Księga Handlowa

Jak stworzyć schemat księgowy?

Dla każdego przedsiębiorcy ważne jest, aby usprawnić proces księgowania dokumentów. W programie Comarch ERP Optima masz możliwość generować zapisy z ewidencji pomocniczych za pomocą wzorców księgowań. Mechanizmy te nazwano schematami księgowymi, ponieważ ich konstrukcja opiera się na dekretach księgowych. Aby dodać schemat księgowy wystarczy, że wykonasz następujące kroki:
  1. Otwórz Księgowość/Inne/Schematy księgowań
  2. Wybierz typ schematu, przykładowo Rejestr sprzedaży VAT
  3. Naciśnij ikonę 
  4. Na otwartym formularzu schematu księgowego wpisz Symbol oraz wybierz Dziennik
  5. Za pomocą  dodaj element schematu księgowego wg podanego wzoru: 
    • Za pomocą przycisku konta księgowego Konto Wn, z listy wybierz konto syntetyczne rozrachunkowe 201-2-1 (Rozrachunki z odbiorcami), w polu Podział na słowniki: Podmioty.
    • W definicji kwoty – wybierz Kwota/Brutto/Razem, skutkuje to pojawieniem się w okienku obok makra @Brutto.
    • Przyciskiem dyskietki zapisz zmiany
  6. Dodaj drugą pozycję schematu:
    • Za pomocą przycisku Konto Ma, z listy wybierz konto analityczne 731-2 (Sprzedaż towarów), Podział na słowniki: Brak.
    • Kliknij Kwota/ Netto/ Razem, w okienku obok makra pojawi się @Netto.
    • Przyciskiem dyskietki zaakceptuj daną pozycję schematu.
  7. Dodaj trzecią pozycję schematu:
    • Za pomocą przycisku Konto Ma, z listy wybieramy konto analityczne 221-2 (VAT należny), Podział na słowniki: Brak.
    • W definicji kwoty klikamy Kwota/Vat/Razem, co skutkuje pojawieniem się w okienku obok makra @Vat.
    • Przyciskiem dyskietki akceptujemy daną pozycję schematu.
  8. Ikoną  zapisujemy cały schemat.

Jak stworzyć bilans otwarcia?

Rozpoczynając pracę z programem pamiętaj o wprowadzeniu Bilansu Otwarcia. Za pomocą dokumentu BO przedstawisz stan swojej firmy na dzień jego wprowadzania. Aby dodać taki dokument, musisz wykonać następujące kroki:
  1. Otwórz Księgowość/Inne/Dokumenty BO
  2. Wybierz ikonę , otworzy się formularz Bilansu Otwarcia
  3. Ustal datę księgowania dokumentu
  4. Za pomocą strzałki  dostępnej obok ikony  masz możliwość wybrania sposobu dodania pozycji.
Opcja Dodawanie pozycji zapisu przez formularz, różni się tym, że umożliwia użytkownikowi generowanie płatności w preliminarzu płatności podczas wprowadzania zapisów na dokumentach BO.
  1. Uzupełnij konta księgowe oraz kwoty strony Wn i Ma
  2. Zapisz dokument ikoną 
  3. Dopóki dokument jest na liście w kolorze zielonym, możesz go edytować ikoną 

Zapis księgowy

Prowadząc pełną księgowość jesteś zobligowany do ewidencjonowania swoich operacji gospodarczych. Możesz dodać zapis księgowy ręcznie – bezpośrednio z dziennika oraz poprzez generowanie zapisów z ewidencji pomocniczych za pomocą wzorców księgowań. Przed przystąpieniem do księgowania koniecznie dodaj dziennik cząstkowy na listę dzienników! Jak?
  1. Przejdź Start/Konfiguracja/Firma/Księgowość/Dzienniki
  2. Naciśnij ikonę 
  3. Nadaj Symbol i Nazwę dziennika i naciśnij przycisk 
I gotowe ! Jak zatem dodać zapis wprost do dziennika? To proste!
  1. Otwórz listę zapisów księgowych z poziomu Księgowość/Dzienniki
  2. Zaznacz wybrany miesiąc oraz wybierz Dziennik do którego ma trafić zapis i zaznacz parametr bufor
  3. Dodaj nowy zapis księgowy korzystając z ikony 
  4. Uzupełnij dane i zatwierdź formularz ikoną 

Zestawienie księgowe

Zestawienia są jednym z narzędzi oceny kondycji finansowej firmy. Stanowią tzw. wewnętrzną bazę informacji do przeprowadzania analizy. Mają charakter ewidencyjny, ponieważ liczone są w oparciu o dane zaewidencjonowane na kontach. Będąc przedsiębiorcą prowadzącym pełną księgowość jesteś zobligowany do składania rocznego sprawozdania finansowego z działalności przedsiębiorstwa Typowym zestawieniem o strukturze wielopoziomowej jest Bilans firmy. Zobacz więc, jak wprowadzić kilka pozycji bilansu po stronie Aktywów:
  1. Otwórz Księgowość/Zestawienia księgowe i kliknij ikonę 
  2. Na zakładce Ogólne wpisz Symbol i Nazwę oraz wybierz schemat numeracji
  3. Na drugiej zakładce Kolumny wpisz kolejno:
    • Nazwa Początek roku i wybierz Okres Bilans otwarcia
    • Nazwa Koniec roku i wybierz Okres Bieżący okres
  4. Zapisz dane ikoną 
  5. Następnie podświetl na liście wybrane zestawienie i naciśnij ikonę  - z tego miejsca możesz dodać pozycje zestawienia
  6. Ikoną  dodaj pierwszą pozycję zestawienia Nazwa: Aktywa i zapisz przyciskiem  (każdorazowo musisz zapisać zdefiniowaną pozycję).
  7. Za pomocą strzałki  dostępnej obok ikony  wybierz Dodaj pozycję na następnym poziomie i wprowadź : Nazwa: Aktywa trwałe i analogicznie dodaj pozycję podrzędną do Aktywów trwałych: Nazwa: Wartości niematerialne i prawne Sumowanie ze znakiem +
  8. Na liście ustaw się na pozycji Wartości niematerialne i prawne i dodaj ikoną  pozycję: Nazwa – Rzeczowe aktywa trwałe, Sumowanie ze znakiem +
  9. Przyciskiem  wróć do formatki z listą zestawień księgowych.
Dodałeś już przykładowe zestawienie księgowe. Teraz dowiesz się jak je wygenerować – spójrz jakie to proste:
  1. Naciśnij ikonę  Przelicz wybrane zestawienie dzięki której wywołasz obliczenie zestawienia. Jego wyniki pojawią się na Twoim ekranie. Z tego poziomu możesz je wydrukować bądź wyeksportować do arkusza Excel.
  2. Pamiętaj, że w każdym momencie za pomocą ikony  możesz zobaczyć wcześniej obliczone zestawienie!

Jak obliczyć zaliczkę na CIT-8?

Aby obliczyć zaliczkę na deklarację CIT-8 musisz wykonać następujące kroki:
  1. Z poziomu Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Deklaracje ustal Urząd Skarbowy oraz formę płatności
  2. Uzupełnij dane o działalności w Konfiguracji firmy/Dane firmy/PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA oraz stawki podatkowe (Konfiguracja programu/Księgowość/Stawki podatkowe).
  3. Z menu Księgowość/Zestawienia księgowe zakładka Systemowe podepnij odpowiednie konta do gałęzi zestawienia systemowego CIT-8
  4. Wejdź w Księgowość/CIT/Zaliczki na CIT-8 i ikoną  dodaj deklarację
  5. Po wykonaniu powyższych kroków przelicz deklarację  i zatwierdź ją ikoną 
  6. Pamiętaj, że przed wysłaniem deklaracji do Urzędu Skarbowego musisz ją najpierw zablokować przed zmianami.
 

Jak wygenerować plan kont?

Jeżeli prowadzisz pełną księgowość to jesteś zobligowany do korzystania z zakładowego planu kont.  Z chwilą konfiguracji możesz wygenerować wzorcowy plan kont. A co jeśli pominąłeś ten krok? Nic straconego – poniżej zobaczysz jak można w prosty sposób dokonać tego w programie.
  1. Z poziomu Księgowość/Plan Kont kliknij na menu rozwijalne obok ikony  i wybierz parametr Generowanie wzorcowego planu kont.
  2. Pojawi się okno  na którym wybierz Typ podmiotu, Działalność oraz Koszty
  3. Zatwierdź wszystko ikoną 

Jak obliczyć zaliczkę na PIT-36 PIT-36L?

Jesteś podatnikiem podatku dochodowego, a więc jesteś również zobowiązany do wpłacania w ciągu roku zaliczek na PIT-36/36L. W programie zaliczka na deklarację PIT-36/PIT-36L jest wyliczana na podstawie zapisów na kontach oraz danych wprowadzonych na Karcie indywidualnych kwot deklaracji danego podatnika.
Uwaga
Przed przystąpieniem do wyliczenia zaliczki musisz: uzupełnić dane w konfiguracji (m. in. urząd skarbowy, forma płatności deklaracji, stawki), wprowadzić dane o wspólnikach oraz zdefiniować gałęzie zestawienia
Jak wprowadzić wspólnika i nadać mu udziały?
  1. Wybierz z menu Ogólne/Inne/Właściciele a następnie ikoną  dodaj wspólnika uzupełniając niezbędne dane
  2. Z poziomu otwartego formularza wspólnika naciśnij ikonę 
  3. W wyświetlonym oknie Lista kwot deklaracji właściciela dodaj nową pozycję za pomocą ikony  i uzupełnij dane
  4. Przejdź na zakładkę Działalność gospodarcza i wpisz udziały, np. 100/100 czyli 100%
  5. Za pomocą ikony  zatwierdź zdefiniowane udziały
  6. Nie zapomnij zapisać formularza właściciela!
  Jak zdefiniować gałęzie zestawienia PIT-36/36L?
  1. Z menu wybierz Księgowość/Zestawienia księgowe- zakładka Systemowe podświetl na liście PIT-36 i naciśnij 
  2. Na liście widnieją już zdefiniowane gałęzie zestawienia pod które możesz podpiąć odpowiednie konta księgowe, dwukrotnie klikając na poszczególne pozycje i definiując ich kwoty
  3. Jeżeli przy generowaniu planu kont wybrałeś Typ podmiotu : osoba fizyczna to zestawienie PIT-36, będzie już posiadało podpięte odpowiednie konta księgowe
Po wykonaniu powyższych kroków, możesz już dodać zaliczkę na PIT-36
  1. Przejdź w menu Księgowość/PIT/Zaliczki na PIT-36 oraz naciśnij ikonę 
  2. Wybierz: miesiąc i rok za który chcesz policzyć zaliczkę oraz wspólnika
  3. Wybierz parametr Uwzględniaj zapisy w buforze jeżeli chcesz pobrać dane również z dokumentów zapisanych w buforze
  4. Przyciskiem  przelicz deklarację i zatwierdź ją ikoną 

Jak modyfikować plan kont?

Potrafisz już wygenerować wzorcowy plan kont. A co jeśli brakuje kilku kont? Gdzie i jak je dodać? Wszystkiego dowiesz się w poniższym ćwiczeniu.
  1. Wejdź na zakładkę Księgowość/Plan Kont
  2. Ustaw się na dowolnym koncie syntetycznym, naciśnij ikonę  i dodaj konto syntetyczne
  3. Uzupełnij kolejno:
    • Numer konta: 233
    • Nazwa: Rozrachunki ze zleceniobiorcami
    • Zaznaczamy parametr: Konto rozrachunkowe
    • Typ konta: Aktywa-Pasywa
    • Korekta kosztów: pole puste
    • Kontrola salda: brak
    • Słownikowe: Pracownicy i wspólnicy
  4. Zapisz ikoną 
Analogicznie – jeżeli chcesz do konta syntetycznego dodać analitykę musisz:
  1. Ustawić się na konkretnym koncie syntetycznym i nacisnąć strzałkę  obok ikony  
  2. Kliknąć parametr Dodaj konto analityczne
  3. W tym przypadku dodasz tylko kolejną część numeru konta, ponieważ jego początek jest dziedziczony z konta syntetycznego
  4. Uzupełnij pozostałe informacje
  5. Zapisz wszystko ikoną 
Pamiętaj, że dodając konto analityczne do konta, które jest zdefiniowane jako słownikowe musisz wybrać ze słownika: kontrahenta/ pracownika/ towar/ środek trwały itp., z którym dane konto będzie powiązane.
  Zobacz także: Jak wygenerować plan kont? Plan kont - informacje podstawowe

Co warto wiedzieć o wydrukach Ksiąg rachunkowych z programu?

Wydruki ksiąg rachunkowych zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości spełniają warunki:
  1. Są trwale oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą
  2. Posiadają zrozumiałą nazwą księgi, której dotyczą
  3. Są wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia
  4. Każda strona księgi rachunkowej jest automatycznie numerowana, z wyraźnym oznaczeniem ostatniej („koniec wydruku”)
  5. Na kolejnych stronach księgi rachunkowej ma miejsce sumowanie zapisów, przy czym została zapewniona kontrola ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald
  6. Są oznaczone nazwą programu przetwarzania (jego aktualnej wersji).

Jak skonfigurować program do pracy z Księgą Handlową?

Na początku bardzo ważne jest ustawienie rodzaju prowadzonej księgowości – Księgowości kontowej oraz dodanie okresu obrachunkowego.
  1. Aby ustawić parametry księgowe wybieramy Konfigurację firmy/Księgowość/Parametry.
  2. Ustawiamy parametr Rodzaj księgowości: Księgowość kontowa.
  3. Aby wprowadzić okres obrachunkowy, należy wejść w Konfigurację firmy/Księgowość/Okresy obrachunkowe i skorzystać z ikony  oraz w Konfigurację firmy/Księgowość/Księgowość kontowa, gdzie wybieramy bieżący okres.