostatniego zapisu na czysto (zatwierdzonego).
Wszystkie zapisy księgowe w programie Comarch ERP Optima będą grupowane w dziennikach cząstkowych, które składają się na Księgę Główną. Każdy dziennik jest identyfikowany przez swoją nazwę. Jako przykład dzienników księgowych możemy podać: KASA, BANK, ZAKUP, SPRZEDAŻ. Każdy dziennik może być przeglądany za pomocą listy dziennej, miesięcznej czy rocznej. Poza dziennikami cząstkowymi możliwe jest przeglądanie całej księgi, zawartości wszystkich dzienników. Nowe dzienniki są dodawane w Start/Konfiguracja firmy/ Księgowość/Dzienniki. Lista zapisów ma dwie zakładki: [Dzienniki], [Konto]

Korekta podatku dochodowego obowiązująca do 31 grudnia 2015 r.

Jeżeli przedsiębiorca zaksięgował dokument zakupowy w koszty i następnie nie zapłacił tego dokumentu w ciągu 30 dni od terminu płatności bądź też w przypadku terminów płatności dłuższych niż 60 dni w ciągu 90 dni od daty zaksięgowania to przed 1 stycznia 2016 r. musi wykonać korektę kosztów (usunąć ten dokument z kosztów). Jeżeli następnie zapłaci za ten dokument to będzie mógł go ponownie wrzucić w koszty w miesiącu, w którym została dokonana zapłata. Jeżeli w miesiącu, w którym wykonywana jest korekta kosztów nie ma na tyle kosztów, aby wykonać całość korekty to koszty zmniejszane są do wysokości kosztów z danego miesiąca a pozostająca kwota zwiększa przychody. Od 1 stycznia 2016 r. uchylono obowiązek pomniejszania kosztów uzyskania przychodu o niezapłacone w terminie wydatki, pozostawiając możliwość ponownej korekty w przypadku uregulowania skorygowanych wcześniej zobowiązań. Parametr na zapisie księgowym Na formularzu zapisu księgowego na pierwszej zakładce Ogólne widnieje parametr Korekta do podatku dochodowego służący do oznaczenia zapisu jako korekta podatku dochodowego. Po wybraniu opcji Miesiąc data dokumentu ustawiana jest na koniec miesiąca, za który dany dokument jest dodawany, po wyborze Kwartał sprawdzany jest miesiąc i ustawiany ostatni dzień kwartału, w którym dany dokument się znajduje. Po zaznaczeniu parametru pojawia się kolejna zakładka [Dokumenty do korekty], na której ikoną pioruna jest możliwość wygenerowania listy dokumentów zakwalifikowanych do korekty.
Uwaga
Wszystkie pola na dokumencie są edytowalne. Po zaznaczeniu parametru Korekta do podatku dochodowego do pola Opis (obok pola Kategoria) przenosi się treść: Korekta podatku dochodowego za m-c/kwartał roku 20XX oraz czyszczone są dane wprowadzonego kontrahenta.
Uwaga
W przypadku uzupełnienia pozycji na zapisie księgowym i późniejszym zaznaczeniu parametru Korekta do podatku dochodowego czyszczone są wszystkie pola. Wartości do tabelki z pozycjami przeniosą się z zakładki [Dokumenty do korekty], z możliwością ich edycji.

Zapis księgowy- zakładka ogólne

Zakładka [Dokumenty do korekty] Korektę należy wprowadzić z ostatnim dniem miesiąca/kwartału aby zbierała wszystkie dokumenty zakwalifikowane do korekty za ten miesiąc/kwartał.

Zapis księgowy- dokumenty do korekty

Po wejściu na zakładkę [Dokumenty] do korekty jest możliwość wygenerowania listy dokumentów kwalifikujących się do korekty kosztów. W przypadku daty księgowania wcześniejszej niż 01.01.2016 r. pokazują się dokumenty kosztowe:
  • które są zaksięgowane do pełnej księgowości na konta, mające w planie kont mają zaznaczony parametr Korekta kosztów,
  • niezapłacone oraz od terminu ich płatności minęło 30 dni, bądź w przypadku kiedy termin płatności jest dłuższy niż 60 dni, to minęło 90 dni od daty księgowania,
  • które zostały zaksięgowane od 1 stycznie 2013 r.
Oprócz dokumentów wygenerowanych automatycznie jest możliwość również wskazywania dokumentów ręcznie. Dostępne są na liście standardowe ikony pioruna, plusa, lupki i kosza: - generowanie pozycji. Powoduje wygenerowanie automatycznie listy dokumentów do korekty. Na liście pojawiają się zaksięgowane dokumenty, które zostały zaksięgowane od 1 stycznia 2013 r., a które nie zostały rozliczone w terminie określonym w trzeciej ustawie deregulacyjnej. Jeżeli kwota wynikająca z faktury lub innego dokumentu zostanie zaliczona do kosztów podatkowych przed 1 stycznia 2013 r., wówczas nowe regulacje nie będą miały zastosowania, nawet wtedy, gdy termin płatności przypada w 2013 r.,
Uwaga
W celu wyliczenia korekty kosztów do podatku dochodowego na formularzu konta księgowego, którego zapisy mają być korygowane, na zakładce [Ogólne] musi być zaznaczony parametr Korekta kosztów. Konta księgowe bez zaznaczonego parametru nie będą korygowane.
- dodanie nowej pozycji. Powoduje podniesienie listy Preliminarza płatności z możliwością wyboru niezapłaconego (nierozliczonego) zdarzenia rozchodowego powstałego od dokumentu pierwotnego spełniającego ww. warunki,
Uwaga
Na liście w Preliminarzu płatności można tylko raz wybrać dokument do korekty. W przypadku wyboru dokumentu, który jest już uwzględniony na korekcie pokaże się komunikat: Dokument został już uwzględniony w korekcie.
- podgląd pozycji – odwołanie do dokumentu źródłowego, bez możliwość wprowadzania zmian, - usunięcie pozycji. Na liście są dostępne kolumny: Nr dokumentu, Termin (termin płatności), Data, Kwota korekty (zaksięgowana), Opis. Istnieje również możliwość zaznaczenia dokumentów na liście. Pod listą znajduje się pole Opis. Można do niego wpisać ręcznie numery dokumentów zapłaty w przypadku korekty zwiększającej koszty. Do pola Kwota korekty pobierana jest kwota z danego dokumentu kosztowego. W przypadku dokumentów z Rejestru VAT, gdy jest VAT na NIE to brana jest kwota brutto. Jeżeli są odliczenia VAT na TAK to brana jest kwota netto. W przypadku ewidencji dodatkowej kosztów cała kwota z dokumentu. W przypadku faktur zakupu kwota netto, jeżeli dokument nie został przesłany do rejestru VAT. Jeżeli został przesłany to sprawdzane jest czy w rejestrze VAT ma ustawione odliczenia VAT na NIE, czy na TAK i pobierana jest odpowiednia kwota. Zarówno ręcznie dodawane dokumenty jak i generowane automatycznie mają powiązania z dokumentami w bazie i jest sprawdzana ich płatność. Włączone jest w kolumnie Kwota korekty podsumowanie. Suma zawsze wykazywana jest w PLN. Jeżeli faktura jest w walucie obcej to na zakładce [Dokumenty do korekty] pokazywana jest kwota po przeliczeniu po odpowiednim kursie. W  przypadku różnych kursów do VAT i do księgowania na dokumentach w rejestrze VAT pokazywana jest kwota przeliczona po kursie do księgowania. Pole Kwota korekty jest nieedytowalne i niemożliwe do zmiany. Na zapisie Korekta do podatku dochodowego w polu Opis pokazywane są numery dokumentów zapłaty dotyczące dokumentów kosztowych ujętych na korekcie. Jeżeli data księgowania jest późniejsza niż 31.12.2015 r. to na zakładce widoczny jest parametr Tylko korekta od zapłaconych dokumentów. Parametr jest domyślnie zaznaczony. Zaznaczenie parametru powoduje wyszarzenie ikony plusa, pozwalającej na ręczny wybór dokumentów nierozliczonych kwalifikujących się do korekty zmniejszającej koszty/zwiększającej przychody. Zaznaczenie/odznaczenie parametru Tylko korekta od zapłaconych dokumentów powoduje wyczyszczenie listy dokumentów zakwalifikowanych do korekty. Po zaznaczeniu/odznaczeniu parametru użytkownik powinien ponownie przeliczyć listę dokumentów do korekty za pomocą ikony pioruna. Kwalifikowanie kwot do korekty W tabeli z pozycjami dodaje się pozycja z uzupełnioną tylko kwotą – konta księgowe należy uzupełnić ręcznie. Korekta zawsze jest ze znakiem przeciwnym do sumy dokumentów. Jeśli suma dokumentów na zakładce [Dokumenty do korekty] jest na plus to na zakładkę [Ogólne] podstawia się do pozycji kwota na minus.
Uwaga
Jeżeli dokument został uwzględniony na korekcie kosztów, to nie można dokonywać podziału płatności ani z poziomu dokumentu ani z poziomu preliminarza płatności, ponieważ nie będzie on poprawnie uwzględniany na kolejnych korektach. Jeżeli podział płatności jest konieczny musi być on wykonany przed uwzględnieniem dokumentu na korekcie kosztów z zachowaniem zasady różnych terminów płatności na podzielonych płatnościach.
Jeżeli wartość dokumentów na zakładce [Dokumenty do korekty] przewyższa kwotę kosztów widoczną na tej zakładce, to różnica między sumą dokumentów, a kwotą kosztów zwiększa przychody. Użytkownik w takiej sytuacji ręcznie musi podzielić kwotę korekty i wskazać jaka część powinna trafić w koszty, a jaka w przychody i wskazać odpowiednie konta księgowe.
Uwaga
Aby poprawnie wykazać kwoty z faktur, do których wystawione były faktury korygujące należy najpierw skompensować te dokumenty. Następnie na korekcie kosztów wykazana zostanie tylko pozostała część niezapłacona z dokumentu.
W przypadku, gdy dokument jest całkowicie niezapłacony, to w kolumnie Kwota korekty pokazuje się cała kwota dokumentu odpowiednio w wartości netto lub brutto. W sytuacji, gdy dokument jest częściowo zapłacony to pokazuje się kwota proporcjonalnie pomniejszona o tę zapłaconą część.
Uwaga
Jeżeli płatność do dokumentu zostanie podzielona to na częściach muszą być ustawione inne terminy płatności, aby dokument został poprawnie uwzględniony na korekcie kosztów.
Przykład
Dokument kwalifikujący się do korekty przed 01.01.2016 r. na kwotę brutto 1230,00 z odliczeniami VAT na TAK, więc korygowana będzie kwota netto 1000,00. Jeżeli będzie całkowicie niezapłacony to w kolumnie kwota korekty pokaże się cała kwota netto czyli 1000,00. Jeżeli dokument będzie częściowo zapłacony na 500 to program wyliczy proporcję 500/1230=0,4065 i następnie przemnoży ją przez kwotę netto, czyli 1000,00. Wynik: 406,50. Jest to kwota, która została zapłacona, czyli może zostać w kosztach. Różnica 1000-406,50 = 593,50, to kwota o jaką powinny być skorygowane koszty. 
Wybór dokumentów do korekty podatku dochodowego Do korekty przed 1 stycznia 2016 r. kwalifikowane są dokumenty kosztowe niezapłacone i zaksięgowane, którym minęło 30 dni od terminu płatności, bądź w przypadku terminu płatności dłuższego niż 60 dni minęło 90 dni od daty zaksięgowania.
Uwaga
Dokumenty są zawężone tylko do tych, które zostały zaksięgowane od początku okresu obrachunkowego w przypadku okresu obrachunkowego zaczynającego się 01.01.2013 lub później.
Uwaga
Jeżeli data księgowania jest późniejsza niż 31.12.2015 r., to użytkownik ma możliwość ponownej korekty tylko w przypadku uregulowania skorygowanych wcześniej zobowiązań.
Na liście istnieje możliwość podejrzenia dokumentu źródłowego. Jeżeli dokument jest już wykazany na zapisie korekcyjnym to na kolejnym zapisie korekcyjnym pokaże się dopiero wtedy, gdy nastąpi jakaś zmiana z płatnością (częściowe bądź całkowite rozliczenie). Przy rozliczeniu częściowym bądź całkowitym zapis, który był już wykazany na korekcie pokaże się na kolejnym zapisie korekcyjnym w kolorze zielonym ze znakiem przeciwnym (kwota ujemna) na zakładce [Dokumenty do korekty]. Natomiast na pierwszą zakładkę trafią kwoty za znakiem przeciwnym czyli w tym przypadku kwota na plus powiększy koszty.
Uwaga
W przypadku rozliczenia dokumentów nie należy przegenerowywać wcześniejszych korekt, gdyż operacja ta spowoduje przegenerowanie listy z nowymi danymi. Usunięcie zapisu księgowego nie spowoduje usunięcia dokumentu z korekty.
Uwaga
Po zmianie daty, czy ustawień miesiąc/ kwartał trzeba ponownie wygenerować listę dokumentów do korekty. W przeciwnym wypadku pojawi się komunikat: Została zmieniona data zapisu. Należy ponownie wygenerować dokumenty do korekty.
Wydruk PK z zapisu księgowego Korekta do podatku dochodowego Z poziomu zapisu oznaczonego jako korekta podatku dochodowego istnieje możliwość wydruku poleceń księgowych. Dla PK z datą księgowania do 31.12.2015 r. dostępne są wydruki: PK – korekta/ Zmniejszenie kosztów/zwiększenie przychodów oraz PK- korekta/ Zwiększenie kosztów. Dla PK z datą księgowania od 01.01.2016 r. dostępny jest jedynie wydruk PK- korekta/ Zwiększenie kosztów. Wydruki zawierają datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc/kwartał, w którym następuje zmniejszenie kosztów/ zwiększenie przychodów lub zwiększenie kosztów. Dodatkowo listę dokumentów wchodzących w skład tej korekty oraz kwotę, której dotyczy zwiększenie kosztów lub zmniejszenie kosztów/ zwiększenie przychodów oraz podpis osoby sporządzającej dokument. Na wydruk PK – korekta – zwiększenie kosztów przenosi się również wartość z pola Opis z zakładki [Dokumenty do korekty]. Przykłady wyliczeń
Przykład
Dokument przeterminowany, całkowicie nierozliczony. Dokument 1 na kwotę 1230,00 brutto całkowicie nierozliczony, przeterminowany i 30 dzień wypada 15.02.2013. Kwalifikuje się na korektę za luty. Zaksięgowana została kwota netto 1000,00. Na zapisie korekcyjnym generowanym za luty powinien się pokazać ten dokument, a w polu Kwota korekty powinna pokazać się kwota 1000,00. Na zakładce Ogólne pojawi się pozycja z uzupełniona kwotą -1000,00 i do ręcznego uzupełnienia kont księgowych. Jeżeli w marcu zostanie częściowo zapłacony na kwotę 500,00 to na korekcie marcowej powinna zostać wykazana ze znakiem przeciwnym (-) kwota 406,50 jako kwota, o którą można powiększyć koszty. W tabeli z pozycjami zapisu księgowego zostanie wygenerowana pozycja na kwotę 406,5 z pustymi kontami do ręcznego uzupełnienia przez Użytkownika.
Przykład
Dokument przeterminowany częściowo nierozliczony. Mamy dokument 1 na kwotę 1230,00 częściowo rozliczony na kwotę 500,00. Dokument jest przeterminowany. 30 dzień od terminu płatności mija 15 lutego 2015 r.. Kwota nierozliczona powinna być skorygowana w miesiącu lutym. Zaksięgowane w koszty była kwota netto 1000,00. Wyliczamy proporcję 500/1230=0,4065 i mnożymy przez kwotę zaksięgowaną. 406,5 to kwota która została zapłacona, a więc tych kosztów nie trzeba korygować. Skorygowana powinna zostać kwota pozostała, czyli 1000,00-406,50 = 593,50. Na zapisie korekcyjnym za luty powinna pokazać się kwota 593,50. W tabeli z pozycjami zapisu księgowego powinna pojawić się pozycja z kwotą -593,50 z pustymi kontami do ręcznego uzupełnienia przez użytkownika. W kolejnych miesiącach w przypadku częściowego bądź całkowitego rozliczenia kwoty obecnie pozostającej do rozliczania – dokument powinien się pokazać jako odwrócenie korekty – czyli na zakładce Dokumenty do korekty ze znakiem – a na pierwszej zakładce ze znakiem + (powiększając koszty). W przypadku generowania korekty za pierwszy miesiąc/kwartał pokażą się wszystkie zakwalifikowane dokumenty. W następnych miesiącach/kwartałach będą pokazywały się nowe dokumenty oraz ponownie dokumenty wcześniej ujęte na korektach w przypadku jakiejś zmiany w płatnościach (częściowe/całkowite rozliczenie).
Przykład
Dokument walutowy całkowicie nierozliczony. Mamy dokument 1 na kwotę 1230 EUR po kursie 1 EUR=4 PLN. Dokument jest zaksięgowany na kwotę netto 1000 EUR po kursie 4 PLN, czyli 4000,00 PLN. Dokument jest przeterminowany i 30 dzień od terminu płatności mija 15 marca 2015 r. Na zakładce Ogólne w tabeli z pozycjami pojawi się pozycja na kwotę -4000,00 PLN z pustymi kontami do ręcznego uzupełnienia przez Użytkownika. W kwietniu 2015 r. została rozliczona kwota 500 EUR. Wyliczamy proporcję 500/1230 = 0,4065 i mnożymy razy kwotę 4000,00 = 1626,00. Ta kwota powinna pojawić się na korekcie czerwcowej jak odwrócenie poprzedniej korekty. Kwota ta pokaże się na zakładce Dokumenty do korekty ze znakiem minus. W tabeli z pozycjami zapisu księgowego pojawi się pozycja z kwotą 1626,00 i pustymi kontami do ręcznego uzupełnienia przez Użytkownika.
Przykład
Dokument walutowy częściowo nierozliczony. Mamy dokument 1 na kwotę 1230 EUR po kursie 1 EUR=4 PLN. Dokument jest zaksięgowany na kwotę 1000 EUR po kursie 1 EUR = 3 PLN, czyli zaksięgowane zostało 3000,00 PLN. Dokument jest częściowo zapłacony na kwotę 500 EUR. Dokument jest przeterminowany i 30 dzień od terminu płatności mija 15 marca 2015 r. Na korekcie marcowej dokument powinien być wykazany w kwocie pozostającej do rozliczenia. Wyliczamy proporcję 500/1230 = 0,4065 i mnożymy przez kwotę zaksięgowaną, czyli 3000 PLN = 1219,5 PLN. Ta część odpowiada części zapłaconej więc może być zaliczona w koszty. Skorygowana powinna zostać różnica 3000,00-1219,50=1780,5. Na zakładce Dokumenty do korekty pokaże się ten dokument z kwotą 1780,5. W tabeli z pozycjami zapisu wygenerowana zostanie pozycja z kwotą -1780,50 i z pustymi kontami do ręcznego uzupełnienia przez użytkownika.
   

Obroty i salda

Zestawienie Obrotów i sald

Przy ewidencji operacji gospodarczych powinna być spełniona zasada podwójnego zapisu, pozwalająca na zachowanie równowagi bilansowej. W momencie otwarcia kont, sumy stanów początkowych składników aktywów ujętych po stronie Debet są równe sumie stanów początkowych składników pasywów ujętych po stronie Credit. W ciągu okresu obrachunkowego zasada ta jest dalej zachowywana, powoduje to równomierne powiększanie obrotów debetowych oraz kredytowych. Ze względu na masowość zapisów księgowych, które wpływają na bardzo duże prawdopodobieństwo wystąpienia różnorodnych błędów, konieczna jest okresowa kontrola zachowania równowagi bilansowej. Narzędziem tej kontroli jest sporządzane okresowo zestawienie obrotów i sald, nazywane także bilansem próbnym. Obok funkcji kontrolnej, zestawienie obrotów i sald spełnia funkcję informacyjną. Dostarcza danych potrzebnych do sporządzania sprawozdań finansowych takich jak bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdanie z przepływów środków pieniężnych itp., ponieważ jest źródłem informacji o stanie poszczególnych składników majątku i kapitału.
Uwaga
 Ustawa o rachunkowości nakłada na użytkowników obowiązek comiesięcznego sporządzanie obrotów i sald kont syntetycznych i przynajmniej na koniec okresu obrachunkowego (lub na dzień sporządzania inwentaryzacji), zestawienia sald kont analitycznych.

Struktura zestawienia obrotów i sald

Zestawienie obrotów i sald udostępniono z poziomu Księgowość/ Obroty i Salda. Konta na zestawieniu obrotów i sald prezentowane są wg struktury hierarchicznej, w postaci „drzewa”.
Zestawienie obrotów i sald
Poziom pierwszy tworzą konta syntetyczne, tzw. „gałęzie główne”. Jeżeli zostaną do nich podpięte konta analityczne, stają się gałęziami rozwijalnymi. Rozwijanie (zwijanie) poszczególnych pozycji zestawienia obrotów i sald odbywa się poprzez naciskanie lewym klawiszem myszy na następujących „węzłach”: Rozwinąć            – Zwinąć. Po wejściu do Zestawienia Obrotów i Sald, ma ono postać „zwiniętego” drzewa tj. widoczne są tylko gałęzie główne (konta syntetyczne). Przez kliknięcie na ikonie znajdującej się w prawym dolnym rogu   można rozwinąć wszystkie konta. Natomiast ikona  zwija wszystkie gałęzie. Istnieje możliwość podsumowania wybranych kont księgowych poprzez ich zaznaczenie. Zaznaczenie konta syntetycznego powoduje zaznaczenie wszystkich jego kont analitycznych. Odznaczenie konta syntetycznego powoduje odznaczenie wszystkich jego kont analitycznych. Zaznaczone pozycje wyświetlane są na liście jako pogrubione. Sumowanie odbywa się według kont syntetycznych. Tylko w przypadku wyboru opcji Agreguj tylko zaznaczone sumowane są najniższe analityki zaznaczonych kont księgowych.

Obsługa okna Obroty i salda

Z poziomu okna Obroty i salda użytkownik programu ma możliwość wyliczania i prezentacji obrotów i sald dla wszystkich kont księgowych oraz prezentacji sald Bilansu Otwarcia. Okno Obroty i salda wyświetla konta księgowe posortowane wg symbolu konta wraz z kwotami w poszczególnych kolumnach. Zgodnie z poniższym zestawieniem w oknie Obroty i salda wyświetlanych jest jedenaście kolumn.
Nazwa kolumnyOpis kolumny
NumerNumer konta (syntetycznego, analitycznego)
NazwaNazwa konta (syntetycznego lub analitycznego)
BO DtStan początkowy Debet
BO CtStan początkowy Credit
Obroty DtObroty okresu Debet
Obroty CtObroty okresu Credit
Obroty n. DtObroty łącznie z okresem Debet (od początku okresu obrachunkowego.)
Obroty n. CtObroty łącznie z okresem Credit (od początku okresu obrachunkowego)
Saldo DtSaldo Debet
Saldo CtSaldo Credit
PersaldoPer saldo (saldo Debet – saldo Credit)
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.
Uwaga
 Na liście Obroty i salda w kolumnach BO Wn i BO Ma dla kont innych niż rozrachunkowe lub o typie innym niż Aktywa-pasywa zamiast obrotów wyświetlane są salda kont z bilansu otwarcia, dla pozostałych kont – obroty z bilansu otwarcia.
Uwaga
 Konto o typie Aktywa wykazuje tylko saldo debetowe. Konto o typie Pasywa wykazuje tylko saldo kredytowe. Konto syntetyczne o typie Aktywa‑pasywa może wykazywać jednocześnie dwa salda – debetowe oraz kredytowe. W przypadku kont syntetycznych rozrachunkowych bez analityk konto to jest traktowane jak konto analityczne i wykazuje saldo po jednej stronie. Konto analityczne zawsze wykazuje jedno saldo. W związku z tym prezentacja kwot na liście obrotów i sald może różnić się pomiędzy poszczególnymi okresami obrachunkowymi.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy. Typ konta – pozwala na wyświetlenie obrotów, sald w różnych przekrojach, tj. dla kont:
  • Wszystkich,
  • Bilansowych,
  • Wynikowych,
  • Bilansowych i Wynikowych,
  • Pozabilansowych,
  • Rozrachunkowych
Poziomy – pozwala na wyświetlenie obrotów i sald w różnych przekrojach kont, tj. zawężając listę wyświetlanych kont do jednego, dwóch lub wszystkich poziomów. Obroty za okres – w postaci dwóch dat Od – Do. Pozwala na wyliczenie obrotów i sald za dowolny okres.]
Uwaga
Opcja Bilansowe wyświetla tylko konta bilansowe, a Bilansowe i Wynikowe wyświetla konta o typie: Aktywa, Pasywa, Aktywa-Pasywa, Przychody, Koszty, Przychody‑Koszty. 
Maska pozwala na utworzenie filtrów w celu wyświetlenia obrotów dla wybranych kont według określonych kryteriów Użytkownik poza możliwością skorzystania z odwołania do Planu Kont, może wykorzystać następujące znaki lub ciągi znaków specjalnych przy określaniu maski na numer konta. Jeżeli wybierzemy znak: * – zastępuje dowolny ciąg znaków, przy czym jego umieszczenie ma sens tylko w części dotyczącej analityk. Przykładowo –  wprowadzenie maski 401-* pozwoli na wyfiltrowanie wszystkich analityk związanych z kontem 401, czyli zostaną pokazane wszystkie konta zaczynające się do 401- niezależnie od ilości znaków w koncie analitycznym. ? – zastępuje dokładnie jeden znak w numerze konta. Przykładowo – chcąc wyświetlić obroty na kontach z grupy 4, które na drugim poziomie analityki mają segment „01” można użyć maski 4??-??-01. Wówczas zostaną pokazane wszystkie konta, które w tym przypadku na pierwszym miejscu mają 4 a na ostatnim miejscu konta mają użyte 01. Zapis taki pokaże konta, które w pierwszym członie mają 3 znaki, w drugim dwa znaki a w trzecim 01. [nm] – znak należy do ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[137]-01 pozwala na wyszukanie wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę 1 lub 3 lub 7,  a w ostatnim „01”. Wynik filtrowania pokaże konta 401-1-01, 401-3-01, 401-7-01. [x-z] – znak zawiera się w zakresie. Przykładowo – 40[1-3]-* oznacza, że interesują nas wszystkie „czwórki”, których ostatni znak w numerze konta syntetycznego to cyfra z przedziału od 1 do 3. Wynik filtrowania pokaże konta 401-oraz wszystkie analityki, 402 oraz wszystkie analityki, 403 oraz wszystkie analityki. [^nm] – znak nie zawiera się w ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[^137]-01 pozwala na wyszukanie wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę inną niż 1, 3 lub 7, z subanalityką „01”. Jeżeli w planie kont mamy konta np. 401-1-01, 401-2-01, 401-3-01, 401-4-01 a maskę określimy jako 401-[^14]-01 to wówczas zostaną pokazane konta 401-2-01 oraz 401-3-01. [^x-z] – znak nie należy do przedziału. Przykładowo –  40[^1-4]-* znaczy, że program wyszuka wszystkie konta, których syntetyka rozpoczyna się znakami „40”, a ostatni, w tym przypadku trzeci, jest różny niż cyfry z przedziału od 1 do 4. Jeżeli w planie kont mamy konta np. 401-1-01, 402-1-01, 403-1-01, 404-1-01, 405-1-01, 406-1-01 a maskę określimy jako 40[^1-3]-* to wówczas zostaną pokazane konta 404-1-01, 405-1-01, 406-1-01. Z filtrem typu Maska związane jest inne sumowanie obrotów i sald na kontach syntetycznych – obroty i salda na koncie syntetycznym wynikają wyłącznie z odfiltrowanych kont analitycznych. Parametr Bez kont określonych w masce pozwala na filtrowanie obrotówki z wyłączeniem konkretnych kont. Wpisanie filtra w Masce i zaznaczenie tego parametru wykluczy z listy konta jej odpowiadające. Przykładowo – jeśli chcemy, aby na liście pokazały się wszystkie konta oprócz kont 201 i 202, to w polu Maska wpisujemy 20[1‑2], zaznaczamy Bez kont określonych w masce i obliczamy obrotówkę. Ograniczające listę kont – w postaci dwóch kontrolek Konto od – Konto do. Pozwala na wyliczenie obrotów i sald zawężonej listy wyświetlanych kont do zadanego przedziału. Aby uniknąć braku jednoznaczności w wyświetlaniu kont i sumowaniu obrotów i sald na kontach syntetycznych, ograniczono możliwość wyświetlania kont do należących do jednego poziomu:
  • Od konta syntetycznego do konta syntetycznego (np. Z zakresu 400 do 409),
  • Od analityki do analityki tego samego konta syntetycznego, a będących na tym samy poziomie (np. od 401-01-1 do 401-01-6).
Poprawność zdefiniowanego zakresu Od – Do sprawdzana jest w momencie przeliczenia zestawienia i w razie błędu pojawi się stosowny komunikat. Określenie Do konta oznacza konto wraz ze wszystkimi jego analitykami. Tylko bilans otwarcia – parametr ogranicza liczbę kolumn tylko do tych, które są ściśle związane z Bilansem Otwarcia.
Nazwa kolumnyOpis kolumny
NumerNumer konta (syntetycznego lub analitycznego)
NazwaNazwa konta (syntetycznego lub analitycznego)
BODtStan początkowy Debet
BOCtStan początkowy Credit
PersaldoPer saldo (BODebet – BOCredyt)
Ukryj konta o zerowych saldach – w przypadku zaznaczenia tego parametru, program sprawdza salda dla kont analitycznych i ukrywa wszystkie konta analityczne o zerowym saldzie. Zaznaczenie parametru Ukryj konta o zerowych saldach powoduje automatyczne zaznaczenie drugiego parametru Ukryj konta o zerowych obrotach, natomiast zaznaczenie parametru Ukryj konta o zerowych obrotach nie pociąga za sobą żadnych dodatkowych zaznaczeń. Zaznaczenie parametru przenosi się również na wydruk obrotów i sald, gdzie w tym przypadku będą ujęte tylko konta o saldach niezerowych. Ukryj konta o zerowych obrotach – ukrywa nieaktywne (bez obrotów) konta syntetyczne i analityczne. Uwzględniać zapisy w buforze – przy zaznaczonym parametrze obroty i salda kont księgowych liczone są w oparciu o wszystkie księgowania (wprowadzone na brudno tj. W buforze oraz na czysto). Pokazuj konta słownikowe – po włączeniu tego przycisku program pokazuje analitykę kont słownikowych
Uwaga
Każda z wyżej wymienionych opcji lub jakakolwiek zmiana wymaga odświeżenia listy przez użycie przycisku   Oblicz obroty i salda. 
Waluta – pole to jest widoczne dla użytkowników korzystających z modułu Księga Handlowa Plus oraz mających aktywną obsługę kont walutowych. Wybór waluty powoduje, że na zestawieniu pojawiają się tylko konta walutowe z wybraną walutą. Okno Zestawienie obrotów i sald obsługują następujące przyciski poleceń: Na liście domyślnie włączona jest opcja sumowania (Pokaż wiersz sum) dla pierwszej domyślnej kolumny załączone jest sumowanie typu: Licznik, które pokazuje ilość najniższych analityk. Natomiast w kolumnach z kwotami sumowane są kwoty dla syntetyk. Oblicz obroty i salda – przelicza obroty i salda za zadeklarowany okres. Uaktywnia wybrane opcje sposobu prezentacji danych. Podgląd kontawyświetla formatkę zawierającą szczegółowe informacje o koncie typu: numer, nazwa, typ konta, sposób ustawienia kontroli salda. Pokazuj wszystkie konta – rozwija strukturę drzewa zestawienia obrotów i sald. Pokazuj tylko konta syntetyczne – stopień szczegółowości wyświetlanych kont ograniczony tylko do kont syntetycznych. W górnym menu znajdują się przyciski uruchamiające funkcje ściśle związane z listą obrotów i sald: Zapisy księgowe na koncie – otwiera listę zapisów księgowych wybranego konta. Formularz obrotów i sald dla wybranego kontaudostępnia formularz obrotów i sald wybranego konta. Formularz zawiera dwie zakładki [Razem][Miesięcznie]. Jeśli użytkownik korzysta z modułu Księga Handlowa Plus, to dodatkowo z tego miejsca możliwe jest uzyskanie informacji o obrotach i saldach danego konta w walucie.  Kontrola sald kont rozrachunkowych
Uwaga
Po wybraniu z poziomu listy obrotów i sald opcji Eksport/ Tylko dane do schowka numery kont w arkuszu Excel wyświetlają się prawidłowo dla formatu Tekstowe.

Wydruki

Z poziomu listy Obroty i salda dostępne są następujące wydruki:
  • Syntetyka i analityka – obroty i salda kont syntetycznych oraz analitycznych. Obroty liczone narastająco nie uwzględniają bilansu otwarcia.
  • Syntetyka i analityka + BO – obroty i salda kont syntetycznych oraz analitycznych. Obroty liczone narastająco uwzględniają bilans otwarcia.
  • Syntetyka – obroty i salda kont syntetycznych. Obroty liczone narastająco nie uwzględniają bilansu otwarcia.
  • Syntetyka + BO – obroty i salda kont syntetycznych. Obroty liczone narastająco uwzględniają bilans otwarcia.
Syntetyka i analityka, 15 cali – wydruk tekstowy – obroty i salda kont syntetycznych oraz analitycznych
Uwaga
Przed wykonaniem wydruku Obroty i salda/ Syntetyka i analityka oraz Obroty i salda/ Syntetyka i analityka + BO pojawia się okno z parametrami pozwalające na określenie, czy sumowanie ma nastąpić według syntetyki czy według analityki.
Z poziomu formularza Obroty i salda dla wybranego konta udostępniono wydruk obrotów i sald wybranego konta w ujęciu miesięcznym. Wydruki reagują na uaktywnione parametry takie jak:
  • Obroty za okres
  • Typ kont
  • Tylko bilans otwarcia
  • Uwzględniać zapisy w buforze
  • Ukryj konta o zerowych kwotach
  • Pokazuj konta słownikowe
  • Poziomy
  • Waluta – w przypadku korzystania z modułu Księga Handlowa Plus wszystkie wydruki będą zawierały kwoty w zadeklarowanej walucie.
Po przeliczeniu obrotów i sald, a następnie zmianie jakiegokolwiek parametru na oknie podczas generowania wydruku pojawia się komunikat: Zmieniono parametry obliczeń. Czy przeliczyć listę?, z opcjami do wyboru TAKNIE. Odpowiedni wybór przez użytkownika decyduje o wpływie zmiany zaznaczonych parametrów na aktualny wydruk.
Uwaga
Aby uzyskać wydruk obrotów i sald zgodny z wymaganiami Ustawy o rachunkowości należy ustawić odpowiedni zakres dat, wybrać typ kont – Wszystkie oraz odznaczyć wszystkie dostępne parametry na Formularzu obrotów i sald. Parametry dotyczące Maski oraz zakresu kont Od – Do należy pozostawić nie wypełnione. Waluta powinna być ustawiona na Wszystkie, co oznacza, że wartości na kontach będą wykazane w PLN.

Obroty na koncie - zakładka Razem

Formularz obrotów i sald dla wybranego konta
Zakładka [Razem] – zawiera następujące kwoty w ujęciu dwustronnym Debet/Credit
  • Bilans otwarcia,
  • Obroty,
  • Obroty Narastająco,
  • Saldo,
  • Persaldo

Obroty na koncie - zakładka Miesięcznie

Zakładka [Miesięcznie] – wyświetla dla wybranego konta Obroty Debet/Credit oraz Salda Debet/Credit w ujęciu miesięcznym.

Kontrola budżetu

Kontrola budżetu

Funkcja kontroli budżetu pozwala na bieżącą analizę planu przychodów i wydatków tj. pozwala porównywać plan przychodów i wydatków z faktycznie uzyskanymi przychodami i poniesionymi wydatkami, które zostały zaksięgowane na kontach. Funkcja ta może być wykorzystywana przez jednostki budżetowe jak również inne podmioty gospodarcze, które chcą kontrolować swoje wydatki czy przychody z założonym planem.

Zmiany na formatce konta

Przed przystąpieniem do kontroli budżetu niezbędne jest właściwe oznaczenie kont, ponieważ kontroli budżetu podlegają jedynie konta, dla których zaznaczono parametr kontroli budżetu. Gdy w Planie budżetu konta wprowadzono kwotę budżetu nie możliwości zmiany lub wyłączenia kontroli budżetu na formularzu konta.
Konto księgowe- informacje ogólne
Parametr Kontrola budżetu jest dostępny na najniższej analityce, a użytkownik ma możliwość wyboru spośród następujących opcji:
  • Brak,
  • Obroty Wn,
  • Obroty Ma.
Wybranie opcji Obroty Wn/Obroty Ma decyduje o zakwalifikowaniu konta na listę kont podlegających kontroli budżetowej przez program. Na listę Kontroli budżetu przenoszone są również konta nadrzędne w stosunku do konta analitycznego.
Uwaga
Jeśli na koncie został zaznaczony parametr Kontroli budżetu, wówczas nie można dodawać analityk do tego konta.

Przypisanie planu budżetu dla konta

Funkcja kontroli wydatków budżetowych jest dostępna z poziomu menu Księgowość/ Kontrola budżetu. Z poziomu listy kont zakwalifikowanej do kontroli budżetu można przejść do okna kontroli właściwego konta, podglądając to konto z listy przy użyciu .

Budżet wybranego konta

Dokument pierwotny dla wprowadzanego planu budżetu dodawany jest za pomocą ikony   z poziomu Kontroli budżetu. Dokument korekty planu budżetu dodawany jest za pomocą  lub klawisza <INSERT> z poziomu formatki budżetu konta.
Uwaga
Dodanie dokumentu korekty jest możliwe tylko wówczas, gdy dokument pierwotny jest zatwierdzony. Dodanie kolejnej korekty jest możliwe, gdy dokument wcześniejszej korekty jest zatwierdzony.
Kliknięcie na ikonę na dokumencie pierwotnym, pozwala na wyświetlenie planu budżetu dla wybranego konta w rozbiciu na wszystkie miesiące okresu obrachunkowego. Natomiast kliknięcie  na dokumencie korekty, powoduje wyświetlenie planu budżetu dla wybranego konta w rozbiciu na poszczególne miesiące okresu obrachunkowego z uwzględnieniem wprowadzonych korekt. Formatka Plan budżetu konta – dokument pierwotny zawiera następujące informacje:
  • Okres obrachunkowy – wyświetlany jest symbol okresu z Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe.
  • Data wprowadzenia – pole edytowalne.
  • Budżet – pole edytowalne dla wprowadzenia zakładanej łącznej kwoty planowanego budżetu konta w ramach całego okresu obrachunkowego. Pole pozwala na wpisanie kwoty 9-cio cyfrowej.
  • Opis – dowolny tekst wprowadzony przez Użytkownika, ułatwiający mu identyfikację dokumentu.
  • Okres – lista miesięcy w okresie obrachunkowym. Jeśli okres będzie nietypowy, miesięcy może być mniej lub więcej.
  • Kwota – planowana kwota budżetu dla danego konta.
  • Parametr Bufor – umożliwia zatwierdzenie wprowadzonego dokumentu. Dokument znajdujący się w buforze na liście dokumentów jest wyświetlany w kolorze zielonym, a jeśli zostanie zatwierdzony jest widoczny w kolorze czarnym.
  • Na liście dokumentów w menu kontekstowym dostępna jest opcja Cofnij do bufora, która pozwala na przeniesienie do bufora dokumentu, który został błędnie wprowadzony i zatwierdzony.
  • Informację o tym, kto dokument wprowadził oraz kto go zmodyfikował, wraz z informacją o dacie, kiedy to miało miejsce.

Plan budżetu konta - dokument pierwotny

Formatka Plan budżetu kontadokument korekty zawiera informacje analogiczne jak w dokumencie pierwotnym, uzupełnione o kwotę korekty planu.

Plan budżetu konta - dokument korekty

Porównanie planu budżetu z jego realizacją

Jak już wspomniano, funkcja Kontroli wydatków budżetowych jest dostępna z poziomu menu Księgowość/ Kontrola budżetu. Po wejściu na okno kontroli budżetu należy uruchomić opcję Oblicz budżet za pomocą przycisku , wówczas na liście pojawią się konta podlegające kontroli.
Uwaga
Dla każdego okresu obrachunkowego jest wyświetlana nowa lista powiązana z Planem Kont bieżącego okresu.
Uwaga
Ustawienia budżetu są kopiowane pomiędzy okresami obrachunkowymi.
Lista kont podlegających kontroli budżetu
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy. Kliknięcie na ikonę spowoduje, że na liście pojawią się tylko konta syntetyczne, natomiast kliknięcie spowoduje, że na liście kontroli pokażą się wszystkie konta, zarówno syntetyczne jak i analityczne. Na liście domyślnie włączona jest opcja sumowania (Pokaż wiersz sum) dla pierwszej domyślnej kolumny załączone jest sumowanie typu: Licznik, które pokazuje ilość najniższych analityk. Natomiast w kolumnach z kwotami sumowane są kwoty dla syntetyk. Oblicz budżet – przycisk pozwala na przeliczenie obrotów i sald na kontach podlegających kontroli budżetu. Podgląd lub klawisze <CTRL>+<ENTER> - przycisk pozwala na podgląd danych o wybranym koncie. Pogląd okna jest dostępny tylko dla kont analitycznych. Listę kontroli budżetu można zawęzić do określonego poziomu. Użytkownik ma do wyboru następujące opcje: wszystkie poziomy, jeden poziom lub dwa poziomy. Ponadto użytkownik ma możliwość wyboru określonego okresu kontroli. Kontrola nie jest przeprowadzana z dokładnością co do dnia, ale za miesiąc, kwartał, pół roku lub cały okres obrachunkowy. W związku z tym, wyświetlana lista zawiera informację o roku i miesiącu z danego okresu obrachunkowego. Jest to istotna opcja, ponieważ służy do porównania planu z realizacją w okresie innym niż cały okres obrachunkowy. Na liście kontroli dostępne są dodatkowe filtry. Filtr Konto od - Konto do – umożliwia wyświetlanie i drukowanie zestawienia ograniczonego do określonego przedziału kont. Określenie pola Konto do oznacza konto wraz ze wszystkimi jego analitykami. Filtr Maska umożliwia wyświetlenie zapisów na kontach według kryteriów związanych z numeracją tych kont. Zakres kont charakteryzujących się określoną cechą można określić odwołując się do Planu Kont lub wykorzystując następujące znaki lub ciągi znaków specjalnych przy określeniu maski na numer konta: * - zastępuje dowolny ciąg znaków, przy czym jego umieszczenie ma sens tylko w części dotyczącej analityk np. wprowadzenie maski 401-* pozwoli na wyfiltrowanie wszystkich analityk związanych z kontem 401. ? – zastępuje dokładnie jeden znak w numerze konta. Przykładowo - chcąc wyświetlić obroty na kontach z grupy 4, które na drugim poziomie analityki mają segment 01 można użyć maski 4??-??-01. [nm] – znak należy do ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[137]-01 pozwala na wyszukanie wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę 1 lub 3 lub 7, a w ostatnim 01. [x-z] – znak zawiera się w zakresie, przykładowo 40[1-4]-* oznacza, że interesują nas wszystkie „czwórki”, których ostatni znak w numerze konta syntetycznego to cyfra z przedziału od 1 do 4. [^nm] – znak nie zawiera się w ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[^137]-01 pozwala na wyszukanie wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę inną niż 1, 3 lub 7, z subanalityką 01. [^x-z] – znak nie należy do przedziału. Przykładowo - 40[^1-4]-*, czyli program wyszuka wszystkie konta, których syntetyka rozpoczyna się znakami 40, a ostatni, w tym przypadku trzeci, jest różny niż cyfry z przydziału od 1 do 4. Parametr Bez kont określonych w masce - pozwala na filtrowanie zapisów z wyłączeniem konkretnych kont. Wpisanie filtra w masce i zaznaczenie tego parametru wykluczy z listy konta odpowiadające masce. Parametr Plan roczny – jego zaznaczenie powoduje, że na liście, dla danego konta, wyświetlany jest plan roczny, natomiast jego odznaczenie powoduje, że wyświetlany jest plan zgodny z ustawieniami okresu kontroli. Parametr Uwzględniaj dekrety w buforze – jego zaznaczenie powoduje, że na liście widoczne są również dekrety znajdujące się w buforze.
Uwaga
Jeżeli nastąpiło księgowanie kwoty wyższej od zadeklarowanej, wówczas w kolumnie przekroczeń kwota jest prezentowana jako wartość dodatnia ze znakiem , natomiast wartość ujemna w kolumnie przekroczeń pojawi się wówczas, gdy kwota zaksięgowana jest niższa niż planowana.

Inne

Dokumenty BO

Bilans otwarcia - scenariusze

Scenariusze: Jak wprowadzić bilans otwarcia dla pierwszego roku pracy z programem?

Aby dodać bilans otwarcia w przypadku rozpoczęcia pracy z programem:
  1. Należy wejść w Księgowość/ Inne/ Dokumenty BO.
  2. Nacisnąć przycisk Dodaj  lub klawisz <INSERT> w celu dodania dokumentu bilansu otwarcia.
  3. Po otwarciu okna bilans otwarcia w pierwszej kolejności wprowadzamy kategorię, która może zostać pobrana z listy lub wprowadzona z ręki.
  4. Wprowadzamy datę księgowania dokumentu bilansu otwarcia.
  5. Następnie przystępujemy do wprowadzania kolejnych pozycji bilansu otwarcia. Każdą pozycje dodajemy po ustawieniu się na liście i naciskając przycisk Dodaj  lub klawisz <INSERT>.
  6. Wprowadzamy konto z ręki lub wybieramy go z listy po naciśnięciu prawego przycisku myszy.
  7. Wprowadzamy wartość po odpowiedniej stronie konta.
  8. Po wprowadzeniu wszystkich pozycji bilansu zapisujemy go przyciskiem Zapisz zmiany , stosując kombinację klawiszy <CTRL>+<ENTER> lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj  lub wcisnąć klawisz <ESC>.
  9. Użytkownik ma możliwość wprowadzenia bilansu do bufora, gdzie może on być dowolnie modyfikowany lub go zatwierdzić. W tym celu należy odznaczyć parametr w buforze i zapisać zmiany.
Podczas wprowadzania pierwszego bilansu otwarcia należy pamiętać o poprawnym wprowadzeniu dokumentów nierozliczonych do Preliminarza Płatności (np. poprzez wprowadzanie pozycji BO przez formularz z generowaniem płatności). Na kontach typu Rozliczenie zakupu czy Środki pieniężne w drodze, jeżeli będą na nich prowadzone rozrachunki, należy wprowadzać Bilans otwarcia poprzez formularz zaznaczając parametr Rozrachunek.
Uwaga
Należy pamiętać o tym, że po zatwierdzeniu bilansu otwarcia nie ma możliwości zmiany zapisu, dane można jedynie przeglądać. Zmiana stanu poszczególnych kont jest możliwa tylko przez dokumenty korekt.

Scenariusze: Jak wprowadzić bilans otwarcia w kolejnym roku obrachunkowym?

Aby wprowadzić bilans w kolejnym roku obrachunkowym należy:
  1. Należy wejść w Księgowość/ Inne/ Dokumenty BO.
  2. Nacisnąć przycisk Dodaj  lub klawisz <INSERT> w celu dodania dokumentu bilansu otwarcia.
  3. Następnie naciskamy przycisk Inicjalizuj bilans otwarcia , który powoduje przeniesienie bilansu zamknięcia z poprzedniego okresu obrachunkowego jako bilans otwarcia.
  4. Aby program zaimportował bilans otwarcia z poprzedniego okresu muszą być spełnione następujące warunki:
 
  • Konta znajdują się w aktualnym okresie obrachunkowym,
  • Konta są aktywne,
  • Są kontami analitycznymi,
  • Są typu: aktywne, pasywne, aktywno-pasywne, pozabilansowe,
  • w poprzednim okresie obrachunkowym konto ma zdefiniowane konto w przyszłym okresie,
  • Operator nie ma zakazu do konta,
  • Obroty na koncie są różne od zera.
 
  • Po zaimportowaniu bilansu dane zapisywane są bez względu na sposób wyjścia z formularza bilansu.
  • Użytkownik ma możliwość wprowadzenia bilansu do bufora, gdzie może on być dowolnie modyfikowany lub go zatwierdzić. W tym celu należy odznaczyć parametr w buforze i zapisać zmiany.
W trakcie korzystania z programu w kolejnych latach użytkownik ma możliwość włączenia bądź wyłączenia obsługi kont walutowych. Również w tej sytuacji użytkownik może skorzystać z funkcji Import BO. Poniżej znajduje się Tabela przedstawiająca różne warianty dotyczące Importu BO, uwzględniająca możliwość włączenia/wyłączenia kont walutowych.
 Okres poprzedniOkres bieżącyDziałanie
1Konto niewalutowe (włączona/wyłączona obsługa kont walutowych)

203-ALEX

5000PLN
Konto nie walutowe

203-ALEX

5000PLN
Import kwoty w PLN
2 Konto nie walutowe
(włączona/wyłączona obsługa kont walutowych)

203-ALEX

5000PLN
 Konto walutowe

203-ALEX-EUR

5000PLN / 0 EUR
Import kwoty w PLN i walucie

Kurs nieokreślony
Uwagi:
- konieczność uzupełnienia wartości w walucie,
- przed importem trzeba ustawić konto w przyszłym okresie
3Konto walutowe

203-ALEX-EUR

5000PLN/ 20000EUR
 Konto walutowe

203-ALEX-EUR

5000PLN/ 20000EUR
Import kwoty w PLN i walucie Kurs Nieokreślony
4Konto walutowe

203-ALEX-EUR

5000PLN/ 20000EUR
Konto walutowe

203-ALEX-USD
Przerwanie importu na koncie niezgodnym.
Komunikat o niezgodności kont. Kolejne konta nie importują się.
5Konto walutowe

203-ALEX-EUR

5000PLN / 20000EUR
Konto niewalutowe (włączone konta walutowe)

203-ALEX

5000PLN
Import kwoty w PLN
6Konto walutowe

203-ALEX-EUR

5000PLN / 20000EUR
Konto niewalutowe (wyłączone konta walutowe)

203-ALEX
Przerwanie importu na koncie niezgodnym.

Komunikat o braku obsługi kont walutowych.

Kolejne konta nie importują się.
 
 

Scenariusze: Jak wprowadzić korektę bilansu otwarcia?

Aby wprowadzić bilans w kolejnym roku obrachunkowym należy:
  • Należy wejść w Księgowość/ Inne/ Dokumenty BO.
  • Nacisnąć przycisk Dodaj  lub klawisz <INSERT> w celu dodania dokumentu bilansu otwarcia.
Uwaga
Użytkownik ma możliwość wprowadzenia kilku dokumentów korekt bilansu otwarcia i one wszystkie po zatwierdzeniu wpływają na łączną wartość salda początkowego danego konta.
  • Po otwarciu okna bilans otwarcia w pierwszej kolejności wprowadzamy kategorię, która może zostać pobrana z listy lub wprowadzona z ręki np. korekta BO z 01.04.2011.
  • Wprowadzamy datę księgowania korekty bilansu otwarcia.
  • Następnie przystępujemy do wprowadzania kolejnych pozycji bilansu otwarcia, które wpływają na zmianę wartości. Każdą pozycję dodajemy po ustawieniu się na liście i naciskając przycisk Dodaj  lub klawisz <INSERT>.
  • Wprowadzamy konto z ręki lub wybieramy go z listy otwieranej po naciśnięciu prawego przycisku myszy.
  • Wprowadzamy wartość po odpowiedniej stronie konta.
  • Po wprowadzeniu wszystkich pozycji bilansu zapisujemy go przyciskiem Zapisz zmiany  , stosując kombinację klawiszy <CTRL>+<ENTER> lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj  lub wcisnąć klawisz <ESC>.
  • Użytkownik ma możliwość wprowadzenia korekty bilansu do bufora, gdzie może on być dowolnie modyfikowany lub go zatwierdzić. W tym celu należy odznaczyć parametr w buforze i zapisać zmiany.
Uwaga
Należy pamiętać o tym, że po zatwierdzeniu bilansu otwarcia nie ma możliwości zmiany zapisu, dane można jedynie przeglądać. Zmiana stanu poszczególnych kont jest możliwa tylko przez dokumenty korekt.
Uwaga
W przypadku korekty bilansu otwarcia Użytkownik ma możliwość zaznaczenia parametru: Wpływa na bilans zamknięcia okresu poprzedniego. Jeżeli parametr jest zaznaczony, to kwoty korekty wpłyną na dany bilans otwarcia oraz bilans zamknięcia poprzedniego okresu obrachunkowego.

Formularz bilansu otwarcia

Dokument bilansu otwarcia
Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza. Dokument – pole na numer dokumentu. Jest on tworzony automatycznie na podstawie schematu numeracji. Schemat numeracji jest ustawiany w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Bilans otwarcia. Dokładny opis sposobu ustalania numeracji jest umieszczony w części podręcznika opisującej Konfiguracje. Kategoria – w przypadku bilansu otwarcia w polu tym wprowadzamy opis zdarzenia gospodarczego. Data księg. – data wprowadzenia bilansu otwarcia. Bufor - jeżeli parametr jest zaznaczony, to użytkownik może dowolnie modyfikować dany dokument bilansu otwarcia. Odznaczenie tego parametru powoduje zatwierdzenie bilansu otwarcia.
Uwaga
Jeśli inicjalizacja BO nastąpiła na podstawie zapisów z poprzedniego roku, znajdujących się w buforze (poprzedni okres obrachunkowy nie został zamknięty), nie jest możliwe zapisanie BO na trwałe. W programie pojawia się komunikat: Poprzedni okres obrachunkowy nie został zamknięty
Korekta bilansu otwarcia parametr zaznaczany tylko w przypadku zapisów związanych z korektami danego bilansu otwarcia. Wpływa na bilans zamknięcia okresu poprzedniego – parametr aktywny tylko w przypadku, gdy zaznaczona jest Korekta bilansu otwarcia. Powoduje zmianę wartości w bilansie zamknięcia poprzedniego okresu obrachunkowego. Wprowadził, zmodyfikował – tutaj wprowadzane są kody operatorów, którzy wprowadzili i zmodyfikowali zapis. Kwota Wn, Kwota Ma - podsumowanie stron Wn i Ma. Przy wprowadzaniu dokumentu Użytkownik uzupełnia następujące informacje: Konto – numer konta z Planu Kont, którego dany zapis dotyczy. Po ustawieniu się w tym polu mamy możliwość wywołania listy kont z programu. Kwota Wn, Kwota Ma - wprowadzamy wartość na właściwą stronę konta. Rozrachunek – w kolumnie Rozrachunek dla kont rozrachunkowych wyświetlany jest stan rozrachunku. Po zaznaczeniu wybranych pozycji BO Operator ma możliwość seryjnego zaznaczenia/odznaczenia parametru Rozrachunek poprzez wybór opcji z menu kontekstowego Zaznacz rozrachunek/Odznacz rozrachunek. Jeżeli użytkownik korzysta z modułu Księga Handlowa Plus oraz ma aktywną obsługę kont walutowych, wówczas na formatce dokumentu BO są dodatkowe 3 kolumny: Wn w walucie, Ma w walucie oraz Waluta.
Dokument bilansu otwarcia przy włączonej obsłudze kont walutowych
Ikona Szukaj  lub kombinacja klawiszy <CTRL>+<F> umożliwiają przeszukiwanie dokumentów BO. Za ich pomocą uruchamiane jest przeszukiwanie po wszystkich kolumnach widocznych na liście w dodatkowo wyświetlanym polu na dokumencie. Po wpisaniu ciągu znaków w polu wyszukiwania, klawisz <ENTER> lub przycisk Znajdź rozpoczynają przeszukiwanie, natomiast ponowne wybranie któregoś z nich powoduje przejście do następnego wyszukanego rekordu. Kombinacja klawiszy <SHIFT>+<ENTER> umożliwia edycję znalezionego dekretu. Obok ikony , oznaczającej dodanie nowej pozycji na dokumencie BO, znajduje się przycisk , który daje możliwość wypełnienia formularza. Poprawne jego wypełnienie wymaga podania:
  • Konta księgowego,
  • Kwot strony Wn i Ma – w przypadku konta walutowego należy podać typ kursu oraz notowanie.
Dodawanie pozycji Dokumentu BO przez formularz
Opcja Dodanie pozycji zapisu przez formularz także umożliwia użytkownikowi generowanie płatności w Preliminarzu Płatności podczas wprowadzania zapisów na dokumentach BO. Po rozrachowaniu dekretu parametr o generowaniu płatności jest wyszarzony i niemożliwy do odznaczenia. Aby skorzystać z takiej możliwości w pierwszej kolejności powinno zostać zaznaczone pole Generowanie płatności dla bilansu otwarcia na kontach rozrachunkowych znajdujące się w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa. Na formularzu pozycji zapisu konieczne jest:
  • Wypełnienie konta kontrahenta, dla którego zostanie wygenerowana płatność w Preliminarzu,
  • Zaznaczenie pola Generowanie płatności,
  • Określenie formy płatności i przewidywanego terminu realizacji płatności.
W momencie zapisywania dokumentu BO, w Preliminarzu dodane zostanie automatycznie nowe zdarzenie dla kontrahenta, którego konto zostało wskazane na formularzu. Opcja Bez rozliczenia w K/B (widoczna jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki) umożliwia rozrachowanie na kontach księgowych bez generowania automatycznego rozliczenie w module Kasa/Bank. Analogicznie jeżeli następuje rozliczenie dokumentów w module Kasa/Bank to nie następuje rozrachowanie odpowiadających im dekretów na kontach księgowych. Parametr jest aktywny po zaznaczeniu pola Rozrachunek. Po jego zaznaczeniu przenoszą się ustawienia z formularza konta. Parametr podlega edycji. Jeżeli bieżący okres obrachunkowy nie jest pierwszym okresem i jeżeli na bilansie otwarcia nie ma żadnych pozycji i nie ma żadnych innych dokumentów bilansu otwarcia w bieżącym okresie, to ikona  Inicjalizuj BO jest aktywna i powoduje import bilansu zamknięcia jako bilans otwarcia. https://www.youtube.com/watch?v=T6KaYBajzWQ Aby program zaimportował bilans otwarcia z poprzedniego okresu muszą być spełnione następujące warunki:
  • Konta znajdują się w aktualnym okresie obrachunkowym,
  • Konta są aktywne,
  • Są kontami analitycznymi,
  • Są typu: aktywne, pasywne, aktywno-pasywne, pozabilansowe,
  • W poprzednim okresie obrachunkowym konto ma zdefiniowane konto w przyszłym okresie,
  • Operator nie ma zakazu do konta,
  • Obroty na koncie są różne od zera.
Uwaga
W programie jest możliwość inicjalizacji BO, pomimo że zapisy w poprzednim roku obrachunkowym znajdują się w buforze oraz poprzedni rok obrachunkowy nie został zamknięty. W takim przypadku podczas dokonywania importu pojawi się komunikat: Poprzedni okres obrachunkowy nie został zamknięty. Zaimportowane dane mogą być niekompletne. Czy kontynuować?
Jeżeli bieżący okres obrachunkowy jest pierwszym okresem i nie ma żadnych innych dokumentów bilansu otwarcia w bieżącym okresie oraz w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa odznaczono parametr Generowanie płatności dla bilansu otwarcia na kontach rozrachunkowych, wówczas przycisk  Inicjalizuj BO na podstawie Preliminarza i kasy jest aktywny i powoduje wygenerowanie pozycji w bilansie otwarcia dla kont rozrachunkowych słownikowych na podstawie zatwierdzonych (przeznaczonych Do realizacji), nierozliczonych zapisów w Preliminarzu i w raportach kasowo/bankowych. Pozostałe stany kont (np. kont zwykłych) w bilansie otwarcia należy uzupełnić ręcznie. Dodatkowo, aby użytkownikowi ułatwić wprowadzanie dokumentów źródłowych (do Preliminarza czy raportów kasowo/bankowych), w oknie bilansu otwarcia z boku dostępne są przyciski umożliwiające Dodawanie zdarzeń do Preliminarza  Zapisów do kasy/banku . Obok przycisków służących do dodawania zdarzeń i zapisów jest strzałka służąca do rozwijania menu dostępnych rejestrów kasowo/bankowych. Po wybraniu jakiegoś rejestru dodawane jest zdarzenie do Preliminarza lub zapis kasowy. Data dokumentu ustalana jest na dzień bilansu otwarcia, można ją zmodyfikować, jeśli zachodzi taka konieczność. Pozostałe dane użytkownik wypełnia samodzielnie. Konto, na którym jest dokonywana inicjalizacja bilansu otwarcia, pobierane jest z zapisu kasowo/bankowego lub zdarzenia w Preliminarzu. Na formatce zapisu kasowo/bankowego, na zakładce [Ogólne], wprowadzono pole Konto przeciwstawne, w którym można wprowadzić tylko fragment numeru konta lub można skorzystać z Planu Kont i pobrać konkretny numer z listy. Na Formatce zdarzenia w Preliminarzu, na zakładce [Dodatkowe], również wprowadzono pole Konto przeciwstawne BO, w którym podobnie jak na zapisie kasowo/bankowym można wprowadzić tylko fragment numeru konta lub można skorzystać z Planu Kont i pobrać konkretny numer z listy. Po zatwierdzeniu bilansu otwarcia pole Konto przeciwstawne jest blokowane:
  • W przypadku Preliminarza na wszystkich zdarzeniach,
  • W przypadku zapisów tylko na tych, które zostały pobrane na BO.
Uwaga
Pole Konto przeciwstawne na zapisie kasowo/bankowym jest widoczne tylko w przypadku, gdy wybrana jest księgowość kontowa. W przypadku Preliminarza pole Konto przeciwstawne BO jest aktywne, jeśli dodatkowo data dokumentu wprowadzanego do Preliminarza jest wcześniejsza niż początek okresu obrachunkowego.
Uwaga
Jeśli zapisy z Kasy/Banku lub zdarzenia z Preliminarza zostały już zainicjalizowane na BO, to przy próbie zmiany Kontrahenta, Kwoty, Konta, Daty dokumentu itp. na tych zapisach pojawi się komunikat: Zmiana danych może wymagać ponownej inicjalizacji bilansu otwarcia w księgowości. Należy pamiętać, że dotyczy to wyłącznie zapisów kasowo/bankowych zdarzeń w Preliminarzu wprowadzonych ręcznie, a nie automatycznie generowanych przez program np. na podstawie wprowadzonych faktur do Rejestru Sprzedaży.
Uwaga
Należy pamiętać, iż włączenie parametru Automatyczne zakładanie kont analitycznych niesłownikowychKonfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa ma powiązanie z księgowaniem raportów kasowo/bankowych i ustalaniem kont przeciwstawnych na zapisach kasowo/bankowych. W momencie księgowania odpowiednim schematem, jeśli wpisane w polu konto przeciwstawne nie istnieje, to program będzie próbował je założyć. Do użytkownika należy prawidłowe uzupełnienie pola Konto przeciwstawne.
W pozostałych przypadkach przycisk  Inicjalizuj BO jest nieaktywny.  

Bilans otwarcia- lista dokumentów

Wstęp

Bilans jest dwustronnym zestawieniem wartości środków gospodarczych (aktywów) oraz źródeł ich finansowania (pasywów), sporządzonym na określony dzień i w określonej formie. Wzór bilansu publikowany jest w załączniku do ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. (Dz.U. Z 1994r. Nr 121, poz. 591). Jedną z zasad przy sporządzaniu bilansu jest zasada ciągłości bilansowej, która mówi, że bilans zamykający jeden rok podatkowy jest jednocześnie bilansem otwarcia roku następnego. Wprowadzając bilans otwarcia, użytkownik ma możliwość wprowadzenia go do bufora, gdzie zapisy mogą ulegać dowolnej modyfikacji lub też zatwierdzić go całkowicie. W przypadku zmian w bilansie otwarcia, który został przez użytkownika zatwierdzony, zmiany poszczególnych wartości można dokonywać na zasadzie dokumentów korygujących bilans.
Uwaga
Data bieżąca w programie oraz bieżący okres obrachunkowy muszą być zgodne z datą bilansu otwarcia.
Uwaga
Należy pamiętać o tym, że po zatwierdzeniu bilansu otwarcia nie ma możliwości zmiany zapisu, dane można jedynie przeglądać. Zmiana stanu poszczególnych kont jest możliwa tylko przez dokumenty korekt.
Dokumenty bilansu otwarcia
Dokumenty bilansu otwarcia
Użytkownik programu Comarch ERP Optima ma możliwość wprowadzania bilansu otwarcia poszczególnymi dokumentami na liście Dokumenty bilansu otwarcia (lista jest dostępna z poziomu Księgowość/ Inne/ Dokumenty BO). Wszystkie dekrety, wprowadzone na poszczególnych dokumentach, wpływają na wartość salda początkowego danego konta. Na liście Dokumenty bilansu otwarcia widoczne są następujące informacje: data, numer dokumentu, kwota Dt, kwota Ct oraz opis zdarzenia. Pod listą umieszczone są standardowe przyciski, które pozwalają na dodawanie nowego zapisu, przeglądanie już istniejących oraz usunięcie dokumentu, ale tylko w przypadku bilansu, który znajduje się na poziomie bufora (kolor zielony zapisu).

Przeszacowanie walut

Przeszacowanie walut

Przeszacowanie walut jest dostępne z poziomu Księgowość/ Inne/ Przeszacowanie walut. Funkcja jest dostępna tylko dla użytkowników modułu Księga Handlowa Plus, którzy zaznaczyli w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa parametr Obsługa kont walutowych. Dokumenty przeszacowania walut są generowane i zapisywane w ramach bieżącego okresu obrachunkowego (określonego w menu Narzędzia). Funkcja Przeszacowania walut automatyzuje proces wyceny aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych. Różnice kursowe, dla wybranych kont, są obliczane na podstawie sald tych kont na koniec miesiąca, kwartału lub okresu obrachunkowego. Po wyliczeniu różnicy kursowej dokonywana jest również predekretacja różnicy kursowej co umożliwia zaksięgowanie dokumentu bez konieczności budowania schematu. Przed wykonaniem przeszacowania walut należy w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa określić:
  • za jaki okres ma zostać wykonane przeszacowanie, poprzez wskazanie dla parametru Przeszacowanie walut na koniec opcji: miesiąca, kwartału lub okresu obrachunkowego (opcja domyślnie zaznaczona).
  • w jaki sposób ma zostać zaksięgowane przeszacowanie na początek okresu, poprzez wybór dla parametru Księgowanie dokumentów przeszacowania walut na początek okresu opcji:
    •  stornem czerwonym – umożliwia księgowanie na początek okresu po tej samej stronie konta, co zapisy wygenerowane na koniec okresu, ze znakiem minus. Opcja domyślnie zaznaczona.
    • stornem czarnym – umożliwia księgowanie na początek okresu po przeciwnej stronie konta, co zapisy wygenerowane na koniec okresu, ze znakiem plus.
Wyżej wymienione parametry są możliwe do zaznaczenia jeżeli zaznaczono parametr Obsługa kont walutowych.
Konfiguracja przeszacowania walut

Lista dokumentów przeszacowania

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy. Zmień lub klawisz <CTRL>+<ENTER> - przycisk pozwala na podglądnięcie dokumentu. W przypadku zapisów, które znajdują się na poziomie bufora, dodatkowo użytkownik ma możliwość modyfikowania dokumentu przeszacowania.
Lista dokumentów przeszacowania walut
Usuń lub klawisz <DELETE> - przycisk pozwala na usunięcie dokumentu, ale tylko w takim przypadku, gdy jest on jeszcze na poziomie bufora. Listę Przeszacowań można zawęzić do dokumentów (lista rozwijalna w polu Przeszacowania): 
  • wszystkich,
  • niezaksięgowanych na końcu okresu,
  • niezaksięgowanych na początku okresu,
  • zaksięgowanych na końcu okresu,
  • zaksięgowanych na początku okresu.
Ikona księgowania  jest aktywna tylko wtedy, gdy lista została zawężona do dokumentów niezaksięgowanych na końcu okresu lub niezaksięgowanych na początku okresu.  

Dokument przeszacowania

Przeszacowanie zapisywane jest jako osobny dokument, posiadający nagłówek oraz tabelę z pozycjami. Dokument przeszacowania walut dodajemy klikając na ikonkę  na Liście przeszacowań. Podgląd dokumentu jest dostępny z poziomu Listy przeszacowań po kliknięciu na ikonkę .
Dokument przeszacowania walut
Nagłówek dokumentu przeszacowania zawiera następujące informacje:
Nazwa polaOpis pola
Nr dokumentuW tym polu należy wpisać numer dokumentu.
Data Podczas dodawania nowego dokumentu data zależna jest od ustawienia w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa parametru Przeszacowanie walut na koniec. Data w tym polu jest wykorzystana do księgowania na koniec okresu.
BuforDokument przeszacowania można zapisać do bufora (tak zapisany dokument na liście będzie miał kolor zielony) i ponownie edytować, dopóki nie zostanie zatwierdzony. Po zatwierdzeniu dokumentu, jego cofnięcie do bufora będzie możliwe z menu kontekstowego - opcja Cofnij do bufora .
WalutaW tym polu Użytkownik wybiera odpowiednią walutę przeszacowania oraz kurs dla tej waluty.
DziennikDziennik cząstkowy, do którego zostanie zaksięgowane PK. Pole wymagalne. Pole edytowalne do momentu zaksięgowania dokumentu. Dziennik uzależniony jest od okresu obrachunkowego, do którego następuje księgowanie.
Księgowanie przez buforJeśli parametr został zaznaczony, wówczas dokument zostanie zaksięgowany do bufora, jego odznaczenie spowoduje zaksięgowanie dokumentu na czysto.
Przychody finansowe, Koszty finansowePrzyciski otwierające Plan Kont z możliwością wybrania konta. Podpowiada się Plan Kont z bieżącego okresu obrachunkowego. Użytkownik ma możliwość wpisania konta również ręcznie pod warunkiem, że takie konto istnieje w Planie Kont. W polach tych należy podać konta, na które mają być zaksięgowane dodatnie i ujemne różnice kursowe.
Zapis księgowyPole będzie widoczne dopiero po zaksięgowaniu dokumentu.
W Tabeli z pozycjami prezentowane są następujące informacje:
Nazwa polaOpis pola
Konto Wn,
Konto Ma
Z jednej strony numer konta, którego dotyczy przeszacowanie, z drugiej konto przychodów/kosztów finansowych. Jeżeli różnica kursowa jest zerowa – w wierszu pojawia się tylko konto przeszacowywane, zawsze po stronie Winien.
Kwota różnicyRóżnica kursowa bilansowa (RKB) jest obliczana w następujący sposób:
RKB = SWK x KW - SZK
SWK - saldo walutowe konta
KW - kurs waluty, dla którego ma być przeszacowane saldo
SZK – saldo złotówkowe konta
Różnica jest zapisywana zawsze ze znakiem plus, natomiast strony kont księgowych są określane zgodnie z tą Tabelą.
Saldo walutowe (przeszacowywanego konta)
oraz Saldo PLN (przeszacowywanego konta).
Dane te mają charakter informacyjny i na ich podstawie oraz w oparciu o kurs przeszacowania Użytkownik możne sprawdzić poprawność wyliczenia różnicy.
WprowadziłZawiera akronim operatora wprowadzającego dokument oraz datę wprowadzenia.
ZmodyfikowałPole to reaguje na każde ponowne zapisanie dokumentu.
Na formularzu przeszacowania walut w przypadku wskazania w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa dla parametru Przeszacowanie walut na koniec opcji:
  • miesiąca – podczas dodawania pierwszego dokumentu przeszacowania walut w polu Data ustawia się ostatni dzień miesiąca wskazanego w menu Narzędzia/ Data bieżąca. Podczas dodawania kolejnego dokumentu przeszacowania ustawia się ostatni dzień kolejnego miesiąca. Nie ma możliwości wskazania innej daty niż ostatni dzień miesiąca. Próba zmiany na datę inną niż ostatni dzień miesiąca powoduje ustawienie ostatniego dnia danego miesiąca. Różnica kursowa obliczana jest w następujący sposób: saldo walutowe konta mnożone jest przez kurs z ostatniego dnia miesiąca i od otrzymanego wyniku odejmowane jest saldo złotówkowe tego konta.
  • kwartału – podczas dodawania pierwszego dokumentu przeszacowania walut w polu Data ustawia się ostatni dzień kwartału wskazanego w menu Narzędzia/ Data bieżąca. Podczas dodawania kolejnego dokumentu przeszacowania ustawia się ostatni dzień kolejnego kwartału. Nie ma możliwości wskazania innej daty niż ostatni dzień kwartału. Próba zmiany na datę inną niż ostatni dzień miesiąca powoduje ustawienie ostatniego dnia danego kwartału. W przypadku niestandardowego okresu obrachunkowego, który kończy się w trakcie kwartału (np. w maju), ustawia się ostatni dzień tego okresu (np. 31.05). Różnica kursowa obliczana jest w następujący sposób: saldo walutowe konta mnożone jest przez kurs z ostatniego dnia kwartału i od otrzymanego wyniku odejmowane jest saldo złotówkowe tego konta.
  • okresu obrachunkowego – na dokumencie przeszacowania walut w polu Data ustawia się ostatni dzień okresu obrachunkowego. Nie ma możliwości wskazania innej daty. Próba zmiany na datę inną niż ostatni dzień okresu obrachunkowego powoduje ustawienie ostatniego okresu obrachunkowego. Różnica kursowa obliczana jest w następujący sposób: saldo walutowe konta mnożone jest przez kurs z ostatniego dnia okresu obrachunkowego i od otrzymanego wyniku odejmowane jest saldo złotówkowe tego konta.
  Ikona generacji elementów dokumentu przeszacowania lub klawisz <F8> spowodują otwarcie formatki z listą kont – kandydatów do przeszacowania. Na liście pojawią się tylko konta, które spełniają warunki do przeszacowania, czyli konta walutowe waluty określonej na dokumencie przeszacowania, dla których nie dokonano jeszcze przeszacowania w danym okresie i do których operator nie ma zakazu. Użytkownik ma możliwość zaznaczenia wybranych lub wszystkich kont i przeniesienia ich do przeszacowania. Przeszacowanie obejmuje saldo dla dekretów zarówno w buforze jak i zatwierdzonych. Jeżeli znajdują się jakieś dekrety w buforze pojawi się następujący komunikat:
Komunikat
Po zaznaczeniu konta lub większej ilości kont i wybraniu ich na dokument przeszacowania rozpocznie się proces przeliczania sald wg kursu podanego na formatce.  Aby ułatwić przeszukiwanie formatki przeszacowania walut, dostępna jest ikona Szukaj . Ikona jest aktywna, jeżeli na liście znajduje się chociaż jedna pozycja.
Uwaga
Jeżeli dla któregoś z kont wyliczone saldo będzie zerowe, pozycja zostanie dopisana z zerową kwotą. Taka pozycja nie zostanie zaksięgowana, natomiast konto nie pojawi się już na liście kont kwalifikujących się do przeszacowania.

Księgowanie dokumentu przeszacowania

Pozycje dokumentu zawierają predekretację na podstawie kont Przychodów i Kosztów finansowych wprowadzonych na formatce przeszacowania. Zasadę przypisywania kont do odpowiedniej strony (Wn, Ma) przedstawia poniższa tabela. Kwota różnicy kursowej wyświetlana na ekranie będzie zawsze dodatnia – w zależności od strony salda oraz wyniku równania, wyliczonego wg wzoru określonego tutaj. Dokument przeszacowania, przypisywane są konta po odpowiedniej stronie.   Schemat przeszacowania walut:
Saldo kontaWynik obliczenia różnicy kursowejDekret strona WnDekret strona Ma
WinienDodatniKonto podlegające przeszacowaniuPrzychody finansowe
MaDodatniKoszty finansoweKonto podlegające przeszacowaniu
WinienUjemnyKoszty finansoweKonto podlegające przeszacowaniu
MaUjemnyKonto podlegające przeszacowaniuPrzychody finansowe
Winien/Ma lub zeroweZeroKonto podlegające przeszacowaniuPole puste
Dokument Przeszacowania księgowany jest dwa razy: na koniec okresu, w którym nastąpiło przeszacowanie i na początku następnego okresu (storno). Księgowanie odbywa się z listy dokumentów przeszacowania po zawężeniu listy do dokumentów niezaksięgowanych na koniec okresu lub dokumentów niezaksięgowanych na początku okresu. Tylko w przypadku tych dwóch filtrów będzie aktywna ikona księgowania. Funkcja uruchamiająca księgowanie na koniec okresu wygeneruje polecenie księgowania z datą wpisaną w polu Data. Numer dokumentu, Kategoria i Opis zostanie pobrany z nagłówka dokumentu Przeszacowania, natomiast Identyfikator księgowy będzie nadawany wg schematu KOLEJNY NUMER/RR/DZIENNIK CZĄSTKOWY (np. księgowanie w 2023 roku do dziennika inne – 3/23/INNE). Funkcja uruchamiająca księgowanie na początek okresu generuje polecenie księgowania w zależności od ustawienia dla dostępnego w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa parametru Przeszacowanie walut na koniec:
  • miesiąca – polecenie księgowania generowane jest z datą pierwszego dnia kolejnego miesiąca,
  • kwartału – polecenie księgowania generowane jest z datą pierwszego dnia kolejnego kwartału,
  • okresu obrachunkowego - polecenie księgowania generowane jest z datą pierwszego dnia kolejnego okresu obrachunkowego.
W przypadku zaznaczenia w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa dla parametru Księgowanie dokumentów przeszacowania walut na początek okresu opcji stornem czerwonym, księgowanie na początek okresu jest wykonane po tej samej stronie konta, co zapisy wygenerowane na koniec okresu, ze znakiem minus.
Zapis księgowy na początek okresu, storno czerwone
W przypadku zaznaczenia w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa dla parametru Księgowanie dokumentów przeszacowania walut na początek okresu opcji stornem czarnym, księgowanie na początek okresu jest wykonane po przeciwnej stronie konta, co zapisy wygenerowane na koniec okresu, ze znakiem plus.
Zapis księgowy na początek okresu, storno czarne
Uwaga
Nie można zaksięgować dokumentu na początek okresu, jeżeli nie został zaksięgowany na koniec okresu. Nie można usunąć dekretu na koniec okresu, jeżeli istnieje dekret na początek okresu (należy najpierw usunąć dekret na początek okresu).

Schematy księgowe

Dodawanie wzorcowych schematów księgowych

Funkcja umożliwia dodanie wzorcowych schematów księgowych, za pomocą których użytkownik ma możliwość księgowania podstawowych, uniwersalnych operacji gospodarczych, jakie mają miejsce w przedsiębiorstwie. Naciśnięcie przycisku Dodaj wzorcowe schematy księgowe powoduje otwarcie okna zawierającego parametr Gdy dodawany schemat już istnieje w bazie docelowej wraz z możliwością wyboru opcji:
  • Pomiń – wybór opcji powoduje, że jeżeli w firmie istnieje już schemat o takim samym symbolu, to wzorcowy schemat nie zostanie dodany,
  • Dopisz – opcja umożliwia utworzenie wzorcowych schematów pomimo istnienia w firmie schematu o tym samym symbolu. Wzorcowy schemat dodawany jest w takim przypadku z symbolem zawierającym numer po nazwie (przykładowo: ZAKUP-PŁATNOŚCI_1).
Wzorcowe schematy księgowe tworzone są dla następujących typów dokumentów:
  • Amortyzacja środków trwałych,
  • Deklaracje/JPK,
  • Dokumenty kompensat,
  • Ewidencja kosztów,
  • Ewidencja przychodów,
  • Faktury sprzedaży,
  • Faktury zakupu,
  • Likwidacja środków trwałych,
  • Lista płac
  • Paragony,
  • Raporty kasa/bank,
  • Rejestr sprzedaży VAT,
  • Rejestr zakupów VAT,
  • Rozliczenia,
  • Różnice kursowe,
  • Różnice kursowe MW,
  • Ulepszenie środków trwałych,
  • Wydania zewnętrzne.
Na formularzu wzorcowego schematu księgowego zaznaczony jest parametr Księgowanie przez bufor oraz Pobierz datę księgowania z Konfiguracji. Utworzenie wzorcowych schematów księgowych powoduje dodanie (o ile nie zostały wcześniej dodane) w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Dzienniki dzienników o symbolach: SPRZEDAŻ, ZAKUP, INNE, BANK, KASA, PK. Utworzenie wzorcowych schematów księgowych powoduje dodanie (o ile nie zostały wcześniej dodane) w Ogóle/ Kategorie kategorii o symbolach: AMORTYZACJA, KUP, NKUP, KOSZTY INNE, KOSZTY 75%, ZALICZKI.
Uwaga
Dodanie wzorcowych schematów księgowych możliwe jest również podczas zakładania nowej firmy. W oknie Kreatora konfiguracji parametrów firmy pojawiającego się podczas pierwszego logowania do nowej firmy, w oknie Dla jakiej działalności mamy utworzyć plan kont? domyślnie zaznaczony jest parametr Utwórz wzorcowe schematy księgowe. Schematy tworzone są niezależnie od wybranego typu działalności oraz zespołu kont (4, 5).
W przypadku utworzenia wzorcowych schematów księgowych po zaznaczeniu w oknie Kreatora konfiguracji parametrów firmy parametru Utwórz wzorcowe schematy księgowe, dodawane są (o ile nie zostały wcześniej dodane) w Konfiguracji Firmy/ Środki trwałe/ Grupy środków trwałych oraz Grupy wartości niematerialnych i prawnych grupy o symbolach:
  • W przypadku środków trwałych: BUDYNKI I LOKALE, ŚRODKI TRANSPORTU, URZĄDZENIA TECHNICZNE I MASZYNY,
  • w przypadku WNiP: WARTOŚCI NIEMATERIALNE I PRAWNE.
Na formularzu grupy ŚT/ WNiP dostępne są pola Konto – segment Wn oraz Konto – segment Ma. Utworzenie wzorcowych schematów po zaznaczeniu w oknie Kreatora konfiguracji parametrów firmy parametru Utwórz wzorcowe schematy księgowe powoduje dopisanie domyślnych kont księgowych na formularzach wyżej wymienionych grup.
Formularz grupy środków trwałych
W schematach księgowych służących do księgowania dokumentów środków trwałych w polu Konto dostępne są makra odwołujące się do kont uzupełnionych na formularzu grupy:
  • @KontoWnGrupy – odwołuje się do konta uzupełnionego na formularzu grupy w polu Konto – segment Wn,
  • @KontoMaGrupy – odwołuje się do konta uzupełnionego na formularzu grupy w polu Konto – segment Ma.

Schematy księgowań

Schematy księgowań dla dokumentów wprowadzonych bezpośrednio do Rejestru VAT

Dokumentom wprowadzanym bezpośrednio do Rejestru VAT przypisano typy schematów: Rejestr Sprzedaży VAT oraz Rejestr Zakupu VAT. Automatyczne księgowanie dokumentów odbywa się w miejscu ich powstania, za pośrednictwem mechanizmów nazywanych Schematami Księgowymi. Wyjątkiem są faktury VAT wprowadzone w module Faktury, które po zaznaczeniu parametru Księgowanie faktur VAT poprzez rejestr VATKonfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa mogą być zaksięgowane z poziomu Rejestrów VAT. Jeśli użytkownik nie korzysta z tego parametru, a korzysta z modułów Faktury oraz Handel, schematy tego typu będą dotyczyć jedynie faktur kosztowych oraz faktur dokumentujących zakup środka trwałego, ponieważ faktur związanych z tego rodzaju operacjami nie wprowadza się ani do modułu Faktury ani do modułu Handel.
Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono Księgowanie faktur poprzez rejestr VAT nie ma możliwości usunięcia zapisu z Rejestru VAT, jeśli jest zaksięgowany, gdyż dekret ten powstał na podstawie zapisu w rejestrze. Najpierw należy usunąć księgowanie, a dopiero potem dokument. Jeśli księgowanie jest z modułu Faktury, to możliwość usuwania dokumentów z rejestru VAT istnieje.
Przystępując do definiowania schematu dla dokumentów kosztowych w polu Typy schematów wybieramy typ Rejestr zakupów VAT. Ikona  Dodaj otwiera formularz Schemat księgowy, przystępujemy do definiowania nagłówka schematu. Należy uzupełnić pola dotyczące nagłówka schematu księgowego: Symbol – symbol wzorca księgowania, o max długości 20 znaków alfanumerycznych np. KOSZTY. Symbol musi być unikalny w ramach typu dokumentów. Nazwa – nazwę wzorca, o max długości 50 znaków alfanumerycznych np. KOSZTY.
Formularz schematu księgowego
Dziennik – dziennik księgowy, w którym będą księgowane Faktury Sprzedaży przy użyciu wzorca księgowego. Pozycję wyposażono w przycisk wyświetlający listę dostępnych dzienników księgowych tzw. drop-down. Księgowanie przez bufor – parametr jest domyślnie zaznaczony. Jego zaznaczenie pozwala na księgowanie „na brudno” tj. W buforze. Odznaczenie – księgowanie „na czysto” tj. na liście dokumentów zatwierdzonych. Nieaktywny – zaznaczenie tego parametru spowoduje, że ten schemat nie będzie pojawiał się na liście wyboru podczas księgowania. Do wykorzystania, jeśli dany schemat był kiedykolwiek użyty do księgowania, więc nie można go usunąć, a nie jest już stosowany. Pobierz datę księgowania z Konfiguracji – zaznaczenie tego parametru powoduje, że data, z jaką dany rodzaj dokumentów zostanie zaksięgowany, jest pobierana z Konfiguracji (Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ ParametryKsięgowanie dokumentów z datą). Odznaczenie parametru umożliwia określenie daty, z jaką mają być księgowane dokumenty bezpośrednio na danym schemacie księgowań.
Uwaga
Przystępując do księgowania, użytkownik z listy wybiera wzorzec, którym mają być księgowane dokumenty. Wzorzec można rozpoznać tylko po symbolu, po nazwie oraz po informacjach wprowadzonych w polu Uwagi. Oznacza to konieczność nadawania wzorcom czytelnych symboli, nazw.
Okna WarunkuOpisu wyposażono w przycisk  uruchamiający Wizarda. Kliknięcie na przycisk powoduje wejście do odpowiedniego okna. Jeśli użyjemy klawisza przy Warunku, to otworzy się okno Warunek zadziałania schematu księgowego. Wizard Warunek zadziałania schematu księgowego w nagłówku schematu księgowań Pozwala on na definiowanie warunków (maksymalnie 2000 znaków), pozwalających na wybiórcze księgowanie dokumentów tj. tylko tych, które spełniają warunki w użytym schemacie.
Wizard warunek zadziałania schematu księgowego
Na oknie Warunek zadziałania schematu funkcjonują przyciski. Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:  Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza schematu księgowego, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.  Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań. Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych warunków zadziałania schematu.  – udostępnia listę identyfikatorów warunków: Opis, Kategorię dokumentu: ogólną, szczegółową, Kod, Typ podmiotu, Typ zaliczkobiorcy.  – zatwierdza wybrany warunek. – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego warunku.  – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonego warunku. Oprócz przycisków, okno wyposażone jest w zakładkę [Opis] pozwalająca na przejście do definiowania opisu w nagłówku schematu. Warunkiem może być:
  • Waluta – symbol @Waluta
  • Opis – symbol @Opis
  • Rejestr – symbol @Rejestr
  • Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @Kategoria Nag
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
    • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym – symbol @KatNagKontoWn
    • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym – symbol @KatNagKontoMa.
  • Dokument Wewnętrzny – symbol @Wewnetrzna – pozwala na wyodrębnienie, czy dany schemat ma lub nie dotyczyć księgowania dokumentów wewnętrznych.
  • Płatność VAT w PLN – symbol @PlatnoscVatPLN
  • Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Kod – symbol @KodPodmiotu
    • Typ – symbol @TypPodmiotu
    • Konto odbiorcy – symbol @KontoPodmiotuOdb
    • Konto dostawcy – symbol @KontoPodmiotuDost
    • Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
  • Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Konto płatnika 1 – symbol @KontoPlatnikaOdb
    • Konto płatnika 2 – symbol @KontoPlatnikaDost
    • Kod – symbol @KodPlatnika
    • Typ – symbol @TypPlatnika
  • Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’) =’wartość atrybutu’
  • Kod JPK_V7 w ramach którego dostępne są następujące parametry:
    • Kod JPK_V7 – symbol @KodJPK_V7. Po wyborze tej opcji pojawia się okno z listą kodów JPK_V7. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów zakupowych wyświetlana jest lista procedur i typów dokumentów dotyczących zakupu oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów sprzedażowych wyświetlana jest lista kodów towarowych oraz procedur i typów dokumentów dotyczących sprzedaży. Po wskazaniu przez użytkownika konkretnego kodu JPK_V7 pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie.
    • Czy jest kod JPK_V7 – symbol @JestKodJPK_V7. Po wyborze tej opcji pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie
  • Opis analityczny – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
    • Konto 1 elementu wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyKonto1(’NAZWA WYMIARU’)
    • Konto 2 elementu wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyKonto2(’NAZWA WYMIARU’)
    • Ostatni element pozycji wymiaru– symbol @OpisAnalitycznyElement(’NAZWA WYMIARU’)
    • Pozycja wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyPozycja(’NAZWA WYMIARU’).
Wprowadzanie warunku zadziałania schematu Definiowanie warunku opiera się na czterech polach kreatora:
  • Łącznik – określenie sposobu łącznia warunków wyrażenia („i”, „lub”),
  • Funkcja – pozwala na uzależnienie definiowanego warunku od Opisu, Kategorii, Podmiotu,
  • Operator – pozwala na logiczne powiązanie funkcji z wartością,
  • Wartość – wartość funkcji. W przypadku Kodu Podmiotu oraz Opisu wartość należy wpisać „z ręki”. Dla kategorii ogólnej i szczegółowej wyświetlany jest słownik kategorii, typu podmiotu i zaliczkobiorcy możliwość wyboru: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy, a dla Konta Wn i Ma kategorii wyświetla się Plan Kont.

Elementy definicji warunku załączono w poniższej Tabeli.

Elementy
definicji

Łącznik

Funkcje

Operator

Wartość

Symb.OpisNazwaSymb.OpisSymb. Relacja

AND
OR

I
LUB

Waluta@WalutaSymbol waluty Faktury VAT

=
>
<
>=
<=
< >
zawiera
nie zawiera

Równa się
Mniejszy
Większy
Mniejszy lub równy
Większy lub równy
Różny

Jedna z walut wprowadzonych w  Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty
Opis@OpisOpis Faktury VAT wprowadzony do pola obok pola kod kategoriiDowolna wartość wprowadzona "z ręki"
Rejestr@RejestrDecyduje, czy schemat ma dotyczyć księgowania faktur z wybranego rejestruWybór z listy rejestrów VAT
Kategoria szczegółowa@KategoriaNagKod kategorii szczegółowejKod kategorii szczegółowej ze słownika kategorii
Kategoria Ogólna@KateoriaOgólnaNagKod kategorii ogólnejKod kategorii ogólnej ze słownika kategorii
Opis kategorii@KategoriaOpisNagOpis kategorii Opis kategorii ze słownika
Konto Wn kategorii@KatNag KontoWnKonto Wn wprowadzone w segmencie księgowym na kategoriiKonkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Konto Ma kategorii@KatNagKontoMaKonto Ma wprowadzone w segmencie księgowym na kategoriiKonkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Dokument wewnętrzny@WewnętrznaPozwala wyodrębnić, czy dany schemat ma lub nie dotyczyć księgowania dokumentów wewn.Wybór: Tak, Nie
Płatność VAT w PLN@PlatnoscVatPLNKwota VAT w PLN na fakturze w walucie obcej dla kontrahenta krajowegoWybór: Tak, Nie
Kod Podmiotu@KodPodmiotuWartość wprowadzona "z ręki"
Typ Podmiotu@KodPodmiotuWybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
Konto odbiorcy@KontoPodmiotuOdbKonto wypełnione na karcie kontrahentaKonkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona "z ręki"
Konto dostawcy@KontoPodmiotuDostKonto wypełnione na karcie kontrahentaKonkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona "z ręki"
Typ Zaliczkobiorcy@TypZaliczkobiorcyWybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
Konto płatnika 1@KontoPlatnikaOdbKonto wypełnione na karcie kontrahenta lub pracownika (płatnika)Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Konto płatnika 2@KontoPlatnikaDostKonto wypełnione na karcie kontrahenta lub pracownika (płatnika)Konkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Kod Płatnika@KodPlatnikaWartość wprowadzona „z ręki”
Typ Płatnika@TypPlatnikaWybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
Kod JPK_V7@KodJPK_V7Kod JPK_V7 wybrany na dokumencieW przypadku schematów służących do księgowania dokumentów zakupowych wyświetlana jest lista procedur i typów dokumentów dotyczących zakupu oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów sprzedażowych wyświetlana jest lista kodów towarowych oraz procedur i typów dokumentów dotyczących sprzedaży. Po wskazaniu przez użytkownika konkretnego kodu JPK_V7 pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie
Kod JPK_V7/ Czy jest kod JPK_V7@JestKodJPK_V7Czy na dokumencie wybrano kod JPK_V7Tak, Nie
Wizard Opisu w nagłówku schematu księgowań Okno wyposażono w mechanizmy przenoszące do nagłówka zapisu księgowego odpowiedni opis pobierany z księgowanej faktury. Poniżej okno Wizarda nagłówka Opis.
Wizard nagłówka Opis
Formularz Opis wyposażono w dwie grupy przycisków. Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda.  Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.  Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań. Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych symboli opisu:  – udostępnia listę identyfikatorów opisu: Nr dokumentu, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową, Kod, Typ podmiotu.  – zatwierdza wybrany identyfikator opisu. – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego identyfikatora opisu.  – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonych identyfikatorów opisu. Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładkę [Warunek], pozwalającą na przejście do definiowania warunku w nagłówku schematu. Wprowadzanie identyfikatora opisu W celu wprowadzenia identyfikatora opisu należy wybrać przycisk . Pokaże się lista dostępnych opisów. Po wybraniu jednego z nich, należy dokonać jeszcze jego zatwierdzenia po przez kliknięcie na przycisku  Zatwierdź. W dużym oknie zatytułowanym Opis pojawi się makro opisu np. @Dokument, jeżeli wybraliśmy Nr dokumentu. Opisami mogą być:
  • Waluta – symbol @Waluta
  • Numer Faktury Zakupu – mechanizm Nr dokumentu – symbol @Dokument
  • Opis faktury – mechanizm Opis – @Opis
  • Nazwa rejestru – symbol @Rejestr
  • Identyfikator księgowy – symbol @IdKsieg
  • Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są cztery parametry:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag.
  • Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Kod – symbol @KodPodmiotu
    • Typ – symbol @TypPodmiotu
    • Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy
  • Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Kod – symbol @KodPlatnika
    • Typ – symbol @TypPlatnika
  • Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’)
Dokument rejestru VAT
Dane pobierane są z księgowanej Faktury rejestru VAT i tak:
  • Nr dokumentu pobierany jest z pola
  • Opis z pola znajdującego się obok pola Kategoria.
  • Identyfikator księgowy – pobierany jest z pola Id. Księgowy.
  • Kategoria ogólna bądź Kategoria szczegółowa pobierane są z pola Kategoria, w którym wyświetlany jest kod kategorii (ogólnej bądź szczegółowej, w zależności od tego, którą wybrał użytkownik).
  • Kod podmiotu pobierany jest z pola
  • Typ podmiotu pobierany jest zgodnie ze słownikiem, do którego należy podmiot z dokumentu.
  • Waluta pobierana jest z zakładki [Waluta].
Definiowanie elementu w schemacie księgowań Po zakończeniu etapu definiowania nagłówka schematu, przycisk  pozwala na powrót do formularza zatytułowanego Schemat księgowy, z poziomu którego wprowadza się kolejne pozycje wzorca. Każda z pozycji odpowiada pojedynczemu dekretowi (pozycji) w zapisie księgowym. Formularz posiada dwie zakładki: [Ogólna] – służy do definiowania poszczególnych pozycji schematu księgowań [Pozostałe] – pozwala na połączenie danego wzorca z innymi schematami księgowań tego samego typu. Formularz pozycji schematu księgowań – zakładka [Ogólne]. Formularz zakładki [Ogólne] swą konstrukcją przypomina formularz zapisu księgowego. Posiada nagłówek, z polami:
  • Symbol – symbol schematu księgowań.
  • Nazwa – nazwa schematu księgowań.
  • Dziennik – dzienniki księgowań, w których będą generowane dekrety w oparciu o księgowane dokumenty.
  • Pobierz datę księgowania z Konfiguracji – parametr określający, z jaką datą księgowane będą dokumenty.
  • Warunek – warunki, jakie powinien spełniać księgowany dokument.
  • Opis – identyfikatory opisów odpowiedzialne za przenoszenie opisów z odpowiednich pól dokumentu do nagłówka zapisu księgowego.
  • Parametr – księgowanie przez bufor – odpowiedzialny za umieszczanie dekretów w buforze lub na liście zapisów zatwierdzonych oraz część pokazującą zdefiniowane pozycje będące odpowiednikami pozycji zapisu księgowego tzw. dekretów.
Formularz posiada trzy grupy przycisków. Grupa pierwsza jest ściśle związana z definiowaną pozycją schematu. Składają się na nią poniższe ikony:  Nowa pozycja schematu – dodanie nowej pozycji schematu księgowań.  Edycja pozycji schematu – podgląd elementu schematu księgować z możliwością dokonania zmian. Usuń pozycję – kasowanie pozycji schematu księgowań.   Przesuń pozycję w górę, Przesuń pozycję w dół – służące do zamiany wskazanej pozycji z pozycją sąsiednią, która znajduje się odpowiednio powyżej lub poniżej wskazanej pozycji. Ikony są aktywne w zależności od położenia danej pozycji, tzn. jeśli dana pozycja jest pierwszą na liście, to opcja „w górę” jest nieaktywna, a jeśli jest ostatnią na liście, to opcja „w dół” jest nieaktywna. Grupa druga zawiera przyciski:  Sprawdzanie poprawności działania schematu.  Zapisz zmiany – zapisuje schemat księgowań.  Anuluj zmiany – pozwala na wycofanie się z formularza Schemat księgowań bez zapisu.
Lista elementów schematu księgowego
W celu dodania nowej pozycji schematu należy wybrać przycisk  Dodaj. Otwiera on okno elementu schematu księgowań. Formularz wyposażono w następujące pola:
  • Konta księgowe Wn i Ma,
  • Podział na słowniki,
  • Podział na kategorie,
  • Kwota,
  • Rozrachunek,
  • Księgowanie walutowe – pole widoczne przy aktywnym module Księga Handlowa Plus dla typów dokumentów walutowych,
  • Opis,
  • Warunek zadziałania schematu księgowań.
Elementu schematu księgowego
Elementowi schematu z tego poziomu należy przypisać jedno lub dwa konta księgowe. Mogą być wpisane lub wybrane z listy kont udostępnianej po kliknięciu na przyciskach Konto Wn, Konto Ma. Poza tym obok pola Konto Wn i Konto Ma istnieje możliwość rozwinięcia podmenu z następującymi makrami:
  • Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są dwa parametry:
    • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoWn,
    • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoMa.
  • Kategoria pozycji – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoWn,
    • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoMa.
  • Kategoria2 pozycji – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Konto Wn kategorii2 – konto Wn wprowadzone na kategorii2 w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @Kat2ElemKontoWn
    • Konto Ma kategorii2 – konto Ma wprowadzone na kategorii2 w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @Kat2ElemKontoMa.
  • Środek trwały – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a przypisanej do karty środka trwałego
    • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a przypisanej do karty środka trwałego.
  • Wartość niematerialna i prawna – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a przypisanej do karty wartości niematerialnej i prawnej
    • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a przypisanej do karty wartości niematerialnej i prawnej.
  • Podmiot
    • Konto Odbiorcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe], wpolu Przychód – symbol @KontoPodmiotuOdb
    • Konto Dostawcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe], wpolu Rozchód – symbol @KontoPodmiotuDost.
  • Płatnik
    • Konto płatnika 1 – konto wypełnione na karcie płatnika, na zakładce [Księgowe], wpolu Przychód  lub Konto 1 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaOdb
    • Konto płatnika 2 – konto wypełnione na karcie płatnika, na zakładce [Księgowe], wpolu Rozchód lub Konto 2 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaDost.
  • Kwoty dodatkowe – w ramach, której dostępne są parametry:
    • Konto Wn – konto Wn wprowadzone przy określaniu kwoty dodatkowej na dokumencie – symbol @KontoDodatWn
    • Konto Ma – konto Ma wprowadzone przy określaniu kwoty dodatkowej na dokumencie – symbol @KontoDodatMa
    • Konto Wn kategorii – konto przypisane na  kategorii w polu Konto Wn – symbol @KontoDodatKatWn
    • Konto Ma kategorii – konto przypisane na  kategorii w polu Konto Ma – symbol @KontoDodatKatMa
    • Konto Wn kategorii2 – konto przypisane na kategorii2 w polu Konto Wn – symbol @KontoDodatKat2Wn
    • Konto Ma kategorii2 – konto przypisane na kategorii2 w polu Konto Ma – symbol @KontoDodatKat2Ma
Opis analityczny – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
  • OpisAnalitycznyKonto1(’NAZWA WYMIARU’):
    • w przypadku wymiaru o typie Opisowy umożliwia księgowanie na konto wskazane na elemencie wybranego w schemacie wymiaru,
    • w przypadku wymiaru o typie Z planu kont umożliwia księgowanie na konkretne konto z planu kont uzupełnione na pozycji opisu analitycznego na dokumencie,
    • w przypadku wymiaru o typie Kategoria umożliwia księgowanie na konto wskazane na formularzu kategorii w polu Konto – segment Wn,
    • w przypadku wymiaru o typie Słownik – Kontrahent/ Pracownik/ Wspólnik umożliwia księgowanie na konto wskazane na formularzu danego podmiotu w polu Przychód/ Konto 1,
    • w przypadku wymiaru o typie Słownik – Towar/ Środek trwały/ Bank/ Urząd nie ma możliwości skorzystania z powyższego makra.
  • OpisAnalitycznyKonto2(’NAZWA WYMIARU’):
    • w przypadku wymiaru o typie Opisowy umożliwia księgowanie na konto wskazane na elemencie wybranego w schemacie wymiaru,
    • w przypadku wymiaru o typie Z planu kont umożliwia księgowanie na konkretne konto z planu kont uzupełnione na pozycji opisu analitycznego na dokumencie,
    • w przypadku wymiaru o typie Kategoria umożliwia księgowanie na konto wskazane na formularzu kategorii w polu Konto – segment Ma,
    • w przypadku wymiaru o typie Słownik – Kontrahent/ Pracownik/ Wspólnik umożliwia księgowanie na konto wskazane na formularzu danego podmiotu w polu Rozchód/ Konto 2,
    • w przypadku wymiaru o typie Słownik – Towar/ Środek trwały/ Bank/ Urząd nie ma możliwości skorzystania z powyższego makra.
  • @OpisAnalitycznyElement(’NAZWA WYMIARU’):
    • w przypadku wymiaru o typie Opisowy umożliwia księgowanie na konto utworzone na podstawie kodu podwymiaru lub kodu elementu wymiaru,
    • w przypadku wymiaru o typie Z planu kont umożliwia księgowanie na konkretne konto z planu kont uzupełnione na pozycji opisu analitycznego na dokumencie,
    • w przypadku wymiaru o typie Kategoria umożliwia księgowanie na konto utworzone na podstawie kodu kategorii,
    • w przypadku wymiaru o typie Słownik umożliwia księgowanie na konto utworzone na podstawie kodu danego słownika.
Parametr Podział na kategorie – pozwala na księgowanie pozycji faktury wg kategorii ogólnej lub szczegółowej. Efekt użycia tego parametru to utworzenie pozycji księgowych (dekretów) odpowiadających poszczególnym kategoriom przypisanym do pozycji dokumentu (np. faktury kosztowej). Parametr Podział na słowniki – dostępne są następujące typy słowników: Podmioty, Zaliczkobiorcy, Środki Trwałe, Płatnicy.
Formularz konta księgowego słownikowego
Typ Środek trwały – w programie konta księgowe związane z zakupem, sprzedażą środków trwałych mogą być zakładane automatycznie w oparciu o rodzaj środka trwałego lub w oparciu grupę i rodzaj środka trwałego. Chcąc uzyskać jeden z wymienionych efektów, zakładając konto księgowe np. 010 Środki Trwałe, należy nadać mu status konta słownikowego – Środki Trwałe. Wówczas konta analityczne do konta syntetycznego 010 zakładane będą dla konkretnych środków trwałych. Dodatkowo, zaznaczenie parametru Wg grup spowoduje zakładanie kont analitycznych w strukturze dwupoziomowej. Poziom pierwszy będą stanowić konta analityczne wg grup środków trwałych. Drugi poziom – konta analityczne wg konkretnych środków trwałych. Typ Podmioty – system oprócz umiejętności automatycznego zakładania kont księgowych wg środków trwałych oraz wg ich grupy, pozwala na automatyczne zakładania kont księgowych wg kontrahentów, pracowników i wspólników, banków, urzędów oraz towarów. Konta dla kontrahentów mogą być zakładane w oparciu o: Kod kontrahenta lub NIP/PESEL, ewentualnie Identyfikator liczbowy. Aby mechanizm automatycznego zakładania kont zadziałał użytkownik musi: W menu Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczyć parametr Automatyczne zakładanie kont słownikowych i wybrać jeden z trzech identyfikatorów konta (Kod, NIP/PESEL, Identyfikator liczbowy). W Planie Kont konta syntetyczne takie jak: Rozrachunki z odbiorcami (np. konto 201) oraz Rozrachunki z dostawcami (np. konto 202) muszą mieć przypisany status kont słownikowych wg kontrahentów. Jeżeli przed rozpoczęciem definiowania schematu dwie powyższe czynności zostały wykonane, pozycja wzorca, opierająca się na koncie słownikowym 201 Rozrachunki z odbiorcami, będzie księgować wskazaną kwotę z faktury na odpowiednie konto analityczne, kierując się odpowiednimi danymi kontrahenta (Kodem, NIP-em/PESEL-em lub Identyfikatorem). Jeżeli w trakcie księgowania nie zostanie znalezione konto analityczne spełniające kryterium zadeklarowane w konfiguracji, program je automatycznie założy.
Uwaga
W przypadku zakładania kont analitycznych dla słownika o typie Banki, konta zakładane są dla poszczególnych banków, a nie rachunków bankowych (Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe). W przypadku kilku rachunków bankowych w jednym banku nie należy stosować kont słownikowych.
Typ Zaliczkobiorcy – system oprócz umiejętności automatycznego zakładania kont księgowych w oparciu o towary oraz grupy towarowe, słowniki wyposażono w mechanizmy automatycznego zakładania kont analitycznych dla zaliczkobiorców. Muszą być spełnione następujące warunki:
  • Konto syntetyczne musi być kontem słownikowym, powiązanym ze słownikiem pracowników
  • Na dokumencie musi być określony zaliczkobiorca.
Typ Płatnicy – odwołuje się do Płatnika wybranego na zdarzeniu w Preliminarzu płatności. Trzy ostatnie pola – Kwota, Opis, Warunek – wyposażono w przycisk uruchamiający kreator kwot, opisów czy warunków. Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Definicja kwoty Kwota (wartość liczbowa) opisywana jest za pomocą dwóch parametrów: Współczynnik – pozwala na zaksięgowanej kwoty ze znakiem plus, minus, jak również na przemnożenie, podzielenie kwoty przez wartość liczbową do dwóch miejsc przed przecinkiem i sześciu miejsc po przecinku. Działania typu mnożenie, dzielenie przez współczynnik może być wykorzystane do rozksięgowania kwot z kont zespołu „4” na konta zespołu „5”.
Wizard elementu schematu księgowań Definicji Kwoty
Kwota – pozwala na wybranie jednego z identyfikatorów kwot z faktury będących odpowiednikami kwot w rejestrze VAT. Podzielone zostały na grupy: Wartość pozwala na przypisanie, a następnie zaksięgowanie dowolnej kwoty.
  • Identyfikatory kwot z grupy Netto to całkowita kwota netto z faktury, a także wartości netto w poszczególnych stawkach.
  • Identyfikatory kwot z grupy Brutto to między innymi: Brutto razem, Brutto 3% itd.
  • Identyfikatory kwot z grupy VAT to łączna kwota VAT, a także w poszczególnych stawkach i kwota VAT w PLN po kursie do VAT z faktury w walucie obcej dla kontrahenta krajowego.
  • Identyfikatory kwot z grupy Akcyza to kwota akcyzy.
  • Identyfikatory kwot z grupy Płatności to: Kwota płatności, Razem, Zapłacono, Zapłacono gotówką, Pozostaje, Zaliczka pracownika i są związane z płatnościami na danym dokumencie.
  • Identyfikatory kwot z grupy Środki Trwałe i WNiP to: wartość kosztowa i wartość bilansowa.
  • Identyfikatory kwot z grupy Kwoty dodatkowe to kwota przypisana na dokumencie.
  • Identyfikator kwoty z grupy Opis analityczny to Kwota opisu.

Oprócz przycisków, okno wyposażone jest w zakładki Warunek i Opis, pozwalające na przejście do definiowania warunku lub opisu pozycji schematu bez ponownego uruchamiania kreatora.

  Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Opis Okno Opis zawiera mechanizmy pozwalające na przenoszenie do pozycji zapisu księgowego odpowiednich opisów pobieranych z księgowanej faktury. Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładki [Kwota][Warunek], pozwalające na przejście do definiowania kwoty lub definiowania warunku bez ponownego uruchamiania kreatora. Formularz Opis posiada dwie grupy przycisków. Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:  Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje wejście do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.  Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.
Wizard pozycji Opis
Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych symboli opisu:  – udostępnia listę identyfikatorów opisu między innymi: Numer, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową.  – zatwierdza wybrany identyfikator opisu. – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego identyfikatora opisu.  – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonych identyfikatorów opisu. Wprowadzanie identyfikatora opisu W celu wprowadzenia identyfikatora opisu należy wybrać przycisk . Pokaże się lista dostępnych opisów. Po wybraniu jednego z nich, należy dokonać jeszcze jego zatwierdzenia kliknięciem na przycisku   Zatwierdź. W dużym oknie zatytułowanym Opis pojawi się makro opisu np. @NumerPelny, jeżeli wybraliśmy Numer własny. Opisami mogą być:
  • Waluta – symbol @Waluta
  • Nr faktury – mechanizm Nr dokumentu – symbol @Dokument
  • Opis faktury – mechanizm Opis – symbol @Opis
  • Nazwa rejestru – symbol @Rejestr
  • Identyfikator księgowy – symbol @IdKsieg
  • Kategoria dokumentu – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag.
  • Kategoria pozycji – wramach którego dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaElem
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaElem
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisElem.
  • Kategoria2 pozycji – wramach którego dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria2 szczegółowa – symbol @Kategoria2Elem
    • Kategoria2 ogólna – symbol @Kategoria2OgolnaElem
    • Opis kategorii2 – symbol @KategoriaOpis2Elem.
  • Płatności – w ramach których dostępny jest parametr: Waluta płatności – symbol @WalutaPlatnosci
  • Środek trwały – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Nr inwentarzowy – symbol @ST_NrInwent
    • Nazwa – symbol @ST_Nazwa
    • Grupa – symbol @ST_Grupa
    • KŚT – @ST_KST
    • Kategoria szczegółowa – @KategoriaST
    • Kategoria ogólna – @KategoriaOgolnaST
    • Opis kategorii – @KategoriaOpisST.
  • Wartości niematerialne i prawne – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
    • Nr inwentarzowy – @WNP_NrInwent
    • Nazwa – symbol @WNP_Nazwa
    • Grupa – symbol @WNP_Grupa
    • Kategoria szczegółowa – @KategoriaWNP
    • Kategoria ogólna – @KategoriaOgolnaWNP
    • Opis kategorii – @KategoriaOpisWNP.
  • Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Kod podmiotu – symbol @KodPodmiotu
    • Typ podmiotu – symbol @TypPodmiotu
    • Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
  • Płatnik– w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Kod płatnika – symbol @KodPlatnika
    • Typ płatnika – symbol @TypPlatnika.
  • Kwoty dodatkowe – w ramach których dostępne są:
    • Kategoria szczegółowa – @KategoriaDodat
    • Kategoria ogólna – @KategoriaOgolnaDodat
    • Opis kategorii – @OpisDodat
    • Waluta – @DodatWaluta
    • Kategoria2 szczegółowa – @Kategoria2Dodat
    • Kategoria2 ogólna – @Kategoria2OgolnaDodat
  • Opis kategorii2 – @Opis2Dodat.
  • Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’)
  • Dowolny opis wprowadzony „z ręki” przez użytkownika.
Wizard definicji pozycji schematu księgowań –Warunek zadziałania schematu księgowego Po zatwierdzeniu odpowiednich identyfikatorów opisu za pomocą przycisku  Zatwierdź, wybierając kolejną zakładkę [Warunek] lub wychodząc przez ikonę  i uruchamiając Wizarda przy polu Warunek, przechodzimy do ostatniego już okna pozycji zatytułowanego Warunek zadziałania schematu księgowego.
Wizard – Warunek zadziałania pozycji schematu księgowego
Pozwala on na definiowanie warunków (maksymalna liczba znaków 2000), jakie powinny być spełnione przez pozycje na fakturze, aby zostały zaksięgowane wg danej pozycji schematu księgowego. Na oknie Warunek zadziałania schematu funkcjonują dokładnie te same przyciski, co na oknie Opis. Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:  Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.  Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań. Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych warunków zadziałania schematu. – udostępnia listę identyfikatorów warunków, między innymi: Nr dokumentu, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową  – zatwierdza wybrany warunek. – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego warunku.  – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonego warunku. Warunkiem może być:
  • Waluta – symbol @Waluta
  • Opis – symbol @Opis
  • Rejestr – symbol @Rejestr
  • Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
    • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoWn
    • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoMa.
  • Kategoria pozycji – w ramach której dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaElem
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaElem
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisElem
    • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoWn
    • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoMa.
  • Kategoria2 pozycji – w ramach której dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria2 szczegółowa – symbol @Kategoria2Elem
    • Kategoria2 ogólna – symbol @Kategoria2OgolnaElem
    • Opis kategorii2 – symbol @KategoriaOpis2Elem
    • Konto Wn kategorii2 – konto Wn wprowadzone na kategorii2 w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @Kat2ElemKontoWn
    • Konto Ma kategorii2 – konto Ma wprowadzone na kategorii2 w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @Kat2ElemKontoMa.
  • Płatności – w ramach, którego dostępny jest następujący parametr:
    • Waluta płatności – symbol @WalutaPlatnosci
    • Kierunek przepływu pieniędzy – symbol @PlatKierunek.
  • Dokument wewnętrzny– symbol @Wewnetrzna
  • Płatność VAT w PLN – symbol @PlatnoscVatPLN
  • Odliczenia VAT – symbol @Odliczenia
  • Rodzaj zakupu/sprzedaży – symbol @RodzajZakupu/ @RodzajSprzedazy
  • Środek trwały – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
    • Nr inwentarzowy,
    • Nazwa,
    • Grupa,
    • KŚT,
    • Kategoria szczegółowa,
    • Kategoria ogólna,
    • Opis kategorii,
    • Konto Wn kategorii,
    • Konto Ma kategorii.
  • Wartości niematerialne i prawne – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
    • Nr inwentarzowy,
    • Nazwa,
    • Grupa,
    • Kategoria szczegółowa,
    • Kategoria ogólna,
    • Opis kategorii,
    • Konto Wn kategorii,
    • Konto Ma kategorii.
  • Podmiot – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
    • Kod – symbol @KodPodmiotu
    • Typ – symbol @TypPodmiotu
    • Konto Odbiorcy – symbol @KontoPodmiotuOdb
    • Konto Dostawcy– symbol @KontoPodmiotuDost
    • Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
  • Płatnik – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
    • Konto płatnika 1 – symbol @KontoPlatnikaOdb
    • Konto płatnika 2 – symbol @KontoPlatnikaDost
    • Kod – symbol @KodPlatnika
    • Typ – symbol @TypPlatnika.
  • Kwoty dodatkowe – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaDodat
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaDodat
    • Konto Wn – symbol @KontoDodatWn
    • Konto Ma – symbol @KontoDodatMa
    • Konto Wn kategorii – symbol @KontoDodatKatWn
    • Konto Ma kategorii – symbol @KontoDodatKatMa
    • Opis – symbol @OpisDodat
    • Waluta – symbol @DodatWaluta
    • Kategoria2 szczegółowa – symbol @Kategoria2Dodat
    • Kategoria2 ogólna – symbol @Kategoria2OgolnaDodat
    • Konto Wn kategorii2 – symbol @KontoDodatKat2Wn
    • Konto Ma kategorii2 – symbol @KontoDodatKat2Ma
    • Opis2 – symbol @Opis2Dodat.
  • Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’) =’wartość atrybutu’
  • Kod JPK_V7 w ramach którego dostępne są następujące parametry:
    • Kod JPK_V7 – symbol @KodJPK_V7. Po wyborze tej opcji pojawia się okno z listą kodów JPK_V7. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów zakupowych wyświetlana jest lista procedur i typów dokumentów dotyczących zakupu oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów sprzedażowych wyświetlana jest lista kodów towarowych oraz procedur i typów dokumentów dotyczących sprzedaży. Po wskazaniu przez użytkownika konkretnego kodu JPK_V7 pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie.
    • Czy jest kod JPK_V7 – symbol @JestKodJPK_V7. Po wyborze tej opcji pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie.
  • Opis analityczny – w ramach, których dostępne są następujące parametry:
    • Konto 1 elementu wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyKonto1(’NAZWA WYMIARU’)
    • Konto 2 elementu wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyKonto2(’NAZWA WYMIARU’)
    • Ostatni element pozycji wymiaru– symbol @OpisAnalitycznyElement(’NAZWA WYMIARU’)
    • Pozycja wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyPozycja(’NAZWA WYMIARU’).
Wprowadzanie warunku zadziałania schematu Definiowanie warunku opiera się na czterech polach kreatora:
  • Łącznik – określenie sposobu łączenia warunków wyrażenia („i”, „lub”).
  • Funkcja – pozwala na uzależnienie definiowanego warunku od Nr dokumentu, Opisu, Kategorii.
  • Operator – pozwala na logiczne powiązanie funkcji z wartością.
  • Wartość – wartość funkcji. W przypadku Nr dokumentu oraz Opisu, wartość należy wpisać „z ręki”. Dla kategorii wyświetlany jest słownik kategorii, dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych również mamy możliwość wyboru odpowiedniej wartości z wyświetlanej listy.

Schematy księgowań dla dokumentów handlowych, magazynowych

Pod pojęciem dokumentów handlowych rozumiemy dokumenty wystawiane bądź wprowadzane do modułu Faktury. Są to Faktury Sprzedaży, paragony oraz Faktury Zakupu. Z dokumentami handlowymi związane są następujące typy schematów: Faktury Sprzedaży, Faktury Zakupu, Paragony, Dokumenty Wewnętrzne Sprzedaży, Dokumenty Wewnętrzne Zakupu. Dokumenty magazynowe to: PZ, WZ, PW, RW, MM, WKA, PKA, Tax Free. Są one ściśle związane z modułem Handel. Do każdego z wymienionych typów dokumentów przypisany jest odrębny typ schematu księgowań i tak:
  • Typ schematu dla dokumentów PZ to Przyjęcia zewnętrzne,
  • Typ schematu dla dokumentów WZ to Wydania zewnętrzne,
  • Typ schematu dla dokumentów PW to Przyjęcia wewnętrzne,
  • Typ schematu dla dokumentów RW to Rozchody wewnętrzne,
  • Typ schematu dla dokumentów MM to Przesunięcie międzymagazynowe,
  • Typ schematu dla dokumentów WKA to Wydanie kaucji,
  • Typ schematu dla dokumentów PKA to Przyjęcia kaucji,
  • Typ schematu dla dokumentów Tax Free to Tax Free.

Sposób budowania schematu dla wszystkich powyższych typów jest jednakowy. W punkcie tym omówione zostanie definiowania schematu księgowego na przykładzie wzorca o typie Faktury Sprzedaży.

Schemat księgowań posiada strukturę analogiczną do budowy zapisów księgowych – składa się z nagłówka oraz pozycji.

Nagłówek wzorca odpowiada nagłówkowi zapisu księgowego, pozycja schematu – pozycji w zapisie księgowym, czyli pojedynczemu dekretowi.

Uwaga
Budowa schematu księgowego wyznacza dwa główne etapy tworzenia wzorca: etap definiowania nagłówka oraz etap wprowadzania elementów wzorca, czyli schematu dekretacji.
Przykład definiowania schematu o typie Faktury Sprzedaży: Przystępując do definiowania schematu dla Faktur Sprzedaży w polu Typy schematów wybieramy typ Faktury Sprzedaży. Ikona  Dodaj otwiera formularz Schemat księgowy. Przystępujemy do definiowania nagłówka schematu. Należy uzupełnić pola dotyczące nagłówka schematu księgowego: Symbol – symbol wzorca księgowania, o max długości 20 znaków alfanumerycznych np. SPRZEDAŻ. Symbol musi być unikalny w ramach danego typu dokumentów. Nazwa – nazwę wzorca, o max długości 50 znaków alfanumerycznych np. SPRZEDAŻ TOWARÓW HANDLOWYCH. Dziennik – dziennik księgowy, w którym będą księgowane Faktury Sprzedaży przy użyciu wzorca księgowego. Pozycję wyposażono w przycisk wyświetlający listę dostępnych dzienników księgowych, tzw. drop-down. Księgowanie przez bufor – parametr jest domyślnie zaznaczony. Jego zaznaczenie pozwala na księgowanie „na brudno” tj. W buforze. Odznaczenie – księgowanie „na czysto” tj. na liście dokumentów zatwierdzonych. Nieaktywny – zaznaczenie tego parametru spowoduje, że ten schemat nie będzie pojawiał się na liście wyboru podczas księgowania. Do wykorzystania, jeśli dany schemat był kiedykolwiek użyty do księgowania, więc nie można go usunąć, a nie jest już stosowany.
Formularz schematu księgowego
Pobierz datę księgowania z Konfiguracji  – zaznaczenie tego parametru powoduje, że data, z jaką dany typ dokumentów zostanie zaksięgowany, jest pobierana z Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry – Księgowanie dokumentów z datą. Przy dodawaniu nowego schematu księgowań parametr ten jest domyślnie zaznaczony. Jeżeli parametr Pobierz datę księgowania z Konfiguracji nie zostanie zaznaczony, wówczas użytkownik ma możliwość określenia daty księgowania bezpośrednio na schemacie księgowań, właściwej dla danego typu dokumentu. W takim przypadku przycisk Data księg. i pole do wpisania makra są aktywne. Data księgowania może zostać wówczas bezpośrednio wpisana „z ręki”. Data księgowania może zostać również wybrana z listy po naciśnięciu przycisku Data księg. Wyświetlana lista wyboru jest zależna od typu schematu księgowań, a dostępne wartości zostały przedstawione w Tabeli poniżej.
Typ schematu księgowańDostępne datyŹródło datyMakro
Amortyzacja
Likwidacja
Otrzymanie
Przeszacowanie
Ulepszenie Środka Trwałego
Data operacjipole Data operacji na dokumencie środka trwałego@DataOperacji
Data bieżącamenu: Narzędzia/Data bieżąca@DataBiezaca
Deklaracje/JPKData deklaracjiostatni dzień miesiąca, za który liczona jest deklaracja np. dla deklaracji za 01.2011 będzie to data 31.01.2011@DataDeklaracji
Termin płatnościtermin płatności, termin złożenia deklaracji np. dla VAT-7 za 01.2011 będzie to 25.02.2011@TerminPlatnosci
Data bieżącamenu: Narzędzia/ Data bieżąca@DataBiezaca
DelegacjeData dokumentupole Data dokumentu@DataDok
Data bieżącamenu: Narzędzia/ Data bieżąca@DataBiezaca
Data rozpoczęcia delegacjipole od z sekcji Czas trwania delegacji@DataRozpoczeciaDelegacji
Data zakończenia delegacjipole do z sekcji Czas trwania delegacji@DataZakonczeniaDelegacji
Data rozliczenia delegacjipole Data rozliczenia delegacji@DataRozliczeniaDelegacji
Ewidencja kosztów,
Ewidencja przychodów
Data zapisupole Data zapisu na dokumencie@DataZapisu
Data wystawieniapole Data wystawienia na dokumencie@DataWyst
Data operacjipole Data operacji na dokumencie@DataOperacji
Termin płatnościpole Termin płatności na dokumencie@TerminPlatnosci
Data bieżącamenu: Narzędzia/ Data bieżąca@DataBiezaca
Faktury Sprzedaży,
Paragony
Rejestr Sprzedaży VAT
Data wystawieniapole Data wystawienia na dokumencie@DataWyst
Data sprzedażypole Data sprzedaży na dokumencie@DataOperacji
Termin płatnościpole Termin płatności na dokumencie@TerminPlatnosci
Data bieżącaMenu: Narzędzia/ Data bieżąca@DataBiezaca
Data obowiązku podatkowegopole Obowiązek podatkowy na dokumencie@DataObowPodat
Dokumenty Wewnętrzne sprzedażyData wystawieniapole Data wystawienia na dokumencie@DataWyst
Data sprzedażypole Data sprzedaży na dokumencie@DataOperacji
Data bieżącamenu: Narzędzia/ Data bieżąca@DataBiezaca
Dokumenty Wewnętrzne zakupu Data wystawieniapole Data wystawienia na dokumencie@DataWyst
Data wpływupole Data wpływu na dokumencie@DataWplywu
Data zakupupole Data zakupu na dokumencie@DataOperacji
Data bieżącamenu: Narzędzia/ Data bieżąca@DataBiezaca
Faktury Zakupu,
Rejestr Zakupów VAT
Data wystawieniapole Data wystawienia na dokumencie@DataWyst
Data wpływupole Data wpływu na dokumencie@DataWplywu
Data zakupupole Data zakupu na dokumencie@DataOperacji
Termin płatnościpole Termin płatności na dokumencie@TerminPlatnosci
Data bieżącamenu: Narzędzia/ Data bieżąca@DataBiezaca
Data obowiązku podatkowegopole Obowiązek podatkowy na dokumencie@DataObowPodat
Data prawa do odliczeniapole Prawo do odliczenia na dokumencie@DataPrawoOdlicz
Dokumenty kompensatData dokumentupole Data dokumentu@DataDok
Data bieżącamenu: Narzędzia/ Data bieżąca@DataBiezaca
Lista płacData wypłatypole Data wypłaty na dokumencie@DataWyplaty
Okres wypłatypole Okres do na dokumencie@DataOperacji
Data bieżącamenu: Narzędzia/ Data bieżąca@DataBiezaca
Noty odsetkoweData dokumentupole Data dokumentu@DataDok
Termin płatnościpole Termin płatności na dokumencie@TerminPlatnosci
Data bieżącamenu: Narzędzia/ Data bieżąca@DataBiezaca
Noty odsetkowe KHData dokumentupole Data dokumentu@DataDok
Termin płatnościpole Termin@TerminPlatnosci
Data bieżącamenu: Narzędzia/ Data bieżąca@DataBiezaca
Ponaglenie zapłatyData dokumentupole Data dokumentu@DataDok
Termin płatności odsetekpole Termin płatności odsetek@TerminPlatosciOdsetki
Termin płatności kosztów dodatkowychpole Termin płatności dla kosztów dodatkowych@TerminPlatnosciKoszty
Data bieżącamenu: Narzędzia/ Data bieżąca@DataBiezaca
Przesunięcia międzymagazynowe,
Przyjęcia wewnętrzne,
Rozchody wewnętrzne
Data wystawieniapole Data wystawienia na dokumencie@DataWyst
Data bieżącamenu: Narzędzia/ Data bieżąca@DataBiezaca
Przyjęcia kaucji, Przyjęcia zewnętrzneData wpływupole Data wpływu na dokumencie@DataWplywu
Data wystawieniapole Data wystawienia na dokumencie@DataWyst
Data przyjęciapole Data przyjęcia na dokumencie@DataOperacji
Data bieżącamenu: Narzędzia/ Data bieżąca@DataBiezaca
PW produkcyjneData wystawieniapole Data wystawienia na dokumencie@DataWyst
Data przyj. prod.pole Data przyj. prod.@DataOperacji
Data rozch. skł.pole Data rozch. skł.@DataRozch
Data bieżącamenu: Narzędzia/ Data bieżąca@DataBiezaca
Raporty kasa/bankData zamknięciapole Data zamknięcia na dokumencie@DataZamkn
Data bieżącamenu: Narzędzia/ Data bieżąca@DataBiezaca
Rozliczenia, Różnice kursowe, Różnice kursowe MWData rozliczeniapole Data rozliczenia na dokumencie@DataRozlicz
Data bieżącamenu: Narzędzia/ Data bieżąca@DataBiezaca
RW produkcyjneData rozchodupole Data rozchodu@DataRozch
Data bieżącamenu: Narzędzia/ Data bieżąca@DataBiezaca
Wydania kaucji, Wydania zewnętrzneData wystawieniapole Data wystawienia na dokumencie@DataWyst
Data wydaniapole Data wydania na dokumencie@DataWydania
Data bieżącamenu: Narzędzia/ Data bieżąca@DataBiezaca
Uwaga
Przystępując do księgowania, użytkownik z listy wybiera wzorzec księgowania dokumentów. Wzorzec można rozpoznać tylko po symbolu, nazwie oraz polu Uwagi. Oznacza to konieczność nadawania wzorcom czytelnych symboli, nazw.
Okna Warunku i Opisu wyposażono w przycisk  uruchamiającego Wizarda. Kliknięcie na przycisk powoduje wejście do odpowiedniego okna. Jeśli użyjemy klawisza przy Warunku, to otworzy się okno Warunek zadziałania schematu księgowego. Okno Warunek zadziałania schematu księgowego pozwala na definiowanie warunków (maksymalnie 2000 znaków), pozwalających na wybiórcze księgowanie dokumentów tj. tylko tych, które spełniają warunki w użytym schemacie. Na oknie Warunek zadziałania schematu funkcjonują przyciski.
Wizard – warunek zadziałania schematu księgowego
Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Kreatora schematu:  Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza schematu księgowego, z poziomu, którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.  Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań. Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych warunków zadziałania schematu.  – udostępnia listę identyfikatorów warunków: Opis, Kategorię dokumentu: ogólną, szczegółową, Kod, Typ podmioty, Typ zaliczkobiorcy itp.  – zatwierdza wybrany warunek. – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego warunku. – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonego warunku. Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładkę [Opis] pozwalającą na przejście do definiowania opisu w nagłówku schematu. Warunkiem może być:
  • Waluta – symbol @Waluta,
  • Opis – symbol @Opis,
  • Korekta zbiorcza – symbol @KorektaZbiorcza,
  • Płatność VAT w PLN – symbol @PlatnoscVatPLN (warunek dostępny tylko dla faktur sprzedaży i zakupu),
  • Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne jest pięć parametrów:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
    • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym – symbol @KatNagKontoWn
    • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym – symbol @KatNagKontoMa.
  • Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Kod – symbol @KodPodmiotu
    • Typ – symbol @TypPodmiotu
    • Konto odbiorcy – konto wprowadzone na karcie kontrahenta na zakładce [Księgowe] w polu Przychód – symbol @KontoPodmiotuOdb
    • Konto dostawcy – konto wprowadzone na karcie kontrahenta na zakładce [Księgowe] w polu Rozchód – symbol @KontoPodmiotuDost
    • Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
  • Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Konto płatnika 1 – konto wprowadzone na karcie płatnika np. na formularzu kontrahenta na zakładce [Księgowe] w polu Przychód – symbol @KontoPlatnikaOdb
    • Konto płatnika 2 – konto wprowadzone na karcie płatnika np. na formularzu kontrahenta na zakładce
    • [Księgowe]
    • w polu Rozchód – symbol @KontoPlatnikaDost
    • Kod – symbol @KodPlatnika
    • Typ – symbol @TypPlatnika
  • Magazyn – symbol @Magazyn
  • Faktury zaliczkowe – symbol @CzyZaliczkowa
  • Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut
  • Kod JPK_V7 w ramach którego dostępne są następujące parametry:
    • Kod JPK_V7 – symbol @KodJPK_V7. Po wyborze tej opcji pojawia się okno z listą kodów JPK_V7. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów zakupowych wyświetlana jest lista procedur i typów dokumentów dotyczących zakupu oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów sprzedażowych wyświetlana jest lista kodów towarowych oraz procedur i typów dokumentów dotyczących sprzedaży. Po wskazaniu przez użytkownika konkretnego kodu JPK_V7 pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie.
    • Czy jest kod JPK_V7 – symbol @JestKodJPK_V7. Po wyborze tej opcji pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie.
Wprowadzanie warunku zadziałania schematu Definiowanie warunku opiera się na czterech polach kreatora:
  • Łącznik – określenie sposobu łączenia warunków wyrażenia („i”, „lub”),
  • Funkcja – pozwala na uzależnienie definiowanego warunku od Opisu, Kategorii, Podmiotu,
  • Operator – pozwala na logiczne powiązanie funkcji z wartością,
  • Wartość – wartość funkcji. W przypadku Kodu Podmiotu oraz Opisu wartość należy wpisać „z ręki”. Dla kategorii ogólnej i szczegółowej wyświetlany jest słownik kategorii, typu podmiotu i zaliczkobiorcy. Możliwość wyboru: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i Wspólnicy, Urzędy, a dla Konta Wn i Ma kategorii wyświetla się Plan Kont.
Symb.OpisNazwaSymb.OpisSymb.Relacja
AND
OR
I
LUB
Waluta@WalutaWaluta dokumentu"="
">"
"<"
">="
"<="
"< >"
zawiera
nie zawiera
Równa się
Większy
Mniejszy
Większy lub równy
Mniejszy lub równy
Różny
Symbol waluty wprowadzonej w konfiguracji programu
Opis@OpisOpis Faktury VAT wprowadzony do pola obok pola kod kategoriiDowolna wartość wprowadzona „z ręki”
Korekta zbiorcza@KorektaZbiorczaFaktura jest korektą zbiorcząTak, Nie
Płatność VAT w PLN@PlatnoscVatPLNKwota VAT w PLN na fakturze w walucie obcej dla kontrahenta krajowegoTak, Nie
Kategoria szczegółowa@KategoriaNagKod kategorii szczegółowejKod kategorii szczegółowej ze słownika kategorii
Kategoria Ogólna@KategoriaOgolnaNagKod kategorii ogólnejKod kategorii ogólnej ze słownika kategorii
Opis kategorii@KategoriaOpisNagOpis kategorii ogólnej Opis kategorii ogólnej ze słownika kategorii
Konto Wn kategorii@KatNagKontoWnKonto Wn wprowadzone w segmencie księgowym na kategoriiKonkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Konto Ma kategorii@KatNagKontoMaKonto Ma wprowadzone w segmencie księgowym na kategoriiKonkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Kod Podmiotu@KodPodmiotuWartość wprowadzona „z ręki”
Typ Podmiotu@TypPodmiotuWybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
Konto odbiorcy@KontoPodmiotuOdbKonto wypełnione na karcie kontrahentaKonkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Konto dostawcy@KontoPodmiotuDostKonto wypełnione na karcie kontrahentaKonkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Typ Zaliczkobiorcy@TypZaliczkobiorcyWybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
Konto płatnika 1@KontoPlatnikaOdbKonto wprowadzone na karcie płatnikaKonkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Konto płatnika 2@KontoPlatnikaDostKonto wprowadzone na karcie płatnikaKonkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Magazyn@MagazynWybór z listy magazynów
Fa zaliczkowe@CzyZaliczkowaTak, Nie, Finalna
Wartość atrybutu@Dok_AtrybutAtrybut wybrany na fakturze o typie kontrahent lub dokument Wybór z listy atrybutów dla kontrahenta lub dokumentu o wartości wprowadzonej „z ręki”
Kod JPK_V7/ Kod JPK_V7@KodJPK_V7Kod JPK_V7 wybrany na dokumencieW przypadku schematów służących do księgowania dokumentów zakupowych wyświetlana jest lista procedur i typów dokumentów dotyczących zakupu oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów sprzedażowych wyświetlana jest lista kodów towarowych oraz procedur i typów dokumentów dotyczących sprzedaży. Po wskazaniu przez użytkownika konkretnego kodu JPK_V7 pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie
Kod JPK_V7/ Czy jest kod JPK_V7@JestKodJPK_V7Czy na dokumencie wybrano kod JPK_V7Tak, Nie
Wizard Opisu w nagłówku schematu księgowań Okno wyposażono w mechanizmy przenoszące do nagłówka zapisu księgowego odpowiedni opis pobierany z księgowanej faktury. Poniżej okno Wizarda nagłówka Opis. Formularz Opis wyposażono w dwie grupy przycisków. Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:  Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza pozycji zestawienia z poziomu, którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.  Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań. Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych symboli opisu.  – udostępnia listę identyfikatorów opisu: Numer, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową, Kod, Typ podmiotu.  – zatwierdza wybrany identyfikator opisu. – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego identyfikatora opisu.  – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonych identyfikatorów opisu. Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładkę Warunek pozwalającą na przejście do definiowania warunku w nagłówku schematu. Wprowadzanie identyfikatora opisu W celu wprowadzenia identyfikatora opisu należy wybrać przycisk . Pokaże się lista dostępnych opisów. Po wybraniu jednego z nich, należy dokonać jeszcze jego zatwierdzenia poprzez kliknięcie na przycisku  Zatwierdź. W dużym oknie zatytułowanym Opis pojawi się makro opisu np. @NumerPelny, jeżeli wybraliśmy Numer własny. Opisami mogą być:
  • Waluta – symbol @Waluta
  • Nr faktury – mechanizm Numer własny – symbol @NumerPelny
  • Opis faktury – mechanizm Opis – symbol @Opis
  • Kategoria dokumentu – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria szczegółowasymbol @KategoriaNag
    • Kategoria ogólnasymbol @KategoriaOgolnaNag
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag.
  • Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Kod podmiotusymbol @KodPodmiotu
    • Typ podmiotu – symbol @TypPodmiotu
    • Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
  • Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Kod podmiotusymbol @KodPodmiotu
    • Typ podmiotu – symbol @TypPodmiotu
  • Magazyn – symbol @Magazyn
  • Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut
  • Dowolny opis wprowadzony „z ręki” przez użytkownika.
    Faktura Sprzedaży
Dane pobierane są z księgowanej Faktury Sprzedaży i tak:
  • Nr dokumentu – pobierany jest z pola Dokument
  • Opis z pola znajdującego obok pola Kategoria
  • Kategoria ogólna bądź Kategoria szczegółowa – pobierane są z pola Kategoria, wktórym wyświetlany jest kod kategorii (ogólnej bądź szczegółowej, w zależności od tego, którą wybrał użytkownik)
  • Kod podmiotu – pobierany jest z pola Kontrahent
  • Typ podmiotu – pobierany jest zgodnie ze słownikiem, do którego należy podmiot z dokumentu
  • Magazyn – jest pobierany zgodnie z polem Magazyn.
Definiowanie elementu w schemacie księgowań Po zakończeniu etapu definiowania nagłówka schematu, przycisk  pozwala na powrót do formularza zatytułowanego Schemat księgowy, z poziomu którego wprowadza się kolejne pozycje wzorca. Każda z pozycji odpowiada pojedynczemu dekretowi (pozycji) w zapisie księgowym. Formularz posiada dwie zakładki: [Ogólna] – służy do definiowania poszczególnych pozycji schematu księgowań [Pozostałe] – pozwala na połączenie danego wzorca z innymi schematami księgowań tego samego typu. Formularz pozycji schematu księgowań – zakładka [Ogólne] Formularz zakładki swą konstrukcją przypomina formularz zapisu księgowego. Posiada nagłówek z polami:
  • Symbol – symbol schematu księgowań
  • Nazwa – nazwa schematu księgowań
  • Dziennik – dzienniki księgowań, w którym będą generowane dekrety w oparciu o księgowane dokumenty
  • Pobierz datę księgowania z Konfiguracji – parametr określający, z jaką datą księgowane będą dokumenty
  • Warunek – warunki, jakie powinien spełniać księgowany dokument
  • Opis – identyfikatory opisów odpowiedzialne za przenoszenie opisów z odpowiednich pól dokumentu do nagłówka zapisu księgowego
  • Parametr – Księgowanie przez bufor – odpowiedzialny za umieszczanie dekretów w buforze lub na liście zapisów zatwierdzonych oraz część pokazującą zdefiniowane pozycje będące odpowiednikami pozycji zapisu księgowego tzw. dekretów.
Lista elementów schematu księgowego
Formularz posiada dwie grupy przycisków. Grupa pierwsza jest ściśle związana z definiowaną pozycją schematu. Składają się na nią poniższe ikony:  Nowa pozycja schematu – dodanie nowej pozycji schematu księgowań  Edycja pozycji schematu – podgląd elementu schematu księgować z możliwością dokonania zmian  Usuń pozycję – kasowanie pozycji schematu księgowań     – Przesuń pozycję w górę, Przesuń pozycję w dół – służące do zamiany wskazanej pozycji z pozycją sąsiednią, która znajduje się odpowiednio powyżej lub poniżej wskazanej pozycji. Ikony są aktywne w zależności od położenia danej pozycji tzn., jeśli dana pozycja jest pierwszą na liście to opcja w górę jest nieaktywna, a jeśli jest ostatnią na liście, to opcja w dół jest nieaktywna. Grupa druga zawiera przycisk:  Sprawdzanie poprawności działania schematu W celu dodania nowej pozycji schematu należy wybrać przycisk  Dodaj. Otwiera on okno elementu schematu księgowań. Formularz wyposażono w następujące pola:
  • Konta księgowe Wn i Ma,
  • Podział na słowniki,
  • Podział na kategorie,
  • Kwota,
  • Opis,
  • Warunek zadziałania schematu księgowań,
  • Rozrachunek,
  • Księgowanie walutowe – pole to jest widoczne przy włączonym module Księga Handlowa Plus i dostępne tylko dla tych schematów, które wykorzystują kwoty w walucie.
Element schematu księgowego
Elementowi schematu z tego poziomu należy przypisać jedno lub dwa konta księgowe. Mogą być wpisane lub wybrane z listy kont udostępnianej po kliknięciu na przyciskach Konto Wn, Konto Ma. Poza tym obok pola konto Wn i Ma istnieje możliwość rozwinięcia podmenu następującymi makrami:
  • Kategoria dokumentu – w ramach której dostępne są dwa parametry:
    • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoWn,
    • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoMa.
  • Kategoria pozycji – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoWn,
    • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoMa.
  • Podmiot:
    • Konto Odbiorcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe], wpolu Przychód – symbol @KontoPodmiotuOdb,
    • Konto Dostawcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe], wpolu Rozchód – symbol @KontoPodmiotuDost.
  • Płatnik:
    • Konto płatnika 1 – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe], wpolu Przychód lub Konto 1 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaOdb,
    • Konto płatnika 2 – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe], wpolu Rozchód lub Konto 1 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaDost.
  • Magazyn:
    • @KontoMagazyn – odwołuje się do konta magazynu wybranego w nagłówku dokumentu (w schematach służących do księgowania dokumentów handlowych i magazynowych, za wyjątkiem schematów o typie Przesunięcia międzymagazynowe),
    • @KontoElemMagazyn – odwołuje się do konta wskazanego na pozycji cennikowej towaru (zakładka [Zasoby]) wybranego w pozycji dokumentu (w schematach służących do księgowania dokumentów handlowych i magazynowych, za wyjątkiem schematów o typie Przesunięcie międzymagazynowe),
    • @KontoMagazyn – odwołuje się do konta magazynu określonego na dokumencie Przesunięcie międzymagazynowe jako magazyn źródłowy (w schemacie o typie Przesunięcia międzymagazynowe),
    • @KontoMagDocelowy – odwołuje się do konta magazynu wybranego na dokumencie Przesunięcie międzymagazynowe jako magazyn docelowy (w schemacie o typie Przesunięcie międzymagazynowe).
Opis analityczny:
  • OpisAnalitycznyKonto1(’NAZWA WYMIARU’):
    • w przypadku wymiaru o typie Opisowy umożliwia księgowanie na konto wskazane na elemencie wybranego w schemacie wymiaru,
    • w przypadku wymiaru o typie Z planu kont umożliwia księgowanie na konkretne konto z planu kont uzupełnione na pozycji opisu analitycznego na dokumencie,
    • w przypadku wymiaru o typie Kategoria umożliwia księgowanie na konto wskazane na formularzu kategorii w polu Konto – segment Wn,
    • w przypadku wymiaru o typie Słownik – Kontrahent/ Pracownik/ Wspólnik umożliwia księgowanie na konto wskazane na formularzu danego podmiotu w polu Przychód/ Konto 1,
    • w przypadku wymiaru o typie Słownik – Towar/ Środek trwały/ Bank/ Urząd nie ma możliwości skorzystania z powyższego makra.
  • OpisAnalitycznyKonto2(’NAZWA WYMIARU’):
    • w przypadku wymiaru o typie Opisowy umożliwia księgowanie na konto wskazane na elemencie wybranego w schemacie wymiaru,
    • w przypadku wymiaru o typie Z planu kont umożliwia księgowanie na konkretne konto z planu kont uzupełnione na pozycji opisu analitycznego na dokumencie,
    • w przypadku wymiaru o typie Kategoria umożliwia księgowanie na konto wskazane na formularzu kategorii w polu Konto – segment Ma,
    • w przypadku wymiaru o typie Słownik – Kontrahent/ Pracownik/ Wspólnik umożliwia księgowanie na konto wskazane na formularzu danego podmiotu w polu Rozchód/ Konto 2,
    • w przypadku wymiaru o typie Słownik – Towar/ Środek trwały/ Bank/ Urząd nie ma możliwości skorzystania z powyższego makra
  • @OpisAnalitycznyElement(’NAZWA WYMIARU’):
    • w przypadku wymiaru o typie Opisowy umożliwia księgowanie na konto utworzone na podstawie kodu podwymiaru lub kodu elementu wymiaru,
    • w przypadku wymiaru o typie Z planu kont umożliwia księgowanie na konkretne konto z planu kont uzupełnione na pozycji opisu analitycznego na dokumencie,
    • w przypadku wymiaru o typie Kategoria umożliwia księgowanie na konto utworzone na podstawie kodu kategorii,
    • w przypadku wymiaru o typie Słownik umożliwia księgowanie na konto utworzone na podstawie kodu danego słownika.
Parametr Podział na kategorie – pozwala na księgowanie pozycji faktury wg kategorii ogólnej lub szczegółowej. Efekt użycia tego parametru to utworzenie pozycji księgowych (dekretów) odpowiadających poszczególnym kategoriom przypisanym do pozycji dokumentu (np. Faktury Sprzedaży). Parametr Podział na słowniki – dostępne są następujące typy słowników: Podmioty, Zaliczkobiorcy, Towary oraz Płatnicy. Typ Towar – w programie konta księgowe związane z zakupem, sprzedażą towarów mogą być zakładane automatycznie w oparciu o grupy towarowe oraz o rodzaj asortymentu. Jeżeli użytkownik chce uzyskać taki efekt, zakładając konto księgowe np. 730 Sprzedaż towarów, powinien nadać mu status konta słownikowego Towary z podziałem na grupy. Jeżeli w trakcie księgowania nie zostanie znalezione konto analityczne spełniające kryterium zadeklarowane w konfiguracji, program je automatycznie założy. Typ Podmioty – system, oprócz umiejętności automatycznego zakładania kont księgowych w oparciu o towary oraz grupy towarowe, wyposażono w mechanizmy automatycznego zakładania kont analitycznych dla Kontrahentów, Pracowników, Wspólników, Banków, Urzędów. Konta dla kontrahentów mogą być zakładane w oparciu o: Kod kontrahenta lub NIP, ewentualnie Identyfikator liczbowy. Aby mechanizm automatycznego zakładania kont zadziałał Użytkownik musi: W menu Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczyć parametr Automatyczne zakładanie kont słownikowych i wybrać jeden z trzech identyfikatorów konta (Kod, NIP, Identyfikator liczbowy). W Planie Kont konta syntetyczne takie jak: Rozrachunki z odbiorcami (np. konto 201) oraz Rozrachunki z dostawcami (np. konto 202) muszą mieć przypisany status kont słownikowych wg kontrahentów. Jeżeli przed rozpoczęciem definiowania schematu dwie powyższe czynności zostały wykonane, pozycja wzorca opierająca się na koncie słownikowym 201 Rozrachunki z odbiorcami, będzie księgować wskazaną kwotę z faktury na odpowiednie konto analityczne kierując się odpowiednimi danymi kontrahenta (Kodem, NIP-em, lub Identyfikatorem). Jeżeli w trakcie księgowania nie zostanie znalezione konto analityczne spełniające kryterium zadeklarowane w konfiguracji, program je automatycznie założy. Typ Zaliczkobiorcy – system, oprócz umiejętności automatycznego zakładania kont księgowych w oparciu o towary oraz grupy towarowe i słowniki, wyposażono w mechanizmy automatycznego zakładania kont analitycznych dla zaliczkobiorców. Muszą być spełnione następujące warunki:
  • Konto syntetyczne musi być kontem słownikowym powiązanym ze słownikiem pracowników,
  • Na dokumencie musi być określony zaliczkobiorca.
Trzy ostatnie pola – Kwota, Opis, Warunek – wyposażono w przycisk uruchamiający kreator kwot, opisów czy też warunków. Typ Płatnicy odwołuje się do Płatnika wybranego na zdarzeniu w Preliminarzu płatności. Parametr Księgowanie walutowe- dostępny tylko w przy aktywnym module Księga Handlowa Plus. Pozwala na zaksięgowanie faktury na konto walutowe np. na konto kontrahenta zagranicznego. Jeśli w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa jest zaznaczony parametr Subanalityki walutowe na kontach słownikowych, wówczas podczas księgowania zostanie utworzone konto analityczne kontrahenta z oznaczeniem symbolu waluty np. 202-ABC-EURO. Parametr Rozrachunek – zaznaczenie parametru na pozycji, gdzie użyto konto rozrachunkowe, powoduje, że po zaksięgowaniu dekret pojawi się w opcji Księgowość/ Rozrachunki. Pozwoli to na parowanie ze sobą dekretów na kontach rozrachunkowych. Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Definicja kwoty Kwota (wartość liczbowa) opisywana jest za pomocą dwóch parametrów: Współczynnik – pozwala na zaksięgowanej kwoty ze znakiem plus, minus, jak również na przemnożenie, podzielenie kwoty przez wartość liczbową do dwóch miejsc przed przecinkiem i sześciu miejsc po przecinku. Działanie typu mnożenie, dzielenie przez współczynnik może być wykorzystane do rozksięgowania kwot z kont zespołu „4” na konta zespołu „5”. Kwota – pozwala na wybranie jednego z identyfikatorów kwot z faktury. Podzielone zostały na grupy: Wartość, Pozycje, Kwoty VAT, Płatności oraz FS Finalne:
  • Wartość pozwala na przypisanie, a następnie zaksięgowanie dowolnej kwoty,
  • Identyfikatory kwot z grupy Pozycje to: Wartość netto, Wartość brutto, Wartość akcyzy. Są związane z elementami faktury
    Wizard elementu schematu księgowań Definicja Kwoty
  • Identyfikatory kwot z grupy Kwoty VAT to między innymi: Netto razem, Netto nie podlega, Netto zwolnione, Netto 0%, Netto 3%, Akcyza. Są to łączne kwoty z nagłówka faktury.
  • Identyfikatory kwot z grupy Płatności to: Kwota płatności, Razem, Zapłacono, Zapłacono gotówką, Pozostaje, Zaliczka pracownika i są związane z płatnościami na danym dokumencie.
  • Identyfikatory kwot z grupy Fa finalne to Zaliczki netto, Zaliczki brutto, zaliczki VAT (tylko dla faktur sprzedaży).
  • Dla faktur zakupu dostępna jest jeszcze Kwota celna.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
  • Identyfikator kwoty z grupy Opis analityczny  to Kwota opisu
Oprócz przycisków, okno wyposażone jest w zakładki [Warunek][Opis], pozwalające na przejście do definiowania warunku lub opisu pozycji schematu bez ponownego uruchamiania kreatora.
Uwaga
Nie wolno w schemacie księgowym użyć identyfikatora kwoty brutto z grupy Pozycje oraz identyfikatora kwoty netto z grupy Kwoty VAT i na odwrót. Używając identyfikatorów kwot z grupy Pozycje (brutto, netto), z grupy Kwoty VAT można użyć jedynie identyfikatorów odpowiadających kwotom VAT.
Uwaga
Jeżeli chcemy księgować wg kategorii lub wg towarów schemat księgowy, należy oprzeć na kwotach z grupy Pozycje.
Uwaga
Warunkiem automatycznych rozliczeń i rozrachunków jest zaksięgowanie dokumentów schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci.
Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Opis Okno Opis zawiera mechanizmy pozwalające na przenoszenie do pozycji zapisu księgowego odpowiednich opisów pobieranych z księgowanej faktury. Oprócz przycisków, okno wyposażone jest w zakładki [Kwota][Warunek] pozwalające na przejście do definiowania kwoty lub  definiowania warunku bez ponownego uruchamiania kreatora. Poniżej okno Wizarda pozycji schematu księgowań Opis. Formularz Opis posiada w dwie grupy przycisków. Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:  Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje wejście do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.  Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.
Wizard pozycji Opis
Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych symboli opisu.  – udostępnia listę identyfikatorów opisu między innymi: Numer, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię.szczegółową  – zatwierdza wybrany identyfikator opisu.  – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego identyfikatora opisu.  – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonych identyfikatorów opisu. Wprowadzanie identyfikatora opisu W celu wprowadzenia identyfikatora opisu należy wybrać przycisk . Pokaże się lista dostępnych opisów. Po wybraniu jednego z nich, należy dokonać jeszcze jego zatwierdzenia kliknięciem na przycisku  Zatwierdź. W dużym oknie zatytułowanym Opis pojawi się makro opisu np. @NumerPelny, jeżeli wybraliśmy Numer własny. Opisami mogą być:
  • Waluta – symbol @Waluta
  • Nr faktury – mechanizm Numer własny – symbol @NumerPelny
  • Opis faktury – mechanizm Opis – symbol @Opis
  • Kategoria dokumentu – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag.
  • Kategoria pozycji – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaElem
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaElem
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisElem.
  • Płatności – Waluta płatności – symbol @WalutaPlatnosci
  • Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Kod podmiotu – symbol @KodPodmiotu
    • Typ podmiotu – symbol @TypPodmiotu
    • Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
  • Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Kod płatnika – symbol @KodPlatnika
    • Typ płatnika – symbol @TypPlatnika
  • Towar – symbol @NazwaTowaru
  • Magazyn – symbol @Magazyn
  • Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’)
  • Kwota celna – symbol @NazwaKwotyCelnej (opis dostępny tylko dla faktur zakupu)
  • Opis analityczny – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
    • Konto 1 elementu wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyKonto1(’NAZWA WYMIARU’)
    • Konto 2 elementu wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyKonto2(’NAZWA WYMIARU’)
    • Ostatni element pozycji wymiaru– symbol @OpisAnalitycznyElement(’NAZWA WYMIARU’)
    • Pozycja wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyPozycja(’NAZWA WYMIARU’).
  • Dowolny opis wprowadzony „z ręki” przez użytkownika.
Dane pobierane są między innymi z księgowanej Faktury Sprzedaży i tak:
  • Nr dokumentu pobierany jest z pola Dokument
  • Kod podmiotu pobierany z pola Kontrahent
  • Opis z pola znajdującego obok pola Kategoria
  • Kategoria ogólna bądź Kategoria szczegółowa pobierane są z pola Kategoria, w którym wyświetlany jest kod kategorii (ogólnej bądź szczegółowej, w zależności od tego, którą wybrał użytkownik).
Faktura Sprzedaży
Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Warunek zadziałania elementu schematu księgowego Po zatwierdzeniu odpowiednich identyfikatorów opisu za pomocą przycisku  Zatwierdź, wybierając kolejną zakładkę [Warunek] lub ikonę  i uruchamiając Wizarda przy polu Warunek przechodzimy do ostatniego już okna pozycji zatytułowanego Warunek zadziałania schematu księgowego.
Wizard pozycji – Warunek zadziałania elementu schematu księgowego
Pozwala on na definiowanie warunków (maksymalnie 2000 znaków), jakie powinny być spełnione przez pozycje na fakturze, aby zostały zaksięgowane wg danej pozycji schematu księgowego. Na oknie Warunek zadziałania schematu funkcjonują dokładnie te same przyciski co na oknie Opis. Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:  Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.  Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań. Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych warunków zadziałania schematu:  – udostępnia listę identyfikatorów warunków, między innymi: Numer, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową.  – zatwierdza wybrany warunek. – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego warunku.  – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonego warunku. Warunkiem może być:
  • Waluta – @Waluta
  • Opis – symbol @Opis
  • Płatność VAT w PLN – symbol @PlatnoscVatPLN (warunek dostępny tylko dla faktur sprzedaży i zakupu)
  • Korekta zbiorcza – symbol @KorektaZbiorcza
  • Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są parametry:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
    • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoWn
    • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoMa.
  • Kategoria pozycji – w ramach, której dostępne są parametry:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @Kategoria Elem
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaElem
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
    • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoWn
    • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoMa.
  • Płatności – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Waluta płatności – symbol @WalutaPlatnosci
    • Kierunek przepływu pieniędzy – symbol @PlatKierunek.
  • Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Kod – symbol @KodPodmiotu
    • Typ – symbol @TypPodmiotu
    • Konto Odbiorcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe], w polu Przychód – symbol @KontoPodmiotuOdb
    • Konto Dostawcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe], w polu Rozchód – symbol @KontoPodmiotuDost
    • Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
  • Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Konto płatnika 1 – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe], w polu Przychód lub Konto 1 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaOdb
    • Konto płatnika 2 – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe], w polu Rozchód lub Konto 2 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaDost
    • Kod – symbol @KodPlatnika
    • Typ – symbol @TypPlatnika.
  • Magazyn – symbol @Magazyn.
  • FS zaliczkowe – (warunek dostępny tylko dla faktur sprzedaży) w ramach, których dostępne są następujące parametry:
    • Faktura zaliczkowa – symbol @CzyZaliczkowa =’TAK’
    • Faktura finalna do zaliczkowej – symbol @CzyZaliczkowa =’FINALNA’
    • Faktura zwykła – symbol @CzyZaliczkowa =’NIE’.
  • Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’) =’wartość atrybutu’
  • Kwota celna – symbol @NazwaKwotyCelnej (warunek dostępny tylko dla faktur zakupu)
  • Kod JPK_V7 w ramach którego dostępne są następujące parametry:
    • Kod JPK_V7 – po wyborze tej opcji pojawia się okno z listą kodów JPK_V7. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów zakupowych wyświetlana jest lista procedur i typów dokumentów dotyczących zakupu oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów sprzedażowych wyświetlana jest lista kodów towarowych oraz procedur i typów dokumentów dotyczących sprzedaży. Po wskazaniu przez użytkownika konkretnego kodu JPK_V7 pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie.
    • Czy jest kod JPK_V7 – po wyborze tej opcji pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
  • Opis analityczny – w ramach, których dostępne są następujące parametry:
    • Konto 1 elementu wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyKonto1(’NAZWA WYMIARU’)
    • Konto 2 elementu wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyKonto2(’NAZWA WYMIARU’)
    • Ostatni element pozycji wymiaru– symbol @OpisAnalitycznyElement(’NAZWA WYMIARU’)
    • Pozycja wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyPozycja(’NAZWA WYMIARU’).
Wprowadzanie warunku zadziałania schematu Definiowanie warunku opiera się na czterech polach kreatora: Elementy definicji warunku załączono w poniższej Tabeli.
  • Łącznik – określenie sposobu łącznia warunków wyrażenia („i”, „lub”)
  • Funkcja – pozwala na uzależnienie definiowanego warunku od Nr dokumentu, Opisu, Kategorii
  • Operator – pozwala na logiczne powiązanie funkcji z wartością
  • Wartość – wartość funkcji. W przypadku Nr dokumentu oraz Opisu, wartość należy wpisać „z ręki”. Dla kategorii wyświetlany jest słownik kategorii.
Elementy definicji warunku załączono w poniższej Tabeli.

Elementy definicji


ŁącznikFunkcjaOperatorWartość
Symb.OpisNazwaSymb.OpisSymb.Relacja

AND
OR

I
LUB

Waluta@WalutaSymbol waluty Faktury VATJedna z walut wprowadzonych w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty
Opis@OpisOpis Faktury VAT wprowadzony do pola obok pola kod kategoriiDowolna wartość wprowadzona „z ręki
Płatność VAT w PLN@PlatnoscVatPLNKwota VAT w PLN na fakturze w walucie obcej dla kontrahenta krajowego=Równa sięTak, Nie
Korekta zbiorcza@KorektaZbiorczaDokument jest korektą zbiorczą>WiększyTak, Nie
Kategoria dokumentu szczegółowa@KategoriaNagKod kategorii szczegółowej<MniejszyKod kategorii szczegółowej ze słownika kategorii
Kategoria dokumentu ogólna@Kategoria OgolnaNagKod kategorii ogólnej>=Większy lub równy Kod kategorii ogólnej ze słownika kategorii
Opis kategorii@KategoriaOpis NagOpis kategorii ogólnej <=Mniejszy lub równyOpis kategorii ze słownika kategorii
Konto Wn kategorii@KatNagKonto WnKonto Wn wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii użytej w nagłówku dokumentu<>RóżnyKonkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Konto Ma kategorii"@"KatNag Konto MaKonto Ma wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii użytej w nagłówku dokumentuKonkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Kategoria pozycji szczegółowa@Kategoria ElemKod kategorii szczegółowej pozycji dokumentuKod kategorii szczegółowej ze słownika kategorii
Kategoria pozycji ogólna"@"Kategoria OgolnaElemKod kategorii ogólnej pozycji dokumentuKod kategorii ogólnej ze słownika kategorii
Opis kategorii pozycji@Kategoria OpisElemOpis kategorii pozycjiOpis kategorii ze słownika kategorii
Konto Wn kategorii@KatElem KontoWnKonto Wn wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii użytej w pozycji dokumentuKonkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Konto Ma kategorii"@KatElem KontoMaKonto Ma wprowadzone w segmencie księgowym na kategorii użytej w pozycji dokumentuKonkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Waluta płatności@WalutaPlatnosciWybór z listy walut lub wartość wprowadzona „z ręki”
Kierunek przepływu pieniędzy@PlatKierunekWpłata lub wypłataWartość przepisana przez wybór z listy (1 – wpłata, -1 – wypłata)
Kod Podmiotu@Kod PodmiotuWartość wprowadzona „z ręki”
Typ Podmiotu@Typ PodmiotuWybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
Konto odbiorcy@Kontopodmiotu OdbKonto wypełnione na karcie kontrahentaKonkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Konto dostawcy@Kontopodmiotu DostKonto wypełnione na karcie kontrahentaKonkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Typ Zaliczko-bior.@TypZaliczkobiorcyWybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
Konto płatnika 1@KontoPlatnikaOdbKonto wypełnione na karcie kontrahenta (płatnika) lub pracownikaKonkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Konto płatnika 2@KontoPlatnikaDostKonto wypełnione na karcie kontrahenta (płatnika) lub pracownikaKonkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Kod Płatnika@KodPlatnikaWartość wprowadzona „z ręki”
Typ Płatnika@TypPlatnikaWybór z listy: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy
Magazyn@MagazynWybór z listy magazynów
Docelowy @MagDocelowyDotyczy tylko dokumentów Przesunięcia międzymagazynoweWybór z listy magazynów
Fa zaliczkowe@CzyZaliczkowaFaktura zaliczkowaWybór z listy: Faktura zaliczkowa, Faktura finalna do zaliczkowej, Faktura zwykła
Kod JPK_V7@KodJPK_V7Kod JPK_V7 wybrany na dokumencieW przypadku schematów służących do księgowania dokumentów zakupowych wyświetlana jest lista procedur i typów dokumentów dotyczących zakupu oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów sprzedażowych wyświetlana jest lista kodów towarowych oraz procedur i typów dokumentów dotyczących sprzedaży. Po wskazaniu przez użytkownika konkretnego kodu JPK_V7 pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie
Kod JPK_V7/ Czy jest kod JPK_V7@JestKodJPK_V7Czy na dokumencie wybrano kod JPK_V7Tak, Nie
Kwota celna@NazwaKwotyCelnejNazwa kwoty celnejWybór z listy: Koszt transportu, Wartość akcyzy, Wartość cła
Konto 1 elementu wymiaru@OpisAnalitycznyKonto1('NAZWA WYMIARU')Numer konta księgowegoKonkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Konto 2 elementu wymiaru@OpisAnalitycznyKonto2('NAZWA WYMIARU')Numer konta księgowegoKonkretne konto z Planu Kont lub wartość wprowadzona „z ręki”
Ostatni element pozycji wymiaru@OpisAnalitycznyElement('NAZWA WYMIARU')Kod podwymiaru, kod elementu wymiaru, konto księgowe, kod kategorii lub akronim słownikaWybór z listy elementów wymiaru
Pozycja wymiaru@OpisAnalitycznyPozycja('NAZWA WYMIARU')Cała pozycja opisu analitycznego na dokumencie z pominięciem kodu wymiaruWybór z listy elementów wymiaru

Wizard w polu Konto

W elemencie schematu księgowego w polu Konto Wn i Konto Ma jest dostępny wizard obok kont odwołujący się do zdefiniowania dłuższych wyrażeń, np. funkcji serwerowych.
Kreator schematu – konto Wn
 

Lista schematów księgowych

https://www.youtube.com/watch?v=5Atl3LTSM00

Wstęp

W systemie Comarch ERP Optima zautomatyzowano księgowanie dokumentów źródłowych: Faktur Zakupu, Faktury Sprzedaży, dokumentów magazynowych (Przyjęć zewnętrznych, Wydań zewnętrznych, Przesunięć międzymagazynowych, itp.), listy płac, odpisów amortyzacyjnych itd. Automatyczne księgowanie dokumentów odbywa się w miejscu ich powstania za pośrednictwem mechanizmów nazywanych Schematami Księgowymi (pobierz przykładowe schematy księgowań).
Wskazówka
Schemat księgowy należy zaimportować z poziomu Księgowość/Inne/Schematy księgowe naciskając ikonę  , wskazując plik z dysku a następnie wykonując import za pomocą ikony .
Wyjątkiem są faktury VAT, które po zaznaczeniu parametru Księgowanie faktur VAT przez rejestr VATKonfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa mogą być zaksięgowane z poziomu Rejestrów VAT. Poza tym wyjątkiem oznacza to, że: dokumenty handlowe takie jak Faktury Sprzedaży, Faktury Zakupu, paragony księguje się z poziomu modułu Faktury, dokumenty magazynowe (Wydania zewnętrzne, Przyjęcia zewnętrzne, Przyjęcia wewnętrzne, Rozchody wewnętrzne, Przesunięcia międzymagazynowe, Wydania kaucji, Przyjęcia kaucji) z poziomu modułu Handel, dokumenty kasowo/bankowe z poziomu modułu Kasa/Bank, listę płac z poziomu modułu Płace i Kadry, faktury kosztowe z poziomu Rejestru VAT. Ponadto możliwe jest automatyczne księgowanie kwot z deklaracji podatkowych (PIT-36, PIT-36L, CIT-8, VAT-7, VAT-8, VAT-9M, JPK_V7), odsetek do zapłaty z Not Odsetkowych, różnic kursowych i rozliczeń (kompensat) z modułu Kasa/Bank. Budowa schematu księgowego swą konstrukcją przypomina budowę zapisu księgowego. Składa się z nagłówka oraz pozycji odpowiadającym poszczególnym dekretom księgowym. Poniższy rozdział opisuje zasady tworzenia schematów księgowych oraz szczegółowe rozwiązania dla różnych typów dokumentów źródłowych.

Lista schematów księgowań

Budowa schematów księgowych odbywa się na poziomie menu Księgowość/ Inne/ Schematy Księgowań. Przystępując do definiowania, użytkownik musi wybrać jeden z dostępnych typów schematów powiązanych z rodzajem dokumentów. Poniżej opis typów schematów.
Typ schematuOpis
Amortyzacja środków trwałychAutomatyczne księgowanie odpisów amortyzacyjnych z poziomu Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych (typ dokumentów – Amortyzacja)
Deklaracje/JPKAutomatyczne księgowanie kwot podatku do zapłacenia z poziomu Księgowość/ PIT/ Zaliczki na PIT-36 lub PIT-36L lub Księgowość/ CIT/ Zaliczki na CIT-8 lub Rejestry VAT/ Pliki JPK_V7 lub Deklaracje VAT-8 lub VAT-9M lub Rejestry VAT/ Inne/ Deklaracje VIU-DO lub VAT-7 lub Płace i Kadry/ Deklaracje ZUS rozliczeniowe lub Zaliczki na PIT-4R lub Podatek na PIT-8AR lub Deklaracje PPK lub Handel/ Inne/ Deklaracja AKC-WW lub Handel/ Inne/ Deklaracje CUK-1.
DelegacjeAutomatyczne księgowanie delegacji, menu:
Kasa/Bank /Delegacje
Dokumenty kompensatAutomatyczne księgowanie Dokumentów kompensat, menu: Kasa/Bank/ Dokumenty kompensat
Dokumenty wewnętrzne sprzedażyAutomatyczne rozksięgowanie kwoty z Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży, z poziomu Handel/ Inne/ Dowody Wewnętrzne sprzedaży
Dokumenty wewnętrzne zakupuAutomatyczne rozksięgowanie kwoty z Dowodów Wewnętrznych Zakupu, z poziomu Handel/ Inne/ Dowody Wewnętrzne Zakupu
Ewidencja kosztówAutomatyczne zaksięgowanie dokumentów z ewidencji dodatkowej, menu: Rejestry VAT/ Ewidencja dodatkowa – zakładka Koszty
Ewidencja przychodówAutomatyczne zaksięgowanie dokumentów z ewidencji dodatkowej, menu Rejestry VAT/Ewidencja dodatkowa – zakładka Przychody
Faktury sprzedażyAutomatyczne rozksięgowanie kwoty z Faktur Sprzedaży, z poziomu Handel/ Faktury Sprzedaży
Faktury zakupuAutomatyczne rozksięgowanie kwoty z Faktur Zakupu, z poziomu Handel/ Faktury Zakupu
Likwidacja środków trwałychAutomatyczne księgowanie dokumentów likwidacji środków trwałych, z poziomu Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych (typ dokumentów - Likwidacja)
Lista płacAutomatyczne rozksięgowanie kwoty z listy płac, z poziomu Płace i Kadry/ Listy płac
Noty odsetkoweAutomatyczne zaksięgowanie kwot odsetek, z poziomu
Kasa/Bank/ Noty odsetkowe
Noty odsetkowe KHAutomatyczne zaksięgowanie kwot odsetek, z poziomu
Księgowość/ Rozrachunki/ Noty odsetkowe
Otrzymanie środków trwałychAutomatyczne księgowanie dokumentów otrzymania środków trwałych, z poziomu Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych (typ dokumentów – Otrzymanie)
ParagonyAutomatyczne rozksięgowanie kwot z paragonów, z poziomu Handel/ Paragony
Ponaglenie zapłatyAutomatyczne księgowanie kwoty odsetek lub kosztów, z poziomu Kasa/Bank/ Ponaglenia zapłaty
Przesunięcia międzymagazynoweAutomatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu Przesunięcia międzymagazynowe, z poziomu Handel/ Inne/ Przesunięcia międzymagazynowe
Przeszacowanie środków trwałychAutomatyczne księgowanie dokumentów dot. przeszacowania środków trwałych, z poziomu Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych (typ dokumentów - Przeszacowanie)
Przyjęcia kaucjiAutomatyczne księgowanie dokumentów magazynowych typu WKA, z poziomu Handel/ Inne/ Przyjęcia Kaucji
Przyjęcia wewnętrzneAutomatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu PW, z poziomu Handel/ Inne/ Przyjęcie Wewnętrzne
Przyjęcia zewnętrzneAutomatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu PZ, z poziomu Handel/ Przyjęcie Zewnętrzne
PW produkcyjneAutomatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu PW, z poziomu Handel/ Inne/ Kompletacja – przyjęcie produktów
Raporty kasa/bankAutomatyczne rozksięgowanie kwot z raportu kasowego lub bankowego, z poziomu Kasa/Bank/ Raporty Kasowe/Bankowe
Rejestr sprzedaży VATAutomatyczne rozksięgowanie kwot z dokumentów sprzedaży wprowadzonych bezpośrednio do Rejestru Sprzedaży VAT, z poziomu Rejestry VAT/Rejestry VAT ( zakładka Rejestry Sprzedaży)
Rejestr zakupów VATAutomatyczne rozksięgowanie kwot z dokumentów zakupu wprowadzonych bezpośrednio do rejestru zakupu VAT, menu: Rejestry VAT/ Rejestry VAT (zakładka Rejestry Zakupu)
Rozchody wewnętrzneAutomatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu RW, z poziomu Handel/ Inne/ Rozchody wewnętrzne
RozliczeniaAutomatyczne księgowanie rozliczeń, menu:
Kasa/Bank /Rozliczenia
Różnice kursoweAutomatyczne zaksięgowanie różnic kursowych, menu:
Kasa/Bank /Różnice kursowe
Różnice kursowe MWAutomatyczne zaksięgowanie różnic kursowych z Magazynu Walut, menu:
Kasa/Bank /Magazyn walut – zakładka Różnice kursowe
RW produkcyjneAutomatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu RW, z poziomu Handel/ Inne/ Kompletacja – rozchody składników
Tax FreeAutomatyczne księgowanie dokumentów Tax Free, menu: Handel/ Inne/ Tax Free
Ulepszenie środków trwałychAutomatyczne księgowanie dokumentów ulepszeń środków trwałych, menu: Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych (typ - Ulepszenie)
Wydania kaucjiAutomatyczne księgowanie dokumentów magazynowych typu WKA, z poziomu Handel/ Inne/ Wydania Kaucji
Wydania zewnętrzneAutomatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu WZ, z poziomu Handel/ Inne/ Wydania zewnętrzne
Na liście Schematy Księgowań funkcjonują następujące przyciski:   Eksportuj formaty do pliku – przycisk pozwala na eksport schematu księgowań do pliku XML   Importuj formaty z pliku – przycisk pozwala na import schematu księgowań z pliku XML. Dodaj wzorcowe schematy księgowe – przycisk umożliwia dodanie wzorcowych schematów księgowych, za pomocą których użytkownik ma możliwość księgowania podstawowych, uniwersalnych operacji gospodarczych, jakie mają miejsce w przedsiębiorstwie. Dostępny jest również parametr Pokazuj nieaktywne, którego odznaczenie pozwala na zawężenie listy tylko do schematów aktywnych, czyli nadal wykorzystywanych. Jeżeli parametr jest zaznaczony, to lista zawiera wszystkie schematy (zarówno aktywne jak i nieaktywne). Jeżeli na formularzu schematu księgowego zaznaczono parametr Nieaktywny to jest on widoczny na liście schematów w kolorze szarym.

Schematy księgowań dla dokumentów kasowych i bankowych

Przystępując do definiowania schematu, którym będą księgowane raporty kasowe oraz bankowe, należy wybrać typ schematu Raporty kasa/bank. Zasady zakładania schematów dla raportów kasowych oraz bankowych są prawie identyczne jak dla dokumentów handlowych, dokumentów Rejestru VAT. Definiowanie nagłówka schematu księgowań Na liście Schematy księgowe przycisk  Dodaj wywołuje formularz schematu księgowego. Należy uzupełnić pola dotyczące nagłówka schematu księgowego: Symbol – symbol wzorca księgowania, o max długości 20 znaków alfanumerycznych np. BANK. Symbol musi być unikalny w ramach typu dokumentów. Nazwa – nazwę wzorca, o max długości 50 znaków alfanumerycznych np. BANK. Dziennik – dziennik księgowy, w którym będą księgowane Faktury Sprzedaży przy użyciu wzorca księgowego. Pozycję wyposażono w przycisk wyświetlający listę dostępnych dzienników księgowych, tzw. drop-down. Księgowanie przez bufor – parametr jest domyślnie zaznaczony. Jego zaznaczenie pozwala na księgowanie „na brudno” tj. W buforze. Nie zaznaczenie – księgowanie „na czysto” tj. na liście dokumentów zatwierdzonych. Nieaktywny – zaznaczenie tego parametru spowoduje, że ten schemat nie będzie pojawiał się na liście wyboru podczas księgowania. Do wykorzystania, jeśli dany schemat był kiedykolwiek użyty do księgowania, więc nie można go usunąć, a nie jest już stosowany. Pobierz datę księgowania z Konfiguracji – zaznaczenie tego parametru powoduje, że data, z jaką dany rodzaj dokumentów zostanie zaksięgowany, jest pobierana z Konfiguracji (Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Parametry – Księgowanie dokumentów z datą). Odznaczenie parametru umożliwia określenie daty, z jaką mają być księgowane dokumenty bezpośrednio na danym schemacie księgowań.
Formularz schematu księgowego
Uwaga
Przystępując do księgowania użytkownik z listy wybiera wzorzec, którym mają być księgowane dokumenty. Wzorzec można rozpoznać tylko po symbolu, po nazwie oraz po informacjach wprowadzonych w polu Uwagi. Oznacza to konieczność nadawania wzorcom czytelnych symboli, nazw.
Okna Warunku i Opisu wyposażono w przycisk  uruchamiającego Wizarda.  Kliknięcie na przycisk powoduje wejście do odpowiedniego okna. Jeśli użyjemy klawisza przy Warunku, to otworzy się okno Warunek zadziałania schematu księgowego. Wizard – Warunek zadziałania schematu księgowego w nagłówku schematu księgowań Pozwala on na definiowanie warunków (maksymalnie 2000 znaków), pozwalających na wybiórcze księgowanie dokumentów tj. tylko tych, które spełniają warunki w użytym schemacie.
Wizard – warunek zadziałania schematu księgowego
Na oknie Warunek zadziałania schematu funkcjonują przyciski: Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:  Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza schematu księgowego, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.  Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań. Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych warunków zadziałania schematu:  – udostępnia listę identyfikatorów warunków: Waluta, Rachunek. – zatwierdza wybrany warunek. – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego warunku.  – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonego warunku. Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładkę [Opis], pozwalającą na przejście do definiowania opisu w nagłówku schematu. Warunkiem może być:
  • Waluta – symbol @Waluta
  • Rachunek:
    • Symbol@Rachunek – odwołuje się do nr rejestru
    • Nazwa@RachNazwa – odwołuje się do nazwy rejestru.
Wprowadzanie warunku zadziałania schematu Definiowanie warunku opiera się na czterech polach kreatora:
  • Łącznik – określenie sposobu łączenia warunków wyrażenia („i”, „lub”).
  • Funkcja – pozwala na uzależnienie definiowanego warunku od Opisu, Kategorii, Podmiotu.
  • Operator – pozwala na logiczne powiązanie funkcji z wartością.
  • Wartość – wartość funkcji. W przypadku Nazwy i symbolu wyświetlana jest lista, z której można skorzystać i wartość zostanie odpowiednio przypisana.
Wizard – Opis w nagłówku schematu księgowań Okno wyposażono w mechanizmy przenoszące do nagłówka zapisu księgowego odpowiedni opis pobierany z księgowanego raportu kasowo/bankowego. Poniżej okno wizarda nagłówka Opis.
Wizard nagłówka Opis
Formularz Opis wyposażono w dwie grupy przycisków. Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:  Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu  Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań. Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych symboli opisu:  – udostępnia listę identyfikatorów opisu: Waluta, Rachunek, Numer dokumentu – zatwierdza wybrany identyfikator opisu – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego identyfikatora opisu  – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonych identyfikatorów opisu. Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładkę Warunek pozwalająca na przejście do definiowania warunku w nagłówku schematu. Wprowadzanie identyfikatora opisu W celu wprowadzenia identyfikatora opisu należy wybrać przycisk . Pokaże się lista dostępnych opisów. Po wybraniu jednego z nich, należy dokonać jego zatwierdzenia poprzez kliknięcie na przycisku  Zatwierdź. W dużym oknie zatytułowanym Opis pojawi się makro np. @Dokumenty, jeżeli wybraliśmy Numer dokumentu. Opisami mogą być:
  • Waluta – symbol @Waluta
  • Numer dokumentu – w ramach którego dostępne są następujące makra:
    • Obcy – symbol @DokObcy – odwołuje się do numeru obcego raportu wprowadzonego w nagłówku raportu,
    • Wewnętrzny – symbol @NumerPelny – odwołuje się do numeru raportu nadawanego przez program automatycznie.
  • Rachunek – w jego ramach dostępne są dwa makra:
    • Symbol – symbol @Rachunek – odwołuje się do kodu rejestru,
    • Nazwa – symbol @RachNazwa – odwołuje się do nazwy rejestru.
  • Dowolny opis wprowadzony „z ręki” przez użytkownika.
Uwaga
Dokumentowi można przypisać jeden lub kilka symboli opisów.
Po zakończeniu etapu definiowania nagłówka schematu, przycisk  pozwala na powrót do formularza zatytułowanego Schemat księgowy, z poziomu którego wprowadza się kolejne pozycje wzorca. Każda z pozycji odpowiada pojedynczemu dekretowi (pozycji) w zapisie księgowym. Formularz posiada dwie zakładki: [Ogólna] – służy do definiowania poszczególnych pozycji schematu księgowań. [Pozostałe] – pozwala na połączenie danego wzorca z innymi schematami księgowań tego samego typu. Formularz pozycji schematu księgowań – zakładka [Ogólne] Formularz zakładki [Ogólne] swą konstrukcją przypomina formularz zapisu księgowego. Posiada nagłówek, z polami:
  • Symbol – symbol schematu księgowań,
  • Nazwa – nazwa schematu księgowań,
  • Dziennik – dzienniki księgowań, w którym będą generowane dekrety w oparciu o księgowane dokumenty,
  • Pobierz datę księgowania z Konfiguracji – parametr określający, z jaką datą księgowane będą dokumenty,
  • Warunek – warunki, jakie powinien spełniać księgowany dokument,
  • Opis – identyfikatory opisów odpowiedzialne za przenoszenie opisów z odpowiednich pól dokumentu do nagłówka zapisu księgowego,
  • Księgowanie przez bufor – odpowiedzialny za umieszczanie dekretów w buforze lub na liście zapisów zatwierdzonych oraz część pokazującą zdefiniowane pozycje będące odpowiednikami pozycji zapisu księgowego tzw. dekretów.
Lista elementów schematu księgowego
Formularz posiada grupy przycisków. Grupa pierwsza jest ściśle związana z definiowaną pozycją schematu. Składają się na nią poniższe ikony:  Nowa pozycja schematu – dodanie nowej pozycji schematu księgowań.  Edycja pozycji schematu – podgląd elementu schematu księgowań z możliwością dokonania zmian.  Usuń pozycję – kasowanie pozycji schematu księgowań.   Przesuń pozycję w górę, Przesuń pozycję w dół – służące do zamiany wskazanej pozycji z pozycją sąsiednią, która znajduje się odpowiednio powyżej lub poniżej wskazanej pozycji. Ikony są aktywne w zależności od położenia danej pozycji, tzn. jeśli dana pozycja jest pierwszą na liście, to opcja „w górę” jest nieaktywna, a jeśli jest ostatnią na liście, to opcja „w dół” jest nieaktywna. Grupa druga zawiera przyciski:  – Sprawdzanie poprawności działania schematu.  – Zapisz zmiany – zapisuje schemat księgowań – (alternatywnie można używać kombinacji klawiszy <CTRL>+<ENTER>).  – Anuluj zmiany – pozwala na wycofanie się z formularza Schemat księgowań bez zapisu. W celu dodania nowej pozycji schematu należy wybrać przycisk  Dodaj. Otwiera on okno elementu schematu księgowań. Formularz wyposażono w następujące pola:
  • Konta księgowe Wn i Ma,
  • Podział na słowniki,
  • Podział na kategorie,
  • Kwota,
  • Rozrachunek,
  • Księgowanie walutowe (dla użytkowników modułu Księga Handlowa Plus),
  • Opis,
  • Warunek zadziałania schematu księgowań.
Element schematu księgowego
Elementowi schematu z tego poziomu należy przypisać jedno lub dwa konta księgowe. Mogą być wpisane lub wybrane z listy kont udostępnianej po kliknięciu na przyciskach Konto Wn, Konto Ma. Poza tym obok pola Konto Wn Konto Ma istnieje możliwość rozwinięcia podmenu z następującymi makrami:
  • Konta – w ramach, której dostępne są dwa parametry:
  • Konto kasy (rachunku) – konto przypisane na rejestrze kasowo/bankowym – symbol @KontoRach
  • Konto przeciwstawne – konto lub jego część przypisana na zapisie kasowo/bankowym – symbol @KontoPrzeciw.
W najprostszym przypadku schemat księgowy dla raportu kasowego będzie zawierał dwie pozycje (przychód, rozchód), gdzie z jednej strony będzie odwołanie do konta księgowego z rejestru kasowo/bankowego, a z drugiej strony odwołanie do konta przeciwstawnego z zapisu kasowo/bankowego.
Przykład prostego schematu księgowego
  • Kategoria – w ramach, której dostępne są dwa parametry:
    • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w księgowanym dokumencie – symbol @KatKontoWn
    • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w księgowanym dokumencie – symbol @KatKontoMa.
  • Podmiot
    • Konto Odbiorcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe],polu Przychód – symbol @KontoPodmiotuOdb
    • Konto Dostawcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe],polu Rozchód – symbol @KontoPodmiotuDost.
  • Kwoty dodatkowe – w ramach, której dostępne są parametry:
    • Konto Wn – konto Wn wprowadzone przy określaniu kwoty dodatkowej na dokumencie – symbol @KontoDodatWn
    • Konto Ma – konto Ma wprowadzone przy określaniu kwoty dodatkowej na dokumencie – symbol @KontoDodatMa
    • Konto Wn kategorii – konto przypisane na kategorii w polu Konto Wn – symbol @KontoDodatKatWn
    • Konto Ma kategorii – konto przypisane na kategorii w polu Konto Ma – symbol @KontoDodatKatMa
    • Konto Wn kategorii2 – konto przypisane na  kategorii2 w polu Konto Wn – symbol @KontoDodatKat2Wn
    • Konto Ma kategorii2 – konto przypisane na kategorii2 w polu Konto Ma – symbol @KontoDodatKat2Ma.
Jeżeli konta takie jak 202 Rozrachunki z dostawcami oraz 201 Rozrachunki z odbiorcami mają nadany status kont słownikowych, wtedy w Wizardzie elementu, w polu Konto Wn lub Konto Ma wystarczy wprowadzić konto syntetycznie oraz wybrać parametr Podział na słowniki – Podmioty. Program automatycznie dokona księgowania na właściwe konto analityczne.
Uwaga
Dla pozycji schematu, opierającej się na kontach Rozrachunki z dostawcami lub Rozrachunki z odbiorcami, należy znaczyć parametr Księgowanie z podziałem na podmioty. Parametr ten został wprowadzony ze względu na księgowanie raportów kasowych/bankowych.
Księgowanie z podziałem na kategorie – parametr zaznaczamy, gdy w oparciu o kategorie mają być tworzone odrębne dekrety księgowe. Parametr Księgowanie walutowe – dostępny tylko w przy aktywnym module Księga Handlowa Plus. Pozwala na zaksięgowanie zapisu kasowego na konto walutowe np. na konto kontrahenta zagranicznego. Dodatkowo, jeśli w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa jest zaznaczony parametr Subanalityki walutowe na kontach słownikowych, to podczas księgowania zostanie utworzone konto analityczne kontrahenta z oznaczeniem symbolu waluty np. 202-ABC-EURO. Parametr Rozrachunek – zaznaczenie parametru na pozycji, gdzie użyto konto rozrachunkowe, powoduje, że po zaksięgowaniu dekret pojawi się w opcji Księgowość/ Rozrachunki. Pozwoli to na parowanie ze sobą dekretów na kontach rozrachunkowych. Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Definicja kwoty
Wizard elementu schematu księgowań – Definicja Kwoty
Kwota (wartość liczbowa) opisywana jest za pomocą parametrów: Współczynnik – pozwala na zaksięgowanie kwoty ze znakiem plus, minus, jak również na przemnożenie, podzielenie kwoty przez wartość liczbową do dwóch miejsc przed przecinkiem i sześciu miejsc po przecinku. Działania typu mnożenie, dzielenie przez współczynnik może być wykorzystane do rozksięgowania kwot z kont zespołu „4” na konta zespołu „5”. Kwota – pozwala na wybranie jednego z identyfikatorów kwot dokumentu kasowego lub bankowego. Podzielone zostały na grupy: Wartość, Kwota, Kwoty dodatkowe.
  • Wartość pozwala na przypisanie, a następnie zaksięgowanie dowolnej kwoty,
  • Identyfikatory kwot z grupy Kwota to: Przychód, Rozchód, Rozliczenia,
  • Identyfikator kwot z grupy Kwoty dodatkowe to Kwota.
Oprócz przycisków, okno wyposażone jest w zakładki [Warunek][Opis], pozwalające na przejście do definiowania warunku lub opisu pozycji schematu bez ponownego uruchamiania kreatora. Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Opis Okno Opis zawiera mechanizmy pozwalające na przenoszenie do pozycji zapisu księgowego odpowiednich opisów pobieranych z księgowanego dokumentu kasowo/bankowego. Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładki [Kwota][Warunek] pozwalające na przejście do definiowania kwoty lub definiowania warunku bez ponownego uruchamiania kreatora.
Wizard pozycji Opis
Formularz Opis posiada  dwie grupy przycisków. Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:  Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje wejście do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.  Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań. Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych symboli opisu:  – udostępnia listę identyfikatorów opisu między innymi: Numer, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową  – zatwierdza wybrany identyfikator opisu. – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego identyfikatora opisu.  – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonych identyfikatorów opisu. Wprowadzanie identyfikatora opisu W celu wprowadzenia identyfikatora opisu należy wybrać przycisk . Pokaże się lista dostępnych opisów. Po wybraniu jednego z nich, należy dokonać jeszcze jego zatwierdzenia kliknięciem na przycisku  Zatwierdź. W dużym oknie zatytułowanym Opis pojawi się makro opisu np. @Dokument, jeżeli wybraliśmy Nr dokumentu. Opisami mogą być:
  • Waluta
    • Dokumentu – symbol @Waluta
    • Rozliczenia – symbol @RozliczenieWaluta
  • Nr dokumentu
    • Numer obcy@DokObcy – odwołuje się do pola numer obcy z dokumentu KP, KW
    • Numer wewnętrzny@NumerPelny – odwołuje się do automatycznie nadawanego numeru pozycji, np. KP/0001/2001/KASA.
  • Rachunek
    • Symbol@Rachunek – odwołuje się do nr rejestru
    • Nazwa @RachNazwa – odwołuje się do nazwy rejestru.
  • Opis – symbol @Opis
  • Kategoria
    • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaSzczegol
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolna
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpis.
  • Symbol dokumentów – @SymbolDok
  • Podmiot
    • Kod podmiotu – symbol @KodPodmiotu
    • Typ podmiotu – symbol @TypPodmiotu.
  • Kwoty dodatkowe
    • Kategoria szczegółowa – @KategoriaDodat
    • Kategoria2 szczegółowa – @Kategoria2Dodat
    • Kategoria ogólna – @KategoriaOgolnaDodat
    • Kategoria2 ogólna – @Kategoria2OgolnaDodat
    • Waluta – @DodatWaluta
    • Opis – @OpisDodat
    • Opis2 – @Opis2Dodat.
Wizard definicji pozycji schematu księgowań –Warunek zadziałania schematu księgowego Po zatwierdzeniu odpowiednich identyfikatorów opisu za pomocą przycisku  Zatwierdź, wybierając kolejną zakładkę [Warunek] lub wychodząc przez ikonę  i uruchamiając wizarda przy polu Warunek, przechodzimy do ostatniego już okna pozycji zatytułowanego Warunek zadziałania schematu księgowego. Pozwala on na definiowanie warunków (maksymalnie 2000 znaków), pozwalających na wybiórcze księgowanie dokumentów tj. tylko tych, które spełniają warunki w użytym schemacie. Na oknie Warunek zadziałania schematu funkcjonują dokładnie te same przyciski, co na oknie Opis.
Wizard pozycji – Warunek zadziałania elementu schematu księgowego
Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:  Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.  Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań. Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych warunków zadziałania schematu:  – udostępnia listę identyfikatorów warunków, między innymi: Numer, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową.  – zatwierdza wybrany warunek. – pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego warunku.  – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonego warunku. Warunkiem może być:
  • Waluta
    • Dokumentu – symbol @Waluta
    • Rozliczenia – symbol @RozliczenieWaluta
  • Rachunek
    • Symbol@Rachunek – odwołuje się do nr rejestru
    • Nazwa@RachNazwa – odwołuje się do nazwy rejestru.
  • Konta
    • Konto kasy (rachunku) – symbol @KontoRach – można uzależnić zadziałanie pozycji schematu od konkretnego numeru konta księgowego, znajdującego się na rejestrze kasowo/bankowym,
    • Konto przeciwstawne – symbol @KontoPrzeciw – można uzależnić zadziałanie pozycji schematu od konkretnego numeru konta księgowego, znajdującego się na zapisie kasowo/bankowym,
    • Czy jest konto przeciwstawne – symbol @JestKontoPrzeciw – możliwość zaksięgowania tylko niektórych pozycji przy użyciu makra @KontoPrzeciw np. @JestKontoPrzeciw=’TAK’ – tylko jeśli jest wypełnione, w pozostałych wypadkach pomijaj, @JestKontoPrzeciw=’NIE’– zawsze.
  • Opis – symbol – @Opis
  • Kategoria
    • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaSzczegol
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolna
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpis
    • Konto Wn kategorii – symbol @KatKontoWn
    • Konto Ma kategorii – symbol @KatKontoMa.
  • Symbol dokumentu – symbol @SymbolDok
  • Kwota
    • Przychód – symbol @Przychod
    • Rozchód – symbol @Rozchod.
  • Podmiot
    • Kod podmiotu – @KodPodmiotu
    • Typ podmiotu@TypPodmiotu
    • Konto odbiorcy@KontoPodmiotuOdb
    • Konto dostawcy@KontoPodmiotuDost.
  • Kwoty dodatkowe – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaDodat
  • Kategoria2 szczegółowa – symbol @Kategoria2Dodat
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaDodat
    • Kategoria2 ogólna – symbol @Kategoria2OgolnaDodat
    • Konto Wn – symbol @KontoDodatWn
    • Konto Ma – symbol @KontoDodatMa
    • Konto Wn kategorii – symbol @KontoDodatKatWn
    • Konto Ma kategorii – symbol @KontoDodatKatMa
    • Konto Wn kategorii2 – symbol @KontoDodatKat2Wn
    • Konto Ma kategorii2 – symbol @KontoDodatKat2Ma
    • Waluta – symbol @DodatWaluta
    • Opis -symbol @OpisDodat
    • Opis2 – symbol @Opis2Dodat.
Wprowadzanie warunku zadziałania schematu.     Definiowanie warunku opiera się na czterech polach kreatora:
  • Łącznik – określenie sposobu łącznia warunków wyrażenia („i”, „lub”).
  • Funkcja – pozwala na uzależnienie definiowanego warunku od Nr dokumentu, Opisu, Kategorii.
  • Operator – pozwala na logiczne powiązanie funkcji z wartością.
  • Wartość – wartość funkcji. W przypadku niektórych funkcji konieczne jest wpisanie wartości „z ręki”, ale większość można przypisać przez wybór z wyświetlanej listy.
Po zaakceptowaniu, wyświetlane jest okno pokazujące zdefiniowane parametry danego elementu schematu. Ich ostateczne zapisanie następuje przez wybranie przycisku  Zapisz.

Schematy księgowe - scenariusze

Jak zdefiniować nagłówek schematu księgowego?

  1. Po wejściu do pozycji Schematy księgowe i wybraniu odpowiedniego typu schematu np. Faktury Sprzedaży, za pomocą ikony  dodajemy nowy wzorzec księgowy.
  2. Pojawia się okno zatytułowane Schemat księgowy. W polach:
    • Symbol – SPRZEDAŻ TOWARÓW,
    • Nazwa – Sprzedaż towarów handlowych,
    • Dziennik – wskazujemy dziennik, do którego będą trafiać księgowane dokumenty np. SPRZEDAŻ
    • Zostawiamy zaznaczony parametr Księgowanie przez bufor – dokumenty będą księgowane „na brudno”,Z
    • Zostawiamy zaznaczony parametr Pobierz datę księgowania z konfiguracji – dokumenty będą księgowane zgodnie z ustawieniem w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry – Księgowanie dokumentów z datą.
  3. Za pomocą ikony  uruchamiamy kreatora Opisu. W lewym dolnym rogu znajduje się przycisk Opis rozwijający listę dostępnych identyfikatorów opisów.
  4. Jeżeli chcemy, aby opis nagłówka dekretu zawierał Nr dokumentu, klikamy na przycisku .
  5. Z menu wybieramy Numer- numer własny - wybranie tej pozycji spowodowało pojawienie się w polu obok symbolu @NumerPelny.
  6. Zatwierdzamy wybrany symbol przez kliknięcie lewym klawiszem myszy na ikonie .
  7. Automatycznie w górnej części formularza, w polu Opis, pojawił się symbol definicji opisu, czyli @NumerPelny.
  8. W celu dodania kolejnego identyfikatora opisu, wystarczy ponownie kliknąć na przycisku Opis i wykonać kroki wcześniej opisane.
  9. Jeżeli chcemy uzależnić zadziałanie schematu od warunku, przechodzimy na zakładkę [Warunek] lub wybieramy przycisk  dostępny obok pola Warunek na formularzu schematu księgowego, powodując tym samym wejście do kolejnego okna Warunek zadziałania schematu.
  10. Jeżeli nie chcemy uzależniać zadziałania schematu od warunku, wybieramy ikonę , wchodząc tym samym do formularza, który pozwoli na dodawanie poszczególnych elementów schematu odpowiadającym dekretom księgowym.

Jak określić dla danego schematu księgowań z jaką datą mają być księgowane dokumenty?

Użytkownik definiuje wzorzec, dla którego data księgowania będzie różna od daty księgowania określonej w Konfiguracji. Dokumenty, Faktury Sprzedaży, mają być księgowane z datą sprzedaży.
  1. Po wejściu do pozycji Schematy księgowe i wybraniu typu schematu Faktury Sprzedaży za pomocą ikony dodajemy nowy wzorzec księgowy.
  2. Wprowadzamy podstawowe dane tj. symbol wzorca, jego nazwę, wskazujemy dziennik, do którego mają trafiać księgowane dokumenty, oraz pozostawiamy zaznaczony parametr Księgowanie przez bufor.
  3. Odznaczamy parametr Pobierz datę księgowania z Konfiguracji. Za pomocą ikony   z menu wybieramy Data sprzedaży.
  4. Następnie określamy poszczególne elementy schematu i zapisujemy całość schematu księgowań

Jak dodać warunek, od którego będzie zależeć zadziałanie schematu księgowego?

Użytkownik definiuje wzorzec, za pomocą którego będą księgowane tylko te dokumenty, którym przypisano kategorie podpięte do kategorii ogólnej o kodzie SPRZEDAŻ PROGRAMÓW.
  1. Po wejściu do opcji Schematy księgowe za pomocą ikony  dodajemy nowy wzorzec księgowy.
  2. Wprowadzamy podstawowe dane tj. symbol wzorca, jego nazwę, wskazujemy dziennik, do którego mają trafiać księgowane dokumenty.
  3. Za pomocą ikony  uruchamiamy kreator Opisu, w którym możemy, ale nie musimy, wprowadzać symbole opisu.
  4. Z poziomu okna Opis przechodzimy na zakładkę [Warunek].
  5. Będziemy teraz określać warunki, w jakich przypadkach ma zadziałać wzorzec, a w jakich nie.
  6. Przy definiowaniu pierwszego warunku pole łącznik jest nieaktywne (uaktywnia się przy dodawaniu kolejnych). Wybieramy przycisk Funkcja, automatycznie rozwija się lista warunków.
  7. Z listy wybieramy pozycję Kategoria dokumentu.
  8. Rozwija się kolejna lista z dwoma warunkami: Kategoria szczegółowa, Kategoria ogólna.
  9. Wybieramy pozycję Kategoria ogólna. Automatycznie pojawia się lista kategorii. Z listy wybieramy kategorię ogólną, o kodzie SPRZEDAŻ PROGRAMÓW.
  10. W polu Operator pojawi się relacja „równa się”. W polu Wartość - kod kategorii tj. SPRZEDAŻ PROGRAMÓW.
  11. W celu zapisania warunku należy kliknąć lewym klawiszem myszy na przycisku .
Zdefiniowanie tego warunku powodować będzie księgowanie tylko tych dokumentów, które w nagłówku mają wprowadzoną kategorię ogólną SPRZEDAŻ PROGRAMÓW.

Jak zdefiniować prosty wzorzec sprzedaży?

Transakcje sprzedaży księgowane są w następujący sposób: 
  • Kwota BRUTTO – księgowana jest po stronie debet konta 201 (Rozrachunki z odbiorcami),
  • Kwota NETTO – księgowana jest po stronie kredyt konta 700-01 (Sprzedaż towarów),
  • Kwota VAT – księgowana jest po stronie kredyt konta 221-1 (VAT należny).
Po wejściu do opcji Schematy księgowe za pomocą ikony  dodajemy nowy wzorzec księgowy.
  1. Wprowadzamy podstawowe dane tj. symbol wzorca, jego nazwę, wskazujemy dziennik, do którego mają trafiać księgowane dokumenty oraz pozostawiamy zaznaczony parametr Księgowanie przez bufor oraz Pobierz datę księgowania z Konfiguracji.
  2. Za pomocą ikony  uruchamiamy kreatora Opisu, w którym możemy, ale nie musimy, wprowadzać symbole opisu – wybierzmy jednak Nr dokumentu oraz Opis.
  3. Z poziomu okna Opis wybieramy przycisk Akceptuj (nie przechodzimy na zakładkę [Warunek], ponieważ tworzymy uniwersalny prosty wzorzec, który kwotę netto będzie zawsze księgował na konto 700-01).
  4. Wracamy do okna zatytułowanego Schemat księgowy, który jest listą elementów schematu odpowiadających poszczególnym dekretom.
  5. W celu dodania pierwszego elementu wybieramy przycisk Dodaj lub naciskamy klawisz <INS>.
  6. Otwiera się formularz elementu schematu księgowego, na którym klikamy na przycisku Konto Winien, z listy wybieramy konto syntetyczne rozrachunkowe 201 (Rozrachunki z odbiorcami).
  7. W polu podział na słowniki rozwijamy listę i wybieramy Podmioty.
  8. Za pomocą ikony  uruchamiamy kreatora Definicja kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/ Brutto/ Razem.
  9. Symbol kwoty zatwierdzamy kliknięciem na ikonie .
  10. Jeśli chcemy, aby faktura była księgowana na konto walutowe np. odbiorcy zagranicznego, wówczas zaznaczamy parametr Księgowanie walutowe.
  11. Jeśli chcemy, aby po zaksięgowaniu faktury na konto rozrachunkowe dekret pojawił się w opcji Księgowość/ Rozrachunki oraz chcemy go rozrachować, zaznaczamy parametr Rozrachunek.
  12. Do kolejnego okna Opis przechodzimy za pomocą zakładki [Opis].
  13. W oknie Opis klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu. Wybór akceptujemy przez wybranie przycisku .
  14. Ze względu na fakt, że nie będziemy uzależniać zadziałania pozycji od warunku, po zatwierdzeniu symbolu opisu klikamy na ikonie .
  15. Wyświetli się formatka pokazująca wszystkie parametry elementu schematu. Wybrane parametry zapisujemy za pomocą ikony Zapisz  (<CTRL>+<ENTER>).
  16. Dodajemy kolejną pozycję schematu.
  17. Klikamy na ikonie Dodaj  lub naciskamy klawisz <INS>.
  18. W oknie elementu schematu księgowań klikamy na przycisku Konto Ma, z listy wybieramy konto analityczne 700-01 (Sprzedaż towarów).
  19. Korzystając z zakładki przechodzimy do kolejnego okna definicja kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/ Netto/ Razem.
  20. Symbol kwoty zatwierdzamy kliknięciem na ikonie . Przechodzimy na zakładkę [Opis].
  21. W oknie Opis klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu. Wybór akceptujemy przez wybranie przycisku . Ponownie wybieramy przycisk Opis i wybieramy Opis. Wybór akceptujemy przyciskiem .
  22. Ze względu na fakt, że nie będziemy uzależniać zadziałania pozycji od warunku, po zatwierdzeniu symbolu opisu klikamy na ikonie .
  23. Wyświetli się formatka pokazująca wszystkie parametry elementu schematu. Wybrane parametry zapisujemy za pomocą ikony Zapisz  (<CTRL>+<ENTER>).
  24. Ponownie wchodzimy do listy elementów schematu księgowań.
  25. Pozostało nam dodanie ostatniej pozycji.
  26. Ponownie wybieramy ikonę Dodaj lub naciskamy klawisz <INSERT>.
  27. W oknie Konta księgowego klikamy na przycisku Konto Ma, z listy wybieramy konto analityczne 221-01 (VAT należny).
  28. Przechodzimy na zakładkę [Kwota]. Klikamy na przycisku Kwota/ VAT/ Razem.
  29. Symbol kwoty zatwierdzamy kliknięciem na ikonie . Przechodzimy na zakładkę [Opis].
  30. W oknie Opis klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu. Wybór akceptujemy przez wybranie przycisku . Ponownie wybieramy przycisk Opis i wybieramy Opis. Wybór akceptujemy przyciskiem .
  31. Ze względu na fakt, że nie będziemy uzależniać zadziałania pozycji od warunku, po zatwierdzeniu symbolu opisu klikamy na ikonie .
  32. Wyświetli się formatka pokazująca wszystkie parametry elementu schematu. Wybrane parametry zapisujemy za pomocą ikony Zapisz (<CTRL>+<ENTER>).

Jak zdefiniować wielowariantowy wzorzec dla dokumentów kosztowych?

Wzorcem księgowane będą trzy rodzaje faktur kosztowych, którym na poziomie Rejestru VAT, przypisano kategorie szczegółowe: 
  • Zakup energii – kategoria szczegółowa ENERGIA,
  • Czynsz – kategoria szczegółowa CZYNSZ,
  • Transport – kategoria szczegółowa TRANSPORT.
Sposób księgowania dla faktur związanych z zakupem energii
KwotaKonto WinienKonto MaRozrachunekKategoria
Brutto202 (rozrachunki z dost.)zaznaczony
Netto402-01(Energia)odznaczonyENERGIA
VAT221-02(Vat naliczony)odznaczony
Sposób księgowania dla faktur związanych z czynszem
KwotaKonto WinienKonto MaRozrachunekKategoria
Brutto202 (rozrachunki z dost.)zaznaczony
Netto404-01(Usługi obce)odznaczonyCZYNSZ
VAT221-02(Vat naliczony)odznaczony
Sposób księgowania dla faktur związanych z transportem
KwotaKonto WinienKonto MaRozrachunekKategoria
Brutto202 (rozrachunki z dost.)zaznaczony
Netto404-01(Usługi obce)odznaczonyTRANSPORT
VAT221-02(VAT naliczony)odznaczony
Jak widać z trzech powyższych przykładów:
  • Kwota BRUTTO jest zawsze księgowana na konto 202,
  • Kwota VAT na konto 221-02,
  • Kwota NETTO związana z zakupem energii księgowana jest na koncie 402-01, czynsz, transport na koncie 404-01.
Po wejściu do opcji Schematy księgowe za pomocą ikony  dodajemy nowy wzorzec księgowy.
  1. Wprowadzamy podstawowe dane tj. symbol wzorca np. KOSZT, jego nazwę np. Zakupy Kosztowe, wskazujemy dziennik, do którego mają trafiać księgowane dokumenty np. ZAKUP, oraz pozostawiamy zaznaczony parametr, że zapisy mają być generowane w buforze, a data księgowania pobierana z Konfiguracji.
  2. Za pomocą ikony uruchamiamy kreator Opisu, w którym możemy ale nie musimy wprowadzać symboli opisu – wybierzmy jednak Nr dokumentu oraz Opis.
  3. Z poziomu okna Opis wybieramy przycisk Akceptuj (nie wchodzimy do ostatniego okna Warunek zadziałania schematu księgowego).
  4. Przechodzimy do listy elementów Schematu księgowego.
  5. W celu dodania pierwszego elementu wybieramy przycisk  Dodaj lub naciskamy klawisz <INSERT>.
  6. Otwiera się okno elementu schematu księgowego, w którym klikamy na przycisk Konto Ma, z listy wybieramy konto syntetyczne rozrachunkowe 202 (Rozrachunki z dostawcami). W polu podział na słowniki wybieramy Podmioty.
  7. Uruchamiamy kreatora Kwoty i klikamy na przycisku Kwota/ Brutto/ Razem.
  8. Symbol kwoty zatwierdzamy kliknięciem na ikonie .
  9. Jeśli chcemy, aby po zaksięgowaniu faktury na konto rozrachunkowe 202 dekret pojawił się w opcji Księgowość/ Rozrachunki oraz chcemy go rozrachować, zaznaczamy parametr Rozrachunek.
  10. Jeśli chcemy, aby faktura była księgowana na konto walutowe np. dostawcy zagranicznego, wówczas zaznaczamy parametr Księgowanie walutowe. Przechodzimy na zakładkę [Opis].
  11. W oknie Opis klikamy na przycisk Opis i wybieramy Nr dokumentu. Wybór akceptujemy przez wybranie przycisku .
  12. Ze względu na fakt, że nie będziemy uzależniać zadziałania pozycji od warunku, po zatwierdzeniu symbolu opisu klikamy na ikonie .
  13. Wyświetli się formatka pokazująca wszystkie parametry elementu schematu. Zatwierdzamy je przez wybranie przycisku Zapisz (<CTRL>+<ENTER>).
  14. Wracamy do listy elementów schematu księgowań.
  15. Dodajemy kolejną pozycję schematu.
  16. Klikamy na ikonie Dodaj lub naciskamy klawisz <INSERT>.
  17. W oknie Elementu Schematu Księgowego klikamy na przycisk Konto Wn, z listy wybieramy konto analityczne 221-02 (VAT naliczony) i przechodzimy na zakładkę [Kwota].
  18. Definiujemy kwotę klikając na przycisk Kwota/ VAT/ Razem.
  19. Symbol kwoty zatwierdzamy kliknięciem na ikonie . Przechodzimy na zakładkę [Opis].
  20. W oknie Opis klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu. Wybór akceptujemy przez wybranie przycisku. Ponownie wybieramy przycisk Opis i wybieramy Opis. Wybór akceptujemy przyciskiem 
  21. Ze względu na fakt, że nie będziemy uzależniać zadziałania pozycji od warunku, po zatwierdzeniu symbolu opisu klikamy na ikonie .
  22. Wyświetli się formatka pokazująca wszystkie parametry elementu schematu. Wybrane parametry zapisujemy za pomocą ikony Zapisz (<CTRL>+<ENTER>).
  23. Wracamy do listy elementów schematu księgowań.
  24. Pozostało nam dodanie pozycji, które będą księgowane na konta kosztowe.
  25. Ponownie wybieramy ikonę Dodaj lub naciskamy klawisz <INSERT>.
  26. W oknie elementu schematu księgowego klikamy na przycisku Konto Winien, z listy wybieramy konto analityczne 402-01 (Energia)
  27. Uruchamiamy kreatora Definicji Kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/ Netto/ Razem.
  28. Symbol kwoty zatwierdzamy kliknięciem na ikonie . Przechodzimy na zakładkę [Opis].
  29. W oknie Opis klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu. Wybór akceptujemy przez wybranie przycisku . Ponownie wybieramy przycisk Opis i wybieramy Opis. Wybór akceptujemy przyciskiem
  30. Ze względu na fakt, że będziemy uzależniać zadziałanie pozycji od warunku, przechodzimy na zakładkę [Warunek].
  31. W oknie Warunek zadziałania schematu księgowego klikamy na przyciskach Funkcja/ Kategoria pozycji/ Kategoria szczegółowa. Z listy kategorii wybieramy kategorię ENERGIA i zatwierdzamy warunek przyciskiem .
  32. Po zdefiniowaniu wszystkich parametrów klikamy na ikonie .
  33. Przyciskiem Zapisz  lub używając kombinacji klawiszy (<CTRL>+<ENTER>) zapisujemy element schematu.
  34. Ponownie wybieramy ikonę Dodaj  lub naciskamy klawisz <INSERT>.
  35. W oknie Elementu Schematu Księgowego klikamy na przycisku Konto Winien, z listy wybieramy konto analityczne 404-01 (Usługi obce).
  36. Uruchamiamy kreatora Definicji Kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/ Netto/ Razem.
  37. Symbol kwoty zatwierdzamy kliknięciem na ikonie . Przechodzimy na zakładkę [Opis].
  38. W oknie Opis klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu. Wybór akceptujemy przez wybranie przycisku . Ponownie wybieramy przycisk Opis i wybieramy Opis. Wybór akceptujemy przyciskiem .
  39. Ze względu na fakt, że będziemy uzależniać zadziałanie pozycji od warunku, przechodzimy na zakładkę [Warunek].
  40. W oknie Warunek zadziałania schematu księgowego klikamy na przyciskach Funkcja/ Kategoria pozycji/ Kategoria szczegółowa. Z listy kategorii wybieramy kategorię TRANSPORT i zatwierdzamy warunek przyciskiem .
  41. Po zdefiniowaniu wszystkich parametrów klikamy na ikonie .
  42. Przyciskiem Zapisz lub używając kombinacji klawiszy (<CTRL>+<ENTER>) zapisujemy element schematu.
  43. Ponownie wybieramy ikonę Dodaj lub naciskamy klawisz <INSERT>.
  44. W oknie Elementu Schematu Księgowego klikamy na przycisku Konto Winien, z listy wybieramy konto analityczne 404-01 (Usługi obce).
  45. Uruchamiamy kreatora Definicji Kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/ Netto/ Razem.
  46. Symbol kwoty zatwierdzamy kliknięciem na ikonie . Przechodzimy na zakładkę [Opis].
  47. W oknie Opis klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu. Wybór akceptujemy przez wybranie przycisku . Ponownie wybieramy przycisk Opis i wybieramy Opis. Wybór akceptujemy przyciskiem
  48. Ze względu na fakt, że będziemy uzależniać zadziałanie pozycji od warunku, przechodzimy na zakładkę [Warunek].
  49. W oknie Warunek zadziałania schematu księgowego klikamy na przyciskach Funkcja/ Kategoria pozycji/ Kategoria szczegółowa. Z listy kategorii wybieramy kategorię CZYNSZ i zatwierdzamy warunek przyciskiem .
  50. Po zdefiniowaniu wszystkich parametrów klikamy na ikonie .
  51. Przyciskiem Zapisz  lub używając kombinacji klawiszy (<CTRL>+<ENTER>) zapisujemy element schematu.
Po zdefiniowaniu wszystkich pozycji, schemat zapisujemy przyciskiem  lub używając kombinacji klawiszy (<CTRL>+<ENTER>).

Jak zdefiniować prosty schemat dla księgowania raportów kasowych/bankowych

Konto WnKonto MaSłownikKwotaWarunek
@KontoRach@KontoPrzeciwPodmioty@Przychod
@KontoPrzeciw@KontoRachPodmioty@Rozchod
@KontoDodatWn@KontoDodatMaPodmioty@KwotaDodat
@KontoRach – w schemacie dla raportów kasowo-bankowych, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Konta/ Konto kasy (rachunku). Program będzie pobierał konto kasy lub rachunku bankowego z pola Konto księgowe na Rejestrze kasowo/bankowym (Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe). @KontoPrzeciw - w schemacie dla raportów kasowo-bankowych, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Konta/ Konto przeciwstawne. Program będzie pobierał konto przeciwstawne z pola Konto przeciwstawne, które znajduje się na formatce Zapisu kasowo/bankowego (Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe). @KontoDodatWn/@KontoDodatMa - w schemacie dla raportów kasowo-bankowych, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Kwoty dodatkowe/ Konto Wn/Konto Ma. Program będzie pobierał konto z kwot dodatkowych, które znajdują się na formatce Zapisu kasowo/bankowego, pod ikoną Kwoty dodatkowe. Dodatkowo podział na słowniki Podmioty spowoduje, że w Kwotach dodatkowych będzie można użyć kont słownikowych dla podmiotów wybranych na dokumencie. Na Zapisie kasowo/bankowym, w polu Konto przeciwstawne, można wpisywać symbol konta słownikowego np. 201, 202, 230 bez podawania konkretnej analityki np. 201-ALOZA. Gdy w polu Konto przeciwstawne podamy konto 201, program zaksięguje na właściwą analitykę 201-ALOZA, jeżeli kontrahent ALOZA zostanie wybrany na zapisie kasowo-bankowym. Pozycja trzecia schematu, umożliwia zaksięgowanie zapisu kasowo-bankowego na dodatkowe konta poza kontem kasy (rachunku) (100) i kontem do niego przeciwstawnym (402-01) np. na konta zespołu 5, gdy bezpośrednio z kasy księgujemy np. koszty proste. Jeżeli w kwotach dodatkowych zapisu kasowo/bankowego będą wpisywane konta słownikowe, w pozycji schematu dotyczącej księgowań poprzez Kwoty dodatkowe (pozycja trzecia), musi być wybrany Podział na słowniki: Podmioty. Jeżeli na pozycji schematu, gdzie użyto konto rozrachunkowe, zostanie zaznaczony parametr Rozrachunek to po zaksięgowaniu dekret pojawi się w opcji Księgowość/ Rozrachunki, co pozwoli na parowanie ze sobą dekretów na kontach rozrachunkowych.

Jak zdefiniować prosty schemat dla księgowania dokumentów w Rejestrze VAT sprzedaży umożliwiający generowanie automatycznych rozrachunków i rozliczeń

Konto WnKonto MaSłownikKwotaWarunekKsięgowanie walutoweRozrachunek
@KontoPlatnikaOdbPłatnicy@KwotaPlatnosci@WalutaPlat ='PLN' AND @PlatKierunek =1NieTak
@KontoPlatnikaOdbPłatnicy-@KwotaPlatnosci@WalutaPlat ='PLN' AND @PlatKierunek =-1NieTak
@KontoPlatnikaOdbPłatnicy@KwotaPlatnosci@WalutaPlat <>'PLN' AND @PlatKierunek =1TakTak
@KontoPlatnikaOdbPłatnicy-@KwotaPlatnosci@WalutaPlat <>'PLN' AND @PlatKierunek =-1TakTak
731-2-@Netto-NieNie
221-2-@Vat-NieNie
@KontoPlatnikaOdb – makro można wybrać klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Płatnik/ Konto płatnika 1. Program pobiera konto wypełnione na karcie płatnika. @KwotaPlatnosci – makro pozwala na odwołanie się podczas księgowania do poszczególnych zdarzeń z Preliminarza płatności. Słownik: Płatnicy  - odwołuje się do Płatnika wybranego na zdarzeniu w Preliminarzu płatności. @WalutaPlat – warunek sprawdza walutę rozliczenia wybraną na zdarzeniu w Preliminarzu płatności. @PlatKierunek – warunek sprawdza kierunek przepływu pieniędzy.

Jak zdefiniować schemat dla księgowania Faktur Zakupu z Rejestru VAT – z wykorzystaniem segmentów kont na kategoriach?

Scenariusz postępowania: 
  • W Ogólne/ Kategorie dodając Kategorię wpisujemy, w polach Konto-segment Wn i/lub Konto-segment Ma, konto księgowe odpowiadające tej kategorii np. kategoria MAT. BIUROWE, Konto-segment Wn: 401-01-03, kategoria: ENERGIA, Konto-segment Wn: 401-01-05.
  • W Rejestry VAT/ Rejestry VAT/ Rejestr zakupu dodajemy fakturę, na której dodajemy pozycje np. W kolumnie Kategoria: MAT. BIUROWE, odpowiednia stawka VAT, kwota netto itd. W drugiej pozycji – Kategoria: ENERGIA, odpowiednia stawka, kwota netto itd.
Schemat księgowy
Konto WnKonto MaSłownikKwotaWarunek
202Podmioty@Brutto
221-02brak@Vat
@KatElemKontoWnbrak@Netto
@KontoDodatWn@KontoDodatMaPodmioty@KwotaDodat
@KatElemKontoWn - w schemacie dla Rejestru zakupu VAT można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Kategoria pozycji/ Konto Wn kategorii. Konto księgowe zostanie pobrane z kategorii znajdującej się w pozycji Faktury Zakupu (kategoria pozycji przy stawkach VAT na fakturze). @KontoDodatWn/@KontoDodatMa - w schemacie Rejestru VAT można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Kwoty dodatkowe/ Konto Wn/Konto Ma. Program będzie pobierał konto z kwot dodatkowych, które znajdują się na formatce Faktury Zakupu, pod ikoną Kwoty dodatkowe. Dodatkowo podział na słowniki Podmioty spowoduje, że w Kwotach dodatkowych będzie można użyć kont słownikowych dla podmiotów wybranych na dokumencie. Pozycja wykorzystująca te makra pozwala na dodatkowe rozksięgowanie dokumentu np. poza kontem zespołu „4”, które jest pobierane z odpowiedniej kategorii pozycji, równocześnie na określone przez użytkownika konta zespołu „5”.

Zaliczki pracowników

Scenariusz postępowania 1: zaliczka jest na kwotę równą Fakturze Zakupu:
  1. Pracownik pobiera zaliczkę z kasy np. 150 zł – w menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe dodajemy dokument rozchodowy (KW), wybierając jako podmiot Pracownika.
  2. Pracownik przynosi fakturę zakupu (FZ) np. na kwotę 150 zł, która została zapłacona ww. zaliczką 150 zł – dodajemy zapis w menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT/ Rejestr zakupu
    • Na pierwszej zakładce wybieramy kontrahenta, który widnieje na FZ i uzupełniamy pozostałe dane.
    • Na zakładce [Kontrahent], klikamy na przycisk Pracownik i wybieramy naszego zaliczkobiorcę.
    • Na dodatkowej liście potencjalnych zaliczek pojawi się lista nierozliczonych zapisów, w naszym przykładzie jedno KW na kwotę 150 zł, wybieramy tą zaliczkę.
    • Zapisujemy dokument.
  3. Po zapisaniu Faktura Zakupu oraz dokument KW zostaną całkowicie rozliczone.
Scenariusz postępowania 2: zaliczka jest na kwotę wyższą od Faktury Zakupu:
  1. Pracownik pobiera zaliczkę z kasy np. 250 zł – w menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe dodajemy dokument rozchodowy (KW), wybierając jako podmiot Pracownika.
  2. Pracownik przynosi fakturę zakupu (FZ) np. na kwotę 150 zł, która została zapłacona ww. zaliczką 150 zł, resztę zaliczki pracownik zwraca do kasy (100 zł) – dodajemy zapis w menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT/ Rejestr zakupu: 
    • Na pierwszej zakładce wybieramy kontrahenta, który widnieje na FZ i uzupełniamy pozostałe dane.
    • Na zakładce [Kontrahent] klikamy na przycisk Pracownik i wybieramy naszego zaliczkobiorcę.
    • Na dodatkowej liście potencjalnych zaliczek pojawi się lista nierozliczonych zapisów, w naszym przykładzie jedno KW na kwotę 250 zł. Klikamy dwukrotnie w kolumnę Kwota i wpisujemy 150 zł.
    • Zapisujemy dokument.
  3. FZ jest całkowicie rozliczona, natomiast KW jest częściowo rozliczone. Pracownik wpłaca do kasy pozostałą część zaliczki:
    • W menu Kasa/bank/ Zapisy kasowe/bankowe dodajemy dokument przychodowy (KP) od pracownika, na kwotę 100 zł,
    • Na zakładce [Rozliczenia] dokumentu KP, klikamy w ikonę plusa,
    • Gdy pojawi się lista zapisów kasowych pracownika, wybieramy KW (zaliczkę) i kompensujemy z KP.
  4. Zaliczka pracownika jest całkowicie rozliczona.
Scenariusz postępowania 3: zaliczka jest na kwotę niższą od Faktury Zakupu:
  1. Pracownik pobiera zaliczkę z kasy np. 150 zł – w menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe dodajemy dokument rozchodowy (KW), wybierając jako podmiot Pracownika.
  2. Pracownik przynosi fakturę zakupu (FZ) np. na kwotę 250 zł, która została zapłacona ww. zaliczką 150 zł. Pozostała część płatności faktury pozostaje do rozliczenia (100 zł) – dodajemy zapis w menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT/ Rejestr zakupu: 
    • Na pierwszej zakładce wybieramy kontrahenta, który widnieje na FZ i uzupełniamy pozostałe dane.
    • Na zakładce [Kontrahent] klikamy na przycisk Pracownik i wybieramy naszego zaliczkobiorcę.
    • Na dodatkowej liście potencjalnych zaliczek pojawi się lista nierozliczonych zapisów, w naszym przykładzie jedno KW na kwotę 150 zł, wybieramy tą zaliczkę.
    • Zapisujemy dokument.
  3. FZ jest częściowo rozliczona. W Preliminarzu Płatności 150 zł znajduje się na liście rozliczonych dokumentów, a pozostałe 100 zł na liście dokumentów nierozliczonych. Na zdarzeniu w Preliminarzu znajduje się kontrahent wprowadzony na fakturze.
  4. Dokument KW jest całkowicie rozliczony.
Schemat księgowy Przykładowy schemat księgowy pozwala na przeksięgowanie zaliczki z konta kontrahenta na konto pracownika, który pobrał zaliczkę na zakup.
Konto WnKonto MaSłownikKwotaWarunek
@KatElemKontoWn@Netto
221-02@VAT
202Podmioty@Brutto
202Podmioty@PlatZaliczka@TypPodmiotu ='kontrahent' AND @TypZaliczkobiorcy ='pracownik'
230Zaliczkobiorcy@PlatZaliczka@TypPodmiotu ='kontrahent' AND @TypZaliczkobiorcy ='pracownik'
Poniższy schemat pozwoli natomiast na zaksięgowanie kwoty brutto na konto kontrahenta lub na konto pracownika (z pominięciem przeksięgowywania z konta kontrahenta na konto pracownika).
Konto WnKonto MaSłownikKwotaWarunek
@KatElemKontoWn@Netto
221-02@VAT
202Podmioty@Brutto@TypPodmiotu ='kontrahent' AND @TypZaliczkobiorcy <>'pracownik'
230Zaliczkobiorcy@PlatZaliczka@TypPodmiotu ='kontrahent' AND @TypZaliczkobiorcy ='pracownik'
 

Pozostałe typy schematów księgowych

System umożliwia definiowanie schematów księgowych także dla:
  • Amortyzacji, ulepszenia, przeszacowania, otrzymania i likwidacji środków trwałych,
  • Deklaracji/JPK,
  • Delegacji,
  • Listy płac,
  • Not odsetkowych, Ponagleń zapłaty,
  • Różnic kursowych, różnic kursowych MW, rozliczeń, kompensat,
  • Ewidencji przychodów i kosztów.
Etapy definiowania schematów dla w/w typów dokumentów są dokładnie takie same jak przy definiowaniu schematów dla dokumentów handlowych, magazynowych itp. Różnice dotyczą tylko identyfikatorów opisów, makr dat księgowań, warunków oraz identyfikatorów kwot, dostępnych przy tworzeniu nagłówka schematu oraz jego pozycji. W celu pobrania przykładowych schematów księgowań należy przejść do zakładki  Księgowość/Inne/Schematy księgowań i na liście schematów wybrać Dodaj wzorcowe schematy księgowe.

Eksport i import schematów księgowych

Funkcja eksportu i importu schematów księgowych umożliwia wygodne i szybkie przenoszenie definiowanego schematu księgowego przy pomocy pliku XML. Zarówno eksport jak i import schematów księgowych jest możliwy niezależnie od ustawienia filtra Typy schematów na Liście schematów księgowych.
Lista schematów księgowych
Kliknięcie na ikonę Eksportu  na Liście schematów księgowych wywoła formatkę z polem, w którym należy podać ścieżkę i nazwę pliku docelowego. Podana ścieżka i nazwa pliku zostanie zapamiętana i podpowie się przy następnym eksporcie schematu księgowego.
Formatka eksportu schematów księgowych
Uwaga
Jeżeli podany plik docelowy już istnieje, wówczas pojawi się pytanie Podany plik już istnieje. Czy chcesz go nadpisać ?.
Kliknięcie na ikonę  spowoduje rozpoczęcie procesu eksportu. W trakcie eksportu pojawi się informacja z jego przebiegu (zgodnie z ustawieniami konfiguracyjnymi na karcie operatora). Kliknięcie na ikonę Importu  wywoła formatkę z ustawieniami dotyczącymi importowanego pliku.
Formatka importu schematów księgowych

Uruchomienie importu spowoduje, że na ekranie pojawi się standardowa informacja z przebiegu importu (zgodnie z ustawieniami konfiguracyjnymi na karcie operatora).

Uwaga
Import schematu księgowego nie zakończy się pomyślnie, jeśli nie uda się zapisać całego schematu, importowany schemat nie ma wypełnionych pól wymagalnych w nagłówku schematu, czyli Symbol i/lub Dziennik i istnieje jedna pozycja, która: - nie ma konta ani po stronie Winien ani po stronie Ma, - i/lub nie podano definicji kwoty.

Księgowanie według opisu analitycznego

W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość księgowania według opisu analitycznego następujących dokumentów:
  • Dokument TaxFree,
  • Dokument wewnętrzny sprzedaży,
  • Dokument wewnętrzny zakupu,
  • Ewidencja kosztów,
  • Ewidnecja przychodów,
  • Faktury sprzedaży,
  • Faktury zakupu,
  • Kompletacja przyjęcie produktów,
  • Kompletacja rozchód składników
  • Paragony,
  • Przesunięcia międzymagazynowe,
  • Przyjęcie kaucji,
  • Przyjęcie wewnętrzne,
  • Przyjęcie zewnętrzne,
  • Rejestr sprzedaży,
  • Rejestr zakupu,
  • Rozchód wewnętrzny,
  • Wydanie kaucji,
  • Wydanie zewnętrzne.
Funkcjonalność opisana została w artykule Księgowanie według opisu analitycznego.

Rozrachunki

Rozrachunki na kontach

W module Księga Handlowa i Księga Handlowa Plus istnieje możliwość parowania ze sobą dekretów na kontach rozrachunkowych. https://www.youtube.com/watch?v=7mFXyTXQNtE

Lista dekretów nierozrachowanych/rozrachowanych

Proces rozrachowania

Istnieje możliwość częściowego rozrachowania, które polega na tym, że w kolumnie Do rozrachowania użytkownik ma możliwość ręcznego wpisania kwoty, która ma być rozrachowana z dekretu. W przypadku rozrachowania całego dekretu nie ma potrzeby modyfikowania tej kolumny. Natomiast w sytuacji rozrachowania dekretu z np. dwoma innymi na fragment kwoty lub gdy jeden dekret ma być częściowo rozrachowany z drugim również częściowo, należy zmodyfikować dla obu dekretów kolumnę Do rozrachowania i wpisać dla każdego dekretu odpowiednią kwotę.
Uwaga
Gdy w filtrze na liście Nierozrachowane ustawiona jest waluta wszystkie, nie ma możliwości edycji kwoty w kolumnie Do rozrachowania dla rozrachunków walutowych.
Po zmianie kwoty w kolumnie Do rozrachowania automatycznie zaznaczana jest pozycja w polu wyboru pozycji oraz cała pozycja zostaje pogrubiona. Pogrubienie zwraca uwagę użytkownika, że rozrachowuje inną kwotę z dokumentu niż by mógł i, że modyfikował zapis. Po wykonaniu/ usunięciu rozrachunku w kolumnie Pozostaje Wn, Pozostaje Ma widnieje taka sama wartość co w kolumnie Do rozrachowania.

Rozrachunki między różnymi kontami w walucie PLN

Z poziomu listy rozrachunków

Z poziomu listy Rozrachunków istnieje możliwość dokonania rozrachunku między różnymi podmiotami. W filtrze pod listą obok pola Konto widoczne jest pole Konto rozrachowujące. Domyślnie po wyborze konta księgowego z planu kont, pod przyciskiem Konto, to samo konto księgowe pokazuje się w polu Konto jak i polu Konto rozrachowujące. Lista dekretów jest wtedy zawężona tylko do tego jednego konta księgowego. Jeżeli w polach wskazane jest to samo konto wtedy rozrachunek odbywa się między zapisami księgowymi tego samego konta. Jeżeli w polach Konto i Konto rozrachowujące są wskazane różne konta księgowe to na liście dekretów pojawią się zapisy jednego i drugiego konta. Można wtedy zaznaczyć np. zapis po stronie Wn danego konta i po stronie Ma dla konta rozrachowującego i je ze sobą rozrachować (dokonać wzajemnej kompensaty).
Uwaga
Pole Konto rozrachowujące jest aktywne po wybraniu konta księgowego w polu Konto.
Jeżeli w polu Konto wskazane jest konto syntetyczne 201, a w polu Konto rozrachowujące również 201, na liście dekretów pojawiają się dekrety wszystkich kont analitycznych do konta 201. Obok ikony pioruna służącego do rozliczenia widoczna jest strzałka , a po jej rozwinięciu dwie opcje do wyboru:
  • Rozrachuj dla jednego konta – powoduje rozrachowanie między zapisami tego samego konta analitycznego. Jeżeli Użytkownik zaznaczy zapisy dla różnych kont to pojawi się informacja, że rozrachunki nie zostały rozrachowane. Aby rozrachować takie zapisy należy wybrać opcję Rozrachuj dla wielu kont.
  • Rozrachuj dla wielu kont – powoduje, że w pierwszej kolejności następuje rozrachowanie zapisów między tymi samymi kontami analitycznym, a jeśli pozostaną jeszcze dekrety do rozrachowania po stronie Wn i Ma na różne konta to nastąpi dokonanie kompensaty między tymi różnymi analitykami, pod warunkiem, że mają tą samą walutę rozrachunku– w pierwszej kolejności dla dekretów o tej samej kwocie, a następnie dla dekretów o tym samym terminie płatności.
Jeżeli Konto rozrachowujące jest nieuzupełnione na liście rozrachunków pokazują się nierozrachowane dekrety dla konta wybranego w polu Konto.
Uwaga
Jeżeli na zakładce [Rozrachowane] w polu Konto mam wpisane np. 201-ABC, a w polu Konto rozrachowujące 201-XYZ, to na liście pojawiają się wszystkie rozrachowane zapisy i na konto 201-ABC i 201-XYZ.
Dodatkowo na liście dekretów rozrachowanych w sekcji pod listą jest dostępny parametr Dla różnych kont. Po jego zaznaczeniu wyświetlane są dokumenty rozrachowane pomiędzy różnymi kontami.

Z poziomu dokumentu PK i konkretnego dekretu

Z poziomu formularza dekretu można dokonać rozrachunku wchodząc na zakładkę [Rozrachunek] i ikoną plusa odwołując się do listy rozrachunków. Warunkiem dokonania rozrachunku jest to, aby całe PK się bilansowało. Po wejściu na listę rozrachunków domyślnie w polu Konto rozrachowujące podpowiada się konto z dekretu, z możliwością zmiany na inne lub puste. Istnieje możliwość wyboru dowolnego dekretu z dowolnego konta, oraz kwoty do rozrachowania. Pole Konto jest nieaktywne. Na liście pojawią się dekrety konta z dekretu i wybranych kont z listy rozrachunków. Zaznaczone rozrachunki po kliknięciu w ikonę pioruna przenoszą się na dekret. Rozrachowanie następuje tylko dla dekretów w tej samej walucie.

Automatyczne generowanie zapisu księgowego kompensaty i różnicy kursowej

W przypadku kiedy w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków, w momencie dokonywania rozrachunków dla dwóch różnych kont księgowych system wygeneruje zapis księgowy kompensaty, a w przypadku rozrachunków dla kont walutowych również zapis księgowy różnicy kursowej. Użytkownik ma możliwość rezygnacji z generowania takiego dekretu poprzez zamknięcie odpowiedniego okna bez zapisywania zmian. W przypadku automatycznego generowania równocześnie różnicy kursowej i kompensaty można zrezygnować tylko z obu dokumentów, nie ma możliwości rezygnacji albo z różnicy albo z kompensaty. W przypadku kiedy parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej nie jest zaznaczony to w celu całkowitego rozrachowywania dekretów walutowych użytkownik powinien wskazać dekret różnicy kursowej wygenerowanej w module Kasa/Bank. Dodatkowo w przypadku niezaznaczonego parametru o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z poziomu rozrachunków użytkownik powinien księgować dokumenty kompensat z poziomu modułu Kasa/Bank.
Uwaga
Dekrety kompensaty i różnicy kursowej są dodawane tylko dla bieżącego okresu obrachunkowego. Przykładowo, podczas rozliczenia dokumentów z 2017 r. dokonywanego po zalogowaniu się na okres obrachunkowy 2018, RK wygenerowana zostanie z datą 01.01.2018 r. Jeżeli użytkownik chce, aby RK powstała w okresie, w którym wystawione były dokumenty, to rozliczenia należy dokonać po zalogowaniu się na okres obrachunkowy 2017. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Kompensaty z datą bieżącą to dekrety powstaną z data bieżącą w programie pod warunkiem, ze data ta mieści się w bieżącym okresie obrachunkowym.
Podczas rozrachowywania dekretów w walucie obcej, gdy różnica kursowa jest różna od zera, pojawia się formatka z propozycją zapisu polecenia księgowania dla powstałej różnicy kursowej.

Automatyczne generowanie zapisu księgowego różnicy kursowej i kompensaty, zakładka Różnica kursowa

Automatyczne generowanie zapisu księgowego różnicy kursowej i kompensaty, zakładka Kompensata

Uwaga
W sytuacji kiedy przy rozrachowywaniu zaznaczone są dekrety wraz z różnicą kursową i po wykonaniu rozrachunku kwota pozostała do rozrachowania będzie równa 0, pokaże się tylko okno kompensaty. Natomiast jeżeli w takim samym przypadku kwota pozostała do rozrachowania będzie większa od zera pokaże się okno z różnicą kursową i kompensatą i wygenerowane zostaną obydwa dokumenty.
Dokument – Dokument Różnicy kursowej oraz dokument Kompensaty mają własny schemat numeracji. Schematy numeracji dla zapisów księgowych dokumentów różnicy kursowej użytkownik może zdefiniować w Konfiguracji Firmy/ Definicje dokumentów/ Księgowość/ Różnica kursowa, natomiast schemat numeracji dla zapisów księgowych dokumentów kompensat z poziomu  Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Księgowość/ PK kompensaty. Nr dokumentu – pole do wpisania numeru polecenia księgowania, domyślnie podpowiadany jest ostatnio wpisany numer, pole może pozostać puste. Jeżeli Nr dokumentu jest uzupełniony to przeniesie się on wraz ze schematem numeracji na dokument PK do pola Numer dokumentu. Łączny numer pobrany ze schematu i numeru dokumentu może mieć maksymalnie 30 znaków. Data księgowania – podpowiadana jest data wskazana na formularzu okresu obrachunkowego. Domyślnie jest to data zgodna z parametrem Data rozrachunku jako późniejsza z dat Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa. W sytuacji, gdy dekrety pochodzą spoza bieżącego okresu obrachunkowego, Data księgowania podpowiadana będzie jako pierwszy dzień bieżącego okresu obrachunkowego. Dziennik – wybór nazwy dziennika, do którego zostanie zapisane polecenie księgowania. Podpowiadany jest dziennik wskazany na formularzu okresu obrachunkowego. W przypadku nieuzupełnienia na formularzu okresu tej informacji przy pierwszym generowaniu różnicy kursowej i/lub kompensaty podpowiadany jest pierwszy dziennik na liście. Dziennik ten można z poziomu dokumentu przenieść na formatkę okresu obrachunkowego jako domyślny dla kolejnych generowanych dokumentów.
Uwaga
Istnieje możliwość wskazania domyślnego dziennika dla RK oraz KOMP dla poszczególnych operatorów. Jeżeli podczas dokonywania rozrachunków walutowych/dla różnych kont księgowych, operator zmieni dziennik na dokumencie różnicy kursowej i/lub dokumencie kompensaty, kolejne dekrety RK/KOMP zapisywane są do dzienników wskazanych przez operatora.
Uwaga
Od wersji programu 2020.0.1 po przejściu kreatora konfiguracji parametrów firmy, na formularzu założonego okresu obrachunkowego w polu Dziennik RK domyślnie ustawiany jest dziennik o symbolu RK, a w polu Dziennik KOMP domyślnie ustawiany jest dziennik o symbolu KOMP.
Księgowanie przez bufor – parametr zawsze domyślnie zaznaczany. Kategoria – automatycznie podpowiadana jest ostatnio wybrana kategoria. Opis – dla dokumentu różnicy kursowej domyślnie podpowiadany jest opis składający się z „RK 'symbol waluty’: 'numer dokumentu Wn’, 'numer dokumentu Ma’”, np.: RK EUR: KW/1/2023/EUR, V/100/2023. Dla dokumentu kompensaty domyślnie podpowiadany jest opis składający się z „PK kompensaty: 'numer dokumentu Wn’, 'numer dokumentu Ma’”, np. PK kompensaty: FS 10/2023, FZ 10/2023. Różnica kursowa – automatycznie wyliczona kwota różnicy kursowej, pole niedostępne do edycji. Kompensata – automatycznie wyliczona kwota kompensaty, pole niedostępne do edycji. W przypadku kompensat walutowych na dokumencie polecenia księgowania kwota kompensaty w walucie jest przeliczana po kursie niższym z obu rozrachowanych dokumentów. W przypadku kiedy na przynajmniej jednym z rozrachowanych dokumentów jest kurs Nieokreślony to również na dokumencie Kompensaty podpowiada się taki kurs. W pozostałych przypadkach na dokumencie Kompensaty podpowiada się kurs ręczny. Dekret kompensaty nie podlega ponownemu rozrachowaniu – parametr o generacji rozrachunku jest wyłączony. Konto Wn – jeżeli różnica jest dodatnia, jest to konto rozrachowujące. Jeżeli różnica jest ujemna, automatycznie uzupełniane jest konto różnic kursowych ujemnych (Wn) z formularza danej waluty dostępnego w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa na zakładce [Konta różnic kursowych], a w przypadku jego braku uzupełniane jest konto z formularza waluty dostępnego w Konfiguracji Programu/ Ogóle/ Waluty. Istnieje możliwość jego zmiany. Dla dokumentu Kompensaty konto jest pobierane z rozrachowanych dekretów i blokowane do edycji. Jeżeli w danym okresie obrachunkowym w planie kont nie ma konta biorącego udział w rozrachunku, pole jest możliwe do modyfikacji. Konto Ma – jeżeli różnica jest ujemna, jest to konto rozrachowujące. Jeżeli różnica jest dodatnia, automatycznie uzupełniane jest konto różnic kursowych dodatnich (Ma) z formularza danej waluty dostępnego w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa na zakładce [Konta różnic kursowych], a w przypadku jego braku uzupełniane jest konto z formularza waluty dostępnego w Konfiguracji Programu/ Ogóle/ Waluty. Istnieje możliwość jego zmiany. Dla dokumentu Kompensaty konto jest pobierane z rozrachowanych dekretów i blokowane do edycji. Jeżeli w danym okresie obrachunkowym w planie kont nie ma konta biorącego udział w rozrachunku, pole jest możliwe do modyfikacji. Możliwość określenia domyślnych kont księgowych dla różnic kursowych indywidualnie dla każdej firmy jest dostępna w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa na zakładce [Konta różnic kursowych].
Konta różnic kursowych w Konfiguracji Firmy
Domyślne konta dla różnic kursowych dodatnich i ujemnych, jeżeli są można uzupełnić na formularzu danej waluty dostępnym z poziomu: Konfiguracja programu/ Ogólne/ Waluty.

Formularz waluty

Uwaga
Jeżeli podczas dokonywania rozrachunku dekretów walutowych o tym samym kursie następuje całkowite rozrachowanie kwoty w walucie, a pozostaje kwota w PLN to do tej kwoty generowany jest dekret różnicy kursowej tak, aby dokonać całkowitego rozrachunku dekretów.
Podczas usuwania rozrachunków walutowych automatycznie usuwany jest dekret różnicy kursowej, który jest powiązany z tym rozrachunkiem pod warunkiem, że dekret różnicy kursowej nie jest zatwierdzony na czysto, znajduje się w bieżącym okresie obrachunkowym oraz użytkownik usuwający rozrachunek nie ma zakazu usuwania dekretów z dziennika, w którym znajduje dekret różnicy kursowej. Usuwany jest zarówno dekret powstały podczas generacji rozrachunków jak i dekret powstały po zaksięgowaniu dokumentu różnicy kursowej w module Kasa/Bank (w przypadku korzystania z automatycznych rozliczeń/rozrachunków). Podczas usuwania rozrachunków dla dwóch różnych kont księgowych automatycznie usuwany jest dekret kompensaty, który jest powiązany z tym rozrachunkiem pod warunkiem, że dokument kompensaty nie jest zatwierdzony na czysto, znajduje się w bieżącym okresie obrachunkowym oraz użytkownik usuwający rozrachunek nie ma zakazu usuwania dekretów z dziennika, w którym znajduje dekret kompensaty. Usuwany jest zarówno dekret powstały podczas generacji rozrachunków jaki i dekret powstały po zaksięgowaniu dokumentu kompensaty w module Kasa/Bank (w przypadku korzystania z automatycznych rozliczeń/rozrachunków).

Wydruk struktury wiekowej rozrachunków

Z poziomu zakładki [Nierozrachowane] dodano wydruk Struktura wiekowa/ Wzór standard. Przed wykonaniem wydruku pojawia się okno, w którym użytkownik ma możliwość wskazania zakresu kont, daty wykonania analizy, stron konta oraz przedziałów czasowych. Domyślnie zaznaczony jest parametr Uwzględniać zapisy w buforze.
Ustalenie wartości parametrów wydruku Struktura wiekowa
W przypadku modułu Księga Handlowa Plus istnieje możliwość wybrania waluty. Jeżeli na liście rozrachunków wskazano Konto/ Konto rozrachowujące to przenoszone są one do pola Od konta/ Do konta. Istnieje możliwość wskazania maksymalnie 5 przedziałów. Jeżeli użytkownik chce zmniejszyć liczbę przedziałów to powinien określić liczbę dni w przedziale jako: 0 (taki przedział nie jest brany pod uwagę w analizie).

Automatyczne rozrachunki i rozliczenia

Użytkownik ma możliwość korzystania z funkcji połączonych rozliczeń i rozrachunków. W momencie rozliczania dokumentów generowany jest rozrachunek i analogicznie podczas dokonywania rozrachunku dekretów generowane jest rozliczenie dokumentów.
Uwaga
Przed rozpoczęciem korzystania z funkcji połączonych rozliczeń i rozrachunków należy:
  • Uporządkować bazę danych poprzez uzgodnienie stanu nierozliczonych dokumentów z nierozrachowanymi dekretami na kontach księgowych. W przeciwnym wypadku stan na kontach i w module Kasa/Bank może nie być spójny. W celu odszukania ewentualnych różnic można posłużyć się wydrukiem dostępnym z poziomu Kasa/Bank/ Dokumenty nierozliczone, zakładka [Na dzień – Rozliczenia/Rozrachunki – Zestawienie rozliczeń i rozrachunków].
  • Zmodyfikować schematy księgowe, tak aby odnosiły się w Kwocie do płatności (Kwota – Płatności – Kwota płatności).
  • Jeżeli dodatkowo w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Generowanie zapisów księgowych kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków należy:
    • uzupełnić dzienniki księgowań i datę księgowania dla kompensaty i/lub różnicy kursowej z poziomu formularza okresu obrachunkowego (Konfiguracja Firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe),
    • ustawić Domyślne konta dla różnic kursowych w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa, zakładka [Konta różnic kursowych] lub jeżeli konta różnic kursowych są wspólne dla wszystkich firm, na formularzu waluty (Konfiguracja Programu/ Ogólne/ Waluty).

Schematy księgowań

Rozliczenia i rozrachunki dokonują się prawidłowo tylko w sytuacji gdy schematy księgowe użyte do zaksięgowania dokumentów są zbudowane we właściwy sposób. Niezbędna jest do tego modyfikacja dotychczas wykorzystywanych schematów księgowań. Kluczowe znaczenie ma odwołanie się w Kwocie do makra @KwotaPlatnosci. Wynika to z zasady, że dokonujemy rozrachunku dekretów odpowiadających rozliczanym płatnościom. Konieczne jest również zaznaczenie parametru Rozrachunek w elemencie schematu księgowego. Podział na słowniki: Płatnicy odwołuje się do Płatnika wybranego na zdarzeniu w Preliminarzu płatności. W związku z połączeniem rozliczeń w module Kasa/Bank z rozrachunkami dokonywanymi na kontach księgowych w schematach służących do księgowania dokumentów posiadających płatności o typie: Ewidencja kosztów, Ewidencja przychodów, Rejestr sprzedaży VAT, Rejestr zakupów VAT, Faktury sprzedaży, Faktury zakupu, Paragony, Przyjęcia kaucji, Wydania kaucji, Lista płac, Delegacje, Tax Free, Noty odsetkowe, Ponaglenie zapłaty oraz Deklaracje w pozycji Kwota – Płatności – Kwota płatności dostępne jest makro @KwotaPlatnosci. Pozwala ono na odwołanie się podczas księgowania do poszczególnych zdarzeń z Preliminarza płatności. Makro @KwotaPlatnosci można łączyć jedynie z makrami dotyczącymi nagłówka. Nie można łączyć go z makrami odwołującymi się do pozycji dokumentu. Dotychczasowe makra dostępne dla Płatnika w polach Konto, Opis (w nagłówku schematu oraz w elemencie schematu) oraz Warunek (w nagłówku schematu oraz w elemencie schematu) pobierają wartości z konkretnych płatności zamiast z nagłówka dokumentu. Dodatkowo w schematach służących do księgowania dokumentów posiadających płatności w pozycji Warunek (w elemencie schematu) dostępna jest opcja: Płatności – Waluta płatności, sprawdzająca walutę rozliczenia na zdarzeniu w Preliminarzu płatności.
Uwaga
Aby nastąpiło automatyczne rozliczenie i rozrachowanie waluta rozliczenia wybrana na zdarzeniu w Preliminarzu płatności musi zgadzać się z walutą konta, na które następuje księgowanie dokumentu. W przeciwnym wypadku pojawia się komunikat informujący o tym, że waluta rozliczenia nie zgadza się z walutą rozrachunku i nie następuje automatyczne połączenie rozliczeń z rozrachunkami.
Jeżeli w polu Konto i/lub Kwota następuje odwołanie do makr związanych z płatnościami oraz wybrany jest Podział na słowniki: Płatnicy to tworzy się tyle pozycji ile jest płatności na Podmiot wybrany na płatności. Jeżeli w polu Kwota następuje odwołanie do makra @Brutto to każdy dekret utworzony zostanie na kwotę brutto z dokumentu. Jeżeli w polu Konto i/lub Kwota następuje odwołanie do makr związanych z płatnościami oraz wybrany jest Podział na słowniki: Podmioty to tworzy się tyle pozycji ile jest płatności na Podmiot wybrany na dokumencie w polu Kontrahent. Jeżeli w polu Konto i/lub Kwota nie następuje odwołanie do makr związanych z płatnościami i wybrany jest Podział na słowniki: Płatnicy to tworzy się jeden dekret na Płatnika wybranego w nagłówku dokumentu w kwocie zależnej od liczby płatności (wartość jest zwielokrotniona gdy występuje więcej niż jedna płatność). Jeżeli w polu Konto i/lub Kwota nie następuje odwołanie do makr związanych z płatnościami i wybrany jest Podział na słowniki: Podmioty to tworzy się jeden dekret na Podmiot wybrany na dokumencie w polu Kontrahent.

Dziennik RK i Dziennik KOMP

Jeżeli w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków jest zaznaczony to na formularzu okresu obrachunkowego w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe należy wskazać dzienniki księgowań oraz daty księgowania dla dekretu różnicy kursowej oraz dekretu kompensaty generowanych podczas dokonywania rozrachunków w „tle” lub podczas dokonywania rozrachunków z listy rozrachunków nierozrachowanych. Podczas dodawaniu nowego okresu obrachunkowego sekcja z dziennikami i datą księgowania jest nieaktywna. Na istniejącym okresie obrachunkowym sekcja jest aktywna i użytkownik może uzupełnić dane, osobno dla każdego okresu obrachunkowego. Na nowo tworzonym okresie obrachunkowym podczas kopiowania ustawień z poprzedniego okresu dzienniki i daty księgowania przenoszą się z formularza poprzedniego okresu obrachunkowego. Na zamkniętym okresie obrachunkowym sekcja nie podlega edycji. Dodatkowo blokowany jest parametr Numeracja dziennika cząstkowego ciągła w roku.
Uwaga
Jeżeli z poziomu Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa parametr: Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków jest zaznaczony to aby rozliczenia i rozrachunki walutowe lub rozliczenia i rozrachunki dla różnych podmiotów dokonały się prawidłowo należy uzupełnić na formularzu okresu obrachunkowego Dziennik RK i Dziennik KOMP oraz ustawić Domyślne konta dla różnic kursowych w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa, zakładka [Konta różnic kursowych] lub jeżeli konta różnic kursowych są wspólne dla wszystkich firm, na formularzu waluty (Konfiguracja Programu/ Ogólne/ Waluty) poprzez wskazanie konta istniejącego w planie kont w bieżącym okresie obrachunkowym (użytkownik nie może mieć zakazu do tego konta oraz konto nie może mieć zaznaczonego parametru Konto nieaktywne).
Nieuzupełnienie wyżej wymienionych pól powoduje podczas księgowania dokumentów walutowych rozliczonych wcześniej w module Kasa/Bank lub podczas rozliczania w module Kasa/Bank zaksięgowanych wcześniej dokumentów dokonanie jedynie rozrachunku głównego na kontach księgowych. Nie generuje się natomiast dekret różnicy kursowej. Analogicznie w przypadku dokumentów księgowanych na dwa różne konta nie generuje się dekret kompensaty. Jeżeli konto na formularzu waluty nie jest uzupełnione to podczas księgowania dokumentów walutowych rozliczonych wcześniej w module Kasa/Bank lub podczas rozliczania w module Kasa/Bank zaksięgowanych wcześniej dokumentów walutowych pojawia się komunikat: Nie zdefiniowano kont dla różnic kursowych w ustawieniach waluty [Symbol waluty]. Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego nie jest uzupełniony Dziennik RK lub użytkownik posiada zakaz do dziennika to podczas księgowania dokumentów walutowych rozliczonych wcześniej w module Kasa/Bank lub podczas rozliczania w module Kasa/Bank zaksięgowanych wcześniej dokumentów walutowych pojawia się komunikat: Nie zdefiniowano dziennika dla różnic kursowych w konfiguracji okresu obrachunkowego lub operator ma zakaz do tego dziennika. Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego nie jest uzupełniony Dziennik KOMP lub Użytkownik posiada zakaz do dziennika to podczas księgowania na różne konta księgowe dokumentów rozliczonych wcześniej w module Kasa/Bank lub podczas rozliczania w module Kasa/Bank zaksięgowanych wcześniej na różne konta księgowe dokumentów pojawia się komunikat: Nie zdefiniowano dziennika dla kompensat w konfiguracji okresu obrachunkowego lub operator ma zakaz do tego dziennika. W sytuacji gdy na planie kont istnieje więcej kont dla danej waluty należy odznaczyć w Konfiguracji parametr Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków oraz księgować dokumenty różnic kursowych oraz dokumenty kompensat z poziomu modułu Kasa/Bank. Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego nie jest uzupełniony Dziennik RK lub Dziennik KOMP to podczas rozrachowywania z listy rozrachunków dekretów walutowych dla różnych kont księgowych dekret różnicy kursowej oraz dekret kompensaty generuje się do pierwszego dziennika dostępnego w bieżącym okresie obrachunkowym, do którego użytkownik nie ma zakazu. Dodatkowo pojawia się komunikat: Nastąpiła zmiana domyślnego dziennika dla kompensaty. Czy ustawić nowy dziennik jako domyślny w konfiguracji? oraz Nastąpiła zmiana domyślnego dziennika dla różnicy kursowej. Czy ustawić nowy dziennik jako domyślny w konfiguracji? Zaakceptowanie komunikatów powoduje zapisanie dzienników na formularzu okresu obrachunkowego.
Uwaga
Istnieje możliwość wskazania domyślnego dziennika dla RK oraz KOMP dla poszczególnych operatorów. Jeżeli podczas dokonywania rozrachunków walutowych/dla różnych kont księgowych, operator zmieni dziennik na dokumencie różnicy kursowej i/lub dokumencie kompensaty, kolejne dekrety RK/KOMP zapisywane są do dzienników wskazanych przez operatora.
Uwaga
Od wersji programu 2020.0.1 po przejściu kreatora konfiguracji parametrów firmy, na formularzu założonego okresu obrachunkowego w polu Dziennik RK domyślnie ustawiany jest dziennik o symbolu RK, a w polu Dziennik KOMP domyślnie ustawiany jest dziennik o symbolu KOMP.

Automatyczne rozrachunki i rozliczenia – podstawowe zasady

Automatyczne rozliczenia i rozrachunki opierają się o następujące zasady:
  • W momencie rozrachowania dekretów odpowiadające im nierozliczone płatności/ zapisy kasowe/bankowe rozliczają się automatycznie.
  • Po rozliczeniu płatności/ zapisu kasowego/bankowego rozrachowują się związane z nimi dekrety.
  • Jeżeli płatności są już rozliczone i następuje księgowanie dokumentów to ich dekrety rozrachowują się automatycznie.
Jeżeli w Konfiguracji parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki jest zaznaczony to w celu uniknięcia niezgodności pomiędzy danymi na płatności:
  • na dekretach powstałych po zaksięgowaniu według makra @KwotaPlatnosci,
  • na dekretach powstałych po zaksięgowaniu raportów kasowych/bankowych,
  • na dekretach powstałych po zaksięgowaniu dokumentu różnicy kursowej lub/i dokumentu kompensaty z poziomu modułu Kasa/Bank,
  • predekretacji dokumentów w wyżej wymienionych przypadkach.
blokowane są następujące pozycje: Kwota, Waluta, Termin rozrachunku oraz pola związane z określeniem notowania waluty. Z kolei po zaksięgowaniu dokumentu makrem @KwotaPlatnosci na zdarzeniu w Preliminarzu płatności blokowane są następujące pozycje: Podmiot, Kwota, Termin płatności, Waluta rozliczenia oraz pola związane z określeniem notowania waluty. Dodatkowo taka płatność nie podlega podziałowi.
Zasada 1: Taka sama liczba dokumentów różnicy kursowej i dokumentów kompensat w module Kasa/Bank oraz w księgowości kontowej
Warunek: W Konfiguracji zaznaczony parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków.
Przykład
Dwa niezaksięgowane dokumenty: Dok1 i Dok2, P1 i P2 – płatności do Dok1, P3 i P4 – płatności do Dok2. 1 – Rozliczenie pomiędzy P2 i P3, w module Kasa/Bank powstaje dokument różnicy kursowej RK2 oraz dokument kompensaty KOMP2. 2 – Rozliczenie pomiędzy P1 i P4, w module Kasa/Bank powstaje dokument różnicy kursowej RK1 oraz dokument kompensaty KOMP1. 3-4 – Księgowanie Dok1 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci. Tworzą się 2 dekrety: Dek1 – odpowiadający P1 oraz Dek2 – odpowiadający P2. 5-6 – Księgowanie Dok2 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci. Tworzą się 2 dekrety: Dek3 – odpowiadający P3 oraz Dek4 – odpowiadający P4. 7 – System automatycznie generuje rozrachunek pomiędzy Dek2 a Dek3. 8 – System automatycznie generuje rozrachunek pomiędzy Dek1 a Dek4. 9 – Powstaje dekret RK1. Następuje powiązanie z dokumentem RK1 wygenerowanym w module Kasa/Bank. 10 – Powstaje dekret KOMP1. Następuje powiązanie z dokumentem KOMP1 wygenerowanym w module Kasa/Bank. 11- Powstaje dekret RK2. Następuje powiązanie z dokumentem RK2 wygenerowanym w module Kasa/Bank. 12 – Powstaje dekret KOMP2. Następuje powiązanie z dokumentem KOMP2 wygenerowanym w module Kasa/Bank.
Jeżeli w module Kasa/Bank dokonano kilku częściowych rozliczeń, do których w module Kasa/Bank wygenerowane zostały dokumenty różnicy kursowej i/lub dokumenty kompensaty to w księgowości kontowej podczas rozrachowania dekretów związanych z tymi płatnościami również powstaje tyle samo dokumentów różnicy kursowej i/lub dokumentów kompensaty. Dekrety różnicy kursowej (operacja 9 i 11) oraz dekrety kompensaty (operacja 10 i 12) w takim wypadku powstają „w tle” – użytkownik nie widzi formatki dokumentu różnicy kursowej i/lub dokumentu kompensaty. Jeśli w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków nie jest zaznaczony to nie powstają dekrety różnicy kursowej i/lub kompensaty, następuje jedynie rozrachowanie dekretów. Dokumenty RK i KOMP należy zaksięgować w module Kasa/Bank.
Zasada 2: Podpinanie dekretu różnicy kursowej i dekretu kompensaty powstałych w module Kasa/Bank do rozrachunku
Warunek: W Konfiguracji odznaczony parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków.
Przykład
Dwa dokumenty: Dok1 i Dok2, P1- płatność do Dok 1, P2 – płatność do Dok 2, Dek1 – dekret powstały po zaksięgowaniu Dok1 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci. 1 – Rozliczenie pomiędzy P1 i P2, w module Kasa/Bank powstaje dokument kompensaty KOMP1. 2 – Księgowanie KOMP 1 z poziomu modułu Kasa/Bank. 3 – Księgowanie Dok2 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci. Tworzy się dekret Dek2. 4 – System automatycznie generuje rozrachunek pomiędzy Dek1 a Dek2. 5 – Dekret kompensaty powstały w module Kasa/Bank zostaje podłączony do rozrachunku. Nie generuje się dekret kompensaty z poziomu rozrachunków. Analogicznie sytuacja wygląda w przypadku dokumentu różnicy kursowej powstałego w module Kasa/Bank.
Uwaga
Uwaga: W sytuacji kiedy odznaczony jest parametr Generowanie zapisu księgowego różnicy kursowej i/lub kompensaty z rozrachunków to podczas księgowania dokumentu kompensaty z poziomu modułu Kasa/Bank jest ona automatycznie podpinana pod rozrachunek. W związku z tym należy zwracać uwagę na poprawność schematu księgowego służącego do księgowania dokumentu kompensaty. Program nie sprawdza czy księgowanie odbyło się po właściwych stronach kont.
Zasada 3: Łączenie dekretu kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków z dokumentem kompensaty i/lub różnicy kursowej powstałymi w module Kasa/Bank
Warunek: W Konfiguracji zaznaczony parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków.
Przykład
Dwa dokumenty: Dok1 i Dok2, P1- płatność do Dok1, P2 – płatność do Dok2, Dek1 – dekret powstały po zaksięgowaniu Dok1 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci. 1 – Rozliczenie pomiędzy P1 i P2, w module Kasa/Bank powstaje dokument kompensaty KOMP. 2 – Księgowanie Dok2 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci. Tworzy się dekret Dek2. 3 – System automatycznie generuje rozrachunek pomiędzy Dek1 a Dek2. 4 – Powstaje dekret KOMP. 5 – Dekret kompensaty powstały w module Kasa/Bank zostaje powiązany z dekretem kompensaty wygenerowanym podczas dokonywania rozrachunków.
Z poziomu modułu Kasa/Bank dokument kompensaty (rozliczenia) i/lub dokument różnicy kursowej zostaje oznaczony jako zaksięgowany. Na liście dokumentów widnieje w kolorze niebieskim. Podgląd zapisu księgowego wskazuje dekret kompensaty lub dekret różnicy kursowej. Jeśli w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków jest zaznaczony to nie ma możliwości zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej i/lub dokumentu kompensaty z poziomu modułu Kasa/Bank. Podczas próby księgowania pojawia się komunikat: Konfiguracji/ Firma/ Księgowość/ Księgowość kontowa jest ustawiony parametr Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków.
Zasada 4: Rozrachunki i rozliczenia walutowe – 1 dekret i 1 płatność na tą samą kwotę po tym samym kursie
Warunek: Zgodność kwoty, waluty rozliczenia oraz kursu pomiędzy płatnością a dekretem. W Konfiguracji zaznaczony parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków.
Przykład
Dwa dokumenty: Dok1 i Dok2, P1- płatność do Dok1, P2 – płatność do Dok2 Dek1 – dekret powstały po zaksięgowaniu Dok1 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci 1 – Rozliczenie pomiędzy P1 i P2, w module Kasa/Bank powstaje dokument różnicy kursowej RK i dokument kompensaty KOMP. 2 – Księgowanie Dok2 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci. Tworzy się dekret Dek2. 3 – System automatycznie generuje rozrachunek pomiędzy Dek1 a Dek2. 4 – Powstaje dekret KOMP oraz dekret RK. Następuje powiązanie z dokumentem RK oraz dokumentem KOMP wygenerowanymi w module Kasa/Bank.
Uwaga
Jeżeli użytkownik rozlicza płatność z zapisem kasowym/bankowym (czyli w module Kasa/Bank powstaje dokument rozliczenia), a dokumenty zaksięgowane zostały na różne konta księgowe, to podczas generowania rozrachunku powstanie dekret kompensaty ale nie zostanie powiązany z rozliczeniem wygenerowanym w module Kasa/Bank.
Jeżeli dokument różnicy kursowej i dokument kompensaty zostały zaksięgowane w module Kasa/Bank jako pierwsze (w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków nie jest zaznaczony) to podczas generowania rozrachunku pomiędzy Dek1 i Dek2, dekrety RK i KOMP zostaną podłączone do tego rozrachunku.
Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków nie jest zaznaczony to przypadku rozliczania płatności z zapisem kasowym/bankowym, zaksięgowanych na różne konta, podczas generowania rozrachunku nie utworzy się dekret kompensaty. Należy zaksięgować rozliczenie z poziomu modułu Kasa/Bank. Rozliczenie nie zostanie połączone z rozrachunkiem.
Uwaga
Waluta rozliczenia wybrana na zdarzeniu w Preliminarzu płatności musi się zgadzać z walutą konta, na które następuje księgowanie dokumentu. W przypadku braku zgodności podczas rozrachowywania dekretów pojawia się komunikat: Nie wygenerowano rozliczenia – różne waluty rozliczenia i dekretu.
Zasada 5: Automatyczny rozrachunek/rozliczenie następuje gdy zgadza się kierunek rozrachunku/płatności.
W przypadku księgowania dokumentów korekt (z kwotą na minus) rozrachunek i rozliczenie przebiega prawidłowo bez względu na to po której stronie konta zostanie zaksięgowana kwota dokumentu jeżeli zostanie prawidłowo uwzględniony znak tej kwoty.
Przykład
Faktura zakupu na kwotę 100 zaksięgowana na konto po stronie Ma na kwotę 100. Następnie wystawiono korektę na kwotę -60 oraz zaksięgowano po stronie Ma na kwotę -60 – nastąpi rozliczenie i rozrachunek. Rozliczenie i rozrachunek dokona się również w przypadku zaksięgowania korekty po stronie Wn na kwotę 60. Jeżeli księgowanie zostanie przeprowadzone po nieprawidłowej stronie ze złym znakiem to następuje rozliczenie płatności, natomiast nie dokonuje się rozrachunek. Pojawia się komunikat: Nie powiodło się rozrachowanie dekretów. Dekrety po tej samej stronie rozrachunku.

Rozrachunek dekretu z parametrem Rozrachunek bez rozliczenia w K/B

Rozrachowanie dekretów jeżeli płatności w module Kasa/Bank nie są rozliczone
Jeżeli jeden lub oba dekrety biorące udział w rozrachunku mają zaznaczony parametr Bez rozliczenia w K/B to podczas rozrachowania tych dekretów dokonuje się rozrachunek, powstaje ewentualny dekret różnicy kursowej i/lub dekret kompensaty (jeżeli w Konfiguracji jest zaznaczony parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków) ale nie następuje rozliczenie płatności w module Kasa/Bank.
Rozrachowanie dekretów jeżeli płatności module Kasa/Bank są rozliczone
Jeżeli jeden lub oba dekrety biorące udział w rozrachunku mają zaznaczony parametr Bez rozliczenia w K/B to podczas rozrachowania tych dekretów dokonuje się rozrachunek, powstaje ewentualny dekret różnicy kursowej i/lub kompensaty (jeżeli w Konfiguracji jest zaznaczony parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków) ale nie następuje rozliczenie płatności w module Kasa/Bank. Jeżeli płatności w module Kasa/Bank zostały rozliczone oraz w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków jest odznaczony lub użytkownik rezygnuje z tych dokumentów podczas generowania rozrachunku to istnieje możliwość wskazania do rozrachunku dokumentu różnicy kursowej zaksięgowanego w module Kasa/Bank. Dekret kompensaty powstały w module Kasa/Bank nie zostanie podłączony do rozrachunku. Jeżeli w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków jest zaznaczony a dokument różnicy kursowej i/lub dokument kompensaty wygenerowany w module Kasa/Bank nie jest zaksięgowany to nie będzie powiązania pomiędzy tymi dokumentami.
Rozrachowanie dekretów w momencie księgowania jeśli płatności w module Kasa/Bank są rozliczone
Jeżeli płatności w module Kasa/Bank zostały rozliczone i użytkownik księguje drugi dokument, do którego tworzy się dekret z zaznaczonym parametrem Bez rozliczenia w K/B (lub parametr został zaznaczony na dekrecie powstałym do pierwszego dokumentu) to podczas księgowania nie tworzy się w rozrachunek.
Uwaga
Więcej informacji na temat automatycznych rozliczeń i rozrachunków znajduje się w biuletynie Automatyczne rozliczenia i rozrachunki, dostępnym na Indywidualnych Stronach Klientów/ Partnerów.
Podgląd powiązań pomiędzy rozliczeniami a rozrachunkami
Istnieje możliwość podglądu powiązań pomiędzy rozliczeniami prowadzonymi w module Kasa/Bank a rozrachunkami dokonywanymi na kontach księgowych. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry wybrano Rodzaj księgowości: Księgowość kontowa oraz w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki, po dokonaniu rozliczenia w module Kasa/Bank widoczna jest ikona , a po wykonaniu rozrachunku na kontach księgowych w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus dostępna jest ikona .
Podgląd rozliczeń dostępny w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus
Ikona Rozliczeń jest widoczna z poziomu:
  • Księgowość/ Rozrachunki/ Rozrachunki, zakładka Rozrachowane,
  • formularza Polecenia Księgowania oraz formularza BO,
  • formularza dekretu, z każdej zakładki oraz pozycji BO.
Na Liście dokumentów rozliczających znajdują się następujące kolumny:
  • Numer dokumentu – pełny numer dokumentu,
  • Termin – dla zdarzeń z Preliminarza płatności to termin płatności, dla zapisów kasowych/bankowych to data ich wprowadzenia,
  • Data rozliczenia – data z jaką dokonano rozliczenia,
  • Kwota dokumentu – kwota dokumentu w walucie rozliczenia,
  • Rozliczono – kwota na jaką zostały rozliczone dokumenty w walucie rozliczenia,
  • Waluta – waluta w jakiej rozliczono dokumenty.
Po kliknięciu w ikonę Rozliczeń z poziomu formularza Polecenia Księgowania (dla dekretu podświetlonego) lub z poziomu formularza dekretu (zakładka [Ogólne] lub [Dokumenty]), na Liście dokumentów rozliczających widoczne są wszystkie rozliczenia dokonane w module Kasa/Bank związane z dekretem, z poziomu którego uruchamiamy ikonę Rozliczeń.
Lista dokumentow rozliczających z poziomu PK lub BO, pozycji BO lub dekretu (zakładka Ogólne lub Dokumenty)
Po kliknięciu w ikonę Rozliczeń z poziomu formularza dekretu, z zakładki [Rozrachunki], na Liście dokumentów rozliczających domyślnie widoczne jest rozliczenie związane z podświetlonym dekretem rozrachowującym. Pod listą dostępny jest parametr Pokaż rozliczenia dla całego dekretu. Jego zaznaczenie powoduje wyświetlanie rozliczeń dla całego dekretu.
Lista dokumentów rozliczających z poziomu formularza dekretu, zakładka Rozrachunki
Po kliknięciu w ikonę Rozliczeń z poziomu Księgowość/ Rozrachunki/ Rozrachunki, zakładka [Rozrachowane] domyślnie widoczne jest rozliczenie związane z podświetlonym rozrachunkiem.
Lista dokumentów rozliczających z poziomu Księgowość/Rozrachunki/Rozrachunki, zakładka Rozrachowane
Jeżeli dekret nie posiada powiązanych rozliczeń w module Kasa/Bank to po kliknięciu w ikonę rozliczeń pojawia się komunikat: Dekret nie posiada skojarzonych rozliczeń. W przypadku dekretu różnicy kursowej po kliknięcie w ikonę rozliczeń z poziomu:
  • formularza zapisu księgowego różnicy kursowej,
  • Księgowość/ Rozrachunki/ Rozrachunki, zakładka [Rozrachowane], jeżeli na liście podświetlony jest dekret podrzędny różnicy kursowej,
  • formularza dekretu różnicy kursowej, z każdej zakładki.
Pojawia się komunikat: Rozrachunek związany z różnicą kursową, nie można podglądnąć rozliczeń.
Podgląd rozrachunków dostępny w module Kasa/Bank
Ikona Rozrachunków jest widoczna z poziomu:
  • Preliminarza płatności,
  • listy zapisów kasowych/bankowych,
  • formularza zdarzenia w Preliminarzu płatności lub formularza zapisu kasowego/bankowego, z każdej zakładki.
Na Liście rozrachunków związanych z rozliczeniami znajdują się następujące kolumny:
  • Nr dekretu – numer dekretu,
  • Nr Dziennika – numer dziennika,
  • Nr dziennika cząstkowego – numer dziennika cząstkowego,
  • ID księgowy – identyfikator księgowy dekretu,
  • Data – data księgowania dokumentu,
  • Termin płatności – termin płatności dokumentu,
  • Data rozrachunku – data z jaką wykonano rozrachunek na kontach księgowych,
  • Kwota dekretu [PLN] – kwota dekretu w PLN,
  • Kwota dekretu wal [symbol waluty] – kwota dekretu w walucie obcej. W przypadku dekretu w PLN kolumna jest pusta,
  • Kwota rozrachunku [PLN] – kwota na jaką zostały rozrachowane dokumenty w PLN,
  • Kwota rozrachunku wal [symbol waluty] – kwota na jaką zostały rozrachowane dokumenty w walucie obcej. W przypadku dekretu w PLN kolumna jest pusta.
Uwaga
Kolumny: Kwota dekretu wal [symbol waluty] oraz Kwota rozrachunku wal [symbol waluty] są widoczne jeżeli pobrano moduł Księga Handlowa Plus oraz w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono parametr Obsługa kont walutowych.
Po kliknięciu w ikonę Rozrachunków z poziomu Preliminarza płatności, listy zapisów kasowych/bankowych, formularza zdarzenia w Preliminarzu płatności (za wyjątkiem zakładki [Rozliczenia]) lub formularza zapisu kasowego/bankowego (za wyjątkiem zakładki [Rozliczenia dokumentów]), na Liście rozrachunków związanych z rozliczeniami widoczne są wszystkie rozrachunki dokonane na kontach księgowych związane z dokumentem, z poziomu którego uruchamiamy ikonę Rozrachunków.
Lista dokumentów rozliczających z poziomu listy zdarzeń, zapisów, formularza zdarzenia (oprócz zakładki Rozliczenia) lub zapisu (oprócz zakładki Rozliczenia dokumentów)
Po kliknięciu w ikonę Rozrachunków z poziomu formularza zdarzenia w Preliminarzu płatności, z zakładki [Rozliczenia] lub formularza zapisu kasowego/bankowego, z zakładki [Rozliczenia dokumentów] domyślnie widoczny jest rozrachunek związany z podświetlonym rozliczeniem. Pod listą dostępny jest parametr Pokaż dla całego dokumentu. Jego zaznaczenie powoduje wyświetlanie rozrachunków dla całego dokumentu.
Lista dokumentów rozliczających z poziomu formularza zdarzenia w Preliminarzu płatności, zakładka Rozliczenia lub formularza zapisu kasowego/bankowego, zakładka Rozliczenia dokumentów
Jeżeli dokument nie posiada powiązanych rozrachunków na kontach księgowych to po kliknięciu w ikonę Rozrachunków pojawia się komunikat: Dokument kasowy/bankowy nie posiada skojarzonych rozrachunków.
Usuwanie automatycznych rozliczeń/rozrachunków
Usuwanie od strony rozrachunku
Możliwość usuwania automatycznie wygenerowanych rozliczeń i rozrachunków istnieje tylko od strony rozrachunków. Przed operacją usunięcia rozrachunku z listy rozrachunków rozliczonych lub z pozycji dekretu z zakładki [Rozrachunki] powiązanego z rozliczeniem pojawia się komunikat: Rozrachunek połączony z rozliczeniem. Czy usunąć rozliczenie? Zaakceptowanie komunikatu powoduje usunięcie rozrachunku wraz z rozliczeniem. Wybór opcji Nie powoduje usunięcie tylko rozrachunku, rozliczenie w module Kasa/Bank pozostaje.
Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji parametr o automatycznych rozliczeniach i rozrachunkach jest zaznaczony to w przypadku seryjnego usuwania rozrachunków z poziomu Księgowość/ Rozrachunki/ Rozrachunki zakładka [Rozliczone] komunikat: Rozrachunek połączony z rozliczeniem. Czy usunąć rozliczenie? pojawia się tylko raz. Wybór opcji Tak lub Nie działa na wszystkie dekrety zaznaczone na liście.
Podczas usuwania rozrachunków walutowych automatycznie usunięty zostanie dekret różnicy kursowej, który jest powiązany z tym rozrachunkiem pod warunkiem, że dekret różnicy kursowej nie jest zatwierdzony na czysto, znajduje się w bieżącym okresie obrachunkowym oraz użytkownik usuwający rozrachunek nie ma zakazu usuwania dekretów z dziennika, w którym znajduje dekret różnicy kursowej. Usuwany jest zarówno dekret powstały podczas generacji rozrachunków jak i dekret powstały po zaksięgowaniu dokumentu różnicy kursowej w module Kasa/Bank. Podczas usuwania rozrachunków dla dwóch różnych kont księgowych automatycznie usunięty zostanie dekret kompensaty, który jest powiązany z tym rozrachunkiem pod warunkiem, że dokument kompensaty nie jest zatwierdzony na czysto, znajduje się w bieżącym okresie obrachunkowym oraz użytkownik usuwający rozrachunek nie ma zakazu usuwania dekretów z dziennika, w którym znajduje dekret kompensaty. Usuwany jest zarówno dekret powstały podczas generacji rozrachunków jaki i dekret powstały po zaksięgowaniu dokumentu kompensaty w module Kasa/Bank. Jeżeli dokument różnicy kursowej i/lub dokument kompensaty został zaksięgowany na czysto, nie znajduje się w bieżącym okresie obrachunkowym lub użytkownik usuwający rozrachunek ma zakaz usuwania dekretów z dziennika w którym znajduje dekret różnicy kursowej i/lub dekret kompensaty to podczas usuwania rozrachunku pojawia się odpowiedni komunikat informujący o przyczynie błędu. Następuje usunięcie rozrachunku między dekretami, natomiast dekret różnicy kursowej i/lub kompensaty pozostaje. Pozostaje również powiązanie tego dekretu z dokumentem różnicy kursowej i/lub dokumentem kompensaty w module Kasa/Bank i rozliczenie w module Kasa/Bank nie zostaje usunięte. Z poziomu dekretu różnicy kursowej nie ma możliwości usunięcia rozrachunku. Podczas próby usunięcia pojawia się komunikat: Rozrachunek różnicy kursowej należy usunąć z listy rozrachunków. W przypadku gdy rozrachunek dokonany został pomiędzy dekretem lub dekretami z zaznaczonym parametrem Rozrachunek bez rozliczenia w K/B to usunięcie rozrachunku nie powoduje usunięcia rozliczenia. Podczas usuwania rozrachunku automatycznie usunięty zostanie dekret różnicy kursowej oraz dekret kompensaty pod warunkiem, że dokument nie jest zatwierdzony na czysto, znajduje się w bieżącym okresie obrachunkowym oraz Użytkownik usuwający rozrachunek nie ma zakazu usuwania dekretów z dziennika, w którym znajduje się dekret różnicy kursowej i/lub kompensaty.
Usuwanie od strony rozliczenia
Jeżeli rozliczenie połączone jest z rozrachunkiem to usunięcie rozliczenia nie jest możliwe. Pojawia się komunikat: Nie można usunąć rozliczenia powiązanego z rozrachunkiem. Należy usunąć rozrachunek z poziomu Księgowość/Rozrachunki. Jeżeli na dekrecie zaznaczony jest parametr Rozrachunek bez rozliczenia w K/B to usunięcie rozliczenia jest możliwe ze względu na brak powiązania pomiędzy rozliczonymi płatnościami i rozrachowanymi dekretami. Usunięcie rozliczenia nie powoduje usunięcia rozrachunku.
Ponowne rozrachowanie wcześniej usuniętych rozrachunków połączonych z automatycznymi rozliczeniami
Jeżeli rozrachunki były połączone z rozliczeniami i dokonano usunięcia rozrachunku ale nie zostały usunięte rozliczenia (dekret różnicy kursowej i/lub dekret kompensaty jest zatwierdzony na czysto, użytkownik ma zakaz usuwania dekretów z dziennika lub zakaz do konta) to podczas ponownego generowania rozrachunku na tę samą kwotę połączą się one z wcześniej wygenerowanymi rozliczeniami pod warunkiem, że nie dokonano modyfikacji dekretów. W przypadku braku zgodności pojawia się komunikat: Wystąpił błąd podczas rozliczania dokumentów kasowych/bankowych. Rozliczenie niemożliwe. Dokument [Nr dokumentu] jest już rozliczony. Podczas ponownego dokonywania rozrachunku należy zrezygnować z generowania dekretu różnicy kursowej i/lub dekretu kompensaty (lub odznaczyć w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków i wskazać podczas dokonywania rozrachunku dekret różnicy kursowej) Po wskazaniu dekret różnicy kursowej połączy się z rozrachunkiem. Nie ma możliwości wskazania dokumentu kompensaty. Użytkownik powinien go wcześniej usunąć.
Data rozrachunku/rozliczenia
Dokonanie rozrachunku z odpowiednią datą powoduje wygenerowanie rozliczenia w module Kasa/Bank z tą samą datą. Analogicznie dokonanie rozliczenia powoduje wygenerowanie rozrachunku na kontach księgowych z tą samą datą. Potwierdzenie salda wygenerowane w module Kasa/Bank będzie zgodne z Potwierdzeniem wygenerowanym w module księgowym jeżeli data zdarzenia w Preliminarzu płatności będzie taka sama jak data księgowania dokumentu. W sytuacji gdy w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów wskazana zostanie data inna niż data wpływu lub wystawienia to mogą wystąpić różnice pomiędzy Potwierdzeniami sald generowanymi w obydwu modułach. Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego wskazana jest data rozrachunku to podczas księgowania dokumentów rozliczonych wcześniej w module Kasa/Bank lub podczas rozliczania w module Kasa/Bank zaksięgowanych wcześniej dokumentów rozrachunek oraz dekret różnicy kursowej i /lub kompensaty generowane są z datą rozliczenia powstałego w module Kasa/Bank. Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego wskazana jest data bieżąca to podczas księgowania dokumentów rozliczonych wcześniej w module Kasa/Bank lub podczas rozliczania w module Kasa/Bank zaksięgowanych wcześniej dokumentów rozrachunek generowany jest z datą rozliczenia powstałego w module Kasa/Bank natomiast dekret różnicy kursowej i /lub kompensaty generowany jest z datą bieżącą. Podczas generowania rozrachunków z poziomu Księgowość/ Rozrachunki/ Rozrachunki zakładka [Nierozliczone] lub z pozycji dekretu z zakładki [Rozrachunki] dekret różnicy kursowej i /lub kompensaty generowany jest z datą wskazaną na formularzu okresu obrachunkowego natomiast rozliczenie w module Kasa/Bank generowane jest z datą rozrachunku. Data rozrachunku pobierana jest z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Księgowość kontowa parametr: „Data rozrachunku jako późniejsza z dat: wystawienia, operacji, księgowania, termin płatności, bieżąca” – użytkownik określa, która z dat będzie przyjmowana jako data rozrachunku. Jeżeli w  konfiguracji jako datę rozrachunku ustawiono „datę księgowania” i  zapis pochodzi z  dokumentu bilansu otwarcia, pobierana jest data „Data” z  pozycji BO, a nie data księgowania z  nagłówka dokumentu. Funkcja zmiany daty rozrachunku dostępna jest z poziomu Księgowość/ Rozrachunki/ zakładka [Rozliczone] w menu kontekstowym. Po wybraniu opcji: Zmiana daty rozliczenia (dostępnej na gałęzi podrzędnej) wyświetlana jest formatka z informacją o numerach rozliczonych dokumentów, obecną datą rozrachunku oraz polem do wpisania nowej daty.

Funkcja seryjnego zaznaczania/ odznaczania rozrachunku dla wybranych dekretów (dla różnych kont)

Z poziomu Dzienników z zakładki [Konto] w menu kontekstowym istnieje funkcja Zaznacz rozrachunek i Odznacz rozrachunek. Funkcje działają dla zaznaczonych dekretów (operacja seryjna) lub jednego podświetlonego, jeśli na liście dekretów nie jest zaznaczony żaden dekret. Po zaznaczeniu dekretów i wybraniu opcji Zaznacz rozrachunek na poszczególnych dekretach, które nie miały rozrachunku zostaje zaznaczony parametr Rozrachunek, jeśli jest spełnionych kilka warunków. Na dekrecie musi być konto, które na planie kont ma status konta rozrachunkowego. Dodatkowo na jednym dekrecie nie może być dwóch kont rozrachunkowych. Po prawidłowym/ nieprawidłowym wykonaniu polecenia w logu dla każdego dekretu pojawia się odpowiednia informacja. Po zaznaczeniu parametru rozrachunek na dekrecie w polu Termin podstawia się:
  • data wystawienia jeśli w polu Kontrahent na pozycji dekretu jest pusto,
  • data wystawienia plus ilość dni dla formy płatności pobranej z podmiotu wybranego na pozycji dekretu.
Po zaznaczeniu dekretów i wybraniu opcji Odznacz rozrachunek na poszczególnych dekretach, które miały rozrachunek zostaje odznaczony parametr Rozrachunek. Nie zostanie odznaczony w sytuacji, gdy dekret nie posiada rozrachunku, gdy jest rozrachowany, lub jest wybrany na Potwierdzeniu salda, Ponagleniu zapłaty lub Nocie odsetkowej. Po prawidłowym/ nieprawidłowym wykonaniu polecenia w logu dla każdego dekretu również pojawia się odpowiednia informacja. Na formularzu dokumentu BO jest kolumna z zaznaczeniami i kolumna Rozrachunek, w której wyświetlany jest zaznaczony rozrachunek, T – jest rozrachunek zaznaczony, „–„ nie ma rozrachunku. W menu kontekstowym można wybrać opcje seryjnego zaznaczania/odznaczania rozrachunku. Funkcja działała analogicznie jak na zakładce [Konto].

Eksport listy rozrachunków do arkusza kalkulacyjnego

Na liście dokumentów nierozrachowanych i rozrachowanych istnieje możliwość eksportu do arkusza kalkulacyjnego. Służy do tego ikonka Eksport do MS Excel . Eksportowane są wszystkie kolumny widoczne na ekranie (kolumny ukryte nie są eksportowane) oraz wszystkie dekrety widoczne na liście (czyli z uwzględnieniem zastosowanego na liście filtra). W arkuszu kalkulacyjnym jako pierwsza pojawia się kolumna Poziom. Kolumna ta zawiera informację o tym, czy jest to dekret rozrachowany czy rozrachowujący. Poziom „1” oznacza dekret rozrachowany (gałąź główna), poziom „2” – dekret rozrachowujący (gałąź podrzędna).

 Raport porównujący stan rozliczeń i rozrachunków danego podmiotu

Z poziomu modułu Kasa/Bank/ Lista dokumentów nierozliczonych, zakładka [Na dzień] można wygenerować raport porównujący stan rozliczeń z rozrachunkami danego podmiotu. Raport jest widoczny na liście wydruków jeśli pobrano moduł Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus. Wydruk Rozliczenia/ rozrachunki jest zawsze dostępny niezależnie od zawężenia listy do danego podmiotu. Reaguje na parametry pod listą, a w szczególności dotyczące podmiotu. Użytkownik ma możliwość wyboru, czy na wydruku mają być uwzględnione dokumenty dla kontrahenta !NIEOKREŚLONY!. Wydruk zawiera stan rozliczeń/rozrachunków na wybrany dzień. Wydruk zawiera te same elementy co wydruk Lista dokumentów nierozlicznych/ Na dzień plus wykaz kont księgowych, jakie istnieją dla podmiotu w bieżącym okresie obrachunkowym wraz z listą nierozrachowanych dekretów na każdym z tych kont z listy Rozrachunków (czyli z wszystkich okresów obrachunkowych). Na wydruku widoczne jest podsumowanie dla kont – Razem Wn, Ma i Saldo rozrachunków, które można porównać z saldem z modułu Kasa/Bank. Jeżeli w filtrze pod listą waluta jest wybrana jako wszystkie to na wydruku wszystkie zapisy są przeliczone na PLN, a konta pokazują się zarówno w PLN jak i walucie obcej (ale po przeliczeniu na PLN). Jeżeli wybrana jest konkretna waluta to dokumenty są na wydruku w zadanej walucie i pokazują się konta podmiotu również założone tylko w tej konkretnej walucie i z wartościami w walucie.
Uwaga
Podsumowania dla kont na dany dzień powinny być identyczne jak na wydruku z rozrachunków na dzień.

Kasowanie dekretów i rozrachunków

Aby usunąć dekret/rozrachunek wybrany na Potwierdzeniu salda, Ponagleniu zapłaty lub Nocie odsetkowej należy najpierw usunąć go z wyżej wymienionych dokumentów.  

Lista rozrachunków- zakładka Nierozrachowane

Lista rozrachunków- zakładka Nierozrachowane
Lista dekretów nierozrachowanych zawiera następujące kolumny:
  1. Dokument – numer dokumentu.
  2. Numer dziennika.
  3. Nr dziennika cząstkowego.
  4. Data – data księgowania.
  5. Data operacji - data operacji z pozycji dokumentu źródłowego.
  6. Termin.
  7. Po terminie - dostępna po kolumnie Termin. Wykazuje ilość dni po terminie, która liczona jest jako różnica daty bieżącej (ustawionej z poziomu Narzędzia/ Data bieżąca) i terminu płatności. W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę to ilość dni liczona jest od pierwszego dnia roboczego przypadającego po dniu wolnym.
  8. Konto – konto księgowe, dla którego wyświetlona jest lista nierozrachowanych dekretów.
  9. Konto przeciw. – konto przeciwstawne do konta rozrachunkowego z dekretu.
  10. Kwota – całkowita kwota dekretu.
  11. Pozostaje Wn (Dt) – Kwota, która pozostaje do rozrachowania po stronie Wn (Dt).
  12. Pozostaje Ma (Ct) - Kwota, która pozostaje do rozrachowania po stronie Ma (Ct).
  13. Do rozrachowania - w kolumnie pokazywana jest tylko wartość dla gałęzi głównej, podrzędne nie są uwzględniane, gdyż nie można ich rozrachować. Domyślnie wartość w kolumnie Do rozrachowania jest edytowalna i równa kwocie z kolumny Pozostaje Wn, Pozostaje Ma. Kolor kwot jest zgodny z całym wierszem (zielone – w buforze, czarne- zatwierdzone, czerwone  – storno). Kolumna nie pozwala na wpisanie kwoty większej niż wartość w kolumnach Pozostaje Wn lub Pozostaje Ma. Po wpisaniu wartości większej lub ujemnej jest ona zmieniana na maksymalnie możliwą.
    Uwaga
    Gdy w filtrze na liście Nierozrachowane ustawiona jest waluta wszystkie, nie ma możliwości edycji kwoty w kolumnie Do rozrachowania dla rozrachunków walutowych.
  14. Id. księgowy – identyfikator księgowy dekretu.
  15. Opis – opis dekretu.
  16. Odsetki – kolumna automatycznie nalicza odsetki od przeterminowanych dekretów. Kolumna pojawia się na liście po zaznaczeniu parametru Należne odsetki i/lub Odsetki od zobowiązań. Odsetki od należności są wyświetlane kwotą na plus, natomiast od zobowiązań kwotą na minus. W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę to odsetki liczone są od pierwszego dnia roboczego przypadającego po dniu wolnym.
  17. Przeterminowane - w kolumnie dla przeterminowanych dekretów pojawia się wartość T, dla zapisów w terminie w kolumnie jest pusto.
Istnieje możliwość ukrywania określonych kolumn z listy. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

Filtr aktywny- zakładka nierozrachowane

Na liście dostępne są następujące parametry filtrowania: Konto – przycisk, który umożliwia wybranie konta z Planu Kont. Konto rozrachowujące – przycisk, który umożliwia wybranie konta rozrachowującego z Planu kont. Plan Kont jest zawężony do typu kont Rozrachunkowe. Pole jest aktywne po wybraniu konta księgowego w polu Konto. Za okres – zakres dat uwzględniający datę księgowania. Bufor – jeżeli jest zaznaczony widoczne również zapisy w buforze księgowym. Pozostaje Wn (Dt) – wyświetla dekrety po stronie Wn (Dt). Pozostaje Ma (Ct) – wyświetla dekrety po stronie Ma (Ct). Nierozrachowane: częściowo/całkowicie. Numer dokumentu – zawęża listę do dekretów, które mają wpisany w polu Numer dokumentu wybrany ciąg znaków. Opis – zawęża listę dekretów do takich, które w polu Opis zawierają zadany ciąg znaków. Id. księgowy – zawęża listę dekretów do takich, które w polu Id księgowy mają wpisany zadany ciąg znaków. Termin płatności – filtr na termin płatności z możliwością wybrania za jaki okres mają zostać zawężone dekrety. Należne odsetki – domyślnie niezaznaczone. Zaznaczenie powoduje wywołanie na listę kolumny Odsetki z naliczonymi należnymi odsetkami i aktywowanie sekcji z wyborem rodzaju odsetek – ustawowe od zaległości, od zaległości w transakcjach handlowych, podatkowe. Odsetki od zobowiązań – domyślnie niezaznaczone. Zaznaczenie powoduje wywołanie na listę kolumny Odsetki z naliczonymi odsetkami od zobowiązań i aktywowanie sekcji z wyborem rodzaju odsetek – ustawowe od zaległości, od zaległości w transakcjach handlowych, podatkowe. Ustawowe od zaległości – stawki do wyliczanych odsetek pobierane są z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Odsetki ustawowe od zaległości. Od zaległości w transakcjach handlowych – stawki do wyliczanych odsetek pobierane są z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Odsetki od zaległości w transakcjach handlowych. Podatkowe – stawki do wyliczanych odsetek pobierane są z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Odsetki podatkowe. W sytuacji gdy w polach Konto i Konto rozrachowujące wybrane jest to samo konto analityczne, rodzaj odsetek ustawia się domyślnie w zależności od typu podmiotu związanego z wybranym kontem słownikowym:
  • Ustawowe od zaległości dla: słownika kontrahentów, którzy na karcie na zakładce [Handlowe], mają zaznaczony status Osoba fizyczna, dla słownika pracowników, wspólników, urzędów, towarów, środków trwałych oraz kont rozrachunkowych niesłownikowych,
  • Od zaległości w transakcjach handlowych dla: słownika kontrahentów, którzy na karcie, na zakładce [Handlowe], mają zaznaczony status Podmiot gospodarczy oraz słownika banków.
Tabelka z podsumowaniami kwot Pozostaje WnPozostaje Ma oraz saldem dla wszystkich dokumentów danego konta jak i dla dokumentów zaznaczonych. W sekcji Razem dla pozycji Wszystkie i Różnica do podsumowań są brane wartości z kolumn Pozostaje Wn, Pozostaje Ma. Dla pozycji Zaznaczone i Różnica wartości są pobierane z kolumny Do rozrachowania. Dodatkowo na liście znajdują się przyciski:  - Zwiń wszystkie gałęzie,  - Rozwiń wszystkie gałęzie, - Rozrachuj zaznaczone dekrety – (F8) – ikona jest aktywna, jeżeli zaznaczone są przynajmniej dwa dokumenty o kierunku przeciwstawnym (Wn i Ma). Obok ikony pioruna służącego do rozrachowania widoczna jest strzałka , a po jej rozwinięciu dwie opcje do wyboru:
  • Rozrachuj dla jednego konta – powoduje rozrachowanie między zapisami tego samego konta analitycznego. Jeżeli Użytkownik zaznaczy zapisy o przeciwnych kierunkach, ale dla różnych podmiotów to pojawi się informacja, że rozrachunki nie zostały rozrachowane. Aby rozrachować takie zapisy należy wybrać opcję Rozrachuj dla wielu kont.
  • Rozrachuj dla wielu kont – powoduje, że w pierwszej kolejności następuje rozrachowanie zapisów między tymi samymi kontami analitycznym, a jeśli pozostaną jeszcze dekrety do rozrachowania po stronie Wn i Ma na różne konta to nastąpi dokonanie kompensaty między tymi różnymi analitykami – w pierwszej kolejności dla dekretów o tej samej kwocie, a następnie dla dekretów o tym samym terminie płatności 
  - Podgląd zapisu – formatka dekretu tylko do edycji.

Lista potwierdzeń sald

Potwierdzenia sald

Potwierdzenie salda to dokument, który zawiera listę nierozrachowanych na dany dzień dekretów dla danego konta. Jest generowane historycznie, czyli uwzględnia stan rozrachunków na zadany dzień. Potwierdzenie salda można generować tylko dla kont, do których operator nie ma zakazu.

Lista potwierdzeń sald

Lista potwierdzeń salda dostępna jest z poziomu Księgowość/ Rozrachunki/ Potwierdzenia salda. Pozycje na liście sortowane są po numerze dokumentu.
Lista potwierdzeń salda
Lista zawiera następujące kolumny: Numer dokumentu – numer potwierdzenia salda Data – data dokumentu potwierdzenia salda Konto – konto, dla którego wygenerowane jest potwierdzenie salda Nazwa – nazwa konta Kwota Wn Kwota Ma Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w artykule Standardy w programie. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.  
Pod listą potwierdzeń salda umieszczone są następujące filtry:
  • filtr prosty reagujący na pole Numer dokumentu, Konto, Nazwa konta
  • Data dokumentu – Od / Do reagująca na Datę dokumentu.

Parametr „Data” umożliwia zawężenie listy do dokumentów, których data dokumentu mieści się w podanym przedziale. Domyślnie wyświetlane są dokumenty wystawione w zakresie dat zgodnym z bieżącym okresem obrachunkowym. Odznaczenie parametru umożliwia wyświetlenie wszystkich wygenerowanych dokumentów, niezależnie od okresu obrachunkowego.
  • Maska – z możliwością wybrania z planu kont konta, dla którego mają być wyświetlone potwierdzenia salda. Pole Maska obsługuje również maskę na takiej zasadzie jak pole Maska na zestawieniu Obrotów i sald lub na zakładce Konto w zapisach księgowych.
  • „Od konta” i „Do konta” – pola umożliwiające wyświetlenie dokumentów dla danego zakresu kont.
  • Waluta – jeżeli jest włączona obsługa kont walutowych

Lista rozrachunków- zakładka Rozrachowane

Lista jest dostępna w menu Księgowość/ Rozrachunki. Listy rozrachunków nierozrachowanych i rozrachowanych obejmują wszystkie nierozrachowane i rozrachowane dekrety, niezależnie od okresu obrachunkowego. Lista dekretów rozrachowanych Lista dekretów rozrachowanych zawiera następujące kolumny:
  1. Dokument – numer dokumentu.
  2. Numer dziennika.
  3. Nr dziennika cząstkowego.
  4. Data – data księgowania.
  5. Data operacji - data operacji z pozycji dokumentu źródłowego.
  6. Termin.
  7. Konto – konto księgowe, dla którego wyświetlona jest lista rozrachowanych dekretów.
  8. Konto przeciw. – konto przeciwstawne do konta rozrachunkowego z dekretu.
  9. Kwota – kwota dekretu.
  10. Rozrachowano Wn (Dt) – Kwota, rozrachowana po stronie Wn (Dt).
  11. Rozrachowano Ma (Ct) - Kwota, rozrachowana po stronie Ma (Ct).
  12. Id. księgowy – identyfikator księgowy dekretu.
  13. Opis – opis dekretu.
  14. Waluta – waluta dekretu.
  15. Zwłoka - wykazuje ile dni po terminie zapis został rozrachowany. Ilość dni zwłoki jest liczona jako różnica daty rozrachunku i terminu płatności. W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę to ilość dni zwłoki liczona jest od pierwszego dnia roboczego przypadającego po dniu wolnym.
Istnieje możliwość ukrywania określonych kolumn na liście rozrachunków. Na liście dostępne są następujące parametry filtrowania: Konto – przycisk, który umożliwia wybranie konta rozrachunkowego z Planu Kont. Konto rozrachowujące – przycisk, który umożliwia wybranie konta rozrachowującego z Planu kont. Plan Kont jest zawężony do typu kont Rozrachunkowe. Pole jest aktywne po wybraniu konta księgowego w polu Konto. Za okres – zakres dat uwzględniający datę księgowania. Bufor – widoczne również zapisy w buforze księgowym. Rozrachowane: Częściowo/Całkowicie - parametry służą do ukrywania rozrachowanych dekretów częściowo/całkowicie Rozrachowane: Wn (Dt)/ Ma (Ct) – parametry służą do ukrywania odpowiednio rozrachowanych dekretów po stronie Wn (Dt) lub Ma (Ct) Dla różnych kont – w przypadku wyboru różnych kont księgowych w polach Konto i Konto rozrachowujące zaznaczenie parametru powoduje wyświetlanie tylko tych rozrachunków, które zostały rozrachowane między dwoma różnymi kontami księgowymi. Zaznaczenie parametru Dla różnych kont nie jest zapamiętywane przy ponownym wejściu na zakładkę [Rozrachowane]. Jeżeli w polu Konto i Konto rozrachowujące jest wybrane to samo konto to po włączeniu tego parametru lista będzie pusta. Numer dokumentu – zawęża listę do dekretów, które mają wpisany w polu Numer dokumentu wybrany ciąg znaków. Opis – zawęża listę dekretów do takich, które w polu Opis zawierają zadany ciąg znaków. Id. księgowy – zawęża listę dekretów do takich, które w polu Id księgowy mają wpisany zadany ciąg znaków. Termin płatności – filtr na termin płatności z możliwością wybrania za jaki okres mają zostać zawężone dekrety. Na zakładce [Rozrachowane] w kolumnie Dokument istnieje możliwość zaznaczania poszczególnych dekretów. Po zaznaczeniu wybranych głównych pozycji dekretów i wciśnięciu ikony kosza lub wyboru z menu kontekstowego opcji Usuń następuje seryjne usunięcie rozrachowanych dekretów. Usuwane są wszystkie rozrachunki w ramach danego rozrachunku. Przykładowo, gdy jeden dekret rozrachowany jest z trzema innymi to usuwane są wszystkie trzy pary rozrachunków. Warunkiem usunięcia rozrachunku jest nie uwzględnienie danych dekretów na nocie odsetkowej. Można również usuwać tylko wybrane podrzędne dekrety wchodzące w skład rozrachunku, bez konieczności usuwania całości rozrachunku (przykładowo rozrachowany jeden dekret z trzema innymi). W tym celu wystarczy zaznaczyć jeden z dekretów wchodzących w skład rozrachunku i ikoną kosza lub z menu kontekstowego go usunąć. Dekrety pozostałe wchodzące w skład rozrachunku nadal pozostaną rozrachowane.

Formularz potwierdzenia salda

Formularz jest zawsze dostępny do edycji - nie posiada statusów: bufor/zatwierdzony. Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza. Nagłówek: Dokument – przycisk otwierający listę schematów numeracji Potwierdzenia salda i pole z symbolem numeracji. Pole jest możliwe do edycji również po zapisaniu dokumentu. Numer – numer dokumentu wg wybranego schematu numeracji. Konto – przycisk otwierający Plan kont dla bieżącego okresu obrachunkowego i pole z numerem wybranego konta oraz niedostępne do edycji pole z nazwą konta.
Uwaga
Aby zmienić konto do potwierdzenia salda należy wcześniej usunąć już wygenerowane pozycje.
Kategoria – przycisk otwierający listę kategorii, pole z kodem kategorii oraz dostępne do edycji pole z opisem kategorii. Data dokumentu – wybór daty dokumentu (pod prawym przyciskiem myszy dostępny jest kalendarz). Zmiana daty dokumentu jest możliwa tylko na formularzu bez wygenerowanych pozycji: Kwota Wn, Kwota Ma - podsumowanie kolumn odpowiednio: Kwota WnKwota Ma. Waluta – waluta pobierana jest z konta księgowego wybranego na dokumencie. Jeżeli konto jest walutowe pojawia się możliwość wprowadzenia kursu. Kurs inicjowany jest dla daty określonej w polu Data dokumentu. Opis – opis dokumentu. Wprowadził: identyfikator operatora, który dodał dokument oraz data dodania. Zmodyfikował: identyfikator operatora, który zmodyfikował dokument oraz data ostatniej modyfikacji.
Formularz potwierdzenia salda
Pozycje: Numer – numer dekretu, numer dokumentu na dekrecie. Opis – opis dekretu. Pole dostępne do edycji. Data wystawienia – data wystawienia dokumentu. Termin – termin płatności. Kwota – kwota całego dekretu. Kwota Wn – kwota pozostająca do rozrachowania po stronie Wn. Kwota Ma – kwota pozostająca do rozrachowania po stronie Ma.  Generuj elementy (<F8>). Przycisk służący do generowania pozycji potwierdzenia salda.   Zmień pozycję - podgląd/edycja zapisanego wcześniej dokumentu – służy do edycji pola Opis. Przycisk aktywny jeżeli na liście jest przynajmniej jedna pozycja.

Generowanie pozycji potwierdzenia salda

Generowanie pozycji odbywa się za pomocą ikony  lub przycisku <F8>. Po wywołaniu funkcji, wyświetlana jest lista dokumentów:  
  • które były lub są nierozrachowane na dzień wskazany w polu: Data dokumentu
  • i których data księgowania jest równa lub wcześniejsza od daty w polu Data dokumentu.

Seryjne/wsadowe generowanie potwierdzeń sald

Seryjne generowanie Potwierdzeń sald dostępne jest z listy Potwierdzeń sald pod ikoną strzałki obok ikony plusa:   Wybranie opcji Dodaj seryjnie spowoduje pojawienie się okna dialogowego, w którym należy określić, dla jakiej daty oraz dla jakiego zakresu kont będą generowane dokumenty: Dokument: możliwość wyboru schematu numeracji, Na dzień: domyślnie podpowiadana jest data bieżąca, istnieje jednak możliwość jej zmiany (pod prawym przyciskiem myszy podpięty jest kalendarz), Od konta: przycisk wywołujący Plan kont, wpisane konto może być kontem syntetycznym, Do konta: przycisk wywołujący Plan kont, wpisane konto może być kontem syntetycznym, O saldach:
  • dowolnych – dokumenty zostaną wygenerowane dla wszystkich kont z zadanego przedziału kont,
  • niezerowych – tylko dla tych kont, których persaldo (Saldo Wn minus Saldo Ma) jest niezerowe,
  • zerowych – tylko dla tych kont, których persaldo (Saldo Wn minus Saldo Ma) jest zerowe.
Seryjne generowanie potwierdzeń sald

Formularz ponaglenia zapłaty

Formularz ponaglenia zapłaty jest zawsze dostępny do edycji - nie posiada statusów: bufor/zatwierdzony. Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w artykule Standardy w programie niniejszego podręcznika. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza. Nagłówek: Dokument – przycisk otwierający listę schematów numeracji Ponagleń zapłaty i pole z symbolem numeracji. Numer – numer dokumentu wg schematu numeracji. Konto – przycisk otwierający plan kont dla bieżącego okresu obrachunkowego i pole z numerem wybranego konta oraz niedostępne do edycji pole z nazwą konta.
Uwaga
Aby zmienić konto na formularzu ponagleniu zapłaty należy wcześniej usunąć już wygenerowane pozycje.
Kategoria – przycisk otwierający listę kategorii, pole z kodem kategorii oraz dostępne do edycji pole z opisem kategorii. Sekcja: „Odsetki” - w której można określić czy naliczać odsetki a jeżeli tak to wg jakiej skali – rozwijana lista z opcjami: Nie naliczać, Ustawowe od zaległości, Indywidualne, Podatkowe, Od zaległości w transakcjach handlowych. Ustawowe od zaległości – stawki do wyliczanych odsetek pobierane są z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Odsetki ustawowe od zaległości. Indywidualne – wyświetlane jest dodatkowe pole umożliwiające wpisanie odsetek. Podatkowe – stawki do wyliczanych odsetek pobierane są z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Odsetki podatkowe. Od zaległości w transakcjach handlowych – stawki do wyliczanych odsetek pobierane są z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Odsetki od zaległości w transakcjach handlowych. Rodzaj odsetek ustawia się domyślnie w zależności od typu podmiotu związanego z wybranym kontem słownikowym w polu Konto:
  • Ustawowe od zaległości dla: słownika kontrahentów, którzy na karcie na zakładce [Handlowe], mają zaznaczony status Osoba fizyczna, dla słownika pracowników, wspólników, urzędów, towarów, środków trwałych oraz kont rozrachunkowych niesłownikowych,
  • Od zaległości w transakcjach handlowych dla: słownika kontrahentów, którzy na karcie, na zakładce [Handlowe], mają zaznaczony status Podmiot gospodarczy oraz słownika banków.
Zmiana rodzaju odsetek jest możliwa tylko na formularzu bez wygenerowanych pozycji. Data dokumentu – wybór daty dokumentu. Zmiana daty dokumentu jest możliwa tylko na formularzu bez wygenerowanych pozycji. Pozostaje – suma zaległości (suma kwot z kolumny Pozostaje). Jeżeli policzono odsetki wg odsetek ustawowych kwota odsetek w tabelce może być różna od kwoty w polu Odsetki – różnica wynikająca z zaokrągleń. Waluta – waluta jest pobierana z konta księgowego wybranego na dokumencie. Jeżeli konto jest walutowe – pojawia się dodatkowo możliwość wprowadzenia kursu. Kurs inicjowany jest dla daty określonej w polu Data dokumentu. Opis – pole na opis dokumentu. Wprowadził: operator, który dodał dokument oraz data dodania. Zmodyfikował: operator, który zmodyfikował dokument oraz data ostatniej modyfikacji.
Formularz ponaglenia zapłaty
Pozycje: Numer – numer dekretu, numer dokumentu na dekrecie. Opis – opis dekretu. Pole dostępne do edycji. Data – data wystawienia dokumentu. Termin – termin płatności. Zwłoka – liczba dni pomiędzy kolumną Od określającą faktyczny termin płatności przypadający w dzień roboczy a datą , na którą generowane jest Ponaglenie. Kwota – kwota całego dekretu. Pozostaje – kwota pozostająca do rozrachowania w walucie dokumentu. Odsetki – kwota odsetek wyliczona dla pozycji. W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę to odsetki liczone są od pierwszego dnia roboczego przypadającego po dniu wolnym.  Generuj elementy (<F8>) – przycisk służący do generowania pozycji ponaglenia zapłaty.  Zmień pozycję – podgląd/edycja zapisanego wcześniej dokumentu – służy do edycji pola Opis. Przycisk aktywny jeżeli na liście jest przynajmniej jedna pozycja.

Generowanie pozycji ponaglenia zapłaty

Generowanie pozycji odbywa się za pomocą ikony  lub przycisku <F8>. Po wywołaniu funkcji wyświetlane jest okno z listą dokumentów nierozrachowanych, których termin płatności minął w stosunku do daty w polu Data dokumentu (dokumenty wyświetlane na liście posortowane są wg kolumny Termin). W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę to dokument wyświetlany jest od pierwszego dnia roboczego przypadającego po dniu wolnym. Na ponaglenie zapłaty można przenieść wszystkie lub tylko wybrane pozycje.
Dokumenty proponowane do generacji ponagleń zapłaty
Okno z listą dokumentów proponowanych do ponaglenia zapłaty zawiera następujące elementy: Tabelę z kolumnami:
  • Zaznaczenie – możliwość zaznaczenia pozycji, które będą uwzględniane na ponagleniu zapłaty,
  • Numer – numer dokumentu, pole Nr dokumentu na dekrecie,
  • Termin – termin płatności,
  • Kwota – kwota całego dekretu,
  • Pozostaje – kwota pozostająca do zapłaty,
  • Waluta.
Przeterminowane powyżej … dni – filtr pozwala na zawężenie listy proponowanych dekretów do takich, które są przeterminowane powyżej wprowadzonej liczby dni. W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę to ilość dni zwłoki liczona jest od pierwszego dnia roboczego przypadającego po dniu wolnym. Po wprowadzeniu 0 (zero) wyświetlane będą wszystkie dokumenty, których termin płatności minął. Szukaj – przycisk, którego naciśnięcie spowoduje pojawienie się pola do przeszukiwania listy po wszystkich kolumnach.

Seryjne/wsadowe generowanie ponagleń zapłaty

Seryjne generowanie Ponagleń zapłaty dostępne jest z listy Ponagleń zapłaty pod ikoną strzałki obok ikony plusa:   Dokumenty są generowane, jeżeli posiadają chociaż jedną pozycję. Wybranie opcji Dodaj seryjnie spowoduje pojawienie się okna dialogowego, w którym należy określić na jaki dzień oraz dla jakiego zakresu kont będą generowane dokumenty: Dokument – pole, w którym można wybrać schemat numeracji, domyślnie podpowiadany jest domyślny schemat numeracji, Na dzień – domyślnie podpowiadana jest data bieżąca, istnieje jednak możliwość zmiany (pod prawym klawiszem myszy podpięty jest kalendarz), Odsetki – wybór odsetek: Nie naliczać, Wg statusu podmiotu, Ustawowe od zaległości, Indywidulane, Podatkowe, Od zaległości w transakcjach handlowych, Opcja Wg statusu podmiotu oznacza, że typ odsetek będzie domyślnie ustawiany w zależności od typu konta:
  • odsetki ustawowe od zaległości: dla kont słownikowych kontrahentów, którzy na karcie na zakładce [Handlowe] mają zaznaczony status Osoba fizyczna oraz dla kont słownikowych pracowników, wspólników, urzędów, towarów, środków trwałych, a także dla kont rozrachunkowych niesłownikowych,
  • odsetki od zaległości w transakcjach handlowych: dla kont słownikowych kontrahentów, którzy na karcie na zakładce [Handlowe] mają zaznaczony status Podmiot gospodarczy oraz dla kont słownikowych banków.
Od konta - przycisk wywołujący plan kont; wpisane konto może być kontem syntetycznym, Do konta - przycisk wywołujący plan kont; wpisane konto może być kontem syntetycznym, Dla należności przeterminowanych powyżej … dni – jeżeli wpisano 0 – brane są pod uwagę wszystkie nierozrachowane dekrety, których termin płatności minął. Jeżeli wpisano więcej niż zero dni pod uwagę brane są dekrety przeterminowane powyżej podanej ilości dni. W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę to ilość dni zwłoki liczona jest od pierwszego dnia roboczego przypadającego po dniu wolnym.
Seryjne generowanie ponagleń zapłaty

Lista not odsetkowych

Noty odsetkowe

Nota odsetkowa to dokument, za pomocą którego naliczane są odsetki od należności zapłaconych (rozrachowanych) po terminie płatności. W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę to odsetki liczone są od pierwszego dnia roboczego przypadającego po dniu wolnym. Noty odsetkowe można generować tylko dla kont, do których operator nie ma zakazu. Odsetki obliczane są od dnia następnego po terminie płatności do daty rozrachowania włącznie np. termin płatności 2019-10-15, data rozrachunku: 2019-10-17, odsetki będą naliczane za 2 dni.
Przykład
Data rozrachunku: 09.11.2019 r. (sobota). Zapłata: 13.11.2019 r. Ilość dni zwłoki: 1 - ponieważ pierwszy dzień roboczy przypadający po sobocie (09.11.2019 r.) i dniach ustawowo wolnych od pracy (niedziela - 10.11.2019 r. oraz Narodowe Święto Niepodległości – 11.11.2019 r.) to wtorek (12.11.2019 r.).

Lista not odsetkowych

Lista not odsetkowych dostępna jest z poziomu: Księgowość/ Rozrachunki/ Noty odsetkowe. Lista zawiera następujące kolumny:
  • Numer dokumentu
  • Data – data dokumentu
  • Konto – numer konta, dla którego wygenerowana jest Nota odsetkowa
  • Nazwa konta
  • Kwota – podstawa naliczania odsetek w walucie dokumentu
  • Odsetki – kwota odsetek w walucie w jakiej wystawiono Notę odsetkową. W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę to odsetki liczone są od pierwszego dnia roboczego przypadającego po dniu wolnym.
Noty odsetkowe znajdujące się w buforze wyświetlane są w kolorze zielonym; Dokumenty zatwierdzone – na czarno; Dokumenty zaksięgowane – na niebiesko. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w artykule Standardy w programie. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy. Pod listą not odsetkowych umieszczone są następujące filtry:
  • prosty reagujący na pole Numer dokumentu, Konto, Nazwa konta.
  • Data dokumentu – „Od / Do” reagująca na Datę dokumentu. Parametr Data umożliwia zawężenie listy do dokumentów, których data dokumentu mieści się w podanym przedziale. Domyślnie wyświetlane są dokumenty wystawione w zakresie dat zgodnym z bieżącym okresem obrachunkowym. Odznaczenie
  • parametru umożliwia wyświetlenie wszystkich wygenerowanych dokumentów, niezależnie od okresu obrachunkowego.
  • Maska – z możliwością wybrania z planu kont dla jakiego konta mają być wyświetlone noty odsetkowe. Pole Maska działa na takiej zasadzie jak pole Maska na zestawieniu Obrotów i sald lub na zakładce konto w zapisach księgowych.
  • Od konta” i „Do konta” – pola umożliwiające wyświetlenie dokumentów dla danego zakresu kont.
  • Waluta – jeżeli jest włączona obsługa kont walutowych.
 Księguj noty odsetkowe – przycisk uruchamia księgowanie schematem o typie Noty odsetkowe KH.
Lista not odsetkowych

Formularz noty odsetkowej

Formularz noty odsetkowej posiada trzy statusy: Bufor/ Zatwierdzony/ Anulowany. Na formularzach zatwierdzonych i anulowanych pola są niedostępne do edycji. Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w artykule Standardy w programie niniejszego podręcznika. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza. Nagłówek: Bufor – jeżeli parametr jest zaznaczony – dokument w buforze, jeżeli odznaczony – dokument zatwierdzony i niepodlegający edycji. Jeżeli dokument zostanie zatwierdzony ale nie będzie jeszcze zaksięgowany, można skorzystać z funkcji Cofnij do bufora udostępnionej w menu kontekstowym. Dla zatwierdzonej noty odsetkowej, która nie została zaksięgowana, w menu kontekstowym, udostępniona jest również opcja Anuluj. Anulowane Noty odsetkowe wyświetlane są na liście w kolorze szarym. Dokument – przycisk otwierający listę schematów numeracji Not odsetkowych i pole z symbolem numeracji. Numer – numer dokumentu wg schematu numeracji. Konto – przycisk otwierający Plan kont dla bieżącego okresu obrachunkowego i pole z numerem wybranego konta oraz niedostępne do edycji pole z nazwą konta.
Uwaga
Aby zmienić konto na formularzu noty odsetkowej należy wcześniej usunąć już wygenerowane pozycje.
Kategoria – przycisk otwierający listę kategorii, pole z kodem kategorii oraz dostępne do edycji pole z opisem kategorii. Pole zawsze dostępne do edycji. Sekcja: „Odsetki”: w której użytkownik określa wg jakiej skali naliczać odsetki: odsetek ustawowych, podatkowych czy indywidualnych. Lista rozwijana z opcjami: Ustawowe od zaległości, Indywidualne, Podatkowe, Od zaległości w transakcjach handlowych. Ustawowe od zaległości – stawki do wyliczanych odsetek pobierane są z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Odsetki ustawowe od zaległości. Indywidualne – wyświetlane jest dodatkowe pole umożliwiające wpisanie odsetek. Podatkowe – stawki do wyliczanych odsetek pobierane są z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Odsetki podatkowe. Od zaległości w transakcjach handlowych – stawki do wyliczanych odsetek pobierane są z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Odsetki od zaległości w transakcjach handlowych. Rodzaj odsetek ustawia się domyślnie w zależności od typu podmiotu związanego z wybranym kontem słownikowym w polu Konto:
  • Ustawowe od zaległości dla: słownika kontrahentów, którzy na karcie na zakładce [Handlowe], mają zaznaczony status Osoba fizyczna, dla słownika pracowników, wspólników, urzędów, towarów, środków trwałych oraz kont rozrachunkowych niesłownikowych,
  • Od zaległości w transakcjach handlowych dla: słownika kontrahentów, którzy na karcie, na zakładce [Handlowe], mają zaznaczony status Podmiot gospodarczy oraz słownika banków.
Zmiana rodzaju odsetek jest możliwa tylko na formularzu bez wygenerowanych pozycji. Data dokumentu: Płatność – forma płatności – lista rozwijana z dostępnymi formami płatności. Termin – termin płatności. Waluta: pole niedostępne do edycji, waluta pobierana jest z konta księgowego wybranego na dokumencie. Jeżeli konto jest walutowe – pojawi się dodatkowo możliwość wybrania kursu. Kurs inicjowany jest dla daty określonej w polu Data dokumentu. Za pomocą tego kursu będzie przeliczana kwota wyliczonych odsetek na walutę systemową. Opis – pole na opis dokumentu. Wprowadził: operator, który dodał dokument oraz data dodania. Zmodyfikował: operator, który zmodyfikował dokument oraz data ostatniej modyfikacji.
Formularz noty odsetkowej
Pozycje: Numer – numer dekretu, numer dokumentu na dekrecie. Opis – opis dekretu. Pole dostępne do edycji. Od – data od której naliczane są odsetki wg stopy w kolumnie Stopa. Do – data, do której naliczane są odsetki wg stopy w kolumnie Stopa. Zwłoka – liczba dni pomiędzy datą Do i datą Od. Kwota – Podstawa naliczania odsetek. Stopa – stopa odsetek wg której liczone są odsetki w danej pozycji. Odsetki – kwota odsetek wyliczona dla pozycji. W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę to odsetki liczone są od pierwszego dnia roboczego przypadającego po dniu wolnym.  Generuj elementy noty odsetkowej (<F8>) – przycisk służący do generowania pozycji noty odsetkowej.  Zmień pozycję – podgląd/edycja zapisanego wcześniej dokumentu – służy do edycji pola Opis. Przycisk aktywny jeżeli na liście jest przynajmniej jedna pozycja.

Generowanie pozycji noty odsetkowej

Generowanie pozycji odbywa się za pomocą ikony  lub przycisku <F8>. Po wywołaniu funkcji wyświetlana jest lista wszystkich rozrachunków:
  • które są rozrachowane lub częściowo rozrachowane po terminie płatności (w przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę wyświetlane są rozrachunki rozrachowane lub częściowo rozrachowane po pierwszym dniu roboczym przypadającym po dniu wolnym) i nie były jeszcze wybrane na żadnej Nocie odsetkowej.
Znalezione dekrety wyświetlane są w oknie, na którym użytkownik może zaznaczyć wybrane lub wszystkie pozycje i przenieść je na Ponaglenie zapłaty. Lista dokumentów sortowana jest według kolumny Termin.
Dokumenty proponowane do generacji noty odsetkowej
Okno z dokumentami proponowanymi do generacji not odsetkowych zawiera następujące elementy: Tabelę z kolumnami:
  • zaznaczenie
  • Numer – numer dokumentu z pola Nr dokumentu na dekrecie
  • Termin – termin płatności
  • Kwota – kwota całego dekretu
  • Data zapłaty – data rozrachunku
  • Zapłacono – kwota zapłacona
  • Waluta
Przeterminowane powyżej – filtr zawężający listę dokumentów do takich, które zostały rozrachowane więcej niż wpisana w tym polu ilość dni po terminie Szukaj – przycisk, którego naciśnięcie spowoduje pojawienie się pola do przeszukiwania listy po wszystkich kolumnach.

Seryjne/wsadowe generowanie not odsetkowych

Seryjne generowanie Not odsetkowych dostępne jest z listy not odsetkowych pod ikoną strzałki obok ikony plusa:   Dokumenty będą generowane jeżeli będą posiadać chociaż jedną pozycję. Wybranie opcji Dodaj seryjnie spowoduje pojawienie się okna dialogowego, w którym należy określić, dla jakiej daty oraz dla jakiego zakresu kont będą generowane dokumenty: Dokument – pole, w którym użytkownik będzie mógł wybrać schemat numeracji, domyślnie podpowiadany jest domyślny schemat numeracji. Na dzień – domyślnie podpowiadana jest data bieżąca, istnieje jednak możliwość jej zmiany, Odsetki – wybór odsetek: Wg statusu podmiotu, Ustawowe od zaległości, Indywidulane, Podatkowe, Od zaległości w transakcjach handlowych, Opcja Wg statusu podmiotu oznacza, że typ odsetek będzie domyślnie ustawiany w zależności od typu konta:
  • odsetki ustawowe od zaległości: dla kont słownikowych kontrahentów, którzy na karcie na zakładce [Handlowe] mają zaznaczony status Osoba fizyczna oraz dla kont słownikowych pracowników, wspólników, urzędów, towarów, środków trwałych, a także dla kont rozrachunkowych niesłownikowych,
  • odsetki od zaległości w transakcjach handlowych: dla kont słownikowych kontrahentów, którzy na karcie na zakładce [Handlowe] mają zaznaczony status Podmiot gospodarczy oraz dla kont słownikowych banków.
Od konta - przycisk wywołujący Plan kont, wpisane konto może być kontem syntetycznym, Do konta - przycisk wywołujący Plan kont, wpisane konto może być kontem syntetycznym, Generuj Noty gdy suma odsetek jest wyższa niż … - użytkownik podaje kwotę w walucie, w jakiej generowana będzie nota; jeżeli dla danej Noty suma odsetek jest wyższa od zadanej kwoty – dokument jest zapisywany; jeżeli jest niższa – dokument nie jest zapisywany.
Seryjne generowanie not odsetkowych
Podczas seryjnego generowania not odsetkowych, forma płatności i termin płatności na formularze poszczególnych not pobierane są z karty kontrahenta, a w przypadku braku zaznaczenia terminu płatności na karcie kontrahenta - termin wskazany na formularzu formy płatności w Konfiguracji.

Księgowanie not odsetkowych

Księgowanie Not odsetkowych odbywa się za pomocą schematu księgowego; typ schematu: Noty odsetkowe KH. Na liście not odsetkowych, istnieje domyślny filtr: Dokumenty niezaksięgowane, który zawęża listę not tylko do tych, które nie są zaksięgowane schematem.

Lista ponagleń zapłaty

Ponaglenia zapłaty

Ponaglenie zapłaty sporządzane jest dla należności nierozrachowanych lub częściowo rozrachowanych (czyli dla dokumentów zaksięgowanych po stronie Wn konta). Lista ponagleń sortowana jest po numerze. Ponaglenie zapłaty można generować tylko dla kont, do których operator nie ma zakazu.

Lista ponagleń zapłaty

Lista ponagleń zapłaty jest dostępna z poziomu Księgowość/ Rozrachunki/ Ponaglenia zapłaty. Lista zawiera następujące kolumny:
  • Numer dokumentu
  • Data – data dokumentu
  • Konto – numer konta, dla którego wygenerowane jest ponaglenie zapłaty
  • Nazwa – nazwa konta
  • Zaległość – kwota pozostająca do zapłaty w walucie, w jakiej wystawiono Ponaglenie zapłaty
  • Odsetki – kwota odsetek w walucie, w jakiej wystawiono Ponaglenie zapłaty.W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę to odsetki liczone są od pierwszego dnia roboczego przypadającego po dniu wolnym.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy. Pod listą ponagleń zapłaty umieszczone są następujące filtry:
  • prosty reagujący na pole Numer dokumentu, Konto, Nazwa konta,
  • Data dokumentu – „Od / Do” reagująca na datę dokumentu,
  • Parametr Data umożliwia zawężenie listy do dokumentów, których data dokumentu mieści się w podanym przedziale. Domyślnie wyświetlane są dokumenty wystawione w zakresie dat zgodnym z bieżącym okresem obrachunkowym. Odznaczenie parametru umożliwia wyświetlenie wszystkich wygenerowanych dokumentów, niezależnie od okresu obrachunkowego.
  • Maska – z możliwością wybrania z planu kont dla jakiego konta mają być wyświetlone potwierdzenia salda (pole Maska działa na takiej samej zasadzie jak pole Maska na zestawieniu Obrotów i sald lub na zakładce konto w zapisach księgowych).
  • „Od konta” i „Do konta” – pola umożliwiające wskazanie zakresu kont, dla których mają być wyświetlane dokumenty.
  • Waluta – jeżeli jest włączona obsługa kont walutowych.
Lista ponagleń zapłaty

Księgowania okresowe

Lista schematów księgowań okresowych

Wstęp

Istnieją księgowania, które są dokonywane regularnie co jakiś czas, na przykład co miesiąc, kwartał. Są to księgowania, które można rejestrować za pomocą funkcji Księgowania okresowe. Funkcja ta wspomaga wprowadzenie księgowań bezpośrednio do dziennika księgowań. W tej opcji programu użytkownik może stworzyć schematy księgowań i odwoływać się do nich w miarę potrzeb. Księgowania okresowe można wykorzystać w dwojaki sposób:
  • Po pierwsze – do tworzenia wzorców księgowych dla dokumentów okresowo pojawiających się w księgowości, nie księgowanych automatycznie z poziomu modułów operacyjnych (Kasy/Banku, Faktur itp.).
  • Po drugie – do przeksięgowywania obrotów, sald z jednego konta na inne. W opcji tej można zdefiniować schemat przeksięgowań kosztów z układu rodzajowego w układ funkcjonalny za pośrednictwem konta 490 Rozliczenie kosztów bądź schemat przeksięgowań kosztów oraz przychodów na wynik finansowy.

Księgowania okresowe

Definiowanie księgowań okresowych udostępniono z poziomu menu Księgowość/ Księgowania okresowe. Z tego poziomu użytkownik ma możliwość definiowania nowych schematów, edytowanie oraz usunięcie istniejących. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.  Generuj księgowanie okresowe – przycisk pozwala na użycie schematu księgowań okresowych do wygenerowania zapisu księgowego w odpowiednim dzienniku księgowym. Pokaż harmonogram księgowań okresowych – przycisk pozwala na wygenerowanie harmonogramu – raportu dla wszystkich pozycji księgowania okresowego, które ma zaznaczony parametr „Wg harmonogramu”. Księgowania w bieżącym miesiącu –  zaznaczenie parametru powoduje zawężenie listy do księgowań, których zakres dat na przynajmniej jednej pozycji znajduje się w bieżącym miesiącu (pobieranym z daty bieżącej w programie). Księgowania okresowe bez zaznaczonego zakresu dat są również wyświetlane jako kandydaci do księgowania w bieżącym miesiącu.

Użycie schematu księgowań okresowych

Z poziomu listy Schematy księgowań okresowych zaznaczamy parametr Księgowania w bieżącym miesiącu i wybieramy wzorzec, którym będą generowane księgowania. Następnie klikamy na ikonie  uruchamiającej generowanie księgowań okresowych. Generowanie rozpoczyna się od podania daty, pod jaką powinno być wygenerowane księgowanie, zaznaczenia parametru Uwzględnij księgowania w buforze, który spowoduje, że brane stany kont do księgowań będą liczone także w oparciu o zapisy wprowadzone „na brudno” oraz dla księgowań bez harmonogramu wybrania zakresu dat wyznaczającego okres, z którego będą brane stany kont do księgowań. Dla księgowań okresowych z harmonogramem brana jest pod uwagę tylko data księgowania – miesiąc, a zakres dat (z pola Za okres) nie ma znaczenia.
Parametry generowania księgowania okresowego
Po ustawieniu wyżej wymienionych parametrów ponownie wybieramy ikonę . Generowanie zapisów za pomocą schematów księgowań okresowych każdorazowo inicjuje użytkownik. Informacja o wygenerowanych księgowaniach widoczna jest także z poziomu okna Księgowania okresowe na zakładce [Księgowania].

Definiowanie schematów księgowań okresowych

Schemat księgowania okresowego posiada strukturę analogiczną do budowy zapisów księgowych – składa się z nagłówka oraz pozycji. Nagłówek schematu odpowiada nagłówkowi zapisu księgowego, pozycje schematu – pozycjom w zapisie księgowym, czyli pojedynczym dekretom.
Uwaga
Budowa schematu księgowań okresowych wyznacza dwa główne etapy tworzenia wzorca. Są to etap definiowania nagłówka oraz etap wprowadzania elementów wzorca, czyli schematu dekretacji.
Aby dodać nowy schemat księgowań okresowych na liście Księgowania okresowe należy wybrać ikonę  Dodaj lub klawisz <INSERT>. Pojawi się okno formularza księgowania okresowego.

Przykłady schematów księgowań okresowych

Przykład wzorca pozwalającego na comiesięczne rozliczanie kosztów z tytułu ubezpieczenia aut firmowych Schemat księgowań okresowych służy do rozliczania co miesiąc kosztów z tyt. ubezpieczenia aut firmowych. W miesiącu styczniu wykupiono trzy polisy na auta:
  • Ford Transit – cena polisy 2.780,00 zł
  • Opel astra – cena polisy 2.100,00 zł
  • Volkswagen – cena polisy 2.230,00 zł.
Wartość polis zaksięgowano po stronie Debet na konto 640 – Międzyokresowe Rozliczenie Kosztów.
W celu miesięcznego przeksięgowywania kosztów z konta 640 na odpowiednie konto zespołu „4” przez cały rok stworzono następujący schemat księgowań okresowych:
SymbolNazwa NumerDziennik księgowańKsięgowanie przez buforKategoria
R. Międzyokr.R. Międzyokr.PkInneZaznaczonoUbezpieczenia
Lp.Konto WnKonto MaKwota do rozksięgowania
1409 (Pozostałe koszty)640-01-01
(ubezpiecz. Ford Transit)
2780
2409 (Pozostałe koszty)640-01-02
(ubezpiecz. Opel Astra)
2100
3409 (Pozostałe koszty)640-01-03
(ubezpiecz. Volkswagen)
2230
Po wejściu do opcji Księgowania okresowe za pomocą ikony  lub klawisza <INSERT> dodajemy nowy schemat księgowy:
  1. W oknie Księgowanie okresowe w polu Symbol wprowadzamy symbol schematu np. R.MIEDZYOKRESOWE, w polu Nazwa nazwę schematu np. R.MIĘDZYOKRESOWE, w polu Numer rodzaj dokumentu np. PK, w polu Dziennik wskazujemy dziennik, do którego mają trafiać księgowania np. INNE, deklarujemy, czy zapisy księgowy ma być generowany w buforze czy nie, określamy zakres dat dla księgowania od początku do końca bieżącego roku, zaznaczamy parametr Wg harmonogramu, w polu Kategoria – możemy ale nie musimy zadeklarować kategorię, która zostanie przeniesiona do pola Kategoria w nagłówku zapisu księgowego, w polu Opis – dodatkowy opis, który jest wyłącznie związany ze schematem.
  2. W celu dodania pozycji księgowania okresowego klikamy na ikonie  Dodaj lub wybieramy klawisz <INSERT>.
  3. Otwiera się formularz pozycji. W oknie klikamy na przyciskach Konto Wn, Konto Ma wybierając z Planu Kont odpowiednie konta księgowe np. konto 409 (Pozostałe koszty) oraz konto 640-01-01 (Ubezpieczenie samochodu Ford Transit). W polu Kategoria możemy wprowadzić kategorię ogólną lub szczegółową. Zostanie ona przeniesiona do wygenerowanego dekretu księgowego. W tym konkretnym przykładzie w ramach kategorii kosztowych zdefiniowano kategorię ogólną o nazwie UBEZPIECZENIA, do której przypisano kategorie szczegółowe związane z ubezpieczeniem poszczególnych auto np. FORD TRANSIT.
  4. W polu Kwota do rozksięgowania wpisujemy łączną kwotę pierwszej z polis czyli 2780 i klikamy ikonę , kwota zostaje rozbita równomiernie na poszczególne miesiące wskazanego w nagłówku zakresu dat w tym przypadku na 12 miesięcy, a następnie klikamy na ikonie   Zapisz (<CTRL>+<ENTER>).
  5. Wracamy do głównego formularza Księgowania Okresowe.
  6. Dodajemy kolejną pozycję.
  7. Po wprowadzeniu wszystkich pozycji, w celu zapisania schematu księgowań okresowych, wybieramy ikonę Zapisz na oknie Księgowania okresowe (<CTRL>+<ENTER>).
  8. Po wygenerowaniu zapisu księgowego odszukujemy go w dzienniku. W nagłówku uzupełniamy nr dokumentu.
Przykład wzorca dla listy płac Schemat księgowań okresowych pozwala co miesiąc na generowanie w odpowiednim dzienniku księgowym schematu dekretacji z dowolnymi kwotami. Funkcjonalność ta może być wykorzystana na przykład do utworzenia schematu księgowego dla listy płac. Poniżej zaprezentowano przykładowy schemat dekretacji listy płac.
Symbol

L. płac
Nazwa

Lista płac
Numer

Lp.
Dziennik księgowań

Inne
Księgowanie przez bufor

Zaznaczono
Kategoria

Wynagrodzenia
Lp.Konto WnKonto MaKwota
1404 (Wynagrodzenia)231 (Rozrachunki z pracownikami)1
2231(Rozrachunki z pracownikami)220-01 (Podatek dochodowy)1
3405-01(Ubezpieczenie społeczne)249-01 (Rozrachunki z ZUS)1
4405-02 (FP i FGŚS)249-01 (Rozrachunki z ZUS)1
Po wejściu do opcji Księgowania okresowe za pomocą ikony  lub klawisza <INSERT> dodajemy nowy schemat księgowy.
  1. W oknie Księgowanie okresowe w polu Symbol wprowadzamy symbol schematu np. L.PŁAC, w polu Nazwa nazwę schematu np. Lista płac, w polu Numer rodzaj dokumentu np. LP, w polu Dziennik wskazujemy dziennik, do którego mają trafiać księgowania np. INNE, deklarujemy, czy zapisy księgowy ma być generowany w buforze czy nie, w polu Kategoria – możemy, ale nie musimy zadeklarować kategorię, która zostanie przeniesiona do pola Kategoria w nagłówku zapisu księgowego, w polu Opis – dodatkowy opis, który jest wyłącznie związany ze schematem.
  2. W celu dodania nowej pozycji klikamy na ikonie  Dodaj lub wybieramy klawisz <INSERT>.
  3. W oknie Konta księgowe klikamy na przyciskach Konto Wn, Konto Ma wybierając z Planu Kont odpowiednie konta księgowe np. konto 404 (Wynagrodzenia) oraz konto 231 (Rozrachunki z pracownikami). W polu Kategoria możemy wprowadzić kategorię ogólną lub szczegółową. Zostanie ona przeniesiona do wygenerowanego dekretu księgowego. W tym konkretnym przykładzie w ramach kategorii kosztowych zdefiniowano kategorię ogólną o nazwie WYNAGRODZENIA, do której przypisano kategorie szczegółowe, w tym między innymi - WYNAGR. BRUTTO.
  4. Dekretowi przypisujemy dowolną kwotę, bo i tak po wygenerowaniu księgowani będziemy ją modyfikować, w naszym przypadku 1,00 i zapisujemy pozycję wybierając przycisk Zapisz (<CTRL>+<ENTER>).
  5. Wracamy do głównego formularza Księgowania Okresowe.
  6. Dodajemy kolejną pozycję.
  7. Po wprowadzeniu wszystkich pozycji, w celu zapisania schematu księgowań okresowych, wybieramy ikonę 
  8. Zapisz na oknie Księgowania okresowe (<CTRL>+<ENTER>).
  9. Po wygenerowaniu zapisu księgowego odszukujemy go w dzienniku. Poszczególnym dekretom przypisujemy odpowiednie kwoty. W nagłówku uzupełniamy nr dokumentu.
Przykład wzorca pozwalającego na automatyczne przeksięgowanie kosztów rodzajowych na wynik finansowy. Rachunek kosztów prowadzony jest wyłącznie na kontach zespołu 4. Jednostka sporządza zatem porównawczy rachunek zysków i strat. Na koniec okresu salda kont zespołu 4 muszą być przeniesione na konto 860 Wynik finansowy. Poniżej przykład schematu księgowań okresowych pozwalający na automatyczne przeniesienie kosztów na wynik finansowy.
SymbolNazwaNumerDziennik księgowańKsięgowanie przez buforKategoria
Przeksięgowanie KosztówPrzeksieg. KosztówPkInneZaznaczono 
Lp.Konto WnKonto MaKwota
1860 (Wynik finansowy)401 (Amortyzacja)@SaldoWn  (401)
2860 (Wynik finansowy)402-01 (Zużycie materiałów)@SaldoWn  (402-01)
3860 (Wynik finansowy)402-02 (Zużycie energii)@SaldoWn  (402-02)
4860 (Wynik finansowy)403 (Usługi obce)@SaldoWn  (403)
5860 (Wynik finansowy)404 (Wynagrodzenia)@SaldoWn  (404)
6860 (Wynik finansowy)405 (Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia)@SaldoWn  (405)
Po wejściu do opcji Księgowania okresowe za pomocą ikony  lub klawisza <INSERT> dodajemy nowy schemat księgowy:
  1. W oknie Księgowanie okresowe w polu Symbol wprowadzamy symbol schematu np. P.KOSZTÓW, w polu Nazwa nazwę schematu np. Przeksięgowanie kosztów na WF, w polu Numer rodzaj dokumentu np. PK, w polu Dziennik wskazujemy dziennik, do którego mają trafiać księgowania np. INNE, deklarujemy, czy zapisy księgowy ma być generowany w buforze czy nie, w polu Kategoria – możemy, ale nie musimy zadeklarować kategorię, która zostanie przeniesiona do pola Kategoria w nagłówku zapisu księgowego, w polu Opis – dodatkowy opis, który jest wyłącznie związany ze schematem.
  2. W celu dodania nowej pozycji klikamy na ikonie  Dodaj lub wybieramy klawisz <INSERT>.
  3. W kolejnym oknie klikamy na przyciskach Konto Wn, Konto Ma wybierając z Planu Kont odpowiednie konta księgowe np. konto 860 (Wynik finansowy) oraz konto 401 (Amortyzacja). W polu kategoria możemy wprowadzić kategorię ogólną lub szczegółową. Zostanie ona przeniesiona do wygenerowanego dekretu księgowego.
  4. Uruchamiamy wizarda Definicja kwoty klikając na przycisk .
  5. Klikamy na przycisku . Wybieramy . Z menu funkcji księgowych wybieramy funkcję Saldo Wn.
  6. Po zaakceptowaniu funkcji Saldo Wn pojawi się lista kont. Na liście zaznaczamy odpowiednie konto zespołu 4 - w tym konkretnym przypadku konto 401 - i akceptujemy przez kliknięcie na ikonie  Wybierz.
  7. W polu Argumenty pojawi się symbol konta, czyli 401. Zatwierdzamy je kliknięciem na ikonie   Zatwierdź.
  8. Jeżeli zakończyliśmy definiowanie kwoty wybieramy ikonę .
  9. W kolejnym oknie Element Księgowania Okresowego wybieramy przycisk  w celu zapisania zdefiniowanej pozycji.
  10. Wracamy do głównego formularza Księgowania Okresowe.
  11. Dodajemy kolejną pozycję.
  12. Po wprowadzeniu wszystkich pozycji, w celu zapisania schematu księgowań okresowych wybieramy ikonę .
  13. Zapisz na oknie Księgowania okresowe.
  14. Przy generowaniu zapisu księgowego musimy zwrócić uwagę nie tylko na datę księgowania, ale także na okres, za jaki mają być dokonane przeksięgowania. Po wygenerowaniu księgowania odszukujemy go w dzienniku i w nagłówku zapisu uzupełniamy nr dokumentu.

Kreator schematu- definicja kwoty

Formularz Definicja kwoty Formularz Definicja kwoty wyposażono: W nieedytowalne pole Kwota, wyświetlające zdefiniowane przez użytkownika wyrażenie arytmetyczne.
Kreator pozycji schematu- pole Kwota
W sekcję Funkcja pozwalającą na budowanie wyrażenia. Sekcja zawiera:
Kreator pozycji schematu - sekcja Funkcja
Łącznik (operator)   – sposób łączenia definicji kwot w obrębie wyrażenia (do wyboru znaki: dodaj (+), odejmij (-), pomnóż (x), podziel (/)). Pozwala także na wygenerowanie kwoty ze znakiem plus, minus, jak również na jej przemnożenie, podzielenie przez inny element definicji kwoty np. inną wartość, inną gałąź zestawienia. Działania typu mnożenie, dzielenie przez stały współczynnik mogą być wykorzystane np. do rozksięgowania kwot z kont zespołu „4” na konta zespołu „5”. Współczynnik – przeliczenie wartości argumentu wg współczynnika liczbowego. Kwota – przycisk pozwala na przypisanie definiowanej pozycji:
  •  Konkretnej wartości wprowadzonej „z ręki” – przycisk Wartość .
  • Wartości wyliczanej automatycznie w oparciu o obroty, salda, persaldo itp. konkretnego konta księgowego (syntetycznego lub analitycznego) – przycisk Funkcje kont .
  • Istnieje możliwość seryjnego dodania kont księgowych np.:
    • Wybieramy Obroty Wn i zaznaczamy konta: 401, 402 oraz 403. Do definicji przenosi się: @ObrotyWn(401) + @ObrotyWn(402) + @ObrotyWn(403)
  • Wartości wyliczanej w oparciu o zdefiniowaną gałąź zestawienia – przycisk Zestawienie .
  • Wartości obliczanej z wykorzystaniem funkcji systemowych – przycisk Funkcje systemowe. Użytkownik może skorzystać z następujących funkcji:
    • Jeżeli – wstawia wywołanie funkcji CHOOSE w postaci CHOOSE (warunek, jeżeli prawda, jeżeli fałsz). Działanie funkcji jest takie, że jeśli warunek jest spełniony, to pobierana jest pierwsza wartość, a jeśli nie, to druga. Przykładowo – jeśli Obroty Wn są większe niż obroty Ma, to bierze różnicę tych obrotów, w przeciwnym wypadku 0, czyli:
      • CHOOSE (@ObrotyWn(101)>@ObrotyMa(101), @ObrotyWn(101)-@ObrotyMa(101), 0)
    • Wartość bezwzględna – wstawia wywołanie funkcji ABS. Wyciąga wartość bezwzględną (moduł) liczby (czyli bez znaku minus) np.:
      • ABS(@PerSaldo(101))
    • Zaokrąglenie – wstawia wywołanie funkcji ROUND w postaci ROUND(Liczba, Zaokrąglenie) np.:
      • ROUND(@ObrotyWn(101),1) – zaokrąglenie do pełnych złotych lub ROUND(@ObrotyWn(400) * @ObrotyWn(701) / @ObrotyWn(702), 0.01) – zaokrąglenie wyniku działania do groszy.
    • Część całkowita – Wstawia wywołanie funkcji INT, wyciągającej część całkowitą z liczby.
      • Różnica między INT a ROUND np.: INT(10.65) = 10 ROUND(10.65, 1) = 11
  • Wartości pobranej z zapytania wykonanego bezpośrednio do bazy – przycisk Zapytanie SQL .
  • Wartości obliczonej z wykorzystaniem funkcji Maska. Funkcja ta daje możliwość zdefiniowania kwoty według kryteriów związanych z numeracją kont poprzez wykorzystanie następujących makr, znaków lub ciągów znaków specjalnych:
@{*} – dowolny ciąg znaków. Symbol będzie oznaczał pobranie kolejnych segmentów kont z Konta Wn lub Ma i podstawienie ich w miejsce definicji kwoty, gdzie również wystąpi ten symbol. @{?} – jeden znak. Symbol będzie oznaczał pobranie kolejnego znaku z konta Konta Wn lub Ma i podstawienie go w miejsce definicji kwoty, gdzie również wystąpi ten symbol. * – zastępuje dowolny ciąg znaków np. wprowadzenie maski w definicji: @ObrotyWn(4*) pozwoli na uzyskanie kwoty obrotów na wszystkich analitykach kont zespołu 4. ? – zastępuje dokładnie jeden znak w numerze konta. Przykładowo – chcąc pobrać obroty Wn na kontach z grupy 4, których syntetyka ma 3 znaki, z których dwa ostatnie są dowolne, pierwsza analityka ma dwa dowolne znaki, a na drugim poziomie analityki mają segment 01 – można użyć następującego wyrażenia @ObrotyWn (4??‑??-01). [nm] – znak należy do ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[137]-01 w definicji @ObrotyWn(401‑[137]-01) pozwala na uzyskanie obrotów Wn, ze wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę 1 lub 3 lub 7, a w ostatnim 01. [x-z] – znak zawiera się w zakresie. Przykładowo -@ObrotyWn(40[1-4]-*) oznacza, że interesują nas Obroty Winien ze wszystkich „czwórek”, których ostatni znak w numerze konta syntetycznego to cyfra z przedziału od 1 do 4. [^nm] – znak nie zawiera się w ciągu. Wprowadzenie na przykład definicji @ObrotyWn (401-[^137]-01) będzie pozwalało na uzyskanie sumy Obrotów Winien wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę inną niż 1, 3 lub 7, z subanalityką 01. Definicja ObrotyWn(4[^9]*) pozwoli na uzyskanie sumy obrotów winien na wszystkich kontach zespołu 4 poza tymi, które na drugim miejscu mają cyfrę 9, czyli np. 490. [^x-z] – znak nie należy do przedziału. Przykładowo – 40[^1-4]-*, czyli program wyszuka wszystkie konta, których syntetyka rozpoczyna się znakami 40, a ostatni, w tym przypadku trzeci, jest różny niż cyfry z przydziału od 1 do 4. Argumenty – argumentami dla funkcji księgowych są konta księgowe (syntetyczne, analityczne), dla zestawień: nazwa zestawienia oraz nr pozycji zestawienia. Po wybraniu funkcji księgowej pojawia się lista kont. Po zatwierdzeniu konta (syntetycznego lub analitycznego) do okna Kwota wpisywana jest definicja kwoty np. W postaci @ObrotyWn(201). Oznacza ona, że dla wygenerowanego dekretu wartość będzie wyliczona w oparciu o obroty Winien konta syntetycznego 201. Po wybraniu pozycji Zestawienia pojawia się lookup, umożliwiający wybór pozycji danego zestawienia. Po zatwierdzeniu wybranej gałęzi do okna Kwota wprowadzana zostanie definicja kwoty np. W postaci @Zestawienie(Bilans,1.1.1). Oznacza ona, że dla wygenerowanego dekretu wartość będzie wyliczona w oparciu o gałąź o numerze 1.1.1 zestawienia Bilans.
Uwaga
Aby nastąpiło zapamiętanie wyrażenia, po wypełnieniu pól: Łącznik, Współczynnik, Kwota, Argumenty należy wybrać przycisk . Przycisk  cofa wprowadzoną operację.
Po wprowadzeniu Definicji kwoty wybieramy ikonę  Zapisz zmiany. Otwierany jest kolejny formularz Element księgowania okresowego, z poziomu którego definicję pozycji zatwierdzamy ikoną  Zapisz zmiany.
Kreator pozycji schematu- Formularz Definicja Kwoty
Po zapisaniu pozycji przechodzimy do głównego okna Księgowania okresowe, z poziomu którego możemy dodać kolejną pozycję do schematu księgowań okresowych. Oprócz możliwości tworzenia Definicji kwoty za pomocą Wizarda, można tworzyć wyrażenia bezpośrednio na formularzu elementu schematu przez podmenu dostępnego pod klawiszem Kwota, zawierające identyczną listę opcji jak w przypadku Wizarda. Wybranie odpowiedniej opcji spowoduje dodanie jej do aktualnej zawartości pola definicji (domyślnie kwoty i opisy są dodawane ze znakiem +, a warunki z operatorem AND).

Dodanie pozycji schematu księgowań okresowych z harmonogramem

W przypadku gdy w nagłówku księgowania okresowego został zaznaczony parametr „Wg harmonogramu” w polu Konto WnKonto Ma nie można wykorzystywać masek, należy wskazać konkretne istniejące konta z planu kont. Pole Kategoria oraz parametr Rozrachunek działają tak samo jak w przypadku księgowań okresowych bez harmonogramu, co zostało opisane w poprzednim podpunkcie. W przypadku księgowania wg harmonogramu na elementach księgowania okresowego zamiast sekcji z kwotą dostępne jest pole z kwotą do rozksięgowania oraz harmonogram w rozbiciu na miesiące. Po wpisaniu kwoty i naciśnięciu przycisku  lub klawisza <F8> kwota zostanie rozdzielona na poszczególne miesiące. Dostępne są dwie opcje rozdzielenia kwot:
  • Aktualizuj kwotę dla wszystkich okresów – rozbije kwoty równomiernie na poszczególne miesiące,
  • Aktualizuj kwotę tylko w okresach z wpisaną kwotą – rozbije kwoty na miesiące wcześniej uzupełnione (opcja wykorzystywana jeśli w harmonogramie były uzupełnione już jakieś konkretne miesiące, a później zmieniono łączną kwotę do rozksięgowania, to nowa kwota zostanie rozbita na miesiące wcześniej wybrane).
Zmiana kwot na harmonogramie możliwa jest tylko w miesiącach, w których nie wykonano jeszcze księgowania. Tabelka z harmonogramem zawiera kolumny: Okres, KwotaKwota zaksięgowana. W kolumnie Kwota zaksięgowana widoczna jest kwota na pozycji PK po wygenerowaniu księgowania okresowego i po ewentualnych poprawkach użytkownika, czyli faktyczna kwota widniejąca w Dziennikach. Tylko kolumna Kwota podlega edycji. Obok tabelki z harmonogramem znajduje się ikona  pozwalająca na zmianę wartości w kolumnie Kwota (dostępna tylko dla pozycji niezaksięgowanej) oraz ikona  odwołująca do zapisu księgowego.

Formularz Księgowania Okresowe- zakładka Ogólne

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza. Formularz zakładki [Ogólne] swą konstrukcją przypomina formularz zapisu księgowego. Posiada nagłówek z polami: Symbol, Numer, Nazwa, Dziennik, Kategoria, Księgowanie przez bufor oraz część pokazującą zdefiniowane pozycje będące odpowiednikami pozycji zapisu księgowego tzw. dekretów. W nagłówku dostępne są również parametry: Księgowanie od … do … oraz Wg harmonogramu.
Formularz księgowania okresowego
- Przesuń pozycję w górę, Przesuń pozycję w dół - służące do zamiany wskazanej pozycji z pozycją sąsiednią, która znajduje się odpowiednio powyżej lub poniżej wskazanej pozycji. Ikony są aktywne w zależności od położenia danej pozycji tzn. jeśli dana pozycja jest pierwszą na liście to opcja „w górę” jest nieaktywna, a jeśli jest ostatnią na liście, to opcja „w dół” jest nieaktywna.

Nagłówek schematu księgowań okresowych

W oknie należy określić: Symbol nazwę wzorca. Maksymalna długość - 20 znaków alfanumerycznych np. R. MIĘDZYOKRESOWE. Symbol musi być unikalny. Numerinformacja przenoszona jest do pola Numer Dowodu nagłówka zapisu księgowego. Wypełnienie pola jest wymagane. Nieaktywny - zaznaczenie tego parametru spowoduje, że ten schemat nie będzie pojawiał się na liście księgowań okresowych o ile nie zostanie zaznaczony parametr Pokazuj nieaktywne. Schemat księgowań okresowych, który został zaznaczony jako Nieaktywny, jest uwidoczniony na liście w kolorze szarym. Do wykorzystania, jeśli dany schemat był kiedykolwiek użyty, więc nie można go usunąć, a nie jest już stosowany. Podczas seryjnego generowania kilku zaznaczonych księgowań okresowych takie nieaktywne księgowanie okresowe jest pomijane. Nazwa – nazwa schematu księgowań okresowych. Maksymalna długość - 50 znaków alfanumerycznych np. ROZLICZENIA MIĘDZYOKRESOWE. Dziennik – dziennik księgowań, do którego będzie dane księgowanie skierowane. Księgowanie przez bufor - parametr do zaznaczenia. Jego zaznaczenie pozwala na generowanie księgowań okresowych w buforze, czyli „na brudno”. Nie zaznaczenie - liście dokumentów zatwierdzonych, czyli „na czysto”. Księgowanie od … do … - parametr do zaznaczenia. Pozwala określić zakres dat, za jaki księgowanie ma być wykonywane. Wg harmonogramu – parametr dostępny gdy wybrano zakres dat obowiązujący dla danego księgowania i nie dodano jeszcze żadnej pozycji. Jego zaznaczenie powoduje, że na elementach księgowania okresowego zamiast sekcji z kwotą dostępne jest pole z kwotą do rozksięgowania oraz harmonogram w rozbiciu na miesiące. Kategoria – kategorię ogólną lub szczegółową, która będzie przenoszona do nagłówka zapisu księgowań. Wypełnienie pola nie jest wymagane. Opis - dodatkowe informacje o schemacie księgowym. Uzupełnienie pola nie jest wymagane.

Element schematu księgowań okresowych – zakładka Ogólne

Po zakończeniu etapu definiowania nagłówka przyciskiem  Dodaj wywołujemy okno związane z definicją pozycji.  

Element księgowania okresowego

Dodanie pozycji schematu księgowań okresowych bez harmonogramu

Możemy wprowadzić odpowiednie konta księgowe po stronie Winien i/lub po stronie Ma. Na formularzu Element księgowania okresowego konta możemy wprowadzać ręcznie lub posłużyć się do tego celu przyciskami Konto Wn, Konto Ma. Kliknięcie na przycisku Konto Wn lub Konto Ma powoduje wyświetlenie listy Planu Kont, z poziomu której możemy wybrać odpowiednie konto księgowe poprzez jego podświetlenie i klikniecie na ikonie Wybierz. Wprowadzone konta generują dekrety w zapisie księgowym. Na formularzu elementu schematu księgowania okresowego widoczny jest również parametr Rozrachunek. Parametr ten nie jest automatycznie zaznaczany po wyborze konta rozrachunkowego. Przy określaniu definicji konta istnieje możliwość zastosowania Maski: @{*} - zastępuje dowolny ciąg znaków. Segmenty konta spełniające maskę będą następnie podstawiane do definicji kwoty, która również zawiera w sobie ten symbol. @{?} – zastępuje jeden znak, który następnie będzie podstawiany do definicji kwoty, która również zawiera w sobie ten symbol. Maska jest dostępna tylko dla księgowań okresowych bez harmonogramu. Poza tym istnieje możliwość przypisania kategorii, która zostanie przeniesiona do pozycji wygenerowanego zapisu księgowego. Kliknięcie na przycisku Kategoria powoduje wyświetlenie listy kategorii zarówno głównych jak i szczegółowych. Możemy zatem pozycji przypisać kategorię główną lub szczegółową. Istnieje możliwość określenia zakresu dat dla każdej pozycji księgowania okresowego osobno. Aby tego dokonać należy w nagłówku księgowania okresowego pozostawić odznaczony parametr Księgowanie od do. W takim przypadku możliwe jest zaznaczenie na pozycji parametru Księgowanie od do i wskazanie zakresu dat. Po zaznaczeniu w dowolnej pozycji księgowania okresowego parametru Księgowanie od do, nie jest możliwe zaznaczenie zakresu dat w nagłówku.
Element księgowania okresowego
Ostatnią pozycją do zdefiniowania jest Kwota, pole dostępne tylko dla księgowań okresowych bez harmonogramu. Program pozwala na przypisanie definiowanej pozycji odpowiedniej wartości, która automatycznie będzie przypisana do wygenerowanego dekretu. Obok tego pola znajduje się ikona  pozwalająca na uruchomienie Wizarda, służącego do jej zdefiniowania – ikona dostępna w przypadku gdy w nie został zaznaczony parametr Wg harmonogramu.  

Dodanie pozycji schematu księgowań okresowych z harmonogramem

W przypadku gdy w nagłówku lub pozycji księgowania okresowego został zaznaczony parametr „Wg harmonogramu” w polu Konto WnKonto Ma nie można wykorzystywać masek, należy wskazać konkretne istniejące konta z planu kont. Pole Kategoria oraz parametr Rozrachunek działają tak samo jak w przypadku księgowań okresowych bez harmonogramu, co zostało opisane w poprzednim podpunkcie. Istnieje możliwość określenia harmonogramu na pozycji księgowania okresowego. Funkcja ta pozwala na utworzenie jednego księgowania okresowego dla wielu np. polis, które rozpoczynają się i/lub kończą w różnych terminach. Jeżeli w nagłówku księgowania okresowego zaznaczony zostanie parametr Księgowanie od do bez zaznaczenia parametru Wg harmonogramu to możliwe jest natomiast zaznaczenie w dowolnej pozycji parametru Wg harmonogramu oraz określenie kwoty do rozksięgowania. Jeżeli w nagłówku księgowania okresowego zaznaczony zostanie parametr Księgowanie od do oraz Wg harmonogramu to zakres dat wskazany w nagłówku przenoszony jest do każdej dodanej pozycji księgowania okresowego oraz zaznaczany jest parametr Wg harmonogramu, bez możliwości edycji na żadnej z pozycji. W przypadku księgowania wg harmonogramu na elementach księgowania okresowego zamiast sekcji z kwotą dostępne jest pole z kwotą do rozksięgowania oraz harmonogram w rozbiciu na miesiące. Po wpisaniu kwoty i naciśnięciu przycisku  lub klawisza <F8> kwota zostanie rozdzielona na poszczególne miesiące. Dostępne są dwie opcje rozdzielenia kwot:
  • Aktualizuj kwotę dla wszystkich okresów – rozbije kwoty równomiernie na poszczególne miesiące,
  • Aktualizuj kwotę tylko w okresach z wpisaną kwotą – rozbije kwoty na miesiące wcześniej uzupełnione (opcja wykorzystywana jeśli w harmonogramie były uzupełnione już jakieś konkretne miesiące, a później zmieniono łączną kwotę do rozksięgowania, to nowa kwota zostanie rozbita na miesiące wcześniej wybrane).
Zmiana kwot na harmonogramie możliwa jest tylko w miesiącach, w których nie wykonano jeszcze księgowania.
Element księgowania okresowego – Wg harmonogramu
Tabelka z harmonogramem zawiera kolumny: Okres, KwotaKwota zaksięgowana. W kolumnie Kwota zaksięgowana widoczna jest kwota na pozycji PK po wygenerowaniu księgowania okresowego i po ewentualnych poprawkach użytkownika, czyli faktyczna kwota widniejąca w Dziennikach. Tylko kolumna Kwota podlega edycji. Obok tabelki z harmonogramem znajduje się ikona  pozwalająca na zmianę wartości w kolumnie Kwota (dostępna tylko dla pozycji niezaksięgowanej) oraz ikona  odwołująca do zapisu księgowego.

Element schematu księgowań okresowych – zakładka Pozostałe

Zakładka [Pozostałe] zawiera pole Uwagi pozwalające na wpisanie dodatkowych informacji dotyczących danej pozycji księgowania okresowego. Dane z tego pola nie są brane do księgowania.

Księgowania okresowe- zakładka Księgowania

Księgowania okresowe - zakładka Księgowania

Zakładka [Księgowania] wyświetla zapisy księgowe wygenerowane konkretnym schematem księgowań okresowych. Z tego poziomu, za pomocą ikony  Zmień, każdy wygenerowany zapis księgowy możemy podglądnąć, jak również dokonać jego zmiany np. wprowadzić odpowiedni nr dowodu w polu Dokument.

Księgowania okresowe - zakładka Pozostałe

Na zakładce [Pozostałe] wyświetlają się informacje: 
  • dodatkowe informacje dotyczące danego księgowania okresowego – pole Uwagi, które będzie widoczne w kolumnie Opis na liście Schematy księgowań okresowych.
  • Kto zdefiniował schemat – kod operatora w polu Wprowadził.
  • Data utworzenia schematu – pole Data.
  • Kto ostatni dokonał zmian w schemacie – pole Zmodyfikował.
  • Ostatnia data, pod którą dokonywano zmian w schemacie – pole Data.

Pierwsze kroki

Jak rozpocząć pracę z modułem Księga Handlowa?

Rozdział ten przedstawia w kolejnych punktach informacje istotne dla użytkownika, który rozpoczyna pracę w programie Comarch ERP Optima.
Przystępując do pracy w module Księga Handlowa należy wykonać następujące czynności:
  • Określić podstawowe parametry związane z prowadzeniem księgowości
  • W przypadku korzystania z Księgi Handlowej Plus należy ustawić dodatkowo parametry związane z obsługą kont walutowych (Start/Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa)
  • Ustalić nazewnictwo stron kont księgowych: Debet/Credit lub Winien/Ma (Konfiguracja programu/Księgowość/Parametry)
  • Założyć dzienniki księgowe  (Start/Konfiguracja firmy/Księgowość/Dzienniki)
  • Założyć, jeśli jest to konieczne, blokady dostępu odpowiednim Użytkownikom programu (Start/Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy/ zakładka Blokady dostępu); (Start/Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Dziennikizakładka Zakazy)
  • Dokonać ustawień konfiguracyjnych pod kątem obsługi: modułu Kasa/Bank; modułu Środki Trwałe oraz Rejestrów VAT
Uzupełnianie tych list nie jest konieczne od razu w chwili rozpoczęcia pracy z systemem. Wpisywanie koniecznych informacji może być wykonywane na bieżąco podczas pracy programu. 

Ćwiczenia i scenariusze

Ćwiczenie: schematy księg. – wzorzec dla księgowania listy płac

Cel ćwiczenia: stworzenie automatycznych wzorców księgowań listy płac wygenerowanej w module Kadry i Płace. Załóżmy że schemat księgowania listy płac w firmie NOVA wygląda następująco
Lp.Konto WnKonto MaKwotaWarunek
1431231Bruttobez kwoty zasiłków, pracownicy etatowi
2431233Bruttopracownicy na umowę-zlecenie
3231227-51Składki na ub. społeczne płacone przez pracownika
4231227-52Składki na ub. zdrowotne
5445227-51Składki na ub. społeczne płacone przez firmę
6445227-53FP i FGŚP
7231220Podatek
1. Z menu Księgowość wybieramy Inne/ Schematy księgowe, a następnie typ schematu: Lista płac. 2. Dodajemy schemat ikoną , definiujemy nagłówek:
  • Symbol: LP
  • Nazwa: Lista płac
  • Dziennik: INNE
  • Księgowanie przez bufor
  • Data księgowania – domyślnie zaznaczony parametr Pobierz datę księgowania z konfiguracji
  • Opis: Nr listy płac (@Dokument)
3. Dodajemy pierwszą pozycję schematu przyciskiem , która będzie księgowała kwotę brutto dla pracowników etatowych:
  • Konto Wn: 431, Konto Ma: 231, podział na słowniki: Podmioty,
  • Kwota /Kwota/ Suma elemetrów wypłat (@WynagrodzenieBrutto),
  • Opis: Nr wypłaty (@WyplataNr)
  • Warunek:
    • uruchamiamy Kreator pozycji schematu ,
    • wybieramy: Funkcja/ Nr listy płac
    • Operator: zaczyna
    • w polu Wartość wpisujemy: E (symbol numeru listy płac dla pracowników etatowych to E np. E/20xx/01/0001)
    • zatwierdzamy wyrażenie oraz warunek, który powinien wyglądać następująco: @Dokument LIKE 'E%’
  • zapisujemy pozycję schematu przyciskiem dyskietki .
4. Dodajemy drugą pozycję schematu, która będzie księgowała kwotę brutto dla pracowników zatrudnionych na umowę zlecenie:
  • Konto Wn: 431, Konto Ma: 233, podział na słowniki: Podmioty,
  • Kwota /Kwota/ Suma elemetrów wypłat (@WynagrodzenieBrutto),
  • Opis: Nr wypłaty (@WyplataNr)
  • Warunek:
    • uruchamiamy Kreator pozycji schematu ,
    • wybieramy: Funkcja/ Nr listy płac
    • Operator: zaczyna
    • w polu Wartość wpisujemy: U (symbol numeru listy płac dla pracowników zatrudnionych na umowę zlecenie to U np. U/20xx/01/0001)
    • zatwierdzamy wyrażenie oraz cały warunek, który powinien wyglądać następująco: @Dokument LIKE 'U%’
  • zapisujemy pozycję schematu przyciskiem Zapisz .
5. Dodajemy trzecią pozycję schematu:
  • Konto Wn: 231, Konto Ma: 227-51, podział na słowniki: Podmioty,
  • Kwota /Składki ubezpieczonego/ Emerytalna, Rentowa, Chorobowa (@ZUSEmerPrac + @ZUSRentPrac + @ZUSChorPrac)
  • Opis: Nr wypłaty (@WyplataNr),
  • Warunek pozostawiamy pusty,
  • zapisujemy pozycję schematu przyciskiem Zapisz .
6. Dodajemy czwartą pozycję schematu:
  • Konto Wn: 231, Konto Ma: 227-52, podział na słowniki: Podmioty,
  • Kwota /Składki ubezpieczonego/ Zdrowotna razem (@UbZdrowPrac)
  • Opis: Nr wypłaty (@WyplataNr),
  • Warunek pozostawiamy pusty.
  • zapisujemy pozycję schematu przyciskiem Zapisz .
7. Dodajemy piątą pozycję schematu:
  • Konto Wn: 445, Konto Ma: 227-51, podział na słowniki: brak,
  • Kwota /Składki płatnika / Emerytalna, Rentowa, Wypadkowa (@ZUSEmerFirma + @ZUSRentFirma + @ZUSWypadFirma)
  • Opis: Nr listy płac (@Dokument),
  • Warunek pozostawiamy pusty.
  • zapisujemy pozycję schematu przyciskiem Zapisz .
8. Dodajemy szóstą pozycję schematu:
  • Konto Wn: 445, Konto Ma: 227-53, podział na słowniki: brak,
    • uruchamiamy kreator definicji kwoty za pomocą ikony ,
    • w polu współczynnik wpisujemy 0,0245,
    • Kwota/ Podstawa /FP,
    • za pomocą ikony plusa zatwierdzamy definicję kwoty (@PodstawaFP*0.0245),
    • wybieramy łącznik „+”, współczynnik 0,001, Kwota: Podstawa/ FGŚP i zatwierdzamy (@PodstawaFP*0.0245 + @PodstawaFGSP*0.001),
    • następnie zatwierdzamy całą definicję kwoty ikoną Zapisz ,
  • Opis: Nr listy płac (@Dokument),
  • Warunek pozostawiamy pusty.
  • zapisujemy pozycję schematu przyciskiem .
9. Dodajemy siódmą pozycję schematu:
  • Konto Wn: 231, Konto Ma: 220, podział na słowniki: Podmioty,
  • Kwota /Kwota/ Podatek (@Zaliczka)
  • Opis: Nr wypłaty (@WyplataNr),
  • Warunek pozostawiamy pusty.
  • zapisujemy pozycję schematu przyciskiem Zapisz .
Schemat jest gotowy – można nim zaksięgować listy płac (etatową i umów zleceń) wygenerowane w module Kadry i Płace w ćwiczeniach dla tego modułu.

Ćwiczenie: schematy księg. – wzorzec dla księgowania raportu kasowego

Cel ćwiczenia: stworzenie automatycznych wzorców księgowań prostych z zastosowaniem konta przeciwstawnego na zapisach kasowych/bankowych. Wykorzystując konto księgowe związane z danym rejestrem kasowym czy bankowym oraz konta przeciwstawne do nich znajdujące się na poszczególnych zapisach kasowych czy bankowych, stworzymy prosty wzorzec, który przeniesie poszczególne dowody KP/KW na odpowiednie konta księgowe.   Budowanie schematu księgowego Aby zaksięgować raport kasowy na konto przypisane do danej kasy i po przeciwnej stronie na konto wypełnione na dowodzie KP/KW, należy stworzyć następujący schemat: 1. Z menu Księgowość wybieramy Inne/ Schematy księgowe, a następnie typ schematu: Raporty Kasa/Bank. 2. Dodajemy schemat ikoną , definiujemy nagłówek:
  • Symbol: RAPORT_KASA
  • Nazwa: Raport kasowy
  • Dziennik: KASA
  • Księgowanie przez bufor
  • Data księgowania – domyślnie zaznaczony parametr Pobierz datę księgowania z konfiguracji
  • Opis: Nr dokumentu/ Wewnętrzny + Rachunek/ Symbol (@NumerPelny+' '+@Rachunek)
3. Dodajemy pierwszą pozycję schematu przyciskiem  (będzie to pozycja służąca do zaksięgowania wpływu pieniędzy do kasy):
  • przyciskiem strzałki obok ikony KontoWn rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Konta/ Konto kasy (rachunku). W okienku obok pojawia się makro @KontoRach,
  • przyciskiem strzałki obok ikony KontoMa rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Konta/ Konto przeciwstawne. W okienku obok pojawia się makro @KontoPrzeciw,
  • podział na słowniki: Podmioty
  • następnie klikamy na przycisku Kwota i wybieramy Kwota/Przychód. W okienku obok pojawia się makro @Przychod
  • jako Opis wybieramy Nr dokumentu/Wewnętrzny. W okienku obok pojawia się makro @NumerPelny.
  • pozycję schematu zapisujemy przyciskiem dyskietki.
4. Dodajemy drugą pozycję schematu przyciskiem  (będzie to pozycja służąca do księgowania wypłaty pieniędzy z kasy):
  • przyciskiem strzałki obok ikony KontoWn rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Konta/ Konto przeciwstawne. W okienku obok pojawia się makro @KontoPrzeciw,
  • przyciskiem strzałki obok ikony KontoMa rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Konta/ Konto kasy (rachunku). W okienku obok pojawia się makro @KontoRach,
  • podział na słowniki: Podmioty
  • następnie klikamy na przycisku Kwota i wybieramy Kwota/Rozchód. W okienku obok pojawia się makro @Rozchod
  • jako Opis wybieramy Nr dokumentu/Wewnętrzny. W okienku obok pojawia się makro @NumerPelny.
5. Pozycję schematu zapisujemy przyciskiem . 6. Schemat zapisujemy przyciskiem .   Zakładając, że dla każdego KP/KW generowany jest jeden dekret – powyższy wzorzec jest wystarczający do zaksięgowania raportu kasowego. W praktyce zdarza się jednak, że np. dowód KW dokumentuje koszt, który dekretowany jest na konto zespołu „4” i równolegle na konta zespołu „5”. Aby w schemacie księgowym automatycznie została uwzględniona również taka sytuacja, można wykorzystać, znane z poprzedniego ćwiczenia, kwoty dodatkowe. 1. Edytujmy więc zapisany schemat: RAPORT_KASA i dodajmy jeszcze jedną pozycję:
  • przyciskiem strzałki obok ikony KontoWn rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Kwoty dodatkowe/Konto Wn. W okienku obok pojawia się makro @KontoDodatWn
  • przyciskiem strzałki obok ikony KontoMa rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Kwoty dodatkowe/Konto Ma. W okienku obok pojawia się makro @KontoDodatMa
  • podział na słowniki: Podmioty
  • następnie klikamy na przycisku Kwoty i wybieramy Kwoty dodatkowe/Kwota. W okienku obok pojawia się makro @KwotaDodat
  • jako Opis wybieramy Nr dokumentu/ Wewnętrzny. W okienku obok pojawia się makro @NumerPelny.
2. pozycję schematu, a następnie cały schemat, zapisujemy przyciskiem . W naszych ćwiczeniach utworzyliśmy osobny dziennik do księgowania raportów kasowych i osobny do księgowania wyciągów bankowych. Raporty księgowane powyższym wzorcem trafią do dziennika: KASA (ponieważ tak ustaliliśmy w nagłówku schematu księgowego). Powyższy schemat jest jednak na tyle uniwersalny, że możemy wykorzystać go do księgowania raportów bankowych:
  • na liście schematów dla raportów kasowych/bankowych, podświetlamy schemat o symbolu: RAPORT_KASA,
  • kopiujemy schemat naciskając kombinację klawiszy <Ctrl>+<Ins>
  • zmieniamy symbol schematu na: RAPORT_BANK i opis na: Raport bankowy
  • zmieniamy dziennik do jakiego mają być księgowane raporty bankowe na dziennik BANK
  • następnie cały schemat, zapisujemy przyciskiem Zapisz - schemat pojawił się na liście, zamykamy listę schematów księgowych.
  Księgowanie raportu kasowego/bankowego Z menu Kasa/Bank otwieramy Rejestry kasowe/bankowe i edytujemy kolejno rejestry:
  • BPH – wpisując w polu Konto księgowe numer konta banku BPH: 131-BPH-PLN i zapisujemy przyciskiem Zapisz,
  • BPHEUR – wpisując w polu Konto księgowe numer konta banku BPH: 131-BPH-EUR i zapisujemy przyciskiem Zapisz,
  • KASA - wpisując w polu Konto księgowe numer konta kasy gotówkowej: 100 i zapisujemy przyciskiem Zapisz,
  • PKO - wpisując w polu Konto księgowe numer konta banku PKO: 131-PKO i zapisujemy przyciskiem Zapisz.
Z menu Kasa/Bank otwieramy Zapisy kasowe/bankowe i edytujemy kolejno zapisy dla rejestrów: 1. KASA i raportu: RKB/1/20XX/KASA:
  • zapis KW/1/20XX/KASA - w polu Konto przeciwstawne wpisujemy konto rozrachunków z dostawcami: 202-2-1 i zapisujemy formatkę,l
  • zapis KP/1/20XX/KASA – w polu Konto przeciwstawne wpisujemy konto rozrachunków z odbiorcami: 201-2-1, zapis KP/1/20XX/KASA został skompensowany w ćwiczeniu 8.7 z zapisem KW/1/20XX/KASA, w kwotach dodatkowych dodamy dekret odpowiadający tej operacji: przyciskiem Kwoty dodatkowe otwieramy formatkę kwot dodatkowych i dodajemy pierwszą pozycję: Wn 201-2-1, kwota 700 i druga pozycja: Ma 202-2-1, kwota 700 i zapisujemy formatkę kwot dodatkowych, a następnie formatkę KW,
  • zapisy FZ 2/20XX i FZ 22/20XX – zapłata za fakturę wystawioną przez naszego dostawcę (ćwiczenie), w polu Konto przeciwstawne wpisujemy konto rozrachunków z dostawcami: 202-2-1 i zapisujemy formatkę.
2. BPH i raportu: RKB/1/20XX/BPH:
  • zapis KP/1/20XX/BPH - w polu Konto przeciwstawne wpisujemy konto rozrachunków z odbiorcami: 201-2-1,
  • zapis KW/1/20XX/BPH - w polu Konto przeciwstawne wpisujemy konto rozrachunków z dostawcami: 202-2-1 i zapisujemy formatkę,
  Aby zaksięgować poszczególne raporty kasowe/bankowe na konta, z menu Kasa/Bank otwieramy Raporty kasowe/bankowe:
  1. Rejestr KASA
  • edytujemy raport RKB/1/20XX/KASA i zaznaczamy parametr: Zamknięty, a następnie zapisujemy formatkę,
  • zaznaczamy raport RKB/1/20XX/KASA i ikoną Księguj uruchamiamy księgowanie. Wybieramy schemat: RAPORT_KASA i zatwierdzamy ikoną wybierz,
  • dekret można obejrzeć edytując raport kasowy i klikając przycisk lupki obok pola zapis księgowy lub z poziomu Księgowość/ Dzienniki wybierając dziennik księgowań KASA, bufor i miesiąc 01, raport został zaksięgowany z datą zamknięcia raportu.
 
  1. Rejestr BPH:
  • edytujemy raport RKB/1/20XX/BPH i zaznaczamy parametr: Zamknięty, a następnie zapisujemy formatkę,
  • zaznaczamy raport RKB/1/20XX/BPH i ikoną Księguj uruchamiamy księgowanie. Wybieramy schemat: RAPORT_BANK i zatwierdzamy ikoną wybierz,
  • dekret można obejrzeć edytując raport bankowy i klikając przycisk lupki obok pola zapis księgowy lub z poziomu Księgowość/ Dzienniki wybierając dziennik księgowań BANK, bufor i miesiąc 01, raport został zaksięgowany z datą zamknięcia raportu.
W praktyce może się zdarzyć, że dodając poszczególne dowody KP/KW nie od razu będziemy wypełniać pole Konto przeciwstawne lub nie wszystkie dowody od razu będą predekretowane. Przed przystąpieniem do księgowania warto więc sprawdzić czy wśród zapisów kasowych/bankowych nie ma takiego, któremu nie wypełniliśmy pola Konto przeciwstawne aby później uniknąć błędów w trakcie księgowania schematem. Można do tego celu użyć odpowiedniego filtra – ćwiczenie 10.18

Ćwiczenie: Zestawienia księgowe

Cel ćwiczenia: poznanie mechanizmu tworzenia oraz generowania zestawień księgowych na przykładzie bilansu firmy. Definiujemy nagłówek zestawienia: 1. Otwieramy menu Księgowość/ Zestawienia księgowe.
2. Dodajemy nowe zestawienie. 3. Pojawia się okno nagłówka zestawienia, w którym na zakładce Ogólne wprowadzamy:
  • Symbol – BILANS2
  • Nazwa – BILANS FIRMY
  • Opis – Bilans firmy – ćwiczenia
  • zaznaczamy parametr Uwzględniać zapisy w buforze
  • wybieramy Schemat numeracji : –-, A, X, 1 dla czterech kolejnych poziomów
4. Na zakładce Kolumny dodajemy dwie kolumny:
  • I/ Nazwa – Początek okresu
  • Okres – Bilans otwarcia
  • II/ Nazwa – Koniec okresu
  • Okres – Bieżący okres
5. Zdefiniowane parametry zapisujemy za pomocą ikony Zapisz zmiany.   Definiujemy elementy zestawienia księgowego 1. Przyciskiem  przechodzimy na listę gałęzi:
  • dodajemy pierwszą pozycję zestawienia (ikoną plusa lub klawiszem <Ins>): Nazwa: Aktywa
  • zapisujemy przyciskiem Zapisz (każdorazowo musimy zapisać zdefiniowaną pozycję).
2. Dopisujemy pozycję podrzędną do Aktywów używając przycisku , który związany jest z ikoną . Z rozwiniętego podmenu wybieramy Dodaj pozycję na następnym poziomie i wprowadzamy:
  • Nazwa – Aktywa trwałe
  • Sumowanie ze znakiem – +
3. Ustawiamy się na pozycji Aktywa trwałe i analogicznie jak w pkt. 2. dodajemy pozycję podrzędną do Aktywów trwałych:
  • Nazwa – Wartości niematerialne i prawne
  • Sumowanie ze znakiem – +
4. Wprowadzamy gałąź równorzędną do Wartości niematerialnych i prawnych, a podrzędną do Aktywów trwałych, ustawiając się na Wartościach niematerialnych i prawnych i wykorzystując ikonę Dodaj:
  • Nazwa – Rzeczowe aktywa trwałe
  • Sumowanie ze znakiem – +
5. Uzupełniamy zestawienie o gałęzie najniższego poziomu dla pozycji Rzeczowe aktywa trwałe. 6. Pierwszą z nich wprowadzamy przez ikonę i rozwijane przez nią podmenu, z którego wybieramy Dodaj pozycję na następnym poziomie:
  • Nazwa – Grunty własne
  • Sumowanie ze znakiem – +
7. Kolejne przez ustawienie się na pozycji Grunty własne lub na innych pozycjach równorzędnych i wykorzystując przycisk Dodaj:
  • I/ Nazwa – Budynki i budowle
  • Sumowanie ze znakiem – +
  • II/ Nazwa – Urządzenia techniczne i maszyny
  • Sumowanie ze znakiem – +
  • III/ Nazwa – Środki transportu
  • Sumowanie ze znakiem – +
Podpinamy definicję do pozycji zestawienia księgowego
  1. Za pomocą ikony , lub przez dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszy edytujemy pozycję zestawienia Urządzenia techniczne i maszyny
  2. Wybieramy przycisk  uruchamiający kreator wyrażenia
  3. W polu Łącznik akceptujemy znak „+”
  4. Cyfrę 1,00 pozostawiamy w polu współczynnik (wartość wyrażenia zostanie przemnożona przez 1)
  5. Klikamy na przycisku Kwota i z podmenu wybieramy Funkcje kont.
  6. Kursorem ustawiamy się na pozycji Saldo Wn, akceptujemy ją przez kliknięcie lewym klawiszem myszy.
  7. Pojawi się plan kont. Podświetlamy właściwe konto księgowe (011-2) i akceptujemy przyciskiem . Konto będące argumentem funkcji księgowej pojawi się automatycznie w polu Argument.
  8. Aby wyrażenie zostało zapamiętane należy kliknąć na ikonie . Jego treść pojawi się w górnym polu zatytułowanym Kwota @SaldoWn (011-2)
  9. W celu odjęcia Salda Ma konta 071-2, w polu łącznik wybieramy znak „-”
  10. Akceptujemy cyfrę 1,00 w polu współczynnik
  11. Klikamy na przycisku Kwota, z podmenu wybieramy Funkcje kont.
  12. Kursorem ustawiamy się na pozycji Saldo Ma, akceptujemy ją przez kliknięcie lewym klawiszem myszy.
  13. Z planu kont wybieramy konto 071-2, które pojawi się na formatce definicji wyrażenia jako argument.
  14. Przyciskiem  akceptujemy definicję.
  15. W górnym polu Kwota do pierwszego elementu wyrażenia zostaje dodany drugi.
  16. Otrzymujemy następującą definicję wyrażenia @SaldoWn(011-2)-@SaldoMa(071-2)
  17. Ostateczna akceptacja wyrażenia odbywa się przez wybranie ikony  i powrót do formatki Pozycja zestawienia, którą zatwierdzamy.
  18. Przyciskiem  wycofujemy się do formatki z listą zestawień księgowych.
Generujemy zestawienie księgowe
  1. Ikoną Przelicz  wybrane zestawienie wywołujemy obliczenie zestawienia i wyniki są prezentowane na ekranie. Z tego poziomu istnieje możliwość wydruku zestawienia lub eksportu do Excela.
  2. Wycofujemy się z prezentowanych wyników. Ponownie podglądamy wyniki przeliczonego wcześniej zestawienia (w kolumnie Data obliczenia zestawienia widoczna jest data przeliczenia) przez użycie przycisku Wyniki zestawienia.
Uzupełniamy istniejące zestawienie księgowe w związku modyfikacją wzorcowego planu kont
  1. W Ćwiczeniu dodaliśmy do wzorcowego planu kont wygenerowanego przez Konfigurator bazy danych, konto 233 Rozrachunki ze zleceniobiorcami. W związku z tym, że jest to konto, które wchodzi do zestawienia: BILANS FIRMY, należy je dodać w odpowiedniej pozycji. Dodajmy więc saldo Debet tego konta do gałęzi AKTYWÓW B.II.2.c Należności od pozostałych jednostek inne, natomiast Saldo Kredyt do gałęzi PASYWÓW B.III.2.h Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń.
  2. W menu Księgowość/ Zestawienia księgowe, na zakładce Ogólne podświetlamy zestawienie o symbolu: BILANS FIRMY. Za pomocą  ikony edytujemy zestawienie, ustawiamy kursor na pozycji AKTYWÓW B.II.2.c i edytujemy pozycję za pomocą ikony . Klikamy w przycisk , następnie Funkcje kont/Saldo Wn  i wybieramy konto 233. Zatwierdzamy formatkę.
  3. Ustawiamy kursor na gałęzi PASYWÓW B.III.2.h, edytujemy gałąź. Klikamy w przycisk , następnie Funkcje kont/Saldo Ma i wybieramy konto 233. Zatwierdzamy formatkę.
  4. Za pomocą ikony  wycofujemy się z formularza pozycji zestawienia.
  5. W ćwiczeniu dotyczącym modyfikacji planu kont dodaliśmy również konto 227, które należy podpiąć pod odpowiednie gałęzie zestawienia BILANS FIRMY.

Ćwiczenie: Ewidencja VAT

Cel ćwiczenia: wprowadzenie zapisów bezpośrednio do rejestrów VAT
Faktura sprzedaży 1. Dodajemy fakturę sprzedaży towarów dla firmy F.H. ALOZA sp. z o.o. na wartość netto 9 000.00 zł do rejestru SPRZEDAŻ. 2.Otwieramy menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT
  • wybieramy rodzaj rejestru Sprzedaż (zakładka pionowa)
  • wybieramy zakładkę poziomą Rejestr VAT
  • wybieramy podrejestr SPRZEDAŻ
  • wskazujemy miesiąc 01
3. Dodajemy nowy zapis:
  • Kontrahent: ALOZA
  • Kategoria: PRZYCHODY (pole wypełnia się automatycznie)
  • Numer dokumentu: FA 9/20XX
  • Data sprzedaży i wystawienia: 20XX-01-14
  • Forma płatności: przelew
  • Termin płatności: 20XX-01-21
4. Fakturę należy rozbić na stawki:
  • netto 23%=6 000zł, VAT 23%=1 380zł, brutto 23%=7 380zł, Towary, Uwzględniać w proporcji
  • netto 8%=2 000zł, VAT 8%= 160zł, brutto 8%=2 160zł, Towary, Uwzględniać w proporcji
  • netto ZW = 1000 zł, Towary, Tylko w mianowniku
5.Zatwierdzamy formularz 6.W module Kasa/Bank, w Preliminarzu płatności pojawia się planowana płatność powiązana z wprowadzoną fakturą sprzedaży. Zdarzenie powstaje w rejestrze PKO (powiązanym z formą płatności przelew) po stronie przychodu (kwota: 10 540,00).   Faktura kosztowa 1. Dodajemy fakturę gdzie mamy dwa rodzaje kosztów: od firmy BIUROWIEC sp. z o.o. na wartość netto 250,00 zł, zakup całkowicie związany ze sprzedażą opodatkowaną do rejestru KOSZT. 2. Otwieramy menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT
  • wybieramy rodzaj rejestru Zakup (zakładka pionowa)
  • wybieramy zakładkę poziomą Rejestr VAT
  • wybieramy podrejestr KOSZT
  • wskazujemy miesiąc 01
3. Dodajemy nowy zapis:
  • Kontrahent: BIUROWIEC
  • Numer dokumentu: FZ 2/20XX
  • Data wystawienia, wpływu i zakupu: 20XX-01-03
  • Forma płatności: gotówka
4. Fakturę należy rozbić na kategorie:
  • Koszty energii
    • Kategoria: ENERGIA
    • VAT: 23%
    • wartość netto 150 zł
    • Rodzaj: INNE
    • Odliczenia VAT: TAK
  • Koszty wynajmu
    • Kategoria: INNE (USŁUGI OBCE)
    • VAT: 23%
    • wartość netto 100 zł
    • Rodzaj: Inne
    • Odliczenia VAT: TAK
5. Zatwierdzamy formularz 6. W module Kasa/Bank w Preliminarzu płatności pojawia się płatność powiązana z wprowadzoną fakturą kosztową:
  • zdarzenie powstaje w rejestrze KASA (powiązanym z formą płatności gotówka) po stronie rozchodu i znajduje się na liście rozliczonych dokumentów.
  • ponieważ w menu Konfiguracja Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry jest zaznaczony parametr Automatyczna generacja kasy dla Rejestrów VAT – automatycznie po zapisaniu faktury gotówkowej, w Zapisach kasowych/bankowych raportu RKB/1/20XX/KASA powstał zapis KW na kwotę brutto faktury 307,50 zł.
  • zapis ma status R, czyli jest rozliczony.
  Faktura kosztowa: Paliwo 1. Dodajemy fakturę na zakup paliwa, od którego możemy odliczyć 50% podatku VAT. 2. Edytujemy formularz kategorii kosztowej (Ogólne/Kategorie) PALIWO-SAM.OSOBOW.
  • Zaznaczamy parametr: Podziel odliczenia 50%
  • Odliczenia VAT: TAK
3. Otwieramy menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT
  • wybieramy rodzaj rejestru Zakup (zakładka pionowa)
  • wybieramy zakładkę poziomą Rejestr VAT
  • wybieramy podrejestr KOSZT
  • wskazujemy miesiąc 01
4. Dodajemy nowy zapis:
  • Kontrahent: CPN
  • Numer dokumentu: FZ 22/20XX
  • Data wpływu, zakupu, wystawienia: 20XX-01-27
  • Forma płatności: gotówka
  • Rozliczyć w deklaracji VAT: 20XX.01
5. Wprowadzamy wartości netto z faktury
  • Kategoria: PALIWO-SAM.OSOBOW.
  • Wartość netto 120 zł
  • Rodzaj: Paliwo
  • Odliczenia VAT: TAK
6. Faktura została podzielona zgodnie z prawem do odliczenia: 50%.   Faktura na zakup samochodu 1. Dodajemy fakturę na zakup samochodu osobowego Ford na wartość netto 52,000.00 zł do rejestru TRWAŁE. 2. Do listy kategorii (Ogólne/ Kategorie) dopisujemy nową kategorię ogólną:
  • Typ: Koszty
  • Kod/Opis: Samochody
  • stawka 23%
  • Odliczenia: Tak
  • Rodzaj: Środki transportu
  • zatwierdzamy formularz
3. Otwieramy menu Rejestry VAT/Rejestry VAT
  • wybieramy rodzaj rejestru Zakup (zakładka pionowa)
  • wybieramy zakładkę poziomą Rejestr VAT
  • wybieramy podrejestr TRWAŁE
  • wskazujemy miesiąc 01
4. Dodajemy zapis:
  • Kontrahent: KOLASA
  • Kategoria: Samochody
  • Numer dokumentu: FZ 4/20XX
  • Data wpływu: 20XX-01-22
  • Data zakupu: 20XX-01-17
  • Data wystawienia: 20XX-01-17
  • Forma płatności: przelew
  • Termin płatności: 20XX-01-31
5. Wprowadzamy wartości z faktury:
  • Kategoria: Samochody
  • VAT: 23%
  • Wartość netto: 52 000.00 zł
  • Rodzaj: Środki transportu
  • Odliczenia VAT: TAK
6. Zatwierdzamy formularz 7. W module Kasa/Bank pojawia się planowana płatność powiązana z wprowadzoną fakturą zakupu. Zdarzenie powstaje w rejestrze PKO (powiązanym z formą płatności przelew) po stronie rozchodu (kwota: 63 960,00).   Faktura kosztowa: telefon 1. Dodajemy fakturę zakupu: opłata za usługi telekomunikacyjne na wartość netto 500.00 zł, gdzie termin płatności to następny miesiąc (Rozliczenie na deklaracji zgodne z datą płatności miesiąc następny). Koszt ten związany jest ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną (odliczenia VAT – Warunkowo). 2. Otwieramy menu Rejestry VAT/Rejestry VAT
  • wybieramy rodzaj rejestru Zakup (zakładka pionowa)
  • wybieramy zakładkę poziomą Rejestr VAT
  • wybieramy podrejestr KOSZT
  • wskazujemy miesiąc 01
3. Dodajemy nowy zapis:
  • Kontrahent: TPSA
  • Numer dokumentu: FZ 10/20XX
  • Data wpływu, zakupu, wystawienia: 20XX-01-27
  • Forma płatności: przelew
  • Termin płatności: 20XX-02-03
  • Rozliczyć w deklaracji VAT: 20XX.02
4. Wprowadzamy wartości netto z faktury
  • Kategoria: TEL. STACJONARNE
  • Wartość netto 500 zł
  • Rodzaj: Inne
  • Odliczenia VAT: WARUNKOWO
5. Po uzupełnieniu danych zatwierdzamy formularz 6. Faktura zostanie wykazana na deklaracji VAT-7 za miesiąc luty, a kwota netto zostanie przemnożona przez współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży (określony na formularzu deklaracji VAT-7). 7. Podobnie jak we wcześniejszych przykładach w module Kasa/Bank pojawia się planowana płatność powiązana z wprowadzoną faktura zakupu. Zdarzenie powstaje w rejestrze PKO (powiązanym z formą płatności przelew) po stronie rozchodu (kwota: 615,00).   Faktura zakupu: Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów 1. Aby prawidłowo wykazać WNT na deklaracji VAT-7 oraz VAT-UE, a także aby w Preliminarzu znalazła się prawidłowa kwota zobowiązania wobec kontrahenta, należy wprowadzić 3 dokumenty: fakturę główną (dokumentującą nasze zobowiązanie wobec kontrahenta),dokument wewnętrzny sprzedaży DWS (za pomocą której naliczamy VAT należny na VAT-7) oraz dokument wewnętrzny zakupu DWZ (za pomocą której dokumentujemy VAT naliczony na VAT-7, jeżeli mamy prawo do odliczenia). 2. Otwieramy menu Rejestry VAT/Rejestry VAT
  • wybieramy rodzaj rejestru Zakup (zakładka pionowa)
  • wybieramy zakładkę poziomą Rejestr VAT
  • wybieramy podrejestr TOWAR
  • wskazujemy miesiąc 01
3. Dodajemy nowy zapis:
  • Kontrahent: AURELIA
  • Numer dokumentu: FZ 155/20XX
  • Data wpływu: 20XX-01-27
  • zakupu, wystawienia: 20XX-01-05
  • Forma płatności: przelew_BPH
  • Termin płatności: 20XX-02-03
  • Rozliczyć w deklaracji VAT: 20XX.01
4. Na zakładce Waluta, program ustawia domyślną walutę kontrahenta: EUR. Wpisujmy kurs ręczny: 1 EURO = 4,1234 PLN 5. Na zakładce Ogólne, wprowadzamy wartość netto z faktury w stawce NP:
  • Wartość netto 500 EUR
  • Rodzaj: Towary
  • Odliczenia VAT: NIE
6. Po uzupełnieniu danych zatwierdzamy formularz 7. Podobnie jak we wcześniejszych przykładach w module Kasa/Bank pojawia się planowana płatność powiązana z wprowadzoną fakturą zakupu. Zdarzenie powstaje w rejestrze BPHEUR (powiązanym z formą płatności przelew_BPH i walutą EUR) po stronie rozchodu (kwota: 500,00 EUR). 8. Po zapisaniu formularza pojawi się okno generowania dokumentu wewnętrznego. Istnieje możliwość wygenerowania od razu dwóch dokumentów wewnętrznych i zakupu i sprzedaży, ale można również generować dokumenty wewnętrzne oddzielnie, najpierw sprzedaży, później zakupu. 9. Podajemy rejestry w jakich mają się znaleźć te faktury, czyli dla sprzedaży FWS, a dla zakupów FWZ. Pojawia się formatka dokumentu wew. sprzedaży, sprawdzamy dane:
  • Kontrahent: AURELIA
  • Numer dokumentu: 1/20XX/DWS oraz 1/20XX/DWZ
  • wystawienia, sprzedaży: 20XX-01-05
  • Faktura wewnętrzna: zaznaczony
  • Rozliczyć w deklaracji VAT: 20XX.01
  • Stawka VAT: 23%
  • Wartość netto: 2 061,70 PLN
  • Uwzględniać w proporcji: nie uwzględniaj
  • Zatwierdzamy formularz
10. Zaznaczenie parametru: Dokument wewnętrzny, powoduje że płatność w Preliminarzu nie jest generowana po zapisaniu dokumentu. Zaznaczenie tego parametru powoduje również automatyczne odznaczenie parametru Rozliczać w VAT-UE, w ten sposób w deklaracji VAT-7 zostają uwzględnione dokumenty wewnętrzne, natomiast w deklaracji VAT-UE zostanie uwzględniona faktura pierwotna zakupu (w stawce NP). 11. W Rejestrze zakupów VAT, w podrejestrze DWZ, pojawi się dokument wewnętrzny zakupu o takich samych parametrach jak DWS. W kolumnie Odliczenia deklarujemy: TAK.   Wyliczenie deklaracji VAT –7 za miesiąc bieżący i miesiąc następny. 1. Otwieramy Konfigurację i wybieramy Firma/ Dane firmy/ Deklaracje:
  • Wybieramy z listy urząd skarbowy: 03 – Urząd Skarbowy Kraków-Krowodrza
  • Zapisujemy zmiany
  • Zamykamy konfigurację
2. Otwieramy menu Rejestry VAT/ Deklaracje VAT-7. 3. Na Liście deklaracji VAT-7 dodajemy deklarację:
  • wprowadzamy miesiąc bieżący
  • zaznaczamy parametr: Współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży i wpisujemy 80%
  • przeliczamy deklarację ikoną pioruna
4. Po wprowadzeniu faktur zgodnie z niniejszym ćwiczeniem w deklaracji powinna wyjść nadwyżka podatku naliczonego nad należnym. 5. Aby zablokować deklarację przed zmianami należy zaznaczyć parametr na pierwszej zakładce Dane ogólne: Zablokuj deklarację przed zmianami. Odblokowanie deklaracji jest możliwe z poziomu listy deklaracji po kliknięciu prawym klawiszem myszy na daną deklarację i wybraniu opcji Odblokuj deklarację. 6. Aby wydrukować deklarację należy edytować formatkę deklaracji, kliknąć przycisk strzałki obok ikony z drukarką i wybrać wydruk pełny lub nadruk na oryginalny formularz. 7. Należy zwrócić uwagę, że na deklaracji VAT-7 wyliczona została nadwyżka podatku naliczonego nad należnym, w związku z czym w Preliminarzu nie powstanie żadne zdarzenie planujące zapłatę. W innym przypadku w module Kasa/Bank powstaje zdarzenie związane z wyliczoną deklaracją. Rejestr, do którego ma trafić płatność związana z deklaracją określany jest w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje: Forma płatności dla deklaracji (forma powiązana jest z rejestrem). Dane Urzędu Skarbowego zostaną pobrane dla US wybranego w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje w polu U.S. (VAT). 8. W taki sam sposób przeliczamy deklarację za miesiąc luty. Proszę zwrócić uwagę iż w miesiącu lutym pojawia się zakup związany ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną (FZ 10/20XX na kwotę netto 500 zł). Kwota netto została przemnożona przez współczynnik 80% i na deklaracji pojawiła się kwota netto 400 zł i VAT 92 zł. Z poziomu otwartej deklaracji VAT-7 można wywołać wydruk Rozliczenie VAT naliczonego, na którym m.in. znajduje się kwota zakupów związanych ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną w 100% oraz po przemnożeniu przez współczynnik.

Ćwiczenie: Ewidencja środków trwałych

Cel ćwiczenia: wprowadzenie środka trwałego do programu
Dodajemy środek trwały do ewidencji środków trwałych: komputer na podstawie faktury nr FZ 15/2011 1. Aby wprowadzić do bazy danych nowy środek do ewidencji, należy otworzyć listę Ewidencja środków trwałych z menu głównego: Księgowość/ Ewidencja środków trwałych. 2. Z poziomu zakładki Środki trwałe wybieramy grupę środków trwałych: KOMPUTERY. 3. Dodajemy nowy środek trwały. Wypełniamy kolejno dane środka trwałego.
  • Zakładka Ogólne:
    • Numer inwentarzowy: K1/2014
    • Kod kreskowy: naciskamy na przycisk Kod kreskowy, pole uzupełnia się automatycznie na podstawie numeru inwentarzowego
    • Nazwa: Komputer
    • po wciśnięciu przycisku Historia osób odpowiedzialnych na zakładce Osoby i miejsca w sekcji Osoba odpowiedzialna ikoną Plusa dodajemy osobę odpowiedzialną wybierając z listy pracowników: Kowalska Zofia
    • po wciśnięciu przycisku Historia miejsc użytkowania na zakładce Osoby i miejsca w sekcji Miejsce użytkowania ikoną  dodajemy lokalizację wybierając ze słownika miejsc użytkowania: Kraków
    • Data zakupu, data przyjęcia do używania, początek amortyzacji, wartość początkowa: wypełniają się automatycznie po wpisaniu danych dokumentu na zakładce Dokumenty
  • Zakładka Dokumenty:
    • Dodajemy dokument: klikamy przycisk strzałki obok ikony Dodaj, wybieramy opcję Bez wskazania dokumentu i wpisujemy numer dokumentu FZ 15/2014, data 2014.12.29, kwota: 5000 zł
  • Zakładka Amortyzacja:
    • Metoda amortyzacji: liniowa
    • Stawka amortyzacji: 30%
    • Współczynnik: 1
    • Wartość netto (początkowa): 5000 zł
Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego środka bezwzględnie wypełnione były pola Grupa, Numer inwentarzowy i Nazwa. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza. 4. Zatwierdzamy formularz.
Uwaga
Numer inwentarzowy musi być unikalny, tzn. program nie pozwoli dodać dwóch środków trwałych o identycznym numerze.
Dodajemy środek trwały do ewidencji środków trwałych na podstawie faktury z rejestru zakupów VAT 
1. Wprowadzamy samochód Ford na podstawie faktury wprowadzonej wcześniej do rejestru VAT (faktura numer: FZ 4/20XX). 2. Aby wprowadzić do bazy danych nowy środek do ewidencji, należy otworzyć listę Ewidencja środków trwałych z menu głównego: Księgowość/ Ewidencja środków trwałych. 3. Z poziomu zakładki Środki trwałe wybieramy grupę środków trwałych: SAMOCHODY. 4. Dodajemy nowy środek trwały. Wypełniamy kolejno dane środka trwałego.
  • Zakładka Ogólne:
    • Numer inwentarzowy: S1/20XX
    • Kod kreskowy: naciskamy na przycisk Kod kreskowy, pole uzupełnia się automatycznie na podstawie numeru inwentarzowego
    • Nazwa: Ford Focus
    • po wciśnięciu przycisku Historia osób odpowiedzialnych na zakładce Osoby i miejsca w sekcji Osoba odpowiedzialna ikoną  dodajemy osobę odpowiedzialną wybierając z listy pracowników: Wierzbicki Krzysztof
    • po wciśnięciu przycisku Historia miejsc użytkowania na zakładce Osoby i miejsca w sekcji Miejsce użytkowania ikoną  dodajemy lokalizację wybierając ze słownika miejsc użytkowania: Warszawa
    • Data zakupu, data przyjęcia do używania, początek amortyzacji, wartość początkowa: wypełniają się automatycznie po wskazaniu dokumentu na zakładce Dokumenty
  • Zakładka Dokumenty:
    • Dodajemy dokument: klikamy ikonę Dodaj i wybieramy z listy faktur z rej. VAT dokument FZ 4/20XX
  • Zakładka Amortyzacja:
    • Amortyzacja: zaznaczamy: Różna amortyzacja bilansowa i kosztowa
    • Stawka amortyzacji: 20%
    • Współczynnik: 1
    • metoda: liniowa
    • Wartość netto kosztowa: 40 000 zł
    • Wartość netto bilansowa: 52 000 zł
Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego środka bezwzględnie wypełnione były pola Grupa,  Numer inwentarzowy i Nazwa. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza. 5. Zatwierdzamy formularz. Generowanie planu amortyzacji 1. Wygenerowanie na ekran planu amortyzacji za bieżący okres obrachunkowy dla wszystkich środków trwałych. Na liście środków trwałych:
  • wybieramy Grupa: wszystkie
  • zaznaczamy obydwie pozycje na liście
2. Generowanie planu amortyzacji uruchamiamy przyciskiem Generacja planu amortyzacji 3. Po wygenerowaniu planu amortyzacji program wyświetli informację oraz plan amortyzacji, który można wydrukować klikając na ikonę drukarki. Generowanie odpisów amortyzacyjnych 1. Aby wygenerować odpisy amortyzacyjne na liście środków trwałych:
  • wybieramy Grupa: wszystkie
  • zaznaczamy obydwie pozycje na liście
2. Generujemy amortyzację za pomocą ikony Generacja amortyzacji 3. W parametrach generacji odpisów wpisujemy miesiąc: 01 rok: 20XX i zatwierdzamy 4. Odpisy zostały wygenerowane tylko dla środka K1/2014 (ponieważ początek amortyzacji dla środka trwałego S1/20XX to 20XX-02-01 – odpisy dla tego środka będą generowane od lutego) 5. Amortyzacja będzie widoczna z menu Księgowość/ Dokumenty środków trwałych:
  • miesiąc: 01
  • typ dokumentów: amortyzacja
Z tego poziomu możliwe jest zaksięgowanie amortyzacji za pomocą ikony Księguj. Wcześniej należy zdefiniować schemat księgowy w menu Księgowość/ Inne/ Schematy księgowań typ schematu: Amortyzacja s.t.
Uwaga
Moduł Środki Trwałe współpracujący z Księgą Handlową wymaga zdefiniowania w konfiguracji Firma/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe okresów obrachunkowych, dla których prowadzona będzie ewidencja środków trwałych. Jeśli okres obrachunkowy został zdefiniowany dla księgowości kontowej, nie ma potrzeby wprowadzania dodatkowych ustawień w konfiguracji dla księgi inwentarzowej. O tym, który okres będzie wyświetlany w module ST jako bieżący decyduje data bieżąca. Można ją zmieniać z poziomu Narzędzia/ Data bieżąca.

Ćwiczenie: schematy księg. – wzorzec księgowania sprzedaży

Cel ćwiczenia: stworzenie automatycznych wzorców księgowań prostych z zastosowaniem warunków oraz przeksięgowanie wprowadzonych faktur.
Załóżmy, że w naszej bazie NOVA księgowanie wszystkich transakcji sprzedaży odbywa się w następujący sposób:
  • kwota brutto jest księgowana na stronę Debet konta 201-2-1 służącego do prowadzenia rozrachunków z określonym odbiorcą
  • kwota netto jest księgowana na stronę Kredyt konta 731-2 Przychody ze sprzedaży towarów
  • kwota należnego podatku VAT jest księgowana po stronie Kredyt konta 221-2 VAT należny
Aby utworzyć schemat księgowania należy:
  • z poziomu menu głównego otworzyć Księgowość/ Inne/ Schematy księgowań
  • wybrać typy schematów: Rejestr sprzedaży VAT.
Definiujemy nagłówek schematu księgowego. 1. Dodajemy nowy schemat za pomocą przycisku . 2. Wprowadzamy w polach:
  • Symbol – SPRZEDAŻ TOWARÓW
  • Nazwa – Sprzedaż towarów handlowych
  • Dziennik – SPRZEDAŻ
  • Pozostawiamy zaznaczony parametr: Księgowanie przez bufor
  • Data księgowania – domyślnie zaznaczony parametr Pobierz datę księgowania z konfiguracji
  • Opis – wybieramy za pomocą przycisku Opis  Nr dokumentu. Wybranie tej pozycji spowodowało pojawienie się w polu obok symbolu (makra) @Dokument.
Definiujemy elementy schematu księgowego Aby dodać element wybieramy przycisk  Nowa pozycja schematu. Pojawia się formularz Element schematu księgowego. Dodajemy pierwszą pozycję schematu:
  • klikamy na przycisku konta księgowego Konto Wn, z listy wybieramy konto syntetyczne rozrachunkowe 201-2-1 (Rozrachunki z odbiorcami), w polu Podział na słowniki wybieramy Podmioty.
  • przechodzimy do definicji kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/Brutto/Razem co skutkuje pojawieniem się w okienku obok makra @Brutto.
  • klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu.
  • zaznaczamy parametr Rozrachunek, ponieważ po zaksięgowaniu tym schematem chcemy jeszcze sparować ze sobą dekrety na kontach rozrachunkowych.
  • nie będziemy uzależniać księgowania na konto 201-2-1 od żadnego warunku.
  • przyciskiem Zapisz akceptujemy daną pozycję schematu.
2. Dodajemy drugą pozycję
  • w oknie Konta księgowego klikamy na przycisku Konto Ma, z listy wybieramy konto analityczne 731‑2 (Sprzedaż towarów), Podział na słowniki: Brak
  • przechodzimy do definicji kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/Netto/Razem co skutkuje pojawieniem się w okienku obok makra @Netto.
  • klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu.
  • nie będziemy uzależniać księgowania na konto 731-2 od żadnego warunku.
  • przyciskiem Zapisz akceptujemy daną pozycję schematu.
3. Dodajemy trzecią pozycję schematu:
  • w oknie Konta księgowego klikamy na przycisku Konto Ma, z listy wybieramy konto analityczne 221‑2 (VAT należny), Podział na słowniki: Brak
  • przechodzimy do definicji kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/Vat/Razem co skutkuje pojawieniem się w okienku obok makra @Vat.
  • klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu.
  • nie będziemy uzależniać księgowania na konto 221-2 od żadnego warunku.
  • przyciskiem Zapisz akceptujemy daną pozycję schematu.
4. Po zdefiniowaniu wszystkich pozycji schematu, przyciskiem  zapisujemy cały schemat.   Księgowanie wzorcem faktur z rejestru sprzedaży VAT: 1. Aby zaksięgować fakturę wprowadzoną w rejestrze VAT należy wybrać:
  • menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT
  • zakładkę Sprzedaż, podrejestr SPRZEDAŻ
  • miesiąc 01
2. Zaznaczamy fakturę FA/9/20XX na liście zapisów. 3. Uruchamiamy księgowanie .
  • pojawia się okno Księgowanie dokumentów schematem księgowym
  • wybieramy schemat SPRZEDAŻ TOWARÓW
  • akceptujemy wybór przyciskiem ptaszka.
  • po zakończeniu procesu księgowania program poda informację o jego przebiegu, z okienka wycofujemy się np. klawiszem <Esc>.
4. Zaksięgowany dokument można zobaczyć:
  • z poziomu faktury – zakładka Dokumenty
  • z poziomu Księgowość/ Dzienniki po zaznaczeniu bufora, dziennika SPRZEDAŻ i miesiąca stycznia 20XX.

Ćwiczenie: Zaliczka na PIT-36/PIT-36L

Cel ćwiczenia: wyliczenie zaliczek na deklarację PIT-36/PIT-36L na podstawie wprowadzonych wcześniej danych. W celu przeliczenia zaliczek na PIT-36/PIT-36L konieczne jest uzupełnienie danych w konfiguracji, wprowadzenie danych o wspólnikach oraz podpięcie odpowiednich kont księgowych do gałęzi zestawienia systemowego PIT-36. Dane o nazwie firmy uzupełniliśmy w ćwiczeniu 4.2, PODLINKOWAĆ informacje na temat formy płatności deklaracji oraz stawek pozostawiamy ustawione domyślnie w konfiguracji. 
Wprowadzamy wspólnika 1. W celu wprowadzenia danych o wspólnikach z menu Ogólne/ Inne wybieramy Właściciele, a następnie dodajemy wspólnika:
  • Akronim: KN
  • Nazwisko: Nowiński
  • Imię: Ksawery
  • Data urodzenia: 1972-04-28
  • NIP: 944-107-67-35
  • Województwo: Małopolskie, Powiat/Gmina: Kraków
  • Adres: 30-776 Kraków, ul. Akacjowa 5/7
  • Na zakładce Szczegółowe, w polu Urząd Skarbowy, wybieramy z listy Urząd Skarbowy Kraków – Stare Miasto
2. Klikamy na przycisk Kwoty deklaracji , otrzymujemy formatkę kwot deklaracji PIT-36 (dawniej PIT-5) dla danego wspólnika za poszczególne miesiące. Dodajemy kwoty deklaracji
  • miesiąc: 01
  • na zakładce PIT-36 w pozycji Odliczenia od dochodu: Składki na ubezpieczenie społeczne wpisujemy: 502,56
  • na zakładce PIT-36 w pozycji Odliczenia od podatku: Składka na ubezpieczenie zdrowotne wpisujemy 141,21.
  • Zakładka PIT-36L – jeżeli podatnik rozlicza się wg podatku liniowego należy zaznaczyć parametr
  • na zakładce Działalność gospodarcza automatycznie uzupełniły się pola dot. działalności (Konfiguracja/Firma/Dane firmy/PIT-36,PIT-36L), należy wpisać jedynie udziały, wpiszmy 100/100 czyli 100%.
  • uzupełniamy dane dla drugiej działalności gospodarczej: Nazwa:H.U. ŚWIATOPEŁEK, NIP: 333-333-33-33, REGON: 35002585, Adres: ul. Zielona 20, 34-400 Wrocław, Przychody: 10 000,00, Koszty: 1 000,00, Udziały: 1/2.
  • na zakładce Najem wpisujemy przychody z najmu kamienicy przy ulicy Krakowskiej: Najem: Kamienica ul. Krakowska 123, Adres: ul. Krakowska 123, 31-322 Kraków, Przychody: 750,00, Koszty: 150,00, Udział: 1/3.
3. Zatwierdzamy formularz kwot deklaracji miesiąca bieżącego, a następnie zamykamy formularz Lista kwot deklaracji właściciela. 4. Na koniec zatwierdzamy cały formularz danych wspólnika: wspólnik Ksawery Nowiński pojawił się na liście właścicieli.   Definiujemy gałęzie zestawienia PIT-36/PIT-36L 1. Z menu Księgowość wybieramy Zestawienia księgowe zakładka Systemowe. Mamy tam zdefiniowane gałęzie zestawienia PIT-36, pod które należy podpiąć odpowiednie konta księgowe. Korzystając z Konfiguratora bazy danych i generując wzorcowy plan kont dla typu podmiotu: osoba fizyczna, zestawienie systemowe PIT-36 posiada już podpięte odpowiednie konta księgowe. Użytkownik powinien jednak sprawdzić czy konta są podpięte prawidłowo zwłaszcza wtedy, gdy nastąpiła modyfikacja wzorcowego planu kont. Wyliczenie zaliczki na deklarację PIT-36/PIT-36L 1. Z menu Księgowość wybieramy Zaliczki na PIT-36
  • dodajemy deklarację
  • wybieramy: miesiąc 01
  • wybieramy wspólnika Ksawery Nowiński (klikając na przycisk Właściciel i wybierając go z listy)
  • zaznaczamy parametr Uwzględniać zapisy w buforze,
  • ikoną Pioruna przeliczamy deklarację.
  • zatwierdzamy deklarację
2. W module Kasa/Bank pojawia się planowana płatność związana z wyliczoną deklaracją. Powstała w rejestrze PKO, ponieważ w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Deklaracje jako Płatność dla deklaracji zdefiniowaną mamy formę przelew (powiązaną z rejestrem PKO).

Ćwiczenie: schematy księg. – wzorzec księgowania zakupów

Cel ćwiczenia: stworzenie automatycznych wzorców księgowań dla faktur walutowych.   Definiujemy nagłówek schematu księgowego 
1. Dodajemy nowy wzorzec księgowy za pomocą przycisku . 2. Definiujemy podstawowe informacje nagłówka schematu księgowego. Wprowadzamy w polach:
  • Symbol – ZAKUPY-WALUTOWE
  • Nazwa – Zakupy walutowe
  • Dziennik – ZAKUP
  • Pozostawiamy zaznaczony parametr: Księgowanie przez bufor
  • Data księgowania – odznaczamy parametr Pobierz datę księgowania z konfiguracji i wybieramy opcję Data wpływu (@DataWplywu)
  • Opis – wybieramy za pomocą przycisku Opis Nr dokumentu wybranie tej pozycji spowodowało pojawienie się w polu obok symbolu @Dokument.
  Definiujemy element schematu księgowego. 1. Dodajemy pierwszą pozycję schematu:
  • klikamy na przycisku konta księgowego Konto Ma, z listy wybieramy konto syntetyczne rozrachunkowe 203 (Rozrachunki walutowe), w polu Podział na słowniki wybieramy Podmioty.
  • przechodzimy do definicji kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/Brutto/Razem co skutkuje pojawieniem się w okienku obok makra @Brutto.
  • klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu.
  • zaznaczamy: księgowanie walutowe
  • nie będziemy uzależniać księgowania na konto 203 od żadnego warunku.
  • przyciskiem Zapisz akceptujemy daną pozycję schematu.
2. Definiujemy drugą pozycję schematu:
  • W oknie Konta księgowego klikamy na przycisku Konto Wn, z listy wybieramy konto analityczne 303-2 (Rozliczenie zakupu towarów), Podział na słowniki: Brak
  • Przechodzimy do definicji kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/Netto/Razem co skutkuje pojawieniem się w okienku obok makra @Netto.
  • Klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu, w okienku obok pojawia się makro: @Dokument
  • Przyciskiem Zapisz akceptujemy daną pozycję schematu.
3. Definiujemy trzecią pozycję schematu:
  • W oknie Konta księgowego klikamy na przycisku Konto Wn, z listy wybieramy konto analityczne 221-1 (Naliczony podatek VAT), Podział na słowniki: Brak
  • Przechodzimy do definicji kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/VAT/Razem, co skutkuje pojawieniem się w okienku obok makra @Vat.
  • Klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu, w okienku obok pojawia się makro: @Dokument
  • Przyciskiem Zapisz akceptujemy daną pozycję schematu.
  Księgowanie wzorcem faktur z rejestru zakupów VAT: 1. Aby zaksięgować fakturę wprowadzoną w rejestrze VAT należy wybrać:
  • menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT
  • zakładkę Zakup,
  • rejestr Towar
  • miesiąc 01
2. Zaznaczamy fakturę, 3. Przyciskiem uruchamiamy księgowanie:
  • pojawia się okno Księgowanie dokumentów schematem księgowym,
  • wybieramy schemat ZAKUPY – WALUTOWE
  • akceptujemy przyciskiem wybierz.
  • po zakończeniu procesu księgowania program poda informację o jego przebiegu, z okienka wycofujemy się np. klawiszem <Esc>.
4. Zaksięgowany dokument można zobaczyć:
  • z poziomu faktury – zakładka Dokumenty
  • z poziomu Księgowość/ Dzienniki po wybraniu bufora, dziennika ZAKUP i miesiąca 01.

Ćwiczenie dodatkowe: budowanie prostych filtrów

Cel ćwiczenia: utworzenie filtra przy pomocy Konstruktora filtra. Aby szybko odnaleźć dokument np. w Rejestrach VAT, Zapisach Kasowych/Bankowych czy Preliminarzu, znając jego numer, wystarczy w polu Filtr wpisać numer faktury (lub jego część)
  1. Jeżeli pinezka (widoczna obok ikony filtrowania) jest włączona, zmiany będą widoczne od razu.
  2. Jeżeli pinezka jest wyłączona , po wpisania poszukiwanego fragmentu należy kliknąć przycisk . Na liście zostaną wyświetleni wyłącznie pracownicy spełniający zadane kryterium.
Bezpośrednio w polu Filtr można wpisywać również nazwę kontrahenta czy kwotę – program zawęzi listę dokumentów do tych, które spełniają warunek zawarty w filtrze. Przy pomocy Konstruktora filtra , można natomiast tworzyć bardziej zaawansowane zapytania. Filtr na zapisach kasowych/bankowych W tym ćwiczeniu zbudowaliśmy schemat księgowy dla raportów kasowych/bankowych, który wykorzystuje konto przeciwstawne na zapisach kasowych/bankowych. Aby mieć pewność, że na każdym zapisie KP/KW, pole Konto przeciwstawne, zostało wypełnione, można użyć odpowiedniego filtra. Filtr będzie zawężał listę zapisów danego raportu do tych, na których pole Konto przeciwstawne jest puste. Aby zbudować taki filtr należy:
  1. Wejść do menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe, a następnie kliknąć na ikonę Konstruktora filtra,
  2. W polu Nazwa wpisać np.: Brak konta przeciwstawnego,
  3. Na zakładce Ogólne, obok domyślnego operatora Oraz wcisnąć przycisk aby dodać warunek.
  4. W warunku kliknąć na domyślnie podstawione pierwsze pole z bazy danych – pojawi się lista dostępnych pól, po których można filtrować zapisy,
  5. Z listy wybrać: Bzp_KontoPrzeciwstawneKonto przeciwstawne dla potrzeb prostych księgowań,
  6. Po kliknięciu na domyślnie wyświetlany operator wybieramy z listy operator: Jest puste,
  7. Następnie zatwierdzamy całą formatkę Konstruktor filtra.
Aby wypróbować działanie filtra, w rejestrze PKO i raporcie: RKB/1/20XX/PKO, można dodać dwa dokumenty: w jednym wypełniając pole Konto przeciwstawne, a w drugim nie, a następnie użyć filtra wybierając go z listy rozwijanej dostępnej w polu Filtr. Filtr wyświetli zapis, który nie ma wypełnionego pola Konto przeciwstawne. Filtr w Rejestrach VAT Dla firm rozliczających VAT wg struktury zakupów przydatny może być filtr, który wyszuka dokumenty oznaczone jako „Sprzedaż detaliczna”. Dlatego też zdefiniujemy filtr złożony wykorzystując Konstruktor filtra.
  1. Otwieramy menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT, wybieramy Rejestr sprzedaży, podrejestr SPRZEDAŻ.
  2. Klikamy na ikonę Konstruktora filtra .
  3. W polu Nazwa wpisujemy: Sprzedaż detaliczna,
  4. Na zakładce Ogólne, obok domyślnego operatora Oraz wciskamy przycisk aby dodać warunek.
  5. W warunku klikamy na domyślnie podstawione pierwsze pole z bazy danych – pojawi się lista dostępnych pól, po których można filtrować faktury,
  6. Z listy wybieramy VaN_Detal – Transakcja detaliczna,
  7. Po kliknięciu na domyślnie wyświetlany operator wybieramy Jest równe,
  8. Po kliknięciu w polu <wpisz wartość> podajemy wartość 1,
  9. Na zakładce Zaawansowane pojawiło się następujące wyrażenie: VaN_Detal=1
  10. Zatwierdzamy filtr ikoną . Opcja 1 oznacza, że dana transakcja jest transakcją detaliczną. Wśród wprowadzonych dokumentów w trakcie ćwiczeń nie została zarejestrowana żadna operacja tego typu, stąd po uruchomieniu filtra lista dokumentów w rejestrze jest pusta (dokumenty mają pole VaN_Detal=0).
Uwaga
Filtr domyślnie zapisywany jest jako filtr Użytkownika czyli będzie widoczny tylko na tym stanowisku komputerowym, na którym został stworzony. Aby z danego filtra mogli korzystać użytkownicy również na innych stanowiskach, należy w Konstruktorze filtra, na zakładce Opcje zaznaczyć typ filtra: Globalny. Filtr można skasować z listy, która pojawi się po naciśnięciu klawisza <Ctrl> na klawiaturze i kliknięciu na ikonę konstruktora filtra.
Uwaga
Listy zapisów posiadają predefiniowane filtry globalne. Można je zobaczyć rozwijając drop-down obok pola Filtr lub trzymając klawisz <Ctrl> i jednocześnie klikając myszką w Konstruktor filtra.

Ćwiczenie: Bezpośrednie zapisy księgowe

Cel ćwiczenia: przedstawienie bezpośredniego sposobu wprowadzania oraz usuwania zapisów księgowych do Dzienników. Amortyzacja:

1. Wprowadzamy amortyzację maszyn i urządzeń za miesiąc styczeń. 2. Otwieramy listę zapisów księgowych z menu głównego przez wybór Księgowość/ Dzienniki

  • Zaznaczamy miesiąc: 01
  • Wybieramy, że dany zapis ma trafić do bufora
  • Następnie wybieramy dziennik, w którym zapis ma być umieszczony INNE.
  • Wprowadzamy zapis za dzień i miesiąc zgodnie z datą zapisu: 20XX-01-31

3. Dodajemy nowy zapis księgowy  

  • wprowadzamy numer dokumentu: PK 01/20XX
  • wprowadzamy datę księgowania, datę operacji, datę wystawienia: 20XX-01-31
  • pole Kontrahent zostawiamy puste
  • kategoria: wybieramy kategorię szczegółową KUP (amortyzacja stanowiąca koszty uzyskania przychodu)

4. Wprowadzamy pozycje na formularzu: 

  • dekret w wysokości 2000,00 na konto 401-1-1 po stronie Wn i 071-2 po stronie Ma.

5. Po wprowadzeniu pozycji zatwierdzamy formularz.

  Sprzedaż:

1. Wprowadzamy sprzedaż towaru dla kontrahenta ALOZA. 2. Otwieramy listę zapisów księgowych z menu głównego przez wybór Księgowość/ Dzienniki

  • Zaznaczamy miesiąc: 01
  • Wybieramy, że dany zapis ma trafić do bufora
  • Następnie wybieramy dziennik, w którym zapis ma być umieszczony SPRZEDAŻ.
  • Wprowadzamy zapis za dzień i miesiąc zgodnie z datą zapisu: 20XX-01-31

3. Dodajemy nowy zapis księgowy

  • wprowadzamy numer dokumentu: PK 02/20XX
  • wprowadzamy datę księgowania, datę operacji, datę wystawienia: 20XX-01-31
  • pole Kontrahent: ALOZA
  • klikamy na przycisk rozwiń obok ikony plusa i wybieramy opcję „Dodawanie pozycji przez formularz”:
  • Wprowadzamy dekret w wysokości 615,00 na konto 201-2-1-ALOZA po stronie Wn
  • Po podaniu konta rozrachunkowego parametr Rozrachunek zaznacza się automatycznie, ponieważ w Konfiguracji został zaznaczony parametr Automatycznie zaznaczaj rozrachunek dla ręcznych księgowań na kontach rozrachunkowych.
  • Termin rozrachunku: 20XX-01-31
  • Zaznaczamy parametr: Generowanie płatności
  • Forma płatności: przelew
  • Termin: 20XX-01-31
  • Wprowadzamy kolejne pozycje dekretu:
  • dekret w wysokości 115,00 na konto 221-2 po stronie Ma
  • dekret w wysokości 500,00 na konto 731-2 po stronie Ma 

4. Po wprowadzeniu pozycji zatwierdzamy formularz.

Po zapisaniu formularza w preliminarzu płatności powstaje zapis dla kontrahenta ALOZA, natomiast w menu Księgowość/ Rozrachunki powstaje rozrachunek dla konta 201-2-1-ALOZA.   Kompensata:

1. Wprowadzamy kompensatę rozliczeń dla kontrahenta Biurowiec Sp. z o.o. 2. Otwieramy listę zapisów księgowych z menu głównego przez wybór Księgowość/ Dzienniki.

  • Zaznaczamy miesiąc: 01
  • Wybieramy, że dany zapis ma trafić do bufora
  • Następnie wybieramy dziennik, w którym zapis ma być umieszczony INNE.
  • Wprowadzamy zapis za dzień i miesiąc zgodnie z datą zapisu: 20XX-01-31

3. Dodajemy nowy zapis księgowy

  • wprowadzamy numer dokumentu: PK 03/20XX
  • wprowadzamy datę księgowania, datę operacji, datę wystawienia: 20XX-01-31
  • pole Kontrahent : BIUROWIEC
  • klikamy na przycisk rozwiń obok ikony plusa i wybieramy opcję „Dodawanie pozycji przez formularz”:
  • Wprowadzamy dekret w wysokości 28 116,00 na konto 202-2-1-BIUROWIEC po stronie Wn201-2-1-BIUROWIEC po stronie Ma. Aby zaznaczyć parametr Rozrachunek wprowadzamy dekret za pomocą dwóch pozycji. W sytuacji, kiedy oba konta rozrachunkowe wpisane są w jednej pozycji parametr Rozrachunek jest nieaktywny.
  • Zaznaczamy parametr: Generowanie płatności
  • Forma płatności: przelew
  • Termin: 20XX-01-31 

4. Po wprowadzeniu pozycji zatwierdzamy formularz.

Po zapisaniu formularza w preliminarzu płatności powstały dwa zapisy dla kontrahenta BIUROWIEC KP i KW, które należy ze sobą skompensować.

Ćwiczenie: schematy księg. – wielowariantowy wzorzec księgowania zakupów

Cel ćwiczenia: stworzenie automatycznych wzorców księgowań prostych z zastosowaniem warunków oraz przeksięgowanie wprowadzonych faktur. 
Załóżmy, że w naszej firmie księgowanie faktur w rejestrze KOSZT odbywa się w następujący sposób:
  • Kwota brutto jest księgowana na stronę Kredyt konta służącego do prowadzenia rozrachunków z określonym dostawcą (202-2-1).
  • Kwota naliczonego podatku VAT jest księgowana po stronie Debet konta 221-1 VAT NALICZONY jeżeli odliczenia VAT deklarujemy na TAK lub WARUNKOWO.
  • Kwota netto księgowana jest w zależności od dokonanej klasyfikacji na stronę Debet konta 411 Zużycie materiałów i energii lub stronę Debet konta 429 Usługi obce.
  • Jeżeli w pozycji dokumentu jest wybrana kategoria PALIWO-SAM.OSOBOW., nie przysługują nam odliczenia VAT i księgujemy całą kwotę brutto w koszty.
W tym celu moglibyśmy stworzyć dwa wzorce księgowe i w trakcie księgowania dokonywać wyboru jednego z nich, może to być jednak uciążliwe, posłużmy się więc wzorcem wielowariantowym wykorzystując kategorie. Z poziomu menu głównego otwieramy Księgowość/ Inne/ Schematy księgowań i wybieramy typy schematów: Rejestr zakupów VAT Definiujemy nagłówek schematu księgowego 1. Dodajemy nowy wzorzec księgowy za pomocą przycisku . 2. Definiujemy podstawowe informacje nagłówka schematu księgowego. Wprowadzamy w polach:
  • Symbol – KOSZTY
  • Nazwa – Koszty
  • Dziennik – ZAKUP
  • Pozostawiamy zaznaczony parametr: Księgowanie przez bufor
  • Data księgowania – odznaczamy parametr Pobierz datę księgowania z konfiguracji i wybieramy opcję Data wpływu (@DataWplywu)
  • Opis – wybieramy za pomocą przycisku Opis Nr dokumentu wybranie tej pozycji spowodowało pojawienie się w polu obok symbolu @Dokument.
  Definiujemy element schematu księgowego. 1. Dodajemy pierwszą pozycję schematu:
  • klikamy na przycisku konta księgowego Konto Ma, z listy wybieramy konto syntetyczne rozrachunkowe 202-2-1 (Rozrachunki z dostawcami), w polu Podział na słowniki wybieramy Podmioty.
  • przechodzimy do definicji kwoty. Klikamy na przycisku Kwota/Brutto/Razem co skutkuje pojawieniem się w okienku obok makra @Brutto.
  • klikamy na przycisku Opis i wybieramy Nr dokumentu.
  • nie będziemy uzależniać księgowania na konto 202-2-1 od żadnego warunku.
  • przyciskiem Zapisz akceptujemy daną pozycję schematu.
2. Definiujemy drugą pozycję schematu:
  • w oknie Konta księgowego klikamy na przycisku Konto Wn, z listy wybieramy konto analityczne 221-1 (VAT naliczony), Podział na słowniki: Brak
  • przechodzimy do definicji