Wysyłka Faktur do KSeF
W programie istnieje funkcjonalność wysyłki faktur ustrukturyzowanych do Krajowego Systemu e-Faktur.
Aby dokumenty mogły być wysyłane do KSeF konieczne jest zaznaczenie parametru Aktywuj wymianę danych z KSeF, w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF. Dedykowany artykuł zawiera więcej informacji na temat konfiguracji integracji z KSeF – przejdź do artykułu.
Dokumenty, które mogą być wysyłane do KSeF:
. Operator ma możliwość wysyłki pojedynczego dokumentu, ale także opcję seryjnego wysyłania faktur do KSeF po zaznaczeniu wybranych dokumentów na liście. W przypadku takiej wysyłki nie jest możliwe uwierzytelnianie za pomocą tokena generowanego w programie Comarch ERP Optima, konieczne jest posiadanie certyfikatu lub tokena wygenerowanego na platformie KSeF. Podczas tego typu wysyłki system również sprawdza zgodność dokumentu/dokumentów ze strukturą KSeF. Jeżeli wśród zaznaczonych dokumentów znajdują się faktury, które nie przeszły weryfikacji lub nie mogą zostać wysłane pojawi się odpowiednia informacja w logu.
Na dokumentach na zakładce [KSeF] znajdują się wszystkie najważniejsze informacje związane z wysyłką i odbiorem dokumentów z KSeF.
Przy wysyłce do KSeF faktur zaliczkowych, faktur rozliczających lub faktur korygujących nie jest weryfikowany numer KSeF dokumentów źródłowych jeżeli dokumenty nie zostały przesłane do KSeF. Oznacza to, że możemy przesłać do KSeF np. dokument korygujący do faktury, która nie jest dostępna na stronie ministerstwa.
W przypadku przesłania do KSeF dokumentu źródłowego, konieczne jest pobranie UPO, w innym wypadku nie będzie możliwe przesłanie kolejnych powiązanych dokumentów, wystąpią następujące komunikaty:
- Faktury Sprzedaży (w przypadku, gdy faktura posiada powiązania z Wydaniami Zewnętrznymi, do KSeF wysyłana jest również informacja o numerach dokumentów WZ),
- Faktury VAT marża,
- Faktury zaliczkowe,
- Korekty wystawione do wyżej wymienionych dokumentów z wyłączeniem korekty danych.
Uwaga
W okresie promocyjnym funkcja eksportu dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur jest bezpłatna.
. Operator ma możliwość wysyłki pojedynczego dokumentu, ale także opcję seryjnego wysyłania faktur do KSeF po zaznaczeniu wybranych dokumentów na liście. W przypadku takiej wysyłki nie jest możliwe uwierzytelnianie za pomocą tokena generowanego w programie Comarch ERP Optima, konieczne jest posiadanie certyfikatu lub tokena wygenerowanego na platformie KSeF. Podczas tego typu wysyłki system również sprawdza zgodność dokumentu/dokumentów ze strukturą KSeF. Jeżeli wśród zaznaczonych dokumentów znajdują się faktury, które nie przeszły weryfikacji lub nie mogą zostać wysłane pojawi się odpowiednia informacja w logu.
Na dokumentach na zakładce [KSeF] znajdują się wszystkie najważniejsze informacje związane z wysyłką i odbiorem dokumentów z KSeF.
Przy wysyłce do KSeF faktur zaliczkowych, faktur rozliczających lub faktur korygujących nie jest weryfikowany numer KSeF dokumentów źródłowych jeżeli dokumenty nie zostały przesłane do KSeF. Oznacza to, że możemy przesłać do KSeF np. dokument korygujący do faktury, która nie jest dostępna na stronie ministerstwa.
W przypadku przesłania do KSeF dokumentu źródłowego, konieczne jest pobranie UPO, w innym wypadku nie będzie możliwe przesłanie kolejnych powiązanych dokumentów, wystąpią następujące komunikaty:
- Nie odebrano UPO dla dokumentu zaliczki.
- Nie odebrano UPO dla dokumentu, do którego jest utworzona korekta.
Import i eksport dokumentów handlowych do KSeF - Faktury pierwotne
W programie możliwa jest wysyłka faktury korygującej do KSeF, dla dokumentów, które nie zostały wcześniej przesłane do KSeF, ale są wprowadzone do programu. W takim przypadku dokument źródłowy nie jest weryfikowany przez program. Istnieje jednak funkcjonalność dokumentów pierwotnych, która umożliwia wprowadzenie do programu brakującego dokumentu, a następnie jego powiązanie z fakturą korygującą na platformie KSeF.
Na formularzu Faktury Sprzedaży pierwotnej umożliwiono uzupełnienie informacji dotyczących KSeF, na zakładce [KSeF]. Podczas wysyłania korekty do faktury pierwotnej, numer KSeF jest pobierany do pliku w celu powiązania korekty z dokumentem korygowanym na platformie KSeF. Na podstawie tej informacji dokument wysłany do KSeF otrzyma odpowiedni znacznik. Jeżeli Użytkownik nie posiada numeru KSeF dla dokumentu źródłowego to identyfikacja odbywa się na podstawie numeru pierwotnego lub numeru systemowego.
Dokument pierwotny ma zawsze status Poza systemem, co oznacza, że nie jest wysyłany do KSeF.
Analogicznie jak w przypadku Faktur Sprzedaży na formularzu Faktury Zakupu występuje zakładka [KSeF], na której Użytkownik może wpisać numer identyfikujący fakturę korygowaną w KSeF, jeżeli taki posiada. W przypadku jeżeli dokument pierwotny nie figuruje w KSeF, istnieje możliwość wprowadzenia Faktury Zakupu pierwotnej wskazując tylko numer pierwotny, na którego podstawie również będzie odbywała się identyfikacja.
Analogicznie jak w przypadku Faktur Sprzedaży na formularzu Faktury Zakupu występuje zakładka [KSeF], na której Użytkownik może wpisać numer identyfikujący fakturę korygowaną w KSeF, jeżeli taki posiada. W przypadku jeżeli dokument pierwotny nie figuruje w KSeF, istnieje możliwość wprowadzenia Faktury Zakupu pierwotnej wskazując tylko numer pierwotny, na którego podstawie również będzie odbywała się identyfikacja.
Odbiór UPO
W celu pobrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru – UPO, na liście Faktur Sprzedaży należy użyć przycisku Odbierz Dane z KSeF 
. Opcja działa dla podświetlonego na liście dokumentu lub dla pozycji zaznaczonych na liście, których status KSeF ma wartość Wysłane\ nie odebrano UPO.
Po odebraniu UPO status dokumentu zmieni się na Wysłane\ odebrano UPO, informacja widoczna jest na liście Faktur Sprzedaży, w kolumnie Status KSeF oraz na otwartym formularzu dokumentu, w zakładce [KSeF]. Szerszy opis zakładki [KSeF] dostępny jest w artykule Zakładka [KSeF] na dokumentach handlowych.
Jeżeli faktura nie została wysłana, to po wybraniu przycisku Odbierz dane z KSeF zostanie wyświetlony komunikat: Brak danych do pobrania.
W przypadku gdy operator nie ma zaznaczonego parametru Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO na karcie operatora, pojawi się następująca informacja przy próbie odbioru UPO: Operator nie posiada uprawnień do odbioru UPO z KSeF.
. Opcja działa dla podświetlonego na liście dokumentu lub dla pozycji zaznaczonych na liście, których status KSeF ma wartość Wysłane\ nie odebrano UPO.
Po odebraniu UPO status dokumentu zmieni się na Wysłane\ odebrano UPO, informacja widoczna jest na liście Faktur Sprzedaży, w kolumnie Status KSeF oraz na otwartym formularzu dokumentu, w zakładce [KSeF]. Szerszy opis zakładki [KSeF] dostępny jest w artykule Zakładka [KSeF] na dokumentach handlowych.
Jeżeli faktura nie została wysłana, to po wybraniu przycisku Odbierz dane z KSeF zostanie wyświetlony komunikat: Brak danych do pobrania.
W przypadku gdy operator nie ma zaznaczonego parametru Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO na karcie operatora, pojawi się następująca informacja przy próbie odbioru UPO: Operator nie posiada uprawnień do odbioru UPO z KSeF.Oznaczenie kontrahentów, dla których faktury nie będą wysyłane do KSeF
Dokumenty wystawiane dla niektórych kontrahentów nie muszą lub nie powinny trafić do KSeF, w związku z tym na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe], w sekcji KSeF – Krajowy System e-Faktur znajduje się parametr Nie wysyłaj dokumentu do KSeF. Jeśli parametr zostanie zaznaczony, faktury wystawiane na tego kontrahenta nie będą wysyłane do KSeF.
Istnieje również możliwość seryjnego zaznaczenia lub odznaczenia parametru Nie wysyłaj dokumentu do KSeF. Należy użyć operacji seryjnej KSeF – Krajowy System e-Faktur dostępnej na liście Kontrahentów. Operacja działa dla podświetlonego rekordu lub dla pozycji zaznaczonych na liście.
Operator może zaznaczyć parametr Nie wysyłaj dokumentu do KSeF na fakturze w buforze, oraz na zatwierdzonej fakturze ale nie wysłanej jeszcze do KSeF. W celu zmiany tego ustawienia na zatwierdzonej fakturze, na karcie operatora, na zakładce [Parametry] należy zaznaczyć parametr Zmiana opisu i osoby odbierającej na dok.
Wybór statusu Osoba fizyczna na karcie kontrahenta powoduje automatyczne zaznaczenie parametru Nie wysyłaj dokumentu do KSeF, jednak parametr można odznaczyć.
Istnieje również możliwość seryjnego zaznaczenia lub odznaczenia parametru Nie wysyłaj dokumentu do KSeF. Należy użyć operacji seryjnej KSeF – Krajowy System e-Faktur dostępnej na liście Kontrahentów. Operacja działa dla podświetlonego rekordu lub dla pozycji zaznaczonych na liście.
Operator może zaznaczyć parametr Nie wysyłaj dokumentu do KSeF na fakturze w buforze, oraz na zatwierdzonej fakturze ale nie wysłanej jeszcze do KSeF. W celu zmiany tego ustawienia na zatwierdzonej fakturze, na karcie operatora, na zakładce [Parametry] należy zaznaczyć parametr Zmiana opisu i osoby odbierającej na dok.
Wybór statusu Osoba fizyczna na karcie kontrahenta powoduje automatyczne zaznaczenie parametru Nie wysyłaj dokumentu do KSeF, jednak parametr można odznaczyć.
