Lista kontrahentów

Ewidencja kontrahentów służy do gromadzenia i przechowywania informacji o współpracujących z firmą kontrahentach, przy czym gromadzone są tu informacje zarówno o dostawcach jak i odbiorcach. Zapisane dane są następnie wykorzystywane w programie jako słownik kontrahentów i mogą być używane do szybkiego wprowadzania danych kontrahentów np. na faktury czy do zapisów kasowych.

Ewidencja kontrahentów może zostać wyświetlona poprzez wywołanie funkcji Ogólne/ Kontrahenci z menu głównego programu lub z poziomu Paska skrótów Comarch ERP Optima/ Ogólne. Na liście działają standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku. W pasku zadań dostępne są również przyciski:  – wyświetlenie listy zapisów kasowych/ bankowych kontrahenta zaznaczonego kursorem,  – wyświetlenie preliminarza płatności kontrahenta zaznaczonego kursorem, – wyświetlenie rozliczeń kontrahenta zaznaczonego kursorem,  – Generacja dokumentów kasowych – z poziomu listy możliwe jest generowanie not odsetkowych, ponagleń zapłaty i potwierdzeń salda dla poszczególnych kontrahentów. W oknie generacji not odsetkowych oraz ponagleń zapłaty istnieje możliwość wskazania rodzaju odsetek, jakie mają być naliczone. Można również wskazać konkretną walutę, dla której mają być wygenerowane dokumenty. Opcja Wg statusu kontrahenta działa następująco: dla kontrahentów o statusie Osoba fizyczna będą wyliczane odsetki ustawowe od zaległości, dla kontrahentów o statusie Podmiot gospodarczy będą wyliczane odsetki od zaległości w transakcjach handlowych. – Historia obrotów z kontrahentem – raport przedstawia historię dokumentów (głównie handlowych i magazynowych) wystawionych dla poszczególnych kontrahentów. – Rabaty kontrahenta – zestawienie rabatów przyznanych kontrahentowi. – Kontakty CRM – lista zadań i kontaktów z kontrahentem, zarejestrowanych w module Comarch ERP Optima CRM. – Biblioteka dokumentów – pojawia się tylko w przypadku, gdy operator jest zalogowany do modułu Obieg Dokumentów. Przycisk wywołuje listę dokumentów w Bibliotece, zawężoną do dokumentów skojarzonych z kontrahentem, gdzie aktualnie ustawiony jest kursor.  Zlecenia / Urządzenia – pozycja jest dostępna w przypadku pobrania modułu Serwis. Kliknięcie na opcję Zlecenia powoduje wyświetlenie listy zleceń serwisowych dla podświetlonego na liście kontrahenta. Po kliknięciu na opcję Urządzenia otwierane jest okno Lista urządzeń z wybranym kontrahentem, który był podświetlony na liście. Sprawdzanie kontrahentów – funkcjonalność związana z integracją z Comarch Apfino. Po rozwinięciu widoczne są 2 opcje:
  • Przekaż do Comarch Apfino –zaznaczeni na liście kontrahenci są przekazywani do platformy Comarch Apfino. Warunkiem przekazania kontrahentów do Comarch Apfino jest uzupełnienie numeru NIP na karcie kontrahenta.
  • Sprawdź w rejestrach dłużników powoduje seryjne sprawdzenie zaznaczonych na liście kontrahentów (lub podświetlonego kontrahenta, jeżeli żaden nie został zaznaczony). Sprawdzanie w rejestrach dłużników jest dostępne tylko dla kontrahentów krajowych, którzy mają uzupełniony numer NIP.
– Połącz kontrahentów – funkcja służąca do łączenia zduplikowanych kart kontrahentów. – Przepnij dokumenty CRM, OBD i Serwis – funkcja służąca do przeniesienia dokumentów znajdujących się w modułach CRM, Obieg dokumentów i Serwis z kontrahenta podrzędnego na głównego. Na liście kontrahentów użytkownik ma możliwość definiowania poszczególnych kolumn – kolumny widoczne w układzie domyślnym to Kod, Nazwa, NIP, EAN, Kod pocztowy, Miasto, Ulica, Telefon, Uwagi. Kolumny możliwe do dodania na listę: e-mail, ILN/GLN, Limit kredytu, Nr rachunku, PESEL, Regon, URL, Windykacja – schemat, Windykacja e-mail (zawiera adres e-mail kontrahenta uzupełniony w sekcji Windykacja), Windykacja telefon  SMS, Telefon SMS. Kolumny dotyczące windykacji mają zastosowanie w module CRM Plus. Kolumna Kod jest obowiązkową kolumną i nie ma możliwości jej usunięcia. Dostępne na liście kontrahentów kolumny: Należności PLN oraz Zobowiązania PLN prezentują kwoty dotyczące sumy nierozliczonych należności i zobowiązań kontrahenta w walucie systemowej (PLN). Kwoty z dokumentów w walucie obcej są przeliczane na walutę PLN. Kolumny te są domyślnie widoczne na liście. Wyświetlane w nich kwoty prezentowane są w kolorze czarnym jeżeli kontrahent posiada nierozliczone odpowiednio: należności lub zobowiązania, ale nie minął jeszcze termin płatności żadnej z nich. Jeżeli natomiast termin płatności dla którejś należności lub zobowiązania minął, wówczas wartości w tych kolumnach wyświetlane są w kolorze czerwonym. Jeżeli dla kontrahenta nie ma żadnych nierozliczonych należności/zobowiązań, wspomniane kolumny dla tego kontrahenta pozostają puste. Na liście kontrahentów dostępna jest kolumna Rejestry dłużników. Dla każdego z kontrahentów (z wyjątkiem kontrahenta !NIEOKREŚLONY!) widoczne są w niej informacje:
  • Sprawdź – informacja widoczna dla kontrahenta dla którego nie została zapisana data weryfikacji/raportu w Comarch Apfino, po kliknięciu na nią uruchamiane jest sprawdzanie pojedynczego kontrahenta, a po wygenerowaniu raportu opis Sprawdź w kolumnie zmieniany jest na Zobacz raport.
  • Zobacz raport – informacja widoczna dla kontrahenta, dla którego zapisana została data weryfikacji/raportu, po kliknięciu na nią otwierana jest strona Comarch Apfino ze szczegółowym raportem.
Lokator – aby działał lokator np. W kolumnie kod, należy włączyć sortowanie tej kolumny, następnie wpisać z klawiatury kod poszukiwanego kontrahenta, kursor ustawi się na żądanym kontrahencie. Grupa – jest to pole służące do wyboru grupy kontrahentów. Pole to posiada listę pomocniczą, zawierającą nazwy grup kontrahentów, oraz dodatkowo pozycję wszystkie grupy. Jeżeli wybrane zostanie wszystkie grupy, wówczas lista zawierać będzie wszystkich kontrahentów, jeżeli wybrana zostanie konkretna grupa, wówczas lista zostanie ograniczona jedynie do kontrahentów należących do wybranej grupy. Rodzaj – listę kontrahentów możemy zawęzić wybierając rodzaj kontrahenta określony na jego karcie (zakładka Ogólne/ Rodzaj). Pokazuj nieaktywnych – kontrahenci, którzy zostali oznaczeni jako Nieaktywni (karta kontrahenta, zakładka Handlowe/ Nieaktywny), są pokazani na liście poprzez wyświetlenie ich kodów w kolorze szarym. Pokaż duplikaty – po zaznaczeniu parametru na liście wyświetlani są kontrahenci oznaczeni jako podrzędni. Parametr aktywny po zaznaczeniu poprzedniego parametru. Sekcja Kontrahenci z nierozliczonymi płatnościami służy do wyfiltrowania dłużników bądź wierzycieli. Jako parametry można wskazać minimalną kwotę należności/zobowiązań, przeterminowanie płatności bądź walutę. Dodanie pozycji nowego kontrahenta do ewidencji może odbywać się również w trybie kopiowania – jeżeli przycisk  lub klawisz <INSERT> wciśniemy wraz z klawiszem <CTRL>, wówczas dla nowo dodawanej karty kontrahenta zostaną zaproponowane identyczne dane jak dane aktualnie podświetlonego na liście kontrahenta (konieczna jest zmiana kodu).
Lista kontrahentów

Usunięcie karty kontrahenta jest możliwe pod warunkiem, że nie zostały dla niego wprowadzone żadne zapisy w bazie.

Ponadto nie można usunąć kontrahentów zsynchronizowanych z Comarch eSklep, wszystko.pl, Comarch ERP Optima Detal oraz Comarch Mobile Sprzedaż.
Uwaga
Jeśli nie został zaznaczony żaden rekord, kasowany jest kontrahent podświetlony na liście. W przypadku zaznaczenia kontrahenta lub kilku kontrahentów (wypełniony checkbox) usunięcie będzie dotyczyć wszystkich zaznaczonych wierszy.
Dotyczy wersji: 2018.1.1
W przypadku modułów Faktury, Handel, Handel Plus na liście kontrahentów pod prawym przyciskiem myszy (menu kontekstowe) dostępne są opcje: Utwórz fakturę, Utwórz paragon.
  • dokument tworzony jest dla kontrahenta podświetlonego na liście,
  • dokument tworzony jest zgodnie z warunkami handlowymi ustalonymi na karcie kontrahenta.
  • magazyn na tworzonym dokumencie podpowiada się odpowiednio w kolejności jako:
    • magazyn domyślny operatora,
    • magazyn domyślny stanowiska,
    • magazyn główny.
Dodatkowo na liście kontrahentów działają przyciski:  – eksportuj kontrahentów do pliku MS Excel na dysk lokalny lub do Comarch IBARD, – importuj kontrahentów z arkusza MS Excel z dysku lokalnego lub z Comarch IBARD, – operacje seryjne na kartach kontrahentów. Po rozwinięciu przycisku strzałki  obok przycisku, widoczne są opcje:   Po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na liście kontrahentów w menu podręcznym dostępna jest grupa Inne funkcje, a w niej:
  • Sprawdź w KRD – możliwość sprawdzenia, którzy z zapisanych w bazie kontrahentów są zgłoszeni do Krajowego Rejestru Długów. Funkcjonalność polega na wysłaniu zestawu numerów NIP kontrahentów z bazy i porównaniu ich z numerami NIP kontrahentów zgłoszonych do KRD. Porównaniu podlega pierwsze 10 000 aktywnych kontrahentów z bazy, mających status krajowy lub podatnikiem jest nabywca. Użytkownicy Comarch ERP Optima posiadający aktualną Asystę mogą jednorazowo sprawdzić, którzy z zapisanych w ich bazie kontrahentów są zgłoszeni do KRD. Weryfikacja, czy Klient już wykonał odpytanie globalne, odbywa się na podstawie jego numeru ID, co oznacza, że w przypadku posiadania wielu baz/ wielu oddziałów, odpytanie globalne będzie mógł wykonać tylko na jednej z nich.
  • Monitoring w KRD – kliknięcie tej funkcji powoduje, że na liście kontrahentów jako druga kolumna obok kodu kontrahenta pojawi się kolumna Monitoring KRD. W kolumnie wyświetlane są informacje czy kontrahent podlega monitoringowi: Tak/Nie. Informacja pobierana jest z Krajowego Rejestru Długów. Usługa wymaga posiadania konta w KRD i uzupełnienia loginu i hasła do usługi w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Krajowy Rejestr Długów. Jeśli na kontrahenta jest założony monitoring to informacja o jakiekolwiek zmianie stanu jego zadłużenia jest wysyłana mailem do użytkownika. Usługa jest dostępna wyłącznie dla Klientów Comarch ERP Optima z aktualną gwarancją na program.
  • Dla kontrahentów nie mających włączonego monitoringu, po kliknięciu na kontrahenta prawym przyciskiem myszy pojawia się opcja Zgłoś do monitoringu KRD. Dla kontrahentów mających włączony monitoring, po kliknięciu na kontrahenta prawym przyciskiem myszy dostępna jest opcja Wyłącz monitoring KRD.
 

Wszystkie funkcje działają dla kontrahentów zaznaczonych na liście, bądź w przypadku braku zaznaczenia – dla podświetlonego kontrahenta.

Przycisk  – wybór pozycji <ENTER> – widoczny jest tylko, jeżeli lista kontrahentów została otwarta w trybie wyboru, tzn. została wywołana jako lista pomocnicza, np. z poziomu zapisu kasowego. Powoduje on wprowadzenie danych wybranego kontrahenta do procedury wywołującej listę pomocniczą. Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy na listach.

Łączenie kontrahentów

 Połącz kontrahentów – funkcja jest dostępna dla Operatorów, mających uprawnienia do łączenia kart kontrahentów – zaznaczony parametr z poziomu Start/Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy - Prawo do łączenia kart kontrahentów. Służy ona do łączenia zduplikowanych kart kontrahentów, ustawiając jedną kartę jako „nadrzędną”, a pozostałe jako „podrzędne”. W momencie łączenia kontrahentów zostanie przeniesiona część informacji z kontrahentów podrzędnych na kartę główną (np. atrybuty, rachunki bankowe, odbiorców itd.), a na wybranych dokumentach (w modułach CRM, Obieg dokumentów i Serwis) zduplikowany kontrahent zostanie podmieniony na kontrahenta głównego. Po jej wywołaniu należy wybrać jednego kontrahenta z zaznaczonych, który zostanie kontrahentem głównym i określić jakie dane mają zostać przeniesione na kartę głównego
kontrahenta:
Łączenie kontrahentów
Uwaga
Nie można wykonać operacji łączenia kart kontrahentów, w której kontrahent o kodzie !NIEOKREŚLONY! stałby się  kontrahentem podrzędnym.
Jeżeli na karcie „podrzędnej” będzie dodany atrybut, rachunek bankowy, odbiorca lub przedstawiciel którego nie ma na karcie kontrahenta głównego, wówczas te dane zostaną przepisane. Po połączeniu kartotek kontrahentów, w przypadku zaznaczonego parametru Przepisuj rachunki bankowe, na kontrahenta nadrzędnego przenoszony jest numer rachunku bankowego wraz z historią jego weryfikacji. Jeżeli odpowiednie dane już będą na karcie „głównej”, wówczas nie zostaną one przeniesione. Podobnie z numerem telefonu oraz adresem e-mail – zostanie przeniesiony z karty kontrahenta podrzędnego tylko w przypadku kiedy na karcie kontrahenta głównego pola będą nieuzupełnione. Podczas łączenia kart kontrahentów możliwe jest przenoszenie zgód  z kontrahentów podrzędnych na kontrahenta głównego. Służy temu parametr Przepisuj zgody kontrahenta. Podczas przenoszenia przedstawicieli kontrahentów podrzędnych (zaznaczony parametr Przepisuj przedstawicieli) razem z przedstawicielem przepisywane są jego zgody (bez względu na zaznaczenie parametru dotyczącego przepisywania zgód kontrahenta). W przypadku łączenia kontrahentów, którzy byli weryfikowani w VAT i mają zapisane raporty widoczne na zakładce [Historia weryfikacji statusu VAT], na kontrahenta głównego przenoszone są wszystkie weryfikacje z kontrahentów podrzędnych. W związku z tym po połączeniu historia weryfikacji w VAT kontrahenta głównego zawierała będzie całą historię weryfikacji jego oraz kontrahentów zduplikowanych, natomiast na formularzach kontrahentów podrzędnych historia weryfikacji będzie pusta. Po wykonaniu operacji połączenia kontrahentów nie będzie możliwości wystawienia nowego dokumentu na kontrahenta duplikującego (nowa faktura, nowy WZ, nowy paragon, nowy dokument w rejestrze VAT, nowy kontakt CRM, noty odsetkowe itd.). Jeżeli jednak przekształcany będzie dokument, na którym zapisany jest kontrahent podrzędny, wówczas na generowanym dokumencie akronim kontrahenta nie zostanie zmieniony. Takie działanie podyktowane jest tym, aby faktura i jej korekty wystawione były na jednego kontrahenta, a przez to księgowane były na to samo konto księgowe. Na dodanych wcześniej dokumentach z kontrahentem podrzędnym przy kodzie kontrahenta widnieje ostrzeżenie, że wybrany kontrahent jest kontrahentem podrzędnym. Podobnie po wybraniu słownikowego konta księgowego przypisanego do kontrahenta podrzędnego pojawia się ostrzeżenie, że wybrane konto dotyczy kontrahenta duplikującego. Podczas kopiowania dokumentu wystawionego na zduplikowanego kontrahenta, podmiot zostaje zmieniony na kontrahenta głównego (zarówno podmiot, jak i płatnik na dokumencie). Mechanizmy wyliczające dane dla kontrahenta również uwzględniają funkcjonalność łączenia kontrahentów. Wyszukiwanie danych w oparciu o wybranego kontrahenta głównego powoduje wykonanie tej operacji również dla kontrahentów „podrzędnych”. Dotyczy to m.in. limitu odwrotnego obciążenia, wystawiania not odsetkowych, ponagleń zapłaty, potwierdzeń salda, wyliczania zaległości na formularzu kontrahenta czy kontroli duplikacji dokumentów. Również wydruki oraz mechanizmy pobierające dane na oknie Historia kontrahenta i analiza Struktura wiekowa w module Kasa/Bank uwzględniają kontrahentów podrzędnych. W przypadku faktur cyklicznych, nie będą one generowane dla kontrahentów duplikujących. Podczas generowania dokumentów na podstawie ofert, kontrahent podrzędny z oferty zostanie zmieniony na kontrahenta głównego. Jeżeli chodzi o automat generowania zleceń cyklicznych, w trakcie łączenia kontrahentów kontrahent podrzędny zostaje podmieniony na kontrahenta głównego. W związku z tym dla kontrahenta duplikującego nie są generowane automatycznie zlecenia serwisowe. Przed wykonaniem operacji połączenia kart kontrahentów, w przypadku współpracy z Comarch e‑Sklep, należy zrealizować zamówienia dla kontrahentów, którzy zostaną oznaczeni jako podrzędni. Jeżeli połączeni kontrahenci byli synchronizowani z Comarch e-Sklep, należy zweryfikować poprawność wykonanej operacji połączenia i w razie potrzeby wykonać funkcję Przenieś konta e-sklep na wskazanego kontrahenta, dostępną w menu kontekstowym na liście kontrahentów. Funkcja przenoszenia kont może być wykorzystywana zarówno do przepinania kont sklepów z kontrahenta duplikującego na kontrahenta głównego, ale również pomiędzy kartami aktywnych kontrahentów. Wybranym Operatorom z uprawnieniami do łączenia kart, można zablokować możliwość przenoszenia kont. Blokada – Parametry przepinania konta e-sklep kontrahentów dostępna jest na karcie Operatora na zakładce [Blokady dostępu].
Uwaga
Funkcja Przenieś konta e-sklep na wskazanego kontrahenta zadziała prawidłowo dla Comarch e-Sklep w wersji 2016.5 i nowszych.
Ponieważ może się zdarzyć, że w bazie pojawią się znowu zapisy na kontrahenta podrzędnego (np. w wyniku działania zewnętrznej aplikacji lub innych dodatków), umożliwione zostało wykonanie operacji samego przepisania dokumentów. W tym celu obok funkcji Połącz kontrahentów widnieje również opcja  Przepnij dokumenty CRM, OBD i Serwis. Funkcja uwzględnia dokumenty znajdujące się w modułach CRM, Obieg dokumentów i Serwis, pozostałe dokumenty nie są przepinane. Występujący na liście kontrahentów parametr Pokaż duplikaty umożliwia przeglądanie zduplikowanych kontrahentów. Na karcie kontrahenta głównego znajduje się przycisk  Lista duplikatów karty umożliwiający przeglądanie powiązanych kart kontrahentów. Na karcie zduplikowanego kontrahenta widoczna jest informacja: To jest karta duplikująca kontrahenta [Kod kontrahenta głównego]. Używaj karty głównej. Karta oznaczona w ten sposób jest nieaktywna (nie można wprowadzać na niej żadnych zmian). Łączenie kart kontrahentów – wpływ na import i eksport danych Aby zminimalizować ryzyko dodania dokumentu do bazy danych na kontrahenta duplikującego, istnieją mechanizmy blokujące importowanie takich kontrahentów do bazy danych. Przy imporcie dokumentów, na których wybrany jest kontrahent podrzędny, wstawiany jest kontrahent główny. Podczas importu kontrahentów z poziomu Narzędzia/ Importy/ Z innej bazy danych przenoszeni są tylko kontrahenci nadrzędni (kontrahenci duplikujący są pomijani). Podobnie w przypadku eksportu kontrahentów za pomocą pracy rozproszonej – eksportowani są tylko kontrahenci nadrzędni. Kontrahenci podrzędni wysyłani są do Mobile jako nieaktywni. W przypadku importu kontrahentów za pomocą pracy rozproszonej znaczenie ma parametr Sprawdzanie wyst. podobnych kontrahentów w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry. Opcja Blokuj powoduje, że kontrahent nie zostanie zaimportowany, jeżeli w bazie występuje już inny kontrahent o tym samym numerze NIP. Pozostałe opcje (Brak i Ostrzegaj) nie blokują importu takiego kontrahenta. Podczas importu dokumentów za pomocą pracy rozproszonej oraz z pliku VAT_R.txt dokumenty na kontrahentów będących podrzędnymi importowane są na kontrahenta nadrzędnego. Jeżeli w bazie docelowej nie zostanie odnaleziony kontrahent o identyfikatorze i kodzie, jaki jest na importowanym dokumencie, następuje weryfikacja kontrahenta na podstawie numeru NIP:
  • Wyszukanie wśród aktywnych kontrahentów w bazie takiego, którego numer NIP zgadza się z przesyłanym w pliku.
  • Jeżeli takie wyszukiwanie zwróci jednego kontrahenta, wówczas na importowanym dokumencie przypisywany jest znaleziony w bazie kontrahent.
  • Jeżeli nie znaleziono żadnego kontrahenta o podanym numerze NIP lub jest ich więcej niż jeden – wówczas dokument zapisywany jest na kontrahenta o kodzie !NIEOKREŚLONY!.
Łączenie kart kontrahentów – wpływ na moduł Handel Łączenie kartotek ma duży wpływ na dokumenty wystawione w module Handel:
  • Wystawianie nowych, niepowiązanych dokumentów – na nowym dokumencie, niepowiązanym z innymi dokumentami nie ma możliwości wybrania kontrahenta duplikującego.
  • Wystawianie dokumentów powiązanych – jeżeli dokument powiązany wystawiany jest do dokumentu, na którym znajduje się duplikat kontrahenta, wówczas nowy dokument tworzony jest na tego samego kontrahenta.
  • Edycja dokumentów wystawionych na kontrahenta duplikującego – na istniejących dokumentach oraz na dokumentach powiązanych, gdzie wskazany jest kontrahent „podrzędny” istnieje możliwość edycji kontrahenta, uniemożliwia ona jednak ponowny wybór kontrahenta duplikującego na tym dokumencie.
  • Import dokumentów handlowo-magazynowych – podczas importu dokumentów z pliku XML, jeżeli w polu Nabywca lub Odbiorca miałby zostać wstawiony kontrahent duplikujący, zamiast niego wstawiany jest kontrahent nadrzędny.
  • Limit w odwrotnym obciążeniu – w związku z wyliczaniem limitu kwotowego na transakcjach związanych z odwrotnym obciążeniem dla kontrahenta zmodyfikowano mechanizmy wyliczające. Limit wyliczany jest na podstawie dokumentów wystawionych dla kontrahenta głównego, jak również dla kontrahentów „podrzędnych”.
  • Sprzedaż dedykowana – na oknie sprzedaży dedykowanej wyliczanie wartości z pól związanych z zaległościami, zadłużeniami i zaliczkami odbywa się w oparciu o dokumenty wystawiane na kontrahenta głównego i na kontrahentów „podrzędnych”. Jeżeli wybrano kontrahenta głównego, to na oknie prezentowane są wszystkie dokumenty wystawione na scalonych kontrahentów.
  • Historia kontrahenta – dane na oknie Historii kontrahenta są pobierane dla wszystkich scalonych kartotek.
  • Na oknie Sprzedaży dedykowanej i Historii kontrahenta, dla odróżnienia poszczególnych kontrahentów z transakcji, występuje kolumna Kontrahent pokazująca kod kontrahenta; kolumna domyślnie jest ukryta.
  • Historia towaru – otwierając Historię towaru z poziomu dokumentu w przypadku zaznaczonego na karcie operatora parametru: Ustawiaj kontrahenta i magazyn, jeżeli na dokumencie wybrany jest kontrahent podrzędny, historia otwierana jest dla dokumentów wystawionych na niego i na kontrahenta nadrzędnego. Gdy parametr nie jest zaznaczony, to działa jak dotychczas (lista otwierana jest z parametrami ostatnio ustawionymi w filtrze).
  • Limit kredytu – Na kontrahenta głównego przenoszone są kwoty wykorzystanego limitu z kontrahentów podrzędnych. Na kontrahentach duplikujących limit ten ustawiany jest na zero. Po rozliczeniu płatności dla kontrahenta „podrzędnego” aktualizowana jest kwota wykorzystanego limitu na kontrahencie głównym.
Łączenie kart kontrahentów – wpływ na moduł Detal Jeżeli w module Detal wystawione zostały dokumenty na kontrahenta, który przed synchronizacją został ustawiony w Comarch ERP Optima jako podrzędny, przy synchronizacji dokument zostanie wczytany do Comarch ERP Optima na kontrahenta podrzędnego, ale będzie jednocześnie powiązany z kontrahentem nadrzędnym. Oznacza to, że podczas filtrowania dokumentów na kontrahenta nadrzędnego, wyświetlone zostaną również te powiązane z kontrahentem podrzędnym. Po scaleniu kontrahentów w Comarch ERP Optima i wykonaniu synchronizacji kontrahenci podrzędni nie będą widoczni w Detalu. Łączenie kart kontrahentów – wpływ na moduł Kasa/Bank Przy rozliczaniu płatności widocznych na kontrahenta duplikującego funkcją Rozlicz pojedynczo lub Operacje seryjne/ Rozlicz z poziomu Preliminarza, na powstałym zapisie kasowym/bankowym ustawiony zostanie kontrahent główny. W przypadku gdy podzielimy płatność wprowadzoną na kontrahenta podrzędnego – funkcja Podziel dostępna w preliminarzu w menu kontekstowym – wówczas na zapisie oryginalnym pozostaje duplikat, a zapis nowy jest już tworzony na kontrahenta głównego. W przypadku gdy zrealizujemy płatność wprowadzoną na kontrahenta podrzędnego – funkcja Zrealizuj dostępna w preliminarzu w menu kontekstowym – wówczas na powstałym dokumencie ustawiany jest kontrahent główny. Łączenie kart kontrahentów – wpływ na moduł CRM W przypadku tworzenia Oferty Handlowej, jeżeli dodano do niej kontrahenta, oznaczonego przy łączeniu jako kontrahent podrzędny, to na dokumencie wynikowym zostanie podmieniony jego kod na kod kontrahenta głównego, przy czym pozostałe dane kontrahenta ustalone na Ofercie pozostaną bez zmian. W związku z tym, jeżeli na Ofercie występował kontrahent główny i podrzędny, to dokument wynikowy powstanie dwa razy. Jeżeli na wzorcu Faktury Cyklicznej wskazano tylko kontrahenta, oznaczonego przy łączeniu jako duplikat, to na wzorcu zostanie dopisany kontrahent główny, przy czym warunki generowania (ceny, ilości indywidualne, zakres obowiązywania) będą pochodziły z kontrahenta podrzędnego. Jeśli na wzorcu dodano dwóch kontrahentów duplikujących  połączonych z jednym kontrahentem głównym, to wówczas warunki wzorca będą przepisywane z pierwszego dodanego kontrahenta podrzędnego. Procesy w ramach windykacji należności będą realizowane zawsze na kontrahenta głównego, nawet jeżeli zaległość dotyczyła kontrahenta, oznaczonego przy łączeniu jako podrzędny. Jeżeli do zadania lub kontaktu CRM dodano kontrahenta, oznaczonego przy łączeniu jako duplikat, to po przeprowadzeniu łączenia, na formularzu zadania zostanie zmieniony nie tylko jego kod na kod kontrahenta głównego, ale podmienią się także pozostałe dane wskazane na zakładce [Kontrahent]. Jeżeli utworzono e-mail lub sms na kontrahenta, oznaczonego przy łączeniu jako duplikat, to po przeprowadzeniu łączenia, na zapisanych wiadomościach zaktualizuje się nazwa podmiotu, przy czym adres mailowy oraz numer telefonu będą pochodziły z kontrahenta podrzędnego. W książce adresowej będą widoczne dane przedstawicieli zarówno kontrahenta głównego jak i kontrahenta duplikującego.

Zestawienie rabatów kontrahenta

Zestawienie dostępne jest z poziomu: 
  • listy kontrahentów,
  • formularza kontrahenta,
  • formularzy dokumentów: Faktura Sprzedaży, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Faktura Pro Forma, Wydanie Zewnętrzne,
  • okna Sprzedaż dedykowana.
Zestawienie jest tworzone w oparciu o rabaty procentowe i typu stała cena, zdefiniowane w oknie Ogólne/ Rabaty. W oknie Rabaty kontrahenta znajduje się przycisk , który umożliwia wyliczenie zarówno informacji o przydzielonych rabatach, jak również indywidualnego cennika „na życzenie” użytkownika. Dane nie są wyświetlane zaraz po otwarciu okna – pojawiają się dopiero po wciśnięciu przycisku. Jeśli użytkownik zmieni parametry wyświetlania przycisk zmieni się na , informując o konieczności ponownego wyliczenia. Zakładka [Rabaty] Zestawienie zawiera wszystkie rabaty typu procentowego, przyznane kontrahentowi. Na zakładce wyświetlane są rabaty obowiązujące dla kontrahenta – w przypadku, gdy kontrahentowi przyznane jest kilka rabatów na ten sam towar, wyświetlany jest ten o najwyższym priorytecie (na przykład przyznany jest rabat typu wszyscy kontrahenci/ jeden towar oraz jeden kontrahent/ jeden towar – w takim przypadku wyższy priorytet ma rabat jeden kontrahent/ jeden towar i on pojawi się na zestawieniu). Przy czym jeśli na dany towar przyznany jest zarówno upust typu rabat kontrahenta i rabat towaru – to na zestawieniu wyświetlone zostaną obydwa upusty. Na zestawieniu pojawiają się wszystkie towary, na które został udzielony jakikolwiek rabat. W lewym dolnym rogu znajduje się pole Na dzień z możliwością wskazania daty, dla której wyświetlana jest lista rabatów. Podpowiadana jest data bieżąca (ustalona w menu Narzędzia/ Data bieżąca) lub data dokumentu (data sprzedaży, termin rezerwacji lub data wydania). Istnieje możliwość ustawienia dowolnej daty w tym polu.
Uwaga
Uwaga: W przypadku wywoływania zestawienia rabatów kontrahenta z poziomu formularza dokumentu, domyślnie wyświetlana data jest uzależniona od jego statusu. W sytuacji gdy dokument jest jeszcze w edycji/buforze, lista rabatów kontrahenta jest wyświetlana domyślnie na dzień określony przez datę dokumentu (data sprzedaży, termin rezerwacji lub data wydania). Dla dokumentów zatwierdzonych podpowiadana jest data bieżąca lub ustalona w menu Narzędzia/Data bieżąca.
Typ rabatu – określa sposób przyznania rabatu dla kontrahenta:
  • kontrahent – rabat dla pojedynczego kontrahenta,
  • grupa kontrahentów – rabat dla grupy kontrahentów,
  • wszyscy kontrahenci – rabat dla wszystkich kontrahentów.
Na co – określa sposób przyznania rabatu na dany towar:
  • towar – rabat dla wskazanego pojedynczego towaru,
  • grupa towarów – rabat przyznany dla całej grupy towarów,
  • wszystkie towary – upust standardowy na wszystkie towary.
Przykład
Kombinacja tych dwóch wartości określa, jakiego typu jest dany rabat. Kontrahent i Grupa towarów [Akcesoria] – jest to rabat typu pojedynczy kontrahent/ grupa towarowa [Akcesoria] Wszyscy kontrahenci i towar – jest to rabat typu jeden towar/ wszyscy kontrahenci
Zakładka [Stała cena] Na zakładce widoczne są wszystkie przyznane kontrahentowi rabaty typu stała cena obowiązujące w dniu określonym w polu Na dzień. W kolumnie Poziom podana jest informacja, czy jest to stała cena przyznana na towar dla pojedynczego kontrahenta, grupy kontrahentów czy też wszystkich kontrahentów. Przy czym należy pamiętać, że na zestawieniu wyświetlana jest stała cena o najwyższym priorytecie. Przykładowo, jeśli na jeden towar ustalona jest stała cena zarówno dla grupy kontrahentów jak i dla pojedynczego kontrahenta – na zestawieniu pojawi się cena przyznana dla pojedynczego kontrahenta. Zakładka [Indywidualny cennik] Na zakładce dostępny jest cennik dla kontrahenta, uwzględniający wszystkie przyznane kontrahentowi stałe ceny, rabaty oraz sposób ich wyliczania. Na zestawieniu widoczne są ceny końcowe na wszystkie towary oraz procentowa wartość udzielonych na nie upustów (jeśli przyznane rabaty są typu procentowego). Cennik indywidualny dla kontrahenta jest wyliczany po wciśnięciu przycisku „pioruna”. Wyliczany cennik można zawęzić do wybranej grupy towarów (uwzględniana jest grupa domyślna, przypisana na karcie towaru na zakładce [Ogólne]), po zaznaczeniu parametru Pokazuj nieaktywne uwzględniane są również towary, które na kartotece, na zakładce [Dodatkowe] mają zaznaczoną opcję Karta nieaktywna.  

Historia kontrahenta

Historia kontrahenta dostępna jest z formularza kontrahenta na Liście kontrahentów oraz z poziomu formularzy wszystkich dokumentów handlowych (FS, PA, RO, FZ, ZD) i magazynowych, na których kontrahent może być określony (WZ, PZ, RW, PW) po wciśnięciu przycisku w pasku zadań. Historia kontrahenta przedstawia wszystkie dokumenty wystawione dla danego podmiotu. Raport jest wyliczany wciśnięciu przycisku . Jeśli po wyliczeniu raportu użytkownik zmieni parametry wyliczania – przycisk zmieni wygląd  na  , co informuje użytkownika o konieczności ponownego przeliczenia raportu. Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie. Lista może być filtrowana zgodnie z ustawieniami na liście: Bufor/ zatwierdzone/ wszystkie – w zależności od wybranej opcji wyświetlane są wyłącznie dokumenty w buforze/ zapisane na stałe lub wszystkie. FS, PA, RO… - zaznaczając odpowiednie opcje użytkownik może zdecydować jakie rodzaje dokumentów mają być uwzględniane na liście. Data dokumentu i Data operacji – użytkownik może ustalić zakres dat, w jakim powinna być zawarta data wpływu dokumentu oraz data sprzedaży/ zakupu czy wydania/ przyjęcia towaru (np. dla Faktury Zakupu data dokumentu to data wpływu, a data operacji to data sprzedaży). Aby wybrana data nie była uwzględniana podczas filtrowania listy (tzn. wyświetlane były dokumenty niezależnie od daty dokumentu/ operacji) należy odznaczyć parametr. Magazyn – lista może obejmować wszystkie dokumenty wystawione dla danego kontrahenta lub tylko dokumenty dotyczące jednego magazynu. Operator – operator, który wystawiał analizowane dokumenty. Program podczas filtrowania uwzględnia operatora, który wystawił dokument, a nie modyfikował. Towar – istnieje możliwość zawężenia listy do transakcji dotyczących danego kontrahenta i tylko jednego wybranego towaru (lista będzie zawierać wszystkie dokumenty wystawione dla kontrahenta, w których uczestniczył wybrany towar). Towar można wybrać z Cennika wyświetlonego po wciśnięciu przycisku Towar. Historię obrotu kontrahenta można przeglądać w różnych przekrojach:
  • Zbiorczo – przedstawione są kolejne wystawione dla kontrahenta dokumenty w kolejności chronologicznej (m.in. zaległości kontrahenta)
  • Chronologicznie – lista przedstawia w kolejności chronologicznej operacje z kontrahentem na poziomie wpisanych na dokumentach towarów/usług (m.in. sprzedaną ilość i wartość dla każdej pozycji)
  • Wg grup towarów– lista przedstawia operacje z kontrahentem w podziale na poszczególne grupy towarowe, biorące udział w tych operacjach
  • Wg kodów towarów– lista przedstawia operacje z kontrahentem w podziale na biorące w nich udział towary/ usług
Historia kontrahenta
Z poziomu zakładek [Zbiorczo] i [Chronologicznie] możliwy jest podgląd wskazanego dokumentu (przycisk z lupką). Dla kolumn Netto, VAT, Brutto i Zaległość domyślnie widoczne jest podsumowanie wartości.
Uwaga
Jeśli transakcja przeprowadzana była w walucie obcej – na raporcie zostanie przeliczona na PLN wg kursu określonego na dokumencie (również w przypadku zaległości).
 

Formularz kontrahenta

Formularz kontrahenta - zakładka Ogólne

Zakładka [Ogólne] zawiera podstawowe informacje dotyczące nazwy oraz siedziby kontrahenta. Na karcie zduplikowanego kontrahenta na zakładce [Ogólne] widoczna jest informacja: To jest karta duplikująca kontrahenta [Kod kontrahenta głównego]. Używaj karty głównej. Karta oznaczona w ten sposób jest nieaktywna (nie można wprowadzać na niej żadnych zmian). Pola na formularzu widoczne jako pogrubione muszą być koniecznie wypełnione: Kod – pole pozwalające na wprowadzenie 20 znakowego kodu, identyfikującego kontrahenta. Pole to może zawierać dowolny ciąg znaków (liter, cyfr), przy czym powinien być on nadawany w sposób pozwalający na łatwą identyfikacje kontrahenta (np. może być to skrót nazwy). Kod musi posiadać unikalną wartość, tzn. W ewidencji nie może znaleźć się dwóch kontrahentów o identycznym kodzie (program posiada zabezpieczenie uniemożliwiające wprowadzenie dwóch kontrahentów o identycznych kodach). Kod może być nadawany automatycznie po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry: Autonumeracja akronimów kontrahentów przy dodawaniu. Grupa - wybierana jest z listy pomocniczej przez przyciśnięcie klawisza . Aby dodać nową grupę należy wybrać <NOWA…>, wpisać nazwę, opis i zapisać zmiany dyskietką. Lista grup dostępna jest w konfiguracji firmy. Rodzaj – pomocnicze pole pozwalające klasyfikować kontrahentów wg rodzaju. Program umożliwia przypisanie kontrahentowi statusu: odbiorca, dostawca, konkurencja lub partner: , gdzie: O - odbiorca, D - dostawca, K - konkurencja, P – partner, PT – klient potencjalny Istnieje możliwość zaznaczenia kilku parametrów równocześnie. Dzięki temu można określić dokładnie rodzaj kontrahenta w przypadku, gdy jest on zarówno dostawcą jak i odbiorcą. Określony rodzaj kontrahenta jest wykorzystywany podczas domyślnego zawężania listy wywoływanej na dokumentach przychodowych (kontrahenci typu Dostawca) i rozchodowych (kontrahenci typu Odbiorca). NIP – Numer Identyfikacji Podatkowej. Numer zapamiętywany jest w bazie w postaci pozwalającej na identyfikację kontrahenta wg numeru NIP niezależnie od sposobu wprowadzenia separatorów (kresek). Format numeru jest dostosowany do standardów numeracji obowiązujących w krajach Unii Europejskiej. Numer NIP składa się z dwuliterowego przedrostka oraz unikalnego ciągu liter/ cyfr. Zarówno na karcie kontrahenta jak i wszystkich formularzach (dokumentach), gdzie numer NIP jest podawany, istnieje dodatkowe pole, gdzie można wpisać przedrostek. Lista jest zdefiniowana w programie i zawiera kody krajów zgodne ISO 3166, uzupełnione o kody 5 krajów:
  • SX – Wyspa Sint Maarten(część holenderska),
  • BQ – Bonaire, Sint Eustatius i Saba,
  • SS – Sudan Południowy,
  • CW – Curacao,
  • GR – Grecja.
Użytkownik ma możliwość wyboru odpowiedniej pozycji z rozwijanej listy. Dla ułatwienia wyboru właściwego prefiksu kraju, rozwijalna lista obok kodów zawiera również kolumnę z nazwą kraju. 5 najczęściej wybieranych prefiksów krajów wyświetlanych jest początku listy pogrubioną czcionką, bezpośrednio pod wierszem z pustym prefiksem. Ustawienia są zapamiętywane dla każdego Operatora i każdej bazy firmowej. Po wyborze na karcie kontrahenta prefiksu kraju przed numerem NIP, automatycznie na tej podstawie uzupełniane jest pole Kraj oraz pole Kraj ISO w sekcji Dane teleadresowe. Jeżeli wybrany zostanie prefiks PL lub pusty prefiks – na zakładce [Handlowe] ustawiony zostanie rodzaj transakcji: Krajowy. Jeżeli wybrany zostanie prefiks któregoś z krajów UE – ustawiony zostanie rodzaj transakcji: Wewnątrzunijny, natomiast po wyborze prefiksu innego kraju niż należącego do UE – kontrahent otrzyma rodzaj transakcji: Pozaunijny. Podczas zakładania nowej karty kontrahenta pole przeznaczone na przedrostek nie jest wypełniane. Program posiada mechanizm ostrzegający w przypadku próby wprowadzenia dwóch kontrahentów o tym samym numerze NIP – w takim przypadku pojawia się odpowiedni komunikat, przy czym po wybraniu OK, program pozwala na wprowadzenie dwóch kontrahentów o takim samym numerze NIP. Program sprawdza także poprawność podanego numeru NIP, w zależności od ustawień parametru konfiguracyjnego (Konfiguracja firmy/ Ogólne/ Parametry). Jeśli parametr jest aktywny program będzie sprawdzał poprawność wprowadzanych numerów tylko w takim przypadku, gdy pole przeznaczone na przedrostek jest puste lub zawiera skrót PL. W takim przypadku program nie pozwoli zatwierdzić formularza, jeśli numer nie będzie spełniał określonych algorytmów. Jeśli status sugeruje, że dany kontrahent jest kontrahentem zagranicznym - poprawność numeru NIP nie jest kontrolowana. Podczas dodawania nowego kontrahenta i uzupełnieniu jego numeru NIP (bądź zmianie numeru NIP na karcie istniejącego już kontrahenta) i przejściu do innego pola, uruchamiany jest proces pobierania informacji o kontrahencie z GUS oraz weryfikacji statusu VAT/ VAT-UE. Jeżeli przed wpisaniem numeru NIP kontrahenta wybrano przedrostek kraju UE inny niż PL, program rozpocznie pobieranie informacji o kontrahencie z bazy VIES (VAT Information Exchange System). Warunkiem jest  zaznaczenie w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry parametru Automatyczne pobieranie danych kontrahenta z bazy REGON/VIES oraz weryfikacja statusu w VAT. Dzięki temu Użytkownik może przenieść dane z bazy GUS na formularz kontrahenta w programie (przycisk Przenieś na formularz), jak również następuje ustawienie kontrahentowi statusu VAT/ VAT-UE zgodnie z danymi w bazie Ministerstwa Finansów lub w bazie VIES. Przed przeniesieniem na formularz dane kontrahenta mogą zostać przez Użytkownika zmienione. Warunkiem uruchomienia weryfikacji kontrahenta jest połączenie z siecią internet oraz to  żeby wpisany numer był poprawnym numerem NIP kontrahenta krajowego lub wewnątrzwspólnotowego. Podczas dodawania nowego kontrahenta po wpisaniu krajowego numeru NIP następuje automatyczne pobranie danych z bazy REGON i przeniesienie ich na formularz kontrahenta w programie bez potrzeby zatwierdzania danych przed pobraniem przez Użytkownika. Funkcja ta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji. Podczas wprowadzania nowego kontrahenta mamy możliwość automatycznego pobierania rachunków bankowych kontrahentów z Wykazu podatników VAT (tzw. Białej listy). W tym celu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry dostępny jest parametr Automatyczne pobieranie rachunków bankowych z Wykazu podatników VAT. Jeżeli jest on zaznaczony (domyślne ustawienie), wówczas podczas wprowadzania nowego kontrahenta (bądź edycji istniejącego) po wpisaniu numeru NIP następuje pobranie listy rachunków bankowych tego kontrahenta z Wykazu podatników VAT. Jeżeli liczba rachunków kontrahenta jest większa od 5, wówczas przed pobraniem listy rachunków pojawia się pytanie: Liczba rachunków bankowych kontrahenta w Wykazie podatników VAT wynosi X. Czy pobrać wszystkie? Po wybraniu opcji Tak następuje pobranie listy rachunków kontrahenta. Wybór opcji Nie powoduje że rachunki bankowe kontrahenta nie zostaną pobrane. Dla każdego pobranego rachunku pojawia się informacja że na dzień bieżący występuje on w Wykazie podatników VAT. Pierwszy z zaimportowanych rachunków jest oznaczany jako Domyślny. W przypadku edycji numeru NIP istniejącego kontrahenta, jeżeli na jego karcie były już wprowadzone numery rachunków bankowych, zostaną one przed automatycznym importem usunięte. Kontrahent może nie mieć wpisanego numeru NIP. W trakcie zapisu dokumentu, np. faktury sprzedaży, program o tym poinformuje odpowiednim komunikatem i umożliwi uzupełnienie brakującego numeru. REGON – pole na wprowadzenie numeru REGON

EORI / Id SISC – pole na wprowadzenie 17-znakowego numeru EORI lub numeru Id SISC.

Uwaga
Numer EORI drukowany jest na wydruku EKO dokumentów, jeżeli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry wydruku faktury zaznaczony jest parametr Drukuj numer EORI. Informacja drukowana jest również na wydrukach EKO dokumentów korygujących oraz wydrukach faktury w języku angielskim.
PESEL – pole na wprowadzenie numeru PESEL. Program sprawdza poprawność numeru PESEL. W przypadku wpisania numeru nie spełniającego algorytmu poinformuje o tym odpowiednim komunikatem.
Dotyczy wersji: 2019.1.1
Dok. tożsamości – na potrzeby dokumentowania sprzedaży węgla w przypadku kontrahenta, który jest osobą fizyczną należy podać rodzaj i numer dowodu tożsamości (w przypadku dowodu osobistego wystarczy sam numer). Wartość jest przenoszona na Fakturę Sprzedaży, z możliwością ręcznej edycji z poziomu dokumentu. Informacja o dokumencie tożsamości jest pobierana z FS na wydruk oświadczenia nabywcy o przeznaczeniu wyrobów na cele uprawniające do zwolnienia z podatku akcyzowego (dotyczy faktur wystawionych od 1 stycznia 2019 r.).
Nazwa – program pozwala na wprowadzenie nazwy kontrahenta składającej się z trzech linii. W dwóch pierwszych można wprowadzić po 50 znaków, w trzeciej 250 znaków. Centralizacja jednostek budżetowych: Jednostka podlega pod - możliwość wskazania głównej jednostki samorządowej (np. gminy), której podlega kontrahent. Dane teleadresowe: Kraj – kraj siedziby kontrahenta. Kraj ISO – dwuznakowy kod kraju wg standardu  ISO 3166-1 alpha-2.  Wykorzystywany podczas wysyłania danych kontrahenta do Comarch e-Sklep. Miasto – miejscowość, w której kontrahent ma siedzibę. Zarówno miasto, jak i pocztę można podać korzystając ze słownika miejscowości (po wciśnięciu odpowiedniego przycisku obok pola). Słownik miejscowości jest dostępny w menu Ogólne/ Inne/ Miejscowości. Pole można również uzupełnić, wpisując nazwy bezpośrednio w pole. Kod pocztowy – kod pocztowy siedziby kontrahenta. W systemie nie jest prowadzona kontrola formatu kodu pocztowego. Oznacza to, że w polu przeznaczonym na kod pocztowy można wpisywać dowolny ciąg znaków. Dzięki temu możliwe jest wpisywanie adresów dla kontrahentów zagranicznych
Uwaga
Jeśli podczas uzupełniania danych kontrahenta użytkownik w polu Kraj wpisze Polska, a w polu przeznaczonym na kod pocztowy – pięć cyfr, to przy zatwierdzaniu kodu program automatycznie dostosuje wpisany kod do formatu ##-### obowiązującego w Polsce.
Dodatkowe – w pole to można wprowadzić dodatkowe informacje związane z adresem, do 40 znaków. Województwo – w polu tym można określić województwo, w jakim znajduje się siedziba kontrahenta. Województwo wybiera się z listy pomocniczej zawierającej wykaz aktualnych województw. Telefony – karta zawiera dwa pola na podanie numerów telefonów kontrahenta. Ponieważ miejsce na wpisanie numeru telefonu nie zawiera dodatkowych pól na wpisanie numeru kierunkowego, numery telefonu oraz faksu należy wpisywać wraz z numerami kierunkowymi, np. (022) 278-12-87; +39 (25) 239-01-23 Telefon SMS – pole służy do wpisania numeru telefonu, wykorzystywanego przy wysyłaniu wiadomości sms. Funkcja jest dostępna dla użytkowników modułu CRM. Szczegółowy opis tej funkcjonalności jest dostępny w podręczniku do modułu CRM. Fax – pole przeznaczone na wpisanie numeru faksu kontrahenta E-mail – pole to służy do wpisania adresu elektronicznego firmy. Obok adresu e-mail znajduje się przycisk  - wyślij pocztę. Przycisk ten jest aktywny tylko wtedy, gdy wypełniony jest adres elektroniczny kontrahenta, a jego wciśnięcie powoduje otwarcie okna wysyłającego wiadomość w programie pocztowym lub w module CRM (jeżeli w Konfiguracji programu/ CRM/ Konta e-mail zostało zdefiniowane konto pocztowe oraz Operator należy do użytkowników takiego konta) z automatycznie wpisanym adresem. W przypadku, kiedy na zakładce [e-Sklep] został wskazany co najmniej jeden sklep, pole E-mail jest nieaktywne. Zmiana adresu e-mail jest wówczas możliwa z poziomu sklepu internetowego. URL – miejsce na wpisanie adresu serwera WWW zawierającego dane o kontrahencie. Obok adresu URL znajduje się przycisk  - otwórz stronę www. Przycisk ten umożliwia otwarcie przeglądarki internetowej z automatycznym wpisaniem podanego adresu URL. Kopiuj dane adresowe – funkcja jest dostępna pod przyciskiem . Umożliwia ona kopiowanie danych adresowych do schowka. Skopiowana zostaje zawartość pól: Nazwa, Kod pocztowy, Miasto/Poczta (jeśli pole Miasto jest puste), Ulica z numerami, NIP. Skopiowane dane można następnie wkleić poprzez <CTRL>+<V> do dokumentu Word lub Excel. Po rozwinięciu dodatkowych opcji dla tego przycisku pojawia się funkcja Kopiuj do adresu korespondencyjnego służąca do skopiowanie danych adresowych do adresu korespondencyjnego kontrahenta. Adres korespondencyjny: Grupę Adres korespondencyjny można rozwinąć przyciskiem . Obejmuje ona następujące pola: Miasto, Kraj, Poczta, Kod pocztowy, Ulica, Numer lokalu, Numer domu. Dane z grupy Adres korespondencyjny są drukowane na wydruku Etykiety adresowe (Gen Rap), jeżeli przed wykonaniem wydruku użytkownik zaznaczy parametr Etykiety wg adresu korespondencyjnego. Inne: Kategoria sprzedaży – po wyborze pola Kategoria sprzedaży użytkownik domyślnie dokonuje wyboru kategorii typu Przychody. Kategoria sprzedaży jest przenoszona przy dodawaniu dokumentów przychodowych, np. faktury sprzedaży, paragony, faktury Pro Forma, rezerwacje, wydania zewnętrzne, zapisy kasa/bank oraz zdarzenia kasa/bank typu wpłata, noty odsetkowe, dokument w Rejestrze sprzedaży VAT oraz Ewidencji przychodów. Kategoria zakupu - po wyborze pola Kategoria zakupu wyboru domyślnie dokonujemy z listy kategorii typu Koszty. Kategoria zakupu jest przenoszona przy dodawaniu dokumentów rozchodowych, np. faktury zakupu, przyjęcia zewnętrzne, zapisy kasa/bank oraz zdarzenia kasa/bank typu wypłata, dokument w Rejestrze zakupów VAT oraz Ewidencji kosztów. W trakcie przekształcania dokumentów, np. faktury zakupu do faktury wewnętrznej sprzedaży, na dokumenty powstałe z przekształcenia przenoszona jest kategoria z dokumentu źródłowego. Nr zezwolenia – miejsce na wpisane numeru zezwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej. ILN/GLN –  globalny numer identyfikacyjny nadawany firmie w Polsce przez EAN Polska (http://www.ean.pl/). Identyfikator (numer) wykorzystywany jest w elektronicznej wymianie informacji w formacie EDI (Electronic Data Interchange) pomiędzy Comarch ERP Optima, a innymi systemami informatycznymi (np. firmy Ahold). EAN (karta) – Pole pozwala na wprowadzenie 13 znakowego kodu EAN, identyfikującego kontrahenta. Jeżeli kontrahent ma przydzielony numer GLN to nie ma potrzeby wprowadzania lokalnego kodu EAN. Kod EAN przypisany do kontrahenta musi stanowić unikatową wartość co oznacza, że w ewidencji nie może znaleźć się dwóch kontrahentów o identycznym kodzie. Kod EAN kontrahenta może być wykorzystywany podczas generowania karty stałego klienta czy też do oznaczania paczek numerem kontrahenta.

Formularz kontrahenta - zakładka Handlowe

Zakładka [Handlowe] zawiera takie informacje o kontrahencie, jak status czy warunki płatności. Statusy – istnieje możliwość określenia statusu kontrahenta: Podmiot gospodarczy/ Osoba fizyczna – określenie kontrahenta jako odbiorca finalny spowoduje, że w trakcie wystawiania dla niego faktury automatycznie zaproponowany będzie algorytm liczenia od brutto (jednocześnie przypisana cena sprzedaży również musi być brutto). Umożliwi to również uwzględnianie obrotów z tym kontrahentem w zestawieniach sprzedaży dla odbiorców finalnych. Jako rodzaj transakcji można określić: Wybór konkretnego rodzaju transakcji na karcie kontrahenta - zakładka [Handlowe] ma głównie wpływ na stawki podatku VAT, jaki jest naliczany na dokumentach, oraz w efekcie również na zakwalifikowanie odpowiednich kwot w konkretnych pozycjach na Deklaracji VAT-7 KRAJOWY – stosujemy dla kontrahentów krajowych. Stawki VAT dla takiego kontrahenta pobierane są na dokumenty zgodnie z ustawieniami na karcie towaru/usługi. Dla tego rodzaju transakcji na zakładce [Ogólne] powinien zostać wybrany prefiks PL bądź pusty. PODATNIKIEM JEST NABYWCA – stosujemy gdy mamy do czynienia z przypadkiem, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 5,7,8 ustawy o podatku VAT. W module Faktury program automatycznie podpowiada stawki VAT n/p dla towarów i usług. Na wydruku Faktury Sprzedaży w stawce VAT drukowana jest adnotacja: „Odwrotne obciążenie”. Dla tego rodzaju transakcji na zakładce [Ogólne] powinien zostać wybrany prefiks PL bądź pusty. W rejestrze VAT, Faktura Sprzedaży dla takiego kontrahenta na zakładce Kontrahent w polu "rodzaj transakcji" automatycznie przyjmuje wartość: Krajowa- podatnikiem jest nabywca. WEWNĄTRZUNIJNY – stosujemy dla kontrahentów unijnych. W module Faktury program automatycznie podpowiada stawki VAT 0% dla towarów, n/p dla usług. Wybierając taki rodzaj transakcji , jeśli dodatkowo w Konfiguracji Firmy/Dane firmy/Intrastat zaznaczono parametr Intrastat, wówczas na karcie kontrahenta na zakładce [Handlowe], można ustawić domyślny kod transakcji dla deklaracji Intrastat. Na dokumentach wystawionych dla kontrahentów wewnątrzunijnych, na zakładce [Dokumenty] widoczna jest sekcja Intrastat.  W deklaracji Intrastat uwzględniane są transakcje, które spełniają następujące warunki: są wystawione dla kontrahenta wewnątrzunijnego, mają uzupełnione informacje o kodzie transakcji, kodzie kraju, mają status towar i na karcie cennikowej mają uzupełnione informacje o kodzie CN (pozycje o statusie usługa są pomijane podczas wyliczania deklaracji). W rejestrze VAT, Faktura sprzedaży na zakładce [Kontrahent] w polu "rodzaj transakcji" przyjmuje wartość: Dostawa wewnątrzunijna oraz ma zaznaczony parametr Rozliczać w VAT-UE. Dla tego rodzaju transakcji wymagany jest prefiks kraju należącego do UE wskazany na zakładce [Ogólne]. WEWNĄTRZUNIJNY TRÓJSTRONNY: stosujemy jeśli w transakcji wewnątrzunijnej trójstronnej kontrahent występuje w roli pośrednika. W module Faktury program automatycznie podpowiada stawki VAT 0% dla towarów, n/p dla usług. Na wydruku Faktury Sprzedaży w lewym dolnym rogu drukowana jest adnotacja: „VAT: Faktura WE uproszczona na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE”. W rejestrze VAT, Faktura Sprzedaży na zakładce [Kontrahent] w polu "rodzaj transakcji" przyjmuje wartość: Dostawa wewnątrzunijna trójstronna oraz ma zaznaczony parametr Rozliczać w VAT-UE. Dla tego rodzaju transakcji wymagany jest prefiks kraju należącego do UE wskazany na zakładce [Ogólne].

PROCEDURA OSS - ten rodzaj powinien zostać wybrany dla tych kontrahentów będących osobami fizycznymi z innego kraju UE, dla których realizowana jest sprzedaż towarów na odległość. Pozwoli to na skorzystanie z uproszczonej procedury OSS w przypadku przekroczenia limitu 10 tys. EUR.

Dla tego rodzaju transakcji wymagany jest prefiks kraju należącego do UE wskazany na zakładce [Ogólne].

POZAUNIJNY - rodzaj transakcji dotyczy kontrahentów spoza UE, z którymi prowadzony jest obrót. W module Faktury program automatycznie podpowiada stawki VAT 0% dla towarów, n/p dla usług. W rejestrze VAT, Faktura sprzedaży na zakładce [Kontrahent] w polu "rodzaj transakcji" przyjmuje wartość: Eksport. Dla tego rodzaju transakcji na zakładce [Ogólne] powinien zostać wybrany prefiks kraju spoza UE. W module Faktury dokument importowy od dostawcy wprowadzany jest w systemie z poziomu listy Faktur Zakupu. Wszystkie koszty dodatkowe np. transport, można wprowadzić wykorzystując FZKG - Korektę graniczną. Jeśli kontrahent jest pozaunijny na FZKG możliwa jest edycja tabeli VAT, aby możliwe było uwzględnienie zobowiązań wobec urzędu wynikających z dokumentu SAD. POZAUNIJNY (ZWROTY  VAT) - rodzaj transakcji taki ustawia się automatycznie w przypadku wystawiania dokumentu TaxFree. W rejestrze VAT sprzedaży transakcja na zakładce [Kontrahent] w polu "rodzaj transakcji" przyjmuje wartość:  Eksport - zwrot VAT. Dla tego rodzaju transakcji na zakładce [Ogólne] powinien zostać wybrany prefiks kraju spoza UE. POZA TERYTORIUM KRAJU/ POZA TERYTORIUM KRAJU (STAWKA NP) - taki rodzaj transakcji należy stosować w przypadku, gdy prowadzony jest z kontrahentem obrót, który zgodnie z przepisami powinien pojawiać się na deklaracji VAT w pozycji: Dostawa towarów oraz świadczenie usług poza terytorium kraju). W polu tym, wykazuje się dostawę towarów oraz świadczenie usług poza terytorium kraju, w stosunku do których przysługuje podatnikowi prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, o którym mowa w rat. 86 ust.8 pkt 1 ustawy, lub prawo do zwrotu kwoty podatku naliczonego, o którym mowa w art. 87 ust. 5 ustawy. ). W module Faktury program automatycznie podpowiada stawki VAT 0% dla towarów, n/p dla usług. W rejestrze VAT, Faktura sprzedaży na zakładce Kontrahent w polu "rodzaj transakcji" przyjmuje wartość: Dostawa poza terytorium kraju/ Poza terytorium kraju (stawka NP). Dla tego rodzaju transakcji na zakładce [Ogólne] powinien zostać wybrany prefiks kraju spoza UE. WEWNĄTRZUNIJNY - PODATNIKIEM JEST NABYWCA – rodzaj transakcji związany z odwrotnym obciążeniem dla kontrahentów wewnątrzunijnych, zgodnie z art. 17 ust.5 ustawy o podatku od towarów i usług. Dla tego rodzaju transakcji wymagany jest prefiks kraju należącego do UE wskazany na zakładce [Ogólne]. POZAUNIJNY - PODATNIKIEM JEST NABYWCA – rodzaj transakcji związany z odwrotnym obciążeniem dla kontrahentów pozaunijnych, zgodnie z art. 17 ust.5 ustawy o podatku od towarów i usług. W przypadku dokumentów FZ i PZ dla kontrahentów o rodzaju transakcji Wewnątrzunijny – Podatnikiem jest nabywca lub Pozaunijny – Podatnikiem jest nabywca odwrotne obciążenie jest stosowane bez względu na to czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym oraz bez względu na to czy parametr Odwrotne obciążenie wg karty towaru jest ustawiony w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry. Stawka VAT na wszystkich pozycjach dokumentu jest ustawiana na NP. Dla tego rodzaju transakcji na zakładce [Ogólne] powinien zostać wybrany prefiks kraju spoza UE. Dla dokumentów sprzedaży odwrotne obciążenie jest stosowane tylko dla pozycji ze stawką VAT NP (bez względu na to czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym oraz bez względu na ustawienie parametru Odwrotne obciążenie wg karty towaru). Stawki VAT na pozycjach dokumentów są ustawiane w identyczny sposób jak dla transakcji wewnątrzunijnych i pozauniijnych, z tym że na wydrukach dla pozycji ze stawką VAT NP widnieje adnotacja dotycząca odwrotnego obciążenia. Metoda kasowa: Sprzedaż/Zakup – parametr określający czy kontrahent jest małym podatnikiem rozliczającym się wg metody kasowej. Parametr ma wpływ na kwalifikowanie zapisów z rejestrów sprzedaży/zakupów VAT do deklaracji VAT-7 na podstawie płatności. Parametr Zakup możliwy do zaznaczenia wyłącznie dla kontrahentów o statusie Krajowy bądź Podatnikiem jest nabywca i zaznaczonym parametrem Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES. Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES – pole służące do zaznaczania, czy podatnik jest płatnikiem podatku od towarów i usług. Parametr możliwy do zaznaczenia tylko pod warunkiem, że na karcie kontrahenta zaznaczony został status Podmiot gospodarczy. VAT wg daty wystawienia – zaznaczenie parametru powoduje, że dla dokumentów wystawionych do 31.12.2013 data deklaracji VAT-7  ustawiana jest wg terminu płatności na dokumencie. Dla dokumentów wystawionych od 01.01.2014, data powstania obowiązku podatkowego ustawiana jest jako data wystawienia dokumentu. Rolnik – parametr służy do zaznaczenia, czy dany kontrahent jest rolnikiem. Po jego zaznaczeniu program automatycznie ustawia domyślną formę płatności dla kontrahenta jako przelew. Kontrahent powiązany -parametr archiwalny, wykorzystywany wcześniej przy zawiadomieniu VAT-ZD. Obecnie może być używany podczas księgowania dokumentów w księgowości kontowej (przy wykorzystaniu odwołania do pola w bazie danych). Nie publikuj danych kontrahenta – opcja służy do oznaczania kontrahentów, którzy nie wyrazili zgody na publikowanie swoich danych. Blokada wystawiania dokumentów rozchodowych – Parametr wykorzystywany w modułach handlowych. Przy zaznaczonym parametrze nie ma możliwości wystawienia dokumentu rozchodowego (FA, PA, RO, FPF, WZ, RW…) dla danego kontrahenta.
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Zwolnienie z akcyzy na wyroby węglowe, Umowa na dostawy węgla – parametry dostępne po zaznaczeniu opcji Akcyza na wyroby węglowe w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe. Opis działania parametrów jest dostępny w artykule Akcyza na wyroby węglowe. Nie naliczaj opłaty cukrowej – parametr jest widoczny dla kontrahentów o rodzaju transakcji krajowy lub podatnikiem jest nabywca po zaznaczeniu parametru Opłata cukrowa znajdującego się w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Opłata cukrowa. Parametr należy zaznaczyć, jeśli opłata podatku cukrowego spoczywa na kontrahencie. W programie skutkuje to tym, że na dokumentach wystawianych dla takich kontrahentów nie zostanie naliczona opłata cukrowa. Parametr można ustawić seryjnie dla kontrahentów zaznaczonych na liście. W tym celu należy wybrać Operacje seryjne – Zmień warunki handlowe, następnie należy zaznaczyć parametr Zmień kontrahenta opłacającego podatek cukrowy. Zaznaczenie parametru Kontrahent opłaca podatek cukrowy skutkuje zaznaczeniem tego parametru na karcie kontrahenta, pozostawienie parametru Kontrahent opłaca podatek cukrowy niezaznaczonego skutkuje odznaczeniem tego parametru na karcie kontrahenta. Naliczanie opłaty cukrowej jest dostępne w module Handel Plus. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Opłata cukrowa. Nieaktywny – pole to można wykorzystać do zaznaczania kontrahentów, z którymi aktualnie nie prowadzimy transakcji handlowych. Pole to może być następnie wykorzystywane w filtrze na liście kontrahentów lub przy dostępie do danych za pomocą innych narzędzi. Kontrahent, który został zaznaczony jako Nieaktywny, jest uwidoczniony na liście w kolorze szarym. Nie wysyłaj dokumentu do KSeF – parametr dedykowany zwłaszcza jednostkom budżetowym, ponieważ są one zobowiązane do wysyłania Faktur do Platformy Elektronicznego Fakturowania (KSEF nie przyjmuje Faktur wysyłanych do PEF). Jeśli zostanie zaznaczony, Faktury wystawiane na danego kontrahenta nie będą wysyłane do Krajowego Systemu e-Faktur. Pozostawienie nie zaznaczonego parametru skutkuje wysyłaniem dokumentów wystawionych na tego kontrahenta do KSeF zgodnie z ustawieniami z karty operatora.
Uwaga
Zaznaczenie/ odznaczenie parametru Nie wysyłaj dokumentu do KSeF można aktualizować na wystawionej Fakturze stosując funkcję Aktualizacji danych kontrahenta lub po zaznaczeniu parametru Zmiana opisu i osoby odbierającej na dok., na karcie Operatora, na zakładce [Parametry].
Opis – jest to pole służące do wpisywania dodatkowych uwag o kontrahencie. W sekcji Warunki handlowe znajdują się parametry: Limit kredytu – do określenia limitu kredytu służą dwa pola:   - zaznaczamy, czy tego kontrahenta w ogóle dotyczy limitowanie kredytu. Jeżeli pole Limit kredytu jest zaznaczone możemy wprowadzić kwotową wartość maksymalnego kredytu udzielanego kontrahentowi. Jeżeli pierwsze pole nie jest zaznaczone, wówczas pole drugie (kwota kredytu) jest nieaktywne. Limit wykorzystany – jeśli kontrahent korzysta z limitu kredytowego, wówczas pole zawiera informację o aktualnym zadłużeniu kontrahenta. - zaznaczenie parametru oraz określenie limitu dla przeterminowanych płatności umożliwia użytkownikowi kontrolę nad zadłużeniem kontrahenta. Zgodnie z ustawieniami na karcie operatora istnieje możliwość wyświetlenia ostrzeżenia lub blokowania sprzedaży podczas zatwierdzania dokumentu na trwałe lub do bufora w sytuacji, gdy klient ma przeterminowane płatności. Cena domyślna – określa domyślną cenę sprzedaży dla kontrahenta (wykorzystywane w module sprzedaży). Dokument liczony od - możliwość wyboru pomiędzy netto i brutto. Wybrany algorytm będzie domyślnie ustawiany na dokumentach handlowych i magazynowych. Rabat standardowy – pole pozwala na określenie domyślnego, procentowego upustu udzielanego kontrahentowi standardowo, przy każdej sprzedaży. Udostępniaj w e-Sklep  - parametr określający czy dane kontrahenta zostaną wyeksportowane do Comarch e‑Sklep.
Karta kontrahenta – zakładka Handlowe
Kaucje – grupa zawiera parametry dotyczące obrotu opakowaniami kaucjonowanymi. Dla poszczególnych kontrahentów można określić nie tylko domyślny termin zwrotu opakowań, ale również informację o tym, czy kontrahent płaci za wydane opakowania. Zlecenia serwisowe – w obszarze tym użytkownik ma możliwość wskazania domyślnych ustawień dotyczących fakturowania czynności i części na Zleceniach serwisowych dla danego kontrahenta. Panel Zlecenia serwisowe pojawia się na formularzu kontrahenta pod warunkiem, że praca z programem odbywa się przy pobranej licencji na moduł Comarch ERP Optima Serwis i jednocześnie w Konfiguracji Firmy/ Serwis/ Parametry, w obszarze Pobieraj ustawienia domyślne o fakturowaniu zaznaczono opcję Kontrahenta.

Formularz kontrahenta - zakładka Płatności

Zakładka [Płatności] zawiera takie informacje o kontrahencie, jak dane rachunków bankowych kontrahenta, forma płatności.
Forma płatności – domyślna forma płatności, jaką udzielamy odbiorcy. Lista zdefiniowanych w programie form płatności jest dostępna po wciśnięciu strzałki widocznej po prawej stronie okna. Z formą płatności zdefiniowany jest również termin płatności. Termin płatności – indywidualny termin płatności kontrahenta. Po zaznaczeniu tego parametru mamy możliwość wpisania indywidualnego terminu płatności.
Przykład
W konfiguracji zdefiniowany jest przelew z terminem 7 dni. U  kontrahenta formą płatności jest przelew, termin płatności wynosi 10 dni. Wystawiamy fakturę sprzedaży w dniu 15.11.2001 . Program pobierze potrzebne dane z karty kontrahenta i na FA zostanie ustalony termin płatności na 25.11.2001. Jeśli nie zaznaczymy tego parametru termin płatności na FA zostanie ustalony  na 22.11.2001.
Domyślna waluta – wybrana w tym miejscu waluta będzie podpowiadała się na wystawianych dla tego kontrahenta:
  • dokumentach w module Handel (w przypadku zaznaczenia parametru Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu w Konfiguracji Firmy/ Handel/  Parametry),
  • dokumentach w rejestrze VAT i ewidencji dodatkowej,
  • zapisach kasowych/bankowych i zdarzeniach w Preliminarzu płatności (pod warunkiem, że walutą rejestru kasowego/bankowego jest PLN; w przypadku kiedy walutą rejestru jest waluta obca, zapis kasowy/bankowy bądź zdarzenie powstaje w walucie wskazanej na rejestrze),
  • dokumentach kompensaty, notach odsetkowych, ponagleniach zapłaty, potwierdzeniach salda oraz na liście Rozliczenia podmiotu.
  Podczas zapisywania karty kontrahenta program sprawdza, czy dla wskazanej na zakładce [Płatności] domyślnej waluty kontrahenta istnieje domyślny rachunek w tej walucie. W przypadku braku takiego rachunku wyświetlany jest komunikat: Dla domyślnej waluty kontrahenta nie wybrano rachunku bankowego. Czy chcesz przypisać domyślny rachunek bankowy dla tej waluty? Po kliknięciu opcji Tak Użytkownik kierowany jest na zakładkę [Płatności], gdzie może dodać nowy rachunek w określonej walucie lub na którymś z istniejących rachunków w określonej walucie zaznaczyć parametr Domyślny. Jeżeli istnieje tylko jeden rachunek w określonej walucie i nie jest oznaczony jako domyślny, po kliknięciu opcji Tak program automatyczne oznacza go jako domyślny i zapisuje formularz kontrahenta. Wybór opcji Nie na komunikacie powoduje zamknięcie karty kontrahenta bez zapisania zmian dot. domyślnego rachunku bankowego . Maksymalna zwłoka – maksymalna zwłoka, jaką dopuszczamy w regulowaniu należności przez tego klienta lub zwłoka jaką nasz dostawca dopuszcza przy realizowaniu naszych zobowiązań. Zwłoka jest doliczana do terminu realizacji w preliminarzu. Nie rozliczaj płatności – parametr stosowany w przypadku, gdy z kontrahentem nie są prowadzone rozliczenia. Jeśli jest on zaznaczony – wszystkie płatności i zapisy kasowe związane z tym kontrahentem od razu otrzymują status Nie podlega i nie ma możliwości ich rozliczenia. MPP – podzielona płatność– zaznaczenie tego parametru powoduje, że płatności złotówkowe trafiające do rejestru bankowego mają automatycznie ustawioną metodę podzielonej płatności. Numery rachunków bankowych – lista jest obsługiwana przez standardowe klawisze obsługi listy, opisane szczegółowo tutaj. Lista rachunków bankowych kontrahenta zawiera kolumny:
  • Opis – opis rachunku bankowego kontrahenta,
  • Bank – nazwa oddziału banku,
  • Numer rachunku – pełny numer rachunku bankowego,
  • Waluta – informacja o walucie rachunku ,
  • Domyślny – informacja czy dany rachunek bankowy jest domyślnym rachunkiem kontrahenta; tylko jeden rachunek kontrahenta może być domyślny,
  • Data ostatniego sprawdzenia – data wykonania ostatniego sprawdzenia rachunku bankowego w wykazie podatników VAT,
  • W wykazie – kolumna określająca status weryfikacji i przyjmująca wartość Tak lub Nie – w zależności od tego czy określony rachunek widnieje w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów).
  Na liście rachunków bankowych kontrahenta znajdą się wszystkie rachunki, zarówno te zweryfikowane pozytywnie jak i negatywnie w Wykazie podatników VAT. Automatyczna weryfikacja dotyczy kontrahentów krajowych, mających jako kod kraju przed numerem NIP wybrane PL bądź pusty przedrostek. Nie są weryfikowane numery rachunków bankowych kontrahentów bez uzupełnionego numeru NIP Automatyczna weryfikacja rachunku bankowego dotyczy też numeru wpisywanego ręcznie przez użytkownika. W tabelce Historia weryfikacji rachunku bankowego pojawia się wpis na datę bieżącą z wynikiem weryfikacji.. Po wprowadzeniu na formularzu rachunku bankowego kontrahenta nowego numeru rachunku, następuje automatyczna jego weryfikacja i w tabelce Historia weryfikacji rachunku bankowego pojawia się wpis na datę bieżącą z wynikiem weryfikacji. Do listy rachunków bankowych kontrahenta automatycznie dopisywane są również nowe rachunki, które zostały wprowadzone bezpośrednio na płatności dotyczącej tego kontrahenta. Wyjątkiem jest karta kontrahenta o kodzie !NIEOKREŚLONY! – nie są na nią automatycznie dodawane numery rachunków bankowych. Po wybraniu ikony  wyświetli się formularz rachunku bankowego kontrahenta, należy na nim uzupełnić: Kod banku – można wybrać z wprowadzonej w programie listy banków lub w pole Bank wpisać z klawiatury akronim banku lub jego nr rozliczeniowy. Jeśli wpisany zostanie poprawny akronim/numer rozliczeniowy – program automatycznie pobierze dane o banku z listy banków. Numer konta – numer rachunku bankowego kontrahenta. Pierwszy segment czyli Numer Rozliczeniowy Banku (dla numeru standardowego) lub Cyfra Kontrolna – NRB (dla numeru IBAN) zostaje pobrany z karty ewidencyjnej banku, natomiast numer rachunku należy uzupełnić. Dokładnie zasady obsługi pól związanych z bankiem zostały opisane w rozdziale Zasady obsługi pól związanych z bankiem w instrukcji do modułu Kasa/Bank. IBAN – czy numer konta zapisany jest w standardzie IBAN (dotyczy tylko rachunków polskich). Nazwa banku – zostaje pobrana automatycznie po zatwierdzeniu akronimu banku. Waluta – pole z rozwijalną listą walut. Dodając nowy rachunek bankowy, w tym polu podpowiadana jest waluta ustawiona w Konfiguracji Programu jako domyślna (najczęściej PLN). Operator może zmienić tę walutę na inną . Zaznaczenie parametru Domyślny spowoduje wyświetlanie numeru konta kontrahenta np. na wyciągu bankowym. Jeżeli dla kontrahenta dodawany rachunek będzie pierwszym rachunkiem w określonej walucie, jest on oznaczany jako domyślny. Program pilnuje, żeby dla określonej waluty był tylko jeden domyślny rachunek bankowy. Jeżeli więc zostanie przez operatora na formularzu rachunku bankowego kontrahenta zaznaczony parametr Domyślny, na innym rachunku bankowym w tej samej walucie, który poprzednio był rachunkiem domyślnym, ten parametr zostanie odznaczony. Sekcja Historia weryfikacji rachunku bankowego jest listą zawierającą kolumny:
  • Stan na dzień – uzupełniana datą sprawdzenia,
  • NIP – numer NIP, dla którego sprawdzony został rachunek,
  • W wykazie – informacja czy numer rachunku znajduje się w wykazie podatników VAT, kolumna przyjmuje wartości Tak / Nie,
  • Identyfikator wyszukiwania – unikalny identyfikator otrzymany po sprawdzeniu.
Możliwe jest również zaimportowanie rachunków bankowych kontrahenta na żądanie użytkownika. Na karcie kontrahenta na zakładce [Płatności] dostępny jest przycisk Import rachunków kontrahenta. Po jego kliknięciu wykonywany jest import rachunków z Wykazu podatników VAT na podstawie numeru NIP kontrahenta. Podobnie jak w przypadku importu wykonywanego automatycznie, jeżeli liczba rachunków kontrahenta jest większa od 5, wówczas przed pobraniem listy rachunków pojawia się pytanie czy pobrać wszystkie. Jeżeli na jego karcie kontrahenta były już wprowadzone numery rachunków bankowych, podczas importu nie są one usuwane ani nadpisywane. Dla importowanych rachunków bankowych ustawiana jest waluta PLN . Informacje o dodaniu i weryfikacji numerów rachunków bankowych kontrahentów (zarówno tych zaczytywanych automatycznie jak i dodawanych ręcznie przez użytkownika) zapisywane są również w logu Historia zmian. Windykacja należności: Schemat windykacji – należy wybrać schemat windykacji jaki ma być stosowany dla danego kontrahenta spośród zdefiniowanych uprzednio w module CRM Plus w menu CRM/ Schematy windykacji. Osoba kontaktowa – przedstawiciel kontrahenta zdefiniowany uprzednio na formularzu kontrahenta na zakładce [Dodatkowe] w tabeli Przedstawiciele. E-mail – należy podać adres e-mail, na który mają być wysyłane wiadomości e-mail generowane automatycznie w trakcie realizacji schematu windykacji. Jeśli e-mail nie zostanie uzupełniony wiadomości wysyłane są na adres e‑mail z zakładki [Ogólne], z kartoteki kontrahenta. Jeśli na zakładce [Ogólne] również nie został uzupełniony e-mail, wiadomość wysłana przez automat windykacji trafia do folderu Elementy wysłane, natomiast na Skrzynkę odbiorczą przychodzi e-mail informujący o tym, że nie można dostarczyć wiadomości: Nie zdefiniowano adresata wiadomości e-mail. Nie można wysłać wiadomości o temacie [Nieuregulowane płatności[OPT!MA:EMAIL/761/2013]] Telefon SMS – pole służy do wpisania numeru telefonu, wykorzystywanego przy wysyłaniu przez automat windykacji wiadomości sms. Funkcja jest dostępna dla użytkowników modułu CRM.  

Formularz kontrahenta

Formularz karty kontrahenta służy do wprowadzania, zmiany oraz przeglądania szczegółowych danych o kontrahencie. Okno formularza podzielone jest na dziewięć-jedenaście zakładek (w zależności od posiadanych modułów):
  • [Ogólne] – zawiera ogólne dane dotyczące nazwy oraz siedziby kontrahenta.
  • [Płatności] – zawiera informacje o formie płatności, numerach kont bankowych.
  • [Handlowe] – zawiera informacje dotyczące warunków handlowych, dodatkowe uwagi o kontrahencie.
  • [Księgowe] – zawiera informację o domyślnych kontach księgowych danego kontrahenta oraz listę kont księgowych skojarzonych z kontrahentem.
  • [Dodatkowe] – zawiera informacje personalne dotyczące przedstawiciela firmy oraz listę odbiorców.
  • Dotyczy wersji: 2018.5.1
     [Zgody] – zawiera listę zgód wyrażonych przez kontrahenta. 
  • [Atrybuty] – zawiera listę atrybutów (cech) skojarzonych z danym kontrahentem. Mechanizm definiowania i kojarzenia atrybutów jest dokładnie opisany w Podręczniku użytkownika systemu Comarch ERP Optima moduł Handel (Faktury).
  • [JPK] – zawiera listę kodów JPK_V7 przenoszonych na dokumenty handlowe i w Rejestrze VAT.
  • [e-Sklep] – służąca do określenia domyślnych cen dla kontrahenta stosowanych w Comarch e-Sklep.
  • [Komornik] – zawiera dane uzupełniane w przypadku, gdy podmiot jest komornikiem. Zaznaczenie parametru Komornik umożliwia wybranie danego podmiotu na liście zajęć wynagrodzenia pracownika w module Płace i Kadry Plus.
  • [Historia weryfikacji VAT/VIES] – zawiera dane o wyniku weryfikacji kontrahenta w VAT.
Formularz karty kontrahenta obsługują standardowe przyciski obsługi, opisane szczegółowo w rozdziale Ogólne uwagi na temat pracy z programem. Na formularzu kontrahenta, pod przyciskami Zapisz i Anuluj znajduje się przycisk  „Sprawdź w rejestrze REGON”. Funkcję można również wywołać za pomocą skrótu <CTRL>+<SHIFT>+<G>. Funkcja pozwala na szybsze wprowadzanie danych identyfikacyjnych i adresowych kontrahentów oraz wyeliminowanie pomyłek związanych z ręcznym wypełnianiem formularzy.
Przycisk jest aktywny, gdy w polu z prefiksem kraju (przed NIP-em) jest wybrany przedrostek PL lub przedrostek jest niewypełniony (kontrahent jest krajowy) i uzupełniony jest NIP.
Uwaga
Usługa importu danych z bazy GUS jest dostępna wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.
Przycisk uruchamia nowe okno (formularz) z następującymi polami:
  • NIP – numer pobrany z formularza kontrahenta, bez przedrostka unijnego, pole edytowalne.
  • Stan danych na dzień.
  • Data rozpoczęcia działalności. Data nie jest podawana gdy firma jest zlikwidowana.
  • Data zakończenia działalności. Data nie jest wyświetlana gdy firma nadal działa.
  • Jeżeli firma jest zlikwidowana – pojawia się czerwony napis „Podmiot został wykreślony z rejestru REGON.”
  • Jeżeli w nazwie firmy występuje „w likwidacji” – czerwony napis „Podmiot w stanie likwidacji”.
  • Jeżeli w nazwie firmy występuje „w upadłości” – czerwony napis „Podmiot w stanie upadłości”.
  • Jeżeli numer nie występuje w rejestrze - czarny napis „Numer identyfikacyjny [numer] nie występuje w rejestrze REGON”.
w tabelce pojawią się następujące informacje:
  • Nazwa
  • REGON
  • Forma prawna
  • Województwo
  • Powiat, Miejscowość, Ulica, nr domu i lokalu
  • Kod pocztowy, Poczta
  • Telefon, Fax, E-mail, adres www
  • Data powstania, PKD (nie przenoszone do programu)
Dane w tabelce są edytowalne i mogą zostać zmienione przez Użytkownika przed przeniesieniem na formularz. Po pobraniu danych pod tabelką dostępny jest przycisk „Przenieś na formularz”. Jego użycie powoduje przeniesienie (w tym nadpisanie) danych z tabelki na formularz kontrahenta i zamknięcie okna. Jeżeli nie uda się połączyć z usługą, wyświetli się komunikat: Wystąpił błąd: Nie udało się połączyć z usługą.
Uwaga
Dane są pobierane bezpośrednio ze strony www.stat.gov.pl/regon. Od dostępności i poprawnego działania wyszukiwarki na stronie zależy poprawne działanie opcji w programie. Dodatkowo na działanie funkcji importu z GUS na platformach serwerowych mają wpływ ustawienia opcji internetowych. Należy m.in. włączyć opcję „Inicjowanie i wykonywanie skryptów formantów ActiveX niezaznaczonych jako bezpieczne do wykonania”.
Na formularzu kontrahenta znajduje się również przycisk Weryfikacja statusu VAT kontrahenta. Umożliwia on weryfikację statusu VAT kontrahenta – czy jest podatnikiem VAT czynnym. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP (weryfikowane są wyłącznie polskie numery NIP). Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, pojawia się komunikat: Jest podatnikiem VAT czynnym. Jeżeli parametr Podatnik VAT czynny na zakładce [Handlowe] dla kontrahenta nie był zaznaczony, następuje jego zaznaczenie. Jeżeli kontrahent w programie widniał jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest rodzaj transakcji: Podmiot gospodarczy. W przypadku kiedy kontrahent nie jest podatnikiem VAT, pojawia się komunikat: Nie jest podatnikiem VAT czynnym. Jeżeli parametr Podatnik VAT czynny na zakładce [Handlowe] dla kontrahenta był zaznaczony, następuje jego odznaczenie. Jeżeli kontrahent na swojej karcie w sekcji Centralizacja jednostek budżetowych ma wskazany podmiot nadrzędny któremu podlega (np. gminę), wówczas podczas sprawdzania statusu VAT weryfikowany będzie numer NIP jednostki nadrzędnej. Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl. Funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji. Poniżej znajduje się również przycisk  Sprawdź w bazie VIES. Umożliwia weryfikację numeru indentyfikacyjnego VAT w przypadku podmiotów gospodarczych zarejestrowanych w Unii Europejskiej dla potrzeb transakcji transgranicznych dotyczących towarów i usług w bazie VIES (VAT Information Exchange System). Weryfikacja następuje na podstawie wprowadzonego numeru NIP wraz z przedrostkiem kraju UE. Po kliknięciu na ikonę otwierane jest okno z następującymi danymi:
  • NIP – numer pobrany z formularza kontrahenta, wraz z przedrostkiem unijnym, pole nieedytowalne,
  • Stan na dzień (pole nieedytowalne),
  • Wynik weryfikacji (pole nieedytowalne),
  • Nazwa,
  • Ulica, Numer domu, Numer mieszkania
  • Kod pocztowy,
  • Miasto,
  • Kraj.
Dane kontrahenta są edytowalne i mogą zostać zmienione przez Użytkownika przed przeniesieniem na formularz. Wybranie opcji Wyszukaj ponownie umożliwia ponowne wpisanie numeru NIP wraz z przedrostkiem na podstawie którego zostanie przeszukana baza VIES.
Uwaga
Funkcja weryfikacji i pobierania danych kontrahenta z bazy VIES dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.
Po kliknięciu na karcie istniejącego kontrahenta przycisku  Sprawdź w bazie VIES a następnie przeniesieniu danych na formularz, jeżeli okaże się że kontrahent z przedrostkiem kraju UE innym niż PL ma aktywny numer VAT a w programie nie jest oznaczony jako wewnątrzunijny, wówczas Użytkownik jest przenoszony na zakładkę [Handlowe] i tam ustawiany jest status Wewnątrzunijny a w dymku pojawia się odpowiednia informacja. Z poziomu formularz kontrahenta możliwy jest eksport danych osobowych kontrahenta do pliku XML za pomocą ikony  Eksport danych osobowych do XML. Jej kliknięcie powoduje otwarcie okna na którym należy wskazać lokalizację dla tworzonego pliku: Plik XML z danymi osobowymi kontrahenta może zostać zapisany zarówno na lokalnym dysku komputera, jak i na IBARD. Plik tworzony jest o nazwie zgodnej z akronimem kontrahenta. Dodatkowo w pasku narzędzi dostępne są przyciski:  - wyświetlane jest okno z listą  zapisów kasowych/ bankowych kontrahenta, - wyświetlenie preliminarza płatności kontrahenta, - wyświetlenie rozliczeń kontrahenta, - rabaty związane z danym kontrahentem. Sposób ustalania rabatów, ich rodzaje i działanie został opisany w rozdziale Udzielanie rabatów. - Historia obrotów z kontrahentem – dotyczy głównie dokumentów handlowych i magazynowych. - Kontakty z kontrahentem - pojawia się, gdy użytkownik posiada moduł CRM.  - Historia zmian – po naciśnięciu przycisku otwierane jest nowe okno, na którym widoczna jest lista zmian dotycząca kontrahenta.   - Biblioteka dokumentów – pojawia się tylko w przypadku, gdy operator jest zalogowany do modułu Obieg Dokumentów. Przycisk wywołuje listę dokumentów w Bibliotece, zawężoną do dokumentów skojarzonych z danym podmiotem. Lista wyświetlana jest na zakładce [Biblioteka dokumentów]: Podmiotu. Sprawdź raport – wysłanie zapytania do Krajowego Rejestru Długów o szczegółowy raport dotyczący konkretnego kontrahenta. Weryfikacja kontrahenta odbywa się po numerze NIP określonym na jego karcie. Usługa wymaga posiadania konta w KRD i uzupełnienia loginu i hasła do usługi w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Krajowy Rejestr Długów. W przypadku kiedy w ciągu ostatnich 90 dni wysłano zapytanie o szczegółowy raport dotyczący kontrahenta, przy ponownym zapytaniu istnieje możliwość pobrania ostatniego raportu bądź wysłania nowego zapytania. Pobranie ostatniego raportu nie powoduje zmniejszenia limitu zapytań.
Po otwarciu karty kontrahenta mającego przeterminowane należności bądź zobowiązania pojawia się informacja: Kontrahent posiada przeterminowane płatności.

Formularz kontrahenta - zakładka Księgowe

Zakładka jest widoczna jeżeli: w konfiguracji ustawiono rodzaj księgowości – księgowość kontowa i/lub gdy baza danych została wybrana jako baza firmowa Biura rachunkowego. Baza danych kontrahenta (moduł Biuro Rachunkowe) – pole aktywne gdy w menu Konfiguracja Programu/  Biuro rachunkowe/ Parametry wybrano daną bazę jako bazę firmową Biura Rachunkowego. Za pomocą tego pola można powiązać kontrahenta z odpowiadającą mu bazą danych prowadzoną przez Biuro rachunkowe. Informacja ta jest wykorzystywana w module Comarch Biuro Rachunkowe do pobierania do atrybutów danych bezpośrednio z karty kontrahenta obsługiwanego przez Biuro rachunkowe (np. telefony, adres e-mail, strona www). Udostępniaj dane w BI Point - zaznaczenie tego parametru umożliwi pobranie danych z bazy programu Comarch ERP Optima do Chmury Comarch celem ich prezentacji w BI Point. Jest to nowoczesna platforma analityczna posiadająca funkcjonalność prezentacji danych analitycznych pobieranych z baz Comarch ERP Optima, umożliwiając m.in. Klientom Biur Rachunkowych podgląd danych w swoich bazach. Biuro Rachunkowe chcąc udostępniać swoim Klientom dane w BI Point powinno po zalogowaniu się do bazy Biura Rachunkowego otworzyć w niej formularz kontrahenta odpowiadającego Klientowi Biura i zaznaczyć wspomniany parametr.  Parametr jest aktywny tylko w przypadku wskazania na tej zakładce formularza kontrahenta bazy danych klienta Biura Rachunkowego. Login Comarch Cloud - na ten login będą udostępniane wydruki wysyłane na Comarch IBARD. W przypadku zaznaczenia parametru Udostępniaj dane w BI Point pole to musi zostać uzupełnione. Wskazane konto Comarch Cloud musi być unikalne w obrębie Klientów Biura Rachunkowego, czyli może być przypisane tylko do jednego aktywnego kontrahenta w bazie Biura Rachunkowego. Lista opiekunów – pole aktywne gdy w menu Konfiguracja Programu/  Biuro rachunkowe/ Parametry wybrano daną bazę jako bazę firmową Biura Rachunkowego i użytkownik ma uprawnienia do modułu CRM oraz Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe. Parametry te wykorzystywane są do obsługi Skrzynki operatora w Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe. Po naciśnięciu na przyciski „Księgowość” oraz „Płace i Kadry” należy wybrać z listy operatorów – właściwych pracowników zajmujących się księgowością danej firmy oraz płacami i kadrami. Jeden z opiekunów konta musi być opiekunem domyślnym. Po wybraniu opiekuna księgowego jako opiekun kadrowy przypisywany jest ten sam operator. Konta domyślne Przychód – wpisane tutaj konto będzie się podpowiadało na dokumentach wpłaty w zapisach kasowych/bankowych po wybraniu kontrahenta; może być również wykorzystywane w schematach księgowych. Należy tu wskazać konto rozrachunków z odbiorcami. Rozchód – wpisane tutaj konto będzie się podpowiadało na dokumentach wypłaty w zapisach kasowych/bankowych po wybraniu kontrahenta; może być również wykorzystywane w schematach księgowych. Należy tu wskazać konto rozrachunków z dostawcami. Konta księgowe – lista zawierająca wszystkie konta słownikowe skojarzone z danym kontrahentem. Tworzona jest na podstawie planu kont istniejącego w module Księga Handlowa.

Formularz kontrahenta - zakładka Dodatkowe

Przedstawiciele: Na tej liście możemy wprowadzać dane o przedstawicielach kontrahenta, z którymi się kontaktujemy. Lista przedstawicieli dostępna w górnej części okna i zawiera podstawowe dane: nazwisko, tytuł oraz numery telefonów (komórkowego i stacjonarnego) oraz adres e-Mail. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień. Dodatkowo na liście znajduje się przycisk  Wyślij pocztę do wybranego przedstawiciela. Wciśnięcie przycisku powoduje otwarcie formularza nowej wiadomości z uzupełnionym adresem e-mail (jeśli jest uzupełniony na formularzu przedstawiciela). Parametr Pokazuj nieaktywnych znajdujący się pod listą przedstawicieli umożliwia wyświetlenie/ukrycie nieaktywnych przedstawicieli. Lista przedstawicieli jest dostępna/ wykorzystywana m.in.:
  • w module Comarch ERP Optima Faktury na formularzu faktury, jako osoba odbierająca fakturę proponowany jest kontrahent określony jako domyślny.
  • w module Comarch ERP Optima CRM na formularzu kontaktu/ zadania widoczna jest lista przedstawicieli.
Na formularzu przedstawiciela na zakładce [Ogólne] znajduje się takie informacje jak: Imię i nazwisko – imię i nazwisko przedstawiciela kontrahenta. Tytuł – tytuł przedstawiciela używany w formalnych kontaktach. Miasto, kod pocztowy, adres, województwo – dane dotyczące adresu przedstawiciela. W zależności od potrzeb można tam wpisywać adres prywatny lub firmowy, np. ten, na który będziemy kierować korespondencję. Podczas wpisywania adresu można korzystać ze słownika miejscowości (Ogólne/ Inne/ Miejscowości). Dodatkowe – pole umożliwiające charakterystykę przedstawiciela. Telefon – bezpośredni telefon do przedstawiciela firmy. W zależności od potrzeb można pole to wykorzystać do wpisywania telefonu prywatnego lub bezpośredniego telefonu służbowego. GSM – numer telefonu komórkowego przedstawiciela Telefon SMS – pole służy do wpisania numeru telefonu przedstawiciela, wykorzystywanego przy wysyłaniu wiadomości sms. Funkcja jest dostępna dla użytkowników modułu CRM. Szczegółowy opis tej funkcjonalności jest dostępny w podręczniku do modułu CRM. E-mail – osobisty adres elektroniczny przedstawiciela. Obok adresu e-mail znajduje się przycisk  – wyślij pocztę. Przycisk ten jest aktywny tylko wtedy, gdy wypełniony jest adres elektroniczny kontrahenta, a jego wciśnięcie powoduje otwarcie okna wysyłającego wiadomość w programie pocztowym lub w module CRM (jeżeli w Konfiguracji programu/ CRM/ Konta e-mail zostało zdefiniowane konto pocztowe oraz Operator należy do użytkowników takiego konta) z automatycznie wpisanym adresem. Płeć – pole służące do określenia, czy przedstawiciel jest kobietą, czy mężczyzną. Informacja ta może być wykorzystywana np. do wybrania odpowiedniej formy (Szanowna Pani/ Szanowny Pan) przy drukowaniu adresu, korespondencji itp.  W przypadku, kiedy jako przedstawiciel wskazywany jest dział kontrahenta, można wskazać opcję Inne. Informacje – pole służy do zaznaczenia, czy przedstawiciel ma być uwzględniany przy drukowaniu np. korespondencji seryjnej. Domyślny – zaznaczenie parametru powoduje, że właśnie ten przedstawiciel jest proponowany m.in. na fakturach jako osoba uprawniona do odbioru. Należy pamiętać, że tylko jeden z przedstawicieli może być zaznaczony jako domyślny. W menu kontekstowym dla tabeli Przedstawicieli znajduje się opcja Ustaw jako domyślny. Wybranie opcji spowoduje odznaczenie parametru Domyślny, na karcie Przedstawiciela który dotychczas był Przedstawicielem domyślnym (program wymusza ustawienie jednego z Przedstawicieli jako domyślnego). Mailing seryjny – zaznaczenie parametru powoduje, że podczas wywołania z listy kontrahentów seryjnej wysyłki wiadomości („Seryjny E-mail bez wydruku” i odpowiednia opcja: „Przedstawiciele”, „Wszyscy”) do listy mailingowej (na formularzu wiadomości) zostaje ujęty adres email danego przedstawiciela. Nieaktywny – przedstawiciel z zaznaczonym tym parametrem nie będzie dostępny do wyboru na dokumentach i listach dokumentów.
Dotyczy wersji: 2018.5.1
Na zakładce [Zgody] formularza przedstawiciela widoczna jest na niej lista zgód wyrażonych przez przedstawiciela. Operatorzy z zaznaczonym na swojej karcie parametrem Dodawanie / modyfikacja zgód podmiotu mają możliwość modyfikacji danych na tej zakładce (dodawania, edycji oraz usuwania zgód). Na tej zakładce możliwe jest przypisywanie nowych zgód dla przedstawiciela, ich przeglądanie oraz edycję (np. wycofanie udzielonej zgody) za pomocą ikony lupy  oraz usuwanie za pomocą ikony kosza . Kliknięcie ikony plusa  bądź naciśnięcie klawisza <Insert> powoduje otwarcie formularza nowej zgody przedstawiciela. Możliwy jest eksport danych osobowych przedstawiciela do pliku XML za pomocą dostępnej na zakładce [Dodatkowe] formularza kontrahenta ikony  Eksport danych osobowych do XML. Jej kliknięcie powoduje otwarcie okna na którym należy wskazać lokalizację dla tworzonego pliku. Plik XML z danymi osobowymi przedstawiciela może zostać zapisany zarówno na lokalnym dysku komputera, jak i na IBARD. Plik tworzony jest o nazwie zgodnej z imieniem i nazwiskiem przedstawiciela.
Pod listą przedstawicieli znajdują się pola:
Dotyczy wersji: 2018.6.1
Domena e-mail kontrahenta – po uzupełnieniu pola, dla wszystkich wiadomości otrzymanych z adresu z taką domeną zostanie przypisany jako podmiot kontrahent, na którego karcie wskazano tę domenę. Jeżeli ta sama domena jest wpisana dla kilku kontrahentów, wówczas przy odbieraniu wiadomości zostanie podstawiony pierwszy podmiot z takim adresem (pod warunkiem że na żadnym podmiocie nie jest wskazany dokładnie ten adres e-mail, z którego przyszła wiadomość).
Operator (lub Pracownik) – pole wykorzystywane w module CRM oraz Comarch e-Sklep. Pozwala określić opiekuna, który jest odpowiedzialny za kontakty dotyczące tego klienta. Dla Comarch e-Sklep wybrany operator będzie prezentowany w e-Sklepie jako Opiekun towaru. Z poziomu konfiguracji: Firma/Program/Użytkowe/Operatorzy należy wprowadzić dane operatora – imię i nazwisko, adres e-mail, telefon oraz zdjęcie. Login Comarch Cloud – pole służące do określenia loginu na który będą udostępniane wydruki wysyłane na Comarch IBARD. Podany login powinien być unikalny dla każdego kontrahenta. Odbiorcy – Tutaj możemy dodać informacje o odbiorcach kontrahenta. Na dokumentach dane nabywcy i odbiorcy mogą być takie same. Istnieją jednak przypadki, gdy kto inny jest nabywcą (na niego wystawiamy dokument), a kto inny odbiera towar. Lista odbiorców zawiera następujące kolumny:
Odbiorcy – kolumny
Ostatnią kolumnę tabelki – Domyślny ustawiamy na Tak/Nie za pomocą menu dostępnego pod prawym klawiszem myszki – Ustaw jako domyślny/Odznacz domyślnego.
Odbiorcy – ustawienie domyślnego
Tylko jeden odbiorca może mieć status Domyślny. Dane odbiorcy domyślnego będą proponowały się przy wystawianiu dokumentów handlowych i do momentu ostatecznego zapisania dokumentu można je modyfikować.

Formularz kontrahenta - zakładka Historia weryfikacji statusu VAT/VIES

Na tej zakładce wyświetlane są informacje dotyczące historii weryfikacji zarówno statusu podatnika VAT czynnego, jak również zarejestrowania w bazie VIES dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych określonego kontrahenta. Widoczne są tu takie informacje, jak numer NIP, data sprawdzenia oraz status na określony dzień (czynny / zwolniony / zarejestrowany dla statusu w VAT oraz aktywny / nieaktywny w przypadku VIES). W ramach jednego dnia dla określonego numeru NIP zapisywany jest tylko jeden wpis do historii. Dostępna na tej zakładce ikona kosza umożliwia usunięcie podświetlonej bądź zaznaczonych pozycji. Każda weryfikacja podatnika VAT / rejestracji w VIES wykonana z poziomu dokumentu lub z poziomu operacji seryjnych powoduje najpierw sprawdzenie czy istnieje już zapis historii weryfikacji na wybraną datę w bazie danych, a dopiero w razie braku takiego wpisu na określony dzień pobierany jest raport z serwisu Ministerstwa Finansów / bazy VIES. Jedynie weryfikacja  wykonana z poziomu formularza kontrahenta zawsze pobiera dane z serwisu Ministerstwa Finansów / bazy VIES. Na formularzu kontrahenta, pod przyciskami Zapisz i Anuluj znajduje się przycisk  „Sprawdź w rejestrze REGON”. Funkcję można również wywołać za pomocą skrótu <CTRL>+<SHIFT>+<G>. Funkcja pozwala na szybsze wprowadzanie danych identyfikacyjnych i adresowych kontrahentów oraz wyeliminowanie pomyłek związanych z ręcznym wypełnianiem formularzy. Przycisk jest aktywny, gdy w polu z prefiksem kraju (przed NIP-em) jest wybrany przedrostek PL lub przedrostek jest niewypełniony (kontrahent jest krajowy) i uzupełniony jest NIP.
Uwaga
Usługa importu danych z bazy GUS jest dostępna wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.
Przycisk uruchamia nowe okno (formularz) z następującymi polami:
  • NIP – numer pobrany z formularza kontrahenta, bez przedrostka unijnego, pole nieedytowalne,
  • Stan danych na dzień.
  • Data rozpoczęcia działalności. Data nie jest podawana gdy firma jest zlikwidowana.
  • Data zakończenia działalności. Data nie jest wyświetlana gdy firma nadal działa.
  • Jeżeli firma jest zlikwidowana – pojawia się czerwony napis „Podmiot został wykreślony z rejestru REGON.”
  • Jeżeli w nazwie firmy występuje „w likwidacji” – czerwony napis „Podmiot w stanie likwidacji”.
  • Jeżeli w nazwie firmy występuje „w upadłości” – czerwony napis „Podmiot w stanie upadłości”.
  • Jeżeli numer nie występuje w rejestrze – czarny napis „Numer identyfikacyjny [numer] nie występuje w rejestrze REGON”.
W tabelce pojawią się następujące informacje:
  • Nazwa
  • REGON
  • Forma prawna
  • Województwo
  • Powiat, Miejscowość, Ulica, nr domu i lokalu
  • Kod pocztowy, Poczta
  • Telefon, Fax, E-mail, adres www
  • Data powstania, PKD (nie przenoszone do programu)
Dane w tabelce są edytowalne i mogą zostać zmienione przez Użytkownika przed przeniesieniem na formularz. Po pobraniu danych pod tabelką dostępny jest przycisk „Przenieś na formularz”. Jego użycie powoduje przeniesienie (w tym nadpisanie) danych z tabelki na formularz kontrahenta i zamknięcie okna. Jeżeli nie uda się połączyć z usługą, wyświetli się komunikat: Wystąpił błąd: Nie udało się połączyć z usługą.
Uwaga
Dane są pobierane bezpośrednio ze strony www.stat.gov.pl/regon. Od dostępności i poprawnego działania wyszukiwarki na stronie zależy poprawne działanie opcji w programie. Dodatkowo na działanie funkcji importu z GUS na platformach serwerowych mają wpływ ustawienia opcji internetowych. Należy m.in. włączyć opcję „Inicjowanie i wykonywanie skryptów formantów ActiveX niezaznaczonych jako bezpieczne do wykonania”.
Na formularzu kontrahenta znajduje się przycisk Sprawdź status VAT. Umożliwia on weryfikację statusu VAT kontrahenta – czy jest podatnikiem VAT czynnym. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP (weryfikowane są wyłącznie polskie numery NIP). Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, pojawia się chmurka z komunikatem: Jest podatnikiem VAT czynnym. Jeżeli parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES na zakładce [Handlowe] dla kontrahenta nie był zaznaczony, następuje jego zaznaczenie. Jeżeli kontrahent w programie widniał jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest rodzaj transakcji: Podmiot gospodarczy. W przypadku kiedy kontrahent nie jest podatnikiem VAT, pojawia się chmurka z komunikatem: Nie jest podatnikiem VAT czynnym. Jeżeli parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES na zakładce [Handlowe] dla kontrahenta był zaznaczony, następuje jego odznaczenie. Jeżeli kontrahent na swojej karcie w sekcji Centralizacja jednostek budżetowych ma wskazany podmiot nadrzędny któremu podlega (np. gminę), wówczas podczas sprawdzania statusu VAT weryfikowany będzie numer NIP jednostki nadrzędnej. Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl, natomiast Informacje dotyczące statusu kontrahenta w bazie  VIES pobierane są z Portalu komisji Europejskiej dostępnej pod adresem: . Funkcja weryfikacji statusu VAT i  VIES kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji. Poniżej znajduje się również przycisk  Sprawdź w bazie VIES. Umożliwia weryfikację numeru indentyfikacyjnego VAT w przypadku podmiotów gospodarczych zarejestrowanych w Unii Europejskiej dla potrzeb transakcji transgranicznych dotyczących towarów i usług w bazie VIES (VAT Information Exchange System). Weryfikacja następuje na podstawie wprowadzonego numeru NIP wraz z przedrostkiem kraju UE. Po kliknięciu na ikonę otwierane jest okno z następującymi danymi:
  • NIP – numer pobrany z formularza kontrahenta, wraz z przedrostkiem unijnym, pole nieedytowalne,
  • Stan na dzień (pole nieedytowalne),
  • Wynik weryfikacji (pole nieedytowalne),
  • Nazwa,
  • Ulica, Numer domu, Numer mieszkania
  • Kod pocztowy,
  • Miasto,
Dane kontrahenta są edytowalne i mogą zostać zmienione przez Użytkownika przed przeniesieniem na formularz. Wybranie opcji Wyszukaj ponownie umożliwia ponowne wpisanie numeru NIP wraz z przedrostkiem na podstawie którego zostanie przeszukana baza VIES.
Uwaga
Funkcja weryfikacji i pobierania danych kontrahenta z bazy VIES dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.
Po kliknięciu na karcie istniejącego kontrahenta przycisku  Sprawdź w bazie VIES a następnie przeniesieniu danych na formularz, jeżeli okaże się że kontrahent z przedrostkiem kraju UE innym niż PL ma aktywny numer VAT a w programie nie jest oznaczony jako wewnątrzunijny, wówczas Użytkownik jest przenoszony na zakładkę [Handlowe] i tam ustawiany jest status Wewnątrzunijny a w dymku pojawia się odpowiednia informacja. Z poziomu formularz kontrahenta możliwy jest eksport danych osobowych kontrahenta do pliku XML za pomocą ikony  Eksport danych osobowych do XML. Jej kliknięcie powoduje otwarcie okna na którym należy wskazać lokalizację dla tworzonego pliku: Plik XML z danymi osobowymi kontrahenta może zostać zapisany zarówno na lokalnym dysku komputera, jak i na IBARD. Plik tworzony jest o nazwie zgodnej z akronimem kontrahenta.

Formularz karty kontrahenta - zakładka [JPK]

Na zakładce [JPK] możliwe jest przypisanie domyślnych procedur i kodów towarowych, które będą się automatycznie przenosiły na transakcje. Na zakładce znajduje się lista zawierająca trzy kolumny:
  • Kod – oznaczenie procedury lub kodu,
  • Opis – słowny opis procedury lub kodu
  • Rodzaj – wyświetlająca wartość Procedura lub Kod towarowy.
  Obok listy dostępne są ikony Dodanie pozycji oraz Usuń pozycję. Po kliknięciu Dodanie pozycji otwierane jest okno Kody JPK_V7 – Wybierz zawierające listę dostępnych kodów towarowych i procedur pogrupowanych według rodzaju: Widoczność wyświetlanych na liście kodów zależy od ustawionej w programie daty bieżącej. Użytkownik ma możliwość wyboru jednej bądź wielu pozycji, zaznaczając je na liście. Kliknięcie ikony Wybierz powoduje przeniesienie na kartę kontrahenta zaznaczonych pozycji. Jeżeli żadna pozycja nie została zaznaczona, kliknięcie ikony powoduje przeniesienie podświetlonej na liście pozycji. Wybór opcji Zamknij okno powoduje zamknięcie listy kodów bez przeniesienia żadnego z nich na kartę kontrahenta. Kliknięcie ikony Usuń pozycję na zakładce [JPK] powoduje usunięcie z karty kontrahenta zaznaczonych procedur bądź kodów towarowych. Jeżeli żadna pozycja nie została zaznaczona, kliknięcie ikony powoduje usunięcie podświetlonej na liście pozycji. W przypadku wybranych na karcie kontrahenta procedur dla sprzedaży – przenoszone są one na Faktury Sprzedaży oraz dokumenty w Rejestrze Sprzedaży VAT, natomiast procedury dla zakupu przenoszone są na Faktury Zakupu oraz dokumenty w Rejestrze Zakupu VAT dodane dla tego kontrahenta. Podczas kopiowania karty kontrahenta, na nowo tworzoną kartę przenoszone zostają domyślne procedury i kody towarowe z kopiowanej karty. Podczas łączenia kart kontrahentów następuje dopisywanie procedur z kontrahenta podrzędnego na kartę kontrahenta głównego.

Formularz kontrahenta - zakładka Zgody

Dotyczy wersji: 2018.5.1
Widoczna jest na niej lista zgód wyrażonych przez kontrahenta. Zgoda na automatyczną wysyłkę faktur drogą elektroniczną - podczas automatycznej wysyłki faktur, program sprawdza czy kontrahent wybrany na dokumencie jako Nabywca ma na swojej karcie zaznaczoną zgodę na wysyłkę. Operatorzy z zaznaczonym na swojej karcie parametrem Dodawanie / modyfikacja zgód podmiotu mają możliwość modyfikacji danych na tej zakładce (dodawania, edycji oraz usuwania zgód). Na tej zakładce możliwe jest przypisywanie nowych zgód dla podmiotu, ich przeglądanie oraz edycję (np. wycofanie udzielonej zgody) za pomocą ikony lupy  oraz usuwanie za pomocą ikony kosza . Kliknięcie ikony plusa  bądź naciśnięcie klawisza <Insert> powoduje otwarcie formularza nowej zgody podmiotu: Należy na nim wybrać tytuł zgody, datę wyrażenia zgody oraz źródło jej pozyskania. Pole Ip wyrażenia uzupełniane jest automatycznie o adres IP komputera na którym uzupełniono formularz. Przy ponownej edycji zgody aktywne stają się pola dotyczące wycofania zgody – Data wycofania, Źródło wycofania oraz Powód wycofania. Pole Ip wycofania uzupełniane jest automatycznie o adres IP komputera na którym uzupełniono formularz.
Dotyczy wersji: 2018.6.1
Na zakładce [Dokumenty] formularza zgody możliwe jest dodanie załącznika w formie pliku – bądź zapisując wskazany plik do bazy, bądź zapisując link do tego pliku. Na zakładce możliwe jest również wskazanie dokumentu z Biblioteki dokumentów w przypadku posiadania licencji na moduł Obieg Dokumentów (OBD), jak również zadania i kontaktu z modułu CRM.
 

Formularz kontrahenta - zakładka Komornik

Na tej zakładce należy uzupełnić informacje o okręgu sądowym, mieście i rewirze komornika. Zaznaczenie parametru Komornik umożliwia wybranie danego podmiotu na liście zajęć wynagrodzenia pracownika w module Płace i Kadry Plus

Formularz kontrahenta - zakładka Atrybuty

Lista atrybutów skojarzonych z kontrahentem jest obsługiwana przez standardowe przyciski. Dodając atrybut dla kontrahenta należy wskazać: Atrybut – kod atrybutu wybrany spośród wcześniej utworzonych definicji. Lista jest dostępna po wciśnięciu przycisku. Wartość – wartość atrybutu dla danego kontrahenta. Dokleić do opisu dokumentu – atrybut może być automatycznie kopiowany w pole Opis na dokumentach wystawianych dla danego kontrahenta (parametr zaznaczony). Jeśli parametr jest odznaczony – atrybut będzie widoczny na formularzu kontrahenta, ale nie będzie pojawiał się na wystawianych dla niego dokumentach. Wartość parametru jest kopiowana z definicji atrybutu, ale na potrzeby danego kontrahenta można ją zmienić. Kod atrybutu przed wartością – jeśli atrybut ma być kopiowany na dokumenty oprócz jego wartości w polu Opis może pojawić się również kod atrybutu. Po ustaleniu listy atrybutów skojarzonych z danym kontrahentem należy zatwierdzić (przycisk z dyskietką) jego kartę ewidencyjną. Podczas wystawiania dokumentu dla danego kontrahenta – atrybuty skojarzone z kontrahentem, które mają zaznaczony parametr Dokleić do opisu dokumentu są automatycznie kopiowane w pole Opis. W dolnej części zakładki znajdują się pola: Pokazuj nieaktywne- po zaznaczeniu parametru pokazywane są nieaktywne atrybuty przypisane do kontrahenta Wprow. – identyfikator operatora, który założył kartotekę kontrahenta, oraz data założenia kartoteki. Zmod. – identyfikator operatora, który jako ostatni dokonywał zmian na karcie kontrahenta oraz data dokonania tej zmiany.  Lista duplikatów karty – przycisk znajdujący się na karcie kontrahenta głównego umożliwiający przeglądanie powiązanych kart kontrahentów.

Formularz kontrahenta - zakładka e-Sklep

Zakładka [e-Sklep] jest dostępna, jeżeli w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ e-Sklep/e-Handel skonfigurowano kartę w odniesieniu do Comarch e-Sklep. [e-Sklepy] Lista wykorzystywana do określenia dla każdego sklepu z osobna, jaka cena domyślna ma być obowiązująca dla kontrahenta we wskazanym sklepie. Jeśli na karcie kontrahenta nie zostanie wskazana cena domyślna dla poszczególnych sklepów, wówczas dla danego kontrahenta będzie proponowana cena wybrana na karcie konfiguracji sklepu (Konfiguracja firmy/ Ogólne/ e-Sklep/e-Handel – Cena domyślna).  

Operacje seryjne

JPK - Dodaj kody JPK_V7

JPK - Dodaj kody JPK_V7 – po wybraniu tej operacji otwierane jest okno z listą kodów towarowych oraz procedur dla plików JPK_V7:

Seryjne dodawanie kodów JPK_V7

Po zaznaczeniu wybranych kodów i kliknięciu na przycisk Dodaj kody JPK_V7 zostaną one przypisane do kartotek zaznaczonych na liście kontrahentów i będą przenoszone na dokumenty dla tych kontrahentów.

Zaktualizuj dane z GUS/VIES

Dla zaznaczonych kontrahentów następuje weryfikacja czy numer NIP znajduje się w bazie REGON lub VIES. Jeżeli na karcie kontrahenta wybrany jest prefiks odpowiadający krajowi członkowskiemu UE, wówczas uruchamiane jest sprawdzanie w bazie VIES i pojawia się informacja o statusie VAT kontrahenta. W przypadku kiedy kontrahent ma wybrany  prefiks PL lub wprowadzony numer NIP bez prefiksu, wówczas uruchamiane jest sprawdzenie w rejestrze REGON i jeśli numer VAT jest aktywny następuje aktualizacja danych na karcie kontrahenta (nadpisanie danych).

Dodaj/zmień/usuń atrybut

Dodaj/ zmień/ usuń atrybut – opcja „Dodaj atrybut” umożliwia dopisanie atrybutu wraz z uzupełnioną wartością na zakładkę [Atrybuty] na kartach wszystkich zaznaczonych kontrahentów, opcja Zmień atrybut, pozwala na aktualizację wartości atrybutu przypisanego na formularzach wskazanych kontrahentów, natomiast opcja „Usuń atrybut” usunie z kart kontrahentów wszystkie atrybuty o wskazanym kodzie.
Parametry seryjnego dodawania/usuwania atrybutu kontrahentów

Zmień kategorię sprzedaży/zakupu

Zmień kategorię sprzedaży/zakupu – po zaznaczeniu wybranych parametrów użytkownik może usunąć, przypisać nową lub zmienić dotychczasową kategorię dla wybranych kontrahentów.
Parametry seryjnej zmiany kategorii kontrahentów

Zmień warunki płatności

Zmień warunki płatności – funkcja umożliwia ustawienie parametrów na formularzu kontrahenta na zakładce [Płatności] odpowiednio w polach: Forma płatności, Domyślna waluta, Termin płatności (zaznaczenie/odznaczenie parametru oraz ustalenie ilości dni dla terminu płatności), Maksymalna zwłoka, zaznaczenie/odznaczenie parametru Nie rozliczaj płatności jak również zaznaczenie/odznaczenie parametru Mechanizm podzielonej płatności. 
Parametry seryjnej zmiany warunków płatności kontrahentów

Zmień schemat windykacji

Zmień schemat windykacji - dla zaznaczonych na liście kontrahentów można ustawić schemat windykacji należności spośród zdefiniowanych uprzednio w module CRM Plus w menu CRM/ Schematy windykacji. Zaakceptowanie pustego pola w oknie seryjnego schematu windykacji będzie skutkowało usunięciem schematów windykacji dla zaznaczonych kontrahentów. Szczegóły odnośnie realizacji schematu windykacji są dostępne tutaj.

Parametry seryjnej zmiany schematu windykacji

Funkcja jest dostępna również pod prawym przyciskiem myszy na liście kontrahentów w operacjach seryjnych. Na liście kontrahentów w kolumnach opcjonalnie wyświetlanych na liście są do wyboru: Windykacja – schemat, Windykacja e-mail (zawiera adres e-mail kontrahenta uzupełniony w sekcji Windykacja), Windykacja telefon SMS.

Zmień status

Zmień status – możliwość zmiany rodzaju transakcji kontrahenta oraz prefiksu numeru NIP zawierającego kod kraju UE. Podanie prefiksu jest konieczne w przypadku wybrania rodzaju transakcji: Wewnątrzunijny, Wewnątrzunijny trójstronny bądź Wewnątrzunijny - Podatnikiem jest nabywca. Funkcja umożliwia również ustawienie parametrów na formularzu kontrahenta na zakładce [Handlowe] odpowiednio w polach Metoda kasowa: Sprzedaż i Zakup oraz parametru Podatnik VAT czynny. Zaznaczenie parametrów na oknie seryjnego ustawiania statusu spowoduje zaznaczenie tych parametrów dla wybranych kontrahentów, przy czym parametr Zakup zostanie zaznaczony wyłącznie dla kontrahentów o rodzaju transakcji Krajowy i zaznaczonym na zakładce [Handlowe] parametrem Podatnik VAT czynny. Za pomocą funkcji Ustaw parametr podatnik VAT czynny możliwe jest zaznaczenie bądź odznaczenie parametru Podatnik VAT czynny dla zaznaczonych kontrahentów. Za pomocą tej operacji można również zaznaczyć bądź odznaczyć parametr VAT wg daty wystawienia.

Parametry seryjnej zmiany statusów kontrahentów

Zmień opiekuna

Zmień opiekuna - dla zaznaczonych na liście kontrahentów można ustawić bądź usunąć przypisanego opiekuna.
Parametry seryjnej zmiany opiekuna

Zweryfikuj status VAT i rachunki bankowe

Zweryfikuj status VAT i rachunki bankowe - dla zaznaczonych na liście kontrahentów można przeprowadzić weryfikację statusu VAT kontrahenta – czy jest podatnikiem VAT czynnym. Po wyborze tej opcji następuje seryjne sprawdzanie statusu VAT dla zaznaczonych kontrahentów. W razie rozbieżności z bazą Ministerstwa Finansów statusy kontrahentów w programie są zmieniane,  dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl. Jeżeli kontrahent posiada polski numer NIP, wówczas wykonywane jest również sprawdzenie każdego rachunku bankowego znajdującego się na jego karcie – czy znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów. W logu z przebiegu tej operacji pojawiają się informacje dotyczące weryfikacji statusu podatnika VAT i numeru rachunków bankowych, jak również ewentualne komunikaty dotyczące problemów z połączeniem się z serwerem Ministerstwa Finansów czy brakiem połączenia sieciowego. Funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta i rachunków bankowych dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.

JPK - Usuń kody JPK_V7

JPK - Usuń kody JPK_V7 – po wybraniu tej operacji otwierane jest okno z listą kodów towarowych oraz procedur dla plików JPK_V7:

Seryjne usuwanie kodów JPK_V7

Widoczność wyświetlanych na liście kodów zależy od ustawionej w programie daty bieżącej. Po zaznaczeniu wybranych kodów i kliknięciu na przycisk Usuń kody JPK_V7 zostaną one usunięte z kartotek zaznaczonych na liście kontrahentów i nie będą z nich przenoszone na dokumenty tych kontrahentów.

Zmień konto przychodu/rozchodu

Zmień konto przychodu/rozchodu – zaznaczenie wybranych parametrów pozwala na usunięcie, przypisanie nowego lub zmianę dotychczasowego konta przychodu/rozchodu dla wybranych kontrahentów.
Parametry seryjnej zmiany kont księgowych dla kontrahentów

Zaznacz/odznacz mailing seryjny dla przedstawicieli

Zaznacz/odznacz mailing seryjny dla przedstawicieli - dla zaznaczonych na liście kontrahentów można zaznaczyć bądź odznaczyć parametr Mailing seryjny.
Parametry seryjnego ustawiania mailingu seryjnego dla przedstawicieli

Zmień warunki handlowe

Zmień warunki handlowe – funkcja umożliwia ustawienie parametrów na formularzu kontrahenta na zakładce [Handlowe] odpowiednio w polach: Limit kredytu, Limit przeterminowanych płatności, Cena domyślna, Dokument liczony od, Rabat standardowy. Zaznaczenie opcji Zmień limit kredytu oraz Zmień limit przeterminowanych płatności oraz zaznaczenie/odznaczenie związanych z nimi parametrów spowoduje odpowiednio włączenie/wyłączenie tych limitów dla wybranych kontrahentów.
Parametry seryjnej zmiany warunków handlowych kontrahentów

Importuj rachunki bankowe

Importuj rachunki bankowe - po wybraniu funkcji następuje dodanie, dla zaznaczonych na liście kontrahentów, rachunków bankowych z Wykazu podatników VAT. Jeżeli żaden kontrahent nie jest zaznaczony, import następuje dla kontrahenta podświetlonego na liście. Rachunki bankowe importowane są wyłącznie dla kontrahentów z polskim numerem NIP. Podczas importu nie są usuwane istniejące rachunku kontrahenta a jedynie dopisywane kolejne (inne niż znajdujące się na karcie kontrahenta). Podczas weryfikacji istniejących rachunków w celu uniknięcia zduplikowanych pozycji, rachunki z przedrostkiem PL i bez przedrostka są traktowane jako ten sam rachunek. Podczas porównywania pomijane są również występujące w numerach rachunków spacje i kreski. Dla każdego zaimportowanego rachunku bankowego uzupełniana jest historia weryfikacji w Wykazie podatników VAT. Na zaimportowanych rachunkach bankowych ustawiana jest waluta PLN.

Zmień grupę

Zmień grupę – wartość wybrana w polu „Grupa” zostanie ustawiona na formularzach poszczególnych kontrahentów na zakładce [Ogólne] w polu „Grupa”. Pozostawienie pola „Grupa” pustego i wywołanie funkcji spowoduje usunięcie grupy na wskazanych kartach kontrahentów.

Parametry seryjnej zmiany grupy kontrahentów

Przekaż do Comarch Apfino

zaznaczeni na liście kontrahenci są przekazywani do platformy Comarch Apfino. Warunkiem przekazania kontrahentów do Comarch Apfino jest uzupełnienie numeru NIP na karcie kontrahenta.    

Zmień zgodę na automatyczną wysyłkę faktur

Zmień zgodę na automatyczną wysyłkę faktur – operacja seryjna umożliwia zaznaczenie lub oznaczenie parametru Zgoda na automatyczną wysyłkę faktur drogą elektroniczną znajdującego się na zakładce [Zgody] kartoteki kontrahenta.  

KSeF – Krajowy System e-Faktur

KSeF – Krajowy System e-Faktur – operacja seryjna umożliwia zaznaczenie lub odznaczenie parametru Nie wysyłaj dokumentu do KSeF znajdującego się na zakładce [Handlowe] kartoteki kontrahenta.