Import faktur z KSeF oraz podgląd dokumentów

Lista faktur z KSeF

Lista Faktury z KSeF Po przejściu na listę KSeF/ Faktury z KSeF automatycznie pobierane są faktury za okres dwóch miesięcy wstecz (przykładowo, po przejściu na listę w dniu 15.12.2023, pobierane są faktury za okres 15.10.2023 – 15.12.2023). Przy kolejnym wejściu na listę faktury pobierane są za okres od ostatniego pobrania. W momencie gdy pobierane są faktury z KSeF, pojawia się komunikat informujący o przebiegu procesu. Lista Faktury z KSeF składa się z jednej lub dwóch zakładek (w zależności od ustawienia parametru Prawo do odbierania e-Faktur na formularzu operatora).
Lista Faktury z KSeF
W przypadku pracy w środowisku demo na liście widoczna jest informacja: Faktury z KSeF – serwer DEMO. W przypadku pracy w środowisku produkcyjnym na liście widoczna jest informacja: Faktury z KSeF. Domyślnie faktury są pobierane za okres dwóch miesięcy wstecz. Jeżeli użytkownik chce pobrać faktury z innego zakresu dat, to może tego dokonać za pomocą:
  •   przycisku  Pobierz faktury, który jest dostępny na wstążce w pasku głównym programu,
  • opcji Pobierz faktury, która jest dostępna na liście Faktury z KSeF w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy  (również skrót klawiszowy <Ctrl>+<Shift>+<P>).
Po naciśnięciu przycisku Pobierz faktury lub wybraniu w menu kontekstowym opcji Pobierz faktury należy wskazać, za jaki okres faktury mają zostać pobrane. Dokumenty są przenoszone na listę Faktury z KSeF po naciśnięciu przycisku Pobierz. Jeżeli dokument został już wcześniej zaimportowany to przy ponownym pobieraniu nie zostanie dodany ponownie. Na liście Faktury z KSeF dostępne są następujące kolumny:
  • NIP – NIP kontrahenta.
  • Kontrahent – nazwa kontrahenta.
  • Numer KSeF – numer, który został nadany fakturze w systemie KSeF.
  • Numer dokumentu – numer dokumentu.
  • Data wystawienia – data przesłania faktury do KSeF określona jako data wystawienia, z zastrzeżeniem art. 106na ust. 1 ustawy. Według tej kolumny domyślnie sortowana jest lista Faktury z KSeF.
  • Netto – kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa, kwota w PLN jeśli faktura w PLN.
  • VAT – kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa, kwota w PLN jeśli faktura w PLN.
  • Brutto – kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa, kwota w PLN jeśli faktura w PLN.
  • Waluta – symbol waluty wyświetlany jest po dokonaniu podglądu faktury lub po przeniesieniu faktury do rejestru VAT lub handlu.
  • Kwalifikacja – może przyjmować wartości: Niezakwalifikowany (domyślny status dla pobranych faktur), Do rejestru VAT, Do handlu (opcja możliwa tylko na zakładce [Zakup]), Do archiwum.
  • Status – może przyjmować wartości: V (jeżeli dokument jest przeniesiony do rejestru VAT), FZ (jeżeli dokument jest przeniesiony do handlu), A (jeżeli dokument zakwalifikowany jest do archiwum).
  • Notatka – dodatkowy opis uzupełniony przez użytkownika na formularzu dokumentu KSeF. Kolumna domyślnie ukryta.
  • Kategoria – kategoria uzupełniona na podstawie informacji z karty kontrahenta odczytanego z dokumentu KSeF lub przez użytkownika. Kolumna domyślnie ukryta.
  • Opis – opis uzupełniony na podstawie informacji z karty kontrahenta odczytanego z dokumentu KSeF lub przez użytkownika. Kolumna domyślnie ukryta.
  • Rejestr – pole uzupełnione przez użytkownika na dokumencie zakwalifikowanym do rejestru VAT. Kolumna domyślnie ukryta.
  Z poziomu listy Faktury z KSeF istnieje możliwość podglądu graficznego dokumentu pobranego z KSeF za pomocą dostępnego z lewej strony listy pionowego przycisku Podgląd dokumentu. Po jego naciśnięciu wysuwany jest panel boczny z podglądem graficznym podświetlonej faktury. Aby podgląd graficzny podświetlonej faktury był widoczny cały czas, należy nacisnąć przycisk Zadokuj. Ustawienie wyświetlania podglądu graficznego faktury pobranej z KSeF zapamiętywane jest dla danego operatora. Mając rozwinięty podgląd z listy można w prosty sposób, przechodząc pomiędzy dokumentami, zweryfikować zawartość tych faktur. W dolnej części okna są dostępne następujące przyciski:
  • Pomoc – przycisk kierujący do pomocy.
  • Opisz dokument – pod przyciskiem dostępne są operacje seryjne umożliwiające uzupełnienie dodatkowych informacji na dokumentach:
    • Zmień opis – funkcja umożliwia seryjną aktualizację opisu na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
    • Zmień kategorię – funkcja umożliwia seryjną aktualizację kategorii na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
    • Zmień notatkę – funkcja umożliwia seryjną aktualizację dodatkowego opisu na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
    • Zmień rejestr – funkcja umożliwia seryjne ustawienie rejestru na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach ze statusem Niezakwalifikowany lub Do rejestru VAT. W przypadku dokumentu o statusie Niezakwalifikowany następuje również zmiana statusu na Do rejestru VAT. Rejestr nie jest ustawiany dla dokumentów ze statusem Do handlu oraz Do archiwum.
    • Dodaj atrybut – funkcja umożliwia seryjną aktualizację atrybutu dokumentu lub kontrahenta na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
  • Zobacz dokument – umożliwia podgląd formularza podświetlonego dokumentu. Szczegóły opisane został poniżej w części Podgląd dokumentu pobranego z KSeF.
  • Przenieś do handlu– przycisk dostępny na zakładce [Zakup] jeżeli pobrano moduł Faktury, Handel lub Handel Plus. Umożliwia przeniesienie dokumentów na listę Handel/ Faktury zakupu.  Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do Handlu.
Na dokumentach przeniesionych do rejestru VAT lub do handlu oraz na dokumentach zakwalifikowanych do archiwum operacje seryjne nie są wykonywane. Filtry na liście Faktury z KSeF oraz funkcje w menu kontekstowym Filtrowanie listy Faktury z KSeF jest możliwe po polu Dokument, które jest dostępne pod listą faktur w sekcji z filtrami. Do wyboru są następujące opcje:
  • Wszystkie – domyślne ustawienie dla okna otwieranego z menu KSeF/ Faktury. Wyświetlane są wszystkie dokumenty pobrane z KSeF.
  • Niezakwalifikowane – dokumenty z zaznaczoną opcją Niezakwalifikowany.
  • Niezakwalifikowane i zakwalifikowane do handlu – dokumenty z zaznaczoną opcją Niezakwalifikowany lub Do handlu.
  • Niezakwalifikowane i zakwalifikowane do rejestru VAT – dokumenty z zaznaczoną opcją Niezakwalifikowany lub Do rejestru VAT.
  • Zakwalifikowane do rejestru VAT – dokumenty z zaznaczoną opcją Do rejestru VAT.
  • Zakwalifikowane do handlu – dokumenty z zaznaczoną opcją Do handlu.
  • Przeniesione do rejestru VAT – dokumenty, które zostały już przeniesione do rejestru VAT.
  • Przeniesione do handlu – dokumenty, które zostały już przeniesione do handlu.
  • Zarchiwizowane – dokumenty z zaznaczoną opcją Do archiwum.
W celu zawężenia listy dokumentów do konkretnego zakresu dat można wykorzystać filtr Za okres. Na liście Faktury z KSeF w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy dostępne są opcje Archiwizuj oraz Przywróć. Funkcja Archiwizuj umożliwia zakwalifikowanie podświetlonego dokumentu do archiwum (np. w przypadku, gdy faktura została wystawiona na firmę omyłkowo), co blokuje jego przeniesienie do rejestru VAT lub handlu. Nie ma możliwości zarchiwizowania dokumentu już przeniesionego do rejestru VAT lub handlu. Funkcja Przywróć jest aktywna dla dokumentu zarchiwizowanego i umożliwia przywrócenie podświetlonego dokumentu do statusu Niezakwalifikowany.

Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT

Możliwość przeniesienia faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT jest dostępna w menu KSeF/ Faktury oraz w menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT. Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT z menu KSeF/ Faktury Faktury pobrane z KSeF można przenieść do rejestru VAT z menu KSeF/ Faktury na dwa sposoby:
    1. Z poziomu formularza dokumentu z KSeF. W pierwszej kolejności na dokumencie z KSeF w polu Kwalifikacja należy wybrać opcję Do rejestru VAT oraz wskazać rejestr, do którego ma trafić dokument. Domyślnie ustawiany jest pierwszy rejestr z listy. Po zaznaczeniu opcji Do rejestru VAT aktywny staje się przycisk Przenieś, po naciśnięciu którego faktura jest przenoszona do rejestru VAT.
      Dokument z KSeF
    2. Z listy Faktury z KSeF - po zaznaczeniu faktur i naciśnięciu przycisku Przenieś do rejestru VAT.
      Lista Faktury z KSeF
      W celu uzupełnienia docelowego rejestru VAT można skorzystać z operacji seryjnej Zmień rejestr. Jeżeli użytkownik nie skorzysta z tej opcji to podczas przenoszenia do rejestru VAT pojawia się okno umożliwiające wskazanie rejestru, do którego mają trafić faktury. Domyślnie podpowiadany jest pierwszy rejestr z listy.
      Dodawanie faktur do rejestru VAT z poziomu listy Faktury z KSeF
      Zaznaczenie opcji Zapamiętaj wybór rejestru i nie pytaj więcej powoduje, że okno nie pojawi po raz kolejny dla danego operatora, a dokumenty bez wybranego rejestru będą trafiać do rejestru wskazanego w oknie Dodawanie faktur. Dokumenty są przenoszone do rejestru VAT po naciśnięciu przycisku Dodaj faktury. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry zaznaczono parametr Kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT, ewid. dodatkowej i na fakturach zakupu to podczas przenoszenia dokumentów do rejestru VAT następuje kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT zgodnie kryteriami wskazanymi w Konfiguracji. W przypadku wystąpienia duplikatów, dokumenty nie są przenoszone do rejestru VAT. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT oraz na fakturze wskazano formę płatności o typie gotówka to w rejestrze kasowym tworzony jest zapis kasowy rozliczający fakturę. Zapis jest tworzony jeżeli raport kasowy za ten okres nie został zamknięty. Jeżeli za ten okres raport nie został jeszcze utworzony to podczas przenoszenia dokumentów pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje utworzenie raportu, do którego trafi zapis rozliczający dokument. Wybór opcji Tak i zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że raporty będą automatycznie dodawane podczas przenoszenia kolejnych dokumentów, jeżeli za dany okres czasu nie dodano jeszcze raportu oraz komunikat nie pojawi się ponownie.
Przenoszenie faktur pobranych z KSeF bezpośrednio z listy dokumentów w rejestrze VAT Na liście dokumentów w rejestrze VAT zakupu oraz sprzedaży dostępny jest przycisk KSeF, który umożliwia pobranie faktur oraz pobranie pojedynczej faktury z KSeF. Przycisk jest aktywny jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Prawo do odbierania e-Faktur oraz odpowiednio Zakup i/lub Sprzedaż. Po rozwinięciu listy przy przycisku dostępne są opcje:
  • Dodaj faktury – wybór opcji otwiera listę Faktury z KSeF, na którą pobierane są wszystkie dokumenty, które zostały wystawione od poprzedniej synchronizacji. Po wybraniu opcji z poziomu rejestru VAT zakupu wyświetlana jest lista Faktury z KSeF z widoczną tylko zakładką [Zakup]. Po wybraniu opcji z poziomu rejestru VAT sprzedaży wyświetlana jest lista Faktury z KSeF z widoczną tylko zakładką [Sprzedaż]. W filtrze pod listą Faktury z KSeF w polu Dokumenty domyślnie wskazana jest opcja Niezakwalifikowane i zakwalifikowane do rejestru VAT.
    Lista Faktury z KSeF – dokumenty niezakwalifikowane i zakwalifikowane do rejestru VAT
    Po naciśnięciu przycisku Przenieś do rejestru VAT, jeżeli na którymś z zaznaczonych dokumentów nie określono rejestru, pojawia się okno umożliwiające wskazanie rejestru, do którego mają trafić faktury. Domyślnie podpowiadany jest pierwszy rejestr z listy.
    Dodawanie faktur do rejestru VAT z poziomu rejestru VAT
    Zaznaczenie opcji Zapamiętaj wybór rejestru i nie pytaj więcej powoduje, że okno nie pojawi po raz kolejny dla danego operatora, a dokumenty bez wybranego rejestru będą trafiać do rejestru wskazanego w oknie Dodawanie faktur. Dokumenty są przenoszone do rejestru VAT po naciśnięciu przycisku Dodaj faktury.
  • Dodaj fakturę – wybór opcji umożliwia import pojedynczej faktury z KSeF do rejestru VAT. Z poziomu rejestru VAT sprzedaży istnieje możliwość dodania faktury do rejestru VAT zakupu jeżeli podczas importu okaże się, że to faktura zakupu, a nie sprzedaży. Analogicznie z poziomu rejestru VAT zakupu istnieje możliwość dodania faktury do rejestru VAT sprzedaży.Po wyborze opcji Dodaj fakturę pojawia się okno wraz z domyślnie zaznaczoną opcją numer KSeF.
Dodawanie faktury z KSeF na podstawie numeru KSeF
Przycisk Dodaj dokument jest w tym przypadku aktywny po uzupełnieniu pola Numer KSeF. Użytkownik ma możliwość wyboru opcji numer faktury i NIP kontrahenta. Przycisk Dodaj dokument jest w tym przypadku aktywny po uzupełnieniu pola Numer faktury (należy zwrócić uwagę na wielkość liter) oraz NIP. Istnieje również możliwość wskazania kontrahenta z listy kontrahentów oraz zakresu dat.
Dodawanie faktury z KSeF na podstawie numeru faktury i NIP kontrahenta
Faktura dodawana jest do rejestru wskazanego w filtrze pod listą dokumentów w rejestrze VAT.
Wybór rejestru na liście dokumentów w rejestrze VAT
Jeżeli w polu Rejestr wybrana jest opcja -wszystkie- to pojawia się dodatkowe okno, na którym istnieje możliwość wskazania rejestru, do którego faktura zostanie dodana.
Dodawanie pojedynczej faktury z poziomu rejestru VAT
Po naciśnięciu przycisku Dodaj dokument na oknie Dodawanie faktury z KSeF wyświetlany jest formularz dokumentu w rejestrze VAT, który podlega edycji przez użytkownika. Jeżeli faktura została już wcześniej przeniesiona do rejestru VAT to dokument podlega edycji pod warunkiem że nie jest zaksięgowany, nie uzupełniono na nim predekretacji a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na karcie operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych. Nie ma możliwości pobrania do rejestru VAT zakupu faktury zakupu, która została już wcześniej przeniesiona do modułu Handel oraz faktury, która została zakwalifikowana do modułu Handel. Nie jest również możliwe pobranie dokumentu, który nie został wystawiony przez / dla podatnika.   Dane na dokumencie zaimportowanym z KSeF do rejestru VAT Na dokumencie dodanym w rejestrze VAT a pobranym z KSeF:
  1. Po lewej stronie wyświetlany jest podgląd dokumentu.
    Dokument pobrany z KSeF do Rejestru VAT, zakładka [Ogólne]
  2. Akronim kontrahenta pobierany jest z bazy, a nazwa i adres kontrahenta pobierane są na podstawie informacji otrzymanych z KSeF.
  3. Numer rachunku bankowego, forma płatności oraz termin płatności pobierane są z KSeF.
  4. Na dokumencie w rejestrze VAT zakupu data wpływu, data wystawienia, data obowiązku podatkowego oraz miesiąc rozliczenia w VAT ustawiane są zgodnie z datą przyjęcia w KSeF.
  5. Na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży data wystawienia ustawiana jest zgodnie z datą przyjęcia w KSeF.
  6. Na dokumencie walutowym kwoty są przeliczanie po kursie pobranym z KSeF, a w przypadku jego braku, na dokumencie w rejestrze VAT ustawiany jest Kurs ręczny i wyliczany jest na podstawie odczytanych wartości z dokumentu.
  7. Na dokument w rejestrze VAT zakupu przenoszone są kody JPK_V7 uzupełnione na formularzu kategorii lub karcie kontrahenta (dotyczące zakupu).
  8. Na dokument w rejestrze VAT sprzedaży przenoszone są kody towarowe GTU, procedury: TP, MR_UZ lub MR_T oraz typy dokumentów pobrane z KSeF.
  9. Na zakładce [KSeF/JPK] widoczny jest Numer KSeF oraz Data przyjęcia.
    Dokument pobrany z KSeF do Rejestru VAT, zakładka [KSeF/JPK]
  10. Na zakładkę [Notatka/Atrybuty] przenoszona jest notatka uzupełniona na dokumencie KSeF.
    Dokument pobrany z KSeF do Rejestru VAT, zakładka [Notatka/Atrybuty]

Podgląd dokumentu pobranego z KSeF

Pobranie faktur z KSeF jest możliwe:
  • z menu KSeF/ Faktury z KSeF
  • z menu Rejestry VAT/Rejestry VAT
  • z menu Handel/ Faktury zakupu
Wybierając spośród listy faktur, po podświetleniu dokumentu i wybraniu opcji Zobacz dokument wyświetlany jest formularz dokumentu pobranego z KSeF. W przypadku pracy w środowisku demo na formularzu podglądu graficznego widoczna jest informacja o serwerze DEMO. Na zakładce [Ogólne] wyświetlane są następujące sekcje: Kwalifikacja – W programie zdefiniowano 4 kwalifikacje jakimi możemy opisać dokumenty z KSeF.
  • Niezakwalifikowany – kwalifikacja ustawiona na dokumencie domyślnie po pobraniu dokumentu z KSeF.
  • Do rejestru VAT – kwalifikacja przeznaczona dla dokumentów, które moją zostać przeniesione do rejestru VAT.
  • Do handlu – kwalifikacja dla dokumentów, które będą przenoszone do handlu na listę faktur zakupu.
  • Do archiwum – kwalifikacja przeznaczona dla pozostałych dokumentów, które nie zostały sklasyfikowane do rejestru VAT lub handlu.
  KSeF – znajdują się tutaj dane przeniesione z dokumentu pobranego z KSeF. Dane te nie są możliwe do edycji. Sprzedawca/Nabywca – jeśli w programie istnieje kontrahent o numerze NIP podanym na fakturze z KSeF, to zostanie zaznaczona opcja Istniejący kontrahent oraz wyświetli się akronim tego kontrahenta. Kontrahenta można zmienić poprzez wskazanie innego z dostępnej listy kontrahentów. Jeśli nie uda się zidentyfikować kontrahenta zostanie zaznaczona opcja Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu. W takim przypadku po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT lub handlu zostanie założona nowa karta kontrahenta. Pozostałe – można wskazać kategorię, formę płatności i termin płatności, które zostaną przeniesione na Fakturę Zakupu oraz na dokument w rejestrze VAT. Kategoria, forma i termin płatności pobierane są w oparciu o wybór w sekcji Sprzedawca/Nabywca. Jeżeli zostanie zaznaczona opcja Istniejący kontrahent to kategoria, forma płatności oraz termin płatności zostaną przeniesione z karty kontrahenta, dane można edytować. Istnieje również możliwość uzupełnienia notatki, która przenoszona jest na dokument w rejestrze VAT. W przypadku zaznaczenia opcji Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu forma płatności oraz termin płatności w sekcji Pozostałe nie zostaną uzupełnione. Użytkownik może ręcznie uzupełnić te dane, zostaną one przeniesione na nowo założoną kartę kontrahenta, oraz na dokument przenoszony do handlu lub dokumentu w rejestrze VAT. Jeżeli forma płatności oraz termin płatności nie zostaną uzupełnione przed przeniesieniem dokumentu do handlu lub rejestru VAT, to na karcie kontrahenta zostanie ustawiona domyślna forma płatności z Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności wraz ze wskazanym na niej terminem płatności. W przypadku braku domyślnej formy płatności w Konfiguracji, na karcie kontrahenta ustawiana jest gotówka. Ustawienia te przenoszone są na dokument, do handlu i rejestru VAT. Na zakładce [Atrybuty] istnieje możliwość dodania atrybutu dokumentu lub kontrahenta. Dodanie/ usunięcie dodanego wcześniej atrybutu nie jest możliwe na dokumentach przeniesionych do rejestru VAT lub handlu.

Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do Handlu

Po otwarciu listy faktur KSeF dokumenty są automatycznie pobierane z systemu KSeF. Dla każdego pobranego dokumentu można otworzyć formularz wraz z podglądem dokumentu, klikając dwukrotnie prawym przyciskiem myszy lub używając przycisku Zobacz dokument . Na podstawie podglądu można wstępnie zweryfikować dokument, sprawdzić kontrahenta, wartości dokumentu, formę płatności, datę przyjęcia w KSeF. Więcej informacji można znaleźć w artykule Podgląd dokumentu pobranego z KSeF. Z poziomu edytowanego formularza dokumentu można wybrać kwalifikację: Do handlu, co po zatwierdzeniu zmian ikoną Przenieś spowoduje utworzenie Faktury Zakupu. Fakturę Zakupu można również utworzyć z listy dokumentów z KSeF poprzez zaznaczenie jednego lub kilku dokumentów z KSeF, a następnie kliknięciu przycisku Przenieś do handlu. Po wygenerowaniu Faktury Zakupu taki dokument otrzyma status FZ. Import na liście Faktur Zakupu Na liście Faktur Zakupu dostępny jest przycisk KSeF pozwalający na pobranie Faktur z KSeF. Po rozwinięciu listy przy przycisku dostępne są opcje:
  • Dodaj faktury – pobierane są wszystkie dokumenty, które zostały wystawione od poprzedniej synchronizacji. Po wybraniu tej opcji pojawia się okno Faktury z KSeF, z dostępną zakładką [Zakup]. Na liście znajdują się dokumenty pobrane z KSeF. Przy pomocy przycisku Przenieś do handlu zaznaczone dokumenty są przenoszone na listę Faktur Zakupu.
  • Dodaj fakturę – pobierany jest pojedynczy dokument. Pojedynczą Fakturę z KSeF można pobrać na podstawie numeru KSeF identyfikującego dokument na platformie KSeF lub podając numer faktury (należy zwrócić uwagę na wielkość liter) oraz NIP Kontrahenta, gdzie również należy wskazać przedział czasowy w jakim został wystawiony ten konkretny dokument.
  Nie ma możliwości ponownego pobrania Faktury Zakupu, która została już wcześniej przeniesiona do handlu. Ponadto system blokuje również próby przeniesienia faktury, na której NIP z konfiguracji znajduje się po stronie Sprzedającego. W ten sposób wyeliminowana jest sytuacja, w której Użytkownik może dodać dokument sprzedażowy jako zakupowy. Pozycje na fakturze Podczas importowania Faktur Zakupu, przy wyszukiwaniu pozycji w pierwszej kolejności weryfikowane jest, czy w bazie istnieje produkt o kodzie EAN odczytanym z dokumentu pobranego z KSeF. Jeżeli nie ma takiego kodu EAN w bazie, wówczas weryfikowana jest nazwa. Jeżeli w cenniku znajduje się pozycja o wskazanym kodzie EAN lub nazwie, wówczas dodawana jest na dokument. Więcej informacji na temat weryfikacji pozycji i dodawania ich na dokument znajduje się w artykule Usługa OCR w Comarch ERP Optima. Jeżeli w bazie nie ma pasującej pozycji, podczas importowania Faktur Zakupu proponowane jest założenie kart towarów/usług. Pojawia się wówczas okno Wybierz parametry dodawanych towarów, na którym widoczne są wszystkie pozycje dokumentu, które nie zostały odnalezione w bazie:

Zakładka [KSeF] na dokumentach handlowych

Zakładka [KSeF] dostępna jest na formularzach faktur oraz na formularzach korekt, znajdują się na niej wszystkie najważniejsze informacje związane z wysyłką i odbiorem dokumentów z KSeF. Formularz Faktury Sprzedaży – zakładka [KSeF]
  • Numer dokumentu – numer faktury, pod jakim jest identyfikowana w KSeF, numer zwracany bezpośrednio z KSeF wraz z pobraniem dokumentu UPO – przejdź do artykułu.
  • Numer referencyjny – numer zgłoszenia wysłanego dokumentu nadany przez KSeF.
  • Status – opisowa informacja na temat procesu wysyłki dokumentu do KSeF.
  • Operator wysyłający – imię i nazwisko operatora, który wysłał dokument do KSeF.
  • Data wysłania – data wysłania dokumentu do KSeF.
  • Operator odbierający – imię i nazwisko operatora, który odebrał UPO.
  • Data odebrania – data pobrania UPO.
  • Data przyjęcia – data, z jaką dokument został przyjęty w KSeF. Pole to jest wypełniane, po otrzymaniu UPO. Data ta decyduje o tym, kiedy dana faktura trafiła do obiegu handlowego i od tego dnia, jest dostępna do pobrania z KSeF dla odbiorcy faktury.
  • Środowisko – środowisko pracy z KSeF, wskazane w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF.
  • Forma płatności – wybrana płatność dla KSeF. Domyślnie podpowiada się forma płatności dla KSeF, wybrana w konfiguracji, jest przenoszona na fakturę, a następnie na zakładkę [KSeF]. – przejdź do artykułu. Pole z możliwością edycji do momentu wysyłki faktury do KSeF
  • Status dokumentu – przyjmuje wartości:
    • Nie wysłano – faktura nie została wysłana do KSeF, istnieje możliwość anulowania takiego dokumentu w przypadku pracy w środowisku demo
    • Wysłano/ nie odebrano UPO – faktura wysłana i przetwarzana w KSeF, operator nie pobrał jeszcze UPO, dokumentu nie można anulować w środowisku demo
    • Wysłano/ odebrano UPO – faktura została wysłana do KSeF i potwierdzona dokumentem UPO, dokumentu nie można anulować w środowisku demo
    • Awaria – z powodu awarii faktura nie może zostać wysłana do KSeF, na dokumencie, na zakładce [KSeF] jest zaznaczony parametr Tryb awaryjny wystawiania dokumentu
    • Odrzucono – faktura została wysłana do KSeF, ale odrzucona z powodu błędu, taki dokument można anulować w środowisku demo.
  • Tryb awaryjny wystawienia dokumentu – oznaczenie dla faktury wystawionej w przypadku problemów (np. problem z połączeniem internetowym, awaria KSeF). Po zaznaczeniu tego parametru faktura nie będzie wysłana do KSeF. Natomiast nabywca może otrzymać taki dokument np. w formie papierowej lub w inny, uzgodniony umownie sposób.
  • Nie wysyłaj dokumentu do KSeF – ustawienie tego parametru jest przenoszone bezpośrednio z formularza kontrahenta wybranego na dokument. – przejdź do artykułu. Pole z możliwością modyfikacji przez Użytkownika. Faktury z zaznaczonym parametrem nie będą wysyłane do KSeF.
  • Poza systemem – zaznaczenie tego parametru umozliwia edycję pól dostępnych na zakładce, pola mogą zostać uzupełnione ręcznie. Parametr powoduje również ustawienie dla dokumentu statusu Poza systemem.
  Formularz Faktury Zakupu – zakładka [KSeF] Po lewej stronie okna znajduje się podgląd dokumentu zaimportowanego z KSeF. Numer dokumentu – numer dokumentu nadany w KSeF, numer zwracany jest bezpośrednio z KSeF wraz z pobraniem dokumentu UPO. Forma płatności – wybrana płatność dla KSeF, przenoszona z dokumentu na zakładkę [KSeF]. Data przyjęcia – data, z jaką dokument został przyjęty w KSeF. Pole to jest wypełniane, po otrzymaniu UPO. Data ta decyduje o tym, kiedy dana faktura trafiła do obiegu handlowego i od tego dnia, jest dostępna do pobrania z KSeF dla odbiorcy faktury. Środowisko – środowisko pracy z KSeF, wskazane w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF. Zakładka [KSeF] jest dostępna również na dokumentach zakupowych wprowadzonych ręcznie, można na niej edytować pola ręcznie. Wprowadzone w tym miejscu dane są przenoszone do Rejestru VAT. Jeżeli dokument zostanie pobrany z KSeF, dane na zakładce [KSeF] nadal będą zablokowane do edycji.

Konfiguracja KSeF w programie

Menu KSeF

W menu KSeF/ Faktury istnieje możliwość importu faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do rejestru VAT oraz faktur zakupu do modułu Handel. Jeżeli na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Prawo do odbierania e-Faktur to po przejściu na listę KSeF/ Faktury pojawia się komunikat: Operator nie posiada uprawnień do obierania e-Faktur z KSeF. Jeżeli w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ KSeF nie zaznaczono parametru Aktywuj wymianę danych z KSeF to po przejściu na listę KSeF/ Faktury pojawia się komunikat: Wymiana danych z KSeF nie została aktywowana. Jeśli chcesz eksportować lub importować dokumenty z KSeF włącz wymianę danych w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ KSeF. Czy chcesz włączyć? Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie użytkownika do Konfiguracji, gdzie może zaznaczyć parametr Aktywuj wymianę danych z KSeF oraz wskazać środowisko pracy z KSeF. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ KSeF nie uzupełniono pola Token to po przejściu na listę KSeF/ Faktury pojawia się lista dostępnych w systemie certyfikatów, z której użytkownik powinien wybrać ten, za pomocą którego będzie identyfikował się w KSeF. Przy ponownym wejściu na listę, okno z wyborem certyfikatów już się nie pojawia (do momentu ponownego uruchomienia programu).

Konfiguracja integracji z KSeF

Aby rozpocząć wymianę danych z KSeF w pierwszej kolejności należy przejść do menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF. Zaznaczenie parametru Aktywuj wymianę danych z KSeF umożliwia konfigurację integracji z KSeF oraz import i eksport dokumentów. W sekcji Środowisko pracy z KSeF należy wybrać odpowiednią opcję pracy: demo – praca odbywa się w trybie demo i służy przygotowaniu firmy do obligatoryjnego wdrożenia KSeF. Ta forma w przeciwieństwie do opcji produkcyjnej, umożliwia: anulowanie, korygowanie dokumentów oraz nie powoduje zapisu z historii zmian. Środowisko demo Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne na stronie https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/. produkcyjne – praca odbywa się w trybie produkcyjnym, faktury są wprowadzane do obiegu handlowego. Zgodnie z przepisami możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jest jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych, co oznacza, że podatnik może równocześnie wystawiać i przesyłać faktury za pośrednictwem platformy KSeF jak i przekazywać je w tradycyjny sposób (elektronicznie lub papierowo). Środowisko produkcyjne Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne na stronie https://ksef.mf.gov.pl/web/. Istnieje możliwość zmiany środowiska wymiany danych z KSeF. W bazie danych zapamiętywana jest zawsze data pierwszego uruchomienia pracy w trybie produkcyjnym. Dokumenty, które zostały wystawione przed datą aktywacji wymiany danych z KSeF nie będą przesyłane do KSeF. W przypadku importu dokumentów, ograniczenie co do daty uruchomienia w trybie produkcyjnym nie ma zastosowania. Uwierzytelnianie w KSeF możliwe jest za pomocą certyfikatu lub tokena.
  • Certyfikat
Dostępna jest możliwość uwierzytelniania za pomocą certyfikatu, w takim przypadku każdorazowo przy uruchamianiu komunikacji z KSeF konieczne będzie wybranie prawidłowego certyfikatu. Obecnie akceptowany jest certyfikat zarejestrowany na numer NIP, zgodny z numerem NIP wprowadzonym w pieczątce firmy. Jeżeli używamy certyfikatu to nie ma potrzeby uzupełniania pola Token, jednak jeżeli pole zostanie uzupełnione, uwierzytelnianie będzie odbywało się za pośrednictwem tokena.
  • Token
Token może zostać wygenerowany w programie lub na stronie KSeF. W Comarch ERP Optima token można wygenerować za pomocą certyfikatu, służy do tego opcja Generuj token. Program wygeneruje token na podstawie numeru NIP uzupełnionego w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy. Zostanie wyświetlona lista dostępnych certyfikatów, a Użytkownik powinien wybrać ten, który zawiera taki sam NIP, jak wprowadzony w pieczątce firmy. Jeżeli Użytkownik chce wygenerować token bezpośrednio na stronie KSeF to konieczne jest aby wpisał lub wkleił jego wartość w polu Token. W takiej sytuacji nie należy już używać opcji Generuj token, wystarczy zapisać zmiany ikoną dyskietki. Opcja Usuń token umożliwia wykasowanie uzupełnionego pola Token, ale tylko jeżeli jego wartość została uzupełniona automatycznie, przy użyciu opcji Generuj token.

Uprawnienia operatora

W menu Start/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na zakładce [Parametry cd] znajduje się sekcja poświęcona KSeF – Krajowy System e-Faktur. W sekcji KSeF dostępne są następujące parametry:
  • Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO – po zaznaczeniu tego parametru, operator ma możliwość wysyłania faktur do KSeF.
  • Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu – zaznaczenie tego parametru skutkuje wysyłaniem faktur do systemu KSeF bezpośrednio po ich zatwierdzeniu, opcja aktywna wyłącznie po uprzednim zaznaczeniu parametru: Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO.
  • Prawo do odbierania e-Faktur – po zaznaczeniu tego parametru, operator ma możliwość pobierania faktur z KSeF. Po jego zaznaczeniu domyślnie zaznaczona jest opcja Zakupu. Jeżeli Użytkownik chce importować Faktury Sprzedaży do rejestru VAT Sprzedaży to powinien również zaznaczyć opcję Sprzedaży.

Formy płatności w KSeF

W menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Formy płatności, z poziomu otwartego formularza wybranej formy płatności, istnieje możliwość powiązania formy płatności istniejącej w systemie Comarch ERP Optima z formą płatności wymaganą przez KSeF do eksportu dokumentów. Jeżeli zostanie utworzona nowa forma płatności i nie zostanie zmapowana z płatnością KSeF to na fakturze wysłanej do KSeF widnieje forma płatności: Płatność inna, wraz z opisem, który jest nazwą dodanej przez użytkownika płatności. W przypadku tworzenia nowych baz i w bazach po konwersji, dla form płatności takich jak gotówka, przelew i karta program automatycznie dobierze odpowiednie płatności w KSeF. Typy płatności w programie:
  • Gotówka
  • Przelew
  • Karta
  • Kompensata
  Domyślna forma płatności pobierana jest na dokument z formularza kontrahenta, z zakładki [Płatności]. Forma płatności dla KSeF prezentowana jest na zakładce [KSeF] i tam można ją również wskazać/zmienić.

Pozostałe informacje

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Program Comarch ERP Optima już teraz jest gotowy na integrację z Krajowym Systemem e-Faktur!

W artykułach pomocy zawarto informacje jak poprawnie wykonać konfigurację KSeF w programie oraz w jaki sposób wysyłać i odbierać dokumenty z KSeF. W materiałach znajdują się też informacje jak przenieść dokumenty pobrane z KSeF do rejestru VAT lub do handlu. Przejdź do artykułów.

Na dedykowanej stronie znajdują się pytania i odpowiedzi na najczęściej zadawane pytanie. Przejdź do artykułu.

Dodatkowo zachęcamy do zapoznania się z naszym płatnym szkoleniem e-learningowym, dzięki któremu można dowiedzieć się czym jest Krajowy System e-Faktur oraz jak z niego korzystać w programie Comarch ERP Optima. Ponadto szkolenie zawiera informacje na temat konfiguracji firmy do obsługi KSeF w systemie oraz jak wysyłać i odbierać dokumenty z KSeF.

Wskazówka

Płatne szkolenie e-learningowe dotyczące obsługi KSeF w systemie Comarch ERP Optima można zakupić klikając w poniższy link.

Wykup dostęp do szkolenia >>

Eksport faktur do KSeF

Odbiór UPO

W celu pobrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru – UPO, na liście Faktur Sprzedaży należy użyć przycisku Odbierz Dane z KSeF . Opcja działa dla podświetlonego na liście dokumentu lub dla pozycji zaznaczonych na liście, których status KSeF ma wartość Wysłane\ nie odebrano UPO. Po odebraniu UPO status dokumentu zmieni się na Wysłane\ odebrano UPO, informacja widoczna jest na liście Faktur Sprzedaży, w kolumnie Status KSeF oraz na otwartym formularzu dokumentu, w zakładce [KSeF]. Szerszy opis zakładki [KSeF] dostępny jest w artykule Zakładka [KSeF] na dokumentach handlowych. Jeżeli faktura nie została wysłana, to po wybraniu przycisku Odbierz dane z KSeF zostanie wyświetlony komunikat: Brak danych do pobrania. W przypadku gdy operator nie ma zaznaczonego parametru Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO na karcie operatora, pojawi się następująca informacja przy próbie odbioru UPO: Operator nie posiada uprawnień do odbioru UPO z KSeF.

Wysyłka Faktur do KSeF

W programie istnieje funkcjonalność wysyłki faktur ustrukturyzowanych do Krajowego Systemu e-Faktur. Aby dokumenty mogły być wysyłane do KSeF konieczne jest zaznaczenie parametru Aktywuj wymianę danych z KSeF, w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF. Dedykowany artykuł zawiera więcej informacji na temat konfiguracji integracji z KSeF – przejdź do artykułu. Dokumenty, które mogą być wysyłane do KSeF:
  • Faktury Sprzedaży (w przypadku, gdy faktura posiada powiązania z Wydaniami Zewnętrznymi, do KSeF wysyłana jest również informacja o numerach dokumentów WZ),
  • Faktury VAT marża,
  • Faktury zaliczkowe,
  • Korekty wystawione do wyżej wymienionych dokumentów z wyłączeniem korekty danych.
 
Uwaga
W okresie promocyjnym funkcja eksportu dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur jest bezpłatna. 
Przed wysłaniem faktury do KSeF, wyżej wymienione dokumenty są weryfikowane co do zgodności ze strukturą KSeF. Jeżeli dokument zawiera błędy, należy go poprawić, w innym wypadku nie zostanie przesłany do KSeF. Istnieją dwie możliwości wysyłki faktur do KSeF. Wysyłka automatyczna przy zatwierdzaniu dokumentu – wymagane jest zaznaczenie odpowiednich parametrów tj. Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO oraz Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu, parametry dostępne są w menu Start/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na zakładce [Parametry cd].  Podczas wysyłki automatycznej program także weryfikuje dokumenty pod kątem zgodności ze strukturą KSeF. Jeśli są rozbieżności pojawi się komunikat: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Czy chcesz poprawić błędy i wysłać dokument? Wybór opcji Tak skutkuje powróceniem do edycji dokumentu, natomiast po zaznaczeniu opcji Nie – faktura zostaje zatwierdzona, ale program nie wyśle jej do KSeF. Jeżeli Użytkownik zatwierdza dokumenty seryjnie z poziomu listy Faktur Sprzedaży, dokumenty będą wysyłane natychmiastowo po ich zatwierdzeniu. Podczas wykonywania operacji seryjnego zatwierdzania dokumentów, faktury niezgodne ze strukturą KSeF, nie zostaną zatwierdzone ani rozliczone. Zostanie wyświetlony komunikat blokujący to działanie. Wysyłka z listy Faktur Sprzedaży – opcja dostępna jest na liście Faktur Sprzedaży, pod przyciskiem Wyślij faktury do KSeF . Operator ma możliwość wysyłki pojedynczego dokumentu, ale także opcję seryjnego wysyłania faktur do KSeF po zaznaczeniu wybranych dokumentów na liście. W przypadku takiej wysyłki nie jest możliwe uwierzytelnianie za pomocą tokena generowanego w programie Comarch ERP Optima, konieczne jest posiadanie certyfikatu lub tokena wygenerowanego na platformie KSeF. Podczas tego typu wysyłki system również sprawdza zgodność dokumentu/dokumentów ze strukturą KSeF. Jeżeli wśród zaznaczonych dokumentów znajdują się faktury, które nie przeszły weryfikacji lub nie mogą zostać wysłane pojawi się odpowiednia informacja w logu. Na dokumentach na zakładce [KSeF] znajdują się wszystkie najważniejsze informacje związane z wysyłką i odbiorem dokumentów z KSeF. Przy wysyłce do KSeF faktur zaliczkowych, faktur rozliczających lub faktur korygujących nie jest weryfikowany numer KSeF dokumentów źródłowych jeżeli dokumenty nie zostały przesłane do KSeF. Oznacza to, że możemy przesłać do KSeF np. dokument korygujący do faktury, która nie jest dostępna na stronie ministerstwa. W przypadku przesłania do KSeF dokumentu źródłowego, konieczne jest pobranie UPO, w innym wypadku nie będzie możliwe przesłanie kolejnych powiązanych dokumentów, wystąpią następujące komunikaty:
  • Nie odebrano UPO dla dokumentu zaliczki.
  • Nie odebrano UPO dla dokumentu, do którego jest utworzona korekta.

Import i eksport dokumentów handlowych do KSeF - Faktury pierwotne

W programie możliwa jest wysyłka faktury korygującej do KSeF, dla dokumentów, które nie zostały wcześniej przesłane do KSeF, ale są wprowadzone do programu. W takim przypadku dokument źródłowy nie jest weryfikowany przez program. Istnieje jednak funkcjonalność dokumentów pierwotnych, która umożliwia wprowadzenie do programu brakującego dokumentu, a następnie jego powiązanie z fakturą korygującą na platformie KSeF. Na formularzu Faktury Sprzedaży pierwotnej umożliwiono uzupełnienie informacji dotyczących KSeF, na zakładce [KSeF]. Podczas wysyłania korekty do faktury pierwotnej, numer KSeF  jest pobierany do pliku w celu powiązania korekty z dokumentem korygowanym na platformie KSeF. Na podstawie tej informacji dokument wysłany do KSeF otrzyma odpowiedni znacznik. Jeżeli Użytkownik nie posiada numeru KSeF dla dokumentu źródłowego to identyfikacja odbywa się na podstawie numeru pierwotnego lub numeru systemowego. Dokument pierwotny ma zawsze status Poza systemem, co oznacza, że nie jest wysyłany do KSeF. Analogicznie jak w przypadku Faktur Sprzedaży na formularzu Faktury Zakupu występuje zakładka [KSeF], na której Użytkownik może wpisać numer identyfikujący fakturę korygowaną w KSeF, jeżeli taki posiada. W przypadku jeżeli dokument pierwotny nie figuruje w KSeF, istnieje możliwość wprowadzenia Faktury Zakupu pierwotnej wskazując tylko numer pierwotny, na którego podstawie również będzie odbywała się identyfikacja.

Oznaczenie kontrahentów, dla których faktury nie będą wysyłane do KSeF

Dokumenty wystawiane dla niektórych kontrahentów nie muszą lub nie powinny trafić do KSeF, w związku z tym na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe], w sekcji KSeF – Krajowy System e-Faktur znajduje się parametr Nie wysyłaj dokumentu do KSeF. Jeśli parametr zostanie zaznaczony, faktury wystawiane na tego kontrahenta nie będą wysyłane do KSeF. Istnieje również możliwość seryjnego zaznaczenia lub odznaczenia parametru Nie wysyłaj dokumentu do KSeF. Należy użyć operacji seryjnej KSeF – Krajowy System e-Faktur dostępnej na liście Kontrahentów. Operacja działa dla podświetlonego rekordu lub dla pozycji zaznaczonych na liście. Operator może zaznaczyć parametr Nie wysyłaj dokumentu do KSeF na fakturze w buforze, oraz na zatwierdzonej fakturze ale nie wysłanej jeszcze do KSeF. W celu zmiany tego ustawienia na zatwierdzonej fakturze, na karcie operatora, na zakładce [Parametry] należy zaznaczyć parametr Zmiana opisu i osoby odbierającej na dok. Wybór statusu Osoba fizyczna na karcie kontrahenta powoduje automatyczne zaznaczenie parametru Nie wysyłaj dokumentu do KSeF, jednak parametr można odznaczyć.