Dokumenty powiązane

Na liście tej określamy definicję dokumentu i domyślną serię dla dokumentów powiązanych ze zleceniem serwisowym. Schemat i seria będą wykorzystywane w trakcie tworzenia FA, RW, PA, WZ, MM, ZD, skojarzonych ze zleceniem. Definicja dokumentu określa sposób numeracji dokumentów powiązanych ze zleceniem serwisowym (zdefiniowany w Konfiguracji Firmy/ Definicja dokumentów/ odpowiednio: Handel/ Faktura sprzedaży/ Paragon/ Zamówienie u dostawcy, Magazyn/ Przesunięcie międzymag./ Rozchód wewnętrzny/ Wydanie zewnętrzne). Seria – domyślna seria jaka będzie proponowana przy wystawianiu dokumentów powiązanych ze zleceniem serwisowym. Serię wybieramy z wcześniej zdefiniowanej listy serii (Konfiguracja Firmy/ Definicja dokumentów/ odpowiednio: Handel/ Serie dokumentów, Magazyn/ Serie dokumentów).

Parametry

Aby fakturować czynności i części powiązane ze zleceniami serwisowymi zbiorczo za pomocą usług należy z tego poziomu zaznaczyć parametry Fakturowanie zbiorcze czynności oraz Fakturowanie zbiorcze części. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania domyślnej usługi z cennika, którą mają być fakturowane czynności i części. Po zaznaczeniu parametru Ustaw domyślne wprowadzone ustawienia są przenoszone na zlecenia (zakładka [Czynności], [Części]). Z poziomu formularza zlecenia użytkownik ma możliwość zmiany ustawień.
Aby fakturować czynności i części powiązane ze zleceniami serwisowymi w cenach brutto należy z tego poziomu zaznaczyć parametr Fakturowanie zleceń w cenach brutto. Jeżeli czynności na zleceniach realizowane są wg terminu możliwe jest automatyczne wyliczanie ich Czasu trwania w oparciu o dane wprowadzone na Formularzu czynności w polach Termin od oraz Termin do. W tym celu należy zaznaczyć parametr Automatycznie uzupełniaj czas trwania czynności wg terminu dostępny w System/ Konfiguracja/ Serwis/ Parametry. W obszarze Parametry istnieje ponadto możliwość określenia rodzaju kursu, jaki ma być stosowany przy przeliczaniu cen na zleceniach w walutach obcych:
  • wg kursu na zleceniu – ceny czynności oraz części będą przeliczane w oparciu o kurs określony przez Operatora na formularzu zlecenia serwisowego,
  • wg aktualnego kursu – ceny czynności oraz części będą przeliczane wg kursu domyślnego, pobieranego z konfiguracji programu w momencie wprowadzania konkretnej pozycji na zlecenie.
W obszarze Pobieraj ustawienia domyślne o fakturowaniu możliwe jest również zdefiniowanie domyślnych ustawień dotyczących fakturowania czynności i części dodawanych na zlecenie serwisowe. Użytkownik ma możliwość wskazania jednej z trzech opcji:
  • Globalne – skutkuje pojawieniem się parametrów: Fakturowanie czynności oraz Fakturowanie części. Ustawienia te będą przenoszone odpowiednio na Formularz czynności oraz Formularz części na Zleceniu serwisowym.
Uwaga
Domyślnie w Konfiguracji zaznaczona jest opcja Globalne: Fakturowanie czynności.
  • Kontrahenta spowoduje, że ustawienia domyślne będą pobierane z karty kontrahenta wybranego na Zleceniu serwisowym. Stosowne parametry znajdują się w menu Ogólne/Kontrahenci, na Formularzu kontrahenta – zakładka [Handlowe], panel Zlecenia serwisowe.
Uwaga
Panel Zlecenia serwisowe na Formularzu kontrahenta jest widoczny tylko w przypadku pracy z modułem Serwis oraz jeśli w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry zaznaczono opcję Kontrahenta.
Uwaga
Ustawienia domyślne można zdefiniować tylko dla podmiotu o typie Kontrahent. W  przypadku, gdy zlecenie jest wystawiane dla podmiotu innego typu (urząd, bank, pracownik etc.) – na formularze czynności i części pobierane będą ustawienia Globalne.
  • Urządzenia spowoduje, że ustawienia domyślne dot. fakturowania czynności i części będą pobierane z formularza Urządzenia wybranego na Zleceniu serwisowym. Jeśli na zleceniu nie wybrano urządzenia  podczas dodawania czynności i części na zlecenie pobierane będą ustawienia Globalne.
W obszarze Wskazanie cech dla części są widoczne parametry związane z cechami dostaw. Sekcja dostępna jest tylko i wyłącznie wtedy, gdy w programie jest licencja na moduł Handel Plus:
  • Automatyczny wybór ocechowanych dostaw - po zaznaczeniu parametru aktywowana jest funkcja automatycznego wskazywania partii dostaw na częściach zlecenia serwisowego. Dla każdej części zlecenia serwisowego, która na formularzu towaru, na zakładce [Atrybuty] ma wskazany atrybut z parametrem Przenosić na dostawy, na oknie wyboru partii zostaną automatycznie wskazane pobierane dostawy, zgodnie z metodą rozliczania magazynu wybraną w konfiguracji (FIFO, LIFO). Funkcja działa analogicznie jak opisana w artykule Automatyczne wskazanie rozchodowanych partii towaru na dokumentach rozchodowych. W nowych bazach danych powyższy parametr jest domyślnie zaznaczony.
  • Obowiązek wyboru partii dla części na zleceniu serwisowym -przypomina o konieczności uzupełnienia partii dla części na zleceniu serwisowym posiadających atrybut z parametrem Przenosić na dostawy. Kontrola wskazania partii następuje podczas tworzenia powiązanych dokumentów magazynowych do zlecenia serwisowego.
   

Automat zleceń cyklicznych

W tym miejscu użytkownik może dokonać konfiguracji programu w celu automatycznego generowania zleceń serwisowych na podstawie wzorca zleceń cyklicznych.

Okno konfiguracji Automatu Zleceń Cyklicznych
Operator – operator, w imieniu którego będą automatycznie generowane zlecenia cykliczne. Hasło – hasło wybranego operatora (jeśli zostało ustawione).
Wysyłka e-mail – jeżeli po wygenerowaniu zlecenia cyklicznego ma zostać utworzona wiadomość e-mail z informacją dla klienta o zaplanowanym dla niego zleceniu serwisowym, należy wskazać:
  • Konto e-mail – konto ustawione w Konfiguracji Programu/ CRM/ Konta e-mail, którego wybrany operator jest użytkownikiem.
  • Realizacja wysyłki e-mail – pozwala na wybór, czy utworzona wiadomość zostanie wysłana od razu po utworzeniu, czy też zapisana w folderze Robocze z możliwością późniejszej wysyłki przez Operatora.
Realizacja wysyłki sms – dla automatycznie wygenerowanych zleceń cyklicznych możliwe jest utworzenie wiadomości SMS dla klienta z informacją o zaplanowanym dla niego zleceniu serwisowym. Wiadomość SMS może zostać wysłana natychmiast po utworzeniu, lub zapisana z możliwością późniejszej wysyłki przez Operatora. Uruchom generowanie zleceń cyklicznych o godzinie – godzina, o której uruchamiany będzie Automat, czyli tworzone będą zlecenia cykliczne oraz wiadomości e-mail/SMS.
Przycisk  wywołuje listę logów z operacji wykonywanych przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z włączonym filtrowaniem do zleceń cyklicznych dla tej firmy. Na dole okna znajduje się sekcja z informacją o stanie uruchomienia usługi Serwis Operacji Automatycznych wraz z przyciskiem odsyłającym do okna konfiguracji usługi SOA (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry) w razie gdyby usługa SOA nie była uruchomiona. W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym sekcja ta nie jest dostępna.

Statusy zleceń

Użytkownik może definiować własne statusy zleceń (etapy realizacji), które później można wybierać na formularzu zlecenia. Na liście znajduje się kolumna: kod (20 znaków), opis (250 znaków) oraz parametr do zaznaczenia data. Dla każdego statusu zlecenia można określić, czy jest on skojarzony z polem typu data. Jeśli tak, to po wybraniu statusu na zleceniu oprócz możliwości wpisania opisu jest również możliwość określenia daty (np. data powrotu z serwisu zewnętrznego, data sprowadzenia części itp.). Lista obsługiwana jest przez następujące przyciski:  Dodaj – umożliwi dodanie nowego statusu.  Edycja – umożliwia zmianę statusu.  Usuń – powoduje usunięcie statusu. Użytkownik ma możliwość pozycjonowania statusów zleceń na liście, dzięki czemu może ustalać priorytety dla poszczególnych statusów. Przesuwanie pozycji w górę/ w dół jest możliwe za pomocą metody „przeciągnij i upuść”. Podczas wystawiania zlecenia statusy pojawią się w kolejności ustalonej na tej liście.  Przywróć poprzedni stan – po zmianie pozycji w górę/ w dół można przywrócić poprzedni stan.  Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.

Dokumenty

Na liście tej określamy definicję dokumentu i domyślną serię. Schemat i seria będą wykorzystywane w trakcie dopisywania nowych zleceń serwisowych. Użytkownik ma możliwość zmiany schematu oraz serii. Definicja dokumentu określa sposób numeracji zleceń serwisowych (zdefiniowany w Konfiguracji Firmy/ Definicja dokumentów/ Serwis/ Zlecenia serwisowe). Seria – domyślna seria jaka będzie proponowana przy wystawianiu zleceń serwisowych. Serię wybieramy z wcześniej zdefiniowanej listy serii (Konfiguracja Firmy/ Definicja dokumentów/ Serwis/ Serie dokumentów).