Księgowość - Księga podatkowa/Księga handlowa

Księga podatkowa

Moduł Księga Podatkowa – Informacje ogólne

Charakterystyka modułu Księga Podatkowa

Przeznaczenie programu

Comarch ERP Optima moduł Księga Podatkowa, to nowoczesny program realizujący wszystkie niezbędne funkcje księgowe w firmie prowadzącej księgę przychodów i rozchodów, pracujący w środowisku Microsoft Windows. Powstał on na bazie wieloletnich doświadczeń nabytych we wdrażaniu programów rodziny Comarch ERP Klasyka. Równocześnie, sprawdzone w Klasyce rozwiązania, uzbrojone zostały w najnowszą technologię. W efekcie powstał przyjazny użytkownikowi program na miarę XXI wieku. Comarch ERP Optima moduł Księga Podatkowa obejmuje funkcjonalnie obsługę księgową firmy, rozliczającej się z fiskusem na podstawie Księgi przychodów i rozchodów lub na podstawie ewidencji przychodów objętych zryczałtowanym podatkiem dochodowym oraz ewidencji wymaganych w przypadku płatników podatku od towarów i usług (rejestry VAT). Oprócz podstawowych ewidencji księgowych (rejestry VAT, księga przychodów i rozchodów oraz ewidencja ryczałtowa) program pozwala na prowadzenie wszelkich ewidencji pomocniczych wymaganych przy tej formie księgowości, takich jak Ewidencja wynagrodzeń, Spis z natury i Ewidencje na potrzeby rozliczenia przejazdów samochodem prywatnym. Gromadzona informacja jest następnie przetwarzana i pozwala na przygotowanie i wydrukowanie deklaracji podatkowych, takich jak VAT-7, VAT-7K, VAT-7 (do grudnia 2016 r.), VAT UE, VAT-8, VAT-9M, VAT-27, VIU-DO, a także pliki JPK_VAT oraz JPK_V7 oraz przygotowanie zaliczek na PIT-36, PIT-36L i PIT-4R oraz deklaracji PIT-37.

Moduł Księga Podatkowa w systemie Comarch ERP Optima

Moduł Księga Podatkowa jest częścią składową systemu Comarch ERP Optima. Książka podatkowa współpracuje przede wszystkim z: 
  • Modułem Faktury i Handel – gdzie użytkownik ma możliwość wystawienia faktur dla kontrahentów, a następnie przeniesienia ich do odpowiednich rejestrów w module Księga Podatkowa, skąd są one później przeksięgowywane do odpowiednich kolumn Książki podatkowej lub do ewidencji ryczałtowej.
  • Modułem dostępowym Kasa/Bank – gdzie są ujmowane wszelkie zagadnienia związane z przepływem środków pieniężnych w firmie. Moduł Kasa/Bank musi „wiedzieć” o każdym zdarzeniu finansowym, które ma miejsce w przedsiębiorstwie. Tylko wtedy jest w stanie zarządzać finansami i generować kompletny obraz finansowy firmy (stan przeszły, bieżący i prognozy). Do modułu Kasa/Bank z modułu Księga Podatkowa Rejestry VAT użytkownik przenosi zapisy do rejestrów kasowo/bankowych oraz płatności przyszłe do Preliminarza Płatności. Na poziomie modułu Kasa/Bank użytkownik dokonuje rozliczeń, księguje różnice kursowe, księguje zapisy KP/KW i drukuje przelewy.
  • Modułem Środki Trwałe – gdzie użytkownik prowadzi Ewidencje środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, na podstawie, której generowane są odpisy amortyzacyjne, które są przeksięgowywane do odpowiednich kolumn Księgi przychodów i rozchodów.
  • Modułem Kadry i Płace – gdzie użytkownika prowadzi Ewidencje wynagrodzeń i ma możliwość wyliczania poszczególnych składników wynagrodzeń, drukowania listy płac, generowanie deklaracji PIT 4 oraz współpracy z Płatnikiem. Wartość wynagrodzenia brutto jest księgowana w kolumnie 12 ‑ Wynagrodzenia w gotówce i w naturze, a ZUS płacony przez pracodawcę w kolumnie 13 ‑ Pozostałe wydatki.

Spis z natury

Spis z natury

Program Comarch ERP Optima pozwala na wprowadzenie do programu spisów z natury, które podatnik jest obowiązany zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie prowadzenia Książki przychodów i rozchodów sporządzać przed zaprowadzeniem księgi i na koniec każdego roku podatkowego, w razie zmiany wspólników lub likwidacji działalności. Urząd Skarbowy może również nakazać wykonanie spisu z natury w trakcie trwania roku podatkowego. Zgodnie z Rozporządzeniem program pozwala na wprowadzenie wartości spisu z natury do Księgi przychodów i rozchodów.
Uwaga
Do rozliczenia rocznego pod uwagę brany jest pierwszy i ostatni spis z natury. Jeżeli w firmie w ciągu roku było więcej niż 2 spisy z natury to sugerujemy aby Użytkownik  wprowadził te spisy bezpośrednio  do do zapisów Księgi zwiększając lub zmniejszając tym samym przychody/koszty zamiast księgować je z poziomu Księgowość/ Spis z natury.
Lista spisów z natury otwierana jest z menu Księgowość/ Spis z natury. Na liście tej użytkownik ma możliwość wprowadzenia i przeglądu poszczególnych remanentów dokonywanych w obrębie danego roku podatkowego. Można tutaj również dokonać przeksięgowania Spisu z natury do Zapisów księgowych. Z poziomu listy oraz z poziomu otwartego formularza dokumentu, na pasku menu dostępna jest ikona  odwołująca się do zapisu księgowego w KPiR powstałego do danego dokumentu – dla otwartego formularza dostępna tylko wtedy gdy dokument został zaksięgowany. Odwołanie do zapisu księgowego dostępne jest również poprzez skrót klawiaturowy <CTRL>+<F6>. Na liście znajdują się następujące informacje: Numer, Data wykonania spisu, Wartość spisu, Opis, Zaksięgowano w bieżącym miesiącu, Zaksięgowano w kolejnym okresie oraz w przypadku firmy wielozakładowej domyślnie ukryta kolumna Zakład. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy. Rok    – służy do zawężania listy spisów z natury wyłącznie do remanentów przeprowadzonych w danym roku.  Dodaj – przycisk ten służy do dodania nowego spisu z natury. Procedura dodawania nowego spisu może być również uruchomiona klawiszem <INSERT>.
Lista spisów z natury
 Eksport do bilansu otwarcia – przycisk pozwala wyeksportować przeniesiony do zapisów księgi podatkowej spis z natury do bilansu otwarcia dostępnego w menu Handel podmenu Magazyn/ Inne/ Bilans otwarcia.  Księguj - użytkownik ma możliwość zaksięgowania jednocześnie na koniec bieżącego i początek kolejnego roku podatkowego ostatniego spisu z natury dodanego z datą grudniową. Każdy inny spis z natury księgowany jest tylko w bieżącym roku podatkowym. W przypadku firmy wielozakładowej do KPiR księgowane są spisy w ramach danego zakładu.

Współpraca z modułem Handel

Eksport BOM do spisu z natury w KP Jeżeli Użytkownik posiada moduł Handel i wprowadził Bilans Otwarcia Magazynu w menu Handel podmenu Magazyn/ Inne/ Bilans otwarcia, może przenieść ten dokument do Księgi Podatkowej jako Spis z natury. Eksport jest możliwy po wciśnięciu przycisku . Automatycznie w module KP (Księgowość/ Spis z natury) powstaje dokument Spis z natury z identycznymi pozycjami oraz wartościami. Dodatkowe informacje na temat zasady eksportu dokumentów BOM do modułu KP znajdują się w podręczniku do modułu Handel. Eksport BZM do spisu z natury w KP Do modułu Księga Podatkowa może być przenoszony również Bilans Zamknięcia Magazynu (BZM) wprowadzony w menu Handel podmenu Magazyn/ Inne/ Bilans otwarcia. Przeniesienie jest możliwe po zaznaczeniu dokumentu BZM na liście i wciśnięciu przycisku - na jego podstawie zostanie utworzony spis z natury w menu Księgowość/ Spis z natury. Eksport Spisu z natury do BOM Jeśli w chwili rozpoczęcia pracy z programem użytkownik uzupełnił spis z natury w module Księga Podatkowa, to może na jego podstawie utworzyć Bilans Otwarcia Magazynu w module Handel. Na liście wprowadzonych spisów (Księgowość/ Spis z natury) znajduje się przycisk Eksport do bilansu otwarcia , który umożliwia eksport spisu z natury do Magazynu. Działa tylko dla dokumentów, które mają niezaznaczony parametr Wprowadź zbiorczą wartość spisu z natury bez listy pozycji. Podczas eksportu nie uwzględniane są korekty podatku dochodowego, eksport odbywa się w wartości spisu. Podczas eksportu należy określić: Magazyn – do którego trafią towary. Magazyn taki zostanie zadeklarowany na powstającym dokumencie BOM, a po zatwierdzeniu takiego dokumentu, towary zostaną wprowadzone do wybranego magazynu. Bufor – powstający dokument BOM może zostać zapisany na trwałe (parametr odznaczony) lub do bufora (parametr zaznaczony). Dokument w buforze może być jeszcze zmieniony z poziomu listy Bilans Otwarcia w module Magazyn. Eksport następuje po wciśnięciu przycisku . Wyeksportować można tylko spis z natury, który został już zaksięgowany.
Uwaga
Podczas przenoszenia BOM/BZM z poziomu modułu Handel cena wyliczana jest jako iloraz wartości oraz ilości.

Spis z natury, a korekta podatku dochodowego

Zgodnie z przepisami par.29 ust.4a-4c, przed 1 stycznia 2016 r. wartość spis z natury należy pomniejszyć o kwotę, o którą podatnik zmniejszył koszty uzyskania przychodów, bądź zwiększył przychody. Korektę uwzględniamy jeżeli zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów/ zwiększenie przychodów związane było z zaliczeniem do kosztów uzyskania przychodów wydatków dotyczących towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, objętych tym spisem. Pomniejszenie dokonuje się o tę część kwoty, która przypada na te w/w towary objęte tym spisem. Korekty nie dokonuje się jeśli przed sporządzeniem spisu z natury podatnik dokonał zwiększenia kosztów uzyskania przychodów. Zakładka korekty podatku dochodowego Na spisie z natury po włączeniu parametru Uwzględniaj korekty podatku dochodowego pojawia się druga zakładka [Korekty podatku dochodowego], na której możliwe jest dodanie dokumentów korekt wprowadzonych w ramach danego roku kalendarzowego oraz bez wskazania dokumentu, czyli ręczne zapisy korekt.
Spis z natury z uwzględnieniem korekty podatku dochodowego
Spis z natury – zakładka Korekty podatku dochodowego
Na zakładce [Korekty podatku dochodowego] lista zawiera kolumnę Numer dokumentu, Data (księgowania), Koszty, Przychody. W kolumnie Koszty jest na plus lub minus wartość korekty kosztów, a w kolumnie Przychód wartość na plus zwiększenia przychodów.
Uwaga
Suma kosztów i przychodów wpływa na wyliczenie wartości spisu z natury i ta kwota jest księgowana do KPiR.
Na liście są ikony: plus, lupka, kosz.  - dodanie nowej pozycji. Z rozwijanego menu dostępnych opcji  są dwie możliwości Korekty KPiR oraz Bez wskazania dokumentu (czyli zapis ręczny). W kolumnie KosztyPrzychody wprowadzono możliwość zmiany wartości na pozycjach dodanych ręcznie, bez wskazania dokumentu oraz tych wybranych z KPiR. Po wyborze opcji Korekty KPiR powstaje okno odwołujące do zapisów KPiR. Lista jest zawężona tylko do zapisów KPiR, które mają zaznaczony parametr Korekta podatku dochodowego. Kolor poszczególnych zapisów jest taki sam jak w Księdze – bufor na zielono, zatwierdzone na czarno. Zapisy skreślone nie są pokazywane. Lista zawężana jest do zapisów z danego roku kalendarzowego. Podpowiada się rok z daty, na którą wykonujemy spis z natury. Można na niej lupką podejrzeć zapis źródłowy oraz zaznaczyć kilka korekt i jednocześnie przenieść na zakładkę [Korekty podatku dochodowego].  - podgląd pozycji – odwołanie do dokumentu źródłowego, bez możliwości wprowadzania zmian. W przypadku braku dokumentu źródłowego edytuje podświetloną pozycję,  - usunięcie pozycji.
Uwaga
Na liście dokumenty wybierane opcją Korekty KPiR wykazywane są w kolorze zielonym, jeżeli są w buforze lub czarnym, jeżeli są na czysto w księdze. Natomiast wybrane opcją Bez wskazania dokumentów zawsze w kolorze czarnym.
Uwaga
Na liście dokumenty wybierane opcją Korekty KPiR wykazywane są w kolorze zielonym, jeżeli są w buforze lub czarnym, jeżeli są na czysto w księdze. Natomiast wybrane opcją Bez wskazania dokumentów zawsze w kolorze czarnym.

Spis z natury - scenariusze

Jak dodać nowy spis z natury z pozycjami?

Aby dodać nowy spis z natury należy:
  1. Otworzyć listę spisów z natury wybierając z menu głównego: Księgowość/ Spis z natury.
  2. Określić rok spisu z natury, a następnie kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  3. Wypełnić kolejno dane spisu z natury, przy czym należy zwrócić uwagę na to, że wartość spisu pojawi się dopiero w momencie dodania poszczególnych pozycji spisu.
  4. Uzupełnić poszczególne pozycje spisu z natury.
  5. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Jak dodać nowy spis z natury zbiorczą kwotą?

Aby dodać nowy spis z natury należy:
  1. Otworzyć listę spisów z natury wybierając z menu głównego: Księgowość/ Spis z natury.
  2. Określić rok spisu z natury, a następnie kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  3. Wypełnić kolejno dane spisu z natury, zaznaczyć parametr Wprowadź zbiorczą wartość spisu z natury bez listy pozycji i w polu Wartość wprowadzić zbiorczą kwotę spisu z natury.
  4. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.

Jak usunąć spis z natury?

Aby usunąć spis z natury, należy:
  1. Otworzyć listę spisów z natury wybierając z menu: Księgowość/ Spis z natury.
  2. Odszukać dany spis i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  3. Kliknąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
  4. Program wyświetli pytanie: Czy chcesz skasować podświetlony rekord?. Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.
Uwaga
Nie ma możliwości usunięcia z ewidencji spisu z natury, który został zaksięgowany do Księgi podatkowej. W takim przypadku zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat i kasowanie zostanie anulowane. Jeżeli dany spis musi zostać usunięty należy go w pierwszej kolejności skreślić z zapisów Księgi podatkowej.

Jak zmienić dane ogólne spisu z natury?

Aby zmienić dane ogólne spisu z natury, takie jak numer, data czy opis, należy:
  1. Otworzyć listę spisów z natury wybierając z menu: Księgowość/ Spis z natury.
  2. Odszukać spis na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  3. Kliknąć przycisk Zmień  lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
  4. Program wyświetli formularz spisu, na którym można dokonać zmiany numeru spisu, daty spisu, kategorii (dokonywanie innych zmian na formularzu spisu np. zmiany pozycji czy renumeracji pozycji) zostało opisane w kolejnych podpunktach).
  5. Po dokonaniu zmian należy je zapisać, klikając na karcie środka trwałego przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj  lub klawisz <ESC>.

Jak dodać nową pozycję do spisu z natury?

Aby dodać nową pozycję spisu z natury należy:
  1. Otworzyć listę spisów z natury wybierając z menu głównego: Księgowość/ Spis z natury.
  2. Kliknąć przycisk Zmień  lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
  3. Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  4. Wprowadzić informacje o nowej pozycji.
  5. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Jak usunąć wybraną pozycję spisu z natury?

Aby usunąć wybraną pozycję spisu z natury należy:
  1. Otworzyć listę spisów z natury wybierając z menu: Księgowość/ Spis z natury.
  2. Kliknąć przycisk Zmień  lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
  3. Odszukać dany element spisu i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  4. Kliknąć przycisk Usuń lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
  5. Program wyświetli pytanie: Czy chcesz skasować podświetlony rekord?. Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.

Jak zmienić wybraną pozycję spisu z natury?

Aby zmienić pozycję spisu z natury należy:
  1. Otworzyć listę spisów z natury wybierając z menu: Księgowość/ Spis z natury.
  2. Kliknąć przycisk Zmień lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
  3. Odszukać pozycję spisu na liście i ustawić na niej kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  4. Kliknąć przycisk Zmień  (edycja poprzez formularz pozycji) lub wcisnąć klawisz <ENTER> (edycja na liście).
  5. Zmodyfikować element spisu.
  6. Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj  lub klawisz <ESC>.

Jak przenumerować pozycje spisu z natury?

Aby przenumerować pozycje spisu z natury, należy:
  1. Otworzyć listę spisów z natury wybierając z menu: Księgowość/ Spis z natury.
  2. Kliknąć przycisk Zmień  lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
  3. Nacisnąć przycisk Renumeracja lub klawisz <F8> lub nacisnąć przycisk  obok ikony Renumeracji aby wybrać rodzaj renumeracji: wg Lp. czy wg nazwy.

Jak zaksięgować spis z natury do Księgi podatkowej?

Aby zaksięgować spis z natury do zapisów Księgi podatkowej należy:
  1. Otworzyć listę spisów z natury wybierając z menu głównego: Księgowość/ Spis z natury.
  2. Ustawić kursor na spisie, który ma zostać zaksięgowany (podświetlić wybrany wiersz).
  3. Nacisnąć przycisk Księguj  , program wyświetli komunikat: Czy chcesz wykonać zaksięgowanie zaznaczonych pozycji do Księgi Podatkowej? Potwierdzenie pytania powoduje wygenerowanie dokumentu księgowego, przy czym wartość spisu z natury zostanie zaksięgowana do kolumny 15 księgi. W momencie księgowania dokumenty zmieniają kolor wyróżnienia z czarnego na niebieski. Użytkownik ma możliwość zaksięgowania jednocześnie na koniec bieżącego i początek kolejnego roku podatkowego ostatniego spisu z natury dodanego z datą  grudniową. Remanent z miesiąca innego niż grudzień księgowany jest tylko w bieżącym roku podatkowym.
  4. Po przeniesieniu spisu z natury do bufora Zapisów księgowych możemy odnaleźć na formularzu spisu z natury odwołanie do konkretnego Zapisu w Księdze przychodów i rozchodów (numer, pod jakim został zapis zaksięgowany, datę operacji), istnieje również możliwość podglądnięcia konkretnego zapisu w księdze przez naciśnięcie przycisku .
Uwaga
Spis z natury księgowany jest z datą przeprowadzenia spisu lub z datą bieżącą, zależnie od ustawienia parametru Księgowanie dokumentów z datą wprowadzonego w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry. Spis z natury księgowany jest do bufora lub bezpośrednio do księgi, zależnie od ustawienia parametru Księgowanie ewidencji przez bufor wprowadzonego w Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy dla danego operatora.

Jak zaimportować spis z natury z programu Firma++?

Aby zaimportować spis z natury z programu FPP należy:
  1. Wyeksportować w programie FPP cennik w postać pliku tekstowego.
  2. Otworzyć listę spisów z natury wybierając z menu: Księgowość/ Spis z natury.
  3. Określić rok spisu z natury a następnie kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  4. Wypełnić kolejno dane spisu z natury, przy czym należy zwrócić uwagę na to, że wartość spisu pojawi się dopiero w momencie dodania poszczególnych pozycji spisu (w momencie wprowadzania wartość jest równa zero).
  5. Nacisnąć przycisk Import z pliku COMMA , odnaleźć właściwy plik tekstowy i otworzyć go.
  6. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Formularz spisu z natury

Formularz nagłówka spisu z natury zawiera ogólne dane spisu, takie jak Numer, Data wykonania, Uwagi: Spis z natury numernumer kolejny spisu z natury w danym roku. Numer spisu z natury łamany jest przez rok. Z dnia – dzień wykonania spisu z natury. Kategoria – opis spisu z natury. Opis może zostać wprowadzony z listy pomocniczej kategorii, poprzez wpisanie kodu kategorii lub wybór z listy pomocniczej, otwieranej przyciskiem . Jeżeli opis nie został wybrany z listy kategorii, wówczas można uzupełnić go bezpośrednio na formularzu spisu z natury. Wartość – wartość spisu z natury obliczana na podstawie sumy poszczególnych pozycji spisu z natury, o ile nie został zaznaczony parametr Wprowadź zbiorczą wartość spisu z natury bez listy pozycji. Gdy parametr jest zaznaczony pole Wartość jest aktywne do ręcznego uzupełnienia (przyciski dotyczące listy pozycji są wtedy nieaktywne). Tabela poniżej pola Wartość zawiera listę wszystkich pozycji danego remanentu. Pozycje można dodawać bezpośrednio na liście (ikona plusa lub klawisz <INSERT>) oraz przez formularz (opcja dostępna do wyboru pod przyciskiem strzałki obok plusa lub poprzez kombinację klawiszy <SHIFT>+<INSERT>). Aktywne są również przyciski umożliwiające podgląd/edycję oraz usuwanie poszczególnych pozycji spisu z natury. Jeśli wprowadzono już pozycje to naciśnięcie parametru Wprowadź zbiorczą wartość spisu z natury bez listy pozycji spowoduje pokazanie się komunikatu Dokument posiada pozycje. Czy usunąć dotychczas wprowadzone pozycje na dokumencie?. Dodatkowo w przypadku, kiedy dany spis z natury został przeniesiony do Zapisów księgowych, znajduje się tutaj numer dokumentu księgowego oraz data zaksięgowania. Użytkownik ma możliwość podglądnięcia danego zapisu księgowego przez naciśnięcie przycisku . Uwzględniaj korekty podatku dochodowego - zaznaczenie parametru powoduje pojawienie się drugiej zakładki [Korekty podatku dochodowego], na której umożliwione jest dodanie dokumentów korekt wprowadzonych w ramach danego roku kalendarzowego oraz bez wskazania dokumentu, czyli ręczne zapisy korekt. Wartość z uwzględnieniem korekt – pole z kwotą uwzględniające wartości zmniejszające spis z natury, z drugiej zakładki Korekty podatku dochodowego . Zakład - pole jest widoczne jeżeli w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa. Podczas dodawania nowego formularza podpowiada się zakład domyślny. Do KPiR księgowane są spisy w ramach danego zakładu. Zapis księgowy w bieżącym okresie - naciśnięcie ikony  obok daty powoduje przeniesienie do zapisu księgowego w bieżącym roku podatkowym. Zapis księgowy w kolejnym okresie - naciśnięcie ikony  obok daty powoduje przeniesienie do zapisu księgowego w kolejnym roku podatkowym. Jeżeli spis z natury został zaksięgowany tylko raz to na formularzu spisu widoczna jest informacja dotycząca zapisu księgowego w bieżącym okresie.
Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Handel Parametry zaznaczono parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku to na formularzu spisu z natury pozycje wyświetlane są z dokładnością do czterech miejsc po przecinku pod warunkiem, że na wybranym towarze są zaznaczone cztery miejsca po przecinku lub dodając pozycję wpisano tylko nazwę towaru i z ręki uzupełniono cenę z czterema miejscami po przecinku.
Formularz spisu z natury
 Renumeracja - po naciśnięciu przycisku na arkuszu spisu z natury zapisy są automatycznie przenumerowywane. Z funkcji tej należy skorzystać, jeżeli mamy zaburzoną kolejność zapisów na spisie z natury (na wskutek np. usuwania pozycji ze spisu). Renumerację można wykonać wg Lp lub wg nazwy, należy zdecydować po naciśnięciu przycisku . Oznacza to, że jeżeli wybrano opcję wg Lp., wówczas renumeracja zachowa dotychczasową kolejność zapisów i jedynie zapełni luki w numeracji i usunie ewentualne powielone numery. Jeżeli wybrano opcję wg nazwy, wówczas renumeracja uporządkuje arkusz spisu z natury alfabetycznie wg nazw towarów i nada poszczególnym pozycjom kolejne numery. Renumerację można uruchomić również klawiszem <F8>.  Import z pliku COMMA – funkcja ta pozwala na zaimportowanie spisu z natury z pliku COMMA utworzonego przez program Firma++ (plik CENNIK.CDN).
Uwaga
Podczas importu z pliku COMMA cena wyliczana jest jako iloraz wartości oraz ilości.
Uwagi – pole na dodatkowe informacje. Wprowadził, zmodyfikował – kod operatora, który zapis wprowadził i zmodyfikował oraz daty tych operacji.

Formularz pozycji spisu z natury

Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza. Lp. – liczba porządkowa pozycji na arkuszu spisu z natury. Towar – kod towaru, który może zostać wprowadzony z listy pomocniczej cennika, pole nieobowiązkowe. Nazwa – nazwa towaru, którą można uzupełnić ręcznie, pole wymagane. Ilość – ilość towaru wyrażona w jednostkach miary stwierdzona w czasie spisu z natury. Jednostka miary – jednostka miary, wybierana z rozwijanej listy pomocniczej (ang. drop-down). Listę jednostek miar można uzupełnić w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Jednostki miary. Cena cena jednostkowa towaru, wg której towar został wyceniony w trakcie remanentu. Wartość – wartość całkowita towaru, wynikająca z pomnożenia ilości towaru przez cenę jednostkową.
Dodanie nowej pozycji spisu z natury

Przy wprowadzaniu ilości, ceny i wartości poszczególnych elementów zastosowano mechanizm, który pozwala na wyliczenie np. pola wartość w przypadku, gdy znamy cenę i ilość danego składnika remanentu lub na wyliczenie ceny, gdy znamy łączną wartość i ilość.

Wybór sposobu liczenia ilości, ceny i wartości
W takim przypadku należy zaznaczyć pole, które ma być wyliczone i wprowadzić pozostałe informacje do odpowiednich pól. W zależności od wybranej opcji, program będzie wyliczał pola Ilość, CenaWartość wg następującej zasady: 
  • Jeżeli wybrano opcję Ilość, wówczas program obliczy Ilość = Wartość / Cena, przy czym wynik zaokrągli do 4 miejsc po przecinku.
  • Jeżeli wybrano opcję Cena, wówczas program obliczy Cena = Wartość / Ilość, przy czym wynik zaokrągli do 1 grosza lub czterech miejsc po przecinku (przy zaznaczonym parametrze Ceny z czterema miejscami po przecinku).
  • Jeżeli wybrano opcję Wartość, wówczas program obliczy Wartość = Ilość * Cena, przy czym wynik zaokrągli do 1 grosza lub czterech miejsc po przecinku (przy zaznaczonym parametrze Ceny z czterema miejscami po przecinku).
Uwaga
Ze względu na zaokrąglanie wyniku obliczeń (odpowiednio ceny i wartości do 1 grosza lub czterech miejsc po przecinku a ilości do 4 miejsc po przecinku) każdy z tych algorytmów może w pewnych przypadkach dać inny wynik.
Uwaga
Podczas edycji pozycji spisu na liście (nie poprzez formularz) blokowane są pola ustawione na formularzu jako wyliczane (ilość, cena lub wartość).
Cena nabycia – jeżeli w trakcie spisu z natury towar został wyceniony wg cen innych niż cena nabycia (uległ przecenie np. na wskutek zestarzenia), w polu tym należy wpisać rzeczywistą cenę nabycia towaru. Uwagi – dodatkowe uwagi odnoszące się do danej pozycji spisu. Wprowadził, zmodyfikował – kod operatora, który wprowadził oraz zmodyfikował daną pozycję, jak również daty tych operacji.
Uwaga
Jeśli zaksięgujemy spis z natury, którego wartość jest równa „0”, to w KPiR na liście zapisów księgowych, w kolumnie Kolumna pojawi się znaczek gwiazdki „*”. Wykonując wydruk dwustronny KPiR, jeśli do KPiR jest zaksięgowany spis z natury w wartości zerowej, to na wydruku tym wartość ta (0,00) będzie drukować się w Kolumnie 15.
 

Pierwsze kroki

Jak dodać zapis księgowy w KPiR?

Jako przedsiębiorca prowadzący Podatkową Książkę Przychodów i Rozchodów jesteś zobligowany do ewidencjonowania swoich przychodów i kosztów. Zapisy KPiR możesz dodać ręcznie – bezpośrednio w księdze oraz poprzez generowanie zapisów z ewidencji pomocniczych. Jak zatem dodać zapis bezpośrednio w Księdze podatkowej? Zobacz jakie to proste!
  1.  Otwórz menu: Księgowość/ Zapisy KPiR, wybierz zapisy w buforze i miesiąc.
  2. Dodaj nowy zapis za pomocą przycisku  i uzupełnij dane, po kliknieciu w pole  możesz wybrać kategrię z listy,  program automatycznie podstawia opis oraz proponuje wpisanie kwoty zgodnie z kolumną wskazaną na formularzu Kategorii.
  3. Zatwierdź zapis ikoną .
Zachęcamy również do obejrzenia filmiku:

Pierwsze kroki

Rozdział ten przedstawia w kolejnych punktach informacje istotne dla użytkownika, który rozpoczyna prace w programie Comarch ERP Optima. Dokumentacja do programu zawiera oddzielny podręcznik opisujący Konfigurację programu, słowniki, narzędzia, dlatego w tym podręczniku znajdziemy tylko podstawowe informacje na ten temat (w celu odnalezienia szczegółowych opisów należy skorzystać z podręcznika Comarch ERP Optima Ogólne i Konfiguracja).

 Informacje ogólne  

    1. Założenie nowej bazy danych (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Bazy danych).
    2. Uzupełnienie danych o firmie (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy).
    3. Wpisanie listy użytkowników (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy).
    4. Ustalenie blokad dostępu dla użytkowników (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy/ zakładka Blokady dostępu). Założenie blokad nie jest niezbędne do poprawnego działania programu i można je uzupełnić w razie konieczności już podczas pracy z programem.
    5. Uzupełnienie listy banków (Ogólne/ Inne/ Banki) – przede wszystkim wprowadzamy dane o bankach, w których mamy założone rachunki.
    6. Uzupełnienie list:
    • Urzędów (Ogólne/ Inne/ Urzędy)
    • Wspólników (Ogólne/ Inne/ Właściciele)
    • Pracowników (Ogólne/ Pracownicy)
    • Kontrahentów (Ogólne/ Kontrahenci).
Uzupełnianie tych list nie jest konieczne od razu w chwili rozpoczęcia pracy z systemem. Wpisywanie koniecznych informacji może być wykonywane na bieżąco podczas pracy programu.

Moduł Księga podatkowa

  1. Określić podstawowe parametry związane z prowadzeniem księgowości (Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Parametry).
  2. Zdefiniować odpowiednie dokumenty (Konfiguracja firmy/ Definicje Dokumentów).
  3. Zdefiniować własne podrejestry, zarówno w obrębie Rejestrów Sprzedaży jak i Zakupu (Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Rejestr sprzedaży lub Zakupu).
  4. Sprawdzić ustawienia konfiguracyjne modułu Środki Trwałe (Konfiguracja firmy/ Środki trwałe).
  5. Zaznaczyć księgowanie dokumentów z ewidencji pomocniczych w pierwszej kolejności do bufora zapisów księgi (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy/ zakładka Parametry dla księgi podatkowej).
  6. Założyć blokady dostępu odpowiednim użytkownikom programu (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy/ zakładka [Blokady dostępu]).
Zakładanie blokad nie jest obowiązkowe – w razie konieczności zakazy dostępu dla operatorów mogą być uzupełniane w trakcie pracy z programem.
Uwaga
Przed rozpoczęciem pracy z programem należy również dokonać ustawień konfiguracyjnych pod kątem obsługi modułu Kasa/Bank.
Ustawienia konfiguracyjne pod kątem obsługi modułu Kasa/Bank:
  1. Ustalenie numeracji raportów kasowo/ bankowych (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Kasa/Bank/ Raport).
  2. Założenie rejestrów kasowo/ bankowych (Kasa/ Bank/ Rejestry kasowe/ bankowe).
  3. Otwarcie raportów kasowo/ bankowych (Kasa/ Bank/ Raporty kasowe/ bankowe).
  4. Otwarcie raportów kasowych/ bankowych jest niezbędne dopiero w chwili wprowadzania dokumentów (zapisów kasowych/bankowych) w programie. Dlatego raporty kasowe/ bankowe nie muszą być otwierane w chwili konfiguracji systemu, należy jednak pamiętać o tym przed rozpoczęciem pracy.
  5. Schematy numeracji dla zapisów kasowych/ bankowych (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Kasa/Bank/ Wpłata i Wypłata).
  6. Możemy zdefiniować dwa rodzaje wpłaty – wpłata gotówką i wpłata przelewem bankowym. Dla każdego rodzaju wpłaty można ustalić odrębny schemat numeracji.
  7. Ustalenie wykorzystywanych w firmie form płatności (Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności).
  8. Ustalenie listy wykorzystywanych kart kredytowych (Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Karty kredytowe).
Po wprowadzeniu tych podstawowych informacji można rozpocząć wprowadzanie danych oraz wystawianie dokumentów.

Ewidencja ryczałtowa

Ewidencja ryczałtowa

Ewidencja ryczałtowa pozwala na ewidencjonowanie przychodów zgodnie z Ustawą o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne w stawkach obowiązujących w danym roku podatkowym. Zapisy są wprowadzone w pierwszej kolejności do bufora tzw. zapisy „na brudno”, a dopiero po upewnieniu się o ich poprawności są przenoszone do ewidencji podstawowej. Użytkownik może wprowadzać zapisy bezpośrednio do ewidencji. W przypadku podatników, którzy są płatnikami podatku VAT, faktury wprowadzane są do Ewidencji VAT i dopiero w dalszej kolejności przenoszone do Ewidencji ryczałtowej.

Konfiguracja programu na potrzeby ryczałtu

Konfiguracja firmy – Ryczałt
Firma, która zamierza prowadzić Ewidencję ryczałtową musi odpowiednio skonfigurować program. W tym celu należy wejść w Konfigurację przez otwarcie Start z menu głównego lub naciśnięcie przycisku Konfiguracjamenu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Ogólne, gdzie w Konfiguracji firmy /Księgowość /Parametry znajduje się parametr odpowiadający za konfigurację firmy dla potrzeb ryczałtu. Zakładka w Konfiguracji firmy pozwala na wybór między dwiema opcjami prowadzenia księgowości: Ewidencją ryczałtową i Księgą podatkową. W przypadku Ryczałtu należy zaznaczy Ewidencja ryczałtowa. Istnieje możliwość kontroli duplikacji zapisów w ewidencji ryczałtowej. Odpowiada za to parametr Kontrola duplikacji zapisów w Ewidencji ryczałtowej, który jest domyślnie zaznaczony wraz z opcjami: Numer dokumentu oraz Kwota dokumentu. Użytkownik ma możliwość zmiany parametrów kontroli i wybrania oprócz wyżej wymienionych opcji: Data wpisu do ewidencji, Data uzyskania przychodu. Kontrola duplikacji wymaga wskazania co najmniej dwóch parametrów kontroli. W przypadku zaznaczonej opcji Kwota dokumentu podczas kontroli duplikacji zapisów w ewidencji przychodów weryfikowana jest kwota z poz. 14. Razem. Podczas kontroli duplikacji zapisów w ewidencji produktów rolnych weryfikowana jest kwota z poz. dla stawki 2%. Pod uwagę brane są również zapisy w kolumnach z wartościami równymi zero - każda z pozycji jest sprawdzana osobno. Kontrola duplikacji nie obejmuje zapisów zatwierdzonych, które zostały skreślone (są wyświetlane na liście zapisów ewidencji ryczałtowej w kolorze czerwonym). Stawki podatku ryczałtowego są definiowalne na poziomie Konfiguracji programu/ Księgowość/ Stawki podatkowe. W przypadku zmiany wartości poszczególnych stawek, należy taką zmianę zapisać za pomocą przycisku .
Uwaga
Nie należy zmieniać kolejności domyślnie zdefiniowanych stawek. Spowodowałoby to brak możliwości naliczenia deklaracji rocznej PIT-28.
Stawki podatku zryczałtowanego
 
Uwaga
Stawka 2% jest widoczna jeżeli data jest późniejsza niż grudzień 2015 r. W pozostałych przypadkach widoczna jest stawka 0.00%.
Uwaga
Stawka 12,50% jest widoczna jeżeli data jest późniejsza niż grudzień 2017. W pozostałych przypadkach widoczna jest stawka 0.00%.
Uwaga
Stawka 15% jest widoczna jeżeli data jest późniejsza niż grudzień 2020. W pozostałych przypadkach widoczna jest stawka 0.00%.
Uwaga
Stawka 20% jest widoczna jeżeli data jest wcześniejsza niż styczeń 2021. W pozostałych przypadkach widoczna jest stawka 0.00%.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Uwaga
Stawki 12% oraz 14% są widoczne jeżeli data jest późniejsza niż grudzień 2021. W pozostałych przypadkach widoczna jest stawka 0.00%.
Ewidencja ryczałtowa może zostać wyświetlona przez naciśnięcie przycisku Ewidencja ryczałtowa w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Ryczałt lub poprzez wywołanie Księgowość/ Ewidencja ryczałtowa. Lista ewidencji ryczałtowej pozwala na wszystkie operacje związane z wprowadzaniem zapisów, ich korektą, jak również skreślaniem zapisów oraz na przeglądanie dokonanych zapisów z możliwością połączenia zapisów z buforów i ewidencji.
Ewidencja ryczałtowa – lista

Ewidencja ryczałtowa pozwala na wpisywanie przychodów w odpowiednich stawkach bezpośrednio do ewidencji, jak również z wykorzystaniem bufora. Zapis do bufora traktowany jest jak zapis „na brudno”, w związku z tym istnieje możliwość nieograniczonego poprawiania oraz kasowania błędnych lub niepotrzebnych zapisów. Zapisy z buforów są przeksięgowywane do zapisów ewidencji za pomocą funkcji przeniesienia z bufora do ewidencji.

Uwaga
Zapisy w ewidencji są zapisami ostatecznymi i mogą zostać poprawione jedynie przez skreślenie i ponowne wprowadzenie.
Zapisy w ewidencji i w buforze mogą być wyświetlane lub przeglądane za dzień, miesiąc lub rok. Opcja za dzień, miesiąc lub rok pozwala w przypadku ewidencji głównej na dodawanie i skreślanie zapisów, natomiast w buforach oprócz dodawania, można zmieniać i usuwać dane zapisy. Na liście zawarte są następujące informacje: Lp., Data wpisu, Data przychodu, Numer dokumentu, Przychód, Kolumna i Uwagi. Można dodać również kolumnę Stan (domyślnie ukrytą), która informuje czy zapis jest w buforze, zatwierdzony czy skreślony. W kolumnie Kolumna uwidoczniony jest numer kolumny ewidencji ryczałtowej, do której została wpisana kwota zapisu. Jeżeli zapis posiada niezerowe kwoty w więcej niż jednej kolumnie, wówczas na liście zapis taki jest oznaczony symbolem *. Nad listą znajduje się informacja o dacie zamknięcia ewidencji. Program nie pozwala na modyfikację zapisów księgowych z datą wcześniejszą od dnia zamknięcia włącznie. Z poziomu listy zapisów w ewidencji ryczałtowej w pasku menu dostępny jest przycisk . Po naciśnięciu przycisku pojawia się okno z zakresem dat i listą parametrów kontroli:
Parametry kontroli duplikacji w ewidencji ryczałtowej
Domyślnie zaznaczony parametr Zakres dat pobiera ustawienia daty z filtra pod listą zapisów ewidencji ryczałtowej. Odznaczenie parametru Zakres dat powoduje kontrolę wszystkich zapisów, bez względu na datę. W przypadku pierwszego uruchomienia kontroli duplikacji z paska zadań parametry kontroli są pobierane na podstawie ustawień w Konfiguracji. Użytkownik ma możliwość ich zmiany (wymagane jest wskazanie co najmniej dwóch parametrów kontroli). Kontrola duplikacji zapisów zostanie wykonana po naciśnięciu przycisku Wykonaj kontrolę (również skrót klawiszowy <F8>). W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy. Zakres dat  - wybór odpowiedniej opcji Za rok, miesiąc lub dzień pozwala na wyświetlenie listy zapisów ograniczonych do żądanego okresu. Pola Dzień, Miesiąc i Rok służą do wprowadzenia odpowiednio dnia, miesiąca i roku, za który chcemy wyświetlić zapisy. Stan zapisów - pozwala na wyświetlenie wyłącznie zapisów znajdujących się w buforze, wyłącznie zapisów w ewidencji głównej jak również wszystkich zapisów, niezależnie od ich stanu. Rodzaj prowadzonej ewidencji  - pozwala na wprowadzanie zapisów do ewidencji przychodów lub ewidencji produktów rolnych. Użytkownik ma możliwość filtrowania zapisów według rodzaju prowadzonej ewidencji.
Uwaga
W przypadku dokumentów z bufora są one wyróżnione na zielono, dokumenty w ewidencji są wyświetlane na czarno, natomiast dokumenty skreślone - na czerwono.
Okres    – pozwala na wyświetlenie zapisów za dowolnie wybrany okres, mieszczący się pomiędzy datą początkową a końcową.  Usuń – przycisk służy do usuwania zapisów z bufora oraz skreślania zapisów z ewidencji. W programie możliwe jest całkowite wykasowanie wyłącznie zapisów znajdujących się w buforze. Jeżeli zapis jest już w ewidencji głównej, wciśnięcie klawisza Usuń nie powoduje usunięcia go z listy, zapis taki będzie widoczny na wydruku jako zapis przekreślony, a jego wartość nie będzie brana pod uwagę. Zapisy skreślone są wyróżnione na czerwono. Usunięcia (skreślenia) zapisu można dokonać również klawiszem <DELETE>. Na liście udostępnione zostało seryjne kasowanie zaznaczonych zapisów. Operacja uruchamiana jest przyciskiem Usuń lub klawiszem <DELETE>, a kasowane zapisy muszą znajdować się w buforze.  Renumeracja - po naciśnięciu przycisku zapisy są automatycznie przenumerowywane. W przypadku, gdy dokumenty nie były wprowadzane do ewidencji w porządku chronologicznym, wówczas ich kolejność na liście jest zaburzona – funkcja renumeracji pozwala na uporządkowanie dokumentów wg dat i nadanie im kolejnych numerów. Renumeracja zapisów jest możliwa tylko, jeżeli wybrano zapisy w ewidencji lub buforze oraz wskazano konkretny rodzaj prowadzonej  ewidencji za miesiąc. Renumerację można również uruchomić klawiszem <F8>.  Przenoszenie z bufora do ewidencji/ Zamknięcie zapisów – działanie tego przycisku jest zależne od wyboru rodzaju zapisów: 
  • Jeżeli na liście wyświetlone są zapisy w buforze, przycisk ten służy do przenoszenia zapisów z bufora do ewidencji głównej. Należy pamiętać o tym, że po przeniesieniu dokumentu z bufora do ewidencji zapis nie może zostać usunięty czy poprawiony.
  • Jeżeli na liście wyświetlone są zapisy w ewidencji, przycisk ten służy do zamknięcia dnia lub miesiąca.
Przenoszenie zapisów z bufora do ewidencji oraz zamknięcie zapisów jest możliwe po zaznaczeniu w filtrze pod listą tylko jednego rodzaju ewidencji.

Rozliczenie podatku ryczałtowego za okres

Na podstawie wprowadzonych danych program pozwala na rozliczenie podatku zryczałtowanego za dany okres. Rozliczenie podatku jest możliwe z opcji menu Księgowość/ Zaliczki na PIT-28.

Zaliczka na podatek ryczałtowy

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w artykule Standardy w programie.
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu zaliczki na PIT-28 w wersji 15 okresu rozliczeniowego późniejszego niż maj 2022 r. pojawia się ostrzeżenie informujące o tym, że formularz służy do rozliczenia za okres do maja 2022 r. Po wskazaniu na formularzu zaliczki na PIT-28 w wersji 16 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż czerwiec 2022 r./ późniejszego niż grudzień 2022 r. pojawia się ostrzeżenie informujące o tym, że formularz służy do rozliczenia za okres od czerwca 2022 r./ do grudnia 2022 r. Po wskazaniu na formularzu zaliczki na PIT-28 w wersji 17 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż styczeń 2023 r. pojawia się ostrzeżenie informujące o tym, że formularz służy do rozliczenia za okres od stycznia 2023 r.
Lista zaliczek na podatek ryczałtowy
Po wprowadzeniu przychodów w odpowiednich stawkach do Ewidencji ryczałtowej, program pozwala na wyliczenie zaliczki na podatek ryczałtowy. Dla poprawnego wyliczenia tej zaliczki należy w pierwszej kolejności uzupełnić dane odnośnie właścicieli, ich udziały oraz wszelkiego rodzaju odliczenia. Dla uzupełnienia danych odnośnie właścicieli służy lista, którą otwieramy z opcji Ogólne/ Inne/ Właściciele lub po wybraniu konkretnego podatnika przy wyliczaniu zaliczki ryczałtu za miesiąc na tzw. Liście właścicieli lub po kliknięciu w ikonę  z poziomu otwartego formularza zaliczki na PIT-28 deklaracji rocznej PIT-28. Zaliczki na PIT-28 uwzględniają zmienne udziały wspólnika i pobieranie danych z innej bazy. Wyliczenie kwartalnych zaliczek na podatek ryczałtowy jest możliwe po zaznaczeniu parametru Rozliczanie ryczałtu w okresach kwartalnych w Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe. Przed zaznaczeniem parametru należy wskazać odpowiednią datę, od której zaliczki mają być naliczane kwartalnie.
Uwaga
Zaliczki zablokowane przed zmianami są wyświetlane na liście w kolorze czarnym.

Korekta zaliczki na podatek ryczałtowy.

W celu wykonania korekty zaliczki danej deklaracji, po wprowadzeniu zapisów do ewidencji powodujących zmiany w zaliczce (jeśli w ogóle takie wystąpiły), należy:
  1. Na liście zaliczek na podatek ryczałtowy podświetlić zablokowaną przed zmianami zaliczkę, która ma być skorygowana, a następnie wcisnąć przycisk , co spowoduje skopiowanie danych z pierwotnej zaliczki na korektę.
  2. W dalszej kolejności przeliczyć i zapisać zaliczkę.
Operacja dodania korekty zaliczki spowoduje skopiowanie danych (również liczbowych) z pierwotnej zaliczki. Zapisanie korekty zaliczki nastąpi dopiero po jej przeliczeniu za pomocą ikony pioruna. Może w tym wypadku nastąpić potrzeba uzupełnienia niektórych wyliczanych pól na zaliczce gdyż po ponownym przeliczeniu mogą zostać wyzerowane. Aby sporządzić korektę zaliczki należy pierwotną zaliczkę zablokować przed zmianami. 
Po zapisaniu, na liście deklaracji oprócz pierwotnej zaliczki, która zostanie wyświetlona w kolorze szarym, pojawi się dodatkowo korekta zaliczki. W kolumnie Korekta nowo powstały dokument otrzyma wartość oznaczającą kolejny numer korekty. W kolumnie Kwota dla korekt zaliczek podpowiada się kwota do zapłaty do US w całości, taka jak wychodzi na zaliczce – [Zaliczka] podatku do zapłaty. W przypadku generowania korekt zaliczek dane będą pobierane z pierwotnej zaliczki lub, w przypadku kolejnych korekt, z ostatnio dokonanej korekty. Korekta dodawana jest zgodnie z okresem, za jaki wyliczona była zaliczka pierwotna oraz na formularzu takim jak zaliczka pierwotna. Jeżeli zaliczka pierwotna była miesięczna to również korekta będzie miesięczna. Jeżeli zaliczka pierwotna była kwartalna to również korekta będzie kwartalna.
Uwaga
Dokonanie korekty zaliczki jest możliwe pod warunkiem, że pierwotna zaliczka została zatwierdzona. Jeżeli użytkownik dokonuje kolejnej korekty, wcześniej powinien zatwierdzić dokument korygowany. Dodatkowo należy pamiętać, że zaliczki nie można odblokować, jeśli zostały wygenerowane do niej korekty.
Parametr Korekta jest widoczny tylko na korekcie. Dodatkowo jest zaznaczany i wyszarzany (niemożliwy do edycji). Z poziomu korekty zaliczek dostępny jest również wydruk. Wydruk w tytule posiada informację: korekta. Na deklaracje roczne pobierane są wartości z ostatniej korekty zaliczki za dany miesiąc\kwartał. Na wydrukach z listy deklaracji, jeżeli dla zaliczki wyliczona jest korekta to drukowany jest numer tej korekty. Innym ważnym elementem, związanym z obliczaniem zaliczek, jest powstawanie zapisów w Preliminarzu Płatności. Jeżeli zaliczka jest zaliczką korygującą, wówczas w Preliminarzu zostaje utworzona płatność w kwocie będącej różnicą Kwoty wynikającej z tej korekty i sumy płatności dla wszystkich zaliczek deklaracji w danym okresie.
Korekta zaliczki na podatek ryczałtowy
Przykład
Obliczono zaliczkę. Kwota do zapłaty wyniosła 1000 zł, w Preliminarzu pojawił się zapis KW 1000 zł. Następnie policzono korektę, kwota do zapłaty wyniosła 1100 zł, w Preliminarzu pojawia się zapis KW 100 zł. Następnie policzono drugą korektę, kwota do zapłaty wyniosła 900 zł, w Preliminarzu pojawia się zapis KP 200 zł.

Kwoty indywidualne właściciela

Lista oraz kartoteka właściciela zostały szczegółowo omówione w artykule Właściciele. W niniejszym rozdziale zostaną podane jedynie podstawowe informacje, ze szczególnym zwróceniem uwagi na kwoty indywidualnych odliczeń od przychodów objętych podatkiem zryczałtowanym oraz od podatku zryczałtowanego. Po wprowadzeniu kartoteki właściciela i uzupełnieniu wszystkich informacji można wprowadzić odliczenia od przychodu i podatku. W tym celu należy edytować kartę właściciela i z poziomu formularza wcisnąć przycisk Udziały i kwoty deklaracji  , lub klawisze <SHIFT>+<ENTER>. Otwarta zostanie Lista kwot deklaracji właściciela.
Lista kwot deklaracji właściciela
Po rozwinięciu strzałki obok przycisku plusa  widoczne są opcje:
  • Dodaj – pozwala na dodanie Kwot indywidualnych za konkretny miesiąc,
  • Dodaj seryjnie – pozwala na dodanie Kwot indywidualnych za cały rok. Po wyborze opcji pojawia się okno:
Seryjne generowanie kwot deklaracji
Domyślnie zaznaczane są miesiące następujące po ostatnim miesiącu, w którym wprowadzono Kwoty indywidualne. Jeżeli w danym roku nie wprowadzono żadnych kwot to zaznaczane są wszystkie miesiące. Nie ma możliwości zaznaczenia miesiąca, w którym już wcześniej dodano kwoty. Po kliknięciu w przycisk  pojawia się formularz Kwot indywidualnych za pierwszy miesiąc wskazany w oknie generowania, wraz z danymi uzupełnionymi w poprzednim miesiącu (udział w spółce, kwoty składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne). Jeżeli będzie to pierwszy miesiąc w danym roku to należy te dane uzupełnić. Po zatwierdzeniu formularza dane są kopiowane na kolejne zaznaczone wcześniej miesiące. Aby wprowadzić odliczenia, udziały oraz przychody z dodatkowych źródeł dochodu podatnika za dany miesiąc należy na formularzu Kwot indywidualnych zaznaczyć parametr w miesiącu  oraz określić rokmiesiąc, za który użytkownik chce wprowadzić wartości. Użytkownik ma również możliwość przeglądania wszystkich odliczeń narastająco za cały rok, w tym celu należy zaznaczyć parametr Narastająco  – wszystkie kwoty dotyczące odliczeń zostaną obliczone narastająco od stycznia do miesiąca wprowadzonego w polu Miesiąc. Formularz Kwot indywidualnych składa się z trzech zakładek:
  • [Odliczenia] – zawiera odliczenia od dochodu oraz kwoty zwiększające podstawę opodatkowania oraz kwoty odliczeń od podatku.
  • [ gospodarcza] – zawiera udziały w spółkach oraz kwoty przychodów i kosztów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
  • [Najem prywatny] – zawiera udziały oraz kwoty przychodów i kosztów w ramach dochodów uzyskiwanych z tytułu najmu prywatnego.
Na zakładce [Odliczenia] kwota składek na ubezpieczenie zdrowotne jest uzupełniana automatycznie po wyliczeniu listy płac właściciela jeżeli na jego karcie na zakładce [Ubezpieczenie zdrow.] zaznaczono parametr Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Składka zdrowotna uzupełniania jest na formularzu kwot indywidualnych właściciela w firmie wskazanej w polu Pobieraj dane o dochodzie właściciela z deklaracji podatkowych. Funkcjonalność jest dostępna jeżeli oprócz modułu księgowego pobrano moduł Płace i Kadry lub Płace i Kadry Plus. Kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne jest uzupełniana w miesiącu następującym po miesiącu, za który właścicielowi naliczono listę płac. Przykładowo po naliczeniu listy płac za miesiąc czerwiec 2022 r., składka zostanie automatycznie uzupełniona za miesiąc lipiec 2022 r.
Uwaga
Jeżeli pierwsza lista płac zostanie wyliczona na wersji programu 2022.5.1 np. za miesiąc czerwiec to użytkownik powinien samodzielnie uzupełnić na formularzu właściciela kwoty składek zdrowotnych zapłaconych za okres styczeń – czerwiec 2022 r. Może to zrobić uzupełniając kwoty osobno w każdym miesiącu lub w miesiącu czerwcu wpisać kwotę składek zapłaconych w okresie styczeń – czerwiec 2022 r.
Jeżeli za dany miesiąc na formularzu właściciela nie dodano kwot indywidualnych, to po wyliczeniu listy płac za miesiąc wcześniejszy, są one automatycznie dodawane wraz z uzupełnioną kwotą składki na ubezpieczenie zdrowotne i uzupełnionymi na podstawie poprzedniego miesiąca składkami na ubezpieczenia społeczne. Jeżeli w danym miesiącu na formularzu kwot indywidualnych uzupełniono wcześniej kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne to po przeliczeniu listy płac za miesiąc wcześniejszy jest ona aktualizowana na karcie właściciela (również w przypadku, gdy zaliczka na PIT-28 za dany miesiąc została już przeliczona). Na zakładkach [Dz. gospodarcza] oraz [Najem prywatny] użytkownik ma możliwość wprowadzania listy działalności.
Kwoty indywidualne, zakładka 1. Odliczenia
Kwoty indywidualne, zakładka 2. Dz. gospodarcza
Kwoty indywidualne, zakładka 3. Najem prywatny
Na zakładce [Dz. gospodarcza]  widoczna jest kolumna Pobieraj dane z bazy danych, która wskazuje wartość Tak lub Nie i oznacza odpowiednio – Tak – podpięta inna baza danych, Nie – działalność wprowadzona ręcznie. Dane można pobierać tylko z baz, w których jako rodzaj księgowości wybrano Ewidencję ryczałtową. Na zakładce [Najem prywatny] nie ma możliwości pobierania danych z innej bazy danych. Działalność podstawowa jest dodawana automatycznie do odpowiedniego typu na podstawie ustawień w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ PIT-28 i na liście widoczna jest jako pogrubiona. Zmiana rodzaju działalności w Konfiguracji powoduje, że dotychczasowa działalność główna usuwana jest z listy działalności poprzedniego typu i widnieje na liście działalności nowego typu. W nowych bazach dodanych w wersji programu 2019.0.1 działalność podstawowa jest dodawana z domyślnym udziałem 100,000/100. W bazach skonwertowanych z wersji programu wcześniejszych niż 2019.0.1 dotychczasowe pole Udział w spółce dostępne na zakładce [Odliczenia] zastąpione zostało polem Udziały i przeniesione na zakładkę [Dz. gospodarcza] lub [Najem prywatny] (w zależności od ustawień w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ PIT-28). Wysokość udziałów za poszczególne miesiące wprowadzone w wersjach programu wcześniejszych niż 2019.0.1 zostanie historycznie zachowana. Jeżeli przed konwersją do wersji programu 2019.0.1 jako typ działalności wskazano Gospodarcza oraz wprowadzono przychód w stawce 12,5% i/lub 2% to po konwersji bazy na formularzu Kwot indywidualnych widnieje:
  • Na zakładce [Dz. gospodarcza] działalność główna, do której kwalifikowane są przychody ze stawką <> 12,5% oraz <>2%.
  • Na zakładce [Dz. gospodarcza] działalność o symbolu PRODUKTY ROLNE z udziałem 100,000/100, do której kwalifikowane są przychody ze stawką 2%.
  • Na zakładce [Najem prywatny] działalność o symbolu NAJEM z udziałem równym udziałowi w działalności głównej, do której kwalifikowane są przychody ze stawką 12,5%.
Jeżeli przed konwersją do wersji programu 2019.0.1  jako typ działalności wskazano Najem, dzierżawa oraz wprowadzono przychód w stawce <>8,5% oraz <> 12,% to po konwersji bazy na formularzu Kwot indywidualnych widnieje:
  • Na zakładce [Dz. gospodarcza] działalność o symbolu DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZA z udziałem równym udziałowi w działalności głównej, do której kwalifikowane są przychody ze stawką: 20%, 17%, 10%, 5,5% oraz 3%.
  • Na zakładce [Dz. gospodarcza] działalność o symbolu PRODUKTY ROLNE z udziałem 100,000/100, do której kwalifikowane są przychody ze stawką 2%.
  • Na zakładce [Najem prywatny] działalność główna, do której kwalifikowane są przychody ze stawką 8,5% oraz 12,5%.
Po zmianie w Konfiguracji typu działalności, automatycznie utworzone po konwersji do wersji programu 2019.0.1 źródło przychodów odpowiadające działalności głównej zostanie usunięte bezpowrotnie. Powtórna zmiana typu działalności nie spowoduje przywrócenia tej działalności.
Uwaga
W jednej bazie nie należy łączyć różnych źródeł przychodów (gospodarczej oraz najmu/dzierżawy). Do poprawnego wyliczenia zaliczki na PIT-28 zalecane jest odpowiednie skonfigurowanie pozostałych źródeł przychodów na formularzu Kwot indywidualnych. Należy dodać “ręcznie” przychód odpowiadający danej stawce ryczałtu lub też wskazać pobieranie danych z innej bazy prowadzonej w formie ryczałtu.
Uwaga
Od wersji programu 2021.1.1, na formularzu kwot indywidualnych dodanych od stycznia 2021 r. na zakładce [Dz. gospodarcza] widnieją stawki: 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 10%, 12,5%, 15% oraz 17%.
Uwaga
Uwaga: Od wersji programu 2022.2.1, na formularzu kwot indywidualnych dodanych od stycznia 2022 r. na zakładce [Dz. gospodarcza] widnieją stawki: 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 10%, 12%, 12,5%, 14%, 15% oraz 17%.
Jeżeli dla działalności w danym miesiącu dodano więcej niż jeden udział to na liście działalności w kolumnie Udziały widnieje symbol: *. Nową działalność można dodać po wciśnięciu przycisku lub za pomocą klawisza <Insert>.
Działalność gospodarcza
Najem
Podczas dodawania kolejnej działalności w polu Udział domyślnie jako zakres dat ustawiany jest cały miesiąc wraz z udziałem 100,000/100. Istnieje możliwość podania licznika w polu Udział z dokładnością do trzech miejsc po przecinku. Nie ma możliwości zapisania formularza, jeżeli w polu Udział uzupełniono licznik, a nie podano mianownika. W przypadku działalności gospodarczej po zaznaczeniu parametru Pobieraj dane z bazy użytkownik musi wskazać bazę prowadzoną w formie ryczałtu, z której dane mają być pobierane. Pole Dodatkowy przychód należy uzupełnić, jeżeli podatnik w danym miesiącu/kwartale osiąga dodatkowe przychody z danej działalności nie dotyczące całej firmy, a tylko konkretnego wspólnika. Użytkownik ma możliwość seryjnego usunięcia z listy zaznaczonych działalności. Usunięcie działalności w danym miesiącu usuwa ją z kolejnych miesięcy. Nie ma możliwości usunięcia działalności głównej. Użytkownik ma możliwość zmiany udziałów w ciągu miesiąca. Nowy udział można dodać po naciśnięciu przycisku  lub za pomocą klawisza <Insert>.
Udział właściciela, Dz. Gospodarcza
Udział właściciela, Najem
Podczas dodawania kolejnego udziału w danym miesiącu w polu Okres od domyślnie ustawiany jest kolejny dzień po dniu widocznym w polu do na formularzu poprzedniego udziału. Jeżeli na formularzu poprzedniego udziału w polu do widnieje ostatni dzień danego miesiąca to w polu Okres od domyślnie ustawiany jest ostatni dzień miesiąca. W pierwszej kolejności należy zmienić datę w polu do na formularzu poprzedniego udziału. Zakres dat na formularzu udziału nie może być dłuższy niż miesiąc, za który dodawany jest udział oraz nie może nakładać się czasowo na inny udział. Podczas próby dodania udziału za okres za który określono już udział pojawia się komunikat: Nie można zapisać udziału. Zakres dat dla wprowadzanego udziału zazębia się z zakresem dat wcześniej wprowadzonych udziałów. Istnieje możliwość pozostawienia dni bez określonego udziału.
Uwaga
W miesiącu, w którym następuje zmiana udziałów w stosunku do poprzednich miesięcy, użytkownik musi uzupełnić udział za cały miesiąc (udział z wartością przed zmianą i udział z wartością po zmianie). Podczas próby zapisania formularza działalności z pominięciem pierwszego dnia miesiąca pojawia się komunikat: Należy uzupełnić udziały od początku miesiąca do dnia zmiany udziału.
Jeżeli na ostatni dzień miesiąca udział w danej działalności został określony to podczas dodawania udziału w kolejnym miesiącu domyślnie podpowie się ta sama wartość. Jeżeli na ostatni dzień miesiąca udział w działalności nie został określony lub w danym miesiącu nie wprowadzono udziału to podczas dodawania udziału w kolejnym miesiącu domyślnie ustawiany jest udział 0.000/100. Lista udziałów jest zapamiętywana historycznie (w zależności od miesiąca i roku). Udziały dodane we wcześniejszych wersjach programu po konwersji bazy do wersji 2019.5.1 uwzględniają pełen zakres miesiąca.
Uwaga
Stare wersje zaliczek na PIT-28 i ich korekty oraz stare wersje deklaracji rocznych PIT-28 i ich korekty nie uwzględniają zmiennych udziałów wspólnika. Jeżeli użytkownik zdefiniuje na formularzu kwot indywidualnych zmienne udziały to zaliczki i korekty zostaną przeliczone przez pierwszy udział wprowadzony w danym miesiącu. Zmienne udziały wspólnika są uwzględniane na zaliczce na PIT-28 od wersji 13 oraz deklaracji rocznej PIT-28 od wersji 22.
Przykład
Jeżeli zaliczka na PIT-28 w wersji starszej niż 13 została przeliczona według udziału 70,000/100 to po dopisaniu w tym miesiącu kolejnego udziału 60,000/100 od np. 15 danego m-ca kwoty na formularzu zaliczki/korekty zostaną przemnożone przez udział z początku miesiąca.
W celu wyliczenia kwartalnej zaliczki na PIT-28 oraz deklaracji rocznej PIT-28 zalecane jest uzupełnienie kwot indywidualnych wspólnika za wszystkie trzy miesiące danego kwartału, niezależnie od tego, czy ma on tylko działalność główną, zmienne udziały, czy pobiera dane z innej bazy. Udziały za wszystkie trzy miesiące danego kwartału należy uzupełnić również w przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie kwartału. Przykładowo, podatnik rozpoczynający działalność w lutym i rozliczający się kwartalnie powinien dodać również kwoty indywidualne za miesiąc styczeń wraz z udziałem: 0/100.  

Wyliczenie zaliczki ryczałtowej

W celu wyliczenia zaliczki ryczałtowej należy w Księgowość/ PIT/ Zaliczki na PIT-28 nacisnąć przycisk , który otworzy formatkę służącą do wyliczenia kolejnej zaliczki.
Uwaga
Wszelkie obliczenia przychodów i podatku są realizowane przez program automatycznie na podstawie zgromadzonych w programie danych. Jednakże w przypadku błędnie wprowadzonych danych (np. brak informacji o udziałach podatnika, niekompletnie przeniesione zapisy z rejestru VAT do ewidencji itp.) wyniki obliczeń będą oczywiście różne od oczekiwanych. Dlatego na użytkowniku spoczywa obowiązek kontroli, czy wprowadzone i przetwarzane dane są poprawne.
Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika.

W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.

Zaliczka na podatek ryczałtowy, zakładka 1 Przychód
 Przelicz deklaracje – przycisk pozwala na przeliczenie deklaracji na podstawie wprowadzonych danych do programu odnośnie przychodów oraz wprowadzonych na karcie właściciela odliczeń i przychodów z dodatkowych działalności. W przypadku, gdy po wcześniejszym wyliczeniu i zapamiętaniu zaliczki w programie pojawiły się nowe dane, za pomocą tego przycisku możemy jeszcze raz wszystko przeliczyć z uwzględnieniem nowych danych. Przeliczenia można dokonać również wciskając klawisz <F8>.
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu zaliczki na PIT-28 w wersji 15 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż styczeń 2022 roku pojawia się ostrzeżenie informujące o tym, że formularz służy do rozliczenia za okres od stycznia 2022 r. Po wskazaniu na formularzu zaliczki na PIT-28 w wersji 16 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż czerwiec 2022 r./ późniejszego niż grudzień 2022 r. pojawia się ostrzeżenie informujące o tym, że formularz służy do rozliczenia za okres od czerwca 2022 r./ do grudnia 2022 r. Po wskazaniu na formularzu zaliczki na PIT-28 w wersji 17 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż styczeń 2023 r. pojawia się ostrzeżenie informujące o tym, że formularz służy do rozliczenia za okres od stycznia 2023 r.
Pierwsza zakładka przy wyliczaniu zaliczki to [Przychód], gdzie użytkownik wpisuje tzw. informacje ogólne i może zobaczyć jak kształtował się przychód w danym okresie. W informacja ogólnych podajemy następujące dane: Rok i miesiąc, za który chcemy wyliczyć zaliczkę. Podatnika, którego dotyczy deklaracja. Podatnika można wskazać poprzez wpisanie kodu podatnika lub przez wybór podatnika z listy właścicieli. Lista właścicieli otwierana jest przyciskiem . Uwzględniać zapisy w buforze – zaznaczając ten parametr, użytkownik decyduje, czy przy wyliczaniu zaliczki mają być uwzględniane zapisy, które znajdują się w buforze, czy też ma być liczona tylko na podstawie zapisów w ewidencji głównej. Zablokuj przed zmianami – jeżeli parametr zostanie zaznaczony, deklaracja nie będzie mogła być już zmieniona. Można w ten sposób zabezpieczyć się przed przypadkowym skasowaniem lub zmianą danych dotyczących zaliczki, gdy zaliczka została już ostatecznie obliczona i wpłacona do urzędu skarbowego. Na pierwszej zakładce po przeliczeniu zaliczki (przycisk  lub <F8>) widoczne są następujące informacje:
  • Udział podatnika w działalności głównej
  • sekcja Przychody zwolnione od podatku na podstawie art. 21 ust.1. pkt 152-154 zawierająca poz. Przychód z działalności gospodarczej. Jeżeli na karcie właściciela wskazano przyczynę zwolnienia z podatku to w polu wyświetlana jest kwota przychodów podlegająca zwolnieniu. Użytkownik ma możliwość edycji kwoty do wysokości 85 528 zł. Jest to kwota przychodów narastająco w roku. Po przekroczeniu tej kwoty wykazywane są przychody opodatkowane i te przychody opodatkowane są już wykazywane w ramach danego miesiąca.
  • Przychody z działalności gospodarczej – w poz. Przychód wg stawki 12,5% oraz w poz. Przychód wg stawki 8,5% uwzględniane są zapisy wprowadzone do Ewidencji ryczałtowej jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ PIT-28 w polu Typ wskazano: Gospodarcza lub kwoty pobrane z innych baz wskazanych na formularzu kwot indywidualnych właściciela na zakładce [Dz. gospodarcza] oraz kwoty uzupełnione ręcznie na tej zakładce.
  • Przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy lub inne – w poz. Przychód wg stawki 12,5% oraz w poz. Przychód wg stawki 8,5% uwzględniane są zapisy wprowadzone do Ewidencji ryczałtowej jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ PIT-28 w polu Typ wskazano: Najem, dzierżawa lub kwoty pobrane z innych baz wskazanych na formularzu kwot indywidualnych właściciela na zakładce [Najem prywatny] oraz kwoty uzupełnione ręcznie na tej zakładce,
  • Przychody ze sprzedaży produktów rolnych – jeżeli udziały wspólnika w działalności podstawowej wynoszą 100% to wartość w kolumnie Podatnik w m-c nie podlega edycji. Jeżeli udziały wspólnika w działalności podstawowej są różne od 100% to to wartość w kolumnie Podatnik w m-c podlega edycji.
  • Ogółem przychody – w kolumnie Podatnik w m-c wyświetlana jest suma przychodów opodatkowanych nie podlegających zwolnieniu, przychodów z najmu oraz przychodów ze sprzedaży produktów rolnych.
Wszystkie powyższe informacje ściągane są z programu na podstawie danych wprowadzonych oraz informacji zawartych na Karcie właściciela. Jeżeli na karcie właściciela w polu Zwolnienie z PIT z tytułu wskazano przyczynę zwolnienia to następuje weryfikacja sumy przychodów od początku roku. W miesiącu, w którym przychód przekroczy limit 85 528 zł, kwota nadwyżki pomnożona przez udział podatnika wyświetlana jest w zależności od rodzaju osiąganych przychodów w odpowiednich sekcjach w kolumnie Podatnik w m-c. Jeżeli na karcie właściciela w polu Zwolnienie z PIT z tytułu wskazano Osoba wychowująca co najmniej czworo dzieci lub Osoba, która przeniosła miejsce zamieszkania na terytorium Polski w przypadku gdy podatnik osiąga przychody z działalności podstawowej (zapisy w Ewidencji ryczałtowej) oraz dodatkowe przychody z tej działalności uzupełnione na formularzu kwot indywidualnych oraz z przychody z działalności dodatkowych wskazanych na formularzu kwot indywidualnych to podczas wyliczenia kwoty zwolnienia w pierwszej kolejności następuje weryfikacja przychodów z podstawowej działalności. Jeżeli przychody z działalności podstawowej (zapisy w Ewidencji ryczałtowej) narastająco od początku roku przekroczą limit 85 528 zł, to przychody wynikające z kwot indywidualnych (dodatkowe przychody z działalności podstawowej oraz przychody z dodatkowych działalności) traktowane są jako przychody opodatkowane Jeżeli przychody z działalności podstawowej (zapisy w Ewidencji ryczałtowej) narastająco od początku roku nie przekroczą limitu 85 528 zł następuje weryfikacja dodatkowych przychodów z działalności podstawowej, a następnie z działalności dodatkowych. Po przekroczeniu limitu przychody traktowane są jako przychód opodatkowany. Jeżeli na karcie właściciela w polu Zwolnienie z PIT z tytułu wskazano Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury to do dnia poprzedzającego ukończenie przez podatnika 60/65 roku życia wszystkie przychody podlegają opodatkowaniu. Przychody osiągnięte z działalności podstawowej od dnia ukończenia 60/65 roku życia traktowane są jako przychody zwolnione. W miesiącu ukończenia przez podatnika 60/65 roku życia dodatkowe przychody z działalności podstawowej oraz przychody z dodatkowych działalności traktowane są jako przychody zwolnione. Zwolnienie będzie stosowane do miesiąca przekroczenia limitu 85 528 zł. Użytkownik powinien zweryfikować wartość przychodów w miesiącu ukończeniu 60/65 roku życia jeżeli osiąga przychody również z innych działalności gospodarczych Jeżeli na karcie właściciela w polu Zwolnienie z PIT z tytułu wskazano Brak to w zależności od rodzaju osiąganych przychodów w odpowiednich sekcjach w kolumnie Podatnik w m-c wyświetlana jest kwota przychodów pomnożona przez udział podatnika. Jeżeli na karcie właściciela w polu Zwolnienie z PIT z tytułu wskazano przyczynę zwolnienia to w kolumnie Podatnik w m-c wyświetlana jest kwota przychodu opodatkowanego nie podlegająca zwolnieniu. W sekcji Przychody z działalności gospodarczej użytkownik ma możliwość edycji wartości w kolumnie Podatnik w m-c do wysokości kwot w kolumnie Firma w m-u dla danej stawki. Jeżeli na karcie właściciela w polu Zwolnienie z PIT z tytułu wybrano Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury i nie uzupełniono daty urodzenia to podczas próby wyliczenia zaliczki na PIT 28 pojawi się komunikat: Nie można przeliczyć zaliczki. Podatnik korzysta ze zwolnienia z PIT z tytułu: Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury natomiast nie została uzupełniona data urodzenia. Czy chcesz ją teraz uzupełnić? Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie na formularz właściciela na zakładkę [Ogólne]. Wybór opcji Nie skutkuje brakiem możliwości przeliczenia zaliczki. Kliknięcie w ikonę  powoduje przeniesienie na formularz danych właściciela za odpowiedni okres. Druga zakładka [Odliczenia] pokazuje wartości odliczeń od dochodu wprowadzonych na Karcie właściciela (wspólnika) oraz obliczony przez program przychód podlegający opodatkowaniu. Do poz. Straty z lat ubiegłych przenoszona jest kwota uzupełniona na formularzu kwot indywidualnych właściciela, do wysokości poz. Przychód razem z działalności gospodarczej dla podatnika. Pole to podlega edycji przez użytkownika do wysokości kwoty Ogółem przychody dla podatnika. Jeżeli podatnik korzysta ze zwolnienia z PIT to to składek na ubezpieczenia społeczne nie można odliczyć od przychodów zwolnionych (nie są przenoszone na zaliczkę nawet jeżeli są uzupełnione na formularzu kwot indywidualnych właściciela). Jeżeli podatnik nie korzysta ze zwolnienia z PIT to w poz. Składki na ubezpieczenia społeczne sumowane są nieodliczone składki z poprzednich miesięcy oraz kwota składek uzupełniona w danym miesiącu/kwartale, do wysokości kwoty Ogółem przychody dla podatnika pomniejszonych o ewentualne straty z działalności gospodarczej. W miesiącu, w którym następuje przekroczenie limitu zwolnienia z PIT 85 528 zł, wyliczana jest kwota składki przypadająca proporcjonalnie na przychód opodatkowany. Kwota ta jest wyliczana jako iloraz sumy przychodów opodatkowanych z działalności gospodarczej za miesiąc/kwartał do przychodów całkowitych z działalności gospodarczej za miesiąc/kwartał, przemnożony przez wysokość składki społecznej za ten miesiąc/kwartał. Pole Składki na ubezpieczenia społeczne podlega edycji do wysokości kwoty z poz. Ogółem przychody dla podatnika pomniejszonej o kwotę z poz. Straty z lat ubiegłych. Do poz. Składki na ubezpieczenie zdrowotne przenoszona jest kwota w wysokości 50% sumy zapłaconych od początku roku składek na ubezpieczenie zdrowotne, uzupełnionych na formularzu kwot indywidualnych właściciela. Kwota ta ograniczana jest do wysokości kwoty przychodów z działalności gospodarczej dla podatnika pomniejszonej o ewentualne straty z działalności gospodarczej oraz pomniejszonej o składki na ubezpieczenia społeczne. Pole nie podlega edycji przez użytkownika.
Zaliczka na podatek ryczałtowy, zakładka 2 Odliczenia
Uwaga
Ulgę z tytułu darowizny przekazanej na określone cele związane z przeciwdziałanie pandemii COVID-19 można uwzględnić już na etapie wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy od przychodów ewidencjonowanych w trakcie roku podatkowego. Ulga obejmuje darowizny pieniężne lub rzeczowe przekazane na przeciwdziałanie COVID-19:
  • podmiotom wykonującym działalność leczniczą, wpisanym do wykazu, o którym mowa w art. 7 specustawy,
  • Agencji Rezerw Materiałowych z przeznaczeniem na cele wykonywania zadań ustawowych,
  • Centralnej Bazie Rezerw Sanitarno-Przeciwepidemicznych z przeznaczeniem na cele wykonywania jej działalności statutowej.
Wysokość odliczenia jest zależna od daty przekazania darowizny i wynosi:
  • do 30.04.2020 r. – 200% wartości darowizny,
  • w maju 2020 r. – 150% wartości darowizny,
  • od 1.06.2020 do 30.09.2020 r. – 100% wartości darowizn.
Kwotę ulgi na COVID-19 można ująć w kwotach indywidualnych w poz. Inne odliczenia.
Przykład
Podatnik w kwietniu 2020 roku przekazał darowiznę na łączną kwotę 10 000 zł. Jego ulga wynosić będzie 200%, tym samym w kwotach indywidualnych wspólnika należy wprowadzić kwotę 20 000 zł.
Na zakładce [Podatek]odliczenia od podatku. Na zakładce tej znajduje się również obliczona ostateczna kwota zaliczki podatku do zapłaty oraz Kwota zapłacona do urzędu skarbowego, która domyślnie proponowana jest w wysokości obliczonej zaliczki. Wprowadził, Zmodyfikował – zawiera kod operatora, który dokonał obliczenia oraz zatwierdzenia zaliczki, jak również daty tych operacji. Na zakładce [Dz. Gospodarcza] użytkownik ma możliwość przeglądania przychodów i kosztów uzyskania przychodu dla pozarolniczej działalności gospodarczej, które są wprowadzane na karcie kwot indywidualnych podatnika. Dana działalność pojawia się tyle razy ile różnych udziałów ma wspólnik z odpowiednio wyliczonymi dla danego udziału przychodami wraz z informacją, za jaki okres obowiązywał dany udział. Na zakładce [Najem] użytkownik ma możliwość przeglądania przychodów i kosztów uzyskania przychodu dla najmu, podnajmu i dzierżawy, które są wprowadzane na karcie kwot indywidualnych podatnika. Dana działalność pojawia się tyle razy ile różnych udziałów ma wspólnik z odpowiednio wyliczonymi dla danego udziału przychodami wraz z informacją, za jaki okres obowiązywał dany udział.
Uwaga
W celu wyliczenia kwartalnej zaliczki na PIT-28 zalecane jest uzupełnienie kwot indywidualnych wspólnika za wszystkie trzy miesiące danego kwartału, niezależnie od tego, czy ma on tylko działalność główną, zmienne udziały, czy pobiera dane z innej bazy. Udziały za wszystkie trzy miesiące danego kwartału należy uzupełnić również w przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie kwartału. Przykładowo, podatnik rozpoczynający działalność w lutym i rozliczający się kwartalnie powinien dodać również kwoty indywidualne za miesiąc styczeń wraz z udziałem: 0/100
Uwaga
Dla zaliczki z terminem płatności późniejszym niż 31.12.2019 r., podczas zapisywania formularza zaliczki następuje weryfikacja czy uzupełniony został indywidualny numer podatkowy właściciela, który ma pojawić się na płatności. Jeżeli nie został określony, wówczas pojawia się komunikat:
Indywidualny rachunek podatkowy wspólnika
Na oknie z komunikatem dostępny jest link do Generatora mikrorachunku wraz z polem do uzupełnienia numeru Indywidualnego rachunku podatkowego. Po jego uzupełnieniu i zapisaniu zmian za pomocą ikony , numer rachunku zostaje zapisany na karcie właściciela. Podany tu numer rachunku umieszczony zostaje na płatności z zaliczki. Wybór opcji Anuluj zmiany (kliknięcie ikony )powoduje zapisanie zaliczki i wygenerowanie płatności bez uzupełnionego numeru rachunku bankowego. Należy uzupełnić go na płatności przed eksportem przelewów do banku bądź wydrukowaniem formularza przelewu.
Uwaga
Po obliczeniu deklaracji, można ją od razu wydrukować, ponieważ deklaracja jest zapisywana automatycznie podczas drukowania.
Uwaga
W trakcie roku 2022 podatnik ma możliwość zmiany formy opodatkowania z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych na rozliczenie na zasadach ogólnych według skali podatkowej. Może tego dokonać na dwa sposoby:
  • poprzez utworzenie kopii bazy danych, odtworzenie jej pod inną nazwę, a następnie zmianę w odtworzonej bazie rodzaju księgowości w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry i usunięcie na formularzu właściciela kwot indywidualnych za okres styczeń – czerwiec 2022 r.
  • poprzez zmianę w dotychczasowej firmie rodzaju księgowości w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry a następnie zaznaczenie parametru Zmiana formy opodatkowania na skalę podatkową w trakcie 2022 roku na formularzu kwot indywidualnych.
Szczegóły funkcjonalności opisane zostały w artykule Zmiana formy opodatkowania z PIT-28 na PIT-36.

Zestawienie przychodów do wyliczenia składki zdrowotnej

Z poziomu listy zaliczek  na  PIT-28 dostępna jest zakładka Zestawienie przychodów do wyliczenia składki zdrowotnej. Zestawienie może zostać utworzone automatycznie lub dodane bezpośrednio na liście przez Użytkownika. Na liście Zestawienie przychodów do wyliczenia składki zdrowotnej dostępne są kolumny:
  • Miesiąc – miesiąc, za który obliczono zestawienie.
  • Rok – rok, za który obliczono zestawienie.
  • Data obliczenia – data obliczenia zestawienia. Po zaktualizowaniu zestawienia o nowo przeliczoną zaliczkę lub jej korektę, w kolumnie widnieje data przeliczenia ostatniej zaliczki/korekty za dany miesiąc.
  • Kwota – wartość przychodu (suma przychodów zwolnionych i opodatkowanych narastająco od początku roku) pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne.
Istnieje możliwość wyświetlania listy zestawień tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku. Istnieje możliwość dodania tylko jednego zestawienia za dany miesiąc. Zestawienie przychodów jest zawsze widoczne na liście w kolorze czarnym. Przycisk  umożliwia usunięcie zestawienia. Formularz zestawienia przychodów Podczas wyliczenia zestawienia przychodów następuje weryfikacja, czy za dany miesiąc uzupełniono udziały na formularzu kwot indywidualnych właściciela. Jeżeli w danym miesiącu nie wprowadzono kwot indywidualnych to podczas próby przeliczenia zestawienia za ten miesiąc pojawia się komunikat: Nie wprowadzono żadnych kwot ani udziałów dla podatnika w Ogólne/ Inne/ Właściciele/ Udziały i kwoty deklaracji. Czy chcesz je teraz uzupełnić? Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie na Listę kwot deklaracji właściciela. Po dodaniu kwot należy przeliczyć zestawienie.
Uwaga
W przypadku zaliczek kwartalnych na formularzu kwot indywidualnych właściciela należy uzupełnić udziały oraz składki na ubezpieczenia społeczne dla każdego miesiąca danego kwartału.
Zestawienie przychodów jest zawsze aktywne do edycji. Na formularzu zestawienia dla podatnika rozliczającego się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych w sekcji Przychody z dział. gospodarczej wyliczana jest kwota przychodów za dany miesiąc. Do pozycji Składki społeczne narastająco na formularzu pierwszego zestawienia przenoszona jest suma kwot uzupełnionych na formularzu kwot indywidualnych właściciela narastająco od początku roku. Kwota podlega edycji i nie jest ona ograniczana do wysokości innych kwot. W kolejnych miesiącach kwota w poz. Składki społeczne narastająco wyliczana jako suma składek z poprzedniego zestawienia oraz kwoty składki uzupełnionej na formularzu kwot indywidualnych właściciela w bieżącym miesiącu. W pozycji Przychód narastająco dla składki zdrowotnej wyliczana jest suma przychodów zwolnionych dla podatnika od początku roku oraz przychodów w poszczególnych stawkach za poszczególne miesiące, pomniejszona o kwotę z poz. Składki społeczne narastająco. Jeżeli różnica jest wartością ujemną to wpisywana jest wartość ‘0’.
Zestawienie przychodu pod składki zdrowotne
Na formularzu zestawienia dostępna jest zakładka [Dz. Gospodarcza] na której prezentowane są wszystkie działalności gospodarcze właściciela wraz z wartościami przychodów i kosztów oraz udziałami (analogicznie jak na zaliczkach na PIT-28). Automatyczne generowanie zestawienia Zestawienie przychodów jest tworzone automatycznie:
  • po wyliczeniu zaliczki na PIT-28,
  • po wyliczeniu listy płac właściciela.
Po wyliczeniu zaliczki na PIT-28, wartości przychodów z zaliczki na PIT-28 przenoszone są na zestawienie przychodów. Po ponownym przeliczeniu zaliczki na PIT-28 lub jej korekty i zmianie wartości przychodów kwoty te są aktualizowane na zestawieniu. Aktualizowana jest również data obliczenia zestawienia. Po wyliczeniu kwartalnej zaliczki na PIT-28 aktualizowane są zestawienia za poszczególne miesiące danego kwartału, a jeżeli ich nie ma to są one dodawane. Zestawienie przychodów nie jest usuwane po usunięciu zaliczki na PIT-28. Jeżeli za dany miesiąc nie utworzono zestawienia przychodów to jest ono tworzone automatycznie po wyliczeniu listy płac dla właściciela. Zestawienie przychodów nie jest usuwane po usunięciu listy płac. Po aktualizacji programu do wersji 2022.4.1, jeżeli w bazie były naliczone miesięczne zaliczki na PIT-28 za rok 2022 to na liście zestawień zostaną utworzone zestawienia za te miesiące, uzupełnione danymi z zaliczek. W przypadku kwartalnych zaliczek na PIT-28, po aktualizacji do wersji 2022.4.1 nie są tworzone żadne zestawienia. Aby zestawienia za kolejne miesiące 2022 r. wyliczone zostały poprawnie, należy dodać zestawienia za poszczególne miesiące 2022 roku, począwszy od stycznia 2022 r. lub ponownie przeliczyć zaliczki na PIT-28 (zestawienia za poszczególne miesiące zostaną wtedy dodane automatycznie).
 

Deklaracja roczna PIT-28 dla ewidencji ryczałtowej

Uwaga
Deklaracja roczna PIT-28 w wersji 26 dostępna jest od wersji 2024.1.1 programu Comarch ERP Optima
W programie istnieje możliwość wyliczenia deklaracji rozliczenia rocznego dla podatników rozliczających się w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Wraz z deklaracją PIT‑28 dostępne są także załączniki: PIT‑28/B, PIT/O, PIT/D, PIT-2K, Korekta podatku. Formularz Korekta podatku nie jest wysyłany do systemu e-Deklaracje. Deklaracja roczna PIT‑28 dostępna jest na liście zaliczek na podatek ryczałtowy (z poziomu Księgowość/PIT/Zaliczki na PIT-28) jako kolejna pozycja w menu rozwijanym przy ikonie plusa . Deklaracja obliczana jest na podstawie zapisów ewidencji ryczałtowej wprowadzonych w ciągu roku, listy kwot do deklaracji na karcie właściciela (kwoty odliczeń od dochodu i podatku, kwoty przychodów z innych działalności prowadzonych w formie ryczałtu – w tym również najmu), ewentualnego zwolnienia z PIT wskazanego na karcie właściciela na zakładce [Nr ident./podatki] (w przypadku pobrania modułu płacowego) lub [Szczegółowe] (w przypadku nie pobrania modułu płacowego) oraz listy zaliczek podatku za poszczególne miesiące.
Uwaga
Pierwsze przeliczenie deklaracji PIT-28(26) powoduje uzupełnienie danych na podstawie ustawień domyślnych (np. kwot indywidualnych właściciela). Jeżeli Użytkownik dokona na deklaracji modyfikacji pola uzupełnionego automatycznie to już nie powinien przeliczać formularza deklaracji przyciskiem pioruna. Ponowne przeliczenie powoduje ponowne uzupełnienie danych na podstawie ustawień domyślnych.
Uwaga
W sytuacji gdy użytkownik posiada moduł Płace i Kadry jest możliwość drukowania adresu zamieszkania na deklaracji rocznej PIT-28. Adres zamieszkania przenosi się na deklaracje jeżeli jest wypełniony na formularzu właściciela z poziomu Ogólne/ Inne/ Właściciele w dodatkowych danych kadrowych oraz na drugiej zakładce [Nr ident./podatki] jest zaznaczony parametr Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT.
Załączniki do deklaracji dostępne są z poziomu samej deklaracji PIT‑28. Załączniki te tworzone automatycznie na podstawie ustawień konfiguracyjnych oraz informacji zawartych w kwotach do deklaracji właściciela. Istnieje możliwość wskazania dodatkowego załącznika przez wybór typu załącznika w sekcji U. Informacje o załącznikach. W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/PIT‑28 znajdują się ogólne informacje dotyczące deklaracji PIT‑28 i jej załączników: Nazwa – pełna nazwa firmy pobrana z Pieczątki firmy, Adres – przeniesione z Pieczątki firmy pola: Kod pocztowy, Poczta, Ulica, Nr domu i lokalu, Działalność – pole, uzupełniane ręcznie, dotyczące rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, Typ  – wskazanie rodzaju prowadzonej działalności dla właściwego przeniesienia na PIT‑28 przychodów zaewidencjonowanych w programie w ciągu roku: Gospodarcza (domyślnie zaznaczona) oraz Najem, dzierżawa. Pole pobierające treść z Pieczątki firmy są edytowalne – użytkownik może ręcznie wprowadzić ewentualne zmiany.
Konfiguracja – PIT-28
Obliczona deklaracja roczna widoczna jest bezpośrednio na liście zaliczek na podatek ryczałtowy – w kolumnie Miesiąc wyświetlane jest Roczna.
Lista zaliczek na podatek ryczałtowy – deklaracja roczna
Oznaczenie kolorystyczne dla poszczególnych stanów deklaracji:
  • zielony – deklaracja w buforze,
  • czarny – deklaracja zatwierdzona (zamknięta),
  • szary– deklaracja skorygowana (zamknięta).
W menu kontekstowym, pod prawym przyciskiem myszy, istnieje opcja Odblokuj deklarację powodująca cofnięcie zatwierdzonej deklaracji do bufora. Nie można cofnąć do bufora deklaracji, dla której wygenerowana jest korekta. Po zapisaniu obliczonej deklaracji w preliminarzu płatności tworzy się odpowiednia płatność:
  • Jeśli na deklaracji PIT-28 zostanie wykazana kwota do zapłaty generowana jest płatność o kierunku „Rozchód”,
  • Jeśli na deklaracji PIT-28 zostanie wykazana nadpłata generowana jest płatność o kierunku „Przychód”.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Płatność do deklaracji PIT-28 generowana jest z Terminem płatności na koniec lutego.
W przypadku, gdy podatnik zrobi korektę deklaracji do preliminarza płatności generowana jest kolejna pozycja – na taką kwotę, aby łączna wartość zdarzeń w preliminarzu była w wysokości kwoty do zapłaty/zwrotu z ostatniej deklaracji. Płatność utworzona jest dla urzędu skarbowego podatnika – wybranego na karcie właściciela, dla którego deklaracja została obliczona. Dla zaliczki na podatek dotyczącej grudnia/IV kwartału zdarzenie zapisywane do preliminarza płatności uzyskuje status Nie podlega rozliczeniu.

Korekty deklaracji PIT-28

Możliwość wyboru opcji złożenie zeznania / korekta zeznania istnieje przy dodawaniu nowego formularza oraz poprzez skopiowanie danych (również liczbowych) z pierwotnej deklaracji. Zapisanie korekty deklaracji nastąpi dopiero po jej przeliczeniu za pomocą ikony pioruna. Może w tym wypadku nastąpić potrzeba uzupełnienia niektórych wyliczanych pól na deklaracji gdyż po ponownym przeliczeniu mogą zostać wyzerowane. Aby sporządzić korektę deklaracji należy pierwotną deklarację zablokować przed zmianami, a następnie ustawić się na tej deklaracji na liście i wcisnąć przycisk . W przypadku wystawiania korekty do korekty na zakładkę [ORD-ZU] nie są kopiowane ustawienia z poprzedniej deklaracji korygującej.
Uwaga
Po zaznaczeniu na formularzu deklaracji PIT-28 parametru korekta zeznania i wskazaniu w poz. 6a Rodzaj korekty opcji 2. korekta art. 81b par 1a Ordynacji podatkowej pojawia się komunikat: Jeśli w pozycji 6a zaznaczono kwadrat nr 2, to podatnik powinien wypełnić załącznik ORD-ZU. Jeżeli zaznaczono opcję nr 2 i nie uzupełniono uzasadnienia przyczyn złożenia korekty to nie jest możliwe zatwierdzenie deklaracji PIT-28. Użytkownik powinien uzupełnić uzasadnienie na załączniku ORD-ZU lub wskazać w poz. 6a opcję 1. korekta art. 81 Ordynacji podatkowej.
Po zapisaniu, na liście deklaracji oprócz pierwotnej deklaracji, która zostanie wyświetlona w kolorze szarym, pojawi się dodatkowo korekta deklaracji. W kolumnie Korekta nowo powstały dokument otrzyma wartość oznaczającą kolejny numer korekty. Pierwsza deklaracja PIT-28 musi być oznaczona jako złożenie zeznania – program nie pozwoli zapisać pierwszej deklaracji PIT-28 jako korekty zeznania. Jeżeli oryginał będzie się znajdował w buforze, podczas zapisywania korekty wyświetlany jest komunikat: Błąd obliczania deklaracji. Poprzednia deklaracja nie została zamknięta. Nie można dodać deklaracji korygującej, jeśli poprzednia deklaracja lub korekta nie została zamknięta. Proszę zamknąć poprzednią deklarację i spróbować ponownie.
Uwaga
W sytuacji gdy naliczono już deklarację PIT-28, a następnie zmieniono udziały na formularzu podatnika, na generowanej korekcie deklaracji przychody i koszty wykazywane na PIT/B podpowiadają się zawsze z pierwotnej deklaracji. Dlatego w takim przypadku po wygenerowaniu korekty należy usuwać załącznik PIT/B i dopiero przeliczać deklarację.
Odblokować (funkcja Odblokuj deklarację z menu kontekstowego) można tylko ostatnią deklarację za dany okres; na wcześniejszych deklaracjach za dany okres funkcja jest nieaktywna. Z poziomu otwartego formularza deklaracji PIT-28 w pasku menu dostępna jest ikona , po kliknięciu w którą pojawia się Lista kwot deklaracji właściciela.

Formularz deklaracji PIT-28

Informacje ogólne Pole Zestawienie do PIT‑28 za rok: jest aktywne – użytkownik określa, za który okres będzie obliczana deklaracja. Jeżeli nie został wybrany Właściciel, bądź na formularzu wybranego właściciela nie ma wprowadzonego Urzędu Skarbowego deklaracji nie można obliczyć. Identyfikator podatkowy – wybór identyfikatora podatkowego NIP czy PESEL. Parametr Uwzględniać zapisy w buforze jest domyślnie zaznaczany. Zdjęcie znacznika spowoduje pobranie do obliczenia przychodów wartości tylko zatwierdzonych zapisów. Zaznaczenie parametru Zablokuj deklarację przed zmianami i zapisanie formularza oznacza zablokowanie wszystkich pól wcześniej edytowalnych. Okno zawiera także informacje o użytkowniku, który deklarację wprowadził i zmodyfikował – wraz z odpowiednimi datami. Przycisk służący do wysyłki do systemu e-Deklaracje staje się aktywny po przeliczeniu deklaracji PIT-28 za pomocą przycisku . Po naciśnięciu przycisku  następuje zablokowanie deklaracji i jej wysłanie. Po wysłaniu deklaracji ikona wysyłki zostaje zamieniona na ikonę odbioru UPO .   Formularz deklaracji PIT‑28 – sekcja A – D W sekcji A dostępne są opcje złożenie zeznania (domyślnie zaznaczane) oraz korekta zeznania. Sekcja C Przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej zwolnione od podatku zawiera informacje o rodzaju zwolnienia oraz przychodach objętych zwolnieniem. Sekcja może zostać uzupełniona automatycznie na podstawie formularza właściciela lub ręcznie przez użytkownika. Jeżeli na karcie właściciela w polu Zwolnienie z PIT z tytułu na dowolny dzień roku podatkowego 2022 wskazano przyczynę zwolnienia z podatku to na deklaracji PIT-28 zaznaczany jest automatycznie odpowiedni rodzaj ulgi.
Uwaga
Jeżeli nie pobrano modułu płacowego oraz podatnikowi w 2023 r. przysługiwała  ulga dla pracujących seniorów, którą utracił, należy przed wyliczeniem deklaracji PIT-28(26) na formularzu właściciela na zakładce [Szczegółowe] w polu Zwolnienie z PIT ponownie wskazać: Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury. Po wyliczeniu deklaracji PIT-28(26), w polu Zwolnienie z PIT należy ponownie wybrać: Brak.
Kwota przychodów objętych zwolnieniem przenoszona jest z formularza ostatniej zaliczki na PIT-28 wyliczonej w 2023 r. Użytkownik ma możliwość edycji kwoty do wysokości 85 528 zł. Użytkownik ma również możliwość ręcznego zaznaczenia ulgi na formularzu deklaracji PIT-28(26). Po zaznaczeniu danego rodzaju ulgi aktywne staje się pole do uzupełnienia przychodów objętych zwolnieniem (kwota przychodów objętych zwolnieniem w takim przypadku nie jest pobierana z formularza zaliczki na PIT-28), do wysokości 85 528 zł. Suma kwot w poz. 20, poz. 22 i poz. 24 ograniczana jest do wysokości 85 528 zł. Jeżeli na formularzu deklaracji PIT-28(26) zaznaczono poz. 21 Ulga dla rodzin 4+ – art. 21 ust. 1 pkt 153 ustawy, to podatnik powinien wypełnić załącznik PIT/O i uzupełnić dane co najmniej czworga dzieci. Nie ma możliwości zatwierdzenia deklaracji PIT-28(26) z zaznaczoną poz. 21 bez dodanego załącznika PIT/O. Jeżeli na formularzu deklaracji PIT-28(26) zaznaczono poz. 19, poz. 21 lub poz. 23 a nie uzupełniono kwoty odpowiednio w poz. 20, poz. 22 lub poz. 24 to podczas zapisywania deklaracji PIT-28(26) pojawia się komunikat: W sekcji C zaznaczono rodzaj zwolnienia a nie podano kwoty przychodów zwolnionych. Czy chcesz poprawić sekcję C? Zaakceptowanie komunikat umożliwia uzupełnienie kwoty w sekcji C. Wybór opcji Nie powoduje zapisanie formularza deklaracji PIT-28(26). Jeżeli ulga w sekcji C została zaznaczona automatycznie na podstawie karty właściciela i wszystkie działalności wskazane na formularzu kwot indywidualnych właściciela dodano z udziałem równym 100% lub wszystkie z udziałem różnym od 100% to kwoty w sekcji D wyliczane są jako suma przychodów w poszczególnych stawkach opodatkowanych z zaliczek dodanych w 2023 r. W takim przypadku podczas wyliczania deklaracji PIT-28(26) pojawia się komunikat: Deklaracja została przeliczona na podstawie wyliczonych zaliczek za rok podatkowy. Zweryfikuj i sprawdź czy masz policzone wszystkie potrzebne zaliczki oraz zweryfikuj załącznik PIT-28/B pod kątem przychodów opodatkowanych dla podatnika dla poszczególnych działalności. Jeżeli ulga w sekcji C została zaznaczona automatycznie na podstawie karty właściciela, a podatnik osiąga przychody zarówno z działalności na własne nazwisko, jak i spółki (na formularzu kwot indywidualnych właściciela dodano działalność zarówno z udziałem równym 100%, jak i udziałem różnym od 100%), to kwotę przychodów opodatkowanych z działalności na własne nazwisko należy uzupełnić ręcznie na formularzu PIT 28(26) w sekcji D, kwotę przychodów opodatkowanych ze spółek należy uzupełnić ręcznie na załączniku PIT-28/B w sekcji C. Z formularza ostatniej zaliczki na PIT-28 wyliczonej w 2023 r. przenoszona jest kwota przychodów objętych zwolnieniem. W takim przypadku podczas wyliczania deklaracji PIT-28(26) pojawia się komunikat: Podatnik korzysta ze zwolnienia i uzyskuje przychody z działalności gospodarczej prowadzonej na własne nazwisko i w formie spółek. Przychody zwolnione zostały wyliczone w sekcji C na PIT-28. Przychody opodatkowane związane ze spółkami należy uzupełnić ręcznie na załączniku PIT-28/B w sekcji C. Przychody opodatkowane dla działalności na własne nazwisko należy uzupełnić w sekcji D na PIT-28. Po uzupełnieniu/ zmianie kwoty przychodów objętych zwolnieniem w poz. 20 poz. 22 lub poz. 24 pojawia się komunikat: Podatnik korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 152-154 ustawy. Aby prawidłowo wyliczyć deklarację dodaj zwolnienie na karcie właściciela i przelicz zaliczki. W przeciwnym wypadku deklarację należy uzupełnić ręcznie. Kwotę przychodów opodatkowanych z działalności na własne nazwisko należy zmodyfikować na formularzu PIT 28(26) w sekcji D, kwotę przychodów opodatkowanych ze spółek należy zmodyfikować na załączniku PIT-28/B w sekcji C. Odznaczenie na formularzu PIT-28(26) danej ulgi zeruje kwotę przychodów objętych zwolnieniem oraz blokuje możliwość ręcznego uzupełnienia tej kwoty. Po odznaczeniu ostatniej ulgi w sekcji C pojawia się komunikat: Podatnik zrezygnował ze zwolnienia z PIT. Jeśli chcesz przeliczyć deklarację z pominięciem zwolnienia z PIT wybierz Tak, w przeciwnym wypadku deklarację należy zmodyfikować ręcznie. Zaakceptowanie komunikatu powoduje, że kwoty w sekcji D wyliczane są na podstawie zapisów w ewidencji ryczałtowej i nie podlegają edycji. W przypadku wyboru opcji Nie kwoty należy zmodyfikować na załączniku PIT-28/B.
PIT-28– zakładka „1. A-D”
Formularz deklaracji PIT-28– sekcja E-F Do pola Straty z lat ubiegłych wartości przenoszone są z kwot do deklaracji wspólnika. Jeżeli w sekcji C została zaznaczona automatycznie ulga na podstawie karty właściciela to do poz. 97 Składki na ubezpieczenia społeczne przenoszona jest suma kwot składek z zaliczek dodanych w 2023 r. Jeżeli ulga w sekcji C została zaznaczona ręcznie przez użytkownika to do poz. 97 Składki na ubezpieczenia społeczne przenoszona jest suma składek uzupełnionych na formularzu kwot indywidualnych właściciela (do wysokości przychodów opodatkowanych pomniejszonych o straty z działalności gospodarczej). Poz. 97 podlega edycji do wysokości przychodów opodatkowanych pomniejszonych o straty z działalności gospodarczej. Jeżeli w sekcji C nie zaznaczono ulgi to do poz. 97 Składki na ubezpieczenia społeczne wartości przenoszone są z kwot indywidualnych właściciela. Pole: Odliczenia  – wykazane w części B załącznika PIT/O – wykazywana jest wartość przeniesiona z załącznika PIT/O. Do poz. 100 oraz 102 wartości pobierane są z załącznika PIT/D lub gdy nie ma załącznika a składa go np. małżonek (pole260) to pola są edytowalne do ręcznego uzupełnienia – tak samo pole 230. Do poz. 104 Składki na ubezpieczenie zdrowotne przenoszona jest kwota w wysokości 50% sumy zapłaconych od początku roku składek na ubezpieczenie zdrowotne, uzupełnionych na formularzu kwot indywidualnych właściciela. Kwota ta ograniczana jest do wysokości kwoty przychodów z działalności gospodarczej pomniejszonej o straty z działalności gospodarczej oraz pomniejszonej o składki na ubezpieczenia społeczne. Pole podlega edycji przez użytkownika. Kwota w poz. 105 Wydatki na nabycie terminala płatniczego oraz obsługę transakcji płatniczych ograniczana jest do wysokości 2 500 zł. Kwota w poz. 119 Wydatki podlegające odliczeniu od przychodów określonych przez organ podatkowy na podstawie art. 17 ustawy jest wyliczana przez program i podlega edycji do wysokości sumy kwot z poz.  63-72. Kwoty w sekcji  F.2 Obliczenie przysługujących odliczeń z poz. 106 wyliczane są na podstawie udziału kwoty przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej opodatkowanego według danej stawki ryczałtu w ogólnej kwocie przychodu z działalności gospodarczej. Jeżeli wyliczona kwota przychodu będzie stanowiła wartość niepodzielną, wówczas powstałe zaokrąglenia na 1 grosz zostaną ujęte w pozycji dotyczącej ostatniej stawki, w której podatnik osiąga przychody. Kwota w poz. 129 Wydatki podlegające odliczeniu od przychodów określonych przez organ podatkowy na podstawie art. 17 ustawy jest możliwa tylko do ręcznego uzupełnienia do wysokości sumy kwot z poz. 63-72 pomniejszonej o kwotę z poz. 119.
PIT-28– zakładka „1. A-D”
Formularz deklaracji PIT 28 – sekcja G – H.1 Kwota w poz. 142 Przychody określone przez organ podatkowy na podstawie art. 17 ustawy – po odliczeniach jest wyliczana przez program i podlega edycji. Do poz. 144 Wartość zobowiązań i wierzytelności zwiększających przychody, o których mowa w art. 11 ust. 4 pkt 1 ustawy przenoszona jest z formularza Korekta podatku kwota niezapłaconych zobowiązań oraz zapłaconych wierzytelności. Kwoty w sekcji  H.1 Zwiększenia przychodów wyliczane są w następujący sposób:
  • pole dotyczące stawki 2% wyliczane jest na podstawie udziału kwoty przychodu ze sprzedaży przetworzonych produktów roślinnych i zwierzęcych opodatkowanych stawką 2% w ogólnej kwocie przychodu ze sprzedaży przetworzonych produktów roślinnych i zwierzęcych i pozarolniczej działalności gospodarczej,
  • pola dotyczące pozostałych stawek wyliczane są na podstawie udziału kwoty przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej opodatkowanego według danej stawki ryczałtu w ogólnej kwocie przychodu ze sprzedaży przetworzonych produktów roślinnych i zwierzęcych i pozarolniczej działalności gospodarczej.
Jeżeli wyliczona kwota przychodu będzie stanowiła wartość niepodzielną, wówczas powstałe zaokrąglenia na 1 grosz zostaną ujęte w pozycji dotyczącej ostatniej stawki, w której podatnik osiąga przychody. Kwota w poz. 155 Wartość zobowiązań i wierzytelności zwiększających przychody określone przez organ podatkowy na podstawie art. 17 ustawy jest możliwa tylko do ręcznego uzupełnienia i nie jest ograniczana do wysokości kwot w innych pozycjach.
Uwaga
Użytkownik powinien zweryfikować w sekcji H kwoty w pozycjach dotyczących poszczególnych stawek oraz dokonać ewentualnej korekty w pozycjach dotyczących stawek, w których osiąga przychody.
PIT-28 – zakładka „3. G-H.1”
Formularz deklaracji PIT 28 – sekcja H.2 – I Do poz. 157 Wartość wierzytelności i zobowiązań zmniejszających przychody, o których mowa w art. 11 ust. 4 pkt 1 ustawy przenoszona jest z formularza Korekta podatku kwota niezapłaconych wierzytelności oraz zapłaconych zobowiązań. Kwoty w sekcji H.2. Zmniejszenia przychodów wyliczane są w następujący sposób:
  • pole dotyczące stawki 2% wyliczane jest na podstawie udziału kwoty przychodu ze sprzedaży przetworzonych produktów roślinnych i zwierzęcych opodatkowanych stawką 2% w ogólnej kwocie przychodu ze sprzedaży przetworzonych produktów roślinnych i zwierzęcych i pozarolniczej działalności gospodarczej,
  • pola dotyczące pozostałych stawek wyliczane są na podstawie udziału kwoty przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej opodatkowanego według danej stawki ryczałtu w ogólnej kwocie przychodu ze sprzedaży przetworzonych produktów roślinnych i zwierzęcych i pozarolniczej działalności gospodarczej.
Jeżeli wyliczona kwota przychodu będzie stanowiła wartość niepodzielną, wówczas powstałe zaokrąglenia na 1 grosz zostaną ujęte w pozycji dotyczącej ostatniej stawki, w której podatnik osiąga przychody. Kwota w poz. 168 Wartość zobowiązań i wierzytelności zmniejszających przychody określone przez organ podatkowy na podstawie art. 17 ustawy jest możliwa tylko do ręcznego uzupełnienia i nie jest ograniczana do wysokości kwot w innych pozycjach. Kwota w poz. 181 Przychody określone przez organ podatkowy na podstawie art. 17 ustawy po zwiększeniach i zmniejszeniach jest wyliczana przez program i podlega edycji.
PIT 28 – zakładka „4. H.2 – I”
Formularz deklaracji PIT‑28  – sekcja J – K Kwoty w sekcji J.2 Obliczenie przysługujących odliczeń nieodliczonych w latach poprzednich wyliczane są w następujący sposób:
  • pole dotyczące stawki 2% wyliczane jest na podstawie udziału kwoty przychodu ze sprzedaży przetworzonych produktów roślinnych i zwierzęcych opodatkowanych stawką 2% w ogólnej kwocie przychodu ze sprzedaży przetworzonych produktów roślinnych i zwierzęcych i pozarolniczej działalności gospodarczej,
  • pola dotyczące pozostałych stawek wyliczane są na podstawie udziału kwoty przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej opodatkowanego według danej stawki ryczałtu w ogólnej kwocie przychodu ze sprzedaży przetworzonych produktów roślinnych i zwierzęcych i pozarolniczej działalności gospodarczej.
Jeżeli wyliczona kwota przychodu będzie stanowiła wartość niepodzielną, wówczas powstałe zaokrąglenia na 1 grosz zostaną ujęte w pozycji dotyczącej ostatniej stawki, w której podatnik osiąga przychody. Kwota w poz. 194 Odliczenia od przychodów określonych przez organ podatkowy na podstawie art. 17 ustawy jest możliwa tylko do ręcznego uzupełnienia i nie jest ograniczana do wysokości kwot w innych pozycjach. Kwota w poz. 207 Przychody określone przez organ podatkowy na podstawie art. 17 ustawy po odliczeniach jest wyliczana przez program i podlega edycji.
PIT 28 – zakładka „5. J-K”
  Formularz deklaracji PIT‑28  – sekcja L – O Kwota w polach: Przychody opodatkowane osiągnięte za granicą – art. 12 ust. 1 pkt 4 lit. a, Przychody opodatkowane osiągnięte za granicą – art. 12 ust. 1 pkt 4 lit. b-g, Ryczałt od przychodów – art. 17 ustawy podlega edycji. Pole Doliczenia do ryczałtu jest edytowalne – użytkownik może sam wprowadzić odpowiednią kwotę. Pole: Odliczenia – wykazane w części C załącznika PIT/O – kwota wynika z wartości wprowadzonych w załączniku PIT/O Razem odliczenia od podatku, Wydatki mieszkaniowe – wykazane w części C.2 załącznika PIT/D – kwota wynika z wartości wprowadzonych na załączniku PIT/D. Poz.  232 i 233  – służą do wprowadzenia roku objętego zwolnieniem oraz wpisania odpowiedniej kwoty Sekcja O określa parametr dotyczący zwolnienia z zapłaty podatku w całości lub w części. Możliwość wyboru opcji:
  • Tak, od całości przychodów,
  • Tak, od części przychodów,
  • Nie (domyślnie zaznaczane).
Wybór zwolnienia z zapłaty podatku od całości przychodów powoduje zablokowanie do edycji pól w sekcji  P i Q.
PIT-28 – zakładka „6. L-O”
Formularz deklaracji PIT‑28 – sekcja P – T
PIT 28 – zakładka „7. P-T”
  Sekcja Q: w sekcji Q wykazywana jest kwota zaliczek z poszczególnych okresów rozliczeniowych wpłaconych przez podatnika w roku podatkowym, za które jest sporządzane zeznanie roczne. W zależności od tego czy podatnik rozlicza się kwartalnie czy miesięcznie sumy pojawiają się w odpowiednich rubrykach – za poszczególne miesiące od stycznia do grudnia lub I, II, III i IV kwartał (poz. 238 do 249). (Z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe dostępny jest parametr Rozliczanie ryczałtu w okresach kwartalnych). W sekcji S zawarte są dane dotyczące Organizacji Pożytku Publicznego. Kwota 1,5% podatku jest automatycznie wyliczana po uzupełnieniu na formularzu deklaracji rocznej Numeru KRS organizacji. Wnioskowaną kwotę można pomniejszyć.
Uwaga
Program Comarch ERP Optima oferuje możliwość swobodnego wyboru wspieranej Organizacji Pożytku Publicznego kwotą z tytułu 1% podatku należnego.
Uwaga
Import Organizacji Pożytku Publicznego z serwera Comarch jest dostępny wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.
Formularz deklaracji PIT‑28 – sekcja U – X W sekcji U deklaracji wprowadzane są informacje o liczbie poszczególnych załączników do formularza oraz inne informacje wpisywane przez użytkownika ręcznie: PIT/O – jeśli w ciągu roku podatnik wprowadził odliczenia na formularzu kwot indywidualnych to jako liczba załączników PIT/O automatycznie ustawiane jest „1”. Istnieje możliwość dodania dowolnej liczby załączników PIT/O na zakładce Załączniki]. PIT/D, PIT‑2K – wartość w polu dotyczącym liczby załączników ustawiana jest automatycznie jako „1” jeżeli użytkownik dodał załącznik PIT-D oraz PIT-2K na zakładce [Załączniki]. PIT‑28/B – wartość w polu dotyczącym liczby załączników ustawiana jest automatycznie w zależności od liczby załączników dodanych na zakładce [Załączniki]. W sekcji V użytkownik ma możliwość zaznaczenia opcji Podatnik posiada ważną KDR (tak). Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe od początku danego roku zaznaczono parametr Rozliczenie ryczałtu w okresach kwartalnych to po przeliczeniu deklaracji w sekcji W Informacje dodatkowe automatycznie zaznaczana jest.  poz. 264 podatnik wybrał kwartalny sposób opłacania ryczałtu na podstawie art. 21 ust. 1a ustawy. Użytkownik ma możliwość odznaczenia tej opcji.
PIT 28 – zakładka „8. U-X”
Formularz deklaracji PIT‑28 – Załączniki Na zakładce [Załączniki] użytkownik ma możliwość dodawania, edycji oraz usuwania załączników PIT‑28/B, PIT/O, PIT/D, PIT-2K, Korekta podatku.. Od wersji PIT-28(22) nie ma już załącznika PIT-28/A i działalność gdzie właściciel ma 100% udziałów jest wykazywana bezpośrednio na deklaracji głównej z pominięciem załącznika.
Uwaga
Dla deklaracji z terminem płatności późniejszym niż 31.12.2019 r., podczas zapisywania formularza zaliczki następuje weryfikacja czy uzupełniony został indywidualny numer podatkowy właściciela, który ma pojawić się na płatności. Jeżeli nie został określony, wówczas pojawia się komunikat: Na oknie z komunikatem dostępny jest link do Generatora mikrorachunku wraz z polem do uzupełnienia numeru Indywidualnego rachunku podatkowego. Po jego uzupełnieniu i zapisaniu zmian za pomocą ikony , numer rachunku zostaje zapisany na karcie właściciela. Podany tu numer rachunku umieszczony zostaje na płatności z deklaracji. Wybór opcji Anuluj zmiany (kliknięcie ikony )powoduje zapisanie deklaracji i wygenerowanie płatności bez uzupełnionego numeru rachunku bankowego. Należy uzupełnić go na płatności przed eksportem przelewów do banku bądź wydrukowaniem formularza przelewu
Formularz deklaracji PIT‑28 – e‑Deklaracje Na zakładce [e-Deklaracje] znajdują się informacje o statusie deklaracji, numerze referencyjnym, dacie wysłania deklaracji, dacie odebrania UPO.
Uwaga
Przy próbie ponownego eksportu deklaracji rocznej PIT-28 pojawia się komunikat: Deklaracja została już wysłana i zostało odebrane Urzędowe Poświadczenie Odbioru, ponowna wysyłka spowoduje utratę Urzędowego Poświadczenia Odbioru. Czy chcesz kontynuować?
Uwaga
Dostępny jest mechanizm automatycznego pobierania aktualizacji umożliwiających wysyłanie deklaracji PIT-28 drogą elektroniczną w przypadku, gdy w czasie udostępnienia wersji nie był znany schemat dokumentu elektronicznego. Przy pierwszej wysyłce w danej sesji pracy następuje łączenie się z serwerem Comarch i sprawdzanie, czy aktualizacja jest dostępna. Jeżeli tak, zostanie ona pobrana. Funkcja jest dostępna tylko dla programów na gwarancji.
 
 

Ewidencja ryczałtowa - scenariusze

Jak skonfigurować firmę – Ryczałt

W celu skonfigurowania programu dla prowadzenia ryczałtu należy:
  1. Otworzyć konfigurację firmy, poprzez kliknięcie przycisku Konfiguracja w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Ogólne lub wybierając z menu:
  2. Wybrać zakładkę Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Parametry.
  3. Zaznaczyć Rodzaj księgowości - Ewidencja ryczałtowa. 
  4. Zatwierdzić formularz Konfiguracja firmy klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.
  5. W nowej bazie na zakładce [Operacje automatyczne] domyślnie zaznaczony jest parametr Automatyczne księgowanie dokumentów z pominięciem zbiorczych księgowań wraz z wszystkimi rodzajami dokumentów. Użytkownik powinien zweryfikować, czy chce, aby wszystkie rodzaje dokumentów były automatycznie księgowane do Ewidencji Ryczałtowej w momencie ich zapisu.
  6. W przypadku baz zaktualizowanych z wcześniejszych wersji programu parametr Automatyczne księgowanie dokumentów z pominięciem zbiorczych księgowań jest domyślnie odznaczony. Jeżeli użytkownik chce, aby dokumenty były automatycznie księgowane do Ewidencji Ryczałtowej to powinien zaznaczyć ten parametr i wskazać rodzaje dokumentów, które mają być księgowane automatycznie.

Jak dodać nowy zapis do ewidencji?

Aby wprowadzić do bazy danych nowy zapis należy:
  1. Otworzyć listę Ewidencja ryczałtowa przez kliknięcie przycisku Ewidencja ryczałtowa w menu Nawigacji Comarch ERPOptima/ Ryczałt lub wybierając z menu: Księgowość/ Ewidencja ryczałtowa.
  2. Określić, czy chcemy dodać zapis do bufora czy do ewidencji, przez wybór odpowiedniej opcji .
  3. Określić, czy chcemy dodać zapis do ewidencji przychodów czy do ewidencji produktów rolnych, przez wybór odpowiedniej opcji  .
  4. Wybrać zapisy za dzień lub za miesiąc i określić odpowiednią datę dla zapisu.
  5. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>, lub dodać zapis w trybie kopiowania przez naciśnięcie tych dwóch przycisków z klawiszem <CTRL>.
  6. Wypełnić kolejno dane dotyczące dokumentu na formatce, która służy dodaniu nowego zapisu.
    Uwaga
    Program wymaga, aby na formularzu zapisu bezwzględnie wypełnione było pole Nr Dokumentu.
  7. Po uzupełnieniu formularza dodania nowego zapisu należy go zapisać klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania formularza, należy kliknąć przycisk Anuluj  lub wcisnąć klawisz <ESC>.

Jak przenieść zapis z bufora do ewidencji?

Aby przenieść zapis z bufora do ewidencji należy:
  1. Otworzyć listę zapisów w buforze przez naciśnięcie klawisza Ewidencja ryczałtowa w menu Nawigacji Comarch ERPOptima/ Ryczałt lub wybierając z menu: Księgowość / Ewidencja ryczałtowa.
  2. Wybrać listę zapisów w buforze .
  3. Wybrać listę zapisów w ewidencji przychodów lub w ewidencji produktów rolnych .
  4. Wybrać zapisy za dzień lub za miesiąc i określić odpowiednią datę dla zapisów.
  5. Zaznaczyć dokumenty, które mają być przeniesione do ewidencji przez ustawienie się na danym zapisie i naciśnięciu klawisza <SPACJA> lub naciśnięciu prawego klawisza myszy i wybraniu opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty, można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie.
    Uwaga
    Aby przenieść zapisy z bufora do ewidencji, wybrane dokumenty muszą zostać zaznaczone. W przypadku, gdy żaden dokument nie jest zaznaczony, program wyświetla odpowiedni komunikat.
  6. Nacisnąć przycisk  lub klawisz <F7>, który odpowiada za przeniesienie zaznaczonych dokumentów do ewidencji.
  7. Program prosi o potwierdzenie, czy dane dokumenty przenieść do ewidencji.
  8. Po dokonaniu przeniesienia program pokazuje zestawienie informacji o zdarzeniach, które miały miejsce.Program prosi o potwierdzenie, czy dane dokumenty przenieść do ewidencji.

Jak dokonać zamknięcia dnia?

Aby zamknąć ewidencję ryczałtową do wskazanego dnia należy:
  1. Otworzyć listę zapisów w ewidencji przez naciśnięcie klawisza Ewidencja ryczałtowa w menu Nawigacji Comarch ERPOptima/ Ryczałt lub wybierając z menu: Księgowość / Ewidencja ryczałtowa.
  2. Wybrać listę zapisów w ewidencji .
  3. Wybrać listę zapisów w ewidencji przychodów lub w ewidencji produktów rolnych .
  4. Wybrać zapisy za dzień lub za miesiąc i określić odpowiednią datę dla zapisów.
  5. Nacisnąć przycisk  lub klawisz <F7>.
  6. Jeżeli wybrano zapisy za dzień, ewidencja zostanie zamknięta do dnia określonego na liście zapisów. Jeżeli wybrano zapisy za miesiąc, ewidencja zostanie zamknięta do ostatniego dnia miesiąca określonego na liście zapisów. 
    Uwaga
    Po zamknięciu ewidencji nie ma możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian na liście zapisów księgowych z datą wcześniejszą od dnia zamknięcia włącznie

Jak zmienić zapis w buforze?

Aby zmienić zapis należy:
  1. Otworzyć listę zapisów klikając przycisk Ewidencja ryczałtowa w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Ryczałt lub wybierając z menu: Księgowość/ Ewidencja ryczałtowa.
  2. Odszukać zapis na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  3. Kliknąć przycisk Zmień  lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
  4. Program wyświetli formatkę zmiany zapisu, na której można wówczas dokonać wymaganych zmian. 
    Uwaga
    W przypadku zapisów znajdujących się w buforze, przy zmianie daty poza okres określonego miesiąca należy pamiętać, że spowoduje to również zmiany w kwotach wykazywanych na formularzu: Zaliczka na podatek ryczałtowy za wybrany okres
  5. Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub wcisnąć klawisz <ESC>. 
    Uwaga
    Program pozwala na zmianę wyłącznie zapisów będących w buforze. Zapisy w ewidencji nie podlegają edycji. Ponadto, dla zapisów będących efektem księgowania z rejestru VAT, program nie pozwala na edycję kwot zapisów, aby zachować zgodność pomiędzy zapisami źródłowymi a zapisami w ewidencji ryczałtowej.

Jak usunąć zapis z bufora?

Aby usunąć zapis z bufora należy:
  1. Otworzyć listę zapisów klikając przycisk Ewidencja ryczałtowa w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Ryczałt lub wybierając z menu: Księgowość/ Ewidencja ryczałtowa.
  2. Odszukać zapis na liście w buforze i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  3. Kliknąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
  4. Program wyświetli pytanie: Czy chcesz skasować podświetlony rekord?. Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.
Uwaga
Program pozwala na kasowanie wyłącznie zapisów będących w buforze. Zapisy w ewidencji głównej nie podlegają kasowaniu – zapis taki można jedynie skreślić. W przypadku skasowania zapisu będącego efektem księgowania z rejestru VAT, po jego skasowaniu z zapisów źródłowych zostaje usunięty wskaźnik zaksięgowania.

Jak skreślić zapis z ewidencji?

Aby skreślić zapis z ewidencji głównej, należy:
  1. Otworzyć listę zapisów klikając przycisk Ewidencja ryczałtowa w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Ryczałt lub wybierając z menu: Księgowość / Ewidencja ryczałtowa.
  2. Odszukać zapis na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  3. Kliknąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
  4. Program wyświetli pytanie: Czy chcesz skreślić podświetlony zapis?
  5. Po potwierdzeniu zapis zostanie skreślony, dokument na wydruku jest przekreślony i nie jest brany pod uwagę przy podsumowywaniu zapisów. Na ekranie zapis taki jest wyróżniony kolorem czerwonym.
Uwaga
W przypadku skreślenia zapisu będącego efektem księgowania z rejestru VAT, po jego skreśleniu z zapisów źródłowych zostaje usunięty wskaźnik zaksięgowania.

Jak skasować zapis z ewidencji ryczałtowej z poziomu dokumentu źródłowego?

Istnieją dwa sposoby usuwania zapisów znajdujących się w Ewidencji ryczałtowej. Pierwszy z nich został opisany scenariuszu Jak usunąć zapis z bufora. Natomiast druga metoda jest dostępna tylko w przypadku, jeśli zapis w ewidencji jest efektem księgowania z rejestru sprzedaży VAT, ewidencji dodatkowej przychodów, różnic kursowych lub różnic kursowych MW. Taki sposób umożliwia usunięcie zapisów z poziomu dokumentów źródłowych, bez konieczności odszukiwania zapisu w Ewidencji ryczałtowej. Aby usunąć zapisy księgowe należy zaznaczyć dokumenty źródłowe, które zostały wcześniej zaksięgowane, a następnie z menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy) wybrać opcję Usuń zapisy księgowe. Po zaakceptowaniu komunikatu: Czy chcesz usunąć zapis księgowy?  następuje usunięcie zapisów księgowych ze wskazanych dokumentów.
Uwaga
Podobnie jak w przypadku kasowania zapisów z poziomu Ewidencji ryczałtowej, operacja ta będzie możliwa pod warunkiem, że dokument nie został zaksięgowany „na czysto” tzn. znajduje się w buforze.

Jak uporządkować zapisy chronologicznie?

Aby przenumerować zapisy w ewidencji ryczałtowej należy:
  1. Otworzyć listę zapisów klikając przycisk Ewidencja ryczałtowa w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Ryczałt lub wybierając z menu: Księgowość / Ewidencja ryczałtowa.
  2. Określić, czy chcemy dokonać renumeracji zapisów w buforze czy w ewidencji głównej, przez wybór odpowiedniej opcji  .
  3. Wybrać listę zapisów w ewidencji przychodów lub w ewidencji produktów rolnych .
  4. Zaznaczyć zapisy Za miesiąc i wybrać miesiąc, w którym chcemy przenumerować ewidencję.
  5. Po wyświetleniu zapisów Ewidencji ryczałtowej, w celu przenumerowania należy nacisnąć przycisk  lub klawisz <F8>.
Uwaga
W przypadku, gdy zapisy nie były wprowadzane do bufora chronologicznie, w momencie przeksięgowywania do ewidencji głównej są automatycznie numerowane wg dat.

Jak wyszukiwać zapis?

Aby odszukać zapis w ewidencji ryczałtowej, można posłużyć się kilkoma metodami, zależnie od tego, jakie posiadamy informacje o poszukiwanym dokumencie. Przed rozpoczęciem poszukiwania należy najpierw otworzyć zapisy ewidencji klikając przycisk Ewidencja ryczałtowa w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Ryczałt lub wybierając z menu: Księgowość / Ewidencja ryczałtowa. Następnie, w zależności od posiadanych informacji, możemy posłużyć się jedną z poniższych metod:
  1. Aby znaleźć dokument, jeżeli znamy Numer dokumentu lub zawartość pola Uwagi należy skorzystać z filtru uproszczonego.
    1. Otworzyć listę zapisów.
    2. Wstępnie określić zakres wyświetlanych dokumentów poprzez wybór odpowiedniej zakładki, zaznaczenie, czy interesują nas zapisy z bufora czy ewidencji głównej oraz określenie okresu, w którym poszukujemy dokumentu.
    3. Ustawić kursor w polu Filtr i wpisać tam poszukiwany fragment numeru dokumentu lub uwagi.
    4. Jeżeli pinezka  (widoczna obok ikony filtrowania) jest włączona, zmiany będą widoczne od razu.
    5. Jeżeli pinezka jest wyłączona , po wpisania poszukiwanego fragmentu należy kliknąć przycisk . Na liście zostaną wyświetleni wyłącznie pracownicy spełniający zadane kryterium.
Poszukiwanie faktury o numerze FA 5/2010

2. Jeżeli znamy inne dane faktury możemy posłużyć się Konstruktorem filtra. Szczegółowy opis działania filtra opisany jest w podręczniku Comarch ERP Optima – Ogólne i Konfiguracja.

Jak wyliczyć zaliczkę ryczałtową?

Aby wyliczyć zaliczkę podatku należy:
  1. Otworzyć z menu głównego Księgowość/ Zaliczki na PIT-28.
  2. Po otwarciu listy zaliczek nacisnąć przycisk Dodaj   lub klawisz <INSERT>.
  3. Po wyborze miesiąca i podatnika, dla którego ma być liczona zaliczka nacisnąć przycisk Przelicz  lub klawisz <F8>.
  4. Aby zapamiętać wyliczoną deklarację, należy nacisnąć przycisk Zapisz zmiany  lub kombinację klawiszy <CTRL>+<ENTER>.
  5. Po zapamiętaniu pojawi się wyliczona zaliczka na Liście zaliczek na podatek ryczałtowy z informacją, za jaki okres jest wyliczona i dla którego podatnika.

Jak zmienić lub ponownie przeliczyć zaliczkę?

Aby ponownie wyliczyć zaliczkę należy:
  1. Otworzyć z menu głównego Księgowość/ Zaliczki na PIT-28.
  2. Po wyświetleniu listy zaliczek ustawić kursor na tym zapisie (podświetlić wiersz), który chcemy ponownie przeliczyć i nacisnąć przycisk Zmień  lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
  3. Program wyświetli formatkę zmiany zapisu, ponowne przeliczenie następuje przez naciśnięcie przycisku Przelicz  lub klawisza <F8>.
  4. Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj  lub wcisnąć klawisz <ESC>.
Uwaga
Jeżeli zaliczka została zablokowana przed zmianami, nie ma możliwości jej ponownego przeliczenia i zapisania. Aby zmienić taką zaliczkę, należy najpierw dokonać jej odblokowania.

Jak usunąć wyliczoną zaliczkę?

Aby usunąć wyliczoną zaliczkę należy:
  1. Otworzyć listę zaliczek wybierając z menu: Księgowość/ Zaliczki na PIT-28.
  2. Odszukać zapis na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  3. Kliknąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
  4. Program wyświetli pytanie: Czy chcesz skasować podświetlony rekord?. Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.
Uwaga
Jeżeli zaliczka została zablokowana przed zmianami, nie ma możliwości jej usunięcia. Aby usunąć taką zaliczkę, należy najpierw dokonać jej odblokowania.

Jak odblokować zaliczkę?

Aby dokonać odblokowania zaliczki, która została zablokowana przed zmianami, należy:
  1. Otworzyć z menu głównego Księgowość/ Zaliczki na PIT-28.
  2. Odszukać zapis na liście i kliknąć na nim prawy klawisz myszy.
  3. Z menu kontekstowego wybrać Odblokuj deklarację.
  4. Program wyświetli pytanie z prośbą o potwierdzenie operacji odblokowania i po potwierdzeniu deklaracja zostanie odblokowana.

Automatyczne księgowanie dokumentów do Ewidencji Ryczałtowej

W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość automatycznego księgowania dokumentów do Ewidencji Ryczałtowej. Dokumenty mogą być księgowane automatycznie po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry na zakładce [Operacje automatyczne] parametru Automatyczne księgowanie dokumentów z pominięciem zbiorczych księgowań i wskazaniu rodzajów dokumentów, które mają być automatycznie księgowane. Przynajmniej jeden rodzaj dokumentu powinien być zaznaczony. Parametr Automatyczne księgowanie dokumentów z pominięciem zbiorczych księgowań w nowych bazach jest domyślnie zaznaczony wraz z wszystkimi rodzajami dokumentów. W przypadku baz zaktualizowanych z wcześniejszych wersji programu parametr jest domyślnie odznaczony. Istnieje możliwość automatycznego księgowania następujących dokumentów:
  • Ewidencja dodatkowa przychodów,
  • Rejestr sprzedaży VAT,
  • Różnice kursowe,
  • Różnice kursowe MW.
Dokumenty nie podlegają automatycznemu księgowaniu w przypadku zaznaczenia w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry danego rodzaju dokumentu w sekcji Zbiorcze księgowanie dokumentów (nie podlegają automatycznemu księgowaniu). Po zaznaczeniu w tej sekcji danego rodzaju dokumentu następuje jego odznaczenie w sekcji Automatyczne księgowanie dokumentów z pominięciem zbiorczych księgowań. Po zaznaczeniu danego rodzaju dokumentu w sekcji Zbiorcze księgowanie dokumentów (nie podlegają automatycznemu księgowaniu) nie jest możliwe zaznaczenie tego rodzaju dokumentu w sekcji Automatyczne księgowanie dokumentów z pominięciem zbiorczych księgowań. Jeżeli w Konfiguracji nie zaznaczono parametru Automatyczne księgowanie dokumentów z pominięciem zbiorczych księgowań to dla operatora będącego Administratorem podczas zapisywania dokumentu w rejestrze sprzedaży VAT/ ewidencji dodatkowej przychodów pojawia się komunikat: Dokumenty mogą być automatycznie księgowane Ewidencji Ryczałtowej podczas ich zatwierdzania. Jeśli chcesz wskazać konkretne dokumenty możesz to zrobić w Konfiguracji Firmy/Księgowość/Parametry/Operacje automatyczne. Czy chcesz włączyć automat? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zaznaczenie w Konfiguracji parametru Automatyczne księgowanie dokumentów z pominięciem zbiorczych księgowań wraz z wszystkimi rodzajami dokumentów (za wyjątkiem tych, dla których zaznaczono parametr dotyczący zbiorczego księgowania). Wybór opcji Nie skutkuje tym, że dokumenty nie będą automatycznie księgowane i komunikat pojawi się ponownie podczas zapisywania/ zatwierdzania kolejnego dokumentu. Wybór opcji Nie i zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że dokumenty nie będą automatycznie księgowane i komunikat nie pojawi się ponownie podczas zapisywania/ zatwierdzania kolejnego dokumentu. Wyżej wymieniony komunikat nie pojawi się podczas zapisywania dokumentu w rejestrze sprzedaży VAT/ ewidencji dodatkowej przychodów, jeżeli w Konfiguracji zaznaczono parametr dotyczący zbiorczego księgowania dla danego rodzaju dokumentu.

Automatyczne księgowanie dokumentów

Ewidencja dodatkowa przychodów Ewidencja dodatkowa przychodów jest księgowana automatycznie do Ewidencji Ryczałtowej do kolumny wskazanej w kwotach dodatkowych, a w przypadku ich braku do kolumny wskazanej na kategorii wybranej na dokumencie. Rejestr sprzedaży VAT Rejestr sprzedaży VAT jest księgowany automatycznie do Ewidencji Ryczałtowej do kolumny wybranej w pozycji dokumentu. Różnice kursowe Różnice kursowe są księgowane automatycznie do Ewidencji Ryczałtowej do Kolumny Ryczałtu wskazanej na różnicy kursowej po uzupełnieniu tego pola i zapisaniu formularza. Różnice kursowe MW Różnice kursowe MW są księgowane automatycznie do Ewidencji Ryczałtowej do kolumny wskazanej na różnicy kursowej po uzupełnieniu tego pola i zapisaniu formularza. Dokument nie zostanie automatycznie zaksięgowany jeżeli dotyczy okresu, który został zamknięty. Przy zaznaczonym w Konfiguracji parametrze Kontrola duplikacji zapisów w Ewidencji ryczałtowej dokument nie zostanie automatycznie zaksięgowany w przypadku znalezienia duplikatu.  

Formularz zapisu w ewidencji

Formularz zapisu księgowego otwierany jest zawsze wtedy, gdy dodajemy zapis do ewidencji bądź dokonujemy podglądu lub zmiany istniejącego zapisu. Formularz zapisu księgowego posiada jedną lub dwie zakładki, zależnie od źródła pochodzenia tego zapisu:
  • Zakładka [Ogólne] zawiera wszystkie informacje na temat zapisu w ewidencji i jest widoczna niezależnie od rodzaju zapisu.
  • Zakładka [Rejestr VAT]/ [Ewidencja dodatkowa]/ [Różnice kursowe]/ [Różnice kursowe MW]/ [Dokumenty handlowe] jest widoczna wyłącznie na tych zapisach, które są efektem księgowania z Rejestru sprzedaży VAT/ Ewidencji dodatkowej przychodów/ Różnic kursowych/ Różnic kursowych MW/ Faktur Sprzedaży/ Paragonów .
Uwaga
Podatnicy będący płatnikami podatku VAT powinni wszystkie dokumenty sprzedaży wprowadzać najpierw do Rejestru VAT, a stamtąd dokonywać przeksięgowania ich do Ewidencji ryczałtowej.

Zakładka Ogólne

Na formatce, która służy do wprowadzania nowego dokumentu zawarte są następujące informacje:
Dodanie nowego zapisu
Rodzaj prowadzonej ewidencji  – jeżeli na liście zapisów w Ewidencji ryczałtowej zaznaczono obydwa rodzaje ewidencji lub Ewidencję przychodów, po dodaniu nowego zapisu z datą późniejszą niż 31.12.2015 r. domyślnie podpowie się zapis Ewidencji przychodów z kursorem ustawionym w polu Data wpisu do ewidencji. Pole ze stawką 2% jest wyszarzane. Użytkownik ma możliwość zmiany rodzaju ewidencji. Jeżeli na liście zapisów w Ewidencji ryczałtowej zaznaczono Ewidencję produktów rolnych, po dodaniu nowego zapisu z datą późniejszą niż 31.12.2015 r. domyślnie podpowie się zapis Ewidencji produktów rolnych z kursorem ustawionym w polu Data uzyskania przychodu. Użytkownik może uzupełnić kwotę tylko w stawce 2%, która sumowana jest w pozycji Razem. Pozostałe stawki są wyszarzane. Wartość w polu Data wpisu do ewidencji pobierana jest z pola Data uzyskania przychodu i nie podlega edycji. Użytkownik ma możliwość zmiany rodzaju ewidencji.
Dotyczy wersji: 2021.1.1
Jeżeli data uzyskania przychodu jest późniejsza niż 31.12.2017 r. to na formularzu zapisu w Ewidencji przychodów pojawia się możliwość wykazania kwoty w stawce 12,5%. Na formularzu zapisu w Ewidencji produktów rolnych pole ze stawką 12,5% jest wyszarzane. Jeżeli użytkownik wprowadzi w Ewidencji przychodów kwotę w stawce 12,5% a następnie na zapisie zaznaczy opcję Ewidencja produktów rolnych to kwota w stawce 12,5% zostanie wyzerowana. Dla zapisów z datą wpisu do ewidencji wcześniejszą niż 1.01.2021 r. kwota w stawce 12,5% nie jest sumowana w pozycji Razem. Dla zapisów z datą wpisu do ewidencji późniejszą niż 31.12.2020 r. kwota w stawce 12,5% jest sumowana w pozycji Razem.
Dotyczy wersji: 2021.1.1
Uwaga
Jeżeli data wpisu do ewidencji jest późniejsza niż 31 grudnia 2020 r. to na formularzu zapisu pojawia się możliwość wykazania kwoty w stawce 15%. Ukrywana jest natomiast pozycja dotycząca stawki 20%.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Uwaga
Jeżeli data wpisu do ewidencji jest późniejsza niż 31 grudnia 2021 r. to na formularzu zapisu pojawia się możliwość wykazania kwoty w stawce 12% oraz 14%.
Uwaga
Zmiana rodzaju ewidencji na zapisie nie jest możliwa jeżeli zapis jest efektem księgowania dokumentu źródłowego.
Lp. – kolejny numer na liście wprowadzanych dokumentów w ramach danej ewidencji, nadawany automatycznie przez program. W zależności od ustawień w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry, zapisy w ewidencji są numerowane narastająco w roku lub w obrębie miesiąca. Dokument – numer własny dokumentu księgowego. Data uzyskania przychodu – data, z jaką dokument staje się przychodem objętym podatkiem ryczałtowym. Data wpisu do ewidencji – data, z jaką dany dokument został wpisany do ewidencji ryczałtowej. Sprzedaż wg stawek – pola służą do wpisywania przychodu wg poszczególnych stawek. Razem – łączna suma przychodów w poszczególnych stawkach. Uwagi – pole, które pozwala na wprowadzenie uwag związanych z dokumentami. Zapis wprowadzony, Zapis zmodyfikowany – w tym miejscu pojawia się kod operatora, który wprowadził i zmodyfikował dany zapis jak również daty wprowadzenia i modyfikacji.
Uwaga
Program wymaga, aby na formularzu zapisu bezwzględnie wypełnione było pole Dokument.
Przy zaznaczonym w Konfiguracji parametrze Kontrola duplikacji zapisów w Ewidencji ryczałtowej, w momencie próby zapisania dokumentu w ewidencji ryczałtowej ma miejsce kontrola duplikacji zapisów i obejmuje zapisy wprowadzone w obrębie danego roku podatkowego. W przypadku znalezienia podobnych dokumentów pojawia się komunikat: Znaleziono dokument (-y) o podobnych danych. Czy mimo to chcesz zapisać dane? Wciśnij Tak, aby zapisać lub Nie, aby zobaczyć dane znalezionego dokumentu (-ów). Zaakceptowanie komunikatu umożliwia zapisanie dokumentu. Wybór opcji Nie powoduje wyświetlenie listy duplikatów, gdzie użytkownik ma możliwość ich podglądu.
Dotyczy wersji: 2021.1.1
Uwaga
Po aktualizacji programu do wersji 2021.1.1, na zapisach dodanych we wcześniejszych wersjach programu do ewidencji przychodów z datą wpisu do ewidencji późniejszą niż 31 grudnia 2020 r., kwoty wprowadzone w stawce 20% są usuwane.

Zakładka Rejestr VAT/ Ewidencja dodatkowa/Różnice kursowe/Różnice kursowe MW/ Dokumenty handlowe

Lista zapisów źródłowych w rejestrze VAT
Jeżeli zapis w ewidencji jest efektem księgowania z Rejestru VAT sprzedaży/ Ewidencji dodatkowej przychodów/ Różnic kursowych/ Różnic kursowych MW/ Faktur Sprzedaży/ Paragonów, wówczas na formularzu zapisu księgowego widoczna jest zakładka [Rejestr VAT]/ [Ewidencja dodatkowa]/ [Różnice kursowe]/ [Różnice kursowe MW]/ [Dokumenty handlowe], zawierająca listę dokumentów źródłowych.

Na zakładce tej możliwe jest jedynie przeglądanie zapisów źródłowych z możliwością podglądu zapisu, ale bez możliwości wprowadzania jakichkolwiek modyfikacji na dokumencie źródłowym. Jeżeli zapis jest efektem księgowania bezpośrednio w ewidencji, druga zakładka nie jest na formularzu widoczna.

Załącznik PIT-28/B

Załącznik dotyczy osób rozliczających działalność gospodarczą prowadzoną w formie spółki. W związku z tym, jeżeli w Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ PIT­­‑28 została wybrana działalność gospodarcza oraz udział właściciela w kwotach indywidualnych jest mniejszy niż 100% na deklaracji PIT‑28 jako liczba załączników dla załącznika PIT‑28/B automatycznie jest wstawiana wartość „1”. Jeśli załącznik jest dodawany automatycznie podczas przeliczania deklaracji, dane do sekcji C.1 są pobierane z konfiguracji oraz z zapisów ewidencji ryczałtowej, a niektóre pola są zablokowane do edycji:
  • Nazwa pełna spółki oraz Rodzaj prowadzonej działalności są pobierane z konfiguracji: Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ PIT‑28;
  • Dana działalność jest tyle razy wykazywana ile było zmian udziałów.
Formularz PIT 28/B – zakładka 1
Na załączniku PIT-28/B(20) wykazane są przychody opodatkowane. Dane w polach od 11 do 19 są pobierane z bazy (zapisy ewidencji ryczałtowej) – informacje o kwotach przychodów w ramach poszczególnych stawek ryczałtu, pola niedostępne do edycji; W polach od 20 do 28 użytkownik sam wprowadza wartość przychodów (art.17 ustawy); Dla poz. od 39 do 47 proponowane kwoty są wartością przychodów według stawek w poz. od 20 do 28 pomnożoną przez ogólny udział podatnika w poz. 9 , ale pole jest edytowalne i istnieje możliwość zmiany. Dla wspólnika posiadającego udziały także w innej spółce dane w sekcji C.2. uzupełniają się automatycznie na podstawie Kwot indywidualnych wspólnika lub też należy je uzupełnić ręcznie.
Formularz PIT 28/B – zakładka 2
Jeśli załącznik jest wskazany przez użytkownika ręcznie jako dodatkowy to zarówno pola w sekcji C.1, jak i C.2 są dostępne do edycji.
Formularz PIT 28/B – zakładka 3
Sekcja C.3 jest podsumowaniem poprzednich: C.1C.2.: Wartość przychodów ujętych w podsumowaniu załącznika PIT‑28/B (poz. od 48 do 65) jest przenoszona do odpowiednich pól deklaracji PIT‑28 odpowiednio dla działalności gospodarczej prowadzonej w formie spółki lub przychodów określonych przez organ podatkowy na podstawie art.17 ustawy.

Załącznik PIT-O

Na formularzu PIT/O wykazywane są odliczenia od dochodu (przychodu) oraz odliczenia od podatku. Formularz składają podatnicy rozliczający się na deklaracjach PIT‑28, PIT‑36, PIT-36L oraz PIT‑37.
Formularz PIT/O – zakładka 1
Po zaznaczeniu parametru Uzupełniam dane małżonka i wprowadzeniu numeru PESEL, automatycznie uzupełniana jest data urodzenia małżonka. Wartości w pozycjach od 11 do 19, 21-27 oraz 40, 44 i 54 przenoszone są z kwot indywidualnych właściciela. Jeśli opis rodzaju dodatkowych ulg od przychodu i podatku został wprowadzony w kwotach do deklaracji podatnika, zostanie on przeniesiony na załącznik automatycznie. Obowiązują limity kwotowe dla pól:
  • poz. Składki członkowskie na rzecz związków zawodowych ograniczana jest do wysokości 500 zł,
  • poz. Ulga na zabytki ograniczana jest do wysokości 500 000 zł,
  • poz. Wydatki poniesione na nabycie lub objęcie udziałów (akcji) ograniczana jest do wysokości 250 000 zł.
Razem odliczenia od dochodu – wartość przenoszona jest na poz.  98 deklaracji PIT‑28, Razem odliczenia od podatku - wartość przenoszona jest na poz. 228  deklaracji PIT‑28..
Formularz PIT/O – zakładka 2
Pola w sekcji D muszą być uzupełnione ręcznie.
Formularz PIT/O – zakładka 3
Formularz PIT/O – zakładka 4
W sekcji E użytkownik ma możliwość uzupełnienia danych 8 dzieci oraz zaznaczenia opcji Ulga dla rodzin 4+. Nie ma natomiast możliwości zaznaczenia poz. 5 Liczba miesięcy, za które przysługuje odliczenie oraz poz. 7 Przysługujące odliczenie z tytułu ulgi na dzieci.
Formularz PIT/O – zakładka 5

Załącznik PIT/D

Załącznik dotyczy podatników, którym w latach 2002-2006 został udzielony kredyt mieszkaniowy i chcą skorzystać z prawa odliczenia od podstawy obliczenia podatku, faktycznie poniesionych w danym roku podatkowym wydatków na spłatę odsetek od kredytu (pożyczki) udzielonej takiemu podatnikowi na sfinansowanie inwestycji mającej na celu zaspokojenie własnych potrzeb mieszkaniowych.

Użytkownik może dodać tylko jeden załącznik PIT/D. Kwoty na załączniku muszą być uzupełnione ręcznie.

Małżonkowie składają jeden załącznik PIT/D dlatego też w przypadku podatnika będącego w związku małżeńskim i składającego załącznik PIT/D wspólnie z małżonkiem należy podać dane małżonka. Po zaznaczeniu parametru Uzupełniam dane małżonka i wprowadzeniu numeru PESEL, automatycznie uzupełniana jest data urodzenia małżonka.

Załącznik PIT/D, zakładka 1. PIT/D A-B.2.
Załącznik PIT/D, zakładka 2. PIT/D B.3.-C.2.

Oświadczenie PIT-2K

W przypadku, kiedy użytkownik pierwszy raz dokonuje odliczeń w ramach ulgi odsetkowej, dołącza również oświadczenie PIT-2K. W tym celu należy na PIT/D zaznaczyć parametr Podatnik po raz pierwszy dokonuje odliczeń w ramach ulgi odsetkowej. Użytkownik może dodać tylko jeden załącznik PIT-2K. Kwoty na załączniku muszą być uzupełnione ręcznie.
Załącznik PIT-2K.

Załącznik Korekta podatku

Formularz załącznika PIT/WZR składa się z dwóch sekcji:
  • [KPD B-E] – zawierającą listę dokumentów związanych z działalnością gospodarczą,
  • [KPD F-I] – zawierającą listę dokumentów związanych ze sprzedażą przetworzonych produktów roślinnych i zwierzęcych.
Dane na załączniku Korekta podatku użytkownik powinien uzupełnić ręcznie. Po rozwinięciu dodatkowego menu (czarna strzałka obok plusa) dostępne są opcje: Dodaj niezapłaconą wierzytelność, Dodaj niezapłacone zobowiązanie, Dodaj zapłaconą wierzytelność, Dodaj zapłacone zobowiązanie. Nie ma możliwości dodania pozycji bez uzupełnionego numeru dokumentu. W kolumnie Kwota należy uzupełnić kwotę podlegającą korekcie (przyjmuje zawsze wartości dodatnie). Istnieje możliwość kopiowania pozycji na załączniku PIT/WZR za pomocą skrótu klawiszowego <Ctrl>+<Insert>. Skopiowana pozycja trafia do tej samej grupy co dokument kopiowany.
Załącznik Korekta podatku, zakładka KPD B-E
Załącznik Korekta podatku, zakładka KPD F-I
Z poziomu formularza PIT-28 dostępny jest wydruk Korekta podatku/ Zestawienie dokumentów do korekty podatku. Na wydruku dla danego wspólnika dokumenty są prezentowane z podziałem na rodzaj działalności oraz w ramach rodzaju działalności na niezapłacone wierzytelności/ zobowiązania i zapłacone wierzytelności/ zobowiązania. Formularz Korekta podatku nie jest wysyłany do systemu e-Deklaracje.

Zmiana formy opodatkowania na skalę podatkową w trakcie 2022 roku

Przechodząc z ryczałtu na zasady ogóle od lipca 2022 r. podatnik:
  • od przychodów uzyskanych od 1.01.2022 do 30.06.2022 r. zapłaci ryczałt ewidencjonowany i rozliczy przychody na formularzu PIT-28 złożonym do 2.05.2023,
  • od dochodów uzyskanych od 1.07.2022 do 31.12.2022 r. zapłaci podatek według skali i będzie zobligowany do złożenia zeznania PIT-36 do 2.05.2023.
Na formularzu deklaracji PIT-28(25) podatnik wykazuje zaliczki z ryczałtu, odliczenia oraz składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za okres styczeń – czerwiec 2022 r., a na formularzu deklaracji PIT-36(30) w sekcji L wykazuje zaliczki wyliczone na zasadach ogólnych, a także odliczenia oraz składki na ubezpieczenia społeczne za okres lipiec – grudzień 2022 r. Jeżeli na formularzu kwot indywidualnych podatnika lub małżonka za miesiąc lipiec zaznaczono parametr Zmiana formy opodatkowania na skalę podatkową w trakcie 2022 roku to podatnik ma możliwość tylko rozliczenia indywidualnego. Po zaznaczeniu na formularzu deklaracji PIT-36(30) opcji np. wspólnie z małżonkiem, podczas próby wyliczenia deklaracji PIT-36(30) pojawia się komunikat: W lipcu 2022 roku podatnik lub małżonek przeszedł na rozliczenie podatku wg zasad ogólnych – skali podatkowej. Zmieniono sposób rozliczenia na indywidualny. Jeżeli na formularzu kwot indywidualnych właściciela za miesiąc lipiec zaznaczono parametr Zmiana formy opodatkowania na skalę podatkową w trakcie 2022 roku to na formularzu deklaracji PIT-36(30) blokowana jest możliwość zaznaczenia poz. 60, poz. 62, poz. 64, poz. 66 oraz poz. 68.
Uwaga
Jeżeli podatnik składa dwie deklaracje (PIT-28 i PIT-36) za 2022 r. i korzysta ze zwolnienia z PIT to musi zweryfikować, czy suma zwolnień na obu deklaracjach nie przekroczyła kwoty 85 528 zł.

Przejście z PIT-28 na PIT-36 po roku podatkowym

Po roku podatkowym podatnik może, zamiast złożyć PIT-28(25), rozliczyć się na formularzu PIT-36(30). W takim przypadku zalecamy aby w pierwszej kolejności wykonać kopię bezpieczeństwa firmy, wgrać ją pod inną nazwą, a następie usunąć w niej zapisy księgowe z Ewidencji ryczałtowej w 2022 r., dokonać w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry zmiany rodzaju księgowości oraz zaksięgować dokumenty do KPiR w 2022 r. Następnie należy na formularzu właściciela dodać udziały dla PIT-36 za wszystkie miesiące 2022 r. oraz na formularzu deklaracji PIT-36(30) należy zaznaczyć odpowiednio poz. 64, poz. 66 lub poz. 68 (podatnik) lub poz. 65, poz. 67 lub poz. 69 (małżonek). Po zaznaczeniu tych pozycji należy ponownie przeliczyć formularz deklaracji PIT-36(30). Po przeliczeniu, w sekcji L Należne zaliczki art. 44 ust. 1 ustawy oraz podatek – art. 30 g ustawy automatycznie przenoszone są kwoty należnych zaliczek oraz zapłaconych zaliczek z formularzy zaliczek na PIT-28. Jeżeli dla podatnika wyliczono również zaliczki na PIT-36 z najmu to w sekcji L w poszczególnych miesiącach/kwartałach sumowane są kwoty z zaliczek na PIT-36 oraz PIT-28. Do poz. Należna zaliczka w miesiącu/kwartale przenoszona jest kwota z poz. Zaliczka podatku do zapłaty z formularza zaliczki na PIT-28. Do poz. Zapłacona zaliczka w miesiącu/kwartale przenoszona jest kwota z poz. Kwota zapłacona do US z formularza zaliczki na PIT-28. Istnieje również możliwość ręcznego uzupełnienia kwoty przychodów i kosztów na formularzu załącznika PIT/B(20) dodanego do deklaracji PIT-36(30). W takim przypadku można pominąć krok związany z usunięciem zapisów księgowych z Ewidencji ryczałtowej w 2022 r. i ich zaksięgowaniem do KPiR.

Rejestry VAT

Przenoszenie Faktur Sprzedaży wystawionych za usługi księgowe w firmie Biura rachunkowego bezpośrednio do rejestru VAT zakupu w firmie Klienta

Istnieje możliwość przenoszenia Faktur Sprzedaży wystawionych za usługi księgowe w firmie Biura rachunkowego bezpośrednio do rejestru VAT zakupu w firmie Klienta. Funkcja jest dostępna dla Biur Rachunkowych pobierających moduł Faktury lub Handel lub Handel Plus. Faktury mogą być przenoszone automatycznie po zaznaczeniu parametru w Konfiguracji lub po wskazaniu przez użytkownika odpowiedniej opcji na liście Faktur Sprzedaży. Baza danych kontrahenta (moduł Biuro Rachunkowe) Aby skorzystać z tej funkcji, Biuro Rachunkowe w Konfiguracji Programu/ Biuro Rachunkowe/ Parametry musi mieć wskazaną Bazę firmową Biura rachunkowego. W firmie Biura Rachunkowego na kartach kontrahentów na zakładce [Księgowe] jest wtedy widoczne pole Baza danych kontrahenta (moduł Biuro Rachunkowe), gdzie należy wskazać firmy poszczególnych Klientów. Podczas aktualizacji firmy Biura Rachunkowego do wersji 2021.0.1 następuje wskazanie na kartach kontrahentów firm poszczególnych Klientów na podstawie numeru NIP (NIP z karty kontrahenta w firmie Biura Rachunkowego jest porównywany z numerem NIP z Pieczątki firmy Klienta). W przypadku kontrahentów scalonych podpinany jest kontrahent główny. Firma nie zostanie wskazana jeżeli w firmie Biura Rachunkowego istnieje więcej niż jedna aktywna karta Klienta lub istnieje więcej niż jedna firma (baza) dla danego numeru NIP Klienta. Jeżeli w Konfiguracji Programu/ Biuro Rachunkowe/ Parametry wskazano Bazę firmową Biura rachunkowego, w oknie kreatora konfiguracji parametrów firmy pojawiającego się podczas pierwszego logowania do nowej firmy dodanej przez Biuro Rachunkowe, w oknie Uzupełnij podstawowe dane Twojej firmy dodano domyślnie zaznaczony parametr Dodaj kontrahenta lub powiąż z już istniejącym w bazie firmowej Biura Rachunkowego. Spowoduje on utworzenie w firmie Biura Rachunkowego karty kontrahenta z danymi uzupełnionymi w kreatorze z kodem będącym numerem NIP oraz ze wskazaną firmą Klienta. Przy zakładaniu karty Klienta jego status określany jest na podstawie kodu kraju uzupełnionego w kreatorze:
  • kod PL lub braku kodu – ustawiany jest status Krajowy,
  • kod UE – ustawiany jest status Wewnątrzunijny,
  • kod spoza UE – ustawiany jest status Pozaunijny.
  Jeżeli w firmie Biura karta kontrahenta z takim numerem NIP została dodana wcześniej to na tej karcie w polu Baza danych kontrahenta (moduł Biuro Rachunkowe) zostanie wskazana nowo utworzona firma kontrahenta. W przypadku gdy kontrahenci o tym samym numerze NIP zostali scaleni w firmie Biura Rachunkowego, w momencie tworzenia firmy Klienta dla tego numeru NIP, firma podpina się na kontrahenta głównego. W nowo utworzonej firmie Klienta zostanie z kolei dodana karta kontrahenta z danymi Biura Rachunkowego pobranymi z pieczątki firmy Biura Rachunkowego z oznaczeniem podmiot gospodarczy. Dzięki temu Biuro Rachunkowe nie musi zakładać w firmie Klienta swojej karty kontrahenta. Przy zakładaniu karty Biura Rachunkowego następuje sprawdzenie statusu VAT. Konfiguracja w firmie Biura Rachunkowego W Konfiguracji Programu/ Biuro Rachunkowe/ Parametry dostępne są parametry:
  • Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta – w polu tym istnieje możliwość wpisania symbolu rejestru VAT zakupu, do którego w firmie Klienta przeniesione zostaną faktury wystawione za usługi księgowe. Domyślnie widnieje symbol ZAKUP. Jeżeli użytkownik pozostawi to pole puste to faktury przeniesione zostaną w firmie Klienta do rejestru o symbolu ZAKUP.
  • Automatyczne przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta – parametr domyślnie odznaczony. Zaznaczenie parametru powoduje automatyczne przenoszenie faktur po ich zatwierdzeniu do rejestru VAT zakupu w firmie Klienta o symbolu wpisanym w polu Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta. Jeżeli w firmie Klienta rejestr o takim symbolu nie istnieje, jest on automatycznie dodawany.
  Lista Faktur Sprzedaży w firmie Biura Rachunkowego W firmie Biura Rachunkowego w menu kontekstowym dostępnym pod prawym przyciskiem myszy na liście Faktur Sprzedaży dostępna jest opcja Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta. Jeżeli w Konfiguracji Programu/ Biuro Rachunkowe/ Parametry nie zaznaczono parametru Automatyczne przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta to po jej wyborze pojawia się komunikat: Czy chcesz aby kolejne faktury za usługi biura w momencie ich zatwierdzenia były automatycznie przenoszone do rejestrów VAT Klienta? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zaznaczenie w Konfiguracji parametru Automatyczne przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta. Kolejne faktury będą już przenoszone automatycznie do firmy Klienta. Wybór opcji Nie skutkuje koniecznością ręcznego przenoszenia faktur. Zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że przy kolejnym wyborze tej opcji na liście Faktur Sprzedaży lub podczas zatwierdzania faktury komunikat nie pojawi się ponownie dla danego operatora. Jeżeli Konfiguracji Programu/ Biuro Rachunkowe/ Parametry nie zaznaczono parametru Automatyczne przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta to po wyborze na liście Faktur Sprzedaży w menu kontekstowym opcji Zatwierdź dokumenty lub po odznaczeniu na Fakturze Sprzedaży parametru Bufor pojawia się komunikat: Czy chcesz aby faktury za usługi księgowe przenosiły się automatycznie do rejestrów VAT Klientów? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zaznaczenie w Konfiguracji parametru Automatyczne przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta. Kolejne faktury będą już przenoszone automatycznie do firmy Klienta. Wybór opcji Nie skutkuje koniecznością ręcznego przenoszenia faktur. Zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że przy kolejnym zatwierdzaniu faktury lub wyborze na liście Faktur Sprzedaży opcji Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta komunikat nie pojawi się ponownie dla danego operatora. Istnieje możliwość przeniesienia Faktur Sprzedaży oraz ich korekt (za wyjątkiem korekty danych). Nie są przenoszone Faktury anulowane. Faktury walutowe przenoszone są z typem kursu i notowaniem z Faktury Sprzedaży. Jeżeli w Konfiguracji Programu/ Biuro Rachunkowe/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczne przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta to po wyborze na liście Faktur Sprzedaży w menu kontekstowym opcji Zatwierdź dokumenty lub po odznaczeniu na Fakturze Sprzedaży parametru Bufor faktury za usługi księgowe przenoszone są automatycznie do firmy Klienta do rejestru VAT zakupu. Jeżeli w firmie Biura Rachunkowego na karcie kontrahenta na zakładce [Księgowe] nie wskazano firmy Klienta to podczas próby przeniesienia faktury wystawionej dla takiego kontrahenta pojawia się komunikat: Błąd przenoszenia dokumentu nr [numer faktury]. Kontrahent [akronim kontrahenta] nie ma podpiętej firmy, do której mają zostać przeniesione faktury. Aby Faktury zostały przeniesione, firma Klienta musi być zaktualizowana do najnowszej wersji, aktywna oraz operator nie może mieć do niej blokady. Podczas przenoszenia Faktury następuje sprawdzenie numeru NIP kontrahenta wybranego na fakturze z numerem NIP uzupełnionym w Pieczątce firmy Klienta, do której ma zostać przeniesiona Faktura. W przypadku różnicy pojawia się komunikat: Błąd przenoszenia dokumentu nr [numer faktury]. Numer NIP w firmie klienta niezgodny z NIP-em na fakturze. Faktura nie zostanie przeniesiona do firmy Klienta, jeżeli w Konfiguracji Biura Rachunkowego wskazano rejestr, który w firmie Klienta jest nieaktywny. Faktura przeniesiona do firmy Klienta otrzymuje w firmie Biura Rachunkowego status Wyeksportowana. Próba ponownego przeniesienia takiej Faktury skutkuje komunikatem: Dokument został już wyeksportowany. Operator może anulować Fakturę przeniesioną do firmy Klienta jeżeli na jego formularzu zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych. Rejestr VAT zakupu w firmie Klienta Faktury Sprzedaży wystawione przez Biuro Rachunkowe za usługi księgowe przenoszone są do firmy Klienta wskazanej w firmie Biura Rachunkowego na karcie kontrahenta na zakładce [Księgowe] w polu Baza danych kontrahenta (moduł Biuro Rachunkowe) do rejestru VAT zakupu. W firmie Klienta na przeniesionym dokumencie automatycznie dodawany jest atrybut FAKTURA ZA USŁUGI BR z wartością Tak. Jeżeli w firmie Klienta istnieje jedna aktywna karta kontrahenta dotycząca Biura Rachunkowego (porównywany jest numer NIP z pieczątki w firmie Biura Rachunkowego z numerem NIP na karcie kontrahenta w firmie Klienta) to na przeniesionej fakturze jest on podstawiany. Jeżeli w firmie Klienta istnieje więcej niż jedna aktywna karta kontrahenta dotycząca Biura Rachunkowego lub nie ma takiej karty to na dokumencie podstawiany jest kontrahent Nieokreślony. W przypadku kontrahentów scalonych podpinany jest kontrahent główny. Jeżeli w firmie Klienta na karcie kontrahenta dotyczącej Biura Rachunkowego określono domyślną kategorię zakupu to po przeniesieniu Faktury ta kategoria pobierana jest do nagłówka i pozycji tego dokumentu wraz ustawionym na niej opisem, rodzajem, odliczeniami oraz w przypadku Księgi podatkowej - kolumny do księgowania w KPiR. Jeżeli na karcie kontrahenta nie wskazano domyślnej kategorii dla zakupu to na formularzu przeniesionego dokumentu rodzaj ustawiany jest jako Usługa oraz w przypadku Księgi podatkowej kolumna do księgowania 13.Inne. Jeżeli w firmie Klienta nie ma formy płatności wybranej na Fakturze, forma płatności przenoszona jest z karty kontrahenta dotyczącej Biura Rachunkowego. W przypadku formy płatności o typie gotówka nie jest tworzony zapis kasowy rozliczający fakturę. Jeżeli w firmie Klienta na karcie kontrahenta dotyczącej Biura Rachunkowego określono domyślne kody JPK_V7 to są one przenoszone na przeniesioną Fakturę za wyjątkiem kodów towarowych GTU. Nie są natomiast przenoszone kody uzupełnione na Fakturze Sprzedaży w firmie Biura Rachunkowego. Podczas próby usunięcia przeniesionej faktury pojawia się komunikat: Faktura za usługi księgowe została wystawiona i przesłana przez Biuro rachunkowe. Czy na pewno chcesz ją usunąć? Przy automatycznym przenoszeniu faktur za usługi księgowe Biura Rachunkowego do rejestru VAT zakupu Klienta nie są przenoszone dokumenty Biblioteki podpięte na Fakturze Sprzedaży w firmie Biura Rachunkowego.

Rozliczenie podatku VAT metodą struktury zakupów

Podatnicy, którzy nie są obowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży, mogą w celu obliczenia podatku należnego dokonać podziału sprzedaży za dany miesiąc w proporcjach wynikających z udokumentowanych zakupów. Równocześnie Rozporządzenie w sprawie prowadzenia Książki przychodów i rozchodów mówi, że: Podatnicy, o których mowa w art. 30 Ustawy o VAT, mogą ewidencjonować przychody w księdze oraz w ewidencji sprzedaży łącznie z podatkiem od towarów i usług z tym, że na koniec miesiąca przychód pomniejsza się o należny podatek od towarów i usług (art. 24 Rozporządzenia). W celu poprawnego rozbicia sprzedaży metodą struktury zakupów, należy w programie odpowiednio wprowadzić dokumenty do rejestru VAT, i tak: 
  • Wartość przychodu powinna być wprowadzana do Rejestru Sprzedaży z zaznaczeniem parametru Sprzedaż detaliczna w stawce zwolnionej, w polu Wartość brutto.
    Poprawny sposób wprowadzenia sprzedaży detalicznej
     
  • Faktury zakupowe, które mają być uwzględnione przy rozliczeniu struktury zakupów, muszą mieć zaznaczony Rodzaj: Towar, przy czym strukturę zakupów można wyliczać przy uwzględnieniu wszystkich rejestrów lub wybrać tylko jeden konkretny rejestr.

Wyliczenie struktury zakupów

Na formatce do wyliczenia struktury zakupów (Rejestry VAT/ Struktura zakupów) użytkownik powinien wprowadzić następujące informacje: Rozliczenie sprzedaży za miesiąc rok i miesiąc, za który sprzedaż ma być rozliczana strukturą zakupów. Korektę umieścić w rejestrze nazwa Rejestru Sprzedaży, w którym zostanie umieszczona korekta należnego podatku VAT (przy czym, jeżeli w danym miesiącu była już wyliczana struktura zakupów, to program automatycznie wymusi zapis dokumentu korekcyjnego do tego samego rejestru, co poprzednio). Struktura zakupów wg rejestru nazwa Rejestru Zakupów, z którego zapisy mają być uwzględnione przy liczeniu strukturą zakupów (zwykle są to wszystkie rejestry). Za okres – okres, za który zakupy mają być uwzględniane przy liczeniu współczynników (zwykle jest to ten sam miesiąc, za który wyliczana jest sprzedaż). Formatkę obsługują standardowe przyciski - przejdź do artykułu. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej formatki.  Przelicz strukturę zakupów - przycisk pozwala na przeliczenie struktury zakupów, funkcja uruchamiana jest również za pomocą klawisza <F8>.
Struktura zakupów
Po dokonaniu przeliczenia struktury zakupów, w dolnej części okna widoczne są następujące informacje: stawka VAT, łączne zakupy brutto w poszczególnych stawkach, procentowy udział zakupu w poszczególnych stawkach, sprzedaż brutto rozbita proporcjonalnie do zakupów w poszczególnych stawkach, wartość VAT sprzedaży, wartość netto sprzedaży. Po wyliczeniu struktury zakupów i wciśnięciu przycisku Zapisz, program automatycznie generuje zapis korekcyjny w Rejestrze Sprzedaży. Zapis ten zawiera wystornowaną wartość w stawce zwolnionej oraz wartości netto i VAT dla poszczególnych stawek VAT. Zapis należy zaksięgować do zapisów Księgi Handlowej lub Księgi Podatkowej w celu pomniejszenia przychodu, który uprzednio zaksięgowano w wartości brutto, o wartość naliczonego podatku VAT. Wartości netto sprzedaży w poszczególnych stawkach i VAT należny, po wyliczeniu, zostaną uwzględnione automatycznie na deklaracji JPK_V7.

Rozliczenie podatku VAT metodą kasową

https://www.youtube.com/watch?v=Sy5XN3gkJZc Małym podatnikiem w rozumieniu ustawy o VAT jest podatnik VAT: 
  • U którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 1 200 000 EURO.
  • Prowadzący przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzający funduszami powierniczymi, będący agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu – jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 45 000 EURO.
Najważniejszą różnicą w zakresie rozliczenia VAT przez małych podatników jest możliwość wyboru metody kasowej rozliczania VAT. Metoda ta polega na tym, że obowiązek podatkowy w VAT powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później niż 180 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, jeżeli kontrahent nie jest podatnikiem VAT czynnym. W przeciwnym wypadku obowiązek podatkowy powstanie z dniem uregulowania całości lub części należności.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Podatnicy, którzy wybiorą kasowe rozliczenie deklaracji VAT w pierwszym roku funkcjonowania działalności muszą rozliczać VAT w okresach miesięcznych. W kolejnych latach kontynuując rozliczenia VAT metodą kasową należy już składać deklaracje kwartalne i zaznaczyć w Konfiguracji parametr Kwartalne rozliczenia VAT.
Podatek należny może zostać obniżony o podatek naliczony przy nabyciu towarów i usług w rozliczeniu za kwartał/miesiąc, w którym:
  • uregulowano częściowo lub w całości należność wynikającą z otrzymanej od kontrahenta faktury,
  • dokonano zapłaty podatku wynikającego z dokumentu celnego.
Dodatkowo mali podatnicy, którzy wybrali metodę kasową rozliczania VAT, składają deklaracje podatkowe za okresy kwartalne (za wyjątkiem pierwszych 12 miesięcy od rejestracji do VAT, gdzie deklaracje VAT składane są w okresach miesięcznych), w terminie, do 25 dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym powstał obowiązek podatkowy. W związku z powyższymi użytkownik ma możliwość wyboru zwykłej lub kasowej metody rozliczania VAT. Możliwość wyboru kasowej metody rozliczania podatku VAT i wyliczania deklaracji JPK_V7 za okresy kwartalne lub miesięczne dostępna jest w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe.
Metoda rozliczania VAT
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Po zaznaczeniu dla parametru Rozliczanie VAT metodą opcji kasową automatycznie zaznaczany jest parametr Kwartalne rozliczenia VAT. Użytkownik ma możliwość jego odznaczenia.
Na formatce faktury w Rejestrze Sprzedaży, przy włączonej metodzie kasowej wprowadzono parametr Wg kasy oraz pole . Po naciśnięciu przycisku Do VAT użytkownik ma możliwość sprawdzenia i ewentualnego skorygowania kwot do rozliczenia VAT (zmiana kwot jest możliwa po uprzednim odznaczeniu parametru Wg kasy).
Kwoty dla rozliczenia VAT
Jeżeli jest zaznaczony parametr Wg kasy, to kwoty na tym oknie rozbijane są proporcjonalnie do poszczególnych zapłat od Kontrahentów o statusie krajowy lub krajowy – podatnikiem jest nabywca na poszczególne miesiące. Pozostali kontrahenci rozliczani są na zasadach ogólnych. Należy pamiętać, że VAT należny musi zostać rozliczony nie później niż 180 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, jeżeli kontrahent nie jest podatnikiem VAT czynnym. W celu automatycznego rozbijania sprzedaży wg dokonywanych zapłat konieczne jest rozliczanie dokumentu w module Kasa/Bank. Jeżeli parametr Wg kasy nie jest zaznaczony, to na oknie działają standardowe przyciski pozwalające na zmianę kwot. Na formatce faktury w rejestrze VAT zakupu wprowadzono również parametr Wg kasy oraz pole . Jeżeli parametr jest zaznaczony, to faktura jest rozliczana w deklaracji JPK_V7 w momencie całkowitej lub częściowej zapłaty. W przypadku wystąpienia szczególnych przypadków przy rozliczaniu VAT metodą kasową, należy odznaczyć parametr Wg kasy i ręcznie ustawić datę rozliczenia na deklaracji.
Uwaga
W sytuacji gdy z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe wybrano rozliczanie VAT metodą kasową oraz na dokumencie w rejestrze VAT odznaczymy parametr Wg kasy, wówczas przy zapisywaniu dokumentu pojawia się komunikat: Wartość dokumentu jest różna od wartości do rozliczenia w VAT‑7. Podatnik rozlicza VAT metodą kasową. Parametr Wg kasy powinien być zaznaczony lub uzupełnione kwoty do rozliczenia VAT.
Wyliczanie deklaracji JPK_V7. Deklaracja JPK_V7 w przypadku użytkowników, którzy wybrali metodę kasową, wyliczana jest za okresy kwartalne (za wyjątkiem pierwszych 12 miesięcy od rejestracji do VAT, gdzie deklaracje JPK_V7 składane są w okresach miesięcznych). Jeżeli w Konfiguracji zaznaczono parametr Kwartalne rozliczenia VAT to po wejściu na deklaracje JPK_V7 wybór danego miesiąca powoduje przeliczenie części ewidencyjnej JPK_V7 za dany miesiąc. Podatnik w każdym momencie (od każdego kwartału) ma możliwość przejścia na metodę kasową i przez pierwsze 2 kwartały przysługuje mu pełne prawo do dołączenia załącznika VAT-ZD z należnościami przeterminowanymi powyżej 90 dni od terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada po 31.12.2018 r.) lub 150 dni od terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada  przed 01.01.2019 r.) od faktur wystawionych przed wejściem w rozliczenia kasowe. Faktury wystawione w okresie rozliczenia kasowego nie są uwzględniane na zawiadomieniu VAT-ZD. Rejestr Sprzedaży i Zakupu, zakładka [Do VAT/JPK_V7] – został zmieniony sposób wyświetlenia informacji dla poszczególnych miesięcy zgodnie z tym, co było wcześniej ustawione dla poszczególnych faktur na polu .
Uwaga
Jeśli w firmie podatek VAT jest rozliczany według metody kasowej, to Dowody Wewnętrzne wprowadzone do Rejestru VAT będą traktowane jako zapłacone i uwzględniane na deklaracji JPK_V7 z datą obowiązku podatkowego dla sprzedaży lub z datą prawa do odliczenia dla zakupu.
W programie bazy, które nie obsługują metody kasowej mogą kwalifikować do odpowiedniej deklaracji JPK_V7 automatycznie z poziomu Rejestru VAT Zakupu faktury od małych podatników. Na karcie kontrahenta Ogólne/ Kontrahenci na zakładce [Handlowe] widnieje parametr Metoda Kasowa , dostępny do zaznaczenia tylko, gdy wcześniej zaznaczony zostanie parametr Podatnik VAT czynny . Zaznaczenie parametru powoduje oznaczenie podmiotu jako małego podatnika. Zapisy w Rejestrze VAT Zakupu dla tego kontrahenta wykazują sekcję Rozliczać w VAT, parametr Wg Kasy oraz tabelkę Do VAT i prawidłowo kwalifikowane są do VAT/JPK_V7 na podstawie płatności i statusów kontrahentów (krajowy, krajowy – podatnikiem jest nabywca, podatnik VAT czynny, podmiot gospodarczy, osoba fizyczna). W Rejestrze VAT Zakupu na formularzu dokumentu widoczny jest z lewej strony od parametru Wewnętrzny parametr Metoda kasowa.
Metoda kasowa na dokumencie w Rejestrze VAT
W sytuacji, gdy w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe zostanie zaznaczony parametr Rozliczanie VAT metodą kasową to na wszystkich dokumentach w Rejestrze VAT parametr Metoda kasowa jest niewidoczny. Kwalifikowanie do deklaracji zapisów krajowych odbywa się wtedy tak samo jak dotychczas zgodnie z metodą kasową. Jeżeli parametr na karcie kontrahenta jest zaznaczony to dodając dokument do Rejestru VAT Zakupu również się zaznaczy automatycznie. Jeżeli na karcie kontrahenta parametr będzie odznaczony to dodając dokument do rejestru VAT również się automatycznie odznaczy. Parametr w rejestrze VAT zakupu można zaznaczyć/odznaczyć niezależnie od tego czy jest zaznaczony on na karcie kontrahenta. Jeżeli na dokumencie w rejestrze VAT zakupu zaznaczono parametr Metoda kasowa to jest on kwalifikowany do JPK_V7 w miesiącu z daty rozliczenia lub wystawienia (w zależności, która z dat jest późniejsza). Jeżeli na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży zaznaczono parametr Metoda kasowa to jest on kwalifikowany do JPK_V7 w miesiącu z daty rozliczenia. Metoda kasowa może być stosowana tylko dla podatników krajowych – podmiotów gospodarczych lub osób fizycznych – podatników VAT czynnych. Jeżeli wybierze się jakiegokolwiek innego podatnika (jeśli jeden z tych składników nie będzie spełniony) to parametr Metoda kasowa jest wyszarzany i faktura jest rozliczana na zasadach ogólnych. Informacja o metodzie kasowej jest zapisywana na dokumencie. Jeżeli kontrahent już nie ma zaznaczonego na karcie parametru o metodzie kasowej, ale wystawiając dokument miał to podglądając dokumenty wstecz nadal na nich będzie informacja o metodzie kasowej i wykazywanie na JPK_V7 będzie wg metody kasowej, a dokładnie według faktycznie dokonanych płatności.. Jeżeli metoda kasowa na karcie kontrahenta zostanie zaznaczona, a już były wystawione/wprowadzone zapisy do Rejestru VAT Zakupu to nie są one modyfikowane. Podobnie jeżeli metoda kasowa zostanie zaznaczona za okres, za który już były wystawione/wprowadzone zapisy do Rejestru VAT Zakupu to nie są one modyfikowane. Przenoszone faktury FZ z modułu Handel bezpośrednio do Rejestru VAT Zakupu, które były wystawione na podmiot z zaznaczonym parametrem Metoda kasowa posiadają po przeniesieniu do rejestru parametr zaznaczony (ale tylko jeśli kontrahent jest krajowy, podmiot gospodarczy i podatnik VAT czynny). 

Metoda kasowa dla sprzedaży

Użytkownik ma możliwość rozliczenia transakcji sprzedaży zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt. 1e Ustawy o VAT. Aby taką transakcję wprowadzić w systemie należy na formularzu kontrahenta na zakładce [Handlowe] zaznaczyć parametr Metoda kasowa – Sprzedaż. Po wybraniu takiego kontrahenta na dokumencie w Rejestrze sprzedaży VAT zostanie zaznaczony parametr Metoda kasowa. Dodatkowo przy wprowadzaniu dokumentu do Rejestru sprzedaży VAT Operator ma możliwość zaznaczenia parametru Metoda kasowa bezpośrednio na dokumencie, nawet jeżeli na formularzu kontrahenta ten parametr nie był zaznaczony. Dokument sprzedaży z zaznaczonym parametrem Metoda kasowa zostanie rozliczony w deklaracji JPK_V7 w miesiącu z daty rozliczenia, bez względu na to czy podatnik rozlicza VAT na zasadach ogólnych czy według metody kasowej.
Uwaga
Metoda kasowa dla sprzedaży (art.19a ust.5 pkt.1e) nie oznacza, że podatnik rozlicza wszystkie transakcje VAT według metody kasowej (art.21).

Przenoszenie dokumentów z modułu Faktury

Podczas przenoszenia dokumentów z modułu Faktury odpowiednio ustawiane są wartości w polach z datami na formularzach dokumentów. Rejestr Sprzedaży Dla rejestru sprzedaży do pola Data powstania obowiązku podatkowego trafia data sprzedaży. W przypadku, gdy kontrahent ma zaznaczony parametr VAT wg daty wystawienia, wtedy do nowego pola trafia data wystawienia dokumentu. W przypadku rodzaju wewnątrzunijna, wewnątrzunijna trójstronna oraz wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca, jako data powstania obowiązku podatkowego przenosi się data wystawienia dla rodzaju Towary oraz data sprzedaży dla rodzaju Usługi. W przypadku faktury sprzedaży wysłanej do KSeF do pola Data wystawienia przenoszona jest Data przyjęcia w KSeF. Rejestr Zakupu Dla rejestru zakupu do pola Obowiązek podatkowy u dostawcy trafia data zakupu. W przypadku, gdy kontrahent ma zaznaczony parametr VAT wg daty wystawienia wtedy do nowego pola trafia data wystawienia dokumentu. W przypadku rodzaju wewnątrzunijna i wewnątrzunijna trójstronna jako data powstania obowiązku podatkowego przenosi się data wystawienia dla rodzaju Towary oraz data zakupu dla rodzaju Usługi. Do pola Prawo do odlicz. podstawia się późniejsza z dat: Obow. Podat oraz data wpływu. Korekty Dla korekt oraz korekt granicznych data powstania obowiązku podatkowego przenosi się tak jak dla faktur biorąc pod uwagę rodzaj transakcji i zaznaczenie bądź nie parametru VAT wg daty wystawienia.
Uwaga
Nie ma możliwości przenoszenia korekt danych do rejestrów VAT. Podczas próby przenoszenia do rejestru VAT pojawia się komunikat: Błąd przenoszenia dokumentu nr [Numer dokumentu]. Dokument jest korektą danych.
Tax Free W dokumentach Tax Free, jako data powstania obowiązku podatkowego ustawia się data potwierdzenia dokumentu Tax Free. Faktury zaliczkowe Dla faktur zaliczkowych moment powstania obowiązku podatkowego stanowi data zapłaty. Dlatego przenosząc do rejestru VAT fakturę zaliczkową, jeżeli jest ona rozliczona z dokumentem KP wówczas jako data obowiązku podatkowego ustawiana jest data dokumentu KP, z którym jest rozliczona zaliczka. Jeżeli faktura zaliczkowa jest rozliczona z kilkoma KP wtedy jako data obowiązku podatkowego podstawiana jest data pierwszego dokumentu KP. Jeżeli faktura zaliczkowa jest nierozliczona wtedy jako data powstania obowiązku podatkowego przenosi się data wystawienia.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry zaznaczono parametr Pobieraj rodzaj z kategorii towaru/usługi przy przenoszeniu do Rejestru VAT to w przypadku faktur sprzedażowych, do których była wystawiona zaliczka, po przeniesieniu faktury końcowej do rejestru VAT, pozycja pomniejszająca wartość faktury o kwotę zaliczki pobiera kategorię analogiczną do kategorii wybranej w pozycji w tej samej stawce VAT o najwyższej wartości netto dotyczącej faktury finalnej.
Uwaga
Jeżeli na dokumencie wprowadzonym w menu Handel/ Faktury zakupu występują pozycje ze stawką NP i opodatkowaną (np. 23%), w nagłówku i pozycji ze stawką opodatkowaną wybrano kategorię, na której formularzu ustawiono odliczenia na Tak oraz wygenerowano do niego dowody wewnętrzne to w przypadku Podatnika VAT czynnego po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT odliczenia dla pozycji opodatkowanej ustawiane są na Tak.
Zasady przenoszenia PA z datą sprzedaży do 30 września 2020 r. i FS do Rejestru VAT są następujące:
  1. Jeżeli Pa zostanie przeniesiony do Rejestru VAT a następnie przekształcony do FS to można również przenieść FS do Rejestru VAT. Faktura do rejestru VAT przenoszona jest z zaznaczonym parametrem Rozliczać w VAT. Sprzedaż detaliczna jest w takim przypadku korygowana o kwotę wystawionej do paragonu faktury. W rejestrze VAT sprzedaży tworzony jest w miesiącu wystawienia faktury zapis korekcyjny na wystawione wcześniej paragony z datą deklaracji zgodną z datą uwzględnienia tych paragonów w deklaracji VAT-7. Jeżeli z paragonu do faktury zostanie przekształcona tylko część pozycji lub faktura powstanie na podstawie kilku paragonów to zapis korekcyjny wygenerowany zostanie na kwotę ujemną równą sumie faktury.
    Zapis korekcyjny związany ze sprzedażą detaliczną
    Zapis korekcyjny tworzony jest na kontrahenta !NIEOKREŚLONY! o nazwie Sprzedaż detaliczna, z zaznaczonym parametrem Rozliczać w VAT i wskazanym miesiącem wystawienia faktury oraz zaznaczonym parametrem Wewnętrzny – nie generuje on płatności w Preliminarzu płatności. Z kolei parametr JPK_FA jest odznaczony.Na zapisie korekcyjnym w polu Dokument widnieje: 
    • Detal [Numer korekty] z RRRR-MM-DD– jeżeli paragony są przenoszone zbiorczo do rejestru VAT,
    • [Numer paragonu] – jeżeli faktura dotyczy pojedynczego paragonu,
    • do Detal za m-c [M.RRRR] – jeżeli faktura dotyczy kilku paragonów przeniesionych pojedynczo do rejestru VAT. 
  2. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry jako Rodzaj księgowości wybrano Ewidencję ryczałtową lub Księgę podatkową to na zapisie korekcyjnym w polu Kolumna domyślnie podpowiada się Nie księgować. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry jako Rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową oraz zaznaczono parametr Pozwalaj na księgowanie faktur przekształconych z zaksięgowanego paragonu to użytkownik ma możliwość zaksięgowania zapisu korekcyjnego. Jeżeli parametr jest odznaczony to podczas próby księgowania zapisu korekcyjnego pojawia się komunikat: Nie można rozpocząć księgowania dokumentu. Faktura powstała z przekształcenia paragonu. Należy zaksięgować paragon/zestawienie sprzedaży detalicznej lub zmienić ustawienie w Konfiguracji -> Firma -> Księgowość -> Parametry. Na zapisie korekcyjnym na zakładce [Dokumenty] pokazywane jest powiązanie z fakturą sprzedaży z rejestru VAT. Podczas próby usunięcia z rejestru VAT faktury do której wygenerowano zapis korekcyjny pojawia się komunikat: Z dokumentem istnieje powiązany dowód wewnętrzny [Numer dokumentu]. Usuń dokument powiązany a następnie powtórz operację.
  3. Jeżeli Pa zostanie przekształcony do FS to do Rejestru VAT można przenieść tylko FS
Zasady przenoszenia Paragonów z datą sprzedaży od 1 października 2020 r. i Faktur do Paragonów do Rejestru VAT są następujące:
  • Do rejestru VAT przenoszone są wszystkie Paragony (zarówno pojedynczo, jak i zbiorczo), w tym Paragony do których wystawiono wcześniej Faktury, z zaznaczonym parametrem Rozliczać w VAT i wskazanym miesiącem zgodnym z datą wystawienia Paragonu dla zapisów zbiorczych i z datą sprzedaży dla zapisów pojedynczych.
  • Faktury wystawione do Paragonów przenoszone są do rejestru VAT z zaznaczonym parametrem Rozliczać w VAT i wskazanym miesiącem zgodnym z datą wystawienia Faktury. W rejestrze VAT sprzedaży nie jest tworzony zapis korekcyjny na wystawione wcześniej Paragony. Takie Faktury nie są widoczne z poziomu zakładki [Do VAT/JPK_V7].
Automatyczne przenoszenie dokumentów zakupowych z modułu Handel Istnieje możliwość automatycznego przenoszenia do rejestru VAT:
  • Faktur Zakupu i ich korekt (za wyjątkiem noty korygującej).
  • Dowodów Wewnętrznych Zakupu i ich korekt.
Dokumenty mogą być przenoszone automatycznie do rejestru VAT po ich zatwierdzeniu po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry na nowej zakładce [Operacje automatyczne] parametru Automatyczne przenoszenie dokumentów z Handlu do rejestrów VAT i wskazaniu odpowiednich rodzajów dokumentów. Przynajmniej jeden rodzaj dokumentu powinien być zaznaczony. Po zaznaczeniu rodzaju dokumentu użytkownik ma możliwość wybrania rejestru, do którego przeniesione zostaną dane dokumenty. Parametr Automatyczne przenoszenie dokumentów z Handlu do rejestrów VAT w nowych bazach jest domyślnie zaznaczony wraz z opcjami: Dowody wewnętrzne zakupu oraz Faktury zakupu. W przypadku baz zaktualizowanych z wcześniejszych wersji programu parametr jest domyślnie odznaczony. Dokumenty zostaną przeniesione automatycznie do rejestru VAT zakupu po wyborze na liście Faktur Zakupu/ Dowodów Wewnętrznych Zakupu w menu kontekstowym opcji Zatwierdź dokumenty lub po odznaczeniu na Fakturze Zakupu/ Dowodzie Wewnętrznym Zakupu parametru Bufor. Jeżeli do Faktury Zakupu dodano Korektę kursu waluty to przeniesienie obu dokumentów (jako sumy) następuje w momencie zatwierdzenia Korekty.
Uwaga
Dokumenty zaimportowane do modułu Handel jako zatwierdzone oraz dokumenty przekształcane i od razu zatwierdzane w tle, nie przez użytkownika (np. Korekta Dokumentu Wewnętrznego Zakupu, Faktura Zakupu utworzona na podstawie Faktury RR, jeżeli podczas zatwierdzania Faktury RR zaznaczono opcje: FZ i PZ) nie są automatycznie przenoszone do rejestru VAT.
Jeżeli użytkownik w Konfiguracji nie wskaże folderu, do którego mają być automatycznie przenoszone dokumenty lub wskazany w Konfiguracji folder jest nieaktywny to podczas zatwierdzania danego rodzaju dokumentu pojawia się okno z wyborem rejestru, do którego mają zostać przeniesione dokumenty. Rejestr ten zostanie ustawiony w Konfiguracji dla danego rodzaju dokumentu. Jeżeli w Konfiguracji nie zaznaczono parametru Automatyczne przenoszenie dokumentów z Handlu do rejestrów VAT to w następujących przypadkach:
  • Jeżeli pobrano moduł Faktury lub Handel lub Handel Plus i w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona wskazano nie lub
  • Jeżeli pobrano moduł Faktury lub Handel lub Handel Plus i w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona wskazano księgowość lub
  • Jeżeli pobrano moduł Faktury lub Handel lub Handel Plus i w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona wskazano sprzedaż/płace oraz zaznaczono parametr Eksport faktur VAT z rejestrów VAT
to dla operatora będącego Administratorem podczas zatwierdzania Faktur Zakupu/ Dowodów Wewnętrznych Zakupu pojawia się komunikat: Dokumenty wystawiane w module Handel mogą zostać automatycznie przeniesione do rejestrów VAT. Czy chcesz aby przenoszenie odbywało się automatycznie po zatwierdzeniu dokumentów? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zaznaczenie w Konfiguracji parametru Automatyczne przenoszenie dokumentów z Handlu do rejestrów VAT i pojawienie się okna z wyborem rejestru, do którego ma być przenoszony dany rodzaj dokumentu. Okno z wyborem rejestru pojawi się również podczas zatwierdzania innego rodzaju dokumentu. Wybór opcji Nie skutkuje tym, że dokumenty nie będą automatycznie przenoszone do rejestru VAT i komunikat pojawi się ponownie podczas zatwierdzania kolejnego dokumentu. Wybór opcji Nie i zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że dokumenty nie będą automatycznie przenoszone do rejestru VAT i komunikat nie pojawi się ponownie podczas zatwierdzania kolejnego dokumentu.   Przenoszenie powiązania dokumentów handlowych z dokumentami Biblioteki do rejestru VAT Podczas przenoszenia z menu Handel do rejestru VAT dokumentu z podpiętym dokumentem Biblioteki, na dokumencie w rejestrze VAT na zakładce [Dokumenty] w sekcji Biblioteka dokumentów automatycznie podpinany jest ten dokumentu Biblioteki. Dzięki temu użytkownik ma możliwość bezpośredniego podglądu załącznika z poziomu otwartego formularza dokumentu w rejestrze VAT, a także dostęp do samego dokumentu Biblioteki. Podgląd jest możliwy bez konieczności pobrania modułu Obieg Dokumentów. Możliwość przenoszenia powiązania z dokumentem Biblioteki dotyczy następujących dokumentów:
  • Faktury Sprzedaży,
  • Faktury Zakupu,
  • Paragony,
  • Dowody wewnętrzne sprzedaży,
  • Dowody wewnętrzne zakupu,
  • Korekt do powyższych dokumentów,
  • Tax Free.
Po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT, na formularzu dokumentu Biblioteki, na zakładce [Dokumenty] w sekcji Dokumenty skojarzone oprócz dokumentu z modułu Handel widnieje dokument z rejestru VAT. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry parametr Przenoszenie pojedynczych paragonów do rejestru VAT jest odznaczony to po przeniesieniu Paragonów w rejestrze VAT sprzedaży tworzony jest zbiorczy zapis na którym podpinane są wszystkie dokumenty Biblioteki z zaznaczonych Paragonów. Jeżeli po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT usunięte zostanie powiązanie z dokumentem Biblioteki (z formularza dokumentu w menu Handel lub z formularza dokumentu w rejestrze VAT), usuwane jest tylko powiązanie z dokumentem, z którego poziomu nastąpiło to usunięcie. Przykładowo po przeniesieniu do rejestru VAT Faktury Sprzedaży i usunięciu powiązania z dokumentem Biblioteki z poziomu Faktury Sprzedaży, powiązanie z dokumentem w rejestrze VAT pozostaje. Do usuwania powiązań z dokumentem Biblioteki konieczne jest pobranie modułu Obieg dokumentów.

Blokada wprowadzenia zapisów w Rejestrze VAT, gdy zatwierdzona deklaracja VAT-7/plik JPK_V7

W przypadku zaznaczenia na karcie operatora odpowiedniej opcji: ostrzeżenie lub blokada, na parametrze z poziomu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy/ Karta operatora/ Zakładka Parametry  program po naliczeniu i zatwierdzeniu deklaracji VAT-7/pliku JPK_V7 odpowiednio ostrzega/ blokuje wprowadzanie/ zmodyfikowanie/ usunięcie określonemu operatorowi zapisu do Rejestru VAT z datą tej deklaracji VAT-7/pliku JPK_V7. 
Domyślnie parametr ma zaznaczoną opcję blokada. Opcja ostrzeżenie:
  • Jeśli operator będzie miał włączone ostrzeżenie to przy zapisie takiego formularza w Rejestrze VAT otrzyma komunikat: Deklaracja VAT-7/JPK_V7 za podany okres została zatwierdzona. Po zapisaniu dokumentu należy ponownie sporządzić deklarację lub korektę do deklaracji. Czy chcesz zapisać dokument? i TAK lub NIE. Taki sam komunikat pojawia się w momencie edycji formularza i zmiany daty deklaracji na okres już zatwierdzony
  • Przy usuwaniu pojedynczego podświetlonego dokumentu z listy pojawia się komunikat: Deklaracja VAT‑7/JPK_V7 za podany okres została zatwierdzona. Po usunięciu dokumentu należy ponownie sporządzić deklarację lub korektę do deklaracji. Czy chcesz usunąć dokument z deklaracji? i TAK lub NIE.
  • Przy seryjnym usuwaniu program sprawdza czy zaznaczone dokumenty są w okresie zatwierdzonej deklaracji VAT-7i jeśli jakieś z nich są to pokazywany jest komunikat: Część zaznaczonych dokumentów jest ujętych na zatwierdzonej deklaracji VAT-7/JPK_V7 . Po ich usunięciu należy ponownie sporządzić deklarację lub korektę do deklaracji. Czy chcesz skasować zaznaczone rekordy? Operacji nie można odwrócić! i TAK lub NIE.
  • Podczas przenoszenia dokumentów z modułu Handel do Rejestru VAT za okres, w którym deklaracja VAT-7/plik JPK_V7 została zablokowana przed zmianami, pojawia się komunikat: Zaksięgowano dokument nr [numer dokumentu]. Deklaracja VAT-7/JPK_V7 za podany okres została zatwierdzona. Należy ponownie sporządzić deklarację lub korektę do deklaracji.
Opcja blokada:
  • Jeżeli na karcie operatora zostanie zaznaczona opcja blokada to operator nie będzie mógł zapisać nowo dodawanego dokumentu w Rejestrze VAT z datą zatwierdzonej już deklaracji VAT-7. Będzie komunikat: Dokument dotyczy deklaracji VAT-7/JPK_V7, która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach.
  • Jeżeli operator będzie edytował dokument z datą deklaracji VAT-7 ustawioną już w zatwierdzonym okresie to przy zapisywaniu tego dokumentu dostanie komunikat: Dokument dotyczy deklaracji VAT-7/JPK_V7, która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach.
  • Jeżeli operator będzie próbował z listy usunąć pojedynczy podświetlony dokument lub seryjnie usunąć dokumenty ujęte w zatwierdzonej już deklaracji VAT-7 to po pytaniu czy usunąć podświetlony rekord lub zaznaczone rekordy otrzyma komunikat: Dokument [Nr dokumentu] dotyczy deklaracji VAT-7/JPK_V7, która została już naliczona. Administrator zablokował możliwość usuwania takich dokumentów.
Zmiana daty deklaracji z poziomu menu kontekstowego również jest uzależniona od ustawienia parametru Blokada zmiany dokumentu dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7/plik JPK_V7. Uwzględniany jest on również przy importach danych z pliku VAT_R, importach z Comarch ERP Migrator, pracy rozproszonej oraz z Comarch ERP XT. Przy włączonej blokadzie nie ma możliwości wprowadzania/ usuwania/ modyfikacji predekretacji czy kwot dodatkowych.
Uwaga
Ostrzeżenie/ blokada zamiany dokumentów jeżeli zatwierdzona jest deklaracja VAT-7/JPK_V7 działa wyłącznie dla metody zwykłej rozliczania VAT. Nie działa dla metody kasowej.
W przypadku przenoszenia faktur i paragonów (faktury sprzedaży, faktury zakupu, paragony, TaxFree, dowody wewnętrzne sprzedaży i zakupu) z modułu Faktury do Rejestru VAT jeśli operator ma ostrzeżenie to w logu pokazuje się komunikat: Deklaracja VAT-7/JPK_V7 za podany okres została zatwierdzona. Należy ponownie sporządzić deklarację lub korektę do deklaracji i dokumenty zapisywane są bez dodatkowych pytań. Jeżeli operator ma blokadę to przy przenoszeniu do rej. VAT takich dokumentów pokazuje się komunikat: Dokument nie został dodany. Dotyczy deklaracji VAT-7/JPK_V7 , która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach.
Uwaga
Włączona blokada zapisów. W tym przypadku gdy zatwierdzona jest deklaracja VAT-7/JPK_V7 możliwe jest wprowadzanie do Rejestru VAT dokumentów, które nie wchodzą na deklaracje VAT-7/JPK_V7 (odznaczony parametr Rozliczać w VAT) w okresie zatwierdzonej deklaracji VAT-7/JPK_V7. 

Korekta kursu waluty

Jeżeli w module Handel do dokumentu wygenerowano korektę kursu waluty to dokument korygowany przenoszony jest do Rejestru VAT po uwzględnieniu kursu z formularza korekty. W Rejestrze VAT powstaje jeden zapis w miesiącu wystawienia faktury źródłowej o numerze faktury źródłowej, z opisem zawierającym numer korekty kursu waluty oraz opis kategorii. Kurs na dokumencie przenoszony jest z formularza korekty, a wartości kwotowe (tabela VAT) sumowane są na podstawie faktury oraz korekty. Jeżeli do faktury zaliczkowej dodano korektę kursu waluty, a następnie fakturę zaliczkową przekształcono do faktury finalnej to po przeniesieniu do Rejestru VAT faktury finalnej na dokumencie w Rejestrze VAT typ kursu ustawia się jako Nieokreślony. Jeżeli do dokumentu wygenerowano korektę kursu waluty i znajduje się ona w buforze to blokowana jest możliwość przeniesienia faktury do Rejestru VAT.

Przenoszenie zbiorczych faktur

Faktura zbiorcza na całość Pa - przykłady przenoszenia PA i FS do Rejestru VAT na dwa sposoby:
Przykład
Dwa PA na kwotę po 100 przeniesione do Rejestru VAT a następnie przekształcone do FS zbiorczej na kwotę 200. FS przenosimy do Rejestru VAT, z zaznaczonym parametrem: Rozliczać w VAT. Dodatkowo w przypadku PA z z datą sprzedaży do 30 września 2020 r w Rejestrze VAT tworzony jest zapis korekcyjny na kwotę -200.
Przykład
Dwa PA na kwotę 100 przekształcone do FS zbiorczej na kwotę 200. Przenosimy FS do rejestru VAT – automatycznie Paz datą sprzedaży do 30 września 2020 r. dostają status przeniesionych do Rejestru VAT. FS w Rejestrze VAT ma zaznaczony parametr: Rozliczać w VAT. Usunięcie zapisu z Rejestru VAT powoduje usunięcie znacznika na PA i na FS zbiorczej. Pa z datą sprzedaży od 1 lipca 2020 r. można przenieść do rejestru VAT
Faktura częściowa na wybrane pozycje z PA - przykłady przenoszenia PA i FS do Rejestru VAT na dwa sposoby:
Przykład
Dwa Pa na kwotę 100 przeniesione do Rejestru VAT a następnie przekształcone do FS zbiorczej częściowej na 150. Umożliwione przeniesienie FS do Rejestru VAT, z zaznaczonym parametrem: Rozliczać w VAT. Inna będzie kwota FS a inna z PA. Dodatkowo w przypadku PA z z datą sprzedaży do 30 września 2020 r. w Rejestrze VAT tworzony jest zapis korekcyjny na kwotę -150.
Przykład
Dwa PA z datą sprzedaży do 30 września 2020 r. na kwotę 100 przekształcone do FS zbiorczej częściowej na 150. Przy próbie przeniesienia do Rejestru VAT FS częściowej pojawia się komunikat: Nie można przenieść FS zbiorczej częściowej. Należy przenieść PA z nią związane. Istnieje możliwość przeniesienia do Rejestru VAT PA przekształconych do FS zbiorczej częściowej (i tylko takich). W przypadku Pa z datą sprzedaży od 1 października 2020 r. można przenieść do rejestru VAT FS częściową.
Po przeniesieniu takich PA do Rejestru VAT można również przenieść FS do Rejestrów VAT, ma ona zaznaczony parametr: Rozliczać w VAT.

Deklaracje

Informacja Podsumowująca o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach i przemieszczeniach towarów w procedurze magazynu typu call-off stock (VAT-UE)

Informacja podsumowująca o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach obejmuje towary oraz obroty dotyczące usług. Ma być składana za pomocą środków komunikacji należy ją złożyć do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu dokonanych transakcji. Dostępna jest w programie z poziomu Rejestrów VAT jako Deklaracja VAT-UE, która otwiera listę deklaracji podobną jak dla deklaracji VAT-7. Informacja podsumowująca VAT-UE to odrębny dokument, składany niezależnie od miesięcznych lub kwartalnych deklaracji VAT-7, ukazujący, z jakim kontrahentem w Unii Europejskiej polski podatnik przeprowadził w danym miesiącu transakcje handlowe. W Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe dla deklaracji składanych przed 1 stycznia 2017 r. istnieje możliwość zdefiniowania w jakich okresach będą składane deklaracje: miesięcznych czy kwartalnych.
Sposób składania deklaracji VAT-UE
Na liście deklaracji użytkownik ma przede wszystkim możliwość dodawania i obliczania nowych deklaracji, jak również przeglądania, ponownego przeliczania czy też całkowitego usuwania wcześniej obliczonych deklaracji. Na liście znajdują się następujące informacje: miesiąc i rok deklaracji, wersja formularza deklaracji, zgodnie z którą została wyliczona deklaracja, informacja czy dana deklaracja jest korektą, data obliczenia deklaracji status określający stan deklaracji (obliczona lub zamknięta) oraz informacje dotyczące statusu e-Deklaracji i daty wysłania.
Lista deklaracji VAT-UE
Istnieje możliwość wyświetlania listy deklaracji tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku. Aby sporządzić korektę deklaracji VAT-UE (VAT-UEK) należy pierwotną deklarację VAT-UE zablokować przed zmianami, a następnie ustawić się na tej deklaracji na liście i wcisnąć przycisk . Formularz deklaracji zawiera zestawienie dla wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (sekcja C) i dla wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów (sekcja D) i dla wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług (sekcja E) i informację o przemieszczeniach towarów w procedurze magazynu typu call-off stock na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju (sekcja G) oraz Imię, Nazwisko i Datę wypełnienia deklaracji (sekcje F). Dane do sekcji C, D i E pobierane są z rejestrów po wykonaniu przeliczenia . Sumowane są wszystkie dostawy i nabycia wewnątrzwspólnotowe oraz świadczone usługi dla danego kontrahenta oraz wyodrębniane dostawy trójstronne. Jeżeli dla danego kontrahenta unijnego są dostawy/nabycia towarów wewnątrzunijne oraz wewnątrzunijne trójstronne, to są wykazane na VAT-UE oddzielnie. Przycisk służący do wysyłki do systemu e-Deklaracje staje się aktywny po przeliczeniu deklaracji VAT-UE za pomocą przycisku . Po naciśnięciu przycisku  następuje zablokowanie deklaracji i jej wysłanie. Po wysłaniu deklaracji ikona wysyłki zostaje zamieniona na ikonę odbioru UPO .
Formularz deklaracji VAT-UE
Uwaga
Przy transakcji wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów zwykłej i trójstronnej data w polu Prawo do odliczenia ustawiana jest zgodnie z datą powstania obowiązku podatkowego, bez względu na rodzaj na fakturze zgodnie z ustawą o VAT - Art. 86 pkt. 10 i 10b ust.2 pkt 4 lit c.

Podczas przeliczania deklaracji VAT-UE kontrolowane są wszystkie dokumenty zakwalifikowane do VAT-UE, czy mają uzupełniony prefiks kraju. W przypadku braku prefiksu wyświetlana jest lista numerów NIP bez uzupełnionego kodu kraju, którą można zapisać do pliku tekstowego.

Klasyfikacja dokumentów odbywa się według poniższej tabeli:
Poz. na VAT-UEStawka VATRodzaj fakturyRodzaj sprzedażyRodzaj transakcjiUwagi
Sekcja CwszystkieZwykła, Dowód wewnętrznyTowary, Środki transportuWewnątrzunijna,
Wewnątrzunijna – trójstronna,
Poza terytorium kraju,
Poza terytorium kraju (stawka NP),
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca,
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
Zaznaczony parametr Rozliczać w VAT-UE
Sekcja DwszystkieZwykła, Dowód wewnętrznyInne niż UsługiWewnątrzunijna,
Wewnątrzunijna – trójstronna
Zaznaczony parametr Rozliczać w VAT-UE
Sekcja ENPZwykła, Dowód wewnętrznyUsługiWewnątrzunijna,
Wewnątrzunijna – trójstronna,
Poza terytorium kraju,
Poza terytorium kraju (stawka NP),
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca,
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
Zaznaczony parametr Rozliczać w VAT-UE
Uwaga
Przed przeliczeniem deklaracji VAT-UE użytkownik powinien zdecydować, czy grosze na deklaracji mają być „obcinane” czy „zaokrąglane”. Konieczne jest ustawienie parametru Zaokrąglenia VAT-UE, który dostępny jest Konfiguracji programu/ Księgowość/ Deklaracje.
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-UE w wersji 4 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż styczeń 2017 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od stycznia 2017 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Sekcja F jest możliwa do ręcznego uzupełnienia przez użytkownika. Podczas dodawania pozycji w tej sekcji należy uzupełnić wartości w kolumnach Kod kraju (dla ułatwienia wyboru właściwego prefiksu, rozwijalna lista obok kodów zawiera również kolumnę z nazwą kraju) oraz Nr VAT kontrahenta. W przypadku nie uzupełnienia kolumn pojawia się komunikat uniemożliwiający zapisanie deklaracji VAT-UE(5): Kod kraju i nr VAT kontrahenta jest obowiązkowy. Jeżeli na formularzu uzupełniono kolumnę Nr VAT kontrahenta zastąpionego to po zaznaczeniu opcji w kolumnie Powrotne przemieszczenie wprowadzony wcześniej NIP jest usuwany. W przypadku deklaracji VAT-UEK, podczas dodawania pozycji w sekcji F, na formularz dodawana jest para pozycji. Należy uzupełnić wartości w kolumnach Kod kraju (dla ułatwienia wyboru właściwego prefiksu, rozwijalna lista obok kodów zawiera również kolumnę z nazwą kraju) oraz Nr VAT kontrahenta dla przynajmniej jednej pozycji z pary pozycji. Istnieje możliwość pozostawienia w sekcji F jednej pustej pozycji w danej parze pozycji. Jeżeli obie pozycje z pary są puste to podczas próby zapisania deklaracji VAT-UEK(5) pojawia się komunikat: Nie można zapisać deklaracji. W sekcji F występuje para nieuzupełnionych pozycji. Należy je uzupełnić lub usunąć. Jeżeli na formularzu uzupełniono kolumnę Nr VAT kontrahenta zastąpionego to po zaznaczeniu opcji w kolumnie Powrotne przemieszczenie wprowadzony wcześniej NIP jest usuwany.
Uwaga
Formularz VAT-UE(5) obowiązuje za okres rozliczeniowy od czerwca 2020 roku. Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-UE w wersji 5 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż czerwiec 2020 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od czerwca 2020 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Uwaga
Naliczenie deklaracji VAT-UEK(5) jest możliwe za okres od stycznia 2020 roku. Jeżeli dla miesięcy od stycznia do maja 2020 r. złożona została deklaracja VAT-UE w wersji 4 to po naciśnięciu przycisku Korekta deklaracji pojawia się komunikat: Czy chcesz złożyć korektę ze względu na procedurę magazynu typu call-off stock na formularzu VAT-UEK(5)? Zaakceptowanie komunikatu powoduje dodanie formularza VAT-UEK w wersji 5. Wybór opcji Nie powoduje dodanie formularza VAT-UEK w wersji 4

Deklaracja VAT-9M

Aby możliwe było sporządzanie deklaracji VAT‑9M w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Deklaracje należy wskazać, że podatnik składa deklarację VAT‑9M. Urząd skarbowy oraz dane adresowe są pobierane z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Deklaracje oraz Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ VAT-7, AKC-WW, CUK. Lista deklaracji VAT‑9M jest dostępna z poziomu menu Rejestry VAT/ Deklaracje VAT-9M. Deklaracja jest przeliczana po użyciu ikony pioruna lub użyciu klawisza <F8>. Po przeliczeniu deklaracja jest wypełniana danymi pobranymi z konfiguracji oraz z dokumentów w Rejestrach VAT.
Uwaga
Dokumenty ze statusem Wewnątrzunijnypodatnikiem jest nabywca oraz Pozaunijny – podatnikiem jest nabywca nie są wykazywane na formularzu Deklaracji VAT-9M(3).
Klasyfikacja sprzedaży na deklaracji VAT-9M wg wzoru 10:
Poz. na VAT-9M
Stawka VAT
Rodzaj fakturyRodzaj sprzedażyRodzaj transakcji
10, 11wszystkieDowód wewnętrznyUsługiEksport, Eksport – zwrot
12, 13wszystkieDowód wewnętrznyUsługiWewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
14, 15wszystkieDowód wewnętrznyTowary, Śr. transportuWewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijny – podatnikiem jest nabywca
16, 17wszystkieDowód wewnętrznyUsługiKrajowa – podatnikiem jest nabywca
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-9M w wersji 10 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż październik 2020 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od października 2020 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-9M w wersji 9 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż listopad 2019 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od listopada 2019 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-9M w wersji 8 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż lipiec 2018 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od lipca 2018 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Uwaga
Podczas próby przeliczenia Deklaracji VAT-9M w wersji 4 za okres rozliczeniowy wcześniejszy niż lipiec 2015 roku pojawia się komunikat: Formularz przeznaczony do rozliczenia za okres od lipca 2015 roku.
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-9M w wersji 9 okresu rozliczeniowego późniejszego niż wrzesień 2020 r. roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres do września 2020 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-9M w wersji 7 okresu rozliczeniowego późniejszego niż czerwiec 2018 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres do czerwca 2018 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Do sekcji D. Oświadczenie podatnika są przenoszone dane z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW, CUK z możliwością edycji lub ręcznego uzupełnienia tych danych na formularzu deklaracji VAT-9M. Jako data wypełnienia jest podstawiana data bieżąca. Jeżeli na deklaracji VAT‑9M zostanie wyliczony podatek do zapłaty do Urzędu Skarbowego, to po zapisaniu deklaracji w preliminarzu płatności jest tworzona płatność rozchodowa na kwotę takiego podatku z terminem płatności 25. następnego miesiąca, za który składana jest deklaracja.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Dla deklaracji z terminem płatności późniejszym niż 31.12.2019 r., podczas zapisywania deklaracji następuje weryfikacja czy uzupełniony został indywidualny numer podatkowy firmy, który ma pojawić się na płatności. Jeżeli nie został określony, wówczas pojawia się komunikat:
Indywidualny rachunek podatkowy firmy
Na oknie z komunikatem dostępny jest link do Generatora mikrorachunku wraz z polem do uzupełnienia numeru Indywidualnego rachunku podatkowego. Po jego uzupełnieniu i zapisaniu zmian za pomocą ikony , numer rachunku zostaje zapisany w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje. Podany tu numer rachunku umieszczony zostaje na płatności z deklaracji. Wybór opcji Anuluj zmiany (kliknięcie ikony )powoduje zapisanie deklaracji i wygenerowanie płatności bez uzupełnionego numeru rachunku bankowego. Należy uzupełnić go na płatności przed eksportem przelewów do banku bądź wydrukowaniem formularza przelewu.
Deklarację zatwierdzoną Operator może zaksięgować do pełnej księgowości za pomocą schematu księgowego lub poprzez predekretację. Do zatwierdzonej deklaracji VAT-9M Operator może sporządzić korektę deklaracji wraz z załącznikiem ORD‑ZU. Przycisk służący do wysyłki do systemu e-Deklaracje staje się aktywny po przeliczeniu deklaracji VAT-9M za pomocą przycisku . Po naciśnięciu przycisku następuje zablokowanie deklaracji i jej wysłanie. Po wysłaniu deklaracji ikona wysyłki zostaje zamieniona na ikonę odbioru UPO . Operator może wysłać, wydrukować formularze VAT‑9M, ORD‑ZU oraz UPO, a także wysłać wydruk do Pulpitu Menadżera.
Uwaga
Dostępny jest mechanizm automatycznego pobierania aktualizacji umożliwiających wysyłanie deklaracji VAT-9M drogą elektroniczną w przypadku, gdy w czasie udostępnienia wersji nie był znany schemat dokumentu elektronicznego. Przy pierwszej wysyłce w danej sesji pracy następuje łączenie się z serwerem Comarch i sprawdzanie, czy aktualizacja jest dostępna. Jeżeli tak, zostanie ona pobrana. Funkcja jest dostępna tylko dla programów na gwarancji.
 

Scenariusze dotyczące deklaracji VAT-7

Jak wyliczyć strukturę zakupów?

Aby wyliczyć strukturę zakupów, należy:
  1. Otworzyć z menu głównego Rejestry VAT/ Struktura zakupów lub nacisnąć przycisk na pasku zadań.
  2. Określić parametry obliczania struktury (jak np. rok i miesiąc, nazwy rejestrów).
  3. Nacisnąć przycisk Przelicz strukturę zakupów   lub klawisz <F8>, w celu przeliczenia struktury zakupów.
  4. Aby wygenerować zapis korekcyjny dla struktury zakupów, należy nacisnąć przycisk Zapisz zmiany  lub kombinację klawiszy <CTRL>+<ENTER>.

Jak wyliczyć deklarację?

Aby wyliczyć deklarację VAT-7 należy:
  1. Otworzyć z menu głównego: Rejestry VAT/ Deklaracje VAT-7 lub wciskając przycisk Deklaracje VAT-7 w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Rejestry VAT.
  2. Po otwarciu listy deklaracji nacisnąć przycisk Dodaj  lub klawisz <INSERT>.
  3. Wybrać miesiąc, za który ma być liczona dana deklaracja.
  4. Określić pozostałe parametry niezbędne do obliczenia deklaracji.
  5. Nacisnąć przycisk Przelicz deklaracje  lub klawisz <F8>.
  6. Uzupełnić pole edytowalne, jeżeli istnieje taka konieczność.
  7. Aby zapamiętać wyliczoną deklarację należy nacisnąć przycisk Zapisz zmiany lub kombinację klawiszy <CTRL>+<ENTER>.
Po zapamiętaniu deklaracja pojawi się na liście deklaracji.

Scenariusze: Jak zmienić i ponownie przeliczyć deklarację?

Aby ponownie wyliczyć deklarację VAT-7 należy:
  1. Otworzyć z menu głównego: Rejestry VAT/ Deklaracje VAT-7 lub wciskając przycisk Deklaracje VAT-7 w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Rejestry VAT.
  2. Po wyświetleniu listy deklaracji ustawić kursor na tym zapisie (podświetlić wiersz), który chcemy ponownie przeliczyć i nacisnąć przycisk Zmień  lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
  3. Program wyświetli formatkę zmiany zapisu, ponowne przeliczenie następuje przez naciśnięcie przycisku Przelicz deklaracje  lub klawisza <F8>.
  4. Uzupełnić pole edytowalne, jeżeli istnieje taka konieczność.
  5. Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian należy kliknąć przycisk Anuluj  lub wcisnąć klawisz <ESC>.
Uwaga
Jeżeli deklaracja została zablokowana przed zmianami, nie ma możliwości jej ponownego przeliczenia i zapisania. Aby zmienić taką deklarację, należy najpierw dokonać jej odblokowania.

Scenariusze: Jak usunąć deklarację?

Aby usunąć wyliczoną deklarację VAT-7 należy:
  1. Otworzyć listę deklaracji wybierając z menu: Rejestry VAT/ Deklaracje VAT-7 lub wciskając przycisk Deklaracje VAT-7 w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Rejestry VAT.
  2. Odszukać zapis na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  3. Kliknąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
  4. Program wyświetli pytanie: Czy chcesz skasować podświetlony rekord?. Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.
Uwaga
Jeżeli deklaracja została zablokowana przed zmianami, nie ma możliwości jej usunięcia. Aby usunąć taką deklarację, należy najpierw dokonać jej odblokowania

Scenariusze: Jak odblokować deklarację?

Aby dokonać odblokowania deklaracji, która została zablokowana przed zmianami, należy:
  1. Otworzyć z menu głównego: Rejestry VAT/ Deklaracje VAT-7 lub wcisnąć przycisk Deklaracje VAT-7 w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Rejestry VAT.
  2. Odszukać deklarację na liście i kliknąć na nim prawy klawisz myszy.
  3. Z menu kontekstowego wybrać Odblokuj deklarację.
  4. Program wyświetli pytanie z prośbą o potwierdzenie operacji odblokowania i po potwierdzeniu deklaracja zostanie odblokowana.

e-Deklaracje

Z poziomu deklaracji: VAT-7, VAT-7K, VAT-7D wraz z załącznikami ORD-ZU, VAT-ZZ, VAT-ZT (VAT-ZZ oraz VAT-ZT dotyczy tylko deklaracji składanych do końca 2018 roku) i VAT-ZD oraz VAT-UE, VAT-UEK wraz z załącznikami VAT-UE/A, i VAT‑UE/B i VAT-UE/C (dotyczy tylko deklaracji składanych do końca 2016 roku) oraz VAT-8 oraz VAT-9M oraz VAT-27 jest możliwość eksportu deklaracji do systemu e‑Deklaracje. Funkcjonalność Comarch ERP Optima umożliwiająca składanie deklaracji elektronicznych opiera się na modelu, w którym w pierwszym etapie tworzony jest plik XML zgodny ze schematem XSD opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Następnie tak wygenerowany plik użytkownik podpisuje np. podpisem elektronicznym i przesyła na serwer Ministerstwa Finansów. Podczas wysyłki deklaracji do systemu e‑Deklaracje użytkownik ma dwie opcje do wyboru: podpis kwalifikowalny lub podpis niekwalifikowalny. Eksport deklaracji

Aby wyeksportować deklarację VAT-7, VAT-7K, VAT-7D wraz z załącznikami ORD-ZU, VAT-ZZ, i VAT-ZT (VAT-ZZ oraz VAT-ZT dotyczy tylko deklaracji składanych do końca 2018 roku) i VAT‑ZD lub VAT-UE oraz VAT-UEK (wraz z załącznikami VAT-UE/A, i VAT‑UE/B i VAT-UE/C) (dotyczy tylko deklaracji składanych do końca 2016 roku) oraz VAT-8 oraz VAT-9M lub VAT-27oraz VIU-DO należy:

  1. W menu Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ e-Deklaracje, wskazać katalog, w którym mają być zapisane pliki w polu: Katalog przechowywania plików wymiany:. W podanej ścieżce tworzony jest katalog o nazwie takiej jak nazwa bazy danych, a następnie podkatalog o nazwie RokMiesiąc deklaracji i w nim są umieszczane pliki. Zapisywany jest: niepodpisany jeszcze plik eksportowany (w nazwie pliku będzie symbol deklaracji, rok i miesiąc deklaracji oraz numer kolejny 0 – pierwotna deklaracja, 1 – pierwsza korekta itd.) oraz odebrane UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, będzie zawierało w nazwie symbol deklaracji, rok i miesiąc oraz numer referencyjny).
  2. Poprawnie wypełnić deklarację – przede wszystkim dane i adres podatnika (Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW, CUK) oraz dane Urzędu Skarbowego (w tym kod Urzędu Skarbowego na karcie US w menu Ogólne/ Inne/ Urzędy).
Następujące pola są obowiązkowe: Dla deklaracji VAT-7, VAT-UE, VAT-8,VAT-9M , VAT-27:
  • Kod urzędu skarbowego – na deklarację przepisywany jest z karty urzędu, zakładka: [Ogólne], pole: Kod urzędu.
  • Rok i miesiąc/kwartał złożenia deklaracji.
  • Cel złożenia deklaracji.
  • Jeśli podatnikiem jest osoba fizyczna: Numer NIP podatnika, Pierwsze imię oraz nazwisko podatnika, Data urodzenia.
  • Jeśli podatnikiem jest osoba prawna: Numer NIP podatnika, REGON, Pełna nazwa podatnika,

3. Przycisk służący do wysyłki do systemu e-Deklaracje staje się aktywny po przeliczeniu deklaracji za pomocą przycisku . Po naciśnięciu przycisku następuje zablokowanie deklaracji.

4. Istnieje możliwość wysłania deklaracji podpisem kwalifikowanym lub podpisem niekwalifikowanym. W celu wyboru należy wybrać ikonę , a następnie jedną z dwóch opcji . Po wybraniu podpisu niekwalifikowanego pojawi się następujące okno, w którym trzeba uzupełnić ręcznie dane:

Dane do uzupełnienia – podpis niekwalifikowany
Uwaga
Wysyłka deklaracji VAT-7, VAT-UE, VAT-UEK, VAT-8 oraz VAT-27 podpisem niekwalifikowanym możliwa jest tylko dla osób fizycznych. W przypadku próby wysyłki na inny podmiot pojawi się komunikat: Podpisywanie deklaracji VAT podpisem niekwalifikowanym możliwe jest jedynie dla osób fizycznych
Uwaga
Dostępny jest mechanizm automatycznego pobierania aktualizacji umożliwiających wysyłanie deklaracji VAT-7 drogą elektroniczną w przypadku, gdy w czasie udostępnienia wersji nie był znany schemat dokumentu elektronicznego. Przy pierwszej wysyłce w danej sesji pracy następuje łączenie się z serwerem Comarch i sprawdzanie, czy aktualizacja jest dostępna. Jeżeli tak, zostanie ona pobrana. Funkcja jest dostępna tylko dla programów na gwarancji.
Dla deklaracji VIU-DO:
  • Kod urzędu skarbowego – na deklarację przepisywany jest z karty urzędu, zakładka: [Ogólne], pole: Kod urzędu.
  • Rok i  kwartał złożenia deklaracji.
  • Jeśli podatnikiem jest osoba fizyczna: Numer NIP podatnika, Pierwsze imię oraz nazwisko podatnika.
  • Jeśli podatnikiem jest osoba prawna: Numer NIP podatnika, Pełna nazwa podatnika
  • Zaznaczyć deklarację na liście i nacisnąć przycisk  .
  • Wysyłka deklaracji VIU-DO jest możliwa tylko za pomocą podpisu kwalifikowanego.
Kolejno pojawi się log z przebiegu eksportu, który kolejno będzie wskazywał jakie czynności są wykonywane:
  1. Przygotowanie deklaracji,
  2. Walidacja e-deklaracji – podczas wysyłki deklaracji do systemu e-Deklaracje następuje porównanie wysyłanego dokumentu ze wzorcem xsd. Deklaracja zweryfikowana jako niezgodna ze wzorcem nie jest wysłana do systemu. Weryfikowana jest kompletność zarówno danych automatycznie pobieranych na deklarację (np. danych adresowych firmy bądź właściciela/pracownika), jak i wprowadzanych bezpośrednio na formularzu deklaracji,
  3. Podpisanie deklaracji – w przypadku wyboru podpisu kwalifikowanego pojawi się okno z listą dostępnych certyfikatów (certyfikat musi być zarejestrowany w systemie aby pojawił się w oknie wyboru), następnie pojawi się okno komponentu do podpisywania, w którym będzie należało podać PIN,
  4. Wysłanie podpisanej deklaracji do serwera,
  5. Odebranie statusu deklaracji – zwykle będzie to komunikat Dokument w trakcie przetwarzania, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu
Po poprawnym zakończeniu eksportu, w logu z przebiegu eksportu będą następujące informacje:
Log z informacjami z przebiegu eksportu
Uwaga
Odznaczenie w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ e-Deklaracje parametru Sprawdzaj poprawność e-Deklaracji przed wysłaniem powoduje, że deklaracja nie jest weryfikowana podczas przed wysyłką do systemu e‑Deklaracje.
Na liście deklaracji, w kolumnie e-Deklaracje, pojawi się status Wysłano/Nie odebrano UPO, a w kolumnie Data wysłania pojawi się data wysłania deklaracji.
Uwaga
: Przy próbie eksportu do e-deklaracji deklaracji VAT-7 (13), VAT-7D (4), VAT-7K (7) za miesiące inne niż styczeń-marzec 2013, bądź pierwszy kwartał 2013 pojawia się komunikat: Eksport niemożliwy. Formularze VAT‑7(13), VAT-7K(7), VAT-7D(4) obowiązują za okres od 01.01.2013 do 31.03.2013.Natomiast przy próbie eksportu do e‑deklaracji deklaracji VAT-7 (14), VAT-7D (5), VAT-7K (8) za miesiące wcześniejsze niż kwiecień 2013, bądź drugi kwartał 2013 pokazuje się komunikat: Eksport niemożliwy. Formularze VAT‑7(14), VAT-7K(8), VAT-7D(5) obowiązują za okres od 01.04.2013.
Odbieranie UPO Po wysłaniu deklaracji należy odebrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). UPO powinno być dostępne do odbioru do 24 godzin od wysłania. Aby odebrać UPO należy otworzyć formularz deklaracji (za wyjątkiem deklaracji VIU-DO)  i za pomocą ikony Pobierz UPO  zainicjować pobranie UPO. Poprawne pobranie UPO zakończy się komunikatem:
Komunikat po poprawnym odebraniu UPO
Urzędowe Poświadczenie Odbioru można wydrukować z poziomu formularza deklaracji. Informacje na temat e-Deklaracji znajdują się na zakładce [e-Deklaracje] na formularzu deklaracji(za wyjątkiem deklaracji VIU-DO). W przypadku deklaracji VIU-DO odbiór UPO następuje za pomocą dostępnego na liście deklaracji przycisku Odbierz UPO . Przycisk Zmień  umożliwia podgląd utworzonej wcześniej Deklaracji VIU-DO. Po rozwinięciu dodatkowego menu (czarna strzałka obok przycisku ) dostępna jest opcja Podgląd UPO umożliwiająca podgląd Urzędowego Poświadczenia Odbioru.

Deklaracja VIU-DO

Deklaracja VIU-DO składana jest za okresy kwartalne w terminie do końca miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale. Termin nie ulega przesunięciu z uwagi na dni wolne. Nie można złożyć deklaracji przed upływem kwartału. Jeżeli deklaracja VIU-DO za dany kwartał została przeliczona i wysłana do systemu e-Deklaracje, a w tym kwartale pojawiły się kolejne dokumenty to zostaną one uwzględnione w deklaracji za kolejny kwartał. Deklaracja VIU-DO jest dostępna w menu Rejestry VAT/ Inne/ Deklaracje VIU-DO jeżeli Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje w sekcji Podatnik składa deklaracje/odprowadza zaliczki z tytułu zaznaczono opcję VIU‑DO. Parametr jest domyślnie zaznaczony zarówno w nowych bazach, jak i w bazach zaktualizowanych z wcześniejszych wersji programu. Deklaracja VIU-DO składana jest do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście, w związku z tym w polu US (VIU-DO) domyślnie wskazany jest ten Urząd. Pole podlega edycji. W Konfiguracji dostępna jest sekcja Numer rachunku do deklaracji VIU-DO wraz z domyślnie uzupełnionym numerem rachunku: 84 1010 1010 0165 9315 1697 8000. Jest to konto bankowe dla wpłat podatku VAT w banku urzędu skarbowego NBP O/O Warszawa dla płatności dokonywanych z Polski (rachunek prowadzony w walucie EUR). Pole podlega edycji. Podczas generowania płatności do deklaracji VIU-DO pobierany jest numer rachunku bankowego uzupełniony w tej sekcji. Lista deklaracji VIU-DO Po przejściu do menu Rejestry VAT/ Inne/ Deklaracje VIU-DO dostępna jest Lista deklaracji VIU-DO zawierająca kolumny:
  • Kwartał – kwartał, za który składana jest deklaracja.
  • Rok – rok, za który składana jest deklaracja.
  • Wersja – wersja formularza deklaracji, zgodnie z którą wyliczona została deklaracja.
  • Data obliczenia – data obliczenia deklaracji.
  • Kwota – kwota należnego podatku VAT do wpłaty. Kwota prezentowana jest w walucie EUR.
  • Status – status określający stan deklaracji (obliczona lub zamknięta).
  • e-Deklaracje – informacje dotyczące statusu e-Deklaracji.
  • Data wysłania – data wysłania deklaracji do systemu e-Deklaracje.
Istnieje możliwość wyświetlania listy deklaracji tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku. Wysyłka i odbiór UPO dostępne są z listy deklaracji VIU-D0, a nie jak w przypadku innych deklaracji z samego formularza deklaracji. Przycisk Wyślij  umożliwia wysłanie deklaracji VIU-DO do systemu e-Deklaracje za pomocą podpisu kwalifikowanego. Przycisk Odbierz UPO służy do odebrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Jeżeli pobrano moduł Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus oraz jako rodzaj księgowości wskazano Księgowość kontową to Użytkownik ma możliwość zaksięgowania kwoty należnego podatku VAT do wpłaty z deklaracji VIU-DO po naciśnięciu przycisku . Deklaracja podlega księgowaniu po odebraniu poprawnego UPO. Podczas księgowania kwoty podatku, która jest zawsze wyrażona w EUR, następuje jej przeliczenie po średnim kursie NBP z dnia odebrania UPO. W przypadku braku notowania na ten dzień, księgowanie następuje według Kursu ręcznego z notowaniem 1=1. Księgowane kwoty w walucie EUR i po przeliczeniu na PLN są zgodne z kwotami widocznymi na płatności utworzonej do deklaracji VIU-DO. Użytkownik może zmienić kurs na płatności i zaksięgować według innego niż proponowany, wtedy zmieniana jest wartość w przeliczeniu na PLN, kwota w EUR pozostaje bez zmian. Zaksięgowana deklaracja jest widoczna na liście w kolorze niebieskim.
Przycisk Zmień  umożliwia podgląd utworzonej wcześniej Deklaracji VIU-DO. Po rozwinięciu dodatkowego menu (czarna strzałka obok przycisku ) dostępna jest opcja Podgląd UPO umożliwiająca podgląd Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
Uwaga
Podczas edycji deklaracji VIU-DO za pomocą przycisku  dane na deklaracji nie są przeliczane na nowo. Jeżeli w rejestrze VAT sprzedaży nastąpi zmiana związana z procedurą OSS to należy usunąć dodaną wcześniej deklarację VIU-DO i dodać ją na nowo.
Deklaracja VIU-DO jest zawsze widoczna na liście w kolorze czarnym. Przycisk  umożliwia usunięcie deklaracji o statusie obliczona. Wysyłka deklaracji do systemu e-Deklaracje powoduje zmianę jej statusu na zamknięta i blokuje możliwość jej usunięcia. W przypadku gdy podczas odbioru UPO w kolumnie e‑Deklaracje pojawi się Błąd przetwarzania to deklaracja zmienia ponownie status na obliczona i ponownie podlega usunięciu. Odbiór UPO pozostawia status zatwierdzona. Z poziomu listy deklaracji VIU-DO dostępny jest wydruk formularza deklaracji VIU-DO oraz wydruk Urzędowego Poświadczenia Odbioru (w tym czarno biały).
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Z poziomu listy deklaracji VIU-DO istnieje możliwość dodawania predekretacji, pod przyciskiem Predekretacja lub za pomocą skrótu klawiszowego <Ctrl>+<F8>.
Na liście deklaracji VIU-DO w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy dostępna jest opcja Odblokuj deklarację, która umożliwia zmianę statusu deklaracji do której odebrano UPO na obliczona. W takim przypadku z Preliminarza płatności usuwana jest płatność utworzona do deklaracji. Z listy deklaracji VIU-DO dostępny jest wydruk Urzędowego Poświadczenia Odbioru (w tym czarno biały). Dodanie deklaracji VIU-DO Po naciśnięciu przycisku  pojawia się okno z możliwością wskazania kwartału i roku, za który ma zostać dodana deklaracja.
Dodawanie deklaracji VIU-DO
Po wybraniu kwartału i roku i naciśnięciu przycisku Utwórz deklarację  następuje przeliczenie dokumentów dodanych do rejestru VAT sprzedaży z rodzajem transakcji Procedura OSS, w walucie innej niż EUR i Kursem ręcznym z notowaniem 1=1, dla których w polu Rozliczam podatek w OSS wskazano wybrany w oknie dodawania VIU-DO rok i kwartał. Poszczególne dokumenty przeliczane są po kursie Europejskiego Banku Centralnego z ostatniego dnia kwartału do którego należy data sprzedaży na dokumencie. Po przeliczeniu dokumentu po kursie EBC na dokumencie w walucie innej niż EUR na zakładce [OSS] jako typ kursu pozostaje Kurs ręczny z ustawionym odpowiednim notowaniem oraz wyliczonymi kwotami. Dokumenty, które zostały wcześniej przeliczone po kursie EBC (z notowaniem różnym od 1=1) nie są ponownie przeliczane po kursie EBC podczas dodawania deklaracji VIU-DO.
Uwaga
Dokumenty z rodzajem transakcji Procedura OSS, w walucie innej niż EUR i Kursem ręcznym z notowaniem 1=1 mogą również zostać przeliczone po kursie EBC na koniec kwartału za pomocą dostępnej w rejestrze VAT sprzedaży operacji seryjnej Przelicz po kursie EBC. Szczegóły funkcjonalności opisane zostały poniżej w punkcie nr 2.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Jeżeli w Konfiguracji nie określono Urzędu Skarbowego dla deklaracji VIU-DO to po naciśnięciu przycisku Utwórz deklarację pojawia się komunikat: Błąd obliczania deklaracji. Nie został zdefiniowany urząd skarbowy dla deklaracji. Proszę podać właściwy urząd skarbowy w Konfiguracji -> Firma -> Dane firmy -> Deklaracje.
Jeżeli na ostatni dzień danego kwartału nie opublikowano kursu EBC, a w danym kwartale są dokumenty w walucie innej niż EUR, które kwalifikują się na deklarację VIU-DO to po naciśnięciu przycisku Utwórz deklarację pojawia się komunikat uniemożliwiający dodanie deklaracji: Nie można wyliczyć deklaracji ponieważ istnieją dokumenty w walutach innych niż EUR, a nie ma jeszcze opublikowanego notowania kursu po jakim można przeliczyć wartości dokumentów. Podczas próby dodania deklaracji VIU-DO za okres wcześniejszy niż 3 kwartał 2021 r. pojawia się komunikat: Błąd wyliczania deklaracji. Formularz deklaracji obowiązuje za okres od 01.07.2021. Istnieje możliwość dodania tylko jednej deklaracji VIU-DO za dany kwartał. Jeżeli jest potrzeba korekty już wysłanej deklaracji to należy to zrobić w deklaracji za kolejny kwartał. W momencie przeliczania/ edycji deklaracji VIU-DO w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe, na liście deklaracji VIU-DO w programie Comarch ERP Optima pojawia się okno z informacją: Dodawanie deklaracji VIU-DO/ Trwa edycja deklaracji VIU-DO. Za chwilę otworzy się przygotowana deklaracja. Nie zamykaj tego okna przed zapisaniem deklaracji. Okna nie należy zamykać w programie Comarch ERP Optima przed zapisaniem deklaracji, ponieważ zamknięcie okna spowoduje, że deklaracja VIU-DO nie zostanie zapisana (w przypadku jej dodawania) lub zmiany wprowadzone na formularzu deklaracji VIU-DO nie zostaną zapisane (w przypadku jej modyfikacji). Formularz deklaracji VIU-DO Formularz deklaracji VIU-DO otwierany jest w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe. Z programu Comarch ERP Optima przenoszone są następujące dane:
  • NIP podatnika – nie podlega edycji na formularzu deklaracji.
  • Rok i kwartał, za jaki liczona jest deklaracja – nie podlega edycji na formularzu deklaracji.
  • Urząd Skarbowy, do którego adresowana jest deklaracja – nie podlega edycji na formularzu deklaracji.
  • Rodzaj podatnika (osoba fizyczna lub podmiot niebędący osobą fizyczną) – podlega edycji na formularzu deklaracji.
  • Pełna nazwa firmy lub nazwisko i imię dla osoby fizycznej – podlega edycji na formularzu deklaracji.
  • Dane z dokumentów wprowadzonych do rejestru VAT sprzedaży: kraj, stawki VAT, oznaczenie stawki (podstawowa lub obniżona), rodzaj dostaw (dostawa towarów lub świadczenie usług), podstawa opodatkowania wg danej stawki VAT oraz kwota podatku wg danej stawki VAT – podlegają edycji na formularzu deklaracji.
Do sekcji C.2. Świadczenie usług z państwa członkowskiego identyfikacji oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej poza Unią Europejską oraz dostawy towarów wysyłanych lub transportowanych z państwa członkowskiego identyfikacji kwalifikowane są dokumenty z rodzajem transakcji Procedura OSS z datą sprzedaży należącą do kwartału deklaracji VIU-DO. Dokument z rodzajem Usługi na deklaracji VIU-DO widoczny jest jako Świadczenie usług. Dokument z rodzajem Towary lub Środki trwałe na deklaracji VIU-DO widoczny jest jako Dostawa towarów. Kwoty przenoszone z programu Comarch ERP Optima na formularz deklaracji VIU-DO są sumą poszczególnych pozycji na dokumencie. Z kolei podstawa opodatkowania uzupełniona ręcznie na formularzu deklaracji VIU-DO jest przeliczana po odpowiedniej stawce. Z tego względu mogą pojawić się różnice w kwocie podatku VAT wynikające z zaokrągleń. Do sekcji C.5. Korekty kwot podatku VAT wykazanych w deklaracjach za poprzednie okresy wynikające z korekt dostaw towarów lub świadczonych usług kwalifikowane są dokumenty z rodzajem transakcji Procedura OSS z datą sprzedaży należącą do innego kwartału niż kwartał deklaracji VIU-DO. Do deklaracji VIU-DO nie są przenoszone pozycje w stawce ZW, NP oraz 0%. Na formularzu deklaracji dla każdego kraju w oddzielnym wierszu wykazana jest każda stawka z oznaczeniem Podstawowa/ Obniżona oraz kwota podatku VAT w danej stawce. Jeżeli na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży dodano pozycję w stawce VAT nieobowiązującej w wybranym na dokumencie kraju to taki dokument trafia na deklarację VIU-DU z Rodzajem stawki VAT jako Podstawowa. Dane przeniesione z dokumentów z programu Comarch ERP Optima podlegają edycji/ usunięciu na formularzu deklaracji VIU-DO. Po zmianie w pozycji stawki VAT, kwota VAT wyliczana jest na nowo. Podczas edycji pozycji w sekcji C.2 następuje weryfikacja, czy dla danego kraju nie dodano już pozycji z takim samym rodzajem dostaw i taką samą stawką VAT. Jeżeli taka pozycja została już dodana to pojawia się informacja uniemożliwiająca edycję pozycji: Taki element został już wybrany. Użytkownik ma również możliwość dodawania/ usuwania własnych pozycji na deklaracji VIU-DO. Za pomocą przycisku Dodaj państwo członkowskiego konsumpcji istnieje możliwość dodania nowego kraju ze zdefiniowanej listy krajów. Za pomocą przycisku Dodaj wiersz/ Usuń wiersz istnieje możliwość dodania/ usunięcia pozycji dotyczącej danego rodzaju dostaw i stawki VAT. W sekcji C.2 oraz C.3 istnieje możliwość dodania pozycji dla kraju, którego jeszcze nie ma na liście lub takiego który już jest, ale z inną stawką VAT lub z innym rodzajem dostaw. Nie ma możliwości dodania takiej samej pozycji, która już istnieje. Podczas próby dodania takiej pozycji pojawia się informacja: Taki element został już wybrany. Użytkownik powinien w takim przypadku dokonać modyfikacji już istniejącej pozycji. W sekcji C.2 i C.3 nie jest również możliwe dodanie pozycji z kwotą ujemną Za pomocą przycisku Usuń sekcję istnieje możliwość usunięcia wszystkich pozycji związanych z danym krajem w danej sekcji. Na formularzu deklaracji VIU-DO nie ma mechanizmu weryfikującego, czy stawka VAT uzupełniona w pozycji odpowiada stawkom danego kraju. W sekcji C.5 następuje walidacja, czy wskazano wcześniejszy kwartał niż ten, za który składana jest deklaracja VIU-DO. Kwoty w sekcji C.6 oraz kwota w sekcji C.7 w poz. 18 Całkowita kwota należnego podatku VAT do wpłaty są wyliczane automatycznie i podlegają modyfikacji. Kwota w poz. 18 jest wyliczana jako suma kwot z sekcji C.6 z pominięciem kwot ujemnych. Wszystkie kwoty na formularzu deklaracji VIU-DO wyświetlane są w walucie EUR. Płatność do deklaracji VIU-DO tworzona jest na kwotę z poz. 18 Całkowita kwota należnego podatku VAT w walucie EUR w momencie odbioru UPO. Kwota w PLN na płatności przeliczana jest po średnim kursie NBP z dnia odbioru UPO. Termin płatności ustawiany jest na ostatni dzień miesiąca, a gdy przypada na dzień wolny to jest przesuwany na kolejny dzień roboczy. Istnieje możliwość zmiany kursu na płatności utworzonej do deklaracji VIU-DO. Jeżeli na dzień odbioru UPO nie opublikowano średniego kursu NBP to na płatności ustawiany jest Kurs ręczny z notowaniem 1=1. Kurs ten podlega edycji. Jeżeli na deklaracji nie uzupełniono wszystkich wymaganych pól to podczas próby zapisania formularza wyświetlany jest komunikat: Niektóre pola nie zostały uzupełnione. Popraw błędy na formularzu. Wydruk deklaracji VIU-DO jest dostępny z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem . Podgląd wydruku deklaracji VIU-DO jest dostępny z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem .
Uwaga
Z poziomu formularza deklaracji VIU-DO nie ma możliwości ponownego jej przeliczenia. Jeżeli w rejestrze VAT sprzedaży nastąpi zmiana i deklaracja VIU-DO za ten kwartał nie została jeszcze wysłana do systemu e‑Deklaracje to należy ją usunąć i dodać ponownie.

Deklaracja VAT-27

Deklaracja jest dostępna w menu Rejestry VAT/ Inne/ Deklaracje VAT-27, jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje zaznaczony zostanie parametr VAT‑27.  Użytkownik od stycznia 2017 r. ma możliwość składania deklaracji VAT-27(2) tylko miesięcznie. W przypadku deklaracji VAT-27(1) przed 1 stycznia 2017 r. możliwe było składanie deklaracji miesięcznych lub kwartalnych w zależności od ustawień z poziomu Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Deklaracje. Deklaracja VAT 27 zakładka [1 C] W sekcji C. Informacja o dostawach towarów – art.17 ust.1 pkt 7 ustawy uwzględniane są dokumenty zwykłe wprowadzone do Rejestru VAT sprzedaży w stawce NP, z rodzajem Towary lub Środki transportu, rodzajem transakcji Krajowa – podatnikiem jest nabywca i zaznaczonymi parametrami Podatnik VAT czynny oraz Rozliczać w VAT-27.
Deklaracja VAT-27, zakładka 1 C
W sekcji D. Informacja o świadczonych usługach – art.17 ust.1 pkt 8 ustawy uwzględniane są dokumenty zwykłe wprowadzone do Rejestru VAT sprzedaży w stawce NP, z rodzajem Usługi, rodzajem transakcji Krajowa ‑ podatnikiem jest nabywca i zaznaczonymi parametrami Podatnik VAT czynny oraz Rozliczać w VAT‑27. Do sekcji E. Podpis podatnika lub osoby reprezentującej podatnika przenoszone są informacje wprowadzone w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW, CUK, z możliwością edycji lub ręcznego uzupełnienia tych danych na formularzu deklaracji VAT-27.
Deklaracja VAT-27, zakładka 2 D,E
Do kolumny Nazwa nabywcy przenoszona jest nazwa kontrahenta z ostatniego dokumentu wprowadzonego z danym numerem NIP. Do kolumny Kwota przenoszona jest suma wartości transakcji wprowadzonych dla kontrahenta o danym numerze NIP. Deklaracja VAT-27 nie zostanie przeliczona, jeżeli wprowadzony został dokument bez uzupełnionego numeru NIP kontrahenta. W takiej sytuacji pojawia się komunikat: Deklaracja nie może być naliczona. Istnieją transakcje bez wymaganego NIP-u podmiotu oraz informacja o numerze oraz dacie wystawienia dokumentu. Użytkownik ma możliwość usunięcia wybranych pozycji z formularza deklaracji VAT-27. Jeżeli na dokumencie w Rejestrze VAT nastąpi zmiana kwoty, danych adresowych kontrahenta lub numeru NIP kontrahenta to po przeliczeniu korekty deklaracji VAT-27 na formularzu korekty automatycznie zaznaczony zostanie parametr w kolumnie Zmiana danych. Przycisk służący do wysyłki do systemu e-Deklaracje staje się aktywny po przeliczeniu deklaracji VAT-27 za pomocą przycisku . Po naciśnięciu przycisku następuje zablokowanie deklaracji i jej wysłanie. Po wysłaniu deklaracji ikona wysyłki zostaje zamieniona na ikonę odbioru UPO .
Dotyczy wersji: 2018.6.1
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-27 w wersji 2 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż styczeń 2017 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od stycznia 2017 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.

Intrastat

Deklaracja INTRASTAT - Konfiguracja

Z chwilą przystąpienia Polski do Unii Europejskiej zobowiązani jesteśmy do składania deklaracji INTRASTAT. Konsekwencją wprowadzenia systemu INTRASTAT jest nałożenie na niektóre podmioty prowadzące obrót towarowy z innymi państwami członkowskimi Unii Europejskiej obowiązku przekazywania informacji o zrealizowanych przez nich obrotach, tj. O dokonanym przywozie towarów z terytorium UE na terytorium Polski i wywozie towarów z Polski na terytorium Wspólnoty. Informacje te przekazywane są właśnie na deklaracjach INTRASTAT, przy czym odrębnie przekazywane są informacje o wywozie towarów, a odrębnie o przywozie. Obowiązek przekazywania informacji ciąży na tych podmiotach, których wartość przywozu i wywozu przekroczy tzw. próg statystyczny (próg asymilacji i próg specyficzny). Podmiot, którego wartość obrotów przekroczy próg specyficzny zobowiązany jest wypełniać wszystkie pola na deklaracji INTRASTAT (INTRASTAT pełny). Natomiast podmiot, którego wartość obrotów zawiera się pomiędzy wartością progu asymilacji a progu specyficznego nie jest zobowiązany do wypełniania informacji o kodzie warunków dostawy, kodzie rodzaju transportu oraz wartości statystycznej w PLN (INTRASTAT uproszczony).
Uwaga
System Comarch ERP Optima umożliwia wyliczenie uproszczonej wersji deklaracji INTRASTAT, czyli takiej, która nie zawiera informacji w polach: pole 12 – Kod warunków dostawy, pole 15 – Kod rodzaju transportu oraz pole 20 – Wartość statystyczna w PLN.

Konfiguracja

Aby w systemie Comarch ERP Optima pojawiła się możliwość tworzenia deklaracji Intrastat należy w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat zaznaczyć parametr Intrastat. Po zaznaczeniu parametru użytkownik powinien wypełnić pola znajdujące się poniżej: Minimalna wartość pozycji z kodami CN 99500000 – Domyślnie proponowana jest wartość 200 EURO Identyfikator numeru własnego – unikalny przedrostek numeru własnego przypisany do bazy firmowej. Pole posiada ograniczenie do trzech znaków, domyślnie jest uzupełnione przedrostkiem IST z możliwością edycji. Izba Administracji Skarbowej – dla wysyłanej do PUESC deklaracji Intrastat należy wskazać Izbę Administracji Skarbowej. Dane teleadresowe osoby wypełniającej deklarację: imię, nazwisko, telefon, faks, adres e-mail oraz miejscowość. Informacje te są następnie przenoszone na formularz deklaracji Intrastat. Ich uzupełnienie w konfiguracji nie jest wymagane przez program – Użytkownik może je uzupełniać bezpośrednio na wyliczanej deklaracji. Kurs waluty – jeżeli wartość na dokumencie, który powinien być uwzględniony w deklaracji, podana jest w innej walucie, kwotę faktury należy przeliczyć na walutę polską. Przeliczenie powinno nastąpić na podstawie kursu waluty ustalonego dla celów podatku od towarów i usług. Użytkownik może zdefiniować odrębny typ kursu związany z przeliczaniem deklaracji Intrastat i wskazać go w Konfiguracji w polu kurs waluty. Jako kurs waluty nie może być wskazany kurs ręczny (ustalany bezpośrednio z poziomu dokumentu). Dodatkowo w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry można ustawić domyślną ścieżkę dostępu do katalogu, w którym zapisywane będą pliki XML z eksportowanymi do platformy "PUESC" deklaracjami INTRASTAT. Ścieżka będzie proponowana podczas zapisu deklaracji do pliku (z poziomu listy deklaracji), lecz użytkownik będzie miał możliwość jej zmiany. Jeśli użytkownik zaznaczy opcję IntrastatKonfiguracji firmy – w systemie pojawi się kilka dodatkowych możliwości związanych z wyliczaniem deklaracji:
  • w menu Ogólne/ Inne pojawi się pozycja Kody CN, umożliwiająca zdefiniowanie wykorzystywanych kodów CN
  • na formularzu towaru (Cennik i Zasoby) – na zakładce [Dodatkowe] pojawi się grupa Intrastat umożliwiająca przypisanie dla poszczególnych towarów odpowiednich kodów CN
  • na formularzu kontrahenta (Ogólne/ Kontrahenci) – na zakładce [Handlowe] pojawi się pole przeznaczone na wpisanie domyślnego kodu transakcji związanego z danym kontrahentem.
  • na formularzu magazynu (Ogólne/ Inne/ Magazyny) – możliwość zaznaczenia, że magazyn jest magazynem unijnym, a co za tym idzie określenie kodu kraju dla tego magazynu oraz podanie domyślnego kodu transakcji stosowanego na dokumentach MM
  • na formularzu dokumentów (przychodowych: FZ, PZ, PW i MM OL, PKA oraz rozchodowych: FA, WZ, RW i MM LO, WKA) rejestrowanych w programie, na zakładce [Dokumenty] pojawi się ramka Intrastat, gdzie podane będą informacje niezbędne do wyliczenia deklaracji
  • z poziomu formularza dokumentów (przychodowych: FZ, PZ, PW i MM OL, PKA oraz rozchodowych: FS, WZ, RW i MM LO, WKA), na pozycji dokumentu będzie widoczna zakładka [Intrastat] zawierająca pole Kod CN oraz Kraj pochodzenia
  • na formularzu dokumentów uwzględnianych w automatycznym wyliczeniu deklaracji Intrastat będzie widoczna kolumna Kraj pochodzenia. W kolumnie tej wyświetlany jest kraj pochodzenia pobierany z poszczególnych pozycji dokumentu
  • w menu Handel/ Inne pojawi się pozycja Deklaracja Intrastat, umożliwiająca wyliczenie deklaracji
Uwaga
Funkcja wyliczania deklaracji Intrastat jest dostępna tylko dla Użytkowników modułu Handel. Jeśli Użytkownik posiada tylko Faktury lub Księgę Podatkową, Księgę Handlową, Księgę Handlową Plus – wyliczenie Intrastat nie będzie możliwe (nie pojawią się dodatkowe opcje).

Kody CN

Lista kodów CN jest dostępna w menu Ogólne/ Inne/ Kody CN.

Towary

Uwaga
Funkcja wyliczania deklaracji Intrastat jest dostępna tylko dla Użytkowników modułu Handel.
Jeśli w słowniku kodów CN są uzupełnione informacje o wykorzystywanych kodach należy je przypisać do poszczególnych towarów. Na formularzu towaru, na zakładce [Dodatkowe], znajduje się pionowa zakładka Intrastat (pod warunkiem, że w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat zaznaczono parametr). Kod można wpisać ręcznie lub wybrać z listy słownikowej dostępnej po wciśnięciu przycisku . Po wybraniu kodu na formularzu mogą pojawić się dodatkowe informacje do uzupełnienia (w zależności od definicji samego kodu): Masa jednostkowa netto – w polach należy uzupełnić informacje o masie odpowiadającej jednej jednostce podstawowej towaru (zadeklarowanej na zakładce Ogólne). Masę można podać z dokładnością do trzech miejsc po przecinku. Masa jest zawsze podawana w kg. Jednostka uzupełniająca towaru – jeśli wybrany kod CN jest związany z jednostką uzupełniającą należy podać przelicznik w stosunku do podstawowej jednostki miary z karty towaru. Informacje te będą następnie wykorzystywane podczas wyliczania wartości deklaracji INTRASTAT w polach 17 (Masa netto) oraz 18 (Ilość w uzupełniającej jednostce masy). Dodatkowo dla każdego towaru, który będzie wykazywany na deklaracji INTRASTAT należy uzupełnić informację o kraju jego pochodzenia. W pole Kraj pochodzenia użytkownik powinien wpisać dwuznakowy symbol kraju (w programie nie ma listy pomocniczej). Jest on przenoszony na pozycję dokumentu, na zakładkę [Intrastat] z możliwością edycji.
Uwaga
Grupa Intrastat pojawia się tylko na formularzu towaru (nie dotyczy pozycji o statusie usługa).
Kod kraju pochodzenia jest przenoszony z kartoteki towarowej, z zakładki [Dodatkowe/Intrastat] na dokumenty uwzględniane w automatycznym wyliczaniu deklaracji. Na takich dokumentach, na pozycji dokumentów jest widoczna zakładka [Intrastat], na której znajduje się pole Kraj pochodzenia. Wartość z tego pola jest pobierana do wyliczenia deklaracji Intrastat. Przy zapisie dokumentu, jeżeli kod kraju pochodzenia nie został uzupełniony pojawi się komunikat mówiący o konieczności wypełnienia tego kodu: Nie uzupełniono pola kod kraju pochodzenia na pozycji XX. Pole jest wymagane dla deklaracji Intrastat. Czy zapisać dokument?
Uwaga
Zakładka [Intrastat] jest widoczna na pozycji dokumentu tylko i wyłącznie wtedy, gdy dokument będzie zakwalifikowany do deklaracji Intrastat czyli na zakładce [Dokumenty] będzie widoczna sekcja Intrastat.
Jeżeli na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe/Intrastat] pole Kraj pochodzenia będzie wypełnione, to kod z tego pola przenoszony jest na pozycję dokumentu z możliwością edycji. Na dokumenty korygujące kod kraju pochodzenia będzie przenoszony bezpośrednio z dokumentu korygowanego, także z możliwością modyfikacji. Kod kraju pochodzenia można edytować zarówno na dokumencie zapisanym w buforze jak i na dokumencie zatwierdzonym na stałe. Zmiany zostaną uwzględnione po zapisie pozycji i dokumentu.
Pozycja dokumentu – zakładka [Intrastat]
Uwaga
W przypadku, gdy na dokumentach występują jednakowe pozycje z tym samym kodem CN, ale z różnymi kodami kraju pochodzenia, to na tych dokumentach ani na deklaracji Intrastat takie pozycje nie będą agregowane.
Dodatkowo na formularzu dokumentów uwzględnianych w automatycznym wyliczeniu deklaracji Intrastat znajduje się kolumna Kraj pochodzenia. W kolumnie tej wyświetlany jest kraj pochodzenia pobierany z poszczególnych pozycji dokumentu.

Kontrahenci

Uwaga
Funkcja wyliczania deklaracji Intrastat jest dostępna tylko dla Użytkowników modułu Handel.
W deklaracji INTRASTAT wykazywane są obroty towarami z innymi państwami członkowskimi Unii Europejskiej. Dlatego grupa Intrastat pojawi się na formularzu kontrahenta tylko jeśli jego status (zakładka [Handlowe]) jest ustawiony jako wewnątrzunijny, wewnątrzunijny ¬- Podatnikiem jest nabywca lub Procedura OSS. Dla kontrahenta wewnątrzunijnego istnieje możliwość wpisania domyślnego kodu transakcji. Lista kodów transakcji jest zdefiniowana w programie i dostępna po wciśnięciu  widocznej obok pola. Kod transakcji z karty kontrahenta będzie proponowany na dokumentach związanych z tym kontrahentem, lecz istnieje możliwość jego zmiany dla poszczególnych transakcji. Pole na karcie może pozostać puste, ale w takim przypadku użytkownik powinien pamiętać, by na każdym dokumencie związanym z kontrahentem uzupełnić tą informację. Na dokumentach dla kontrahenta wewnątrzunijnego kontrolowane jest uzupełnienie Kodu transakcji (zakładka [Dokumenty]). W przypadku, kiedy kod ten nie jest uzupełniony, podczas próby zapisu dokumentu pojawi się komunikat: Nie ustawiono kodu transakcji na deklaracji Intrastat. Czy chcesz kontynuować? Przycisk Nie spowoduje przeniesienie na zakładkę [Dokumenty] do aktywnego pola Kod transakcji. Wybierając Tak dokument zostanie zapisany. Jeśli została utworzona korekta, kod transakcji nie jest na nią przenoszony z dokumentu źródłowego – użytkownik musi uzupełnić go zgodnie ze stanem faktycznym. Zwroty towarów ujmowane są w deklaracjach zgodnie z kierunkiem przepływu towaru. Jeśli kontrahent ma status wewnątrzunijny program wymaga podania jego numeru NIP wraz z dwuznakowym kodem kraju na zakładce [Ogólne].

Magazyny

Uwaga
Funkcja wyliczania deklaracji Intrastat jest dostępna tylko dla Użytkowników modułu Handel.
Na deklaracji INTRASTAT wykazywany jest obrót towarami z innymi państwami UE. Dlatego w przypadku, gdy następuje przesunięcie towaru pomiędzy dwoma magazynami znajdującymi się w różnych krajach UE – przesunięcie takie również powinno być uwzględnione na deklaracji. Jeśli magazyn jest magazynem odległym na formularzu znajduje się parametr magazyn UE. Jego zaznaczenie powoduje, że dla magazynu można przypisać kilka informacji wykorzystywanych później przy liczeniu deklaracji INTRASTAT: Kod kraju – kod kraju, w którym znajduje się magazyn. Lista kodów państw członkowskich UE jest zdefiniowana w programie i dostępna po wciśnięciu przycisku widocznej obok pola. Kod transakcji – dla magazynu można przypisać domyślny kod transakcji. Program proponuje kod 34 (Inne transakcje dotyczące dostaw bezpłatnych). Można go zmienić, lista kodów transakcji jest zdefiniowana w programie i dostępna po wciśnięciu przycisku . Domyślny kod będzie proponowany na dokumentach MM związanych z magazynem, będzie jednak możliwość jego zmiany bezpośrednio na MM.

Dokumenty dla Intrastat

Na deklaracji INTRASTAT wykazywany jest obrót towarami z innymi państwami UE. W zależności od charakteru działalności firmy, dokumentem źródłowym, na podstawie którego jest sporządzana deklaracja, powinien być ten dokument, który precyzuje przemieszczanie towarów.

Dokumenty dla Intrastat w module Handel

W przypadku deklaracji wywozowych może to być Faktura Sprzedaży (FA), Wydanie Zewnętrzne (WZ), Rozchód Wewnętrzny (RW) oraz dokument MM (z magazynu lokalnego do odległego UE). W przypadku deklaracji przywozowych może to być Faktura Zakupu (FZ), Przyjęcie Zewnętrzne (PZ), Przyjęcie Wewnętrzne (PW) oraz dokument MM (z magazynu odległego UE na magazyn lokalny). Jeśli na dokumencie (spośród rodzajów wymienionych powyżej) zadeklarowano kontrahenta o statusie wewnątrzunijny, wewnątrzunijny - Podatnikiem jest nabywca lub Procedura OSS  na zakładce [Dokumenty] pojawia się grupa Intrastat, gdzie ustalane są trzy wartości, wykorzystywane później przy liczeniu deklaracji:
  • Kod transakcji– domyślnie pobierany jest z karty kontrahenta (Nabywca/ Dostawca), możliwa jest jednak jego zmiana (lista zdefiniowana w programie). Jeżeli transakcje mają nie być uwzględniane w deklaracji Intrastat, to na dokumentach pole z kodem transakcji należy zostawić puste.
  • Kod kraju wysyłki/przeznaczenia – proponowany jest kod pobrany na podstawie przedrostka z numeru NIP kontrahenta (Odbiorcy/ Nadawcy), możliwa jest jednak jego zmiana.
  • Data wywozu/przywozu – domyślnie data zakupu/sprzedaży (FA/FZ), wydania/przyjęcia (WZ/PZ), dokumentu (PW/RW/MM), ale użytkownik może ją zmienić. Na podstawie daty przywozu/ wywozu program uwzględnia dokument we właściwej deklaracji INTRASTAT (za dany miesiąc).
Uwaga
Grupa Intrastat nie pojawia się na dokumentach pierwotnych rejestrowanych w systemie.
W przypadku dokumentów MM kod transakcji oraz kod kraju wysyłki/ przeznaczenia pobierany jest z formularza magazynu. Należy przy tym pamiętać, że magazyn odległy, z którym wymieniany jest towar, musi być zdefiniowany w bazie jako magazyn UE (parametr na formularzu magazynu). W przypadku dokumentów korygujących dane do Intrastat są pobierane z dokumentu korygowanego (poza kodem transakcji).
Uwaga
Pola dotyczące kodu transakcji oraz daty wywozu/ przywozu można zmienić nawet na dokumentach zapisanych na trwałe, pod warunkiem, że dokument taki nie został jeszcze uwzględniony w deklaracji INTRASTAT. Wprowadzone zmiany można zapisać przyciskiem „dyskietki” na formularzu dokumentu.. Jeśli dokument został już uwzględniony na deklaracji program blokuje możliwość wprowadzania zmian.

Wysyłanie deklaracji Intrastat do systemu PUESC

Na formularzu deklaracji Intrastat zablokowanej przed zmianami i zapisanej, po ponownym otwarciu dostępna jest ikona  Wyślij deklarację do systemu PUESC umożliwiająca przesłanie deklaracji do systemu PUESC. Wysyłaną deklarację można podpisać certyfikatem bądź wysłać bez podpisu. Wysyłając deklarację należy podać hasło do portalu PUESC (login domyślnie jest pobierany z konfiguracji). Hasło jest pamiętane w obrębie jednej sesji – do czasu wylogowania operatora bądź zmiany bazy firmowej. Na trzeciej zakładce [e-Deklaracje] formularza deklaracji Intrastat zapisywane są dane związane z przesyłaniem deklaracji. Jeśli deklaracja zostanie poprawnie zaczytana, otrzyma numer referencyjny, który zostanie przekazany do Comarch ERP Optima. Wysłaną deklarację o statusie Wysłano/ Odebrano UPO może przywrócić do edycji operator, który w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora, na zakładce [Ogólne] ma zaznaczony parametr Prawo do odblokowania wysłanej e-Deklaracji.
Uwaga
Nie można odblokować deklaracji Inrastat o statusie Wysłano/ Nie odebrano UPO.
Pobieranie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO) Dla deklaracji Intrastat poprawnie przesłanej do PUESC, przycisk  Pobierz UPO znajdujący się na formularzu deklaracji Intrastat umożliwia pobranie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru. Na liście deklaracji Intrastat dostępne są kolumny związane z wysyłką deklaracji: 
  • e-Deklaracje, która przyjmuje wartości:
    • Nie wysłano – Deklaracja w buforze lub zatwierdzona, nie przesłana do PUESC.
    • Wysłano/nie odebrano ISTA – Deklaracja została wysłana do PUESC, pobierz potwierdzenie poprawności deklaracji ISTA.
    • Przyjęto/nie odebrano ISTA – Deklaracja została przyjęta przez system PUESC, nie otrzymano potwierdzenia poprawności deklaracji ISTA. Pobierz ponownie za chwilę.
    • Błąd przetwarzania – Wystąpił problem podczas przetwarzania deklaracji przez system PUESC: (komunikat błędu) – taką deklarację można odblokować do edycji z poziomu programu w celu poprawy.
    • Potencjalny błąd, sprawdź szczegóły – Urząd zgłosił potencjalne błędy lub wstrzymał zgłoszenie. Sprawdź czy dane na deklaracji są poprawne i skontaktuj się z urzędem. Jeśli dane są niepoprawne utwórz i wyślij korektę deklaracji.
    • Odrzucono, wygeneruj nową deklarację – Deklaracja została odrzucona przez system Intrastat. Wyślij korektę deklaracji.
    • Wysłano/odebrano ISTA – Deklaracja została przyjęta przez system Intrastat. Odebrano UPO oraz ISTA.
  • Data wysłania – zawiera datę wysłania e-deklaracji.

Formularz deklaracji Intrastat - zakładka Ogólne

Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w artykule Standardy w programie. Na formularzu deklaracji INTRASTAT znajdują się pola, w większości automatycznie wypełniane przez program: Deklaracja za miesiąc – okres sprawozdawczy (miesiąc/ rok), za jaki liczona jest deklaracja INTRASTAT. Numer wersji deklaracji/ Nr korekty – w danym okresie sprawozdawczym obowiązuje ciągła numeracja deklaracji i korekt. Ciągłość numeracji jest kontrolowana przez program (w ramach miesiąca rozpoczyna się od 1). W polu Nr wersji deklaracji wpisane będzie 1 - jeśli zgłoszenie w danym okresie dokonywane jest po raz pierwszy, 2 - jeśli jest to pierwsza korekta danego zgłoszenia, 3- jeśli jest to druga korekta tego zgłoszenia itd. Nr deklaracji częściowej – deklaracja częściowa to zgłoszenie obejmujące informacje o części dokonanych wywozów/ przywozów towarów w danym miesiącu. Numeracje deklaracji częściowych kontroluje program.
Uwaga
Program numeruje dokumenty (numer wersji/ numer deklaracji częściowej) w ramach miesiąca. W przypadku usunięcia deklaracji program nie renumeruje pozostałych – użytkownik sam powinien pamiętać o zmianie numerów.
Kod organu celnego – kod organu, gdzie składana będzie deklaracja INTRASTAT jest pobierany z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat. Łączna ilość pozycji – ilość pozycji na aktualnej deklaracji INTRASTAT, wyliczana przez program po przeliczeniu (uzupełnieniu) deklaracji. Warto pamiętać, że w przypadku deklaracji częściowych numerowanie pozycji zawsze zaczyna się od 1. Łączna wartość – łączna wartość netto towarów znajdujących się na deklaracji, wyliczana prze program. Wartość jest zaokrąglana do pełnych złotówek. Typ kursu waluty – (dotyczy deklaracji Intrastat wyliczanej w sposób automatyczny w module Handel) proponowany jest typ kursu waluty ustawiony w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat. Użytkownik może go jednak zmienić na inny ze zdefiniowanych w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Typy kursów walut.
  • ustalenie kursu, wg którego wyliczana będzie deklaracja jest obowiązkowe (dopiero wtedy można przeliczyć deklarację),
  • po przeliczeniu deklaracji zmiana kursu nie jest już możliwa,
  • program pobiera kurs z dnia poprzedzającego datę wystawienia dokumentu źródłowego.
Zablokuj deklarację przed zmianami – parametr odpowiada za możliwość edycji deklaracji:
  • jeśli nie jest zaznaczony – na deklaracji możliwe jest wprowadzanie zmian, można ją usunąć z listy, ale nie można korygować ani wysłać do pliku XML.
  • jeśli jest zaznaczony – na deklaracji nie można wprowadzać zmian, jest zablokowana do edycji, można ją korygować oraz wysłać do pliku XML. Odblokowanie deklaracji jest możliwe z poziomu menu kontekstowego na liście deklaracji (prawy przycisk myszki).
Dane wypełniającego, widoczne w dolnej części okna, są wypełniane na podstawie informacji wpisanych w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat. Użytkownik może je zmienić i dane zostaną zapamiętane dla danej deklaracji.

Wypełnianie „ręczne” deklaracji

Jeśli Użytkownik chce samodzielnie wypełnić deklaracje INTRASTAT listę pozycji może uzupełniać przy pomocy przycisków Dodaj, Zmień, Usuń widocznych obok listy. Podczas dopisywania pozycji podnoszony jest formularz (opisany w poprzednim rozdziale), gdzie poszczególne pola użytkownik wypełnia samodzielnie.

Formularz pozycji na deklaracji INTRASTAT

Na formularzu pozycji zawarte są informacje: Kod CN – symbol kodu CN (ośmioznakowy, numeryczny). Wg kodów CN grupowane są pozycje na deklaracji. Kod transakcji – lista kodów transakcji jest zdefiniowana w programie i dostępna po wciśnięciu ikony. Jest uzupełniana na podstawie e-formularza ze strony: https://te.puesc.gov.pl/. Masa netto - pole jest dostępne tylko, jeśli kod CN wymaga przeliczenia na masę (zaznaczony parametr Masa na definicji kodu). Pole zawiera informację o masie wywiezionych/ przywiezionych towarów, z przypisanym kodem CN. W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji wyliczana jest zgodnie z przelicznikiem na kartach poszczególnych towarów uwzględnionych w danej pozycji.
Uwaga
Masa towaru wykazywana na deklaracji jest zaokrąglana do pełnych kilogramów.
Ilość w jedn. uzupełniającej – pole jest dostępne tylko, jeśli kod CN wymaga podania ilości w jednostce uzupełniającej (wybrana jednostka uzupełniająca na definicji kodu CN). W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji (tylko w module Handel) wyliczana jest zgodnie z przelicznikiem podanym na kartach poszczególnych towarów uwzględnionych w danej pozycji. Kod kraju przeznaczenia/ Kod kraju wysyłki – lista kodów krajów UE jest zdefiniowana w programie. W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji (tylko w module Handel)  wartość pola pobierana jest z formularza transakcji. Kod kraju pochodzenia - kod kraju, z którego pochodzi dany towar. W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji (tylko w module Handel) wartość  ta jest pobierana pozycji dokumentu, z zakładki [Intrastat]. Wartość netto – wartość na deklaracji powinna być podana w PLN. Jeżeli wartość na dokumencie, który powinien być uwzględniony w deklaracji, podana jest w innej walucie, kwotę faktury należy przeliczyć na walutę polską. Przeliczenie w module Handel powinno nastąpić na podstawie kursu waluty ustalonego dla celów podatku od towarów i usług, wybranego na deklaracji w polu Typ kursu waluty. Numer identyfikacyjny VAT kontrahenta – na formularzu deklaracji wywozowej znajduje się kolumna Numer identyfikacyjny NIP kontrahenta, w której widoczny jest numer NIP z prefiksem. W przypadku automatycznego przeliczania deklaracji, pole to jest uzupełniane na podstawie wystawionych dokumentów. Natomiast podczas ręcznego wypełniania deklaracji pole to należy uzupełnić na oknie dodawania elementów deklaracji. W polu można wpisać Natural Person – ma to zastosowanie dla kontrahentów o statusie osoby fizycznej.
Element deklaracji Intrastat

Lista deklaracji Intrastat

Lista deklaracji INTRASTAT jest dostępna w menu Handel/ Inne/ Deklaracje Intrastat, pod warunkiem, że użytkownik zaznaczył w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat  odpowiedni parametr. Deklaracja Intrastat może być dostępna w menu Rejestry VAT w przypadku, gdy pobrano licencje na moduły Księga Handlowa, Księga Handlowa Plus, Księga Podatkowa a nie pobrano licencji na moduł Handel.
Uwaga
Na deklaracji INTRASTAT wykazywany jest jedynie obrót towarami. Dlatego funkcja wyliczania deklaracji jest dostępna tylko wtedy, jeśli Użytkownik posiada moduł Handel. Funkcja nie jest dostępna dla Użytkowników, którzy posiadają jedynie moduł Faktury lub moduł Księga Handlowa, Księga Handlowa Plus, Księga Podatkowa.
Lista składa się z dwóch zakładek:
  • Przywóz– pozwala na wyliczanie deklaracji dotyczących przywozu towarów z krajów UE. Deklaracje przywozowe wyliczane są na podstawie dokumentów przychodowych (PZ, FZ, PW, MM-OL, PKA), korekt wartości (ceny) do nich, korekt ilościowych na plus oraz zwrotów do dokumentów rozchodowych(korekt ilościowych na minus).
  • Wywóz– pozwala na wyliczenia deklaracji dotyczących wywozu towarów z Polski do krajów UE. Deklaracje wywozowe wyliczane są na podstawie dokumentów rozchodowych (WZ, FA, RW, MM-LO, WKA), korekt wartości (ceny) do nich, korekt ilościowych na plus oraz zwrotów do dokumentów przychodowych (korekt ilościowych na minus).
Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień:
  • usunąć z listy można tylko deklarację, która nie została zablokowana przed zmianami
  • nie ma możliwości kopiowania deklaracji (<CTRL>Dodaj).
Ponadto na liście znajdują się przyciski umożliwiające: Deklaracja korygująca - korygowanie wyliczonych już deklaracji INTRASTAT. Korektę można wykonać tylko dla deklaracji zablokowanej przed zmianami. Program umożliwia tworzenie pełnej deklaracji korygującej (wszystkie pozycje). Deklaracja korygująca ma taką samą postać jak deklaracja pierwotna – jest nową deklaracją INTRASTAT uwzględniającą wszystkie zmiany (poprzednia przestaje być aktualna). Program nie umożliwia wykonania deklaracji korygującej pozycję (zakres pozycji). Eksport deklaracji do pliku XML - wysłanie deklaracji INTRASTAT do pliku XML w formacie akceptowanym przez Platformę Usług Elektronicznych Skarbowo Celnych "PUESC”:
  • eksportowana jest zawsze deklaracja zaznaczona na liście ,
  • eksportowana może być tylko deklaracja zablokowana przed zmianami,
  • każda deklaracja może być eksportowana do pliku XML dowolną ilość razy. W przypadku, gdy deklaracja była już eksportowana program poinformuje o tym użytkownika,
  • deklaracja wyeksportowana do pliku jest widoczna na liście ze statusem E,
  • domyślną ścieżkę dostępu do katalogu, w którym zapisywane będą deklaracje można ustalić w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry.
  • podczas wykonywania przez Użytkownika po raz pierwszy eksportu deklaracji Intrastat (jeśli nie ma uprzednio wskazanej ścieżki w menu Start/Konfiguracja/Stanowisko/Handel/Parametry/Intrastat – katalog dla plików XML) program automatycznie podpowiada oraz uzupełnia w Konfiguracji ścieżkę do katalogu, gdzie zostanie wyeksportowany dokument; w Comarch ERP Optima w wersji chmurowej deklaracja zapisywana jest na dysku Z: nazwa_firmy\rokmiesiac\nazwapliku.xml.
Dodatkowo w oknie znajdują się przyciski umożliwiające filtrowanie listy: MiesiącRok – umożliwiają filtrowanie listy w zależności od okresu, za jaki została wyliczona. Istnieje możliwość wyfiltrowania deklaracji:
  • za określony miesiąc (parametry MiesiącRok zaznaczone),
  • za określony rok (parametr Rok zaznaczony, Miesiąc odznaczony),
  • wszystkie deklaracje (parametry MiesiącRok odznaczone).
Deklaracje widoczne na liście są rozróżniane w następujący sposób:
  • zielona – deklaracja w buforze (z możliwością zmiany),
  • czarna – deklaracja zablokowana przed zmianami,
  • status E – deklaracja wyeksportowana do pliku XML.
Uwaga
Odblokowanie deklaracji do edycji jest możliwe z poziomu listy deklaracji w menu kontekstowym wywoływanym pod prawym przyciskiem myszy.

Formularz deklaracji Intrastat - zakładka e-Deklaracje

Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w artykule Standardy w programie. Na trzeciej zakładce [e-Deklaracje] formularza deklaracji Intrastat zapisywane są dane związane z elektronicznym przesyłaniem deklaracji do systemu PUESC: Status deklaracji – na podstawie informacji z systemu PUESC, Numer referencyjny – numer REF otrzymany z PUESC, Numer własny – numer automatycznie nadawany podczas generowania pliku XML oraz wysyłki deklaracji Intrastat, Operator wysyłający – kod operatora, który wysłał deklarację, Data wysłania – data wysłania deklaracji wraz z godziną, Data doręczenia – data wraz z godziną wpłynięcia deklaracji do systemu PUESC, Operator odbierający – kod operatora, który odebrał Urzędowe Potwierdzenie Odbioru, Data odebrania – data i godzina odbioru UPO. Szczegóły zostały opisane w artykule Wysyłanie deklaracji Intrastat

Formularz deklaracji Intrastat - zakładka Podmiot

Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w artykule Standardy w programie. Składa się ona z dwóch części: Odbiorca (importer) dla deklaracji przywozowych lub Dostawca (eksporter) dla deklaracji wywozowych – proponowane dane przepisywane są z Pieczątki firmy w konfiguracji. Zgłaszający/ Przedstawiciel – składanie deklaracji jest możliwe przez upoważnionego przedstawiciela. W takim przypadku jego dane powinny być wpisane w części Przedstawiciel.
Uwaga
Pole REGON jest wymagane jedynie dla polskich przedsiębiorstw, nie jest ono wymagane dla firm zagranicznych. Dlatego umożliwiono zapis deklaracji bez uzupełnionego pola REGON, ale przy blokowaniu deklaracji Intrastat bez tego numeru pojawia się następujący komunikat: Nie uzupełniono pola REGON. Pole jest wymagane dla polskich firm. Czy zapisać dokument? Po wybraniu opcji Tak – dokument zostanie zapisany, a w przypadku wyboru przycisku Nie użytkownik będzie miał jeszcze możliwość edycji pola REGON.

VAT-7

Wyliczenie deklaracji VAT-7

Uwaga
Wszelkie obliczenia przychodów i podatku są realizowane przez program automatycznie, na podstawie zgromadzonych w programie danych. Jednakże w przypadku błędnie wprowadzonych danych (np. błędnie zaklasyfikowane kwoty w Rejestrze VAT) wyniki obliczeń będą oczywiście różne od oczekiwanych. Dlatego na użytkowniku spoczywa obowiązek kontroli, czy wprowadzone i przetwarzane dane są poprawne.
Uwaga
W tym artykule zostanie omówiona deklaracja VAT-7 na podstawie formularza w wersji 20.
Uwaga
W związku z możliwością importu dokumentów z plików JPK_VAT do Rejestru VAT istnieje możliwość wyliczenie deklaracji VAT-7 na podstawie danych z więcej niż jednej bazy. Szczegóły funkcjonalności importu dokumentów z plików JPK_VAT opisano w artykule Import do rej. VAT.
Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo tutaj. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza. Aby obliczyć deklarację, należy na liście deklaracji VAT-7 wcisnąć przycisk (znajdujący się obok ikony )  i wybrać z rozwijalnego menu Wersja formularza 20. Po naciśnięciu przycisku plusa pojawia się zawsze formularz deklaracji w wersji wybranej za poprzedni miesiąc. Formularz deklaracji VAT-7 składa się z następujących zakładek: 
      • [Sekcja C] – zawiera informacje ogólne, m.in. rok i miesiąc deklaracji oraz część informacji znajdujących się w sekcji C deklaracji
      • [Sekcja C, D] – zawiera informacje z sekcji C oraz D na deklaracji VAT-7
      • [Sekcja E] – zakładka ta odpowiada dokładnie sekcji E na deklaracji VAT-7
      • [Sekcja F, G, H] – zakładka ta odpowiada sekcjom od F do H na deklaracji VAT-7
      • [e-Deklaracje]
      • [Predekretacja] – zakładka widoczna po otworzeniu formularza zatwierdzonej deklaracji VAT-7 w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową. 
Na każdej z zakładek formularza deklaracji działają następujące przyciski i klawisze: Struktura zakupów - przycisk uruchamia funkcję obliczania sprzedaży nieudokumentowanej metodą struktury zakupów. Przelicz deklarację - przycisk pozwala na przeliczenie deklaracji VAT-7 za wybrany miesiąc, deklaracja może zostać przeliczona również za pomocą klawisza <F8>. Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje - przycisk służący do wysyłki do systemu e-Deklaracje staje się aktywny po przeliczeniu deklaracji VAT-7 za pomocą przycisku . Po naciśnięciu przycisku  następuje zablokowanie deklaracji i jej wysłanie. Po wysłaniu deklaracji ikona wysyłki zostaje zamieniona na ikonę odbioru UPO .
Uwaga
Dostępny jest mechanizm automatycznego pobierania aktualizacji umożliwiających wysyłanie deklaracji VAT-7 drogą elektroniczną w przypadku, gdy w czasie udostępnienia wersji nie był znany schemat dokumentu elektronicznego. Przy pierwszej wysyłce w danej sesji pracy następuje łączenie się z serwerem Comarch i sprawdzanie, czy aktualizacja jest dostępna. Jeżeli tak, zostanie ona pobrana. Funkcja jest dostępna tylko dla programów na gwarancji.
Uwaga
Po obliczeniu deklaracji, użytkownik powinien sprawdzić na pozostałych zakładkach te pola, które nie są pobierane automatycznie przez program i wymagają ewentualnego uzupełnienia.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Uwaga
Dla deklaracji z terminem płatności późniejszym niż 31.12.2019 r., podczas zapisywania deklaracji następuje weryfikacja czy uzupełniony został indywidualny numer podatkowy firmy, który ma pojawić się na płatności. Jeżeli nie został określony, wówczas pojawia się komunikat:
Indywidualny rachunek podatkowy firmy
Na oknie z komunikatem dostępny jest link do Generatora mikrorachunku wraz z polem do uzupełnienia numeru Indywidualnego rachunku podatkowego. Po jego uzupełnieniu i zapisaniu zmian za pomocą ikony , numer rachunku zostaje zapisany w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje. Podany tu numer rachunku umieszczony zostaje na płatności z deklaracji. Wybór opcji Anuluj zmiany (kliknięcie ikony )powoduje zapisanie deklaracji i wygenerowanie płatności bez uzupełnionego numeru rachunku bankowego. Należy uzupełnić go na płatności przed eksportem przelewów do banku bądź wydrukowaniem formularza przelewu.
Deklaracja VAT- 7 - zakładka Sekcja C Przed wykonaniem obliczenia deklaracji, należy na zakładce [Sekcja C] uzupełnić dane ogólne, takie jak rok i miesiąc deklaracji. Zakładka [Sekcja C] zawiera następujące informacje ogólne: 
      • Rok i miesiąc, za który deklaracja ma być obliczona.
      • Rozliczyć zakupy nierozliczone – jeżeli zakupy za poprzednie miesiące nie zostały rozliczone (np. na wskutek tego, że podatnik nie wykazał w tych miesiącach sprzedaży opodatkowanej), należy zaznaczyć parametr Rozliczyć zakupy nierozliczone oraz określić ilość miesięcy, które mają być uwzględniane przy wyliczeniu nierozliczonych zakupów za poprzednie miesiące.
      • Współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży – na jego podstawie wyliczana jest wartość podatku naliczonego do odliczenia, wykazywanego na deklaracji VAT-7 w przypadku, gdy mamy do czynienia ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną. Zaznaczenie parametru powoduje odblokowanie pola z wartością i umożliwia dowolną korektę ręczną współczynnika. Zaznaczenie szacunkowego współczynnika i wprowadzenie go z ręki, spowoduje, że przy dodaniu kolejnej deklaracji ten parametr będzie automatycznie zaznaczony, a wartość współczynnika widoczna. Natomiast, jeśli parametr nie zostanie zaznaczony, program wylicza współczynnik na podstawie dokumentów w Rejestrze VAT Sprzedaży, które na pozycji w kolumnie W proporcji mają ustawione Uwzględniaj lub Tylko mianownik. Proporcja jest wyliczana jako iloraz, gdzie w liczniku mamy roczny obrót z tytułu czynności, w związku z którymi podatnik ma prawo do obniżenia podatku należnego, a w mianowniku całkowity roczny obrót podatnika (łącznie np. Z subwencjami). Dla deklaracji od maja do grudnia 2004 proporcja jest wyliczana na podstawie całego roku 2003, a dla deklaracji z roku 2005 proporcja jest wyliczana na podstawie zapisów od maja do grudnia 2004 roku.
Zgodnie z art. 90 pkt. 10 ustawy, gdy proporcja:
      • Przekroczyła 98% oraz kwota podatku naliczonego niepodlegająca odliczeniu, wynikająca z zastosowania tej proporcji, w skali roku była mniejsza niż 500 zł – podatnik ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o całą kwotę podatku naliczonego
      • Nie przekroczyła 2% – podatnik ma prawo uznać, że proporcja ta wynosi 0%
W programie Comarch ERP Optima dla deklaracji liczonych od kwietnia 2011 nastąpiła zmiana w liczeniu podatku naliczonego do odliczenia. Jeżeli proporcja wyliczona za rok poprzedni wynosiła 1% lub 2% to obecnie na deklaracji podatek naliczony związany ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną będzie liczony na podstawie współczynnika 1% lub 2%. Poprzednie przepisy dla współczynnika 1% lub 2% nie pozwalały na odliczenie VAT naliczonego od takich zakupów. Jeżeli użytkownik nie będzie chciał dla współczynnika mniejszego od 2% odliczać VAT naliczonego to musi ręcznie przestawić współczynnik na 0%. W przypadku gdy proporcja za poprzedni rok wynosiła 99% to na podstawie poprzednich przepisów użytkownik odliczał 100% podatku naliczonego związanego ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną. Obecnie (od kwietnia 2011) współczynnik 99% będzie odliczał 99% kwoty podatku naliczonego związanego ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną. Użytkownik ma jednak prawo nadal odliczyć 100% jeśli kwota podatku naliczonego nie podlegającego odliczeniu będzie mniejsza niż 500 zł. Wtedy należy ręcznie ustawić na deklaracji współczynnik na 100%.
      • Proporcja jest wyliczana i  zaokrąglana zawsze w górę, do najbliższej liczby całkowitej, a potem jest sprawdzany powyższy warunek.
      • Zablokuj deklarację przed zmianami – zabezpiecza deklarację przed skasowaniem i zmianami.
      • Cel złożenia formularza – wskazuje czy deklaracja została obliczona w celu złożenie zeznania, czy korekty deklaracji.
Kolejna część zakładki [Sekcja C] dotyczy transakcji opodatkowanych oraz podatku należnego. [Sekcja C]Rozliczenie podatku należnego – odpowiada dokładnie sekcji C na deklaracji VAT-7, na ekranie widoczne są wszystkie pola zgodnie z numeracją na deklaracji. W tej części wykazywana jest wartość sprzedaży oraz podatku należnego od tych transakcji. W szczególności transakcjami powodującymi obowiązek podatkowy są:
      • Sprzedaż krajowa
      • Eksport towarów
      • Dostawa towarów i usług poza terytorium kraju
      • Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, czyli dostawa na teren wspólnoty europejskiej
      • Przypadek określony w art. 129 ustawy o VAT – w tej pozycji wykazywane są wszystkie transakcje ze stawką 0%, znajdujące się w Rejestrze Sprzedaży VAT, dla których wybrano status Eksport – zwrot VAT  
,
Wyliczenie deklaracji VAT-7
Deklaracja VAT-7 - zakładka [Sekcja C, D] Na tej zakładce znajdują się informacje o czynnościach opodatkowanych oraz podatku należnym od tych transakcji, znajdujące się w sekcji C deklaracji VAT-7:
      • Wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
      • Wartość importu usług,
      • Wartość dostaw, dla których podatnikiem jest nabywca,
      • Wartość podatku należnego zapłaconego od wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu,
      • Wartość podatku należnego od towarów objętych spisem z natury.  
W sekcji D.1. oprócz tego pojawia się informacja o kwocie nadwyżki podatku naliczonego przeniesiona z poprzedniej deklaracji.
Deklaracja VAT-7 Sekcja C, D
W [Sekcji D.2] jest wykazywana wartość towarów i usług zaliczanych do środków trwałych i pozostałych oraz kwota podatku naliczonego, w takiej wysokości, w jakiej przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od należnego lub zwrot podatku naliczonego określony na zasadach zawartych w przepisach. Na deklaracji oddzielnie jest wykazywana kwota podatku naliczonego do odliczenia wynikająca z korekty wskaźnika struktury sprzedaży oraz korekty podatku VAT od dokumentów zakupowych niezapłaconych, dla których minęło 150 dni od ich terminu płatności w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada przed 01.01.2019 r.) lub 90 dni od terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada po 31.12.2018 r.) – pole 49. Informację tę zawiera Sekcja D.3.
Uwaga
Jeżeli w miesiącu, za który sporządzana jest deklaracja, nie wystąpiła sprzedaż lub wystąpiła sprzedaż tylko zwolniona, użytkownik może zdecydować, czy wykazywać na deklaracji (w sekcji D.2) podatek naliczony. Decydują o tym parametry dostępne w Konfiguracji/ Program/ Księgowość/ Deklaracje.
Deklaracja VAT-7 - zakładka [Sekcja E] Sekcja E zawiera informację odnośnie wielkości zobowiązania podatkowego
Deklaracja VAT-7 Sekcja E
Po uzupełnieniu kwoty w poz. 57 Kwota do zwrotu na rachunek bankowy użytkownik ma możliwość wykazania kwoty do zwrotu tylko w jednej z poz. 58-61.Kwota wykazana w jednej z poz. 58-61 nie może być mniejsza od kwoty wskazanej w poz. 57. Po uzupełnieniu kwoty w poz. 58  W tym kwota do zwrotu na rachunek VAT automatycznie zaznaczana jest poz. 68 Podatnik wnioskuje o zwrot podatku na rachunek VAT (wykazany w poz. 58). Użytkownik ma możliwość odznaczenia tej pozycji. Deklaracja VAT-7 - zakładka [Sekcja F,G,H] Zakładka odpowiada sekcjom F, G, H na deklaracji, numeracja pól odpowiada tej, która jest na oryginalnym druku VAT-7.
Deklaracja VAT-7 Sekcja F,G,H
Na tej zakładce znajduje się informacja o załącznikach VAT-ZD, danych kontaktowych podatnika lub osoby reprezentującej podatnika, dacie obliczenia i zatwierdzenia deklaracji oraz osobie wykonującej te czynności.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Pole  69 Podatnik wystawił w okresie rozliczeniowym fakturę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy jest możliwe do zaznaczenia przez użytkownika. Pole powinno być zaznaczone jeżeli podatnik w danym okresie rozliczeniowym wystawił faktury z mechanizmem podzielonej płatności wynikającym z przytoczonych przepisów.
Deklaracja VAT-7 - zakładka [e-Deklaracje]
Deklaracja VAT-7 Zakładka e-Deklaracje
Zakładka [e-Deklaracje] zawiera m.in. informacje o statusie deklaracji, numerze referencyjnym, dacie wysłania deklaracji, dacie odebrania UPO.
Uwaga
Dostępny jest mechanizm automatycznego pobierania aktualizacji umożliwiających wysyłanie deklaracji VAT-7 drogą elektroniczną w przypadku, gdy w czasie udostępnienia wersji nie był znany schemat dokumentu elektronicznego. Przy pierwszej wysyłce w danej sesji pracy następuje łączenie się z serwerem Comarch i sprawdzanie, czy aktualizacja jest dostępna. Jeżeli tak, zostanie ona pobrana. Funkcja jest dostępna tylko dla programów na gwarancji.
Deklaracja VAT-7 - zakładka Predekretacja
Deklaracja VAT-7 Zakładka Predekretacja
Zakładka [Predekretacja] jest widoczna na formularza zatwierdzonej deklaracji VAT-7 w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową. Umożliwia zdefiniowanie ręczne kwoty, kont księgowych, na które ma być księgowana deklaracja VAT-7 oraz modyfikację pobranego schematu księgowego o typie Deklaracje.

Zawiadomienie VAT-ZD

https://youtu.be/DWXmMvpfskc Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 grudnia 2012 r. opublikowanym w Dz. U. z 2012 poz. 1451 w celu rozliczenia ulgi na złe długi należy wygenerować załącznik VAT-ZD (Zawiadomienie o skorygowaniu podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego). Na liście deklaracji VAT-7 widnieje zakładka [VAT-ZD], na której można dodać zawiadomienie VAT-ZD o typie Sprzedaż lub Zakup (do urzędu skarbowego składa się tylko zawiadomienie o typie Sprzedaż). Na zawiadomieniu wykazywane są wszystkie faktury, które na dzień złożenia deklaracji nie zostały zapłacone a minęło już 150 dni od ich terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada przed 01.01.2019 r.) lub 90 dni od terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada po 31.12.2018 r.) i nieściągalność wierzytelności została uprawdopodobniona już w 2013 roku. Termin płatności dotyczy każdej z części płatności wykazanej na fakturze. W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę, to przy kwalifikowaniu dokumentu na zawiadomienie VAT-ZD brany jest pod uwagę pierwszy dzień roboczy przypadający po dniu wolnym. Wyszukiwane są tylko faktury, których kontrahentem jest podatnik VAT czynny (zawiadomienie VAT-ZD o typie Zakup) i transakcja ma status Krajowa lub Krajowa ‑ podatnikiem jest nabywca (dokumenty z Datą operacji od 1 lipca 2015 r. uwzględniane są na zawiadomieniu VAT-ZD o typie Zakup dla typu transakcji Krajowy ‑ podatnikiem jest nabywca tylko wtedy gdy są wystawione na Podatnika VAT czynnego, dokumenty z tym statusem z wcześniejszą Datą operacji kwalifikowane są bez względu na parametr Podatnik VAT czynny) z pozycjami ze stawką inną niż NP. Na zawiadomieniu VAT-ZD o typie Sprzedaż istnieje możliwość wykazania dokumentów dla podmiotów nie będących podatnikami VAT czynnymi oraz dla osób fizycznych, po zaznaczeniu w sekcji Uwzględniaj dokumenty dla parametrów: podatników VAT nieczynnych i/lub osób fizycznych. Dodatkowo na zawiadomieniu VAT-ZD o typie Sprzedaż dotyczącym rozliczenia za okresy przed październikiem 2021 r. wykazywane są dokumenty dla których nie minął okres dwóch lat od końca roku, w którym zostały wystawione. Na formularzu VAT-ZD o typie Sprzedaż dotyczącym rozliczenia za okresy od października 2021 r. uwzględniane są dokumenty dla których nie minął okres trzech lat od końca roku, w którym zostały wystawione. W przypadku zawiadomienia VAT-ZD o typie Zakup nie ma ograniczenia związanego z datą wystawienia dokumentu. Dokumenty zakupowe ze stawką ZW i NP nie są wykazywane na VAT‑ZD tak samo jak w przypadku deklaracji VAT‑7. Na formularzu zawiadomienia faktury wykazywane są w tylu pozycjach ile stawek VAT zawierają, natomiast na wydruku VAT-ZD w jednej pozycji.
Uwaga
Faktury pierwotne niezapłacone są wykazywane na zawiadomieniu VAT-ZD tylko w miesiącu/kwartale, w którym mija 150 dzień od ich terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada przed 01.01.2019 r.) lub w którym mija 90 dzień od terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada po 31.12.2018 r.) oraz dodatkowo w przypadku faktur sprzedażowych, na dzień składania załącznika VAT-ZD  pozostają one niezapłacone. W przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę, to przy kwalifikowaniu dokumentu na zawiadomienie VAT-ZD brany jest pod uwagę pierwszy dzień roboczy przypadający po dniu wolnym. Jeżeli użytkownik usunie fakturę pierwotną niezapłaconą z załącznika VAT-ZD to na zawiadomieniu za kolejny miesiąc dokument ten nie zostanie wykazany.
Uwaga
Płatności z tym samym terminem płatności wykazywane są na formularzu VAT-ZD w oddzielnych pozycjach..
Formularz zawiadomienia VAT-ZD
Jeżeli na załączniku VAT-ZD wykazane zostały faktury pierwotne niezapłacone i wygenerowano do nich zapis korekcyjny w Rejestrze  VAT, to w momencie ich częściowej lub całkowitej zapłaty kwalifikowane są ponownie na VAT-ZD niezależnie od daty ich wystawienia
Uwaga
Jeżeli do VAT-ZD nie wygenerowano zapisu korekcyjnego do Rejestru VAT to pozycje które zostały częściowo rozliczone wykazywane są na kolejnym zawiadomieniu VAT-ZD.
Użytkownik ma możliwość usunięcia z załącznika VAT-ZD zaznaczonych dokumentów. Jeżeli faktura składa się z kilku pozycji w różnych stawkach, a zaznaczona zostanie pozycja tylko w jednej stawce, to z zawiadomienia usunięte zostaną wszystkie pozycje związane z tą fakturą. Dla dokumentu podświetlonego program pozwala usunąć pojedynczy dokument lub wszystkie faktury dla danego kontrahenta.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Uwaga
Dokumenty uwzględnione na zawiadomieniu VAT-ZD nie mogą być usunięte z rejestru VAT.
Pod listą dokumentów klasyfikowanych na VAT-ZD o typie Sprzedaż widoczna jest informacja o pełnej kwocie korekty wynikającej z tych dokumentów, czyli osobno suma kwot netto i VAT zaokrąglona do pełnych złotych. Podsumowanie w polu Suma do korekty dotyczy kwot do korekty, czyli faktur niezapłaconych i korygowanych, natomiast w polu Suma na VAT-ZD widoczne jest podsumowanie do VAT-ZD, gdzie są wykazywane tylko faktury niezapłacone (bez korygowanych po częściowej lub całkowitej zapłacie). Podczas wyliczania automatycznej korekty dla VAT-ZD o typie Zakup wykazywana jest tylko kwota VAT bez wartości netto. Na formularzu VAT-ZD dla zakupu w pozycji Suma do korekty‑dok. niezapłacone wykazywana jest wartość dokumentów niezapłaconych, widocznych na zawiadomieniu VAT-ZD w kolorze czarnym w kwocie na plus. W pozycji Suma do korekty-dok. zapłacone wykazywana jest wartość dokumentów zapłaconych (w tym ewentualne korekty dokumentów), widocznych na zawiadomieniu VAT-ZD w kolorze zielonym w kwocie na minus.
Uwaga
Na zawiadomieniu VAT-ZD o typie Zakup, liczonym od stycznia/ pierwszego kwartału 2017 roku w poz. Suma do korekty-dok. niezapłacone oraz Suma do korekty-dok zapłacone sumowane są kwoty niezależnie od rodzaju pozycji wybranego na dokumentach.

Na zestawienie VAT-ZD trafiają tylko faktury pierwotne niezapłacone, które wykazywane są w kolorze czarnym jednak, aby prawidłowo obliczyć korektę należy również przeliczyć VAT-ZD w przypadku częściowej i całkowitej zapłaty za te faktury – są to zapisy prezentowane na zielono.

Uwaga
Współczynnik struktury sprzedaży nie ma wpływu na to jakie kwoty z dokumentów pojawiają się na VAT-ZD. W przypadku odliczeń warunkowych przy współczynniku 0% trzeba ręcznie usunąć pozycje z VAT-ZD. W innych sytuacjach ręcznie poprawiać kwoty na powstającym zapisie korekcyjnym.
Kwoty w polach Suma do korektySuma na VAT-ZD mogą się różnić, ponieważ przykładowo na deklaracji VAT‑7 każda stawka VAT jest osobno zaokrąglana, a na VAT-ZD zaokrąglana jest całość faktury. Na liście VAT-ZD w kolumnie Kwota wyświetlana jest kwota VAT z pola Suma do korekty lub Suma do korekty-dok. niezapłacone lub Suma do korekty-dok. zapłacone.
Uwaga
W miesiącu, w którym mija 150 dni od terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada przed 01.01.2019 r.) lub w którym mija 90 dzień od terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada po 31.12.2018 r.) niezapłacona faktura trafia na korektę, a jak zostanie zapłacona to w miesiącu zapłaty ponownie jest korygowana o wartość zapłaconą. Jest widoczna na liście pozycji zestawienia VAT-ZD w kolorze zielonym. Faktury korygujące niezapłacone (nieskompensowane) na zawiadomienie VAT-ZD nie wchodzą. Należy je wcześniej skompensować z fakturą i tylko pozostałą część niezapłaconą z faktury wykazać. Aby dokonać ponownej korekty w przypadku gdy nastąpi częściowa lub całkowita zapłata, należy mieć wcześniej przeliczone zawiadomienie VAT-ZD wraz z wygenerowaną korektą, na którym znalazła się faktura pierwotna.
Uwaga
Jeżeli faktura wystawiona w module Handel została przeniesiona do rejestru VAT i uwzględniona na VAT-ZD jako niezapłacona to w przypadku konieczności dokonania korekty na całą wartość faktury, korektę faktury należy wygenerować w module Handel, a następnie rozliczyć tę korektę z dokumentem pierwotnym, przenieść do rejestru VAT i dokonać korekty VAT-ZD.
Na formularzu VAT-ZD dostępna jest ikonka Sprawdź kontrahenta w bazie danych GUS , która jest potrzebna do weryfikacji czy dłużnik nie jest w stanie upadłości lub likwidacji na dzień przed złożeniem deklaracji VAT-7. Jeśli jest, to nie może być ujęty na VAT-ZD i należy usunąć pozycję związaną z takim kontrahentem. Usługa jest dostępna tylko dla Klientów, którzy posiadają oprogramowanie na gwarancji. W polu Na dzień w zawiadomieniu VAT-ZD o typie Sprzedaż podpowiada się domyślnie 25 kolejnego miesiąca po okresie, za który składane jest zawiadomienie. W zawiadomieniu VAT-ZD o typie Zakup domyślnie podpowiada się data Na dzień na ostatni dzień okresu, za który liczone jest zawiadomienie VAT-ZD.  Istnieje jednak możliwość zmiany daty na wcześniejszą, maksymalnie na ostatni dzień okresu, za który składane jest zawiadomienie. W przypadku zmiany daty w polu Na dzień należy ponownie przeliczyć zawiadomienie. Niezależnie od ustawionego w Konfiguracji okresu składania deklaracji VAT-7, zawiadomienie VAT-ZD (zarówno o typie Sprzedaż, jak i Zakup) dodawane jest za okres miesięczny. Zapisy korekcyjne dotyczące poszczególnych faktur generowane są w miesiącu ich ujęcia w zawiadomieniu VAT-ZD i w tym samym miesiącu są uwzględniane w pliku JPK_VAT. https://youtu.be/hDAh-tH_Qis
Uwaga
Korekta zawiadomienia VAT-ZD tworzona jest zgodnie z okresem pierwotnego załącznika VAT-ZD. W sytuacji, gdy zawiadomienie VAT-ZD zostało dodane za okres kwartału to korekta VAT-ZD tworzona jest również kwartalnie. Jeżeli we wcześniejszym okresie nie dodano załącznika VAT-ZD to zostanie on wygenerowany za okres miesiąca.
Podczas wyliczania deklaracji VAT-7 za okres, w którym jest obliczone i zatwierdzone zawiadomienie VAT-ZD wraz z wygenerowaną korektą, w polu Zawiadomienie o skorygowaniu podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego od razu zaznaczana jest opcja Tak.
Uwaga
W przypadku, gdy deklaracja VAT-7K składana jest na formularzu obowiązującym za okres do II kwartału 2018 r., do którego generowane są miesięczne zawiadomienia VAT-ZD, pozycję dotyczącą liczby załączników VAT-ZD (np. VAT-7K(11) – poz. 69) należy zweryfikować i dostosować samodzielnie.
Uwaga
Aby kwota korekty z VAT-ZD została uwzględniona na deklaracji VAT‑7 należy do zawiadomienia VAT-ZD wygenerować zapis korekcyjny. Samo zatwierdzenie VAT-ZD nie spowoduje, że kwota korekty zostanie uwzględniona na VAT-7.
Po zablokowaniu zawiadomienia przed zmianami można za pomocą ikonki  wygenerować zapis korekcyjny do wybranego przez użytkownika rejestru VAT, osobno sprzedaży i zakupu. Na zapisie korekcyjnym wygenerowanym do VAT-ZD dodanego w wersji programu 2016.7.1 lub wcześniejszej dla sprzedaży wyszczególniane są łączne wartości kwot netto i VAT z poszczególnych stawek VAT (odpowiednio 3% i 5%, 7% i 8%, 22% i 23%), wszystkie pozycje mają ustawiony rodzaj Towary. Na zapisie korekcyjnym wygenerowanym do VAT-ZD dodanego w wersji programu 2016.7.1 lub wcześniejszej dla zakupu wyszczególniane są łączne wartości kwot netto i VAT z poszczególnych stawek VAT, rodzajów i odliczeń. Pozycje z faktur z rodzajem: Towary, Usługi, Paliwo i Inne są ujmowane zbiorczo w jednej pozycji z rodzajem Towary, natomiast pozycje z rodzajem: Środki trwałe, Środki transportu i Nieruchomości traktowane są jako Środki trwałe. Pozycje dotyczące dokumentów niezapłaconych, wygenerowane dla deklaracji składanych od lipca 2015 roku w wersji 15 lub 16 mają domyślnie ustawiane odliczenia na Nie. Pozycje dotyczące dokumentów zapłaconych mają domyślnie ustawiane odliczenia na Tak. Do zapisów korekcyjnych generowanych w Rejestrze VAT zakupu do deklaracji składanych od stycznia/ pierwszego kwartału 2017 r. rodzaj odliczeń przenoszony jest z dokumentu pierwotnego (Tak lub Warunkowo), zarówno do dokumentów niezapłaconych, jak i zapłaconych. Zapis korekcyjny do VAT-ZD dodanego od wersji programu 2017.0.1 generowany jest pojedynczo do poszczególnych faktur. Do pola Dokument na formularzu korekty przenoszony jest numer korygowanej faktury. Jeżeli na dokumencie w rejestrze VAT wybrano kontrahenta o akronimie !NIEOKREŚLONY! to po uwzględnieniu dokumentu na zawiadomieniu VAT-ZD, na zapis korekcyjny przenoszone są dane kontrahenta uzupełnione na dokumencie pierwotnym. Zapisy korekcyjne do VAT-ZD są generowane w Rejestrze VAT z datą ostatniego dnia miesiąca, którego VAT-ZD dotyczy. Zapisy korekcyjne generowane do VAT-ZD od września 2020 r. do pliku JPK_V7 są przenoszone z datami pobranymi z dokumentów źródłowych. Dla dokumentów sprzedaży do pliku JPK_V7 przenoszona jest data wystawienia oraz data sprzedaży (jeśli różni się od daty wystawienia). Dla dokumentów zakupu do pliku JPK_V7 przenoszona jest data wystawienia oraz data wpływu (jeśli jest różna od wystawienia). Do pozycji 49. Korekta podatku naliczonego, o której mowa w art.89b ust.1 ustawy na deklaracji VAT 7(19) przenoszona jest suma zapisów korekcyjnych dotyczących dokumentów niezapłaconych z odliczeniami na Tak oraz suma zapisów korekcyjnych dotyczących dokumentów niezapłaconych z odliczeniami na Warunkowo przemnożonych przez współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży. Do pozycji 50. Korekta podatku naliczonego, o której mowa w art. 89 ust.4 ustawy na deklaracji VAT-7(19) przenoszona jest suma zapisów korekcyjnych dotyczących dokumentów zapłaconych z odliczeniami na Tak oraz suma zapisów korekcyjnych dotyczących dokumentów zapłaconych z odliczeniami na Warunkowo przemnożonych przez współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży. Na zapisie korekcyjnym w rejestrze VAT można z poziomu zakładki Dokumenty podejrzeć dokument powiązany, czyli zawiadomienie VAT-ZD. Podatnik w każdym momencie (od każdego kwartału) ma możliwość przejścia na metodę kasową i przez pierwsze 2 kwartały przysługuje mu pełne prawo do dołączenia załącznika VAT-ZD z należnościami przeterminowanymi powyżej 150 dni (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada przed 01.01.2019 r.) lub 90 dni od terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada po 31.12.2018 r.) od faktur wystawionych przed wejściem w rozliczenia kasowe. Faktury wystawione w okresie rozliczenia kasowego nie są uwzględniane na zawiadomieniu VAT-ZD.
Uwaga
Przy liczeniu zawiadomienia VAT-ZD dla zakupu i sprzedaży nie są brane pod uwagę dokumenty z zaznaczonym parametrem dla metody kasowej
Zasady blokowania i odblokowywania VAT-ZD: 
  • Nie można wygenerować korekty na zatwierdzonym VAT-ZD jeżeli deklaracja VAT-7 za ten okres została już zablokowana przed zmianami.
  • Nie można odblokować VAT-ZD jeśli ma wygenerowaną korektę.
  • Istnieje możliwość wygenerowania zapisu korekcyjnego w Rejestrze VAT w sytuacji gdy w systemie dodano już wcześniej załącznik VAT-ZD w kolejnym miesiącu i wygenerowano do niego korektę w Rejestrze VAT.
Uwaga
W trakcie przeliczania załącznika VAT-ZD sprawdzane są rozliczenia w module Kasa/ Bank. Dlatego w celu prawidłowego wyliczenia zawiadomienia należy na bieżąco rozliczać płatności. Stare nierozliczone płatności można z poziomu preliminarza płatności seryjnie rozliczyć za pomocą opcji Rozlicz z menu kontekstowego.
Z poziomu formularza VAT-ZD dla zawiadomienia o typie Sprzedaż dostępny jest wydruk zawiadomienia, natomiast dla obu typów zawiadomienia (Sprzedaż/Zakup) można wykonać wydruk listy dokumentów zakwalifikowanych do korekty VAT należnego/naliczonego. Z poziomu listy zawiadomień VAT-ZD użytkownik ma możliwość dodania kolejnego załącznika o tym samym typie  w danym miesiącu/kwartale poprzez podświetlenie zablokowanego przed zmianami zawiadomienia, a następnie wciśnięcie przycisku . Na formularzu automatycznie zaznacza się parametr Korekta, bez możliwości odznaczenia. Typ zawiadomienia oraz miesiąc, za który jest ono dodawane przenoszone są z pierwotnego załącznika VAT-ZD, bez możliwości zmiany. Domyślnie przenoszone są pozycje z poprzedniego załącznika VAT‑ZD. Korektę należy przeliczyć za pomocą ikony pioruna. Jeżeli załącznik VAT-ZD jest kolejnym w danym miesiącu/kwartale to zapis korekcyjny w Rejestrze VAT tworzony jest w  kwocie będącej różnicą pomiędzy całością kwoty wynikającej z VAT-ZD a sumą wszystkich wcześniejszych zapisów korekcyjnych w tym miesiącu/kwartale. Jeżeli na korekcie załącznika VAT-ZD nie zaszły żadne zmiany w stosunku do zawiadomienia korygowanego to podczas próby wygenerowania zapisu korekcyjnego w Rejestrze VAT pojawia się komunikat: Nie wygenerowano zapisów korekcyjnych. Nie stwierdzono różnic w stosunku do poprzedniego VAT-ZD. Do systemu e-Deklaracje wysyłany jest ostatni naliczony w danym miesiącu/kwartale załącznik VAT-ZD o typie Sprzedaż. Podczas próby usunięcia zapisu korekcyjnego z Rejestru VAT sprzedaży, uwzględnionego na deklaracji VAT-7 o statusie Wysłano/nie odebrano UPO pojawia się komunikat: Nie można usunąć zapisu korekcyjnego. Nie odebrano UPO dla deklaracji VAT-7.

Klasyfikacja sprzedaży na deklaracji VAT-7 wg wzoru 20

Klasyfikacja sprzedaży na deklaracji VAT-7 wg wzoru 20
Poz. na VAT 7Stawka VATRodzaj fakturyRodzaj sprzedażyRodzaj transakcjiUwagi








10








ZW
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny

wszystkie

Krajowa
Uwzględnia NP, jeśli jest ustawiony parametr „Uwzględniać sprzedaż
nie podlegającą VAT
na VAT-7” i transakcja krajowa.




FA zwykłe




wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkiePoza terytorium kraju (stawka NP)






11
WszystkieFA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkieDostawa poza terytorium kraju

Zawsze uwzględnia NP (niezależnie od ustawienia parametru
Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT 7)




NP
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkiePoza terytorium kraju (stawka NP)

FA zwykłe

Usługi
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca









12
WszystkieFA zwykłe
Dowód wewnętrzny
UsługiDostawa poza terytorium kraju i zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”






Zawsze uwzględnia NP (niezależnie od ustawienia parametru Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT 7)
NPFA zwykłe
Dowód wewnętrzny
UsługiPoza terytorium kraju (stawka NP) i zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”




NP




FA zwykłe




Usługi
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
i dla każdej wymienionej transakcji zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”


13


0%
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkieKrajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)
FA zwykłewszystkiePodatnikiem jest nabywca
Eksport – zwrot VAT
140%FA zwykłewszystkieEksport – zwrot VAT






15,16






3%
5%
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkieKrajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)




FA zwykłe




wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca






17,18






7%
8%
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkieKrajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)




FA zwykłe




wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca






19.20






22%
23%
FA zwykłe
Dowód wewnętrzny
wszystkieKrajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)




FA zwykłe




wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
210%FA zwykłeTowary
Śr. Transportu
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
220%FA zwykłeTowary
Śr. Transportu
Eksport
23,24wszystkieDowód wewnętrznyTowary
Śr. Transportu
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
25,26wszystkieDowód wewnętrznyTowary
Śr. Transportu
Eksport, Eksport – zwrot
27,28wszystkieDowód wewnętrznyUsługiEksport, Eksport – zwrot
29,30wszystkieDowód wewnętrznyUsługiWewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
31NPFA zwykłewszystkieKrajowa – podatnikiem jest nabywcaTylko podatnicy VAT czynni
32,33wszystkieDowód wewnętrznyTowary, Śr. transportuWewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca,
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
34,35wszystkieDowód wewnętrznyWszystkieKrajowa – podatnikiem jest nabywcaTylko podatnicy VAT czynni
38wszystkieDowód wewnętrznyŚr. TransportuWewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Uwaga
Podczas próby przeliczenia Deklaracji VAT-7 w wersji 15 za okres rozliczeniowy wcześniejszy niż lipiec 2015 roku pojawia się komunikat: Formularz przeznaczony do rozliczenia za okres od lipca 2015 roku.
Uwaga
Podczas próby przeliczenia Deklaracji VAT-7 w wersji 16 za okres rozliczeniowy wcześniejszy niż styczeń 2016 roku pojawia się komunikat: Formularz przeznaczony do rozliczenia za okres od stycznia 2016 roku
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-7 w wersji 18 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż lipiec 2018 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od lipca 2018 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-7 w wersji 19 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż styczeń 2019 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od stycznia 2019 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-7 w wersji 20 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż listopad 2019 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od listopada 2019 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-7 w wersji 17 okresu rozliczeniowego późniejszego niż czerwiec 2018 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres do czerwca 2018 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-7 w wersji 20 okresu rozliczeniowego późniejszego niż wrzesień 2020 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Za okresy od października 2020 należy generować plik JPK_V7. Znajdziesz go z poziomu Rejestr VAT/Pliki JPK_V7 lub z opcji JPK/Pliki JPK_V7.
Uwaga
W związku z likwidacją od stycznia 2017 r. deklaracji VAT-7D, w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe zablokowano możliwość wyboru od stycznia 2017 r. dla parametru Kwartalne rozliczenia VAT opcji VAT-7D.
Informacją bardzo istotną ze względu na poprawne wyliczenie deklaracji VAT-7 (zarówno w przypadku zapisów w Rejestrze Zakupów i Sprzedaży) jest miesiąc rozliczenia na deklaracji VAT-7, wprowadzany przy dodawaniu faktury do rejestru. Standardowo program proponuje w przypadku dokumentów w Rejestrze Zakupu – miesiąc zgodny z datą wpływu. Natomiast w przypadku dokumentów w Rejestrze Sprzedaży – z datą wystawienia, jednak sam moment rozliczania na deklaracji może być przez użytkownika zmieniany, dokument może również zostać wyłączony z rozliczania w deklaracji VAT-7.

Określenie miesiąca rozliczenia dokumentu w deklaracji VAT-7

Korekta deklaracji VAT-7

Zgodnie z ustawą o VAT, jeżeli podatnik obliczy i złoży deklarację podatkową VAT-7, a następnie okaże się, że deklaracja została wyliczona błędnie, to jest on zobowiązany do złożenia korekty tej deklaracji. Aby dokonać korekty deklaracji VAT-7, po wprowadzeniu zapisów do Rejestru VAT powodujących zmiany w deklaracji VAT-7 (jeśli w ogóle takie wystąpiły), należy:
  1. na liście deklaracji VAT-7 za pomocą ikony  dodać nową deklarację,
  2. na oknie formularza deklaracji wskazać miesiąc i rok korygowanej deklaracji,
  3. zaznaczyć cel złożenia deklaracji jako Korekta deklaracji,
  4. w dalszej kolejności przeliczyć i zapisać deklarację.
Lub
  1. na liście deklaracji VAT-7 podświetlić zablokowaną przed zmianami deklarację, która ma być skorygowana, a następnie wcisnąć przycisk , co spowoduje skopiowanie danych z pierwotnej deklaracji na korektę,
  2. w dalszej kolejności przeliczyć i zapisać deklarację.
Po zapisaniu, na liście deklaracji oprócz pierwotnej deklaracji, która zostanie wyświetlona w kolorze szarym, pojawi się dodatkowo korekta deklaracji. W kolumnie Korekta nowo powstały dokument otrzyma wartość oznaczającą kolejny numer korekty.
Lista deklaracji VAT-7 z uwzględnieniem korekty
Uwaga
Dokonanie korekty deklaracji VAT-7 jest możliwe pod warunkiem, że deklaracja pierwotna została zatwierdzona. Jeżeli użytkownik dokonuje kolejnej korekty, wcześniej powinien zatwierdzić dokument korygowany. Dodatkowo należy pamiętać, że deklaracji nie można odblokować, jeśli zostały wygenerowane do niej korekty.

W przypadku przeliczania następnych deklaracji, niektóre pola są automatycznie uzupełniane na podstawie poprzedniej deklaracji. W przypadku generowania korekt deklaracji dane będą pobierane z deklaracji pierwotnej lub, w przypadku kolejnych korekt, z ostatnio dokonanej korekty.

Innym ważnym elementem, związanym z obliczaniem deklaracji, jest powstawanie zapisów w Preliminarzu Płatności. Jeżeli deklaracja jest deklaracją korygującą, wówczas w Preliminarzu zostaje utworzona płatność w kwocie będącej różnicą Kwoty wynikającej z tej korekty i sumy płatności dla wszystkich poprzednich deklaracji w tym miesiącu.

Przykład
W styczniu obliczono deklarację. Kwota do zapłaty wyniosła 1000 zł, w Preliminarzu pojawił się zapis KW 1000 zł. Następnie policzono korektę, kwota do zapłaty wyniosła 1100 zł, w Preliminarzu pojawia się zapis KW 100 zł. Następnie policzono drugą korektę, kwota do zapłaty wyniosła 900 zł, w Preliminarzu pojawia się zapis KP 200 zł.

Deklaracja VAT-7 obowiązująca do września 2020 roku

Wszystkie dane dla poprawnego wyliczenia VAT-7 pobierane są z faktur, które zostały wprowadzone do Rejestrów VAT, dlatego istotne jest, aby przy wprowadzaniu dokumentów właściwie zaznaczyć informacje potrzebne do wyliczenia deklaracji. W przypadku Rejestru Zakupu, bezpośredni wpływ na sposób rozliczania deklaracji VAT-7 (właściwego zaklasyfikowania kwot) mają następujące pola: Odliczenia VAT: 
  • Tak – zakupy opodatkowane związane wyłącznie ze sprzedażą opodatkowaną,
  • Nie – zakupy, od których nie ma prawa do odliczenia podatku VAT,
  • Warunkowo – zakupy opodatkowane, związane ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną.
Rodzaj zakupów:
  • Towary – zakupy towarów handlowych. Zapisy te są uwzględniane przy rozliczaniu sprzedaży metodą struktury zakupów,
  • Usługi – zakup usług,
  • Inne – zakupy pozostałe. Zapisy te nie są uwzględniane przy rozliczaniu sprzedaży metodą struktury zakupów,
  • Środki Trwałe – zakupy środków trwałych,
  • Środki transportu – zakup środków transportu,
  • Nieruchomości – zakup nieruchomości,
  • Paliwo – zakup paliw.

Przykład zaklasyfikowania kwot w rejestrze zakupów

W przypadku Rejestru Sprzedaży, oprócz poprawnego wpisania stawek VAT, bezpośredni wpływ na sposób rozliczania deklaracji VAT-7 (właściwego zaklasyfikowania kwot) mają pola: Dokument wewnętrzny Status kontrahenta 
  • Krajowy – sprzedaż krajowa
  • Dostawa wewnątrzunijna – sprzedaż w ramach Unii Europejskiej
  • Dostawa wewnątrzunijna trójstronna – sprzedaż w ramach Unii Europejskiej z pośrednictwem
  • Eksport – sprzedaż eksportowa do krajów spoza Unii Europejskiej, ze stawką 0%
  • Eksport – zwrot VAT – sprzedaż eksportowa, w przypadku, której odbiorca ubiega się o zwrot podatku
  • Krajowy – podatnikiem jest nabywca – sprzedaż towarów, dla której podatnikiem jest nabywca
  • Dostawa poza terytorium kraju
  • Poza terytorium kraju (stawka NP).
  • Wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca – status związany z odwrotnym obciążeniem dla kontrahentów wewnątrzunijnych
  • Pozaunijny – podatnikiem jest nabywca – status związany z odwrotnym obciążeniem dla kontrahentów pozaunijnych.
Klasyfikacja kontrahenta w rejestrze sprzedaży
Uwaga
Dokumenty ze statusem Wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca oraz Pozaunijny – podatnikiem jest nabywca nie są wykazywane na formularzu Deklaracji VAT-7(14).
Rodzaj – określa rodzaj sprzedaży:
  • Towary
  • Usługi
  • Nowe środki transportu.
Uwzględniać w proporcji - można określić, przez wybór opcji Uwzględniaj, że dany zapis ma być sumowany zarówno w liczniku jak i mianowniku przy wyliczaniu proporcji, według której dokonuje się odliczenia podatku VAT naliczonego. Jeśli dany zapis ma być uwzględniony tylko w mianowniku proporcji, to należy wybrać opcję Tylko w mianowniku. Jeżeli natomiast zapis nie ma być w ogóle ujęty w proporcji, to należy wybrać opcję Nie uwzględniaj. Dla Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży z automatu zostanie ustawiony parametr na Nie uwzględniaj, gdyż Dowody Wewnętrzne nie powinny być ujmowane przy liczeniu proporcji.

Lista deklaracji VAT-7

Lista deklaracji jest otwierana z menu przez wybór: Rejestry VAT/ Inne/ Deklaracje VAT-7 lub przez naciśnięcie przycisku Deklaracje VAT-7 w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Rejestry VAT/ Inne. Na liście deklaracji użytkownik ma przede wszystkim możliwość dodawania i obliczania nowych deklaracji, jak również przeglądania, ponownego przeliczania czy też całkowitego usuwania wcześniej obliczonych deklaracji. Na liście znajdują się następujące informacje: miesiąc i rok deklaracji, wersja formularza deklaracji, zgodnie z którą została wyliczona deklaracja, oznaczenie, w jakim celu została sporządzona deklaracja (złożenie deklaracji lub korekta deklaracji), data obliczenia deklaracji, kwota należna z tytułu deklaracji, status określający stan deklaracji (obliczona lub zamknięta) oraz informacje dotyczące statusu e-Deklaracji. Istnieje możliwość wyświetlania listy deklaracji tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj.
Uwaga
Jeżeli deklaracja została zablokowana przed zmianami, wówczas jej zmiana ani usunięcie nie jest możliwe. W takim przypadku należy najpierw odblokować deklarację, korzystając z funkcji dostępnej w menu kontekstowym.
Lista deklaracji VAT-7

Rozliczenie podatku VAT w okresach kwartalnych – VAT-7K, VAT 7D

Mali podatnicy mogą rozliczać się w okresach kwartalnych stosując formularz deklaracji VAT-7K (za wyjątkiem pierwszych 12 miesięcy od rejestracji do VAT, gdzie deklaracje VAT składane są w okresach miesięcznych). Inni podatnicy mogli do 1 stycznia 2017 r. rozliczać się w okresach kwartalnych przy zastosowaniu formularza deklaracji VAT-7D. Deklaracja ta, tym się różni się od deklaracji VAT-7K, że podatnicy wpłacają zaliczki na podatek za pierwsze dwa miesiące kwartału, a później rozliczają je w deklaracji kwartalnej razem z należnością za trzeci miesiąc. Zaliczki za pierwsze 2 miesiące kwartału Kwoty zaliczek za pierwszy i drugi miesiąc kwartału należy uzupełnić ręcznie na formularzu deklaracji VAT-7D. Po zapisaniu deklaracji, w Preliminarzu płatności powstają zdarzenia związane z kwotami wprowadzonych zaliczek – odpowiadające odpowiednio pierwszemu i drugiemu miesiącowi deklaracji VAT-7D. Jeżeli deklaracja jest korektą, płatności nie zostaną wygenerowane. Kwotę zaliczek można zmienić aż do momentu rozliczenia zdarzenia. Zmieniając kwotę zaliczki na formularzu deklaracji VAT-7D, automatycznie zmienia się kwota na zdarzeniu w preliminarzu płatności. Zdarzenia powstające w preliminarzu płatności otrzymują status Do realizacji. W opisie do banku, na formularzu zdarzenia, pojawia się informacja o roku i miesiącu zaliczki oraz o tym, iż jest to zaliczka na VAT-7D. Formularz deklaracji VAT-7D(8) Na pierwszej zakładce deklaracji VAT-7D wprowadzane są informacje o wysokości zaliczek za pierwszy i drugi miesiąc danego kwartału. Istnieje możliwość zapisania deklaracji bez jej przeliczania (czyli można wypełnić tylko kwoty zaliczek i zakładkę NAD-ZP, ale nie trzeba przeliczać deklaracji). Podczas zapisywania deklaracji VAT-7D o ile nie uzupełniono uzasadnienia wniosku o zaliczenie nadpłaty na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych na zakładce NAD-ZP, pojawia się komunikat o braku uzupełnionej odpowiedniej zakładki. Uzupełnienie zakładki pozwala na zapisanie formularza deklaracji. Kwota nadpłaty wynikająca z rozliczenia za poprzedni kwartał, poz. 56.: przenoszona jest kwota z poz. 60. Kwota nadpłaty na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych z deklaracji VAT-7D za poprzedni okres. Pole jest edytowalne tylko na formularzu pierwszej deklaracji VAT-7D w danej bazie. Zaliczenie nadpłaty na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych Jeżeli w poz. 59. zaznaczono opcję TAK
  • w poz. 60. podpowiadana jest kwota z poz. 58. Pole jest edytowalne – kwotę można zmienić.
  • również w poz. 74. zaznaczana jest opcja TAK (jeżeli w poz. 58 kwota jest różna od zera).
Kwota do zwrotu na rachunek bankowy …, poz. 63. Po wpisaniu kwoty do poz. 63. jest ona automatycznie przepisywana do poz. 65. Wpisanie kwoty w poz. 64. lub  66. spowoduje odpowiednie zmniejszenie kwoty w poz. 65. 
Schemat postępowania przy wyliczaniu deklaracji VAT-7D wraz z kwotami zaliczek: 
  1. W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe zaznaczamy parametr Kwartalne rozliczenia VAT-7K VAT-7D.
  2. Należy również odpowiednio ustawić datę (miesiąc i rok) od kiedy ma obowiązywać wybrany sposób rozliczania się z podatku.
  3. Po zaznaczeniu parametru, kliknięcie na ikonę  z poziomu Rejestry VAT/ Deklaracje VAT-7 otwiera formularz deklaracji VAT-7D .
  4. Na zakładce [1. Zaliczki deklaracji VAT-7D] odpowiednio uzupełniamy kwoty zaliczek na podatek za pierwszy i drugi miesiąc kwartału.
  5. Po zapisaniu formularza, w Preliminarzu płatności powstają 2 zdarzenia dotyczące zaliczek – powiązane z daną deklaracją VAT-7D.
  6. Nie trzeba przeliczać deklaracji, aby w preliminarzu płatności powstały zdarzenia na kwoty zaliczek.
  7. Po zakończeniu kwartału, ikoną  przeliczamy i zapisujemy dany formularz deklaracji VAT-7D – wówczas w preliminarzu płatności powstaje kolejne zdarzenie. Zapis generowany jest na kwotę z pozycji DO ZAPŁATY - jako planowany rozchód bądź z pozycji Kwota do zwrotu na rachunek bankowy – planowany przychód.

VAT-8

Deklaracja VAT-8

Deklaracja VAT-8 jest dostępna, jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje zaznaczono parametr VAT-8. Parametr jest domyślnie zaznaczony zarówno w nowych bazach, jak i w bazach po konwersji.
Deklaracja VAT-8 jest przeznaczona dla podatników, o których mowa w art. 15 ustawy, inni niż zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni oraz osoby prawne niebędące podatnikami w rozumieniu art. 15 ustawy – zarejestrowani jako podatnicy VAT-UE, którzy zadeklarowali w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R, że będą dokonywać wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów. Deklaracja VAT-8 składana jest co miesiąc, do tego samego Urzędu Skarbowego co pozostałe deklaracje VAT. Lista deklaracji VAT-8 Na Liście deklaracji VAT-8 dostępne są kolumny:
  • Miesiąc – miesiąc, za który składana jest deklaracja.
  • Rok – rok, za który składana jest deklaracja.
  • Wersja – wersja formularza deklaracji, zgodnie z którą wyliczona została deklaracja.
  • Korekta – oznaczenie, w jakim celu została sporządzona deklaracja (złożenie deklaracji lub korekta deklaracji).
  • Data obliczenia – data obliczenia deklaracji.
  • Kwota – kwota z poz. 23 Podatek podlegający wpłacie do urzędu skarbowego. Jeżeli kwota > 0 to w Preliminarzu płatności generowane jest zdarzenie rozchodowe o numerze: DEK/Miesiąc/Rok/VAT8, na formularzu którego zaznaczany jest parametr MPP – podzielona płatność.
  • Status – status określający stan deklaracji (obliczona lub zamknięta).
  • e-Deklaracje – informacje dotyczące statusu e-Deklaracji.
  • Data wysłania – data wysłania deklaracji do systemu e-Deklaracje.
  • PRED – W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową informuje, czy na deklaracji dodano predekretację. Kolumna domyślnie ukryta.
Lista deklaracji VAT-8
Istnieje możliwość wyświetlania listy deklaracji tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku. Po dodaniu deklaracji VAT-8 za pomocą przycisku  w polu dotyczącym celu złożenia formularza zaznaczana jest domyślnie opcja złożenie zeznania, z możliwością zmiany na korekta deklaracji. Możliwość dodania korekty deklaracji VAT-8 istnieje również z poziomu listy deklaracji VAT-8, poprzez podświetlenie zablokowanej przed zmianami deklaracji, a następnie wciśnięcie przycisku . Na formularzu automatycznie zaznaczana jest opcja korekta deklaracji, bez możliwości zmiany. Jeżeli pobrano moduł Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus oraz jako rodzaj księgowości wskazano Księgowość kontową to użytkownik ma możliwość zaksięgowania kwot z deklaracji VAT-8 po naciśnięciu przycisku  za pomocą predekretacji lub schematu księgowego. W schematach księgowych o typie Deklaracje dostępne są makra:
  • w polu Kwota:
  • @Vat8DoZaplaty – odwołuje się do kwoty z poz. 23 Podatek podlegający wpłacie do urzędu skarbowego na deklaracji VAT-8.
  • @Vat8Nadwyzka – odwołuje się do kwoty z poz. 24 Nadwyżka wpłat do rozliczenia na deklaracji VAT‑8.
  • @Vat8KorygDoZaplaty – odwołuje się do różnicy kwot z poz. 23 Podatek podlegający wpłacie do urzędu skarbowego pomiędzy deklaracją korygującą a deklaracją pierwotną VAT-8.
  • @Vat8KorygNadwyzka – odwołuje się do różnicy kwot z poz. 24 Nadwyżka wpłat do rozliczenia pomiędzy deklaracją korygującą a deklaracją pierwotną VAT-8.
  • w polu Warunek (w nagłówku schematu oraz w elemencie schematu): @Vat8Korygujaca – pozwala na zawężenie księgowania w zależności od tego, czy jest to deklaracja VAT-8 pierwotna, czy też korygująca.
Makro @Dokument dostępne w polu Opis (w nagłówku schematu oraz w elemencie schematu) w przypadku księgowania deklaracji VAT-8 generuje opis: DEK/Miesiąc/Rok/VAT8. Z poziomu listy deklaracji VAT-8 dostępny jest wydruk Lista deklaracji/ Wzór standard. Dodatkowo z poziomu Rejestry VAT/ Rejestry VAT/ Rejestr spr. zakładka [Do VAT/JPK_V7]  dostępny jest wydruk Klasyfikacja sprzedaży/ Wg pól na Deklaracji VAT-8(11). Wydruk nie jest dostępny jeżeli w filtrze zaznaczono parametr Uwzględnić cały kwartał.
 

Formularz deklaracji VAT-8

Formularz deklaracji VAT-8(11) Formularz deklaracji VAT-8(11) służy do rozliczenia za okres od października 2020 r. Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-8(11) okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż październik 2020 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od października 2020 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy. Formularz deklaracji VAT-8(10) służy do rozliczenia za okres od listopada 2019 r. Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-8(10) okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż listopad 2019 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od listopada 2019 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy. Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-8(10) okresu rozliczeniowego późniejszego niż wrzesień 2020 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres do września 2020 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy. Formularz deklaracji VAT-8(9) służy do rozliczenia za okres od lipca 2018 r. Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-8(9) okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż lipiec 2018 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od lipca 2018 roku. Poz. 10-19 na formularzu deklaracji VAT-8 wyliczane są automatycznie na podstawie dokumentów wprowadzonych do rejestru VAT sprzedaży. Klasyfikacja dokumentów odbywa się według poniższej tabeli:
Poz. Na VAT-8Stawka VATRodzaj fakturyRodzaj sprzedażyRodzaj transakcjiUwagi
10, 11wszystkieDowód wewnętrznyTowary,Wewnątrzunijna
Śr. TransportuWewnątrzunijna trójstronna
12, 13wszystkieDowód wewnętrznyUsługiEksport, Eksport – zwrot
14, 15wszystkieDowód wewnętrznyUsługiWewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna

16, 17

wszystkie

Dowód wewnętrzny
Towary,Wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca
Śr. TransportuPozaunijny – podatnikiem jest nabywca
18, 19wszystkieDowód wewnętrznyUsługiKrajowa – podatnikiem jest nabywca Tylko podatnicy VAT czynni
W poz. 10-19 sumowane są transakcje danego typu, a następnie kwota zaokrąglana jest do pełnych złotych. Użytkownik ma możliwość uzupełnienia kwoty w poz. 20 Podatek należny od wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu. Kwota jest ograniczana do kwoty z poz. 11 Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów. Do poz. 22 Nadwyżka wpłat do rozliczenia z poprzedniego miesiąca przenoszona jest kwota z poz. 24 Nadwyżka wpłat do rozliczenia z formularza deklaracji VAT-8 za poprzedni miesiąc. Użytkownik ma możliwość pomniejszenia tej kwoty. Jeżeli w poprzednim miesiącu kwota w poz. 24 wyniosła 0 lub w poprzednim miesiącu nie dodano deklaracji VAT-8 to użytkownik ma możliwość wprowadzania w poz. 22 dowolnej kwoty. Kwota w poz. 23 Podatek podlegający wpłacie do urzędu skarbowego wyliczana jest jako różnica pomiędzy sumą kwot z poz. 11, 13, 15, 17 i 19 a sumą kwot z poz. 20, 21 i 22. Jeżeli różnica jest liczbą ujemną to kwota w poz. 23 wynosi 0. Kwota w poz. 24 Nadwyżka wpłat do rozliczenia wyliczana jest jako różnica pomiędzy sumą kwot z poz. 20, 21 i 22 a sumą kwot z poz. 11, 13, 15, 17 i 19. Jeżeli różnica jest liczbą ujemną to kwota w poz. 24 wynosi 0. Do poz. 26-29 pobierane są dane wprowadzone w Konfiguracji Firmy/ Dane Firmy/ VAT, AKC-WW, CUK. Użytkownik ma możliwość ich edycji. Adres e-mail podlega walidacji.
Deklaracja VAT-8, zakładka 1 C-E
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Uwaga
Dla deklaracji z terminem płatności późniejszym niż 31.12.2019 r., podczas zapisywania deklaracji następuje weryfikacja czy uzupełniony został indywidualny numer podatkowy firmy, który ma pojawić się na płatności. Jeżeli nie został określony, wówczas pojawia się komunikat:
Indywidualny rachunek podatkowy firmy
Na oknie z komunikatem dostępny jest link do Generatora mikrorachunku wraz z polem do uzupełnienia numeru Indywidualnego rachunku podatkowego. Po jego uzupełnieniu i zapisaniu zmian za pomocą ikony , numer rachunku zostaje zapisany w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje. Podany tu numer rachunku umieszczony zostaje na płatności z deklaracji. Wybór opcji Anuluj zmiany (kliknięcie ikony )powoduje zapisanie deklaracji i wygenerowanie płatności bez uzupełnionego numeru rachunku bankowego. Należy uzupełnić go na płatności przed eksportem przelewów do banku bądź wydrukowaniem formularza przelewu.
Przycisk służący do wysyłki do systemu e-Deklaracje staje się aktywny po przeliczeniu deklaracji VAT-8 za pomocą przycisku . Po naciśnięciu przycisku  następuje zablokowanie deklaracji i jej wysłanie.  Użytkownik ma możliwość wysyłki deklaracji VAT-8 za pomocą podpisu kwalifikowanego lub niekwalifikowanego. Podpis niekwalifikowany jest dostępny tylko dla podatnika będącego osobą fizyczną. Po wysłaniu deklaracji ikona wysyłki zostaje zamieniona na ikonę odbioru UPO .
Deklaracja VAT-8, zakładka 2 e-Deklaracje

Rejestry VAT

Zakładka [Rejestr VAT]

Zakładka [Rejestr VAT] pozwala na wprowadzanie dokumentów do dowolnego, wcześniej utworzonego rejestru. Po wprowadzeniu zapisu do rejestru zapis można dowolnie modyfikować i całkowicie usuwać aż do momentu jego zaksięgowania. Do Rejestru VAT można przenosić również dokumenty z modułu Handel, typu FZ, FWZ, FS, FWS, PA, itp. Z poziomu Start/Konfiguracja/ Księgowość/ Parametry widnieje parametr Przenoszenie pojedynczych paragonów do rejestru VAT, który decyduje o tym, w jaki sposób będą przenoszone paragony do Rejestru VAT. Parametr jest domyślnie odznaczony. Po jego zaznaczeniu paragony przenoszone są w stosunku 1:1 z zachowaniem informacji o kontrahencie, numerze dokumentu, kategorii, czy formie płatności. Na zakładce [Rejestr VAT]Rejestrze Zakupu widoczne są następujące dane dokumentu: Lp. – numer kolejny nadawany przez program wprowadzanym dokumentom. W zależności od wybranego parametru w Konfiguracji Firmy, dokumenty numerowane są narastająco w roku lub tylko w obrębie danego miesiąca. Data wpływu/ wystawienia – data zapisu dokumentu w rejestrze zakupów/sprzedaży VAT. Numer dokumentu – jest to numer faktury (dokumentu źródłowego). Status F – faktura pochodzi z modułu Faktury, W – faktura, do której wygenerowano dowód wewnętrzny, M – faktura, do której wygenerowano rozliczenie marży, E – wyeksportowana za pomocą tzw. pracy rozproszonej. Kontrahent – w tym polu widoczne są dane podmiotu. Netto – wartość netto faktury. VAT – wartość VAT na fakturze. Brutto – wartość brutto faktury. Id. Księgowy – unikalny numer, nadawany przez program podczas dodawania dokumentów. Opis – w polu tym znajduje się opis zdarzenia gospodarczego. PRED – dostępna tylko dla księgowości kontowej. Informacja, czy na dokumencie użyto predekretacji czy nie. Domyślnie kolumna ta jest niewidoczna. Odliczenia – dostępna tylko dla rejestru VAT zakupu, przyjmuje wartości: Tak, Nie lub Warunkowo. W sytuacji, gdy na dokumencie jest kilka pozycji z różnymi odliczeniami wyświetlana jest gwiazdka. Domyślnie kolumna ta jest niewidoczna. MPP – jeżeli na dokumencie zaznaczono parametr MPP – podzielona płatność to w kolumnie pojawia się wartość Tak, jeżeli parametr jest odznaczony to widnieje opcja Nie. Domyślnie kolumna ta jest niewidoczna.
OCR - domyślnie kolumna ta jest niewidoczna. Może przyjmować następujące wartości:
  • „-” - dla dokumentów, które nie zostały przetworzone za pomocą usługi Comarch OCR,
  • „Niezweryfikowany” - dla dokumentów, które zostały przetworzone za pomocą usługi Comarch OCR, ale nie zostały jeszcze zweryfikowane przez użytkownika,
  • „Zweryfikowany” - dla dokumentów, które zostały przetworzone za pomocą usługi Comarch OCR i zostały zweryfikowane przez użytkownika,
  • „*” – dla dokumentów, na których widnieje więcej niż jeden atrybut OCR. 
KodyJPK_V7  - kody JPK_V7 wybrane na formularzu dokumentu na zakładce [JPK] w sekcji Kody JPK_V7. Numer KSeF – numer dokumentu, pod jakim jest identyfikowany w Krajowym Systemie e-Faktur. Data przyjęcia w KSeF  - data przesłania faktury do Krajowego Systemu e-Faktur określona jako data wystawienia. Deklaracja OSS – kolumna domyślnie ukryta. Jeżeli na dokumencie zaznaczono parametr Rozliczam podatek w OSS to w kolumnie wyświetlany jest kwartał i rok deklaracji, do którego zakwalifikowany jest dokument. W przypadku odznaczenia parametru Rozliczam podatek w OSS lub w przypadku gdy na dokumencie wybrano rodzaj transakcji inny niż Procedura OSS wyświetlana jest opcja Nie dotyczy. Kraj OSS – kolumna domyślnie ukryta. W kolumnie wyświetlany jest prefiks widoczny na dokumencie w polu Kraj odbiorcy. Jeżeli nie został on uzupełniony to kolumna pozostaje pusta.
Rejestry VAT – Rejestr VAT
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w artykule Standardy w programie. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy. Nazwa rejestru   - umożliwia wybranie z rozwijanej listy pomocniczej (ang. drop-down) nazwy rejestru, z którego zapisy chcemy wyświetlić na liście. Program posiada oddzielną listę Rejestrów zakupów i sprzedaży. Nazwy Rejestrów zakupów i sprzedaży ustala się w Konfiguracji Firmy. Zakres dat  - wybór odpowiedniej opcji Za rok, miesiąc lub dzień pozwala na wyświetlenie listy zapisów ograniczonych do żądanego okresu. Pola Dzień, Miesiąc i Rok służą do wprowadzenia odpowiednio dnia, miesiąca i roku, za który chcemy wyświetlić zapisy. Okres  pozwala na wyświetlenie zapisów za dowolnie wybrany okres, mieszczący się pomiędzy datą początkową, a końcową. Zakład - pole jest dostępne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa. Jeżeli zostanie w nim wskazany konkretny zakład to podczas dodawania nowego dokumentu w Rejestrze VAT zostanie on przeniesiony na formularz faktury. Jeżeli pole będzie puste to na formularzu dokumentu podpowie się zakład domyślny Dokumenty z parametrem zapłacono  - zaznaczenie parametru powoduje wyfiltrowanie dokumentów, które mają na formularzu na pierwszej zakładce [Ogólne] zaznaczony parametr Zapłacono. Dokumenty bez parametru zapłacono  - zaznaczenie parametru powoduje wyfiltrowanie dokumentów, które na formularzu na pierwszej zakładce [Ogólne] nie mają zaznaczonego parametru Zapłacono. Zapisy z podmiotem (kontrahentem, bankiem, urzędem, pracownikiem, wspólnikiem) . Jeżeli zaznaczymy parametr, wówczas program wyświetla wyłącznie dokumenty Od lub Dla wskazanego podmiotu. Wyboru podmiotu możemy dokonać przez wpisanie jego kodu w przypadku kontrahenta, wspólnika, pracownika lub akronimu banku, urzędu bądź wybierając z listy pomocniczej podmiotów przycisk  otwierający menu dostępnych podmiotów.  Dodaj - dodawanie dokumentu do rejestru jest możliwe tylko na zakładce [Rejestr VAT]. Fakturę można również dodać klawiszem <INSERT>.  Usuń – przycisk pozwala na usuwanie dokumentów. Jeżeli jednak dany zapis został rozliczony z dokumentem kasowym lub bankowym, to można go skasować, jeśli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów. W przeciwnym przypadku należy najpierw skasować rozliczenie. Natomiast, jeśli zapis został przeniesiony do zapisów księgowych, to jego usunięcie jest możliwe dopiero po wcześniejszym usunięciu tego zapisu z bufora dziennika/ KPiR/ Ewidencji ryczałtowej. W przypadku księgowości kontowej program nie pozwoli na skasowanie dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu z rejestru VAT, jeśli dekret jest wybrany na Potwierdzeniu salda, Ponagleniu zapłaty lub Nocie odsetkowej z poziomu Księgowość/ Rozrachunki. Zapis można usunąć również klawiszem <DELETE>.  Renumeracja rejestru - po naciśnięciu przycisku, zapisy w rejestrze są automatycznie przenumerowywane. W przypadku, gdy dokumenty nie były wprowadzane do rejestru w porządku chronologicznym, ich kolejność na liście jest zaburzona – funkcja renumeracji pozwala na uporządkowanie dokumentów wg dat i nadanie im kolejnych numerów. W przypadku dokumentów przesłanych z modułu Faktury do Rejestru Sprzedaży VAT, renumeracja powoduje uporządkowanie zapisów wg dwóch kryteriów: w pierwszej kolejności w porządku chronologicznym, a następnie - w ramach tej samej daty - wg numeru dokumentu. Renumeracja rejestru jest możliwa tylko na zakładkach [Rejestr VAT] i [Do VAT/JPK_V7], jeżeli wybrano zapisy za miesiąc lub rok. Renumerację można również uruchomić klawiszem <F8>. Zgodnie z art. 112 a ustawy o VAT, która mówi o tym, iż podatnicy powinni przechowywać wystawione przez siebie faktury oraz otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w celu numeracji rejestru VAT wg dat: daty powstania obowiązku podatkowego w przypadku rejestru sprzedaży oraz daty prawa do odliczenia w rejestrze zakupu należy w konfiguracji Firma/ Księgowość/ Parametry w parametrze Renumeracja rejestru VAT wg wybrać odpowiednią opcję: daty wystawienia/wpływu lub daty obowiązku podatkowego/prawa do odliczenia. Istnieje możliwość zaznaczenia tylko jednej z tych opcji. Przy próbie zmiany na inną pokazuje się komunikat: Zmiana ewidencjonowania dokumentów w rejestrze VAT spowoduje konieczność wykonania renumeracji dotychczasowych zapisów w rejestrze VAT. Należy wykonać renumerację zapisów od 01.01.2014. Jeżeli wybierzemy opcję wg daty wystawienia/wpływu w rejestrze VAT. Lp nadawane jest wg daty wystawienia/wpływu. Przy zaznaczeniu opcji wg daty powstania obowiązku/prawa do odliczenia Lp jest nadawane w rejestrze sprzedaży wg daty obowiązku podatkowego natomiast w rejestrze zakupu wg daty prawa do odliczenia. Renumeracja działa również na wszystkich zakładkach w oparciu o daty wybrane w parametrze Renumeracja rejestru VAT wg.
Uwaga
W sytuacji, kiedy jest ustawiona numeracja rejestru VAT wg daty obowiązku podatkowego/prawa do odliczenia i mamy wprowadzony dokument z datą wystawienia w danym miesiącu i obowiązkiem podatkowym w poprzednim miesiącu, wtedy aby poprawnie zrenumerować taką fakturę należy renumerację wykonać z opcji za Rok albo z zakładki [Do VAT/JPK_V7].
W rejestrze VAT sprzedaży na każdej zakładce wśród kolumn ukrytych dostępna jest kolumna Obowiązek podatkowy, w której wyświetlana jest data z pola Obow. podat.. W rejestrze VAT zakupu na każdej zakładce wśród kolumn ukrytych dostępna jest kolumna Obowiązek podatkowy, w której wyświetlana jest data z pola Obow. podat. oraz kolumna Prawo do odliczenia, gdzie wyświetlana jest data z pola Prawo do odlicz. z formularza.  Księguj - można uruchomić również klawiszem <F7>. Funkcja jest aktywna wyłącznie na zakładce [Rejestr VAT], jeżeli wybrano zapisy za dzień, miesiąc, rok lub za okres. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową funkcja ta dokonuje zaksięgowania zaznaczonych zapisów do Księgi Handlowej za pomocą Schematów księgowań (opis w rozdziale: Schematy księgowań) lub wg predekretacji. Po wywołaniu funkcji księgowania pojawia się okno, na którym użytkownik może wybrać w jaki sposób chce zaksięgować dokumenty, które mają uzupełnioną predekretację: czy wg wcześniej dokonanej na każdym dokumencie z osobna predekretacji czy jednak wg schematu i wybrać konkretny schemat księgowy, a dla dokumentów bez predekretacji może wybrać odpowiedni schemat księgowy.
Okno wyboru sposobu księgowania dokumentów
W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową lub Ewidencję ryczałtową funkcja ta umożliwia zaksięgowanie zaznaczonych zapisów do Książki przychodów i rozchodów lub Ewidencji ryczałtowej.
Dotyczy wersji: 2021.1.1
Uwaga
W przypadku Ewidencji ryczałtowej, podczas próby księgowania dokumentu z datą wcześniejszą niż 1 stycznia 2021 r. (pod uwagę brana jest data wskazana w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry w polu Księgowanie dokumentów z datą) z wybraną stawką 15,00% pojawia się komunikat uniemożliwiający zaksięgowanie takiego dokumentu: Błąd księgowania dokumentu. Na dokumencie wskazano stawkę 15% dla ryczałtu, która obowiązuje od stycznia 2021. Zmień stawkę. W przypadku dokumentu w Ewidencji dodatkowej przychodów z datą wcześniejszą niż 1 stycznia 2021 r. komunikat pojawia się gdy nie uzupełniono Kwot dodatkowych, a w nagłówku dokumentu wybrano kategorię ze stawką 15,00%. Podczas zbiorczego księgowania dokumentów zapis księgowy nie powstanie jeżeli przynajmniej jeden z dokumentów biorących udział w księgowaniu ma wybraną stawkę 15,00%.
Uwaga
W przypadku Ewidencji ryczałtowej, podczas próby księgowania dokumentu z datą późniejszą niż 31 grudnia 2020 r. (pod uwagę brana jest data wskazana w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry w polu Księgowanie dokumentów z datą) z wybraną stawką 20,00% pojawia się komunikat uniemożliwiający zaksięgowanie takiego dokumentu: Błąd księgowania dokumentu. Na dokumencie wskazano stawkę 20% dla ryczałtu, która nie obowiązuje od stycznia 2021. Zmień stawkę. W przypadku dokumentu w Ewidencji dodatkowej przychodów z datą późniejszą niż 31 grudnia 2020 r. komunikat pojawia się gdy nie uzupełniono Kwot dodatkowych, a w nagłówku dokumentu wybrano kategorię ze stawką 20,00%. Podczas zbiorczego księgowania dokumentów zapis księgowy nie powstanie jeżeli przynajmniej jeden z dokumentów biorących udział w księgowaniu ma wybraną stawkę 20,00%.
Generowanie dowodu wewnętrznego zakupu lub Generowanie zbiorczego dowodu wewnętrznego zakupu lub Seryjne generowanie dowodów wewnętrznych zakupu lub Generowanie rozliczenia marży - widoczne w Rejestrze sprzedaży (możliwość wyboru z rozwijalnego menu po naciśnięciu ikony ). OCR – Optyczne Rozpoznanie Znaków (ang. Optical Character Recognition) to usługa, która umożliwia wczytywanie faktur do rejestru VAT na podstawie skanów i zdjęć dokumentów. Dokumenty są dodawane do rejestru wybranego na liście dokumentów w polu Rejestr.
Uwaga
Po przejściu do menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT pojawia się informacja: Kliknij OCR, aby automatycznie dodać zapis w rejestrze VAT ze zdjęcia, skanu lub PDF faktury. Po zamknięciu okna za pomocą X, informacja nie pojawi się ponownie dla danego operatora.
Po rozwinięciu strzałki obok przycisku dostępne są opcje: 
  • Wybierz dokumenty z dysku – umożliwia wskazanie jednego lub wielu dokumentów z dysku, które powinny zostać przetworzone. W pierwszej kolejności użytkownik otrzymuje komunikat Wysyłanie dokumentu *.pdf do rozpoznania, który informuje, że dokument jest w trakcie wysyłania do przetworzenia przez usługę Comarch OCR a w drugim etapie informację o wyniku rozpoznania.
Komunikat o przetwarzaniu dokumentów
Wczytana faktura do rejestru VAT automatycznie tworzy powiązany z nią nowy dokument w Obiegu Dokumentów.
  • Wybierz dokumenty z Obiegu Dokumentów – po wybraniu opcji pojawia się lista plików zapisanych w Obiegu Dokumentów. W kolumnie Podmioty wyświetlana jest wartość przypisana w zakładce Podmioty na dokumencie w Obiegu Dokumentów.
Pliki zapisane w Obiegu Dokumentów
Na liście wyświetlane są dokumenty, które:
  1. W Obiegu Dokumentów w Archiwum plików mają zaznaczony parametr Udostępnij dla usługi OCR.
  1. Zapisane zostały w formacie *.jpg , *.pdf, jpegz *png lub tiff  .
  2. Nie mają powiązanego dokumentu w rejestrze VAT za pośrednictwem usługi OCR,
  3. Znajdują się w katalogu dokumentów, dla którego operator nie posiada zablokowanego Podglądu.
Dla plików, które nie powinny być widoczne z Obiegu Dokumentów dla OCR należy wybrać w menu kontekstowym opcję Oznacz jako niepodlegający OCR. Ponowne zaznaczenie parametru Udostępnij dla usługi OCR w Obiegu Dokumentów spowoduje pojawienie się dokumentu na liście. 
Oznacz jako niepodlegający OCR
Za pomocą przycisku   lub po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy następuje przekazanie dokumentów do rozpoznania w OCR i automatyczne wczytanie ich do rejestrów VAT.  Na dokumencie w rejestrze VAT na zakładce [Dokumenty] w sekcji Biblioteka dokumentów zostaje podpięty dokument z Obiegu Dokumentów oraz automatycznie rozwija się panel podglądu ze wskazaną, rozpoznaną fakturą. W rozwijanej ikonie podglądu użytkownik otrzymuje listę dokumentów powiązanych. Na pierwszym miejscu znajduje się dokument na podstawie którego została rozpoznana faktura. Podgląd dostępny jest również bez pobranego modułu Obieg Dokumentów.
Rejestr VAT, dokument dodany z Obiegu Dokumentów
Uwaga
Nie jest możliwe dodanie dokumentów za pomocą usługi Comarch OCR jeżeli w polu Rejestr wybrano opcję – wszystkie-. W takim przypadku po naciśnięciu przycisku  pojawia się komunikat: Nie można rozpocząć przetwarzania dokumentów. Nie ustawiono bieżącego rejestru, do którego mają zostać dodane. Proszę wskazać na oknie rejestru VAT konkretny rejestr.
Uwaga
Podczas pierwszego uruchomienia usługi Comarch OCR w wersji programu 2020.0.1 pojawia się komunikat: Po wskazaniu plików ze skanami dokumentów zostaną one dodane do bieżącego rejestru wybranego na liście rejestru VAT zakupów/sprzedaży w polu Rejestr. Czy kontynuować? Zaznaczenie opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że przy kolejnym rozpoznawaniu faktur komunikat nie pojawi się dla danego operatora.
Uwaga
Podczas próby pierwszego dodania dokumentów za pomocą usługi Comarch OCR po aktualizacji programu do wersji 2020.0.1 następuje weryfikacja, czy w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry dla parametru Sprawdzanie wyst. podobnych dokumentów wybrano opcję Blokuj. W przypadku opcji Brak lub Ostrzegaj pojawia się komunikat: Aktualne ustawienia firmy pozwalają dublować karty kontrahentów. Czy chcesz zmienić te ustawienia i zablokować dodawanie kontrahenta gdy podany kontrahent już istnieje? wraz z możliwością wskazania opcji:
  • Tak, w tej firmie – powoduje zaznaczenie opcji Blokuj w tej firmie,
  • We wszystkich firmach – powoduje zaznaczenie opcji Blokuj we wszystkich firmach,
  • Nie – opcja Blokuj nie jest zaznaczana, co może powodować dublowanie kart kontrahentów.
Zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że komunikat nie pojawi się ponownie dla danego operatora. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry zaznaczono parametr Autonumeracja kodów kontrahentów przy dodawaniu to kod kontrahenta nadawany jest zgodnie ze zdefiniowanym w Konfiguracji schematem. Jeżeli parametr jest odznaczony  to jako kod wstawiany jest numer NIP kontrahenta.
  • Oznacz dokumenty jako zweryfikowane – pozwala na zmianę na zaznaczonych dokumentach wartości atrybutu OCR-> Niezweryfikowany na Zweryfikowany.
Uwaga
Po wskazaniu z poziomu rejestru VAT sprzedaży opcji Wybierz dokumenty z dysku lub Wybierz dokumenty z Obiegu Dokumentów pojawia się komunikat:  ZPo wskazaniu plików ze skanami dokumentów zostaną one dodane do bieżącego rejestru wybranego na liście rejestru VAT zakupów w polu Rejestr. Czy kontynuować? Zaakceptowanie komunikatu umożliwia dodanie dokumentów do wybranego na liście rejestru VAT sprzedaży. Zaznaczenie opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej zapamiętuje ustawienie wybrane dla danego operatora.
  • Oznacz dokumenty jako niezweryfikowane – pozwala na zmianę na zaznaczonych dokumentach wartości atrybutu OCR-> Zweryfikowany na Niezweryfikowany.
  • Sprawdź ilość stron do wykorzystania – pozwala na sprawdzenie, ile stron pozostało do wykorzystania w ramach pakietu OCR (bez konieczności przetworzenia faktury).
Podczas wczytywania faktur do rejestrów VAT przez Comarch OCR w sytuacji, gdy kontrahent zostanie poprawnie rozpoznany i jest już w bazie danych, zostanie on podstawiony na dokument w rejestrze VAT. Sprawdzane są również ustawienia kategorii, która została przypisana do karty kontrahenta w zakładce [Ogólne].
Uwaga
W sytuacji gdy w bazie danych istnieje więcej niż jedna karta kontrahenta o takim samym numerze NIP jak na fakturze, pojawia się lista kontrahentów z danym numerem NIP, z poziomu której użytkownik może wskazać, który kontrahent ma zostać wybrany na dokumencie.
Niezależnie od Stawki VAT wybranej na kategorii przenoszona jest zawsze Stawka VAT ze skanu dokumentu. Rodzaj na fakturze przenoszony jest z formularza kategorii. Przenoszony jest również Podział odliczeń co powoduje, że po wczytaniu faktury następuje automatyczny podział pozycji w takich proporcjach, jaki został ustawiony na kategorii. Jeżeli na formularzu kategorii w polu Odliczenia wybrano Warunkowo to opcja ta przenoszona jest na dokument. Odliczenia TAK/NIE ustawiane są w zależności od weryfikacji w bazie GUS, która odbywa się automatycznie w momencie wysłania dokumentu do rozpoznania. Dla firm niezarejestrowanych do VAT istnieje możliwość ustawienie odliczeń na NIE na wszystkich dokumentach dodanych za pomocą usługi Comarch OCR. W tym celu w Konfiguracji Firmy/ OCR/ Parametry należy zaznaczyć parametr Ustawiaj odliczenia na NIE w rejestrze VAT zakupu. Po zaznaczeniu parametru, w rejestrze VAT zakupu na każdym dokumencie dodanym w tej firmie za pomocą usługi Comarch OCR odliczenia ustawiane są automatycznie na Nie. Brak ustawienia kategorii na karcie Kontrahenta powoduje wczytanie faktury z rodzajem Towar.
Uwaga
W wersji stacjonarnej programu w przypadku, gdy konieczne jest ponowne zainstalowanie dodatku OCR pojawia się komunikat: Aby skorzystać z usługi Comarch OCR odinstaluj dotychczasową wersję i zainstaluj na nowo za pomocą aktualnego instalatora. Aktualny instalator można pobrać z FAQ.
[/su_list] Szczegóły funkcjonalności usługi Comarch OCR opisane zostały w instrukcji Usługa OCR w Comarch ERP Optima. W każdej nowo wykreowanej lub skonwertowanej bazie konfiguracyjnej, tworzą się globalne filtry Dokumenty niezaksięgowane, które pozwalają na wyfiltrowanie dokumentów wprowadzonych do Rejestrów VAT, ale jeszcze nie zaksięgowanych.  
W momencie seryjnego dodawania faktur na dodawanym dokumencie podpowiadają się daty zgodne z ustawieniami na liście. Dla kolejnych pozycji podpowiada się data z poprzednio wprowadzonej faktury, czyli:
  • Dla Faktur Sprzedaży – data wystawienia,
  • Dla Faktur Zakupu – data wpływu.
W trybie seryjnego wprowadzania dokumentów nie działa funkcja sprawdzająca, czy zapis spełnia warunki filtra danej listy oraz funkcja automatycznego przekształcania faktur do dowodów wewnętrznych. – funkcja umożliwia pobranie faktur oraz pobranie pojedynczej faktury z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przycisk jest aktywny jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Prawo do odbierania e-Faktur oraz odpowiednio Zakup i/lub Sprzedaż. Po rozwinięciu listy przy przycisku dostępne są opcje:
  • Dodaj faktury – wybór opcji powoduje pobranie wszystkich dokumentów, które zostały wystawione od poprzedniej synchronizacji. W momencie gdy automatycznie pobierane są faktury z KSeF, pojawia się komunikat informujący o przebiegu procesu. Po wejściu na listę z poziomu rejestru VAT zakupu, na liście Faktury z KseF widoczna jest tylko zakładka [Zakup]. Po wejściu na listę z poziomu rejestru VAT sprzedaży, na liście Faktury z KseF widoczna jest tylko zakładka [Sprzedaż]. W filtrze pod listą w polu Dokumenty domyślnie wskazana jest w tym przypadku opcja Niezakwalifikowane i zakwalifikowane do rejestru VAT oraz nie jest widoczny przycisk Przenieś do handlu. Po naciśnięciu przycisku Przenieś do rejestru, jeżeli na którymś z zaznaczonych dokumentów nie określono rejestru, pojawia się okno umożliwiające wskazanie rejestru, do którego mają trafić faktury.
    Dodawanie faktur do rejestru VAT
    Zaznaczenie opcji Zapamiętaj wybór rejestru i nie pytaj więcej powoduje, że okno nie pojawi po raz kolejny dla danego operatora, a dokumenty bez wybranego rejestru będą trafiać do rejestru wskazanego w oknie Dodawanie faktur. Dokumenty są przenoszone do rejestru VAT po naciśnięciu przycisku Dodaj faktury.
  • Dodaj fakturę – wybór opcji umożliwia import pojedynczej faktury z KSeF do rejestru VAT. Faktura dodawana jest do rejestru wskazanego w filtrze pod listą dokumentów. Jeżeli wybrana jest opcja -wszystkie- to pojawia się dodatkowe okno, na którym istnieje możliwość wskazania rejestru, do którego faktura zostanie dodana. Z poziomu rejestru VAT sprzedaży istnieje możliwość dodania faktury do rejestru VAT zakupu jeżeli podczas importu okaże się, że to faktura zakupu, a nie sprzedaży. Analogicznie z poziomu rejestru VAT zakupu istnieje możliwość dodania faktury do rejestru VAT sprzedaży. Po wyborze opcji Dodaj fakturę pojawia się okno wraz z domyślnie zaznaczoną opcją numer KSeF.
    Dodawanie faktury z KSeF na podstawie numeru KSeF
    Przycisk Dodaj dokument jest w tym przypadku aktywny po uzupełnieniu pola Numer KSeF. Użytkownik ma możliwość wyboru opcji numer faktury i NIP kontrahenta. Przycisk Dodaj dokument jest w tym przypadku aktywny po uzupełnieniu pola Numer faktury (należy zwrócić uwagę na wielkość liter) oraz NIP. Istnieje również możliwość wskazania kontrahenta z listy kontrahentów oraz zakresu dat.
    Dodawanie faktury z KSeF na podstawie numeru faktury i NIP kontrahenta
    W dolnej części okna jest dostępny przycisk Pomoc, który przenosi do opisu funkcjonalności na stronie pomocy. Jeżeli użytkownik wprowadzi numer faktury, która nie jest wystawiona na/ przez numer NIP zgodny z NIP uzupełnionym w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy to po naciśnięciu przycisku Dodaj dokument pojawia się komunikat: Nie dodano dokumentu. Dokument nie został wystawiony przez / dla podatnika. Jeżeli w filtrze pod listą dokumentów w rejestrze VAT nie wskazano rejestru to po naciśnięciu przycisku Dodaj dokument pojawia się okno umożliwiające wskazanie rejestru, do którego ma zostać dodana faktura.
    Dodawanie faktury do rejestru VAT
    Po naciśnięciu przycisku Dodaj fakturę wyświetlany jest formularz dokumentu w rejestrze VAT, który podlega edycji przez użytkownika. Jeżeli faktura została już wcześniej przeniesiona do rejestru VAT to po naciśnięciu przycisku Dodaj fakturę wyświetlany jest formularz dokumentu w rejestrze VAT, który podlega edycji przez użytkownika pod warunkiem że nie jest zaksięgowany, nie uzupełniono na nim predekretacji a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na karcie operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych. Jeżeli faktura zakupu została już wcześniej przeniesiona do modułu Handel to po naciśnięciu przycisku Dodaj fakturę pojawia się komunikat: Nie dodano dokumentu. Faktura [Numer faktury] znajduje się na liście faktur zakupu w module Handel. Jeżeli faktura zakupu została zakwalifikowana do modułu Handel to po naciśnięciu przycisku Dodaj fakturę pojawia się komunikat: Nie dodano dokumentu. Dokument [Numer faktury] został zakwalifikowany do handlu.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry zaznaczono parametr Kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT, ewidencji dodatkowej i na fakturach zakupu to to podczas przenoszenia dokumentów do rejestru VAT następuje kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT zgodnie kryteriami wskazanymi w Konfiguracji. W przypadku wystąpienia duplikatów, dokumenty nie są przenoszone do rejestru VAT. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT oraz na fakturze wskazano formę płatności o typie gotówka to w rejestrze kasowym tworzony jest zapis kasowy rozliczający fakturę. Zapis jest tworzony jeżeli raport kasowy za ten okres nie został zamknięty. Jeżeli za ten okres raport nie został jeszcze utworzony to podczas przenoszenia dokumentów pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje utworzenie raportu, do którego trafi zapis rozliczający dokument. Wybór opcji Tak i zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że raporty będą automatycznie dodawane podczas przenoszenia kolejnych dokumentów, jeżeli za dany okres czasu nie dodano jeszcze raportu oraz komunikat nie pojawi się ponownie Na przeniesionym dokumencie wyświetlany jest podgląd graficzny dokumentu. Na przeniesionym dokumencie widnieje akronim kontrahenta pobrany z bazy, natomiast nazwa i dane adresowe kontrahenta pobierane są na podstawie informacji z KSeF. Numer rachunku bankowego pobrany z KSeF jest przenoszony na dokument w rejestrze VAT. Jeżeli na dokumencie pobranym z KSeF w sekcji KSeF nie zostanie uzupełniona forma płatności oraz termin płatności to:
  • W przypadku zaznaczenia opcji Istniejący kontrahent forma płatności oraz termin płatności w sekcji Pozostałe przenoszone są z karty kontrahenta i podlegają edycji przez użytkownika.
  • W przypadku zaznaczenia opcji Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu forma płatności oraz termin płatności w sekcji Pozostałe nie są uzupełniane. Podczas przenoszenia dokumentu do rejestru VAT zakładana jest karta kontrahenta na której ustawiana jest forma płatności wskazana jako domyślna w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności wraz z wskazanym na niej terminem płatności. W przypadku braku domyślnej formy płatności w Konfiguracji, na karcie kontrahenta ustawiana jest gotówka. Zgodnie z ustawieniami na karcie kontrahenta, forma płatności oraz termin płatności przenoszone są na dokument w rejestrze VAT.
  • W przypadku zaznaczenia opcji Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu forma płatności oraz termin płatności mogą zostać uzupełnione przez użytkownika. W takim przypadku podczas przenoszenia dokumentu do rejestru VAT karta kontrahenta jest dodawana zgodnie z tymi ustawieniami oraz wskazana forma płatności oraz termin płatności przenoszone są na dokument w rejestrze VAT.
Na dokumencie przeniesionym do rejestru VAT zakupu data wpływu, data wystawienia, data obowiązku podatkowego oraz miesiąc rozliczenia w VAT ustawiane są zgodnie z datą przyjęcia do KSeF. Na dokumencie przeniesionym do rejestru VAT sprzedaży data wystawienia ustawiana jest zgodnie z datą przyjęcia do KSeF. W przypadku dokumentów walutowych są one przeliczanie po kursie pobranym z KSeF, a w przypadku jego braku, na dokumencie w rejestrze VAT ustawiany jest Kurs ręczny i wyliczany jest na podstawie odczytanych wartości z dokumentu.
Dotyczy wersji: 2024.2
Jeżeli na formularzu faktury pobranej z KSeF wskazano kategorię z zaznaczonym parametrem Podziel odliczenia to po przeniesieniu faktury do rejestru VAT zakupu następuje automatyczny podział odliczeń na dokumencie, zgodnie ze wskazanym na formularzu kategorii wskaźnikiem. W przypadku podatnika VAT czynnego tworzona jest pozycja z odliczeniami Tak/ Warunkowo oraz pozycja z odliczeniami na Nie. W przypadku podatnika VAT nieczynnego tworzone są dwie pozycje z odliczeniami na Nie.
Na dokument w rejestrze VAT zakupu przenoszone są kody JPK_V7 uzupełnione na formularzu kategorii lub karcie kontrahenta (dotyczące zakupu). Na dokument w rejestrze VAT sprzedaży przenoszone są kody towarowe GTU, procedury: TP, MR_UZ lub MR_T oraz typy dokumentów pobrane z KSeF

Rejestry VAT – Do VAT/JPK_V7

Zakładka [Do VAT/JPK_V7] służy do wyfiltrowania dokumentów, które zostały przeznaczone do rozliczenia na deklaracji VAT-7/pliku JPK_V7 w danym miesiącu. Ponieważ w pewnych przypadkach dokument nie jest rozliczany w tym samym miesiącu, w którym został wprowadzony do rejestru, lista ta może mieć inną zawartość niż lista dokumentów za dany miesiąc. Termin rozliczenia określa się przy wprowadzaniu faktury w polu Rozliczać w VAT. Na zakładce [Do VAT/JPK_V7] widoczne są wszystkie dokumenty, na których zaznaczono parametr Rozliczać w VAT. Wyjątkiem są Faktury do Paragonów z typem dokumentu FP, pomimo zaznaczenia Rozliczać w VAT nie są uwzględniane na zakładce [Do VAT/JPK_V7] od października 2020. r., dokumenty z rejestru VAT zakupu z znacznikiem technicznym ZakupVAT_Marza oraz dokumenty rozliczenia jednostkowej marży ujemnej z procedurą MR_UZ lub MR_T, gdzie w stawce opodatkowanej widnieje kwota na minus, a kwota VAT=0. Na zakładce nie jest również wyświetlany dokument rozliczenia marży, jeżeli podczas generowania tego dokumentu podana zostanie na oknie rozliczenia ujemna kwota w stawce NP zamiast domyślnie podpowiadanej dodatniej (czyli na dokumencie rozliczenia marży będzie dodatnia kwota w stawce NP) i wartość VAT dla stawki opodatkowanej jest równa 0. Ponadto nie są także wyświetlane dokumenty z rodzajem transakcji Procedura OSS. Z racji kombinacji parametrów, takich jak stawka, rodzaj na pozycji, rodzaj transakcji, itp., może zdarzyć się sytuacja, w której dokument widoczny na zakładce [Do VAT/JPK_V7] nie zostanie zakwalifikowany do żadnego pola na deklaracji VAT-7/ w części deklaracyjnej pliku JPK_V7. Z tego względu w celu weryfikacji zgodności deklaracji VAT-7/ części deklaracyjnej pliku JPK_V7 z zapisami w rejestrze VAT zalecane jest korzystanie z dedykowanych wydruków Klasyfikacja zakupów – Wg pól na Deklaracji VAT-7(20) oraz Klasyfikacja sprzedaży – Wg pól na Deklaracji VAT-7(20) (do września 2020 r.), a od października 2020 r. z wydruków: Klasyfikacja zakupów – Wg pól na JPK_V7 (22) oraz Klasyfikacja sprzedaży – Wg pól na JPK_V7 (22). Wydruki te umożliwiają w łatwy sposób porównanie rejestru VAT z deklaracją VAT-7/ częścią deklaracyjną pliku JPK_V7.
Rejestr VAT – Do VAT/JPK_V7
Lista posiada następujące przyciski i pola pozwalające na przeszukiwanie listy dokumentów: Rok i miesiąc rozliczenia – służy do określenia, za jaki rok i miesiąc rozliczenia mają zostać wyświetlone faktury. Jeżeli zaznaczony zostanie parametr Nieokreślony, wówczas wyświetlone zostaną te dokumenty, na których parametr Rozliczać w VAT jest niezaznaczony. Uwzględnić cały kwartał - parametr aktywny u użytkowników, którzy wybrali metodę kasową lub kwartalne rozliczanie podatku VAT. Uwzględnić cały rok – zaznaczenie parametru pozwala na wyświetlenie dokumentów za cały rok. Rejestr Sprzedaży Rodzaj sprzedaży - Towary, Usługi, Środki transportu, Wszystkie. Odbiorca – m. in. Krajowy, Wewnątrzunijny, Pozaunijny. Sprzedaż – Niefiskalna, Fiskalna, Razem. Rejestr - parametr ten umożliwia zawężenie listy do dokumentów związanych z określonym rejestrem. Rejestr Zakupów Odliczenia - Tak, Nie, Warunkowo, Wszystkie. Rodzaj zakupów - Towary, Usługi, Inne, Środki Trwałe, Środki transportu, Nieruchomości, Paliwo, Towary + Usługi + Inne + Paliwo, Trwałe + Śr.transp. + Nieruchomości, Wszystkie. Ponadto istnieje możliwość zawężenia listy, między innymi do dokumentów związanych z obrotem krajowym czy wewnątrzunijnym, czy zakupami od rolnika ryczałtowego. Rejestr - pole umożliwia zawężenie listy do dokumentów związanych z określonym rejestrem. Dokumenty – pole umożliwia określenie, czy mają być widoczne dokumenty: wewnętrzne, zwykłe lub wszystkie. Zakład - pole jest dostępne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa. Kategoria - jeżeli pole jest puste to na liście wyświetlane są dokumenty niezależnie od kategorii na nich wybranej. Jeżeli użytkownik wskaże konkretną kategorię i nie zaznaczy parametru Kategoria pozycji oraz Kategoria2 pozycji to na liście wyświetlane są dokumenty, które w nagłówku mają wybraną tę kategorię. Jeżeli użytkownik wskaże konkretną kategorię i zaznaczy parametr Kategoria pozycji lub Kategoria2 pozycji to na liście wyświetlane są dokumenty, które mają wybraną tę kategorię w pozycji lub w kategorii 2 pozycji. Na tej zakładce nie ma możliwości dodawania ani księgowania dokumentów. Istnieje natomiast możliwość renumeracji zapisów.
Uwaga
Użytkownicy mają możliwość wykonania wydruku pomocniczego do obliczenia deklaracji VAT-8: Wg pól na Deklaracji VAT-8(11) oraz wydruku pomocniczego do obliczenia  Deklaracji VAT-27:  Zestawienie transakcji do VAT-27 wg numeru NIP.

Rejestry VAT - Scenariusze

Jak dodać nowy rejestr VAT?

Dodanie nowego rejestru możliwe jest jedynie w konfiguracji firmy. Aby dodać nowy rejestr należy:
  1. Otworzyć konfigurację firmy wybierając System lub klikając przycisk w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Ogólne.
  2. Wybrać gałąź Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Rejestr zakupów VAT lub Rejestr sprzedaży VAT. Na prawym panelu okna pojawią się aktualnie zdefiniowane rejestry.
  3. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  4. Na liście wypełnić pola Nazwa i Opis rejestru i zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.
Uwaga
W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, nie jest zalecane dodawanie dzienników księgowych oraz rejestrów VAT o tych samych symbolach. Zastosowanie tego samego symbolu może spowodować niemożność zaksięgowania dokumentów, gdyż numery ID księgowego w dziennikach i rejestrach VAT mogą się na siebie nakładać.

Jak dodać nowy zapis do rejestru VAT?

Aby wprowadzić nowy dokument do rejestru VAT, należy:
  1. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Rejestry VAT lub wybierając Rejestry VAT/ Rejestry VAT.
  2. Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie odpowiedniej zakładki pionowej: [Rejestr Sprzedaży] lub [Rejestr Zakupu].
  3. Wybrać zakładkę poziomą: [Rejestr VAT], następnie wybrać podrejestr, do którego mają być wprowadzane dokumenty oraz wskazać okres za dzień, miesiąc lub rok.
  4. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  5. Program wyświetli formatkę dodania nowego zapisu.
  6. Po uzupełnieniu danych zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Jak usunąć dokument z rejestru?

Aby usunąć dokument z rejestru, należy:
  1. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Rejestry VAT lub wybierając Rejestry VAT/ Rejestry VAT.
  2. Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie zakładki pionowej: [Rejestr Sprzedaży] lub [Rejestr Zakupu].
  3. Odszukać na liście dokument, który chcemy usunąć.
  4. Ustawić kursor na dokumencie, który ma zostać usunięty i nacisnąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
  5. Następnie program prosi o potwierdzenie usunięcia zapisu.
  6. Po naciśnięciu przycisku OK dokument jest usuwany.
Jeżeli dokument jest już rozliczony, w celu automatycznego skasowania dokumentu (bez konieczności ręcznego kasowania rozliczeń) należy zaznaczyć parametr Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów (Konfiguracja firmy/ Kasa/Bank/ Parametry). W Preliminarzu nie jest widoczna żadna planowana z nim płatność. Dla dokumentu płatnego gotówką, który spowodował powstanie zapisu kasowego, jeśli parametr jest zaznaczony – zapis kasowy zostanie usunięty z raportu. Zasady automatycznego usuwania zapisów kasowych:
  1. Zapis kasowy zostanie usunięty tylko jeśli powstał automatycznie w chwili zatwierdzenia faktury.
  2. Jeśli faktura była rozliczana „ręcznie” – usunięcie faktury jest możliwe tylko po wcześniejszym skasowaniu rozliczenia w module Kasa/Bank.
  3. Program nie usunie zapisu, jeśli znajduje się on w raporcie zamkniętym (usunięte zostanie jedynie powiązanie z fakturą).
Jeżeli na liście zostanie zaznaczonych kilka pozycji, wówczas przycisk Usuń lub klawisz <DELETE> uruchamiają operację seryjnego kasowania dokumentów.

Jak zaksięgować dokument z rejestru do księgowości kontowej?

Aby zaksięgować dokument z rejestru do księgi, należy:
  1. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Rejestry VAT lub wybierając Rejestry VAT/Rejestry VAT.
  2. Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie zakładki pionowej: [Rejestr Sprzedaży] lub [Rejestr Zakupu].
  3. Wybrać zakładkę [Rejestr VAT], bo tylko ten rodzaj listy pozwala na księgowanie dokumentów z rejestru do księgi.
  4. Wybrać okres, za który dokumenty mają zostać wyświetlone (za dzień, miesiąc, rok lub okres), aby pojawiła się lista wyszukiwanych dokumentów.
  5. Zaznaczyć dokumenty, które mają być zaksięgowane, przez zaznaczenie zapisu lewym klawiszem myszki w kolumnie Lp lub przez ustawienie się na danym zapisie i naciśnięcie klawisza <SPACJA>, ewentualnie przez naciśnięcie prawego klawisza myszy i wybranie opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie.
  6. Nacisnąć przycisk , który odpowiada za przeniesienie zaznaczonych dokumentów z rejestrów do Księgi Handlowej.
  7. Wybrać odpowiedni schemat księgowy. Tworzenie schematów zostanie omówione w rozdziale Schematy księgowe.
  8. Program upewnia się czy przenieść dokumenty z rejestru do zapisów Księgi wyświetlając odpowiednie pytanie.
  9. Po potwierdzeniu przyciskiem TAK program wykona księgowanie zaznaczonych dokumentów wybranym schematem księgowym, a po zakończeniu księgowania wyświetlone zostanie zestawienie informacji o dokonanych księgowaniach.
Po zakończeniu tej operacji dokumenty są zaksięgowane w Księdze Handlowej, a w rejestrach następuje zmiana koloru wyróżnienia z czarnego na niebieski (Scenariusze: Jak zaksięgować dokument z rejestru do księgi
Uwaga
Dokumenty z Rejestru VAT księgowane są z datą wystawienia dokumentu, datą operacji gospodarczej, datą bieżącą lub datą zapisu zależnie od ustawienia parametru Księgowanie dokumentów z datą, wprowadzonego w  Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry lub datą ustawioną bezpośrednio na schemacie księgowym. Dokumenty księgowane są do bufora lub bezpośrednio do księgi, zależnie od ustawienia parametru Księgowanie przez bufor na schemacie księgowym.

Jak zaksięgować dokument z rejestru do KPiR?

Aby zaksięgować dokument z rejestru do księgi, należy:
  1. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Rejestry VAT lub wybierając z menu: Rejestry VAT/Rejestry VAT.
  2. Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie zakładki pionowej: [Rejestr sprzedaży] lub [Rejestr zakupu].
  3. Wybrać zakładkę [Rejestr VAT], bo tylko ten rodzaj listy pozwala na księgowanie dokumentów z rejestru do księgi.
  4. Wybrać okres, za który dokumenty mają zostać wyświetlone (za dzień, miesiąc, rok lub okres), aby pojawiła się lista wyszukiwanych dokumentów.
  5. Zaznaczyć dokumenty, które mają być przeniesione do rejestru przez ustawienie się na danym zapisie i naciśnięciu klawisza <SPACJA> lub naciśnięciu prawego klawisza myszy i wybraniu opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie.
    Uwaga
    Aby przenieść zapisy z rejestru do Księgi podatkowej, wybrane dokumenty muszą zostać zaznaczone. W przypadku, gdy żaden dokument nie jest zaznaczony, program sam zaznacza podświetlony rekord.
  6. Nacisnąć przycisk , który odpowiada za przeniesienie zaznaczonych dokumentów z rejestrów do Księgi przychodów i rozchodów.
  7. Program upewnia się, czy przenieść dokumenty z rejestru do zapisów Księgi wyświetlając odpowiednie pytanie.
  8. Po potwierdzeniu przyciskiem TAK program wykona księgowanie zaznaczonych dokumentów, a po zakończeniu księgowania wyświetlone zostanie zestawienie informacji o dokonanych księgowaniach.
Raport z przebiegu księgowania
Po zakończeniu tej operacji dokumenty są zaksięgowane w Księdze Podatkowej, a w rejestrach następuje zmiana koloru wyróżnienia z czarnego na niebieski.
Uwaga
Dokumenty z Rejestru VAT księgowane są z datą wystawienia dokumentu, datą operacji gospodarczej, datą bieżącą lub datą zapisu zależnie od ustawienia parametru Księgowanie dokumentów z datą, wprowadzonego w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry. Dokumenty księgowane są do bufora lub bezpośrednio do księgi, zależnie od ustawienia parametru Księgowanie rejestrów zakupów przez bufor lub Księgowanie rejestrów sprzedaży przez bufor, wprowadzonego na Kartotece operatora w Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy.
Dotyczy wersji: 2019.1.1
Uwaga
Jeżeli na dokumencie wprowadzonym do rejestru VAT zakupu wybrano w pozycji dokumentu kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wybranej na dokumencie. Jeżeli na dokumencie wybrano odliczenia Tak lub Warunkowo to do KPiR księgowana jest kwota netto przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii. Jeżeli na dokumencie wybrano odliczenia Nie to do KPiR księgowana jest kwota brutto przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii.

Jak zaksięgować zbiorczo dokumenty sprzedaży do KPiR?

Aby zaksięgować zbiorczo dokumenty z rejestru sprzedaży:
  1. Otworzyć konfigurację firmy, poprzez kliknięcie przycisku Konfiguracjamenu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Ogólne lub wybierając z menu:
  2. Wejść do Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry i zaznaczyć dla parametru Zbiorcze księgowanie dokumentów opcję Rejestry sprzedaży VAT.
  3. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Rejestry VAT lub wybierając z menu: Rejestry VAT/ Rejestry VAT.
  4. Wybrać zakładkę [Rejestr sprzedaży].
  5. Wybrać zakładkę [Rejestr VAT], bo tylko ten rodzaj listy pozwala na księgowanie dokumentów z rejestru do księgi.
  6. Wybrać okres, za który dokumenty mają zostać wyświetlone (za dzień, miesiąc, rok lub okres), aby pojawiła się lista wyszukiwanych dokumentów. Wybór danego dnia lub miesiąca jest istotny ze względu na księgowanie dokumentów zbiorczych, które mogą być księgowane jako zestawienie dzienne lub miesięczne i otrzymują numer nadawany automatycznie przez program. W przypadku zestawienia dziennego jest to: nazwa rejestru/rok/miesiąc/dzień, za cały miesiąc: nazwa rejestru/ rok/miesiąc. W przypadku zaznaczenia opcji za rok lub okres i dodatkowo księgowania zbiorczego tworzone sa zapisy zbiorcze za poszczególne miesiące zgodnie z datą wskazaną w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry dla parametru Księgowanie dokumentów z datą.
  7. Zaznaczyć dokumenty, które mają być przeniesione do rejestru przez ustawienie się na danym zapisie i naciśnięciu klawisza <SPACJA> lub naciśnięciu prawego klawisza myszy i wybraniu opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie.
Wykonać księgowanie analogicznie jak w przypadku księgowań pojedynczych. Program wygeneruje jeden zbiorczy zapis w księdze, obejmujący sumaryczne zestawienie zaznaczonych dokumentów.

Jak zmienić zapis w rejestrze?

Aby zmienić zapis, należy:
  1. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Rejestry VAT lub wybierając z menu: Rejestry VAT/Rejestry VAT.
  2. Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie zakładki pionowej: [Rejestr sprzedaży] lub [Rejestr zakupu].
  3. Wybrać jedną z czterech zakładek w [Rejestrach VAT].
  4. Po wyszukaniu dokumentu, który chcemy zmienić i ustawieniu się na nim klikamy przycisk Zmień .
  5. Pojawi się formularz zapisu w rejestrze VAT, która pozwoli na zmianę zapisu.
Po dokonaniu zmian zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Jak przenumerować zapisy?

Aby przenumerować zapisy, należy:
  1. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Rejestry VAT lub wybierając z menu: Rejestry VAT/Rejestry VAT.
  2. Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie odpowiedniej zakładki pionowej: [Rejestr sprzedaży] lub [Rejestr zakupu].
  3. Wybrać zakładkę [Rejestr VAT] lub [Do VAT/JPK_V7], bo tylko te listy pozwalają na przenumerowanie zapisów.
  4. Wybrać odpowiedni podrejestr, który będzie renumerowany.
  5. Wybrać listę zapisów za miesiąc lub rok oraz wskazać rok i miesiąc, w obrębie którego będziemy dokonywać renumeracji.
  6. Aby przenumerować dokumenty należy nacisnąć przycisk lub klawisz <F8>.
Program dokona renumeracji i wyświetli zestawienie informacji o dokonanej operacji.

Jak wyszukać dokument?

Aby odszukać w rejestrach VAT, można posłużyć się kilkoma metodami, zależnie od tego, jakie posiadamy informacje o poszukiwanym dokumencie. Przed rozpoczęciem poszukiwania należy najpierw otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Rejestry VAT lub wybierając z menu: Rejestry VAT/Rejestry VAT. Następnie, w zależności od posiadanych informacji, możemy posłużyć się jedną z poniższych metod. Aby znaleźć fakturę, jeżeli znamy Nazwę kontrahenta, Numer dokumentu lub Opis zdarzenia (Kategorię), należy skorzystać z filtru uproszczonego.
  1. Otworzyć listę faktur w rejestrze na zakładce [Rejestr VAT] lub [Wg atrybutów].
  2. Wstępnie ograniczyć zawartość listy do zapisów w rejestrze oraz do odpowiedniego okresu. Można również otworzyć listę zapisów na zakładce [Rejestr VAT]podać odpowiednio długi okres np. za cały rok.
  3. Ustawić kursor w polu Filtr i wpisać tam poszukiwany fragment nazwy kontrahenta lub wartość faktury.
  4. Jeżeli pinezka  (widoczna obok ikony filtrowania) jest włączona, zmiany będą widoczne od razu.
  5. Jeżeli pinezka jest wyłączona , po wpisania poszukiwanego fragmentu należy kliknąć przycisk . Na liście zostaną wyświetleni wyłącznie pracownicy spełniający zadane kryterium.
Poszukiwanie faktury posiadającej w nazwie kontrahenta Las
Jeżeli znamy inne dane faktury, możemy posłużyć się Konstruktorem filtra. Szczegółowy opis działania filtra opisany jest w podręczniku Comarch ERP Optima – Ogólne i Konfiguracja.

Generowanie pojedynczych dowodów wewnętrznych

Dowody Wewnętrzne służą do generowania kwot VAT-u należnego (FWS) i naliczonego (FWZ). Na podstawie tych dokumentów w pliku JPK_V7 wykazywany jest podatek należny oraz podatek naliczony np. Z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. Dowody Wewnętrzne możemy wygenerować dla każdego rodzaju transakcji bez względu na stawkę VAT. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry zaznaczono parametr Pokazuj okno generowania dok. wew. przy zapisie dokumentu w Rej. VAT to dla transakcji wewnątrzunijnych oraz dokumentów z rodzajem Krajowa - podatnikiem jest nabywca i stawką 0% i NP  oraz dla Wewnątrzunijnych – podatnikiem jest nabywca i Pozaunijnych – podatnikiem jest nabywca w stawce NP dowody wewnętrzne generują się automatycznie tzn. po zapisaniu faktury wstaje formatka do generacji dokumentów wewnętrznych. Okno Generowanie dowodu wewnętrznego nie pojawia się w przypadku transakcji krajowych – podatnikiem jest nabywca dla kontrahenta będącego podatnikiem VAT nieczynnym.
Uwaga
Na dowody wewnętrzne przenoszone są pozycje elementów faktur ze stawką ZW dla rodzaju transakcji Krajowa – podatnikiem jest nabywca. Na dowodzie wewnętrznym domyślnie podpowiada się stawka ZW.
Uwaga
Jeżeli dla dokumentu automatycznie pojawia się okno Generowanie dowodu wewnętrznego to po skopiowaniu tego dokumentu okno podnosi się również po zapisaniu kopii dokumentu.
Dla pozostałych rodzajów transakcji generujemy je z poziomu Rejestru Zakupów lub z poziomu Rejestru Sprzedaży. Są dwie możliwości:
  1. Z Rejestru Zakupów rozwinięcie strzałki obok ikony i wybór opcji generowanie dowodu wewnętrznego sprzedaży daje możliwość jednoczesnego wygenerowania Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży i Dowodu Wewnętrznego Zakupu.
  2. Ewentualnie w  pierwszej kolejności z Rejestru Zakupów generowany jest Dowód Wewnętrzny Sprzedaży, a następnie z Rejestru Sprzedaży, w drugim kroku, tworzymy Dowód Wewnętrzny Zakupu – rozwijamy strzałkę obok ikony i wybieramy opcję generowanie dowodu wewnętrznego zakupu. Dowody Wewnętrzne Sprzedaży można również wprowadzić ręcznie z poziomu Rejestru Sprzedaży (te dokumenty, które nie mają powiązania z dokumentami wewnętrznymi zakupu).
FWZ po wygenerowaniu mają domyślnie ustawiane Odliczenie na TAK, natomiast w FWS parametr Uwzględniać w proporcji ustawiony jest jako Nie uwzględniać.
Uwaga
Zgodnie z art. 20 ust. 6 Ustawy o VAT, jeśli Faktura Zakupu od podatnika wewnątrzunijnego wpłynęła z inną datą niż data wystawienia, to FWS i FWZ są generowane z datą wystawienia Faktury Zakupu.
Przy generowaniu FWS z FZ zachowana jest zasada dotycząca „przenoszenia” rodzajów transakcji z faktur pierwotnych (FZ) na faktury końcowe (FWS):
Rodzaj FZRodzaj FWS
UsługiUsługi
Środki transportuŚrodki transportu
Towary, Inne, Środki Trwałe, nieruchomości, PaliwoTowary
Aby wygenerować dowód wewnętrzny należy najpierw zapisać Fakturę Zakupu, a następnie za pomocą odpowiedniej ikony wywołać funkcję przekształcenia do Dowodów Wewnętrznych. Oprócz opisanego powyżej sposobu generowania dowodów wewnętrznych, program umożliwia automatyczne tworzenie Dokumentów Wewnętrznych Zakupu i Sprzedaży już w momencie zapisywania Faktury Zakupu. Funkcja ta jest uruchamiana jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry zaznaczono parametr Pokazuj okno generowania dok. wew. przy zapisie dokumentu w Rej. VAT dla dokumentów spełniających warunki do przekształcenia, czyli takich, które mają wybrany jeden z rodzajów transakcji: Nabycie wewnątrzunijne lub Nabycie wewnątrzunijne trójstronne lub Wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca lub Pozaunijny – podatnikiem jest nabywca. Podczas zapisywania takiej Faktury Zakupu pojawia się formatka Generowanie Dowodu Wewnętrznego,  na której należy wpisać numery dowodów wewnętrznych i zatwierdzić przekształcenie przyciskiem . Użytkownik może także wycofać się z formatki Generowanie Dowodu Wewnętrznego klawiszem  i zapisać dokument bez generowania Dowodów Wewnętrznych. Na dowód wewnętrzny sprzedaży przenoszą się następujące daty:
  • Jako data sprzedaży – data zakupu z Faktury pierwotnej
  • Jako data wystawienia – data wystawienia
Na dowód wewnętrzny zakupu przenoszą się następujące daty:
  • Jako data zakupu – data zakupu z faktury pierwotnej
  • Jako data wystawienia i wpływu ustawia się data wystawienia z faktury pierwotnej.
Daty powstania obowiązku i prawa do odliczenia ustawiają się wg tych samych zasad co dla dokumentów niewewnętrznych.
Uwaga
Jeżeli istnieje potrzeba modyfikacji dat na dowodów wewnętrznych to użytkownik ma możliwość dokonania stosownych zmian w momencie generowania dowodów wewnętrznych. Po wygenerowaniu daty można zmienić tylko na dowodzie wewnętrznym zakupu, na dowodzie wewn. sprzedaży daty są blokowane jeżeli istnieje do niego dowód wewn. zakupu.
Przykładowy scenariusz generowania Dowodu Wewnętrznego W Rejestrze Zakupów wprowadzamy fakturę dokumentującą wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów:
Faktura wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów
Zapisujemy dokument, a następnie rozwijamy strzałkę obok ikony  i wybieramy opcję generowanie dowodu wewnętrznego sprzedaży, dzięki czemu z listy faktur w Rejestrze Zakupów VAT uruchamiany generowanie Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży. Po wyborze opcji otrzymujemy informacje o generowaniu Dowodu Wewnętrznego. Podpowiadają nam się dane dotyczące Rejestrów Sprzedaży i Zakupów, do których zostaną wygenerowane Dowody Wewnętrzne. Domyślnie podpowiadają się ostatnio wybrane w danej bazie firmowej Rejestry. Do pola Numer dokumentu automatycznie przenoszony jest numer dokumentu pierwotnego.
Rys 142. Informacja z przebiegu generowania Dowodu Wewnętrznego
Uwaga
W przypadku transakcji importowych do pliku JPK przenoszony powinien być numer dokumentu celnego zamiast numeru dokumentu źródłowego zakupu. Podczas generowania pojedynczych dowodów wewnętrznych w Rejestrze VAT, w przypadku transakcji importu użytkownik powinien wpisać numer dokumentu celnego. Podczas zmiany proponowanego numeru dokumentu pojawia się informacja: Uwaga! Do pliku JPK_V7 utworzone dowody wewnętrzne zostaną przeniesione z numerem dokumentu wskazanym w tym polu. Nie będą pobierane numery dokumentów źródłowych. Po uzupełnieniu odpowiedniego numeru, dowody wewnętrzne wprowadzone od wersji Comarch ERP Optima 2021.4.1, w pliku JPK_V7 w polu DowodZakupu / DowodSprzedazy są wykazywane z numerem własnym z dowodu wewnętrznego. Dokumenty generowane za pomocą opcji generowanie zbiorczego dowodu wewnętrznego sprzedaży przenoszone są do pliku JPK_V7 z numerem dokumentu źródłowego, a nie z numerem własnym.
Klawiszem  akceptujemy generowanie Dowodów Wewnętrznych. W dalszej kolejności pokazuje nam się wygenerowany Dowód Wewnętrzny Sprzedaży z zaznaczonym parametrem Wewnętrzny. Na dowody wewnętrzne przenoszona jest kwota netto z faktury pierwotnej. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową, dla dowodów wewnętrznych w kolumnie Kolumna powinno być ustawione Nie księgować, dotyczy to zarówno modułu Księga Podatkowa jak i dowodów wewnętrznych importowanych w modelu Pracy rozproszonej.
Wygenerowany Dowód Wewnętrzny Sprzedaży

Po zapisaniu formatki w kolejnym komunikacie pojawia się informacja, jakie dokumenty zostały wygenerowane i w jakim rejestrze się znajdują.

Informacja o wygenerowanych dokumentach
Zarówno na fakturze pierwotnej, jak i na Dowodach wewnętrznych, istnieje możliwość skorzystania z zakładki [Dokumenty], na której znajduje się informacja o dokumentach powiązanych z bieżącym dokumentem. Na liście faktur w rejestrze zakupów VAT, przy Fakturze Zakupu, do której zostały wygenerowane Dowody Wewnętrzne, pojawia się litera W (oznacza, że z tego dokumentu powstał Dokument Wewnętrzny). Jeśli wygenerowano dowód wewnętrzny do FZ, to FZ nie podlega edycji. Tak samo, jeśli do FWS wygenerujemy FWZ, to również FWS nie podlega już edycji. Edycji podlegają tylko dane dotyczące deklaracji VAT-7. Dokument FZ, do którego został wygenerowany dowód wewnętrzny sprzedaży, nie może być już rozliczony z poziomu zakładki [Kontrahent] na formularzu takiego dokumentu. Rozliczenia należy dokonać z poziomu modułu Kasa/Bank.
Uwaga
Wygenerowane dokumenty: Dowód Wewnętrzny Sprzedaży i Dowód Wewnętrzny Zakupu powinny być identyczne. Każdorazowo po wygenerowaniu tych dokumentów należy pamiętać o sprawdzeniu dokumentów, czy się między sobą nie różnią. Chodzi głównie o kwotę netto, naliczony i należny VAT.
Oprócz opisanego powyżej sposobu generowania dowodów wewnętrznych, program umożliwia automatyczne tworzenie Dowodów Wewnętrznych Zakupu i Sprzedaży już w momencie zapisywania Faktury Zakupu. Funkcja ta jest uruchamiana dla dokumentów spełniających warunki do przekształcenia, czyli takich, które mają wybrany jeden z rodzajów transakcji: Nabycie wewnątrzunijne lub Nabycie wewnątrzunijne trójstronne. Podczas zapisywania takiej faktury zakupu pojawia się formatka Generowanie dowodu wewnętrznego, na której należy wpisać numery dowodów wewnętrznych i zatwierdzić przekształcenie przyciskiem . Użytkownik może także wycofać się z formatki Generowanie dowodu wewnętrznego klawiszem  i zapisać dokument bez generowania dowodów wewnętrznych. W przypadku transakcji krajowych – podatnikiem jest nabywca dla kontrahenta będącego podatnikiem VAT nieczynnym, po wyborze na liście dokumentów w rejestrze VAT zakupu opcji generowanie dowodu wewnętrznego sprzedaży pojawia się komunikat: Na dokumencie wskazano rodzaj transakcji Krajowy - podatnikiem jest nabywca. Podatnik jednak nie jest podatnikiem VAT czynnym. Czy mimo to chcesz wystawić dowód wewnętrzny? Zaakceptowanie komunikatu powoduje pojawienie się okna Generowanie dowodu wewnętrznego. Wybór opcji Nie oznacza rezygnację z generowania dokumentów wewnętrznych.

Seryjne generowanie dowodów wewnętrznych

Na liście dokumentów w rejestrze VAT zakupu na przycisku dostępna jest opcja seryjne generowanie dowodów wewnętrznych sprzedaży. Po jej wybraniu pojawia się okno:
Okno generowania dowodu wewnętrznego sprzedaży
W polu Data wystawienia wg domyślnie zaznaczona jest opcja Dokumentu źródłowego. Na formularz dowodu wewnętrznego sprzedaży do pola Data sprzedaży przenoszona jest data zakupu z dokumentu źródłowego. Na formularz dowodu wewnętrznego zakupu daty przenoszone są z dokumentu źródłowego. Użytkownik ma możliwość zmiany daty wystawienia po wybraniu opcji Dnia i wskazaniu konkretnej daty (domyślnie podpowiada się data bieżąca). Wybrana data jest ustawiana również w polu Data wpływu na dowodzie wewnętrznym zakupu. Data zakupu pobierana jest z dokumentu źródłowego. Data obowiązku podatkowego i data prawa do odliczenia wyliczane są automatycznie. W polu Stawka VAT na dowodach wewnętrznych domyślnie wskazana jest stawka 23.00%. Po zmianie stawki, jest ona zapamiętywana podczas kolejnego seryjnego tworzenia dowodów wewnętrznych. W nowych bazach w polu Rejestr sprzedaży/ Rejestr zakupu domyślnie podpowiada się pierwszy rejestr z listy. W przypadku jego zmiany podczas kolejnego tworzenia dowodów wewnętrznych ustawiany jest nowo wybrany rejestr. W bazach zaktualizowanych z wcześniejszych wersji programu widnieje rejestr wybrany podczas poprzedniego tworzenia dowodów wewnętrznych. Na liście dokumentów w rejestrze VAT sprzedaży na przycisku dostępna jest opcja seryjne generowanie dowodów wewnętrznych zakupu. Po jej wybraniu pojawia się okno:
Okno generowania dowodu wewnętrznego zakupu
W polu Data wystawienia wg domyślnie zaznaczona jest opcja Dokumentu dowodu sprzedaży. Na formularz dowodu wewnętrznego zakupu do pola Data wystawienia, Data wpływu przenoszona jest data wystawienia z dowodu wewnętrznego sprzedaży, a do pola Data zakupu przenoszona jest data sprzedaży. Użytkownik ma możliwość zmiany daty wystawienia po wybraniu opcji Dnia i wskazaniu konkretnej daty (domyślnie podpowiada się data bieżąca). Wybrana data jest ustawiana również w polu Data wpływu. Data zakupu pobierana jest z dowodu wewnętrznego sprzedaży. Data obowiązku podatkowego i data prawa do odliczenia wyliczane są automatycznie. W nowych bazach w polu Rejestr zakupu domyślnie podpowiada się pierwszy rejestr z listy. W przypadku jego zmiany podczas kolejnego tworzenia dowodów wewnętrznych ustawiany jest nowo wybrany rejestr. W bazach zaktualizowanych z wcześniejszych wersji programu widnieje rejestr wybrany podczas poprzedniego tworzenia dokumentów wewnętrznych. Numery dowodów wewnętrznych pobierane są z dokumentów źródłowych. Dowód wewnętrzy nie zostanie utworzony jeżeli:
  • na dokumencie w rejestrze VAT zakupu zaznaczono parametr Wewnętrzny,
  • w rejestrze VAT sprzedaży wskazno fakturę zwykłą (nie wewnętrzną),
  • w rejestrze VAT zaznaczono fakturę, do której utworzono już wcześniej dowód wewnętrzny,
  • w rejestrze VAT wybrano dokument przeniesiony z modułu Handel lub zaimportowany za pomocą pracy rozproszonej, a w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry opcja Generowanie dowodów wewnętrznych w Rejestrach VAT jest odznaczona,
  • w rejestrze VAT sprzedaży zaznaczono dokument będący rozliczeniem marży.
Istnieje możliwość seryjnego tworzenia pojedynczych dowodów wewnętrznych do dokumentów zaksięgowanych.

Generowanie zbiorczych dowodów wewnętrznych

Użytkownik ma możliwość generowania zbiorczego dowodu wewnętrznego do zaznaczonych faktur. Dokument utworzy się, jeżeli wszystkie wskazane faktury wystawione zostały na ten sam podmiot oraz z takim samym miesiącem rozliczenia w deklaracji VAT-7. W przypadku metody kasowej pod uwagę brana jest data zakupu/sprzedaży. Kontrahent nadrzędny oraz kontrahent duplikat traktowani są jako różne podmioty. Zbiorczy dowód wewnętrzny generowany jest osobno dla każdego rodzaju transakcji.
Uwaga
Jeżeli użytkownik wysyła pliki JPK_VAT to powinien do każdej faktury utworzyć odrębny dowód wewnętrzny  - nie należy w takim przypadku stosować zbiorczych dowodów wewnętrznych.
Na liście dokumentów w Rejestrze VAT zakupu po rozwinięciu strzałki obok ikony  i wyborze opcji generowanie zbiorczego dowodu wewnętrznego sprzedaży pojawia się okno:
Okno generowania zbiorczego dowodu wewnętrznego sprzedaży
Na liście dokumentów w Rejestrze VAT sprzedaży po rozwinięciu strzałki obok ikony  i wyborze opcji generowanie zbiorczego dowodu wewnętrznego zakupu pojawia się okno:
Okno generowania zbiorczego dokumentu dowodu wewnętrznego zakupu
Jeżeli użytkownik zaznaczy faktury z różnymi rodzajami transakcji to dla każdego rodzaju pojawi się osobne okno. Pole Rodzaj transakcji nie podlega edycji. Do pola Rozliczać w VAT przenoszona jest data rozliczenia w VAT z zaznaczonych dokumentów. Jeżeli wszystkie wskazane faktury są na metodzie kasowej to domyślnie podpowiada się miesiąc z daty zakupu/sprzedaży. Zaznaczenie parametru Uwzględniaj dokumenty z odznaczoną datą deklaracji pozwala na uwzględnienie na zbiorczym dokumencie faktur z odznaczoną datą rozliczenia w VAT. Jeżeli użytkownik nie zaznaczy parametru Uwzględniaj dokumenty z odznaczoną datą deklaracji, a wszystkie wskazane faktury mają odznaczoną datę rozliczenia w VAT to zbiorczy dowód wewnętrzny nie powstanie.
Przykład
Użytkownik zaznacza w Rejestrze VAT zakupów 6 dokumentów wprowadzonych na tego samego kontrahenta, z tą samą datą rozliczenia w deklaracji VAT-7 oraz z następującymi rodzajami transakcji: FZ1, FZ2: krajowa, FZ3, FZ4: nabycie wewnątrzunijne, FZ5, FZ6: krajowa – podatnikiem jest nabywca. Podczas generowania zbiorczego dowodu wewnętrznego okno, a następnie formularz dowodu wewnętrznego pojawia się trzykrotnie: 1)  Rodzaj transakcji: krajowa, na dowodzie wewnętrznym pozycje dotyczące FZ1 oraz FZ2. 2) Rodzaj transakcji: nabycie wewnątrzunijne, na dowodzie wewnętrznym pozycje dotyczące FZ3 oraz FZ4. 3) Rodzaj transakcji: krajowa-podatnikiem jest nabywca, na dowodzie wewnętrznym pozycje dotyczące FZ5 oraz FZ6.
Zbiorczy dowód wewnętrzy nie zostanie wygenerowany jeżeli:
  • w Rejestrze VAT zakupu zaznaczono dokument wewętrzny,
  • w Rejestrze VAT sprzedaży wskazno fakturę zwykłą (nie wewnętrzną).
  • w Rejestrze VAT zaznaczono fakturę, do której utworzono już wcześniej dokument wewnętrzny,
  • w Rejestrze VAT wybrano dokument przeniesiony z modułu Handel, a w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry opcja Generowanie dowodów wewnętrznych w Rejestrach VAT jest odznaczona,
  • w Rejestrze VAT wskazano dokument zaimportowany poprzez mechanizm pracy rozproszonej, a w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry opcja Generowanie dowodów wewnętrznych w Rejestrach VAT jest odznaczona,
  • w Rejestrze VAT sprzedaży zaznaczono dokument będący rozliczeniem marży.
Formularz zbiorczego dowodu wewnętrznego Dane w nagłówku dokumentu: 
  • Kontrahent – taki sam jak na zaznaczanych fakturach,
  • Kategoria nagłówka – przenoszony z formularza kontrahenta,
  • Opis nagłówka – Zbiorczy dowód wewnętrzny,
  • Korekta/ transakcja fiskalna/ Sprzedaż detaliczna – odznaczone,
  • Rozliczać w VAT – zaznaczone, miesiąc i rok wybrany w oknie generowania zbiorczego dowodu wewnętrznego,
  • Daty – ostatni dzień miesiąca wskazanego jako miesiąc rozliczenia w deklaracji VAT-7,
  • Dane adresowe podmiotu – zakładka [Kontrahent] – przenoszone z karty kontrahenta,
  • Rodzaj transakcji – przenoszony z okna generowania zbiorczego dowodu wewnętrznego,
  • Finalny/ Podmiot gospodarczy/ Podatnik VAT czynny/ Rolnik – ewentualne zaznaczenia przenoszone z formularza kontrahenta,
  • Wewnętrzny – zaznaczone,
  • JPK_FA – odznaczone,
  • Waluta – PLN.
Uwaga
Jeżeli w Rejestrze VAT zakupu wybrana zostanie opcja generowania zbiorczego dowodu wewnętrznego sprzedaży oraz zakupu i na formularzu dowodu wewnętrznego sprzedaży użytkownik zmieni ustawienia (np. kategorię, rodzaj transakcji) to zmiany przeniosą się na dowód wewnętrzny zakupu.
Pozycje dokumentu: 
  • Kategoria, Kategoria 2, Opis 2 – przenoszone z pozycji na fakturach pierwotnych,
  • Opis – numer dokumentu z faktury pierwotnej oraz opis z pozycji faktury pierwotnej,
  • Stawka – mechanizm analogiczny jak podczas generowania pojedynczego dowodu wewnętrznego,
  • Kwoty – w PLN, przeliczone po kursie do VAT,
  • Rodzaj – mechanizm analogiczny jak podczas generowania pojedynczego dowodu wewnętrznego,
  • Odliczenia – Tak,
  • w proporcji – Nie uwzględniaj,
  • Kolumna – Nie księgować.
Pozycje przenoszone są na dowód wewnętrzny pojedynczo. Na każdym dokumencie w Rejestrze VAT zakupu, do którego wygenerowano zbiorczy dowód wewnętrzny, na zakładce [Dokumenty] widoczny jest zbiorczy dowód wewnętrzny sprzedaży. Na zbiorczym dowodzie wewnętrznym sprzedaży na zakładce [Dokumenty] widoczne są wszystkie faktury zakupowe, na podstawie powstał zbiorczy dowód oraz dowód wewnętrzny zakupu. Na zbiorczym dowodzie wewnętrznym zakupu na zakładce [Dokumenty] widoczny jest zbiorczy dowód wewnętrzny sprzedaży. W przypadku transakcji krajowych – podatnikiem jest nabywca dla kontrahenta będącego podatnikiem VAT nieczynnym, po wyborze na liście dokumentów w rejestrze VAT zakupu opcji generowanie zbiorczego dowodu wewnętrznego sprzedaży pojawia się komunikat: Zaznaczono dokumenty dla podatnika VAT nieczynnego. Czy mimo to chcesz wystawić zbiorczy dowód wewnętrzny? Zaakceptowanie komunikatu powoduje pojawienie się okna Generowanie dowodu wewnętrznego. Wybór opcji Nie oznacza rezygnację z generowania dowodów wewnętrznych.

Generowanie rozliczenia faktury VAT marża

Ustawa o podatku od towarów i usług nakłada szczególne obowiązki rozliczania podatku należnego przez podatników stosujących metodę opodatkowania marży. Zgodnie z art. 119 obecnie obowiązującej Ustawy o podatku od towarów i usług, podstawą opodatkowania przy wykonywaniu usług turystyki jest kwota marży pomniejszona o kwotę należnego podatku. Przez marżę rozumie się różnicę między kwotą należności, którą ma zapłacić nabywca usługi, a ceną nabycia przez podatnika towarów i usług od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty. W celu wyliczenia podatku należnego od marży generowany jest dokument Rozliczenie faktury VAT marża. W pierwszej kolejności w Rejestrze Sprzedaży wprowadzamy pierwotną Fakturę Sprzedaży: w stawce NP (za sprzedaż usług nabytych dla bezpośredniej korzyści turysty) oraz ewentualnie w stawkach opodatkowanych (za sprzedaż usług własnych). Faktura Sprzedaży może być wprowadzona dla dowolnego typu transakcji (krajowa, wewnątrzwspólnotowa lub zagraniczna). Po wprowadzeniu Faktury Sprzedaży w rejestrze VAT sprzedaży zapisujemy taką fakturę. Następnie będąc na liście Faktur Sprzedaży wybieramy przycisk  znajdujący się obok ikony  i z rozwijalnego menu wybieramy opcję Generowanie rozliczenia marży. W programie pojawia się informacja o Generowaniu rozliczenia marży z możliwością określenia:
  • Rejestru Sprzedaży, w którym zostanie zapisany wygenerowany dokument. Domyślnie podpowiada się ostatnio wybrany w danej bazie firmowej Rejestr,
  • Numeru dokumentu – automatycznie przenoszony jest numer dokumentu pierwotnego,
  • Kwoty marży (automatycznie podpowiada się kwota z Faktury Sprzedaży w stawce NP).
Uwaga
Jeśli Faktura Sprzedaży została przesłana do Rejestru Sprzedaży z modułu Faktury, to kwota marży podpowiada się automatycznie pod warunkiem, że do Faktury Sprzedaży wygenerowany został dokument WZ.
Generowanie rozliczenia marży
Jeśli Faktura Sprzedaży VAT zostanie zaewidencjonowana w walucie obcej, to Rozliczenie faktury VAT marża będzie wyliczone od kwoty netto w PLN.
Uwaga
Podczas generowania rozliczenia marży istnieje możliwość wprowadzenia ujemnej kwoty marży.
Po uzupełnieniu wszystkich informacji i zatwierdzeniu otrzymujemy dokument będący Rozliczeniem faktury VAT marża. Ostatnim krokiem jest zapisanie tego dokumentu. Na ekranie pojawi się odpowiednia informacja:
Informacja o wygenerowaniu dokumentu Rozliczenie faktury VAT marża
  W przypadku dokumentu rozliczenia marży, jeżeli podczas generowania tego dokumentu podana zostanie na oknie rozliczenia ujemna kwota w stawce NP zamiast domyślnie podpowiadanej dodatniej (czyli na dokumencie rozliczenia marży będzie dodatnia kwota w stawce NP) i wartość VAT dla stawki opodatkowanej jest równa 0, wówczas taki dokument oznaczany jest na potrzeby pliku JPK_V7 jako marża ujemna. Każdy inny dokument dodany ręcznie, który nie będzie rozliczeniem marży, nawet jeżeli będzie posiadał pozycje w stawce NP i ujemną pozycję z zerową kwotą VAT, będzie traktowany jako korekta dokumentu pierwotnego, a nie rozliczenie marzy ujemnej. Podczas aktualizacji do wersji 2021.4.1 z wersji programu wcześniejszej niż 2021.4.1, jeżeli w bazie będą znajdowały się dokumenty rozliczenia marży z dodatnią kwotą w stawce NP i zerową kwotą VAT dla stawki opodatkowanej, zostaną one oznaczone jako rozliczenie marży ujemnej. Faktura VAT marża, znajdująca się na liście faktur w Rejestrze Sprzedaży, do której został wygenerowany dokument Rozliczenie marży, będzie posiadać w kolumnie Status znacznik M.
Wygenerowany dokument „Rozliczenia marży”
Rejestr VAT po wygenerowaniu Rozliczenia VAT marża
Uwaga
Do dokumentu z rodzajem transakcji Procedura OSS nie można wygenerować rozliczenia marży.
Z poziomu Rejestru Sprzedaży VAT Użytkownik ma możliwość wydruku Rejestru VAT marża. W Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Wydruki rejestrów VAT marża należy zdefiniować stawki, z jakich będziemy korzystać przy wydrukach.
Konfiguracja - Wydruki rejestrów VAT marża
Następnie z poziomu rejestru VAT sprzedaży wchodzimy na ikonę  pod przyciskiem drukarki i mamy dostępne następujące opcje:

dla Rejestru VAT marża mamy dostępne opcje:

Operacje seryjne

Na liście w menu kontekstowym oraz na przycisku Operacje seryjne  pod listą dostępne są operacje seryjne. Po rozwinięciu strzałki obok przycisku widoczne są opcje: Dokument (a w niej opcje: Zmień rejestr, Zmień kategorię, Zmień opis, Zmień odliczenia, Zmień datę deklaracji VAT, Zmień rozliczać VAT-UE, Zmień rodzaj transakcji, Zmień rodzaj na pozycjach, Zmień uwz. w proporcji, Zmień warunki płatności, Dodaj atrybut, Ustaw kolumnę KPiR (widoczna jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę Podatkową), Ustaw kolumnę ewidencji ryczałtowej (widoczna jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Ewidencję ryczałtową), Ustaw zakład (widoczna jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę Podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa)), Podmiot (a w niej opcje: Zmień podmiot / płatnika, Zmień status podmiotu, Aktualizuj dane podmiotu, Zweryfikuj status VAT, Zweryfikuj status VIES, Zweryfikuj numery rachunków), JPK (a w niej opcje: Dodaj kody JPK_V7, Usuń kody JPK_V7, Aktualizuj kody JPK_V7 z kategorii, Dodaj atrybut JPK, Zmień parametr JPK_FA), OSS (a w niej opcje: Przelicz po kursie EBC, Zmień datę deklaracji VIU-DO), Rozlicz, Usuń rozliczenia.

Zmień rejestr

Funkcja umożliwia przenoszenie zapisów pomiędzy rejestrami cząstkowymi. Daje ona możliwość zbiorczego przenoszenia dokumentów znajdujących się w jednym podrejestrze do innego. Aby skorzystać z tej funkcji należy zaznaczyć te faktury na liście, które powinny zostać przeniesione do innego rejestru. Następnie po wybraniu opcji Zmień rejestr wyświetlone zostanie okno, na którym będzie możliwe wskazanie docelowego podrejestru. Dodatkowo, użytkownik może skorzystać z opcji zaznaczenia parametru Nadawać identyfikator księgowy, który powoduje, że przeniesionym zapisom zostanie nadany nowy numer (identyfikator księgowy) wg domyślnego schematu Kolejna pozycja/ Rok/ Nazwa rejestru lub po zaznaczeniu odpowiedniego parametru w Konfiguracji wg schematu numeracji zdefiniowanego przez użytkownika. Nowy identyfikator mogą dostać tylko dokumenty niezaksięgowane.
Parametry seryjnej zmiany rejestru

Zmień kategorię

Po zaznaczeniu wybranych parametrów użytkownik może przypisać nową lub zmienić dotychczasową kategorię nagłówka lub/oraz kategorię/ kategorię2 pozycji dla wybranych dokumentów. Opcje Aktualizuj rodzaj, odliczenia i kolumnę KPiR lub Aktualizuj rodzaj i kolumnę ewidencji ryczałtowej będą widoczne w zależności od rodzaju księgowości oraz typu rejestru (sprzedaż/ zakup). Jeżeli parametr zostanie zaznaczony odpowiednie opcje (rodzaj, odliczenia, kolumna KPiR/ kolumna ewidencji ryczałtowej) zostaną zaktualizowane na wszystkich pozycjach wybranych dokumentów, natomiast w przypadku, gdy nie zaznaczymy parametru zmieniona/ przypisana będzie tylko kategoria. Po zaznaczeniu parametru Zmień kategorię pozycji użytkownik ma również możliwość zaznaczenia domyślnie odznaczonej opcji Aktualizuj stawkę VAT (w przypadku rejestru VAT zakupu) lub Aktualizuj stawkę VAT i Uwz. w proporcji (w przypadku rejestru VAT sprzedaży). Zaznaczenie opcji i naciśnięcie przycisku powoduje zmianę kategorii i zmianę stawki VAT w przypadku, gdy stawka na kategorii jest inna niż stawka na dokumencie. Zmiana stawki nie powoduje przeliczenia kwot na dokumencie. Może to być w szczególności przydatne dla dokumentów zaimportowanych, np. z pliku JPK_V7, gdzie nie ma stawek VAT dla zakupu. W sytuacji gdy na kategorii nie uzupełniono stawki VAT to na dokumencie zmieniana jest tylko kategoria, bez zmiany stawki VAT. W przypadku gdy zostanie wybrana ta sama kategoria, ale stawka na kategorii jest różna od stawki na dokumencie to na dokument przenoszona jest stawka uzupełniona na kategorii. W przypadku rejestru VAT sprzedaży aktualizacja stawki VAT powoduje aktualizację wartości w kolumnie Uwz. w proporcji:
  • Tylko w mianowniku – w przypadku zmiany stawki na ZW,
  • Nie uwzględniać – w przypadku zmiany stawki na NP,
  • Uwzględniać – w przypadku zmiany na stawki opodatkowane.
Parametry seryjnej zmiany kategorii
Seryjna zmiana kategorii powoduje usunięcie kodów JPK_V7 przypisanych do kategorii wybranej pierwotnie na dokumencie i przeniesienie kodów JPK_V7 z formularza nowo wybranej kategorii. Jeżeli na dokumencie jako rodzaj transakcji wybrano Procedura OSS to po wyborze operacji seryjnej Zmień kategorię i zaznaczeniu parametrów Zmień kategorię pozycji oraz Aktualizuj stawkę VAT i Uwz. w proporcji na dokument przenoszona jest stawka wskazana na formularzu kategorii w sekcji Stawki VAT (procedura OSS) pod warunkiem, że obowiązuje ona w kraju wskazanym na zakładce [OSS]. Zmianie ulega jedynie stawka VAT, wartości na pozycji się nie aktualizują. Jeżeli na formularzu kategorii nie wskazano takiej stawki lub wybrano stawkę nieobowiązującą w kraju wskazanym na zakładce [OSS] to stawka VAT na dokumencie nie jest zmieniana.

Zmień opis

Funkcja umożliwia seryjne dodanie lub zmianę opisu w nagłówku podświetlonego/ zaznaczonych dokumentów.
Parametry seryjnego ustawiania opisu
Ustawienie opisu jest możliwe, jeżeli dokument nie jest zaksięgowany, nie dodano na nim predekretacji (w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową), nie wygenerowano do niego dowodów wewnętrznych, a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.

Zmień odliczenia

Opcja dostępna tylko w Rejestrze VAT zakupu, wartość wybrana w polu Odliczenia zostanie ustawiona na wszystkich pozycjach wybranych dokumentów.
Parametry seryjnej zmiany odliczeń

Zmień datę deklaracji VAT

Funkcja umożliwia ustawienie nowej daty deklaracji tylko dla metody zwykłej rozliczenia VAT-u. Dodatkowo jeżeli parametr Aktualizuj dokumenty z odznaczoną datą deklaracji zostanie zaznaczony, dokumenty, na których opcja Rozliczać w VAT nie była zaznaczona, zostaną również uwzględnione przy ustawieniu nowej daty rozliczenia deklaracji. Użytkownik ma również możliwość seryjnego odznaczenia parametru Rozliczać w VAT. Aby dla zaznaczonych dokumentów seryjnie odznaczyć parametr Rozliczać w VAT, należy po zaznaczeniu dokumentów uruchomić funkcję Zmień datę deklaracji VAT i odznaczyć parametr Rozliczać w VAT. Funkcja seryjnego odznaczenia parametru Rozliczać w VAT działa zarówno w przypadku rozliczania deklaracji VAT na zasadach ogólnych jaki i dla metody kasowej.
Parametry seryjnej zmiany daty deklaracji

Zmień rozliczać VAT-UE

Funkcja umożliwia seryjne wskazanie dokumentów do deklaracji VAT-UE. Po zaznaczeniu parametru Zmień ustawienie parametru automatycznie zaznaczana jest opcja Rozliczać w VAT UE oraz Pomiń dowody wewnętrzne (aby nie podwoić transakcji w deklaracji VAT-UE).
Parametry seryjnej zmiany Rozliczać w VAT-UE
Po odznaczeniu opcji Pomiń dowody wewnętrzne parametr Rozliczać w VAT-UE zostanie zaznaczony również na dowodach wewnętrznych. Jeżeli użytkownik chce seryjnie odznaczyć parametr Rozliczać w VAT-UE na dokumentach w rejestrze VAT to powinien po zaznaczeniu parametru Zmień ustawienie parametru odznaczyć parametr Rozliczać w VAT-UE. Jeżeli parametr Rozliczać w VAT-UE ma zostać odznaczony na dowodach wewnętrznych to dodatkowo należy odznaczyć parametr Pomiń dowody wewnętrzne. Seryjna zmiana ustawienia parametru Rozliczać w VAT-UE możliwa jest dla dokumentów z rodzajem transakcji:
  • dostawa wewnątrzunijna,
  • dostawa wewnątrzunijna trójstronna,
  • dostawa poza terytorium kraju,
  • poza terytorium kraju (stawka NP),
  • wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca,
  • pozaunijny – podatnikiem jest nabywca,
  • nabycie wewnątrzunijne,
  • nabycie wewnątrzunijne trójstronne.
Seryjna zmiana ustawienia parametru Rozliczać w VAT-UE nie jest możliwa w przypadku:
  • dokumentu z rodzajem transakcji: krajowa, krajowa – podatnikiem jest nabywca, eksport, eksport – zwrot VAT, procedura OSS, import,
  • dokumentu uwzględnionego na zatwierdzonej deklaracji JPK_V7 jeżeli na formularzu operatora dla parametru Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7/plik JPK_V7 zaznaczono opcję Blokuj,
  • dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych.
 

Zmień rodzaj transakcji

Funkcja umożliwia seryjną zmianę rodzaju transakcji wybranego na zakładce [Kontrahent].
Parametry seryjnej zmiany rodzaju transakcji
Seryjna zmiana rodzaju transakcji jest możliwa dla każdego dokumentu (w tym zaksięgowanego, z uzupełnioną predekretacją – w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, dokumentu, do którego wygenerowano dowody wewnętrzne oraz dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych). Wraz ze zmianą rodzaju transakcji następuje aktualizacja daty obowiązku podatkowego/ prawa do odliczenia/ deklaracji VAT-7 pod warunkiem, iż dokument nie jest zaksięgowany, nie dodano na nim predekretacji, nie wygenerowano do niego dowodów wewnętrznych, a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych. W przypadku transakcji wewnątrzunijnych, wewnątrzunijnych trójstronnych oraz wewnątrzunijnych – podatnikiem jest nabywca zaznaczenie dla parametru Prefiks NIP opcji Nie powoduje zmianę rodzaju transakcji bez zmiany kodu kraju na dokumencie. W przypadku transakcji innych niż wewnątrzunijne zaznaczenie dla parametru Prefiks NIP opcji Tak powoduje zmianę rodzaju transakcji oraz usunięcie kodu kraju z dokumentu. W przypadku wyboru rodzaju transakcji Procedura OSS konieczne jest uzupełnienie prefiksu NIP. Podczas seryjnej zmiany rodzaju transakcji na Procedura OSS pojawia się komunikat: Zmieniając rodzaj transakcji na „Procedura OSS” zweryfikuj stawki VAT na dokumencie. Użytkownik powinien dokonać weryfikacji stawek na zmienionych dokumentach, ponieważ jeżeli nastąpi zmiana kraju odbiorcy np. z Austrii na Bułgarię to stawki VAT na dokumencie nie zostaną automatycznie zmienione na te obowiązujące w Bułgarii. Stąd konieczności ich weryfikacji przez użytkownika. Podczas próby zmiany rodzaju transakcji na dokumentach za okres, w którym deklaracja VAT-7 została zatwierdzona przez operatora, któremu w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy dla parametru Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7 wskazano opcję blokada pojawia się komunikat: Błąd zmiany rodzaju transakcji – Dokument nr [numer dokumentu]. Dokument dotyczy deklaracji VAT-7, która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach. Podczas próby zmiany rodzaju transakcji na dokumentach za okres, w którym deklaracja VAT-7 została zatwierdzona przez operatora, któremu w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy dla parametru Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7 wskazano opcję ostrzeżenie pojawia się komunikat: Deklaracja VAT-7 za podany okres została zatwierdzona. Po zapisaniu dokumentu należy ponownie sporządzić deklarację lub korektę do deklaracji. Czy chcesz zapisać dokument?

Zmień rodzaj na pozycjach

Funkcja umożliwia seryjną zmianę rodzaju wybranego na pozycjach podświetlonego/zaznaczonych dokumentów.
Parametry seryjnej zmiany rodzaju na pozycjach
Zmieniany jest rodzaj na wszystkich pozycjach podświetlonego/zaznaczonych dokumentów. Zmiana rodzaju na pozycjach nie jest możliwa tylko w sytuacji, gdy dokument został wyeksportowany, a na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych.

Zmień uwz. w proporcji

Operacja widoczna tylko w rejestrze VAT sprzedaży. Funkcja umożliwia seryjną zmianę wpływającą na wyliczenie proporcji struktury sprzedaży. Po jej wyborze wyświetlane jest okno, w którym użytkownik w polu Aktualizuj dla stawki VAT powinien zaznaczyć stawki, dla których ma zostać wykonana zmiana oraz w polu Uwzględniaj w proporcji wybrać wartość, która zostanie wskazana w pozycji dokumentu w kolumnie Uwz. w proporcji.
Parametry seryjnej zmiany Uwzględniaj w proporcji
Ustawienie Uwzględniaj w proporcji nie jest zmieniane na dokumentach ze stawką inną niż wskazana w polu Aktualizuj dla stawki VAT. Aby zmienić ustawienie Uwzględniaj w proporcji niezależnie od stawki VAT na dokumencie, należy w polu Aktualizuj dla stawki VAT wybrać opcję Wszystkie. Przykładowo po zaznaczeniu opcji Nieopodatkowana (NP), wybraniu z listy Uwzględniaj i naciśnięciu przycisku pioruna, na zaznaczonych dokumentach z pozycjami ze stawką NP następuje zmiana w kolumnie Uwz. w proporcji na: Uwzględniaj. Seryjna zmiana ustawienia Uwzględniaj w proporcji nie jest możliwa w przypadku:
  • dokumentu uwzględnionego na zatwierdzonej deklaracji JPK_V7 jeżeli na formularzu operatora dla parametru Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7/plik JPK_V7 zaznaczono opcję Blokuj,
  • dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych.
 

Zmień warunki płatności

Funkcja umożliwia seryjną zmianę terminu płatności, formy płatności, ustawienia parametru Mechanizm podzielonej płatności oraz statusu płatności na Nie podlega na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
Parametry seryjnej zmiany warunków płatności na dokumencie w rejestrze VAT
Po zaznaczeniu parametru Zmień formę płatności istnieje możliwość wyboru formy płatności jaka ma zostać ustawiona na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach. Domyślnie ustawiana jest opcja przelew. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT to po wyborze formy płatności o typie gotówka w rejestrze kasowym tworzony jest zapis kasowy rozliczający płatność do dokumentu. Zapis jest tworzony jeżeli raport kasowy za ten okres nie został zamknięty. Jeżeli za ten okres raport nie został jeszcze utworzony to podczas seryjnej zmiany warunków płatności pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje utworzenie raportu, do którego trafi zapis rozliczający dokument. Po zaznaczeniu parametru Zmień formę płatności aktywna staje się opcja Aktualizuj termin płatności, po zaznaczeniu której termin płatności pobierany jest z karty kontrahenta, a w przypadku braku jego zaznaczenia na karcie kontrahenta – termin wskazany na formularzu formy płatności w Konfiguracji. Termin płatności wyliczany jest jako data wystawienia plus ilość dni z karty kontrahenta/ formy płatności. Zaznaczenie parametru Zmień termin płatności powoduje wyszarzanie opcji Aktualizuj termin płatności i ustawienie opcji o ilość dni z wartością 0 dni. Użytkownik ma możliwość wpisania maksymalnie 999 dni. Termin płatności wyliczany jest jako data wystawienia plus ilość wskazanych dni. Po zaznaczeniu opcji na dzień istnieje możliwość wskazania konkretnej daty.
  • Seryjna zmiana formy/ terminu płatności nie jest możliwa w przypadku:
  • dokumentu rozliczonego,
  • dokumentu, do którego utworzono dowody wewnętrzne,
  • dokumentu, do którego została wystawiona faktura VAT marża,
  • dokumentu posiadającego więcej niż jedną płatność (w tym dokumentu z zaznaczonym parametrem Płatność VAT w PLN),
  • dokumentu z płatnością o stanie innym niż Do realizacji,
  • dowodu wewnętrznego,
  • dokumentu uwzględnionego w VAT-ZD lub w korekcie podatku dochodowego,
  • dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych,
  • dokumentu zaksięgowanego lub dokumentu z uzupełnioną predekretacją (w przypadku Księgowości kontowej).
W przypadku dokumentów przeniesionych z modułu Handel zmiana formy/ terminu płatności dokonywana jest tylko na formularzu dokumentu w rejestrze VAT, nie wpływa natomiast na płatność w Preliminarzu płatności. Po zaznaczeniu parametru Zmień ustawienie parametru automatycznie zaznaczany jest również parametr MPP – podzielona płatność. Jeżeli opcja MPP – podzielona płatność zostanie odznaczona to nastąpi odznaczenie tego parametru na wskazanych dokumentach, pod warunkiem, że stan płatności związanej z dokumentem jest różny od Wysłano oraz Zrealizowano. Nie ma możliwości seryjnej zmiany parametru MPP – podzielona płatność na dokumentach, na których wybrano podmiot o typie: bank, pracownik, wspólnik lub kontrahent o statusie osoba fizyczna. Zmiana nie jest również możliwa na dowodach wewnętrznych oraz na fakturach przeniesionych z modułu Handel. Po zaznaczeniu parametru Zmień status płatności na Nie podlega płatności w Preliminarzu płatności otrzymują status Nie podlega.
Uwaga
Funkcja Zmień status płatności na Nie podlega dedykowana jest w szczególności użytkownikom, którzy od 1 października 2020 r. ręcznie wprowadzają do rejestru VAT raporty fiskalne z typem dokumentu RO i dodatkowo Faktury do Paragonów z typem dokumentu FP, aby w Preliminarzu płatności nie dublowały się płatności. Dodatkowo w przypadku modułu Księga Podatkowa dla takich Faktur należy skorzystać z operacji seryjnej Ustaw kolumnę KPIR, wskazując opcję Nie księgować
Seryjna zmiana statusu na Nie podlega nie jest możliwa w przypadku:
  • dokumentu rozliczonego całkowicie lub częściowo,
  • dokumentu uwzględnionego w VAT-ZD lub w korekcie podatku dochodowego,
  • dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych,
  • dokumentu przeniesionego z modułu Handel.

Dodaj atrybut

Funkcja umożliwia dodanie na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach atrybutu dotyczącego kontrahenta lub dokumentu.
Parametry seryjnego dodawania atrybutu
Ikona pioruna uaktywnia się po wybraniu z listy atrybutu. Użytkownik powinien wskazać wartość, jaka przypisana zostanie na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach.

Ustaw kolumnę KPiR

Operacja umożliwia seryjne wskazanie kolumny księgowania do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach. Kolumna ustawiana jest dla każdej pozycji dokumentu.
Parametry seryjnego ustawienia kolumny KPiR
Seryjne ustawienie kolumny KPiR jest możliwe, jeżeli dokument nie jest zaksięgowany, nie wygenerowano do niego dowodów wewnętrznych, a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.

Ustaw kolumnę ewidencji ryczałtowej

Funkcja dostępna tylko w Rejestrze VAT sprzedaży jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Ewidencję ryczałtową.
Parametry seryjnego ustawienia kolumny ewidencji ryczałtowej
Operacja umożliwia seryjne wskazanie kolumny księgowania do Ewidencji ryczałtowej na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach. Seryjne ustawienie kolumny ewidencji ryczałtowej jest możliwe, jeżeli dokument nie jest zaksięgowany, nie wygenerowano do niego dowodów wewnętrznych, a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.

Ustaw zakład

Funkcja umożliwia ustawienie zakładu na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach. Operacja widoczna tylko jeżeli w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa.
Parametry seryjnego ustawienia zakładu
 

Zmień podmiot / płatnika

Funkcja umożliwia seryjną zmianę podmiotu/ płatnika na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
Parametry seryjnego ustawienia podmiotu / płatnika
Po zaznaczeniu parametru Zmień podmiot automatycznie zaznaczana jest opcja Zmień płatnika oraz w przypadku rejestru VAT zakupu – Zaktualizuj nr rachunku bankowego. Wybór podmiotu powoduje wskazanie w oknie operacji seryjnych tego samego płatnika. Zmiana płatnika w oknie operacji seryjnych nie powoduje aktualizacji podmiotu. Podczas seryjnej zmiany podmiotu następuje aktualizacja ustawienia parametru MPP – podzielona płatność na dokumencie. Zmiana podmiotu na dokumencie powoduje usunięcie kodów JPK_V7 przypisanych do kontrahenta wybranego pierwotnie i przeniesienie kodów JPK_V7 z karty nowo wybranego kontrahenta (za wyjątkiem kodów towarowych GTU w rejestrze VAT zakupu). Zaznaczenie parametru Zaktualizuj nr rachunku bankowego powoduje aktualizację numeru rachunku bankowego na dokumencie w rejestrze VAT zakupu oraz na płatności w Preliminarzu płatności. Zmiana płatnika na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży powoduje aktualizację numeru rachunku bankowego na płatności w Preliminarzu płatności. Seryjna zmiana podmiotu nie jest możliwa w przypadku:
  • dokumentu, do którego utworzono dowody wewnętrzne,
  • dokumentu, do którego została wystawiona faktura VAT marża,
  • dokumentu uwzględnionego w VAT-ZD lub w korekcie podatku dochodowego,
  • dokumentu z płatnością o stanie Wysłane lub Zrealizowane – jeżeli zmiana podmiotu powoduje zmianę ustawienia parametru MPP – podzielona płatność,
  • dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych,
  • dokumentu zaksięgowanego lub dokumentu z uzupełnioną predekretacją (w przypadku Księgowości kontowej),
  • jeżeli na formularzu operatora dodano blokadę Formularz rejestru VAT (opcja Zmiana).
Seryjna zmiana płatnika nie jest możliwa w przypadku:
  • dokumentu rozliczonego całkowicie lub częściowo,
  • dokumentu z płatnością o stanie Wysłane lub Zrealizowane,
  • dokumentu, do którego utworzono dowody wewnętrzne,
  • dokumentu, do którego została wystawiona faktura VAT marża,
  • dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych,
  • dokumentu zaksięgowanego lub dokumentu z uzupełnioną predekretacją (w przypadku Księgowości kontowej),
  • jeżeli na formularzu operatora dodano blokadę Formularz rejestru VAT (opcja Zmiana).
W przypadku dokumentów przeniesionych z modułu Handel zmiana płatnika dokonywana jest tylko na formularzu dokumentu w rejestrze VAT, nie wpływa natomiast na płatność w Preliminarzu płatności.

Zmień status podmiotu

Funkcja umożliwia seryjną zmianę statusu podmiotu na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach:
Parametry seryjnej zmiany statusu podmiotu
Seryjna zmiana statusu podmiotu jest możliwa dla każdego dokumentu (w tym zaksięgowanego, z uzupełnioną predekretacją – w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, dokumentu, do którego wygenerowano dowody wewnętrzne oraz dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych). Podczas próby zmiany statusu podmiotu na dokumentach za okres, w którym deklaracja VAT-7 została zatwierdzona przez operatora, któremu w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy dla parametru Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7 wskazano opcję blokada pojawia się komunikat: Błąd zmiany rodzaju transakcji – Dokument nr [numer dokumentu]. Dokument dotyczy deklaracji VAT-7, która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach. Podczas próby zmiany statusu podmiotu na dokumentach za okres, w którym deklaracja VAT-7 została zatwierdzona przez operatora, któremu w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy dla parametru Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7 wskazano opcję ostrzeżenie pojawia się komunikat: Deklaracja VAT-7 za podany okres została zatwierdzona. Po zapisaniu dokumentu należy ponownie sporządzić deklarację lub korektę do deklaracji. Czy chcesz zapisać dokument?

Aktualizuj dane podmiotu

Funkcja umożliwia seryjną zmianę nazwy, danych adresowych oraz numeru NIP/PESEL na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
Parametry seryjnej aktualizacji danych podmiotu
W oknie parametrów seryjnej aktualizacji danych podmiotu domyślnie zaznaczony jest parametr Aktualizuj nazwę i dane adresowe. Użytkownik ma możliwość zaznaczenia opcji Aktualizuj numer identyfikacyjny NIP/PESEL. Seryjna aktualizacja danych podmiotu powoduje przeniesienie na dokument danych uzupełnionych aktualnie na karcie kontrahenta wybranego na dokumencie. Seryjna aktualizacja danych podmiotu możliwa jest dla każdego dokumentu, w tym zaksięgowanego, z uzupełnioną predekretacją (w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową), dokumentu, do którego wygenerowano dowody wewnętrzne, dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych). Wyjątkiem jest zmiana NIP na dokumencie z płatnością o stanie Wysłane lub Zrealizowane przy zaznaczonym parametrze MPP- podzielona płatność. Seryjna aktualizacja nie jest również możliwa jeżeli na formularzu operatora dodano blokadę Formularz rejestru VAT (opcja Zmiana). W przypadku dokumentów pierwotnych do których utworzone zostały dowody wewnętrzne (np. transakcja wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub rozliczenie VAT marża), zmiana danych powoduje aktualizację danych podmiotu na dowodach wewnętrznych. Automatyczna zmiana danych nie jest wykonywana dla zbiorczego dowodu wewnętrznego lub jeśli zmiana danych następuje z poziomu dowodu wewnętrznego (np. transakcja WNT i zmieniany jest numer NIP lub adres na dowodzie wewnętrznym sprzedaży).

Zweryfikuj status VAT

Parametry seryjnej weryfikacji statusu VAT
Zaznaczenie parametru Aktualizuj parametr podatnik VAT czynny na dokumentach umożliwia zbiorczą weryfikację statusu VAT jednocześnie dla wielu dokumentów. Po naciśnięciu ikony pioruna następuje seryjne sprawdzanie, czy dla kontrahentów wybranych na zaznaczonych dokumentach na dzień wystawienia dokumentu istnieje już zapis historii weryfikacji w bazie danych, a dopiero w razie braku takiego wpisu na określony dzień pobierany jest raport z serwisu Ministerstwa Finansów na dzień bieżący. W razie rozbieżności z bazą Ministerstwa Finansów statusy kontrahentów na dokumentach są zmieniane. W logu z przebiegu operacji dla każdego zaznaczonego dokumentu pojawia się odpowiednia informacja. Jeżeli parametr nie zostanie zaznaczony to nastąpi weryfikacja statusów VAT, ale nie zostaną one zmienione na dokumentach. Użytkownik sam może zdecydować o ich zmianie. Parametr Aktualizuj odliczenia na NIE dla osoby fizycznej lub nieczynnego podatnika VAT dostępny jest tylko po wyborze operacji seryjnej z poziomu rejestru VAT zakupu. Zaznaczenie parametru powoduje w przypadku osoby fizycznej lub nieczynnego podatnika VAT ustawienie odliczeń na Nie. Podczas seryjnej weryfikacji statusu VAT dokumentów, na których wybrano podmiot inny niż kontrahent pojawia się komunikat: Błąd weryfikacji statusu VAT – Dokument nr [Numer dokumentu]. Podmiot nie jest kontrahentem.

Zweryfikuj status VIES

Funkcja umożliwia seryjną weryfikację statusu w bazie VIES dla podświetlonego/zaznaczonych dokumentów.

Zweryfikuj numery rachunków

Funkcja umożliwia seryjną weryfikację numerów rachunków bankowych w Wykazie podatników VAT. Operacja sprawdza płatności powiązane z danym dokumentem (również dla faktur pochodzących z modułu Handel), a nie weryfikuje numer rachunku bankowego na dokumencie. Dokumenty z rejestru zakupu VAT muszą mieć wartość dodatnią, natomiast dokumenty z rejestru sprzedaży VAT muszą mieć wartość ujemną. W pierwszej kolejności następuje sprawdzenie, czy płatność jest związana z rejestrem o typie Konto bankowe, a następnie czy uzupełniono numer rachunku bankowego. Jeżeli numer rachunku bankowego na płatności znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów to pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – weryfikacja na dzień [Data systemowa]. numer rachunku [Numer rachunku] widnieje w Wykazie podatników VAT. Jeżeli numer rachunku bankowego nie znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów to pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – weryfikacja na dzień [Data systemowa]. numer rachunku [Numer rachunku] nie widnieje w Wykazie podatników VAT.
Jeżeli dokument nie podlega weryfikacji, tj.:
  • płatność jest na podmiot inny niż kontrahent i/lub:
  • płatność ma typ Przychód
to podczas próby seryjnej weryfikacji pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – Dokument nie spełnia warunków do weryfikacji.
W przypadku, gdy uzupełniony na karcie płatnika numer NIP nie jest polskim numerem NIP to podczas próby seryjnej weryfikacji pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – Na płatności jest niepolski NIP. W przypadku, gdy na karcie płatnika nie uzupełniono numeru NIP to podczas próby seryjnej weryfikacji pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – błąd weryfikacji numeru rachunku [Numer rachunku]: pusty numer NIP. Weryfikacja rachunków bankowych odbywa się na dzień bieżący. Wyjątkiem jest sytuacja gdy operacja seryjna weryfikuje płatności o stanie Wysłano/Zrealizowano. W takim przypadku pojawia się komunikat o weryfikacji na dzień kiedy ta płatność była faktycznie weryfikowana/nastąpił przelew. Każda weryfikacja numeru rachunku bankowego jest zapisywana na karcie kontrahenta. Jeśli w danym dniu numer rachunku był już zweryfikowany to dodając kolejny dokument spełniający warunki do weryfikacji na ten sam numer rachunku, status rachunku pobierany jest z karty kontrahenta.

Dodaj kody JPK_V7

Funkcja umożliwia seryjne dodanie na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach kodów towarowych/ procedur/ typów dokumentów.
Parametry seryjnego dodawania kodów JPK_V7
W przypadku dokumentów w rejestrze VAT zakupu wyświetlana jest lista procedur i typów dokumentów dotyczących zakupu oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza. W przypadku dokumentów w rejestrze VAT sprzedaży wyświetlana jest lista procedur i typów dokumentów dotyczących sprzedaży oraz wszystkie kody towarowe. Istnieje możliwość zaznaczenia więcej niż jednego kodu (przy czym możliwe jest zaznaczenie tylko jednego kodu dotyczącego typu dokumentu). Zaznaczony kod/kody są dodawane na dokumenty po naciśnięciu przycisku lub klawisza <F8>. W logu z przebiegu procesu seryjnego dodawania kodów JPK_V7 pojawia się informacja na jaki dokument jaki kod/kody zostały dodane. Jeżeli podczas wykonywania operacji seryjnej Dodaj kody JPK_V7 wskazano kod dotyczący typu dokumentu to wybrany wcześniej na dokumencie typ dokumentu jest usuwany i pozostaje tylko jeden typ dokumentu. Seryjne dodanie kodów JPK_V7 jest możliwe również w przypadku dokumentów zaksięgowanych, jeżeli na karcie operatora zaznaczono parametr Zmiana atrybutów/kodów JPK na zatw. dok. oraz wyeksportowanych, jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych. Kod IMP nadawany jest za pomocą operacji seryjnej Dodaj kody JPK_V7 jeżeli na dokumencie wybrano rodzaj transakcji Import oraz dodano przynajmniej jedną pozycję z rodzajem Towary Jeżeli na dokumencie jako rodzaj transakcji wybrano Procedura OSS to po wyborze operacji seryjnej Dodaj kody JPK_V7 pojawia się komunikat uniemożliwiający wykonanie tej operacji.

Usuń kody JPK_V7

Funkcja umożliwia seryjne usunięcie z podświetlonego/zaznaczonych dokumentów kodów towarowych/ procedur/ typów dokumentów.
Parametry seryjnego usuwania kodów JPK_V7
W przypadku dokumentów w rejestrze VAT zakupu wyświetlana jest lista procedur i typów dokumentów dotyczących zakupu oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza. W przypadku dokumentów w rejestrze VAT sprzedaży wyświetlana jest lista procedur i typów dokumentów dotyczących sprzedaży oraz wszystkie kody towarowe. Istnieje możliwość zaznaczenia więcej niż jednego kodu. Zaznaczony kod/kody są usuwane z dokumentów po naciśnięciu przycisku Usuń kody JPK_V7 lub klawisza <F8>. W logu z przebiegu procesu seryjnego usuwania kodów JPK_V7 pojawia się informacja z których dokumentów jaki kod/kody zostały usunięte. Seryjne usunięcie kodów JPK_V7 jest możliwe również w przypadku dokumentów zaksięgowanych, jeżeli na karcie operatora zaznaczono parametr Zmiana atrybutów/kodów JPK na zatw. dok. oraz wyeksportowanych, jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.

Aktualizuj kody JPK_V7 z kategorii

Funkcja Aktualizuj kody JPK_V7 z kategorii umożliwia przeniesienie kodów JPK_V7 z formularza kategorii wybranej na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach. Przenoszone są kody JPK_V7 uzupełnione na formularzu kategorii wybranej w nagłówku dokumentu oraz w pozycjach dokumentu (w kolumnie Kategoria oraz Kategoria 2). W przypadku rejestru VAT zakup dodawane są procedury i typ dokumentu dotyczące zakupu oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza. W przypadku rejestru VAT sprzedaży dodawane są procedury i typ dokumentu dotyczące sprzedaży oraz kody towarowe. Jeżeli na dokumencie wybrana jest kategoria na formularzu której uzupełniono kod dotyczący typu dokumentu, a na dokumencie w sekcji Kody JPK_V7 dodano wcześniej kod dotyczący typu dokumentu to po wykonaniu seryjnej aktualizacji kodów JPK_V7 wybrany wcześniej na dokumencie typ dokumentu jest usuwany i przenoszony jest typ dokumentu z kategorii. Jeżeli na dokumencie jako rodzaj transakcji wybrano Procedura OSS to po wyborze operacji seryjnej Aktualizuj kody JPK_V7 z kategorii pojawia się komunikat uniemożliwiający wykonanie tej operacji. Funkcja Aktualizuj kody JPK_V7 z kategorii jest dedykowana dla dokumentów zaimportowanych za pomocą pracy rozproszonej lub z pliku VAT_R.txt. Kod IMP przenoszony jest z formularza kategorii jeżeli na dokumencie wybrano rodzaj transakcji Import oraz dodano przynajmniej jedną pozycję z rodzajem Towary.

Dodaj atrybut JPK

Funkcja umożliwia dodanie na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach atrybutu dotyczącego JPK.
Parametry seryjnego dodawania atrybutu JPK
Jeżeli na dokumencie jako rodzaj transakcji wybrano Procedura OSS to po wyborze operacji seryjnej Dodaj atrybut JPK pojawia się komunikat uniemożliwiający wykonanie tej operacji.

 Zmień parametr JPK_FA

Funkcja umożliwia zaznaczenie/odznaczenie na formularzu dokumentu parametru JPK_FA.
Parametry seryjnej zmiany parametru JPK_FA
Ikona pioruna uaktywnia się po zaznaczeniu parametru Zmień ustawienie parametru. Automatycznie zaznaczany jest również parametr JPK_FA. Po zatwierdzeniu parametr zostanie zaznaczony na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach. Jeżeli opcja JPK_FA zostanie odznaczona to nastąpi odznaczenie tego parametru na wskazanych fakturach. Zaznaczenie/odznaczenie parametru nie jest możliwe tylko w sytuacji, gdy dokument został wyeksportowany, a na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych.

Przelicz po kursie EBC

Opcja dostępna tylko w Rejestrze VAT sprzedaży. Funkcja umożliwia seryjne przeliczenie dokumentów po kursie Europejskiego Banku Centralnego dla dokumentów zakwalifikowanych do deklaracji VIU-DO w danym kwartale.
Parametry seryjnego przeliczenia dokumentów po kursie EBC
Po wybraniu kwartału i roku oraz naciśnięciu przycisku pioruna następuje przeliczenie dokumentów z rodzajem transakcji Procedura OSS, w walucie innej niż EUR i Kursem ręcznym z notowaniem 1=1, dla których w polu Rozliczam podatek w OSS wskazano wybrany w oknie operacji seryjnej rok i kwartał. Użytkownik nie musi zaznaczać na liście żadnych dokumentów. Dokumenty przeliczane są po kursie EBC z ostatniego dnia kwartału do którego należy data sprzedaży.
Przykład
Data sprzedaży: 01.09.2021. Rozliczam podatek w OSS: 4 kwartał 2021. Dokument zostanie przeliczony po kursie Europejskiego Banku Centralnego opublikowanym na 30.09.2021.
Po przeliczeniu po kursie EBC na dokumencie w walucie innej niż EUR na zakładce [OSS] jako typ kursu pozostaje Kurs ręczny z ustawionym odpowiednim notowaniem oraz wyliczonymi kwotami. Dokumenty z Kursem ręcznym z notowaniem innym niż 1=1 oraz dokumenty z kursem Nieokreślony nie są przeliczane po kursie EBC. Jeżeli na ostatni dzień danego kwartału nie opublikowano jeszcze kursu EBC dla waluty EUR w oknie operacji seryjnej pojawia się ostrzeżenie: Na dzień [data] nie opublikowano kursu waluty. Jeżeli na ostatni dzień danego kwartału nie opublikowano jeszcze kursu EBC dla waluty EUR i w tym kwartale dodano dokumenty w walucie innej niż EUR to po naciśnięciu przycisku pioruna pojawia się komunikat: Nie można przeliczyć dokumentów w walutach innych niż EUR, ponieważ nie ma opublikowanego notowania kursu Europejskiego Banku Centralnego.

Zmień datę deklaracji VIU-DO

Opcja dostępna tylko w Rejestrze VAT sprzedaży. Funkcja umożliwia seryjną zmianę daty deklaracji VIU-DO dla dokumentów z rodzajem transakcji Procedura OSS.
Parametry seryjnej zmiany daty deklaracji
Po wyborze opcji Zmień datę deklaracji VIU-DO pojawia się okno z domyślnie zaznaczonym parametrem Rozliczać w VIU-DO wraz z możliwością wskazania kwartału i roku jaki ma zostać ustawiony na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach. Użytkownik ma również możliwość odznaczenia parametru Rozliczam podatek w OSS na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach. Aby tego dokonać należy w oknie seryjnej zmiany daty deklaracji VIU-DO odznaczyć parametr Rozliczać w VIU_DO. Odznaczenie parametru powoduje, że wskazane dokumenty nie zostaną uwzględnione w deklaracji VIU-DO

Rozlicz

Funkcja umożliwia rozliczenie podświetlonego/ zaznaczonych dokumentów. Po wyborze opcji Operacje seryjne/ Rozlicz pojawia się okno Parametry seryjnego rozliczania, na którym należy określić typ dokumentu, wskazać rejestr kasowy/bankowy, w którym będą tworzone zapisy kasowe/bankowe rozliczające poszczególne dokumenty oraz wskazać datę, z jaką będą one generowane. Domyślnie wskazana jest data dokumentu, z możliwością zmiany na termin płatności lub wybranie opcji inna i wskazanie dowolnej daty.
Parametry seryjnego rozliczania dokumentów
Po naciśnięciu przycisku Rozlicz we wskazanym przez użytkownika rejestrze tworzone są zapisy kasowe/bankowe rozliczające poszczególne dokumenty. Na utworzonym zapisie kasowym/bankowym:
  • do pola Dokument przenoszony jest symbol wskazany w oknie parametrów seryjnego rozliczania,
  • do pola Data przenoszona jest data wskazana w oknie parametrów seryjnego rozliczania,
  • do pola Kwota przenoszona jest kwota pozostająca do rozliczenia z dokumentu,
  • do pola związanego z podmiotem przenoszony jest podmiot wskazany na dokumencie w polu Domyślny płatnik,
  • do pola Opis przenoszony jest opis: Rejestr VAT: [Numer dokumentu] [Opis z nagłówka dokumentu].
Seryjne rozliczenie nie jest możliwe w przypadku gdy:
  • nie ma otwartego raportu, do którego można dodać zapis kasowy/bankowy rozliczający dokument,
  • płatność do dokumentu posiada kierunek inny niż kierunek wybrany do rozliczenia (np. podczas rozliczania dokumentów z kwotą dodatnią z rejestru VAT sprzedaży wybrano dokument KW),
  • waluta płatności dokumentu nie zgadza się z walutą rejestru kasowego/bankowego,
  • dokument przeniesiono z modułu Handel.

Usuń rozliczenia

Funkcja jest aktywna jeżeli na formularzu operatora na zakładce [Ogólne] w sekcji Parametry wspólne zaznaczono parametr Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy. Funkcja umożliwia seryjne usunięcie rozliczeń z podświetlonego/zaznaczonych dokumentów. Usuwane są rozliczenia z faktur wprowadzonych bezpośrednio z poziomu Rejestru VAT. Nie jest usuwany automatycznie wygenerowany zapis kasowy. Podczas próby usunięcia rozliczenia związanego z zaksięgowaną różnicą kursową pojawia się komunikat: Nie można kasować zaksięgowanych różnic kursowych. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, podczas próby usunięcia zaksięgowanego rozliczenia pojawia się komunikat: Nie można kasować zaksięgowanych rozliczeń. Podczas próby usunięcia rozliczenia wybranego na Dokumencie kompensaty pojawia się komunikat: Nie można usunąć rozliczeń płatności. Co najmniej jedno z nich zostało wybrane na dokumencie kompensaty. Podczas próby usunięcia rozliczenia wybranego na Nocie odsetkowej pojawia się komunikat: Nie można usunąć rozliczeń płatności. Co najmniej jedno z nich zostało wybrane na dokumencie noty odsetkowej. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową oraz w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki to podczas próby usunięcia rozliczenia powiązanego z rozrachunkiem pojawia się komunikat: Nie można usunąć rozliczenia powiązanego z rozrachunkiem. Należy usunąć rozrachunek z poziomu Księgowość/Rozrachunki.

Zakładka [Do deklaracji VAT-UE]

Podobnie jak w przypadku deklaracji VAT-7, w rejestrze VAT istnieje również możliwość wyfiltrowania zapisów, które zostają zakwalifikowane do deklaracji VAT-UE. Dzięki temu można łatwo porównać kwoty pojawiające się na deklaracji z dokumentami znajdującymi się w rejestrze VAT. Na zakładce nie są wyświetlane dokumenty z rodzajem transakcji Procedura OSS.
Rejestry VAT – Do deklaracji VAT-UE
Lista posiada następujące przyciski i pola pozwalające na przeszukiwanie listy dokumentów: Rok i miesiąc rozliczenia   – służy do określenia, za jaki rok i miesiąc rozliczenia mają zostać wyświetlone faktury. Aby wyświetlić dokumenty z zakresu całego kwartału należy zaznaczyć parametr Uwzględnić cały kwartał. Jeżeli zaznaczony zostanie parametr Nieokreślony, wówczas wyświetlone zostaną te dokumenty, na których parametr Rozliczać w VAT-UE jest niezaznaczony, a jednocześnie transakcje mają wybrany status jako nabycie lub dostawę wewnątrzunijną. Dokumenty: Zakwalifikowane do VAT-UE, Zakwalifikowane do VAT-UE z bieżącego kwartału, Zakwalifikowane do VAT-UE z innych kwartałów, Niezakwalifikowane do VAT-UE z bieżącego kwartału. Filtr Niezakwalifikowane do VAT-UE z bieżącego okresu sprawdza datę wystawienia/ wpływu na dokumencie w rejestrze sprzedaży/ zakupu i datę rozliczenia w deklaracji VAT-UE i wyświetla te dokumenty, których data rozliczenia w deklaracji VAT-UE jest inna niż data podana w filtrze na zakładce [Do deklaracji VAT-UE]. Rodzaj 
  • w przypadku Rejestru Zakupów: Towary, Usługi, Inne, Środki Trwałe, Środki Transportu, Nieruchomości, Paliwo, Bez usług, Wszystkie,
  • w przypadku Rejestru Sprzedaży: Towary, Usługi, Środki Transportu, Bez usług, Wszystkie.
Faktury: Wszystkie, Zwykłe, Wewnętrzne. Transakcje
  • W przypadku Rejestru zakupów: Wewnątrzunijne – zwykłe, Wewnątrzunijne trójstronne, Wszystkie,
  • W przypadku Rejestru sprzedaży: Wewnątrzunijne – zwykłe, Wewnątrzunijne trójstronne, Wewnątrzunijne – podatnikiem jest nabywca, Poza terytorium kraju, Poza terytorium kraju (stawka NP), Pozaunijne – podatnikiem jest nabywca, Wszystkie.
Zakład – pole jest dostępne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa.
Na tej zakładce nie ma możliwości dodawania, księgowania ani renumeracji zapisów.

Rejestry VAT - wstęp

Podatnikom, którzy są płatnikami podatku VAT, Ewidencja VAT pozwala na wprowadzanie dokumentów do Rejestrów VAT. Dokumenty z Ewidencji VAT są przenoszone do Księgi Handlowej, Księgi przychodów i rozchodów lub Ewidencji ryczałtowej. Na podstawie dokumentów w Ewidencji VAT program drukuje rejestry VAT oraz automatycznie generuje deklaracje VAT-7 wraz z załącznikiem VAT‑ZD, VAT-UE, VAT-8, VAT-9M, VAT-27, VIU-DO, a także pliki JPK_VAT, JPK_FA oraz JPK_V7.

Rejestry VAT

Rejestry VAT można wyświetlić poprzez wciśnięcie przycisku Rejestry VATMenu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Rejestry VAT lub poprzez wywołanie z menu programu Rejestry VAT/ Rejestry VAT. Ewidencja VAT dzieli się na dwa podstawowe rejestry:  
  • Rejestr Zakupu VAT,
  • Rejestr Sprzedaży VAT.
W oknie zawierającym listę rejestrów VAT – rejestry te są wyróżnione poprzez zakładki pionowe. 
Uwaga
Rejestry Sprzedaży i Zakupu VAT posiadają wiele cech wspólnych, mają takie same zakładki i takie same operacje można dokonać na każdym z nich, dlatego zostaną one omówione tylko raz.
Program pozwala na tworzenie dowolnej ilości podrejestrów VAT, zarówno w ramach Rejestru Sprzedaży, jak i Zakupu. W razie potrzeby wybrany podrejestr można następnie ustawić jako nieaktywny w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Rejestry Sprzedaży VAT i Rejestry Zakupów VAT. Nieaktywny rejestr nie jest dostępny na rozwijanych listach w obrębie Rejestru VAT, ale dokumenty wprowadzone do nieaktywnego rejestru są widoczne na liście. Niezależnie od wyboru zakładki pionowej (oznaczającej Rejestr Zakupów lub Sprzedaży), na oknie listy zapisów w rejestrze VAT znajdują się cztery zakładki poziome:   
Wszystkie zakładki bezpośrednio wpływają na sposób prezentowanych danych i możliwe do wykonania funkcje. 
Z poziomu listy faktur lub z poziomu otwartego formularza faktury po wybraniu ikony  z paska menu dostępna jest lista dokumentów rozliczających. Okno to jest podnoszone wyłącznie dla dokumentów całkowicie lub częściowo rozliczonych. Po wybraniu ikony  z paska menu dla dowolnej zakładki [Rejestru VAT] dostępna jest funkcja kontroli duplikacji. Po uruchomieniu kontroli podnosi się okienko z zakresem dat i listą parametrów kontroli.
Parametry kontroli duplikacji w rejestrze VAT
Jeśli parametr Zakres dat zaznaczony – kontrola działa wg zakresu dat (zakres dat przejmowany jest z listy zapisów rejestru VAT). Jeśli parametr odznaczony to działa dla wszystkich zapisów w rejestrach VAT bez względu na datę. Parametry kontroli są te same co w konfiguracji i zaznaczone jak w konfiguracji. Można jednak zaznaczyć dowolne inne parametry (minimum dwa) i sprawdzić kontrolę po tych parametrach. Ikona pioruna oraz klawisz <F8> uruchamia kontrolę. Ponowne otwarcie kontroli podpowiada tylko ostatnie ustawienia parametrów kontroli, bez parametru zaznaczenia/odznaczenia zakresu dat. Z poziomu listy oraz z poziomu otwartego formularza dokumentu, na pasku menu dostępna jest ikona odwołująca się do zapisu księgowego w Księdze Handlowej/ KPiR/ Ewidencji ryczałtowej, powstałego do danej faktury – dla otwartego formularza dokumentu dostępna tylko wtedy, gdy dokument został zaksięgowany. Odwołanie do zapisu księgowego dostępne jest również poprzez skrót klawiaturowy <CTRL>+<F6>. Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową to z poziomu listy dokumentów na pasku menu dostępna jest ikona  po naciśnięciu której użytkownik ma możliwość uzupełnienia predekretacji na dokumencie. Okno można również otworzyć po za pomocą skrótu klawiszowego <Ctrl>+<F8>. Szczegóły funkcjonalności opisane zostały w artykule Podgląd zapisu – zakładka Predekretacja. Jeżeli Użytkownik korzysta z Opisu analitycznego to z poziomu listy oraz z poziomu otwartego formularza dokumentu, na pasku menu dostępna jest ikona  po naciśnięciu której użytkownik ma możliwość wprowadzenia opisu analitycznego na dokumencie w rejestrze VAT. Okno można również otworzyć po za pomocą skrótu klawiaturowego <Ctrl>+<F7>. Na liście dokumentów pod prawym przyciskiem myszy dostępne są opcje:
  • Rozlicz pojedynczo funkcja umożliwia rozliczenie podświetlonego dokumentu. Funkcja jest aktywna dla dokumentu nierozliczonego, wprowadzonego bezpośrednio do rejestru VAT, nie będącego dokumentem wewnętrznym, jeżeli na formularzu operatora na zakładce [Ogólne] w sekcji Parametry wspólne zaznaczono parametr Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy.Po wyborze opcji Rozlicz pojedynczo należy określić typ dokumentu oraz wskazać rejestr kasowy/bankowy, w którym utworzony zostanie zapis kasowy/bankowy rozliczający dokument. Typ dokumentu jest zawężany do kierunku płatności dokumentu (np. dla dokumentu z rejestru VAT zakupu z kwotą dodatnią, istnieje możliwość wskazania symbolu zdefiniowanego dla wypłaty).
    Funkcja Rozlicz pojedynczo w rejestrze VAT
    Po wskazaniu rejestru pojawia się formularz zapisu kasowego/bankowego, na który przenoszone są dane:
    • do pola Dokument przenoszony jest symbol wskazany przez użytkownika, z możliwością zmiany,
    • do pola Data przenoszona jest data wskazana z poziomu Narzędzia/ Data bieżąca, z możliwością zmiany,
    • do pola Kwota przenoszona jest kwota pozostająca do rozliczenia. Jeżeli dokument posiada kilka płatności to przenoszona jest kwota pozostająca do rozliczenia z pierwszej płatności o statusie innym niż Nie podlega,
    • do pola związanego z podmiotem przenoszony jest podmiot wskazany na dokumencie w polu Domyślny płatnik,
    • do pola Opis przenoszony jest opis: Rejestr VAT: [Numer dokumentu] [Opis z nagłówka dokumentu].
    • Podczas próby zapisania zapisu kasowego/bankowego, jeżeli za ten okres nie został jeszcze utworzony raport kasowy/bankowy, pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje otwarcie formularza raportu, gdzie jako zakres dat domyślnie ustawiany jest okres wskazany na formularzu rejestru kasowego/bankowego. Wybór opcji Tak i zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że raporty będą automatycznie dodawane podczas rozliczania kolejnych dokumentów, jeżeli za dany okres czasu nie dodano jeszcze raportu oraz komunikat nie pojawi się ponownie.
  • Usuń rozliczenie – funkcja umożliwia usunięcie rozliczenia z podświetlonego dokumentu. Funkcja jest aktywna jeżeli na formularzu operatora na zakładce [Ogólne] w sekcji Parametry wspólne zaznaczono parametr Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy W przypadku rejestru VAT funkcja jest aktywna dla dokumentu rozliczonego, wprowadzonego bezpośrednio do rejestru VAT. W przypadku ewidencji dodatkowej funkcja jest aktywna dla dokumentu rozliczonego. W przypadku dokumentu z formą płatności o typie gotówka nie jest usuwany automatycznie utworzony zapis kasowy. Nie jest usuwane rozliczenie:
    • zaksięgowane,
    • związane z zaksięgowaną różnicą kursową,
    • wybrane na nocie odsetkowej,
    • wybrane na dokumencie kompensaty,
    • powiązane z rozrachunkiem, jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki.

Wymiana danych

Sekcja Wymiana danych zawiera pozycje:
  • Wyślij dane – po rozwinięciu dostępne są opcje:
    • Wyślij dane dotąd nieeksportowane i zmienione
    • Wyślij wszystkie dane
Po kliknięciu wysyłane są dane zgodnie z wybraną opcją. Ich zakres zależy od programu używanego przez Klienta który ma je odebrać. W przypadku Comarch ERP XT/MBR są to:
  • Kontrahenci,
  • Kategorie,
  • Faktury za usługi księgowe,
  • Płatności do deklaracji
W przypadku Comarch ERP Optima są to wszystkie dane możliwe do zaznaczenia w menu Narzędzia/ Praca rozproszona/ Eksport.
  • Odbierz dane – po rozwinięciu dostępne są opcje:
    • Odbierz tylko nowe dane
    • Odbierz nowe i zmienione dane
Po kliknięciu odbierane są dane zgodnie z wybraną opcją. Importowane są wszystkie dane możliwe do zaznaczenia w menu Narzędzia/ Praca rozproszona/ Import (wszystkie słowniki i wszystkie rodzaje dokumentów).
  • Historia wymiany – po kliknięciu otwierane jest okno zawierające informacje dotychczas dostępne na oknie Skrzynka IWD w menu Narzędzia. Okno zawiera zakładki Wysłane i Odebrane:
Jeżeli w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/Aktywacja nie jest zaznaczony parametr Aktywuj wymianę danych przez serwer Comarch, wówczas po kliknięciu w którąś z opcji w sekcji Wymiana danych pojawia się komunikat: Aby wymieniać dane z Klientem przez Internet utwórz konto w portalu iKsiegowosc24.pl, a następnie aktywuj wymianę w Konfiguracja -> Program -> Internetowa Wymiana Dokumentów->Aktywacja. Czy chcesz teraz przejść do konfiguracji? Po kliknięciu opcji Tak otwierane jest okno w Konfiguracji, gdzie operator może włączyć wymianę danych przez serwer Comarch. Ustawienia w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja są podzielone na trzy zakładki:
  • Konfiguracja – zawierająca ustawienia dotyczące biura rachunkowego lub oddziału oraz datę ważności certyfikatu
  • Klienci – tabela z listą baz Klientów. Kolumna Aplikacja, może przyjmować wartości: brak, XT/MBR lub Optima.
  • Opcje – zakładka jest widoczna jeżeli zalogowano się do programu na klucz z modułami dla Biur Rachunkowych. Na zakładce dostępne są parametry:
    • Wymagaj opisywania dokumentów kosztowych – parametr domyślnie zaznaczony. W przypadku zaznaczenia tej opcji Klient korzystający z Comarch Moje BR lub Comarch ERP XT wprowadzając dokumenty, które prześle do Biura Rachunkowego, będzie obowiązkowo uzupełniał pola opisujące dokumenty, ułatwiając ich odpowiednie zaksięgowanie w Biurze.
    • Udostępniaj pakiet Comarch OCR swoim Klientom – parametr jest domyślnie niezaznaczony. W przypadku jego zaznaczenia Klient korzystający z Comarch Moje BR lub Comarch ERP XT może skorzystać z pakietu Comarch OCR wykupionego przez Biuro Rachunkowe podczas dodawania dokumentów kosztowych ze skanów.

Zakładka [Wg atrybutów]

Czwarta zakładka [Wg atrybutów] wyświetla dokumenty w kontekście nadanych im atrybutów. Ujęcie to pozwala na wyodrębnienie dokumentów związanych z danym rodzajem działalności, realizowanym projektem, miejscem poniesienia kosztu i innymi dodatkowymi informacjami. Atrybuty mogą być wykorzystywane do tworzenia zaawansowanych schematów księgowych. Na zakładce istnieje możliwość podglądu oraz edycji danych. Dokumenty pogrupowane są po kodzie atrybutu i jego nazwie. Oprócz informacji o dokumentach, identycznych jak na poprzednich listach, zakładka [Wg atrybutów] zawiera dwie dodatkowe kolumny: Kod atrybutu oraz Wartość atrybutu. Pozwalają one użytkownikowi na uzyskanie szczegółowych informacji o atrybutach wprowadzonych na dokumencie rejestru VAT.
Rejestry VAT – Wg atrybutów
Listę Rejestrów VAT wg atrybutów można filtrować za pomocą skonstruowanego filtra, identycznie jak w przypadku pozostałych zakładek. Ponadto, można wyszukiwać dokumenty konkretnego Rejestru cząstkowego, w określonym przedziale czasowym (Za okres) oraz Wg Kontrahenta. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa,  istnieje możliwość wyświetlania dokumentów związanych z konkretnym zakładem. Zaznaczenie w filtrze atrybutu powoduje wybranie tylko tych dokumentów, do których poprzednio przyporządkowano jakikolwiek parametr. Aby zawęzić listę do wybranego atrybutu, należy wybrać atrybut z listy lub wpisać jego kod w kolejne pole. Możliwe jest również filtrowanie listy dokumentów wg danej wartości atrybutu. Wyfiltrowane dokumenty można wydrukować z poziomu ikony drukarki. Gdy lista jest zawężona do atrybutów o typie liczba można włączyć podsumowanie w kolumnie Wartość atrybutu. W przypadku dokumentów wprowadzonych za pomocą usługi Comarch OCR, można z tego okna w łatwy sposób zweryfikować, czy dokumenty zostały już pozytywnie sprawdzone, czy też jakieś jeszcze oczekują na weryfikację.

Formularz dokumentu

Dodanie nowego zapisu – zakładka Ogólne

Dodanie nowej faktury do rejestru jest możliwe przez naciśnięcie przycisku Dodaj  lub klawisza <INSERT> na zakładce [Rejestr VAT], co powoduje otwarcie formatki pozwalającej na dodanie nowej faktury. Formularz obsługują standardowe przyciski - przejdź do artykułu. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza. Pole Kontrahent    na formularzu służy do wprowadzenia danych o podmiocie z listy pomocniczej podmiotów. Pojawiają się one na zakładce [Kontrahent]. Dane uprzednio zarejestrowanego podmiotu można wprowadzić z listy pomocniczej: 
  • Przez wpisanie w polu Kod w przypadku Kontrahenta, Pracownika, Wspólnika dokładnego kodu lub akronimu w przypadku Banku i Urzędu.
  • Przez wybranie kombinacji klawiszy <ALT>+<K>, a następnie wskazanie na wywołanej liście danego kontrahenta.
  • Przez wpisanie dokładnego numeru NIP kontrahenta w polu Kod kontrahenta.
  • Przez wskazanie podmiotu na liście pomocniczej. Listę pomocniczą podmiotów otwieramy przez naciśnięcie przycisku „Rozwiń”, który otwiera menu z podmiotami:
Następnie wybieramy właściwy podmiot z listy.
Dodawanie nowego zapisu – Zakładka Ogólne
W przypadku, gdy dane podmiotu nie zostały uprzednio zarejestrowane, możemy założyć kartotekę wpisując numer NIP podmiotu. Jeżeli nie chcemy na stałe rejestrować danych podmiotów w systemie (np. kontrahent jednorazowy), możemy jego dane wprowadzić bezpośrednio na dokumencie w Rejestrze na zakładce [Kontrahent].
Uwaga
Po wyborze kontrahenta na dokumencie, dokument zostanie wystawiony w walucie, która została określona jako domyślna na karcie kontrahenta. Użytkownik ma możliwość jej zmiany na zakładce [Waluta] przed dodaniem pierwszej pozycji na dokumencie.
Istnieje możliwość pobrania danych o Kliencie z bazy GUS za pomocą ikony . Pozwala to na szybsze wprowadzanie danych identyfikacyjnych i adresowych kontrahentów oraz wyeliminowanie pomyłek związanych z ręcznym wypełnianiem formularzy. Przycisk jest aktywny w przypadku gdy kod kraju jest pusty lub wybrano prefiks PL. Usługa jest dostępna tylko dla Klientów, którzy posiadają oprogramowanie na gwarancji. Istnieje również możliwość weryfikacji statusu VAT kontrahenta za pomocą ikony . Po naciśnięciu przycisku w pierwszej kolejności następuje sprawdzenie, czy dla podmiotu na dzień wystawienia dokumentu istnieje już zapis historii weryfikacji w bazie danych, a dopiero w razie braku takiego wpisu na określony dzień pobierany jest raport z serwisu Ministerstwa Finansów na dzień bieżący.Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP (weryfikowane są wyłącznie polskie numery NIP). Jeżeli dla podmiotu na dzień wystawienia dokumentu istnieje zapis w historii weryfikacji to weryfikacja statusu VAT kontrahenta działa w następujący sposób:
Status na dokumencieInformacja na stronach Ministerstwa FinansówPodjęte działania
Osoba fizyczna lub podatnik VAT nieczynnyPodatnik VAT czynnyPo zaakceptowaniu komunikatu: Status kontrahenta nie zgadza się z informacją ze strony Ministerstwa Finansów. Czy chcesz przestawić status kontrahenta? Uwaga! Zweryfikuj odliczenia na dokumencie . następuje zaznaczenie parametru Podatnik VAT czynny . W przypadku rejestru VAT zakupu użytkownik powinien zweryfikować poprawność odliczeń na dokumencie.
Podatnik VAT czynnyOsoba fizyczna lub podatnik VAT nieczynnyPo zaakceptowaniu komunikatu: Status kontrahenta nie zgadza się z informacją ze strony Ministerstwa Finansów. Czy chcesz przestawić status kontrahenta? Uwaga! Zmiana statusu na podatnika VAT nieczynnego lub osobę fizyczną spowoduje ustawienie odliczeń na NIE . następuje odznaczenie parametru Podatnik VAT czynny oraz w przypadku rejestru VAT zakupu zmiana odliczeń na Nie .
Osoba fizyczna lub podatnik VAT nieczynnyOsoba fizyczna lub podatnik VAT nieczynnyKomunikat: NIP nie jest zarejestrowany w VAT.
Podatnik VAT czynnyPodatnik VAT czynnyKomunikat: NIP jest aktywny w VAT .

Uwaga
Funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.

Po naciśnięciu ikony  następuje sprawdzenie kontrahenta na podstawie numeru NIP w bazie VIES (VAT Information Exchange System). Jeżeli numer VAT jest aktywny to użytkownik ma możliwość przeniesienia danych kontrahenta na formularz pod warunkiem, że dokument nie jest zaksięgowany, nie dodano na nim predekretacji, nie wygenerowano do niego dowodów wewnętrznych, a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych. Po dokonaniu weryfikacji statusu VAT w bazie VIES i przeniesieniu danych na formularz, na dokumencie aktualizowane jest pole Kraj, a status weryfikacji kontrahenta zapisywany jest na jego karcie. Jeśli na dzień wystawienia faktury na karcie kontrahenta widnieje informacja o jego statusie to na dokumencie w rejestrze VAT pokazuje się odpowiedni komunikat. Funkcja weryfikacji i pobierania danych kontrahenta z bazy VIES dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji. W kolejnym polu wprowadzamy opis zdarzenia gospodarczego (Kategorię dokumentu). Opis zdarzenia możemy wprowadzić z listy pomocniczej Kategorii poprzez wpisanie kodu kategorii lub wciśnięcie przycisku Kategoria. Wybór z listy dokonuje się przez podświetlenie odpowiedniej kategorii i użycie przycisku  lub naciśniecie klawisza <ENTER>. Jeżeli chcemy dodać nową kategorie, należy nacisnąć klawisz  Dodaj lub <INSERT> na liście kategorii – pojawi się formatka dla dodania nowego zapisu i po jej uzupełnieniu pole należy zapisać przyciskiem  Zapisz lub klawiszem <ENTER>. W przypadku, gdy na kartotece kontrahenta zdefiniowano kategorię domyślną (opis w podręczniku Ogólne i Konfiguracja w rozdziale Kontrahenci), wówczas po wybraniu kontrahenta kategoria dokumentu zostanie wprowadzona automatycznie.
Lista kategorii – Wybierz
Jeżeli nie wybraliśmy opisu dokumentu z listy kategorii, należy uzupełnić go ręcznie. Podczas edycji formularza dokumentu w rejestrze VAT, po zmianie kategorii w nagłówku dokumentu pojawia komunikat: Czy chcesz ustawić tą samą kategorię na pozycji dokumentu? Jeśli wybierzesz 'Tak’ zaktualizowane zostaną również: opis, rodzaj, odliczenia i ich ewentualny podział (w przypadku rejestru VAT zakupu), kolumna do księgowania (w przypadku Księgi podatkowej lub Ewidencji ryczałtowej) i oraz kody JPK_V7. Zaakceptowanie komunikatu powoduje zmianę kategorii w każdej pozycji dokumentu oraz aktualizację: opisu, rodzaju, odliczeń wraz z ich ewentualnym podziałem (dla rejestru VAT zakupu) oraz w przypadku Księgi podatkowej/ Ewidencji ryczałtowej – kolumny do księgowania w KPiR/ ryczałcie. Wybór opcji Nie powoduje zmianę kategorii tylko w nagłówku dokumentu. Zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że przy kolejnej zmianie kategorii w nagłówku dokumentu komunikat nie pojawi się ponownie dla danego operatora. W polu Domyślny płatnik podpowiadany jest podmiot wybrany na dokumencie. Użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego płatnika poprzez wybór dowolnego podmiotu z listy kontrahentów, banków, pracowników, wspólników, urzędów. Na dokumencie w rejestrze VAT zakupu w polu Nr rach. bankowego dla płatnika wybranego z listy kontrahentów podpowiadany jest domyślny rachunek tego płatnika dla waluty, w której wystawiony jest dokument. Po rozwinięciu pola z numerem rachunku użytkownik może wskazać inny rachunek niż domyślny (podpowiedziany automatycznie na dokumencie). Na dokumentach złotówkowych w tym polu można wskazać wyłącznie rachunki bankowe w PLN. Na dokumentach walutowych w polu Nr rach. bankowego możliwe jest wybranie zarówno rachunku w walucie zgodnej z wybraną na dokumencie jak również rachunku w PLN. Na dokumencie walutowym nie ma możliwości wskazania rachunku bankowego w innej walucie obcej. W sytuacji, gdy dokument dodany został w walucie PLN a kontrahent ma przypisany wyłącznie domyślny rachunek w walucie obcej, wówczas pole z numerem rachunku bankowego na dokumencie pozostaje puste. Na zdarzeniu w preliminarzu płatności wygenerowanym do dokumentu znajduje się numer rachunku który został podpowiedziany automatycznie bądź wybrany na dokumencie przez użytkownika. Dla dokumentów walutowych w rejestrze VAT zakupu, ze stawką VAT inną niż 0% lub NP i z zaznaczonym parametrem Płatność VAT w PLN generowane są dwa zdarzenia w preliminarzu płatności: na kwotę VAT w PLN i na kwotę netto w walucie. Na zdarzeniu związanym z kwotą VAT podstawiany jest domyślny numer rachunku bankowego płatnika w PLN. Na zdarzeniu związanym z kwotą netto w walucie obcej podstawiany jest numer rachunku bankowego dla waluty z formularza dokumentu. W polu Rejestr wprowadzana jest nazwa podrejestru, w którym chcemy umieścić dokument. Nazwa rejestru wprowadzana jest ze rozwijanej listy pomocniczej (ang. drop-down) przez naciśnięcie przycisku . Listę nazw rejestrów (oddzielnie dla rejestrów zakupów i sprzedaży) określa się z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość. Pole Liczba porządkowa uzupełniane jest automatycznie przy dodawaniu nowego zapisu jako numer kolejny zapisu w danym rejestrze w miesiącu lub w roku (w zależności od sposobu numeracji określonego w Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Parametry). Istnieje możliwość zmiany liczby porządkowej podczas wprowadzania dokumentu. Funkcja przydatna szczególnie w przypadku rozpoczęcia pracy w programie w trakcie roku podatkowego. Przy wprowadzaniu dokumentu do Rejestru VAT w polu Liczba porządkowa widoczne jest AUTO – numer jest nadawany przy zapisie. Zmiana numeru jest możliwa przy ponownym edytowaniu dokumentu.
Uwaga
Użytkownicy, którzy dokonali zmiany numeru liczby porządkowej zapisu w rejestrze, nie powinni dokonywać funkcji renumeracji.
Numer Identyfikator księgowy jest proponowany przez program automatycznie jako numer/ rok/ nazwa rejestru. Istnieje również możliwość zdefiniowania własnego schematu numeracji ID księgowego po zaznaczeniu w Konfiguracji w gałęzi Firma/ Księgowość/ Parametry parametru Definiowalny schemat numeracji ID księgowego. Numeracja ID księgowego może zawierać człony: symbol dokumentu, numer bez zer, numer z zerami, miesiąc, rok kalendarzowy, rejestr (wymagalny). Jeśli zapis jest przenoszony pomiędzy rejestrami, istnieje możliwość zmiany identyfikatora poprzez zaznaczenie parametru Nadawać identyfikator księgowy. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, podczas księgowania dokumentów identyfikator jest przenoszony do dzienników księgowych.
Uwaga
W sytuacji, kiedy w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry został zaznaczony parametr Przenoszenie numeru własnego do identyfikatora księgowego, po przesłaniu dokumentów z modułu Faktury (z wyjątkiem Paragonów przenoszonych zbiorczo) do rejestrów VAT lub dzienników księgowych (gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową), otrzymują one ID księgowy zgodny z numerem własnym dokumentów znajdujących się w module Faktury.
Dokument – numer własny dokumentu źródłowego (Faktury Zakupu lub Sprzedaży). W przypadku wprowadzania faktury korygującej należy zaznaczyć pole Korekta oraz wpisać numer dokumentu źródłowego (transakcji korygowanej). W przypadku Rejestru zakupu należy wypełnić pola: Data wpływu – data wpłynięcia dokumentu do firmy. Z tą datą dokument będzie uwzględniany w rejestrze VAT. Data zakupu – data dokonania operacji gospodarczej (zakupu). Data wystawienia – data wystawienia faktury. Obow. podat. – data powstania obowiązku podatkowego. W polu domyślnie podpowiada się Data zakupu dla dokumentów wprowadzonych z datą od 01.01.2014. Dla dokumentów wprowadzonych z wcześniejszą datą podpowiada się Data wpływu. Istnieje możliwość edycji tej daty i wpisania dowolnej innej. W przypadku kontrahenta z zaznaczonym parametrem VAT wg daty wystawienia podpowiada się Data wystawienia dokumentu. W przypadku transakcji wewnątrzunijnych (lub wewnątrzunijnych trójstronnych) dla pozycji z rodzajem usługi data obowiązku podatkowego ustawiana jest według daty zakupu, a dla pozycji z rodzajem towary według daty wystawienia. W przypadku importu usług (transakcja nabycia, pole 27, 28, 29, 30 oraz 42 i 43 części deklaracyjnej pliku  JPK_V7) data powstania obowiązku podatkowego ustawiana jest według daty zakupu. W przypadku transakcji krajowych – podatnikiem jest nabywca wprowadzonych do rejestru VAT zakupu w stawce NP oraz z zaznaczonym parametrem Podatnik VAT czynny, dowód wewnętrzny sprzedaży generowany jest z datą obowiązku podatkowego zgodną z datą zakupu. Jeżeli na fakturze jest jedna pozycja – data obowiązku aktualizuje się od razu. Jeżeli pozycji jest więcej to przy zapisywaniu dokumentu jest ona weryfikowana i gdy zostaną spełnione pewne warunki to pojawia się stosowny komunikat – czy zaktualizować datę obowiązku (jeśli wszystkie pozycje są tego samego rodzaju a data obowiązku jest nieprawidłowa) lub – komunikat o konieczności wprowadzenia takiej faktury dwoma dokumentami (jeśli pozycje są z różnymi rodzajami: towar i usługa): Dla faktur wewnątrzunijnych mogą być różne daty obowiązku podatkowego i notowania kursów dla towaru i usługi. Taką fakturę należy wprowadzić jako dwa osobne dokumenty. Czy jesteś pewien, że mimo to chcesz zapisać tak wprowadzoną fakturę? Tak lub Nie.  Tak- zapisuje fakturę tak jak jest, Nie – wraca na fakturę i pozwala ją zmodyfikować. Domyślnie data notowania kursu i data obowiązku podatkowego podstawiana jest na podstawie pierwszej pozycji z faktury – towar lub usługa. Prawo do odlicz.- data prawa do odliczenia. Domyślnie w to pole podstawiana jest późniejsza z dat: Obow. podat oraz Data wpływu. W przypadku Rejestru Sprzedaży należy wypełnić pola: Data wystawienia – data wystawienia dokumentu sprzedaży. Z tą datą dokument będzie uwzględniany w rejestrze VAT. Data sprzedaży – data dokonania operacji gospodarczej (zakupu). Obow. podat. – data powstania obowiązku podatkowego. Domyślnie w to pole podstawiana jest Data sprzedaży (zasada ogólna) dla dokumentów wprowadzonych z datą od 01.01.2014. Dla dokumentów wprowadzonych z wcześniejszą datą podpowiada się Data wystawienia. W przypadku kontrahenta z zaznaczonym parametrem VAT wg daty wystawienia podpowiada się Data wystawienia dokumentu. Pole z datą jest edytowalne. W przypadku transakcji wewnątrzunijnych (lub wewnątrzunijnych trójstronnych) dla pozycji z rodzajem usługi data obowiązku podatkowego ustawiana jest według daty sprzedaży, a dla pozycji z rodzajem towary według daty wystawienia. Natomiast dla rodzaju transakcji eksport, jako data powstania obowiązku podatkowego ustawiana jest data sprzedaży.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
W przypadku transakcji wewnątrzunijny, wewnątrzunijny trójstronny oraz wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca, jeżeli na dokumencie dodano pozycje z różnymi rodzajami (np. Towary i Usługi) to podczas zapisywania dokumentu pojawia się komunikat: Dla faktur wewnątrzunijnych mogą być różne daty obowiązku podatkowego i notowania kursów dla towaru i usługi. Taką fakturę należy wprowadzić jako dwa osobne dokumenty. Czy jesteś pewien, że mimo to chcesz zapisać tak wprowadzoną fakturę? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zapisanie faktury. Wybór opcji Nie umożliwia modyfikację dokumentu.
Dla dokumentów wprowadzonych przed datą 01.01.2014 moment obowiązku podatkowego związany był z datą wystawienia faktury. Od 01.01.2014 rozpoznanie momentu powstania obowiązku podatkowego określamy jako datę dokonania dostawy bądź też wykonania usługi. Jest to zasada ogólna jednak określonych jest kilka wyjątków od tej reguły: usługi medialne, usługi budowlane kiedy to moment powstania obowiązku podatkowego związany jest z datą wystawienia faktury, czy inne szczególne momenty związane np.: z otrzymaniem całości bądź części zapłaty. Od 01.01.2014 prawo do odliczenia podatku powstaje z chwilą powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy (dostawcy) jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym otrzymana została faktura lub dokument celny. Parametr Rozliczać w VAT określa, czy dokument ma zostać uwzględniony w deklaracji VAT‑7/ części deklaracyjnej pliku JPK_V7. Parametr domyślnie zaznaczony. Jeżeli parametr jest zaznaczony, wówczas należy określić miesiąc, w którym dokonujemy rozliczenia dokumentu na deklaracji, przy czym domyślnie w dokumentach rozliczanych na zasadach do końca roku 2013 jest to miesiąc zgodny z datą wpływu (Rejestr Zakupów) lub datą wystawienia (Rejestr Sprzedaży) dokumentu. Dla dokumentów wprowadzonych z datą od 01.01.2014 data rozliczenia w deklaracji VAT-7 podpowiada się jako data Prawo do odliczenia (Rejestr Zakupów) lub data Obowiązek Podatkowy (Rejestr Sprzedaży). Pole z datą jest edytowalne.  Dla dokumentów z rodzajem transakcji Procedura OSS sekcja ta jest ukrywana.
Uwaga
W przypadku dokumentu z datą sprzedaży od 1 października 2020 z kodem FP miesiąc wskazany w polu Rozliczać w VAT powinien być zgodny z datą wystawienia dokumentu. Podczas próby zapisania dokumentu na którym miesiąc rozliczenia VAT jest różny od daty wystawienia pojawia się komunikat: Zapisujesz fakturę wystawioną do paragonu z kodem JPK_V7 – FP. Data Rozliczenia w VAT powinna być zgodna z datą wystawienia. Czy chcesz ustawić datę Rozliczać w VAT zgodną z datą wystawienia? Zaakceptowanie komunikatu powoduje ustawienie w polu Rozliczać w VAT miesiąca z daty wystawienia. Wybór opcji Nie skutkuje pozostawieniem w polu Rozliczać w VAT miesiąca zgodnego z datą obowiązku podatkowego.
Jeżeli na dokumencie z datą sprzedaży od 1 października 2020 bez uzupełnionego kodu FP (zarówno w przypadku gdy tego kodu nie było w ogóle, jak i w sytuacji, gdy z poziomu zakładki [JPK] usunięto kod FP) miesiąc wskazany w polu Rozliczać w VAT jest różny od daty obowiązku podatkowego to podczas próby zapisania dokumentu pojawia się komunikat: Zapisujesz dokument, w którym data Rozliczenia w VAT nie jest zgodna z datą obowiązku podatkowego. Czy chcesz ustawić datę Rozliczać w VAT zgodną z datą obowiązku podatkowego? Zaakceptowanie komunikatu powoduje ustawienie w polu Rozliczać w VAT miesiąca z daty obowiązku podatkowego. Wybór opcji Nie skutkuje pozostawieniem w polu Rozliczać w VAT wybranego wcześniej miesiąca. Jeżeli w Konfiguracji ustawiono metodę kasową lub na dokumencie zaznaczono parametr Metoda kasowa to po dodaniu na dokumencie kodu FP (bezpośrednio na dokumencie lub za pomocą operacji seryjnej) lub po przeniesieniu z menu Handel faktury zafiskalizowanej z kodem FP, na dokumencie data rozliczenia w VAT ustawia jest zgodnie z datą wystawienia
Uwaga
W przypadku transakcji wewnątrzunijnych wprowadzonych do Rejestru VAT zakupu lub sprzedaży z różnymi datami (miesiącami) operacji i wystawienia, na dokumencie zaksięgowanym, z uzupełnioną predekretacją lub na dokumencie, do którego wygenerowano dowody wewnętrzne przy zmianie rodzaju na pozycji (Usługi <-> inny niż Usługi) pojawia się komunikat: Data deklaracji VAT-7 jest różna od daty jaka wynikałaby dla rodzaju na pozycji. Czy chcesz zweryfikować i zmodyfikować datę deklaracji VAT-7? Daty obowiązku podatkowego i daty prawa do odliczenia są w takim przypadku blokowane i użytkownik musi sam zweryfikować datę deklaracji VAT-7.
Pole Wg kasy aktywne tylko dla użytkowników, którzy wybrali metodę kasową rozliczania podatku VAT. Kolejne pola są związane z formą i terminem płatności. Forma płatności – forma płatności za fakturę, wypełniana automatycznie zgodnie z warunkami płatności ustalonymi na kartotece Kontrahenta. Pole może być w razie konieczności zmieniane poprzez wybór ze spuszczanej listy pomocniczej. W przypadku dokumentów w Rejestrze zakupów VAT dla formy płatności o typie Przelew Operator ma możliwość wyboru numeru rachunku bankowego płatnika.
Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczony zostanie parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT to podczas zapisywania dokumentu z formą płatności gotówka za okres, w którym nie ma otwartego raportu kasowego/bankowego pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie komunikatu powoduje utworzenie nowego raportu kasowego. Wybór opcji Nie wiąże się z koniecznością dodania przez użytkownika raportu kasowego samodzielnie.
Termin płatności – jest liczony dla Faktur Zakupu zgodnie z parametrem FZ – termin płatności liczony od, który dostępny jest w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów, a określa, od jakiej daty liczony jest termin płatności dla Faktur Zakupu. Do wyboru mamy datę wystawienia, datę zakupu oraz datę wpływu. Dla Faktur Sprzedaży i paragonów jest liczony zgodnie z parametrem FA, PA – termin płatności liczony od, który określa od jakiej daty liczony jest termin płatności dla Faktur Sprzedaży i paragonów. Do wyboru mamy datę wystawienia oraz datę sprzedaży. Pole jest automatycznie wypełniane zgodnie z wybraną datą oraz warunkami płatności ustalonymi na kartotece kontrahenta. Pole może być w razie konieczności zmieniane. Brutto – sumaryczna kwota brutto dokumentu (podsumowanie kwoty brutto w poszczególnych stawkach). Zapłata – w polu tym wykazywana jest ta część kwoty, która została zapłacona gotówką i został wygenerowany zapis kasowy w Raporcie kasowym. Pozostaje – pole to wypełnia się automatycznie jako różnica Brutto minus Zapłata. Zapłacono – parametr, po zaznaczeniu którego będzie możliwość, filtrowania takich dokumentów z listy i na podstawie nich, ręcznego dodawania korekty kosztów. Nie wpłynie on na rozliczenie z poziomu Kasa/Bank. MPP – podzielona płatność – parametr jest widoczny jeżeli dokument nie jest dowodem wewnętrznym oraz nie przeniesiono go z modułu Handel. Użytkownik powinien zaznaczyć parametr jeżeli chce wykonywać przelewy za pomocą mechanizmu podzielonej płatności. Parametr jest możliwy do zaznaczenia jeżeli na dokumencie wybrano kontrahenta o statusie Podmiot gospodarczy lub na dokumencie wybrano urząd. Jeżeli na karcie kontrahenta zaznaczono parametr MPP – podzielona płatność to parametr MPP – podzielona płatność jest automatycznie zaznaczany na dokumencie w rejestrze VAT i jest możliwy do odznaczenia przez użytkownika. Jeżeli na karcie kontrahenta nie zaznaczono parametru MPP – podzielona płatność to parametr MPP – podzielona płatność jest odznaczony na dokumencie rejestrze VAT i jest możliwy do zaznaczenia przez użytkownika pod warunkiem, iż na dokumencie wybrano kontrahenta będącego podmiotem gospodarczym. Istnieje możliwość zaznaczenia/odznaczenia parametru MPP – podzielona płatność na dokumencie zaksięgowanym. Zaznaczenie na dokumencie w rejestrze VAT parametru MPP – podzielona płatność powoduje zaznaczenie parametru MPP – podzielona płatność na płatności powstałej w rejestrze o typie Konto bankowe, a tym samym przelew zostanie wykonany mechanizmem podzielonej płatności – kwota netto na rachunek kontrahenta i kwota VAT na odrębny rachunek VAT. W przypadku dokumentu walutowego parametr MPP – podzielona płatność jest możliwy do zaznaczenia jeżeli na dokumencie zaznaczono parametr Płatność VAT w PLN. W związku z tym, że mechanizm podzielonej płatności dotyczy rozliczania transakcji za pomocą przelewów, jeżeli na dokumencie zaznaczono parametr MPP – podzielona płatność i wskazano formę płatności związaną z rejestrem o typie innym niż Konto bankowe, pojawia się ostrzeżenie: Dokument został zakwalifikowany do rozliczenia mechanizmem podzielonej płatności. Dla takich dokumentów wymagane jest rozliczenie przelewem. Zmień formę płatności. Dodatkowo podczas zapisywania takiego dokumentu pojawia się komunikat: Dokument został zakwalifikowany do rozliczenia mechanizmem podzielonej płatności. Na dokumencie wybrana forma płatności nie jest skojarzona z rejestrem bankowym. Czy chcesz zmienić płatność? Zaakceptowanie komunikatu pozwala na edycję dokumentu. Wybór opcji Nie powoduje zapisanie dokumentu. Jeżeli na dokumencie zaznaczono parametr MPP – podzielona płatność, a płatność ma stan Wysłano lub Zrealizowano i następuje próba zmiany na dokumencie numeru dokumentu lub numeru NIP lub parametru MPP – podzielona płatność to pojawia się komunikat: Parametry dotyczące MPP nie mogą być zmieniane dla płatności wysłanych do banku lub zrealizowanych. Zmień stan płatności w preliminarzu na 'do realizacji’. Akcyza – pole z kwotą akcyzy, dla dokumentów dodawanych w rejestrze VAT domyślnie ma wartość zero, ale można je ręcznie uzupełnić. W przypadku dokumentów z modułu Faktury wyliczona wartość akcyzy automatycznie przenoszona jest do tego pola. Wartość pola można modyfikować. Kolumna KPiR – pole widoczne w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową Określa kolumnę księgi, do której zostanie zaksięgowana kwota akcyzy. W przypadku faktur zawierających akcyzę a przeniesionych z modułu Faktury kolumna do księgowania podpowiada się na 13.Inne. Dla ręcznych dokumentów kolumna domyślnie ustawia się na Nie księgować. Zakład – pole jest dostępne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa. Należy go uzupełnić przed zaksięgowaniem dokumentu. Dla Rejestru Sprzedaży uzupełniamy jeszcze dwa dodatkowe parametry: Transakcja fiskalna – parametr zaznacza się w przypadku, jeżeli wprowadzany dokument jest raportem z kasy fiskalnej. Parametr ten jest ustawiany po wybraniu kategorii dokumentu, zgodnie z ustawieniami na formularzu kategorii. Sprzedaż detaliczna – parametr jest zaznaczany, jeżeli wprowadzany dokument jest dziennym lub miesięcznym zestawieniem sprzedaży detalicznej, podlegającej rozliczeniu strukturą zakupów. Parametr ten jest ustawiany po wybraniu kategorii dokumentu, zgodnie z ustawieniami na formularzu kategorii. JPK_FA – parametr należy zaznaczyć w przypadku, gdy na żądanie Urzędu Skarbowego podatnik jest zobligowany do złożenia pliku z fakturami (JPK_FA) i wprowadza je ręcznie do Rejestru VAT z pominięciem modułu Handel. Parametr nie dotyczy plików JPK_VAT składanych obowiązkowo co miesiąc. Parametr domyślnie zaznaczony na nowo dodawanych dokumentach do Rejestru VAT sprzedaży. Podczas dodawania dokumentów do Rejestru VAT zakupu domyślnie nie jest zaznaczany. Istnieje możliwość zaznaczenia parametru na dokumentach zaksięgowanych.
Uwaga
Dokumenty z zaznaczonym parametrem JPK_FA przenoszone są do pliku JPK_FA. Z kolei dokumenty znajdujące się w Rejestrach VAT trafiają do pliku JPK_VAT/ JPK_V7  bez względu na to, czy parametr JPK_FA jest zaznaczony, czy odznaczony.
Metoda kasowa – zaznaczenie parametru na dokumencie w Rejestrze zakupów VAT powoduje oznaczenie faktury do rozliczenia na zasadach metody kasowej. Zaznaczenie parametru Metoda kasowa dla Rejestru sprzedaży VAT pozwala na rozliczenie transakcji sprzedaży zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt. 1e Ustawy o VAT. Przejdź do artykułu. Wewnętrzny – wraz z wejściem Polski do Unii Europejskiej, zmieniały się procedury importowe. Pojęcie importu w odniesieniu do krajów UE jest zastępowane pojęciem nabycia wewnątrzunijnego. W odniesieniu do krajów UE zniknął obowiązek sporządzania dokumentu SAD. W zamian podatnik musi sporządzać parę dokumentów, tj. Dowód Wewnętrzny Sprzedaży i Dowód Wewnętrzny Zakupu. Charakter Dowodu Wewnętrznego jest taki jak w przypadku zwykłej faktury, za wyjątkiem braku płatności. Dowód Wewnętrzny służy do zarejestrowania wartości towarów z uwzględnieniem prawidłowej kwoty VAT-u w celu umożliwienia umieszczenia jej w Rejestrze VAT i rozliczenia na deklaracji. Zatwierdzenie takiego zapisu zgodnie z założeniem nie powoduje wygenerowania płatności w module Kasa/Bank. W dolnej części okna znajduje się lista zawierająca kwoty dla poszczególnych stawek VAT. Zawartość Tabeli VAT można modyfikować za pomocą klawiszy:  Kwoty dodatkoweikona widoczna tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową. Umożliwia podzielenie kwoty i wprowadzenie prostej dekretacji (szczegółowy opis kwot dodatkowych poniżej w podrozdziale Kwoty dodatkowe). Uzupełnianie Tabeli kwot odbywa się w trybie edycji bezpośrednio w Tabeli (ang. edit in place). W trakcie edycji wiersza, pomiędzy kolumnami przemieszczamy się klawiszami: <TAB> – następna kolumna <SHIFT>+<TAB> – poprzednia kolumna <CTRL>+<ENTER> – zapisanie całego wiersza. Na formularzu dokumentu w rejestrze VAT zakupu, który został dodany za pomocą usługi Comarch OCR widoczny jest przycisk OCR, który służy do oznaczenia dokumentu jako zweryfikowany. Bezpośrednio po przetworzeniu dokumentu na przycisku jest znak  który świadczy o tym, że dokument nie został jeszcze zweryfikowany przez użytkownika. Po kliknięciu w przycisk wartość atrybutu zmienia się na Zweryfikowany i przycisk zmienia swój wygląd na .
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Istnieje również możliwość zmiany oznaczenia dokumentu zweryfikowanego na niezweryfikowany poprzez naciśnięcie przycisku . Po naciśnięciu przycisku wartość atrybutu zmienia się na Niezweryfikowany i przycisk zmienia swój wygląd na.
Szczegółowe informacje na temat usługi Comarch OCR dostępne są w biuletynie Usługa Comarch OCR – instrukcja instalacji i korzystania Na formularzu zapisu w Rejestrze VAT istnieje możliwość dodawania dokumentów na podstawie skanów i plików, jeżeli pobrana jest licencja na moduł Obieg Dokumentów. Na dodawanym formularzu znajduje się przycisk , który umożliwia wywołanie skanowania lub dodawania pliku z dysku (również skrót klawiszowy <Ctrl>+<Shift>+<P>). Przycisk widoczny jest tylko podczas dodawania nowego dokumentu. Po naciśnięciu przycisku dostępne są opcje, z których użytkownik może skorzystać Ostatnio wybrana opcja jest zapamiętywana, tak by wciśnięcie przycisku wywołało taką samą opcję jak ostatnio (dzięki temu użytkownik, który na przykład zawsze skanuje dokument nie musi za każdym razem wybierać tej opcji).
Uwaga
W Comarch ERP Optima w modelu usługowym nie jest dostępna opcja skanuj.
Wskaż plik na dysku i zapisz … (w IBARD/ do bazy/link):
  • po wciśnięciu przycisku Dodaj plik na formularzu pojawia się okno wyboru dokumentu z dysku,
  • wskazywany jest plik,
  • wskazany plik jest widoczny w bocznym panelu,
  • na formularzu dokumentu są wprowadzane dane, a następnie zapisywane,
  • dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Rejestrze VAT),
  • tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
  • plik wysyłany jest na IBARD/ zapisywany do bazy/ zapisywany jako link (w zależności od wybranej opcji),
  • w dokumencie Biblioteki zapisywany dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
  • zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze VAT.
Skanuj dokument i zapisz… (w IBARD/ do bazy):
  • po wciśnięciu przycisku Dodaj plik na formularzu wywoływany jest interfejs do skanowania,
  • zeskanowany plik jest widoczny w bocznym panelu,
  • na formularzu dokumentu są wprowadzane dane, a następnie zapisywane,
  • dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Rejestrze VAT),
  • tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
  • plik wysyłany jest na IBARD / do bazy (w zależności od wybranej opcji),
  • w dokumencie Biblioteki zapisywany jest dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
  • zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze VAT.
Wskaż plik z IBARD i… (zapisz do bazy/ zapisz link):
  • po wciśnięciu przycisku Dodaj plik łączymy się z IBARD,
  • wskazywany jest plik,
  • wskazany plik jest widoczny w bocznym panelu,
  • na formularzu dokumentu są wprowadza dane, a następnie zapisywane,
  • dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Rejestrze VAT),
  • tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
  • zapisywany jest link do IBARD lub plik (w zależności od wybranej opcji), jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu,
  • zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze VAT.
Po wybraniu opcji, na podstawie której dodawany jest dokument, w lewej części okna rozwija się dodatkowy panel, w którym widoczny jest podgląd wskazanego pliku. Na panelu z podglądem dostępne są opcje związane z powiększaniem/ pomniejszaniem widoku pliku.
Uwaga
Plik w panelu jest otwierany za pomocą przeglądarki internetowej. Dlatego możliwe jest otwieranie tylko plików typu: PDF, TIFF, GIF, JPG, PNG.
Po wskazaniu pliku w innym formacie niż PDF, TIFF, GIF, JPG, PNG pojawia się komunikat: Zawartość pliku z rozszerzeniem: np.xls nie może być wyświetlona! Ponowne wciśnięcie przycisku Dodaj plik spowoduje ponowne rozpoczęcie realizacji procesu wg wybranej opcji. W wyniku tego w oknie przeglądarki pojawi się nowy dokument. Jeśli użytkownik zeskanuje na przykład nie ten dokument to wystarczy, że podmieni go w skanerze i ponownie wciśnie przycisk Dodaj plik. Z chwilą zapisu dokumentu w Rejestrze VAT tworzony jest dokument w Bibliotece w module Obieg Dokumentów i zapisywane jest powiązanie dokumentów (widoczne na zakładce [Dokumenty]). Na utworzonym w ten sposób dokumencie w Bibliotece ustawiane jest:
  • dokument – symbol dokumentu nadawany wg schematu z konfiguracji. W Konfiguracji Firmy/ Obieg dokumentów dodano nową gałąź Dokumenty powiązane, gdzie dla poszczególnych typów dokumentów (w rejestrze VAT), można wskazać domyślny schemat numeracji i domyślny katalog dla automatycznie tworzonych dokumentów w Bibliotece,
  • numer obcy – numer wprowadzanego dokumentu,
  • data wprowadzenia – data bieżąca, z którą dokument został zarejestrowany,
  • operator – aktualnie zalogowany,
  • katalog – pobrany z ustawień w Konfiguracji Firmy/ Obieg dokumentów/ Dokumenty powiązane,
  • podmiot – na zakładce Podmioty przypisany zostaje podmiot z wprowadzanego zapisu.
Uwaga
W celu prawidłowego otwierania plików do podglądu w panelu potrzebny jest zainstalowany program Adobe Acrobat.
W zależności od sposobu obsługi formularza mamy dostęp do poszczególnych opcji.
  • Przy dodawaniu pojedynczego dokumentu podnosi się jego formularz, następnie przez przycisk Dodaj plik dokonywany jest wybór opcji dodawania/zapisu dokumentu. Po wskazaniu pliku z lewej strony formularza rozwija się okno podglądu pliku. W prawej części formularza użytkownik uzupełnia dane na dokumencie i zapisuje go.
  • Przy seryjnym dodawaniu po jego zapisie pierwszego dokumentu, formularz dokumentu po prawej stronie zostaje wyczyszczony i zwinięte okno podglądu pliku po lewej stronie formularza. Po wciśnięciu przycisku Dodaj plik i wyborze pliku panel z lewej strony ponownie się rozwija.
  • Przy zapisie dokumentu bez zamykania formularza (<SHIFT>+<CTRL>+<ENTER>) na formularzu dokumentu nadal widać dane, a w oknie po lewej stronie podgląd dokumentu, ale przycisk Dodaj plik jest już nie widoczny (dokument pozostaje w edycji).
Po zapisaniu dokumentu w Rejestrze VAT przy ponownej edycji dokumentu użytkownik ma możliwość podglądu załączników do dokumentu Biblioteki za pomocą ikony . Funkcja umożliwia weryfikację poprawności zapisanych dokumentów, dojście do dokumentu Biblioteki i wyświetlenie zapisanego tam pliku. Pliki wyświetlane są w panelu podglądu.

Podczas przenoszenia z menu Handel do rejestru VAT dokumentu z podpiętym dokumentem Biblioteki, na dokumencie w rejestrze VAT na zakładce [Dokumenty] w sekcji Biblioteka dokumentów automatycznie podpinany jest ten dokumentu Biblioteki. Dzięki temu użytkownik ma możliwość bezpośredniego podglądu załącznika z poziomu otwartego formularza dokumentu w rejestrze VAT, a także dostęp do samego dokumentu Biblioteki. Podgląd jest możliwy bez konieczności pobrania modułu Obieg Dokumentów.

W polu Lp widnieje kolejny numer pozycji nadawany przez program w trakcie wprowadzania poszczególnych pozycji dokumentu. Pole Kategoria jest automatycznie wypełniane na podstawie kategorii wpisanej w nagłówku dokumentu lub może ona zostać pobrana z listy przez naciśnięcie prawego przycisku myszy. Kategorię przypisaną do danej kwoty można zmienić przez wpisanie w polu Kategoria kodu kategorii. Jeżeli wpisany kod jest niepoprawny, program automatycznie otworzy listę pomocniczą kategorii. Po wprowadzeniu kategorii w wierszu Tabeli, automatycznie ustawiane są, zgodnie z ustawieniami na formularzu kategorii, pola: Stawka oraz w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową Kolumna, a dla Rejestru Zakupów również Rodzaj zakupów i Sposób odliczania podatku VAT. Jak widać, dzięki zastosowaniu kategorii, wprowadzanie dokumentów może być bardzo wygodne. Jeżeli system kategorii jest właściwie wprowadzony, po wyborze Kontrahenta kategoria jest automatycznie wpisywana do nagłówka dokumentu. Następnie, kwoty w tabeli VAT również mają automatycznie wypełnianą kategorię, a co za tym idzie, odpowiednio ustawiane wszystkie parametry pozycji (takie jak Stawka VAT, Rodzaj zakupów, Sposób odliczania VAT, Podział procentowy odliczeń oraz w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową Kolumna). Użytkownikowi pozostaje jedynie wpisanie kwoty netto lub brutto z dokumentu.
Uwaga
Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową i na dokumencie wprowadzonym do rejestru VAT zakupu wybrano w pozycji dokumentu kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wybranej na dokumencie. Jeżeli na dokumencie wybrano odliczenia Tak lub Warunkowo to do KPiR księgowana jest kwota netto przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii. Jeżeli na dokumencie wybrano odliczenia Nie to do KPiR księgowana jest kwota brutto przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii.
Uwaga
Kwota kosztu podlegająca księgowaniu do KPiR wyliczana jest jako suma pozycji, w których wybrano kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty, przemnażana przez % wskazany na formularzu kategorii, a następnie zaokrąglana i przenoszona do KPiR.
Uwaga
Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową i parametr Księguj w koszty zaznaczono na formularzu kategorii, na której zaznaczono wcześniej parametr Podziel odliczenia to użytkownik powinien zweryfikować Kolumnę do księgowania do KPiR i wybrać przykładowo 13. Inne – tak, aby dokument został zaksięgowany do Księgi Podatkowej. Wynika to z tego, iż dotychczas tego typu dokumenty nie podlegały księgowaniu do KPiR z poziomu rejestru VAT/ ewidencji dodatkowej. Stosowano do nich natomiast tzw. “Kilometrówkę” i korzystano z opcji Rozliczenia samochodu.
Pole Opis jest wypełniane automatycznie opisem z Kategorii, ale użytkownik może wpisać własny opis pozycji. Pola Kategoria2Opis2 pozwalają dodatkowo opisać dokument oraz pomóc w jego rozksięgowaniu, domyślnie w tabeli z pozycjami kolumny te są ukryte. Pole Stawka VAT jest automatycznie wypełniane po wybraniu kategorii. Jeżeli kategoria nie została określona, wówczas pole Stawka VAT jest domyślnie ustalane na 23%. Wartość tego pola można zmienić, wybierając stawkę ze spuszczanej listy pomocniczej . Lista stawek VAT jest określana w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Stawki podatkowe. Pola Netto, VAT i Brutto służą do wprowadzania kwoty w określonej stawce VAT. Pomiędzy tymi polami istnieją ścisłe powiązania matematyczne, przy czym użytkownik może wprowadzić te kwoty w jeden z następujących sposobów:
  • Wpisujemy wartość Netto, a naciśnięcia klawisza <TAB> spowoduje automatyczne wyliczenie kwoty VAT = Netto * Stawka oraz kwoty Brutto = Netto + VAT.
  • Wpisujemy wartość Netto,  po naciśnięciu klawisza <TAB> i automatycznym obliczeniu kwot VAT i Brutto ręcznie korygujemy kwotę VAT. Po zatwierdzeniu kwoty VAT (<TAB>) zostanie automatycznie obliczona kwota Brutto = Netto + VAT. Jeżeli wpisana kwota VAT nie spełnia równania VAT = Netto * Stawka, użytkownik usłyszy ostrzegawczy dźwięk.
  • Wpisujemy wartość Brutto, a naciśnięcie klawisza <TAB> spowoduje automatyczne wyliczenie kwoty VAT = Brutto * Stawka / (1 + Stawka) oraz kwoty Netto = Brutto – VAT.
Na formularzu powyżej pól Netto, VATBrutto wyświetlane jest podsumowanie tych kolumn.
Uwaga
Kolejne pola w tabeli określają sposób rozliczenia, księgowania oraz rozliczenia deklaracji JPK_V7. Ich poprawne wypełnienie jest bardzo ważne dla poprawnego przetwarzania danych przez program.
Pola, które musimy uzupełnić w kolejnych kolumnach, zależą od rodzaju rejestru. W przypadku dokumentu w Rejestrze Zakupu Rodzaj – określa rodzaj zakupu:
  • Towary – dotyczy zakupu towarów handlowych, wykorzystywane przy liczeniu współczynników do struktury zakupów
  • Usługi – zakup usług
  • Inne – zakupy kosztowe
  • Środki Trwałe – zakupy środków trwałych
  • Środki transportu – zakup środków transportu
  • Nieruchomości – zakup nieruchomości
  • Paliwo – zakup paliwa.
  Odliczenia określa sposób odliczania podatku na deklaracji JPK_V7:
  • Tak – zakupy opodatkowane związane ze sprzedażą opodatkowaną, od których należne są pełne odliczenia VAT,
  • Nie – zakupy, od których nie należą się odliczenia VAT,
  • Warunkowo – zakupy opodatkowane związane ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną.
 
Uwaga
Podczas dodawania dokumentu do rejestru VAT zakupu na kontrahenta będącego osobą fizyczną lub podatnikiem VAT nieczynnym, domyślnie odliczenia na pozycjach ustawiają się na Nie (nie są pobierane z kategorii wybranej w pozycji dokumentu).
Uwaga
Jeżeli na dokumencie w rejestrze VAT, na którym wybrano odliczenia Tak lub Warunkowo, na zakładce [Kontrahent] odznaczony zostanie parametr Podatnik VAT czynny lub zaznaczony zostanie parametr Finalny to podczas zapisywania dokumentu pojawia się komunikat: Dokument wystawiony na osobę fizyczną lub podatnika VAT nieczynnego. Czy chcesz przestawić odliczenia na NIE?.
Uwaga
Jeżeli w module Handel na Fakturze Zakupu wybrano kontrahenta o statusie osoba fizyczna lub podmiot gospodarczy bez zaznaczonego parametru Podatnik VAT czynny to po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT zakupu odliczenia na pozycjach ustawiane są na Nie (niezależnie od domyślnego ustawienia odliczeń na kategorii wybranej w pozycji dokumentu).
Kolumna – pole jest widoczne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową. Określa kolumnę księgi, do której zostanie zaksięgowana dana kwota (nie jest widoczna w przypadku Ewidencji ryczałtowej):
  • Towary: Zakup towarów handlowych i materiałów,
  • Uboczne: Koszty uboczne zakupu,
  • Wynagrodzenia: Koszty wynagrodzeń,
  • Inne: Pozostałe wydatki,
  • Zaszłości,
  • 10 + 16.Towary + koszty BR,
  • 11+ 16.Uboczne + koszty BR,
  • 12 + 16.Wynagrodzenia + koszty BR,
  • 13 + 16.Inne + koszty BR.
  • Nie księgować: w przypadku, gdy to pole jest zaznaczone, dana wartość nie jest przenoszona do Książki przychodów i rozchodów.
  Przykładowo, jeżeli na dokumencie wybrano kolumnę 10 + 16.Towary + koszty BR to podczas jego księgowania kwota w tej samej wysokości przenoszona jest do kolumny Zakup towarów oraz Koszty B +R.
Uwaga
Podczas wprowadzania dokumentu zwykłego (nie dowodu wewnętrznego) na kontrahenta o statusie podmiot gospodarczy z datą zakupu późniejszą niż 31.12.2016 r., o kwocie powyżej 15 000 płatnej gotówką z nieodroczonym terminem płatności pojawia się ostrzeżenie: Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Zmień formę płatności. Dodatkowo podczas zapisywania takiego dokumentu pojawia się komunikat: Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Czy zapisać dokument? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zapisanie dokumentu. Wybór opcji NIE pozwala na edycję dokumentu. 
W przypadku dokumentu w Rejestrze Sprzedaży Rodzaj – określa rodzaj sprzedaży:
  • Towary,
  • Usługi,
  • Środki transportu.
  Uwzględniać w proporcji – można określić, przez wybór opcji Uwzględniaj, że dany zapis ma być sumowany zarówno w liczniku jak i mianowniku przy wyliczaniu proporcji, według której dokonuje się odliczenia podatku VAT naliczonego. Jeśli dany zapis ma być uwzględniony tylko w mianowniku proporcji, to należy wybrać opcję Tylko w mianowniku. Jeżeli natomiast zapis nie ma być w ogóle ujęty w proporcji, to należy wybrać opcję Nie uwzględniaj. Dla Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży z automatu zostanie ustawiony parametr na Nie uwzględniaj, gdyż Dowody Wewnętrzne nie powinny być ujmowane przy liczeniu proporcji. Kolumna – pole jest widoczne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową. Określa kolumnę księgi, do której zostanie zaksięgowana dana kwota:
  • 7. Sprzedaż: Sprzedaż towarów,
  • 8. Pozostały: Pozostały przychód,
  • 15. Zaszłości,
  • Nie księgować: w przypadku, gdy to pole jest zaznaczone dana wartość nie jest przenoszona do Książki przychodów i rozchodów.
  W przypadku Ewidencji ryczałtowej opcje do wyboru w tym polu zmieniają się odpowiednio na określenia stawek podatku ryczałtowego:
  • Stawka 17,00%,
  • Stawka 15,00%,
  • Stawka 14,00%,
  • Stawka 12,50%,
  • Stawka 12,00%,
  • Stawka 10,00%,
  • Stawka 8,50%,
  • Stawka 5,50%,
  • Stawka 3,00%,
  • Stawka 2,00%,
  • Stawka 20,00%,
  • Nie księgować – w przypadku, gdy to pole jest zaznaczone dana wartość nie jest przenoszona do Ewidencji ryczałtowej.
 
Uwaga
Dzięki określaniu kolumny księgowej i sposobu odliczania VAT indywidualnie dla każdej pozycji w tabeli kwot, program pozwala na zaksięgowanie faktury do różnych kolumn Książki Przychodów i Rozchodów/ różnych stawek podatku ryczałtowego. Podobnie, w przypadku odliczeń VAT, na tej samej fakturze można wprowadzić równocześnie zakupy związane wyłącznie ze sprzedażą opodatkowaną, jak i związane ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną.
Uwaga
W przypadku Ewidencji ryczałtowej, podczas próby zapisania dokumentu z datą wcześniejszą niż 1 stycznia 2021 r. (pod uwagę brana jest data wskazana w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry w polu Księgowanie dokumentów z datą) z wybraną stawką 15,00% pojawia się komunikat uniemożliwiający zapisanie takiego dokumentu: Na dokumencie wskazano stawkę 15%, która obowiązuje od 01.01.2021 roku. Proszę wskazać prawidłową stawkę do księgowania.
Uwaga
W przypadku Ewidencji ryczałtowej, podczas próby zapisania dokumentu z datą późniejszą niż 31 grudnia 2020 r. (pod uwagę brana jest data wskazana w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry w polu Księgowanie dokumentów z datą) z wybraną stawką 20,00% pojawia się komunikat uniemożliwiający zapisanie takiego dokumentu: Na dokumencie wskazano stawkę 20%, która nie obowiązuje od 01.01.2021 roku. Proszę wskazać prawidłową stawkę do księgowania.
 
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Uwaga
W przypadku Ewidencji ryczałtowej, podczas próby zapisania dokumentu z datą wcześniejszą niż 1 stycznia 2022 r. (pod uwagę brana jest data wskazana w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry w polu Księgowanie dokumentów z datą) z wybraną stawką 12% lub 14% pojawia się komunikat uniemożliwiający zapisanie takiego dokumentu: Na dokumencie wskazano stawkę 12%/ 14%, która obowiązuje od 01.01.2022 roku. Proszę wskazać prawidłową stawkę do księgowania.
Na formatce faktury istnieje możliwość ukrywania kolumn. Aby ukryć/odkryć wybraną kolumnę należy kliknąć prawym klawiszem myszy na pasek nazw kolumn, rozwinąć z menu kontekstowego Kolumny i zaznaczyć/odznaczyć odpowiednie kolumny. W przypadku dokumentu w rejestrze VAT zakupu oraz korekty dokumentu w rejestrze VAT sprzedaży, jeżeli:
  • łączna kwota brutto dokumentu (również w przypadku wielu płatności czy pozycji dokumentu) jest większa niż 15 000 PLN w przypadku dokumentów w walucie obcej sprawdzana jest wartość po
 
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Uwaga
Numer rachunku jest sprawdzany dla kwoty wyższej niż 15 000. Istnieje możliwość weryfikowania dokumentów z niższą kwotą po po zaznaczaniu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry dla parametru Automatyczna weryfikacja numerów rachunków w Wykazie podatników VAT domyślnie odznaczonej opcji Niezależnie od kwoty dokumentu.
  • na dokumencie, na pierwszej zakładce jest wybrana forma płatności powiązana z rejestrem bankowym,
  • NIP płatnika (czyli kontrahenta wybranego w polu Domyślny płatnik na dokumencie) jest polskim numerem NIP
  następuje automatyczna weryfikacja, czy wskazany numer rachunku bankowego znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów. W przypadku dokumentu w rejestrze VAT zakupu sprawdzany jest numer rachunku wybrany na formularzu dokumentu, a w przypadku korekty dokumentu w rejestrze VAT sprzedaży weryfikowany jest numer rachunku wskazany jako domyślny na karcie płatnika wybranego na dokumencie. Podczas weryfikacji numeru rachunku bankowego na dokumencie przeniesionym do rejestru VAT zakupu z modułu Handel sprawdzany jest numer rachunku wybrany na fakturze zakupu w module Handel. Po dokonaniu weryfikacji na dokumencie jest wyświetlana informacja o tym, czy numer rachunku widnieje w Wykazie podatników VAT. Po zmianie numeru rachunku na dokumencie w rejestrze VAT zakupu/ na dokumencie w ewidencji dodatkowej kosztów lub po zmianie płatnika na korekcie dokumentu w rejestrze VAT sprzedaży/ na korekcie dokumentu w ewidencji dodatkowej przychodów weryfikacja następuje ponownie i wyświetlany jest stosowny komunikat. Informacja o weryfikacji numeru rachunku bankowego jest wyświetlana tylko na dokumentach podlegających edycji. Weryfikacja rachunków bankowych odbywa się na dzień bieżący. Każda weryfikacja numeru rachunku bankowego jest zapisywana na karcie kontrahenta. Jeśli w danym dniu numer rachunku był już zweryfikowany to dodając kolejny dokument spełniający warunki do weryfikacji na ten sam numer rachunku, status rachunku pobierany jest z karty kontrahenta.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Użytkownik ma możliwość wyłączenia weryfikacji numeru rachunku bankowego na formularzu dokumentu w rejestrze VAT. Numer rachunku bankowego nie będzie sprawdzany po odznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry dla parametru Automatyczna weryfikacja numerów rachunków w Wykazie podatników VAT domyślnie zaznaczonej opcji Z formularza dokumentu w rejestrze VAT i ewidencji dodatkowej.

Dodanie nowego zapisu – zakładka KSeF/JPK

Na zakładce [KSeF/JPK] wyodrębnione są następujące sekcje:
  • KSeF – sekcja zawiera pola:
    • Numer KSeF – numer dokumentu, pod jakim jest identyfikowany w KSeF.
    • Data przyjęcia – data przesłania faktury do KSeF określona jako data wystawienia numer dokumentu, pod jakim jest identyfikowany w KSeF.
Na dokumencie pobranym z KSeF wyżej wymienione pola uzupełniane są automatycznie i nie podlegają edycji. Jeżeli na fakturze w module Handel uzupełnione są pola Numer KSeF oraz Data przyjęcia (automatycznie lub ręcznie) to po przeniesieniu faktury do rejestru VAT pola te nie podlegają edycji na dokumencie w rejestrze VAT.
Uwaga
Jeżeli Numer KSeF został uzupełniony ręcznie bezpośrednio na dokumencie w rejestrze VAT lub został uzupełniony ręcznie na fakturze w module Handel, która następnie została przeniesiona do rejestru VAT, to taki dokument w rejestrze VAT nie ma podglądu graficznego dokumentu pobranego z KSeF.
  • Kody JPK_V7 – zawiera informację o kodach towarowych, procedurach oraz znaczniku technicznym ZakupVAT_Marza typach dokumentów, które opisują dokument wysyłany w pliku JPK_V7. Mogą one zostać dodane ręcznie bezpośrednio na formularzu dokumentu w rejestrze VAT, przeniesione z karty kontrahenta, przeniesione z modułu Handel, dodane automatycznie na podstawie danych z karty kontrahenta, danych z modułu Handel lub parametrów zaznaczonych bezpośrednio na formularzu dokumentu w rejestrze VAT.
    Dotyczy wersji: 2022.1.1
    Lista kodów jest odpowiednio zawężana w zależności od daty rozliczenia w VAT (a w przypadku metody kasowej w zależności od daty bieżącej).
  • Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7 – z poziomu której istnieje możliwość dodania atrybutów na formularzu których zaznaczono parametr Widoczny JPK_VAT. Atrybuty dodane w tej sekcji pozwalają na wykazanie kwot w odpowiednich polach w plikach JPK_VAT i JPK_V7.
  • JPK_FA – z poziomu której istnieje możliwość dodania atrybutów na formularzu których dla parametru Widoczny JPK_FA wybrano opcję: VAT.
Dodanie nowego zapisu – zakładka KSeF/JPK
Sekcja Kody JPK_V7 Na dokumentach w rejestrze VAT zakupu istnieje możliwość dodania procedur i  typu dokumentu dotyczących zakupu oraz znacznika technicznego ZakupVAT_Marza. Na dokumentach w rejestrze VAT sprzedaży istnieje możliwość dodania procedur i  typu dokumentu dotyczących sprzedaży oraz dowolnych kodów towarowych. Na dokumencie można dodać tylko jeden kod towarowy/ procedurę/ typ dokumentu danego rodzaju. Przykładowo, nie ma możliwości dodania dwóch pozycji o kodzie GTU_02 na jednym dokumencie. Na dokumencie można dodać tylko jeden kod dotyczący typu dokumentu. Podczas próby dodania na dokumencie w rejestrze VAT zakupu/ sprzedaży więcej niż jednego kodu dotyczącego typu dokumentu pojawia się komunikat: Zaznaczono zbyt wiele kodów dla typów dokumentów. Wybierz jeden kod opisujący typ dokumentu. Jeżeli na dokumencie w wersji programu wcześniejszej niż 2021.0.1 dodano jeden lub więcej typów dokumentu to po dodaniu kolejnego typu dokumentu wcześniejsze typy są usuwane i pozostaje tylko jeden typ dokumentu. Jeżeli w wyniku modyfikacji dokumentu dodany zostanie automatycznie typ dokumentu to dodane wcześniej typy dokumentu są również usuwane. Jeżeli podczas wykonywania operacji seryjnej Dodaj kody JPK_V7 wskazano kod dotyczący typu dokumentu to wybrany wcześniej na dokumencie typ dokumentu jest usuwany i pozostaje tylko jeden typ dokumentu.
Uwaga
Jeżeli w bazie istnieją już dokumenty zawierające jednocześnie więcej niż jeden kod dotyczący typu dokumentu, podczas przeliczania pliku JPK_V7 pojawia się komunikat uniemożliwiający utworzenie pliku: Plik JPK_V7 nie może być naliczony. Istnieją transakcje zawierające więcej niż jeden typ dokumentu na zakładce Kody JPK_V7. Po zatwierdzeniu komunikatu pojawia się Lista dokumentów z więcej niż jednym typem dokumentu JPK_V7. Użytkownik powinien na każdym z tych dokumentów pozostawić tylko jeden kod dotyczący typu dokumentu.
Na formularz dokumentu w rejestrze VAT na zakładkę [JPK] do sekcji Kody JPK_V7 automatycznie przenoszone są kody JPK_V7 uzupełnione na formularzu kategorii wybranej w nagłówku dokumentu oraz w pozycjach dokumentu (w kolumnie Kategoria oraz Kategoria 2). Jeżeli na dokumencie dodano wcześniej dany kod JPK_V7 to nie jest on dublowany. Jeżeli na formularzu kontrahenta uzupełniono kody JPK_V7 oraz wskazano domyślną kategorię sprzedaży/ zakupu z uzupełnionymi kodami JPK_V7 to po wyborze takiego kontrahenta na dokumencie w rejestrze VAT przenoszone są kody JPK_V7 z karty kontrahenta i formularza kategorii (kody nie są dublowane). Na dokumenty w rejestrze VAT zakupu przenoszone są procedury i typ dokumentu dotyczące zakupu oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza. Na dokumenty w rejestrze VAT sprzedaży przenoszone są procedury i typ dokumentu dotyczące sprzedaży oraz kody towarowe. Procedura MPP jest dostępna na dokumentach z datą rozliczenia w VAT do czerwca 2021 r. Jeżeli na dokumencie zmieniono datę rozliczenia w VAT na wcześniejszą niż lipiec 2021 r. to kod MPP jest dodawany na dokument po jego zapisaniu jeżeli na dokumencie zaznaczony jest parametr MPP – Podzielona płatność i kwota dokumentu przekracza 15 tys. zł brutto. W przypadku metody kasowej kod MPP nie jest dostępny dla daty bieżącej od lipca 2021 r.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Procedura SW jest możliwa do wyboru na dokumentach z datą rozliczenia w VAT do czerwca 2021 r. W przypadku metody kasowej pod uwagę brana jest data bieżąca w programie. Procedura EE jest możliwa do wyboru na dokumentach z datą rozliczenia w VAT do grudnia 2021 r. W przypadku metody kasowej pod uwagę brana jest data bieżąca w programie. Procedury WSTO_EE oraz IED są możliwe do wyboru na dokumentach z datą rozliczenia w VAT od stycznia 2022 r. Jeżeli na dokumencie zmieniono datę rozliczenia w VAT na wcześniejszą niż styczeń 2022 r. to kody te nie są usuwane z dokumentu, natomiast kod WSTO_EE zostanie przeniesiony do pliku jako kod EE, z kolei kod IED nie zostanie przeniesiony do pliku JPK_V7. W przypadku metody kasowej pod uwagę brana jest data bieżąca w programie.
Zmiana kontrahenta na dokumencie powoduje usunięcie kodów towarowych/ procedur przypisanych do kontrahenta wybranego pierwotnie na dokumencie (łącznie z kodami uzupełnionymi na formularzu domyślnej kategorii kontrahenta) i przeniesienie kodów towarowych/ procedur z karty nowo wybranego kontrahenta (łącznie z kodami uzupełnionymi na formularzu domyślnej kategorii kontrahenta) za wyjątkiem procedury MPP, która nie jest przenoszona na dokument o łącznej kwocie brutto nie przekraczającej 15 tys. (dotyczy daty rozliczenia w VAT przed lipcem 2021 r.). Pozycje dodane ręcznie w sekcji Kody JPK_V7 nie są usuwane przy zmianie kontrahenta. Zmiana kategorii na dokumencie (zarówno z poziomu formularza, jak i za pomocą operacji seryjnej Zmień kategorię) powoduje usunięcie kodów JPK_V7 przypisanych do kategorii wybranej pierwotnie na dokumencie i przeniesienie kodów JPK_V7 z formularza nowo wybranej kategorii, za wyjątkiem procedury MPP, która nie jest przenoszona na dokument o łącznej kwocie brutto nie przekraczającej 15 tys. (dotyczy daty rozliczenia w VAT przed lipcem 2021 r.). Kody JPK_V7 dodane ręcznie, przeniesione z karty kontrahenta oraz dodane automatycznie w sekcji Kody JPK_V7 nie są usuwane przy zmianie kategorii. Wyjątkiem jest również kod dotyczący typu dokumentu – jeżeli na kategorii uzupełniono taki kod to po jej wskazaniu wybrany wcześniej na dokumencie typ dokumentu jest usuwany i pozostaje tylko typ dokumentu uzupełniony na kategorii. Usunięcie z dokumentu pozycji w której wskazano kategorię z uzupełnionymi kodami JPK_V7 powoduje usunięcie tych kodów JPK_V7 z formularza dokumentu za wyjątkiem przypadku, w którym ta kategoria jest wskazana w nagłówku dokumentu lub w innej pozycji dokumentu lub kod jest wybrany na innej kategorii, która pozostaje na dokumencie. W przypadku dokumentu przetworzonego za pomocą usługi Comarch OCR, jeżeli rozpoznany kontrahent ma uzupełnioną kategorię domyślną to na dokument przenoszone są kody JPK_V7 z karty kontrahenta oraz z formularza kategorii (za wyjątkiem kodów towarowych GTU w przypadku rejestru VAT zakupu).
Uwaga
W przypadku wyboru na dokumencie z rodzajem transakcji Procedura OSS kontrahenta i/lub kategorii z uzupełnionymi kodami JPK_V7 nie są one przenoszone na dokument. Po zmianie na dokumencie rodzaju transakcji na inny niż Procedura OSS kody JPK_V7 nie są automatycznie dodawane na dokument. Aby zostały przeniesione, należy dokonać modyfikacji dokumentu (np. dodać nową pozycję z taką kategorią).
Dodanie/ usunięcie pozycji w sekcji Kody JPK_V7 na zaksięgowanym dokumencie jest możliwe jeżeli na karcie operatora zaznaczono parametr Zmiana atrybutów/kodów JPK na zatw. dok. W przypadku dokumentów wyeksportowanych dodanie/ usunięcie pozycji jest możliwe jeżeli na karcie operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.
Uwaga
Po konwersji bazy danych do wersji 2020.4.1 na wszystkich dokumentach wprowadzonych do rejestru VAT we wcześniejszych wersjach programu sekcja Kody JPK_VAT na zakładce [JPK] jest pusta. W przypadku dokumentów wystawionych po 31 marca 2020 r. użytkownik powinien uzupełnić odpowiednie kody JPK_V7. Można do tego wykorzystać operację seryjną Dodaj kod JPK_V7, opisaną w dalszej części tego artykułu.
Przenoszenie dokumentów z modułu Handel Podczas przenoszenia faktur sprzedażowych i zakupowych z modułu Handel wszystkie zapisane na nich kody towarowe, procedury i typ dokumentów przenoszone są na formularz dokumentu w rejestrze VAT, gdzie podlegają edycji. Nie są natomiast dodawane kody JPK_V7 uzupełnione na formularzu kategorii wybranej na Fakturze. Zmiana kategorii na przeniesionym dokumencie powoduje dopisanie kodów JPK_V7 z formularza nowo wybranej kategorii. Podczas tworzenia dowodów wewnętrznych do Faktur Zakupu przeniesionych z modułu Handel, na dowody wewnętrzne przenoszone są kody JPK_V7 uzupełnione na dokumencie pierwotnym. Nie są natomiast dodawane kody JPK_V7 uzupełnione na formularzu kategorii wybranej na dokumencie. Podczas przenoszenia paragonów (zbiorczo lub pojedynczo) na formularz dokumentu w rejestrze VAT sprzedaży przenoszone są procedury i typy dokumentów uzupełnione na paragonie w module Handel. Nie są natomiast przenoszone kody towarowe. Podczas zbiorczego przenoszenia paragonów na dokument w rejestrze VAT przenoszone są wszystkie procedury i typy dokumentów wybrane na zaznaczonych paragonach.
Uwaga
Paragony wystawione przez podatników zwolnionych z obowiązku posiadania kas fiskalnych powinny być wykazywane w pliku JPK_V7 z kodem WEW (zamiast RO jak w przypadku paragonów fiskalnych). Jeżeli paragony przenoszone są z modułu Handel do rejestrów VAT, należy zmienić na nich domyślnie dodawany kod RO na WEW. Można posłużyć się operacjami seryjnymi dostępnymi w rejestrach VAT (Dodaj kody JPK_V7). Po wybraniu kodu WEW, kod RO zostanie usunięty z dokumentów. Jeżeli paragony były przenoszone pojedynczo do rejestrów VAT, po zmianie kodu wykazywane są w pliku JPK_V7 jako jeden zapis zbiorczy z kodem WEW dla kontrahenta o nazwie Raport okresowy sprzedaży detalicznej oraz numerze dokumentu: Detal – dokument zbiorczy sprzedaży.
Przenoszenie zafiskalizowanych Faktur Sprzedaży W momencie przenoszenia do rejestru VAT zafiskalizowanej Faktury Sprzedaży z datą sprzedaży od 1 października 2020 r., przenoszona jest Faktura z typem dokumentu FP oraz automatycznie tworzony jest dodatkowy dokument techniczny z typem dokumentu RO. Dokument dodawany jest z tym samym kontrahentem, numerem dokumentu, w tej samem kwocie co Faktura Sprzedaży, oraz z opisem Zapis techniczny do rozliczenia JPK_V7. Na dokumencie technicznym nie jest zaznaczany parametr Wewnętrzny. Dokument taki, pomimo że nie jest dowodem wewnętrznym to nie generuje płatności. Podczas edycji wygląda jak dowód wewnętrzny. Dokumenty techniczne z typem dokumentu RO są uwzględniane przy liczeniu części deklaracyjnej pliku JPK_V7, w związku z czym są wyświetlane na zakładce [Do VAT/JPK_V7]. Dokumenty techniczne utworzone do zafiskalizowanych Faktur Sprzedaży nie podlegają księgowaniu. Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową to na dokumencie technicznym jako kolumna do księgowania ustawiana jest opcja Nie księgować. Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową to podczas próby księgowania dokumentu technicznego pojawia się komunikat: Nie można rozpocząć księgowania dokumentu [numer dokumentu] z dnia [data dokumentu]. Zapis jest dokumentem technicznym służącym prawidłowemu rozliczeniu JPK_V7. Po usunięciu z rejestru VAT zafiskalizowanej Faktury Sprzedaży automatycznie usuwany jest powstały do niej dokument techniczny. Podczas próby usunięcia tylko dokumentu technicznego pojawia się komunikat: Dokument techniczny został utworzony w celu prawidłowego rozliczenia JPK_V7 i jest powiązany z Fakturą sprzedaży [Numer dokumentu]. Czy na pewno chcesz usunąć zaznaczoną pozycje? Zaakceptowanie komunikatu powoduje usunięciu dokumentu technicznego. Wybór opcji Nie skutkuje pozostawieniem dokumentu technicznego. Podczas eksportu za pomocą pracy rozproszonej dokumentów z poziomu rejestrów VAT, przenoszone są również dokumenty techniczne utworzone do zafiskalizowanych Faktur Sprzedaży. Podczas importu za pomocą pracy rozproszonej dokumentów z poziomu modułu Handel, do zafiskalizowanych Faktur Sprzedaży w rejestrze VAT sprzedaży tworzone są automatycznie zapisy techniczne. Dokumenty techniczne utworzone po przeniesieniu do rejestru VAT zafiskalizowanych Faktur Sprzedaży wraz z Paragonami przeniesionymi do rejestru VAT pojedynczo oraz dokumentami dodanymi do rejestru VAT sprzedaży z kodem RO, przenoszone są do pliku JPK_V7 jako jeden zbiorczy zapis na koniec miesiąca.
Uwaga
Użytkownicy ewidencjonujący zafiskalizowane Faktury Sprzedaży z pominięciem modułu Handel powinni od 1 października 2020 r. do rejestru VAT sprzedaży wprowadzać dwa dokumenty, odpowiednio z typem dokumentu FP oraz RO, jeśli nie jest on uwzględniany w ręcznym raporcie fiskalnym. Na dokumencie z typem dokumentu RO i rodzajem transakcji innym niż Krajowa nie należy zaznaczać parametru Wewnętrzny, a na zwykłej fakturze należy ustawić status płatności Nie podlega.
Uwaga
Jeżeli na dokumencie z kodem RO dodatkowo wybrane są kody JPK określające procedury dla sprzedaży, są one przenoszone do części ewidencyjnej pliku JPK_V7. Kody towarowe (GTU) wybrane na dokumencie z kodem RO nie są przenoszone do pliku.
Automatyczne dodawanie kodów JPK_V7 Po zaznaczeniu na dokumencie parametru Wewnętrzny automatycznie dodawany jest typ dokumentu WEW. Na formularzu zapisu korekcyjnego, wygenerowanego do zawiadomienia VAT-ZD w rejestrze VAT zakupu/sprzedaży, typ dokumentu WEW nie jest automatycznie dodawany. Nie są również przenoszone kody JPK_V7 uzupełnione na dokumencie pierwotnym. Po zaznaczeniu na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży parametru Sprzedaż detaliczna lub po wyborze w nagłówku dokumentu kategorii na formularzu której zaznaczono parametr Detal automatycznie dodawany jest typ dokumentu o kodzie RO. Usunięcie kodu RO nie powoduje odznaczenia parametru Sprzedaż detaliczna. Po wyborze na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży kontrahenta na kartotece którego zaznaczono parametr Kontrahent powiązany automatycznie dodawana jest procedura o kodzie TP. Po wyborze na dokumencie w rejestrze VAT zakupu podmiotu na kartotece którego dla parametru Metoda kasowa zaznaczona opcję Zakup lub o zaznaczeniu na dokumencie parametru Metoda kasowa automatycznie dodawany jest typ dokumentu o kodzie MK. Usunięcie kodu MK nie powoduje odznaczenia parametru Metoda kasowa. Po wyborze na dokumencie w rejestrze VAT zakupu podmiotu na kartotece którego zaznaczono parametr Rolnik lub po zaznaczeniu na dokumencie parametru Rolnik automatycznie dodawany jest typ dokumentu o kodzie VAT_RR. Jeżeli na kartotece kontrahenta dodano kod TT_WNT to podczas generowania dowodów wewnętrznych kod ten przenoszony jest na dowód wewnętrzny sprzedaży Po wyborze na dokumencie w rejestrze VAT zakupu rodzaju transakcji Import automatycznie dodawana jest procedura o kodzie IMP. Usunięcie kodu IMP nie powoduje zmiany rodzaju transakcji.
Uwaga
Podczas próby zapisania dokumentu w rejestrze VAT zakupu z rodzajem transakcji Import oraz rodzajem Usługi (bez pozycji z rodzajem Towary) pojawia się komunikat: Zapisujesz dokument z kodem IMP. Kod ten powinien być stosowany do importu towarów. Na dokumencie nie ma pozycji z rodzajem towar. Czy chcesz aby program usunął kod IMP? Zaakceptowanie komunikatu powoduje usunięcie z dokumentu kodu IMP. Wybór opcji Nie skutkuje pozostawieniem kodu IMP na dokumencie. Zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że komunikat nie pojawi się ponownie dla danego operatora.
Po zaznaczeniu na dokumencie z datą rozliczenia w VAT wcześniejszą niż lipiec 2021 r. o łącznej kwocie brutto powyżej 15 tys. zł parametru MPP – podzielona płatność automatycznie dodawana jest procedura o kodzie MPP. Usunięcie kodu MPP nie powoduje odznaczenia parametru MPP – po dzielona płatność. Po odznaczeniu na dokumencie parametru MPP – podzielona płatność procedura o kodzie MPP nie zostanie usunięta jeżeli na dokumencie dodano kody towarowe: GTU_05, GTU_06 lub GTU_08. Podczas próby dodania na dokumencie o łącznej kwocie brutto nie przekraczającej 15 tys. zł procedury o kodzie MPP pojawia się komunikat: Wybierasz kod transakcji objętej obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności MPP a dokument nie spełnia warunków takiej weryfikacji. Czy jesteś pewien, że chcesz dodać taki kod? Podczas generowania z poziomu rejestru VAT zakupu dowodów wewnętrznych, w przypadku kontrahentów powiązanych na dowodach wewnętrznych sprzedaży dodawany jest typ dokumentu TP.
Uwaga
Procedury o kodach SW, EE, TT_WNT, TT_D, I_42, I_63, B_SPV, B_SPV_DOSTAWA, B_MPV_PROWIZJA, WSTO_EE i IED oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza nie są automatycznie dodawane na dokumencie. Mogą zostać one przeniesione na dokument w rejestrze VAT z karty kontrahenta, z formularza kategorii, z modułu Handel lub dodane ręcznie przez użytkownika.
Uwaga
Dokument posiadający kod ZakupVAT_Marza zostanie uwzględniony w części ewidencyjnej pliku JPK_V7 zgodnie z okresem rozliczenia w VAT wraz z informacjami: numer dokumentu, dane kontrahenta i jego numer NIP oraz kwota brutto prezentowana w tagu ZakupVAT_Marza.
Dotyczy wersji: 2021.1.1
Sekcja Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7 W celu wykazywania:
  • w pliku JPK_VAT kwot w polach odpowiadającym poz.36-39 oraz poz. 47-50 na deklaracji VAT-7,
  • w pliku JPK_V7 kwot w polach 33-36 oraz 44-47 części deklaracyjnej pliku należy dodać do rejestru VAT dokument techniczny z odpowiednim atrybutem w sekcji Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7
W przypadku pliku JPK_VAT, atrybut należy dodać jeżeli na formularzu deklaracji VAT-7 pojawiły się wartości w polu 36-39, 47-50 (kwoty w tych pozycjach mogą być wyliczane na podstawie dokumentów z poprzednich okresów bądź uzupełniane ręcznie).
Uwaga
W przypadku kiedy w programie utworzony został załącznik VAT-ZD o typie zakup i wygenerowany/e z niego zapis/y korekcyjny/e, atrybutów VAT ZD ZAKUP NIEZAPŁ oraz VAT-ZD ZAKUP ZAPŁAC. nie należy dodawać na dokumentach w rejestrze VAT ponieważ spowoduje to duplikację kwot w pliku JPK_VAT. Zapisy korekcyjne z VAT-ZD o typie zakup są wykazywane w pliku JPK_VAT jako korekta zgodnie z Art. 89b, odpowiednio ust. 1 lub 4. Podobnie w przypadku atrybutu WEWN.NABYCIE ŚR.TRAN – jeżeli na przeliczanej w programie Comarch ERP Optima deklaracji VAT-7 pole Podatek od wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu jest uzupełniane automatycznie przez program na podstawie wprowadzonych dokumentów, atrybutu nie należy stosować. Wspomniane atrybuty należy wykorzystywać tylko pod warunkiem, że odpowiadające im pola na deklaracji VAT-7 Użytkownik uzupełnia ręcznie.
Dokument techniczny nie musi posiadać żadnej pozycji, natomiast należy wybrać na nim odpowiedni wskazany powyżej atrybut (jeden bądź więcej) uzupełniając jego wartość kwotą z odpowiadających im pól na deklaracji. W celu spełnienia wymagań wzorca dokumentu elektronicznego, należy uzupełnić numer dokumentu (np.: Dokument techniczny do deklaracji VAT-7 pod plik JPK_VAT). Zalecamy kontakt z Urzędem Skarbowym celem uzgodnienia jakie dane powinny się na tego typu dokumentach znaleźć. W przypadku korzystania z atrybutów VAT-ZD ZAKUP NIEZAPŁ lub VAT-ZD ZAKUP ZAPŁAC należy na wprowadzonych dokumentach nie dodawać pozycji, natomiast uzupełnić numer dokumentu oraz wskazać kontrahenta jaki występował fakturze która ma zostać skorygowana. W przypadku pliku JPK_V7, po wprowadzeniu dokumentów technicznych z odpowiednimi atrybutami, w części deklaracyjnej zostaną automatycznie uzupełnione odpowiadające im pola, za wyjątkiem pól 44 i 45, dla których należy dodać dokument techniczny (w celu wykazania w części ewidencyjnej pliku), a dodatkowo na części deklaracyjnej uzupełnić wartość. Wynika to z tego, że te pola są wyliczane automatycznie w pliku JPK_V7 za styczeń bądź pierwszy kwartał jako korekta roczna, w przypadku stosowania szacunkowego współczynnika struktury sprzedaży, i może zaistnieć potrzeba ich ręcznej zmiany. Aby wykazać w polach P_31 oraz P_32 nabycie energii i gazu objętych odwrotnym obciążeniem VAT należy dodać w rejestrze sprzedaży dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie SPRZ_ENERGIA_GAZ_OO i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Po wybraniu tego atrybutu na dokumencie w rejestrze sprzedaży VAT, dokument taki jest wykazywany w części deklaracyjnej pliku w polach P_31 oraz P_32 oraz w części ewidencyjnej w polach K_31 oraz K_32. Aby wartość w polu P_33 (Podatek należny od towarów objętych spisem z natury) została uwzględniona na deklaracji i w części ewidencyjnej pliku należy dodać w rejestrze sprzedaży dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie PODATEK OD SPISU i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Aby wartość w polu P_34 (Zwrot odliczonej lub zwróconej kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących) została uwzględniona na deklaracji i w części ewidencyjnej pliku należy dodać w rejestrze sprzedaży dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie ZWROT ZA KASĘ FISKAL i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Wartość w polu P_35 (Podatek od wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu) jest częścią pola P_24 (Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów – kwota VAT dokumentów z wybranym rodzajem Środki transportu). Jeśli wartość w polu P_35 nie wynika z pola P_24, wówczas należy dodać w rejestrze sprzedaży dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie WEWN.NABYCIE ŚR.TRAN i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Aby wartość w polu P_36 (Podatek od wewn. nabycia towarów art. 103 ust. 5aa) została uwzględniona na deklaracji i w części ewidencyjnej pliku należy dodać w rejestrze sprzedaży dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie WEWN.NAB.PALIW SILN. i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Aby wartość w polu P_44 (Korekta podatku naliczonego od nabycia środków trwałych) została uwzględniona w części ewidencyjnej pliku należy dodać w rejestrze zakupu dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie KOREKTA ŚR. TRWAŁYCH i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Aby wartość w polu P_45 (Korekta podatku naliczonego od pozostałych nabyć) została uwzględniona w części ewidencyjnej pliku należy dodać w rejestrze zakupu dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie KOREKTA POZ. NABYĆ i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Wartość w polu P_46 (Korekta podatku naliczonego, o której mowa w art. 89b ust. 1 ustawy) wynika z zapisów korekcyjnych do VAT-ZD. Jeśli nie ma takich zapisów, wówczas należy dodać w rejestrze zakupu dokument bez pozycji z danymi korygowanego dokumentu: np. numerem faktury oraz danymi kontrahenta, z atrybutem JPK_V7 o nazwie VAT-ZD ZAKUP NIEZAPŁ i odpowiednią wartością na minus oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Wartość w polu P_47 (Korekta podatku naliczonego, o której mowa w art. 89b ust. 4 ustawy) wynika z zapisów korekcyjnych do VAT-ZD. Jeśli nie ,ma takich zapisów, wówczas należy dodać w rejestrze zakupu dokument bez pozycji z danymi korygowanego dokumentu: np. numerem faktury oraz danymi kontrahenta, z atrybutem JPK_V7 o nazwie VAT-ZD ZAKUP ZAPŁAC. i odpowiednią wartością na plus oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT.
Chcąc oznaczyć dokument w rejestrze sprzedaży VAT jako korektę o której mowa w art. 89a ust. 1  Ustawy (zmniejszenie podstawy opodatkowania, korekta pierwotna), należy dodać atrybut KOREKTA_ART.89A, wybierając wartość Tak oraz atrybut TERMIN_PLATNOSCI i uzupełnić na nim oczekiwaną datę. Chcąc oznaczyć dokument w rejestrze sprzedaży VAT jako korektę o której mowa w art. 89a ust. 4  Ustawy (zwiększenie podstawy opodatkowania, korekta powrotna), należy dodać atrybut KOREKTA_ART.89A, wybierając wartość Tak oraz atrybut DATA_ZAPLATY i uzupełnić na nim oczekiwaną datę. Oznaczenie w ten sposób dokumentów spowoduje odpowiednie ich wykazanie w części ewidencyjnej pliku JPK_V7. Jeżeli chodzi o pola P_68 oraz P_69 znajdujące się na części deklaracyjnej pliku, powinny one zostać uzupełnione przez użytkownika samodzielnie. Sekcja JPK_FA Jeżeli na formularzu atrybutu dotyczącego JPK_FA dla parametru Widoczny JPK_FA wybrano opcję: VAT oraz zaznaczono przenosić na transakcje to pojawia się on na nowo dodawanym dokumencie w Rejestrze VAT sprzedaży w sekcji JPK_FA. Jeżeli na formularzu atrybutu dotyczącego JPK_VAT zaznaczono parametr przenosić na transakcje to pojawia się on na nowo dodawanym dokumencie w Rejestrze VAT zakupu/sprzedaży w sekcji JPK_VAT. Przy kopiowaniu dokumentu z atrybutami na kopiowany dokument przenoszone są atrybuty 1:1, łącznie z datami dla atrybutów o typie Data. Na kopiowanym dokumencie nie dodają się ponownie atrybuty mające zaznaczony parametr przenosić na transakcję.
Uwaga
Jeżeli w module Handel na fakturze dodano atrybuty dotyczące JPK_FA, na formularzu których zaznaczono parametr kopiować przy przenoszeniu do rejestru VAT to po przeniesieniu dokumentu do Rejestru VAT atrybuty są widoczne w sekcji JPK_FA.

Dodanie nowego zapisu – zakładka Kontrahent

Zakładka [Kontrahent] zawiera pełne informacje o danych podmiotu. Podmiotem może być: Kontrahent, Bank, Pracownik, Wspólnik, Urząd. Menu podmiotów otwieramy przyciskiem  . Przy wprowadzaniu zapisu do rejestru VAT, dane na zakładce kontrahent muszą być uzupełnione w dwóch przypadkach: 
  • Wprowadzanie dokumentu z tzw. Kontrahentem (podmiotem) jednorazowym, którego nie ma potrzeby umieszczać w bazie podmiotów. W takim przypadku wszystkie dane podmiotu wpisujemy bezpośrednio na zakładce [Kontrahent].
  • Faktura od podmiotu, którego dane są już wprowadzone na liście podmiotów, a pewne dane np. adres musi zostać jednorazowo, na wprowadzanym zapisie, zmodyfikowany. Przy dodawaniu zapisu dla podmiotu już istniejącego w pierwszej kolejności musimy go wybrać z listy podmiotów (analogicznie jak przy wyborze na zakładce [Ogólne]). W przypadku rejestru VAT sprzedaży należy bardzo uważnie wypełnić pola związane z charakterystyką Kontrahenta, potrzebne do poprawnego wypełnienia deklaracji VAT-7. Rodzaj transakcji: Krajowa, Dostawa wewnątrzunijna, Dostawa wewnątrzunijna trójstronna, Eksport, Eksport – zwrot VAT, Krajowa – Podatnikiem jest nabywca, Dostawa poza terytorium kraju, Poza terytorium kraju (stawka NP), Wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca, Pozaunijny – podatnikiem jest nabywca, Procedura OSS.
Uwaga
Zmiana rodzaju transakcji, statusu podatnika, kodu kraju oraz numeru NIP możliwa jest również na zaksięgowanym dokumencie, na dokumencie, na którym uzupełniono predekretację (w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową), na dokumencie, do którego wygenerowano dowody wewnętrzne oraz na dokumencie wyeksportowanym jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.
Dotyczy wersji: 2020.4.1
   W polu z prefiksem kraju dostępna jest lista kodów krajów wg ISO 3166 uzupełniona o kody 6 krajów:
  • SX – Wyspa Sint Maarten(część holenderska),
  • BQ – Bonaire, Sint Eustatius i Saba,
  • SS – Sudan Południowy,
  • CW – Curacao,
  • GR – Grecja.
  • XI– Irlandia Północna.
Dostępny jest mechanizm podpowiadania prefiksów najczęściej wybieranych przez operatora. Oznacza to, że na wyświetlanej liście prefiksów w pierwszej kolejności proponowane są kraje najczęściej wybierane przez operatora w danej bazie. Dodatkowo pięć najczęściej wybieranych krajów wyświetlane jest pogrubioną czcionką. Ustawienia są zapamiętywane dla każdego operatora i każdej bazy firmowej.
W przypadku transakcji wewnątrzunijnych (lub wewnątrzunijnych trójstronnych lub wewnątrzunijnych – podatnikiem jest nabywca) dla pozycji z rodzajem usługi data obowiązku podatkowego ustawiana jest według daty sprzedaży, a dla pozycji z rodzajem towary według daty wystawienia. W przypadku wewnątrzwspólnotowego importu usług data powstania obowiązku podatkowego ustawiana jest według data zakupu. Podczas wprowadzania/ modyfikacji faktury w rejestrze VAT z usługą i towarem, przy próbie zapisania dokumentu pojawia się komunikat: Dla faktur wewnątrzunijnych mogą być różne daty obowiązku podatkowego i notowania kursów dla towaru i usługi. Taką fakturę należy wprowadzić jako dwa osobne dokumenty. Czy jesteś pewien, że mimo to chcesz zapisać tak wprowadzoną fakturę? Tak lub Nie.  Tak- zapisuje fakturę tak jak jest, Nie – wraca na fakturę i pozwala ją zmodyfikować. Jeśli parametr Rozliczać w VAT-UE jest zaznaczony, to faktury wykazywane są na deklaracji VAT-UE zgodnie z miesiącem rozliczenia dokumentów na deklaracji VAT-7. Parametr jest dostępny i domyślnie zaznaczony dla transakcji wewnątrzwspólnotowych i wewnątrzwspólnotowych trójstronnych. Jeśli ponadto zostanie zaznaczony parametr Wewnętrzny, to parametr Rozliczać w VAT-UE jest dostępny, ale niezaznaczony. Na transakcjach kwalifikowanych na VAT-UE podczas dodawania dokumentu nie ma konieczności uzupełnienia prefiksu kraju. Transakcja uwzględniana na VAT-UE powinna mieć uzupełniony prefiks kraju najpóźniej do dnia złożenia deklaracji VAT-UE, na której ta transakcja ma być ujęta.
Dotyczy wersji: 2021.1.1
Uwaga
Podczas próby zapisania dokumentu z datą wystawienia późniejszą niż 31 grudnia 2020 r. z prefiksem kraju GB i rodzajem transakcji Wewnątrzunijna lub Wewnątrzunijna trójstronna lub Wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca pojawia się komunikat: ’Od 1 stycznia 2021 r. zmieniły się zasady handlu z Wielką Brytanią. Czy chcesz pozostawić rodzaj transakcji jako wewnątrzunijny i zapisać dokument? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zapisanie dokumentu. Wybór opcji Nie skutkuje przeniesieniem na zakładkę [Kontrahent] z kursorem ustawionym w polu Rodzaj transakcji.
Na formularzu dokumentu widoczny będzie parametr Podatnik VAT czynny gdy podmiot wskazany na dokumencie będzie podmiotem gospodarczym i rodzaj transakcji to Krajowa lub Krajowa – podatnikiem jest nabywca. Dodatkowo na formularzu dokumentu sprzedaży dla rodzaju transakcji Krajowa – podatnikiem jest nabywca widoczny jest parametr Rozliczać w VAT-27.
Dodanie nowego zapisu – zakładka Kontrahent

Faktury medialne – VAT wg daty wystawienia

Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym od 01.01.2014 roku faktury medialne są rozliczane na takich samych zasadach jak usługi budowlane, czy drukowanie czasopism i książek – data powstania obowiązku podatkowego to data wystawienia dokumentu. Jest to jeden z tych szczególnych momentów powstania obowiązku podatkowego, który został zachowany w znowelizowanej ustawie o VAT. W celu obsłużenia tego szczególnego momentu powstania obowiązku podatkowego zastosowano parametr VAT wg daty wystawienia. Dla dokumentów wystawionych do 31.12.2013 parametr działa tak, że data deklaracji jest wg terminu płatności. Od roku 2014 data powstania obowiązku podatkowego dla kontrahentów z zaznaczonym tym parametrem ustawiana jest jako data wystawienia dokumentu. Zaznaczenie tego parametru dotyczy zarówno dokumentów zakupowych, jak również sprzedażowych.

Płatności

Na zakładce [Kontrahent] użytkownik ma możliwość podglądnięcia informacji związanych z płatnościami do dokumentu. Zawarte są one w Tabeli (lewy dolny róg) , w której każdy zapis o płatności składa się z pól: Termin – termin, czyli data realizacji wpłaty Forma płatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana Waluta – waluta płatności Kwota – wartość płatności Kwota rozliczona – wpłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że otrzymaliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za fakturę Płatnik – w przypadku, kiedy na dokumencie została wybrana forma płatności z podpiętym płatnikiem to w tabelce z płatnościami w polu Płatnik podpowiadany jest podmiot z formy płatności wybranej na dokumencie. Jeżeli użytkownik zmieni podmiot lub domyślnego płatnika na dokumencie to w tabelce z płatnościami na wszystkich płatnościach związanych z formą płatności, która nie ma swojego płatnika, zostanie ustawiony nowy płatnik. Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami:  – dodanie nowej raty płatności  – edycja pozycji – możliwość wprowadzania zmian  – usunięcie pozycji z listy płatności.
Uwaga
Przy dzieleniu płatności na raty program w bardziej skomplikowanych przypadkach nie jest w stanie automatycznie przeliczać kwot tak, aby suma rat zgadzała się z wartością faktury. Jeśli kwoty te są różne, przy próbie zatwierdzenia dokumentu pojawia się stosowny komunikat, wyświetlający wartość różnicy.
Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko na fakturach, które nie są zaksięgowane. Na fakturach zatwierdzonych nie ma możliwości wprowadzania tutaj zmian ani rozliczania faktur z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych – każda wpłata w nich zapisana będzie automatycznie widoczna na fakturze. Program pozwala na automatyczne generowanie dokumentów kasowych do Faktur Sprzedaży i Zakupów wprowadzonych do rejestru. Data, z jaką zostanie wygenerowana płatność, zależy od następujących parametrów dostępnych w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów:
  • Data zapisu kasowego przy zapisie FS – określa, czy zapis kasowy, generowany przy Fakturze Sprzedaży, będzie opatrzony datą sprzedaży, datą wystawienia czy terminem płatności Faktury Sprzedaży.
  • Data zapisu kasowego przy zapisie PA – określa, czy zapis kasowy, generowany przy paragonie, będzie opatrzony datą sprzedaży, datą wystawienia czy terminem płatności paragonu.
  • Data zapisu kasowego przy zapisie FZ – określa, czy zapis kasowy generowany przy fakturze zakupu będzie opatrzony datą wystawienia, datą zakupu, datą wpływu czy terminem płatności z Faktury Zakupu.
W tym miejscu dostępny jest jeszcze parametr Data zdarzenia w Preliminarzu dla FZ, który określa, czy zapis wygenerowany w Preliminarzu podczas zapisu Faktury Zakupu w rejestrze VAT, będzie opatrzony datą wystawienia, datą zakupu czy datą wpływu.
Przykład
Jeśli wprowadzimy fakturę, która w całości ma zostać zapłacona określonego dnia i w określonej formie płatności, na zakładce Płatności automatycznie pojawi się jedna pozycja. Termin oraz forma płatności będą takie same, jak ustalone na zakładce Ogólne. Kwota będzie równa wartości brutto faktury. Kwota rozliczona w chwili wystawiania dokumentu będzie równa zero. Zmieni się dopiero w chwili, gdy wśród zapisów w rejestrach kasowych lub bankowych pojawi się potwierdzenie otrzymanej należności. Opisywany tutaj przypadek, gdy realizacja zapłaty będzie wykonana w całości określonego dnia, nie wymaga od użytkownika wprowadzania jakichkolwiek zmian w proponowanym przez program zapisie. Do Rejestru Sprzedaży wprowadzamy zapis płatny w całości, w chwili wystawiania dokumentu gotówką, na kwotę brutto 800 zł. Na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności pojawi się zapis:
  • termin – data dzisiejsza,
  • forma płatności: gotówka,
  • kwota: 800 zł,
  • kwota rozliczona: 0 zł.Efekty zatwierdzenia zapisu płatnego gotówką przy wystawieniu to:
  • W chwili zatwierdzenia zapisu (bezpośrednio do rejestru) program automatycznie generuje wpłatę gotówki – 800 zł – do kasy.
  • na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się kwota, która wpłynęła do kasy – 800 zł,
  • na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności kwota rozliczona również będzie równa 800 zł (bo do kasy wpłynęła zapłata),
  • w rejestrze kasowym (skojarzonym z formą płatności gotówka – patrz konfiguracja form płatności) pojawi się zapis potwierdzający przyjęcie kwoty 800 zł przez kasjera,
w Preliminarzu pojawiło się rozliczone zdarzenie sygnalizujące dokonanie zapłaty za fakturę.
Przykład
Wprowadzam zapis do Rejestru Sprzedaży płatny w całości przelewem, w terminie 14 dni, na kwotę brutto 1300 zł. Na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności pojawi się zapis:
  • termin: data dzisiejsza + 14 dni,
  • forma płatności: przelew,
  • kwota: 1300 zł,
  • kwota rozliczona: 0 zł.
  • Efekty zatwierdzenia zapisu z odroczoną w całości płatnością to:
  • na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, w dalszym ciągu mamy 0 zł. Przelew za fakturę jeszcze nie wpłynął,
  • na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności kwota rozliczona również będzie równa 0 zł (bo nie otrzymaliśmy zapłaty),
  • w żadnym z rejestrów bankowych nie pojawił się zapis związany z naszą fakturą,
  • w Preliminarzu pojawiło się nierozliczone zdarzenie sygnalizujące, że za 14 dni spodziewamy się przelewu na kwotę 1300 zł.
  • Gdy za 14 dni na wyciągu bankowym otrzymamy potwierdzenie przelewu na nasze konto 1300 zł, taką wpłatę wprowadzimy do rejestru bankowego i rozliczymy z opisanym wyżej zdarzeniem w Preliminarzu. Efekty to:
  • zdarzenie w Preliminarzu otrzyma status Rozliczonego w całości,
  • na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono pojawi się kwota, która wpłynęła na nasze konto – 1300 zł,
  • na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności Kwota rozliczona również będzie równa 1300 zł (do banku wpłynęła zapłata).
Jeśli wprowadzana faktura ma zostać zapłacona w kilku ratach (np. część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – operator wystawiający dokument musi dokonać „rozbicia” płatności. Na liście płatności powinno pojawić się tyle pozycji, ile rat przewidzieliśmy na spłatę należności. Terminy, formy płatności oraz kwoty muszą odpowiadać poszczególnym ratom.
Jeśli wprowadzana faktura ma zostać zapłacona w kilku ratach (np. część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – operator wystawiający dokument musi dokonać „rozbicia” płatności. Na liście płatności powinno pojawić się tyle pozycji, ile rat przewidzieliśmy na spłatę należności. Terminy, formy płatności oraz kwoty muszą odpowiadać poszczególnym ratom
Przykład
Wprowadzamy fakturę sprzedaży na kwotę 2400 zł. Klient wpłaca w chwili wystawiania dokumentu 500 zł gotówką, pozostałe 1900 zł zapłaci przelewem w terminie 14 dni. W tym przypadku, płatność musimy rozbić na dwie części (dwie pozycje w Tabeli płatności): Pierwsza pozycja dotyczyć będzie zapłaty gotówką:
  • termin: data dzisiejsza,
  • forma płatności: gotówka,
  • kwota: 500 zł,
  • kwota rozliczona: 0 zł.
Druga pozycja to dane dotyczące przelewu:
  • termin: data dzisiejsza + 14 dni,
  • forma płatności: przelew,
  • kwota: 1900 zł,
  • kwota rozliczona: 0 zł.
Zatwierdzamy zapis. Efekty zatwierdzenia naszej faktury to:
  • na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się kwota, która wpłynęła do kasy – 500 zł,
  • na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności, w pozycji Gotówka, kwota rozliczona również będzie równa 500 zł(bo do kasy wpłynęła zapłata),
  • na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności, w pozycji Przelew, nic się nie zmieni – nie otrzymaliśmy jeszcze wpłaty,
  • w rejestrze kasowym (skojarzonym z formą płatności gotówka) pojawił się zapis rozliczony, potwierdzający przyjęcie kwoty 500 zł przez kasjera,
  • w Preliminarzu pojawiło się Nierozliczone zdarzenie sygnalizujące, że za 14 dni spodziewamy się przelewu na kwotę 1900 zł,
  • w Preliminarzu pojawiło się Rozliczone zdarzenie sygnalizujące, że wpłacono już kwotę 500 zł.
Gdy za 14 dni, na wyciągu bankowym, otrzymamy potwierdzenie przelewu na nasze konto 1900 zł – taką wpłatę wprowadzimy do rejestru bankowego i rozliczymy z opisanym wyżej zdarzeniem w Preliminarzu. Efekty to:
  • zdarzenie w Preliminarzu otrzyma status Rozliczonego w całości,
  • na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się całkowita kwota zapłacona jako rozliczenie naszej faktury: 500 + 1900 = 2400 zł,
  • na zakładce Kontrahent, w pozycji Gotówka, kwota rozliczona również będzie w dalszym ciągu równa 500 zł (bo do kasy wpłynęła zapłata),
  • na zakładce Kontrahent, w pozycji Przelew, kwota rozliczona będzie równa 1900 zł (otrzymaliśmy potwierdzenie przelewu i rozliczyliśmy zdarzenie w Preliminarzu),
  • zdarzenie w Preliminarzu na kwotę 1900 zł uzyskało status Rozliczonego.

Inny płatnik na dokumencie

Użytkownik ma możliwość generowania płatności do dokumentów na inny podmiot niż ten wskazany na dokumencie. Na wybranych dokumentach jest dostępne pole z wyborem płatnika. Funkcjonalność może być wykorzystywana m.in. w przypadku zapłaty za fakturę kartą kredytową gdy płatność rozliczana jest np. z operatorem kart płatniczych lub do rozliczeń opłat na fundusz promocji produktów rolno-spożywczych. W Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności na formularzu formy płatności dostępna jest sekcja Płatnik z możliwością wyboru podmiotu, na który będą tworzone płatności w module Kasa/Bank w przypadku wyboru tej formy płatności na dokumencie. Na dokumentach Rejestr VAT oraz Ewidencja dodatkowa jest dostępna sekcja Domyślny płatnik. Sekcja ta nie jest widoczna na dowodach wewnętrznych oraz dokumentach w ewidencji dodatkowej kosztów, dla których nie są generowane płatności. W polu Domyślny płatnik domyślnie podpowiadany jest podmiot z dokumentu. Użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego płatnika na dokumencie poprzez wybór dowolnego podmiotu z listy kontrahentów, banków, pracowników, wspólników, urzędów. W przypadku, kiedy na dokumencie została wybrana forma płatności z podpiętym płatnikiem to w tabelce z płatnościami w polu Płatnik podpowiadany jest podmiot z formy płatności wybranej na dokumencie. Jeżeli użytkownik zmieni podmiot lub domyślnego płatnika na dokumencie to w tabelce z płatnościami na wszystkich płatnościach związanych z formą płatności, która nie ma swojego płatnika, zostanie ustawiony nowy płatnik. W przypadku, kiedy na dokumencie zostanie wybrana forma płatności o typie Przelew, na dokumencie w Rejestrze zakupów VAT w sekcji Domyślny płatnik Operator ma możliwość wyboru numeru rachunku bankowego płatnika. Na zdarzenie związane z domyślnym płatnikiem, które powstaje do takiego dokumentu jest przenoszony nr rachunku bankowego z dokumentu. Dla płatnika związanego z formą płatności na zdarzeniu podstawia się domyślny numer rachunku z karty płatnika. W przypadku, kiedy w tabelce z płatnościami użytkownik dokona podziału płatności to dla nowych płatności pobierany jest płatnik z dokumentu z pola Domyślny płatnik, a w przypadku kiedy na nowej płatności zostanie wybrana forma płatności z ustawionym płatnikiem – do pola Płatnik zostanie podstawiony podmiot z formy płatności.
Uwaga
W przypadku podziału płatności aktualizowany jest tylko płatnik na pozycjach, dla których forma płatności nie ma podpiętego własnego płatnika.
Automatycznie generowane zapisy kasa/bank są tworzone na podmiot – płatnika przypisanego w tabelce z płatnościami na dokumencie. W przypadku rozliczania dokumentu z zaliczkami, w tabelce z zaliczkami podpowiadane są zaliczki domyślnego płatnika wybranego na dokumencie. Użytkownik ma możliwość zmiany podmiotu, dla którego mają być rozliczane zaliczki na dokumencie. Na listach z dokumentami w Rejestrze VAT oraz Ewidencji jest widoczna kolumna Płatnik, w której jest wyświetlany kod Płatnika z tabelki z płatnościami. W przypadku kiedy na dokumencie jest kilka płatności z różnymi Płatnikami na liście dokumentów w kolumnie Płatnik jest wyświetlany znak *.

Zaliczki do rozliczenia

Program pozwala na realizację zaliczek dotyczących różnych rodzajów podmiotów: kontrahentów, pracowników/wspólników, banków i urzędów. Podczas dodawania faktur bezpośrednio do rejestru VAT, na dokumencie na zakładce [Kontrahent], dostępna jest dodatkowa Tabelka (prawy dolny róg) pozwalająca na wprowadzanie informacji o zaliczce bezpośrednio związanej z daną fakturą. Przycisk wyboru zaliczkobiorcy, widoczny pod tabelką, w rejestrze VAT domyślnie wskazuje pracownika. Można jednak na liście pomocniczej pod przyciskiem  wybrać inny rodzaj podmiotu. W przypadku zaliczki płatnika, jeżeli w zapisach kasowych lub bankowych znajdują się jakieś nierozliczone dokumenty związane z danym płatnikiem, to w momencie wprowadzania faktury ikona plusa dostępna pod tabelą zawiera dodatkowo wykrzyknik . Aby zaliczka pojawiła się w tabeli należy kliknąć ikonę plusa, otworzy się wtedy dodatkowa lista potencjalnych zaliczek, na której należy wybrać konkretną zaliczkę. Kwotę, jaką chcemy rozliczyć można podać już na liście potencjalnych zaliczek w kolumnie Do rozliczenia lub po wybraniu zaliczki, która zostanie podstawiona do tabeli, zmodyfikować wartość w kolumnie Kwota. Dla pracownika, jeżeli dana faktura jest związana z zaliczką dla konkretnego pracownika, należy wpisać w pole Pracownik jego kod (lub wybrać go z listy wyświetlonej po wciśnięciu przycisku Pracownik) i z listy potencjalnych zaliczek wybranego pracownika wybrać konkretną zaliczkę postępując analogicznie jak w przypadku zaliczki kontrahenta. Jeśli zaliczka dotyczy wspólnika należy na liście pomocniczej pod przyciskiem  wybrać rodzaj podmiotu Wspólnik. W tabeli dotyczącej zaliczek do rozliczenia dostępne są kolumny:
  • Kwota – kwota, jaką chcemy rozliczyć. Program nie pozwoli rozliczyć kwoty większej niż to wynika z zapisu kasowego/bankowego.
  • Kwota maksymalna – wyświetlona jest tu kwota, jaką możemy rozliczyć. Kwota ta wynika bezpośrednio z zapisu kasowego/bankowego w module Kasa/Bank.
  • Numer dokumentu wyświetlany jest numer dokumentu, z którym będzie rozliczana faktura.
Pod tabelą dostępne są przyciski plus, lupka i kosz pozwalające na dodawanie, edycję oraz usuwanie zaliczek. Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać podczas dodawania faktury i podczas edycji, ale tylko do momentu zaksięgowania. Na fakturach zaksięgowanych oraz na dokumentach do których wygenerowano dowody wewnętrzne nie ma możliwości wprowadzania zmian, ani rozliczania faktur z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych – każda wpłata w nich zapisana będzie automatycznie widoczna na fakturze. W wyniku rozliczenia zaliczki:
  • dokument otrzymuje status rozliczonego w części odpowiadającej rozliczonej zaliczce,
  • na liście zapisów kasowych lub bankowych zaliczka otrzymuje status rozliczonej częściowo lub całkowicie, w zależności od kwoty rozliczonej z wystawionym dokumentem.
Mechanizm rozliczania zaliczek działa w ten sposób, że płatności w pierwszej kolejności są rozliczane z zaliczkami odpowiadającego płatnika, a po ich rozliczeniu następuje rozliczenie płatności z zaliczkami różnych podmiotów.

Kwoty dodatkowe

W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, na fakturze w rejestrze VAT sprzedaży, rejestrze VAT zakupu, ewidencji dodatkowej oraz raportach kasowych/bankowych po naciśnięciu przycisku użytkownik ma możliwość przypisania kwot dodatkowych. Formularz kwot dodatkowych może także zostać wywołany za pomocą skrótu klawiaturowego <CTRL>+<O>. Kwoty dodatkowe mają na celu zwiększenie możliwości księgowania schematami księgowymi z ewidencji pomocniczych takich jak: Rejestry VAT, ewidencja dodatkowa i raporty kasowe/bankowe. Mechanizm kwot dodatkowych jest szczególnie przydatny dla użytkowników księgujących koszty w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym, ale nie tylko. Każda kwota dodatkowa może zawierać następujące informacje: Kategoria, Opis, Konto Wn, Konto Ma oraz Kwota, a także Kategoria2 i Opis2. Jeżeli użytkownik posiada moduł Księga Handlowa Plus, ma możliwość wprowadzania pozycji w walucie obcej. Pozycje w walucie obcej można wprowadzać poprzez formularz za pomocą kombinacji klawiszy <SHIFT>+<INSERT> lub poprzez wybranie dodawania pozycji przez formularz za pomocą strzałki obok ikony . W nagłówku formatki Kwot dodatkowych znajduje się informacja o kwocie dokumentu. W przypadku faktury w Rejestrze VAT są to trzy kwoty: netto, VAT i brutto w walucie systemowej. Jeżeli wprowadzając pozycje w Kwotach dodatkowych użytkownik często wpisuje takie same pozycje różniące się jedynie kwotami, może wykorzystać Szablony Kwot dodatkowych do zdefiniowania powtarzających się pozycji. Podczas kopiowania dokumentów kopiowane są także w całości Kwoty dodatkowe.
Przykład
Przy fakturach kosztowych może pojawić się konieczność rozksięgowania kwoty netto z faktury np. na wiele kont układu rodzajowego oraz wiele kont układu funkcjonalnego. Funkcja ta umożliwia jednoczesną dekretację na kontach zespołu czwartego i piątego. Faktura kosztowa za zużycie energii zawiera następujące pozycje: Kwota BRUTTO - 1230 zł Kwota VAT - 230 zł Zużycie energii NETTO - 1000 zł. Powinna być zaksięgowana na konta:
Kwota dekretuStrona Wn konta:Strona Ma konta:
1230,-201 Rozrachunki z dostawcami
230,-221 VAT naliczony
1000,-401 Zużycie energii
700,-550 Koszty zarządu490 Rozliczenie kosztów
300,-551 Koszty wydziałowe490 Rozliczenie kosztów
Pozycje wzorca dla przykładu Dla faktury, przy pomocy kwot dodatkowych, można stworzyć wzorzec, który będzie rozksięgowywał jednocześnie wszystkie kwoty na odpowiednie konta. Wystarczy tylko, oprócz przypisania na fakturze kategorii, związanej z kosztem rodzajowym do danej pozycji, przy wprowadzaniu faktury uzupełnić kwoty dodatkowe w następujący sposób: Następnie ułożyć wzorzec wykorzystujący zdefiniowane kwoty dodatkowe:
Konto WnKonto MaKwotaWarunek
202Brutto
221-2VAT
401NettoEnergia
Kwota dodatkowa/ Konto WnKwota Dodatkowa
Kwota dodatkowa/ Konto MaKwota Dodatkowa
 

Podgląd zapisu – zakładka Predekretacja

https://www.youtube.com/watch?v=Uw9R3cB41rU Zakładka [Predekretacja] jest widoczna tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową. Umożliwia dokonanie predekretacji dokumentów, czyli sprawdzenie przyszłego księgowania dokumentu przed jego zaksięgowaniem. Użytkownik może „wrzucić” przyszłe księgowanie dokumentu wg wybranego schematu, sprawdzić czy dekret się bilansuje, ewentualnie poprawić kwoty, konta, zmienić dziennik księgowań oraz dopisać własne księgowania. Dokument zapredekretowany jest blokowany do edycji. Ostateczne księgowanie do dziennika może odbywać się wg predekretacji albo wg schematu księgowego. Na zakładce widoczne są informacje o sumie księgowań po stronie Wn i Ma, data księgowania, pole z wyborem schematu księgowego i dziennika księgowań oraz tabela z pozycjami. Tabela zawiera kolumny Kategoria, Opis, Konto Wn, Konto Wn Nazwa, Konto Ma, Konto Ma Nazwa, Kwota, Kwota w walucie i Waluta, R. W kolumnie R pokazywana jest informacja czy w danej pozycji zaznaczony jest parametr Rozrachunek. Litera T w kolumnie R oznacza zaznaczony rozrachunek. Kolumna Kwota w walucie i Waluta dostępna tylko gdy pobrano moduł Księga Handlowa Plus. Kolumny Konto Wn Nazwa Konto Ma Nazwa są domyślnie ukryte. W Konfiguracji w gałęzi Firma/ Księgowość/ Księgowość kontowa widnieje parametr dotyczący usuwania predekretacji podczas usuwania księgowania. Zaznaczenie parametru powoduje usunięcie predekretacji z dokumentu w momencie usuwania księgowania. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, wówczas podczas usuwania księgowania zakładka [Predekretacja] pozostaje uzupełniona, a dokument nadal jest blokowany do edycji (za wyjątkiem tej zakładki).
Podgląd zapisu – zakładka Predekretacja
Możliwe jest również seryjne usuwanie pozycji z zakładki [Predekretacja] poprzez użycie kolumny z zaznaczeniami.

Szablony dekretacji dla kwot dodatkowych

Szablony dekretacji dla Kwot dodatkowych służą do zdefiniowania wzorca predekretacji. Jeżeli użytkownik w Kwotach dodatkowych wpisuje często te same pozycje – może je zdefiniować w szablonie i wybierać podczas wprowadzania Kwot dodatkowych. Dzięki temu trzeba będzie wypełnić tylko kwoty dla odpowiednich pozycji – kategoria, opis i konta zostaną przepisane z szablonu. Na liście schematów księgowych (Księgowość/ Inne/ Schematy księgowań) znajduje się zakładka o nazwie Kwoty dodatkowe. Zawiera ona dwie kolumny o nazwie SymbolNazwa. Szablony Kwot dodatkowych można podzielić na odpowiednie typy, podobnie jak to ma miejsce ze schematami księgowymi. Jest to do wyboru pięć typów szablonów:
  1. Rejestr Sprzedaży VAT
  2. Rejestr Zakupu VAT
  3. Ewidencja przychodów
  4. Ewidencja kosztów
  5. Zapisy kasa/bank
Podobnie jak na liście schematów księgowych jest dostępny parametr Pokazuj nieaktywne oraz wszystkie standardowe ikony. Ikona plusa  otwiera formatkę Szablonu dekretacji. Formatka pozycji szablonu zawiera pola: Kategoria, Opis kategorii, Konto WnKonto Ma, a także Kategoria2Opis2. Na formatce Kwot dodatkowych, w lewym dolnym rogu, znajduje się rozwijana lista szablonów zdefiniowanych dla danego typu ewidencji. Przeniesienia szablonu na formatkę Kwot dodatkowych wykonuje się poprzez wybranie odpowiedniego szablonu i kliknięcie na ikonę  . Zaakceptowanie odpowiedniego szablonu powoduje przepisanie na formatkę Kwot dodatkowych wartości Kategorii, Kont oraz Opisu.

Dodanie nowego zapisu – zakładka Waluta

Jeżeli istnieje konieczność wprowadzenia dokumentu w walucie innej niż ta, która określona została na karcie kontrahenta jako domyślna, na zakładce [Waluta] należy wybrać symbol waluty, w jakiej ma zostać wprowadzony dokument oraz kurs. Na zakładce [Ogólne] należy wprowadzić wartość faktury w walucie obcej, która zostanie automatycznie przeliczona i wyświetlona na zakładce [Waluta] w Tabeli VAT w postaci listy pozycji w walucie systemowej (stawka, netto, VAT, brutto). Tabela pojawia się tylko wtedy, gdy wybrana waluta jest inna niż systemowa i jest edytowalna tylko w przypadku wybrania kursu Nieokreślonego. W pozostałych sytuacjach wszelkie zmiany należy wprowadzić na pierwszej zakładce. Faktura wprowadzona do rejestru VAT w innej walucie niż systemowa powoduje wygenerowanie zdarzenia w Preliminarzu Płatności w danej walucie z uwzględnieniem kursu. Po rozliczeniu z zapłatą może zostać wygenerowana różnica kursowa.
Uwaga
Wybierając na zakładce [Waluta] kurs nieokreślony, po wprowadzeniu kwoty w walucie istnieje możliwość wprowadzenia dowolnej kwoty w PLN.
Uwaga
Zmiana waluty na inną niż systemowa jest możliwa tylko w sytuacji, jeżeli na pierwszej zakładce nie wprowadzono jeszcze żadnej kwoty.
Uwaga
Jeżeli na karcie kontrahenta wskazano jako domyślną walutę obcą, a na dzień wprowadzenia dokumentu do Rejestru VAT nie pobrano kursu waluty, to na dokumencie podstawia się kurs ręczny równy: 1 [symbol waluty] = 1 PLN. Podczas zapisywania dokumentu pojawia się komunikat: Na dokumencie ustawiono walutę niesystemową o kursie ręcznym 1:1. Czy zapisać dokument? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zapisanie dokumentu. Wybór opcji Nie przenosi kursor do pola określającego typ kursu, aby umożliwić użytkownikowi zmianę kursu.
Kwota podatku VAT na dokumentach walutowych w rejestrze VAT przeliczana jest w oparciu o parametr Kwota podatku VAT w walucie przeliczona na PLN od wartości dostępny w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry.
Parametr Kwota podatku VAT w walucie przeliczona na PLN od wartości
W nowych firmach oraz firmach zaktualizowanych z wcześniejszych wersji programu do wersji 2023.0.1, jeżeli użytkownik nie korzysta z modułu Handel, domyślnie zaznaczona jest opcja VAT w walucie. Oznacza to przeliczenie kwoty brutto w walucie po kursie na PLN, następnie przeliczenie kwoty netto w walucie po kursie na PLN oraz przeliczenie kwoty VAT w walucie po kursie na PLN. Jeżeli suma netto i VAT w PLN nie zgadza się z wartością brutto w PLN to korygowany jest podatek VAT w PLN. W firmach zaktualizowanych z wcześniejszych wersji programu do wersji 2023.0.1, jeżeli użytkownik korzysta z modułu Handel zaznaczana jest opcja zgodnie z ustawieniami parametru Kwota podatku VAT w walucie przeliczona na PLN od wartości dostępnego w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry. Jeżeli użytkownik korzysta z modułu Handel to zmiana ustawienia parametru Kwota podatku VAT w walucie przeliczona na PLN od wartości w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry powoduje ustawienie tej samej opcji dla parametru Kwota podatku VAT w walucie przeliczona na PLN od wartości w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry. Analogicznie, zmiana ustawienia w parametrach modułu Handel powoduje zmianę w parametrach w księgowości. Po dokonaniu zmiany ustawienia parametru w Konfiguracji, kwota na wprowadzonym wcześniej dokumencie zostanie przeliczona zgodnie z nowym ustawieniem, jeżeli użytkownik ponownie uzupełni kwotę na dokumencie. Jeżeli dla parametru Kwota podatku VAT w walucie przeliczona na PLN od wartości wskazana zostanie opcja netto w PLN to kwota netto w walucie przeliczana jest po kursie na PLN, a następnie od tak przeliczonej kwoty w PLN wyliczana jest kwota VAT poprzez przemnożenie kwoty netto w PLN przez stawkę VAT. Kwota brutto wyliczana jest jako suma kwoty netto w PLN oraz kwoty VAT w PLN. W takim przypadku wyliczona kwota brutto może nie być zgodna z wartością wynikającą z przemnożenia kwoty brutto przez kurs z dokumentu.
Przykład
Dokument wprowadzony do Rejestru VAT z datą 05.10.2022. Kurs (z dnia 04.10.2022): 1 EUR = 4,8007 PLN. Netto: 1 382,11 EUR VAT 23%: 317,89 EUR Brutto: 1 700,00 EUR Jeżeli w Konfiguracji zaznaczono opcję netto w PLN to kwoty zostaną wyliczone w następujący sposób: Netto: 1 382,11 EUR * 4,8007 = 6 635,10 PLN VAT 23%: 6 635,10 PLN * 23% = 1526,07 PLN Brutto: 6 635,10 PLN + 1526,07 PLN = 8161,17 PLN
Na dokumencie z więcej niż jedną pozycją następuje weryfikacja, czy suma kwoty VAT w poszczególnych stawkach jest równa kwocie VAT wyliczonej po przemnożeniu kwoty netto w PLN przez daną stawkę. Ewentualne różnice korygowane są w pozycji z najwyższą stawką VAT. Analogicznie następuje weryfikacja, czy suma kwoty netto w poszczególnych pozycjach jest równa kwocie wyliczonej po przemnożeniu kwoty netto po kursie na dany dzień. Jeśli dla dokumentów krajowych wystawionych w walucie obcej chcemy wykazać kwotę netto transakcji w walucie dokumentu a kwotę VAT w walucie PLN należy zaznaczyć parametr Płatność VAT w PLN. Parametr jest dostępny tylko dla faktur zwykłych, nie dowodów wewnętrznych. Po zaznaczeniu parametru na dokumencie w tabelce z płatnościami na zakładce Kontrahent oraz w preliminarzu płatności tworzą się dwie płatności: jedna na kwotę netto w walucie obcej i druga na kwotę VAT w PLN. Kwota VAT w PLN liczona jest po kursie do VAT. W momencie wyboru waluty niesystemowej, pojawia się opcja umożliwiająca wybór innego kursu do księgowania. Zaznaczenie tego parametru powoduje wyświetlenie dodatkowych pól dotyczących kursu do księgowania. Funkcja dotyczy sytuacji, w której na fakturze walutowej należy przyjąć inny kurs do podatku VAT i inny kurs do księgowania. Pierwsza Tabelka dotyczy kursu do VAT, druga kursu do księgowania. Data kursu do VAT i notowanie jest podstawiane z dnia wcześniejszego niż data powstania obowiązku podatkowego. Jeżeli data wystawienia jest wcześniejsza niż data powstania obowiązku podatkowego (faktury wystawiane przed dokonaniem transakcji) to kurs z dnia poprzedniego w stosunku do daty wystawienia. Data notowania kursu i data obowiązku podatkowego podstawiana jest na podstawie pierwszej pozycji z faktury - towar lub usługa. Ustawienie kursu do księgowania zależy od zaznaczenia bądź nie w konfiguracji Firma/ Ogólne/ Parametry parametrów Pobieraj kurs waluty z dnia poprzedniego dla dokumentów przychodowych i Pobieraj kurs waluty z dnia poprzedniego dla dokumentów kosztowych wg daty: Zakupu/ Wystawiania/ Wpływu. Data kursu do księgowania w przypadku Faktur Sprzedaży - jako dzień poprzedni w stosunku do wcześniejszej z dat wystawienia/sprzedaży, a w przypadku Faktur Zakupu - dzień wcześniejszy w stosunku do daty zakupu/wystawienia/wpływu (jeżeli parametr w konfiguracji jest zaznaczony) lub jako data wystawienia, jeżeli parametr o pobieraniu kursu z dnia poprzedniego nie jest zaznaczony. W momencie księgowania dokumentu walutowego na konta w walucie systemowej, Comarch ERP Optima pobiera kurs do księgowania, jeżeli na dokumencie zaznaczony jest parametr Inny kurs do księgowania. W przeciwnym razie księgowanie odbywa się po kursie dokumentu. Wg tego samego algorytmu generowane jest zdarzenie w Preliminarzu płatności. Jeżeli na zakładce [Ogólne] zostanie odkryta kolumna Kategoria2Opis2 to automatycznie na zakładce [Waluta] te kolumny również się pokazują i uzupełnione są tymi samymi danymi co na zakładce [Ogólne].
Dodanie nowego zapisu z innym kursem do księgowania i płatnością kwoty VAT w PLN dla kontrahenta krajowego

50% odliczenie VAT

Użytkownik ma możliwość automatycznego podziału odliczeń TAK/NIE na pozycji dokumentu w Rejestrze zakupów VAT zgodnie ze wskazanym przez siebie wskaźnikiem np. 50%. Parametr Podziel odliczenia na kategorii Na formularzu kategorii o typie kosztowym jest dostępny parametr Podziel odliczenia  Po jego zaznaczeniu następuje wyszarzenie pola Odliczenia i aktywne staje się pole przeznaczone na wprowadzenie procentu odliczenia.
Parametr „Podziel odliczenia” na kategorii kosztowej
Mechanizm automatycznego podziału odliczeń działa w oparciu o parametr Podział odliczeń w rejestrze VAT zakupu dostępny w Konfiguracji Firmy Księgowość/ Parametry Decyduje on o tym w jaki sposób będzie następowało rozbicie pozycji faktury. Domyślnie zaznaczona jest opcja Netto i VAT oznaczająca, iż podział wybranej pozycji w rejestrze VAT zakupu będzie dotyczył zarówno kwoty netto i VAT. Wybór drugiego wariantu – VAT – spowoduje powstanie dwóch pozycji, gdzie w jednej z nich zostanie ujęta kwota netto w całości oraz VAT zgodnie z procentem odliczenia (Tak lub Warunkowo) oraz w drugiej pozycji zostanie ujęta pozostała wartość podatku VAT z odliczeniem na Nie.
Uwaga
Funkcja automatycznego podziału przy opcji Netto i VAT działa poprawnie w sytuacji, gdy kwota VAT-u na pozycji w rejestrze VAT zakupu wynika z przemnożenia stawki VAT przez kwotę netto.
Automatyczny podział odliczeń następuje, gdy na pozycji dokumentu zostanie wybrana kategoria „szczególna” (mająca zaznaczony parametr Podziel odliczenia). Ponowna edycja i wybór innej kategorii szczególnej lub skopiowanie pozycji <CTRL>+<INSERT> powoduje powtórny podział pozycji dokumentu. Dodanie na skopiowanym dokumencie nowej pozycji z kategorią mającą zaznaczony parametr Podziel odliczenia powoduje automatyczny podział odliczeń na fakturze, zgodnie ze wskazanym na formularzu kategorii wskaźnikiem. Po uzupełnieniu kwot, na pozycji dokumentu w rejestrze VAT zakupu, program dzieli odpowiednio fakturę na dwie pozycje z odliczeniem na Tak/Nie (Warunkowo/Nie) zgodnie z procentem wskazanym w kategorii oraz parametrem z konfiguracji. Jeżeli w menu Handel na Fakturze zakupu/ Dowodzie wewnętrznym zakupu:
  • dodano pozycję, w której wybrano kategorię z podziałem odliczeń lub
  • w nagłówku dokumentu wybrano kategorię z podziałem odliczeń i dodano pozycję, w której nie wybrano żadnej kategorii,
to po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT zakupu następuje podział odliczeń, zgodnie ze wskazanym na formularzu kategorii wskaźnikiem. W przypadku podatnika VAT czynnego tworzona jest pozycja z odliczeniami Tak/ Warunkowo oraz pozycja z odliczeniami na Nie. W przypadku podatnika VAT nieczynnego tworzone są dwie pozycje z odliczeniami na Nie.
Uwaga
Jeżeli w polu Odliczenia zostanie ustawiony wariant Warunkowo, wówczas po wybraniu kategorii specjalnej w pozycji dokumentu nastąpi automatyczny podział odliczeń na: Warunkowo/Nie.
Uwaga
Działanie automatu dotyczy dokumentów wprowadzonych ręcznie bezpośrednio do Rejestru VAT zakupu oraz faktur zakupu i dowodów wewnętrznych zakupu  przeniesionych z modułu Faktury. Pomimo wyboru kategorii szczególnej, podział pozycji nie nastąpi, po zaimportowaniu poprzez pracę rozproszoną. Funkcja podziału odliczeń na dokumentach wprowadzonych ręcznie bezpośrednio do rejestru VAT zakupu działa wyłącznie dla kategorii pozycji, niezależnie od ustawionej kategorii nagłówka.
Uwaga
W przypadku kontrahenta będącego osobą fizyczną lub podatnikiem VAT nieczynnym, jeżeli na pozycji dokumentu zostanie wybrana kategoria mająca zaznaczony parametr Podziel odliczenia to po automatycznym podziale odliczenia w obu pozycjach ustawiane są na Nie (niezależnie od domyślnego ustawienia odliczeń na kategorii wybranej w pozycji dokumentu).
Funkcja Podziel odliczenia Tak/Nie Na pozycji faktury w rejestrze VAT zakupu użytkownik ma możliwość ręcznego podziału odliczeń. Funkcja dostępna jest pod prawym klawiszem myszy z poziomu menu kontekstowego lub poprzez wciśnięcie klawiszy: <ALT>+<P>. Po wybraniu opcji Podziel odliczenia Tak/Nie podpowiada się okno, w którym należy wskazać procent odliczenia oraz jeden z wariantów podziału: Netto, VAT lub sam VAT. Domyślnie ustawienie opcji podziału związane jest z ustawieniem parametru w konfiguracji – Podział odliczeń w rejestrze VAT zakupu.
Funkcja z menu kontekstowego - Podział odliczeń TAK/NIE
Uwaga
Jeżeli kwota netto lub VAT dokumentu będzie stanowiła wartość niepodzielną, wówczas powstałe zaokrąglenia na 1 grosz zostaną ujęte w pozycji z odliczeniem na Nie
Operacja seryjna w Rejestrze VAT ustawienia kategorii (funkcja opisana poniżej) nie spowoduje podziału pozycji gdy zostanie wybrana kategoria z procentowym odliczeniem VAT.

Dodanie nowego zapisu – zakładka Notatka/Atrybuty

Piąta zakładka – [Notatka/Atrybuty] - zawiera listę atrybutów wraz z wartościami, jakie zostały przypisane do danego dokumentu. Wprowadzenie na dokument Rejestru VAT atrybutów umożliwia dodatkowe opisanie dokumentu, na przykład poprzez przypisanie go do projektu, wydziału, itp.
Dodanie nowego zapisu – zakładka Atrybuty
Istnieje możliwość dodania atrybutów dotyczących kontrahenta lub dokumentu. Dokument wprowadzony za pomocą usługi Comarch OCR ma automatycznie dodany atrybut OCR-> Niezweryfikowany. Dodawanie lub edycja atrybutu powoduje otwarcie formularza Dodawanie/ Zmiana atrybutu. .
Atrybut dokumentu rejestru VAT
Określony atrybut można wybrać za pomocą przycisku z listy kontrahenta lub dokumentu, ewentualnie wpisać bezpośrednio. Typ pola wartość jest zależny od rodzaju wybranego atrybutu. Dla atrybutów zdefiniowanych jako lista, użytkownik może wybrać określoną wartość z wcześniej zdefiniowanej listy wartości atrybutu. W przypadku atrybutów typu tekst lub liczba pole to podlega edycji.
Uwaga
Na zakładce [Atrybuty] istnieje możliwość podpięcia dowolnej ilości atrybutów pod dany dokument Rejestru VAT, przy czym konkretny atrybut może zostać wybrany wielokrotnie.
Jeżeli wybrany został format Data, użytkownik może wprowadzić datę „z ręki” lub posłużyć się podręcznym kalendarzem. Atrybut dodawany jest na dokument po naciśnięciu przycisku Dodaj atrybut. Na zakładce dostępna jest również sekcja Notatka. Użytkownik może uzupełnić notatkę w menu KSeF/ Faktury (w takim przypadku pole zostanie uzupełnione automatycznie po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT) lub uzupełnić ją bezpośrednio na dokumencie w rejestrze VAT, a także dokonać modyfikacji notatki dodanej wcześniej w menu KSeF/ Faktury.

Podgląd zapisu – zakładka Dokumenty

Zakładka [Dokumenty] jest uzupełniona, jeśli z bieżącego zapisu powstał inny zapis: zapis księgowy, Dowód Wewnętrzny, faktura VAT marża  jeśli bieżący dokument został przesłany z modułu Faktury lub zaczytany za pomocą usługi Comarch OCR. Na zakładce w przypadku pobrania modułu Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus lub Księga Podatkowa oraz modułu Obieg dokumentów widoczna jest sekcja Biblioteka dokumentów W tym miejscu znajduje się informacja dotycząca dokumentów powiązanych z dokumentem bieżącym tzn. dokumentów, które zostały wygenerowane na podstawie bieżącego lub dokumentów źródłowych np. Z modułu Faktury. Użycie klawisza  pozwala na podglądnięcie tych dokumentów. Podczas przenoszenia z menu Handel do rejestru VAT dokumentu z podpiętym dokumentem Biblioteki, w sekcji Biblioteka dokumentów automatycznie podpinany jest ten dokument Biblioteki. Dzięki temu użytkownik ma możliwość bezpośredniego podglądu załącznika z poziomu otwartego formularza dokumentu w Rejestrze VAT, a także dostęp do samego dokumentu Biblioteki. W przypadku modułu CRM/ CRM Plus widoczna jest sekcja Zadania i kontakty CRM.
Podgląd zapisu – zakładka Dokumenty
 

Dodanie nowego zapisu – zakładka OSS

Po wyborze na dokumencie rodzaju transakcji Procedura OSS ukrywany jest parametr Rozliczać w VAT, pole Obow. podat., parametr Metoda kasowa oraz dane dla metody kasowej. Z dokumentu usuwane są kody JPK_V7 i na zakładce [JPK] użytkownik ma możliwość dodania atrybutów tylko w sekcji JPK_FA. Pojawia się natomiast zakładka [OSS], omówiona poniżej. Takie dokumenty nie są uwzględniane w pliku JPK_V7. Na dokumencie pozostaje natomiast możliwość zaznaczenia/odznaczenia parametru JPK_FA. Po wyborze rodzaju transakcji Procedura OSS na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży pojawia się dodatkowa zakładka [OSS], na której automatycznie zaznaczany jest parametr Rozliczam podatek w OSS, co oznacza, że dana transakcja zostanie uwzględniona na deklaracji VIU-DO.  Automatycznie ustawia się rok i kwartał, zgodnie z którym dokument zostanie zakwalifikowany na deklarację OSS. Domyślnie kwartał ustawiany jest zgodnie z datą sprzedaży na dokumencie. Jeżeli data sprzedaży należy do poprzedniego kwartału i za ten okres deklaracja VIU-DO została naliczona i wysłana do systemu e-Deklaracje to w polu Rozliczam podatek w OSS domyślnie ustawia się bieżący kwartał. Jeżeli data sprzedaży dokumentu należy do kwartału wcześniejszego niż poprzedni to w polu Rozliczam podatek w OSS domyślnie ustawia się bieżący kwartał. Użytkownik ma możliwość odznaczenia tego parametru (również na dokumencie zaksięgowanym oraz na dokumencie z uzupełnioną Predekretacją). Odznaczenie parametru Rozliczam podatek w OSS powoduje ukrycie wszystkich danych na zakładce [OSS] za wyjątkiem pola Kraj odbiorcy, które to jest potrzebne do prawidłowego ustawienia stawki VAT na pozycjach dokumentu, zgodnej z krajem odbiorcy.
Formularz dokumentu w rejestrze VAT sprzedaży w PLN, zakładka OSS
Prefiks kraju odbiorcy domyślnie przenoszony jest z zakładki [Kontrahent]. Użytkownik ma możliwość jego zmiany. Zmiana prefiksu na zakładce [Kontrahent] powoduje zmianę prefiksu na zakładce [OSS]. Zmiana prefiksu na zakładce [OSS] nie powoduje zmiany prefiksu na zakładce [Kontrahent]. Nie ma możliwości zapisania dokumentu z zaznaczonym parametrem Rozliczam podatek w OSS bez uzupełnionego prefiksu kraju odbiorcy. Podczas próby zapisania takiego dokumentu pojawia się komunikat: Transakcja kwalifikowana do procedury OSS powinna mieć uzupełniony prefiks kraju. Po zaakceptowaniu komunikatu użytkownik jest przenoszony na zakładkę [OSS] z kursorem ustawionym w polu Kraj odbiorcy. Lista krajów na zakładce [OSS] jest analogiczna do listy krajów dostępnej na zakładce [Kontrahent]. W pierwszej kolejności na liście wyświetlane są kody krajów należących do Unii Europejskiej. W przypadku wyboru kraju pozaunijnego nie będzie możliwe dodanie pozycji na dokumencie, ponieważ nie ma zdefiniowanych stawek w Konfiguracji. Z tego względu prefiks kraju odbiorcy powinien być zawsze prefiksem kraju należącego do Unii Europejskiej. W polu Waluta podatku ustawiana jest waluta EUR, bez możliwości zmiany. W przypadku dokumentu dodanego w walucie innej niż EUR widoczna jest sekcja Kurs z ostatniego dnia kwartału, a gdy nieopublikowany z kolejnego dnia. Deklaracja OSS zawierać będzie wartości podatku w walucie EUR w przeliczeniu po kursie Europejskiego Banku Centralnego na koniec kwartału, a jeżeli kurs nie zostanie opublikowany to na kolejny dzień. Stąd na zakładce [OSS] dodano dla waluty dokumentu różnej od EUR możliwość wskazania odpowiedniego kursu. Na dokumencie w walucie PLN jako kurs domyślnie ustawiany jest Kurs EBC (Europejskiego Banku Centralnego) i pobierany jest z ostatniego dnia kwartału wskazanego na zakładce [OSS]. W przypadku braku notowania EBC (Europejskiego Banku Centralnego) na dokumencie ustawiany jest Kurs ręczny z notowaniem 1 EUR = 1,0000 PLN. Użytkownik ma możliwość zmiany na kurs Nieokreślony (również na dokumencie zaksięgowanym oraz na dokumencie z uzupełnioną Predekretacją). W przypadku dokumentu dodanego w walucie obcej innej niż EUR i PLN jako kurs domyślnie ustawiany jest Kurs ręczny z notowaniem 1 EUR = 1,0000 PLN, z możliwością zmiany na Nieokreślony (również na dokumencie zaksięgowanym oraz na dokumencie z uzupełnioną Predekretacją). Każda z pozycji dokumentu przeliczana jest po wskazanym kursie. W przypadku dokumentu dodanego w walucie innej niż EUR w polu Data kursu domyślnie ustawiany jest ostatni dzień kwartału do którego należy data sprzedaży
Uwaga
Dokumenty w walucie różnej do EUR powinny być przeliczone po kursie na koniec kwartału, więc w przypadku, gdy są to dokumenty wystawione w trakcie kwartału, to kursu Europejskiego Banku Centralnego jeszcze z oczywistych przyczyn nie ma. Z tego względu na dokumencie ustawiany jest Kurs ręczny. Po zakończeniu kwartału użytkownik może skorzystać z operacji seryjnej Przelicz po kursie EBC lub dokonać przeliczenia dokumentów podczas dodawania deklaracji VIU-DO. Po przeliczeniu po kursie EBC jako typ kursu pozostaje Kurs ręczny z ustawionym odpowiednim notowaniem na ostatni dzień kwartału oraz wyliczonymi kwotami. 
Podczas dodawania pozycji na dokumencie z rodzajem transakcji Procedura OSS, stawki VAT są ograniczane do tych, które obowiązują w kraju unijnym wskazanym na zakładce [OSS] w polu Kraj odbiorcy. W przypadku braku stawki dla danego kraju unijnego, możliwe do wyboru są stawki obowiązujące w Polsce. Podczas próby dodawania pozycji na dokumencie z rodzajem transakcji Procedura OSS bez uzupełnionego prefiksu kraju na zakładce [OSS] lub z prefiksem kraju nienależącego do Unii Europejskiej pojawia się komunikat: Wskaż prawidłowy kraj unijny odbiorcy na zakładce OSS. Dodanie pozycji na dokumencie jest możliwe po wskazaniu na zakładce [OSS] prefiksu kraju należącego do Unii Europejskiej. Stawki pobierane są z Konfiguracji lub z formularza kategorii. Na dokumencie z rodzajem transakcji Procedura OSS, po wybraniu w pozycji dokumentu kategorii na formularzu której uzupełniono domyślną stawkę w sekcji Stawki VAT (procedura OSS), stawka ta jest ustawiana na pozycji dokumentu pod warunkiem, że obowiązuje ona w kraju wskazanym na zakładce [OSS]. Jeżeli na formularzu kategorii nie wskazano takiej stawki lub w pozycji dokumentu nie wybrano kategorii to ustawiana jest stawka podstawowa dla danego kraju pobierana z Konfiguracji. Na dokumencie z rodzajem transakcji innym niż Procedura OSS do pozycji może zostać przeniesiona stawka wskazana na formularzu kategorii w polu Stawka VAT. Po zmianie na dokumencie rodzaju transakcji na Procedura OSS, jeżeli dodano pozycję w stawce nieobowiązującej w kraju wskazanym na zakładce [OSS], podczas próby zapisania dokumentu pojawia się komunikat: Część stawek VAT na pozycjach dokumentu nie odpowiada stawkom kraju OSS. Czy chcesz zweryfikować stawki VAT? Wybierając Tak możesz zmienić stawki VAT, wybierając Nie zapiszesz dokument. Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie na zakładkę [Ogólne] gdzie użytkownik ma możliwość weryfikacji stawki VAT. Wybór opcji Nie powoduje zapisanie dokumentu. Po zmianie na dokumencie rodzaju transakcji z Procedura OSS na inny, jeżeli na dokumencie dodano przynajmniej jedną pozycję w stawce VAT nieobowiązującej w Polsce, podczas próby zapisania dokumentu pojawia się komunikat: Na dokumencie wskazano stawki VAT różne od polskich. Czy chcesz zweryfikować stawki VAT? Wybierając Tak możesz zmienić stawki VAT, wybierając Nie zapiszesz dokument. Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie na zakładkę [Ogólne] gdzie użytkownik ma możliwość zmiany stawki VAT. Wybór opcji Nie powoduje zapisanie dokumentu. Po zmianie prefiksu kraju na zakładce [OSS], jeżeli na dokumencie dodano przynajmniej jedną pozycję w stawce VAT nieobowiązującej w wybranym kraju, podczas próby zapisania dokumentu pojawia się komunikat: Część stawek VAT na pozycjach dokumentu nie odpowiada stawkom kraju OSS. Czy chcesz zweryfikować stawki VAT? Wybierając Tak możesz zmienić stawki VAT, wybierając Nie zapiszesz dokument. Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie na zakładkę [Ogólne] gdzie użytkownik ma możliwość weryfikacji stawki VAT. Wybór opcji Nie powoduje zapisanie dokumentu.

Ewidencja dodatkowa

Ewidencja dodatkowa

Ewidencję dodatkową przychodów i kosztów wprowadzono w celu umożliwienia rejestracji dokumentów, które nie są dokumentami VAT, a które użytkownicy chcieliby osobno ewidencjonować i księgować schematami księgowań np. polisy ubezpieczeniowe, zlecenia. W przypadku tzw. pracy rozproszonej (poszczególne moduły, stanowiska pracują poza siecią) do Ewidencji dodatkowej przenoszone są także dokumenty wewnętrzne z modułu magazynowego (np.Przyjęcia zewnętrzne, Wydania zewnętrzne, Przesunięcia międzymagazynowe, Przyjęcia wewnętrzne, Rozchody wewnętrzne). Ewidencja dodatkowa pozwala również na ewidencjonowanie zapisów w walucie obcej. Funkcjonalność obu ewidencji dodatkowych (przychodów i kosztów) jest identyczna, szczegółowo zostanie omówiona ewidencja kosztów. Na liście dokumentów, w Ewidencji dodatkowej, dostępna jest lista dokumentów rozliczających podświetlony dokument, po wybraniu ikony  z paska menu. Okno to jest podnoszone wyłącznie dla dokumentów całkowicie lub częściowo rozliczonych. Z poziomu listy dokumentów w Ewidencji dodatkowej przychodów/ kosztów w pasku menu dostępna jest ikona . Po uruchomieniu ikony podnosi się okno z zakresem dat i listą parametrów kontroli:
Parametry kontroli duplikacji w Ewidencji dodatkowej
Zaznaczenie parametru Zakres dat pozwala na zawężenie kontroli do wskazanego przedziału czasowego (zakres dat przejmowany jest z listy zapisów w Ewidencji dodatkowej). Odznaczenie parametru powoduje kontrolę wszystkich zapisów, bez względu na datę. Kontrola duplikacji jest sprawdzana na podstawie parametrów wskazanych w Konfiguracji. Wybór w Konfiguracji opcji Kwota netto dokumentu/ Kwota brutto dokumentu pozwala na kontrolę Ewidencji dodatkowej według kwoty Razem wprowadzonej na dokumencie. Wybór w Konfiguracji opcji Numer dokumentu pozwala na kontrolę według Numeru obcego. Użytkownik ma możliwość wskazania innych opcji kontroli (minimum 2). Z poziomu listy oraz z poziomu otwartego formularza dokumentu, na pasku menu dostępna jest ikona  odwołująca się do zapisu księgowego w księgowości kontowej/ KPiR/ Ewidencji ryczałtowej, powstałego do danego dokumentu – dla otwartego formularza dokumentu dostępna tylko wtedy gdy dokument został zaksięgowany. Odwołanie do zapisu księgowego dostępne jest również poprzez skrót klawiaturowy <CTRL>+<F6>.
Dotyczy wersji: 2018.6.1
Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową to z poziomu listy dokumentów na pasku menu dostępna jest ikona po naciśnięciu której użytkownik ma możliwość uzupełnienia predekretacji na dokumencie. Okno można również otworzyć po za pomocą skrótu klawiszowego <Ctrl>+<F8>. Szczegóły funkcjonalności opisane zostały w artykule Podgląd zapisu – zakładka Predekretacja.
Jeżeli użytkownik korzysta z opisu analitycznego to z poziomu listy oraz z poziomu otwartego formularza dokumentu, na pasku menu dostępna jest ikona  po naciśnięciu której użytkownik ma możliwość wprowadzenia opisu analitycznego na dokumencie w rejestrze VAT. Okno można również otworzyć po za pomocą skrótu klawiaturowego <Ctrl>+<F7>. Ewidencja dodatkowa dostępna jest z poziomu menu Rejestry VAT/Ewidencja dodatkowa. Ewidencja dodatkowa dzieli się na dwa podstawowe rejestry: 
  • Ewidencję przychodów,
  • Ewidencję kosztów.
Ewidencję przychodów i kosztów wyróżniono dwiema pionowymi zakładkami. W ramach ewidencji przychodów i kosztów, program pozwala na tworzenie dowolnej ilości podrejestrów. Podrejestry definiuje się z poziomu Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Rejestry Kosztów lub Rejestry Przychodów. Lista Okno ewidencji dodatkowej (przychodów, kosztów) pozwala na wprowadzanie dokumentów do dowolnego, wcześniej utworzonego podrejestru. Wprowadzone zapisy mogą być edytowane, kasowane pod warunkiem, że nie zostały zaksięgowane. Na liście zapisów widoczne są następujące dane dokumentu: Lp. – numer kolejny nadawany przez program wprowadzanym dokumentom. W zależności od wybranego parametru w Konfiguracji programu, dokumenty numerowane są narastająco w roku lub tylko w obrębie danego miesiąca. Data – data zapisu dokumentu w ewidencji dodatkowej. Numer dokumentu – wyświetla numer obcy, a jeżeli ten jest pusty to numer wewnętrzny. Numer wewnętrzny – numer nadawany dokumentowi automatycznie przez program. Status – status dokumentu. Kontrahent – w tym polu widoczne są dane podmiotu. Kwota – wartość wyświetlana z formularza dokumentu, z pola Razem. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy. Waluta – umożliwia zawężenie listy do określonej waluty. PRED – informacja czy na dokumencie użyto predekretacji czy nie. Domyślnie kolumna ta jest niewidoczna.
Ewidencja dodatkowa – Koszty
Rejestr  – umożliwia wybranie ze spuszczanej listy pomocniczej (ang. drop‑down) nazwy rejestru, dla którego chcemy wyświetlić zapisy na liście. Program posiada oddzielną listę rejestrów przychodów i kosztów. Nazwy Rejestrów Zakupów i Sprzedaży ustala się w Konfiguracji firmy. Zakres dat   – wybór odpowiedniej opcji Za rok, miesiąc lub dzień pozwala na wyświetlenie listy zapisów ograniczonych do żądanego okresu. Pola Dzień, MiesiącRok służą do wprowadzenia odpowiednio dnia, miesiąca i roku, za który chcemy wyświetlić zapisy. Okres   – pozwala na wyświetlenie zapisów za dowolnie wybrany okres, mieszczący się pomiędzy datą początkową a końcową.  Usuń – przycisk pozwala na usunięcie dokumentu, ale tylko w przypadku, gdy nie został on zaksięgowany. Jeżeli dany zapis został zaksięgowany, jego usunięcie jest możliwe dopiero po wcześniejszym wykasowaniu z bufora lub wystornowaniu z księgi związanego z nim zapisu księgowego. Zapis można usunąć również klawiszem <DELETE>.  Renumeracja rejestru – po naciśnięciu przycisku zapisy w rejestrze są automatycznie przenumerowywane. W przypadku, gdy dokumenty nie były wprowadzane do rejestru w porządku chronologicznym, ich kolejność na liście jest zaburzona – funkcja renumeracji pozwala na uporządkowanie dokumentów wg dat i nadanie im kolejnych numerów. Renumeracja rejestru jest możliwa, jeżeli wybrano zapisy dla konkretnego rejestru za miesiąc lub rok. Renumerację można również uruchomić klawiszem <F8>. Renumeracja Ewidencji dodatkowej wykonywana jest zgodnie z ustawieniem parametru Numeracja ewidencji dodatkowej ciągła w roku, dostępnego w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry (zaznaczenie parametru powoduje numerowanie dokumentów narastająco w ramach całego roku. Jeżeli parametr jest odznaczony to wówczas w ramach każdego miesiąca zapisy są numerowane począwszy od liczby porządkowej 1).  Księguj – księgowanie można uruchomić również klawiszem <F7>. Funkcja jest aktywna wyłącznie, jeżeli wybrano zapisy konkretnego rejestru za dzień, miesiąc, rok lub okres. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową funkcja ta dokonuje zaksięgowania zaznaczonych zapisów do Księgi Handlowej za pomocą Schematów księgowań (opis w rozdziale: Schematy księgowań) lub wg predekretacji. Po wywołaniu funkcji księgowania pojawia się okno, na którym użytkownik może wybrać w jaki sposób chce zaksięgować dokumenty, które mają uzupełnioną predekretację: czy wg wcześniej dokonanej na każdym dokumencie z osobna predekretacji czy jednak wg schematu i wybrać konkretny schemat księgowy, a dla dokumentów bez predekretacji może wybrać odpowiedni schemat księgowy.
Okno wyboru sposobu księgowania dokumentów
W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową lub Ewidencję ryczałtową funkcja ta umożliwia zaksięgowanie zaznaczonych zapisów do odpowiedniej kolumny Księgi podatkowej lub ryczałtu.  Operacje seryjne – po rozwinięciu strzałki obok przycisku oraz w menu kontekstowym w grupie Operacje seryjne widoczne są opcje:
  • Zmień rejestr – funkcja umożliwia przenoszenie zapisów pomiędzy rejestrami cząstkowymi.
    Parametry seryjnej zmiany rejestru
  • Zmień kategorię – po zaznaczeniu parametru Zmień kategorię nagłówka użytkownik może przypisać nową lub zmienić dotychczasową kategorię nagłówka dla zaznaczonych dokumentów. Zaznaczenie parametru Aktualizuj opis powoduje przeniesienie do nagłówka dokumentu opisu z formularza wybranej kategorii.
    Parametry seryjnego ustawiania kategorii
  • Zmień warunki płatności – funkcja umożliwia seryjną zmianę formy płatności oraz terminu płatności na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
    Parametry seryjnej zmiany warunków płatności na dokumencie w ewidencji dodatkowej
    Po zaznaczeniu parametru Zmień formę płatności istnieje możliwość wyboru formy płatności jaka ma zostać ustawiona na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach. Domyślnie ustawiana jest opcja przelew. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT to po wyborze formy płatności o typie gotówka w rejestrze kasowym tworzony jest zapis kasowy rozliczający płatność do dokumentu. Zapis jest tworzony jeżeli raport kasowy za ten okres nie został zamknięty. Jeżeli za ten okres raport nie został jeszcze utworzony to podczas seryjnej zmiany warunków płatności pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje utworzenie raportu, do którego trafi zapis rozliczający dokument. Po zaznaczeniu parametru Zmień formę płatności aktywna staje się opcja Aktualizuj termin płatności, po zaznaczeniu której termin płatności pobierany jest z karty kontrahenta, a w przypadku braku jego zaznaczenia na karcie kontrahenta – termin wskazany na formularzu formy płatności w Konfiguracji. Termin płatności wyliczany jest jako data wystawienia plus ilość dni z karty kontrahenta/ formy płatności. Zaznaczenie parametru Zmień termin płatności powoduje wyszarzanie opcji Aktualizuj termin płatności i ustawienie opcji o ilość dni z wartością 0 dni. Użytkownik ma możliwość wpisania maksymalnie 999 dni. Termin płatności wyliczany jest jako data wystawienia plus ilość wskazanych dni. Po zaznaczeniu opcji na dzień istnieje możliwość wskazania konkretnej daty. Seryjna zmiana formy/ terminu płatności nie jest możliwa w przypadku:
    • dokumentu bez zaznaczonego parametru Generowanie płatności,
    • dokumentu rozliczonego,
    • dokumentu posiadającego więcej niż jedną płatność,
    • dokumentu z płatnością o stanie innym niż Do realizacji,
    • dokumentu z płatnością o statusie Nie podlega,
    • dokumentu uwzględnionego w korekcie podatku dochodowego,
    • dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych,
    • dokumentu zaksięgowanego lub w przypadku księgowości kontowej dokumentu z uzupełnioną Predekretacją,
    • Jeżeli na formularzu operatora dodano blokadę Parametry seryjnej zmiany warunków płatności.
  • Ustaw zakład – funkcja widoczna tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa. Operacja umożliwia ustawienie zakładu na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach.
    Parametry seryjnego ustawiania zakładu
     
  • Rozlicz – funkcja jest aktywna jeżeli na formularzu operatora na zakładce [Ogólne] w sekcji Parametry wspólne zaznaczono parametr Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy. Funkcja umożliwia rozliczenie podświetlonego/ zaznaczonych dokumentów. Po wyborze opcji Operacje seryjne/ Rozlicz pojawia się okno Parametry seryjnego rozliczania, na którym należy określić typ dokumentu, wskazać rejestr kasowy/bankowy, w którym będą tworzone zapisy kasowe/bankowe rozliczające poszczególne dokumenty oraz wskazać datę, z jaką będą one generowane. Domyślnie wskazana jest data dokumentu, z możliwością zmiany na termin płatności lub wybranie opcji inna i wskazanie dowolnej daty.

Po naciśnięciu przycisku Rozlicz we wskazanym przez użytkownika rejestrze tworzone są zapisy kasowe/bankowe rozliczające poszczególne dokumenty. Na utworzonym zapisie kasowym/bankowym:

    • do pola Dokument przenoszony jest symbol wskazany w oknie parametrów seryjnego rozliczania,
    • do pola Data przenoszona jest data wskazana w oknie parametrów seryjnego rozliczania,
    • do pola Kwota przenoszona jest kwota pozostająca do rozliczenia z dokumentu,
    • do pola związanego z podmiotem przenoszony jest podmiot wskazany na dokumencie w polu Domyślny płatnik,
    • do pola Opis przenoszony jest opis: [Opis dokumentu] [Numer dokumentu].

Seryjne rozliczenie nie jest możliwe w przypadku gdy:

    • nie ma otwartego raportu, do którego można dodać zapis kasowy/bankowy rozliczający dokument,
    • płatność do dokumentu posiada kierunek inny niż kierunek wybrany do rozliczenia (np. podczas rozliczania dokumentów z kwotą dodatnią z ewidencji dodatkowej przychodów wybrano dokument KW),
    • waluta płatności dokumentu nie zgadza się z walutą rejestru kasowego/bankowego.
 
  • Usuń rozliczenia – funkcja jest aktywna jeżeli na formularzu operatora na zakładce [Ogólne] w sekcji Parametry wspólne zaznaczono parametr Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy. Funkcja umożliwia seryjne usunięcie rozliczeń z podświetlonego/zaznaczonych dokumentów. Nie jest usuwany automatycznie wygenerowany zapis kasowy.Podczas próby usunięcia rozliczenia związanego z zaksięgowaną różnicą kursową pojawia się komunikat: Nie można kasować zaksięgowanych różnic kursowych.W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, podczas próby usunięcia zaksięgowanego rozliczenia pojawia się komunikat: Nie można kasować zaksięgowanych rozliczeń.Podczas próby usunięcia rozliczenia wybranego na Dokumencie kompensaty pojawia się komunikat: Nie można usunąć rozliczeń płatności. Co najmniej jedno z nich zostało wybrane na dokumencie kompensaty.Podczas próby usunięcia rozliczenia wybranego na Nocie odsetkowej pojawia się komunikat: Nie można usunąć rozliczeń płatności. Co najmniej jedno z nich zostało wybrane na dokumencie noty odsetkowej.W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki to podczas próby usunięcia rozliczenia powiązanego z rozrachunkiem pojawia się komunikat: Nie można usunąć rozliczenia powiązanego z rozrachunkiem. Należy usunąć rozrachunek z poziomu Księgowość/Rozrachunki.
  • Zweryfikuj numery rachunków – funkcja umożliwia seryjną weryfikację numerów rachunków bankowych w Wykazie podatników VAT. Operacja sprawdza płatności powiązane z danym dokumentem, a nie weryfikuje numer rachunku bankowego na dokumencie. Dokumenty z ewidencji dodatkowej kosztów muszą mieć wartość dodatnią, natomiast dokumenty z ewidencji dodatkowej przychodów muszą mieć wartość ujemną. W pierwszej kolejności następuje sprawdzenie, czy płatność jest związana z rejestrem o typie Konto bankowe, a następnie czy uzupełniono numer rachunku bankowego. Jeżeli numer rachunku bankowego na płatności znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów to pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – weryfikacja na dzień [Data systemowa]. numer rachunku [Numer rachunku] widnieje w Wykazie podatników VAT. Jeżeli numer rachunku bankowego nie znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów to pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – weryfikacja na dzień [Data systemowa]. numer rachunku [Numer rachunku] nie widnieje w Wykazie podatników VAT. Jeżeli dokument nie podlega weryfikacji, tj.:
    • płatność jest na podmiot inny niż kontrahent i/lub:
    • płatność ma typ Przychód
    to podczas próby seryjnej weryfikacji pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – Dokument nie spełnia warunków do weryfikacji. W przypadku, gdy uzupełniony na karcie płatnika numer NIP nie jest polskim numerem NIP to podczas próby seryjnej weryfikacji pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – Na płatności jest niepolski NIP. W przypadku, gdy na karcie płatnika nie uzupełniono numeru NIP to podczas próby seryjnej weryfikacji pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – błąd weryfikacji numeru rachunku [Numer rachunku]: pusty numer NIP. Weryfikacja rachunków bankowych odbywa się na dzień bieżący. Wyjątkiem jest sytuacja gdy operacja seryjna weryfikuje płatności o stanie Wysłano/Zrealizowano. W takim przypadku pojawia się komunikat o weryfikacji na dzień kiedy ta płatność była faktycznie weryfikowana/nastąpił przelew. Każda weryfikacja numeru rachunku bankowego jest zapisywana na karcie kontrahenta. Jeśli w danym dniu numer rachunku był już zweryfikowany to dodając kolejny dokument spełniający warunki do weryfikacji na ten sam numer rachunku, status rachunku pobierany jest z karty kontrahenta. Na liście dokumentów w ewidencji dodatkowej pod prawym przyciskiem myszy dostępne są opcje: Rozlicz pojedynczo – funkcja jest aktywna dla dokumentu nierozliczonego, z zaznaczonym parametrem Generowanie płatności, jeżeli na formularzu operatora na zakładce [Ogólne] w sekcji Parametry wspólne zaznaczono parametr Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy. Funkcja umożliwia rozliczenie podświetlonego dokumentu. Po wyborze opcji Rozlicz pojedynczo należy określić typ dokumentu oraz wskazać rejestr kasowy/bankowy, w którym utworzony zostanie zapis kasowy/bankowy rozliczający dokument. Typ dokumentu jest zawężany do kierunku płatności dokumentu (np. dla dokumentu z ewidencji dodatkowej kosztów z kwotą dodatnią, istnieje możliwość wskazania symbolu zdefiniowanego dla wypłaty).
    Funkcja Rozlicz pojedynczo w ewidencji dodatkowej
    Po wskazaniu rejestru pojawia się formularz zapisu kasowego/bankowego, na który przenoszone są dane:
    • do pola Dokument przenoszony jest symbol wskazany przez użytkownika, z możliwością zmiany,
    • do pola Data przenoszona jest data wskazana z poziomu Narzędzia/ Data bieżąca, z możliwością zmiany,
    • do pola Kwota przenoszona jest kwota pozostająca do rozliczenia. Jeżeli dokument posiada kilka płatności to przenoszona jest kwota pozostająca do rozliczenia z pierwszej płatności o statusie innym niż Nie podlega,
    • do pola związanego z podmiotem przenoszony jest podmiot wskazany na dokumencie w polu Domyślny płatnik,
    • do pola Opis przenoszony jest opis: [Opis dokumentu] [Numer dokumentu].
    Podczas próby zapisania zapisu kasowego/bankowego, jeżeli za ten okres nie został jeszcze utworzony raport kasowy/bankowy, pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje otwarcie formularza raportu, gdzie jako zakres dat domyślnie ustawiany jest okres wskazany na formularzu rejestru kasowego/bankowego. Wybór opcji Tak i zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że raporty będą automatycznie dodawane podczas rozliczania kolejnych dokumentów, jeżeli za dany okres czasu nie dodano jeszcze raportu oraz komunikat nie pojawi się ponownie.
    • Usuń rozliczenie – funkcja jest aktywna dla dokumentu rozliczonego jeżeli na formularzu operatora na zakładce [Ogólne] w sekcji Parametry wspólne zaznaczono parametr Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy. Funkcja umożliwia usunięcie rozliczenia z podświetlonego dokumentu. W przypadku dokumentu z formą płatności o typie gotówka nie jest usuwany automatycznie utworzony zapis kasowy.
    Nie jest usuwane rozliczenie:
    • zaksięgowane,
    • związane z zaksięgowaną różnicą kursową,
    • wybrane na nocie odsetkowej,
    • wybrane na dokumencie kompensaty,
    • powiązane z rozrachunkiem, jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki.
     

Dodanie nowego zapisu – Zakładka Ogólne

Dodanie nowego zapisu – zakładka Kontrahent

Dodanie nowego zapisu – zakładka Dokumenty

Podgląd zapisu – zakładka Predekretacja

Zakładka [Predekretacja] jest widoczna tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową. Umożliwia dokonanie predekretacji dokumentów, czyli sprawdzenie przyszłego księgowania dokumentu przed jego zaksięgowaniem. Użytkownik może „wrzucić” przyszłe księgowanie dokumentu wg wybranego schematu, sprawdzić czy dekret się bilansuje, ewentualnie poprawić kwoty, konta, zmienić dziennik księgowań oraz dopisać własne księgowania. Dokument zapredekretowany jest blokowany do edycji. Ostateczne księgowanie do dziennika może odbywać się wg predekretacji albo wg schematu księgowego. Na zakładce widoczne są informacje o sumie księgowań po stronie Wn i Ma, data księgowania, pole z wyborem schematu księgowego i dziennika księgowań oraz tabela z pozycjami. Tabela zawiera kolumny Kategoria, Opis, Konto Wn, Kontow Wn Nazwa, Konto Ma, Konto Ma Nazwa, Kwota, Kwota w walucie Waluta, R. W kolumnie R pokazywana jest informacja czy w danej pozycji zaznaczony jest parametr Rozrachunek. Litera T w kolumnie R oznacza zaznaczony rozrachunek. Kolumna Kwota w walucieWaluta dostępna tylko gdy pobrano moduł Księga Handlowa Plus. Kolumny Konto Wn NazwaKonto Ma Nazwa są domyślnie ukryte.
Podgląd zapisu–zakładka Predekretacja
 

Wydruki

Z poziomu listy Ewidencja dodatkowa przychody/koszty dostępne są następujące wydruki: Lista dokumentów – wzór standard Dodatkowe, w tym:
  • Lista dokumentów wg kategorii nagłówka,
  • Wydruk wg kategorii elementu,
  • Wydruk wg kategorii 2 elementu,
  • Wydruk wg kategorii nagłówka.
Dokumenty zaznaczone, w tym:
  • Nota księgowa,
  • Dowód wewnętrzny
Natomiast z poziomu otwartego dokumentu przychodów/kosztów w ewidencji dodatkowej udostępniono dwa wydruki, a mianowicie:
  • Dowód wewnętrzny – wzór standard,
  • Nota księgowa.
Wydruk Noty księgowej (zamiennie określana notą obciążeniową) jest dowodem księgowym rozliczeniowym, stwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej przeprowadzonej między jednostką a jej kontrahentem i stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych, jeśli spełnia warunki ustawy o rachunkowości (art.20 ust.2). Jeśli edycji zostanie poddany dokument przychodowy, to wartość dokumentu na wydruku znajdzie się po stronie obciążeniowej, jeśli dokument kosztowy to po stronie uznaniowej. Wydruk jest możliwy tylko w walucie polskiej, natomiast użytkownicy, którzy chcą skorzystać z wydruku w walucie obcej, mogą w opisie wprowadzić kwotę dokumentu w walucie obcej oraz kurs waluty.
Uwaga
Szczególnym przypadkiem jest dokument przychodowy lub kosztowy w kwocie ujemnej. W takim przypadku, jeśli dokument przychodowy jest na kwotę ujemną, to kwota na wydruku pojawi się po stronie uznaniowej. Natomiast, jeśli dokument kosztowy jest na kwotę ujemną, to na wydruku pojawi się po stronie obciążeniowej.

Podczas wydruku Noty księgowej operator proszony jest o uzupełnienie opisu noty. Opis ten jest zapamiętywany i podpowiadany przy następnym wydruku.

Formatka ustalenia wartości parametrów wydruku
Jeżeli opis nie zostanie uzupełniony, wówczas na wydruku pojawi się opis z pola Kategoria. Istnieje możliwość wykorzystania makr w szablonie e-mail na liście dokumentów w ewidencji dodatkowej. Funkcja jest dostępna jeżeli pobrano moduł CRM lub CRM Plus. Podczas konfiguracji szablonu e-mail istnieje możliwość wykorzystania w temacie i treści wiadomości następujących makr:
  • Data – data zapisu z dokumentu.
  • E-mail z podmiotu – adres e-mail z karty podmiotu wybranego na dokumencie.
  • Id – numer identyfikacyjny dokumentu zapisany w bazie.
  • Kwota z dokumentu – kwota z dokumentu z zakładki [Ogólne].
  • Nazwa – nazwa podmiotu wybranego na dokumencie.
  • Nazwa wydruku – nazwa wydruku.
  • Numer dokumentu – numer obcy dokumentu.
  • Opis – opis uzupełniony na dokumencie.
  • Podmiot – Id – numer identyfikacyjny podmiotu zapisany w bazie.
  • Podmiot – Kod – kod podmiotu wybranego na dokumencie.
  • Podmiot – Nazwa – nazwa podmiotu wybranego na dokumencie.
  • Podmiot – Typ – typ podmiotu zapisany w bazie.
  • Termin płatności – termin płatności z dokumentu.
  • Typ dokumentu – typ dokumentu zapisany w bazie.
  • Waluta dokumentu – waluta w jakiej wystawiony jest dokument.
  • Waluta rozliczenia – waluta w jakiej rozliczany jest dokument.
Z wyżej wymienionych makr można skorzystać w przypadku wysyłki wydruków: Dokumenty zaznaczone/ Nota księgowa oraz Dokumenty zaznaczone/ Dowód wewnętrzny.

Kwoty dodatkowe

W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, na fakturze w rejestrze VAT sprzedaży, rejestrze VAT zakupu, ewidencji dodatkowej oraz raportach kasowych/bankowych po naciśnięciu przycisku użytkownik ma możliwość przypisania kwot dodatkowych. Formularz kwot dodatkowych może także zostać wywołany za pomocą skrótu klawiaturowego <CTRL>+<O>. Kwoty dodatkowe mają na celu zwiększenie możliwości księgowania schematami księgowymi z ewidencji pomocniczych takich jak: Rejestry VAT, ewidencja dodatkowa i raporty kasowe/bankowe. Mechanizm kwot dodatkowych jest szczególnie przydatny dla użytkowników księgujących koszty w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym, ale nie tylko. Każda kwota dodatkowa może zawierać następujące informacje: Kategoria, Opis, Konto Wn, Konto Ma oraz Kwota, a także Kategoria2 i Opis2. Jeżeli użytkownik posiada moduł Księga Handlowa Plus, ma możliwość wprowadzania pozycji w walucie obcej. Pozycje w walucie obcej można wprowadzać poprzez formularz za pomocą kombinacji klawiszy <SHIFT>+<INSERT> lub poprzez wybranie dodawania pozycji przez formularz za pomocą strzałki obok ikony . W nagłówku formatki Kwot dodatkowych znajduje się informacja o kwocie dokumentu. W przypadku faktury w Rejestrze VAT są to trzy kwoty: netto, VAT i brutto w walucie systemowej. Jeżeli wprowadzając pozycje w Kwotach dodatkowych użytkownik często wpisuje takie same pozycje różniące się jedynie kwotami, może wykorzystać Szablony Kwot dodatkowych do zdefiniowania powtarzających się pozycji. Podczas kopiowania dokumentów kopiowane są także w całości Kwoty dodatkowe.
Przykład
Przy fakturach kosztowych może pojawić się konieczność rozksięgowania kwoty netto z faktury np. na wiele kont układu rodzajowego oraz wiele kont układu funkcjonalnego. Funkcja ta umożliwia jednoczesną dekretację na kontach zespołu czwartego i piątego. Faktura kosztowa za zużycie energii zawiera następujące pozycje: Kwota BRUTTO - 1230 zł Kwota VAT - 230 zł Zużycie energii NETTO - 1000 zł. Powinna być zaksięgowana na konta:
Kwota dekretuStrona Wn konta:Strona Ma konta:
1230,-201 Rozrachunki z dostawcami
230,-221 VAT naliczony
1000,-401 Zużycie energii
700,-550 Koszty zarządu490 Rozliczenie kosztów
300,-551 Koszty wydziałowe490 Rozliczenie kosztów
Pozycje wzorca dla przykładu Dla faktury, przy pomocy kwot dodatkowych, można stworzyć wzorzec, który będzie rozksięgowywał jednocześnie wszystkie kwoty na odpowiednie konta. Wystarczy tylko, oprócz przypisania na fakturze kategorii, związanej z kosztem rodzajowym do danej pozycji, przy wprowadzaniu faktury uzupełnić kwoty dodatkowe w następujący sposób: Następnie ułożyć wzorzec wykorzystujący zdefiniowane kwoty dodatkowe:
Konto WnKonto MaKwotaWarunek
202Brutto
221-2VAT
401NettoEnergia
Kwota dodatkowa/ Konto WnKwota Dodatkowa
Kwota dodatkowa/ Konto MaKwota Dodatkowa
 

Dodanie nowego zapisu – Zakładka Ogólne

Dodanie nowego zapisu w Ewidencji dodatkowej jest możliwe przez naciśnięcie przycisku Dodaj  lub klawisza <INSERT>. Powoduje to otwarcie nowej formatki. W polu Dokument dla dokumentów wprowadzanych do ewidencji przychodów pojawia się domyślnie symbol dokumentu EDP, dla dokumentów kosztowych symbol dokumentu EDK. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania także własnych symboli dokumentów np. RA (dla rachunków), ZLEC (dla zleceń). Definicja dokumentów została udostępniona z poziomu Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Księgowość. Przy definicji dokumentu należy określić schemat numeracji. Domyślnym schematem numeracji dla definiowanych typów dokumentów jest schemat trzyczłonowy zawierający symbol dokumentu, numer, rok kalendarzowy. Schemat numeracji można poszerzyć maksymalnie do 5 członów tj. o miesiąc oraz rejestr np.: 
  • Człon pierwszy: symbol dokumentu,
  • Człon drugi: numer,
  • Człon trzeci: miesiąc,
  • Człon czwarty: rok kalendarzowy,
  • Człon piąty: rejestr.
Uwaga
W schemacie numeracji dokumentów Ewidencji dodatkowej Rejestr oznacza Serię. Serie definiujemy z poziomu Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Serie dokumentów. Można ją przypisać w momencie wprowadzania dokumenty do Ewidencji dodatkowej lub w definicji dokumentów domyślnych, z poziomu Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Dokumenty. Jeżeli w trakcie wprowadzania dokumentu do ewidencji, zostanie użyta definicja dokumentu zawierająca w schemacie numeracji człon (Rejestr), któremu nie przypisano serii, przy próbie zapisu dokumentu zostanie wyświetlony komunikat Brak wymaganego składnika w numeracji dokumentu (Rejestr).
Dodanie nowego zapisu – Zakładka Ogólne
Pole Kontrahent  na formularzu służy do wprowadzenia danych o podmiocie z listy pomocniczej podmiotów. Dane wyświetlą się na zakładce [Kontrahent]. Dane uprzednio zarejestrowanego podmiotu można wprowadzić z listy pomocniczej:
  • Przez wpisanie w polu Kod w przypadku Kontrahenta, Pracownika, Wspólnika dokładnego kodu lub w przypadku Banku i Urzędu akronimu.
  • Przez wpisanie dokładnego numeru NIP kontrahenta w polu Kod kontrahenta.
  • Przez wskazanie podmiotu na liście pomocniczej. Listę pomocniczą podmiotów otwieramy przez naciśnięcie przycisku strzałki, który otwiera menu z podmiotami:
Następnie wybieramy właściwą listę i wybieramy właściwy podmiot z listy. W przypadku, gdy dane podmiotu nie zostały uprzednio zarejestrowane, możemy założyć kartotekę wciskając przycisk  Dodajna liście konkretnych podmiotów. Jeżeli nie chcemy na stałe rejestrować danych podmiotów w systemie (np. kontrahent jednorazowy), możemy jego dane wprowadzić bezpośrednio na dokumencie w rejestrze na zakładce [Kontrahent]. Po wyborze kontrahenta na dokumencie, dokument zostanie wystawiony w walucie, która została określona jako domyślna na karcie kontrahenta. Zmiana waluty jest możliwa do momentu rozliczenia lub zaksięgowania dokumentu.
Uwaga
Jeżeli na karcie kontrahenta wskazano jako domyślną walutę obcą, a na dzień wprowadzenia dokumentu do Ewidencji dodatkowej nie pobrano kursu waluty, to na dokumencie podstawia się kurs ręczny równy: 1 [symbol waluty] = 1 PLN. Podczas zapisywania dokumentu pojawia się komunikat: Na dokumencie ustawiono walutę niesystemową o kursie ręcznym 1:1. Czy zapisać dokument? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zapisanie dokumentu. Wybór opcji Nie przenosi kursor do pola określającego typ kursu, aby umożliwić użytkownikowi zmianę kursu.
Istnieje możliwość pobrania danych o Kliencie z bazy GUS za pomocą ikony . Pozwala to na szybsze wprowadzanie danych identyfikacyjnych i adresowych kontrahentów oraz wyeliminowanie pomyłek związanych z ręcznym wypełnianiem formularzy. Przycisk jest aktywny w przypadku gdy kod kraju jest pusty lub wybrano prefiks PL.
Uwaga
Usługa jest dostępna tylko dla Klientów, którzy posiadają oprogramowanie na gwarancji.
Po naciśnięciu ikony  następuje sprawdzenie kontrahenta na podstawie numeru NIP w bazie VIES (VAT Information Exchange System). Jeżeli numer VAT jest aktywny to użytkownik ma możliwość przeniesienia danych kontrahenta na formularz pod warunkiem, że dokument nie jest zaksięgowany, nie dodano na nim predekretacji, a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.Po dokonaniu weryfikacji statusu VAT w bazie VIES i przeniesieniu danych na formularz, na dokumencie aktualizowane jest pole Kraj, a status weryfikacji kontrahenta zapisywany jest na jego karcie. Jeśli na dzień wystawienia faktury na karcie kontrahenta widnieje informacja o jego statusie to na dokumencie w rejestrze VAT pokazuje się odpowiedni komunikat.
Uwaga
Funkcja weryfikacji i pobierania danych kontrahenta z bazy VIES dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.
W kolejnym polu wprowadzamy opis zdarzenia gospodarczego (kategorię dokumentu). Opis zdarzenia możemy wprowadzić z listy pomocniczej kategorii poprzez wpisanie kodu lub wciśnięcie przycisku .
Lista kategorii
Wybór z listy dokonuje się przez podświetlenie odpowiedniej kategorii i użycie przycisku  lub naciśniecie klawisza <ENTER>. Jeżeli chcemy dodać nową kategorie, należy nacisną klawisz Dodaj  lub <INSERT> na liście kategorii, pojawi się formatka dla dodania nowego zapisu i po uzupełnieniu jej należy pole zapisać przyciskiem Zapisz    lub klawiszem <ENTER>. W przypadku, gdy na kartotece Kontrahenta zdefiniowaliśmy kategorię domyślną (opis w podręczniku Ogólne i Konfiguracja w rozdziale Kontrahenci), wówczas po wybraniu kontrahenta kategoria dokumentu zostanie wprowadzona automatycznie. Jeżeli nie wybraliśmy opisu dokumentu z listy kategorii, należy uzupełnić go ręcznie.
Uwaga
Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową i na dokumencie w ewidencji dodatkowej kosztów nie uzupełniono Kwot dodatkowych, a w nagłówku dokumentu wybrano kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wskazanej na formularzu kategorii. Jeżeli na dokumencie uzupełniono Kwoty dodatkowe i wskazano w nich kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota uzupełniona w pozycji Kwot dodatkowych przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wybranej w Kwotach dodatkowych. Jeżeli na dokumencie uzupełniono Kwoty dodatkowe i wskazano w nich kategorię bez zaznaczonego parametru Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest cała kwota uzupełniona w Kwotach dodatkowych.
Uwaga
Kwota kosztu podlegająca księgowaniu do KPiR wyliczana jest jako suma pozycji, w których wybrano kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty, przemnażana przez % wskazany na formularzu kategorii, a następnie zaokrąglana i przenoszona do KPiR.
W polu Domyślny płatnik domyślnie podpowiadany jest podmiot z dokumentu. Użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego płatnika na dokumencie poprzez wybór dowolnego podmiotu z listy kontrahentów, banków, pracowników, wspólników, urzędów. W przypadku, kiedy na dokumencie zostanie wybrana forma płatności o typie Przelew, na dokumencie w sekcji Domyślny płatnik dla płatnika wybranego z listy kontrahentów podpowiadany jest domyślny rachunek tego płatnika dla waluty, w której wystawiony jest dokument. Po rozwinięciu pola z numerem rachunku użytkownik może wskazać inny rachunek niż domyślny (podpowiedziany automatycznie na dokumencie). Na dokumentach złotówkowych w tym polu można wskazać wyłącznie rachunki bankowe w PLN. Na dokumentach walutowych w polu Nr rach. bankowego możliwe jest wybranie zarówno rachunku w walucie zgodnej z wybraną na dokumencie jak również rachunku w PLN. Na dokumencie walutowym nie ma możliwości wskazania rachunku bankowego w innej walucie obcej. W sytuacji, gdy dokument dodany został w walucie PLN a kontrahent ma przypisany wyłącznie domyślny rachunek w walucie obcej, wówczas pole z numerem rachunku bankowego na dokumencie pozostaje puste. Na zdarzeniu w preliminarzu płatności wygenerowanym do dokumentu znajduje się numer rachunku który został podpowiedziany automatycznie bądź wybrany na dokumencie przez użytkownika. Dla płatnika związanego z formą płatności na zdarzeniu podstawia się domyślny numer rachunku z karty płatnika. W polu Rejestr wprowadzana jest nazwa podrejestru, w którym chcemy umieścić dokument. Nazwa rejestru wprowadzana jest ze spuszczanej listy pomocniczej (ang. drop-down) przez naciśnięcie przycisku . Listę nazw rejestrów (oddzielnie dla ewidencji przychodów i kosztów) określa się w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Rejestry Przychodów lub Rejestry Kosztów. Pole Liczba porządkowa uzupełniane jest automatycznie przy dodawaniu nowego zapisu jako numer kolejny zapisu w danym rejestrze w miesiącu/roku. Istnieje   możliwość zmiany liczby porządkowej przy zapisaniu dokumentu. Funkcja przydatna szczególnie w przypadku rozpoczęcia pracy na programie w trakcie roku podatkowego. Przy wprowadzaniu dokumentu do ewidencji dodatkowej, w polu Liczba porządkowa można zmienić AUTO, na konkretny numer. Jest on nadawany przy zapisie. Zmiana numeru jest możliwa przy ponownym edytowaniu dokumentu.
Uwaga
Użytkownicy, którzy dokonali zmiany numeru liczby porządkowej zapisu w ewidencji dodatkowej, nie powinni dokonywać funkcji renumeracji
Numer obcy – w polu wpisujemy numer własny dokumentu źródłowego (rachunku, zlecenia, dowodu wewnętrznego). Data zapisu – data wprowadzenia dokumentu do ewidencji. Data wystawienia – data wystawienia dokumentu. Data operacji – data dokonania operacji gospodarczej (zakupu). Kolejne pola związane są z formą i terminem płatności: Generowanie płatności – parametr domyślnie zaznaczony. Jeżeli na dokumencie zostanie wybrana forma płatności o typie gotówka, program automatycznie, w Raporcie kasowym, wygeneruje zapis po stronie przychodu dla dokumentu przychodowego oraz po stronie rozchodu dla dokumentu kosztowego. Odznaczenie parametru lewym klawiszem myszy pozwala na zapis dokumentu z formą płatności gotówka bez generowania płatności w raporcie. Data, z jaką zostanie wygenerowany zapis, zależy od parametru Data zapisu kasowego dla ewidencji dodatkowej w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów, który określa, czy operacja kasowa będzie opatrzona datą wystawienia, datą zapisu, datą operacji czy terminem płatności. Forma płatności – forma płatności wypełniana automatycznie zgodnie z warunkami płatności ustalonymi na kartotece kontrahenta. Pole może być w razie konieczności zmieniane poprzez wybór ze rozwijanej listy pomocniczej.
Uwaga
Pole na formularzu widoczne tylko w przypadku zaznaczenia parametru Generowanie płatności.
Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczony zostanie parametr Automatyczna generacja kasy dla ewidencji dodatkowej to podczas zapisywania dokumentu z formą płatności gotówka za okres, w którym nie ma otwartego raportu kasowego/bankowego pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie komunikatu powoduje utworzenie nowego raportu kasowego. Wybór opcji Nie wiąże się z koniecznością dodania przez użytkownika raportu kasowego samodzielnie.
Termin płatności – jest liczony zgodnie z parametrem Ewidencja dodatkowa – termin płatności liczony od, który dostępny jest w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów, a określa, od jakiej daty liczony jest termin płatności zapisów w ewidencjach dodatkowych. Do wyboru mamy datę wystawienia, datę zapisu oraz datę operacji. Pole jest automatycznie wypełniane zgodnie z wybraną datą oraz warunkami płatności ustalonymi na kartotece kontrahenta. Pole może być w razie konieczności zmieniane.
Uwaga
Pole na formularzu widoczne tylko w przypadku zaznaczenia parametru Generowanie płatności
Razem – tu wprowadzana jest wartości dokumentu. Zapłacono – w polu tym wykazywana jest ta część kwoty, która została zapłacona gotówką i został wygenerowany zapis kasowy w Raporcie kasowym.
Uwaga
Pole na formularzu widoczne tylko przy zaznaczonym parametrze Generowanie płatności.
Pozostaje – pole to wypełnia się automatycznie jako różnica Razem minus Zapłacono.
Uwaga
Pole na formularzu widoczne tylko w przypadku zaznaczenia parametru Generowanie płatności.
W przypadku dokumentu w ewidencji dodatkowej kosztów oraz korekty dokumentu w ewidencji dodatkowej przychodów, jeżeli:
  • łączna kwota brutto dokumentu (również w przypadku wielu płatności) jest większa niż 15.000 PLN w przypadku dokumentów w walucie obcej sprawdzana jest wartość po przeliczeniu na PLN wg kursu wskazanego na dokumencie,
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Uwaga
Numer rachunku jest sprawdzany dla kwoty wyższej niż 15 000. Istnieje możliwość weryfikowania dokumentów z niższą kwotą po zaznaczaniu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry dla parametru Automatyczna weryfikacja numerów rachunków w Wykazie podatników VAT domyślnie odznaczonej opcji Niezależnie od kwoty dokumentu.
  • na dokumencie, na pierwszej zakładce jest wybrana forma płatności powiązana z rejestrem bankowym,
  • NIP płatnika (czyli kontrahenta wybranego w polu Domyślny płatnik na dokumencie) jest polskim numerem NIP
następuje automatyczna weryfikacja, czy wskazany numer rachunku bankowego znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów. W przypadku dokumentu w ewidencji dodatkowej kosztów sprawdzany jest numer rachunku wybrany na formularzu dokumentu, a w przypadku korekty dokumentu w ewidencji dodatkowej przychodów weryfikowany jest numer rachunku wskazany jako domyślny na karcie płatnika wybranego na dokumencie. Po dokonaniu weryfikacji na dokumencie jest wyświetlana informacja o tym, czy numer rachunku widnieje w Wykazie podatników VAT. Po zmianie numeru rachunku na dokumencie w ewidencji dodatkowej kosztów lub po zmianie płatnika na korekcie dokumentu w ewidencji dodatkowej przychodów weryfikacja następuje ponownie i wyświetlany jest stosowny komunikat. Informacja o weryfikacji numeru rachunku bankowego jest wyświetlana tylko na dokumentach podlegających edycji. Weryfikacja rachunków bankowych odbywa się na dzień bieżący. Każda weryfikacja numeru rachunku bankowego jest zapisywana na karcie kontrahenta. Jeśli w danym dniu numer rachunku był już zweryfikowany to dodając kolejny dokument spełniający warunki do weryfikacji na ten sam numer rachunku, status rachunku pobierany jest z karty kontrahenta.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Użytkownik ma możliwość wyłączenia weryfikacji numeru rachunku bankowego na formularzu dokumentu w ewidencji dodatkowej. Numer rachunku bankowego nie będzie sprawdzany po odznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry dla parametru Automatyczna weryfikacja numerów rachunków w Wykazie podatników VAT domyślnie zaznaczonej opcji Z formularza dokumentu w rejestrze VAT i ewidencji dodatkowej.
Na dole, po lewej stronie formularza dokumentu, znajdują się jeszcze dwa dodatkowe parametry: Waluta – pole pozwala na wybór waluty, jeżeli dokument jest w walucie obcej. Po wybraniu waluty następuje przeliczenie wartości na walutę systemową wg wybranego kursu. Kurs jest definiowany w Konfiguracji programu lub można wprowadzić kurs ręczny. Magazyn źródłowy – do pola przenoszony jest symbol magazynu źródłowego z dokumentów magazynowych oraz z ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów podczas importu poprzez pracę rozproszoną. Pole można uzupełnić również ręcznie. Magazyn docelowy – do pola przenoszony jest symbol magazynu docelowego z dokumentów magazynowych oraz z ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów podczas importu poprzez pracę rozproszoną. Pole można uzupełnić również ręcznie. Zakład – pole jest widoczne w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa.
Uwaga
Podczas wprowadzania dokumentu na kontrahenta o statusie podmiot gospodarczy z datą zakupu późniejszą niż 31.12.2016 r., o kwocie powyżej 15 000 płatnej gotówką z nieodroczonym terminem płatności oraz przy zaznaczonym parametrze Generowanie płatności, pojawia się ostrzeżenie: Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Zmień formę płatności. Dodatkowo podczas zapisywania takiego dokumentu pojawia się komunikat: Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Czy zapisać dokument? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zapisanie dokumentu. Wybór opcji NIE pozwala na edycję dokumentu.
Na formularzu zapisu w Ewidencji dodatkowej istnieje możliwość dodawania dokumentów na podstawie skanów i plików, jeżeli pobrana jest licencja na moduł Obieg Dokumentów. Na dodawanym formularzu znajduje się przycisk , który umożliwia wywołanie skanowania lub dodawania pliku z dysku. Przycisk widoczny jest  tylko podczas dodawania nowego dokumentu. Po naciśnięciu przycisku dostępne są opcje, z których użytkownik może skorzystać: :

Ostatnio wybrana opcja jest zapamiętywana, tak by wciśnięcie przycisku wywołało taką samą opcję jak ostatnio (dzięki temu użytkownik, który na przykład zawsze skanuje dokument nie musi za każdym razem wybierać tej opcji).

Uwaga
W Comarch ERP Optima w modelu usługowym nie jest dostępna opcja skanuj.
Wskaż plik  na dysku i zapisz … (w IBARD/ do bazy/link):
  • po wciśnięciu przycisku Dodaj plik na formularzu pojawia się okno wyboru dokumentu z dysku,
  • wskazywany jest plik,
  • wskazany plik jest widoczny w bocznym panelu,
  • na formularzu dokumentu są wprowadzane dane, a następnie zapisywane,
  • dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Ewidencji dodatkowej),
  • tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
  • plik wysyłany jest na IBARD/ zapisywany do bazy/ zapisywany jako link (w zależności od wybranej opcji),
  • w dokumencie Biblioteki zapisywany dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
  • zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze VAT.
Skanuj dokument i zapisz… (w IBARD/ do bazy):
  • po wciśnięciu przycisku Dodaj plik na formularzu wywoływany jest interfejs do skanowania,
  • zeskanowany plik jest widoczny w bocznym panelu,
  • na formularzu dokumentu są wprowadzane dane, a następnie zapisywane,
  • dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Ewidencji dodatkowej),
  • tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
  • plik wysyłany jest na IBARD/ do bazy (w zależności od wybranej opcji),
  • w dokumencie Biblioteki zapisywany jest dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
  • zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Ewidencji dodatkowej.
Wskaż plik z IBARD i… (zapisz do bazy/ zapisz link):
  • po wciśnięciu przycisku Dodaj plik łączymy się z IBARD,
  • wskazywany jest plik,
  • wskazany plik jest widoczny w bocznym panelu,
  • na formularzu dokumentu są wprowadza dane, a następnie zapisywane,
  • dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Ewidencji dodatkowej),
  • tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
  • zapisywany jest link do IBARD lub plik (w zależności od wybranej opcji), jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu,
  • zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Ewidencji dodatkowej.
Po wybraniu opcji, na podstawie której dodawany jest dokument, w lewej części okna rozwija się dodatkowy panel, w którym widoczny jest podgląd wskazanego pliku. Na panelu z podglądem dostępne są opcje związane z powiększaniem/ pomniejszaniem widoku pliku.
Uwaga
Plik w panelu jest otwierany za pomocą przeglądarki internetowej. Dlatego możliwe jest otwieranie tylko plików typu: PDF, TIF, GIF, JPG, JPEG
Po wskazaniu pliku w innym formacie niż PDF, TIF, GIF, JPG, JPEG pojawia się komunikat: Zawartość pliku z rozszerzeniem: np.xls nie może być wyświetlona! Ponowne wciśnięcie przycisku Dodaj plik  spowoduje ponowne rozpoczęcie realizacji procesu wg wybranej opcji. W wyniku tego w oknie przeglądarki pojawi się nowy dokument. Jeśli użytkownik zeskanuje na przykład nie ten dokument to wystarczy, że podmieni go w skanerze i ponownie wciśnie przycisk Dodaj plik. Z chwilą zapisu dokumentu w Ewidencji dodatkowej tworzony jest dokument w Bibliotece w module Obieg Dokumentów i zapisywane jest powiązanie dokumentów (widoczne na zakładce [Dokumenty]). Na utworzonym w ten sposób dokumencie w Bibliotece ustawiane jest:
  • dokument – symbol dokumentu nadawany wg schematu z konfiguracji. W Konfiguracji Firmy/Obieg dokumentów dodano nową gałąź Dokumenty powiązane, gdzie dla poszczególnych typów dokumentów (w Ewidencji dodatkowej), można wskazać domyślny schemat numeracji i domyślny katalog dla automatycznie tworzonych dokumentów w Bibliotece,
  • numer obcy – numer wprowadzanego dokumentu,
  • data wprowadzenia – data bieżąca, z którą dokument został zarejestrowany,
  • operator – aktualnie zalogowany,
  • katalog – pobrany z ustawień w konfiguracji Firmy/ Obieg dokumentów/ Dokumenty powiązane,
  • podmiot – na zakładce Podmioty przypisany zostaje podmiot z wprowadzanego zapisu.
Uwaga
W celu prawidłowego otwierania plików do podglądu w panelu potrzebny jest zainstalowany program Adobe Acrobat.
W zależności od sposobu obsługi formularza mamy dostęp do poszczególnych opcji.
  • Przy dodawaniu pojedynczego dokumentu podnosi się jego formularz, następnie przez przycisk Dodaj plik dokonywany jest wybór opcji dodawania/zapisu dokumentu. Po wskazaniu pliku z lewej strony formularza rozwija się okno podglądu pliku. W prawej części formularza użytkownik uzupełnia dane na dokumencie i zapisuje go.
  • Przy seryjnym dodawaniu po jego zapisie pierwszego dokumentu, formularz dokumentu po prawej stronie zostaje wyczyszczony i zwinięte okno podglądu pliku po lewej stronie formularza. Po wciśnięciu przycisku Dodaj plik i wyborze pliku panel z lewej strony ponownie się rozwija.
  • Przy zapisie dokumentu bez zamykania formularza (<SHIFT>+<CTRL>+<ENTER>) na formularzu dokumentu nadal widać dane, a w oknie po lewej stronie podgląd dokumentu, ale przycisk Dodaj plik jest już nie widoczny (dokument pozostaje w edycji).
Kwoty dodatkowe dokumentów w ewidencji dodatkowej wprowadzamy po naciśnięciu przycisku . Zawartość listy kwot dodatkowych można modyfikować za pomocą klawiszy:  Dodaj lub <INSERT> – dodanie nowej kwoty.  Zmień lub <ENTER>, ewentualnie dwukrotne kliknięcie na wierszu – zmiana wskazanego wiersza Tabeli.  Usuń lub <DELETE> – skasowanie wiersza z Tabeli. Uzupełnianie Tabeli kwot odbywa się w trybie edycji bezpośrednio w Tabeli (ang. edit in place). Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową to otwierany jest dodatkowy formularz. W trakcie edycji wiersza, pomiędzy kolumnami przemieszczamy się klawiszami: <TAB> – następna kolumna, <SHIFT>+<TAB> – poprzednia kolumna <CTRL>+<ENTER> – zapisanie całego wiersza. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową lub Ewidencję ryczałtową, użytkownik może uzupełnić następujące pola: Kategoria, Opis, Kwota, Kolumna, Kategoria2 i Opis2. Kolumna Kwota – służy do wprowadzenia kwoty z dokumentu. Kolumna Kolumna – poszczególnym pozycjom możemy przypisać kolumnę Książki przychodów i rozchodów lub stawkę ryczałtową.

Szablony dekretacji dla kwot dodatkowych

Szablony dekretacji dla Kwot dodatkowych służą do zdefiniowania wzorca predekretacji. Jeżeli użytkownik w Kwotach dodatkowych wpisuje często te same pozycje – może je zdefiniować w szablonie i wybierać podczas wprowadzania Kwot dodatkowych. Dzięki temu trzeba będzie wypełnić tylko kwoty dla odpowiednich pozycji – kategoria, opis i konta zostaną przepisane z szablonu. Na liście schematów księgowych (Księgowość/ Inne/ Schematy księgowań) znajduje się zakładka o nazwie Kwoty dodatkowe. Zawiera ona dwie kolumny o nazwie SymbolNazwa. Szablony Kwot dodatkowych można podzielić na odpowiednie typy, podobnie jak to ma miejsce ze schematami księgowymi. Jest to do wyboru pięć typów szablonów:
  1. Rejestr Sprzedaży VAT
  2. Rejestr Zakupu VAT
  3. Ewidencja przychodów
  4. Ewidencja kosztów
  5. Zapisy kasa/bank
Podobnie jak na liście schematów księgowych jest dostępny parametr Pokazuj nieaktywne oraz wszystkie standardowe ikony. Ikona plusa  otwiera formatkę Szablonu dekretacji. Formatka pozycji szablonu zawiera pola: Kategoria, Opis kategorii, Konto WnKonto Ma, a także Kategoria2Opis2. Na formatce Kwot dodatkowych, w lewym dolnym rogu, znajduje się rozwijana lista szablonów zdefiniowanych dla danego typu ewidencji. Przeniesienia szablonu na formatkę Kwot dodatkowych wykonuje się poprzez wybranie odpowiedniego szablonu i kliknięcie na ikonę  . Zaakceptowanie odpowiedniego szablonu powoduje przepisanie na formatkę Kwot dodatkowych wartości Kategorii, Kont oraz Opisu.

Ewidencja dodatkowa - scenariusze

Jak dodać nowy rejestr dla Ewidencji Przychodów lub Kosztów?

Dodanie nowego rejestru możliwe jest jedynie w konfiguracji firmy. Aby dodać nowy rejestr należy:
  1. Otworzyć konfigurację firmy wybierając z menu: System lub wciskając przycisk Konfiguracja w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Ogólne.
  2. Wybrać Konfiguracja/ Firma/ Księgowość Rejestry Kosztów lub Rejestry Przychodów. Na prawym panelu okna pojawią się aktualnie zdefiniowane rejestry.
  3. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  4. Na liście wypełnić pola Nazwa i Opis rejestru i zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Jak dodać nowy zapis do ewidencji dodatkowej?

Aby wprowadzić nowy dokument do Ewidencji Kosztów należy:
  1. Otworzyć Ewidencję Dodatkową wybierając Rejestry VAT/ Ewidencja dodatkowa.
  2. Wybrać rodzaj ewidencji przez wskazanie odpowiedniej zakładki pionowej: [Przychody] lub [Koszty].
  3. Wybrać podrejestr, do którego mają być wprowadzane dokumenty oraz wskazać okres za dzień lub za miesiąc.
  4. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT> lub kombinacje każdego z tych klawiszy z <CTRL>, jeżeli chcemy, aby na nagłówek wypełniły się dane analogicznie do wcześniej wprowadzanego dokumentu.
  5. Program wyświetli formatkę dodania nowego zapisu.
  6. Po uzupełnieniu danych zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Jak usunąć dokument z ewidencji?

Aby usunąć dokument z ewidencji należy:
  1. Otworzyć Ewidencję dodatkową wybierając z menu: Rejestry VAT/ Ewidencja Dodatkowa.
  2. Wybrać rodzaj ewidencji przez wskazanie zakładki pionowej: [Przychody] lub [Koszty].
  3. Odszukać na liście dokument, który chcemy usunąć.
  4. Ustawić kursor na dokumencie, który ma zostać usunięty i nacisnąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
  5. Następnie program prosi o potwierdzenie usunięcia zapisu.
  6. Po naciśnięciu przycisku OK dokument jest usuwany.
Uwaga
Usunąć można wyłącznie dokumenty niezaksięgowane. Aby usunąć dokument zaksięgowany, należy najpierw usunąć zapis księgowy. Dopiero wtedy jest możliwe jego usunięcie z ewidencji.

Jak zaksięgować dokument z ewidencji dodatkowej do księgowości kontowej?

Aby zaksięgować dokument należy:
  1. Otworzyć Ewidencję dodatkową wybierając Rejestry VAT/ Ewidencja Dodatkowa.
  2. Wybrać rodzaj ewidencji przez wskazanie zakładki pionowej: [Przychody] lub [Koszty].
  3. Wybrać okres, za który dokumenty mają zostać wyświetlone (za dzień, miesiąc, rok lub za okres), aby pojawiła się lista wyszukiwanych dokumentów.
  4. Zaznaczyć dokumenty, które mają być zaksięgowane, przez zaznaczenie zapisu lewym klawiszem myszki w kolumnie Lp lub przez ustawienie się na danym zapisie i naciśnięciu klawisza <SPACJA>, ewentualnie naciśnięciu prawego klawisza myszy i wybraniu opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie.
    Uwaga
    Aby przenieść zapisy z Ewidencji dodatkowej do Księgi Handlowej wybrane dokumenty muszą zostać zaznaczone. W przypadku, gdy żaden dokument nie jest zaznaczony, program sam zaznacza podświetlony rekord.
  5. Nacisnąć przycisk , który odpowiada za przeniesienie zaznaczonych dokumentów z ewidencji do Księgi Handlowej.
  6. Wybrać odpowiedni schemat księgowy. Tworzenie schematów zostanie omówione w rozdziale Schematy księgowe.
  7. Program jeszcze raz upewnia się, czy przenieść dokumenty z Ewidencji do zapisów Księgi, wyświetlając odpowiednie pytanie.
  8. Po potwierdzeniu przyciskiem TAK program wykona księgowanie zaznaczonych dokumentów, a po zakończeniu księgowania wyświetlone zostanie zestawienie informacji o dokonanych księgowaniach oraz informację o sumie wartości zaksięgowanych po stronach Wn (Dt) i Ma (Ct), która będzie pomocna przy ustaleniu, czy błąd księgowania wynika z niezbilansowanego PK.
Po zakończeniu tej operacji dokumenty są zaksięgowane w Księdze Handlowej, a w ewidencji dodatkowej następuje zmiana koloru wyróżnienia z czarnego na niebieski.

Jak zaksięgować dokument z ewidencji dodatkowej do KPiR?

Aby zaksięgować dokument należy:
  1. Otworzyć Ewidencję dodatkową wybierając z menu: Rejestry VAT/Ewidencja Dodatkowa.
  2. Wybrać rodzaj ewidencji przez wskazanie zakładki pionowej: [Przychody] lub [Koszty].
  3. Wybrać okres, za który dokumenty mają zostać wyświetlone (za dzień, miesiąc, rok lub za okres), aby pojawiła się lista wyszukiwanych dokumentów.
  4. Zaznaczyć dokumenty, które mają zostać zaksięgowane - ustawienie się na danym zapisie i naciśnięciu klawisza <SPACJA> lub naciśnięciu prawego klawisza myszy i wybraniu opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie
    Uwaga
    Aby przenieść zapisy z Ewidencji dodatkowej do Księgi podatkowej wybrane dokumenty muszą zostać zaznaczone, w przypadku gdy żaden dokument nie jest zaznaczony, program sam zaznacza podświetlony rekord.
  5. Nacisnąć przycisk , który odpowiada za przeniesienie zaznaczonych dokumentów z ewidencji dodatkowej do Księgi podatkowej. Jeżeli Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry w sekcji Zbiorcze księgowanie dokumentów zaznaczono Ewidencja dodatkowa przychodów to dla poszczególnych rejestrów tworzone są zbiorcze zapisy miesięczne zgodnie z datą wskazaną w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry dla parametru Księgowanie dokumentów z datą.
  6. Program jeszcze raz upewnia się, czy przenieść dokumenty z ewidencji do zapisów księgi wyświetlając odpowiednie pytanie.
  7. Po potwierdzeniu przyciskiem TAK program wykona księgowanie zaznaczonych dokumentów, a po zakończeniu księgowania wyświetlone zostanie zestawienie informacji o dokonanych księgowaniach.
Dotyczy wersji: 2019.1.1
Uwaga
Jeżeli na dokumencie wprowadzonym do ewidencji dodatkowej kosztów uzupełniono Kwoty dodatkowe i wskazano w nich kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota uzupełniona w pozycji Kwot dodatkowych przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wybranej w Kwotach dodatkowych. Jeżeli na dokumencie uzupełniono Kwoty dodatkowe i wskazano w nich kategorię bez zaznaczonego parametru Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest cała kwota uzupełniona w Kwotach dodatkowych. jeżeli na dokumencie nie uzupełniono Kwot dodatkowych, a w nagłówku dokumentu wybrano kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wskazanej na formularzu kategorii. Jeżeli na dokumencie nie uzupełniono Kwot dodatkowych, a w nagłówku dokumentu wybrano kategorię bez zaznaczonego parametru Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest cała kwota.
Po zakończeniu tej operacji dokumenty są zaksięgowane w księdze, a w ewidencji dodatkowej następuje zmiana koloru wyróżnienia z czarnego na niebieski.

Jak wprowadzić dokument do  Ewidencji dodatkowej kosztów płatny kartą płatniczą (płatność jest rozliczana z operatorem kart płatniczych)?

Aby wprowadzić dokument do Ewidencji Dodatkowej płatny kartą płatniczą należy:
  1. Wejść do Konfiguracji Firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności.
  2. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  3. Dodać nową formę płatności o typie Karta z wybranym operatorem kart płatniczych w polu Płatnik.
  4. Po uzupełnieniu danych zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.
  5. Wejść do Konfiguracji Firmy/ Kasa i Bank/ Parametry.
  6. Zaznaczyć parametr Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową.
  7. Otworzyć Ewidencję dodatkową wybierając Rejestry VAT/ Ewidencja Dodatkowa.
  8. Wybrać rodzaj ewidencji przez wskazanie zakładki pionowej: [Koszty].
  9. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT> lub kombinacje każdego z tych klawiszy z <CTRL>, jeżeli chcemy, aby na nagłówek wypełniły się dane analogicznie do wcześniej wprowadzanego dokumentu.
  10. Program wyświetli formatkę dodania nowego zapisu.
  11. Uzupełnić dane, w polu Forma płatności wybrać zdefiniowaną wcześniej formę płatności z podpiętym Płatnikiem – operatorem kart płatniczych.
  12. Po uzupełnieniu danych zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.
  13. Zostanie wygenerowany automatyczny zapis kasa/bank na podmiot wybrany w polu Płatnik.

Dodanie nowego zapisu – zakładka Kontrahent

Zakładka [Kontrahent] zawiera pełne informacje o danych podmiotu. Podmiotem może być: Kontrahent, Bank, Pracownik, Wspólnik, Urząd. Menu podmiotów otwieramy przyciskiem . Przy wprowadzaniu zapisu ewidencji, dane na zakładce Dodatkowe muszą być uzupełnione w dwóch przypadkach: 
  • Wprowadzanie dokumentu z tzw. Kontrahentem (podmiotem) jednorazowym, którego nie ma potrzeby umieszczać w bazie podmiotów. W takim przypadku wszystkie dane podmiotu wpisujemy bezpośrednio na zakładce [Kontrahent].
  • Dokument (rachunek) od podmiotu, którego dane są już wprowadzone na liście podmiotów, a pewne dane, np. adres, muszą zostać jednorazowo, na wprowadzanym zapisie, zmodyfikowane. Przy dodawaniu zapisu dla podmiotu już istniejącego w pierwszej kolejności musimy go wybrać z listy podmiotów (analogicznie, jak przy wyborze na zakładce [Ogólne]).
Na zakładce tej dodatkowo użytkownik ma możliwość podglądnięcia informacji związanych z płatnościami do dokumentu. Zawarte są one w Tabeli, w której każdy zapis o płatności składa się z pól: Termin – termin, czyli data realizacji wpłaty Forma płatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana Kwota – wartość płatności Rozliczono – wpłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że otrzymaliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za wystawiony dokument (rachunek).
Dodanie zapisu – zakładka Kontrahent
Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami:  – dodanie nowej raty płatności – edycja pozycji – możliwość wprowadzania zmian  – usunięcie pozycji z listy płatności.
Uwaga
Przy dzieleniu płatności na raty program w bardziej skomplikowanych przypadkach nie jest w stanie automatycznie przeliczać kwot tak, aby suma rat zgadzała się z wartością dokumentu. Jeśli kwoty te są różne, przy próbie zatwierdzenia dokumentu pojawia się stosowny komunikat, wyświetlający wartość różnicy
Przykład
Jeśli wprowadzimy dokument, który w całości ma zostać zapłacony określonego dnia i w określonej formie płatności, na zakładce [Płatności] automatycznie pojawi się jedna pozycja. Termin oraz forma płatności będą takie same, jak ustalone na zakładce [Ogólne]. Kwota będzie równa wartości z pola Razem dokumentu. Kwota rozliczona w chwili wystawiania dokumentu będzie równa zero. Zmieni się dopiero w chwili, gdy wśród zapisów w rejestrach kasowych lub bankowych pojawi się potwierdzenie otrzymanej należności. Opisywany tutaj przypadek, gdy realizacja zapłaty będzie wykonana w całości określonego dnia, nie wymaga od użytkownika wprowadzania jakichkolwiek zmian w proponowanym przez program zapisie. Do ewidencji wprowadzamy zapis płatny w całości, w chwili wystawiania dokumentu, gotówką, na kwotę brutto 800 zł. Na zakładce [Ogólne] w Tabeli płatności pojawi się zapis:
  • termin – data dzisiejsza,
  • forma płatności: gotówka,
  • kwota: 800 zł,
  • kwota rozliczona: 0 zł.
W chwili zatwierdzenia zapisu do ewidencji program automatycznie generuje wpłatę gotówki (800 zł) do kasy. Efekty zatwierdzenia zapisu płatnego gotówką przy wystawieniu to: na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się kwota, która wpłynęła do kasy – 800 zł, w polu pozostaje – kwota 0 zł,
  • na zakładce Dodatkowe w Tabeli płatności kwota rozliczona również będzie równa 800 zł (bo do kasy wpłynęła zapłata),
  • w rejestrze kasowym (skojarzonym z formą płatności gotówka – patrz konfiguracja form płatności) pojawi się zapis potwierdzający przyjęcie kwoty 800 zł przez kasjera,
w Preliminarzu pojawiło się Rozliczone zdarzenie sygnalizujące dokonanie zapłaty za dokument.
Przykład
Wprowadzam zapis do ewidencji dodatkowej płatny w całości przelewem, w terminie 14 dni, na kwotę brutto 700 zł. Na zakładce Dodatkowe, w Tabeli płatności pojawi się zapis:
  • termin – data dzisiejsza + 14 dni,
  • forma płatności: przelew,
  • kwota: 700 zł,
  • kwota rozliczona: 0 zł.
Efekty zatwierdzenia zapisu z odroczoną w całości płatnością to:
  • na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono w dalszym ciągu mamy 0 zł. Przelew za dokument jeszcze nie wpłynął,
  • na zakładce Dodatkowe w Tabeli płatności kwota rozliczona również będzie równa 0 zł (bo nie otrzymaliśmy zapłaty),
  • w żadnym z rejestrów bankowych nie pojawił się zapis związany z naszym dokumentem,
  • w Preliminarzu pojawiło się Nierozliczone zdarzenie sygnalizujące, że za 14 dni spodziewamy się przelewu na kwotę 700 zł.
Gdy za 14 dni, na wyciągu bankowym, otrzymamy potwierdzenie przelewu na nasze konto 700 zł – taką wpłatę wprowadzimy do rejestru bankowego i rozliczymy z opisanym wyżej zdarzeniem w Preliminarzu. Efekty to:
  • zdarzenie w Preliminarzu otrzyma status Rozliczonego w całości,
  • na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się kwota, która wpłynęła na nasze konto – 1300 zł,
na zakładce Dodatkowe, w Tabeli płatności, Kwota rozliczona również będzie równa 700 zł (do banku wpłynęła zapłata).
Przykład
Jeśli wprowadzany dokument ma zostać zapłacony w kilku ratach (np. część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – operator wystawiający dokument musi dokonać „rozbicia” płatności. Na liście płatności powinno pojawić się tyle pozycji, ile rat przewidzieliśmy na spłatę należności. Terminy, formy płatności oraz kwoty muszą odpowiadać poszczególnym ratom. Wprowadzamy dokument na kwotę 2400 zł. Klient wpłaca gotówką, w chwili wystawiania dokumentu 500 zł, pozostałe 1900 zł zapłaci przelewem w terminie 14 dni. W tym przypadku płatność musimy rozbić na dwie części (dwie pozycje w Tabeli płatności): Pierwsza pozycja dotyczyć będzie zapłaty gotówką:
  • termin: data dzisiejsza ,
  • forma płatności: gotówka,
  • kwota: 500 zł,
  • kwota rozliczona: 0 zł.
Druga pozycja to dane dotyczące przelewu:
  • termin – data dzisiejsza + 14 dni,
  • forma płatności: przelew,
  • kwota: 1900 zł,
  • kwota rozliczona: 0 zł.
Zatwierdzamy zapis. Efekty zatwierdzenia to:
  • na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się kwota, która wpłynęła do kasy – 500 zł,
  • na zakładce Dodatkowe w Tabeli płatności, w pozycji Gotówka, kwota rozliczona również będzie równa 500 zł (bo do kasy wpłynęła zapłata),
  • na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności, w pozycji Przelew, nic się nie zmieni – nie otrzymaliśmy jeszcze wpłaty,
  • w rejestrze kasowym (skojarzonym z formą płatności gotówka) pojawił się zapis rozliczony, potwierdzający przyjęcie kwoty 500 zł przez kasjera,
  • w Preliminarzu pojawiło się Nierozliczone zdarzenie sygnalizujące, że za 14 dni spodziewamy się przelewu na kwotę 1900 zł,
  • w Preliminarzu pojawiło się Rozliczone zdarzenie sygnalizujące, że wpłacono już kwotę 500 zł.
Gdy za 14 dni, na wyciągu bankowym otrzymamy potwierdzenie przelewu na nasze konto 1900 zł – taką wpłatę wprowadzimy do rejestru bankowego i rozliczymy z opisanym wyżej zdarzeniem w Preliminarzu. Efekty to:
  • zdarzenie w Preliminarzu otrzyma status Rozliczonego w całości,
  • na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się całkowita kwota zapłacona jako rozliczenie naszej faktury: 500 + 1900 = 2400 zł,
  • na zakładce Dodatkowe, w pozycji Gotówka, kwota rozliczona również będzie w dalszym ciągu równa 500 zł (bo do kasy wpłynęła zapłata),
  • na zakładce Kontrahent, w pozycji Przelew, kwota rozliczona będzie równa 1900 zł (otrzymaliśmy potwierdzenie przelewu i rozliczyliśmy zdarzenie w Preliminarzu),
zdarzenie w Preliminarzu na kwotę 1900 zł uzyskało status Rozliczonego
Zaliczki do rozliczenia Program pozwala na realizację zaliczek dotyczących różnych rodzajów podmiotów: kontrahentów, pracowników/wspólników, banków i urzędów. Podczas dodawania dokumentu bezpośrednio do ewidencji pomocniczej, na dokumencie na zakładce [Kontrahent] jest tabelka pozwalająca na wprowadzanie informacji o zaliczce bezpośrednio związanej z danym zapisem. Przycisk wyboru zaliczkobiorcy, widoczny pod tabelką, w ewidencji dodatkowej domyślnie wskazuje pracownika. Można jednak na liście pomocniczej pod przyciskiem  wybrać inny rodzaj podmiotu. W przypadku zaliczki płatnika, jeżeli w zapisach kasowych/bankowych znajdują się jakieś nierozliczone dokumenty związane z danym płatnikiem, to w momencie wprowadzania dokumentu ikona plusa dostępna pod tabelą zawiera dodatkowo wykrzyknik . Aby zaliczka pojawiła się w tabeli należy kliknąć ikonę plusa, otworzy się wtedy dodatkowa lista potencjalnych zaliczek, na której należy wybrać konkretną zaliczkę. Kwotę, jaką chcemy rozliczyć można podać już na liście potencjalnych zaliczek w kolumnie Do rozliczenia lub po wybraniu zaliczki, która zostanie podstawiona do tabeli, zmodyfikować wartość w kolumnie Kwota. Dla pracownika, jeżeli dany dokument jest związany z zaliczką dla konkretnego pracownika, należy wpisać w pole Pracownik jego kod (lub wybrać go z listy wyświetlonej po wciśnięciu przycisku Pracownik) i z listy potencjalnych zaliczek wybranego pracownika wybrać konkretną zaliczkę postępując analogicznie jak w przypadku zaliczki kontrahenta. Jeśli zaliczka dotyczy wspólnika należy na liście pomocniczej pod przyciskiem  wybrać rodzaj podmiotu Wspólnik
W tabeli dotyczącej zaliczek do rozliczenia dostępne są kolumny:
  • Kwota – kwota, jaką chcemy rozliczyć. Program nie pozwoli rozliczyć kwoty większej niż to wynika z zapisu kasowego/bankowego.
  • Kwota maks. – wyświetlona jest tu kwota, jaką możemy rozliczyć. Kwota ta wynika bezpośrednio z zapisu kasowego/bankowego w module Kasa/Bank.
  • Numer dokumentu wyświetlany jest numer dokumentu, z którym będzie rozliczana faktura.
Pod tabelą dostępne są przyciski plus, lupka i kosz pozwalające na dodawanie, edycję oraz usuwanie zaliczek. Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać podczas dodawania faktury i podczas edycji, ale tylko do momentu zaksięgowania. Na fakturach zaksięgowanych nie ma możliwości wprowadzania zmian, ani rozliczania faktur z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych – każda wpłata w nich zapisana będzie automatycznie widoczna na fakturze. W wyniku rozliczenia zaliczki:
  • Dokument otrzymuje status rozliczonego w części odpowiadającej rozliczonej zaliczce.
  • Na liście zapisów KB zaliczka otrzymuje status rozliczonej częściowo lub całkowicie, w zależności od kwoty rozliczonej z wystawionym dokumentem.

Dodanie nowego zapisu – zakładka Dokumenty

Zakładka [Dokumenty] dostępna jest w przypadku, gdy użytkownik posiada moduł Obieg dokumentów lub nie posiada modułu Obieg dokumentów, ale pobrał moduł Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus lub Księga Podatkowa (w trybie do odczytu) widoczna jest wtedy sekcja Biblioteka dokumentów i/lub w przypadku modułu CRM/ CRM Plus - sekcja Zadania i kontakty CRM.

Dodanie nowego zapisu – zakładka Notatka

Na zakładce [Notatka] istnieje możliwość wprowadzenia dodatkowych informacji.

Samochody

Koszty samochodu właściciela od 1 stycznia 2019 r.

Od 1 stycznia 2019 roku istnieje możliwość:
  • zaliczenia w koszty uzyskania przychodów 100% wydatków na użytkowanie samochodu będącego środkiem trwałym w firmie, pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu,
  • zaliczenia w koszty uzyskania przychodów 75% wydatków na użytkowanie samochodu będącego środkiem trwałym w firmie, ale wykorzystywanego do celów mieszanych (firmowych i prywatnych),
  • zaliczenia w koszty uzyskania przychodów 20% wydatków na użytkowanie samochodu będącego własnością właściciela firmy, ale nie będącego środkiem trwałym w firmie.
Od 1 stycznia 2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować w programie Comarch ERP Optima bezpośrednio z poziomu rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów. Moduł Księga Handlowa/ Księga Handlowa Plus W przypadku modułu Księga Handlowa/ Księga Handlowa Plus użytkownik w schemacie księgowym o typie Rejestr zakupów VAT oraz Ewidencja kosztów powinien samodzielnie wskazać, w jakiej wysokości koszty z poszczególnych dokumentów mają być księgowane.
Przykład
Poniżej prezentujemy przykładowy schemat księgowania faktury za paliwo w koszty zgodnie z nowymi przepisami. Schemat dostępny jest do pobrania pod linkiem. Schemat księgowy należy zaimportować z poziomu Księgowość/Inne/Schematy księgowe naciskając ikonę  , wskazując plik z dysku a następnie wykonując import za pomocą ikony . Schemat należy dostosować do Państwa planu kont. W przedstawionym przykładzie na fakturze zakupowej została wybrana przykładowa kategoria szczegółowa o symbolu „EKSPLOATACJA SAM”. Tak jak w przypadku kont, nazwę kategorii należy dostosować do własnej listy. W związku z powyższym w warunku schematu księgowego zamiast symbolu ‘EKSPLOATACJA SAM’ należy wpisać nazwę kategorii wybranej na pozycji faktury zakupowej. Poniżej prezentujemy przykładowe wyrażenia które należy wpisać w poszczególnych polach schematu księgowego. Aby zaksięgować 75% kwoty netto można wskazać (pozycja 1 na zrzucie powyżej): W polu Kwota: ROUND(@Netto*0.75,2) W polu Warunek (wyrażenie ‘Kod kategorii’ zastępujemy swoim własnym kodem):@KategoriaElem ='Kod kategorii' Aby zaksięgować w koszty 75% kwoty VAT można wskazać (pozycja 2 na zrzucie powyżej): W polu Kwota: ROUND (@Vat*0.75,2) W polu Warunek (wyrażenie ‘Kod kategorii’ zastępujemy swoim własnym kodem): @Odliczenia ='NIE' AND @KategoriaElem ='Kod kategorii' Aby zaksięgować 25% kwoty netto można wskazać (pozycja 3 na zrzucie powyżej): W polu Kwota: @Netto - ROUND(@Netto*0.75,2) W polu Warunek(wyrażenie ‘Kod kategorii’ zastępujemy swoim własnym kodem):@KategoriaElem ='Kod kategorii' Aby zaksięgować 25% kwoty VAT (NKUP) można wskazać (pozycja 4 na zrzucie powyżej): W polu Kwota: @Vat - ROUND(@Vat*0.75,2) W polu Warunek (wyrażenie ‘Kod kategorii’ zastępujemy swoim własnym kodem):@Odliczenia ='NIE' AND @KategoriaElem ='Kod kategorii' Aby zaksięgować pozostałą Kwotę VAT można wskazać: W polu Kwota: @Vat W polu Warunek: @Odliczenia ='TAK'
Powyższy przykład został opracowany w oparciu o 75%. Chcąc księgować 80% należy zastąpić 0.75 wartością 0.80 Moduł Księga Podatkowa Na formularzu kategorii o typie Koszty dostępny jest domyślnie odznaczony parametr Księguj w koszty.
Formularz kategorii kosztowej
Zaznaczenie parametru przenosi się podczas importu kategorii z poziomu Narzędzia/ Importy/ Z innej bazy danych oraz poprzez mechanizm pracy rozproszonej pomiędzy bazami prowadzonymi w formie Księgi Podatkowej.
Uwaga
Jeżeli parametr Księguj w koszty zaznaczony zostanie na formularzu kategorii na której zaznaczono wcześniej parametr Podziel odliczenia to użytkownik powinien zweryfikować Kolumnę do księgowania do KPiR i wybrać przykładowo 13. Inne – tak, aby dokument został zaksięgowany do Księgi Podatkowej. Wynika to z tego, iż dotychczas tego typu dokumenty nie podlegały księgowaniu do KPiR z poziomu rejestru VAT/ ewidencji dodatkowej. Stosowano do nich natomiast tzw. “Kilometrówkę” i korzystano z opcji Rozliczenia samochodu.
Jeżeli na dokumencie wprowadzonym do rejestru VAT zakupu wybrano w pozycji dokumentu sumowane są wszystkie pozycje z tą samą kategorię (kwoty netto i VAT z odliczeniami na NIE), a następnie przemnażane przez % kosztów i tak księgowane do KPiR.
Uwaga
Wybór w nagłówku dokumentu w rejestrze VAT zakupu kategorii z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty nie powoduje zaksięgowania do KPiR kwoty przemnożonej przez % wskazany na formularzu kategorii. Aby na zapis księgowy trafiła kwota przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii, kategoria ta musi zostać wybrana w pozycji dokumentu w rejestrze VAT zakupu.
W przypadku ewidencji dodatkowej kosztów:
  • jeżeli na dokumencie uzupełniono Kwoty dodatkowe i wskazano w nich kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota uzupełniona w pozycji Kwot dodatkowych przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wybranej w Kwotach dodatkowych,
  • jeżeli na dokumencie uzupełniono Kwoty dodatkowe i wskazano w nich kategorię bez zaznaczonego parametru Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest cała kwota uzupełniona w Kwotach dodatkowych,
  • jeżeli na dokumencie nie uzupełniono Kwot dodatkowych, a w nagłówku dokumentu wybrano kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wskazanej na formularzu kategorii,
  • jeżeli na dokumencie nie uzupełniono Kwot dodatkowych, a w nagłówku dokumentu wybrano kategorię bez zaznaczonego parametru Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest cała kwota.
Uwaga
Kwota kosztu podlegająca księgowaniu do KPiR wyliczana jest jako suma pozycji, w których wybrano kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty, przemnażana przez % wskazany na formularzu kategorii, a następnie zaokrąglana i przenoszona do KPiR.
Jeżeli na dokumencie amortyzacji wybrano kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii. Podczas księgowania zaznaczonych dokumentów amortyzacji kwota każdego dokumentu jest przemnażana przez % wskazany na formularzu kategorii, a następnie sumowana i przenoszona do KPiR.
 

Ewidencja samochodu - scenariusze

Jak dodać nowy samochód?

Aby wprowadzić do bazy danych nowy samochód, należy:
  1. Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów lub nacisnąć przycisk  na pasku zadań.
  2. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  3. Wypełnić kolejno dane samochodu.
  4. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.
Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego samochodu bezwzględnie wypełnione były pola Numer rejestracyjny i Pojemność. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza. Jeżeli pojazd jest używany tylko do działalności gospodarczej i należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu należy również uzupełnić daty rozpoczęcia ewidencji, ewentualnie końca gdy zostanie z tej ewidencji wyłączony.
Uwaga
Numer rejestracyjny musi być unikalny, tzn. program nie pozwoli dodać dwóch samochodów o identycznej rejestracji. Z kolei właściwe wypełnienie pola Typ pojazdu ma istotne znaczenie ze względu na rozliczanie stawek za jeden kilometr przebiegu

Jak zmienić dane samochodu?

Aby zmienić dane samochodu, należy:
  1. Otworzyć Ewidencje samochodów wybierając z menu: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów lub nacisnąć przycisk  na pasku zadań.
  2. Odszukać pojazd na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  3. Kliknąć przycisk Zmień   lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
  4. Program wyświetli Formularz samochodu, na którym można wówczas dokonać wymaganych zmian.
  5. Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając na Formularzu samochodu przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj   lub wcisnąć klawisz <ESC>.

Jak wprowadzić trasy przejazdów?

Aby wprowadzić do ewidencji nową trasę przejazdu, należy:
  1. Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Trasy lub nacisnąć przycisk Ewidencja tras w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Samochody.
  2. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  3. Wypełnić kolejno dane Program wymaga, aby na formularzu dodania nowej trasy bezwzględnie wypełnione były pola Kod, Cel, TrasaDługość trasy. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza.
  4. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.
Uwaga
Kod trasy musi być unikalny, tzn. program nie pozwoli dodać dwóch tras o identycznym kodzie.

Jak wprowadzić i potwierdzić przejazd?

Aby wprowadzić przejazd, należy:
  1. Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
  2. Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów   i wybrać pierwszą zakładkę [Przejazdy].
  3. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  4. Wypełnić kolejno dane przejazdu. Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego samochodu bezwzględnie wypełnione były pola Cel wyjazdu, Odległość oraz Dysponent samochodu. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza. Pola te mogą być wypełnione przez wybranie trasy z listy pomocniczej tras
  5. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.
  6. Aby potwierdzić przejazd należy na liście przejazdów z menu kontekstowego wybrać opcję Potwierdź lub z poziomu formularza przejazdu zaznaczyć parametr Potwierdził. Należy podać dane Operatora potwierdzającego oraz datę potwierdzenia.

Jak wprowadzić dokument kosztu?

Aby wprowadź dokument związany z kosztem używania samochodu, należy:
  1. Otworzyć listę ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
  2. Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów  i wybrać zakładkę [Koszty].
  3. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  4. Wypełnić kolejno dane dokumentu kosztowego. Dane dokumentu mogą być pobrane z listy zapisów w Rejestrze Zakupów VAT lub wprowadzone bezpośrednio na formularzu kosztu. Aby wybrać fakturę z Rejestru VAT należy nacisnąć przycisk  i po wybraniu danej faktury nacisnąć przycisk Wybierz .
  5. Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego samochodu bezwzględnie wypełnione były pola Dokument oraz Wartość dokumentu. Jeżeli którekolwiek z tych pól nie jest wypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza.
  6. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.
Dotyczy wersji: 2019.1.1
Uwaga
Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową to podczas próby dodania od 01.01.2019 r. kosztu związanego z samochodem właściciela pojawia się komunikat: Od 01.01.2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować bezpośrednio z rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów wskazując na pozycji kategorię ze wskazanym procentem kosztów. Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową to podczas próby dodania od 01.01.2019 r. kosztu związanego z samochodem właściciela pojawia się komunikat: Od 01.01.2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować bezpośrednio z rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów.

Jak usunąć samochód, koszt, przejazd lub rozliczenie przebiegu?

Aby usunąć samochód, koszt, przejazd lub rozliczenie, należy:
  1. Otworzyć Ewidencje samochodów wybierając z menu: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
  2. Wejść na wybraną zakładkę.
  3. Odszukać zapis na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  4. Kliknąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
  5. Program wyświetli pytanie: Czy chcesz skasować podświetlony rekord?. Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.
Uwaga
Nie ma możliwości usunięcia zapisu z Ewidencji samochodu, jeżeli dla tego samochodu istnieją jakiekolwiek zapisy w ewidencji przejazdów, kosztów lub rozliczeń. Podobnie nie ma możliwości usunięcia przejazdów i kosztów w miesiącach już rozliczonych. W takim przypadku zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat i kasowanie zostanie anulowane.

Jak zmienić dane przebiegu lub kosztu?

Aby zmienić dane przebiegu lub kosztu, należy:
  1. Otworzyć Ewidencje samochodów wybierając z menu: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
  2. Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów  i wybrać właściwą zakładkę.
  3. Odszukać zapis na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  4. Kliknąć przycisk Zmień  lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
  5. Program wyświetli formularz zmiany zapisu, na którym można wówczas dokonać wymaganych zmian.
  6. Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając na formularzu przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj  lub wcisnąć klawisz <ESC>.
Uwaga
Nie ma możliwości zmiany zapisu w ewidencji przebiegów i kosztów w miesiącach rozliczonych. W takim przypadku zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat i kasowanie zostanie anulowane.

Jak dokonać rozliczenia przejazdów samochodem?

Aby dokonać rozliczenia przebiegu przejazdu, należy:
  1. Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
  2. Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów  i wybrać zakładkę [Rozliczenia].
  3. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  4. Następnie należy wybrać miesiąc, za który chcemy dokonać rozliczenia oraz wpisać opis zdarzenia gospodarczego przez wybór odpowiedniej kategorii z listy lub wpisaniu odpowiedniego opisu.
  5. Nacisnąć przycisk Przelicz wartość  lub klawisz <F8>, co spowoduje przeliczenie wartości i rozliczenie przebiegu przejazdów przez porównanie wartości kosztów udokumentowanych i przebiegu razy stawka za kilometr.
  6. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Gdy chcemy wycofać się bez zapisu danych naciskamy Anuluj . Okno można zamknąć również klawiszami <ESC> oraz <CTRL>+<F4> lub klikając przycisk  w prawym górnym rogu okna.

Jak zaksięgować kwotę wynikającą z rozliczenia przebiegu do KPiR?

Aby zaksięgować kwotę wynikającą z rozliczenia przebiegu należy:
  • Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
  • Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów  i wybrać zakładkę [Rozliczenia].
  • Dokonać rozliczenia przebiegu pojazdu zgodnie z opisem w podrozdziale: Jak dokonać rozliczenia przebiegu.
  • Po dokonaniu rozliczenia przebiegu na Liście rozliczeń przejazdów za dany miesiąc pojawi się wartość rozliczenia, która może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu.
  • Ustawiamy kursor na wartości za dany miesiąc i naciskamy przycisk Księgowanie  lub klawisz <F7>.
Program wygeneruje zapis księgowy oraz, w razie potrzeby, zapis korekcyjny w rejestrze zakupów VAT. Zapis rozliczenia zmienia kolor wyróżnienia z czarnego na granatowy i nie można go usunąć ani zmienić bez wcześniejszego wykasowania z Zapisów księgowych. Na dokumencie rozliczenia przejazdu pojawi się w polu Zapis księgowy odwołanie do konkretnego dokumentu, jego numer i data księgowania. Użytkownik ma możliwość podglądnięcia zapisu przez naciśnięcie przycisku .
Uwaga
Od 01.01.2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować bezpośrednio z rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów wskazując na pozycji kategorię ze wskazanym procentem kosztów.

Jak zmienić stawki za kilometr przebiegu?

Aby zmienić stawki za kilometr przebiegu, należy:
  1. Otworzyć konfigurację programu wybierając z menu: Start/Konfiguracja programu/ Księgowość/ Ewidencja samochodowa.
  2. Zmienić stawki przebiegu za kilometr dla poszczególnych typów pojazdów.
  3. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Gdy chcemy wycofać się bez zapisu danych naciskamy Anuluj . Okno można zamknąć również klawiszami <ESC> oraz <CTRL>+<F4> lub klikając przycisk  w prawym górnym rogu okna.

Ewidencja samochodów

Do 1 stycznia 2019 r. zgodnie z Art. 23 ust. 1 pkt. 46 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do Ewidencji Środków Trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą – w części nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia Ewidencji Przebiegu, według określonego wzoru. W programie użytkownik ma możliwość prowadzenia w/w ewidencji według obowiązujących przepisów. Dodatkowo, Ewidencja Samochodowa może być wykorzystywana do prowadzenia Ewidencji przejazdów pracowników prywatnymi samochodami w celach służbowych, w celu obliczenia należnego im zwrotu kosztów używania samochodu. Ewidencje samochodów otwieramy wybierając z menu: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów lub przycisk Ewidencja samochodów w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Samochody. W pierwszej kolejności użytkownik wprowadza poszczególne samochody, dla których prowadzone jest rozliczenie. Na liście uwidocznione są następujące dane samochodu: Nr rejestracyjny, Marka, Pojemność, Dysponent, Uwagi. W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Ewidencja samochodów – samochody
 Lista tras – przycisk otwiera listę pomocniczą tras, zawierającą typowe trasy przejazdów.  Lista rozliczeń przejazdów – przycisk powoduje otwarcie listy, która pozwala na wprowadzenie przejazdów zgodnie z obowiązującą stawką przebiegu pojazdu, wprowadzenia kosztów przez bezpośredni zapis lub z wykorzystaniem dokumentów wprowadzonych do rejestrów VAT oraz rozliczenie przebiegu.

Rozliczenie przejazdów

Rozliczenie przejazdów (Księgowość/ Samochody/ Rozliczenia samochodu) pozwala na:
  • Prowadzenie Ewidencji Przejazdów samochodem prywatnym właściciela lub pracownika.
  • Prowadzenie Ewidencji Kosztów używania samochodu będącego własnością właściciela firmy.
  • Rozliczanie comiesięcznych kosztów wynikających z używania samochodu prywatnego do celów służbowych.
  • Rozliczenie przejazdów jest otwierane na Ewidencji samochodów przez naciśnięcie przycisku Lista rozliczeń przejazdów .
Lista rozliczeń przejazdów składa się z trzech zakładek:
  • [Przejazdy],
  • [Koszty],
  • [Rozliczenie].
Rozliczenie przejazdów – Przejazdy Zakładka [Przejazdy] zawiera Ewidencje przejazdów samochodem prywatnym właściciela firmy lub pracownika. Na zakładce tej widoczne są następujące informacje: Lp., Data przejazdu, Odległość, Cel wyjazdu, Trasa, Wartość oraz kolumna Potwierdzony. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy. Numer rejestracyjny – pozwala na wybranie samochodu z listy pojazdów. Samochód można wybrać przez wpisanie numeru rejestracyjnego lub przez wybór z listy pomocniczej samochodów, która jest otwierana przyciskiem. Dzień, miesiąc, rok – lista przejazdów może być wyświetlana za wybrany dzień, miesiąc i rok. Na liście w obrębie dnia, miesiąca lub roku można również dodawać zapisów.
Uwaga
Jeżeli zostało dokonane rozliczenie kosztów dla samochodu za dany miesiąc, to w tym miesiącu nie ma możliwości dodawania, usuwania ani zmiany zapisów w ewidencji przejazdów.
Przejazdy
 Renumeracja – funkcja renumeracji służy do chronologicznego uporządkowania zapisów na liście. Renumerację należy przeprowadzić w przypadku, gdy zapisy nie były wprowadzane w porządku chronologicznym lub było wykonywane usuwanie zapisów z listy. Przycisk aktywny tylko w przypadku wybrania listy zapisów za miesiąc. Z poziomu listy rozliczeń przejazdu na zakładce Przejazdy dostępne są wydruki:
  • Ewidencja samochodowa/ Zestawienia przejazdów,
  • Ewidencja samochodowa/ Zestawienia przejazdów do VAT,
  • Ewidencja samochodowa/ Zestawienia przejazdów do VAT – wynajem
W menu kontekstowym rozwijanym przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na pozycji przejazdu, widnieje opcja Potwierdź. Funkcja działa na zaznaczone lub podświetlone przejazdy. Dostępna tylko, gdy zaznaczony jest na liście konkretny miesiąc. Po zaznaczeniu lub podświetleniu przejazdu i wywołaniu funkcji podnosi się okienko z wyborem, gdzie widoczne jest pole na wybór Operatora (opcja domyślna) lub Właściciela i pole z datą (domyślna na koniec miesiąca, bez opcji wyczyść). Zatwierdzenie powoduje na przejeździe zaznaczonym lub podświetlonym zaznaczenie parametru Potwierdził i ustawia odpowiednio akronim Operatora lub Właściciela i datę potwierdzenia. Jeżeli dany miesiąc został już rozliczony (zakładka [Rozliczenia]) po wybraniu opcji w menu kontekstowym Potwierdź i zatwierdzeniu pojawi się komunikat: Błąd potwierdzania przejazdu: Lp. [tu numer lp. przejazdu]. Miesiąc został już rozliczony (AutoRozlicz), zarówno dla pojedynczego przejazdu jak i przy potwierdzaniu seryjnym. Formularz przejazdu W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza. Lp. – liczba porządkowa pozycji na liście, nadawana automatycznie przez program w momencie dodawania przejazdu. Data wyjazdu – data, z jaką przejazd zostanie wprowadzony do Ewidencji przejazdów. Kod wyjazdu – służy do wyboru trasy przejazdu z listy pomocniczej tras. Wyboru trasy można dokonać poprzez wpisanie kodu trasy lub wybór z listy tras. Lista pomocnicza tras otwierana jest przyciskiem . Po wybraniu trasy z listy pomocniczej pozostałe pola formularza wypełniane są automatycznie. Cel wyjazdu – określa cel wyjazdu. W przypadku wyboru trasy z listy pole to wypełniane jest automatycznie. Trasa – określa trasę przejazdu. W przypadku wyboru trasy z listy pole to wypełniane jest automatycznie. W polu można wprowadzić maksymalnie 1 000 znaków. Odległość – określa długość pokonanej trasy. W przypadku wyboru trasy z listy pole to wypełniane jest automatycznie. Początkowy stan licznika – do pola przenosi się domyślnie stan końcowy licznika z poprzedniego przejazdu. Funkcja przenoszenia działa prawidłowo, jeśli przejazdy są wprowadzane chronologicznie. Pole jest możliwe do edycji, dlatego w przypadku wprowadzania przejazdów z różnymi datami należy stan licznika ręcznie zmodyfikować. Końcowy stan licznika – pole wylicza się jako suma stanu początkowego plus odległość. Możliwe do ręcznej modyfikacji. Blokowana jest możliwość zmiany wartości w tym polu poniżej stanu początkowego. Dysponent samochodu – pobierany z listy pracowników/wspól