Import z innej bazy danych

Funkcja pozwala na import zaznaczonych list pomiędzy bazami. Import następuje z  bazy wybranej z listy do bazy, w której aktualnie się znajdujemy. Na liście firm (wybieramy jedną do importu) wyświetlane są wszystkie te, do których dany użytkownik nie ma zakazu. Dane, które można importować podzielone są na dane słownikowe i środki trwałe. W zależności od wykorzystywanych modułów możemy importować dane słownikowe: 
  • dla Kasy/ Banku
    • definicje dokumentów
    • serie dokumentów kasowych/bankowych
    • karty kredytowe
    • formy płatności
    • banki
    • urzędy
  • dla Kadr i Płac
    • serie dokumentów płacowych,
    • funkcje pracowników,
    • wydziały (z lokalizacjami),
    • kody zawodów,
    • stanowiska,
    • tytuły umów,
    • przyczyny zwolnienia,
    • definicje stref,
    • serie kalendarzy,
    • kalendarze,
    • wzorce płacowe,
    • typy wypłat,
    • limity nieobecności,
    • typy nieobecności,
    • wskaźniki,
    • atrybuty pracownika,
    • jednostki miary,
    • akordy,
    • RCP formaty importu,
    • RCP reguły wygładzania,
    • wzorce zmiany pola,
    • rodzaje stażu pracy,
    • rodzaje okresów niewliczanych do stażu pracy,
    • tytuły dokumentów w e-Teczce,
    • rodzaje dni wolnych.
W przypadku wykonywania importu typów akordów powinien być wykonany również import jednostek miar – wtedy w akordach zostaną ustawione odpowiednie jednostki.
  • dla Handlu
    • kontrahentów i grupy kontrahentów,
    • miejscowości
    • (jeżeli w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Parametry nie jest zaznaczony parametr Globalny słownik miejscowości),
    • cennik (przy imporcie cennika importowane są również magazyny),
    • grupy towarów,
    • kategorie,
    • jednostki miary,
    • schematy numeracji oraz serie dokumentów handlowych,
    • schematy numeracji oraz serie dokumentów magazynowych,
    • kody CN,
    • definicje atrybutów (podczas importu program pomija atrybuty oznaczone jako nieaktywne)
    • zasoby (funkcja związana z tworzeniem dokumentu Bilans otwarcia magazynu)
Uwaga
W trakcie importu, aby do kontrahentów i towarów przypisały się prawidłowe ceny należy w konfiguracji obu firm dodać ceny w takiej samej kolejności.

Import danych słownikowych

  • dla Księgowości:
    • nazwy rejestrów VAT,
    • nazwy dzienników,
    • serie dokumentów księgowych,
    • plan kont (bez kont słownikowych),
    • konta słownikowe,
    • schematy księgowe,
    • zestawienia księgowe,
    • księgowania okresowe,
    • kręgi kosztów,
    • grupy kont,
    • zakłady – możliwość przeniesienia listy zakładów istnieje tylko pomiędzy bazami oznaczonymi jako firmy wielozakładowe.
    • dla Serwisu:
    • rodzaje urządzeń,
    • urządzenia.
W przypadku modułu Środki trwałe możemy importować:
  • Dane słownikowe:
    • Grupy środków trwałych i w.n.p,
    • Serie dokumentów inwentaryzacji ST i WNiP,
    • Serie dokumentów inwentaryzacji wyposażenia.
  • Środki trwałe:
    • z pełną historią – środki przenoszone są metodą 1: 1, czyli wszystkie karty z wszystkimi dokumentami,
    • stanem na BO – import kart oraz dokumentów jako zbiorczych stanów początkowych na 1 stycznia bieżącego roku (dokumentu OT, zbiorczego dokumentu ulepszenia oraz zbiorczego odpisu amortyzacyjnego za lata ubiegłe) i ewentualnie dokumentów z roku bieżącego,
  • Wyposażenie.
Podczas importu można wybrać czy przenoszone mają być tylko środki trwałe i wyposażenia, które są w użyciu czy również zlikwidowane/zbyte.
Import środków trwałych

Import z programów Comarch ERP Klasyka

Uwaga
 W przypadku importu z programów Comarch ERP Klasyka wymagane jest zainstalowanie na tym stanowisku programu MS Excel. Dla wersji MS Excel 2010 Starter import nie będzie możliwy ze względu na ograniczenia tej wersji MS Excel. 
Pod pojęciem Importy z programów Comarch ERP Klasyka kryją się funkcje przenoszące dane słownikowe z klasycznych programów firmy Comarch (Comarch ERP Klasyka) pracujących w środowisku MS DOS. Konfiguracja importu polega na ustaleniu kilku parametrów:
  1. Program – wybieramy program Comarch ERP Klasyka, z którego chcemy importować dane.
  2. Katalog – wciśnięcie klawisza z takim opisem powoduje wyświetlenie okna eksploratora, który ułatwia odnalezienie na dysku (dyskach) właściwego katalogu głównego programu (np. C:\FPP). Jeśli znamy tą lokalizację, wówczas możemy wpisać ją ręcznie w linii obok klawisza Katalog. Klawisz jest nieaktywny do momentu dokonania wyboru programu.
  3. Firma – w tym miejscu pojawia się lista dostępnych baz danych, z których można dokonać importu. Lista jest wyświetlana na podstawie zbioru konfiguracyjnego wybranego programu.
  4. Dane – wybór firmy z listy powoduje wyświetlenie pełnej ścieżki do bazy danych. Ścieżkę tą można ręcznie zmodyfikować lub zlokalizować inną wciskając klawisz Dane – pojawia się wtedy eksplorator,
  5. Wciśnięcie klawisza lub <F8> z klawiatury uruchamia procedurę importu danych.
W chwili obecnej istnieje możliwość przeniesienia informacji z baz danych następujących programów: 
  • Firma++ (FPP) – waluty, kontrahenci, towary, rabaty, definicje produktów, bilans otwarcia magazynu:
    • podczas importu towarów nie są przenoszone długie nazwy,
    • towary, których stan w bazie programu FPP jest różny od 0, trafiają od razu na listę Bilansu Otwarcia – nie dotyczy to usług, dla których FPP nie prowadzi stanów magazynowych,
    • przenoszone są wszystkie typy rabatów występujące w bazach FPP z wyjątkiem rabatów typu cenowego (ustalona sztywno cena niższa od ceny zapisanej na karcie towaru) – w systemie Comarch ERP Optima występują tylko i wyłącznie rabaty procentowe;
Uwaga
Podczas wykonywania ponownego importu danych z tej samej bazy Comarch ERP Klasyka, użytkownik może otrzymać następujące komunikaty: Kontrahent (Nazwa Kontrahenta) już istnieje i został pominięty – dla kontrahentów, którzy zostali wprowadzeni do bazy pierwszym importem: Przeniesiono towar: (Nazwa Towaru) – dla towarów nowych oraz już istniejących (zarówno jeżeli karta towaru została zmodyfikowana w bazie źródłowej oraz jeśli pozostała niezmieniona).
  • Faktury (FA) – kontrahenci, towary,
  • Księga Handlowa (KH) – waluty, kontrahenci, plan kont, bilans otwarcia,
Uwaga
Nie powinno wykonywać się importu danych z bazy FPP etapami, tj. najpierw bilansu otwarcia magazynu, a później listy towarów. Wykonanie takiej operacji grozi konsekwencjami w postaci niestandardowego zachowania się systemu Comarch ERP Optima.
Import danych z programów Comarch ERP Klasyka
Płace (PL) – dla użytkowników, którzy do tej pory korzystali z programu Płace (Comarch ERP Klasyka) stworzono możliwość zaimportowania do programu Comarch ERP Optima danych kadrowych oraz urzędów skarbowych. Po wykonaniu importu, osobom tym został nadany automatycznie akronim (kod). O tym, na której liście w programie Comarch ERP Optima znajdą się zaimportowane nazwiska decyduje rodzaj zatrudnienia określony w programie Comarch ERP Klasyka Płace i tak:
  • pracownicy – Lista pracowników „Etaty”,
  • zleceniobiorcy/ osoby bez zatrudnienia –Lista pracowników „bez zatrudnienia”,
  • właściciele – Lista „Właściciele”.
Do systemu Comarch ERP Optima przenoszone są następujące dane kadrowe: imię i nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, informacje o ubezpieczeniach i członkach rodziny, podstawowe informacje o zatrudnieniu: data zatrudnienia, wymiar etatu, stawka zaszeregowania. Zawsze wczytywane są informacje z ostatniego zapisu historycznego. Po wykonaniu importu, w systemie Comarch ERP Optima dane należy przeanalizować i uzupełnić. W szczególności dotyczy to indywidualnych progów podatkowych, kosztów uzyskania, ulgi podatkowej, form płatności (gotówka/ROR) oraz dodatków. Po wykonaniu importu należy także ustalić listę elementów płacowych związanych z danym pracownikiem. Dodatki te definiowane są w Konfiguracji firmy/ Płace/ Typy wypłat.
Uwaga
Podczas importu pracownika (Narzędzia/ Importy / Importy z programów Comarch ERP Klasyka) automatycznie dopisywana jest forma płatności – gotówka 100%.
Płace i Kadry/Płace Plus (PIK) – dla użytkowników, którzy do tej pory korzystali z programu Płace i Kadry, Płace Plus (serii Comarch ERP Klasyka) stworzono możliwość zaimportowania do programu Comarch ERP Optima danych kadrowych. Do systemu Comarch ERP Optima przenoszone są dane personalne pracownika, dane identyfikacyjne, informacja o ubezpieczeniu, informacja o członkach rodziny, dane etatowe, lista urzędów skarbowych i wydziały pracownika. Przenoszone są również dane o właścicielach i osobach współpracujących
Uwaga
Import należy przeprowadzić w dwóch etapach: urzędy skarbowe, wydziały, a następnie pracownicy. W przypadku instalacji programu PIK w wersji Klient Server należy najpierw zainstalować program PIK w wersji standard (wersja DEMO), a następnie wykonać import.

Importy danych księgowych

Import rejestrów VAT

Uwaga
W przypadku importu rejestrów VAT wymagane jest zainstalowanie na tym stanowisku programu MS Excel. Dla wersji MS Excel 2010 Starter import nie będzie możliwy ze względu na ograniczenia tej wersji MS Excel.
Funkcja umożliwia import zapisów do rejestru VAT z plików w formacie .DAT (Clarion) lub plików tekstowych COMMA. Format tych plików jest standardowym formatem wykorzystywanym przez programy z serii Comarch ERP Klasyka firmy Comarch: Firma++, Faktury, KP, KH). Aby wykonać import należy podać kilka informacji: Plik źródłowy – w przypadku wyboru jako źródła importu pliku COMMA, należy podać pełną ścieżkę dostępu do pliku zawierającego dane do importu, włącznie z nazwą importowanego zbioru – plik nazywa się standardowo VAT_R.TXT. Po wciśnięciu klawisza  w linii  pojawia się okno nawigacyjne pozwalające wskazać plik do importu, możemy pełną ścieżkę wpisać również ręcznie z klawiatury. Katalog źródłowy – w przypadku wyboru jako źródła importu pliku DAT, należy wskazać katalog, w którym umieszczone są pliki do zaimportowania. Po wciśnięciu klawisza  w linii  pojawia się okno nawigacyjne pozwalające wskazać lokalizację tego katalogu, możemy tą lokalizację wpisać również ręcznie z klawiatury. Źródło importuPlik COMMA lub Plik DAT – rodzaj zbioru zawierającego dane do importu. Import danych ogranicz do zakresu – przez zaznaczenie tego parametru określamy zakres dat, którego import dotyczy – bark zakresu oznacza import wszystkich zapisów z pliku spełniających pozostałe warunki. Ponadto należy zdecydować, czy import dotyczy dokumentów zakupu czy dokumentów sprzedaży, może również dotyczyć jednych i drugich jednocześnie oraz wskazać rejestry VAT, z których mają zostać zaimportowane zapisy. Dla nowych klientów, których dokumenty są importowane, program automatycznie zakłada karty w słowniku kontrahentów. Każdy nowy kontrahent jest przypisywany do grupy IMPORT_VAT. Grupa ta jest automatycznie dopisywana do listy istniejących grup kontrahentów. Podczas importu danych z pliku COMMA zaimportowane dane są usuwane z pliku – ma to na celu zabezpieczenie przed ponownym lub wielokrotnym importem danych.
Uwaga
W przypadku importu rejestru VAT formy płatności (gotówka, kredyt, czek itp.) są z góry zdefiniowane, zgodnie z zasadami obowiązującymi w programach Comarch ERP Klasyka. W związku z powyższym, aby możliwy był poprawny import form płatności, NIE NALEŻY kasować (czy też dezaktywować) form płatności domyślnych, dodawanych przy kreowaniu bazy danych przez system Comarch ERP Optima. W celu przygotowania pliku importu w odpowiedniej strukturze należy skontaktować się z Autoryzowanym Partnerem Comarch.

Import danych z KP

Uwaga
 W przypadku importu danych z KP wymagane jest zainstalowanie na tym stanowisku programu MS Excel. Dla wersji MS Excel 2010 Starter import nie będzie możliwy ze względu na ograniczenia tej wersji MS Excel. 
Funkcja importu danych z KP służy do zaimportowania danych z programu Księga Podatkowa (KP) firmy Comarch, pracującego w środowisku MS DOS i zapewnia dotychczasowym użytkownikom KP możliwość łatwej zmiany programu w trakcie roku podatkowego. Po uruchomieniu funkcji program poszukuje wszystkich dysków w systemie, na których znajduje się katalog programu KP. Następnie odczytuje z pliku konfiguracyjnego programu KP listę baz danych w tym programie, dzięki czemu wybór katalogu, z którego dokonujemy importu jest wygodny dla użytkownika. Okno zawiera następujące kontrolki: Dysk – dysk, na którym jest zainstalowany program KP Firma – lista firm zarejestrowanych w programie KP Katalog – nazwa katalogu, w którym znajdują się dane programu KP. Nazwa katalogu jest automatycznie odczytywana po wybraniu firmy. Jeżeli katalog z danymi KP nie był zarejestrowany w programie KP, przez co nie ma możliwości automatycznego wyboru katalogu, katalog z danymi źródłowymi można wpisać w polu Katalog lub wybrać katalog przez wciśnięcie przycisku . Import danych księgowych ogranicz do okresu – zaznaczenie tej opcji umożliwia zawężenie okresu importowanych danych wyłącznie zawierających się w zaznaczonym przedziale czasu. Jeżeli opcja ta jest zaznaczona, wówczas Użytkownik powinien wypełnić datę początkową (Od:) oraz końcową (Do:). Ograniczenie importu do okresu dotyczy tylko danych księgowych (takich jak zapisy w rejestrach VAT, wynagrodzenia itp.), natomiast nie ma wpływu na import takich danych jak np. kartoteki kontrahentów. Poziom szczegółowości opisu – określa poziom szczegółowości raportu, który zostanie przedstawiony Użytkownikowi na zakończenie importu. W dolnej części okna znajduje się lista rodzajów danych, które chcemy importować. Zaimportowane zostaną tylko te dane, które zostały zaznaczone do importu. Zaznaczanie odbywa się poprzez kliknięcie lewym klawiszem myszy w obszarze obok opcji, lub przez ustawienie kursora na wybranej opcji i wciśnięcie klawisza <SPACJA>. Po wybraniu katalogu, określeniu okresu importu oraz wybraniu danych do zaimportowania należy uruchomić import za pomocą przycisku   Uruchom import lub klawisza <F8>.
Uwaga
W trakcie importu nie są przenoszone zapisy Księgi przychodów i rozchodów ani ewidencji ryczałtowej, a jedynie zapisy z ewidencji źródłowych (takich jak rejestry VAT, amortyzacja, wynagrodzenia). Po zakończeniu importu należy dokonać zaksięgowania danych z ewidencji pomocniczych do księgi, uzupełnienia danych, które były wprowadzane w księdze ręcznie, oraz kontrolnego przeliczenia wszystkich deklaracji podatkowych.
Po dokonaniu importu, program przedstawia raport z przebiegu operacji, na którym wyszczególnione są informacje o zaimportowanych danych oraz ewentualnych problemach, które wystąpiły w trakcie importu.

Import danych kadrowych

Z arkusza MS Excel

Import danych kadrowych((pracowników, właścicieli, zleceniobiorców) dostępny jest z poziomu Narzędzia/ Importy/ Danych kadrowych/ z arkusza MS Excel. Umożliwia wczytanie podstawowych danych kadrowych zapisanych uprzednio w pliku *.xls, przy czym nazwy poszczególnych kolumn należy dostosować do wytycznych zawartych w dokumentacji. Arkusz z danymi można również wykorzystać do migracji danych kadrowych z innych systemów kadrowo – płacowych. Plik do importu można pobrać z dysku lokalnego lub z Comarch IBARD. Opcja Importu pozwala również na przenoszenie określonych danych pomiędzy bazami Comarch ERP Optima.
Uwaga
 Import danych kadrowych z arkusza Excel - aby import wykonał się poprawnie, format danych w arkuszu, z którego wykonywany jest import, musi być zgodny z formatem analogicznego arkusza tworzonego podczas eksportu danych kadrowych z Comarch ERP Optima. Przykładowy arkusz można wygenerować z poziomu Optimy - Płace i Kadry/Kadry/Eksport danych kadrowych (ikona dyskietki z zieloną strzałką). Przykładowo: wszystkie dane w kolumnach o formacie tekstowym (kod pracownika, adres węzła wydziału, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, itd.) powinny mieć wartość poprzedzoną apostrofem, a wszystkie wartości w kolumnach z liczbami/kwotami (stawka zaszeregowania, mnożnik kosztów uzyskania, wartość umowy, itd.) muszą mieć separator dziesiętny zgodny z ustawieniami regionalnymi komputera.
Zakres informacji możliwych do zaimportowania z arkusza Excel:  
  • Dane identyfikacyjne (kod, nazwisko, imię, drugie imię, data urodzenia, miejsce urodzenia, imię ojca, imię matki, nazwisko rodowe, nazwisko rodowe matki, płeć, PESEL, NIP, dowód osobisty, data ważności dowodu, paszport wydział)
  • Dane adresowe adres zameldowania, zamieszkania i korespondencyjny (kraj, województwo, powiat, gmina, miejscowość, ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, poczta, rodzaj miejscowości, kod gminy, telefon)
  • Dane etatowe (data zatrudnienia, data zwolnienia, rodzaj zatrudnienia, rodzaj umowy, stanowisko, licznik wymiaru etatu, mianownik wymiaru etatu, rodzaj stawki, stawka minimalna, stawka),
  • Dane dotyczące ubezpieczeń (kod tytułu ubezpieczenia, prawo do renty lub emerytury, stopień niepełnosprawności, data zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, rodzaj ubezpieczenia – emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, data ubezpieczenia zdrowotnego),
  • Inne dane (numer RCP, kategoria, opis kategorii, opis pracownika),
Uwaga
Można zaimportować tylko jeden zapis RCP – najbardziej aktualny na liście.
  • Formy płatności – tj. dane związane ze schematem płatności pracownika (lp., forma płatności, typ formy płatności, numer banku, nazwa banku, IBAN, numer rachunku, procent wynagrodzenia, kwota wynagrodzenia, reszta wynagrodzenia wynikająca z podziału procentowego lub kwotowego),
Uwaga
Jeżeli importujemy pracownika z przypisanym numerem bankowym, a nie ma wcześniej wprowadzonych banków, to pojawi się komunikat: Brak banku o numerze kierunkowym [10101270]. Zmiana formy płatności na gotówkę. W takim przypadku należy wprowadzić bank do systemu, a następnie przyporządkować go pracownikowi i wypełnić numer konta.
  • Akordy (nazwa akordu, rodzaj akordu, miesiąc wykonywania akordu, rok wykonywania akordu, ilość wykonanych jednostek akordowych, czas wykonywania akordu, kwota akordu grupowego),
  • Atrybuty (opcja dostępna w module Płace i Kadry Plus) – nazwa atrybutu, typ atrybutu, daty obowiązywania atrybutu od – do, wartość atrybutu,
  • Plan pracy (kalendarz normatywny),
  • Czas przepracowany z kalendarza – odczytywany czas pracy z kalendarza tylko dla pracowników rozliczanych wg Kalendarza i wg Obecności do/z Kalendarza (Nie)obecności,
  • Nieobecności – dodanie eksportu nieobecności,
  • Zestawienia czasu pracy – wczytuje czas pracy z zestawienia tylko dla pracowników rozliczanych wg Zestawienia do/z zestawienia czasu pracy,
  • Umowy.
Uwaga
Import umów cywilnoprawnych z arkusza odbywa się tylko na zasadzie ‘Nadpisz‘, czyli opcja ta będzie dopisywać umowy jako nowe. Importowi będą podlegać dane w takim zakresie, w jakim je zapisano w arkuszu. Należy zwracać uwagę na poprawność wpisywanych danych.
  • Czas przepracowany zleceniobiorcy – informacja o czasie pracy zleceniobiorcy w poszczególnych dniach trwania umowy. Czas pracy zostanie zaimportowany do kalendarza (Nie)obecności,
  • Zestawienia zleceniobiorcy – zestawienie czasu pracy dla umów, dla których ewidencja czasu pracy prowadzona jest w postaci uproszczonego zestawienia.
  • Diety kierowcy międzynarodowego- kwota diet, okres od- do za który przysługują oraz kraj
Po przygotowaniu arkusza z danymi należy:
  • uruchomić import z pozycji Narzędzia/ Importy/ Danych kadrowych/ z arkusza MS Excel,
  • pojawi się okno z parametrami importu, po wskazaniu, czy import ma być wykonany z dysku lokalnego, czy z Comarch IBARD i wciśnięciu przycisku pojawia się okno nawigacyjne pozwalające wskazać plik do importu, lokalizację pliku *.xls można także wpisać ręcznie z klawiatury.
  • Przed wykonaniem importu należy określić zachowanie programu w sytuacji, gdy importowany pracownik już istnieje w docelowej bazie danych. Kryterium, które sprawdza program to akronim (kod) pracownika. Jeżeli użytkownik systemu zaznaczy:
    • pomiń – pracownik zostanie pominięty (dane pracownika nie zostaną nadpisane nowymi informacjami),
    • nadpisz – dane pracownika zostaną nadpisane nowymi informacjami.
Uwaga
Wykonując import danych kadrowych z opcją Nadpisz pola, które nie były uzupełnione w arkuszu (brak kolumny lub brak danych w kolumnie) zostają nadpisane wartościami domyślnymi, jak dla dodawanego ręcznie nowego pracownika (np. współczynnik 1.00 dla Kosztów uzyskania przychodu, współczynnik 1.00 dla ulgi podatkowej, czy główny wydział firmy w polu Wydział).
Na co należy zwrócić uwagę:
  • Nazwy kolumn powinny rozpoczynać się dużą literą,
  • Nie powinny zawierać spacji i polskich liter,
  • Daty powinny być wpisane w formacie RRRR-MM-DD,
  • W przypadku liczb separatorem dziesiętnym jest przecinek.
Minimalne dane potrzebne do wykonania importu to:
  • Kod (akronim),
  • Nazwisko i imię pracownika.
Uwaga
Poprawny import danych kadrowych z arkusza MS Excel nie wymaga zainstalowanego oprogramowania MS Excel.

W przypadku, gdy kolumna posiada niepoprawny nagłówek, jej zawartość jest pomijana. Jeśli nagłówek kolumny jest pusty import nie zostaje przerwany, importują się dane z kolejnych kolumn.

W dalszej części dokumentacji przedstawiono opis kolumn wraz i ich zawartość. Należy zwrócić uwagę na opis poszczególnych kolumn.

Import czasu pracy i nieobecności

Identyfikatorem pozwalającym na powiązanie poszczególnych importowanych elementów z konkretnym pracownikiem w bazie jest akronim pracownika w arkuszu MS Excel odpowiada mu pierwsza kolumna Kod. Import czasu pracy i nieobecności dostępny jest z poziomu Narzędzia/ Importy/ Danych kadrowych/ Z arkusza MS Excel po zaznaczeniu właściwej opcji. Dostępne są:
  • Nieobecności,
  • Plan pracy (kalendarz normatywny),
  • Czas przepracowany (do kalendarza),
  • Zestawienia,
  • Czas pracy zleceniobiorcy,
  • Zestawienia zleceniobiorcy.
Do każdej opcji udostępniono Nadpisz / Pomiń. Działanie dla importu:
  • planu pracy – jeśli na importowany dzień w planie pracy pracownika (Kalendarz normatywny) wprowadzony jest wyjątek (dzień oznaczony ) – funkcja ‘napisz’ usunie dotychczasowy zapis z tego dnia w planie pracy i zapisze normę zgodną z danymi w arkuszu. ‘Pomiń’ – przy imporcie ten dzień zostanie pominięty,
  • czasu przepracowanego (do kalendarza) – jeżeli na importowany dzień w kalendarzu obecności jest wprowadzony zapis (tj. data w takim dniu wyświetlana w kolorze: zielonym, niebieskim, różowym lub fioletowym – zależnie od tego, czy zapis jest wynikiem importu z RCP, ręcznej edycji czy wprowadzono dla niego jakiś opis nadgodzin) – funkcja nadpisz usunie dotychczasowy zapis z tego dnia i zapisze czas przepracowany zgodny z zapisem w arkuszu,
  • zestawień czasu pracy – za okres, za jaki jest importowane zestawienie, w bazie jest już odnotowanie zestawienie, wystarczy, że zestawienie istniejące w bazie ma okres Od-Do zachodzący na co najmniej jeden dzień na okres zestawienia z importowanego arkusza – nadpisz usunie zestawienia kolidujące datami z importowanym zestawieniem i zapisze zestawienie zgodne z arkuszem.
  • Czas pracy zleceniobiorcy – jeśli w kalendarzu (Nie)obecności wprowadzony jest czas pracy zleceniobiorcy, zaznaczenie opcji ‘Nadpisz’ spowoduje usunięcie dotychczasowego zapisu oraz zaczytanie czasu pracy z arkusza. Opcja ‘Pomiń’ skutkuje pominięciem czasu pracy podczas importu.
  • Zestawienia zleceniobiorcy – jeśli podczas importu zostanie zaznaczona opcja ‘Nadpisz’ wówczas zestawienie za dany miesiąc zostanie zaimportowane do umowy, nawet jeśli za wskazany miesiąc zestawienie do umowy zostało już wprowadzone. Wskazanie opcji ‘Pomiń’ skutkuje pominięciem podczas importu.
Podobnie jak przy imporcie danych kadrowych, funkcja umożliwia wczytanie danych zapisanych uprzednio w pliku *.xls. W arkuszu zestawienia  czasu  pracy w kolumnie PozycjaZestawienia dla każdego zestawienia muszą być uzupełnione minimum dwa wiersze: 0 – zestawienie, 1 – pozycja w zestawieniu. Istotna jest również kolejność zapisów – w pierwszym wierszu dotyczącym danego zestawienia ma być uzupełniona wartość 0 (zapis zestawienia – informacje z zakładki 'Ogólne’), w kolejnym / kolejnych wierszach – kolejne numery dotyczące pozycji zestawienia.
Uwaga
Import z MS Excela czasu przepracowanego – jeśli w kolumnie TypDnia jest zapisane N (nieobecność), to przy imporcie taki dzień jest pomijany.
W przypadku importu planu i czasu pracy – jeśli użytkownik korzysta wyłącznie z jednego wejścia/wyjścia (W1), to wypełnia wyłącznie kolumny powiązane z tym wejściem. Nie musi wypełniać pozostałych kolumn chcąc dokonać importu danych. Jeśli w kolejnych kolumnach nic nie będzie wpisane, program potraktuje jako brak danych. W przypadku importu Zestawienia czasu pracy w arkuszu xls komórki z ilością godzin i nadgodzin muszą mieć format: >apostrof ilość godzin : ilość minut<
Przykład
Wpisanie czasu w postaci np.: '160 lub 160 spowoduje, że zaimportuje się nieprawidłowa ilość godzin (np. 162:42).
Import nieobecności z arkusza *.xls – nieobecność powiązana z limitem (np. urlop wypoczynkowy), a pracownik nie ma przyznanego limitu urlopu wypoczynkowego – w logu pojawi się informacja o tym, że pracownik nie ma przyznanego limitu.

Z pliku KEDU

Z menu Narzędzia/ Importy/ Danych kadrowych można dokonać importu pracowników z pliku KEDU.
Uwaga
Funkcja ta nie jest dostępna w wersji programu Comarch ERP Optima (wersja online).
Należy zacząć od zapisania po stronie programu Płatnik pliku *.xml zawierającego deklarację zgłoszeniową pracownika (ZUA, ZZA). Najwygodniej w tym celu założyć własny folder bezpośrednio na dysku C na przykład C:\Pliki KEDU.
Uwaga
W ścieżce importu nie mogą występować polskie znaki, w przeciwnym wypadku nie uda się dokonać importu danych do Comarch ERP Optima.
Po zapisaniu pliku *.xml należy przejść do programu Comarch ERP Optima:
  1. Wejść w Narzędzia/ Importy/ Danych kadrowych/ z pliku KEDU,
  2. Wskazać ścieżkę do pliku KEDU, który będzie importowany,
  3. Przyciskiem  uruchamiamy import pracownika (-ów) z pliku KEDU.
Import pracowników z pliku KEDU
Uwaga
Import z pliku *.xml jest wykonywany tylko i wyłącznie z plików wygenerowanych z programu Płatnik
Warunkiem importu *.xml jest włączenie w Konfiguracji Firmy/ Płace/ Parametry/Dane kadrowe i deklaracje autonumeracji, ponieważ program zapisując do bazy pracowników nada im akronimy (kod). I tak:
  • Autonumeracja [√] włączona – wykonywany jest import z pliku *.xml,
  • Autonumeracja [ ] – import nie zostanie wykonany.
Po wykonanym imporcie z pliku *.xml na podstawie daty zgłoszenia automatycznie zostają uzupełnione pola: data zatrudnienia, data zawarcia umowy i data rozpoczęcia pracy.
 

Import z pliku *.csv z e-Zwolnieniami

Z menu Narzędzia/ Importy/ Danych kadrowych/ Z pliku *.csv z e‑Zwolnieniami można zaimportować nieobecności typu zwolnienie choroboweurlop opiekuńczy(zasiłek) z pliku z rozszerzeniem *.csv pobranego z profilu pracodawcy w PUE. Import zwolnień lekarskich jest dostępny także z poziomu listy pracowników za pomocą przycisku  , który jest dostępny na wstążce. Plik ze zwolnieniem powinien mieć odpowiedni format danych. Po zalogowaniu do PUE w panelu Płatnika należy zaznaczyć wybrane zwolnienie pracownika i wybrać opcję 'Eksportuj'. Pracownicy znajdujący się w pliku, są identyfikowani z pracownikami w bazie po numerze PESEL lub numerze paszportu, odpowiednio do tego, który z tych numerów identyfikacyjnych jest zapisany w importowanym pliku. Jeśli w bazie jest więcej niż jeden pracownik o danym numerze PESEL (numerze paszportu) zgodnym z danymi z importowanego pliku, nieobecność jest dodawana do wszystkich pracowników o danym identyfikatorze, dotyczy to np. pracowników wieloetatowych. Nieobecność jest dodawana, jeśli w bazie istnieje pracownik o podanym identyfikatorze. Podczas importu e-zwolnień sprawdzana jest poprawność formatu pliku. Jeśli plik ma niepoprawny format pojawi się komunikat: Import nie jest możliwy - niepoprawny format pliku i import się zakończy. Po wykonaniu importu e-zwolnień w logu wyświetlana jest informacja o pracownikach, dla których dodano nieobecność i dla których nie została ona zaczytana, z podaną przyczyną. Na oknie importu nieobecności z pliku z pobranego z PUE znajduje się  parametr: Zamień nieobecność/obecność na e – Zwolnienie. Działanie parametru:
  • Zaznaczony – e-zwolnienie zostanie zaimportowane, jeśli pracownik nie posiada w tym okresie rozliczonej innej nieobecności. Jeśli okres importowanego e-zwolnienia pokrywa się w całości lub jest dłuższy niż okres występującej u pracownika nieobecności i ta nieobecność nie jest rozliczona, e-zwolnienie zostanie zaimportowane, a inna nieobecność automatycznie usunięta. W przypadku, gdy e-zwolnienie tylko częściowo pokrywa się z wprowadzoną u pracownika nieobecnością i ten pokrywający się okres nie jest rozliczony w wypłacie, pierwotna nieobecność zostanie automatycznie skrócona i zostanie wprowadzone e-zwolnienie. W logu Użytkownik dodatkowo będzie miał dostępną informację o typie nieobecności i jej okresie, który został zamieniony na e-zwolnienie.
Jeśli w okresie e-zwolnienia pracownik ma wprowadzoną obecność w kalendarzu (Nie)obecność i za ten miesiąc wypłata etatowa nie jest naliczona obecność zostanie usunięta i zostanie dodane e-zwolnienie. W logu zostanie wykazana informacja o zamianie obecności na e-zwolnienie. Jeśli występująca u pracownika nieobecność lub jej część pokrywająca się z e-zwolnieniem będzie rozliczona w wypłacie to e-zwolnienie nie zostanie zaimportowanie. W logu zostanie wyświetlona informacja: Błąd importowania nieobecności: Istnieje już rozliczona nieobecność w tym dniu. Pomimo zaznaczenia parametru Zamień nieobecność/obecność na e – Zwolnienie w przypadku próby zaimportowania e-zwolnienia będącego zwolnieniem chorobowym/zasiłkiem opiekuńczym obejmującego okres, na który wprowadzono: Urlop bezpłatny (111)/wniosek pracownika, Urlop bezpłatny (112)/odrębne ustawy, Urlop macierzyński, Urlop macierzyński dodatkowy, Urlop ojcowski, Urlop rodzicielski nie łączony z pracą na część etatu, Urlop wychowawczy (121), Urlop wychowawczy (122), służbę wojskową oraz dodatkowo w przypadku e-zwolnienia będącego zasiłkiem opiekuńczym przypadającym w okresie urlopu wypoczynkowego e-zwolnienie nie zostanie zaimportowane.
  • Nie zaznaczony – e-zwolnienie nie zostanie zaimportowane, jeśli pracownik w jego okresie ma wprowadzoną inną nieobecność (obecne działanie).

Słowników z pliku

Import cennika

Import cennika jest możliwy z poziomu listy towarów (Ogólne/ Cennik) oraz listy zasobów (Handel/ Zasoby). Import jest możliwy po wciśnięciu przycisku . W wyświetlonym oknie podajemy parametry importu: Format pliku – należy zaznaczyć, z którego z wymienionych programów pochodzi plik z cennikiem. Istnieje możliwość importu plików pochodzących z programów Comarch ERP Optima/ Comarch ERP KLASYKA: Firma++ (FPP) oraz Faktury (FA) oraz plików w formacie MS Excel. Plik źródłowy – należy podać dokładną ścieżkę dostępu do pliku z cennikiem (można posłużyć się oknem dostępnym pod przyciskiem lub wskazać plik do importu poprzez przeciągnięcie go z eksploratora Windows).
Uwaga
Przed wykonaniem importu plik MS Excel z cennikiem powinien zostać zamknięty.
Aktualizacja danych – identyfikacja towarów odbywa się na podstawie kodów towarów. Aktualizacja może dotyczyć:  
  • tylko dopisywania nowych pozycji– program założy nowe karty dla towarów, których nie odnajdzie w aktualnej bazie danych. Jeśli w bazie będzie istniał towar o kodzie identycznym jak kod towaru w pliku – zostanie pominięty w trakcie importu.
  • dopisywania nowych pozycji i aktualizacji istniejących – w trakcie importu dla towarów nieistniejących w bazie zakładane są nowe karty, natomiast na już istniejących kartach wprowadzane są informacje zgodne z zapisanymi w pliku. Wiąże się to z nadpisaniemin. nazwy towaru, cen sprzedaży itp.
  • tylko aktualizacja istniejących – w trakcie importu pomijane są towary z pliku, których nie ma w bazie danych, wykonywana jest tylko aktualizacja na już istniejących kartach zgodnie z informacjami zapisanymi w pliku.
Importuj producentów i marki – jeżeli parametr zostanie zaznaczony, wówczas do programu zostanie zaimportowana lista producentów i marek, a informacja o producencie, kodzie i marce zostanie zapisana na karcie towaru (parametr dostępny w modułach Handel, Handel Plus). Importuj parametry dla sklepu – parametr dostępny tylko przy imporcie danych z pliku w formacie MS Excel. Import parametrów dedykowanych współpracy z Comach e-Sklep i Comarch e-Sale możliwy jest tylko jeśli skonfigurowano wymianę z platformami e-Commerce (parametr dostępny w modułach Handel, Handel Plus). Po zaznaczeniu parametru należy wybrać , do którego sklepu chcemy importować dane z pliku. W przypadku jednego sklepu podpowiada się on domyślnie. Więcej informacji na ten temat znajduje się w biuletynie OPT009 – Import danych z arkusza MS Excel do systemu Comarch ERP Optima Importuj zamienniki – wraz z kartą towaru zaimportowana zostanie również lista przypisanych do niego zamienników (parametr dostępny w modułach Handel, Handel Plus). Importuj schematy opakowań – zaimportowane zostaną schematy opakowań kaucjonowanych i równocześnie przypisane do towarów, zgodnie z ustawieniami w bazie źródłowej.
Uwaga
W przypadku importu receptur i schematów należy pamiętać, że jeśli w bazie docelowej istnieje już receptura/ schemat o identycznym kodzie to składniki receptury/ schematu zostaną nadpisane na już istniejące, niezależnie od ustawienia parametru Tylko dopisywanie nowych/Aktualizacja istniejących….
Importuj receptury – podczas importu cennika istnieje możliwość zdefiniowania, czy wraz z definicjami produktów mają być importowane ich receptury (parametr dostępny w modułach Handel, Handel Plus) .
  • jeśli NIE (parametr Receptury odznaczony) – do programu zostaną zaimportowane tylko karty produktów. Definicje składu Użytkownik będzie musiał określić jeszcze raz.
  • jeśli TAK (parametr Receptury zaznaczony) – wraz z pozycjami o statusie złożony (produkt) importowane są również receptury.
Należy pamiętać, że podczas definiowania receptury określany jest m.in. magazyn, z którego składnik ma być pobierany. W trakcie importu receptur istnieje możliwość ustalenia, jaki magazyn powinien być przepisywany na recepturę. Po zaznaczeniu Importuj receptury pojawiają się dwie opcje:
  • magazyn domyślny – na receptury dla wszystkich składników zostaje przypisany określony magazyn.
  • zakładanie magazynów dla receptur – program sprawdza czy magazyn określony na recepturze jest zdefiniowany w bieżącej bazie danych. Jeśli dany magazyn nie istnieje – program automatycznie dopisze go do listy magazynów.
Jeśli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Autonumeracja i kody EAN jest zaznaczony parametr Walidacja poprawności kodu EAN, podczas importu cennika z pliku XML/ MS Excel sprawdzana jest poprawność kodu EAN. W przypadku, kiedy kod EAN jest niepoprawny – kartoteka cennikowa nie zostanie zaimportowana. Dane są importowane po wciśnięciu przycisku . Jako operator zakładający i modyfikujący kartę wpisywany jest operator zarejestrowany w programie w chwili importu. W przypadku dopisywania nowych pozycji i aktualizacji istniejących z pliku pochodzącego z programów Comarch ERP Klasyka (FPP, FA) program na istniejących kartach aktualizuje wszystkie możliwe informacje. Natomiast w przypadku aktualizacji danych na podstawie pliku pochodzącego z Comarch ERP Optima lub pliku MS Excel istnieje możliwość wyboru informacji, które mają zostać zaktualizowane (m.in. nazwa, opis, stawka VAT, numer PKWiU, kod EAN, receptury, numer katalogowy, wybrane ceny sprzedaży, normatywy, kody dostawców, kody u dostawców, jednostki miary). Użytkownik powinien zaznaczyć, które informacje powinny zostać zaktualizowane. Wszystkie pozostałe nie zostaną zmienione. W trakcie importu automatycznie dopisywane są wszystkie brakujące informacje: jednostki miary, grupy towarowe jak również uzupełniana jest m.in. lista kategorii. Informacja o dokonanych zmianach jest widoczna w wyświetlanym w trakcie importu oknie. Szczegółowy opis danych importowanych z arkusza MS Excel wraz z przykładowym plikiem znajduje się tutaj.
Uwaga
Kod dostawcy oraz kod towaru u dostawcy są aktualizowane tylko w przypadku, gdy kontrahent o identycznym kodzie jest zarejestrowany w bazie, do której wykonywany jest import, jako dostawca (rodzaj: dostawca).
Uwaga
Po wykonaniu importu należy zamknąć wszystkie okna i wykonać odświeżenie konfiguracji (przycisk F9 lub funkcja w menu System/ Odśwież konfigurację). Dzięki temu na listach widoczne będą m.in. dopisane w trakcie importu informacje (np. jednostki miary).

Import urzędów

Listę urzędów można uzupełnić wprowadzając kolejne pozycje (jak opisano powyżej) lub zaimportować aktualne dane o urzędach. Import urzędów można wykonać bezpośrednio z serwera Comarch bądź z pliku XML. Plik przygotowywany jest na podstawie Obwieszczeń Ministra Finansów w sprawie wykazu numerów rachunków bankowych urzędów skarbowych.

Uwaga
Import urzędów z serwera Comarch jest dostępny wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.
W przypadku kiedy Klient nie posiada aktualnej gwarancji bądź pracuje na wersji Demo w momencie wywołania importu urzędów z serwera pojawi się komunikat: Wystąpił błąd: Usługa dostępna tylko dla programów na gwarancji. Na formularzu importu urzędów jest możliwość określenia, w jaki sposób ma przebiegać import: z serwera, czy z pliku zapisanego lokalnie:
Import urzędów
  1. Wybór opcji „Import z serwera Comarch” sprawia, że import wykonywany jest automatycznie.
  2. Wybór opcji „Import z pliku XML” powoduje pokazanie się pola Plik źródłowy, w którym należy wskazać ścieżkę do pliku XML.
Domyślnie zaznaczona jest pierwsza opcja – import z serwera – natomiast, jeżeli użytkownik zmieni ustawienia są one zapamiętywane. Użytkownik może zdecydować o schemacie postępowania, w przypadku kiedy źródło importu nie jest nowsze niż ostatnio wykonywany import.
  1. Można zdecydować o nie wykonywaniu importu zaznaczając parametr: Nie wykonuj importu bądź,
  2. Wykonaniu importu zaznaczając parametr Mimo to importuj (nawet jeśli miałoby to spowodować nadpisanie starszymi danymi).
W przypadku zaznaczenia parametru Nie wykonuj importu, gdy źródło nie jest nowsze niż ostatnio wykonany import program sprawdza datę ostatnio importowanego pliku: 
  • jeżeli jest to pierwszy import – zostanie on uruchomiony,
  • jeżeli data importowanego pliku jest późniejsza niż data pliku ostatnio importowanego – import zostanie uruchomiony,
  • jeżeli data importowanego pliku jest taka sama bądź wcześniejsza od daty pliku ostatnio importowanego – import nie zostanie wykonany, a w logu pojawia się komunikat: Źródło importu nie jest nowsze niż ostatnio wykonany import,
  • jeżeli z pliku nie uda się odczytać daty przy imporcie pojawia się komunikat: Błąd odczytu daty źródła i import nie jest wykonywany.
Jeżeli zaznaczony zostanie parametr Mimo to importuj import zawsze zostaje wykonany. Użytkownik może również zdecydować o aktualizacji danych. Można wybrać spośród dwóch opcji:
  1. „Dopisywanie nowych urzędów i aktualizacja istniejących” – program nie tylko dopisuje nowe urzędy ale również aktualizuje dane na urzędach już występujących w bazie danych,
  2. „Tylko dopisywanie nowych urzędów” – do listy urzędów dopisywane są nowe, dane urzędów już występujących w programie pozostają bez zmian.
Po pierwszym imporcie listy urzędów w tytule okna pojawia się data aktualności listy urzędów. Urzędy i Izby celne są uwzględnianie w trakcie eksportu/importu urzędów mechanizmem pracy rozproszonej oraz importu urzędów z menu Narzędzia/ Importy/ z innej bazy danych. Lista urzędów może zostać również zaimportowana z poziomu kreatora konfiguracji parametrów firmy, dostępnego podczas pierwszego logowania do określonej bazy danych.